Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.552.2020.2.PRM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-12-09
Teza: przechowywania faktur i dokumentów z nimi zrównanych otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego oraz momentu otrzymania przez Spółkę ww. Faktur
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-otrzymanie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia; pracownik
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g (uchylony od 1.07.2024); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k (uchylony od 1.07.2024); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 września 2020 r. (data wpływu 14 września 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 29 października 2020 r. (data wpływu 2 listopada 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 26 października 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.552.2020.1.PRM (doręczone Stronie w dniu 27 października 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   przechowywania faktur i dokumentów z nimi zrównanych otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego - **jest prawidłowe,**

*   momentu otrzymania przez Spółkę ww. Faktur - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 września 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 29 października 2020 r. (data wpływu 2 listopada 2020 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 26 października 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.552.2020.1.PRM (doręczone w dniu 27 października 2020 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur i dokumentów z nimi zrównanych otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego oraz momentu otrzymania przez Spółkę ww. Faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej „Spółka”) jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej „podatek VAT”). Spółka jest podmiotem należącym do (…) koncernu (…) (dalej „Grupa”).

Grupa prowadzi działalność w branży przemysłu drzewnego i obecnie działa w ponad 30 krajach. Działalność Grupy koncentruje się przede wszystkim na przetwarzaniu drewna pochodzącego z plantacji leśnych (tzw. nordic wood). Wśród produktów Grupy można znaleźć m.in. produkty codziennego użytku, takie jak chusteczki higieniczne, papiery do pieczenia, karton, papier, a także włókna celulozowe, tarcicę oraz drewno konstrukcyjne.

Spółka prowadzi w (…) centrum finansowo-księgowe. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest kompleksowa obsługa finansowo - księgowa, a także administracyjna podmiotów wchodzących w skład Grupy. Skala prowadzonej przez Spółkę działalności powoduje, że liczba dokumentów księgowych (faktur VAT, faktur korygujących, not księgowych, etc.) wymienianych między Spółką a jej kontrahentami (dalej „Kontrahenci”) jest bardzo duża.

Spółka rozlicza wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w dwojaki sposób:

*   Wydatki związane m.in. z nabyciem mediów (np. woda, prąd itp.), zakupem sprzętu elektronicznego, wyposażenia biura, czy też administracją rozliczane są za pomocą faktur wystawianych przez Kontrahentów na Spółkę. Spółka reguluje zobowiązania wynikające z otrzymanych faktur przelewem w terminie uzgodnionym z danym Kontrahentem. Faktury te księgowane są przez zewnętrzny, pomocniczy system księgowy o nazwie (…), skąd - po dwustopniowej aprobacie - trafiają bezpośrednio do głównego systemu księgowego o nazwie (…) (przepływ danych odbywa się automatycznie z systemu (…) do systemu (…)). Spółka zaznacza, że niniejszy wniosek nie dotyczy faktur dokumentujących tego rodzaju koszty.

*   Wydatki ponoszone na potrzeby biura (w szczególności wydatki związane z zakupem materiałów biurowych oraz drobnych elementów wyposażenia biura), wydatki ponoszone w czasie podróży służbowych pracowników, szkoleń, a także innego rodzaju koszty operacyjne, które z racji swojej specyfiki muszą być poniesione bez zbędnej zwłoki są opłacane bezpośrednio przez pracowników Spółki przy użyciu firmowych kart płatniczych (jeśli pracownik dysponuje taką kartą) lub z wykorzystaniem środków własnych pracowników Spółki. Tego rodzaju koszty dokumentowane są fakturami wystawionymi na Spółkę (dalej „Faktury”) bądź innymi dokumentami (paragonami fiskalnymi, rachunkami, kwitami parkingowymi, pokwitowaniami poniesionych kosztów, oświadczeniami o zgubieniu rachunków opatrzonymi autoryzacją danego pracownika itp.). Koszty te ewidencjonowane są przy użyciu pomocniczego systemu o nazwie (…) (dalej: „System”). Niniejszy wniosek dotyczy Faktur dokumentujących właśnie tego rodzaju koszty.

System pozwala na tworzenie dla pracowników Spółki kont dostępu chronionych hasłem. Proces ten jest ściśle kontrolowany przez wewnętrzny Dział Danych Podstawowych. Pracownik, po zalogowaniu do Systemu, może stworzyć raport (dalej „Raport Wydatków Służbowych”), dodając do niego dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków służbowych opłaconych środkami własnymi bądź posiadaną przez pracownika płatniczą kartą służbową.

System pozwala zatem na samodzielne raportowanie wydatków służbowych przez pracowników. Oryginały Faktur, rachunków, paragonów oraz innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków służbowych są skanowane do formatu pdf i dołączane przez pracowników do tworzonego przez nich Raportu Wydatków Służbowych. Dostępnymi formatami dla skanowanych dokumentów są również: png, jpg oraz tif.

W przypadku wydatków opłacanych służbową kartą płatniczą, wydatki zaczytują się automatycznie do Systemu, do profilu danego pracownika, za pomocą elektronicznego przesyłu danych z systemu zewnętrznego dostawcy usług kart kredytowych. Przy sporządzaniu Raportu Wydatków Służbowych pracownik ma obowiązek odpowiedniego opisania wydatku (np. „cele szkoleniowe”, „reprezentacja”, „cele administracyjne” itp.) oraz dołączenia skanu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku (np. Faktura, paragon fiskalny, etc.). W razie zagubienia dowodu poniesienia wydatku System umożliwia załogowanemu pracownikowi wygenerowanie oświadczenia o zagubieniu takiego dowodu.

W przypadku wydatków opłaconych środkami własnymi pracownika, pracownik wprowadza każdy wydatek do Systemu ręcznie, wykonując takie same czynności jak opisane powyżej i dodatkowo definiując kwotę i walutę wydatku, a także datę poniesienia wydatku.

Następnie Raport Wydatków Służbowych (wraz z załączonymi dowodami dokumentującymi poniesienie wydatków) przesyłany jest, w ramach Systemu, do aprobaty przełożonego danego pracownika, który logując się do swojego konta w Systemie potwierdza zasadność poniesionych wydatków na cele służbowe danego pracownika oraz sprawdza ogólną poprawność Raportu Wydatków Służbowych. Przełożony może zaakceptować Raport Wydatków Służbowych lub zwrócić go pracownikowi z prośbą o poprawę lub zawarcie dodatkowych wyjaśnień.

Jeśli Raport Wydatków Służbowych zostanie zaakceptowany przez przełożonego, trafia on do Działu Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych, gdzie sprawdzana jest poprawność rozliczenia pod kątem księgowym. Sprawdzane są następujące elementy:

1.  czy wydatek został zakwalifikowany do prawidłowej kategorii wydatków (np. „cele szkoleniowe”, „wyposażenie biura”, „reprezentacja”),
2.  czy do wydatków dołączone są poprawne, odpowiadające wydatkom dokumenty potwierdzające ich poniesienie (Faktury, paragony itd.),
3.  czy wydatek ma poprawnie uzupełnioną kwotę, walutę, datę poniesienia; w przypadku wydatków poniesionych środkami własnymi, data w Raporcie Wydatków Służbowych musi być taka sama jak data wystawienia Faktury; dla wydatków poniesionych służbową kartą kredytową data zaczytuje się automatycznie, zgodnie z faktycznym momentem obciążenia karty (akceptowalne jest kilkudniowe przesunięcie względem daty na Fakturze),
4.  czy od wydatku może być odliczony podatek VAT, a jeśli tak, to czy dane podmiotu wystawiającego Fakturę na Spółkę, która została dołączona do Raportu Wydatków Służbowych, są poprawnie uzupełnione w Systemie,
5.  czy wydatki ujęte w ramach Raportu Wydatków Służbowych się nie dublują,
6.  w przypadku ewentualnego pobrania zaliczek przez pracownika - czy zaliczki te są poprawnie rozliczone z wydatkami wykazywanymi w Raporcie Wydatków Służbowych.

Na chwilę obecną Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych zbiera i archiwizuje oryginały dokumentów otrzymanych od pracowników, które są dołączane elektronicznie do każdego Raportu Wydatków Służbowych generowanego w Systemie, wpisując na nich datę oraz numer księgowania. Dopiero po otrzymaniu wszystkich dokumentów od pracownika ww. Dział akceptuje rozliczenie, które przekazywane jest do systemu księgowego (…) i następnie nadawany jest mu numer księgowania.

Spółka pragnie wyjaśnić, że głównym systemem księgowym, z którego korzysta jest system (…). System (…) zaczytuje dane z Systemu - tj. dochodzi do transferu danych z Systemu do systemu (…). Przepływ danych odbywa się automatycznie z Systemu do systemu (…), przy czym transfer nie obejmuje obrazów dokumentów księgowych dołączonych do Raportu Wydatków Służbowych (w tym obrazu Faktur). Podgląd poszczególnych dokumentów załączonych do Raportu Wydatków Służbowych możliwy jest jedynie w Systemie lub w wersji papierowej, obecnie archiwizowanej przez Spółkę.

Celem pełnego przedstawienia zdarzenia przyszłego Spółka pragnie wyjaśnić, że w procesie skanowania dokumentów przez pracownika i wprowadzania ich do Systemu nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści skanowanego dokumentu (w szczególności w treści skanowanej Faktury), czy w treści tworzonego pliku. Ewentualna niezgodność dokumentu zostałaby zauważona na etapie pierwszej bądź drugiej aprobaty Raportu Wydatków Służbowych (przez przełożonego lub przez Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych), tak jak to opisano powyżej. Elektroniczny obraz (skan) dokumentu dołączonego do Raportu Wydatków Służbowych odpowiada zatem w pełni treści oryginalnego dokumentu. Jakość przechowywanych w Systemie skanów pozwala na swobodne ich przeglądanie i odtwarzanie. Elektroniczne obrazy Faktur są w pełni czytelne, a w szczególności możliwe jest zidentyfikowanie stron transakcji, przedmiotu transakcji i innych informacji.

W tym miejscu warto nadmienić, że System umożliwia wgląd do wszystkich załączanych przez pracownika dokumentów. Dane, które są uwidocznione w Systemie przechowywane są na zewnętrznych serwerach, do których Spółka ma dostęp w okresie trwania umowy z dostawcą Systemu, jak i po zakończeniu obwiązywania umowy. Po zakończeniu obowiązywania umowy dostawca Systemu przekazuje bowiem Spółce bazę danych wszystkich zgromadzonych Raportów Wydatków Służbowych wraz z załącznikami, w tym wprowadzonymi (zeskanowanymi) Fakturami dokumentującymi nabywanie towarów lub usług. System umożliwia zatem pełną archiwizację oraz podgląd zaewidencjonowanych w nim Faktur w nieograniczonym zakresie i czasie. W razie potrzeby (w szczególności w razie takiego żądania skierowanego przez organy podatkowe do Spółki) System umożliwi też bezzwłoczne ich pobranie i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dostęp do Faktur zaewidencjonowanych przy użyciu Systemu ma ograniczona liczba pracowników odpowiedzialnych za administrowanie wydatkami. Co ważne, dostęp ten obejmuje jedynie podgląd dokumentów, nie umożliwia natomiast ich edytowania, usuwania czy zastępowania. W codziennej pracy osób związanych z procesem księgowania wydatków służbowych nie zachodzi więc potrzeba sięgania do archiwizowanych w formie papierowej oryginałów dokumentów.

Przechowywanie bardzo dużej ilości dokumentów w formie papierowej związane jest z ponoszeniem wysokich kosztów związanych m.in. z wynajmem odpowiednich pomieszczeń przeznaczonych na archiwizację, zakupem artykułów biurowych, obsługą dokumentacji, etc. Dążąc do zminimalizowania kosztów związanych z prowadzoną działalnością, Spółka rozważa całkowitą rezygnację z archiwizowania Faktur w formie papierowej. Spółka archiwizowałaby w Systemie wyłącznie elektronicznie dokumenty załączone przez pracowników do Raportów Wydatków Służbowych. W razie ewentualnej kontroli, System gwarantowałby łatwy dostęp do pełnych danych (w tym wszystkich Faktur), wygodne ich przeglądanie oraz wykonywanie wydruków.

Spółka składa niniejszy wniosek, gdyż chce się upewnić, czy opisany wyżej sposób otrzymywania i archiwizowania dokumentów księgowych dołączanych do Raportów Wydatków Służbowych, w szczególności Faktur dokumentujących nabywanie towarów i usług, może być uznany za prawidłowy na gruncie przepisów Ustawy VAT. Jeśli Spółka otrzyma pozytywną interpretację, podejmie decyzję o archiwizowaniu Faktur wyłącznie w formie elektronicznej zamieszczonej w Systemie. Tym samym Spółka nie będzie archiwizować już papierowych Faktur.

W szczególności Spółce zależy na potwierdzeniu prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na Fakturach dołączonych do Raportu Wydatków Służbowych, które zostaną zaewidencjonowane i zarchiwizowane przy użyciu Systemu.

Spółka informuje, że w odniesieniu do wszystkich dokumentów księgowych dostarczonych przez pracowników, w tym Faktur dokumentujących zakup towarów lub usług przez Spółkę, w Systemie Spółka zapewnia:

*   autentyczność pochodzenia dokumentu,

*   integralność treści dokumentu (tj. pewność, że żadne dane w dostarczanych przez pracowników dokumentach księgowych nie były i nie zostaną zmienione),

*   czytelność dokumentu (pewność, że wszystkie wymagane elementy, jakie powinien zawierać dokument będą wyraźne i czytelne),

*   możliwość łatwego odnalezienia dokumentów w Systemie.

Spółka prosi o przyjęcie przy wydawaniu interpretacji założenia, że wszystkie Faktury zaewidencjonowane i zarchiwizowane w Systemie, których dotyczy niniejszy wniosek, są wystawione w pełni prawidłowo. W szczególności oznacza to, że:

*   są one wystawione prawidłowo pod względem formalnym, tj. w sposób zgodny z przepisami Ustawy VAT (w szczególności Spółka pragnie podkreślić, że Faktury zostaną każdorazowo wystawione na Spółkę),

*   dokumentują faktycznie przeprowadzone operacje gospodarcze (nabycia towarów lub usług) podlegające opodatkowaniu VAT,

*   są wystawione przez kontrahentów Spółki będących podatnikami VAT czynnymi.

Ponadto Spółka prosi o przyjęcie przez organ podatkowy założenia, że towary lub usługi, których nabycie dokumentowane jest Fakturami zaewidencjonowanymi i archiwizowanymi w Systemie są wykorzystywane do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT. W konsekwencji spełnione są warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 Ustawy VAT i nie występują przesłanki wskazane w art. 88 Ustawy VAT.

Spółka pragnie też poinformować, że w 2015 r. składała wniosek o interpretację podatkową dotyczący możliwości odliczania podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych w formacie pdf oraz archiwizowania, po uprzednim zeskanowaniu, faktur w formie elektronicznej. W dniu 13 stycznia 2016 r. Minister Finansów (organ upoważniony do wydania interpretacji: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy) wydał interpretację, znak ITPP3/4512-590/15/AT, w której zgodził się ze Spółką, że:

*   ma ona prawo do odliczania podatku VAT naliczonego z faktur wysyłanych w formacie pdf bezpośrednio do wyspecjalizowanego centrum zewnętrznego ((…)),

*   faktury otrzymane przez (…) bezpośrednio od kontrahentów Spółki mogą być traktowane jako „otrzymane” przez Spółkę w rozumieniu Ustawy VAT; tym samym Spółka może przyjmować, że faktury są otrzymane w chwili ich wpływu do (…),

*   Spółka może archiwizować wszystkie dokumenty księgowe wyłącznie w formie elektronicznej; w szczególności, Spółka może w taki sposób archiwizować faktury, które pierwotnie zostały przesłane w wersji papierowej do (…), a następnie zostały zeskanowane w tym (…) oraz faktury, które zostały przesłane do (…)w formacie pdf, nieopatrzone bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym.

Ponieważ obecnie Spółka chce wykorzystywać w procesie archiwizowania dokumentów księgowych dołączanych do Raportów Wydatków Służbowych System, który nie był opisany przez Spółkę we wniosku o interpretację złożonym w 2015 r. (Spółka wówczas nie korzystała z Systemu) zasadne jest wystąpienie z nowym wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

W piśmie z dnia 29 października 2020 r. Wnioskodawca wskazał, że Spółka zapewni przechowywanie Faktur dołączanych przez pracowników do Raportów Wydatków Służbowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tak jak była o tym we Wniosku, w tym okresie Faktury przechowywane byłyby jedynie w formie elektronicznej. Papierowe wersje Faktur byłyby niszczone natomiast przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści, czytelność, a także możliwość łatwego ich odnalezienia.

Ponadto, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu Faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w tym czasie Faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w związku z planowaną przez Spółkę rezygnacją z archiwizacji papierowej wersji Faktur).

Oryginały Faktur są skanowane do formatu pdf (dostępnymi formatami są też png, jpg oraz tif) i dołączane przez pracowników Spółki do Raportu Wydatków Służbowych, który jest generowany na specjalnym koncie, przypisanym indywidualnie do każdego pracownika. Ani pracownik ani inne osoby (w szczególności osoby kontrolujące Raport Wydatków Służbowych) nie mają możliwości ingerencji w dane zamieszczone w Fakturze. Wersja elektroniczna stanowi wierne odzwierciedlenie papierowego odpowiednika Faktury.

Kontrola biznesowa ustalająca ścieżkę audytu Faktur w sytuacji Spółki przebiega w następujący sposób:

1.  Pracownik loguje się za pomocą hasła na swoje indywidualne konto w Systemie i tworzy Raport Wydatków Służbowych, dołączając do niego skany Faktur, jak i innych dokumentów związanych z wydatkami służbowymi w formacie pdf (dostępne formaty to także png, jpg oraz tif). Pracownik określa także cel/przedmiot wydatku.
2.  Ogólna poprawność Raportu Wydatków Służbowych jest weryfikowana przez przełożonego pracownika (jest to pierwszy, ogólny etap weryfikacji). Jeżeli treść ww. raportu wzbudzi wątpliwości przełożonego, zwraca on pracownikowi raport w celu jego poprawienia. Dopiero po akceptacji przez przełożonego Raport Wydatków Służbowych jest przekazywany do Działu Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych, gdzie jest on ponownie sprawdzany.
3.  Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych weryfikuje poprawność Raportu Wydatków Służbowych (jest to drugi, szczegółowy etap weryfikacji), sprawdzając między innymi:
    1.  czy wydatek został zakwalifikowany do prawidłowej kategorii wydatków (np. „cele szkoleniowe”, „wyposażenie biura”, „reprezentacja”),
    2.  czy do wydatków dołączone są poprawne, odpowiadające wydatkom dokumenty potwierdzające ich poniesienie (Faktury, paragony itd.),
    3.  czy wydatek ma poprawnie uzupełnioną kwotę, walutę, datę poniesienia; w przypadku wydatków poniesionych środkami własnymi, data w Raporcie Wydatków Służbowych musi być taka sama jak data wystawienia Faktury; dla wydatków poniesionych służbową kartą kredytową data zaczytuje się automatycznie zgodnie z faktycznym momentem obciążenia karty (akceptowalne jest kilkudniowe przesunięcie względem daty na Fakturze),
    4.  czy od wydatku może być odliczony podatek VAT, a jeśli tak, to czy dane podmiotu wystawiającego Fakturę na Spółkę, która została dołączona do Raportu Wydatków Służbowych, są poprawnie uzupełnione w Systemie,
    5.  czy wydatki ujęte w ramach Raportu Wydatków Służbowych się nie dublują,
    6.  w przypadku ewentualnego pobrania zaliczek przez pracownika - czy zaliczki te są poprawnie rozliczone z wydatkami wykazywanymi w Raporcie Wydatków Służbowych.

Po pozytywnej weryfikacji wszystkich ww. okoliczności Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych akceptuje Raport Wydatków Służbowych.

Dopiero po przeprowadzeniu wszystkich powyższych etapów możliwy jest transfer danych z Systemu, który jest systemem pomocniczym do głównego systemu wykorzystywanego przez Spółkę ((…)).

Podczas weryfikacji Raportu Wydatków Służbowych dokonywanej przez Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych sprawdzane jest to, czy pracownik dostarczył prawidłowe dokumenty potwierdzające ich poniesienie. Dzięki wprowadzonej przez Spółkę procedurze akceptacji poniesionych wydatków Spółka ma pewność, że wystawca Faktury był rzeczywiście dostawcą świadczonej usługi lub dostawcą towaru. Co więcej, wcześniej ogólna poprawność Raportu Wydatków Służbowych jest weryfikowana przez przełożonego danego pracownika. Tym samym dwuetapowo, dwie niezależne od siebie jednostki organizacyjne Spółki weryfikują zasadność poniesionego wydatku, a także związek między poniesionym wydatkiem, a wystawioną Fakturą. W trakcie takiej kontroli sprawdzane jest również to, czy wystawca był usługodawcą lub dostawcą towaru.

System zapewnia łatwe odszukiwanie Faktur i powiązanych z nimi dokumentów (w tym Raportów Wydatków Służbowych). Możliwe jest segregowanie i wyszukiwanie w podziale na okresy rozliczeniowe, a także na inne kategorie. Zapewnia to dużą łatwość w odnalezieniu danej Faktury.

Wdrożony przez Spółkę System umożliwia również bezzwłoczny dostęp do Faktur (w razie potrzeby), a także ich pobranie oraz przetwarzanie zawartych w nich danych. Dzięki Systemowi możliwy jest zatem pełny i szybki dostęp do wszystkich dokumentów dołączonych do Raportu Wydatków Służbowych aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Papierowe wersje Faktur będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu.

W ww. piśmie Wnioskodawca wskazał, że pracownicy Spółki otrzymując Faktury potwierdzające poniesienie wydatków służbowych nie działają w imieniu Spółki (Wnioskodawcy). Pracownicy nie są bowiem umocowani jako pełnomocnicy do odbioru Faktur w imieniu Spółki. Może się okazać, że Faktury wystawione na Spółkę i otrzymane przez pracownika nigdy nie zostaną zaakceptowane przez Spółkę. W konsekwencji pracownicy nie otrzymają w tym zakresie od Spółki zwrotu poniesionych wydatków.

Każdy wydatek poniesiony przez pracownika wymaga odpowiedniego zaewidencjonowania w Systemie (sporządzenia Raportu Wydatków Służbowych). Dopiero po stworzeniu takiego raportu i załączeniu niezbędnych skanów pracownik nadaje bieg rozliczeniu wydatków służbowych. Sporządzony przez pracownika Raport Wydatków Służbowych wraz z załącznikami podlega weryfikacji przez przełożonego, a następnie przez Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych. Dopiero po przeprowadzeniu pozytywnej, dwustopniowej, weryfikacji sporządzonego przez pracownika Raportu Wydatków Służbowych (w tym dołączonych do takiego dokumentu załączników) można uznać, że Spółka wyraża zgodę na rozliczenie poniesionych przez pracownika wydatków służbowych (tj. akceptuje poniesione przez pracownika wydatki). Dopiero z chwilą wprowadzenia Faktury do Systemu osoby upoważnione do odbierania Faktur w imieniu Spółki mają możliwość zapoznania się z jej treścią.

Odnosząc się natomiast do drugiej części pytania nr 3 należy wyjaśnić, że Spółka jako pracodawca jest świadoma, że pracownicy mogą ponosić wydatki służbowe, z tytułu których rozliczą się ze Spółką. Spółka nie posiada natomiast w każdym przypadku wiedzy co do tego, jaki wydatek zostanie poniesiony przez pracownika. Pracownik nie konsultuje ze Spółką faktu poniesienia konkretnego wydatku. Tak jak była o tym mowa powyżej, dopiero z chwilą wprowadzenia Faktury do Systemu osoby upoważnione do odbierania Faktur w imieniu Spółki mają możliwość zapoznania się z jej treścią. Możliwe przy tym, że dana Faktura nie zostanie zaakceptowana przez Spółkę, w związku z czym pracownik nie otrzyma zwrotu poniesionych wydatków.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów księgowych (Faktur) w Systemie, tj. przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich archiwizacji w formie papierowej, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT? Innymi słowy, czy Spółka może archiwizować Faktury dołączane do Raportów Wydatków Służbowych wyłącznie w formie elektronicznej - w Systemie?
2.  Czy Faktury archiwizowane jedynie elektronicznie w Systemie, bez ich archiwizacji w wersji papierowej, uprawniają Spółkę do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na Fakturach?
3.  Czy moment wprowadzenia przez pracowników do Systemu Faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (jako załączników do Raportów Wydatków Służbowych) Spółka może traktować jako moment otrzymania Faktur i - w konsekwencji - przyjmować, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje u Spółki nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym pracownik wprowadził Faktury do Systemu dołączając je do Raportu Wydatków Służbowych? Innymi słowy, czy Spółka może przyjmować, że Faktury dołączane do Raportu Wydatków Służbowych są „otrzymane” przez Spółkę w chwili sporządzenia Raportu Wydatków Służbowych przez pracownika w Systemie?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Spółka uważa, że opisany we wniosku sposób przechowywania dokumentów księgowych (Faktur) w Systemie, tj. przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich archiwizacji w formie papierowej, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT. W konsekwencji Spółka może archiwizować Faktury dołączane do Raportów Wydatków Służbowych wyłącznie w formie elektronicznej - w Systemie.

Ad 2

Faktury archiwizowane jedynie elektronicznie w Systemie, bez ich archiwizacji w wersji papierowej, uprawniają Spółkę do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na Fakturach.

Ad 3

Moment wprowadzenia Faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (jako załączników do Raportów Wydatków Służbowych) do Systemu Spółka może traktować jako moment otrzymania Faktur i - w konsekwencji - przyjmować, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje u Spółki nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym pracownik wprowadził Faktury do Systemu dołączając je do Raportu Wydatków Służbowych. Innymi słowy, zdaniem Spółki może ona przyjmować, że Faktury dołączane do Raportu Wydatków Służbowych są „otrzymane” przez Spółkę w chwili sporządzenia Raportu Wydatków Służbowych przez pracownika w Systemie.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1

Zgodnie z art. 112 Ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Szczegółowe unormowania dotyczące przechowywania wskazanych powyżej ewidencji są zawarte w art. 112a Ustawy VAT. Zgodnie z tym przepisem, zarówno faktury otrzymane jak i wystawione powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju faktury powinny być przechowywane na terytorium kraju. Jeśli jednak faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, to faktury mogą być przechowywane poza terytorium kraju.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki z przytoczonych uregulowań Ustawy VAT nie wynika (ani expressis verbis, ani w sposób dorozumiany) obowiązek przechowywania faktur w formie zmaterializowanej, tj. w postaci dokumentu papierowego. Istotne jest natomiast, aby faktury przechowywane były aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści, czytelność, a także możliwość łatwego ich odnalezienia.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 Ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W przepisach Ustawy VAT nie narzucano sposobu ani konkretnych środków niezbędnych do dopełnienia powyższych wymogów.

Z art. 106m ust. 2 Ustawy VAT wynika, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, według art. 106m ust. 3 Ustawy VAT, integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Z kolei zgodnie z art. 106m ust. 4 Ustawy VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Podatnik może zatem wybrać najdogodniejszą dla niego formę archiwizacji faktur. W przekonaniu Spółki rozważany sposób archiwizowania Faktur, polegający na przechowywaniu Faktur w Systemie, spełnia wymogi przewidziane w Ustawie VAT. Jak zaznaczono w opisie zdarzenia przyszłego, przechowywanie Faktur w Systemie zapewnia bowiem:

*   autentyczność pochodzenia dokumentu,

*   integralność treści dokumentu (tj. pewność, że żadne dane w dostarczanych przez pracowników dokumentach księgowych nie były i nie zostaną zmienione),

*   czytelność dokumentu (pewność, że wszystkie wymagane elementy, jakie powinien zawierać dokument będą wyraźne i czytelne),

*   możliwość łatwego odnalezienia dokumentów w Systemie.

Zdaniem Spółki, z Ustawy VAT nie wynika obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej (fizycznej). Taki pogląd podzielony został przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej „Dyrektor KIS”) między innymi w następujących interpretacjach podatkowych:

*   z dnia 19 czerwca 2020 r., znak 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.l.MAZ,

*   z dnia 21 listopada 2018 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.610.2018.2.KS,

*   z dnia 20 września 2017 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM.

W wydawanych interpretacjach Dyrektor KIS podkreśla przy tym, że system archiwizacji faktur powinien się charakteryzować każdorazowo: „przechowywaniem faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentycznością pochodzenia, integralnością treści i czytelnością tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

W opinii Spółki sposób przechowywania Faktur opisany w ramach zdarzenia przyszłego spełnia te warunki.

Jak wspomniano powyżej, zgodnie z art. 106m ust. 4 Ustawy VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wskazuje się w interpretacjach wydawanych przez Dyrektora KIS: pojęcie «kontrole biznesowe», użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie «wiarygodna ścieżka audytu», również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika” (interpretacja Dyrektora KIS z dnia 3 kwietnia 2017 r., znak 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz).

Odnosząc powyższe wyjaśnienia Dyrektora KIS do sytuacji Spółki należy uznać, że w Systemie zapewniona jest autentyczność i integralność treści Faktur.

Oryginały Faktur są skanowane do formatu pdf (dostępnymi formatami są też png, jpg oraz tif) i dołączane przez pracowników Spółki do Raportu Wydatków Służbowych, który jest generowany na specjalnym koncie, przypisanym indywidualnie do każdego pracownika. Ani pracownik ani inne osoby (w szczególności osoby kontrolujące Raport Wydatków Służbowych) nie mają możliwości ingerencji w dane zamieszczone w Fakturze. Wersja elektroniczna stanowi wierne odzwierciedlenie papierowego odpowiednika Faktury.

Podczas weryfikacji Raportu Wydatków Służbowych dokonywanej przez Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych sprawdzane jest to, czy pracownik dostarczył prawidłowe dokumenty potwierdzające ich poniesienie. Dzięki wprowadzonej przez Spółce procedurze akceptacji poniesionych wydatków Spółka ma pewność, że wystawca Faktury był rzeczywiście dostawcą świadczonej usługi lub dostawcą towaru. Co więcej, wcześniej ogólna poprawność Raportu Wydatków Służbowych jest weryfikowana przez przełożonego danego pracownika. Tym samym dwuetapowo, dwie niezależne od siebie jednostki organizacyjne Spółki weryfikują zasadność poniesionego wydatku, czy też związek między poniesionym wydatkiem, a wystawioną Fakturą. W trakcie takiej kontroli sprawdzane jest również to, czy wystawca był usługodawcą lub dostawcą towaru.

W opinii Spółki przyjęte przez nią procedury pozwalają uznać, że Spółka wdrożyła kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrola biznesowa ustalająca tego rodzaju ścieżkę w wypadku Spółki przebiega w następujący sposób:

1.  Pracownik loguje się za pomocą hasła na swoje indywidualne konto w Systemie i tworzy Raport Wydatków Służbowych, dołączając do niego skany Faktur jak i innych dokumentów związanych z wydatkami służbowymi w formacie pdf (dostępne formaty to także png, jpg oraz tif). Pracownik określa także cel/przedmiot wydatku.
2.  Ogólna poprawność Raportu Wydatków Służbowych jest weryfikowana przez przełożonego pracownika. Dopiero po akceptacji przełożonego jest on przekazywany do Działu Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych.
3.  Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych weryfikuje poprawność Raportu Wydatków Służbowych, sprawdzając między innymi:
    1.  czy wydatek został zakwalifikowany do prawidłowej kategorii wydatków (np. „cele szkoleniowe”, „wyposażenie biura”, „reprezentacja”),
    2.  czy do wydatków dołączone są poprawne, odpowiadające wydatkom dokumenty potwierdzające ich poniesienie (Faktury, paragony itd.),
    3.  czy wydatek ma poprawnie uzupełnioną kwotę, walutę, datę poniesienia; w przypadku wydatków poniesionych środkami własnymi, data w Raporcie Wydatków Służbowych musi być taka sama jak data wystawienia Faktury; dla wydatków poniesionych służbową kartą kredytową data zaczytuje się automatycznie zgodnie z faktycznym momentem obciążenia karty (akceptowalne jest kilkudniowe przesunięcie względem daty na Fakturze),
    4.  czy od wydatku może być odliczony podatek VAT, a jeśli tak, to czy dane podmiotu wystawiającego Fakturę na Spółkę, która została dołączona do Raportu Wydatków Służbowych, są poprawnie uzupełnione w Systemie,
    5.  czy wydatki ujęte w ramach Raportu Wydatków Służbowych się nie dublują,
    6.  w przypadku ewentualnego pobrania zaliczek przez pracownika - czy zaliczki te są poprawnie rozliczone z wydatkami wykazywanymi w Raporcie Wydatków Służbowych.

Dopiero po przeprowadzeniu wszystkich powyższych etapów możliwy jest transfer danych z Systemu, który jest systemem pomocniczym do głównego systemu (…), z którego korzysta Spółka.

Spółka pragnie też zwrócić uwagę na to, że System zapewnia łatwe odszukiwanie Faktur i powiązanych z nimi dokumentów (w tym Raportów Wydatków Służbowych). Możliwe jest segregowanie i wyszukiwanie w podziale na okresy rozliczeniowe, a także na inne kategorie. Zapewnia to dużą łatwość w odnalezieniu danej Faktury.

Wdrożony przez Spółkę System umożliwia również bezzwłoczny dostęp do Faktur (w razie potrzeby), a także ich pobranie oraz przetwarzanie zawartych w nich danych. Dzięki Systemowi możliwy jest zatem pełny i szybki dostęp do wszystkich dokumentów dołączonych do Raportu Wydatków Służbowych aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad. 2

Art. 86 ust. 1 Ustawy VAT stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 Ustawy VAT.

Z kolei stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Istotne jest, że aby podatnik był uprawniony do odliczenia podatku naliczonego spełnione muszą być przez niego nie tylko tzw. przesłanki pozytywne z art. 86 Ustawy VAT, ale także nie może zaistnieć żadna z tzw. przesłanek negatywnych z art. 88 Ustawy VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jak wskazano w interpretacji wydanej przez Dyrektora KIS z dnia 10 stycznia 2020 r., znak 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ: „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych”. Z powyższego fragmentu uzasadnienia interpretacji wynika, że warunkiem możliwości odliczenia podatku naliczonego jest fakt posiadania faktury dokumentującej dany wydatek.

Zdaniem Spółki przechowywanie dokumentów wyłącznie formie elektronicznej przy pomocy Systemu, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, uprawnia Spółkę do odliczenia podatku naliczonego.

Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 14 lipca 2020 r., znak 0113-KDIPT1-3.4012.343.2020.2.MK wyjaśnił, że: „aby Wnioskodawca miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:

*   prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz

*   wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VA T przez podatnika podatku VA T na podstawie otrzymanej faktury.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy, a także warunki określone w art. 106m ustawy”.

Powyższe stanowisko podzielone zostało także w interpretacjach Dyrektora KIS:

*   z dnia 28 lipca 2020 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS, gdzie wskazano: „w konsekwencji należy stwierdzić, że w świetle przepisów podatkowych (Ordynacji podatkowej i ustawy o podatku od towarów i usług) dopuszczalnym jest, by obieg i przechowywanie dokumentów odbywał się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - z zachowaniem praw należnych Spółce, tj. prawa do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług”,

*   z dnia 19 czerwca 2020 r., znak 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ, z której wynika, że: „dokumenty potwierdzające zakupy towarów i usług związanych z wydatkami służbowymi (faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami), przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach wdrożonego systemu - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą dawały Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VA T”,

*   z dnia 10 stycznia 2020 r., znak 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ, gdzie podkreślono, że: „przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe”,

*   z dnia 4 czerwca 2019 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.138.2019.3.JN, w której stwierdzono, że; „faktury przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej będą uprawniały go do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego”.

Jak wynika z powyższych interpretacji, aby podatnik był uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, musi on zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Jak była o tym mowa w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy dotyczącego pytania nr 1, zdaniem Spółki przechowywanie Faktur w formie elektronicznej w Systemie zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur. Ponadto System umożliwia bezzwłoczny dostęp do Faktur, jak i ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji rezygnacja z archiwizacji Faktur w formie papierowej nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Ad 3

Z art. 86 ust. 10 i l0b pkt 1 w zw. z art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy VAT wynika, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, przy czym prawo to powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Jak wynika z powyżej wskazanych przepisów, prawidłowe określenie momentu „otrzymania” Faktur jest istotne dla prawidłowości dokonania odliczenia podatku naliczonego przez Spółkę.

Termin „otrzymanie” nie został jednak zdefiniowany w Ustawie VAT ani w rozporządzeniach wykonawczych do niej, stąd też zasadnym jest odwołanie się do jego słownikowego znaczenia. Według słownika PWN (Uniwersalny słownik języka polskiego pod red. S. Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2003, t. II, s. 1342.) „otrzymać” to „dostać (dostawać) coś w darze”, „dostać (dostawać) coś co się należy, na co się zasługuje, do czego się dąży”, „uzyskać coś z czegoś”.

Z takim rozumieniem pojęcia „otrzymania” korelują przepisy prawa cywilnego. Zgodnie z art. 95 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej: „k.c.”), z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Stosownie zaś do treści § 2 powołanego przepisu, czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Zgodnie z art. 96 k.c. umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo). Należałoby zatem przyjąć, że do „otrzymania” faktury może dojść wyłącznie w sytuacji, w której faktura jest odbierana przez podmiot posiadający stosowne umocowanie do jej odbioru.

Zdaniem Spółki sam fakt odebrania przez pracownika Faktury dokumentującej poniesienie określonego wydatku nie może być jeszcze uznany za moment „otrzymania” Faktury przez Spółkę. To, że pracownik otrzymał Fakturę nie oznacza jeszcze bowiem, że Spółka akceptuje poniesiony wydatek i dokona rozliczenia wydatków służbowych wykazanych na Fakturze.

W doktrynie podkreśla się, że „otrzymanie faktury przez odpowiednio umocowanego pełnomocnika jest równoznaczne z otrzymaniem faktury przez podatnika” (VAT 2010, Komentarz, wyd. 2, Jerzy Martini, Przemysław Skorupa, Marek Wojda), Podobne stanowisko prezentują organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej z dnia 21 listopada 2018 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.610.2018.2.KS, Dyrektor KIS uznał, że: „datą otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego (albo wystawionego w wersji papierowej, albo wystawionego w formie elektronicznej, albo wystawionego i w wersji papierowej i w formie elektronicznej) jest/będzie - w zależności od tego które zdarzenie nastąpi najwcześniej - data faktycznego otrzymania dokumentu papierowego albo wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego - tak przez Wnioskodawcę albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy”.

Dla odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zakupu istotny jest moment rzeczywistego otrzymania faktury przez podatnika, a więc przyjęcia faktury przez podmiot upoważniony przez Spółkę do odbioru Faktur. Spółka uważa, że pracownicy przebywający w podróży służbowej lub dokonujący innych wydatków służbowych nie powinni być uznawani za osoby upoważnione do odbierania Faktur w imieniu Spółki. Może się bowiem okazać, że Faktury wystawione na Spółkę i otrzymane przez pracownika nigdy nie zostaną zaakceptowane przez Spółkę. W konsekwencji pracownicy nie otrzymają w tym zakresie od Spółki zwrotu poniesionych wydatków.

Jak była o tym mowa, zgodnie z przyjętą procedurą, każdy wydatek poniesiony przez pracownika wymaga odpowiedniego zaewidencjonowania w Systemie (sporządzenia Raportu Wydatków Służbowych). Dopiero po stworzeniu takiego raportu i załączeniu niezbędnych skanów pracownik nadaje bieg rozliczeniu wydatków służbowych. Sporządzony przez pracownika Raport Wydatków Służbowych wraz z załącznikami podlega weryfikacji przez przełożonego, a następnie przez Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych. Dopiero po przeprowadzeniu pozytywnej, dwustopniowej, weryfikacji sporządzonego przez pracownika Raportu Wydatków Służbowych (w tym dołączonych do takiego dokumentu załączników) można uznać, że Spółka wyraża zgodę na rozliczenie poniesionych przez pracownika wydatków służbowych (tj. akceptuje poniesione przez pracownika wydatki). Dopiero z chwilą wprowadzenia Faktury do Systemu osoby upoważnione do odbierania Faktur w imieniu Spółki mają możliwość zapoznania się z jej treścią.

W związku z powyższym w opinii Spółki zasadne jest przyjęcie, że do otrzymania Faktur przez Spółkę dochodzi dopiero w dniu przygotowania przez pracownika Raportu Wydatków Służbowych i wprowadzenia Faktur do Systemu (jako załączników do takiego raportu) pod warunkiem akceptacji takiego raportu w ramach obowiązującej w Spółce procedury.

Jak już wspominano, ani w ustawach podatkowych, ani w aktach wykonawczych do nich nie odniesiono się do kwestii momentu otrzymania faktury. W związku z tym warto odwołać się do gramatycznej wykładni pojęcia „otrzymać”. Zgodnie z przywoływanym w wielu interpretacjach (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 25 lutego 2011 r., znak ILPP2/443-1953/10-2/SJ, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z dnia 30 września 2013 r., sygn.. IPTPP2/443-534/13-4/JN, Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 21 listopada 2018 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.610.2018.2.KS) fragmentem „Małego Słownika Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) „otrzymać” to stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona. W konsekwencji otrzymanie faktury powinno być rozumiane jako czynność faktyczna.

Dlatego też Spółka uważa, że w przypadku, gdy Faktura zostanie zaakceptowana przez Spółkę, za moment otrzymania Faktury należy uznać chwilę jej wprowadzenia do Systemu przez pracownika. Akceptacja Faktury nie jest bowiem czynnością faktyczną - czynnością faktyczną jest samo wprowadzenie Faktury do Systemu.

Mając na uwadze powyższe, Spółka prosi o uznanie jej stanowiska za prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe w zakresie przechowywania Faktur i dokumentów z nimi zrównanych otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego oraz nieprawidłowe w zakresie określenia momentu otrzymania przez Spółkę ww. Faktur.

Ad 1

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ustawy.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka należy do Grupy, która prowadzi działalność gospodarczą w branży przemysłu drzewnego i zajmuje się przetwarzaniem drewna pochodzącego z plantacji leśnych na produkty codziennego użytku. Spółka prowadzi centrum finansowo-księgowe dla podmiotów wchodzących w skład Grupy.

Spółka nabywa towary lub usługi, wykorzystywane do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz niedotyczące wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Spółka rozlicza m.in. wydatki ponoszone na potrzeby biura, wydatki ponoszone w czasie podróży służbowych pracowników, szkoleń i innego rodzaju koszty operacyjne, które z racji swojej specyfiki muszą być poniesione bez zbędnej zwłoki bezpośrednio przez pracowników Spółki przy użyciu kart służbowych lub z wykorzystaniem ich środków własnych. Tego rodzaju koszty dokumentowane są Fakturami wystawionymi na Spółkę bądź innymi dokumentami. Ww. koszty ewidencjonowane są przy użyciu Systemu.

System pozwala na samodzielne wysyłanie Raportów Wydatków Służbowych przez pracowników za pomocą utworzonych kont dostępu chronionych hasłem.

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu Faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oryginały Faktur oraz paragonów potwierdzających poniesienie wydatków służbowych są skanowane do formatu pdf, png, jpg lub tif i dołączane przez pracowników do tworzonego przez nich Raportu Wydatków Służbowych. Ogólna poprawność przesłanego za pomocą Systemu Raportu Wydatków Służbowych sprawdzana jest przez przełożonego pracownika. Po wstępnej akceptacji przekazywany jest do Działu Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych, gdzie zostaje zweryfikowany m.in. pod kątem:

*   prawidłowej kategorii wydatków,

*   zgodności danych zawartych w Raporcie Wydatków Służbowych z załączoną Fakturą (paragonem itd.),

*   poprawności uzupełnionej kwoty, waluty, daty poniesienia wydatku,

*   prawa do odliczenia podatku VAT (jeśli tak, sprawdzana jest poprawność danych podmiotu wystawiającego Fakturę),

*   ewentualnego zdublowania się wydatków

*   poprawnie rozliczonych zaliczek z wydatkami zawartymi w Raporcie Wydatków Służbowych.

Na chwilę obecną Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych dopiero po otrzymaniu wszystkich dokumentów od pracownika akceptuje rozliczenie, które jest przekazywane do systemu księgowego (…) i nadany jest mu numer księgowania. Dążąc do zminimalizowania kosztów związanych z prowadzoną działalnością, Spółka rozważa całkowitą rezygnację z archiwizowania przedmiotowych Faktur w formie papierowej.

Przepływ danych z Systemu do systemu (…) odbywa się automatycznie, przy czym transfer nie obejmuje obrazów dokumentów księgowych dołączonych do Raportu Wydatków Służbowych (w tym obrazu Faktur). Podgląd poszczególnych dokumentów załączonych do Raportu Wydatków Służbowych możliwy jest jedynie w Systemie lub w wersji papierowej, obecnie archiwizowanej przez Spółkę.

Dokumenty zawarte w Systemie przechowywane są na zewnętrznych serwerach, do których Spółka ma dostęp w okresie trwania umowy z dostawcą Systemu, jak i po zakończeniu obowiązywania umowy. Po zakończeniu umowy dostawca Systemu przekaże Spółce bazę danych wszystkich zgromadzonych Raportów Wydatków Służbowych wraz z załącznikami, w tym z Fakturami.

Spółka w odniesieniu do Faktur i dokumentów z nimi związanych dokumentujących zakup towarów lub usług przez Spółkę, zapewnia:

*   autentyczność pochodzenia,

*   integralność treści (tj. pewność, że żadne dane nie były i nie zostaną zmienione),

*   czytelność dokumentu (pewność, że wszystkie wymagane elementy, jakie powinien zawierać dokument będą wyraźne i czytelne),

*   możliwość łatwego odnalezienia dokumentów w Systemie.

W przypadku kontroli, System będzie gwarantował łatwy dostęp do Faktur i innych dokumentów wygodne ich przeglądanie oraz wykonywanie wydruków. System umożliwi bezzwłoczne ich pobranie i odtwarzanie. System zapewnia łatwe odszukiwanie Faktur w powiązaniu z nimi dokumentami (w tym Raportami Wydatków Służbowych) w podziale na okresy rozliczeniowe, a także na inne kategorie.

Papierowe wersje Faktur niszczone będą po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu.

Spółka wskazała, że pracownik otrzymując Faktury potwierdzające poniesienie wydatków służbowych nie działa w imieniu Wnioskodawcy – pracownicy nie działają jako pełnomocnicy do odbioru Faktur w imieniu Spółki, jednakże Spółka jest świadoma, że pracownicy mogą ponosić wydatki służbowe, z tytułu których rozliczą się ze Spółką. Wnioskodawca twierdzi, że wprowadzenie Faktury do Systemu pozwala osobom upoważnionym do odbierania Faktur na zapoznanie się jej treścią.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania i archiwizacji w Systemie Faktur dołączanych do Raportów Wydatków Służbowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej skany Faktur dokumentujących wydatki ponoszone na potrzeby biura oraz wydatki ponoszone w czasie podróży służbowych pracowników, szkoleń i innego rodzaju koszty operacyjne, które z racji swojej specyfiki muszą być poniesione bez zbędnej zwłoki bezpośrednio przez pracowników Spółki. Wnioskodawca wskazał, że w stosunku do Faktur ewidencjonowanych w Systemie załączanych do Raportów Wydatków Służbowych zapewniona zostanie:

1.  autentyczność pochodzenia - weryfikowana w dwóch etapach tj. przez bezpośredniego przełożonego pracownika a następnie przez Dział Obsługi Klienta i Rozliczeń Służbowych,
2.  integralność treści – za administrowanie wydatkiem odpowiada ograniczona liczba pracowników a dostęp do Systemu obejmuje jedynie podgląd Faktury bez możliwości ich edytowania, usuwania czy zastępowania,
3.  czytelność treści - wszystkie wymagane elementy, jakie powinna zawierać Faktura będą wyraźne i czytelne.

Papierowe wersje Faktur niszczone będą po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu. Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że przechowywanie przedmiotowych Faktur dołączanych jako skany do Raportu Wydatków Służbowych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób opisany powyżej spełni przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Zdaniem Wnioskodawcy opisane kontrole biznesowe, mają zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu od momentu otrzymania Faktur dołączanych w postaci skanów do Raportów Wydatków Służbowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty zawarte w Systemie przechowywane są na zewnętrznych serwerach, do których Spółka ma dostęp w okresie trwania umowy z dostawcą Systemu, a po zakończeniu obowiązywania umowy dostawca Systemu przekaże Spółce bazę danych wszystkich zgromadzonych Raportów Wydatków Służbowych wraz z załącznikami.

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku kontroli, System będzie gwarantował łatwy dostęp do Faktur i innych dokumentów, wygodne ich przeglądanie oraz wykonywanie wydruków. System umożliwi bezzwłoczne ich pobranie i odtwarzanie. System zapewni także łatwe odszukiwanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, a także na inne kategorie. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie Faktur dołączanych jako skany do Raportów Wydatków Służbowych zgodnie z opisem sprawy, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i ich czytelności, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przesłankami wynikającymi z art. 112 i art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej, wskazanych przez Wnioskodawcę, innych dokumentów księgowych (np. rachunków itp.) innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą także prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na Fakturach.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z ww. Faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Natomiast na podstawie przepisu art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  przypadków, gdy usługi te zostały nabyte przez podatników świadczących usługi turystyki, jeżeli w skład usługi turystyki, opodatkowanej na zasadach innych niż określone w art. 119, wchodzą usługi noclegowe lub gastronomiczne albo jedne i drugie,
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Powyższe przepisy wymieniają przykładowe sytuacje, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc oceniana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do Faktur, które Spółka planuje przechowywać i archiwizować wyłącznie w sposób elektroniczny, Wnioskodawca nie utraci nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Ad 3

Wątpliwości Wnioskodawcy odnoszą się również do możliwości uznania, że Spółka ma prawo do obniżenia kwoty podatku naliczonego o kwotę podatku należnego nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym pracownik wprowadził Faktury do Systemu.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

*   powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

*   doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

*   podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Unormowanie to jest implementacją wcześniej obowiązującego art. 17 ust. 2 lit. a VI Dyrektywy Rady z dnia 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw państw członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych - wspólny system podatku od wartości dodanej. To samo wynika z art. 168 lit. a Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L 347, s. 1 z późn. zm.). Przepis ten jednoznacznie wskazuje, że odliczenie przysługuje jedynie w odniesieniu do podatku powstałego w wyniku czynności wykonanej przez innego podatnika, a dla realizacji tego prawa - stosownie do art. 178 lit. a tej Dyrektywy - konieczne jest posiadanie faktury wystawionej zgodnie z art. 220, art. 236, art. 238, art. 239 i art. 240 Dyrektywy. Sama faktura nie tworzy prawa do odliczenia podatku w niej wykazanego. Prawo do odliczenia przysługuje zatem wówczas, gdy podatek naliczony związany jest z faktycznie dokonanymi czynnościami opodatkowanymi. Potwierdzeniem tego może być wyrok Trybunału Sprawiedliwości z 13 grudnia 1989 r. w sprawie Genius Holding BV v. Staatssecretaris van Financien, C-342/87, w którym stwierdzono, że zgodnie z artykułem 17 (2) podatnik może korzystać z prawa do odliczenia podatku VAT przewidzianego w VI Dyrektywie z tytułu dostaw towarów lub świadczenia usług przez innego podatnika wyłącznie w odniesieniu do podatków faktycznie należnych, tj. podatków przypadających do zapłaty z tytułu działalności podlegającej opodatkowaniu lub zapłaconych, o ile były one należne. Zasada ta nie dotyczy podatku, który jest należny tylko z tego powodu, że został wykazany na fakturze. Dysponowanie przez nabywcę fakturą wystawioną przez zbywcę stanowi jedynie formalny warunek skorzystania z tego uprawnienia. Prawo do odliczenia podatku jest następstwem powstania obowiązku podatkowego powstałego na poprzednim etapie obrotu.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy, przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonanej usługi.

Na mocy art. 86 ust. 11 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 13a.

W kontekście ww. przepisów należy stwierdzić, że prawo do odliczenia powstaje w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zatem jeżeli obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności powstanie u dostawcy towarów czy usług, to u podatnika będącego odbiorcą tej czynności powstanie także prawo do odliczenia, (którego źródłem jest ta właśnie czynność).

Zatem o ile podstawą odliczenia podatku będzie data powstania obowiązku podatkowego u dokonującego dostawy lub świadczącego usługi, dopiero w okresie otrzymania faktury, bądź odpowiednio dokumentu celnego będzie możliwość zrealizowania prawa do odliczenia.

W sytuacji gdy podatnik nie zrealizował prawa do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy), obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego można dokonać w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy). Natomiast gdy podatnik nie dokona odliczenia to ma prawo dokonania takiej czynności poprzez skorygowanie deklaracji za okres, w którym to prawo powstało, jednak nie później niż w ciągu 5 lat licząc od początku roku w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy).

Podkreślić należy, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia „otrzymania”. W związku z tym, że przepisy nie określają sposobu rozumienia pojęcia „otrzymanie”, w pierwszej kolejności sięgnąć należy do znaczenia słownikowego tego pojęcia. W myśl Słownika Języka Polskiego „otrzymanie” oznacza dostanie czegoś, bycie odbiorcą czegoś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data jej rzeczywistego odbioru, co do zasady, decydować będzie o terminie, w którym Wnioskodawca będzie miał prawo do rozliczenia podatku w niej wykazanego.

W związku z powyższym, kluczową kwestią jest określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście) jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. W niewielu bowiem przypadkach faktury są odbierane przez samych podatników (w przypadku podatników - osób fizycznych), czy też są odbierane przez osoby działające w charakterze organów danego podatnika. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. I tak przykładowo, fakturą otrzymaną będzie faktura odebrana przez pracownika spółki - podatnika, czy też przez członka rodziny podatnika - osoby fizycznej. Zatem błędnym byłoby założenie, że otrzymanie faktur następuje dopiero wówczas, gdy faktury wpłyną do siedziby firmy (miejsca prowadzenia przez nią działalności), jeśli wcześniej zostały one odebrane przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela.

Powyższy pogląd podziela Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 października 2006 r., sygn. I FSK 83/06, w którym to Sąd stwierdza, że moment otrzymania faktury „(…) musi uwzględniać cel, któremu służy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, a także specyfikę prowadzenia działalności przez danego podatnika. Dlatego pod pojęciem „otrzymania faktury przez podatnika” należy rozumieć wszelkie sytuacje gdy pracownik albo osoba występująca w imieniu podatnika otrzymała taką fakturę i nadała jej odpowiedni bieg, przekazując do właściwej komórki prowadzącej rozliczenia podatkowe.”

Ponadto Sąd wskazał, że: „Jeśli (…) podatnik przedstawiał w stanowisku co do zebranych materiałów dowodowych sposób działania wielooddziałowej spółki, jaką jest P., podnosząc, że jej pracownicy pracują na terenie całego kraju, gdzie odbierają faktury od wystawców, przekazując je następnie do siedziby spółki i wywodził, że daty wpływu oznaczane w tej siedzibie na fakturach stanowią daty dokumentujące wewnętrzny obieg faktur w spółce, a nie daty otrzymania faktur przez spółkę (jej pracownika), to kwestia ta powinna zostać przed wydaniem decyzji przez ten organ wyjaśniona, przy wykorzystaniu takich środków dowodowych, na jakie pozwalają przepisy Ordynacji podatkowej. Nie można bowiem przy tego rodzaju działalności przyjmować domniemania, że podatnik otrzymał fakturę dopiero gdy zarejestrowano ją w księgowości. (…). Twierdzenie podatnika o otrzymywaniu faktur przez pracowników lub osoby wykonujące określone prace na rzecz spółki od wystawców tych faktur było logiczne w świetle podawanej przez niego specyfiki działalności spółki, a także inwestycji prowadzonej przez spółkę w Z., zaś okoliczność, że w księgowości w siedzibie spółki opatrywano faktury określoną datą nie świadczyła jeszcze o tym, że te faktury nie były już wcześniej w posiadaniu spółki.”

Jak wynika z opisu sprawy, wydatki ponoszone na potrzeby biura, wydatki ponoszone w czasie podróży służbowych pracowników, szkoleń a także innego rodzaju koszty operacyjne, które muszą być poniesione bez zbędnej zwłoki opłacane są bezpośrednio przez pracowników Spółki. Pracownik dokonuje zapłaty za dany wydatek przy użyciu firmowej karty płatniczej – w przypadku jej posiadania – lub z wykorzystaniem własnych środków. Koszty tego rodzaju dokumentowane są m.in. Fakturami wystawianymi na Spółkę. Niezależnie od formy płatności ww. Faktury odbierane są przez pracowników Wnioskodawcy, a następnie po zalogowaniu się pracownika do Systemu - skanowane i dołączane do Raportu Wydatków Służbowych i przesyłane w ramach Systemu do akceptacji przełożonego danego pracownika.

Zdaniem Spółki pracownik otrzymując Faktury potwierdzające poniesienie wydatków służbowych nie działa w imieniu Wnioskodawcy – pracownicy nie działają jako pełnomocnicy do odbioru Faktur w imieniu Spółki, jednakże Spółka jest świadoma, że pracownicy mogą ponosić wydatki służbowe, z tytułu których rozliczą się ze Spółką. Spółka twierdzi, że dopiero moment wprowadzenia Faktury do Systemu pozwala osobom upoważnionym do odbierania Faktur na zapoznanie się jej treścią.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że stosunek pracy charakteryzuje się podporządkowaniem pracownika względem pracodawcy w czasie świadczenia pracy. Zakres obowiązków pracownika do reprezentowania pracodawcy jest wyznaczony stanowiskiem pracy i powierzonymi funkcjami.

Jak twierdzi Wnioskodawca, Spółka jest świadoma, że pracownicy mogą ponosić wydatki służbowe, z tytułu których rozliczą się ze Spółką. Przyjąć zatem należy, że w analizowanej sprawie, pracownik w imieniu i za wiedzą Spółki dokonuje zapłaty przy użyciu firmowej karty lub z wykorzystaniem własnych środków w stosunku do wydatków, które muszą być poniesione bez zbędnej zwłoki, a następnie ww. koszty udokumentowane Fakturami odbiera i ewidencjonuje w Systemie.

Jeśli zatem czynność dokonania płatności jest czynnością wykonywaną przez pracownika umocowanego przez Spółkę, to moment odbioru Faktury przez tego pracownika należy zakwalifikować w ten sam sposób niezależnie od udzielonego – lub nie udzielonego – w tym zakresie pełnomocnictwa. Zarówno w przypadku dokonania płatności, jak i odebrania Faktury przez pracowników nie może być dana czynność raz kwalifikowana jako wykonana za wiedzą i w imieniu Spółki (świadomość o ponoszonych przez pracowników przedmiotowych wydatkach służbowych, które muszą zostać opłacone bez zbędnej zwłoki, z tytułu których rozliczą się ze Spółką), by za chwilę zakwalifikować ją jako czynność wykonywaną bez umocowania Spółki.

Uwzględniając powyższe, nie można zgodzić się z Wnioskodawcą, że czynnością faktyczną w zakresie momentu otrzymania Faktury jest jej wprowadzenie do Systemu. Faktycznym momentem otrzymania przez Spółkę Faktur będzie ich fizyczny odbiór przez pracowników dokonujących zapłaty na dany wydatek, a nie data wpływu Raportu Wydatków Służbowych do Systemu.

Mając na uwadze opis sprawy, przytoczone przepisy i orzecznictwo tut. Organ stwierdza, że moment wprowadzenia Faktur dokumentujących nabycie towarów i usług dołączonych jako skany do Raportu Wydatków Służbowych do Systemu nie może zostać uznany za moment otrzymania tych Faktur i w konsekwencji przyjmować, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje u Spółki nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym pracownik wprowadził Fakturę do Systemu. W konsekwencji nie można zatem przyjąć, że Faktury dołączane do Raportu Wydatków Służbowych są otrzymane przez Spółkę w chwili sporządzenia tego Raportu przez pracownika.

Odnosząc się do powyższego, Spółka ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, pod warunkiem powstania obowiązku podatkowego w odniesieniu o nabytych towarów i usług, faktycznego ich nabycia oraz otrzymania faktury przez pracownika - jako czynności faktycznej - dokumentującej tę transakcję.

W konsekwencji, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstanie u Spółki w okresie, w którym pracownik daną Fakturę otrzymał lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych bądź poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym Spółka to prawo uzyskała, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym to prawo powstało, zgodnie z art. 86 ust. 10, ust. 10b pkt 1 i ust. 13 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 należało uznać za nieprawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.