Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-176/14-2/AA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2014-05-05
Teza: Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów oraz w zakresie podróży służbowych.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana przedstawione we wniosku z dnia 17 lutego 2014 r. (wg daty wpływu) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 lutego 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów oraz w zakresie podróży służbowych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, rozlicza się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca świadczy usługi ratownictwa medycznego i pielęgniarskie. Pracuje na zasadzie kontraktów podpisywanych z placówkami służby zdrowia. Miejscem zamieszkania i prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z wpisem do CEIDG, tam posiada też rodzinę. Wnioskodawca wcześniej miał podpisany kontrakt ze Specjalistycznym Centrum (…). Obecnie podpisał kontrakt z Uniwersyteckim Centrum (dalej SC). Usługi te nie mogą być wykonywane na odległość, w związku z czym Wnioskodawca zmuszony jest w okresie obowiązywania kontraktu przebywać.

Zainteresowany ma zamiar szukać innej placówki medycznej, z którą podpisałby kontrakt – bliżej domu, jednak w obecnej sytuacji udało się nawiązać współpracę jedynie z tą placówką.

W związku z tym, że SC nie zapewnia zakwaterowania Wnioskodawca zmuszony jest zapewnić sobie noclegi we własnym zakresie, gdyż codzienne dojazdy, z racji odległości nie są możliwe. Wynajmowanie hotelu byłoby bardzo kosztowne, dlatego też ze względów racjonalnych bardziej opłacalne jest wynajęcie mieszkania w G.

Wyjazd ten Wnioskodawca traktuje jako podróż służbową i wynajęcie mieszkania zalicza do kosztów uzyskania przychodu z tytułu noclegów, na podstawie dowodów wewnętrznych wystawianych w oparciu o umowę zawartą z wynajmującym mieszkanie, z której wynika wysokość miesięcznej opłaty z tytułu czynszu najmu i potwierdzenia przelewów bankowych. Do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawca zalicza również diety związane ze zwiększonymi kosztami wyżywienia podczas wyjazdu służbowego do wysokości limitu przewidzianego w art. 23 ust. 1 pkt 52. Koszty dojazdu rozlicza na podstawie „kilometrówki” używając pojazdu prywatnego do celów służbowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo (…) rozliczając diety z tytułu podróży służbowych (w wysokości limitów) i koszty noclegów na podstawie dowodów wewnętrznych wystawianych w oparciu o umowę najmu mieszkania i potwierdzenia wykonania przelewu z tytułu czynszu najmu?

Zdaniem Wnioskodawcy, stosownie do artykułu 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Wydatki dotyczące podróży służbowych nie są wymienione w tym artykule, w związku z czym mogą zostać uznane jako koszty uzyskania przychodu, jeśli ich poniesienie ma związek z osiąganymi przychodami i Wnioskodawca odpowiednio je udokumentuje.

Koszty dojazdu do miejsca świadczenia usługi Zainteresowany dokumentuje na podstawie faktur VAT za paliwo i zalicza w koszty na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (samochód prywatny do celów służbowych). Postępowanie to nie budzi wątpliwości Wnioskodawcy.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty noclegu prawidłowo rozlicza na podstawie dowodów wewnętrznych wystawionych w oparciu o umowę najmu i potwierdzenia wykonania przelewów, gdyż koszt wynajęcia mieszkania pozostaje w związku przyczynowym ze źródłem przychodu, nie znajduje się na liście kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1.

Koszty związane ze zwiększonymi wydatkami na wyżywienie w okresie podróży służbowej rozlicza na podstawie dowodów wewnętrznych w oparciu o dokument „rozliczenie delegacji” do limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy. Zakresem ustawy zostały objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych. Przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń jeśli chodzi o osoby uprawnione ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nie definiuje też wyjazdu służbowego jako wyjazdu w celu zawarcia umowy, wykonywania usługi, nabycia towaru lub środka trwałego, czy jak w przypadku Zainteresowanego świadczenia usługi w wyniku zawartego kontraktu. Jedynym ograniczeniem jaki nakłada jest limit wartości diety, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników, w odrębnych przepisach.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, która jest zarejestrowana. W ramach działalności świadczy usługi ratownictwa medycznego i pielęgniarskie. Wnioskodawca obecnie podpisał kontrakt z Uniwersyteckim Centrum (SC).

W związku z tą działalnością Wnioskodawca zalicza do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu podróży służbowych (do wysokości limitów) i koszty noclegów na podstawie dowodów wewnętrznych, wystawianych w oparciu o umowę najmu.

Wyjaśnić przy tym należy, że pojęcie „podróży służbowej” unormowane jest w przepisach prawa pracy, tj. m.in. w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) oraz w przepisach wykonawczych do tej ustawy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii, czy podróże jakie Wnioskodawca odbywa są podróżami służbowymi, nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy stwierdzić należy, że jeżeli usługi, o których mowa we wniosku są wykonywane przez Wnioskodawcę w ramach odbywanych podróży służbowych w rozumieniu odrębnych przepisów, niebędących przepisami prawa podatkowego i nie mogących być przedmiotem niniejszej interpretacji, to do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej Zainteresowany może zaliczać wartość diet za czas tych podróży, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniu.

Ponadto należy wyjaśnić, że w odniesieniu do wydatków na wynajem mieszkania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej zastosowanie znajdują postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro wydatki te spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą i to na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

W konsekwencji, skoro wydatki związane z wynajem mieszkania są ponoszone w celu prawidłowego wykonywania czynności podejmowanych w ramach działalności gospodarczej, a przy tym są racjonalne, uzasadnione i będą prawidłowo udokumentowane, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Podstawą ujęcia ww. wydatków w prowadzonej przez Wnioskodawcę podatkowej księdze przychodów i rozchodów będzie sporządzony na okoliczność odbytej podróży służbowej dowód wewnętrzny. Zgodnie z treścią § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (§ 14 ust. 2 pkt 5 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 14 ust. 3 ww. rozporządzenia dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Z kolei w myśl pkt 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w Załączniku Nr 1 do ww. rozporządzenia, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Zatem wydatki z tytułu noclegów udokumentowane dowodami wewnętrznymi, wystawionymi w oparciu o umowę zawartą z wynajmującym mieszkanie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie zaznacza się, że dokonując weryfikacji prawidłowości zajętego przez Wnioskodawcę stanowiska tut. Organ nie odniósł się do kwestii dotyczących kosztów związanych ze zwiększonymi wydatkami na wyżywienie w okresie podróży służbowej, albowiem zagadnienie to nie było przedmiotem zapytania.

Ponadto tut. Organ wskazuje, że w dniu 5 maja 2014 r. wniosek w zakresie podróży służbowych został rozstrzygnięty postanowieniem nr ILPB1/415-176/14-3/AA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.