Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-06-23
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
wydatków służbowych zwracanych pracownikom.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa
koszt-koszty uzyskania przychodów
pracownik-obowiązki pracownicze
pracownik-wydatki na rzecz pracowników
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 16-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest
    prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków służbowych zwracanych pracownikom. Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

i stanu faktycznego
    Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadającą siedzibę na
    terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób
    prawnych (dalej: CIT), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi
    podatkowemu.
    Spółka jest członkiem Grupy A., której jednostką dominującą najwyższego szczebla jest B.
    z siedzibą w (...). Według umowy Spółki podstawowym przedmiotem działania Spółki jest:
    (...).
    Zatrudniani przez Spółkę pracownicy (dalej: Pracownicy) w związku z wykonywanymi
    zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in. koszty podroży
    służbowych, koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami / potencjalnymi
    kontrahentami, spotkań zespołowych), czy koszty szkoleń oraz koszty podnoszenia
    kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce. Ponoszone przez
    Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze
    środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których dysponentami i
    właścicielami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty).
    Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków,
    Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym
    do tego systemie finansowo-księgowym Spółki. Transakcje, które zostały opłacone
    służbową kartą płatniczą automatycznie zaciągają się do sytemu finansowo-księgowego i
    podlegają obowiązkowemu rozliczeniu. Niezależnie od sposobu regulowania wydatków w
    ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy uzupełniają w systemie
    podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę
    dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku,) oraz załączają dokument
    potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych –
    załączają zdjęcie / skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych
    – załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany
    jest do akceptacji uprawnionych do tego osób. Po jego zatwierdzeniu, dany wydatek jest
    zwracany Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez
    Pracownika z własnych środków lub na konto dostawcy obsługującego karty korporacyjne
    w przypadku uregulowania wydatku służbową kartą płatniczą. Raporty wydatkowe
    powinny zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce.
    Najczęściej, dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują
    faktury wystawione na Spółkę, niemniej w przyszłości będą miały miejsce również
    przypadki dokumentowania takich wydatków poprzez faktury wystawione na dane
    imienne Pracownika. Każdorazowo, faktury i inne dokumenty wprowadzane do
    wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z
    politykami obowiązującymi w spółce. W tym celu dokonywana jest:
    1) weryfikacja merytoryczna – dokonywana przez kierownika ocena zasadności
      poniesionego przez Pracownika wydatku,
    2) weryfikacja formalna – następuje po dokonaniu pozytywnej weryfikacji merytorycznej.
      W jej ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej dokumentacji.
    Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku,
    dochodzi do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz
    potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku. Następnie dokonywana jest analiza
    pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu

    zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi
    jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i rozpoznawane jest
    ewentualne prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

## Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych
    obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport
    złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem / skanem
    dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika
    potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?
    Państwa stanowisko w sprawie
    W ocenie Wnioskodawcy, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i zdarzenie
    przyszłe:
    Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków
    zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych
    obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport
    złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem / skanem
    dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika
    potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Uzasadnienie
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w
    celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo
    zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1
    ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według
    kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego
    poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do
    kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź
    zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza
    wyraźnie wskazanym w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego
    związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.
    W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być
    spełnione następujące warunki:
    1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
    2) jest definitywny (rzeczywisty),
    3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
      źródła,
    5) został właściwie udokumentowany,
    6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
    Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc
    bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o
    ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą
    zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

    Wnioskodawca pragnie wskazać, iż co do zasady kosztami podatkowymi są między innymi
    tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym
    przepisie.
    Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie
    zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak
    również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.
    Mając na uwadze powyższe oraz opisany stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, w ocenie
    Spółki, zwrócone Pracownikom wydatki spełniają powyższe warunki. W związku ze
    zwrotem, przedmiotowe wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem
    stanowią one wydatek rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie
    zostanie mu w żaden sposób zwrócony, a zatem jest definitywny. Wydatki te mają ścisły
    związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku
    pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością
    gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich
    źródła.
    Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ponoszonych przez Pracowników
    wydatków, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy ustawy o CIT nie zawierają
    przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej,
    istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania
    przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy
    są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami,
    w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i
    wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, o których mowa w
    tym przepisie, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z
    2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „ustawa o rachunkowości"). Ustawa ta reguluje zasady
    dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny
    odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
    Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu
    sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło
    w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z
    ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji
    gospodarczej.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać
    zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego.
    2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej.
    3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
    naturalnych,
    4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę
    sporządzenia dowodu,
    5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
    aktywów,
    6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
    rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
    rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Przy czym, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać w
    dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki
    dokumentowania zapisów księgowych.
    Zatem, w świetle powyższych przepisów ustawy o rachunkowości, dowody księgowe
    powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które

    dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w
    przepisach elementy. Ponadto, mając na uwadze art. 180 Ordynacji podatkowej jako
    dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest
    sprzeczne z prawem. A zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w
    postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje
    złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane
    w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku
    działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających,
    kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku
    postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub
    wykroczenia skarbowe.
    Powyższy katalog dowodów jest katalogiem otwartym, a tym samym zasadne jest
    posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia
    gospodarczego. Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia
    danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.
    Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników,
    które dokumentowane będą dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne
    danego Pracownika będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym
    samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu
    (które poprzedzone będzie analizą pod kątem spełnienia wymagań z art. 15 ust. ustawy
    CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez
    organy podatkowe (m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w
    Katowicach z dnia 8 grudnia 2015 r. sygn. IBPB-1-2/4510-641/15/BD, czy interpretacja
    indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2010 r. sygn. IPPB3
    /423-222/10-2/GJ). Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w
    interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia
    23 września 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej
    Informacji Skarbowej wskazał, że:
    „W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać
    przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób
    wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w
    przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego
    załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny
    wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do
    zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we
    wniosku dowodów księgowych”.
    Ponadto, podkreślenia wymaga, iż ustawa o rachunkowości – podobnie jak ustawa o CIT –
    nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów
    księgowych. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być
    przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod
    warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).
    Odnosząc powyższe na grunt przedstawionego stanu faktycznego, w ocenie
    Wnioskodawcy, zdjęcie / skan otrzymanych przez Pracowników papierowych dokumentów
    źródłowych / dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika i wprowadzenie ich do
    systemu w formie cyfrowej spełnia zawarte w ustawie o rachunkowości wymogi
    dokumentu księgowego. Natomiast fakt, iż przechowywane będą one w formie
    elektronicznej nie będzie wpływać na prawo do uznania udokumentowanych w tej formie
    wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Tym
    samym, zwracane Pracownikom wydatki, będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust.
    1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o

    rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego
    systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie / skan
    dokumentu źródłowego / dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika.
    Podsumowując, mając na uwadze powyższe, Spółka, stoi na stanowisku, że ma prawo
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom,
    poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które
    Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika z
    załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym
    potwierdzającym ich nabycie przez Pracownika (spełniających wymagania z art. 15 ust.
    ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT). Możliwość
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami
    źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej potwierdzone zostało przez organy
    podatkowe w wydawanych na przestrzeni ostatnich lat interpretacjach indywidualnych.
    Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia
    12 maja 2020 r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG wskazał:
    „Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów
    normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości
    opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią
    dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg
    rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający
    również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który
    będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również
    stosownym dokumentem dla celów podatkowych".
    Czy w interpretacji indywidualnej z dnia 4 lipca 2023 r. sygn. 0114-KDIP2-
    1.4010.179.2021.12.5.KW w wyniku ponownego rozpoznania sprawy Organ uznał za
    prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym:
    „W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawa o CIT odwołuje się do ustawy o
    rachunkowości, która dopuszcza przechowywanie w formie elektronicznej dowodów
    źródłowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Konsekwentnie w
    świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT działanie Spółki
    polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób
    prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów
    ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne
    wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest działaniem
    prawidłowym".
    Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:
        z dnia 4 lipca 2023 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.5.KW,
        z dnia 24 marca 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,
        z dnia 30 grudnia 2022 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,
        z dnia 12 maja 2020 sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.
    Mając na względzie powyższe, Wnioskodawca wnosi o uznanie jego stanowiska za
    prawidłowe.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
        został właściwie udokumentowany,
        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
        ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo -
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że zatrudnieni przez Spółkę
    pracownicy w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków,
    m.in.:
        koszty podróży służbowych,
        koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami / potencjalnymi
        kontrahentami, spotkań zespołowych),
        koszty szkoleń oraz

        koszty podnoszenia kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w
        Spółce.
    Wydatki ponoszone przez Pracowników są regulowane ze środków prywatnych danego
    Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze.
    Pracownicy każdorazowo, w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym,
    tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych. Transakcje, które zostały opłacone
    służbową kartą płatniczą, automatycznie zaciągają się do sytemu i podlegają
    obowiązkowemu rozliczeniu. Pracownicy:
        uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ
        wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego
        wydatku,) oraz
        załączają dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku.
    Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacji i akceptacji danego wydatku, dochodzi do
    zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz potwierdzenia
    opłacenia zaakceptowanego wydatku.
    Na koniec wydatek analizowany jest pod kątem spełnienia przesłanek zgodnie z art. 15
    ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i rozpoznawane jest ewentualne prawo
    do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Państwa wątpliwości dotyczą kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom,
    poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Spółka
    zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika, zgodnie z wewnętrzną
    polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym
    wystawionym imiennie na pracownika, który potwierdza ich nabycie – dotyczy to
    wydatków kwalifikujących się do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów na
    podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, przy wykluczeniu wydatków wskazanych w art. 16
    ust. 1 ustawy o CIT.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy
    o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
      amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów
    księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz.
    120 ze zm.).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
      księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;
      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
        datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
        składniki aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:
      Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być przed wszystkim rzetelne – zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
    gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych i
    zawierające wymienione wyżej elementy.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając
    określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o
    te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o
    poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i
    obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku
    spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między
    poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Sposób ich
    przechowywania reguluje ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa VAT”).

    I tak zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2, ust. 3 i ust. 4 tej ustawy:
      2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
      3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
      4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu
      celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić
    koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz po wykluczeniu
    wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez
    Spółkę.
    W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki analizowane są
    pod kątem spełnienia przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT
    oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez
    złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo-
    księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu
    źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika.
    Podsumowując, przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, a poniesionych przez nich w ramach
    wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w
    oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym
    dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich
    nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT i z wyjątkiem kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy:
        stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który
        obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

        zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który
        obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem
    stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W
    związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we
    wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
    wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. Wydana interpretacja dotyczy więc tylko
    sprawy będącej przedmiotem Państwa zapytania. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy
    i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem nie zostały rozpatrzone w niniejszej
    interpretacji.
    Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w
    indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej
    przedmiotem wniosku.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia
        przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
      będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności
      będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za
    pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia
    doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.