Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-1.4010.708.2023.2.RH
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-02-08
Teza: Dotyczy ustalenia, czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów dojazdu do pracy, który dla pracowników stanowi podróż służbową, w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży, takich jak opłaty za autostrady oraz bilety i opłaty parkingowe, zwracanych pracownikom w pełnej wysokości, tj. bez uwzględniania limitu kilometrów, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu.
Słowa kluczowe: autostrada-opłata za przejazd autostradą; dojazdy; kilometrówka; koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-zwrot kosztów; podróż; samochód-samochód prywatny; użytkowanie (używanie)
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów; Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów-Wydatki dotyczące samochodów 
-Używanie samochodów przez pracowników na potrzeby podatnika
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16-ust. 1-pkt 30-lit. a

**Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

4 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów dojazdu do pracy, który dla pracowników stanowi podróż służbową, w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży, takich jak opłaty za autostrady oraz bilety i opłaty parkingowe, zwracanych pracownikom w pełnej wysokości, tj. bez uwzględniania limitu kilometrów, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 6 lutego 2024 r. (data wpływu 6 lutego 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis stanu faktycznego (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 6 lutego 2024 r.)**

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością działającą pod firmą H. sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”), posiadającą siedzibę i miejsce zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Spółka prowadzi swoją działalność w dwóch lokalizacjach: K. i M. Część pracowników Spółki jest zobligowana dojeżdżać do pracy do zakładu położonego w M., które to dojazdy stanowią dla pracowników podróż służbową w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

M. są oddalone od K. o około (…) kilometrów. Pracownicy Spółki w zakresie dojazdu do pracy, stanowiącego podróż służbową, korzystają ze swoich prywatnych samochodów. Z uwagi na umiejscowienie zakładu pracy w M., najbardziej korzystną opcją zarówno pod względem czasu dojazdu, bezpieczeństwa podróżujących jak i pokonywanego dystansu pomiędzy K. a M., jest dojazd płatną autostradą (\`(...)\`).

W związku z tym, pracownicy dojeżdżający swoimi prywatnymi samochodami otrzymują od Wnioskodawcy zwrot kosztów wyliczony w następujący sposób: Koszt = stawka x kilometry.

Dodatkowo pracownicy przedstawiają Spółce dowody dodatkowych kosztów poniesionych podczas dojazdu do pracy w postaci potwierdzeń opłat za przejazd autostradą oraz biletów i opłat parkingowych. Najczęściej wydatki te dokumentowane są paragonami lub biletami potwierdzającymi wysokość opłat. W przypadku kosztów dodatkowych wymienionych powyżej, Spółka zwraca w całości koszty poniesione przez pracowników na podstawie przedstawionych przez nich dowodów poniesienia kosztów. Przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację jest wątpliwość Spółki odnośnie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników Spółki podczas odbywanych podróży służbowych, które Spółka zwraca pracownikom.

W uzupełnieniu wniosku z 6 lutego 2024 r. Wnioskodawca wskazał m.in., że:

Trasa, którą pokonują pracownicy samochodem prywatnym by dojechać do zakładu pracy położonego w M. jest traktowana jako podróż służbowa w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja przebiegu zostaje zatwierdzona przez Wnioskodawcę na koniec miesiąca.

**Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 6 lutego 2024 r.)**

Czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów dojazdu do pracy, który dla pracowników stanowi podróż służbową, w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży, takich jak opłaty za autostrady oraz bilety i opłaty parkingowe, zwracanych pracownikom w pełnej wysokości, tj. bez uwzględniania limitu kilometrów, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu?

**Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 6 lutego 2024 r.)**

Zdaniem Wnioskodawcy, zarówno zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu prywatnego w czasie dojazdu do pracy stanowiącego podróż służbową obliczany według limitu kilometrów, o którym mowa w przepisach szczególnych, jak i zwrot pełnych kwot dodatkowych kosztów związanych z pokrywanymi przez pracowników wydatkami w czasie podróży, takich jak na przykład opłaty za przejazd autostradą oraz bilety i opłaty parkingowe, stanowić będzie dla Wnioskodawcy podatkowy koszt uzyskania przychodu.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

W myśl art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Za koszty uzyskania przychodów można uznać takie wydatki, które spełniają łącznie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1, tj.:

1\. zostały poniesione przez podatnika;

2\. ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów;

3\. nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 Ustawy.

Pierwsza z wymienionych przesłanek odnosi się do możliwości przypisania faktu poniesienia kosztu do osoby podatnika. Kosztem uzyskania przychodu mogą być wyłącznie koszty obciążające samego podatnika wartość ciężarów, jakie ponosi podatnik w toku prowadzenia działalności gospodarczej. Poniesienie kosztu jest co do zasady związane z faktycznym i definitywnym przesunięciem określonej wartości z majątku podatnika do majątku innego podmiotu.

Natomiast przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł obiektywnie oceniając oczekiwać takiego efektu. Za wydatki spełniające co do zasady przesłankę celowości uważa się tzw. koszty pracownicze.

Wyłączenia z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. Katalog ten ma charakter zamknięty. Jak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a u.p.d.o.p. wydatki ponoszone na rzecz pracowników z powodu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych do wysokości kilometrówki, bowiem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

2) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

\- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zasady rozliczania podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: „Rozporządzenie”).

W myśl § 2 powołanego powyżej Rozporządzenia pracownikowi przysługują:

1\. diety;

2\. zwrot kosztów:

\- przejazdów,

\- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

\- noclegów,

\- innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do treści § 3 ust. 1 Rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Zgodnie zaś z § 3 ust. 3 Rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W świetle § 3 ust. 4 Rozporządzenia, w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Zgodnie z § 4 ust. 1 Rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, Spółka zwraca pracownikom koszty związane z dojazdem do pracy stanowiącym podróż służbową do zakładu zamiejscowego w M. Zwrot kosztów za korzystanie z prywatnego samochodu w podróży służbowej następuje na podstawie liczby przejechanych kilometrów udokumentowanych przez pracownika.

Takie postępowanie Wnioskodawcy jest zgodne z aktualną linią interpretacyjną. Tytułem przykładu interpretacja indywidualna z dnia 4 lutego 2022 r., wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, Znak: 0111-KDIB1-2.4010.587.2021.4.SK:

„W przypadku gdy Wnioskodawca ponosi wydatki na rzecz pracowników, z tytułu używania przez nich w celach służbowych prywatnych samochodów osobowych zastosowanie znajdzie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ustawy o CIT. Dokonany zatem przez Instytut pracownikowi zwrot poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Instytutu w ramach miejsca wykonywania pracy (jazd lokalnych) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) spełniającej wymogi stawiane w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Instytutu kosztem uzyskania przychodu.”

Dodatkowo Spółka zwraca pracownikom pełne koszty opłat za autostrady oraz parkingi na podstawie przedstawionych dowodów zakupu.

Dokonując analizy wyżej przytoczonych przepisów na tle przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, iż wydatki Wnioskodawcy związane ze zwrotem pracownikom kosztów poniesionych w związku z ich dojazdem do pracy (podróżą służbową) spełniają dyspozycję przepisu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Należy zauważyć, iż przepisy wyżej powoływanego Rozporządzenia nie zaliczają wydatków za przejazd autostradą oraz opłat za parking jako wydatków związanych z używaniem samochodu, gdyż Rozporządzenie kwalifikuje takie wydatki jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Nie ulega wątpliwości, że wydatki poniesione przez pracownika na opłaty za autostradę czy bilety i opłaty parkingowe, a zwrócone przez Wnioskodawcę stanowią dla niego koszt uzyskania przychodu. Spółka na podstawie szczegółowych przepisów jest zobowiązana do wypłaty świadczeń pieniężnych pracownikom w postaci zwrotu kosztów podróży służbowej. Obowiązek ten został przez podatnika spełniony. Poniesione przez Spółkę wydatki mają także logiczny związek z uzyskiwanymi przez nią przychodami. Związane są bowiem z dojazdami do pracy przez pracowników, co ma na celu właściwe funkcjonowanie zakładu pracy Wnioskodawcy. Na tej podstawie, warunek poniesienia kosztu w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodu jest spełniony.

Jak wskazuje WSA w Bydgoszczy w Wyroku z dnia 8 czerwca 2021 r., sygn. akt I SA/Bd 223/21:

„W niniejszej sprawie uzyskiwanie świadczenia od pracodawcy w związku z wykorzystywaniem samochodu prywatnego do celów służbowych po pierwsze, nie jest realizowane w interesie pracownika, lecz w interesie pracodawcy, po drugie, pracownik nie uzyskuje z tego tytułu „realnej korzyści majątkowej” - albowiem otrzymuje tylko zwrot poniesionych wydatków.”

Podobne stanowisko wyraził WSA w Poznaniu w Wyroku z dnia 11 stycznia 2022 r., sygn. akt I SA/Po 818/21:

„Mając na uwadze powyższe uznać należy, że kwota wypłacanego przez skarżącą pracownikowi świadczenia stanowiącego zwrot kosztów z tytułu używania przez niego samochodu prywatnego w celach służbowych, nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., w konsekwencji nie stanowi również dochodu pracownika ze stosunku pracy (art. 9 ust. 1 u.p.d.o.f.), a co za tym idzie skarżąca z tego tytułu i na tej podstawie nie jest zobowiązana do potrącania zgodnie z art. 31 zaliczek jako płatnik.”

Skoro zatem przyjmuje się, iż zwrot wydatków przez pracodawcę nie stanowi dla pracownika przychodu, a jest on poniesiony w interesie pracodawcy, to analogicznie można stwierdzić, iż zwrot ten podlega zakwalifikowaniu jako koszty uzyskania przychodów.

Ponadto, w stosunku do zwrotu pracownikowi opłat za autostrady oraz parking nie znajdzie zastosowanie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 u.p.d.o.p. Tym samym tego typu wydatki nie podlegają pod limit wynikający z przejechanych podczas podróży służbowej kilometrów, co prowadzi do konkluzji, iż stanowią one w pełnej wysokości koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.

Reasumując, z uwagi na powyższe Spółka stoi na stanowisku, iż wydatki na zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez pracownika podczas podróży służbowej zgodnie z przedstawioną ewidencją stanowić będzie dla Spółki koszt uzyskania przychodu do limitu kilometrów, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 Ustawy. Natomiast zwrot poniesionych kosztów przez pracownika na przejazdy autostradą oraz postoju na parkingu jako koszt inny niż związany z używaniem samochodu prywatnego pracownika podczas podróży służbowej będzie stanowił koszt uzyskania przychodu w całości bez ograniczania go do limitu przejechanych kilometrów. Należy bowiem zauważyć, że koszty takie byłyby poniesione także w przypadku, gdyby pracownik jeździł służbowym samochodem Spółki. Nie są to zatem koszty związane z używaniem samochodu przez pracownika, bowiem dojeżdża on do zakładu zamiejscowego w interesie Wnioskodawcy, w związku z czym Wnioskodawca powinien móc zakwalifikować te koszty jako koszty uzyskania przychodu.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W świetle powyższego przepisu, ocena prawna konkretnego wydatku poniesionego przez podatnika wymaga odniesienia się do kryterium celowości jego poniesienia oraz uwzględnienia wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Odnosząc się do przesłanki celowości wydatku należy podkreślić, że kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskiwaniem, bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

\- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodu osobowego nie stanowiącego jego własności, i tak zgodnie z art. 16 ust. 30 lit. a) ustawy o CIT,

nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych są przepisy - wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ustawy o CIT).

Możliwość zastosowania powyższego przepisu uzależniona jest od tego, czy prowadzona jest właściwa ewidencja (ewidencja przebiegu pojazdu).

Z kolei sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT,

przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu wydatków wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr. Wymaga to prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia „wydatków z tytułu używania samochodów”.

Przyjęty w orzecznictwie sposób interpretacji tego pojęcia, którego istotą jest wyjaśnienie znaczenia terminu „używanie”, wobec nieistnienia jego legalnej definicji, wskazuje na konieczność odwołania się do dyrektywy interpretacyjnej języka potocznego. Według „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod redakcją S. Dubisza (Warszawa 2008, tom IV, s. 322-323) „używać” to „posługiwać się, stosować coś, korzystać, brać, przyjmować, robić z czegoś użytek, wykorzystywać”. Przytoczona definicja wskazuje zatem na aspekt czynny, skutek w postaci posługiwania się czymś lub robienia z czegoś użytku, wynikający z posiadania czegoś lub brania czegoś w posiadanie, nie odnosi się natomiast do przyczyn, podstaw uzyskania możliwości posługiwania się czymś, wykorzystywania czegoś.

Tym samym, wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania dla potrzeb pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne (koszty zakupu paliwa, oleju napędowego, gazu), jak również inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej jak np. opłaty za przejazd autostradami, mostami, opłaty parkingowe, opłaty za przeprawy promowe.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego oraz jego uzupełnienia wynika, że Spółka prowadzi swoją działalność w dwóch lokalizacjach: K. i M., część pracowników Spółki jest zobligowana dojeżdżać do pracy do jednej z nich. Trasa, którą pokonują pracownicy samochodem prywatnym by dojechać do zakładu pracy położonego w M. jest traktowana jako podróż służbowa w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Podróże służbowe pracowników generują koszty związane z dojazdem do miejsca pracy, w związku z tym otrzymują od Wnioskodawcy zwrot kosztów wyliczony w następujący sposób: Koszt = stawka x kilometry.

Dodatkowo pracownicy przedstawiają Spółce dowody dodatkowych kosztów poniesionych podczas dojazdu do pracy w postaci potwierdzeń opłat za przejazd autostradą oraz biletów i opłat parkingowych. Najczęściej wydatki te dokumentowane są paragonami lub biletami potwierdzającymi wysokość opłat. W przypadku kosztów dodatkowych wymienionych powyżej, Spółka zwraca w całości koszty poniesione przez pracowników na podstawie przedstawionych przez nich dowodów poniesienia kosztów.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów dojazdu do pracy, który dla pracowników stanowi podróż służbową, w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży, takich jak opłaty za autostrady oraz bilety i opłaty parkingowe, zwracanych pracownikom w pełnej wysokości, tj. bez uwzględniania limitu kilometrów, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że w przypadku gdy Wnioskodawca ponosi wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich w celach służbowych prywatnych samochodów osobowych zastosowanie znajdzie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT, zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Kosztami związanymi z używaniem samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, w celu odbycia podróży służbowej, są koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niestanowiącym składnika majątku podatnika zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Wobec powyższego, opłaty za płatne parkowanie, opłaty za przejazd płatną autostradą jako wydatki dotyczące eksploatacji samochodu osobowego objęte są limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Skoro wydatki z tytułu ww. opłat stanowią wydatki z tytułu używania dla potrzeb Wnioskodawcy samochodów osobowych pracowników w celu odbycia przez nich podróży służbowej, które to samochody nie stanowią składników majątku podatnika, to podatnik jest i będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu będącego iloczynem przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W przypadku właściwie prowadzonej ewidencji kosztem uzyskania przychodu będą koszty z ewidencji tej wynikające w wysokości nie wyższej niż limity obliczone w sposób wcześniej przedstawiony.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia:

\- czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów dojazdu do pracy, który dla pracowników stanowi podróż służbową, w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu - jest prawidłowe;

\- czy zwrot pracownikom dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży, takich jak opłaty za autostrady oraz bilety i opłaty parkingowe, zwracanych pracownikom w pełnej wysokości, tj. bez uwzględniania limitu kilometrów, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu - jest nieprawidłowe.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Niniejsza interpretacja została wydana w oparciu o przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź skarbowej zostanie ustalony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

\- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).