Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.645.2019.3.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-03-09
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-odliczenie podatku; podatek-podatek naliczony; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2019 r. (data wpływu 30 grudnia 2019 r.) uzupełnionym w dniu 5 marca 2020 r. (data wpływu 6 marca 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 24 lutego 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.645.2019.2.JF (doręczone w dniu 27 lutego 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 grudnia 2019 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony w dniu 5 marca 2020 r. (data wpływu 6 marca 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 24 lutego 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.645.2019.2.JF (doręczone w dniu 27 lutego 2020 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest polskim rezydentem podatkowym, podlegającym na terytorium Polski opodatkowaniu od całości swoich dochodów. Spółka jest zarejestrowana dla celów podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.

Wnioskodawca jest operatorem systemu przesyłowego, określonym w ustawie Prawo energetyczne, jako przedsiębiorstwo energetyczne zajmujące się przesyłaniem energii elektrycznej, odpowiedzialne m.in. za ruch sieciowy w systemie przesyłowym elektroenergetycznym, bieżące i długookresowe bezpieczeństwo funkcjonowania tego systemu, eksploatację, konserwację i remonty oraz niezbędną rozbudowę sieci przesyłowej, w tym połączeń z innymi systemami elektroenergetycznymi. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest zatem świadczenie usług przesyłania energii elektrycznej, przy zachowaniu wymaganych kryteriów bezpieczeństwa pracy (…)

W toku prowadzonej przez siebie działalności, Wnioskodawca dokonuje zakupów energii z rynku bilansującego oraz innych towarów i usług, związanych z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą.

W związku z zakresem prowadzonej działalności Spółka otrzymuje znaczną liczbę faktur zakupowych, a jednocześnie księgowanie zarówno faktur i faktur korygujących obecnie odbywa się w systemie finansowo-księgowym (dalej jako „system SAP”). Księgowanie obecnie odbywa się na podstawie faktur w wersji papierowej, gdzie na fakturze papierowej odręcznie dokonuje się uzupełnienia numeru dokumentu księgowego z systemu SAP.

Z uwagi na ww. znaczną liczbę faktur zakupowych oraz wynikających z nich płatności, Spółka zamierza wdrożyć nową, informatyczną procedurę księgowania, akceptacji, archiwizacji i obiegu faktur (dalej jako: „System”), dzięki któremu Spółka uzyska:

*   zminimalizowanie ryzyka utraty oryginalnych faktur papierowych przy ich przemieszczaniu pomiędzy miejscami, w których Spółka prowadzi działalność,

*   skrócenie czasu poświęcanego na obsługę księgową faktur poprzez znaczne skrócenie czasu ich księgowania na podstawie skanów dokumentów, bez konieczności czekania na wpływ do księgowości dokumentów w formie papierowej (obecnie proces trwający 2-3 tygodnie), co przełoży się również na większą pewność w zakresie prawidłowego rozliczania VAT oraz terminowość dokonywania płatności,

*   płynniejszy obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi departamentami w celu ich weryfikacji i akceptacji merytorycznych,

*   skuteczniejszą archiwizację faktur papierowych w jednej lokalizacji, co przełoży się na możliwości w zakresie optymalizacji powierzchni magazynowej wykorzystywanej do archiwizacji oraz umożliwi standaryzację zasad opisywania i przechowywania.

Stosownie do ww. założeń Systemu, proces księgowania, akceptacji oraz archiwizacji faktur oraz faktur korygujących (dalej: „faktury”) przebiegać będzie w Spółce według następującego modelu:

1.  Skanowanie faktury oraz jej zapis w
2.  Oznaczanie faktury numerem identyfikacyjnym, tj. podejmowanie czynności polegającej na wygenerowaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego (dalej jako: „Barcode”) dla każdej zeskanowanej faktury oraz naklejenie go na fakturze papierowej podlegającej skanowaniu i zapisywaniu w wersji elektronicznej w Systemie;
3.  Weryfikacja faktur w Systemie na podstawie skanów faktur znajdujących się w Systemie, tj. podejmowanie czynności weryfikujących, takich jak:
    1.  weryfikacja merytoryczna i finansowa,
    2.  zamieszczenie opisów,
    3.  kompletowanie załączników, o ile takie występują,
    4.  nadawanie odpowiednich dekretów,
    5.  przekazanie do zatwierdzenia przez osoby odpowiedzialne.
4.  Akceptacja faktur i ich księgowanie na podstawie skanów faktur znajdujących się w Systemie, tj. po zakończeniu procesu merytorycznego zatwierdzenia na podstawie skanu faktury znajdującego się w Systemie pracownik Departamentu Rachunkowości i Finansów Spółki dokonuje księgowania w systemie SAP.

Należy podkreślić, że po wykonaniu czynności wskazanych w pkt II powyżej faktury w wersji papierowej będą przekazywane do jednej z wykorzystywanych przez Spółkę lokalizacji na terytorium kraju, w celu archiwizacji. Cały dalszy proces akceptacji i księgowania faktur odbywałby się w oparciu o skany faktur przechowywane w formie elektronicznej w Systemie.

Jednocześnie Spółka pragnie doprecyzować, że:

1.  System nie stanowi integralnej części systemu SAP, jest natomiast oddzielnym programem informatycznym przeznaczonym do skanowania i weryfikacji faktur w postaci elektronicznej,
2.  Numer faktuy nadawany w Systemie nie podlega automatycznemu wprowadzeniu do Systemu SAP, ta czynność jest wykonywana ręcznie przez osobę wyznaczoną w Spółce,
3.  po zaksięgowaniu faktury na podstawie jej elektronicznej wersji znajdującej się w Systemie, numer dokumentu księgowego nadany jej w systemie SAP jest dodatkowo wprowadzany do Systemu (manualnie, przez osobę odpowiedzialną za księgowanie),
4.  ze względu na fakt autonomiczności Systemu oraz systemu SAP, nie istnieje możliwość podglądu skanu faktury w systemie SAP - taka możliwość istnieje wyłącznie w Systemie,
5.  System jest wyposażony w mechanizm obiegu procesu (tzw. „Workflow”) wraz z elementami weryfikacji (merytorycznej, kontrolingowej oraz akceptacji łącznego kosztu),
6.  System umożliwia raportowanie poszczególnych etapów prac wraz ze wskazaniem osób i terminów podejmowanych czynności,
7.  System umożliwia przechowywanie dodatkowych danych, które są załączane do procesowanej faktury, tj. protokoły, załączniki, oświadczenia oraz inna niezbędna dokumentacja,
8.  faktury, zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej będą przechowywane co najmniej do okresu przedawnienia obowiązku podatkowego,
9.  System jest rozwiązaniem informatycznym funkcjonującym wyłącznie wewnątrz Spółki, który podlega odpowiednim procedurom bezpieczeństwa, dostępu pracowników oraz procedurom tworzenia kopii zapasowych danych znajdujących się w Systemie.

W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami Spółka zapewnia kilkuetapowy proces weryfikacji (kontroli biznesowych), mających na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

1.  Skanowanie i wprowadzenie faktury wraz z załącznikami do Systemu

Otrzymywane przez Spółkę faktury w postaci papierowej wraz z załącznikami wpływają do kancelarii. Pracownik kancelarii skanuje fakturę oraz dokonuje zapisu faktury w postaci elektronicznej w Systemie. Wraz z fakturą są skanowane i zapisywane w Systemie otrzymane wraz z nią załączniki.

Pracownik kancelarii przesyła do Departamentu Rachunkowości i Finansów Spółki raporty dzienne zawierające listę zeskanowanych i wprowadzonych do Systemu dokumentów (faktur) wraz z potwierdzeniem, że wprowadzone do Systemu dokumenty są kompletne.

Pracownik kancelarii przesyła też do odpowiedniej jednostki merytorycznej Spółki otrzymane wraz z fakturą dokumenty takie jak protokoły odbioru, czy nośniki danych zawierające informacje dotyczące udokumentowanej fakturą transakcji (np. płyty CD/DVD, pendrive).

Faktury papierowe otrzymane przez Spółkę przekazywane są do archiwum. Dalsze etapy opisanego poniżej procesu weryfikacji faktur podejmowane są w oparciu o elektroniczny zapis (skan) w Systemie faktury oraz otrzymanych wraz z nią załączników.

W tym miejscu należy nadmienić, że System wyposażony jest w mechanizm obiegu procesu (tzw. workflow), który przydziela „zadania” kolejnym użytkownikom - tj. osobom odpowiedzialnym w Spółce za kolejne opisane poniżej działania w ramach procedury weryfikacji merytorycznej, kontrolingowej oraz formalnej faktur zapisanych w postaci elektronicznej w Systemie. System umożliwia również rejestrację kolejnych etapów weryfikacji, ze wskazaniem osób i terminów podejmowanych czynności (kto i kiedy podejmował dane czynności weryfikacyjne, czy i jakie uwagi były wnoszone itp.). Mechanizm obiegu procesu zapewnia więc, że w odniesieniu do wszystkich faktur objętych wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej podejmowane są działania wskazane poniżej.

1.  Wstępna analiza przez pracownika jednostki merytorycznej - tzw. kontrolera

Wprowadzona do Systemu faktura jest przedmiotem wstępnej oceny przez pracownika jednostki merytorycznej (tzw. kontrolera), w ramach której weryfikowane jest, czy faktura została wystawiona na Spółkę oraz czy wskazano na niej prawidłową nazwę, adres oraz numer VAT Spółki.

1.  Weryfikacja merytoryczna przez pracownika jednostki organizacyjnej odpowiedzialnego za daną transakcję zakupową

Kolejnym etapem jest weryfikacja merytoryczna faktury zakupowej przez pracownika jednostki organizacyjnej odpowiedzialnego za daną transakcję zakupową (tj. osobę, która posiada wiedzę jakie towary lub usługi zostały przez Spółkę zakupione).

W tym miejscu należy nadmienić, że otrzymywane przez Spółkę faktury zakupowe wystawiane są (z jednym wyjątkiem, o którym mowa poniżej) na podstawie:

*   zawartych przez Spółkę umów w formie pisemnej, które zgodnie z wewnętrznymi regulacjami podlegają ewidencji zarówno w Centralnym Rejestrze Umów Spółki, jak również w postaci zakładanych kontraktów w systemie finansowo-księgowym (SAP), w referencji do których tworzone są również zamówienia w systemie SAP,

*   bądź samych zamówień (z reguły dotyczy to zakupów o mniejszej wartości).

Zadaniem pracownika odpowiedzialnego za weryfikację merytoryczną faktury jest analiza zapisanej w Systemie faktury wraz z załącznikami pod kątem zgodności z umową lub zamówieniem (w tym czy faktura została wystawiona przez właściwy podmiot). Pracownik ten ocenia również, czy do faktury zostały dołączone wszelkie wymagane dokumenty pozwalające na stwierdzenie, jakie towary lub usługi zostały dostarczone na rzecz Spółki. Pracownik dokonuje w Systemie opisu merytorycznego zakupu. Ma również możliwość zapisania w Systemie, w referencji do danej faktury, dodatkowych komentarzy lub dodatkowych dokumentów - np. korespondencji z kontrahentem, kalkulacji, protokołów itp.

Wyjątek od powyższej zasady, iż otrzymywane przez Spółkę faktury zakupowe wystawiane są na podstawie uprzednio zawartych umów lub wygenerowanych zamówień, dotyczy faktur przedstawianych w rozliczeniu delegacji pracowników oraz faktur dokumentujących zakupy opłacane gotówką lub kartą płatniczą (a więc zasadniczo transakcji o niewielkiej wartości). Niemniej, również w odniesieniu do takich faktur pracownik jednostki merytorycznej posiadający wiedzę na temat dokonanego zakupu jest zobowiązany dokonać weryfikacji merytorycznej faktury oraz zamieścić w Systemie opis pozwalający na ocenę zasadności poniesienia danego wydatku.

W razie braku przesłanek do akceptacji merytorycznej danej transakcji zakupowej pracownik odpowiedzialny za weryfikację podejmuje odpowiednie działania, np. zwraca się do kontrahenta o dostarczenie dodatkowych wymaganych dla akceptacji faktury dokumentów, ew. jeśli faktura została wystawiona niezasadnie lub niezgodnie z umową zwraca się o jej korektę (dopóki nie zaistnieją przesłanki do pozytywnej weryfikacji merytorycznej faktury, nie są podejmowane dalsze działania opisane niżej).

Jeśli weryfikacja przebiegła pozytywnie, pracownik jednostki organizacyjnej odpowiedzialny za transakcję zakupową dokonuje w Systemie akceptacji merytorycznej faktury.

1.  Ponowna weryfikacja przez pracownika jednostki merytorycznej - tzw. kontrolera

Po zatwierdzeniu faktury pod względem merytorycznym następuje ponowna weryfikacja przez pracownika jednostki merytorycznej (kontrolera). Jego zadaniem na tym etapie jest analiza opisu merytorycznego faktury oraz powiązanych z nią dokumentów i ocena, czy opis merytoryczny transakcji zakupowej jest kompletny oraz czy załączone w Systemie dokumenty dotyczące danego zakupu są wystarczające do zaakceptowania wydatku (innymi słowy, czy opis merytoryczny i załączone dokumenty uzasadniają zasadność dokonania zakupu).

W razie uznania opisu lub załączonych dokumentów za niewystarczające, kontroler zwraca zadanie pracownikowi odpowiedzialnemu za weryfikację merytoryczną faktury wraz z uwagami, w celu ich uzupełnienia.

Jeśli weryfikacja dokonywana na tym etapie przez kontrolera przebiegła pozytywnie, kontroler uzupełnia opis merytoryczny transakcji zakupowej w Systemie o numer zamówienia nadany w systemie SAP oraz dokonuje tzw. dekretacji.

Następnie kontroler wskazuje w Systemie osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie faktury do księgowania i zapłaty (swojego przełożonego lub inną upoważnioną osobę).

1.  Zatwierdzenie faktury do księgowania i zapłaty

Kolejny etap obejmuje weryfikację opisu merytorycznego faktury przez osobę upoważnioną wskazaną przez kontrolera.

Jeśli opis nie budzi wątpliwości, osoba ta zatwierdza daną fakturę do zaksięgowania oraz do realizacji płatności.

Jeśli natomiast uznałaby opis za niewystarczający, zwraca „zadanie” ponownie kontrolerowi wraz z uwagami, celem podjęcia odpowiednich dalszych działań.

1.  Księgowanie faktury

Zatwierdzona (pozytywnie zweryfikowana) zgodnie z powyższą procedurą faktura podlega następnie weryfikacji formalnej przez pracownika Departamentu Rachunkowości i Finansów Spółki. Obejmuje ona analizę formalnej prawidłowości faktury (np. czy zastosowano prawidłową stawkę podatku, czy faktura objęta obowiązkiem zastosowania mechanizmu podzielonej płatności zawiera odpowiednią adnotację, itp.).

Pozytywnie zweryfikowana pod względem formalnym faktura jest następnie księgowana w systemie finansowo-księgowym (SAP). W systemie SAP faktury są ewidencjonowane w referencji do wcześniej złożonych zamówień. Na tym etapie do systemu SAP wprowadzany jest również unikalny numer faktury nadawany jej w momencie skanowania i wprowadzania do Systemu. Poprzez ten numer, jak również alternatywnie poprzez numer faktury lub ew. NIP dostawcy zawsze istnieje możliwość powiązania zaksięgowanej w systemie SAP transakcji zakupowej z zapisaną w systemie fakturą dokumentującą tę transakcję, dokumentacją dotyczącą tej transakcji oraz opisem merytorycznym.

1.  Płatność

Po zaksięgowaniu faktury (tj. po pozytywnej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zgodnie z procesem opisanym powyżej, następuje przygotowanie i realizacja płatności.

Tak jak wskazano powyżej, opisany kilkuetapowy proces weryfikacji merytorycznej, kontrolingowej oraz formalnej dotyczy wszystkich faktur zakupowych objętych wnioskiem o interpretację indywidualną (co na poziomie rozwiązania informatycznego zapewnia mechanizm obiegu procesu tzw. workflow - zadania w ramach ustalonego procesu weryfikacji są przydzielane w Systemie kolejnym użytkownikom odpowiedzialnym za wykonanie danych czynności, żaden z tych etapów nie może zostać pominięty). Spółka uznaje opisaną wyżej procedurę weryfikacji (kontrole biznesowe) za wystarczającą dla wiarygodnego powiązania otrzymanej faktury zapisanej w postaci elektronicznej w Systemie z konkretną transakcją zakupową (dostawą towarów lub świadczeniem usług na rzecz Spółki) oraz upewnienia się co do tożsamości podatnika dokonującego na rzecz Spółki dostawy towarów lub świadczenia usług (autentyczność pochodzenia). Dzięki stosowanemu rozwiązaniu informatycznemu jest jednocześnie możliwe odtworzenie w łatwy sposób kolejnych czynności weryfikacyjnych (ścieżka audytu).

Ponadto wskazano, że wydatki dokumentowane fakturami opisanymi we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej służą czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy sposób przechowywania faktur w formie elektronicznych skanów w Systemie będzie prawidłowy z perspektywy wymogów dotyczących przechowywania faktur, określonych w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT?
2.  Czy w przypadku żądania udostępnienia faktur, o którym mowa w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do ich okazania wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci skanów faktur przechowywanych elektronicznie w Systemie), zapewniając organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych?
3.  Czy faktury otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego będą stanowiły podstawę do odliczenia przez Spółkę wynikającego z nich podatku naliczonego (w zakresie, w jakim nabycie danych towarów lub usług udokumentowanych fakturą uprawnia Spółkę do odliczenia podatku naliczonego, w szczególności z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie ograniczeń)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznych skanów w Systemie będzie prawidłowy z perspektywy wymogów dotyczących przechowywania faktur, określonych w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.
2.  W przypadku żądania udostępnienia faktur, o którym mowa w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do ich okazania wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci skanów faktur przechowywanych elektronicznie w Systemie), zapewniając organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Faktury otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego będą stanowiły podstawę do odliczenia przez Spółkę wynikającego z nich podatku naliczonego (w zakresie, w jakim nabycie danych towarów lub usług udokumentowanych fakturą uprawnia Spółkę do odliczenia podatku naliczonego, w szczególności z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie ograniczeń.

Ad 1 i 2

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106) przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Fakturą elektroniczną jest natomiast, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Obie formy faktur są równorzędne wobec siebie.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

*   podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury,

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług,

*   poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    *   kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    *   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury

Zgodnie z przywołanymi przepisami podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, natomiast przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Jednocześnie ustawa o VAT wskazuje, że podatnicy mogą zapewnić autentyczność pochodzenia faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W ramach rozumienia autentyczności pochodzenia faktury, a w szczególności jakie czynności stanowią „kontrolę biznesową”, o której mowa w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, w interpretacjach indywidualnych potwierdzono, że za taką kontrolę można uznać:

*   posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym (Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 10 maja 2018 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT),

*   faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję; otrzymane faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie nienaruszające integralności faktury (Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 11 kwietnia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF),

*   pracownicy wyznaczonych działów Spółki weryfikują poprawność otrzymanych faktur pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzają czy zostało złożone zamówienie lub podpisana odpowiednia umowa/kontrakt; porównywana jest treść faktury z danymi zawartymi w zamówieniu/umowie/kontrakcie (weryfikowana jest tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem (Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 19 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.42.2018.2.JF),

*   procedury zapewniające pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy/ wystawcy faktury, w szczególności poprzez powiązanie danej faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje (Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 31 stycznia 2017 r., sygn. 0114-KDIP4.4012.479.2017.1.BS),

*   każdorazowa weryfikacja faktur pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, co będzie oznaczać, że nie jest możliwe ujęcie w ewidencji VAT archiwizowanie faktur pochodzących od nieznanych dostawców (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 30 stycznia 2017 r., sygn. 1462-IPPP1.4512.1016.2016.2.JL).

Uwzględniając powyższe należy wskazać, że System, który ma zostać zaimplementowany w Spółce umożliwia:

1.  wykorzystywanie mechanizmu obiegu procesu wraz z elementami weryfikacji (merytorycznej, kontrolingowej oraz akceptacji łącznego kosztu),
2.  raportowanie poszczególnych etapów prac wraz ze wskazaniem osób i terminów podejmowanych czynności,
3.  przechowywanie dodatkowych danych, które są załączane do procesowanej faktury, tj. protokoły, załączniki, oświadczenia oraz inna niezbędna dokumentacja.
4.  zachowanie odpowiednich procedur bezpieczeństwa, dostępu pracowników oraz procedur tworzenia kopii zapasowych danych znajdujących się w Systemie.

Wnioskodawca jest zdania, że System zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur i innych dowodów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Czytelność i integralność treści faktur

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT poza zapewnieniem autentyczności, faktury przechowywane w formie elektronicznej powinny być czytelne, a ich treść integralna (uniemożliwiająca zamianę danych zawartych na fakturze).

Zapewnienie tych warunków w praktyce oznacza, że skany faktur powinny być wykonane w jakości zapewniającej możliwość odczytania całości zapisów na fakturze. Natomiast zapewnienie integralności następuje poprzez zapisanie dokumentów w odpowiednich formatach uniemożliwiających wprowadzanie zmian w ich treści.

W przypadku Systemu oba warunki, tj. czytelność i integralność treści, zostają zapewnione poprzez:

*   funkcje Systemu umożliwiające skanowanie i przetwarzanie wszelkiego typu dokumentów. Skan (obraz w formie elektronicznej znajdujący się w Systemie) powstały na skutek procesu digitalizacji będzie dokładnym odzwierciedleniem dokumentu skanowanego,

*   funkcję Systemu dzięki, której zeskanowane faktury są przechowywane w formacie uniemożliwiającym dokonywanie modyfikacji w treści faktur. System nie będzie umożliwiał pracownikom Spółki na dokonywanie czynności edycyjnych faktur przechowywanych w Systemie, a dostęp do nich będzie się ograniczał do możliwości podglądu obrazu, jego pobrania (zapisania kopii pliku w nowej lokalizacji) oraz wydruku.

Miejsce przechowywania i dostęp do dokumentów

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak zostało wskazane przez Spółkę, archiwizacja faktur będzie się odbywała:

1.  w formie papierowej w jednej z wykorzystywanych przez Spółkę lokalizacji na terytorium kraju,
2.  w formie elektronicznej w Systemie.

Dodatkowo, wszelkie faktury papierowe, które zostaną zeskanowane i wprowadzone do Systemu zostaną oznaczone numerem, który będzie indywidualny dla każdej z zeskanowanych i wprowadzonych do Systemu faktur. Dzięki takiemu działaniu zapewniony zostanie łatwy dostęp oraz odszukanie faktur papierowych w razie żądania organów skarbowych.

Jednocześnie, sposób przechowywania zeskanowanych faktur w Systemie również będzie umożliwiał dostęp do faktur oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, w razie żądania organów skarbowych.

W związku z tym, w ocenie Spółki, w razie żądania okazania oraz zapewnienia dostępu do faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, wystarczające będzie zapewnienie takiego dostępu wyłącznie do zeskanowanych faktur przechowywanych w formie elektronicznej w Systemie (wraz z możliwością bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych zawartych w tych fakturach), bez konieczności udostępniania faktur przechowywanych w formie papierowej.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy:

1.  Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznych skanów w Systemie będzie prawidłowy z perspektywy wymogów dotyczących przechowywania faktur, określonych w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT;
2.  W przypadku żądania udostępnienia faktur, o którym mowa w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do ich okazania wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci skanów faktur przechowywanych elektronicznie w Systemie), zapewniając organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ad 3

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje podatnikom, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy o VAT).

Ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna) ani także od tego, w której z tych form będzie przechowywana. W ocenie Spółki, nie ma przeszkód, aby faktury otrzymane w wersji papierowej były przechowywane w formie elektronicznej. Taki sposób przechowywania faktur nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Wobec powyższego, faktury otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego będą stanowiły podstawę do odliczenia przez Spółkę wynikającego z nich podatku naliczonego (oczywiście wyłącznie w zakresie, w jakim nabycie danych towarów lub usług udokumentowanych fakturą uprawnia Spółkę do odliczenia podatku naliczonego, w szczególności z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie ograniczeń).

Takie stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych, m.in. w:

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia z 13 czerwca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF,

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia z 10 maja 2018 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.lT,

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 kwietnia 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF,

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF,

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 listopada 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.398.2017.1.JF,

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 września 2017 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.379.2017.1.JP,

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 sierpnia 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.190.2017.1.KC,

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2017 r. sygn. 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2AR,

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 maja 2017 r. sygn. 1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wskazać należy, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygniecie.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.