Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB3/423-667/09-2/DS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2009-11-10
Teza: Czy wypłacany członkowi zarządu zwrot kosztów za przejazd autostradą i usługi hotelowe związane z wykonywaniem przez niego obowiązków stanowi kosztu uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: autostrada; członkowie-członkowie zarządu; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; hotel; koszt-koszty przejazdu; koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-koszty zarządu; koszt-zwrot kosztów; podróż; przejazdy; zakwaterowanie; zarząd; związki-związek przyczynowo-skutkowy
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 23 lipca 2009 r. (data wpływu 20 sierpnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 20 sierpnia 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Członek Zarządu, który został powołany na podstawie uchwały wspólników, otrzymuje honorarium z tyt. pełnionej funkcji. Uchwała wspólników przewiduje pokrywanie uzasadnionych kosztów związanych z pełnieniem przez niego funkcji Członka Zarządu.

Członek Zarządu będzie wykonywał swoje obowiązki w siedzibie Spółki, a także, gdy będzie to wymagane, w innych miejscach w Polsce. W ramach swoich obowiązków Członek Zarządu wyjeżdża służbowo, aby uczestniczyć w konferencjach związanych z działalnością Spółki, rozmowach i negocjacjach handlowych, zawierać kontrakty. W związku z tym, ponosi wydatki udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na Spółkę, takimi jak: faktury za usługi hotelowe, bilety za przejazd autostradą. Jednocześnie, Spółka nie traktuje zwrotu kosztów Członkom Zarządu jako zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej, nie nalicza też Członkowi Zarządu należności z tytułu jej odbycia, takich jak diety czy ryczałty.

Zdaniem Spółki, zwracane Członkowi Zarządu uzasadnione koszty związane z wykonywaniem umowy stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem istnienia związku przyczynowo - skutkowego z jej przychodami. Ponadto, Spółka nie wypłaca Członkowi Zarządu należności z tytułu podróży służbowej, gdyż do obowiązków zleceniobiorcy należy nie tylko wykonywanie ich w siedzibie Spółki, ale też w innych miejscach na terenie Polski. Nie ma zatem potrzeby dokumentowania zwracanych wydatków drukiem „Polecenie wyjazdu służbowego”.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wypłacany Członkowi Zarządu zwrot kosztów za przejazd autostradą i usługi hotelowe związane z wykonywaniem przez niego obowiązków stanowi kosztu uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane koszty stanowią koszty uzyskania przychodu w aspekcie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ogólne pojęcie kosztów uzyskania przychodów osób prawnych zostało opisane w rozdz. 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.). Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Oznacza to, że aby dany wydatek można było uznać za koszty uzyskania przychodów, powinny zaistnieć kumulatywnie dwa warunki:

*   po pierwsze, celem poniesienia danego wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodów,
*   po drugie, wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 16 ust. 1 katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z przepisem art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów.

Powyższe wyłączenie dotyczy zatem wyłącznie udziałowców spółki, którzy nie są pracownikami. Na powyższej podstawie wyłączone są spod pojęcia kosztów uzyskania tylko i wyłącznie wydatki na te świadczenia, które mają charakter jednostronny.

W przypadku opisanym w pytaniu, nie mamy do czynienia ze świadczeniami jednostronnymi. Zwrot kosztów Członkom Zarządu następuje bowiem w zamian za określone świadczenie z ich strony. Wydatki są bowiem ponoszone jako zwrot kosztów, które poniósł Członek Zarządu w podróży służbowej. Jest to więc zwrot poniesionych kosztów. Nie ma charakteru jednostronnego, a zatem nie jest objęte przedmiotowym wyłączeniem spod kosztów uzyskania przychodu.

Zwrot poniesionych kosztów w rozumieniu uchwały Spółki nie jest przychodem osobistym Członka Zarządu, ponieważ nie stanowi przysporzeń o charakterze osobistym, dlatego w ocenie Spółki, nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu, na podstawie art. art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Stosownie do tych uregulowań, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki – po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, tj. wymienionych w negatywnym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów – o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z przychodami. Mowa tu o kosztach bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanym przychodem.

W negatywnym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił:

1.  wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego (art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych),
2.  wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a ww. ustawy).

Zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94 poz. 1037 ze zm.), zarząd spółki jest organem, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę.

Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a nie będą miały zatem zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a wydatki związane z podróżami służbowymi Członka Zarządu (zwrot kosztów za przejazd autostradą i usługi hotelowe) można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Należy jednak pamiętać, iż aby wydatki członka zarządu uznać za koszty uzyskania przychodów winien łączyć go ze spółką stosunek pracy (lub inny równorzędny). W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób nie będących pracownikami spółki.

Reasumując, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z podróżami służbowymi Członka Zarządu (zwrot kosztów za przejazd autostradą i usługi hotelowe) mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Warunkiem niezbędnym jest wykazanie, że między wydatkami, a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo - skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, i że w rezultacie ich poniesienia Spółka mogła oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. A zatem, konieczne jest udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one obiektywnie rzecz ujmując – racjonalne co do zasady i co do wielkości.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, (…).

Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

Mając na uwadze powyższe, zajęte przez Spółkę stanowisko dotyczące możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych ze zwrotem kosztów Członkowi Zarządu za przejazd autostradą i usługi hotelowe związane z wykonywaniem przez Niego obowiązków Członka Zarządu – uznaje się za prawidłowe.

Jednocześnie należy dodać, iż zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu zwrotu kosztów za przejazd autostradą dotyczy samochodów osobowych będących w ewidencji środków trwałych Spółki oraz używanych przez Nią na podstawie umowy leasingu.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.