Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.104.2017.1.ISZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-06-13
Teza: W zakresie możliwości przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 kwietnia 2017 r. (data wpływu 4 maja 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 4 maja 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową, prowadzącą działalność gospodarczą głównie w zakresie wsparcia informatycznego dla podmiotów z grupy C. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy możliwości przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych w formie elektronicznej.

Spółka świadczy wskazane wyżej usługi na rzecz spółek z grupy C. W związku ze świadczonymi usługami, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT oraz wystawienia i przesłania nabywcy usługi faktury potwierdzającej sprzedaż.

Faktury sprzedażowe są wystawiane za pomocą programu komputerowego, zaś ich kopie są zapisywane na serwerze bez dokonywania dodatkowo wydruku kopii faktury sprzedażowej. Zapis w formie elektronicznej polega na zapisaniu danych w formie elektronicznej (brak możliwości edycji/zmiany danych, możliwość ich odczytania). Są one przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie/odszukanie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Spółka otrzymuje szereg faktur zakupowych w formie papierowej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT.

W przyszłości planowane jest skanowanie faktur otrzymanych w formie papierowej do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie PDF), który będzie umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych faktur. Zeskanowane faktury w formacie PDF będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej. Faktura w formacie PDF będzie dokumentem nieedytowalnym. Jednocześnie wersja papierowa oryginalnej faktury zakupowej ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji. Pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych w formacie PDF będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT, opisany wyżej sposób przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych, a więc przechowywanie w postaci danych elektronicznych zapisanych na serwerze, jest prawidłowy?
2.  Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT, opisany wyżej planowany sposób przechowywania przez Spółkę faktur zakupowych, a więc zeskanowanie papierowej faktury do nieedytowalnego pliku elektronicznego (przy jednoczesnym zniszczeniu oryginalnej wersji papierowej faktury) jest prawidłowy?<
3.  Czy w świetle art. 86, w przypadku gdy Spółka, będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które to faktury będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia VAT, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Zdaniem Spółki, w świetle art. 112a ustawy o VAT, sposób przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych wyłącznie w postaci elektronicznego zapisu kopii (a więc przechowywanie w postaci danych elektronicznych zapisanych na serwerze) jest prawidłowy.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur oraz są obowiązani zapewnić organowi podatkowemu na jego żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe regulacje, w opinii Wnioskodawcy, jednoznacznie wskazują, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktury, a także bezzwłoczne udostępnienie faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z uwagi na fakt, iż kopie faktur sprzedażowych są przez Spółkę przechowywane na serwerze istnieje możliwość dostępu do tych danych (ale bez możliwości edycji), a także zgrania ich na odpowiedni nośnik celem poboru i przetwarzania danych, to taki sposób przechowywania spełnia warunki określone w art. 112a ustawy o VAT. Jest to bowiem sposób realizujący cele ustawodawcy, jakim jest zabezpieczenie treści wystawionej faktury, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępu do tej treści dla organu podatkowego.

Ad 2

Zdaniem Spółki, w świetle 112a ustawy o VAT, sposób przechowywania przez Spółkę faktur zakupowych, a więc zeskanowanie papierowej faktury do nieedytowalnego pliku elektronicznego, przy jednoczesnym zniszczeniu oryginalnej wersji papierowej faktury, jest prawidłowy.

W przypadku zeskanowanych do elektronicznego pliku faktur papierowych, analogicznie jak w przypadku elektronicznych faktur sprzedażowych, taki sposób przechowywania jest dopuszczalny i akceptowalny na gruncie przepisów ustawy o VAT. Opisana procedura archiwizacji i przechowywania faktur (skanowanie i przechowywanie w formie pliku elektronicznego, z podziałem na okresy rozliczeniowe) zapewni spełnienie wymogów zdefiniowanych w przepisach ustawy o VAT. Procedura będzie bowiem pozwalać na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie zrealizowana poprzez fakt, że Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej.

Powyższe stanowisko jest zgodne z praktyką organów podatkowych - patrz interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Lodzi z dnia 12 czerwca 2015 r., znak: IPTPB3/4518-8/15-3/GG, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r., znak: ILPP4/443-66/14-2/BA, interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 07 listopada 2016 r., znak: 1462- IPPP2.4512.825.2016.1.AO.

Ad 3

Zdaniem Spółki, w świetle art. 86, w przypadku gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które to faktury będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia VAT, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednocześnie, jak stanowi art. 86 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę należy uważać każdy dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawę.

Nie powinno budzić wątpliwości, iż faktury papierowe otrzymywane przez Spółkę mogą być traktowane jako faktury stanowiące podstawę do odliczenia VAT. Jednocześnie, fakt zeskanowania tych faktur i przechowywania ich wyłącznie w formie elektronicznej, nie ma wpływu na prawo do odliczenia VAT z tej faktury. Jeśli prawo do odliczenia zostało zrealizowane w sposób prawidłowy, to zmiana sposobu przechowywania faktur nie ma wpływu na to prawo. Jeśli sposób przechowywania faktury jest prawidłowy, a jak wskazano w zakresie pytania nr 2 ustawa o VAT dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to Spółka posiada prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takiej faktury.

Stanowisko to jest potwierdzane w interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego, w tym m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., znak: IPTPP4/4512-129/15-4/OS, interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 7 listopada 2016 r. znak:. 1462-IPPP2.4512.826.2016.1.AO.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej: „ustawą” lub „ustawą o VAT”– podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast, stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Ad 1

Wnioskodawca wskazał, że faktury sprzedażowe są wystawiane w Spółce za pomocą programu komputerowego, zaś ich kopie są zapisywane na serwerze bez dokonywania dodatkowo wydruku kopii faktury sprzedażowej. Zapis w formie elektronicznej polega na zapisaniu danych w formie elektronicznej (brak możliwości edycji/zmiany danych, możliwość ich odczytania). Są one przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie/odszukanie, ale bez możliwości edycji. Wnioskodawca wskazał też, że zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Wobec tego, odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy związanych z prawidłowością przechowywania w formie elektronicznej, tj. przechowywanie w postaci danych elektronicznych zapisanych na serwerze, faktur sprzedażowych, wystawianych w formie papierowej, należy stwierdzić, że przechowywanie tych faktur w sposób opisany przez Spółkę jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać w tym zakresie za prawidłowe.

Ad 2

Wnioskodawca we wniosku wskazał też, że otrzymuje szereg faktur zakupowych w formie papierowej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT. W przyszłości planowane jest skanowanie faktur otrzymanych w formie papierowej do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie PDF), który będzie umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych faktur. Zeskanowane faktury w formacie PDF będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej. Faktura w formacie PDF będzie dokumentem nieedytowalnym. Jednocześnie wersja papierowa oryginalnej faktury zakupowej ma być niszczona. Pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych w formacie PDF będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

W świetle art. 112a ustawy o VAT, opisany przez Wnioskodawcę planowany sposób przechowywania faktur zakupowych, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także na żądanie odpowiedniego organu: umożliwieniu dostępu, bezzwłocznego pobór i przetwarzania danych w nich zawartych - jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Zatem, w świetle art. 112a ustawy o VAT, opisany wyżej planowany sposób przechowywania przez Spółkę faktur zakupowych, a więc zeskanowanie papierowej faktury do nieedytowalnego pliku elektronicznego (przy jednoczesnym zniszczeniu oryginalnej wersji papierowej faktury) jest prawidłowy.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku numerem 2, należało uznać za prawidłowe.

Ad 3

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Natomiast przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca we wniosku wskazał, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Spółka otrzymuje też szereg faktur zakupowych w formie papierowej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT.

Wobec tego, w świetle art. 86 ustawy o VAT, w przypadku gdy Spółka, będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur), które to faktury będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia VAT, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.