Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.196.2020.2.JG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-06-05
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-akceptacja faktury; faktura-faktura elektroniczna; kontrola; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 marca 2020 r. (data wpływu 26 marca 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 30 kwietnia 2020 r. (data wpływu 4 maja 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 22 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.196.2020.1.JG (doręczone Stronie w dniu 22 kwietnia 2020 r.) oraz uzupełnionym pismem z dnia 2 czerwca 2020 r. (data wpływu 2 czerwca 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 26 marca 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 30 kwietnia 2020 r. (data wpływu 4 maja 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 22 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.196.2020.1.JG oraz uzupełniony pismem z dnia 2 czerwca 2020 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca lub Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się świadczeniem usług wsparcia dla podmiotów działających na rynku nieruchomości komercyjnych. W celu usprawnienia procesu rozliczeń z dostawcami Spółka zamierza rozliczać zakupy przy użyciu faktur elektronicznych (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Wnioskodawca planuje udzielić wybranym dostawcom krajowym i zagranicznym zgodę na wystawianie faktur w formie elektronicznej. Faktury będą przesyłane na wskazany przez Spółkę adres mailowy. Jednocześnie, w celu zagwarantowania nadzoru i możliwości zarządzenia procesem zakupów, jak też w celu zapewnienia odpowiedniej kontroli biznesowej, która gwarantować ma wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) a wystawianą fakturą, Spółka zamierza wdrożyć i stosować procedury zakupowe, które zaimplementowane zostaną w oparciu o system komputerowy. Założeniem wdrożonych procedur jest uzyskanie potwierdzenia, że każda otrzymana faktura lub faktura korygująca podlegać będzie sprawdzeniu w procesie księgowym i biznesowym (nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym) i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami związanymi z procesem zakupowym. Procedura w szczególności ma zapewniać, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy otrzymaną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi. Poniżej Spółka przedstawia bardziej szczegółowe informacje dotyczące procesów, które Wnioskodawca zamierza wdrożyć:

1.  System wykorzystywany w procesie zakupu. Zdaniem Wnioskodawcy podstawowe znaczenie dla określenia procesów kontroli biznesowej, mających gwarantować wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy nabyciem towarów (usług) jest wykorzystanie profesjonalnego programu komputerowego. Program ten oparty na formule dostosowany został dla potrzeb biznesowych Grupy do której Wnioskodawca należy. Założeniem wdrożenia tego programu jest co do zasady z jednej strony uwzględnienie specyfiki działalności Grupy (działalność na rynku nieruchomości komercyjnych), a z drugiej strony zapewnienie możliwości korzystania ze wspólnej platformy księgowej przez wszystkie podmioty zaangażowane w procesie budowy i komercjalizacji nieruchomości (spółki nieruchomościowe, spółki zarządzające i usługowe itp.). Tym samym, większość procesów i dokumentów generowana będzie przy użyciu profesjonalnego programu, który zapewnia zgodność, prawidłowość oraz sprawdzalność (możliwość weryfikacji) danych finansowych.
2.  Oprogramowanie do przetwarzania faktur. W celu odpowiedniego przetwarzania faktur na potrzeby księgowe oraz archiwizacyjne Wnioskodawca zamierza korzystać ze specjalistycznego oprogramowania, którego zadaniem jest wyodrębnienie dokumentów PDF za pomocą oprogramowania (program do optycznego rozpoznawania znaków), które wyodrębnia zapisy tekstowe z plików graficznych. Faktura otrzymana w formie mailowej będzie automatycznie przyjmowana w systemie, a następnie przetwarzana przez oprogramowanie. W wyniku przeprowadzenia tego procesu dojdzie do wyodrębnienia następujących danych z faktury:
    *   Data otrzymania dokumentu;
    *   Konto bankowe dostawcy;
    *   Nazwa podmiotu prawnego;
    *   Data wystawienia faktury;
    *   Kwota brutto;
    *   Kwota netto;
    *   Kwota podatku VAT;
    *   Numer zamówienia (jeśli dotyczy);
    *   Numer konta dostawcy s (jeśli dotyczy);
    *   Data usługi do/od (jeśli dotyczy);
    *   Data zakończenia usługi (jeśli dotyczy).Powyższy proces będzie umożliwiał wprowadzenie danych wyodrębnionych z faktury bezpośrednio do systemu z otrzymanego w formie elektronicznej dokumentu (za pomocą systemu).
3.  Kluczowe dokumenty i proces wykorzystywany w systemie zakupów - Dokument zapotrzebowania (Purchase order). Standardowym działaniem związanym z dokumentowaniem procesu zakupu jest przygotowanie Dokumentu zapotrzebowania. Dokument stanowi sformalizowany dokument elektroniczny określony w procedurze zakupu, który stosowany jest we wszystkich uzasadnionych gospodarczo przypadkach. Brak zastosowania tego dokumentu będzie odnosił się do sytuacji, gdzie zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu będzie dokonane na podstawie innych dokumentów (np. procedury rozliczania kosztów służbowych) lub będzie związane ze specyfiką procesu rozliczeń (np. incydentalnym zakupem usług lub towarów o niewielkiej wartości, np. usługi gastronomiczne o małej wartości). Dokument zapotrzebowania zawiera wszystkie istotne informacje, które pozwalają na zindywidualizowanie przedmiotu nabywanego świadczenia. W szczególności, zawiera:
    
    *   Opis nabywanych usług i towarów;
    *   Informacje identyfikujące dostawcę;
    *   Określenie ceny nabywanych towarów i usług;
    *   Warunki i terminy płatności.
    
    W konsekwencji, Dokument zapotrzebowania służy zapewnieniu:
    *   możliwości właściwego udokumentowania procesu zakupu;
    *   możliwości weryfikacji dokumentów pod względem merytorycznym (czy przedmiot świadczenia został wykonany w sposób właściwy) oraz formalno-prawnym. W szczególności, dokumentacja elektroniczna umożliwia zweryfikowanie czy towary będące przedmiotem świadczenia zostały otrzymane (weryfikacja oraz uzgodnienie na odpowiednich kontach księgowych) lub czy usługi zostały wykonane;
    *   zapewnieniu odpowiedniej archiwizacji procesu; o zapewnieniu właściwej ścieżki audytu.Reasumując, korzystanie przez Spółkę z dokumentu zapotrzebowania umożliwia usystematyzowanie procesu rozliczeń oraz identyfikację osób odpowiedzialnych za określone etapy procesu zakupu oraz poprzez rozdział funkcji umożliwia wdrożenie określonych procedur kontroli. Dokument zapotrzebowania wystawiany jest w systemie. Każdy dokument zapotrzebowania wymaga akceptacji, na podstawie wewnętrznej procedury akceptowania kosztów. Wnioskodawca wymaga od kontrahentów, aby zamieszczali numer dokumentu zapotrzebowania na fakturach w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy zamówieniem a fakturą zakupu.

Faktura sprzedaży VAT.

Potwierdzeniem nabycia towarów jest faktura wystawiona przez sprzedawcę towarów / usługodawcę. Dane na fakturze sprzedaży (w szczególności dane nabywcy, ilość, rodzaj, nazwa towarów i usług, data sprzedaży, termin płatności) powinny być zgodne z Dokumentem zapotrzebowania (instrukcje kodowania i/lub numer zamówienia zgodny z Dokumentem zapotrzebowania). W sytuacji, gdyby nastąpiła niezgodność pomiędzy wystawianą fakturą, zamówieniem, faktycznie dostarczonymi towarami, etc., kontrahenci w celu prawidłowego zobrazowania przebiegu transakcji zobowiązani są do wystawienia faktur korygujących. Do osób zaangażowanych w proces zakupu w ramach procedury będą należeć:

*   Osoba zlecająca zakup - Zlecający odpowiedzialny jest za szczegółowe określenie zapotrzebowania, biznesowe uzasadnienie dokonania zakupu, dostarczenie pełnej specyfikacji dotyczącej przedmiotu zakupu (w szczególności w zakresie usług) oraz informacji o przyznanych/dostępnych zasobach finansowych, sprawdzenie zgodności treści zamówienia z innymi procedurami, współpracy merytorycznej w procesie wyboru dostawcy i tworzenia umów z dostawcami oraz realizacji zamówień, sporządzenie Dokumentu Zapotrzebowania w systemie. Osoba zlecająca zakup będzie ponosić odpowiedzialność za zgodność transakcji z procedurami firmy.

*   Zatwierdzający zamówienie - osoba akceptująca zamówienie wprowadzone przez Osobę zlecającą zakup, zgodnie z wewnętrzną politykę zatwierdzania kosztów;

*   Księgowy ds. zobowiązań (AP Accountant) - osoba weryfikująca zgodność Dokumentu zapotrzebowania z Fakturą oraz weryfikująca proces wyodrębnienia faktury przez system, w szczególności będzie odpowiedzialna za weryfikację czy wszystkie wymagane informacje zostały wyodrębnione z faktury elektronicznej przez system, odpowiedzialna za weryfikację instrukcji dotyczących płatności;

*   Księgowy odpowiedzialny za akceptację zapisu księgowego - po przetworzeniu dokumentu (faktury) w systemie OCR i wyodrębnieniu odpowiednich danych, system samodzielnie będzie tworzył wpis do ksiąg rachunkowych Spółki (voucher ID). Każdy voucher ID będzie wymagał akceptacji osoby odpowiedzialnej zgodnie z polityką akceptacji dokumentów. Po akceptacji, system automatycznie utworzy wpis do systemu księgowego oraz zlecenie dokonania płatności;

*   Zatwierdzający płatność - Osoba z działu Cash Management, która będzie odpowiedzialna za weryfikację zlecenia dokonania płatności, zapewni środki finansowe i zrealizuje płatność poprzez wysłanie polecenia dokonania płatności do Banku.

Należy podkreślić, że oprócz podjęcia opisanych powyżej środków mających na celu zapewnienie odpowiedniej kontroli biznesowej, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów, Spółka ma zamiar wdrożyć też odpowiednie procedury bezpieczeństwa związane z realizacją procesu zakupu i otrzymywania faktur. W szczególności, dostęp do opisanego powyżej modułu zakupu systemu komputerowego będą miały ściśle określone osoby, którym przypisany będzie indywidualny numer identyfikacyjny. Numer ten pozwala na identyfikację osoby, dokonującej wpisu, zmiany lub wykreślenia danych z systemu. Jednocześnie, w celu uniknięcia możliwości dokonywania wpisów przez nieuprawnione osoby komputery zabezpieczone będą hasłem, które musi być podawane przy logowaniu do systemu. Spółka pragnie podkreślić, że planowane wdrożenie przez Spółkę procedur związanych z organizacją procesu zakupu nie tylko umożliwi śledzenie drogi (historii) „nabycia produktu” od konkretnego nabywcy, począwszy od czynności złożenia zamówienia, jak i poprzez gromadzenie szeregu dokumentów, aż po ostateczne wprowadzenie do systemu Spółki faktur dokumentujących transakcję. Opisany schemat postępowania zagwarantuje też w każdym przypadku archiwizację dokumentów w systemie komputerowym oraz w odniesieniu do wybranych dokumentów zewnętrznych w formie papierowej. Zarówno dokumenty przechowywane w formie papierowej, jak i elektronicznej przechowywane będą przez określony regulacjami podatkowymi okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Jednocześnie, wystawiane dokumenty księgowe znajdują odpowiednie odzwierciedlenie w sprawozdaniach finansowych oraz dokumentacji przygotowywanej dla celów podatkowych (rejestry VAT, etc). Wnioskodawca zamierza również umożliwić organom podatkowym dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych, a także zapewnić możliwość pobierania tych faktur przez organy podatkowe i przetwarzania zawartych w nich danych oraz na żądanie organów podatkowych, zapewnić wydruk tych faktur. Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Zakupione przez Wnioskodawcę towary i usługi związane są z działalnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (pytanie ostatecznie przeformułowane w uzupełnieniu do wniosku).

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej i przechowywanych na zasadach opisanych w przedmiotowym zdarzeniu przyszłym przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT ?

Zdaniem Wnioskodawcy (stanowisko Wnioskodawcy ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu do wniosku):

Zdaniem Spółki, w przedmiotowym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej i przechowywanych na zasadach opisanych w zdarzeniu przyszłym przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Opisana przez Spółkę procedura dokumentowania procesu zakupów oraz rozliczania faktur zakupu w formie elektronicznej zgodna będzie z przepisami art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT, a w szczególności w wyniku wdrożenia opisanej procedury można będzie uznać, że została zapewniona przez Spółkę odpowiednia kontrola biznesowa, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a nabyciem towarów lub usług.

UZASADNIENIE STANOWISKA SPÓŁKI.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą o VAT, stosowanie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Jednocześnie, na podstawie art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury - w myśl art. 106m ust. 2 ustawy o VAT - rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Jednocześnie, zgodnie z art. 106m ust. 1 oraz ust. 4 ustawy o VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik, przy czym warunki te można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W świetle powyższego należy zatem stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, który:

1.  został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur oraz
2.  co do którego zapewniona została tożsamość wystawcy (sprzedawcy) i nienaruszalność treści i czytelność faktury.

Poniżej Spółka przedstawia analizę dotyczącą spełnienia przedmiotowych warunków:

Ad 1

Faktura przesłana drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy), co do takiej formy przesyłania faktur.

W przedmiotowym zdarzeniu przyszłym nie ulega wątpliwości, że faktury przesyłane przez dostawców będą w formie elektronicznej po uprzedniej akceptacji Spółki (nabywcy), co do takiej formy przesyłania tych dokumentów. Jak bowiem wyraźnie wskazano w zdarzeniu przyszłym faktury elektroniczne będą przesyłane wyłącznie przez dostawców, którzy uzyskają zgodę Spółki na ich przesyłanie w tym formacie.

Jednocześnie, akceptacja tego sposobu może być dokonywana w dowolnej formie uzgodnionej między stronami.

Ustawa o VAT wprowadza zasadę, że wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest w razie wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Ustawodawca nie precyzuje przy tym ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach wykonawczych do niej, w jaki sposób akceptacja odbiorcy faktury (Spółki) powinna być wyrażona.

Powyższe wynika nie tylko z literalnej interpretacji art. 106n ustawy o VAT, ale także z celów wprowadzenia analizowanego przepisu. Zdaniem Wnioskodawcy należy zwrócić uwagę, że możliwość stosowania tzw. dorozumianej zgody na wystawianie faktur elektronicznych wynika wprost z uzasadnienia projektu ustawy, który był podstawą uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 1289), dodającej do ustawy o VAT art. 106n.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w ww. uzasadnieniu, projektowane przepisy miały na celu dalszą liberalizację wymogów co do warunków stosowania faktur elektronicznych: „Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą”.

Stanowisko o możliwości uznania za akceptację na otrzymanie faktury elektronicznej zgody dorozumianej jest powszechnie akceptowane także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 22 lipca 2014 r. (nr IPTPP2/443-335/14-2/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi powołując się na ugruntowaną praktykę interpretacyjną przywołał pogląd, że: „Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formacie elektronicznym ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, w szczególności czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub też z zastosowaniem elektronicznej wymiany danych EDI, czy też powinno być w formie pisemnej. Wykładnia funkcjonalna przepisów rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu. (…). Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur biorąc pod uwagę fakt braku określenia przez przepisy prawa podatkowego szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, należy uznać, iż zgoda taka, może być udzielona w dowolnej formie, akceptowalnej przez obie strony transakcji. Dopuszczalne jest zatem wyrażenie zgody poprzez złożenie oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, poprzez informację zawartą w e-mailu lub poprzez zapłacenie faktury wysłanej w formie elektronicznej, jeśli strony tak postanowiły”.

W interpretacji indywidualnej z dnia 21 lipca 2016 r. (nr 1061IPTPP3.4512.280.2016.2.MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi poniższy sposób akceptacji faktury uznał za prawidłowy, tj. „Spółka będzie akceptować wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy będzie komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.”

Ad 2

Zapewnienie tożsamości wystawcy (sprzedawcy) i nienaruszalności treści i czytelności faktury.

Zdaniem Spółki, przesyłanie faktur elektronicznych w formacie plików PDF na wskazany przez Spółkę adres opisanym zdarzaniu przyszłym będzie spełniać warunki określone w art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT. W przedmiotowym przypadku zapewniona zostanie bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Pojęcie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelność faktury na gruncie regulacji VAT.

Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury powinno polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby odbiorca miał pewność, że wystawcą faktury jest ten podmiot, który rzeczywiście winien wystawić fakturę, a nie osoba trzecia.

Odnosząc się z kolei do integralności treści faktury, ustawy wskazują, że pod pojęciem tym należy rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji.

Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury. Szczególnie istotne jest przy tym zagwarantowanie niezmienności danych wymaganych dla danego rodzaju faktury, obowiązkowych elementów faktury.

Wymóg zapewnienia czytelności faktury elektronicznej oznacza z kolei, że faktura taka musi być czytelna dla człowieka, powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji.

Sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Jednocześnie, na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ustawa o VAT nie definiuje terminu „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”.

Natomiast, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2018 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, termin „kontroli biznesowej” należy interpretować, jako: „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą”.

Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Jako przykład kontroli biznesowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24 maja 2018 r., (nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF) wskazał: „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 maja 2018 r. (nr 0112-KDILI-3.4012.167.2018.1.IT), oznacza natomiast, że: „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Jednocześnie, na potrzeby podatku VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku. Analizując powyższe definicje i zestawiając je z brzmieniem regulacji ustawy o VAT należy zauważyć, że warunkiem niezbędnym dla umożliwienia fakturowania w formie elektronicznej (zapewnienie odpowiednich kontroli biznesowych, która ustalają wiarygodna ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług) jest:

1.  Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej - wdrożona procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
2.  Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu) - w celu wystawiania faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych i na odwrót, mający zapewnić związek między różnymi dokumentami w procesie.
3.  Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu - ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Zdaniem Spółki, nie powinno ulegać wątpliwości, że określone powyżej przesłanki będą spełnione w odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego. Poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska w odniesieniu do powyższych punktów:

1.  Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT wdrażana procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania, np. poprzez jest dopasowywanie dokumentów uzupełniających. Biorąc pod uwagę przedmiotowe zdarzenie przyszłe, zdaniem Spółki powyższe wymogi zostaną spełnione. Wynikiem wdrożonej procedury bowiem będzie zapewnienie, że faktura zakupu (lub faktura korygująca) podlegać będzie sprawdzeniu w procesie księgowym i biznesowym (nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym) i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami generowanymi przez Spółkę. Stosowana w przyszłości przez Spółkę procedura w szczególności ma zapewnić, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy otrzymaną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi, tj.: w szczególności:
    *   Dokumentem zapotrzebowania;
    *   Wpisem w księgach rachunkowych i ewidencjach podatkowych;
    *   Potwierdzeniem dokonania płatności.
2.  Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu). W celu umożliwienia rozliczenia podatku VAT wynikającego z faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych i na odwrót, mający zapewnić związek między różnymi dokumentami w procesie. Zdaniem Spółki, w opisanym zdarzeniu przyszłym nie ulega wątpliwości, że także ta przesłanka będzie spełniona. Wdrożona przez Spółkę procedura związana z organizacją procesu zakupu nie tylko umożliwi śledzenie drogi (historii) „nabycia” towarów lub usług od konkretnego dostawcy, począwszy od czynności złożenia zamówienia, jak i poprzez gromadzenie szeregu dokumentów, aż po ostateczne wprowadzenie do systemu Spółki faktur zakupu dokumentujących transakcję. Opisany schemat postępowania zagwarantuje również w każdym przypadku archiwizację dokumentów w systemie komputerowym lub w odniesieniu do wybranych dokumentów zewnętrznych w formie papierowej. Zarówno dokumenty przechowywane w formie papierowej jak i elektronicznej przechowywane będą przez określony regulacjami podatkowymi okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Jednocześnie, właściwa dokumentacja przebiegu transakcji zapewniona będzie także dzięki wdrożeniu odpowiednich procedury bezpieczeństwa związanych z realizacją procesu sprzedaży i wystawiania faktur. W szczególności, dostęp do opisanego powyżej systemu będą miały ściśle określone osoby, którym przypisany będzie indywidualny numer identyfikacyjny. Numer ten pozwala na identyfikację osoby, dokonującej wpisu, zmiany lub wykreślenia danych z systemu. Dodatkowo, w celu uniknięcia możliwości dokonywania wpisów przez nieuprawnione osoby komputery zabezpieczone będą hasłem, które będzie musiało być podawane przy logowaniu do systemu.
3.  Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu. Ścieżkę audytu można uznać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Zdaniem Spółki, w przedmiotowym przypadku ta przesłanka także będzie spełniona. Przede wszystkim dokumenty opisane w zdarzeniu przyszłym w sposób jednoznaczny pozwolą określić przebieg transakcji gospodarczej począwszy od najbardziej ogólnych zarysów (np. zgłoszenie zapotrzebowania na towar lub usługę), przechodząc do bardziej szczegółowych ustaleń (składanie i potwierdzenie zamówień w trakcie współpracy, dokonanie płatności, etc). Dodatkowo, istotnym elementem procedury będzie możliwość potwierdzenia przebiegu transakcji nie tylko w oparciu o dokumenty wewnętrzne, lecz także dokumenty otrzymane (potwierdzone) przez kontrahenta oraz osoby trzecie (np. bank w przypadku potwierdzenia przelewu). Dodatkowo, należy zauważyć, że opisany przez Wnioskodawcę schemat postępowania będzie zapewniał wysoki poziom bezpieczeństwa poprzez dodatkową akceptację dokumentów na różnych etapach procesu (akceptacja dokumentu zapotrzebowania, akceptacja voucher ID, akceptacja propozycji płatności). Tym samym, w ocenie Spółki, mając na uwadze opisane zdarzenie przyszłe oraz powyższe uzasadnienie Spółka będzie zapewniać autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. Każdorazowo bowiem otrzymane w formie elektronicznej dokumenty będą weryfikowane pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru / usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. Każdorazowo będzie następować weryfikacja, czy dana faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Spółki. Co do zasady, kontrahenci Spółki będą przesyłać faktury elektroniczne na dedykowany adres e-mail Spółki. Po przesłaniu danej faktury na adres e-mail, wyznaczeni pracownicy Spółki będą dokonywać weryfikacji pochodzenia danej faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta. Należy wskazać również, że system zapewni wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadający standardom międzynarodowej grupy, do której należy Spółka. Dostęp do systemu posiadać będą wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo-księgowych. W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Spółka każdorazowo będzie mogła mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymała fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Tym samym, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. W ocenie Spółki, zapewni ona także integralność treści dokumentów zakupowych. Dokumenty zakupowe, które Spółka otrzyma w formie elektronicznej, będą posiadały co do zasady format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści. W efekcie, z uwagi na przechowywanie faktur, które będą wpływać do Spółki jako dokumenty elektroniczne w nieedytowalnym formacie PDF, Spółka nie będzie miała możliwości modyfikowania ich treści. Zdaniem Spółki, zapewnia ona również czytelność faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność faktury weryfikowana będzie przez wyznaczonego pracownika Spółki w momencie otrzymania faktury przez Spółkę. Biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, procedura opisana w zdarzeniu przyszłym spełniać będzie warunek dotyczący faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Powyższe stanowisko, w zakresie uznania zaproponowanych przez Spółkę rozwiązań gwarantujących autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupu potwierdzają również interpretacje indywidualne organów podatkowych, m.in.: interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 kwietnia 2019 r., (nr 0112-KDILI-3.4012.51.2019.1 AP), w której poniższe stanowisko wnioskodawcy uznano za prawidłowe: „Ad. c) Przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur Wnioskodawca pragnie wskazać, że - zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast precyzyjnie, w jaki sposób podatnik winien zagwarantować spełnienie powyższych warunków. Jednocześnie, definicje pojęć „autentyczność pochodzenia” oraz „integralność treści” zostały zawarte w art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Przez integralność treści faktury rozumie się natomiast to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. (…). Jednocześnie, ustawa o VAT nie definiuje terminu „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”. (\`(...)\`). Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. (…). Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku. Przenosząc powyższe przepisy na grunt niniejszej sprawy należy wskazać, że Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Autentyczność pochodzenia faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych. Każdorazowo weryfikuje on bowiem Faktury otrzymane w formie papierowej oraz elektronicznej pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W przypadku Faktur elektronicznych każdorazowo następuje weryfikacja, czy dana Faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Wnioskodawcy. Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, weryfikacja ta częściowo jest zautomatyzowana, a częściowo odbywa się ręcznie.

Co do zasady, kontrahenci Wnioskodawcy przesyłają bowiem Faktury elektroniczne na Dedykowany adres e-mail. Jednocześnie elektroniczne Faktury przesyłane są z określonego, wybranego przez kontrahenta do tego celu adresu poczty elektronicznej. Takie właśnie, wskazane przez kontrahentów adresy e-mail, identyfikowane są w systemie SAP Wnioskodawcy jako należące do określonych kontrahentów. Po przesłaniu danej Faktury na Dedykowany adres e-mail, o ile została ona wysłana z adresu e-mail zidentyfikowanego w systemie SAP jako należący do określonego kontrahenta, Faktura przekazywana jest automatycznie do Systemu (do tzw. poczekalni). Jeśli natomiast dana Faktura przesłana została przez kontrahenta z adresu poczty elektronicznej, który nie został uprzednio zakomunikowany Wnioskodawcy jako przeznaczony do przekazywania Dokumentów zakupowych i nie został zidentyfikowany w systemie SAP (a więc SAP nie rozpoznaje go jako przypisanego do określonego kontrahenta i od niego pochodzącego), wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy (pracownicy działu finansowego) dokonują ręcznej weryfikacji pochodzenia danej Faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta. Dopiero po pozytywnej weryfikacji w tym zakresie, Faktura przekazywana jest do e-biegu (do tzw. poczekalni).

Należy wskazać również, że System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadający standardom międzynarodowej grupy, do której należy Wnioskodawca. Dostęp do Systemu posiadają wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo księgowych. Dostęp do Systemu jest również zabezpieczony hasłem.

Faktury papierowe wpływające do Wnioskodawcy podlegają natomiast ręcznej kontroli, dokonywanej przez pracowników działu księgowości, co do ich poprawności formalno merytorycznej, w tym weryfikacji danych kontrahenta uwidocznionych na każdym dokumencie oraz powiązania Dokumentu zakupowego z zamówieniami składanymi przez Wnioskodawcę/zawartymi przez niego umowami. Powyższe pozwala na weryfikację autentyczności każdego Dokumentu zakupowego otrzymywanego przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Wnioskodawca każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymał Fakturę papierową bądź Fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Wnioskodawca zapewnia zatem autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych.

Integralność treści faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on także integralność treści Dokumentów zakupowych. Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej są bowiem skanowane, wprowadzane do Systemu i przechowywane jako cyfrowy zapis ich obrazu w formacie PDF. Również Dokumenty zakupowe, które Wnioskodawca otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści.

W efekcie, z uwagi na przechowywanie Faktur - zarówno tych, które wpłynęły do Wnioskodawcy jako dokumenty elektroniczne, jak i tych, które dostarczono mu w formie papierowej- w nieedytowalnym formacie PDF, Wnioskodawca nie ma możliwości modyfikowania ich treści. Podkreślenia wymaga, że zmiana formatu pliku, w tym zmiana sposobu przechowywania Dokumentu księgowego z formy papierowej na elektroniczną, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowemu wymogowi. Zeskanowanie faktury papierowej i zapisanie jej w formacie PDF w żaden sposób nie zmienia bowiem jej treści.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy bez znaczenia dla integralności treści Faktury pozostaje również umieszczanie na niej unikalnego kodu kreskowego, gdyż przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać Faktura, tj. danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Umieszczenie (naklejenie) na Fakturze kodu kreskowego w żaden sposób nie ingeruje w treść danych, o których mowa w powyższym przepisie.

Czytelność faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy, zapewnia on czytelność Faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność elektronicznego obrazu każdej Faktury weryfikowana jest przez pracownika działu księgowości w toku wprowadzania danego dokumentu do e-obiegu. Wnioskodawca zapewnia czytelność Faktur również poprzez używanie skanera o odpowiednich parametrach technicznych, gwarantującego wysoką jakość obrazu skanowanych Faktur, otrzymanych uprzednio w formie papierowej. W efekcie, biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, Wnioskodawca spełnia zatem warunek dotyczący przechowywania Faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych Faktur.

„( \`(...)\` ). W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe”, interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 sierpnia 2019 r., (nr 0115-KDIT1-3.4012.403.2019.I AP): „Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy). Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy). Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek- pozostawia się uznaniu podatnika. (\`(...)\`).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych faktur, Wnioskodawca planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania faktur. W tym celu dowody w formie papierowej Wnioskodawca zamierza skanować do pliku pdf (w rozdzielczości gwarantującej czytelność faktur), a następnie zapisywać i przechowywać w formacie elektronicznym. Faktury w formie elektronicznej przechowywane byłyby w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także będzie umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 maja 2019 r., (nr 0115-KDIT1-3.4012.159.2019.3.AT): „W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.” (…).

We wniosku wskazano, że Spółka dążąc do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności gospodarczej oraz usprawnienia procesu obiegu dokumentów i ich archiwizacji, wdrożyła system elektronicznej archiwizacji otrzymywanych dokumentów, w tym dokumentów zakupowych, takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty itp. Jednocześnie, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania otrzymywanych dokumentów w formie papierowej. Tym samym, dokumenty zakupowe (w tym faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty) będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka będzie prowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację dokumentów za pomocą dedykowanego systemu zarządzania dokumentacją (dalej: „System Zarządzania Dokumentacją”, „SZD”). SZD jest systemem niezależnym od systemu księgowego Spółki, jednak komunikuje się z nim za pomocą interfejsów, w których zapisane są algorytmy zapewniające integralność danych podczas przenoszenia dokumentów z SZD do systemu księgowego.

Zgodnie z przyjętą przez Spółkę polityką, istnieje również możliwość otrzymywania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej (tj. faktur, faktur zakupowych, duplikatów faktur). W takim przypadku kontrahenci Spółki wysyłają faktury w formie elektronicznej z uzgodnionego adresu korespondencyjnego na dedykowane skrzynki mailowe Spółki (tzn. Spółka poinformowała swoich kontrahentów na jaki adres powinni przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur). Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF.

SZD umożliwia dostęp do archiwizowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe poprzez zadanie odpowiednich kryteriów wyszukiwania. Otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę dokumenty są przechowywane w SZD w sposób: trwały, zapewniający ich czytelność, zapewniający nieograniczony dostęp oraz możliwość ich wydruku, zapewniający integralność danych (modyfikacja plików znajdujących się w SZD nie jest możliwa, w związku z czym będą one posiadały postać identyczną jak pierwotny dokument papierowy; natomiast dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej również są otrzymywane i przechowywane w formatach uniemożliwiających modyfikację, tj. PDF).

Wyszukiwanie dokumentów jest możliwe po dowolnie zadanych kryteriach. Może być to data, nazwa kontrahenta, jego NIP, kwota, opis czy okres rozliczeniowy. Dokumenty można wyszukiwać również za pomocą systemu księgowego, który ma połączenie z SZD.

Serwery, na których przechowywane są archiwizowane w SZD dokumenty, znajdują się na terenie UE i są chronione zgodnie z polityką bezpieczeństwa dostawcy. Spółka ma nieograniczoną możliwość udostępniania dokumentów przechowywanych w SZD na tych serwerach na żądanie organów podatkowych - zarówno w formie wydruku, jak i dostępu do dokumentu elektronicznego.

Jednocześnie wskazano, że: sposób przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości sprzedawcy/dostawcy faktur.

Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług.

Kontrola ta obejmuje przede wszystkim: obowiązek odpowiedniego opisywania otrzymywanych faktur od strony merytorycznej przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot wskazanych na fakturze oraz danych (tożsamości) dostawcy, oraz obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta-wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT - UE.

Analogiczne zasady zapewnione zostały w odniesieniu do integralności treści oraz czytelności faktury. Faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść, tj. w formacie PDF, a w przypadku faktur otrzymywanych w formie papierowej, są one skanowane i zapisywane w takim samym formacie. Tym samym, nie jest możliwe wprowadzenie żadnych zmian w zakresie danych dotyczących podatku VAT ani innych pozycji, znajdujących się na fakturach otrzymywanych przez Spółkę. Przyjęty przez Spółkę format przechowywania otrzymywanych faktur - PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność. (\`(...)\`).

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (faktur korygujących i duplikatów faktur) dokumentujących zakupy przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej i elektronicznej faktury (faktury korygujące i duplikaty faktur), dokumentujące zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej. W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.”

Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 22 lipca 2014 r., (nr IPTPP2/443-335/14-2/AW): „Elektroniczny obieg faktur odbywać się będzie za pomocą systemu SAP. System ten zapewnia integralność danych oraz ich łatwy obieg. Wersja systemu SAP (\`(...)\`) pozwala na zarządzanie procesem przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wyłącznie upoważnieni przez Wnioskodawcę pracownicy będą posiadali dostęp do systemu SAP, i tylko uprawnieni pracownicy będą mogli wprowadzać dane do systemu, dzięki którym będzie dochodziło do automatycznego generowania faktur. Ograniczony dostęp pracowników oraz sama kontrola dostępu pozwolą na wystawianie faktur zgodnie z uprawnieniami, jednocześnie uniemożliwiając dokonanie niepodlegającej kontroli nieuprawnionej zmiany w jakimkolwiek dokumencie sprzedaży; (\`(...)\`). Faktury przesyłane będą w takim formacie, w jakim były wygenerowane przez system SAP, czyli format PDF. Format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia.(\`(...)\`) Planowana przez Wnioskodawcę metoda wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniała warunki autentyczności, integralność oraz czytelności faktur.”

Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 3 lipca 2015 r., (nr IPPPI/443-179/12/15-10/S/PR/EK): „Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF (\`(...)\`). Każdy dokument elektroniczny, wygenerowany w systemie F-K Spółki zostanie wyeksportowany na bezpieczną witrynę www, do której dostęp otrzymają wyłącznie uprawnieni przez danego kontrahenta Spółki użytkownicy (…). Zaprezentowany przez Wnioskodawcę sposób wystawiania i udostępniania (…) i przechowywania faktur sprzedaży i faktur korygujących (\`(...)\`) gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność faktur.”

Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r., sygn. 1061-IPTPP3.4512.278.2016.2.MK: „Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.”

Zdaniem Spółki w przedmiotowym przypadku przesłanie do Spółki faktur w formie elektronicznej w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego.

Zdaniem Spółki również wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT nie ma sam sposób archiwizacji otrzymanych od Kontrahentów faktur, tj. np. przechowywanie ich wyłącznie w postaci otrzymanego pliku elektronicznego.

Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przesyłane oraz przechowywane są dokumenty (faktury) dające prawo do odliczenia VAT.

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zdaniem Spółki z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, zdaniem Spółki ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Biorąc powyższe pod uwagę, co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik (Wnioskodawca) posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, należy podkreślić że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Mając na uwadze powyższe zdaniem Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ponadto w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy zdaniem Spółki należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzać będą prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Na tle powyższych uwag uznać należy - przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych - że faktury otrzymywane w formie elektronicznej w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Zdaniem Spółki prawo do odliczenia VAT jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

Otrzymywanie faktur w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF, stanowiących załącznik do przesłanego przez Kontrahenta e-mail jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej).

Powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie m.in. w następujących pismach organów podatkowych:

*   Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 stycznia 2019, sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT: „Warunkiem do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług związanych z usługami świadczonymi poza terytorium kraju, jest to, aby - hipotetycznie - w przypadku wykonywania tych samych usług w kraju, podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady zatem, usługi świadczone poza terytorium kraju powinny mieć charakter sprzedaży opodatkowanej. Przepisy wymagają ponadto, aby podatnik miał dokumenty, z których wynikać będzie związek odliczonego podatku z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju. Powinny to być przede wszystkim dokumenty potwierdzające dokonanie określonych czynności poza terytorium kraju, które będą jednocześnie opisywać te czynności. Ponadto co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Odnosząc się do kwestii objętej zakresem postawionego we wniosku pytania należy zauważyć, że skoro przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej, jak wynika z okoliczności sprawy, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on- line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Mając zatem na uwadze powyższe uznać należy, że faktury dokumentujące zakupy towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanej wyżej procedury archiwizowania, zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w nich, bowiem - jak wskazał Zainteresowany - nabyte towary i usługi udokumentowane otrzymywanymi fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym VAT na terytorium Polski lub opodatkowanym poza terytorium kraju, wykonywanym przez Wnioskodawcę, tj. czynnościom, w odniesieniu do których Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie. W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.”

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 15 lutego 2017, sygn. 2461- IBPP2.4512.945.2016.2.EJu: „Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach, które Wnioskodawca otrzymał lub będzie otrzymywał drogą elektroniczną poprzez przesłanie mailowo w formie skanu lub fotografii. Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług. Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Jak wynika z wniosku Wnioskodawca na podstawie wewnętrznych procedur kontrolnych jest w stanie potwierdzić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych faktur, a także jest w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli bezzwłoczny pobór faktur z systemu do archiwizacji faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że w sytuacji gdy Wnioskodawca na podstawie wewnętrznych procedur kontrolnych jest w stanie potwierdzić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych faktur, a także jest w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli bezzwłoczny pobór faktur z systemu do archiwizacji faktur otrzymywanych w formie elektronicznej to przysługuje/będzie przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach, których dotyczy jego zapytanie, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.”

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2016 roku, sygn. 3063- ILPP1-3.4512.133.2016.l.JNa: „Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.”

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 23 czerwca 2014 r., sygn. ITPP3/443-173 /14/MD: „Na tym tle Wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji indywidualnej podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Tutejszy Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej. Na tle powyższych uwag uznać należy - przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych - że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-mail a jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez Wnioskodawcę faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.”

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.