Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.25.2020.3.PJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-05-12
Teza: Skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a pkt 1, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 900 ze zm.), art. 15zzs ust. 7 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 17 stycznia 2020 r. (data wpływu 21 stycznia 2020 r.), uzupełnionego pismem z 7 kwietnia 2020 r. (data wpływu: 14 kwietnia 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej - **jest prawidłowe**

UZASADNIENIE

W dniu 21 stycznia 2020 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z 7 kwietnia 2020 r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 17 marca 2020 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni jest spółką akcyjną - podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Spółka posiada status podmiotu leczniczego i świadczy przede wszystkim zwolnione z VAT usługi w zakresie opieki medycznej, ale również opodatkowane VAT usługi medycyny estetycznej.

Skala działalności Wnioskodawczyni jest bardzo duża - prowadzi działalność na terenie całej Polski i posiada placówki w wielu miastach, a tam, gdzie nie posiada placówek, zleca wykonywanie usług swoim partnerom. Wnioskodawczyni sprzedaje swoje usługi również za pośrednictwem sklepu internetowego. Stopień zorganizowania oraz rozmiar działalności pozwalają stwierdzić, że Spółka (\`(...)\`) w zakresie opieki medycznej.

Z uwagi na ww. bardzo dużą skalę działalności, Wnioskodawczyni wystawia i otrzymuje bardzo dużą liczbę dokumentów typu: faktury, faktury korygujące, rachunki, noty księgowe, ale także zamówienia, umowy itp. Z końcem sierpnia 2019 r. Spółka wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów (system Y.). Od tego momentu znaczna część dokumentów jest skanowana.

Elektronicznym obiegiem dokumentów są objęte u Wnioskodawczyni:

1.  faktury kosztowe, dokumentujące ponoszone przez Spółkę koszty najmu, mediów, serwisów, reklamy, szkoleń, ubezpieczeń itp.,
2.  faktury dokumentujące zakup środków trwałych,
3.  faktury dokumentujące usługi leasingowe,
4.  faktury od podwykonawców za usługi medyczne.

Elektronicznym obiegiem dokumentów nie są zaś objęte w szczególności:

1.  faktury magazynowe, dokumentujące zakup materiałów medycznych na magazyn,
2.  dokumenty potwierdzające dokonane przez pracowników/współpracowników Wnioskodawczyni rozliczenia gotówkowe (w tym rozliczenia kart płatniczych) z tytułu zakupów robionych przez nich na rzecz Spółki,
3.  dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji pracowników/współpracowników Wnioskodawczyni.

Wnioskodawczyni planuje w przyszłości objąć elektronicznym obiegiem dokumentów również niektóre bądź wszystkie kategorie dokumentów, które na dzień składania niniejszego wniosku nie są nim objęte.

Proces w systemie Y. inicjują wyznaczeni pracownicy Wnioskodawczyni, którzy skanują faktury. Każda zeskanowana faktura otrzymuje kod kreskowy wraz z numerem, które są widoczne w Y. Na każdą papierową fakturę jest przyklejany kod kreskowy. Oryginały faktur papierowych objętych elektronicznym obiegiem dokumentów są archiwizowane przez pracowników w segregatorach według numerów kodów kreskowych. Jeden raz w tygodniu segregatory z oryginałami faktur są przekazywane do działu księgowości. Wyjątek w tym zakresie stanowią oryginały faktur od podwykonawców za usługi medyczne, które po wprowadzeniu przez pracowników do systemu Y. są przekazywane na bieżąco do Działu Obsługi Klienta i to pracownicy tego działu archiwizują je w wersji papierowej w segregatorach, a następnie przekazują do działu księgowości, w sposób opisany powyżej.

Faktury, które Wnioskodawczyni otrzymuje drogą elektroniczną (za pośrednictwem poczty elektronicznej) są przechowywane wyłącznie w formie PDF, to znaczy nie są drukowane.

Pliki z fakturami z systemu Y. są przechowywane w postaci PDF lokalnie na dysku serwera, który znajduje się w serwerowni w X. Pliki te są powiązane z wpisem z Y. poprzez odpowiednie rekordy w bazie danych. Wszystkie pliki PDF znajdują się aktualnie w jednym katalogu, ale jest możliwość dodawania kolejnych katalogów do przechowywania plików. Jeden raz dziennie (każdego dnia) jest wykonywana kopia serwera. Taka kopia aktualnie jest przechowywana do maksymalnie tygodnia, a następnie zastępowana kolejnymi kopiami wykonywanymi w późniejszych dniach.

Oryginały faktur niepodlegających pod elektroniczny obieg dokumentów archiwizowane są w segregatorach wg numeru systemowego nadawanego przez system finansowo-księgowy podczas księgowania faktury. Numer ten jest umieszczany przez księgową na fakturze.

Wnioskodawczyni rozważa przyjęcie rozwiązania polegającego na rezygnacji z archiwizowania papierowych oryginałów faktur objętych elektronicznym obiegiem dokumentacji. Faktury te byłyby wówczas przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w plikach PDF, a ich papierowe oryginały byłyby niszczone.

W uzupełnieniu z 7 kwietnia 2020 r. Wnioskodawca wskazał ponadto poniższe okoliczności:

1.  W odniesieniu do faktur otrzymywanych w formie elektronicznej w formacie PDF wnioskodawczyni akceptuje ich stosowanie. W związku z tym, że taka akceptacja następuje często w sposób dorozumiany, trudno mówić o wyrażaniu tej zgody „osobno w stosunku do każdego dostawcy i bezpośrednio”. Zgoda na stosowanie faktur elektronicznych istnieje wobec każdego z dostawców.
2.  Faktury, które Spółka przechowuje wyłącznie w formie PDF będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
3.  Sposób przechowywania faktur elektronicznych przez Wnioskodawczynię będzie zapewniał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w świetle obowiązujących przepisów ustaw podatkowych, tj. ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dopuszczalne jest, aby obieg i przechowywanie dokumentów otrzymanych przez Wnioskodawczynię odbywał się w formie elektronicznej na zasadach opisanych w opisie stanu faktycznego, w tym czy dopuszczalna jest całkowita rezygnacja przez Wnioskodawczynię z przechowywania w wersji papierowej oryginałów faktur objętych elektronicznym obiegiem dokumentów?

Wnioskodawca przedstawił następujące stanowisko w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego w zakresie podatku od towarów i usług:

Zdaniem Wnioskodawczym dopuszczalne jest, aby obieg i przechowywanie otrzymanych przez nią dokumentów odbywał się w formie elektronicznej na zasadach opisanych w opisie stanu faktycznego, w tym dopuszczalna jest całkowita rezygnacja przez Wnioskodawczynię z przechowywania w wersji papierowej oryginałów faktur objętych elektronicznym obiegiem dokumentów.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy. Wystawione oraz otrzymane przez podatnika faktury powinny - w świetle art. 112a ust. 1 ustawy o VAT - być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. W świetle art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy maja obowiązek zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do wystawionych i otrzymanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się zaś to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT). Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zdaniem Spółki zmiana formatu pliku, jak również sama zmiana z formy papierowej na plik pdf, nie uchybia powyższym wymogom. Pliki są zapisywane w systemie Y. w podziale na okresy rozliczeniowe i opisane, co powoduje, że ich odszukanie jest tak samo łatwe jak byłoby w przypadku zarchiwizowanych wersji papierowych. Autentyczność pochodzenia gwarantuje przyjęta przez Wnioskodawczynię forma utrwalania treści faktur poprzez ich skanowanie, co wiąże się z tym, że elektroniczna wersja dokumentu stanowi wierne odzwierciedlenie jego papierowego oryginału. Ta sama technika utrwalania treści dokumentów będzie gwarantować ich integralność i czytelność. Format, w którym faktury będą zapisywane, nie pozwala bowiem na ich edycję, a jednocześnie pozwala na uzyskanie zapisu o takiej samej czytelności jak oryginalny dokument. W Spółce funkcjonują mechanizmy kontroli biznesowych, polegające m. in. na tym, że każdy dokument księgowy jest weryfikowany pod względem formalnym i merytorycznym przez upoważnione i zobowiązane do tego osoby. Dokument, który nie przejdzie pozytywnie takiej weryfikacji, nie jest uwzględniany w rozliczeniu podatkowym Wnioskodawczyni.

Podsumowując, przyjęty przez Wnioskodawczynię mechanizm elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wszystkie warunki, o których mowa w ustawie o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności

Stosownie do art. 15 ust. 2 działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy)

Ponadto zgodnie z art. 112b ust. 4 podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów (system Y.). Od tego momentu znaczna część dokumentów jest skanowana. Elektronicznym obiegiem dokumentów są objęte u Wnioskodawczyni:

1.  faktury kosztowe, dokumentujące ponoszone przez Spółkę koszty najmu, mediów, serwisów, reklamy, szkoleń, ubezpieczeń itp.,
2.  faktury dokumentujące zakup środków trwałych,
3.  faktury dokumentujące usługi leasingowe,
4.  faktury od podwykonawców za usługi medyczne.

Wnioskodawczyni planuje w przyszłości objąć elektronicznym obiegiem dokumentów również niektóre bądź wszystkie kategorie dokumentów, które na dzień składania niniejszego wniosku nie są nim objęte.

Proces w systemie Y. inicjują wyznaczeni pracownicy Wnioskodawczyni, którzy skanują faktury. Każda zeskanowana faktura otrzymuje kod kreskowy wraz z numerem, które są widoczne w Y. Na każdą papierową fakturę jest przyklejany kod kreskowy. Oryginały faktur papierowych objętych elektronicznym obiegiem dokumentów są archiwizowane przez pracowników w segregatorach według numerów kodów kreskowych.

Faktury, które Wnioskodawczyni otrzymuje drogą elektroniczną (za pośrednictwem poczty elektronicznej) są przechowywane wyłącznie w formie PDF, to znaczy nie są drukowane.

Pliki z fakturami z systemu Y. są przechowywane w postaci PDF lokalnie na dysku serwera, który znajduje się w serwerowni w X. Pliki te są powiązane z wpisem z Y. poprzez odpowiednie rekordy w bazie danych.

Oryginały faktur niepodlegających pod elektroniczny obieg dokumentów archiwizowane są w segregatorach wg numeru systemowego nadawanego przez system finansowo-księgowy podczas księgowania faktury.

Wnioskodawczyni rozważa przyjęcie rozwiązania polegającego na rezygnacji z archiwizowania papierowych oryginałów faktur objętych elektronicznym obiegiem dokumentacji. Faktury te byłyby wówczas przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w plikach PDF, a ich papierowe oryginały byłyby niszczone.

W odniesieniu do faktur otrzymywanych w formie elektronicznej w formacie PDF wnioskodawczyni akceptuje ich stosowanie. Zgoda na stosowanie faktur elektronicznych istnieje wobec każdego z dostawców.

Faktury, które Spółka przechowuje wyłącznie w formie PDF będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych przez Wnioskodawczynię będzie zapewniał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

Wątpliwości Wnioskodawczyni dotyczą dopuszczalności przechowywania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych przez Wnioskodawczynię w tym rezygnacji z przechowywania w wersji papierowej oryginałów faktur objętych elektronicznym obiegiem dokumentów.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Wnioskodawczyni wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie ich wyszukiwanie wg określonych parametrów; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały zapewniony dostęp do wskazanych faktur przechowywanych w wersji elektronicznej oraz możliwość ich poboru, drukowania i przetwarzania.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów, potwierdzających zakup towarów i usług (dokumenty potwierdzające dokonane przez pracowników/współpracowników Wnioskodawczyni rozliczenia gotówkowe, w tym rozliczenia kart płatniczych z tytułu zakupów robionych przez nich na rzecz Spółki, dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji pracowników/współpracowników Wnioskodawczyni), to wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument potwierdzający zakup zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie podatku od towarów i usług należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego.

Jednocześnie Organ informuje, że w zakresie pozostałych podatków, których dotyczy wniosek, tj. podatku dochodowego od osób prawnych oraz przepisów Ordynacji podatkowej zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy

o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (\`(...)\`), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § la ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Bieg powyższego terminu nie rozpoczyna się do dnia zakończenia okresu stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID (art. 15zzs ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r., poz. 374, ze zm.).

Jednocześnie, stosownie do art. 15zzs ust. 7 ww. ustawy z dnia 2 marca 2020 r., czynności dokonane w postępowaniach, o których mowa w ust. 1, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID są skuteczne. Tym samym, Strona może skutecznie wnieść skargę pomimo wstrzymania biegu powyższego terminu.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.