Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.127.2025.3.MPA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-04-28
Teza: Przechowywanie faktur w formie elektronicznej i prawo do
odliczenia z nich wynikających.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów
faktura-faktura elektroniczna
odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie
i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1.
Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku
naliczonego
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Sposób wystawienia
faktur
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 31
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 32
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1-lit. a
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1-lit. b
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106b-ust. 1-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 4
1

[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 5
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 4
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112aa-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112aa-ust. 2

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 lutego 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej i prawa do
    odliczenia z nich wynikających. W odpowiedzi na wezwanie wniosek został uzupełniony
    pismem 26 marca 2025 r. (data wpływu 31 marca 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Spółka działająca pod firmą (...) S.A. (dalej jako „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest spółką
    kapitałową prawa polskiego oraz czynnym i zarejestrowanym podatnikiem w rozumieniu
    przepisów ustawy o VAT. Spółka jest również podatnikiem podatku dochodowego od osób

    prawnych podlegając nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu zgodnie z art. 3 ust.
    1 ustawy o CIT.
    Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z tworzeniem i wydawaniem
    oprogramowania (...).
    W ramach prowadzonej działalności Spółka ponosi wydatki związane z jej podstawową
    działalnością i nabywa różnego rodzaju towary i usługi od różnych dostawców (dalej jako
    „Kontrahenci”). Spółka zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki
    służbowe (ponoszone m.in. podczas krajowych i zagranicznych podróży służbowych),
    podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Spółka ponadto
    dokumentuje wykonywaną przez siebie sprzedaż wystawiając faktury na rzecz swoich
    Kontrahentów.
    Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę co do zasady do wykonywania
    czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka traktuje koszty związane z nabyciem
    tych towarów i usług jako koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów z danego
    źródła lub w celu jego zachowania lub zabezpieczenia i traktuje je jako koszty uzyskania
    przychodów w rozumieniu ustawy o CIT, z zastrzeżeniem wyłączeń wskazanych w art. 16
    ustawy o CIT.
    Spółka otrzymuje od kontrahentów dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu, w
    postaci np. faktur, rachunków, not obciążeniowych lub paragonów (dalej jako:
    „Dokumenty”). Dokumenty te mają postać zarówno papierową, jak i elektroniczną.
    Obecnie Spółka planuje wdrożyć procedurę archiwizacji Dokumentów źródłowych głównie
    w formie elektronicznej.
    Dokumenty w formie papierowej
    W przypadku Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, po ich
    otrzymaniu są one skanowane do formy elektronicznej (pdf). Wykorzystywany jest do tego
    elektroniczny system służący do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów.
    Dokumenty te podlegają następnie analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji
    kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby
    informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia
    gospodarczego. Oryginały otrzymanych papierowo Dokumentów podlegają archiwizacji w
    swojej fizycznej wersji.
    W związku z planowanym wdrożeniem zmian do procedury archiwizacji Dokumentów,
    Spółka przewiduje, że Dokumenty otrzymywane przez pracowników w formie papierowej
    nadal skanowane będą przez jej wyznaczonych pracowników, podlegać będą również
    analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji kontrolingowej lub akceptacji osób
    odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby informacje zawarte w dokumencie
    odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Dokumenty te będą
    archiwizowane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z ich opisem
    analitycznym oraz fizycznie (papierowo) w archiwum Spółki. Spółka planuje jednak
    zrezygnować z archiwizacji fizycznych (papierowych) wersji w podziałach na okresy
    rozliczeniowe, wraz z ich opisem analitycznym - gdyż będą one archiwizowane z
    uwzględnieniem tych danych w formie elektronicznej.
    Spółka nie będzie dokonywała zniszczenia Dokumentów otrzymywanych w formie
    papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu
    VAT i CIT.
    Dokumenty w formie elektronicznej
    W przypadku Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej,
    podlegają one wprowadzeniu do elektronicznego systemu służącego do analizy,

    przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty te podlegają tej samej
    analizie formalnej, finansowej i podatkowej oraz wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych
    Spółki, co dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej.
    Dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej są następnie drukowane i
    archiwizowane przez pracowników Spółki w formie papierowej.
    W przypadku dokumentów sprzedażowych Spółki (czyli faktur sprzedażowych), procedura
    ich archiwizacji jest taka sama jak w przypadku faktur kosztowych otrzymywanych przez
    Spółkę w formie elektronicznej. Po ich wystawieniu, przekazaniu do Kontrahenta oraz
    prawidłowym wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych Spółki, są one drukowane przez
    wyznaczonych pracowników oraz archiwizowane w wersji papierowej, w podziale na
    okresy rozliczeniowe których dotyczą.
    W związku z planowanym wdrożeniem zmian do procedury archiwizacji Dokumentów,
    Spółka przewiduje rezygnację z archiwizacji ich papierowych wydruków. Oznacza to, że
    nadal będą podlegać weryfikacji i analizie formalnej, merytorycznej oraz akceptacji
    kontrolingowej lub akceptacji osób odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu, tak aby
    informacje zawarte w dokumencie odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia
    gospodarczego, ale ich elektroniczne wersje będą podlegały archiwizacji jedynie w
    elektronicznych systemach przechowywania dokumentacji wykorzystywanych przez
    Spółkę. W tych samych systemach archiwizowane będą skany dokumentów pierwotnie
    otrzymanych w formie papierowej, o których było mowa powyżej. System będzie
    zapewniał integralność formy papierowej, elektronicznej, identyfikowalność faktur.
    W odniesieniu do Dokumentów sprzedażowych Spółki (faktur sprzedażowych) również
    planowane jest zrezygnowanie z drukowania papierowych wersji dokumentów pierwotnie
    wystawianych w formie elektronicznej. Podlegać będą one archiwizacji jedynie w formie
    elektronicznej, we wspomnianym wyżej systemie przechowywania dokumentacji.
    Dokumenty sprzedażowe przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w
    sposób pozwalający na ich łatwe odszukiwanie oraz zapewniający autentyczność,
    integralność i czytelność ich treści od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego
    Wydatki służbowe pracowników Spółki
    W odniesieniu do rozliczania wydatków służbowych, Spółka pobiera od pracowników
    dokumenty źródłowe (w postaci faktur, paragonów, rachunków i innych dokumentów,
    zarówno w formie elektronicznej lub papierowej). Dokumenty otrzymane od pracowników
    Spółki w formie papierowej podlegają zeskanowaniu oraz analizie formalnej, finansowej i
    podatkowej przed wprowadzeniem ich do ksiąg rachunkowych Spółki. Natomiast
    Dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie elektronicznej, podlegają
    weryfikacji oraz wydrukowaniu i archiwizacji w formie fizycznej.
    Wszystkie Dokumenty są i będą w przyszłości przechowywane przez Spółkę co najmniej
    do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT.
    Wszystkie dokumenty przechowywane w formie elektronicznej (zarówno te pierwotnie
    otrzymane w formie papierowej, jak i w elektronicznej) będą przechowywane w systemach
    Spółki, w formacie który uniemożliwi ich modyfikację. Jednocześnie Spółka informuje, że
    dokumenty będą przechowywane na serwerach, które znajdują się na terytorium RP.
    Spółka zapewni zachowanie autentyczności pochodzenia dokumentów na podstawie
    stosowanej u niej procedury akceptacji wydatków (wspomnianej wyżej weryfikacji
    formalnej, finansowej i podatkowej). Dzięki zastosowaniu tej procedury Spółka będzie
    miała pewność, co do kompletności wszystkich wymaganych elementów oraz co do
    rzetelności informacji zawartych na dokumencie.
    Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu sprawy

    Spółka potwierdza, że zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT umożliwi ona naczelnikowi
    urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
    administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w
    przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Spółka potwierdza, że sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie
    zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
    momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego.
    Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę
    audytu faktur od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży
    dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż
    towarów/usług.
    Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT Spółka będzie dążyła do zapewnienia możliwie
    wysokiego poziomu pewności w zakresie prawidłowości obiegu faktur i zawartych w nich
    danych, w szczególności w zakresie:
        tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność
        pochodzenia),
        integralności faktury, czyli pewności, że nie zmieniono danych, które powinna
        zawierać faktura,
        czytelności faktury od momentu jej wystawienia/otrzymania do momentu
        zakończenia okresu jej przechowywania (czyli do czasu upływu terminu
        przedawnienia zobowiązania podatkowego).
    W ramach systemu wykorzystywanego przez Spółkę możliwe będzie powiązanie faktury ze
    stanowiącym podstawę jej wystawienia świadczeniem usług lub dostawą towarów w
    formie odpowiedniej dokumentacji archiwizowanej przez Spółkę.
    Proces łączenia faktur z dokumentami źródłowymi w ramach kontroli biznesowych oraz
    audytu będzie polegał na zestawianiu faktur z innymi dokumentami, takimi jak
    zamówienia, raporty sprzedażowe, umowy, dokumenty transportowe itp.
    Proces ten będzie umożliwiał uwiarygodnienie autentyczności pochodzenia danej faktury.
    W ramach systemu możliwe będzie także bezzwłoczne udostępnienie dokumentów w celu
    ich podglądu, pobrania czy wydruku.
    Pytania
    1) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę
    podatku naliczonego VAT wynikającego z Dokumentów otrzymanych w formie
    elektronicznej, jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie
    zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane na zasadach
    opisanych w opisie zdarzenia przyszłego?
    2) Czy sposób przechowywania przez Spółkę dokumentów sprzedażowych (faktur
    sprzedażowych) wskazany w opisie zdarzenia przyszłego odpowiada zasadom
    przewidzianym przez art. 112a ust. 1 ustawy o VAT?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Ad 1)
    Zdaniem Spółki, korzystanie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach
    wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala na spełnienie przesłanek określonych

    w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT. W związku z tym, Spółka
    przechowując Dokumenty w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego, po
    spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT zachowa
    prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.
    Ad 2)
    Zdaniem Spółki, sposób przechowywania Dokumentów (faktur) sprzedażowych wskazany
    w opisie zdarzenia przyszłego, spełnia warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o
    VAT.
    Uzasadnienie Wnioskodawcy
    Ad 1 i 2
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki
    organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące
    samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub
    rezultat takiej działalności. W myśl art. 15 ust. 2 tejże ustawy działalność gospodarcza
    obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym
    podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób
    wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności
    czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i
    prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
    Stosownie do art. 2 pkt 31 i 32 przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej
    lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagające ustawą i przepisami wydanymi
    na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej
    wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
    Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga
    akceptacji odbiorcy faktury.
    Zasady przechowywania faktur na podstawie ustawy o VAT określone zostały w
    przepisach art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.
    W myśl tych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone
    dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury,
    związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h
    ust. 3 i art. 138i ust. 8 (art. 112).
    Podatnicy przechowują:
    1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym wystawione ponownie,
    2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    3) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur od momentu ich
    wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego (art. 112a ust. 1).
    W myśl art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia
    faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
    Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić
    za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu
    między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych powyżej, autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w
    przypadku wykorzystania:

    1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
    modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany
    przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i
    integralność jej danych, lub
    3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
    otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane
    do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15,
    przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
    zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Jak wynika z powyżej przywołanych przepisów, ustawa o VAT w żaden sposób nie
    uzależnia prawa do obniżenia podatku należnego o wartość podatku naliczonego, od
    formy przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT zobowiązują podatników do
    przechowywania wszystkich dokumentów z rozliczeniem podatku VAT, nie wskazując
    jednak formy, w jakiej dokumenty te mają być przechowywane.
    Definicja dowodu oraz katalog środków dowodowych w postępowaniu podatkowym
    zawarte zostały w przepisach ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j.
    Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.), dalej jako: „Ordynacja podatkowa”) w Rozdziale 11
    Działu IV regulującego postępowanie podatkowe.
    Na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co
    może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
    Z kolei zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej dowodami w postępowaniu podatkowym
    mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania
    świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje
    podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej KAS,
    czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz
    materiały zgromadzone w toku postępowania karnego lub postępowania w sprawach o
    przestępstwa lub wykroczenia skarbowe.
    Jak zostało wspomniane powyżej, ustawa o VAT w art. 106m ust. 4 stanowi, że
    zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności faktury może być dokonane za
    pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu
    pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” dla potrzeb VAT było przedmiotem interpretacji
    wydawanych przez organy podatkowe - np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora
    Krajowej Informacji Skarbowej z 15 czerwca 2020 r. nr. 0114-KDIP1-3.4012.136.2020.4.JF.
    W myśl tez postawionych w tej interpretacji, pojęcie to należy rozumieć jako proces, za
    pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom
    pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.
    Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju
    podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj
    dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych
    przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
    Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami
    uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki

    posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w
    przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały
    miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do
    skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawcą towarów lub świadczeniem usług
    tak, aby umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub
    świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik
    może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.
    Zdaniem Wnioskodawcy regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur
    (zarówno wystawianych, jak i tych otrzymywanych) w formie elektronicznej, w dowolny
    sposób, o ile sposób ten spełnia warunki określone w przepisach art. 112, art. 112a oraz
    art. 106m ustawy o VAT.
    Oznacza to, że powinny one być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w
    sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność
    treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Skoro przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur i innych dokumentów źródłowych w
    formie elektronicznej w sposób opisany w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zapewniało
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów oraz będzie
    umożliwiało dostęp do tych faktur odpowiednim organom, to zdaniem Spółki opisany
    sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi wyżej przepisami. Tym samym
    spełnione zostaną przesłanki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.
    Podstawowe warunki dotyczące prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
    podatku naliczonego określone zostały w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi,
    że prawo to przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Jednocześnie, zgodnie z art. 86 ust. 10 oraz 10b
    pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
    naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub
    importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy jednak
    nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub
    dokument celny.
    Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie wyżej przytoczonych przepisów prawo do
    obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
    podatnikom po spełnieniu poniższych warunków:
    1) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są
    wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
    2) odliczenie jest dokonywane przez czynnego podatnika VAT,
    3) nie znajdą zastosowania wyłączenia z art. 88 ustawy o VAT,
    4) w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
    5) podatnik dokonujący odliczenia otrzymał fakturę.
    Jak wynika z powyższego, ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia podatku
    naliczonego od formy przechowywania faktur stanowiących podstawę odliczenia (czy jest
    ona papierowa, czy elektroniczna).
    W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy forma przechowywania dokumentacji będącej
    podstawą odliczenia VAT naliczonego nie powinna mieć wpływu na prawo Spółki do tego
    odliczenia. Jeżeli spełnione są przesłanki wskazane w art. 86 ustawy o VAT oraz procedura
    przechowywania dokumentów przez podatnika zakłada podział na odpowiednie okresy
    rozliczeniowe, zapewnia ich autentyczność, integralność czytelność oraz umożliwia ich
    łatwe odszukanie - forma w jakiej dokumenty podlegają archiwizacji (czy to papierowa, czy
    elektroniczna) nie decyduje o prawie do odliczenia podatku naliczonego.

    Stanowisko przedstawiane powyżej przez Wnioskodawcę było wielokrotnie potwierdzane
    w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:
    1) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23
    października 2023 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.487.2023.2.PRM;
    2) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 listopada
    2022 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.478.2022.2.KF;
    3) w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 czerwca 2022
    r. nr 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ.
    Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów prawa
    podatkowego, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych
    papierowych dokumentów w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej
    archiwizacji ich papierowych oryginałów. Ani wybrana metoda przechowywania ani
    końcowy format pliku nie ma wpływu na spełnienie warunków prawidłowego
    przechowywania dokumentacji ani prawa do odliczenia podatku naliczonego na
    podstawie przepisów ustawy o VAT.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także
      dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2,
      dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
      dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
      niebędącej podatnikiem.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    Artykuł 106g ust. 3 ustawy stanowi, że:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
        1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania
        faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
        2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia
        podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad
        wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego
        sprzedaży,
        3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia
        wystawcy faktury,

        4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i
        dłużnikowi
      - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać:
      w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty
      100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3
      dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem
      że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę
      podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania
    faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury
    mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument, zawiera dane określone w
    przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do
    niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w
    nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może
    zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące
    przechowywania faktur zawarte w ustawie.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje
    dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo
    wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono
    danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności
    faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania.
    Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można
    powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.
    Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju
    podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj
    dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych
    przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli
    biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie,
    umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły
    zaistniałym transakcjom handlowym.

    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
        1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
        2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
      otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych.
    Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on
    spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko
    przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne
    środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      1. Podatnicy przechowują:
        1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
        2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Art. 112aa ust. 1 stanowi, że
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    Na podstawie art. 112aa ust. 2 ustawy
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na
    żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku
    faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą sposobu przechowywania otrzymanych faktur
    papierowych, elektronicznych, przechowywania faktur sprzedażowych w formie
    elektronicznej oraz faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, związanych z
    wydatkami służbowymi pracowników Spółki.
    Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. W
    ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi oraz
    wystawia faktury sprzedażowe, które dokumentowane są m.in.: w formie papierowej. Po
    ich otrzymaniu te, są skanowane do formy PDF. Wykorzystywany jest do tego program
    służący do analizy, przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty podlegają
    analizie formalnej, analizie merytorycznej, akceptacji kontrolingowej bądź akceptacji osób
    odpowiedzialnych za kontrolę realizacji kosztu tak, aby informacje zawarte w dokumencie
    odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. Oryginały dokumentów
    będą archiwizowane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe wraz z ich opisem
    analitycznym oraz fizycznie (papierowo) w archiwum Spółki do czasu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego.

    Również dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej podlegają wprowadzeniu do
    elektronicznego systemu służącego do analizy, przechowywania i archiwizowania
    dokumentów i podlegają analizie formalnej, finansowej i podatkowej oraz wprowadzeniu
    do elektronicznego systemu, tego samego co w przypadku wprowadzenia faktur
    papierowych. Także w odniesieniu do rozliczania wydatków służbowych, Spółka pobiera
    od pracowników dokumenty źródłowe, w postaci faktur, paragonów, rachunków i innych
    dokumentów, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.
    Wszystkie dokumenty będą przechowywane w systemach Spółki. Przed wprowadzeniem
    ich do ksiąg rachunkowych Spółki, wszystkie dokumenty tj. faktury zakupowe,
    sprzedażowe oraz dokumenty otrzymane od pracowników Spółki w formie papierowej
    będą podlegać zeskanowaniu oraz analizie formalnej, finansowej i podatkowej.
    W ramach wykorzystywanego przez Spółkę systemu, będzie możliwe powiązanie faktury
    ze stanowiącym podstawę jej wystawienia świadczeniem usług lub dostawą towarów, w
    formie odpowiedniej dokumentacji archiwizowanej przez Spółkę, a sposób
    przechowywania faktur będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur, od momentu ich
    otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we
    wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług. Proces łączenia
    faktur z dokumentami źródłowymi w ramach kontroli biznesowych oraz audytu będzie
    polegał na zestawianiu faktur z innymi dokumentami, takimi jak zamówienia, raporty
    sprzedażowe, umowy, dokumenty transportowe.
    Spółka zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów na podstawie stosowanej u niej
    procedury akceptacji wydatków, przy czym ustali poprzez funkcjonowanie kontroli
    biznesowych wiarygodną ścieżkę audytu faktur zakupowych i sprzedażowych, od
    momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego.
    W ramach systemu możliwe będzie także bezzwłoczne udostępnienie dokumentów w celu
    ich podglądu, pobrania czy wydruku. Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby skarbowej oraz Szefowi
    Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur elektronicznych - bezzwłoczny ich
    pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
    W tych samych systemach archiwizowane będą dokumenty pierwotnie otrzymane w
    formie papierowej oraz faktury elektroniczne. Jak zapewnia Wnioskodawca, system będzie
    zapewniał integralność formy papierowej, elektronicznej, identyfikowalność faktur.
    Na wstępie należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami
    ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do
    tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny
    skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony
    podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania
    podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego
    autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy
    podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było
    uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający
    poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności
    pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika
    wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez
    jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do
    spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną
    (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy
    fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne

    wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z
    prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu
    dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.
    Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy, stwierdzić należy, że w okolicznościach
    omawianej sprawy, sposób przechowywania i archiwizowania faktur w formie
    elektronicznej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i
    czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania, a także umożliwienie przez Wnioskodawcę dostępu do ww. dokumentów
    odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ustawy - będzie zgodny z przytoczonymi
    przepisami ustawy.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma
    przechowywania przez Państwa faktur sprzedażowych, zakupowych oraz faktur i
    dokumentów zrównanych z wydatkami służbowymi pracowników, zapewni autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur na
    żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, to opisany
    sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym
    spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za
    prawidłowe.
    Wątpliwości Spółki dotyczą także kwestii czy będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia
    podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych od dostawców w formie
    papierowej, elektronicznej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie
    elektronicznej.
    Przechodząc więc do powyższej kwestii, należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1
    ustawy:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do
      obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem
      art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu:
      a) nabycia towarów i usług,
      b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem
      usługi.
    Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że
    zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz
    niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo
    podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury
    (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
    Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie
    utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
    kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą
    mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie.
    Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez
    organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów
    oceniają czy, podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z
    nabywanymi towarami i usługami.

    Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku
    VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi, których
    zakup jest udokumentowany fakturami, które służą Państwu co do zasady do czynności
    opodatkowanych podatkiem VAT.
    W odniesieniu do faktur zakupowych, które będą przechowywane w nieedytowalnym
    systemie zapewniającym warunki spełnione określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a
    ustawy, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1
    ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do
    odliczenia podatku naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez
    Spółkę, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach
    przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.
    W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 uznaję za
    prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Niniejsza interpretacja rozstrzyga w zakresie podatku od towarów i usług (pytania
    oznaczone we wniosku nr 2 i 3). Z podatku dochodowego od osób prawnych (

## Pytanie

oznaczone we wniosku nr 1) zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
    Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja
        będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do
        interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.