Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-643/10/12-5/S/JL
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-10-03
Teza: W przypadku wystawiania faktur VAT, Spółka jest uprawniona do sporządzania faktur w systemie finansowo księgowym, drukowania oryginału przeznaczonego do przesłania kontrahentowi oraz zaniechania drukowania kopii faktur, a w konsekwencji do ich przechowywania na informatycznym nośniku danych.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 17.06.2010 r. (data wpływu 23.06.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur na informatycznych nośnikach danych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 23.06.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur na informatycznych nośnikach danych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w toku swojej działalności wystawia dużą ilość faktur na rzecz kontrahentów. W związku z problemem związanym z przechowywaniem kopii wystawionych faktur, Spółka zamierza wystawiać faktury i drukować ich oryginały przeznaczone dla kontrahentów w formie papierowej, natomiast kopie faktur zamierza przechowywać na informatycznych nośnikach danych, bez możliwości modyfikacji treści zapisów tak przechowywanych kopii faktur, z zapewnieniem możliwości ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy możliwe jest sporządzanie faktury w systemie finansowo księgowym Spółki, drukowanie oryginału przeznaczonego do przesłania kontrahentowi przy jednoczesnym przechowywaniu kopii na informatycznym nośniku danych, pod warunkiem, że nie jest możliwa modyfikacja treści zapisów przechowywanych kopii faktur oraz zapewniona jest możliwość ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych?

Przedstawiając własne stanowisko Wnioskodawca stwierdził, że zgodnie z obowiązującymi przepisami dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur na informatycznym nośniku danych, wystawionych kontrahentom w formie papierowej, jeśli brak jest możliwości modyfikacji treści kopii faktur oraz zapewniona jest możliwość ich wydruku na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Uzasadnienie stanowiska Spółki

§ 19 i § 21 rozporządzenia fakturowego.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawiera rozporządzenie fakturowe. Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia fakturowego, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z kolei § 21 rozporządzenia fakturowego przewiduje, iż podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedmiotowe dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada, zdaniem Spółki, na podatnika obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy o VAT czy rozporządzenia fakturowego. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania kopii faktury - należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony jest w sytuacji przechowywania kopii na informatycznym nośniku informacji. Wskazane przepisy nakazują bowiem przechowywanie dokumentów:

*   w oryginalnej postaci,
*   w podziale na okresy rozliczeniowe,

*   w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Pod pojęciem „oryginalnej postaci” należy zaś rozumieć tożsamość treści oryginału i kopii danej faktury, nie zaś tożsamość formy obydwu dokumentów.

Żaden przepis rozporządzenia fakturowego nie nakłada na Spółkę obowiązku przechowywania faktur w tej samej formie, w której zostały przekazane nabywcy. Z kolei przechowywanie faktur na informatycznym nośniku danych ułatwia (w stosunku do tradycyjnego przechowywania kopii faktur w formie papierowej) zarządzanie dokumentami z podziałem na okresy rozliczeniowe, co zdecydowanie ułatwia odszukanie danej faktury.

W konsekwencji, przechowywanie kopii faktur na informatycznych nośnikach danych spełnia wymogi określone przez rozporządzenie fakturowe i jednocześnie zapewnia dalece efektywniejszą realizację obowiązków prawnych, niż magazynowanie kopii faktur w formie papierowej. Ponadto, bez znaczenia jest fakt, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej oraz odpowiednim rejestrze zostanie wydrukowana również kopia faktury, bowiem decydujące znaczenie przy realizacji wskazanego obowiązku ma ujęcie faktury w ewidencji i rejestrze oraz zapewnienie braku możliwości modyfikacji treści kopii faktury. Nie jest również istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w rozporządzeniu fakturowym są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury. Polskie przepisy dotyczące VAT nie zawierają bowiem warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta - nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną. W ocenie Spółki użyte w § 19 rozporządzenia fakturowego sformułowanie „wystawiać” nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. Należy podkreślić, iż celem wprowadzenia analizowanych przepisów jest: zapewnienie możliwości wystawienia duplikatu faktury (w przypadku ziszczenia się przesłanek) oraz zapewnienie organom podatkowym możliwości kontroli rozliczeń danego podatnika. Tym samym, wprowadzenie rozwiązania, które prezentuje Spółka służy usprawnieniu obu procesów i lepiej (w stosunku do drukowania i magazynowania faktur papierowych) realizuje dyspozycję przedmiotowych przepisów. Spółka pragnie podkreślić, iż wewnętrzna systemowa wykładnia przepisów rozporządzenia fakturowego (tj. wykładnia oparta o położenie danego przepisu w obrębie aktu prawnego) wskazuje, iż regulacje co do kopii faktur nie stanowią odrębnych przepisów, poświęconych tylko temu zagadnieniu, w oderwaniu od innych kwestii. Przeciwnie, § 19 rozporządzenia fakturowego stanowi „wstęp” do dwóch kolejnych przepisów, które określają cel sporządzania kopii faktury - konieczność wydania duplikatu faktury oraz możliwość kontroli rozliczeń danego podatnika. Tym samym, skoro założony cel może być osiągnięty w znacznie większym stopniu i znacznie mniejszym nakładem sił i środków, to nie istnieje żadne uzasadnienie, dla którego należałoby nakazywać drukowanie kopii faktur.

Art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE (dalej: Dyrektywa VAT), państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone przez Dyrektywę VAT. Art. 232 Dyrektywy VAT wskazuje, iż faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Art. 244 Dyrektywy VAT określa, iż każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Dodatkowo art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT przewiduje, iż w celu zapewnienia spełnienia warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Brzmienie powyższych przepisów wyraźnie wskazuje, iż Dyrektywa VAT nie wprowadza wymogu drukowania kopii faktur (i przechowywania ich w formie papierowej). Ponieważ czynności „wystawienia” oraz „przesłania” faktury są odrębnymi czynnościami, brak podstaw do uznania, iż Dyrektywa VAT wprowadza dychotomiczny podział na faktury wystawiane jedynie w formie papierowej czy elektronicznej. Przeciwnie, Dyrektywa VAT również kładzie nacisk na zapewnienie integralności kopii oraz jej zgodności z treścią oryginału faktury. Wprowadzenie obowiązku przechowywania kopii faktury w tożsamym z oryginałem formacie jest jedynie rozwiązaniem fakultatywnym. Przywołany uprzednio art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wyraźnie wskazuje, iż państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Skoro zaś takie rozwiązanie (tożsamość oryginału i kopii faktury) jest fakultatywne, to nie może być ono rozwiązaniem obowiązkowym. Cechą regulacji fakultatywnej (w przypadku dyrektywy) jest fakt, iż ustawodawca danego państwa członkowskiego musi wprowadzić owo rozwiązanie w sposób jednoznaczny - nie może ono być domniemane czy wywiedzione. Przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzenia fakturowego nie zawierają treści analogicznej do przepisu art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT. Żaden przepis rozporządzenia fakturowego, czy też ustawy o VAT nie nakazuje „przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”.

W konsekwencji, należy uznać, iż polski ustawodawca nie skorzystał z możliwości implementacji owego wymagania do prawodawstwa krajowego (pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”) - w związku z czym przepisy krajowe nie przewidują takiego obowiązku. Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia fakturowego nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Uwagi dodatkowe

Powyższe rozumienie przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia fakturowego potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08), który potwierdził, iż „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.” Nie ulega również wątpliwości, iż współczesne prawoznawstwo stoi na stanowisku, iż wykładnia przepisów prawa powinna posiadać charakter wykładni dynamicznej, tj. takiej wykładni danego pojęcia, która uwzględnia jego społeczny kontekst. Innymi słowy, wykładnia prawa nie może sztywno nawiązywać do rozumienia pojęcia ustawowego w dacie wydania aktu prawnego, lecz musi uwzględniać zachodzące w stosunkach społecznych przemiany.

Jak podkreślił NSA w powyższym wyroku, instytucja kopii faktury została wprowadzona w 1993 roku. Ówcześnie możliwości techniczne nie pozwalały na przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej (w warunkach opisanych powyżej). Tym niemniej, dokonany od tego czasu postęp techniczny powoduje, iż obecnie stało się to możliwe. Wykładnia przepisów prawa powinna zatem uwzględnić zaistniałą zmianę w stosunkach społecznych i objąć swoim zakresem również te ich przypadki, które pierwotnie nie były znane. Przyjęcie przeciwnego poglądu groziłoby doprowadzeniem do sytuacji, w której zakres zastosowania przepisów prawa nie obejmuje sfery, którą wyznaczył dla danego aktu ustawodawca, a zmieniająca się rzeczywistość funkcjonuje poza systemem prawa. Takie wnioski są nie do zaakceptowania - prowadziłyby bowiem do podważenia podstawowej roli prawa i naruszałyby zasadę demokratycznego państwa prawnego. Również WSA w Warszawie w wyroku z dnia 8 kwietnia 2010 r. (sygn. akt III SA/Wa 396/10), wydanego w rezultacie wskazanego wyroku NSA, potwierdził stanowisko NSA, że „istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśli więc ustawodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.” Nie bez znaczenia są również kwestie ekonomiczne czy ekologiczne - państwo nie może ingerować w działalność podmiotów prawa inaczej jak tylko w niezbędnym zakresie. Państwo nie może zatem ustanawiać obowiązków dolegliwych, gdy analogiczne efekty mogą być osiągnięte w sposób prostszy. Z powyższym koresponduje także zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowana przez Europejski Trybunał Sprawiedliwości (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Jak bowiem stwierdził Europejski Trybunał Sprawiedliwości w sprawie C-446/03 „ograniczenie takie jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy służy ono słusznemu celowi, który jest zgodny z Traktatem i jest uzasadniony nadrzędnymi względami interesu ogólnego. Powinno ono ponadto w takiej sytuacji być odpowiednie dla zagwarantowania realizacji danego celu i nie wykraczać poza to, co jest niezbędne dla jego osiągnięcia.” Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy VAT, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę, co również zostało potwierdzone przez NSA we wskazanym wyroku. Mając powyższe na uwadze, w ocenie Spółki dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur, których oryginały zostały wystawione w formie papierowej na informatycznym nośniku danych, pod warunkiem zapewnienia niezmienności treści faktury oraz możliwości jej wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych.

W dniu 08.09.2010r. wydana została interpretacja indywidualna nr IPPP1-443-643/10-2/JL, w której powyższe stanowisko Wnioskodawcy uznane zostało za nieprawidłowe. W ww. interpretacji indywidualnej stwierdzono, że nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne i zaproponowany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania kopii faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.

Powyższa interpretacja była przedmiotem skargi Strony. Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 czerwca 2011r. sygn. III SA/Wa 3245/10 uchylono zaskarżoną interpretację indywidualną nr IPPP1-443-643/10-2/JL z dnia 08.09.2010r. Wskazując na motywy uchylenia zaskarżonej interpretacji Sąd stwierdził, że prawidłowe odczytanie § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej, to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie kopii w formie elektronicznej. Zdaniem Sądu podkreślenia również wymaga, że istotnym elementem przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, było to, iż ujęcie faktury VAT w elektronicznym systemie księgowym powoduje jej zapisanie i jednocześnie uniemożliwia dokonanie jakichkolwiek jej modyfikacji. Tak zapisana faktura może być wydrukowana na potrzeby kontroli w każdym czasie. W takiej sytuacji, według Sądu, do podatnika powinien należeć wybór nośnika przechowywania informacji zawartych na fakturze.

W świetle obowiązującego stanu prawnego, biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego należy uznać za prawidłowe.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Na mocy art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka w toku swojej działalności wystawia dużą ilość faktur na rzecz kontrahentów. W związku z problemem związanym z przechowywaniem kopii wystawionych faktur, Spółka zamierza wystawiać faktury i drukować ich oryginały przeznaczone dla kontrahentów w formie papierowej, natomiast kopie faktur zamierza przechowywać na informatycznych nośnikach danych, bez możliwości modyfikacji treści zapisów tak przechowywanych kopii faktur, z zapewnieniem możliwości ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Należy zauważyć, że Dyrektywa nie określa formy, w jakiej powinno nastąpić przechowywanie wystawionych już faktur przez cały obowiązujący w tym zakresie okres, a jedynie nakreśla ogólne warunki, jakie powinny być spełnione przy przechowywaniu faktur - art. 247 ust. 1 i 2 Dyrektywy. Każde państwo członkowskie samodzielnie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium, a także może, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Zatem od woli poszczególnych państw członkowskich zależy, czy skorzystają one z przyznanego im w art. 247 ust. 2 Dyrektywy uprawnienia do wprowadzenia szczególnych, krajowych uregulowań w zakresie sposobu przechowywania faktur, czy też w przypadku braku ich wprowadzenia, zachowają one ogólne wymogi wynikające z art. 246. Polski prawodawca korzystając z możliwości przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy przewidział jedynie warunek przechowywania faktury w oryginalnej postaci, nie precyzując jednakże, w ślad za prawodawcą wspólnotowym, że ma to być postać, w jakiej wysłano lub udostępniono fakturę, ani nie zastrzegł wprost przewidzianej tam formy papierowej lub elektronicznej. Ustawodawca szczególny tryb przechowywania jak i wysyłania faktur zastrzegł jedynie dla faktur elektronicznych, tj. już wystawionych w tej formie. Brak szczególnych wymogów co do warunków przechowywania kopii faktur, w tym w szczególności brak nawiązania do „oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” pozwala stwierdzić, że jedyne czego ustawodawca wymaga od kopii faktury papierowej to to, by taka kopia, podobnie jak jej oryginał spełniała warunki autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności oraz nienaruszalności przez cały okres przechowywania.

Reasumując, stwierdzić należy, że przepisy Dyrektywy 2006/112/WE nie wprowadziły obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane, jak również z przepisu § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia nie wynika aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesyłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy. Tak więc faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być jednakowa w zakresie zawartych w nich informacji.

Z opisu zawartego we wniosku wynika, iż informatyczny nośnik danych, na którym Spółka zamierza przechowywać kopie faktur nie daje możliwości modyfikacji treści zapisów tak przechowywanych kopii faktur oraz zapewnia możliwość ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Wobec powyższego, stwierdzić należy, iż w przypadku wystawiania faktur VAT, Spółka jest uprawniona do sporządzania faktur w systemie finansowo księgowym, drukowania oryginału przeznaczonego do przesłania kontrahentowi oraz zaniechania drukowania kopii faktur, a w konsekwencji do ich przechowywania na informatycznym nośniku danych.

Stanowisko Spółki przedstawione we wniosku uznać zatem należało za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji nr IPPP1-443-643/10-2/JL.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.