Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-756/13-2/AS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-09-27
Teza: przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 17.07.2013 r. (data wpływu 01.08.2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 01.08.2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka S.A. Oddział w Polsce (dalej: „Oddział”, „Podatnik” lub „Wnioskodawca”) jest oddziałem podmiotu zagranicznego z siedzibą na terytorium kraju prowadzącym działalność gospodarczą. Oddział jest zarejestrowany jako polski podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza granicą Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Procedura otrzymywania faktur

W związku z prowadzoną działalnością, Oddział nabywa towary i usługi od Dostawców. Nabycia te są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Dostawców na rzecz Oddziału. Faktury (względnie inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie) są otrzymywane przez Oddział lub upoważniony przez Oddział podmiot w oryginale, w formie papierowej (Oddział może również otrzymywać faktury w formie elektronicznej, niemniej jednak nie są one przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację).

Obieg faktur zakupowych wpływających do Oddziału przedstawia się w następujący sposób:

1.  Każda oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie opatrywana datą wpływu, a następnie skanowana wraz z załącznikami przez upoważnione osoby i zapisywana w formacie PDF w elektronicznej bazie danych. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie faktur według poszczególnych danych znajdujących się na fakturze, jak również według przypisanego do faktury numeru sprawy. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się poza terytorium kraju.
2.  Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie. Faktury będą porównywane w szczególności z zamówieniem towarów lub usług pod kątem zgodności zapotrzebowania Spółki, z dokumentacją dotyczącą dostawy.

Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdej faktury numerem sprawy będzie również przechowywany w elektronicznej bazie danych.

1.  Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej mogą nie być dłużej przechowywane.
2.  Faktury zostaną zaksięgowane w systemie księgowym.
3.  Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

Procedura archiwizowania faktur

System archiwizacji faktur wykorzystywany przez Oddział zapewnia elektronizację i automatyzację pracy służb finansowo-księgowych Oddziału, gdyż wszystkie dokumenty księgowe są przechowywane w tym systemie w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego (z podziałem na okresy, których dotyczą). System daje możliwość kontroli biznesowej, ustalającej wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, co prowadzi do zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur (dokumentów księgowych). Innymi słowy, system pozwala na bezproblemową identyfikację transakcji, przyporządkowanie do tej transakcji faktury, określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości oraz zabezpieczenie integralności treści faktury. Wersja elektroniczna faktury (dokumentu księgowego) zawiera dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści faktury (dokumentu księgowego) po wprowadzeniu (zeskanowaniu) w wersji elektronicznej do systemu. Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmuje okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo-księgowe Oddziału mają dostęp on-line do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również mają możliwość obejrzenia skanu tego dokumentu oraz jego wydrukowanie. Jednocześnie Oddział wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Oddział jest w stanie zapewnić kontrolującym – w obecności pracownika Oddziału – pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie są w pełni czytelne, łatwe do odszukania i pobrania z serwera, a także jak już wyżej zaznaczono, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą?
2.  Czy przechowywanie przez Podatnika w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania (zakładając, że system archiwizacji tych faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność)?
3.  Czy w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym otrzymanie faktur jako warunek odliczenia podatku naliczonego, będą faktury udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu)?

Ad 1.

Zdaniem Podatnika, przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą, z uwagi na spełnienie przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie). W konsekwencji należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

W przedmiotowej sytuacji nie powinno budzić wątpliwości, że po stronie Oddziału są spełnione warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawianych przez Dostawców. Po pierwsze, faktury te dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Podatnika przy prowadzeniu działalności gospodarczej (opodatkowanej VAT). Po drugie, Oddział fizycznie otrzymuje oryginały tych faktur (m.in. w formie papierowej) co oznacza, spełnienie podstawowego warunku dającego prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Na powyższe uprawnienie do odliczenia nie ma wpływu fakt, iż faktura zakupowa jest przechowywana przez Oddział wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu procedury określonej w stanie faktycznym. W opinii Wnioskodawcy, polskie przepisy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (co zostanie wyjaśnione w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do Pytania 2).

Trzeba również wskazać, że praktyka organów podatkowych potwierdza możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, które są następnie przechowywane w formie elektronicznej. Przykładowo, stanowisko takie zostało wskazane w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011 r., sygn. ILPP4/443-534/11-2/EWW, gdzie organ wskazuje, że:

„(\`(...)\`) wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców, które następnie będą przechowywane (\`(...)\`) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych (\`(...)\`)”.

Podobne stanowisko zostało również wyrażone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia z dnia 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012 r., sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25 lutego 2011 r., sygn. IPPP1-443-1182/10-4/Igo, czy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lutego 2011 r., sygn. nr IPPP1-443-1119/10-4/AS, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 maja 2013 r., sygn. nr IPPP1/443-342/13-2/MP, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 6 maja 2013 r., sygn. nr IPPP3/443-269/13-2/RD, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 22 kwietnia 2013 r., sygn. nr IPTPP2/443-106/13-4/PR.

Stąd też, skoro są spełnione wszystkie warunki formalne do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą, to brak jest przeszkód dla odliczania przez Wnioskodawcę podatku VAT naliczonego przy założeniu posiadania przez Podatnika prawa do odliczenia tego podatku.

Ad 2.

W opinii Wnioskodawcy przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) przez Oddział faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania (zakładając że system archiwizacji tych faktur zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i ich czytelność).

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie fakturowania podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur, oraz otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury; przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura).

Jednocześnie, jak stanowi § 21 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie fakturowania, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że faktury te są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczone przepisy rozporządzenia w sprawie fakturowania nie określają, która z określonych form przechowywania faktur jest dla podatnika wiążąca. Co więcej, z analizy przepisów rozporządzenia w sprawie fakturowania należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania poszczególnych faktur zakupowych — albo forma papierowa albo forma elektroniczna, Taki wniosek wynika z analizy § 21 ust. 3 rozporządzenia w sprawie fakturowania, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, skoro rozporządzenie w sprawie fakturowania jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i rozporządzenie to dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, przyjęta procedura przechowywania faktur przez Oddział w formie skanów zamieszczonych w systemie informatycznym gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia ich łatwego odszukania, autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Trzeba podkreślić, iż zgodnie z warunkiem integralności, faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie się on różnił się od obrazu faktury VAT przesłanej uprzednio do Oddziału w wersji papierowej. W konsekwencji powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, nie ulega wątpliwości, iż przedstawiona przez nią procedura przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania.

Na marginesie należy wskazać, iż powyższe stanowisko Wnioskodawcy jest zgodne z opinią Ministerstwa Finansów wyrażoną w związku ze zmianami w fakturowaniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. W komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. opublikowanym na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wskazano (w odniesieniu do zmian legislacyjnych wchodzących w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.), że:

„(…) Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej (…)”.

W świetle autentycznej wykładni przepisów prawa, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Wnioskodawcę procedura archiwizowania i przechowywania elektronicznie faktur otrzymanych w formie papierowej jest zgodna z obowiązującymi przepisami będących przedmiotem niniejszego zapytania.

Ad 3.

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia podatku naliczonego będą faktury udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu).

Zgodnie z § 21 ust. 4 rozporządzenia w sprawie fakturowania, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle stanowiska przedstawionego przez Wnioskodawcę w odniesieniu do Pytania 2, Oddział może przechowywać elektronicznie faktury otrzymane w formie papierowej, przy założeniu, że są spełnione dodatkowe warunki. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oznacza, że dostęp do tych faktur następuje poprzez wgląd on-line do treści tych faktur (względnie przez wydrukowanie / skopiowanie tych faktur z systemu, w którym są przechowywane, i zapewnieniu wglądu do systemu).

Jeśli więc organy podatkowe zwrócą się do Wnioskodawcy z żądaniem okazania powyższych faktur, to Oddział powinien zapewnić im dostęp on-line do tych faktur (względnie wydrukować lub skopiować te faktury z systemu, w którym są przechowywane).

W tym kontekście również brak jest podstaw, aby organy podatkowe żądały od Oddziału przedstawienia faktur (z których nastąpiło odliczenie VAT, czy też ich duplikatów) w formie papierowej. Skoro bowiem takie faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej, to brak jest konieczności dodatkowego przechowywania ich w formie papierowej. Dlatego też, w przypadku kontroli podatkowej, wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia podatku naliczonego będą faktury udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 ww. artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 cyt. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w sytuacji, gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego – art. 86 ust. 13 ustawy o VAT.

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm.).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 powołanego rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, iż w ramach prowadzonej działalności nabywa Wnioskodawca nabywa towary i usługi od dostawców. Nabywane towary i usługi wykorzystywane są do czynności opodatkowanych. Każda oryginalna faktura otrzymana w formie papierowej jest opatrywana datą wpływu, skanowana wraz z załącznikami i zapisywana w formacie PDF w elektronicznej bazie danych. Faktury w wersji papierowej będą niszczone. Jak wskazał Wnioskodawca, system archiwizacji faktur wykorzystywany przez Wnioskodawcę zapewnia elektronizację i automatyzację pracy, gdyż wszystkie dokumenty księgowe są przechowywane w tym systemie w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego, z podziałem na okresy, których dotyczą. System zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur. Wersja elektroniczna faktury zapewnia dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje również możliwość zmodyfikowania treści faktury w wersji elektronicznej w systemie księgowym po jej wprowadzeniu. Przechowywanie faktur w wersji elektronicznej obejmuje okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Zainteresowany wskazał również, że wdrożenie powyższych rozwiązań umożliwia dostęp on-line do danego dokumentu służbom finansowo – księgowym w każdym momencie, czasie i miejscu. Umożliwia jego obejrzenie i wydrukowanie. W przypadku kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny i szybki dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii przechowywania otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur VAT, jak również czy udostępnienie w toku ewentualnej kontroli podatkowej faktur przechowywanych on-line będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego VAT z tychże faktur.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 20a oraz w § 21 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp, a także umożliwia organom również przetwarzanie danych w nich zawartych - należy stwierdzić, że w opisanym stanie faktycznym, przechowywanie w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Jednocześnie należy wskazać, iż opisany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w wersji elektronicznej (zeskanowany dokument) spełnia wymogi przewidziane w § 21 ust. 4 rozporządzenia. Jak wskazał Wnioskodawca Organy podatkowe w przypadku kontroli podatkowej, będą miały zapewnioną bezzwłoczną możliwość poboru i przetwarzania danych zawartych w fakturach przechowywanych przez Spółkę w wersji elektronicznej, co potwierdzi prawo Strony do odliczenia podatku naliczonego VAT wykazanego na przedmiotowych dokumentach.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, natomiast w zakresie zdarzenia przyszłego wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie – interpretacja indywidualna nr IPPP1/443-756/13-3/AS.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.