Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL3-1.4011.376.2017.2.AA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-02-22
Teza: Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie prawidłowości zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Słowa kluczowe: księgi; wpis
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24a; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 grudnia 2017 r. (data wpływu 19 grudnia 2017 r.), uzupełnionym w dniu 15 lutego 2018 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prawidłowości zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 grudnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prawidłowości zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, w związku z czym pismem z dnia 7 lutego 2018 r. znak 0112-KDIL3-1.4011.376.2017.1.AA na podstawie art. 169 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 9 lutego 2018 r., natomiast w dniu 15 lutego 2018 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 14 lutego 2018 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, jako osoba fizyczna. Prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. W związku z chęcią rozwoju i postępem technicznym zamierza wdrożyć w swojej firmie system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Umożliwi to specjalny program (…) od firmy (…) Sp. z o.o.

Dokumenty, otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie TIF, PDF lub JPG, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Elektroniczny dokument otrzyma unikatowy numer, który będzie trwale powiązany z Podatkową Księgą Przychodów i Rozchodów. Księgi podatkowe będą też przechowywane w formie elektronicznej. Unikatowy numer będzie widoczny zarówno przy dokumencie jak i w samych księgach. Dokumenty elektroniczne będą przechowywane w sposób zapewniający szybkie ich odszukanie. Bezzwłoczny dostęp do dokumentów, autentyczność, integralność treści umożliwi organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie skuteczną i szybką kontrolę.

Ponadto w uzupełnieniu wskazano, że opisany sposób numerowania dowodów księgowych będzie trwale powiązany z Podatkową Księgą Przychodów i Rozchodów oraz będzie zachowywał kolejność zapisów w księdze wg skanowanego dokumentu (dokument księgowy jest skanowany i od razu program nadaje unikatowy numer, który będzie widniał na dokumencie). Oczywiście skanowane są inne dokumenty jak deklaracja VAT-7 lub potwierdzenia przelewu i system nadaje do tych dokumentów też kolejny numer. System nadaje kolejne numery, które są niepowtarzające np. 1, 2, 3 i tak dalej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy tak prowadzona numeracja opisana we wniosku spełnia warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a w szczególności pkt 2 objaśnienia z załącznika nr 1?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy podatkowe nie regulują szczegółowo sposobu numerowania. Jedynie objaśnienia do podatkowej księgi (załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Ust. 2 wyjaśnia, że kolumna 1 jest przeznaczona do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi i tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. System Wnioskodawcy spełnia te wymagania. Po skanowaniu dokumentów nadawany jest unikatowy numer, który będzie też widniał w księdze przychodów i rozchodów. W opinii Wnioskodawcy program idzie nawet dalej w przyszłość, kiedy nie będzie dokumentów fizycznych tylko elektroniczne i wtedy przypisanie numeru z księgi na dokumencie nie będzie możliwe. Natomiast program z automatu generuje numer, który może być przypisany zarówno do dokumentów fizycznych jak i elektronicznych. Istotne jest, aby pozycje były numerowane po kolei i aby te numery nie powtarzały się tzn. nie może istnieć więcej niż jedna pozycja oznaczona tym samym numerem. Unikatowy numer nadany przy skanowaniu przez wdrażany system spełnia wszystkie wymogi opisane powyżej.

Pytanie oraz własne stanowisko w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego wynikają z uzupełnienia do wniosku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.) osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz dokumentowanie znajdujących się w niej zapisów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728).

Natomiast szczegółowe objaśnienia odnośnie sposobu dokonywania zapisów w odpowiednich kolumnach podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawarte są w objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w Załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym”, są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.

Natomiast w myśl § 11 rozporządzenia, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy (ust. 1), a za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (ust. 2). Księgę uważa się za rzetelną, z zastrzeżeniem ust. 4, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (ust. 3).

Z kolei stosownie do § 12 ust. 1 rozporządzenia zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Natomiast stosownie do treści pkt 2 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w Załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca zamierza wdrożyć w swojej firmie system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Dokumenty otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie TIF, PDF lub JPG. Elektroniczny dokument otrzyma unikatowy numer, który będzie trwale powiązany z Podatkową Księgą Przychodów i Rozchodów oraz będzie zachowywał kolejność zapisów w księdze wg skanowanego dokumentu. Jak wyjaśnił Wnioskodawca skanowane są również inne dokumenty jak deklaracja VAT-7 lub potwierdzenia przelewu i system nadaje dla tych dokumentów kolejny numer.

Wątpliwość Wnioskodawcy budzi fakt, czy prowadzona numeracja spełnia warunki rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Należy wyjaśnić, że żadne przepisy podatkowe nie regulują jednakże szczegółowo sposobu numerowania dowodów księgowych zaewidencjonowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jedynie objaśnienia do podatkowej księgi, zawarte w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w pkt 2 wyjaśniają, że kolumna 1 księgi „Lp.” przeznaczona jest do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi i że tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

W praktyce każdy podatnik ustala własny system numerowania w podatkowej księdze. Istotne jest jednak to, aby pozycje były numerowane po kolei i aby numery te nie powtarzały się, tzn. nie może istnieć więcej niż jedna pozycja oznaczona tym samym numerem.

Jak wyjaśnił Wnioskodawca będzie zachowywał kolejność zapisów w księdze wg skanowanego dokumentu, co - w opinii tut. Organu - spowoduje brak ciągłości numeracji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Fakt, że innym dokumentom, niepodlegającym ewidencji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów np. VAT-7 lub potwierdzenia przelewu, system stosowany przez Wnioskodawcę nadaje też kolejny numer powoduje, że kolejność numeracji zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie zostanie zachowana.

Ponadto należy wyjaśnić, że podatnik może np. stosować numerację roczną lub miesięczną. Roczna polega na tym, że od dnia 1 stycznia lub od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego numerację dowodów księgowych zapisanych w księdze rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery pozycji nadaje się do końca każdego roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności w trakcie roku podatkowego. Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową Natomiast w przypadku numeracji miesięcznej wskazane jest wprowadzenie jakiegoś rozróżnienia numeracji pozycji stosowanej w poszczególnych miesiącach, tak by numery nie powtarzały się. Dowody księgowe można wówczas oznaczać kolejnym numerem pozycji i oznaczeniem miesiąca, tj. łamać przez miesiąc, np. w czerwcu 1/06, 2/06, w lipcu 1/07, 2/07, itd.

Dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze należy oznaczyć tym samym numerem, pod którym dowód ten wpisano do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione we wniosku informacje oraz powołane przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stwierdzić należy, że przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób prowadzenia zapisów w kolumnie 1 podatkowej księgi jest nieprawidłowy. Opisany we wniosku sposób numeracji dokumentów nie zachowuje kolejności zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, tj. jest nie zgodny z pkt 2 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.