Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-627/11-6/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-12-30
Teza: Czy wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej spełnia wymogi określone w § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 1661)?
Słowa kluczowe: czynności-czynności opodatkowane; faktura; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 7.; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 7 września 2011 r. (data wpływu 12 września 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 22 listopada 2011 r. (data wpływu 28 listopada 2011 r.) oraz pismem z dnia 16 grudnia 2011 r. (data wpływu 21 grudnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 września 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 22 listopada 2011 r. (data wpływu 28 listopada 2011 r.) o pytanie, własne stanowisko do tego pytania oraz o pełnomocnictwo. Natomiast pismem z dnia 16 grudnia 2011 r. (data wpływu 21 grudnia 2011 r.) wniosek został uzupełniony o informację doprecyzowującą opis sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”), jest spółką zarządzającą X. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Świadczy ona głównie usługi związane z obsługą lądowania i parkowania samolotów, obsługą pasażerów i ładunków oraz innych usług o podobnym charakterze na rzecz przewoźników lotniczych oraz innych podmiotów wykonujących przewozy lotnicze.

W związku ze świadczeniem wskazanych powyżej usług, oraz mając na uwadze istotne koszty związane z dotychczasowym systemem fakturowania (m.in. koszt zakupu papieru, koszty wysyłek listownych i kurierskich), Wnioskodawca rozważa wprowadzenie elektronicznego systemu w tym zakresie, na zasadach przewidzianych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661).

Spółka rozważa wprowadzenie w tym celu specjalnej „Instrukcji wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług”, oraz „Instrukcji elektronicznego systemu fakturowania”. Na podstawie ww. instrukcji, i zgodnie z zasadami dokumentowania operacji gospodarczych określonymi w „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Sp. z o.o.”, Zespół Sprzedaży w Dziale Handlu zobowiązany będzie do wystawiania dowodów zewnętrznych takich jak: faktury VAT, faktury korygujące VAT. Faktury, jako dowód sprzedaży towaru lub usługi, winny wynikać z umów, zleceń lub innych dokumentów zawartych w ramach prowadzonej działalności i akceptowanych przez osoby upoważnione do reprezentowania Wnioskodawcy. Jednocześnie, zgodnie z postanowieniami ww. instrukcji:

1.  Faktury wewnętrzne VAT są sporządzane przez Dział Finansowo-Księgowy.
2.  Faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawiane są w module Logistyka systemu komputerowego M.
3.  Faktury VAT, faktury korygujące VAT oraz faktury wewnętrzne VAT są rejestrowane w Rejestrze Sprzedaży VAT niezwłocznie po ich wystawieniu.

Zgodnie z elektronicznym systemem fakturowania, Spółka przesyłałaby kontrahentom faktury w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej, jako załącznik w formacie PDF do wiadomości e-mail. Przesyłany plik w formacie PDF, w analizowanym schemacie, będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia, w związku z którymi w trakcie całego procesu przekazywania pliku nie będą możliwe zmiany jego treści lub poddania go edycji. W celu wprowadzenia systemu Wnioskodawca posiada instrukcję do obsługi systemu, stanowiącą m.in. o statusie dokumentów sprzedaży.

Zgodnie z ww. instrukcją w systemie będą mogły figurować dokumenty sprzedaży, o następującym statusie:

00 - wprowadzany, 05 - zdeakceptowany, 10 - zaakceptowany, 15 do 70 - statusy standardowe, 15 - w kolejce dokumentów do dekretacji, 20 - zadekretowany, 40 - zaakceptowany księgowo, 70 - zaksięgowany, 90 - anulowany.

Spółka zauważyła, iż poprawianie dokumentu sprzedaży możliwe będzie przy trzech stanach dokumentu oznaczanych w systemie odpowiednimi statusami:

00 - w przygotowaniu, 05 - w przygotowaniu po deakceptacji, 10 - zaakceptowany.

Dodatkowo w przypadku statusu „10” poprawianie dokumentu będzie możliwe wyłącznie dla operatorów posiadających odpowiednie uprawnienie, przy czym okno uruchomione przy takim statusie posiadać będzie ograniczony dostęp do pewnych pól. Jednocześnie, usunięcie dokumentu sprzedaży będzie możliwe jedynie na etapie przygotowywania dokumentu sprzedaży, czyli przy statusie: „00”. Zgodnie z instrukcją obsługi do systemu, akceptacja dokumentu polegać będzie na dokonaniu operacji służącej do trwałej rejestracji transakcji sprzedaży w systemie. Oznacza to, że po dokonaniu akceptacji dany dokument nie będzie mógł zostać usunięty. Podczas wywołania tej opcji z menu system może dokonać szeregu operacji, zależnych od ustawień wybranego typu dokumentu w akceptowanym dokumencie sprzedaży:

*   automatycznie nadać nowy, unikalny w danym roku obrotowym nr dokumentu;
*   automatycznie zaliczyć wartość VAT z dokumentu do rejestru VAT;
*   utworzyć automatycznie dokument obrotowy WZ w rozbiciu na zawarte w dokumencie sprzedaży magazyny; utworzenie dokumentu WZ oznacza wydanie towaru z magazynu; w wyniku tej operacji ściągana jest także rezerwacja ze stanów magazynowych;
*   dokonać dekretacji dokumentu sprzedaży;
*   dokonać dekretacji utworzonego w wyniku tejże akceptacji dokumentu WZ;
*   dokonać rozliczenia zamówienia sprzedaży, jeżeli dokument został utworzony na bazie zamówienia;
*   dokonać fiskalizacji paragonu;
*   dokonać zmiany statusu z „00 - w przygotowaniu” na „10 - zaakceptowany”.

W tym miejscu Wnioskodawca zwrócił uwagę, iż faktury przesyłane drogą elektroniczną nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jak również nie będą przesyłane za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI).

Jednocześnie, dla zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowości wystawianych faktur elektronicznych, Spółka planuje na wystawianych fakturach elektronicznych umieszczać kod kreskowy wygenerowany specjalnie dla danej faktury. Taki kod kreskowy będzie zawierał następujące dane identyfikacyjne wystawionej faktury: numer faktury, numer kontrahenta, data wystawienia faktury, kwota brutto oraz kwota podatku od towarów i usług. Powyższe dane będą miały format ciągu znaków i cyfr.

Wnioskodawca zamierza przechowywać faktury, faktury korygujące, oraz duplikaty wystawionych faktur w systemie elektronicznym, w podziale na okresy rozliczeniowe, w folderach programu X. Zapewni on również dostęp do faktur organom kontrolującym za pomocą przeglądarki pozwalającej na wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np.: data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury).

Ponadto, Spółka planuje codziennie archiwizować na nośnikach magnetycznych przechowywane dane. Nośniki magnetyczne Wnioskodawca zamierza przechowywać w specjalnym sejfie.

Spółka podkreśliła, iż planuje zawrzeć z kontrahentami (na rzecz których świadczy wskazane na wstępie usługi), specjalne porozumienie, z treści którego wynikać będzie uzyskanie przez nią pisemnej zgody (akceptacji) ze strony kontrahenta, na przesyłanie drogą elektroniczną faktur (w formacie PDF) wystawianych przez nią, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przedmiotowym porozumieniu Wnioskodawca zobowiąże się przesyłać faktury drogą elektroniczną w formacie PDF. Jednocześnie, zgodnie z treścią porozumienia, w formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące oraz duplikaty faktur.

Podsumowując, akceptacja wskazanego powyżej sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury albo jej cofnięcie, co do zasady zostanie wyrażona w formie pisemnej (w formie ww. porozumienia) lub w formie elektronicznej.

Ponadto, zgodnie z ww. porozumieniem nabywca wskaże jaki adres e-mail jest właściwy do przesyłania faktur. Strony zobowiązują się również co najmniej na trzy dni przed zmianą danych dotyczących właściwych adresów e-mail do wysyłki, poinformować drugą stronę drogą elektroniczną o tym fakcie.

Nabywca i wystawca faktur zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka poinformowała, że w jej ocenie, format PDF, w którym będą przesyłane faktury, zapewniać będzie autentyczność pochodzenia i integralność ich treści.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku.

Czy wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej spełnia wymogi określone w § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 1661)?

Zdaniem Wnioskodawcy, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej, spełnia wymogi określone w § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z art. 106 ust. l ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, póz. 535 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. la, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia (w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji), sposobów i warunków wystawienia oraz przesyłania faktur w drodze elektronicznej, jak również określenia zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Minister Finansów działając na ww. podstawie wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), dalej: „rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych”, w którym określił zasady i warunki przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Ustawodawca w § 2 ust. l ww. rozporządzenia określił, że jako autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast jako integralność treści faktury rozumie się zapewnienie, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (brak możliwości modyfikacji faktury).

Jednocześnie, w § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, ustawodawca wskazał, iż autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury są zachowane „w szczególności, w przypadku wykorzystania”:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W ocenie Spółki, z literalnego brzmienia § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wynika zatem, iż ustawodawca jedynie tytułem przykładu wskazał dwa możliwe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury. Użycie zwrotu „w szczególności” wskazuje w jej ocenie, że katalog sposobów w których podatnicy mogą zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury jest katalogiem otwartym.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, wymóg określony w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych zostanie zapewniony w przypadku, gdy przesyłane drogą elektroniczną faktury spełnią wymagania określone w § 2 ust. l ww. rozporządzenia, tj. będzie istnieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, jak również nie będzie istniała możliwość modyfikacji takiej faktury.

W konsekwencji, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego system wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych, potwierdzony w specjalnie przygotowanej w tym celu instrukcji funkcjonowania systemu, w ocenie Wnioskodawcy, spełnia warunek polegający na zapewnieniu integralności treści oraz autentyczności pochodzenia faktury przesłanej elektronicznie.

Zdaniem Spółki, niemożliwym jest jednak stworzenie sposobu przesyłania faktur, w którym całkowicie niemożliwym byłoby wprowadzenie zmian do elektronicznie wystawionych faktur. Uważa ona, że projektowany przez nią system zapewnia autentyczność oraz integralność przy zachowaniu normalnych zasad funkcjonowania oraz w normalnym toku prowadzenia działalności gospodarczej.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przesyłania faktur elektronicznych, spełnia wymogi określone w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

W konsekwencji, należy uznać, iż przedstawiona procedura wystawiania i udostępniania faktur elektronicznych – w formie pliku PDF, jak również wysyłanie e-faktur w formie pliku PDF – zapewnią autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur. Spółka zauważyła, iż możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej uzależniona jest od uprzedniej zgody na stosowanie tego sposobu przesyłania faktur – udzielonej przez kontrahenta.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia, faktury mogą być bowiem przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie, w ocenie Wnioskodawcy, może być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W jego opinii ww. warunek wprowadzenia systemu elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur, należy uznać za spełniony, z uwagi na zawieranie przez niego opisanego wzoru porozumienia w tym przedmiocie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Na podstawie powyższej delegacji, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem, które weszło w życie dnia 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwal
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. ifikowanego certyfikatu, lub

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić także należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Z opisu sprawy wynika, że Zainteresowany – zarejestrowany czynny podatnik podatku od towarów i usług, świadczy głównie usługi związane z obsługą lądowania i parkowania samolotów, obsługą pasażerów i ładunków oraz innych usług o podobnym charakterze na rzecz przewoźników lotniczych oraz innych podmiotów wykonujących przewozy lotnicze.

W związku ze świadczeniem ww. usług, oraz mając na uwadze istotne koszty związane z dotychczasowym systemem fakturowania (m.in. koszt zakupu papieru, koszty wysyłek listownych i kurierskich), rozważa wprowadzenie elektronicznego systemu w tym zakresie, na zasadach przewidzianych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Spółka rozważa wprowadzenie w tym celu specjalnej „Instrukcji wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług”, oraz „Instrukcji elektronicznego systemu fakturowania”. Na podstawie ww. instrukcji, i zgodnie z zasadami dokumentowania operacji gospodarczych określonymi w „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Sp. z o.o.”, Zespół Sprzedaży w Dziale Handlu zobowiązany będzie do wystawiania dowodów zewnętrznych takich jak: faktury VAT, faktury korygujące VAT. Faktury, jako dowód sprzedaży towaru lub usługi, winny wynikać z umów, zleceń lub innych dokumentów zawartych w ramach prowadzonej działalności i akceptowanych przez osoby upoważnione do reprezentowania Wnioskodawcy. Jednocześnie, zgodnie z postanowieniami ww. instrukcji:

1.  Faktury wewnętrzne VAT są sporządzane przez Dział Finansowo-Księgowy.
2.  Faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawiane są w module Logistyka systemu komputerowego M.
3.  Faktury VAT, faktury korygujące VAT oraz faktury wewnętrzne VAT są rejestrowane w Rejestrze Sprzedaży VAT niezwłocznie po ich wystawieniu.

Zgodnie z elektronicznym systemem fakturowania, Zainteresowany przesyłałby kontrahentom faktury w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej, jako załącznik w formacie PDF do wiadomości e-mail. Przesyłany plik w formacie PDF, w analizowanym schemacie, będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia, w związku z którymi w trakcie całego procesu przekazywania pliku nie będą możliwe zmiany jego treści lub poddania go edycji. W celu wprowadzenia systemu Wnioskodawca posiada instrukcję do obsługi systemu, stanowiącą m.in. o statusie dokumentów sprzedaży.

Zgodnie z ww. instrukcją w systemie będą mogły figurować dokumenty sprzedaży, o następującym statusie:

00 - wprowadzany, 05 - zdeakceptowany, 10 - zaakceptowany, 15 do 70 - statusy standardowe, 15 - w kolejce dokumentów do dekretacji, 20 - zadekretowany, 40 - zaakceptowany księgowo, 70 - zaksięgowany, 90 - anulowany.

Spółka wskazała, iż poprawianie dokumentu sprzedaży możliwe będzie przy trzech stanach dokumentu oznaczanych w systemie odpowiednimi statusami:

00 - w przygotowaniu, 05 - w przygotowaniu po deakceptacji, 10 - zaakceptowany.

Dodatkowo w przypadku statusu „10” poprawianie dokumentu będzie możliwe wyłącznie dla operatorów posiadających odpowiednie uprawnienie, przy czym okno uruchomione przy takim statusie posiadać będzie ograniczony dostęp do pewnych pól. Jednocześnie, usunięcie dokumentu sprzedaży będzie możliwe jedynie na etapie przygotowywania dokumentu sprzedaży, czyli przy statusie: „00”.

Zgodnie z instrukcją obsługi do systemu, akceptacja dokumentu polegać będzie na dokonaniu operacji służącej do trwałej rejestracji transakcji sprzedaży w systemie. Oznacza to, że po dokonaniu akceptacji dany dokument nie będzie mógł zostać usunięty. Podczas wywołania tej opcji z menu system może dokonać szeregu operacji, zależnych od ustawień wybranego typu dokumentu w akceptowanym dokumencie sprzedaży:

*   automatycznie nadać nowy, unikalny w danym roku obrotowym nr dokumentu;
*   automatycznie zaliczyć wartość VAT z dokumentu do rejestru VAT;
*   utworzyć automatycznie dokument obrotowy WZ w rozbiciu na zawarte w dokumencie sprzedaży magazyny; utworzenie dokumentu WZ oznacza wydanie towaru z magazynu; w wyniku tej operacji ściągana jest także rezerwacja ze stanów magazynowych;
*   dokonać dekretacji dokumentu sprzedaży;
*   dokonać dekretacji utworzonego w wyniku tejże akceptacji dokumentu WZ;
*   dokonać rozliczenia zamówienia sprzedaży, jeżeli dokument został utworzony na bazie zamówienia;
*   dokonać fiskalizacji paragonu;
*   dokonać zmiany statusu z „00 - w przygotowaniu” na „10 – zaakceptowany”.

Faktury przesyłane przez Wnioskodawcę drogą elektroniczną nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jak również nie będą przesyłane za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI). Dla zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowości wystawianych faktur elektronicznych, Spółka planuje na wystawianych fakturach elektronicznych umieszczać kod kreskowy wygenerowany specjalnie dla danej faktury. Taki kod kreskowy będzie zawierał następujące dane identyfikacyjne wystawionej faktury: numer faktury, numer kontrahenta, data wystawienia faktury, kwota brutto oraz kwota podatku od towarów i usług. Powyższe dane będą miały format ciągu znaków i cyfr.

Zainteresowany planuje zawrzeć z kontrahentami (na rzecz których świadczy wskazane na wstępie usługi), specjalne porozumienie, z treści którego wynikać będzie uzyskanie przez niego pisemnej zgody (akceptacji) ze strony kontrahenta, na przesyłanie drogą elektroniczną faktur (w formacie PDF) wystawianych przez niego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przedmiotowym porozumieniu Wnioskodawca zobowiąże się przesyłać faktury drogą elektroniczną w formacie PDF. Jednocześnie, zgodnie z treścią porozumienia, w formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące oraz duplikaty faktur.

Podsumowując, akceptacja wskazanego powyżej sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury albo jej cofnięcie, co do zasady zostanie wyrażona w formie pisemnej (w formie ww. porozumienia) lub w formie elektronicznej.

Ponadto, zgodnie z ww. porozumieniem nabywca wskaże jaki adres e-mail jest właściwy do przesyłania faktur. Strony zobowiązują się również co najmniej na trzy dni przed zmianą danych dotyczących właściwych adresów e-mail do wysyłki, poinformować drugą stronę drogą elektroniczną o tym fakcie.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka poinformowała, że w jej ocenie, format PDF, w którym będą przesyłane faktury, zapewniać będzie autentyczność pochodzenia i integralność ich treści.

W świetle powołanych przepisów wskazać należy, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy co do takiej formy przesyłania faktur.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane regulacje prawne stwierdzić należy, iż wskazany przez Zainteresowanego w opisie zdarzenia przyszłego sposób wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej spełniać będzie wymogi określone w § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 17 grudnia 2010 r., bowiem zostanie zapewniona autentyczność i integralność treści wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści wystawianych i przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Tut. Organ zwraca uwagę na fakt, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

W przedmiotowej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Pozostałe kwestie zostały rozstrzygnięte w odrębnych interpretacjach indywidualnych z dnia 30 grudnia 2011 r. znak ILPP4/443-627/11-7/ISN i ILPP4/443-627/11-8/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.