Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.375.2025.2.MPA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-06-24
Teza: Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz
zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów
faktura-faktura elektroniczna
odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy,
płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1.
Podatnicy i płatnicy-Działalność gospodarcza
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy,
płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1.
Podatnicy i płatnicy-Podatnicy
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie
i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1.
Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku
naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu
nabycia towarów i usług
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Sposób wystawienia
faktur
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur
elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 31
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 32
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106b-ust. 1-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106e-ust. 5-pkt 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106g-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106g-ust. 3-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106h-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 1
1

[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 4
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 5
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112aa-ust. 2

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,

    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 6 maja 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz zachowania
    prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego.
    W odpowiedzi na wezwanie - uzupełniliście Państwo wniosek w piśmie z 10 czerwca 2025 r.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    A. Sp. z o.o. z siedzibą w (...) (dalej: „Wnioskodawca”) jest spółką prawa handlowego oraz
    czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka podlega opodatkowaniu w
    Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).
    Dla celów rozliczeń podatkowych Wnioskodawca prowadzi pełną księgowość (księgi
    rachunkowe). Wnioskodawca zajmuje się głównie produkcją przemysłowych urządzeń
    chłodniczych i wentylacyjnych oraz produkcją metalowych wyrobów gotowych, z
    wyłączeniem maszyn i urządzeń.
    Spółka, w celu udokumentowania powyższych transakcji, wystawia na rzecz nabywców
    faktury oraz faktury korygujące. Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące
    w formie elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe
    wysyłane są elektronicznie (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej. Spółka,
    na moment składania wniosku, archiwizuje faktury dokumentujące sprzedaż zarówno w
    wersji papierowej, jak i elektronicznej.
    W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi.
    Nabywane przez Spółkę towary i usługi są związane wyłącznie z czynnościami
    opodatkowanymi. Zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami
    księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia
    podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami
    księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek
    naliczony. Faktury te dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za
    granicą. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca
    otrzymuje znaczną liczbę dokumentów księgowych. Przez dokumenty księgowe
    Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury
    korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty
    ponoszone przez Spółkę. Dalej w niniejszym wniosku wszystkie te dokumenty nazywane
    będą zbiorczo „Fakturami”.
    Faktury te są wystawiane i dostarczane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i
    elektronicznej. Mając na uwadze zakres prowadzonej przez Spółkę działalności
    gospodarczej, a także liczbę otrzymywanych Faktur oraz obowiązujące przepisy prawa,
    które nakładają na podatnika obowiązek przechowywania tych dokumentów przez
    określony czas, proces ich archiwizacji staje się coraz bardziej wymagający. Wiąże się on z
    narastającymi trudnościami organizacyjnymi oraz generuje istotne koszty po stronie
    Wnioskodawcy. Całość czynności związanych z archiwizacją oraz księgowaniem Faktur
    realizowana jest przez wewnętrzny dział księgowości Wnioskodawcy.
    Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, Wnioskodawca wdrożył w
    kwietniu 2025 roku system elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD). System ten
    pozwala zarówno na archiwizowanie dokumentów w formie nieedytowalnych skanów, jak
    i na obieg weryfikacji dokumentów zakupu od wpływu do Spółki, poprzez powiązanie z
    odpowiednim zamówieniem, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, jak i
    późniejszą archiwizację. Spółka zamierza archiwizować wszystkie dokumenty wyłącznie w
    formie elektronicznej. Na moment składania wniosku, system jest w fazie testowej.

    Spółka wprowadziła następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca
    przechowywania Faktur:
    1) Dokumenty w formie papierowej
    Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są niezwłocznie poddawane
    digitalizacji. Proces ten polega na ich zeskanowaniu oraz zapisaniu w nieedytowalnym
    formacie PDF, co zapewnia zachowanie integralności oraz niezmienności treści
    dokumentu. Następnie zeskanowane faktury wprowadzane są do systemu (...), w którym
    następuje ich manualna weryfikacja formalna, merytoryczna, rachunkowa oraz
    podatkowa. Weryfikacja ta jest dokonywana przez pracowników działu księgowości
    Wnioskodawcy. Po jej pozytywnym zakończeniu oraz dokonaniu akceptacji dokumentu,
    faktury są przesyłane do systemu SAP, gdzie następuje ich archiwizacja.
    Na moment składania niniejszego wniosku, faktury otrzymywane przez Spółkę w formie
    papierowej są archiwizowane zarówno w formie elektronicznej (w systemie SAP), jak i w
    wersji papierowej. Niemniej jednak, docelowo Spółka planuje całkowitą rezygnację z
    przechowywania dokumentów papierowych. Po prawidłowym wprowadzeniu faktur do
    systemu SAP i zapewnieniu spełnienia wszystkich wymogów w zakresie integralności,
    autentyczności pochodzenia oraz czytelności dokumentów, ich fizyczna postać zostanie
    poddana utylizacji (zniszczeniu) zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrzną
    procedurą archiwizacji.
    2) Dokumenty w formie elektronicznej
    W przypadku faktur elektronicznych, są one przesyłane przez kontrahentów na
    dedykowany adres emailowy wyznaczony przez Wnioskodawcę do odbioru tego rodzaju
    korespondencji. Z poziomu tego adresu, dokumenty są automatycznie przekazywane do
    systemu Comarch, gdzie podlegają wstępnej walidacji technicznej, a następnie
    manualnemu sprawdzeniu przez pracowników działu księgowości.
    Po dokonaniu ręcznej weryfikacji oraz akceptacji, faktury są przesyłane do systemu
    finansowo-księgowego SAP, w którym następuje ich archiwizacja.
    Wnioskodawca planuje kontynuować tę praktykę również po wprowadzeniu
    obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”). W ramach
    nowego modelu, faktury ustrukturyzowane będą bezpośrednio odbierane z KSeF i
    automatycznie przekazywane do systemu SAP, gdzie zostaną zarchiwizowane. System ten
    umożliwi również przypisanie odpowiednich atrybutów księgowych do dokumentów, co
    usprawni zarówno proces dekretacji, jak i późniejsze wyszukiwanie dokumentów w celach
    kontrolnych i raportowych.
    W odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług wystawianych przez
    Spółkę – również one są archiwizowane w systemie SAP. Wdrożony sposób obiegu
    dokumentów zapewnia spójność procesu niezależnie od tego, czy Spółka występuje w roli
    nabywcy, czy sprzedawcy.
    Dostęp do programu SAP mają wyłącznie wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Spółka
    ponadto tworzy regularne kopie zapasowe danych zapisanych na zewnętrznych
    nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące
    zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Opisane powyżej rozwiązanie zapewnia zachowanie integralności Faktury, ponieważ
    żadne dane wymagane przepisami prawa nie zostają zmienione, a wersja elektroniczna
    dokumentu jest wiernym odwzorowaniem jego wersji papierowej. Gwarantuje ono
    również pewność co do pochodzenia Faktury – Wnioskodawca jest w stanie jednoznacznie
    zidentyfikować tożsamość sprzedawcy – oraz jej czytelność, niezależnie od tego, czy
    dokument został uprzednio zeskanowany, czy też wystawiony pierwotnie w formie
    elektronicznej w nieedytowalnym formacie PDF. Zarówno jedna, jak i druga wersja
    zapewnia odpowiednią jakość i pełną możliwość odczytu danych zawartych na Fakturze.

    Dodatkowo, zastosowanie tego rozwiązania umożliwia Wnioskodawcy sprawne i szybkie
    odnalezienie konkretnej Faktury oraz zapewnia stały dostęp do dokumentów z
    archiwalnych okresów rozliczeniowych. Będzie to miało istotne znaczenie zarówno w
    kontekście wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i ewentualnych
    kontroli prowadzonych przez organy administracji podatkowej w zakresie poprawności
    rozliczeń.
    Ponadto, dokumenty są przechowywane w należyty sposób i chronione przed
    niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub
    zniszczeniem, co odpowiada wymogom nałożonym treścią ustawy z dnia 29 września 1994
    r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.; dalej: UoR).
    Uzupełnienie i doprecyzowanie stanu faktycznego
    W odniesieniu do wydatków udokumentowanych we wniosku fakturami bądź
    dokumentami zrównanymi z fakturami, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli
    biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturami i dokumentami
    zrównanymi z fakturami, a dostawą towarów/świadczeniem usług, od momentu ich
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    W Spółce funkcjonują mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność
    pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z
    obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a
    dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności, Spółka stosuje następujące
    środki kontrolne: weryfikacja kontrahentów, sprawdzanie białej listy podatników VAT,
    kontrola wewnętrzna i nadzór centralny, regularne audyty.
    Wnioskodawca wskazuje, że faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli
    biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności
    ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
    Wnioskodawca wskazuje, że w sytuacji, gdy faktury będą przechowywane poza terytorium
    kraju Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Pytania
    1) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym – na gruncie art. 112a
    ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – dopuszczalne jest
    przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie SAP, w sposób
    opisany w stanie faktycznym, również w przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe
    zostaną zniszczone?
    2) Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur
    zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w
    formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania, o ile spełnione są
    pozostałe warunki określone w przepisach ustawy o VAT?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest
    archiwizowanie/przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez
    konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach
    niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.
    Ponadto, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na
    podstawie Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie
    podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie
    papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a
    także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia,
    niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym

    okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku
    procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także
      dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2,
      dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
      dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
      niebędącej podatnikiem.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    Artykuł 106g ust. 3 ustawy stanowi, że:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
        1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania
        faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
        2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia
        podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad
        wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego
        sprzedaży,
        3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia
        wystawcy faktury,
        4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i
        dłużnikowi
      - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
    Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:
      W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu
      kasy rejestrującej:
        1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny
        w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
      2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy
      rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:

      Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy
      zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota
      podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
    Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:
      W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży
      zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w
      dokumentacji:
        1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi
        identyfikującymi tę fakturę albo
        2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na
        paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
      Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę
      wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro –
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie
    wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których
    faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na
    równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w
    przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do
    niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w
    nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może
    zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące
    przechowywania faktur zawarte w ustawie.
    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać
    ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
        1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
        2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
        3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych.
    Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on
    spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko
    przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne
    środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:

      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      1. Podatnicy przechowują:
        1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
        2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Art. 112aa ust. 1 stanowi, że
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    Na podstawie art. 112aa ust. 2 ustawy
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie,
    zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur

    przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej
    podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi
    urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
    Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych
    faktur.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie Faktur
    wyłącznie w formie elektronicznej (również w przypadku gdy dokumenty papierowe) będą
    niszczone oraz czy mają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na
    podstawie dokumentów zachowanych w formie elektronicznej.
    Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy
    przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych jest
    zgodny z przepisami ustawy o VAT.
    W tym miejscu należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami
    ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do
    tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny
    skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony
    podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania
    podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego
    autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy
    podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było
    uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający
    poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności
    pochodzenia faktury.
    Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków
    zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania
    nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym
    zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia
    informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad
    wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).
    Z opisu sprawy wynika, Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące w
    formie elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe
    wysyłane są elektronicznie (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej. Spółka
    archiwizuje faktury dokumentujące sprzedaż zarówno w wersji papierowej i elektronicznej.
    Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem Spółka wdrożyła w 2025 r.
    elektroniczny obieg dokumentów, pozwalający na przechowywanie faktur w wersji
    elektronicznej. Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są
    niezwłocznie poddawane digitalizacji. Proces ten polega na ich zeskanowaniu oraz
    zapisaniu w nieedytowalnym formacie PDF, a następnie następuje ich manualna
    weryfikacja formalna, merytoryczna, rachunkowa i podatkowa. Po jej pozytywnym
    zakończeniu oraz dokonaniu akceptacji dokumentu, faktury są przesyłane do systemu
    SAP, gdzie następuje ich archiwizacja.
    W przypadku faktur elektronicznych, są one przesyłane przez kontrahentów na
    dedykowany adres e-mailowy do odbioru tego rodzaju korespondencji. Dokumenty są
    następnie automatycznie przekazywane do systemu Comarch, gdzie podlegają wstępnej
    walidacji technicznej oraz manualnemu sprawdzeniu przez pracowników działu
    księgowości. Po dokonaniu ręcznej weryfikacji oraz akceptacji, faktury są przesyłane do
    systemu finansowo-księgowego SAP, w którym następuje ich archiwizacja. Spółka ma
    także zamiar korzystać z systemu SAP po wprowadzeniu obowiązkowego stosowania
    Krajowego Systemu e-Faktur, - ustrukturyzowane faktury będą bezpośrednio odbierane z
    KSeF i automatycznie przekazywane do SAP gdzie będą archiwizowane.

    W odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług wystawianych przez
    Spółkę – również będą one archiwizowane w systemie SAP.
    W celu utraty danych Spółka będzie tworzyć regularne kopie zapasowe danych na
    zewnętrznych nośnikach i przechowywać będzie zapisy do momentu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    W odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami bądź dokumentami z nimi
    zrównanymi Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą
    wiarygodną ścieżkę audytu między fakturami i dokumentami zrównanymi z fakturami, a
    dostawą towarów/świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W Spółce funkcjonują mechanizmy
    kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz
    czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami oraz
    zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, zapewnią Państwo dostęp on-line,
    pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach i dokumentach zrównanych z
    fakturami, w przypadku gdy wystąpi o to naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu
    celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub szef krajowej administracji
    skarbowej, także w przypadku gdyby dokumenty te były przechowywane poza terytorium
    kraju w formie elektronicznej.
    Zatem, w odniesieniu do faktur przechowywanych/archiwizowanych przez Państwa w
    sposób opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność
    treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na
    żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4
    ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez
    Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich
    przechowywania jest/będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu
    do opisanej procedury przechowywania zarówno dokumentów sprzedażowych jak i
    zakupowych, zostaną spełnione warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a
    ustawy.
    W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo
      do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
      zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu:
        a) nabycia towarów i usług,
        b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem
        usługi.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
    wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
    podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
    podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
    naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
    takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
    podatkowego).

    Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art.
    86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88
    ustawy.
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
    odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
    formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.
    Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik
    nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
    kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy
    muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym
    przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady
    przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika
    dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku
    należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabywane towary i
    usługi są związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi. Zakup jest
    dokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z
    fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego,
    zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami księgowymi, które nie
    stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.
    Tym samym, nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku
    naliczonego udokumentowanymi fakturami lub dokumentami zrównanymi z fakturami,
    otrzymanymi w wersji papierowej bądź elektronicznej, a przechowywanymi przez Państwa
    wyłącznie w formie elektronicznej (korzystając z elektronicznego archiwum faktur). Istotne
    jest przy tym, aby otrzymywane ww. faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art.
    88 ustawy. Będzie to oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do
    odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.
    Państwa stanowisko uznaję zatem za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we
    wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko
    związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu
    stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.
    Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe
    tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się
    będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w
    przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy,
    udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
    Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.

        111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się
        Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.