Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-394/09/BK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-07-24
Teza: w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych (pytanie oznaczone we wniosku Ad. 2 pkt 1
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja krajowa; jazda-jazda miejscowa; ryczałt
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z dnia 28 kwietnia 2009r. (data wpływu do tut. Biura – 4 maja 2009r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych (pytanie oznaczone we wniosku Ad. 2 pkt 1) - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 maja 2008r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni prowadząc biuro rachunkowe zatrudnia jednego pracownika. Podpisała z nim umowę o używanie samochodu osobowego do celów służbowych. Pracownik wyjeżdża poza siedzibę firmy średnia trzy razy w tygodniu w celu obsługi klientów. Na podstawie przedstawionej ewidencji przebiegu pojazdu wypłaca mu zwrot kosztów używania jego samochodu.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy zwrot kosztów z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych będzie kosztem uzyskania przychodów w działalności gospodarczej prowadzonej przez wnioskodawczynię?

(pytanie oznaczone we wniosku Ad.2 pkt 1)

Zdaniem wnioskodawczyni zwrot kosztów z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych będzie kosztem uzyskania przychodu na zasadach ogólnych, tzn. zostały one poniesione w celu uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   być należycie udokumentowany.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w powołanym art. 23 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Jeżeli wydatki są związane z lokalnymi i zamiejscowymi jazdami, odbywanymi przez pracowników w celach służbowych, to uznać należy, iż są ponoszone w celu osiągania przychodów, a zatem spełniają ogólną przesłankę uznania ich za koszty uzyskania przychodów w świetle wyżej powołanego art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

Wskazany przepis nakazuje jednak uwzględnienie również regulacji wynikających z art. 23 ww. ustawy, zawierającym zamknięty katalog wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Do tej kategorii ustawodawca zaliczył również wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 36 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

1.  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2.  w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

\- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przy czym, przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu zgodnie z art. 23 ust. 4 ww. ustawy rozumie się stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, iż pracownik wnioskodawczyni wyjeżdża średnio trzy razy w tygodniu poza siedzibę firmy do klientów obsługiwanych przez Biuro. W tym celu wykorzystuje stanowiący jego własność samochód osobowy. Wypłata świadczeń z tego tytułu zostaje dokonana na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Jednocześnie z treści wniosku nie wynika, czy wyjazdy te związane są z lokalnymi, czy zamiejscowymi jazdami. Wobec powyższego, w sprawie będącej przedmiotem wniosku zastosowanie znajdzie zarówno art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ww. ustawy, o ile pracownik odbywał będzie podróże służbowe, jak również art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b tej ustawy, w przypadku jazd lokalnych.

W obu przypadkach kwotę limitu, do którego możliwym jest zaliczenie ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów może stanowić iloczyn przejechanych kilometrów, wynikającej z przedłożonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za 1 km przebiegu pojazdu, ustalonej na podstawie odrębnych przepisów. Tymi odrębnymi przepisami jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) – w jazdach lokalnych oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.) – w przypadkach podróży służbowej.

Jednocześnie, należy zwrócić uwagę, iż przy rozliczaniu wydatków na podstawie przedłożonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdów, ewidencja ta musi spełniać wymogi określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 23 ust. 5 tej ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Stosownie natomiast do treści art. 23 ust. 7 ww. ustawy, ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Reasumując, wnioskodawczyni może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania przez pracownika dla celów służbowych podatnika prywatnego samochodu, jednakże do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu wykazanego w ewidencji przebiegu pojazdów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie ujętych we wniosku pytań Ad 1 oraz Ad 2 pkt 2 i 3 zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.