Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB4/4511-392/16-2/PP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-05-23
Teza: Niewątpliwie zwrot kosztów wyżywienia następuje za zgodą i w interesie pracownika, ponieważ tego rodzaju świadczenie otrzymywane przez pracownika ma dla niego charakter osobisty, niezależnie od celu i okoliczności w jakich zostało mu ono przekazane, To że charakter obowiązków służbowych wykonywanych przez pracownika wiąże się z wyjazdami nie oznacza, że pracodawca ma obowiązek pokrywać (finansować) wyżywienie dla niego. Pracownik niezależnie gdzie wykonuje obowiązki służbowe, zawsze przecież ponosi wydatki związane z wyżywieniem, a tylko wówczas gdy jest w podróży służbowej, pracodawca jest zobowiązany na sfinansowanie podwyższonych kosztów wyżywienia, co nie ma miejsca w przedmiotowej sprawie. W związku z powyższym pracownik mógłby zaoszczędzić wydatek, który i tak musiałby ponieść niezależnie od tego, czy w danym momencie przebywa w pracy, czy w miejscu zamieszkania. Tym samym pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy, od którego Spółka powinna pobierać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Słowa kluczowe: koszt-zwrot kosztów; podróż; praca-stosunek pracy; pracownik; płatnik; wyżywienie
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 22 marca 2016 r. (data wpływu 29 marca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest nieprawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 29 marca 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest działającą na terytorium Polski spółką należącą do międzynarodowego koncernu produkującego między innymi paliwa i środki smarne, jak oleje i smary dla motoryzacji i przemysłu. Wnioskodawca jest dystrybutorem ww. produktów na rynku polskim. Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę (dalej: „Pracownicy”). Miejscem świadczenia pracy przez Pracowników jest określony w umowie o pracę obszar części województwa, całego województwa lub kilku województw (dalej: „Region”). Spółka jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej: „pdof”).

W celu wykonywania obowiązków służbowych, Pracownicy odbywają podróże po terytorium wyznaczonego im Regionu (dalej: „Podrożę”). W czasie odbywania Podróży, Pracownicy ponoszą wydatki na wyżywienie. Spółka planuje zwracać Pracownikom wydatki poniesione na wyżywienie w czasie odbywania Podróży. Spółka planuje zwracać Pracownikom jedynie faktycznie poniesione przez nich wydatki na wyżywienie w czasie Podróży, tym samym Spółka będzie finansowała bezpośrednio koszty wyżywienia Pracowników w czasie Podróży służbowej. Spółka będzie zwracała Pracownikom jedynie wydatki poniesione na wyżywienie w czasie Podróży, które zostały we właściwy sposób udokumentowane fakturami wystawionymi na Spółkę lub paragonami opisanymi przez Pracowników.

Podróże odbywają się w ramach Regionu wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez Pracownika i są nieodłącznym, stałym elementem wykonywania pracy przez Pracownika, wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, dlatego też Spółka nie będzie ich traktować jako podróży służbowych (delegacji) w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z tego też względu Spółka nie planuje wypłacać diet i innych należności przysługującym Pracownikom, zgodnie z Kodeksem pracy, w przypadku podróży służbowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy zwracane Pracownikowi przez Spółkę faktycznie poniesione przez niego wydatki na wyżywienie w czasie Podróży będą stanowiły dla tego Pracownika przychód w pdof ?

Zdaniem Wnioskodawcy.

Spółka stoi na stanowisku, że zwracane Pracownikowi przez Spółkę faktycznie poniesione przez niego wydatki na wyżywienie w czasie Podróży nie będą stanowiły dla tego Pracownika przychodu w pdof.

Odbywanie przez Pracowników podróży po obszarze Regionu ustalonego w umowie o pracę należy do podstawowych obowiązków służbowych związanych ze świadczeniem pracy na rzecz Spółki. Podróże Pracowników faktycznie odbywają się w interesie Spółki. W trakcie wykonywania tych obowiązków (odbywania Podróży), Pracownik ponosi wydatki na wyżywienie. Mając powyższe na uwadze, Pracownik ponosi wydatki na wyżywienie w związku ze świadczeniem pracy na rzecz Spółki.

Tym samym, zwrot wydatków jakie Pracownik poniósł na wyżywienie w czasie Podróży nie będzie stanowiło dla tego Pracownika żadnego dodatkowego przysporzenia, a faktycznie będzie jedynie zwrotem wydatków służbowych jakie Pracownik poniósł w imieniu i na rzecz pracodawcy (Spółki).

Mając powyższe na względzie, w ocenie Wnioskodawcy, zwrot wydatków poniesionych przez Pracownika na wyżywienie w czasie Podróży nie będzie stanowił przychodu po stronie Pracownika, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r, o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm., dalej: „updof”).

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot wydatków na wyżywienie w czasie Podróży nie powoduje zwiększenia majątku osobistego (prywatnego) Pracownika. Zwrot Wydatków na wyżywienie w czasie Podróży odbywanej na obszarze Regionu, czyli faktycznym miejscu świadczenia pracy determinowany jest koniecznością zapewnienia przez Spółkę odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych. Pracownik ponosi wydatki na wyżywienie w czasie Podróży w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy. Tym samym, nie można uznać, że Spółka ponosi jakiekolwiek koszty za Pracownika w rozumieniu w art. 12 ust. 1 updof.

Należy również wskazać, że Spółka będzie zwracała Pracownikom jedynie faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie w czasie Podróży, związane ze świadczeniem pracy, które ponadto zostały odpowiednio udokumentowane. Tym samym, Spółka nie będzie zwracać Pracownikom wydatków na wyżywienie, które nie zostały poniesione w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych lub nie zostały odpowiednio przez Pracownika udokumentowane. W konsekwencji, Spółka zamierza wyeliminować (lub w znaczący sposób ograniczyć) przypadki, w których Pracownicy otrzymywaliby niezasadny zwrot wydatków na wyżywienie.

Przepisy prawa pracy normują warunki, na jakich pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. W myśl art. 94 pkt 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany w szczególności organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Biorąc pod uwagę miejsce wykonywania pracy przez Pracowników, którym jest Region tj. obszar niejednokrotnie obejmujący kilka województw, pracodawca tj. Spółka powinna zapewnić Pracownikom jak najlepsze warunki świadczenia pracy.

W ocenie Wnioskodawcy, zwracając Pracownikom wydatki poniesione na wyżywienie w czasie Podróży, Spółka ma na celu zapewnienie możliwie najlepszych warunków pracy, które mają bezpośrednie przełożenie na efektywność pracy świadczonej przez Pracowników. Jednocześnie, Spółka zwraca Pracownikom wydatki na wyżywienie w czasie Podróży, w związku z wykonywaniem przez Pracowników obowiązków służbowych. Zwrot powyższych wydatków nie może być utożsamiany z przychodem po stronie Pracowników, ponieważ jest nierozerwalnie związany z warunkami świadczenia pracy ustalonymi w umowie o pracę.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, należy także odróżnić sytuację, w której pracodawca wykonując postanowienia umowy o pracę dotyczące miejsca wykonywania pracy, zapewnia swym pracownikom ściśle związane z obowiązkami służbowymi wyżywienie, od sytuacji, w której pracodawca zapewnia pracownikom dodatkowe świadczenie np. karnet na siłownię. Zapewnienie pracownikom wyżywienia w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych nie mieści się w kategorii dodatkowych, otrzymanych przez pracownika nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 updof.

Końcowo należy stwierdzić, że przepisy prawa pracy nie zobowiązują pracownika do ponoszenia jakikolwiek kosztów związanych z należytym świadczeniem pracy. Tym samym, ponoszenie przez pracownika nieuzasadnionych wydatków w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych mogłoby stanowić naruszenie praw pracowniczych.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, zwrot wydatków na wyżywienie poniesionych przez Pracownika w czasie Podróży nie będzie stanowił przychodu podatkowego po stronie Pracownika, w rozumieniu przepisów updof.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 19, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z treścią art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłem przychodu jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Art. 12 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

Stosownie do art. 12 ust. 3 tej ustawy, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b.

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ww. ustawy).

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W myśl art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Użyty w art. 12 ust. 1 ww. ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakiekolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy. Wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy (art. 12 ust. 2 ustawy).

Wobec niezdefiniowania w ustawie podatkowej pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” zasadne jest odwołanie się do znaczenia tego pojęcia ukształtowanego w orzecznictwie sądowym, zgodnie z którym, nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym – generalnie – jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków).

Z treści wniosku wynika, że Spółka planuje zwracać pracownikom wydatki poniesione przez nich na wyżywienie w trakcie odbywania podróży.

W przypadku zwrotu przez Spółkę kosztów wyżywienia pracownikom z uwagi na konieczność wykonywania przez nich obowiązków służbowych w innej miejscowości (regionie) niż miejsce ich zamieszkania, to tego rodzaju wydatek ponoszony jest w interesie pracownika i to jemu przynosi wymierną korzyść, zważywszy, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od wykonywania (bądź nie) obowiązków służbowych. Dotyczy to zarówno finansowania wyżywienia w ramach podróży służbowej (na co zwrócił uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 11 września 2015 r. sygn. akt II FSK 1516/13), jak i wyjazdów służbowych niebędących podróżą służbową.

Ponadto stwierdzić należy, że korzystanie przez pracownika niebędącego w podróży służbowej ze zwrotu kosztów wyżywienia ma charakter wymierny i indywidualny.

Reasumując, biorąc pod uwagę przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe, bowiem niewątpliwie zwrot kosztów wyżywienia następuje za zgodą i w interesie pracownika, ponieważ tego rodzaju świadczenie otrzymywane przez pracownika ma dla niego charakter osobisty, niezależnie od celu i okoliczności w jakich zostało mu ono przekazane, To że charakter obowiązków służbowych wykonywanych przez pracownika wiąże się z wyjazdami nie oznacza, że pracodawca ma obowiązek pokrywać (finansować) wyżywienie dla niego. Pracownik niezależnie gdzie wykonuje obowiązki służbowe, zawsze przecież ponosi wydatki związane z wyżywieniem, a tylko wówczas gdy jest w podróży służbowej, pracodawca jest zobowiązany na sfinansowanie podwyższonych kosztów wyżywienia, co nie ma miejsca w przedmiotowej sprawie. W związku z powyższym pracownik mógłby zaoszczędzić wydatek, który i tak musiałby ponieść niezależnie od tego, czy w danym momencie przebywa w pracy, czy w miejscu zamieszkania. Tym samym pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy, od którego Spółka powinna pobierać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.