Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-1028/10-2/AW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-12-02
Teza: przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej w systemie komputerowym
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28.09.2010r. (data wpływu 04.10.2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej w systemie komputerowym - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 04.10.2010r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej w systemie komputerowym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. \[SPÓŁKA lub Spółka\] jest spółką z siedzibą w Luksemburgu, która prowadzi działalność w zakresie dystrybucji kosmetyków. SPÓŁKA jest zarejestrowana dla potrzeb podatku VAT zarówno w Luksemburgu (nr VAT LU1XXXXXXX), jak i w innych krajach Wspólnoty, w tym w Polsce (nr VAT BB). Pomimo, iż siedziba Spółki mieści się w Luksemburgu, za działalność w zakresie dystrybucji kosmetyków odpowiada, de facto, Oddział SPÓŁKA, mający siedzibę w Szwajcarii, który jest zarejestrowany w Szwajcarii dla potrzeb podatku VAT. Oddział ten stanowi tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności dla potrzeb podatku VAT, gdyż to właśnie w tym miejscu podejmowane są decyzje w zakresie dystrybucji kosmetyków oraz zawierane są umowy dotyczące tej dystrybucji.

Za pomocą Oddziału SPÓŁKA prowadzi dystrybucję kosmetyków zarówno na rzecz odbiorców z państw Wspólnoty Europejskiej, jak i na rzecz odbiorców z państw trzecich. Dystrybuowane kosmetyki SPÓŁKA nabywa zarówno od podmiotu polskiego, jak i innych producentów zarówno z terytorium Wspólnoty, jak i z państw trzecich. Nabyte kosmetyki SPÓŁKA składuje między innymi w magazynie zlokalizowanym w Polsce, a następnie dokonuje ich sprzedaży na rzecz odbiorców mających siedzibę poza Polską tj. w innych państwach Wspólnoty oraz w państwach trzecich.

SPÓŁKA nie prowadzi sprzedaży na rzecz polskich odbiorców, co oznacza, iż z perspektywy podatku VAT wyłącznymi czynnościami dokonywanymi przez SPÓŁKĘ na terytorium Polski są dostawy wewnątrzwspólnotowe i eksport towarów. SPÓŁKA nie prowadzi również sprzedaży za pośrednictwem internetu. Jednocześnie, podstawowymi zakupami dokonywanymi przez SPÓŁKA na terytorium Polski są zakupy kosmetyków od podmiotu polskiego (tj. Poland Sp. z o.o.), które następnie są przedmiotem dostawy wewnątrzwspólnotowej lub eksportu, dokonywanych przez Spółkę.

Ze względu na znaczną liczbę zawieranych transakcji zakupu i sprzedaży kosmetyków, SPÓŁKA wystawia oraz otrzymuje znaczące ilości faktur VAT. Wystawienie faktury sprzedażowej wiąże się z ujęciem jej w systemie księgowym i rejestrze podatku VAT należnego. Analogicznie, w przypadku otrzymania faktury VAT dokumentującej zakup, dane z niej wynikające są wprowadzane do systemu księgowego oraz do rejestru podatku VAT naliczonego Spółki.

Przechowywanie faktur VAT, zwłaszcza kopii wystawianych przez SPÓŁKA faktur sprzedaży, w postaci materialnej (papierowej) obciąża Spółkę wysokimi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. Podobnie, otrzymywanie od kontrahentów znacznych ilości faktur zakupu w formie materialnej (papierowej) wiąże się z obciążeniem działów administracji i księgowości czynnościami związanymi z przyjmowaniem tych dokumentów, co generuje wysokie koszty dla Spółki.

W związku z powyższym, Spółka rozważa:

1.  odstąpienie od archiwizowania kopii wystawianych faktur sprzedaży w formie papierowej na rzecz ich archiwizowania w postaci zapisu elektronicznego. Należy podkreślić, iż system księgowy Spółki będzie gwarantował autentyczność, integralność oraz brak możliwości modyfikacji treści kopii wystawionej faktury, a jednocześnie umożliwi jej wydrukowanie w każdym czasie na ewentualne żądanie organów podatkowych;
2.  odstąpienie, w porozumieniu z polskim kontrahentem (dostawcą towarów), od otrzymywania oryginałów faktur zakupu w formie papierowej na rzecz ich otrzymywania w formie zapisu elektronicznego. W przypadku faktur zakupu otrzymywanych w formie zapisu elektronicznego Spółka zamierza drukować otrzymane faktury zakupu i archiwizować je w formie dokumentów papierowych.

Rozważane zmiany mają się przyczynić do oszczędności wynikających z obniżenia kosztów przechowywania kopii faktur sprzedaży oraz obciążeń administracyjnych i finansowych związanych z otrzymywaniem oryginałów faktur zakupu w formie papierowej. Jednocześnie, ani Spółka ani polski kontrahent (dostawca towarów) nie stosuje w procesie wystawiania faktur VAT bezpiecznego podpisu elektronicznego ani systemu wymiany danych elektronicznych (EDI).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania kopii faktur sprzedaży, wystawianych na rzecz zagranicznych odbiorców, w formie elektronicznej, w systemie księgowym w formacie uniemożliwiającym ingerencję w treść tych faktur, bez obowiązku jednoczesnego drukowania i przechowywania kopii tych faktur w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Spółka stoi na stanowisku, iż będzie ona uprawniona do przechowywania kopii faktur sprzedaży wystawionych na rzecz zagranicznych odbiorców w prowadzonym przez siebie systemie księgowym oraz w formacie uniemożliwiającym ingerencję w treść wystawionej faktury, bez obowiązku drukowania i przechowywania kopii tych faktur w formie papierowej.

W obowiązującym stanie prawnym regulacje określające zasady wystawiania faktur zawarte są w ustawie o VAT, rozporządzeniu ws. faktur oraz rozporządzeniu o e-fakturach. Żaden z wymienionych aktów prawnych nie wymaga przechowywania kopii faktur sprzedaży w jakiejkolwiek określonej formie. Potwierdził to także Naczelny Sąd Administracyjny \[NSA\] w wyrokach z 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/08) oraz z 20 maja 2010 r. (sygn. I FSK 1444/09). W szczególności, sposobu przechowywania kopii faktur nie rozstrzygają art. 106 ust. 1 ustawy o VAT ani § 19 ust. 1 rozporządzenia ws. faktur, które posługują się pojęciem „wystawienia” faktury, nie definiując w żaden sposób tej czynności (tj. nie wskazując, czy wystawienie powinno być rozumiane jako spisanie ręczne faktury lub jej wydrukowanie itp.). Natomiast zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia ws. faktur, faktury (w tym kopie faktur) przechowuje się w oryginalnej postaci. Przepis ten nie wymaga jednak przechowywania kopii faktur w konkretnej formie, w szczególności nie wymaga by była to forma papierowa.

W ocenie Spółki przepisy ustawy o VAT i rozporządzeń wykonawczych Ministra Finansów nie nakładają obowiązku przechowywania kopii faktur sprzedaży w formie papierowej, a tym samym, nie wyłączają one możliwości przechowywania kopii tych faktur w formacie elektronicznym. Taką interpretację polskich przepisów potwierdza również analiza przepisów wspólnotowych odnoszących się do zasad wystawiania faktur.

W szczególności wskazać należy na art. 247 ust. 2 zdanie pierwsze Dyrektywy Rady UE 2006/112 z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej \[dyrektywa 2006/112\], zgodnie z którym: „Aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. (\`(...)\`).”

Z przepisu tego wynika, że państwa członkowskie mają możliwość wprowadzenia warunku, by kopie faktur były przechowywane przez podatników w takiej postaci, w jakiej faktura została „przesłana lub udostępniona”. Podkreślenia wymaga to, iż konstrukcja powyższego przepisu sprawia, że państwa członkowskie uzyskują możliwość wprowadzenia takiego wymogu w prawie krajowym. Przepis ten jednocześnie nie kreuje żadnego obowiązku dla podatników.

Taka konstrukcja regulacji art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112 oznacza więc, iż określony w nim warunek (tj. warunek by kopie faktur przechowywane były w formie papierowej) mógłby stać się formalnym wymogiem, obowiązującym polskich podatników wyłącznie w przypadku wprowadzenia tego warunku przez polskiego prawodawcę do przepisów krajowych. Tymczasem, polski prawodawca implementujący dyrektywę zrezygnował z zastosowania tego warunku, stwierdzając w § 21 ust. 2 rozporządzenia ws. faktur, iż: „dokumenty, o których mowa w ust. 1 (tj. m.in. kopie faktur - przypis Spółki) przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób umożliwiajacy na ich łatwe odszukanie. Ustawodawca zrezygnował zatem z przewidzianego w dyrektywie 2006/112 odwołania do postaci „w jakiej faktury zostały przesłane lub udostępnione”, co skłania do wniosku, iż w krajowym porządku prawnym brak jest wymogu, by kopie faktur sprzedaży były przechowywane w takiej samej postaci jak oryginał „przesłany lub udostępniony” kontrahentowi.

Jak podkreślił NSA w wyroku o sygn. I FSK 1169/08: „Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.” Wyrok ten odnosił się do przepisów obowiązującego uprzednio rozporządzenia Ministra Finansów z 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Niemniej jednak, ze względu na tożsamość przepisów, do których odniósł się NSA oraz przepisów obecnie obowiązujących, wnioski sądu można bezpośrednio odnieść do sytuacji Spółki.

Powyższa analiza przepisów wspólnotowych potwierdza, iż w świetle ustawy o VAT i rozporządzenia ws. faktur brak jest przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur udostępnionych kontrahentowi w postaci papierowej, pod warunkiem, iż format, w którym przechowywana jest kopia faktury uniemożliwia ingerencję w jej treść, a jednocześnie istnieje możliwość udostępnienia kopii tej faktury na każde żądanie organu podatkowego.

Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej spełnia również cele, dla których w ogóle istnieje wymóg przechowywania tych dokumentów, a mianowicie cele kontrolne. Potwierdza to chociażby treść art. 233 dyrektywy 2006/112, zgodnie z którym: „Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania”. Zgadza się z tym także NSA w wyroku o sygn. I FSK 1169/08, w którym zaznaczono, iż „Za istotną przesłankę wykładania omawianych przepisów należy uznać funkcję jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna. Zatem wykładnia winna ją uwzględniać.” Obowiązek przechowywania kopii faktur ma na celu umożliwienie organom podatkowym przeprowadzenia kontroli w zakresie:

1.  zgodności kopii faktur z ich oryginałami oraz
2.  prawidłowości rozliczenia wynikającego z nich podatku należnego przez wystawcę.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, system księgowy Spółki i format, w którym przechowywane będą kopie faktur będą gwarantować autentyczność, integralność oraz brak możliwości modyfikacji treści kopii wystawianych faktur. Jednocześnie jednak ten sposób przechowywania kopii faktur umożliwi ich wydrukowanie w każdym czasie na ewentualne żądanie organów podatkowych. De facto zatem system, który trwale i nieusuwalnie zapisuje kopie wystawianych faktur, spełnia cele omawianych przepisów w stopniu co najmniej równym systemowi opartemu na przechowywaniu papierowych kopii faktur. Stanowisko Spółki w tym zakresie również w całości potwierdza wyrok NSA o sygn. I FSK 1169/08.

Co więcej, stanowisko to znajduje również uzasadnienie w zasadzie proporcjonalności wynikającej z art. 5 ust. 3 Traktatu Ustanawiający Wspólnotę Europejską (Dz. U. z 2004 r., Nr 90, poz. 864/2 ze zm.; dalej: TWE). Odnosząc się do tej zasady w kontekście prawa do przechowywania kopii faktur papierowych w postaci zapisu elektronicznego, NSA podkreślił, że: „Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112 \[obecnie art. 233 - przypis Spółki\], jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę” (wyrok NSA sygn. I FSK 1169/08).

W oparciu o powyższe argumenty, NSA uznał, iż ‚„nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne”.

Dodatkowo, niezależnie od faktu, iż wymóg przechowywania kopii faktur sprzedaży w formie papierowej nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa, Spółka pragnie wskazać, iż z art. 31 ust. 3 ustawy z 2 kwietnia 1997 r. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej wynika, iż nakładane na przedsiębiorców obowiązki winny być proporcjonalne do celu, jaki ma zostać osiągnięty. Zarówno Konstytucja RP jak i TWE sprzeciwiają się ograniczaniu jednej z podstawowych wolności jaką jest wolność prowadzenia działalności gospodarczej, poprzez nakładanie kosztownego i obciążającego administracyjnie obowiązku gromadzenia papierowych archiwów dokumentów, w sytuacji gdy cele te całkowicie spełnia środek znacznie bardziej ekonomiczny – tj. odpowiedni system księgowy.

Spółka stoi tym samym na stanowisku, podobnie jak czyni to NSA w powoływanym wyroku o sygn. 1169/08, iż: ‚„Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.”

W świetle obowiązującego stanu prawnego oraz na podstawie zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku należy uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.) – zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W ust. 2 cyt. przepisu ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów m.in. do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Minister Finansów, wykonując wskazaną delegację, dnia 28 listopada 2008 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.). Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 ust. 1 i ust. 2 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”. Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów), w myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 cyt. przepisu, w którym wskazano, iż dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z opisanego w złożonym wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka prowadzi działalność w zakresie dystrybucji kosmetyków. Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT w Polsce oraz w innych krajach Wspólnoty. Ze względu na dużą liczbę zawieranych transakcji zakupu i sprzedaży kosmetyków, Wnioskodawca wystawia znaczne ilości faktur VAT. Wystawienie faktury sprzedażowej wiąże się z ujęciem jej w systemie księgowym i rejestrze podatku VAT należnego. Wnioskodawca wskazuje, że przechowywanie faktur VAT, zwłaszcza kopii faktur sprzedaży w postaci materialnej (papierowe) obciąża Spółkę wysokimi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. W związku z powyższym Spółka rozważa odstąpienie od archiwizowania kopii wystawionych faktur sprzedaży w formie papierowej na rzecz ich archiwizowania w postaci zapisu elektronicznego. System księgowy Spółki będzie gwarantował autentyczność, integralność oraz brak możliwości modyfikacji treści kopii wystawionej faktury, a jednocześnie umożliwi jej wydrukowanie w każdym czasie na ewentualne żądanie organów podatkowych.

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy stwierdzić należy, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Ponadto tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Warto także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347/1 ze zm.) – zwanej daje Dyrektywą, do celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (rozdział 3 – Fakturowanie, sekcja 2 – pojęcie faktury). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Powyższe przepisy wskazują wprost na możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności. Wskazane przepisy art. 246 i 247 Dyrektywy, w sposób niebudzący wątpliwości stanowią o istnieniu odrębnych od siebie sposobów (systemów) przechowywania faktur w zależności od formy przesłania lub udostępnienia dokumentu. Podkreślić przy tym należy, iż faktury w formie elektronicznej podlegają innym, najczęściej dodatkowym, wymogom bezpieczeństwa ich obrotu. Fakt ten potwierdza brzmienie motywu 45 preambuły do Dyrektywy 2006/112/WE, który odnosi się wyłącznie do kwestii (systemu) stosowania fakturowania elektronicznego oraz elektronicznego przechowywania faktur. Powyższe świadczy o odrębności zasad fakturowania elektronicznego od fakturowania tradycyjnego w formie papierowej (na materiałach piśmienniczych).

Zaznaczyć w tym miejscu należy, iż Rada Unii Europejskiej przyjęła Dyrektywę Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L z 2010 r. Nr 189/1). Celem ww. Dyrektywy w zakresie fakturowania elektronicznego, jest pomoc przedsiębiorcom w obniżeniu kosztów i zwiększenie konkurencyjności, poprzez zmianę aktualnych wymogów VAT dotyczących fakturowania elektronicznego po to, by zlikwidować istniejące obciążenia i przeszkody. Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo. Odnosząc się do kwestii zachowania autentyczności i integralności faktur elektronicznych wskazano, iż określone wymogi można zapewnić za pomocą wykorzystania istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Jednakże stwierdzono również, iż z uwagi na fakt, że istnieją również inne technologie, to nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.

Należy zauważyć, iż Dyrektywa Rady 2010/45/UE nadal zachowuje dwa sposoby fakturowania: za pomocą faktur papierowych i faktur elektronicznych. Zgodnie z art. 1 pkt 11 ww. Dyrektywy 2010/45/UE, art. 217 otrzymuje brzmienie: do celów niniejszej dyrektywy „faktura elektroniczna” oznacza fakturę zawierającą informacje wymagane w niniejszej dyrektywie, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Zatem – w ocenie tut. Organu – jest to dokument posiadający wyłącznie postać elektroniczną. Treść art. 219a dodanego wspomnianą Dyrektywą stanowi, iż fakturowanie podlega przepisom mającym zastosowanie w państwie członkowskim uznawanym za państwo dostawy towarów lub wykonania usług, zgodnie z przepisami tytułu V. Istotne znaczenie dla obiegu faktur posiada również zmieniona treść art. 233 Dyrektywy, który w ust. 1 określa, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. "Autentyczność pochodzenia" oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. "Integralność treści" oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Wspomniana powyżej Dyrektywa 2010/45/UE obowiązuje od 11 sierpnia 2010 r., jednak zgodnie z jej postanowieniami (art. 2) Polska, tak jak i inne państwa członkowskie, została zobowiązana do implementacji tych przepisów do ustawodawstwa krajowego nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 r. Przy czym przepisy te powinny zacząć obowiązywać najpóźniej od dnia 1 stycznia 2013 r. Zatem do chwili implementacji ww. przepisów zmieniających do polskiego porządku prawnego, aktualność zachowują przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie ww. Dyrektywy 2010/45/UE.

Reasumując stwierdza się, iż nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem, którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania kopii faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.

W uzasadnieniu swego stanowiska przedstawionego w złożonym wniosku Spółka powołuje wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08 oraz I FSK 1444/09 z dnia 20 maja 2010 r. Odnosząc się do powyższych orzeczeń należy wyjaśnić, iż wskazane przez Stronę wyroki stanowią rozstrzygnięcia w konkretnych sprawach o indywidualnym charakterze i tylko do nich się zawężają, jednakże jakkolwiek orzeczenia sądowe wiążą organ podatkowy tylko w tej sprawie, w której zapadły, to przytoczone przez Spółkę wyroki zostały potraktowane jako element prawnej argumentacji Strony. Zwrócić jednakże należy uwagę, że Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 13 marca 2008 r. sygn. akt III SA/Wa 108/08, orzekł, iż „…nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla e – faktur”, a także „… przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne wyłącznie po spełnieniu określonych przesłanek, w szczególności zagwarantowania autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści bezpiecznym podpisem elektronicznym”. W konsekwencji WSA w Warszawie, w ww. wyroku stwierdził, iż przechowywanie kopii faktury w formie elektronicznej, mimo, iż oryginał został wystawiony w formie papierowej nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa.

Nie można zatem stwierdzić, iż w analizowanej sprawie ukształtowana jest jednolita linia orzecznicza. Podkreślić bowiem należy, że kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Tym samym, należy stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.