Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-156/11-4/AM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-04-28
Teza: Czy oświadczenie dawcy, na którym rozlicza konkretnie na co wydał zaliczkę i w jakiej kwocie może być dowodem poniesienie kosztu przez Spółkę wymienionym z art. 15 pkt 4e updop?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dokumenty; dowód; dowód-ciężar dowodu; koszt-koszty uzyskania przychodów; oświadczenia; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia z dnia 27.01.2011 r. (data wpływu 17.02.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie dokumentowania wydatków – **jest nieprawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 17.02.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie dokumentowania wydatków.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca (Spółka) zajmuje się sprzedażą usług medycznych. Jedną z działalności jest usługa związana z procedurami pobrania szpiku od dawcy niespokrewnionego w kraju. Spółka otrzymuje zlecenie od szpitala chorego zakwalifikowanego do przeszczepu, na pobranie szpiku od wcześniej wytypowanego dla danego chorego dawcy. Spółka zleca dalej takie pobranie szpiku szpitalowi, który ma takie uprawnienia i jest położony najbliżej miejsca zamieszkania dawcy. Spółka oprócz kosztów pobrania ponosi również między innymi koszty dawcy. Zapewnia dawcy hotel oraz daje mu zaliczkę na koszty podróży, wyżywienia, badań przed zabiegiem, zakup artykułów higienicznych i spożywczych podczas pobytu w szpitalu. Nie jest to wynagrodzenie dawcy lecz finansowanie rzeczywiście poniesionych przez niego kosztów. Po zakończonym procesie pobrania szpiku Spółka wystawia fakturę szpitalowi chorego na całą procedurę pobrania szpiku, która zawiera koszty pobrania, oraz między innymi koszty dawcy, które ten pokrył z zaliczki otrzymanej wcześniej od Wnioskodawcy. Niestety dawcy często nie zbierają faktur za swoje wydatki w okresie pobrania i w takim wypadku jedynym dowodem poniesienia kosztów jest oświadczenie dawcy, który pisemnie rozlicza na co wydał kwotę zaliczki i w jakiej kwocie poniósł koszty np. hotelu, wyżywienia, paliwa itp.

Nie wykorzystaną kwotę zaliczki dawca jest zobligowany zwrócić na konto Wnioskodawcy. Na podstawie kwoty z tego oświadczenia dawcy Spółka kalkuluje cenę i wystawia potem swoją fakturę sprzedaży więc, zdaniem Wnioskodawcy, można uznać te koszty za koszt uzyskania przychodu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy oświadczenie dawcy, na którym rozlicza konkretnie na co wydał zaliczkę i w jakiej kwocie może być dowodem poniesienie kosztu przez Spółkę wymienionym z art. 15 pkt 4e updop?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Na podstawie art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych momentem poniesienia kosztów jest moment ujęcia w księgach rachunkowych na podstawie faktury, rachunku lub innego dowodu. Zdaniem Spółki innym dowodem może być oświadczenie dawcy co do rozliczenia zaliczki otrzymanej od Wnioskodawcy na koszty pobytu w ośrodku przeszczepowym.

Nie ulega wątpliwości w ocenie Wnioskodawcy, że koszty te mogą stanowić koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 updop ponieważ są wliczane w cenę usługi fakturowanej dalej przez Wnioskodawcę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Na wstępie wyjaśnić należy, iż przedmiotowa interpretacja dotyczy możliwości dokumentowania kosztów związanych z finansowaniem wydatków ponoszonych przez dawców – oświadczeniem dawcy na którym rozlicza on na co wydał zaliczkę i w jakiej kwocie, co jest przedmiotem zapytania Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

1.  zostały poniesione przez podatnika,
2.  pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,
3.  ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
4.  nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 updop.

Konieczne jest też właściwe udokumentowanie wydatku. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości. Należy podkreślić, że to podatnik prowadzący działalność gospodarczą sam decyduje o rozmiarze, rodzaju i formie ponoszonych wydatków.

Kosztami uzyskania przychodów mogą być zarówno koszty, które pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo - skutkowym z przychodami podatkowymi, jak również koszty pośrednie, których powiązanie z konkretnym przychodem nie jest możliwe, ale dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa poniesienie ich jest uzasadnione i podmiot zobowiązany jest do ich ponoszenia. Tak więc, spełnienie powyższych warunków powinno być dokonane w taki sposób, aby istniała możliwość przypisania poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jak wspomniano powyżej, aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, musi być właściwie udokumentowany. Brak stosownych dokumentów, zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do tych kosztów. Podatnik powinien zatem posiadać dowody, które potwierdzać będą faktyczne wykonanie transakcji zakupu towarów, materiałów oraz usług.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 updop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…). Zasady prowadzenia tej ewidencji przez podatników określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. u. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy powinien zawierać co najmniej:

1.  datę dokonania operacji gospodarczej,
2.  określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
3.  zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
4.  kwotę i datę zapisu,
5.  oznaczenie kont, których dotyczy.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zasadne jest w tym miejscu zwrócenie uwagi na przepis art. 10 ustawy o rachunkowości, który stwarza Spółce możliwości takiego sposobu prowadzenia ksiąg, aby sposób ten uwzględniał specyfikę prowadzonej działalności. Wnioskodawca, mając zatem na uwadze art. 10 ww. ustawy, powinien rozważyć, czy dokumenty, w których posiadaniu jest Spółka spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy posiadane dokumenty stanowią dowody będące podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca (Spółka) zajmuje się sprzedażą usług medycznych. Jedną z działalności jest usługa związana z procedurami pobrania szpiku od dawcy niespokrewnionego w kraju. Spółka oprócz kosztów pobrania ponosi również między innymi koszty dawcy. Zapewnia dawcy hotel oraz daje mu zaliczkę na koszty podróży, wyżywienia, badań przed zabiegiem, zakup artykułów higienicznych i spożywczych podczas pobytu w szpitalu. Nie jest to wynagrodzenie dawcy lecz finansowanie rzeczywiście poniesionych przez niego kosztów. Po zakończonym procesie pobrania szpiku Spółka wystawia fakturę szpitalowi chorego na całą procedurę pobrania szpiku, która zawiera koszty pobrania, oraz między innymi koszty dawcy, które ten pokrył z zaliczki otrzymanej wcześniej od Wnioskodawcy. Niestety dawcy często nie zbierają faktur za swoje wydatki w okresie pobrania i w takim wypadku jedynym dowodem poniesienia kosztów jest oświadczenie dawcy, który pisemnie rozlicza na co wydał kwotę zaliczki i w jakiej kwocie poniósł koszty np. hotelu, wyżywienia, paliwa itp. Nie wykorzystaną kwotę zaliczki dawca jest zobligowany zwrócić na konto Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e updop, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Należy zaznaczyć, iż zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np.: brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

Na podstawie analizy przedstawionych powyżej przepisów nie można zgodzić się z twierdzeniem Wnioskodawcy, iż samo oświadczenie dawcy, na którym rozlicza na co wydał zaliczkę otrzymaną od Spółki, będzie stosownym dokumentem na podstawie którego możliwe jest zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Oświadczenia dawcy, nie popartego żadnymi dokumentami, nie można uznać za rzetelny dowód finansowania przez Spółkę rzeczywiście poniesionych przez tego dawcę wydatków. Pomimo oświadczenia dawcy, Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu żadnych dowodów potwierdzających, rzeczywistą wysokość poniesionych przez dawcę wydatków, nie będzie w stanie zweryfikować tego oświadczenia.

O tym czy określony wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów decyduje rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Dowody odzwierciedlać muszą faktyczne zdarzenia gospodarcze. Oznacza to, że muszą istnieć możliwości sprawdzenia, powiązania dokumentów księgowych, z określonymi czynnościami faktycznymi, które mają dokumentować. Podatnik powinien wykazać, że określone czynności faktycznie zaistniały i wiążą się z nimi poniesione, ściśle określone wydatki. Okoliczność, że dawca sporządził oświadczenie na którym rozlicza konkretnie na co wydał zaliczkę nie stanowi przesądzającego dowodu, że czynność została rzeczywiście wykonana, a poniesiony wydatek rzeczywiście pozostawał w związku z działalnością gospodarczą podatnika i to w związku celowym w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Reasumując, stwierdzić należy, iż oświadczenie dawcy na którym rozlicza on na co wydał kwotę zaliczki i jakiej wysokości, nie stanowi dowodu w rozumieniu art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zatem oświadczenie takie nie może stanowić podstawy zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu.

W związku z powyższym stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 27.01.2011 r. należało uznać za nieprawidłowe.

Należy jednocześnie zauważyć, iż Wnioskodawca w zadanym pytaniu błędnie powołał „ art. 15 pkt 4e updop”, podczas gdy powinno być „ art. 15 ust. 4e updop”. Organ uznał to za oczywistą omyłkę nie mającą wpływu na rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.