Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1462-IPPP2.4512.669.2016.1.JO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-11-10
Teza: w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony)

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 6 września 2016 r. (data wpływu 12 września 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 września 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

T. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), posiadającym siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Spółka prowadzi działalność m.in. w zakresie produkcji i replikacji płyt w formacie DVD i BD, które następnie sprzedaje odbiorcom w kraju i za granicą.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy - w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych - dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług, mających związek z wykonywaniem przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT. Wśród wspomnianych zakupów znaczną grupę stanowią wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych, jak również pozostałe zakupy dokonane bezpośrednio przez pracowników w imieniu Spółki zarówno od dostawców polskich, jak i zagranicznych (dalej łącznie: „wydatki służbowe” lub „wydatki pracownicze”).

Spółka zwraca pracownikom poniesione wydatki służbowe na podstawie przedłożonych faktur, rachunków, paragonów fiskalnych, biletów, ewidencji przebiegu pojazdów oraz innych podobnych dokumentów. Wydatki te podlegają: (i) kontroli wykonanej przez Przełożonych pod względem ich zasadności (tj. zasadności ich poniesienia w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych oraz związku z prowadzoną działalnością gospodarczą), a także (ii) kontroli dokonanej przez osoby księgujące pod względem formalnym.

Obecnie wszelkie faktury, paragony, rachunki, bilety i inne dokumenty, z których wynika poniesienie przez pracowników określonych wydatków służbowych, są przekazywane Spółce i przechowywane przez nią w formie papierowej.

Spółka rozważa wdrożenie nowej procedury rozliczania wydatków pracowniczych, która byłaby realizowana według następujących zasad:

1.  Pracownicy będą skanowali dokumenty źródłowe związane z rozliczeniem poniesionych przez nich wydatków służbowych, do których należą faktury oraz dokumenty, które mogą być uznane za faktury zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485 ze zm., dalej: „rozporządzenie w sprawie faktur”).
2.  Następnie pracownicy Spółki będą umieszczali pliki powstałe na skutek zeskanowania ww. dokumentów w specjalnym systemie elektronicznym, służącym do rozliczania wydatków pracowniczych. Pracownicy nie będą przekazywali do Działu Finansowego Spółki ww. dokumentów w formie papierowej.
3.  Pliki powstałe w wyniku ze skanowania ww. dokumentów będą archiwizowane w formacie PDF pod numerami odpowiednich rozliczeń kosztów pracowniczych aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
4.  Wprowadzone do systemu skany ww. dokumentów będą sprawdzane i akceptowane przez Przełożonych oraz odpowiednie osoby księgujące omawiane dokumenty.
5.  Pracownik wprowadzający wydatek służbowy do systemu będzie odpowiedzialny za to, aby zeskanowane dokumenty były czytelne oraz kompletne. Spełnienie tych wymagań zostanie również potwierdzone przez osobę aprobującą zwrot kosztów.
6.  System służący do rozliczania wydatków pracowniczych, o którym mowa wyżej, zostanie połączony za pomocą interfejsu z systemem księgowym Spółki. Dzięki temu zapisy w księgach rachunkowych będą dokonywane automatycznie, na podstawie danych wprowadzonych do systemu rozliczeń wydatków pracowniczych (tj. bez konieczności ręcznego przepisywania tych danych do systemu księgowego).
7.  Zeskanowane dokumenty będzie można w łatwy sposób wyszukać - po numerze rozliczenia kosztów pracowniczych, pod którym zostały zapisane. Numer ten będzie przypisywany także do określonego zapisu w systemie księgowym. Dzięki temu, przeglądając zapisy w systemie księgowym, będzie można stwierdzić, któremu numerowi w systemie rozliczeń wydatków pracowniczych odpowiadają te zapisy. Znając tę informację będzie można z kolei odszukać konkretne rozliczenie oraz skany dokumentów podpięte pod to rozliczenie.
8.  W każdej chwili będzie istniała także możliwość wydruku obrazu zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, jak również zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
9.  Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - odpowiednich osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansowego / Księgowego).
10.  Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu. Sposób przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek zmianę danych zawartych w zeskanowanych dokumentach, a tym samym zapewniona zostanie ich integralność.
11.  Zeskanowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy, zachowana zostanie zatem ich autentyczność.
12.  Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów dokumenty papierowe, będące w posiadaniu pracowników, będą mogły zostać przez nich zniszczone.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy procedura opisana w zdarzeniu przyszłym, na podstawie której faktury oraz zrównane z nimi dokumenty, stwierdzające zakup towarów i usług związanych z działalnością Spółki opodatkowaną VAT, będą wprowadzane przez pracowników Spółki do systemu elektronicznego i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z tych dokumentów, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki uprawniające do odliczenia podatku VAT naliczonego, o których mowa w art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 54, poz. 535, ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) oraz jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne, określone w art. 88 tej ustawy?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych oraz zrównanych z nimi dokumentów, wprowadzanych do systemu rozliczeń wydatków służbowych przez pracowników Spółki i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT i jednocześnie nie wystąpią okoliczności wskazane w art. 88 tej ustawy, pozbawiające podatnika prawa do odliczenia VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikającego z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów lub usług.

Art. 86 ust. 10 ustawy o VAT stanowi, że prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w przypadku, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 (a więc w przypadku, gdy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikającego z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów lub usług), powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Z kolei art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog wyjątków - sytuacji, w których podatnik jest pozbawiony prawa do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo podatnika do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, jeżeli spełnione są następujące warunki:

1.  Nabyte przez podatnika towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT;
2.  Nie zaistniały przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT;
3.  Podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów lub usług, z której wynika kwota podatku naliczonego.

Nabywane przez Spółkę towary i usługi, związane z wykonywaniem obowiązków służbowych przez jej pracowników, niewątpliwie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Jednocześnie Wnioskodawca zaznacza, że niniejszy wniosek nie dotyczy przypadków określonych w art. 88 ustawy o VAT, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zatem, aby stwierdzić, czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, należy ustalić, czy spełniony zostanie trzeci z ww. warunków, polegający na obowiązku posiadania faktury dokumentującej nabycie towarów i usług v wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, z której wynika kwota podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jednocześnie, przepisy w zakresie VAT określają pewne szczególne przypadki, w których inne dokumenty, niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury, są traktowane tak samo, jak faktura. Takie wyjątkowe przypadki określa § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie faktur. W myśl tego przepisu, fakturą jest również dokument potwierdzający przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiany w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami i samolotami, o ile zawiera wymienione w tym przepisie elementy.

W ocenie Spółki, jest ona w posiadaniu ww. dokumentów, tj. faktur w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT oraz dokumentów zrównanych z nimi na podstawie rozporządzenia w sprawie faktur, a tym samym - przysługuje jej prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych dokumentów. W opinii Spółki, przepisy ustawy o VAT, formułujące wymagania dotyczące sposobu przechowywania faktur, nie uzależniają prawa do odliczenia podatku naliczonego od konieczności posiadania w dokumentacji Spółki oryginałów faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związanie z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei art. 112a ust. 2 ustawy o VAT nakłada na podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, obowiązek przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że, zgodnie z ust. 3 ww. przepisu, faktury będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast ust. 3 wspomnianego artykułu wyjaśnia, że poprzez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Jednocześnie w myśl art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W ocenie Spółki, opisana w zdarzeniu przyszłym procedura, polegająca na wprowadzaniu faktur przez pracowników do systemu elektronicznego rozliczeń wydatków służbowych i przechowywaniu ich w postaci elektronicznej w formacie PDF, jest zgodna z wymaganiami w zakresie przechowywania faktur, wynikającymi z przytoczonych wyżej przepisów ustawy o VAT. W szczególności:

*   Zeskanowane dokumenty w formacie PDF pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy, zachowana zostanie zatem ich autentyczność.

*   Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony tylko do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - odpowiednich osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansowego /Księgowego), a ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu. Sposób przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek zmianę danych zawartych w zeskanowanych dokumentach. Tym samym zapewniona zostanie ich integralność.

*   Pracownik wprowadzający fakturę do systemu będzie odpowiedzialny za to, aby zeskanowany dokument był czytelny oraz kompletny. Spełnienie tych wymagań zostanie również potwierdzone przez osobę aprobującą zwrot kosztów. W ten sposób zapewniona zostanie czytelność faktury.

*   W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku obrazu zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, jak również zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności, w ocenie Wnioskodawcy, planowana procedura skanowania faktur i archiwizowania ich w postaci elektronicznej (pliku PDF) nie może stanowić przeszkody dla możliwości odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych dokumentów. Spółka stoi na stanowisku, iż przytoczone wyżej przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe - w szczególności, nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania otrzymanych faktur w postaci materialnej (papierowej). Jednocześnie, przepisy ustawy o VAT nie wprowadzają zakazu zmiany formatu faktur otrzymywanych przez podatników z papierowego na elektroniczny. Zarówno pracownik rozliczających wydatki służbowe, jak i Spółka po ewentualnym otrzymaniu oryginału faktury ma zatem prawo go zniszczyć, a wyłącznie jego skan przechowywać w formie elektronicznej. W tej sytuacji taki zeskanowany dokument zastępuje oryginał faktury i jest podstawą do odliczenia podatku naliczonego. W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy o VAT, zniszczenie papierowej wersji faktur nie spowoduje utraty przez Spółkę prawa do odliczenia podatku VAT.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w szeregu interpretacji indywidualnych wydawanych w ostatnich latach przez Ministra Finansów. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 lutego 2015 r., nr IPPP3/443-1124/14-2/IG, wskazano, że: „(\`(...)\`) w kwestii prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego z otrzymywanych faktur bez znaczenia jest fakt, że faktury VAT otrzymane w wersji papierowej będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum oraz że faktury VAT otrzymane w wersji elektronicznej, będą kasowane po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum. Należy zauważyć, że powyższe przepisy nie wymagają aby dla realizacji prawa do odliczenia faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała być przechowywana w tej samej formie.”

Podobną ocenę wyraził również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2016 r., nr IBPP2/4512-158/16/WN, z której wynika, że „Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów - faktur zakupowych - wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą archiwizowania i przechowywania dokumentów, nie ma/nie będzie mieć wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT.

Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego w tych dokumentach w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie danego dokumentu przechowywanego w formie papierowej, przy założeniu, że zostały spełnione warunki do odliczenia podatku określone w art. 86 ustawy.”

Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych przez:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 stycznia 2016 r., nr ILPP4/4512-1-361/15-4/PR;

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 grudnia 2015 r., nr IPPP3/4512-971/15-2/JF, z dnia 30 maja 2014 r., nr IPPP3/443-225/14-2/IG i z dnia 22 października 2014 r. nr IPPP3/443-1006/14- 2/IG;

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2 grudnia 2015 r., nr IBPP3/4512-679/14/KG i z dnia 27 lutego 2015 r. nr IBPP3/443-1389/14/EJ;

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR;

oraz

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 18 marca 2014 r„ nr ITPP3/443-622a/13/MD.

W świetle powyższych argumentów oraz powołanego orzecznictwa, w ocenie Spółki, za prawidłowe należy uznać stanowisko, zgodnie z którym okoliczność, że faktury zakupowe oraz inne, zrównane z nimi dokumenty, będą wprowadzane przez pracowników Spółki do systemu elektronicznego rozliczeń wydatków służbowych i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą opisaną w zdarzeniu przyszłym niniejszego wniosku, upoważnia Spółkę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z tych dokumentów, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki uprawniające do odliczenia podatku VAT naliczonego, wskazane w art. 86 ustawy o VAT, oraz, że jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne, określone w art. 88 tej ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na podstawie art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy spełnione zostaną określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy – paragon bądź inny podobny dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy (paragon bądź inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei, w myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT posiadającym siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Spółka prowadzi działalność m.in. w zakresie produkcji i replikacji płyt w formacie DVD i BD, które następnie sprzedaje odbiorcom w kraju i za granicą. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy - w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych - dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług, mających związek z wykonywaniem przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT. Wśród wspomnianych zakupów znaczną grupę stanowią wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych, jak również pozostałe zakupy dokonane bezpośrednio przez pracowników w imieniu Spółki zarówno od dostawców polskich, jak i zagranicznych .

Spółka zwraca pracownikom poniesione wydatki służbowe na podstawie przedłożonych faktur, rachunków, paragonów fiskalnych, biletów, ewidencji przebiegu pojazdów oraz innych podobnych dokumentów. Wydatki te podlegają: (i) kontroli wykonanej przez Przełożonych pod względem ich zasadności (tj. zasadności ich poniesienia w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych oraz związku z prowadzoną działalnością gospodarczą), a także (ii) kontroli dokonanej przez osoby księgujące pod względem formalnym. Obecnie wszelkie faktury, paragony, rachunki, bilety i inne dokumenty, z których wynika poniesienie przez pracowników określonych wydatków służbowych, są przekazywane Spółce i przechowywane przez nią w formie papierowej.

Spółka rozważa wdrożenie nowej procedury rozliczania wydatków pracowniczych, która byłaby realizowana według następujących zasad:

1.  Pracownicy będą skanowali dokumenty źródłowe związane z rozliczeniem poniesionych przez nich wydatków służbowych, do których należą faktury oraz dokumenty, które mogą być uznane za faktury zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485 ze zm., dalej: „rozporządzenie w sprawie faktur”).
2.  Następnie pracownicy Spółki będą umieszczali pliki powstałe na skutek zeskanowania ww. dokumentów w specjalnym systemie elektronicznym, służącym do rozliczania wydatków pracowniczych. Pracownicy nie będą przekazywali do Działu Finansowego Spółki ww. dokumentów w formie papierowej.
3.  Pliki powstałe w wyniku ze skanowania ww. dokumentów będą archiwizowane w formacie PDF pod numerami odpowiednich rozliczeń kosztów pracowniczych aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
4.  Wprowadzone do systemu skany ww. dokumentów będą sprawdzane i akceptowane przez Przełożonych oraz odpowiednie osoby księgujące omawiane dokumenty.
5.  Pracownik wprowadzający wydatek służbowy do systemu będzie odpowiedzialny za to, aby zeskanowane dokumenty były czytelne oraz kompletne. Spełnienie tych wymagań zostanie również potwierdzone przez osobę aprobującą zwrot kosztów.
6.  System służący do rozliczania wydatków pracowniczych, o którym mowa wyżej, zostanie połączony za pomocą interfejsu z systemem księgowym Spółki. Dzięki temu zapisy w księgach rachunkowych będą dokonywane automatycznie, na podstawie danych wprowadzonych do systemu rozliczeń wydatków pracowniczych (tj. bez konieczności ręcznego przepisywania tych danych do systemu księgowego).
7.  Zeskanowane dokumenty będzie można w łatwy sposób wyszukać - po numerze rozliczenia kosztów pracowniczych, pod którym zostały zapisane. Numer ten będzie przypisywany także do określonego zapisu w systemie księgowym. Dzięki temu, przeglądając zapisy w systemie księgowym, będzie można stwierdzić, któremu numerowi w systemie rozliczeń wydatków pracowniczych odpowiadają te zapisy. Znając tę informację będzie można z kolei odszukać konkretne rozliczenie oraz skany dokumentów podpięte pod to rozliczenie.
8.  W każdej chwili będzie istniała także możliwość wydruku obrazu zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, jak również zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
9.  Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - odpowiednich osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansowego / Księgowego).
10.  Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów wprowadzonych do systemu. Sposób przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek zmianę danych zawartych w zeskanowanych dokumentach, a tym samym zapewniona zostanie ich integralność.
11.  Zeskanowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy, zachowana zostanie zatem ich autentyczność.
12.  Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów dokumenty papierowe, będące w posiadaniu pracowników, będą mogły zostać przez nich zniszczone.

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy opisana procedura, na podstawie której faktury oraz zrównane z nimi dokumenty, stwierdzające zakup towarów i usług związanych z działalnością Spółki opodatkowaną VAT, będą wprowadzane przez pracowników Spółki do systemu elektronicznego i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z tych dokumentów, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki uprawniające do odliczenia podatku VAT naliczonego, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Odnosząc się do powyższej kwestii należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści.

Z opisu sprawy wynika, że spełnione będą wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Ponadto, w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku obrazu zeskanowanych dokumentów lub zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Pracownicy będą umieszczali pliki powstałe na skutek zeskanowania ww. dokumentów w specjalnym systemie elektronicznym, służącym do rozliczania wydatków pracowniczych, które będą archiwizowane w formacie PDF pod numerami odpowiednich rozliczeń kosztów pracowniczych aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ informuje, że nie mógł rozstrzygnąć wątpliwości Strony dotyczących możliwości odliczenia podatku VAT z przechowywanych w formie elektronicznej pozostałych dokumentów, o których mowa we wniosku, gdyż nie zostały one wskazane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, jako dokumenty potwierdzające wykonanie czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1-4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydana w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.