Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-10-06
Teza: Czy powyższy model dokumentowania wydatków i archiwizacji tj. dokumentowanie wydatków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego?
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; przechowywanie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 12 września 2016 r. (data wpływu do tut. Biura 19 września 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 września 2016 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Bank X („Bank”) jest instytucją finansową, prowadzącą działalność bankową w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe. Bank posiada rozległą sieć placówek i oddziałów rozlokowanych na terytorium całego kraju.

W związku ze skalą prowadzonej działalności gospodarczej liczba otrzymywanych przez Bank faktur zakupu od kontrahentów oraz innych dokumentów księgowych jest bardzo znacząca.

Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa, okres przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz bardziej czasochłonna i kosztowna. Koszty te są ponoszone w związku z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej dokumentów i przechowywania ich w tej formie. Obecnie, otrzymane w formie papierowej dokumenty księgowe są skanowane i archiwizowane zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i z archiwizacją ww. dokumentów, Bank rozważa uproszczenie procedury ich archiwizacji, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur zakupu otrzymywanych od kontrahentów i innych dokumentów księgowych w formie papierowej. W rezultacie, dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. W tym celu, dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania.

Zgodnie z planowanym do wdrożenia przez Bank modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów:

1.  Dokumenty papierowe (uprzednio oznaczone datą ich wpływu) będą skanowane i wysyłane do Księgowości Banku, a następnie wprowadzane do elektronicznej ewidencji prowadzonej w systemach rozliczeniowych (w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu).
2.  Poszczególnym rozliczeniom nadany zostanie unikatowy numer ID, po którym można będzie odszukać dokumenty księgowe dokumentujące wydatki.
3.  Każda faktura będzie także opisana i indeksowana w WorkFlow (system akceptacji merytorycznej dokumentu) za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi szybkie wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów.
4.  Po wprowadzeniu do systemu księgowego, dokument (faktura) zostanie poddany kontroli przez pracowników Księgowości.
5.  W każdej chwili z poziomu systemu księgowego będzie można po unikatowym identyfikatorze odszukać fakturę i odtworzyć jej obraz.
6.  System umożliwiał będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości (treści).
7.  Po wprowadzeniu skanów dokumentów do systemu i ich rozliczeniu, papierowe wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Bank i będą podlegały zniszczeniu w miejscu ich skanowania.
8.  Za pośrednictwem systemów rozliczeniowych zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Przechowywane przez Bank elektroniczne wersje dokumentów będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy powyższy model dokumentowania wydatków i archiwizacji tj. dokumentowanie wydatków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego?

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższy sposób dokumentowania wydatków i archiwizacji tj. dokumentowanie wydatków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1, tzn. katalogu kosztów rodzajowych specyficznie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Biorąc powyższe pod uwagę, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie bądź zwiększenie tego przychodu.

Dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest odpowiednie udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego. W tym kontekście należy jednak zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu/wymogów formalnych odnośnie prawidłowego dokumentowania wydatków.

Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych prezentowanym w licznych interpretacjach indywidualnych, obowiązek właściwego dokumentowania wydatków - wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT należy odczytywać w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z normą ostatniego z powołanych przepisów, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (\`(...)\`). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:

*   zewnętrzne obce, tzn. otrzymane od kontrahentów,
*   zewnętrzne własne, tzn. przekazywane w oryginale kontrahentom,
*   wewnętrzne tzn. dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Na podstawie art. 20 ust. 3 powołanej ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

*   zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
*   korygujące poprzednie zapisy;
*   zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
*   rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dodatkowo, na mocy ust. 5 ww. przepisu, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

*   uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
*   możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
*   stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
*   dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający Ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Jednocześnie, art. 21 zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne.

Dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

W tym kontekście, w opinii Banku, jeżeli dowód księgowy jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie wystarczającym dokumentem również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych (tak długo jak dokument taki potwierdzał będzie spełnienie warunków niezbędnych do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów).

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Banku, skan dokumentu spełnia kryteria dowodu księgowego, a więc stanowi podstawę ujęcia danego wydatku w księgach rachunkowych Banku i dlatego jest również wystarczającym dokumentem dla rozliczenia tego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko takie zostało potwierdzone przez organy podatkowe, przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 30 października 2012 r. (sygn. IBPBI/2/423-953/12/PC) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach - w kwestii prawidłowej dokumentacji usług - stwierdził, że (\`(...)\`) jeżeli posiadane przez Spółkę skany rachunków spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów (\`(...)\`).

W związku z faktem, że otrzymane przez Bank papierowe dokumenty dot. podróży służbowych będą archiwizowane i przechowywane w postaci skanów dokumentów oryginalnych (w sposób uniemożliwiający dokonanie jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości), zawierać będą treść w pełni odpowiadającą treści oryginalnego. Zatem spełnione zostaną warunki, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a w efekcie przechowywane w formie skanów dokumenty, o których mowa powyżej, stanowiły będą dowody księgowe. W powyższym kontekście, udokumentowanie wydatków zgodnie z rozważanym schematem nie powinno, w opinii Banku, stanowić przeszkody dla zaliczenia takich wydatków do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

Niezależnie od powyższego, należy zauważyć, że art. 15 ustawy o CIT nie zawiera bezpośredniego odniesienia do art. 9 ust. 1 powołanej ustawy. W efekcie, zdaniem Banku, z przepisów podatkowych wynika, że nawet w sytuacji, gdy dany podmiot nie dysponuje wystarczającym dowodem księgowym zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, możliwe jest zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji, w opinii Banku, nawet gdyby skan dokumentu papierowego uznany został za dokument wadliwy z punktu widzenia ustawy o rachunkowości, to fakt ten nie powinien spowodować konieczności automatycznego wyłączenia tego wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko Banku dot. formy dokumentowania i archiwizowania dokumentów w kontekście kwalifikacji wydatku do kosztów podatkowych potwierdzane jest także przez organy podatkowe. Jak wskazuje Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 24 czerwca 2016 r. (sygn. IBPB-1-3/4510-441/16/TS) Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

(\`(...)\`) ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury w formie papierowej, to ona stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

W świetle powyższego, w ocenie Banku, jeżeli podatnik posiada również inne dowody (poza dowodami księgowymi), które potwierdzają poniesienie danego kosztu w celu uzyskania przychodu, ma wówczas prawo zaliczyć taki wydatek do kosztów na gruncie ustawy o CIT. Innymi słowy, każdy wydatek, który zostanie udokumentowany w sposób, umożliwiający zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, może być przez podatnika uznany za koszt podatkowy.

W powyższym kontekście, zdaniem Banku, dokumentowanie wydatków Banku za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Tak długo jak udokumentowane w ten sposób wydatki spełniały będą pozostałe warunki pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów - możliwe będzie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów Banku.

Wnioskodawca, zwraca ponadto uwagę na fakt, że przesyłanie i archiwizacja faktur w formie elektronicznej jest zgodna z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (dalej VAT). Stąd wniosek, że faktury VAT spełniające wymogi przewidziane przepisami ustawy o VAT stanowią również dowody księgowe zgodne z art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości i jako takie mogą stanowić podstawę rozpoznania kosztów w podatku CIT, zgodnie z art. 9 ust. 1 w związku z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii, przesyłanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej stopniowo wypiera dotychczasową tradycyjną formę papierową. Ta tendencja znajduje także odzwierciedlenie w naszym ustawodawstwie, czego przykładem mogą być przepisy o Jednolitym Pliku Kontrolnym. Zgodnie z art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej, w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Skoro stosownie do treści powyższego przepisu organ podatkowy może żądać przekazania dokumentów w formie elektronicznej, to w naszej ocenie nie ma uzasadnienia do tego, by dokumenty te podatnik musiał przechowywać w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie wydatki poniesione przez Spółkę, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ustawodawca nie określił wymogów formalnych odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W związku z tym każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, że możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku. Wskazany przepis prawa nie określa sposobu w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa.

Natomiast art. 9 ustawy o CIT, nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m. Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047).

Przepisy ustawy o rachunkowości nie uznają za niedopuszczalne przechowywania faktur oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Z kolei, art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości określa, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Natomiast, stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W świetle art. 22 ww. ustawy, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Z powyżej przywołanych regulacji prawnych wynika, że forma przechowywania faktur, rachunków i innych podobnych dowodów księgowych nie jest ograniczana ani sankcjonowana przez przepisy ustawy o rachunkowości. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Zatem każdy wydatek poniesiony przez Bank, spełniający łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika,
*   odzwierciedla rzeczywistość,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT,

będzie stanowił podstawę do zaliczenia w koszty uzyskania osiągniętych przez Bank przychodów.

Rozważany przez Bank sposób przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur zakupu otrzymywanych od kontrahentów i innych dokumentów księgowych w formie papierowej, zapewni zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności i łatwości odszukania jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona poprzez włączenie skanów faktur w proces autoryzacji w ramach workflow obowiązującego w Banku. Proces skanowania uniemożliwia wprowadzanie zmian w treści faktury, obraz faktury w systemie księgowym będzie w pełni odpowiadać treści faktury papierowej oraz będzie całkowicie czytelny, co będzie stanowić o integralności treści i czytelności archiwizowanego dokumentu oraz zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia faktur na żądanie organu podatkowego.

Każdy wydatek poniesiony przez Bank podlega indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji podatkowej oraz wykazania racjonalnego i gospodarczego uzasadnienia poniesienia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z powyżej przywołanych regulacji wynika, że prawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa podatkowego oraz rachunkowego.

Niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy zgodnie, z którym sposób dokumentowania wydatków i archiwizacji tj. dokumentowanie wydatków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 718 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.