Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB2/415-1065/12/BK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2013-02-21
Teza: Czy zwrot dodatkowych kosztów - opłat za płatne parkingi i autostrady, związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego jest dla pracowników zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowych od osób fizycznych ? Czy Wnioskodawca jako płatnik ma obowiązek pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dojazdy; koszt-zwrot kosztów; opłata; parking; pracownik; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 19 listopada 2012 r. (data wpływu 22 listopada 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 14 lutego 2013 r. (data wpływu 20 lutego 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwróconych pracownikom kosztów w postaci opłat za parkingi i autostrady związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 listopada 2012 r. został złożony ww. wniosek uzupełniony pismem z dnia 14 lutego 2013 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwróconych pracownikom kosztów w postaci opłat za parkingi i autostrady związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu.

We wniosku tym przedstawiono zdarzenie przyszłe.

Nadleśnictwo wchodzi w skład Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, które prowadzi działalność zgodnie z ustawą o lasach z dnia 28 września 1991 r. (tj. Dz. U. z 2011 r. Nr 2, poz. 59 ze zm.). Jednostką nadrzędna dla Nadleśnictwa jest Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w G. Pracownicy Nadleśnictwa w celu dojazdu do jednostki nadrzędnej w G. (na narady, szkolenia, przekazywania dokumentacji, załatwiania spraw bieżących itp.) otrzymują polecenie wyjazdu służbowego. W większości przypadków wykorzystują w tym celu prywatne samochody. Podczas ww. wyjazdów pracownicy ponoszą koszty związane z eksploatacją pojazdu, tj: koszty paliwa, amortyzacji, materiałów eksploatacyjnych oraz koszty związane z korzystaniem z płatnych parkingów oraz płatnych autostrad. Pracownikom zwracane są koszty związane z eksploatacją samochodów. Wysokość zwrotu wynika z iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 ze zm.). Ponieważ parkingi podlegają opłatom, a dojazd jest bezpieczniejszy i krótszy przy wykorzystaniu autostrad, Wnioskodawca zamierza zwracać pracownikom również inne koszty związane z podróżą służbową - w tym opłaty za płatne parkingi i autostrady.

Wobec powyższego zadano pytania.

Czy zwrot dodatkowych kosztów - opłat za płatne parkingi i autostrady, związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego jest dla pracowników zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowych od osób fizycznych ?

Czy Wnioskodawca jako płatnik ma obowiązek pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

W myśl art. 77 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Na podstawie § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  noclegów,
3.  dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
4.  innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższy przepis nie zawiera wykazu "innych udokumentowanych wydatków" i zarazem nie ogranicza również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy.

Wydatki te nie są również limitowane i muszą mieć związek z wykonywaną podróżą służbową oraz być prawidłowo udokumentowane.

W związku z powyższym – zdaniem Wnioskodawcy - koszty dodatkowe (opłaty za parkingi i przejazdy płatnymi autostradami), związane z wykorzystaniem samochodów prywatnych do celów służbowych są dla pracownika zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, w konsekwencji nie ciąży na nim obowiązek pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i wystawienia informacji PIT-8C.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Treść powyższych przepisów wskazuje, że przychodami ze stosunku pracy są praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Stosownie do art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jednakże w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami).

W myśl § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów;
2.  noclegów;
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4.  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 5 ust. 3 tego rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34 a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 1265 ze zm.).

Stosownie do § 8a ust. 3 tego rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zatem należności wypłacane pracownikom odbywającym podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, obejmujące m.in. diety, zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, a także inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, korzystają ze zwolnienia od podatku uregulowanego w analizowanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Jednakże warunkiem niezbędnym dla skorzystania z przedmiotowego zwolnienia jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji „podróży służbowej”. Dlatego w kwestii tej należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami).

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Nadleśnictwo wchodzi w skład Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, które prowadzi działalność zgodnie z ustawą o lasach z dnia 28 września 1991 r. (tj. Dz. U. z 2011 r. Nr 2, poz. 59 ze zm.). Jednostką nadrzędna dla Nadleśnictwa jest Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w G. Pracownicy Nadleśnictwa w celu dojazdu do jednostki nadrzędnej w G. (na narady, szkolenia, przekazywania dokumentacji, załatwiania spraw bieżących itp.) otrzymują polecenie wyjazdu służbowego. W większości przypadków wykorzystują w tym celu prywatne samochody. Podczas ww. wyjazdów pracownicy ponoszą koszty związane z eksploatacją pojazdu, tj: koszty paliwa, amortyzacji, materiałów eksploatacyjnych oraz koszty związane z korzystaniem z płatnych parkingów oraz płatnych autostrad. Pracownikom zwracane są koszty związane z eksploatacją samochodów. Wysokość zwrotu wynika z iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 ze zm.). Ponieważ parkingi podlegają opłatom, a dojazd jest bezpieczniejszy i krótszy przy wykorzystaniu autostrad, Wnioskodawca zamierza zwracać pracownikom również inne koszty związane z podróżą służbową - w tym opłaty za płatne parkingi i autostrady.

Biorąc zatem pod uwagę przytoczone przepisy prawa jak i przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe stwierdzić należy, iż § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej nie zawiera wykazu „innych udokumentowanych wydatków”, nie ogranicza również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonywaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane. Do wskazanych wydatków można niewątpliwie zaliczyć m.in. opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy autostradami. Zatem w sytuacji, gdy jak twierdzi Wnioskodawca pracownicy odbywać będą podróże służbowe kwoty zwróconych im wydatków związanych z taką podróżą (właściwie udokumentowanych) poniesionych na opłaty za przejazd autostradami oraz za korzystanie z parkingu będą przychodem pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegającym zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w konsekwencji czego Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do poboru od ww. kwot zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia

prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.