Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-713/11-4/JC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-10-21
Teza: 1. Czy wydatki na organizację spotkań z kontrahentami, które odbywają się w siedzibie Spółki, stanowią, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, koszty uzyskania przychodów? 2. Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na organizację spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki stanowią, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, koszty uzyskania przychodów?
Słowa kluczowe: kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; napoje; poczęstunki; posiłki; reprezentacja; siedziba; usługi-usługi gastronomiczne; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 22.07.2011 r. (data wpływu 25.07.2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 28.09.2011 r. (data nadania 28.09.2011 r., data wpływu 30.09.2011 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie Nr IPPB5/423-713/11-2/JC z dnia 14.09.2011 r. (data nadania 15.09.2011 r., data doręczenia 21.09.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań z kontrahentami:

*   w siedzibie Spółki – **jest prawidłowe**,
*   poza siedzibą Spółki – **jest nieprawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 25.07.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki i poza siedzibą Spółki.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

A. (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) stanowi część A. - europejskiej grupy zajmującej się doradztwem i realizacją w zakresie reklamy i sponsoringu. Spółka działa w obszarze Internetu i nowych mediów, specjalizując się przede wszystkim w reklamie internetowej. Wnioskodawca oferuje klientom aktywne formy komunikacji bazujące na niekonwencjonalnych działaniach reklamowych, realizowanych kompleksowo w miejscach publicznych, w których przebywają współcześni konsumenci.

Spółka rozwija komórki dedykowane poszczególnym formom marketingu online, jak reklama display, reklama behawioralna, wideo online, SEM, intekst, reklama angażująca na portalach społecznościowych, reklama mobile i advergaming, performance marketing, kreacja internetowa czy rozwiązania technologiczne.

Wnioskodawca, jako Spółka z branży marketingowej, organizuje dla swoich aktualnych oraz potencjalnych klientów spotkania. Spotkania odbywają się w różnej formie. Zasadniczo, można je podzielić na:

*   spotkania odbywające się w siedzibie Spółki,
*   spotkania odbywające się w lokalach gastronomicznych;
*   spotkania organizowane w formie eventów, przykładowo wynajem pola golfowego czy teatru;
*   spotkania mające na celu reklamowanie działalności kontrahentów Spółki.

Organizowane przez Spółkę spotkania mają różny charakter. Spółka odbywa spotkania z kontrahentami, obejmujące negocjacje poprzedzające zawarcie umowy, zawarcie umowy oraz rozmowy dotyczące obowiązującej między stronami umowy oraz zasad współpracy, wzajemnych wymagań i oczekiwań. Spotkania takie mają miejsce głównie w siedzibie Spółki oraz poza nią np. w lokalach gastronomicznych, a ich nadrzędnym celem jest omówienie kwestii biznesowych. Spotkaniom odbywającym się w siedzibie Spółki towarzyszy zwykle drobny poczęstunek organizowany we własnym zakresie przez Wnioskodawcę lub przez wynajętą przez Wnioskodawcę firmę. Spotkania organizowane w lokalach gastronomicznych obejmują zwykle lunch lub kolację. Koszty wizyty w lokalu gastronomicznym pokrywane są przez Wnioskodawcę.

Spotkania mające charakter eventów, przykładowo odbywające się na wynajętym polu golfowym czy na spektaklu w teatrze, organizowane są zwykle dla większej grupy osób, tj. obecnych i przyszłych kontrahentów, przy czym w spotkaniach tych uczestniczą także niektórzy pracownicy Spółki. Spotkania takie mają charakter reklamowy, służą informowaniu klientów o firmie i jej działalności. Część informacyjno-reklamowa, dotycząca działalności Spółki połączona jest z częścią rozrywkową, przykładowo aktualni i potencjalni klienci zapraszani są do wzięcia udziału w rozgrywkach sportowych. Forma części rozrywkowej zależna jest od miejsca zorganizowania imprezy. Imprezie towarzyszy zwykle poczęstunek. W branży reklamowej, spotkania takie są ogólnie przyjętym sposobem informowania aktualnych oraz potencjalnych klientów o zakresie działalności danego podmiotu, a przy tym są doskonałą okazją do pozyskania klienta. Z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności, taka forma dotarcia do potencjalnych klientów jest najefektywniejsza, bowiem oferta Wnioskodawcy jest skierowana do określonej grupy docelowej. Mając na względzie specyfikę działania Spółki, reklama telewizyjna czy inna powszechnie dostępna reklama mogłaby okazać się mało skuteczna, a konsekwencji nieefektywna. Uczestnicy spotkania otrzymują zwykle drobne upominki/gadżety opatrzone logo Spółki/materiały informacyjne dotyczące profilu działalności Spółki a obecność pracowników Spółki na takim spotkaniu umożliwia pozyskanie bezpośredniej informacji o Spółce i możliwych formach współpracy.

Wnioskodawca organizuje również spotkania mające na celu reklamowanie działalności swoich kontrahentów. Przykładowo, spotkania takie organizowane są dla właścicieli popularnych serwisów internetowych czy portali społecznościowych. Takie spotkania mają na celu zaprezentowanie kontrahenta, poinformowanie o profilu działalności, korzyściach związanych ze współpracą z kontrahentem, od którego Spółka zakupuje usługi w celu ich dalszej odsprzedaży (np. sprzedaż powierzchni reklamowej na witrynach internetowych). Spotkania takie, organizowane także w formie konferencji, mają miejsce w przypadku tych kontrahentów, z którymi Spółka najściślej współpracuje.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 28.09.2011 r. Wnioskodawca wskazał:

*   w przypadku spotkań odbywających się w siedzibie firmy Spółka ponosi koszty związane z zakupem:
    *   zestawów obiadowych podawanych w porze obiadowej, słodyczy (ciast, ciastek), napojów (kawa, herbata, soki). Nabywane artykuły spożywcze nie mają charakteru ekskluzywnego czy wystawnego.
    *   artykułów przemysłowych takich jak serwetki, talerzyki, kubki itp.
*   w przypadku spotkań odbywających się poza siedzibą Spółki ponoszone są koszty związane z zakupem:
    *   usług gastronomicznych;
    *   usług związanych z przewozem osób, z tym zastrzeżeniem, iż taksówki zamawiane są wyłącznie dla gości zagranicznych,
    *   usług hotelowych w przypadku spotkań odbywających się dłużej niż jeden dzień.
*   w przypadku spotkań organizowanych w formie eventów ponoszone są koszty związane z:
    *   drukiem identyfikatorów dla kontrahentów, kopert i zaproszeń;
    *   nabywaniem gadżetów z nazwą eventu oraz logo firmy;
    *   przygotowaniem materiałów szkoleniowych oraz informacyjnych związanych z eventem;
    *   przygotowaniem planów eventu;
    *   organizacją nagłośnienia (dźwięk);
    *   reklamowaniem eventu w mediach;
    *   usługami transportowymi;
    *   wynajmem namiotów lub sal konferencyjnych;
    *   usługami gastronomicznymi;
    *   usługami hotelowymi dla gości z zagranicy;
    *   innymi wydatkami na przygotowanie i organizację eventu.

Powyższe wydatki są niezbędne w celu zorganizowania eventu, jednocześnie nabywane towary czy usługi nie charakteryzują się wystawnością.

Wybór poszczególnych uczestników eventów polega na selekcji, której dokonuje kierownik działu organizującego event. Selekcja polega na wyborze kontrahentów, którzy sami mogą być zainteresowani przeprowadzeniem promowanej przez Spółkę na evencie kampanii albo tacy, którzy mogą z największym prawdopodobieństwem doprowadzić do pozyskania przez Spółkę nowych kontrahentów (poszerzyć grono firm współpracujących), którzy będą zainteresowani propozycjami Spółki.

*   odnośnie spotkań mających na celu reklamowanie działalności kontrahentów Spółki, Wnioskodawca wskazuje, iż przypadku spotkań organizowanych w formie eventów ponoszone są koszty związane z:
    *   drukiem identyfikatorów dla kontrahentów, kopert i zaproszeń;
    *   nabywaniem gadżetów z nazwą eventu oraz logo firmy;
    *   przygotowaniem materiałów szkoleniowych oraz informacyjnych związanych z eventem;
    *   przygotowaniem planów eventu;
    *   organizacją nagłośnienia (dźwięk);
    *   rozreklamowaniem eventu w mediach;
    *   usługami transportowymi;
    *   wynajmem namiotów lub sal konferencyjnych;
    *   usługami gastronomicznymi;
    *   usługami hotelowymi dla gości z zagranicy;
    *   inne koszty związane z przygotowaniem i organizacją.

Celem organizacji takich spotkań jest przede wszystkim zaprezentowanie przez Spółkę własnych możliwości technicznych realizacji poszczególnych kampanii. Prezentacji takiej Spółka dokonuje poprzez praktyczne zareklamowanie wcześniej wybranego (co do zasady przykładowego) kontrahenta Spółki. W konsekwencji zatem, z uwagi na fakt, że podstawowym celem takiego eventu jest prezentacja własnych możliwości, koszty jego organizacji ponosi Spółka i nie są one bezpośrednio przenoszone na kontrahenta ani zwracane Spółce w żaden inny bezpośredni sposób.

W praktyce występują jednak przypadki, kiedy Spółka organizując spotkania prezentujące jej możliwości poprzez reklamę kontrahentów, informuje zaproszonych kontrahentów o możliwości współpracy w ramach sponsoringu.

Informacje są umieszczone na zaproszeniach, bilbordach itp. Spółka kieruje ofertę udziału w spotkaniu - jako sponsora - do wybranych kontrahentów i zasadniczo to kontrahenci decydują o sposobie ich partycypacji w organizacji spotkania. Współpraca Spółki z danym kontrahentem może przykładowo polegać na tym, że Spółka zapewnia techniczną organizację spotkania, natomiast kontrahent zapewnia nagrody w konkursie przewidzianym w trakcie spotkania.

Wnioskodawca podkreśla, że każde organizowane przez Spółkę spotkanie ma na celu przede wszystkim reklamę działalności Spółki. Na rynku reklamy istnieje olbrzymia konkurencja, dlatego przy każdej sposobności Spółka stara się reklamować swoją działalność, w tym poprzez organizowanie różnego rodzaju eventów czy umieszczania swojego logo w miejscach dostępnych dla obecnych i potencjalnych kontrahentów. Przykładowo logo Spółki umieszczane jest na: billbordach, tablicach reklamowych, ulotkach informacyjnych czy prezentacjach. Organizowane przez Spółkę spotkania promujące działalność kontrahentów to element działalności marketingowej Spółki, bowiem uczestniczący w takim spotkaniu kontrahent ma okazję do sprawdzenia jakiego rodzaju reklamy może oczekiwać od Spółki, jeśli już zdecyduje się na współpracę w ramach konkretnej kampanii reklamowej. Stąd podejmowane przez Spółkę działania wprawdzie promują działalność jej kontrahentów, ale działanie takie nakierowane jest przede wszystkim na zaprezentowanie profilu Spółki, jej usług i oferowanych produktów w sposób który zapewni pozyskanie nowych zleceń od kontrahentów Spółki (obecnych i potencjalnych).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy wydatki na organizację spotkań z kontrahentami, które odbywają się w siedzibie Spółki, stanowią, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, koszty uzyskania przychodów?
2.  Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na organizację spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki stanowią, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, koszty uzyskania przychodów?
3.  Czy wydatki na spotkania z kontrahentami mające charakter eventów stanowią, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, koszty uzyskania przychodów?
4.  Czy spotkania mające na celu reklamowanie działalności kontrahentów Spółki stanowią, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, koszty uzyskania przychodów?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania oznaczone we wniosku numerami 1 i 2. Wniosek w zakresie pytań oznaczonych numerami 3 i 4 został rozpatrzony odrębną interpretacją.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Wydatki związane z organizacją spotkań dla aktualnych i potencjalnych klientów Wnioskodawcy oraz spotkań na rzecz kontrahentów Spółki, stanowią koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT. Powyższa definicja jest bardzo szeroka, stąd też doktryna i orzecznictwo wskazują dodatkowe warunki, które koszt musi spełnić, aby być uznanym za koszt uzyskania przychodów. Wydatek powinien być zatem poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika. Wydatek musi być również definitywny i pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Konieczne jest również jego właściwe udokumentowanie.

Należy podkreślić, że kosztem uzyskania przychodów będą wydatki, które wprawdzie nie wiążą się z uzyskiwaniem konkretnych przychodów lub z określonego rodzaju działalności (gospodarczej, statutowej, innej), ale dotyczą ogółu aktywności podatnika jako podmiotu prawa i podmiotu gospodarczego w ten sposób, że ich poniesienie może wpłynąć na możliwość prowadzenia działalności przynoszącej przychody w przyszłości lub na wysokość tych spodziewanych lub możliwych do osiągnięcia przychodów.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że za koszt uzyskania przychodów, w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, uznawać można również takie wydatki, którym nie można przypisać związku z określonymi przychodami lub działalnością, z której przychody takie są osiągane, ale które dotyczą samego podatnika, wywierając wpływ na zakres oraz charakter prowadzonej przez niego działalności, jej formy prawne, efektywność ekonomiczną, stopień związanych z nią ryzyk i zagrożeń, a także w inny sposób wiążących się z podatnikiem lub prowadzoną przez niego działalnością, jeżeli w następstwie poniesienia tych wydatków mówić można o zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Odnosząc powyższe do zaistniałego stanu faktycznego wskazać należy, że działania podejmowane przez Wnioskodawcę niewątpliwie mają na celu nie tylko osiągnięcie przychodów, ale także zachowanie źródła przychodów.

Prowadzenie działalności, organizowanie spotkań związanych z negocjowaniem umów oraz ich zawieraniem, omawianie zasad bieżącej i przyszłej współpracy, uzgadnianie szczegółów realizowanych projektów jest bezpośrednio związane z działalnością Spółki. Spotkania w celu zawarcia umowy z klientem czy przedyskutowania realizowanego zlecenia niewątpliwie ma związek z przychodem Spółki.

Należy jednocześnie wskazać, że kosztem uzyskania przychodu będzie tylko taki koszt, który nie jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 Ustawy CIT. Wydaje się, że jedyne wyłączenie, które mogłoby potencjalnie znaleźć zastosowanie w omawianym stanie faktycznym / zdarzeniu przyszłym to wyłączenie z art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT. Stosownie do powołanego artykułu, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W nauce prawa podatkowego wskazuje się, że art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT posługuje się pojęciem kosztów reprezentacji, które to pojęcie nie jest zdefiniowane w przepisach ustaw podatkowych. W konsekwencji pojęcie to jest definiowane w orzecznictwie sądowym w odniesieniu do znaczenia słownikowego. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 lipca 2006 roku, sygn. akt II FSK 1008/05 reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy) wiążące się z okazałością i wytwornością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia. Reprezentacja to działanie polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związana w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów itp.

Pod pojęciem reprezentacji należy zatem rozumieć okazałość i wytworność. Reprezentacja nie będzie zatem obejmować działań podejmowanych zwyczajowo, niewykraczających poza przyjęte normy.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że zarówno spotkania z kontrahentami w siedzibie Wnioskodawcy, jak i lokalach gastronomicznych, mają charakter spotkań roboczych, gdzie omawiane są kwestie dotyczące współpracy pomiędzy Wnioskodawcą a kontrahentem. Podkreślić należy, że poczęstunek, o którym mowa, jest nieodłącznym, naturalnym i zwyczajowo przyjętym elementem spotkania, służy głównemu celowi, jakim jest dokonanie określonych uzgodnień z kontrahentem, przekazanie mu określonych informacji na temat działalności podatnika - ma umożliwiać sprawne przeprowadzanie spotkań z kontrahentami, nie stanowi zaś celu samego w sobie. W ocenie Spółki nie sposób uznać, że przy trwającym niekiedy kilka godzin spotkaniu biznesowym podanie posiłku stanowić będzie przejaw okazałości czy wytworności.

W konsekwencji wydatki na usługi gastronomiczne, które są związane ze spotkaniem z kontrahentem w siedzibie firmy czy lokalu gastronomicznym w celach biznesowych, jeżeli nie wykraczają poza przyjęte zwyczaje, nie mają charakteru reprezentacyjnego, co przesądza, że koszty związane z takimi spotkaniami mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (podobnie: indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 sierpnia 2009 r. o sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM, indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 września 2008 r. o sygn. ILPB3/423-364/08-2/MC, indywidualna interpretacja Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z 18 lutego 2008 r. o sygn. IP-PB3-423-471/07-2/DG, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 27 lipca 2006 r., sygn. akt II FSK 1008/05).

Wydatki na zakup kawy, ciastek, herbaty czy zwyczajowego obiadu w lokalu gastronomicznym, podczas negocjowania warunków umowy, nie świadczą o okazałości danego przedsiębiorcy. Stanowisko powyższe zostało wskazane również w wyroku WSA w Bydgoszczy o sygn. akt I SA/Bd 382/10 oraz w wyroku WSA w Krakowie o sygn. akt I SA/Kr 620/10.

Należy zatem zaznaczyć, że opisane powyżej spotkania, których przewodnim celem jest omówienie kwestii biznesowych nie mają cech wystawności czy wytworności, stąd też wydatki z nimi związane nie będą wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT.

Odnosząc powyższe ustalenia do przedstawionego stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego, w opinii Wnioskodawcy, wydatki z tytułu organizowanych przez Wnioskodawcę spotkań w siedzibie spółki oraz lokalach gastronomicznych stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.).

Stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się w tym zakresie wykładnią językową. Przez „reprezentację” rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” – Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN: Warszawa 2007 r.).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionych we wniosku okoliczności wynika, iż Wnioskodawca organizuje dla swoich aktualnych oraz potencjalnych klientów spotkania. Spotkania odbywają się w różnej formie, w tym:

*   spotkania odbywające się w siedzibie Spółki,
*   spotkania odbywające się w lokalach gastronomicznych.

Spółka odbywa spotkania z kontrahentami, obejmujące negocjacje poprzedzające zawarcie umowy, zawarcie umowy oraz rozmowy dotyczące obowiązującej między stronami umowy oraz zasad współpracy, wzajemnych wymagań i oczekiwań. Spotkania takie mają miejsce głównie w siedzibie Spółki oraz poza nią np. w lokalach gastronomicznych, a ich nadrzędnym celem jest omówienie kwestii biznesowych. Spotkaniom odbywającym się w siedzibie Spółki towarzyszy zwykle drobny poczęstunek organizowany we własnym zakresie przez Wnioskodawcę lub przez wynajętą przez Wnioskodawcę firmę. Spotkania organizowane w lokalach gastronomicznych obejmują zwykle lunch lub kolację. Koszty wizyty w lokalu gastronomicznym pokrywane są przez Wnioskodawcę.

Mając na uwadze powyższe, w opinii tut. Organu wydatki na zorganizowanie spotkań z kontrahentami (klientami) w siedzibie Spółki – jeśli nie noszą znamion wystawności, to jako wydatki nie wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów mogą stanowić, zgodnie z przepisami art. 15 ust. 1 ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak również prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne z tego faktu w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Reasumując, wydatki na organizację spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki (w tym wydatki na zakup zestawów obiadowych, słodyczy, napojów oraz artykułów przemysłowych takich jak serwetki, talerzyki kubki) nie noszące znamion okazałości, należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego we wniosku numerem 1 jest zatem prawidłowe.

Natomiast, w ocenie tut. Organu, wydatki ponoszone przez Spółkę na spotkania z kontrahentami (klientami) organizowane poza siedzibą Spółki (zakup usług gastronomicznych, usług związanych z przewozem osób oraz usług hotelowych), wiążą się z tworzeniem i utrwaleniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Ich charakter świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz.

Rozstrzygnięcie, czy wydatki, o których mowa powyżej (dot. spotkań z kontrahentami w lokalach gastronomicznych), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zależy od tego, czy dotyczą one reprezentacji, tj. czy wydatki związane ze spotkaniami z kontrahentami (w tym na usługi gastronomiczne, usługi związane z przewozem osób oraz hotelowe) ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (wizerunku).

Wydatki związane ze spotkaniami biznesowymi z kontrahentami w lokalach gastronomicznych nie zostały ujęte w katalogu zawartym w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. Nie stanowi to jednak wystarczającej przesłanki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Na gruncie przedmiotowej sprawy istotnym bowiem było ustalenie czy działania Wnioskodawcy nie spełniają innych przesłanek ujętych w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

W komentarzu pt. Podatek dochodowy od osób prawnych pod red. J. Marciniuka (Warszawa 2008, Wydawnictwo C.H. Beck), autorzy wskazali na przykładowe wydatki na reprezentację, do których zaliczono m.in. „koszty poczęstunku gości podmiotu gospodarczego, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych, wręczania nagród i odznaczeń; koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów do dekoracji pomieszczeń oraz przeznaczonych do wręczania określonym osobom; kosztów uczestnictwa na zewnątrz firmy w przyjęciach, spotkaniach, posiedzeniach, konferencjach, zjazdach i innych imprezach organizowanych okazjonalnie lub na okoliczność świąt, rocznic i celowych przedsięwzięć reprezentacyjnych, również w imprezach towarzyszących, w tym także koszty wyjazdów zagranicznych związanych z reprezentowaniem firmy w tych imprezach (\`(...)\`)”.

Typowymi przejawami reprezentacji są wydatki, w tym zwłaszcza na usługi gastronomiczne, związane z podejmowaniem kontrahentów, koszty prezentów wręczanych obecnym lub potencjalnym partnerom handlowym itd. Chodzi więc o takie działania, u podłoża których leży ułatwienie nawiązywania i podtrzymanie kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji i których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy, jako zasobnego, godnego zaufania partnera biznesowego.

Odnosząc zatem powyższe do przedstawionych we wniosku okoliczności należy stwierdzić, iż wydatki, obejmujące koszty usługi gastronomicznej w czasie spotkań z kontrahentami, odbywających się w lokalach gastronomicznych w ocenie tut. Organu podatkowego, mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Pomimo tego, że w czasie tych spotkań, prowadzone są rozmowy oraz negocjacje, to wątpliwości budzi miejsce takiego spotkania, tj. lokal gastronomiczny. Spotkania biznesowe mogą być bowiem organizowane w każdym innym miejscu, zwłaszcza w siedzibach podmiotów gospodarczych. Zaproszenie kontrahenta do restauracji czy lokalu gastronomicznego bezsprzecznie świadczy o zamiarze kreowania lepszego postrzegania firmy na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi, które organizują takie spotkanie w siedzibie swojej firmy. Działania takie mają na celu ułatwienie nawiązywania i podtrzymanie kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji, których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy, jako zasobnego, godnego zaufania partnera biznesowego. Jest bowiem oczywiste, że sposób podejmowania klientów, warunki w jakich się odbywa spotkanie z kontrahentem ma przełożenie na sposób w jaki jest postrzegana firma organizująca spotkanie. Zatem ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania jej na zewnątrz.

Trudno wykazać zatem inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia „reprezentacja” oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na zorganizowanie spotkań biznesowych poza siedzibą firmy są wydatkami na reprezentację i jako takie nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż wskazana we wniosku okoliczność, że tego typu działania nie mają charakteru „wystawnego”, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku organizacją spotkań z kontrahentami w lokalach gastronomicznych, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę np. stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, w której klient będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie „ugoszczony”. Wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Powyższe rozumienie pojęcia reprezentacji zdaniem tut. Organu należy uzupełnić o stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz doktryny prawa podatkowego. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 6 maja 1998 r. – sygn. Akt SA/Sz 1412/97, stwierdził, że reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystrojów firmy, jego logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

*   stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
*   stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Należy zauważyć, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy, czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontaktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami.

Jednocześnie podkreślić należy, że nie wszystkie koszty zakupów usług gastronomicznych, żywności oraz napojów nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, lecz takie, które zostały dokonane w celu reprezentacyjnym. Uznanie bowiem, że każdy zakup takich towarów czy usług jest zakupem w ramach reprezentacji byłoby sprzeczne z rozumieniem tego pojęcia.

Wydatkami takimi nie będą, np. wydatki na poczęstowanie kontrahenta w firmie kawą lub herbatą (o czym mowa powyżej). Natomiast reprezentacja w podejmowaniu kontrahentów przejawiać się będzie w takim postępowaniu gospodarza, które kontrahent może odebrać jako przejaw wystawności i okazałości ze strony gospodarza, np. w zaproszeniu kontrahenta do restauracji, opłaceniu kontrahentowi taksówki czy usług hotelowych.

Reasumując, wydatki (na usługi gastronomiczne, usługi związane z przewozem osób oraz hotelowe) związane ze spotkaniami biznesowymi z kontrahentami (w tym potencjalnymi) organizowanymi poza siedzibą firmy, tj. w lokalach gastronomicznych są wydatkami na reprezentację i wobec tego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wobec powyższego stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego we wniosku numerem 2 należy uznać za nieprawidłowe.

W odniesieniu do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji organów podatkowych oraz wyroków sądów administracyjnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Należy przy tym podkreślić, iż obecne stanowisko organów podatkowych w zakresie spotkań z kontrahentami w lokalach gastronomicznych pozostaje jednolite. Stanowisko to zostało potwierdzone przykładowo w wyrokach:

*   WSA w Gliwicach z dnia 13 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Gl 909/10,
*   WSA w Warszawie z dnia 27 listopada 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 925/09,
*   WSA we Wrocławiu z dnia 13 maja 2010 r., sygn. akt I SA/Wr 334/10,
*   WSA w Lublinie z dnia 23 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Lu 151/10,
*   WSA w Szczecinie z dnia 31 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Sz 127/10,
*   WSA w Kielcach z dnia 15 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Ke 202/10.

Zauważyć również należy, iż postępowanie w sprawie dot. wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. W jego wyniku, organ udzielając interpretacji, przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa podatkowego i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do sytuacji indywidualnej wskazanej przez Wnioskodawcę. Nie można zatem utożsamiać „trybu interpretacji” z postępowaniem podatkowym.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.