Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP2/443-298/11-2/JN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2011-09-29
Teza: Okres przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Gminy przedstawione we wniosku z dnia 28 czerwca 2011 r. (data wpływu 01 lipca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 01 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Gmina jest jednostką samorządu terytorialnego posiadającą osobowość prawną, zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnikami są osoby prawne (…) wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat tej działalności. Do maja 2009 r. jako podatnik podatku od towarów i usług zarejestrowany był Urząd Miasta, zaś obecnie jako podatnik tego podatku zarejestrowana jest Gmina.

Problematyka związana z wyrejestrowaniem Urzędu Miasta i zarejestrowaniem Gminy była przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie działającego w imieniu Ministra Finansów z dnia 12 marca 2010 r.

Jako zarejestrowany podatnik podatku VAT Gmina prowadzi ewidencję o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 112 ustawy podatnicy obowiązani są przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Problematykę przedawnienia zobowiązania podatkowego co do zasady reguluje art. 70 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, który stanowi, iż zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W dniu 20 stycznia 2011 r. weszło w życie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). W myśl § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenie określa instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją archiwalną" dla organów gminy i związków międzygminnych (\`(...)\`) Zgodnie z § 4 ust. 1 dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej wykazem akt, przez oznaczenie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw. Zgodnie z ust. 2 wykaz akt dla organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia. Pod hasłem klasyfikacyjnym „Finanse Gminy Oraz Obsługa Finansowo - Księgowa Urzędów i Jednostek Organizacyjnych Gminy" i symbolem „3228 Obsługa księgowa w zakresie VAT" jest oznaczenie kategorii archiwalnej B10 - co oznacza, iż okres przechowywania tej dokumentacji wynosi lat 10. Na tle w/w cytowanych przepisów prawa powstaje wątpliwość w rozstrzygnięciu co do okresu przechowywania dokumentacji podatkowej związanej z obsługą podatku VAT z uwagi na fakt, iż z zapisów ustawy o VAT w korespondencji z ustawą Ordynacja podatkowa, co do zasady, okres ten wynosi 5 lat, zaś z przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wysnuć można wniosek, iż został on przedłużony dwukrotnie tj. do lat 10.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy okres przechowywania dokumentów związanych z obsługą księgową podatku od towarów i usług wynosi 5 lat licząc od końca roku w którym upłynął termin płatności tego podatku?

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle uregulowań ustawowych tj. art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) w powiązaniu z art. 70 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) podstawowy okres przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczaniem, a więc dokumentacji księgowej związanej z obsługą podatku VAT- wynosi 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W tym zakresie nie mogą mieć zastosowania ani pierwszeństwa uregulowania wynikające z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 670) gdyż ustawa jest aktem prawnym wyższego rzędu nad rozporządzeniem, zaś uregulowania ustawowe są w kwestii przechowywania dokumentacji jednoznaczne. Dodatkowo w ustawie o podatku od towarów i usług brak jest delegacji ustawowej dla Prezesa Rady Ministrów lub innego organu, który upoważniałby taki organ do przedłużenia okresu ustawowego regulującego przechowywanie dokumentacji określonego w art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług. W art. 106 ust. 8 ustawy o VAT jest delegacja ale tylko dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia w drodze rozporządzenia szczegółowych zasad wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać, oraz sposobu i okresu ich przechowywania. Na podstawie tej delegacji ustawowej wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.). Zgodnie z § 21 ust. 1 tego rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Począwszy od 01 kwietnia 2011 r. weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360). Jednak § 21 ust. 1 nowego rozporządzenia pozostał w brzmieniu tak jak § 21 ust. 1 dotychczasowego rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. zgodnie z którym podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym dokumenty związane z obsługą księgową podatku VAT powinny zostać oznaczone kategorią archiwalną B-5 gdyż ich okres przechowywania wynosi lat 5.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacja podatkowa, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiążę powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powołana powyżej regulacja określa terminy przechowywania dokumentacji podatkowej związanej z podatkiem VAT. Obowiązek ten został wprowadzony, aby możliwe było sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem zobowiązań podatkowych, które się jeszcze nie przedawniły

Na podstawie niniejszego przepisu podatnicy mają obowiązek przechowywania następujących ewidencji:

*   ewidencji sprzedaży, prowadzonej przez podatników zwolnionych podmiotowo (art. 109 ust. 1),

*   pełnej ewidencji VAT (w tym również prowadzonej w formach szczególnych przez podatników opodatkowanych w ramach procedur szczególnych) - w przypadku podatników VAT czynnych (art. 109 ust. 3).

Oznacza to, iż dokumenty związane z ww. ewidencjami są jednocześnie dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku od towarów i usług.

Zatem dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku VAT w świetle art. 112 ustawy, są przede wszystkim oryginały faktur zakupowych oraz kopie faktur sprzedaży.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Kwestie dotyczące zasad wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać oraz sposobu i okresu ich przechowywania uregulowane zostały rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), które obowiązuje od 1 kwietnia 2011 r.

W myśl § 4 ust. 1 tego rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z treści wniosku wynika, że Gmina jest jednostką samorządu terytorialnego posiadającą osobowość prawną, zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Obecnie jako zarejestrowany podatnik podatku VAT prowadzi ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą okresu przechowywania dokumentów związanych z obsługą księgową podatku od towarów i usług w świetle art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług w powiązaniu z art. 70 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 670).

Mając na uwadze powyższy opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że Wnioskodawca będzie obowiązany przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wskazać w tym miejscu należy, iż powołane wyżej przepisy określają termin przechowywania dokumentów dla celów rozliczania podatku od towarów i usług. Nie oznacza to jednak, że Zainteresowany nie będzie zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów przechowywać ww. dokumentów ponad wymagany w przepisach podatkowych okres czasu.

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Podkreślenia wymaga, iż niniejsza interpretacja zawiera ocenę stanowiska Gminy z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego. W związku z powyższym, Organ nie ustosunkował się do treści przepisów powołanego we wniosku rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, jak również do kwestii związanej z oznaczeniem dokumentów księgowych według kategorii archiwalnych.

Tutejszy Organ nie jest bowiem uprawniony do merytorycznego rozpatrzenia, w ramach postępowania uregulowanego w rozdziale 1a Ordynacji podatkowej, zagadnień dotyczących organizacji archiwów zakładowych. Brak takich uprawnień wynika z przepisów Ordynacji podatkowej. W myśl art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, przez przepisy prawa podatkowego należy rozumieć przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych. Stosownie do tej definicji, unormowania ww. rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, wydane na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.) nie stanowią przepisów prawa podatkowego, tym samym minister właściwy do spraw finansów publicznych nie ma uprawnienia do interpretowania tych przepisów w trybie wydawania indywidualnych interpretacji prawa podatkowego, określonych w art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, ul. M.C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.