Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-124/09/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2009-06-12
Teza: Czy Spółka wybrała prawidłowy sposób zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników oraz osoby zatrudnione na umowę zlecenie z tytułu używania pojazdów prywatnych?
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy; delegacja-delegacja służbowa; ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; jazda; jazda-jazda miejscowa; koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-zwrot kosztów; pracownik; samochód; samochód-samochód osobowy; samochód-samochód prywatny
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 3 marca 2009 roku (data wpływu 9 marca 2009 roku), uzupełnione pismem z dnia 15 maja 2009 r. (data wpływu 19 maja 2009 roku), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie prawidłowości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych z tytułu zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników oraz osoby zatrudnione na umowę-zlecenie, z tytułu używania pojazdów prywatnych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 marca 2009 roku został złożony, uzupełniony pismem z dnia 15 maja 2009 r., ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej między innymi podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie opodatkowania kwot stanowiących zwrot kosztów ponoszonych przez osoby zatrudnione na podstawie umowy - zlecenia z tytułu używania pojazdów prywatnych do realizacji zadań wynikających z zawartej umowy.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest ochrona mienia i dóbr. Pracownicy Wnioskodawcy zatrudnieni jako „kontrolni” wykonują swoją pracę – w ramach zawartych umów z klientami – kontrolując obiekty. Dotychczas korzystali z samochodów służbowych, jednakże Spółka chce, aby do celów służbowych pracownicy wykorzystywali samochody prywatne. Jednostka planuje wypłacać pracownikom tzw. kilometrówkę. Pracownicy zatrudnieni są na umowę o pracę, lecz zamierza się zmienić zawarte z nimi umowy na umowy-zlecenia.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy „kilometrówka” będzie stanowiła przychód ze stosunku pracy dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę (etat)?
2.  Czy w umowie zlecenia należy umieścić zapis o sposobie wypłaty „kilometrówki”?
3.  Czy w przypadku umowy-zlecenia wypłata „kilometrówki” będzie opodatkowana i należy od niej odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne?
4.  Czy w zeznaniu rocznym pracownik powinien wpisać przychód z wypłat „kilometrówki” i czy będzie mógł wykazać koszty związane z pracą tzn. rachunki za paliwo, koszty napraw samochodu?

Ponadto w piśmie z dnia 15 maja 2009 r. stanowiącym uzupełnienie wniosku Spółka wyraziła wolę uzyskania interpretacji przepisów w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, tj. odpowiedzi w zakresie prawidłowości sposobu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników oraz osoby zatrudnione na umowę zlecenie z tytułu używania pojazdów prywatnych.

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytanie wynikające z ww. pisma z dnia 15 maja 2009 r. stanowiącego uzupełnienie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Wniosek Spółki w zakresie pozostałych pytań został rozpatrzony odrębnymi interpretacjami indywidualnymi.

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłata z tytułu zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników oraz osoby zatrudnione na umowę-zlecenie jest dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przywołana regulacja wskazuje, iż definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

*   konieczność faktycznego – co do zasady – poniesienia wydatku,

*   poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia.

Drugi z tych elementów stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą, ponoszony wydatek nie został ujęty w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. Do katalogu tego należą m.in. wydatki, które nie są zaliczane do kosztów podatkowych po przekroczeniu ustawowo określonych limitów, gdy nie spełnią określonych warunków, bądź ze względu na swój charakter bezwzględnie nie stanowią kosztów podatkowych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z jego zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Art. 16 ust. 1 ustawy zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, iż każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Na podstawie tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów między innymi:

*   wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1.  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2.  w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra - art. 16 ust. 1 pkt 30,

*   wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, (które należą do innych niż pracownicy podmiotów) – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję pojazdu - art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy.

Przez wskazaną stawkę za jeden kilometr przebiegu należy rozumieć stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ww. ustawy).

Przy czym spełnione muszą być wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis ten stanowi, że przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz pkt 51 powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (zleceniodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W konsekwencji, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z podróżami służbowymi i jazdami lokalnymi pracowników oraz podróżami osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowy–zlecenia) mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust 1 cyt. ustawy. O ile bowiem, zgodnie z postanowieniami zawieranych umów, Wnioskodawca zobowiązuje się do zwrotu pracownikom oraz zleceniobiorcom kosztów używania przez nich samochodów dla celów służbowych - zapłata tych należności jest związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Wydatek jest ponoszony w celu osiągania przychodów, a zatem spełnia ogólną przesłankę uznania go za koszt uzyskania przychodów Spółki, wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając powyższe na uwadze, w wyżej wymienionych przypadkach, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania prywatnych samochodów przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz na podstawie umowy–zlecenia przy uwzględnieniu ograniczeń i metod obliczania wielkości wydatków ponoszonych na rzecz pracowników wynikających z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51, w tym również w sposób wskazany przez Jednostkę we własnym stanowisku w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego, jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy; rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.; rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Dodatkowo wskazać należy, że pojęcie „podróż służbowa” unormowane jest w przepisach prawa pracy - art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii, czy podróże jakie pracownicy Wnioskodawcy odbywają są „podróżami służbowymi” nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.