Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-1325/11/KO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-03-09
Teza: Możliwość archiwizowania wystawionej kopii faktury w sposób elektroniczny.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 7 grudnia 2011r. (data wpływu 14 grudnia 2011r.) uzupełnionym pismem z dnia 16 lutego 2012r. (data wpływu 22 lutego 2012r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania wystawionej kopii faktury w sposób elektroniczny – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 grudnia 2011r. został złożony ww. wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania wystawionej kopii faktury w sposób elektroniczny.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 16 lutego 2012r. (data wpływu 22 lutego 2012r.) będącym odpowiedzią na wezwanie z dnia 10 lutego 2012r. znak IBPP2/443-1325/11/KO.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest producentem wysokiej jakości węgla, który stanowi główny produkt sprzedaży na rynku krajowym i zagranicznym. W ciągu każdego roku obrotowego Wnioskodawca wystawia około 53 544 sztuk faktur sprzedaży.

Kopie faktur, Spółka przechowuje w postaci papierowej. Taki stan rzeczy powoduje, że Spółka ponosi dodatkowe koszty, do których dochodzą również problemy magazynowania dużej ilości dokumentów.

Pismem z dnia 16 lutego 2012r. Wnioskodawca uzupełnił zdarzenie przyszłe następująco:

Wnioskodawca zamierza przechowywać i archiwizować faktury, faktury korygujące w systemie X, tzn. w systemie, w którym dokumenty zostaną wystawione w formie elektronicznego obrazu – pliku typu pdf.

Duplikaty jako takie nie będą przechowywane w systemie – w przypadku wystawienia przez Spółkę duplikatu dany dokument źródłowy cechowany będzie wskaźnikiem jednoznacznie określającym, że do danego dokumentu wystawiono duplikat.

Wszystkie dokumenty będą przechowywane w sposób umożliwiający ich podział na okresy rozliczeniowe. System zapewniać będzie autentyczność, integralność treści oraz czytelność faktur począwszy od momentu ich wystawienia przez cały okres przechowywania ich w systemie (a więc również do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Ponadto system, umożliwiać będzie łatwe wyszukiwanie dokumentów.

Jako podstawowe kryteria wyszukiwania dokumentów dla archiwum przyjęto okres sprawozdawczy, numer faktury oraz numer kontrahenta. Kryteria te dla systemu transakcyjnego będą znacznie bardziej rozbudowane i obejmować będą wiele innych cech przypisanych dokumentom np. daty wystawienia, daty sprzedaży, okres podatkowy, typ dokumentu, rejestr itp.

System zapewniać będzie bezzwłoczny dostęp do tego typu dokumentów organom podatkowym i organom kontroli skarbowej. Przydzielenie takiego dostępu pozostaje w gestii Wnioskodawcy oraz firmy informatycznej zarządzającej dostępem do zasobów systemu, kontami dostępowymi, uprawnieniami oraz zasobami archiwalnymi systemu.

Organy kontroli będą mogły przetwarzać dane w rozumieniu, odczytu danych z bazy oraz wizualizacji w postaci wydruków faktur oraz raportów zawierających dane z faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka może przechowywać kopie faktur w systemie, w którym są wystawiane?

Zdaniem Wnioskodawcy, za transakcje sprzedaży wystawia i dostarcza kontrahentom oryginały faktur, kopie faktur przechowuje w formie papierowej. Spółka chciałaby zmienić sposób przechowywania kopii faktur. Sposób przechowywania polegałby na tym, iż kopie faktur byłyby przechowywane (archiwizowane) w systemie, w którym są wystawiane w formie elektronicznego obrazu wystawionej faktury. System Wnioskodawcy zapewniałby:

*   pełną zgodność kopii faktur z oryginałami faktur wystawionymi w formie papierowej;
*   bezpieczeństwo przechowywania kopii faktur;
*   brak możliwości zmiany treści kopii faktur lub jakichkolwiek innych danych dotyczących kopii faktur;
*   możliwość szybkiego dostępu i sprawdzenia.

Wnioskodawca nadmieniał, iż ustawodawca zarówno w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. jak i w art. 106 ust. l ustawy o podatku od towarów i usług nie określa sformułowania "materialna" (papierowa) dla oznaczenia formy w jakiej faktura powinna być przechowywana. Natomiast nakazuje przechowywanie kopii faktury do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ocenie Spółki oznacza to, iż dopuszczalne jest przechowywanie faktur w każdej formie, która pozwala na jej identyfikację i odczytanie faktury w niezmienionej formie.

Stanowisko takie znajduje także oparcie w najnowszym orzecznictwie NSA (wyrok NSA z dnia 24 listopada 2011r. sygn. akt FSK 49/11).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Natomiast § 19 ust. 2 ww. rozporządzenia wskazuje, że przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Zgodnie z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Natomiast integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca jest producentem węgla. W ciągu każdego roku obrotowego Wnioskodawca wystawia około 53 544 sztuk faktur sprzedaży. Wnioskodawca zamierza przechowywać i archiwizować faktury, faktury korygujące w systemie X, tzn. w systemie, w którym dokumenty zostaną wystawione w formie elektronicznego obrazu – pliku typu pdf. Wszystkie dokumenty będą przechowywane w sposób umożliwiający ich podział na okresy rozliczeniowe. System zapewniać będzie autentyczność, integralność treści oraz czytelność faktur począwszy od momentu ich wystawienia przez cały okres przechowywania ich w systemie (a więc również do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Ponadto system, umożliwiać będzie łatwe wyszukiwanie dokumentów. Jako podstawowe kryteria wyszukiwania dokumentów dla archiwum przyjęto okres sprawozdawczy, numer faktury oraz numer kontrahenta. Kryteria te dla systemu transakcyjnego będą znacznie bardziej rozbudowane i obejmować będą wiele innych cech przypisanych dokumentom np. daty wystawienia, daty sprzedaży, okres podatkowy, typ dokumentu, rejestr itp. System zapewniać będzie bezzwłoczny dostęp do tego typu dokumentów organom podatkowym i organom kontroli skarbowej. Przydzielenie takiego dostępu pozostaje w gestii Wnioskodawcy oraz firmy informatycznej zarządzającej dostępem do zasobów systemu, kontami dostępowymi, uprawnieniami oraz zasobami archiwalnymi systemu. Organy kontroli będą mogły przetwarzać dane w rozumieniu, odczytu danych z bazy oraz wizualizacji w postaci wydruków faktur oraz raportów zawierających dane z faktur.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz treść powołanych przepisów należy stwierdzić, że jeżeli w istocie, prowadzony przez Wnioskodawcę komputerowy system przechowywania kopii faktur oraz kopii faktur korygujących gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego jak również łatwość ich odszukania oraz dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, to Wnioskodawca może przechowywać (archiwizować) kopie wystawionych faktur VAT i faktur korygujących w formie elektronicznej, mimo że oryginały mają postać papierową (drukowaną).

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi –Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.