Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/415-646/11/BD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-10-03
Teza: Czy Spółka jest zobowiązana jako płatnik podatku, obliczyć i pobrać zaliczki na podatek dochodowy z uwzględnieniem kwot wypłacanych pracownikom tytułem zwrotu kosztów prania ubrań w trakcie podróży służbowej czy też kwoty te stanowią kwoty wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; koszt-zwrot kosztów; pracodawca; pracownik; pracownik-świadczenia na rzecz pracowników; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 20 czerwca 2011r. (data wpływu do tut. Biura – 05 lipca 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów prania ubrania w trakcie odbywania podróży służbowej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 05 lipca 2011r. do tut. Biura wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów prania ubrania w trakcie odbywania podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka prowadzi działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowo-księgowych. W ramach działalności Spółka świadczy usługi dla podmiotów krajowych i zagranicznych. W związku z tym pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe (głównie zagraniczne). Zgodnie z umowami o pracę podpisanymi z pracownikami, stałym miejscem świadczenia pracy pracowników Spółki jest określona miejscowość w kraju. Okres przebywania pracowników poza stałym miejscem świadczenia pracy waha się od kilku do kilkunastu tygodni. Zgodnie z obowiązującym w Spółce regulaminem dotyczącym podróży służbowych, w trakcie wyjazdów służbowych Spółka zapewnia pracownikom przejazd do i z miejsca delegacji, zakwaterowanie, wypłaca diety z tytułu podróży służbowych, dokonuje zwrotu wydatków związanych z transportem. Ponadto w myśl przedmiotowego regulaminu pracownicy uprawnieni są do otrzymywania zwrotu wydatków poniesionych na pralnię w przypadku, gdy podróż obejmuje więcej niż cztery doby lub gdy czas trwania podróży został niespodziewanie przedłużony. Zwrot poniesionych przez pracowników wydatków dokonywany jest na podstawie przedstawionych rachunków (dokumentów potwierdzających ich poniesienie) lub w przypadku ich braku (sytuacje wyjątkowe) na podstawie oświadczenia pracownika składanego pracodawcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka jest zobowiązana jako płatnik podatku, obliczyć i pobrać zaliczki na podatek dochodowy z uwzględnieniem kwot wypłacanych pracownikom tytułem zwrotu kosztów prania ubrań w trakcie podróży służbowej, czy też kwoty te stanowią kwoty wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Spółki, nie jest ona obowiązana do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy w myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z uwzględnieniem kwot wypłacanych pracownikom, zgodnie z regulaminem pracy, tytułem zwrotu kosztów pralni poniesionych przez tych pracowników w czasie podróży służbowych. W ocenie Spółki kwoty te są bowiem, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kwotami wolnymi od podatku dochodowego od osób fizycznych. Zgodnie ze wskazanym powyżej przepisem wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (oraz w określonych warunkach osoby niebędącej pracownikiem), do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przepisy wykonawcze, do których odnosi się art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zgodnie z odpowiednio § 2 i § 3 tychże rozporządzeń z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie/miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety,
2.  zwrot kosztów:

1.  przejazdów i dojazdów,
2.  noclegów,
3.  innych (udokumentowanych) wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wskazując na kategorie wydatków, które podlegają zwrotowi (odpowiednio § 2 i 3) Minister Pracy i Polityki Społecznej zawarł we wskazanych powyżej rozporządzeniach szczegółowe regulacje dotyczące jedynie diet oraz kosztów noclegów i transportu ustalając limity kwot, które podlegają zwrotowi. Natomiast w przypadku innych (udokumentowanych) wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, rozporządzenia nie zawierają szczegółowych regulacji: nie określają ani rodzaju wydatków, które mogą/powinny zostać uznane za podlegające zwrotowi, ani limitu tychże wydatków. Należy zatem rozumieć, że w przypadku tej kategorii wydatków nie zostały ustanowione ograniczenia co do rodzaju (przesłanką uznania zasadności zwrotów kosztów takich wydatków jest uzasadniona potrzeba pracodawcy) i kwoty.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Spółki, ww. rozporządzenia dopuszczają zwrot wszelkich uzasadnionych wydatków, w tym także kosztów pralni, które są wydatkami racjonalnie uzasadnionymi i związanymi z odbywaną przez pracownika podróżą służbową. Konsekwentnie, w przypadku, gdy pracodawca zwraca pracownikowi poniesione przez pracownika koszty, zaliczane do kategorii innych (udokumentowanych) wydatków zgodnie z odpowiednio § 2 i § 3 wskazanych rozporządzeń, kwoty dokonanego zwrotu wydatków, w tym koszty pralni, będą, w świetle art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych po stronie pracownika, a co za tym idzie Spółka nie jest zobowiązana do uwzględniania tych kwot przy obliczaniu i pobieraniu zaliczek na podatek dochodowy w myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów zwolnionych na podstawie art. 21, 52, 52a i 52c wymienionej ustawy oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ww. ustawy źródłami przychodów są m.in. stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 cyt. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy są przepisy:

*   rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
*   rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zatem ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw bądź wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej ww. rozporządzeń.

W myśl § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  noclegów,
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4.  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie zaś z treścią § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety,
2.  zwrot kosztów:

1.  przejazdów i dojazdów,
2.  noclegów,
3.  innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka prowadzi działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowo-księgowych. W ramach działalności Spółka świadczy usługi dla podmiotów krajowych i zagranicznych. W związku z tym pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe (głównie zagraniczne). Zgodnie z umowami o pracę podpisanymi z pracownikami, stałym miejscem świadczenia pracy pracowników Spółki jest określona miejscowość w kraju. Okres przebywania pracowników poza stałym miejscem świadczenia pracy waha się od kilku do kilkunastu tygodni. Zgodnie z obowiązującym w Spółce regulaminem dotyczącym podróży służbowych, w trakcie wyjazdów służbowych Spółka zapewnia pracownikom przejazd do i z miejsca delegacji, zakwaterowanie, wypłaca diety z tytułu podróży służbowych, dokonuje zwrotu wydatków związanych z transportem. Ponadto w myśl przedmiotowego regulaminu pracownicy uprawnieni są do otrzymywania zwrotu wydatków poniesionych na pralnię w przypadku, gdy podróż obejmuje więcej niż cztery doby lub gdy czas trwania podróży został niespodziewanie przedłużony. Zwrot poniesionych przez pracowników wydatków dokonywany jest na podstawie przedstawionych rachunków (dokumentów potwierdzających ich poniesienie) lub w przypadku ich braku (sytuacje wyjątkowe) na podstawie oświadczenia pracownika składanego pracodawcy. Wątpliwość wnioskodawcy dotyczy opodatkowania kwot zwracanych tytułem wydatków poniesionych przez pracowników w związku z praniem ubrań.

Podkreślenia wymaga fakt, iż zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, Minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Stosownie do art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, przez przepisy prawa podatkowego rozumie się przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych.

Zgodnie natomiast z art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej przez ustawy podatkowe rozumie się ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Odnosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy stwierdzić należy, że powołane zwolnienie przedmiotowe z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy zwalnia z opodatkowania świadczenia związane z podróżą służbową do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Natomiast rodzaje świadczeń przysługujących w ramach zwrotu kosztów podróży służbowej oraz ich wysokość są regulowane przez ww. rozporządzeniach co w konsekwencji skutkuje tym, iż ocenie przez tut. Organ nie może podlegać kwestia dotycząca kwalifikacji zwrotu kosztów prania ubrań do innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w rozumieniu ww. rozporządzeń, jak również ich wysokości.

Biorąc jednakże pod uwagę brzmienie art. 21 ust. 1 pkt 16 omawianej ustawy, w którym ustawodawca odwołując się do diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika, zwalnia je od podatku do wysokości określonej w odrębnych przepisach, należy uznać, iż w zakresie zwolnienia mieszczą się kwoty zwrócone pracownikowi z tytułu kosztów związanych z podróżą służbową. Zwrot wydatków, których poniesienie przez pracownika było zatwierdzone przez pracodawcę jako uzasadnione specyfiką lub warunkami podróży wynika wprost z brzmienia § 3 pkt 4 i § 2 pkt 2 lit. c) powołanych rozporządzeń.

Wobec powyższego stwierdzić należy, iż w sytuacji gdy zwrot kosztów prania ubrań w trakcie podróży służbowej jest wypłacany pracownikom na podstawie ww. rozporządzeń to zwracane kwoty korzystać będą ze zwolnienia przedmiotowego regulowanego w treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z czym na Wnioskodawcy nie będzie ciążył obowiązek wynikający z treści art. 31 i następne ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższe oznacza, że w przedmiotowej sprawie stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.