Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.865.2024.2.LM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-01-30
Teza: Zachowanie prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych elektronicznie.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 grudnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który
    dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych
    elektronicznie. Uzupełnili go Państwo pismem z 28 stycznia 2025 r. (wpływ 28 stycznia
    2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    (...) Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) dokonuje sprzedaży maszyn (...) do
    klientów zlokalizowanych w Polsce. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka
    otrzymuje faktury w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie
    papierowej Spółka otrzymuje bezpośrednio na adres spółki jak i pozyskiwane są przez
    pracowników Spółki. Faktury w formie elektronicznej wpływają na dedykowany adres e-
    mail Spółki.
    Spółka planuje, iż każda faktura uzyskana od dostawców będzie wprowadzana do aplikacji
    typu (...) (dalej: System), w której takie faktury podlegałaby akceptacji merytorycznej.
    Akceptacja merytoryczna polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej,
    sprawdzeniu zasadności wystawienia Faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową
    oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione
    do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Akceptacja podlega
    w systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji przechowywany jest w
    aplikacji typu (...).
    Wprowadzenie faktur do aplikacji typu (...) wygląda następująco: otrzymane przez Spółkę
    w formie papierowej faktury wraz załącznikami są skanowane i zapisane w
    nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG - dalej: "Skany". Faktury
    dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF,
    TIFF, JPG) pobierane są z dedykowanego adresu e-mail Spółki. Faktury w Systemie będą
    przechowywane na serwerze na terytorium kraju. Regularnie będą sporządzane kopie
    zapasowe danych z serwera.
    Aplikacja (...) (System) umożliwiać będzie przechowywanie Skanów w podziale na okresy
    rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych
    identyfikujących Faktury. Skany będą przechowywane przez okres nie krótszy od
    wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po stworzeniu i zapisaniu Skanów w
    archiwum elektronicznym nie będzie możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej
    jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na Fakturze papierowej. Jakość Skanu nie
    będzie zakłócała czytelności dokumentów.
    Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    Faktury otrzymane w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli
    biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności
    treści i czytelności.
    Kontrole biznesowe zapewnią weryfikacje autentyczności pochodzenia, integralności
    treści i czytelności otrzymanych faktur. Wnioskodawca umożliwi naczelnikowi urzędu

    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny pobór
    faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy
    z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze
    zm.). Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami służą/będą służyć
    czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.
    Pytania
    1) Czy zgodnie z opisaną w stanie faktycznym procedurą w świetle Ustawy VAT w zakresie,
      w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji
      podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych
      dopuszczalne będzie w nowym procesie przechowywanie Faktur otrzymywanych przez
      Spółkę w wersji papierowej wyłącznie w Aplikacji (...) w formie Skanu bez konieczności
      przechowywania ich w wersji papierowej?
    2) Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami
      dokumentów (Skanami), to zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego
      VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w
      przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur, ale przechowywanych w dalszym
      ciągu w archiwum elektronicznym (Aplikacji (...)) w formie Skanu w nowym procesie
      archiwizacji?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Ad 1)
    W opinii Wnioskodawcy, zgodnie z opisaną w stanie faktycznym procedurą w świetle
    Ustawy VAT w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek
    przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia
    zobowiązań podatkowych dopuszczalne będzie w nowym procesie przechowywanie
    Faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej wyłącznie w Aplikacji (...) w
    formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
    Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg
    podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu
    upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe
    stanowią inaczej.
    Zatem zgodnie z treścią powyższego przepisu, przechowywanie ksiąg i związanych z ich
    prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Niemniej przepisy
    Ordynacji podatkowej nie określają sposobu przechowywania dokumentacji, w
    szczególności nie wskazują, aby dokumentacja miała być przechowywana w formie
    papierowej.
    Zgodnie z brzmieniem art. 112 ust. 1 Ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać
    ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w
    szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1. Ustawy VAT podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy
        rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
        pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich
        wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
        podatkowego.

    Natomiast stosownie do treści art. 106m ust. 1 Ustawy VAT - podatnik określa sposób
    zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
    Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
    dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2
    Ustawy VAT).
    Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
    które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy VAT).
    Istotne jest również, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność
    faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają
    wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług
    (art. 106m ust. 4 Ustawy VAT).
    Reasumując należy uznać, że przepisy Ustawy VAT nie odnoszą się w sposób bezpośredni
    do kwestii możliwości przechowywania przez podatnika Faktur wyłącznie w formie
    papierowej, czy też elektronicznej w postaci ich cyfrowego zapisu.
    Przepisy te nie zawierają również żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty takie
    powinny być przechowywane - w szczególności z obowiązujących przepisów nie wynika
    obowiązek przechowywania Faktur w postaci, w której zostały one wystawione i
    otrzymane (tj. w oryginalnej postaci).
    Tym samym, należy uznać, że przepisy nie wykluczają możliwości przechowywania Faktur
    w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych Faktur) otrzymanych
    pierwotnie w wersji papierowej - o ile spełnione zostaną wymogi archiwizowania
    dokumentów określone w powyżej powołanych przepisach.
    W konsekwencji, w oparciu o aktualne brzmienie przepisów Ustawy VAT w zakresie zasad
    przechowywania Faktur, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób
    przechowywania Faktur, o ile spełnione są warunki określone w art. 106m i art. 112a
    Ustawy VAT.
    Zasada ta dotyczy zarówno przechowania Faktur w formie papierowej jak również
    elektronicznej.
    Ad 2)
    W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko
    elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami), to zachowa ona prawo do odliczenia
    podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie
    papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur, ale przechowywanych w
    dalszym ciągu w archiwum elektronicznym (Aplikacji (...)) w formie Skanu w nowym
    procesie archiwizacji.
    Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane
    do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15,
    przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
    zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 tej ustawy.
    W przypadku zakupów udokumentowanych fakturą, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a
    Ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z
    faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
    Prawo to, zgodnie z art. 86 ust. 10 Ustawy VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym
    w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał
    obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy VAT, nie może
    powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę
    zakupową.

    Żaden przepis ustawy VAT nie uzależnia prawa podatnika do odliczenia podatku
    naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej
    podatnik przechowuje faktury.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w
      formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i
      przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez
      to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie
      elektronicznym.
    W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:
      Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art.
        106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku
        od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby
        prawnej niebędącej podatnikiem;
      2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta
        z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany
        w pkt 1;
      4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt
        4,
      c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust.
        1b.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła
      je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
    Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1
    ustawy.

    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przepisy dotyczące
    określenia tych pojęć zostały uregulowane w art. 106m ustawy.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w
      formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
      zawartych.
    Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.

    W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur
    otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób
    ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na
    okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie,
    zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza
    terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi
    urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
    administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
    środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka
    otrzymuje faktury zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej. Spółka
    planuje, iż każda faktura uzyskana od dostawców będzie wprowadzana do aplikacji, w
    której będzie podlegała akceptacji merytorycznej. Skany będą przechowywane przez okres
    nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego. Jakość Skanu nie będzie
    zakłócała czytelności dokumentów. Faktury otrzymane w formie papierowej będą
    niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności,
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Kontrole biznesowe
    zapewnią weryfikacje autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności
    otrzymanych faktur. Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie bezzwłoczny
    pobór faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Nabyte przez Spółkę towary i
    usługi udokumentowane fakturami służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym
    podatkiem VAT.
    Wątpliwości Spółki sprowadzają się do ustalenia, czy w opisanym stanie faktycznym i
    zdarzeniu przyszłym dopuszczalne będzie przechowywanie Faktur otrzymywanych przez
    Spółkę w wersji papierowej wyłącznie w Aplikacji i czy w tej sytuacji Spółka zachowa prawo
    do odliczenia podatku naliczonego VAT wykazanego w fakturach otrzymanych w formie
    papierowej.
    Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy
    przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur jest zgodny z przepisami ustawy.
    Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy,
    należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub
    wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności
    pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też
    kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie
    przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
    stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
    obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby
    osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania
    autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez
    podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury
    bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do
    spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną

    (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy
    fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne
    wynikające z ustalonych kompetencji).
    Skoro więc jak Państwo wskazali do faktur przechowywanych w Aplikacji na zasadach
    opisanych powyżej, zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    ich czytelność, oraz umożliwią Państwo bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów, ich
    pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych, na żądanie, odpowiednim organom
    wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie
    zgodny z powołanymi przepisami i nie będzie konieczne przechowywanie tych
    dokumentów w wersji papierowej. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w
    art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    Odnośnie kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur, wskazać należy,
    że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do
      obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem
      art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu:
      a) nabycia towarów i usług,
      b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
    wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
    podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
    podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
    naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
    takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
    podatkowego).
    Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art.
    86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88
    ustawy.
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
    odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
    formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.
    Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik
    nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
    kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy
    muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym
    przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady
    przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika
    dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku
    należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Jak wyżej wskazano, warunki dotyczące przechowywania faktur wynikające z art. 106m,
    art. 112 oraz art. 112a ustawy zostały spełnione, ponadto z wniosku wynika, że Spółka jest

    czynnym podatnikiem podatku VAT, a nabyte przez Spółkę towary i usługi
    udokumentowane fakturami służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym tym
    podatkiem.
    Tym samym, Spółka zachowa nabyte prawo do odliczenia podatku naliczonego
    wykazanego na fakturach zakupowych, w przypadku ich przechowywania wyłącznie w
    formie elektronicznej (bez zachowania ich wersji papierowej) zgodnie z opisaną procedurą.
    W efekcie należy wskazać, że w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym
    dopuszczalne będzie przechowywanie Faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji
    papierowej wyłącznie w wersji elektronicznej, a Spółka zachowa prawo do odliczenia
    podatku VAT wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej,
    przechowywanych w wersji elektronicznej.
    Zatem Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu
    prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja
        będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i
        zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):

        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.