Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.741.2020.2.KF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-03-12
Teza: Należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku; spółki
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 10 grudnia 2020 r. (data wpływu droga elektroniczną e-PUAP 10 grudnia 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 23 lutego 2021 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 23 lutego 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 5 lutego 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.741.2020.1.KF (doręczone Stronie w dniu 16 lutego 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 grudnia 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 23 lutego 2021 r. (data wpływu 23 lutego 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 5 lutego 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.741.2020.1.KF (skutecznie doręczonym w dniu 16 lutego 2021 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. („Spółka”) jest czynnym podatnikiem VAT, posiadającym siedzibę i miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od polskich kontrahentów, jak również od podmiotów posiadających siedzibę na terytorium krajów Unii Europejskiej oraz krajów trzecich (poza Unią Europejską). Z uwagi na dużą skalę prowadzonej działalności, Spółka w każdym miesiącu otrzymuje znaczną ilość faktur dokumentujących nabycia towarów i usług, jak również faktur korygujących („Faktury”).

Spółka otrzymuje Faktury w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie papierowej Spółka otrzymuje na adres korespondencyjny dla Faktur, a Faktury w formie elektronicznej wpływają na dedykowany adres e-mail Spółki.

Faktury wprowadzane są do aplikacji typu workflow, w której podlegają akceptacji merytorycznej. Akceptacja merytoryczna polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej, sprawdzeniu zasadności wystawienia Faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Akceptacja podlega w systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji przechowywany jest w aplikacji typu workflow.

Wprowadzenie Faktur do aplikacji typu workflow wygląda następująco: otrzymane przez Spółkę w formie papierowej Faktury wraz załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG - dalej: „Skany”. Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z dedykowanego adresu e-mail Spółki. Tym samym Faktury dostarczone w formie elektronicznej oraz Skany zarchiwizowane są w repozytorium bazy danych aplikacji typu workflow, stanowiącym archiwum elektroniczne (dalej: „Aplikacja workflow”).

Aplikacja workflow umożliwia przechowywanie dokumentów księgowych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Nadto, Faktury w formie elektronicznej przechowywane są w takiej formie w jakiej zostały otrzymane i są drukowane wyłącznie dla celów operacyjnych/roboczych. Wydruki faktur elektronicznych oraz Faktury otrzymane w wersji papierowej są archiwizowane zgodnie z warunkami przewidzianymi w Ustawie o VAT.

Spółka zamierza zmienić dotychczasowy sposób archiwizacji Faktur w formie papierowej, na zasadach opisanych poniżej (dalej: „Nowy proces archiwizacji”).

Bez zmian pozostanie wprowadzenie Faktur do Aplikacji workflow tzn. następować będzie odpowiednio: otrzymane przez Spółkę w formie papierowej oryginały Faktur wraz z załącznikami do faktur zostaną zeskanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie (Skany). Skany będą archiwizowane w Aplikacji worflow lub w dedykowanych dla Aplikacji worflow systemach/aplikacjach do przechowywania obrazów, co będzie stanowić archiwum elektroniczne. Skany wprowadzane do Aplikacji workflow nadal będą podlegały akceptacji merytorycznej (polegającej między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej oraz sprawdzeniu zasadności wystawienia Faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową i na opisaniu zdarzenia gospodarczego), oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Akceptacja nadal będzie podlegać w systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji będzie przechowywany w aplikacji workflow.

Archiwum będzie przechowywane na serwerze na terytorium kraju. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera.

Bezzmiennie Aplikacja workflow lub, wraz z dedykowanymi dla niej systemami/aplikacjami do przechowywania obrazów umożliwiać będzie przechowywanie Skanów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących Faktury. Skany będą przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Po stworzeniu i zapisaniu Skanów w archiwum elektronicznym nie będzie możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na Fakturze papierowej. Jakość Skanu nie będzie zakłócała czytelności dokumentów.

Przechowywane w archiwum elektronicznym Skany będą odzwierciedleniem treści Faktury w wersji papierowej, przez co istnieć będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy Faktury (autentyczność pochodzenia) oraz zagwarantowane zostanie, że w Fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (integralność treści). Odpowiednia jakość Skanów zapewni, że dokumenty będą łatwe do odczytania (czytelność).

W Nowym procesie archiwizacji otrzymywane Faktury papierowe będą niszczone, z zastrzeżeniem, że niszczenie będzie odbywać się dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich ujęciu w księgach. Tym samym Faktury papierowe będą przechowywane wyłącznie w formie Skanów.

Faktury otrzymywane elektronicznie na adres mailowy Spółki nie będą drukowane.

Na żądanie uprawnionych organów podatkowych, Spółka będzie w stanie udostępnić Skany, które będą czytelne. Na żądanie organów podatkowych Skany będą mogły zostać również wydrukowane.

Jednocześnie Spółka wskazuje, że w latach poprzedzających złożenie wniosku Spółka w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zasadniczo osiągała dochód podatkowy, niemniej wystąpił rok podatkowy, w którym Spółka wykazała stratę podatkową. Strata została rozliczona zgodnie z art. 7 ust. 5 Ustawy o CIT.

W uzupełnieniu Wnioskodawca wskazał, że:

1.  wydatki ponoszone przez Spółkę udokumentowane na fakturach będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Ponadto, w przypadku wystąpienia udokumentowanych fakturami wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, ze zm.), Spółka nie będzie dokonywać na ich podstawie obniżenia podatku należnego o podatek naliczony lub występować o zwrot różnicy podatku lub zwrot podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, z uwagi na brak takiego prawa zgodnie ze wskazanym powyżej przepisem.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy zgodnie z opisaną w stanie faktycznym procedurą w świetle przepisów podatkowych (…) Ustawy o VAT w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych dopuszczalne będzie w nowym procesie archiwizacji przechowywanie Faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej wyłącznie w archiwum elektronicznym (Aplikacji workflow) w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej? (część pytania nr 1 oznaczonego we wniosku)
2.  Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami), to zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur, ale przechowywanych w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym (Aplikacji workflow) w formie Skanu w nowym procesie archiwizacji? (część pytania nr 2 oznaczonego we wniosku)

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

W ocenie Spółki, zgodnie z opisaną w stanie faktycznym procedurą, w świetle przepisów podatkowych (Ordynacji podatkowej, Ustawy o VAT) w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych dopuszczalne będzie w nowym procesie archiwizacji przechowywanie Faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej wyłącznie w archiwum elektronicznym w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zatem zgodnie z treścią powyższego przepisu, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Niemniej przepisy Ordynacji podatkowej nie określają sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują, aby dokumentacja miała być przechowywana w formie papierowej.

Zgodnie z brzmieniem art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT). Zasady tej nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT).

Z kolei w myśl art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 tego przepisu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast stosownie do treści art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT). Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT).

Istotne jest również, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT).

Stosownie do treści art. 106m ust. 5 Ustawy o VAT - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Należy w tym miejscu wskazać, że powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Istotne jest, że dla potrzeb przepisów o podatku VAT, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpelacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej („DKIS”) z dnia 29 maja 2020 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.57.2020.2.JKU.

Reasumując należy uznać, że przepisy Ustawy o VAT nie odnoszą się w sposób bezpośredni do kwestii możliwości przechowywania przez podatnika Faktur wyłącznie w formie papierowej, czy też elektronicznej w postaci ich cyfrowego zapisu. Przepisy te nie zawierają również żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty takie powinny być przechowywane - w szczególności z obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek przechowywania Faktur w postaci, w której zostały one wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci). Tym samym, należy uznać, że przepisy nie wykluczają możliwości przechowywania Faktur w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych Faktur) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej - o ile spełnione zostaną wymogi archiwizowania dokumentów określone w powyżej powołanych przepisach.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne brzmienie przepisów Ustawy o VAT w zakresie zasad przechowywania Faktur, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania Faktur, o ile spełnione są warunki określone w art. 106m i art. 112a Ustawy o VAT. Zasada ta dotyczy zarówno przechowania Faktur w formie papierowej jak również elektronicznej.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego oraz utrwalonej linii orzeczniczej sądów administracyjnych. Np. w interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 26 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR, organ podatkowy wskazał, że: „Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, należy stwierdzić, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, otrzymanych i wystawionych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur VAT wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT.”

Z kolei Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt: I FSK 1169/08, stwierdził, że: „(\`(...)\`) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.

Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.

Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie. (\`(...)\`)

Do wydania takiego rozstrzygnięcia zobowiązuje Naczelny Sąd Administracyjny, także zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowana przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C- 446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji, gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę.”

Biorąc pod uwagę brzmienie powyższych przepisów oraz linię interpretacyjną przyjętą przez organy podatkowe i sądy administracyjne należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym nowy proces archiwizacji spełniać będzie warunki określone w powyżej powołanych przepisach Ustawy o VAT, a w konsekwencji Spółka w sposób właściwy będzie przechowywać dokumentację księgową (Faktury).

Jak wskazywano w opisie stanu faktycznego, w nowym procesie archiwizacji Faktury w formie papierowej Spółka otrzymuje na adres korespondencyjny dla Faktur, a Faktury w formie elektronicznej wpływają na dedykowany adres e-mail Spółki. Faktury następnie wprowadzane są do Aplikacji workflow. Otrzymane przez Spółkę w formie papierowej Faktury wraz załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG. Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z dedykowanego adresu e-mail Spółki. Tym samym Faktury dostarczone w formie elektronicznej oraz Skany zarchiwizowane są w Aplikacji workflow, stanowiącym archiwum elektroniczne i są przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka spełniać będzie zatem warunek dotyczący minimalnego okresu przechowywania Faktur określony w art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT.

Podobnie jak w przypadku obecnie obowiązującej procedury również w przypadku nowego procesu archiwizacji, Aplikacja workflow lub wraz z dedykowanymi dla niej systemami/aplikacjami do przechowywania obrazów umożliwiać będzie przechowywanie Skanów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących Faktury. Na żądanie uprawnionych organów podatkowych, Spółka będzie w stanie udostępnić Skany, które będą czytelne. Na żądanie organów podatkowych Skany będą mogły zostać również wydrukowane.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że stosowana przez Spółkę procedura elektronicznego obiegu Faktur jak i Nowy proces archiwizacji spełniać będzie warunki dotyczące przechowywania Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT) oraz zapewni bezzwłoczny dostęp do Faktur ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie organów podatkowych (art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT).

Ponadto faktury wprowadzane są obecnie do Aplikacji workflow, w której podlegają akceptacji merytorycznej. Akceptacja merytoryczna polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej, sprawdzeniu zasadności wystawienia Faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Akceptacja podlega w systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji przechowywany jest w Aplikacji workflow. Powyższa zasada akceptacji merytorycznej (kontroli biznesowej) będzie stosowana również w Nowym procesie archiwizacji.

Należy zatem uznać, że Spółka każdorazowo będzie mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymała Fakturę rzeczywiście jest jej kontrahentem. Spółka zapewniać będzie zatem autentyczność pochodzenia Faktur, poprzez kontrole biznesowe. Spełniony zostanie warunek wynikający z art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT.

Obecnie Faktury w formie elektronicznej przechowywane są w takiej formie w jakiej zostały otrzymane i są drukowane wyłącznie dla celów operacyjnych/roboczych.

W nowym systemie archiwizacji, po stworzeniu i zapisaniu Skanów w Aplikacji workflow nie będzie możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na Fakturze papierowej. Jakość Skanu nie będzie zakłócała czytelności dokumentów. Przechowywane w archiwum elektronicznym Skany będą odzwierciedleniem treści Faktury w wersji papierowej, przez co, istnieć będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy Faktury (autentyczność pochodzenia) oraz zagwarantowane zostanie, że w Fakturze nie zmieniono danych, które powinna one zawierać (integralność treści). Odpowiednia jakość Skanów zapewni, że dokumenty będą łatwe do odczytania (czytelność).

W nowym procesie archiwizacji otrzymywane Faktury papierowe będą niszczone, z zastrzeżeniem, że niszczenie będzie odbywać się dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich ujęciu w księgach. Tym samym Faktury papierowe będą przechowywane wyłącznie w formie Skanów.

Spółka spełniać będzie zatem warunki określone w art. 106m ust. 1-3 Ustawy o VAT dotyczące przechowywania Faktur w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Co więcej, Aplikacja workflow, w której będą przechowywane Faktury będzie znajdować się na serwerze na terytorium kraju. Regularnie będą również sporządzane kopie zapasowe danych z serwera.

Należy zatem uznać, że warunek zawarty art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT dotyczący miejsca przechowywania Faktur zostanie spełniony.

Reasumując, opisany we wniosku nowy proces archiwizacji będzie zgodny z przepisami art. 106m i art. 112a Ustawy VAT, w szczególności zapewniać będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur. Spółka będzie zatem uprawniona do przechowywania Faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (tzn. nie będzie obowiązana do przechowywania Faktur, otrzymanych uprzednio papierowo, w ich oryginalnej formie).

Niniejsze stanowisko zostało również potwierdzone w licznych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego: interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 31 października 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.376.2017.1.JF, interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 26 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR, interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 21 marca 2017 r., nr 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG oraz w interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 8 sierpnia 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.312.2018.1.JF, interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 29 maja 2020 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.57.2020.2.JKU oraz w wyrokach sądów administracyjnych: wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt: I FSK 1169/08, wyroku WSA w Poznaniu z dnia 15 marca 2011 r., sygn. akt: I SA/Po 899/10, a także w wyroku NSA z dnia 26 stycznia 2012 r., sygn. akt: akt I FSK 482/11.

Ad 2

W ocenie Wnioskodawcy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami), to zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur, ale przechowywanych w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym (Aplikacji workflow) w formie Skanu w Nowym procesie archiwizacji. Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 tej ustawy.

Z brzmienia powołanego powyżej przepisu wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy dany podmiot działa w charakterze podatnika oraz gdy towary i usługi, w związku z nabyciem których podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

W przypadku zakupów udokumentowanych fakturą, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Prawo to, zgodnie z art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.

Natomiast listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawiera art. 88 Ustawy o VAT.

Opisana we wniosku metoda przechowywania otrzymywanych przez Spółkę Faktur w elektronicznym systemie archiwizującym (Aplikacji workflow) - jak wykazano w pkt 1 - będzie spełniała warunki autentyczności, integralności i czytelności przechowywanych Faktur, o których mowa w art. 106m Ustawy o VAT oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organów skarbowych.

Jednocześnie przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Natomiast zniszczenie papierowych egzemplarzy faktur, które zostaną objęte Nowym procesem archiwizacji, nie będzie miało negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Należy zatem stwierdzić, że Faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 Ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów (Faktur), które uprzednio zostaną zeskanowane w Nowym procesie archiwizacji nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia oraz zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka nabywa towary i usługi od polskich kontrahentów, jak również od podmiotów posiadających siedzibę na terytorium krajów Unii Europejskiej oraz krajów trzecich (poza Unią Europejską). Z uwagi na dużą skalę prowadzonej działalności, Spółka w każdym miesiącu otrzymuje znaczną ilość faktur dokumentujących nabycia towarów i usług, jak również faktur korygujących. Spółka otrzymuje Faktury w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie papierowej Spółka otrzymuje na adres korespondencyjny dla Faktur, a Faktury w formie elektronicznej wpływają na dedykowany adres e-mail Spółki. Faktury wprowadzane są do aplikacji typu workflow, w której podlegają akceptacji merytorycznej. Otrzymane przez Spółkę w formie papierowej Faktury wraz załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG. Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z dedykowanego adresu e-mail Spółki. Tym samym Faktury dostarczone w formie elektronicznej oraz Skany zarchiwizowane są w repozytorium bazy danych aplikacji typu workflow, stanowiącym archiwum elektroniczne. Aplikacja workflow umożliwia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zamierza zmienić dotychczasowy sposób archiwizacji Faktur w formie papierowej. Bez zmian pozostanie wprowadzenie Faktur do Aplikacji workflow. Skany wprowadzane do Aplikacji workflow nadal będą podlegały akceptacji merytorycznej oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Archiwum będzie przechowywane na serwerze na terytorium kraju. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera. Skany będą przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po stworzeniu i zapisaniu Skanów w archiwum elektronicznym nie będzie możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji. Jakość Skanu nie będzie zakłócała czytelności dokumentów. Przechowywane w archiwum elektronicznym Skany będą odzwierciedleniem treści Faktury w wersji papierowej, przez co istnieć będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy Faktury (autentyczność pochodzenia) oraz zagwarantowane zostanie, że w Fakturze nie zmieniono danych, które powinna one zawierać (integralność treści). Odpowiednia jakość Skanów zapewni, że dokumenty będą łatwe do odczytania (czytelność). W nowym procesie archiwizacji otrzymywane Faktury papierowe będą niszczone, z zastrzeżeniem, że niszczenie będzie odbywać się dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych. Na żądanie uprawnionych organów podatkowych, Spółka będzie w stanie udostępnić Skany, które będą czytelne. Na żądanie organów podatkowych Skany będą mogły zostać również wydrukowane. Wydatki ponoszone przez Spółkę udokumentowane na fakturach będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Ponadto, w przypadku wystąpienia udokumentowanych fakturami wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, Spółka nie będzie dokonywać na ich podstawie obniżenia podatku należnego o podatek naliczony lub występować o zwrot różnicy podatku lub zwrot podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, z uwagi na brak takiego prawa zgodnie ze wskazanym powyżej przepisem.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Archiwum będzie przechowywane na serwerze na terytorium kraju. Na żądanie organu podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich wydrukowanie. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy.

Jak z wniosku wynika, elektroniczne kopie faktur będą wykonywane poprzez skanowanie. Następnie zeskanowane dokumenty będą zapisywane w nieedytowalnym formacie. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że po stworzeniu i zapisaniu Skanów w archiwum elektronicznym nie będzie możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze papierowej. W odniesieniu do elektronicznych kopii faktur będą funkcjonować kontrole biznesowe ustalające wiarygodną ścieżkę audytu. Z wniosku wynika również, że elektroniczny format PDF, w którym będą wykonywane elektroniczne kopie faktur, zapewni ich pełną czytelność. Format PDF jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem oryginału faktury w wersji papierowej, jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy o VAT.

Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi,tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami wykorzystywane do działalności opodatkowanej podatkiem VAT.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy Wnioskodawca wskazał, iż w przypadku wystąpienia udokumentowanych fakturami wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, ze zm.), Spółka nie będzie dokonywać na ich podstawie obniżenia podatku należnego o podatek naliczony lub występować o zwrotu różnicy podatku lub zwrot podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, z uwagi na brak takiego prawa zgodnie ze wskazanym powyżej przepisem.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w odniesieniu do podatku dochodowego od osób prawnych i Ordynacji podatkowej zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.