Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-1.4012.434.2017.2.IZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-09-28
Teza: W zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 sierpnia 2017 r. (data wpływu 16 sierpnia 2017 r.), uzupełnionym pismem z dnia 13 września 2017 r. (data wpływu 15 września 2017 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 6 września 2017 r. (skutecznie doręczone dnia 6 września 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 sierpnia 2017 r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 13 września 2017 r. (data wpływu 15 września 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również: „Spółka”) jest spółką komandytową, posiadającą w Polsce siedzibę oraz status czynnego podatnika podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”).

W związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością powstaje konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów, co wiąże się z ponoszeniem przez Spółkę znacznych kosztów obsługi i archiwizacji dokumentów w wersjach papierowych. W związku z powyższym Spółka planuje zmianę praktyki w zakresie archiwizacji dokumentów w zakresie opisanym poniżej.

W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zakupowe oraz inne dokumenty księgowe (dalej łącznie jako „Faktury”) w formie papierowej. Na chwilę obecną otrzymywane Faktury są skanowane i archiwizowane zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. W procesie skanowania, przetwarzania i archiwizacji Faktur Spółka korzysta ze wsparcia zewnętrznego usługodawcy (dalej „Operator”).

Procedura przetwarzania i archiwizowania Faktur otrzymywanych przez Spółkę obecnie wygląda następująco:

1.  Faktura przesyłana jest przez kontrahenta bezpośrednio do Operatora lub najpierw do pracownika Spółki, który następnie przekazuje ją do Operatora.
2.  Operator skanuje Fakturę i wgrywa do systemu informatycznego (dalej „System”), umożliwiającego procesowanie dokumentów, który jest powiązany z systemem finansowo - księgowym Spółki (dane z Systemu są transferowane do systemu finansowo - księgowego Spółki - SAP).
3.  W Systemie dane z Faktury są uzupełnianie automatycznie lub są wpisywane ręcznie przez księgowego, po czym ścieżka dostępu do wpisu w Systemie odpowiadającego danej Fakturze jest przesyłany do administratora.
4.  Administrator przypisuje Fakturę do odpowiedniego kodu projektu/kodu wewnętrznego, z którym związany jest dany zakup, a następnie przesyła prośbę o akceptację do osoby/osób odpowiedzialnych za jego akceptację. Akceptacja w Systemie odbywa się zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki.
5.  Zaakceptowaną Fakturę księgowy przypisuje do odpowiedniego konta statutowego. Następnie rozliczenie trafia do systemu księgowego SAP, gdzie następuje właściwe księgowanie. W Systemie zostaje natomiast nadany Fakturze indywidualny numer SAP.

Wpisy w Systemie mają następujące cechy:

*   Każdy wpis w Systemie zawiera dokładnie te same dane, które znajdowały się na oryginalnej Fakturze.

*   Do wpisu dołączony jest również skan Faktury w formacie „JPG”, dostępny w Systemie.

*   Każdy wpis w Systemie jest połączony z odpowiadającą pozycją w SAP oraz zapisem na koncie statutowym. Jeżeli po sprocesowaniu Faktury w Systemie dokonane są jakiekolwiek zmiany już w samym programie SAP, jest zapewniona możliwość odtworzenia całej historii wpisu w programie SAP.

*   Dane z Systemu oraz z SAP w każdej chwili mogą zostać wydrukowane.

*   Dla każdego wpisu w Systemie dostępna jest jego historia, tj. data i godzina wprowadzenia do Systemu, osoby biorące udział w procesie przetwarzania Faktury (jeżeli następują jakieś zmiany ich historię można odtworzyć w systemie SAP).

*   Oryginalne Faktury w wersji papierowej po zeskanowaniu są oznaczane numerem przydzielonym im w SAP, wkładane chronologicznie do segregatorów i wysyłane do zewnętrznego archiwum.

W celu ograniczenia kosztów Spółka rozważa uproszczenie procedury archiwizacji Faktur, mające polegać w szczególności na rezygnacji z przechowywania ich w formie papierowej. W rezultacie, dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej w dedykowanym systemie archiwizacyjnym, wersje papierowe natomiast byłyby niszczone po ich wprowadzeniu do Systemu.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W nadesłanym do Organu uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że proponowana metoda uproszczenia procedury archiwizacji faktur zakupowych pozwala na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur zakupowych. Procedura będzie wyglądać następująco:

*   Faktura będzie przesyłana przez kontrahenta bezpośrednio do Operatora lub najpierw do pracownika Spółki, który następnie przekaże ją do Operatora.

*   Operator zeskanuje Fakturę i wgra ją do systemu informatycznego (dalej „System”), umożliwiającego procesowanie dokumentów, który jest powiązany z systemem finansowo-księgowym Spółki (dane z Systemu są transferowane do systemu finansowo-księgowego Spółki - SAP). Skan Faktury będzie w formacie „JPG”. Spółka planuje, że Systemem będzie MobileXpense.

*   W Systemie dane z Faktury będą uzupełnianie automatycznie lub będą wpisywane ręcznie przez księgowego, po czym ścieżka dostępu do wpisu w Systemie odpowiadającego danej Fakturze będzie przesyłana do administratora.

*   Administrator przypisze Fakturę do odpowiedniego kodu projektu/kodu wewnętrznego, z którym związany jest dany zakup, a następnie prześle prośbę o akceptację do osoby/osób odpowiedzialnych za jego akceptację. Akceptacja w Systemie odbędzie się zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki.

*   Zaakceptowaną Fakturę księgowy przypisze do odpowiedniego konta statutowego. Następnie rozliczenie trafi do systemu księgowego SAP, gdzie nastąpi właściwe księgowanie. W Systemie zostanie nadany Fakturze indywidualny numer SAP.

*   Po wprowadzenia ww. danych wersje papierowe Faktur zostaną zniszczone.

Spółka będzie w stanie zapewnić autentyczność pochodzenia Faktur poprzez możliwość każdorazowej identyfikacji tożsamości kontrahenta. Ponadto, autentyczność zapewniona jest przez każdorazową akceptację wydatków przez osobę lub osoby odpowiedzialne za taką akceptację w Spółce. Akceptacja taka odbywa się w sposób formalnie określony w procedurach Spółki. Zatem w każdym przypadku możliwe jest określenie tożsamości sprzedawcy i stwierdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.

Ponadto integralność i czytelność treści faktury jest zapewniona poprzez umieszczenie w systemie skanów Faktury w formacie „JPG”. Pliki w formacie „JPG” („JPG” to rozszerzenie formatu „JPEG”, ang. Joint Photographic Experts Group), cechujące się odpowiednim poziomem kompresji danych, są w praktyce jednym z najczęściej stosowanych formatów graficznym. Format „JPG” służy zazwyczaj do zapisu obrazów generowanych przez urządzenia rejestrujące obrazy naturalne, np. zdjęcia.

Zastosowanie opisanej szczegółowo we wniosku procedury przetwarzania i archiwizowania Faktur otrzymywanych przez Spółkę oraz wykorzystanie formatu „JPG” do przechowywania skanów Faktur w ramach tej procedury, gwarantuje:

*   identyfikację tożsamości dostawcy wskazanego na Fakturze (autentyczność),

*   brak możliwości zmiany danych na Fakturach poprzez stosowanie określonej procedury i przechowywanie skanów Faktur w formacie „JPG” (integralność),

*   odpowiednią jakość zeskanowych Faktur, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność).

Nabyte towary i usługi udokumentowane otrzymywanymi Fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym VAT w Polsce (wg odpowiedniej stawki VAT) lub opodatkowanym poza terytorium kraju, zgodnie z art. 28b ustawy o VAT (np. w sytuacji, gdy siedziba usługobiorcy mieścić się będzie poza terytorium kraju) wykonywanym przez Wnioskodawcę, tj. czynnościom, w odniesieniu do których Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT.

Jednocześnie Wnioskodawca pragnie wskazać, że sporadycznie świadczy także usługi zwolnione z VAT, jednak z uwagi na ich incydentalny charakter oraz małą wartość nie wpływają one na zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego. Ponadto, Wnioskodawca zaznacza, że przedmiotem Wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT w związku ze świadczeniem usług zwolnionych, ponieważ Wnioskodawca zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie odlicza podatku naliczonego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów lub usług wykorzystywanych wyłącznie do świadczenia usług zwolnionych z VAT (tj. w związku z którymi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu):

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT) zawartego na Fakturach otrzymanych w formie papierowej lub samonaliczonego w oparciu o Faktury otrzymane w formie papierowej, jeżeli Faktury te będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej?

Stanowisko Wnioskodawcy (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu):

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT) zawartego na Fakturach otrzymanych w formie papierowej lub samonaliczonego w oparciu o Faktury otrzymane w formie papierowej, jeżeli Faktury te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie

Ustawa o VAT nie odnosi się bezpośrednio do możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów zakupowych wystawionych oraz otrzymanych przez nabywcę w postaci papierowej. Przepisy ustawy zawierają jednak szereg regulacji w zakresie sposobu przechowywania faktur, które wskazują pośrednio na istnienie takiej możliwości.

1.  Faktura elektroniczna

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy VAT przez fakturę należy uważać każdy dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast w świetle art. 2 pkt 32 ustawy o VAT fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej otrzymana i wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym.

Ustawodawca w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT określił wymogi dotyczące zawartości faktury, czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika.

Spółka wskazuje, że zarówno faktury papierowe otrzymywane przez Spółkę od kontrahentów, jak i skany tych faktur przechowywane w wersji elektronicznej spełniają jej zdaniem definicję wskazaną w art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT.

1.  Przechowywanie faktur

W ustawie o VAT kwestie przechowywania faktur uregulowane zostały w art. 112 oraz art. 112a. Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują faktury, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ustęp 2 tego artykułu stanowi, iż podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się jednak, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają Organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ustawa o VAT nie zawiera jednak uregulowania, które określałoby, w jakiej formie (papierowej czy elektronicznej) należy przechowywać dokumenty. Wyjątek występuje w przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, gdzie określono bezpośrednio w ustawie możliwość przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych.

Do obowiązków dotyczących przechowywania faktur przez podatników odnoszą się także regulacje prawa unijnego. Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w art. 244 stanowi, że każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Do kwestii tej odnosi się także art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy dając możliwość państwu członkowskiemu wymagania przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polski ustawodawca nie zawarł jednak w krajowym ustawodawstwie takiego wymogu.

Wobec powyższego, w opinii Spółki z powyższych przepisów oraz ustawodawstwa unijnego wynika, że możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej. Ustawa o VAT w żadnym przepisie nie wyłącza możliwości przechowywania faktur w formie innej niż pierwotnie wystawiona i otrzymana. Warunki co do przechowywania odnoszą się bowiem do obowiązku przechowywania w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz integralność treści, autentyczność pochodzenia i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nigdzie nie określono jednak obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej formie.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, Spółka zamierza wdrożyć system archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. W takim przypadku całość otrzymywanych w formie papierowej faktur od podmiotów zewnętrznych byłaby skanowana i archiwizowana w formie elektronicznej przez Operatora, który świadczy usługi na rzecz Spółki. Po elektronicznym zarchiwizowaniu faktur wersje papierowe tych dokumentów byłyby niszczone.

Spółka zwraca uwagę, że zniszczenie wersji papierowej dokumentów nie spowoduje, że faktura w sensie materialnym zostanie utracona, ponieważ w dalszym ciągu będzie przechowywana, jednak przechowywanie to wykonywane będzie w formie elektronicznej. Takie przechowywanie wypełnia dyspozycję przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

W każdym momencie w przypadku uzasadnionej potrzeby, np. na żądanie organu podatkowego, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej. Jak już zostało wskazane, dane z Systemu, a także dane z systemu finansowo-księgowego SAP mogą być w każdym momencie wydrukowane. Każdy wpis zawierał będzie identyczne dane, jakie zawarte były na oryginalnej fakturze. Ponadto, dla wpisów w Systemie dostępna jest ich historia uwzględniająca daty i godziny wprowadzenia oraz osoby dokonujące wpisu, a także dokonane zmiany.

Jak Spółka wskazała w stanie faktycznym, do systemu załączane są skany Faktury w formacie „JPG”. Faktury te mogą zostać wydrukowane w każdym momencie i wydruk ten będzie identyczny jak Faktury otrzymywane w formie papierowej, a więc zawierać będzie wszystkie pierwotne dane zawarte na fakturach papierowych. W celu spełnienia wymagań dotyczących przechowywania tych dokumentów Spółka będzie archiwizowała elektroniczne obrazy zeskanowanych Faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

1.  Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W myśl art. 106m ust. 2 przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Definicja integralności treści faktury przedstawiona została natomiast w ust. 3. Zgodnie z nią przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Przepis art. 106 ust. 4 stanowi, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Faktur Spółka prowadzić będzie kontrole biznesowe, które będą gwarantowały wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy Dokumentami, a dostawy towarów lub świadczeniem usług, do których one się odnoszą. Przez „wiarygodną ścieżkę audytu” należy rozumieć możliwość prześledzenia związku pomiędzy dokumentami a zrealizowanymi transakcjami poprzez posiadanie wystarczających danych do powiązania tych dokumentów.

Spółka jest w stanie zapewnić autentyczność pochodzenia Faktur poprzez możliwość każdorazowej identyfikacji tożsamości kontrahenta. Jak wskazano, Faktury przesyłane są przez kontrahenta do pracownika Spółki lub bezpośrednio do Operatora. Dodatkowo, w przypadku ręcznego wprowadzania danych z Faktur do systemu przez księgowego następuje wstępna analiza otrzymanych Faktur zakupowych. Co istotne, za każdym razem po dokonanym wpisie do Systemu administrator otrzymuje ścieżkę dostępu do wpisu opowiadający konkretnej fakturze. Administrator w celu zapewnienia prawidłowej dokumentacji danego projektu, co ma umożliwić także zapewnienie autentyczności pochodzenia Faktur, przypisuje dokument do odpowiedniego kodu projektu lub wewnętrznego kodu, z którym dany zakup jest związany. Ponadto, autentyczność zapewniona jest przez każdorazową akceptację wydatków przez osobę lub osoby odpowiedzialne za taką akceptację w Spółce. Akceptacja taka odbywa się w sposób formalnie określony w procedurach Spółki. Zatem w każdym przypadku możliwe jest określenie tożsamości sprzedawcy i stwierdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. W ocenie Spółki taki sposób wewnętrznej kontroli spełnia kryteria uznania jej za kontrolę biznesową poprzez wiarygodną ścieżkę audytu, o której mowa w powyższych przepisach ustawy o VAT.

Ponadto, integralność treści faktur jest zapewniona poprzez umieszczenie w systemie skanów Faktury w formacie „JPG”. Format taki co do zasady wyklucza próby zmian danych zawartych na tych dokumentach. Dokonywanie zmian możliwe jest w Systemie Spółki jedynie w zakresie danych zapisanych w Systemie w odniesieniu do poszczególnych Faktur, a więc nie w samych skanach Faktur w formacie „JPG”. Zaznaczyć jednak należy, że wpisy te dokonywane są automatycznie lub ręcznie przez księgowego na podstawie oryginalnej Faktury otrzymanej w formie papierowej. Ewentualne zmiany w Systemie mogą dotyczyć jedynie wpisów w Systemie odnoszącym się do Faktur (np. w zakresie przypisania Faktury do określonego kodu projektu). Zmiany te jednak za każdym razem widoczne są w historii każdego wpisu. Po dokonaniu akceptacji Faktur przez osobę za to odpowiedzialną, księgowy dokonuje przypisania dokumentu do odpowiedniego konta statutowego, a rozliczenie to trafia do systemu księgowego SAP w celu zaksięgowania.

Księgowanie ma na celu między innymi przypisanie Faktur do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Każda faktura posiada swój indywidualny numer SAP, pod którym jest ona dostępna. Numer w SAP zapewnia szybki i łatwy dostęp do Faktur przechowywanych w Systemie. W związku z powyżej wskazanym obecnym sposobem archiwizacji w opinii Spółki zapewnione jest zarówno przypisanie do odpowiednich okresów rozliczeniowych, jak i integralność treści przechowywanych Faktur zakupowych.

Przechowywanie Faktur w Systemie zapewnia także ich czytelność poprzez łatwy dostęp do skanów w formacie „JPG” zapisywanych w Systemie przez Operatora, który obowiązany jest wykonywać usługi na rzecz Spółki w sposób należyty (a więc z zachowaniem odpowiedniej jakości skanowanych dokumentów). Także w trakcie dokonywanej akceptacji osoba lub osoby akceptujące dokonywać będą weryfikacji pod kątem ich czytelności.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w analogicznych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych jest dopuszczalne.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 14 kwietnia 2017 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP) uznał, że „przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów przez wymagany przepisami okres, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

W interpretacji z 4 listopada 2016 r. (sygn. 3063-ILPP1-3.4512.71.2016.1.JN) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził, że: „mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy stwierdzić, że sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej (których papierowa forma zostanie zniszczona) jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.”

Ponadto, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 1 lipca 2015 r. (sygn. IPTPP4/4512- 129/15-4/OS) odniósł się do sposobu przechowywania w formie elektronicznej: „Odnosząc się do kwestii prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych.”

Podobne stanowisko zostało zaprezentowane w następujących interpretacjach podatkowych:

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2016 r. sygn. IPPP1/4512-338/15-2/AKO;

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 stycznia 2016 r. sygn. IBPP3/4512-768/15/ASz;

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 7 maja 2015 r. sygn. IPPP2/4512- 217/15-4/AO;

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 28 kwietnia 2015 r. sygn. IPPP2/4512-73/15-4/RR;

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 marca 2015 r. sygn. IBPP3/443-1394/14/LŻ;

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 marca 2015 r. sygn. ILPP4/443- 635/14-2/ISN;

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 lutego 2015 r. sygn. IPPP2/443-1109/14-2/RR.

Podsumowując, w ocenie Spółki należy uznać, że w związku z planowanym uproszczeniem procedury archiwizacji Faktur zakupowych poprzez rezygnację z przechowywania ich w formie papierowej i wdrożenie przechowywania Faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka będzie spełniać wszelkie wymogi określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Jednocześnie Wnioskodawca zauważył w uzupełnieniu do wniosku, że w jego ocenie rozstrzygnięcie, czy opisane w zdarzeniu przyszłym czynności wypełniają przesłanki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur nie powinna być elementem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), lecz elementem oceny prawnej należącej do DKIS. Zgodnie bowiem z art. 14b par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 201; dalej: „OP”) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, na wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Stosownie do treści art. 3 pkt 2 OP przez przepisy prawa podatkowego należy rozumieć przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych. Nie ulega wątpliwości, że art. 106m ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury, a także art. 112a ustawy o VAT dotyczący sposobu przechowywania przez podatnika faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury to przepisy prawa podatkowego.

W związku z tym, że ustawodawca użył w powyższych przepisach pojęć niedookreślonych w postaci „autentyczności”, „integralności” oraz „czytelności” faktur archiwizowanych drogą elektroniczną, w ocenie Wnioskodawcy jest on uprawniony do wystąpienia z wnioskiem o interpretację mającą na celu potwierdzenie, czy planowana przez niego procedura archiwizacji Faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Natomiast obowiązkiem DKIS jest ocena, czy planowana procedura będzie czynić zadość wymaganiom sformułowanym w przepisach prawa podatkowego przy użyciu ww. niedookreślonych pojęć.

Na potwierdzenie swojego stanowiska, Wnioskodawca wskazuje na wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 marca 2015 r. o sygn. I FSK 447/14, z dnia 15 października 2014 r. o sygn. I FSK 1456/13 oraz z 22 stycznia 2013 r. o sygn. I FSK 357/12 wydane w zbliżonych stanach faktycznych. NSA w tych sprawach uznał, że organ interpretacyjny ma obowiązek wydania interpretacji indywidualnej, w której musi ocenić, czy proponowana przez podatnika metoda archiwizacji (lub przesyłania) faktur zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Podkreślenia wymaga, że wskazane sprawy dotyczyły interpretacji pojęć autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury zawartych w przepisach rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT. A zatem skoro NSA uznał, że organ podatkowy ma obowiązek ocenić, czy opisana procedura archiwizacji (lub przesyłania) faktur czyni zadość wymaganiom określonym w przepisach aktu prawa podatkowego (tj. rozporządzenia) znajdującego się w hierarchii źródeł prawa niżej niż ustawa, to tym bardziej tezy z ww. wyroków powinny znaleźć zastosowanie w niniejszej sprawie.

Prawo do odliczenia

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z pewnymi zastrzeżeniami w art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Zgodnie z art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 i 2 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z przepisów tych wynika, że co do zasady warunkiem do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest spełnienie określonych warunków:

1.  w odniesieniu do transakcji powstał obowiązek podatkowy;
2.  faktura została otrzymana przez nabywcę;
3.  odliczenia dokonuje podatnik podatku VAT;
4.  nabyte towary lub otrzymane usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych;
5.  nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższych warunków nie wynika jednak rozróżnienie co do sposobu przechowywania faktur w formie papierowej lub elektronicznej. Forma przechowywanych Faktur nie jest warunkiem do uzyskania prawa dokonania odliczenia podatku naliczonego.

Podsumowując, jeżeli otrzymane przez Spółkę Faktury w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanego powyżej sposobu archiwizacji, wówczas będą dawały prawo do dokonania odliczenia (przy założeniu, że wszystkie powyższe warunki ogólne zostały spełnione), niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa Faktury zostanie zniszczona.

Stanowisko, zgodnie z którym przechowywane faktury w formie elektronicznej dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego znajduje potwierdzenie w wydawanych interpretacjach.

Przykładowo, w interpretacji wydanej 14 kwietnia 2017 r. (sygn. 0112-KDIL1- 3.4012.6.2017.l.AP) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „Wnioskodawca wskazał, że pytanie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej dotyczy wyłącznie przypadków, w których spełnione będą również inne warunki dla odliczenia podatku (tj. udokumentowanie odpowiednim rodzajem dokumentu, związek wydatku z działalnością opodatkowaną, powstanie obowiązku podatkowego u dostawcy, brak ziszczenia się przesłanek z art. 88 ustawy wyłączających prawo do odliczenia podatku).

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego procesu przechowywania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji przedmiotowych faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.”

Stanowisko to znajduje potwierdzenie także w poniższych interpretacjach podatkowych:

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lipca 2015 r. sygn. IPPP3/4512- 477/15-2/KP;
*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 15 lipca 2015 r. sygn. IPPP3/4512-509/15-3/WH;
*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 marca 2015 r. sygn. IPPP2/4512-8/15-4/IŻ;
*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. sygn. IBPP3/443-1390/14/MN;
*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. sygn. IBPP3/443-1391/14/JP;
*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku wdrożenia rozważanej procedury archiwizacji i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur zakupowych otrzymanych uprzednio w formie papierowej, Spółka zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką posiadającą w Polsce siedzibę oraz status czynnego podatnika podatku od towarów i usług. W związku z prowadzoną działalnością powstaje konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów, co wiąże się z ponoszeniem przez Wnioskodawcę znacznych kosztów obsługi i archiwizacji dokumentów w wersjach papierowych. W związku z powyższym Wnioskodawca planuje zmianę praktyki w zakresie archiwizacji dokumentów.

Obecnie otrzymywane w postaci papierowej faktury są skanowane i archiwizowane zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. W procesie skanowania, przetwarzania i archiwizacji faktur Spółka korzysta ze wsparcia zewnętrznego Operatora. Proponowana przez Wnioskodawcę metoda uproszczenia procedury archiwizacji faktur zakupowych pozwala na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur zakupowych. Procedura ta będzie wyglądać następująco:

*   Faktura będzie przesyłana przez kontrahenta bezpośrednio do Operatora lub najpierw do pracownika Spółki, który następnie przekaże ją do Operatora.

*   Operator zeskanuje Fakturę i wgra ją do systemu informatycznego (dalej „System”), umożliwiającego procesowanie dokumentów, który jest powiązany z systemem finansowo-księgowym Spółki (dane z Systemu są transferowane do systemu finansowo-księgowego Spółki - SAP). Skan Faktury będzie w formacie „JPG”. Spółka planuje, że Systemem będzie MobileXpense.

*   W Systemie dane z Faktury będą uzupełnianie automatycznie lub będą wpisywane ręcznie przez księgowego, po czym ścieżka dostępu do wpisu w Systemie odpowiadającego danej Fakturze będzie przesyłana do administratora.

*   Administrator przypisze Fakturę do odpowiedniego kodu projektu/kodu wewnętrznego, z którym związany jest dany zakup, a następnie prześle prośbę o akceptację do osoby/osób odpowiedzialnych za jego akceptację. Akceptacja w Systemie odbędzie się zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki.

*   Zaakceptowaną Fakturę księgowy przypisze do odpowiedniego konta statutowego. Następnie rozliczenie trafi do systemu księgowego SAP, gdzie nastąpi właściwe księgowanie. W Systemie zostanie nadany Fakturze indywidualny numer SAP.

*   Po wprowadzeniu ww. danych wersje papierowe Faktur zostaną zniszczone.

Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić autentyczność pochodzenia faktur poprzez możliwość każdorazowej identyfikacji tożsamości kontrahenta. Ponadto, autentyczność zapewniona jest przez każdorazową akceptację wydatków przez osobę lub osoby odpowiedzialne za taką akceptację w spółce Wnioskodawcy. Akceptacja taka odbywa się w sposób formalnie określony w procedurach Wnioskodawcy. Zatem w każdym przypadku możliwe jest określenie tożsamości sprzedawcy i stwierdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Ponadto integralność i czytelność treści faktury jest zapewniona poprzez umieszczenie w systemie skanów faktury w formacie „JPG”, który cechuje się odpowiednim poziomem kompresji danych i w praktyce jest jednym z najczęściej stosowanych formatów graficznych.

Zastosowanie opisanej szczegółowo we wniosku procedury przetwarzania i archiwizowania faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę oraz wykorzystanie formatu „JPG” do przechowywania skanów faktur w ramach tej procedury, gwarantuje:

1.  identyfikację tożsamości dostawcy wskazanego na Fakturze (autentyczność),
2.  brak możliwości zmiany danych na Fakturach poprzez stosowanie określonej procedury i przechowywanie skanów Faktur w formacie „JPG” (integralność),
3.  odpowiednią jakość zeskanowych Faktur, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność).

Wersje papierowe Wnioskodawca zamierza niszczyć po ich wprowadzeniu do Systemu.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Zatem faktury dokumentujące zakupy towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej wyżej procedury archiwizowania - zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur - będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Wobec tego, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Należy podkreślić, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.