Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/4512-1-63/16-4/PR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2016-04-28
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, prawa do odliczenia podatku naliczonego, przechowywania dokumentów uprawniających do zastosowania stawki w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wyłączenie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura VAT; odliczenia; przechowywanie; przewóz-dokumenty przewozowe
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 3-art. 13; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. przedstawione we wniosku z dnia 25 lutego 2016 r. (data wpływu 3 marca 2016 r.) uzupełnionym pismem z dnia 8 kwietnia 2016 r. (data wpływu 13 kwietnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, prawa do odliczenia podatku naliczonego, przechowywania dokumentów uprawniających do zastosowania stawki w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wyłączenie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 marca 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, prawa do odliczenia podatku naliczonego, przechowywania dokumentów uprawniających do zastosowania stawki w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wyłączenie w formie elektroniczne. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 8 kwietnia 2016 r. (data wpływu 13 kwietnia 2016 r.) o brakujące elementy opisu sprawy oraz o doprecyzowanie formy doręczenia interpretacji.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Firma A Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Podatnik, Spółka) producent rowerów, należy do niemieckiej grupy B (dalej: Grupa). W najbliższym czasie Spółka, podobnie jak inne podmioty Grupy, będzie wdrażała oprogramowanie C. Oprogramowanie C to nowoczesne narzędzie archiwizacji, zarządzania i obiegu dokumentów. Spółka planuje objęcie systemem wszystkich najważniejszych dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych firmy, w tym również dokumentację księgową.

Pytanie Spółki dotyczy możliwości ustanowienia elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentacji księgowej, w tym w szczególności faktur zakupowych. W momencie wpływu do Spółki dokumentu zakupu (faktury, rachunku, noty obciążeniowej itp.) w formie papierowej będzie on skanowany i załączany do programu C. Zeskanowany i umieszczony w systemie C dokument nie może być już zmieniony, system rozpoznaje dokument, przypisuje dokument do dostawcy (między innymi po numerze NIP, numerze konta bankowego, nazwie). Dokumenty zewnętrzne są odpowiednio kwalifikowane jako faktury zakupowe za materiały (które są automatycznie weryfikowane za zgodność zafakturowanych ilości i cen z zamówieniem oraz dokumentem przyjęcia na magazyn, następnie zostają one przekazane do merytorycznej akceptacji działu zakupu oraz finalnie do działu księgowości celem zaksięgowania) oraz inne faktury kosztowe (które po zeskanowaniu są przekazywane do akceptacji przez osoby/działy, które zleciły zakup i następnie po ich merytorycznej akceptacji przez zlecającego zakup, zostaną przekazane do działu księgowości celem zaksięgowania).

Na każdym etapie obiegu dokumentu, użytkownicy mogą umieszczać komentarze, adnotacje itp. System uniemożliwia usunięcie umieszczonego dokumentu, a także zapewnia możliwość śledzenia historii wszystkich adnotacji na dokumencie (również usuniętych). Ostatecznie oryginalne dokumenty zakupu w wersji papierowej będą niszczone. Dodatkowo w systemie zamieszczane będą w formie elektronicznej dokumenty potwierdzające odbiór towarów przez odbiorców, także potwierdzenia odbioru towarów WDT. Firma transportowa otrzymuje od odbiorców potwierdzone dokumenty CMR wraz ze specyfikacjami towarów itp. dokumentacją. Spółka planuje skanować ww. dokumenty i przechowywać w wersji elektronicznej. Oryginalne dokumenty w wersji papierowej będą niszczone.

Wnioskodawca w piśmie z dnia 8 kwietnia 2016 r. udzielił następujących odpowiedzi na poniższe pytania:

1.  Czy opisany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność? Przy czym, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Odp. W ocenie Spółki, stosowane rozwiązania techniczne zapewnią odpowiednie kontrole biznesowe, które podatnik rozumie jako proces, za pośrednictwem którego Spółka zapewni (zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów):
    *   pewność tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia, o której mowa w art. 106m ust. 2 ustawy o VAT),
    *   pewność, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści – art. 106 ust. 3 ustawy o VAT);
    *   odpowiedniej czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.Jako jeden z przykładów zapewnienia kontroli biznesowej jest przyporządkowanie do konkretnej faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. W ramach kontroli biznesowej możliwe będzie otworzenie pełnej ścieżki kontrolnej, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia z dostawą/usługą.
2.  Czy Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych? Odp. W ocenie Wnioskodawcy, wdrażane rozwiązanie, nie tylko umożliwia zapewnienie bezzwłocznego dostępu do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, ich pobór oraz przetwarzanie informacji w nich zawartych, ale znacznie usprawni ten proces (np. dział księgowości będzie mógł pobrać dokumenty z poprzednich lat bezpośrednio z systemu, eliminując konieczność sięgania do archiwum, w którym zdeponowane są dokumenty papierowe).
3.  Czy wskazane w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty Wnioskodawca będzie przechowywał do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Odp. Tak, system pozwala na ustalenie dowolnego terminu przechowywania dokumentów w systemie. Podatnik w toku procedury konfigurowania systemu nakaże taką parametryzację systemu, aby dokumenty były przechowywane w okresie co najmniej do końca upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
4.  Czy Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT? Odp. Wnioskodawca oświadcza, że jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.
5.  Czy nabywane przez Wnioskodawcę towary lub usługi (których faktury zakupowe będą przechowywane w formie elektronicznej) będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych podatkiem VAT? Odp. Działalność Wnioskodawcy co do zasady jest działalnością opodatkowaną, dlatego też nabywane przez Podatnika towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
6.  Czy wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), które pozbawią podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego? Odp. Podatnik potwierdza, że w toku działalności mogą wystąpić okoliczności, które będą pozbawiały Spółkę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przykładem może być zakup usług noclegowych lub gastronomicznych, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy VAT.
7.  Czy Wnioskodawca będzie dokonywał wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa w art. 13 ust. 1 ww. ustawy? Odp. Tak, Wnioskodawca aktualnie realizuje i będzie dokonywał wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). Wprowadzenie systemu umożliwi między innymi sprawny obieg i archiwizację dokumentacji związanej z WDT, która stanowi podstawę do zastosowania 0% stawki VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT polegająca na prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i niszczeniu dokumentów w wersji papierowej po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w formie papierowej, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych?
3.  Czy Spółka może przechowywać dokumentację potwierdzającą odbiór towarów przez kontrahentów krajowych i zagranicznych WDT (dokumenty CRM, specyfikację towarów itp.) sporządzaną przez firmę spedycyjną, jedynie w wersji elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy zobowiązani są przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ww. przepisie na gruncie ustawy Ordynacja podatkowa, ustawodawca nie nałożył na podatnika określonego sposobu przechowywania ww. dokumentów, zatem wskazane ww. obowiązki mogą wynikać z innych szczególnych przepisów ustaw prawa podatkowego.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

Opisana procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur.

W myśl art. 112 ustawy o VAT, „podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Zgodnie natomiast z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
*   w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zostali zobowiązani również do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Regulacje prawa unijnego również nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polski ustawodawca nie skorzystał jednakże z tej opcji. Oznacza to, że faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy o VAT m.in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa art. 106m ustawy o VAT.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Przez pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami.

W przedmiotowej sprawie wymogi związane z zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury zostaną zachowane w związku z wprowadzeniem systemu archiwizacji dokumentów.

Przede wszystkim, papierowa faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

Ponadto, obraz dokumentu źródłowego zarchiwizowanego w systemie obiegu dokumentów może być w łatwy sposób odnaleziony za pomocą numeru konkretnej faktury, nazwie dostawcy, NIPie, numerze konta a także za pomocą indywidualnego numeru, który jest przypisywany fakturom podczas ich skanowania. Dane te umożliwiają przyporządkowanie każdego dokumentu do właściwego okresu rozliczeniowego. Dostęp do dokumentu źródłowego oraz możliwość jego wydruku będzie zatem zapewniony w każdym czasie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W elektronicznym archiwum będą znajdowały się jedynie czytelne dokumenty.

Funkcjonalność elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala na łatwe połączenie faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą lub usługą. Do systemu wprowadzane są szczegółowe dane dotyczące danej faktury, kontrahenta, a także inne ewentualne dokumenty źródłowe w sprawie takie jak np. zamówienie czy umowa. Ponadto, każda faktura jest poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Spółki odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Tylko faktura, która pozytywnie przeszła proces weryfikacji będzie podstawą zapisów w systemie księgowym Spółki stanowiących podstawę do rozliczeń podatkowych.

System do archiwizacji dokumentów posiada właściwości umożliwiające przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny i trwały.

Powyższe przesądza, że sposób archiwizacji dokumentów opisany przez Spółkę spełni wymogi określone w art. 106m i art. 112a ustawy o VAT, bowiem Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przed podatnika towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Jednakże, zgodnie z art. 86 ust. 10b ust. 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przy spełnieniu tych warunków, podstawą do odliczenia podatku naliczonego są faktury.

W ocenie Spółki, na przysługujące jej prawo do odliczenia podatku VAT nie będzie miał wpływu fakt, że faktura zakupowa będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu opisanej w niniejszym wniosku procedury. Jak zostało wykazane wyżej, przepisy dopuszczają możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej, których papierowa wersja po zeskanowaniu jest niszczona.

Skoro tak, to faktura VAT zakupu przechowywana w formie obrazu elektronicznego, ale otrzymana w formie papierowej, będzie stanowić podstawę odliczenia podatku naliczonego.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3

Pytanie to ma szczególne znaczenie dla Spółki, ze względu na konieczność udokumentowania prawa do zastosowania stawki 0% w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), zgodnie z art. 41 ust. 3 oraz art. 42 ust. 1, 3, 11 ustawy VAT.

Spółka stoi na stanowisku, iż w przypadku, gdyby dokumenty potwierdzające realizację dostawy otrzymywane od przewoźnika (list przewozowy CRM, specyfikacja ładunku) miały formę elektroniczną, tj. skanu oryginalnego dokumentu otrzymywanego od przewoźnika, a zatem nie byłyby przechowywane w formie „papierowego” oryginału, będą one spełniały warunki umożliwiające zastosowanie stawki 0% VAT.

Należy mieć na uwadze, iż art. 42 ustawy o VAT nie stawia warunku, aby podatnik posiadał oryginały dokumentów wykazanych w tej regulacji. Zdaniem Spółki, jeżeli posiadana wersja dokumentu jednoznacznie będzie potwierdzała przeprowadzenie transakcji WDT, może stanowić ona podstawę do zastosowania stawki 0% VAT – niezależnie od formy, w jakiej zostanie ona dostarczona i zarchiwizowana przez Wnioskodawcę. Pogląd taki podzielany jest zarówno przez doktrynę, władze skarbowe, jak i sądy administracyjne. Przykładowo, w orzeczeniu z dnia 11 kwietnia 2008 r. (III SA/Wa 155/08), warszawski WSA podkreślił, iż: „W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesłanemu w formie elektronicznej czy faksem. W ocenie Sądu nie stanowi także podstawy dla odmowy zastosowania stawki podatku 0% przy dokonaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów okoliczność dysponowania przez Skarżącą kopią listu przewozowego”. Z kolei w wyroku z dnia 24 czerwca 2010 r. (III SA/Wa 1018/10) WSA podkreślił, że: „Skoro więc przepisy obowiązującej Dyrektywy uznają za dokumenty oryginalne, również przesłane w wersji elektronicznej, po spełnieniu stosownych wymagań, to inne dokumenty handlowe i przewozowe mogą występować w obrocie prawnym w odpisach poprzez ich kserokopie, odpisy faksowe lub odpisy skanowane i przesyłane przy pomocy poczty elektronicznej. (\`(...)\`) Dla istoty sprawy ważne jest, aby dostawa została potwierdzona czytelnym dowodem wskazującym, że towar określonego rodzaju wypełnił kryteria dostawy wewnątrzwspólnotowej”. Podobny pogląd wyrażony był także w innych orzeczeniach sądów administracyjnych, w tym również NSA:

*   z dnia 28 stycznia 2010 r. (I FSK 1421/08);
*   z dnia 27 września 2007 r. (III SA/Wa 1210/07);
*   z dnia 12 lutego 2009 r. (III SA/Wa 1909/08).

Również stanowisko władz podatkowych, wyrażane w tym zakresie, pozostaje zbieżne z przywołanymi orzeczeniami sądów administracyjnych. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 2 września 2011 r. (IPPP1-443-1340/09/11-7/S/PR) stwierdził: „biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zgodzić się zatem należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem. Oznacza to tym samym, iż w przedmiotowej sprawie na Spółce nie ciąży obowiązek dostarczenia dokumentów oryginalnych i dopuszczalne jest w tym celu gromadzenie dokumentów w formie oryginałów, jak również ich kopii, a także w formie dokumentów przesłanych drogą elektroniczną lub faksem”. Podobne podejście do omawianej kwestii wyrażane jest w piśmiennictwie. Jak wskazują Ryszard Kubacki oraz Adam Bartosiewicz (Bartosiewicz A., Kubacki R.; Komentarz do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; Lex 2010): „Nie ma wymogu, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę »papierową«. (\`(...)\`) Zgodzić się należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłanej faksem”. Takie samo stanowisko prezentują Jerzy Martini, Przemysław Skorupa oraz Marek Wojda (Matuni J., Skorupa P., Wojda M.; VAT 2010. Komentarz; C.H. Beck 2010), wskazując: „Biorąc jednak pod uwagę zasady wynikające z prawa wspólnotowego oraz orzecznictwa ETS, należy zauważyć, że w każdym przypadku, gdy podatnik jest w stanie wykazać, że dokonał dostawy wewnątrzwspólnotowej, również przy użyciu kopii dokumentów czy też korespondencji elektronicznej (jeżeli są one wiarygodne), prawo do zastosowania stawki 0% nie powinno być kwestionowane”.

W świetle powyższego, mając na uwadze zarówno brzmienie przepisów, jak i jednolitą wykładnię prezentowaną przez władze podatkowe oraz doktrynę, Spółka stoi na stanowisku, iż prawo do zastosowania stawki 0% VAT będzie przysługiwało również w przypadku, gdyby dokumenty potwierdzające fakt zrealizowania WDT, przyjęły formę elektroniczną (skan przesłany e-mailem), a także w przypadku jeżeli otrzymane od przewoźnika lub kontrahenta w wersji papierowej były przez Spółkę digitalizowane (tj. skanowane) i archiwizowane w formie elektronicznej w systemie C.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 5 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka będzie wdrażała oprogramowanie będące narzędziem archiwizacji, zarządzania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Spółka planuje objęcie systemem wszystkich najważniejszych dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych firmy, w tym w szczególności faktur zakupowych. W momencie wpływu do Spółki dokumentu zakupu w formie papierowej będzie on skanowany i załączany do programu archiwizacyjnego. Dokument ten nie może być już zmieniony. Dokumenty zewnętrzne są odpowiednio kwalifikowane jako faktury zakupowe za materiały (które są automatycznie weryfikowane za zgodność zafakturowanych ilości i cen z zamówieniem oraz dokumentem przyjęcia na magazyn, następnie zostają one przekazane do merytorycznej akceptacji działu zakupu oraz finalnie do działu księgowości celem zaksięgowania) oraz inne faktury kosztowe (które po zeskanowaniu są przekazywane do akceptacji przez osoby/działy, które zleciły zakup i następnie po ich merytorycznej akceptacji przez zlecającego zakup, zostaną przekazane do działu księgowości celem zaksięgowania). Obraz dokumentu źródłowego zarchiwizowanego w systemie obiegu dokumentów może być w łatwy sposób odnaleziony za pomocą numeru konkretnej faktury, nazwie dostawcy, NIPie, numerze konta a także za pomocą indywidualnego numeru, który jest przypisywany fakturom podczas ich skanowania. Dane te umożliwiają przyporządkowanie każdego dokumentu do właściwego okresu rozliczeniowego. Dostęp do dokumentu źródłowego oraz możliwość jego wydruku będzie zapewniony w każdym czasie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosowane rozwiązania techniczne zapewnią odpowiednie kontrole biznesowe, które Spółka rozumie jako proces, za pośrednictwem którego zapewni (zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów): pewność tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia o której mowa w art. 106m ust. 2 ustawy); pewność, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści – art. 106m ust. 3 ustawy); odpowiedniej czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Wdrażane rozwiązanie, nie tylko umożliwia zapewnienie bezzwłocznego dostępu do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, ich pobór oraz przetwarzanie informacji w nich zawartych, ale znacznie usprawni ten proces. Spółka w toku procedury konfigurowania systemu nakaże taką parametryzację systemu, aby dokumenty były przechowywane w okresie co najmniej do końca upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wątpliwości Spółki dotyczą przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) – w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Podsumowując, przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT polegająca na prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i niszczeniu dokumentów w wersji papierowej po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, będzie spełniać warunki przewidziane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w fakturach, z których Spółka zgodnie z ustawą będzie miała prawo odliczyć podatek od towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Przepis art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy – który stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą nabycia prawa do odliczenia wyrażoną w art. 86 ust. 10 ustawy, podatnik nabywa prawo do odliczenia w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jednakże aby z tego prawa skorzystać, zgodnie z art. 86 ust. 10b ustawy, musi on posiadać fakturę.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że podatnik dokonujący odliczenia podatku powinien mieć na uwadze moment obowiązku podatkowego u dostawcy z tytułu dokonania sprzedaży towarów lub usług, a także moment otrzymania faktury z tytułu ich nabycia.

Zatem o ile podstawą prawa do odliczenia podatku naliczonego jest data powstania obowiązku podatkowego, to dopiero w okresie otrzymania przez Spółkę faktury, ma ona możliwość realizacji tego prawa.

Przepisy nie uzależniają natomiast prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Jak poinformowała Spółka, jest ona zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Nabywane przez nią towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka wskazała, że w toku działalności mogą wystąpić okoliczności, które będą pozbawiały ją prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, tj. zakup usług noclegowych lub gastronomicznych, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy.

Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych w formie obrazów elektronicznych, ale otrzymanych w formie papierowej, niszczonych po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej przez nią procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z wyjątkiem określonych w art. 88 ustawy usług noclegowych i gastronomicznych nabywanych przez Spółkę.

W konsekwencji, zniszczenie papierowych wersji otrzymanych faktur, które zostaną objęte opisanym przez Spółkę systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość jak i moment odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Podsumowując, pod warunkiem powstania obowiązku podatkowego u dostawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w formie papierowej, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej przechowywania dokumentów uprawniających do zastosowania stawki 0% do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wyłączenie w formie elektronicznej należy wskazać, że zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy – w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy – przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5, rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2-8.

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy  wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1.  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
2.  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
3.  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Prawo podatnika do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów preferencyjnej stawki podatku w wysokości 0%, uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów z terytorium kraju i dostarczenia ich do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż Polska. Istotą przywołanych przepisów jest zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju, ze względu na korzystniejsze niż w odniesieniu do dostaw krajowych skutki podatkowe.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka aktualnie realizuje i będzie dokonywała wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Wprowadzenie systemu elektronicznej archiwizacji umożliwi między innymi sprawny obieg i archiwizację dokumentacji związanej z wewnątrzwspólnotowymi dostawami towarów, która stanowi podstawę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0%. W stosowanym przez Spółkę systemie zamieszczane będą w formie elektronicznej dokumenty potwierdzające odbiór towarów przez odbiorców wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Firma transportowa otrzymuje od odbiorców potwierdzone dokumenty CMR wraz ze specyfikacjami towarów itp. dokumentacją. Spółka planuje skanować ww. dokumenty i przechowywać w wersji elektronicznej. Oryginalne dokumenty w wersji papierowej będą niszczone. System pozwala na ustalenie dowolnego terminu przechowywania dokumentów w systemie. Spółka w toku procedury konfigurowania systemu nakaże taką parametryzację systemu, aby dokumenty były przechowywane w okresie co najmniej do końca upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka ma wątpliwość, czy ze względu na konieczność udokumentowania prawa do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów będzie mogła przechowywać dokumentację potwierdzającą odbiór towarów (dokumenty CMR, specyfikacje towarów itp.) sporządzoną przez firmę spedycyjną, jedynie w wersji elektronicznej.

Wskazać należy, że przepisy nie uzależniają zastosowania stawki w wysokości 0% od posiadania dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, zatem można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, nie budzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody, o których mowa w powołanych przepisach ustawy.

Zasadniczo dopuszczalna jest zatem każda forma przechowywania dokumentów, byle uprawdopodobniały one wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

W dobie szeroko rozumianej komunikacji technicznej nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesłanemu np.: w formie elektronicznej, skanem czy faksem.

Aby skorzystać ze stawki podatku w wysokości 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, należy zebrać określoną ustawą dokumentację. Nie ma przy tym znaczenia to, czy będzie ona dostarczona w formie tradycyjnej, czy w elektronicznej.

Wobec powyższego, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów nie jest konieczne posiadanie/przechowywanie dokumentów przewozowych w formie papierowej, wystarczy ich wersja elektroniczna.

Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy należy stwierdzić, że w celu zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, Spółka będzie mogła przechowywać dokumentację potwierdzającą odbiór towarów jedynie w formie elektronicznej, tj. skanu przesłanego e-mailem, a także w przypadku gdy otrzymane od przewoźnika lub kontrahenta dokumenty w wersji papierowej będą przez nią digitalizowane (skanowane) i archiwizowane w formie elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.