Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.886.2023.2.TR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-03-18
Teza: Koszty uzyskania przychodów prokurenta samoistnego
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentowanie; dokumenty; dowód; koszt; koszt-koszty uzyskania przychodów; prokura; prokurent; przychód-przychody z innych źródeł
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Koszty uzyskania przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe
====================================================================================

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe w części odnoszącej się do dokumentowania wydatków, ponoszonych kosztów noclegu w przypadku wyjazdów pozamiejskich, kosztów szkoleń podwyższających kompetencje, kosztów sprzętu niezbędnego do pracy takiego jak artykuły do pisania, artykuły papiernicze, niektóre artykuły biurowe i nieprawidłowe w pozostałej części.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

5 grudnia 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 29 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 13 lutego 2024 r. (wpływ 19 lutego 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

### Opis stanu faktycznego

Jest Pan zatrudniony na podstawie umowy o pracę w przedsiębiorstwie świadczącym usługi z zakresu rachunkowości oraz doradztwa podatkowego. Otrzymuje Pan z tego tytułu wynagrodzenie w kwocie wyższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalone rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 13 września 2022 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r. Wpisem z dnia 30 sierpnia 2022 r. został Pan ustanowiony prokurentem sprawującym prokurę samoistną na podstawie uchwały zarządu Spółki.

Za pełnienie funkcji prokurenta Spółki, na podstawie uchwały powołującej, wypłacane jest Panu comiesięczne wynagrodzenie. Wynagrodzenie jest stałe i nie podlega zmianom na podstawie przychodów uzyskanych przez Spółkę lub na podstawie wydatków poniesionych przez Pana. Ponadto, otrzymuje Pan okazjonalne premie uznaniowe za pełnienie funkcji prokurenta. Nie prowadzi Pan działalności gospodarczej.

W związku z pełnieniem wspomnianej funkcji, zobowiązany jest Pan do działania na rzecz oraz reprezentacji Spółki, a co za tym idzie ponoszenia związanych z jego działaniami kosztów. Do przykładowych Pana wydatków należą: koszty biletów kolejowych; koszty biletów transportu miejskiego; koszty paliwa; koszty ubezpieczenia samochodu; koszty noclegu w przypadku wyjazdów pozamiejskich; koszty wyżywienia w przypadku wyjazdów pozamiejskich; koszty ponoszone podczas spotkań z klientami/potencjalnymi klientami takie jak koszty posiłków, napojów, cateringu; koszty szkoleń podwyższających kompetencje; koszty mobilnego połączenia internetowego; koszty sprzętu niezbędnego do pracy takiego jak artykuły do pisania, artykuły papiernicze, niektóre artykuły biurowe; zakup biletów wstępu do teatru, muzeum, na imprezy kulturalne, sportowe wyłącznie w celu spotkań z klientami obecnymi na tych wydarzeniach.

Nie otrzymuje Pan od Spółki zwrotu wymienionych kosztów. Jedyne świadczenie otrzymywane od Spółki to wymienione wcześniej stałe wynagrodzenie.

W związku z brakiem zwrotu kosztów od Spółki, nie dokumentuje Pan wymienionych wydatków fakturami VAT. Większość wydatków opłacana jest Pana osobistą kartą bankową, a więc potwierdzeniem płatności są wyciągi bankowe. Część wydatków opłacana jest gotówką. Prowadzi Pan dla potrzeb własnych ewidencję wydatków w celu posiadania informacji o swoich realnych zarobkach.

W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan, co następuje.

Rokiem podatkowym objętym treścią wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, w którym poniósł Pan opisane wydatki oraz osiągnął Pan przedmiotowy przychód jest rok kalendarzowy 2023.

Koszty transportu, zakup paliwa – ponosi Pan koszty transportu takie jak: zakup paliwa, usługi myjni samochodowej, przejazdy taksówką, opłaty za wjazd i wyjazd z płatnych autostrad, opłaty za parking, koszty obowiązkowego ubezpieczenia samochodu. Z racji pełnienia funkcji prokurenta Spółki oraz uprawnienia do reprezentacji Spółki podczas spotkań z klientami, bardzo często jest Pan zmuszony w ramach pełnionej funkcji na podróżowanie w celach służbowych (spotkań z klientami) w różne części miasta, jak i kraju. Niejednokrotnie odbywa Pan kilka spotkań dziennie, często oddalonych od siebie o kilkanaście bądź kilkadziesiąt kilometrów oraz w krótkich odstępach czasowych.

Opłaty za zakup paliwa, parking czy opłaty autostradowe są efektem dojazdów samochodem niebędącym w posiadaniu spółki na spotkania z klientami. Opłaty za myjnię samochodową są nieczęste, jednak dbając o dobre imię Spółki oraz jej należytą reprezentację, uważa Pan że przyjechanie na spotkanie z klientem/współpracownikiem brudnym samochodem źle świadczyłoby o dbałości Spółki o szczegóły oraz mogłoby zrazić potencjalnych klientów i odwieść ich od nawiązania współpracy. Przejazdy taksówką w celu dotarcia na spotkanie o czasie są niezbędne ze względu na częste trudności w znajdowaniu miejsc parkingowych kiedy spotkania odbywają się w okolicach centrów miast. Dodatkowo, będąc w jakimś miejscu po raz pierwszy, skorzystanie z usług taksówkarskich ogranicza możliwość spóźnienia spowodowanego błądzeniem po niewłaściwych ulicach. Terminowe dojazdy w celach spotkań z klientami niewątpliwie wiążą się z funkcją prokurenta Spółki i warunkują jej utrzymanie, tym samym warunkując utrzymanie źródła przychodu.

Koszty noclegu – ponosi koszty noclegów w hotelach, hostelach. Z racji częstych podróży służbowych w celu uczęszczania na spotkanie z klientami, konferencje lub szkolenia, niejednokrotnie musi Pan spędzić w innym mieście więcej niż jeden dzień. W tym celu zmuszony jest Pan do wynajęcia noclegu, żeby na następny dzień móc spotkać się z klientami/potencjalnymi klientami, które to spotkania najczęściej odbywają się w godzinach porannych. Powrót do miejsca zamieszkania nie jest wtedy możliwy, ponieważ podróż w obie strony zajmuje zbyt długo oraz często wiąże się z wyższymi kosztami podróży niż koszt noclegu, szczególnie wtedy kiedy jednego dnia spotkania kończą się w godzinach wieczornych. Podobnie jak w punkcie powyższym, uczęszczanie na spotkania z klientami jest jednym z kluczowych obowiązków nakładanych na prokurenta spółki i jest niezbędne do zachowania źródła przychodu.

Zakup usług gastronomicznych, koszty posiłków czy napojów – ponosi Pan koszty zakupu usług gastronomicznych w restauracjach, kawiarniach, stacjach benzynowych, sieciach małych sklepów oferujących kawę (\`(...)\`). Jest to efektem spotkań z klientami lub potencjalnymi klientami, które odbywają się o różnych porach dnia. Najczęściej to klient wybiera miejsce i czas spotkania, a Pan w celu stworzenia jak najdogodniejszej dla niego atmosfery i warunków dostosowuje się do jego preferencji. W przypadku restauracji są to często godziny powszechnie przyjęte za obiadowe (13-15) lub wieczorne (18-20). W przypadku restauracji jest to zwyczajowy posiłek oraz napój. Podczas spotkań nie jest spożywany alkohol. Równie często spotkania odbywają się w miejscach oferujących kawę oraz wypieki, takie jak kawiarnie czy piekarnie z miejscami do siedzenia lub bez nich. Spotkania odbywane w takich miejscach są szybsze i często w przypadku omawiania kwestii mniej obszernych sprawdzają się lepiej niż spotkania w restauracjach. Atmosfera, zarówno kawiarni jak i restauracji wpływa pozytywnie na relacje z klientami oraz pozwala na komfortowe omówienie wszystkich niezbędnych kwestii, jak również nawiązanie bliższych kontaktów z klientami przez intymną atmosferę takich miejsc. Spotkania z klientami odbywa Pan również w szybszy i mniej tradycyjny sposób. Współcześni przedsiębiorcy często nie dysponują czasem na długie spotkanie w restauracji czy nawet na nieco krótsze w kawiarni siedząc, przez co na popularności zyskują szybkie spotkania na kawę, np. na stacjach benzynowych czy sklepach typu (\`(...)\`). Miejsca, do których łatwo dojechać samochodem po drodze z jednego ważnego spotkania na drugie, stanowią coraz częściej punkty spotkań biznesowych, gdzie w krótkim czasie można dopowiedzieć i wyjaśnić najbardziej palące kwestie relacji między przedsiębiorcami. Do takich miejsc zaliczają się przydrożne stacje benzynowe oraz małe sklepiki oferujące kawę, które najczęściej posiadają parking dla klientów. Pozwala to na maksymalizację efektywności przedsiębiorcy w ciągu dnia oraz nie zaburza często napiętych grafików. Przerwa na kawę połączona z omawianiem biznesu łączy przyjemne z pożytecznym. Spotkania z klientami i reprezentacja spółki w negocjacjach jest jednym z podstawowych uprawnień prokurenta. Uczęszczanie na tego typu spotkania jest niezbędne w celu zabezpieczenia źródła przychodu.

Ponadto, zdarza się, że spotkania z klientem odbywają się w biurze Spółki lub w pokoju hotelowym wynajmowanym podczas podróży służbowej. W takim wypadku ponosi Pan koszty zakupu przekąsek (takich jak ciastka czy orzeszki) oraz napojów (woda czy soki), które są umieszczane w dostępnym dla klienta miejscu podczas spotkania w celu stworzenia bardziej przystępnej atmosfery spotkania. Spotkania w miejscach prywatnych są często wskazane ze względu na poufność poruszanych kwestii. Przekąski i napoje zastępują w takich przypadkach kawę lub posiłek w restauracji/kawiarni. Pokoje hotelowe nie oferują czasem udogodnień jak ekspres do kawy czy „snack-bar” więc jest to odpowiedni tego substytut. Tak samo jak w przypadku powyższych spotkań w miejscach ogólnodostępnych, spotkania z klientami w bardziej prywatnych lokalizacjach są niezbędne dla pełnienia funkcji prokurenta oraz zachowania źródła przychodu.

Koszty ponoszone podczas spotkań z klientami – w ramach tego punktu ponosi Pan również takie wydatki jak okazjonalny koszt zakupu torby/teczki na przechowywanie dokumentów potrzebnych podczas spotkań z klientami, zakup niezbędnych artykułów biurowych (długopisy, segregatory, zszywki, notesy itp.). Torba czy teczka jest wymieniana okresowo, gdy dotychczas używana ulegnie już znacznemu zniszczeniu. Używana jest jedynie podczas spotkań z klientami i potrzebna do transportowania sporej ilości dokumentów jak i notatek oraz laptopa pomiędzy domem/biurem a miejscem spotkania. Dokumenty dotyczące danej sprawy są niezbędne w celu udzielenia wszelkich odpowiedzi na zapytania klienta na miejscu oraz obrazowego przedstawienia omawianych kwestii. Nie wszystkie dokumenty podlegają digitalizacji i są w łatwy sposób dostępne w formie cyfrowej. Niektórzy klienci nie są również biegli w obsłudze sprzętów elektronicznych lub są tak przyzwyczajeni do wersji papierowych dokumentów, że jest to dla nich najdogodniejsza forma przekazywania informacji oraz prowadzenia rozmów biznesowych. Z drugiej strony, laptop pozwala na szybki dostęp do informacji nieposiadanych w formie papierowej oraz takich, których przenoszenie w formie papierowej byłoby niemożliwe z uwagi na dużą objętość dokumentów. Nabywane artykuły biurowe używane są do podpisywania dokumentów, spisywania notatek podczas spotkań czy segregowania dokumentów w celu szybkiego ich odnajdowania w razie potrzeby. Artykuły biurowe wymieniane są w razie zużycia i używane są jedynie do czynności związanych z pełnioną funkcją. Powyższe, pozwalające na świadczenie odpowiedniej obsługi klientów wydatki, są niezbędne do odpowiedniego pełnienia funkcji oraz zachowania źródła przychodu. Nie sposób wyobrazić sobie sytuacji, w której prokurent przychodzi na spotkania biznesowe nieprzygotowany, bez odpowiednich dokumentów czy nawet bez długopisu pozwalającego na wyjaśnienie czy rozrysowanie odpowiednich kwestii oraz na podpisanie umowy czy innych dokumentów z klientem.

Koszty ponoszone podczas spotkań z klientami – zakup biletów – ponosi Pan wydatki związane z zakupem biletów wstępu na wydarzenia takie jak konferencje, spektakle czy wernisaże. Wstęp na konferencje pozwala na szeroko pojęty networking oraz pozyskiwanie nowych kontaktów biznesowych czy potencjalnych klientów. Jako prokurent jest Pan uprawniony do reprezentacji spółki oraz pozyskiwania nowych klientów, gdzie konferencje są idealnym miejscem na spełnianie obu wymogów. Klienci czasem zamiast atmosfery restauracji preferują spektakle lub wernisaże jako tło do rozmów biznesowych. Preferencje klientów wiążą się z ich komfortem, którego budowanie jest niezbędne dla zapewnienia odpowiednio funkcjonującej współpracy pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Na wernisażach lub spektaklach oferowany jest również poczęstunek w przerwach (np. pomiędzy aktami), gdzie bez przeszkód można rozmawiać o kwestiach biznesowych, jak również potencjalnie pozyskiwać nowe kontakty i klientów, ponieważ na tego typu wydarzenia uczęszczają ludzie z różnych branż. Uczęszczanie na konferencje, spektakle czy wernisaże ma charakter czysto biznesowy i profesjonalny. Podczas rozmów nie jest spożywany alkohol, a wszelkie dokonywane tam czynności wykonywane są w charakterze prokurenta spółki. Jest to podobnie jak w przypadku spotkań w innych miejscach niezbędne do zachowania źródła przychodu jako prokurent spółki.

Wydatki na usługi fryzjerskie czy kosmetyczne – wydatki na usługi fryzjerskie czy kosmetyczne wiążą się bezpośrednio z reprezentacją Spółki jako prokurent. Funkcja przedstawiciela Spółki wiąże się z obowiązkiem należytej prezencji podczas spotkania z klientami. Schludny wygląd pozwala na stwarzanie dobrego pierwszego wrażenia oraz łatwiejsze budowanie relacji z klientami. Zadbane dłonie czy włosy są często pierwszą rzeczą dostrzeganą przez niektórych klientów. W relacjach biznesowych ważna jest oczywiście wartość merytoryczna wypowiedzi, jednak zaufanie budowane jest również przez odpowiednią prezencję pokazującą dbałość o szczegóły. Odpowiednia prezencja jest niezbędna dla pełnienia funkcji prokurenta oraz jest jednym z warunków, który Spółka stawia przed osobami pełniącymi to stanowisko. Wydatki w tym zakresie zostały uznane przez organy podatkowe jako mogące stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli jest to wymagane w ramach pełnionej przez podatnika roli reprezentacyjnej (0114-KDIP2-1.4011.394.2022.1.KW). 

### Pytania

1) Czy może Pan zaliczyć wymienione powyżej wydatki jako koszty uzyskania przychodu, skoro są one niezbędne do zachowania Pana stanowiska jako prokurent Spółki?

2) Czy wydatki wymienione we wniosku (koszty noclegu w przypadku wyjazdów pozamiejskich; koszty wyżywienia w przypadku wyjazdów pozamiejskich; koszty ponoszone podczas spotkań z klientami/potencjalnymi klientami takie jak koszty posiłków, napojów, cateringu; koszty szkoleń podwyższających kompetencje; koszty telefonu komórkowego i związanych z nim opłat operatora sieci telefonicznej; koszty mobilnego połączenia internetowego; koszty sprzętu niezbędnego do pracy takiego jak artykuły do pisania, artykuły papiernicze, niektóre artykuły biurowe; zakup biletów wstępu do teatru, muzeum, na imprezy kulturalne, sportowe wyłącznie w celu spotkań z klientami obecnymi na tych wydarzeniach) są kosztem w pełnej faktycznie poniesionej wysokości, czy też mają charakter zryczałtowany lub są limitowane?

3) Czy do zaliczenia przez Pana wydatków jako koszty uzyskania przychodu pomniejszające podstawę opodatkowania wynagrodzenia z tytułu powołania prokurenta, wystarczającym udokumentowaniem jest posiadanie wyciągów z przelewów bankowych?

4) Jeżeli odpowiedź na pytanie 3 jest przecząca, to czy do zaliczenia przez Pana wydatków jako koszty uzyskania przychodu pomniejszające podstawę opodatkowania wynagrodzenia z tytułu powołania prokurenta, wystarczającym udokumentowaniem jest posiadanie wyciągów z przelewów bankowych z Pana opisem dotyczącym przedmiotu transakcji, np. spotkanie z klientem, artykuły biurowe, paliwo?

W wyniku uzupełnienia wniosku w odpowiedzi na wezwanie, lista każdego z poniesionych kosztów objętych pytaniami podatkowymi została zmodyfikowana i usystematyzowana, na skutek czego obejmuje:

· Koszty transportu, zakup paliwa;

· Zakup usług gastronomicznych, koszty posiłków czy napojów;

· Koszty ponoszone podczas spotkań z klientami;

· Koszty ponoszone podczas spotkań z klientami – zakup biletów;

· Wydatki na usługi fryzjerskie czy kosmetyczne.

### Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie:

Ad. 1.

Zgodnie z dyspozycją art. 1091 ustawy z dnia 1964 r. Kodeks Cywilny (zwana dalej: KC): § 1 .Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę (\`(...)\`) które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Ustawa nie doprecyzowuje zakresu umocowania prokurenta i ogranicza się do stwierdzenia „czynności związanych w prowadzeniem przedsiębiorstwa”.

Z tytułu pełnionej funkcji nie jest Pan w świetle prawa pracownikiem, ponieważ nie pełni jej na podstawie umowy o pracę, a Pana obowiązki nie są wykonywane w określonym miejscu i czasie. Dlatego klasyfikuje Pan wynagrodzenie z tego tytułu jako przychody opisane w art. 10 ust. 1 pkt 9 w związku z art. 20 ust. 1 uPIT – przychody z innych źródeł.

Art. 20 ust. 1 uPIT jako przychody z innych źródeł uważa w szczególności kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, świadczenia otrzymane z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17. Sformułowanie „w szczególności” wskazuje na otwarty katalog przychodów z innych źródeł, do którego klasyfikować należy te przychody, który nie zawierają się w dyspozycji innych przepisów uPIT.

Prokurent nie jest upoważniony do ryczałtowego zaliczenia kosztów uzyskania przychodu tak jak członkowie zarządu spółek kapitałowych. Nie prowadzi Pan również jednoosobowej działalności gospodarczej. Opisane koszty chce Pan rozliczać jako osoba fizyczna.

Jako że funkcja prokurenta nakłada na Pana obowiązki reprezentacji Spółki, wszelkie koszty z tym związane są niezbędne do jej wykonywania. W efekcie, wynagrodzenie otrzymywane od Spółki jest w części przeznaczone na niezbędne wydatki, w celu zachowania pełnienia funkcji prokurenta i wypełnienia obowiązków, za które otrzymuje Pan wynagrodzenie.

Pewnym jest, że do prowadzenia przedsiębiorstwa świadczącego działalność usługową, na którą składają się usługi księgowe oraz doradztwa podatkowego, niezbędnym jest dokonywanie wielu czynności pozasądowych w celu poszerzenia bazy klientów, budowania relacji z klientami, podpisywania z nimi umów, zapewniania ciągłości współpracy, a tym samym ciągłości przychodów spółki oraz podnoszenia własnych kompetencji w celu świadczenia lepszej jakości usług. Przykładowymi czynnościami spełniającymi wyżej wymienione cele są z pewnością:

· spotkania z klientami w miejscu przez nich preferowanym, nie narażając ich tym samym na niedogodności podróży,

· dostępność telefoniczna, mailowa oraz pocztowa w celu szybkiej wymiany informacji i odpowiadania na potrzeby klientów w czasie rzeczywistym,

· uczęszczanie na szkolenia odpowiadające tematycznie obecnym potrzebom klientów.

Wszystkie powyżej wymienione czynności wiążą się z pewnego rodzaju kosztami, takimi jak koszty podróży, wyżywienia, noclegu, usług telefonicznych, niektórych artykułów biurowych czy szkoleń.

Wymienione wyżej koszty nie mają charakteru reprezentacyjnego, a czynności niezbędnych dla zabezpieczenia przychodów dla spółki.

Również wszystkie wymienione powyżej czynności są czynnościami, których oczekuje się od prokurenta powołując go na to stanowisko. Oczywistym jest, że w przypadku niewypełnienia przez pracownika/prokurenta powierzonych obowiązków, pracodawca nie będzie skłonny do utrzymywania go w jego funkcji.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej: uPIT):

1\. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W świetle powołanego uregulowania, aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu zaistnieć muszą łącznie trzy warunki:

· celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu, lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów;

· wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 uPIT katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów;

· wydatek ten musi być udokumentowany.

Negatywny katalog wydatków, które nie zaliczają się do kosztów uzyskania przychodu, określa art. 23 uPIT.

Zgodnie z ust. 23 ww. artykułu uPIT, za koszty uzyskania przychodu nie uznaje się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Nieprawdą jest, że każde wydatki związane z zakupem żywności czy napojów nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Dzieje się tak tylko jeśli nie wypełniają dyspozycji art. 22 uPIT, tj. nie są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Nie stanowią natomiast kosztów uzyskania przychodu koszty reprezentacji, które wedle utrwalonej linii orzeczniczej podsumowanej przez wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 października 2015 r. sygn. II FSK 2141/13, są związane z kształtowaniem wizerunku i odnoszą się do wydatków mających poprawiać postrzeganie spółki przez osoby trzecie i których jedynym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku spółki na zewnątrz, w tym poprzez wydatkowanie pieniędzy na dobra „imponujące” na przykład wystawne kolacje, drogie alkohole, wystawne przyjęcia/imprezy, prywatne loty, przejazdy luksusowymi samochodami - czyli wszystko to, co nie jest niezbędne, ale może poprawić wizerunek spółki na zewnątrz. Tylko ten rodzaj kosztów podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach w art. 23 ust. 1 pkt 23 uPIT.

Wydatki wymienione w opisie stanu faktycznego zostały już wcześniej uznane przez organy za koszty uzyskania przychodu w odniesieniu do różnych stanów faktycznych: koszty transportu oraz noclegu (0112-KDIL2-2.4011.349.2021.3.MB, 0115-KDIT3.4011.135.2022.2.AD), zakup biletów wstępu (0112-KDIL2-2.4011.235.2020.1.AA), zakup usług gastronomicznych (0112-KDIL2-2.4011.235.2020.1.AA, 0115-KDIT3.4011.135.2022.2.AD), zakup paliwa (0115-KDIT3.4011.135.2022.2.AD), koszty ponoszone podczas spotkań z klientami/potencjalnymi klientami takie jak koszty posiłków, napojów, cateringu (0112-KDIL2-2.4011.349.2021.3.MB), koszty ubezpieczenia samochodu (0114-KDIP3-1.4011.358.2021.2AC), koszty szkoleń podwyższających kompetencje (0115-KDIT3.4011.278.2019.3.JŁ, 0112-KDWL.4011.184.2022.2.DS).

Żadne z wymienionych wydatków ponoszonych przez Pana nie mają na celu kształtowania wizerunku Spółki na zewnątrz.

Wszystkie wydatki zostały też udokumentowane w celu wykazania ich przeznaczenia.

Biorąc powyższe pod uwagę, stoi Pan na stanowisku, że może zaliczyć wymienione wyżej wydatki jako koszty uzyskania przychodu. Podobne stanowisko zostało przedstawione w piśmie z dnia 2 lipca 2021 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej sygn. 0114-KDIP3-2.4011.45.2019.2021.10.AK, potwierdzającym charakter wydatków prokurenta jako koszt podatkowy.

Ad. 2.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wymienia w art. 23 żadnego z kosztów wymienionych we wniosku, jako limitowany lub ryczałtowany w jakiejkolwiek wysokości. Oczywistym jest, że sam brak bezpośredniego wskazania kosztu w art. 23 uPIT, jako kosztu niestanowiącego kosztu uzyskania przychodów nie jest wystarczającym do uznania go za stanowiący koszt podatkowy. Niezbędnym dla zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest celowość wydatku i jego związek z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu.

Nie zatrudnia Pan pracowników ani nie prowadzi działalności gospodarczej, więc nie znajdą zastosowania do ponoszonych przez niego kosztów przepisy art. 23 ust. 1 pkt 36, 46, 46a uPIT.

Zgodnie z regułą opisaną w art. 23 ust 1 pkt 47 uPIT, ograniczeniu podlegają wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu. Zgodnie z nią, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów składki ubezpieczeniowe w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Pana zdaniem, wymienione w stanie faktycznym wydatki nie będą podlegały limitom z wyjątkiem wydatków poniesionych na ubezpieczenie samochodu.

Ad. 3.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewiduje w swoich regulacjach wymogów co do sposobu dokumentowania ponoszonych przez podatników wydatków.

Z przepisów nie wynika więc, że jedynym sposobem na udokumentowanie wydatku w celu zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu jest posiadanie faktury dokumentującej dany wydatek. Każdy dowód potwierdzający rzeczywiście wykonaną operację gospodarczą posiadający odpowiednie opisy, wskazania, datę, powinien być możliwy do zaliczenia jako potwierdzający koszt uzyskania przychodu. Odrębną kwestą jest jakie czynności do tych kosztów zaliczyć na podstawie odpowiednich dowodów.

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w art. 11 ust 3 przedstawiono szeroki katalog dowodów księgowych mogących być podstawą zapisów w księdze, przy czym katalog ten nie wylicza enumeratywnie wszystkich możliwych dowodów. Dodatkowo, art. 12 ust. 4 pkt 4 wprost wskazuje, że za dowody księgowe uważa się również dowody opłat pocztowych i bankowych. Warto zwrócić również uwagę na art. 181 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (zwana dalej: Ordynacja), który wskazuje katalog środków dowodowych w postępowaniu podatkowym, wymieniając w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Sformułowanie przepisu wskazuje na katalog otwarty środków dowodowym. Można więc stwierdzić, że również inne dowody dokonanych operacji gospodarczych mogą być uznawane za dowód w postępowaniu podatkowym, nie wykluczając z tej grupy wyciągów operacji bankowych.

Dodatkowo, sądy administracyjne niejednokrotnie w celu potwierdzenia faktu wydatkowania środków oraz ustalenia czy określone zdarzenia gospodarcze miały miejsce, analizowały w toku prowadzonej sprawy wyciągi z rachunków bankowych podatników. W przypadku niespójności pomiędzy twierdzeniami podatnika a historią płatności jego rachunku bankowego. Sądy stały na stanowisku nieuznawania określanych wydatków jako mających miejsce. Sądy uznawał więc wyciąg z rachunku bankowego jako dowód płatności, który mógłby pozwolić podatnikowi na dowiedzenie poniesienia określonego wydatku co stanowi jeden z warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu (np. II FSK 2313/18, II FSK 34/21).

Przepis art. 180 Ordynacji podatkowej w ust. 1 mówi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Potwierdzenia płatności pochodzące z konta bankowego zdecydowanie nie są sprzeczne z prawem, co dalej potwierdza, że mogą one stanowić dowód dokonanej operacji gospodarczej w postępowaniu podatkowym.

W Piśmie z dnia 14 czerwca 2004 r. Urzędu Skarbowego w Wolsztynie sygn. ZD-P/423/8/2004, organ wprost stwierdził, że przesyłane drogą elektroniczną, a następnie drukowane wyciągi bankowe, spełniające wskazane wyżej warunki, dokumentujące poniesienie opłat bankowych, mogą być uznane za dowód księgowy. Stanowisko to zostało podzielone w piśmie z dnia 27 sierpnia 2007 r. Drugiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie sygn. II.US.I/415-48/07 oraz w Piśmie z dnia 18 września 2017 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej sygn. 0112-KDIL3-1.4011.171.2017.AN.

Podobne stanowisko zostało wyrażone w Piśmie z dnia 10 października 2019 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej sygn. 0112-KDIL3-1.4011.227.2019.1.GM, gdzie organ wskazał, „(\`(...)\`) że brak możliwość zaewidencjonowania danych wydatków z uwagi na brak posiadania przez podatnika wymaganej formy ich udokumentowania - nie oznacza automatycznego braku możliwości uznania ich za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli zatem podatnik w inny sposób rzetelnie udokumentuje poniesienie kosztu podatkowego, powinien to uwzględnić w trakcie roku podatkowego w bieżącej zaliczce na podatek, jak również w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego”.

Również w mniemaniu specjalistów z dziedziny podatków, przelew bankowy może stanowić podstawę zaksięgowania kosztu uzyskania przychodów, jeżeli podatnik potrafi udowodnić, że spełnia on wymagane przepisami warunki. Wskazują również, że nie jest problemem fakt braku posiadania faktur dokumentujących dane zdarzenie.

Stoi więc Pan na stanowisku, że wyciąg z rachunku bankowego jest wystarczającym udokumentowaniem wydatku jako kosztu uzyskania przychodu pomniejszającego podstawę opodatkowania wynagrodzenia z tytułu powołania prokurenta.

Ad. 4.

Znajdą tutaj zastosowanie argumenty zawarte w uzasadnieniu do pytania numer 3 wniosku.

Dodatkowo, w piśmie z dnia 20 kwietnia 2018 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.132.2018.1.AP organ uznał, że własnoręcznie sporządzone potwierdzenie dokonania transakcji nie jest wystarczające do uznania go za należycie dokumentujący zdarzenie gospodarcze. Dopiero po uzupełnieniu go o potwierdzenie dokonania przelewu na odpowiednie konta, razem będą mogły stanowić odpowiedni dowód księgowy. Analogiczna sytuacja opisywana jest w stanie faktycznym wniosku, gdzie chce Pan traktować potwierdzenie dokonania przelewów wraz ze sporządzonym przez siebie opisem transakcji dotyczącym przedmiotu transakcji, np. spotkanie z klientem, artykuły biurowe, paliwo.

Stoi więc Pan na stanowisku, że wyciąg z rachunku bankowego wraz z Pana opisem dotyczącym przedmiotu transakcji, np. spotkanie z klientem, artykuły biurowe, paliwo, jest wystarczającym udokumentowaniem wydatku jako kosztu uzyskania przychodu pomniejszającego podstawę opodatkowania wynagrodzenia z tytułu powołania prokurenta. 

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe w części odnoszącej się do dokumentowania wydatków, ponoszonych kosztów noclegu w przypadku wyjazdów pozamiejskich, kosztów szkoleń podwyższających kompetencje, kosztów sprzętu niezbędnego do pracy takiego jak artykuły do pisania, artykuły papiernicze, niektóre artykuły biurowe i nieprawidłowe w pozostałej części.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 9 ust. 2 ww. ustawy:

Dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy art. 23o, art. 23u, art. 24-24b, art. 24c, art. 24e, art. 30ca, art. 30da oraz art. 30f nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów.

W myśl natomiast art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jednym ze źródeł przychodów wymienionych w art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są wskazane w pkt 9 tego przepisu inne źródła.

Jak stanowi art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, świadczenia otrzymane z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17.

Użycie w powyższym przepisie sformułowania „w szczególności” wskazuje, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby do tej kategorii zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 tej ustawy. W związku z tym, każde świadczenie mające realną korzyść finansową, o ile nie stanowi konkretnej kategorii przychodu zaliczanego do jednego ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1-8b ww. ustawy, jest dla świadczeniobiorcy przychodem z innych źródeł.

W kontekście opisanego zdarzenia wyjaśnienia wymaga, że jak stanowi przepis art. 1091 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.):

Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Udzielenie prokury jest uznawane za jednostronną czynność prawną. Do udzielenia prokury wystarczające jest zatem złożenie oświadczenia woli przez podmiot do tego uprawniony. Powołanie do pełnienia określonych funkcji jest więc stosunkiem prawnym jednostronnym.

Odnosząc powyższe regulacje prawne na grunt omawianej sprawy należy stwierdzić, że skoro funkcję prokurenta pełni Pan w oparciu o uchwałę zarządu Spółki, to otrzymywane z tego tytułu stałe wynagrodzenie stanowi przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 w związku z art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przechodząc do możliwości zastosowania kosztów uzyskania przychodu, wyjaśnić natomiast należy, że stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki, których celem jest osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie i zachowanie tego źródła, tak aby przynosiło przychody także w przyszłości.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z uzyskanymi przychodami. Z oceny związku z uzyskanym przychodem winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie mógł się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl przywołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

· pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

· zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione przez osoby inne niż podatnik),

· nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

· być właściwie udokumentowany.

Należy przy tym zauważyć, że sam fakt niewymienienia określonego wydatku w art. 23 ust. 1 ustawy, zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, nie może przesądzać automatycznie o możliwości uwzględnienia tego wydatku przy ustalaniu podstawy opodatkowania. Konieczne jest wykazanie związku ponoszonych kosztów ze źródłem przychodu oraz uzyskiwanym z tego źródła przychodem.

Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

**W procedowanej sprawie, uznać zatem należy, że ma Pan prawo zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na: koszty biletów kolejowych, koszty biletów transportu miejskiego, koszty noclegu w przypadku wyjazdów pozamiejskich, przejazdy taksówką, koszty szkoleń podwyższających kompetencje, koszty sprzętu niezbędnego do pracy takiego jak artykuły do pisania, artykuły papiernicze, niektóre artykuły biurowe, Koszty noclegu w hotelach i hostelach, Koszty ponoszone podczas spotkań z klientami, w tym okazjonalny koszt zakupu torby/teczki na przechowywanie dokumentów potrzebnych podczas spotkań z klientami, zakup niezbędnych artykułów biurowych (długopisy, segregatory, zszywki, notesy itp.).**

Są to bowiem wydatki ściśle związane z realizacją zadań dotyczących pełnienia funkcji prokurenta.

**Jednocześnie ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na: koszty paliwa, koszty mobilnego połączenia internetowego, opłaty operatora sieci telefonicznej, parking, opłaty autostradowe, opłaty za myjnię samochodową jednakże w takiej wysokości w jakiej ściśle łączą się one ze sprawowaną przez Pana funkcją prokurenta, a nie – jak Pan nieprawidłowo uważa – w całości.**

Jakkolwiek wydatki te co do zasady mogą wykazywać związek z pełnieniem funkcji prokurenta, jednak jeżeli nie są związane tylko z uzyskiwanym przychodem w postaci wynagrodzenia prokurenta, ale też z innymi źródłami przychodu czy też z Pana potrzebami osobistymi, powinny być one wyodrębnione.

Stosownie natomiast do art. 23 ust. 1 pkt 47 ww. ustawy:

· Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

**W związku z powyższym ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów - koszty ubezpieczenia samochodu – z uwzględnieniem limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.**

**Podkreślenia wymaga przy tym, że to na Panu spoczywa obowiązek należytego wykazania i udokumentowania tych wydatków.**

Uzyskiwane przez Pana przychody z tytułu pełnienia funkcji prokurenta należy wykazać w zeznaniu podatkowym, jako przychód z innych źródeł i obliczyć podatek według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z zastosowaniem odpowiednio udokumentowanych i przyporządkowanych do tego źródła kosztów uzyskania przychodu w postaci wskazanych przez Pana ww. wydatków.

W celu prawidłowej realizacji dyspozycji art. 22 ust. 1 ustawy ponoszone koszty należy przyporządkować do konkretnego źródła przychodu uwzględniając zakres i skalę pełnionej funkcji prokurenta w konkretne sytuacji faktycznej. Powyższe podyktowane jest koniecznością uniknięcia sytuacji, w której Pana rzeczywista aktywność jako prokurenta byłaby znikoma w porównaniu do innych aktywności, w których również wykorzystywałby Pan przedmioty ww. wydatków.

Jeśli zatem poniesiony wydatek w wysokości zaliczonej do kosztów uzyskania przychodów przyczynia się do osiągania (zachowania albo zabezpieczenia) przychodu z tytułu pełnienia funkcji prokurenta, jest Pan zobowiązany do właściwego udokumentowania danego poniesionego wydatku, np. powinien Pan prowadzić stosowne ewidencje, dokumentacje i rozliczenia, które będą poświadczać powyższe.

W tym miejscu należy odnieść się do uregulowań zawartych w Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

· Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Natomiast zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej:

· Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy w tym miejscu podkreślić ogólną zasadę, zgodnie z którą koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła i pomniejszają przychody z tego właśnie źródła.

**Biorąc powyższe pod uwagę, ma Pan rację, że do zaliczenia przez Pana wydatków jako koszty uzyskania przychodu pomniejszające podstawę opodatkowania wynagrodzenia z tytułu powołania prokurenta wystarczającym udokumentowaniem jest posiadanie przez Pana wyciągów z przelewów bankowych, jak również posiadanie przez Pana tychże wyciągów z przelewów bankowych z Pana opisem dotyczącym przedmiotu transakcji, np. spotkanie z klientem, artykuły biurowe, paliwo.**

Zaznaczam, że okoliczność uznania danego wydatku za ww. koszt uzyskania przychodu może podlegać weryfikacji przez organ podatkowy w toku ewentualnej kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – może podlegać indywidualnej ocenie pod kątem zarówno związku z przychodem/źródłem przychodu, jak i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu/zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Organ w interpretacji indywidualnej dokonuje natomiast wykładni przepisów prawa podatkowego wyłącznie w oparciu o informacje i okoliczności faktyczne podawane przez wnioskodawcę, jest związany treścią wniosku i nie ma uprawnień ani nawet możliwości badania prawdziwości faktów czy stwierdzeń, podawanych przez wnioskodawcę. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) będzie zgodny ze stanem rzeczywistym, w postępowaniu interpretacyjnym nie może być prowadzone postępowanie dowodowe. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego czy kontroli podatkowej. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku.

W myśl natomiast przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

· Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reprezentacji, reklamy oraz promocji, zatem rozpatrując niniejszą sprawę, należy odnieść się do ich wykładni językowej.

Reprezentacja odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji, o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu każdych działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

· stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

· stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez przedsiębiorcę ma na celu stworzenie o nim takiego wyobrażenia, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, iż reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy (J. Marciniuk, Podatek dochodowy od osób prawnych, Rok 2007, Komentarz, Wyd. C.H. Beck, Warszawa 2007, teza 438 do art. 16, s. 568).

Istotne zatem jest rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama). Ocena charakteru wydatku możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Ocena ta powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

**Mając powyższe na względzie, w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatków sklasyfikowanych przez Pana jako poniesione na: Zakup usług gastronomicznych, koszty posiłków czy napojów, cateringu, Koszty ponoszone podczas spotkań z klientami – zakup biletów, zakup biletów wstępu, na wydarzenia takie jak konferencje, spektakle czy wernisaże, do teatru, do muzeum, na imprezy kulturalne czy sportowe, wydatki na spotkania w biurze Spółki lub w pokoju hotelowym, nie może Pan uznać za koszty uzyskania przychodów z pełnionej przez Pana funkcji prokurenta, albowiem jako koszty reprezentacji odpowiadające za stworzenie korzystnej atmosfery spotkania, spełniają one przesłankę ich wyłączenia z takich kosztów, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.**

Jak sam Pan bowiem wyjaśnił w uzupełnieniu wniosku odpowiednio przy tychże wydatkach:

· (…) w celu stworzenia jak najdogodniejszej (…) atmosfery i warunków (…);

· Atmosfera zarówno kawiarni jak i restauracji wpływa pozytywnie na relacje z klientami oraz pozwala na komfortowe omówienie wszystkich niezbędnych kwestii (…);

· Spotkania z klientami i reprezentacja spółki w negocjacjach jest jednym z podstawowych uprawnień prokurenta;

· (…) w celu stworzenia bardziej przystępnej atmosfery spotkania;

· Jako prokurent jest Pan uprawniony do reprezentacji spółki;

· Klienci czasem zamiast atmosfery restauracji preferują spektakle lub wernisaże jako tło rozmów biznesowych.

Nie każdy wydatek, choćby jego poniesienie – z punktu widzenia podatnika – posiadało racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Prowadząc działalność podatnik ponosi szereg wydatków, zarówno takich, których poniesienie w sposób bezpośredni związane jest z działaniami firmy (np. zakup towarów i usług mających na celu zabezpieczenie podstawowej działalności), jak również i takich, których cechy – po przedstawieniu odpowiedniej argumentacji – uzasadniałyby ich związek z potencjalnym uzyskaniem przychodów, utrzymaniem źródła przychodów, bądź jego zabezpieczeniem.

Zauważyć należy, że aby wydatki mogły stanowić koszt uzyskania przez Pana przychodu z funkcji prokurenta, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby sprawowanej funkcji.

Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, bowiem wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodu z funkcji prokurenta, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodu. W konsekwencji wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu z pełnionej przez Pana funkcji prokurenta.

Podkreślenia wymaga, że schludny i estetyczny wygląd świadczy o kulturze osobistej i nie jest zależny od rodzaju prowadzonej aktywności. Natomiast obowiązujące zasady współżycia społecznego wymagają, aby osoby pełniące pewne funkcje, np. prokurenta, posiadały wygląd adekwatny do pełnionej funkcji, podobnie zresztą jak osoby zatrudnione w innych zawodach np. nauczyciele, urzędnicy, prawnicy itp. Niewątpliwie w sprawowanej przez Pana funkcji dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotna, jednakże nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Poprawa wizerunku nie może stanowić przesłanki pozwalającej uznać Wydatki na usługi fryzjerskie czy kosmetyczne za koszty uzyskania przychodu.

Biorąc pod uwagę opis okoliczności faktycznych oraz przedstawioną uprzednio argumentację i wyjaśnienia, tego typu wydatki noszą znamiona wydatków o charakterze osobistym, a te nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Gdyby nawet przyjąć, że opisane Wydatki na usługi fryzjerskie czy kosmetyczne spełniają przesłanki wskazane w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to zważywszy, że poniesienie wskazanych we wniosku wydatków w głównej mierze ma na celu budowanie odpowiedniego, w pewien sposób niepowtarzalnego Pana wizerunku i prezencji, zasadne jest wskazanie na ich reprezentacyjny charakter, który tym samym przesądza, że nie mogą one stanowić kosztów podatkowych.

Podobnie koszty Pana wyżywienia czy Koszty Pana noclegu w części dotyczącej konferencji i szkoleń nie mogą zostać uznane za przedmiotowe koszty w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ są one Pana kosztami osobistymi, które musiałby Pan i tak ponosić, niezależnie od tego, gdzie by Pan był.

**Reasumując, na gruncie opisanego we wniosku zdarzenia, za koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie może Pan również uznać wydatków sklasyfikowanych przez Pana jako poniesione na: Koszty noclegu – w części dotyczącej konferencji i szkoleń, koszty Pana wyżywienia, Wydatki na usługi fryzjerskie czy kosmetyczne, ponieważ stanowią one wydatki o Pana charakterze osobistym, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych.**

Jednocześnie jak Pan wyjaśnił :

· Jako prokurent jest Pan uprawniony do reprezentacji spółki oraz pozyskiwania nowych klientów, gdzie konferencje są idealnym miejscem na spełnianie obu wymogów.

Świadczy to zatem, że w przypadku konferencji, nawet gdyby uznać, że jednym z jej celów byłyby spotkania z klientami, również mielibyśmy do czynienia z kosztem reprezentacji, który z przyczyn wyjaśnionych wyżej i tak nie mógłby zostać uznany za koszt w rozumieniu art. 22 ust. 1 cyt. ustawy.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Końcowo zauważyć należy, że okoliczność czy wydatki pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu są poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, jak również ich właściwe dokumentowanie może podlegać weryfikacji przez organ podatkowy w toku ewentualnej kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – może podlegać indywidualnej ocenie pod kątem zarówno związku z przychodem/źródłem przychodu, jak i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu/zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Organ w interpretacji indywidualnej dokonuje natomiast wykładni przepisów prawa podatkowego wyłącznie w oparciu o informacje i okoliczności faktyczne podawane przez wnioskodawcę, jest związany treścią wniosku i nie ma uprawnień ani nawet możliwości badania prawdziwości faktów czy stwierdzeń, podawanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) będzie zgodny ze stanem rzeczywistym, w postępowaniu interpretacyjnym nie może być prowadzone postępowanie dowodowe. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego czy kontroli podatkowej. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Pana w złożonym wniosku.

W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

· Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

· Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).