Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.825.2021.1.JM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-11-15
Teza: Możliwość przekazywania przez płatnika Pracownikom i byłym Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Słowa kluczowe: obowiązek; obowiązek-obowiązek płatnika; odpowiedzialność; odpowiedzialność-odpowiedzialność płatnika; pracownik; płatnik
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Zeznania podatkowe.-Obowiązek składania deklaracji, informacji oraz rocznego obliczenia podatku, za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 31

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 14 września 2021 r. (data wpływu 17 września 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika Pracownikom i byłym Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej **– jest prawidłowe.**

**UZASADNIENIE**

W dniu 14 września 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika Pracownikom i byłym Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

**We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.**

Wnioskodawca (dalej również jako „Spółka”) jest osobą prawną, polskim oddziałem grupy kapitałowej (\`(...)\`) („Grupa”), działającej w obszarze dostarczania zaawansowanych rozwiązań informatycznych.

We wszystkich spółkach Grupy obowiązują zunifikowane polityki dotyczące elektronicznej wymiany informacji oraz przekazywania dokumentacji pracownikom („Pracownicy”), dostosowane do specyfiki poszczególnych krajów. Obieg dokumentów w Spółce odbywa się z zastosowaniem środków komunikacji elektronicznej (w kwestii związanej z wynagrodzeniem narzędziem tym jest system (\`(...)\`). Pracownicy zatrudnieni w spółce na dzień wystawienia informacji PIT-11 („Aktywni pracownicy”) mają stały dostęp do ww. systemu wewnętrznego, który jest przypisywany w momencie zatrudnienia i jest używany przez pracowników w trakcie ich zatrudnienia (tj. za pomocą tej platformy pracownicy mogą sprawdzić informacje m.in. o swoim wynagrodzeniu i danych płacowych) – można zatem powiedzieć, że korzystanie z platformy internetowej przez pracownika jest jego obowiązkiem (jest to zgodne z regulaminami pracowniczymi i wewnętrznymi). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji.

Spółka wywiązuje się z obowiązków płatnika oraz obowiązków raportowych m.in. poprzez składanie rocznych informacji PIT-11 według zasad i w terminach przewidzianych przez przepisy prawa. Do tej pory realizacja obowiązku dostarczenia PIT-11 pracownikom odbywała się: w stosunku do byłych pracowników poprzez wysyłkę dokumentu w formie papierowej na adres zamieszkania, natomiast w stosunku do Aktywnych pracowników - w formie elektronicznej. Wysyłka w formie papierowej powodowała trudności praktyczne m.in. ze względu na fakt, że Spółka zatrudnia dużą liczbę pracowników, którzy często zmieniają miejsce zamieszkania. Spółka nie posiada również informacji o adresie zamieszkania aktualnym na dzień doręczenia informacji PIT-11 byłym pracownikom. W praktyce mogło to oznaczać, że PIT-11 nie mógł zostać skutecznie doręczony.

Biorąc pod uwagę powyższe, a także mając na uwadze znaczną liczbę zatrudnionych Pracowników, jak również ze względu na dbałość o środowisko (oszczędność papieru), Wnioskodawca planuje udostępnić wszystkim pracownikom imienne informacje PIT-11, w formie elektronicznej. Informacja imienna będzie przekazywana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w wewnętrznym systemie \`(...)\`. Natomiast byli Pracownicy otrzymają informacje PIT-11 drogą elektroniczną. Przed dystrybucją dokumentów w sposób wyżej określony, Spółka uzyska od Pracowników i byłych Pracowników pisemne oświadczenie o zgodzie na dostarczenie informacji PIT-11 w formie elektronicznej.

W praktyce, po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla Pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 grudnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Następnie informacje PIT-11 zostaną podpisane za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną, oraz umieszczone na platformie (dla Aktywnych pracowników) albo, po wyrażeniu zgody przez byłych Pracowników na przekazywanie dokumentów w formie elektronicznej – wysłane w formie komunikacji e-mailowej.

**W związku z powyższym zadano następujące pytania.**

1\. Czy w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego, Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych przekazując podatnikowi (Pracownikowi i byłemu Pracownikowi) imienną informację sporządzoną według ustalonego wzoru (PIT-11) drogą elektroniczną realizuje obowiązek płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?

2\. Czy w odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, przekazując podatnikowi imienną informację sporządzoną według ustalonego wzoru (PIT-11) drogą elektroniczną, ma obowiązek weryfikacji czy były pracownik otrzymał i zapoznał się z dokumentem, jeśli wcześniej uzyskał pisemną zgodę byłego pracownika na przekazywanie jej tą drogą, oraz czy ma obowiązek weryfikacji czy Aktywny pracownik zapoznał się z dokumentem otrzymanym poprzez wewnętrzny system (\`(...)\`), do którego Aktywny Pracownik ma dostęp?

**Zdaniem Wnioskodawcy,**

W zakresie pytania nr 1

Spółka, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, przekazując podatnikowi (Pracownikowi i byłemu Pracownikowi) imienną informację sporządzoną według ustalonego wzoru (PIT-11) drogą elektroniczną, realizuje obowiązek płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm., dalej: „ustawa o PIT”).

W zakresie pytania nr 2

Spółka jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych przekazując podatnikowi imienną informację sporządzoną według ustalonego wzoru (PIT-11) drogą elektroniczną nie ma obowiązku weryfikacji, czy były Pracownik zapoznał się z dokumentem, jeśli wcześniej uzyskał pisemną byłego zgodę pracownika na przekazywanie jej tą drogą, oraz nie ma obowiązku weryfikacji, czy Aktywny pracownik zapoznał się z dokumentem otrzymanym poprzez wewnętrzny system (\`(...)\`), do którego Aktywny Pracownik ma dostęp.

Uzasadnienie

Ramy prawne

Zgodnie z art. 3a ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.), deklaracje mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stosownie do art. 3b ust. 2 ww. ustawy, złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest potwierdzane elektronicznie.

Zgodnie z art. 31 ustawy o PIT, (\`(...)\`) osoby prawne (\`(...)\`), zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, (\`(...)\`).

Stosownie do art. 39 ww. ustawy płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania Nr 1

Na wstępie należy wskazać, że ustawa Ordynacja podatkowa zawiera generalny przepis, który zezwala na składanie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Art. 39 ust. 1 ustawy o PIT nakłada na płatników obowiązek przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Wzór został określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 grudnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jednocześnie przepisy ustawy o PIT nie określają zasad przekazania wspomnianej informacji podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy). Z kolei w odniesieniu do płatników (tj. m.in. pracodawców) forma przekazania informacji PIT-11 do właściwych urzędów skarbowych została jasno określona. Mają oni obowiązek przekazywania informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Z tych względów należy uznać, że przekazanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko poprzez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pracodawca powinien jednak podjąć działania zmierzające do zapewnienia skuteczności takiego doręczenia (poprzez zapewnienie odpowiednich parametrów systemu informatycznego, wykorzystywanego do przekazywania informacji), jak również uzyskać potwierdzenie podatnika co do akceptacji elektronicznej formy doręczenia gdy doręczenie odbywa się poza systemem wewnętrznym Pracodawcy (doręczenie w formie e-mail byłym Pracownikom).

Zgodnie z art. 60 ustawy Kodeks cywilny, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Tym samym, zgoda byłych Pracowników na doręczenie informacji PIT-11 w formie elektronicznej, również może zostać udzielona w formie e-mailowej.

Spółka pragnie podkreślić, że wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, czy aplikacji jest w obecnych czasach popularnym i powszechnie przyjętym sposobem wykonywania obowiązków przez pracowników czy zleceniobiorców, realizowania zleceń, poleceń czy wniosków z zakresu kadr czy płac. Dlatego też, udostępnianie informacji PIT-11 w tej formie (za pośrednictwem platformy \`(...)\` dla obecnych Pracowników, oraz wiadomości e-mail dla byłych Pracowników – po wyrażeniu zgody przez byłych Pracowników) stanowić będzie odpowiednią formę realizacji przez Spółkę obowiązków płatnika.

Zdaniem Spółki, przekazanie informacji PIT-11 w przedstawiony sposób stanowi również ułatwienie dla Pracowników, ponieważ nie wymaga fizycznej obecności pracownika w danym miejscu zamieszkania czy wykonywania pracy, jak również angażowania w proces operatora pocztowego.

Zdaniem Wnioskodawcy, jeśli elektroniczna forma doręczenia pozwala na zachowanie właściwego wzoru informacji PIT-11, opatrzenie jej prawidłowym podpisem elektronicznym (lub nadrukiem z imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym) oraz zapewnienie dostępu do platformy internetowej z możliwością swobodnego pobrania informacji PIT-11 przez podatnika, należy ją traktować jako formę doręczenia równoprawną z doręczeniem dokumentu papierowego.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa nie ulega wątpliwości, iż co do zasady Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, nie jest zobligowany do przekazania podatnikowi PIT-11 wyłącznie w formie papierowej. Przepisy przewidują bowiem obowiązek doręczenia informacji pracownikowi, nie przesądzając co do formy, w jakiej doręczenie powinno zostać dokonane.

Dodatkowo, Spółka wskazuje, że elektroniczny obieg dokumentów jest także powszechnie stosowany w kontaktach podatników w kontaktach z organami podatkowymi. Również w tym przypadku, dokumenty mogą być doręczane w formie elektronicznej m.in. jeśli podatnik wyrazi zgodę na tę formę komunikacji (art. 144a Ordynacji podatkowej). Wnioskodawca zdaje sobie sprawę, że kontakty pracodawcy z pracownikami nie są analogiczne do kontaktów podatnika z organem podatkowym, przytacza jednak powyższy przepis w celu wzmocnienia argumentacji o powszechnym zastosowaniu komunikacji elektronicznej.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone w szeregu interpretacji indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnych sprawach w dniach:

· 5 sierpnia 2020 r. (0115-KDIT2.4011.494.2020.1.ENB),

· 15 października 2020 r. (0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2),

· 23 marca 2021 r. (0112-KDIL2-1.4011.972.2020.1.TR),

· 18 grudnia 2019 r. (0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania Nr 2

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa nie ulega wątpliwości, iż co do zasady Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych przekazując podatnikowi imienną informację sporządzoną według ustalonego wzoru (PIT-11) drogą elektroniczną realizuje obowiązek płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

W analizowanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca, przesyłając informacje PIT-11 poprzez platformę internetową będzie posiadał możliwość wygenerowania raportu potwierdzającego odbiór informacji PIT-11 przez Pracowników.

W sytuacji wysyłki drogą mailową informacji PIT-11, Wnioskodawca będzie posiadał potwierdzenie wysłania wiadomości e-mail do konkretnego podatnika na adres e-mail uzgodniony i potwierdzony odpowiednio wcześniej.

Przed realizacją procesu wysyłki informacji PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, Spółka odpowiednio uzyska zgodę byłych Pracowników na taką formę doręczenia dokumentu, oraz ustali, na jaki adres mailowy byłego Pracownika może tą wysyłkę zrealizować. Wprowadzenie tej procedury będzie miało znaczenie wobec byłych Pracowników, gdyż nie mają oni dostępu do platformy firmowej w momencie udostępniania informacji PIT-11.

Powyższe działania stanowią, zdaniem Wnioskodawcy, wystarczające potwierdzenie skuteczności doręczenia. Zapewnienie dystrybucji przez system informatyczny Spółki o określonych parametrach, lub też w formie e-mailowej, a także uprzednie wyrażenie zgody na elektroniczną formę komunikacji jeżeli dokonywana jest poza systemem wewnętrznym (\`(...)\`), wyczerpuje przesłanki dołożenia należytej staranności do wypełnienia obowiązków płatnika. Z tego powodu Spółka nie ma obowiązku potwierdzenia, czy Pracownik zapoznał się z treścią informacji. Na marginesie warto dodać, iż gwarancji zapoznania się z dokumentem nie daje również doręczenie w formie papierowej. Rolą płatnika jest zatem wyłącznie zapewnienie skuteczności doręczenia, na które Aktywny pracownik/były Pracownik wyraził zgodę.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone w szeregu interpretacji indywidualnych, wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnych sprawach w dniach:

· 5 sierpnia 2020 r. (0115-KDIT2.4011.494.2020.1.ENB) czy

· 15 października 2020 r. (0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2).

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest** **prawidłowe.**

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) Ordynacja podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Natomiast na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Stosownie do treści art. 42 ust. 2 ww. ustawy płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1) w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;

2) w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Zgodnie z art. 42g ust. 1 płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:

1) urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;

2) podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Z opisu wniosku wynika, że Spółka działa w obszarze dostarczania zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Obieg dokumentów w Spółce odbywa się z zastosowaniem środków komunikacji elektronicznej. Pracownicy zatrudnieni w spółce na dzień wystawienia informacji PIT-11 mają stały dostęp do ww. systemu wewnętrznego, który jest przypisywany w momencie zatrudnienia i jest używany przez pracowników w trakcie ich zatrudnienia, korzystanie z platformy internetowej przez pracownika jest jego. Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. Wnioskodawca planuje udostępnić wszystkim pracownikom imienne informacje PIT-11, w formie elektronicznej. Informacja imienna będzie przekazywana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w wewnętrznym systemie \`(...)\` Natomiast byli pracownicy otrzymają informacje PIT-11 drogą elektroniczną. Przed dystrybucją dokumentów w sposób wyżej określony, Spółka uzyska od Pracowników i byłych Pracowników pisemne oświadczenie o zgodzie na dostarczenie informacji PIT-11 w formie elektronicznej. po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 grudnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Następnie informacje PIT-11 zostaną podpisane za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną, oraz umieszczone na platformie (dla Aktywnych pracowników) albo, po wyrażeniu zgody przez byłych pracowników na przekazywanie dokumentów w formie elektronicznej – wysłane w formie komunikacji e-mailowej.

W kontekście ww. zagadnienia w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2021 r. poz. 408 ze zm.) płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej:

· informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;

· podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;

· informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania Pracownikowi lub byłemu Pracownikowi informacji PIT-11.

Warto zauważyć, że w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10, Sąd wskazał, że w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika) podanym w tym celu, pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji. Ze słów „na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu” można wywodzić, że Sąd założył, że płatnik uzyskał zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 w wersji elektronicznej, bowiem w przeciwnym wypadku podatnik nie podałby w tym celu swojego adresu.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

· obliczenie podatku,

· pobranie od podatnika podatku,

· wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,

· sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11).

Jednocześnie przepisy te nie określają zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy lub byłym pracownikom) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takich informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu).

Wobec powyższego zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że przesyłanie Pracownikom i byłym Pracownikom, za ich zgodą, imiennej informacji, według ustalonego wzoru (PIT-11) –umieszczone na platformie internetowej w przypadku Aktywnych pracowników, jak i wysłane w formie komunikacji e-mailowej w przypadku byłych Pracowników – w formie pliku w formacie PDF opatrzonego podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do byłych pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, przekazując podatnikowi informację PIT-11 drogą elektroniczną, za zgodą podatnika, nie ma obowiązku weryfikacji czy osoby te zapoznały się z przedmiotowym dokumentem.

Zaznaczyć jednak należy, że wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji ani również weryfikacji, czy pracownik (były lub obecny) otrzymał i zapoznał się z dokumentem, w tym przypadku informacji PIT-11, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym, to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 i nr 2 należało uznać za **prawidłowe.**

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym oraz opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Końcowo, w odniesieniu do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych tutejszy organ informuje, że wydane zostały one w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Zgodnie z art. 14na § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy).

W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.