Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.588.2021.2.KF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-12-08
Teza: Możliwość przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów w formie elektronicznej bez możliwości ich drukowania.
Słowa kluczowe: aplikacja; drukarka; faktura-faktura elektroniczna; spółki
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 2-art. 109; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 3 września 2021 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 3 września 2021 r.), uzupełnione pismem z 22 listopada 2021 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 23 listopada 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie Organu z 15 listopada 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.588.2021.1.KF (doręczone Stronie 16 listopada 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności ich wydrukowania - **jest prawidłowe.**

**UZASADNIENIE**

3 września 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z 22 listopada 2021 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 23 listopada 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie Organu z 15 listopada 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.588.2021.1.KF (doręczone Stronie 16 listopada 2021 r.) dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności ich wydrukowania.

**We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:**

Wnioskodawca (dalej również: „Spółka”) jest podmiotem prowadzącym na terenie Polski sieć stacji benzynowych, na których dokonuje sprzedaży detalicznej paliw, tankowanych bezpośrednio do zbiorników pojazdów mechanicznych. Oprócz paliw Wnioskodawca sprzedaje na stacjach benzynowych również inne towary, zarówno związane bezpośrednio z eksploatacją samochodów (np. części samochodowe, płyny eksploatacyjne, akcesoria samochodowe), jak i towary o innym charakterze, niezwiązane bezpośrednio z eksploatacją pojazdów (np. prasę, słodycze, napoje, itp.). Na stacjach paliw oprócz towarów świadczone są także usługi w zakresie mycia pojazdów, odkurzania, itp. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”).

Spółka używa wyłączenie kas on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o podatku od towarów i usług. W ostatnim czasie wraz z producentem kas fiskalnych wdrożyła proces archiwizacji dokumentów sprzedaży tj. faktur emitowanych przez kasy fiskalne oraz raportów dobowych. Wdrożona aplikacja stanowiąca elektroniczne archiwum dokumentów (dalej: „Aplikacja”), pozwala na zapisanie elektroniczne każdego dokumentu wyemitowanego z drukarki fiskalnej, w szczególności faktury, raportu dobowego fiskalnego.

Obecnie, dokumenty sprzedaży tj. faktury są przechowywane w formie papierowej. Z uwagi na charakter działalności gospodarczej Wnioskodawcy, liczba dowodów sprzedaży wystawianych każdego miesiąca jest bardzo wysoka, co wiąże się z wysokimi kosztami ich wydruku i archiwizacji. W związku z powyższym Spółka rozważa rezygnację z fizycznego przechowywania papierowych faktur na rzecz ich elektronicznej archiwizacji w Aplikacji. Spółka zmierza do drukowania wyłącznie oryginałów faktur i przekazywania ich nabywcom w formie papierowej natomiast ich kopie byłyby zapisane w formie elektronicznej w Aplikacji.

Elektroniczny format, w którym przechowywane byłyby dokumenty, pozwala na odtworzenie wszystkich koniecznych, wynikających z przepisów prawa, elementów danego dowodu sprzedaży. W odniesieniu do faktur, opisywany elektroniczny format pozwoli na zachowanie pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy, wystawcy faktury. Dane z faktur przechowywanych w formacie elektronicznym pozostaną niezmienne i będą identyczne z fakturami wydanymi nabywcom. Aplikacja przewiduje przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Należy podkreślić, że choć kopia zapisana w Aplikacji uwzględniać będzie wszystkie informacje ujawnione na oryginale dokumentu, to jednak wydruk faktury z Aplikacji wizualnie różnić się będzie od wydruku z drukarki fiskalnej tylko w aspekcie graficznym.

Podkreślić należy, że faktury sprzedaży wyemitowane przez drukarkę fiskalną tj. faktury sprzedaży, raporty dobowe byłyby zapisywane automatycznie w Aplikacji, w formacie który jest formatem uniemożliwiającym edytowanie. Zapis ten odbywa się w sposób zaszyfrowany a wymóg autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur jest przez Aplikację zapewniony. Dodatkowo w momencie odbierana dokumentów z drukarki fiskalnej każdorazowa weryfikacja potwierdza ilość faktur wystawionych danego dnia z liczbą kontrolną faktur w raporcie dobowym. Dokumenty w Aplikacji przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, umożliwiają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do kopii faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dostęp do Aplikacji przewidziany jest jedynie dla osób upoważnionych poprzez indywidualny login i hasło.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

‒ Przedmiotowe faktury (tj. faktury sprzedaży emitowane przez drukarki fiskalne on-line) Spółka będzie przechowywała na serwerach zlokalizowanych w Polsce,

‒ Przedmiotowy wniosek dotyczy faktur sprzedażowych emitowanych przez drukarki fiskalne on- line. Spółka obecnie nie planuje zmiany serwerów. Jeżeli nastąpiłaby zmiana serwerów, Spółka umożliwi dostęp on-line, organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT,

‒ Spółka przechowując w Aplikacji kopie faktur sprzedaży wyemitowane przez drukarki fiskalne on-line będzie je przechowywała w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez zapewnienie odpowiedniej kontroli biznesowej. Weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów będzie zapewniona poprzez:

· wystawienie faktur sprzedażowych na stacjach odbywa się zgodnie z procedurami stacyjnymi zapewniającymi jednolitość ich stosowania w całej sieci paliw należących do Spółki;

· upoważnione osoby do wystawienia faktury sprzedaży logują się do Systemu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła;

· komunikacja pomiędzy kasami fiskalnymi a Aplikacją odbywa się w sposób automatyczny. Dodatkowo będą przygotowywane miesięczne raporty porównujące dane zarchiwizowane w Aplikacji z danymi zarejestrowanymi w księgach rachunkowych Spółki. Jednocześnie rejestracja w księgach dotyczy zarówno samych faktur sprzedaży z kas fiskalnych on-line jako dokumentów, jak również danych szczegółowych dotyczących dostawy towarów i usług. Taka kontrola pozwoli ujawnić i wyeliminować ewentualne braki w zarchiwizowanych danych w Aplikacji.

Spółka do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur wyemitowanych przez drukarkę fiskalną nie będzie wykorzystywała podpisu elektronicznego ani elektronicznej wymiany danych (EDI).

**W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:**

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym może on przechowywać w Aplikacji kopie wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów, w szczególności faktur sprzedaży i dobowych raportów fiskalnych w elektronicznej formie, bez konieczności ich wydrukowania?

**Zdaniem Wnioskodawcy:**

Zasady dotyczące przechowywania dokumentów ujętych w ewidencji zostały wskazane w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Jak stanowi pierwszy z wymienionych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z treścią art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania zarówno wystawionych przez siebie (lub w swoim imieniu) faktur, jak i faktur otrzymanych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Z kolei zgodnie z ust. 3 pkt 1 cytowanego przepisu, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy. W myśl ust. 3 pkt 4 cytowanego przepisu, podatnicy zapewniają dostęp nabywcy i dłużnikowi do faktur przesłanych w formie elektronicznej zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Zgodnie z odrębnymi przepisami, podatnik jest zobowiązany do bezzwłocznego dostępu do faktur, o których mowa w art. 106g ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy zatem zauważyć, że w powołanych przepisach nie jest wprost wyrażony obowiązek wystawiania i przechowywania faktur w postaci papierowej. Zawarte jest natomiast postanowienie, iż faktury, faktury korygujące mają zostać wystawione w dwóch egzemplarzach, bez szczegółowego wskazania w jakiej formie oba egzemplarze mają zostać wystawione i przechowywane. Należy zatem uznać, że dopuszczają one możliwość wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie ma jednocześnie powodów do stwierdzenia, że przepisy ustawy stoją na przeszkodzie wystawieniu jednego egzemplarza w wersji papierowej, a drugiego w wersji elektronicznej. Co więcej, ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu ich przechowywania. Sposób ten, w myśl powołanych przepisów, musi zapewniać jedynie:

*   przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   łatwość ich odszukania,
*   autentyczność ich pochodzenia,
*   integralność treści faktur,
*   czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują natomiast w jaki sposób powyższe warunki mają być spełnione - ustawodawca zostawił podatnikom w tym zakresie pewną swobodę. Zgodnie bowiem z treścią art. 106m ust. 1 to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Kolejne ustępy cytowanego przepisu definiują natomiast jak należy interpretować wymienione powyżej wymogi. Mianowicie, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Z kolei warunek czytelności należy interpretować w ten sposób, że możliwe do odczytania są dane zawarte na fakturze.

Ustawa stawia zatem podatnikom wymagania co do tożsamości danych zawartych na fakturze, nie wskazując jednocześnie, że przechowywana faktura musi zapewniać tożsamość wizualną z wystawioną przez podatnika fakturą. Zdaniem Spółki oznacza to, że przepisy ustawy o VAT pozwalają na przechowywanie faktur w formie elektronicznej, nawet gdy wydruk z tego programu nie będzie tożsamy wizualnie z egzemplarzem faktury papierowej otrzymanej przez nabywcę, o ile obie wersje faktury zawierać będą te same dane. Żaden z powyższych przepisów nie wprowadza wymogu przechowywania wspomnianych dokumentów w formie papierowej, co zdaniem Spółki oznacza, że nie ma przeszkód, aby faktury oraz inne emitowane przez drukarkę fiskalną dokumenty (paragony, dobowe raporty fiskalne) przechowywane były w formie zapisu elektronicznego. Spółka stoi również na stanowisku, że przechowywane w formie zapisu elektronicznego dokumenty nie muszą odzwierciedlać struktury wizualnej oryginalnych dokumentów, o ile zawarta w nich treść będzie tożsama z tą odzwierciedloną na dokumencie oryginalnym.

W konsekwencji, opisany w zdarzeniu przyszłym system przechowywania dokumentów, polegający na ich elektronicznej archiwizacji w Aplikacji spełnia wymagania w zakresie przechowywania tych dokumentów przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

*   wprowadzone przez Spółkę rozwiązanie ułatwi przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych i ich przechowywanie w podziale na takie okresy;
*   planowany sposób przechowywania dokumentów zapewni w każdym momencie możliwość ich wydrukowania na nośnik papierowy lub zapisania na innym nośniku danych, a także niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów na żądanie upoważnionego organu (w tym również możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych). Ze względu na przypisanie poszczególnych dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz wprowadzenie podstawowych danych w nich zawartych do systemu zagwarantowana zostanie łatwość ich odszukiwania;
*   planowany sposób archiwizacji dokumentów umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - zachowana zostanie zatem ich autentyczność;
*   dostęp do wprowadzonych do systemu dokumentów będzie ograniczony do odpowiednich osób z określonych punktów / stacji Spółki, a ustawienia systemowe będą uniemożliwiać ich usunięcie. Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych dokumentów - tym samym zapewniona zostanie integralność dokumentów.

Co ponownie warte podkreślenia, dokumenty zapisane elektronicznie w Aplikacji posiadać będą identyczne dane co oryginalnie wydany dokument. Jedyną różnicą będzie układ graficzny dokumentu, fakt ten jest jednak irrelewantny z punktu widzenia obowiązków podatkowych Spółki.

Możliwość przechowywania dowodów sprzedaży w formie elektronicznej była wielokrotnie potwierdzana przez organy podatkowe. W tym miejscu Spółka pragnie przytoczyć indywidualną interpretację z 7 listopada 2016 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.664.2016.1.AO), w której Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że Wnioskodawca ma możliwość przechowywania faktur sprzedażowych wystawianych za pomocą posiadanych przez Wnioskodawcę kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii w formie elektronicznej w związku z wypełnieniem przepisów w zakresie przechowywania dokumentów. Wnioskodawca zabezpiecza treść wystawionej faktury przy jednoczesnym zapewnieniu dostępu do jej treści dla kontrolujących. Jak wynika z wniosku kopie faktur wystawianych za pomocą posiadanych przez Wnioskodawcę kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii przechowywane są w pamięci kasy rejestrującej lub zgrane są na odpowiedni nośnik. Ponadto - jak wskazał Wnioskodawca - faktury te przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie i odszukanie oraz zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Podobne wnioski wynikają również z indywidualnej interpretacji z 12 września 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.491.2018.1.PR), gdzie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej orzekł, że „przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych w formie papierowej - w sposób opisany przez Spółkę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do zastosowania systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.**

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży – art. 106 g ust. 1 ustawy.

Jak stanowi art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a. czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b. czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy wskazuje, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy – w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Zgodnie z art. 106h ust. 2 ustawy – przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Przepisu ust. 1 stosownie do art. 106h ust. 4 ustawy, nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3) kontrahentów;

4) dowodów sprzedaży i zakupów.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1) wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217).

Wskazać tym miejscu należy, że ww. ustawa Prawo o miarach wprowadzająca do ustawy o podatku od towarów i usług zmiany w zakresie kas rejestrujących zakłada m.in. możliwość, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach - obowiązek stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących (kas on-line) w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Kasy on-line wyposażone są w nowe funkcjonalności umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

Stosownie do art. 111 ust. 3c ustawy, do prowadzenia ewidencji sprzedaży mogą być stosowane wyłącznie kasy rejestrujące, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy, kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Natomiast mając na uwadze art. 111 ust. 6b i 6c ustawy, producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących. Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6b, wydaje się na czas określony. Potwierdzenie to może być cofnięte w przypadku wprowadzenia do obrotu kas rejestrujących:

1) niespełniających funkcji wymienionych w ust. 6a lub wymagań technicznych dla kas rejestrujących, lub

2) niezgodnych z egzemplarzem wzorcowym kasy rejestrującej lub dokumentami dołączanymi do wniosku o wydanie tego potwierdzenia.

W myśl art. 111a ust. 3 ustawy, kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;

2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:

a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,

b) obejmujących określenie:

‒ sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,

‒ sposobu pracy kasy rejestrującej,

c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia, przez dokument fiskalny rozumie się wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy - w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny.

Przez dokument w postaci elektronicznej rozumie się utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych (§ 2 pkt 3 rozporządzenia).

Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 14 rozporządzenia).

Natomiast przez pamięć operacyjną – zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia - rozumie się pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.

Program archiwizujący – zgodnie z § 2 pkt 25 rozporządzenia – to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Zgodnie z § 2 pkt 27 rozporządzenia przez raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, raport fiskalny rozliczeniowy, łączny raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i łączny raport fiskalny rozliczeniowy - rozumie się odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję:

· wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12 (pkt 1);

· wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym (pkt 3);

· wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) (pkt 4);

· przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp (pkt 7).

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217) dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy (§ 13 ust. 1 rozporządzenia).

Stosownie do § 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia, podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych. Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają:

1) paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12,

2) faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,

3) raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,

4) raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,

5) raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,

6) raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,

7) łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,

8) łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,

9) raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,

10) dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej

‒ zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka jest podmiotem prowadzącym na terenie Polski sieć stacji benzynowych, na których dokonuje sprzedaży detalicznej paliw, tankowanych bezpośrednio do zbiorników pojazdów mechanicznych. Oprócz paliw Wnioskodawca sprzedaje na stacjach benzynowych również inne towary, zarówno związane bezpośrednio z eksploatacją samochodów (np. części samochodowe, płyny eksploatacyjne, akcesoria samochodowe), jak i towary o innym charakterze, niezwiązane bezpośrednio z eksploatacją pojazdów (np. prasę, słodycze, napoje, itp.). Na stacjach paliw oprócz towarów świadczone są także usługi w zakresie mycia pojazdów, odkurzania. Spóła używa wyłączenie kas on-line. W ostatnim czasie wraz z producentem kas fiskalnych wdrożyła proces archiwizacji dokumentów sprzedaży tj. faktur emitowanych przez kasy fiskalne oraz raportów dobowych. Wdrożona aplikacja stanowiąca elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na zapisanie elektroniczne każdego dokumentu wyemitowanego z drukarki fiskalnej, w szczególności faktury, raportu dobowego fiskalnego.

Obecnie, dokumenty sprzedaży tj. faktury są przechowywane w formie papierowej. Z uwagi na charakter działalności gospodarczej Wnioskodawcy, liczba dowodów sprzedaży wystawianych każdego miesiąca jest bardzo wysoka. Spółka rozważa rezygnację z fizycznego przechowywania papierowych faktur na rzecz ich elektronicznej archiwizacji w Aplikacji. Spółka zmierza do drukowania wyłącznie oryginałów faktur i przekazywania ich nabywcom w formie papierowej natomiast ich kopie byłyby zapisane w formie elektronicznej w Aplikacji.

Elektroniczny format, w którym przechowywane byłyby dokumenty, pozwala na odtworzenie wszystkich koniecznych, wynikających z przepisów prawa, elementów danego dowodu sprzedaży. W odniesieniu do faktur, opisywany elektroniczny format pozwoli na zachowanie pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy, wystawcy faktury. Dane z faktur przechowywanych w formacie elektronicznym pozostaną niezmienne i będą identyczne z fakturami wydanymi nabywcom. Aplikacja przewiduje przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Należy podkreślić, że choć kopia zapisana w Aplikacji uwzględniać będzie wszystkie informacje ujawnione na oryginale dokumentu, to jednak wydruk faktury z Aplikacji wizualnie różnić się będzie od wydruku z drukarki fiskalnej tylko w aspekcie graficznym. Faktury sprzedaży wyemitowane przez drukarkę fiskalną tj. faktury sprzedaży, raporty dobowe byłyby zapisywane automatycznie w Aplikacji, w formacie który jest formatem uniemożliwiającym edytowanie. Zapis ten odbywa się w sposób zaszyfrowany a wymóg autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur jest przez Aplikację zapewniony. Dokumenty w Aplikacji przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, umożliwiają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do kopii faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dostęp do Aplikacji przewidziany jest jedynie dla osób upoważnionych poprzez indywidualny login i hasło. Przedmiotowe faktury (tj. faktury sprzedaży emitowane przez drukarki fiskalne on-line) Spółka będzie przechowywała na serwerach zlokalizowanych w Polsce. Wniosek dotyczy faktur sprzedażowych emitowanych przez drukarki fiskalne on- line. Spółka obecnie nie planuje zmiany serwerów. Jeżeli nastąpiłaby zmiana serwerów, Spółka umożliwi dostęp on-line, organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT. Spółka przechowując w Aplikacji kopie faktur sprzedaży wyemitowane przez drukarki fiskalne on-line będzie je przechowywała w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez zapewnienie odpowiedniej kontroli biznesowej. Weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów będzie zapewniona poprzez: wystawienie faktur sprzedażowych na stacjach odbywa się zgodnie z procedurami stacyjnymi zapewniającymi jednolitość ich stosowania w całej sieci paliw należących do Spółki; upoważnione osoby do wystawienia faktury sprzedaży logują się do Systemu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła; komunikacja pomiędzy kasami fiskalnymi a Aplikacją odbywa się w sposób automatyczny. Dodatkowo będą przygotowywane miesięczne raporty porównujące dane zarchiwizowane w Aplikacji z danymi zarejestrowanymi w księgach rachunkowych Spółki. Jednocześnie rejestracja w księgach dotyczy zarówno samych faktur sprzedaży z kas fiskalnych on-line jako dokumentów, jak również danych szczegółowych dotyczących dostawy towarów i usług. Taka kontrola pozwoli ujawnić i wyeliminować ewentualne braki w zarchiwizowanych danych w Aplikacji.

Spółka do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur wyemitowanych przez drukarkę fiskalną nie będzie wykorzystywała podpisu elektronicznego ani elektronicznej wymiany danych (EDI).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania w Aplikacji kopii wyemitowanych przez drukarkę fiskalną dokumentów, w szczególności faktur sprzedaży i dobowych raportów fiskalnych w elektronicznej formie, bez konieczności ich wydrukowania.

Należy wskazać, że ww. przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur sprzedażowych w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wskazać w tym miejscu należy, że wprowadzone od 1 maja 2019 r. kasy on-line umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten odbiera i gromadzi dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji. Wprowadzenie kas on-line miało na celu m.in. zmniejszenie zakresu obowiązków podatników w zakresie drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy on-line zapewniają klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Mając powyższe na uwadze uznać należy, że skoro Wnioskodawca używa do ewidencjonowania sprzedaży wyłącznie kas on-line, to nie ma On obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych (faktur i dobowych raportów fiskalnych) wystawionych za jej pośrednictwem.

Jak wskazał Wnioskodawca, będzie On przechowywał w Aplikacji kopie opisanych we wniosku faktur wyemitowanych przez drukarkę fiskalną, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ponadto przechowywanie faktur odbywać się będzie w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez zapewnienie odpowiedniej kontroli biznesowej. Dane faktur przechowywanych w formacie elektronicznym pozostaną niezmienione i będą identyczne z fakturą wydaną nabywcy. Ponadto Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do kopii faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższego wynika, że sposób przechowywania przez Wnioskodawcę wskazanych we wniosku faktur będzie również gwarantował ich autentyczność, rozumianą w tym przypadku, jako pewność, że dany dokument został wystawiony przez Wnioskodawcę oraz integralność treści, pewność, że dane zawarte w dokumentach nie zostały (oraz nie zostaną) zmienione.

Zatem przechowywanie drugich egzemplarzy wystawionych faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich kopii w formie papierowej) w sposób opisany przez Wnioskodawcę, do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. Nie ma również przeciwskazań do przechowywania w formie elektronicznej za pośrednictwem Aplikacji dobowych raportów fiskalnych w sposób wskazany we wniosku.

Reasumując, za prawidłowe należy uznać postępowanie Wnioskodawcy polegające na nie drukowaniu kopii wyemitowanych przez kasę on-line dokumentów w szczególności faktur, sprzedaży i dobowych raportów fiskalnych oraz ich przechowywaniu w Aplikacji w sposób opisany we wniosku.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za **prawidłowe.**

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego**.**

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.