Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-2.4012.458.2018.1.JK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-11-07
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie sposobu archiwizowania raportów fiskalnych.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; kasa-kasa rejestrująca; kopia; paragon; przechowywanie; raporty fiskalne
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 września 2018 r. (data wpływu 13 września 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu archiwizowania raportów fiskalnych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 września 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu archiwizowania raportów fiskalnych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (dalej: „Wnioskodawca”) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”).

Głównym przedmiotem działalności Spółki jest sprzedaż odzieży i akcesoriów odzieżowych w sklepach stacjonarnych zlokalizowanych na terenie całej Polski, na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Spółka posiada m.in. kasy z elektronicznym zapisem kopii, na których rejestrowana jest sprzedaż.

Spółka zamierza archiwizować raporty fiskalne wyłącznie w formie elektronicznej:

*   nie będą istniały raporty fiskalne w wersji papierowej,
*   będą one zapisane do pliku w trwałym i nieedytowalnym formacie oraz
*   będą zapisane na informatycznym nośniku danych,
*   sposób archiwizowania raportów w formie elektronicznej będzie spełniał cechy integralności i czytelności danych.

Tak sporządzone dokumenty przechowywane będą na bezpiecznych zasobach sieciowych podlegających archiwizacji, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca zwrócił uwagę, że ze względu na skalę prowadzonej działalności przechowywanie raportów fiskalnych wygenerowanych przez kasy rejestrujące w formie papierowej wiązałoby się z wysokimi kosztami, angażowałoby czas pracowników oraz ze względu na ilości tych dokumentów rodziłoby ryzyko pomyłek w ewidencji i archiwizowaniu dokumentów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym w przypadku posiadania przez Spółkę kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie dobowych, miesięcznych oraz pozostałych raportów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane na informatycznym nośniku danych (raporty dobowe, miesięczne, pozostałe), w sposób wskazany w stanie faktycznym?

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym w przypadku posiadania przez Spółkę kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie dobowych, miesięcznych oraz pozostałych raportów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane na informatycznym nośniku danych (raporty dobowe, miesięczne i pozostałe), w sposób wskazany w stanie faktycznym.

Uzasadnienie

Zdaniem Spółki, w związku z tym, że posiada ona kasy z elektronicznym zapisem kopii, może ona zapisywać i przechowywać dobowe, miesięczne oraz pozostałe raporty fiskalne generowane przez kasę wyłącznie w formie elektronicznej, tj. na informatycznym nośniku danych (raporty dobowe, miesięczne i pozostałe).

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku posiadania kasy z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie raportów fiskalnych generowanych przez te kasy na nośniku papierowym.

Na potwierdzenie prawidłowości powyższego twierdzenia Wnioskodawca wskazał na stanowisko organów podatkowych w tym zakresie, przedstawione przez:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej dnia 9 lutego 2017 r., sygn. 3063-ILPP1-3.4512.211.2016.1.PR: „Stosownie do powyższego stwierdzić należy, że skoro Spółka posiada wyłącznie kasę z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. taką, w której kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym kasy (np. fiskalny raport dobowy, miesięczny) będą zapisywane na informatycznych nośnikach danych, a sposób archiwizowania przez Spółkę raportów w formie elektronicznej będzie spełniał cechy integralności i czytelności danych, to Wnioskodawca będzie miał możliwość przechowywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych. Podsumowując, Spółka będzie mogła przechowywać raporty fiskalne (dobowe, miesięczne) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kasy z elektronicznym zapisem kopii spełniając obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynikający z przepisu art. 111 ustawy”;
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej dnia 29 stycznia 2015 r., sygn. ILPP2/443-1230/14-2/EN, w której organ zgadzając się ze stanowiskiem przedstawionym przez podatnika odstąpił od uzasadnienia: „Spółka stoi na stanowisku, że może zapisywać i przechowywać raporty generowane przez kasy z elektronicznym zapisem kopii (w tym w szczególności raport dobowe i raporty miesięczne) w formie elektronicznej w module fiskalnym w pamięci kasy rejestrującej (raporty dobowe) lub na innym informatycznym nośniku danych (raporty dobowe, miesięczne i pozostałe) zgodnie z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym, bez konieczności archiwizowania papierowych wydruków tych raportów”.

Zatem, w sytuacji gdy:

*   Spółka rejestruje sprzedaż przy użyciu kasy z elektronicznym zapisem kopii,
*   może zapisywać i przechowywać dobowe, miesięczne oraz pozostałe raporty fiskalne generowane przez kasę wyłącznie w formie elektronicznej, tj. na innym informatycznym nośniku danych,
*   bez konieczności archiwizowania raportów w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Według art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

W myśl art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zaś przez fakturę elektroniczną o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Do obrotu wykazywanego w ewidencji, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się kwoty podatku należnego (art. 111 ust. 1a ustawy).

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 i 2255 oraz z 2017 r., poz. 61, 245 i 791).

Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy – podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii.

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (art. 109 ust. 3 ustawy).

Na mocy art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia, przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

W myśl § 2 pkt 4 rozporządzenia, przez kasę z elektronicznym zapisem kopii rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych.

Przez paragon fiskalny – w myśl § 2 pkt 12 rozporządzenia – rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Program archiwizujący – zgodnie z § 2 pkt 17 rozporządzenia – stanowi zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Z kolei program pracy kasy to program zainstalowany w module fiskalnym, odpowiedzialny za realizację funkcji kasy, zapewniający prawidłowy, jednokrotny i niezmienialny zapis wysokości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych, a także zapis kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – § 2 pkt 18 rozporządzenia.

Przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się – zgodnie z § 2 pkt 19 rozporządzenia – dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku.

Jak stanowi § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia – podatnicy prowadząc ewidencję przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.4)) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395, z późn. zm.) dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Zgodnie też z § 14 ust. 8 rozporządzenia, podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1.  prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2.  stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3.  stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest sprzedaż odzieży i akcesoriów odzieżowych w sklepach stacjonarnych zlokalizowanych na terenie całej Polski, na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Spółka posiada m.in. kasy z elektronicznym zapisem kopii, na których rejestrowana jest sprzedaż.

Spółka zamierza archiwizować raporty fiskalne wyłącznie w formie elektronicznej, tj. nie będą istniały raporty fiskalne w wersji papierowej, będą one zapisane do pliku w trwałym i nieedytowalnym formacie oraz będą zapisane na informatycznym nośniku danych a sposób archiwizowania raportów w formie elektronicznej będzie spełniał cechy integralności i czytelności danych. Tak sporządzone dokumenty przechowywane będą na bezpiecznych zasobach sieciowych podlegających archiwizacji, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przy tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, czy w przypadku posiadania przez Spółkę kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie dobowych, miesięcznych oraz pozostałych raportów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane na informatycznym nośniku danych (raporty dobowe, miesięczne, pozostałe).

Co istotne, wskazać w tym miejscu należy, że – jak wskazał Wnioskodawca – raporty fiskalne będą zapisane do pliku w trwałym i nieedytowalnym formacie oraz będą zapisane na informatycznym nośniku danych. Przy czym, sposób archiwizowania raportów w formie elektronicznej będzie spełniał cechy integralności i czytelności danych.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy prawa stwierdzić należy, że skoro Wnioskodawca posiadania kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie w których kopie paragonów i raportów są/będą zapisane na informatycznym nośniku danych, a sposób archiwizowania raportów w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych, to Wnioskodawca ma/będzie miał możliwość przechowywania raportów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych. Zatem, nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie dobowych, miesięcznych oraz pozostałych raportów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz
*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.