Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP4/443-491/10/AZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-05-31
Teza: archiwizowanie w formie elektronicznej danych dotyczących sprzedaży towarów za pośrednictwem kasy rejestrującej
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja sprzedaży; kasa-kasa rejestrująca; obowiązek-obowiązek ewidencyjny; paragon-paragon fiskalny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 marca 2010r. (data wpływu 29 marca 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej danych dotyczących sprzedaży towarów za pośrednictwem kasy rejestrującej - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 29 marca 2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej danych dotyczących sprzedaży towarów za pośrednictwem kasy rejestrującej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług, obowiązanym na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm., dalej: ustawa o VAT) do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Spółka prowadzi sprzedaż detaliczną towarów w 28 sklepach (delikatesach) należących do sieci A. Każda transakcja sprzedaży towarów w sklepie rejestrowana jest za pośrednictwem kasy rejestrującej (dalej; Kasa lub kasa rejestrująca). Spółka prowadzi działalność przy użyciu kilkuset kas.

Do końca 2009 roku Spółka instalowała i użytkowała kasy, które w świetle § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku (Dz. U. Nr 212, poz. 1338) zostały zdefiniowane jako: „kasy bez programu aplikacyjnego kasy - czyli kasy z modułem fiskalnym, bez programu aplikacyjnego, sterowane kompatybilnym komputerowym programem aplikacyjnym kasy poprzez wbudowany określony interfejs, umożliwiający między innymi połączenie kasy przewodowo z komputerem w obrębie obsługującego klienta stanowiska kasowego (drukarki fiskalne); w kasach tych funkcję wyświetlacza dla operatora może pełnić monitor komputerowy".

W Spółce funkcję wyświetlacza pełnią monitory komputerowe.

Od 2007 roku Spółka użytkuje program aplikacyjny, który steruje wszystkimi urządzeniami fiskalnym o nazwie „\`(...)\`" . Dane zapisane w tym programie są podstawowymi danymi, czyli „pamięcią kas rejestrujących”. Po wydrukowaniu paragonów (oryginału i kopii), jedyna możliwość dostępna użytkownikowi programu w celu „wyraportowania” sprzedaży, to wydruk raportów zbiorczych, np.: dobowych. Raporty kasowe dobowe i miesięczne są podstawą do sporządzenia rejestrów sprzedaży detalicznej.

W celu dodatkowego zabezpieczenia danych z pamięci kas rejestrujących, (danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia podatku należnego), Spółka korzysta z systemu informatycznego , w którym od 2007 roku archiwizowane są wszelkie dane, jakie znajdują się w pamięci kasy rejestrującej (a więc numery i ilości paragonów wraz z każdą pozycją towarową wykazaną na paragonie, formą płatności, kwotą wartości netto sprzedanych towarów, kwotą VAT z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, danymi dotyczącymi towarów takimi jak: ilość, kod kreskowy, nazwa skrócona, wartość transakcji brutto).

Przeniesienie danych do systemu informatycznego odbywa się poprzez „wystawienie" danych źródłowych przez program \`(...)\` (z pośrednictwem interfejsu kasowego) i ich automatyczne pobranie do programu . Dane te są weryfikowane, tj. sprawdzane przez pracowników księgowości na etapie wyjścia i wejścia do aplikacji . Wprowadzone procedury weryfikacji przeniesionych danych potwierdzają, że nastąpiło wiarygodne i pełne przeniesienie danych z plików źródłowych do „hurtowni danych” jaką jest system . Po przeniesieniu danych z pamięci kas rejestrujących (fiskalnych) – z paragonów do tabeli systemu , nie jest możliwym dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji informacji zawartych w tej tabeli przez użytkowników .

Jedyną czynnością jaka jest możliwa z użyciem tych danych w systemie , to raportowanie lub tworzenie nowych raportów przy wykorzystaniu funkcji matematycznych na wprowadzonych do tabel podstawowych danych.

Podsumowując; przeniesione dane z pamięci systemu \`(...)\` czyli pamięci kas rejestrujących do systemu są bez wątpienia kompletne i zgodne z danymi wynikającymi z paragonów fiskalnych.

Dodatkowo System M., który obsługuje stany magazynowe współpracuje z kasami i czytnikami kodów, wobec czego każda transakcja zarejestrowana w pamięci kasy, automatycznie „aktualizuje” stan zapasów magazynowych. W ten sposób zapewniona jest podwójna kontrola prawidłowości ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego. Z jednej strony bowiem obrót i kwoty podatku należnego są ewidencjonowane w pamięci kas rejestrujących i są przenoszone do systemu, z drugiej - podatek należny jest wykazywany od każdego towaru w systemie magazynowym.

Spółka ma więc możliwość zweryfikowania danych z obu „źródeł” i jak pokazuje wieloletnia praktyka, nie występują różnice pomiędzy wartościami podatku wykazywanymi w kasie rejestrującej a kwotą podatku raportowaną z systemu.

Równolegle Spółka rozpoczęła od 2010 roku instalowanie kas z elektronicznym zapisem kopii, tzn. takich w których kopie paragonów są zapisywane na informatycznych nośnikach danych. Proces wymiany starych typów kas na nowe potrwa kilka lat. Również i w tym przypadku dane zapisane w pamięci kas nowego typu będą pobierane i gromadzone w systemie.

Spółka potwierdza, że system zapewnienia rzetelność (odpowiednią szczegółowość), integralność i czytelność danych w zakresie dokonywanych transakcji sprzedaży towarów (uwzględniających nazwę towaru, ilość sprzedanego towaru, stawkę podatkową wartość netto towaru, kwotę podatku, wartość brutto towarów), ewidencjonowanych za pomocą kas.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy utworzona w systemie baza, zawierająca dane z paragonów fiskalnych, przeniesionych z pamięci kas, może być, po upływie 2 lat licząc od końca roku w którym dokonano transakcji sprzedaży, wykorzystywana dla potrzeb archiwizowania w formie elektronicznej danych dotyczących sprzedaży towarów za pośrednictwem kasy papierowej?
2.  Czy w sytuacji opisanej powyżej dla danych umieszczonych w odrębnej bazie danych, baza ta począwszy od 2007r. będzie stanowić dowód w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym, w rozumieniu art. 180 ust. 1 i art. 181 ustawy z dnia 29 sierpnia 2007r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. nr 8, poz. 60 ze zm., dalej: Ordynacja podatkowa), równoznaczny z wydrukowaną kopią paragonu?

Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ewidencja, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, jest szczególną formą ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie zaś z art. 109 ust. 3, podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą kwoty określone w art. 90, czyli dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Powyższe uprawnia do twierdzenia, że ustawodawca nie wprowadził jakiejś szczególnej formy ewidencji czy też jednakowego wzoru dla wszystkich podatników. Można więc - dla uproszczenia - przyjąć, że ewidencja dla celów VAT składa się z dwóch ewidencji: ewidencji zakupu i ewidencji sprzedaży.

Ważny jest również cel prowadzenia ewidencji dla potrzeb VAT - na jej podstawie podatnik sporządza deklarację podatkową; ewidencja ta powinna być prowadzona w taki sposób, by umożliwiała przeprowadzenie kontroli przez organ podatkowy.

Na takie rozumienie założeń i celu tego przepisu wskazują również przepisy wspólnotowe. W art. 242 Dyrektywy 112 wskazano, że każdy podatnik prowadzi ewidencję księgową w sposób wystarczająco szczegółowy dla celów stosowania VAT oraz kontroli przez organ podatkowy. Przepis ten nie narzuca więc formy jej prowadzenia, a jedynym kryterium wskazanym przez Dyrektywę jest prowadzenie ewidencji w odpowiednim stopniu szczegółowości (rzetelności).

Skoro ewidencja, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, jest szczególną formą ewidencji (ewidencji sprzedaży) dla potrzeb VAT, to poczynione powyżej spostrzeżenia są jak najbardziej adekwatne do wymogów, jakie powinna spełniać ewidencja obrotu i kwot podatku należnego prowadzona za pomocą kas rejestrujących. Ewidencja, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, powinna więc zawierać dane niezbędne do ustalenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, a także wysokości kwot podatku należnego a także umożliwić organom podatkowym kontrolę prawidłowości i rzetelności zapisów w tej ewidencji.

W tym miejscu należy zauważyć, że kasa rejestrująca jest urządzeniem, które rejestruje (ewidencjonuje) dokonaną transakcję w momencie powstania obowiązku podatkowego (w tym momencie powstaje obrót i podatek należny), w tym samym momencie następuje bowiem trwały zapis transakcji w pamięci kasy rejestrującej. Kasa rejestrująca jest także urządzeniem, które wystawia paragon - będący potwierdzeniem dokonanej transakcji. Z danych zawartych w pamięci kas generowane są raporty dobowe miesięczne, które są podstawą do sporządzenia rejestrów sprzedaży detalicznej. Z uwagi na funkcję, jaką pełni kasa rejestrująca (ewidencjonowanie obrotu), dane które w pamięci kasy są zawarte (m. in. nazwy towarów, ilość, wartości netto transakcji, kwoty należnego podatku, stawki podatkowe, wartość brutto), należy uznać, że można uznać ją za ewidencję sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust 1 ustawy o VAT. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sadowym. Jak zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, w wyroku z dnia 3 października 2008r., sygn. akt III SA/Wa 1893/08, „\`(...)\`Kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową o której mowa w art. 109 u.p.tu., a przede wszystkim w jego ust. 3 (…). Ma ona charakter ewidencji sprzedaży. Skoro jest to forma ewidencji, to powinna być na tyle szczegółowa, żeby nie było problemów z określeniem przedmiotu i podstawy opodatkowania. Celem wprowadzenia kas fiskalnych była przede wszystkim potrzeba zapewnienia kontroli nad rzetelnością deklarowanych przez pewne grupy podatników podstaw opodatkowania…” Zgodnie zaś z art. 112 ustawy o VAT, prowadzone dla potrzeb rozliczenia VAT ewidencje, w tym także ewidencja o której mowa w art. 111 ust 1, powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pytanie Spółki dotyczy możliwości przechowywania wszelkich danych, jakie znajdują się w pamięci kasy fiskalnej, czyli paragonów (wraz z każdą pozycją paragonową formą płatności, kwotą wartości netto sprzedanych towarów, kwotą VAT z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, wartością transakcji brutto oraz innymi danymi dotyczącymi towarów), w formie elektronicznej, w odrębnej bazie danych (w systemie ).

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że obecne warunki obrotu gospodarczego stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w postaci elektronicznej. W związku z powyższym tworzone są również systemy księgowe, które umożliwiają gromadzenie ogromnych ilości danych w postaci elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tych systemów jest to, że umożliwiają one szybki i sprawny dostęp do różnego rodzaju informacji. Z drugiej strony warunkiem koniecznym ich funkcjonowania jest zapewnienie pewności danych zawartych w systemie (nie można ich swobodnie modyfikować), w przeciwnym razie systemy te niczego by nie ułatwiały, zatem bezcelowe byłoby ich stosowanie.

Jak wyjaśniono, stosowany przez Spółkę system umożliwia archiwizowanie wszelkich danych dotyczących transakcji sprzedaży zarejestrowanych na paragonach fiskalnych. Baza tych danych jest swego rodzaju zbiorem - archiwum dokonanych transakcji we wszystkich punktach sprzedaży Spółki. Dane zawarte w tym systemie to dane identyczne jak te, które zostały zarejestrowane w pamięci kasy fiskalnej, czyli: nazwa towaru, ilość sprzedanego towaru, stawka podatkowa, wartość netto towaru, kwota podatku, wartość brutto towarów. Jednocześnie, jak wspomniano, nie jest możliwym dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji danych źródłowych w tym systemie zawartych. Jedyną czynnością jaką może Spółka wykonać w stosunku do danych zawartych w takiej bazie danych systemu jest raportowanie tych danych.

W ocenie Spółki, pozwala to na stwierdzenie, że zaproponowany przez Spółkę sposób archiwizowania spełnia wymogi dotyczące rzetelności (szczegółowości) danych, integralności i czytelności w niej zawartych, które to wymogi powołuje prawodawca wspólnotowy w Dyrektywie 112. W tym miejscu należy wyjaśnić, co należy rozumieć pod tymi pojęciami. Z uwagi na fakt, że ani Dyrektywa 112, ani przepisy prawa krajowego w zakresie VAT nie zawierają definicji tych pojęć, należy je rozumieć dosłownie, zgodnie ze znaczeniem nadawanym użytym w nich słowom w języku potocznym.

Zatem poprzez zapewnienie integralności danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w jej skład. Zapewnienie czytelności sprowadza się z kolei do zapewnienia możliwości odczytania informacji ujętych w ewidencji. Celem archiwizowania danych jest umożliwienie w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych dostępu do tych danych organom podatkowym, organom kontroli skarbowej w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń.

Zaproponowany przez Spółkę sposób przechowywania danych spełnia wskazany w przepisach wspólnotowych wymóg dotyczący możliwości weryfikacji zapisów w tej ewidencji przez organ podatkowy czy też organ kontroli skarbowej. Dane umieszczone w tej bazie w każdym momencie mogą zostać wygenerowane w formie raportów, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Ich analiza, odczytanie czy weryfikacja poprawności i rzetelności danych w nim zawartych nie wymaga specjalistycznej wiedzy informatycznej czy też znajomości skomplikowanych rozwiązań księgowych.

W ocenie Spółki, posiadany i wykorzystywany do archiwizacji danych (z paragonów fiskalnych) system spełnia wszelkie wymogi, jakie nakładają przepisy prawa wspólnotowego dla przechowywania przez podatników dokumentów niezbędnych dla rozliczeń VAT. Z uwagi na fakt, że Spółka jest w stanie zapewnić rzetelność (szczegółowość), integralność i czytelność danych zawartych w bazie danych systemu do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podatku od towarów i usług, to w ocenie Spółki nie ma żadnych przeszkód, by dane z pamięci kas rejestrujących - z paragonów fiskalnych były umieszczane w odrębnej bazie danych, bez konieczności przechowywania paragonów w formie papierowej.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie także w najnowszym orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego. W wyroku z dnia 3 listopada 2009r., sygn. akt I FSK 1169/078, dotyczącym możliwości przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur wystawionych w formie papierowej, sąd uznał, że zastosowanie przez Spółkę systemu przechowywania danych, gwarantującego autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści i ich czytelność umożliwia przechowywanie ich w formie elektronicznej, bez konieczności ich drukowania. Skoro NSA uznał za dopuszczalne przechowywanie w formie elektronicznej kopii faktur wystawionych w formie papierowej, to mając na uwadze normę „argumentum a maiori ad minus”, należy uznać, że tym bardziej dopuszczalne jest przechowywanie danych wynikających z paragonów fiskalnych w formie elektronicznej (w odrębnej bazie danych w systemie ), w szczególności, że dotyczy to paragonów, których kopii paragonów - zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ) - Spółka nie jest obowiązana już przechowywać.

Ad. 2. Zgodnie z art. 180 ust 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2007r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U, z 2005r., nr 8, poz. 60 ze zm.), w związku z art. 181 tej ustawy, dowodami w postępowaniu mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, dokumenty zgromadzone w trakcie czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej a także wszelkie inne dokumenty, które mogą się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie sprzeczne z prawem. Przepisy Ordynacji podatkowej nie definiują pojęcia dowodu w postępowaniu podatkowym czy kontrolnym, zaś wymieniony w art. 181 tej ustawy system dowodów (poprzez użycie sformułowania „w szczególności") wskazuje, że katalog tych środków nie jest katalogiem zamkniętym. Oznacza to, że dopuszczalnym w postępowaniu dowodowym są również inne, niż wyliczone środki dowodowe, jeśli tylko mogą przyczynić się do wyjaśnienia stanu faktycznego i do wykrycia prawdy obiektywnej. W tym stanie rzeczy, przedstawiony i szczegółowo opisany przez Spółkę system , w ramach którego Spółka może archiwizować dane z pamięci kas rejestrujących (dane z paragonów fiskalnych), przy jednoczesnym zagwarantowaniu integralności i czytelności tych danych, w ocenie Spółki, spełnia warunki uznania tej bazy danych jak dowodu w postępowaniu podatkowym czy też kontrolnym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

*   zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
*   doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z przepisem art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przepisie ordynacji podatkowej mowa jest o „księgach podatkowych”. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej rozumie się przez to księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Tak więc przepis art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej obejmuje obowiązek przechowywania także ewidencji VAT oraz dokumentów związanych z tymi ewidencjami (które są jednocześnie dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku).

W myśl art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o podatku VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 ust. 11 rozporządzenia). Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, miesięczny, okresowy lub rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 ust. 18 rozporządzenia).

W myśl § 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 7 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

*   do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy,
*   do sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz sporządzić raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu, jak również prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii,
*   dokonywać wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej, jeżeli druk kopii umożliwia konstrukcja kasy i umożliwiają to przepisy rozporządzenia.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z zm.).

Natomiast w myśl § 19 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług, obowiązanym na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Do końca 2009 roku Spółka instalowała i użytkowała kasy, które w świetle § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku (Dz. U. Nr 212, poz. 1338) zostały zdefiniowane jako: „kasy bez programu aplikacyjnego kasy - czyli kasy z modułem fiskalnym, bez programu aplikacyjnego, sterowane kompatybilnym komputerowym programem aplikacyjnym kasy poprzez wbudowany określony interfejs, umożliwiający między innymi połączenie kasy przewodowo z komputerem w obrębie obsługującego klienta stanowiska kasowego (drukarki fiskalne); w kasach tych funkcję wyświetlacza dla operatora może pełnić monitor komputerowy”. W Spółce funkcję wyświetlacza pełnią monitory komputerowe.

Od 2007 roku Spółka użytkuje program aplikacyjny, który steruje wszystkimi urządzeniami fiskalnym o nazwie „\`(...)\`". Dane zapisane w tym programie są podstawowymi danymi czyli „pamięcią kas rejestrujących”. Po wydrukowaniu paragonów (oryginału i kopi), jedyna możliwość dostępna użytkownikowi programu w celu „wyraportowania” sprzedaży, to wydruk raportów zbiorczych, np.: dobowych. Raporty kasowe dobowe i miesięczne są podstawą do sporządzenia rejestrów sprzedaży detalicznej.

W celu dodatkowego zabezpieczenia danych z pamięci kas rejestrujących, (danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia podatku należnego), Spółka korzysta z systemu informatycznego , w którym od 2007 roku archiwizowane są wszelkie dane, jakie znajdują się w pamięci kasy rejestrującej (a więc numery i ilości paragonów wraz z każdą pozycją towarową wykazaną na paragonie, formą płatności, kwotą wartości netto sprzedanych towarów, kwotą VAT z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, danymi dotyczącymi towarów takimi jak: ilość, kod kreskowy, nazwa skrócona, wartość transakcji brutto).

Przeniesienie danych do systemu informatycznego odbywa się poprzez „wystawienie" danych źródłowych przez program \`(...)\` (z pośrednictwem interfejsu kasowego) i ich automatyczne pobranie do programu . Dane te są weryfikowane, tj. sprawdzane przez pracowników księgowości na etapie wyjścia i wejścia do aplikacji . Wprowadzone procedury weryfikacji przeniesionych danych potwierdzają że nastąpiło wiarygodne i pełne przeniesienie danych z plików źródłowych do „hurtowni danych” jaką jest system . Po przeniesieniu danych z pamięci kas rejestrujących (fiskalnych) – z paragonów do tabeli systemu , nie jest możliwym dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji informacji zawartych w tej tabeli przez użytkowników .

Jedyną czynnością jaka jest możliwa z użyciem tych danych w systemie , to raportowanie lub tworzenie nowych raportów przy wykorzystaniu funkcji matematycznych na wprowadzonych do tabel podstawowych danych.

Podsumowując; przeniesione dane z pamięci systemu \`(...)\` czyli pamięci kas rejestrujących do systemu są bez wątpienia kompletne i zgodne z danymi wynikającymi z paragonów fiskalnych.

Dodatkowo System M., który obsługuje stany magazynowe współpracuje z kasami i czytnikami kodów, wobec czego każda transakcja zarejestrowana w pamięci kasy, automatycznie „aktualizuje” stan zapasów magazynowych. W ten sposób zapewniona jest podwójna kontrola prawidłowości ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego. Z jednej strony bowiem obrót i kwoty podatku należnego są ewidencjonowane w pamięci kas rejestrujących i są przenoszone do systemu , z drugiej - podatek należny jest wykazywany od każdego towaru w systemie magazynowym.

Spółka ma więc możliwość zweryfikowania danych z obu „źródeł” i jak pokazuje wieloletnia praktyka, nie występują różnice pomiędzy wartościami podatku wykazywanymi w kasie rejestrującej a kwotą podatku raportowaną z systemu .

Równolegle Spółka rozpoczęła od 2010 roku instalowanie kas z elektronicznym zapisem kopii, tzn. takich w których kopie paragonów są zapisywane na informatycznych nośnikach danych. Proces wymiany starych typów kas na nowe potrwa kilka lat. Również i w tym przypadku dane zapisane w pamięci kas nowego typu będą pobierane i gromadzone w systemie .

Spółka potwierdza, że system zapewnienia rzetelność (odpowiednią szczegółowość), integralność i czytelność danych w zakresie dokonywanych transakcji sprzedaży towarów (uwzględniających nazwę towaru, ilość sprzedanego towaru, stawkę podatkową wartość netto towaru, kwotę podatku, wartość brutto towarów), ewidencjonowanych za pomocą kas.

Należy przypomnieć, że dotychczas wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszcza się możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Z tej możliwości mogli skorzystać podatnicy, którzy posiadali sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz zgłosili do właściwego urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, a ponadto w roku 2007 wydali więcej niż 100 tysięcy paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia.

Z przepisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten jednak nie dotyczy kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, co wynika z unormowania § 19 ust. 1 rozporządzenia.

Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony stan faktyczny, stwierdzić należy, że Wnioskodawca w przypadku posiadania kas fiskalnych bez modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym, winien przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011r. Tym samym nie ma konieczności przechowywania kopii tych paragonów w formie papierowej po upływie 2 lat licząc od końca roku w którym dokonano transakcji sprzedaży.

Natomiast w przypadku posiadania kas z elektronicznym zapisem kopii, tj. kas konstrukcyjnie dostosowanych do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych, Wnioskodawca nie dokonuje wydruku kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym więc nie ma obowiązku ich przechowywania. Jest jednak obowiązany do archiwizowania kopii paragonów w formie elektronicznej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak wskazano bowiem powyżej, przepis § 19 rozporządzenia dotyczy wyłącznie przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym. Natomiast zgodnie z § 7 ust. 5 rozporządzenia, podatnicy mogą stosować kasy z elektronicznym zapisem kopii, jednakże pod warunkiem, że posiadają i stosują określone przez producenta krajowego nośniki danych oraz stosują zgodnie z kartą kasy autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program, o którym mowa w § 6 ust. 4 pkt 1.

Stosownie do treści art. 109 ust. 3 powołanej ustawy, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Przytoczona regulacja wskazuje zatem, na konieczność prowadzenia przez podatnika ewidencji, służącej prawidłowemu sporządzeniu deklaracji podatkowej.

Ww. art. 109 ust. 3 wskazuje zatem na elementy, które powinna zawierać ewidencja. Zauważyć w tym miejscu należy, że ustawa o podatku VAT nie przewiduje ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji. Podatnicy mogą zatem prowadzić ją w dowolnej formie, byle zawierała wszelkie wymagane w przepisach ustawy elementy.

Przepisy ustawy o VAT nie stanowią także o sposobie utrwalania informacji podlegających zamieszczeniu w ewidencji. Dopuszczalne zatem jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, jeżeli ewidencja ta zawierać będzie elementy wskazane w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku VAT, i jednocześnie będzie zgodna z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową. Ma ona charakter ewidencji sprzedaży, gdyż zarejestrowaniu w niej podlegają transakcje opodatkowane wykonane przez podatnika. Ewidencja prowadzona w kasie rejestrującej jest niezależna od ewidencji, której prowadzenia wymagają inne przepisy, a w szczególności art. 109 ust. 3 ustawy. Ewidencja prowadzona na podstawie art. 111 ustawy o VAT dotyczy bowiem tylko części sprzedaży podatnika. Jest to przede wszystkim sprzedaż niedokumentowana fakturami. Ewidencja sprzedaży prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej spełnia wymogi zawarte w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług wyłącznie w przypadku gdy zawiera dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, tj dane odzwierciedlające rzeczywisty przebieg transakcji.

Wnioskodawca wskazał, iż korzysta z systemu informatycznego , w którym od 2007 roku archiwizowane są wszelkie dane, jakie znajdują się w pamięci kasy rejestrującej (a więc numery i ilości paragonów wraz z każdą pozycją towarową wykazaną na paragonie, formą płatności, kwotą wartości netto sprzedanych towarów, kwotą VAT z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, danymi dotyczącymi towarów takimi jak: ilość, kod kreskowy, nazwa skrócona, wartość transakcji brutto). Dane umieszczone w tej bazie w każdym momencie mogą zostać wygenerowane w formie raportów, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Ich analiza, odczytanie, czy weryfikacja poprawności i rzetelności danych w nim zawartych nie wymaga specjalistycznej wiedzy informatycznej, czy też znajomości skomplikowanych rozwiązań księgowych.

W ocenie Wnioskodawcy, posiadany i wykorzystywany do archiwizacji danych (z paragonów fiskalnych) system spełnia wszelkie wymogi, jakie nakładają przepisy prawa wspólnotowego dla przechowywania przez podatników dokumentów niezbędnych dla rozliczeń VAT. Wnioskodawca jest w stanie zapewnić rzetelność (szczegółowość), integralność i czytelność danych zawartych w bazie danych systemu do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podatku od towarów i usług.

Z powołanych powyżej unormowań jednoznacznie wynika, iż dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, jeżeli ewidencja ta będzie zawierała elementy wskazane w ww. art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. W świetle powyższego dopuszczalne jest również archiwizowanie danych dotyczących sprzedaży towarów za pośrednictwem kasy rejestrującej w formie elektronicznej, przy czym jak wskazano powyżej, nie występuje konieczność przechowywania kopii paragonów w formie papierowej po upływie 2 lat licząc od końca roku w którym dokonano transakcji sprzedaży.

Przepis art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, iż organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy, przy czym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej). Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 181 Ordynacji podatkowej).

Obowiązek zebrania całego materiału dowodowego ma kluczowe znaczenie dla stosowania materialnych przepisów prawa podatkowego. Podstawą prawidłowego zastosowania prawa materialnego jest bowiem wcześniejsze, prawidłowe i dokładne wyjaśnienie wszystkich istotnych w sprawie okoliczności faktycznych odpowiadających prawdzie, czyli zgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy. Przy ocenie stanu faktycznego organ podatkowy nie jest skrępowany żadnymi regułami ustalającymi wartości poszczególnych dowodów, co wynika z zasady ich swobodnej oceny (art. 191 Ordynacji podatkowej). Unormowanie art. 180 Ordynacji podatkowej przyjmuje zasadę otwartego katalogu dowodów w postępowaniu podatkowym. Granice dowodzenia wyznacza „przyczynianie się” danego środka dowodowego do wyjaśnienia sprawy oraz brak sprzeczności z prawem.

W świetle powyższego, należy uznać, iż niewątpliwie system , w ramach którego Wnioskodawca może archiwizować dane z pamięci kas rejestrujących (dane z paragonów fiskalnych), spełnia warunki uznania tej bazy danych począwszy od 2007r. jako dowodu w rozumieniu art. 180 ust. 1 i art. 181 ustawy z dnia 29 sierpnia 2007r. Ordynacji podatkowej, w postępowaniu podatkowym czy też kontrolnym.

Podkreślenia jednak wymaga, iż w przypadku posiadania kas fiskalnych bez modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym, stosowanie opisanego przez Wnioskodawcę systemu nie zwalnia go z obowiązku przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011r.

Należy więc, zauważyć, iż w przypadku kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, baza ta począwszy od 2007r. nie będzie stanowić dowodu równoznacznego z wydrukowaną kopią paragonu.

Podsumowując, dla potrzeb podatku od towarów i usług dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji oraz archiwizowanie danych dotyczących sprzedaży towarów za pośrednictwem kasy rejestrującej w formie elektronicznej, pod warunkiem, że ewidencja ta będzie zawierała elementy wskazane w ww. art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

W przypadku posiadania kas fiskalnych bez modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym, kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, należy przechowywać kopie wydrukowanych paragonów nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem (dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011r.). Nie ma jednak obowiązku przechowywania ww. kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, przez okres dłuższy niż dwa lata.

Opisany przez Wnioskodawcę system , spełnia warunki uznania tej bazy danych począwszy od 2007r. za dowód w rozumieniu art. 180 ust. 1 i art. 181 ustawy z dnia 29 sierpnia 2007r. Ordynacji podatkowej, w postępowaniu podatkowym czy też kontrolnym, jednakże nie będzie stanowić dowodu równoznacznego z wydrukowaną kopią paragonu w przypadku kopii paragonów drukowanych na nośniku papierowym, które Wnioskodawca jest obowiązany przechowywać nie krócej niż przez 2 lata.

Podsumowując, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Należy zauważyć, iż powołane interpretacje przepisów prawa podatkowego oraz wyrok NSA niewątpliwie kształtują sytuację prawną podatników w ich indywidualnych sprawach, lecz nie mają one mocy prawa powszechnie obowiązującego i dotyczą konkretnego stanu faktycznego. Powyższe oznacza, że interpretacje przepisów prawa podatkowego należy traktować indywidualnie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.