Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-602/14-2/RS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-09-04
Teza: W przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur VAT w formacie PDF lub jpg za pośrednictwem poczty elektronicznej, przechowywanych później w formie papierowej, przy założeniu, że faktury te spełniają wymogi formalne, o których mowa powyżej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; faktura; faktura-faktura elektroniczna; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 2 czerwca 2014 r. (data wpływu 12 czerwca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami otrzymywanymi w formie elektronicznej, które przechowywane są wyłącznie w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 czerwca 2014 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami otrzymywanymi w formie elektronicznej, które przechowywane są wyłącznie w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o., \[dalej: Spółka lub Wnioskodawca\] jest działającą na terytorium Polski spółką należącą do międzynarodowego koncernu produkującego między innymi paliwa i środki smarne: oleje i smary dla motoryzacji i przemysłu. Wnioskodawca jest dystrybutorem ww. produktów na rynku polskim.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary/usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług \[dalej: VAT\], co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy. Równocześnie, koszty te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych \[dalej: PDOP\], m.in. poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.

Faktury (w tym faktury korygujące, duplikaty, noty korygujące) dokumentujące ww. zakupy są otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej mogą mieć w szczególności postać plików PDF (ang. Portable Document Format) lub jpeg, wygenerowanych z systemu komputerowego kontrahenta Spółki lub stanowiących zeskanowaną formę dokumentów wydrukowanych przez tego kontrahenta. Co do zasady, pliki takie są przesyłane do Wnioskodawcy w formie załączników do wiadomości poczty elektronicznej (e-mail) wysłanych przez jej kontrahentów.

Spółka zamierza wprowadzić procedurę, w ramach której faktury otrzymane w formie elektronicznej będą archiwizowane jedynie w formie papierowej. W praktyce Spółka będzie więc drukowała faktury otrzymane w formie elektronicznej (np. jako załączniki do wiadomości e-mail) i będzie je przechowywała w postaci dokumentów papierowych. Przy tym, przechowywanie faktur w ramach ww. procedury będzie się odbywało przy spełnieniu następujących wymogów:

*   faktury będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;

*   przez cały ww. okres faktury będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych;

*   faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po numerze księgowym nadanym danej fakturze);

*   dane zawarte w fakturach nie będą zmieniane;

*   Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do ww. faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, iż przechowywanie wyłącznie w formie papierowej faktur, które otrzymywane są przez Spółkę w formie elektronicznej, jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i, w rezultacie:

1.  Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z ww. faktur;
2.  Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów PDOP (m.in. w formie odpisów amortyzacyjnych) wydatków, które potwierdzone są tymi fakturami.

Przedmiotem niniejszej interpretacji są zagadnienia w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, tj. możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami otrzymywanymi w formie elektronicznej, które przechowywane są wyłącznie w formie papierowej. Wniosek w zakresie podatku od towarów i usług zostanie rozpatrzony odrębnie.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 2.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż przechowywanie wyłącznie w formie papierowej faktur, które otrzymywane są przez Spółkę w formie elektronicznej jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i, w rezultacie Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów PDOP (m.in. w formie odpisów amortyzacyjnych) wydatków, które potwierdzone są tymi fakturami.

Podniesiono, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1 tej ustawy, tzn. katalogu kosztów rodzajowych specyficznie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego przyjmuje się powszechnie, że aby określony wydatek mógł zostać zaliczony do koszów uzyskania przychodów, niezbędne jest, aby spełniał on łącznie następujące warunki:

*   musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów lub mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP);

*   musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

*   powinien być właściwie udokumentowany;

*   musi być poniesiony przez podatnika;

*   powinien mieć charakter definitywny.

Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego. Przy tym, ustawa o PDOP nie reguluje wymogów związanych z prawidłowym dokumentowaniem wydatków. Stąd w opinii Spółki, uznaje się powszechnie, że obowiązek właściwego dokumentowania wydatków należy odczytywać w świetle zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej wynikających z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.) \[dalej: ustawa o rachunkowości\]. Zgodnie z jej postanowieniami (art. 20 ust. 2) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:

*   zewnętrzne obce, tzn. otrzymane od kontrahentów,

*   zewnętrzne własne, tzn. przekazywane w oryginale kontrahentom,

*   Wewnętrzne, tzn. dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów mogą być również, sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

*   zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

*   korygujące poprzednie zapisy;

*   zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

*   rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dodatkowo, na mocy ust. 5 ww. przepisu, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

*   uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

*   możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

*   stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

*   dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Art. 21 ustawy o rachunkowości zawiera z kolei minimalny zakres danych, jaki powinien się znajdować w dowodzie księgowym.

W świetle powyższego Wnioskodawca podnosi, że powszechnie uznaje się, że dowód księgowy wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, jest również wystarczający dla celów ustawy o PDOP i zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że faktury przechowywane w warunkach opisanych we wniosku (tj. faktury otrzymane w formie elektronicznej, a przechowywane w formie papierowej) będą stanowiły - przy założeniu spełnienia innych warunków wynikających z ustawy o PDOP - podstawę do zaliczenia udokumentowanych nimi wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o PDOP, w tym poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Taki sposób ich przechowywania nie będzie więc sam w sobie stanowił jakiejkolwiek przeszkody przy zaliczeniu danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami otrzymywanymi w formie elektronicznej, które przechowywane są wyłącznie w formie papierowej – jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ustawa przewiduje dwie kategorie kosztów:

*   koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, oraz

*   koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są wydatki, których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. W ich przypadku możliwe jest „zidentyfikowanie” wpływu danego kosztu na wielkość osiągniętych przychodów.

Natomiast pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione, jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie uzasadnienia przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.). Przepisy tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy powinien zawierać co najmniej:

1.  datę dokonania operacji gospodarczej,
2.  określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
3.  zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
4.  kwotę i datę zapisu,
5.  oznaczenie kont, których dotyczy.

Art. 21 ust. 1 ww. ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

W świetle z art. 20 ust. 2 ww. ustawy, dowodami księgowymi stwierdzającymi dokonanie operacji gospodarczej, in. „dowodami źródłowymi” mogą być:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów, w myśl art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Należy stwierdzić, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Zwrócić przy tym należy także uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym i podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne poniesienie kosztu, podatnik ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto podatnik powinien rozważyć, czy dany dokument będzie spełniał warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy może być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowi dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka nabywa różnego rodzaju towary/usługi. Faktury (w tym faktury korygujące, duplikaty, noty korygujące) dokumentujące ww. zakupy są otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej mogą mieć w szczególności postać plików PDF lub jpeg, wygenerowanych z systemu komputerowego kontrahenta Spółki lub stanowiących zeskanowaną formę dokumentów wydrukowanych przez tego kontrahenta. Co do zasady, pliki takie są przesyłane do Wnioskodawcy w formie załączników do wiadomości poczty elektronicznej (e-mail) wysłanych przez jej kontrahentów. Spółka zamierza wprowadzić procedurę, w ramach której faktury otrzymane w formie elektronicznej będą archiwizowane jedynie w formie papierowej. W praktyce Spółka będzie więc drukowała faktury otrzymane w formie elektronicznej (np. jako załączniki do wiadomości e-mail) i będzie je przechowywała w postaci dokumentów papierowych. Przy tym, przechowywanie faktur w ramach ww. procedury będzie się odbywało przy spełnieniu następujących wymogów: faktury będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa; przez cały ww. okres faktury będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych; faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po numerze księgowym nadanym danej fakturze); dane zawarte w fakturach nie będą zmieniane; Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do ww. faktur.

Wątpliwości Wnioskodawcy wiążą się z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami otrzymywanymi przez Spółkę w formie elektronicznej, które przechowywane są wyłącznie w formie papierowej.

Należy zauważyć, iż ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji „faktury” oraz regulacji dotyczących wystawiania oraz formy faktur VAT, a zatem kierując się dyrektywami stosowania wykładni systemowej zewnętrznej należy sięgnąć do uregulowań dotyczących zasad opodatkowania podatkiem od towarów i usług tj. do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeń.

A zatem, jeżeli faktury wystawione i przesyłane/udostępniane przez kontrahentów, które następnie przechowywane są w formie papierowej, będą spełniały wymogi formalne, o których mowa w ustawie o podatku od towarów i usług oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeniach, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie uprawnienia Spółki do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać za prawidłowe.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy należy stwierdzić, iż w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur VAT w formacie PDF lub jpg za pośrednictwem poczty elektronicznej, przechowywanych później w formie papierowej, przy założeniu, że faktury te spełniają wymogi formalne, o których mowa powyżej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie na uwagę zasługuje okoliczność, iż pełna weryfikacja prawidłowości udokumentowania poszczególnych wydatków Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Dokonując interpretacji indywidualnej organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako spodstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.