Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-1.4011.943.2024.1.EC
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-06
Teza: Przychody i koszty uzyskania przychodów w związku ze
zwrotem wydatków jako benefitów.
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza
koszt-koszty uzyskania przychodów
przychód
przychód-moment powstania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Źródła przychodów.-Przychody z działalności
gospodarczej.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 10-ust. 1-pkt 3
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 14-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 14-ust. 1c
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 22-ust. 1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 grudnia 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 9 grudnia 2024 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego
    Wnioskodawca jest osobą fizyczną i polskim rezydentem podatkowym, tj. posiada na
    terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy w rozumieniu
    art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawa o PIT.
    Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w obszarze IT. Głównym
    przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy jest „Działalność związana z
    oprogramowaniem” (PKD 62.01.Z).
    Wnioskodawca współpracuje w oparciu o umowę B2B ze spółką kapitałową z siedzibą w
    USA (dalej: „Spółka”, „Kontrahent”). Wynagrodzenie Wnioskodawcy było początkowo
    wypłacane przez spółkę kapitałową z siedzibą w Irlandii powiązaną z Kontrahentem, która
    zgodnie z rozumieniem Wnioskodawcy pełniła w grupie kapitałowej funkcję centrum
    obsługi rozliczeń wynagrodzeń dla współpracowników z regionu obejmującego Polskę.
    Poza standardowym wynagrodzeniem za usługi programistyczne Wnioskodawca
    otrzymuje od Kontrahenta różnego rodzaju świadczenia / benefity.
    Podstawowe zasady realizacji ww. świadczeń / benefitów określa dokument o nazwie A
    (dalej: „Dokument”). Dokument opisuje rodzaje świadczeń, zasady ich przyznawania oraz
    wysokość budżetu na dane kategorie wydatków. Świadczenia te stanowią dodatek do
    podstawowego wynagrodzenia i nie mogą być zamienione na środki pieniężne.
    Zgodnie z zasadami realizacji świadczeń / benefitów określonymi w Dokumencie - osoba
    uprawniona, w tym Wnioskodawca może nabywać we własnym zakresie określone
    świadczenia / benefity w wyznaczonych limitach kwotowych, zaś Spółka zobowiązała się
    do pokrycia kosztów nabycia takich świadczeń / benefitów, zgodnie z określoną procedurą
    (jeśli spełniają one warunki określone w Dokumencie).
    Zgodnie z Dokumentem, Spółka pokrywa koszty świadczeń lub zwraca Wnioskodawcy
    równowartość różnego rodzaju świadczeń, w tym:
        Wydatki na jedzenie, w tym wydatki na restauracje, catering oraz zakupy w
        sklepach spożywczych;
        Wydatki na dobrostan pracownika: w tym wydatki na członkostwo na siłowni, sesje
        terapeutyczne, zakup ergonomicznych krzeseł, sprzętu sportowego oraz wydatki
        związane z podróżami;
        Wydatki na biuro domowe w tym wydatki na wyposażenia oraz opłaty za telefon i
        Internet;
        Wydatki na rozwój zawodowy: w tym wydatki na kursy online, opłaty za studia,
        certyfikaty, książki oraz usługi coachingowe;
        Wydatki na opiekę nad osobami na utrzymaniu: w tym wydatki na opiekę nad
        dziećmi i osobami starszymi, a także jednorazowe dodatki związane z planowaniem
        rodziny.

    Spółka umożliwia rozliczenie powyższych wydatków na dwa sposoby:
    1) przy użyciu specjalnej wirtualnej karty płatniczej, umożliwiającej bezpośrednie
      płatności u wybranych sprzedawców, lub
    2) poprzez pokrycie wydatków z własnych środków przez współpracowników (w tym
      Wnioskodawcę) i późniejszy ich zwrot (dalej także jako: „Zwrot Wydatków”).
    Spółka obsługuje i rozlicza benefity z pomocą firm zewnętrznych (dalej: „Dostawcy”), tj.:
        firmy zarządzającej benefitami, która m.in. zarządza wirtualnymi kartami
        płatniczymi, zarządza "stanami kont" danych benefitów, przyjmuje wnioski o zwrot
        wydatków, wstępnie akceptuje wydatki do zwrotu;
        firmy zarządzającej listą płac, która m.in. udostępnia specjalną platformę do
        rozliczania wynagrodzeń oraz zwrotu wydatków w ramach benefitów (dalej:
        Platforma”), wystawia na Platformie faktury w imieniu współpracowników, zarządza
        dokumentacją pracowników / współpracowników (np. umowy); Spółka za
        pośrednictwem Platformy finalnie akceptuje wydatki do zwrotu oraz zarządza
        płatnościami za faktury.
    Zgodnie z dokumentem o nazwie B, Zwroty Wydatków powinny być realizowane poprzez
    ich ujęcie na fakturze wystawionej w kolejnym miesiącu. Na przykład wydatki poniesione
    we wrześniu powinny być wykazane do zwrotu na fakturze wystawionej w październiku.
    Praktyka realizacji zwrotów przebiega w sposób następujący:
    Wnioskodawca ponosi wydatek kwalifikujący się do zwrotu w danym miesiącu, po czym
    składa wniosek o jego akceptację i zwrot. Do wniosku o zwrot należy załączyć dowód
    zakupu (rachunek, faktura).
    Po zatwierdzeniu zwrotu w danym miesiącu, kwota wydatku zostaje automatycznie
    doliczona do zbiorczej faktury wystawionej na Platformie w imieniu Wnioskodawcy w
    kolejnym miesiącu. Firma obsługująca Platformę wystawia tę fakturę samodzielnie, bez
    możliwości ingerencji przez Wnioskodawcę w opis pozycji na fakturze. W ten sposób,
    kwota Zwrotu Wydatków za miesiąc poprzedni jest automatycznie doliczana do
    wynagrodzenia Wnioskodawcy za usługi świadczone w danym miesiącu. Kwota Zwrotu
    Wydatków jest ujmowana zbiorczo w pozycji „zwrot” z podaniem jedynie nazwy miesiąca
    zatwierdzenia zwrotu, bez wyszczególnienia rodzaju wydatków.
    Wnioskodawca otrzymuje zwrot wydatku dopiero w momencie zapłaty ww. faktury przez
    Spółkę, co skutkuje przesunięciem czasowym pomiędzy poniesieniem wydatku a jego
    faktycznym zwrotem. Innymi słowy, proces weryfikacji i zatwierdzania wydatków oraz
    wystawiania faktur zbiorczych powoduje, że zwroty wydatków są co do zasady
    realizowane z opóźnieniem.
    Przykładowo, wydatek na kurs IT poniesiony w listopadzie i zgłoszony do zwrotu, może
    zostać zaakceptowany dopiero w styczniu, po czym w następnym miesiącu, tj. w lutym na
    Platformie zostanie wygenerowana faktura wykazująca ten zwrot (pozycja: „zwrot
    styczeń”) i zwrot nastąpi dopiero wraz z opłaceniem tej faktury.
    W praktyce oznacza to, że wydatek poniesiony w danym miesiącu nie jest zwracany w tym
    samym miesiącu, a w jednym z kolejnych miesięcy. Co do zasady powinien być to
    następny miesiąc, natomiast w praktyce często zdarza się, że przesunięcie czasowe jest
    większe (w zależności od procesu zatwierdzania wydatków).

    Może się również zdarzyć, że wydatek nie zostanie pozytywnie zweryfikowany i
    zatwierdzony do zwrotu. Co do zasady dotyczy to sytuacji, w których wydatek przekracza
    wyznaczony budżet lub nie mieści się w katalogu wydatków podlegających zwrotowi.
    Wówczas Wnioskodawca nie otrzyma zwrotu poniesionych wydatków.
    W przypadku, gdy dany wydatek na świadczenia / benefity zostanie zwrócony
    Wnioskodawcy, zostaje on uznany przez Wnioskodawcę za przychód podlegający
    opodatkowaniu.
    Pytania
    1. Czy Wnioskodawca może rozpoznawać w kosztach podatkowych ponoszone przez
      niego wydatki wykazujące związek z przychodami z działalności gospodarczej, także w
      przypadku, gdy wydatki te są mu następnie zwracane przez Spółkę, jeśli taki zwrot
      zostanie potraktowany jako przychód podatkowy?
    2. Czy Zwrot Wydatków przez Spółkę powinien być kwalifikowany przez Wnioskodawcę
      jako przychód z działalności gospodarczej?
    3. Czy Zwrot Wydatków ujęty na fakturze za usługi za dany miesiąc powinien być
      rozpoznany przez Wnioskodawcę w przychodach podatkowych w tym samym
      momencie co wynagrodzenie za usługi za ten miesiąc, do którego odnosi się faktura?
    Pana stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy:
    1. Wnioskodawca może rozpoznawać w kosztach podatkowych ponoszone przez niego
      wydatki wykazujące związek z przychodami z działalności gospodarczej, które są mu
      następnie zwracane przez Spółkę, jeśli rozpozna zwrot jako przychód podatkowy.
    2. Zwrot Wydatków przez Spółkę powinien być kwalifikowany przez Wnioskodawcę jako
      przychód z działalności gospodarczej.
    3. Zwrot Wydatków ujęty na fakturze za usługi za dany miesiąc powinien być rozpoznany
      przez Wnioskodawcę w przychodach podatkowych w tym samym momencie co
      wynagrodzenie za usługi za ten miesiąc, do którego odnosi się faktura.
    Uzasadnienie stanowiska w zakresie Pytania nr 1
    Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
    przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
    Ustawa o PIT nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do
    kosztów uzyskania przychodów. Przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są
    wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których
    celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
    Kosztami podatkowymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z
    uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie
    wykazane, że zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, nawet wówczas, gdyby z
    obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
    Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, powinien
    więc spełniać następujące warunki:

        pozostawać w związku przyczynowo - skutkowym z przychodem lub źródłem
        przychodu, tj. podatnik musi wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć
        wpływ na wielkość osiągniętego przychodu;
        nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania
        przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
        być właściwie udokumentowany.
    Zdaniem Wnioskodawcy, kosztem uzyskania przychodu może być także wydatek
    spełniający powyższe warunki, jeśli zostanie następnie zwrócony podatnikowi przez jego
    kontrahenta biznesowego w związku z zawartą umową B2B.
    Zwrot danego wydatku przez kontrahenta, z którym podatnik jest związany umową B2B
    nie oznacza, że podatnik nie ma możliwości rozliczyć takiego wydatku w kosztach
    podatkowych, w szczególności, jeśli Wnioskodawca ten zwrot zaliczy do przychodów
    podatkowych.
    Powyższe rozumowanie potwierdza m.in. zestawienie ze sobą poniższych przepisów:
        art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, zgodnie z którym „Przychodem z działalności
        gospodarczej są również: 2) dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt
        13 i ust. 9, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako
        zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem,
        zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości
        niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a-22o, dokonuje się
        odpisów amortyzacyjnych ”;
        art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT stanowiący, że „Do przychodów, o których mowa
        w ust. 1 i 2, nie zalicza się: zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów
        uzyskania przychodów ”.
    Z ww. przepisów wynika, że zwrot wydatku jest przychodem podatkowym, chyba, że
    wydatek nie podlegał zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy te przewidują
    zatem wprost dopuszczalność zaliczenia do kosztów podatkowych wydatku, który jest
    zwracany.
    Gdyby wydatek podlegający zwrotowi nie mógł być kosztem podatkowym, to zwrot
    wydatku nigdy nie mógłby być przychodem, a więc przepis art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT
    w zakresie uznania zwrotu wydatku za przychód podatkowy byłby „pusty”, co by przeczyło
    założeniu racjonalności ustawodawcy.
    Podsumowując, wydatki poniesione przez Wnioskodawcę, które spełniają ogólne warunki
    uznania za koszt podatkowy (np. zwrot opłat za Internet lub kurs programistyczny służący
    lepszemu wykonywaniu usług programistycznych), mogą być uznane za koszt podatkowy,
    pomimo, że wydatki te są następnie zwracane przez Kontrahenta w związku z umową B2B.
    Uzasadnienie stanowiska w zakresie Pytania nr 2
    Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT: Przychodem z działalności gospodarczej są
    również: 2) dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13 i ust. 9, i inne
    nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z
    wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we
    własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których,
    zgodnie z art. 22a-22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych;

    Stosownie do art. 14 ust. 2 pkt 8) ustawy o PIT. Przychodem z działalności gospodarczej są
    również: wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń,
    obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2-2b, z zastrzeżeniem ust. 2g i art. 21 ust. 1 pkt 125 i
    125a;
    W myśl art. 14 ust. 3 pkt 3 i 3a ustawy o PIT: Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2,
    nie zalicza się: 3a) zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania
    przychodów.
    Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy należy wskazać, że Wnioskodawca
    otrzymuje zwrot wydatków - zarówno tych podlegających zaliczeniu do kosztów
    podatkowych, jak i wydatków osobistych - w oparciu o faktury generowane automatycznie
    na dedykowanej Platformie.
    Wnioskodawca nie ma możliwości ingerencji w treść faktury. Zwrot wydatków jest
    wykazywany w odrębnej pozycji na fakturze za usługi programistyczne. Wszystkie
    zwracane wydatki są ujęte w pozycji faktury zbiorczo, bez wyodrębnienia ich kategorii.
    Wnioskodawca uzyskuje zatem zwrot wydatków w oparciu o fakturę za usługi objęte
    umową B2B.
    Mechanizm rozliczania benefitów jest ułożony w ten sposób, że całość zwracanych
    wydatków jest związana z usługami Wnioskodawcy oraz umową łączącą Wnioskodawcę ze
    Spółką. Gdyby nie umowa o współpracę w zakresie świadczenia usług programistycznych -
    Wnioskodawca nie uzyskałby możliwości uczestniczenia w programie benefitów i nie
    uzyskałby Zwrotu Wydatków. Należy więc uznać, że całość zwracanych na rzecz
    Wnioskodawcy wydatków stanowi przychód z działalności gospodarczej.
    Podsumowując, otrzymane świadczenia w postaci Zwrotu Wydatków wykazanych na
    fakturze będą stanowiły dla Wnioskodawcy w całości przychód z działalności gospodarczej.
    Powyższe znajduje potwierdzenie m.in. w następujących interpretacjach podatkowych:
        Interpretacja indywidualna z dnia 4 sierpnia 2023 r. 0114-KDWP.4011.52.2023.3.AS
    „ klient zamierza dawać Pani zaliczki i (lub pokrywać koszty poniesione przez Panią z tytułu
    uczestnictwa w w/w zagranicznych konferencjach - czyli rejestracje na konferencji, bilety
    lotnicze, hotele, transport naziemny, diety.
    Otrzymane przez Panią świadczenia niestanowiące wynagrodzenia za wykonywane usługi,
    jako nieodpłatnego świadczenia otrzymanego na pokrycie kosztów albo jako zwrot
    wydatków związanych z udziałem w kongresach/konferencjach międzynarodowych
    (rejestracje na konferencji, bilety lotnicze, hotele, transport naziemny, diety) będzie
    podlegać opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki 3
    % zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od
    niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. ”
        Interpretacja indywidualna z dnia 2 września 2022 r. 0114-KDIP2-
        2.4011.544.2022.1.RK
    „[spółka] oferuje szereg nieodpłatnych i częściowo odpłatnych benefitów pozapłacowych
    takich jak karta lunchowa lub karta podarunkowa (w formie jakiej oferowane są klientom
    Wnioskodawcy), prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie na życie, paczki świąteczne,
    dofinansowanie nauki języków obcych oraz kursów i szkoleń, dofinansowanie komunikacji
    miejskiej (dalej łącznie: "Benefity").
    Wobec tego, w analizowanej sprawie, wartość opisanych we wniosku nieodpłatnych
    świadczeń udzielanych przez Spółkę osobom fizycznym, prowadzącym samodzielną
    działalność gospodarczą – z którymi Spółka zawrze Kontrakty B2B - stanowi dla tych osób

    przychód z tej działalności gospodarczej, stosownie do art. 14 w związku z art. 10 ust. 1
    pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Oznacza to, że przychody takie podlegają opodatkowaniu na tych samych zasadach, jak
    pozostałe przychody z działalności gospodarczej prowadzonej przez ww. osoby.
    Podatnicy, uzyskujący dochody ze źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność
    gospodarcza, sami dokonują opodatkowania tych dochodów. ”
        Interpretacja indywidualna z dnia 7 lipca 2021 r. 0115-KDIT1.4011.313.2021.1.MR
    „Wnioskodawca jest przedsiębiorcą świadczącym usługi programistyczne kilku firmom.
    Umowa z jedną z nich zawiera zapis, że jego kontrahent będzie w całości opłacał dla niego
    dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne, lekcje języka angielskiego oraz będzie uczestniczył
    w kosztach opłat za kartę sportową
    W myśl art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
    przychodem z działalności gospodarczej jest również wartość otrzymanych świadczeń w
    naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2-2b, z
    zastrzeżeniem ust. 2g i art. 21 ust. 1 pkt 125 i 125a.
    Mając na uwadze opis stanu faktycznego oraz powołane przepisy prawa podatkowego
    należy stwierdzić, że otrzymane przez Wnioskodawcę świadczenia niestanowiące
    wynagrodzenia za wykonywane usługi, jako świadczenia nieodpłatne opodatkowane będą
    3,0 % stawką ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
    Pomimo błędnego stwierdzenia, że świadczenia stanowią dotacje i dopłaty (wskazane w
    art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) to samo
    stanowisko Wnioskodawcy co do wysokości stawki ryczałtu od przychodów
    ewidencjonowanych jest prawidłowe.”
    Uzasadnienie stanowiska w zakresie Pytania nr 3
    Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, za datę powstania przychodu, o którym mowa w
    ust. 1, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h-1j i 1n-1p, dzień wydania rzeczy, zbycia
    prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później
    niż dzień:
    1) wystawienia faktury albo
    2) uregulowania należności.
    Jak wskazano powyżej, w opinii Wnioskodawcy przychód z tytułu Zwrotu Wydatków jest
    nierozerwalnie związany z umową o świadczenie usług programistycznych (gdyby nie
    umowa o świadczenie usług - Wnioskodawca nie miałby możliwości skorzystania ze
    świadczeń / benefitów). W opinii Wnioskodawcy wartość Zwrotu Wydatków powinna być
    traktowana jako element wynagrodzenia za świadczenie usług programistycznych.
    W konsekwencji, wykazane na jednej fakturze:
    1) Wynagrodzenie za usługi za dany miesiąc oraz
    2) Zwrot Wydatków za miesiąc poprzedni
    powinny być rozpoznane w przychodach podatkowych w tym samym momencie, tj. w
    momencie rozpoznania przychodu podatkowego z tytułu wykonania usług wskazanych na
    tej fakturze.
    Podsumowując, Zwrot Wydatków ujęty na fakturze za usługi za dany miesiąc powinien być
    rozpoznany przez Wnioskodawcę w przychodach podatkowych w tym samym momencie
    co wynagrodzenie za usługi za ten miesiąc, do którego odnosi się faktura.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest w części prawidłowe i w części
    nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku
    dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163) jest zasada powszechności
    opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych:
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    Przepis art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera katalog
    źródeł przychodów, wśród których wymienione są przychody z pozarolniczej działalności
    gospodarczej (art. 10 ust. 1 pkt 3).
    Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty
      należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości
      zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących
      sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za
      przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od
      towarów i usług.
    Pana wątpliwości dotyczą kwestii czy Zwrot Wydatków przez Spółkę będzie Pana
    przychodem z działalności gospodarczej i w którym momencie.
    Z wniosku wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w obszarze IT.
    Współpracuje Pan ze spółką kapitałową w oparciu o umowę B2B. Poza standardowym
    wynagrodzeniem za usługi programistyczne otrzymuje Pan od Spółki różnego rodzaju
    świadczenia / benefity. Świadczenia te stanowią dodatek do podstawowego
    wynagrodzenia i nie mogą być zamienione na środki pieniężne. Zgodnie z zasadami
    realizacji świadczeń / benefitów określonymi w Dokumencie może Pan nabywać we
    własnym zakresie określone świadczenia / benefity w wyznaczonych limitach kwotowych,
    zaś Spółka zobowiązała się do pokrycia kosztów nabycia takich świadczeń / benefitów,
    zgodnie z określoną procedurą. Spółka umożliwia rozliczenie powyższych wydatków na
    dwa sposoby:
    1) przy użyciu specjalnej wirtualnej karty płatniczej, umożliwiającej bezpośrednie płatności
    u wybranych sprzedawców, lub
    2) poprzez pokrycie wydatków z własnych środków przez współpracowników (w tym
    Wnioskodawcę) i późniejszy ich zwrot.
    Zwroty Wydatków powinny być realizowane poprzez ich ujęcie na fakturze wystawionej w
    kolejnym miesiącu.
    W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych:
      Przychodem z działalności gospodarczej są również dotacje, subwencje, dopłaty, z
      zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13 i ust. 9, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na
      pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są
      związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie
      środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z
      art. 22a-22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.
    Ponadto zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3a ww. ustawy:
      Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się zwróconych innych
      wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.

    Należy wskazać, że zwróconym innym wydatkiem nie jest uzyskana przez podatnika
    kwota, która tylko odpowiada wartości poniesionego wydatku, lecz nie stanowi jego
    zwrotu (por. wyrok NSA z 11 marca 2020 r., sygn. akt II FSK 829/18, wyrok NSA z 15 maja
    2019 r., sygn. akt II FSK 1692/17).
    Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie precyzują kiedy mamy do
    czynienia ze zwrotem wydatków, jednak w sytuacji, gdy podmiot ponosi koszty we
    własnym imieniu i na własną rzecz, nie można mówić o ich zwrocie. Wynika to w
    szczególności z uwagi na ich uwzględnienie w bazie kosztowej na potrzeby kalkulacji
    wynagrodzenia za świadczone usługi. W takiej sytuacji kwoty pieniężne otrzymane przez
    podatnika nie mogą być uznane za zwrot wydatków, o którym mowa w art. 14 ust. 3 pkt
    3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stanowią one bowiem element
    wynagrodzenia z tytułu świadczonej usługi. W konsekwencji powinny w całości zostać
    zaliczone do przychodów podatkowych.
    Przykładowo, w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 29 maja
    2017 roku, sygn. akt III SA/Wa 1657/16 wskazano:
      W sytuacji, gdy podmiot ponosi koszty we własnym imieniu na własną rzecz, to nie
      można mówić o ich zwrocie z uwagi na ich uwzględnienie w bazie kosztowej na
      potrzeby kalkulacji wynagrodzenia za świadczone usługi. (...) kwoty pieniężne
      otrzymane przez Spółkę od spółki zagranicznej nie mogą być uznane za zwrot
      wydatków, o którym mowa w art. 12 ust. 4 pkt 6a u.p.d.o.p. Stanowią one bowiem
      wynagrodzenie z tytułu umowy zawartej (...) Zauważyć również należy. że z samej
      umowy zawartej pomiędzy Skarżącą (...) wynika, że Skarżąca otrzymywała
      wynagrodzenie odpowiadające sumie kosztów budżetowanych zgodnie z art. 7
      niniejszej umowy za dany rok obrotowy powiększone o 5-procentową marżę".
      Otrzymywane wynagrodzenie nie stanowiło więc zwrotu wydatków, o którym mowa
      w art. 12 ust. 4pkt 6a u.p.d.o.p.".
    Należy bowiem mieć na względzie, że „wydatek zwrócony” to ten sam, a nie taki sam
    wydatek, który został poniesiony. Zwróconym innym wydatkiem nie jest uzyskana przez
    podatnika kwota, która tylko odpowiada wartości poniesionego wydatku, lecz nie stanowi
    jego zwrotu. Takie stanowisko co do wykładni art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych znajduje potwierdzenie także w ugruntowanym
    orzecznictwie sądów administracyjnych. W wyroku WSA we Wrocławiu z dnia 12 września
    2013 r., sygn. akt I SA/Wr 1151/13 wskazano m.in. że:
      Stosownie do powołanego wyżej przepisu art. 12 ust. 4 pkt 6a u.p.d.o.p. do
      przychodów nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów
      uzyskania przychodów. Przepis ten w sposób niewątpliwy nawiązuje do
      poprzedzającego go przepisu art. 12 ust. 4 pkt 6 u.p.d.o.p., w którym postanowiono,
      że nie zalicza się do przychodów zwróconych, umorzonych lub zaniechanych
      podatków i opłat stanowiących dochody budżety państwa albo budżetów jednostek
      samorządu terytorialnego niezliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki
      te wymienia art. 16 u.p.d.o.p. Aby dany wydatek mógł być zaliczony do kategorii
      "innych wydatków", o których mowa w art. 12 ust. 4 pkt 6a u.p.d.o.p. konieczne jest
      by "wydatek ten nie został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów" w
      rozumieniu art. 16 tej ustawy oraz by wydatek został wcześniej przez podatnika
      poniesiony a następnie zwrócony podatnikowi przy czym wydatek poniesiony jest
      odpowiednikiem wydatku zwróconego. Tak więc "wydatek zwrócony" to ten sam a
      nie taki sam. wydatek który został poniesiony (por. wyrok NSA z dnia 1 grudnia 2005
      r. sygn. akt FSK 2673/04, opubl. CBOSA). Zwróconym innym wydatkiem nie jest
      bowiem uzyskana przez podatnika kwota, która tylko odpowiada wartości
      poniesionego wydatku, lecz nie stanowi jego zwrotu (por. wyrok NSA z dnia 13 lipca
      2010 r. sygn akt II FSK 455/09 opubl. CBOSA).

    Powołane wyroki dotyczą przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
    ale mają przełożenie na adekwatne przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych.
    W konsekwencji w opisanej sytuacji nie nastąpi zwrot wydatków. Kwota zwróconych
    środków jako element składowy wynagrodzenia nie będzie stanowiła zwrotu wydatków w
    rozumieniu przepisu art. 14 ust. 3 pkt 3a ww. ustawy.
    Z uwagi na fakt, że świadczy Pan na rzecz Spółki w ramach działalności gospodarczej
    usługi programistyczne, należy Pan do osób uprawnionych do otrzymania wymienionych
    we wniosku benefitów. Przychód uzyskany w całości z tego tytułu powinien zostać
    zakwalifikowany do źródła przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
    Odnosząc się do momentu powstania przychodu wskazać należy, że zgodnie z art. 14 ust.
    1c cytowanej ustawy:
      Za datę powstania przychodu, o którym mowa w art. 14 ust. 1 ustawy, uważa się, z
      zastrzeżeniem ust. 1e, 1h-1j i 1n-1p, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa
      majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później
      niż dzień:
      1. wystawienia faktury albo
      2. uregulowania należności.
    Przepis ten wprowadza ogólną zasadę decydującą o dacie powstania przychodu.
    Powstanie przychodu następuje w dniu zaistnienia ww. zdarzeń, a jeżeli wystąpią one po
    dniu wystawienia faktury, czy po dniu dokonania zapłaty należności, o momencie
    powstania przychodu decydują te dni, a nie fakt zaistnienia konkretnego zdarzenia.
    Wobec powyższego, regułą jest, że przychód powstaje w dacie następujących zdarzeń:
    wydanie rzeczy, zbycie prawa majątkowego lub wykonanie usługi albo częściowe
    wykonanie usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania
    należności – przychód podatkowy powstaje w dacie tej czynności, która miała miejsce
    najwcześniej.
    Opodatkowaniu podlega przychód należny, co oznacza, że należy zadeklarować przychód
    dla celów podatkowych niezależnie od faktycznego otrzymania środków pieniężnych.
    Zatem prawidłowe jest Pana stanowisko, że wykazane na jednej fakturze:
    1) Wynagrodzenie za usługi za dany miesiąc oraz
    2) Zwrot Wydatków za miesiąc poprzedni
    powinny być rozpoznane w przychodach podatkowych w tym samym momencie, tj. w
    momencie rozpoznania przychodu podatkowego z tytułu wykonania usług wskazanych na
    tej fakturze.
    W dalszej kolejności przedmiotem Pana wątpliwości jest czy może Pan zaliczyć do kosztów
    uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej wydatki, które poniesie
    Pan na zakup świadczeń/benefitów i które następnie zostaną Panu zwrócone przez Spółkę.
    Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
      wymienionych w art. 23.
    W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy
    przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo
    uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem
    jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a
    powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też
    zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.
    A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania
    przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:
        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
        został właściwie udokumentowany,
        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww.
        ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie
    racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła
    przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej.
    Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc
    dążenia do uzyskania przychodów.
    Jednym z podstawowych warunków uznania konkretnego wydatku za koszt podatkowy
    jest definitywność wydatku, co oznacza, że wartość poniesionego wydatku nie zostanie
    podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona. Nie będą stanowiły kosztów uzyskania
    przychodów wydatki, które z założenia mogą zostać zwrócone.
    Odnosząc cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu stanu
    faktycznego oraz zdarzenia przyszłego należy uznać, że poniesione wydatki nie spełniają
    wymogów art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie mogą
    stanowić kosztów uzyskania przychodów.
    Przede wszystkim omawiane wydatki nie zostały poniesione przez Pana, tj. w ostatecznym
    rozrachunku to nie Pan pokrył ten wydatek ze swoich zasobów majątkowych, a wydatek
    ten nie ma definitywnego (rzeczywistego) charakteru, tj. wartość poniesionego wydatku
    została Panu zwrócona.
    W konsekwencji opisane przez Pana wydatki poniesione w ramach benefitów nie spełniają
    przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

    Zatem w tej części Pana stanowisko jest nieprawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy:
        zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego
        obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz
        zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który
        obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie
        zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje
        się Pan do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za
    pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie
    trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.