Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.300.2018.2.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-08-08
Teza: Elektroniczny obieg dokumentów, powstanie obowiązku podatkowego, odliczenie podatku naliczonego z faktury elektronicznej oraz przechowywanie faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; obowiązek-obowiązek podatkowy-powstanie obowiązku podatkowego; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IV-Rozdział 1-art. 19 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IV-Rozdział 1-art. 19a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 czerwca 2018 r. (data wpływu 8 czerwca 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 6 lipca 2018 r. (data wpływu 13 lipca 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 3 lipca 2018 r. (doręczone w dniu 4 lipca 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów, powstania obowiązku podatkowego, odliczenia podatku naliczonego z faktury elektronicznej oraz przechowywania faktur elektronicznych – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 8 czerwca 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów, powstania obowiązku podatkowego, odliczenia podatku naliczonego z faktury elektronicznej oraz przechowywania faktur elektronicznych. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 6 lipca 2018 r. (data wpływu 13 lipca 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 3 lipca 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.300.2018.1.JF.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (Wnioskodawca) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, wchodzącym w skład międzynarodowej grupy kapitałowej („Grupa”), zajmującej się świadczeniem usług budowlanych i deweloperskich. W ramach rozliczeń dokonywanych pomiędzy podmiotami z Grupy, planowane jest wdrożenie nowego elektronicznego sytemu fakturowania, przesyłania faktur elektronicznych („System”), a także systemu przechowywania faktur elektronicznych. Systemy finansowo - księgowe poszczególnych spółek z Grupy zostaną zintegrowane z Systemem. System będzie jednolity we wszystkich podmiotach z Grupy. Oznacza to, że Spółka może za pomocą Systemu zarówno wystawiać i doręczać faktury do innych podmiotów z Grupy, jak też otrzymywać faktury elektroniczne wystawione w Systemie przez inne podmioty z Grupy na rzecz Spółki.

Podmioty z Grupy wyrażą zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.

Poniżej został przedstawiony opis planowanego do wprowadzenia Systemu.

1.  Wystawianie faktur elektronicznych

Wystawienie faktury elektronicznej poprzedzone będzie kilkoma etapami działań.

1.  Wniosek elektroniczny o wystawienie e-faktury

Pierwszym etapem w procesie wystawienia faktury elektronicznej będzie złożenie wniosku przez uprawnione do tego osoby o wystawienie faktury w formie elektronicznej („Wniosek”). Wniosek będzie wypełniany w Systemie przez osobę zlecającą wystawienie faktury (posiadającą wiedzę o konieczności wystawienia takiego dokumentu) do osoby uprawnionej do wystawiania faktur w Systemie. Wniosek będzie zawierał:

*   dane sprzedawcy,

*   dane nabywcy,

*   kwotę netto faktury,

*   opis usługi,

*   wpisanie terminu płatności, formy płatności,

*   załączniki, na podstawie których faktura ma być wystawiona np. protokoły (lub inne dokumenty wg wytycznych wskazanych przez dział podatkowy),

*   dekretację (kody kosztowe) do faktury zarówno sprzedawcy jak i nabywcy faktury.

W Systemie będzie ustawiona blokada, która nie pozwali na skierowanie Wniosku do dalszego procedowania w przypadku niewypełnienia obowiązkowych pól we Wniosku.

Przygotowany Wniosek będzie przesyłany do pracownika Zespołu Procesów Korporacyjnych („pracownik ZPK”).

1.  Sporządzenie projektu faktury sprzedaży

Na podstawie otrzymanego Wniosku pracownik ZPK sporządzi projekt faktury w Systemie. Przed sporządzeniem projektu faktury otrzymany Wniosek podlegał będzie weryfikacji księgowej. W ramach weryfikacji księgowej nastąpi uzupełnienie m.in. właściwej stawki VAT, rachunku bankowego, konta księgowego dla strony sprzedażowej.

Z uwagi na to, że Spółka wchodzi w skład Grupy, a planowany System ma być stosowany w ramach Grupy, weryfikacja dokonywana będzie również od strony nabywcy przez upoważnioną (również przez nabywcę) osobę.

W ramach weryfikacji Wniosku sprawdzone zostanie: czy Wniosek zawiera właściwe kody kosztowe, czy do Wniosku zostały dołączone prawidłowe dokumenty, czy Wniosek o wystawienie faktury został zgłoszony w dobrym okresie rozliczeniowym oraz czy nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT.

Każdy Wniosek na poszczególnych etapach jego weryfikacji będzie posiadał odpowiedni status np. bufor lub weryfikacja księgowa.

W przypadku braku danych niezbędnych do sporządzenia projektu faktury pracownik ZPK będzie kontaktował się z wnioskującym o wystawienie faktury w celu uzupełnienia niezbędnych danych do sporządzenia projektu faktury. System będzie zawierał możliwość wpisania komentarza z poziomu weryfikacji księgowej oraz wysyłki maila systemowego do Wnioskodawcy, w przypadku gdy Wniosek będzie niekompletny lub zaistnieje potrzeba uzyskania dodatkowych informacji.

Projekt faktury sprzedaży będzie sporządzony dopiero po otrzymaniu przez pracownika ZPK wszystkich niezbędnych informacji dla jego wystawienia i dokonaniu weryfikacji księgowej Wniosku.

Zatwierdzenie Wniosku przez pracownika ZPK skutkowało będzie sporządzeniem projektu faktury sprzedaży w Systemie.

Dane do projektu faktury przetwarzane będą ze złożonego w Systemie Wniosku. Załączniki dołączone do Wniosku będą automatycznie załączane przez System do projektu faktury sprzedaży.

Projekt faktury, jak każdy dokument wygenerowany w systemie finansowo-księgowym podmiotu z Grupy, będzie wygenerowany z określoną datą i będzie posiadał swój numer identyfikacyjny. Będzie to w istocie numeracja „zaciągnięta” z numeracji Wniosku, w związku z tym, że sporządzenie projektu faktury dokona się w drodze przekształcenia wniosku w projekt faktury. Nie będzie to jednak numeracja stosowana przez poszczególne podmioty z Grupy dla wystawianych przez nie faktur (choć numer projektu może być zbliżony do numeru faktury). Projekt faktury zawierał będzie wszystkie dane wymagane na fakturze, zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, za wyjątkiem numeru faktury (numer projektu nie będzie bowiem numerem z numeracji stosowanej przez podmioty z Grupy dla wystawianych przez nie faktur) oraz za wyjątkiem daty wystawienia faktury (faktura będzie bowiem wystawiona dopiero w momencie zautoryzowania projektu faktury pod względem podatkowym).

1.  Autoryzacja podatkowa projektu faktury.

Sporządzony w Systemie projekt faktury sprzedaży zostanie skierowany do autoryzacji podatkowej. Na tym etapie (autoryzacji podatkowej) planuje się, że weryfikacji poprawności podatkowego ujęcia przyszłej faktury zarówno dla sprzedawcy (dla Spółki bądź dla innego podmiotu z grupy - w zależności od tego, który z podmiotów jest w danej transakcji sprzedawcą) jak i dla nabywcy (tj. dla Spółki lub dla innego podmiotu z Grupy– w zależności od tego, który z podmiotów jest w danej transakcji nabywcą) dokonywała będzie jedna osoba (działająca zarówno w imieniu sprzedawcy jak i nabywcy). Będzie to osoba należąca do zespołu, obsługująca księgi i podatki dla całej Grupy w Polsce, autoryzująca projekty faktur dla obu stron transakcji (tj. dla sprzedawcy i dla nabywcy).

Na etapie autoryzacji podatkowej projekt faktury nie będzie mógł być modyfikowany - możliwe będzie jedynie jego odrzucenie bądź zaakceptowanie. W przypadku odrzucenia projekt faktury będzie wracał do wystawcy i będzie mógł być znów edytowany i zatwierdzany, po jego ewentualnej modyfikacji. Na etapie autoryzacji podatkowej nie ma możliwości zmiany danych na projekcie faktury. Będą mogły natomiast być modyfikowane elementy (właściwości) raportowe przypisane do tego projektu faktury (np. możliwa będzie modyfikacja daty powstania obowiązku podatkowego).

W trakcie autoryzacji podatkowej weryfikacji podlegać będzie:

*   data wykonania usługi,

*   data powstania obowiązku podatkowego,

*   czy dany koszt zaliczany jest do kosztów uzyskania przychodów,

*   czy zastosowano prawidłowe stawki VAT,

*   czy od danej faktury po stornie kosztowej nabywca ma prawo do odliczenia podatku,

*   czy są dołączone załączniki do projektu faktury i czy są wystarczające,

*   weryfikacja/nadanie kont księgowych.

W Systemie dla nabywcy stworzone będą zakładki, które będą umożliwiać podgląd danych wejściowych bez możliwości edycji m. in. dane sprzedawcy, nabywcy, daty, kwoty, stawki VAT, opis usługi pola wg dołączonej korespondencji.

Odrzucenie projektu faktury z poziomu autoryzacji podatkowej spowoduje cofnięcie projektu do weryfikacji księgowej. W takim przypadku, projekt faktury trafi w Systemie do bufora/wersji roboczej oraz wysyłana będzie informacja mailowa o odrzuceniu projektu faktury do zespołu odpowiedzialnego za jego wystawienie.

W przypadku, gdyby okazało się, że faktura nie powinna w ogóle być wystawiana, przygotowany projekt faktury zostanie anulowany, a numer nadany anulowanemu projektowi faktury nie zostanie już przypisany innemu projektowi faktury w przyszłości. Funkcja anulowania projektu faktury w Systemie spowoduje, że projekt faktury otrzyma w Systemie status „Anulowany”.

1.  Wystawienie faktury sprzedaży

Zatwierdzenie projektu faktury w autoryzacji podatkowej skutkować będzie tym, że wystawiona zostanie faktura sprzedaży, tj. projekt faktury „przekształci” się w fakturę sprzedaży, która będzie gotowa do zaksięgowania. Jednocześnie faktura otrzyma datę (w momencie pozytywnej autoryzacji podatkowej) i numer (nadany wcześniej numer dotyczył projektu faktury). Tym samym data pozytywnej autoryzacji podatkowej będzie datą wystawienia faktury w Systemie (w tym bowiem momencie faktura uzyska wszystkie wskazane przez ustawę o VAT elementy niezbędne dla faktury - w tym brakujący wcześniej numer faktury i datę jej wystawienia). Z chwilą dokonania autoryzacji podatkowej edycja elementów faktury nie będzie możliwa.

Po wystawieniu faktury (w momencie dokonania pozytywnej autoryzacji podatkowej) z Sytemu wysyłana będzie do zespołu odpowiedzialnego za sporządzenie projektu faktury informacja systemowa o jego pozytywnej autoryzacji i wystawieniu faktury.

1.  Przekazywanie faktur do nabywcy

Po wystawieniu faktury (dokonaniu pozytywnej autoryzacji podatkowej), dane w niej zawarte będą przez System przesyłane do nabywcy i automatycznie u niego generowane. Przekazanie danych stanowi przekazanie faktury. Dane, które zostaną przekazane od sprzedawcy do nabywcy będą zawsze widoczne w takiej wersji, w jakiej zostały przesłane i w tym zakresie System nie będzie przewidywał możliwości ich edycji. W każdym momencie nabywca będzie miał możliwość wyświetlenia danych, które otrzymał. Przesłane dane będą możliwe do graficznego zilustrowania (np. w formacie PDF).

Otrzymana przez nabywcę faktura trafiać będzie do weryfikacji merytorycznej u nabywcy. Weryfikacja merytoryczna, to sprawdzenie zasadności faktury pod względem kosztowym i jest tożsama z przyjęciem kosztu na dany projekt lub projekty.

Jeżeli na etapie autoryzacji merytorycznej stwierdzone zostanie, że faktura została jednak wystawione błędnie (np. okazało się, że cena umowna została uzgodniona pomiędzy stronami odmiennie niż wskazano w fakturze, a wcześniej nie zostało to odnotowane przez osoby zaangażowane w proces wystawiania faktury bądź osoby te nie miały o takim fakcie wiedzy) faktura nie uzyska akceptacji nabywcy. Nie oznacza to jednak jej wyeliminowania z Systemu. W takiej sytuacji sprzedawca będzie zobowiązany wystawić fakturę korygującą.

Po autoryzacji merytorycznej, otrzymane dane będą księgowane jako faktura VAT u nabywcy. W momencie księgowania faktura trafi do ksiąg rachunkowych i rejestru VAT nabywcy.

1.  Archiwizacja faktur i dokumentów wygenerowanych przez System

Pracownik ZPK (mający uprawnienia do obsługi i podglądu danych w Spółce) będzie miał obowiązek dopilnować, aby pełna dokumentacja dotycząca danej faktury znajdowała się w posiadaniu stron transakcji. Całość dokumentacji będzie podlegała cyklicznie archiwizacji.

Przechowywanie faktur jak również późniejsza ich archiwizacja będzie miała miejsce w elektronicznym systemie księgowym Spółki w sposób umożliwiający ich sortowanie według okresów rozliczeniowych.

System umożliwi Spółce bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w postaci elektronicznej, a także ich natychmiastowy pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Na żądanie organów podatkowych osoba upoważniona przez Spółkę będzie mogła wydrukować faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści tych faktur lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że protokoły o których mowa w pkt 1.1 wniosku, to protokoły zdawczo-odbiorcze. Co do zasady, zgodnie z warunkami umów Spółka, chcąc otrzymać wynagrodzenie za wykonanie usługi budowlanej lub jej części zgłasza zamawiającemu możliwość odbioru prac. Odbiór dokonywany jest poprzez podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego przez przedstawicieli Spółki i zamawiającego. Protokół może dotyczyć zarówno odbioru jednego z etapów prac (protokół odbioru częściowego), jak i odbioru całej inwestycji. W treści protokołu strony wskazują jakie roboty, kiedy i przez kogo zostały wykonane. Zgodnie z umową, po podpisaniu protokołu Spółka wystawia fakturę na zamawiającego, a następnie zamawiający reguluje wynagrodzenie na rzecz Spółki. Protokoły określają wartość wykonanych prac budowlanych, zatem stanowią źródło informacji o wartości usług do zafakturowania.

Do Wniosku o wystawienie faktury będą załączane następujące dokumenty: protokoły zdawczo- odbiorcze, umowy lub zlecenia, dokumenty potwierdzające wydanie towaru, faktury zakupowe.

Termin „prawidłowe dokumenty" oznacza załączenie odpowiednich dokumentów w zależności od przedmiotu faktury, tj.:

*   w przypadku świadczenia usług budowlanych prawidłowymi dokumentami są protokoły zdawczo-odbiorcze,

*   przypadku świadczenia innych usług - umowy lub zlecenia,

*   w przypadku dostawy towarów - dokumenty potwierdzające wydanie towaru

*   w przypadku refaktur - refakturowane faktury zakupowe.

Załączniki są wystarczające jeżeli jednoznacznie potwierdzają zasadność wystawienia faktury.

Informacje określone w pkt 1.2 opisu zdarzenia przyszłego, na podstawie których będzie sporządzony projekt faktury, to informacje które muszą znaleźć się we Wniosku opisanym w pkt 1.1, a więc:

*   dane sprzedawcy,

*   dane nabywcy,

*   kwota netto faktury,

*   opis usługi,

*   wpisanie terminu płatności, formy płatności,

*   załączniki na podstawie których faktura ma być wystawiona np. protokoły (lub inne dokumenty wg wytycznych wskazanych przez dział podatkowy),

*   dekretacje (kody kosztowe) do faktury zarówno sprzedawcy jak i nabywcy faktury.

Opisana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa, polegająca na kilkuetapowej weryfikacji Wniosku o wystawienie faktury zapewnia zdaniem Wnioskodawcy wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Po pierwsze, tylko upoważnione do tego osoby będą mogły przygotować Wniosek o wystawienie faktury. Będą to, jak zaznaczono w opisie stanu przyszłego, osoby które będą miały wiedzę co do zasadności wystawienia takiego dokumentu. Osoba taka zobowiązana też będzie dołączyć do Wniosku właściwe dokumenty niezbędne (potrzebne) do wystawienia faktury, np. protokoły odbioru. W ten sposób zapewnione zostanie powiązanie dostawy z fakturą. Załączone w Systemie dokumenty (np. protokoły odbioru) najpierw do Wniosku, później do projektu faktury, pozwolą w sposób wiarygodny powiązać dostawę towaru lub świadczoną usługę, zarówno z wystawcą faktury jak też z nabywcą.

Przygotowany Wniosek będzie weryfikowany na kolejnym etapie w drodze weryfikacji księgowej, gdzie weryfikowane będą wszystkie dokumenty niezbędne do wystawienia faktury. Tym samym dokonywana będzie kolejna weryfikacja powiązania faktury z dostawą (lub świadczeniem usług). Pracownik ZPK nie sporządzi projektu faktury dopóki nie otrzyma wszystkich dokumentów niezbędnych do jego wystawienia.

Kolejny etap związany z wystawieniem faktury, tzw. weryfikacja podatkowa projektu faktury, dodatkowo przyczyni się do zachowania autentyczności i integralności faktury, zarówno z uwagi na brak możliwości zmiany elementów zawartych w samym projekcie faktury ale również z uwagi na fakt, że weryfikacji tego projektu faktury dokonywać będzie również osoba upoważniona od strony nabywcy. Pozytywne zweryfikowanie projektu od strony nabywcy będzie ostatecznym potwierdzeniem, że w trakcie procesu wystawiania faktury nie nastąpiły zmiany i dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce pomiędzy podmiotem będącym wystawcą faktury a wskazanym nabywcą (podmiotem z Grupy). Jak wskazano już w opisie stanu przyszłego, w przypadku, gdyby wystawienie faktury nie było zasadne (co będzie wynikiem dokonanych weryfikacji ujawniających np. brak powiązania faktury z dostawą towarów lub świadczeniem usług) przygotowany projekt faktury zostanie anulowany.

Brak możliwości zmiany danych zawartych w projekcie faktury na etapie weryfikacji podatkowej, a następnie brak możliwości zmiany elementów faktury zarówno przez sprzedawcę jak i przez nabywcę po otrzymaniu faktury, świadczyć będzie o zachowaniu integralności faktury. Jednocześnie w Systemie zapewniona zostanie możliwość odczytania danych zawartych w fakturze a nawet i ich graficznego zilustrowania (np. w postaci PDF).

Uwzględniając powyższe, zdaniem Wnioskodawcy wszystkie wskazane w przepisach art. 106g i art. 106m Ustawy o VAT warunki dla uznania, że sposób wystawiania faktury elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury - będą spełnione przez planowany przez Spółkę System. Planowana do wdrożenia kontrola biznesowa ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. System (wystawianie faktur elektronicznych i ich przekazywanie w formie elektronicznej nabywcy) będzie tym samym zgodny z art. 106g ust. 3 pkt 1 i art. 106m Ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym elektroniczny obieg dokumentów dokonywany za pomocą Systemu jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 3 pkt 1 i art. 106m ust. 1-4 Ustawy o VAT, gdyż planowana przez Spółkę kontrola biznesowa zapewnia wiarygodną ścieżkę audytu i będzie zapewniała autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur?
2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym, w przypadku powstania obowiązku podatkowego, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a) Ustawy o VAT, momentem wystawienia faktury, kreującym moment powstania obowiązku podatkowego, będzie moment pozytywnej weryfikacji podatkowej sporządzonego projektu faktury, o którym mowa w części I pkt 4 stanu faktycznego?
3.  Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym Spółka wypełni obowiązek, o którym mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1 Ustawy o VAT w momencie pozytywnej autoryzacji podatkowej, o której mowa w części I pkt 4 stanu faktycznego?
4.  Czy dla Spółki jako odbiorcy faktur elektronicznych wystawianych w opisany sposób, możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktury elektronicznej zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT będzie nie wcześniej niż w okresie, w którym faktura zostanie wygenerowana w systemie finansowo - księgowym Spółki?
5.  Czy przedstawiony sposób przechowywania faktur elektronicznych spełnia wymogi określone w art. 112a ust. 1 i 4 Ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Zdaniem Spółki opisany w zdarzeniu przyszłym System jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 3 pkt 1 i art. 106m ust. 1 - 4 Ustawy o VAT i zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT - „jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym”.

W świetle art. 106n ust. 1 Ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 Ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT). Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Faktura, której autentyczność pochodzenia zapewniono, to faktura, co do której nie ma wątpliwości, że podmiot widniejący na niej jako sprzedawca (i najczęściej będący także wystawcą faktury) zrealizował transakcję dokumentowaną fakturą.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT). Oznacza to, że faktura od samego początku jej wystawienia do danego momentu w czasie (najpóźniej do końca przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym jest związana) miała taką samą treść. Nie dokonano w niej zmian.

Podatnik powinien również zapewnić czytelność faktury. Należy przez to rozumieć, że zapewniona jest możliwość odczytania danych zawartych na fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym (por. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.512.2017.1.JF).

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika (por. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 3 lipca 2017 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR).

W świetle powyższego, kontrole biznesowe, poprzez ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, zmierzają do zapewnienia, że każda faktura wprowadzona do obiegu przez podatnika VAT opisuje rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej.

W przypadku faktur elektronicznych, powyższe oznacza m.in.:

*   stosowanie technologii, które nie pozwalają w prosty sposób na zmodyfikowanie treści wystawionej faktury VAT oraz

*   przesyłanie/udostępnianie faktur w sposób zapewniający pewność co do tożsamości nadawcy/odbiorcy.

Opisana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa, polegająca na kilkuetapowej weryfikacji Wniosku o wystawienie faktury zapewnia zdaniem Wnioskodawcy wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Po pierwsze, tylko upoważnione do tego osoby będą mogły przygotować Wniosek o wystawienie faktury. Będą to, jak zaznaczono w opisie stanu przyszłego, osoby które będą miały wiedzę co do zasadności wystawienia takiego dokumentu. Osoba taka zobowiązana też będzie dołączyć do Wniosku właściwe dokumenty niezbędne (potrzebne) do wystawienia faktury, np. protokoły odbioru. W ten sposób zapewnione zostanie powiązanie dostawy z fakturą. Załączone w Systemie dokumenty (np. protokoły odbioru) najpierw do Wniosku, później do projektu faktury, pozwolą w sposób wiarygodny powiązać dostawę towaru lub świadczoną usługę, zarówno z wystawcą faktury jak też z nabywcą.

Przygotowany Wniosek będzie weryfikowany na kolejnym etapie w drodze weryfikacji księgowej, gdzie weryfikowane będą wszystkie dokumenty niezbędne do wystawienia faktury. Tym samym dokonywana będzie kolejna weryfikacja powiązania faktury z dostawą (lub świadczeniem usług). Pracownik ZPK nie sporządzi projektu faktury dopóki nie otrzyma wszystkich dokumentów niezbędnych do jego wystawienia.

Kolejny etap związany z wystawieniem faktury, tzw. weryfikacja podatkowa projektu faktury, dodatkowo przyczyni się do zachowania autentyczności i integralności faktury, zarówno z uwagi na brak możliwości zmiany elementów zawartych w samym projekcie faktury, ale również z uwagi na fakt, że weryfikacji tego projektu faktury dokonywać będzie również osoba upoważniona od strony nabywcy. Pozytywne zweryfikowanie projektu od strony nabywcy będzie ostatecznym potwierdzeniem, że w trakcie procesu wystawiania faktury nie nastąpiły zmiany i dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce pomiędzy podmiotem będącym wystawcą faktury a wskazanym nabywcą (podmiotem z Grupy). Jak wskazano już w opisie stanu przyszłego, w przypadku, gdyby wystawienie faktury nie było zasadne (co będzie wynikiem dokonanych weryfikacji ujawniających np. brak powiązania faktury z dostawą towarów lub świadczeniem usług) przygotowany projekt faktury zostanie anulowany.

Brak możliwości zmiany danych zawartych w projekcie faktury na etapie weryfikacji podatkowej, a następnie brak możliwości zmiany elementów faktury zarówno przez sprzedawcę jak i przez nabywcę po otrzymaniu faktury, świadczyć będzie o zachowaniu integralności faktury. Jednocześnie w Systemie zapewniona zostanie możliwość odczytania danych zawartych w fakturze, a nawet i ich graficznego zilustrowania (np. w postaci PDF).

Uwzględniając powyższe, zdaniem Wnioskodawcy wszystkie wskazane w przepisach art. 106g i art. 106m Ustawy o VAT warunki dla uznania, że sposób wystawiania faktury elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury - będą spełnione przez planowany przez Spółkę System. Planowana do wdrożenia kontrola biznesowa ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. System (wystawianie faktur elektronicznych i ich przekazywanie w formie elektronicznej nabywcy) będzie tym samym zgodny z art. 106g ust. 3 pkt 1 i art. 106m Ustawy o VAT.

Ad 2

Zdaniem Spółki pozytywna autoryzacja sporządzonego projektu faktury będzie momentem wystawienia faktury (w tym bowiem momencie faktura uzyska wszystkie wskazane przez Ustawę o VAT elementy niezbędne dla faktury - w tym brakujący wcześniej numer faktury i datę jej wystawienia). Z chwilą dokonania autoryzacji podatkowej edycja elementów faktury nie będzie możliwa. W tym momencie również dane zawarte na fakturze zostaną przesłane do nabywcy. Ewentualne zmiany danych na fakturze będą wymagały wystawienia korekty faktury, co potwierdza, że moment pozytywnej weryfikacji sporządzonego projektu stanowić będzie moment wystawienia faktury.

Ad 3

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 Ustawy o VAT, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, „podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy”.

Zdaniem Wnioskodawcy, w Systemie opisanym w zdarzeniu przyszłym, obowiązek, o którym mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1 Ustawy o VAT zostanie przez Spółkę wypełniony w momencie pozytywnej autoryzacji podatkowej projektu faktury w Systemie.

Pozytywna autoryzacja projektu faktury skutkuje bowiem wystawieniem faktury i stanowi jednocześnie moment, w którym wygenerowana w ten sposób w Systemie faktura zostanie uwidoczniona w systemie finansowo - księgowym nabywcy. Tym samym, moment uwidocznienia faktury w systemie finansowo - księgowym nabywcy jest momentem przesłania, udostępnienia tej faktury nabywcy. Nie zmienia tego fakt, że przed uwidocznieniem faktury w systemie nabywcy, osoba przez niego upoważniona weryfikowała dane zawarte w projekcie faktury (na etapie weryfikacji księgowej i podatkowej projektu faktury). Weryfikacja ta dotyczyła projektu i miała raczej charakter weryfikacji autentyczności tego projektu co do dokonanej dostawy (świadczonej usługi).

W systemie finansowo - księgowym nabywcy faktura pojawia się dopiero z chwilą pozytywnej autoryzacji podatkowej projektu faktury.

Ad 4

Zgodnie z art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Zgodnie jednak z ust. 10b pkt 1 tego artykułu, w przypadkach, gdy kwota podatku naliczonego wynika m.in. z otrzymanych faktur, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak zaznaczono w opisie zdarzenia przyszłego wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych dokonywane będzie również przez inne podmioty z Grupy. Spółka zatem może otrzymywać również faktury elektroniczne wystawione i przesłane Spółce w Systemie.

Faktury otrzymywane przez Spółkę będę uwidocznione w jej systemie finansowo - księgowym.

Zdaniem Wnioskodawcy, okresem w którym Spółka otrzyma fakturę elektroniczną (o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT) będzie okres, w którym faktura elektroniczna zostanie uwidoczniona w systemie finansowo - księgowym Spółki. Jeżeli zatem, w stosunku do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, to możliwość odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktury elektronicznej dokumentującej te czynności pojawi się nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym zgodnie z opisem Systemu faktura pojawi się jako faktura w systemie finansowo - księgowym Spółki. Będzie to bowiem moment, w którym Spółka otrzyma fakturę.

Zdaniem Spółki nie będzie tu miało znaczenia to, że od strony Spółki, jako nabywcy, weryfikowany był wcześniej projekt tej faktury.

Ad 5

Jak wynika z art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT podatnicy przechowują:

*   wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

*   otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

*   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 tej ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 tego przepisu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Planowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur elektronicznych jest zgodny z przepisem art. 112a Ustawy o VAT. Faktury będą przechowywane w sposób umożliwiający ich sortowanie według okresów rozliczeniowych. System umożliwi bezzwłoczny dostęp do faktur w formie elektronicznej, jak również zapewni możliwość wydrukowania graficznego obrazu faktury w sposób zapewniający zachowanie autentyczności i integralności treści tych dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Spółka wskazuje, że planowane jest wdrożenie nowego elektronicznego sytemu fakturowania, przesyłania faktur elektronicznych zintegrowanego z systemem finansowo - księgowym spółek z Grupy. Pierwszym etapem wystawienia faktury będzie złożenie wniosku w formie elektronicznej przez uprawnione osoby. Wniosek będzie zawierał m.in. dane sprzedawcy i nabywcy oraz załączniki np. protokoły zdawczo-odbiorcze podpisane przez przedstawicieli Spółki i zamawiającego, które wskazują jakie roboty, kiedy i przez kogo zostały wykonane oraz określają wartość wykonanych prac budowlanych. Załączniki stanowić będą źródło informacji o wartości usług do zafakturowania oraz będą wystarczające jeżeli jednoznacznie potwierdzają zasadność wystawienia faktury. Załączone będą również umowy lub zlecenia, dokumenty potwierdzające wydanie towaru, faktury zakupowe. Zatwierdzenie Wniosku przez pracownika ZPK skutkowało będzie sporządzeniem projektu faktury sprzedaży w Systemie. Projekt faktury zawierał będzie dane wymagane na fakturze, zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, za wyjątkiem numeru faktury oraz za daty wystawienia faktury. Na etapie autoryzacji podatkowej weryfikacji poprawności podatkowego ujęcia przyszłej faktury dla sprzedawcy i dla nabywcy dokonywała będzie osoba należąca do zespołu obsługująca księgi i podatki dla całej Grupy, a Wniosek podlegał będzie weryfikacji księgowej również od strony nabywcy przez upoważnioną osobę. Weryfikacji podlegać będą dane na fakturze oraz kompletność załączników. Zatwierdzenie projektu faktury spowoduje wystawienie faktury sprzedaży wraz z nadaniem daty oraz numeru.

Wątpliwości Spółki dotyczą zgodności z przepisami art. 106g ust. 3 pkt 1 i art. 106m ust. 1-4 Ustawy o VAT elektronicznego obiegu dokumentów dokonywanego za pomocą Systemu stosowanego przez Spółkę.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że elektroniczny obieg dokumentów dokonywany za pomocą Systemu jest zgodny z art. 106g ust. 3 pkt 1 i art. 106m ust. 1-4 ustawy oraz zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów.

Jak wskazał Wnioskodawca kontrola biznesowa, polegająca na kilkuetapowej weryfikacji Wniosku o wystawienie faktury zapewnia wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wskazano ponadto, że Wniosek o wystawienie faktury będzie przygotowany przez upoważnione do tego osoby mające wiedzę co do zasadności wystawienia dokumentu, zobowiązane do dołączenia do Wniosku właściwych dokumentów, np. protokołów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez przedstawicieli Spółki i zamawiającego, umów lub zleceń, dokumentów potwierdzających wydanie towaru, faktur zakupowych. Przy czym wskazano, że załączniki są wystarczające jeżeli jednoznacznie potwierdzają zasadność wystawienia faktury, a także, że zapewnione zostanie powiązanie dostawy z fakturą. Zatem załączone w Systemie dokumenty (np. protokoły odbioru) najpierw do Wniosku, później do projektu faktury, pozwolą w sposób wiarygodny powiązać dostawę towaru lub świadczoną usługę, zarówno z wystawcą faktury jak też z nabywcą. Poza tym wskazano, że przygotowany Wniosek będzie sprawdzany na kolejnym etapie w drodze weryfikacji księgowej, gdzie weryfikacji poddane będą dokumenty niezbędne do wystawienia faktury i pracownik nie sporządzi projektu faktury dopóki nie otrzyma niezbędnych dokumentów. Spółka wskazuje, że wskazana weryfikacja projektu faktury przyczyni się do zachowania autentyczności i integralności faktury, zarówno z uwagi na brak możliwości zmiany elementów zawartych w samym projekcie faktury, ale również z uwagi na dokonywanie weryfikacji również przez osobę upoważnioną przez nabywcę. Weryfikacja przez nabywcę będzie również potwierdzeniem, że w trakcie procesu wystawiania faktury nie nastąpiły zmiany. Będzie również potwierdzeniem istnienia dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy wystawcą faktury a nabywcą. Brak możliwości zmiany danych zawartych w projekcie faktury na etapie weryfikacji podatkowej, a następnie brak możliwości zmiany elementów faktury zarówno przez sprzedawcę jak i przez nabywcę po otrzymaniu faktury, świadczyć będzie o zachowaniu integralności faktury. Jednocześnie w Systemie zapewniona zostanie możliwość odczytania danych zawartych w fakturze a nawet i ich graficznego zilustrowania (np. w postaci PDF).

Wskazano ponadto, że po wystawieniu faktury (dokonaniu pozytywnej autoryzacji podatkowej), dane w niej zawarte będą przez System przesyłane do nabywcy i automatycznie u niego generowane. Przekazanie danych stanowi przekazanie faktury. Dane, które zostaną przekazane od sprzedawcy do nabywcy będą zawsze widoczne w takiej wersji, w jakiej zostały przesłane i w tym zakresie System nie będzie przewidywał możliwości ich edycji.

Uwzględniając powyższe, w ocenie tut. Organu, należy stwierdzić, że Wnioskodawca stosuje środki i procedury (kontrole biznesowe) mające ustalić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że wskazane w art. 106g ust. 3 pkt 1 i art. 106m ustawy warunki dla uznania, że sposób wystawiania faktury elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury - będą spełnione przez System finansowo-księgowy mający funkcjonować w Spółce. Planowana do wdrożenia kontrola biznesowa ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. System (wystawianie faktur elektronicznych i ich przekazywanie w formie elektronicznej nabywcy) będzie tym samym zgodny z art. 106g ust. 3 pkt 1 i art. 106m ustawy.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą powstania obowiązku podatkowego, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy, tj. czy momentem wystawienia faktury, kreującym moment powstania obowiązku podatkowego będzie moment pozytywnej weryfikacji podatkowej sporządzonego projektu faktury?

Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury w przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 1, z tytułu świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych.

Z powołanego przepisu wynika, że w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych obowiązek podatkowy powstaje z momentem wystawienia faktury.

Wnioskodawca zajmuje się świadczeniem usług budowlanych i deweloperskich. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym wystawienie faktury elektronicznej poprzedzone będzie kilkoma etapami. W pierwszym etapie złożony zostanie w formie elektronicznej wniosek o wystawienie faktury, na podstawie którego pracownik Zespołu Procesów Korporacyjnych poprzez zatwierdzenie Wniosku sporządzi projekt faktury w Systemie – sporządzenie projektu faktury dokona się w drodze przekształcenia wniosku w projekt faktury. Poza tym wskazano, że projekt faktury zawierał będzie wszystkie dane wymagane na fakturze, z wyjątkiem numeru oraz daty wystawienia. Wnioskodawca wskazał, że zatwierdzenie projektu faktury w autoryzacji podatkowej spowoduje, że projekt faktury przekształci się w fakturę sprzedaży gotową do zaksięgowania – tym samym spowoduje to wystawienie faktury sprzedaży wraz z nadaniem daty oraz numeru. Ponadto z chwilą dokonania autoryzacji podatkowej edycja elementów faktury nie będzie możliwa. W tym momencie również dane zawarte na fakturze zostaną przesłane do nabywcy. Ewentualna zmiana danych na fakturze będzie wymagała wystawienia korekty faktury, co potwierdza, że moment pozytywnej weryfikacji sporządzonego projektu stanowić będzie moment wystawienia faktury.

Wobec powyższego należy uznać, że skoro w momencie pozytywnej autoryzacji podatkowej i zatwierdzeniu projekt faktury otrzymuje datę i numer oraz w tym samym momencie dokument ten uzyska wszystkie wskazane przez ustawę elementy faktury, a ponadto z chwilą dokonania autoryzacji podatkowej nie będzie możliwa edycja elementów faktury oraz będzie to wersja, jaką otrzymuje usługodawca, to uznać należy, że zatwierdzenie projektu faktury kreuje wystawienie faktury sprzedaży. Wobec tego w tym samym momencie na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy powstanie obowiązek podatkowy dla usług budowlanych lub budowlano-montażowych.

Zatem stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Ad 3

Jak wyżej wskazano, zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Na podstawie powołanego przepisu sprzedawca posiada obowiązek przesłania lub udostępnienia nabywcy wystawionej przez siebie faktury. Przesłanie lub udostępnienie ma się odbyć w formie elektronicznej w formie elektronicznej.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy prawidłowości wypełnienia obowiązku, o którym mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy (tj. przesłania lub udostępnienia faktury nabywcy) w momencie pozytywnej autoryzacji podatkowej.

Jak rozstrzygnięto w uzasadnieniu do pytania nr 2 – w momencie pozytywnej autoryzacji podatkowej i zatwierdzeniu projektu faktury nastąpi wystawienie faktury. Skoro stosowany przez Spółkę System finansowo-księgowy po wystawieniu faktury (tj. dokonaniu pozytywnej autoryzacji podatkowej) wymusza automatyczne przesłanie wygenerowanych danych do nabywcy, to uznać należy, że takie przesłanie stanowi przekazanie faktury. Potwierdzeniem tego jest to, że (co wskazuje Spółka) dane, które zostaną przekazane od sprzedawcy do nabywcy będą zawsze widoczne w takiej wersji, w jakiej zostały przesłane i w tym zakresie System nie będzie przewidywał możliwości ich edycji. Wobec powyższego należy uznać, że moment uwidocznienia faktury w systemie finansowo - księgowym nabywcy jest momentem przesłania (udostępnienia) tej faktury nabywcy.

Należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że obowiązek, o którym mowa w art. 19a ust. 3 pkt 1 ustawy, zostanie przez Spółkę wypełniony w momencie pozytywnej autoryzacji podatkowej projektu faktury w Systemie.

Zatem stanowisko w zakresie pytania nr 3 należy uznać za prawidłowe.

Ad 4

Wątpliwość Spółki dotyczy możliwości odliczenia podatku naliczonego z faktury elektronicznej zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy nie wcześniej niż w okresie, w którym faktura zostanie wygenerowana w systemie finansowo - księgowym Spółki.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Powyższy przepis konstytuuje termin odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę towaru lub usługi i zgodnie z tym przepisem odliczenie nie może nastąpić wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Wobec tego odliczenie podatku naliczonego z otrzymanych faktur nie może nastąpić wcześniej niż w dacie otrzymania przez nabywcę faktury dokumentującej nabycie towaru lub usługi.

Jak rozstrzygnięto wyżej (ad 3) - moment uwidocznienia faktury w systemie finansowo - księgowym nabywcy jest momentem przesłania (udostępnienia) nabywcy tej faktury. Zatem Spółka jako nabywca usługi otrzyma fakturę przesłaną elektronicznie w momencie uwidocznienia tej faktury w stosowanym Systemie finansowo – księgowym.

Tym samym należy zgodzić się ze Spółką, że okresem, w którym Spółka otrzyma fakturę elektroniczną (o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy) będzie okres, w którym faktura elektroniczna zostanie uwidoczniona w systemie finansowo - księgowym Spółki. Jeżeli zatem, w stosunku do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, to możliwość odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktury elektronicznej dokumentującej te czynności pojawi się nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym zgodnie z opisem Systemu faktura pojawi się jako faktura w systemie finansowo - księgowym Spółki. Będzie to bowiem moment, w którym Spółka otrzyma fakturę.

Wobec powyższego stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 4 należy uznać za prawidłowe.

Ad 5

Wątpliwości Spółki dotyczą również zgodności przedstawionego sposobu przechowywania faktur elektronicznych z wymogami określonymi w art. 112a ust. 1 i 4 ustawy.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka wskazuje, że dane, które zostaną przekazane od sprzedawcy do nabywcy będą zawsze widoczne w takiej wersji, w jakiej zostały przesłane i System nie będzie przewidywał możliwości ich edycji. W każdym momencie nabywca będzie miał możliwość wyświetlenia danych, które otrzymał. Przesłane dane będą możliwe do graficznego zilustrowania (np. w formacie PDF). Przechowywanie faktur, jak również późniejsza ich archiwizacja, będzie miała miejsce w elektronicznym systemie księgowym Spółki w sposób umożliwiający ich sortowanie według okresów rozliczeniowych. System umożliwi Spółce bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w postaci elektronicznej, a także ich natychmiastowy pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Ponadto wskazano, że na żądanie organów podatkowych osoba upoważniona przez Spółkę będzie mogła wydrukować faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści tych faktur lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Mając na uwadze przedstawiony sposób przechowywania faktur wysyłanych i otrzymywanych w formie elektronicznej zgodzić się należy ze Spółką, że planowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur elektronicznych jest zgodny z przepisem art. 112a ust. 1-4 ustawy. Faktury będą przechowywane w sposób umożliwiający ich sortowanie według okresów rozliczeniowych. System umożliwi bezzwłoczny dostęp do faktur w formie elektronicznej, jak również zapewni możliwość wydrukowania graficznego obrazu faktury w sposób zapewniający zachowanie autentyczności i integralności treści tych dokumentów.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 5 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.