Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.12.S/KW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-04-08
Teza: Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania
przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami
otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które
następnie będą przechowywane wyłącznie w formie
elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu
faktycznego (zdarzenia przyszłego); przy założeniu, że
spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych
wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa
w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Słowa kluczowe: dokumentowanie
dokumenty-dokumenty elektroniczne
faktura
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 5, 5a, 5b, 6b. Podstawa opodatkowania i
wysokość podatku
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 30 stycznia 2024 r. wpłynął do tutejszego organu wniosek z 29 stycznia 2024 r. o
    wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
    (pytanie nr 1) dotyczący ustalenia, czy - Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do
    kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi
    od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w
    formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia
    przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych
    wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o
    CIT.
    Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 14 marca 2024 r. (wpływ
    14 marca 2024 r.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest spółką kapitałową podlegającą w Polsce
    obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich
    osiągania (art. 3 ust. 1 ustawy o CIT). Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.
    Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29
    września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.; dalej: „UoR”).
    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi
    dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi oraz innymi dokumentami
    otrzymywanymi od dostawców zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (np. jako
    skan, zdjęcie lub faktura w formie elektronicznej).
    Otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej dotyczy w szczególności wydatków
    związanych z odbywaniem przez pracowników Spółki podróży służbowych, w
    szczególności zagranicznych oraz wydatków, za które zapłata następuje gotówką lub kartą
    płatniczą (dalej: „Dokumenty”). Do tych wydatków należą m.in. koszty noclegów,
    transportu, paliwa, parkowania, posiłków. Należy przy tym wskazać, iż pracownicy
    otrzymują/będą otrzymywać Dokumenty związane z zakupem towarów i usług w formie
    papierowej (w takim wypadku pracownicy przekazują Spółce skany bądź fotografie
    przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za
    pośrednictwem dedykowanego oprogramowania) lub w formie elektronicznej (w takim
    wypadku pracownicy przekazują Spółce elektroniczne wersje przedmiotowych faktur
    zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego
    oprogramowania).

    Otrzymane przez pracowników Wnioskodawcy faktury dokumentujące dane wydatki
    (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) są/będą wystawione na
    Wnioskodawcę.
    Wymienione powyżej wydatki są rozliczane za pomocą aplikacji (...) (dalej: „Y.”, „Aplikacja”)
    według następującej procedury (dalej: „Procedura”):
    1) Pracownik przesyła do Y. skany lub zdjęcia dokumentów potwierdzających poniesienie
      wydatków (przede wszystkim faktury oraz tzw. „paragony z NIP” stanowiące faktury
      uproszczone) - ma to miejsce w szczególności w przypadku podróży służbowych;
      wskazany proces następuje po zakończeniu danej podróży służbowej.
    2) Przesłanie przez pracownika rozliczenia do akceptacji jest równoznaczne ze złożeniem
      przez niego oświadczenia, że dokumenty zawarte w rozliczeniu są prawdziwe i zgodne
      z oryginałami. Niezależnie od tego, Y. kontroluje, czy wszystkie niezbędne dane zostały
      wprowadzone - tj. nie jest możliwe wprowadzenie danego dokumentu do systemu bez
      wskazania informacji niezbędnych do zaksięgowania.
    3) Po przesłaniu do akceptacji rozliczenia podróży służbowej wraz z dokumentami,
      przechodzi ono weryfikację przez zespół księgowy Spółki, który sprawdza zasadność
      poniesienia wydatku, poprawność wprowadzonych danych (np. kwot) oraz czy
      wszystkie niezbędne informacje zostały udzielone przez danego pracownika Spółki. Po
      akceptacji rozliczenia pracownik nie ma już możliwości modyfikacji wprowadzonych
      danych dotyczących rozliczenia (takich jak np. kwoty, data poniesienia wydatku), które
      wprowadza do Y. Jednocześnie, dla uniknięcia wątpliwości, Spółka chce zaznaczyć, że
      pracownik na żadnym etapie nie ma możliwości modyfikacji skanów lub zdjęć
      dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków przesyłanym przez niego do
      Aplikacji.
    4) Akceptacja rozliczenia może być (i) jednopoziomowa (gdy wydatki przypisane są do
      jednego miejsca powstawania kosztów - dalej: „MPK”) albo (ii) dwupoziomowa (gdy
      wydatki związane są z więcej niż jednym MPK).
    5) Dokumenty i informacje wprowadzone do Y. migrują automatycznie do systemu
      księgowego Spółki, tj. aplikacji SAP (dalej: „SAP”).
    Biorąc pod uwagę, że archiwizowanie papierowych oryginałów Dokumentów, przesłanych
    wcześniej do systemu Y. i SAP w ramach Procedury, jest znacznym obciążeniem
    administracyjnym dla Spółki (tj. zarówno dla poszczególnych pracowników odbywających
    podróże służbowe jak i dla całego działu księgowego), to Wnioskodawca rozważa
    wprowadzenie wyłącznie archiwizacji elektronicznej dla dokumentacji, która znalazła się w
    SAP oraz Y., na zasadach opisanych w Procedurze.
    Opisana wyżej Procedura realizowana jest w sposób umożliwiający zachowanie
    autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów,
    w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury
    (paragonu) nie odbiegają w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych
    odpowiednikach (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej
    dokumentacji (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres
    począwszy od momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego. Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez SAP
    gwarantuje, że dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do
    chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    W ramach systemów Y./ SAP tworzona jest automatycznie kopia zapasowa danych. Spółka
    jest w ten sposób zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji
    przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii jednego z
    systemów.

    Zarówno Y., jak i SAP zapewniają natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za
    dany okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej / celno-
    skarbowej, bądź czynności sprawdzających, Spółka jest w stanie niezwłocznie przedstawić
    odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na
    danych z Y. i SAP w zakresie objętym Procedurą.
    Wnioskodawca, w związku z opisaną wyżej Procedurą, pragnie zatem podkreślić w
    szczególności, że:
    a) skany lub zdjęcia Dokumentów związanych z nabyciem towarów i usług objętych
      Procedurą są przechowywane w Y. oraz SAP w podziale na okresy rozliczeniowe, w
      sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia,
      integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewniają
      przeprowadzane przez Spółkę kontrolę biznesowe, które umożliwiają ustalenie
      wiarygodnej ścieżki audytu np. pomiędzy daną fakturą (jej skanem), a dostawą
      towarów lub świadczeniem usług.
    b) Wnioskodawca zapewnia/zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi
      urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi
      Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami,
      bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych
      w nich zawartych.
    c) w przypadku, gdy dokumenty te są/będą przechowywane poza terytorium kraju w
      formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi/będzie umożliwiać
      naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
      dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
      Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Ponadto Wnioskodawca wskazuje, że przy rozliczeniu podatkowym wydatków
    dokumentowanych dowodami przechowywanymi w formie elektronicznej (zaliczenie do
    kosztów podatkowych, odliczenie podatku VAT), Spółka stosuje obowiązujące reguły
    prawa podatkowego. W szczególności Spółka bada, czy dany wydatek może być zaliczony
    do kosztów podatkowych zgodnie z ustawą o CIT, czy też podatek VAT podlega odliczeniu
    z uwagi na przepisy ustawy o VAT.
    Doprecyzowanie i uzupełnienie zdarzenia przyszłego
    Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Procedura nie będzie przewidywała
    konieczności przekazania Spółce faktury papierowej. Pracownicy zasadniczo będą bowiem
    przekazywać Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych
    dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania (Y.).
    Co za tym idzie, w praktyce dokonanie odpowiednich kontroli biznesowych będzie się
    odbywać na podstawie dostarczonych Spółce przez pracownika dokumentów w wersji
    elektronicznej (moment potencjalnego zniszczenia faktury papierowej nie będzie zatem
    ściśle określony, ani monitorowany).
    Pytania
    1) Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania
      przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w
      formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie
      elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia
      przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych
      wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy
      o CIT?
    2) Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o
      VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w

      formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku
      Procedurą?
    3) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na
      podstawie Dokumentów będących fakturami, otrzymanych od dostawców w formie
      papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej
      zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą, przy założeniu
      związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do
      odliczenia podatku naliczonego) oraz brak wystąpienia przesłanek wskazanych w art.
      88 ustawy o VAT?
    Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania nr 1 dotyczącego
    podatku dochodowego od osób prawnych, natomiast w zakresie pytań nr 2 i 3
    dotyczących podatku od towarów i usług zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
    Państwa stanowisko w sprawie
    1. Zdaniem Wnioskodawcy będzie on uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w
    formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie
    elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego)
    - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do
    kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania nr 1:
    1. Ogólne warunki dotyczące możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania
    przychodów
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania
    albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust.
    1.
    Przytoczona definicja sformułowana przez ustawodawcę ma jednak charakter ogólny. Z
    uwagi na to, każdy wydatek ponoszony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    ocenie w celu ustalenia, czy może on zostać zaliczony do kosztów podatkowych.
    Wyjątkiem są sytuacje, w których przepis ustawy wprost stanowi, iż dany wydatek stanowi
    koszt podatkowy, bądź też wyłącza go z tej kategorii.
    W świetle powyższego, a także mając na uwadze utrwalone stanowisko organów
    podatkowych oraz sądów administracyjnych, należy stwierdzić, że dany wydatek może być
    uznany za koszt uzyskania przychodu, jeśli łącznie spełnia następujące warunki:
    a) został poniesiony przez podatnika, tj. sfinansowany z jego majątku;
    b) ma charakter definitywny, a zatem jego wartość nie została w jakikolwiek sposób
      zwrócona podatnikowi;
    c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
    d) został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu
      zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a zatem musi istnieć związek
      przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a realizacją jednego z
      wymienionych celów;
    e) został właściwie udokumentowany;
    f) nie znajduje się w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu,
      zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

    W ocenie Wnioskodawcy, w razie spełnienia wszystkich warunków wydatek stanowi koszt
    uzyskania przychodów niezależnie od innych okoliczności, w tym w szczególności od
    sposobu archiwizacji i przechowywania dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia
    kosztów podatkowych.
    2. Obowiązek prowadzenia przez podatnika ewidencji rachunkowej
    W ocenie Spółki, przywołany art. 15 ust. 1 ustawy o CIT należy interpretować łącznie z art.
    9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia
    ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający
    określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego
    podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz
    wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości
    odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m ustawy o CIT.
    Z kolei zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o CIT, dochodem jest nadwyżka sumy przychodów z
    określonego źródła przychodów nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w roku
    podatkowym.
    Zdaniem Wnioskodawcy, należy zatem uznać, że celem wykazania związku pomiędzy
    kosztem a przychodem, podatnik powinien dysponować wymaganymi przez prawo
    dowodami w postaci ewidencji rachunkowej. W tym celu istotne jest przywołanie
    przepisów UoR.
    Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy
    wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
    sprawozdawczym. W ustępie 2 ww. przepisu wskazano, że podstawą zapisów w księgach
    rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej,
    zwane dalej „dowodami źródłowymi":
    1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
    2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
    3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez
    jednostkę dowody księgowe:
    1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
      muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
    2) korygujące poprzednie zapisy;
    3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
      źródłowego;
    4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
      klasyfikacyjnych.
    Należy też mieć na uwadze, że zgodnie z art. 20 ust. 5 UoR przy prowadzeniu ksiąg
    rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się
    zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem
    urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu
    (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że
    podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
    1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
      księgowych;
    2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
      odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

    3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
      danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
    4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
      zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
      rodzaju dowodów księgowych.
    Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że w art. 21 UoR wymienione zostały elementy, jakie
    obligatoryjnie powinien zawierać dokument, żeby uznać go za dowód księgowy.
    Wnioskodawca wskazuje także na brzmienie art. 71 ust. 1 i 2 UoR, zgodnie z którym
    dowody księgowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed
    niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub
    zniszczeniem. Dodatkowo, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej
    niezbędne jest zapewnienie trwałości i integralności danych oraz ochrony przed
    nieuprawnionym dostępem.
    Należy wskazać, że art. 73 ust. 2 UoR przewiduje możliwość przechowywania dowodów
    księgowych na informatycznych nośnikach danych pozwalających zachować w trwałej i
    niezmienionej postaci zawartość dowodów, jak również pozwalających na odtworzenie
    dowodu w postaci wydruku.
    Podsumowując powyższe, przepis art. 20 UoR wskazuje, jakie dokumenty mogą stanowić
    podstawę dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Z kolei art.
    21 UoR zawiera katalog niezbędnych elementów dowodu księgowego. Natomiast art. 71
    ust. 1 i 2 UoR oraz art. 73 ust. 2 UoR przewidują wymogi przechowywania dowodów
    księgowych oraz ich równoważność w postaci oryginalnej (papierowej) oraz elektronicznej.
    Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg
    rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, za
    pomocą którego podatnik może dokumentować poniesienie wydatku celem zaliczenia go
    do kosztów uzyskania przychodów (przy spełnieniu pozostałych przesłanek wskazanych w
    art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).
    3. Obowiązki wynikające z przepisów Ordynacji podatkowej
    Zwrócić należy także uwagę na przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
    podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”), odnoszące
    się do kwestii dokumentacji podatkowej oraz szerzej - do kwestii prowadzenia
    postępowania dowodowego. Na podstawie art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy
    obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich
    prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego, tj. zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej - przez 5 lat, licząc od końca
    roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
    W powyższym kontekście należy wskazać, że zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej
    przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i
    rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na
    podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.
    Z powyższych regulacji wprost wynika, że podatnicy mają obowiązek przechowywać
    dokumenty, na podstawie których prowadzą księgi podatkowe, ale forma
    przechowywania nie została przez ustawodawcę dookreślona. W ocenie Spółki, wobec
    braku szczegółowych regulacji, dopuszczalna powinna być każda forma, która pozwala na
    zachowanie / odtworzenie dokumentów stanowiących dowody zaistnienia zdarzeń
    gospodarczych w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej, czynności sprawdzających,
    kontroli celno-skarbowej bądź postępowania podatkowego w okresie nieobjętym
    przedawnieniem. Za dopuszczalną można zatem uznać formę przechowywania przyjętą
    przez Spółkę i przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego.

    Powyższe wynika także z podstawowych zasad postępowania dowodowego. Na podstawie
    art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy bowiem dopuścić wszystko, co może
    przyczynić się= do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w
    postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w
    szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków,
    opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe
    oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli
    podatkowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo
    postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Mając na uwadze zasady techniki prawodawczej oraz użyte przez ustawodawcę
    sformułowanie „w szczególności” należy przyjąć, że katalog dowodów jest otwarty.
    Dopuszczalne są więc wszelkie dowody potwierdzające zaistnienie danego zdarzenia
    gospodarczego, niezależnie od formy.
    Powołując się na zasadę otwartego katalogu dowodów (z art. 180 Ordynacji podatkowej)
    oraz zasadę swobodnej oceny dowodów, w ocenie Wnioskodawcy brak jest podstaw do
    zakwestionowania kosztu uzyskania przychodów w toku postępowania podatkowego
    jedynie na podstawie braku oryginalnego dokumentu, gdy jednocześnie fakt poniesienia
    kosztu może być bezsprzecznie udowodniony w inny sposób.
    Pogląd ten podzielił również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19
    stycznia 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-46/16/SK, który w zakresie elektronicznej archiwizacji
    dokumentów w kontekście rozliczeń na gruncie CIT wyjaśnił, że: Brak oryginalnego
    dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku
    udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu.
    Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako
    dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest
    sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody,
    które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania
    transakcji może być potwierdzony u kontrahenta [podkreślenie Wnioskodawcy].
    4. Sposób przechowywania dowodów księgowych
    Wnioskodawca wskazuje, że ustawa o CIT nie zawiera przepisów dotyczących sposobu
    przechowywania i archiwizacji dowodów księgowych ani nie uzależnia prawa do uznania
    wydatków za koszty uzyskania przychodów od tej kwestii. Zatem w ocenie Wnioskodawcy
    dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do dokonania zapisów w księgach
    rachunkowych mogą być przechowywane w dowolnej formie, pod warunkiem, że
    stanowią one dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, które zostało ujęte na ich
    podstawie w księgach rachunkowych.
    W kontekście powyższego Wnioskodawca wskazuje, że Procedura oraz SAP zapewniają
    integralność i trwałość dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, a także
    uniemożliwiają ingerencję w ich treść przez osoby nieuprawnione. W konsekwencji,
    dokumenty przechowywane w SAP stanowią dowód księgowy i spełniają warunki
    określone w art. 71 ust. 1 i 2 oraz w art. 73 ust. 2 UoR.
    Brak oryginalnego dokumentu źródłowego w wersji papierowej nie oznacza
    automatycznie zakwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem za
    niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że - jak
    wskazano powyżej - stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy
    dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z
    prawem.
    Mając na względzie powyższe, w opinii Wnioskodawcy fakt rezygnacji z przechowywania
    dokumentów związanych z wydatkami pracowniczymi (rozliczonymi według Procedury) w

    formie papierowej na rzecz formy elektronicznej poprzez archiwizowanie skanów lub
    innych plików elektronicznych w SAP, nie powoduje niemożności zaliczenia
    dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    W związku z tym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia wydatków stanowiących
    koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,
    udokumentowanych za pomocą stosownych dokumentów do kosztów podatkowych,
    jeżeli będą one rozliczane i przechowywane w SAP w formie elektronicznej zgodnie z
    opisaną Procedurą.
    Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach
    indywidualnych wydawanych w analogicznych / podobnych stanach faktycznych:
        w interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2012 r. (nr IBPBI/2/423-953/12
        /PC) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że: W świetle powyższego,
        stwierdzić należy, że jeżeli posiadane przez Spółkę skany rachunków spełniają
        wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to
        Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków, na podstawie art.
        15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania
        przychodów [podkreślenia Wnioskodawcy];
        w interpretacji indywidualnej z dnia 6 października 2016 r. (nr 2461-IBPB-1-
        3.4510.838.2016.1.KB) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że: Z
        powyżej przywołanych regulacji wynika, że prawodawca nie wymaga
        przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w
        systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem
        ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z
        przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom
        przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile
        zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa podatkowego
        oraz rachunkowego. Niedopuszczalność przechowywania dokumentów
        podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu
        papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz
        przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych
        [podkreślenie Wnioskodawcy];
        w interpretacji indywidualnej z dnia 20 marca 2023 r. (nr 0111-KDIB1-
        3.4010.477.2019.11.PC) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za
        prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: Spółce będzie
        przysługiwało prawo do rozpoznania jako koszt uzyskania przychodu, o którym
        mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, wydatków na zakup Towarów i Usług, w
        sytuacji gdy dokumenty źródłowe potwierdzające ich zakup, które Spółka otrzymała
        pierwotnie w formie papierowej, będą archiwizowane w sposób przedstawiony w
        opisie zdarzenia przyszłego - wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci Obrazów
        Elektronicznych) [podkreślenie Wnioskodawcy];
        w interpretacji indywidualnej z dnia 4 lipca 2023 r. (nr 0114-KDIP2-
        1.4010.179.2021.12.S.KW) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za
        prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: Zdaniem Spółki, w

        świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od
        osób prawnych (...) w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT działanie Spółki polegające
        na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób
        prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków
        /kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie
        dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały
        jedynie kopie w formie cyfrowej, będzie prawidłowe [podkreślenie Wnioskodawcy].
    5. Dopuszczalność wydania przez organy podatkowe interpretacji indywidualnej w
    zakresie sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych
    Dodatkowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że zgodnie z obowiązującą linią orzeczniczą
    Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”) oraz wojewódzkich sądów
    administracyjnych, organ podatkowy rozpoznający wniosek o wydanie interpretacji
    indywidualnej powinien udzielić odpowiedzi na pytanie, czy w kontekście zaliczania
    wydatków do kosztów uzyskania przychodów dozwolone jest posługiwanie się
    zdigitalizowaną formą dokumentu źródłowego (zamiast formy papierowej).
    Zgodnie z brzmieniem art. 14b § 1 oraz art. 14c § 1 i 2 Ordynacji podatkowej, Dyrektor
    Krajowej Informacji Skarbowej, na pisemny wniosek zainteresowanego wydaje w jego
    indywidualnej sprawie interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację
    indywidualną). Definicja użytego w art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej pojęcia przepisów
    prawa podatkowego została określona w art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, który stanowi,
    że ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego - rozumie się przez to
    przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską
    umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą
    Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także
    przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych. Jak stanowi z
    kolei art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej, pod pojęciem ustaw podatkowych rozumie się
    ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych
    określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego,
    podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów
    podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz
    osób trzecich.
    Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem NSA, nie można obowiązku udzielania przez
    organ podatkowy pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa
    podatkowego zawężać wyłącznie do ustaw zawierających w tytule pojęcie prawa
    podatkowego, ponieważ nie tylko w tych ustawach uregulowano elementy, od których
    zależy opodatkowanie i jego wysokość. Prawo podatkowe w kontekście wymogów
    dotyczących wydawania jego indywidualnych interpretacji, należy określić jako ogół
    przepisów regulujących zasady powstawania, ustalania oraz wygasania zobowiązań
    podatkowych oraz obowiązki podatników, płatników i inkasentów poszczególnych
    podatków oraz traktujących także o obowiązujących procedurach, które powinny być
    przestrzegane przez organy podatkowe oraz strony w trakcie postępowania podatkowego
    i wykonywania innych czynności zmierzających do ustalenia prawidłowej wysokości
    zobowiązania podatkowego i skutecznego poboru podatku. Pod pojęciem prawa
    podatkowego należy zatem rozumieć wszelkie normy prawne, które regulują elementy
    konstrukcyjne podatku, również wtedy, gdy nie znajdują się one w ustawach podatkowych.
    W tym kontekście Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę na następujące rozstrzygnięcia
    sądów administracyjnych:
        wyrok NSA z 16 lutego 2023 r. o sygn. II FSK 1101/22, w którym stwierdzono, że: W
        ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie rozpatrującym niniejszą

        skargę kasacyjną dopuszczalne jest w postępowaniu interpretacyjnym dokonanie
        wykładni innych aniżeli przepisy prawa podatkowego przepisów prawa, które
        współtworzą normę konstrukcyjną dotyczącą danego podatku. Nie tylko bowiem w
        ustawach podatkowych uregulowano kwestie, od których zależy opodatkowanie i
        jego wysokość, zaś pod pojęciem prawa podatkowego należy rozumieć wszelkie
        normy prawne, które regulują elementy konstrukcyjne, czyli przedmiotowe i
        podmiotowe podatku, a zatem także normy prawne nie znajdujące się w ustawach
        podatkowych [podkreślenie Wnioskodawcy];
        wyrok WSA w Warszawie z 17 marca 2021 r. o sygn. III SA/Wa 1658/20, w którym
        stwierdzono, że: Nie jest zatem tak, jak zdaje się twierdzić organ w zaskarżonym
        postanowieniu, że nie jest uprawniony do interpretacji sformułowań z zakresu
        ustawy o rachunkowości. Jak wskazano zatem wcześniej te normy ustawy o
        rachunkowości, które realizują cele podatkowe w zakresie wynikającym z
        powołanych przepisów są przepisami podatkowymi, gdyż przepisy te na podstawie
        powołanych przepisów 24a ust. 1 u.p.d.o.f. i art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. zostały
        recypowane na grunt podatkowy w zakresie określonym przez te przepisy. W
        konsekwencji zatem Organ jest nie tylko uprawniony, lecz zobowiązany do
        dokonywania ich interpretacji w trybie art. 14b O.p. [podkreślenie Wnioskodawcy];
        wyrok WSA we Wrocławiu z 26 czerwca 2019 r. o sygn. I SA/Wr 379/19, w którym
        stwierdzono, że: Konieczność analizy przepisów ustawy o rachunkowości w
        zakresie, w jakim jest to konieczne do wykładni art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., nie może
        stanowić o niemożności wydania interpretacji ze względu na to tylko, że przepisy
        ustawy o rachunkowości nie są przepisami prawa podatkowego w rozumieniu art. 3
        pkt 2 O.p. (...) Wydanie interpretacji w odpowiedzi na tak sformułowany wniosek
        skarżącej pozwoliłoby na wyjaśnienie jej wątpliwości co do prawidłowości
        rozumienia i stosowania art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., a więc mimo tego, że odpowiedź na
        nie musiałaby w pewnym zakresie zawierać także wykładnię przepisów ustawy o
        rachunkowości, w istocie urzeczywistniałaby gwarancyjny cel instytucji prawnej
        indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego, jako że w przypadku
        wszczęcia wobec skarżącej postępowania podatkowego czy kontrolnego kwestia, o
        którą Skarżąca pyta i tak musiałaby być przedmiotem oceny organów podatkowych
        [podkreślenia Wnioskodawcy].
    Mając na względzie powyższe, należy uznać, że do zinterpretowania normy
    prawnopodatkowej wyrażonej w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w zakresie sposobu
    dokumentowania wydatków pozwalającego na ich zakwalifikowanie jako kosztów
    uzyskania przychodu, konieczne jest odwołanie się poprzez art. 9 ust. 1 ustawy o CIT do
    przepisów UoR, tj. w szczególności do art. 20-22 UoR, ponieważ przepisy te mają
    znaczenie dla określenia dochodu (straty) podatnika, podstawy opodatkowania i
    zobowiązania podatkowego. Przepisy UoR dotyczące dowodów księgowych zostały
    przeniesione na grunt podatkowy poprzez odwołanie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT w
    zakresie określonym przez ten przepis. W konsekwencji, przepisy UoR w zakresie, w jakim
    realizują cele podatkowe (w szczególności: ustalenie wysokości dochodu / straty,

    podstawy opodatkowania oraz należnego podatku) są przepisami podatkowymi. Organy
    podatkowe są zatem zobligowane do ich interpretacji zgodnie z art. 14b Ordynacji
    podatkowej.
    Reasumując, w ocenie Spółki, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób
    archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej umożliwia Wnioskodawcy zaliczenie
    potwierdzonych nimi wydatków do kosztów podatkowych - przy założeniu, że
    przedmiotowe wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1
    ustawy o CIT.
    Postanowienie o odmowie wszczęcia postepowania
    Rozpatrzyłem Państwa wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych - 27
    marca 2024 r. wydałem postanowienie znak: 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.4.KW o odmowie
    wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z 30 stycznia 2024 r. - w części
    dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych.
    Postanowienie zostało przez Państwa odebrane 8 kwietnia 2024 r.
    Pismem z 15 kwietnia 2024 r. (data wpływu 15 kwietnia 2024 r.) złożyli Państwo zażalenie
    na powyższe postanowienie.
    Postanowieniem z 13 maja 2024 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.5.KW/KS utrzymałem
    w mocy zaskarżone postanowienie.
    Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 13
    maja 2024 r.
    Skarga na interpretację indywidualną
    Pismem z 10 czerwca 2024 r., które wpłynęło do organu 11 czerwca 2024 r. wnieśli
    Państwo skargę na postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie do
    Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu.
    Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia z 13 maja 2024 r. znak: 0114-
    KDIP2-1.4010.55.2024.5.KW/KS i przekazanie sprawy do ponownego rozpatrzenia.
    Pismem z 24 czerwca 2024 r. znak 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.6.KW udzieliłem
    odpowiedzi na Państwa skargę.
    Postępowanie przed sądem administracyjnym
    Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu uchylił zaskarżone postanowienie oraz
    poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 17 grudnia 2024 r. sygn. akt I SA/Wr 523/24.
    Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu
    wpłynął do Organu 11 marca 2025 r.
    Wyrok ten stał się prawomocny od 18 lutego 2025 r.
    Ponowne rozpatrzenie wniosku - wykonanie wyroku
    Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami
    administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):
      Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu
      wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie
      postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa
      uległy zmianie.
    Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:
        uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził
        Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w ww. wyroku;

        ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej -
        stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych
        opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego od osób
        prawnych dotyczące ustalenia, czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do
        kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami
        otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które następnie będą
        przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w
        opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu, że spełnione
        zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania
        przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (pytanie nr 1) - jest
        prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278, dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
      z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu,
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu
    podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
        wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on
        zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
        został właściwie udokumentowany,
        nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty
        uzyskania przychodów.

    Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie
    wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku
    przyczynowo -skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo
    zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
    Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania
    przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z
    pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania
    przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
    Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów
    niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie,
    że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy
    bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania
    albo zabezpieczenia źródła przychodu).
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo -
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości odnośnie pytania nr 1 w zakresie podatku dochodowego od osób
    prawnych dotyczą ustalenia, czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów
    uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od
    dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w
    formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia
    przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych
    wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o
    CIT.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma
    zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty),
      podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także
      do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
      prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych
      zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)
    zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów
    zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20
    ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
    Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
    sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
      4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
      dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
      operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
      przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
      gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
      towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
      5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z
      dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane
      automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników
      danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji
      zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów
      zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
      1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
      księgowych;
      2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
      odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
      3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
      odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
      4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
      zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
      rodzaju dowodów księgowych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
    1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych;
      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
      datę sporządzenia dowodu;

      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
      1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
      2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w
      rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena,
      potwierdzona stosownym wydrukiem.
      3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
      wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
      operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
      chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut
      obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni
      wydruk.
      4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
      przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest
      dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być
      zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach
      ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
      mechanicznie.
      5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne
      przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów,
      sporządzonych w języku obcym.
    Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
      1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem
      operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane
      określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest
      dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
      2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować
      jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
      sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią
      inaczej.
      3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej
      treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie
      treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej,
      o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter
      lub cyfr.
      4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden
      egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich
      i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
    którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione
    wyżej elementy.

    Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
      zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do
      sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w
      sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i
      dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz
      symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
    Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
      nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących
      umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
      dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
      pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
      Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń
      pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie
      stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z
      którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
      Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez
      nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego
      ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i
      innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki
    sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w
      formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
      zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka
    nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi oraz innymi
    dokumentami otrzymywanymi od dostawców zarówno w formie papierowej jak i
    elektronicznej (np. jako skan, zdjęcie lub faktura w formie elektronicznej). Otrzymywanie
    dokumentów w formie elektronicznej dotyczy w szczególności wydatków związanych z
    odbywaniem przez pracowników Spółki podróży służbowych, w szczególności
    zagranicznych oraz wydatków, za które zapłata następuje gotówką lub kartą płatniczą. Do
    tych wydatków należą m.in. koszty noclegów, transportu, paliwa, parkowania, posiłków.
    Należy przy tym wskazać, iż pracownicy otrzymują/będą otrzymywać Dokumenty związane
    z zakupem towarów i usług w formie papierowej (w takim wypadku pracownicy przekazują
    Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów
    księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania) lub w formie
    elektronicznej (w takim wypadku pracownicy przekazują Spółce elektroniczne wersje
    przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za
    pośrednictwem dedykowanego oprogramowania). Otrzymane przez pracowników
    Wnioskodawcy faktury dokumentujące dane wydatki (zarówno w formie papierowej, jak i
    elektronicznej) są/będą wystawione na Wnioskodawcę. Wymienione powyżej wydatki są
    rozliczane za pomocą aplikacji (...) (dalej: „Y.”, „Aplikacja”) według następującej procedury
    (dalej: „Procedura”):
    1) Pracownik przesyła do Y. skany lub zdjęcia dokumentów potwierdzających poniesienie
    wydatków (przede wszystkim faktury oraz tzw. „paragony z NIP” stanowiące faktury
    uproszczone) - ma to miejsce w szczególności w przypadku podróży służbowych;
    wskazany proces następuje po zakończeniu danej podróży służbowej.
    2) Przesłanie przez pracownika rozliczenia do akceptacji jest równoznaczne ze złożeniem
    przez niego oświadczenia, że dokumenty zawarte w rozliczeniu są prawdziwe i zgodne z
    oryginałami. Niezależnie od tego, Y. kontroluje, czy wszystkie niezbędne dane zostały
    wprowadzone - tj. nie jest możliwe wprowadzenie danego dokumentu do systemu bez
    wskazania informacji niezbędnych do zaksięgowania.
    3) Po przesłaniu do akceptacji rozliczenia podróży służbowej wraz z dokumentami,
    przechodzi ono weryfikację przez zespół księgowy Spółki, który sprawdza zasadność
    poniesienia wydatku, poprawność wprowadzonych danych (np. kwot) oraz czy wszystkie
    niezbędne informacje zostały udzielone przez danego pracownika Spółki. Po akceptacji
    rozliczenia pracownik nie ma już możliwości modyfikacji wprowadzonych danych
    dotyczących rozliczenia (takich jak np. kwoty, data poniesienia wydatku), które wprowadza
    do Y.. Jednocześnie, dla uniknięcia wątpliwości, Spółka chce zaznaczyć, że pracownik na
    żadnym etapie nie ma możliwości modyfikacji skanów lub zdjęć dokumentów
    potwierdzających poniesienie wydatków przesyłanym przez niego do Aplikacji.
    4) Akceptacja rozliczenia może być (i) jednopoziomowa (gdy wydatki przypisane są do
    jednego miejsca powstawania kosztów - dalej: „MPK”) albo (ii) dwupoziomowa (gdy
    wydatki związane są z więcej niż jednym MPK).
    5) Dokumenty i informacje wprowadzone do Y. migrują automatycznie do systemu
    księgowego Spółki, tj. aplikacji SAP (dalej: „SAP”).
    Opisana wyżej Procedura realizowana jest w sposób umożliwiający zachowanie
    autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów,
    w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury
    (paragonu) nie odbiegają w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych

    odpowiednikach (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej
    dokumentacji (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres
    począwszy od momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego. Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez SAP
    gwarantuje, że dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do
    chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    W ramach systemów Y /SAP tworzona jest automatycznie kopia zapasowa danych. Spółka
    jest w ten sposób zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji
    przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii jednego z
    systemów.
    Zarówno Y., jak i SAP zapewniają natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za
    dany okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej / celno-
    skarbowej, bądź czynności sprawdzających, Spółka jest w stanie niezwłocznie przedstawić
    odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na
    danych z Y. i SAP w zakresie objętym Procedurą.
    Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1
    ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z
    wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i
    innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na
    informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci
    zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.
    Jak wynika z wniosku spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do
    przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:
        skany lub zdjęcia Dokumentów związanych z nabyciem towarów i usług objętych
        Procedurą są przechowywane w Y. oraz SAP w podziale na okresy rozliczeniowe, w
        sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia,
        integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu
        upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewniają
        przeprowadzane przez Spółkę kontrolę biznesowe, które umożliwiają ustalenie
        wiarygodnej ścieżki audytu np. pomiędzy daną fakturą (jej skanem), a dostawą
        towarów lub świadczeniem usług (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),
        Wnioskodawca zapewnia/zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi
        urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi
        Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami,
        bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie
        danych w nich zawartych (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),
        w przypadku, gdy dokumenty te są/będą przechowywane poza terytorium kraju w
        formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi/będzie umożliwiać
        naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
        dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji

        Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art.
        112a ust. 4 ustawy o VAT).
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
    Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w
    postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
    Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa
      Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy,
      a nie jest sprzeczne z prawem.
    Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:
      Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe,
      deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i
      informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty
      zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej,
      czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz
      materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach
      o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog
    dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego
    postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających
    zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
    Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów
    normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości
    opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i
    stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg
    rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający
    również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który
    będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również
    stosownym dokumentem dla celów podatkowych.
    Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w
    sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych
    dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów
    wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie
    w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich
    papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu
    papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako
    koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów
    dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej
    nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów
    uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można
    zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych.”
    Zatem, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w formie
    papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w
    sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu,
    że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania
    przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Archiwizowanie i
    przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które
    będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także

    umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z
    przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów
    dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia
    dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Mając na względzie, że Spółka w opisie sprawy wskazała, że w przedmiotowej sprawie
    spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko
    w zakresie pytania nr 1 w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu
    prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z
    powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku
    opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja
        będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i
        zastosują się Państwa do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element
      czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
        dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):

        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.