Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-456/14-4/18/S/EK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-08-22
Teza: Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku odpłatnego wynajmowania samochodów przez Spółkę jej pracownikom poza godzinami pracy oraz w zakresie danych zawartych w ewidencji przebiegu samochodu w odniesieniu do najmu samochodów.
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza; ewidencja; odliczenia-prawo do odliczenia; wynajem-wynajem samochodów
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) oraz zgodnie z art. 223 Ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej po ponownym rozpatrzeniu sprawy w związku z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 18 września 2015 r. sygn. akt III SA/Wa 3851/14 (data wpływu prawomocnego orzeczenia 25 maja 2018 r.) stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 kwietnia 2014 r. (data wpływu 22 kwietnia 2014 r.) uzupełnione pismem z dnia 16 lipca 2014 r. na wezwanie Organu z dnia 4 lipca 2014 r. (skutecznie doręczone 10 lipca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku odpłatnego wynajmowania samochodów przez Spółkę jej pracownikom poza godzinami pracy – **jest nieprawidłowe.**

*   w zakresie danych zawartych w ewidencji przebiegu samochodu w odniesieniu do najmu samochodów – **jest prawidłowe**

UZASADNIENIE

W dniu 22 kwietnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku odpłatnego wynajmowania samochodów przez Spółkę jej pracownikom poza godzinami pracy. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 16 lipca 2014 r. na wezwanie Organu z dnia 4 lipca 2014 r. (skutecznie doręczone 10 lipca 2014 r.).

Dotychczasowy przebieg postępowania

W dniu 1 sierpnia 2014 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów wydał dla Wnioskodawcy indywidualną interpretację znak IPPP1/443-456/14-5/EK, w której uznał stanowisko Wnioskodawcy w zakresie odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów używania i eksploatacji samochodów służbowych w działalności gospodarczej i wynajmowanych na rzecz pracowników za nieprawidłowe. Wnioskodawca na interpretację przepisów prawa podatkowego z dnia 1 sierpnia 2014 r. znak IPPP1/443-456/14-5/EK wniósł pismem z dnia 22 sierpnia 2014 r. wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.

W odpowiedzi na powyższe wezwanie do usunięcia naruszenia prawa Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów pismem z dnia 24 września 2014 r. znak IPPP1/443-456/14-7/EK stwierdził brak podstaw do zmiany ww. interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego.

W dniu 12 listopada 2014 r. (data wpływu 14 listopada 2014 r.) za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie została wniesiona skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

W wyroku z dnia 18 września 2015 r. sygn. akt III SA/Wa 3851/14 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną.

Od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 18 września 2015 r. sygn. III SA/Wa 3851/14 Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie złożył skargę kasacyjną z 23 grudnia 2015 r. znak IO-007-248/15 do Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

W wyroku z dnia 8 grudnia 2018 r. sygn. akt I FSK 251/16 Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną uznając ją za bezzasadną.

Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 18 września 2015 r. sygn. akt III SA/Wa 3851/14 wraz z aktami sprawy wpłynął do tut. Organu w dniu 25 maja 2018 r.

W myśl art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wskutek powyższego, wniosek Strony wymaga ponownego rozpatrzenia przez tut. organ.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

1.  Głównym przedmiotem działalności Spółki jest działalność w zakresie usług marketingowych i promocyjnych produktów farmaceutycznych świadczonych na zlecenie firm farmaceutycznych,
2.  Spółka wynajmuje, lub leasinguje samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Samochody te udostępniane są pracownikom na następujących zasadach:
    1.  pracownicy Spółki używają samochodów w godzinach pracy do wykonywania obowiązków służbowych,
    2.  po godzinach pracy Spółka wynajmuje tym osobom odpłatnie samochody - umowa przewiduje, że pracownik w ramach najmu może przejechać maksymalnie określoną liczbę kilometrów (przykładowo 1.000 km) miesięcznie i za to płaci Spółce czynsz najmu, zaś w przypadku przekroczenia tego limitu, pracownik obciążany jest dodatkową kwotą czynszu za przejechanie dodatkowych, ponadlimitowych, kilometrów.
3.  Tak więc Spółka nie wykorzystuje samochodów na cele inne niż cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jak wynika z powyższego opisu Spółka wykorzystuje samochody służbowe wyłącznie do działalności gospodarczej w następujący sposób:
    1.  używania przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych, oraz
    2.  odpłatny najem samochodów pracownikom po godzinach pracy.
4.  Wszyscy pracownicy Spółki prowadzą lub będą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja będzie prowadzona odrębnie dla każdego miesiąca.
5.  Spółka weryfikuje czy pracownik nie przekroczył określonego w umowie najmu limitu kilometrów w ten sposób, że porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia łącznej liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Następnie od łącznej liczby kilometrów przejechanych w danym miesiącu odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdyż przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit, za który zapłacił Spółce czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu - czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za przejechane ponad limit kilometry. W ten sposób postępuje większość firm działających na rynku polskim i zajmujących się wynajmem samochodów.
6.  W związku z wykorzystaniem samochodu wyłącznie na cele działalności gospodarczej, Spółka zamierza odliczać 100% podatku naliczonego związanego z użytkowaniem lub eksploatacją samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT.

W uzupełnieniu wniosku, w odpowiedzi na wezwanie Wnioskodawca wskazał.:

Pytanie 1

„Czy najem samochodów stanowi przedmiot działalności Wnioskodawcy”?

W Krajowym Rejestrze Sądowym - jako przedmiot działalności Spółki - wskazano między innymi prowadzenie działalności w zakresie „wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek”, opisane symbolem PKD 77.11 .Z.

Pytanie 2

„Czy w przypadku zawierania umów z pracownikami na wynajem pojazdu samochodowego opłata (cena najmu) będzie stanowiła realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług na rynku?”

Spółka wskazała, że w przypadku zawierania umów z pracownikami na wynajem pojazdu samochodowego opłata (cena najmu) będzie stanowiła realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług na rynku.

Pytanie 3

„Czy Wnioskodawca zapewnił wyeliminowanie użytku prywatnego pojazdów używanych do wykonywania obowiązków służbowych, tj. czy Wnioskodawca prowadził regulaminy, zarządzenia określające sposób korzystania z pojazdu, wskazał osoby uprawnione do korzystania z pojazdów oraz prowadzi nadzór nad ich używaniem, jeśli tak to należy przedstawić postanowienia w tym zakresie? ”

Spółka wprowadziła regulamin używania samochodów służbowych do celów służbowych. Regulamin ten przewiduje, że:

1.  Firma oddaje do dyspozycji samochód służbowy wybranym Pracownikom zatrudnionym w Spółce na zasadach określonych w niniejszym regulaminie.
2.  W celu zabezpieczenia poziomu kosztów związanych z użytkowaniem samochodów do celów służbowych, Pracownik zobowiązany jest do optymalnego planowania trasy przejazdów w celach służbowych, tak aby trasa ta była jak najkrótsza, lub jak najszybsza, biorąc pod uwagę doświadczenie Pracownika w zakresie natężenia ruchu („korków”) na poszczególnych odcinkach dróg. W celu zabezpieczenia poziomu kosztów związanych z eksploatacją samochodów Pracownik powinien tak planować przejazdy, aby nie przekroczyć miesięcznego limitu przebiegu pojazdu na poziomie 3500 km. Po przekroczeniu w/w limitu bez pisemnej zgody przełożonego, Pracownik będzie obciążony kwotą w wysokości 0,42 PLN + 23% VAT za kilometr + koszt paliwa (jest to stawka, którą Spółka zostanie obciążona przez firmę leasingową w przypadku przekroczenia poziomu 3.500 km przejechanych miesięcznie). Jeżeli Pracownik będzie używał samochód służbowy poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy o pracę - limit określony powyżej dotyczy łącznego przebiegu na cele służbowe oraz w ramach umowy najmu. Jeżeli przekroczenie przez takiego Pracownika limitu przebiegu nastąpi w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, to Pracownik zostanie obciążony za ponad limitowy przebieg według stawki określonej powyżej. Jeżeli jednak przekroczenie limitu nastąpi w związku z wykorzystaniem samochodu w ramach umowy najmu, do ponadlimitowych kilometrów zastosowanie znajdzie stawka określona w umowie najmu.
3.  Samochód służbowy służy wyłącznie do wykonywania zadań służbowych, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy samochód będzie odpłatnie wynajęty pracownikowi do użytku prywatnego poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy o odpłatny wynajem samochodu.
4.  Pracownik zobowiązany jest do rzetelnego i prawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu powierzonego mu pojazdu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Pracownik oświadcza, że ma świadomość, że nieprawidłowe lub nierzetelne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i może być podstawą do rozwiązania umowy o pracę z Pracownikiem bez wypowiedzenia z winy Pracownika.
5.  Pracownik zobowiązany jest przekazać bezpośredniemu przełożonemu wypełnioną i podpisaną ewidencję w terminie 7 dni od zakończenia miesiąca, którego dotyczy ewidencja. Bezpośredni przełożony Pracownika zobowiązany jest do weryfikacji ewidencji, w szczególności zgodności celów poszczególnych wyjazdów Pracownika oraz zadeklarowanych odległości.

Spółka wskazuje również osoby uprawnione do korzystania z samochodu w każdym przypadku jest to jeden, konkretny pracownik Spółki, któremu Spółka przekazuje samochód na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Pracownik ponosi materialną odpowiedzialność za udostępniony mu samochód. Regulamin używania samochodów służbowych przewiduje, że użytkowanie samochodu jest przypisane wyłącznie pracownikowi i tylko pracownik, do którego przypisany jest dany samochód może kierować pojazdem. Powyższe zastrzeżenie dotyczy także sytuacji, gdy Pracownik poza godzinami pracy będzie korzystał z samochodu na podstawie odrębnej umowy najmu. Ponadto, regulamin wskazuje, że samochodem mogą kierować inne osoby posiadające aktualne prawo jazdy - w obecności Pracownika z zastrzeżeniem łącznego spełnienia następujących warunków:

1.  w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Pracodawcy,
2.  tylko w czasie używania samochodu służbowego poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy najmu.

Spółka sprawuje również nadzór nad wykorzystaniem samochodu służbowego do celów służbowych. Opis działań oraz stosowne zapisy regulaminu w tym zakresie zawiera odpowiedź na pytanie 4.

Pytanie 4

„W jaki sposób Spółka będzie sprawować nadzór nad przestrzeganiem wprowadzonego regulaminu/zarządzenia, tj. w jaki sposób Spółka sprawowała nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych? ”

Regulamin użytkowania samochodów służbowych do celów służbowych przewiduje również, że bezpośredni przełożony - w przypadku wystąpienia wątpliwości co do prawidłowości lub rzetelności prowadzonej przez Pracownika ewidencji zobowiązany jest do podjęcia działań w celu wyjaśnienia powstałych wątpliwości. W tym celu przełożony pracownika może w szczególności:

1.  zweryfikować odległość przejechaną przez Pracownika w oparciu o dostępne narzędzia - w szczególności za pośrednictwem strony https://www.google.pl/maps,
2.  zwrócić się do Pracownika o pisemne lub mailowe wyjaśnienie powstałych rozbieżności dotyczących zarówno przejechanych odległości, czy też odwiedzonych,
3.  zweryfikować odbycie wyjazdu Pracownika do celu wskazanego przez Pracownika w ewidencji poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy z osobą, do której Pracownik wyjechał,
4.  zweryfikować przejechane odległości poprzez porównanie z ewentualnymi mandatami nałożonymi w związku z użyciem samochodu służbowego - o ile takie mandaty będą nałożone.

Uwagi dodatkowe

Opisany powyżej sposób weryfikacji użytkowania samochodu służbowego dotyczy jedynie wykorzystania samochodu do/ w celu wypełnienia obowiązków służbowych. Odrębną kwestią jest weryfikacja użycia samochodu w ramach umowy najmu poza godzinami pracy, który to sposób weryfikacji takiego użytku został opisany w złożonym wniosku.

Jak Spółka wskazała we wniosku - w zakresie używania samochodu służbowego po godzinach pracy na podstawie umowy najmu - Spółka uważa za wystarczającą weryfikację, czy pracownik nie przekroczył określonego w umowie najmu limitu kilometrów. Odbywa się to w ten sposób, że:

1.  Spółka porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów.
2.  Następnie od miesięcznej liczby kilometrów odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdy przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit za który zapłacił czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu -czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za ilość przejechanych ponad limit kilometrów.

Przy takim sposobie rozliczeń i prowadzenia ewidencji Spółka posiada wystarczające dokumenty aby wykazać, że wynajmowany przez nią samochód wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej (częściowo w celu realizacji obowiązków służbowych, a częściowo w celu wynajmu za wynagrodzeniem), Z tego powodu w ocenie Spółki nie jest konieczne prowadzenie ewidencji w zakresie w jakim samochody wykorzystywane są w ramach zawartych przez Spółkę umów najmu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy w zakresie w jakim samochód jest odpłatnie wynajmowany przez Spółkę jej pracownikom poza godzinami pracy, Spółka musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czy też ewidencja powinna dotyczyć jedynie wykorzystywania samochodu w godzinach pracy (czyli w czasie, gdy samochód wykorzystywany jest przez pracownika do wykonywania obowiązków służbowych, a nie wynajmowany przez niego na podstawie umowy najmu zawartej ze Spółką)?
2.  W przypadku, gdy odpowiedź na pytanie pierwsze będzie zakładała obowiązek prowadzenia ewidencji także w zakresie w jakim samochody wykorzystywane są w ramach umowy najmu, to prosimy o odpowiedź czy wystarczające będzie jeżeli w prowadzonej (miesięcznej) ewidencji - oprócz danych dotyczących przejazdów na cele służbowe pracowników w wykonaniu ich obowiązków z umowy o pracę - w ostatniej (jednej) pozycji takiej ewidencja pojawią się następujące dane:
    *   kolejny numer wpisu,
    *   informację, że samochód był odpłatnie udostępniony w ramach umowy najmu,
    *   liczbę przejechanych w ramach umowy najmu kilometrów?

W ocenie Spółki, w celu odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów używania i eksploatacji samochodów Spółka nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w zakresie w jakim samochód używany jest przez pracownika w ramach umowy najmu poza godzinami pracy. Wystarczające będzie jeżeli ewidencja będzie obejmowała użycie samochodu w celu wypełnienia obowiązków służbowych. Zakres użycia samochodu w ramach umowy najmu i liczbę przejechanych w tym celu kilometrów będzie można ustalić odejmując od łącznej liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów liczbę kilometrów przejechanych na cele służbowe. W ten sposób będzie można ustalić, czy pracownik w ramach umowy najmu przekroczył limit, czy też nie.

Jeżeli jednak ocena stanowiska Spółki w zakresie pytania pierwszego byłaby negatywna, to zdaniem Spółki wystarczające będzie, jeżeli w prowadzonej ewidencji oprócz danych dotyczących przejazdów na cele służbowe pracowników w wykonaniu ich obowiązków z umowy o pracę, w ostatniej (jednej) pozycji takiej ewidencji pojawią się następujące zapisy:

*   kolejny numer wpisu,
*   informację, że samochód był wykorzystywany w ramach umowy najmu,
*   liczbę przejechanych w ramach umowy najmu kilometrów.

Uzasadnienie do pytania pierwszego

Zgodnie z art. 86a ustawy o VAT w przypadku samochodów używanych przez Spółkę (opisanych powyżej w stanie faktycznym) Spółka może odliczyć 100% podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup towarów i usług związanych z używaniem i eksploatacją samochodów, jeżeli samochody używane są przez Spółkę wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą.

Z kolei w myśl art. 86a ust. 4 ustawy o VAT pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1.  sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych / działalnością gospodarczą lub
2.  konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Samochody Spółki nie spełniają warunków konstrukcyjnych, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT, w związku z czym Spółka prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w zakresie, w jakim samochody używane są na cele działalności gospodarczej Spółki.

Jednocześnie art. 86a ust. 5 ustaw o VAT wskazuje, że warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:

1.  odprzedaży,
2.  sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
3.  oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

\- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Tak więc ewidencja przebiegu pojazdu ma służyć celom wykazania, że Spółka jako podatnik podatku od towarów i usług użytkuje samochody wyłącznie na działalność gospodarczą.

W analizowanym przypadku Spółka wykorzystuje samochody w ramach prowadzonej działalności w dwojaki sposób - po pierwsze samochody służą do realizacji przez pracowników ich zadań służbowych, a po drugie po godzinach pracy Spółka wynajmuje samochody (za wynagrodzeniem) swoim pracownikom (pracownicy mają określony, miesięczny limit do przejechania w ramach umowy najmu).

Z przepisów ustawy o VAT obowiązujących od dnia 1 kwietnia 2014 roku wynika więc, że ewidencja ma służyć wyłącznie do ustalenia, czy w ramach godzin pracy i wykonywania obowiązków służbowych samochody rzeczywiście wykorzystywane są do działalności gospodarczej Spółki, a nie na inne cele, niezwiązane z tą działalnością.

Zbędne jest więc prowadzenie ewidencji, gdy pracownik za wynagrodzeniem użytkuje samochód na podstawie umowy najmu po godzinach pracy. Spółka udostępniając samochód pracownikowi w ramach umowy najmu zachowuje się jak typowa firma wynajmująca samochody - udostępnia samochód, inkasuje z tego tytułu wynagrodzenie i sprawdza, czy samochód jest użytkowany w ramach umowy najmu zgodnie z tą umową - czyli czy pracownik nie przejechał większej liczby kilometrów niż ustalony limit w umowie najmu.

W celu ustalenia czy samochód w ramach umowy najmu wykorzystywany jest na cele działalności gospodarczej Spółka nie musi wiedzieć, gdzie pracownik w ramach limitu określonego w umowie najmu jeździł, gdyż w tym czasie może on dowolnie używać samochód, o ile nie przekroczy miesięcznego limitu kilometrów określonego w umowie. Każdy zaś przejazd w ramach umowy najmu - bez względu na cel i miejsce docelowe takiego przejazdu - będzie bowiem przejazdem na cele związane z działalnością Spółki - czyli w celu świadczenia usług najmu za wynagrodzeniem. Innymi słowy, skoro pracownik za wynagrodzeniem płaconym Spółce ma prawo przejechać 1.000 kilometrów miesięcznie, to przejazdy w ramach tego limitu są przejazdami na cele prowadzonej działalności - czyli w celu uzyskania przychodu w postaci czynszu najmu - bez względu na to gdzie pracownik pojedzie tym samochodem w ramach wspomnianego limitu. Z tego powodu prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, która obejmowałaby przejazdy w ramach umowy najmu nie jest wymagane.

Jak wskazano powyżej Spółka weryfikuje, czy pracownik nie przekroczył określonego limitu kilometrów w ten sposób, że porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Następnie od miesięcznej liczby kilometrów odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdy przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit za który zapłacił czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za przejechanych ponad limit kilometrów. Przy takim sposobie rozliczeń i prowadzenia ewidencji Spółka posiada wystarczające dokumenty aby wykazać, że wynajmowany przez nią samochód wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej (częściowo w celu realizacji obowiązków służbowych, a częściowo w celu wynajmu za wynagrodzeniem). Z tego powodu nie jest konieczne prowadzenie ewidencji w zakresie w jakim samochody wykorzystywane są w ramach zawartych przez Spółkę umów najmu.

Co więcej, stanowisko Spółki potwierdza również brzmienie art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c) ustawy o VAT, godnie z którym „warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do (\`(...)\`) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze - jeżeli (\`(...)\`) oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.”.

Skoro więc ewidencji nie trzeba w ogóle prowadzić, jeżeli samochody przeznaczone są wyłącznie do oddania w odpłatny najem, to w przypadku, gdy samochód używany jest częściowo na własne potrzeby Spółki, a częściowo oddawany przez Spółkę w najem, to Spółka nie musi prowadzić ewidencji w zakresie w jakim samochód oddawany jest w odpłatny najem jej pracownikom.

Uzasadnienie do pytania drugiego

W przypadku, gdy odpowiedź na pytanie pierwsze będzie negatywna, co będzie oznaczało konieczność prowadzenia ewidencji również w zakresie używania w ramach umowy najmu, to Spółka stoi na stanowisku, że wystarczające będzie, jeżeli w prowadzonej miesięcznie ewidencji oprócz danych dotyczących przejazdów na cele służbowe pracowników w wykonaniu ich obowiązków z umowy o pracę, na koniec miesiąca pojawi się jeden wpis, w ramach którego osoba użytkująca samochód wskaże:

1.  kolejny numer wpisu,
2.  informacja, że samochód był odpłatnie wynajęty w ramach zawartej umowy najmu,
3.  liczbę przejechanych w ramach umowy najmu kilometrów.

Pozostałe dane, takie jak stan licznika na początek i koniec miesiąca, czy też numer rejestracyjny pojazdu i dane osoby, która korzystała z samochodu będą zamieszczone w tej części ewidencji, w której będą zamieszczane dane o użyciu samochodu w ramach wykonywania obowiązków służbowych.

W ewidencji nie będzie potrzebne wskazywanie jakie trasy przejechał pracownik w ramach umowy najmu. Dla przykładu nie będzie konieczne wskazywanie że pracownik po godzinach korzystając odpłatnie z samochodu odwoził dzieci do szkoły, jeździł samochodem do kina, czy na zakupy, etc. Informacje te są całkowicie zbyteczne z punktu widzenia ustalenia, czy samochód wykorzystywany jest wyłącznie na cele działalności Spółki. Skoro bowiem Spółka wynajęła samochód za wynagrodzeniem, za które pracownik może przejechać określoną liczbę kilometrów, to całkowicie nie ma znaczenia dla określenia, czy samochód jest używany na cele działalności (odpłatnego najmu) gdzie w ramach umowy najmu pracownik jeździł. Bez względu bowiem na to gdzie pracownik w ramach umowy najmu pojedzie - każdy taki przejazd będzie związany z działalnością Spółki, czyli z czynszem, który Spółka otrzymuje za wynajem samochodu po godzinach.

Konkluzje

Podsumowując powyższe należy stwierdzić, iż:

1.  w ocenie Spółki ewidencję przebiegu pojazdu Spółka powinna prowadzić tylko w zakresie, w jakim samochód wykorzystywany jest przez nią do wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych, zaś w zakresie w jakim samochód ten jest wynajmowany po godzinach pracy powyższej ewidencji nie trzeba prowadzić,
2.  jeżeli stanowisko Spółki zostałoby uznane za nieprawidłowe, to ewidencja w zakresie w jakim pracownik po godzinach pracy korzysta odpłatnie z samochodu w ramach umowy najmu powinna zawierać ograniczone dane, bez konieczności wskazywania tras jakie przejechał pracownik korzystając odpłatnie z samochodu w ramach umowy najmu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego:

*   **jest nieprawidłowe** w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku odpłatnego wynajmowania samochodów przez Spółkę jej pracownikom poza godzinami pracy,

*   **jest prawidłowe** w zakresie danych zawartych w ewidencji przebiegu samochodu w odniesieniu do najmu samochodów.

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejszą interpretację oparto na przepisach prawa podatkowego obowiązujących w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym we wniosku stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym, bowiem niniejsza interpretacja stanowi ponowne rozstrzygnięcie tej samej sprawy w wyniku orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 18 września 2015 r., sygn. akt III SA/Wa 3851/14 oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 grudnia 2017 r., sygn. akt I FSK 251/16.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Natomiast, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z ww. przepisów prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Ponadto w treści art. 88 ustawy ustawodawca wskazał przypadki, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego.

Należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2014 r. kwestie związane z odliczeniem podatku od towarów i usług związanego z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane przepisami art. 86a ustawy o VAT. Natomiast z dniem 1 kwietnia 2014 r. na podstawie art. 1 pkt 4 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014r., poz. 312), zwanej dalej ustawą nowelizującą, przepisy art. 86a ustawy o VAT uległy zmianie.

I tak, zgodnie art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

W myśl art. 86a ust. 2 ww. ustawy, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1.  nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2.  używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3.  nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Stosownie natomiast do art. 86a ust. 3 ww. ustawy przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1.  w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
    1.  wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
    2.  konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2.  do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1.  sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2.  konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

W myśl art. 86a ust. 5 ustawy, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

1.  przeznaczonych wyłącznie do:
    1.  odprzedaży,
    2.  sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
    3.  oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

\- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

1.  w odniesieniu do których:
    1.  kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
    2.  podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Przez pojazdy samochodowe rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nie przekraczającej 3.5 tony (art. 2 pkt 34 ustawy o VAT).

Stosownie do treści art. 86a ust. 7 ustawy – ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1.  numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2.  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3.  stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4.  wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
    1.  kolejny numer wpisu,
    2.  datę i cel wyjazdu,
    3.  opis trasy (skąd – dokąd),
    4.  liczbę przejechanych kilometrów,
    5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

\-potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

1.  liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy).

W świetle art. 86a ust. 12 ustawy – podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest działalność w zakresie usług marketingowych i promocyjnych produktów farmaceutycznych świadczonych na zlecenie firm farmaceutycznych. Spółka wynajmuje, lub leasinguje samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Samochody te udostępniane są pracownikom na następujących zasadach:

1.  pracownicy Spółki używają samochodów w godzinach pracy do wykonywania obowiązków służbowych,
2.  po godzinach pracy Spółka wynajmuje tym osobom odpłatnie samochody - umowa przewiduje, że pracownik w ramach najmu może przejechać maksymalnie określoną liczbę kilometrów (przykładowo 1.000 km) miesięcznie i za to płaci Spółce czynsz najmu, zaś w przypadku przekroczenia tego limitu, pracownik obciążany jest dodatkową kwotą czynszu za przejechanie dodatkowych, ponadlimitowych, kilometrów.

Wnioskodawca wskazał, że Spółka nie wykorzystuje samochodów na cele inne niż cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka wykorzystuje samochody służbowe wyłącznie do działalności gospodarczej w następujący sposób:

1.  używania przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych, oraz
2.  odpłatny najem samochodów pracownikom po godzinach pracy.

Wszyscy pracownicy Spółki prowadzą lub będą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja będzie prowadzona odrębnie dla każdego miesiąca. Spółka weryfikuje czy pracownik nie przekroczył określonego w umowie najmu limitu kilometrów w ten sposób, że porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia łącznej liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Następnie od łącznej liczby kilometrów przejechanych w danym miesiącu odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdyż przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit, za który zapłacił Spółce czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu - czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za przejechane ponad limit kilometry. W ten sposób postępuje większość firm działających na rynku polskim i zajmujących się wynajmem samochodów. W związku z wykorzystaniem samochodu wyłącznie na cele działalności gospodarczej, Spółka zamierza odliczać 100% podatku naliczonego związanego z użytkowaniem lub eksploatacją samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. W uzupełnieniu wniosku, Wnioskodawca wskazał, że przedmiotem działalności Spółki jest również „wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek” (PKD 77.11.Z). W przypadku zawierania umów z pracownikami na wynajem pojazdu samochodowego opłata (cena najmu) stanowi realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług na rynku). Wnioskodawca opisał również postanowienia regulaminu związanego z użytkowaniem samochodów do celów służbowych oraz opisał w jaki sposób nadzoruje postanowienia tego regulaminu.

Wnioskodawca na tle tak przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego powziął wątpliwości czy dokonując odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów używania i eksploatacji samochodów Spółka nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w zakresie w jakim samochód używany jest przez pracownika w ramach umowy najmu poza godzinami pracy.

W odniesieniu do powyższej kwestii należy zauważyć, że wskazany przepis art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT przewiduje wyłączenie ogólnej zasady wynikającej z art. 86a ust. 1 tej ustawy w zakresie odliczania podatku naliczonego związanego z wydatkami dotyczącymi pojazdów samochodowych, w sytuacji gdy dany pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Jednocześnie ustawodawca w ust. 4 ww. art. 86a ustawy wyjaśnił, kiedy pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane do działalności gospodarczej.

Ten ostatni przepis w sposób jednoznaczny wskazuje, że pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane do działalności gospodarczej jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Jednocześnie w przywołanym wcześniej art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy o VAT ustawodawca zrezygnował z wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

W sytuacji przedstawionej we wniosku Wnioskodawca wyjaśnił, że pojazdy samochodowe, o których mowa we wniosku będą wykorzystywane zarówno w celu realizacji zadań stanowiących działalność podstawową Wnioskodawcy jak również będą one wynajmowane własnym pracownikom za stosowną opłatą. Pracownicy Wnioskodawcy prowadzą lub będą prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu w odniesieniu do użytkowania samochodów do wykonywania obowiązków służbowych. Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika również, że Wnioskodawca prowadzi nadzór nad przestrzeganiem wprowadzonego regulaminu użytkowania samochodów służbowych do wykonywania obowiązków służbowych przez Pracowników. W przypadku wystąpienia wątpliwości co do prawidłowości lub rzetelności prowadzonej przez Pracownika ewidencji bezpośredni przełożony zobowiązany jest do podjęcia działań w celu wyjaśnienia powstałych wątpliwości. W tym celu przełożony pracownika może zweryfikować odległość przejechaną przez Pracownika w oparciu o dostępne narzędzia - w szczególności za pośrednictwem strony https://www.google.pl/maps, zwrócić się do Pracownika o pisemne lub mailowe wyjaśnienie powstałych rozbieżności dotyczących zarówno przejechanych odległości, czy też odwiedzonych, zweryfikować odbycie wyjazdu Pracownika do celu wskazanego przez Pracownika w ewidencji poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy z osobą, do której Pracownik wyjechał, zweryfikować przejechane odległości poprzez porównanie z ewentualnymi mandatami nałożonymi w związku z użyciem samochodu służbowego - o ile takie mandaty będą nałożone.

Z powyższych wyjaśnień jednoznacznie wynika, że wskazane we wniosku pojazdy samochodowe nie są przeznaczone wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Zatem w przedstawionych okolicznościach sprawy nie znajdzie zastosowania art. 86a ust. 5 ustawy. Należy wskazać, że zarówno używanie samochodów przez pracowników do świadczenia pracy na rzecz Wnioskodawcy, jak i ewentualny wynajem samochodów stanowią niewątpliwie wykorzystywanie pojazdów do działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę. Z ww. art. 86a ust. 4 ustawy wynika, że pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Zatem, Wnioskodawca będzie zobowiązany do zastosowania art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy zarówno w stosunku do prowadzonej działalności gospodarczej, jak również przepis ten będzie dotyczył działalności Wnioskodawcy w zakresie wynajmu samochodów.

Zatem w celu odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów używania i eksploatacji samochodów Spółka będzie zobowiązana do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która będzie obejmowała zarówno używanie samochodu w działalności polegającej na wynajmie samochodu na rzecz pracownika, jak również użycie samochodu przez pracownika w celu wypełnienia obowiązków służbowych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za nieprawidłowe.

Wnioskodawca powziął również w wątpliwość czy sytuacji, kiedy będzie zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu także w zakresie w jakim samochody wykorzystywane są w ramach umowy najmu, to czy wystarczające będzie jeżeli w prowadzonej (miesięcznej) ewidencji - oprócz danych dotyczących przejazdów na cele służbowe pracowników w wykonaniu ich obowiązków z umowy o pracę - w ostatniej (jednej) pozycji takiej ewidencji pojawią się następujące dane:

*   kolejny numer wpisu,

*   informację, że samochód był odpłatnie udostępniony w ramach umowy najmu,

*   liczbę przejechanych w ramach umowy najmu kilometrów?

Wskazać należy, że ww. art. 86a ust. 7 ustawy określa dane, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. Z art. 86a ust. 4 ustawy wynika natomiast, jak już wyżej wskazano, że w celu dokonania pełnego odliczenia podatku od towarów i usług muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

1.  sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania wyklucza ich użycie do celów prywatnych,
2.  wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Zatem obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest potwierdzeniem sposobu użytkowania pojazdów samochodowych do celów związanych wyłącznie z działalnością gospodarczą i ma na celu udokumentowanie takiego użytkowania samochodu. W niniejszej sprawie po godzinach pracy Spółka wynajmuje pracownikom odpłatnie samochody - umowa przewiduje, że pracownik w ramach najmu może przejechać maksymalnie określoną liczbę kilometrów (przykładowo 1.000 km) miesięcznie i za to płaci Spółce czynsz najmu, zaś w przypadku przekroczenia tego limitu, pracownik obciążany jest dodatkową kwotą czynszu za przejechanie dodatkowych, ponadlimitowych, kilometrów. Spółka weryfikuje czy pracownik nie przekroczył określonego w umowie najmu limitu kilometrów w ten sposób, że porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia łącznej liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Następnie od łącznej liczby kilometrów przejechanych w danym miesiącu odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdyż przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit, za który zapłacił Spółce czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu - czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za przejechane ponad limit kilometry.

Należy wskazać, że umowa najmu samochodu zawarta przez Spółkę z pracownikiem wyklucza użycie tego samochodu w czasie trwania tej umowy do celów prywatnych. Spółka zawiera umowę najmu w ramach działalności gospodarczej i w momencie kiedy pracownik Spółki użytkuje samochód na podstawie tej umowy (tzn. po godzinach pracy) nie jest już „pracownikiem” lecz najemcą samochodu, i nie można czasu w jakim użytkowany jest samochód przez najemcę (pracownika) rozpatrywać w kategorii wykorzystania samochodu na cele prywatne (nie związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Wnioskodawcę) Należy wskazać, że Wnioskodawca w okresie rozliczeniowym (miesięcznie) weryfikuje czy samochód jest używany zgodnie z zawartą umową najmu. Wnioskodawca w odniesieniu do wykorzystywania samochodów przez pracowników w czasie pracy prowadzi ewidencje przebiegu samochodów, która zawiera dane, o których mowa w ww. art. 86a ust. 7 ustawy. W związku z powyższym, w ocenie Organu, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że prawidłowe będzie, w prowadzonej ewidencji przebiegu samochodu w odniesieniu do użytkowania samochodów na podstawie umowy najmu wskazanie w jednej pozycji takiej ewidencji kolejnego numeru wpisu, informacji, że samochód był odpłatnie udostępniony w ramach umowy najmu i liczb przejechanych w ramach umowy najmu kilometrów. Dane te będą potwierdzały użycie pojazdu jedynie na cele prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, tj. najmu, gdyż, jak już wyżej wskazano, podczas użytkowania samochodów na podstawie umowy najmu wykluczone jest wykorzystanie samochodów do celów prywatnych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego podanego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnej interpretacji.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.