Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.343.2020.2.MK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-07-14
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 kwietnia 2020 r. (data wpływu 5 maja 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 30 kwietnia 2020 r. (data wpływu 24 czerwca 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 maja 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 30 kwietnia 2020 r. (data wpływu 24 czerwca 2020 r.) w zakresie doprecyzowania opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe (ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku).

\`(...)\` Sp. z o. o. s. k., zwana dalej Spółką lub Wnioskodawcą, otrzymuje faktury zakupu VAT od swoich kontrahentów, częściowo w postaci elektronicznej, częściowo w postaci papierowej. Z uwagi na ilość otrzymywanych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ujmowania w rejestrach sprzedaży i zakupu VAT rozważa przechowywanie dokumentacji dotyczącej faktur zakupu i sprzedaży w formie elektronicznej.

Celem minimalizacji kosztów, a także usprawnienia obiegu dokumentów i dostępu do dokumentów wewnątrz firmy, Spółka zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur (a także paragonów oraz innych dokumentów księgowych) otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej.

Na pytania zawarte w wezwaniu o treści:

1.  Należy wskazać jakie dokumenty są objęte zakresem pytania postawionego we wniosku?
2.  Do wykonywania jakich czynności będą służyły Wnioskodawcy nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, tj. do czynności:
    *   opodatkowanych podatkiem pod towarów i usług,
    *   zwolnionych od podatku od towarów i usług,
    *   niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?
3.  Czy Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
4.  Czy Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju?
5.  Jeśli Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju to czy sposób przechowywania tych faktur będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?
6.  Czy Wnioskodawca zapewni ww. organom na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w zawartych w tych fakturach?

Wnioskodawca udzielił następujących odpowiedzi:

1.  Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi, paragonami oraz innymi dokumentami otrzymywanymi od dostawców w formie papierowej lub elektronicznej. W tożsamej formie wystawiane są dokumenty przez Wnioskodawcę. W związku z dużą skalą prowadzonej działalności, Spółka otrzymuje i wystawia znaczne ilości dokumentów, których archiwizacja i przechowywanie wiąże się z wysokimi kosztami. W ramach planowanych działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i przechowywania dokumentów spółka zmienić sposób przechowywania dokumentów z formy papierowej na elektroniczną. Do dokumentów tych należą dokumenty otrzymywane i wystawiane przez Spółkę. Spółka otrzymuje między innymi:
    *   faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur wystawione przez kontrahentów z tytułu zakupu towarów i usług;
    *   noty obciążeniowe oraz noty korygujące dotyczące wzajemnych transakcji;
    *   dokumenty związane z rozliczaniem transakcji, np. potwierdzenia sald, delegacje pracowników.

Powyższe dokumenty są przez Spółkę otrzymywane w formie papierowej - za pomocą poczty lub w formie elektronicznej - przesyłane drogą mailową na podaną skrzynkę odbiorczą. Podatnik wystawia również powyżej wymienione dokumenty i przesyła je do swoich klientów drogą papierową lub elektroniczną. Spółka otrzymuje również faktury z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (zgodnie z art. 106m ust. 5 pkt 2 ustawy VAT).

1.  Spółka informuje, że wszystkie nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku będą dotyczyły wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Spółka będzie mogła skorzystać z prawa (i zachować to prawo) do odliczania VAT wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, jak również faktur otrzymanych w formie papierowej ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia, zawarte w art. 88 ustawy o VAT. Na moment składania wniosku Spółka nie wyklucza sytuacji, w której nabywane usługi lub towary udokumentowane fakturami będą służyły do czynności zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług i/lub niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
2.  Spółka będzie przechowywała wyżej wymienione dokumenty w systemie księgowym w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty będą przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe do czasu ich przedawnienia w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich w formie on-line, w formacie elektronicznym - w przypadku dokumentów otrzymywanych w takiej formie nastąpi ich zapisanie w odpowiednim miejscu na serwerze a w przypadku dokumentów papierowych po zeskanowaniu zapisane zostaną one w formacie elektronicznym z takimi danymi, jak były na dokumencie papierowym (pierwotnym). Faktury papierowe będą skanowane lub drukowane (dotyczy faktur wystawionych) przez Spółkę do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność. Zarówno w przypadku faktur zakupowych jak i sprzedażowych - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. W systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury do Spółki (w przypadku otrzymanych faktur zakupowych). Tylko upoważniona grupa pracowników Spółki będzie miała dostęp do faktur i będzie mogła je wyświetlić. Żaden z pracowników Spółki nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur ani zmiany danych w nich zawartych. Każdej e-fakturze zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną e-fakturę.
3.  Na moment składania wniosku Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów. W przyszłości Spółka nie wyklucza, że przechowywanie dokumentów będzie się odbywać na zabezpieczonym, chronionym serwerze poza granicami kraju.
4.  Przechowywanie dokumentów na zabezpieczonym serwerze poza granicami kraju zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
5.  Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować dokumenty oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami (bezzwłoczny dostęp, ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy skan faktur i innych dowodów księgowych, archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej będzie dawał prawo do odliczenia podatku naliczonego?

Zdaniem Wnioskodawcy, ogólna reguła dotycząca przechowywania dokumentów (dokumentacji podatkowej) jest zawarta w art. 86 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z powołanym przepisem podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Powyższe regulacje nie określają formy w jakiej ma być przechowywana dokumentacja podatkowa.

Przepisy Ordynacji podatkowej zawierają definicję dokumentu elektronicznego. Jak wynika z brzmienia art. 3 pkt 13 Ordynacji podatkowej pod pojęciem dokumentu elektronicznego rozumie się dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2019 r. poz. 700 i 730). Wprawdzie nie wynika to wprost z powyższej definicji, jednakże przyjąć należy, że dokument elektroniczny jest rodzajem dokumentu. Ilekroć zatem w przepisach Ordynacji podatkowej stanowi się o dokumencie (bez bliższego zastrzeżenia) dotyczy to odpowiednio również dokumentu elektronicznego.

Z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług - art. 112a - wynika, że podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przypomnieć przy tym należy, że zgodnie z przepisem art. 2 pkt 31 ustawy o VAT pod pojęciem faktury należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Tak więc z przepisów ustawy o VAT wynika, że faktury mogą być wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej (nawet, gdy nie są one „fakturą elektroniczną”).

W interpretacji indywidualnej z dnia 31 lipca 2015 r., wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, IPPP3/4512-560/15-2/KP organ podatkowy wyjaśnił, że dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywania faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz że podatnik przy takiej metodzie archiwizacji zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Organ podkreślił, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Faktury zakupowe przechowywane przez podatnika w formie elektronicznej w ramach przyjętego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo przedsiębiorcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych. Dyrektor Izby wyjaśnił, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Analogiczne stanowisko Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zajął w interpretacji indywidualnej z dnia 29 lipca 2015 r., IPPP1/4512-594/15-3/EK. Podatnik stan faktyczny przedstawił następująco: spółka planuje wdrożyć system otrzymywania i archiwizacji dokumentów księgowych. Polegać on będzie na tym, że spółka otrzymywać będzie od swoich klientów faktury w postaci elektronicznej jako załącznik do wiadomości e-mail, a w przypadku, gdy spółka otrzyma dokument w formie papierowej, będzie on skanowany i zapisywany w formacie PDF i tylko w takiej wersji elektronicznej będzie on przechowywany. Zapisane w formacie elektronicznym dokumenty będą archiwizowane na specjalnie do tego celu dedykowanym serwerze, do którego dostęp będą miały jedynie uprawnione do tego osoby. System archiwizacji pozwoli na dokładne skatalogowanie dokumentów z podziałem na okresy i pozwoli na łatwy dostęp do danych dokumentów organom podatkowym. Elektroniczny system archiwizacji umożliwi spółce wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanej od kontrahenta. System, pozwoli zidentyfikować podmiot wysyłający dany dokument. Zapis w formacie elektronicznym zapewni również integralność treści archiwizowanych dokumentów, nie pozwoli on bowiem na zmiany (modyfikacje) pierwotnej treści skanowanego i zapisywanego dokumentu. W tak opisanym stanie faktycznym organ podatkowy uznał, że dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez spółkę dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów. Organ wyjaśnił, iż opisany przez podatnika system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji dokumentów spełnia warunki zawarte w przepisach ustaw podatkowych.

Tożsame wnioski zawarte są również w wyroku NSA z 26 stycznia 2012 r. sygn. I FSK 482/11.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Spółka otrzymuje między innymi:

*   faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur wystawione przez kontrahentów z tytułu zakupu towarów i usług;

*   noty obciążeniowe oraz noty korygujące dotyczące wzajemnych transakcji;

*   dokumenty związane z rozliczaniem transakcji, np. potwierdzenia sald, delegacje pracowników.

Powyższe dokumenty są przez Spółkę otrzymywane w formie papierowej - za pomocą poczty lub w formie elektronicznej - przesyłane drogą mailową na podaną skrzynkę odbiorczą. Podatnik wystawia również powyżej wymienione dokumenty i przesyła je do swoich klientów drogą papierową lub elektroniczną. Spółka otrzymuje również faktury z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (zgodnie z art. 106m ust. 5 pkt 2 ustawy VAT). Spółka będzie przechowywała wyżej wymienione dokumenty w systemie księgowym w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty będą przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe do czasu ich przedawnienia w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich w formie on-line, w formacie elektronicznym - w przypadku dokumentów otrzymywanych w takiej formie nastąpi ich zapisanie w odpowiednim miejscu na serwerze a w przypadku dokumentów papierowych po zeskanowaniu zapisane zostaną one w formacie elektronicznym z takimi danymi, jak były na dokumencie papierowym (pierwotnym). Faktury papierowe będą skanowane lub drukowane (dotyczy faktur wystawionych) przez Spółkę do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność. Zarówno w przypadku faktur zakupowych jak i sprzedażowych - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. W systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury do Spółki (w przypadku otrzymanych faktur zakupowych).Tylko upoważniona grupa pracowników Spółki będzie miała dostęp do faktur i będzie mogła je wyświetlić. Żaden z pracowników Spółki nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur ani zmiany danych w nich zawartych. Każdej e-fakturze zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną e- fakturę. Na moment składania wniosku Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów. W przyszłości Spółka nie wyklucza, że przechowywanie dokumentów będzie się odbywać na zabezpieczonym, chronionym serwerze poza granicami kraju. Przechowywanie dokumentów na zabezpieczonym serwerze poza granicami kraju zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować dokumenty oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami (bezzwłoczny dostęp, ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach). Wszystkie nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku będą dotyczyły wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wątpliwości Wnioskodawczyni dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych od kontrahentów, przechowywanych w formie elektronicznej.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 13a.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, aby Wnioskodawca miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:

*   prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz

*   wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT przez podatnika podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy, a także warunki określone w art. 106m ustawy.

W świetle przytoczonych przepisów oraz zgodnie ze stanem faktycznym wniosku, faktury potwierdzające nabycie towarów i usług związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy będą przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, zgodnie z art. 106m ust. 1-4 ustawy. Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, z zachowaniem terminu, o którym mowa w art. 112 ustawy, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zgodnie z art. 86. ust. 1, ust. 2, ust. 10b i nast. ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

Podsumowując, Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach opisanych we wniosku, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy.

Natomiast w związku z tym, że Wnioskodawca nie wyklucza sytuacji, w której nabywane usługi lub towary udokumentowane fakturami będą służyły do czynności zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług i/lub niepodlegających opodatkowaniu tym podatkiem, to w takim przypadku Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na tych fakturach.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Zainteresowanego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.