Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP4/443-540/09/EJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-07-22
Teza: termin przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasy fiskalne na nośniku papierowym (rolki)
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; ewidencja-ewidencja sprzedaży; kasa-kasa rejestrująca; paragon-paragon fiskalny; termin
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 kwietnia 2009r. (data wpływu 20 maja 2009r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie terminu przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasy fiskalne na nośniku papierowym (rolki) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 maja 2009r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie terminu przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasy fiskalne na nośniku papierowym (rolki).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadząc działalność gospodarczą M.K. z siedzibą w Z., założoną w 2002r. w zakresie sprzedaży detalicznej głównie art. spożywczych, sprzedaż ewidencjonuje za pomocą kas fiskalnych bez elektronicznego zapisu kopii. Mając powyższe na uwadze Wnioskodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii dokumentów sporządzanych przez kasy na nośniku papierowym (rolki).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Przez jaki okres Wnioskodawca jest zobowiązany archiwizować kopie dokumentów sporządzanych przez kasy fiskalne na nośniku papierowym (rolki), które dokumentują sprzedaż detaliczną przed i po wejściu w życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338)?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepis § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w brzmieniu „Kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011r. sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż” zobowiązuje Wnioskodawcę jako podatnika do przechowywania kopii dokumentów przez okres co najmniej dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. Jednocześnie, przepis wskazuje jedynie datę końcową dokonania sprzedaży, tj. 31 grudnia 2011r., do której ma zastosowanie niniejszy przepis i nie określa daty początkowej. Mając to na uwadze Wnioskodawca uważa, że na dzień dzisiejszy nie jest już zobowiązany do przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym (rolek), które dokumentują sprzedaż dokonaną do dnia 31 grudnia 2006r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacja podatkowa, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

*   zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
*   doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o podatku VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 ust. 11 rozporządzenia). Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, miesięczny, okresowy lub rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 ust. 18 rozp.).

Mocą § 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 7 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

*   do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy,
*   do sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz sporządzić raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu, jak również prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii,
*   dokonywać wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej, jeżeli druk kopii umożliwia konstrukcja kasy i umożliwiają to przepisy rozporządzenia.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z zm.).

Natomiast w myśl § 19 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej głównie art. spożywczych, a sprzedaż ewidencjonuje za pomocą kas fiskalnych bez elektronicznego zapisu kopii.

Należy przypomnieć, że dotychczas wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszcza się możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Z tej możliwości mogli skorzystać podatnicy, którzy posiadali sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz zgłosili do właściwego urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, a ponadto w roku 2007 wydali więcej niż 100 tysięcy paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia.

Z przepisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten jednak nie dotyczy kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, co wynika z unormowania § 19 ust. 1 rozporządzenia. Przepis ten nie znajduje więc zastosowania w przedmiotowej sprawie gdyż kwestia, z którą zwrócił się Wnioskodawca dotyczy kopii dokumentów sporządzanych przez kasy fiskalne na nośniku papierowym.

Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony stan faktyczny, stwierdzić należy, że Wnioskodawca w przypadku posiadania kas fiskalnych bez modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym, winien przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011 r.

W konsekwencji powyższego stanowisko, iż Wnioskodawca na dzień dzisiejszy nie jest już zobowiązany do przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, które dokumentują sprzedaż dokonaną do dnia 31 grudnia 2006r., należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.