Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB2/4511-11/15-4/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-04-02
Teza: Przekazanie przez płatnika pracownikowi deklaracji PIT-11, PIT-40, rocznego obliczenia podatku oraz imiennej informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Słowa kluczowe: deklaracje; obowiązek-obowiązek płatnika; poczta-poczta elektroniczna; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 39

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 8 stycznia 2015 r. (data wpływu 12 stycznia 2015 r.) oraz piśmie uzupełniającym braki formalne (data wpływu 16 marca 2015 r.), na wezwanie Nr IPPB2/4511-11/15-2/MK z dnia 25 lutego 2015 r. (data nadania 26 lutego 2015 r., ) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym - PIT 40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 stycznia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym - PIT 40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Bank zatrudnia ponad 7000 osób na podstawie umów o pracę. Jednostki Banku rozmieszczone są na terenie całej Polski. Zgodnie z ustawą PIT w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik jest obowiązany przekazać podatnikowi imienną informację sporządzoną według ustalonego wzoru, o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Obecnie, ustalonym wzorem jest informacja PIT-11. Ponadto, na mocy art. 37 ust. 1 ustawy PIT, przy spełnieniu warunków wynikających z tego przepisu Spółka, jako płatnik, może być również obowiązana sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27 ustawy PIT, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym. Obecnie, ustalonym wzorem jest PIT-40.

Każdy z pracowników ma dostęp do wewnętrznej, odpowiednio zabezpieczonej, sieci komputerowej. Dostęp pracownika do sieci komputerowej realizowany jest poprzez logowanie do systemu komputerowego przy użyciu indywidualnego loginu i hasła oraz wewnętrznej sieci „X”. W związku z ogromną skalą generowania deklaracji PIT-11 oraz PIT-40 podatnikom Wnioskodawca zwraca się z prośbą o wydanie interpretacji do zaistniałego stanu faktycznego oraz stanu przyszłego i ustalenie czy słuszna jest interpretacja Wnioskodawcy dotycząca przekazywania podatnikom, będącym pracownikami Spółki, w wersji elektronicznej deklaracji PIT-11 oraz PIT-40 za rok 2014, oraz w przyszłości za lata następne, za pomocą zabezpieczonej wewnętrznej sieci komputerowej przedsiębiorstwa „X”. Deklaracje PIT.

Przebieg rozwiązania zaproponowany przez Wnioskodawcę;

*   Wygenerowanie informacji podatkowych PIT-11/ PIT-40 w wersji PDF w postaci plików, w nieedytowalnym formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów. Informacja PIT-11 i roczne obliczenie PIT-40 będą plikami generowanymi raz na rok.
*   deklaracje PIT-11/PIT-40 zostaną podpisane cyfrowo w trakcie generowania do pliku PDF kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpis elektroniczny nanoszony będzie przy pomocy narzędzi Spółki),
*   na deklaracjach zamiast podpisu i pieczątki osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku na pierwszej stronie deklaracji w lewym dolnym rogu zostanie naniesiony znak graficzny informujący, iż deklaracja została podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym wraz z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej. Osobami podpisującymi będą osoby wskazane przez płatnika wyznaczone na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku.
*   deklaracje zostaną zamieszczone na zabezpieczonej sieci X, pracownik aby zobaczyć zawartość pdf-a na stronie, będzie musiał pobrać go na dysk i stamtąd odczytać. Każdy pracownik dla którego został udostępniony dokument, będzie miał dostępną listę swoich dokumentów jak również będzie miał możliwość pobrania pliku i zapisania go na prywatny lub służbowy dysk twardy.
*   nazwy plików będą zakodowane co uniemożliwi nieautoryzowane pobranie pliku przez innego użytkownika
*   pracownik będzie miał dostęp do „X” tylko z zabezpieczonej sieci bankowej i służbowych komputerów pracowniczych,
*   pracownik jest identyfikowany po swoim indywidualnym koncie, dostęp jest zabezpieczony tokenem i hasłem, jakiekolwiek udostępnianie loginu i hasła osobom trzecim jest niezgodne z przepisami bezpieczeństwa informatycznego obowiązującymi w firmie,
*   do pracowników zostanie wysłana komunikacja z informacją o publikacji deklaracji PIT-11 i PIT-40 na zabezpieczonej platformie internetowej,
*   pracownicy mają dostęp do „X” logując się poprzez podanie unikalnego indywidualnie nadanego loginu i podanie hasła dostępu (hasło generowane i aktualizowane jest przez pracownika),
*   wszystkie operacje (logowanie, pobranie) jest odłożone i zachowane do ewentualnych kontroli co znaczy m.in. że z intranetu będzie możliwość wygenerowania raportu z datą i godziną pierwszego zapoznania się z udostępnioną deklaracją. Raport będzie zawierał potwierdzenie dostępu z datą i godziną pierwszego otwarcia.

Ponieważ złożony wniosek zawierał braki formalne, tutejszy organ podatkowy pismem z dnia 25 lutego 2015 r. Nr IPPB2/4511-11/15-2/MK wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku poprzez wskazanie:

\- czy podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej?

Braki uzupełniono w wyznaczonym terminie (data nadania 12 marca 2015 r.). W kwestii doprecyzowania wyjaśniono, że:

Pracownicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 i PIT-40 w formie elektronicznej poprzez zaznaczenie w aplikacji dostarczającej pracownikom dokumenty podatkowe opcji: „Wyrażam zgodę na przekazanie rozliczenia rocznego (PIT-11, PIT-40) za rok ubiegły w formie elektronicznej”.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie(a).

1.  Czy Wnioskodawca może przekazać PIT-11 oraz PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przy zachowaniu wzoru informacji PIT-11 oraz PIT-40 i przy zachowaniu wszystkich niezbędnych elementów określonych przepisami prawa w tym również opatrzenia informacji podpisem elektronicznym?
2.  Czy płatnik przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imienną informację, o której mowa w art. 39 ust. 1 za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym poprzez umieszczenie w wewnętrznej sieci komputerowej „intranet”, realizuje obowiązek przekazania pracownikowi rocznego obliczenia podatku?
3.  Czy brak odręcznego podpisu w informacji PIT-11 i deklaracji PIT-40, i udostępnienie pracownikom w sieci „X tychże dokumentów naraża Spółkę na zarzut nieprzekazania deklaracji?
4.  Czy odnotowane na serwerze płatnika „otworzenie” linkiem przez podatnika takich dokumentów, można traktować jako potwierdzenie skuteczności dostarczenia informacji podatnikowi?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Przepisy nakładają na Płatnika Składek obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11) oraz rocznego obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku zdaniem Wnioskodawcy doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 przez płatnika może nastąpić w formie elektronicznej. Warunkiem jest by był zachowany wzór informacji PIT-11 oraz PIT-40, oraz będą zawarte wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa i zostaną podpisane przez płatnika podpisem elektronicznym.

W przepisach ustawodawca wprowadził wymóg przekazania informacji i obliczenia podatku podatnikom przez płatników. Przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych nie zawierają natomiast regulacji na temat przekazywania tychże deklaracji, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 i rocznego obliczenia PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez organ itd. (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Jako płatnik składek przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 oraz w art. 39 ust. 1 - za pomocą sieci „X” z podpisem elektronicznym – Wnioskodawca realizuje obowiązek przekazania pracownikowi rocznego obliczenia podatku.

Zgodnie z art. 3a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym stanowi, że bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie, jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować czy została sporządzona przez upoważniony podmiot.

Biorąc pod uwagę powyższe zdaniem Wnioskodawcy doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 oraz rocznego obliczenia PIT-40 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowy przyjęty, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również i przekazanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki zostało wskazane wyżej, pod warunkiem zachowania wzoru informacji PIT-11 i rocznego obliczenia PIT-40 oraz zawarcia w nich wszystkich niezbędnych elementów określonych przepisami prawa (w tym również zaopatrzenia w podpis elektroniczny).

Z wygenerowanego przez system raportu będzie wynikać, którzy pracownicy pobrali informację PIT-11 oraz roczne obliczenie PIT-40. Wygenerowany raport będzie wystarczającym do potwierdzenia, że informacja PIT-11 i roczne obliczenie PIT-40 zostały skutecznie doręczone podatnikom.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 37 ust. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) roczne obliczenie podatku, o którym mowa w ust. 1, płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, i w tym samym terminie przesyłają podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Artykuł 39 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W kontekście zagadnienia przedstawionego tutejszemu organowi do rozstrzygnięcia wskazać również należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej. Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U z 2013 r. poz. 186 z późn. zm.) płatnik, podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika lub pośredni odbiorca, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 lub art. 42c ust. 1 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z zacytowanych przepisów wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

*   obliczenie podatku
*   pobranie od podatnika podatku
*   wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu
*   sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu.

Przepisy te nie określają natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - PIT-11 oraz rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym - PIT-40 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników.

Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych, regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji - PIT-11, oraz rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym - PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 i rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym -PIT-40 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu).

W rozstrzyganym zakresie, dla oceny prawidłowego sposobu postępowania płatnika, należy mieć na względzie normę prawną stanowiącą sumę norm wynikających z art. 8 Ordynacji podatkowej, art. 37 ust. 3 i art. 39 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego. Z tego też względu konieczne jest aby w przypadku wystawienia informacji - PIT-11 i rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym - PIT-40 w formie elektronicznej:

*   informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;
*   podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;
*   informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku;
*   płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11 i PIT-40.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi informacji - PIT-11 i rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym - PIT-40 którego źródłem są ww. art. 37 ust. 3 i art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Można zatem uznać, że w opisanej we wniosku sytuacji obowiązek ten spełniony zostanie w sposób prawidłowy. Przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przekazania podatnikom po wyrażeniu przez nich zgody na otrzymanie w formie elektronicznej informacji – PIT-11 i rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym - PIT 40 – sporządzonych wg ustalonego wzoru w formacie PDF, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę odpowiedzialną za obliczenie i pobranie podatku – co wynika z treści wniosku – zapewni Wnioskodawcy świadomość ich otrzymania przez pracowników. Potwierdzeniem tego faktu będzie możliwość wygenerowania raportu zawierającego potwierdzenie doręczenia tak przekazanej informacji (raport potwierdzający dostęp z datą i godziną pierwszego otwarcia udostępnionej deklaracji podatnikowi). Wnioskodawca będzie więc dysponował dowodem skutecznego przekazania informacji podatnikowi.

Z powyższego wynika, że w przedstawionym stanie faktycznym / zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca jako Płatnik będzie realizował obowiązek przekazania pracownikom rocznego obliczenia podatku.

Ponadto organ podatkowy wskazuje, że jeżeli jednak przedstawiony we wniosku stan faktyczny/zdarzenie przyszłe będzie różnić się od stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, które wystąpi w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.