Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-3.4010.463.2025.1.JMS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-13
Teza: W zakresie ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do
zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków
poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez
Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków
służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w
oparciu o raport złożony przez Pracownika.
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy
dokumenty-dokumenty elektroniczne
koszt-koszty uzyskania przychodów
pracownik
wydatek
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

(...) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z ograniczona odpowiedzialnością
    posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku
    dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu
    obowiązkowi podatkowemu.
    Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest:
    1. sprzedaż hurtowa wyrobów (...),
    2. naprawa i konserwacja urządzeń (...),
    3. instalowanie maszyn przemysłowych, sprzętu i wyposażenia,
    4. działalność związana z oprogramowaniem,
    5. działalność związana z doradztwem w zakresie (...),
    6. badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie (...),
    7. wynajem i dzierżawa pozostałych maszyn, urządzeń oraz dóbr materialnych, gdzie
    indziej niesklasyfikowane,
    8. (...) formy (...), gdzie indziej niesklasyfikowane,
    9. naprawa i konserwacja urządzeń (...),
  10. sprzedaż detaliczna prowadzona przez (...) sprzedaży (...) lub (...).
    Spółka pełni również rolę centrum usług wspólnych dla innych podmiotów z grupy
    kapitałowej, do której należy (dalej: „Grupa”) świadcząc usługi (...) (tzw. (...)).
    Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego
    rodzaju towary i usługi. W związku z tym Spółka ponosi szereg kosztów.
    W szczególności zatrudnieni przez Spółkę pracownicy (dalej: „Pracownicy”) w związku z
    wykonywanymi zadaniami służbowymi dokonują szeregu zakupów na rzecz Spółki takich
    jak związane m.in. z podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych,
    organizacją spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami,
    spotkań zespołowych), szkoleniami oraz podnoszeniem kwalifikacji zgodnie z zasadami
    wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce. Część z Pracowników, jako miejsce pracy ma
    wskazany obszar kraju - są to głównie Pracownicy związani ze sprzedażą (np.
    przedstawiciele handlowi), którzy z racji rodzaju pracy generują więcej wydatków
    pracowniczych.
    Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są na rzecz dostawców ze środków
    prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze
    (tj. karty, których dysponentami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje
    spłaty z środków Spółki). Karty firmowe wydawane Pracownikom są kartami imiennymi,
    wystawionymi na konkretne dane Pracownika (jego imię i nazwisko). Karty te posiadają
    oznaczenie (...) (tylko dla celów służbowych). Każdy Pracownik posiada również
    indywidualny numer Pracownika, pod który „podpięta” jest karta firmowa. Zatem, każdy
    wydatek poczyniony z danej karty firmowej można odpowiednio zakwalifikować do
    konkretnego Pracownika.
    Wyjątkowo mogą się zdarzyć sytuacje, gdy Pracownik zapłaci kartą firmową za wydatek
    będący jego wydatkiem osobistym. Jednak w takim wypadku Pracownik każdorazowo
    musi poinformować Spółkę i odpowiednio oznaczyć ten wydatek w systemie

    komputerowym Spółki służącym do rozliczania wydatków. Wydatek na cele osobiste
    Pracownika wyłączany jest z procedury rozliczania opisanej poniżej i nie jest
    przedmiotem niniejszego Wniosku.
    Proces rozliczania wydatków służbowych odbywa się w następujący sposób. Zgodnie z
    obowiązującą Pracowników procedurą rozliczania wydatków służbowych (wewnętrzną
    polityką), Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w
    przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki. Transakcje, które zostały
    opłacone służbową kartą płatniczą Spółki automatycznie zaciągają się do sytemu
    finansowo-księgowego i podlegają następnie obowiązkowemu rozliczeniu (poprzez
    obowiązek podłączenia przez Pracownika dokumentów źródłowych, opisanie tego
    wydatku, następnie jego weryfikację i akceptację). Wydatki opłacone przez Pracownika z
    jego środków prywatnych również muszą przejść proces weryfikacji i akceptacji w
    systemie.
    Niezależnie jednak od sposobu regulowania wydatków na rzecz dostawców w ramach
    rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane
    dotyczące danego zakupu (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy,
    uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku) oraz załączają dokument zewnętrzny
    potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych -
    załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych -
    załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany
    jest do akceptacji uprawnionych do tego osób.
    Najczęściej dla celów udokumentowania powyższych wydatków pracowniczych,
    Pracownicy pozyskują faktury wystawione na Spółkę lub wystawione na dane imienne
    Pracownika. Mogą się również zdarzyć sytuacje, że dany wydatek Pracownika jest
    dokumentowany innym dowodem, np. paragonem fiskalnym (bez danych nabywcy) lub
    notą księgową/ potwierdzeniem płatności (gdzie mogą być wskazane dane nabywcy –
    Spółki albo dane imienne Pracownika). W wyjątkowych sytuacjach Pracownik
    dokumentuje zakup tylko wyciągiem bankowym, gdy okaże się, że dokument zakupu
    został zagubiony a płatność miała miejsce kartą płatniczą. W sporadycznych sytuacjach są
    akceptowane rozliczenia tylko na podstawie oświadczeń Pracownika dokonanych w
    systemie finansowo – księgowym dedykowanym do rozliczeń wydatków. W takiej sytuacji
    Pracownik musi wskazać, że dokument zakupu został zagubiony/zniszczony.
    Faktury i inne dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu rozliczeniowego
    Spółki są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami
    obowiązującymi w Spółce. W tym celu dokonywana jest podwójna weryfikacja:
    1. weryfikacja merytoryczna - dokonywana przez kierownika ocena zasadności
    poniesionego przez Pracownika wydatku. Oznacza to, że każdy wydatek jest
    zatwierdzany do rozliczenia po zbadaniu zasadności jego poniesienia oraz powiązania
    wydatku z działalnością Spółki.
    2. weryfikacja formalna - następuje po dokonaniu pozytywnej weryfikacji merytorycznej.
    W jej ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej dokumentacji do
    rozliczenia wydatku.
    Dodatkowo w ramach weryfikacji wydatków służbowych Pracowników Spółka wspiera się
    uzupełniająco innym programem finansowym, który weryfikuje i sprawdza dostarczone
    przez Pracownika dokumenty pod kątem ewentualnego ryzyka istnienia duplikatów
    faktur, przekroczenia limitów wydatków przypisanych na Pracownika, czy limitów
    poszczególnych wydatków (np. na lunche z klientem).
    Raporty wydatkowe Pracowników powinny zostać złożone w terminach określonych w
    wewnętrznej polityce Spółki i są archiwizowane wraz z dostarczoną przez Pracownika
    dokumentacją (opisaną poniżej) w bazie Spółki (dedykowanym systemie finansowo-
    księgowym).

    Po akceptacji wydatku w systemie, kwota jest zwracana Pracownikowi na konto bankowe
    w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z jego własnych środków.
    Natomiast w przypadku, gdy wydatek został/był opłacony przez Pracownika kartą
    służbową Wnioskodawca reguluje kwotę na rzecz dostawcy obsługującego karty
    korporacyjne Spółki.
    Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku,
    dochodzi do zaksięgowania przez Spółkę operacji na podstawie wygenerowanego
    raportu.
    Na końcu dla celów rozliczenia podatku dochodowego Spółki dokonywana jest analiza
    pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu
    zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa
    CIT”), w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek poniesiony przez Spółkę nie stanowi
    jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT i po pozytywnej weryfikacji
    rozpoznawane jest prawo do zaliczenia wydatku poniesionego przez Spółkę do kosztów
    uzyskania przychodów na gruncie ustawy CIT.
    Dla celów niniejszego Wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie omawiane wydatki
    pracownicze zostaną pokryte z majątku Spółki, będą rzeczywiste i definitywne i nie będą
    wymienione w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

## Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników
    zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca
    zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną
    polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem
    elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego zakup towaru lub usługi
    dla celów Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów
    uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem
    przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które
    Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie
    z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem
    elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego nabycie towaru lub usługi
    przez Spółkę (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Uzasadnienie.
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione
    w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo
    zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1
    ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według
    kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego
    poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
    Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest
    poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła
    przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga
    indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności
    działania podmiotu.
    W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być
    spełnione następujące warunki:

    1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
    pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
    2) jest definitywny (rzeczywisty),
    3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
    źródła,
    5) został właściwie udokumentowany,
    6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
    Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc
    bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu
    wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania
    przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi
    przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła
    przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe warunki w przypadku Spółki są
    spełnione. Wnioskodawca wskazuje, iż co do zasady kosztami podatkowymi są bowiem
    między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w
    powyższym przepisie. Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim
    wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
    pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz
    pracowników.
    Część wydatków związanych z fakturami wystawionymi na Pracowników jest
    ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę firmową kartą płatniczą/debetową przypisaną
    imiennie do danego Pracownika, a Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu tych
    środków Spółce, gdyż jest to zakup służbowy związany z działalnością Spółki. Natomiast,
    w pozostałych sytuacjach Pracownik opłaca daną usługę/produkt ze swoich pieniędzy,
    następnie Spółka zwraca mu przedmiotową sumę po spełnieniu odpowiedniej procedury
    związanej z rozliczeniem i zatwierdzeniem wydatku firmowego.
    Z powyższego wynika, że warunki rozpoznania kosztu podatkowego dotyczące
    poniesienia go przez podatnika oraz definitywności wydatku zostają spełnione, ponieważ
    to Spółka ponosi ekonomiczny ciężar wydatku oraz nie jest on w żaden sposób Spółce
    zwracany. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników
    obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku
    z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu
    uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.
    Spółka, podkreśla, że każdy wydatek pracowniczy, jest weryfikowany w zakresie celu jego
    poniesienia (czy jest związany z działalnością gospodarczą Spółki oraz czy został
    poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła) oraz
    czy nie jest wydatkiem wymienionym w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy
    CIT. Dla celów niniejszego wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie wydatki pracownicze
    będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
    Co zaś się dotyczy udokumentowania wydatków, przepisy ustawy o CIT nie zawierają
    regulacji wskazujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jednak w tym
    miejscu warto przytoczyć art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są
    obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w
    sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i
    wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
    Powyższy przepis odnosi się do reguł zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o
    rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „UoR”). Ustawa ta reguluje zasady
    dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny
    odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

    Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy
    wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
    sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2
    cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji
    gospodarczej.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 UoR, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako
    dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:
    1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
    2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
    3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
    naturalnych,
    4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
    sporządzenia dowodu,
    5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
    aktywów,
    6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
    rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
    rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR, można zaniechać w dowodzie pewnych danych,
    jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów
    księgowych.
    Z powyższego należy wywnioskować, że dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne
    z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające
    błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy.
    W tym miejscu należy również przytoczyć art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
    Ordynacja podatkowa (dalej: „OP”) zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić
    wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
    Natomiast, w oparciu o art. 181 OP dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w
    szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków,
    opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe
    oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej
    Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli
    celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo
    postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Katalog ten jest katalogiem otwartym, co sprawia, że zasadne jest posiadanie wszelkich
    dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
    Co ważne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do
    ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.
    Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez
    Pracowników, które będą dokumentowane w ramach opisanej we Wniosku polityki
    rozliczenia wydatków i archiwizowane w systemie Spółki w połączeniu z dokumentami
    źródłowymi wystawionymi na dane imienne danego Pracownika (lub na jego numer
    pracowniczy przypisany przez Spółkę) będą spełniać warunki wskazane w ustawie o
    rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu
    uzyskania przychodu (prawo do rozpoznania kosztu będzie poprzedzone analizą pod
    kątem spełnienia przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oraz analizą, że nie będą to
    wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
    Co więcej, należy wskazać, że UoR, tak jak i ustawa o CIT, nie wprowadza szczególnych
    wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Oznacza to, że,

    zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym
    również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi
    wynikające z powyższych przepisów).
    Podsumowując, biorąc pod uwagę powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które dotyczyć będą faktur
    otrzymanych przez Pracowników, zarówno tych zwróconych Pracownikom jak i
    zapłaconych firmową kartą płatniczą/ debetową Spółki. Księgowanie powyższych
    wydatków będzie opierać się o raport złożony przez Pracownika z załączonym zdjęciem
    /skanem dokumentu potwierdzającym ich nabycie przez Pracownika (wydatki te będą
    spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie będą wydatkami, o których mowa
    w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
    Co ważne opisany przez Spółkę sposób postępowania odpowiada dotychczasowej
    praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i jest powszechnie
    stosowaną na rynku metodą dokumentowania wydatków służbowych pracowników w
    dużych organizacjach.
    Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia
    30 maja 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS: wskazał, że „Zatem skoro
    zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1
    ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz
    udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez
    złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo
    księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu
    źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony imiennie na Pracownika, to zasadne jest
    uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania
    przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.”
    Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej
    wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 23 września 2024 r. sygn.
    0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
    wskazał, że: „W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą
    spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą
    w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika
    raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach
    którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny
    wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do
    zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we
    wniosku dowodów księgowych”.
    Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:
    - z dnia 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,
    - z dnia 13 stycznia 2025 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK,
    - z dnia 23 września 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS,
    - z dnia 4 lipca 2023 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,
    - z dnia 24 marca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,
    - z dnia 30 grudnia 2022 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,
    - z dnia 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG,
    - z dnia 12 maja 2020 r. znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.
    Wnioskodawca zaznacza, że ma świadomość, iż powołane w niniejszym Wniosku
    interpretacje indywidualne wydane w podobnych stanach faktycznych lub zdarzeniach
    przyszłych nie wywierają mocy ochronnej w jego indywidualnej sprawie, zgodnie z OP.
    Niemniej jednak, przedstawione orzeczenia interpretacyjne mają istotne znaczenie dla

    zobrazowania utrwalonej linii interpretacyjnej oraz kierunku wykładni przepisów prawa
    podatkowego dokonywanej przez organy Krajowej Administracji Skarbowej.
    Wypracowany przez organy podatkowe kierunek interpretacyjny powinien być brany pod
    uwagę podczas rozpoznawania niniejszego Wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie
    nastąpiła zmiana przepisów prawa ani nie wystąpiły inne przesłanki, które mogłyby
    uzasadniać odejście od dotychczasowego stanowiska. Powołane rozstrzygnięcia, choć nie
    mają formalnej mocy wiążącej dla Wnioskodawcy, stanowią bowiem przejaw jednolitej
    praktyki interpretacyjnej organów podatkowych, której respektowanie służy realizacji
    zasady zaufania obywateli do organów władzy publicznej oraz zasadzie pewności i
    przewidywalności prawa.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
      przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
      źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
      przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
      przez osoby inne niż podatnik),
      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
      podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
      został właściwie udokumentowany,
      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
      ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z

    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo -
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w
    związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych
    obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport
    złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z
    załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym
    na Pracownika potwierdzającego zakup towaru lub usługi dla celów Spółki
    (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy
    o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości
      odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów
    księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz.
    120 ze zm.).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
      księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;
      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
        datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
        składniki aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:
      Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody
    księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
    gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych,
    zawierające wymienione wyżej elementy.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg
    rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
    Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne
    korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania.
    Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie
    racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na
    podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-
    skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na
    podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do
    kosztów uzyskania przychodów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki
    sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne,
    sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić
    koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie
    prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.
    Zatem skoro będące przedmiotem pytania wydatki będą spełniać przesłanki wynikające
    z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty
    podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o
    rachunkowości to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww.
    wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku
    dowodów księgowych.
    Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy Wnioskodawcy
    przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków
    poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w
    ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza
    księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką
    opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem
    elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego zakup towaru lub usługi
    dla celów Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, z wyjątkiem
    kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT) jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Odnosząc się do powołanych interpretacji, wskazać należy, że rozstrzygnięcia w nich
    zawarte dotyczą konkretnej indywidualnej sprawy w określonym stanie faktycznym
    /zdarzeniu przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, zatem
    nie mogą przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu.
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu
    wydania interpretacji.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W
    związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we
    wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
    z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
      będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności
      będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
      - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
      - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
        Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie
        ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.