Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.158.2020.2.MJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-05-13
Teza: możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zniszczenia dokumentów w formie papierowej po wprowadzeniu ich do systemu, prawo do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z dokumentów przechowywanych elektronicznie
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 lutego 2020 r. (data wpływu 25 lutego 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 27 kwietnia 2020 r. (data wpływu 30 kwietnia 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zniszczenia dokumentów w formie papierowej po wprowadzeniu ich do systemu,

*   prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z dokumentów przechowywanych elektronicznie

**– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 lutego 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zniszczenia dokumentów w formie papierowej po wprowadzeniu ich do systemu,

*   prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z dokumentów przechowywanych elektronicznie,

*   konieczności drukowania dokumentów w wersji elektronicznej w przypadku kontroli.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 27 kwietnia 2020 r. w zakresie doprecyzowania opisu sprawy, stanowiska, zakresu pytań, liczby zdarzeń przyszłych oraz brakującej opłaty.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka … Sp. z o.o. z siedzibą w … (dalej: Spółka lub Podatnik) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej VAT). Spółka prowadzi pełną księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości. Spółka otrzymuje:

*   faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur wystawione przez kontrahentów z tytułu zakupu towarów i usług;

*   noty obciążeniowe oraz noty korygujące, dotyczące wzajemnych transakcji;

*   dokumenty związane z rozliczaniem transakcji, np. potwierdzenia sald, delegacje pracowników.

Powyższe dokumenty są przez Spółkę otrzymywane w formie papierowej - za pomocą poczty lub w formie elektronicznej - przesyłane drogą mailową na podaną skrzynkę odbiorczą. Podatnik wystawia również powyżej wymienione dokumenty i przesyła je do swoich klientów drogą papierową lub elektroniczną.

Spółka obecnie wszystkie dokumenty przechowuje w formie papierowej. W przypadku gdy dokumenty zostały przesłane drogą elektroniczną, Spółka drukuje takie dokumenty i również przechowuje w formie papierowej.

Spółka planuje zmienić sposób przechowywania dokumentów z formy papierowej na formę elektroniczną. Wszelkie otrzymywane (i wystawiane) dokumenty - zarówno otrzymywane i wystawiane w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej. Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej Podatnik będzie skanować do systemu elektronicznego i w tej formie będą one przechowywane. Wersje papierowe dokumentów będą niszczone. Przechowywanie dokumentów będzie się odbywać na zabezpieczonym, chronionym serwerze.

Dokumenty będą przechowywane:

*   z podziałem na okresy rozliczeniowe;

*   do czasu ich przedawnienia;

*   w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich w formie on-line;

*   w formie PDF - w przypadku dokumentów otrzymywanych w takiej formie nastąpi ich zapisanie w odpowiednim miejscu na serwerze a w przypadku dokumentów papierowych po zeskanowaniu zapisane zostaną one w formie PDF z takimi danymi, jak były na dokumencie papierowym;

*   po ich zatwierdzeniu merytorycznym przez dział merytorycznie odpowiedzialny za kontakty z konkretnym klientem (w odniesieniu do weryfikacji dostawcy usługi lub towaru, kwoty umieszczonej na fakturze) oraz zatwierdzeniu formalnym (w odniesieniu do prawidłowych danych na dokumencie, stosowanej stawki podatku VAT).

Dostęp do systemu będą mieć uprawnione osoby a system każdorazowo automatycznie rejestrować będzie wszelkie czynności wykonywane w systemie, w tym w szczególności nadawana będzie data wprowadzenia dokumentu do systemu, otwarcia każdorazowego dokumentu i jego ewentualnego przeniesienia w inne miejsce.

W celu wdrożenia systemu Spółka podpisze stosowną umowę na usługi archiwizacyjne z zewnętrznym podmiotem profesjonalnie zajmującym się takimi usługami. Spółka wprowadzi także odpowiednie zapisy do swojej Polityki Rachunkowości w odniesieniu do planowanych zmian związanych z systemem służącym ochronie danych i ich zbiorów, w tym w zakresie przechowywania dokumentów.

W uzupełnieniu wniosku udzielono odpowiedzi na pytania:

1.  Należy wskazać jakie dokumenty są objęte zakresem pytań postawionych we wniosku?

Odp. Spółka planuje zmienić sposób przechowywania dokumentów z formy papierowej na elektroniczną. Do dokumentów tych należą dokumenty otrzymywane i wystawiane przez Spółkę. Spółka otrzymuje między innymi:

*   faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur wystawione przez kontrahentów z tytułu zakupu towarów i usług;
*   noty obciążeniowe oraz noty korygujące dotyczące wzajemnych transakcji;
*   dokumenty związane z rozliczaniem transakcji, np. potwierdzenia sald, delegacje pracowników.

Powyższe dokumenty są przez Spółkę otrzymywane w formie papierowej - za pomocą poczty lub w formie elektronicznej - przesyłane drogą mailową na podaną skrzynkę odbiorczą. Podatnik wystawia również powyżej wymienione dokumenty i przesyła je do swoich klientów drogą papierową lub elektroniczną.

1.  Do wykonywania jakich czynności będą służyły Wnioskodawcy nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, tj. do czynności:
    *   opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
    *   zwolnionych od podatku od towarów i usług.
    *   niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Odp. Spółka informuje, że wszystkie nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku będą dotyczyły wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Spółka będzie mogła skorzystać z prawa (i zachować to prawo) do odliczania VAT wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej jak również faktur otrzymanych w formie papierowej ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia, zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

1.  Czy Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w systemie księgowym w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

Odp. Spółka będzie przechowywała wyżej wymienione dokumenty w systemie księgowym w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty będą przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe do czasu ich przedawnienia w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich w formie on-line, w formacie elektronicznym - w przypadku dokumentów otrzymywanych w takiej formie nastąpi ich zapisanie w odpowiednim miejscu na serwerze a w przypadku dokumentów papierowych po zeskanowaniu zapisane zostaną one w formacie elektronicznym z takimi danymi, jak były na dokumencie papierowym (pierwotnym);

1.  Czy Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju?

Odp. Przechowywanie dokumentów będzie się odbywać na zabezpieczonym, chronionym serwerze poza granicami kraju.

1.  Jeśli Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju to czy sposób przechowywania tych faktur będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego. dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?

Odp. Przechowywanie dokumentów na zabezpieczonym serwerze poza granicami kraju zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

1.  Czy Wnioskodawca zapewni ww. organom na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach?

Odp. Podatnik zapewni ww. organom na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy istnieje możliwość przechowywania wszystkich dokumentów jedynie w formie elektronicznej, także tych otrzymanych w formie papierowej?
2.  Czy Spółka ma prawo - po wprowadzeniu do systemu wersji elektronicznych - zniszczyć dokumenty w formie papierowej?
3.  Czy Spółka ma prawo do odliczenia podatku od towarów i usług (dalej: VAT) od dokumentów przechowywanych elektronicznie?

Zdaniem Wnioskodawcy, (doprecyzowanym w uzupełnieniu wniosku)

Spółka stoi na stanowisku, iż - w odniesieniu do obowiązujących przepisów podatkowych - ma prawo do przechowywania całości swoich dokumentów w formie elektronicznej oraz niszczenia wersji papierowych dokumentów otrzymywanych w tej formie. W konsekwencji Spółka będzie mogła skorzystać z prawa (i zachować to prawo) do odliczania VAT wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej jak również faktur otrzymanych w formie papierowej ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawda do odliczenia, zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

Stanowisko Spółki ma uzasadnienie w obowiązujących przepisach podatkowych, w tym w szczególności w odniesieniu do uregulowań Ustawy. Zgodnie z przepisami Ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu powyższego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej będzie się odbywać na zabezpieczonym, chronionym serwerze poza granicami kraju.

Spółka stoi na stanowisku, iż jej sposób przechowywania dokumentów gwarantuje:

1.  Autentyczność pochodzenia faktury. W opinii Spółki, opisane przez nią w złożonym wniosku procedury związane z otrzymywaniem i przechowywaniem dokumentów zagwarantują autentyczność dokumentów, tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentów.
2.  Integralność treści faktury. Stosowane przez Spółkę procedury, w tym każdorazowa informacja w systemie kto i w jakim zakresie miał dostęp do dokumentu zapewnia, że po otrzymaniu dokumentów nie zmieniono w nich danych, które powinny zawierać według Ustawy. W szczególności, powyższe będzie możliwe m.in. dzięki otrzymywaniu powyższych dokumentów w nieedytowalnych formatach plików, takich jak np. PDF. Dodatkowo, system Spółki będzie zapamiętywał wszelkie operacje związane z procesem weryfikacji i akceptacji danego dokumentu, wskazując osoby, które były zaangażowane w dany proces oraz daty i godziny dokonywanych przez nich operacji związanych z danym dokumentem.
3.  Czytelność faktury. Opisany powyżej sposób przechowywania dokumentów spełnia również przesłankę zapewnienia czytelności faktury. Skanowanie dokumentów do formatu elektronicznego będzie odbywać się z zachowaniem jak najlepszej ich jakości, umożliwiającej odczytanie wszystkich informacji zawartych w ich treści.

Potwierdzenie możliwości przechowywania dokumentów, w tym faktur w formie elektronicznej znajduje się w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz wydawanych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, w tym m.in.:

1.  Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: NSA), który w orzeczeniu z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08).

W uzasadnieniu do przywołanego orzeczenia czytamy: „(\`(...)\`) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.” i dalej „Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”. Z powyższego wynika, że NSA dopuścił możliwość elektronicznego przechowywania faktur.

1.  Interpretacja indywidualna z dnia 27 listopada 2018 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: KIS) nr 0111-KDIB3-3.4012.272.2018.1.PJ gdzie organ uznał, iż stanowisko Podatnika, dotyczące:
    *   prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków, udokumentowanych fakturami otrzymywanymi i przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe,
    *   dopuszczalności skanowania i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej papierowych faktur oraz ich udostępniania wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

1.  Interpretacja indywidualna z dnia 2 lutego 2018 r. Dyrektora KIS nr 0114-KDIP1-3.4012.512.2017.1.JF: „W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupu towarów lub usług (faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty) przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na przechowywanie ww. faktur w elektronicznej formie archiwizacji tych faktur (pliki pdf) przy spełnieniu przesłanki, dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro – jak wskazał Wnioskodawca – przechowywanie faktur w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich, a także umożliwiało naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji bezzwłoczny dostęp do tych faktur jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Zatem należy uznać, że opisany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej dostęp drogą elektroniczną do tych faktur. Organy muszą mieć możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych.

Z uwagi na powołane wyżej przepisy oraz uwzględniając, że proponowana przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury i pozwala na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, jest prawidłowy i zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego. Spółka nie ma więc obowiązku przechowywania papierowych wersji faktur i po ich zeskanowaniu i umieszczeniu na serwerze może je zniszczyć.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę innych dokumentów tzn. dokumentów związanych z rozliczaniem transakcji, not obciążeniowych oraz not korygujących dotyczących wzajemnych transakcji, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy (wykorzystywanie nabytych towarów i usług do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów przechowywanych elektronicznie, w myśl art. 86 ust. 1 ustawy przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Zainteresowanego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja rozstrzyga w zakresie możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zniszczenia dokumentów w formie papierowej po wprowadzeniu ich do systemu oraz prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z dokumentów przechowywanych elektronicznie. Natomiast w zakresie konieczności drukowania dokumentów w wersji elektronicznej w przypadku kontroli zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę we wniosku wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego tut. Organ wyjaśnia, że wskazany wyrok został potraktowany jako element argumentacji Wnioskodawcy, jest to jednak rozstrzygnięcie odnoszące się do indywidualnej sprawy i co do zasady wiąże on stronę postępowania w konkretnych, indywidualnych sprawach, nie rozciągając swojego oddziaływania na inne, choćby podobne lub zbieżne sprawy. Zatem, wskazany we wniosku wyrok sądu nie ma wpływu na podjęte w niniejszej interpretacji rozstrzygnięcie.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej– rozpatrzone.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.