Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-622/08-2/GZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2008-10-07
Teza: Sposób przechowywania faktur po sprawozdaniu – nie mogą być tylko w postaci skanu
Słowa kluczowe: faktura-faktura VAT; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 2-art. 109

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2008 r. (data wpływu 7 lipiec 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 lipca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność handlową poprzez sieć 11 marketów, zlokalizowanych w różnych miastach Polski. W ramach tej działalności Spółka otrzymuje od swoich dostawców faktury VAT. Z uwagi na charakter swojej działalności i realizowane znaczne obroty, w ciągu roku Spółka uczestniczy w bardzo dużej liczbie transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT (ponad 50.000 sztuk miesięcznie). W efekcie, przechowuje bardzo dużą liczbę faktur zakupowych.

W związku z powyższym, Zainteresowany chce obniżyć wysokie koszty przechowywania faktur w formie papierowej. W tym celu planuje, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury wyłącznie w formie zapisu elektronicznego (jako pliki zapisane na cyfrowych nośnikach danych – faktury papierowe zostaną zniszczone). Operacja tworzenia zapisu elektronicznego będzie polegała na wykonaniu skanowania w kolorze każdej z faktur. Faktury zakupowe będą skanowane na bieżąco w ciągu roku. Skan faktury zostanie zapisany w formie pliku elektronicznego o rozszerzeniu pdf, możliwego do odczytania z wykorzystaniem powszechnie dostępnego programu komputerowego. Skan będzie wykonywany przy pomocy skanera pozwalającego na zachowanie kolorowego obrazu dokumentu, co pozwoli stwierdzić, że skan wykonano z oryginalnego dokumentu, a nie np. z kserokopii lub faksu faktury.

Zapis elektroniczny faktur zakupowych w formie plików o rozszerzeniu pdf będzie gwarantował niezmienność zapisanych na nośnikach elektronicznych danych, ponieważ dokumenty te będą zapisane z funkcją uniemożliwiającą kopiowanie lub zmianę zapisanych treści faktur. Zbiory wszystkich zapisów elektronicznych faktur będą przechowywane na nośnikach danych znajdujących się w siedzibie Spółki, w związku z czym będzie możliwe natychmiastowe ich udostępnienie w formie wydruku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka będzie miała prawo, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury zakupowe za okres sprawozdania w formie zapisu elektronicznego (w formie skanu faktury) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, wystawione faktury zakupowe mogą być przechowywane po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w formie zapisu elektronicznego (w formie „skanu”).

Na gruncie ustawy VAT ustawodawca obowiązek przechowywania dokumentów określił w art. 112, zgodnie z którym podatnik jest zobowiązany przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym, w ocenie Zainteresowanego ustawodawca nie zastrzegł w treści ustawy obowiązku przechowywania tych faktur w pierwotnej, papierowej postaci.

Spółka podkreśliła, że przechowywanie faktur VAT zakupowych w formie skanów (zapisanych jako pliki z rozszerzeniem pdf) po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego nie wpłynie negatywnie na jej rozliczenie z tytułu podatku VAT. Merytoryczny związek zakupów z czynnościami podatkowymi, będący podstawowym wymogiem dla uzyskania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych, w żadnym stopniu nie ulegnie zmianie wskutek zmiany formy przechowywania faktur z papierowej na elektroniczny.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych na fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z przepisami art. 86 ust. 10 i 11 ustawy VAT, prawo do obniżenia podatku VAT należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał faktury, a jeśli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w tym terminie, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za następny okres rozliczeniowy. Powyższe warunki skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego będą przez Spółkę spełnione w stopniu nie mniejszym niż obecnie. Otrzyma ona bowiem fakturę od kontrahenta i będzie nią dysponować w momencie korzystania z prawa do odliczenia.

Późniejsza kontrola prawidłowości odliczeń nie zostanie ograniczona, bowiem na podstawie skanu możliwe będzie określenie, iż został on wykonany z oryginalnej faktury (będzie chociażby zachowywał kolor oryginału), a nie faksu lub kserokopii. Moment otrzymania faktury przez Spółkę będzie możliwy do zweryfikowania w tym samym stopniu i w ten sam sposób, jak ma to miejsce obecnie, tj. będzie on uwidoczniony na fakturze (w tym przypadku – skanie – Spółka podkreśla przy tym, że nie będzie możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian lub kopiowania zeskanowanych dokumentów) lub możliwy do stwierdzenia, np. na podstawie książki korespondencji jak ma to miejsce obecnie.

Podsumowując, Spółka uważa, że zgodnie z przepisami obowiązującej ustawy VAT faktury zakupowe po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą być przechowywane w formie zapisu elektronicznego, który polegałby na wykonaniu skanowania w kolorze każdej z faktur, które następnie zostałyby zapisane w formie skanu z rozszerzeniem pdf na nośnikach danych znajdujących się w jej siedzibie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 75, poz. 798 ze zm.).

Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 21 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z przepisem § 23 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ww. dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca zamierza oryginały faktur kosztowych na bieżąco skanować i zapisywać w formie pliku elektronicznego. Zapis elektroniczny faktur zakupowych w formie plików o rozszerzeniu pdf będzie, zdaniem Zainteresowanego, gwarantował niezmienność zapisanych na nośnikach elektronicznych danych.

W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Spółka obowiązana będzie przechowywać faktury VAT w takiej postaci, w jakiej powstały.

Podsumowując, tut. Organ stwierdza, iż w przedmiotowej sprawie Zainteresowany nie będzie miał prawa do przechowywania faktur zakupowych w formie zapisu elektronicznego (skanu) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku od towarów i usług, jeżeli oryginały tych dokumentów w momencie wystawienia miały postać drukowaną.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie z dnia 7 października 2008 r. nr ILPB3/423-440/08-2/MC.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Nadmienia się, iż zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), rozpoznawanie spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczących wydawania w indywidualnych sprawach pisemnych interpretacji przepisów prawa podatkowego (interpretacje indywidualne), o których mowa w art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), przekazuje się wojewódzkim sądom administracyjnym, na których obszarze właściwości strona skarżąca zamieszkuje lub ma siedzibę. Powyższe rozporządzenie, zgodnie z brzmieniem § 3, wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, tj. z dniem 11 października 2008 r.

W związku z powyższym tut. Organ informuje, że jeżeli skarga na niniejszą interpretację będzie składana po dniu 10 października 2008 r., właściwym do jej rozpoznania będzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.