Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-375/10-2/DG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-09-03
Teza: Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją opisanych spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 UPDOP?
Słowa kluczowe: impreza; inwestycje; koszt-koszty uzyskania przychodów; projekt; wydatek; wynajem
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 07.06.2010r. (data wpływu 14.06.2010r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zorganizowanie imprezy promocyjnej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 czerwca 2010r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zorganizowanie imprezy promocyjnej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą występującym w roli inwestora realizującego projekty deweloperskie o charakterze biurowym. Główny źródłem zysków spółki jest wynajem powierzchni w ukończonych inwestycjach.

Obecnie Spółka finalizuje projekt, w ramach którego powstaje biurowiec zlokalizowany na terenie W. i jest w trakcie pozyskiwania najemców powierzchni w tym budynku. W tym celu, Spółka zorganizowała spotkanie, w którym uczestniczyli potencjalni najemcy powierzchni w biurowcu, pracownicy Spółki, przedstawiciele podmiotów współpracujących przy realizacji projektu, przedstawiciele wspólnoty mieszkańców budynków sąsiadujących z inwestycją jak również przedstawiciele podmiotów pośredniczących w poszukiwaniu najemców. Mając na uwadze oszczędność czasu oraz kosztów, wolą Spółki było zebranie wszystkich potencjalnych kontrahentów i jednorazowe zaprezentowanie im atutów budynku oraz możliwości współpracy.

W trakcie spotkania uczestnicy wzięli udział w krótkiej ceremonii poświęconej symbolicznemu zakończeniu inwestycji oraz zostali zapoznani ze strukturą budynku; przedstawiono im dostępne do wynajmu powierzchnie biurowe oraz ogólne zasady ewentualnej współpracy. Uczestników spotkania zapoznano również z nowatorskimi systemami oszczędności energii oraz zaletami, jakie wiążą się z ekologicznym charakterem budynku.

Uczestnicy spotkania otrzymali opatrzone logiem drobne upominki w formie folderów zawierających fotografie oraz informacje na temat ukończonego budynku, zastosowanych w nim technologii, jego lokalizacji oraz struktury kapitałowej grupy, której członkiem jest Spółka. W folderach tych zaprezentowano także możliwości aranżacji wnętrz dla najemców.

W związku z charakterem swojej działalności, Spółka planuje organizowanie podobnych spotkań w przyszłości w zależności od potrzeby pozyskania nowych najemców lub przedłużenia umów z obecnymi kontrahentami. W świetle powyższego poniesiono koszty na zakup usług zewnętrznych pozwalających na zorganizowanie spotkania (m.in. techniczna obsługa spotkania, catering, przygotowanie upominków dla uczestników).

W przypadku organizowania podobnych imprez promocyjnych w przyszłości Spółka będzie ponosić zbliżone kategorie kosztów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją opisanych spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 UPDOP?

Własne Stanowisko Wnioskodawcy

Spółka stoi na stanowisku, że koszty ponoszone w związku z organizacją opisanych spotkań spełniają warunki określone w art. 15 ust. 1 UPDOP oraz nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na gruncie art. 16 ust. 1 UPDOP. W konsekwencji, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Przesłanki pozwalające na zaliczenie danego wydatku do podatkowych kosztów uzyskania przychodów zostały określone przez ustawodawcę w art. 15 UPDOP. Zgodnie z tym przepisem „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”.

Zgodnie z powszechnie akceptowaną interpretacją wskazywanego przepisu, w koszty uzyskania przychodów zaliczyć można koszty spełniające łącznie następujące przesłanki:

*   koszty muszą zostać faktycznie poniesione oraz odpowiednio udokumentowane,
*   celem poniesienia kosztów powinno być osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
*   koszty nie mogą mieścić się w kategoriach określonych w art. 16 ust 1, zawierającym katalog wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Dopiero w sytuacji, gdy konkretny koszt spełni powyższe warunki, może zostać zaliczony w koszty uzyskania przychodów.

Przesłanka poniesienia i udokumentowania kosztów

Zdaniem Spółki, w świetle przedstawionego stanu faktycznego, nie budzi wątpliwości, iż koszty zostały rzeczywiście poniesione. Dodatkowo, Spółka posiada odpowiednie dokumenty potwierdzające poniesienie tych kosztów. Podobnie, w przyszłości Spółka będzie stosować procedury zapewniające należytą dokumentację omawianych kosztów. W konsekwencji przesłankę tę należy uznać za spełnioną.

Przesłanka poniesienia wydatków w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów

Głównym źródłem zysków Spółki jest wynajem powierzchni biurowych, co oznacza, że Spółka musi ponosić odpowiednie koszty w celu jak najszybszego i najbardziej efektywnego pozyskania najemców.

Z doświadczenia oraz z powszechnej praktyki rynkowej wynika, iż organizowanie bezpośrednich spotkań z potencjalnymi kontrahentami przekłada się w sposób pozytywny na nawiązanie współpracy i konsekwentnie zwiększenie przychodów. Osiągane jest to między innymi poprzez kształtowanie pozytywnego wizerunku inwestora oraz szczegółową prezentację oferty — w tym przypadku najważniejszych cech budynku (takich jak możliwości aranżacji wnętrza, dostępne rozwiązania technologiczne, położenie komunikacyjne i inne). Według Spółki, zasadniczym celem organizowanych wydarzeń jest pozyskanie najemców powierzchni w nowym budynku, zaprezentowanie jego walorów oraz ogólnych zasad ewentualnej współpracy. W konsekwencji należy stwierdzić, że poprzez organizację spotkania Spółka zmierzała do pozyskania najemców i zwiększenia poziomu osiąganych przychodów.

Przesłankę celowości poniesienia kosztu należy więc uznać za spełnioną.

Przesłanka nie znajdowania się kosztu w katalogu wydatków niemogących stanowić kosztów uzyskania przychodów

Analizując omawiane wydatki, należy przede wszystkim mieć na uwadze ich złożony charakter, o którym przesądzają cechy organizowanych spotkań. Są one z jednej strony poświęcone prezentacji zasad ewentualnej współpracy, z drugiej zapoznaniu uczestników z samym budynkiem oraz wskazaniu jego atutów. Zorganizowane spotkanie oraz potencjalne podobne spotkania w przyszłości mają zatem przede wszystkim charakter marketingowy oraz promocyjny. Naturalną konsekwencją złożoności organizowanych spotkań jest fakt, iż ponoszone na nie wydatki, niezależnie od indywidualnego charakteru (np. koszty obsługi, cateringu czy noclegu dla niektórych gości) powinny być analizowane całościowo, z uwzględnieniem celu, jaki wspólnie spełniają. Zdaniem Spółki przedmiotowe koszty powinny zostać uznane za wydatki marketingowe, gdyż w istocie ponoszone są w celu pozyskania najemców powierzchni biurowych lub przedłużenia współpracy z obecnym kontrahentami.

Przepis art. 16 ust. 1 UPDOP nie zawiera w swoim katalogu wydatków marketingowych, do których można byłoby zakwalifikować koszty organizacji spotkań. W świetle literalnego brzmienia przepisów nie ma zatem podstaw do kwestionowania możliwości zaliczania omawianych kosztów do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Z ostrożności wnioskodawca pragnie wskazać, iż w szczególności nie można uznać, że przedmiotowe koszty związane z organizacją spotkania z potencjalnymi kontrahentami stanowią koszty określone w art. 16 ust. 1 pkt 28 UPDOP. Zgodnie z tym przepisem za koszty uzyskania przychodów nie można uznać „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.”

W świetle braku ustawowego określenia zakresu pojęcia reprezentacja, by precyzyjnie ustalić jego znaczenie, należy wesprzeć się definicjami słownikowymi. Przez reprezentację należy rozumieć okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Dodatkowo, jak wskazuje doktryna, poniesienie wydatków na reprezentację zasadniczo powinno zmierzać do wykreowania pozytywnego wizerunku firmy, uwypuklenia jej zasobności i profesjonalizmu.

Zdaniem Spółki, organizowanym spotkaniom z potencjalnymi kontrahentami nie można przypisać cech wystawności oraz okazałości biorąc pod uwagę, iż w ich trakcie Spółka stara się zapewnić uczestnikom jedynie warunki powszechnie przyjęte jako standardowe, tzn. poczęstunek, upominki w formie materiałów reklamowych oraz w przypadkach, w których jest to nieuniknione - nocleg.

W opinii Spółki oceniając omawiane spotkania należy również mieć na uwadze praktyki stosowane obecnie na lokalnym rynku nieruchomości, które w odniesieniu do kampanii marketingowych polegają w dużej mierze na organizowaniu podobnych wydarzeń, na których potencjalnym kontrahentom przedstawia się zalety swojej inwestycji oraz ewentualne oferty współpracy. Należy więc stwierdzić, iż analizowane spotkanie nie posiadało cech wystawności oraz okazałości, wręcz przeciwnie — w obecnej sytuacji rynkowej jest to postępowanie standardowe, a brak takiego wydarzenia przy okazji ukończenia inwestycji byłby postrzegany przez rynek jako niedołożenie należytej staranności w celu pozyskania najemców.

Należy podkreślić, iż za reprezentację można uznać jedynie pewne zachowania nacechowane zamiarem wywołania określonych pozytywnych wrażeń, budowania relacji (osobistych) w sposób wykraczający poza standardowe podejmowanie kontrahentów (okazałość, wystawność). W konsekwencji, w sytuacji gdy opisane działania Spółki postrzegane są w odniesieniu do zwyczajów panujących na rynku nieruchomości jako standardowe, nie sposób nadać im cech reprezentacji, o której mowa w art. 16 ust. pkt 28 UPDOP.

Analizując przedstawione okoliczności należy dojść do wniosku, iż spotkanie zostało zorganizowane w celu zapoznania potencjalnych kontrahentów z nowo wzniesionym budynkiem, jego zaletami oraz zasadami ewentualnej współpracy. Nie powinno więc budzić wątpliwości, iż zasadniczym celem spotkań jest jak najszybsze i najskuteczniejsze pozyskanie najemców powierzchni w nowym budynku, co pozwoli na generowanie w przyszłości przychodów z najmu podlegających opodatkowaniu.

Zdaniem Spółki, trudno byłoby znaleźć racjonalne — gospodarcze czy społeczne przesłanki dla piętnowania przez ustawodawcę zachowań podatników zmierzających do promowania swojego dobrego wizerunku, nawet jeśli miałoby to być działanie kosztowne i pracochłonne.

W ocenie Spółki, definicję reprezentacji należy postrzegać w sposób wąski, który wynika z konstrukcji art. 16 ust. 1 pkt 28 UPDOP, w którym doprecyzowano to pojęcie wskazując, że chodzi w nim w szczególności o wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Brzmienie przepisu wskazuje na intencję ustawodawcy, jaką może być chęć wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wydatków na rozrywkę, spędzanie, wolnego czasu „na koszt firmy”, czy też obdarowywanie kontrahentów kosztownymi prezentami, nawet jeśli takie działanie pozostaje w „jakiejś relacji z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Mając na uwadze stanowisko sądów administracyjnych, zgodnie z którym, by konkretne koszty uznać za reprezentacyjne, cele związane z tym pojęciem powinny dominować przy okazji ich ponoszenia, nie sposób uznać przedmiotowych wydatków za reprezentacyjne. Potwierdza to orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w którym Sąd wskazał między innymi: „Przedsięwzięcie (impreza) wykracza poza ramy pojęcia reprezentacja, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli jest ona przedsięwzięciem marketingowym o wielorakich celach, nakierowanym głównie na umocnienie pozycji rynkowej danego tytułu prasowego, poprzez zwiększenie jego sprzedaży, pozyskiwanie reklam. Natomiast te cele i cechy, które utożsamiane są zwykle z reprezentacją a więc wykreowanie wizerunku, budowa zaufania, uwypuklenie zasobności profesjonalizmu, wprawdzie niewątpliwie są również obecne, to jednak nie są elementem dominującym.”

Zdaniem Spółki w przedmiotowych okolicznościach mamy do czynienia właśnie z sytuacją, do której odniósł się Sąd we wskazywanym wyroku, tzn. pomimo iż zorganizowane spotkanie mogło być postrzegane przez osoby nie znające realiów rynkowych jako mające charakter mieszany (posiadające pewne cechy wiązane z reprezentacją), to jej dominującym i zasadniczym celem było pozyskanie najemców powierzchni w nowo wzniesionym biurowcu.

Potwierdza to również wskazywany już wcześniej wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (sygn. III SA/Wa 1597/08), w którym stwierdzono: „Za zasadny należy uznać sformułowany w skardze zarzut naruszenia art. 16 ust. 1 pkt 28 PDOP, albowiem pomimo tego, iż nie można stwierdzić, iż cele reprezentacji nie towarzyszą w ogóle opisanej we wniosku Spółki imprezie, to jednak nie stanowią one dominującego jej elementu, zasadniczego celu jej przeprowadzenia i w związku z tym nie ma podstaw, aby przyjąć iż wydatki poczynione na organizację takiej imprezy, mogą być potraktowane jako koszty reprezentacji w rozumieniu powyższego przepisu i na jego podstawie wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.”

Powyższą argumentację umacnia ogólna zasada wykładni przepisów, zgodnie z którą regulacji ustanawiających wyjątek od pewnej reguły nie należy interpretować rozszerzająco. Tylko więc, gdy zostanie jednoznacznie wykazane, że dany rodzaj kosztów bez wątpienia mieści się w zakresie jednej z norm zawartych w przepisach art. 16 ust. 1 UPDOP, możliwe jest nieuznanie takiego kosztu za koszt uzyskania przychodów.

Mając więc na uwadze, iż zorganizowane spotkanie mogło być uznane za mające wieloraki charakter, ale zasadniczym jego celem było pozyskanie najemców, przedmiotowe koszty nie powinny być uznane za wydatek na reprezentację i nie mieszczą się w zakresie art. 16 ust. 1 pkt 28 UPDOP.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż jednym z celów spotkań jest zapoznanie uczestników ze strukturą budynku, powierzchniami dostępnymi do wynajmu, zastosowaną technologią oraz walorami ekologicznymi budynku. Zdaniem Spółki, wspomniane okoliczności wykluczają możliwość uznania tych wydatków za koszty reprezentacji. Potwierdza to stanowisko Wojewódzkiego Sądu w Warszawie „zgodnie z którym: „W celu dokonania oceny, czy dany rodzaj działalności może zostać uznany za reklamę, reprezentację czy innego rodzaju działalność konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Za każdym razem - dla uznania określonego działania za działanie o charakterze reklamowym - kluczowe znaczenie ma ustalenie, że działanie to rozpowszechnia informacje (promuje) określony towar, usługę lub też firmę, jeżeli poprzez promowanie firmy pośrednio promuje oferowane przez nią towary lub usługi zachęcając do ich nabywania.”

Zdaniem Spółki podejmowane przez nią działania zmierzały właśnie do promowania wśród potencjalnych kontrahentów ukończonego biurowca i oferowanych w nim powierzchni. Analogiczną rolę będą pełnić takie działania podejmowane w przyszłości. W konsekwencji wydatki na organizację spotkania nie powinny być uznane za koszty reprezentacji. Dodatkowym potwierdzeniem stanowiska wnioskodawcy jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 maja 2009 r., ILPB3/423-96/09-5/MC: „Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi związane w szczególności z utrzymaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka organizuje konferencje i szkolenia dla obecnych kontrahentów. Ich celem jest zaznajomienie uczestników z nowościami w asortymencie towarów oferowanych przez Spółkę, ich właściwościami oraz technologią ich wykorzystania w budownictwie. Spółka zapewnia uczestnikom poczęstunek, np. czekolady, paluszki, ciastka, kanapki, kawa, herbata, napoje, woda oraz w przypadku niektórych szkoleń trwających ponad 6 godzin ciepły posiłek. Ponadto, Wnioskodawca podczas spotkań w Jego siedzibie częstuje gości (np. kontrahentów) napojami bezalkoholowymi (woda mineralna, sok) lub kawą czy herbatą. W świetle powyższych przepisów należy stwierdzić, iż wydatki które Spółka ponosi na poczęstunek podczas konferencji (szkolenia) oraz na zakup napojów bezalkoholowych podawanych gościom podczas spotkań w Jej siedzibie, stanowiących zwyczajowy poczęstunek kontrahentów i należących do powszechnie obowiązujących kanonów kultury (nie mające charakteru okazałości) mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Z ostrożności Spółka pragnie się odnieść do charakteru kosztów cateringu ponoszonych w ramach wydatków na organizację spotkania. Zdaniem Spółki, pomimo, że przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 UPDOP jako przykłady kosztów reprezentacyjnych wymienia wydatki na cele gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w przedstawionym stanie faktycznym przepis ten nie powinien mieć zastosowania. Zdaniem Spółki, użyte w analizowanym przepisie pojęcia mają jedynie charakter przykładowy, w konsekwencji, by konkretne koszty uznać za wydatki na reprezentację, poza mieszczeniem się we wskazanych przykładowo kategoriach muszą spełniać ogólne cechy reprezentacji, tj. okazałości i doniosłości oraz zmierzać do kreowania wizerunku Spółki. Mając na uwadze przedmiotowy stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, wypada uznać, iż koszty usług cateringowych nie mieszczą się w zakresie wydatków na reprezentację z uwagi na odmienność celu, jakim jest pozyskanie kontrahentów oraz brak cech doniosłości i okazałości.

Podsumowując, koszty związane z organizacją spotkania opisanego w stanie faktycznym spełniają i w przyszłości będą spełniać warunki umożliwiające zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów, tj.

*   zostały poniesione i prawidłowo udokumentowane,
*   zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów,
*   nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 UPDOP.

W konsekwencji, należy uznać, iż omawiane koszty mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki zgodnie z art. 15 ust. 1 UPDOP.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stwierdzam, co następuje:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym - dotyczące sprzedaży wytwarzanych dóbr i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca zorganizował spotkanie, w którym uczestniczyli potencjalni najemcy powierzchni w biurowcu, pracownicy Spółki, przedstawiciele podmiotów współpracujących przy realizacji projektu, przedstawiciele wspólnoty mieszkańców budynków sąsiadujących z inwestycją jak również przedstawiciele podmiotów pośredniczących w poszukiwaniu najemców. W trakcie spotkania uczestnicy wzięli udział w krótkiej ceremonii poświęconej symbolicznemu zakończeniu inwestycji oraz zostali zapoznani ze strukturą budynku; przedstawiono im dostępne do wynajmu powierzchnie biurowe oraz ogólne zasady ewentualnej współpracy. Uczestników spotkania zapoznano również z systemami oszczędności energii. Uczestnicy spotkania otrzymali opatrzone logiem drobne upominki w formie folderów zawierających fotografie oraz informacje na temat ukończonego budynku, zastosowanych w nim technologii, jego lokalizacji oraz struktury kapitałowej grupy, której członkiem jest Spółka. W folderach tych zaprezentowano także możliwości aranżacji wnętrz dla najemców. W świetle powyższego poniesiono koszty na zakup usług zewnętrznych pozwalających na zorganizowanie spotkania (m.in. techniczna obsługa spotkania, catering, przygotowanie upominków dla uczestników).

W świetle przedstawionego stanu faktycznego należy zauważyć, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają definicji pojęć "reklama" i "reprezentacja". W sytuacji takiej konieczne jest odwołanie się - w celu ustalenia ich znaczenia - do języka potocznego i posiłkowego posłużenia się między innymi definicjami zawartymi w słownikach języka polskiego. Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Zgodnie z definicją zawartą w Uniwersalnym Słowniku Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007) reklamą jest "działanie polegające na zachęcaniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów i usług." Reklamą jest też "napis, rysunek, plakat, film itp. służące temu celowi". Pod pojęciem reprezentacji rozumie się natomiast "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Pojęcie reklamy zdefiniuje się również jako wszelkie działania podmiotu gospodarczego mające kształtować popyt poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych klientów o towarach, w celu zachęcania ich do nabywania towarów właśnie od tego, a nie innego podmiotu gospodarczego.

Analizując pojecie "reprezentacja", wobec braku jej definicji legalnej, za celowe należy uznać odniesienie się do wykładni języka tego pojęcia. Przenosząc definicję reprezentacji z języka polskiego: "Reprezentacja” to okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Reprezentacyjnie to działanie w sposób okazały, okazale, wystawnie, wytwornie" (M. Szymczak PWN Warszawa 1981 t II s. 48), na grunt ustawy podatkowej, należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy) wiążące się z okazałością, w celu wywołania jak najlepszego działania. Reprezentacja to działanie polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi związane z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestniczeniem w przyjęciach. Przy czym, reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na wystroju firmy, jej logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania reprezentantów i kontrahentów.

W przedstawionym stanie faktycznym, z uwagi na to, że spotkanie zostało zorganizowane w celu zapoznania potencjalnych kontrahentów z nowo wzniesionym budynkiem, jego zaletami oraz zasadami ewentualnej współpracy, zapoznania ze strukturą budynku, powierzchniami dostępnymi do wynajmu, zastosowaną technologią oraz walorami ekologicznymi budynku, można uznać je za mające charakter marketingowy i reklamowy. Wydatki opisane we wniosku, a poniesione na techniczną obsługę spotkania, catering, przygotowanie upominków dla uczestników i w przypadkach nieuniknionych noclegu dla niektórych gości, jeżeli nie wykraczają poza główny cel spotkania jakim jest zaznajomienie kontrahentów z nowym produktem Spółki, tj. powierzchnią do wynajmu w budowanym biurowcu i są oferowane na standardowym i zwyczajowo przyjętym poziomie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stanowisko podatnika, można uznać zatem za prawidłowe.

Końcowo, należy zauważyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Stosownie bowiem do przepisu art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Należy również podkreślić, iż pełna ocena możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, możliwa jest tylko w postępowaniu kontrolnym, które wyjaśni charakter ponoszonych wydatków, program spotkania i jego cel. Postępowanie to, w odróżnieniu od postępowania w sprawie wydania interpretacji przepisów prawa podatkowego jest postępowaniem dowodowym, w którym w wyniku zbadania okoliczności danej sprawy nastąpi ocena racjonalności działań Spółki.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w przypadku interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.