Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.444.2017.1.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-12-14
Teza: zakresie archiwizowania papierowych faktur zakupowych dotyczących podróży służbowych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu lub zdjęcia oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; faktura; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 października 2017 r. (data wpływu 27 października 2017 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania papierowych faktur zakupowych dotyczących podróży służbowych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu lub zdjęcia oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 października 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania papierowych faktur zakupowych dotyczących podróży służbowych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu lub zdjęcia oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

E. Sp. z o.o. (dalej „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką wchodzącą w skład grupy E. dostarczającą baterie oraz latarki na rynku polskim. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe zgodnie z art. 77 (5) Kodeksu pracy. W celu optymalizacji procesu rozliczenia podróży służbowych (w tym obiegu dokumentów i ich archiwizacji) Spółka wdrożyła elektroniczny system do rozliczenia podróży służbowych R. R. dostarcza zintegrowany system rozliczenia delegacji oraz wydatków pracowniczych, który ma na celu zautomatyzowanie procesu ich rozliczania (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczenia delegacji w systemie i elektroniczna akceptacja). Nowy sposób archiwizowania dokumentów obejmuje wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem podróży służbowych, w szczególności faktury zakupowe, rachunki, potwierdzenia dokonania płatności (Dalej: Dokumenty) i jest w pełni prowadzony w formie elektronicznej.

Dokumenty docelowo będą przechowywane na serwerach poza granicami Polski.

W odniesieniu do procesu podróży służbowej:

*   Konieczność odbycia podróży służbowej przez pracownika potwierdza wewnętrzna korespondencja, a podróż odbywa się za wiedzą przełożonych konkretnych działów w Spółce.

*   W systemie R., pracownicy (użytkownicy) tworzą raport z listą poniesionych wydatków, do których załączony jest odpowiedni dokument (w tym faktury zakupowe wystawione na Spółkę, a pracownicy są uprawnieni do odbioru dokumentów).

*   Użytkownicy zobowiązani są do wykonania skanu/zdjęcia otrzymanego dokumentu, w formacie PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF i dołączenia do raportu wygenerowanego w systemie R..

*   Treść zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciu dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) przechowywana jest w nieedytowalnych plikach PDF, JPG, PNG, JPEG HTML, TIF lub TIFF i nie może być w żaden sposób zmieniona, a ich elektroniczny obraz oraz wydruk jest możliwy w każdym czasie i nie wykazuje żadnych różnic w stosunku do dokumentów w formie papierowej. Czytelność dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) jest zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania/wykonywania zdjęć dokumentów. Pracownicy otrzymali instrukcje na temat wymagań systemowych oraz jak powinni udokumentować podróż służbową w systemie.

*   Raport z podróży służbowej jest sporządzany i przechowywany w formie elektronicznej jednak istnieje możliwość wydrukowania raportu jak i załączników bez opcji późniejszej edycji i ingerencji w dokumenty źródłowe. Dokumenty, w tym faktury i rachunki, są przechowywane elektronicznie, jako załączniki do raportu.

*   Po wygenerowaniu raportu i uwzględnieniu wszystkich danych w raporcie (miejsce, cel podróży, rodzaj poniesionych wydatków) następuje akceptacja podróży służbowej przez bezpośredniego przełożonego pracownika. Rozliczenie przez pracownika musi nastąpić w ciągu 10 dni od odbycia podróży służbowej.

*   W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka jest w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) przechowywanych w wersji elektronicznej (w tym odnaleźć niezwłocznie dokument na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną).

*   Dokumenty delegacji służbowych (w tym faktury zakupowe) przechowywane są w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (w przypadku faktur zakupowych - co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy przedstawiony w stanie faktycznym, sposób archiwizacji dokumentów dotyczących podróży służbowych pracowników (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej (na serwerach znajdujących się poza Polską) jest zgodny z przepisami o VAT?
2.  Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT dotyczących podróży służbowych pracowników (zakładając, że dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy są one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą opisaną w stanie faktycznym (natomiast ich wersje papierowe zostają zniszczone)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Spółka stoi na stanowisku, iż przedstawiony w stanie faktycznym, sposób archiwizacji dokumentów dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych pracowników (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej (na serwerach znajdujących się poza Polską) spełnia wymogi określone przepisami o VAT.

1.  Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji ustawy o VAT

W myśl art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz 710 z późn. zm., dalej: ustawa o VAT), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury (w tym ich duplikaty) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

1.  w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
    *   autentyczność pochodzenia,
    *   integralność treści i
    *   czytelność tych faktur.

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże w świetle ust. 3 ww. regulacji wymogu tego się nie stosuje, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, iż podatnicy, zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, w sytuacji, gdy dokumenty te są archiwizowane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp on-line do nich, mogą być przechowywane poza granicami Polski.

Spółka wskazuje, iż definicje pojęć takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT.

Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”. W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Na podstawie zaś art. 106m ust. 3 ustawy o VAT o integralności treści faktury można mówić wtedy, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”. Mając to na uwadze, należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Przy czym w ocenie Spółki przykładowo zmiana formatu pliku, w którym faktura została zapisana, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowego wymogu.

Wnioskodawca zauważa, iż ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Należy również zaznaczyć, iż w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usługę”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Niemniej jednak, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN) termin „kontrola biznesowa” należy interpetować, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.”

Wskazana kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia transakcją. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Jako przykład kontroli biznesowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 8 maja 2017 r., 0114-KDIP1-2 4012 120.2017.1.RD wskazał „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP) oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Wnioskodawcy przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

1.  podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu otrzymania i uwzględnienia w systemie w formie elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją ją udokumentowaną,
2.  faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
3.  podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),
4.  w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo paragony, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. Konieczne jest jedynie, aby dokumenty związane z rozliczeniami VAT przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji zdaniem Spółki, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe dokumenty dotyczące podróży służbowych otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

1.  Analiza wdrażanego przez Wnioskodawcę sposobu przechowywania dokumentów dotyczących podróży służbowych

Jak wspomniano powyżej, w świetle przepisów ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany do przechowywania dokumentów, w tym także faktur zakupowych, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni ich łatwe odszukanie, jak również umożliwi bezzwłoczny dostęp naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowe. Jednocześnie, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany w opisie stanu faktycznego wniosku sposób archiwizacji dokumentów dotyczących podróży służbowych pracowników będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. Otrzymywane przez Wnioskodawcę dokumenty są i będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie.

Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka może zapewnić niezwłoczny dostęp do wszystkich dokumentów otrzymanych przez Spółkę w określonym okresie rozliczeniowym a przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium Polski. Spółka umożliwi organom podatkowym (wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych oraz dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych.

Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełna czytelność.

Autentyczność pochodzenia

Dokument stanowi wierne odzwierciedlenie jego papierowej wersji otrzymanej przez Spółkę. Ponadto, przedmiotowy Dokument zawiera nazwę Spółki, jako podmiotu dokonującego nabycia towarów lub usług. Co więcej, cały proces archiwizowania faktur odbywa się przy pomocy informatycznego systemu R. zawierającego pełną historię dotyczącą zapisywanych w nim Dokumentów w szczególności informacje o osobie, która zapisała dany Dokument.

Jednocześnie, weryfikacja danych jest możliwa do przeprowadzenia w dowolnym momencie poprzez wyszukanie i podgląd odpowiedniego pliku PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF zawierającego daną fakturę.

Integralność treści i czytelność faktury

Wnioskodawca podkreśla, iż w ramach wdrożonego modelu archiwizacji, faktury są zapisywane na dysku/serwerze Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF co uniemożliwia zmianę danych zawartych w tych Dokumentach za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania. Tym samym, od momentu zapisania Dokumentów w formacie PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF pracownicy Spółki, jak również inne podmioty nie mają możliwości zmiany informacji w pliku zawierającym obraz Dokumentu (w tym faktur zakupowych).

Wnioskodawca zaznacza, że format PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF w jakim przechowywane są obrazy Dokumentów, umożliwia uzyskanie wysokiej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana jest czytelność faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

Kontrola biznesowa i ścieżka audytu

Jak już zostało wyjaśnione we wcześniejszej części uzasadnienia, przez „kontrole biznesowe”, o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć wszelkie funkcjonujące w przedsiębiorstwie działania i procedury, które mają na celu zapewnienie zbieżności wystawianych przez Spółkę faktur z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi (tj. wiarygodnej ścieżki audytu). Przedmiotowe kontrole powinny zaś w szczególności zmierzać do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Działania takie powinny odpowiadać wielkości i charakterowi działalności podatnika, jak również mieć na uwadze takie okoliczności, jak ilość transakcji oraz rodzaje kontrahentów.

Zdaniem Wnioskodawcy, podejmowane przez Spółkę działania opisane w stanie faktycznym, takie jak przykładowo gromadzenie korespondencji wewnątrz określonego działu jak również generowane raporty z systemu R., weryfikacja raportu i dokumentów przez przełożonego działu itp. zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu. Należy bowiem zaznaczyć, iż istnieje możliwość rzetelnej kontroli związku powstającego pomiędzy faktem odbycia podróży służbowej przez pracownika, w tym otrzymanie danego Dokumentu, a konkretnym zapotrzebowaniem Spółki na takie działania. Przypisanie podróży służbowej, do których odnosi się przechowywany na dysku/serwerze Dokument, do konkretnego działu i przełożonego zapewnia zgodność odbytej podróży służbowej z celem biznesowym, jaki ma być w związku z nią osiągnięty.

Biorąc pod uwagę zaprezentowane powyżej argumenty, w ocenie Wnioskodawcy, opisany sposób archiwizacji Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, spełnia wszystkie warunki określone przepisami ustawy o VAT.

1.  Praktyka organów podatkowych

Stanowisko Spółki zaprezentowane powyżej, znajduje potwierdzenie także w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych, przykładowo w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN, w której organ uznał, iż „Wnioskodawca będzie mógł przechowywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Ponadto ww. dokumenty w formie elektronicznej Wnioskodawca będzie mógł przechowywać poza terytorium Polski.”

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 maja 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD, w której organ stanął na stanowisku, iż „W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy tj. przechowując elektroniczne obrazy Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu on-line do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej Dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania Dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.”

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP , w której organ wyraził pogląd, iż „Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym.”

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., sygn. 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz, w której organ stwierdził, „że przechowywanie (\`(...)\`), faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.”

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r. sygn. IPPP3/4512-497/16-3/RD, w której organ uznał, że: „Przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne)”.

W świetle powyższego, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska.

Ad 2

Zdaniem Spółki, przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT dotyczących podróży służbowych pracowników (zakładając, że dokumentują one wydatki dające jej prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy są one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą opisaną w stanie faktycznym (natomiast ich wersje papierowe zostają zniszczone).

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (\`(...)\`)”. Zgodnie zaś z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT „kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi".

Natomiast w myśl art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Mając na uwadze powyższe przepisy podmiot jest upoważniony do odliczenia VAT naliczonego, gdy spełnione są łącznie następujące przesłanki:

1.  odliczenia dokonuje podatnik VAT,
2.  w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
3.  towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
4.  podatnik otrzymał fakturę dokumentującą tę transakcję.

Ponadto, konieczne jest również wystąpienie braku przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji, regulacje ustawy o VAT nie warunkują prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) wystawiona została faktura ani też w jaki sposób jest archiwizowana. Zasadniczo, więc forma, w jakiej Spółka przechowuje faktury dokumentujące wydatki dotyczące wyjazdów służbowych, nie powinna mieć wpływu na powstanie, realizację czy też zachowanie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

W świetle powyższego, Spółka pragnie wskazać, iż prawo do odliczenia VAT uzależnione powinno być od tego czy:

*   w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę (czynnego podatnika VAT) towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,

*   Spółka otrzymała fakturę VAT dokumentującą tę transakcję,

*   nabyte towary lub usługi, w związku z których nabyciem VAT został naliczony, służą Spółce do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,

*   w analizowanej sytuacji nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

Natomiast forma archiwizowania dokumentów źródłowych przez Spółkę nie powinna mieć wpływu dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT.

W konsekwencji, w przypadku archiwizowania faktur VAT otrzymanych papierowo wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach opisanych w stanie faktycznym przyszłym w ocenie Spółki zachowa ona prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Stanowisko Spółki zostało potwierdzone w licznych interpretacjach prawa podatkowego, przykładowo w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 kwietnia 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP w której organ uznał iż „Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. (\`(...)\`) Podatek naliczony wynikający z dokumentów zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej będzie podatkiem prawidłowo i należycie udokumentowanym, a Wnioskodawcy - przy założeniu spełnienia innych wymogów nałożonych ustawą VAT w odniesieniu do odliczenia VAT - będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie elektronicznie.”

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą stanowiły prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.”

*   interpretacji indywidualnej z dnia 19 października 2015 r., sygn. IBPP2/4512-718/15/BW) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, iż: „(\`(...)\`) faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach (\`(...)\`).”

Mając powyższe na uwadze, Spółka wnioskuje o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka wprowadziła elektroniczną formę archiwizowania dokumentów dotyczących podróży służbowych pracowników. Konieczność odbycia podróży służbowej potwierdza wewnętrzna korespondencja, a podróż odbywa się za wiedzą przełożonych konkretnych działów w Spółce. Pracownicy tworzą raport z listą poniesionych wydatków z załączonymi dokumentami (faktury zakupowe) i są uprawnieni do odbioru tych dokumentów. Użytkownicy (pracownicy) zobowiązani są do wykonania skanu/zdjęcia otrzymanego dokumentu i dołączenia do wygenerowanego raportu. Treść zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciu dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) przechowywana jest w nieedytowalnych plikach (PDF, JPG, PNG, JPEG HTML, TIF, TIFF) i nie może być w żaden sposób zmieniona, a ich elektroniczny obraz oraz wydruk jest możliwy w każdym czasie i nie wykazuje żadnych różnic w stosunku do dokumentów w formie papierowej. Czytelność dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) jest zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania/wykonywania zdjęć dokumentów. Pracownicy otrzymali instrukcje na temat wymagań systemowych oraz jak powinni udokumentować podróż służbową w systemie. Raport z podróży służbowej jest sporządzany i przechowywany w formie elektronicznej i istnieje możliwość wydrukowania raportu i załączników bez opcji późniejszej edycji i ingerencji w dokumenty źródłowe. Dokumenty, w tym faktury i rachunki, są przechowywane elektronicznie, jako załączniki do raportu. Raport jest akceptowany przez bezpośredniego przełożonego pracownika. Spółka jest w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów delegacji służbowych (w tym faktur zakupowych) przechowywanych w wersji elektronicznej (w tym odnaleźć niezwłocznie dokument na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną). Dokumenty delegacji służbowych (w tym faktury zakupowe) przechowywane są w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (w przypadku faktur zakupowych - co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Wątpliwość Spółki dotyczy prawidłowości sposobu archiwizacji dokumentów dotyczących podróży służbowych pracowników (faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT dotyczących podróży służbowych pracowników (zakładając, że dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy są one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą opisaną w stanie faktycznym (natomiast ich wersje papierowe zostają zniszczone);

Jak Spółka wskazuje we wdrożonym systemie rozliczania podróży służbowych (faktur zakupowych, paragonów i innych dokumentów źródłowych) Spółka zapewni autentyczność pochodzenia (dokument zawiera nazwę Spółki, wdrożony system informatyczny zawiera pełną historię zapisanych w nim dokumentów i informacje o osobie zapisującej ten dokument, wdrożono instrukcję wymagań systemowych i sposobu udokumentowania podróży służbowej w systemie), integralność treści i czytelność faktur (zastosowanie nieedytowanego formatu PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF oraz wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego) oraz kontrolę biznesową i ścieżkę audytu (przełożeni konkretnych działów Spółki posiadają wiedzę w zakresie wewnętrznej korespondencji, pracownicy tworzą raport z listą poniesionych wydatków z załączonymi fakturami zakupu odebranymi przez nich, raport jest akceptowany przez bezpośredniego przełożonego pracownika).

Ponadto wskazano, że Spółka jest w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów delegacji służbowych (faktur zakupowych, paragonów i innych dokumentów źródłowych) przechowywanych w wersji elektronicznej (w tym odnaleźć niezwłocznie dokument na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną). Dokumenty delegacji służbowych (faktury zakupowe) przechowywane są w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (w przypadku faktur zakupowych - co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT).

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupowych przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na przechowywanie faktur zakupowych dotyczących podróży służbowych w elektronicznej formie archiwizacji tych faktur przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest czynnym podatnikiem VAT dostarczającą baterie oraz latarki na rynku polskim. Wskazać należy, że towary sprzedawane przez Spółkę nie podlegają opodatkowaniu z zastosowaniem zwolnienia od podatku i usług. Tym samym dostawa baterii i latarek jest opodatkowana VAT.

Wobec tego należy stwierdzić, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów tych faktur. Nie dotyczy natomiast innych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie VAT w szczególności rachunków czy też wskazanych przez Spółkę raportów dotyczących podróży służbowych.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.