Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-1200/11/AP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-12-29
Teza: Czy otrzymana przez Spółkę faktura VAT za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznik do wiadomości e-mail w postaci pliku PDF będzie mogła zostać zaliczona przez Spółkę w koszty uzyskania przychodów, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: dowód-dowód księgowy; faktura; faktura-faktura elektroniczna; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23 września 2011 r. (wpływ do tut. BKIP 28 września 2011 r.), uzupełnionym w dniu 28 i 30 listopada 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie otrzymanych faktur elektronicznych – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 28 września 2011 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie otrzymanych faktur elektronicznych. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 22 listopada 2011 r. Znak: IBPP4/443-1459/11/AŚ, IBPBI/2/423-1200/11/AP wezwano Wnioskodawcę do ich uzupełnienia. Uzupełnienia dokonano w dniu 28 i 30 listopada 2011 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Kilku z kontrahentów Spółki zaproponowało przesyłanie faktur VAT drogą elektroniczną w postaci pliku PDF dołączonego do e-maila. Przesyłane w ten sposób faktury nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym ani wysyłane z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych EDI. Wobec ułatwienia współpracy z kontrahentami oraz możliwości szybkiego uzyskania faktur, Spółka rozważa zatem możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur. Faktury te zostaną wydrukowane, odpowiednio rozliczone w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego od osób prawnych, a następnie przechowywane w dokumentacji Spółki w formie papierowej. Wystawca nie będzie dodatkowo już wysyłać faktur tradycyjnie drogą pocztową.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z dnia 25 listopada 2011 r., Spółka dodatkowo wskazała iż:

*   z kontrahentami, którzy będą przesyłać faktury drogą elektroniczną w postaci pliku PDF dołączonego do e-maila, będą zawarte porozumienia o akceptacji formy dostarczenia ww. faktur oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur,
*   Spółka z niektórymi kontrahentami zamierza zawrzeć porozumienie odnośnie adresu e-mail z jakiego faktura będzie przesyłana oraz czy wysyłka będzie dokonywana z zabezpieczonym loginem i hasłem komputera jak również oprogramowania; z niektórymi kontrahentami Spółka jedynie wskaże adres e-mail, na który kontrahent będzie przesyłał faktury w formie załącznika PDF do wiadomości e-mail,
*   dokument wysłany w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność swojej treści,
*   faktury w formacie PDF są zabezpieczone przed modyfikacją zawartych w nich danych.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy otrzymana przez Spółkę faktura VAT za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznik do wiadomości e-mail w postaci pliku PDF będzie mogła zostać zaliczona przez Spółkę w koszty uzyskania przychodów, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Spółki, począwszy od 2011 r. można przesyłać faktury przy użyciu poczty elektronicznej, jako załącznika w postaci pliku PDF.

Wynika to wprost z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Zgodnie z ww. paragrafem faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym. Dalej § 4 ww. rozporządzenia obarcza elektroniczną formę przesyłania faktur warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia (tj. zachowaniem pewności co do tożsamości dokonującego dostawy) i integralności treści faktury (tj. brakiem możliwości dokonywania zmiany danych, które powinna zawierać faktura). Dalej § 2 ust. 2 stwierdza, iż autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

Zastosowanie sformułowania „w szczególności” oznacza, że podatnik ma otwarty katalog możliwości i może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, co zdaniem Spółki zapewnia faktura w postaci pliku PDF.

Spółka nie będzie ingerować w treść otrzymanych od Kontrahenta maili oraz załączonych do nich faktur w formacie PDF, tzn. nie będzie dokonywać w nich żadnych zmian, czy też poprawek. Po otrzymaniu przez kontrahenta maila zawierającego fakturę, będzie ona drukowana przez uprawnionego pracownika Spółki, opisywana oraz ujmowana w jej księgach rachunkowych. Wydrukowane faktury w formie papierowej będą przechowywane przez Spółkę aż do momentu przedawnienia się zobowiązania podatkowego.

Reasumując, zdaniem Spółki, istnieje od 2011 r. możliwość otrzymywania faktur w postaci pliku PDF, stanowiącego załącznik do wiadomości e-mail. Tym samym w konsekwencji uznania stanowiska Spółki za prawidłowe, istnieje możliwość księgowania kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych na podstawie faktur otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF, następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty),
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy powinien zawierać co najmniej:

1.  datę dokonania operacji gospodarczej,
2.  określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
3.  zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
4.  kwotę i datę zapisu,
5.  oznaczenie kont, których dotyczy.

Art. 21 ust. 1 ww. ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka rozważa możliwość przyjmowania od kontrahentów faktur VAT drogą elektroniczną. Faktury będą otrzymywane w formie plików PDF. Przed otrzymaniem faktur drogą elektroniczną Spółka będzie udzielać zgody na otrzymywanie faktur w tej formie. Faktury w formie ww. plików nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym ani nie będą wysyłane z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych EDI. Jednakże faktury w postaci plików PDF zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność swojej treści; są zabezpieczone przed modyfikacją. Spółka planuje drukować otrzymane elektronicznie faktury i przechowywać je w formie papierowej.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, ze ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji „faktury”, a zatem kierując się dyrektywami stosowania wykładni systemowej zewnętrznej należy sięgnąć do uregulowań dot. zasad opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

W interpretacji indywidualnej z dnia 21 grudnia 2011 r. znak IBPP4/443-1459/11/AŚ tut. Organ wskazał, iż mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej w postaci pliku PDF. Otrzymanie faktur w formie pliku PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Wobec powyższego, faktury VAT otrzymane drogą elektroniczną w formacie PDF, a także faktury zabezpieczone podpisem elektronicznym, spełniające kryteria autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur w znaczeniu jakie nadają im przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, będą stanowiły podstawę do zaksięgowania kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Stanowisko Spółki jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienić należy, iż w sprawach będących przedmiotem pytania dotyczącego podatku od towarów i usług wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.