Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.151.2024.4.END
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-09-18
Teza: Czy przedstawiony sposób dokumentowania, przetwarzania i archiwizacji wydatków pracowniczych z tyt. Podróży służbowych w Systemie elektronicznym pozwala Wnioskodawcy na ujęcie omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentacja-dokumentacja podatkowa; koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9-ust. 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

Interpretacja indywidualna wydana w wyniku uwzględnienia skargi na postanowienie z 9 lipca 2024 r. znak 0111-KDIB1-2.4010.151.2024.2.EJ
=======================================================================================================================================

Szanowni Państwo:

w wyniku uwzględnienia w całości Państwa skargi na postanowienie z 9 lipca 2024 r. znak 0111-KDIB1-2.4010.151.2024.2.EJ utrzymujące w mocy postanowienie z 6 maja 2024 r. znak 0111-KDIB1-2.4010.151.2024.1.END o odmowie wszczęcia postępowania oraz wydania postanowienia z 17 września 2024 r. znak 0111-KDIB1-2.4010.151.2024.3.END uchylającego ww. postanowienia organów obu instancji – po ponownej analizie stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych, które przedstawili Państwo we wniosku z 20 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

20 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczył podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób dokumentowania, przetwarzania i archiwizacji wydatków pracowniczych z tytułu Podróży służbowych w Systemie (…) pozwala Wnioskodawcy na ujęcie omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów na gruncie CIT.

Uzupełnili go Państwo pismem z 12 kwietnia 2024 r. (wpływ tego samego dnia).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis stanu faktycznego**

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą na terytorium Polski. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest (…). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa towary i usługi od polskich kontrahentów, jak również od podmiotów posiadających siedzibę na terytorium krajów Unii Europejskiej oraz krajów trzecich (poza Unią Europejską). Wnioskodawca jest zarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz jest podatnikiem CIT.

Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę (dalej: „Pracownicy”, każdy z osobna jako: „Pracownik”). W ramach wykonywanych obowiązków służbowych Pracownik może zostać oddelegowany przez Spółkę do wykonywania określonych zadań służbowych w wyznaczonym terminie i miejscu znajdującym się poza miejscem pracy Pracownika (dalej: „Podróż służbowa”).

Podróże służbowe mogą odbywać się zarówno na terytorium Polski (krajowe podróże służbowe), jak i poza jej granicami (zagraniczne podróże służbowe). Pracownik może zostać oddelegowany w Podróż służbową w następującym celu: (…).

Zasady delegowania i rozliczania podróży służbowych zostały uregulowane w Zarządzeniu nr (…) (dalej: „Zarządzenie”). Polecenia wyjazdu służbowego są wystawiane i zatwierdzane w dedykowanym do ewidencjonowania i rozliczania podróży służbowych pracowników w Spółce systemie (…) (dalej jako: „System”). Decyzja o wdrożeniu Systemu (…) została podjęta na poziomie grupowym. W Spółce System (…) funkcjonuje od (…) r. Wprowadzenie Systemu (…) miało na celu uproszczenie, zautomatyzowanie i zdigitalizowanie procesu ewidencji i rozliczania Podróży służbowych. Nowe narzędzie pozwala Wnioskodawcy na kompleksowe rozliczanie podróży służbowych Pracowników w formie elektronicznej, poczynając od wystawienia polecenia wyjazdu służbowego przez planowanie delegacji i związanych z nią wydatków, ich akceptację, a kończąc na rozliczeniu delegacji.

Po zakończeniu delegacji, Pracownicy zobowiązani są do rozliczenia delegacji, jak i wydatków poniesionych w trakcie Podróży służbowych w Systemie (…) zgodnie z Procedurą określoną w Zarządzeniu. Jeżeli to możliwe, Pracownik już na etapie planowania delegacji wskazuje we wniosku stanowiącym polecenie wyjazdu służbowego przewidywane wydatki związane z delegacją, tj. przykładowo bilety lotnicze, nocleg, bilety kolejowe, taksówki, wynajem samochodu, ubezpieczenie, koszty przebiegu samochodu. Planując koszty związane z delegacją, jak i ponosząc wydatki w jej trakcie, Pracownik powinien przestrzegać ustalonych w Spółce limitów kosztowych (dotyczy limitów za nocleg/na wspólne posiłki).

Zgodnie z ustalonymi w Spółce zasadami Pracownikowi z tytułu delegacji co do zasady przysługują:

a. diety oraz zwrot zakupu usług gastronomicznych w ramach wspólnego posiłku z kontrahentem,

b. zwrot kosztów przejazdów i dojazdów w trakcie delegacji, takich jak np.: za bilety (lotnicze/pociągi/transport lokalny), taksówki, wynajem samochodu,

c. zwrot kosztów zakwaterowania/noclegów w trakcie delegacji,

d. zwrot innych udokumentowanych wydatków uznanych za uzasadnione, takich jak np. opłaty za służbowe rozmowy telefoniczne, opłaty parkingowe, opłaty za bagaż.

Szczegółowe zasady wypłacanych świadczeń przez Spółkę Pracownikom z tyt. odbywanych Podróży Służbowych zostały uregulowane w Zarządzeniu.

Zazwyczaj Pracownicy finansują wydatki związane z Podróżami służbowymi ze środków własnych (tj. gotówką, prywatną kartą płatniczą) lub za pomocą służbowych kart płatniczych/kredytowych, pozostawionych do dyspozycji Pracownika przez Spółkę, których właścicielem i gwarantem spłaty jest Spółka. Zwrot poniesionych wydatków przez Pracownika w trakcie Podróży służbowej z własnych środków lub brak potrącenia z pensji pracownika wydatków, które zostały opłacone za pośrednictwem kart służbowych, uzależnione są od rozliczenia delegacji w Systemie (…) oraz pozytywnej weryfikacji dołączonych w formie elektronicznej dowodów poniesienia wydatków.

Obecnie w Spółce proces rozliczania kosztów Podróży służbowych w Systemie (…) odbywa się w czterech etapach opisanych poniżej:

a) Etap I: sporządzenie przez Pracownika raportu z delegacji w Systemie (…), w tym:

\- wprowadzenie rodzajów, opisów oraz kwot poniesionych w trakcie Podróży służbowej wydatków wraz z dokumentami w formie elektronicznej w formacie obsługiwanym przez System (…) (tj.: pdf., png., jpg., jpeg., tif, tiff.) potwierdzającymi ich poniesienie, jak również wskazanie właściwego dla danego wydatku obiektu kontrolingowego (zlecenie lub MPK),

\- dołączenie raportu z podróży służbowej zawierającego merytoryczne sprawozdanie z Podróży służbowej.

b) Etap II: akceptacja raportu z delegacji przez bezpośredniego przełożonego Pracownika

\- w Systemie (…), w tym wskazanych przez Pracownika kosztów poniesionych w trakcie Podróży służbowej. Na tym etapie przełożony dokonuje weryfikacji poniesionych przez pracownika wydatków m.in. pod kątem ich zasadności w oparciu o załączone dowody oraz podejmuje decyzję o ich akceptacji.

c) Etap III: weryfikacja przez Dział Księgowości wprowadzonych danych przez Pracownika w raporcie z delegacji, w tym załączonych dokumentów do Systemu (…) potwierdzających poniesienie wskazanych przez Pracownika kosztów w trakcie Podróży służbowej. Pracownik Działu Księgowości weryfikuje powyższe dokumenty w szczególności pod kątem ich zgodności z opisem wydatków, kompletności oraz czytelności.

W sytuacji negatywnej weryfikacji lub wątpliwości w ramach Etapu III, pracownik Działu Księgowości może zwrócić się z prośbą do Pracownika o dodatkowe wyjaśnienia/uzupełnienie danych. W takiej sytuacji raport podlega ponownej akceptacji w ramach Etapu II, a następnie weryfikacji przez Dział Księgowości.

d) Etap IV: w przypadku pozytywnej weryfikacji w ramach Etapu III następuje rozliczenie delegacji dla celów księgowych przez Dział Księgowości, zaksięgowanie kosztów związanych z Podróżą służbową Pracownika oraz ich rozliczenie.

Jak wskazano powyżej w ramach Etapu I, w celu rozliczenia delegacji Pracownik zobowiązany jest załączyć w Systemie (…) dokumentację w formie elektronicznej potwierdzającą poniesienie zaraportowanych wydatków, która jest podstawą do rozliczenia delegacji. Co do zasady wymagane jest, aby wydatki sfinansowane przez pracownika z własnych środków lub kartą służbową były udokumentowane:

1\. fakturą/rachunkiem z pełnymi danymi Spółki, w tym nr VAT/UE (np. faktura za hotel/usługi gastronomiczne),

2\. biletami: kolejowymi, lotniczymi, na statek/prom,

3\. fakturą paragonem za parking, opłaty autostradowe.

Dopuszczalne jest również udokumentowanie wydatków paragonem fiskalnym z wydrukowanym NIP Spółki. W sytuacjach, w których Pracownik nie posiada dokumentów zawierających dane Spółki (np. paragon fiskalny, faktura wystawiona imiennie na Pracownika), podstawą do rozliczenia wydatków jest załączony do Systemu (…) zastępczy dowód księgowy sporządzony przez Pracownika, zgodnie z Polityką Rachunkowości Spółki, na którym Pracownik wskazuje informacje o poniesionym wydatku wraz z uzasadnieniem jego poniesienia. Do zastępczego dowodu księgowego Pracownik zobowiązany jest dołączyć skan/zdjęcie posiadanych dokumentów potwierdzających ich poniesienie. W praktyce mogą zdarzyć się również sytuacje, w których Pracownik nie będzie dysponował dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku (np. z powodu ich zgubienia). W takim przypadku rozliczenie delegacji nastąpi na podstawie sporządzonego i podpisanego przez Pracownika księgowego dowodu zastępczego (wg wzoru przyjętego w polityce rachunkowości Spółki) zawierającego opis wydatku, wskazanie uzasadnienia dla jego poniesienia i przyczyny braku dokumentacji.

System (…) umożliwia dołączenie dowodów poniesionych wydatków przez Pracowników jedynie w formie elektronicznej, tj. w formacie pliku pdf. oraz plików graficznych, takich jak png., jpg., jpeg., tif, tiff. Wszystkie wskazane powyżej formaty są czytelne dla użytkowników systemu. Zaznaczenia wymaga, że preferowane przez Spółkę jest dołączenie przez Pracownika dokumentów w formacie plików pdf. (np. faktura elektroniczna, bilet w wersji elektronicznej). Niemniej jednak może się zdarzyć, że Pracownik w ramach rozliczenia delegacji dołączy skan/zdjęcie posiadanej faktury papierowej/paragonu fiskalnego/biletu w obsługiwanym przez system formacie. Mając na uwadze, że rozliczenie delegacji następuje tylko i wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka dla celów rozliczenia delegacji każdorazowo dysponuje dołączoną przez Pracownika do Systemu (…) dokumentacją w formatach obsługiwanych przez system.

Końcowo Wnioskodawca wskazuje, że ze względu na wprowadzenie Systemu (…), mającego na celu digitalizację procesu rozliczania delegacji, dokumentacja dot. delegacji, w tym wydatków pracowniczych, jest gromadzona i przechowywana w formie elektronicznej w Systemie (…). Dokumenty związane z Podróżami służbowymi zgromadzone w Systemie (…) są archiwizowane i przechowywana w Systemie (…) przez 6 lat.

**Pytanie**

Czy przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób dokumentowania, przetwarzania i archiwizacji wydatków pracowniczych z tyt. Podróży służbowych w Systemie (…) pozwala Wnioskodawcy na ujęcie omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów na gruncie CIT?

### Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób dokumentowania, przetwarzania i archiwizacji wydatków pracowniczych z tyt. Podróży służbowych w Systemie (…) pozwala Wnioskodawcy na ujęcie omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów na gruncie CIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Należy przy tym zauważyć, że definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT ma charakter ogólny i nie zawiera szczegółowych zasad dotyczących kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać co do zasady indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawno-podatkowej. Za wyjątkiem gdy przepisy ustawy o CIT wprost stanowią o możliwości ujęcia danego wydatku w kosztach uzyskania przychodów podatnika, konieczne jest zbadanie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Szczegółowe warunki odnoszące się do uznawania wydatków za koszty podatkowe zostały określone w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych. Żeby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, powinny zostać spełnione łącznie następujące warunki:

1) został faktycznie poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

2) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

4) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na wysokość osiągniętych przychodów;

5) został właściwie udokumentowany;

6) nie może znajdować się w grupie wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W kontekście powyższego, dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest ich prawidłowe udokumentowanie. Podatnik co do zasady powinien dysponować dowodami potwierdzającymi związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów) zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zasady dokumentowania wydatków nie zostały ujęte w przepisach ustawy o CIT. Niemniej jednak, jak wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Powyższy przepis nakłada więc na podatników prowadzenie stosownych ewidencji dla celów podatkowych zgodnie z odrębnymi przepisami stanowiącymi regulacje ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej jako: „UoR”). Z tego względu, zdaniem Wnioskodawcy art. 15 ust. 1 ustawy o CIT należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT oraz przepisami, do których on odsyła, tj. przepisów UoR.

I tak, w świetle art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W kolejnych ustępach ww. artykułu wskazano jakiego rodzaju dowody mogą stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto zgodnie z art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W świetle z kolei art. 20 ust. 4 UoR, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Z kolei art. 21 UoR wskazuje jakie elementy powinien zawierać dowód księgowy.

W ocenie Wnioskodawcy, mając na uwadze powyższe, dowód księgowy właściwy dla celów wprowadzenia kosztów w księgach rachunkowych powinien być również stosowny dla celów ujęcia wydatków w kosztach dla celów podatkowych.

Przepisy ustawy o CIT oraz UoR nie odnoszą się do możliwości dokumentowania poniesionych wydatków w formie elektronicznej. Jedynie w art. 73 UoR wskazano ogólne zasady archiwizacji dowodów księgowych, w myśl których dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, nie zabrania jednak przechowywania dokumentacji poniesionych wydatków w formie cyfrowej dla celów księgowych i podatkowych.

Biorąc zatem pod uwagę, że ani przepisy ustawy o CIT ani przepisy UoR nie zakazują przechowywania dowodów księgowych w formie elektronicznej, w ocenie Wnioskodawcy, sposób dokumentowania wydatków pracowniczych z tyt. Podróży służbowej w formie cyfrowej w Systemie (…) powinien zostać uznany za właściwy z perspektywy możliwości ujęcia omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów. Dysponowanie dowodami jedynie w formie elektronicznej przy jednoczesnym braku oryginalnego dokumentu źródłowego nie powinno automatycznie wykluczać ujęcia danego wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Wskazują na to także zasady postępowania podatkowego. W jego toku organ podatkowy w ramach analizy zasadności ujęcia danych wydatków w kosztach uzyskania przychodów w trakcie postępowania podatkowego bazuje przecież na zgromadzonym materiale dowodowym. Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W świetle z kolei art. 181 tej ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. W kontekście zaliczenia danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów kluczowe jest więc potwierdzenie związku kosztów z przychodem. Ze względu na otwarty katalog dowodów, niezależnie od formy przedstawionych przez podatnika dowodów (papierowa lub cyfrowa), powinny one stanowić dowody w sprawie.

Powołane przepisy nie zabraniają dokumentowania zdarzeń w formie cyfrowej. W kontekście jednak dokumentowania poniesionych kosztów dla celów ujęcia w kosztach uzyskania przychodów istotne jest, aby zgromadzone przez podatnika dowody potwierdzały zasadność ich poniesienia oraz podstawową przesłankę do ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodów, tj. związku poniesionych wydatków z uzyskaniem przychodu (lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów) zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Jeszcze raz podkreślenia wymaga, że nie powinna mieć przy tym znaczenia forma zgromadzonej dokumentacji.

Zdaniem Spółki uzasadnione jest gromadzenie dokumentacji w formie cyfrowej/zdigitalizowanej, szczególnie w obecnych czasach. W związku ze stale rozwijającym się postępem technologicznym oraz automatyzacją procesów (również podatkowych) odchodzi się od archiwizacji dokumentacji w formie papierowej.

W ocenie więc Wnioskodawcy, tak długo jak zgromadzona dokumentacja dot. wydatków pracowniczych z tyt. Podróży służbowych w Systemie (…) będzie potwierdzała związek przyczynowo - skutkowy w związku z wymogiem określonym w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, będzie ona właściwa dla ujęcia omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów Spółki.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów z ustawy o CIT, które zostały udokumentowane w sposób elektroniczny została potwierdzona przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 14 października 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS).

Podobnie w interpretacji indywidualnej z 12 maja 2020 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej za prawidłowe uznał stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.

Końcowo podkreślenia wymaga, że chociaż w niniejszym uzasadnieniu Wnioskodawca nawiązuje do przepisów UoR oraz kwestii dowodowych wskazanych w Ordynacji Podatkowej, przedmiotem wniosku jest wykładnia przepisów prawa podatkowego (tj. ustawy o CIT).

Jak wskazano wprost w zadanym pytaniu, Spółka jest zainteresowana potwierdzeniem, czy sposób udokumentowania wydatków pracowniczych z tyt. Podróży służbowych w Systemie (…) pozwala Spółce na ujęcie omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów. A zatem zagadnienie będące przedmiotem wniosku jest ściśle związane z przepisami podatkowymi, ponieważ jednym z wymogów do ujęcia danego wydatku w kosztach uzyskania przychodów na gruncie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT jest jego właściwe udokumentowanie.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób dokumentowania, przetwarzania i archiwizacji wydatków pracowniczych z tyt. Podróży służbowych w Systemie (…) pozwala Wnioskodawcy na ujęcie omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów na gruncie CIT.

W związku z powyższym, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska wyrażonego w niniejszym wniosku.

Postanowienie organu I instancji i postanowienie organu II instancji
--------------------------------------------------------------------

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 6 maja 2024 r. wydałem postanowienie Znak 0111-KDIB1-2.4010.151.2024.1.END o odmowie wszczęcia postępowania, które odebrali Państwo 8 maja 2024 r.

15 maja 2024 r. złożyli Państwo zażalenie na ww. postanowienie

Rozpatrzyłem Państwa zażalenie – 9 lipca 2024 r. wydałem postanowienie znak 0111-KDIB1-2.4010.151.2024.2.EJ o utrzymaniu w mocy postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania, które odebrali Państwo 18 lipca 2024 r.

Skarga na postanowienie
-----------------------

Pismem z 14 sierpnia 2024 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie z 9 lipca 2024 r. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu. Skarga wpłynęła do mnie 20 sierpnia 2024 r.

Wnieśli Państwo o:

1\. uchylenia zaskarżonego postanowienia w całości;

2\. zasądzenie kosztów postępowania sądowego wraz z kosztami zastępstwa procesowego, według norm przepisanych.

Uchylenie postanowienia organu II instancji i poprzedzającego go postanowienia organu I instancji w wyniku uwzględnienia złożonej przez Państwa skargi
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ponownie przeanalizowałem Państwa sprawę i stwierdziłem, że skarga jest zasadna. W rezultacie 17 września 2024 r. wydałem postanowienie znak 0111-KDIB1-2.4010.151.2024.3.END, w którym uwzględniłem Państwa skargę w całości i uchyliłem oba ww. postanowienia.

Ponowne rozpatrzenie wniosku
----------------------------

W związku z powyższym:

\- ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 20 marca 2024 r. (wpływ tego samego dnia),

\- stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawy o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

\- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób dokumentowania, przetwarzania i archiwizacji wydatków pracowniczych z tytułu Podróży służbowych w Systemie (…) pozwala Wnioskodawcy na ujęcie omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Wnioskodawcę.

Powyższy przepis w żadnym miejscu nie odnosi się do kwestii sposobu dokumentowania wydatków w związku z zaliczaniem ich do kosztów uzyskania przychodów.

W tym zakresie art. 9 ust. 1 ustawy o CIT stanowi:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych wskazują art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

7) (uchylony)

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowany w sposób wymagany przepisami o rachunkowości może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy.

Zatem, Państwa stanowisko, że w przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób dokumentowania, przetwarzania i archiwizacji wydatków pracowniczych z tytułu Podróży służbowych w Systemie elektronicznym pozwala na ujęcie omawianych wydatków w kosztach uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należało uznać za prawidłowe.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

\- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako: „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.) w związku z art. 54 § 3 PPSA.

W myśl art. 54 § 3 PPSA:

Organ, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania zaskarżono, może w zakresie swojej właściwości uwzględnić skargę w całości w terminie trzydziestu dni od dnia jej otrzymania. W przypadku skargi na decyzję, uwzględniając skargę w całości, organ uchyla zaskarżoną decyzję i wydaje nową decyzję. Uwzględniając skargę, organ stwierdza jednocześnie, czy działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania miały miejsce bez podstawy prawnej albo z rażącym naruszeniem prawa. Przepis § 2 stosuje się odpowiednio.