Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-2.4011.678.2025.2.MG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-09-30
Teza: Prawo do zaliczenia kosztów uzyskania przychodów wartości
diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja krajowa
delegacja-delegacja zagraniczna
działalność-działalność gospodarcza-jednoosobowa
działalność gospodarcza
koszt-koszty uzyskania przychodów
usługi-usługi transportowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania
przychodów.-Definicja kosztów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 22-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 23-ust. 1-pkt 52

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowny Panie,
    stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu
    faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 sierpnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 10 lutego 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 17 września 2025 r. (wpływ 23 września 2025 r.)
    – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od 1 października 2014
    r., zajmującą się transportem drogowym towarów (PKD 49.41.Z).
    Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce i rozlicza się na
    podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
    Dla realizacji usług transportowych Wnioskodawca wykorzystuje pojazdy ciężarowe
    powyżej 3,5 tony i osobiście wykonuje przewozy.
    Do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawca zalicza wartość diet z tytułu podróży
    służbowych, nieprzekraczających wysokości diet przysługujących pracownikom, zgodnie z
    rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.
    Wnioskodawca prowadzi szczegółową ewidencję wyjazdów, obejmującą daty i godziny
    rozpoczęcia podróży, przekraczania granic oraz jej zakończenia.
    Uzupełnienie wniosku
    Wnioskodawca informuje, że pytanie zawarte we wniosku o wydanie interpretacji
    indywidualnej ma związek z dodaniem do ustawy o czasie pracy kierowców art. 26f.

## Pytanie

Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu
    krajowych i zagranicznych podróży służbowych, odbywanych w ramach działalności
    gospodarczej, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom?
    Pana stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy – art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców dotyczy pracowników,
    a nie przedsiębiorców. Oznacza to, że właściciel firmy może być w podróży służbowej i
    zaliczać diety do kosztów podatkowych. Potwierdzają to m.in. wyroki NSA i WSA oraz
    interpretacje indywidualne.
    Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów, z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 52, wskazuje, że przedsiębiorca
    może zaliczać do kosztów uzyskania przychodu diety do wysokości określonej dla
    pracowników.
    Wnioskodawca uważa, że jego podróże służbowe są bezpośrednio związane z
    działalnością gospodarczą i spełniają przesłanki określone w przepisach podatkowych, co
    daje mu prawo do zaliczania diet do kosztów uzyskania przychodu.
    Uzasadnienie
    Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania
    przychodów, jeśli są poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.
    Art. 23 ust. 1 pkt 52 wyłącza z kosztów podatkowych diety przekraczające wysokość
    przysługującą pracownikom, ale nie zakazuje ich zaliczania w ramach limitu.
    Podróże służbowe przedsiębiorcy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
    jeśli są ściśle związane z działalnością gospodarczą.
    Orzecznictwo sądów administracyjnych potwierdza, że wykonywanie przedmiotu
    działalności poza stałym miejscem jej prowadzenia może być traktowane jako podróż
    służbowa.

    Nowelizacja ustawy o czasie pracy kierowców (dodanie art. 21b) nie zmienia tej
    interpretacji, ponieważ dotyczy pracowników, a nie przedsiębiorców prowadzących
    działalność gospodarczą w zakresie transportu.
    Podsumowanie
    Wydatki na diety za czas podróży służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania
    przychodów, jeśli spełniają warunki określone w ustawie o PIT, tj.:
    - są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów,
    - nie przekraczają wysokości diet przysługujących pracownikom,
    - są udokumentowane zgodnie z przepisami.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
      wymienionych w art. 23.
    Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną
    spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
    Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów
    podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zostały zawarte w art.
    23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.
    Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży
      służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi
      współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących
      pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego
      ministra.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy
    i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
    Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby
    fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej
    określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do
    przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być
    ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
    Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście
    ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność
    gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do
    wymienionych w nim podmiotów.
    Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych
    wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą,
    ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza

    to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów
    wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości
    diet przysługujących pracownikom.
    Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją
    dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność
    gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze
    przedmiotowym lub podmiotowym. Dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób
    prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.
    W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych
    ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności
    gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o
    świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w
    wykonaniu zawartej umowy.
    Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych
    w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w
    orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie
    jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że
    jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży
    służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w
    zakres podróży służbowych.
    W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie
    przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem
    działalności.
    Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
    wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
    Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca
    2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do
    ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art.
    26f ust. 1, zgodnie z którym:
      Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów
      drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z 26
      czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
    Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność
    gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na
    stanowisku kierowcy.
    Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa
    podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w
    podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w
    art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w
    celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej
    działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów
    uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części
    nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych
    przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i
    Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej.
    Podsumowanie: jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą,
    świadcząca usługi transportowe osobiście, odbywając w związku z wykonywaniem tych
    usług podróże służbowe, ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z

    działalności gospodarczej wartość diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży
    służbowych, w części nieprzekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna
      (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.