Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.610.2022.1.LK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-02-02
Teza: W zakresie możliwości archiwizowania faktur uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e-ust. 5-pkt 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 ; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa-ust. 2

Interpretacja indywidualna
==========================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

13 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości archiwizowania faktur uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego
-------------------------

Jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej „podatek VAT”).

Prowadzicie Państwo działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej towarów i usług, w tym w zasadniczej mierze sprzętu elektronicznego (telefony, komputery, drukarki, rutery, modemy itp.) oraz sprzętu AGD (lodówki, pralki, pralko-suszarki, odkurzacze, akcesoria, itp.). Sprzedaż prowadzona jest w wyspecjalizowanych sklepach stacjonarnych.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywacie Państwo znaczne ilości towarów i usług, których zakup jest udokumentowany fakturami VAT.

Otrzymujecie Państwo faktury VAT zakupowe zarówno w formie papierowej (dalej „Papierowe Faktury VAT”), jak i w formie elektronicznej. Papierowe Faktury VAT są przechowywane (archiwizowane) w takiej formie w jakiej zostały otrzymane. Dodatkowo Papierowe Faktury VAT są digitalizowane (skanowane) i archiwizowane w wersji zdigitatlizowanej (elektronicznej). W konsekwencji Papierowe Faktury VAT przechowujecie Państwo w dwóch formach, tj. w formie papierowej oraz w formie zdigitalizowanej (elektronicznej). Tym samym prowadzicie Państwo podwójną archiwizację Papierowych Faktur VAT.

W procesie digitalizacji Papierowych Faktur VAT każdorazowo dokonywane są kontrole biznesowe obejmujące w szczególności weryfikację w zakresie: danych wystawcy Papierowych Faktur VAT, zgodności nabywanego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową, zgodności kwot wskazanych na Papierowych Fakturach VAT z zamówieniem lub umową momentu realizacji usługi lub dostawy towaru, których dotyczą Papierowe Faktury VAT).

Stosowane przez Państwo kontrole biznesowe gwarantują w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymywanych przez Państwo Papierowych Faktury VAT z konkretną transakcją dokumentowaną taką fakturą VAT. Wyłącznie Papierowe Faktury VAT pozytywnie zweryfikowane w procesie digitalizacji są księgowane i rozliczane dla Państwa celów podatkowych, a po ich zdigitalizowaniu są przechowywane (archiwizowane) w formie zapisu elektronicznego.

Archiwizacja elektroniczna Papierowych Faktury VAT po ich zdigitalizowaniu (zeskanowaniu) prowadzona jest w sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

2) integralność treści, tj. niezmienianie danych zawartych w zdigitalizowanych fakturach;

3) czytelność, oraz

4) łatwość odszukania.

Nadto zdigitalizowane Papierowe Faktury VAT są przechowywane od momentu ich otrzymania do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający sortowanie w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniający ich łatwe odszukanie.

Mając na uwadze dużą ilość otrzymywanych przez Spółkę Papierowych Faktur VAT ich archiwizowanie w takiej formie w jakiej zostają dostarczone do Spółki (czyli w wersji papierowej) wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi oraz dodatkowymi kosztami związanymi z koniecznością zapewnienia stosownej powierzchni dla archiwum Papierowych Faktur VAT).

W związku z tym, planujecie Państwo zmianę zasad archiwizacji Papierowych Faktur VAT odstępując od fizycznej archiwizacji papierowych faktur VAT zakupowych. Papierowe Faktury VAT otrzymane w wersji papierowe, będą przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura digitalizacji Papierowych faktur VAT będzie realizowana na dotychczasowych zasadach. Konsekwentnie sposób archiwizacji zdigitalizowanych Papierowych Faktur VAT realizowany przez Spółkę będzie zapewniał autentyczność ich pochodzenia (Spółka będzie miała możliwość identyfikacji podmiotu, który wystawi Papierową Fakturę VAT poddawaną procedurze digitalizacji), integralność treści (dane ujęte w zdigitalizowanej formie Papierowej Faktury VAT będą takie same jak ujęte w Papierowej Fakturze VAT podlegającej digitalizacji, i nie będzie możliwości ich zmiany lub usunięcia po dokonaniu digitalizacji), czytelność faktury (zdigitalizowana forma Papierowej Faktury VAT zakupowej ma odpowiednią jakość) oraz łatwe jej odszukanie.

Spółka zaznaczyła, że wdrożyła i stosuje stałe kontrole biznesowe, które ustalają i będą ustalały w przyszłości wiarygodną ścieżkę audytu między zdigitalizowaną Papierową Fakturą VAT, a dostawą towarów i świadczeniem usług.

Papierowe Faktury VAT będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Ponadto, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zdigitalizowanych Papierowych Faktur VAT, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdigitalizowane Papierowe Faktury VAT będą przechowywane (archiwizowane) na serwerach znajdujących się poza terytorium Polski (serwery będą znajdować się w Niemczech) w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do zdigitalizowanych faktur.

Pytania
-------

1\. Czy przechowywanie (archiwizowanie) papierowych faktur VAT zakupowych wyłącznie w formie zdigitalizowanej (w zapisie elektronicznym), przy jednoczesnym niszczeniu papierowych faktur VAT (po przeprowadzeniu kontroli biznesowych, zaewidencjonowaniu i zdigitalizowaniu) poddawanych procedurze digitalizacji jest dopuszczalne i zgodne z przepisami Ustawy VAT?

2\. Czy w przypadku przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur VAT zakupowych (uprawniających do odliczenia podatku VAT) wyłącznie w formie zdigitalizowanej i braku posiadania papierowych faktur VAT zakupowych, które po procesie digitalizacji będą niszczone, będziecie Państwo uprawnieni do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie VAT (w szczególności przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 Ustawy VAT)?

Państwa stanowisko w sprawie
----------------------------

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1

Państwa zdaniem, przechowywanie (archiwizowanie) papierowych faktur VAT zakupowych po ich zdigitalizowaniu wyłącznie w formie zdigitalizowanej (w zapisie elektronicznym), przy jednoczesnym niszczeniu papierowych faktur VAT zakupowych poddawanych procedurze digitalizacji jest dopuszczalne i zgodne z przepisami Ustawy VAT.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania nr 1

W Państwa ocenie w ustawie VAT brak jest przepisów wskazujących na formę w jakiej należy przechowywać faktury VAT zakupowe. Nadto Ustawa VAT nie zawiera przepisów zakazujących dokonywania digitalizacji papierowych faktur VAT zakupowych i przechowywania ich wyłącznie w formie zdigitalizowanej. 

Zgodnie z przepisem art. 112 Ustawy VAT „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8”.

Jednocześnie odpowiednio do przepisu art. 112a ust. 1 ustawy VAT „Podatnicy przechowują;

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Z powołanych przepisów wynika, że (zgodnie z ogólną zasadą) podatnik VAT zobowiązany jest przechowywać faktury VAT:

a) w podziale na okresy rozliczeniowe,

b) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,

c) przez okres od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z przepisem art. 112a ust. 2 ustawy VAT „Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju”. Równocześnie odpowiednio do przepisu art. 112a ust. 3 ustawy VAT możliwe jest przechowywanie faktur poza terytorium kraju w formie elektronicznej pod warunkiem, że sposób przechowywania umożliwia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tych faktur (za pomocą środków elektronicznych).

Dodatkowo, stosownie do przepisu art. 112a ust. 4 ustawy VAT „Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Z powołanych wyżej przepisów, Państwa zdaniem wynika, że ustawa VAT dopuszcza możliwość przechowywania faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, w dowolny sposób, tj. w formie w jakiej zostały otrzymane (w wersji papierowej) albo w formie elektronicznej (zdigitalizowanej). Jakkolwiek sposób przechowania papierowych faktur VAT zakupowych musi zapewniać przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik VAT zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur VAT, a w przypadku faktur VAT przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Innymi słowy powołane przepisy ustawy VAT dopuszczają wprost możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur VAT zakupowych otrzymywanych w formie papierowej, zaś ustawodawca pozostawił podatnikowi podatku VAT decyzję w jaki sposób będą przechowywane takie faktury VAT, zastrzegając jedynie, że sposób ich przechowywania musi zapewniać:

a) przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

b) łatwość ich odszukania,

c) autentyczność ich pochodzenia,

d) integralność treści faktur,

e) czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

f) dostęp do przechowywanych faktur odpowiednim organom administracji podatkowej.

Państwa zdaniem, ustawa VAT nie reguluje wprost tego, w jaki sposób warunki te mają być spełnione, pozostawiając w tym zakresie decyzję podatnikowi podatku VAT, co Państwa zdaniem wynika z przepisu art. 106m ust. 1 ustawy VAT w brzmieniu: „Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.”

Ustawa VAT definiuje jedynie co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści, a także wskazuje w jaki sposób podatnik podatku VAT może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Odpowiednio do przepisu:

a) art. 106m ust. 2 ustawy VAT - „Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.”,

b) art. 106m ust. 3 ustawy VAT - „Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.”,

c) art. 106m ust. 4 ustawy VAT - „Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usługi”.

Państwa zdaniem pod pojęciem „kontrole biznesowe” użytym w przepisie art. 106m ust. 4 ustawy VAT należy rozumieć proces w ramach którego podatnik VAT tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury VAT (czyli autentyczność pochodzenia faktury o której mowa w art. 106m ust. 2 ustawy VAT), w zakresie tego, że nie zmieniono danych z faktury VAT (integralność treści faktury — art. 106m ust. 3 Ustawy VAT) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej otrzymania, aż do końca okresu przez jaki — zgodnie z przepisem art. 112 ustawy VAT podlega obowiązkowi przechowywania. Jednocześnie kontrole biznesowe winny dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź świadczoną usługą.

Dodatkowo kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Natomiast użyte w przepisie art. 106m ust. 4 ustawy VAT pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Innymi słowy ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą VAT, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura VAT odzwierciedla rzeczywistą dostawę towarów lub rzeczywiste świadczenie usług (tj. że dostawa towarów lub usług wykazana na fakturze VAT miała miejsce).

Jak zostało to wskazane w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego, digitalizowanie Papierowych Faktur VAT, a następnie ich przechowywanie (archiwizowanie) będzie dokonywane w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności zdigitalizowanych Papierowych Faktur VAT otrzymanych przez Spółkę. Jednocześnie Spółka zapewni kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między zdigitalizowanymi Papierowymi Fakturami VAT a dostawą towarów lub świadczeniem usług, do których będą się odnosić. Zdigitalizowane Papierowe Faktury VAT będą przechowywane (archiwizowane) w sposób uniemożliwiający usunięcie ich treści lub dokonanie jakiejkolwiek modyfikacji ich treści, przy jednoczesnym zapewnieniu łatwej ich identyfikacji, łatwego odszukania danych dotyczących poszczególnych Papierowych Faktur VAT oraz ich obrazu. Jednocześnie zapewniony będzie dostęp do tak przechowywanych zdigitalizowanych Papierowych Faktur VAT organom, o których mowa w art. 112a ust. 4 Ustawy VAT, w tym bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, Państwa zdaniem, będziecie uprawnieni do przechowywania Papierowych Faktur VAT wyłącznie w formie zdigitalizowanej bez konieczności przechowywania (archiwizowania) Papierowych Faktur VAT w formie w jakiej zostaną otrzymane przez Państwo (tj. w formie papierowej). W Państwa ocenie, będziecie uprawnieni do niszczenia Papierowych Faktury VAT (po dokonania ich digitalizacji).

Prawidłowość Państwa stanowiska znajduje potwierdzenie w indywidualnych interpretacjach prawa podatkowego wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo:

(i) w interpretacji indywidualnej z 1 czerwca 2022 r. (znak: 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ) - „Należy stwierdzać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który - jak tego wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).”,

(ii) w interpretacji indywidualnej z 26 lipca 2022 r. (znak: 0111-KDIB3-3.4012.216.2022.3.MAZ) - „Zatem przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur (oraz innych dokumentów spełniających definicję faktury) dokumentujących zakup towarów i usług. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.”,

(iii) w interpretacji indywidualnej z 17 sierpnia 2022 r. (znak: 0112-KDIL3.4012.222.2022.2.NS) - „Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzać, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, dokumentujących zakupy towarów i usług dotyczących wydatków pracowniczych, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów.”,

(iv) w interpretacji indywidualne, z 25 października 2022 r. (znak: 0111-KDIB3-3.4012.372.2022.4.MW) – „Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób przez Państwa opisany, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Dokumentów, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodny z przytoczonymi przepisami. Spółka wypełnia, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur (oraz innych dokumentów które spełniają definicję faktury) dokumentujących zakup towarów i usług”,

(v) w interpretacji indywidualnej z 4 listopada 2022 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.478.2022.2.KF) - „Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur i dokumentów z nimi zrównanych przez Państwa, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz pod warunkiem, że umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustany, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów”.

Reasumując, w Państwa ocenie, w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego przechowywanie (archiwizowanie) Papierowych Faktur VAT po ich zdigitalizowaniu wyłącznie w formie zdigitalizowanej (w zapisie elektronicznym), przy jednoczesnym niszczeniu Papierowych Faktur VAT poddawanych procedurze digitalizacji (po przeprowadzeniu kontroli biznesowych, zaewidencjonowaniu i digitalizacji) jest dopuszczalne i zgodne z przepisami ustawy VAT. Konsekwentnie będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania Papierowych Faktur VAT w zapisie elektronicznym i nie będziecie mieli obowiązku równoległego przechowywania (archiwizowania) Papierowych Faktur VAT w formie w jakiej zostaną otrzymane (dostarczone) do Państwa, tj. w formie papierowej.

Stanowisko w zakresie pytania nr 2

Państwa zdaniem, w przypadku przechowywania (archiwizowania) otrzymanych w formie papierowej faktur VAT zakupowych (uprawniających do odliczenia podatku VAT) wyłącznie w formie zdigitalizowanej i braku posiadania papierowych faktur VAT zakupowych, które po procesie digitalizacji będą niszczone, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie VAT (w szczególności przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 Ustawy VAT).

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania nr 2

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy VAT „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.”.

Odpowiednio do przepisu art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy VAT „Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez Podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi”.

Jednocześnie w przepisie art. 88 ustawy VAT zawarty jest katalog negatywnych przypadków jakich podatnikowi podatku VAT nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

Konsekwentnie, Państwa zdaniem, prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT przysługuje podatnikowi VAT pod warunkiem zaistnienia tzw. przesłanek pozytywnych (dokonanie nabyć wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w przepisie art. 88 ustawy VAT.

Dodatkowo, aby podatnik VAT miał prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT na zasadzie przepisu art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT musi otrzymać fakturę VAT z której wynika podatek naliczony. Zgodnie bowiem z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celnym.

W Państwa ocenie z przywołanych powyżej przepisów nie wynika jednak, aby ustawa VAT warunkowała prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT od tego w jakiej formie przechowywana jest przez podatnika VAT faktura VAT z której wynika naliczony podatek VAT. W szczególności ustawa VAT nie zawiera żadnego przepisu stanowiącego o tym, że prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT (na zasadzie przepisu art. 86 ustawy VAT) przysługuje podatnikowi VAT jedynie wówczas gdy fakturę VAT z której wynika ten podatek przechowuje (archiwizuje) w formie w jakiej została przez niego otrzymana.

W związku z powyższym, Państwa zdaniem, w przypadku w jakim będą spełnione warunki z art. 86 ustawy VAT i nie zaistnieją okoliczności wskazane w przepisie art. 88 ustawy VAT, podatnik podatku VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z papierowych faktur VAT (otrzymanych w formie papierowej) także wówczas gdy po przeprowadzeniu procesów kontroli biznesowych i zaewidencjonowaniu tych faktur dokona ich digitalizacji, a następnie dokona zniszczenia papierowych faktur VAT.

Prawidłowość takiego stanowiska znajduje potwierdzenia w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo:

(i) w interpretacji indywidualnej z 1 czerwca 2022 r. (znak: 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ) - „Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami. (\`(...)\`) Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej - otrzymanych oryginalnie w formie papierowej - w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych w sytuacji, gdy faktury papierowe zostaną zniszczone.”,

(ii) w interpretacji indywidualnej z 9 czerwca 2022 r. (znak: 0111-KDIB3-3.4012.130.2022.4.WR) - „W opisanym we wniosku stanie faktycznym wskazali Państwo, że towary oraz usługi udokumentowane fakturami (fakturami korygującymi) opisanymi we wniosku, przechowywanymi w formie elektronicznej służą czynnościom opodatkowanym Spółki. Ponadto faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług co oznacza, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. Tym samym Państwa Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych oryginalnie w wersji papierowej. W tym wypadku bez wpływu na prawo do odliczenia pozostanie okoliczność zniszczenia przez Spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej.”,

(iii) w interpretacji indywidualnej z 28 czerwca 2022 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.163.2022.3.LK) — „Podsumowując, należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur dotyczących faktur zakupu, będzie zgodne z przypisami ustawy, a Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami.”,

(iv) w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2022 r. (znak: 0111-KDIB3-3.4012.213.2022.2.MAZ) - „W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca wskazał, że jest czynnym podatnikiem VAT. Faktury oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury dokumentują zakup towarów i usług. Przechowywanie faktur (i innych dokumentów spełniających definicję faktury) wyłącznie w formie elektronicznej - otrzymanych oryginalnie w formie papierowej - w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. Przy tym fakt przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej (zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ustawie) pozostaje bez wpływu na prawa Spółki wynikające z przepisów ustawy o VAT, tj. prawa w zakresie odliczenia podatku naliczonego. Również okoliczność zniszczenia przez Spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku. Możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, będzie uzależniona od faktu, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym istotne jest, aby te faktury, oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. Wówczas Wnioskodawca, przechowując faktury oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury w formie elektronicznej, zachowa należne mu prawo do odliczenia podatku naliczonego. Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest aby obieg i przechowywanie dokumentów odbywały się wyłącznie w formie elektronicznej, z zachowaniem praw należnych Spółce, tj. prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług - należy uznać za prawidłowe.”,

(v) w interpretacji indywidualnej z 28 września 2022 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.355.2022.5.KP) - „Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. W konsekwencji powyższego zachowa Pan (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek, negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w niniejszej sprawie procedur. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur dotyczących faktur zakupu, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Pan zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur”.

Reasumując, w Państwa ocenie, w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego, w przypadku przechowywania (archiwizowania) otrzymanych w formie papierowej faktur VAT zakupowych (uprawniających do odliczenia podatku VAT) wyłącznie w formie zdigitalizowanej i braku posiadania papierowych faktur VAT zakupowych, które po procesie digitalizacji będą niszczone, Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie VAT (w szczególności przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy VAT). Konsekwentnie niszczenie przez Państwo Papierowych Faktur VAT nie będzie skutkować utratą prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT wynikającego z Papierowych Faktur VAT.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”,

podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy,

działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że

ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy,

ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy,

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy,

faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1-4 ustawy,

1\. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2\. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3\. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4\. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy,

podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa. ust. 1 i 2 ustawy,

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywacie Państwo znaczne ilości towarów i usług, których zakup jest udokumentowany fakturami VAT.

Otrzymujecie Państwo faktury VAT zakupowe zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Papierowe Faktury VAT są przechowywane (archiwizowane) w takiej formie w jakiej zostały otrzymane. Dodatkowo Papierowe Faktury VAT są digitalizowane (skanowane) i archiwizowane w wersji zdigitatlizowanej (elektronicznej). W konsekwencji Papierowe Faktury VAT przechowujecie Państwo w dwóch formach, tj. w formie papierowej oraz w formie zdigitalizowanej (elektronicznej). Tym samym prowadzicie Państwo podwójną archiwizację Papierowych Faktur VAT.

W procesie digitalizacji Papierowych Faktur VAT każdorazowo dokonywane są kontrole biznesowe obejmujące w szczególności weryfikację w zakresie: danych wystawcy Papierowych Faktur VAT, zgodności nabywanego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową, zgodności kwot wskazanych na Papierowych Fakturach VAT z zamówieniem lub umową momentu realizacji usługi lub dostaw) towaru, których dotyczą Papierowe Faktury VAT).

Stosowane przez Państwo kontrole biznesowe gwarantują w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymywanych przez Państwo Papierowych Faktury VAT z konkretną transakcją dokumentowaną taką fakturą VAT. Wyłącznie Papierowe Faktury VAT pozytywnie zweryfikowane w procesie digitalizacji są księgowane i rozliczane dla Państwa celów podatkowych, a po ich zdigitalizowaniu są przechowywane (archiwizowane) w formie zapisu elektronicznego.

Archiwizacja elektroniczna Papierowych Faktury VAT po ich zdigitalizowaniu (zeskanowaniu) prowadzona jest w sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

2) integralność treści, tj. niezmienianie danych zawartych w zdigitalizowanych fakturach;

3) czytelność, oraz

4) łatwość odszukania.

Nadto zdigitalizowane Papierowe Faktury VAT są przechowywane od momentu ich otrzymania do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający sortowanie w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniający ich łatwe odszukanie.

W związku z otrzymywaniem dużej ilości Papierowych Faktur VAT, planujecie Państwo zmianę zasad archiwizacji Papierowych Faktur VAT odstępując od ich fizycznej archiwizacji papierowych faktury VAT zakupowych. Papierowe Faktury VAT otrzymane w wersji papierowe, będą przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura digitalizacji Papierowych faktur VAT będzie realizowana na dotychczasowych zasadach. Konsekwentnie sposób archiwizacji zdigitalizowanych Papierowych Faktur VAT realizowany przez Spółkę będzie zapewniał autentyczność ich pochodzenia (Spółka będzie miała możliwość identyfikacji podmiotu, który wystawi Papierową Fakturę VAT poddawaną procedurze digitalizacji), integralność treści (dane ujęte w zdigitalizowanej formie Papierowej Faktury VAT będą takie same jak ujęte w Papierowej Fakturze VAT podlegającej digitalizacji, i nie będzie możliwości ich zmiany lub usunięcia po dokonaniu digitalizacji), czytelność faktury (zdigitalizowana forma Papierowej Faktury VAT zakupowej ma odpowiednią jakość) oraz łatwe jej odszukanie.

Spółka zaznaczyła, że wdrożyła i stosuje stałe kontrole biznesowe, które ustalają i będą ustalały w przyszłości wiarygodną ścieżkę audytu między zdigitalizowaną Papierową Fakturą VAT, a dostawą towarów i świadczeniem usług.

Papierowe Faktury VAT będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Ponadto, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zdigitalizowanych Papierowych Faktur VAT, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdigitalizowane Papierowe Faktury VAT będą przechowywane (archiwizowane) na serwerach znajdujących się poza terytorium Polski (serwery będą znajdować się w Niemczech) w sposób umożlwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do zdigitalizowanych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie faktur otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej i zdigitalizowanych do wersji elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym oraz czy zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych – jest zgodny z przytoczonymi przepisami. W odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wdrożą Państwo i będą stosować kontrole biznesowe. Zarchiwizowane faktury będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści i jakiejkolwiek modyfikacji. Wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury zakupowe są/będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności. Wskazali Państwo ponadto, że faktury będą przechowywane poza terytorium kraju, a dostęp do tych faktur na żądanie organów podatkowych jest i będzie zapewniony.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro opisana elektroniczna forma przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku VAT art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Państwo, czynny podatnik podatku od towarów i usług będziecie wykorzystywać nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Podsumowując, należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur wystawionych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur, będzie zgodne z przepisami ustawy. Zachowacie również Państwo na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dodatkowe informacje
--------------------

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwo w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
-------------------------------------

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
-------------------------------------------

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒ Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).