Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/4512-1-378/16-3/AO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2016-08-19
Teza: Możliwość przechowywania raportów fiskalnych (rozliczeniowych) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii, który po umieszczeniu na informatycznym nośniku danych będzie mógł stanowić załącznik do protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumenty-przechowywanie dokumentów; ewidencja; kasa; kasa-kasa rejestrująca; kasa-kasa rejestrująca-pamięć kasy rejestrującej; kasa-kasa rejestrująca-wymiana pamięci kasy rejestrującej; nośnik; podatek-podatek od towarów i usług; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 7 czerwca 2016 r. (data wpływu 28 czerwca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wykonania raportów fiskalnych (rozliczeniowych) w formie elektronicznej w przypadku zakończenia przez kasę rejestrującą pracy w trybie fiskalnym lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej kasy – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 czerwca 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wykonania raportów fiskalnych (rozliczeniowych) w formie elektronicznej w przypadku zakończenia przez kasę rejestrującą pracy w trybie fiskalnym lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej kasy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie detalicznej sprzedaży towarów handlowych poprzez sieć sklepów na terenie całej Polski. Sprzedaż detaliczna prowadzona jest w ok. 2700 sklepach Spółki, a każda transakcja sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych (klientów sklepu) rejestrowana jest za pośrednictwem kasy rejestrującej (drukarki fiskalnej) i potwierdzana paragonem fiskalnym. Wnioskodawca prowadzi działalność przy użyciu około 15 tysięcy kas rejestrujących.

Spółka rozlicza podatek należny VAT z tytułu sprzedaży towarów w sklepach na podstawie obrotu ujmowanego w odpowiednich rejestrach, przy czym obrót ten obejmuje w szczególności transakcje zarejestrowane na kasach rejestrujących i ujmowane w ramach raportów dobowych. Kasy rejestrujące posiadane przez Wnioskodawcę są połączone z kompatybilnym systemem komputerowym Spółki. Informacje o transakcjach sprzedażowych w momencie ich realizacji są przesyłane do programu M, a po zakończeniu każdego dnia pracy z programu M do systemu finansowo-księgowego SAP.

W toku prowadzonej działalności gospodarczej Spółka jest zobowiązana do dokonywania odczytów zawartości pamięci fiskalnych kas rejestrujących. Przedmiotowe odczyty odbywają się poprzez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy danej kasy. Konieczność przeprowadzenia odczytów (wykonywania raportów rozliczeniowych) może wynikać np. z zapełnienia modułu pamięci fiskalnej (tzn. konieczności jego wymiany) lub z zakończenia pracy danej kasy rejestrującej. Spółka przewiduje, że rocznie będzie musiała dokonywać odczytów zawartości pamięci fiskalnej kilku tysięcy kas.

Każdorazowo odczyt zawartości pamięci fiskalnej odbywa się na zasadach określonych w § 15 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Na chwilę obecną odczyt zawartości pamięci fiskalnej jest dokonywany poprzez wydruk raportu rozliczeniowego na rolkach termicznych. Tym samym, w chwili obecnej wykonanie raportu rozliczeniowego następuje w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza dokonać zmian w procesie odczytu zawartości pamięci fiskalnej, których istotą będzie wykonanie raportu rozliczeniowego w formie elektronicznej. Zmiany w przedmiotowym procesie będą polegały na:

1.  dokonaniu przez serwisanta kasy w rozumieniu Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (w obecności pracownika urzędu skarbowego oraz pełnomocnika Wnioskodawcy) odczytu zawartości pamięci fiskalnej drukarki za cały okres jej pracy do zabezpieczonego/nieedytowalnego pliku (np. w formacie PDF) – tzn. wykonanie raportu rozliczeniowego nie będzie dokonywane poprzez wydruk na rolkach termicznych;
2.  umieszczeniu raportu rozliczeniowego w formie elektronicznej (tzn. zabezpieczonego/ nieedytowalnego pliku, przykładowo w formacie PDF) na nośniku danych (np. płycie CD), stanowiącym załącznik do protokołu, sporządzonego przez pracownika urzędu skarbowego. Równocześnie dodatkowy (drugi) egzemplarz nośnika danych z plikiem raportu rozliczeniowego zostanie przekazany serwisantowi, a kolejny (trzeci) egzemplarz nośnika danych z przedmiotowym plikiem zostanie zarchiwizowany przez Spółkę;
3.  umieszczeniu dodatkowej kopii zabezpieczonego/nieedytowalnego pliku (np. w formacie PDF) zawierającej raport rozliczeniowy w wersji elektronicznej, w archiwum elektronicznym Wnioskodawcy.

W kontekście powyższych, planowanych zmian Wnioskodawca informuje, że:

*   przechowywanie raportów na ww. nośnikach będzie zapewniało dostęp do danych wynikających z tych dokumentów oraz możliwość odczytu raportów i zweryfikowania ich treści przez pracowników Spółki lub kontrolujących, jednocześnie gwarantując ich autentyczność (tj. pewność, że zostały one wygenerowane przez Spółkę) i integralność treści (tj. pewność, że w raportach nie zostaną zmienione żadne dane);
*   kasy rejestrujące posiadane przez Wnioskodawcę spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. 2013 r., poz. 1076);
*   raporty rozliczeniowe, wykonywane w formie elektronicznej, będą spełniały wymogi określone w § 2 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (tzn. będą zawierały wszystkie dane wymagane przez powyższy przepis);
*   dnia 29 stycznia 2015 r., Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wydał dla Spółki interpretację indywidualną sygn. akt ILPP2/443-1230/14-2/EN, w której uznał za prawidłowe stanowisko Spółki, zgodnie z którym Spółka posiadając wyłącznie kasy z elektronicznym zapisem kopii może zapisywać i przechowywać dobowe, miesięczne oraz pozostałe raporty fiskalne generowane przez te kasy wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w module fiskalnym w pamięci kasy rejestrującej (raporty dobowe) bądź na innym informatycznym nośniku danych (raporty dobowe, miesięczne i pozostałe).

Ponadto Wnioskodawca pragnie wskazać, iż składając niniejszy wniosek oczekuje jedynie interpretacji przepisów stricte podatkowych, o których mowa poniżej (tj. w stanowisku Spółki), przy czym przedmiotowa interpretacja powinna zostać wydana w oparciu o założenie, że wymogi ustawy o rachunkowości zostaną spełnione w kontekście elektronicznego sposobu generowania oraz przechowywania fiskalnych raportów rozliczeniowych, generowanych przez kasy z elektronicznym zapisem kopii (tj. tak jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego). Dodatkowo Spółka pragnie podkreślić, że z wydanej dla niej opinii niezależnego biegłego rewidenta dotyczącej sprawozdania Spółki za ostatni rok finansowy (ujętej w raporcie biegłego rewidenta z badania tego sprawozdania), jednoznacznie wynika, że w ramach przeprowadzonego badania biegły rewident dokonał oceny prawidłowości funkcjonowania jej systemu księgowości, w szczególności poddając ocenie:

*   prawidłowość dokumentacji operacji gospodarczych,
*   rzetelność, bezbłędność i sprawdzalność ksiąg rachunkowych, w tym także prowadzonych za pomocą komputera,
*   stosowane metody zabezpieczania dostępu do danych i systemu ich przetwarzania za pomocą komputera,
*   ochronę dokumentacji księgowej, ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego

i nie stwierdził żadnych uchybień w tym zakresie.

W związku z powyższym Spółka wnosi o potraktowanie ww. informacji jako elementu przedstawianego przez nią zdarzenia przyszłego. Jednocześnie Spółka pragnie podkreślić, że przedmiotem interpretacji, o którą wnioskuje mają być wskazane we wniosku przepisy obowiązujące na gruncie VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym w przypadku (I) zakończenia przez kasę rejestrującą pracy w trybie fiskalnym lub w przypadku (II) konieczności wymiany pamięci fiskalnej kasy Spółka może dokonać odczytu zawartości fiskalnej kasy rejestrującej przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy wyłącznie w formie elektronicznej (tzn. w formie zabezpieczonego/nieedytowalnego pliku, np. w formacie PDF), który po umieszczeniu na informatycznym nośniku danych (np. płycie CD) stanowiłby załącznik do protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy w rozumieniu § 15 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących?

Zdaniem Wnioskodawcy, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego Spółka może dokonać odczytu zawartości fiskalnej kasy rejestrującej przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy wyłącznie w formie elektronicznej (tzn. w formie zabezpieczonego/nieedytowalnego pliku, np. w formacie PDF), który po umieszczeniu na informatycznym nośniku danych (np. płycie CD) stanowiłby załącznik do protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy w rozumieniu § 15 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Poniżej Spółka przedstawia argumentację uzasadniającą jej stanowisko.

1\. Wykładnia językowa przepisów Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących

Definicja raportu fiskalnego zawarta jest w treści § 2 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z brzmieniem powyższego przepisu poprzez raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku. Wnioskodawca wskazuje, że powyższa definicja opiera się wyłącznie na wymogach dotyczących treści (zawartości) raportu, nie precyzując formy jego wykonania. Tym samym, literalne brzmienie definicji raportu fiskalnego nie zawiera wymogu co do formy wykonania przedmiotowego dokumentu. Definicja raportu fiskalnego nie wymaga, aby za raport uznawać wyłącznie dokument fiskalny sporządzony w formie papierowej (tzn. na rolkach termicznych). Z definicji raportu fiskalnego wynika jedynie, że jest on dokumentem fiskalnym zawierającym określony zbiór danych. W konsekwencji, w ocenie Spółki fiskalny raport rozliczeniowy może być dokumentem sporządzonym wyłącznie w formie elektronicznej, o ile zawiera on wszelkie elementy, wymagane brzmieniem § 2 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Ponadto, przepisy § 15 ust. 1 i 2, § 16 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących przewidują szczególną procedurę, związaną z zakończeniem przez kasę pracy w trybie fiskalnym lub z wymianą pamięci fiskalnej. Zgodnie z treścią § 15 ust. 1 ww. rozporządzenia w powyższych przypadkach podatnik:

1.  wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2.  składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia;
3.  składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego (przepis ten dotyczy jedynie sytuacji zakończenia pracy kasy fiskalnej oraz nie obejmuje wymiany modułu pamięci fiskalnej kasy);
4.  dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Zgodnie z § 15 ust. 2 z zastrzeżeniem § 27 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących powyższy odczyt powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego.

W ocenie Spółki, literalne brzmienie powyższych przepisów również nie precyzuje formy wykonania raportu rozliczeniowego. W szczególności, z treści brzmienia przepisów nie wynika wymóg sporządzenia raportu rozliczeniowego w formie papierowej (tzn. jego wydrukowania). § 15 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących posługuje się sformułowaniem „wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy”, które nie precyzuje formy sporządzenia tego raportu. Zgodnie z treścią słownika języka polskiego (pod redakcją prof. Mieczysława Szymczaka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1999 r., str. 751 kol. 2) pojęcie „wykonać/wykonywać” oznacza przede wszystkim:

1.  „wprowadzić w czyn, zrobić coś, uczynić, urzeczywistnić, zrealizować, spełnić”,
2.  „wyprodukować, wytworzyć, sporządzić”.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki brzmienie przepisów dotyczących procedury wykonania raportu rozliczeniowego nie nakłada na Spółkę wymogu sporządzenia raportu w formie papierowej. Sformułowanie „wykonania raportu nie może być bowiem utożsamiane z jego wydrukowaniem”. Gdyby intencją Ministra Finansów było wprowadzenie wymogu sporządzenia raportu w formie papierowej, należałoby się spodziewać stosownego sformułowania w treści przepisów określających procedurę jego wykonania.

Wnioskodawca podkreśla, iż zaprezentowane powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych wydawanych w analogicznych lub zbliżonych stanach faktycznych. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 30 stycznia 2012 r., sygn. ILPP2/443-1528/11-3/MR, stwierdził iż: „Pojęcie «sporządzać» – według słownika języka polskiego (Elżbieta Sobol, Wydawnictwo Naukowe PWN Warszawa 2005, str. 947, kol. 1) – oznacza wykonać coś, zrobić z czegoś. Natomiast «wydrukować» to według ww. słownika (str. 1158, kol. 2) – oznacza – 1. wytłoczyć, wybić drukiem, 2. ogłosić, opublikować coś drukiem, wydać. Jak wynika z powyższego definicje sporządzenia i wydrukowania nie są tożsame. Z przepisu § 7 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, wynika obowiązek do sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień oraz prowadzenia bieżącej kontroli w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii. Zatem jeżeli kasy będące w użytku przez Spółkę spełniają wymogi techniczne dotyczące zapisywania dokumentów fiskalnych na elektronicznych nośnikach danych, a Spółka sporządza raporty fiskalne dobowe po zakończeniu sprzedaży za dany dzień oraz prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii możliwe będzie przechowywanie dobowych raportów fiskalnych w formie elektronicznej”.

Prezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje również potwierdzenie w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 24 września 2015 r., sygn. akt ILPP2/4512-1-580/15-4/AD, dotyczącej wykonania fiskalnych raportów rozliczeniowych, związanych z zakończeniem pracy kas w trybie fiskalnym.

2\. Wykładnia celowościowa przepisów Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących

Możliwość wykonania raportu rozliczeniowego wyłącznie w formie elektronicznej znajduje również potwierdzenie w wykładni celowościowej przepisów Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Procedura określona § 15 ust. 1 i 2, § 16 ust. 1 powyższego rozporządzenia ma na celu m.in. zabezpieczenie danych dokumentujących sprzedaż dokonaną na kasie rejestrującej w okresie jej pracy. Planowane zmiany w procesie wykonania raportu rozliczeniowego, przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, zapewnią realizację powyższego celu w większym stopniu, aniżeli w przypadku dotychczasowego przebiegu procesu, obejmującej wydruk raportu rozliczeniowego w formie papierowej. Wykonanie i przechowywanie raportów rozliczeniowych w wersji elektronicznej (tzn. w zabezpieczonym/nieedytowalnym pliku, np. w formacie PDF) będzie zapewniało dostęp do danych wynikających z tych dokumentów oraz możliwość odczytu i zweryfikowania ich treści przez pracowników Spółki lub kontrolujących, jednocześnie gwarantując ich autentyczność (tj. pewność, że zostały one wygenerowane przez Spółkę) i integralność treści (tj. pewność, że w raportach nie zostaną zmienione żadne dane). Spółka pragnie podkreślić, że ryzyka związane z utratą danych z raportów wykonanych w formie elektronicznej są mniejsze niż w przypadku ich przechowywania w formie papierowej, np. z uwagi na naturalny proces blaknięcia wydruków na rolkach termicznych.

Ponadto, w ocenie Spółki wykonanie raportów rozliczeniowych w formie elektronicznej powinno stanowić istotne ułatwienie z perspektywy pracy samej administracji podatkowej. Elektroniczny format raportów rozliczeniowych powinien pozwolić na efektywniejsze wykorzystanie danych w toku ewentualnych czynności dokonywanych przez organy podatkowe (np. poprzez możliwość zestawiania, porównywania, agregowania danych, itp.) bez konieczności ręcznego wprowadzania treści raportów rozliczeniowych do systemów informatycznych. Równocześnie możliwość wykonywania raportów rozliczeniowych w formie elektronicznej stanowi istotne ułatwienie z perspektywy organizacji działalności samej Spółki (tzn. efektywnej archiwizacji oraz zarządzania danymi, kosztów wykonywania raportów, czasu pracy pracowników itp.). Powyższe aspekty mają istotne znaczenie z uwagi na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, obejmującej funkcjonowanie około 15.000 kas rejestrujących oraz konieczność dokonywania kilku tysięcy odczytów zawartości pamięci fiskalnej kas w skali roku.

W kontekście powyższego Spółka zwraca uwagę na orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 20 czerwca 2012 r., sygn. akt I FSK 1469/11, zwrócił uwagę na konieczność interpretacji przepisów podatkowych w świetle wykładni funkcjonalnej, stwierdzając, że „(\`(...)\`) należy podkreślić, że stosując wykładnię funkcjonalną dynamiczną sądy administracyjne, jak i organy podatkowe, w tym Minister Finansów, przy interpretacji przepisów prawa powinny uwzględniać postęp techniczny i powszechny udział informatycznych systemów występujący w gospodarce wolnorynkowej w drugiej dekadzie XXI wieku. Nakładanie na podatników obowiązków, które mogą generować dodatkowe koszty i uciążliwości oraz odbiegają od aktualnych osiągnięć cywilizacyjnych powinno być eliminowane z obrotu gospodarczego”.

Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 24 września 2015 r., sygn. akt ILPP2/4512-1-580/15-4/AD, w której organ uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, w świetle którego: „sporządzenie wyżej wymienionego raportu rozliczeniowego może nastąpić w dowolnie wybranej przez podatnika formie, w tym również w formie elektronicznej pod warunkiem, że w wyniku takiego zapisu dane nie ulegną żadnym zmianom. Zapisanie pliku zawierającego raport rozliczeniowy np. w formacie PDF na płycie CD zapewni, w ocenie Spółki, zarówno czytelność danych zawartych w raporcie jak również integralność (niezmienność) ich treści. Zdaniem Spółki w sytuacji, w której system komputerowy kas fiskalnych pozwala na wybór formy wygenerowania pliku w alternatywny sposób, tj. zarówno poprzez jego wydruk na papierze jak i do pliku w formie elektronicznej (PDF) podatnik ma prawo zastosować formę zapisu, która będzie bardziej dogodna ze względu na praktykę prowadzonej przez niego działalności gospodarczej”.

Reasumując, w ocenie Spółki dokonanie odczytu zawartości fiskalnej kasy rejestrującej przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy wyłącznie w formie elektronicznej jest zgodnie zarówno z literalnym brzmieniem przepisów, jak celem (sensem) przedmiotowych regulacji. Mając na uwadze powyższe Spółka wnosi o wydanie interpretacji indywidualnej w przedstawionej sprawie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia, przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Natomiast stosownie do § 2 pkt 12 rozporządzenia paragon fiskalny to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku – § 2 pkt 19 rozporządzenia.

W myśl § 2 pkt 4 rozporządzenia, przez kasę z elektronicznym zapisem kopii rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych.

Program archiwizujący – zgodnie z § 2 pkt 17 rozporządzenia – stanowi zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Z kolei program pracy kasy to program zainstalowany w module fiskalnym, odpowiedzialny za realizację funkcji kasy, zapewniający prawidłowy, jednokrotny i niezmienialny zapis wysokości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych, a także zapis kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – § 2 pkt 18 rozporządzenia.

Podatnicy prowadząc ewidencję dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej – § 6 ust. 1 pkt 7 ww. rozporządzenia.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

Zgodnie też z § 14 ust. 8 rozporządzenia, podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1.  prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2.  stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3.  stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Z art. 112 ustawy, wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do § 15 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

1.  wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2.  składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;
3.  składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
4.  dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia (§ 15 ust. 2 rozporządzenia).

Z kolei w myśl § 16 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej podatnik dokonuje czynności określonych w § 15 ust. 1 pkt 1, 2 i 4. Przepis § 15 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność w zakresie detalicznej sprzedaży towarów handlowych poprzez sieć sklepów na terenie całej Polski. Sprzedaż detaliczna prowadzona jest w ok. 2700 sklepach Spółki, przy użyciu około 15 tysięcy kas rejestrujących. Każda transakcja sprzedaży dokonywana na rzecz osób fizycznych (klientów sklepu) rejestrowana jest za pośrednictwem kasy rejestrującej (drukarki fiskalnej) i potwierdzana paragonem fiskalnym. Kasy rejestrujące posiadane przez Wnioskodawcę są połączone z kompatybilnym systemem komputerowym Spółki. W toku prowadzonej działalności gospodarczej Spółka jest zobowiązana do dokonywania odczytów zawartości pamięci fiskalnych kas rejestrujących. Przedmiotowe odczyty odbywają się poprzez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy danej kasy. Konieczność przeprowadzenia odczytów (wykonywania raportów rozliczeniowych) może wynikać np. z zapełnienia modułu pamięci fiskalnej (tzn. konieczności jego wymiany) lub z zakończenia pracy danej kasy rejestrującej. Spółka przewiduje, że rocznie będzie musiała dokonywać odczytów zawartości pamięci fiskalnej kilku tysięcy kas. Wnioskodawca zamierza dokonać zmian w procesie odczytu zawartości pamięci fiskalnej, których istotą będzie wykonanie raportu rozliczeniowego w formie elektronicznej, m.in.: poprzez odczyt zawartości pamięci fiskalnej drukarki za cały okres jej pracy do zabezpieczonego/nieedytowalnego pliku (np. w formacie PDF), umieszczenie raportu rozliczeniowego w formie elektronicznej (tzn. zabezpieczonego/nieedytowalnego pliku, przykładowo w formacie PDF) na nośniku danych (np. płycie CD), stanowiącym załącznik do protokołu, sporządzonego przez pracownika urzędu skarbowego. Ponadto, dodatkowy (drugi) egzemplarz nośnika danych z plikiem raportu rozliczeniowego zostanie przekazany serwisantowi, a kolejny (trzeci) egzemplarz nośnika danych z przedmiotowym plikiem zostanie zarchiwizowany przez Spółkę. Wnioskodawca poinformował, że przechowywanie raportów na ww. nośnikach będzie zapewniało dostęp do danych wynikających z tych dokumentów oraz możliwość odczytu raportów i zweryfikowania ich treści przez pracowników Spółki lub kontrolujących, jednocześnie gwarantując ich autentyczność (tj. pewność, że zostały one wygenerowane przez Spółkę) i integralność treści (tj. pewność, że w raportach nie zostaną zmienione żadne dane), a raporty rozliczeniowe, wykonywane w formie elektronicznej, będą spełniały wymogi określone w § 2 pkt 19 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (tzn. będą zawierały wszystkie dane wymagane przez powyższy przepis).

Stosownie do powyższego stwierdzić należy, że skoro Spółka będzie posiadała wyłącznie kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym kasy (np. fiskalny raport dobowy, miesięczny) będą zapisywane na informatycznych nośnikach danych, a sposób archiwizowania przez Spółkę raportów w formie elektronicznej będzie spełniał cechy integralności i czytelności danych, to Wnioskodawca będzie miał możliwość przechowywania i przekazywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powyższe przepisy, w przypadku zakończenia przez kasę rejestrującą pracy w trybie fiskalnym lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej kasy Spółka będzie mogła wykonać raport rozliczeniowy za cały okres pracy wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie zabezpieczonego/nieedytowalnego pliku, np. w formacie PDF), który po umieszczeniu na informatycznym nośniku danych będzie mógł stanowić załącznik do protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.