Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.498.2024.2.END
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-11-28
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zaksięgowanych w księgach rachunkowych na podstawie zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających danych nabywcy.
Słowa kluczowe: dane; dowód-dowody z dokumentów; dowód-dowody źródłowe; koszt-koszty uzyskania przychodów; nabywca
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

11 września 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zaksięgowanych w księgach rachunkowych na podstawie zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających danych nabywcy.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 listopada 2024 r. (wpływ 7 listopada 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca/Spółka prowadzi działalność gospodarczą (…).

Spółka posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 2021 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 86 z późn. zm.). Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

W ramach realizowanych kontraktów Spółka świadczy usługi związane z wykonywaniem (…). Pracownicy Spółki realizujący zlecenia poza granicami kraju dokonują zakupu m.in. narzędzi i elektronarzędzi niezbędnych do wykonania usługi, środki zabezpieczenia BHP dla pracowników (\`(...)\`), artykuły pomocnicze do wykonania usługi (…), artykuły biurowe (…).

Co do zasady zagraniczne obce dowody źródłowe (paragony, faktury w tym uproszczone), są wystawiane zgodnie z przepisami obowiązującymi w państwie dostawcy towaru lub usługi, które mogą zawierać odrębne regulacje, niż obowiązujące w Polsce.

W tym przypadku po dokonaniu zakupu pracownicy również otrzymują dokumenty potwierdzające zaistniałą transakcję gospodarczą. Z uwagi na fakt, iż zakup ma miejsce za granicą, dokumenty te wystawione są w walucie na podstawie przepisów obowiązujących w kraju dostawcy towaru (…). Wystawione dokumenty zawierają między innymi: datę wystawienia dokumentu, dane identyfikujące przedsiębiorcę dokonującego dostawy towarów i wystawiającego dokument (nazwa, adres, numer, za pomocą którego wystawca dokumentu jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej), ilość i rodzaj dostarczonych towarów, kwotę transakcji i związaną z nią kwotę podatku oraz stawkę podatkową. W niektórych przypadkach wystawiane są faktury uproszczone, które spełniają kryteria faktur uproszczonych, zarówno na podstawie przepisów obowiązujących w kraju dostawy towaru, (…), jak i przepisów obowiązujących w Unii Europejskiej, tj. przepisów Dyrektywy o VAT (DYREKTYWA 2006/112/WE RADY z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, Dz.Urz.UE.L z 2006 r. nr 347/1 z późniejszymi zmianami).

Na gruncie przepisów obowiązujących na terenie (…). Z faktury uproszczonej można również skorzystać, jeśli praktyka handlowa w danym sektorze, praktyka administracyjna lub techniczne okoliczności wystawiania faktur utrudniają trudności w wystawieniu pełnej faktury. Wątpliwości Spółki budzi przed wszystkim fakt, iż opisane powyżej dokumenty nie zawierają żadnych danych identyfikujących nabywcę towarów.

Jednocześnie uzyskanie dokumentów spełniających wymóg faktur uproszczonych lub faktur w ujęciu prawa podatkowego obowiązującego na terenie RP jest niemożliwe z uwagi na tłumaczenia kontrahentów zagranicznych, że wystawiony przez nich dokument sprzedaży spełnia warunki faktury. Zakupy dokonywane są bardzo często w dużych sieciach handlowych np.(…), gdzie nie jest możliwa ingerencja we wzorzec korporacyjnego dokumentu sprzedaży.

Zapłata za dokonane zakupy odbywa się albo w formie bezgotówkowej za pomocą karty firmowej Spółki albo w formie gotówkowej - wówczas taki wydatek jest zwracany pracownikowi (który zapłacił gotówką) przelewem na wskazany przez niego rachunek bankowy.

W związku z powyższym Spółka jest w posiadaniu dowodów zapłaty za poszczególne transakcje udokumentowane zagranicznymi dowodami sprzedaży.

W celu dokumentowania zdarzeń gospodarczych Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami o rachunkowości. Opisane wyżej dokumenty Spółka ujmuje w księgach rachunkowych jako dowody na dokonanie operacji gospodarczych związanych z prowadzoną działalnością. Wydatki Spółki udokumentowane w ten sposób mają wpływ na wynik bilansowy Spółki (pomniejszają zysk Spółki) i do tej pory nie stanowiły kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów podatkowych.

### Pytanie

Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „updop”) w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy prawidłowe będzie działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów zaksięgowanych w księgach rachunkowych na podstawie wskazanych we wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych nabywcy (paragony, faktury uproszczone).

### Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 updop planowane działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie zagranicznych obcych dowodów źródłowych (paragonów, faktur uproszczonych), będzie prawidłowe.

Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie określa jednak zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

Jak stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Oznacza to, iż w zakresie CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Z przepisu art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Natomiast art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, iż dowody księgowe powinny zawierać co najmniej następujące dane:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Nie oznacza to jednak, iż dowody, które nie spełniają powyższych przesłanek, wynikających z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nie mogą stanowić prawidłowych dowodów księgowych, uprawniających do ujęcia transakcji gospodarczej w księgach rachunkowych.

W myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Jak wynika z art. 22 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, mające zastosowanie w sprawie przepisy UoR, statuujące wymogi stawiane wobec dokumentów, które mogą być uznane za dowody księgowe, zmierzają w istocie do określenia w tych dowodach księgowych wszelkich danych, które umożliwiają zgodne z rzeczywistością odzwierciedlenie istotnych cech zdarzenia gospodarczego, w tym oznaczenia stron takiego zdarzenia (transakcji). Mając na uwadze powyższe, nie można uznać, że już sam brak danych nabywcy może odbierać takiemu dokumentowi walor dokumentu księgowego, a w konsekwencji odbierać nabywcy możliwości zaliczenia wydatków (uzasadnionych, celowych, zmierzających do osiągnięcia przychodu) w ciężar kosztów podatkowych. Paragon jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej. Z punktu widzenia klasyfikacji dokumentów księgowych paragon jest dokumentem zewnętrznym obcym. Fakt, iż paragon nie zawiera nazwy nabywcy, nie dyskwalifikuje go jako dowodu zewnętrznego. Paragon wskazuje bowiem na zasadnicze cechy świadczenia, czyli jego rodzaj, wartość, datę zakupu, a także wskazuje podmiot dokonujący sprzedaży i może być podstawą ujęcia kosztu w ewidencji bilansowej. Niezależnie od powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, należy zwrócić uwagę na okoliczność, że dokumentowanie poniesienia wydatków, realizowane w oparciu o przepisy o rachunkowości, w aspekcie kwalifikowania tych wydatków do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, nie ma charakteru absolutnego, ponieważ przepisy o rachunkowości nie mogą tworzyć i modyfikować obowiązków podatkowych.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawa o CIT:

„kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”

Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

Należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ustawy o CIT nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

\- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki związane z zakupem narzędzi, elektronarzędzi, środków zabezpieczenia pracowników zgodnie z regulacjami w zakresie BHP, inne pomocnicze artykuły i materiały do wykonania usług są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych.

W świetle przedstawionego we wniosku stanu faktycznego/opisu zdarzenia przyszłego \[winno być: zdarzenia przyszłego – przyp. organu\] oraz przedstawionych wyżej uregulowań, należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na zakup narzędzi, elektronarzędzi, środków zabezpieczenia pracowników zgodnie z regulacjami w zakresie BHP, inne pomocnicze artykuły i materiały do wykonania usług będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Stanowisko Wnioskodawcy w sprawie zostało potwierdzone m.in. w interpretacji Dyrektora KIS nr 0111-KDIB1-2.4010.297.2019.3.DP.

Powyższe wielokrotnie podkreślane było w orzecznictwie sądów administracyjnych. Przykładowo: Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 21 lipca 2011 r. sygn. akt II FSK 1682/2010, uznał, że w przypadku, gdy poniesienie wydatku udokumentowanego nierzetelnym dowodem w postaci faktury zostałoby potwierdzone innymi, niebudzącymi wątpliwości dowodami, a wszelkie inne dane dotyczące transakcji odpowiadałyby rzeczywistości, wydatek taki - przy spełnieniu przesłanek z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT - mógłby stanowić koszt uzyskania przychodu.

Jak się bowiem wskazuje w orzecznictwie, decydujące znaczenie dla uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu ma fakt poniesienia wydatku, a nie posiadania dokumentu księgowego, który na taki fakt wskazuje lub nie (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 sierpnia 2012 r., sygn. akt II FSK 88/2011, za M. Pogoński \[w:\] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 2014, art. 15).

Z kolei, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z dnia 8 lipca 2011 r. sygn. akt I SA/Łd 647/11 uznał, że stwierdzenie, że dana faktura nie daje prawa do odliczenia VAT, z uwagi na jej uchybienia formalne, nie oznacza jeszcze, że wydatek opisany na fakturze nie zaistniał w rzeczywistości i w konsekwencji nie może być kosztem uzyskania przychodów. Ten sam sąd w nowszym wyroku dotyczącym udokumentowania kosztów uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stwierdził, że brak prawidłowo wystawionego dowodu księgowego nie eliminuje bowiem możliwości dowodzenia innymi dowodami, w tym dowodami z zeznań świadków (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 3 września 2020 r., sygn. akt I SA/Łd 76/20).

Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w wyroku z dnia 27 kwietnia 2004 r., sygn. akt III SA 3041/02, wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie, czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być one udowodnione innym środkami dowodowymi zasługującymi na wiarę.

Wyrok NSA z 12 września 2017 r. sygn. akt. II FSK 2300/15:

Naczelny Sąd Administracyjny nie kwestionuje możliwości dowodzenia faktu poniesienia określonych kosztów różnymi dowodami. Organy podatkowe muszą jednak dysponować takimi dowodami, aby móc zweryfikować te wydatki z uwzględnieniem art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. Gdyby oprócz paragonów Skarżąca dysponowała np. dowodami zapłaty swoją kartą kredytową za zakupione na podstawie paragonów towary to wówczas można by uznać, że jest to wystarczające potwierdzenie dokonania transakcji przez Skarżącą i dokonać dalszej oceny związku z działalnością gospodarczą w kontekście uznania wydatków (\`(...)\`) za koszty podatkowe.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

\- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów.

Powołany art. 15 ust. 1 ustawy należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: „UoR”).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR:

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Natomiast stosownie do art. 20 ust. 2 UoR:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Stosownie do art. 21 ust. 1 UoR:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6. Dokument taki powinien być opisany (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych, przez Spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że potwierdzenie dokonania wydatku powinno znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj. dokumentującym poniesiony wydatek, jego cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu.

Przywołane przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne - to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że postępowanie w sprawie wydawania interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym, odrębnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że poniesione przez Spółkę wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że pracownicy Spółki realizujący zlecenia poza granicami kraju dokonują zakupu m.in. narzędzi i elektronarzędzi niezbędnych do wykonania usługi, środków zabezpieczenia BHP, artykułów pomocniczych do wykonania usługi oraz artykułów biurowych. Dokumenty potwierdzające dokonanie ww. zakupów nie zawierają danych identyfikujących nabywcę towarów. Jednocześnie uzyskanie dokumentów spełniających wymóg faktur uproszczonych lub faktur w ujęciu prawa podatkowego obowiązującego na terenie RP jest niemożliwe. Przy czym Spółka jest w posiadaniu dowodów zapłaty za poszczególne transakcje udokumentowane zagranicznymi dowodami sprzedaży. Ponadto wskazali Państwo, że opisane wyżej dokumenty Spółka ujmuje w księgach rachunkowych jako dowody na dokonanie operacji gospodarczych związanych z prowadzoną działalnością. Wydatki Spółki udokumentowane w ten sposób mają wpływ na wynik bilansowy Spółki.

Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych dowodów księgowych, z tymże ostateczna ocena, czy wydatki zostały prawidłowo udokumentowane, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Wnioskodawcy w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny, albowiem postępowanie o wydanie interpretacji indywidualnej wyklucza analizę materiału dowodowego w sprawie.

Przedstawione przez Państwa stanowisko z powyższym zastrzeżeniem uznano za prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Odnosząc się natomiast do przywołanych przez Państwa wyroków należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

\- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).