Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-443-1119/10-4/AS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-02-14
Teza: przesyłanie i przechowywanie faktur VAT
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12.10.2010 (data wpływu 02.11.2010 r.), uzupełnionym pismem dnia 02.02.2011 r. (data wpływu 07.02.2011 r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 24.01.2011 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur VAT bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI) - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 02.11.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur VAT bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI).

Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 02.02.2011 r. (data wpływu 07.02.2011 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 24.02.2011 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca utrzymuje kontakty handlowe z licznymi kontrahentami. W celu zapewnienia terminowości wzajemnych rozliczeń oraz przyspieszenia dokonywania płatności, korekt, jak również w celu zmniejszenia kosztów, Wnioskodawca zastanawia się nad możliwością przesyłania do kontrahentów i za ich uprzednią zgodą wyrażoną w formie pisemnej, faktur VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej takiej faktury VAT bez zagwarantowania przez Wnioskodawcę, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDl) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Oryginalnie wystawiona papierowa wersja faktury VAT byłaby następnie archiwizowana dla celów dowodowych, kontrahent zaś drukowałby otrzymany skan faktury VAT dla celów dowodowych.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 02.02.2011 r. Wnioskodawca doprecyzował, iż powyżej opisana metoda przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 21 ust. 2-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz § 4 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Powyższe gwarantuje zastosowanie następujących rozwiązań techniczno-organizacyjnych:

1.  Autentyczność pochodzenia faktur (pewność co do tożsamości wystawcy faktur) zagwarantuje to, iż w ramach akceptacji (pisemne porozumienie z klientem/kontrahentem) strony wskażą dedykowane adresy poczty elektronicznej email, z których (i na które) wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Korespondencja za pośrednictwem tych adresów poczty elektronicznej będzie obsługiwana wyłącznie przez osoby upoważnione po stronie Spółki i jej kontrahenta;
2.  Integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (brak możliwości zmiany danych zawartych w fakturach), zarówno w ramach przesyłu, jak i archiwizowania faktur, zagwarantuje Wnioskodawcy zapisywanie i przechowywanie faktur w formacie PDF, tworzonych i odczytywanych przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008;
3.  Łatwość odszukania faktur zagwarantuje przechowywanie na dedykowanym serwerze w oddzielnych plikach, których nazwy odpowiadają kolejnym numerom faktur, a faktury będą umieszczone w folderach stworzonych dla poszczególnych okresów rozliczeniowych;
4.  Bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej zagwarantuje przechowywanie na dedykowanym serwerze zlokalizowanym w siedzibie Wnioskodawcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Pytanie Nr 1: Czy w obecnym stanie prawnym można przyjąć, że w przypadku gdy Wnioskodawca:

a) prześle swojemu kontrahentowi fakturę VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej takiej faktury VAT bez zagwarantowania przez Wnioskodawcę, że autentyczność pochodzenia i integralność treści takiej faktury VAT będzie zagwarantowana:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, oraz

b) kontrahent ten zaakceptuje taką formę wystawienia i przesyłania faktur VAT, w formie pisemnej, co najmniej na jeden dzień przed wystawieniem i wysłaniem faktury VAT,

to, taka faktura VAT będzie uznana za doręczoną prawidłowo?

Pytanie Nr 2: Czy jeżeli odpowiedź na powyższe Pytanie Nr 1 będzie twierdząca, to kontrahent otrzymujący taką fakturę VAT ma obowiązek ją wydrukować i przechowywać w formie papierowej, czy też wystarczy że będzie przechowywał wersję elektroniczną (skan) takiej faktury?

Pytanie Nr 3: Czy jeżeli odpowiedź na powyższe Pytanie Nr 1 będzie twierdząca, to wystarczy że Wnioskodawca będzie przechowywał skan wysłanej faktury VAT w formie elektronicznej, czy też musi przechowywać taką fakturę w formie papierowej, ewentualnie czy winien ją przechowywać zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej?

Pytanie Nr 4: Czy w obecnym stanie prawnym można przyjąć, że w przypadku gdy Wnioskodawca:

a) prześle swojemu kontrahentowi fakturę VAT drogą elektroniczną w postaci tzw. „obrazu” takiej faktury VAT, stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie .pdf, bez zagwarantowania przez Wnioskodawcę, że autentyczność pochodzenia i integralność treści takiej faktury VAT będzie zagwarantowana:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, oraz

b) kontrahent ten zaakceptuje taką formę wystawienia i przesyłania faktur VAT, w formie pisemnej, co najmniej na jeden dzień przed wystawieniem i wysłaniem faktury VAT,

to, taka faktura VAT będzie uznana za doręczoną prawidłowo i nie będzie istniał obowiązek wydrukowania takiej faktury ani przez Wnioskodawcę ani przez jego kontrahenta, a jednocześnie można przyjąć, że wystarczy, aby Wnioskodawca przechowywał taki obraz przesłanej faktury wyłącznie w wersji cyfrowej (nie wydrukowanej)?

Zdaniem wnioskodawcy na Pytanie Nr 1 i Pytanie Nr 4 należy udzielić odpowiedzi twierdzącej. Odnośnie Pytania Nr 2 i Pytania Nr 3, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wystarczy przechowywanie skanów faktur w wersji elektronicznej w sposób uniemożliwiający zmianę widniejących tam danych (tj. np. przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania pozwalającego zapisywać skany dokumentów bez możliwości edycji ich treści).

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Ustawa nie stanowi jednak o formie takiej faktury VAT, w szczególności nie przesądza że ma to być faktura jedynie w formie papierowej.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur z dnia 14 lipca 2005 roku (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwane dalej „Rozporządzeniem”, reguluje jedynie wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, nie podejmując niestety tematu faktur drukowanych, których kopie/skany następnie przesyła się drogą elektroniczną.

Regulacja § 2 Rozporządzenia wskazuje, że faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Dalej Rozporządzenie stanowi, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury (§ 3 ust. 1). Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji (§ 3 ust. 3). Sama akceptacja może być natomiast wyrażona w formie pisemnej lub w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2).

W § 4 Rozporządzenie wskazuje, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDl) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Przepisy krajowe dotyczące faktur elektronicznych powinny być oparte na przepisach Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej „Dyrektywa”). Zgodnie z art. 232 Dyrektywy, stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy. Dyrektywa w art. 233 ust. 1 stanowi, że każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Natomiast art. 233 ust. 2 Dyrektywy w pkt a) i b) zawiera przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej. Dyrektywa nie zawiera jednak zamkniętego katalogu technologii lub procedur którymi należy się posługiwać. Określa ona jedynie pewne ramy i wskazuje kierunek przyjmowania rozwiązań wybranych przez podatników.

Skoro żaden przepis prawa wprost nie zakazuje wykorzystywania takich innych metod przesyłania lub udostępniania faktur, a Rozporządzenie skupia się wyłącznie na wystawianiu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej (jednak jedynie w określonych w Rozporządzeniu technologiach), należy przyjąć, że nie istnieje żadne ograniczenie dla podjęcia działań polegających na wystawieniu faktury w formie papierowej, przesłania skanu takiej faktury do kontrahenta oraz wydrukowaniu takiego skanu przez kontrahenta dla celów dowodowych.

Jak zauważył NSA w wyroku z dnia 20 maja 2010 roku w sprawie o Sygn. akt I FSK 1444/09: „Prowspólnotowa wykładnia prowadzi zatem z jednej strony do wniosku, że prawodawca krajowy uregulował kwestię wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności ich przechowywania w tej samej formie, tyle że nie uczynił tego wprost, z drugiej zaś strony wskazuje, że skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelnienia, to — a contrario — w przypadku faktur elektronicznych nieprzechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje, w przeciwnym razie byłby bowiem wprost wyrażony.”

Dyrektywa Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 roku zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 roku) w pkt 8 Preambuły wskazuje, że Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć. Dalej w pkt 11 Preambuły ta sama Dyrektywa wyjaśnia, że autentyczność i integralność faktur elektronicznych można m.in. zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDl) i zaawansowane podpisy elektroniczne.

Ponieważ jednak istnieją również inne technologie, nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Zmienione na mocy Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. art. 232 i 233 Dyrektywy 2006/112/WE skupiają się na tym aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej. Tak z pewnością jest w przypadku faktury wystawionej w wersji papierowej, którą następnie zeskanowaną przesyła się do kontrahenta a z kolei kontrahent po otrzymaniu takiego skanu faktury, drukuje ją. W opisanej sytuacji zapewnia się autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, a ponadto dochodzi do tego jeszcze usprawnienie i przyspieszenie obiegu dokumentów.

Stąd Wnioskodawca wyraża swoją opinię w przedmiocie, jak wyrażono na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 3 ww. paragrafu (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2011 r.) przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ww. rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2011r.) podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy o VAT.

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż akceptacja lub jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W myśl § 4 powyższego rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia – pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność faktury rozumie się – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia – to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 6 faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Stosownie do § 8 faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż w celu zapewnienia terminowości wzajemnych rozliczeń oraz przyspieszenia dokonywania płatności, korekt, jak również w celu zmniejszenia kosztów, Wnioskodawca rozważa możliwość przesyłania do kontrahentów, za ich uprzednią zgodą wyrażoną w formie pisemnej, faktur VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej faktury VAT lub w postaci „obrazu” faktury VAT stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie .pdf bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI).

W uzupełnieniu wniosku, Wnioskodawca doprecyzował, iż powyżej opisana metoda przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 21 ust. 2-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz § 4 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące przepisy nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zauważyć także należy, iż począwszy od dnia 1 stycznia 2011 r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury z uwzględnieniem warunków określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 r., a także umożliwiono wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści.

W opisie sprawy Wnioskodawca wskazał, iż zaproponowane metody przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur VAT: w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej faktury oraz w postaci „obrazu” faktury VAT stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie .pdf, bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI), gwarantują autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści, czytelność faktur, łatwość ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zatem odpowiadając na pytanie nr 1 i nr 4 należy stwierdzić, iż w przypadku gdy Wnioskodawca prześle kontrahentowi fakturę VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej faktury VAT, bądź w postaci „obrazu” takiej faktury VAT, stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie .pdf, gwarantując autentyczność ich pochodzenia i integralność treści wg metody określonej przez Wnioskodawcę, po uzyskaniu uprzednio akceptacji przez odbiorcę, to taka faktura będzie uznana za doręczoną prawidłowo.

Odpowiadając na pytanie nr 2 i nr 3 należy stwierdzić, iż zarówno wystawca, jak i odbiorca mogą przechowywać faktury w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej, niezależnie od sposobu wystawienia faktury. Zatem zgodzić należy się z Wnioskodawcą, iż wystarczy przechowywanie skanów faktur w wersji elektronicznej, jednakże w sposób uniemożliwiający zmianę widniejących tam danych oraz zapewniający autentyczność pochodzenia, łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Stanowisko Wnioskodawcy uznano za nieprawidłowe z uwagi na uzasadnienie własnego stanowiska, w którym wskazał, iż należy przyjąć, że nie istnieje żadne ograniczenie dla podjęcia działań polegających na wystawieniu faktury w formie papierowej, przesłania skanu takiej faktury do kontrahenta oraz wydrukowania takiego skanu przez kontrahenta dla celów dowodowych. W ocenie tut. organu nie można się zgodzić z powyższym stwierdzeniem, bowiem istotne ograniczenie wynika z treści § 4 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej i polega na obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury, łatwego odszukania oraz bezzwłocznego dostępu organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Końcowo tut. Organ zauważa, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych w § 21 ust. 2-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz § 4 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.