Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-1.4011.437.2020.4.KO
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-08-24
Teza: Obowiązki płatnika w związku z wypłatą pracownikom Stowarzyszenia ekwiwalentu z tytułu wykorzystywania przez nich samochodu osobowego niestanowiącego własności Stowarzyszenia (pytanie Nr 3)
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dojazdy; przychód; płatnik; samochód-samochód prywatny; stowarzyszenia
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z dnia 29 kwietnia 2020 r. (data wpływu 6 maja 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 27 lipca 2020 r. (data wpływu za pośrednictwem platformy ePUAP 27 lipca 2020 r. identyfikator poświadczenia przedłożenia ePUAP-UPP…) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom Stowarzyszenia ekwiwalentu z tytułu wykorzystywania przez nich samochodu osobowego niestanowiącego własności Stowarzyszenia (pytanie Nr 3) **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 6 maja 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325), w związku z czym pismem z dnia 7 lipca 2020 r., Nr 0114-KDIP2-1.4010.171.2020.2.KS oraz Nr 0113-KDIPT2-1.4011.437.2020.1.KO, na podstawie art. 13 § 2a, art. 169 § 1 w związku z art. 14h powołanej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 7 lipca 2020 r. (data doręczenia za pośrednictwem platformy ePUAP 20 lipca 2020 r., identyfikator poświadczenia doręczenia ePUAP-UPD…). Wnioskodawca uzupełnił powyższy wniosek pismem z dnia 27 lipca 2020 r. (data wpływu za pośrednictwem platformy ePUAP 27 lipca 2020 r., identyfikator poświadczenia przedłożenia UPP…).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Stowarzyszenie, zwane dalej „Stowarzyszeniem”, „Podatnikiem” lub „Wnioskodawcą”, podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu od całości osiąganych dochodów (rezydencja podatkowa), gdzie prowadzi:

1.  działalność gospodarczą nastawioną na zysk (w szczególności - wynajem nieruchomości oraz organizacja szkoleń) jak również
2.  mającą nieodpłatny, bądź odpłatny charakter działalność statutową (co do zasady nienastawioną na osiągnięcie zysku).

Podczas realizacji celów gospodarczych oraz celów statutowych zarówno pracownicy, jak i członkowie Stowarzyszenia odbywają podróże służbowe, podczas których wykorzystywane są przez nich samochody osobowe (w rozumieniu art. 4a pkt 9a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - dalej: „Ustawa CIT”) niestanowiące własności Podatnika. Stowarzyszenie dokonuje, na podstawie dokumentów stanowiących rozliczenie podróży (dalej: „RP”) pracownika lub członka Stowarzyszenia, wypłaty ekwiwalentu z tytułu wykorzystywania przez:

1.  pracownika Stowarzyszenia lub
2.  członka Stowarzyszenia,

samochodu osobowego niestanowiącego własności Stowarzyszenia (dalej: Ekwiwalent).

Wartość wypłacanego na rzecz członka Stowarzyszenia lub pracownika Stowarzyszenia za dany okres rozliczeniowy (miesiąc) Ekwiwalentu nie przekracza iloczynu:

1.  liczby przejechanych w danym okresie rozliczeniowym przez pracownika lub członka Stowarzyszenia kilometrów samochodem osobowym niestanowiącym własności Podatnika (prywatna własność lub współwłasność pracownika lub członka Stowarzyszenia);
2.  stawki maksymalnej za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: „Rozporządzenie MI”).

Należy przy tym podkreślić, że:

1.  w ramach dokumentów RP ujęta jest potwierdzona przez Stowarzyszenie na koniec każdego miesiąca ewidencja przebiegu pojazdu, zawierająca co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis osoby upoważnionej w imieniu Stowarzyszenia oraz dane Stowarzyszenia;
2.  Stowarzyszenie dopuszcza możliwość indywidualnego określania elementu kalkulacyjnego Ekwiwalentu, tj. stawki za 1 km przebiegu pojazdu, dla konkretnego pracownika lub członka Stowarzyszenia - z tym zastrzeżeniem, że stawka ta nie przekracza maksymalnej wartości, wyznaczonej przez Rozporządzenie MI;
3.  pracownicy Stowarzyszenia zatrudnieni są na podstawie umowy u pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: „KP”);
4.  członkowie Stowarzyszenia, zgodnie ze statutem Stowarzyszenia:
    *   posiadają czynne i bierne prawo wyborcze do władz Stowarzyszenia;
    *   mają prawo podejmowania inicjatyw i zgłaszania wniosków dotyczących działalności Stowarzyszenia;
    *   zobowiązani są przestrzegać postanowień Statutu oraz uchwał władz Stowarzyszenia;
    *   zobowiązani są brać czynny udział w pracach Stowarzyszenia oraz regularnie płacić składki członkowskie.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 27 lipca 2020 r. wskazano, że realizacja celów gospodarczych Stowarzyszenia odbywa się poprzez realizację wszelkich czynności związanych z Jego działalnością komercyjną (w szczególności wynajem nieruchomości), natomiast pod pojęciem realizacji celów statutowych Stowarzyszenia należy rozumieć realizację celów wymienionych w statucie (m.in. realizacja projektów lokalnych i ogólnopolskich). Stowarzyszenie pokrywając wydatki poniesione przez pracownika w związku z wykorzystywaniem samochodu osobowego niebędącego własnością Stowarzyszenia działa na podstawie przepisów ogólnych dot. zwrotu tych kosztów, nie posiada w tym zakresie regulacji wewnętrznych; podkreślić przy tym należy, że brak zwrotu wydatków, o których mowa powyżej mógłby spowodować po stronie Stowarzyszenia powstanie przychodu podatkowego z tzw. nieodpłatnych świadczeń. Stowarzyszenie nie dokonywało zmian w umowach o pracę w zakresie miejsca pracy. Stowarzyszenie traktuje każdy wyjazd pracownika poza miejsce jego pracy jako wyjazd służbowy (delegację); od strony technicznej – wyrażenie zgody na wyjazd pracownika polega na podpisaniu druku delegacji przez przedstawiciela Stowarzyszenia (bezpośredni przełożony jako osoba delegująca), a także:

*   Stowarzyszenie nie zawiera umów dot. wykorzystania prywatnych samochodów na cele służbowe (potwierdzeniem zgody jest podpis bezpośredniego przełożonego na delegacji oraz na załączniku dot. ewidencji kosztów podróży pracownika);

*   Stowarzyszenie nie akceptuje i nie uwzględnia w ewidencji księgowej jako kosztowych dowodów księgowych żadnych dokumentów dot. zakupów do samochodów prywatnych (jedyny koszt po stronie Stowarzyszenia to koszt delegacji i zwrot kosztów na podstawie ewidencji przejazdu);

*   Stowarzyszenie wypłaca ekwiwalent za diety w wysokości zgodnej z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, natomiast koszty podróży w większości również do wysokości zgodnej z ww. rozporządzeniem (zdarzają się sytuacje, w których kwoty wypłacane pracownikom jako zwrot za używanie prywatnego samochodu są niższe niż stawka maksymalna wyznaczona ww. rozporządzeniem).

Podróże odbywane przez członków Stowarzyszenia nie mają charakteru jazd lokalnych. Członkowie Stowarzyszenie są członkami organów Stowarzyszenie (np. Walne Zgromadzenie, Rada Nadzorcza, Zarząd lub organy Stowarzyszenia np. zarządy oddziałów okręgowych lub mniejszych oddziałów). Należy przy tym wskazać, że we władzach naczelnych, tj. Zarząd, część Rady Nadzorczej oraz część Walnego Zgromadzenia członkowie związani są ze Stowarzyszeniem również stosunkiem pracy. Podróże odbywane przez członków Stowarzyszenia są związane jedynie z posiedzeniami tzw. „małych” zarządów (oddziały mniejsze lub okręgowe).

Co do zasady podróże służbowe członków Stowarzyszenia nie odbywają się w celu osiągnięcia przychodu (przychody uzyskiwane są z najmu nieruchomości oraz z otrzymanych dywidend). Każdy wyjazd i zwrot za podróż odbywa się tylko za realizację celów statutowych tzn. udział w posiedzeniu Zarządu lub udział w realizacji zadań statutowych, m.in. realizacja projektów ogólnopolskich i lokalnych. Niemniej jednak wskazać należy, że realizowane przez Stowarzyszenie projekty mogą być dotowane (przychód).

Statut Stowarzyszenia nie reguluje kwestii zobowiązania Stowarzyszenia do wypłaty członkom Stowarzyszenia Ekwiwalentu z tytułu użytkowania prywatnych samochodów w związku z wyjazdami służbowymi w sprawach Stowarzyszenia. Z członkami Stowarzyszenia nie są zawierane umowy cywilnoprawne, np. umowy o dzieło lub zlecenia na wykonanie podróży służbowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy wypłacony pracownikowi Stowarzyszenia Ekwiwalent stanowi koszt uzyskania przychodu Stowarzyszenia, a dokumentem księgowym będącym podstawą ujęcia kosztu podatkowego w księgach podatkowych Stowarzyszenia jest dokument RP?
2.  Czy wypłacony członkowi Stowarzyszenia Ekwiwalent stanowi koszt uzyskania przychodu Stowarzyszenia, a dokumentem księgowym będącym podstawą ujęcia kosztu podatkowego w księgach podatkowych Stowarzyszenia jest dokument RP?
3.  Czy od wypłacanego pracownikowi Stowarzyszenia Ekwiwalentu Stowarzyszenie jest obowiązane jako płatnik pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT)?
4.  Czy od wypłacanego członkowi Stowarzyszenia Ekwiwalentu Stowarzyszenie jest obowiązane jako płatnik pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT)?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania Nr 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w zakresie pytania Nr 4 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz pytań Nr 1 i Nr 2 dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych, wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy,

Stowarzyszenie nie jest obowiązane jako płatnik pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) od wypłacanego pracownikowi Stowarzyszenia Ekwiwalentu.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „Ustawa PIT”), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. Natomiast zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 9, źródłem przychodu są tzw. „inne źródła” (tj. przysporzenia, które nie mogą być jednoznacznie zakwalifikowane do któregokolwiek z pozostałych źródeł przychodów). Stosownie do art. 11 ust. 1 Ustawy PIT, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9,10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Na podstawie art. 12 ust. 1 powołanej ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Nie ulega zatem wątpliwości, że wypłaty Ekwiwalentu dokonywane na rzecz pracowników Stowarzyszenia - należy potencjalnie zakwalifikować do źródła przychodu określonego w art. 12 ust. 1 Ustawy PIT (stosunek pracy), ponieważ są bezpośrednio związane z łączącym Stowarzyszenie i pracownika stosunkiem pracy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika,
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

\-do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Stosownie do § 2 Rozporządzenia MI (do którego odsyła wspomniany powyżej art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy PIT), koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1.  dla samochodu osobowego:
    1.  pojemności skokowej silnika do 903 cm3 - 0,5214 zł;
    2.  pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł;
2.  dla motocykla - 0,2302 zł;
3.  dla motoroweru - 0,1382 zł.

Mając na uwadze przedstawiony opis stanu faktycznego oraz powołane wyżej przepisy prawa w odniesieniu do kwestii używania przez pracowników Stowarzyszenia samochodów prywatnych w celach służbowych do jazd pozamiejscowych, tj. poza siedzibą Wnioskodawcy oraz związanego z tymi jazdami zwrotu pracownikom Stowarzyszenia poniesionych kosztów w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę) wskazać należy, że przychód do opodatkowania po stronie pracowników nie wystąpi.

Powyższa konstatacja wynika z faktu, że zgodnie z informacjami przedstawionymi w opisie zdarzenia przyszłego - wartość Ekwiwalentu nie przekracza iloczynu: maksymalnej stawki za 1 km przebiegu określonego w Rozporządzeniu Ml oraz liczby przejechanych w danym okresie rozliczeniowym przez pracownika Stowarzyszenia kilometrów samochodem osobowym niestanowiącym własności Podatnika (prywatna własność lub współwłasność pracownika Stowarzyszenia).

Zgodnie z art. 31 Ustawy PIT, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Mając powyższe na uwadze, że Ekwiwalent otrzymywany przez pracownika Stowarzyszenia stanowi po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 Ustawy PIT, wolny od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) Ustawy PIT - po stronie Stowarzyszenia nie występuje obowiązek obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od tego Ekwiwalentu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Ustawodawca definiując na potrzeby ustawy pojęcie przychodu w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dokonał rozróżnienia składników przychodu, wyodrębniając pieniądze i wartości pieniężne od wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wyodrębniając pojęcie nieodpłatnych świadczeń od pieniędzy uznał tym samym, że nieodpłatne świadczenia muszą mieć postać niepieniężną. Stanowisko to potwierdza również brzmienie art. 11 ust. 2-2b ustawy, w których to regulacjach ustawodawca wskazuje sposób ustalania wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika,
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

–do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej – także rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1.  na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;
2.  poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:
    1.  przejazdów,
    2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3.  noclegów,
    4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W takim zaś przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r., poz. 2140, z późn. zm.).

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Powyższe przepisy prawa wskazują, że otrzymany przez pracowników ekwiwalent dotyczący kosztów używania samochodów osobowych stanowiących własność pracownika z tytułu odbycia podróży służbowej może zostać objęty zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.

Przywołać w tym miejscu należy definicję podróży służbowej zawartą w przepisach Kodeksu pracy, którą posiłkowo stosuje się przy interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy.

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r., poz. 1040, z późn. zm.), za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Stowarzyszenie, podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu od całości osiąganych dochodów (rezydencja podatkowa), gdzie prowadzi działalność gospodarczą nastawioną na zysk (w szczególności - wynajem nieruchomości oraz organizacja szkoleń), jak również mającą nieodpłatny bądź odpłatny charakter działalność statutową (co do zasady nienastawioną na osiągnięcie zysku).

Podczas realizacji celów gospodarczych oraz celów statutowych pracownicy Stowarzyszenia odbywają podróże służbowe, podczas których wykorzystywane są przez nich samochody osobowe (w rozumieniu art. 4a pkt 9a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych) niestanowiące własności Stowarzyszenia. Stowarzyszenie dokonuje, na podstawie dokumentów stanowiących rozliczenie podróży pracownika Stowarzyszenia, wypłaty ekwiwalentu z tytułu wykorzystywania przez pracownika Stowarzyszenia samochodu osobowego niestanowiącego własności Stowarzyszenia.

Wartość wypłacanego na rzecz pracownika Stowarzyszenia za dany okres rozliczeniowy (miesiąc) Ekwiwalentu nie przekracza iloczynu:

1.  liczby przejechanych w danym okresie rozliczeniowym przez pracownika Stowarzyszenia kilometrów samochodem osobowym niestanowiącym własności Podatnika (prywatna własność lub współwłasność pracownika lub członka Stowarzyszenia);
2.  stawki maksymalnej za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: „Rozporządzenie MI”).

Należy przy tym podkreślić, że:

1.  w ramach dokumentów RP ujęta jest potwierdzona przez Stowarzyszenie na koniec każdego miesiąca ewidencja przebiegu pojazdu, zawierająca co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis osoby upoważnionej w imieniu Stowarzyszenia oraz dane Stowarzyszenia;
2.  Stowarzyszenie dopuszcza możliwość indywidualnego określania elementu kalkulacyjnego Ekwiwalentu, tj. stawki za 1 km przebiegu pojazdu, dla konkretnego pracownika Stowarzyszenia - z tym zastrzeżeniem, że stawka ta nie przekracza maksymalnej wartości, wyznaczonej przez Rozporządzenie MI;
3.  pracownicy Stowarzyszenia zatrudnieni są na podstawie umowy u pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: „KP”).

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy stwierdzić należy, że wypłacona pracownikowi kwota ekwiwalentu z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością Wnioskodawcy w podróży służbowej w oparciu o tzw. kilometrówkę, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych. O ewentualnym przychodzie do opodatkowania po stronie pracownika z tytułu otrzymanego od Wnioskodawcy zwrotu kosztów używania tego pojazdu może być mowa dopiero w przypadku, gdy koszty te przekroczą stawki za 1 km przebiegu określone w powyższych przepisach.

Zatem pracownik, któremu z tytułu podróży służbowej wypłacana jest kwota ekwiwalentu w związku z używaniem samochodu osobowego stanowiącego jego własność – uzyskiwać będzie przychód, w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, korzystający ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zatem, na Wnioskodawcy nie będą ciążyć obowiązki płatnika w zw. z art. 31 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Końcowo należy wskazać, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego podanego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325), przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

*   z zastosowaniem art. 119a;

*   w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

*   z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 ustawy Ordynacja podatkowa). Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem Organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.