Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-176/09-2/MM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2009-04-02
Teza: 1.Czy Wnioskodawca może wystawiać faktury oznaczone jako „Faktura VAT” bez względu na fakt, czy z charakteru wykonywanej czynności wynika, że jest lub nie jest w tym zakresie podatnikiem VAT? 2.Czy możliwe jest zaprzestanie drukowania kopii faktur, a przechowywanie ich w formie elektronicznej (w formie PDF) w sposób uniemożliwiający ich modyfikowanie?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; organ-organ władzy publicznej
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 04.03.2009r. (data wpływu 09.03.2009r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie wystawiania faktur VAT oraz przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 09.03.2009r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur VAT oraz przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

Urząd wykonuje odpłatnie czynności:

1.  Określone w ustawie z dnia 21 grudnia 2000r. o dozorze technicznym (Dz. U. Nr 122, poz. 1321 ze zm.). Działalność podstawowa oraz
2.  W ograniczonym zakresie jako jednostka notyfikowana na podstawie ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. Nr 204, poz. 208 ze zm.)

Czynności wymienione w pkt 2 są opodatkowane na zasadach ogólnych i w związku z powyższym Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Czynności wymienione w pkt 1 nie podlegają opodatkowaniu, ponieważ Urząd jako obsługujący organ władzy publicznej (Ministra właściwego ds. Gospodarki) w zakresie realizacji zadań okresowych w przywołanej wyżej ustawie z dnia 21 grudnia 2000r. nie jest na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnikiem VAT.

Urząd wystawia łącznie ponad 220 000 faktur, które oznaczone są jako „Faktura VAT”. Kopie faktur przechowywane są z zachowaniem odnośnych przepisów w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca może wystawiać faktury oznaczone jako „Faktura VAT” bez względu na fakt, czy z charakteru wykonywanej czynności wynika, że jest lub nie jest w tym zakresie podatnikiem VAT?
2.  Czy możliwe jest zaprzestanie drukowania kopii faktur, a przechowywanie ich w formie elektronicznej (w formie PDF) w sposób uniemożliwiający ich modyfikowanie?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Z uwagi na fakt, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym to zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) może dokumentować całość sprzedaży wystawiając fakturę VAT. Jednocześnie Wnioskodawca oświadcza, że zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 10 w/w rozporządzenia na fakturach dokumentujących sprzedaż udokumentowaną na podstawie ustawy z dnia 21 grudnia 2000r. o dozorze technicznym podawana jest suma wartości sprzedaży nie podlegającej opodatkowaniu oraz związana z tym podstawa prawna tj. art. 15 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535, z późń zm.).

Ad. 2

Jak już wspomniano powyżej Wnioskodawca wystawia rocznie ponad 220 000 faktur co stanowi ok. 400 000 stron wydruku. W związku z powyższym Urząd chciałby z uwagi na wysokie koszty drukowania oraz przechowywania zaprzestać drukowania kopii faktur w formie papierowej. W zamian Urząd chciałby przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej. Korzyściami z zastosowania tej metody byłby niezwłoczny dostęp do treści faktury bez koniczności jej kopiowania i przesyłanie do Urzędu z jednostki organizacyjnej, która ją wystawiła obniżenie kosztów drukowania i przechowywania dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Ad. 1

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT” podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Od wspomnianej zasady ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki. I tak na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o VAT nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Generalnie zatem wyłączone od opodatkowania podatkiem od towarów i usług są czynności wykonywane przez podmioty prawa publicznego (organy władzy publicznej i urzędy obsługujące te organy) w ramach sprawowanego przez nie władztwa publicznego.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337), zwane dalej „rozporządzeniem” zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu

Stosownie do art. 34 ustawy z dnia 21 grudnia 2000r. o dozorze technicznym (Dz. U. Nr 122, poz. 1321 ze zm.) za czynności jednostek dozoru technicznego, z wyłączeniem czynności wykonywanych przez Wojskowy Dozór Techniczny, o którym mowa w art. 48, pobierane są opłaty. Zgodnie z ust. 2 tego artykułu opłaty, o których mowa w ust. 1, uiszczają osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, na rzecz których wykonywane są czynności dozoru technicznego.

Zatem czynności wymienione w/w ustawie są odpłatne, a wysokość opłaty wynika odpowiednio z rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 17 grudnia 2001r. w sprawie wysokości opłat za czynności jednostek dozoru technicznego (Dz. U. z 2001r. Nr 153, poz. 1762 ze zm.)

Z przytoczonych przepisów wynika, że czynności Urzędu (organu władzy publicznej), które są wykonywane na podstawie ustawy o dozorze technicznym mieszczą się w zadaniach z zakresu administracji publicznej. Wnioskodawca jako organ władzy publicznej, w zakresie w jakim realizuje zadania z zakresu administracji publicznej, nałożone odrębnymi przepisami prawa, jest objęty regulacją przepisu art. 15 ust. 6 ustawy o VAT. Wprawdzie art. 15 ust. 6 ustawy o VAT stanowi, że wspomniane organy są podatnikami w zakresie czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych, jednak w analizowanym przypadku taka sytuacja nie występuje. Czynności, o których mowa, mają bowiem charakter publicznoprawny, a nie cywilnoprawny. Opłaty pobierane przez Wnioskodawcę za wykonywanie tych czynności stanowią daninę publiczną, a ich wysokość jest ściśle określona w przepisach prawa.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca wykonuje odpłatnie czynności określone w ustawie z dnia 21 grudnia 2000r. o dozorze technicznym. Czynności te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT z uwagi na fakt, iż Wnioskodawca w tym zakresie działa jako Urząd obsługujący Ministra właściwego do spraw Gospodarki. Ponadto Wnioskodawca jako jednostka notyfikowana na podstawie ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. o systemie oceny zgodności wykonuje również inne czynności, które są opodatkowane na zasadach ogólnych podatkiem VAT. Z tego też względu Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Wątpliwości Urzędu sprowadzają się do tego czy może wystawiać faktury oznaczone jako „Faktura VAT” bez względu na fakt, czy z charakteru wykonywanej czynności wynika, że jest lub nie jest w tym zakresie podatnikiem VAT.

Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa tut. organ podatkowy stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe. W myśl art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, ust. 4 i ust. 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Ponieważ wykonywanie czynności (jako czynności o charakterze publicznoprawnym) na podstawie wyżej powołanej ustawy o dozorze technicznym nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, Wnioskodawca nie ma uprawnienia dokumentowania tych czynności fakturami VAT. Powołany we wniosku przepis § 5 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia nie znajdzie w tym konkretnym przypadku zastosowania, bowiem odnosi się on do elementów obligatoryjnych (przesłanki o charakterze przedmiotowym) jakie powinna zawierać każda faktura VAT. Z uwagi jednak na fakt, iż Wnioskodawca w tym konkretnym przypadku nie działa jako podatnik podatku VAT wykonując czynności pozostające poza zakresem zastosowania ustawy o podatku od towarów i usług nie ma uprawnienia, ze względu na brak przesłanki o charakterze podmiotowym, do wystawienia faktury VAT.

Ad. 2

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1 tejże ustawy, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008r. Nr 212, poz. 1337).

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z przepisem § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ww. dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca wystawia faktury VAT w formie papierowej, zaś kopie tych faktur chciałby przechowywać w formie elektronicznej (w formie PDF) w sposób uniemożliwiający ich modyfikowanie argumentując to chęcią uniknięcia większych wydatków związanych z drukowaniem kopii faktur oraz ich przechowywaniem.

W świetle powołanych wyżej przepisów należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej (PDF) bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Wnioskodawca jest zatem zobowiązany do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w przypadku interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-ego Maja 10, 09-402 Płock.