Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.374.2025.2
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-25
Teza: Dopuszczalne jest przechowywanie (niezależnie od postaci w
jakiej Spółka je otrzymała) faktur zakupowych i innych
dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług, jak
też dokumentujących świadczenie usług przez Spółkę,
wyłącznie w formie elektronicznej (w opisany przez Państwa
sposób). Jednocześnie Spółka zachowa prawo do odliczenia
podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami
zakupowymi (w rozumieniu ustawy o VAT) dającymi prawo do
odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie
elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to
przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych
przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy. Inne dokumenty niż
faktury (w rozumieniu ustawy o VAT), pomimo, że mogą służyć
do udowodnienia prawa do odliczenia, nie stanowią
dokumentów z których wynika podatek podlegający
odliczeniu. Dlatego też nie można się zgodzić z Państwa
stanowiskiem zgodnie z którym Spółce będzie przysługiwać
prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
podatku naliczonego na podstawie faktur (innych niż w
rozumieniu ustawy o VAT) i Dokumentów Transportowych.
Słowa kluczowe: dokumentacja
dokumentacja-dokumentacja podatkowa
dokumenty-dokumenty dostawy
dokumenty-dokumenty elektroniczne
dokumenty-przechowywanie dokumentów
faktura
faktura-faktura elektroniczna
1

faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur
elektronicznych
odliczenia-prawo do odliczenia
samofakturowanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I. Przepisy
ogólne-Definicje
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II. Zakres
opodatkowania-Rozdział 1. Przepisy ogólne -Czynności
podlegające opodatkowaniu
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II. Zakres
opodatkowania-Rozdział 2. Dostawa towarów i
świadczenie usług -Dostawa towarów
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II. Zakres
opodatkowania-Rozdział 2. Dostawa towarów i
świadczenie usług -Nieodpłatna dostawa towarów
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II. Zakres
opodatkowania-Rozdział 2. Dostawa towarów i
świadczenie usług -Świadczenie usług
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy,
płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1.
Podatnicy i płatnicy-Działalność gospodarcza
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy,
płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1.
Podatnicy i płatnicy-Podatnicy
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie
i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1.
Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku
naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu
nabycia towarów i usług
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Elementy faktury
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Obowiązek
wystawienia faktury
3

Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Sposób wystawienia
faktur
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 4. Terminy przechowywania
dokumentów -Sposób przechowywania faktur
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 31
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 32
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-
Rozdział 1-art. 15-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-
Rozdział 1-art. 15-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 4-lit. a
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 8-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 88-ust. 1-pkt 4
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 88-ust. 3a-pkt 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106b-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 4
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 5
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 1
2

[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 4

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 4 czerwca 2025 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący m.
    in. przechowywania otrzymywanych faktur w wersji elektronicznej oraz prawa do
    odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, wpłynął 9
    czerwca 2025 r. Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca, w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, otrzymuje
    zlecenia na wykonywanie transportów drogowych towarów na następujących rodzajach
    tras:
    - krajowe (trasy na terytorium Polski),
    - eksporty wewnątrzwspólnotowe (trasy z Polski do innego państwa członkowskiego Unii
      Europejskiej),
    - importy wewnątrzwspólnotowe (trasy z innego państwa członkowskiego Unii
      Europejskiej do Polski),
    - tzw. cross-trade wewnątrzwspólnotowe (trasy pomiędzy dwoma innymi, niż Polska
      państwami członkowskimi Unii europejskiej),
    - eksporty pozawspólnotowe (trasy z Polski do państwa trzeciego),
    - importy pozawspólnotowe (trasy z państwa trzeciego do Polski),
    - tzw. cross-trade pozawspólnotowe (trasy pomiędzy dwoma innymi, niż Polska
      państwami, z których co najmniej jedno z nich jest państwem trzecim),
    - kabotaże wewnątrzwspólnotowe (trasy na terytorium jednego, innego, niż Polska
      państwa członkowskiego Unii Europejskiej),

    - kabotaże pozawspólnotowe (trasy na terytorium jednego państwa trzeciego).
    Zleceniodawcami Wnioskodawcy są przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, innym
    państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie trzecim.
    Wnioskodawca wykonuje zlecenia transportowe, o których mowa powyżej, z użyciem
    podwykonawców, którymi są przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, innym państwie
    członkowskim Unii Europejskiej lub państwie trzecim.
    Wnioskodawca, rozliczając się ze swoimi podwykonawcami, otrzymuje od nich faktury,
    faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, a także ich duplikaty. Ilekroć w
    niniejszym wniosku mowa jest o „fakturach”, Wnioskodawca ma na myśli każdy z rodzajów
    dokumentów wymienionych w poprzednim zdaniu.
    Fakt oraz okoliczności wykonania każdego przewozu udokumentowane są zestawem
    dokumentów, w skład w których wchodzą listy przewozowe oraz, opcjonalnie, dokumenty
    towarzyszące listowi przewozowemu (np. wydanie zewnętrzne, specyfikacja towaru,
    certyfikat analizy jakościowej towaru etc.), według procedury przyjętej przez nadawcę
    przesyłki. Wszystkie dokumenty, o których mowa w poprzednim zdaniu, dalej nazywane
    są Dokumentami Transportowymi.
    Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia oryginalnych
    egzemplarzy Dokumentów Transportowych na wskazany adres korespondencyjny (1).
    Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia skanów
    Dokumentów Transportowych na wskazany adres poczty elektronicznej lub w ogóle nie
    wymaga od niego dostarczenia Dokumentów Transportowych w jakiejkolwiek formie (2).
    Wnioskodawca wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie do ewidencjonowania
    działalności gospodarczej firmy transportowej. Wnioskodawca kilkukrotnie dokonywał
    zmiany wykorzystywanego przez siebie oprogramowania, korzystając z następujących
    produktów w odniesieniu do transakcji handlowych dokonywanych w poszczególnych
    okresach:
      a. w okresie do (...) 2016 roku - (...),
      b. w okresie od (...) 2016 roku do (...) 2019 roku - (...),
      c. w okresie od dnia (...) 2020 roku do (...) 2024 roku - (...),
      d. w okresie od dnia (...) 2025 roku - (...).
    Każde z ww. oprogramowanie przechowywane jest przez Wnioskodawcę na prywatnym
    serwerze Wnioskodawcy, zabezpieczone jest przed wszelkimi zagrożeniami
    cybernetycznymi, a dostęp do zawartych w nim informacji i plików ograniczony jest do
    wąskiego, niezbędnego grona osób wykonujących pracę lub usługi na rzecz
    Wnioskodawcy. Serwer jest zabezpieczony również przed utratą zawartych na nim danych,
    m.in. poprzez częste i regularne dokonywanie zapasowej kopii danych. Wnioskodawca
    posiada status uprawnionego przedsiębiorcy (AEO), spełniając wymagane standardy
    zachowania bezpieczeństwa wszelkich informacji i danych, m.in. przechowywanych w
    każdym ww. oprogramowaniu. Wnioskodawca, nawet po zakończeniu okresu
    wykorzystywania danego oprogramowania do ewidencjonowania prowadzonej przez
    siebie działalności gospodarczej, przechowuje zawarte w nim informacje i pliki co najmniej
    przez okres, w którym przepisami prawa podatkowego wymagane jest przechowywanie
    wszelkich informacji i dokumentów dotyczących transakcji handlowych. Wnioskodawca
    nie wyklucza zmiany wykorzystywanego przez siebie oprogramowania na poczet ewidencji
    prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, przy czym każde ewentualnie nowo
    wdrożone oprogramowanie będzie spełniało standardy określone niniejszym akapitem.
    Ilekroć w niniejszym wniosku mowa o Oprogramowaniu, oznacza to każde ww.
    oprogramowanie lub ewentualnie wdrożone w przyszłości przez Wnioskodawcę nowe
    oprogramowanie w celu określonym powyżej.

    Obecnie Wnioskodawca postępuje z fakturami oraz Dokumentami Transportowymi w
    następujący sposób, w zależności od sytuacji, zgodnie z numeracją określoną w
    poprzednim akapicie:
    Ad. (1) - w takich sytuacjach Wnioskodawca wymaga od swojego podwykonawcy, który
    wykonuje dane zlecenie transportowe na jego rzecz, dostarczenia do siedziby
    Wnioskodawcy faktury w postaci papierowej z tytułu wykonania usługi przewozu, a także
    oryginalnych egzemplarzy Dokumentów Transportowych. Zarówno faktura, jak i wszystkie
    dokumenty wchodzące w skład Dokumentów Transportowych, są skanowane przez
    Wnioskodawcę w rozdzielczości i formacie gwarantujących ich czytelność, a następnie
    umieszczane w odpowiednim module Oprogramowania. Skany dokumentów
    przechowywane są w taki sposób, że każdy dokument przyporządkowany jest do
    poszczególnej transakcji handlowej, a ich format, tj. PDF, uniemożliwia jakąkolwiek
    ingerencję w treść tych dokumentów. Oprogramowanie zapisuje i umożliwia odczyt
    informacji w zakresie daty umieszczenia danego dokumentu w Oprogramowaniu.
    Ponadto, wszystkie faktury są weryfikowane przez Wnioskodawcę pod kątem
    autentyczności pochodzenia oraz integralności, a także opisywane i księgowane w
    Oprogramowaniu, które zapisuje również informację o tym kto i kiedy dokonał tego
    zaksięgowania. Po zarchiwizowaniu skanów faktury oraz Dokumentów Transportowych,
    zgodnie z opisem powyżej, Wnioskodawca przekazuje oryginalną fakturę w formie
    papierowej swojemu zewnętrznemu biurze rachunkowemu, które przechowuje wszystkie
    oryginalne faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w archiwum tradycyjnym. Dokumenty
    Transportowe są natomiast przesyłane za pośrednictwem operatora pocztowego na adres
    wskazany przez wnioskodawcę.
    Ad. (2) - w takich sytuacjach Wnioskodawca wymaga od swojego podwykonawcy, który
    wykonuje dane zlecenie transportowe na jego rzecz, dostarczenia faktury w postaci
    papierowej lub w postaci elektronicznej z tytułu wykonania usługi przewozu, a także: w
    pierwszej kolejności skanów Dokumentów Transportowych, w rozdzielczości i jakości
    zapewniających ich czytelność oraz w formacie uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję
    w treść dokumentów (głównie: PDF, PNG, JPG, JPEG etc.), w celu przekazania ich
    zleceniodawcy Wnioskodawcy, zgodnie z określonym przez tego zleceniodawcę
    wymaganiem; w następnej kolejności oryginalnych Dokumentów Transportowych w
    postaci papierowej. W przypadku dostarczenia Wnioskodawcy przez jego podwykonawcę
    faktury w postaci papierowej, Wnioskodawca postępuje tak samo, jak w sytuacji Ad. (1)
    powyżej. W przypadku dostarczenia Wnioskodawcy przez jego podwykonawcę faktury w
    postaci elektronicznej, Wnioskodawca drukuje ją, a następnie postępuje tak, jak z fakturą
    w postaci papierowej. Skany Dokumentów Transportowych są archiwizowane przez
    Wnioskodawcę w taki sam sposób, jak w sytuacji Ad. (1) powyżej, a oryginalne Dokumenty
    Transportowe w postaci papierowej są archiwizowane przez niego w formie tradycyjnej, tj.
    w segregatorach lub kartonach znajdujących się w siedzibie Wnioskodawcy.
    Wnioskodawca pragnie odstąpić od przechowywania faktur i Dokumentów
    Transportowych w formie papierowej, ograniczając przechowywanie tych dokumentów
    wyłącznie do archiwizowania ich elektronicznych wersji lub skanów. Oznaczałoby to
    następujące działanie Wnioskodawcy w odniesieniu do ww. sytuacji:
    Ad. (1) - Wnioskodawca tak, jak do tej pory, będzie przechowywał skany faktur i
    Dokumentów Transportowych, a oryginalne Dokumenty Transportowe w formie
    papierowej nadal będą wysyłane za pośrednictwem operatora pocztowego na adres
    wskazany przez zleceniodawcę Wnioskodawcy. Wnioskodawca planuje jednak,
    upewniwszy się, że skan faktury został wykonany i zarchiwizowany prawidłowo, tj. że
    rozdzielczość i jakość skanu umożliwia pełny odczyt treści dokumentu, format
    uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję w treść dokumentu, a faktura została prawidłowo
    opisana, zaksięgowana, umieszczona w prawidłowym elemencie ww. oprogramowania i
    zweryfikowana pod kątem autentyczności pochodzenia i integralności, zniszczyć oryginał
    faktury w formie papierowej.
    Ad. (2) - Wnioskodawca nie będzie wymagał od podwykonawców dostarczania faktur i
    Dokumentów Transportowych w formie papierowej. W przypadku dostarczenia przez

    podwykonawców Wnioskodawcy temu ostatniemu faktury w formie elektronicznej oraz
    skanów Dokumentów Transportowych spełniających wszystkie standardy określone
    powyżej, dokumenty te zostaną bezpośrednio umieszczone w Oprogramowaniu, po
    dokonaniu przez Wnioskodawcę ich weryfikacji pod kątem autentyczności pochodzenia,
    integralności, uniemożliwienia ingerencji w treść oraz pełnej czytelności treści. W
    przypadku dostarczenia przez podwykonawców Wnioskodawcy temu ostatniemu faktury i
    /lub Dokumentów Transportowych w formie papierowej, Wnioskodawca sporządzi skany
    tych dokumentów i - po weryfikacji analogicznej do tej opisanej w zdaniu poprzedzającym
    i umieszczeniu tych skanów w odpowiednim module Oprogramowania - zniszczy faktury i
    Dokumenty Transportowe otrzymane w formie papierowej.
    Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie faktur oraz Dokumentów Transportowych
    wyłącznie w formie elektronicznej. Przechowywanie w założonej przez Wnioskodawcę
    formie umożliwia szybkie i precyzyjne otwarcie, wyeksportowanie i udostępnienie
    właściwemu organowi podatkowemu wymaganych przez ten organ faktur i Dokumentów
    Transportowych, czy to przyjmując za kryterium wyboru tych dokumentów dany okres
    rozliczeniowy, daną transakcję handlową, danego kontrahenta Wnioskodawcy, rodzaj
    transakcji handlowych, czy też w dowolny sposób łącząc ze sobą te i/lub inne kryteria.
    Faktury i Dokumenty Transportowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie
    skanów, będą stanowiły wierne i czytelne odzwierciedlenie wersji papierowych.
    W tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca pragnie uzyskać
    potwierdzenie, że planowane wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji i
    obiegu fakturami i Dokumentami Transportowymi nie wpłynie w żaden sposób na jej
    prawa w zakresie odliczania podatku VAT naliczonego (przy założeniu spełnienia
    pozostałych warunków takiego odliczenia).

## Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opisany we wniosku
    sposób archiwizowania faktur i Dokumentów Transportowych jest zgodny z przepisami
    ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do
    obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur i
    Dokumentów Transportowych podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku
    (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy
    założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o
    VAT)?
    Państwa stanowisko
    Sposób archiwizowania faktur i Dokumentów Transportowych wskazany w opisie stanu
    faktycznego jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na
    podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
    podatku naliczonego na podstawie faktur i Dokumentów Transportowych podlegających
    archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego
    obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne
    przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT).
    Uzasadnienie
    W efekcie Wnioskodawca będzie miał prawo na zasadach ogólnych, do odliczenia podatku
    naliczonego, wynikającego z otrzymanych faktur i Dokumentów Transportowych
    archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
    Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje
    prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności
    faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego (...)”.
    Artykuł 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż:
    1. „Podatnicy przechowują:

        1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
          ponownie,
        2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
        - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
          odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność
          tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
          terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych”.
    Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:
    1. „Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści czytelności faktury.
    2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
        1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
        2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
          modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
          wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
          pochodzenia faktury i integralność jej danych
        3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
          otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.
    Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy - Ordynacja Podatkowa: „Podatnicy obowiązani do
    prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem
    dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że
    ustawy podatkowe stanowią inaczej”.
    Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 OP: „Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem
    5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”.

    Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe, w
    szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów
    (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w przytoczonych powyżej
    przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w
    przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur)
    przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne
    przechowywane są poza terytorium kraju).
    W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje
    dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w
    odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.
    Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego
    systemu archiwizowania i obiegu dokumentacji, o której mowa w niniejszym wniosku,
    faktury będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne
    spełnienie następujących warunków:
  1) dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca
      roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
  2) dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
      zapewniający łatwe ich odszukanie;
  3) zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
      dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca
      wymaganego okresu przechowywania;
  4) w przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium
      kraju, faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego
      warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;
  5) zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich
      żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór
      oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest
    archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów wyłącznie w formie
    elektronicznej zgodnie z przedstawionym w ramach niniejszego wniosku elektronicznym
    systemem archiwizowania i obiegu dokumentacji z uwagi na fakt, iż łącznie spełnione
    zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z ustawy o VAT.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i
    usług jest:
    - prawidłowe w zakresie archiwizacji dokumentów i prawa do odliczenia podatku
    naliczonego z dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej stanowiących
    fakturę w rozumieniu ustawy o VAT;
    - nieprawidłowe w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów
    przechowywanych w formie elektronicznej nie stanowiących faktur w rozumieniu
    ustawy o VAT.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.
    U. z 2025 r. poz. 775; ze zm.) - zwanej dalej ustawą - stanowi, że:
      Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości
      prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o
      której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
    Według art. 15 ust. 2 ustawy:
      Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców
      lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz
      rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność
      gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu
      towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów
      zarobkowych.
    Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
      Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w
      formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i
      przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
      Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w
      dowolnym formacie elektronicznym.
    Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:
    Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a
        pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od
        wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
        niebędącej podatnikiem;
      2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta
        z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w
        pkt 1;
      4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
          a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
          b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust.
          5 pkt 4,
          c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art.
          19a ust. 1b.
    Faktura jest dokumentem odzwierciedlającym prawidłowy przebieg zdarzenia
    gospodarczego zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących
    w niej udział. Co do zasady zatem, faktura musi być wystawiona zgodnie z obowiązującymi
    przepisami prawa krajowego w tym względzie. Prawidłowość materialnoprawna faktury
    zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w
    istocie stwierdza np. fakt dostawy określonych towarów i świadczonych usług.
    Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie
    innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
    Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

      Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Według z art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie
    „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za
    pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom
    pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola
    biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać
    fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.
    Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju
    podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj
    dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych
    przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
    Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy
    dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do
    prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów),
    zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy,
    które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów
    lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to,
    że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy
    wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się
    uznaniu podatnika.
    Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:
    Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności,
    w przypadku wykorzystania:
    1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
    3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci
    elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany
    danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające
    autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując
    jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.

    Zgodnie z art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:
    Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
        oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
        momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
        przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur
    w formie elektronicznej w dowolny sposób, który - jak tego wymaga ustawodawca - ma
    zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści
    i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest
    zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami,
    bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie
    elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
    zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane
    w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien
    odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a
    ustawy o VAT).
    Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom
    poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób
    zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do
      obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem
      art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy:
    Kwotę podatku naliczonego stanowi:
      1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
        a) nabycia towarów i usług,
        b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem
          usługi.
    4) kwota podatku należnego z tytułu świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust.
        1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca.
    Z treści art. 86 ustawy, wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
    podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.
    odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z
    których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania
    czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z
    prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi
    czynnościami opodatkowanymi. Przedstawiona zasada wyklucza możliwość dokonania
    obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługami
    i towarami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Przy
    czym związek dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą może mieć charakter
    pośredni lub bezpośredni.
    O bezpośrednim związku dokonywanych zakupów z działalnością można mówić wówczas,
    gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży - towary handlowe lub też nabywane
    towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów będących przedmiotem dostawy,
    czy też niezbędne do świadczenia usług, bezpośrednio więc wiążą się z wykonywanymi
    czynnościami opodatkowanymi.
    Natomiast o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością można
    mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy;
    mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym osiąganymi
    przychodami. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby
    pośredni związek z działalnością gospodarczą, istnieć musi związek przyczynowo -
    skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług, a powstaniem obrotu.
    W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:
      Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
      naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi
      dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium
      kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust.
      1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na
      terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek
      odliczonego podatku z tymi czynnościami.
    Uprawnienie wynikające z powyższego przepisu odnosi się do podatników, którzy
    dokonują dostaw towarów bądź świadczenia usług opodatkowanych poza terytorium
    kraju, a zakupy, jakich dokonują, są związane właśnie z tymi czynnościami. Warunkiem do
    odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami dokonywanymi poza
    terytorium kraju jest to, aby - hipotetycznie - w przypadku wykonywania tych samych
    czynności w kraju podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.
    Powołany przepis wymaga ponadto, aby podatnik posiadał dokumenty, z których wynikać
    będzie związek odliczonego podatku z czynnościami wykonywanymi poza terytorium
    kraju. Powinny to być przede wszystkim dokumenty potwierdzające dokonanie
    określonych czynności poza terytorium kraju, które będą jednocześnie opisywać te
    czynności.

    Istotne pozostaje również to, że omawiany przepis nie wprowadza odrębnej definicji
    podatnika. Oznacza to, że za podatnika w rozumieniu tego przepisu uznać należy każdy
    podmiot prowadzący działalność gospodarczą (w rozumieniu ustawy), niezależnie od tego,
    gdzie ma on "rezydencję" podatkową. Zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego w
    takiej sytuacji przysługuje zarówno podatnikom z kraju, jak i z innych państw.
    Ponadto prawo do odliczenia uwarunkowane jest brakiem wystąpienia przesłanek
    negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
    Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z
    którym:
      Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy
      podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku
      gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest
      zwolniona od podatku.
    Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:
    Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych
    przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
      a) (uchylona)
      b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników
        świadczących usługi przewozu osób,
      c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego
        podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
    Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o
    kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone
    warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy
    towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi
    skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z
    wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest
    określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych.
    Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że
    zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz
    niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa
    listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego
    o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne
    do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w
    przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy,
    które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób
    wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc
    weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie
    przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do
    obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i
    świadczy usługi w zakresie transportów drogowych towarów. Zleceniodawcami
    Wnioskodawcy są przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, innym państwie członkowskim
    Unii Europejskiej lub państwie trzecim.

    Wnioskodawca wykonuje zlecenia transportowe, o których mowa powyżej, z użyciem
    podwykonawców, którymi są przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, innym państwie
    członkowskim Unii Europejskiej lub państwie trzecim.
    Wnioskodawca, rozliczając się ze swoimi podwykonawcami, otrzymuje od nich faktury,
    faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, a także ich duplikaty.
    Fakt oraz okoliczności wykonania każdego przewozu udokumentowane są zestawem
    dokumentów, w skład w których wchodzą listy przewozowe oraz, opcjonalnie, dokumenty
    towarzyszące listowi przewozowemu (np. wydanie zewnętrzne, specyfikacja towaru,
    certyfikat analizy jakościowej towaru etc.), według procedury przyjętej przez nadawcę
    przesyłki
    Wnioskodawca wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie do ewidencjonowania
    działalności gospodarczej firmy transportowej. Oprogramowanie przechowywane jest
    przez Wnioskodawcę na prywatnym serwerze Wnioskodawcy. Wnioskodawca, nawet po
    zakończeniu okresu wykorzystywania danego oprogramowania do ewidencjonowania
    prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, przechowuje zawarte w nim
    informacje i pliki co najmniej przez okres, w którym przepisami prawa podatkowego
    wymagane jest przechowywanie wszelkich informacji i dokumentów dotyczących
    transakcji handlowych. Wnioskodawca nie wyklucza zmiany wykorzystywanego przez
    siebie oprogramowania na poczet ewidencji prowadzonej przez siebie działalności
    gospodarczej, przy czym każde ewentualnie nowo wdrożone oprogramowanie będzie
    spełniało standardy określone niniejszym akapitem.
    Wnioskodawca pragnie odstąpić od przechowywania faktur i Dokumentów
    Transportowych w formie papierowej, ograniczając przechowywanie tych dokumentów
    wyłącznie do archiwizowania ich elektronicznych wersji lub skanów. Oznaczałoby to
    następujące działanie Wnioskodawcy w odniesieniu do ww. sytuacji:
    Wnioskodawca tak, jak do tej pory, będzie przechowywał skany faktur i Dokumentów
    Transportowych, a oryginalne Dokumenty Transportowe w formie papierowej nadal będą
    wysyłane za pośrednictwem operatora pocztowego na adres wskazany przez
    zleceniodawcę Wnioskodawcy. Wnioskodawca planuje jednak, upewniwszy się, że skan
    faktury został wykonany i zarchiwizowany prawidłowo, tj. że rozdzielczość i jakość skanu
    umożliwia pełny odczyt treści dokumentu, format uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję w
    treść dokumentu, a faktura została prawidłowo opisana, zaksięgowana, umieszczona w
    prawidłowym elemencie ww. oprogramowania i zweryfikowana pod kątem autentyczności
    pochodzenia i integralności, zniszczyć oryginał faktury w formie papierowej.
    Wnioskodawca nie będzie wymagał od podwykonawców dostarczania faktur i
    Dokumentów Transportowych w formie papierowej. W przypadku dostarczenia przez
    podwykonawców Wnioskodawcy temu ostatniemu faktury w formie elektronicznej oraz
    skanów Dokumentów Transportowych spełniających wszystkie standardy określone
    powyżej, dokumenty te zostaną bezpośrednio umieszczone w Oprogramowaniu, po
    dokonaniu przez Wnioskodawcę ich weryfikacji pod kątem autentyczności pochodzenia,
    integralności, uniemożliwienia ingerencji w treść oraz pełnej czytelności treści. W
    przypadku dostarczenia przez podwykonawców Wnioskodawcy temu ostatniemu faktury i
    /lub Dokumentów Transportowych w formie papierowej, Wnioskodawca sporządzi skany
    tych dokumentów i - po weryfikacji analogicznej do tej opisanej w zdaniu poprzedzającym
    i umieszczeniu tych skanów w odpowiednim module Oprogramowania - zniszczy faktury i
    Dokumenty Transportowe otrzymane w formie papierowej.
    Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie faktur oraz Dokumentów Transportowych
    wyłącznie w formie elektronicznej. Przechowywanie w założonej przez Wnioskodawcę
    formie umożliwia szybkie i precyzyjne otwarcie, wyeksportowanie i udostępnienie
    właściwemu organowi podatkowemu wymaganych przez ten organ faktur i Dokumentów
    Transportowych, czy to przyjmując za kryterium wyboru tych dokumentów dany okres
    rozliczeniowy, daną transakcję handlową, danego kontrahenta Wnioskodawcy, rodzaj

    transakcji handlowych, czy też w dowolny sposób łącząc ze sobą te i/lub inne kryteria.
    Faktury i Dokumenty Transportowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie
    skanów, będą stanowiły wierne i czytelne odzwierciedlenie wersji papierowych.
    Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma
    przechowywania faktur (w rozumieniu ustawy o VAT), zapewni autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych
    dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy,
    to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym
    spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych
    dokumentów niż faktury w rozumieniu ustawy o VAT, należy stwierdzić, że nie stosuje
    się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem
    z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do
    ich elektronicznego przechowywania.
    W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego
    wskazanego na fakturach przechowywanych formie elektronicznej (niezależnie od tego
    w jakiej formie Spółka otrzymała fakturę) należy wskazać, że podstawowe zasady
    dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ustawy.
    Należy zauważyć, że nabywacie Państwo usługi zarówno od kontrahentów polskich jak i
    zagranicznych. W pierwszym przypadku podatek naliczony, podlegający odliczeniu, będzie
    wynikał z otrzymanej faktury. W drugim przypadku podatek naliczony, podlegający
    odliczeniu, będzie wynikał z samoopodatkowania Wnioskodawcy z tytułu importu usług. W
    tym przypadku przepisy nie przewidują obowiązku posiadania określonego dokumentu z
    którego ma wynikać podatek do odliczenia, przy czym w interesie Spółki jest posiadanie
    dokumentów pozwalających potwierdzić prawidłowe rozliczenie podatku.
    Jednocześnie należy mieć na uwadze, że w przypadku świadczenia usług których miejsce
    świadczenia (opodatkowania) znajduje się poza krajem, warunkiem odliczenia podatku
    naliczonego - wynikającego z nabyć wykorzystywanych do świadczenia ww. usług - jest
    posiadanie dokumentów, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi
    czynnościami.
    Zadali Państwo pytanie czy opisany we wniosku sposób archiwizowania faktur i
    Dokumentów Transportowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie
    przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku
    należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur i Dokumentów
    Transportowych podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu,
    iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą
    zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT).
    Odpowiadając na to pytanie należy mieć na uwadze, że przez „faktury” rozumieją
    Państwo: faktury, faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, a także ich
    duplikaty.
    Dlatego odpowiadając na Państwa pytanie należy zauważyć, że dokumentami z których
    wynika podatek do odliczenia, są faktury w rozumieniu ustawy i do nich też odnoszą się
    przepisy w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej.
    Zatem, przy założeniu spełnienia warunków do odliczeni i niezaistnieniu przesłanek
    negatywnych zawartych w art. 88 ustawy, mają Państwo prawo do odliczenia podatku od
    faktur (w rozumieniu ustawy o VAT) które będą przechowywane w formie elektronicznej -
    w opisany przez Państwa sposób.
    Natomiast pozostałe wymienione przez Państwo dokumenty (które nie spełniają definicji
    faktury), nie są dokumentami, które same w sobie stanowią dokumenty z który wynika
    podatek do odliczenia. Aczkolwiek mogą to być dokumenty które służące do
    potwierdzenia prawa prawidłowego rozliczenia podatku.
    Podsumowując, dopuszczalne jest przechowywanie (niezależnie od postaci w jakiej Spółka
    je otrzymała) faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów

    i usług, jak też dokumentujących świadczenie usług przez Spółkę, wyłącznie w formie
    elektronicznej (w opisany przez Państwa sposób). Jednocześnie Spółka zachowa prawo do
    odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi (w
    rozumieniu ustawy o VAT) dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane
    wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod
    warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.
    Inne dokumenty niż faktury (w rozumieniu ustawy o VAT), pomimo, że mogą służyć do
    udowodnienia prawa do odliczenia, nie stanowią dokumentów z których wynika podatek
    podlegający odliczeniu.
    Dlatego też nie można się zgodzić z Państwa stanowiskiem zgodnie z którym Spółce
    będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
    naliczonego na podstawie faktur (innych niż w rozumieniu ustawy o VAT) i Dokumentów
    Transportowych.
    Dlatego też oceniając stanowisko Wnioskodawcy w kontekście zadanego pytania, jest ono
- prawidłowe w zakresie archiwizacji dokumentów i prawa do odliczenia podatku naliczonego z
      dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej stanowiących fakturę w
      rozumieniu ustawy o VAT;
- nieprawidłowe w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów
      przechowywanych w formie elektronicznej nie stanowiących fakturę w rozumieniu
      ustawy o VAT.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu
    prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
    Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku
    (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art.
    14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.
    Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający
    wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego
    przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle
    związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego).
    Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym
    przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna
    wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej
    przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym
    przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany
    któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpre
    tacja traci swą aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111; ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.
  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

    Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
    zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
    czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
        dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
    decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
    interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ust
    awa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.
    j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).
    Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji
    indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
      /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.