Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB1/4511-153/15-5/MD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2015-05-08
Teza: Płatnik – ekwiwalenty za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych
Słowa kluczowe: ekwiwalent; obowiązek; pracownik; płatnik; ryczałt; telefon; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 1-art. 9; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 10; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku, który wpłynął do tutejszego Organu za pośrednictwem platformy ePUAP w dniu 11 marca 2015 r. (identyfikator poświadczenia ePUAP – UPP4255023), uzupełnionym pismami z dnia 10 marca 2015 r. (data wpływu 13 marca 2015 r. i 16 marca 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 marca 2015 r. wpłynął za pośrednictwem platformy ePUAP ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

W dniu 13 marca 2015 r. wpłynęła za pośrednictwem Poczty Polskiej potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia pełnomocnictwa Wnioskodawcy wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej (data nadania 11 marca 2015 r.). Następnie w dniu 16 marca 2015 r., także za pośrednictwem Poczty Polskiej, wpłynęła do tutejszego Organu kserokopia pełnomocnictwa Wnioskodawcy, potwierdzenia dokonania opłaty skarbowej od pełnomocnictwa oraz wydruk z KRS (data nadania 13 marca 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w rozumieniu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przedmiotem działalności Spółki jest m.in. dystrybucja surowców chemicznych. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej powierza telefony komórkowe osobom, z którymi łączy Ją stosunek pracy. Telefony te są wykorzystywane przez pracowników przy wykonywaniu zadań służbowych na rzecz Spółki. Na dzień złożenia wniosku Spółka ponosi zarówno koszt zakupu i utrzymania aparatów telefonicznych udostępnianych pracownikom, jak i koszt wykonywanych za pomocą tych aparatów połączeń.

Spółka zamierza zmienić dotychczasową praktykę w tym zakresie i wprowadzić możliwość używania przez pracowników telefonów komórkowych (aparatów telefonicznych), będących ich własnością, do celów służbowych (dalej: „Telefony”). Rozwiązanie to będzie dobrowolne dla pracownika i poprzedzone zawarciem z nim odpowiedniej umowy, w której pracownik wyrazi zgodę na umożliwienie Spółce wykorzystywania jego prywatnego Telefonu do celów służbowych. W przypadku wyrażenia takiej zgody:

*   pracownik będzie wykonywał służbowe rozmowy przy użyciu swojego prywatnego Telefonu,

*   pracownik umożliwi Spółce i Jej klientom dodzwonienie się na numer telefonu przypisany temu pracownikowi (według numeru karty SIM udostępnionej pracownikowi),

*   pracownik będzie zobowiązany do zainstalowania w telefonie prywatnym aplikacji do obsługi poczty email, obiegu dokumentów oraz systemu antywirusowego, jak i ich późniejszych aktualizacji, którego realizacja będzie weryfikowana przez uprawnionego pracownika Spółki.

W Telefonach pracowników zamontowane będą karty SIM należące do Spółki, wobec czego Spółka będzie ponosić koszty rozmów telefonicznych wykonywanych przez pracowników za pomocą Telefonów. Z tytułu udostępnienia prywatnego Telefonu przez pracownika, otrzyma on od Spółki refundację w postaci pieniężnej, w z góry ustalonej wysokości (dalej: „Ekwiwalent”). Pracownik będzie mógł spożytkować Ekwiwalent na dowolny cel, w tym zakup nowego i/lub utrzymanie dotychczas posiadanego Telefonu. Spółka zamierza wypłacać pracownikowi Ekwiwalent z góry, za określony okres czasu, np. 3 lata. Okres ten będzie ściśle powiązany ze średnim cyklem życia nowego aparatu telefonicznego określonej klasy (posiadającego minimalne parametry techniczne wymagane przez Spółkę, np. system Android), który na podstawie swojego dotychczasowego doświadczenia Spółka uzna za reprezentatywny dla tych celów. Długość tego cyklu uwzględniać będzie zarówno model i markę aparatu telefonicznego, jego średnią wytrzymałość, pojemność i żywotność jego baterii, jak również postęp technologiczny w dziedzinie telekomunikacji. Kwota Ekwiwalentu ma odzwierciedlać faktyczne koszty, jakie pracownik ponosi z tytułu udostępnienia Telefonu Spółce. W konsekwencji, jeżeli w tym okresie, np. 3 lat, pracownik postanowi cofnąć zgodę na udostępnienie swojego Telefonu lub przestanie być pracownikiem Spółki, będzie zobowiązany do zwrotu części Ekwiwalentu przypadającego na okres, w którym nie udostępnia już swojego Telefonu Spółce. Aby Ekwiwalent wypłacany przez Spółkę odpowiadał realnym kosztom ponoszonym przez pracownika, Spółka powiązała powyższą średnią długość cyklu życia aparatu telefonicznego o parametrach wymaganych przez Spółkę, ze średnią ceną brutto takiego nowego aparatu telefonicznego dostępnego do sprzedaży na rynku w momencie wypłaty Ekwiwalentu. Ustalona w ten sposób wartość stanowić będzie kwotę Ekwiwalentu wypłacanego pracownikom przez Spółkę za okres czasu odpowiadający średniemu cyklowi życia takiego aparatu. W konsekwencji, ustalony przez Spółkę okres, za który wypłacany jest Ekwiwalent będzie na tyle długi, że w wielu przypadkach będzie się wiązać z koniecznością zakupu w tym okresie nowego Telefonu (aparatu) przez pracownika. Wysoce prawdopodobne, że ze względu na wysokie zużycie telefonów w Spółce oraz postęp technologiczny w tej dziedzinie, aparat taki w toku użytkowania całkowicie utraci swoją wartość. W konsekwencji, aby wartość Ekwiwalentu odzwierciedlała faktyczne koszty, jakie pracownik ponosi z tego tytułu, uzasadnionym jest wypłacanie pracownikowi Ekwiwalentu w takiej wysokości, która pozwalałaby na zakup nowego Telefonu danej klasy, który będzie służył pracownikowi przynajmniej na czas ustalony przez Spółkę do momentu wypłaty kolejnego Ekwiwalentu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy wypłata Ekwiwalentu pracownikowi z tytułu używania prywatnego Telefonu do celów służbowych będzie podlegała zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Spółka nie będzie zobowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu na podstawie art. 31 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego, natomiast w zakresie stanu faktycznego zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłata Ekwiwalentu pracownikowi z tytułu używania prywatnego Telefonu do celów służbowych będzie podlegała zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Spółka nie będzie zobowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Zwolnienie z opodatkowania świadczeń mających na celu zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z powyższego tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1.  ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu (kryterium formy);
2.  kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania (kryterium ekwiwalentności);
3.  narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika (kryterium własności);
4.  narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy (kryterium zastosowania).

Jak wynika z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, Ekwiwalent wypłacany przez Wnioskodawcę pracownikom z tytułu używania prywatnych Telefonów do celów służbowych, spełnia wszystkie wymienione powyżej kryteria.

1.  Kryterium formy - Spółka będzie wypłacała Ekwiwalent w formie pieniężnej. W konsekwencji, kryterium formy należy uznać za spełnione.
2.  Kryterium ekwiwalentności - kwota Ekwiwalentu ma dokładnie odpowiadać ponoszonym przez pracownika wydatkom związanym z udostępnieniem Telefonu do celów służbowych. Przyjęta przez Spółkę kwota Ekwiwalentu możliwie precyzyjnie odpowiada kosztom ponoszonym przez pracownika z tego tytułu, biorąc pod uwagę parametry aparatu telefonicznego danej klasy, wytrzymałość obudowy, żywotność baterii, warunki ekonomiczne na dzień wypłaty Ekwiwalentu, postęp techniczny w dziedzinie telekomunikacji itd. W swoich kalkulacjach Spółka uwzględnia bowiem wszystkie najważniejsze i reprezentatywne czynniki mające istotny wpływ na poziom wydatków, jakie w związku z wprowadzeniem przez Spółkę nowej procedury będzie ponosił pracownik. Dodatkowo, w przypadku, kiedy pracownik cofnie wydaną wcześniej zgodę na użyczenie prywatnego Telefonu do celów służbowych lub zrezygnuje z pracy dla Spółki przed upływem założonego okresu następującego po wypłacie Ekwiwalentu, będzie on zobowiązany zwrócić Spółce kwotę Ekwiwalentu proporcjonalnie do tej części okresu, która pozostała do jego zakończenia. W konsekwencji, Spółka jest zdania, że przyjęta przez Nią metodologia kalkulacji wysokości Ekwiwalentu jest precyzyjna i przedstawia faktyczne wydatki, jakie pracownik ponosi z tytułu udostępniania własnego Telefonu do celów służbowych. W związku z powyższym, kryterium ekwiwalentności należy uznać za spełnione.
3.  Kryterium własności - według założeń Spółki, Telefon (aparat telefoniczny) będzie należał wyłącznie do pracownika. W konsekwencji, kryterium własności należy uznać za spełnione.
4.  Kryterium zastosowania - Telefony, za które pracownicy otrzymają Ekwiwalent, będą wyposażone w należącą do Spółki kartę SIM, za pomocą której wykonywane będą połączenia służbowe. W związku z tym, od momentu instalacji w Telefonie należącej do Spółki karty SIM, aparat ten będzie wykorzystywany wyłącznie przy wykonywaniu pracy na rzecz Wnioskodawcy. W konsekwencji, kryterium zastosowania należy uznać za spełnione.

Biorąc pod uwagę fakt, że wszystkie kryteria wynikające z brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będą spełnione w sytuacji Spółki, wypłata Ekwiwalentu będzie podlegała zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, Spółka nie będzie zobowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu. Mając na uwadze powyższe, stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W art. 10 ust. 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Stosownie zaś do treści art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

*   ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

*   kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

*   narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

*   narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu będzie korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie powołanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl natomiast art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza wprowadzić możliwość używania przez pracowników telefonów komórkowych, będących własnością pracowników, do celów służbowych. Rozwiązanie to będzie dobrowolne i poprzedzone zawarciem odpowiedniej umowy, w której pracownik wyrazi zgodę na umożliwienie Spółce wykorzystywania jego prywatnego telefonu do celów służbowych.

W przypadku wyrażenia takiej zgody:

*   pracownik będzie wykonywał służbowe rozmowy przy użyciu swojego prywatnego telefonu,

*   pracownik umożliwi Spółce i Jej klientom dodzwonienie się na numer telefonu przypisany temu pracownikowi (według numeru karty SIM udostępnionej pracownikowi),

*   pracownik będzie zobowiązany do zainstalowania w telefonie prywatnym aplikacji do obsługi poczty email, obiegu dokumentów oraz systemu antywirusowego, jak i ich późniejszych aktualizacji, których realizacja będzie weryfikowana przez uprawnionego pracownika Spółki.

W telefonach pracowników zamontowane będą karty SIM należące do Spółki. Wobec czego, Spółka będzie ponosić koszty rozmów telefonicznych wykonywanych przez pracowników za pomocą telefonów. Z tytułu udostępnienia prywatnego telefonu przez pracownika, otrzyma on od Spółki refundację w postaci pieniężnej, w z góry ustalonej wysokości, zwanej ekwiwalentem.

Mając na uwadze powyższe, w świetle obowiązujących przepisów prawa, stwierdzić należy, że kwota ekwiwalentu wypłacana przez Wnioskodawcę z tytułu używania przez pracowników prywatnych telefonów przy wykonywaniu obowiązków służbowych na rzecz Wnioskodawcy, będzie korzystała ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, Wnioskodawca, jako płatnik, nie będzie zobowiązany do pobrania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy z tego tytułu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.