Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-1242/13/KG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-12-30
Teza: Sposób dokumentowania przeprowadzonych obowiązkowych przeglądów technicznych.
Słowa kluczowe: dokumentacja; kasa-kasa rejestrująca; przegląd-przegląd techniczny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 29 września 2013 r. (data wpływu 4 października 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania obowiązkowych przeglądów technicznych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 października 2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania obowiązkowych przeglądów technicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Podstawowym przedmiotem działalności C. R. S.A. (Spółka lub Wnioskodawca) jest handel detaliczny produktami leczniczymi, wyrobami medycznymi, produktami sanitarnymi, kosmetykami i odżywkami, preparatami ziołowymi itp. Spółka jest właścicielem aptek i prowadzi swoją działalność w zakresie detalicznego handlu lekami i wskazanymi powyżej towarami poprzez te placówki handlowe.

Sprzedaż detaliczna ewidencjonowana jest przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wnioskodawca zawarł z podmiotem zewnętrznym (Serwisantem) umowę na Stały Serwis Eksploatacyjny. Przedmiotem wyżej wymienionej umowy jest świadczenie przez Serwisanta na rzecz Wnioskodawcy Stałego Serwisu Eksploatacyjnego, gwarantującego regularną aktualizację oprogramowania użytkowego oraz konserwację sprzętu komputerowego, urządzeń fiskalnych – na które prawa do serwisu zostały nadane przez producenta urządzeń fiskalnych oraz innego sprzętu będącego na wyposażeniu aptek.

Strony ustaliły zryczałtowaną miesięczną opłatą serwisową za usługi wymienione powyżej obejmujące również obowiązkowe techniczne przeglądy kas rejestrujących. Po zakończeniu każdego miesiąca Serwisant będzie wystawiał na rzecz Wnioskodawcy jedną zbiorczą fakturę tytułem „zryczałtowanej opłaty serwisowej”. Do każdej faktury będzie dołączał wykaz kas rejestrujących, w których został przeprowadzony w danym miesiącu obowiązkowy przegląd techniczny (wykaz będzie zawierał między innymi spis numerów fabrycznych kas rejestrujących oraz daty przeprowadzonych przeglądów). Po otrzymaniu przez Wnioskodawcę faktury wraz z wykazem kas rejestrujących w których został przeprowadzony przegląd, Wnioskodawca będzie przesyłał pocztą elektroniczną skan faktury wraz z załącznikiem do Kierowników Aptek, w których znajdują się kasy rejestrujące w celu wpięcia kopii faktury wraz z załącznikiem do książki kasy jako potwierdzenia przeprowadzonego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

W dniu przeglądu Serwisant będzie potwierdzał przeprowadzenie przeglądu technicznego kasy poprzez wpisanie jego wyniku każdorazowo do książki kasy oraz poprzez dołączenie do książki kasy ewentualnych zaleceń pokontrolnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca w sposób prawidłowy będzie prowadzić dokumentację dotyczącą przebiegu eksploatacji kas rejestrujących w zakresie dokumentowania obowiązkowych przeglądów technicznych, jeżeli kopia zbiorczej ryczałtowej faktury za opiekę serwisową wraz z załącznikiem potwierdzającym wykonanie przeglądu technicznego kas rejestrujących będzie dołączana do książki kasy przez Kierownika Apteki po otrzymaniu skanu wyżej wymienionych dokumentów?

Zdaniem Wnioskodawcy, sposób prowadzenia dokumentacji kas rejestrujących w zakresie dokumentowania przeprowadzonych obowiązkowych przeglądów technicznych jest prawidłowy.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 9 na Wnioskodawcy jako podatniku ciąży obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej. Stosownie do § 14 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących podatnicy stosujący kasy, przechowują książkę kasy a także programy, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust 9 ustawy o VAT przez okres użytkowania kasy oraz udostępniają je na żądanie właściwych organów. Natomiast zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 7 podatnicy dokonują wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, jak również umożliwiają dokonanie wpisów podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas.

Zgodnie z § 34 ust. 2 wyżej wymienionego rozporządzenia obowiązkowy przegląd techniczny obejmuje również wpis jego wyniku do książki kasy oraz dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych jak i kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności kopii faktury.

W sytuacji opisanej przez Wnioskodawcę Serwisant kas będzie dokumentował przeprowadzone w danym miesiącu wszystkie obowiązkowe przeglądy techniczne kas rejestrujących zbiorczą fakturą do której będzie dołączony załącznik z wykazem kas rejestrujących, które zostały objęte przeglądem w danym miesiącu. W związku z tym, że faktura będzie wystawiana dopiero po zakończeniu miesiąca Serwisant w dniu przeprowadzenia przeglądu nie będzie w stanie dołączyć faktury potwierdzającej wykonanie przeglądu. Niemniej jednak Spółka po otrzymaniu faktury wraz z wykazem kas rejestrujących w których został przeprowadzony przegląd będzie przesyłała pocztą elektroniczną skan faktury wraz z załącznikiem do Kierowników Aptek w których znajdują się kasy rejestrujące w celu wpięcia kopii faktury wraz z załącznikiem do książki kasy jako potwierdzenia przeprowadzonego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy rejestrującej.

W konsekwencji, według Wnioskodawcy, dokumentowanie obowiązkowych przeglądów technicznych kas rejestrujących spełniało wymagania opisane w przepisach podatkowych.

Z uwagi na powyższe Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie jego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT. W myśl ust. 1 tego przepisu, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 9 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących oraz prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie ust. 7a i ust. 9 pkt 1.

Terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas rejestrujących, określono w rozdziale 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r., poz. 363), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących.

W myśl § 33 ust. 1 tego rozporządzenia wskazuje, że obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata, z zastrzeżeniem ust. 2 oraz § 17 ust. 2 pkt 2.

Czynności jakie wykonuje się podczas przeglądu określa § 34 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

1.  stanu plomb na obudowie kasy, a w przypadku kas bez programu aplikacyjnego (drukarek fiskalnych) – również stanu plomb na module fiskalnym kasy, oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
2.  stanu obudowy kasy;
3.  czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę;
4.  programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
5.  poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych;
6.  poprawności działania wyświetlacza klienta;
7.  stanu pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
8.  stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy.

Zgodnie z § 34 ust. 2 rozporządzenia obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje również:

1.  wpis jego wyniku do książki kasy;
2.  dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności kopii faktury.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zawarł z podmiotem zewnętrznym (Serwisantem) umowę na Stały Serwis Eksploatacyjny. Przedmiotem wyżej wymienionej umowy jest świadczenie przez Serwisanta na rzecz Wnioskodawcy Stałego Serwisu Eksploatacyjnego, gwarantującego regularną aktualizację oprogramowania użytkowego oraz konserwację sprzętu komputerowego, urządzeń fiskalnych

Strony ustaliły zryczałtowaną miesięczną opłatą serwisową za usługi wymienione powyżej obejmujące również obowiązkowe techniczne przeglądy kas rejestrujących. Po zakończeniu każdego miesiąca Serwisant będzie wystawiał na rzecz Wnioskodawcy jedną zbiorczą fakturę tytułem „zryczałtowanej opłaty serwisowej”. Do każdej faktury będzie dołączał wykaz kas rejestrujących, w których został przeprowadzony w danym miesiącu obowiązkowy przegląd techniczny (wykaz będzie zawierał między innymi spis numerów fabrycznych kas rejestrujących oraz daty przeprowadzonych przeglądów). Po otrzymaniu przez Wnioskodawcę faktury wraz z wykazem kas rejestrujących w których został przeprowadzony przegląd, Wnioskodawca będzie przesyłał pocztą elektroniczną skan faktury wraz z załącznikiem do Kierowników Aptek, w których znajdują się kasy rejestrujące w celu wpięcia kopii faktury wraz z załącznikiem do książki kasy jako potwierdzenia przeprowadzonego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy. W dniu przeglądu Serwisant będzie potwierdzał przeprowadzenie przeglądu technicznego kasy poprzez wpisanie jego wyniku każdorazowo do książki kasy oraz poprzez dołączenie do książki kasy ewentualnych zaleceń pokontrolnych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawidłowości prowadzenia dokumentacji dotyczącej przebiegu eksploatacji kas rejestrujących w przypadku przysyłania w formie elektronicznej skanu zbiorczej ryczałtowej faktury za opiekę serwisową wraz z załącznikiem potwierdzającym wykonanie przeglądu technicznego kas rejestrujących.

Wprawdzie przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia „kopia”. Jednakże zgodnie ze „Słownikiem Języka Polskiego” (Wydawnictwo Naukowe PWN SA, Warszawa 1996) przez „kopię” należy rozumieć, to, co jest dokładnym odtworzeniem oryginału. Owo ,,dokładne odtworzenie” powinno sprawiać, że porównując oryginał i kopię powinniśmy mieć pewność, że mamy do czynienia z tym samym dokumentem. Kopia powinna odwzorowywać wiernie oryginał, który to dokument jest pierwotny w stosunku do kopii. Natomiast „skan” to plik komputerowy powstający w wyniku wprowadzania do komputera jakiegoś obrazu graficznego.

Należy zatem uznać, że wydruk zeskanowanego dokumentu stanowiący wierne odzwierciedlenie oryginału – jest kopią tego dokumentu.

Faktura ryczałtowa za opiekę serwisową wraz z załącznikiem potwierdzającym wykonanie przeglądu technicznego kas rejestrujących przesłana przez Wnioskodawcę pocztą elektroniczną w formie skanu, pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy przeprowadzono przegląd techniczny kasy.

W tym kontekście, w rozpatrywanej sprawie wydruk zeskanowanej faktury wraz z załącznikiem zawierającym wykaz kas rejestrujących, w których dokonano przeglądu, może zostać dołączony do ksiązki kasy, jako kopia dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego kasy.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że opisany we wniosku sposób dokumentowania przeprowadzonych obowiązkowych przeglądów technicznych jest prawidłowy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz.U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.