Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.515.2025.2.KAK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-07-11
Teza: Ustalenie, czy dopuszczalne jest przechowywanie Faktur
wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie ..., w sposób
opisany w stanie faktycznym, również w przypadku, gdy
oryginalne dokumenty papierowe zostaną zniszczone oraz
prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z
faktur zakupowych.
Słowa kluczowe: faktura
faktura-otrzymanie faktury
faktura-treść faktury
faktura-wystawienie faktury
spółki
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-
Rozdział 1-art. 15-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-
Rozdział 1-art. 15-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 87-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 4
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I. Przepisy
ogólne-Definicje
1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który
    dotyczy:
    • ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie Faktur wyłącznie w formie
    elektronicznej, tj. w systemie ..., w sposób opisany w stanie faktycznym, również w
    przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe zostaną zniszczone;
    • prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.
    Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 czerwca 2025 r. (data
    wpływu).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    ... Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we... (dalej: „Wnioskodawca”) jest
    spółką prawa handlowego oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka
    podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony
    obowiązek podatkowy). Dla celów rozliczeń podatkowych Wnioskodawca prowadzi pełną
    księgowość (księgi rachunkowe).
    Wnioskodawca zajmuje się głównie sprzedażą maszyn i urządzeń oraz produkcją
    metalowych wyrobów gotowych, z wyłączeniem maszyn i urządzeń. Spółka, w celu
    udokumentowania powyższych transakcji, wystawia na rzecz nabywców faktury oraz
    faktury korygujące. Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące w formie
    elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane
    są elektronicznie (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej. Spółka, na
    moment składania wniosku, archiwizuje faktury dokumentujące sprzedaż zarówno w
    wersji papierowej, jak i elektronicznej.
    W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi.
    Nabywane przez Spółkę towary i usługi są związane wyłącznie z czynnościami
    opodatkowanymi. Zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami
    księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia
    podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami
    księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek
    naliczony. Faktury te dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za
    granicą. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca
    otrzymuje znaczną liczbę dokumentów księgowych.

    Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu,
    noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których
    dokumentowane są koszty ponoszone przez Spółkę. Dalej w niniejszym wniosku wszystkie
    te dokumenty nazywane będą zbiorczo „Fakturami”.
    Faktury te są wystawiane i dostarczane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i
    elektronicznej.
    Mając na uwadze zakres prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, a także
    liczbę otrzymywanych Faktur oraz obowiązujące przepisy prawa, które nakładają na
    podatnika obowiązek przechowywania tych dokumentów przez określony czas, proces ich
    archiwizacji staje się coraz bardziej wymagający. Wiąże się on z narastającymi
    trudnościami organizacyjnymi oraz generuje istotne koszty po stronie Wnioskodawcy.
    Całość czynności związanych z archiwizacją oraz księgowaniem Faktur realizowana jest
    przez wewnętrzny dział księgowości Wnioskodawcy.
    Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, Wnioskodawca wdrożył w
    kwietniu 2025 roku system elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD). System ten
    pozwala zarówno na archiwizowanie dokumentów w formie nieedytowalnych skanów, jak
    i na obieg weryfikacji dokumentów zakupu od wpływu do Spółki, poprzez powiązanie z
    odpowiednim zamówieniem, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, jak i
    późniejszą archiwizację. Spółka zamierza archiwizować wszystkie dokumenty wyłącznie w
    formie elektronicznej. Na moment składania wniosku, system jest w fazie testowej.
    Spółka wprowadziła następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca
    przechowywania Faktur:
    1) Dokumenty w formie papierowej
    Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są niezwłocznie poddawane
    digitalizacji. Proces ten polega na ich zeskanowaniu oraz zapisaniu w nieedytowalnym
    formacie PDF, co zapewnia zachowanie integralności oraz niezmienności treści
    dokumentu. Następnie zeskanowane faktury wprowadzane są do systemu..., w którym
    następuje ich manualna weryfikacja formalna, merytoryczna, rachunkowa oraz
    podatkowa. Weryfikacja ta jest dokonywana przez pracowników działu księgowości
    Wnioskodawcy. Po jej pozytywnym zakończeniu oraz dokonaniu akceptacji dokumentu,
    faktury są przesyłane do systemu ..., gdzie następuje ich archiwizacja.
    Na moment składania niniejszego wniosku, faktury otrzymywane przez Spółkę w formie
    papierowej są archiwizowane zarówno w formie elektronicznej (w systemie ...), jak i w
    wersji papierowej.
    Niemniej jednak, docelowo Spółka planuje całkowitą rezygnację z przechowywania
    dokumentów papierowych. Po prawidłowym wprowadzeniu faktur do systemu ... i
    zapewnieniu spełnienia wszystkich wymogów w zakresie integralności, autentyczności
    pochodzenia oraz czytelności dokumentów, ich fizyczna postać zostanie poddana
    utylizacji (zniszczeniu) zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrzną procedurą
    archiwizacji.
    2) Dokumenty w formie elektronicznej
    W przypadku faktur elektronicznych, są one przesyłane przez kontrahentów na
    dedykowany adres e-mailowy wyznaczony przez Wnioskodawcę do odbioru tego rodzaju
    korespondencji. Z poziomu tego adresu, dokumenty są automatycznie przekazywane do
    systemu ... gdzie podlegają wstępnej walidacji technicznej, a następnie manualnemu
    sprawdzeniu przez pracowników działu księgowości. Po dokonaniu ręcznej weryfikacji
    oraz akceptacji, faktury są przesyłane do systemu finansowo-księgowego ..., w którym
    następuje ich archiwizacja.
    Wnioskodawca planuje kontynuować tę praktykę również po wprowadzeniu
    obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”). W ramach
    nowego modelu, faktury ustrukturyzowane będą bezpośrednio odbierane z KSeF i

    automatycznie przekazywane do systemu SAP, gdzie zostaną zarchiwizowane. System ten
    umożliwi również przypisanie odpowiednich atrybutów księgowych do dokumentów, co
    usprawni zarówno proces dekretacji, jak i późniejsze wyszukiwanie dokumentów w celach
    kontrolnych i raportowych.
    W odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług wystawianych przez
    Spółkę – również one są archiwizowane w systemie ....
    Wdrożony sposób obiegu dokumentów zapewnia spójność procesu niezależnie od tego,
    czy Spółka występuje w roli nabywcy, czy sprzedawcy.
    Dostęp do programu ... mają wyłącznie wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Spółka
    ponadto tworzy regularne kopie zapasowe danych zapisanych na zewnętrznych
    nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące
    zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Opisane powyżej rozwiązanie zapewnia zachowanie integralności Faktury, ponieważ
    żadne dane wymagane przepisami prawa nie zostają zmienione, a wersja elektroniczna
    dokumentu jest wiernym odwzorowaniem jego wersji papierowej. Gwarantuje ono
    również pewność co do pochodzenia Faktury – Wnioskodawca jest w stanie jednoznacznie
    zidentyfikować tożsamość sprzedawcy – oraz jej czytelność, niezależnie od tego, czy
    dokument został uprzednio zeskanowany, czy też wystawiony pierwotnie w formie
    elektronicznej w nieedytowalnym formacie PDF. Zarówno jedna, jak i druga wersja
    zapewnia odpowiednią jakość i pełną możliwość odczytu danych zawartych na Fakturze.
    Dodatkowo, zastosowanie tego rozwiązania umożliwia Wnioskodawcy sprawne i szybkie
    odnalezienie konkretnej Faktury oraz zapewnia stały dostęp do dokumentów z
    archiwalnych okresów rozliczeniowych. Będzie to miało istotne znaczenie zarówno w
    kontekście wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i ewentualnych
    kontroli prowadzonych przez organy administracji podatkowej w zakresie poprawności
    rozliczeń.
    Ponadto, dokumenty są przechowywane w należyty sposób i chronione przed
    niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub
    zniszczeniem, co odpowiada wymogom nałożonym treścią ustawy z dnia 29 września 1994
    r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.; dalej: UoR).
    W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo:
      1. Czy w odniesieniu do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami, o których mowa
        we wniosku, będą zapewniać Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które
        ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub
        świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu
        przedawnienia zobowiązania podatkowego? Jeśli tak, to na czym będą polegać
        kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów?
    W odniesieniu do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami, o których mowa we
    wniosku, Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają
    wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od
    momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    W Spółce funkcjonują mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność
    pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z
    obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a
    dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności, Spółka stosuje następujące
    środki kontrolne: weryfikacja kontrahentów, sprawdzanie białej listy podatników VAT,
    kontrola wewnętrzna i nadzór centralny, regularne audyty.

      2. Czy faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o których mowa we wniosku, będą
        niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich
        poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich
        zaewidencjonowaniu?
    Wnioskodawca wskazuje, że faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o których mowa
    we wniosku będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu
    ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich
    zaewidencjonowaniu.
      3. Czy będą Państwo przechowywać faktury zakupu/noty księgowe/faktury korygujące
        oraz wszelkie inne dokumenty zrównane z fakturami na terytorium kraju?
      jeżeli tak, to czy będą Państwo umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej
      lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur
      przechowywanych w postaci elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie)
      na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich
      zawartych?
      jeżeli nie, to należy wskazać czy faktury/dokumenty zrównane z fakturami będą
      przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób
      umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych
      faktur?
      Wnioskodawca wskazuje, że umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej
      lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur
      przechowywanych w postaci elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie)
      na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich
      zawartych.
      W przypadku, gdy potencjalnie dokumenty te będą przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi
      urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
      administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
      środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
      4. Czy „inne dokumenty księgowe” potwierdzające nabycie towarów i usług, o których
        mowa we wniosku, zawierają elementy faktury, faktury uproszczonej, o których
        mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z
        2024 r. poz. 361 ze zm.)?
    Wnioskodawca wskazuje, że „inne dokumenty księgowe”, potwierdzające nabycie towarów
    i usług, o których mowa we wniosku, zawierają elementy faktury, w tym faktury
    uproszczonej, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.).
    Pytania
    1) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym – na gruncie art. 112a
    ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – dopuszczalne jest

    przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie ..., w sposób
    opisany w stanie faktycznym, również w przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe
    zostaną zniszczone?
    2) Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur
    zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w
    formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania, o ile spełnione są
    pozostałe warunki określone w przepisach ustawy o VAT?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest
    archiwizowanie/przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez
    konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach
    niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.
    Ponadto, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na
    podstawie Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie
    podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie
    papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a
    także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia,
    niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym
    okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku
    procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.
    Ad.1
    W ocenie Wnioskodawcy, przepisy prawa podatkowego jednoznacznie dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności
    równoczesnej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Regulacje te nie wskazują jednej,
    obligatoryjnej formy przechowywania dokumentów, ani nie uzależniają sposobu
    archiwizacji od formy, w jakiej faktura została pierwotnie sporządzona lub otrzymana. Co
    więcej, przepisy nie wprowadzają zakazu przechowywania wyłącznie elektronicznych
    wersji faktur, nawet jeśli ich oryginały były papierowe.
    Zgodnie z art. 112 i 112a ustawy o VAT, podatnicy mają obowiązek przechowywania
    dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do momentu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy te określają zarówno miejsce, jak i
    sposób przechowywania faktur, w tym możliwość przechowywania ich w formie
    elektronicznej. Co istotne, dopuszczalne jest także przechowywanie faktur poza granicami
    kraju, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego dostępu online organom
    podatkowym, jak określono w art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Ponadto, podatnicy muszą
    zagwarantować możliwość natychmiastowego pobrania i przetwarzania danych zawartych
    w fakturach na żądanie organów podatkowych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).
    W świetle art. 106m ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do zapewnienia
    autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Ustawodawca
    dopuszcza różne metody realizacji tych obowiązków. Istotne jest, że przepisy nie
    narzucają konieczności jednoczesnego przechowywania faktur papierowych i ich wersji
    elektronicznych.
    System archiwizacji wdrożony przez Wnioskodawcę spełnia wszystkie wymagania
    określone przez ustawodawcę. Dokumenty są przechowywane w sposób zapewniający ich
    łatwe odszukanie, przy jednoczesnym zagwarantowaniu autentyczności pochodzenia,
    integralności treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co więcej, elektroniczna forma archiwizacji
    ułatwia zapewnienie czytelności dokumentów w porównaniu z formą papierową.
    Wnioskodawca podkreśla, że w ramach procesów digitalizacji i archiwizacji faktur
    stosowane są procedury zapewniające weryfikację danych oraz ich powiązanie z
    systemami informatycznymi Spółki. Dodatkowo, wdrożono zabezpieczenia systemowe,
    które chronią dokumenty przed nieuprawnionymi zmianami lub utratą danych. System

    ten działa zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrzną polityką Spółki, co
    dodatkowo wzmacnia jego wiarygodność i skuteczność.
    Wnioskodawca wskazuje, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego dają podatnikom
    elastyczność w wyborze sposobu przechowywania dokumentów, w tym faktur, o ile
    spełnione są określone wymogi dotyczące ich autentyczności, integralności i czytelności.
    System przechowywania faktur w formie elektronicznej wdrożony przez Spółkę jest w
    pełni zgodny z obowiązującymi regulacjami. Przepisy nie uzależniają możliwości
    elektronicznej archiwizacji od tego, czy oryginalne faktury zostały sporządzone w formie
    papierowej, co jednoznacznie potwierdza zgodność przyjętego podejścia z ustawą o VAT.
    Ważnym argumentem przemawiającym za słusznością elektronicznej archiwizacji jest
    zapewnienie łatwego i szybkiego dostępu do dokumentów, co może przyczynić się do
    usprawnienia ewentualnych kontroli podatkowych. Spółka, poprzez zastosowanie
    zaawansowanych rozwiązań technologicznych i odpowiednich procedur, eliminuje ryzyko
    nieuprawnionych zmian w treści faktur oraz gwarantuje ich trwałość i bezpieczeństwo.
    Wnioskodawca zaznacza, że wybrany system archiwizacji został zaprojektowany w sposób
    zgodny z wymogami ustawowymi i umożliwia natychmiastowy dostęp do danych na
    żądanie organów podatkowych. Co więcej, wdrożone procedury kontroli i weryfikacji
    dokumentów stanowią dodatkowe zabezpieczenie, które minimalizuje ryzyko
    ewentualnych błędów czy uchybień. Przechowywanie dokumentów w formie
    elektronicznej jest nie tylko zgodne z przepisami prawa, ale również bardziej praktyczne i
    ekonomiczne w porównaniu do tradycyjnej formy papierowej. Elektroniczne wersje faktur
    umożliwiają łatwiejsze przeszukiwanie i analizę danych.
    Wnioskodawca pragnie także zauważyć, że elektroniczne przechowywanie faktur
    zmniejsza koszty związane z fizycznym magazynowaniem dokumentów, co jest
    szczególnie istotne w przypadku dużych przedsiębiorstw. Oszczędności te mogą być
    reinwestowane w inne obszary działalności, co przyczynia się do poprawy ogólnej
    efektywności przedsiębiorstwa.
    Stanowisko Wnioskodawcy potwierdził również DKIS w interpretacji z dnia 3 stycznia 2023
    r., nr: 0114-KDIP1-3.4012.531.2022.2.JG: skoro elektroniczna forma przechowywania
    faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy
    jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi
    dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i
    ust. 4 ustawy to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi
    przepisami.
    Takie samo stanowisko zajął DKIS w interpretacji z dnia 17 stycznia 2023 r., nr: 0114-
    KDIP1- 3.4012.595.2022.2.AMA. Należy również dodać, iż żadne przepisy Ustawy VAT nie
    wprowadzają zakazu utylizacji faktur w formie papierowej, gdy podatnik posiada ich kopię
    w pliku PDF, w związku z czym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że jest to działanie
    dopuszczalne, służące realizacji analizowanych celów ustawowych.
    Za taką wykładnią przemawia stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w
    indywidualnej interpretacji z dnia 7 lutego 2022 r., nr.: 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.
    MAZ: Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w
    formie elektronicznej – otrzymanych w formie papierowej - w ramach przedstawionej w
    opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami
    ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując
    nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku
    należnego o kwotę podatku naliczonego, także po zniszczeniu papierowych (oryginalnych)
    wersji faktur.
    Zdaniem Wnioskodawcy, istotne jest również uwzględnienie przepisów zawartych w
    Ordynacji podatkowej, które regulują kwestie dowodowe w postępowaniach podatkowych
    w rozdziale 11 działu IV. Ordynacja podatkowa nie ogranicza dowodów wyłącznie do

    dokumentów papierowych, przy czym każda forma dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami, w tym także spoza
    prawa podatkowego.
    W interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 14 marca 2025 r., nr: 0111-KDIB3-
    3.4012.618.2024.3.EP podkreślono, że wymaganie posiadania wyłącznie papierowych
    dokumentów w celu dokumentowania zdarzeń gospodarczych byłoby sprzeczne z
    ogólnymi zasadami Ordynacji podatkowej.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzenia ewidencji
    rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający ustalenie
    wysokości dochodu (lub straty), podstawy opodatkowania oraz należnego podatku.
    Ponadto, ewidencja musi zawierać informacje niezbędne do obliczenia odpisów
    amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a–16m ustawy o CIT. Przepisy te odsyłają do zasad
    ustawy o rachunkowości, która w art. 20 ust. 2 stanowi, że podstawą zapisów w księgach
    rachunkowych są dowody księgowe, zwane dowodami źródłowymi, potwierdzające
    dokonanie operacji gospodarczej. Ustawa o rachunkowości dopuszcza przy tym
    przechowywanie tych dowodów w formie elektronicznej. Tym samym, zdigitalizowane
    dowody poniesienia kosztów mogą być uznawane za podstawę księgowania i kwalifikacji
    w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT.
    W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, że digitalizacja dokumentów oraz
    niszczenie ich papierowych wersji nie narusza przepisów ustawy o rachunkowości.
    Procedura ta pozostaje również zgodna z ustawą o CIT, która odnosi się do zasad
    rachunkowości w kontekście dokumentowania i ewidencjonowania kosztów. Praktyka ta
    pozwala na spełnienie wszystkich wymogów formalnych, jednocześnie zwiększając
    efektywność przechowywania dokumentów.
    Z uwagi na powyższe argumenty, Wnioskodawca uważa, że przyjęty sposób archiwizacji
    faktur jest w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Zastosowane rozwiązania
    gwarantują spełnienie wszystkich wymogów, a jednocześnie wspierają efektywność
    operacyjną oraz bezpieczeństwo procesów wewnętrznych.
    Ad.2
    Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku
    należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treści art. 86 ustawy o VAT.
    Zgodnie ze wskazanym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot
    podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i
    usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).
    W zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego od otrzymanych i
    przechowywanych faktur w formie elektronicznej - ustawodawca stworzył podatnikowi
    prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno
    przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia
    przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
    wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
    podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
    podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
    naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
    takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
    podatkowego).
    DKIS w interpretacji z dnia 24 marca 2025 r., nr: 0114-KDIP1-3.4012.68.2025.4.MKW
    wskazał, że prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby
    podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku
    ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy,
    które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób
    wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc

    weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie
    przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do
    obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    W opisanym stanie faktycznym, Faktury będą przechowywane prawidłowo, organy będą
    miały dostęp do dokumentów, na każde żądanie. W związku z powyższym, zdaniem
    Wnioskodawcy, o ile zostaną spełnione przesłanki pozytywne i nie zaistnieją przesłanki
    negatywne, Spółka, nie utraci prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z
    faktur przechowywanych w formie elektronicznej. W ocenie Spółki, nie ma przy tym
    znaczenia, iż Faktury, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku
    naliczonego będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka
    pragnie wskazać również, iż analiza przepisów ustawy o VAT przedstawiona przez
    Wnioskodawcę w ramach uzasadnienia do pytania nr 1 wskazuje, iż przepisy ustawy o VAT
    nie określają, w jakiej formie muszą być przechowywane Faktury. Co więcej, z analizy ww.
    przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy
    przechowywania Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku
    naliczonego - tj. może zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej.
    DKIS w interpretacji z dnia 17 lutego 2025 roku, nr: 0113-KDIPT1-3.4012.948.2024.2.MWJ
    wskazał wprost, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest
    uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej
    podatnik przechowuje faktury zakupowe. W konsekwencji, w opinii Wnioskodawcy, Spółce
    będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Faktur,
    otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą
    przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną w ramach
    niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów.
    W ocenie Spółki, powyższe prawo będzie przysługiwać również w przypadku otrzymania
    od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia (przy
    zachowaniu ich czytelności, integralności oraz autentyczności), niezależnie od tego czy
    dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie
    papierowej.
    Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT,
    dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Faktur wyłącznie w formie
    elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z
    przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu
    dokumentów.
    Ponadto, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na
    podstawie Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie
    podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie
    papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a
    także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia,
    niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym
    okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku
    procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.
    Ponadto w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca informuje, że przedstawione stanowisko
    nie uległo zmianie w związku z uzupełnieniem wniosku. W świetle przedstawionych
    okoliczności, Wnioskodawca nadal stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT,
    dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Faktur wyłącznie w formie
    elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z
    przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu
    dokumentów.
    Ponadto, Spółka uważa, że będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku
    naliczonego na podstawie Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ
    na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców
    w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie
    elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci

    skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta
    w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach
    złożonego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art.
        106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku,
        podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz
        osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
      2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik
        korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany
        w pkt 1;
      4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt
        4,
      c. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a
        ust. 1b.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia
      przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej
      dokumentacji.
    Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:
      W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu
      kasy rejestrującej:
      1. do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w
        postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo

      2. pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy
        rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:
      Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy
      zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota
      podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
    Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:
      W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży
      zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w
      dokumentacji:
      1. paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi
        identyfikującymi tę fakturę albo
      2. numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie
        fiskalnym w postaci elektronicznej.
    Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
      Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę
      wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro –
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania
    faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą
    zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z
    fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych
    powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie
    regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku
    naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany
    za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania
    faktur zawarte w ustawie.
    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące określenia
    autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.

    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3. Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:

      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku
    przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik
    obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-

    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie Faktur
    wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie ..., w sposób opisany w stanie
    faktycznym, również w przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe zostaną
    zniszczone.
    Zatem w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania
    faktur sprzedażowych i zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.
    Należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy
    oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do
    tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury
    może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku
    postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu
    regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
    stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
    obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego,
    aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu
    zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega
    zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność
    pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych
    lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać
    zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i
    organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania
    faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy
    podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien
    dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności
    pochodzenia faktur.
    Z opisu sprawy wynika, że:
    • w ramach prowadzonej działalności wystawiają Państwo na rzecz nabywców faktury oraz
    faktury korygujące;
    • obecnie rozważają Państwo zmianę polityki obiegu dokumentacji, ograniczając jej
    przechowywanie do wersji elektronicznej,
    • po wdrożeniu zmian w procedurach, dokumenty nadal będą dostępne w systemie
    informatycznym w formie elektronicznej, do której będą mieli Państwo w każdym czasie
    i miejscu dostęp,
    • w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej będą Państwo w stanie zapewnić pełny,
    bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej,
    • tworzycie Państwo regularne kopie zapasowe danych zapisanych na zewnętrznych
    nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych. Spółka będzie przechowywać zapisy
    dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego,
    • po prawidłowym wprowadzeniu faktur do systemu ... i zapewnieniu spełnienia
    wszystkich wymogów w zakresie integralności, autentyczności pochodzenia oraz
    czytelności dokumentów, ich fizyczna postać zostanie poddana utylizacji (zniszczeniu)
    zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrzną procedurą archiwizacji,
    • w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź czynności
    sprawdzających, są i będą Państwo w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie
    dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na danych z
    systemu informatycznego w zakresie objętym procedurą,

    • w przypadku, gdy potencjalnie dokumenty będą przechowywane poza terytorium kraju
    w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
    elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur,
    • w odniesieniu do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami, o których mowa we
    wniosku, Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają
    wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług
    od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego,
    • w Spółce funkcjonują mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność
    pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują
    zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu
    między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług,
    • Spółka stosuje następujące środki kontrolne: weryfikacja kontrahentów, sprawdzanie
    białej listy podatników VAT, kontrola wewnętrzna i nadzór centralny, regularne audyty,
    • wskazujecie Państwo, że faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o których mowa we
    wniosku będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu
    ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich
    zaewidencjonowaniu.
    Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do
    tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w
    przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.
    Stwierdzam, że skoro do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami, o których mowa
    we wniosku przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie ... z
    przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą, zapewnione zostaną
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że
    umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim
    organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu
    papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach
    kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania jest/będzie zgodny z
    powołanymi przepisami. Tym samym spełnione są/będą warunki określone w art. 106m,
    art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    W związku z powyższym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za
    prawidłowe.
    Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w
    art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo
      do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
      zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
    Z art. 87 ust. 1 ustawy wynika, że:
      W przypadku, gdy kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, jest w
      okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do
      obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu
      różnicy na rachunek bankowy.

    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje,
    gdy są spełnione warunki:
    • podatek odlicza podatnik podatku od towarów i usług,
    • towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do
    takich czynności, których następstwem jest określenie podatku należnego.
    Nie można obniżyć kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z
    towarami i usługami, które:
    • nie służą do czynności opodatkowanych podatkiem VAT,
    • służą do czynności zwolnionych od tego podatku,
    • służą do czynności niepodlegających temu podatkowi.
    Art. 86 ust. 1 ustawy, nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie
    wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczy, że podatnik nabywa towary i
    usługi w celu ich wykorzystania do czynności opodatkowanych.
    Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, gdy:
    • spełni przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy i
    • nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.
    Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia
    kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
    Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z
    którym:
      Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy
      podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku
      gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest
      zwolniona od podatku.
    Oznacza to, że podatnik nie może odliczyć podatku, który jest należny tylko dlatego, że
    został wykazany na fakturze. W sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo
    jest zwolniona od podatku podatnik nie może odliczyć podatku.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:
      Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości
      prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o
      której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
    Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:
      Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców
      lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz
      rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność
      gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu
      towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów
      zarobkowych.
    Zatem, odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami
    opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza jednocześnie możliwość
    dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie
    są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku świadczenia
    czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.
    Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego
    nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w
    jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie
    dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej

    prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów
    podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp
    do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie,
    niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w
    Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc
    weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie
    przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy
    do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Z opisu sprawy wynika, że:
    • prowadzą Państwo działalność gospodarczą, z tytułu której jesteście zarejestrowani jako
    czynny podatnik podatku VAT;
    • w ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo m.in. znaczną liczbę
    dokumentów księgowych;
    • zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą czynnościom
    opodatkowanym podatkiem VAT.
    Stwierdzam, że w przypadku, gdy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami
    służą czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT, to mają Państwo, przy spełnieniu
    warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, prawo do odliczenia podatku naliczonego
    z faktur zakupowych, duplikatów, paragonów i innych dokumentów z nimi zrównanych,
    przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w ramach przedstawionej w
    niniejszej sprawie procedury.
    Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury/dokumenty zrównane z
    fakturami, o których mowa we wniosku przechowywanych wyłącznie w formie
    elektronicznej, tj. w systemie SAP spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków
    wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki
    negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.
    Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Odnośnie natomiast powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy
    zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w
    indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych
    podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych
    stanów faktycznych i należy je traktować indywidualnie.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.