Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.103.2017.1.ISZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-06-13
Teza: w zakresie prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych, faktur korygujących i ich duplikatów, otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych dokumentów
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 maja 2017 r. (data wpływu 5 maja 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych, faktur korygujących i ich duplikatów, otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych dokumentów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 maja 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych, faktur korygujących i ich duplikatów, otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych dokumentów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka M. Sp. z o.o. (dalej „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym podatnikiem VAT oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Spółka M. Sp. z o.o. świadczy usługi na rzecz podmiotu powiązanego z siedzibą w Stanach Zjednoczonych M. Inc., polegające na zarządzaniu projektami badawczymi, monitoringu klinicznym, zbieraniu danych oraz innych usługach wspierających działalność zleceniodawcy jako organizatora badań klinicznych. W zakres tych usług wchodzą np. następujące czynności: wizyty kwalifikujące potencjalne podmioty badawcze, inicjacja badań, rutynowy monitoring, zamykanie projektu badawczego.

W toku prowadzonej działalności Spółka wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów dużą ilość dokumentów, w szczególności faktur oraz not księgowych. W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów, ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji, Spółka planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne oraz wewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki, noty księgowe, w tym dokumentujące wydatki poniesione podczas podróży służbowych pracowników (dalej: Dokumenty). W nowym systemie Dokumenty w formie papierowej, w szczególności faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane tylko w formie elektronicznej.

Zgodnie z założeniami Spółki, Dokumenty otrzymane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff). Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od pozostałych Dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i sprawne odszukanie. Skany będą przechowywane na serwerze. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików na serwerze, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zaznacza, iż również ta część Dokumentów, która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF) również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej. Poza archiwizowaniem Dokumentów na serwerze, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (np. dyski zewnętrzne, pendrive, DVD).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie w zakresie podatku od towarów i usług.

Czy w przedstawionym przypadku, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej tj. czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów mających pierwotnie formę papierową i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej oraz czy przechowywanie Dokumentów w takiej formie nie będzie stanowić negatywnej przesłanki skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego?

Zdaniem Wnioskodawcy, przy wypełnieniu wymogów wynikających z art. 112a ustawy o VAT tj. przechowywanie Dokumentów w sposób zapewniający łatwe odszukanie Dokumentów oraz zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej oraz przechowywanie Dokumentów w takiej formie nie będzie stanowić negatywnej przesłanki skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Wymogu tego nie stosuje się jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT).

Przez pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) oraz zgodny z ustalonymi przez Wnioskodawcę procedurami. Funkcjonalność elektronicznego sposobu przechowywania pozwala na łatwe połączenie zeskanowanych faktur z pozycjami w księgach rachunkowych oraz rejestrach VAT. Ponadto, każda faktura będzie poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za rozliczenia z klientami i kontrahentami.

Dokument zapisany w elektronicznej bazie danych nie będzie modyfikowany, a jego elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentów otrzymanych w formie papierowej.

W ocenie Spółki należy uznać, iż obowiązujące obecnie regulacje nie wprowadzają żadnego ograniczenia, w myśl którego Dokumenty nie mogłyby korzystać z elektronicznej formy przechowania. Faktura w formie papierowej jest fakturą, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy VAT i może być przechowywana zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Warunkiem jest jednak, aby podatnik dopilnował spełnienia przesłanek wskazanych w przepisach, tj. podatnik powinien przechowywać faktury:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,

*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

*   w sposób zapewniający bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów (oraz w przypadku faktur elektronicznych, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych) odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy, w ocenie Spółki będzie ona uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W szczególności, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej. Jak bowiem wskazywano nie ma przeszkód prawnych, aby Dokumenty otrzymane w formie papierowej były przechowywane elektronicznie. Planowane przez Spółkę rozwiązanie polegające na elektronicznym archiwizowaniu Dokumentów, w tym również Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, nie jest zatem niezgodne z obowiązującymi przepisami.

Pogląd, zgodnie z którym faktury w formie papierowej mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe. Dla przykładu można wskazać na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 maja 2014 r., nr ILPP4/443-66/14-2/BA, interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1101/15-2/MAO czy też interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1052/15-4/AO.

Ponadto należy zauważyć, że przechowywanie dokumentów w formie papierowej nie jest przesłanką warunkującą skorzystanie z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Warunek przechowywania dokumentów w formie papierowej nie został bowiem wskazany jako przesłanka warunkująca ww. prawo w art. 86 oraz w innych przepisach ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej: „ustawą” lub „ustawą o VAT”– podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast, stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wnioskodawca we wniosku wskazał, że jest czynnym podatnikiem VAT. W toku prowadzonej działalności Spółka wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów dużą ilość dokumentów, w szczególności faktur oraz not księgowych. Spółka planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne oraz wewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki, noty księgowe, w tym dokumentujące wydatki poniesione podczas podróży służbowych pracowników (dalej: Dokumenty). W nowym systemie Dokumenty w formie papierowej, w szczególności faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane tylko w formie elektronicznej. Zgodnie z założeniami Spółki, Dokumenty otrzymane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff). Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od pozostałych Dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i sprawne odszukanie. Skany będą przechowywane na serwerze. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików na serwerze, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zaznacza, że również ta część Dokumentów, która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF) również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej. Poza archiwizowaniem Dokumentów na serwerze, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (np. dyski zewnętrzne, pendrive, DVD).

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy w przedstawionym przypadku, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej, tj. czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów mających pierwotnie formę papierową i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej oraz czy przechowywanie Dokumentów w takiej formie nie będzie stanowić negatywnej przesłanki skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jak wynika z cyt. przepisów ustawy, regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych i otrzymanych w formie papierowej lub elektronicznej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wskazała Spółka, planowane rozwiązanie w zakresie wdrożenia systemu archiwizowania i obiegu dokumentów (tj. faktury zakupowe, faktury korygujące i duplikaty tych faktur), wyłącznie w formie elektronicznej, zapewni pewność co do podmiotu, od którego Spółka otrzymała dany dokument. Wnioskodawca wskazał, że dokument zapisany w elektronicznej bazie danych nie będzie modyfikowany, a jego elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentów otrzymanych w formie papierowej. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Spółki w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Spółka wskazała również, że dokumenty otrzymane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff). Każdy dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od pozostałych dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i sprawne odszukanie. Dokumenty zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu (ich skany) będą przechowywane na serwerze w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Poza archiwizowaniem dokumentów na serwerze, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (np. dyski zewnętrzne, pendrive, DVD). Tym samym zostanie zapewniona integralność ich treści oraz czytelność.

Mając na uwadze powyższe okoliczności należy stwierdzić, że planowane przechowywanie skanów faktur papierowych oraz faktur elektronicznych wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie Spółki będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej jak i elektronicznej dokumentujących nabycie towarów i usług przechowywanych w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

I tak, zgodnie a art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Jak wynika z wniosku Wnioskodawca będzie otrzymywał dokumenty zakupowe, w tym dokumentujące wydatki poniesione podczas podróży służbowych pracowników. Przy czym, dokumenty zakupowe to otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, faktury korygujące, duplikaty, rachunki, noty księgowe.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Natomiast dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez Niego dokumentów, z których stosownie do art. 86 ust. 2 ustawy możliwym jest odliczenie podatku naliczonego w nich wykazanego i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.

Wobec tego, należy stwierdzić, że w przedstawionym przez Wnioskodawcę zdarzeniu, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów mających pierwotnie formę papierową i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej oraz przechowywanie Dokumentów w takiej formie nie będzie stanowić negatywnej przesłanki skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w części w której nie zachodzą wyłączenia tego prawa, określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sposobu przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów tych faktur. Nie dotyczy natomiast rachunków i not księgowych otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej, gdyż przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się do kwestii przechowywania tego rodzaju dokumentów.

W związku z tym, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie zakresu podatku od towarów i usług w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.