Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-1.4012.631.2023.2.EB
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-02-20
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z: faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami, potwierdzających wydatki służbowe dotyczących delegacji oraz paragonów, rachunków i innych dowodów księgowych niebędących fakturami, dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; fakturowanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe
------------------------------------------------------------------------------------

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie:

\- przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami, potwierdzających wydatki służbowe dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe;

\- przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z paragonów, rachunków i innych dowodów księgowych niebędących fakturami, dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

24 listopada 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami dotyczących delegacji oraz paragonów, rachunków i innych dowodów księgowych niebędących fakturami, dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 29 stycznia 2024 r. (wpływ 1 lutego 2024 r.), pismami z 12 lutego 2024 r. (data wpływu 14 lutego 2024 r. oraz 19 lutego 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

(\`(...)\`) \[dalej: Spółka, Wnioskodawca\] jest polskim rezydentem podatkowym (nieograniczony obowiązek podatkowy) oraz podatnikiem VAT czynnym.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług spedycji (\`(...)\`) (dalej: usługi spedycyjne).

Sprzedaż usług spedycyjnych prowadzona przez Spółkę podlega opodatkowaniu VAT.

Wnioskodawca należy do Grupy (\`(...)\`), obejmującej spółki znajdujące się w (\`(...)\`) oferują kompleksowe usługi logistyczne (\`(...)\`).

Z uwagi na fakt, iż usługi spedycyjne świadczone są zarówno na szczeblu krajowym, jak również międzynarodowym, powstaje konieczność częstych wyjazdów służbowych pracowników Spółki.

Każdy wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracownik odbywa podróż służbową wyraźnie na polecenie swojego przełożonego, co udokumentowane jest drukiem polecenia wyjazdu służbowego

W Spółce przyjęto rozwiązanie, w którym pracownikom przebywającym na delegacjach służbowych zapewnia się całodzienne wyżywienie. Pracownik może dokonywać zakupu posiłków w lokalach gastronomicznych na koszt Wnioskodawcy.

Wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej dokumentowane są fakturami, paragonami lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), wystawionymi na Spółkę.

Pracownik ww. wydatki opłaca:

• ze środków własnych (potem otrzymuje zwrot poniesionych kosztów od Spółki) lub

• firmową kartą kredytową (obciążającą bezpośrednio rachunek Spółki).

W niektórych przypadkach pracownik odbywający podróż służbową, który nie przedstawi faktur, paragonów za wyżywienie podczas podróży służbowej, ma wypłacane diety według stawek obowiązujących w Polsce. Wydatki związane z podróżą służbową zwracane są przez Spółkę na podstawie rozliczenia kosztów podróży służbowej, przygotowywanego przez pracownika.

W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podroży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji), Spółka wdrożyła elektroniczny system do rozliczania dokumentów (dalej jako: system).

Wdrożony zintegrowany system, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczanie delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety; dalej jako: Dokumenty).

Pracownik skanuje wszystkie Dokumenty do systemu oraz zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. zeskanowane dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały dokumentów w wersji papierowej. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Spółki. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Spółka planuje przejść włącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania dokumentów. Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1\. Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).

2\. Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.

3\. Obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w systemie, iż złożone przez niego dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawców oryginałami.

4\. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej, każdy delegowany pracownik zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

5\. Utworzone przez pracownika w systemie, w wersji elektronicznej, rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków, wraz z załączonymi skanami dokumentów, trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.

6\. Po akceptacji przez przełożonego, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, wraz z załączonymi dokumentami, zostanie przesłane w systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków.

7\. W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do przełożonego, celem jego akceptacji, a po akceptacji trafi do działu księgowości.

8\. Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym. Po przestaniu do systemu finansowo-księgowego, dokumenty nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści rozliczenia delegacji/wydatku służbowego, dołączenie lub usunięcie dokumentów).

9\. Rozliczenie delegacji/zestawienia wydatków, wraz z dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski w dwóch certyfikowanych centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa: ISO/IEC (…).

10\. Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła.

11\. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

12\. Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Dokumenty potwierdzające ponoszenie określonego rodzaju wydatku, o których mowa w przedmiotowym wniosku, będą niszczone dopiero wówczas, gdy pracownik merytoryczny działu księgowości po przeprowadzeniu kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku od towarów i usług.

Nabywane w podróżach służbowych towary i usługi będą służyły Wnioskodawcy w całości do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

### Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu sprawy

1\. W zakresie, w jakim Spółka dokonuje odliczenia naliczonego podatku VAT, „inne dokumenty księgowe potwierdzające określone wydatki” zawierają wszystkie wymagane przepisami elementy, do uznania ich za zrównane z fakturami. Jednakże, Spółka nadmienia, iż w sposób elektroniczny chciałaby przechowywać także takie inne dowody, które nie dają prawa do odliczenia podatku VAT.

2\. Wniosek Spółki dotyczy także rachunków – intencją Spółki jest, aby elektronicznie archiwizować także dokumenty, które nie dają prawa do odliczenia podatku VAT, ale składają się na rozliczenie delegacji pracownika.

3\. Dokumenty składające się na rozliczenie delegacji pracownika będą przechowywane na serwerach na terytorium Polski.

4\. Dokumenty będą przechowywane na terytorium Polski i organy podatkowe będę miały zapewniony dostęp do nich.

5\. Spółka będzie przechowywała faktury i wszystkie pozostałe dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

6\. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych w odniesieniu do dokumentów, będących podstawą rozliczenia delegacji w następujący sposób:

Dokumenty będą skanowane lub fotografowane i zapisywane w formacie, który uniemożliwi ingerencję w ich treść. Ponadto, system finansowo-księgowy został zabezpieczony w taki sposób, aby po zaksięgowaniu wydatku nie było możliwości modyfikacji dokumentów powiązanych z tym wydatkiem. Przed zaksięgowaniem księgowa będzie weryfikowała, czy skany lub zdjęcia dokumentów są czytelne. Ponadto, przełożony akceptujący wydatki służbowe również takiej weryfikacji może dokonać. Rozliczając wydatek służbowy pracownik oświadcza, że przedłożone przez niego dokumenty są zgodne z posiadanymi dokumentami papierowymi. Na każdym etapie procesu przed zaksięgowaniem wydatku, przełożony i dział księgowości mają wgląd w zeskanowane lub sfotografowane dokumenty i w razie wątpliwości mogą poprosić pracownika o okazanie papierowej kopii.

7\. Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane wskazanymi we wniosku fakturami i pozostałymi dowodami będą służyły jej do wykonywania czynności opodatkowanych VAT lub zrównanych z nimi.

8\. Spółka potwierdza, iż wszystkie otrzymane Dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu.

9\. Analogicznie jak w odpowiedzi na pytanie 7, tj. nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane wskazanymi we wniosku fakturami i pozostałymi dowodami będą służyły jej do wykonywania czynności opodatkowanych VAT lub zrównanych z nimi.

10\. Wśród nabytych towarów i usług mogą wystąpić takie wydatki, które są wyłączone z odliczenia VAT. Wówczas Spółka chciałaby archiwizować te dokumenty elektronicznie, ale nie będzie dokonywała odliczenia VAT z takich dokumentów.

Pismem z 12 lutego 2024 r. Wnioskodawca uzupełnił wniosek o informacje, że w zakresie pytania 7 oraz pytania nr 9 nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane wskazanymi we wniosku fakturami i pozostałymi dowodami będą służyły jej do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

### Pytanie

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT, zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą, przy założeniu, ze spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

**Państwa stanowisko w sprawie**

W Państwa ocenie, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, zawartego na fakturach oraz innych dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego – przy założeniu, że spełnione będą zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, elektroniczne kopie (skany) dokumentów zakupowych przechowywanych przez Spółkę, będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

UZASADNIENIE WŁASNEGO STANOWISKA W SPRAWIE:

Przepisy prawa mające zastosowanie w niniejszej sprawie:

• Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

• Art. 86 ust. 2 ustawy o VAT – kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2) w przypadku importu towarów – kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;

3) zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4) kwota podatku należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,

d) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

5) (uchylony);

6) różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2;

7) u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

· Art. 112 ustawy o VAT – Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

· Art. 112a ustawy o VAT:

1\. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3\. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4\. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na poparcie swojego stanowiska Spółka prezentuje poniższe argumenty.

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej a przepisy Ordynacji Podatkowej

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzania ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem jest zatem obowiązkiem Spółki, przy czym Ordynacja podatkowa w żadnym przepisie nie wskazuje na sposób przechowywania takiej dokumentacji. W szczególności, zdaniem Spółki, żaden przepis Ordynacji podatkowej nie wskazuje, że taka dokumentacja powinna być przechowywana wyłącznie w wersji papierowej.

W odniesieniu do powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, podatnik ma dowolność, jeśli chodzi o wybór sposobu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. W ocenie Spółki, konieczne jest jedynie zapewnienie omawianej dokumentacji warunków gwarantujących jej wystarczającą trwałość i pozostanie w stanie niezmienionym do czasu upływu okresu przedawnienia. Natomiast wdrożony przez Spółkę system elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów, w tym faktur, pozwoli na lepsze, niż w przypadku dokumentacji papierowej, zabezpieczenie jej przed ryzykiem utraty lub uszkodzenia.

Takie stanowisko potwierdzono przykładowo w interpretacji indywidualnej, wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 czerwca 2015 r., sygn. IPTPB3/4511/8/15-3/GG.

Spółka jest zdania, że przyjęty sposób postępowania, o jakim mowa w stanie przyszłym, w szczególności niszczenie papierowych wersji faktur zakupowych, które zostały zeskanowane i następnie przeprocesowane w ramach opisanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, jest zgodny z przepisami Ordynacji podatkowej, w zakresie, w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej a prawo do odliczenia naliczonego VAT.

Kwestia przechowywania faktur, na gruncie ustawy o VAT, reguluje art. 112a tejże ustawy. Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury (w tym ich duplikaty) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

1) w podziale na okresy rozliczeniowe,

2) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Ponadto, na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, iż podatnicy, zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka wskazuje, iż definicje pojęć, takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści, zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT.

Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Za autentyczność pochodzenia faktur uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Zgodnie z zapisami art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, o integralności treści faktury można mówić wtedy, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Mając to na uwadze należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Ponadto, Wnioskodawca zauważa, że ustawa o VAT nie definiuje terminu „czytelność faktury". Jednakże, jego zdaniem, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zaznaczyć, że w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jednakże, przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie, nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Organy podatkowe również zajmowały swoje stanowisko w powyższej kwestii. Wyrażony m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 maja 2017 r. (sygn. akt 0112-KDILI-3.4012.21.2017.2.JN), w której czytamy, iż „termin „kontrola biznesowa” należy interpretować jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia transakcją. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności oraz rodzaju podatnika, a także powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców tub usługobiorców”.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

a) podatnik zapewni autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu otrzymania i uwzględnienia w systemie w formie elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją ją udokumentowaną,

b) faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

c) podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo paragony, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. Konieczne jest jedynie, aby dokumenty związane z rozliczeniami VAT przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji, zdaniem Spółki, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe Dokumenty dotyczycące podróży służbowych otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie przepisów ustawy o VAT nie istnieją przeciwwskazania do przechowywania w postaci elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Takie stanowisko potwierdza przykładowo:

• interpretacja Dyrektora KIS z 5 maja 2022 r., sygn. akt: 0112-KDIL3.4012.101.2022.1.MC: „Opisany sposób przechowywania przez Państwa ww. faktur wyłącznie w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści oraz zachowania ich czytelności, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwiając łatwe ich odszukanie oraz pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organu podatkowego, jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Ponadto, otrzymane w formie papierowej ww. faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur dotyczących faktur zakupu, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Spółka zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych/przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur”.

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 stycznia 2016 r., sygn. akt IPPP2/4512-1052/15-4/AO, w której stwierdzono m.in., że, „wobec przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku Wnioskodawca będzie uprawniony do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej”.

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r., sygn. akt IBPP3/443-1391/14/JP.

Podsumowując, w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia otrzymywanych Dokumentów, dzięki zastosowaniu systemu elektronicznego ich obiegu, Spółka będzie w stanie w każdym przypadku zapewnić, że informacje wymienione na fakturach i innych Dokumentach dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. W szczególności możliwe będzie jednoznaczne przypisanie faktury do innych dokumentów (takich jak zamówienie lub umowa) potwierdzających faktyczny przebieg transakcji. Dokumenty będą podlegać sprawdzeniu zarówno pod względem biznesowym, jak i księgowym, a dostęp do nich będzie ograniczony jedynie do wskazanych pracowników Spółki i tylko oni będą mieli dostęp do serwera, na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane. W celu zapewnienia integralności treści oraz czytelności otrzymywanych Dokumentów, Spółka zastosuje format zapisu danych gwarantujący nienaruszalność danych w nich zawartych. Otrzymane przez Spółkę Dokumenty w formie papierowej będą przekształcane na postać pliku cyfrowego, którego zawartość od momentu wygenerowania będzie niezmienna i bez możliwości poddania go modyfikacjom. Plik zostanie zablokowany przed możliwością wprowadzania zmian na poziomie formatu PDF. W każdej chwili będzie możliwość wydrukowania Dokumentów, jednak bez możliwości wprowadzania do nich zmian.

Wdrożony przez Spółkę system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwi łatwe odszukanie Dokumentów oraz bezzwłoczny dostęp do nich, a także ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w tych Dokumentach danych. Dzięki Systemowi możliwy będzie pełny i bezzwłoczny dostęp do wszystkich dokumentów księgowych, od momentu ich otrzymania przez Spółkę, aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zaznacza dodatkowo, iż w analogicznych stanach faktycznych (zastosowanie tego samego elektronicznego systemu obiegu Dokumentów) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał już interpretacje indywidualne dla spółek powiązanych z Wnioskodawcą, uznając ich stanowisko za prawidłowe tj.:

• interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 10 stycznia 2020 r., sygn. akt: 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1 (\`(...)\`).

• interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 31 grudnia 2020 r., sygn. akt: 0112-KDIL1-1.4012.472.2020.2.WK (\`(...)\`.).

Podsumowanie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Spółki fakt, iż Dokumenty będą archiwizowane przez nią wyłącznie w formie elektronicznej nie wpłynie negatywnie na możliwość odliczenia VAT tak długo, jak zapewniona zostanie integralność, czytelność i niezmienność dowodu źródłowego. W ocenie Spółki, wdrożony przez nią system takie warunki zapewnia, stąd Wnioskodawca powinien zachować prawo do odliczenia VAT na dotychczasowych zasadach, mimo zmiany formy przechowywania dokumentów źródłowych.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku **jest**:

\- **prawidłowe** – w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami, potwierdzających wydatki służbowe dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej;

\- **nieprawidłowe** – w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z paragonów, rachunków i innych dowodów księgowych niebędących fakturami, dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na mocy art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na podstwie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem;

16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub

b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty

wyrazy „metoda kasowa”;

17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;

18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”(…).

Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979), zwanym dalej rozporządzeniem dot. faktur, w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, to jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast, jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług spedycji (\`(...)\`) (dalej: usługi spedycyjne). Sprzedaż usług spedycyjnych prowadzona przez Spółkę podlega opodatkowaniu VAT. Wnioskodawca należy do Grupy (\`(...)\`), obejmującej spółki znajdujące się w (\`(...)\`) oferujące kompleksowe usługi logistyczne (\`(...)\`). Z uwagi na fakt, iż usługi spedycyjne świadczone są zarówno na szczeblu krajowym, jak również międzynarodowym, powstaje konieczność częstych wyjazdów służbowych pracowników Spółki. Każdy wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracownik odbywa podróż służbową wyraźnie na polecenie swojego przełożonego, co udokumentowane jest drukiem polecenia wyjazdu służbowego. W Spółce przyjęto rozwiązanie, w którym pracownikom przebywającym na delegacjach służbowych zapewnia się całodzienne wyżywienie. Pracownik może dokonywać zakupu posiłków w lokalach gastronomicznych na koszt Wnioskodawcy. Wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej dokumentowane są fakturami, paragonami lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), wystawionymi na Spółkę.

Pracownik ww. wydatki opłaca:

• ze środków własnych (potem otrzymuje zwrot poniesionych kosztów od Spółki) lub

• firmową kartą kredytową (obciążającą bezpośrednio rachunek Spółki).

W niektórych przypadkach pracownik odbywający podróż służbową, który nie przedstawi faktur, paragonów za wyżywienie podczas podróży służbowej, ma wypłacane diety według stawek obowiązujących w Polsce. Wydatki związane z podróżą służbową zwracane są przez Spółkę na podstawie rozliczenia kosztów podróży służbowej, przygotowywanego przez pracownika. W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podroży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji), Spółka wdrożyła elektroniczny system do rozliczania dokumentów. Wdrożony zintegrowany system, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczanie delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację). Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety; dalej jako: Dokumenty). Pracownik skanuje wszystkie Dokumenty do systemu oraz zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. zeskanowane dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały dokumentów w wersji papierowej. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów. Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Spółki. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie. Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Spółka planuje przejść włącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania dokumentów. Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1\. Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).

2\. Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.

3\. Obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w systemie, iż złożone przez niego dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawcy oryginałami.

4\. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej, każdy delegowany pracownik zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

5\. Utworzone przez pracownika w systemie, w wersji elektronicznej, rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków, wraz z załączonymi skanami dokumentów, trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.

6\. Po akceptacji przez przełożonego, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, wraz z załączonymi dokumentami, zostanie przesłane w systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków.

7\. W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do przełożonego, celem jego akceptacji, a po akceptacji trafi do działu księgowości.

8\. Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym. Po przestaniu do systemu finansowo-księgowego, dokumenty nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści rozliczenia delegacji/wydatku służbowego, dołączenie lub usunięcie dokumentów).

9\. Rozliczenie delegacji/zestawienia wydatków, wraz z dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski w dwóch certyfikowanych centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa: ISO/IEC 2700 I, ISO/ICE 20000 oraz BS 25999.

10\. Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła.

11\. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

12\. Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Dokumenty potwierdzające ponoszenie określonego rodzaju wydatku, o których mowa w przedmiotowym wniosku będą niszczone dopiero wówczas, gdy pracownik merytoryczny działu księgowości po przeprowadzeniu kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku od towarów i usług. Nabywane w podróżach służbowych towary i usługi będą służyły Wnioskodawcy w całości do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W zakresie, w jakim Spółka dokonuje odliczenia naliczonego podatku VAT, „inne dokumenty księgowe potwierdzające określone wydatki” zawierają wszystkie wymagane przepisami elementy, do uznania ich za zrównane z fakturami. Jednakże, Spółka nadmienia, iż w sposób elektroniczny chciałaby przechowywać także takie inne dowody, które nie dają prawa do odliczenia podatku VAT. Wniosek Spółki dotyczy także rachunków – intencją Spółki jest, aby elektronicznie archiwizować także dokumenty, które nie dają prawa do odliczenia podatku VAT, ale składają się na rozliczenie delegacji pracownika. Dokumenty składające się na rozliczenie delegacji pracownika będą przechowywane na serwerach na terytorium Polski. Dokumenty będą przechowywane na terytorium Polski i organy podatkowe będę miały zapewniony dostęp do nich. Spółka będzie przechowywała faktury i wszystkie pozostałe dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych w odniesieniu do dokumentów, będących podstawą rozliczenia delegacji w następujący sposób: Dokumenty będą skanowane lub fotografowane i zapisywane w formacie, który uniemożliwi ingerencję w ich treść. Ponadto, system finansowo-księgowy został zabezpieczony w taki sposób, aby po zaksięgowaniu wydatku nie było możliwości modyfikacji dokumentów powiązanych z tym wydatkiem. Przed zaksięgowaniem księgowa będzie weryfikowała, czy skany lub zdjęcia dokumentów są czytelne. Ponadto, przełożony akceptujący wydatki służbowe również takiej weryfikacji może dokonać. Rozliczając wydatek służbowy pracownik oświadcza, że przedłożone przez niego dokumenty są zgodne z posiadanymi dokumentami papierowymi. Na każdym etapie procesu przed zaksięgowaniem wydatku, przełożony i dział księgowości mają wgląd w zeskanowane lub sfotografowane dokumenty i w razie wątpliwości mogą poprosić pracownika o okazanie papierowej kopii. Spółka potwierdza, iż wszystkie otrzymane Dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu. Wśród nabytych towarów i usług mogą wystąpić takie wydatki, które są wyłączone z odliczenia VAT. Wówczas Spółka chciałaby archiwizować te dokumenty elektronicznie, ale nie będzie dokonywała odliczenia VAT z takich dokumentów.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą określenia, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie ze wskazaną procedurą, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy.

Należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W rozpatrywanej sprawie wskazali Państwo, że obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w systemie, iż złożone przez niego dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym, dokumenty nie będą mogły być modyfikowane. Rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków wraz z dokumentami rozliczeniowymi będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski w dwóch certyfikowanych centrach danych, posiadających certyfikaty bezpieczeństwa: ISO/IEC (…). Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych w odniesieniu do dokumentów, będących podstawą rozliczenia delegacji w następujący sposób: Dokumenty będą skanowane lub fotografowane i zapisywane w formacie, który uniemożliwi ingerencję w ich treść. Ponadto, system finansowo-księgowy został zabezpieczony w taki sposób, aby po zaksięgowaniu wydatku nie było możliwości modyfikacji dokumentów powiązanych z tym wydatkiem. Przed zaksięgowaniem księgowa będzie weryfikowała, czy skany lub zdjęcia dokumentów są czytelne. Ponadto, przełożony akceptujący wydatki służbowe również takiej weryfikacji może dokonać. Rozliczając wydatek służbowy pracownik oświadcza, że przedłożone przez niego dokumenty są zgodne z posiadanymi dokumentami papierowymi. Na każdym etapie procesu przed zaksięgowaniem wydatku, przełożony i dział księgowości mają wgląd w zeskanowane lub sfotografowane dokumenty i w razie wątpliwości mogą poprosić pracownika o okazanie papierowej kopii. W zakresie, w jakim Spółka dokonuje odliczenia naliczonego podatku VAT, „inne dokumenty księgowe potwierdzające określone wydatki” zawierają wszystkie wymagane przepisami elementy, do uznania ich za zrównane z fakturami. Jednakże, Spółka nadmienia, iż w sposób elektroniczny chciałaby przechowywać także takie inne dowody, które nie dają prawa do odliczenia podatku VAT. Wniosek Spółki dotyczy także rachunków – intencją Spółki jest, aby elektronicznie archiwizować także dokumenty, które nie dają prawa do odliczenia podatku VAT, ale składają się na rozliczenie delegacji pracownika. Dokumenty będą przechowywane na terytorium Polski i organy podatkowe będę miały zapewniony dostęp do nich. Spółka będzie przechowywała faktury i wszystkie pozostałe dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka potwierdza, iż wszystkie otrzymane Dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu. Wśród nabytych towarów i usług mogą wystąpić takie wydatki, które są wyłączone z odliczenia VAT. Wówczas Spółka chciałaby archiwizować te dokumenty elektronicznie, ale nie będzie dokonywała odliczenia VAT z takich dokumentów.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie należy uznać, że przechowywanie faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami – w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji/wydatków służbowych będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zatem tak postępując, jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych, wymienionych przez Wnioskodawcę, innych dokumentów księgowych (np. paragonów, rachunków, dokumentów wystawionych przez podmioty zagraniczne), tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z Dokumentów dotyczących wydatków poniesionych podczas delegacji służbowych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

2) w przypadku importu towarów – kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;

3) zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4) kwota podatku należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,

d) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

5) (uchylony)

6) różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2;

7) u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z treści art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Nie ma również możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich dokumentów jak paragony bądź inne dokumenty źródłowe dotyczące delegacji, niebędących fakturą, o której mowa w art. 106e ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Podczas podróży służbowych Państwa pracownicy ponoszą wydatki udokumentowane m.in. fakturami, rachunkami, a także innymi dokumentami potwierdzającymi określone wydatki, takimi jak paragony czy bilety; dalej jako: Dokumenty (np. za przejazd autostradą lub postój na parkingu), biletami lotniczymi lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), wystawionymi na Państwa. Ponadto wskazali Państwo, że nabywane towary i usługi związane z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników, udokumentowane fakturami oraz innymi dokumentami, o których mowa we wniosku, będą służyły Państwu do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W tym miejscu należy wskazać, że przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 rozporządzenia dot. faktur.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur:

Faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

f) kwotę należności ogółem.

Zatem, jeśli posiadane przez Państwa bilety za przejazdy będą zawierały elementy określone w cytowanym wyżej § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, będą one uznawane za fakturę.

Ponadto, wskazać w tym miejscu należy, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę, pod warunkiem, że zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Należy zauważyć, że w przypadku wystawienia takiej faktury – paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierającego numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, tj. danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że taka faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku – sprzedawca nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej). Brak jest w tym przypadku uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie sprzedaży zwykłą fakturą.

Zatem, z uwagi na fakt, iż będą Państwo ponosić wydatki dotyczące odbywanych przez pracowników podróży służbowych, udokumentowane m.in.: fakturami, rachunkami, paragonami (np. za przejazd autostradą lub postój na parkingu), biletami lotniczymi lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), to prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego będzie Państwu przysługiwało wyłącznie od wydatków udokumentowanych fakturami i innymi dokumentami traktowanymi na równi z fakturami, np. paragonami zawierającymi numer NIP Wnioskodawcy. Przy czym prawo do odliczenia będzie Państwu przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, o których mowa w art. 88 ustawy.

Pozostałe dokumenty dotyczące ww. wydatków służbowych niebędące fakturami, w tym rachunki, dokumenty wystawione przez podmioty zagraniczne oraz paragony, które nie będą uznawane za fakturę, nie będą stanowić dokumentów, które dają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tych dokumentów.

**Podsumowując, w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, zawartego jedynie na fakturach i innych dokumentach traktowanych na równi z fakturami potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli te dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy. Natomiast Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do pozostałych Dokumentów (np. rachunków, dokumentów wystawionych przez podmioty zagraniczne oraz paragonów, które nie będą uznawane za fakturę), niezależnie od sposobu ich przechowywania.**

Zatem Państwa stanowisko w zakresie:

\- przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami, potwierdzających wydatki służbowe dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej **jest** **prawidłowe**;

\- przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z paragonów, rachunków i innych dowodów księgowych niebędących fakturami, dotyczących delegacji, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej **jest nieprawidłowe.**

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych, należy zwrócić uwagę na to, że interpretacje indywidualne są wydawane w indywidualnych sprawach i nie wiążą innych organów wydających interpretacje indywidualne w sprawach innych podatników, co jest tym bardziej zrozumiałe zważywszy na różnorodność i odmienność okoliczności faktycznych występujących w każdej z indywidualnych spraw podlegających interpretacjom.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).