Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-37/13/IK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-03-14
Teza: 1. Czy wystawiona faktura musi być opatrywana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu? 2. Czy dopuszczalne jest przesłanie tych faktur pocztą email, w formacie pdf? 3. Czy dopuszczalne jest przechowywanie kopii tych faktur w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktur w postaci papierowej?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 7 stycznia 2013 r. (data wpływu 17 stycznia 2013 r.), uzupełnionym pismem z dnia 2 kwietnia 2013 r. (data wpływu 8 kwietnia 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur w formacie PDF, przesyłania ich pocztą elektroniczną i przechowywania kopii tych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 stycznia 2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur w formacie PDF, przesyłania ich pocztą elektroniczną i przechowywania kopii tych faktur.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 4 kwietnia 2013 r. (data wpływu 8 kwietnia 2013 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 26 marca 2013 r. znak: IBPP2/443-37/13/IK.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. jest przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 z późn. zm., dalej: ustawa). Spółka jest przedsiębiorstwem użyteczności publicznej wykonującym zadania własne gminy w zakresie m.in. zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Spółka zamierza wdrożyć obieg elektroniczny faktur, co oznacza, że będzie rezygnować z dostarczania faktur w formie papierowej z tymi odbiorcami, którzy zaakceptują dostarczenie faktur VAT w formie elektronicznej. Jako jeden z kanałów komunikacji z klientem wykorzystywać będzie pocztę email. Faktury będą wysyłane w formie pdf. Generalizacja faktur sprzedaży odbywać się będzie w systemie elektronicznym. W momencie generalizacji następuje wydruk oryginału faktury. Kopie tych faktur przechowywane będą elektronicznie i drukowane jedynie na żądanie kontroli podatkowej. Wdrażany elektroniczny obieg faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur a także ich czytelność, co potwierdza oświadczenie producenta oprogramowania.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy wystawiona faktura musi być opatrywana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu?
2.  Czy dopuszczalne jest przesłanie tych faktur pocztą email, w formacie pdf?
3.  Czy dopuszczalne jest przechowywanie kopii tych faktur w postaci zapisu elektronicznego bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktur w postaci papierowej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Kluczowym aktem prawnym regulującym przesyłanie, przechowywanie i udostępnianie faktur elektronicznych jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528). Spółka, jako podatnik podatku VAT jest zobowiązana do wystawienia faktury stwierdzającej w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16 tejże ustawy.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia faktury tak wystawione mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia:

1.  autentyczności pochodzenia,
2.  integralności treści
3.  czytelności faktury.

Warto nadmienić, iż nowe rozporządzenie zmienia zasady przesyłania, udostępniania i przechowywania faktur drogą elektroniczną, które obecnie określa podatnik. Począwszy od nowego roku do przesłania faktury w tej formie nie jest konieczna zgoda kontrahenta, jak to miało miejsce pod rządami poprzednio obowiązującego rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) - zob. § 3 ust. 1 aktu. Obecnie wystarczy zgoda dorozumiana, a nabywca faktury który nie będzie chciał otrzymania faktury, musi wyrazić sprzeciw. Jeżeli chodzi o autentyczność to warunek ten można zrealizować poprzez dowolny system kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usług.

Rozporządzenie zakłada więc, by to kontrahenci pomiędzy sobą ustalili w jakiej formie będą np. przesłane faktury, czy jakie będą zabezpieczenia. Szczególnie istotne jest opracowanie wiarygodnej biznesowej kontroli w spółce, która może przybrać formę regulaminu zakładu (wewnętrznej procedury fakturowania), w którym określi się poszczególne etapy i powiązanie przyjęcia zamówienia, wydania towaru lub wykonania usługi, dokumentami magazynowymi, płatnościami, wystawieniem faktury, a także wystawieniem faktur korygujących czy otrzymywaniem not korygujących do danej czynności. Procedura ta ma również za zadanie przedstawienie organowi całego procesu fakturowania od momentu złożenia zamówienia, wystawienia faktury oraz późniejszego jej przechowywania i udostępniania.

Wskazać należy także, iż pod rządami obecnego rozporządzenia autentyczność i integralność jest zapewniona poprzez:

1.  bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wyliczenie te ma charakter przykładowy, stąd autentyczność i integralność może zostać zapewniona również w innej dowolnej formie, jak np. poprzez wysłanie e-faktury emailem. Tak więc wyżej wymienione nowe zasady przesyłania faktury VAT drogą elektroniczną umożliwiają, począwszy od 2013 r. przesłanie wystawionej przez spółkę faktury VAT w dowolnym formacie elektronicznym, który zapewnia integralność treści faktury, nawet w postaci wiadomości nie podpisanej bezpiecznym podpisem elektronicznym, np. w formie pdf, xls, itp. Ponadto od 2013 r. faktura nie musi być przesłana na skrzynkę mailową odbiorcy. Możliwe jest ustalenie wedle zasad wewnętrznych, by faktury były np. udostępniane na własnym serwerze wystawiającego fakturę. Nabywca uzyskuje wówczas prawo wejścia na serwer oraz pobrania faktury z serwera. Procedura wymaga oczywiście zachowania autentyczności, integralności i czytelności faktury.

Jeżeli chodzi o przechowywanie egzemplarza faktury to należy podkreślić, iż zgodnie z § 6 ww. rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W konsekwencji Spółka wysyłając faktury w formie elektronicznej nie jest zobowiązana do przechowywania ich egzemplarzy w formie papierowej, ale może to uczynić w każdy dowolny sposób byleby zostały spełnione kryteria określone ww. § 6.

Dodać należy także, iż Spółka jako podatnik mająca siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju jest zobowiązana do przechowywania faktur przesłanych w formie elektronicznej na terytorium kraju, z zastrzeżeniem § 6 ust. 3 rozporządzenia.

W uzupełnieniu do wniosku przedstawiono własne stanowisko dotyczące pytania oznaczonego nr 2, a mianowicie: w opinii Wnioskodawcy, nowe zasady przesyłania faktur VAT, uregulowane rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1528) umożliwiają począwszy od 2013 r. przesłanie wystawionej przez Spółkę faktury VAT w dowolnym formacie elektronicznym, który zapewnia integralność treści faktury, nawet w postaci wiadomości nie podpisanej bezpiecznym podpisem elektronicznym, np. w formacie pdf. Wobec tego od 2013 roku Wnioskodawca może przesłać faktury VAT za pomocą poczty elektronicznej (email) w formacie pdf (co zamierza stosować), bez konieczności podpisywania tegoż dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Art. 106 ust. 8 ustawy stanowi, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 pkt 1 wyżej cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Należy w tym miejscu także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1, ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Natomiast na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528).

W myśl § 4 ust. 1 i ust. 2 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 4 ust. 4 powołanego rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wprawdzie prawodawca sprecyzował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania faktur drogą elektroniczną, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur oraz ich integralność.

Ponadto, stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 7 rozporządzenia).

Stosownie do § 6 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną uznaje się taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność jego treści, i który został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie § 3 ww. rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Z powyższego § 3 wynika, że nie ma od obowiązku wyrażania formalnej zgody na rodzaj przesyłu faktury w formie pisemnej lub elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. Zmiany w tym zakresie oznaczają, że przykładowo za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być bowiem ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej. Powyższy przepis jest implementacją art. 1 pkt 22 ww. dyrektywy 2010/45/UE (dotyczącego art. 232 ww. dyrektywy 2006/112/WE).

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej. W świetle powyższego właściwe jest wyraźne uregulowanie tego zagadnienia w drodze ustaleń między stronami celem uniknięcia ewentualnych późniejszych nieporozumień.

Należy również zauważyć, iż zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli Skarbowej, akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza wdrożyć obieg elektroniczny faktur, co oznacza, że będzie rezygnować z dostarczania faktur w formie papierowej z tymi odbiorcami, którzy zaakceptują dostarczenie faktur VAT w formie elektronicznej. Jako jeden z kanałów komunikacji z klientem wykorzystywać będzie pocztę email. Faktury będą wysyłane w formie pdf. Generalizacja faktur sprzedaży odbywać się będzie w systemie elektronicznym. W momencie generalizacji następuje wydruk oryginału faktury. Kopie tych faktur przechowywane będą elektronicznie i drukowane jedynie na żądanie kontroli podatkowej. Wdrażany elektroniczny obieg faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur a także ich czytelność, co potwierdza oświadczenie producenta oprogramowania.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną w formacie PDF bez opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, jednakże w tej sytuacji muszą być zagwarantowane autentyczność pochodzenia tych faktur oraz integralność ich treści.

Ponadto, wystawione faktury w formacie PDF i przesyłane do odbiorców emailem mogą być przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zapewnieniu jednak autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Niemniej jednak ocena wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby zweryfikować prawidłowość rozwiązań stosowanych przez dany podmiot.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.