Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2-443-861/10-5/JW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-02-18
Teza: Czy Spółka ma prawo odliczyć podatek naliczony wynikający z faktur i faktur korygujących przesłanych mailem lub faksem? Czy podatek może zostać odliczony w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę drogą elektroniczną lub faksem?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura korygująca; odliczenia-odliczenie podatku; poczta-poczta elektroniczna; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 02.11.2010 r. (data wpływu 08.11.2010 r.) uzupełnione pismem (data wpływu 31.01.2011 r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 18.01.2011r. Nr IPPP2/443-861/10-3/JW, IPPB5/423-753/10-3/JC, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur i faktur korygujących przesłanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub faksem - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 08.11.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur i faktur korygujących przesłanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub faksem.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o., zwana dalej „Spółką”, otrzymuje drogą mailową lub faksem, zeskanowane faktury VAT. Z odliczeniem podatku naliczonego Spółka czeka do momentu dostarczenia tych faktur w wersji „papierowej”, co najczęściej odbywa się za pośrednictwem poczty „tradycyjnej”. Często zdarza się, że - na skutek nieprawidłowej pracy poczty - faktury w wersji „papierowej” otrzymywane są przez Spółkę z dużym opóźnieniem. Coraz częściej mają również miejsce prośby Klientów o możliwość dostarczania faktur tylko drogą mailową (oszczędność papieru, druku, opłat pocztowych i czasu). Treść faktury przesłanej mailem niczym nie różni się od faktur dostarczonych pocztą - dokumenty zawierają dokładnie te same elementy i charakteryzują się identyczną szatą graficzną. Należy dodać, że faktury otrzymywane drogą mailową mają format PDF, co oznacza, że Spółka nie ma możliwości ingerencji w ich treść.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka ma prawo odliczyć podatek naliczony wynikający z faktur i faktur korygujących przesłanych mailem lub faksem?
2.  Czy podatek może zostać odliczony w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę drogą elektroniczną lub faksem?

Zdaniem Wnioskodawcy, istnieje możliwość odliczania podatku VAT z faktur przesłanych drogą elektroniczną lub faksem, w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano faktury we wskazany wyżej sposób.

Należy zwrócić uwagę, że Ustawodawca - w żadnym z przepisów podatkowych - nie określił formy, w jakiej powinna zostać wystawiona faktura VAT lub faktura korygująca.

Kwestie związane z treścią i okolicznościami wystawienia faktury VAT, reguluje art. 106 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, „podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`)”. Nie budzi żadnych wątpliwości, że zarówno powołany przepis jak i również - będący jego uszczegółowieniem - § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r., w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem MF”, wskazują dokładnie, co powinna zawierać faktura VAT, nie odnosząc się jednak - w żaden sposób - do sposobu jej wystawienia.

Analiza powyższych regulacji oraz okoliczność braku obowiązku wystawiania faktur „papierowych” prowadzą do wniosku, że faktura otrzymana drogą elektroniczną lub faksem, która zawiera wszystkie elementy określone w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT oraz § 5 rozporządzenia MF, są fakturami prawidłowymi, uprawniającymi do odliczenia podatku naliczonego.

W odniesieniu do ustalenia momentu, którym podatek VAT może zostać odliczony należy dokonać analizy art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje „w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (\`(...)\`)”. Biorąc pod uwagę ustalenia w zakresie prawidłowości faktury przesłanej pocztą elektroniczną lub faksem należy przyjąć, że „otrzymanie faktury”, o którym mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 oznacza otrzymanie każdej prawidłowo wystawionej faktury, niezależnie od sposobu jej dostarczenia. Oznacza to, że Spółka może odliczyć podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymała e-maila z załączoną, zeskanowaną fakturą, jak i również w rozliczeniu za okres, w którym do Spółki dotarł faks z taką fakturą (lub — na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT - za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych).

Problem możliwości odliczania podatku VAT z faktur otrzymanych drogą mailową był przedmiotem analizy Naczelnego Sądu Administracyjnego. W wyroku z dnia 20 maja 2010r. (sygn. akt I FSK 1444/09) Sąd zgodził się z tezą, że faktury dostarczane drogą elektroniczną niebędące fakturami w postaci elektronicznej z podpisem elektronicznym, uprawniają do odliczenia podatku naliczonego. W uzasadnieniu wyroku, Sąd odwołując się do prawa krajowego i wspólnotowego stwierdził, że „obecnie funkcjonujące w państwach członkowskich rozwiązania prawne, pozwalające na wysyłanie faktur w formie elektronicznej bez posłużenia się przy tym podpisem elektronicznym lub systemem EDI, są dopuszczalne, natomiast wszelkie ograniczenia w tym zakresie powinny zostać wyeliminowane jako zakłócające obrót gospodarczy”.

Odnosząc się do powyższego, nie istnieją żadne przesłanki do odmówienia podatnikowi możliwości odliczania podatku naliczonego z faktur wysyłanych drogą elektroniczną lub faksem. Abstrahując od przepisów podatkowych, które zostały poddane analizie w niniejszym wniosku, brak możliwości odliczenia podatku ze wskazanych faktur prowadziłby do sytuacji absurdalnej, w której identycznie wyglądające dokumenty, zawierające tę samą treść, wywoływałyby zróżnicowane skutki prawnopodatkowe.

Reasumując, zarówno analiza przepisów ustawy o VAT, jak i zdroworozsądkowa ocena tematu prowadzą do wniosku, że Spółka może odliczać podatek naliczony z faktur i faktur korygujących przesłanych drogą mailową lub faksem. Odliczenie nastąpi w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma ww. faktury lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1.  z tytułu nabycia towarów i usług,
2.  potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3.  od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

\- z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4;

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje – w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury. Otrzymanie - zgodnie z definicją słownikową - zakłada wejście przez podatnika w posiadanie faktury.

Dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje "fizyczne" posiadanie tego dokumentu ("otrzymanie") przez podatnika.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane które powinny zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

I tak, stosownie do § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 3).

W myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2011r.), podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (ust. 3).

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (ust. 4).

Powyższe uregulowania wskazują, że zarówno przepisy ustawy jak i rozporządzenia w sprawie faktur nie określają szczególnej formy w jakiej faktura ma być wystawiona. Poza tym, że faktura winna być wystawiona w więcej niż jednym egzemplarzu - oryginał oraz kopia, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca - powyższe przepisy nie odnoszą się do sposobu wystawiania faktur. Nie określają zatem formy wystawianych faktur. Natomiast z przepisu § 19 ust. 3 rozporządzenia można wywnioskować, iż wystawianie co najmniej w dwóch egzemplarzy faktury dotyczy formy papierowej. Konsekwencją tego jest, iż faktury przesyłane w formie elektronicznej (bez względu na sposób wystawienia) mogą być nabywcy przesłane (w tym udostępnione), a następnie sprzedawca pozostawia je w swojej dokumentacji.

Podobnie jak w przypadku wystawiania, ustawodawca nie zastrzega szczególnej formy przechowywania ww. faktur. Co więcej, pozwala na przechowywanie faktur, faktur korygujących oraz duplikatów tych faktur w dowolny sposób przy zachowaniu podziału na okresy rozliczeniowe oraz zapewnieniu autentyczności ich pochodzenia, tj. pewności tożsamości sprzedawcy (wystawcy faktury). Poza tym faktury winny być przechowywane w sposób zabezpieczony przed zmianą danych zawartych na fakturze oraz w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie. Przepisy regulujące przechowywanie nie odnoszą się zatem do formatu faktur będących w posiadaniu zarówno dostawców jak i nabywców towarów czy usług. Wobec powyższego uznać trzeba, że wskazany dowolny sposób przechowywania pozwala podatnikowi na swobodny wybór metody gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści, łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur. Należy zatem stwierdzić, że przechowywanie faktur (bez względu na formę wystawienia) zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej spełnia warunki ustawy i rozporządzenia w sprawie faktur.

Na podstawie art. 106 ust. 11 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Wystawiane faktur w takiej formie zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661).

I tak na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia – pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia – to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ponadto stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Bezpieczny podpis elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ww. ustawy o podpisie elektronicznym to podpis elektroniczny, który:

1.  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
2.  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
3.  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Na podstawie § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Stosownie do § 8 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, iż przepisy ww. rozporządzenia, jak sam tytuł wskazuje, dotyczą faktur przesyłanych w formie elektronicznej, nie określając rodzaju faktur ani formatu ich wystawiania. Zatem przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej dotyczą faktur niezależnie od formy ich wystawienia (papierowa lub elektroniczna). Z przywołanych przepisów rozporządzenia wynika, że faktury przesyłane w formie elektronicznej mogą być przesyłane i udostępniane w tej samej formie (elektronicznej) w dowolnym formacie elektronicznym. Nie wynika z tego obowiązek drukowania takich faktur w celu ich przechowywania w formie papierowej. Przesyłanie faktur w formie elektronicznej powinno być akceptowane przez odbiorcę oraz winno odbywać się z zapewnieniem autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przy czym ostatnie warunki uważa się za spełnione poprzez korzystanie w procesie przesyłania z bezpiecznego podpisu elektronicznego, o którym mowa w ustawie o bezpiecznym podpisie oraz wykorzystania elektronicznej wymiany danych (EDI).

Należy zwrócić uwagę, iż ustawodawca w przepisie § 2 pkt 2 ww. rozporządzenia użył wyrażenia „w szczególności” do wskazania sposobu zachowania autentyczności i integralności treści faktury przesyłanej w formie elektronicznej. Analiza tego przepisu prowadzi do wniosku, iż prawodawca w rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej wskazał szczególny przypadek wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych gwarantujących bezpieczeństwo przesyłanych faktur. Takie wskazanie nie wyczerpuje możliwości stosowanych zabezpieczeń umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. Z powyższego wynika zatem możliwość opatrywania wystawionych faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który to rodzaj podpisu zagwarantuje niekwestionowaną autentyczność pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Jednakże z przepisu wynika obowiązek zagwarantowania pewności tożsamości sprzedawcy albo wystawcy faktury oraz zapewnienie niezmienności danych na fakturze przesyłanej w formie elektronicznej, ale nie wynika wprost obowiązek stosowania bezpiecznego podpisu i elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Zatem w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest przesyłanie (doręczenie, otrzymywanie) faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w ww. rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej polegających na wykorzystaniu dowolnego sposobu (w tym bezpiecznego podpisu elektronicznego i/lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Odnośnie sposobu przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną wskazać należy, że nie różni się on od sposobu przechowywania faktur określonym w przepisach rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur z dnia 28 listopada 2008 r. Przepis § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej stanowi odpowiednik przepisu § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur i zgodnie z jego brzmieniem faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z powyższego wynika, iż przechowywanie faktur przesłanych w formie elektronicznej nie różni się od przechowywania faktur tradycyjnych. Zatem faktury bez względu na formę wystawienia i przesyłania należy przechowywać w dowolny sposób pod warunkiem zapewnienia podziału na okresy rozliczeniowe oraz w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność, łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp organów podatkowych i kontroli skarbowej. Poza tym warunki powyższe powinny być spełnione od chwili wystawienia faktury do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca otrzymuje drogą mailową lub faksem, zeskanowane faktury VAT. Z odliczeniem podatku naliczonego Wnioskodawca czeka do momentu dostarczenia tych faktur w wersji „papierowej”, co najczęściej odbywa się za pośrednictwem poczty „tradycyjnej”. Często zdarza się, że faktury w wersji „papierowej” otrzymywane są przez Wnioskodawcę z dużym opóźnieniem. Treść faktury przesłanej mailem niczym nie różni się od faktur dostarczonych pocztą - dokumenty zawierają dokładnie te same elementy i charakteryzują się identyczną szatą graficzną. Należy dodać, że faktury otrzymywane drogą mailową mają format PDF, co oznacza, że Wnioskodawca nie ma możliwości ingerencji w ich treść.

Skoro zatem ustawodawca określił w powołanych przepisach, że faktura lub faktura korygująca winna być wystawiona w więcej niż jednym egzemplarzu - oryginał oraz kopia, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca, jak również to, iż wystawianie w co najmniej dwóch egzemplarzach faktur lub faktur korygujących dotyczy formy papierowej. Konsekwencją tego jest, iż faktury przesyłane w formie elektronicznej (e-mail lub faks), bez względu na sposób wystawienia mogą być przesłane (w tym udostępnione) nabywcy, a następnie sprzedawca pozostawia je w swojej dokumentacji. Tym samym fakturę lub fakturę krygującą przesłaną Wnioskodawcy drogą elektroniczną (e-mail lub faksem) wydrukowaną przez Wnioskodawcę należy traktować tak jak fakturę (fakturę korygującą) przesłaną (wręczoną) Wnioskodawcy w formie papierowej.

Należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące przepisy nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zauważyć także należy, iż począwszy od dnia 1 stycznia 2011r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury z uwzględnieniem warunków określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., a także umożliwiono wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy, z którego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabyć towarów i usług związanych z działalnością opodatkowaną stwierdzić należy, że jest możliwe odliczenie podatku naliczonego wynikającego z faktur i faktur korygujących przesłanych drogą elektroniczną (e-mail lub faksem) pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach. Przesłana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura (faktura korygująca) ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych w fakturze (fakturze korygującej), a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Z opisu sprawy wynika, że dokumenty otrzymane drogą elektroniczną (e-mail i faksem) nie różnią się od faktur (faktur korygujących) dostarczonych drogą tradycyjną (pocztą) w wersji papierowej, zawierają dokładnie te same elementy i charakteryzują się identyczną szatą graficzną. Należy dodać, że faktury otrzymywane drogą mailową mają format PDF, co oznacza, że Wnioskodawca nie ma możliwości ingerencji w ich treść. W związku z powyższym, jeśli Wnioskodawca zagwarantuje autentyczność pochodzenia faktur (faktur korygujących), integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego, wg dowolnie wybranej przez siebie metody to takie faktury (faktury korygujące) będą uznane za otrzymane prawidłowo i z tak otrzymanych dokumentów Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Stanowisko Wnioskodawcy uznano za nieprawidłowe z uwagi na uzasadnienie własnego stanowiska, w którym Wnioskodawca wskazał, że Ustawodawca - w żadnym z przepisów podatkowych - nie określił formy, w jakiej powinna zostać wystawiona faktura VAT lub faktura korygująca. W ocenie tut. organu nie można się zgodzić z powyższym stwierdzeniem, bowiem istotne zapisy wynikają z treści § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, który określa, że faktury i faktury korygujące winny być wystawione w więcej niż jednym egzemplarzu - oryginał oraz kopia, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).