Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-274/14-2/EK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-04-02
Teza: Uznanie przedstawionej metody przechowywania przez Spółkę faktur VAT za spełniającą warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.
Słowa kluczowe: faktura; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 7 marca 2014 r. (data wpływu 10 marca 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona metoda przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 marca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona metoda przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka S.A. \[dalej; „Spółka”, „Wnioskodawca”\] jest dystrybutorem części zamiennych do samochodów osobowych, dostawczych i ciężarowych w E. W ramach swojej działalności Wnioskodawca współpracuje z wieloma kontrahentami, którym za dostawę towarów wystawia faktury (dalej: „faktury pierwotne”\] na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1) ustawy o VAT. Faktury dla kontrahentów są wystawiane i przekazywane w formie papierowej (dalej „faktury papierowe”) albo w postaci elektronicznej (dalej: „faktury elektroniczne”) po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury na stosowanie faktur elektronicznych. Często do faktur pierwotnych Wnioskodawca wystawia faktury korygujące na podstawie art. 106j ustawy o VAT (dalej: „korekty”) oraz ponownie wystawia faktury na podstawie i w przypadkach określonych w art. 1061 ustawy o VAT (dalej: „duplikaty”\]. Wnioskodawca przyjął zasadę, że egzemplarze faktur pierwotnych wystawione dla celów archiwizacji przechowywane są w oryginalnej formie tj. faktury wystawione w formie papierowej przechowywane są w formie papierowej, a faktury wystawione w formie elektronicznej przechowywane są w formie elektronicznej. Ponadto Wnioskodawca wystawia, przekazuje kontrahentowi oraz przechowuje korekty oraz duplikaty w takiej samej formie jak faktury pierwotne tj. dla faktur pierwotnych wystawionych w formie papierowej korekty i duplikaty przechowywane są w formie papierowej, natomiast dla faktur pierwotnych wystawionych w formie elektronicznej korekty i duplikaty przechowywane są w formie elektronicznej. Faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne przechowywane są w postaci zabezpieczonych przed modyfikacją plików na wydzielonym serwerze, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby.

Ponadto Wnioskodawca zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku kiedy faktury w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przechowywanie wystawionych faktur dla celów archiwizacji w sposób jaki został opisany w stanie faktycznym jest zgodne z przepisami art. 112a ust.1 ustawy o VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy przechowywanie faktur w formie w jakiej faktury zostały wystawione w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego jest zgodne z przepisami art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Uzasadnienie

Wnioskodawca na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż towarów, Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy o VAT Wnioskodawca jest zobowiązany zachować w swojej dokumentacji swój egzemplarz faktury. W przypadku faktur elektronicznych Wnioskodawca na podstawie art. 106g ust. 3 ustawy o VAT jest zobowiązany przesłać nabywcy fakturę elektroniczną jednocześnie zatrzymując ją u siebie.

Art. 112 ustawy o VAT nakłada na Wnioskodawcę obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Art. 112a ustawy o VAT określa w jaki sposób faktury powinny być przechowywane. Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Art. 112a ust. 1 ustawy o VAT nie reguluje formy w jakiej faktury powinny być przechowywane dla celów archiwizacji. Nie istnieje również obowiązek stosowania jednolitego systemu archiwizacji faktur tj. systemu, w którym faktury przechowywane są jedynie w formie papierowej albo jedynie w formie elektronicznej. Faktury zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Wnioskodawca przechowuje faktury papierowe na terytorium kraju, natomiast w przypadku faktur elektronicznych faktury przechowywane są w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje poparcie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 27 maja 2013 r., znak: IPPPl/443-375/13-2/MP stwierdził: „Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przechowywanie faktur w sposób jaki został opisany w Stanie faktycznym jest zgodny z przepisem art. 112a ust. l ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 33 art. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia faktury na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1) ustawy o VAT. Faktury dla kontrahentów są wystawiane i przekazywane w formie papierowej albo w postaci elektronicznej po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury na stosowanie faktur elektronicznych. Często do faktur pierwotnych Wnioskodawca wystawia faktury korygujące na podstawie art. 106j ustawy o VAT oraz duplikaty faktur. Wnioskodawca przyjął zasadę, że egzemplarze faktur pierwotnych wystawione dla celów archiwizacji przechowywane są w oryginalnej formie tj. faktury wystawione w formie papierowej przechowywane są w formie papierowej, a faktury wystawione w formie elektronicznej przechowywane są w formie elektronicznej. Ponadto Wnioskodawca wystawia, przekazuje kontrahentowi oraz przechowuje korekty oraz duplikaty w takiej samej formie jak faktury pierwotne tj. dla faktur pierwotnych wystawionych w formie papierowej korekty i duplikaty przechowywane są w formie papierowej, natomiast dla faktur pierwotnych wystawionych w formie elektronicznej korekty i duplikaty przechowywane są w formie elektronicznej. Wnioskodawca wskazał, że faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne przechowywane są w postaci zabezpieczonych przed modyfikacją plików na wydzielonym serwerze, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby. Ponadto Wnioskodawca zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku kiedy faktury w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Należy wskazać, że obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z uwagi na powołane wyżej przepisy, jak również mając na uwadze fakt, że proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej jak również papierowej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp on-line, a także umożliwia organom przetwarzanie danych w nich zawartych – należy stwierdzić, że w opisanym stanie faktycznym, przechowywanie faktur w formie w jakiej faktury zostały wystawione, tj. faktury wystawiane w formie papierowej przechowywane są w formie papierowej, a faktury wystawiane w formie elektronicznej przechowywane są w formie elektronicznej, jest zgodna z powyższymi przepisami.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.