Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-17/13-2/RD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-01-17
Teza: Czy przedstawiony tryb przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących oraz ich duplikatów, w formie elektronicznej jest dopuszczalny w świetle przepisów § 2-5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23.10.2012 r. (data wpływu 02.11.2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawienia i przesyłania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 02.11.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawienia i przesyłania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W toku prowadzonej działalności gospodarczej Bank (dalej: Bank, Wnioskodawca) dokonuje sprzedaży towarów i usług, których fakt wykonania zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 z pózn. zm., dalej: UVAT) udokumentowany jest z zastrzeżeniem przewidzianych w tejże ustawie wyjątków, fakturami VAT. Wystawione przez Bank faktury VAT, co do zasady są przesyłane do kontrahentów w formie papierowej. Celem usprawnienia procesu dystrybucji faktur, Wnioskodawca postanowił zmodyfikować dotychczas stosowany sposób przesyłania faktur poprzez zastąpienie wysyłki w formie papierowej, wysyłką faktur w formie elektronicznej, w formie nieedytowalnego dokumentu PDF (dalej: format PDF). Warunkiem wprowadzenia powyższego rozwiązania jest uzyskania przez Bank akceptacji kontrahenta na przesyłanie, w tym udostępnianie faktur, w formie elektronicznej w/w formacie PDF. W stosunku do kontrahentów, którzy nie wyrażą zgody na przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej w/w sposób, wystawiane przez Bank faktury VAT będą przesyłane z zachowaniem formy papierowej.

Faktury VAT przesłane drogą elektroniczną w formacie nieedytowalnego dokumentu PDF nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, ani nie będą przesyłane z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI). Zgodnie z założeniami Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF będą automatycznie generowane w specjalnie do tego celu zbudowanym rozwiązaniu Informatycznym (tzw. system TBE), po wprowadzeniu odpowiednich danych. Następnie plik zawierający fakturę w formacie PDF będzie umieszczany na specjalnie dla tego celu zbudowanej platformie internetowej TFE. Przesyłanie plików PDF pomiędzy systemem TBE, w którym będą generowane faktury VAT, a platformą TFE, na której będą udostępniane kontrahentom wystawione przez Bank faktury VAT w formacie PDF, będzie odbywało się w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu rozwiązania Informatycznego niewymagającego jakiegokolwiek udziału człowieka. Udostępnione w powyższy sposób faktury VAT, klient będzie mógł na zasadzie wyłączności pobrać z platformy TFE. Wyłączność zostanie zagwarantowana poprzez utworzenie na w/w platformie indywidualnych kont dla każdego z klientów, do których dostęp wyłącznie w celu podglądu oraz pobrania dostępnych faktur VAT będą mieli upoważnieni do tej czynności pracownicy kontrahenta. Zalogowanie się na utworzone na w/w platformie indywidualne konta kontrahentów zabezpieczone będzie indywidualnym dla każdego klienta loginem oraz hasłem. O fakcie udostępnienia faktur VAT na platformie TFE, klient zostanie poinformowany w formie ogólnej Informacji dostępnej na platformie TFE lub/oraz poprzez środki komunikacji teleinformatycznej (komunikat o udostępnieniu faktur przekazywany może być również na skrzynkę poczty elektronicznej klienta, bądź w formie wiadomości sms przekazywanej na dedykowany dla tego celu przez klienta numer telefonu).

Na powyższych zasadach Bank zamierza przesyłać faktury VAT, duplikaty faktur VAT, włącznie z fakturami oraz duplikatami faktur korygujących VAT, z zastrzeżeniem jednak, iż wyżej przedstawiony model przesyłania faktur VAT nie będzie realizowany w stosunku do faktur korygujących VAT zmniejszających kwotę należnego podatku VAT (tzw. faktur korygujących „in minus”). W przypadku tych ostatnich, celem wypełnienia obowiązku posiadania przez Bank potwierdzenia odbioru faktury korekty „in minus” przez kontrahenta, zachowana zostanie forma papierowa przesyłania faktur korygujących VAT oraz ewentualnych ich duplikatów. Jednocześnie, wszystkie objęte dystrybucją elektroniczną faktury VAT oraz ich ewentualne duplikaty, z wyłączeniem faktur korygujących „in minus” oraz ich duplikatów, będą przechowywane w formie elektronicznej w systemie TBE, w którym zostały wystawione. W/w faktury VAT będą przechowywane z zachowaniem formatu, w którym zostały wystawione, a więc w formacie nieedytowalnego pliku PDF w sposób numeryczny, w podziale na miesiące, w którym faktura została wystawiona. Przechowywane w powyższy sposób faktury VAT będą dostępne wyłącznie osobom realizującym po stronie Banku proces wystawiania faktur VAT oraz ich duplikatów, z zachowaniem zabezpieczeń uniemożliwiających jakąkolwiek modyfikację zawartych w nich danych, z wyłączeniem trybu korekty faktur VAT przewidzianego w przepisach prawa podatkowego (instytucja faktur korygujących VAT). Ponadto, jeśli wystąpi taka potrzeba Wnioskodawca zapewni organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej dostęp do przechowywanych w powyższy sposób faktur VAT oraz ich ewentualnych duplikatów.

Do faktur korygujących „in minus” oraz ich duplikatów zachowana zostanie forma papierowa przechowywania faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Mając na uwadze wyżej przedstawiony stan faktyczny, Bank zwraca się o potwierdzenie, iż:

1.  wyżej przedstawiony tryb przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących oraz ich duplikatów, w formie elektronicznej jest dopuszczalny w świetle przepisów § 2-5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?
2.  w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego jest dopuszczalne przesyłanie w formie papierowej faktur korygujących VAT do faktur pierwotnych wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej?
3.  wyżej przedstawiony sposób przechowywania faktur, faktur korygujących, w tym faktur korygujących zmniejszających wartość należnego podatku oraz ich duplikatów jest dopuszczalny w świetle przepisów § 6-7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?

Przedmiotem niniejszej interpretacji są zagadnienia oznaczone numerem 1 dotyczące podatku od towarów i usług, w odniesieniu zaś do pytań oznaczonych numerami 2 i 3 wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Celem obowiązujących od dnia 01 stycznia 2011 r. przepisów Rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r., Nr 249, poz. 1661, dalej: Rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej), było zapewnienie jednakowego traktowania (w szczególności przez organy podatkowe) faktur papierowych oraz faktur elektronicznych. Na cel ten zwraca się również uwagę w uzasadnieniu do projektu w/w Rozporządzenia, gdzie wskazano, iż „celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych”.

Przepisy § 3, § 4 oraz § 5 Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej warunkują zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej konstytuując, iż faktury VAT mogą być przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury oraz zapewnieniem autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Zgodnie z przepisami w/w regulacji autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) (§ 2 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej). Podkreślić należy, że w obecnym stanie prawnym dwa wymienione w Rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej sposoby zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia stanowią jedynie wskazania przykładowe, co oznacza, iż podatnicy, co do zasady są uprawnieni do zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności danych faktury przy wykorzystaniu innych metod. A w związku z czym, są uprawnieni do przesyłania faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenie i integralności danych zawartych na fakturze, także przy wykorzystaniu innych metod gwarantujących spełnienie w/w przesłanek.

W opinii Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym spełnione zostaną wszystkie wymagane przez Ustawodawcę warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej, w szczególności zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność jej treści. W przepisach Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej brak jest wskazania, za pomocą jakich rodzajów narzędzi podatnik ma zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury. Brak szczegółowego wskazania w tym zakresie oznacza, iż mogą to być wszelkie metody, w tym rownież rozwiązania informatyczne oraz proceduralne, które zagwarantują spełnienie w/w przesłanek.

W przypadku faktur elektronicznych wystawianych w systemie TBE oraz przesłanych w za pomocą środków komunikacji elektronicznej, opisanych w niniejszym wniosku Banku, spełnieniu ulegają oba w/w kryteria przesyłania faktur w formie elektronicznej. Przesłanka autentyczności zostanie spełnione, gdyż dostęp do systemu TBE, dedykowanego do wystawiania faktur VAT, zapewniony będzie upoważnionym do tego celu pracownikom Banku, zaś sam dostęp do systemu chroniony jest indywidualnym loginem oraz hasłem pracownika. Proces przesłania wygenerowanej w systemie TBE faktury VAT na platformę informatyczną TFE odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany, poprzez zagwarantowaną za pomocą rozwiązania informatycznego komunikację pomiędzy systemem TBE a platformą TFE Realizacja tego etapu procesu nie wymaga żadnej ingerencji człowieka.

Na analogicznych zasadach chroniony jest dostęp klienta do udostępnionych na platformie TFE faktur VAT. Pobranie przez klienta dostępnych na platformie faktury VAT w formacie PDF będzie możliwe, po uprzednim zalogowaniu się klienta na jego indywidualne konto, utworzone na platformie. Dostęp do kont klientów, z których następować będzie pobór faktur VAT w formie elektronicznej, będzie również chroniony indywidualnym loginem oraz hasłem. Tym samym, w ocenie Banku wystawione oraz przesłane przy wykorzystaniu wyżej wymienionych narzędzi faktury VAT zagwarantują pewność co do autentyczności ich pochodzenia.

W odniesieniu zaś do zapewnienia kryterium integralności treści faktur VAT, w opinii Banku jest ona zapewniona ze względu na fakt iż korzystanie z plików w formacie PDF przy wykorzystaniu ogólnie dostępnego, standardowego i legalnego oprogramowania uniemożliwia wprowadzenie jakichkolwiek zmian do treści dokumentu (jest to tzw. format nieedytowalny). Na platformie TFE faktury VAT będą udostępniane kontrahentom wyłącznie w celu ich pobrania, w formacie dokumentu PDF nieedytowalnego, w którym z założenia nie jest możliwe wprowadzenia jakichkolwiek zmian czy modyfikacji.

Wnioskodawca podkreśla, iż zmiana przepisów Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej jak i Rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz 360 dalej: Rozporządzenia fakturowe) miało przede wszystkim na celu ułatwienie dokumentowania obrotu gospodarczego poprzez upowszechnienie fakturowania w formie elektronicznej, ujednolicenie traktowania faktur papierowych i elektronicznych oraz umożliwienie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej czy elektronicznych w formie papierowej. Prawidłowość powyższej argumentacji znajduje swoje potwierdzenie w uzasadnieniu zmiany od dnia 1 stycznia 2011 r. poprzednio obowiązującego Rozporządzenia fakturowego z dnia 28 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337). Wskazane w nim przesłanki wprowadzenia zmian w zakresie przesyłanie oraz przechowywania faktur VAT pozostają jak najbardziej aktualne na gruncie obecnie obowiązującego Rozporządzenia fakturowego.

Tym samym, skoro celem zmiany warunków przesyłania faktur, w tym faktur w formie elektronicznej było równe potraktowanie faktur elektronicznych oraz faktur papierowych, a od tych ostatnich nie są wymagane takie zabezpieczenia, które wykluczałyby w sposób kompletny możliwość jej umyślnego sfałszowania, tym samym brak jest podstaw aby żądać stosowania tego samego rodzaju zabezpieczeń od faktur przesyłanych w formie elektronicznej. Na marginesie należy zaznaczyć, iż nawet przy najlepszej woli wystawcy faktury, czy to elektronicznej czy papierowej, pod kątem uchronienia jej treści przed jakąkolwiek modyfikacją, obecnie dostępne oprogramowania umożliwiają w równym stopniu na niezgodną z prawem ingerencję skutkującą sfałszowaniem danych, zarówno w przypadku faktur papierowych jak i elektronicznych. Tym samym, skoro w obu przypadkach ingerencja w treść faktury VAT stanowić będzie czyn przestępczy, podlegający sankcjom karno -skarbowym, brak jest podstaw do żądania od faktur elektronicznych bardziej restrykcyjnych, niż do faktur papierowych zabezpieczeń, mających uchronić je przed jakąkolwiek modyfikacją.

W tym miejscu należy zauważyć, iż przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z póz. zm., dalej Ordynacja podatkowa) przewidują tryb weryfikacji rzetelności oraz prawidłowości faktur VAT, polegający na upoważnieniu organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej do żądania od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów objętych kontrolą u podatnika.

Przepis, o którym mowa powyżej, a więc art. 274c Ordynacji podatkowej w równym stopniu dotyczy faktur papierowych jak i elektronicznych. Stanowi on podstawę do możliwości weryfikacji spójności oraz zbieżności danych zawartych na wystawionych przez sprzedawcę fakturach VAT z egzemplarzami przekazanymi nabywcy. A tym samym, organy podatkowe dokonując weryfikacji rzetelności faktur VAT będą w stanie zbadać ich autentyczność pochodzenia oraz integralność treści.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy sposób przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej, opisany w niniejszym wniosku, spełnia wszystkie wymogi przewidziane w przepisach Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, a w związku z czym przesyłane w ten sposób faktury będą w sposób skuteczny wprowadzone do obrotu gospodarczego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania faktur VAT oraz innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały szczegółowo w przepisach, obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r., rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Stosownie do § 20 ust. 1 cyt. rozporządzenia, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej (§ 20 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (§ 20 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 cyt. rozporządzenia).

W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 20 ust. 5 cyt. rozporządzenia).

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Na podstawie powyższej delegacji, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem, które weszło w życie dnia 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić także należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Z opisu sprawy wynika, że Bank celem usprawnienia procesu dystrybucji faktur postanowił zmodyfikować stosowany sposób przesyłania faktur poprzez zastąpienie wysyłki w formie papierowej, wysyłką faktur w formie elektronicznej, jako nieedytowalny dokumentu PDF, a warunkiem wprowadzenia powyższego rozwiązania jest uzyskanie przez Bank akceptacji kontrahenta na przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie PDF. Faktury VAT przesłane droga elektroniczną w formacie nieedytowalnego dokumentu PDF nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, ani nie będą przesyłane z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI). Zgodnie z założeniami Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF będą automatycznie generowane w specjalnie do tego celu zbudowanym rozwiązaniu Informatycznym (tzw. system TBE), po wprowadzeniu odpowiednich danych. Następnie plik zawierający fakturę w formacie PDF będzie umieszczany na specjalnie dla tego celu zbudowanej platformie internetowej TFE. Przesyłanie plików PDF pomiędzy systemem TBE, w którym będą generowane faktury VAT, a platformą TFE, na której będą udostępniane kontrahentom wystawione przez Bank faktury VAT w formacie PDF, będzie odbywało się w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu rozwiązania Informatycznego niewymagającego jakiegokolwiek udziału człowieka. Udostępnione w powyższy sposób faktury VAT, klient będzie mógł na zasadzie wyłączności pobrać z platformy TFE. Wyłączność zostanie zagwarantowana poprzez utworzenie na w/w platformie indywidualnych kont dla każdego z klientów, do których dostęp wyłącznie w celu podglądu oraz pobrania dostępnych faktur VAT będą mieli upoważnieni do tej czynności pracownicy kontrahenta. Zalogowanie się na utworzone na w/w platformie indywidualne konta kontrahentów zabezpieczone będzie indywidualnym dla każdego klienta loginem oraz hasłem. O fakcie udostępnienia faktur VAT na platformie TFE, klient zostanie poinformowany w formie ogólnej informacji dostępnej na platformie TFE lub/oraz poprzez środki komunikacji teleinformatycznej (komunikat o udostępnieniu faktur przekazywany może być również na skrzynkę poczty elektronicznej klienta, bądź w formie wiadomości sms przekazywanej na dedykowany dla tego celu przez klienta numer telefonu). Wnioskodawca wskazuje również, że zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści przesyłanych faktur.

Na powyższych zasadach Bank zamierza przesyłać faktury VAT, duplikaty faktur VAT, włącznie z fakturami oraz duplikatami faktur korygujących VAT, z zastrzeżeniem jednak, iż wyżej przedstawiony model przesyłania faktur VAT nie będzie realizowany w stosunku do faktur korygujących VAT zmniejszających kwotę należnego podatku VAT (tzw. faktur korygujących „in minus”). W przypadku tych ostatnich, celem wypełnienia obowiązku posiadania przez Bank potwierdzenia odbioru faktury korekty „in minus” przez kontrahenta, zachowana zostanie forma papierowa przesyłania faktur korygujących VAT oraz ewentualnych ich duplikatów. Wnioskodawca wskazuje również, że zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia oraz integralność jej treści.

W świetle powołanych przepisów wskazać należy, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy co do takiej formy przesyłania faktur.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane regulacje prawne stwierdzić należy, iż wskazany przez Wnioskodawcę w opisie stanu faktycznego sposób wystawiania i przesyłania faktur oraz ich duplikatów w formie elektronicznej spełniać będą wymogi określone w § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 17 grudnia 2010 r., bowiem zostanie zapewniona autentyczność i integralność treści wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej faktur, oraz ich duplikatów.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści wystawianych i przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.).Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.