Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.256.2024.1.JSU
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-07-30
Teza: Przechowywanie w formie elektronicznej Faktur dających prawo do odliczenia podatku VAT.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 31; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 32; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 2 -art. 90; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług **jest prawidłowe****.**

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, w zakresie podatku od towarów i usług który dotyczy przechowywania w formie elektronicznej Faktur dających prawo do odliczenia podatku VAT, wpłynął 17 czerwca 2024 r. Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

### Wnioskodawca jest osobą prawną, zarejestrowanym i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy. Dla celów rozliczeń podatkowych Wnioskodawca prowadzi pełną księgowość (księgi rachunkowe).

### Wnioskodawca jest spółką o charakterze holdingowym, dominującą wobec jednostek, wchodzących w skład Grupy Kapitałowej (dalej: \`(...)\`). Do zadań Spółki należy m.in. podejmowanie decyzji strategicznych, dotyczących rozwoju (\`(...)\`), nabywanie lub zbywanie gruntów, a także koordynacja i wdrażanie rozwiązań z zakresu finansów i kontrolingu jednostek zależnych. Od (…) r. Spółka rozpoczęła działalność polegającą na zakupie gruntów przeznaczonych na budowę nieruchomości przeznaczonych na najem oraz realizację tych projektów. Nieruchomości po ich wytworzeniu i przygotowaniu do najmu są sprzedawane do spółek w (…), które następnie prowadzą je w fazie najmu.

### Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi. W Spółce występują zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania, jak i są również zwolnione z podatku VAT; mogą również występować transakcje, które są poza przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT. Tym samym, nabywane przez Spółkę towary i usługi mogą być związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi, jak również nabycia takie mogą być związane wyłącznie (lub w części) ze sprzedażą zwolnioną lub pozostawać bez związku z czynnościami opodatkowanymi. Stąd też dokumenty otrzymywane przez Spółkę i potwierdzające jej transakcje zakupowe mogą dotyczyć sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej, czy też niepodlegającej opodatkowaniu VAT. W szczególności, zakup jest dokumentowany (i) fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również (ii) dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są wydatki ponoszone przez Spółkę. Dalej w niniejszym wniosku wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „Fakturami”.

### Aktualnie Spółka przechowuje Faktury w ich oryginalnej formie, tj. dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, natomiast dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej.

### Ze względu na zakres prowadzonej działalności przez Spółkę, ilość otrzymywanych przez nią Faktur, a także wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać Faktury, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z generowaniem coraz większych kosztów obciążających Wnioskodawcę. Proces archiwizacji i księgowania obsługiwany jest przez (\`(...)\`) Wnioskodawcy, a dodatkowo raz na kwartał Faktury są wywożone do archiwizacji do podmiotu zewnętrznego.

### Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania Faktur i wdrożenie przechowywania Faktur jedynie w formie elektronicznej (skan/(\`(...)\`)) - w elektronicznym archiwum dokumentów. Do prowadzenia archiwum elektronicznego dedykowany byłby specjalny program do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: (\`(...)\`)). Spółka bowiem od (…) r. wdrożyła (\`(...)\`), który zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania poniesionych przez nią wydatków oraz brak konieczności przechowywania Faktur (w tym wydrukowanych Faktur elektronicznych) w wersji papierowej.

### Faktury byłyby przechowywane na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju. (\`(...)\`) (w tym elektroniczne archiwum dokumentów) dostępny jest bowiem tylko za pośrednictwem sieci wewnętrznej Spółki, więc dostęp sieciowy ograniczony jest do lokalizacji biura Spółki położonego w Polsce lub po podłączeniu przez bezpieczny tunel (\`(...)\`).

### Elektronicznym obiegiem dokumentów, jak i archiwizacją zajmowałyby się tylko wyznaczone w tym celu osoby posiadające nadany im specjalny dostęp do aplikacji (\`(...)\`) oraz dostęp do odpowiednich modułów (\`(...)\`); korzystanie z (\`(...)\`) (w tym z elektronicznego archiwum dokumentów) jest możliwe po zalogowaniu się przy wykorzystaniu autentykacji dwuetapowej.

Uwzględniając powyższe, Spółka dąży do przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Niezależnie od tego czy Faktury będą dotyczyć czynności opodatkowanych podatkiem VAT czy też nie, docelowo Spółka ma zamiar przechowywać wszystkie Faktury w formie elektronicznej. W szczególności, Spółka planuje wdrożyć następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania Faktur:

1\. Faktury otrzymywane przez Spółkę będą wprowadzane bez jakiejkolwiek modyfikacji ich treści do (\`(...)\`) przez uprawnione do tego osoby z (\`(...)\`) Wnioskodawcy. Faktury, które Spółka otrzymałaby w formie papierowej będą przez nią skanowane i zapisywane w jednym z popularnych formatów (np. (\`(...)\`), (\`(...)\`)) w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tych dokumentach. Faktury, które Spółka otrzymałaby w formie elektronicznej trafiałyby do niej za pomocą środków komunikacji elektronicznej w nieedytowalnym formacie (np. (\`(...)\`), (\`(...)\`)) na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany byłby kontrahentom w zawieranych z nimi umowach (w ten sam sposób Spółka otrzymywałaby także skany Faktur od kontrahentów: kontrahent uprzednio skanowałby wersję papierową Faktury, jej skan zapisywał w nieedytowalnym formacie (np. (\`(...)\`), (\`(...)\`)) i następnie przesyłał Spółce na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail).

2\. W dalszej kolejności w (\`(...)\`) następować będzie weryfikacja formalna (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku), merytoryczna (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku w związku z działalnością Spółki), rachunkowa i podatkowa Faktur - dokonana przez uprawnione do tego osoby. Faktury zostaną zweryfikowane pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Na tym etapie sprawdzone zostanie czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane zawarte w Fakturze są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików zapisanych w określonych formatach (np. (\`(...)\`), (\`(...)\`)), a także czy Faktura została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

3\. Po pozytywnym wyniku analizy, nastąpi akceptacja Faktury w (\`(...)\`) - zgodnie z wdrożonymi w Spółce procedurami w tym zakresie (zakres osób odpowiedzialnych za akceptację Faktur uzależniony będzie od przedmiotu Faktury jak i jej wartości).

4\. Po akceptacji Faktur w (\`(...)\`), Faktury będą księgowane.

5\. Następnie, po zaksięgowaniu Faktury, Faktura będzie przechowywana w elektronicznym archiwum dokumentów w (\`(...)\`) - na serwerach znajdujących się na terytorium kraju. Każda z Faktur wprowadzonych do (\`(...)\`) otrzyma numer taki jak numer Faktury nadany przez jej wystawcę. Do każdej Faktury w archiwum przyporządkowanych będzie wiele dodatkowych informacji (np. nazwa wystawcy, numer Faktury, data wystawienia) umożliwiających jej szybką i łatwą identyfikację (w tym również podgląd i pobranie samego jej obrazu w postaci skanu) oraz bezproblemowe wyszukiwanie konkretnych treści według wybranego kryterium (m.in. po numerze Faktury, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto). Dla każdej Faktury będzie istniał podgląd podjętych w (\`(...)\`) kroków (etapów) jej weryfikacji i akceptacji. Faktury w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, tzn. w (\`(...)\`) będzie istnieć wyżej wskazana możliwość wyszukiwania żądanych Faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania (w tym określonych zakresów dat przypisanych do Faktur). Ponadto, do elektronicznego archiwum wraz z Fakturami możliwe będzie dołączenie dokumentów uzupełniających, potwierdzających dostawę towarów lub wykonanie usługi np. umów, protokołów, aktów notarialnych, korespondencji handlowej. Faktury będą przechowywane przez Spółkę w elektronicznym archiwum dokumentów w (\`(...)\`) przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu podatków VAT i CIT. W (\`(...)\`) nie ma możliwości usuwania Faktur, które przeszły elektroniczny obieg.

6\. Faktury, które Spółka otrzymałaby uprzednio w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej (tj. po wprowadzeniu do elektronicznego archiwum dokumentów w (\`(...)\`)) będą utylizowane (niszczone).

### Powyżej opisane rozwiązanie zapewni nie tylko zachowanie integralności Faktury (żadne dane na Fakturze wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione; wersja elektroniczna danego dokumentu będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej), pewności pochodzenia Faktury (Wnioskodawca bez problemu będzie identyfikował tożsamość sprzedawcy) oraz jej czytelności (zeskanowana uprzednio treść Faktury w wersji papierowej czy Faktura w wersji elektronicznej zapisana w nieedytowalnym formacie (np. (\`(...)\`), (\`(...)\`)) będą posiadać odpowiednią jakość i zapewnią pełną możliwość odczytu danych na Fakturze), lecz także pozwoli Wnioskodawcy łatwe odszukanie konkretnej Faktury, jak również da stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej. Opisany powyżej sposób przechowywania Faktur zapewnia bowiem bezzwłoczny dostęp do Faktur, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury znajdujące się w elektronicznym archiwum w (\`(...)\`) będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z (\`(...)\`).

### Tym samym, zdaniem Spółki w odniesieniu do wydatków udokumentowanych Fakturami Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - od momentu jej otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury otrzymane uprzednio w formie papierowej zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

### Przechowywanie przez Wnioskodawcę Faktur w elektronicznym archiwum w (\`(...)\`) umożliwi do nich dostęp online uprawnionym osobom przez całą dobę; jedynym warunkiem będzie dostęp do Internetu. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej Faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu Faktury oraz jej wydrukowanie.

### Pytanie

### 1) Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego (w tym gdy papierowe oryginalne wersje Faktur zostaną zniszczone), będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia?

### Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1:
------------------------------------------------

W ocenie Wnioskodawcy na gruncie przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej Faktur dających prawo do odliczenia podatku VAT (w pełnej wysokości lub w części) w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W szczególności, zdaniem Wnioskodawcy w przypadku przechowywania Faktur w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT będą przez niego spełnione. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W związku z powyższym, przechowywanie przez Spółkę Faktur wyłącznie w formie elektronicznej w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu będzie zdaniem Wnioskodawcy zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia (w pełnej wysokości lub w części) podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że powyższa konkluzja jest również aktualna w sytuacji, gdy otrzymane przez niego w formie papierowej Faktury (dające prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej wysokości lub w części) będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu, a pierwotna ich forma papierowa (oryginał) będzie już niedostępna; również w takiej sytuacji będzie miał on prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Uzasadnienie Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1:
--------------------------------------------------

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W oparciu o art. 112 ustawy o VAT, stwierdza się, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 wskazanego artykułu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Wobec powyższego, przepisy w zakresie przechowywania faktur warunkują konieczność przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Wymogi te będą spełnione przez Wnioskodawcę w opisanym zdarzeniu przyszłym.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego w odniesieniu do Faktur przechowywanych w elektronicznym archiwum dokumentów Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na zeskanowanej uprzednio treści Faktury w wersji papierowej czy Fakturze w wersji elektronicznej zapisanej w nieedytowalnym formacie (\`(...)\`) wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność) oraz Faktury te posiadać będą odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych (czytelność; przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania Faktur w formie drukowanej; przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności np. na skutek kradzieży czy pożaru). W przypadku Faktur, które Spółka otrzyma w wersji papierowej - ich wersje elektroniczne będą wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (tzn. w (\`(...)\`) będzie istnieć możliwość wyszukiwania żądanych Faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania - w tym po określonych zakresach dat przypisanych do Faktur), a sposób przechowywania Faktur w elektronicznym archiwum dokumentów pozwoli na szybkie zidentyfikowanie danej Faktury. Ich przechowywanie odbywać się będzie w sposób umożliwiający bezzwłoczne udostępnienie Faktur na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Biorąc pod uwagę tak zakreślone przez Spółkę zdarzenie przyszłe, uznać należy, że planowane przez Spółkę przechowywanie przez nią Faktur wyłącznie w formie elektronicznej w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. W szczególności, analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur prowadzi do wniosku, iż z literalnego ich brzmienia nie wynika, w ocenie Wnioskodawcy, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W oparciu o cytowane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej w ramach sposobu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego Faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę. Ponadto, w odniesieniu do Faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej: zniszczenie oryginału Faktury w formie papierowej nie powoduje, iż w sensie materialnym zostaje ta Faktura utracona, ponieważ pozostaje ona nadal w obiegu poprzez przechowywanie jej w formie elektronicznej. Forma taka gwarantować będzie zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zdaniem Wnioskodawcy, zachowa on prawo do odliczenia VAT naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w ramach sposobu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego Faktur, które do takiego odliczenia (w całości lub w części) uprawniają.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje bowiem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy zostaną łącznie spełnione określone warunki, tzn.:

i. faktura została otrzymana,

ii. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i

iii. towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Regulując obowiązek przechowywania faktur Ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (powyżej wskazanych) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Powyższe oznacza, że odliczenie nie jest warunkowane rodzajem faktury (papierowa/elektroniczna) ani formą przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sama zmiana sposobu przechowywania faktur nie zmienia zakresu prawa do odliczenia.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Wnioskodawcę Faktury w formie papierowej, elektronicznej bądź skanu, które to Faktury będą następnie przechowywane w formie elektronicznej w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu i jednocześnie będą dokumentować nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą one dawać Wnioskodawcy prawo do odliczenia. Powyższej konkluzji zdaniem Spółki nie zmienia okoliczność, iż w przypadku Faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej - ich pierwotna forma papierowa (oryginał) będzie już niedostępna (zostanie zniszczona).

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest **prawidłowe.**

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361) dalej jako: „ustawa”:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ustawy:

1\. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

2\. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy stanowi:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Odnosząc się do podniesionych we wniosku kwestii innych dokumentów, wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawionej przez podatnika.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem (…).

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem, otrzymywane przez Państwa dokumenty zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast art. 106m ust. 5 ustawy wskazuje, że:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na podstawie art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Jak stanowi art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka – będąca zarejestrowanym i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług – w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi, które mogą być związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi, jak również nabycia takie mogą być związane wyłącznie (lub w części) ze sprzedażą zwolnioną lub pozostawać bez związku z czynnościami opodatkowanymi. Zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

Przez dokumenty księgowe rozumieją Państwo przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są wydatki ponoszone przez Spółkę.

Ze względu na zakres prowadzonej działalności przez Spółkę, ilość otrzymywanych przez nią Faktur, a także wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać Faktury, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z generowaniem coraz większych kosztów.

Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, rozważają Państwo przechowywanie Faktur jedynie w formie elektronicznej (skan/(\`(...)\`)) – w elektronicznym archiwum dokumentów. Wskazali Państwo, że od (…) r. Spółka wdrożyła program do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów (\`(...)\`).

Faktury byłyby przechowywane na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju. Elektronicznym obiegiem dokumentów, jak i archiwizacją zajmowałyby się tylko wyznaczone w tym celu osoby posiadające nadany im specjalny dostęp do aplikacji (\`(...)\`) oraz dostęp do odpowiednich modułów (\`(...)\`); korzystanie z (\`(...)\`) (w tym z elektronicznego archiwum dokumentów) jest możliwe po zalogowaniu się przy wykorzystaniu autentykacji dwuetapowej.

Spółka planuje wdrożyć proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania Faktur, które zapewnią nie tylko zachowanie integralności Faktury (żadne dane na Fakturze wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione; wersja elektroniczna danego dokumentu będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej), pewności pochodzenia Faktury (będzie możliwość zidentyfikowania tożsamości sprzedawcy) oraz jej czytelności (zeskanowana uprzednio treść Faktury w wersji papierowej czy Faktura w wersji elektronicznej zapisana w nieedytowalnym formacie (np. (\`(...)\`), (\`(...)\`)) będą posiadać odpowiednią jakość i zapewnią pełną możliwość odczytu danych na Fakturze), lecz także pozwoli na łatwe odszukanie konkretnej Faktury, jak również da stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Uważają Państwo, że przedstawiony sposób przechowywania Faktur zapewnia bezzwłoczny dostęp do Faktur, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury znajdujące się w elektronicznym archiwum w (\`(...)\`) będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z (\`(...)\`).

Państwa zdaniem w odniesieniu do wydatków udokumentowanych Fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - od momentu jej otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury otrzymane uprzednio w formie papierowej zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Przechowywanie przez Państwa Faktur w elektronicznym archiwum w (\`(...)\`) umożliwi do nich dostęp online uprawnionym osobom przez całą dobę; jedynym warunkiem będzie dostęp do Internetu. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej Faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu Faktury oraz jej wydrukowanie.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia czy w świetle art. 112a ustawy o VAT prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym opisany sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (w tym gdy papierowe oryginalne wersje Faktur zostaną zniszczone), będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia.

Przechowywanie Faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych dokumentów – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Państwa Faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur, a także umożliwi dostęp do tych Faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych Faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Wypełnią Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

W tym miejscu należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy, który stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Wyrażoną w cytowanym powyżej art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a i następne ustawy.

Na mocy art. 86 ust. 2a ustawy:

W przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, z wyjątkiem celów osobistych, do których ma zastosowanie art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2, oraz celów, o których mowa w art. 8 ust. 5 – w przypadku, o którym mowa w tym przepisie, gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej, zwanym dalej „sposobem określenia proporcji”. Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć.

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych od podatku, należy mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 90 ustawy. Powyższe przepisy stanowią uzupełnienie regulacji art. 86 ustawy.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:

W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Na mocy art. 90 ust. 2 ustawy:

Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w celu odliczenia podatku naliczonego, w pierwszej kolejności podatnik powinien przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej podatkiem VAT, zwolnionej i niepodlegającej opodatkowaniu tym podatkiem). W przypadku zakupów bezpośrednio związanych z czynnościami opodatkowanymi, podatnik, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, odlicza podatek naliczony w całości. Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki służą zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik powinien ustalić proporcję, o której mowa w art. 86 ust. 2a ustawy oraz, w przypadku wystąpienia także czynności zwolnionych od podatku, o której mowa w art. 90 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. Fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podsumowując, stwierdzam, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (w tym gdy papierowe oryginalne wersje Faktur zostaną zniszczone), będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa Faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Zatem, Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.