Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.544.2018.2.JN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-10-23
Teza: Przechowywanie w formie elektronicznej w Systemie X faktur VAT zakupowych, których papierowa forma zostanie zniszczona i prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych ww. faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz przechowywanie w formie elektronicznej w Systemie faktur VAT związanych z wydatkami służbowymi pracowników Wnioskodawcy, których papierowa forma zostanie zniszczona i prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych ww. faktur przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 sierpnia 2018 r. (data wpływu 24 sierpnia 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej w Systemie X faktur VAT zakupowych, których papierowa forma zostanie zniszczona i prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych ww. faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz w zakresie przechowywania w formie elektronicznej w Systemie faktur VAT związanych z wydatkami służbowymi pracowników Wnioskodawcy, których papierowa forma zostanie zniszczona i prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych ww. faktur przechowywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 sierpnia 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej w Systemie X faktur VAT zakupowych, których papierowa forma zostanie zniszczona i prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych ww. faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz w zakresie przechowywania w formie elektronicznej w Systemie faktur VAT związanych z wydatkami służbowymi pracowników Wnioskodawcy, których papierowa forma zostanie zniszczona i prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych ww. faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką kapitałową prawa polskiego, działającą w branży produktów higienicznych. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług („VAT”). Spółka ponosi wydatki związane z jej podstawową działalnością, np. wydatki związane z zakupem środków trwałych, materiałów produkcyjnych itp. Ponadto, Spółka zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe (w tym wydatki ponoszone w trakcie krajowych i zagranicznych podróży służbowych), podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką kosztów.

Procedura dotycząca faktur dokumentujących zakupy związane z podstawową działalnością Spółki

W Spółce funkcjonuje procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych (dokumentujących poniesienie przez Spółkę innych wydatków niż wydatki służbowe pracowników), otrzymywanych w formie papierowej („Faktury”). Zgodnie z tą procedurą, w momencie wpływu do Spółki faktury w formie papierowej dokumentującej dokonanie przez Spółkę transakcji zakupowej, nanoszona jest na nią informacja o dacie wpływu do Spółki (poprzez przybicie stosownej pieczątki z datą na fakturze). Następnie zaś, dedykowany pracownik Spółki skanuje taką fakturę, co wiąże się z jej jednoczesnym, automatycznym importem do systemu dedykowanego do przechowywania faktur. Po weryfikacji i zatwierdzeniu faktur, są one przekazywane do systemu X („System X”).

Faktury są przechowywane w Systemie X w formacie uniemożliwiającym edycję zawartych na nich danych, w podziale na okresy rozliczeniowe. Po przesłaniu Faktury do Systemu X, nie ma możliwości ingerowania w jej treść, ani jej usunięcia. Faktury są przechowywane w Systemie X przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT. Wersje fizyczne (papierowe) faktur, również są przechowywane przez Spółkę co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT, w podziale na poszczególne dni danego miesiąca, zgodnie z kolejnością ich księgowania („Procedura”). Obecnie Spółka rozważa zmianę Procedury poprzez rezygnację z przechowywania wersji fizycznych (papierowych) Faktur, które po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, w sposób opisany powyżej, będą niszczone. Zasadność ponoszenia wydatków udokumentowanych Fakturami jest weryfikowana przed ich poniesieniem, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Faktury będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium RP.

Dokumenty (w tym faktury) związane z wydatkami służbowymi pracowników Spółki

Natomiast co do rozliczania wydatków służbowych, Spółka obecnie planuje wdrożyć system rozliczania wydatków pracowniczych oparty o elektroniczny obieg dokumentów („System”). System ma umożliwić przeprowadzenie rozliczenia wszelkiego rodzaju wydatków pracowniczych, w tym wydatków udokumentowanych za pomocą faktur, rachunków, paragonów i innych dokumentów („Dokumenty”). Zgodnie z obowiązującymi w Spółce zasadami, w przypadku wydatków służbowych udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, nabywcą wskazanym na fakturze (rachunku) powinna być Spółka. Faktura (rachunek) może również pomocniczo wskazywać na dane pracownika dokonującego danego zakupu.

Jak wskazano powyżej, rozliczanie wydatków służbowych poniesionych przez pracowników będzie dokonywane przez pracownika za pośrednictwem Systemu. W ramach Systemu pracownik będzie tworzył raport poniesionych w danym okresie wydatków służbowych („Raport”).

W celu właściwego udokumentowania danego wydatku, pracownik wgra do Systemu skan lub zdjęcie Dokumentu w jednym z akceptowanych formatów, tj. PNG, JPG, JPEG, PDF, HTML, TIF lub TIFF i dołączy go do tworzonego w Systemie Raportu. Następnie Raport będzie akceptowany przez pracownika i przesyłany do zatwierdzenia przez przełożonego (przełożonych) lub przez wyznaczoną przez Spółkę osobę, zajmującą się zatwierdzaniem wydatków pracowniczych. Po przesłaniu Raportu do zatwierdzenia, pracownik ani inne osoby nie będą miały możliwości usunięcia Dokumentu z Systemu ani ingerowania w jego treść. Dokumenty będą przechowywane w Systemie w formie elektronicznej, w formacie, który uniemożliwi ich modyfikację. Dokumenty będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium RP.

Osoba zatwierdzająca Raport będzie przeprowadzać kontrolę formalną (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku) i merytoryczną (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku/związku z działalnością Spółki) Dokumentów zamieszczonych w Systemie. Warunkiem zatwierdzenia wydatku będzie jego związek z działalnością Spółki (w tym objęcie danego wydatku polityką kosztów Wnioskodawcy), a także pozytywny wynik weryfikacji dotyczącej właściwego udokumentowania wydatku, tj. uzyskanie Dokumentu (podlegającego przesłaniu do Systemu) w odpowiedniej (akceptowanej przez Spółkę) formie.

Wnioskodawca nie wyklucza, że dla celów wewnętrznej kontroli pracownicy Spółki będą zobowiązani do przechowywania Dokumentów w formie papierowej przez pewien okres od dnia zatwierdzenia Raportu. Po upływie powyższego okresu, Dokumenty będą mogły zostać zniszczone.

Opisany powyżej sposób przechowywania w Systemie zarówno Dokumentów, jak i Raportów, będzie uniemożliwiał ich edycję i zmianę jakichkolwiek danych. Zarówno Dokumenty, jak i Raporty będą przechowywane w Systemie przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT). W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp zarówno do Dokumentów, jak i Faktur przechowywanych w wersji elektronicznej, tj. odnaleźć niezwłocznie Dokument lub Fakturę, na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną. Sposób przechowywania Dokumentów w Systemie, a także Faktur w Systemie X będzie zapewniał Spółce możliwość identyfikacji tożsamości sprzedawcy (autentyczność pochodzenia) oraz brak możliwości modyfikacji danych (integralność), ponadto przechowywane Dokumenty i Faktury będą miały również odpowiednią jakość, zapewniającą możliwość bezproblemowego odczytu danych zawartych na Dokumencie lub na Fakturze (czytelność). Całość digitalizowanych Dokumentów będzie przechowywana w Systemie, zaś całość digitalizowanych Faktur będzie przechowywana w Systemie X, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur VAT zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej – podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone – jest zgodny z art. 112a Ustawy o VAT?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej – podczas, gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone – zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur VAT zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej – podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone – jest zgodny z art. 112a Ustawy o VAT.
2.  Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej – podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone – zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

Sposób przechowywania faktur na gruncie regulacji ustawy o VAT

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast w myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są przechowywać otrzymywane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu art. 112a ust. 2 ustawy o VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Końcowo, zgodnie z art. 112 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka wskazuje, że pojęcia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury zostały zdefiniowane w art. 106m ust. 2-4 ustawy o VAT. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Zgodnie z ust. 4 powyższego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury (ustawa o VAT nie definiuje pojęcia czytelności faktury, niemniej jednak, zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń) można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, o których mowa w treści powyższego przepisu nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej, zgodnie z ugruntowaną praktyką organów podatkowych przez „kontrole biznesowe” należy rozumieć proces „(\`(...)\`) za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Natomiast pojęcie „wiarygodnej ścieżki audytu” – „oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Wymogi dotyczące przechowywania faktur na gruncie regulacji ustawy o VAT w kontekście planowanego wdrożenia Systemu oraz planowanej zmiany Procedury

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowane w opisach zdarzeń przyszłych sposoby przechowywania faktur zakupowych, w tym faktur dotyczących wydatków służbowych pracowników Spółki będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. W szczególności, otrzymywane przez Wnioskodawcę Faktury dotyczące zakupów związanych z podstawową działalnością Spółki przechowywane zgodnie z Procedurą, a także faktury dotyczące wydatków służbowych (wgrywane przez pracowników do Systemu) będą przechowywane w Systemie i Systemie X do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni bezproblemowy dostęp oraz możliwość łatwego odszukania wybranych faktur.

Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp (on-line) do wszystkich faktur otrzymanych przez Spółkę w określonym okresie rozliczeniowym, a przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium Polski. Spółka umożliwi organom podatkowym (wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) pobranie przedmiotowych faktur, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełna czytelność. Faktury będą stanowić wierne odzwierciedlenie ich fizycznych wersji otrzymanej przez Spółkę. Ponadto, faktury zawierać będą nazwę Spółki, jako podmiotu dokonującego nabycia towarów lub usług. Co więcej, cały proces archiwizowania faktur, w tym faktur dotyczących wydatków służbowych pracowników odbywać się będzie przy pomocy Systemu/Systemu X, które zawierać będą pełną historię dotyczącą zapisywanych w nim faktur w szczególności informacje o osobie, która zapisała daną fakturę.

Mając na uwadze, że zarchiwizowany w Systemie i Systemie X obraz faktury będzie stanowił wierne odzwierciedlenie jej papierowej wersji zostanie zapewniona ich autentyczność. Dodatkowo, mając na uwadze, że w ramach Systemu, faktury będą zapisywane na serwerze w nieedytowalnym formacie PNG, JPG, JPEG, PDF, HTML, TIF lub TIFF, natomiast w ramach Systemu X w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tych fakturach, zostanie również zachowana ich integralność. Wnioskodawca zaznacza, że format PNG, JPG, JPEG, PDF, HTML, TIF lub TIFF w jakim przechowywane będą Dokumenty, a także format PDF, w jakim przechowywane będą Faktury pozwoli na uzyskanie wysokiej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana zostanie również czytelność faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawione w opisie zdarzeń przyszłych procedury przechowywania (archiwizowania) Faktur dotyczących zakupów związanych z podstawową działalnością Spółki, a także faktur związanych z poniesieniem przez pracowników wydatków służbowych, pozwala również na uznanie, iż wprowadzone zostały odpowiednie kontrole biznesowe, zapewniające wiarygodną ścieżkę audytu między daną fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług, które ta faktura dokumentuje.

W szczególności, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, osoba zatwierdzająca Raport będzie przeprowadzać kontrolę formalną (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku) i merytoryczną (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku/związku z działalnością Spółki) Dokumentów zamieszczonych w Systemie. Warunkiem zatwierdzenia wydatku będzie jego związek z działalnością Spółki (w tym objęcie danego wydatku polityką kosztów Wnioskodawcy), a także pozytywny wynik weryfikacji dotyczącej właściwego udokumentowania wydatku – tj. uzyskanie Dokumentu (podlegającego przesłaniu do Systemu) w odpowiedniej (akceptowanej przez Spółkę) formie. Powyższe zapewni możliwość rzetelnej kontroli związku powstającego pomiędzy faktem poniesienia wydatku przez pracownika, a zapotrzebowaniem Spółki na takie działania. W związku z tym, opisana procedura zapewni zgodność odbytej podróży służbowej z celem biznesowym, jaki ma być w związku z tą podróżą osiągnięty. Natomiast w przypadku Faktur dotyczących zakupów związanych z podstawową działalnością Spółki zasadność ponoszenia wydatków udokumentowanych tymi fakturami będzie weryfikowana przed ich poniesieniem, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami.

Spółka pragnie podkreślić, iż zaprezentowane przez nią stanowisko znajduje potwierdzenie w wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacjach indywidualnych:

1.  z dnia 31 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.512.2017.1.JF,
2.  z dnia 28 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.521.2017.1.KBR,
3.  z dnia 17 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.416.2017.1.MT.

Podsumowując, w ocenie Spółki, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur VAT zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej – podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone – jest zgodny z art. 112a ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie przysługiwać mu prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wykazanego na fakturach przechowywanych zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego, wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z kolei, art. 88 ustawy o VAT, zawiera katalog przesłanek negatywnych, których wystąpienie skutkuje brakiem możliwości obniżenia podatku VAT należnego.

Jak wynika z powyższego, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku VAT jest uzależnione od tego, czy:

*   nabyte towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych,
*   w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
*   podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,
*   nie znajdują zastosowania negatywne przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powyższe regulacje ustawy o VAT, w ocenie Spółki, prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT nie zostało uzależnione przez ustawodawcę od formy w jakiej została wystawiona faktura, ani od sposobu jej przechowywania (archiwizowania). W konsekwencji planowana przez Spółkę forma przechowywania Faktur dotyczących wydatków związanych z podstawową działalnością Spółki oraz faktur dokumentujących wydatki dotyczące podróży służbowych zakładająca ich digitalizację oraz przechowywanie jedynie w Systemie X/Systemie (oraz niszczenie ich papierowych, fizycznych wersji) nie powinna mieć, zdaniem Wnioskodawcy, wpływu na powstanie, realizację, czy też zachowanie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Spółka pragnie podkreślić, iż zaprezentowane przez nią stanowisko znajduje potwierdzenie w wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacjach indywidualnych:

*   z dnia 18 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD,
*   z dnia 12 stycznia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2017.1.IK,
*   z dnia 28 grudnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.466.2017.1.JF,
*   z dnia 23 listopada 2017 r., sygn. 0114-KDIP4.4012.542.2017.3.AS.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, będzie przysługiwać mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej – podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone – zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste stany faktyczne sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywały się będą z opisem zdarzeń przyszłych podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym niniejszą interpretację indywidualną wydano przy założeniu, że nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju oraz będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Tutejszy organ informuje, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej w Systemie X faktur VAT zakupowych, których papierowa forma zostanie zniszczona i prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych ww. faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz w zakresie przechowywania w formie elektronicznej w Systemie faktur VAT związanych z wydatkami służbowymi pracowników Wnioskodawcy, których papierowa forma zostanie zniszczona i prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych ww. faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.