Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-67/14-4/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2014-05-27
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie faktur dokumentujących dostawy krajowe, otrzymywanych w formie elektronicznej a przechowywanych w formie papierowej.
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-odliczenie od podatku; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 10 lutego 2014 r. (data wpływu 14 lutego 2014 r.) uzupełnionym pismem z dnia 27 marca 2014 r. (data wpływu 31 marca 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur dokumentujących dostawy krajowe, otrzymywanych w formie elektronicznej a przechowywanych w formie papierowej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 lutego 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur dokumentujących dostawy krajowe, otrzymywanych w formie elektronicznej a przechowywanych w formie papierowej. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 27 marca 2014 r. (data wpływu 31 marca 2014 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy oraz dodatkową opłatę.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca), będąc podatnikiem podatku od towarów i usług rozważa, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wprowadzenie procesu przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur.

Proces wyglądałby następująco.

Wyrażana byłaby zgoda na przesyłanie faktur przez kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez Wnioskodawcę. Zgoda wyrażana byłaby mailowo przed wpłynięciem lub niezwłocznie po wpłynięciu faktur. Akceptowane byłyby jedynie faktury przesłane w formacie pdf. Faktury zakupowe wpływałyby na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wnioskodawcę, po czym dokonywana byłaby weryfikacja ich czytelności a następnie tożsamości wystawcy faktury poprzez identyfikację adresu poczty elektronicznej, z którego wysłano fakturę. Kolejnym etapem weryfikacji byłoby sprawdzenie poprawności informacji zawartych na fakturze dotyczących dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz, w razie konieczności, innych istotnych elementów faktury poprzez skonfrontowanie jej treści. W szczególności z treścią utworzonego zamówienia bądź też z danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku.

Po weryfikacji, otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf faktury byłyby drukowane i przechowywane w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany, biorąc pod uwagę nadane przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W złożonym uzupełnieniu Wnioskodawca poinformował, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF faktury będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Zakres kontroli biznesowych polegałby na: potwierdzeniu czytelności otrzymywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf faktur, weryfikacji tożsamości wystawców faktur poprzez identyfikację adresów poczty elektronicznej, z których wysłano faktury, sprawdzeniu poprawności informacji zawartych na fakturach dotyczących dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz, w razie konieczności, innych istotnych elementów faktur poprzez skonfrontowanie ich treści, w szczególności z treścią utworzonych zamówień bądź też z danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku, drukowaniu otrzymanych faktur i przechowywaniu faktur w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany biorąc pod uwagę nadane fakturom przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ocenie Wnioskodawcy, opisany powyżej schemat kontroli biznesowych spowoduje, że faktury będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zachowana będzie ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy wystawiane przez kontrahentów faktury, które przesyłane byłyby na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wnioskodawcę w formacie elektronicznym pdf, zaakceptowane, zweryfikowane, wydrukowane i przechowywane w formie papierowej, zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego, będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług dotyczącego faktur dokumentujących nabycia krajowe, uprawniające Wnioskodawcę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, spełniając tym samym wymogi nałożone ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie elektronicznym pdf, zaakceptowane, zweryfikowane, wydrukowane i przechowywane w formie papierowej, będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) stanowiące podstawę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, spełniające wymogi nałożone ustawą o VAT.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT - w przypadku dokonywania nabyć krajowych kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika. Natomiast art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z uwagi na brak w ustawie o VAT przepisu zakazującego należy uznać, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym. Podatnik winien jednak zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Wymienione cechy faktury przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Alternatywę dla zastosowania kontroli biznesowych stanowi wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 sierpnia 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub wykorzystanie elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie Europejskiego Modelu Wymiany Danych Elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie odpowiednich procedur.

W art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT znajdują się definicje legalne pojęć autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Żaden przepis ustawy o VAT, nie nakłada obowiązku przesyłania faktur w określonym formacie elektronicznym, co oznacza, że odbiorca faktury ma prawo otrzymać ją w akceptowalnym przez niego formacie elektronicznym. Nie ma jednak tutaj całkowitej dowolności, ponieważ winno zostać zapewnione spełnienie trzech wymienionych w przepisie warunków, którymi są autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści faktury oraz czytelność faktury.

Pierwszym z wymienionych warunków jest zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury, którego można dochować poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych. W ramach kontroli biznesowej mającej za zadanie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług, odbiorca faktury może każdorazowo weryfikować tożsamość wystawcy faktury oraz dostawcy albo usługodawcy upewniając się, że wskazany na fakturze dostawca albo usługodawca dokonał w rzeczywistości dostawy towarów albo świadczenia usług udokumentowanych fakturą.

Warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury zostałby spełniony poprzez sprawdzanie tożsamości wystawcy faktury jak również poprawności informacji zawartych na fakturze odnośnie dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz, w razie konieczności, innych istotnych elementów faktury poprzez porównanie jej treści z dokumentami źródłowymi, w szczególności z treścią utworzonego zamówienia bądź też z danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku.

Drugi z wymienionych wymogów dotyczy zapewnienia integralności treści faktury rozumianej jako zabezpieczenie faktury przed dokonywaniem w niej zmian od momentu jej wystawienia do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego, przy czym nie narusza integralności treści faktury konwersja faktury do innego formatu elektronicznego bądź jej archiwizacja w wersji papierowej.

Po otrzymaniu faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej jedynie w formacie pdf nie będzie możliwości dokonania zmian informacji na nich zawartych. Otrzymana faktura będzie drukowana, przy czym wersja po wydrukowaniu będzie stanowiła dokładne i kompletne odzwierciedlenie obrazu faktury otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na wydrukowaną wersję faktury, przed jej archiwizacją, zostanie naniesiony jedynie numer nadany przez system księgowy, który z uwagi na przyjęty sposób archiwizowania faktur umożliwia łatwe jej zidentyfikowanie i odnalezienie. Powyższe działanie zapewni spełnienie warunku dotyczącego integralności treści faktury.

Trzeci z wymienionych warunków odnosi się do zapewnienia czytelności faktury. Pojęcie czytelności faktury nie posiada definicji legalnej. Zgodnie z rozumieniem potocznym, słowo czytelny oznacza łatwy do odczytania, dający się odczytać, zrozumiały. Powyższe prowadzi do wniosku, że z perspektywy nabywcy czytelność faktury zostanie zapewniona, gdy po otwarciu faktury otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej jak również po jej wydrukowaniu upewni się, że elementy jakie powinna zawierać faktura będą możliwe do zidentyfikowania bez przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji pól uznanych jako mało wyraźne bądź niewyraźne. Zapewnienie czytelności faktury dotyczy całego okresu przechowywania faktury.

Powyższy warunek zostanie spełniony poprzez weryfikację czytelności faktur zaraz po otwarciu wersji otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej, jak również po dokonaniu wydruku.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT - otrzymane faktury winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwe ich odszukanie,
*   bezzwłoczny dostęp do faktur, na żądanie, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Ponadto, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są do przechowywania faktur na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Wskazany przepis uprawnia podatników otrzymujących faktury drogą elektroniczną do przechowywania ich zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Podatnicy winni jednak zapewnić spełnienie wymienionych w omawianym przepisie warunków. Wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostaną spełnione za pomocą zastosowania omówionych wcześniej kontroli biznesowych. Z uwagi na to, że otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej faktury będą drukowane, a następnie przechowywane w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany, mając na uwadze nadane przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, zostaną spełnione również wymogi zapewnienia łatwego odszukania i bezzwłocznego dostępu do faktur. Ze względu na to, że Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, faktury będą przechowywane w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Reasumując, Wnioskodawca wprowadzając proces przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur, które następnie będą drukowane i przechowywane w formie papierowej, po zastosowaniu opisanych wyżej kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług, zapewni spełnienie wymogów nałożonych ustawą o VAT.

Mając na uwadze zaprezentowany opis zdarzenia przyszłego oraz przedstawione argumenty Wnioskodawca stoi na stanowisku, że otrzymywane faktury będą stanowiły podstawę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadku faktur dokumentujących nabycia krajowe. Wydaje się, że niezrównanie w omawianym przypadku statusu faktur otrzymywanych od podatników z innych niż Rzeczpospolita Polska państw członkowskich z fakturami otrzymywanymi od podatników krajowych mogłoby stanowić przejaw dyskryminacji, co godziłoby w fundamentalne wartości Unii Europejskiej.

Prawidłowość stanowiska, zgodnie z którym możliwe jest drukowanie i przechowywanie w formie papierowej otrzymywanych drogą elektroniczną faktur, została potwierdzona przykładowo w poniżej wymienionych interpretacjach indywidualnych:

*   IPTPP4/443-29/13-4/BM z dnia 24 kwietnia 2013 r., IPTPP4/443-863/12-4/BM z dnia 26 marca 2013 r. oraz IPPP2/443-1158/12-4/RR z dnia 13 lutego 2013 r. wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi,
*   IPPP1/443-52/13-2/IGo z dnia 4 marca 2013 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) - zwanej dalej ustawą - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Na mocy art. 19a ust. 1 ustawy - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

Art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy - prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w których podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Z przytoczonych przepisów ustawy wynika, że z prawa do odliczenia podatku naliczonego podatnik może skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie trzy przesłanki:

*   powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług;
*   doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług;
*   podatnik jest w posiadaniu faktur dokumentujących te transakcje.

Wynikająca z powołanego art. 19a ust. 1 ustawy generalna zasada wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Zgodnie z tą regulacją, podatek staje się wymagalny w miesiącu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi i co do zasady winien zostać rozliczony za ten okres rozliczeniowy. Oznacza to rezygnację z powiązania momentu powstania obowiązku podatkowego z datą wystawienia faktury. Dla celów powstania obowiązku podatkowego dokonanie czynności (dostawy towarów lub wykonania usługi) następuje z chwilą faktycznego jej dokonania, za wyjątkiem przypadków, w których przepisy ustawy określają wprost ten moment.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy - ilekroć mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy).

Na mocy art. 106b ust. 1 ustawy - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Art. 112a ust. 1 ustawy stanowi, że podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W świetle art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury - art. 106m ust. 1 ustawy.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy - przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy - przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca będący zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług rozważa, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wprowadzenie procesu przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur.

Proces wyglądałby następująco.

Wyrażana byłaby zgoda na przesyłanie faktur przez kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez Wnioskodawcę. Zgoda wyrażana byłaby mailowo przed wpłynięciem lub niezwłocznie po wpłynięciu faktur. Akceptowane byłyby jedynie faktury przesłane w formacie pdf. Faktury zakupowe wpływałyby na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wnioskodawcę. Zakres kontroli biznesowych polegałby na: potwierdzeniu czytelności otrzymywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf faktur, weryfikacji tożsamości wystawców faktur poprzez identyfikację adresów poczty elektronicznej, z których wysłano faktury, sprawdzeniu poprawności informacji zawartych na fakturach dotyczących dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz, w razie konieczności, innych istotnych elementów faktur poprzez skonfrontowanie ich treści, w szczególności z treścią utworzonych zamówień bądź też z danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku, drukowaniu otrzymanych faktur i przechowywaniu faktur w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany, biorąc pod uwagę nadane fakturom przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ocenie Wnioskodawcy, opisany powyżej schemat kontroli biznesowych spowoduje, że faktury będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zachowana będzie ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pdf faktury będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie pdf, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.

Zatem wystawiane przez kontrahentów faktury, które przesyłane byłyby na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wnioskodawcę w formacie elektronicznym pdf, zaakceptowane, zweryfikowane, wydrukowane i przechowywane w formie papierowej - zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego - będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy dotyczącego faktur dokumentujących nabycia krajowe, uprawniające Wnioskodawcę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, spełniając tym samym wymogi nałożone ustawą.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W przedmiotowej interpretacji załatwiono wniosek w zakresie faktur dokumentujących dostawy krajowe, otrzymywanych w formie elektronicznej a przechowywanych w formie papierowej. Pozostała kwestia została rozstrzygnięta w odrębnej interpretacji indywidualnej z dnia 27 maja 2014 r. nr ILPP4/443-67/14-5/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.