Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.54.2024.4.JG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-03-22
Teza: Dopuszczalność sposobu przechowywania otrzymywanych papierowych faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami w formie elektronicznej oraz zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I. Przepisy ogólne-Definicje; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Elementy faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Obowiązek wystawienia faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 31; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 32; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1-lit. a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1-lit. b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e-ust. 5-pkt 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g (uchylony od 1.07.2024)-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5-pkt 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5-pkt 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 -pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 4

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

30 stycznia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 stycznia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kwestii dopuszczalności sposobu przechowywania otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami w formie elektronicznej oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 14 marca 2024 r. (wpływ 14 marca 2024 r.

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

A. sp. o.o. (dalej: „Spółka”) jest spółką kapitałową podlegającą w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (art. 3 ust. 1 ustawy o CIT). Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.; dalej: „UoR”).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi oraz innymi dokumentami otrzymywanymi od dostawców zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (np. jako skan, zdjęcie lub faktura w formie elektronicznej).

Otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej dotyczy w szczególności wydatków związanych z odbywaniem przez pracowników Spółki podróży służbowych, w szczególności zagranicznych oraz wydatków, za które zapłata następuje gotówką lub kartą płatniczą (dalej: „Dokumenty”). Do tych wydatków należą m.in. koszty noclegów, transportu, paliwa, parkowania, posiłków.

Należy przy tym wskazać, iż pracownicy otrzymują/będą otrzymywać Dokumenty związane z zakupem towarów i usług w formie papierowej (w takim wypadku pracownicy przekazują Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania) lub w formie elektronicznej (w takim wypadku pracownicy przekazują Spółce elektroniczne wersje przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania).

Otrzymane przez pracowników Wnioskodawcy faktury dokumentujące dane wydatki (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) są/będą wystawione na Spółkę.

Wymienione powyżej wydatki są rozliczane za pomocą aplikacji (…) (dalej: „(…)”, „Aplikacja”) według następującej procedury (dalej: „Procedura”):

1\. Pracownik przesyła do (…) skany lub zdjęcia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (przede wszystkim faktury oraz tzw. „paragony z NIP” stanowiące faktury uproszczone) – ma to miejsce w szczególności w przypadku podróży służbowych; wskazany proces następuje po zakończeniu danej podróży służbowej.

2\. Przesłanie przez pracownika rozliczenia do akceptacji jest równoznaczne ze złożeniem przez niego oświadczenia, że dokumenty zawarte w rozliczeniu są prawdziwe i zgodne z oryginałami. Niezależnie od tego, (…) kontroluje, czy wszystkie niezbędne dane zostały wprowadzone – tj. nie jest możliwe wprowadzenie danego dokumentu do systemu bez wskazania informacji niezbędnych do zaksięgowania.

3\. Po przesłaniu do akceptacji rozliczenia podróży służbowej wraz z dokumentami, przechodzi ono weryfikację przez zespół księgowy Spółki, który sprawdza zasadność poniesienia wydatku, poprawność wprowadzonych danych (np. kwot) oraz czy wszystkie niezbędne informacje zostały udzielone przez danego pracownika Spółki. Po akceptacji rozliczenia pracownik nie ma już możliwości modyfikacji wprowadzonych danych dotyczących rozliczenia (takich jak np. kwoty, data poniesienia wydatku), które wprowadza do (…). Jednocześnie, dla uniknięcia wątpliwości, Spółka chce zaznaczyć, że pracownik na żadnym etapie nie ma możliwości modyfikacji skanów lub zdjęć dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków przesyłanym przez niego do Aplikacji.

4\. Akceptacja rozliczenia może być (i) jednopoziomowa (gdy wydatki przypisane są do jednego miejsca powstawania kosztów – dalej: „(…)”) albo (ii) dwupoziomowa (gdy wydatki związane są z więcej niż jednym (…)).

5\. Dokumenty i informacje wprowadzone do (…) migrują automatycznie do systemu księgowego Spółki, tj. aplikacji (…) (dalej: „(…)”).

Biorąc pod uwagę, że archiwizowanie papierowych oryginałów Dokumentów, przesłanych wcześniej do systemu (…) i (…) w ramach Procedury, jest znacznym obciążeniem administracyjnym dla Spółki (tj. zarówno dla poszczególnych pracowników odbywających podróże służbowe jak i dla całego działu księgowego), to Spółka rozważa wprowadzenie wyłącznie archiwizacji elektronicznej dla dokumentacji, która znalazła się w (…) oraz (…), na zasadach opisanych w Procedurze.

Opisana wyżej Procedura realizowana jest w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów, w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury (paragonu) nie odbiegają w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez (…) gwarantuje, że dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ramach systemów (…) / (…) tworzona jest automatycznie kopia zapasowa danych. Spółka jest w ten sposób zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii jednego z systemów.

Zarówno (…), jak i (…) zapewniają natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej / celno-skarbowej, bądź czynności sprawdzających, Spółka jest w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na danych z MXP i SAP w zakresie objętym Procedurą.

Spółka, w związku z opisaną wyżej Procedurą, pragnie zatem podkreślić w szczególności, że:

a) skany lub zdjęcia Dokumentów związanych z nabyciem towarów i usług objętych Procedurą są przechowywane w (…) oraz (…) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewniają przeprowadzane przez Spółkę kontrolę biznesowe, które umożliwiają ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu np. pomiędzy daną fakturą (jej skanem), a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

b) Spółka zapewnia/zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,

c) w przypadku, gdy dokumenty te są/będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi/będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto Spółka wskazuje, że przy rozliczeniu podatkowym wydatków dokumentowanych dowodami przechowywanymi w formie elektronicznej (zaliczenie do kosztów podatkowych, odliczenie podatku VAT), Spółka stosuje obowiązujące reguły prawa podatkowego. W szczególności Spółka bada, czy dany wydatek może być zaliczony do kosztów podatkowych zgodnie z ustawą o CIT, czy też podatek VAT podlega odliczeniu z uwagi na przepisy ustawy o VAT.

**Uzupełnienie i doprecyzowanie zdarzenia przyszłego**

Zgodnie z treścią pytania nr 3, wniosek (w zakresie podatku VAT i potencjalnego prawa do odliczenia) dotyczy wyłącznie sytuacji, w której zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami opisanymi we wniosku będą służyć do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, procedura nie będzie przewidywała konieczności przekazania Spółce faktury papierowej. Pracownicy zasadniczo będą bowiem przekazywać Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania (…). Co za tym idzie, w praktyce dokonanie odpowiednich kontroli biznesowych będzie się odbywać na podstawie dostarczonych Spółce przez pracownika dokumentów w wersji elektronicznej (moment potencjalnego zniszczenia faktury papierowej nie będzie zatem ściśle określony, ani monitorowany).

Spółka wyjaśnia, że kontrole biznesowe i weryfikacja autentyczności pochodzenia faktur będą polegały w szczególności na dokonaniu następujących czynności o charakterze audytowym:

*   pracownik Spółki przesyłający do systemu (…) skan / fotografię faktury papierowej lub wprowadzający fakturę w wersji elektronicznej do systemu (…) będzie zapewniał (poprzez złożone oświadczenie), że przesyłane faktury są zgodne z oryginałami,
*   zgodnie z procedurą rozliczenia wydatków służbowych, pracownik będzie również weryfikował i zapewniał, że kwoty i dane wskazane w fakturze odpowiadają w rzeczywistości towarom/usługom, które zostały nabyte przez tego pracownika oraz w sposób prawidłowy odzwierciedlają kwotę należną za te towary/usługi, a także że zostały wystawione przez podmiot, który dokonał dostawy towarów/ wyświadczył usługę,
*   pracownik przesyłający fakturę do systemu (…) będzie uzupełniał podstawowe dane wynikające z faktury, niezbędne do jej późniejszego zaksięgowania, przy czym (…) nie pozwoli na wprowadzenie dokumentu do systemu bez wskazania danych z faktury (np. data faktury, kwoty itp.),
*   zespół księgowy Spółki będzie dodatkowo weryfikował zasadność poniesienia wydatku, poprawność wprowadzonych do systemu danych (np. kwot), czytelność faktury oraz to czy wszystkie niezbędne informacje zostały udzielone przez danego pracownika Spółki;

Weryfikacja będzie się odbywała na podstawie skanu/fotografii faktury wprowadzonego do systemu. W przypadku, gdy faktura będzie nieczytelna bądź też będzie wymagała dodatkowych wyjaśnień, Spółka będzie żądać od pracownika takich wyjaśnień lub ponownego przesłania skanu/fotografii faktury do systemu, celem jej dodatkowej weryfikacji – na tej podstawie właściwe osoby w zespole księgowości będą podejmowały decyzję o akceptacji bądź też odrzuceniu danej faktury dla celów właściwych rozliczeń (w tym deklaracji VAT),

*   po akceptacji rozliczenia pracownik nie ma już możliwości modyfikacji wprowadzonych danych dotyczących rozliczenia w oparciu o dokument źródłowy (takich jak np. kwoty, data poniesienia wydatku),
*   wprowadzone do systemów Spółki dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej, do czasu upływu terminu przedawnienia, na zasadach opisanych we wniosku.

Należy przy tym wskazać, że część faktur otrzymywanych przez pracowników będzie miała postać elektroniczną, a zatem do Spółki będzie trafiał de facto oryginał takiej faktury.

**Pytania (pytania nr 2 i 3 wniosku):**

1\. Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą?

2\. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów będących fakturami, otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz brak wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT?

### Państwa stanowisko w sprawie

1\. W Państwa ocenie, w świetle art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą.

2\. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów będących fakturami, otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz brak wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania nr 1

Sposób archiwizowania i przechowywania Dokumentów

a) Regulacje z zakresu przepisów prawa podatkowego

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Art. 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż:

1\. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3\. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4\. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1\. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2\. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3\. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4\. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5\. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej: Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zgodnie natomiast z art. 70 par. 1 Ordynacji podatkowej: Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

b) Warunki przechowywania Dokumentacji w ramach systemów (…) oraz (…)

Mając na uwadze powyższe ramy prawne, Spółka pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe, w szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów (tj. formy papierowej bądź elektronicznej). Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur) przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju).

W konsekwencji należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Tym samym, dla stwierdzenia, iż w ramach Procedury, o której mowa w niniejszym wniosku, Dokumenty znajdujące się w systemach (…) oraz (…), będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

1) Dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

2) Dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

3) Zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;

4) W przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

5) Zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe w ocenie Spółki w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą z uwagi na fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z przepisów, omówione szczegółowo poniżej.

Ad 1

Jak wynika z opisu stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego, dokumentacja przechowywana będzie przez Spółkę w systemach (…) oraz (…), przy czym dokumentacja ta przechowywana będzie w sposób uniemożliwiający ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu wprowadzenia dokumentów do systemów, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie ma bowiem technicznej funkcjonalności systemów, pozwalającej na zmianę danych, zawartych na zeskanowanych dokumentach źródłowych.

Ad 2

Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie skanów Dokumentów w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka ma możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania skanów Dokumentów dotyczących danego okresu rozliczeniowego.

Ad 3

Zgodnie z przytoczonym powyżej art. 106m ust. 2 ustawy o VAT: Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT: Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z uwagi na fakt, iż regulacje ustawy o VAT nie definiują pojęcia czytelności faktury, istotne w tym zakresie pozostaje odwołanie się do jej słownikowej definicji. I tak, zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN (https://sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny.html), „czytelny” oznacza:

1\. łatwy do odczytania

2\. zrozumiały.

Mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania i zrozumiałość.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT: Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka pragnie wskazać, iż, jak wynika z przedstawionego opisu stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego, treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres ich przechowywania. Ponadto, wykorzystywane w tym celu oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu tworząc tym samym wierną elektroniczną kopię danego Dokumentu.

Proces skanowania Dokumentów przez pracowników Spółki odbywać będzie się zatem w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów, w tym w szczególności faktur.

Ad 4

Spółka pragnie wskazać, iż niezależnie od miejsca zlokalizowania serwerów, Spółka zapewni, iż sposób przechowywania Dokumentacji w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tej dokumentacji za pomocą środków elektronicznych.

Ad 5

Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie skanów Dokumentów w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka ma możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania Dokumentów dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a co za tym idzie, dostęp do danych z nich wynikających.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (np. w systemach MXP oraz SAP).

Powyższe stanowisko Spółki zostało potwierdzone w wydawanych w podobnych stanach faktycznych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

*   w interpretacji indywidualnej z 15 grudnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.600.2023.2.PRM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż „(…) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
*   w interpretacji indywidualnej z 20 października 2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.413.2022.2.IK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że „regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy)”,
*   w interpretacji indywidualnej z 8 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: „(…) przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu oraz zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

Mając na uwadze przedstawioną powyżej argumentację oraz stanowiska organów podatkowych, zdaniem Spółki, w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą przechowywania Dokumentów w systemach (…) oraz (…).

Uzasadnienie stanowiska Spółki w odniesieniu do pytania nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT: Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT: Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Jednocześnie art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną określone warunki tj. (i) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii) nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, (iii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz (iv) podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup. Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT naliczonego, konieczny jest również brak wystąpienia przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych Dokumentów będących fakturami. W ocenie Spółki nie ma przy tym znaczenia, iż dokument (faktura zakupowa) będzie następnie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu określonej w stanie faktycznym Procedury.

Spółka pragnie wskazać również, iż analiza przepisów ustawy o VAT przedstawiona przez Spółkę w ramach uzasadnienia do pytania nr 1 wskazuje, iż przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie faktury muszą być przechowywane. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur zakupowych – tj. może zdecydować się na archiwizację w formie papierowej lub formie elektronicznej.

Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i ustawa ta dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie wskazać, iż także sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: NSA):

*   w wyroku z 7 marca 2013 r. o sygn. I FSK 681/12 NSA przywołał ugruntowane już orzecznictwo odwołujące się do sytuacji przedstawionej w opisie stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego i stwierdził: „(…) w sytuacji gdy ustawodawca krajowy nie skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur”.
*   w wyroku z 3 listopada 2009 r. o sygn. I FSK 1169/08 sąd uznał: „Naczelny Sąd Administracyjny nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. (…) Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne”.

W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura elektronicznego przechowywania Dokumentów jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Spółka pragnie również podkreślić, iż – jak w wskazano w uzasadnieniu do pytania nr 1 niniejszego wniosku – opisany przez nią system przechowywania Dokumentów (np. faktur) w formie elektronicznej pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, a także pozwoli na ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach elektronicznych. W konsekwencji, tak zarchiwizowane dokumenty (faktury) będą w ocenie Spółki wystarczającym dowodem w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej/skarbowej.

Podsumowując, w opinii Spółki, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz brak wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.672.2018.3.PR, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 grudnia 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.582.2020.2.ISK oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 września 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.419.2021.3.AMA.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361), zwanej dalej „ustawą”:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi oraz innymi dokumentami otrzymywanymi od dostawców zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej dotyczy w szczególności wydatków związanych z odbywaniem przez pracowników Spółki podróży służbowych. Towary i usługi udokumentowane fakturami będą służyć do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Procedura realizowana jest w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów, w tym w szczególności faktur. Okres archiwizacji dokumentów gwarantuje, że dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewnia/zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku, gdy dokumenty te są/będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi/będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności sprowadzają się do ustalenia, czy w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Na wstępie należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.

Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że w okolicznościach omawianej sprawy sposób przechowywania i archiwizowania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami w formie elektronicznej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, a także umożliwienie przez Państwa dostępu do ww. dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy - będzie zgodny z przytoczonymi przepisami ustawy.

W opisanym modelu zapewnią Państwo bowiem funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami i innymi dokumentami zrównanymi z fakturami.

Wskazaliście Państwo, że dokonanie odpowiednich kontroli biznesowych będzie się odbywać na podstawie dostarczonych Spółce przez pracownika dokumentów w wersji elektronicznej. Pracownik będzie również weryfikował i zapewniał, że kwoty i dane wskazane w fakturze i innych dokumentach zrównanych z fakturą odpowiadają w rzeczywistości towarom/usługom, które zostały nabyte oraz w sposób prawidłowy odzwierciedlają kwotę należną za te towary/usługi, a także że zostały wystawione przez podmiot, który dokonał dostawy towarów/ wyświadczył usługę. Ponadto pracownik przesyłający fakturę do systemu będzie uzupełniał podstawowe dane wynikające z faktury, przy czym system nie pozwoli na wprowadzenie dokumentu do systemu bez wskazania danych z faktury. Wprowadzone do systemów Spółki dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Część faktur otrzymywanych przez pracowników będzie miała postać elektroniczną, a zatem do Spółki będzie trafiał oryginał takiej faktury.

Ponadto, na żądanie organów podatkowych, zapewnicie Państwo odpowiedni dostęp do przedmiotowych faktur. W przypadku, gdy dokumenty te będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi organom podatkowym, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania przez Państwa faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W związku z powyższym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Mają Państwo również wątpliwości dotyczące kwestii, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Przechodząc więc do powyższej kwestii, należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami otrzymywanymi od kontrahentów, które służą Państwu do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Z odpowiedzi na pytanie nr 1 wynika, że w odniesieniu do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w formie elektronicznej spełnione zostaną przesłanki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zachowają więc Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami, potwierdzających wydatki ponoszone przez Spółkę, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

W związku z powyższym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego.

Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwo w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.

Nadmieniam, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygniecie.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).