Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT2.4011.535.2024.2.KC
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-01-22
Teza: Obowiązki płatnika w związku z przyznaniem ekwiwalentu
pieniężnego na pokrycie kosztów zakupu reprezentacyjnego
ubioru służbowego Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu
Stanu Cywilnego.
Słowa kluczowe: ekwiwalent-ekwiwalent pieniężny
obowiązek-obowiązek płatnika
strój-strój służbowy
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku
dochodowego.-Rzeczowe świadczenia pracownicze i ich
ekwiwalenty.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 10

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 listopada 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 31 października 2024 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej w zakresie obowiązków płatnika. Uzupełnili go Państwo

    pismem z 18 grudnia 2024 r. (wpływ 23 grudnia 2024 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    (...) r. zostało podpisane Zarządzenie nr (...) w sprawie przyznania ekwiwalentu
    pieniężnego na pokrycie kosztów zakupu reprezentacyjnego ubioru służbowego
    Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
    Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego
    Zarządzenie nr (...) Burmistrza Miasta i Gminy A z (...). r. w sprawie przyznania ekwiwalentu
    pieniężnego na pokrycie kosztów zakupu reprezentacyjnego ubioru służbowego
    Kierownika i Zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, zostało wydane na podstawie
        7art. 237 ustawy Kodeks pracy i art. 85 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz
    art. 33 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.
    Zgodnie z § 1 ust. 1 Zarządzenia: Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego w A i jego
    Zastępcy pełniącemu obowiązki przy uroczystych formach przyjmowania oświadczeń o
    wstąpieniu w związek małżeński, jubileuszach i innych uroczystościach przysługuje
    ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów z tytułu zakupu reprezentacyjnego ubioru
    służbowego.
    Stosownie do § 1 ust. 2 Zarządzenia: Na ubiór składają się: dla kobiet garnitur
    dwuczęściowy i bluzka lub sukienka wizytowa z żakietem oraz obuwie wizytowe, dla
    mężczyzn garnitur i koszula oraz obuwie wizytowe.
    Na mocy § 2 Zarządzenia:
    1. Na zakup reprezentacyjnego ubioru służbowego ustala się ekwiwalent pieniężny w
      wysokości (...) zł.
    2. Ekwiwalent przysługuje raz na dwa lata i wypłacany jest najpóźniej do końca listopada
      każdego roku, w którym ekwiwalent przysługuje.
    3. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy.
    4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
    Pracodawcą dla Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Urząd
    Miejski w A reprezentowany przez Burmistrza Miasta i Gminy A.
    Urząd Miejski w A wypłaca ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów zakupu
    reprezentacyjnego ubioru służbowego Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu
    Cywilnego.
    Na ubiór składają się: dla kobiet garnitur dwuczęściowy i bluzka lub sukienka wizytowa z
    żakietem oraz obuwie wizytowe, dla mężczyzn garnitur i koszula oraz obuwie wizytowe.
    Ubiór służbowy wykorzystywany jest wyłącznie podczas wykonywania obowiązków
    służbowych przez Kierownika i Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
    Ubiór nie wyróżnia się trwałymi cechami indywidualizującymi go w stosunku do ogólnie
    dostępnych i stosowanych do celów prywatnych ubrań. Ubiór służbowy Kierownika i
    Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego nie posiada trwałych oznaczeń firmowych.
    Ubiór nie posiada cech szczególnych i może być noszony nie tylko w związku wykonywaną
    pracą.

## Pytanie

Czy ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów zakupu ubioru służbowego dla Kierownika i
    Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na

    podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w
    konsekwencji czy na Urzędzie Miejskim – jako pracodawcy, ciążą obowiązki płatnika, o
    których mowa w art. 32 ust. 1 ww. ustawy w związku z wypłatą ekwiwalentu?
    Państwa stanowisko w sprawie
    W Państwa ocenie, ciążą na Państwu obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób
    fizycznych w przypadku wypłaty pracownikom ekwiwalentu pieniężnego za ubiór
    reprezentacyjny wykorzystywany wyłącznie przy uroczystym przyjmowaniu oświadczeń
    woli, z uwagi na fakt, że świadczenia te nie korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 21
    ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Wskazany we wniosku oraz w § 2 ust. 2 ww. Zarządzenia ubiór, to odzież o charakterze
    osobistym, którą można używać zarówno w życiu prywatnym, jak i w zawodowym w
    oparciu o obowiązujące zasady życia społecznego. Wskazane ubrania są zatem zwykłymi
    elementami garderoby, które nie wyróżniają się w żaden sposób trwałymi cechami
    indywidualizującymi je w stosunku do ogólnie dostępnych i stosowanych do celów
    prywatnych ubrań.
    Zdaniem Wnioskodawcy, ubiór służbowy to specjalna odzież noszona tylko w związku z
    wykonywaną pracą, np. odzież reprezentacyjna charakterystyczna dla Urzędu poprzez
    barwę, krój, logo, itp. Wskazana we wniosku odzież zakupiona przez Kierownika i Zastępcę
    Kierownika USC, nie charakteryzuje się takim stopniem wyróżnienia by niecelowe lub
    utrudnione było jej używanie dla potrzeb prywatnych, czyli nie posiada tak
    zindywidualizowanych elementów, przez które traci przymiot odzieży o charakterze
    osobistym, tj. nie posiada oznaczeń firmowych, np. w postaci logo.
    Mając na uwadze należy stwierdzić, że wartość zwrotu Kierownikowi i Zastępcy Kierownika
    USC, ekwiwalentu pieniężnego za ubiór reprezentacyjny wykorzystywany przez nich
    podczas przyjmowania oświadczeń, stanowi dla tych pracowników przychód, uregulowany
    w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mający swoje źródło w
    łączącym ich z Wnioskodawcą stosunku pracy. Tenże przychód nie korzysta ze zwolnienia
    uregulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 10 ww. ustawy, wobec czego jest opodatkowany
    podatkiem dochodowym od osób fizycznych – tak jak każdy inny przychód ze stosunku
    pracy.
    Zgodnie z art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne,
    osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane
    dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku
    zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze
    stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku
    pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, a w
    spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku
    dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) jest zasada
    powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie
    treścią ww. przepisu:
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji
      praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b,
      art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w
      roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych
      świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od
    osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy
      stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni
      zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
    Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
      spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
      wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło
      finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,
      wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody,
      ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy
      ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za
      pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń
      częściowo odpłatnych.
    Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów
    stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są
    więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem
    przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą
    stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do
    przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego
    świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko
    wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale
    również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty,
    jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do
    przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość
    świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
    Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania),
      jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego
      za ten ubiór.
    W tym miejscu należy pokreślić, że wszelkie zwolnienia podatkowe są odstępstwem od
    zasady powszechności opodatkowania, a przepisy dotyczące zwolnień podatkowych
    powinny być interpretowane ściśle, zgodnie przede wszystkim z ich wykładnią językową.
    Wykluczone jest w tym wypadku stosowanie wykładni rozszerzającej jak i zawężającej.
    W przedmiocie stosowania wszelkiego rodzaju ulg podatkowych trzeba mieć na względzie
    także art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78,
    poz. 483, ze zm.), zgodnie z którym:
      Każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym
      podatków, określonych w ustawie.
    Nakładanie podatków, innych danin publicznych, określanie podmiotów, przedmiotów
    opodatkowania i stawek podatkowych, a także zasad przyznawania ulg i umorzeń oraz
    kategorii podmiotów zwolnionych od podatków następuje w drodze ustawy, co wynika z
    art. 217 Konstytucji. Tym samym, każdy wyjątek od zasady powszechności opodatkowania

    (w tym także ulga podatkowa) nie może być interpretowany dowolnie, ani uzupełniany w
    drodze interpretacji o treść, której nie zawiera.
    W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:
      Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami
      organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy
      obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które
      uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z
      pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z
      ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w
      nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
    Przystępując do oceny skutków podatkowych wypłacania pracownikom ekwiwalentu
    pieniężnego za ubiór reprezentacyjny wskazać należy, że z dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 10
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jednoznacznie, iż ze
    zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ekwiwalentu za ubiór, którego używanie
    należy do obowiązków pracownika, ale wyłącznie ubioru służbowego (umundurowania).
    Obowiązek ten może wynikać np. z przepisów wewnątrzzakładowych.
    Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego ani też pojęcia
    umundurowania, jednakże ustawa wyraźnie wskazuje na obowiązek używania ubioru
    służbowego jako przesłankę do zastosowania powyższego zwolnienia.
    Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 21 grudnia 1978 r. o odznakach i mundurach (t. j. Dz. U. z
    2023 r., poz. 76 ze zm.):
      Mundurem jest ubiór lub jego części służące oznaczeniu przynależności do określonej
      jednostki organizacyjnej lub wykonywania określonych funkcji albo służby.
    Oprócz powyższej ustawy obowiązek noszenia munduru wprowadzają poszczególne
    ustawy – pragmatyki służbowe; dotyczy to m.in. funkcjonariuszy Policji, Służby Celnej,
    Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej. Do noszenia mundurów obowiązani są
    również żołnierze Wojska Polskiego.
    Z uwagi na brak w niniejszej ustawie definicji ubioru (odzieży) służbowego rozstrzygnięcia,
    co może być elementem ubioru służbowego, czy też w jakich przypadkach ubiór
    pracownika uznaje się za służbowy, należy dokonywać zatem w oparciu o językowe
    znaczenie słów „ubiór” i „służbowy”. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem
    „ubrania” – to, co się nosi; ubranie, strój, „służbowy” – dotyczący pracy w jakiejś instytucji,
    w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy. Wobec powyższego uznać
    należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w
    związku z wykonywaną pracą np. mundur, toga, odzież robocza charakterystyczna dla
    firmy poprzez barwę, krój, logo itp. W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki
    ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika i który
    jednocześnie charakteryzuje się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niecelowe
    lub utrudnione byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika.
    Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpatrywanej sprawy, zgodzić należy się z
    Państwa stanowiskiem, że wartość wypłaconego dla Kierownika i Zastępcy Kierownika
    Urzędu Stanu Cywilnego ekwiwalentu pieniężnego za ubiór reprezentacyjny
    wykorzystywany podczas wykonywania obowiązków służbowych, nie korzysta ze
    zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych.
    Wskazana we wniosku odzież – dla kobiet garnitur dwuczęściowy i bluzka lub sukienka
    wizytowa z żakietem oraz obuwie wizytowe, dla mężczyzn garnitur i koszula oraz obuwie
    wizytowe – to odzież o charakterze osobistym, którą można używać zarówno w życiu
    prywatnym, jak i zawodowym w oparciu o obowiązujące zasady życia społecznego.
    Wskazane ubrania są zatem zwykłymi elementami garderoby, które – jak Państwo
    podkreślają – nie wyróżniają się w żaden sposób trwałymi cechami indywidualizującymi je

    w stosunku do ogólnie dostępnych i stosowanych do celów prywatnych ubrań. Jak już
    wyjaśniono ubiór służbowy to specjalna odzież noszona tylko w związku z wykonywaną
    pracą np. mundur, toga, odzież reprezentacyjna charakterystyczna dla firmy poprzez
    barwę, krój, logo itp. Natomiast, odzież używana przez Kierownika i Zastępcy Kierownika
    Urzędu Stanu Cywilnego nie charakteryzuje się takim stopniem wyróżnienia by niecelowe
    lub utrudnione było jej używanie dla potrzeb prywatnych – czyli nie posiada tak
    zindywidualizowanych elementów, przez które traci przymiot odzieży o charakterze
    osobistym (nie ma trwałych oznaczeń firmowych np. w postaci logo).
    Wobec powyższego stwierdzić należy, iż wartość wypłaconego Kierownikowi i Zastępcy
    Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego ekwiwalentu pieniężnego za ubiór reprezentacyjny
    wykorzystywany podczas wykonywania obowiązków służbowych, stanowi dla tych
    pracowników przychód – uregulowany w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych – mający swoje źródło w łączącym ich z Państwem stosunku pracy.
    Przychód ten nie korzysta ze zwolnienia, uregulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 10 ww.
    ustawy, wobec czego jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych –
    tak jak każdy inny przychód ze stosunku pracy.
    W konsekwencji, słusznie Państwo wskazali, że ciążą na Państwu obowiązki płatnika, o
    których mowa w art. 32 ust. 1 omawianej ustawy, w związku z wypłatą ww. świadczenia.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze
      zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja
      będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i
      zastosują się Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.