Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-1137/14-3/IG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-02-04
Teza: 1. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym przedstawione przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego procedury przechowywania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia dokumentów w wersji papierowej po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełniają warunki przewidziane w przepisach uptu? 2. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym na przysługujące Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego wpływać nie będzie to, że oryginały faktur VAT w formie papierowej, na których wykazano ten podatek naliczony, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej i będą niszczone po uprzedniej elektronicznej archiwizacji zgodnie z procedurami przedstawionymi w opisie zdarzenia przyszłego?
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; umowa-umowa przechowania
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14 listopada 2014 r. (data wpływu 17 listopada 2014 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 listopada 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością („Spółka” lub „Wnioskodawca”) w ramach prowadzonej działalności nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski oraz dostawców mających siedzibę na terytorium krajów Unii Europejskiej oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności, Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług. Nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W celu uproszczenia systemu przechowywania faktur (faktur zakupu, faktur korygujących, duplikatów faktur) oraz rachunków i paragonów otrzymywanych w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej.

Procedurę przechowywania ww. dokumentów można podzielić na dwa procesy dotyczące (i) wydatków pracowniczych oraz (ii) innych zakupów.

(i) W ramach pierwszego procesu:

*   pracownicy są zobowiązani do zbierania dokumentów zakupowych (faktur, rachunków oraz paragonów), ich opisania / dekretacji, a następnie przesłania tych dokumentów do zewnętrznego usługodawcy (z siedzibą poza terytorium Polski),
*   zewnętrzny usługodawca skanuje otrzymane dokumenty i wprowadza je do systemu stworzonego przez dostawcę elektronicznego systemu służącego do rozliczania wydatków (serwery, na których umieszczane są dane, mogą być zlokalizowane poza granicami Polski),
*   zewnętrzny usługodawca sporządza raporty związane z przesłanymi mu dokumentami i przesyła je do akceptacji do bezpośrednich przełożonych pracowników, którzy przesłali dokumenty, elektroniczny system służący do rozliczania wydatków automatycznie dołącza do przesyłanych raportów związane z nimi dokumenty (faktury, paragony, rachunki),
*   po zatwierdzeniu przez przełożonego, dane wynikające z zeskanowanej dokumentacji księgowane są w systemie finansowo-księgowym Spółki.

W tym systemie dostęp do zeskanowanej dokumentacji jest możliwy 24 godziny na dobę poprzez stronę www usługodawcy zewnętrznego. Zeskanowane dokumenty wraz z podsumowaniem w formie raportu przechowywane są w formacie PDF i posortowane są chronologicznie (wg daty wprowadzenia wydatków do systemu). System umożliwia odszukanie odpowiedniej dokumentacji poprzez wyszukanie numeru raportu, nazwiska pracownika, zakresu dat, statusu rozliczenia, itp.

Po pewnym czasie dane przechowywane przez dostawcę elektronicznego systemu służącego do rozliczania wydatków są archiwizowane (obecnie dotyczy to lat przed rokiem 2012 włącznie), natomiast po zgłoszeniu prośby do dostawcy elektronicznego systemu możliwe jest uzyskanie wybranych danych np. za cały określony rok. Uzyskanie takich danych trwa nie dłużej niż kilka dni. Po zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu brak jest możliwości zmiany treści zeskanowanych dokumentów.

Dokumenty wprowadzane do systemu podlegają weryfikacji na następujących etapach:

*   wstępna weryfikacja poprawności dokumentu dokonywana przez pracownika, którego wydatku dotyczy (czy jest to oryginał faktury, czy zgadzają się podstawowe dane, kwoty),
*   weryfikacja przez zewnętrznego usługodawcę w zakresie poprawności formalnej dokumentu (czy jest to oryginał faktury, czy zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury),
*   weryfikacja przez przełożonego pracownika właściwego działu Spółki w zakresie poprawności merytorycznej i zatwierdzenie bądź odrzucenie wydatków wykazanych na fakturze weryfikacja w zakresie zaliczenia wydatków wynikających z faktury do kosztów uzyskania przychodów i odliczeniu podatku naliczonego wykazanego na fakturze.

Obecnie Wnioskodawca rozważa rezygnację z archiwizowania oryginałów dokumentów dotyczących wydatków pracowniczych w formie papierowej i przechowywanie ich wyłącznie w wersji elektronicznej zgodnie z opisanymi powyżej zasadami. W takim przypadku dochodziłoby do zniszczenia papierowych oryginałów faktur bezpośrednio przez zewnętrznego usługodawcę lub przez Spółkę (ewentualnie inny zaangażowany w tym celu podmiot) po odesłaniu tych dokumentów.

(ii) W ramach procesu dokumentowania zakupów innych niż wyżej wymienione:

*   faktura w wersji papierowej doręczana jest do Spółki lub bezpośrednio do usługodawcy zajmującego się skanowaniem faktur; na tym etapie następuje też wstępna weryfikacja faktury (czy jest to oryginał faktury) zgodnie z istniejącą w Spółce procedurą wstępnej weryfikacji faktur,
*   po otrzymaniu Spółka przesyła fakturę do usługodawcy zajmującego się skanowaniem faktur (o ile faktura nie została bezpośrednio do niego doręczona),
*   faktura jest skanowana, poddawana procesowi OCR i wprowadzana do specjalnie dedykowanego do tego celu systemu (serwery, na których umieszczane są dane, mogą być zlokalizowane poza granicami Polski),
*   po wprowadzeniu do systemu pracownicy Spółki dokonują weryfikacji faktury pod względem formalnym (czy zawiera napis „oryginał”, czy zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury) i merytorycznym (czy zgadzają się dane wystawcy i nabywcy, informacje dotyczące nabytych towarów lub usług), a następnie podlega ona zatwierdzeniu i wprowadzeniu do systemu finansowo-księgowego Spółki.

Dostęp do zeskanowanej dokumentacji jest możliwy 24 godziny na dobę poprzez system finansowo-księgowy Spółki, a także poprzez system dedykowany do obsługi elektronicznej archiwizacji faktur. Zeskanowane faktury przechowywane są w formacie PDF i posortowane są chronologicznie (wg kolejności skanowania, która co do zasady odpowiada kolejności wpływu faktur). System umożliwia dostęp do faktur poprzez wyszukanie ich numerów, danych sprzedawców, zakresu dat, itp.

Dane przechowywane są w systemie finansowo-księgowym Spółki, a także, dodatkowo, w systemie dedykowanym do obsługi elektronicznej archiwizacji faktur na serwerze dostawcy tego systemu. Zarchiwizowane dane są przechowywane przez okres nie krótszy niż wymagany przepisami prawa. Po wprowadzeniu faktury do systemu i jej zatwierdzeniu brak jest możliwości zmiany treści zeskanowanych dokumentów.

W niektórych przypadkach Spółka dokonuje archiwizacji faktur z pominięciem zewnętrznego usługodawcy. W takim przypadku ścieżka postępowania z otrzymanymi fakturami jest taka jak w innych przypadkach (w szczególności zachowane są wszystkie etapy weryfikacji faktur) z pominięciem wysyłania faktur do zewnętrznego usługodawcy, gdyż skanowanie faktur dokonywane jest przez Spółkę we własnym zakresie. Następnie Spółka wprowadza zeskanowane i zatwierdzone dokumenty do swego systemu finansowo-księgowego. Dostęp do zarchiwizowanych w ten sposób faktur możliwy jest na zasadach analogicznych jak w przypadku innych faktur zakupu poprzez system finansowo-księgowy Spółki.

Obecnie, po zeskanowaniu i wprowadzeniu faktury do systemu, faktury odsyłane są do Wnioskodawcy. Archiwizacja papierowych oryginałów faktur dokonywana jest przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca rozważa rezygnację z archiwizowania oryginałów faktur w formie papierowej i przechowywanie ich wyłącznie w wersji elektronicznej zgodnie z opisanymi powyżej zasadami. W takim przypadku dochodziłoby do zniszczenia papierowych oryginałów faktur bezpośrednio przez usługodawcę zajmującego się skanowaniem faktur lub przez Spółkę (ewentualnie inny zaangażowany w tym celu podmiot) po odesłaniu tych dokumentów przez zewnętrznego usługodawcę.

Cechy wspólne obu systemów

Zeskanowane dokumenty podlegają w obu procesach kontroli formalnej oraz merytorycznej przez odpowiednich pracowników Spółki, a następnie są podstawą do dokonywania zapisów w systemie księgowym Spółki oraz zatwierdzenia płatności.

Elektroniczne wersje faktur zawierają dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa, a po zeskanowaniu faktury nie ma możliwości dokonywania modyfikacji jej treści. Przechowanie dokumentów w wersji elektronicznej obejmuje co najmniej okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (tj. w sposób zapewniający ich segregację na okresy rozliczeniowe). Systemy informatyczne używane przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.

Mimo rozważanego wprowadzenia niszczenia wersji papierowych faktur, może zdarzyć się, że określona kategoria faktur nadal będzie przechowywana przez Spółkę w wersji papierowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym przedstawione przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego procedury przechowywania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia dokumentów w wersji papierowej po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełniają warunki przewidziane w przepisach uptu?
2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym na przysługujące Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego wpływać nie będzie to, że oryginały faktur VAT w formie papierowej, na których wykazano ten podatek naliczony, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej i będą niszczone po uprzedniej elektronicznej archiwizacji zgodnie z procedurami przedstawionymi w opisie zdarzenia przyszłego?

Zdaniem Wnioskodawcy,

W zakresie pytania 1

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż przedstawione przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego procedury przechowywania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia dokumentów w wersji papierowej po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełniają warunki przewidziane w przepisach uptu.

W zakresie pytania 2

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż na przysługujące Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego wpływać nie będzie to, że oryginały faktur VAT w formie papierowej, na których wykazano ten podatek naliczony, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej i będą niszczone po uprzedniej elektronicznej archiwizacji zgodnie z procedurami przedstawionymi w opisie zdarzenia przyszłego.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

Ogólne zasady przechowywania faktur

W ocenie Wnioskodawcy opisane w niniejszym wniosku procedury przechowywania faktur VAT spełniają wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, po0z. 1054 z późn. z.), zwanej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie natomiast z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury: w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zostali zobowiązani również do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Regulacje prawa unijnego również nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Nie ulega wątpliwości, iż polski ustawodawca nie skorzystał jednakże z tej opcji (przykładowo potwierdzono to w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r. nr ILPP4/443-66/14-2/BA). Oznacza to, że faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy m.in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne regulacje VAT w zakresie zasad przechowywania faktur, w ocenie Wnioskodawcy, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile zostanie zapewnione:

*   zachowanie podziału faktur na okresy rozliczeniowe;
*   możliwość łatwego odszukania faktur;
*   autentyczność pochodzenia faktury;
*   integralność treści faktury;
*   czytelność faktury;
*   bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwość odszukania faktury

Wnioskodawca wskazuje, że oba opisane w zdarzeniu przyszłym systemy, które będą stosowane do archiwizacji faktur zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahentów są skonstruowane w taki sposób, iż umożliwiają ich użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych. Przykładowo, istnieje możliwość wyświetlenia w bazie wyłącznie faktur otrzymanych w danym miesiącu. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, oba systemy elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych, spełniają pierwszy ze wskazanych warunków przechowywania faktur (tj. warunek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe).

W ocenie Wnioskodawcy oba systemy elektronicznej archiwizacji faktur zapewnią również łatwość odszukania i zapoznania się zarówno z poszczególnymi fakturami jak i całymi zbiorami faktur, z uwagi na istniejącą funkcjonalność systemu pozwalającą na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (przykładowo według kryterium dostawcy). Ponadto, jak Wnioskodawca wskazał w opisie zdarzenia przyszłego, oba systemy umożliwiają każdorazowo podgląd oraz wydruk poszczególnych zarchiwizowanych w powyższy sposób faktur.

Dokumenty będą przechowywane w bazach co najmniej przez okres do upływu okresu przedawnienia w odniesieniu do tych faktur.

Tym samym, zdaniem Spółki, przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego systemy elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych pozwolą na przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz na łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa art. 106m ustawy.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Regulacje uptu nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W tym zakresie, w ocenie Wnioskodawcy, pomocne mogą okazać się wskazówki ujęte w indywidualnych interpretacjach podatkowych wydawanych przez organy podatkowe, jak również wyjaśnienia Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi zasad fakturowania. W dokumencie tym Minister wskazał m.in., że:

„Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty”.

Ponadto Minister wskazał, że:

„(\`(...)\`) co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. ze skanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

Przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego procedury zapewniają formalną i materialną weryfikację autentyczności faktur oraz ich powiązanie z konkretnymi transakcjami Spółki. Funkcjonalność elektronicznego systemu obiegu dokumentów (systemu finansowo-księgowego Spółki) pozwala na łatwe połączenie faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą lub usługą. Do systemu wprowadzane są szczegółowe dane dotyczące danej faktury, a także kontrahenta. Ponadto, każda faktura jest poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników usługodawcy zewnętrznego i pracowników Spółki odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Tylko faktura, która pozytywnie przeszła proces weryfikacji będzie podstawą zapisów w systemie księgowym Spółki stanowiących podstawę do rozliczeń podatkowych.

Ponadto, jak Wnioskodawca wskazał w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktura, która zostanie zapisana w systemie elektronicznym nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, a jej elektroniczny obraz będzie możliwy do odczytu i wydrukowania w każdym czasie oraz będzie tożsamy z pierwotną fakturą, otrzymaną w formie papierowej. System do archiwizacji dokumentów posiada właściwości umożliwiające przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny i trwały.

W ocenie Wnioskodawcy, procedury archiwizacji dokumentów szczegółowo przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, w pełni zapewniają zachowanie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dokonanymi transakcjami zakupowymi Spółki (dostawą towarów lub świadczeniem usług). W szczególności służą temu już opisane procedury w zakresie przepływu oraz archiwizacji dokumentów zakupowych. Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, opisany schemat przechowywania w elektronicznym archiwum faktur otrzymanych od kontrahentów (zarówno dotyczący wydatków pracowniczych jak i zakupów towarów i usług przez Spółkę) w formie papierowej spełnia warunki zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury przez cały okres do upływu terminu przedawnienia dla poszczególnych faktur.

Zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do Faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych

Przepis 112a ust. 2 ustawy przewiduje, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (tak jak Wnioskodawca) są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (tj. Polski). Jednakże ust. 3 powyższej regulacji przewiduje wyjątek od powyższej zasady wskazując iż przepisu ust. 2 nie stosuje się jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, art. 112a ust. 4 ustawy precyzuje dodatkowy wymóg, iż podatnicy przechowujący faktury w formie elektronicznej muszą zapewnić, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym zakresie Wnioskodawca pragnie wskazać, że opisane systemy archiwizacji faktur umożliwiają dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, pojęcie „dostęp on-line” nie powinno być rozumiane jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy / organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu on-line do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy / kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy.

Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD, pamięci USB (tzw. pendrive), w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami proceduralnymi Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.).

Poprawność takiego stanowiska znajduje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 lutego 2009 r., sygn. akt I FSK 1612/07, w którym Sąd wskazał:

„(\`(...)\`) zapewnienie przez podatnika w sposób natychmiastowy, pełny i ciągły drogą elektroniczną - na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami - dostępu organom podatkowym (kontroli skarbowej) do przechowywanych w kraju i na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju e-faktur, może się odbywać tylko zgodnie z obowiązującymi unormowaniami Ordynacji podatkowej w zakresie postępowania podatkowego (kontroli podatkowej, czynności sprawdzających), a więc w siedzibie podatnika (miejscu prowadzenia działalności) poprzez udostępnienie np. stanowiska komputerowego z dostępem do tych faktur, za zgodą podatnika w siedzibie organu, za pośrednictwem stosownego systemu teleinformatycznego, takiego jak np. internet, po sprecyzowaniu zasad takiego dostępu do danych podatnika bez jego obecności lub za pośrednictwem innych przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych z bazą tych faktur, np. DVD, CD lub pamięci USB (tzw. pendrive)”.

Ponadto, Wnioskodawca wskazuje, że archiwizacja faktur opisana w zdarzeniu przyszłym funkcjonuje w oparciu o systemy informatyczne, które umożliwiają organom podatkowym pobór żądanych faktur, ich wydruk oraz ich przetwarzanie z wykorzystaniem różnych narzędzi technicznych, w granicach pozwalających na zachowanie autentyczności i integralności treści faktury (zeskanowane obrazy faktur nie będą możliwe do edytowania).

W ocenie Wnioskodawcy, warunki wynikające z przepisu art. 112a ust. 4 ustawy spełniają nie tylko pliki elektroniczne (np. w formacie xml), w przypadku których dane na nich zawarte mogą być łatwo skopiowane / przetwarzane przez inne oprogramowanie, ale również pliki elektroniczne (np. PDF), w przypadku których nie można łatwo wyselekcjonować oraz skopiować danych ze względu na fakt, iż plik traktowany jest jako zdjęcie / obraz, w sytuacji, gdy dane w nich zawarte mogą być uzyskane poprzez wykorzystanie oprogramowania skanującego OCR (lub zbliżonych technologii).

Co więcej, zdaniem Wnioskodawcy, również w przypadku, gdyby taki automatyczny pobór (np. skopiowanie) i przetwarzanie danych okazało się niemożliwe, nie oznacza to, iż warunki określone w art. 112a ust. 4 ustawy nie będą spełnione. Zgodnie, bowiem z wyjaśnieniami opublikowanymi na stronie Ministerstwa Finansów celem nowelizacji przepisów o fakturowaniu było:

„umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesłane mailem)”.

Dodatkowo, w ocenie Wnioskodawcy, celem wymogu określonego w art. 112a ust. 4 ustawy jest możliwość uzyskania przez organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej dostępu do danych, na których można przeprowadzać operacje obliczeniowo-statystyczne w ramach kontroli podatkowej. W ocenie Spółki (biorąc pod uwagę wykładnię celowościową) oznacza to, że jeżeli Wnioskodawca będzie w stanie udzielić organom dostępu do poszczególnych faktur (w tym w pliku PDF w postaci obrazu nieedytowalnego w łatwy sposób), wywiąże się z obowiązku nałożonego na nią art. 112a ust. 4 ustawy.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, zeskanowane obrazy faktur, co do których nie można łatwo wyselekcjonować oraz skopiować konkretnych danych (przykładowo: numeru NIP dostawcy, kwoty podatku) ze względu na fakt, iż plik z obrazem faktury traktowany jest jako zdjęcie / obraz, należy uznać za spełniające wymogi w zakresie przetwarzania, wskazane w przepisach uptu. Oceny tej nie zmienia również fakt, że z uwagi na powyższy charakter przedmiotowego pliku, niemożliwe jest bezpośrednie wygenerowanie przez organ podatkowy określonego zestawienia danych z całego zbioru faktur. Trudności takie wynikają z przyjętego charakteru pliku (obrazu) zawierającego skan faktury i występują również w przypadku stosowania tradycyjnych sposobów archiwizacji faktur.

Mając na uwadze wszystkie powyższe okoliczności, w ocenie Wnioskodawcy, rozważany przez Spółkę przyszły model archiwizacji dokumentów jest poprawny i spełnia wszystkie wskazane powyżej warunki, wymagane przez przepisy uptu.

Dodatkowo, mając na uwadze przytoczone wcześniej przepisy (w szczególności art. 112a ust. 3 ustawy), Spółka jest uprawniona do przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej zarówno na serwerach krajowych, jak i zagranicznych. Polskie regulacje VAT nie przewidują bowiem dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej obowiązku przechowywania tych dokumentów na terytorium kraju.

Stanowisko Spółki dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej znajduje potwierdzenie w dotychczasowej praktyce organów podatkowych.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 13 maja 2014 r. nr ILPP4/443-66/14-2/BA stwierdził, że:

„Na tle powyższych informacji potwierdzić należy pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy”.

Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2013 r. nr ITPP3/443-16a/13/DM uznał, że:

„w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, Spółka będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto - jak słusznie zauważyła Spółka - brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany)”.

Również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 20 listopada

2013 r., nr ILPP4/443-397/13-2/EWW podkreślił, że:

„z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej”.

Podobne stanowisko zostało zaprezentowane również w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 maja 2014 r. nr IPPP1/443-457/14-2/EK,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lutego 2014 r. nr IPPP1/443-1346/13-2/JL,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z dnia 4 lutego 2014 r. nr IBPP2/443-1036/13/ICz,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 11 grudnia 2013 r. nr ITPP3/443-458/13/MD,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 września 2013 r. nr IPPP2/443-658/13-2/MAO,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2013 r. nr IPPP1/443-458/13-2/AP,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 stycznia 2013 r. nr ILPP4/443-504/12-2/EWW,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 grudnia 2012 r. nr IPPP2/443-1050/12-2/AO,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2011 r. nr ILPP4/443-643/11-4/EWW.

Niektóre z powyższych interpretacji zostały wydane w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2013 r., jednakże zasady wynikające z obecnie obowiązujących przepisów są analogiczne.

Stanowisko to również znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Przykładowo w wyroku z dnia 26 stycznia 2012 r. sygn. akt I FSK 482/11 Naczelny Sąd Administracyjny wskazał:

„nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne”.

W świetle powyższego nie ulega wątpliwości, iż stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 jest prawidłowe, a tym samym przedstawione przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego procedury przechowywania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia dokumentów w wersji papierowej po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełniają warunki przewidziane w przepisach uptu.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przed podatnika towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Jednakże, zgodnie z art. 86 ust. 10b ust. 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przy spełnieniu tych warunków, podstawą do odliczenia podatku naliczonego są faktury.

Tym samym prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest zatem na gruncie obowiązujących regulacji uzależnione od łącznego spełnienia trzech podstawowych przesłanek:

*   dysponowania przez podatnika fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług;
*   zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT);
*   nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Przepisy ustawy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa / elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W szczególności, w tym zakresie na równi traktowane są zarówno faktury papierowe, jak i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Na prawo do odliczenia nie ma, w ocenie Wnioskodawcy, żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa wystawiona i otrzymana w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu rozważanych procedur archiwizacji, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego. Jak już wcześniej wskazano w uzasadnieniu do pytania 1, w ocenie Spółki, regulacje uptu pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur.

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje poparcie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Ministra Finansów. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26 lutego 2014 r. nr IPPP1/443-1346/13-2/JL wskazał, że:

„W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób oryginałów faktur należy stwierdzić, że skoro - jak wskazał Wnioskodawca - będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy w brzmieniu obowiązujących zarówno przed jak i po 1 stycznia 2014 r., jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy”.

Podobne stanowisko zostało zaprezentowane m.in. również w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 maja 2014 r. nr IPPP1/443-457/14-2/EK,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 grudnia 2013 r. nr IPPP1/443-1046/13-5/ISz,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 11 grudnia 2013 r. nr ITPP3/443-458/13/MD,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 września 2013 r. nr IPPP2/443-658/13-2/MAO,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2013 r. nr IPPP1/443-458/13-2/AP,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 maja 2013 r. nr IPPP1/443-375/13-2/MP,
*   w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 22 kwietnia 2013 r. nr IPTPP2/443-106/13-4/PR,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 stycznia 2013 r. nr ILPP4/443-504/12-2/EWW,
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012 r. nr IPPP3/443-480/12-2/JK.

W świetle powyższego nie ulega wątpliwości, iż stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 jest prawidłowe, a tym samym na przysługujące Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego wpływać nie będzie to, że oryginały faktur VAT w formie papierowej, na których wykazano ten podatek naliczony, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej i będą niszczone po uprzedniej elektronicznej archiwizacji zgodnie z procedurami przedstawionymi w opisie zdarzenia przyszłego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.