Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-1.4012.82.2021.3.RR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-06-21
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywa-nych w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do zasto-sowania stawki 0% dla transakcji WDT w związku z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-odliczenie podatku; podatek-podatek naliczony; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 8 lutego 2021 r. (data wpływu 12 lutego 2021 r.), uzupełnionym pismem z 21 kwietnia 2021 r. (data wpływu 23 kwietnia 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie tutejszego Organu z 13 kwietnia 2021 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.82.2021.RR o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT w związku z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 lutego 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT w związku z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej.

Złożony wniosek został uzupełniony pismem z 21 kwietnia 2021 r. (data wpływu 23 kwietnia 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie tutejszego Organu z 13 kwietnia 2021 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.82.2021.RR (skutecznie doręczone 14 kwietnia 2021 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

(…) GmbH (dalej jako Wnioskodawca, Spółka) jest niemiecką spółką kapitałową, z siedzibą w Niemczech zajmującą się produkcją komponentów dla branży automotive (w tym różnego rodzaju elementy do pojazdów silnikowych, złącza śruby, elementy wyposażenia itp.).

Spółka jest zarejestrowana w Polsce do celów rozliczeń podatku VAT od 1 stycznia 2020 r., posiada również w tym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, spółka nie posiada zakładu podatkowego na terenie Polski. Wnioskodawca jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT UE. Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

Spółka sprzedaje swoje towary zarówno do odbiorców krajowych, jaki zagranicznych. W ramach dokonywanych transakcji dochodzi zarówno do dostaw krajowych, wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów czy eksportu, a także do świadczenia usług opodatkowanego w kraju. Jednocześnie Spółka nabywa od kontrahentów krajowych jak i zagranicznych towary i usługi.

W chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej, są one przechowywane w Spółce w tej samej formie. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka (a także inne spółki z grupy) rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

Podobnie wygląda sytuacja w wypadku dokumentów potwierdzających WDT. Część z tych dokumentów jest otrzymywana jedynie w formie elektronicznej, część gromadzona jest w formie papierowej. Należy przyjąć założenie, że część dokumentów potwierdzających wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego w ramach WDT Spółka w dalszym ciągu będzie otrzymywać od kontrahentów w formie papierowej. W związku z tym Spółka zamierza (tę część dokumentów) skanować i archiwizować je wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z poniżej opisaną procedurą. Działanie to ma się odnosić zarówno do dokumentów otrzymanych w przyszłości, jak i dokumentów już posiadanych, odnoszących się do lat ubiegłych.

Planowana procedura w odniesieniu do faktur zakupowych

Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail, do którego dostęp mają wybrani pracownicy. Faktury wysyłane przez kontrahentów na adres spółki (sytuacja sporadyczna) odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i następnie przekazywane do odpowiedzialnego pracownika.

Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego, a po zaksięgowaniu przechowywane w formie papierowej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia.

Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa. Pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup - czyli bezpośredniego konsumenta usługi lub materiału. Pod względem formalno- rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika firmy świadczącej usługi wsparcia księgowego.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w centrum danych w (…) - Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne ma obejmować wszystkie lokalizacje (…).

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 (Rechenzentrum 1) w (…) - Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko dla wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP.

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki Blue-Ray są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z OpenText do KGS. Po przejściu kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Kopie zapasowe na dyskach twardych będą tworzone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w lokalizacji (…) - Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW PS 880.

Planowana procedura w odniesieniu do faktur sprzedażowych

Faktury sprzedażowe wystawiane są w formie elektronicznej i papierowej. Faktury elektroniczne są wysyłane do klientów automatycznie przez SAP za pomocą joba (specjalna aplikacja wysyłkowa). Faktury papierowe wysyłane są na adres pocztowy kontrahenta.

Kontrola dokumentów jest automatyczna i odbywa się w SAP. Dokument zapotrzebowania od klienta jest podstawą do założenia wysyłki, na podstawie której następuje wyksięgowanie odpowiednich pozycji z magazynu i wykreowanie faktury. Ceny są zaciągane z tabel z cenami dla poszczególnych produktów i odbiorców wpisanych do SAP.

Firma wspierająca Wnioskodawcę w zakresie księgowości kontroluje prawidłowość wystawienia faktur pod kątem przepisów o podatku VAT.

Planuje się rezygnację z faktur papierowych i wystawianie dokumentów tylko w formie elektronicznej. Dotychczas wystawione dokumenty, dotyczące lat nieprzedawnionych planuje się zeskanować do programu SAP i zniszczyć ich wersje papierowe.

Dokumenty (zarówno te wystawione w formie elektronicznej, jak i wskazane skany dokumentów wystawionych w formie papierowej) mają być przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w centrum danych w (…) - Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne obejmuje wszystkie lokalizacje spółek z grupy.

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 (Rechenzentrum 1) w (…) - Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP.

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki Blue-Ray są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z OpenText do KGS. Po przejściu kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Te twarde dyski są odzwierciedlone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w lokalizacji (…) - Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW PS 880.

Procedura w odniesieniu do dokumentów potwierdzających dokonanie WDT.

Spółka otrzymuje dokumenty służące do potwierdzania dokonania WDT w formie elektronicznej, sporadycznie może się zdarzyć, że dokumenty zostaną dodatkowo przesłane pocztą. Dokumenty elektroniczne wpływają na adres e-mail danego pracownika Spółki, który opiekuje się klientem i dostawami. Ponadto mogą być pozyskiwane elektroniczne potwierdzenia z portali klienta bądź pobierane jest potwierdzenie elektroniczne EDI. Dokumenty wysyłane na adres spółki w formie papierowej odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i przekazywane do kontrahenta świadczącego usługi w zakresie księgowości. Takie sytuacje w przeszłości zdarzały się sporadycznie, dokumenty takie dodatkowo były przekazywane przez klienta w formie elektronicznej.

Ponadto Spółka dysponuje dokumentami CMR podpisanymi przez kierowcę odbierającego towar. Dokumenty takie przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Jednocześnie, część dokumentów potwierdzonych przez odbiorcę towaru jest przesyłana do Spółki w formie elektronicznej.

Dokumenty pozyskane w formie elektronicznej są przekazywane do systemu księgowego SAP i przechowywane w formie elektronicznej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia.

Dokumenty są weryfikowane pod kątem ich kompletności i zgodności z przepisami ustawy o VAT.

Proces związany z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej jest analogiczny jak w wypadku faktur: (opisany powyżej).

Opisane procedury będą stosowane przez Spółkę. W SAP przechowywane są elektroniczne wersje dokumentów uzyskiwanych w tej formie. W wypadku dokumentów CMR (potwierdzających odbiór towarów przez kierowcę) przechowuje się wersje papierowe. Wnioskodawca planuje zaprzestać przechowywanie papierowych dokumentów i niszczyć je po zeskanowaniu do systemu. Ponadto Wnioskodawca planuje zniszczyć dokumenty znajdujące się w archiwum - po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu w archiwum systemu SAP, zgodnie z wyżej opisanymi procedurami.

Ponadto Wnioskodawca w uzupełnieniu do złożonego wniosku dokonał następujących odpowiedzi na zadane przez Organ pytania:

1.  Czy w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami, jak również faktur wystawionych przez Wnioskodawcę, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych faktur? Tak, kontrole są zapewnione. Poniżej opis procedur stosowanych w odniesieniu do dokumentów zakupowych. Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail. Dostęp do tego adresu mailowego mają wybrani pracownicy. Faktury wysyłane przez kontrahentów na adres spółki odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i następnie przekazywane do spółki świadczącej usługi księgowe. Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego. Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa:
    1.  Pod względem merytorycznym dana faktura jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup - czyli bezpośredniego konsumenta usługi lub materiału.
    2.  Pod względem formalno- rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika firmy świadczącej usługi w zakresie księgowości.Po dokonaniu stosownej weryfikacji takie faktury są przechowywane razem z dodatkową dokumentacją dotyczącą danego zakupu, np. zamówienie, stosowna umowa z kontrahentem, dokument zapotrzebowania. Faktury będą przechowywane w systemie SAP. Ponadto należy podkreślić, że będą one przechowywane w formacie pdf - który uniemożliwi dokonywanie jakichkolwiek ich modyfikacji, a także zapewni czytelność dokumentów - każdorazowo na żądanie będzie możliwe wywołanie obrazu faktury wraz z dołączonymi do niej dokumentami. Poniżej opis procedur w odniesieniu do faktur sprzedażowych. Faktury sprzedażowe wystawiane są w formie elektronicznej i papierowej. Faktury elektroniczne są wysyłane do klientów automatycznie przez SAP za pomocą joba (specjalna aplikacja wysyłkowa). Faktury papierowe wysyłane są na adres pocztowy kontrahenta. Kontrola dokumentów jest automatyczna i odbywa się w SAP. Dokument zapotrzebowania od klienta jest podstawą do założenia wysyłki, na podstawie której następuje wyksięgowanie odpowiednich pozycji z magazynu i wykreowanie faktury. Ceny są zaciągane z tabel z cenami dla poszczególnych produktów i odbiorców wpisanych do SAP. Firma wspierająca Wnioskodawcę w zakresie księgowości kontroluje prawidłowość wystawienia faktur pod kątem przepisów o podatku VAT. Na skutek powyższych kontroli zapewnia się autentyczność faktur - zarówno zakupowych, jak i sprzedażowych (weryfikacja merytoryczna pod kątem prawidłowości i zgodności z przebiegiem transakcji, weryfikacja zgodności z zapisami umownymi), a także jej poprawność merytoryczną i formalno-rachunkową. Dokonanie wskazanych kontroli i zeskanowanie dokumentów do systemu SAP pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury - również po zniszczeniu dokumentu papierowego. Jednocześnie należy nadmienić, że faktury będą w systemie SAP aż do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
2.  Czy opisana we wniosku procedura przechowywania faktur będzie zapewniała czytelność tych faktur? Tak, czytelność zostanie zapewniona. Dokumenty przechowywane w archiwum SAP nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP. Nie będzie możliwości modyfikowania dokumentów. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur - na skutek zeskanowania dokumentu w SAP będzie przechowywany czytelny jej obraz, odzwierciedlający papierową wersję dokumentu. Format PDF zapewni możliwość odtworzenia każdorazowo na żądanie czytelnego obrazu dokumentu.
3.  W jaki sposób opisana we wniosku procedura przechowywania faktur będzie zapewniała autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur? Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona za pomocą opisanych w pkt 1 kontroli biznesowych. Integralność faktur zostanie zapewniona dzięki zastosowaniu form autoryzacji zaimplementowanych w SAP, które nie pozwalają na modyfikowanie zeskanowanych dokumentów. Format przechowywania - PDF nie dopuszcza możliwości wprowadzania zmian na zeskanowanych dokumentach.
4.  Czy faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu? Tak, faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, po sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
5.  Czy faktury wystawiane przez Wnioskodawcę jak również otrzymywane są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie? Faktury będą przechowywane w zbiorach danych, które można odszukać zarówno po dacie wystawienia, numerze rachunku czy partnerze biznesowym. Dokumenty są przechowywane z uwzględnieniem roku i okresu rozliczeniowego (podział na okresy rozliczeniowe) - każdorazowo istnieje możliwość uzyskania dostępu do dokumentów z danego okresu rozliczeniowego. Przyjęta forma przechowywania dokumentów zapewnia ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływy terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - opis stosownych kontroli w tym zakresie zawarto w pkt 1.
6.  Czy Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej w systemie SAP, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.)? Tak. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego - kontrolerzy mogliby pobierać i przetwarzać dane zawarte w dokumentach.
7.  Czy wydatki dokumentowane fakturami nie dotyczą czynności wskazanych w art. 88 ustawy VAT? Wydatki dokumentowane fakturami mogą odnosić się do czynności wskazanych w art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - a więc niepodlegających odliczeniu.
8.  Czy w przypadku planowanych transakcji WDT Wnioskodawca dokona dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca poda Wnioskodawcy? Tak, dokumenty będą weryfikowane pod kątem ich kompletności i zgodności z przepisami ustawy o VAT, w tym weryfikacji będzie podlegała kwestia posiadania przez nabywcę właściwego i ważnego numeru identyfikacyjnego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadanego przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy zawierającego dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.
9.  Czy Wnioskodawca będzie posiadał dokumenty potwierdzające wywóz towarów z terytorium kraju oraz dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy? Wnioskodawca każdorazowo będzie weryfikował kompletność posiadanej dokumentacji, zanim wykaże WDT. Jeśli w ustawowo określonym terminie nie będzie posiadał stosownej dokumentacji, nie będzie stosował stawki 0%. Jednocześnie nadmieniamy, że Wnioskodawca nie wnosi o weryfikację prawidłowości dokumentowania WDT i prawa do zastosowania stawki 0%.
10.  Czy składając informacje podsumowujące o dokonywanych wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów, nie wystąpią w przyszłości przesłanki negatywne, wynikające z art. 42 ust. 1a ustawy VAT w wysokości 0% do tych dostaw? Wnioskodawca będzie weryfikował każdorazowo możliwość zastosowania stawki 0% - jeżeli nie będzie miał prawa do zastosowania stawki 0%, będzie stosował stawkę krajową. Jednocześnie nadmieniamy, że Wnioskodawca nie wnosi o weryfikację prawidłowości dokumentowania WDT i prawa do zastosowania stawki 0%.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacja papierowych dokumentów po ich zeskanowaniu (faktur VAT) - będzie zgodne z przepisami podatkowymi
2.  Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej
3.  Czy Spółka ma prawo stosować stawkę 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego (uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT w WDT), będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów jest zgodny z wymaganiami dotyczącymi przechowywania faktur wynikającymi z ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT), w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej na podstawie faktur przechowywanych i archiwizowanych w systemie elektronicznym Spółka stoi na stanowisku, że przy zachowaniu autentyczności tych dokumentów oraz integralności treści i ich czytelności, będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Przepis art. 112a ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują:

1.  Wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  Otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, iż przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, "w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124".

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zauważa, że procedura, jaką stosuje w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewnia dopełnienie wyżej wskazanych wymogów. Procedura opisana w stanie faktycznym pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych. Proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną (skanowanie dokumentów i zapisywanie w programie SAP), ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej (w archiwum programu SAP na odpowiednio do tego przygotowanych nośnikach danych) nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Dokument jest przechowywany w systemie SAP w formacie PDF. Dostęp do dokumentów jest ograniczony do wybranych osób, zastosowane są środki zewnętrzne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa w tym zakresie.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP, który uniemożliwia modyfikację przechowywanych nim dokumentów. Ponadto autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez stosowna kontrolę wewnętrzną - faktura pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiającą zapotrzebowanie na zakup, a w sytuacji wystawienia zamówienia - dokonuje się dodatkowej weryfikacji dokumentu z zamówieniem.

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT zostanie spełniony. Ponadto należy zaznaczyć, że ustawa o VAT wskazuje, że co do zasady faktury powinny być przechowywane na terytorium Polski, jednakże w wypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej dopuszcza się przechowywanie ich na serwerach poza Polską, konieczne jest jedynie umożliwienie dostępu on-line do dokumentów w razie kontroli. Taki dostęp w badanym wypadku będzie zapewniony na każde wezwanie organów skarbowych.

Na potwierdzenie powyższego należy przytoczyć treść art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z tym przepisem "aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 (dotyczących autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury), państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. (\`(...)\`)".

W związku z tym skoro przepisy ustawy o VAT wprost nie przewidują obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, należy uznać, że Polska nie skorzystała z możliwości przewidzianej w przedmiotowej dyrektywie i dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur, które zostały przesłane lub udostępnione w formie papierowej.

Zatem przyjęcie na gruncie prawa podatkowego założenia, że przechowywanie dokumentów w postaci oryginalnej dotyczy tylko dokumentów w postaci papierowej stanowiłoby nieuzasadnione obostrzenie, dodatkowo nie znajdujące potwierdzenia w przepisach podatkowych.

Ponadto należy zauważyć, że sformułowania "oryginalna postać" nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiana z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie, a nie z formą, w jakiej ten dokument występuje.

W ocenie Spółki, przechowywanie dokumentów w formie niemodyfikowalnego pliku, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci jest dopuszczalne, co więcej taki sposób przechowywania jeszcze lepiej zabezpiecza dokumentację podatkową przed ryzykiem utraty i uszkodzenia.

Przytoczony na początku wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto dokumenty dotyczące lat nieprzedawnionych mogą zostać zniszczone (wersje papierowe) i przechowywane jedynie w formie elektronicznej, w ww. opisanym systemie.

Ponadto taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przykładowo można wskazać na następujące interpretacje:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 kwietnia 2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 stycznia 2020 r., nr 0112-KDSL2-2.4012.25.2019.2.EW,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 stycznia 2020 r., nr 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2. AG,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 stycznia 2020 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MZ.

Ad 2

Jak wskazywano, opisany we wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane w ustawie stawiane fakturom, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto dokumenty dotyczące lat nieprzedawnionych mogą zostać zniszczone (wersje papierowe) i przechowywane jedynie w formie elektronicznej, w ww. opisanym systemie. Taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Takie stanowisko było potwierdzane niejednokrotnie przez organy skarbowe, m.in. w powołanych wyżej interpretacjach indywidualnych.

Brak jest negatywnych przesłanek, które w badanym przypadku mogłyby doprowadzić do ograniczenia prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.

Ad 3

Zdaniem Spółki ma ona prawo do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT udokumentowanego dokumentami otrzymanymi pierwotnie w formie papierowej, a następnie zeskanowanymi i przechowywanymi jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisana powyżej procedurą.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki 0%, pod warunkiem że:

1.  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
2.  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.
3.  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Dowodami, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2, zgodnie z ust. 3 tego artykułu, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1.  dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towaru z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi);
2.  specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Zgodnie z art. 42 ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez ich nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentu, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

1.  imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
2.  adres pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
3.  określenie towarów i ich ilości;
4.  potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
5.  rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Stosownie natomiast do art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1.  korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2.  dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3.  dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4.  dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Z powyższych regulacji wynika, że dla zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik zobowiązany jest do posiadania właściwej dokumentacji potwierdzającej wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego. Przepisy te nie uzależniają jednak prawa do zastosowania stawki 0% dla WDT od posiadania takich dokumentów w formie papierowej. Skoro zatem przepisy nie wskazują formy, w jakiej te dokument/ powinien otrzymać i przechowywać podatnik, zatem należy uznać, że każda forma otrzymania i przechowywania tych dokumentów będzie uprawniała do zastosowania stawki 0%.

Dla zastosowania zatem stawki 0% w WDT nie ma znaczenia, czy listy przewozowe CMR lub inne dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotową dostawę towarów będą otrzymywane w formie papierowej czy w formie elektronicznej oraz czy dokumenty te będą przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej. Wnioskodawca może zatem zastosować stawkę 0% dla transakcji WDT, jeżeli otrzymane dokumenty w formie papierowej będzie skanował i przechowywał w formie elektronicznej, a dokumenty papierowe będą niszczone od razu po zeskanowaniu. Prawo do zastosowania stawki 0% w WDT będzie także przysługiwało, gdy dokumenty potwierdzające WDT będą otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w formie elektronicznej.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w wielu orzeczeniach Sądów Administracyjnych oraz interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe:

*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 lutego 2017 r., (sygn. 3063-ILPP1-3.4512.191.2016.2.KM),

*   interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 lipca 2015 r., (sygn. IPPP3/4512-470/15-2/RD),

*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 maja 2016 r., (sygn. ILPP4/4512-1-76/16-2/JN),

*   interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 lutego 2018, (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.614.2017.3.IT).

Reasumując, należy stwierdzić, że Wnioskodawca jest uprawniony do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT w sytuacji, kiedy dokumentacja potwierdzająca dokonaną dostawę będzie przechowywana jedynie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepis art. 106e ustawy wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka jest niemiecką spółką kapitałową, z siedzibą w Niemczech zajmującą się produkcją komponentów dla branży automotive (w tym różnego rodzaju elementy do pojazdów silnikowych, złącza śruby, elementy wyposażenia itp.). Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, i jest zarejestrowana w Polsce jako podatnik VAT UE.

W ramach dokonywanych transakcji dochodzi zarówno do dostaw krajowych, wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów czy eksportu, a także do świadczenia usług opodatkowanych w kraju.

Spółka sprzedaje swoje towary zarówno do odbiorców krajowych, jak i zagranicznych. W chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej. Niemniej, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej. Spółka zapewni funkcjonowanie stosownych kontroli biznesowych zarówno do faktur zakupowych jak i do faktur sprzedażowych.

*   Planowana procedura w odniesieniu do faktur zakupowych.

\- Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail. Faktury wysyłane przez kontrahentów na adres spółki odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i następnie przekazywane do odpowiedzialnego pracownika. Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak i otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego, a po zaksięgowaniu przechowywane w formie papierowej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia.

Zastosowanie wskazanych powyżej kontroli pozwala na zapewnienie autentyczności faktur - weryfikacja dokonywana przez bezpośredniego konsumenta usługi, który sprawdza, czy faktura odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji.

*   Planowana procedura w odniesieniu do faktur sprzedażowych.

\- Faktury sprzedażowe wystawiane są w formie elektronicznej i papierowej. Faktury elektroniczne są wysyłane do klientów automatycznie przez SAP za pomocą specjalnej aplikacji wysyłkowej. Faktury papierowe wysyłane są na adres pocztowy kontrahenta. Firma wspierająca Wnioskodawcę w zakresie księgowości kontroluje prawidłowość wystawienia faktur pod kątem przepisów o podatku VAT.

Planuje się rezygnację z faktur papierowych i wystawianie dokumentów tylko w formie elektronicznej. Dotychczas wystawione dokumenty, dotyczące lat nieprzedawnionych planuje się zeskanować do programu SAP i zniszczyć ich wersje papierowe. Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia z faktur przechowywanych w takiej formie.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, zarchiwizowane faktury będą mogły być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Na żądanie organu podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich pobór i odczyt danych w nich zawartych. W odniesieniu do faktur przechowywanych poza granicami kraju, Spółka zapewni odpowiednim organom dostęp on-line do tych faktur. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Jak z wniosku wynika, w odniesieniu do faktur sprzedażowych jak i do faktur zakupowych Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP w formacie PDF, aż do upływu okresu przedawnienia. Wszystkie faktury zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Kontrola otrzymywanych faktur jest dwustopniowa: Pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup, pod względem formalno-rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika firmy świadczącej usługi wsparcia księgowego.

Wszystkie faktury, zarówno zakupowe jak i sprzedażowe są skanowane do systemu SAP – w systemie są przechowywane w formacie PDF, w odniesieniu do nich zastosowane są zabezpieczania uniemożliwiające ich modyfikowanie. Zeskanowany dokument w formacie PDF może jedynie zostać odtworzony w celu jego podglądu, nie będzie możliwe ingerowanie w jego treść. Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, pozwala na szybkie odnalezienie konkretnej faktury. Faktury będą przechowywane w zbiorach danych, które można odszukać zarówno po dacie wystawienia, numerze rachunku czy partnerze biznesowym. Dokumenty są przechowywane z uwzględnieniem roku i okresu rozliczeniowego (podział na okresy rozliczeniowe) - każdorazowo istnieje możliwość uzyskania dostępu do dokumentów z danego okresu rozliczeniowego. Przyjęta forma przechowywania dokumentów zapewnia ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływy terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto Spółka w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Zatem opisane okoliczności sprawy wskazują na zastosowanie przez Wnioskodawcę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym należy stwierdzić, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z kolei, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi w przypadku importu towarów - kwota podatku:

1.  wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
2.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
3.  wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Wnioskodawca jest niemiecką spółką kapitałową, z siedzibą w Niemczech zajmującą się produkcją komponentów dla branży automotive. Spółka jest zarejestrowana w Polsce do celów rozliczeń podatku VAT, posiada również w tym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Wnioskodawca jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT UE. Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Zakupy są przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, jeśli nie są to czynności o których mowa w art. 88 ustawy. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W tym miejscu należy odnieść się do wątpliwości Wnioskodawcy dotyczących kwestii czy Spółka ma prawo zachować preferencyjną stawkę 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego (uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT w WDT), będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka dokonuje i zmierza dokonywać w przyszłości transakcji wewnątrzwspólnotowych. Spółka otrzymuje dokumenty służące do potwierdzania dokonania WDT w formie elektronicznej, sporadycznie może się zdarzyć, że dokumenty zostaną dodatkowo przesłane pocztą. Ponadto Spółka dysponuje dokumentami CMR podpisanymi przez kierowcę odbierającego towar. Dokumenty takie przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Dokumenty pozyskane w formie elektronicznej są przekazywane do systemu księgowego SAP i przechowywane w formie elektronicznej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia. Proces związany z przechowywaniem tych dokumentów w formie elektronicznej jest analogiczny jak w przypadku faktur.

W tym miejscu wskazać należy że do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów, potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Istotą jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju i zostały dostarczone do ich nabywcy, na terytorium innego państwa członkowskiego. Zatem zastosowanie preferencyjnej stawki 0% dla WDT nie zależy od formy w jakiej te dokumenty będą przechowywane. Przepisy ustawy nie stanowią o formie lub formacie dokumentów.

W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody potwierdzające realizowane przez Wnioskodawcę transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Okoliczność, że zgromadzone w formie papierowej dokumenty uprawniające Wnioskodawcę do zastosowania stawki 0% będą przez Niego przechowywane w formie elektronicznej, nie wpłyną na prawo do zastosowania stawki obniżonej w odniesieniu do danych transakcji, pod warunkiem, że zostanie zapewniona autentyczność tych dokumentów. Należy zwrócić uwagę, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie wskazuje w jaki sposób podatnicy powinni tego typu dokumenty przechowywać aby ich autentyczność była zapewniona. A zatem, sposób przechowywania pozostaje w gestii podatnika. Dopiero organy podatkowe w trakcie przeprowadzonych kontroli i postępowań podatkowych mogą stwierdzić, czy dokumenty przechowywane przez podatnika w przyjęty przez niego sposób potwierdzają zrealizowane uprzednio prawo do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0%.

Zatem odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie możliwości przechowywania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych przez Wnioskodawcę na potwierdzenie prawa do zastosowania stawki 0% z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wskazać należy, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie odnosi się do tej kwestii. Zatem można wnioskować, że każda ich forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać w całości za prawidłowe.

Jednocześnie zaznaczyć należy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga jedynie w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium Polski. Natomiast niniejsza interpretacja nie rozstrzyga czy posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty jednoznacznie potwierdzają, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Ponadto należy zaznaczyć, że przechowywanie dokumentów, na podstawie których Wnioskodawca zastosował stawkę 0% może mieć znaczenie jedynie jako dowód w trakcie ewentualnego postępowania kontrolnego prowadzonego przez organy podatkowe, które mogłyby zakwestionować Wnioskodawcy prawidłowe rozliczenie transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Zainteresowanego i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego stanu faktycznego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.