Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.784.2022.2.JM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-10-25
Teza: Wydanie interpretacji w zakresie obowiązków płatnika.
Słowa kluczowe: internet; obowiązek-obowiązek płatnika; oświadczenia; płatnik
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.-Oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 31; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 31a; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 31b; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 31c; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 32; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 41-ust. 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 41-ust. 11; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 41-ust. 1a; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 41-ust. 2; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 41a

**Interpretacja indywidualna**

**– stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

2 sierpnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 13 października 2022 r. (data wpływu 13 października 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

W związku ze skalą prowadzonej działalności Spółka zatrudnia znaczną ilość pracowników, dla których miejsca pracy są rozproszone na terenie całej Polski.

Spółka, jako płatnik, zobowiązana jest do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń wypłacanych pracownikom.

W oparciu o procedurę obecnie obowiązującą w Spółce, pracownicy, którzy chcieliby dokonać wyboru sposobu obliczania wysokości zaliczki na podatek określony ustawą z dnia 25 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z późniejszymi zmianami (dalej jako: „ustawa o PIT”), zobowiązani są do wypełnienia odpowiedniego wzoru oświadczeń lub wniosków. Stosowny dokument powinien zostać przez pracownika wydrukowany, podpisany oraz dostarczony do komórki odpowiedzialnej za naliczanie wynagrodzeń w Spółce. Wyżej opisany proces obsługi składanych przez pracowników oświadczeń lub wniosków jest dla Spółki nieefektywny i kosztowny oraz dla samych pracowników uciążliwy.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym, Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania, które będzie bardziej efektywne administracyjnie oraz zmniejszy koszty Spółki jak również ułatwi pracownikom składanie oświadczeń i wniosków podatkowych i spowoduje szybsze uwzględnianie odpowiednich zmian w systemie kadrowo – płacowym Spółki. Nowy proces składania wyżej wymienionych oświadczeń lub wniosków umożliwiałby pracownikom Spółki przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej. Nowe rozwiązanie zakłada, że pracownicy chcący złożyć stosowne oświadczenia lub wnioski wykorzystywaliby w tym celu aplikację on-line, do której logowanie następuje poprzez użycie indywidualnego loginu spersonalizowanego dla każdego pracownika oraz hasła znanego wyłącznie danemu pracownikowi (Portal (\`(...)\`)). Aplikacja jest dostępna w sieci wewnętrznej Spółki. Nowa procedura stanowiłaby podstawową formę składania oświadczeń oraz wniosków, co oznacza, że pracownicy mogą składać oświadczenia w formie elektronicznej, a ci pracownicy, którzy nie mają dostępu do Portalu (\`(...)\`) w związku z długotrwałą nieobecnością, mogą składać dokumenty w dotychczasowych wersjach papierowych opatrzonych podpisem pracownika.

Po otrzymaniu przedmiotowych dokumentów w wersji papierowej Pracownicy upoważnieni przez Spółkę skanować będą te dokumenty do formatu PDF i opatrywać każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentu z papierowej dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W ten sposób następować będzie potwierdzenie zgodności dokumentu w postaci elektronicznej z jego papierowym oryginałem. Podpis elektroniczny ma moc własnoręcznego podpisu, a pieczęć elektroniczna potwierdza autentyczność danych.

Planowane rozwiązanie zakłada, że Portal (\`(...)\`) udostępniałby szablony oświadczeń lub wniosków określonych w Ustawie o PIT, które byłyby dostępne do uzupełnienia przez pracowników o odpowiednie dane i informacje. Wypełnione oświadczenie lub wniosek, poprzez jego zaakceptowanie w Portalu (\`(...)\`) przez pracownika, byłoby automatycznie wysyłane on-line do powiązanego z aplikacją systemu kadrowo – płacowego, który jest wykorzystywany przez Spółkę w procesie naliczania wynagrodzenia pracowników. System kadrowo – płacowy jest programem zintegrowanym z Portalem (\`(...)\`). Po przesłaniu wniosków lub oświadczeń, w systemie kadrowo – płacowym zostałaby wygenerowana informacja zarówno o dacie złożenia oświadczenia czy wniosku, jak i o danych pracownika je składającego. Treść oświadczenia lub wniosku zaakceptowanego przez pracownika w Portalu (\`(...)\`) nie będzie mogła być modyfikowana, ani korygowana. Wszelkie działania w Portalu (\`(...)\`) jak i systemie kadrowo – płacowym wymagają uprzedniego logowania się. W przypadku błędnego złożenia dokumentu pracownik będzie zobowiązany do ponownego uzupełnienia oraz zaakceptowania oświadczenia lub wniosku w Portalu (\`(...)\`) celem jego przedłożenia w Spółce, a błędny dokument zostanie z systemu usunięty lub anulowany.

Dokumenty dotyczące zmiany w sposobie naliczania zaliczki na podatek oraz sposobu rozliczania przez Spółkę złożone przez pracowników będą archiwizowane wyłącznie na zasobach przestrzeni bazodanowej dedykowanej do przechowywania dokumentów składanych przez pracowników w formie elektronicznej w formacie PDF, i jako zapis w systemie kadrowo – płacowym, z którego, w razie potrzeby, będzie można wygenerować szczegółowy raport wskazujący zarówno kto oraz w jakim dniu dokonał zmiany w systemie. Możliwe będzie także pobranie do wydruku złożonego oświadczenia czy wniosku w postaci graficznej PDF. Pracownik w Portalu (\`(...)\`) będzie miał do wglądu oraz wydruku wszystkie złożone przez siebie oświadczenia i wnioski zgodnie z wynikającym z przepisów okresem przechowywania przewidzianym dla omawianych dokumentów. Niemniej jednak, co do zasady, omawiane dokumenty nie będą przechowywane w postaci papierowej.

Taki sam sposób przechowywania zamierzacie Państwo przyjąć do omawianych dokumentów złożonych w przeszłości przez pracowników, tj. dokonać ich odwzorowania cyfrowego w opisany wyżej sposób, i przechowywać je wyłącznie w postaci elektronicznej. Dokumentacja w postaci elektronicznej będzie przez Państwa prowadzona i przechowywana w wyżej opisanym systemie teleinformatycznym zapewniającym spełnienie wymagań określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 poz. 2369 z grudnia 2018 r.) dotyczących, w tym w szczególności wymagań dotyczących zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub utratą oraz wymagań dotyczących integralności treści dokumentacji (zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian). Identyczny sposób postępowania, tj. odbieranie oświadczeń i wniosków, oraz przechowywanie ich, oraz dokonywanie odwzorowania cyfrowego dokumentów złożonych w przeszłości, Spółka zamierza zastosować także w stosunku do mających znaczenie dla wykonywania przez Spółkę funkcji płatnika podatków dokumentów (oświadczeń, wniosków) składanych przez osoby zatrudniane na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, o dzieło) oraz osoby, z którymi Spółka zawarła (lub zawrze) umowy mające za przedmiot zarządzanie.

Wskazanie w poniższym opisie na „podatnika” oznacza odpowiednio: pracownika, osoby zatrudniane na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, o dzieło), osoby z którymi Spółka zawarła (lub zawrze) umowy mające za przedmiot zarządzanie.

Planujecie Państwo począwszy od 1 stycznia 2023 r. przyjmować w opisany we wniosku sposób (tj. poprzez system kadrowo – płacowy określony w opisie jako Portal (\`(...)\`)) następujące wnioski i oświadczenia podatników (wskazanie przepisów dotyczy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych według stanu obowiązującego od 1 stycznia 2023):

‒ oświadczenie o zamiarze opodatkowania łącznie z małżonkiem albo jako samotny rodzic (art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT);

‒ wniosek o niestosowanie przy obliczaniu zaliczek zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 148 lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 (art. 32 ust. 6 ustawy o PIT);

‒ oświadczenie o spełnieniu warunków do stosowania zwolnień z art. 21 ust. 1 pkt 152-154 (art. 31a ust. 8-9 ustawy o PIT); oraz

‒ w przypadku zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 152 ustawy o PIT – wskazanie przez podatnika roku rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika;

‒ oświadczenie dotyczące stosowania pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (art. 31b ust. 1-3 ustawy o PIT);

‒ oświadczenie o zamieszkiwaniu poza miejscowością zakładu pracy, w celu stosowania podwyższonych kosztów z art. 22 ust. 2 pkt 3 (art. 32 ust. 7 ustawy o PIT);

‒ wniosek o pobieranie zaliczek w razie pracy wykonywanej i opodatkowanej poza Polską (art. 32 ust. 9 zdanie drugie);

‒ oświadczenie pracownika o rezygnacji z kosztów 50% (art. 32 ust. 8 ustawy o PIT);

‒ wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, jeżeli podatnik przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30.000 zł (art. 31c ust. 1-2 ustawy o PIT);

‒ wniosek o niestosowanie przy obliczaniu zaliczek zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 148 lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 (art. 41 ust. 1b w zw. z art. 32 ust. 6 ustawy o PIT);

‒ oświadczenie podatnika (uzyskującego dochody z art. 13 pkt 2 i 8 ustawy o PIT), że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez niego pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 41 ust. 2 ustawy o PIT);

‒ oświadczenie podatnika o rezygnacji z kosztów 50% (art. 41 ust. 11 ustawy o PIT);

‒ wniosek podatnika o podwyższenie zaliczki, tj. pobieranie zaliczki według wyższej stawki (art. 41a).

W każdym z powyższych oświadczeń i wniosków zostaną zawarte wszystkie elementy wskazane w danym przepisie. Ponadto, jeśli dany przepis tego wymaga, w oświadczeniu lub wniosku dodana zostanie klauzula o treści wskazanej w przepisie. Opisany sposób przyjmowania oświadczeń lub wniosków (poprzez Portal (\`(...)\`)) będzie mieć także zastosowanie do wycofania albo zmiany przez podatnika uprzednio złożonych oświadczeń lub wniosków, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie przez płatnika zaliczki na podatek (art. 31a ust. 3 ustawy).

**Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego**

Złożony wniosek o interpretację dotyczy poniżej wskazanych oświadczeń i wniosków. W nawiasach podano podstawę prawną: przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych według stanu od 1 stycznia 2023 r. Wszystkie wskazywane przepisy odnoszą się do ww. ustawy.

A. Oświadczenia i wnioski odbierane od pracowników:

‒ Oświadczenie o zamiarze opodatkowania łącznie z małżonkiem albo jako samotny rodzic (art. 32 ust. 3).

‒ Wniosek o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 148 (tzw. ulga dla młodych) lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 (art. 32 ust. 6).

‒ Oświadczenie o zamieszkiwaniu poza miejscowością zakładu pracy, w celu stosowania podwyższonych kosztów z art. 22 ust. 2 pkt 3 (art. 32 ust 7).

‒ Wniosek o pobieranie zaliczek w razie pracy wykonywanej i opodatkowanej poza Polską (art. 32 ust. 9).

‒ Oświadczenie o rezygnacji ze stosowania kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 (art. 32 ust. 8).

B. Oświadczenia i wnioski odbierane od osób określonych w art. 3 ust. 1, którym wypłacane są świadczenia z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18:

‒ Wniosek o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 148 (tzw. ulga dla młodych) lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 (art. 41 ust. 1b w zw. z art. 32 ust. 6).

‒ Oświadczenie podatnika, uzyskującego należności z art. 13 pkt 2 i 8, że wykonywane usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez niego pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 41 ust. 2).

‒ Oświadczenie o rezygnacji z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 (art. 41 ust. 11).

C. Oświadczenia lub wnioski odbierane od zarówno od podatników z pkt A jaki podatników z pkt B:

‒ Wniosek o obliczanie i pobieranie w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy z zastosowaniem zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższej stawki podatkowej określonej w tej skali (art. 41a).

‒ Oświadczenie o spełnianiu warunków do stosowania zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154, ponadto w przypadku zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, ze wskazaniem roku rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika (art. 31a ust. 8-9).

‒ Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (albo 1/24, albo 1/36) (art. 31b ust. 3).

‒ Wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, jeżeli podatnik przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł (art. 31c).

D. Wycofanie lub zmiana złożonego uprzednio oświadczenia lub wniosku, wymienionego w pkt A, B lub C, w drodze nowego oświadczenia lub wniosku (art. 31a ust. 4).

**Pytania**

1) Czy w razie wykonania według opisanych zasad odwzorowania cyfrowego dokumentów złożonych w postaci papierowej (w tym także złożonych w przeszłości, i obecnie przechowywanych przez Spółkę w postaci papierowej) i przechowywania tych dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, taki sposób przechowywania będzie zgodny z dyspozycją art. 32 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa?

2) Czy przedstawiony w opisie sposób przyjmowania oświadczeń i wniosków, który Spółka zamierza wprowadzić (system kadrowo – płacowy określony w opisie jako Portal (\`(...)\`)) będzie stanowić „inny sposób przyjęty u danego płatnika”, o którym mowa w art. 31a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (według stanu od 1 stycznia 2023 r.)?

3) Czy wszystkie wymienione powyżej (w pkt A, B, C i D) oświadczenia i wnioski podatnika są objęte dyspozycją art. 31a ust. 1 ww. ustawy (według stanu od 1 stycznia 2023 r.), tj. mogą być przyjmowane w sposób przyjęty u Państwa poprzez opisany we wniosku system kadrowo–płacowy (Portal (\`(...)\`)) ?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie Nr 2 i 3. W zakresie pytania Nr 1 wydałem odrębne rozstrzygnięcie.

**Państwa stanowisko w sprawie**

Państwo uważają, że odpowiedź na wszystkie postawione pytania powinna być pozytywna. Z dniem 1 stycznia 2023 r. wejdzie w życie przepis art. 31a, wprowadzony ustawą z 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 15 czerwca 2022 r. poz. 1265). Zgodnie z ust. 1 ww. art. 31a podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki. W ustawie, w kontekście oświadczeń lub wniosków składanych płatnikowi przez podatników (w szczególności w przypadkach wskazanych w opisie), używane jest albo określenie „sporządzony na piśmie”, niekiedy brak jest bliższego sprecyzowania tego, w jaki sposób mają być składane wnioski lub oświadczenia (podatnik „składa” lub „oświadcza”). Należy tu zwrócić uwagę, że użycie sformułowania „sporządzony na piśmie” jest wyrazem woli ustawodawcy, aby doprowadzić do zrównania formy „papierowej” z formą „elektroniczną”, zgodnie ze zmianami do ustawy o PIT wprowadzonymi ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 569). Zatem przepisy o składaniu tych oświadczeń lub wniosków nie narzucają formy, w jakiej mają być składane oświadczenia lub wnioski podatnika, umożliwiając składanie ich przy wykorzystaniu systemów kadrowo – płacowych, takich jak Portal (\`(...)\`). Ponadto niektóre oświadczenia i wnioski, wskazane w art. 31a ust. 2, zgodnie z tym przepisem będą mogły być złożone według ustalonego wzoru. Użycie w przepisie sformułowania „mogą być składane” oznacza, że korzystanie z ustalonego wzoru nie będzie obligatoryjne, a zatem również te oświadczenia i wnioski będą mogły być składane w sposób przyjęty u danego płatnika (zgodnie z art. 31a ust. 1), a zatem będą mogły być składane przy użyciu opisanego we wniosku Portalu (\`(...)\`). Należy zauważyć, że także w dotychczas wydawanych interpretacjach organy podatkowe aprobowały zastosowanie funkcjonujących u płatników systemów kadrowo – płacowych (biorąc pod uwagę opis – funkcjonujących analogicznie jak Portal (\`(...)\`), który zmierza wprowadzić Spółka), np. w interpretacjach wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

‒ z 24 maja 2019 r. Nr 0114-KDIP3-2.4011.202.2019.1.LZ;

‒ z 16 września 2020 r. Nr 0113-KDWPT.4011.135.2020.1.MG;

‒ z 2 października 2020 r. Nr 0114-KDIP3-2.4011.511.2020.1.JM;

‒ z 22 stycznia 2021 r. Nr 0113-KDIPT2-3.4011.850.2020.1.RR.

Zatem tym bardziej słuszne jest stwierdzenie, że po wejściu w życie art. 31a będziecie mogli Państwo odbierać wnioski lub oświadczenia podatników w opisany we wniosku sposób. Biorąc pod uwagę powyższe stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

W Państwa ocenie, wszystkie wymienione powyżej (w pkt A, B, C i D) oświadczenia i wnioski podatnika są objęte dyspozycją art. 31a ust. 1 ww. ustawy (według stanu od 1 stycznia 2023 r.), tj. będą mogły być przyjmowane w sposób przyjęty u Państwa poprzez opisany we wniosku system kadrowo – płacowy (Portal (\`(...)\`)).

**Ocena stanowiska**

Stanowisko dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.):

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej ,,zakładami pracy'', są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Ustawą z 9 czerwca 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 1265), która wchodzi w życie 1 stycznia 2023 r. zmieniono ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązującej od 1 stycznia 2023 r. uchylony został ww. art. 31 oraz dodany art. 31a- 31c.

Na podstawie art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1\. Podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki.

2\. Oświadczenia i wnioski, o których mowa w art. 31b ust. 1 i art. 32 ust. 3 i 6-8, mogą być składane według ustalonego wzoru.

3\. Podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki.

4\. Wycofanie i zmiana złożonego uprzednio oświadczenia lub wniosku następuje w drodze nowego oświadczenia lub wniosku, o którym mowa w ust. 1.

5\. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie lub wniosek mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględnia to oświadczenie lub ten wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał, a w przypadku płatnika, o którym mowa w art. 34 - najpóźniej od drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

6\. Oświadczenie i wniosek mające wpływ na obliczenie zaliczki dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej.

7\. Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8.

8\. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi, o którym mowa w art. 32, art. 34 lub art. 41 ust. 1, oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154, płatnik oblicza zaliczkę z uwzględnieniem tych zwolnień, przy czym w oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika.

9\. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 8, jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.". Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

10\. W przypadku gdy zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania przez płatnika złożonych przez podatnika wniosków lub oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki, przepisu art. 26a § 2 Ordynacji podatkowej nie stosuje się.

Na mocy art. 31b tej ustawy.:

1\. W przypadkach, o których mowa w art. 32, art. 34 ust. 3, art. 35 ust. 1 pkt 1-4 i 7-9 oraz art. 41 ust. 1, płatnik pomniejsza zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia.

2\. Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia podatnik może złożyć nie więcej niż trzem płatnikom.

3\. W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą:

1) 1/12 kwoty zmniejszającej podatek albo

2) 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, albo

3) 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.

4\. W przypadkach, o których mowa w art. 33, art. 34 ust. 2, art. 35 ust. 1 pkt 5 i 6 oraz art. 42e, płatnik pomniejsza zaliczkę o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, chyba że podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 i 3, albo wniosek o rezygnację ze stosowania pomniejszenia.

5\. W przypadku uzyskiwania w danym miesiącu przychodów od więcej niż jednego płatnika podatnik może złożyć oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia, jeżeli:

1) łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek oraz

2) w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, o którym mowa w art. 31c.

6\. W przypadku uzyskiwania przez podatnika w danym miesiącu od tego samego płatnika przychodów z różnych tytułów płatnik stosuje do tych przychodów złożone oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia, przy czym łączna kwota pomniejszenia zastosowana w tym miesiącu przez tego płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w tym oświadczeniu.

Jak wynika z art. 31c ww. ustawy:

1\. Płatnik nie pobiera zaliczek, o których mowa w art. 32-35 i art. 41 ust. 1, jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym.

2\. Podatnik może złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30.000 zł.

3\. W przypadku uzyskania przez podatnika, o którym mowa w ust. 1, dochodów podlegających opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 przekraczających u tego płatnika w roku podatkowym kwotę 30.000 zł, płatnik oblicza zaliczki bez pomniejszania, o którym mowa w art. 31b.

Art. 32 ust. 1 ustawy stanowi, że:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W myśl art. 32 ust. 2 ustawy:

Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika nie przekroczył kwoty 120 000 zł - 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika przekroczył kwotę 120 000 zł - 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę 120 000 zł;

3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od danego płatnika.

Zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody w sposób określony w art. 6 ust. 2 albo 4d, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1) dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120.000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek w przypadku oświadczenia dotyczącego opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 albo 4d;

2) dochody podatnika przekroczą kwotę 120.000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają tej kwoty - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

Art. 32 ust. 4 ustawy stanowi, że:

Za dochód, o którym mowa w ust. 2 i 3, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody, o których mowa w ust. 1, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub ust. 9 pkt 1-3 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a.

Stosownie do art. 32 ust. 5 ustawy:

Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, płatnik, na wniosek podatnika, ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc i pobierze pozostałą część zaliczki w następnych miesiącach roku podatkowego.

Według art. 32 ust. 6 ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi wniosek o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3, płatnik oblicza zaliczki bez stosowania tego zwolnienia lub tych kosztów.

Na mocy art. 32 ust. 7 ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 3, płatnik oblicza zaliczki, stosując koszty uzyskania przychodów określone w tym przepisie.

Jak wynika z art. 32 ust. 8 ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi wniosek o rezygnację ze stosowania kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3, płatnik oblicza zaliczki, nie stosując tych kosztów.

W myśl art. 32 ust. 9 ustawy:

Płatnik nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez podatnika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika płatnik pobiera zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z ust. 2-8, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.

Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Według art. 41 ust. 1b ustawy:

Do poboru zaliczek, o których mowa w ust. 1, przepis art. 32 ust. 6 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy:

Płatnicy nie są obowiązani do poboru zaliczek od należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 2 i 8, jeżeli podatnik złoży oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3.

Art. 42 ust. 11 ustawy stanowi, że:

Płatnicy przy obliczaniu zaliczki nie stosują kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3, jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzone na piśmie oświadczenie o rezygnacji z ich stosowania. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

W myśl art. 41a ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35 i art. 41 ust. 1, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.

Oświadczenia, o których mowa powyżej składa się na formularzach urzędowych, co wynika z art. 45b ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2021 r. Zgodnie z tym przepisem:

1\. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępni w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu ustalone wzory dokumentu elektronicznego:

1) deklaracji, o których mowa w art. 30da ust. 14, art. 38 ust. 1a, art. 42 ust. 1a, art. 42e ust. 5 oraz art. 43 ust. 1;

2) informacji, o których mowa w art. 21 ust. 46, art. 26ha ust. 10, art. 30dg ust. 1, art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1 i 3, art. 41 ust. 4i, art. 42 ust. 2, art. 42a ust. 1, art. 42e ust. 6 oraz art. 52jb ust. 7;

3) oświadczeń i wniosków, o których mowa w art. 30j ust. 1 pkt 1, art. 30o pkt 1, art. 31b ust. 1, art. 32 ust. 3 i 6-8 oraz art. 45c ust. 3a;

4) rocznego obliczenia podatku oraz informacji, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8;

5) zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1-1aa.

2\. Ustalone wzory dokumentu elektronicznego zawierają pozycje umożliwiające prawidłowe wykonanie obowiązku przez obowiązanych do ich złożenia, w tym:

1) nazwę, symbol oraz wariant formularza;

2) dane identyfikacyjne;

3) objaśnienia co do sposobu wypełniania, terminu i miejsca składania formularza.

Przepisy zmieniające dotyczące oświadczeń i wniosków składanych płatnikom podatku dochodowego od osób fizycznych przez podatników tego podatku i mających wpływ na obliczenie zaliczki na podatek wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2023 r. Znajdą one zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od tego dnia. Na ich podstawie podatnicy będą mogli je składać zarówno na piśmie, jak i w inny sposób przyjęty u danego płatnika.

Zatem, płatnik będzie miał wybór, czy chce skorzystać z udostępnionego przez Ministra Finansów wzoru czy też w tym celu wykorzysta funkcjonujący u niego elektroniczny system kadrowo-płacowy.

Na chwilę obecną nie ma jeszcze wzorów omawianych oświadczeń i wniosków, jednak, aby wnioski złożone w innym trybie niż według ustalonego wzoru były skuteczne, będą musiały zawierać przewidziane w tych wzorach stosowne informacje.

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ww. rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń lub wniosków.

Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia lub wniosku za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierało ono wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne jak i formalne, w tym podpis pracownika.

Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360):

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

W myśl § 2 ww. przepisu:

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Stosownie do art. 74 § 1 Kodeksu cywilnego:

Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Na podstawie art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego,

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

W świetle art. 781 § 1 Kodeksu Cywilnego:

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast zgodnie z § 2 oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Biorąc pod uwagę powyższe, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak wynika z wniosku:

1) Spółka zatrudnia znaczną ilość pracowników, dla których miejsca pracy są rozproszone na terenie całej Polski.

2) Spółka, jako płatnik, zobowiązana jest do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń wypłacanych pracownikom.

3) W oparciu o procedurę obecnie obowiązującą w Spółce, pracownicy, którzy chcieliby dokonać wyboru sposobu obliczania wysokości zaliczki na podatek określony ustawą z dnia 25 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z późniejszymi zmianami (dalej jako: „ustawa o PIT”), zobowiązani są do wypełnienia odpowiedniego wzoru oświadczeń lub wniosków.

4) Stosowny dokument powinien zostać przez pracownika wydrukowany, podpisany oraz dostarczony do komórki odpowiedzialnej za naliczanie wynagrodzeń w Spółce. Wyżej opisany proces obsługi składanych przez pracowników oświadczeń lub wniosków jest dla Spółki nieefektywny i kosztowny oraz dla samych pracowników uciążliwy.

5) Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania, które będzie bardziej efektywne administracyjnie oraz zmniejszy koszty Spółki jak również ułatwi pracownikom składanie oświadczeń i wniosków podatkowych i spowoduje szybsze uwzględnianie odpowiednich zmian w systemie kadrowo – płacowym Spółki. Nowy proces składania wyżej wymienionych oświadczeń lub wniosków umożliwiałby pracownikom Spółki przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej. Nowe rozwiązanie zakłada, że pracownicy chcący złożyć stosowne oświadczenia lub wnioski wykorzystywaliby w tym celu aplikację on-line, do której logowanie następuje poprzez użycie indywidualnego loginu spersonalizowanego dla każdego pracownika oraz hasła znanego wyłącznie danemu pracownikowi (Portal (\`(...)\`)). Aplikacja jest dostępna w sieci wewnętrznej Spółki.

6) Nowa procedura stanowiłaby podstawową formę składania oświadczeń oraz wniosków, co oznacza, że pracownicy mogą składać oświadczenia w formie elektronicznej, a ci pracownicy, którzy nie mają dostępu do Portalu (\`(...)\`) w związku z długotrwałą nieobecnością, mogą składać dokumenty w dotychczasowych wersjach papierowych opatrzonych podpisem pracownika.

7) Po otrzymaniu przedmiotowych dokumentów w wersji papierowej Pracownicy upoważnieni przez Spółkę skanować będą te dokumenty do formatu PDF i opatrywać każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentu z papierowej dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W ten sposób następować będzie potwierdzenie zgodności dokumentu w postaci elektronicznej z jego papierowym oryginałem. Podpis elektroniczny ma moc własnoręcznego podpisu, a pieczęć elektroniczna potwierdza autentyczność danych.

Treść § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r. poz. 1802 ze zm.) ujednolicone w rozporządzeniu z 26 listopada 2020 r. (Dz. U. z 2021 r. poz. 52) wyróżnia 5 rodzajów podpisów elektronicznych. Zgodnie z tym przepisem deklaracje i podania mogą być opatrywane:

Deklaracje i podania mogą być opatrywane:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

2) podpisem elektronicznym użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo

3) podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo

4) podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jeżeli są przesyłane przez:

a) portal podatkowy albo

b) Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej, albo

c) Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, albo

5) innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

Z kolei w art. 3 pkt 1-2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130 poz. 1450 ze zm.) ujednoliconej ustawą z 8 lutego 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 ze zm.) zdefiniowano:

1) podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,

2) bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który:

a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Również w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z dnia 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od dnia 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. 2016 r., poz. 1579), wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

1) podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,

2) zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,

3) kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego

i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli złożone oświadczenia lub wnioski będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej – będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń lub wniosków.

W konsekwencji, przedstawiona przez Państwa nowa procedura umożliwiająca Państwa pracownikom składanie w formie elektronicznej oświadczeń lub wniosków określonych w art. 31a ust. 8-9, art. 31b ust. 3, art. 31c, art. 31a ust. 4, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7, art. 32 ust. 8, art. 41 ust. 1b, art. 41 ust. 2, art. 41 ust. 11 oraz art. 41a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych poprzez system kadrowo – płacowy określony jako Portal (\`(...)\`) i przy użyciu indywidualnego loginu spersonalizowanego oraz hasła znanemu wyłącznie danemu pracownikowi będzie zapewniać prawidłową realizację przez Państwa obowiązków płatnika w świetle art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji stwierdzam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tą interpretację.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…)

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).