Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-457/14-2/EK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-05-08
Teza: przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkow (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 7 kwietnia 2014 r. (data wpływu 22 kwietnia 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 22 kwietnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Spółka) jest podmiotem działającym w branży farmaceutycznej. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski oraz dostawców mających siedzibę na terytorium krajów Unii Europejskiej oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności, Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług. Nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W celu uproszczenia systemu przechowywania faktur (faktur korygujących, duplikatów faktur) oraz rachunków otrzymywanych w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej.

Procedurę przechowywania faktur oraz paragonów można podzielić na dwa procesy dotyczące (i) wydatków pracowniczych oraz (ii) innych zakupów.

(i)

W ramach pierwszego procesu pracownicy są zobowiązani do zeskanowania dokumentów zakupowych (faktur oraz paragonów), a następnie wprowadzają je do elektronicznego systemu obiegu dokumentów tworząc raport wydatków pracowniczych. Raport wydatków pracowniczych zawiera sporządzony przez pracownika opis, czego dany zakup dotyczy. Zeskanowane dokumenty są zapisywane w formacie PDF. Oryginały powyższych dokumentów zakupowych po ich zeskanowaniu nie są przechowywane przez Spółkę. Spółka w chwili obecnej nie odlicza VAT z faktur dokumentujących zakupy dokonywane bezpośrednio przez pracowników, w odniesieniu do których istnieje możliwość odliczania VAT.

(ii)

W ramach procesu dokumentowania innych zakupów niż wyżej wymienione, Spółka - po otrzymaniu faktur w wersji papierowej - oznacza każdą fakturę datą wpływu oraz specjalnym, unikalnym kodem kreskowym. Następnie faktura jest skanowana i zachowywana w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w wersji elektronicznej również w formacie PDF. Obecnie Spółka przechowuje wyżej opisane faktury zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej.

Zeskanowane dokumenty podlegają w obu procesach kontroli formalnej oraz merytorycznej przez odpowiednich pracowników Spółki, a następnie są podstawą do dokonywania zapisów w systemie księgowym Spółki oraz zatwierdzenia płatności.

Elektroniczne wersje faktur zawierają dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa -po zeskanowaniu faktury nie ma możliwości dokonywania modyfikacji jej treści. Przechowanie dokumentów w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (tj. w sposób zapewniający ich segregację na okresy rozliczeniowe). Systemy informatyczne używane przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.

W związku z implementacją opisanej wyżej procedury Spółka zamierza, po zeskanowaniu dokumentów i wprowadzeniu ich do elektronicznego archiwum, niszczyć papierowe wersje otrzymanych dokumentów (w odniesieniu do dokumentów objętych raportami wydatków pracowniczych Spółka już w chwili obecnej nie przetrzymuje wersji papierowej dokumentów źródłowych).

Jednocześnie, może zdarzyć się, że określona kategoria faktur nadal będzie przechowywana przez Spółkę w wersji papierowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT polegająca na prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i niszczeniu dokumentów w wersji papierowej po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w formie papierowej, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych?

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 1

Opisana w niniejszym wniosku procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur.

a)

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT „podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Zgodnie natomiast z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
*   w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
*   faktur

od momentu otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zostali zobowiązani również do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Regulacje prawa unijnego również nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polski ustawodawca nie skorzystał jednakże z tej opcji. Oznacza to, że faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy o VAT m in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

b)

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa art. 106m ustawy o VAT.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Przez pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami.

c)

W przedmiotowej sprawie wymogi związane z zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury zostaną zachowane w związku z wprowadzeniem opisanego systemu archiwizacji dokumentów.

Przede wszystkim, papierowa faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

Ponadto, obraz dokumentu źródłowego zarchiwizowanego w systemie obiegu dokumentów może być w łatwy sposób odnaleziony za pomocą numeru konkretnej faktury a także za pomocą indywidualnego numeru, który jest przypisywany fakturom podczas ich skanowania. Dane te umożliwiają przyporządkowanie każdego dokumentu do właściwego okresu rozliczeniowego. Dostęp do dokumentu źródłowego oraz możliwość jego wydruku będzie zatem zapewniony w każdym czasie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W elektronicznym archiwum będą znajdowały się jedynie czytelne dokumenty.

Funkcjonalność elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala na łatwe połączenie faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą lub usługą. Do systemu wprowadzane są szczegółowe dane dotyczące danej faktury, kontrahenta, a także inne ewentualne dokumenty źródłowe w sprawie takie jak np. zamówienie czy umowa. Ponadto, każda faktura jest poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Spółki odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Tylko faktura, która pozytywnie przeszła proces weryfikacji będzie podstawą zapisów w systemie księgowym Spółki stanowiących podstawę do rozliczeń podatkowych.

System do archiwizacji dokumentów posiada właściwości umożliwiające przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny i trwały.

Powyższe przesądza, że sposób archiwizacji dokumentów opisany przez Spółkę spełni wymogi określone w art. 106m i art. 112a ustawy o VAT, bowiem Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Nie wyklucza to jednak możliwości przechowywania określonego rodzaju faktur wyłącznie w formie papierowej.

d)

Stanowisko Spółki dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2013 r. (nr ITPP3/443-16a/13/DM), stwierdził, że „w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, Spółka będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto – jak słusznie zauważyła Spółka – brak jet materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany).

Również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 20 listopada 2013 r., nr ILPP4/443-397/13-2/EWW podkreślił, że „z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej”.

Podobne stanowisko zostało zaprezentowane również w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z 4 lutego 2014 r. (nr IBPP2/443-1036/13/ICz),
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 stycznia 2013 r. (nr ILPP4/443-504/12-2/EWW),
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 grudnia 2013 r. (nr IPPP1/443-1064/13-5/ISZ).

Powyższe interpretacje zostały wydane w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2013 r., jednakże zasady wynikające z obecnie obowiązujących przepisów są analogiczne.

Uzasadnienie w zakresie pytania 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przed podatnika towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Jednakże, zgodnie z art. 86 ust. 10b ust. 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przy spełnieniu tych warunków, podstawą do odliczenia podatku naliczonego są faktury.

W ocenie Spółki na przysługujące jej prawo do odliczenia podatku VAT nie będzie miał wpływu fakt, że faktura zakupowa będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu opisanej w niniejszym wniosku procedury. Jak zostało wykazane wyżej, przepisy dopuszczają możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej, których papierowa wersji po zeskanowaniu jest niszczona.

Skoro tak, to faktura VAT zakupu przechowywana w formie obrazu elektronicznego, ale otrzymana w formie papierowej, będzie stanowić podstawę odliczenia podatku naliczonego.

Stanowisko Spółki w tym zakresie znajduje potwierdzenie również w orzecznictwie organów podatkowych.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2013 r. (nr ILPP4/443-397/13-2/EWW) podkreślił, że „przechowywany w formie obrazu elektronicznego zapis otrzymanej w formie papierowej faktury VAT zakupu będzie stanowić podstawę odliczenia podatku naliczonego, a w przypadku kontroli podatkowej będzie dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT. Reasumując, jeżeli Zainteresowany spełnia warunki zawarte w art. 86 ust. 1 ustawy to będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w wersji papierowej, mimo że zgodnie z wdrożoną procedurą faktury te przechowywane będą w wersji elektronicznej”.

Ten sam organ (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu) w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2013 r. (nr ILPP4/443-504/12-2/EWW) podkreślił, że ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia w zależności od tego, czy faktury są przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej.

Powyższe stanowisko potwierdził również:

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 października 2013 r. (nr ILPP4/443-337/13-2/EWW),
*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 grudnia 2012 r. (nr IPPP2/443-1148/12-3/DG)
*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 17 grudnia 2013 r, (nr IPPP1/443-1064/13-5/ISZ).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.