Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-483/11-2/KG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-07-12
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF, które przechowywane będą w formie papierowej lub elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura korygująca; odliczenia-odliczenie podatku; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 11.04.2011 r. (data wpływu 15.04.2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF, które przechowywane będą w formie papierowej lub elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15.04.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF, które przechowywane będą w formie papierowej lub elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny :

Spółka w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, zamierza wyrazić akceptację, w formie pisemnej lub elektronicznej - np. drogą mailową, na przesyłanie przez Kontrahentów faktur drogą mailową w formacie PDF. Spółka rozważa przechowywanie takich faktur w formie elektronicznej lub papierowej.

W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej Spółka zamierza zapisywać pliki PDF na serwerze w folderach oznaczonych nazwą oznaczającą miesiąc wpływu faktury do spółki np. „03.2011 r.”. Foldery zawierały będą podfoldery z nazwą kontrahenta np. w folderze „03.2011r.” znajdą się podfoldery „,X Sp. z o.o.”, „Y S.A.”, „Z sp.j”.

Podfoldery zawierały będą mail od kontrahenta oraz plik PDF zawierający fakturę. Jeżeli faktury przechowywane będą poza terytorium kraju Spółka zapewni organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur.

W przypadku przechowywania faktur w formie papierowej Spółka zamierza wydrukować treść maila oraz fakturę otrzymaną w formacie PDF.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółce przysługuje prawo do pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF, które przechowywane będą w formie papierowej lub elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), dalej „ustawa o VAT”, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z kolei w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Natomiast stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ww. ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Zgodnie zaś z art. 86 ust. 11 ww. ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W przedmiotowej sprawie kwestią wymagającą interpretacji jest prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur VAT oraz z faktur korygujących otrzymywanych przez Spółkę drogą mailową w formacie PDF.

Odnosząc się do powyższej kwestii Wnioskodawca wskazuje, że zgodnie z art. 106 ust. 1 ww. ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepisy ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw. papierową oraz elektroniczną. W art. 106 ust. 8 ww. ustawy ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania oraz przechowywania faktur.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. określa:

1.  sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej;
2.  zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do ust. 2 autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W myśl § 3 ust. 1 faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Akceptacja albo jej cofnięcie - zgodnie z ust. 2 - może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Stosownie do § 4 faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Zgodnie z § 6 faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Według zaś § 7 faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Zgodnie z § 8 faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepisy § 19 - § 21 ww. rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. regulują techniczne aspekty związane z wystawianiem i przechowywaniem faktur częściowo pokrywając się z regulacjami zawartymi w rozporządzeniu z 17 grudnia 2010 r.

Zgodnie z § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl ust. 2 przepisu § 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Zgodnie z ust. 2 przepis ust 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej.

W myśl zaś § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy - stosownie do ust 2 cyt. przepisu - przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ust. 3 § 21 stanowi, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 22 rozporządzenia faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą tych środków elektronicznych, dostęp on-line do tych środków.

Z cytowanych przepisów wynika, iż faktura wystawiana w formie elektronicznej spełniać musi następujące warunki;

1.  Warunki dotyczące przesłania:
    *   uprzednia akceptacja tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę (w formie pisemnej lub elektronicznej),
    *   zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
2.  Warunki dotyczące przechowywania:
    *   przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe,
    *   przechowywanie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    *   przechowywanie w dowolny sposób (czyli w formie papierowej lub elektronicznej) zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwe ich odszukanie,
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur,

4.  Dodatkowy warunek w przypadku przechowywania w formie elektronicznej poza terytorium kraju:
    
    zapewnienie organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.
5.  Warunek dotyczący udostępniania faktur:
    *   udostępnienie w trybie umożliwiającym organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca reasumując, stwierdza, że Spółce będzie przysługiwać prawo do pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz z faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF, które przechowywane będą w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumenty takie, zdaniem Wnioskodawcy, spełniają wszystkie warunki do uznania ich za faktury w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług.

W szczególności:

1.  warunki dotyczące przesłania spełnione będą poprzez:
    *   dokonanie uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę np. drogą mailową,
    *   zapewnienie autentyczności pochodzenia poprzez zastosowanie drogi mailowej,
    *   zapewnienie integralności faktury poprzez format PDF.
2.  warunki dotyczące przechowywania spełnione będą poprzez:
    *   w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej – zapisanie plików PDF na serwerze w folderów oznaczonych nazwą oznaczającą miesiąc wpływu faktury do spółki np.: „03.2011 r.” znajdą się podfoldery „X sp. z o.o.”, „Y S.A.”, „Z sp.j.”. Pliki przechowywane będą do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca dodatkowo wskazuje, że w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka zapewni organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur. Ponadto udostępnienie faktur przechowywanych w formacie PDF umożliwi organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym Wnioskodawca wniósł o potwierdzenie, iż w opisanym stanie faktycznym przysługuje prawo pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W art. 106 ust. 8 ustawy, prawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania oraz przechowywania faktur.

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do ust. 2 wyżej przytoczonego paragrafu, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym w ust. 3 paragrafu wskazano, że autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4 stanowi, że integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż akceptacja lub jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W myśl § 4 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym, jak stanowi § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 powyższego rozporządzenia – oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 ww. rozporządzenia. Zgodnie z § 6 tego rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Stosownie do § 8 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy zauważyć, iż powyższe zasady zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L Nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 2006/112/WE regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zamierza wyrazić akceptację, w formie pisemnej lub elektronicznej – np. drogą mailową, na przesyłanie przez Kontrahentów faktur drogą mailową w formacie PDF.

W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej Wnioskodawca zamierza zapisywać pliki PDF na serwerze w folderach oznaczonych nazwą oznaczającą miesiąc wpływu faktury do spółki np. „03.2011” Znajdą się podfoldery „X sp. z o.o.”, „Y S.A.”, „Z sp.j.” podfoldery będą zawierały mail od kontrahenta oraz plik PDF zawierający fakturę. Jeżeli faktury będą przechowywane poza terytorium kraju Spółka zapewni organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur.

Powyżej wskazane przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. określają warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej i wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna. Co do zasady, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej będą zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzyma powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

W związku z powyższym, w przypadku gdy zostaną zachowane warunki: uzyskania akceptacji Wnioskodawcy co do przyjętego sposobu przesyłu faktur, zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia faktur, to przedstawiony we wniosku sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej należy uznać za spełniający wymogi § 3 i § 4 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący możliwość odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać „otrzymana” w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

W obowiązującym stanie prawnym brak jest zatem przeciwwskazań do przesyłania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów e-mailem w formacie PDF bez użycia certyfikowanego podpisu elektronicznego i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej w formacie PDF lub też papierowego ich wydruku w przypadku ich wystawiania, pod warunkiem spełnienia ww. kryteriów.

Brak jest również przeciwwskazań do przechowywania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w formacie PDF lub papierowym w przypadku otrzymania ich e-mailem w formacie PDF bez użycia certyfikowanego podpisu elektronicznego pod warunkiem spełnienia ww. kryteriów.

Zatem otrzymanie faktur w formie PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Tutejszy Organ zaznacza, że na podatniku ciąży obowiązek realizacji wskazanych powyżej kryteriów, to podatnik dokonuje wyboru formy przechowywania dokumentów i zgadza się na formę ich przesyłu.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, iż faktura wydrukowana z e-maila otrzymanego od sprzedawcy powinna być traktowana jako pełnoprawny oryginał faktury, dający w szczególności prawo do odliczenia zawartego w niej podatku naliczonego od podatku należnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedmiotowym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.