Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-1268/12/BG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-10-22
Teza: w zakresie dokumentowania kosztów funkcjonowania czeskiego biura
Słowa kluczowe: Czechy; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów; umowa-umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania; zakład
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 04 lipca 2012 r. (data wpływu do tut. BKIP w dniu 10 lipca 2012 r.), uzupełnionym w dniu 08 października 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie dokumentowania kosztów funkcjonowania czeskiego biura - **jest prawidłowe.**

(pytanie oznaczone we wniosku nr 5)

UZASADNIENIE

W dniu 10 lipca 2012 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie dokumentowania kosztów funkcjonowania czeskiego biura. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 27 września 2012 r. Znak IBPBI/2/423-837/12/BG, IBPP2/443-677/12/IK wezwano do ich uzupełnienia. Uzupełnienia dokonano w dniu 08 października 2012 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka zajmuje się w szczególności handlem wyrobami hutniczymi nabytymi od podmiotów mających siedzibę na terytorium państwa trzeciego. Spółka sprowadza towary do Polski skąd sprzedaje je odbiorcom krajowym jak również dokonuje sprzedaży dla klientów z innych państw UE. Dopuszczenie do obrotu towarów na terytorium UE odbywa się w Polsce ale również w innych krajach UE. Zdarza się również, że Spółka nabywa i sprzedaje towary, które są transportowane bezpośrednio od dostawcy Spółki spoza UE do odbiorcy, klienta Spółki do innego kraju UE. W związku z rozwojem Spółka otworzyła biuro na terytorium Republiki Czeskiej, które ma promować i wspomagać działalność Spółki w Republice Czeskiej i Słowackiej. Biuro zostało zarejestrowane przez odpowiedni sąd jako oddział spółki zagranicznej. Biuro nie będzie miało prawa do zawierania umów w imieniu Spółki. Zgodnie z zamierzeniami nie będzie dokonywało żadnej sprzedaży towarów. Wszelkie zamówienia na towary Spółki mają być kierowane do siedziby Spółki.

Do zadań biura mają należeć: reklama, przekazywanie informacji i wysyłka ofert Spółki; organizacja spotkań biznesowych oraz udział i promowanie oferty Spółki na targach i konferencjach; kontaktowanie potencjalnych klientów z siedzibą Spółki oraz zarządzanie korespondencją; poszukiwanie klientów na terytorium Republiki Czeskiej i Słowackiej; wspomaganie biura polskiego w realizacji dostaw dla czeskich i słowackich klientów poprzez uzupełnienie dokumentacji transportowej o czeskie wersje i dodatkowe dokumenty na życzenie klienta, przekazywanie informacji z siedziby do klienta odnośnie przebiegu dostawy, wysyłanie awizacji dostaw; przekazywanie korespondencji, pytań i odpowiedzi między siedzibą a klientem, odbieranie i przekazywanie reklamacji itp. Dla realizacji swoich zadań w biurze będą zatrudnieni pracownicy oraz będą dokonywane zakupy towarów i usług. Tytułem przykładu należy wymienić: wynajem biura, zakup wyposażenia, sprzętu i materiałów biurowych, dostawę usług telekomunikacyjnych, reklamowych itp. Uzyskano numer podatkowy dla realizacji funkcji płatnika podatków i składek od zatrudnionych pracowników. Nie planuje się rejestracji dla celów podatku od wartości dodanej.

W odpowiedzi na wezwanie z dnia 27 września 2012 r. Znak IBPPI/2/423-837/12/BG IBPP2/443-677/12/IK, ujętej w piśmie dnia 03 października 2012 r., w uzupełnieniu przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Spółka wskazała, że:

1.  Spółka na terytorium Republiki Czeskiej posiada własny personel. Nie jest on jednak uprawniony do podejmowania decyzji w zakresie zarządzania. Personel może wykonywać jedynie czynności wymienione w wniosku o udzielenie interpretacji w części przedstawienia stanu faktycznego, które zdaniem Wnioskodawcy mają jedynie charakter pomocniczy, uzupełniający. W szczególności personel nie może samodzielnie zrealizować transakcji kupna i sprzedaży towarów, nie może podejmować samodzielnie decyzji o charakterze logistycznym, nie może składać zamówień na towary, nie może decydować czy danemu klientowi towar sprzedać, nie może ustalać cen i warunków sprzedaży, nie może wydawać dyspozycji do rozporządzania towarem itp. Wszystkie te czynności są wykonywane przez siedzibę Spółki. W tym zakresie pracownicy czeskiego biura mogą odbierać jedynie zapytania od kontrahentów i kierować je do siedziby Spółki a następnie tak uzyskane informacje zwrotne przekazywać partnerom biznesowym. Faktyczna samodzielność personelu czeskiego biura ogranicza się do decydowania o zakupach w szczególności wyposażenia, materiałów biurowych i usług niezbędnych do realizacji swych pomocniczych działań. Proces ten jest nadzorowany przez zarząd i kierownika biura siedziby Spółki. Należy podkreślić, iż zamiarem Spółki było otwarcie na terytorium Republiki Czeskiej przedstawicielstwa. Jednakże jedynie z uwagi na brak faktycznej możliwości ze względu na przepisy prawa czeskiego utworzono oddział. Niemniej jednak zamiarem Wnioskodawcy jest wykonywanie czynności o charakterze przedstawicielstwa przez przedmiotowe Biuro.
2.  Spółka na terytorium Republiki Czeskiej posiada urządzenia techniczne i środki rzeczowe. Jest to majątek w szczególności o charakterze wyposażenia biurowego i materiałów biurowych. Mogą one jednak być wykorzystywane jedynie do wykonywania czynności pomocniczych, uzupełniających określonych w wniosku o udzielenie interpretacji w części przedstawienia stanu faktycznego. Ich charakter nie przesadza w żaden sposób o tym, że mogą wykonywać działalność gospodarczą Spółki w sposób niezależny.
3.  Na terytorium Republiki Czeskiej tj. z miejsca opisanego we wniosku, Spółka nie prowadzi działalności. W tym miejscu prowadzone są jedynie czynności o charakterze pomocniczym, uzupełniającym. Czynności te mają charakter powtarzalny i trwały.
4.  Placówka na terytorium Republiki Czeskiej ma charakter stały. Personel wykonuje czynności wymienione we wniosku zasadniczo na terenie biura wynajętego przez Spółkę.
5.  Czeskie Biuro nie wystawia faktur, nie podpisuje umów na dostawy towarów i nie wystawia innych dokumentów o podobnym charakterze. Zasadniczo pośredniczy w przekazywaniu informacji i dokumentów od siedziby Spółki do kontrahentów uzupełniając je o tłumaczenia bądź o dodatkowe informacje o które kontrahent zapyta, rozsyła je do czeskich partnerów biznesowych itp. oraz analogicznie pośredniczy w przekazywaniu dokumentów od kontrahentów do siedziby Spółki.
6.  Nie planuje się, aby Biuro wykonywało w jakikolwiek sposób działalność gospodarczą Spółki rozumianą w szczególności jako kupno i sprzedaż towarów.
7.  Działalność biura ma ograniczać się wyłącznie do czynności o charakterze przygotowawczym i pomocniczym.
8.  Spółce przysługuje prawo do doliczenia podatku naliczone w stosunku do nabywanych towarów, następnie sprzedawanych klientom.
9.  Co do zasady Wnioskodawca nie planuje dokonywać dostawy towarów lub świadczyć usługi, uważanych za dokonane na terytorium Republiki Czeskiej.

Niemniej jednak Spółka nie wyklucza, że:

*   Dokona dostawy towarów, którą zgodnie z art. 22 ust. 3 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozpoznać jako dokonaną na terytorium Republiki Czeskiej. Chodzi o sytuację gdzie Spółka zakupi towar od dostawcy z kraju trzeciego, który będzie transportowany bezpośrednio do odbiorcy, klienta Spółki na terytorium Republiki Czeskiej i tam też dokona się jego dopuszczenia do obrotu na terytorium Unii Europejskiej. Spółka nie wyklucza, że takie transakcje sporadycznie będą miały miejsce. Tego typu transakcje zgodnie z informacją zawartą we wniosku były już sporadycznie dokonywane.
*   Obciąży czeskiego klienta kosztami z tytułu wykonania jakiejś usługi. Co do zasady Spółka nie świadczy usług, których miejsce świadczenia jest na terytorium Republiki Czeskiej. Niemniej jednak nie można wykluczyć, że zaistnieje sytuacja gdzie w celu prawidłowej realizacji transakcji Spółka dokona nieplanowanego zakupu usługi a następnie obciąży z tytułu jej wykonania swojego czeskiego klienta.

Spółka nie przewiduje jednak konieczności rejestracji się dla celów podatku od wartości dodanej na terytorium Republiki Czeskiej.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy dla celów podatku dochodowego od osób prawnych koszty funkcjonowania przedmiotowego biura należy ujmować na podstawie jednostkowych faktur, rachunków lub innych dowodów czy ujmując odpowiednio przeliczoną na polski złoty sumę kosztów wynikającą z ksiąg rachunkowych prowadzonych dla celów oddziału w Republice Czeskiej?

(pytanie oznaczone we wniosku nr 5)

Zdaniem Spółki, dla celów podatku dochodowego od osób prawnych koszty funkcjonowania przedmiotowego biura w przypadku nieuznania go za zakład należy ujmować na podstawie jednostkowych faktur, rachunków lub innych dowodów zgodnie z wszystkimi zasadami zawartymi w updop. Obowiązujące przepisy podatkowe nie przewidują szczególnych regulacji na potrzeby kalkulacji kosztów funkcjonowania zagranicznego oddziału. Zgodnie z odrębnymi przepisami jak również z zasadą wynikającą z art. 9 ust. 1 updop Spółka zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Mają one zapewnić możliwość określenia wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Brak jest jednak jednoznacznych regulacji co do możliwości kalkulacji kosztów zagranicznego biura na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych za granicą na potrzeby oddziału. Wątpliwa wydaje się w przedmiotowym stanie faktycznym możliwość kalkulacji kosztów biura zgodnie z zasadą określoną w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 o rachunkowości stanowiąca, że w przypadku samobilansującego się oddziału wszystkie pozycje bilansu i rachunku zysków i strat należy doliczyć do odpowiednich pozycji bilansu i rachunku zysków i strat jednostki głównej. Art. 15 ust. 4e updop stanowi bowiem, że podstawą ujęcia kosztu w księgach ma być faktura (rachunek) lub inny dowód w przypadku jego braku.

Wyklucza zatem to możliwość innej kalkulacji kosztów niż ich ujmowanie na podstawie jednostkowych dokumentów. Dodatkowo w przypadku nieuznania biura za zakład zyski Spółki bez względu na miejsce ich osiągnięcia będą podlegały opodatkowaniu jedynie w Polsce. W rezultacie koszty (ewentualnie przychody) Spółki odpowiednio ponoszone i osiągane w Czechach podlegają łączeniu z innymi przychodami i kosztami Spółki. W efekcie należy stosować takie same zasady ich ustalania. Koszty związane z jego funkcjonowaniem powinny być rozliczane według polskich przepisów podatkowych. Bez znaczenia powinien pozostać fakt gdzie wydatek został poniesiony i nie mieć wpływu na sposób jego udokumentowania oraz rozliczenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zauważyć, iż odnośnie ustalenia czy utworzone przez Spółkę biuro na terenie Czech stanowi zakład na podstawie ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 74, poz. 397 ze zm., dalej „updop”) oraz Umowy zawartej między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Republiki Czeskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku (Dz. U. z 1994 r. Nr 47, poz. 189) w interpretacji indywidualnej z dnia 22 października 2012r. Znak IBPBI/2/423-837/12/BG Dyrektor Izby Skarbowej, działając w imieniu Ministra Finansów, uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe, wskazując, iż biuro nie spełnia definicji zakładu na podstawie ww. ustawy i umowy.

Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 updop, podatnicy, jeżeli mają siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą bowiem zostać spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W odniesieniu do sposobu udokumentowania wydatku zastosowanie znajduje art. 9 ust. 1 updop, na podstawie którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami w zakresie dowodów księgowych są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej „ustawa o rachunkowości”), które w art. 20 określają, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Art. 21 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e updop za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W świetle powyższego należy wskazać, iż odnośnie udokumentowania kosztów funkcjonowania biura w Czechach (nie będącego zakładem) należy stosować polskie przepisy podatkowe. Wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami (ustawa o rachunkowości). Jeżeli zatem jednostkowe dokumenty tj. faktury, rachunki lub inne dowody będą spełniały warunki do uznania je za dokumenty księgowe w świetle ustawy o rachunkowości, będą również podstawą do ujęcia wydatków dotyczących funkcjonowania biura w kosztach podatkowych.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy podatkowe i przedstawiony we wniosku stan faktyczny stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie pytań nr 1 i 4 oraz w zakresie podatku od towarów i usług odnośnie pytań nr 2 i 3 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z dnia 14 marca 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.