Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-1008/12/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-12-21
Teza: uznanie, czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę, jak również skany (elektroniczny obraz) faktur zapisane w formacie PDF stanowią faktury elektroniczne, dające prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w tych fakturach
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2012r. (data wpływu 2 października 2012r.), uzupełnionym pismem z dnia 17 grudnia 2012r. (data wpływu) oraz pismem z dnia 19 grudnia 2012r. (data wpływu), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę, jak również skany (elektroniczny obraz) faktur zapisane w formacie PDF stanowią faktury elektroniczne, dające prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w tych fakturach - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 2 października 2012r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 17 grudnia 2012r. (data wpływu) oraz pismem z dnia 19 grudnia 2012r. (data wpływu), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę, jak również skany (elektroniczny obraz) faktur zapisane w formacie PDF stanowią faktury elektroniczne, dające prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w tych fakturach.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, wystawia faktury VAT dokumentujące sprzedaż towarów i usług. Jednocześnie otrzymuje faktury VAT zakupu od swoich kontrahentów. Wystawiane faktury sprzedaży jak również otrzymywane faktury zakupu mają formę papierową.

Spółka w przyszłości planuje przesyłać własne faktury sprzedaży w formie elektronicznej w formacie PDF przy użyciu poczty elektronicznej. Jednocześnie Spółka zamierza wyrazić zgodę swoim kontrahentom na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie PDF przesyłanych pocztą elektroniczną. W przypadku faktur zakupu od podmiotu powiązanego jak również faktur sprzedaży wystawianych przez Spółkę na rzecz podmiotu powiązanego, Spółka oraz jej jednostka powiązana w celu przesyłu (udostępnienia) faktur w formie elektronicznej w formacie PDF zamierza wykorzystać biblioteki dokumentów na wspólnym zasobie sieciowym. Biblioteki dokumentów każdorazowo wskazywałyby kto i kiedy dodał do zasobu (umieścił) daną fakturę w formie pliku elektronicznego. W przypadku faktur otrzymywanych od podmiotu powiązanego w formie elektronicznej Spółka rozważa wyrażenie zgody na ich udostępnienie na wspólnym zasobie sieciowym w formie skanu - czyli elektronicznego obrazu faktury zapisanego w formacie PDF.

Autentyczność pochodzenia każdej faktury jak również integralność treści każdej faktury byłaby zapewniona dzięki zastosowaniu odpowiedniej procedury biznesowej (m.in. nakładającej istniejący obowiązek kontroli merytorycznej każdej faktury, wskazującej kto, kiedy i na jaki adres e-mail może wysyłać faktury sprzedaży w formie elektronicznej oraz umieszczać je na wspólnym zasobie sieciowym - dotyczy tylko jednostki powiązanej, określającej kto, kiedy i na jaki adres e-mail może wysyłać ze strony poszczególnych kontrahentów faktury w formie elektronicznej oraz umieszczać je na wspólnym zasobie sieciowym - dotyczy tylko jednostki powiązanej).

Jednocześnie faktury przesyłane drogą elektroniczną (przy użyciu poczty elektronicznej bądź umieszczone w bibliotekach dokumentów na wspólnym zasobie sieciowym) byłyby przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przy jednoczesnym zapewnieniu łatwego ich odszukania i bezzwłocznego dostępu.

Dodatkowo w piśmie z dnia 19 grudnia 2012r. Wnioskodawca uzupełnił treść przedstawionego zdarzenia przyszłego dodając, iż akceptacja sposobu przesyłania faktur w formie elektronicznej będzie spełniona poprzez zawarcie przez Spółkę odpowiedniego porozumienia ze swoimi odbiorcami i dostawcami.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym można uznać, że faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę, jak również skany (elektroniczny obraz) faktur zapisane w formacie PDF otrzymane od jednostki powiązanej przesyłane przy użyciu poczty elektronicznej bądź też udostępniane na wspólnym zasobie sieciowym w przypadku jednostek powiązanych, stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, dające prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w tych fakturach?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym wspomniane faktury stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, dając prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w tych fakturach.

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Ponadto, zgodnie z § 4 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Powyższe oznacza, że podstawowym warunkiem dopuszczalności elektronicznego fakturowania jest wyrażanie zgody na taką formę fakturowania przez odbiorcę faktury. Warunek ten będzie spełniony poprzez zawarcie przez Spółkę odpowiedniego porozumienia w formie pisemnej ze swoimi odbiorcami jaki i dostawcami, w którym zostanie wyrażona akceptacja stron dla przesyłania faktur w formie załącznika PDF do wiadomości e-mail a w przypadku faktur dokumentujących transakcje z podmiotem powiązanym do udostępniania ich na wspólnym zasobie sieciowym (dla faktur wystawionych przez podmiot powiązany na rzecz Spółki w formie skanu - obrazu fotograficznego faktury w formacie PDF).

Kolejnym wymogiem, niezbędnym do uznania dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów Rozporządzania w sprawie faktur elektronicznych jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury wprowadził § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Zgodnie z jego brzmieniem, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktur. O zapewnieniu integralności treści faktury mówimy z kolei w przypadku, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Kwestią kluczową jest zatem udowodnienie i uzyskanie pewności co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów (świadczącej usługę) i wystawcy faktury oraz faktu, iż w fakturze nie zmieniono danych, które ona zawiera. Powyższe sformułowania sprowadzają się do zapewnienia, że faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych podaje jednak tylko przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury tj. zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to więc otwarty katalog metod, co potwierdza zastosowanie wyrażenia „w szczególności" w tym przepisie. Podatnicy mogą zatem stosować dowolne metody przesyłania (w tym udostępniania) faktur w formie elektronicznej, o ile zagwarantują one spełnienie warunków autentyczności pochodzenia i integralności treści, o których mowa w ust. 1 wspomnianego przepisu.

Zdaniem Spółki, faktury wystawione w formacie PDF jak również skany (elektroniczne obrazy) faktur zapisane w formacie PDF, przesyłane pocztą elektroniczną bądź udostępnione na wspólnym zasobie sieciowym (w przypadku jednostek powiązanych) w przedstawionych przez Spółkę okolicznościach spełniały będą wymóg) określone w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają na zidentyfikowanie pochodzenia faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić, stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio udokumentowane rozwiązania proceduralne. W opinii Spółki dla spełnienia warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury będzie opracowanie w formie pisemnej i wdrożenie stosownej procedury biznesowej, gwarantującej przestrzeganie opisanych zasad.

Oczywiście faktem jest, iż przy wykorzystaniu specjalistycznej wiedzy możliwe jest podszywanie się pod nadawcę wiadomości i takie zredagowanie jej treści aby sprawiała ona wrażenie pochodzącej od nadawcy. Istnieją również programy służące do obróbki graficznej dające możliwość zmiany zawartości faktury. Należy jednak mieć na uwadze, że jest to działanie przestępcze, a podobnej operacji sfałszowania dokumentu można dokonać w stosunku do faktury papierowej.

W związku z powyższym, Spółka uznaje, że dopuszczalne jest wprowadzenie rozwiązania dającego ten sam stopień pewności, co do autentyczności i integralności treści, jak dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą. Nie można zatem stawiać innych warunków zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści dla faktur elektronicznych i papierowych. W stosunku do faktury papierowej nie jest wymagane takie jej zabezpieczenie, które ma uniemożliwić dokonanie jakiegokolwiek przestępstwa przeciwko dokumentom. Z racji tego, że dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą nie jest wymagane uniemożliwienie sfałszowania danych na fakturze, nie można tego wymagać od faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Zatem faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną czy też udostępnione na wspólnym zasobie sieciowym (dla faktur wystawionych przez podmiot powiązany na rzecz Spółki w formie skanu - obrazu fotograficznego faktury w formacie PDF), w taki samym stopniu jak faktur papierowe, przesyłane klasyczną pocztą, uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać i zapewniają autentyczności pochodzenia. Wynika to z faktu, że obecnie dostępne oprogramowanie, w takim samym stopniu umożliwia, niezgodne z prawem, wytworzenie zawierającej zmienione istotne dane faktury czy to w postaci papierowej czy w postaci elektronicznej.

Spółka pragnie podkreślić, iż faktury przesyłane drogą elektroniczną (przy użyciu poczty elektronicznej bądź umieszczone w bibliotekach dokumentów na wspólnym zasobie sieciowym) będą przechowywane przez Spółkę zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Dodatkowo w piśmie z dnia 17 grudnia 2012r. Wnioskodawca dodał, że zdaniem Spółki faktury opisane w zdarzeniu przyszłym będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Przepis § 4 ust. 1 cyt. rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z § 19 ust. 2 przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Zgodnie z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zasady regulujące kwestie dotyczące faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w pkt 2 ww. przepisu wskazano, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Jednakże zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej ( § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z przepisem art. 232 Dyrektywy 2006/112/WE faktury mogą zostać przesłane w formie papierowej lub mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Zatem udostępniając fakturę poprzez pocztę elektroniczną, Wnioskodawca niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym.

W myśl art. 233 Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189) Państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

1.  za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych (1);
2.  za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/ WE z dnia 19 października 1994r. dotyczącego aspektów gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie.

Z powyższego wynika, iż przepis art. 233 Dyrektywy VAT 2006/112/WE dopuszcza możliwość stosowania innych (mniej zaawansowanych technicznie) sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanej e-faktury. Jednakże państwa członkowskie dokonują akceptacji sposobu przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT.

Zatem ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia oraz zachowania „integralności treści”.

W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone w cytowanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Z uwagi zaś na specyfikę tego rodzaju faktur, ustawodawca nakazał - w przypadku ich wystawiania - dochowanie wymogu autentyczności i integralności, które zostały również przewidziane regulacjami dotyczącymi faktur papierowych.

Z treści wniosku wynika, iż Spółka w przyszłości planuje przesyłać własne faktury sprzedaży w formie elektronicznej w formacie PDF przy użyciu poczty elektronicznej. Jednocześnie Spółka zamierza wyrazić zgodę swoim kontrahentom na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie PDF przesyłanych pocztą elektroniczną. W przypadku faktur zakupu od podmiotu powiązanego jak również faktur sprzedaży wystawianych przez Spółkę na rzecz podmiotu powiązanego, Spółka oraz jej jednostka powiązana w celu przesyłu (udostępnienia) faktur w formie elektronicznej w formacie PDF zamierza wykorzystać biblioteki dokumentów na wspólnym zasobie sieciowym. Biblioteki dokumentów każdorazowo wskazywałyby kto i kiedy dodał do zasobu (umieścił) daną fakturę w formie pliku elektronicznego. W przypadku faktur otrzymywanych od podmiotu powiązanego w formie elektronicznej Spółka rozważa wyrażenie zgody na ich udostępnienie na wspólnym zasobie sieciowym w formie skanu - czyli elektronicznego obrazu faktury zapisanego w formacie PDF. Autentyczność pochodzenia każdej faktury jak również integralność treści każdej faktury byłaby zapewniona dzięki zastosowaniu odpowiedniej procedury biznesowej (m.in. nakładającej istniejący obowiązek kontroli merytorycznej każdej faktury, wskazującej kto, kiedy i na jaki adres e-mail może wysyłać faktury sprzedaży w formie elektronicznej oraz umieszczać je na wspólnym zasobie sieciowym - dotyczy tylko jednostki powiązanej, określającej kto, kiedy i na jaki adres e-mail może wysyłać ze strony poszczególnych kontrahentów faktury w formie elektronicznej oraz umieszczać je na wspólnym zasobie sieciowym - dotyczy tylko jednostki powiązanej).

Jednocześnie faktury przesyłane drogą elektroniczną (przy użyciu poczty elektronicznej bądź umieszczone w bibliotekach dokumentów na wspólnym zasobie sieciowym) byłyby przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przy jednoczesnym zapewnieniu łatwego ich odszukania i bezzwłocznego dostępu.

Akceptacja sposobu przesyłania faktur w formie elektronicznej będzie spełniona poprzez zawarcie przez Spółkę odpowiedniego porozumienia ze swoimi odbiorcami i dostawcami.

Zaznaczyć należy, iż dla uznania danego dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów rozporządzania w sprawie faktur elektronicznych, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, a więc zagwarantowanie, iż faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.

Należy zauważyć, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur można gwarantować wg metody określonej przez podatnika.

Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. rozporządzenie nie precyzuje, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Z powyższego wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika podatku od towarów i usług faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12,16 i 18 (art. 86 ust.10 pkt 1).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 cyt. ustawy o VAT, wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz uwzględniając przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i udostępniania faktur drogą elektroniczną. Również powyższe regulacje dopuszczają możliwość udostępniania oraz pobierania faktur z zabezpieczonego portalu internetowego.

Zatem zarówno przesyłanie i otrzymywanie jak i udostępnianie i pobieranie drogą elektroniczną, w tym również udostępnione na wspólnym zasobie sieciowym, faktur elektronicznych, jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W konsekwencji faktury VAT w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki udostępniania faktur drogą elektroniczną uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Powyższe rozstrzygnięcie wydano w oparciu o przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego, w którym Spółka wskazała, że przyjęty przez nią system otrzymywania faktur drogą elektroniczną pozwoli na spełnienie wymogów określonych w powołanych § 4 i § 6 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Przy czym wskazuje się, iż faktycznej oceny wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Podkreśla się także, iż tutejszy Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.