Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.755.2020.2.MT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-02-18
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego, zawartego w fakturach i dokumentach zrównanych z fakturami potwierdzających wydatki służbowe, w przypadku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, gdy spełnione zostaną pozostałe warunki do odliczenia podatku VAT
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16 grudnia 2020 r. (data wpływu 16 grudnia 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 16 lutego 2021 r. (data wpływu 16 lutego 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 11 lutego 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.755.2020.1.MT (doręczone Stronie w dniu 12 lutego 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego, zawartego w fakturach i dokumentach zrównanych z fakturami potwierdzających wydatki służbowe, w przypadku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, gdy spełnione zostaną pozostałe warunki do odliczenia podatku VAT - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 grudnia 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego, zawartego w fakturach i dokumentach zrównanych z fakturami potwierdzających wydatki służbowe, w przypadku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, gdy spełnione zostaną pozostałe warunki do odliczenia podatku VAT. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 16 lutego 2021 r. (data wpływu 16 lutego 2021 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 11 lutego 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.755.2020.1.MT (doręczone Stronie w dniu 12 lutego 2021 r.)

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, działającym w branży farmaceutycznej. Spółka zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy (dalej: „podróże służbowe”). W ramach podróży służbowych pracownicy ponoszą wydatki związane z podróżami służbowymi. Tego typu wydatki obejmują m.in.: koszty dojazdów, w tym dojazdów samochodami służbowymi lub prywatnymi, czy koszty noclegów.

Ponadto pracownicy Spółki, w ramach wykonywania obowiązków służbowych, mogą również dokonywać różnego rodzaju zakupów związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością operacyjną i promocyjną, przykładowo: nabywają usługi gastronomiczne, cateringowe, artykuły spożywcze, materiały biurowe, wyposażenie o niskiej wartości oraz inne (dalej: „wydatki”). Z uwagi na fakt, że wydatki opisane powyżej są ponoszone przez pracowników, Spółka zwraca pracownikom poniesione wydatki po ich właściwym udokumentowaniu. Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów będących dowodami księgowymi (tj. faktur, faktur korygujących, not księgowych, paragonów za autostradę lub parking, dowody opłaty pocztowej, skarbowej i innej, bilet lotniczy, kolejowy i inny), potwierdzającymi poniesienie wydatku (dalej: „dokumenty” lub „dowody księgowe”). Wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki dokonywane przez pracowników są zbierane i przechowywane w formie papierowej.

Pracownicy rozliczają wydatki w systemie informatycznym służącym do zarządzania wyjazdami służbowymi oraz rozliczania wydatków związanych z codzienną działalnością operacyjną i promocyjną (dalej: „System”). Przed rozpoczęciem planowanej podróży lub dokonaniem rezerwacji na cele podróży pracownik wprowadza polecenie wyjazdu służbowego („PWS”) tj. pracownik zgłasza i rezerwuje wyjazd służbowy/wydatek związany z wyjazdem służbowym w Systemie. W ramach codziennych aktywności związanych z wykonywaniem obowiązków, pracownik dokumentuje poniesione koszty służbowe gromadząc dowody zakupu towarów i usług na cele operacyjne lub promocyjne.

Na bazie zgromadzonych dowodów, pracownik dokonuje rozliczenia poniesionych kosztów w Systemie informatycznym, co stanowi podstawę do wygenerowania przez System wydruku raportu stanowiącego zbiorcze zestawienie rozliczanych wydatków służbowych poniesionych przez pracownika („Raport wydatków”). Pracownik drukuje Raport wydatków z Systemu, dołączając do niego oryginały dowodów księgowych dokumentujących poniesione przez pracownika wydatki wraz z dokumentacją towarzyszącą (jeśli jest wymagana). Taki zestaw dokumentów zostaje przekazany do bezpośredniego przełożonego, który akceptuje Raport wydatków w Systemie (lub kwestionuje wydatek cofając rozliczenie w systemie do korekty przez pracownika).

Po zaakceptowaniu wydatków w systemie przez bezpośredniego przełożonego, komplet dokumentacji jest przesyłany do centrum skaningu, w którym otrzymane dokumenty są skanowane oraz następnie ich elektroniczna wersja jest dołączana (podpinana) pod Raport wydatków w Systemie. W następnym etapie właściwy do tego zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych dokonuje kontroli formalno-rachunkowej wydatków, które następnie podlegają księgowaniu. Na końcu dokonywany jest zwrot poniesionych kosztów na rzecz pracownika.

Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. w formie zeskanowanych dokumentów w wersji elektronicznej oraz oryginały dokumentów w wersji papierowej. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów. Oryginały dokumentacji są obecnie archiwizowane przez Spółkę przez okres 10 lat.

Biorąc pod uwagę liczbę pracowników zatrudnianych przez Spółkę oraz charakter ponoszonych wydatków każdorazowe zbieranie i przechowywanie dowodów księgowych dokumentujących poniesione przez pracowników wydatki w formie papierowej jest procesem czasochłonnym i uciążliwym.

W związku z powyższym, Spółka planuje wdrożenie w pełni elektronicznego systemu rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników, zmieniającego sposób archiwizacji omawianych dokumentów. W ramach przedmiotowego systemu cyfrowe kopie dowodów zakupu (stworzone przez pracownika Spółki przy użyciu skanera, telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego) lub kopie oryginałów dokumentów wystawionych w formie elektronicznej byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a następnie wprowadzane do Systemu oraz dołączane do Raportu wydatków celem przesłania ich do dalszej akceptacji. Spółka nie będzie posiadała papierowych oryginałów dowodów księgowych poniesienia wydatków, a jedynie System będzie przechowywał cyfrowy obraz dowodu zakupu. Po rozliczeniu wydatków i uzyskaniu informacji z systemu o zaksięgowaniu wydatków, pracownicy będą mogli dokonać zniszczenia papierowych oryginałów rozliczanych dokumentów księgowych.

W ramach funkcjonowania nowego systemu Wnioskodawca zamierza zapewnić funkcjonowanie określonych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, będą realizowane w następujący sposób:

1.  Pracownik planujący podróż służbową lub dokonujący rezerwacji usług na cele podróży będzie musiał wypełnić PWS. Z chwilą przesłania wniosku PWS przełożony pracownika otrzymuje powiadomienie mailowe ze szczegółami rezerwacji. Wnioski te będą stanowiły dokumenty uzupełniające. Pracownik wnioskujący o zwrot poniesionego wydatku, po wprowadzeniu kosztu do Systemu będzie musiał dołączyć cyfrowy obraz dowodu księgowego (skan, zdjęcie zrobione przy użyciu telefonu komórkowego, tabletu, itp.). Cyfrowy obraz dowodu księgowego wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie.
2.  Obowiązkiem pracownika będzie dołożenie wszelkich starań, aby podłączone obrazy dokumentów były czytelne i zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.
3.  Następnie przełożony pracownika dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków w Systemie na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych kopii dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dana usługa / wydarzenie / podróż służbowa miała miejsce i jest związana z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.) Przełożony będzie również weryfikował wpisany wydatek z załączonym obrazem.
4.  Po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do Systemu.
5.  Cyfrowy obraz dokumentów księgowych, w tym faktur będzie zapisywany w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie całkowicie wykluczona.

Weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywana jest i będzie w całości elektronicznie. Dowody księgowe poniesienia wydatków będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (co do zasady w sposób łatwiejszy i szybszy niż w ramach obecnego systemu archiwizacji, opartego na dokumentach w formie papierowej), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Dzięki temu dokumenty uzyskane przez pracowników będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system bazujący na dokumentach papierowych.

W tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka pragnie uzyskać potwierdzenie, że planowane wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji i zarządzania dokumentami, związanymi z rozliczaniem wydatków ponoszonych przez pracowników w ramach podróży służbowych lub powierzonych im obowiązków służbowych nie wpłynie w żaden sposób na jej prawa w zakresie odliczania podatku VAT naliczonego, tj. będzie ona miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia).

Wydatki ponoszone przez Spółkę udokumentowane na fakturach będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług przez Spółkę. Wydatki ponoszone przez Spółkę udokumentowane na fakturach będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm., dalej: „ustawa o VAT”), jednakże Spółka nie będzie odliczać podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Wnioskodawca nie będzie przechowywał faktur na terytorium kraju, lecz przedmiotowe faktury będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej zgodnie z art. 112a ust. 3 oraz 4 ustawy o VAT. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka zapewni możliwość dostępu on-line do systemu, w którym archiwizowane są obrazy faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT lub dostarczy na każde życzenie organów podatkowych obrazy dokumentów zarchiwizowane w systemie w wersji elektronicznej.

Sposób przechowywania otrzymywanych faktur będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania poprzez sprawowaną kontrolę merytoryczną przełożonego, który na podstawie załączonego cyfrowego obrazu faktury oraz posiadanej wiedzy o celowości wydatku, zobowiązany jest do dokonania analizy przedstawionego dokumentu, w tym weryfikacji merytorycznej wydatku (w szczególności co do celowości jego poniesienia, wysokości oraz zakresu poniesionych kosztów), konieczność zapisu cyfrowego obrazu faktur w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność faktury, kontrolę formalną dokonywaną przez zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń, która będzie obejmować weryfikację czytelności cyfrowego obrazu faktury oraz weryfikację prawidłowości wprowadzonych danych do Systemu w porównaniu z załączonym cyfrowym obrazem faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opisany we wniosku sposób archiwizowania obrazu elektronicznego faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych, podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku sposób archiwizowania obrazu elektronicznego faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych, podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT).

Na wstępie należy zauważyć, że w celu wykorzystania nabywanych towarów lub usług do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT (na potrzeby odliczenia podatku VAT naliczonego), podatnik musi dysponować odpowiednimi dowodami.

Zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jak zaś stanowi art. 181 cytowanej ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

W tym miejscu należy podkreślić, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej nie wprowadzają żadnych ograniczeń w zakresie formy, czy też przechowywania dowodów. W szczególności, nie wyłączają w żaden sposób możliwości przechowywania dowodów w formie elektronicznej. Wskazane jest zatem posiadanie wszelkich dowodów, które w przypadku ewentualnego postępowania podatkowego lub kontrolnego mogą być przedstawione jako dowody potwierdzające zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego (w tym przypadku zakupu).

Analizując możliwość przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, na podstawie których Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego, niezbędna jest również analiza przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Jak zaś stanowi ust. 2 pkt 1 cytowanego przepisu, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zasady dotyczące przechowywania wspomnianych faktur ujęte zostały w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Jak bowiem stanowi pierwszy z wymienionych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie zaś z treścią art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania zarówno wystawionych przez siebie (lub w swoim imieniu) faktur, jak i faktur otrzymanych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl ust. 4 cytowanego przepisu, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Analizowane przepisy dopuszczają zatem wprost możliwość przechowywania faktur (również tych otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej. Co więcej, ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu ich przechowywania. Sposób ten, w myśl powołanych przepisów, musi zapewniać jedynie:

*   przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

*   łatwość ich odszukania,

*   autentyczność ich pochodzenia,

*   integralność treści faktur,

*   czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują natomiast w jaki sposób powyższe warunki mają być spełnione - ustawodawca zostawił podatnikom w tym zakresie pewną swobodę. Zgodnie bowiem z treścią art. 106m ust. 1 ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Kolejne ustępy cytowanego przepisu definiują natomiast jak należy interpretować wymienione powyżej wymogi. Mianowicie, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W ocenie Wnioskodawcy, nie ma zatem przeszkód, aby faktury oraz inne dokumenty zrównane z nimi, stwierdzające wydatki dokonywane przez pracowników Spółki (np. w trakcie odbywanych podróży służbowych lub w celu poniesienia wydatków operacyjnych i promocyjnych) podlegające opodatkowaniu VAT, przechowywane były w formie zapisu elektronicznego. Możliwość taką dopuszczają zarówno przepisy ustawy o VAT, jak i przytoczone już, ogólne zasady dotyczące dowodów zawarte w Ordynacji podatkowej.

Wnioskodawca wskazuje również, że planowane procedury i mechanizmy (wskazane w treści opisu zdarzenia przyszłego) będą stanowiły kontrole biznesowe w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, które pozwolą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, w związku z czym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zostanie zapewniona.

W konsekwencji, opisany w zdarzeniu przyszłym system przechowywania dokumentów, polegający na tworzeniu ich cyfrowej kopii i archiwizowaniu w postaci elektronicznej spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

*   Wprowadzone przez Spółkę rozwiązanie informatyczne ułatwi przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych i ich przechowywanie w podziale na takie okresy;

*   Planowany sposób przechowywania faktur zapewni w każdym momencie możliwość ich wydrukowania lub zapisania na innym nośniku danych, a także niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów na żądanie upoważnionego organu (w tym również możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych). Ze względu na przypisanie poszczególnych dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz wprowadzenie podstawowych danych w nich zawartych do systemu zagwarantowana zostanie łatwość odszukiwania faktur;

*   Planowany sposób archiwizacji dokumentów umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - zachowana zostanie zatem ich autentyczność. W odniesieniu do skanów / zdjęć dokumentów wynika ona bezpośrednio z faktu, że wersja elektroniczna dokumentów stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę;

*   Dostęp do zeskanowanych i wprowadzonych do systemu dokumentów będzie ograniczony do odpowiednich osób, a ustawienia systemowe będą uniemożliwiać ich usunięcie. Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych dokumentów - tym samym zapewniona zostanie integralność dokumentów;

*   Zasady wprowadzania faktur do systemu oraz sposób ich akceptacji przez upoważnioną do tego osobę skutkować będą tym, iż zeskanowane dokumenty będą wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadających im papierowych oryginałów - zapewniona zostanie czytelność przechowywanych dokumentów.

Możliwość przechowywania faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej, w ramach systemów informatycznych zbliżonych do systemu, którego wdrożenie planowane jest przez Wnioskodawcę, potwierdzona została w wielu interpretacjach indywidualnych wydawanych w ostatnich latach. W tym miejscu Wnioskodawca pragnie przytoczyć choćby interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 września 2020 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.391.2020.2.JF, w której to stwierdzono, że „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.”

Z powyższego wynika również, że forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur. W ocenie Wnioskodawcy nie ulega zatem wątpliwości, iż faktury (oraz inne dokumenty z nimi zrównane) przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, w sposób opisany w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będą ją uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na tych dokumentach (przy założeniu, iż pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki takiego obniżenia zostaną spełnione).

Takie podejście potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 września 2020 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM, w której to stwierdzono, że „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. (\`(...)\`) Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną przez Spółkę otrzymane w formie papierowej a następnie po ich zapisaniu w nieedytowalnym formacie i archiwizowaniu w sposób elektroniczny Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT”.

Stanowisko prezentowane przez Spółkę znajduje potwierdzenie również w innych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 3 września 2020 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.391.2020.2.JF;

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 9 września 2020 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM;

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 6 marca 2019 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej znak 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP;

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 19 czerwca 2020 r. znak 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ;

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 22 czerwca 2017 r. (znak 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT);

*   interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 0114-KDIP1-3.4012.334.2019.2.MK;

*   w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 26 stycznia 2016 r. (znak IPPP2/4512-1101/15-2/MAO), 9 czerwca 2016 roku (znak IPPP2/4512-280/16-4/MMa), 22 grudnia 2015 r. (znak IPPP3/4512-971/15-2/JF), 16 lipca 2015 r. (znak IPPP3/4512-477/15-2/KP), 22 października 2014 r. (znak IPPP3/443-1006/14-2/IG) oraz 30 maja 2014 r. (znak IPPP3/443-225/14-2/IG);

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 13 stycznia 2016 r. (znak ILPP4/4512-1-361/15-4/PR);

*   w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 2 grudnia 2015 r. (znak IBPP3/4512-679/14/KG) oraz 27 lutego 2015 r. (znak IBPP3/443-1389/14/EJ);

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w dniu 20 listopada 2014 r. (znak IPTPP4/443-632/14-2/UNR).

Biorąc zatem pod uwagę wszystkie przytoczone powyżej przepisy ustawy o VAT oraz ich wykładnię prezentowaną przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, a także ogólne zasady dokumentowania transakcji przewidziane w Ordynacji podatkowej, należy uznać, że opisany we wniosku sposób archiwizowania obrazu elektronicznego faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych, podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy).

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ustawy.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, działającym w branży farmaceutycznej. Spółka zatrudnia pracowników, którzy w ramach podróży służbowych ponoszą wydatki związane z podróżami służbowymi. Spółka zwraca pracownikom poniesione wydatki po ich właściwym udokumentowaniu. Rozliczanie kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, będących dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku. Wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki dokonywane przez pracowników są zbierane i przechowywane w formie papierowej. Pracownicy rozliczają wydatki w systemie informatycznym służącym do zarządzania wyjazdami służbowymi oraz rozliczania wydatków związanych z codzienną działalnością operacyjną i promocyjną. Przed rozpoczęciem planowanej podróży lub dokonaniem rezerwacji na cele podróży pracownik wprowadza polecenie wyjazdu służbowego oraz w ramach codziennych aktywności związanych z wykonywaniem obowiązków, pracownik dokumentuje poniesione koszty służbowe gromadząc dowody zakupu towarów i usług na cele operacyjne lub promocyjne. Pracownik dokonuje rozliczenia poniesionych kosztów w Systemie, co stanowi podstawę do wygenerowania przez System wydruku raportu stanowiącego zbiorcze zestawienie rozliczanych wydatków służbowych poniesionych przez pracownika. Pracownik drukuje Raport wydatków z Systemu, dołączając do niego oryginały dokumentów potwierdzających poniesione przez pracownika wydatki wraz z dokumentacją towarzyszącą. Po zaakceptowaniu wydatków w systemie przez bezpośredniego przełożonego, komplet dokumentacji jest przesyłany do centrum skaningu, w którym otrzymane dokumenty są skanowane oraz następnie ich elektroniczna wersja jest dołączana pod Raport wydatków w Systemie. W następnym etapie właściwy do tego zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych dokonuje kontroli formalno-rachunkowej wydatków, które następnie podlegają księgowaniu. Na końcu dokonywany jest zwrot poniesionych kosztów na rzecz pracownika. Spółka planuje wdrożenie w pełni elektronicznego systemu rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników, zmieniającego sposób archiwizacji omawianych dokumentów. W ramach systemu cyfrowe kopie dokumentów wystawionych w formie elektronicznej byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a następnie wprowadzane do Systemu oraz dołączane do Raportu wydatków celem przesłania ich do dalszej akceptacji. Spółka nie będzie posiadała papierowych oryginałów faktur i dokumentów zrównanych z fakturami dokumentujących poniesienie wydatków, a jedynie System będzie przechowywał ich cyfrowy obraz. Po rozliczeniu wydatków i uzyskaniu informacji z systemu o zaksięgowaniu wydatków, pracownicy będą mogli dokonać zniszczenia papierowych oryginałów rozliczanych faktur i dokumentów zrównanych z fakturami.

W ramach funkcjonowania nowego systemu Wnioskodawca zamierza zapewnić funkcjonowanie określonych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Pracownik planujący podróż służbową lub dokonujący rezerwacji usług na cele podróży będzie musiał wypełnić PWS. Z chwilą przesłania wniosku PWS przełożony pracownika otrzymuje powiadomienie mailowe ze szczegółami rezerwacji. Wnioski te będą stanowiły dokumenty uzupełniające. Pracownik wnioskujący o zwrot poniesionego wydatku, po wprowadzeniu kosztu do Systemu będzie musiał dołączyć cyfrowe obrazy faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, które będą dostępne w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie. Obowiązkiem pracownika będzie dołożenie wszelkich starań, aby podłączone obrazy dokumentów były czytelne i zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami. Następnie przełożony pracownika dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków w Systemie na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych kopii faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dana usługa, wydarzenie lub podróż służbowa miała miejsce i jest związana z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do Systemu. Cyfrowy obraz dokumentów, w tym faktur będzie zapisywany w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie całkowicie wykluczona. Weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywana jest i będzie w całości elektronicznie. Faktury i dokumenty zrównane z fakturami dokumentujące wydatki będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Wnioskodawca wskazał, że wydatki ponoszone przez Spółkę udokumentowane na fakturach będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług przez Spółkę. Spółka nie będzie odliczać podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Wnioskodawca nie będzie przechowywał faktur na terytorium kraju, lecz przedmiotowe faktury będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej zgodnie z art. 112a ust. 3 oraz 4 ustawy o VAT. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka zapewni możliwość dostępu on-line do systemu, w którym archiwizowane są obrazy faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT lub dostarczy na każde życzenie organów podatkowych obrazy dokumentów zarchiwizowane w systemie w wersji elektronicznej. Sposób przechowywania otrzymywanych faktur będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania poprzez sprawowaną kontrolę merytoryczną przełożonego.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania i archiwizacji faktur i dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich wersji papierowej.

W opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał, że wszystkie faktury i dokumenty zrównane z nimi, potwierdzające poniesione wydatki służbowe oraz rozliczenia delegacji, zamierza zapisywać i przechowywać w formacie elektronicznym, w podziale na okresy rozliczeniowe. Wnioskodawca nie będzie przechowywał faktur na terytorium kraju, lecz przedmiotowe faktury będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej zgodnie z art. 112a ust. 3 oraz 4 ustawy o VAT. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka zapewni możliwość dostępu on-line do systemu, w którym archiwizowane są obrazy faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT lub dostarczy na każde życzenie organów podatkowych obrazy dokumentów zarchiwizowane w systemie w wersji elektronicznej. Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje zatem, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur i dokumentów zrównanych z fakturami: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie łatwe odszukiwanie; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały umożliwiony dostęp dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej i możliwość poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych.

Wnioskodawca wskazał również, że planowany sposób archiwizacji faktur i dokumentów zrównanych z fakturami umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - zachowana zostanie zatem ich autentyczność. Wersja elektroniczna tych dokumentów stanowić będzie wierne odzwierciedlenie ich papierowych odpowiedników otrzymanych przez Spółkę. Dostęp do zeskanowanych i wprowadzonych do systemu faktur i dokumentów zrównanych z nimi będzie ograniczony do odpowiednich osób, a ustawienia systemowe będą uniemożliwiać ich usunięcie. Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych dokumentów, zatem zapewniona zostanie integralność dokumentów. Zasady wprowadzania faktur do systemu oraz sposób ich akceptacji przez upoważnioną do tego osobę spowoduje, że zeskanowane faktury i dokumenty zrównane z nimi będą wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadających im papierowych oryginałów - zapewniona zostanie ich czytelność. Tym samym postępując tak, jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i dokumentów zrównanych z nimi, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych, wymienionych przez Wnioskodawcę, innych dokumentów księgowych (np. paragonów, not księgowych, dowodów opłaty pocztowej i skarbowej, biletów lotniczych i kolejowych oraz innych dokumentów), tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie o VAT. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą również prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach z nimi zrównanych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane m.in. fakturami i fakturami korygującymi, wykorzystywane do działalności opodatkowanej podatkiem VAT oraz nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy, na tle przedstawionych przepisów prawa, wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach i dokumentach z nimi zrównanych, dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych w tym przepisie), Wnioskodawca nie będzie posiadał takiego prawa.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury i dokumenty z nimi zrównane mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur, pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy całościowo należy uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …, ul. …, …, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.