Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-06-22
Teza: w zakresie prawa do odliczenia podatku z faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku; paragon; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 marca 2017 r. (data wpływu 5 kwietnia 2017 r.), uzupełnionym w dniu 31 maja 2017 r. (data wpływu 2 czerwca 2017 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 19 maja 2017 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku z faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 5 kwietnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku z faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniony został pismem złożonym w dniu 31 maja 2017 r. (data wpływu 2 czerwca 2017 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu nr 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.1.KT z dnia 19 maja 2017 r. (skutecznie doręczone w dniu 24 maja 2017 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem podatku VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT.

Spółka zatrudnia bardzo dużą liczbę pracowników, z których część pracuje w siedzibie Spółki, a znaczna liczba pracuje poza siedziba Spółki (tzn. przedstawiciele). W toku swojej pracy, w związku z powierzonymi zadaniami służbowymi, pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów dla Spółki, zwykle na niewielkie kwoty (hotele, bilety, wynajem sali i sprzętu audiowizualnego do prezentacji itp.). Dodatkowo, pracownicy ponoszą wydatki związane ze swoimi podróżami służbowymi. Zakupy dokonywane przez pracowników są dokumentowane fakturami wystawionymi przez dostawcę na rzecz Spółki, czasami paragonami fiskalnymi (głównie na drobne kwoty).

Zgodnie z obecnym procesem rozliczania kosztów, pracownik zobowiązany jest do przygotowania rozliczenia w systemie informatycznym Concur, w którym wpisuje wszystkie poniesione wydatki oraz podaje informacje konieczne do ich zatwierdzenia przez osoby uprawnione (najczęściej przełożonego). Dokumenty źródłowe (faktury i paragony) są zbierane w formie papierowej i podpinane pod wydruk z systemu Concur, po zaakceptowaniu rozliczenia. Tak przygotowany plik dokumentów jest przekazywany do działu finansowego Spółki i archiwizowany w formie papierowej, przez okres co najmniej 5 lat.

Obecny proces zbierania dokumentów w formie papierowej i ich archiwizowania jest bardzo kosztowny, z uwagi na dużą liczbę pracowników oraz ogromną liczbę ponoszonych przez nich indywidualnych wydatków, często na relatywnie niewielkie kwoty. Dlatego, celem uzyskania oszczędności Spółka rozważa zmianę tego procesu w sposób następujący:

*   pracownik dokonujący zakupu samodzielnie przetwarzałby uzyskany od sprzedawcy dokument papierowy (fakturę/paragon) na formę elektronicznego skanu/zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku;
*   następnie, pracownik dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków (obecnie Concur, ale w przyszłości system ten może się zmienić), załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie dokumentów;
*   upoważnione osoby (głównie przełożeni pracowników) będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej dokumentów załączonych przez pracownika;
*   po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały dokumentów;
*   system informatyczny Spółki będzie archiwizował wersje elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (generalnie łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Tym samym, dokumenty (faktury/paragony) uzyskane przez pracowników będą przetwarzane i archiwizowane w formie elektronicznej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system papierowy.

W uzupełnieniu do wniosku z dnia 31 maja 2017 r. Spółka wskazała, że:

1.  Wszystkie faktury i paragony będące przedmiotem zapytania dokumentują zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Spółka co do zasady nie prowadzi czynności zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług lub wyłączonych z zakresu tego podatku. Spółka nie dokonuje zakupów niezwiązanych z przedmiotem swojej działalności gospodarczej.
2.  Faktury są w każdym przypadku wystawiane na Spółkę jako nabywcę towarów i usług. Czasem faktura może pomocniczo wskazywać dane (imię/nazwisko) pracownika dokonującego zakupu.
3.  Dokumenty będące przedmiotem zapytania dotyczą również zakupu usług gastronomicznych lub noclegowych. Opisany system miałby dotyczyć wszystkich zakupów, w tym również nabycia usług gastronomicznych lub noclegowych. Spółka nabywa takie usługi chociażby w związku z podróżami służbowymi pracowników. Wnioskodawca podkreśla, że traktowanie podatkowe, w tym możliwość odliczenia VAT naliczonego, będzie stosowane przez Spółkę z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego (które aktualnie nie pozwalają na odliczenie VAT od nabycia usług gastronomicznych czy noclegowych, itd.). Innymi słowy, w wyniku wdrożenia elektronicznego systemu przechowywania faktur i innych dokumentów, nie zmienią się procedury oraz podejście Spółki w zakresie praw i obowiązków podatkowych dotyczących np. odliczeń podatkowych.

1.  W odpowiedzi na pytanie Organu Wnioskodawca potwierdził, że stosowany przez Spółkę elektroniczny system archiwizowania faktur będzie zapewniał ich przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. System informatyczny (elektroniczny) archiwizowania faktur będzie zapewniał ich przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Jednocześnie, system zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto, wszelkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej oraz Szef Krajowej Administracji Skarbowej, będą mogli uzyskać dostęp do tych faktur oraz do pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.

1.  Serwery komputerowe, na których będą przechowywane faktury, mogą być zlokalizowane zarówno poza terytorium Polski jak i na terytorium Polski. Będzie to uzależnione m.in. od uwarunkowań technicznych, w tym zapewnienia bezpieczeństwa i integralności przechowywanych danych. Jednakże, sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie umożliwiał wszelkim uprawnionym organom podatkowym, w tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, pełen dostęp, również elektroniczny, do przechowywanych faktur. Dostęp elektroniczny będzie musiał uwzględniać wszelkie zasady bezpieczeństwa zastosowane w systemie informatycznym Spółki. W szczególności, nie jest to dostęp w ramach ogólnodostępnej sieci internet.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (w zakresie podatku od towarów i usług):

Czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych przez pracownika fakturami/ paragonami/ innymi dokumentami uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takiej formie przechowywanymi przez Spółkę?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Od 1 stycznia 2014 r. do ustawy o VAT został wprowadzony art. 112a precyzujący wymogi w kwestii przechowywania dokumentów. Zgodnie z nim, zarówno faktury wystawione przez podatnika, jak i otrzymane przez niego powinny być przechowywane:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób zapewniający: łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, przez którą rozumie się pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usług albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT), integralność treści, przez którą rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT), czytelność; od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W przypadku rozważanym przez Spółkę, taka kontrola biznesowa będzie prowadzona w momencie akceptacji rozliczenia wydatków danego pracownika przez osoby upoważnione w Spółce.

Zgodnie z wypracowaną dotychczas wykładnią przepisów, podatnikom przysługuje prawo do pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego udokumentowanego fakturami przechowywanymi zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Stanowisko to potwierdza interpretacja z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD) wydana przez Izbę Skarbową w Warszawie, według której organy nie uzależniają prawa do odliczenia VAT naliczonego od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej jest przechowywana, pod warunkiem że spełnione są wymogi art. 112a ustawy o VAT przedstawione powyżej. Ponadto, zarówno w przytoczonej już interpretacji z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD), a także w innych, w tym z 26 stycznia 2016 r. (IPPP2/4512-1101/15-2/MAO) wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie, organy podatkowe dopuszczają możliwość niszczenia oryginałów faktur otrzymanych w formie papierowej, które zostały zarchiwizowane w wersji elektronicznej, bez pozbawiania podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach.

Zdaniem Spółki jest zatem możliwe korzystanie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza – w myśl art. 15 ust. 2 ustawy - obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W przepisach art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy określone zostały wymogi dotyczące zawartości faktury, czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Są to:

1.  data wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
10.  kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawka podatku;
13.  suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwota należności ogółem.

Przy czym, jak wskazuje art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – faktura może nie zawierać danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Przepisu ust. 5 pkt 3 nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a (art. 106e ust. 6 ustawy).

Powołany wyżej przepis art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy określa zatem szczególne warunki dla faktur wystawianych z tytułu dostawy towarów bądź świadczenia usług, gdy wartość należności nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro (jeśli kwota jest określona w euro). W praktyce określa się je mianem faktur uproszczonych, choć sam ustawodawca nie wprowadził takiej nazwy.

Ponadto, na podstawie delegacji ustawowej wynikającej z art. 106o ustawy, Minister Finansów rozporządzeniem z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać węższy zakres danych niż ten określony w art. 106e ustawy. Trzeba podkreślić, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymany przez podatnika dokument zakupowy – paragon bądź inny podobny dokument - zawiera dane określone w przytoczonych wyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy i mają do niego zastosowanie wszystkie regulacje dotyczące przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast w sytuacji, gdy dokument zakupowy (paragon bądź inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie stosuje się do niego przepisów ustawy w zakresie przechowywania faktur.

Jak stanowi art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie zaś z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy zauważyć, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić trzeba szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka, zarejestrowany czynny podatnik VAT, zatrudnia dużą liczbę pracowników, którzy w związku z powierzonymi im zadaniami służbowymi dokonują różnego rodzaju zakupów w imieniu Spółki (hotele, bilety, wynajem sali i sprzętu audiowizualnego do prezentacji itp.). Pracownicy ponoszą też wydatki związane z podróżami służbowymi. Zakupy dokonywane przez pracowników są dokumentowane fakturami wystawionymi przez dostawcę na Spółkę (jako nabywcę towarów i usług), czasami paragonami fiskalnymi (głównie na drobne kwoty). Wszystkie faktury i paragony dokumentują zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT - Spółka nie prowadzi działalności zwolnionej lub niepodlegającej opodatkowaniu VAT, nie dokonuje zakupów niezwiązanych z przedmiotem swojej działalności gospodarczej.

Obecnie Spółka otrzymuje, rozlicza i archiwizuje dokumenty zakupowe w formie papierowej, ale rozważa zmianę tego procesu. Pracownik dokonujący zakupu samodzielnie przetwarzałby uzyskany od sprzedawcy dokument papierowy (fakturę/paragon) na formę elektronicznego skanu/zdjęcia o jakości pozwalającej na pełna czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Następnie, pracownik dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków będzie załączał wersje elektroniczne otrzymanych dokumentów. Upoważnione osoby będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej dokumentów załączonych przez pracownika. Po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały dokumentów. Tym samym, faktury i paragony otrzymane przez pracowników będą przetwarzane i archiwizowane w formie elektronicznej.

Wnioskodawca wskazał, że elektroniczny system archiwizowania faktur będzie zapewniał ich przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie, integralność treści oraz czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie, system zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto, wszelkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej oraz Szef Krajowej Administracji Skarbowej, będą mogli uzyskać dostęp do tych faktur oraz do pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.

Serwery komputerowe, na których będą przechowywane faktury, mogą być zlokalizowane zarówno w Polsce jak i poza terytorium kraju. Jednakże, sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie umożliwiał wszelkim uprawnionym organom podatkowym, w tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, pełen dostęp, również elektroniczny, do przechowywanych faktur.

Przedmiotem zapytania Wnioskodawcy jest prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur i innych dokumentów (paragonów) otrzymanych w formie papierowej, ale później przetworzonych na formę elektroniczną i w takiej formie przechowywanych, podczas gdy dokumenty papierowe zostaną zniszczone po ich przetworzeniu.

Kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku VAT regulują przepisy art. 86 ustawy. Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten zawiera listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Między innym, stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Biorąc pod uwagę przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy prawa należy uznać, że planowany przez Spółkę elektroniczny system przetwarzania i przechowywania faktur, w którym dokumenty otrzymane w formie papierowej, po ich przetworzeniu na formę elektroniczną, będą niszczone, będzie spełniał wymienione wyżej ustawowe wymogi dotyczące przechowywania faktur. Jak bowiem wynika z wniosku, opisany przez Spółkę sposób archiwizacji dokumentów będzie zapewniał przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniony też będzie odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju, system ten będzie umożliwiał również odpowiednim organom, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że powyższe dotyczy wyłącznie faktur oraz innych dokumentów (paragonów), które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, tj. zawierających dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w przypadku przechowywania przez Spółkę w formie elektronicznej innych dokumentów, do których nie mają zastosowania zawarte w ustawie przepisy dotyczące przechowywania faktur, można przyjąć, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Jak wskazał Wnioskodawca – wszystkie otrzymywane przez pracowników dokumenty zakupowe, które będą przechowywane w opisanym systemie, wystawiane są na Spółkę i dotyczą wyłącznie wydatków związanych wykonywaniem przez Spółkę czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przy czym, dokumenty będące przedmiotem zapytania dotyczą również zakupu usług gastronomicznych lub noclegowych, do których – w myśl cyt. powyżej art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy – nie ma zastosowania uprawnienie wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy. Zatem podatek naliczony z tytułu nabycia usług gastronomicznych i noclegowych co do zasady nie podlega odliczeniu.

W świetle powyższych ustaleń należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy dokonane przez pracowników Spółki (w tym dokumenty, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu ustawy, zawierające wszystkie wymagane dane), przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu, będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach - przy jednoczesnym spełnieniu innych wymogów nałożonych ustawą w odniesieniu do odliczenia VAT. Fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego.

Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, z wyłączeniem wydatków określonych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, tj. usług noclegowych i gastronomicznych.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym „jest możliwe korzystanie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu” - należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie tut. Organ zaznacza, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych sprawa podlega rozpatrzeniu w odrębnym postępowaniu.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej, może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.