Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-509/09-2/AS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2009-07-01
Teza: wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony, przedstawione we wniosku z dnia 08 maja 2009r. (data wpływu 11 maja 2009r.) - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 maja 2009r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem działalności Spółki, jest dystrybucja sprzętu elektronicznego oraz komputerowego. Dystrybuowane przez Spółkę produkty są nabywane przez firmy zajmujące się detaliczną lub hurtową sprzedażą towarów (w tym sprzętu elektronicznego oraz komputerowego), zwane dalej „Dealerami”.

Spółka zamierza wdrożyć system umożliwiający wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 94/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, Dz. Urz. UE L 338 z 28/12/1994, zwanego dalej Zaleceniem). Faktury elektroniczne będą wystawiane i przesyłane Dealerom, którzy wyrażą akceptację na tę formę wystawiania i przesyłania faktur, podpisując ze Spółką umowę o elektronicznej wymianie danych, zwaną dalej „Umową”, opracowaną w oparciu o Zalecenie Komisji Europejskiej.

Faktury elektroniczne wystawiane przez Spółkę będą przekazywane Dealerom za pośrednictwem systemu lnterLink. System InterLink jest platformą internetową służącą do bezpośrednich kontaktów Dealerów ze Spółką (w tym w szczególności do składania zamówień handlowych), udostępnianą Dealerom na podstawie zawartych umów handlowych. System lnterLink posiada wbudowany XML-gateway, tj. interfejs umożliwiający automatyzację wymiany danych w postaci elektronicznej.

Faktury elektroniczne będą wystawiane w formacie XML umożliwiającym ich import do systemu księgowego Dealera. Komunikaty EDI (zawierające zakodowaną fakturę elektroniczną) będą udostępniane przez Spółkę i pobierane przez Dealera w tym samym formacie, tj. XML. Spółka dostarczy dealerom specyfikację techniczną faktury elektronicznej zakodowanej w formacie XML.

Dostępne będą dwa tryby wymiany danych:

*   poprzez XML-gateway, tj. jednolity interfejs Spółki służący do integracji systemów informatycznych Dealera z platformą systemową Spółki (tryb automatyczny) - stosowany w przypadku automatyzacji pobierania dokumentów z systemu Spółki bezpośrednio do systemu Dealera,

*   poprzez pobieranie elektronicznego komunikatu przez stronę WWW (tryb interaktywny) - tryb ten będzie stosowany w przypadkach, gdy Dealer nie będzie chciał lub okresowo nie będzie mógł korzystać z trybu automatycznego.

W obydwu wyżej wskazanych trybach będzie również możliwe pobranie wizualizacji komunikatów EDI zawierających zakodowaną fakturę elektroniczną. Wizualizacja będzie przedstawieniem treści informacyjnej faktury elektronicznej na ekranie lub na wydruku. Do zapisu wizualizacji będzie wykorzystywany format PDF.

System EDI Spółki umożliwia powiadamianie Dealerów e-mailem o przekazaniu do XML-gateway’a nowych faktur elektronicznych. Rejestrowany będzie także fakt pobrania faktury elektronicznej do systemu Dealera.

Wzór Umowy, która będzie zawierana z Dealerami, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W szczególności, strony Umowy zobowiązują się wdrożyć i utrzymywać procedury i środki bezpieczeństwa w celu zagwarantowania ochrony komunikatów EDl przed zagrożeniem w postaci nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, opóźnienia, zniszczenia lub utraty. Procedury i środki bezpieczeństwa obejmują weryfikację pochodzenia, weryfikację integralności, niezaprzeczalność pochodzenia i odbioru oraz poufność komunikatów EDI.

Strony Umowy zobowiązują się przechowywać kompletną chronologiczną ewidencję wszystkich komunikatów EDl (w szczególności faktur elektronicznych) wymienionych pomiędzy Stronami w związku z realizacją transakcji handlowych. Komunikaty EDI będą przechowywane przez Spółkę w formacie, w jakim zostały wysłane, a przez Dealera w formacie, w jakim je otrzymał. Elektroniczne ewidencje komunikatów EDI będą przechowywane przez 6 lat, w sposób umożliwiający pełny i ciągły dostęp do tych danych drogą elektroniczną. Możliwy będzie również udokumentowany pobór i wydruk komunikatów EDI.

Strony Umowy gwarantują, że system archiwizacji faktur elektronicznych zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów oraz możliwość udostępniania dokumentów na żądanie organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowych. W szczególności strony Umowy zapewnią odpowiednie procedury bezpieczeństwa chroniące dokumenty przed przypadkowym usunięciem lub modyfikacją, umyślnym usunięciem lub modyfikacją, utratą dokumentów w przypadku awarii sprzętu komputerowego.

W pierwszym etapie wdrażania systemu wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej system nie będzie posiadał funkcjonalności wystawiania faktur korygujących w formie elektronicznej. W konsekwencji, Spółka będzie wystawiać korekty faktur elektronicznych w formie papierowej. Na korektach faktur w formie papierowej będzie adnotacja informująca, że jest to korekta do faktury elektronicznej.

W przyszłości Spółka planuje dalszy rozwój systemu wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej poprzez wprowadzenie funkcjonalności wystawiania korekt faktur w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy system wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej opisany w niniejszym wniosku spełnia wymogi, o których mowa w § 4 pkt 2 oraz § 6 ust. 5 Rozporządzenia?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z § 4 pkt 2 Rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zgodnie z § 6 ust. 5 Rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Zdaniem Spółki, opisany w niniejszym wniosku system wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej spełnia wymogi, o których mowa w § 4 pkt 2 oraz § 6 ust. 5 Rozporządzenia.

Opracowany przez Spółkę system elektronicznej wymiany danych służący do wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej jest zgodny z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej).

W szczególności, w komentarzu do umowy w sprawie europejskiego modelu EDl zawartym w art. 2 Zalecenia (pkt 9.3. komentarza) Komisja Europejska dopuszcza stosowanie w wymianie komunikatów EDI innych standardów niż standardy NZ/Edifact. Takim innym standardem jest m.in. format XML, który będzie wykorzystywany przez Spółkę do wymiany danych elektronicznych. Format XML jest nowoczesnym, powszechnie uznanym standardem kodowania danych, umożliwiającym wymianę danych między różnymi systemami.

Możliwość stosowania formatu XML do elektronicznej wymiany danych umożliwiającej wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej została także potwierdzona w licznych interpretacjach organów podatkowych. Jako przykład takich interpretacji można wymienić m.in. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 października 2008r., sygn. IPPPI-443-1443/08-3/IG oraz interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 17 września 2008r., sygn. ITPP3/443-165/08/ZG.

Należy również podkreślić, że opracowany przez Spółkę wzór Umowy przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W szczególności, strony Umowy zobowiązują się wdrożyć i utrzymywać procedury i środki bezpieczeństwa w celu zagwarantowania ochrony komunikatów EDI przed zagrożeniem w postaci nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, opóźnienia, zniszczenia lub utraty. Procedury i środki bezpieczeństwa obejmują weryfikację pochodzenia, weryfikację integralności, niezaprzeczalność pochodzenia i odbioru oraz poufność komunikatów EDI.

Komunikaty EDI (stanowiące fakturę elektroniczną) będą udostępniane przez Spółkę i pobierane przez Dealera w tym samym formacie, tj. XML. Komunikaty EDI będą przechowywane przez Spółkę w formacie, w jakim zostały wysłane, a przez Dealera w formacie, w jakim je otrzymał. Przyjęty przez strony Umowy system archiwizacji faktur elektronicznych będzie gwarantował autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Podsumowując, Spółka uważa, że opisany w niniejszym wniosku system wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej spełnia wymogi, o których mowa w § 4 pkt 2 oraz § 6 ust. 5 Rozporządzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.