Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.331.2024.3.EJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-09-16
Teza: Dotyczy ustalenia: -czy wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, czy faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone, - czy dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym (w systemie (...)) stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów, - czy dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym w systemie (...) związanych z delegacjami służbowymi pracowników stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

11 czerwca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 6 czerwca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej m.in. w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia:

\- czy wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, czy faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone,

\- czy dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym (w systemie (\`(...)\`)) stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów,

\- czy dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym w systemie (\`(...)\`) związanych z delegacjami służbowymi pracowników stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów.

### Wniosek uzupełnili Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 8 sierpnia 2024 r., (wpływ 8 sierpnia 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

### Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o. o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”).

Spółka jest liderem rynku usług (…)w Polsce, a jako część grupy (…), Spółka współtworzy grupę firm o wiodącej pozycji na rynku (\`(...)\`) w Europie Środkowej. Spółka świadczy usługi w zakresie utrzymania systemów IT i usług bezpieczeństwa IT oraz dostarcza rozwiązania do digitalizacji procesów, a także rozwija oprogramowania pod konkretne wymagania klientów.

Spółka jest w trakcie implementacji procesu w zakresie przechowywania/archiwizacji faktur i innych dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej.

Dotychczas, Spółka otrzymywała faktury zakupowe w różnych postaciach, częściowo w formie papierowej, częściowo w formie elektronicznej (w tym w plikach pdf). Faktury w formacie elektronicznym były drukowane i archiwizowane w formie papierowej, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Implementowany obecnie proces polega na odejściu od przechowywania faktur w formie papierowej i przechowywaniu faktur w całości w formie elektronicznej, w nieedytowalnym formacie pdf. Faktury w postaci plików pdf będą przechowywane na serwerach należących do Spółki (położonych w Polsce).

Implementowany przez Spółkę proces można podzielić na kilka etapów:

\- Etap 1 – skanowanie i wprowadzenie do systemu faktur zakupowych oraz wstępna weryfikacja wprowadzonych faktur;

\- Etap 2 – weryfikacja merytoryczna faktur zakupowych wprowadzonych do systemu;

\- Etap 3 – księgowanie faktury.

Główne typy faktur zakupowych otrzymywane przez Spółkę to:

\- faktury wystawione przez podwykonawców Spółki – w przypadku takich faktur podwykonawcy, oprócz faktury VAT, przedstawiają załącznik w postaci protokołu wykonania prac lub karty czasu pracy (…);

\- faktury dotyczące usług stałych – są to faktury związane ze świadczonymi na rzecz Spółki usługami najmu, leasingu, sprzątania itp.;

\- faktury związane z bieżącym zapotrzebowaniem – faktury dotyczą w szczególności usług szkoleniowych, bieżących napraw i są wystawione zgodnie z wcześniej zgłoszonym i zaakceptowanym (merytorycznie i finansowo) zapotrzebowaniem.

Niniejszy wniosek dotyczy wszystkich powyżej wskazanych faktur zakupowych, gdyż są/będą one procesowane przez Spółkę w analogiczny sposób.

Skanowanie i wprowadzenie do systemu faktur zakupowych, wstępna weryfikacja faktury.

W przypadku wpływu do Spółki faktury w formie papierowej, faktura taka jest skanowana przez osoby pracujące w sekretariacie. Skan faktury jest wysyłany na dedykowaną skrzynkę e-mail. Następnie faktura jest automatycznie pobierana ze skrzynki pocztowej do systemu (…).

W przypadku faktur innych niż papierowe proces wygląda w ten sposób, że załączniki do wiadomości w postaci faktury w formacie pliku pdf są wysyłane na dedykowaną skrzynkę

e-mail. Wiadomości oprócz faktury mogą zawierać dodatkowe załączniki potrzebne do procesowania/zatwierdzenia faktury. Następnie faktura jest automatycznie pobierana ze skrzynki pocztowej do systemu (\`(...)\`).

Po automatycznym pobraniu faktury ze skrzynki pocztowej następuje proces weryfikacji danych odczytanych przez system z faktury. W ramach tego procesu, użytkownik systemu (\`(...)\`) z grupy:

„Osoby wprowadzające” otrzymuje zadanie: „Weryfikacja faktury” i uzupełnia wymagane atrybuty faktury, tj.:

\- weryfikuje dostawcę wystawiającego fakturę, w szczególności numer NIP;

\- wskazuje osobę merytoryczną odpowiedzialną za opis merytoryczny;

\- uzupełnia pozostałe obowiązkowe pola: typ faktury, waluta, data wpływu;

\- weryfikuje pozostałe dane faktury jak daty, kwoty itp.

Użytkownik systemu (\`(...)\`) z grupy: „Osoby weryfikujące” weryfikuje dostawcę (porównuje dane pobrane przez system z danymi na fakturze). W przypadku braku dostawcy, użytkownik wyszukuje odpowiedniego dostawcę w systemie. Jeżeli nie uda się znaleźć odpowiedniego dostawcy lub jego dane są nieaktualne (w szczególności numer NIP i numer rachunku IBAN), wtedy użytkownik wysyła zadanie do grupy „Księgowość”, a faktura oczekuje na uzupełnienie danych. Jeżeli dane wpisane w dokumencie faktura zakupowa w (\`(...)\`) nie zgadzają się z danymi na fakturze przesłanej przez dostawcę, użytkownik (\`(...)\`) manualnie wprowadza odpowiednie poprawki. Użytkownik oprócz wysłania faktury do księgowości w celu dodania dostawcy w (\`(...)\`), ma możliwość anulowania faktury lub przesłania faktury do osoby merytorycznej.

Weryfikacja merytoryczna faktury zakupowej.

Użytkownik systemu (\`(...)\`) z grupy: „Osoby merytoryczne” (dalej: „osoba merytoryczna”) otrzymuje zadanie dot. opisu faktury. Jeżeli faktura została przydzielona do niewłaściwej osoby, to użytkownik przekierowuje zadanie do odpowiedniej osoby. Jeżeli faktura została przydzielona prawidłowo, osoba merytoryczna:

\- weryfikuje prawidłowość wprowadzonych danych faktury oraz

\- wprowadza w obowiązkowym polu: „Opis merytoryczny, numer zapotrzebowania, numer umowy” treść dowodzącą zasadności poniesionych kosztów.

W zależności od rodzaju faktury (tego, jakich usług ona dotyczy), wykonywane są następujące czynności:

\- w przypadku faktur wystawionych przez podwykonawców – osoba merytoryczna weryfikuje załącznik do faktury w postaci protokołu z wykonania prac lub karty czasu pracy (…);

\- w przypadku faktur dotyczących usług stałych – osoba merytoryczna po weryfikacji potwierdza wykonanie usług zgodnie z umową;

\- w przypadku faktur dotyczących bieżących zapotrzebowań – osoba merytoryczna sprawdza zgodność faktury z zatwierdzonym zapotrzebowaniem.

Jeżeli osoba merytoryczna uzna, że fakturę należy anulować, może wybrać przycisk „Odrzuć”. W tym momencie procesowanie zostaje zakończone, faktura będzie widoczna w repozytorium ze statusem: „Odrzucony”. Dodatkowo księgowość otrzyma wiadomość e-mail z informacją, że dana faktura została odrzucona.

Po pozytywnym uzupełnieniu opisu merytorycznego faktury, użytkownik systemu (\`(...)\`) wybiera przycisk „Zatwierdź”. Następuje dalsze procesowanie, faktura trafia do księgowości.

Księgowanie faktury

Użytkownik systemu (\`(...)\`) z grupy: „Księgowość” otrzymuje zadanie w zakresie księgowania faktury.

Zadanie zostaje przypisane do odpowiedniej osoby księgującej na podstawie danego kontrahenta (każdy kontrahent ma zasadniczo przypisaną jedną osobę księgującą). Jeśli pole z księgowym nie jest uzupełnione, zadanie to trafia do grupy: „Księgowość”. W takim przypadku zadanie w zakresie księgowania jest podejmowane przez tego członka grupy, który je podejmie jako pierwszy.

Użytkownik z grupy: „Księgowość” weryfikuje fakturę pod względem kompletności opisu merytorycznego i załączników oraz pod względem kontroli rachunkowej. W szczególności użytkownik z grupy: „Księgowość” sprawdza, czy dostawca figuruje w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT (tzw. „białej liście podatników VAT”), sprawdza NIP i numer rachunku bankowego.

Jeżeli faktura została opisana w sposób niewłaściwy, to użytkownik wprowadza odpowiedni komentarz i wybiera przycisk: „prześlij do osoby merytorycznej”. Osoba księgująca może również odesłać fakturę do osoby wprowadzającej dokument.

Po pozytywnej weryfikacji użytkownik wybiera na formularzu przycisk „Prześlij do (\`(...)\`)” i tworzy dokument faktury w (\`(...)\`). Po zaksięgowaniu faktury w (\`(...)\`), numer dokumentu księgowego jest zwracany do (\`(...)\`).

Faktury wraz z załącznikami są przechowywane w formacie pdf na serwerach Spółki zlokalizowanych w Polsce (Spółka posiada własne centrum danych (data center). Serwery te są odpowiednio zabezpieczone, zarówno w zakresie nieuprawnionego dostępu do przechowywanych na nich danych/dokumentów przez osoby trzecie, jak i na wypadek ewentualnych awarii (na bieżąco tworzone są kopie zapasowe plików).

Spółka posiada certyfikat (\`(...)\`)dla systemu (\`(...)\`). Certyfikat (\`(...)\`)to niezależna gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych klientów, przechowywanych w aplikacji. Norma (\`(...)\`)dotyczy takich procesów jak: system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych danych, szyfrowanie danych, zarządzanie zmianami w aplikacjach, rejestracja aktywności użytkowników i administratorów, zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami. Dodatkowo wszystkie pliki w systemie są szyfrowane, nie ma więc możliwości zapoznania się z ich treścią z poziomu systemu operacyjnego. Dodatkowo (\`(...)\`) przechowuje skróty wszystkich przechowywanych plików, dzięki czemu nie ma możliwości podmiany jednego pliku na inny. Taka sytuacja zostałaby wykryta przez cyklicznie wykonywany raport spójności repozytorium dokumentów.

Rozliczanie delegacji służbowych w Spółce następuje przez program (\`(...)\`). Dokumenty związane z delegacjami (bilety kolejowe, lotnicze, bilety autostradowe, faktury za nocleg, paliwo, gastronomię) nie są wprowadzane do systemu (\`(...)\`). Są one skanowane przez danego pracownika i wprowadzane do systemu (\`(...)\`). Po zakończeniu delegacji i uzupełnieniu/dodaniu wszystkich wydatków, pracownik przesyła wniosek rozliczenia wyjazdu służbowego do swojego przełożonego do akceptacji. Po akceptacji przez przełożonego, wniosek o rozliczenie delegacji jest przesyłany do księgowości.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

Nabywane przez Spółkę towary i usługi dokumentowane fakturami zakupowymi służą i będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku są/będą przechowywane w sposób zapewniający:

\- łatwe ich odszukanie,

\- autentyczność pochodzenia, oraz

\- integralność treści i czytelność tych faktur

od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jeżeli chodzi o dostępność/łatwe odszukanie faktur zakupowych, w przypadku procesów implementowanych przez Wnioskodawcę:

\- pliki, w których zawarte są dokumenty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

\- dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym możliwe jest przetwarzanie tych plików;

\- w całym okresie przechowywania plików możliwe będzie ich udostępnienie organom podatkowym.

A zatem spełnione są wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności/łatwego odszukania dokumentów.

W przypadku Spółki autentyczność pochodzenia jest zapewniana poprzez przyjęty przez Spółkę proces obiegu faktury zakupowej składający się z następujących etapów:

\- Etap 1 – skanowanie i wprowadzenie do systemu faktur zakupowych oraz wstępna weryfikacja wprowadzonych faktur;

\- Etap 2 – weryfikacja merytoryczna faktur zakupowych wprowadzonych do systemu;

\- Etap 3 – księgowanie faktury.

Każdy z ww. Etapów został szczegółowo opisany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Każdy Etap jest połączony z weryfikacją prawidłowości wystawienia, czytelności i integralności faktury. Elementem procedury kontroli biznesowej jest w każdym przypadku weryfikowanie przez pracowników Spółki następujących elementów:

\- dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę;

\- zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;

\- zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;

\- data realizacji usługi lub data dostawy towaru.

Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego (faktury) z transakcją, której ten dokument dotyczy. W przypadku wystąpienia niezgodności otrzymanego dokumentu (faktury) z zamówieniem lub umową, Spółka nie akceptuje takiego dokumentu jako dowodu księgowego.

W związku z powyższym, Spółka zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur i innych dowodów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dodatkowo – jeżeli chodzi o czytelność i integralność treści faktury – zostają one zapewnione poprzez następujące działania:

\- czytelność – Spółka stosuje dla celów digitalizacji dokumentów zaawansowane narzędzia informatyczne służące do skanowania i przetwarzania wszelkiego typu dokumentów. Skan (obraz w formie elektronicznej) powstały na skutek procesu digitalizacji jest/będzie dokładnym odzwierciedleniem dokumentu skanowanego;

\- integralność (niezmienność) treści – zeskanowane dokumenty są przechowywane w formacie pdf, uniemożliwiającym dokonywanie modyfikacji w treści dokumentu. Pracownicy Spółki są/będą mieli dostęp do elektronicznych wersji dokumentów, a ich „uprawnienia” są/będą, co do zasady, ograniczone do podglądu obrazu, jego pobrania (zapisania kopii pliku w nowej lokalizacji) oraz wydruku.

W związku z powyższym, Spółka zapewnia integralność treści i czytelność faktur zakupowych od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wersje elektroniczne faktur, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Spółka w ramach implementowanego procesu zapewnia i zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi. Wskazane kontrole biznesowe zostały opisane w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego wniosku o interpretację (opis poszczególnych Etapów weryfikacyjnych).

Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

### Pytania

1\. Czy wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, czy faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone? (pytanie oznaczone we wniosku jako nr 1)

2\. Czy dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym (w systemie (\`(...)\`)) stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów? (pytanie oznaczone we wniosku jako nr 3)

3\. Czy dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym w systemie (\`(...)\`) związanych z delegacjami służbowymi pracowników stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów? (pytanie oznaczone we wniosku jako nr 4)

### Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów.

Ad 3

Zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym w systemie (\`(...)\`) związanych z delegacjami służbowymi pracowników stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Uwagi ogólne
------------

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361, dalej: ustawa o VAT) – przez fakturę rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest natomiast – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT – faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Obie formy faktur są równorzędne wobec siebie.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ustawa o VAT zawiera regulacje odnoszące się do kwestii wystawiania, wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zgodnie z art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1\. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2\. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3\. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4\. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Uzupełnieniem ww. przepisów jest art. 112a ustawy o VAT – dotyczący przechowywania faktur. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Autentyczność pochodzenia (kontrola biznesowa)
----------------------------------------------

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT).
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ustawa o VAT wskazuje, że podatnicy mogą zapewnić autentyczność pochodzenia faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W praktyce organów podatkowych za czynności wchodzące w skład „kontroli biznesowych” uznano m.in. następujące okoliczności:

\- każdorazową weryfikację faktur zakupowych pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, co oznacza, że nie jest możliwe ujęcie w ewidencji VAT i zarchiwizowanie faktur zakupowych pochodzących od nieznanych dostawców (tak: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: DKIS) w interpretacji z 26 kwietnia 2024 r. nr 0112-KDIL1-2.4012.116.2024.1.PM);

\- weryfikację przez zespół księgowy zasadności poniesienia wydatku, poprawności wprowadzonych do systemu danych (np. kwot), czytelności faktury oraz tego czy wszystkie niezbędne informacje zostały udzielone przez pracownika wprowadzającego daną fakturę do systemu (tak DKIS w interpretacji z 22 marca 2024 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.54.2024. 4.JG);

\- posiadanie dokumentów uzupełniających takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które towarzyszą zaistniałym transakcjom handlowym (tak DKIS w interpretacji z 10 maja 2018 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT);

\- sprawdzenie faktury pod kątem zgodności i prawidłowości danych na niej zawartych z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) zatwierdzenie faktury przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję; sprawdzanie otrzymanych faktur pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie nienaruszające integralności faktury (DKIS w interpretacji z 11 kwietnia 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.82. 2018.1.JF);

\- weryfikowanie przez wyznaczonych pracowników poprawności otrzymanych faktur pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzenie czy zostało złożone zamówienie lub podpisana odpowiednia umowa / kontrakt; porównanie treści faktury z danymi zawartymi w zamówieniu / umowie / kontrakcie (weryfikacja tożsamości podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamości wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamości daty dostawy z faktury z kontraktem (DKIS w interpretacji z 19 lutego 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.42.2018.2.JF);

\- gromadzenie dodatkowej dokumentacji w postaci umów handlowych, zamówień, korespondencji elektronicznej itp., które zapewnią wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy przechowywaną w formie elektronicznej fakturą a udokumentowaną transakcją gospodarczą (Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji 14 czerwca 2016 r. nr IPPP2/4512-392/16-2/MT);

\- wprowadzenie procedur zapewniających pewność co do tożsamości dostawcy towarów / usługodawcy i wystawcy faktury, w szczególności poprzez powiązanie danej faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje (DKIS w interpretacji z 31 stycznia 2017 r., nr 0114-KDIP4.4012.479.2017.1.BS);

W przypadku Spółki autentyczność pochodzenia jest zapewniana poprzez przyjęty przez Spółkę proces obiegu faktury zakupowej składający się z następujących etapów:

\- etap 1 - skanowanie i wprowadzenie do systemu faktur zakupowych oraz wstępna weryfikacja wprowadzonych faktur;

\- etap 2 - weryfikacja merytoryczna faktur zakupowych wprowadzonych do systemu;

\- etap 3 - księgowanie faktury.

Każdy etap jest połączony z weryfikacją prawidłowości wystawienia, czytelności i integralności faktury. Elementem procedury kontroli biznesowej jest w każdym przypadku weryfikowanie przez pracowników Spółki następujących elementów:

\- dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę;

\- zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;

\- zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;

\- data realizacji usługi lub data dostawy towaru.

Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego (faktury) z transakcją, której ten dokument dotyczy. W przypadku wystąpienia niezgodności otrzymanego dokumentu (faktury) z zamówieniem lub umową, Spółka nie akceptuje takiego dokumentu jako dowodu księgowego.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Wnioskodawca jest zdania, że zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur i innych dowodów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Czytelność i integralność treści
--------------------------------

Poza zapewnieniem autentyczności, faktury przechowywane w formie elektronicznej powinny być czytelne, a ich treść integralna (uniemożliwiająca zamianę danych zawartych na fakturze) - art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zapewnienie tych warunków w praktyce oznacza, że skany faktur powinny być wykonane w jakości zapewniającej możliwość odczytania całości zapisów na fakturze. Natomiast zapewnienie integralności następuje poprzez zapisanie dokumentów w odpowiednich formatach uniemożliwiających wprowadzanie zmian w ich treści (np. PDF lub TIFF).
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W przypadku Spółki oba warunki – czytelność i integralność treści – zostają zapewnione:

\- czytelność – Spółka stosuje dla celów digitalizacji dokumentów zaawansowane narzędzia informatyczne służące do skanowania i przetwarzania wszelkiego typu dokumentów. Skan (obraz w formie elektronicznej) powstały na skutek procesu digitalizacji będzie dokładnym odzwierciedleniem dokumentu skanowanego;

\- integralność (niezmienność) treści – zeskanowane dokumenty są przechowywane w formacie pdf, uniemożliwiającym dokonywanie modyfikacji w treści dokumentu. Pracownicy Spółki będą mieli dostęp do elektronicznych wersji dokumentów, a ich „uprawnienia” będą, co do zasady, ograniczone do podglądu obrazu, jego pobrania (zapisania kopii pliku w nowej lokalizacji) oraz wydruku.

Miejsce przechowywania i dostępność dokumentów
----------------------------------------------

Dokumenty księgowe w postaci elektronicznej mogą być przechowywane w Polsce lub zagranicą. Ustawa o VAT dopuszcza przechowywanie faktur w formie elektronicznej na zagranicznym serwerze, jeżeli spełnione są określone w ustawie o VAT warunki.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Wnioskodawca przechowuje skany faktur oraz przesłane do niego faktury elektroniczne na serwerze zlokalizowanym w Polsce, w związku z czym szczególne warunki dotyczące faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej nie mają zastosowania.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Jednocześnie, w przypadku procesów implementowanych przez Wnioskodawcę:

\- pliki, w których zawarte są dokumenty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

\- dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym możliwe jest przetwarzanie tych plików;

\- w całym okresie przechowywania plików możliwe będzie ich udostępnienie organom podatkowym.

A zatem spełnione są wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.
---------------------------------------------------------------------------------------------------

Koszty podatkowe (CIT)

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805, dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

W praktyce ww. regulacja interpretowana jest w ten sposób, że kosztem uzyskania przychodów może być wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika,

\- jest definitywny (rzeczywisty),

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- ostał właściwie udokumentowany,

\- nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

W kontekście niniejszego wniosku, najistotniejszym ze ww. warunków jest ten odnoszący się do właściwego udokumentowania wydatku.

W praktyce organów podatkowych przyjmuje się, że udokumentowania wydatku powinno nastąpić w taki sposób aby możliwe było ustalenie czy spełnione zostały przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Na taką konieczność wskazał m.in. Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z 6 października 2015 r., znak: 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.

1.KB): „każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, że możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku.”

Wydatek powinien być zatem udokumentowany w taki sposób aby możliwe było ustalenie tego kto poniósł wydatek, w jakiej wysokości i jakie świadczenie otrzymał w zamian (tak m.in. Dyrektor IS w Katowicach w interpretacji z 2 maja 2016 r., znak: IBPB-1-2/4510-106/16/KP).

Ani ustawa o CIT oraz ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych (elektronicznie czy papierowo). Dowody księgowe mogą być zatem przechowywane w dowolnej formie. Ustawa o CIT nie wymaga, aby poniesienie wydatku było udokumentowane jakimiś ściśle określonymi dowodami, np. wyłączenie fakturami w formie papierowej. Oznacza to, że każdy wydatek, który – niezależnie od formy – został udokumentowany w taki sposób, że możliwe było ustalenie czy spełnione są przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

W ocenie Wnioskodawcy, dowody księgowe (faktury) otrzymane i przechowywane w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego (w systemie (\`(...)\`)) stanowią potwierdzenie poniesienia wydatku i w związku z tym mogą stanowić podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

Takie podejście znajduje uzasadnienie w świetle stanowiska organów podatkowych, np.:

\- DKIS w interpretacji indywidualnej z 4 lipca 2023 r. (znak: 0114-KDIP2-1.4010.110.2021.9.S.KW) stwierdził, że stanowisko wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy prawidłowe będzie działanie polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem CIT o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków / kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe.

\- DKIS w interpretacji indywidualnej z 12 maja 2020 r. (znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG), stwierdził, że: „kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych. Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., udokumentowany w sposób wymagany przepisami o rachunkowości może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe.”;

\- Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19 stycznia 2016 r. znak: IBPB-1-3/4510-46/16/SK, stwierdził, że: „w przypadku otrzymania od kontrahenta lub pracownika faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. (…) Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. (…) Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 updop, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.”

\- Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 13 lipca 2016 r. znak: IBPB-1-3/4510-479/16/MO, potwierdził, że: „faktury, rachunki oraz inne dokumenty księgowe przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginału dokumentu, zapisanego i przechowywanego w formie PDF w elektronicznym archiwum będą mogły stanowić dowody księgowe pod ogólnymi warunkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, wskazanymi powyżej, a w rezultacie będą mogły być podstawą formalną zaliczenia wydatków do kosztów w rozumieniu updop. Niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych.”

Wskazana powyżej argumentacja i stanowisko organów podatkowych znajdują zastosowanie również w przypadku dokumentów księgowych otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym w systemie (\`(...)\`) związanych z delegacjami służbowymi pracowników.

W opinii Wnioskodawcy, stanowią one podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

\- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia w zakresie:

\- czy wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, czy faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone,

\- czy dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym (w systemie (\`(...)\`)) stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów,

\- czy dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym w systemie (\`(...)\`) związanych z delegacjami służbowymi pracowników stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca w opisie sprawy wskazał, że spełnił wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

\- wersje elektroniczne faktur, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),

\- faktury wraz z załącznikami są przechowywane w formacie pdf na serwerach Spółki zlokalizowanych w Polsce (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),

\- Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Odnosząc się zaś do pozostałych dokumentów zakupowych, należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie, że wnioskodawca w opisie sprawy wskazał, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe.

Zatem należy się z Państwem zgodzić, że:

\- wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone;

\- dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów;

\- dokumenty księgowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym w systemie (\`(...)\`) związanych z delegacjami służbowymi pracowników stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania z wniosku nr 1, 3 i 4 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Nadmienić należy, że w zakresie podatku od towarów i usług wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

\- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).