Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1462-IPPP3.4512.109.2017.1.RD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2017-02-27
Teza: W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz przechowywania faktur otrzymywanych za pomocą Systemu wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; podatek-podatek naliczony-odliczanie podatku naliczonego; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Strony przedstawione we wniosku z dnia 7 lutego 2017 r. (data wpływu 16 lutego 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz przechowywania faktur otrzymywanych za pomocą Systemu wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 lutego 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz przechowywania faktur otrzymywanych za pomocą Systemu wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca, będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii informatycznych, produkcji oprogramowania oraz projektów usługowych w zakresie wdrożenia systemów informatycznych. Spółka dostarcza swoim klientom licencje na oprogramowanie, projekty wdrożeniowe oraz usługi utrzymania systemów informatycznych dla sektora finansowego: Banków oraz firm Ubezpieczeniowych.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od szeregu lokalnych oraz zagranicznych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT (dalej: „dokumenty”, „faktury”). Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych, w celu ułatwienia procesów księgowych Spółka wdrożyła elektroniczny obieg faktur za pomocą dedykowanego systemu AWF (dalej: „System”).

W związku ze skalą prowadzonej działalności gospodarczej liczba otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupu od kontrahentów oraz innych dokumentów księgowych jest bardzo znacząca.

Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa, okres przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz bardziej czasochłonna i kosztowna. Koszty te są ponoszone w związku z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej dokumentów i przechowywania ich w tej formie. Obecnie, otrzymane w formie papierowej dokumenty księgowe są skanowane i archiwizowane zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i z archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie procedury ich archiwizacji, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur zakupu otrzymywanych od kontrahentów i innych dokumentów księgowych w formie papierowej. W rezultacie, dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. W tym celu, dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania.

Zgodnie z planowanym do wdrożenia przez Spółkę modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów: Dokumenty papierowe (uprzednio oznaczone datą ich wpływu) będą skanowane i wysyłane do podmiotu odpowiadającego za Księgowość Spółki, a następnie wprowadzane do elektronicznej ewidencji prowadzonej w systemach rozliczeniowych (w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu).

Poszczególnym rozliczeniom nadany zostanie unikatowy numer ID, po którym można będzie odszukać dokumenty księgowe dokumentujące wydatki.

Każda faktura będzie także opisana i indeksowana w systemie AWF WorkFIow (system akceptacji merytorycznej dokumentu) za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi szybkie wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów.

Po wprowadzeniu do systemu księgowego, dokument (faktura) zostanie poddany kontroli przez pracowników Księgowości.

W każdej chwili z poziomu systemu księgowego będzie można po unikatowym identyfikatorze odszukać fakturę i odtworzyć jej obraz.

System umożliwiał będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości (treści).

Po wprowadzeniu skanów dokumentów do systemu i ich rozliczeniu, papierowe wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i będą podlegały zniszczeniu w miejscu ich skanowania.

Za pośrednictwem systemów rozliczeniowych zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje dokumentów będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (we wniosku oznaczone nr 2 i 3):

1.  Czy faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT)?
2.  Czy dopuszczalne jest przechowywanie przez Spółkę faktur otrzymanych za pomocą Systemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się, w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Ustawa o VAT wprowadza zasadę, że wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest w razie wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Ustawodawca nie precyzuje przy tym ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach wykonawczych do niej, w jaki sposób akceptacja odbiorcy faktury powinna być wyrażona.

Powyższe wynika nie tylko z literalnej interpretacji art. 106n ustawy o VAT, ale także z celów wprowadzenia analizowanego przepisu. Należy zwrócić uwagę, że możliwość stosowania tzw. dorozumianej zgody na wystawianie faktur elektronicznych wynika wprost z uzasadnienia projektu ustawy, który był podstawą uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. Ust. z 2013 r. poz. 1289), dodającej do ustawy o VAT art. 106n. Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w ww. uzasadnieniu, projektowane przepisy miały na celu dalszą liberalizację wymogów, co do warunków stosowania faktur elektronicznych:

„Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą.”

Stanowisko o możliwości uznania za akceptację na otrzymanie faktury elektronicznej zgody dorozumianej jest powszechnie akceptowane także przez organy interpretacyjne w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 22 lipca 2014 r. (nr IPTPP2/443-335/14-2/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi powołując się na ugruntowaną praktykę interpretacyjną przywołał pogląd że: „Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formacie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, w szczególności czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub też z zastosowaniem elektronicznej wymiany danych EDI, czy też powinno być w formie pisemnej. Wykładnia funkcjonalna przepisów rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu.

Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur biorąc pod uwagę fakt braku określenia przez przepisy prawa podatkowego szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, należy uznać, iż zgoda taka, może być udzielona w dowolnej formie, akceptowalnej przez obie strony transakcji. Dopuszczalne jest, zatem wyrażenie zgody poprzez złożenie oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, poprzez informację zawartą w e-mailu lub poprzez zapłacenie faktury wysłanej w formie elektronicznej, jeśli strony tak postanowiły.”

W analogicznym stanie faktycznym Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 30 września 2013 r. również stwierdził, że szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej:

W nie każdym przypadku Spółka będzie udzielała wystawcy faktur (faktur korygujących i duplikatów) akceptacji na ich przesyłanie drogą elektroniczną w formie pisemnej lub elektronicznej. W wielu sytuacjach akceptacja taka będzie jednak wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów lub wykonaniu usługi, np. w związku z zapłatą ceny wynikającej z faktury, czy też w związku z brakiem zgłoszenia sprzeciwu na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Podobnie stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 19 września 2014 r. (nr IPPP1/443-770/14-2/JL), który zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że domniemana zgoda odbiorcy na przyjmowanie od kontrahentów faktur w formie elektronicznej jest aktualnie akceptowalną formą wyrażania zgody na takie fakturowanie:

„Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, podatnik musi wyrazić akceptację takiego sposobu otrzymywania faktury i musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Z wniosku wynika, że Spółka wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty (\`(...)\`).”

Biorąc pod uwagę aktualne brzmienie ustawy o VAT oraz ukształtowaną praktykę organów podatkowych, zdaniem Wnioskodawcy nie ulega, więc wątpliwości, że Spółka skutecznie wyraża akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej w sposób dorozumiany, tj. poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu, w związku, z czym spełniony jest warunek stosowania faktur elektronicznych, o którym mowa w art. 106n ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku, których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy, zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje.

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierów lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się, w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze ni zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treść oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewność w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzą dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty”.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności, co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie, kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w analizowanym stanie faktycznym System odnoszący się do otrzymywania i przechowywania faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Autentyczność pochodzenia przesyłanych za pomocą Systemu dokumentów gwarantuje m.in. zabezpieczenie dostępu do Systemu poprzez wymóg każdorazowego uwierzytelnienia (zalogowania) danego użytkownika, co wyklucza możliwość dostępu do konta przez osoby nieupoważnione.

W przypadku użycia Systemu wystawianie faktur odbywa się w sposób zautomatyzowany, wykluczający możliwość jakiejkolwiek ingerencji w integralność treści faktury. Kilkuetapowy automatyczny proces, który odbywa się przy przekazywaniu faktury od Sprzedawców do Spółki eliminuje możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury poczynając od momentu jej wystawienia przez danego Kontrahenta, poprzez proces jej przesłania, odbioru oraz na etapie późniejszej archiwizacji. Jednocześnie faktury są możliwe do otworzenia w każdym momencie w czytelnym dla człowieka formacie PDF.

Zdaniem Spółki szczególnie istotne jest także, iż ze względu na możliwość otrzymywania dodatkowo do faktury pliku danych z informacjami pozwalającymi na bezpośrednie księgowanie faktury w systemie księgowym stosowanym przez Spółkę, System umożliwia także porównanie otrzymanej faktury z danym w systemie księgowym.

Biorąc pod uwagę powyższe zdaniem Wnioskodawcy autentyczność pochodzenia jest zapewniona ze względu na dokonywanie weryfikacji danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka stanowi proces za pośrednictwem, którego Spółka jest w stanie uzyskać wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy zrealizowaną transakcją a otrzymanym dokumentem. Weryfikacja zapewnia w szczególności pewność, co do tożsamości Sprzedawców (autentyczność pochodzenia), zweryfikować brak modyfikacji danych dotyczących VAT (integralność treści dokumentów) oraz czytelność faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w niniejszym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczeń VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r. (nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS);

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 marca 2016 r. (nr ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ);

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (nr IBPP3/443-1391/14/JP);

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., n IPPP3/4512-560/15-2/KP;

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK.

Reasumując zdaniem Wnioskodawcy w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro System zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność faktur, to potwierdzają one prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Na wstępie Spółka pragnie wskazać, że regulacje unijne nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. i ze zm., dalej: „Dyrektywa”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Tymczasem, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a ustawy o VAT ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej. Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci (a więc wykraczają poza regulacje wskazane w art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). Jednocześnie obowiązujące obecnie przepisy wskazują, że faktury przechowywane w formie elektronicznej są udostępniane organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej również w formie elektronicznej - poprzez zapewnienie do nich dostępu umożliwiającego bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka pragnie zaznaczyć, że w ocenie Wnioskodawcy pojęcie „dostęp on-line” nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/organ kontroli skarbowej), w ramach, którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć, jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy/kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.

Jak wskazano w przedstawionym powyżej stanie faktycznym, zdaniem Wnioskodawcy stosowany System otrzymywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej pozwala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym. Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej jest akceptowana przez organy podatkowe nawet w przypadku faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które następnie są skanowane do formy elektronicznej (por. przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSz; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASz; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK).

Biorąc pod uwagę powyższe, tym bardziej w sytuacji Spółki, w której elektronicznie przechowywane są faktury otrzymane przez Spółkę pierwotnie w tym samym elektronicznym formacie, należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo do ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznego zapisu w Systemie.

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki w tym zakresie istotnym jest, iż ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. W związku z powyższym, zdaniem Spółki, jest ona uprawniona do przechowywania otrzymywanych za pomocą Systemu faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej (wyłącznie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 poz. 710 ze zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT i w ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od szeregu lokalnych oraz zagranicznych dostawców będących podatnikami VAT. Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT. Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. W odniesieniu do faktur otrzymywanych elektronicznych Spółka wyraża akceptację w tej formie w sposób dorozumiany tj. poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę dokumentowaną tą fakturą. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych, w celu ułatwienia procesów księgowych Spółka wdrożyła elektroniczny obieg faktur za pomocą dedykowanego systemu AWF (System). W związku ze skalą prowadzonej działalności gospodarczej liczba otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupu od kontrahentów oraz innych dokumentów księgowych jest bardzo znacząca. Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa, okres przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz bardziej czasochłonna i kosztowna. Koszty te są ponoszone w związku z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej dokumentów i przechowywania ich w tej formie. Obecnie, otrzymane w formie papierowej dokumenty księgowe są skanowane i archiwizowane zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i z archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie procedury ich archiwizacji, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur zakupu otrzymywanych od kontrahentów i innych dokumentów księgowych w formie papierowej. W rezultacie, dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. W tym celu, dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania. Zgodnie z planowanym do wdrożenia przez Spółkę modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów, dokumenty papierowe (uprzednio oznaczone datą ich wpływu) będą skanowane i wysyłane do podmiotu odpowiadającego za Księgowość Spółki, a następnie wprowadzane do elektronicznej ewidencji prowadzonej w systemach rozliczeniowych (w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu). Poszczególnym rozliczeniom nadany zostanie unikatowy numer ID, po którym można będzie odszukać dokumenty księgowe dokumentujące wydatki. Każda faktura będzie także opisana i indeksowana w systemie AWF WorkFlow (system akceptacji merytorycznej dokumentu) za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi szybkie wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Po wprowadzeniu do systemu księgowego, dokument (faktura) zostanie poddany kontroli przez pracowników Księgowości. W każdej chwili z poziomu systemu księgowego będzie można po unikatowym identyfikatorze odszukać fakturę i odtworzyć jej obraz. System umożliwiał będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości (treści). Po wprowadzeniu skanów dokumentów do systemu i ich rozliczeniu, papierowe wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i będą podlegały zniszczeniu w miejscu ich skanowania. Za pośrednictwem systemów rozliczeniowych zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje dokumentów będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem. Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Na tle tak przedstawionego zdarzenia przyszłego Wnioskodawca powziął wątpliwości czy dopuszczalne jest przechowywanie przez Spółkę faktur otrzymanych za pomocą Systemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej.

W pierwszej kolejności należy zgodzić się z Wnioskodawcą, który słusznie zauważył, iż w przypadku faktur otrzymywanych od kontrahentów w formie elektronicznej dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymywaną za pośrednictwem Systemu spełnia warunek o którym mowa w art. 106n ust. 1 ustawy.

W odniesieniu do przechowywania przez Spółkę faktur otrzymanych za pomocą Systemu wyłącznie w formie elektronicznej należy zauważyć, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzi do wniosku, że w opisanej sprawie planowane przez Wnioskodawcę przechowywanie faktur otrzymanych za pomocą Systemu wyłącznie w formie elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz umożliwia niezwłoczny dostęp właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej do przechowywanych faktur w formie elektronicznych plików źródłowych, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Ponadto pliki powstałe dzięki Systemowi będą przechowywane w formie elektronicznej aż do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem należy stwierdzić, że przechowywanie przez Spółkę faktur wyłącznie w formie elektronicznej będzie zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

Tym samym w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania faktur od swoich kontrahentów otrzymywanych za pomocą wdrożonego elektronicznego obiegu faktur za pomocą dedykowanego systemu AWF wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego numerem 2 (we wniosku numerem 3) należy uznać za prawidłowe.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest również prawo do odliczenia podatku naliczonego od faktur otrzymanych oraz przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej (przy spełnieniu ogólnych warunków o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Nadmienić należy, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.

I tak w myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ww. ustawy nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

W odniesieniu do prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych za pomocą Systemu i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Jak już ustalono powyżej faktury otrzymane za pomocą Systemu będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, a Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Analizując przedstawione okoliczności sprawy w kontekście powołanych przepisów prawa należy stwierdzić, że skoro Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT a zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami otrzymanymi i przechowywanymi w opisany przez Spółkę sposób będzie wykorzystywał do wykonywania czynności opodatkowanych to Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w myśl art. 86 ust. 1 ustawy.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego numerem 1 (we wniosku numerem 2) należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług, w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. 2016, poz. 718, z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy).

Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną” (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.