Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.587.2021.4.SK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-02-04
Teza: Czy zwrot przez Instytut pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Instytutu w ramach miejsca wykonywania pracy (jazd lokalnych) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Instytutu kosztem uzyskania przychodu
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16-ust. 1-pkt 30; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16-ust. 5

Interpretacja indywidualna
==========================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

3 listopada 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 2 listopada 2021 r., o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. ustalenia, czy zwrot przez Instytut pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Instytutu w ramach miejsca wykonywania pracy (jazd lokalnych) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Instytutu kosztem uzyskania przychodu (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 18 stycznia 2022 r. Znak: 0113-KDIPT2-3.4011.991.2021.2.GG, 0111-KDIB1-2.4010.587.2021.3.SK, wezwano do ich uzupełnienia. Uzupełnienia dokonano 20 stycznia 2022 r. i 26 stycznia 2022 r.

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

„…” (dalej: „Instytut”) jest jednostką zaliczaną do sektora finansów publicznych, której jednym z celów statutowych jest wykonywanie badań będących głównym źródłem danych statystycznych odnośnie do celów i sposobów konsumpcji mediów. Jednym z rodzajów badań prowadzonych przez Instytut są badania oparte na indywidualnych wywiadach kwestionariuszowych, realizowane zazwyczaj na próbach ogólnopolskich. W celu wykonania badań, Instytut zamierza zatrudnić ankieterów w oparciu o umowę o pracę. Miejsce wykonywania pracy przez poszczególnych ankieterów będzie określone obszarowo jako teren danego województwa. Ankieterzy w celu wykonywania badań kwestionariuszowych na terenie danego województwa (miejsca ich pracy) będą wykorzystywali własne pojazdy. Instytut planuje zawarcie z pracownikami umów cywilno-prawnych na podstawie których będzie pokrywać pracownikom koszty użycia do celów służbowych ich pojazdów w jazdach lokalnych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu wypełnionej przez pracownika według kilometrów faktycznie przejechanych w danym miesiącu i przy zastosowaniu stawki za 1 kilometr mniejszej niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z pózn. zm.).

### Pytanie

Czy zwrot przez Instytut pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Instytutu w ramach miejsca wykonywania pracy (jazd lokalnych) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Instytutu kosztem uzyskania przychodu? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)

### Państwa stanowisko w sprawie

### Dokonany przez Instytut pracownikowi zwrot poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Instytutu w ramach miejsca wykonywania pracy (jazd lokalnych) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) spełniającej wymogi stawiane w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Instytutu kosztem uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przepisami regulującymi wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych przez pracowników dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z pózn. zm.). Z przepisów przywołanego rozporządzenia wynika że pracownik może otrzymać zwrot kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów niebędącego własnością pracodawcy bądź to:

1) w formie miesięcznego ryczałtu - w wysokości wynikającej z przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego przez pracodawcę miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne; bądź też

2) na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu i faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów (na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu).

W sytuacji gdy z umowy zawartej z pracownikiem wynika system zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy polegający na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówki), to warunkiem jego stosowania jest jedynie prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu spełniającej wymogi stawiane jej w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zwrot dokonywany na podstawie tzw. kilometrówki przysługuje za faktycznie przejechane kilometry i nie jest limitowany górną granicą przejechanych kilometrów pomimo tego i zwrot ten odbywa się za używanie samochodu osobowego w jazdach lokalnych a nie w podróży służbowej. Wypłacona pracownikowi kwota nie może być wyższa niż iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawek za 1 km przebiegu pojazdu wynikających z § 2 powołanego rozporządzenia. Konstrukcja cytowanego powyżej przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przyznaje uprawnienie zaliczenia do kosztów przedmiotowych kosztów ale tylko do limitów ściśle określonych przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w oparciu o jedną z form zwrotu tych kosztów ustaloną zgodnie przez strony w umowie cywilnoprawnej, tj. miesięczny ryczałt albo liczba faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka). Biorąc zatem pod uwagę treść powyższych przepisów, w szczególności alternatywę rozłączną wprowadzoną do art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy stwierdzić, że zwrot pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Instytutu w ramach miejsca wykonywania pracy (jazd lokalnych) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) spełniającej wymogi stawiane w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Instytutu kosztem uzyskania przychodu.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Kwestię kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów normują przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy o CIT.

Jednocześnie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodu osobowego.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o CIT,

nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników

z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych są przepisy - wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przy tym stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ustawy o CIT).

Możliwość zastosowania powyższego przepisu uzależniona jest od tego, czy prowadzona jest właściwa ewidencja (ewidencja przebiegu pojazdu).

Z kolei sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT,

Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu wydatków wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr. Wymaga to prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia „wydatków z tytułu używania samochodów”.

Przyjęty w orzecznictwie sposób interpretacji tego pojęcia, którego istotą jest wyjaśnienie znaczenia terminu „używanie”, wobec nieistnienia jego legalnej definicji, wskazuje na konieczność odwołania się do dyrektywy interpretacyjnej języka potocznego. Według „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod redakcją S. Dubisza (Warszawa 2008, tom IV, s. 322-323) „używać” to „posługiwać się, stosować coś, korzystać, brać, przyjmować, robić z czegoś użytek, wykorzystywać”. Przytoczona definicja wskazuje zatem na aspekt czynny, skutek w postaci posługiwania się czymś lub robienia z czegoś użytku, wynikający z posiadania czegoś lub brania czegoś w posiadanie, nie odnosi się natomiast do przyczyn, podstaw uzyskania możliwości posługiwania się czymś, wykorzystywania czegoś.

Tym samym, wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika m.in., że w celu wykonania badań, Instytut zamierza zatrudnić ankieterów w oparciu o umowę o pracę. Miejsce wykonywania pracy przez poszczególnych ankieterów będzie określone obszarowo jako teren danego województwa. Ankieterzy w celu wykonywania badań kwestionariuszowych na terenie danego województwa (miejsca ich pracy) będą wykorzystywali własne pojazdy. Instytut planuje zawarcie z pracownikami umów cywilno-prawnych na podstawie których będzie pokrywać pracownikom koszty użycia do celów służbowych ich pojazdów w jazdach lokalnych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu wypełnionej przez pracownika według kilometrów faktycznie przejechanych w danym miesiącu i przy zastosowaniu stawki za 1 kilometr mniejszej niż określone w § 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy zwrot przez Instytut pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Instytutu w ramach miejsca wykonywania pracy (jazd lokalnych) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Instytutu kosztem uzyskania przychodu

Powołany wcześniej art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, ma zastosowanie do wydatków ponoszonych na rzecz pracowników. W świetle art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 z późn. zm.), pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że w przypadku gdy Wnioskodawca ponosi wydatki na rzecz pracowników, z tytułu używania przez nich w celach służbowych prywatnych samochodów osobowych zastosowanie znajdzie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o CIT. Dokonany zatem przez Instytut pracownikowi zwrot poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Instytutu w ramach miejsca wykonywania pracy (jazd lokalnych) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) spełniającej wymogi stawiane w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Instytutu kosztem uzyskania przychodu.

W konsekwencji powyższego stanowisko uznano za prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w \`(...)\` . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).