Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-3.4010.559.2018.10.MBD
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-12-20
Teza: W zakresie ustalenia, czy dokumenty własne i obce archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod względem systemowym będą uprawniać Spółkę do zaliczania ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ustawy o CIT (alternatywnie: do ustalania i dokumentowania w oparciu o dokumenty elektroniczne wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w myśl przepisu art. 16g ustawy o CIT i uwzględniania takich wydatków w kosztach podatkowych Spółki poprzez odpisy amortyzacyjne na podstawie art. 16f ustawy o CIT), a w przypadku wydatków stanowiących podstawę kalkulacji należnego Spółce w oparciu o przepis art. 17 ust. 1 pkt 34 i 34a ustawy o CIT zwolnienia z podatku, także do dokumentowania i kalkulacji limitu dostępnej Spółce pomocy publicznej w formie zwolnienia z podatku z tytułu działalności strefowej, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku ich papierowych odpowiedników.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; faktura-faktura elektroniczna; koszt-koszty uzyskania przychodów; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

**Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo:

1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 18 października 2018 r. (data wpływu 8 listopada 2018 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 12 września 2019 r., sygn. akt I SA/Wr 595/19 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 26 lipca 2022 r., sygn. akt II FSK 118/20;

2) stwierdzam, że Państwa stanowisko dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie w zakresie ustalenia, czy dokumenty własne i obce archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod względem systemowym będą uprawniać Spółkę do zaliczania ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 updop (alternatywnie: do ustalania i dokumentowania w oparciu o dokumenty elektroniczne wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w myśl przepisu art. 16g updop i uwzględniania takich wydatków w kosztach podatkowych Spółki poprzez odpisy amortyzacyjne na podstawie art. 16f updop), a w przypadku wydatków stanowiących podstawę kalkulacji należnego Spółce w oparciu o przepis art. 17 ust. 1 pkt 34 i 34a updop, zwolnienia z podatku, także do dokumentowania i kalkulacji limitu dostępnej Spółce pomocy publicznej w formie zwolnienia z podatku z tytułu działalności strefowej, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku ich papierowych odpowiedników (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) jest prawidłowe.

Wniosek w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego od osób fizycznych (pytania oznaczone we wniosku nr 1 i 3) został rozpatrzony odrębnie.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

8 listopada 2018 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 października 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczył m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy dokumenty własne i obce archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod względem systemowym będą uprawniać Spółkę do zaliczania ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ustawy o CIT (alternatywnie: do ustalania i dokumentowania w oparciu o dokumenty elektroniczne wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w myśl przepisu art. 16g ustawy o CIT i uwzględniania takich wydatków w kosztach podatkowych Spółki poprzez odpisy amortyzacyjne na podstawie art. 16f ustawy o CIT), a w przypadku wydatków stanowiących podstawę kalkulacji należnego Spółce w oparciu o przepis art. 17 ust. 1 pkt 34 i 34a ustawy o CIT zwolnienia z podatku, także do dokumentowania i kalkulacji limitu dostępnej Spółce pomocy publicznej w formie zwolnienia z podatku z tytułu działalności strefowej, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku ich papierowych odpowiedników.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem, które wpłynęło do Organu 2 stycznia 2019 r.

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

Sp. z o.o., (dalej: „Spółka”) jest zakładem produkcyjnym, którego podstawowym profilem działalności jest projektowanie oraz produkcja układów i podzespołów wykorzystywanych w przemyśle lotniczym, xxx.

Spółka jest podmiotem posiadającym siedzibę w Polsce, zarejestrowanym w kraju dla potrzeb podatku dochodowego do osób prawnych oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu przepisu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 2174; dalej: „ustawa o VAT”). Działalność Spółki prowadzona jest na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej (dalej: „SSE”) na podstawie uzyskanego przez Spółkę zezwolenia strefowego, określającego warunki zwolnienia przez Spółkę osiąganych dochodów z podatku dochodowego od osób prawnych w oparciu o art. 17 ust. 1 pkt 34 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1036, z późn.zm.; dalej: „ustawa o CIT”); w przyszłości, Spółka nie wyklucza ponadto możliwości wystąpienia o dodatkowe zwolnienie z podatku dochodowego od osób prawnych oparte na decyzji o wsparciu, o której mowa w przepisie art. 17 ust. 1 pkt 34a ustawy o CIT (dalej łącznie: „działalność strefowa”). W toku działalności, Spółka otrzymuje od dostawców w formie papierowej faktury zakupowe VAT, faktury korygujące VAT, duplikaty faktur, rachunki, paragony, noty odsetkowe, noty księgowe wraz z załącznikami; równocześnie, w związku z podróżami służbowymi zatrudnianych pracowników, Spółka ponosi i dokumentuje wydatki służbowe poniesione w trakcie takich podróży (łącznie dalej: „dokumenty obce”). W wersji papierowej, Spółka przechowuje także dokumenty własne, m.in. kopie faktur sprzedaży, noty księgowe, polecenia księgowania i ich załączniki (dalej jako: „dokumenty własne”).

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności oraz liczbę dokumentowanych zdarzeń, przechowywanie dokumentów własnych i obcych w formie papierowej jest dla Spółki dalece nieefektywne, wiąże się bowiem z wysokimi kosztami archiwizacji i licznymi trudnościami logistycznymi (m.in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych dokumentów, czasochłonnym wyszukiwaniem dokumentów źródłowych, ryzykiem ich uszkodzenia, postępującą utratą czytelności dokumentów wytwarzanych na drukarkach igłowych lub rolkach światłoczułych). Ponadto, konieczność identyfikacji dokumentów źródłowych w archiwach znacząco wydłuża czas prowadzonych kontroli podatkowych, celno-skarbowych oraz kontroli dotyczących działalności strefowej Spółki. Z tych względów, Spółka wprowadziła system elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej oraz planuje zastąpić dotychczasowy, papierowy system przechowywania pozostałych dokumentów systemem elektronicznym.

Procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów będzie realizowana według następujących zasad:

1\. Wszystkie dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej, będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.).

2\. Wytworzone kopie elektroniczne dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów (dalej: „Workflow”) lub niedawno wprowadzonym dedykowanym systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej Concur. W systemie Workflow każdy dokument poza jego wierną elektroniczną kopią, będzie dodatkowo opisany i indeksowany za pomocą następujących informacji:

\- numer sygnatury, pod którą dokument jest przechowywany w systemie,

\- data otrzymania dokumentu

\- numer faktury/dokumentu,

\- data wystawienia,

\- termin płatności,

\- dane kontrahenta,

\- wartość netto i wartość brutto,

\- numer zamówienia (jeżeli dotyczy).

Obowiązkiem osoby wprowadzającej dokument do systemu Workflow będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem.

Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania dokumentów.

3\. Po wprowadzeniu dokumentów do systemu Workflow, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce.

4\. Dzięki systemowi Workflow, weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywane będzie w całości elektronicznie; dokumenty takie w zależności od rodzaju transakcji będą podlegać kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru, przyjęciem w magazynie, a w przypadku rozliczania kosztów podróży służbowych poprzez powiązanie z wyciągami bankowymi służbowych kart kredytowych, poleceniem wyjazdu służbowego itp. Jakiekolwiek rozbieżności względem ilości, ceny itp., będą wyjaśniane i potwierdzane przez uprawnione osoby przed zatwierdzeniem rozliczenia danego dokumentu.

5\. Dostęp do dokumentów archiwizowanych elektronicznie będzie ograniczony tylko do wybranych osób, same pliki będą chronione hasłem przed ich modyfikacją i usunięciem. Ponadto, archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych w Spółce kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłocznie przekazanie w formie elektronicznej za pośrednictwem wykorzystywanych przez Spółkę systemów.

6\. Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

**Pytanie**

Czy dokumenty własne i obce archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod względem systemowym będą uprawniać Spółkę do zaliczania ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ustawy o CIT (alternatywnie: do ustalania i dokumentowania w oparciu o dokumenty elektroniczne wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w myśl przepisu art. 16g ustawy o CIT i uwzględniania takich wydatków w kosztach podatkowych Spółki poprzez odpisy amortyzacyjne na podstawie art. 16f ustawy o CIT), a w przypadku wydatków stanowiących podstawę kalkulacji należnego Spółce w oparciu o przepis art. 17 ust. 1 pkt 34 i 34a ustawy o CIT zwolnienia z podatku, także do dokumentowania i kalkulacji limitu dostępnej Spółce pomocy publicznej w formie zwolnienia z podatku z tytułu działalności strefowej, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku ich papierowych odpowiedników? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)

**Państwa stanowisko w sprawie:**

Część ogólna: dopuszczalność zastąpienia papierowego systemu archiwizacji dokumentów źródłowych ich elektronicznym odpowiednikiem

Zdaniem Spółki, na gruncie obowiązujących przepisów prawa podatkowego, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych dokumentów księgowych, podatkowych, rozliczeniowych i innych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego, nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów, a przede wszystkim, nie zawierają zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017r., poz. 201, ze zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”) stanowi, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego chyba, że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przepis ten określa wyłącznie przedmiot i termin przechowywania, nie odnosi się natomiast do formy, w jakiej miałoby ono następować. Powołany przepis nie zawiera nakazu przechowywania dokumentacji jedynie w postaci papierowej i jednocześnie nie zawiera zakazu przechowywania dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Uprawnione jest zatem twierdzenie, że na gruncie przepisów Ordynacji podatkowej, forma przechowywania dokumentacji należy do swobodnego uznania podatnika.

Podobnie przepisy ustawy o CIT, nie regulują formy przechowywania dokumentacji podatkowej, pozostawiając decyzję w przedmiotowym zakresie podatnikowi (patrz: stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej na pytania 2 w dalszej części Wniosku).

Z powyższego wyłania się konkluzja, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość dokumentów własnych i obcych Spółki w dowolny sposób, w tym w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, umożliwiając znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów - w tym zwiększenie efektywności kontroli zewnętrznych prowadzonych w Spółce. Dzięki wprowadzanemu systemowi, Spółka zyska bowiem możliwość intuicyjnego odnalezienia dowolnego historycznego dokumentu księgowego bez konieczności czasochłonnej analizy archiwalnej dokumentacji papierowej, co więcej, dokumenty takie będą stale czytelne bez względu na upływ czasu (co niemożliwe jest do zapewnienia w obecnym systemie zwłaszcza w odniesieniu do wydruków światłoczułych), a na żądanie podmiotów prowadzących kontrolę będą mogły zostać wydrukowane i przekazane w formie papierowej lub przesłane w formie elektronicznej, umożliwiając ich dołączenie do prowadzonej dokumentacji kontrolnej. W świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne, koncepcja „hurtowni danych”), elektroniczny system archiwizacji dokumentów księgowych Spółki pozwoli na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych w Spółce, przyczyniając się nie tylko do znaczących usprawnień organizacji pracy Spółki, lecz również do znacząco większej elastyczności organów podatkowych i celno-skarbowych w porównaniu do obecnego systemu.

Spółka wskazuje, że słuszność powyższego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego), w szczególności:

\- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 maja 2017 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa,

\- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 marca 2016 r. nr IPPP3/4512-165/16-2/ISZ,

\- Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. nr IBPP3/ 443-1391/14/JP,

\- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1052/15-4/AO,

\- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 czerwca 2016 r. nr IPPP2/4512-280/16-4/MMa.

W ocenie Spółki, archiwizacja dokumentów własnych i obcych wyłącznie w formie elektronicznej, będzie uprawniać Spółkę do zaliczania ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ustawy o CIT, alternatywnie: do ustalania i dokumentowania w oparciu o dokumenty elektroniczne wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w myśl przepisu art. 16g ustawy o CIT i uwzględniania takich wydatków w kosztach podatkowych Spółki poprzez odpisy amortyzacyjne na podstawie art. 16f ustawy o CIT, a w przypadku wydatków stanowiących podstawę kalkulacji należnego Spółce w oparciu o przepis art. 17 ust. 1 pkt 34 i 34a ustawy o CIT, zwolnienia z podatku, także do dokumentowania i kalkulacji limitu dostępnej Spółce pomocy publicznej w formie zwolnienia z podatku z tytułu działalności strefowej. Równocześnie Spółka podkreśla, że zadane pytanie nie dotyczy zakresu przepisów prawa podatkowego regulujących uprawnienia czy obowiązki organów podatkowych – w szczególności, celem pytań nie jest wniosek o dokonanie przez organ analizy i oceny materiału dowodowego w jakiejkolwiek sprawie, lecz wyłącznie uzyskanie odpowiedzi na pytanie, czy zmieniając sposób archiwizacji dokumentów z papierowego na elektroniczny, pod względem systemowym, Spółka zachowa ogólne prawo do zaliczenia tak udokumentowanych wydatków do kosztów podatkowych/obliczania wartości początkowej dla potrzeb amortyzacji/kalkulacji limitu zwolnienia z podatku dochodu z działalności strefowej na zasadach analogicznych, jak ma to miejsce w przypadku dokumentów papierowych.

Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 15 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Art. 16g ustawy o CIT, zawiera z kolei definicję wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, za którą, co do zasady, uważa się w razie odpłatnego nabycia cenę ich nabycia, w razie częściowo odpłatnego nabycia, cenę ich nabycia powiększoną o wartość przychodu określonego w art. 12 ust. 5a, natomiast w razie wytworzenia we własnym zakresie koszt wytworzenia.

Stosownie do przepisu art. 16f ustawy o CIT, podatnicy co do zasady dokonują odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w art. 16a ust. 1 i ust. 2 pkt 1-3 oraz w art. 16b ustawy o CIT.

Ponadto, zgodnie z przepisem art. 17 ust. 1 pkt 34 i 34a ustawy o CIT, wolne od podatku są m.in. dochody uzyskane z działalności gospodarczej prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia, o którym mowa w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 20 października 1994 r. o specjalnych strefach ekonomicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1010 oraz z 2018 r. poz. 650) oraz dochody podatników uzyskane z działalności gospodarczej określonej w decyzji o wsparciu, o której mowa w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o wspieraniu nowych inwestycji (Dz.U. poz. 1162), przy czym wielkość pomocy publicznej udzielanej w formie takich zwolnień nie może przekroczyć wielkości pomocy publicznej dla przedsiębiorcy, dopuszczalnej dla obszarów kwalifikujących się do uzyskania pomocy w największej wysokości, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Powołane przepisy, definiując zasady zaliczania przez podatników ponoszonych nakładów do kosztów podatkowych, ustalania wartości początkowej środka trwałego, zaliczania do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych czy definiując podstawę zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych z tytułu działalności strefowej, nie zawierają zastrzeżeń dotyczących sposobu przechowywania dokumentów. W odniesieniu do powołanych przepisów, zastosowanie znajdzie zatem ogólna zasada określona w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, nakazująca podatnikom prowadzenie ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a-16m ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1036, ze zm.; dalej: „ustawa o rachunkowości”), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1\. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2\. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3\. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości); oraz sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Stosownie do art. 21 ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 1a ww. ustawy, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

\- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

\- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

\- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

\- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

\- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

\- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W oparciu o powołane przepisy Spółka wskazuje, że przepis art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w powiązaniu z przepisem art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości definiują, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również odpowiednim dokumentem do celów podatkowych (w tym dla celów działalności strefowej). Ustawa o rachunkowości nie narzuca formy takiego dokumentu, dopuszczając we wskazanym zakresie dowolność formy jego archiwizacji.

Spółka wskazuje, że przepis art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, jest przepisem prawa podatkowego, bezpośrednio wpływającym na sposób prowadzenia ewidencji podatkowej Spółki i prawo do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów oraz kosztów kwalifikowanych stanowiących podstawę kalkulacji limitu dostępnej pomocy publicznej z tytułu działalności strefowej. Przepisy odrębne do których odsyła ustawa o CIT, uznać należy bowiem za przepisy ustaw podatkowych, albowiem normy tych ustaw adresowane są do podatnika, jako regulujące ich prawa i obowiązki; innymi słowy, regulacje zawarte w innych ustawach, ale stanowiące element konstrukcyjny podatku dochodowego od osób prawnych lub wyznaczające prawa i obowiązki podatników są również przepisami ustaw podatkowych, tak jak np. rzeczona ustawa o rachunkowości oraz ustawa z dnia 20 października 1994 r. o specjalnych strefach ekonomicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 282 ze zm.), czego potwierdzeniem jest m.in. orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 14 lutego 2017 r., sygn. akt I SA/Po 911/16, zgodnie z _którym „nie można dokonywać uproszczenia definicji pojęcia "prawo podatkowe" dla potrzeb regulacji art. 14b O.p. Przyjęcie, że interpretacja przepisów prawa podatkowego może odnosić się wyłącznie do zdefiniowanych w art. 3 O.p. ustaw podatkowych jest niedopuszczalnym sposobem zamykania drogi do uzyskania przez podatnika interpretacji indywidualnej.”_

Podobny pogląd wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 21 listopada 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1737/07, w którym wskazał, że nie można obowiązku udzielania interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego zawężać wyłącznie do ustaw zawierających w tytule pojęcie prawa podatkowego, ponieważ nie tylko w tych ustawach uregulowano elementy, od których zależy opodatkowanie i jego wysokość.

Z tak ugruntowaną linią orzeczniczą sądów administracyjnych zgodził się także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 3 listopada 2016 r., sygn. akt I SA/Go 316/16. Rozpatrując skargę w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie wydania interpretacji w zakresie przechowywania dokumentacji przez spółkę prowadzącą działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej, wskazał, że przepisy prawa podatkowego, jakkolwiek stanowią autonomiczną dziedzinę prawa, to jednak nie są całkowicie odrębne, niezależne i niepowiązane z innymi dziedzinami systemu prawnego, a wręcz przeciwnie, wraz z przepisami innych gałęzi prawa stanowią część jednego porządku prawnego obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Poszczególne ustawy podatkowe zawierają obszerną liczbę przepisów odwołujących się do pojęć i instytucji właściwych dla innych dziedzin prawa. Dlatego też, organy podatkowe, dokonując interpretacji przepisów prawa podatkowego, zobowiązane są do posiłkowania się przepisami z innych dziedzin prawa dla wyjaśnienia znaczenia występujących w przepisach ustaw podatkowych pojęć i instytucji z tych innych dziedzin prawa (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 5 maja 2016 r., sygn. akt I SA/Wr 193/16).

Także Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyrokach z 13 grudnia 2016 r., sygn. akt II FSK 3028/14 oraz z 14 listopada 2014 r., sygn. akt II FSK 2524/12 podziela ww. stanowisko wskazując, że w sytuacji, gdy przedmiotem indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w rozumieniu art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, jest regulacja prawa podatkowego, która odwołuje się do przepisów prawa pracy, ocena możliwości stosowania i wykładnia interpretowanej normy podatkowej przepisy te powinna uwzględniać i obejmować.

Spółka wskazuje ponadto, że w oparciu o przepis art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Obowiązkowe jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Konsekwentnie, zarówno ustawa o CIT, opierająca się na rozwiązaniach zdefiniowanych w przepisach ustawy o rachunkowości, jak i przepisy Ordynacji podatkowej, nie różnicują wagi dokumentu jako dowodu księgowo-podatkowego od formy jego archiwizacji (papierowej lub elektronicznej), dopuszczając w ocenie Spółki możliwość zastosowania opisanego w zdarzeniu przyszłym elektronicznego systemu archiwizacji dokumentów własnych i obcych, co znajduje swoje pełne potwierdzenie w licznych interpretacjach przepisów prawa podatkowego wydanych dla tożsamych stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach 18 listopada 2016 r., 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB, 7 lipca 2016 r., IBPB-1-1/4510-150/16/BK; 13 lipca 2016 r., IBPB-1-3/4510-479/16/MO; 15 czerwca 2016 r. (IBPB-1-2/4518-11/16/AP; 19 stycznia 2016 r. IBPB-1-3/4510-46/16/SK; 19 października 2015 r., IBPB-1-3/4510-272/15/PC; 12 marca 2015 r., IBPBI/2/423-1433/14/KP; Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi 12 czerwca 2015 r., IPTPB3/4510-79/15-4/GG i inne).

Przykładowo w interpretacji z 19 stycznia 2016 r. (IBPB-1-3/4510-541/15/SK) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami archiwizowanymi elektronicznie. Zgodnie z tą interpretacją: „dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 updop, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej”.

Podobnie w interpretacji z 6 października 2016 r. (IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB) wskazano, że „niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych. Reasumując, (\`(...)\`) sposób dokumentowania wydatków i archiwizacji tj. dokumentowanie wydatków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego”.

Uwzględniając powyższe Spółka stoi na stanowisku, że archiwizowane w formie elektronicznej dokumenty własne i obce będą stanowić dla Spółki samodzielną podstawę dokumentacji ponoszonych wydatków dla potrzeb kalkulacji podatku CIT, ustalania wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz obliczania limitów zwolnienia z podatku dochodowego w odniesieniu do działalności strefowej.

**Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania**

Rozpatrzyłem Państwa wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – 18 stycznia 2019 r. wydałem postanowienie Znak: 0111-KDIB1-3.4010.559.2018.3.MBD o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z 18 października 2018 r. – w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych.

Postanowienie zostało przez Państwa odebrane 25 stycznia 2019 r.

Pismem z 1 lutego 2019 r. (wpływ 5 lutego 2019 r.) złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem z 5 kwietnia 2019 r. Znak: 0111-KDIB1-3.4010.559.2018.4.MO utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 10 kwietnia 2019 r.

**Skarga na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania**

Pismem z 9 maja 2019 r. (wpływ 16 maja 2019 r.) wnieśli Państwo skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu.

Wnieśli Państwo m.in. o uchylenie w całości zaskarżonego Postanowienia na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy PPSA oraz zobligowanie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej do wydania żądanej interpretacji prawa podatkowego.

**Postępowanie przed sądami administracyjnymi**

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 12 września 2019 r. sygn. akt I SA/Wr 595/19.

Pismem z 18 listopada 2019 r. wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 26 lipca 2022 r. sygn. akt II FSK 118/20 oddalił skargę kasacyjną.

Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu wpłynął do mnie 21 września 2022 r.

**Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku**

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

\- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraziły Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu oraz Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;

\- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny na podstawie art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.

**Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.**

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Wskazać należy, że niniejszą interpretację oparto na przepisach prawa podatkowego obowiązujących w dniu wydania postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania, bowiem niniejsza interpretacja stanowi ponowne rozstrzygnięcie tej samej sprawy w wyniku orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 12 września 2019 r. sygn. akt I SA/Wr 595/19 oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 lipca 2022 r. sygn. akt II FSK 118/20.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.