Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL3-1.4011.139.2017.1.KS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-08-23
Teza: Koszty uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; mieszkanie; najem
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 czerwca 2017 r. (data wpływu 23 czerwca 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 23 czerwca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od dnia 01.09.2016 roku. Jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych i opłaca podatek na zasadach ogólnych prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów. W ramach działalności gospodarczej świadczy usługi związane z nauczaniem języków obcych. Miejscem prowadzenia działalności gospodarczej Wnioskodawcy zgodnie z wpisem do ewidencji działalności gospodarczej są O. Wnioskodawca również jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę jako nauczyciel języka angielskiego w Szkole Podstawowej nr 2 oraz Gimnazjum nr 3 na pełen etat. Działalność gospodarczą prowadzi w godzinach popołudniowych, tj. od godziny 15.00 do godziny 21.00. Jego miejscem zamieszkania jest P.

Odległość między miejscem zamieszkania a siedzibą działalności gospodarczej wynosi 13 km. W miejscu świadczenia usług Wnioskodawca wykonuje pracę we wszystkie dni robocze. Po powrocie do miejsca zamieszkania Wnioskodawca musi przygotować i opracować materiały na kolejny dzień dla uczestników kursu.

Wnioskodawca zastanawia się nad wynajęciem lokalu mieszkalnego w aglomeracji O aby mógł szybciej niż dotychczas zająć się przygotowywaniem materiałów szkoleniowych oraz przygotowaniem do kolejnych zajęć w ramach działalności gospodarczej. Ponadto w ramach wykonywanej działalności Wnioskodawca zawarł umowę współpracy z Wyższą Szkołą. Wnioskodawca prowadzi zajęcia ze studentami. Lokalizacja lokalu mieszkalnego znacznie ułatwi dotarcie do miejsca wykonywania działalności również poza siedzibą firmy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy koszty wynajmu lokalu mieszkalnego mogą stanowić koszty uzyskania przychodu celem zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów?
2.  Jeśli tak, to czy dokumentem księgowym może być potwierdzenie przelewu elektronicznego za najem?

Zdaniem Wnioskodawcy w części dotyczącej pytania nr 1, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynajem lokalu można uznać jako koszt uzyskania przychodu, gdyż stanowi źródło zabezpieczenia przychodu. Ze względu na charakter działalności i grupy wiekowe jakie uczestniczą w kursie oraz dostosowanie się do potrzeb klienta Wnioskodawca, aby utrzymać źródło przychodu musi mieć elastyczne godziny pracy. Najem lokalu mieszkalnego będzie również miejscem pracy, gdyż Wnioskodawca będzie przygotowywał i opracowywał materiały szkoleniowe na zajęcia z poszczególnymi grupami wiekowymi. Wydatki te będą spowodowane wyłącznie organizacją świadczonych usług i nie są wydatkami na cele osobiste.

Zdaniem Wnioskodawcy w części dotyczącej pytania nr 2, aby podatnik mógł zakwalifikować dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów powinien spełniać definicję zapisaną w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nią musi być poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów bądź zachowania ich źródła, a ponadto nie może być wymieniony w zestawieniu wydatków niemożliwych do zakwalifikowania w koszty uzyskania przychodu, który znajduje się w art. 23 wspomnianej ustawy. Ponadto § 13 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dopuszcza dokonywanie ewidencji w księdze na podstawie dowodów, m.in. takich jak dowody opłat pocztowych i bankowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 2032, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Do kosztów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

*   powinien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie może znajdować się na liście wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   musi być właściwie udokumentowany.

O tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. To na podatniku spoczywa obowiązek wykazania, że określony wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Miejscem prowadzenia działalności gospodarczej Wnioskodawcy są O. Wnioskodawca jest również zatrudniony na podstawie umowy o pracę jako nauczyciel języka angielskiego. Działalność gospodarczą prowadzi w godzinach popołudniowych, tj. od godziny 15.00 do godziny 21.00. Jego miejscem zamieszkania jest P. Odległość między miejscem zamieszkania a siedzibą działalności gospodarczej wynosi 13 km. W miejscu świadczenia usług Wnioskodawca wykonuje pracę we wszystkie dni robocze. W związku z powyższym Wnioskodawca zastanawia się nad wynajęciem lokalu mieszkalnego w aglomeracji O aby mógł szybciej niż dotychczas zająć się przygotowywaniem materiałów szkoleniowych oraz przygotowaniem do kolejnych zajęć w ramach działalności gospodarczej. Ponadto w ramach wykonywanej działalności Wnioskodawca zawarł umowę współpracy z Wyższą Szkołą a lokalizacja lokalu mieszkalnego ułatwi mu dotarcie do miejsca wykonywania działalności również poza siedzibą firmy.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że o ile powodem wynajęcia przez Wnioskodawcę mieszkania jest konieczność świadczenia usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w mieście będącym siedzibą działalności gospodarczej Wnioskodawcy, a miasto to nie jest miejscem zamieszkania Wnioskodawcy (centrum Jego interesów osobistych i gospodarczych), to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty podatkowe.

Ponadto wskazać należy, że szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728).

Stosownie do treści § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia, Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
    *   1a) (uchylony),
    *   1b) (uchylony),
    *   1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
        1.  datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
        2.  wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948, 1997 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 460) dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
        3.  wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
        4.  podpis osoby sporządzającej dokument, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Natomiast § 13 ww. rozporządzenia stanowi, że Za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto, zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

W myśl bowiem § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1.  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3.  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłat sądowych i notarialnych;
9.  8a) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
10.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Należy więc wskazać, że jeśli potwierdzenie dokonania przelewu elektronicznego zawiera wszystkie niezbędne, wskazane wyżej elementy, może zostać uznane za dowód księgowy.

Jednakże zwrócić należy uwagę, że niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w mieście, w którym Wnioskodawca wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując powyższe stwierdzić należy, że jeżeli poniesione wydatki będą spełniać wszystkie wymienione powyżej warunki, to będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Przy czym, obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że nie mają one charakteru wydatków osobistych, a ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża podatnika. Ponadto potwierdzenie przelewu elektronicznego może stanowić dokument księgowy, jeżeli spełnia on warunki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Należy jednocześnie nadmienić, że zasadność zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.