Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT2.4011.397.2025.1.MM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-10-03
Teza: Obowiązki płatnika w związku z wypłatą należności z tytułu
odbytej zagranicznej podróży służbowej.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa
delegacja-delegacja zagraniczna
koszt-zwrot kosztów
obowiązek-obowiązek płatnika
podróż
ryczałt
zaliczka-zaliczka na podatek
zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku
dochodowego.-Diety i inne należności za czas podróży.-
Pracownika
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. a

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Pracownik w czasie zagranicznej podróży służbowej w trakcie przejazdów - z i do dworca
    kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego – do hotelu w miejscowości
    docelowej oraz w każdej innej, w której korzystał z noclegu, a także podczas przejazdów
    do miejsca wykonywania zadań w miejscowości docelowej, korzystał z przejazdów
    środkami komunikacji miejscowej (pociąg, metro, autobus) lub taxi.
    Celem udokumentowania poniesionych wydatków pracownik do rozliczenia pozostawił
    rachunki, paragony, faktury potwierdzające koszt poniesiony na przejazdy środkami
    komunikacji.
    Pracodawca wyraził zgodę na przejazd pracownika wyżej wymienionymi środkami
    transportu, w zależności od ich dostępności, kierując się bezpieczeństwem pracownika.
    Pracodawca przedstawioną dokumentację uznał za uzasadnioną i dokonał zwrotu
    kosztów do wysokości faktycznie poniesionych przez pracownika kwot, zgodnie z § 2 pkt 2
    lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

## Pytanie

Czy różnica pomiędzy faktycznie poniesionymi, udokumentowanymi i uznanymi przez
    pracodawcę wydatkami na przejazdy środkami komunikacji miejscowej (pociąg, metro,
    autobus) lub taxi za granicą, a należnymi podczas zagranicznej podróży służbowej
    ryczałtami wynikającymi z § 17 pkt 1, 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej na:
    - przejazd z i do dworca kolejowego, portu lotniczego w wysokości jednej diety w
      miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w
      której pracownik korzystał z noclegu, a w przypadku gdy ponosi on koszty dojazdu
      wyłącznie w jedną stronę w wysokości 50% diety - § 17 pkt 1 i 2,
    - przejazdy środkami komunikacji miejscowej - § 17 pkt 3,
    powinna stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem
    dochodowym od osób fizycznych?
    Państwa stanowisko w sprawie
    W Państwa ocenie, różnica pomiędzy faktycznie poniesionymi, udokumentowanymi i
    uznanymi przez pracodawcę wydatkami na przejazdy środkami komunikacji miejscowej
    (pociąg, metro, autobus) lub taxi podczas zagranicznej podróży służbowej, a
    przysługującymi pracownikowi ryczałtami, wynikającymi z § 17 pkt 1, 2, 3 rozporządzenia
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej na:
    1. przejazd z i do dworca kolejowego, portu lotniczego w wysokości jednej diety w
      miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w
      której pracownik korzystał z noclegu, a w przypadku gdy pracownik ponosił koszty
      dojazdu wyłącznie w jedną stronę w wysokości 50% diety oraz
    2. przejazdy środkami komunikacji miejscowej
    nie stanowi przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu podatkiem,
    dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych.

    Wynika to z faktu, iż wydatki poniesione podczas trwania podróży służbowej zostały
    poniesione celem realizacji zadania służbowego, zostały właściwie udokumentowane
    przez pracownika. Pracodawca uznał je za uzasadnione i wyraził zgodę na ich rozliczenie.
    Pracodawca dokonał zwrotu tylko do wysokości faktycznie poniesionych przez pracownika
    kosztów, co w Państwa ocenie skutkuje brakiem przysporzenia majątkowego po stronie
    pracownika.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    W treści art. 10 ust. 1 tej ustawy zostały określone źródła przychodów.
    Z art. 10 ust. 1 pkt 1 wynika, że:
      Źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy
      stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni
      zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
    Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy:
      Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
      spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
      wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło
      finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,
      wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody,
      ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy
      ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za
      pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń
      częściowo odpłatnych.
    Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów
    stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są
    więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem
    przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą
    stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
    Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje zatem, że w każdym
    przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia
    jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień
    przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych.
    Stosownie do treści art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9,10 w zakresie realizacji
      praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b,
      art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w
      roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych
      świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

    Na gruncie prawa podatkowego przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem
    dochodowym od osób fizycznych jest więc każda forma przysporzenia majątkowego tzn.
    zarówno pieniężna jak i niepieniężna w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez
    podatnika.
    Jak wynika z opisu zdarzenia pracownik w czasie zagranicznej podróży służbowej w trakcie
    przejazdów - z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego –
    do hotelu w miejscowości docelowej oraz w każdej innej, w której korzystał z noclegu, a
    także podczas przejazdów do miejsca wykonywania zadań w miejscowości, docelowej,
    korzystał z przejazdów środkami komunikacji miejscowej (pociąg, metro, autobus) lub taxi.
    Celem udokumentowania poniesionych wydatków pracownik do rozliczenia pozostawił
    rachunki, paragony, faktury potwierdzające koszt poniesiony na przejazdy środkami
    komunikacji.
    Pracodawca wyraził zgodę na przejazd pracownika wyżej wymienionymi środkami
    transportu, w zależności od ich dostępności, kierując się bezpieczeństwem pracownika.
    Pracodawca przedstawioną dokumentację uznał za uzasadnioną i dokonał zwrotu
    kosztów do wysokości faktycznie poniesionych przez pracownika kwot, zgodnie z § 2 pkt 2
    lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013
    r. poz. 167 ze zm.).
    Odnosząc powyżej zacytowane przepisy na grunt przedmiotowej sprawy, stwierdzić
    należy, że zwrot pracownikowi wydatków, które poniósł on w trakcie podróży służbowej
    stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy.
    Jednakże w niniejszej sprawie znajduje zastosowanie zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1
    pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Zgodnie z tym przepisem:
      Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej
      pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach
      wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz
      warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
      państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży
      służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
    Analizując zatem możliwość zastosowania ww. zwolnienia do kwot stanowiących zwrot
    wydatków, które pracownik poniósł na dojazdy z i do dworca kolejowego, autobusowego,
    portu lotniczego lub morskiego oraz na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji
    miejscowej należy odnieść się do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
    Z § 12 ww. rozporządzenia wynika, że:
      Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
        1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do
        chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
        2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w
        kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w
        kraju;
        3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili
        wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
    Na mocy § 2 ww. rozporządzenia:

      Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu
      określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
        1) diety;
        2) zwrot kosztów:
          a) przejazdów,
          b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
          c) noclegów,
          d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub
            uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
    Stosownie do § 4 omawianego rozporządzenia:
      1. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł
      inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez
      pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
      2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami
      płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe
      oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży
      krajowej lub podróży zagranicznej.
    Zgodnie z § 17 ust. 1 tego rozporządzenia:
      Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca
      kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety
      w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w
      której pracownik korzystał z noclegu.
    Stosownie do § 17 ust. 2 ww. rozporządzenia:
      W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1,
      wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
    Wedle art. 17 ust. 3 cytowanego rozporządzenia:
      Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi
      przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w
      podróży zagranicznej.
    W myśl § 17 ust. 4 omawianego rozporządzenia:
      Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:
        1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem
        samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
        2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
        3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
    Zatem z zastrzeżeniem wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia pracownikowi w
    podróży zagranicznej przysługują ryczałty na pokrycie kosztów dojazdów w wysokości
    ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i 3 rozporządzenia. Pracownikowi przysługuje więc
    ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu
    lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą
    oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu (§ 17
    ust. 1). W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1,
    wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety (§ 17 ust. 2). Ponadto
    pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów

    środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w
    wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do
    przedmiotowego rozporządzenia (§ 17 ust. 3 rozporządzenia).
    W ww. sytuacjach, ze zwolnienia o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych korzysta zatem co do zasady - jedynie kwota ryczałtu
    wynikającego z ww. rozporządzenia. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt
    stanowi natomiast przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem
    dochodowym od osób fizycznych.
    Zatem w sytuacjach gdy dokonali Państwo zwrotu wydatków za przejazdy środkami
    komunikacji miejscowej - pociągiem, metrem, autobusem lub taksówką z i do dworca
    kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego – do hotelu w miejscowości
    docelowej oraz w każdej innej, w której pracownik korzystał z noclegu oraz wydatków za
    przejazdy do miejsca wykonywania zadań w miejscowości docelowej ww. środkami
    komunikacji miejscowej, to ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta jedynie kwota ryczałtu
    wynikającego z ww. rozporządzenia.
    Podkreślić przy tym należy, że skoro kwestia zwolnienia z opodatkowania należności z
    tytułu podróży służbowej pracownika uregulowana została w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to należność ta (aby można było
    rozpatrywać ją pod kątem ww. zwolnienia podatkowego) musi stanowić przychód w
    rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z opodatkowania
    można bowiem tylko świadczenie, które stanowi źródło przychodu.
    Ponadto wskazać należy, że Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 września 2015 r.
    sygn. akt akt II FSK 1516/13) wyjaśnił, że pracodawca może według własnego uznania
    kształtować korzystniejsze zasady zwrotu swoim pracownikom kosztów poniesionych w
    czasie podróży służbowej. Jednak dla celów ustalenia zwolnienia z podatku dochodowego
    charakter wiążący i ostateczny mają przepisy dotyczące należności przysługujących
    pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
    Mając na uwadze powyższe, co do zasady, różnica pomiędzy kwotą zwróconą
    pracownikowi, a należnymi ryczałtami stanowi dla tego pracownika przychód/dochód, od
    którego są Państwo zobowiązani do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób
    fizycznych. Zgodnie bowiem z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych:
      Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami
      organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy
      obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które
      uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z
      pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z
      ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w
      nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
    Jedynie w sytuacji, gdy pracownik odbywający podróż służbową zagraniczną w związku z
    uzasadnioną potrzebą korzysta w miejscowości docelowej (innej niż miejscowość
    rozpoczęcia podróży) z taksówek, otrzymany zwrot poniesionych wydatków w
    udokumentowanej wysokość stanowi dla niego przychód zwolniony z opodatkowana na
    podstawie art. 21 ust 1 pkt 16 lit. a ustawy. W takim przypadku uznać bowiem należy, że
    przedmiotowe koszty mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez
    pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d ww.
    rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.