Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-366/10/12-7/S/AS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-10-15
Teza: Nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywanie kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem, którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania i przechowywania faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23.03.2010 r. (data wpływu 29.03.2010 r.), uzupełnionym pismem z dnia 07.06.2012 r. (data wpływu), będącym odpowiedzią na wezwanie z dnia 25.05.2012 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29.03.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest dystrybutorem towarów w Polsce. Wnioskodawca sprzedaje hurtowo towary swoim klientom na terenie całego kraju. W efekcie w każdym miesiącu Wnioskodawca wystawia kilkanaście tysięcy samych faktur sprzedaży, nie licząc faktur korygujących, których liczba jest także znaczna co wynika z różnych okoliczności: rabatów, reklamacji, zwrotów towarów, itp. Należy podkreślić, iż zaledwie znikoma ilość klientów wyraziła zgodę na korzystanie z procedury elektronicznego przesyłania faktur. Oznacza to, że w każdym miesiącu wnioskodawca sporządza, drukuje i wysyła kilkanaście tysięcy oryginałów faktur i faktur korygujących, zaś ich kopie w formie papierowej przechowywane są w Spółce.

Biorąc pod uwagę długi okres przechowywania dokumentów, który ustalony został co do zasady na okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, w Spółce każdego roku przybywa kilkadziesiąt tysięcy dokumentów. Powoduje to olbrzymie problemy z przechowywaniem dokumentów i ich właściwym segregowaniem i ochroną.

Wnioskodawca zaznacza, że pytanie nie dotyczy faktur elektronicznych, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w opisanym stanie faktycznym możliwe jest przechowywanie kopii faktur i faktur korygujących w systemie księgowym w którym zostały sporządzone, zamiast ich drukowania i przechowywania w formie papierowej?

W przekonaniu Wnioskodawcy nie ma potrzeby drukowania kopii faktur i faktur korygujących i przechowywania ich w formie papierowej, lecz możliwe jest ich przechowywanie w systemie księgowym w którym zostały wystawione.

Wnioskodawca podkreśla, iż obowiązujące przepisy prawa podatkowego w żadnym miejscu nie przewidują obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Kwestię sporządzania i przechowywania kopii faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Jednocześnie stosownie do § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak wynika z przywołanych przepisów, nie przewidują one, w żadnym przypadku, konieczności przechowywania faktur w formie papierowej. W ocenie Wnioskodawcy, nie stanowi o tym obowiązku również § 21 ust. 3 powołanego powyżej rozporządzenia, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przepis ten w swej pierwszej części wskazuje jedynie, że opisywane dokumenty nie powinny być przechowywane jako kopie, lecz w stanie, w jakim zostały sporządzone.

Zdaniem Wnioskodawcy, zważywszy na fakt, że papierowa faktura (faktura korygująca) jest jedynie wydrukiem dokumentu sporządzonego w komputerze (za pomocą programu księgowego) i przechowywanego w jego pamięci, przechowywanie w oryginalnej postaci oznacza zachowanie dokumentu w systemie księgowym bez żadnych zmian w stosunku do dokumentu papierowego który został wysłany do nabywcy. Spółka dodaje, iż używany przez nią program księgowy przechowuje wygenerowane dokumenty w sposób niezmieniony, a jednocześnie segreguje je w podziale na okresy rozliczeniowe.

Co więcej odszukanie poszukiwanego dokumentu ustalenie jego umiejscowienia we właściwym rejestrze jest w wykorzystywanym programie komputerowym bardzo proste.

Wnioskodawca podkreśla, iż zarówno przywołane powyżej przepisy, jak i żaden inny przepis prawa nie przewiduje konieczności przechowywania kopii faktur i faktur korygujących w formie papierowej. Całkowicie bez znaczenia jest to, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku od towarów i usług zostanie wydrukowany oryginał i kopia faktury czy też sam oryginał, bowiem decydujące znaczenie ma to, czy wystawiona faktura została ujęta w ewidencji księgowej i rejestrze podatku należnego oraz to, czy sposób przechowywania faktury wyklucza możliwość zmodyfikowania treści jej zapisów po wystawieniu i ujęciu w ewidencji. Co więcej, kopia faktury (faktury korygującej), przechowywana w systemie księgowym może być w każdej chwili wydrukowana, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Warto zauważyć, iż nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału; czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w ww. rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury.

Obowiązku przechowywania faktur papierowych, zdaniem Wnioskodawcy, próżno szukać również w przepisach unijnych. Kwestię wystawiania i przechowywania faktur regulują przepisy Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. 06.347.1 ze zm.), która w treści art. 244 wskazuje, iż każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Jednocześnie zgodnie z art. 245 ust. 1 Dyrektywy podatnik może wyznaczyć miejsce przechowywania każdej faktury, pod warunkiem, że na żądanie właściwych organów bezzwłocznie udostępni im wszystkie faktury lub dane. Z kolei ustęp 3 powołanego artykułu wskazuje, iż państwa członkowskie mogą również wymagać, aby podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku, gdy faktury te nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych, gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych. Zdaniem Spółki zachowanie wystawionych faktur bez ich drukowania w komputerze wystawcy w opisanym stanie faktycznym w pełni czyni zadość wymaganiom powyższego przepisu Dyrektywy.

W ocenie Spółki przechowywanie faktur i faktur korygujących w programie komputerowym, bez ich drukowania nie narusza również przepisu art. 246 Dyrektywy, który wymaga przechowywania faktur w ich autentycznym pochodzeniu i z zachowaniem integralności treści oraz czytelności dokumentów. Wnioskodawca zwraca uwagę, iż zachowanie powyższych warunków możliwe jest również w sytuacji, gdy kopia wystawionej faktury pozostanie w pamięci komputera, wydrukowanie dokumentu nie jest gwarancją integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednak mieć na uwadze cel, jakiemu służyć ma powołany przepis. Co do zasady spełniać ma on funkcję kontrolną, umożliwiając organom podatkowym (lub organom kontroli skarbowej) weryfikację prawidłowości sporządzenia dokumentu, jak również zgodności kwot wynikających z dokumentów faktur i faktur korygujących z zadeklarowaną wysokością podatku VAT, podlegającemu zapłacie do urzędu skarbowego. Wnioskodawca podkreśla, iż dla realizacji powyższego celu nie jest konieczne wydrukowanie kopii faktury i przechowywanie wersji papierowej. Nie sposób nie zauważyć, iż powszechnie wykorzystywane programy komputerowe standardowo są w stanie zapewnić nienaruszalność treści dokumentów zapisanych w ich pamięci, co w pełni zabezpiecza możliwość późniejszej weryfikacji treści dokumentów.

Na marginesie Wnioskodawca zauważa, iż przepisy krajowe nie w pełni oddają treść powołanego przepisu Dyrektywy, bowiem pominięto całkowicie zwrot „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. Jak wynika, zdaniem Spółki, z ukształtowanego i jednoznacznego orzecznictwa sądowego (np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 grudnia 2009 r. sygn. akt I FSK 1298/06, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. sygn. akt III SA/Wa 527/09, czy wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 23 czerwca 2009 r. sygn. akt I SA/Wr 508/09) w przypadku nieprawidłowej lub niepełnej implementacji przepisów Dyrektywy do krajowego porządku prawnego zastosowanie będą miały bezpośrednio przepisy Dyrektywy.

W omawianym przypadku należy podkreślić, iż skoro ustawodawca nie implementował w całości postanowień Dyrektywy poprzez wprowadzenie expressis verbis do ustawy lub rozporządzenia nakazu przechowywania faktur w postaci, w jakiej zostały one przesłane lub udostępnione, to obowiązku takiego nie da się wysnuwać wyłącznie z treści Dyrektywy, bądź jako wykładni rozszerzającej przepisów rozporządzenia Ministra Finansów.

Jak wynika z powyższej analizy, zdaniem Wnioskodawcy, zarówno przepisy prawa polskiego, jak przepisy Dyrektywy nie przewidują obowiązku drukowania kopii faktur, jak i przechowywania ich w papierowej formie.

Powyższe stanowisko w pełni potwierdza również orzecznictwo sądowe. W dniu 3 listopada 2009 r. Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok (sygn. akt I FSK 1169/03), w którym w analogicznym stanie faktycznym potwierdził, iż zaprezentowane powyżej stanowisko jest prawidłowe i zgodne z przepisami prawa podatkowego. Jak wskazał NSA, „porównanie zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia z art. 247 ust. 2 dyrektywy prowadzi do wniosku, że polski Normodawca nie recypował dokładnie zapisu tej normy. Pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otwiera pole do niejednoznacznej wykładni językowej. A to prowadzi do wniosku o konieczności poszukiwania treści normy prawnej przy zastosowaniu innych wykładni. Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.”

„Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Za istotną przesłankę wykładania omawianych przepisów należy uznać funkcję jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna. Zatem wykładnia winna ją uwzględniać. W zadanym pytaniu strona skarżąca gwarantuje wymagane w art. 246 dyrektywy cechy kopii faktur oraz zobowiązuje się drukować je na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem „KOPIA”. Zatem z punktu widzenia funkcji jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur nie ma przeciwwskazań do proponowanej przez stronę skarżącą wykładni omawianych przepisów. Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.

Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie. Z tych powodów Naczelny Sąd Administracyjny doszedł do przekonania że zarzut błędnej wykładni § 21 i § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. jest uzasadniony”.

„Do wydania takiego rozstrzygnięcia zobowiązuje Naczelny Sąd Administracyjny także zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowana przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy.

Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę.”

W dniu 15.06.2010 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał interpretację indywidualną znak IPPP1-443-366/10-4/AS, w której uznał stanowisko Wnioskodawcy w całości za nieprawidłowe. W uzasadnieniu do wydanej interpretacji tut. Organ wskazał, nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej i elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania i przechowywania faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania. Przepisy podatku od towarów i usług nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Ponadto organ wskazał, że nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Przedmiotowa interpretacja była przedmiotem skargi, złożonej przez Wnioskodawcę.

Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 12.05.2011 r. sygn. akt III SA/Wa 2491/10 uchylono zaskarżoną interpretację w całości. WSA wskazał, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Jednocześnie Sąd podkreślił, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Zdaniem Sądu jeśli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

Powyższy wyrok był przedmiotem rozstrzygnięcia Naczelnego Sądu Administracyjnego, który wyrokiem z dnia 25.05.2012 r. sygn. akt I FSK 1273/11 oddalił skargę kasacyjną wniesioną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Naczelny Sąd Administracyjny podzielił poglądy Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego stwierdzając, iż forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana jeszcze na gruncie ustawy z 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę o VAT z 1993 r. W żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury, a to oznacza zdaniem Sądu, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Zdaniem NSA obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur także zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza zasadę proporcjonalności, zwłaszcza przy tym etapie rozwoju technicznego na początku XXI wieku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego, oraz biorąc pod uwagę rozstrzygnięcia zawarte w wyrokach: Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem fakturowym.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z przepisem § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca sprzedaje hurtowo towary na terenie całego kraju. W efekcie w każdym miesiącu Wnioskodawca wystawia kilkanaście tysięcy samych faktur sprzedaży, nie licząc faktur korygujących, których liczba jest także znaczna co wynika z różnych okoliczności: rabatów, reklamacji, zwrotów towarów, itp. Należy podkreślić, iż zaledwie znikoma ilość klientów wyraziła zgodę na korzystanie z procedury elektronicznego przesyłania faktur. Oznacza to, że w każdym miesiącu wnioskodawca sporządza, drukuje i wysyła kilkanaście tysięcy oryginałów faktur i faktur korygujących, zaś ich kopie w formie papierowej przechowywane są w Spółce.

Biorąc pod uwagę długi okres przechowywania dokumentów, który ustalony został co do zasady na okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, w Spółce każdego roku przybywa kilkadziesiąt tysięcy dokumentów. Powoduje to olbrzymie problemy z przechowywaniem dokumentów i ich właściwym segregowaniem i ochroną.

Wskazać należy, w ślad za uzasadnieniem WSA i NSA w Warszawie, że w treści § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. zastrzeżono obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur „w oryginalnej postaci”, nie zastrzegając jednak przy tym, jak to uczynił prawodawca wspólnotowy w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, że chodzi tu o postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione. Również w dalszych przepisach ww. rozporządzenia brak jakiejkolwiek wzmianki o formie (papierowej czy elektronicznej) faktury. Taka redakcja analizowanych przepisów nie pozwala na stwierdzenie, że pojęcie „oryginalna postać” zawiera w sobie także pojęcie „formy” faktury - papierowej lub elektronicznej. Z tych względów, wobec językowej treści § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r., brak szczególnych wymogów co do warunków przechowywania kopii takich faktur, w tym w szczególności brak nawiązania do „oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” pozwala budować tezę, że jedyne czego ustawodawca wymaga od kopii faktury papierowej to to, by taka kopia, podobnie jak jej oryginał, spełniała ogólne warunki z art. 246 Dyrektywy. Warunki te, w myśl art. 246 i 233 Dyrektywy, to autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, ich czytelność oraz nienaruszalność przez cały okres przechowywania.

Zatem nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu przechowywania faktur. Natomiast obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji, gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspólnotową zasadę proporcjonalności.

Wobec powyższego, stwierdzić należy, iż w przypadku wystawiania przez Spółkę faktur VAT oraz faktur korygujących na rzecz kontrahentów w formie papierowej możliwe jest przechowywanie kopii tych faktur w systemie księgowym, w którym zostały sporządzone przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnej interpretacji, tj. 15.06.2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.