Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-66/14-2/BA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2014-05-13
Teza: Archiwizowanie otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: architekt; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12 lutego 2014 r. (data wpływu 14 lutego 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 lutego 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. Sp. k. (dalej: Wnioskodawca) prowadzi działalność w zakresie usług księgowych. Wnioskodawca obecnie stosuje „mieszany” system wysyłania i przechowywania faktur, polegający na wysyłaniu faktur sprzedażowych w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, bez możliwości zmiany treści i z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. W związku z ciągłym rozwojem Wnioskodawcy, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.

Wnioskodawca obecnie wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej za pomocą aplikacji E. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów zewnętrznych jest skanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania oryginałów papierowych. Dotyczyć by to miało także części dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki (dalej zwane łącznie: „dokumentami”). Sp. z o.o. Sp. k.

Dokumenty, otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF (lub jpg, tiff), co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Skany dokumentów będą przez niego przechowywane na serwerze Wnioskodawcy, w informatycznym środowisku W, zarządzającym obiegiem dokumentów u niego. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do W kolejno z poziomu drukarki lub też na stanowisku użytkownika, który będzie posiadał program E w wersji klienckiej. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i wymaganej do tego celu autoryzacji hasłem. Aplikacja współpracuje z pakietem (…), więc dokumenty będą archiwizowane również bezpośrednio z programu (…). Każdy dokument wprowadzony do programu otrzyma unikalną nazwę i zostanie przyporządkowany do odrębnej lokalizacji odpowiadającej określonym kryteriom. Aplikacja E udostępnia wydajne i silne technologie pełnotekstowego wyszukiwania oraz wyszukiwania w oparciu o algorytmy inteligentne, co umożliwi szybką i łatwą identyfikację wprowadzonych dokumentów, a także bezproblemowe odszukanie konkretnych treści dotyczących poszczególnego dokumentu, jak również samego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub innym. Dokumenty będą podzielone na faktury sprzedaży i zakupu oraz na okresy rozliczeniowe. Każdy dokument będzie opisany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Całość archiwum programu będzie zbudowana na wzór szaf i segregatorów. Aplikacja E umożliwi uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, daty dokumentu oraz daty deponowania dokumentu. Do każdego dokumentu będzie również możliwość dodania adnotacji, komentarzy. Adnotacje będą mogły być widoczne tylko dla osoby, która ją wprowadzi lub też udostępniona dla wszystkich użytkowników pracujących na aplikacji. E dysponuje sporą liczbą wewnętrznych mechanizmów kontroli i raportowania, dzięki czemu cała struktura programu jest na bieżąco monitorowana. Baza danych programu E będzie archiwizowana na jego głównym serwerze. Kopie baz będą również przechowywane na dwóch dyskach sieciowych, dwóch dyskach NAS w zaszyfrowanych folderach oraz na płycie DVD. Kopie baz danych są codziennie automatycznie zgrywane na dyski sieciowe. Dodatkowa kopia zgrywana na płytę DVD wykonywana jest w comiesięcznym odstępie czasu. Dostęp do bazy danych i do kopii bezpieczeństwa jest chroniony i możliwy tylko dla uprawnionych do tego celu osób. Zarządzaniem i archiwizacją bazy danych w informatycznym środowisku W zajmować się będą administratorzy systemów Informatycznych Wnioskodawcy.

Po zeskanowaniu dokumentów, Wnioskodawca zamierza prowadzić archiwizację dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Wnioskodawcy, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Będzie on przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wprowadzenia systemu archiwizowania opisanego powyżej, Wnioskodawca będzie uprawniony do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów, będzie uprawniony do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Wnioskodawcy wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na niego obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.

Zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, „Podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Powyższy przepis został wprowadzony do ustawy z dniem 1 stycznia 2014 r. Regulacje dotyczące kwestii w nim regulowanych częściowo nie są nowe. Znajdowały się bowiem wcześniej w przepisach wykonawczych. Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych. Zagadnieniom tym poświęcone są regulacje art. 244-249 Dyrektywy VAT z 2006 r. Komentowany artykuł określa, jakie dokumenty podlegają przechowaniu (zakres przedmiotowy), jak również wskazuje na sposób tego przechowywania. Ujęto tutaj faktury sprzedaży danego podatnika (wystawione przez danego podatnika lub w jego imieniu) oraz faktury zakupu (otrzymane przez podatnika). Faktury - zarówno zakupowe, jak i sprzedażowe - mają być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Powinny to być te okresy rozliczeniowe, które w danym momencie (w którym zostały otrzymane) stosował dany podatnik (albo miesiąc, albo kwartał).

Przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w przypadku faktur, będzie oznaczać, że faktury dotyczące danego okresu rozliczeniowego będą przechowywane razem i wyraźnie oddzielone od faktur z innego okresu. Wydaje się przy tym, że decydujące dla zaklasyfikowania danego dokumentu do danego okresu rozliczeniowego powinna być:

*   data powstania obowiązku podatkowego (a nie data wystawienia faktury) - w przypadku faktur sprzedażowych;
*   data otrzymania faktury (a nie data wystawienia faktury) - w przypadku faktur zakupowych.

Przepis wymaga takiego przechowywania faktur, aby było zapewnione łatwe ich odszukanie. Sposób przechowywania faktur (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) powinien zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przez cały okres, w którym trwa obowiązek ich przechowywania (tj. od chwili ich wystawienia bądź odpowiednio otrzymania aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury to okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Przez pojęcie czytelności rozumieć należy brak trudności z odczytaniem treści faktury.

Jak wynika z powyższego prawodawca nie wymagał przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część dokumentów była archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie wyłącznie elektronicznej, pod warunkiem, że w stosunku do wszystkich dokumentów, zarówno tych przechowywanych w formie papierowej, jaki tych przechowywanych w formie elektronicznej, spełnione zostaną warunki przechowywania faktur, określone w art. 112a ustawy o VAT, tj. dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) - zwanej dalej ustawą - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy - w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1.  udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2.  udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1;
3.  dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4.  dokonano zwrotu całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5.  podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

*   podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy - w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1.  podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
    1.  na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
    2.  zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2.  nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
    1.  na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
    2.  zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3.  podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
    1.  na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
    2.  zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).

Stosownie do art. 112 ustawy - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast - na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) - jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie usług księgowych. W związku z ciągłym rozwojem Wnioskodawcy, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się. Mając na uwadze wynikający z zobowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Wnioskodawca obecnie wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej za pomocą aplikacji E. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów zewnętrznych jest skanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania oryginałów papierowych. Dotyczyć by to miało także części dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty tych dokumentów, rachunki (dalej zwane łącznie: „dokumentami”). Dokumenty, otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF (lub jpg, tiff), co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Skany dokumentów będą przez niego przechowywane na serwerze Wnioskodawcy, w informatycznym środowisku W, zarządzającym obiegiem dokumentów u niego. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do W kolejno z poziomu drukarki lub też na stanowisku użytkownika, który będzie posiadał program E w wersji klienckiej. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i wymaganej do tego celu autoryzacji hasłem. Aplikacja współpracuje z pakietem (…), więc dokumenty będą archiwizowane również bezpośrednio z programu (…). Każdy dokument wprowadzony do programu otrzyma unikalną nazwę i zostanie przyporządkowany do odrębnej lokalizacji odpowiadającej określonym kryteriom. Aplikacja E udostępnia wydajne i silne technologie pełnotekstowego wyszukiwania oraz wyszukiwania w oparciu o algorytmy inteligentne, co umożliwi szybką i łatwą identyfikację wprowadzonych dokumentów, a także bezproblemowe odszukanie konkretnych treści dotyczących poszczególnego dokumentu, jak również samego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub innym. Dokumenty będą podzielone na faktury sprzedaży i zakupu oraz na okresy rozliczeniowe. Każdy dokument będzie opisany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Całość archiwum programu będzie zbudowana na wzór szaf i segregatorów. Aplikacja E umożliwi uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, daty dokumentu oraz daty deponowania dokumentu. Do każdego dokumentu będzie również możliwość dodania adnotacji, komentarzy. Adnotacje będą mogły być widoczne tylko dla osoby, która ją wprowadzi lub też udostępniona dla wszystkich użytkowników pracujących na aplikacji. E dysponuje sporą liczbą wewnętrznych mechanizmów kontroli i raportowania, dzięki czemu cała struktura programu jest na bieżąco monitorowana. Baza danych programu E będzie archiwizowana na jego głównym serwerze. Kopie baz będą również przechowywane na dwóch dyskach sieciowych, dwóch dyskach NAS w zaszyfrowanych folderach oraz na płycie DVD. Kopie baz danych są codziennie automatycznie zgrywane na dyski sieciowe. Dodatkowa kopia zgrywana na płytę DVD wykonywana jest w comiesięcznym odstępie czasu. Dostęp do bazy danych i do kopii bezpieczeństwa jest chroniony i możliwy tylko dla uprawnionych do tego celu osób. Zarządzaniem i archiwizacją bazy danych w informatycznym środowisku W zajmować się będą administratorzy systemów Informatycznych Wnioskodawcy.

Po zeskanowaniu dokumentów, Wnioskodawca zamierza prowadzić archiwizację dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Wnioskodawcy, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Będzie on przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektronicznej.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacja może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jak poinformował Wnioskodawca, będzie on przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na tle powyższych informacji potwierdzić należy pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczyć należy, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy oraz własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej archiwizowania w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków. Natomiast wniosek w części dotyczącej archiwizowania w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej załączników do faktur, został rozstrzygnięty w odrębnym piśmie z dnia 13 maja 2014 r. nr ILPP4/443-66/14-3/BA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.