Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP1/443-421/11/MS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-06-16
Teza: - czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i dostarczać faktury VAT w formie papierowej (oryginały) wszystkim kontrahentom, - czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i przechowywać w formie papierowej kopie wystawionych faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; fakturowanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 25 lutego 2011r. (data wpływu 3 marca 2011r.), uzupełnionym pismem z dnia 27 maja 2011r. (data wpływu 31 maja 2011r.) oraz pismem z dnia 9 czerwca 2011r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie stwierdzenia:

*   czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i dostarczać faktury VAT w formie papierowej (oryginały) wszystkim kontrahentom – **jest nieprawidłowe,**
*   czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i przechowywać w formie papierowej kopie wystawionych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 marca 2011r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie stwierdzenia:

*   czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i dostarczać faktury VAT w formie papierowej (oryginały) wszystkim kontrahentom,
*   czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i przechowywać w formie papierowej kopie wystawionych faktur.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 27 maja 2011r. (data wpływu 31 maja 2011r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 17 maja 2011r. znak: IBPP1/443-421/11/MS oraz pismem z dnia 9 czerwca 2011r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) (ostatecznie przedstawiony w piśmie z dnia 27 maja 2011r.):

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu i zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKD 6820Z).

Usługobiorcami korzystającymi z usług najmu lokali i powierzchni placu handlowego są osoby fizyczne i osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą.

Przedmiotowe usługi w zakresie najmu lokalu i powierzchni placu handlowego z przeznaczeniem na prowadzenie działalności gospodarczej dokumentowane są fakturami VAT w formie papierowej. Wystawione faktury ujęte są w systemie księgowym i w rejestrze podatku należnego. Kopia faktur generowana jest automatycznie i jest przechowywana w komputerowym systemie księgowym w oryginalnej postaci, tzn. nie jest możliwa ingerencja w jej kształt oraz treść. Istnieje możliwość wydrukowania takiej kopii faktury w dowolnym czasie. W przypadku wydrukowania kopii jej kształt i treść jest identyczna z oryginałem faktury, która po wystawieniu w oryginale została dostarczona odbiorcy. Obecnie Zakład drukuje oryginały, jak i kopie wystawionych faktur, a następnie oryginały takich faktur dostarcza w formie papierowej kontrahentom (nawet bez żądania nabywcy usługi). Równocześnie kopie faktur są przechowywane w postaci papierowej. Wiąże się to ze znaczącym obciążeniem Zakładu dodatkowymi kosztami związanymi z wydrukiem i wysyłką oryginałów faktur do kontrahenta oraz archiwizowaniem kopii faktur i magazynowaniem bardzo dużej ilości dokumentów. Wszystkie wystawione faktury VAT rejestrowane są w rejestrze sprzedaży VAT, którego pełna treść drukowana jest na koniec miesiąca.

W roku bieżącym Zakład wystawia faktury VAT wszystkim korzystającym z usług zgodnie z zawartymi umowami najmu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w piśmie z dnia 27 maja 2011r.):

Czy Wnioskodawca ma obowiązek:

1.  Drukować i doręczać faktury VAT w formie papierowej (oryginały) wszystkim kontrahentom?
2.  Drukować i przechowywać w formie papierowej kopie wystawionych faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy (stanowisko ostatecznie przedstawione w piśmie z dnia 27 maja 2011r.), wystawione przez Wnioskodawcę faktury w formie papierowej (oryginał wydawany jest kontrahentowi na jego żądanie), natomiast kopie faktur papierowych przechowywane są w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur. W każdym czasie istnieje możliwość wydrukowania kopii faktury która została wystawiona na potwierdzenie sprzedaży wykonanej usługi.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Z kolei § 21 rozporządzenia normuje, iż podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedmiotowe dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Reasumując, Wnioskodawca uważa, że na potwierdzenie wykonania usług powinien wystawić wszystkim kontrahentom faktury VAT i zarejestrować w rejestrze sprzedaży VAT. Natomiast:

1.  oryginały faktury papierowej wydrukować i wydać kontrahentom na ich żądanie,
2.  kopie faktur w formie papierowej przechowywać w systemie księgowym bez możliwości ich poprawiania w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) uznaje się w zakresie stwierdzenia:

*   czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i dostarczać faktury VAT w formie papierowej (oryginały) wszystkim kontrahentom – **za nieprawidłowe,**
*   czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i przechowywać w formie papierowej kopie wystawionych faktur – **za prawidłowe.**

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:

1.  odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2.  eksport towarów;
3.  import towarów;
4.  wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5.  wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

W myśl art. 7 ust. 1 tej ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1.  przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2.  zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3.  świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT pod pojęciem sprzedaży rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Jak stanowi art. 106 ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 marca 2011r., podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2011r. podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Natomiast zgodnie z art. 106 ust. 4 powołanej ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Szczegółowe kryteria, jakie powinna spełniać faktura VAT określało w okresie do 31 marca 2011r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), które zostało wydane m.in. w wykonaniu dyspozycji art. 106 ust. 8 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 4 ust. 1 przedmiotowego rozporządzenia zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Jak stanowi § 19 ust. 1 przedmiotowego rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2011r. przepisem § 19 ust. 3 ww. rozporządzenia przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Analogiczne postanowienia zawarte zostały w obowiązującym od 1 kwietnia 2011r. § 4 ust. 1, § 5 ust. 1 i w § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Faktury wystawiane przez podatników VAT pełnią fundamentalną rolę na gruncie tego podatku. Są one dokumentem służącym dokumentacji transakcji i stanowią podstawę do jej zaksięgowania w księgach stron tej transakcji.

Jednocześnie wystawienie faktury ma wpływ na powstanie obowiązku podatkowego (np. art. 19 ust. 4 ustawy o VAT, który stanowi, że jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi). Ponadto faktura stanowi podstawę dla nabywcy towaru lub usługi do odliczenia podatku naliczonego – z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy wynika, że podatkiem naliczonym jest kwota wynikająca z faktury, zaś stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 tej ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (a więc prawo to nie powstanie, jeżeli podatnik faktury nie otrzyma).

Z przedstawionych uregulowań prawnych w zakresie wystawiana faktur VAT wynika, że podatnicy, o których mowa w art. 15, celem udokumentowania dokonanej przez siebie sprzedaży towarów i usług, z wyłączeniem sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT), są obowiązani wystawić fakturę zawierającą dane wskazane w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. a od 1 kwietnia 2011r. w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu i zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKD 6820Z).

Usługobiorcami korzystającymi z usług najmu lokali i powierzchni placu handlowego są osoby fizyczne i osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą.

Przedmiotowe usługi w zakresie najmu lokalu i powierzchni placu handlowego z przeznaczeniem na prowadzenie działalności gospodarczej dokumentowane są fakturami VAT w formie papierowej. Wystawione faktury ujęte są w systemie księgowym i w rejestrze podatku należnego.

Wnioskodawca ma jednak wątpliwości czy jest zobowiązany drukować i doręczać faktury VAT w formie papierowej (oryginały) wszystkim kontrahentom?

Mając zatem na uwadze przestawiony stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) w świetle powołanych przepisów prawa podatkowego, stwierdzić należy, że Wnioskodawca świadcząc usługi najmu lokalu i powierzchni placu handlowego na rzecz osób fizycznych i osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą obowiązany jest udokumentować świadczenie tych usług fakturami VAT. Przy czym wbrew stanowisku zawartemu we wniosku Wnioskodawca jest zobowiązany przekazać oryginały wystawionych przez siebie faktur VAT nabywcom świadczonych przez siebie usług. Przy czym wprowadzenie przez Wnioskodawcę przedmiotowych faktur VAT do obrotu prawnego poprzez ich przekazanie nabywcom usług nie jest w przypadku świadczenia usług na rzecz osób fizycznych i osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą uzależnione od żądania tych podmiotów jak to ma miejsce w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej uregulowanym w art. 106 ust. 4 ustawy o VAT.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, że może kontrahentom wydawać oryginały faktur VAT tylko na ich żądanie, należało uznać za nieprawidłowe. Taka bowiem sytuacja może wystąpić tylko i wyłącznie w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej co w przedmiotowej sprawie nie ma miejsca gdyż jak stwierdzone zostało we wniosku Wnioskodawca świadczy usługi najmu lokalu i powierzchni placu handlowego na rzecz osób fizycznych i osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą.

W tym miejscu zauważyć należy, że Wnioskodawca ma możliwość doręczania faktur VAT w drodze elektronicznej z zastosowaniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Ponadto z przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) wynika, że Wnioskodawca obecnie drukuje oryginały, jak i kopie wystawionych faktur, a następnie oryginały takich faktur dostarcza w formie papierowej kontrahentom. Równocześnie kopie faktur są przechowywane w postaci papierowej. Wiąże się to ze znaczącym obciążeniem Wnioskodawcy dodatkowymi kosztami związanymi z wydrukiem i archiwizowaniem kopii faktur i magazynowaniem bardzo dużej ilości dokumentów.

W związku z powyższym Wnioskodawca ma wątpliwości czy może kopie faktur VAT wystawionych w formie papierowej przechowywać w systemie księgowym (bez możliwości ich poprawiania w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) bez konieczności ich drukowania.

Odnosząc się do kwestii czy Wnioskodawca ma obowiązek drukować i przechowywać w formie papierowej kopie wystawionych faktur wskazać należy, iż do dnia 31 grudnia 2010r. szczegółowe zasady przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulowały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). W myśl przepisów wymienionego rozporządzenia, faktury mogły być przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści były zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewidywała stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zatem, w świetle obowiązujących do końca 2010r. przepisów, dopuszczalne było przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w wymienionym wyżej rozporządzeniu, w szczególności, dotyczących stosowania podpisu elektronicznego lub systemu wymiany danych elektronicznych (EDI). Tylko wówczas bowiem wprowadzano faktury do obrotu prawnego, co mało istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy takiej faktury.

W dniu 1 stycznia 2011r. w życie weszły przepisy prawa podatkowego, które zmieniły dotychczasowy system fakturowania obrotu dla celów podatku VAT, między innymi, w zakresie przechowywania faktur.

Zgodnie z treścią obowiązującego od 1 stycznia 2011r. do 31 marca 2011r. § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Analogiczne postanowienia zawarte zostały w obowiązującym od 1 kwietnia 2011r. § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Wskazane przepisy rozporządzeń określają zatem sposób i warunki przechowywania kopii faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w formie papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi. Obecnie podatnik, nie ma obowiązku obligatoryjnego stosowania określonych wcześniej technologii przechowywania faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Reasumując, stwierdzić należy, że w obecnym stanie prawnym, Wnioskodawca będzie mógł przechowywać kopie wystawionych faktur w postaci elektronicznej pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, że kopie faktur VAT wystawionych w formie papierowej może przechowywać w systemie księgowym (bez możliwości ich poprawiania w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) bez konieczności ich drukowania, należało uznać za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem, tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w przypadku interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczyć zatem należy, że niniejsza interpretacja indywidualna traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 31-511 Kielce, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.