Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-552/13/PST
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2014-02-13
Teza: Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo nie zaliczając w koszty uzyskania przychodu wszelkie wydatki związane z podróżą służbową pracownika, a dotyczące przejazdów taksówkami na terenie kraju jak i poza granicami kraju?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2013 r. (data wpływu 15 listopada 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków na pokrycie kosztów pracownika podczas podróży służbowych dotyczących przejazdów taksówkami na terenie kraju jak i poza granicami kraju – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 listopada 2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków na pokrycie kosztów pracownika podczas podróży służbowych dotyczących przejazdów taksówkami na terenie kraju jak i poza granicami kraju. Wniosek został uzupełniony w dniu 7 stycznia 2014 r. oraz w dniu 13 stycznia 2014 r.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania i sprzedaży dużych form wtryskowych dla przemysłu samochodowego, a głównymi odbiorcami są dostawcy międzynarodowych koncernów samochodowych zlokalizowani na terenie całej Europy i Azji. Jedynym udziałowcem spółki jest podmiot zagraniczny spółka S.- zarejestrowana na terenie Francji. Wnioskodawca posiada również nie posiadający osobowości prawnej oddział w Rosji, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza w zakresie napraw i modyfikacji form wtryskowych. Oddział w Rosji zarejestrowany dla celów podatkowych na terenie Federacji Rosyjskiej.

W związku z tym, że głównymi odbiorcami podatnika są firmy międzynarodowe to działalność podatnika wiąże się z koniecznością utrzymywania stałych kontaktów z klientami z Europy, Azji oraz częstym przebywaniem pracowników w podróżach służbowych, podczas których zajmują się naprawą, modyfikacją formy, serwisem gwarancyjnym lub udzielają wsparcia technicznego w oddziale w Rosji.

Podczas delegacji krajowych jak i zagranicznych korzystają oni z usług transportu taksówkami nie tylko w drodze na lotnisko i z lotniska, ale również (co jest nieuniknione zwłaszcza podczas delegacji do Rosji) z przejazdów lokalnych na terenie innego kraju. Owe potrzeby korzystania z transportu taksówkami, spowodowane są brakiem możliwości dotarcia do celu środkami komunikacji publicznej lub też potrzebą sprawniejszego i szybszego przemieszczenia się w określonym czasie. Rozliczenie usług transportu taksówkami następuje po powrocie pracownika z podróży służbowej na podstawie przedstawionych rachunków, faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo nie zaliczając w koszty uzyskania przychodu wszelkie wydatki związane z podróżą służbową pracownika, a dotyczące przejazdów taksówkami na terenie kraju jak i poza granicami kraju?

Zdaniem Wnioskodawcy spółka powinna móc zaliczyć całość wydatków dotyczących podróży służbowej pracownika w koszty uzyskania przychodu. W obecnej chwili koszty przejazdów taksówkami nie stanowią u Wnioskodawcy kosztów uzyskania przychodu. Z uwagi na fakt, że zaobserwowany został wzrost podróży służbowych w ostatnim okresie i planowany jest intensywny rozwój działalności na rynku rosyjskim, Wnioskodawca wychodzi z zapytaniem i zarazem wyrażeniem swojej opinii w tej kwestii. Skoro pracownikowi z tytułu podróży służbowej, przysługuje zwrot kosztów innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, to jak najbardziej te uzasadnione potrzeby to usługi transportu taksówkami.

Powołując się na art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zdaniem Spółki wyjazdy służbowe pracowników niewątpliwie ponoszone są w celu osiągnięcia przychodu, gdyż delegacje związane są z pozyskaniem klienta i w konsekwencji sprzedażą formy. Przejazd taskówkami jest wygodnym transportem, ale też pozwalającym na nie generowanie dodatkowych kosztów wiążących się ze zmianą lotów lub dodatkowym pobytem w hotelu w przypadku nie dotarcia na czas na lotnisko.

Wnioskodawca powołał na potwierdzenie swojego stanowiska interpretację indywidualną wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 21.12.2010 r. IBPBII/1/415-803/10/BD, gdzie organ podatkowy stanowi, że to pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z odbytą podróżą i muszą być prawidłowo udokumentowane.

Wnioskodawca stwierdził, że pracownicy rozliczają się na podstawie faktur, rachunków i pokwitowań za przejazd taksówką, co zdaniem Spółki jest prawidłowym udokumentowaniem poniesionego kosztu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397, z późn. zm. – dalej: „ustawa”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Przepis sformułowany przez ustawodawcę ma charakter ogólny (tzw. klauzula generalna). Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Za koszty uzyskania przychodów można uznać takie wydatki, które spełniają łącznie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1, tj.:

*   zostały poniesione przez podatnika,
*   ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
*   nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy.

Pierwsza z wymienionych przesłanek odnosi się do możliwości przypisania faktu poniesienia kosztu do osoby podatnika. Kosztem uzyskania przychodu mogą być wyłącznie koszty obciążające samego podatnika – wartość ciężarów, jakie ponosi podatnik w toku prowadzenia działalności (funkcjonowania). Poniesienie kosztu jest co do zasady związane z faktycznym i definitywnym przesunięciem określonej wartości z majątku podatnika do majątku innego podmiotu.

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł – obiektywnie oceniając – oczekiwać takiego efektu. Za wydatki spełniające co do zasady przesłankę celowości uważa się tzw. koszty pracownicze.

Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy ma charakter zamknięty. Ujęte w nim wyłączenia mają różny charakter i pełnią różne funkcje.

W szczególności, część spośród nich prowadzi do bezwzględnego wyłączenia określonych rodzajów kosztów z kategorii kosztów podatkowych, część służy limitowaniu wysokości rozpoznawanych przez podatników rodzajów kosztów uzyskania przychodów (uniemożliwia zaliczenie do kosztów podatkowych wartości przewyższających ustalony przez ustawodawcę poziom wydatków), część – „przesunięciu” momentu rozpoznawania określonych kosztów, wykluczeniu ich związku albo powiązaniu ich z konkretnym przychodem lub momentem podatkowym.

Wśród wydatków nieuważnych za koszty uzyskania przychodów, ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy – m.in. niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Regulacja art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy służy ograniczeniu praktyki stosowanej przez podatników (pracodawców) polegającej na finansowaniu swoich potrzeb środkami finansowymi przeznaczonymi de facto na należne uprawnionym osobom fizycznym wynagrodzenia i inne świadczenia ze wskazanych przez ustawodawcę tytułów. Brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji świadczeń (tzw. metoda kasowa ujmowania kosztów uzyskania przychodów) jest swoistą sankcją dla podmiotów, które nie wypłacają bądź nieterminowo wypłacają należne wynagrodzenia/świadczenia. Jednocześnie, mocą art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawodawca dopuszcza możliwość stosowania przez podatników tzw. metody memoriałowej dla celów podatkowego rozliczania omawianych kosztów, pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w tym przepisie (Druk Sejmowy nr 1061 - Sejm RP VI kadencji).

Omawiane wyłączenie służy zatem powiązaniu momentu, z jakim wypłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą być traktowane w kategorii kosztów uzyskania przychodów z „gwarancją” ich otrzymania przez podmioty uprawnione. Z treści analizowanego art. 16 ust. 1 pkt 57 wynika bowiem – a contrario – że za koszty uzyskania przychodów uważa się wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy ponadto podkreślić, że do – wymienionych w omawianym przepisie – tytułów określonych w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należą wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy.

Do kategorii należności wynikających ze stosunku pracy zalicza się przy tym m.in. należności związane z podróżą służbową pracownika.

Stosownie do art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza granicami kraju określa – wydane na podstawie upoważnienia zawartego w art. 775 § 2 ww. ustawy – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z przepisem § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3.  noclegów,
4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 4 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej –ust. 2 § 4 powołanego rozporządzenia.

Stosownie do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W tym miejscu należy zauważyć, że w odniesieniu do podatników prowadzących działalność gospodarczą sam fakt poniesienia danego wydatku w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie jest decydujący dla uznania, że spełnia on przesłankę celowości wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy. Nie każdy bowiem wydatek ponoszony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. W odniesieniu do kosztów nieobjętych wyłączeniem z art. 16 ust. 1 ustawy można stwierdzić, że kwestia ich związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika stanowi jeden z istotnych elementów, które powinny być uwzględniane przy ocenie ich celowości – nie przesądza jednak samoistnie o możliwości zaliczenia tych kosztów do kategorii kosztów podatkowych.

Biorąc pod uwagę powyższe uwarunkowania prawne oraz przedstawiony stan faktyczny - rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej przedmiotowych wydatków należy zauważyć, iż pomimo tego, że poniesione na pokrycie kosztów wydatków pracownika podczas podróży dotyczących przejazdów taksówkami na terenie kraju jak i poza granicami kraju nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskiwanym przez Wnioskodawcę, przejawiają jednakże związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Stąd też przedmiotowe wydatki wypada zakwalifikować jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 ustawy, przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, pozwala je zaliczyć do kosztów podatkowych.

Reasumując stanowisko Spółki wyrażone we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego jest prawidłowe.

Jednocześnie podkreślenia wymaga, że zaliczając określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów podatnik stosuje przepis prawa podatkowego o charakterze materialnoprawnym uznając, iż zaistniałe po jego stronie okoliczności wypełniają hipotezę określonej normy prawnej (mieszczą się w zakresie zastosowania danej normy prawnej/danego przepisu). Podejmując decyzję o zastosowaniu danego przepisu prawa podatkowego podatnik musi liczyć się jednak z koniecznością przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej czynności, jaka może się pojawić na etapie ewentualnych postępowań podatkowych lub kontrolnych. Warunkiem niezbędnym ich kwalifikacji jest oczywiście wykazanie, że między tymi wydatkami a zamierzonym przychodem istnieje związek przyczynowy w tym znaczeniu, że są one uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, a w rezultacie ich poniesienia Spółka oczekiwała zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Skutkiem tego konieczne jest udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one – obiektywnie rzecz ujmując – racjonalne co do zasady i co do wysokości.

Końcowo koniecznym jest zauważyć że, pytanie (pytania) Wnioskodawcy zadane we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego wyznacza przedmiotowy zakres postępowania interpretacyjnego (por. J. Brolik, Urzędowe interpretacje prawa podatkowego, Warszawa 2010, s. 61 i nast.). Pogląd ten został zaaprobowany przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 29 lipca 2010 r., sygn. akt II FSK 944/10 czy też w wyroku NSA z dnia 16 września 2011 r., sygn. akt II FSK 497/10.

W związku z powyższym charakter pytania determinuje zakres wniosku, tj. w przedmiotowej sprawie odnosi się wyłącznie do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków na pokrycie kosztów pracownika podczas podróży służbowych dotyczących przejazdów taksówkami na terenie kraju jak i poza granicami kraju. Tym samym ocenie nie podlegała kwestia dokumentowania poniesionych kosztów, zwłaszcza ocena stanowiska co do prawidłowości udokumentowania poniesionego kosztu gdyż nie było to przedmiotem zapytania.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z dnia 13 marca 2012 r. poz. 270 z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.