Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-05-08
Teza: w zakresie przechowywania faktur tylko formie zapisów obrazów elektronicznych
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; forma
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 kwietnia 2017 r. (data wpływu 25 kwietnia 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur tylko formie zapisów obrazów elektronicznych – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 25 kwietnia 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur tylko formie zapisów obrazów elektronicznych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka z o.o. (dalej „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka należy do międzynarodowej grupy kapitałowej zajmującej się produkcją i dystrybucją szkieł kontaktowych.

W toku prowadzonej działalności Spółka wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów bardzo dużą ilość faktur. W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów, ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji Spółka planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki (dalej: Dokumenty). W nowym systemie, faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane tylko w formie elektronicznej.

Zgodnie z założeniami Spółki, Dokumenty otrzymane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff). Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od pozostałych Dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i sprawne odszukanie w systemie. Skany będą przechowywane w systemie informatycznym. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików w systemie informatycznym, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zaznacza, iż również ta część Dokumentów która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie przygotowane do tego konto mailowe) również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej. Poza archiwizowaniem Dokumentów w systemie, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (np. dyski zewnętrzne, pendrive, DVD).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przedstawionym przypadku, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej tj. czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej, przy wypełnieniu wymogów wynikających z art. 112a ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Stosownie do art. 112 ustawy VAT - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wymogu tego nie stosuje się jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT).

Przez pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) oraz zgodny z ustalonymi przez Wnioskodawcę procedurami.

Funkcjonalność elektronicznego systemu pozwala na łatwe połączenie zeskanowanych faktur z pozycjami w księgach rachunkowych oraz rejestrach VAT. Ponadto, każda faktura będzie poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za rozliczenia z klientami i kontrahentami.

Dokumenty zapisane w elektronicznej bazie danych nie będą modyfikowane, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentów otrzymanych w formie papierowej.

W ocenie Spółki należy uznać, iż obowiązujące obecnie regulacje nie wprowadzają żadnego ograniczenia w myśl którego Dokumenty nie mogłyby korzystać z elektronicznej formy przechowania. Faktura w formie papierowej jest fakturą, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy VAT i może być przechowywana zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Warunkiem jest jednak, aby podatnik dopilnował spełnienia przesłanek wskazanych w przepisach, tj. podatnik powinien przechowywać faktury:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   w sposób zapewniający bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów (oraz w przypadku faktur elektronicznych, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych) odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy, w ocenie Spółki będzie ona uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W szczególności, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej.

Jak bowiem wskazywano nie ma przeszkód prawnych, aby Dokumenty otrzymane w formie papierowej były przechowywane elektronicznie. Planowane przez Spółkę rozwiązanie polegające na elektronicznym archiwizowaniu Dokumentów, w tym również Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, nie jest zatem niezgodne z obowiązującymi przepisami. W szczególności, zdaniem Spółki - po spełnieniu wymogów wskazanych w ustawie VAT - będzie ona uprawniona do archiwizowania wyłącznie w formie elektronicznej otrzymywanych w formie papierowej Dokumentów.

Pogląd, zgodnie z którym faktury w formie papierowej mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe. Dla przykładu można wskazać na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 maja 2014 r., nr ILPP4/443-66/14-2/BA, interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1101/15-2/MAO czy też interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1052/15-4/AO.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka należy do międzynarodowej grupy kapitałowej zajmującej się produkcją i dystrybucją szkieł kontaktowych. W toku prowadzonej działalności Spółka wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów bardzo dużą ilość faktur. W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów, ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji Spółka planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki (dalej: Dokumenty). W nowym systemie, faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane tylko w formie elektronicznej. Zgodnie z założeniami Spółki, Dokumenty otrzymane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff). Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od pozostałych Dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i sprawne odszukanie w systemie. Skany będą przechowywane w systemie informatycznym. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć. Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików w systemie informatycznym, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zaznacza, iż również ta część Dokumentów która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie przygotowane do tego konto mailowe) również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej. Poza archiwizowaniem Dokumentów w systemie, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (np. dyski zewnętrzne, pendrive, DVD).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, czy może stosować opisany sposób archiwizowania Dokumentów wystawionych dla Wnioskodawcy w formie papierowej przy spełnieniu wymogów wynikających z art. 112a ustawy.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci. Przy czym należy wskazać, że podmiot posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski może przechowywać dokumenty poza terytorium kraju wyłącznie w formie elektronicznej, a sposób ich archiwizacji będzie umożliwiał organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy tj. przechowując elektroniczne obrazy Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu on-line do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administraccji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej Dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania Dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Zatem Wnioskodawca w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, będzie uprawniony do ich archiwizacji tylko w formie elektronicznej, w postaci skanów, oraz przechowywania skanów w systemie informatycznym przy wypełnieniu wymogów wynikających z art. 112a ustawy.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie regulują kwestii dokumentowania czynności innych niż objętych ustawą o VAT, w szczególności wystawiania i przechowywania innych niż faktura czy faktura korygująca dokumentów potwierdzających dokonanie danej transakcji. Zatem, z uwagi na okoliczność, że wymienione przez Wnioskodawcę w opisie sprawy inne dokumenty (np. rachunki) nie są dokumentami przewidzianymi przez przepisy o podatku od towarów i usług, jako takie nie są objęte regulacją tych przepisów.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.