Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-908/13/AP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-12-03
Teza: dot. możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych za granicą na nabycie usług księgowych i zakup narzędzi udokumentowanych fakturami, o których mowa we wniosku oraz na zakup paliwa i narzędzi udokumentowanych paragonami fiskalnymi
Słowa kluczowe: dochód; dokumenty; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów; paragon-paragon fiskalny
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112 poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 12 sierpnia 2013 r. (data wpływu do tut. Biura 5 września 2013 r.), uzupełnionym 13 listopada 2013 r., o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych za granicą na:

*   nabycie usług księgowych oraz zakup narzędzi udokumentowanych fakturami, o których mowa we wniosku,
*   zakup paliwa, udokumentowanych paragonami fiskalnymi

\-**jest prawidłowe,**

*   zakup narzędzi, udokumentowanych paragonami fiskalnymi – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 września 2013 r. do tut. Biura wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych za granicą na nabycie usług księgowych i zakup narzędzi udokumentowanych fakturami, o których mowa we wniosku oraz na zakup paliwa i narzędzi udokumentowanych paragonami fiskalnymi. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 31 października 2013 r. Znak: IBPBI/1/415-908/13/AP, wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło 13 listopada 2013 r.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej współpracuje z kontrahentem z Niemiec. W związku z tą współpracą wykonuje usługi na rzecz niemieckiego kontrahenta na terytorium Niemiec i Austrii, tj. na podstawie kontraktu buduje, wznosi, montuje budynki głównie niemieszkalne (silosy na zboże) z materiałów powierzonych oraz remontuje i przebudowuje budynki mieszkalne i niemieszkalne. Nie posiada na terenie Niemiec zakładu, ani placu budowy, który trwałby dłużej niż 12 miesięcy. Zlecenia wykonywane są w ciągu roku w różnych miejscach, w czasie nie przekraczającym okresu 1 roku. Wnioskodawca osiąga również dochody z działalności w Polsce, są one jednak mniejsze niż dochody zagraniczne. Ośrodek interesów życiowych Wnioskodawcy znajduje się w Polsce, tj. w Polsce jest zameldowany, posiada majątek, w Polsce zamieszkuje wraz z żoną i dziećmi, a za granicą przebywa tylko na potrzeby wykonywanych usług. Nie jest podatnikiem VAT i nie jest również zarejestrowany na potrzeby VAT-UE. Wynagrodzenia za pracę od niemieckiego kontrahenta wpływają na konto Wnioskodawcy w Polsce oraz częściowo wypłacane są w gotówce. Przebywając na terenie Niemiec i Austrii Wnioskodawca ponosi również koszty związane z wykonywaną przez niego działalnością gospodarczą. Napotyka jednak na duże problemy z uzyskaniem potwierdzenia ponoszonych tam kosztów; często nie udaje się mu uzyskać faktury, a jeśli już dostawca zgodzi się ją wystawić nie wpisuje na niej numeru NIP Wnioskodawcy. Kontrahenci tłumaczą tą sytuację brakiem takiej konieczności. W takich wypadkach Wnioskodawca nie zalicza takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, tracąc prawo pomniejszenia przychodów. Główne koszty, które ponosi (a nie ujmuje ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ze względu na brak nr NIP na fakturze) to zakup narzędzi, paliwa, usług i porad księgowych. Podobna sytuacja nastąpiła, gdy chciał zakupić na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy używany, ale sprzedawany przez salon samochodowy.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 7 listopada 2013 r., wskazano, iż:

\-w związku z wykonywanymi na terenie Niemiec i Austrii pracami budowlanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca ponosi wydatki na zakup:

*   paliwa, które może udokumentować jedynie paragonami fiskalnymi,
*   narzędzi – w zależności od sprzedawcy, udokumentowane są tylko paragonem fiskalnym lub fakturą, która identyfikuje odbiorcę tylko imieniem, nazwiskiem i adresem. Faktura ta nie zawiera nr NIP odbiorcy,
*   usług księgowych, udokumentowanych fakturą, która w danych odbiorcy zawiera imię, nazwisko i adres, nie zawiera nr NIP odbiorcy,

\-faktury, które wystawiają kontrahenci z Niemiec i Austrii zawierają wszystkie elementy pozwalające uznać je za dowód księgowy, o którym mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.):

*   wiarygodne określenie wystawcy i odbiorcy (imię i nazwisko oraz adres),
*   datę wystawienia faktury oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
*   przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,
*   podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Faktury te nie są sporządzone w języku polskim.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy można uznać za wystarczający dowód poniesienia kosztu uzyskania przychodu paragon fiskalny otrzymany od sprzedawców niemieckich i austriackich, który wg nich jest dokumentem właściwym?

Czy można uznać za dokument wystawiony prawidłowo fakturę dokumentującą poniesione koszty uzyskania przychodów otrzymaną poza granicami Polski, niespełniającą wymogów przepisów polskiego prawa (brak nr NIP odbiorcy) i rozliczyć dany koszt, zakładając, iż pozostałe dane wskazywałyby odbiorcę jednoznacznie (tj. zawierały poprawne imię, nazwisko i adres odbiorcy)?

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z tym, iż mimo jego usilnych starań ma poważne problemy z uzyskaniem za granicą dokumentów potwierdzających poniesione przez niego koszty uzyskania przychodów, zgodnych z przepisami prawa polskiego, należałoby uznać, że opisane dokumenty są zgodne z przepisami prawa ich wystawcy. W związku z tym, powinien móc uznać je za prawidłowe również w Polsce, gdzie podlega prawu podatkowemu od całości swoich przychodów. Koszty powinny zmniejszać uzyskane przez niego przychody.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące warunki:

*   być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   nie znajdować się wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
*   być właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i zostać poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności; równocześnie nie mogą być wymienione w ustawowym katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia danego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Zwrócić także należy uwagę na konieczność właściwego udokumentowania przedmiotowych wydatków. Przy czym, sposób ich dokumentowania uzależniony jest od rodzaju prowadzonych przez podatnika ksiąg podatkowych.

Jak wynika z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Wnioskodawca prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, a zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wskazać zatem należy, że w myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w tym także warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę ujęcia wydatku, jako koszt w tej księdze określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Stosownie do treści § 12 ust. 3 pkt 1 i 2 powołanego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

1.faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami,

2.inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\-oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Natomiast § 13 ww. rozporządzenia stanowi, iż za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto, zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Jednakże możliwość dokumentowania kosztów dowodami wewnętrznymi jest ograniczona wyłącznie do enumeratywnie wskazanych (w § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia) wydatków, wśród których brak jest wydatków związanych z zakupem narzędzi, paliwa czy usług księgowych.

Kwestię dot. sposobu dokumentowania zakupu za granicą paliwa reguluje natomiast § 14 ust. 5 ww. rozporządzenia, stanowiący, że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio. Zgodnie z przepisem § 14 ust. 4 ww. rozporządzenia, zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Powołane wyżej przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawierają zamknięty katalog dokumentów jakie mogą stanowić podstawę do ujęcia w tej księdze (jako koszt uzyskania przychodów) ponoszonych przez podatnika wydatków. Z przepisów tych wynika, że (co do zasady) zasadniczym dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest faktura VAT lub rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia. Ewentualne odstępstwa od tej zasady są ściśle i wyczerpująco określone w cyt. rozporządzeniu. Oznacza to, że jedynie we wskazanych w przepisach tego rozporządzenia przypadkach podstawą ujęcia wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów poza fakturą VAT mogą być również inne dowody. Jednakże dowody te muszą zawierać co najmniej wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia elementy.

Natomiast paragonami fiskalnymi mogą być dokumentowane wyłącznie wydatki, o których mowa § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia, tj. wydatki dotyczące zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp, materiałów biurowych oraz zakupu za granicą paliwa i olejów, pod warunkiem, że paragony te zawierają wskazane w tych przepisach elementy i zostaną opatrzone przez podatnika stosowną adnotacją. Wskazać przy tym należy, że paragonu fiskalnego nie sposób uznać za wymieniony w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia inny dowód opłat, gdyż paragony fiskalne nie zawierają wszystkich danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, w szczególności zaś podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Jak wynika z treści złożonego wniosku oraz jego uzupełnienia, Wnioskodawca, jako polski rezydent podatkowy, prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą. W ramach tej działalności świadczy usługi na rzecz niemieckiego kontrahenta na terytorium Niemiec i Austrii, przy czym usługi te nie są świadczone za pośrednictwem zagranicznego zakładu Wnioskodawcy. Wnioskodawca nie jest podatnikiem VAT i nie jest również zarejestrowany na potrzeby VAT-UE. Świadcząc ww. usługi ponosi za granicą koszty związane z wykonywaną działalnością gospodarczą na zakup paliwa, narzędzi oraz usług księgowych. Wydatki na zakup paliwa, udokumentowane są jedynie paragonami fiskalnymi; wydatki na zakup narzędzi, udokumentowane są paragonami fiskalnymi lub fakturą identyfikującą odbiorcę tylko imieniem, nazwiskiem i adresem. Faktura ta nie zawiera jednak NIP odbiorcy. Taką samą fakturą (która w danych odbiorcy zawiera imię, nazwisko i adres, a nie zawiera nr NIP odbiorcy) potwierdzony jest zakup usług księgowych. Wnioskodawca wskazał również, że ww. faktury zawierają wszystkie elementy pozwalające uznać je za dowód księgowy, o którym mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, tj. wiarygodne określenie wystawcy i odbiorcy (imię i nazwisko oraz adres), datę wystawienia faktury oraz datę dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Faktury te nie są jednak sporządzone w języku polskim. Jak wskazał Wnioskodawca, na fakturach wystawionych za granicą, nie ma obowiązku umieszczania nr NIP nabywcy.

Mając na względzie powołane wyżej przepisy oraz treść złożonego wniosku wskazać należy, że wydatki poniesione przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą na terytorium Niemiec, czy Austrii na zakup paliwa, które są udokumentowane paragonem fiskalnym, mogą zostać ujęte w prowadzonej dla celów tej działalności podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jako koszt uzyskania przychodów zgodnie z treścią § 14 ust. 5 cyt. rozporządzenia, o ile paragon ten zawiera datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, ilość, cenę jednostkową oraz wartość za jaką dokonano zakupu, a także zostanie uzupełniony przez umieszczenie na odwrocie nazwiska Wnioskodawcy (nazwy zakładu), jego adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru. Za koszty uzyskania przychodu nie mogą zostać natomiast uznane wydatki na nabycie narzędzi, udokumentowane paragonami fiskalnymi.

Powyższe uprawnienie wynikające z § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie dotyczy bowiem wydatków poniesionych tytułem innych wydatków, niewymienionych w tych przepisach.

Odnosząc się natomiast do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę na nabycie usług księgowych oraz narzędzi na podstawie otrzymywanych od kontrahentów z Niemiec i Austrii faktur (nie zawierających nr NIP Wnioskodawcy), zauważyć należy, że jeżeli w istocie, jak wskazał Wnioskodawca, ww. faktury zawierają wszystkie elementy pozwalające uznać je za dowód księgowy, o którym mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, a w świetle przepisów obowiązujących w ww. państwach (regulujących kwestie wystawiania faktur) umieszczanie nr NIP nabywcy na tych fakturach nie jest obowiązkowe, to Wnioskodawca na ich podstawie może zaliczyć wydatki z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem wykazania ich związku z prowadzoną przez niego pozarolnicza działalnością gospodarczą.

Nadmienić przy tym należy, że z uwagi na generalną zasadę sporządzania dokumentacji podatkowej (w tym dowodów księgowych) w języku polskim, ww. faktury winny zostać przetłumaczone na język polski.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych za granicą na:

*   nabycie usług księgowych oraz zakup narzędzi udokumentowanych fakturami, o których mowa we wniosku,
*   zakup paliwa, udokumentowanych paragonami fiskalnymi

\-jest prawidłowe,

*   zakup narzędzi, udokumentowanych paragonami fiskalnymi – jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym we wniosku stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.