Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB2/415-187/14/IB
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2014-05-16
Teza: 1. Czy wyznaczone limity na połączenia służbowe w służbowych telefonach komórkowych dla pracowników, stanowią ich przychód ze stosunku pracy, od którego Wnioskodawca ma obowiązek odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy? 2. Czy wartość połączeń przekraczająca owe limity powinna być traktowana jako przychód do opodatkowania dla pracownika i Wnioskodawca powinien odprowadzić zaliczkę na poczet podatku dochodowego? 3. Czy Wnioskodawca powinien obliczyć i odprowadzić zaliczkę podatku dochodowego, przy zwrocie pracownikowi kosztów używania prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych w wysokości przyznanego miesięcznie limitu na podstawie uprzednio złożonego przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu do celów służbowych w danym miesiącu prywatnego telefonu komórkowego?
Słowa kluczowe: limit; pracownik; ryczałt; telefon; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 11 lutego 2014 r. (data wpływu 18 lutego 2014 r.) uzupełnionym pismem z dnia 15 kwietnia 2014 r. (data wpływu 22 kwietnia 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z korzystaniem przez pracowników z telefonów komórkowych - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18 lutego 2014 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z korzystaniem przez pracowników z telefonów komórkowych.

Wezwaniem z dnia 7 kwietnia 2014 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy zwrócił się o wyczerpujące przedstawienie stanu faktycznego.

Pismem z dnia 15 kwietnia 2014 r. (data wpływu 22 kwietnia 2014 r.) uzupełniono wniosek w ww. zakresie.

W przedmiotowym wniosku oraz w jego uzupełnieniu przedstawiono następujący stan faktyczny.

Starostwo Powiatowe ustaliło kwotowe limity na rozmowy wykonywane przez pracowników ze służbowych telefonów komórkowych, w kwotach uzależnionych od stanowiska pracownika i powierzonych pracownikowi obowiązków służbowych (limity ustalono uchwałą i zarządzeniem). Limity nie są traktowane jako przychód pracowników i nie opodatkowuje się ich podatkiem od osób fizycznych.

Ustalone limity są przekraczane ze względu na prowadzone prywatne rozmowy i w związku z powyższym Starostwo Powiatowe obciąża nimi pracowników, wystawiając im fakturę z odpowiednią stawką VAT. Koszty obciążenia nie są zakwalifikowane jako dodatkowy przychód pracownika (zgodnie z art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Również zarządzeniem Starosty, zwraca się koszty używania prywatnego telefonu do celów służbowych w wysokości przyznanego miesięcznie limitu, na podstawie uprzednio złożonego przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu do celów służbowych prywatnego telefonu w danym miesiącu. W treści oświadczenia określa się m.in. warunki:

1.  pracownik oświadcza, że jest właścicielem telefonu komórkowego o numerze (wpisuje numer);
2.  pracownik zobowiązuje się do używania telefonu prywatnego do celów służbowych;
3.  pracodawca zobowiązuje się do zwrotu tych kosztów w wysokości przyznanego limitu.

Pracownik nie przedstawia szczegółowego wykazu rozmów służbowych. Wypłata przyznanego limitu następuje przelewem na konto wskazane przez pracownika po otrzymaniu ww. oświadczenia. Wypłacone środki pracownikom z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych stanowią stały ryczałt miesięczny zróżnicowany kwotowo dla poszczególnych pracowników zgodnie z wyznaczonymi zadaniami służbowymi.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy wyznaczone limity na połączenia służbowe w służbowych telefonach komórkowych dla pracowników, stanowią ich przychód ze stosunku pracy, od którego Wnioskodawca ma obowiązek odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy?
2.  Czy wartość połączeń przekraczająca owe limity powinna być traktowana jako przychód do opodatkowania dla pracownika i Wnioskodawca powinien odprowadzić zaliczkę na poczet podatku dochodowego?
3.  Czy Wnioskodawca powinien obliczyć i odprowadzić zaliczkę podatku dochodowego, przy zwrocie pracownikowi kosztów używania prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych w wysokości przyznanego miesięcznie limitu na podstawie uprzednio złożonego przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu do celów służbowych w danym miesiącu prywatnego telefonu komórkowego?

Zdaniem Wnioskodawcy wartość połączeń w ramach ustalonych zarządzeniem czy uchwałą limitów nie stanowi przychodu ze stosunku pracy ze względu na ich służbowy charakter i Wnioskodawca nie nalicza podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wartość przekraczająca kwoty limitów nie stanowi również przychodu ze stosunku pracy i Wnioskodawca nie nalicza i nie odprowadza zaliczek podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot kosztów pracownikowi za używanie prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych, po uprzednio złożonym oświadczeniu o używaniu do celów służbowych w danym miesiącu, jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych i w związku z tym Wnioskodawca nie oblicza i nie odprowadza zaliczki na poczet podatku dochodowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6 i 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ww. ustawy, wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 2, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Na podstawie art. 11 ust. 2a ww. ustawy, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1.  jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców,
2.  jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu,
3.  jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,
4.  w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Zgodnie natomiast z art. 11 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Na podstawie art. 31 ww. ustawy osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na podstawie art. 12 ust. 2 ww. ustawy wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b (art. 12 ust. 3 ww. ustawy).

Tym samym, również za przychód ze stosunku pracy uznaje się każde świadczenie – nie tylko ewentualne wynagrodzenie z tego tytułu, ale także nieodpłatne świadczenia – otrzymywane przez pracownika.

Dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie należy rozumieć te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne (tj. nie związane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu) przysporzenie majątku, mające konkretny wymiar finansowy. Innymi słowy, pod pojęciem tym należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest nie związane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jak wynika ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku Wnioskodawca udostępnia pracownikom służbowe telefony komórkowe, które w ramach przyznawanych limitów są przez nich wykorzystywane w celu realizacji zadań służbowych. W przypadku takiego udostępnienia i wykorzystywania składników majątkowych do celów służbowych nie sposób zatem uznać, że pracownicy uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik uzyskiwałby natomiast nieodpłatne świadczenia, które podlegałyby opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia w sytuacji, gdyby korzystał z tego telefonu dla celów prywatnych, natomiast Wnioskodawca ponosiłby koszty takiego korzystania w całości lub w części.

Należy bowiem wyróżnić dwa przypadki:

1.  gdy telefon wykorzystywany jest jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym) – wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę, związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie generują przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń;
2.  gdy telefon służy osobistej korzyści pracownika i realizacji jego prywatnych celów - wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę, związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, generują przychody w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, w sytuacji gdy pracownik w ramach przyznanego limitu na rozmowy służbowe faktycznie realizuje wyłącznie ww. rozmowy, natomiast zostaje obciążony wydatkami za wszystkie inne rozmowy przeprowadzone ponad ten limit, w szczególności zaś rozmowy prywatne, nie uzyskuje przychodu ze stosunku pracy, od którego Wnioskodawca miałby obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

W kontekście powyższego, okolicznością decydującą o nie powstawaniu przychodu po stronie pracownika – wbrew temu na co zdaje się wskazywać własne stanowisko Wnioskodawcy w sprawie – jest zatem nie tyle ustalony zarządzeniem czy uchwałą limit na połączenia służbowe, co sam fakt wykonania przez pracownika połączeń służbowych o takiej wartości.

Niezależnie bowiem od wartości limitu przyznanego na rozmowy służbowe pracownik uzyska przychód podlegający opodatkowaniu w przypadku, gdy wartość faktycznie wykonanych połączeń służbowych będzie niższa od tego limitu i w konsekwencji nastąpi sfinansowanie przez Wnioskodawcę prywatnych połączeń pracownika wykonywanych ze służbowego telefonu komórkowego.

Stosownie natomiast do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

1.  ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
2.  kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
3.  narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
4.  narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Definicje zawarte w słownikach języka polskiego określają, że:

*   „narzędzie” to urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; przyrząd, instrument;
*   „materiał” to, z czego wytwarzane są przedmioty, tworzywo, substancja, artykuł, produkt;
*   „sprzęt” to przedmioty użytkowe, maszyny, urządzenia.

Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku.

Ze stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę wynika, że zarządzeniem Starosty zwraca się koszty używania prywatnego telefonu do celów służbowych w wysokości przyznanego miesięcznie limitu, na podstawie uprzednio złożonego przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu do celów służbowych prywatnego telefonu w danym miesiącu. W treści oświadczenia określa się m.in. warunki:

1.  pracownik oświadcza, że jest właścicielem telefonu komórkowego o numerze (wpisuje numer);
2.  pracownik zobowiązuje się do używania telefonu prywatnego do celów służbowych;
3.  pracodawca zobowiązuje się do zwrotu tych kosztów w wysokości przyznanego limitu.

Pracownik nie przedstawia szczegółowego wykazu rozmów służbowych. Wypłata przyznanego limitu następuje przelewem na konto wskazane przez pracownika po otrzymaniu ww. oświadczenia. Wypłacone środki pracownikom z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych stanowią stały ryczałt miesięczny zróżnicowany kwotowo dla poszczególnych pracowników zgodnie z wyznaczonymi zadaniami służbowymi.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić zatem należy, iż ryczałt nie jest ekwiwalentem korzystającym ze zwolnienia od podatku. W związku z faktem wypłaty przez Wnioskodawcę pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów używania prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych, a nie kwoty faktycznie poniesionych przez nich wydatków, wypłata takich świadczeń nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji, od ww. świadczeń Wnioskodawca ma obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.