Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-225/14-2/IG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-05-30
Teza: 1. Czy Spółka jest uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o VAT? 2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT tj. w szczególności nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz zakupy te nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 3 marca 2014 r. (data wpływu 12 marca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 marca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

R. sp. z o.o. („Spółka” lub „Wnioskodawca”) w ramach prowadzonej przez siebie działalności, zajmuje się między innymi, nabywaniem towarów/usług od podmiotów z grupy kapitałowej D. („Grupa”) jak również od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza jej granicami („Kontrahenci”) oraz również lokalną dystrybucją towarów na terenie Polski.

Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik podatku od towarów i usług („VAT”).

Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki.

Transakcje nabywania towarów i usług przez Spółkę, dokumentowane są w następujący sposób:

1.  Faktury VAT wystawiane przez spółki z Grupy - Spółka otrzymuje faktury z Grupy drogą elektroniczną, które następnie drukuje i archiwizuje w wersji papierowej dla celów dowodowych w odpowiednich plikach.
2.  Faktury VAT wystawiane przez Kontrahentów:
    1.  faktury wysyłane do Spółki drogą elektroniczną (tzw. e-faktury zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 r., dalej jako: „Rozporządzenie e-fakturowe”) - tak otrzymane faktury Spółka drukuje i archiwizuje w wersji papierowej w swojej dokumentacji,
    2.  faktury w wersji papierowej wysyłane do Spółki pocztą - Spółka archiwizuje oryginały faktur w swojej dokumentacji, skany tych faktur wysyłane są do spółki z Grupy z siedzibą w Indiach a następnie do spółki z Grupy z siedzibą w Chinach - po ich weryfikacji tworzona jest lista płatności, na podstawie której faktor Spółki - spółka z Grupy z siedzibą w Szwajcarii - D., dokonuje odpowiednich płatności wynikających z faktur zakupowych.
3.  Dokumenty potwierdzające wydatki pracownicze (wyciągi z kart kredytowych, faktury zakupowe, paragony, etc.) - Spółka wysyła oryginały dokumentów potwierdzających wydatki pracownicze do spółki z Grupy z siedzibą w Holandii, która skanuje otrzymane dokumenty i udostępnia je / przesyła Spółce elektronicznie, po upływie roku oryginały dokumentów wracają do Spółki.

Zgodnie z obecnym modelem archiwizacji faktur zakupu opisanym powyżej, przechowywanie faktur otrzymanych od Kontrahentów w wersji papierowej odbywa się zatem dwupoziomowo:

*   w wersji papierowej - w siedzibie Spółki, oraz
*   w wersji elektronicznej - w formie skanu oryginalnego dokumentu przechowywanego przez Spółkę.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, dużą ilość otrzymywanych faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej wszystkich dokumentów potwierdzających zakupy, w tym dokumentów potwierdzających wydatki pracownicze (dalej faktury i takie dokumenty jako: „faktury zakupowe”) i przechowywania ich w tej formie.

W związku z powyższym Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur w formie papierowej. W rezultacie, faktury zakupowe (w tym dostarczone przez pracowników jako potwierdzenie wydatków służbowych) otrzymywane od Kontrahentów w wersji papierowej archiwizowane i przechowywane byłyby wyłącznie w wersji elektronicznej. Dodatkowo, Spółka nie przechowywałaby wersji papierowej faktur z Grupy otrzymanych uprzednio drogą elektroniczną.

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów:

1.  Faktury zakupowe w formie papierowej wysyłane będą przez Kontrahentów na adres Spółki, lub przedstawiane / dostarczane przez pracowników w przypadku dokumentów potwierdzających wydatki służbowe.
2.  Faktury zakupowe będą skanowane a następnie wprowadzane chronologicznie do elektronicznej bazy danych (w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu). Poszczególnym fakturom zakupowym nadany zostanie jednocześnie odpowiedni numer dokumentu.
3.  System umożliwiał będzie przechowywanie faktur zakupowych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści.
4.  Po wprowadzeniu skanów dokumentów do elektronicznej bazy danych, papierowe wersje faktur zakupowych nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i podlegały będą zniszczeniu.
5.  Za pośrednictwem elektronicznej bazy danych zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje faktur zakupowych (w tym także faktur korygujących) zawierały będą dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka jest uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o VAT?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT tj. w szczególności nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz zakupy te nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą?

Zdaniem Wnioskodawcy,

1.  Zdaniem Spółki, jest ona uprawniona do przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o VAT.
2.  Zdaniem Spółki będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz zakupy te nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą.

W zakresie pytania nr 1

Spółka stoi na stanowisku, że jest ona uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, czego uzasadnienie przedstawione zostało poniżej.

Ogólne zasady przechowywania faktur dla celów VAT

Od początku 2014 roku przestało obowiązywać rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług („poprzednie rozporządzenie”). Tym samym zasady wystawiania faktur reguluje od 1 stycznia 2014 r. ustawa o VAT.

Natomiast, regulacje dotyczące faktur przesyłanych w formie elektronicznej znajdują się w Rozporządzeniu e-fakturowym.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wskazane powyżej regulacje stanowią implementację do krajowego porządku prawnego przepisów Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, w odniesieniu do przepisów dotyczących zasad wystawiania i terminów przechowywania faktur.

Na wstępie Wnioskodawca pragnie zauważyć, że wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się w sposób bezpośredni do kwestii możliwości przechowywania faktur wyłącznie w formie cyfrowego skanu faktury otrzymanej w formie papierowej. Niemniej, wskazują na możliwość przechowywania faktur poza terytorium kraju w formie elektronicznej zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT.

Obowiązujące regulacje ustawy o VAT w tym zakresie nie przewidują jakiejkolwiek szczególnej, zastrzeżonej formy, w której powinny być przechowywane faktury zakupowe podatnika. W szczególności, w świetle obowiązujących przepisów, faktury nie muszą być przechowywane w takiej postaci, w jakiej zostały wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci). Ponadto, należy wskazać, że obecne przepisy nie wyłączają możliwości przechowywania wystawionych i otrzymanych w formie papierowej faktur w formie elektronicznej, w postaci zeskanowanych dokumentów, zamieszczonych na dyskach twardych serwerów, o ile spełnione zostaną wymogi formalne wskazane w art. 112a ustawy o VAT.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne regulacje VAT w zakresie zasad przechowywania faktur, w ocenie Wnioskodawcy, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile zostano zapewnione:

*   zachowanie podziału faktur na okresy rozliczeniowe,
*   możliwość łatwego odszukania faktur,
*   autentyczność pochodzenia faktury,
*   integralność treści faktury oraz
*   czytelność faktury.
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami - bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Wnioskodawcy, archiwum elektroniczne, w którym będą przechowywane skany faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej spełnia powyższe warunki, co Wnioskodawca szczegółowo wyjaśnia poniżej.

Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe; łatwość odszukania faktury

Wnioskodawca pragnie wskazać, że elektroniczna baza danych, która będzie stosowana do archiwizacji faktur zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez Kontrahentów jest skonstruowana w taki sposób, że umożliwia jej użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych. Przykładowo, istnieje możliwość wyświetlenia w bazie wyłącznie faktur otrzymanych w danym miesiącu. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, elektroniczna archiwizacja faktur zakupowych przez Spółkę, spełnia pierwszy ze wskazanych warunków przechowywania faktur (tj. warunek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe).

W ocenie Wnioskodawcy elektroniczna archiwizacja faktur zapewni również łatwość odszukania i zapoznania się zarówno z poszczególnymi fakturami jak i całymi zbiorami faktur, z uwagi na istniejącą funkcjonalność systemu pozwalającą na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (przykładowo według kryterium dostawcy). Ponadto, jak Wnioskodawca wskazał w opisie stanu faktycznego, elektroniczna baza danych umożliwia każdorazowo podgląd oraz wydruk poszczególnych zarchiwizowanych w powyższy sposób faktur.

Dokumenty będą przechowywane w elektronicznej bazie danych przez cały czas do upływu okresu przedawnienia w odniesieniu do rozliczeń podatkowych wynikających z tych faktur.

Tym samym, zdaniem Spółki, wdrażany system elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych pozwoli na przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz na łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W myśl art. 112m ust. 2 ustawy o VAT pojęcie autentyczności pochodzenia faktury należy rozumieć jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, przez integralność treści faktury rozumie się, zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT fakt, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Regulacje VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W tym zakresie, w ocenie Wnioskodawcy, pomocne mogą okazać się wskazówki ujęte w indywidualnych interpretacjach podatkowych wydawanych przez organy podatkowe, jak również wyjaśnienia Ministra Finansów, dotyczące zasad fakturowania. Spółka zwraca uwagę, że pomimo faktu, że powoływane przez Wnioskodawcę interpretacje, wyroki czy wyjaśnienia Ministra Finansów, wydane były kiedy przepisy w zakresie przechowywania faktur zawarte były w poprzednim rozporządzeniu, to przepisy te zostały jedynie przeniesione do ustawy o VAT i naniesione zostały w nich zmiany redakcyjne, dlatego też ich interpretacja powinna pozostać bez zmian. Tym samym, powoływane interpretacje, wyroki czy wyjaśnienia Ministra Finansów wydane w odniesieniu do innych aktów prawnych, będą miały zastosowanie do sytuacji Wnioskodawcy.

W wyjaśnieniach na temat zasad fakturowania Minister Finansów wskazał m.in., że:

„Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty ”.

Ponadto Minister wskazał, że:

„(\`(...)\`) co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

W ocenie Wnioskodawcy, rozważany przyszły model archiwizacji faktur, szczegółowo przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala na pełne zachowanie wskazanych wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Każda otrzymana faktura zakupowa, po wstępnej weryfikacji i przypisaniu do konkretnej transakcji zakupowej, będzie stemplowana i skanowana. Przedmiotowy skan zostanie zapisany w systemie informatycznym Spółki. W dalszym etapie papierowa faktura zostanie zniszczona, a zachowany obraz w formie elektronicznej będzie niemożliwy do modyfikacji.

Ponadto, jak Wnioskodawca wskazał w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktura, która zostanie zapisana w systemie elektronicznym nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, a jej elektroniczny obraz, będzie możliwy do odczytu i wydrukowania w każdym czasie oraz będzie tożsamy z pierwotną fakturą, otrzymaną w formie papierowej.

W ocenie Wnioskodawcy, rozważany schemat przepływu dokumentów, szczegółowo przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, w pełni zapewnia zachowanie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dokonanymi transakcjami zakupowymi Spółki (dostawą towarów lub świadczeniem usług). W szczególności służą temu już funkcjonujące w Spółce, jak i przyszłe procedury w zakresie przepływu oraz archiwizacji dokumentów zakupowych.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, opisany schemat przechowywania w elektronicznym archiwum faktur otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej spełnia warunki zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury przez cały okres do upływu terminu przedawnienia dla poszczególnych faktur.

Przechowywanie faktur na terytorium kraju lub poza jego granicami

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (tak jak Wnioskodawca) są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (tj. Polski). Jednakże ust. 3 przedstawionej regulacji przewiduje wyjątek od powyższej zasady wskazując, iż przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, art. 112a ust. 4 ustawy o VAT precyzuje dodatkowy wymóg, że podatnicy przechowujący faktury w formie elektronicznej muszą zapewnić, również bezzwłoczny pobór takich faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym zakresie Wnioskodawca pragnie wskazać, że niezależnie od miejsca położenia serwera na którym będą archiwizowane faktury zakupowe, rozważany system archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, pojęcie „dostęp on-line” nie powinno być rozumiane jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/ organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu on-line do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy/ kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy.

Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD, pamięci USB (tzw. pendrive), w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami proceduralnymi Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.).

Poprawność takiego stanowiska znajduje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 lutego 2009 r. (sygn. I FSK 1612/07), w którym Sąd wskazał:

„(\`(...)\`) zapewnienie przez podatnika w sposób natychmiastowy, pełny i ciągły drogą elektroniczną - na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami dostępu organom podatkowym (kontroli skarbowej) do przechowywanych w kraju i na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju e-faktur, może się odbywać tylko zgodnie z obowiązującymi unormowaniami Ordynacji podatkowej w zakresie postępowania podatkowego (kontroli podatkowej, czynności sprawdzających), a więc w siedzibie podatnika (miejscu prowadzenia działalności) poprzez udostępnienie np. stanowiska komputerowego z dostępem do tych faktur, za zgodą podatnika w siedzibie organu, za pośrednictwem stosownego systemu teleinformatycznego, takiego jak np. Internet, po sprecyzowaniu zasad takiego dostępu do danych podatnika bez jego obecności lub za pośrednictwem innych przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych z bazą tych faktur, np. DVD, CD lub pamięci USB (tzw. pendrive)”.

Ponadto, Wnioskodawca pragnie wskazać, że przyszły sposób archiwizacji faktur będzie funkcjonował w oparciu o elektroniczną bazę danych, która będzie umożliwiała organom podatkowym pobór żądanych faktur, ich wydruk oraz ich przetwarzanie z wykorzystaniem różnych narzędzi technicznych, w granicach pozwalających na zachowanie autentyczności i integralności treści faktury (zeskanowane obrazy faktur nie będą możliwe do edytowania).

Zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych

Wnioskodawca pragnie wskazać, że rozważany system archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych.

Ponadto, przyszły sposób archiwizacji faktur będzie funkcjonował w oparciu o elektroniczną bazę danych, która będzie umożliwiała organom podatkowym pobór żądanych faktur, ich wydruk oraz ich przetwarzanie z wykorzystaniem różnych narzędzi technicznych, w granicach pozwalających na zachowanie autentyczności i integralności treści faktury (zeskanowane obrazy faktur nie będą możliwe do edytowania).

Określony w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT wymóg, aby e-faktury były udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych budzi duże wątpliwości interpretacyjne (w szczególności w kontekście jednoczesnego wymogu zachowania integralności treści faktur).

W ocenie Wnioskodawcy, przepis ten spełniają nie tylko pliki elektroniczne (np. w formacie xml), w przypadku których dane na nich zawarte mogą być łatwo skopiowane/ przetwarzane przez inne oprogramowanie, ale również pliki elektroniczne (np. PDF), w przypadku których nie można łatwo wyselekcjonować oraz skopiować danych ze względu na fakt, że plik traktowany jest jako zdjęcie/obraz, w sytuacji, gdy dane w nich zawarte mogą być uzyskane poprzez wykorzystanie oprogramowania skanującego OCR (lub zbliżonych technologii).

Co więcej, zdaniem Wnioskodawcy, również w przypadku, gdyby taki automatyczny pobór (np. skopiowanie) i przetwarzanie danych okazało się niemożliwe, nie oznacza to, że warunki określone w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT nie będą spełnione. Zgodnie, bowiem z wyjaśnieniami opublikowanymi na stronie Ministerstwa Finansów celem Rozporządzenia o e-fakturowaniu jest:

„umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesłane mailem)”.

Dodatkowo, w ocenie Wnioskodawcy, celem wymogu określonego w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT jest możliwość uzyskania przez organy kontroli skarbowej dostępu do danych, na których można przeprowadzać operacje obliczeniowo-statystyczne w ramach kontroli podatkowej. W ocenie Spółki (biorąc pod uwagę wykładnię celowościową) oznacza to, że jeżeli Wnioskodawca będzie w stanie udzielić organom dostępu do poszczególnych faktur (w tym w pliku PDF w postaci obrazu nieedytowalnego w łatwy sposób) bądź danych z poszczególnych faktur (w formacie edytowalnym), wywiąże się z obowiązku nałożonego na niego przez art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, zeskanowane obrazy faktur, co do których nie można łatwo wyselekcjonować oraz skopiować konkretnych danych (przykładowo: numeru NIP dostawcy, kwoty podatku) ze względu na fakt, że plik z obrazem faktury traktowany jest jako zdjęcie/obraz, należy uznać za spełniające wymogi w zakresie przetwarzania, wskazane w ustawie o VAT. Oceny tej nie zmienia również fakt, że z uwagi na powyższy charakter przedmiotowego pliku, niemożliwe jest bezpośrednie wygenerowanie przez organ podatkowy, określonego zestawienia danych z całego zbioru faktur. Trudności takie wynikają z przyjętego charakteru pliku (obrazu) zawierającego skan faktury i występują również w przypadku stosowania tradycyjnych sposobów archiwizacji faktur.

Mając na uwadze wszystkie powyższe okoliczności, w ocenie Wnioskodawcy, rozważany przez Spółkę przyszły model archiwizacji dokumentów jest poprawny i spełnia wszystkie wskazane powyżej warunki, wymagane przez ustawę o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie poprawności przyszłego modelu archiwizacji faktur przedstawione w niniejszym Wniosku znajduje poparcie zarówno w dotychczasowej praktyce organów podatkowych - przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 2 kwietnia 2013 r. (sygn. ITPP3/443-16a/13/MD), interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 grudnia 2012 r., (sygn. IPPP2/443-1050/12-2/AO) czy interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2011 r., (sygn. ILPP4/443-643/11-4/EWW); jak i orzecznictwie sądów administracyjnych.

Dodatkowo, mając na uwadze przytoczone wcześniej przepisy (w szczególności art. 112a ust. 3 ustawy o VAT), Spółka będzie uprawniona do przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zarówno na serwerach krajowych, jak i zagranicznych. Polskie regulacje VAT nie przewidują bowiem dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej obowiązku przechowywania tych dokumentów na terytorium kraju.

Tym samym, zdaniem Spółki, jest ona uprawniona do przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zgodnie z art. 112a ustawy o VAT.

W zakresie pytania nr 2

Spółka stoi na stanowisku, że będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną pozostałe warunki odliczainości podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w szczególności, nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz zakupy te nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą, czego uzasadnienie przedstawione zostało poniżej.

Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku, określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Dodatkowo, art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog towarów i usług, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest, zatem na gruncie obowiązujących regulacji VAT uzależnione od łącznego spełnienia trzech podstawowych przesłanek:

*   podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,
*   zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT),
*   nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Z powołanych przepisów ustawy o VAT można wyciągnąć wniosek, że nie uzależniają one prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym, w tym zakresie na równi traktowane są zarówno faktury papierowe, jak i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Na prawo do odliczenia nie ma, w ocenie Wnioskodawcy, żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa wystawiona i przesłana przez Kontrahenta w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu rozważanej procedury archiwizacji, wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego.

Jak Spółka wskazywała w uzasadnieniu do pytania 1, w opinii Wnioskodawcy, polskie regulacje VAT pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i w konsekwencji nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur.

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje poparcie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Ministra Finansów. Spólka zwraca uwagę, że pomimo faktu, że powoływane przez Wnioskodawcę interpretacje wydane były kiedy przepisy w zakresie przechowywania faktur zawarte były w poprzednim rozporządzeniu, to przepisy te zostały jedynie przeniesione do ustawy o VAT i naniesione zostały w nich zmiany redakcyjne, dlatego też ich interpretacja powinna pozostać bez zmian. Tym samym, powoływane interpretacje Ministra Finansów wydane w odniesienia do innych aktów prawnych, będą miały zastosowanie do sytuacji Wnioskodawcy. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 22 kwietnia 2013 r. (sygn. IPTPP2/443-106/13-4/PR, interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 maja 2013 r., (sygn. IPPP1/443-375/13-3/MP) czy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012 r., (sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK).

Tym samym, zdaniem Spółki będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz zakupy te nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą.

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości wskazanego powyżej stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.