Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-532/12-4/JC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-10-01
Teza: Czy koszt poniesiony na pracowników i na zaproszonych gości (dowóz gości, zapewnienie noclegów uczestnikom, wynajmu firmy cateringowej i organizacja spotkania i inne koszty) w związku z udziałem w spotkaniu związanym z oddaniem do użytku nowego obiektu będzie dla Spółki w całości kosztem uzyskania przychodu jeżeli zostanie właściwie udokumentowany z wyjątkiem poniesionych wydatków na koszty reprezentacji wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28?
Słowa kluczowe: cel-cel wydatku; delegacja-delegacja służbowa; dieta; kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik; reklama; reprezentacja; szkolenie; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 22.06.2012 r. (data wpływu 02.07.2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 10.09.2012 r. (data nadania 11.09.2012 r., data wpływu 14.09.2012 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie Nr IPPB5/423-532/12-2/JC oraz IPPB4/415-535/12-2/SP z dnia 30.08.2012 r. (data doręczenia 05.09.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z organizacją spotkania, tj. oddanie do użytku nowego obiektu:
    *   w części dotyczącej pracowników (wyjazd służbowy) – **jest prawidłowe,**
    *   w części dotyczącej zaproszonych gości – **jest nieprawidłowe,**
    *   w części dotyczącej wydatków o stricte reklamowym charakterze (wykonanie fotografii) – **jest prawidłowe,**
*   uznania za koszty reprezentacji wydatków na wynajem zespołu muzycznego oraz poczęstunek dla klientów w formie szwedzkiego stołu – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 02.07.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z organizacją spotkania, tj. oddanie do użytku nowego obiektu oraz uznania za koszty reprezentacji wydatków na wynajem zespołu muzycznego oraz poczęstunek dla klientów w formie szwedzkiego stołu.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W związku z zakończeniem budowy Spółka planuje oddać do użytku nowy budynek Centrum wraz z częścią biurową i częścią diagnostyczno-remontowo-montażową. Po oddaniu do użytkowania w nowym obiekcie będzie zorganizowane spotkanie w którym oprócz pracowników Spółki będą brać udział zaproszeni goście - między innymi: przedstawiciele firm współpracujących - dostawców i odbiorców, przedstawiciele władz lokalnych i spółek mających siedzibę w najbliższej okolicy oraz przedstawiciele działów serwisów spółki matki i spółek zagranicznych z całej Europy należących do tej samej grupy kapitałowej (ale nie będzie tam członków rad nadzorczych komisji rewizyjnych lub organów stanowiących).

Spotkanie będzie składało się z dwóch części:

1.  informacyjno-szkoleniowej przygotowanej w formie prezentacji prowadzonej w nowym Centrum przez pracowników Spółki. Podczas spotkania będzie przekazana uczestnikom wiedza o planowanej działalności w nowym Centrum oraz o jego zakresie i obszarze działania. Będzie też wyemitowany film o nowym Centrum, który teraz tworzy Spółka. Dodatkowo po części oficjalnej pracownicy działu serwisu oprowadzą zaproszonych gości po budynku i przedstawią zainstalowane produkty Spółki w nowym obiekcie. Pracownicy działu handlowego przekażą ogólną informację o Spółce i sprzedawanych produktach.
2.  gastronomiczno-rozrywkowej z oprawą muzyczną w celu urozmaicenia spotkania.

Koszt organizacji spotkania przez Spółkę będzie obejmował wynajem firmy cateringowej, która zapewni obsługę spotkania od strony organizacyjnej w hali serwisowej nowego budynku i wyżywienie dla uczestników.

Koszt wynajęcia zespołu muzycznego do zapewnienia oprawy muzycznej w części rozrywkowej spotkania, wydruk zaproszeń zlecany grafikowi do opracowania według standardów grupy, noclegi, dekorację sali itp.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 10.09.2012 r. Wnioskodawca wskazał, iż:

Koszty organizacji spotkania są to koszty prowadzenia spotkania przez wynajętego konferansjera zapowiadającego poszczególne punkty uroczystości otwarcia Centrum (np. przemówienie prezesa Spółki i innych przedstawicieli z grupy, film o działalności i produktach Spółki, przecięcie wstęgi, itp.), koszty tłumacza tłumaczącego przemówienia.

Inne koszty to występ zespołu muzycznego, wynajem fotografa do wykonania fotografii Centrum i zdjęć z uroczystości otwarcia, zapewnienie hotelu niektórym zaproszonym klientom.

Koszty reprezentacji to wynajem zespołu muzycznego i koszty poczęstunku dla klientów w formie szwedzkiego stołu. Koszty te według Spółki nie są kosztami uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.

W części informacyjno-szkoleniowej zawierają się następujące wydatki:

1.  Koszty związane z delegacjami pracowników Spółki, którzy na podstawie poleceń wyjazdu służbowego brali udział w otwarciu Centrum - dojazd na uroczystość, diety, zapewnienie noclegów w hotelach, drobny poczęstunek w formie szwedzkiego stołu w przypadku, gdy towarzyszyli zaproszonym gościom,
2.  Zapewnienie dowozu do nowootwartego Centrum niektórym gościom. Zapewnienie noclegu w hotelu niektórym zaproszonym gościom,
3.  Wynajem firmy cateringowej,
4.  Prowadzenia spotkania przez konferansjera i nagłośnienie sali,
5.  Koszty tłumacza języka niemieckiego,
6.  Koszty fotografa do wykonania fotografii Centrum i zdjęć z uroczystości otwarcia do wewnątrzfirmowej i zewnętrznej dokumentacji - do prasy.

W części gastronomiczno-rozrywkowej zawierają się następujące wydatki:

1.  Koszty wynajmu zespołu muzycznego,
2.  Koszty poczęstunku dla klientów w formie szwedzkiego stołu.

Wydatki ponoszone na pracowników w czasie spotkania:

Koszty ponoszone na pracowników Spółki, którzy na podstawie poleceń wyjazdu służbowego brali udział w otwarciu nowego Centrum:

*   dojazd na uroczystość - samochodami służbowymi, pociągiem lub samolotem,
*   diety,
*   zapewnienie noclegów w hotelach,
*   drobny poczęstunek w formie szwedzkiego stołu w przypadku, gdy towarzyszyli zaproszonym gościom oprowadzając ich po obiekcie lub prowadząc rozmowy biznesowe.

Wydatki ponoszone na zaproszonych gości w czasie spotkania:

*   noclegi lub dowóz do nowego Centrum dla niektórych gości,
*   występ artystów z zespołu muzycznego,
*   poczęstunek w formie szwedzkiego stołu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy koszt poniesiony na pracowników i na zaproszonych gości (dowóz gości, zapewnienie noclegów uczestnikom, wynajmu firmy cateringowej i organizacja spotkania i inne koszty) w związku z udziałem w spotkaniu związanym z oddaniem do użytku nowego obiektu będzie dla Spółki w całości kosztem uzyskania przychodu jeżeli zostanie właściwie udokumentowany z wyjątkiem poniesionych wydatków na koszty reprezentacji wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28?
2.  Czy u zaproszonych gości i pracowników powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. ze zm.) w przypadku, gdy będą oni brać udział w części gastronomiczno-rozrywkowej z oprawą muzyczną i w części informacyjno-szkoleniowej?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych wniosek został rozpatrzony odrębnym rozstrzygnięciem.

Zdaniem Wnioskodawcy, głównym celem organizowanego spotkania będzie poinformowanie zaproszonych gości o otwarciu nowego Centrum Spółki oraz zapoznanie ich z zakresem i obszarem działania, z planowanymi nowymi usługami i produktami Spółki, w tym z nowymi rozwiązaniami technicznymi. W części informacyjno-szkoleniowej będzie to typowe spotkanie biznesowe.

Celem budowy nowoczesnego Centrum jest rozszerzenie zakresu działania Spółki a organizowanie spotkanie ma zainteresować klientów i potencjalnych klientów do korzystania z jego usług. W konsekwencji budowane Centrum ma objąć swoim zakresem działania klientów i potencjalnych klientów z południowej Polski. Będzie to prowadzić do zwiększenia sprzedaży usług przez Spółkę w przyszłości.

Według Spółki koszt poniesiony na pracowników i na zaproszonych gości będzie dla Spółki w całości kosztem uzyskania przychodu jeżeli zostanie właściwie udokumentowany z wyjątkiem kosztów reprezentacji wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 koszty uzyskania przychodu są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Na spotkaniu nie zostaną przekazane żadne prezenty zaproszonym gościom.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów zalicza się między innymi koszty reklamy.

Z uwagi na fakt, iż przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia reklamy, należy – zgodnie z zasadami wykładni językowej przepisów prawa – odnieść się do definicji słownikowej tego pojęcia. Według Słownika Języka Polskiego PWN reklama to „działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług” oraz „plakat, napis, ogłoszenie, krótki film itp. służące temu celowi”.

Pod pojęciem reklamy należy rozumieć działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Można wobec tego wyróżnić reklamę towaru, usługi, a także reklamę firmy (przedsiębiorstwa).

Jak wskazano powyżej, ocena prawna danego wydatku wymaga również uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 ustawy.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączając z kosztów podatkowych koszów reprezentacji, ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu. Występujący w obrocie prawnym termin „reprezentacja”, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako „przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu”, a nie „wystawność, okazałość, wytworność”. Powyższe odnosi się także do terminu „reprezentacja” użytego w cyt. wyżej art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Norma ww. art. 16 ust. 1 pkt 28 nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielstwa są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności. Rozróżnienie wydatków zwianych z reprezentacją na przeciętne, typowe i wystawne, okazałe, nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego.

Pomocną może być również etymologia tego słowa – „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

Również w orzecznictwie wskazano na takie właśnie rozumienie pojęcia „reprezentacja”, np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 15.07.2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1009/10 podnosi, iż: „(…) W piśmiennictwie do wydatków na reprezentację zalicza się koszty poczęstunku gości podmiotu gospodarczego, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych, wręczania nagród i odznaczeń; koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów do dekoracji pomieszczeń oraz przeznaczonych do wręczania określonym osobom; kosztów uczestnictwa na zewnątrz firmy w przyjęciach, spotkaniach, posiedzeniach, konferencjach, zjazdach i innych imprezach organizowanych okazjonalnie lub na okoliczność świąt, rocznic i celowych przedsięwzięć reprezentacyjnych, również w imprezach towarzyszących, w tym także koszty wyjazdów zagranicznych związanych z reprezentowaniem firmy w tych imprezach (Podatek dochodowy od osób prawnych; pod red. J. Marciniuka; Warszawa 2008, Wydawnictwo C.H. Beck).

Zgodnie z podejściem funkcjonalnym przez reprezentację należy rozumieć działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych związane z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (zob. B. Brzeziński, M. Kalinowski, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz; Warszawa 1997; powoływany w S. Babiarz, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz 2009, Wrocław 2009). (…)

Wizerunek ten, postrzegany i określany jako pozytywny, wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości, zamożności itp. W niektórych sytuacjach wizerunkiem pozytywnym będzie taki, który wykaże cechy przedsiębiorcy takie, jak prostota, zapobiegliwość, oszczędność itp. Na taki wizerunek podmiotu również należy "zapracować" i ponieść stosowne do niego wydatki na reprezentację. Być może będą one miały inny charakter, niż wydatki zmierzające do wykazania zamożności, ekskluzywności i okazałości, ale wciąż będą to wydatki na reprezentację. (…)

Przypisywanie reprezentacji cech takich, jak wystawność, okazałość, wytworność, ekskluzywność, wynika w gruncie rzeczy z faktu, iż te właśnie cechy powszechnie postrzegane są jako pozytywnie charakteryzujące wizerunek określonego podmiotu, kojarzące się z wysokim statusem i pozycją społeczną. Jednakże nie oznacza to, że budowanie wizerunku może odbywać się wyłącznie poprzez działania nadzwyczajne, wykraczające poza przyjęte standardy (…)”.

Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

*   stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
*   stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Zatem, celem wydatków na reprezentację jest m.in. stworzenie i utrwalenie właściwego wizerunku firmy, poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów czy poczęstunek. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkiego tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że koszt uzyskania przychodów stanowić mogą wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiąganymi przychodami. Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

*   przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
*   potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca w związku z zakończeniem budowy planuje oddać do użytku nowy budynek Centrum wraz z częścią biurową i częścią diagnostyczno-remontowo-montażową. Po oddaniu do użytkowania w nowym obiekcie będzie zorganizowane spotkanie w którym oprócz pracowników Spółki będą brać udział zaproszeni goście - między innymi: przedstawiciele firm współpracujących - dostawców i odbiorców, przedstawiciele władz lokalnych i spółek mających siedzibę w najbliższej okolicy oraz przedstawiciele działów serwisów spółki matki i spółek zagranicznych z całej Europy należących do tej samej grupy kapitałowej (ale nie będzie tam członków rad nadzorczych komisji rewizyjnych lub organów stanowiących).

Spotkanie będzie składało się z dwóch części:

1.  informacyjno-szkoleniowej przygotowanej w formie prezentacji prowadzonej w nowym Centrum przez pracowników Spółki. Podczas spotkania będzie przekazana uczestnikom wiedza o planowanej działalności w nowym Centrum oraz o jego zakresie i obszarze działania. Będzie też wyemitowany film o nowym Centrum, który teraz tworzy Spółka. Dodatkowo po części oficjalnej pracownicy działu serwisu oprowadzą zaproszonych gości po budynku i przedstawią zainstalowane produkty Spółki w nowym obiekcie. Pracownicy działu handlowego przekażą ogólną informację o Spółce i sprzedawanych produktach.
2.  gastronomiczno-rozrywkowej z oprawą muzyczną w celu urozmaicenia spotkania.

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z ww. przedsięwzięciem.

Dokonując oceny charakteru wydatków związanych z organizacją ww. spotkania należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 tej ustawy. Ocena prawna danego wydatku wymaga bowiem uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 ww. ustawy, w którym ustawodawca dokonał enumeratywnego wyliczenia wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, nawet jeśli ponoszone są w celu uzyskania przychodów (zabezpieczenia źródła).

Konieczne jest zatem rozstrzygnięcie, czy zorganizowanie tego spotkania ma kształtować popyt na produkty Wnioskodawcy, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich korzystania, czy też służyć przede wszystkim budowaniu pewnej relacji i wywołaniu jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu Spółki.

W opinii tut. Organu, mając na uwadze opisane przez Spółkę w zdarzeniu przyszłym wydatki oraz okoliczności ich ponoszenia, w niniejszej sprawie mamy do czynienia z drugim ze wskazanych powyżej wyznaczników.

Pomimo, iż Wnioskodawca wskazuje na informacyjno-szkoleniowy charakter spotkania wypada zauważyć dla kogo ma ono zostać zorganizowane, tj. przedstawiciele firm współpracujących - dostawców i odbiorców, przedstawiciele władz lokalnych i spółek mających siedzibę w najbliższej okolicy oraz przedstawiciele działów serwisów spółki matki i spółek zagranicznych z całej Europy należących do tej samej grupy kapitałowej. Nie będzie to więc de facto spotkanie reklamowe, promocyjne skierowane do szerokiego grona osób, ale do grona wyselekcjonowanego. Oczywistym jest zatem, iż zasadniczym zamierzeniem zorganizowania spotkania będzie chęć kształtowania lepszego postrzegania Wnioskodawcy na zewnątrz, uwypuklenia jego profesjonalizmu, tworzenia pozytywnych relacji z gośćmi oraz budowania zaufania. Ponieważ wymienione cechy są utożsamiane z reprezentacją i stanowią one dominujący (właściwy) czynnik zaplanowanego spotkania, wydatki związane z organizacją tego spotkania – w części przypadającej na zaproszonych gości - podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy ze względu na reprezentacyjny charakter przedmiotowego przedsięwzięcia.

W tym miejscu wskazać należy, iż z uwagi na złożoność gospodarczego funkcjonowania podmiotów na rynku, istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu (zwłaszcza w procesie wydawania interpretacji indywidualnych) granicy poszczególnych przejawów aktywności gospodarczej przedsiębiorców, w tym w zakresie ponoszonych kosztów reprezentacji. Ustalenie sztywnej granicy, po przekroczeniu której wydatek mógłby zostać uznany za reprezentacyjny, możliwe byłoby ewentualnie w sytuacji normatywnej definicji pojęcia „reprezentacja” zawartej w ustawie podatkowej, a i to pod warunkiem, że zawierałaby ona precyzyjne kryteria umożliwiające ich jednoznaczną kwalifikację prawnopodakową.

Jednoznaczne przesądzenie o charakterze tych kosztów wymagałoby przeprowadzenia postępowania dowodowego. Ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizację spotkania w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. Dodatkowo w celu oceny, czy dany rodzaj wydatku może zostać uznany za reprezentację czy też inny rodzaj poniesionych wydatków, wówczas konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.

Tutejszy Organ stosownie do art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) nie jest uprawniony do dokonania takich ustaleń w ramach postępowania w przedmiocie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Z tego względu, niniejsza interpretacja ogranicza się do wykładni przepisu art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i wskazania elementów, które są istotne dla kwalifikacji przedmiotowych kosztów.

Jak już zostało wskazane powyżej, istotne elementy, które wskazują na reprezentacyjny charakter spotkania to grono zaproszonych gości – przedstawicie firm, przedstawicie władz. W opinii tut. Organu trudno nie doszukać się tu reprezentacyjnego charakteru. Działania Spółki kierowane są do wąskiego, wyselekcjonowanego grona odbiorców – zaproszonych gości. Należy stwierdzić, że w działaniach tych przeważa aspekt reprezentacyjny, bowiem bez wątpienia działania te zmierzają do wykreowania pozytywnego obrazu Spółki w oczach tych gości.

Istotnym elementem jest też choćby rodzaj ponoszonych wydatków (dowóz do Centrum, noclegi dla niektórych gości, catering, prowadzenia spotkania przez konferansjera, nagłośnienie sali, koszty tłumacza) jak i cała oprawa towarzysząca temu spotkaniu: występ zespołu muzycznego, poczęstunek w formie szwedzkiego stołu, które nota bene sama Spółka uznaje jako koszty reprezentacji.

Ponadto, sama Spółka w uzasadnieniu własnego stanowiska wskazuje, iż „w części informacyjno-szkoleniowej będzie to typowe spotkanie biznesowe” (wynika to jednocześnie z opisu zdarzenie przyszłego, gdzie Wnioskodawca wskazuje, iż pracownicy w czasie spotkania prowadzą rozmowy biznesowe).

Analizując powyższe, koszty poniesione przez Spółkę na zaproszonych gości w związku z udziałem w spotkaniu związanym z oddaniem do użytku nowego obiektu noszą znamiona wydatków reprezentacyjnych, bowiem służą budowaniu relacji z konkretnymi gośćmi i wywołaniu jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu Spółki, a w konsekwencji nie mogą zostać zaliczone go kosztów uzyskania przychodów, stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym zakresie stanowisko Spółki należy uznać za nieprawidłowe.

Niezależnie od powyższego, w ocenie tut. Organu, funkcję reklamową spełniają wydatki ponoszone na wykonanie fotografii Centrum i zdjęć z uroczystości otwarcia do wewnątrzfirmowej i zewnętrznej dokumentacji – do prasy. Są to wydatki o typowo reklamowym (informacyjnym) charakterze służące rozpowszechnianiu informacji na temat usług oferowanych przez Spółkę. W odniesieniu do tej grupy wydatków nie można przyjąć, że zostały/zostaną poniesione na cele reprezentacji w rozumieniu wyżej zdefiniowanym. Tym samym wyłączenie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy nie będzie w tym przypadku miało zastosowania, a możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów warunkuje wyłącznie wypełnienie przesłanki związku z przychodem zawartej w art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

W tym zakresie stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Prawidłowe jest także stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym kosztami reprezentacji są koszty ponoszone na wynajem zespołu muzycznego i koszty poczęstunku dla klientów w formie szwedzkiego stołu. Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Ponadto zauważyć należy, iż Spółka ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z delegacjami pracowników.

W tym miejscu należy wskazać, iż kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Stosownie do § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W myśl § 4 ww. artykułu postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Zgodnie z § 5 cytowanego artykułu w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Podróży służbowej dotyczy również:

*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
*   rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) – art. 775 § 2 Kodeksu pracy.

Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Analogiczne regulacje przewiduje rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych zgodnie z którym pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje (§ 5 ust. 3 tego rozporządzenia).

Zasadniczo wszelkie podróże służbowe związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę (przedsiębiorcę). Podejmowane są one bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskiwania przychodu przez firmę. W związku z powyższym, co do zasady wydatki ponoszone na podróż służbową stanowią koszt uzyskania przychodu. Spełniają one bowiem generalną przesłankę zaliczalności wydatków do kosztów, tj. poniesienie ich w celu uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno tych kosztów, które zostały wyraźnie wymienione w przepisach obu ww. rozporządzeń dotyczących podróży służbowych jako „należności za podróże służbowe", jak tych nienazwanych, uzasadnionych kosztów, które zostały poniesione w związku z podróżą służbową. Pamiętać oczywiście należy, że pewne koszty – które spełniają ogólne warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu (poniesienie w celu uzyskania przychodu) – nie mogą stanowić kosztów podatkowych z racji tego, że zostały w całości lub w części wyłączone przez ustawodawcę spod pojęcia kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to także niektórych kosztów z tytułu podróży służbowych, np. art. 16 ust. 1 pkt 30 ww. ustawy.

Podsumowując, jeśli pracownik odbywa podróż służbową (o ile w istocie odbywane przez pracowników Spółki wyjazdy będą mogły być uznane za podróże służbowe w rozumieniu przepisów prawa pracy - nie będących przedmiotem niniejszej interpretacji), która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, to Wnioskodawca postąpi prawidłowo zaliczając do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki związane z delegacjami tych pracowników, którzy na podstawie poleceń wyjazdu służbowego brali udział w otwarciu Centrum - dojazd na uroczystość, diety, zapewnienie noclegów w hotelach, drobny poczęstunek w formie szwedzkiego stołu w przypadku, gdy towarzyszyli zaproszonym gościom.

Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” zdefiniowane w art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Stanowisko Spółki jest zatem w powyższym zakresie prawidłowe.

W tym miejscu należy podkreślić, iż to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.

Podnieść w tym miejscu należy, że w procesie wydawania interpretacji indywidualnych właściwy organ nie dokonuje żadnych własnych ustaleń w ramach postępowania dowodowego, ale przedstawia wyłącznie ocenę stanowiska wnioskodawcy na tle przedstawionego przez niego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.