Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-306/09-2/AM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2009-08-13
Teza: Sposób dokumentacji wydatków na usługi pralnicze, sposób ustalania wysokości kwoty ekwiwalentu za usługi pralnicze, możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów środków wypłacanych osobom wykonującym pracę na podstawie innej niż umowa o pracę na pokrycie kosztów prania stroju roboczego.
Słowa kluczowe: BHP (bezpieczeństwo i higiena pracy); ekwiwalent-ekwiwalent pieniężny; koszt-koszty uzyskania przychodów; odzież-odzież ochronna; pracownik-świadczenia na rzecz pracowników; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 08.06.2009 r. (data wpływu 15.06.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

*   sposobu dokumentacji wydatków na usługi pralnicze - **jest prawidłowe;**
*   sposobu ustalania wysokości kwoty ekwiwalentu za usługi pralnicze - **jest prawidłowe;**
*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów środków wypłacanych osobom wykonującym pracę na podstawie innej niż umowa o pracę na pokrycie kosztów prania stroju roboczego - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15.06.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie sposobu dokumentacji wydatków na usługi pralnicze, w zakresie sposobu ustalania wysokości kwoty ekwiwalentu za usługi pralnicze, możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów środków wypłacanych osobom wykonującym pracę na podstawie innej niż umowa o pracę na pokrycie kosztów prania stroju roboczego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka w bieżącym roku planuje wznowić swoją statutową działalność i ubiegać się o wydanie koncesji na wykonywanie usług ochrony mienia. Po uzyskaniu niezbędnych dokumentów do wykonywania swojej działalności będzie przeprowadzać rekrutację pracowników. Tam gdzie nie będzie konieczne kierownictwo podczas wykonywania niektórych zadań, Wnioskodawca zamierza podpisać umowy-zlecenia.

W Spółce podczas wykonywania prac przy dozorze mienia będzie obowiązywał zarówno pracowników jak i osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, regulaminowy mundur, strój roboczy. Strój roboczy, w opinii Wnioskodawcy będzie spełniać dwie role :

1.  będzie kreował pozytywny wizerunek firmy (odpowiedni fason, logo na ubraniu tworzy wspólnie styl, zewnętrzne oddziaływanie to również reklama dla innych potencjalnych klientów).
2.  element ochronny dla zdrowia pracowników i osób współpracujących ze Spółką. W myśl art. 304 Kodeksu Pracy, w ocenie Spółki odzież osobista musi zostać zastąpiona roboczą jeśli podczas pracy istnieje ryzyko zniszczenia lub zabrudzenia odzieży osobistej pracownika. Strój roboczy będzie zapewniać również swobodne poruszanie się podczas wykonywania trudnych, wymagających sprawności fizycznej zadań.

Wnioskodawca chce wprowadzić Regulamin Pracy, z którego wynikać będzie obowiązek noszenia odzieży roboczej, jak również obowiązek dbałości o wydane rzeczy a w szczególności utrzymanie ich w należytej czystości. Spółka zapewni stroje, ale z Regulaminu będzie wynikał obowiązek rozliczenia się z wydanych rzeczy.

Serwis prania odzieży, Wnioskodawca zapewni pracownikom w formie przekazywania ubrań do pralni lub wypłacania ekwiwalentu. W stosunku do osób wykonujących prace zlecone na podstawie umów zleceń takie zapisy znajdą się w umowach.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca, aby spełnić obowiązek utrzymania w należytej czystości odzieży roboczej może dokonywać zwrotu poniesionych kosztów zarówno pracownikom jak i zleceniobiorcom na podstawie okazanych rachunków za: usługi pralnicze, czy za zakupione środki czystości?
2.  Decydując się na wypłacenie ekwiwalentu za pranie odzieży jak należy ustalić jego wysokość - czy może to być kwota usług prania, tj. cena rynkowa stosowana w danej miejscowości pomnożona przez częstotliwość z jaką powinno być ubranie wyprane, czy też szacunkowa miesięczna wartość zużytych środków czystości?
3.  Czy wypłacane środki u zleceniobiorcy będą zwolnione z podatku dochodowego w myśl art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub będą traktowane jako przychód ze zlecenia na podstawie art. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bądź jako inny przychód wykazany rozliczeniem rocznym PIT-8C?
4.  Czy wypłacone środki zleceniobiorcy, na pokrycie wydatków na pranie stroju roboczego, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w Spółce?

Przedmiot niniejszej interpretacji stanowi odpowiedź w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, tj. na pytanie 1) 2) i 4).

Wniosek odnośnie pytania 3) tj. w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją.

Zdaniem Wnioskodawcy,

Odnośnie pytania 1.

Spółka może przyjąć zasadę rozliczania się na podstawie okazanych rachunków za usługi pralnicze lub rachunków za zużyte środki czystości, która została wprowadzona w Zakładzie Pracy Regulaminem Pracy lub stosownym zapisem w umowie zleceniu.

Odnośnie pytania 2.

Jeżeli Spółka będzie wypłacać ekwiwalent może do jego wyliczenia zastosować przeciętne ceny kosztów usług pralniczych pomnożonych przez częstotliwość wynikającą z obowiązku prania np. dwa razy w miesiącu lub też wycenić wartość środków czystości potrzebnej do utrzymania w należytej czystości ubrania przez okres jednego miesiąca.

Odnośnie pytania 4.

Spółka może zaliczyć sobie w koszty uzyskania przychodu wypłacony ekwiwalent dla osób współpracujących na podstawie innych umów niż umów o pracę. Zmieniająca się nowela Kodeksu Pracy, zdaniem Wnioskodawcy nakłada na Pracodawcę coraz większe obowiązki na zapewnienie ochrony zdrowia, stosowania przepisów odnośnie bezpieczeństwa i higieny pracy nie tylko w stosunku do pracowników ale i współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych.

Skoro na Pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia osobom współpracującym z Wnioskodawcą w charakterze samozatrudnienia lub wykonującym umowy cywilnoprawne bezpieczne i higieniczne warunki pracy, zapewnienie im w zakładzie pracy odpowiednio stosowanych przepisów BHP, współdziałania z nimi w wypełnianiu obowiązków BHP, to wydaje się zasadne w opinii Wnioskodawcy, że są to wystarczające przesłanki do zaliczenia wypłaty środków osobom współpracującym na podstawie innych umów do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się:

*   w zakresie sposobu dokumentacji wydatków na usługi pralnicze **za prawidłowe;**
*   w zakresie sposobu ustalania wysokości kwoty ekwiwalentu za usługi pralnicze **za prawidłowe;**
*   w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów środków wypłacanych osobom wykonującym pracę na podstawie innej niż umowa o pracę na pokrycie kosztów prania stroju roboczego **za prawidłowe.**

Ad. 1

W ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) brak jest przepisów dotyczących udokumentowania wydatków. Pośrednio kwestię tą reguluje art. 9 ust. 1 ww. ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Przepisy art. 21 i art. 22 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych i zawierające co najmniej:

*   określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
*   określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
*   opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,
*   datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
*   podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
*   stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Należy bowiem podkreślić, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udokumentowania, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, iż ustawodawca na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów. Odwołuje się jedynie do zapisów w księgach rachunkowych oraz do uregulowań tym zakresie zawartych w odrębnych przepisach. Regulacje ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), w szczególności art. 180 i art. 181, nakazują dla ustalenia stanu faktycznego, jako dowód dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowody te winny potwierdzić faktyczne wykonanie świadczenia oraz celowość i racjonalność poniesionego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej oraz w kontekście jego związków przyczynowo-skutkowych z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami.

Z uwagi na powyższe, Spółka może dokonywać zwrotu poniesionych kosztów zarówno pracownikom jak i zleceniobiorcom na podstawie okazanych rachunków za usługi pralnicze, czy za zakupione środki czystości.

Ad. 2

W myśl z art. 237(9) § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94) jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacenia przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Ekwiwalent pieniężny za pranie i reperację odzieży ochronnej powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.).

Spółka decydując się na wypłacenie ekwiwalentu za pranie odzieży może do jego wyliczenia zastosować przeciętne ceny kosztów usług pralniczych pomnożoną przez częstotliwość wynikającą z obowiązku prania lub też wycenić wartość środków czystości potrzebnej do utrzymania należytej czystości ubrania.

Ad. 4

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W myśl art. 207 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94) pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany:

*   organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
*   zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,
*   reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy,
*   zapewnić rozwój spójnej polityki zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy,
*   uwzględniać ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników niepełnosprawnych w ramach podejmowanych działań profilaktycznych,
*   zapewniać wykonanie nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydawanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy,
*   zapewniać wykonanie zaleceń społecznego inspektora pracy.

Natomiast stosownie do treści art. 304 § 1 ww. ustawy pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, o których mowa w art. 207 § 2, osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. W myśl art. 237(8) § 1 Kodeksu pracy pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237(6) § 1 i art. 237(7) § 1, oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego.

Zgodnie z art. 237(9) § 3 Kodeksu pracy jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie ogranicza się jedynie do osób świadczących pracę na podstawie stosunku pracy ale dotyczy również osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli praca ta jest wykonywana w zakładzie pracy lub w miejscu określonym przez pracodawcę. Tak więc koszty związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych będą stanowić dla wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów, ponieważ obowiązek ich ponoszenia wynika z przepisów Kodeksu pracy. Należy przy tym zaznaczyć, iż poniesione wydatki muszą być należycie udokumentowane.

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie innych umów niż umów o pracę nie można mówić o wypłacie ekwiwalentu za pranie stroju roboczego, a jedynie o zwrocie kosztów poniesionych przez inną osobę w związku ze świadczeniem usług na rzecz Wnioskodawcy.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Reasumując, wypłacane środki dla zleceniobiorcy na pokrycie wydatków na pranie stroju roboczego stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.