Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.325.2025.2.JS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-06-30
Teza: Ustalenie, czy dopuszczalne jest skanowanie i
przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej bez
konieczności przechowywania w formie fizycznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna
faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur
elektronicznych
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 4. Terminy przechowywania
dokumentów -Sposób przechowywania faktur
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 31
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 marca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 marca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy dopuszczalne jest skanowanie i
    przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania
    w formie fizycznej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 30
    maja 2025 r. (wpływ 5 czerwca 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

... sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest polskim podmiotem, prowadzącym
    działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego towarów na terenie Polski, a
    także całej Europy oraz usługi w zakresie serwisu samochodowego. Spółka jest czynnym
    podatnikiem VAT, zarejestrowanym dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.
    W związku z dokonywanymi dostawami towarów oraz usług, po stronie Spółki zachodzi
    obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i
    przesłania nabywcy towarów lub usług świadczonych przez Spółkę faktury potwierdzającej
    dokonaną transakcję. Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje od
    swoich dostawców szereg faktur w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są
    podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.
    Oprócz faktur Spółka otrzymuje inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, tj.
    m.in. zlecenia serwisowe, zlecenia transportowe, listy przewozowe CMR, dokumenty
    potwierdzające dokonanie załadunku i rozładunku towarów, dokumenty WZ, dokumenty
    paletowe i inne. Posiadanie tych dokumentów jest dla Spółki koniecznie w celu
    udokumentowania prawa do stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do
    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz stawki NP przy wewnątrzwspólnotowych
    usługach, sprzedaży poza Unię, a także 23% przy sprzedaży krajowej.
    Na dokumenty te składają się m.in.:
      a) międzynarodowe dokumenty CMR, które potwierdzają zawarcie i wykonanie umowy
        przewozu, oraz określają dokładnie warunki jego realizacji:
      b) faktura sprzedaży;
      c) dokument magazynowy wydania ze składu podatkowego lub inny dokument
        potwierdzający wydanie towarów ze składu podatkowego;
      d) wiadomości e-mail od kontrahenta potwierdzające otrzymanie towarów
        wynikających z wykazu faktur dokumentujących dostawy zrealizowane w danym
        miesiącu.
    Aktualnie Spółka gromadzi wszystkie ww. dokumenty w dwóch formach: papierowej
    (oryginały) oraz elektronicznej (skany przechowywane na serwerze Spółki).
    W przyszłości w odniesieniu do faktur oraz innych dokumentów potwierdzających
    poniesienie wydatków otrzymanych w formie papierowej, planowane jest skanowanie ich
    do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie PDF), który będzie
    umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych
    dokumentów. Zeskanowane faktury oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie
    wydatków w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej.
    Dokumenty w formacie PDF będą dokumentami nieedytowalnymi. Jednocześnie wersja
    papierowa oryginalnej faktury zakupowej lub innego dokumentu potwierdzającego
    poniesienie wydatku ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji i nie
    powodować konieczności prowadzenia kosztownego archiwum dokumentów
    oryginalnych.
    Pliki elektroniczne zawierające skany faktur i innych dokumentów potwierdzających
    poniesienie kosztów w formacie PDF będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na
    okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez
    możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i

    czytelność faktur. Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez
    Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.
    Tak przygotowane faktury oraz dokumenty przewozowe i inne dowody, potwierdzające
    prawo do zastosowania stawki 0% podatku VAT, przeznaczone są wyłącznie do odczytu,
    niemożliwe jest dokonywanie zmian ich treści.
    Spółka planuje docelowo zapewnić takie funkcjonowanie elektronicznego archiwum
    dokumentacji księgowej, które pozwoli na ustalenie ścieżki audytu między fakturą a
    dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dostęp do archiwum dokumentów będzie
    ograniczony wyłącznie do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Również
    w zakresie akceptacji i przetwarzania faktur oraz pozostałych dokumentów
    towarzyszących (m.in. skanowania ich do postaci nieedytowalnych plików PDF) czynności
    te wykonywane są przez pracowników posiadających w tym zakresie odpowiednie
    upoważnienia.
    Wszystkie faktury i inne dokumenty trafiać będą do systemu księgowego Spółki. W celu
    zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz
    Spółki przez dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, dokumenty przed ich
    zeskanowaniem będą poddawane procesowi weryfikacji. Będą one sprawdzane pod
    kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej
    zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez
    pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności, otrzymane
    faktury i pozostałe dokumenty będą sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności
    zawartych w nich danych dotyczących transakcji. W systemie księgowym Spółki faktury
    otrzymują dodatkowe numery referencyjne dla celów księgowych. Ostatecznie faktury
    będzie można wyszukiwać w elektronicznym archiwum poprzez numery referencyjne dla
    celów księgowych oraz dane dostawcy, co zapewni ich łatwe i szybkie zlokalizowanie oraz
    możliwość weryfikacji. Jednocześnie faktury oraz pozostałe dokumenty towarzyszące
    umieszczone będą na serwerze w odpowiednich folderach odpowiadających okresom, w
    których faktury zostały rozliczone dla potrzeb podatkowych oraz księgowych.
    Ponadto Wnioskodawca wskazał, że:
      1. Spółka zapewnia oraz będzie zapewniać w przyszłości kontrolę biznesową
        poprawności dokumentów, o których mowa we wniosku o wydanie interpretacji
        indywidualnej. Poprawność tych dokumentów elektronicznych dokonywana jest i
        będzie na bieżąco - pracownicy Spółki (pracownicy działu transportu oraz działu
        księgowego każdy w zakresie swoich obowiązków) mają zapewniony bezpośredni
        wgląd odpowiednio w dokumenty finansowe (faktury, noty obciążeniowe itp.), jak
        również w dokumenty transportowe (dokumenty są digitalizowane na miejscu
        załadunku oraz rozładunku przez kierowców Spółki i wgrywane do systemu
        informatycznego Spółki).
        Dokumenty transportowe są parowane w systemie komputerowym Spółki z danym
        zleceniem transportowym - na tym etapie sprawdza się m.in. zgodność dat
        załadunku, rozładunku, zgodność trasy przejazdu, zgodność adresów (miejsc
        załadunku i rozładunku), jak również np. zgodność danych pojazdu (numery
        rejestracyjne ciągnika siodłowego i naczepy). Podobnie proces ten działa w
        przypadku faktur i dokumentów otrzymywanych przez Spółkę od jej przewoźników.
        Każde zauważone nieścisłości są wyjaśniane na bieżąco, zaś w razie ich zauważenia
        - proces digitalizacji dokumentacji oraz proces uregulowania płatności za dane
        zlecenie zostaje wstrzymany do czasu uzyskania prawidłowych (poprawionych)
        wersji dokumentów.
      2. Na pytanie Organu o treści: „Czy faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o
        których mowa we wniosku, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli
        biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
        integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu”? Wnioskodawca

        odpowiedział: tak, niszczenie papierowych (oryginalnych) wersji dokumentów
        będzie następować dopiero po dokonaniu weryfikacji ich autentyczności i
        poprawności przez pracowników Spółki oraz po ich zaksięgowaniu
        (zaewidencjonowaniu) i opłaceniu.
      3. W związku z pytaniem Organu o treści: „Czy będą Państwo przechowywać faktury
        /dokumenty zrównane z fakturami na terytorium kraju?
        - jeżeli tak, to czy będą Państwo umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego,
          naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
          skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w
          przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej na serwerach
          znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz
          przetwarzanie danych w nich zawartych?
        - jeżeli nie, to należy wskazać czy faktury/dokumenty zrównane z fakturami będą
          przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób
          umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
          skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
          Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online
          do tych faktur?”
        Wnioskodawca udzielił odpowiedzi: tak, elektroniczne kopie dokumentów będą
        przechowywane w Polsce, zaś Spółka będzie posiadać do nich dostęp w każdym
        czasie. Oznacza to, że dokumenty te będą znajdowały się na serwerze znajdującym
        się na terenie Polski i będą one dostępne na każde żądanie właściwych organów
        skarbowych lub administracyjnych. Dostęp do danych zgromadzonych na serwerze
        Spółki będzie następować bezzwłocznie.

## Pytanie

Czy wskazane w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty, wykorzystywane przez Spółkę do
    potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do
    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz stawki NP przy wewnątrzwspólnotowych
    usługach, sprzedaży poza Unię, a także 23% przy sprzedaży krajowej, tj. skan CMR,
    potwierdzenie od nabywcy zawarte w korespondencji e-mail oraz inne dokumenty
    potwierdzające transport towarów, mogą być skanowane i przechowywane na serwerach
    Spółki w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania przez Spółkę ww.
    dokumentów w formie fizycznej?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, w zakresie możliwości archiwizowania w formie elektronicznej
    dokumentów uprawniających do zastosowania art. 42 ust. 1 ustawy o VAT w odniesieniu
    do WDT Spółka wskazuje, że przepisy podatkowe nie zawierają wyłączenia,
    uniemożliwiającego wykorzystywanie oraz archiwizowanie tych dokumentów w formie
    elektronicznej.
    W opinii Wnioskodawcy, w razie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej,
    nie jest on zobligowany do archiwizowania ww. dokumentów również w formie
    papierowej.
    Skoro jak wskazano, opisany we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie
    elektronicznej zapewni ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a
    przepisy obowiązujące w tym zakresie nie stanowią, że podatnik ma posiadać wyłącznie
    papierowe oryginały dokumentów należy przyjąć, że opisana we wniosku elektroniczna
    forma przechowywania dokumentów określonych w ww. przepisach jest dopuszczalna.
    W konsekwencji należy uznać, że wskazane we wniosku dokumenty wykorzystywane do
    potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do
    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz stawki NP przy wewnątrzwspólnotowych

    usługach, sprzedaży poza Unię, a także 23% przy sprzedaży krajowej, tj. skan CMR,
    potwierdzenie od nabywcy zawarte w korespondencji oraz inne dokumenty
    potwierdzające transport towarów, mogą być skanowane i przechowywane na serwerach
    Spółki w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ww. dokumentów w
    formie fizycznej.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art.
        106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku
        od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby
        prawnej niebędącej podatnikiem;
      2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik
        korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany
        w pkt 1;
      4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5
        pkt 4,
      c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a
        ust. 1b.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia
      przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej
      dokumentacji.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro –
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania
    faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm. ) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury
    mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Według art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych

      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku
    przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik
    obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Z wniosku wynika, że faktury otrzymywane przez Państwa będą przechowywane w formie
    elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
    odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przy czym w
    celu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu będziecie Państwo przeprowadzać kontrole
    biznesowe. Faktury przechowywane elektronicznie będą dostępne na każde żądanie
    właściwych organów skarbowych lub administracyjnych.
    Uwzględniając opis sprawy i powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że w sytuacji gdy
    ww. dokumenty będą przechowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania, to opisany sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi
    przepisami.
    Ponadto należy wskazać, że przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do
    przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT,
    podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy
    przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku
    od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Jak wcześniej wskazano przez fakturę,
    zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w
    formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej
    podstawie. Oznacza to, że regulacje ustawy o podatku od towarów i usług odnoszą się
    wyłącznie do sposobu przechowywania faktur. Jednakże nie ma przeciwskazań do
    przechowywania pozostałych dokumentów w tożsamy sposób jak faktury.
    W związku z powyższym, w okolicznościach wskazanych w opisie sprawy będą Państwo
    uprawnieni do skanowania i przechowywania na Państwa serwerach faktur i innych
    dokumentów (tj. skanu CMR, potwierdzeń od nabywcy zawartych w korespondencji e-mail
    oraz innych dokumentów potwierdzających transport towarów) potwierdzających – jak
    Państwo wskazali - możliwość stosowania preferencyjnej stawki podatku VAT w stosunku
    do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz stawki NP przy
    wewnątrzwspólnotowych usługach, sprzedaży poza Unię, a także właściwej stawki
    podatku przy sprzedaży krajowej w formie elektronicznej, bez konieczności
    przechowywania tych dokumentów w formie fizycznej (papierowej).
    W związku z powyższym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Informuję, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku
    (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem,
    nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.
    Zatem niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie kwestię ustalenia, czy dopuszczalne
    jest skanowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności
    przechowywania w formie fizycznej, natomiast nie rozstrzyga kwestii stosowania
    właściwych stawek podatku VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
    wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług oraz sprzedaży poza Unię, a także przy
    sprzedaży krajowej. Jednocześnie interpretacja ta nie rozstrzyga czy dokumenty opisane
    we wniosku stanowią wystarczającą podstawę do stosowania stawek podatku dla
    wymienionych w pytaniu czynności.
    Zaznaczam, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o
    wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia
    zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany
    przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko
    związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu
    sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym,
    w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu
    sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
    Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku
    postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie
    określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
    prawnych.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.