Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT2-2.4011.433.2018.11.HD
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-02-24
Teza: Uznanie za równorzędną z wersją papierową elektronicznej formy dokumentu jako podstawy rozliczania przychodów pracowników oraz dokumentowania wydatków zwolnionych z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Słowa kluczowe: dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dokumenty-dokumenty elektroniczne
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12-ust. 1

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu
=========================================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowni Państwo:

1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 18 października 2018 r. (wpływ 8 listopada 2018 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 12 września 2019 r. sygn. akt I SA/Wr 582/19 oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 lipca 2022 r. sygn. akt II FSK 46/20; i

2) stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

8 listopada 2018 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 października 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie uznania za równorzędną z wersją papierową elektronicznej formy dokumentu jako podstawy rozliczania przychodów pracowników oraz dokumentowania wydatków zwolnionych z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (pytanie oznaczone we wniosku nr 3). Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 21 grudnia 2018 r. (wpływ 2 stycznia 2019 r.).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

X Sp. z o.o. (dalej: Spółka) jest zakładem produkcyjnym, którego podstawowym profilem działalności jest projektowanie oraz produkcja układów i podzespołów wykorzystywanych w (\`(...)\`).

Spółka jest podmiotem posiadającym siedzibę w Polsce, zarejestrowanym w kraju dla potrzeb podatku dochodowego do osób prawnych oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu przepisu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.; dalej: ustawa o VAT).

Działalność Spółki prowadzona jest na terenie (\`(...)\`) Specjalnej Strefy Ekonomicznej (dalej: SSE) na podstawie uzyskanego przez Spółkę zezwolenia strefowego, określającego warunki zwolnienia przez Spółkę osiąganych dochodów z podatku dochodowego od osób prawnych w oparciu o art. 17 ust. 1 pkt 34 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2343 ze zm.; dalej: ustawa o CIT); w przyszłości Spółka nie wyklucza ponadto możliwości wystąpienia o dodatkowe zwolnienie z podatku dochodowego od osób prawnych oparte na decyzji o wsparciu, o której mowa w przepisie art. 17 ust. 1 pkt 34a ustawy o CIT (dalej łącznie: działalność strefowa).

W toku działalności Spółka otrzymuje od dostawców w formie papierowej faktury zakupowe VAT, faktury korygujące VAT, duplikaty faktur, rachunki, paragony, noty odsetkowe, noty księgowe wraz z załącznikami. Równocześnie, w związku z podróżami służbowymi zatrudnianych pracowników, Spółka ponosi i dokumentuje wydatki służbowe poniesione w trakcie takich podróży (łącznie dalej: dokumenty obce). W wersji papierowej Spółka przechowuje także dokumenty własne, m.in. kopie faktur sprzedaży, noty księgowe, polecenia księgowania i ich załączniki (dalej jako: dokumenty własne).

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności oraz liczbę dokumentowanych zdarzeń, przechowywanie dokumentów własnych i obcych w formie papierowej jest dla Spółki dalece nieefektywne, wiąże się bowiem z wysokimi kosztami archiwizacji i licznymi trudnościami logistycznymi (m.in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych dokumentów, czasochłonnym wyszukiwaniem dokumentów źródłowych, ryzykiem ich uszkodzenia, postępującą utratą czytelności dokumentów wytwarzanych na drukarkach igłowych lub rolkach światłoczułych). Ponadto, konieczność identyfikacji dokumentów źródłowych w archiwach znacząco wydłuża czas prowadzonych kontroli podatkowych, celno-skarbowych oraz kontroli dotyczących działalności strefowej Spółki. Z tych względów Spółka wprowadziła system elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej oraz planuje zastąpić dotychczasowy, papierowy system przechowywania pozostałych dokumentów systemem elektronicznym.

Procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów będzie realizowana według następujących zasad:

1) Wszystkie dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.),

2) Wytworzone kopie elektroniczne dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów (dalej: Workflow) lub niedawno wprowadzonym dedykowanym systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej (\`(...)\`).

W systemie Workflow każdy dokument poza jego wierną elektroniczną kopią będzie dodatkowo opisany i indeksowany za pomocą następujących informacji:

– numer sygnatury, pod którą dokument jest przechowywany w systemie,

– data otrzymania dokumentu,

– numer faktury/dokumentu,

– data wystawienia,

– termin płatności,

– dane kontrahenta,

– wartość netto i wartość brutto,

– numer zamówienia (jeżeli dotyczy).

Obowiązkiem osoby wprowadzającej dokument do systemu Workflow będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem.

Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania dokumentów.

3) Po wprowadzeniu dokumentów do systemu Workflow, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce.

4) Dzięki systemowi Workflow weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywane będzie w całości elektronicznie; dokumenty takie w zależności od rodzaju transakcji będą podlegać kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru, przyjęciem w magazynie, a w przypadku rozliczania kosztów podróży służbowych poprzez powiązanie z wyciągami bankowymi służbowych kart kredytowych, poleceniem wyjazdu służbowego itp. Jakiekolwiek rozbieżności względem ilości, ceny itp., będą wyjaśniane i potwierdzane przez uprawnione osoby przed zatwierdzeniem rozliczenia danego dokumentu.

5) Dostęp do dokumentów archiwizowanych elektronicznie będzie ograniczony tylko do wybranych osób, same pliki będą chronione hasłem przed ich modyfikacją i usunięciem. Ponadto, archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych w Spółce kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłocznie przekazanie w formie elektronicznej za pośrednictwem wykorzystywanych przez Spółkę systemów.

6) Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

**Uzupełnienie wniosku**

Spółka nie będzie przechowywała faktur w systemie księgowym, ale w odrębnym systemie obiegu dokumentów Workflow lub, w przypadku podróży służbowych, w systemie elektronicznego rozliczenia kosztów podróży służbowej (\`(...)\`). Po zaksięgowaniu dokumentu w systemie księgowym i nadaniu mu numeru księgowego, numer ten będzie kopiowany do określonego pola w systemie obiegu dokumentów, dzięki czemu zapewnione będzie łatwe odszukanie dokumentu i przyporządkowanie go do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Jak wskazano we wniosku, zdaniem Spółki, za pomocą stosowanych w Spółce kontroli biznesowych, planowany system archiwizacji zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów, a dzięki digitalizacji ich odszukanie, dostęp czy pobór będą łatwiejsze, szybsze i bardziej efektywne (bez uszczerbku do jakości i wiarygodności dokumentowanych danych). Zgodność zapisu cyfrowego z oryginałem będzie dwukrotnie sprawdzana – po raz pierwszy w momencie tworzenia wersji elektronicznej, po raz drugi na etapie obiegu, weryfikacji i zatwierdzania dokumentu w ramach systemu Workflow.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych dokumentów będą archiwizowane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń.

Faktury w formie elektronicznej będą przechowywane na serwerach znajdujących się na terytorium kraju.

System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

**Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych:**

Czy elektroniczna forma dokumentu obcego lub własnego (skan lub zdjęcie paragonu, faktury) stanowić będzie równorzędną z wersją papierową podstawę rozliczania przychodów z wykonywanej na rzecz Spółki pracy w rozumieniu przepisu art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.; dalej: ustawa o PIT) oraz dokumentacji wydatków zwolnionych z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych w oparciu o przepis art. 21 ustawy o PIT (w szczególności określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wydatków z tytułu diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracowników i osób niebędących pracownikiem)?

**Państwa stanowisko w sprawie** **w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych:**

**Zdaniem Wnioskodawcy**, elektroniczna forma dokumentu obcego lub własnego (np. skan lub zdjęcie paragonu, faktury) stanowić będzie równorzędną dla wersji papierowej podstawę rozliczania przychodów z wykonywanej na rzecz Spółki pracy w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT oraz dokumentacji wydatków zwolnionych z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ustawy o PIT (w szczególności określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracowników i osób niebędących pracownikiem).

Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Równocześnie jednak, w art. 21 ustawy o CIT wskazane zostały przychody i świadczenia zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, w tym wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 16 diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika lub podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości i na zasadach wskazanych w odrębnych przepisach.

Analogicznie – jak ma to miejsce w przypadku przepisów ustawy o CIT – przepisy ustawy o PIT nie przewidują jednej, wyłącznie papierowej formy dokumentacji ponoszonych wydatków, pozostawiając we wskazanym zakresie wybór podatnikowi zgodnie z argumentacją przedstawioną w uzasadnieniu pytania nr 2 niniejszego wniosku.

Jak wskazywała Spółka w opisie zaistniałego zdarzenia i zdarzeń przyszłych, wprowadziła niedawno nowy system elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej, posiadający możliwość elektronicznego tworzenia polecenia wyjazdu służbowego, elektronicznego rozliczenia wydatków poniesionych podczas podróży służbowych oraz elektronicznego zatwierdzania takich wydatków przez przełożonych. Rozliczenie wydatków odbywa się w powiązaniu z elektronicznym wyciągiem bankowym z rachunku korporacyjnej karty kredytowej (podróżujący pracownik ma do dyspozycji dedykowaną mu korporacyjną kartę kredytową, którą dokonuje zapłaty za dozwolone przez Spółkę wydatki). Do każdego rozliczenia podróży służbowej pracownik zobowiązany jest dołączyć w formie skanu lub zdjęcia dowód źródłowy dokumentujący poniesienie konkretnego wydatku (np. paragon, faktura). System przechowuje te dokumenty w elektronicznej, czytelnej formie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych i ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

Zastąpienie papierowych dokumentów (faktur, paragonów) ich elektronicznymi kopiami, ma kluczowe znaczenie dla efektywności wprowadzanego rozwiązania, które w przypadku konieczności utrzymania równoległego, papierowego archiwum dokumentów źródłowych, pozbawione zostałoby głównego uzasadnienia.

Konsekwentnie, biorąc pod uwagę przepisy art. 12 oraz 21 ustawy o PIT w kontekście opisanego zdarzenia, jak również przedstawioną powyżej argumentację, Spółka stoi na stanowisku, iż zarówno w przyszłości jak i na bieżąco, wyliczając wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń ze stosunku pracy dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych oraz kalkulując i dokumentując pozycje zwolnione z takiego opodatkowania (w tym m. in. wartość pokrywanych w trakcie podróży służbowej wydatków związanych z podróżą służbową takich jak wyżywienie, bilety, noclegi itp.), podstawą takich wyliczeń mogą być dowody źródłowe zarchiwizowane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (np. skan/zdjęcie), bez obowiązku ich równoległej archiwizacji w formie papierowej.

**Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania**

W wyniku analizy wniosku stwierdziłem, że w tak określonym zakresie – w podatku dochodowym od osób fizycznych – jego merytoryczne rozpatrzenie poprzez wydanie interpretacji uznającej za prawidłowe lub nieprawidłowe stanowisko Wnioskodawcy wykraczałoby poza uprawnienia przysługujące tutejszemu organowi w ramach postępowania w sprawie wydania interpretacji przepisów prawa podatkowego. Wobec tego – w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych – odmówiłem wszczęcia postępowania.

Postanowienie doręczono Państwu 21 stycznia 2019 r.

W odpowiedzi na zażalenie, które wpłynęło 30 stycznia 2019 r., wydałem 29 marca 2019 r. postanowienie o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia.

**Skarga na postanowienie o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia**

6 maja 2019 r. wnieśli Państwo skargę na to postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu. Skarga wpłynęła do mnie 8 maja 2019 r.

Wnieśli Państwo o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia oraz o zobligowanie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej do wydania żądanej interpretacji prawa podatkowego.

**Postępowanie przed sądami administracyjnymi**

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu – wyrokiem z 12 września 2019 r. sygn. akt I SA/Wr 582/19. – uchylił zaskarżone postanowienie w całości oraz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 stycznia 2019 r. nr 0115-KDIT2-2.4011.433.2018.4.HD.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 26 lipca 2022 r. sygn. akt II FSK 46/20 – oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok, który uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 stycznia 2019 r. nr 0115-KDIT2-2.4011.433.2018.4.HD stał się prawomocny od 26 lipca 2022 r.

**Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku**

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

• uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu oraz Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;

• ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawił Państwo we wniosku jest prawidłowe.

**Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny na podstawie art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.**

**Dodatkowe informacje**

Niniejsza interpretacja indywidualna dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie oznaczone we wniosku nr 3). Natomiast w pozostałym zakresie, tj. w zakresie podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) oraz podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) wniosek został rozpatrzony odrębnie.

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania postanowienia z 16 stycznia 2019 r. nr 0115-KDIT2-2.4011.433.2018.4.HD.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.