Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-443-829/09-4/JB
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2009-11-04
Teza: opisana forma elektronicznej akceptacji dokonana w ramach zawartej umowy o stosowanie pomiędzy stronami systemu wymiany danych EDI (uwzględniającej wymogi zaleceń Komisji Europejskiej), przewidująca stosowanie procedur gwarantujących przesyłanie faktur, która zapewnia autentyczność i integralność faktur, spełnia warunki określone w § 3 pkt 2 w związku z § 4 pkt 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów.
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 20 sierpnia 2009 r. (data wpływu 26 sierpnia 2009 r.), uzupełnionym na wezwanie Organu pismem z dnia 15 października 2009 r. (data wpływu 20 października 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 sierpnia 2009 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 15 października 2009 r. (data wpływu 20 października 2009 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu znak IPPP1-443-829/09-2/JB z dnia 8 października 2009 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

N S.A. (zwana dalej Spółką) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy usługi telekomunikacyjne (telefonii stacjonarnej oraz usługi dostępu do sieci Internet). Świadczenie usług jest dokumentowane fakturami VAT. Spółka mając na uwadze przewidzianą przez ustawodawcę możliwość wystawiania faktur elektronicznych zamierza dokonywać tego typu czynności w stosunku do swoich klientów. Jednym z warunków, aby Spółce przysługiwało prawo wystawiania e-faktury jest uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Spółka planuje wykorzystanie możliwości uzyskania akceptacji dla wystawiania e-faktur przez odbiorcę faktury w formie elektronicznej za pomocą systemu EDI (Electronic Data Interchange). Proces wyglądałby następująco: w pierwszej kolejności Abonent ze swojego komputera za pomocą przeglądarki loguje się na serwerze Spółki w systemie NOL. Tym samym następuje komunikacja miedzy dwoma niezależnymi systemami komputerowymi. Logowanie byłoby poprzedzone identyfikacją tj. abonent musiałby podać swój login oraz swoje hasło. Hasło dla każdego Abonenta jest indywidualne i może być przez Abonenta wielokrotnie zmieniane. Następnie Abonent elektronicznie akceptuje umowę o korzystanie z EDI odpowiadającą wymogom art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.). Zatem Abonent i Spółka będą zawierać umowę o stosowanie pomiędzy stronami systemu wymiany danych EDI, która regulowałaby kwestie stworzenia warunków prawnych, organizacyjnych, proceduralnych i technicznych regulujących sposób uruchomienia i funkcjonowania systemu EDI. Komunikacja pomiędzy Abonentem a Spółką będzie się odbywać przy pomocy bezpiecznych połączeń w protokole TLS. Zastosowanie protokołu TLS ma na celu zapewnienie poufności i integralności transmisji danych oraz zapewnienie uwierzytelnienia komunikatów. W dalszej kolejności Abonent korzystając z systemu elektronicznej wymiany danych EDI wyraża zgodę na dokumentowanie transakcji pomiędzy nim a Spółką za pomocą e-faktur, a następnie akceptuje dodatkowy regulamin dotyczący e-faktur, wyrażając tym samym akceptację na dokumentowanie transakcji w formie elektronicznej (za pomocą sytemu EDI) zgodnie z § 3 pkt 2 w związku z § 4 pkt 2 Rozporządzenia.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) dla uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej (§ 3) wystarczające będzie uzyskanie akceptacji poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), po uprzednim zawarciu umowy o korzystanie z sytemu EDI przez sieć Internet?

Zdaniem wnioskodawcy przedstawiony powyżej opis procedury zawierania umowy o EDI pomiędzy nim a Abonentem, a następnie dokonywania akceptacji e-faktur przez Abonenta wypełnia wymogi rozporządzenia o e-fakturach, dotyczące uzyskania przez podmiot je wystawiający akceptacji tej formy dokumentacji pomiędzy nim a Abonentem. Zgodnie bowiem z § 3 pkt 2 akceptacja e-faktur może być wyrażona bądź w formie pisemnej bądź w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność jej pochodzenia i integralność jej treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia akceptacji i integralność danych. Aby więc Abonent mógł wyrazić akceptację przez EDI, musi zostać zawarta umowa w sprawie EDI spełniająca ww. wymagania i wymagania zawarte w zaleceniach Komisji Europejskiej. Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994). Umowa taka wobec braku jakichkolwiek regulacji, zarówno na gruncie przepisów polskich jak również regulacji o charakterze wspólnotowym (właściwie powyżej wymienione zalecenie jest jedynym aktem prawnym regulującym kwestie umowy o stosowanie EDI), może zostać zawarta w dowolnej formie, również poprzez akceptację wzorca umownego. Tym bardziej, iż ustawodawca nie zastrzegł dla takiej umowy formy pisemnej, w szczególności pod rygorem nieważności. Bezsporna więc jest możliwość zawarcia takiej umowy na odległość, np. poprzez sieć Internet, co w sposób oczywisty wiąże się z przedmiotem jej regulacji i czyni powyższe rozwiązanie uzasadnionym ekonomicznie. Pozwala bowiem na przeprowadzenie procedury akceptacji e-faktur bez potrzeby fizycznej obecności podatnika i jego kontrahenta oraz uzyskania fizycznego podpisu Abonenta‚ co zgodnie z treścią § 3 i § 4 rozporządzenia o e-fakturach, wydaje się być zamierzonym rozwiązaniem. Jeśli więc umowa o EDI została zawarta, a jej postanowienia przewidują stosowanie przy wymianie danych za pomocą EDI procedur gwarantujących autentyczność ich pochodzenia i ich integralność, akceptacja dokonana następnie za pomocą powyższego systemu spełnia wymagania rozporządzenia o e-fakturach. Wobec czego schemat powyższy może znaleźć zastosowanie jako zgodny z przepisami prawa podatkowego. Odnośnie samego rozwiązania technicznego, to w ocenie Spółki sposób wymiany komunikatów spełniałby standardy jakie wynikają z zaleceń Komisji z dnia 19 października 1994 r. odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych. W przedmiotowej sytuacji wszystkie te warunki zostaną spełnione. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur jedynie odwołuje się do Umowy w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994). W konsekwencji oznacza to, że strony umowy mogą samodzielnie skonstruować umowę w oparciu o założenia wynikające z umowy modelowej. Istotne jest aby były w niej zawarte regulacje dotyczące stosowanych procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia akceptacji i integralność przesyłanych danych. W elektronicznej wymianie komunikatów brałyby udział dwa niezależne systemy w postaci NOL po stronie Spółki i przeglądarki internetowej po stronie Abonenta. Komunikacja pomiędzy Abonentem a Spółką będzie się odbywać przy pomocy bezpiecznych połączeń TLS. Zastosowanie protokołu TLS ma na celu zapewnienie poufności i integralności transmisji danych oraz zapewnienie uwierzytelnienia komunikatów.

Strona podkreśla, iż TLS działa na warstwie TCP, a więc protokół TLS można z całą pewnością zastosować do zabezpieczenia protokołów warstwy aplikacyjnej (np.: telnet, HTTP, gopher, POP3, IMAP, NNTP).

Zatem zastosowane tego typu rozwiązanie z całą pewnością gwarantuje ochronę komunikatów EDI przed zagrożeniem w postaci nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, opóźnienia, zniszczenia lub utraty danych.

Odrębnie w umowie m.in. będzie opisany standard komunikatów EDI, sposób identyfikacji podmiotów w systemie EDI, zarządzaniem archiwum wiadomości. W świetle powyższego w ocenie Spółki rozwiązania, które zamierza wprowadzić są zgodne z założeniami umowy w sprawie europejskiego modelu EDI, która została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994). Tym samym zgoda uzyskana przez Abonenta w sposób opisany powyżej będzie uprawniała do wystawiania e-faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Szczególne zasady wystawiania i przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337). Elementy, jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, określone zostały w § 5 ww. rozporządzenia.

Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem, wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 2 cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r., faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Z wyżej cytowanych przepisów rozporządzenia wynika, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja, o której mowa, może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej, powinna być ona opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym albo też powinna nastąpić poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI – z ang. Electronic Data Interchange), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Wskazać należy, iż elektroniczna wymiana danych została określona w rozporządzeniu jedynie poprzez odniesienie się do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Przedmiotowa umowa została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994 r.).

Kontrahenci mający zamiar korzystać z elektronicznej formy przesyłania danych (EDI) mają obowiązek zawrzeć dwustronną umowę regulującą wymianę tych danych. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia, zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (EDI) obligatoryjnie musi zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych.

Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza uzyskać akceptację e-faktur w formie elektronicznej za pomocą systemu EDI (Electronic Data Interchange). Wobec tego zamierza ukształtować sposób zawierania umowy oraz uzyskania akceptacji klientów na dokumentowanie transakcji z nimi za pomocą e-faktur w sposób następujący:

1.  w pierwszej kolejności Abonent ze swojego komputera za pomocą przeglądarki loguje się na serwerze Spółki w systemie NOL. Tym samym następuje komunikacja miedzy dwoma niezależnymi systemami komputerowymi. Logowanie byłoby poprzedzone identyfikacją tj. abonent musiałby podać swój login oraz swoje hasło. Hasło dla każdego Abonenta jest indywidualne i może być przez Abonenta wielokrotnie zmieniane.
2.  następnie Abonent elektronicznie akceptuje umowę o korzystanie z EDI odpowiadającą wymogom art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994). Zatem Abonent i Spółka będą zawierać umowę o stosowanie pomiędzy stronami systemu wymiany danych EDI, która regulowałaby kwestie stworzenia warunków prawnych, organizacyjnych, proceduralnych i technicznych regulujących sposób uruchomienia i funkcjonowania systemu EDI. Komunikacja między Abonentem a Spółką będzie się odbywać przy pomocy bezpiecznych połączeń w protokole TLS, który ma na celu zapewnienie poufności i integralności transmisji danych oraz zapewnienie uwierzytelnienia komunikatów. Z przedstawionych we wniosku okoliczności wynika również, iż odrębnie w umowie m.in. będzie opisany standard komunikatów EDI, sposób identyfikacji podmiotów w systemie EDI, zarządzanie archiwum wiadomości.

Biorąc pod uwagę przedstawione we wniosku okoliczności oraz przytoczone przepisy prawa stwierdzić należy, iż opisana forma elektronicznej akceptacji dokonana w ramach zawartej umowy o stosowanie pomiędzy stronami systemu wymiany danych EDI (uwzględniającej wymogi zaleceń Komisji Europejskiej), przewidująca stosowanie procedur gwarantujących przesyłanie faktur, która zapewnia autentyczność i integralność faktur, spełnia warunki określone w § 3 pkt 2 w związku z § 4 pkt 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów.

Ponadto zaznaczyć należy, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie były przedmiotem oceny tut. organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Wskazuje się także, że organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.