Pigułka wiedzy/uzgodnienie
Organ: Ministerstwo Finansów
Data wydania: 2023-12-12
Teza: Dostawcy usług płatniczych.
Słowa kluczowe: dostawca-dostawca usług; ewidencja-prowadzenie ewidencji; jednolity plik kontrolny (JPK); transakcja
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja -Rozdział 2a. Ogólne obowiązki dostawców usług płatniczych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 2a

**Dostawcy usług płatniczych**

Od 1 stycznia 2024 r. dostawcy usług płatniczych mają nowe obowiązki polegające na prowadzeniu oraz udostępnianiu ewidencji wybranych transakcji transgranicznych.

Obowiązki te zostały wprowadzone ustawą z dnia 14 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która wdraża Dyrektywę 2020/284 z dnia 18 lutego 2020 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do wprowadzenia pewnych wymogów dla dostawców usług płatniczych.

Tekst ustawy znajdziesz na stronie: Dziennik Ustaw 2023 r. poz. 996.

Dodatkowe informacje i objaśnienia znajdują się na stronach:

https://www.gov.pl/web/kas/dostawcy-uslug-platniczych oraz https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/value-added-tax-vat/fight-against-vat-fraud/tackling-vat-fraud-e-commerce-cesop\_en

**Pytania i odpowiedzi**

**Jak wysłać plik z ewidencją?**

Ewidencja wysyłana jest za pośrednictwem interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego (bramka JPK) lub za pomocą strony internetowej.

Wszelkie niezbędne informacje potrzebne do połączenia się ze środowiskiem testowym znajdują się w specyfikacji, udostępnionej na naszej stronie.

Specyfikacja środowiska produkcyjnego udostępniona zostanie w terminie późniejszym.

Aby móc wysłać ewidencję, Dostawca usług płatniczych musi zarejestrować się przy pomocy formularza rejestracyjnego i wskazać osoby uprawnione do przesyłania plików do centralnego elektronicznego systemu informacji o płatnościach (CESOP).

**Kto jest uprawniony do podpisywania i wysyłki ewidencji?**

Uprawnioną do podpisywania i wysyłki pliku jest osoba, którą dostawca usług płatniczych wskazał w formularzu rejestracyjnym do dokonywania tego rodzaju czynności.

Zgodnie z założeniami systemu, Dostawca usług płatniczych musi przekazać plik XML zgodny ze schemą rejestracyjną służącą do wskazania osób uprawnionych do wysyłki ewidencji, za pośrednictwem bramki JPK lub dedykowanego formularza rejestracyjnego. Dostawca musi zgłosić co najmniej jedną osobę uprawnioną do wysyłania plików do CESOP.

Podpis złożony na wysyłanej ewidencji będzie weryfikowany z podpisem zarejestrowanym za pośrednictwem schemy rejestracyjnej.

Schema rejestracyjna powinna zostać podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania dostawcy, wskazaną w Krajowym Rejestrze Sądowym lub przez pełnomocnika.

**Od kiedy będzie możliwa rejestracja na potrzeby raportowania do CESOP?**

Rejestracja na potrzeby raportowania w systemie CESOP rozpocznie się w kwietniu 2024 roku.

**Czy należy wysyłać pustą ewidencję, tj. niezawierającą żadnych transakcji lub zawierającą mniej niż 25 transakcji w kwartale?**

Dostawca usług płatniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami ma obowiązek raportowania dopiero, gdy zrealizuje w ciągu kwartału kalendarzowego w danym państwie członkowskim więcej niż 25 transakcji na rzecz tego samego odbiorcy płatności. Co ważne, nie należy przesyłać raportów zawierających mniejszą ilość transakcji, wyjątek stanowią raporty zerowe. Zapewni to jasność i przejrzystość raportowania.

**Ile czasu będzie trwała weryfikacja rejestracji dostawcy usług płatniczych, tak by mógł korzystać z funkcjonalności portalu do wysyłki raportów?**

Weryfikacja prawidłowo złożonego formularza rejestracyjnego odbędzie się bez zbędnej zwłoki, nie dłużej niż 7 dni. Po pozytywnej weryfikacji formularza rejestracyjnego, Dostawca będzie mógł przesłać ewidencję.

**Jaki jest limit wielkości plików ewidencji przesyłanych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej?**

Limit zależy od kanału komunikacji. Dla usługi webservice jest to 100 MB. W przypadku interfejsu oprogramowania aplikacji (API) nie ma takiego limitu.

**Jakie rodzaje podpisu można wykorzystać do podpisywania raportów?**

Podpis kwalifikowany i Profil Zaufany.

**Jak należy złożyć korektę ewidencji za dany okres? Czy ponownie raportujemy pełną ewidencję, czy tylko poprawiane rekordy?**

Korektę składa się tylko z rekordami, które wymagają poprawy. W pliku z korektą jest pole odnoszące się do pierwotnej deklaracji.

**W jaki sposób dostawca usług płatniczych otrzyma potwierdzenie złożenia ewidencji?**

Po wysłaniu pliku ewidencji Dostawca otrzyma numer referencyjny, który pozwoli na sprawdzenie statusu wysyłki. Po prawidłowej weryfikacji struktury logicznej oraz poprawności danych i podpisu elektronicznego Dostawca otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W przypadku błędnej walidacji otrzyma raport błędów.

**Ile czasu będzie na wysłanie ponowne ewidencji w przypadku odrzucenia pliku?**

Dostawca ma czas na złożenie raportu do końca miesiąca następującego po danym kwartale. W przypadku odrzucenia ewidencji, Dostawca powinien poprawny plik przesłać bez zbędnej zwłoki.

**Czy opublikowana schema raportowa będzie podlegać modyfikacjom?**

Schema raportowa opracowana została przez zespół Komisji Europejskiej i jest jednolita dla wszystkich krajów członkowskich. Modyfikacje schemy mogą być dokonywane wyłącznie na poziomie Komisji Europejskiej.

**Czy można nałożyć karę za nieprzekazanie danych do CESOP, w momencie kiedy Dostawca jest do tego zobowiązany?**

Formularz raportowy CESOP ma charakter informacji podatkowej, dlatego nieprzekazanie go w terminie lub wcale, może spowodować odpowiedzialność karną skarbową i stanowić będzie wykroczenie skarbowe. Karą za wykroczenie skarbowe jest grzywna, określana kwotowo w przedziale od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

**Jak wysłać formularz rejestracyjny?**

1\. W pierwszej kolejności należy:

• wypełnić formularz rejestracyjny na stronie i zapisz go lub

• przygotować samodzielnie plik XML, zgodny ze schematem PSP-FR.

2\. Przejdź do zakładki „Podpisz i Wyślij”.

3\. Wczytaj wygenerowany lub przygotowany plik XML.

4\. Wygeneruj pliki do wysyłki (pamiętaj, że są to dwa pliki: zip i initupload.xml). Plik z rozszerzenie zip będzie miał nazwę pliku formularza raportowego z rozszerzeniem XML.

5\. Podpisz plik initupload.xml zgodnie z reprezentacją.

Wczytaj plik zip i initupload.xml w odpowiednie pola w zakładce „Wyślij”. Wpisz adres email, na który przyjdzie potwierdzenie i kliknąć wyślij.

Szczegółowe opis wysyłki znajduje się w Podręczniku Użytkownika CESOP – Aplikacja Podatnika.

**Czy jeden dostawca usług płatniczych może składać raporty CESOP w imieniu innego dostawcy usług płatniczych?**

Schemat XML dopuszcza składanie raportu w imieniu podmiotu A przez podmiot B. Na żadnym poziomie walidator nie będzie weryfikował powiązań podmiotów A i B.

Oba podmioty mogą wskazać tego samego pełnomocnika, który będzie podpisywał i przesyłał ewidencje.

**Czy na potrzeby umożliwienia raportowania w systemie CESOP wystarczy wypełnić dane instytucji oraz pełnomocnika i dokonać rejestracji na formularzu dostępnym na stronie: https://kwd.mf.gov.pl/cesop/create-document/frej - w całości elektronicznie i bez konieczności wypełnienia dokumentu pełnomocnictwa PPS-1 lub jakiegokolwiek innego dokumentu pełnomocnictwa?**

Jeśli dostawca usług płatniczych zarejestrowany jest w Polsce, to na potrzeby raportowania do CESOP wystarczające jest wypełnienie online formularza rejestracyjnego, wskazanie w nim osób upoważnionych do składania deklaracji w imieniu dostawcy, podpisanie zgodnie z reprezentacją i przesłanie.

**Czy do podpisania formularza rejestracyjnego umocowany może być pełnomocnik (pełnomocnictwo na bazie druku PPS-1)?**

W świetle ogólnej zasady wyrażonej w art. 138a § 1 Ordynacji podatkowej, strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.

Formularz rejestracyjny ma być podpisany przez dostawcę usług płatniczych zgodnie z reprezentacją w Krajowym Rejestrze Sądowym lub odpowiednim rejestrze zagranicznym.

Przy czym należy zauważyć, że w odniesieniu do składania tego formularza nie został wprowadzony wymóg osobistego działania zobowiązanego dostawcy usług płatniczych, np. w postaci zastrzeżenia, że nie jest dopuszczalne podpisanie tego formularza przez pełnomocnika.

Zatem w imieniu dostawcy usług płatniczych formularz rejestracyjny może złożyć i podpisać ustanowiony przez niego pełnomocnik.

Takim pełnomocnikiem może być:

• pełnomocnik ogólny, który jest upoważniony do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych (art. 138d § 1 Ordynacji podatkowej) lub

• pełnomocnik szczególny, który jest upoważniony do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego (art. 138e § 1 Ordynacji podatkowej) – zakresem takiego pełnomocnictwa szczególnego może być zatem objęte złożenie i podpisanie formularza rejestracyjnego CESOP.

**Jak zarejestrować podmiot zagraniczny na potrzeby CESOP?**

Aby zarejestrować zagranicznego dostawcę usług płatniczych (PSP) należy wypełnić formularz rejestracyjny, następnie na adres cesop@mf.gov.pl przesłać przetłumaczony wyciąg z dokumentów rejestracyjnych w państwie rejestracji. Tłumaczenie nie musi być przysięgłe.

**Czy do rejestracji podmiotu zagranicznego na potrzeby CESOP potrzebny jest numer VAT podmiotu zagranicznego?**

Numer VAT podmiotu zagranicznego nie jest wymagany, ponieważ głównym identyfikatorem PSP jest kod identyfikujący bank (BIC).

**Czy funkcjonalny podział pliku pozwala rozbić Payee na 2 różne pliki XML – w celu uniknięcia przekroczenia 200 MB pliku?**

Tak, funkcjonalny podział pliku pozwala podzielić raport na kilka plików.

**Czy otrzymanie urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO) po wysłaniu PSP-FR oznacza, że plik został zweryfikowany i przyjęty, a pełnomocnik został poprawnie ustanowiony?**

UPO w Podręczniku użytkownika Aplikacji Podatnika CESOP zostało zdefiniowane jako dokument potwierdzający odbiór pliku przez Ministerstwo Finansów, wystawiany w przypadku braku błędów walidacji technicznych i biznesowych.

Jeśli plik jest poprawny technicznie, to bramka JPK zwróci kod 200 oraz UPO. Jednakże, otrzymanie UPO nie jest jednoznaczne z poprawnym ustanowieniem pełnomocnika.

Otrzymanie UPO po wysłaniu PSP-FR oznacza, że plik został przyjęty do weryfikacji. Informacja o tym, że plik został zweryfikowany zostanie przekazana w ciągu 7 dni od jej wysłania drogą elektroniczną na adres email wskazany w formularzu rejestracyjnym. Jeżeli plik został odrzucony (np. z powodu podpisania przez osobę nieuprawnioną do reprezentacji podmiotu) należy PSP-FR złożyć ponownie.

**Czy podział pliku (ze względu na jego wielkość) odbywa się automatycznie podczas wczytywania pliku w narzędziu zgodnie z zapisem "Wygenerowany dokument zostanie skompresowany do pliku w formacie ZIP oraz podzielony binarnie na części o wielkości nie przekraczającej 60 MB"?**

Podział techniczny występuje tylko w przypadku wysyłania deklaracji poprzez interfejs oprogramowania aplikacji (API). Wówczas duży plik zostanie podzielony na mniejsze w celu wysyłki do bramki JPK.

W przypadku korzystania ze strony internetowej występuje ograniczenie do 100 MB pliku nieskompresowanego. Należy zastosować podział funkcjonalny pliku.

Pliki większe niż 1 GB będą odrzucane na poziomie unijnym.