Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB3/423-271/11-4/MM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-09-14
Teza: Czy wszystkie koszty związane z wykonywaniem wyjazdów służbowych pracowników z wykorzystaniem prywatnych samochodów (w tym opłaty za przejazd autostradą, parkingi) są kosztami uzyskania przychodu dla Spółki?
Słowa kluczowe: autostrada; autostrada-opłata za przejazd autostradą; delegacja; delegacja-delegacja służbowa; ewidencja; kilometrówka; koszt-koszty uzyskania przychodów; parking; parking-opłata parkingowa; pracownik
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 06 czerwca 2011 r. (data wpływu 15 czerwca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 czerwca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka prowadzi, między innymi, działalność w zakresie sprzedaży, wdrażania i serwisowania programów komputerowych, a w szczególności zintegrowanych systemów informatycznych wspomagających działalność przedsiębiorstw w zakresie zarządzania, finansów i księgowości, kadr i płac oraz innych.

Siedziba spółki mieści się w P., Spółka ma również oddział w K., natomiast kontrahentami Spółki są przedsiębiorstwa prowadzące działalność na terenie całego kraju. Świadczenie ww. usług ma miejsce w dużej mierze w miejscu prowadzenia działalności kontrahentów, a więc poza siedzibą lub oddziałem Spółki. Spółka nie posiada samochodów służbowych. W celu dojazdu do kontrahentów, pracownicy Spółki otrzymują polecenie wyjazdu służbowego i w większości przypadków wykorzystują do tego prywatne środki transportu. Pracownicy, oprócz zwykłych kosztów eksploatacji samochodu (amortyzacja, przeglądy, naprawy, paliwa, oleje, itp.), ponoszą również inne koszty związane z korzystaniem z prywatnego samochodu takie jak opłaty za parkingi oraz za przejazdy autostradą. Spółka zwraca pracownikom wszystkie koszty przedstawione w rozliczeniu delegacji, przy czym zwrot kosztów za przejechane kilometry następuje wg stawki za 1 km ustalonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, a zwrot pozostałych kosztów następuje na podstawie przedstawionych biletów za przejazd autostradą oraz rachunków, w tym za usługi parkingowe, wystawionych na Spółkę.

Za przyjazdy do kontrahentów Spółka pobiera od nich opłaty wg ustalonych stawek. Opłaty te wynikają z zawartych z kontrahentami umów i raz do roku są waloryzowane, zgodnie ze wskaźnikiem cen towarów i usług ogłaszanych przez GUS. Przy kalkulacji opłat Spółka uwzględnia koszty, jakie ponosi w związku z dojazdem pracowników do kontrahentów, tj. zarówno te bezpośrednie, związane z przyjazdem do kontrahenta, jak i te pośrednie, takie jak bilety za autostradę i inne.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wszystkie koszty związane z wykonywaniem wyjazdów służbowych pracowników z wykorzystaniem prywatnych samochodów (w tym opłaty za przejazd autostradą, parkingi) są kosztami uzyskania przychodu dla Spółki?

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie koszty związane z wykonywaniem wyjazdów służbowych pracowników z wykorzystaniem prywatnych samochodów są kosztami uzyskania przychodu Spółki.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dn. 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Spółka uzyskuje przychód z tytułu usług świadczonych u kontrahentów, a ponadto również z tytułu dojazdu pracowników do siedziby kontrahenta. Opłata za dojazd wynika z umów zawartych z kontrahentami i podlega corocznej waloryzacji, a obliczana jest na podstawie posiadanych danych historycznych z uwzględnieniem kosztów, które Spółka w tym celu ponosi, w tym z tytułu przejazdów autostradami opłat parkingowych.

Art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) wprowadza wprawdzie ograniczenie w traktowaniu jako koszt uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, jednakże, zdaniem Spółki, ograniczenie to należy odnosić do kosztów związanych bezpośrednio z eksploatacją samochodu, tj. kosztów paliwa, wymiany zużytych części, napraw, itp. Zdaniem Spółki, nie można opłat za przejazd autostradą oraz opłat parkingowych łączyć z kosztami eksploatacji pojazdów, ponieważ nie zawsze występują. Ponieważ dla Spółki liczy się zarówno czas przejazdów, jak i bezpieczeństwo pracowników, Spółka zaleca przejazdy z uwzględnieniem płatnych odcinków autostrad i w związku z tym, decyduje się na pokrywanie tych kosztów. Omijanie płatnych odcinków autostrady (których liczba przewyższa te dostępne bezpłatnie) wydłużyłoby znacznie czas dojazdu do kontrahentów, Spółka byłaby zmuszona z tego tytułu ponosić większe koszty. Ponadto ww. koszty wiążą się bezpośrednio z uzyskiwanymi przez Spółkę przychodami.

Potwierdzenie stanowiska Spółki w zakresie klasyfikowania kosztów przejazdów autostradami i opłat parkingowych jako nie stanowiących kosztów bezpośrednio związanych z eksploatacją samochodu, a więc nie wykluczanych z kosztów uzyskania przychodów można znaleźć w interpretacji wydanej przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Rzeszowie z dn. 02.05.2007 r. sygnatura I US l/415-11/07 oraz interpretacji Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z dn. 17.03.2006 r. sygnatura ZD/406-276/CIT/. Pierwszą z przytoczonych interpretacji wydano wprawdzie w oparciu o przepisy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże w tym zakresie przepisy są analogiczne jak w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłaconych pracownikowi z tyt. podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów jest jej odbycie w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek jest spełniony to kosztem uzyskania przychodów są należności wypłacone pracownikowi, jako zwrot kosztów odbytej podróży, a więc zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub faktycznie poniesionych.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie będą jednak mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika – podmiotu gospodarczego samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 powyższej ustawy.

Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony na rzecz pracowników z tyt. używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Ponieważ ustawodawca nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodu, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przyjąć należy, iż będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika - podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

*   ewidencją przebiegu,
*   dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.

Zgodnie z treścią odpowiednio § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.) oraz § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, ze zm.), z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Możliwość uznania za koszt uzyskania przychodu, należnego pracownikom zwrotu kosztów podróży służbowej, została jednakże ograniczona powołanymi w treści niniejszej interpretacji przepisami prawa podatkowego.

Reasumując, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika dla Jej potrzeb, poniesione w czasie podróży służbowej (w tym także opłaty za przejazd płatną autostradą i opłaty parkingowe) pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ponadto, w odniesieniu do powołanych przez Wnioskodawcę pism stwierdzić należy, że rozstrzygnięcia w nich zawarte zapadły w indywidualnej sprawie konkretnego zainteresowanego i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Jednocześnie należy wskazać, iż w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.