Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-250/09-2/AMN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2009-05-18
Teza: Czy faktury winny być wystawione na wspólnika spółki i jego nr NIP czy na spółkę i jej nr NIP, aby spółka mogła uznać je za koszt uzyskania przychodu spółki podlegający wpisowi do księgi przychodów i rozchodów spółki?
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza; faktura; kilometrówka; koszt-koszty uzyskania przychodów; księgi-księgi przychodów i rozchodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani, przedstawione we wniosku z dnia 17 lutego 2009 r. (data wpływu 25 lutego 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 lutego 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą w formie pięcioosobowej spółki prawa cywilnego świadcząc usługi pielęgniarskie. Spółka wykonuje wyłącznie usługi przedmiotowo zwolnione z podatku VAT, jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT ale jako podatnik VAT zwolniony, w związku z tym spółka nie rozlicza podatku od towarów i usług i nie składa deklaracji VAT. Do celów działalności gospodarczej wspólnicy spółki używają własnych samochodów osobowych niestanowiących środków trwałych spółki. Do spółki nie zostało wniesione przez wspólników prawo używania tych samochodów, jak również nie została zawarta ze spółką umowa użyczenia. Rozliczenie kosztów związanych z eksploatacją pojazdów, w tym zakup paliwa, koszty napraw i remontów oraz inne koszty użytkowania samochodu jak przegląd techniczny i ubezpieczenie (polisa wystawiona na właściciela samochodu), podatnicy dokonują na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu i posiadanych faktur.

Koszty zaliczane są zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46, ust. 4, 5 i 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tj. do wysokości limitu (ilość przejechanych km x stawka za 1 km przebiegu pojazdu).

Każdy wspólnik prowadzi swoją ewidencję przebiegu pojazdu wg art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do której wpisywane są faktury (zawierające numer rejestracyjny pojazdu) na poniesione w danym okresie koszty eksploatacji samochodu, tj. faktury na zakup paliwa i remonty, polisy, które wystawione są na imię i nazwisko wspólnika z jego nr NIP. Po zakończeniu każdego miesiąca, wydatki na eksploatację samochodu, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z ww. faktur zawierających nr rejestracyjny pojazdu, są wpisywane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Suma wydatków zliczanych do kosztów uzyskania przychodów na koniec każdego miesiąca, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekroczyć wyliczonej jak wyżej kwoty limitu.

Ponieważ forma dokumentowania wydatków, które mają być zaliczone jako koszty spółki ma istotne znaczenie, Wnioskodawczyni uważa, że faktury wystawione na wspólnika i jego nr NIP stanowią dowód księgowy kosztów uzyskania przychodów spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktury winny być wystawione na wspólnika spółki i jego nr NIP czy na spółkę i jej nr NIP, aby spółka mogła uznać je za koszt uzyskania przychodu spółki podlegający wpisowi do księgi przychodów i rozchodów spółki?

Zdaniem Wnioskodawczyni, prawo podatkowe określa, że podatnikiem podatku dochodowego jest podatnik wspólnik (osoba fizyczna), a nie spółka, wobec powyższego faktury wystawione na poszczególnego wspólnika będącego właścicielem samochodu, a używającego samochód do działalności gospodarczej w spółce i spełniającego wymogi art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowią dowód księgowy, który jest kosztem uzyskania przychodu. Ponadto sposób dokumentowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określony został w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Według par. 12 ust. 3 i par. 13 i 14 ww. rozporządzeniu wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu dla celów prowadzonej działalności gospodarczej w ramach spółki cywilnej, aby mogły stanowić koszt uzyskania przychodów z tej działalności (podlegające zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej przez spółkę) konieczne jest: prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, posiadanie faktur wystawionych na osobę używającą samochód i jednocześnie dokonującą zakupu paliwa i innych wydatków, faktury i inne dowody muszą zawierać numer rejestracyjny pojazdu, sporządzanie miesięcznych zestawień poniesionych wydatków z ww. faktur.

Jednak z żadnych przepisów podatkowych nie wynika, iż w przypadku wydatków na prywatny samochód podatnika wspólnika faktury muszą być wystawione na firmę-spółkę.

Zdaniem Wnioskodawczyni faktury związane z używaniem samochodu prywatnego do celów prowadzonej działalności gospodarczej wystawione na wspólnika będą stanowiły podstawę do uznania za koszt uzyskania przychodu spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   być właściwie udokumentowany.

Zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W myśl art. 23 ust 4 ww. ustawy ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Stosownie do treści art. 23 ust. 5 cyt. ustawy przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Przepis art. 23 ust 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Sposób dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów określony został w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zgodnie z treścią § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

\- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W myśl § 13 cytowanego rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Zgodnie z Objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartymi w ww. rozporządzeniu, wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Zatem, aby wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego podatnika do celów prowadzonej działalności gospodarczej w ramach spółki cywilnej mogły stanowić koszt uzyskania przychodów z tej działalności (podlegające zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – prowadzonej przez spółkę) konieczne jest prowadzenie:

*   ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca,
*   posiadanie faktur dokumentujących faktyczne poniesienie wydatków, zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu,
*   sporządzenie miesięcznych zestawień poniesionych wydatków wynikających z ww. faktur.

Mając na uwadze uregulowanie prawne należy stwierdzić, że faktury dokumentujące poniesienie wydatków związanych z używaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu prywatnego przez wspólnika spółki cywilnej dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, muszą zawierać numer rejestracyjny ww. pojazdu, aby spółka mogła uznać je za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów spółki. Zatem faktury wystawione na nazwisko i numer NIP wspólnika, które zawierają numer rejestracyjny prywatnego samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, używanego przez wspólnika spółki, mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.