Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-798/10-2/NS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-10-14
Teza: Przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury; faktura-oryginał faktury; faktura-wystawienie faktury; kopia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 16 lipca 2010 r. (data wpływu 21 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca zajmuje się głównie produkcją i dystrybucją filtrów samochodowych. Swoje towary sprzedaje w kraju, na terenie Unii Europejskiej oraz poza Unią.

Faktury sprzedaży są drukowane, a kopie przechowywane są w formie papierowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.) – rozdział 3 m. in. w kwestii szczegółowych zasad wystawiania faktur i danych, które powinny zawierać oraz sposobu i okresu ich przechowywania.

Wystawienie faktury wiąże się z jej ujęciem w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. System ten gromadzi i stale archiwizuje kopie faktur, co umożliwia wydrukowanie ich w dowolnym czasie.

Z tytułu sprzedaży filtrów Spółka wystawia miesięcznie bardzo dużo faktur (ok. 1300 faktur VAT). Faktury sprzedaży obejmują od kilku do kilkudziesięciu stron, a przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża Zainteresowanego dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem dużej ilości dokumentów, tym bardziej, że w archiwum mieszczą się nie tylko dokumenty sprzedaży, ale także faktury zakupu, dokumenty wewnętrzne itp.

W związku z powyższym, Wnioskodawca chciałby odstąpić od drukowania kopii faktur sprzedaży i przechowywać je tylko w wersji elektronicznej, tj. w elektronicznym systemie księgowym.

Spółka wskazała, że jej system komputerowy przechowuje elektroniczną wersję w formie PDF. Pozwala na wydrukowanie kopii na każde żądanie osób zainteresowanych i tym samym funkcja dokumentacyjna zostanie spełniona.

Ponadto Zainteresowany informuje, że nabywcy towarów otrzymają faktury w formie papierowej z nadrukiem imienia i nazwiska osoby wystawiającej fakturę bez jej podpisu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka w oparciu o przedstawiony stan przyszły, może zaprzestać drukowania i przechowywania kopii faktur sprzedaży w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, na dzień dzisiejszy zmieniły się realia techniczne co do formy przechowywania kopii faktur w stosunku do daty powstania aktu prawnego (ustawa z roku 1993), regulującego te zasady, dlatego obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację nałożonych obowiązków prawnych, jest uciążliwy.

Spółka uważa, że przepisy prawa podatkowego (§ 21 ust. 1 i § 23 rozporządzenia), nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). W związku z tym Zainteresowany uznaje, że może wystawiać fakturę i drukować jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywać w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, lecz z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

W ocenie Wnioskodawcy, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktur w formie papierowej oraz przechowywaniu ich kopii w formie elektronicznej, z możliwością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne.

Również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 uznał, że w żadnym przepisie rozporządzenia w sprawie m. in. wystawiania faktur, nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że prawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania kopii faktury.

Z orzeczenia NSA wynika, że zarówno przepisy wykonawcze do ustawy o VAT, jak i unormowania unijne nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury.

Zatem, w opinii Spółki, to do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Na mocy § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W świetle § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z powyższych przepisów wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej (papierowej) w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

W oparciu o art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m. in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przepisy te nakładają natomiast na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca zajmuje się głównie produkcją i dystrybucją filtrów samochodowych. Swoje towary sprzedaje w kraju, na terenie Unii Europejskiej oraz poza Unią. Faktury sprzedaży są drukowane, a kopie przechowywane są w formie papierowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – rozdział 3 m. in. w kwestii szczegółowych zasad wystawiania faktur i danych, które powinny zawierać oraz sposobu i okresu ich przechowywania. Wystawienie faktury wiąże się z jej ujęciem w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. System ten gromadzi i stale archiwizuje kopie faktur, co umożliwia wydrukowanie ich w dowolnym czasie. Z tytułu sprzedaży filtrów Spółka wystawia miesięcznie bardzo dużo faktur (ok. 1300 faktur VAT). Faktury sprzedaży obejmują od kilku do kilkudziesięciu stron, a przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża Zainteresowanego dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem dużej ilości dokumentów, tym bardziej, że w archiwum mieszczą się nie tylko dokumenty sprzedaży, ale także faktury zakupu, dokumenty wewnętrzne itp. W związku z powyższym, Wnioskodawca chciałby odstąpić od drukowania kopii faktur sprzedaży i przechowywać je tylko w wersji elektronicznej, tj. w elektronicznym systemie księgowym. Spółka wskazała, że jej system komputerowy przechowuje elektroniczną wersję w formie PDF. Pozwala na wydrukowanie kopii na każde żądanie osób zainteresowanych i tym samym funkcja dokumentacyjna zostanie spełniona. Ponadto, nabywcy towarów otrzymają faktury w formie papierowej z nadrukiem imienia i nazwiska osoby wystawiającej fakturę bez jej podpisu.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Zainteresowany zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, które nie mają zastosowania w niniejszej sprawie, stwierdzić należy, iż nie jest możliwe wystawienie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w ww. rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r.

Rozstrzygnąć zatem należy, iż nie ma możliwości wystawiania oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium, za pośrednictwem którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania oraz przechowywania faktur nie wypełnia warunków obiegu dokumentów dla jednego, bądź drugiego sposobu fakturowania.

Reasumując, nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż w postaci elektronicznej, jeśli oryginały tych faktur zostały wystawione w wersji papierowej. Z uwagi na powyższe, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Zatem Spółka nie może zaprzestać drukowania i przechowywania kopii faktur sprzedaży w formie papierowej.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie sądu administracyjnego, nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie zdarzenia przyszłego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Zainteresowanego za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.