Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT3.4011.552.2018.1.WM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-12-28
Teza: Czy za miesiące przyszłe w celu zaliczenia wydatku za najem pokoju do kosztów uzyskania przychodów może to zrobić jedynie na podstawie rachunku wystawionego przez wynajmującego czy wystarczy potwierdzenie przelewu?
Słowa kluczowe: dokumentowanie; koszt; pokoje gościnne-wynajem pokoi gościnnych
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 października 2018 r. (data wpływu 29 października 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 12 grudnia 2018 r. (data wpływu 14 grudnia 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z wynajmem pokoju – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 października 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z wynajmem pokoju.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Głównym przedmiotem działalności jest pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (PKD 70.22.Z). Pozostałe kody PKD określające zakres wykonywanej działalności to 18.13.Z, 47.91.Z, 47.99.Z, 58.11.Z, 58.12.Z, 58.13.Z, 58.14.Z, 58.19.Z, 58.21.Z, 58.29.Z, 59.11.Z, 59.12.Z, 59.13.Z, 59.20.Z, 60.10.Z, 63.11., 63.12.Z, 63.99.Z, 70.21.Z, 73.11.Z, 73.12.A, 73.12.B, 73.12.C, 73.12.D, 73.20.Z, 74.10.Z, 74.20.Z, 74.90.Z, 82.11.Z, 82.19.Z. Formą opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej jest skala podatkowa (zasady ogólne). Ponadto, Wnioskodawczyni jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z powyższą działalnością gospodarczą prowadzona jest dokumentacja księgowa w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Działalność opodatkowana jest zatem podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Miejscem zamieszkania Wnioskodawczyni jest X, tu również znajduje się siedziba firmy.

W zasadzie od początku swojej działalności Wnioskodawczyni jest związana bezterminową umową współpracy ze Spółką z o.o., która ma swoją siedzibę w W, dla której to głównie Wnioskodawczyni świadczy swoje usługi. Aby wywiązać się z obowiązków jakie nakłada na nią umowa ze Spółką z o.o., musi często podróżować do W i pozostawać tam czasem wiele dni aby móc prowadzić powierzone jej projekty. W takich sytuacjach najbardziej problematyczną kwestią są noclegi. Wnioskodawczyni postanowiła zatem wynająć pokój w okolicach siedziby Spółki z o.o., w którym nocuje w przypadku dłuższych pobytów. Pozwala to Wnioskodawczyni na spokojne zajmowanie się zleceniem, nie musi za każdym razem szukać noclegu, martwić się gdzie zostawić tym razem swoje rzeczy zaraz po przyjeździe. Cena wynajmu pokoju za cały miesiąc, na którą składa się opłata za czynsz oraz zużyte media, jest atrakcyjniejsza od ceny kilku noclegów w hotelu. Takie rozwiązanie jest więc tańsze niż noclegi w hotelu oraz zdecydowanie bardziej ekonomiczne niż częste dojazdy do W, która jest oddalona ponad 200 km od jej miejsca zamieszkania.

W związku z powyższym opisem zadano m. in. następujące pytanie.

Czy za miesiące przyszłe w celu zaliczenia wydatku za najem pokoju do kosztów uzyskania przychodów może to zrobić jedynie na podstawie rachunku wystawionego przez wynajmującego czy wystarczy potwierdzenie przelewu?

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone na wynajem pokoju w miejscowości, w której znajduje się siedziba jej głównego kontrahenta, mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy. Koszty takie muszą być właściwie udokumentowane.

Przedmiotowy koszt spełnia wszystkie powyższe warunki - jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością, jest udokumentowany umową najmu i comiesięcznym przelewem na wskazane w umowie konto, jest ściśle związany z osiąganiem przychodów i nie jest wymieniony jako wyłączony z kosztów w świetle art. 23 ww. ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
*   musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa także obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zasady i sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe warunki jakie musi spełniać dokument aby mógł stanowić podstawę do dokonania wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728).

Zgodnie z § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub 1a) (uchylony), 1b) (uchylony), 1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
    1.  datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
    2.  wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dokonanymi bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
    3.  wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
    4.  podpis osoby sporządzającej dokument, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W myśl § 13 cyt. rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Według § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1.  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3.  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłat sądowych i notarialnych; 8a) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
9.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, której głównym przedmiotem jest pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania. Formą opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej jest skala podatkowa (zasady ogólne). Ponadto, Wnioskodawczyni jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z powyższą działalnością gospodarczą prowadzona jest dokumentacja księgowa w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Działalność opodatkowana jest zatem podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Miejscem zamieszkania Wnioskodawczyni jest X, tu również znajduje się siedziba firmy.

W zasadzie od początku swojej działalności Wnioskodawczyni jest związana bezterminową umową współpracy ze Spółką z o.o., która ma swoją siedzibę w W, dla której to głównie Wnioskodawczyni świadczy swoje usługi. Aby wywiązać się z obowiązków jakie nakłada na nią umowa ze Spółką z o.o., musi często podróżować do W i pozostawać tam czasem wiele dni aby móc prowadzić powierzone jej projekty. W takich sytuacjach najbardziej problematyczną kwestią są noclegi. Wnioskodawczyni postanowiła zatem wynająć pokój w okolicach siedziby Spółki z o.o., w którym nocuje w przypadku dłuższych pobytów. Pozwala to Wnioskodawczyni na spokojne zajmowanie się zleceniem, nie musi za każdym razem szukać noclegu, martwić się gdzie zostawić tym razem swoje rzeczy zaraz po przyjeździe. Cena wynajmu pokoju za cały miesiąc, na którą składa się opłata za czynsz oraz zużyte media jest atrakcyjniejsza od ceny kilku noclegów w hotelu. Takie rozwiązanie jest więc tańsze niż noclegi w hotelu oraz zdecydowanie bardziej ekonomiczne niż częste dojazdy do W, która jest oddalona ponad 200 km od jej miejsca zamieszkania.

Odnosząc się do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego oraz mając na uwadze powołane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, że do wydatków na wynajem pokoju dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej znajdą zastosowanie postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem, wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Przy czym niezbędnym jest wykazanie okoliczności, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach w mieście, w którym wynajmowany jest pokój, potwierdzających w sposób bezsporny istnienie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków. Jeżeli więc poniesione wydatki z tytułu najmu i użytkowania pokoju spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Przy czym, Wnioskodawczyni ma możliwość zaliczenia wydatków związanych z wynajęciem pokoju do kosztów uzyskania przychodów, o ile wydatki te będą udokumentowane zgodnie Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów rozchodów.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów rozchodów w § 12 ust. 3 pkt 1 wskazuje, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m. in. rachunki.

Natomiast zgodnie z § 14 ust. 2 pkt 7 ww. rozporządzenia na udokumentowanie wydatków związanych z wynajmem mieszkania (pokoju), mogą być sporządzane dowody wewnętrzne. Dowody wewnętrzne muszą zawierać dane o których mowa w § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, tj. muszą to być dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Zatem w sytuacji Wnioskodawczyni - w celu zaliczenia wydatków za najem pokoju do kosztów uzyskania przychodów za miesiące przyszłe - możliwe jest udokumentowanie tych wydatków na podstawie rachunków wystawionych przez wynajmującego, jak również, o ile takich rachunków wynajmujący nie wystawia, możliwe jest sporządzenie przez Wnioskodawczynię dowodu wewnętrznego zawierającego dane wynajmującego i najemcy, adres wynajmowanego pokoju oraz informacje dotyczące wysokości dokonanych opłat z tytułu czynszu i zużytych mediów oraz informacji dotyczących którego miesiąca opłaty dotyczą, sporządzonego na podstawie umowy najmu pokoju i potwierdzenia przelewu.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Przedmiotem interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie 3, natomiast wniosek w zakresie pozostałych pytań zostanie rozpatrzony odrębnymi pismami.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku ul. H. Sienkiewicza 84, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.