Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-453/10/ASz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-08-19
Teza: Czy możliwym jest przechowywanie kopii faktur w systemie informatycznym, bez konieczności wystawiania kopii tych faktur w formie papierowej?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; transakcja
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 maja 2010r. (data wpływu 20 maja 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy możliwym jest przechowywanie kopii faktur w systemie informatycznym, bez konieczności wystawiania kopii tych faktur w formie papierowej– **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 maja 2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy możliwym jest przechowywanie kopii faktur w systemie informatycznym, bez konieczności wystawiania kopii tych faktur w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest podmiotem świadczącym między innymi usługi z branży komunalnej. Usługi te świadczone są zarówno na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, jak i na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej. Wnioskodawca dysponuje danymi dotyczącymi wszystkich klientów, które pozwalają ustalić czy dany podmiot prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie. W związku ze świadczonymi usługami Wnioskodawca wystawia faktury, które przekazuje wszystkim swoim klientom, również osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Ze względu na ilość klientów, Wnioskodawca wystawia miesięcznie około kilkanaście tysięcy faktur dla samych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. A zatem w stosunku rocznym daje to liczbę około kilkuset tysięcy faktur. Obecnie Wnioskodawca drukuje wszystkie faktury, zarówno oryginały, przesyłane drogą pocztową lub przekazywane osobiście kontrahentom, jak i kopie, które przechowuje w swojej dokumentacji. Istotnym elementem tego procesu jest system informatyczny Wnioskodawcy, który gwarantuje nie tylko bezpieczeństwo przechowywania kopii faktur, ale również integralność treści wystawionych już i zaksięgowanych dokumentów (kopie faktur nie mogą być w żaden sposób modyfikowane!) oraz natychmiastową dostępność do żądanej kopii, np. podczas kontroli organów podatkowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie informatycznym, bez konieczności wystawiania tych kopii w formie papierowej? Założeniem jest, że Wnioskodawca wystawia oryginały faktur w formie papierowej i przekazuje je wszystkim klientom.

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zagadnienie wystawiania faktur w sposób ogólny reguluje art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), dalej zwana - „ustawą o VAT”. Przedmiotowa regulacja odsyła w delegacji ustawowej do aktów prawnych wydawanych przez Ministra Finansów, które w sposób szczegółowy regulują zasady wystawiania faktur i ich przechowywania. Na tej podstawie Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie faktur.

Kluczowe dla niniejszej sprawy znaczenie mają przepisy § 19 i § 21 rozporządzenia w sprawie faktur. Zgodnie z zapisami § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z kolei, zgodnie z ust. 2, oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA".

Przepis § 21 rozporządzenia odnosi się do sposobu przechowywania faktur. Zgodnie z jego ust. 1, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z ust. 2, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zdaniem Wnioskodawcy należy zauważyć, że w powołanych przepisach nie jest wprost wyrażony obowiązek wystawiania i przechowywania faktur w postaci materialnej (papierowej). Przepis § 19 rozporządzenia w/s faktur nie wskazuje, że dla wystawienia faktury (utworzenia faktury, jej wykreowania) niezbędne jest jej wydrukowanie. Wskazuje wyłącznie, że faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - jeden dla sprzedawcy i drugi dla nabywcy, przy czym oznaczenie egzemplarza dla nabywcy ma polegać na umieszczeniu w jego treści wyrazu „ORYGINAŁ", a oznaczenie egzemplarza dla sprzedawcy ma polegać na umieszczeniu w jego treści wyrazu „KOPIA".

Z kolei § 21 rozporządzenia w/s faktur nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (§ 21 ust. 1) wskazując, że powinny być one przechowywane w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2). Pełna analiza tegoż zagadnienia nie może zostać jednak dokonana bez odniesienia się wprost do brzmienia zapisów art. 246 i art. 247 Dyrektywy 2006/112/WE.

Zgodnie z art. 246 „przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność”. W odniesieniu do faktur, o których mowa w art. 233 ust. 1 akapit drugi, umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne przez cały okres przechowywania. A zatem przepis ten wskazuje na podstawowe wymogi co do sposobu przechowywania faktur.

Z kolei art. 247 jest dla przedmiotowej sprawy istotny tylko w zakresie wynikającym z regulacji jego ust. 2, zawierającego tzw. prawo opcji dla państwa członkowskiego:

1.  (\`(...)\`).
2.  Aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.
3.  (\`(...)\`).

Cytowany wyżej art. 246 zawiera trzy podstawowe wymogi, które powinny zostać spełnione przez podatnika VAT przy przechowywaniu faktur. Należą do nich:

*   zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury,
*   zapewnienie integralności treści faktury,
*   zapewnienie czytelności faktury.

Powstaje zatem pytanie, co należy rozumieć pod tymi pojęciami? Z uwagi na fakt, że Dyrektywa 2006/112/WE nie zawiera definicji legalnych tych pojęć należy je rozumieć dosłownie, zgodnie ze znaczeniem nadawanym użytym w nich słowom w języku potocznym. Przez zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury należy zatem rozumieć możliwość identyfikacji kontrahenta i transakcji, której faktura dotyczy. Przez zapewnienie integralności treści faktury należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w jej skład. Zapewnienie czytelności sprowadza się z kolei do zapewnienia możliwości odczytania informacji ujętych w fakturze.

Art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE nie zawiera zatem wymogu przechowywania faktury w postaci papierowej.

Uzupełnieniem treści art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE jest art. 247 ust. 2 tej Dyrektywy wskazujący na dodatkowy, poza wymienionymi w treści art. 246, wymóg dotyczący przechowywania faktur. Zgodnie z treścią art. 247 ust. 2, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę i przeanalizować znaczenie użytego w treści komentowanego przepisu (art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE) słowa „może. Słowo to nie wskazuje na obowiązek jakiegoś działania albo zaniechania. Nie wskazuje na nałożenie na adresatów normy jakiegoś zobowiązania. Ma ono odmienny charakter. Słowo „może" wskazuje na przyznanie możliwości określonego działania, określonej zmiany stanu faktycznego albo prawnego. Użycie zatem w treści komentowanego przepisu słowa „może" oznacza przyznanie adresatom zawartej w jego treści normy, swobody jej przyjęcia albo odrzucenia. W tym przypadku oznacza więc swobodę państw członkowskich co do implementacji do krajowych porządków prawnych dodatkowego warunku przechowywania faktur określonego treścią tego przepisu. Stworzenie państwom członkowskim możliwości implementacji do krajowych porządków prawnych określonych rozwiązań określane jest mianem tzw. prawa opcji. Skorzystanie zaś z prawa opcji powinno zostać wprost wyrażone w przepisach krajowych. Podstawowym założeniem systemu prawnego jest bowiem to, że powinien on być spójny i jasny co do wprowadzanych przez niego praw i obowiązków. Zatem w kontekście przewidzianej w przepisach Dyrektywy 2006/112/WE możliwości wprowadzenia przez państwo członkowskie dodatkowych warunków przechowywania faktur, poza warunkami obligatoryjnymi wynikającymi z regulacji art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE, należy uznać, że skorzystanie z tej możliwości przez państwo członkowskie powinno być wprost wyartykułowane w obowiązujących przepisach krajowych. Należy bowiem mieć na uwadze fundamentalną dla systemów prawnych zasadę, zgodnie z którą to, co jest nakazane albo zakazane powinno być wprost wyrażone (uregulowane) w przepisach prawa. W przeciwnym razie zachwiana zostanie pewność prawa prowadząca do jego degradacji (rozkładu systemu prawnego).

Kolejnym zagadnieniem wymagającym rozstrzygnięcia na gruncie powołanego przepisu jest ustalenie przedmiotu prawa opcji przyznanego państwom członkowskim na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE. Treść tego przepisu wskazuje (cytowana wyżej), że objęta prawem opcji jest możliwość wprowadzenia przez państwo członkowskie wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeżeli zatem wystawiona faktura została przesłana w postaci papierowej, wówczas podatnicy (wystawca i nabywca) powinni przechowywać fakturę w postaci papierowej. Jeżeli natomiast faktura została przesłana nabywcy drogą elektroniczną, wówczas powinna być ona przechowywana w postaci elektronicznej. Należy podkreślić, że przepis art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE jest jedynym przepisem tego aktu odnoszącym się do sposobu przechowywania faktury w postaci papierowej. Przepis ten jednak nie został przeniesiony do treści § 21 rozporządzenia w/s faktur, gdyż nie zawiera on wprost zapisu wskazującego na skorzystanie przez Polskę z prawa opcji określonego w art. 247 ust. 2 Dyrektywy. Jeżeli zatem Polska nie skorzystała z prawa opcji, wówczas obowiązek przechowywania faktury w postaci papierowej z uwagi na sposób jej przesłania nabywcy nie może obciążać polskiego podatnika VAT będącego sprzedawcą o ile oczywiście Dyrektywa 2006/112/WE nie uzależnia kreacji (wystawienia) faktury od wydrukowania dokumentu. W tym miejscu należy jednak zauważyć, iż analiza przepisów komentowanej Dyrektywy wskazuje, że dla istnienia faktur podstawowe znaczenie ma fakt zgromadzenia na dowolnym nośniku określonych informacji (określa je art. 226), które łącznie zostały zgromadzone z zamiarem potwierdzenia faktu dokonania transakcji opodatkowanej VAT.

Ponadto Dyrektywa 2006/112/WE (w przepisie art. 232) potwierdza wyraźnie, że wystawienie faktury polega na zgromadzeniu informacji określonych w art. 226 tejże Dyrektywy. Natomiast forma papierowa albo elektroniczna faktury ma wyłącznie znaczenie dla jej przekazania nabywcy. Uwzględniając wymogi wynikające z komentowanego wyżej art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE (wymóg zachowania autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści i czytelności) oraz obiektywne możliwości co do sposobów przekazania określonych informacji, przesłanie faktury może nastąpić albo poprzez przekazanie jej w formie papierowej albo poprzez przesłanie faktury drogą elektroniczną (oczywiście po spełnieniu określonych prawem przesłanek). Podobnie przepis art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE zakreśla granice uznania przekazywanych informacji za fakturę, w zależności od tego w jakiej formie informacje te zostaną zgromadzone łącznie z zamiarem wykreowania faktury (na papierze albo w formie elektronicznej). Obejmuje on swoim zakresem różne aspekty funkcjonowania w obrocie gospodarczym tektury w postaci elektronicznej a nie tylko przypadki przesyłania ich w postaci elektronicznej. Tym samym potwierdza, że dla wystawienia faktury (jej wykreowania dla potrzeb obrotu gospodarczego) wystarczające jest zgromadzenie łącznie określonych informacji z zamiarem trwałego zapisania informacji istotnych dla potwierdzenia wykonania czynności opodatkowanej VAT.

Podsumowując powyższe rozważania Wnioskodawca podkreślił, że w jego ocenie, przepisy Dyrektywy 2008/112/WE wskazują, że dla wykreowania faktury (wystawienia faktury) nie jest koniecznym warunkiem jej wydrukowanie. Zgodnie z jej przepisami wydrukowanie faktury może być wymagane dla przechowywania faktury w kontekście jej przesłania nabywcy, ale taki wymóg powinien wprost wynikać z przepisów prawa krajowego (jako podstawa do stwierdzenia skorzystania przez państwo członkowskie z prawa opcji). Jedynym elementem wskazującym na próbę wprowadzenia do § 21 ust. 2 rozporządzenia w/s faktur zapisów zawartych w art. 247 ust 2 Dyrektywy, jest posłużenie się przez Ministra Finansów zwrotem „w oryginalnej postaci”, jednak Dyrektywa (art. 247 ust. 2) posługuje się sformułowaniem „w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione". Powstaje tym samym pytanie o znaczenie użytego w przepisie § 21 ust. 2 rozporządzenia w/s faktur sformułowania „w oryginalnej postaci". Z fakturowaniem związane są trzy rodzaje czynności - wyróżniane również przez Dyrektywę 2006/112/WE - wystawianie faktury, jej przesyłanie i przechowywanie. Skoro przepis komentowanego § 21 ust. 2 w/wym. rozporządzenia nie definiuje pojęcia „w oryginalnej postaci”, należy uznać, że oznacza ono fakturę w kształcie, w jakim została wystawiona, bo jest to pierwsza z czynności dotyczących faktury (żeby fakturę przesyłać trzeba ją najpierw wystawić). Skoro zatem dla wystawienia faktury nie jest konieczne jej wydrukowanie (czynność techniczna) - co wynika z treści przepisów Dyrektywy 2006/112/WE oraz – de facto - z przepisów rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008r. - zatem postać oryginalna faktury to postać, w jakiej została ona wystawiona, tj. postać, w jakiej zgromadzono niezbędne do jej istnienia dane z zamiarem wykreowania faktury (wystawienia faktury). Jeżeli zatem zgromadzenie danych z zamiarem wystawienia faktury polega na ich wpisaniu do bloczka papierowego formularza faktury, wówczas wystawienie faktury następuje w postaci papierowej. Jeżeli natomiast zgromadzenie danych z zamiarem wystawienia faktury polega na ich wpisaniu do systemu księgowego z zamiarem wystawienia faktury, przy czym zakończenie procesu wystawienia faktury w systemie powoduje brak możliwości modyfikacji zgromadzonych danych, wówczas wystawienie faktury następuje w systemie elektronicznym w postaci elektronicznej, a tym samym oryginalna postać, w której faktura maże być przechowywana to postać elektroniczna, oczywiście o ile spełnione są wymogi wynikające z art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE.

Podsumowując powyższe rozważania Wnioskodawca stwierdził, że polskie przepisy dotyczące VAT, nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta - nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną zgodnie z przepisami rozporządzenia o fakturach elektronicznych.

Zdaniem Wnioskodawcy obowiązek wystawiania oryginału oraz kopii faktury w ten sam sposób i w tej samej formie nie wynika literalnie z § 19 rozporządzenia w/s faktur, ponieważ w przepisie tym mowa jest jedynie o „wystawianiu”, a nie „wystawianiu w ten sam sposób i w tej samej formie". Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wystawiać dokumenty można również w formie innej niż papierowa, co jest często spotykane w praktyce obrotu gospodarczego, w szczególności w państwach Unii Europejskiej. W Polsce obrót gospodarczy również stał się nowoczesny i szybki, wykorzystujący nowe technologie i możliwości komunikacji nie spotykane w tej skali do tej pory.

Wnioskodawca zdaje sobie sprawę, że kopia oraz oryginał faktury nie mogą się od siebie różnić. Jednakże, zdaniem Wnioskodawcy, wymóg ten dotyczy treści faktury, tzn. danych w niej zawartych, a nie wyglądu faktury czy jej postaci. Celem wymogu identyczności kopii faktury oraz jej oryginału jest możliwość weryfikacji poprawności rozliczenia podatku należnego oraz naliczonego. Fizyczna identyczność kopii oraz oryginału nie jest niezbędna do zrealizowania tego celu. Podstawowe i jedyne znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy.

Zdaniem Wnioskodawcy, warunek identyczności będzie spełniony w proponowanym przez Stronę rozwiązaniu przechowywania kopii faktur. Kopia wystawionej i przesłanej odbiorcy faktury, przechowywana w systemie informatycznym Wnioskodawcy, będzie co do treści oraz wymogów formalnych identyczna z wystawionym oryginałem faktury. Forma faktury nabiera znaczenia dopiero przy jej przesyłaniu, jednakże nie ma to związku z formą wystawiana, nawet systemowego, gdyż przepisy o formie przesyłania są w innej sekcji, niż przepisy o wystawianiu faktury. Wystawienie, zdaniem Wnioskodawcy, polega na zgromadzeniu informacji, konstytuujących fakturę. W przypadku Wnioskodawcy, wystawienie faktury polegało na zebraniu danych w systemie informatycznym. Dopiero z tego systemu faktura była drukowana i przesyłana.

Wnioskodawca zauważył, że przepisy, na podstawie których organy podatkowe domagają się bezwzględnego przechowywania faktur w formie papierowej, są anachroniczne i pochodzą z czasów, kiedy obrót gospodarczy nie był tak zinformatyzowany, szybki i prowadzony z zastosowaniem nowych technologii. Obecnie obowiązujące przepisy rozporządzenia w/s faktur wywodzą się jeszcze z przepisów rozporządzenia z dnia 12 maja 1993r. w sprawie podatku od towarów i usług i – w zakresie przedmiotowej sprawy - są powielane w kolejnych, wydawanych przez Ministra Finansów aktach prawnych. Rozwiązania te więc nie przystają do obecnej rzeczywistości gospodarczej, są pozostałością po przepisach z zupełnie innego okresu gospodarczego, który uległ zmianie i unowocześnieniu.

Ważnym symptomem do odejścia od dotychczasowej wykładni powyższych przepisów rozporządzenia w/s faktur jest wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009r. sygn. akt I FSK 1169/08. Sąd m.in. zwrócił uwagę, że dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu faktur odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej na gruncie ustawy z 1993r.

Wnioskodawca podkreślił, ze należy wyraźnie oddzielić kwestie określone w rozporządzeniu o fakturach od autonomicznych przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (zwanym dalej: rozporządzeniem o e-fakturach). Rozporządzenie o e-fakturach nie zawiera żadnego przepisu odnoszącego się do kwestii wystawiania faktur elektronicznych oraz nie zawiera żadnego przepisu dotyczącego kwestii danych, jakie powinna zawierać e-faktura. Siłą rzeczy w związku z tym, przy wystawianiu e-faktur podatnicy powinni odwoływać się do przepisów rozporządzenia w/s faktur. A zatem nie można, w związku z tym, uznać rozporządzenia o e-fakturach za jedyną podstawę prawną przy wystawianiu i przesyłaniu e-faktur.

Skoro rozporządzenie o e-fakturach nie jest samodzielną podstawą do wystawiania faktur elektronicznych, to nie można uznać, że rozporządzenie w/s faktur stanowi wyłącznie podstawę do wystawiania faktur papierowych. Odnosi się ono zarówno do faktur w formie papierowej, jak i w formie e-faktur, jak i w jakiejkolwiek innej formie. Nie można w żadnym wypadku - zdaniem Wnioskodawcy - przyjąć, ze faktury inne niż papierowe mogą być wystawiane wyłącznie na podstawie rozporządzenia o e-fakturach.

Rozporządzenie o e-fakturach zawiera uregulowania dotyczące przesyłania faktur drogą elektroniczną. Jeżeli chodzi o wystawianie faktur, to należy odwołać się do rozporządzenia w/s faktur. Wnioskodawca nie rozważa na razie kwestii przesyłania faktur drogą elektroniczną, chce jedynie przechowywać wystawione kopie faktur w swoim systemie elektronicznym. W związku z tym Wnioskodawca nie opierałaby się w ogóle na przepisach rozporządzenia o e-fakturach. Co istotne, nie zaistnieje niezgodność reżimów prawnych zawartych w dwóch rozporządzeniach.

Bardzo istotnym elementem wspólnotowej koncepcji dotyczącej podatku od wartości dodanej jest zasada proporcjonalności. Zasada proporcjonalności, w kontekście interpretacji przepisów dyrektyw, polega na tym, że nie powinny być stosowane przez państwa członkowskie takie środki, które ustanawiają dla podatników obowiązki, których zakres jest nieproporcjonalny do celów, zakładanych przez daną regulację dyrektywy. Innymi słowy, zabronione jest nakładanie przez państwa członkowskie obowiązków, które są nieproporcjonalne do celów, które zakłada przepis dyrektywy, na podstawie którego obowiązki są nakładane. W przywołanym już wyroku NSA podniósł, że nałożenie przez polskiego ustawodawcę obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur zapewniają realizację celów wskazanych w art. 246 Dyrektywy (czyli zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, integralności treści faktury i jej czytelności), jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym, a tym samym narusza zasadę proporcjonalności. W tym kontekście przywołano również orzecznictwo ETS, a mianowicie wyroki w sprawie C-446/03 Marks & Spencer oraz w sprawie C-361/96 Societe Generale.

Kolejnym ważnym aspektem potwierdzającym stanowisko Wnioskodawcy w kontekście unormowań wspólnotowych jest, w jego ocenie, teza, której sednem jest, iż przechowywanie faktur nie ma i nie może mieć wpływu na zasadę neutralności VAT. W związku z tym, że zasada neutralności podatku, a więc prawa do odliczenia, zostaje zachowana również przy przechowywaniu kopii faktur w postaci innej niż papierowa, wprowadzanie obowiązku przechowywania kopii faktury w postaci papierowej nie ma uzasadnienia i jest nadmiernie uciążliwe dla podatników. Cele Dyrektywy 2006/112/WE zostają zapewnione również przy przechowywaniu faktur w sposób, jaki proponuje Wnioskodawca, w związku z tym nakładanie obowiązku o dużo większej uciążliwości jest niezgodne z zasadą proporcjonalności. Analogiczne wnioski dotyczą realizacji celów Dyrektywy 2006/112/WE w postaci prawidłowego wpłacania podatku oraz zapobiegania oszustwom podatkowym. Strona jest w stanie zapewnić dostęp do kopii faktur w każdej chwili. Ponadto dane z faktur raz wprowadzonych do systemu nie mogą być zmieniane. Zapewnia to integralność treści faktur. Ponadto system przechowywania faktur, proponowany przez Stronę Skarżącą zapewnia nawet większą przejrzystość, niż w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej. Dla przykładu należy podać, że próba zmiany danych na kopii faktury w systemie informatycznym Wnioskodawcy jest niemożliwa, natomiast zmiana tych danych na papierowej formie dokumentu jest bardzo prosta, choćby poprzez wydrukowanie nowej kopii dokumentu i jego zaksięgowania w tej postaci. Proponowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania, zapewnia realizację celów Dyrektywy 2006/112/WE również w zakresie prawidłowego wpłacania podatku oraz zapobiegania oszustwom podatkowym. Nie ma uzasadnienia wprowadzanie bardziej uciążliwego obowiązku przechowywania faktur w postaci papierowej. Wprowadzenie takiego obowiązku i w tym zakresie jest niezgodne z zasadą proporcjonalności.

W kontekście obowiązku przechowywania kopii faktur, ważnym aspektem jest również ryzyko utraty dokumentacji w wyniku zdarzeń losowych lub przestępczych. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji, które mają znaczenie dowodowe, szczególnie w kontekście nowych unormowań Ordynacji podatkowej. Art. 286 § 1 pkt 4 stanowi bowiem, że kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do: żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej. Przedstawiony powyżej logiczny wywód potwierdza - w ocenie Wnioskodawcy - możliwość stosowania proponowanych rozwiązań w odniesieniu do kopii faktur wystawianych zarówno dla podmiotów gospodarczych, jak i osób fizycznych nieprowadzacych działalności, gdyż nie stoją w sprzeczności z przepisami rozporządzenia w/s faktur w kontekście unormowań wspólnotowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej - w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 tego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.

Z treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca jest podmiotem świadczącym między innymi usługi z branży komunalnej. Usługi te świadczone są zarówno na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, jak i na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej. Wnioskodawca dysponuje danymi dotyczącymi wszystkich klientów, które pozwalają ustalić czy dany podmiot prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie. W związku ze świadczonymi usługami Wnioskodawca wystawia faktury, które przekazuje wszystkim swoim klientom, również osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Ze względu na ilość klientów, Wnioskodawca wystawia miesięcznie około kilkanaście tysięcy faktur dla samych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. A zatem w stosunku rocznym daje to liczbę około kilkuset tysięcy faktur. Obecnie Wnioskodawca drukuje wszystkie faktury, zarówno oryginały, przesyłane drogą pocztową lub przekazywane osobiście kontrahentom, jak i kopie, które przechowuje w swojej dokumentacji. Istotnym elementem tego procesu jest system informatyczny Wnioskodawcy, który gwarantuje nie tylko bezpieczeństwo przechowywania kopii faktur, ale również integralność treści wystawionych już i zaksięgowanych dokumentów (kopie faktur nie mogą być w żaden sposób modyfikowane!) oraz natychmiastową dostępność do żądanej kopii, np. podczas kontroli organów podatkowych.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane wyżej przepisy, należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez drukowania wersji papierowej), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały faktur miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Wyżej wskazane przepisy nakładają bowiem na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych faktur. Nie jest więc możliwe, ani wystawienie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i przechowywanie tych dokumentów w innej postaci niż ta, w której zostały wystawione. W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Wnioskodawca obowiązany będzie przechowywać faktury VAT w takiej postaci, w jakiej powstały.

Oznacza to, że w sytuacji gdy oryginały faktur miały postać drukowaną (papierową) i w takiej formie zostały przekazane kontrahentom, Wnioskodawca nie może przechowywać kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeżeli system komputerowy umożliwia w każdej chwili wydrukowanie dokumentu źródłowego.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe.

Ponadto tut. organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury, od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania, zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Warto także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych. (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Powyższe przepisy wskazują wprost na możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności.

W związku z powyższym uznać należy, iż przepisy cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi.

Końcowo stwierdzić należy, że powołane we wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r. sygn. akt I FSK 1169/08, nie ma mocy powszechnie obowiązującej. Sąd wyrokiem lub postanowieniem rozstrzyga wyłącznie konkretną sprawę co do stwierdzenia naruszenia prawa i skutków prawnych tego naruszenia i jedynie w tej sprawie ma moc wiążącą. Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia, o czym stanowi art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn. zm.).

Zatem powołany wyrok nie posiada waloru wykładni powszechnej, co w praktyce oznacza, że nie stanowi on podstawy dla analogicznego rozstrzygnięcia przez organy podatkowe.

Tut. organ wyjaśnia także, iż orzeczenia sądów wydawane są w indywidualnych sprawach podatników w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy prawa i stan faktyczny przedstawiony przez podatnika. Zatem nie mogą mieć wpływu na rozstrzygnięcie przedmiotowej sprawy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.