Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-1.4011.193.2025.2.MAP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-06-03
Teza: Ustalenie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania
przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie
wskazanych dokumentów.
Słowa kluczowe: dokumentowanie
dowód-dowód księgowy
koszt-koszty uzyskania przychodów
wydatek
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania
przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 22-ust. 1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lutego 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie
      kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie –
      pismem z 3 kwietnia 2025 r. (wpływ 3 kwietnia 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od 5 maja 2023 r. jako ...
    . Działalność jest prowadzona pod adresem ..., pod numerem NIP ... i numerem REGON ...,
    pod kodami PKD: 59.11.Z, 47.19.Z, 47.42.Z, 47.91 .Z, 73.12.C, 95.12.Z (klasyfikacja PKD z
    2007 r.).
    Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art.
    3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U.
    2025, poz. 163 ze zm.) i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i
    rozchodów. Wnioskodawca opodatkowuje dochody z działalności gospodarczej według
    zasad ogólnych (skalą podatkową).
    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca publikuje tworzone
    przez siebie materiały wideo na dedykowanej platformie umożliwiającej udostępnianie
    treści multimedialnych użytkownikom tej platformy. Tworzone filmy dotyczą prezentacji
    prostych telefonów komórkowych starszego typu, niebędących smartfonami. Po
    wykorzystaniu danych telefonów do filmu są one odsprzedawane przez Wnioskodawcę na
    platformach internetowych, zaś ich sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej.
    Jako, że przedmiotem handlu są starsze produkty, telefony te nie są dostępne na rynku
    pierwotnym. Wnioskodawca jest więc zmuszony pozyskać towary innymi kanałami, często
    dokonując zakupów od osób fizycznych, które posiadają konkretny model poszukiwany
    przez Wnioskodawcę.
    Poniżej Wnioskodawca przedstawia sposoby, jakimi uzyskuje telefony z rynku wtórnego:
      1. zakup telefonów po zawarciu ustnych ustaleń od pośrednika z Austrii, który jest
        osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Płatność za towar jest
        dokonywana w całości przelewem, w tytule przelewu Wnioskodawca opisuje ilość i
        rodzaj kupowanych telefonów. Towar następnie jest wysyłany do Wnioskodawcy
        kurierem. Ten sposób pozyskiwania telefonów stanowi zdecydowaną większość
        nabyć telefonów przez Wnioskodawcę (około 95%);
      2. zakup telefonów stacjonarnie na terenie Polski, na rynkach lub bazarach od osób
        fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zapłata za towar
        dokonywana jest gotówką. W tym przypadku, Wnioskodawca nie dysponuje żadnym
        dowodem sprzedaży wystawionym przez sprzedającego, ani elektronicznym lub
        papierowym potwierdzeniem zapłaty;
      3. zakupy za pośrednictwem polskich internetowych portali aukcyjnych, gdzie
        potwierdzeniem zakupu jest przelew za produkt oraz zapis w historii na koncie
        Wnioskodawcy w serwisie aukcyjnym, potwierdzający dokonanie zakupu. Zgodnie z
        regulaminem portali, poprzez zawarcie transakcji dochodzi do zawarcia umowy
        sprzedaży.

    Jeżeli suma wartości rynkowej telefonów w obrębie jednej transakcji przekracza 1 000 zł,
    Wnioskodawca dodatkowo składa deklarację PCC-3 i opłaca podatek od czynności
    cywilnoprawnych w wysokości 2%.
    Wnioskodawca w żadnej z trzech powyżej przedstawionych sytuacji nie ma możliwości
    podpisania umowy kupna-sprzedaży ze sprzedającym zawierającej jego pełne dane
    osobowe i adresowe. Jest to spowodowane różnymi czynnikami, najczęściej chęcią
    ułatwienia i przyspieszenia transakcji przez sprzedających. Uzyskanie dodatkowej
    dokumentacji od sprzedających (podpisów na umowach kupna-sprzedaży, czy rachunków)
    jest więc często czasochłonne i zazwyczaj kończy się niepowodzeniem. Mimo braku
    zwyczajowych dowodów księgowych, Wnioskodawca ujmuje wydatki poniesione na zakup
    telefonów na podstawie poniżej opisanych dokumentów.
    Ad 1.
    W przypadku zakupu telefonów od pośrednika Wnioskodawca dokumentuje zakup
    towarów potwierdzeniem przelewu. Na dokumencie są wskazane następujące informacje:
      a) dane osobowe i adresowe Wnioskodawcy i sprzedającego będącego pośrednikiem,
      b) przedmiot transakcji zawarty w opisie przelewu wraz ze wskazaniem ilości, jeżeli jest
        nabywanych kilka sztuk telefonów,
      c) datę dokonania operacji gospodarczej (zakup przedmiotu), która odpowiada dacie
        wystawienia dowodu,
      d) numer operacji bankowej.
    Transakcje są zawierane w walucie polskiej.
    Ad 2.
    W przypadku towarów zakupionych na bazarach, Wnioskodawca sporządza opis towaru
    zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i
    wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar (Wnioskodawcy). Jako cenę towaru
    Wnioskodawca przyjmuje kwotę, którą w istocie zapłacił sprzedającemu nabywając
    telefon. Tak sporządzony opis stanowi następnie podstawę do ujęcia wydatku
    poniesionego na zakup telefonów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
    Wnioskodawcy.
    Ad 3.
    W przypadku zakupu telefonów na polskich portalach aukcyjnych, Wnioskodawca
    dysponuje wygenerowanym za pomocą interfejsu portalu aukcyjnego zestawieniem
    zawierającym wszystkie szczegóły dotyczące transakcji. Wydruk ten oznaczony jest
    indywidualnym, niepowtarzalnym numerem aukcji. Umożliwia to identyfikację konkretnej
    transakcji, odtworzenie jej szczegółów nawet po dłuższym czasie, dochodzenie
    ewentualnych roszczeń od kontrahenta, itp. Zestawienie zawiera nazwę portalu
    aukcyjnego i indywidualny numer zamówienia, dane nabywcy oraz nick sprzedawcy,
    którego pełne dane posiada portal aukcyjny, daty: zakupu, wysyłki i dostawy oraz opis
    przedmiotu aukcji. Na potwierdzeniu zamówienia nie figuruje imię i nazwisko sprzedawcy,
    ponieważ danymi tymi dysponuje wyłącznie platforma internetowa, za pośrednictwem
    której odbywa się aukcja. Nie ma możliwości uzyskania pełnych danych sprzedawcy,
    ponieważ portale aukcyjne nie udzielają tego typu informacji, jednak każde konto jest
    wewnętrznie weryfikowane przez portal aukcyjny. Do każdej transakcji Wnioskodawca
    dołącza potwierdzenie przelewu, zaś każdy wydruk zostaje przez Niego podpisany. Warto
    w tym miejscu podkreślić, że potwierdzenie przelewu dokumentujące zawarcie transakcji
    na portalu aukcyjnym zawiera kwotę oraz datę transakcji, dzięki czemu można ją
    jednoznacznie powiązać z konkretną aukcją.
    W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca udzielił odpowiedzi na pytania:

      a) Czy opisane we wniosku dokumenty potwierdzające transakcje nabycia przez
        Wnioskodawcę towarów zawierają wszelkie niezbędne dane określone w § 11 ust. 3
        pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i
        rozchodów z 23 grudnia 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.), tj.:
        · wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy)
          uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
        · datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji
          gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji
          gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie
          jednej daty,
        · przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli
          przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
        · podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji
          gospodarczych
        - oraz są oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie
        dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie?
        Odpowiedź: Jak zostało wskazane we wniosku, w przypadku zakupu telefonów od
        austriackiego pośrednika Wnioskodawca dysponuje potwierdzeniem przelewu,
        które zawiera:
          · wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej z niezbędnymi
            danymi stron, czyli zarówno imieniem, nazwiskiem i adresem sprzedawcy,
            jak i nabywcy w osobie Wnioskodawcy,
          · datę dokonania operacji gospodarczej, która odpowiada dacie wystawienia
            dowodu,
          · przedmiot operacji gospodarczej, jakim jest zakup telefonów z dokładnym
            określeniem ilości i rodzaju nabytych telefonów wraz z określeniem wartości
            całości transakcji.
        Potwierdzenie przelewu zawiera indywidualny numer transakcji, który umożliwia
        powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie.
        Potwierdzenie przelewu zawiera informację banku, że dokument nie wymaga
        dodatkowych stempli oraz podpisów, jednak Wnioskodawca dla celów księgowych
        na wydruku przelewu umieszcza odręczny podpis.
        Zestawienia dokumentujące zakup telefonów na polskich portalach aukcyjnych
        zawierają:
          · dane nabywcy oraz nick lub imię sprzedawcy, którego pełne dane posiada
            portal aukcyjny. Na potwierdzeniu zamówienia nie figurują pełne dane
            sprzedawcy, ponieważ danymi tymi dysponuje wyłącznie platforma
            internetowa, za pośrednictwem której odbywa się aukcja. Nie ma
            możliwości uzyskania pełnych danych sprzedawcy, ponieważ portale
            aukcyjne nie udzielają tego typu informacji, jednak każde konto jest
            wewnętrznie weryfikowane przez portal aukcyjny,
          · datę dokonania operacji gospodarczej (datę dokonania zakupu telefonów)
            wraz z datą wystawienia dowodu (datą wydruku dowodu),
          · dokładne określenie przedmiotu operacji gospodarczej (rodzajów zakupionych
            telefonów), ich cenę, ilość zakupionych towarów i całkowitą wartość
            transakcji;
          · odręczny podpis Wnioskodawcy na wydruku,

          · indywidualny numer aukcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem
            księgowym dokonanym na jego podstawie.
        Opisy dokumentujące zakup telefonów na bazarach zawierają miejsce i datę
        dokonania operacji gospodarczej (datę zakupu telefonów), imię, nazwisko i adres
        dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału wraz z
        odręcznym podpisem Wnioskodawcy. W opisie są zawarte również dane swojej
        firmy: nazwę firmy, imię i nazwisko, adres i NIP. Wnioskodawca określa
        indywidualny numer opisu w celu udokumentowania dowodu w księdze
        przychodów i rozchodów.
      b) Czy w odniesieniu do sposobów dokumentacji zakupionych towarów w postaci:
          · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim
          portalu aukcyjnym;
          · opisu towaru zawierającego dane sprzedającego, liczbę zakupionych
          telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru oraz podpis przyjmującego
          towar, jest Pan w posiadaniu innych dowodów wskazujących na poniesienie
          wydatków, np. potwierdzeń przelewów, potwierdzeń zapłaty za przesyłki, itp.
        Odpowiedź: W przypadku zestawień zawierających szczegóły dotyczące zakupu
        towarów na polskim portalu aukcyjnym Wnioskodawca jest w posiadaniu
        potwierdzeń przelewów lub potwierdzeń wpłat bezgotówkowych dokonanych za
        pośrednictwem portalu.
        W przypadku opisu sporządzonego przez Wnioskodawcę zawierającego dane
        sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru,
        podpis przyjmującego towar oraz inne dane opisane we wniosku Wnioskodawca nie
        dysponuje innym dowodem zakupu.
    Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)
    1. Czy dowód opłaty bankowej, dotyczący zakupu towarów od austriackiego pośrednika
    może stanowić dowód księgowy, o którym mowa w § 12 pkt 4 zw. z § 11 ust. 3 pkt 3
    rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia
    podatkowej księgi przychodów i rozchodów i tym samym być podstawą do uznania
    wydatku za koszt uzyskania przychodów?
    2. Czy zestawienie zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu
    aukcyjnym może stanowić dowód księgowy, o którym mowa w § 12 pkt 5 zw. z § 11 ust.
    3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia
    podatkowej księgi przychodów i rozchodów, i tym samym być podstawą do uznania
    wydatku za koszt uzyskania przychodów?
    3. Czy opis towaru zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę
    jednostkową i wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar sporządzony zgodnie z
    § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie
    prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może stanowić podstawę
    uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów - mimo, że Wnioskodawca z przyczyn
    od Niego niezależnych nie będzie miał możliwości dołączenia do sporządzonego opisu
    rachunku lub faktury wystawionej przez sprzedającego?
    Pana stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)
    Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
    przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów

    wymienionych w art. 23. Dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów
    powinien on spełniać łącznie następujące warunki:
      a) być definitywny i bezzwrotny,
      b) pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem
        przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo
        zabezpieczenia źródła przychodów,
      c) nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania
        przychodów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
        fizycznych,
      d) zostać odpowiednio udokumentowany.
    Telefony komórkowe starszego typu są nabywane przez Wnioskodawcę w celu ich
    odsprzedaży. Filmy Wnioskodawcy publikowane na platformie dedykowanej prezentacji
    multimediów, służą niejako do wypromowania tych produktów i znalezienia odbiorców
    zainteresowanych niszą związaną z telefonami komórkowymi. Zakup telefonów przez
    Wnioskodawcę pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami przez Niego
    osiąganymi (jest to zakup później odsprzedawanych towarów). Wydatki na zakup
    telefonów nie należą do wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów zgodnie
    z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, charakter wydatków
    również jest definitywny i bezzwrotny. Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki związane z
    zakupem telefonów są również odpowiednio udokumentowane.
    Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dzień
    poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących
    podatkowe księgi przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa
    się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do
    zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
    Wnioskodawca dokonuje zakupu nie od podmiotów gospodarczych, które są zobowiązane
    do wystawienia rachunku, bądź faktury, a od osób fizycznych. Należy w tym miejscu
    podkreślić, że zakup telefonów od osób fizycznych często jest jedynym sposobem, aby
    dany telefon komórkowy pozyskać, ponieważ towary te nie są już dostępne na rynku
    pierwotnym. Osoby fizyczne nie zawsze chcą podpisywać umowy kupna-sprzedaży, więc
    uzyskanie dowodu księgowego może być utrudnione, co sprawia, że Wnioskodawca musi
    posługiwać się „innymi dowodami” w rozumieniu przepisu art. 22 ust. 6b.
    Według § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie
    prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej również: „
    Rozporządzenie”), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
      1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej: „fakturami”,
        wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
      2) (-);
      3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji
        gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
        a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy)
          uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
        b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
          której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej
          odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
        c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli
          przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

        d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji
          gospodarczych
    - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami
    księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
    Nawiązując do § 12 Rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:
      1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do
        zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
      2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji
        gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od
        kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
      3) dowody przesunięć;
      4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
      5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz
        dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
    Wnioskodawca nabywając telefony od osób fizycznych nie może skorzystać z dowodów, o
    których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 Rozporządzenia (tj. faktur), więc zakup telefonów przez
    Internet księguje na podstawie dowodów księgowych zawierających elementy wskazane §
    11 ust. 3 pkt 3 Rozporządzenia.
    Dowody zapłat dla austriackiego pośrednika zawierają wszystkie elementy wymienione w
    § 11 ust. 3 pkt 3 Rozporządzenia, czyli: wskazanie stron transakcji (dokładnych danych
    osobowych i adresowych Wnioskodawcy oraz austriackiego sprzedawcy), datę
    wystawienia dowodu zgodną z datą zawarcia transakcji oraz opis operacji gospodarczej
    (jakie telefony są nabywane i w ilu sztukach). Potwierdzenie przelewu posiada również
    swój indywidualny numer w systemie bankowym, za pomocą którego można
    zidentyfikować transakcję. Dokonując przelewu Wnioskodawca za każdym razem jest
    zobowiązany do zatwierdzenia transakcji poprzez aplikację bankową. Zatwierdzenie
    transakcji przez aplikację na osobistym smartfonie Wnioskodawcy jest bezpiecznym
    sposobem rekomendowanym przez bank pośredniczący w transakcji, stanowi
    odzwierciedlenie podpisu Wnioskodawcy, przez który wyraża On zgodę na dokonanie
    transakcji. Dokument potwierdzenia przelewu jest sporządzony w języku polskim i zawiera
    kwoty w polskich złotych.
    W ocenie Wnioskodawcy, również zestawienia zawierające wszystkie szczegóły dotyczące
    zakupu telefonów z portalu aukcyjnego mogą być uznane za dowód księgowy zawierający
    dane określone § 11 ust. 3 pkt 3 Rozporządzenia. Wydruki zamówień zawierają bowiem
    wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (nazwa
    portalu aukcyjnego i indywidualny numer zamówienia, dane nabywcy oraz indywidualny
    nick sprzedawcy na platformie aukcyjnej), datę dokonania operacji gospodarczej (data
    zakupu, wysyłki i dostawy), przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe
    określenie (opis telefonu). Wydruk jest podpisany przez Wnioskodawcę. Oprócz zestawień
    Wnioskodawca dysponuje potwierdzeniami wykonania przelewów dotyczących
    przedmiotowych transakcji.
    Należy podkreślić, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się uprzednio do
    kwestii braku pełnych danych sprzedawców przy nabywaniu towarów przez portale
    aukcyjne. Przykładowo w interpretacji z 18 maja 2023 r. Nr 0114-KDWP4011.1.2023.2.ASZ,
    organ uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, który podniósł, że jego zdaniem „(...)
    brak pełnych danych osobowych (tj. imienia, nazwiska lub nazwy oraz adresu) nie
    pozbawia podatnika prawa do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania
    przychodu”.

    Według § 15 ust 1-3 Rozporządzenia, otrzymanie materiałów podstawowych, materiałów
    pomocniczych i towarów handlowych jest potwierdzane na dowodzie zakupu datą i
    podpisem osoby, która je przyjęła. Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub
    towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - jest
    dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim
    obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego
    materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię,
    nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość
    materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu
    w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany w sposób określony w ust. 1 oraz
    przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą.
    Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi
    w dniu otrzymania faktury.
    W przypadku telefonów komórkowych kupowanych na bazarach od osób fizycznych,
    Wnioskodawca nie ma możliwości zawarcia w księdze dowodu w postaci potwierdzenia
    opłaty bankowej, więc sporządza On opis towaru dokumentujący otrzymanie towaru na
    podstawie § 15 Rozporządzenia.
    Opis zawiera dane sprzedającego, liczbę i rodzaj zakupionych telefonów, cenę
    jednostkową i wartość towaru (cenę, jaką za telefon zapłacił Wnioskodawca) oraz podpis
    przyjmującego towar (Wnioskodawcy). Tak sporządzony opis stanowi następnie podstawę
    do ujęcia wydatku poniesionego na zakup telefonów w podatkowej księdze przychodów i
    rozchodów Wnioskodawcy.
    Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku braku dowodu, opis sporządzony według § 15
    Rozporządzenia wystarcza do ujęcia kosztu zakupu towarów w podatkowej księdze
    przychodów i rozchodów - mimo, że faktura dokumentująca transakcję nie zostanie pod
    ten opis załączona.
    Według art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może
    przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności
    dowodami takimi mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania
    świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje
    podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub
    kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz
    materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o
    przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 181 Ordynacji podatkowej).
    Stosownie do art. 187 § 1 ww. aktu prawnego, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i
    w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
    Ocena kwestii udowodnienia danej okoliczności jest dokonywana na podstawie całości
    zgromadzonych dowodów (art. 191 tej ustawy).
    Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog
    dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego
    postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających
    zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
    Najwyższy Sąd Administracyjny, w wyroku z 26 kwietnia 2012 r. sygn. akt II FSK 91/11
    stwierdził, że brak udokumentowania wydatków podatnika w postaci wiarygodnych
    dowodów może również zostać zastąpiony innymi środkami dowodowymi wskazującymi
    na rzeczywiste poniesienie wydatków, mierzonych konkretnymi wielkościami środków
    pieniężnych, które następnie poddać można by formalnej weryfikacji. Należy bowiem
    dopuścić możliwości dowodzenia faktu poniesienia wydatku na zakup usług za pomocą
    innych środków dowodowych, w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.
    Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy mimo, że nie dysponuje On ogólnie
    przyjętym dowodem księgowym, np. umową kupna sprzedaży, czy potwierdzeniem

    przelewu, może na podstawie opisu z § 15 Rozporządzenia ująć koszt zakupu telefonów w
    podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Takie działanie jest konieczne, ponieważ
    telefon stanowi wyrób przeznaczony do sprzedaży w stanie nieprzerobionym i jego zakup
    musi zostać udokumentowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, aby była
    ona prowadzona rzetelnie.
    Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy:
    1. dowód opłaty bankowej dotyczący zakupu towarów od austriackiego pośrednika może
      stanowić dowód księgowy, o którym mowa w § 12 pkt 4 zw. z § 11 ust. 3 pkt 3
      rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia
      podatkowej księgi przychodów i rozchodów, i tym samym być podstawą do uznania
      wydatku za koszt uzyskania przychodów;
    2. zestawienie zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu
      aukcyjnym wraz z potwierdzeniem przelewu może stanowić dowód księgowy, o
      którym mowa w § 12 pkt 4 zw. z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z
      23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i ozchodów,
      i tym samym być podstawą do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów,
    3. opis towaru zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę
      jednostkową, wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar sporządzony zgodnie
      z § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie
      prowadzenia podatkowej księgi przychodów, mimo braku podpiętej faktury lub innego
      dowodu, może stanowić podstawę uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie możliwości zaliczenia do
    kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie:
      · dowodu opłaty bankowej, dotyczącego zakupu towarów od austriackiego pośrednika
        - jest prawidłowe,
      · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu
        aukcyjnym w przypadku zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalność
        gospodarczą - jest prawidłowe,
      · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu
        aukcyjnym w przypadku zakupu od osób fizycznych prowadzących działalność
        gospodarczą - jest nieprawidłowe,
      · opisu towaru - jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
      przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem
      kosztów wymienionych w art. 23.
    Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie
    następujące warunki:
      · pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być
        poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia
        źródła przychodu,
      · nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów,
        wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

      · być właściwie udokumentowany.
    Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez
    podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione
    wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też
    zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej
    ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym – związek przyczynowy między
    poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub
    zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego
    wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie
    może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub
    zabezpieczeniu źródła przychodów.
    W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki
      cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych
      oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane
      prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z
      zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi
      przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy
      opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres
      sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów
      amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
    Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu
    w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia
    Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
    przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 r. poz. 2544).
    W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i
    rozchodów:
      Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie
      dowodów, o których mowa w § 11-15.
    Stosownie do treści § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
    przychodów i rozchodów:
      Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
      1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”,
        wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
      2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub
        zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym,
        zawierające co najmniej:
      a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia
        kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
      b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie
        umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do
        kosztów uzyskania przychodów,
      c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub
        zwiększa przychody,
      d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
      3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji
        gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
      a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy)
        uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

      b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
        której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej
        odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
      c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli
        przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
      d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji
        gospodarczych
      – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z
      zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
    Zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
    przychodów i rozchodów:
      Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i
      zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w
      dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie
      obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na
      złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik
      przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu
      sporządzonego w walucie obcej.
    Natomiast § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i
    rozchodów stanowi, że:
      Za dowody księgowe uważa się również:
      1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do
      zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
      2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji
      gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od
      kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
      3) dowody przesunięć;
      4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
      5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz
      dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
    W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów
    i rozchodów:
      Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów
      (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób,
      które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy
      zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych
      przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
    Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
    przychodów i rozchodów:
      Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
      1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów
      roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub
      przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu
      produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i
      obróbce poubojowej tych zwierząt;
      2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług
      (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców
      leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

      3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub
      hodowli prowadzonej przez podatnika;
      4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
      5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz
      wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność
      gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
      6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z
      wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom
      samochodów i ich części składowych;
      7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę,
      gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą;
      podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na
      te cele;
      8) opłat sądowych i notarialnych;
      9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte
      dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3;
      podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet
      jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
    Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne
    korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania.
    Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na
    podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z
    przychodem. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku
    przyczynowo -skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.
    Dopiero na podstawie dokumentów, ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do
    kosztów uzyskania przychodów.
    Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w
    postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
    Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą
    opodatkowaną w formie zasad ogólnych (skala podatkowa) i rozlicza się na podstawie
    podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W ramach prowadzonej działalności
    gospodarczej publikuje Pan tworzone przez siebie materiały wideo na dedykowanej
    platformie umożliwiającej udostępnianie treści multimedialnych użytkownikom tej
    platformy. Tworzone filmy dotyczą prezentacji prostych telefonów komórkowych
    starszego typu, niebędących smartfonami. Po wykorzystaniu danych telefonów do filmu
    są one odsprzedawane przez Pana na platformach internetowych, zaś ich sprzedaż jest
    ewidencjonowana na kasie fiskalnej.
    Uzyskuje Pan telefony z rynku wtórnego poprzez:
    1. zakup telefonów po zawarciu ustnych ustaleń od pośrednika z Austrii, który jest
        osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Płatność za towar jest
        dokonywana w całości przelewem, w tytule przelewu opisuje Pan ilość i rodzaj
        kupowanych telefonów. Towar następnie jest wysyłany do Pana kurierem. Ten
        sposób pozyskiwania telefonów stanowi zdecydowaną większość nabyć telefonów
        przez Pana(około 95%),
    2. zakup telefonów stacjonarnie na terenie Polski, na rynkach lub bazarach od osób
        fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zapłata za towar
        dokonywana jest gotówką. W tym przypadku nie dysponuje Pan żadnym dowodem
        sprzedaży wystawionym przez sprzedającego, ani elektronicznym lub papierowym
        potwierdzeniem zapłaty,
    3. zakupy za pośrednictwem polskich internetowych portali aukcyjnych, gdzie
        potwierdzeniem zakupu jest przelew za produkt oraz zapis w historii na Pana

        koncie w serwisie aukcyjnym, potwierdzający dokonanie zakupu. Zgodnie z
        regulaminem portali, poprzez zawarcie transakcji dochodzi do zawarcia umowy
        sprzedaży.
    W przypadku zakupu telefonów od austriackiego pośrednika dysponuje Pan
    potwierdzeniem przelewu, które zawiera:
      · wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej z niezbędnymi danymi
        stron, czyli zarówno imieniem, nazwiskiem i adresem sprzedawcy, jak i nabywcy w
        Pana osobie,
      · datę dokonania operacji gospodarczej, która odpowiada dacie wystawienia dowodu,
      · przedmiot operacji gospodarczej, jakim jest zakup telefonów z dokładnym
        określeniem ilości i rodzaju nabytych telefonów wraz z określeniem wartości całości
        transakcji.
    Potwierdzenie przelewu zawiera indywidualny numer transakcji, który umożliwia
    powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie. Potwierdzenie
    przelewu zawiera informację banku, że dokument nie wymaga dodatkowych stempli oraz
    podpisów, jednak dla celów księgowych na wydruku przelewu umieszcza Pan odręczny
    podpis.
    Zestawienia dokumentujące zakup telefonów na polskich portalach aukcyjnych zawierają:
      · dane nabywcy oraz nick lub imię sprzedawcy, którego pełne dane posiada portal
        aukcyjny. Na potwierdzeniu zamówienia nie figurują pełne dane sprzedawcy,
        ponieważ danymi tymi dysponuje wyłącznie platforma internetowa, za
        pośrednictwem której odbywa się aukcja. Nie ma możliwości uzyskania pełnych
        danych sprzedawcy, ponieważ portale aukcyjne nie udzielają tego typu informacji,
        jednak każde konto jest wewnętrznie weryfikowane przez portal aukcyjny;
      · datę dokonania operacji gospodarczej (datę dokonania zakupu telefonów) wraz z
        datą wystawienia dowodu (datą wydruku dowodu),
      · dokładne określenie przedmiotu operacji gospodarczej (rodzajów zakupionych
        telefonów), ich cenę, ilość zakupionych towarów i całkowitą wartość transakcji
      · odręczny Pana podpis na wydruku,
      · indywidualny numer aukcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem
        księgowym dokonanym na jego podstawie.
    Opisy dokumentujące zakup telefonów na bazarach zawierają miejsce i datę dokonania
    operacji gospodarczej (datę zakupu telefonów), imię, nazwisko i adres dostawcy, ilość i
    rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału wraz z odręcznym Pana podpisem. W
    opisie są zawarte również dane Pana firmy: nazwę firmy, imię i nazwisko, adres i NIP.
    Określa Pan indywidualny numer opisu w celu udokumentowania dowodu w podatkowej
    księdze przychodów i rozchodów. W przypadku zestawień zawierających szczegóły
    dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym jest Pan w posiadaniu
    potwierdzeń przelewów lub potwierdzeń wpłat bezgotówkowych dokonanych za
    pośrednictwem portalu. W przypadku opisu sporządzonego przez Pana zawierającego
    dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru,
    podpis przyjmującego towar oraz inne dane opisane we wniosku nie dysponuje Pan
    innym dowodem zakupu.
    Przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania
    przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a
    uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.
    Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania
    indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane.

    Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy, należy stwierdzić, że w przypadku przez
    Pana opisanym zachodzi odpowiedni związek przyczynowo-skutkowy, dający podstawy do
    zaliczenia w koszty podatkowe prowadzonej działalności gospodarczej wydatków z tytułu
    nabycia towarów w postaci telefonów komórkowych wykorzystywanych w Pana
    działalności gospodarczej.
    Podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien dokonywać księgowania
    przychodów i kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w
    powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym
    rozporządzeniem.
    Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze
    przychodów i rozchodów powinna być - co do zasady - faktura, bądź rachunek, o których
    mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i
    rozchodów.
    Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod
    warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia w
    sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku
    wypełnienia warunków zawartych w tych regulacjach, dowód księgowy stanowi podstawę
    do zaksięgowania zakupu towarów handlowych.
    W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. -
    Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
      Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia
      sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
    W odniesieniu do dowodu w postaci opłaty bankowej dotyczącego zakupu towarów od
    austriackiego pośrednika wskazał Pan, że dysponuje Pan potwierdzeniem przelewu, które
    zawiera:
      · wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej z niezbędnymi danymi
        stron, czyli zarówno imieniem, nazwiskiem i adresem sprzedawcy, jak i nabywcy w
        Pana osobie,
      · datę dokonania operacji gospodarczej, która odpowiada dacie wystawienia dowodu,
      · przedmiot operacji gospodarczej, jakim jest zakup telefonów z dokładnym
        określeniem ilości i rodzaju nabytych telefonów wraz z określeniem wartości całości
        transakcji.
    Potwierdzenie przelewu zawiera indywidualny numer transakcji, który umożliwia
    powiązanie dowodu z zapisem księgowym dokonanym na jego podstawie. Potwierdzenie
    przelewu zawiera informację banku, że dokument nie wymaga dodatkowych stempli oraz
    podpisów, jednak dla celów księgowych na wydruku przelewu umieszcza Pan odręczny
    podpis.
    Z opisu sprawy wynika, że zakupu telefonów dokonuje Pan po zawarciu ustnych ustaleń
    od pośrednika z Austrii, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
    Zauważam, że jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje
    zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności
    gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do
    podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w §
    12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.
    Stwierdzam, że dowód opłaty bankowej dotyczący zakup towarów od austriackiego
    pośrednika, spełniający wymogi zawarte w § 12 pkt 4 rozporządzenia w sprawie
    prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może być dokumentem

    będącym podstawą ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia do
    kosztów uzyskania przychodów wydatku objętego tym dokumentem. Zawiera on dane
    określone § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.
    Natomiast w odniesieniu do zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu
    towarów na polskim portalu aukcyjnym wskazał Pan, że zawiera ono następujące dane:
      · dane nabywcy oraz nick lub imię sprzedawcy, którego pełne dane posiada portal
        aukcyjny. Na potwierdzeniu zamówienia nie figurują pełne dane sprzedawcy,
        ponieważ danymi tymi dysponuje wyłącznie platforma internetowa, za
        pośrednictwem której odbywa się aukcja. Nie ma możliwości uzyskania pełnych
        danych sprzedawcy, ponieważ portale aukcyjne nie udzielają tego typu informacji,
        jednak każde konto jest wewnętrznie weryfikowane przez portal aukcyjny,
      · datę dokonania operacji gospodarczej (datę dokonania zakupu telefonów) wraz z
        datą wystawienia dowodu (datą wydruku dowodu),
      · dokładne określenie przedmiotu operacji gospodarczej (rodzajów zakupionych
        telefonów), ich cenę, ilość zakupionych towarów i całkowitą wartość transakcji
      · odręczny Pana podpis na wydruku,
      · indywidualny numer aukcji, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisem
        księgowym dokonanym na jego podstawie.
    W przypadku zestawień zawierających szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim
    portalu aukcyjnym jest Pan w posiadaniu potwierdzeń przelewów lub potwierdzeń wpłat
    bezgotówkowych dokonanych za pośrednictwem portalu.
    Zatem, zestawienie zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu
    aukcyjnym, które dokumentuje transakcje nabycia przez Pana telefonów komórkowych,
    można uznać za dowód księgowy zgodnie z § 12 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów
    w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zawiera ono - co do
    zasady - dane określone § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.
    Jednocześnie zauważyć należy, że powołane wyżej przepisy zezwalają na zaksięgowanie w
    podatkowej księdze przychodów i rozchodów kwoty poniesionego wydatku na podstawie
    innego dokumentu niż faktura, jednak dokument tego rodzaju (faktura) jest traktowany
    jako podstawowy dowód poniesienia wydatku, w przypadku gdy podatnik ma podstawy
    prawne do jej otrzymania. Jednakże powyższe nie znajdzie zastosowania w przypadku, gdy
    podatnik – mimo prawa do tego – nie wystąpił do sprzedawcy towaru, czy usługi o
    wystawienie faktury. Dopiero spełnienie innych przesłanek, na podstawie których
    podatnik nie może udokumentować zakupu towaru, bądź usługi fakturą, może stanowić
    przesłankę do zaksięgowania poniesionego wydatku na podstawie innego dowodu
    księgowego.
    Decydujące znaczenie należy przypisać fakturze, ponieważ to jest właściwy dokument w
    transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami. Brak tego dokumentu powoduje, że wydatek nie
    może zostać zaksięgowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie
    wydruku potwierdzenia operacji przelewu z internetowego rachunku bankowego.
    Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że na zestawieniu zawierającym szczegóły
    dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym figurują dane określone § 11
    ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i
    rozchodów, wiec jako spełniające wymogi zawarte w § 12 pkt 5 rozporządzenia, może być
    dokumentem będącym podstawą ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatku objętego tym dokumentem w
    przypadku zakupu towarów dokonanych od osób nieprowadzących działalności
    gospodarczej.

    Natomiast w odniesieniu do zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu
    towarów na polskim portalu aukcyjnym od osób prowadzących działalność gospodarczą,
    to pomimo, że zawiera ono dane określone § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie
    prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, i spełnia wymogi zawarte w § 12
    tego rozporządzenia, nie może stanowić dokumentu będącego podstawą ujęcia w
    podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów wydatku objętego tym dokumentem.
    Potwierdzenie zestawienia zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim
    portalu aukcyjnym jako dokument księgowy nie może stanowić substytutu faktury. We
    wszystkich tych przypadkach gdzie transakcja powinna być dokumentowana fakturą,
    podatnik powinien uzyskać ten dokument jako potwierdzenie operacji w podatkowej
    księdze przychodów i rozchodów.
    W odniesieniu do wskazanych we wniosku opisów towarów wskazał Pan, że zakupu
    telefonów stacjonarnie na terenie Polski dokonuje Pan na rynkach lub bazarach od osób
    fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zapłata za towar dokonywana jest
    gotówką. W tym przypadku nie dysponuje Pan żadnym dowodem sprzedaży wystawionym
    przez sprzedającego, ani elektronicznym lub papierowym potwierdzeniem zapłaty. Opisy
    dokumentujące zakup telefonów na bazarach zawierają miejsce i datę dokonania operacji
    gospodarczej (datę zakupu telefonów), imię, nazwisko i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz
    cenę jednostkową i wartość materiału wraz z Pana odręcznym podpisem. W opisie są
    zawarte również dane Pana firmy: nazwę firmy, imię i nazwisko, adres i NIP. Określa Pan
    indywidualny numer opisu w celu udokumentowania dowodu w podatkowej księdze
    przychodów i rozchodów. W przypadku opisu sporządzonego przez Pana zawierającego
    dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru,
    podpis przyjmującego towar oraz inne dane opisane we wniosku. Nie dysponuje Pan
    innym dowodem zakupu.
    Zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie
    prowadzenia podatkowej księgi przychodów:
      Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego
      zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - jest dokumentowany fakturami
      dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed
      otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału
      podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię,
      nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość
      materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać
      zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany w sposób określony w
      ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie
      fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest
      wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury.
    Zauważyć należy, powołany przez Pana we wniosku § 15 ust. 2 ww. rozporządzenia ma
    zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik otrzyma zakupione towary przed wystawieniem
    faktury dokumentującej ich zakup.
    Opis towarów nie jest samodzielnym dowodem księgowym. Może stanowić jedynie
    uzupełnienie dowodu księgowego. Opis towaru jest dokumentem, który potwierdza, że
    otrzymano określony towar, który powinien być potwierdzony i przechowywany wraz z
    fakturą.
    W świetle powyższego stwierdzić należy, że sporządzony przez Pana opis towaru
    zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową,
    wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar sporządzony nie może stanowić
    podstawy uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów stosownie do treści § 15 ust. 2
    rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia

    podatkowej księgi przychodów, gdyż nie będzie Pan posiadał faktury dokumentującej
    zakup.
    Reasumując, stwierdzić należy, że jest Pan uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie:
      · dowodu opłaty bankowej, dotyczącego zakupu towarów od austriackiego pośrednika
      · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu
        aukcyjnym w przypadku zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalność
        gospodarczą.
    Natomiast, nie jest Pan uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków udokumentowanych na podstawie:
      · zestawienia zawierającego szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu
        aukcyjnym w przypadku zakupu od osób fizycznych prowadzących działalność
        gospodarczą,
      · opis towaru.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności
    podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej
    interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy
    przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W
    ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie
    przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie
    faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi
    domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek
    udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi
    on dla siebie korzystne skutki prawne.
    Przedmiotowa interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem zapytania. Inne
    kwestie nie podlegały ocenie.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna
    (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego ... . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z
    dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy
    Ordynacja podatkowa.