Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.346.2023.2.LK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-06-23
Teza: Możliwość archiwizowania faktur i innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania dokumentów na prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e-ust. 5-pkt 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 ; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa-ust. 2

Interpretacja indywidualna
==========================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

17 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości archiwizowania faktur i innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania dokumentów na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Uzupełnili go Państwo pismem z 20 czerwca 2023 r. (wpływ 22 czerwca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis** **stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego**

Spółka A. Sp. z o.o. (dalej: Spółka) prowadzi na terytorium Polski działalność gospodarczą w zakresie kompleksowego zarządzania centrami handlowymi obejmującą między innymi wynajem powierzchni handlowej w centrach (…) oraz zarządzanie mniejszymi Parkami Handlowymi.

Obecnie Spółka prowadzi archiwizację dokumentów księgowych w formie papierowej, jak również elektronicznej. Zgodnie z przyjętymi zasadami w przypadku gdy dokument wpłynie do Spółki w formie elektronicznej jest przechowywany tylko w formie elektronicznej, natomiast w przypadku papierowej formy, takie dokumenty są skanowane i zapamiętywane w systemie finansowo-księgowym, a papierowa wersja dokumentów jest przekazywana do archiwum.

Dodatkowo umowy dla których Spółka jest stroną są przechowywane w formie w jakiej zostały podpisane. W przypadku podpisania umowy w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym, takie umowy przechowywane są tylko elektronicznie. Natomiast w przypadku podpisania umowy w formie papierowej, takie umowy skanowane są oraz jednocześnie przechowywane w formie papierowej.

W celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur, jak również ograniczenia kosztów archiwum, Spółka rozważa rozpoczęcie archiwizacji dokumentów księgowych oraz wybranych umów wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka posiada zarówno wewnętrzne archiwum jak i korzysta z usług profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów.

Dokumenty księgowe otrzymane przez Spółkę:

Spółka chciałaby, aby wszystkie otrzymywane przez Spółkę dokumenty księgowe, takie jak: faktury, faktury korygujące, noty korygujące, noty obciążeniowe, rachunki, paragony, dokumenty związane z delegacjami pracowniczymi (zwane dalej „Dokumentami otrzymanymi") otrzymane w formie papierowej skanować i przechowywać tylko w formie elektronicznej. Papierowe Dokumenty uległyby zniszczeniu niezwłocznie po dokonaniu digitalizacji wspominanych Dokumentów.

Dokumenty księgowe wystawione przez Spółkę:

Dodatkowo Spółka wystawia zarówno faktury papierowe, jak i faktury elektroniczne (sposób wystawiania w głównej mierze uzależniony jest od otrzymania akceptacji odbiorcy faktury i podania adresu e-mail przez odbiorcę faktury). Zarówno papierowe faktury jak i elektroniczne wystawione przez Spółkę są przechowywane w systemie finansowo-księgowym w postaci elektronicznej.

Spółka chciałaby, aby wszystkie wystawione faktury w formie papierowej, które w systemie finansowo-księgowym są jednocześnie zachowane w formie elektronicznej były przechowywane tylko w formie elektronicznej. Faktury wystawione przez Spółkę zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej na potrzeby wniosku zwane są „Dokumentami wystawionymi”.

Jednocześnie Dokumenty otrzymane oraz Dokumenty wystawione razem zwane są Dokumentami.

Umowy związane ze świadczonymi usługami:

Spółka posiada w swoim archiwum, jak również w archiwum zewnętrznym w formie papierowej umowy związane ze świadczonymi usługami. Przy czym stosowane od wielu lat procedury przewidują skanowanie każdej umowy związanej ze świadczeniem usług i umieszczeniem jej kopi w specjalnym narzędziu teleinformatycznym tj. w programie dedykowanym do archiwizacji w środowisku informatycznym. Po zeskanowaniu danej umowy i przesłaniu jej do archiwum pracownicy Spółki w celu weryfikacji zapisów poszczególnej umowy korzystają właściwie wyłącznie z wersji elektronicznej. Wersja papierowa jest przechowywana w archiwum.

Spółka chciałaby, aby wszystkie umowy związane ze świadczeniem usług (z wyjątkiem Umów dotyczących przeniesienia prawa do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów oraz znaczących umów określonych przez kierownika jednostki) przechowywane były wyłącznie w formie elektronicznej dla celów podatkowych.

Umowy związane z nabyciem towarów i usług:

Spółka, posiada również umowy w formie papierowej dokumentujące nabycie towarów, bądź usług w archiwum wewnętrznym, bądź zewnętrznym, lub umowy te przechowywane są przez pracowników działów będących osobami odpowiedzialnymi za dany rodzaj nabycia towaru lub/i usługi.

Przy czym stosowane od wielu lat procedury przewidują skanowanie każdej umowy związanej z nabyciem towarów lub/i usług i umieszczeniem jej kopi w specjalnym narzędziu teleinformatycznym tj. w programie dedykowanym do archiwizacji w środowisku informatycznym. Po zeskanowaniu danej umowy i przesłaniu jej do archiwum pracownicy Spółki w celu weryfikacji zapisów korzystają właściwie wyłącznie z wersji elektronicznej. Wersja papierowa jest przechowywana w archiwum.

Spółka chciałaby, aby wszystkie umowy (z wyjątkiem Umów dotyczących przeniesienia prawa do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów oraz znaczących umów określonych przez kierownika jednostki) związane z nabyciem towarów bądź usług przechowywane były wyłącznie w formie elektronicznej dla celów podatkowych. Przy czym, jeżeli z daną umową wiąże się dokumentacja powykonawcza taka jak przykładowo: oświadczenia wykonawcy o niezatrudnianiu podwykonawców, protokoły odbioru, zestawienia potwierdzające wykonanie prac, taka dokumentacja również będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej.

Umowy związane z przeniesieniem prawa do nieruchomości, powierzeniem odpowiedzialności za składniki aktywów oraz znaczące umowy określone przez kierownika jednostki przechowywane będą w formie tradycyjnej w archiwum.

Jednocześnie Umowy związane ze świadczonymi usługami oraz Umowy związane z nabyciem towarów i usług razem zwane są Umowami.

Dodatkowe wyjaśnienia:

Procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana jest według zasad opisanych poniżej:

Umowy i Dokumenty wystawione oraz Dokumenty otrzymane przez Spółkę w formie papierowej są skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie (PDF lub tiff) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału, sam oryginał Umowy/Dokumentu jest archiwizowany.

Dodatkowo Spółka podkreśla, że dla wszystkich rodzajów dokumentów:

Po dokonaniu procesu digitalizacji Dokumentu oraz Umowy nie jest i nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja ich treści. (Narzędzie przewiduje możliwość dodania do Umowy, aneksu lub innego dokumentu podpisanego po dniu zdigitalizowania Umowy, jednak w oddzielnym pliku jako oddzielny dokument powiązany z Umowa tzw. pierwotną). Digitalizacja Dokumentów oraz Umów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, tj. nazwie kontrahenta, numerze dokumentu, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, itp.

Elektroniczną archiwizacją Dokumentów i Umów zajmują się i zajmować się będą, co do zasady, wyznaczeni pracownicy Spółki.

Korzystanie z dedykowanej lokalizacji w systemie oraz dostęp do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki lub systemu finansowo-księgowego są umożliwione wybranym pracownikom, po uprzednim zalogowaniu się do zasobów informatycznych Spółki, przy wykorzystaniu unikalnego loginu oraz hasła lub certyfikatu wystawionego dla danego użytkownika oraz po otrzymaniu odpowiednich uprawnień.

W przypadku faktur potwierdzających nabycie towarów i usług Spółka zarówno obecnie jak i w przeszłości oraz w zdarzeniu przyszłym zapewnia, zapewniała oraz będzie zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzają kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu otrzymanego z treścią transakcji i formalną, czyli czy Dokument otrzymany jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Każdy Dokument otrzymany, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej, jest na etapie wstępnej weryfikacji, mającej miejsce przed wprowadzeniem Dokumentu otrzymanego do ksiąg i przed dokonaniem zapłaty oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności. Wszelkie rozbieżności są wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahentów (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura jest do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Spółka dokonuje i będzie każdorazowo dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą lub innym Dokumentem otrzymanym, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Spółka posiada każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę lub inny Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, jednocześnie Spółka jest w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Po dokonaniu wymaganej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zdarzenie gospodarcze opisane w Dokumencie podlega ujęciu w księgach rachunkowych Spółki oraz odpowiedniemu zakwalifikowaniu dla celów podatkowych. Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów w trybie wymienionym w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, w formie elektronicznej, a także będzie zapewniona możliwość bezzwłocznego ich poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów przechowywanych w sposób elektroniczny. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej. Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej są objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej).

W przypadku Umów pytanie Spółki dotyczy tylko udowodnienia faktu posiadania umowy oraz regulacji w niej zawartych dla celów podatkowych. Pytanie nie dotyczy cywilnoprawnych konsekwencji formy przechowywania umowy w relacji z kontrahentami Spółki. Dodatkowo pytanie nie dotyczy umów sporządzonych w formie aktów notarialnych, tj. umowy w formie aktów notarialnych Spółka będzie przechowywała w dalszym ciągu w sposób tradycyjny tj. formie papierowej.

Spółka nie wyklucza przechowywania Dokumentów i Umów w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się poza terytorium kraju. Jednak w takim przypadku, przechowywanie (archiwizowanie) Dokumentów i Umów na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju będzie realizowane w sposób umożliwiający organom podatkowym uzyskanie do nich bezzwłocznego dostępu on-line za pomocą środków elektronicznych, jak również poprzez tworzenie ich kopii zapasowych, co zabezpieczy zarchiwizowane faktury przed ich utratą i zapewni ich dostępność przez cały okres przechowywania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni dostęp do zarchiwizowanych w systemach Spółki Dokumentów i Umów, pracownikom organów podatkowych na każde ich wezwanie, za pośrednictwem upoważnionych osób, w jej siedzibie. Przyjęte rozwiązania umożliwią dostęp do Dokumentów i Umów odpowiednim organom Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie skierowane do Spółki lub Usługodawcy. Spółka zapewni również możliwość dokonania na żądanie organów podatkowych wydruku Dokumentów przechowywanych (archiwizowanych) w postaci elektronicznej.

Spółka pragnie podkreślić, że po otrzymaniu pozytywnej odpowiedzi na powyższe pytania dotyczące Dokumentów i Umów planuje przystąpić do niszczenia archiwum z dokumentami papierowymi dla których posiada wersję elektroniczną.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
----------------------------------------------------------------------------

Spółka co do zasady wszelkie nabyte towary bądź usługi wykorzystuje i będzie wykorzystywać do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Spółka sporadycznie nabywa usługi noclegowe i/lub gastronomiczne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług jednak od tych usług (noclegowych lub/i gastronomicznych) Spółka nie dokonuje odliczenia podatku naliczonego.

Pytania
-------

1\. Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, że w świetle przepisów ustawy o VAT jest dopuszczalne, aby Spółka, przechowywała Dokumenty otrzymane wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych powyżej, zachowując jednocześnie prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone?

2\. Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, że w świetle przepisów ustawy o VAT jest dopuszczalne, aby Spółka Dokumenty wystawione zarówno papierowo jak i elektroniczni przechowywała tylko w postaci elektronicznej. Prawidłowe jest i będzie tym samym postępowanie Spółki, w którym papierowa wersja Dokumentu po digitalizacji została zniszczona przez Spółkę lub wersja papierowa zostanie wydrukowana tylko w egzemplarzu przekazanym do nabywcy (w archiwum Spółka będzie posiadała egzemplarz elektroniczny)?

Państwa stanowisko w sprawie
----------------------------

Ad 1

Spółka, przechowując Dokumenty otrzymane wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych powyżej, zachowuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone.

Ad 2

Prawidłowe jest stanowisko Spółki, w świetle przepisów ustawy o VAT w którym dopuszczalne jest, aby Spółka Dokumenty wystawione zarówno papierowo jak i elektronicznie przechowywała tylko w postaci elektronicznej. Prawidłowe jest i będzie tym samym postępowanie Spółki, w którym papierowa wersja Dokumentu po digitalizacji zostanie zniszczona przez Spółkę, lub wersja papierowa zostanie wydrukowana tylko w egzemplarzu przekazanym do nabywcy (w archiwum Spółka będzie posiadała tylko egzemplarz elektroniczny).

Uzasadnienie:

Regulacje dotyczące ustawy o VAT:

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zatem celem wprowadzenia w ustawie VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, aby dokument ten został wystawiony przez podmiot, który rzeczywiście uczestniczył w transakcji udokumentowanej przez fakturę.

Przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego i stanu faktycznego procedury pozwolą Spółce na zapewnienie integralności treści przechowywanych (archiwizowanych) faktur, mianowicie faktury przechowywane w systemach Spółki będą posiadały unikalne numery. Ponadto, funkcjonujące w ramach wykorzystywanych przez Spółkę systemów rozwiązania uniemożliwią ingerencję w treść otrzymywanych oraz wystawianych przez Spółkę faktur.

Z kolei, czytelność faktury nie została zdefiniowana w ustawie o VAT, jednak w opinii Spółki termin ten należy rozumieć jako możliwość odczytu danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Spółka wywiąże się z tego wymogu poprzez dokonywaną weryfikację Dokumentów pod względem ich czytelności (nieczytelne faktury nie będą akceptowane przez Spółkę).

Należy również zauważyć, iż w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury może być zapewniona przez wszelkie kontrole biznesowe, które ustanawiają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą i dostawą towarów lub świadczenie usług.

Pojęcia „kontrola biznesowa" i „wiarygodna ścieżka audytu", które zostały przywołane w wyżej wymienionym przepisie, nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie o VAT. Jednak zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych - przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lipca 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK - „(\`(...)\`) pojęcie „kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.” Ponadto w przytoczonej interpretacji organ wskazał również, iż kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości przedsiębiorstwa i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, a także ilość i rodzaj dostawców i klientów danej firmy.

Ponadto, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się także do terminu „wiarygodnej ścieżki audytu" - dla przykładu w interpretacji indywidualnej z 7 stycznia 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT - stwierdzając, że: „Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.”

Należy zaznaczyć, iż oprócz zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur, do których odnosi się art. 106m ustawy o VAT, w myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju jest obowiązany do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na podstawie art. 112a ust. 3 ustawy o VAT przepisu 112a ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Dodatkowo, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Realizacja powyższych wymogów zostanie zrealizowana przez Spółkę poprzez jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego oraz stanu faktycznego, przechowywanie (archiwizowanie) Dokumentów na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organom podatkowym uzyskanie do nich bezzwłocznego dostępu on-line za pomocą środków elektronicznych, jak również poprzez tworzenie ich kopii zapasowych, co zabezpieczy zarchiwizowane Dokumenty przed ich utratą i zapewni ich dostępność przez cały okres przechowywania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni dostęp do zarchiwizowanych w systemach Spółki Dokumentów, pracownikom organów podatkowych na każde ich wezwanie, za pośrednictwem upoważnionych osób, w jego siedzibie. Przyjęte rozwiązania umożliwią dostęp do odpowiednim organom Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie skierowane do Spółki. Spółka zapewni również możliwość dokonania na żądanie organów podatkowych wydruku faktur przechowywanych (archiwizowanych) w postaci elektronicznej.

Tym samym Spółka, przechowując Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych powyżej, zachowuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone.

Powyższy sposób przechowywania Dokumentów został potwierdzony między innymi:

1\. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 11 marca 2019 r. (sygn. 0111- KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „Wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów (faktur) w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów (faktur papierowych), które otrzyma Wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej;

2\. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 6 marca 2019 r. (sygn. 0114- KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „(\`(...)\`) stosownie do przepisów Ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej”;

3\. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114- KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”;

4\. interpretacja Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej z 9 lutego 2023 r. sygnatura: 0112-KDIL3.4012.505.2022.1.MBN „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

W konsekwencji, przechowując Dokumenty uprawniające do odliczenia podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego, określonego na podstawie tych Dokumentów i na zasadach przewidzianych w ustawie. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy VAT.

Dodatkowo zgodnie z art. 106g ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,

4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

\- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Tym samym Spółka postępuje prawidłowo przechowując w swojej dokumentacji Dokumenty w formie elektronicznej.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”,

podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy,

działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że

ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy,

ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy,

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy,

faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Spółkę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy,

faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1-4 ustawy,

1\. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2\. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3\. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4\. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy,

poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy,

podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy,

podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy,

podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy,

przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy,

podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa. ust. 1 i 2 ustawy,

faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że w celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur, jak również ograniczenia kosztów archiwum, Spółka rozważa rozpoczęcie archiwizacji dokumentów księgowych oraz wybranych umów wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka chciałaby, aby wszystkie otrzymywane przez Spółkę dokumenty księgowe, takie jak: faktury, faktury korygujące, noty korygujące, noty obciążeniowe, rachunki, paragony, dokumenty związane z delegacjami pracowniczymi otrzymane w formie papierowej skanować i przechowywać tylko w formie elektronicznej. Papierowe Dokumenty uległyby zniszczeniu niezwłocznie po dokonaniu digitalizacji wspominanych Dokumentów.

Dodatkowo Spółka wystawia zarówno faktury papierowe, jak i faktury elektroniczne (sposób wystawiania w głównej mierze uzależniony jest od otrzymania akceptacji odbiorcy faktury i podania adresu e-mail przez odbiorcę faktury). Zarówno papierowe faktury jak i elektroniczne wystawione przez Spółkę są przechowywane w systemie finansowo-księgowym w postaci elektronicznej.

Dokumenty wystawione oraz Dokumenty otrzymane przez Spółkę w formie papierowej są skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie (PDF lub tiff) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału, sam oryginał Umowy/Dokumentu jest archiwizowany.

Po dokonaniu procesu digitalizacji Dokumentu nie jest i nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja ich treści. Digitalizacja Dokumentów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, tj. nazwie kontrahenta, numerze dokumentu, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, itp.

Elektroniczną archiwizacją Dokumentów zajmują się i zajmować się będą, co do zasady, wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z dedykowanej lokalizacji w systemie oraz dostęp do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki lub systemu finansowo-księgowego są umożliwione wybranym pracownikom, po uprzednim zalogowaniu się do zasobów informatycznych Spółki, przy wykorzystaniu unikalnego loginu oraz hasła lub certyfikatu wystawionego dla danego użytkownika oraz po otrzymaniu odpowiednich uprawnień.

W przypadku faktur potwierdzających nabycie towarów i usług Spółka zarówno obecnie jak i w przeszłości oraz w zdarzeniu przyszłym zapewnia, zapewniała oraz będzie zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzają kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu otrzymanego z treścią transakcji i formalną, czyli czy Dokument otrzymany jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Każdy Dokument otrzymany, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej, jest na etapie wstępnej weryfikacji, mającej miejsce przed wprowadzeniem Dokumentu otrzymanego do ksiąg i przed dokonaniem zapłaty oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności. Wszelkie rozbieżności są wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahentów (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura jest do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Spółka dokonuje i będzie każdorazowo dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą lub innym Dokumentem otrzymanym, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Spółka posiada każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę lub inny Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, jednocześnie Spółka jest w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Po dokonaniu wymaganej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zdarzenie gospodarcze opisane w Dokumencie podlega ujęciu w księgach rachunkowych Spółki oraz odpowiedniemu zakwalifikowaniu dla celów podatkowych. Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów w trybie wymienionym w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, w formie elektronicznej, a także będzie zapewniona możliwość bezzwłocznego ich poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów przechowywanych w sposób elektroniczny. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej. Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej są objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej).

Spółka nie wyklucza przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się poza terytorium kraju. Jednak w takim przypadku, przechowywanie (archiwizowanie) Dokumentów na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju będzie realizowane w sposób umożliwiający organom podatkowym uzyskanie do nich bezzwłocznego dostępu on-line za pomocą środków elektronicznych, jak również poprzez tworzenie ich kopii zapasowych, co zabezpieczy zarchiwizowane faktury przed ich utratą i zapewni ich dostępność przez cały okres przechowywania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni dostęp do zarchiwizowanych w systemach Spółki Dokumentów, pracownikom organów podatkowych na każde ich wezwanie, za pośrednictwem upoważnionych osób, w jej siedzibie. Przyjęte rozwiązania umożliwią dostęp do Dokumentów odpowiednim organom Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie skierowane do Spółki lub Usługodawcy. Spółka zapewni również możliwość dokonania na żądanie organów podatkowych wydruku Dokumentów przechowywanych (archiwizowanych) w postaci elektronicznej.

Spółka co do zasady wszelkie nabyte towary bądź usługi wykorzystuje i będzie wykorzystywać do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie Dokumentów wystawionych przez Państwa lub otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej i zdigitalizowanych do wersji elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym oraz czy zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Z przedstawionych okoliczności wynika, że w przypadku zarówno wystawionych jak i otrzymywanych papierowych faktur (i innych dokumentów zrównanych z fakturami), które będą następnie archiwizowane wyłącznie w formacie elektronicznym, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Spółka, od strony technicznej, uniemożliwia ingerencję użytkownika oraz administratora systemu księgowego w treść zeskanowanych dokumentów. Spółka wdrożyła również stałe kontrole biznesowe o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy.

Ponadto opisane wersje elektroniczne, będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwą ich identyfikację, odszukanie i odtworzenie obrazu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka nie wyklucza przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się poza terytorium kraju. Jednak w takim przypadku, przechowywanie (archiwizowanie) Dokumentów na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju będzie realizowane w sposób umożliwiający organom podatkowym uzyskanie do nich bezzwłocznego dostępu on-line za pomocą środków elektronicznych, jak również poprzez tworzenie ich kopii zapasowych, co zabezpieczy zarchiwizowane faktury przed ich utratą i zapewni ich dostępność przez cały okres przechowywania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni dostęp do zarchiwizowanych w systemach Spółki Dokumentów, pracownikom organów podatkowych na każde ich wezwanie, za pośrednictwem upoważnionych osób, w jej siedzibie. Przyjęte rozwiązania umożliwią dostęp do Dokumentów odpowiednim organom Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie skierowane do Spółki lub Usługodawcy.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur (i innych dokumentów zrównanych z fakturami) wystawionych i otrzymywanych przez Państwa, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi wyżej przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m 1-4, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku VAT art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Państwo, czynny podatnik podatku od towarów i usług będziecie wykorzystywać nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami i innymi dokumentami zrównanymi z fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Podsumowując, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów zrównanych z fakturami potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów. Tym samym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami (zrównanych z fakturami) dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

**Dodatkowe informacje**

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwo w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliści i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług odnośnie pytania nr 1 i 2. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz pytania 4 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).