Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-1433/14/KP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-03-12
Teza: możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; faktura; koszt-koszty uzyskania przychodów; nośnik; przechowywanie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 5; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 24 listopada 2014 r. (data wpływu do tut. Biura 28 listopada 2014 r.) uzupełnionym pismem z 24 lutego 2015 r. (data wpływu do tut. Biura 6 marca 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku Nr 3) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 listopada 2014 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej. W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 24 lutego 2015 r. (data wpływu do tut. Biura 6 marca 2015 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie z 19 lutego 2015 r., Znak: IBPP3/443-1394/14/LŻ, IBPBI/2/423-1433/14/KP, Wnioskodawca doprecyzował opis zdarzenia przyszłego.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej: Spółka, Podatnik) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą. Spółka świadczy scentralizowane usługi finansowe i informatyczne oraz zapewnia wsparcie z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi spółkom z grupy w ponad 50 krajach w Europie, na Bliskim Wschodzie oraz w Afryce. Podatnik w ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Spółka

otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Planowane jest przechowywanie części lub całości dokumentów w formie elektronicznej (skanów).

Procedura przechowywania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1.Elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), służących za podstawę zwrotu ponie-sionych przez pracownika kosztów.

2.Skan będzie załączany przez pracownika w momencie raportowania wydatku w systemie we-wnętrznym Spółki, przed wysłaniem wniosku o aprobatę.

3.Skan będzie przechowywany w jednym z dwóch możliwych formatów: pliku PDF lub pliku TIF.

4.Skany będą czytelne oraz kompletne - odpowiada za to pracownik, potwierdza osoba aprobu-jąca zwrot kosztów.

5.Będzie istniała możliwość wydruku skanów i zapisania ich na nośniku danych.

6.Skany będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym sys-temie księgowym Spółki (SAP).

7.Skany będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Dodatkowo, znając numer pracownika oraz podróży służbowej, będzie można odnaleźć w systemie każdy skan.

8.Dostęp do skanów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - osób z określonych działów Spółki (np. Kontroli Wewnętrznej)

9.Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydat-ków.

10.Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) będą niszczone .

W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 24 lutego 2015 r., Wnioskodawca wskazał, że:

*   system archiwizacji dokumentów – faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), który Wnioskodawca zamierza wprowadzić, zapewni autentyczność, integralność i czytelność treści dokumentów okresie od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   archiwizowane dokumenty - faktury zakupowe (a także paragony oraz innych podobne dokumenty) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich odszukanie;
*   na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy w przypadku faktur (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), dokumentujących wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane zgodnie z opisaną procedurą? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 3)

Zdaniem Spółki, fakt przechowywania faktur (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) w formie elektronicznej nie ma wpływu na możliwość rozpoznania udokumentowanych przez nie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Stosownie natomiast do art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Przyjmuje się, ze powyższy przepis wymaga także zgodnego z odrębnymi przepisami sposobu dokumentowania wydatków o charakterze kosztów podatkowych. Te odrębne przepisy to przede wszystkim ustawa o VAT oraz ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2013 r., Dz.U. poz. 330). Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalny jest elektroniczny sposób archiwizacji w świetle ustawy o podatku od towarów i usług. Również przepisy ustawy o rachunkowości nie uznają za niedopuszczalne przechowywania faktur oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Forma przechowywania faktur (czy paragonów), jako dowodów księgowych nie jest ograniczana ani sankcjonowana przez przepisy ustawy o rachunkowości. Należy więc uznać, ze jeżeli sposób przechowywania faktur będzie zgodny z regulacjami VAT (por. szczegółowo powyżej), to będą one mogły stanowić dowody księgowe (pod ogólnymi warunkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, wskazanymi powyżej), a w rezultacie będą mogły być podstawą formalną zaliczenia wydatków do kosztów w rozumieniu ustawy o CIT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznacza się, że przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi podobnymi dokumentami, których część lub całość przechowywana będzie w formie elektronicznej (skanów), według określonej przez Wnioskodawcę procedury (pytanie oznaczone we wniosku nr 3). W pozostałym zakresie poruszonym we wniosku wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty),
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źró-dła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie został wymieniony w art. 16 updop.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyj-nych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości wskazuje nam jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 14 marca 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.