Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.302.2023.13.AJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-18
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu
Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych
Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami,
biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.)
otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą
archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie
elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumentowanie
dokumenty-dokumenty elektroniczne
dokumenty-przechowywanie dokumentów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 5, 5a, 5b, 6b. Podstawa opodatkowania i
wysokość podatku-Odliczenia od dochodu/podstawy
opodatkowania
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2023 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego
    samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego
    od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu
    Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np.
    fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami
    uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą
    archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
    Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 20 lutego 2025 r.
    nadanym za pośrednictwem platformy ePUAP tego samego dnia.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą m.in. w
    zakresie outsourcingu specjalistów IT, oprogramowania i szeroko pojętych usług
    informatycznych.
    Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podlegającym
    w Polsce opodatkowaniu od całości uzyskiwanych dochodów.
    Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o
    rachunkowości (dalej: „Ustawa o rachunkowości”).
    Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje różnego rodzaju
    zakupów od dostawców polskich, jak i zagranicznych (dalej: „Wydatki”). Transakcje
    dokumentowane są przez kontrahentów Spółki za pomocą faktur, rachunków,
    paragonów, not obciążeniowych, not uznaniowych, biletów itp., które są dostarczane do
    Spółki (dalej: „Dokumenty”).
    Dokumenty mogą być dostarczane do Spółki w wersji elektronicznej lub w wersji
    papierowej. W przypadku Dokumentów dostarczanych do Spółki w formie papierowej, są
    one archiwizowane w tej formie oraz dodatkowo skanowane i archiwizowane w formie
    elektronicznej (np. w formacie PDF lub innym formacie elektronicznym pozwalającym na
    zachowanie odpowiedniej jakości elektronicznej postaci dokumentu). W niektórych
    przypadkach Wydatki ponoszone są bezpośrednio przez pracowników i
    współpracowników Spółki (dalej: „Korzystający”), którzy działając w imieniu Spółki,
    nabywają określone towary i usługi na cele służbowe (dalej: „Wydatki służbowe”). W tym
    zakresie Korzystający mogą nabywać towary i usługi płacąc własnymi środkami (gotówka
    /karta), kartą służbową lub gotówką pobraną wcześniej od Spółki w formie zaliczki. W
    przypadku sfinansowania zakupów ze środków własnych Korzystającego, Wydatki
    służbowe są zwracane przez Spółkę przelewem na rachunek bankowy Korzystającego.
    Przykładowo, do wydatków ponoszonych przez Korzystających należeć mogą koszty
    związane z podróżami służbowymi (m.in. koszty noclegu, wydatki na posiłki, bilety
    kolejowe, paliwo do samochodu). Dokumenty dotyczące Wydatków służbowych są
    przekazywane przez Korzystających do Spółki w wersji papierowej oraz elektronicznej.

    Obecnie, wszystkie Dokumenty związane z Wydatkami służbowymi (np. paragony, faktury,
    bilety) są przechowywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej oraz w formie
    elektronicznej (jako skany dokumentów w formacie PDF lub innym formacie
    elektronicznym pozwalającym na zachowanie odpowiedniej jakości skanu dokumentu).
    Wnioskodawca rozważa rezygnację z przechowywania Dokumentów w formie papierowej,
    zarówno w odniesieniu do Wydatków jak i Wydatków służbowych. Takie działanie ma na
    celu:
      - ograniczenie kosztów wynikających z zarządzania dokumentacją;
      - zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania dokumentów;
      - uproszczenie procesu rozliczania Wydatków, w szczególności poprzez usprawnienie
        procesu akceptacji Wydatków służbowych;
      - ułatwienie upoważnionym osobom dostępu do określonych danych.
    Każdy dokument w formie elektronicznej poddawany jest i będzie kontroli biznesowej
    poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez
    pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków oraz przez księgowość Spółki.
    Tylko te dokumenty w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji
    będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.
    Format zapisu elektronicznej formy dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale
    nie będzie możliwa zmiana jego treści. W przypadku Dokumentów odnoszących się do
    Wydatków służbowych, mogą być one przekazywane przez Korzystających do Spółki
    wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w formie skanów lub zdjęć Dokumentów (np.
    dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Korzystających wydatków w
    czasie podróży służbowej), bez fizycznego przekazywania Dokumentów (w wersji
    papierowej) do Wnioskodawcy, tj. oryginały papierowe mogą być niszczone przez
    Korzystających po przekazaniu Dokumentów w wersji elektronicznej do Wnioskodawcy.
    Wszystkie Dokumenty będą przechowywane na serwerach znajdujących się na terytorium
    Unii Europejskiej, co najmniej do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w
    podziale na odpowiednie okresy rozliczeniowe.
    Dodatkowo, Dokumenty elektroniczne będą mogły zostać w łatwy sposób przeniesione na
    elektroniczne nośniki danych. Wnioskodawca, w przypadku żądania np. organu
    podatkowego będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych
    dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór, przetwarzanie (odczyt) danych w nich
    zawartych. Zarówno Wydatki służbowe, jak i Wydatki spełniają warunki uznania ich za
    koszty uzyskania przychodu na gruncie art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych (dalej: „Ustawa o CIT”), tj. w szczególności wydatki ponoszone są w celu
    osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
    przychodów oraz nie stanowią kosztów wskazanych w katalogu wydatków
    niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
    W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 20 lutego 2025 r. wskazali Państwo, że
    1. Wobec wszystkich dokumentów zarówno otrzymanych w formie fizycznej (papierowej)
      jak i elektronicznej w Spółce obowiązują określone procedury dotyczące ich
      księgowania, opłacenia jak i zatwierdzenia. W ramach elektronicznego obiegu faktur i
      innych dokumentów Spółka wykorzystuje program (...) (dalej: „Program”).
      Faktury przelewowe
      Co do zasady, Spółka od swoich kontrahentów otrzymuje faktury (oraz inne
      dokumenty, np. noty obciążeniowe, uznaniowe) w formie zdigitalizowanej na adres e-
      mail: (...). W wypadku otrzymania faktur (lub innych dokumentów, np. not

      obciążeniowych, uznaniowych) w formie papierowej, każda z nich wraz z załącznikami
      najpierw jest skanowana i przesyłana przez pracownika na ww. adres e-mail. Wszystkie
      dostarczone na e-mail faktury automatyczne są pobierane przez Program.
      W wypadku każdego kontrahenta pracownicy Spółki początkowo wprowadzają
      działania umożliwiające Programowi odczytywanie dostarczanych mu faktur. Po
      pierwszym ręcznym zaznaczeniu poszczególnych pozycji Program w przyszłości jest w
      stanie samodzielnie rozpoznawać przesłane informacje i prawidłowo je zapisywać. W
      ramach tego procesu (tzw. OCR – ang. Optical Character Recognition) pobierane są
      niezbędne do księgowania dane m.in.: data wystawienia i numer faktury, nazwa i dane
      kontrahenta, kwoty i przedmiot zamówienia. W ramach tego etapu dokonywana jest
      analiza przez zespół finansowy, który weryfikuje poprawność danych i przesyła
      dokumenty do merytorycznej kontroli oraz akceptacji.
      W jej ramach sprawdzana jest poprawność oraz biznesowe i ekonomiczne
      uzasadnienie poniesionego wydatku m.in. czy:
        - usługa została faktycznie wykonana;
        - otrzymano wszelkie wymienione na fakturze towary/czy cały zakres usług został
        wykonany;
        - wystawiona faktura jest zgodna z zawartymi umowami;
        - faktura została prawidłowo zaadresowana;
        - faktura została wystawiona na prawidłową kwotę.
      Osoba akceptująca może odrzucić dany wydatek. Na skutek braku akceptacji wydatek
      może nie zostać opłacony.
      W Spółce zgodnie z zajmowanymi stanowiskami i zakresem sprawowanych
      obowiązków wyznaczono odpowiednie osoby do merytorycznej kontroli dokumentów
      dotyczących wydatków z podległych im/powiązanych działów. W zależności od ustaleń
      każda osoba ma określony limit (np. 10/20/75 tys. zł) do jakiej kwoty może
      zaakceptować wydatek. W zależności od rodzaju/wartości wydatku, proces ten może
      być jedno lub dwu stopniowy. Nie występują sytuacje, w ramach których osoba
      wprowadzająca wydatek do Programu samodzielnie go potem akceptuje.
      Każdy pracownik/współpracownik posiada w ramach Programu swój unikalny numer
      ID, który umożliwia jego identyfikację. Każda istotna operacja wykonywana na
      dokumentach dotyczących wydatków jest zapisywana przez Program i możliwa do
      prześledzenia.
      Status każdego dokumentu dotyczącego wydatku można na bieżąco weryfikować w
      Programie. Rozróżniane są trzy etapy:
        - Open – czeka na przesłanie do akceptacji;
        - Pending – w procesie akceptacji;
        - Released – zaakceptowany i przekazany do płatności.
      Wydatki służbowe
      Osobom zatrudnionym przez Spółkę, które z własnych środków pokryły wydatek
      służbowy przysługuje zwrot zapłaconych środków na konto.
      Aby otrzymać zwrot dana osoba musi zgłosić do Programu poniesiony wydatek. W tym
      celu:
      1) Skanuje/robi wyraźne zdjęcie potwierdzenia poniesionego wydatku, np. rachunku,
      paragonu, biletu, faktury;

      2) Wskazuje jakie dokładnie osoby uczestniczyły w poniesieniu danego wydatku (np.
      wpisuje dane wszystkich osób, które były na spotkaniu z kontrahentem);
      3) Wskazuje kategorie wydatków (system dla konkretnej osoby przewiduje ustalone
      wcześniej kategorie wydatków jakie może ponosić, np. opłata za paliwo, artykuły
      biurowe), na bazie której wskazywane jest odpowiednie konto księgowe;
      4) Przed akceptacją wydatku, osoba która go poniosła dostarcza do Spółki także
      dokument (np. rachunek, paragon, bilet, fakturę) w formie papierowej w celach jego
      archiwizacji;
      5) Do czasu zaakceptowania wydatku, osoba która go poniosła musi przechowywać
      dowód zapłaty i udostępnić go do weryfikacji w wypadku prośby zespołu
      finansowego.
      Pierwszej weryfikacji prawidłowości wskazanych danych dokonuje dział finansowy, a
      następnie tak jak w przypadku faktur przelewowych dany wydatek trafia do akceptacji
      merytorycznej odpowiedniej osoby.
      Każdorazowo zespół finansowy jak i osoba merytoryczna odpowiadająca za akceptację
      może odrzucić dany wydatek i przesłać go do poprawy/uznać, że środki nie powinny
      zostać zwrócone. Wyłącznie zatwierdzone i prawidłowo udokumentowane wydatki
      podlegają zwrotowi.
      W przypadku wydatków ponoszonych przez pracowników i współpracowników Spółki,
      za które płatność nastąpiła gotówki pobranej wcześniej od Spółki w formie zaliczki,
      obieg dokumentów jest tożsamy z opisanym powyżej. Jedyną różnicą w tym zakresie
      jest brak konieczności dokonywania przez Spółkę zwrotu kwoty wydatku na rzecz
      pracownika lub współpracownika.
    2. Weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów jest przeprowadzana na
      poziomie zespołu finansowego, który sprawdza ich prawidłowość pod względem
      formalnym oraz merytorycznego, który weryfikuje wydatki pod kątem biznesowym
      /gospodarczym/zgodności z zamówieniem, etc.
      Każdorazowo zastosowanie znajduje zasada kolegialności, w ramach której akceptacja
      wydatku, co jest równoznaczne z jego kontrolą formalną, merytoryczną oraz
      weryfikacją autentyczności dokumentów, jest przeprowadzana przez osobę inną niż ta,
      która wprowadziła dany wydatek do Programu.
    3. Zgodnie z przyjętym założeniem, dokumenty będą mogły zostać zniszczone dopiero po
      uzyskaniu w Programie status Released, tzn. zaakceptowanego i przekazanego do
      księgowania i płatności.
    4. Spółka umożliwi na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-
      skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji
      Skarbowej, dostęp do faktur i innych wskazanych we wniosku dokumentów
      przechowywanych w formie elektronicznej:
      a) poza terytorium kraju - dostęp on-line do tych faktur i dokumentów,
      b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju - bezzwłoczny ich
        pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

    5. W ramach stosowanego obiegu i przechowywania faktur i innych dokumentów, o
      których mowa we wniosku, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność
      treści i czytelności tych dokumentów.
      Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności będzie
      odbywać się w szczególności poprzez:
      - wprowadzenie zasady kolegialności przy wprowadzaniu każdego dokumentu do
        Programu oraz jego weryfikacji (brak możliwości zatwierdzenia wydatku przez
        osobę, która ten wydatek wprowadziła do Programu);
      - weryfikację każdego z dokumentów przez osoby o odpowiednich kompetencjach;
      - nadanie zatrudnionym osobom unikalnego numeru ID, który umożliwia ich
        identyfikację;
      - przyjęcie do dalszych etapów rozliczeń wyłącznie zdjęć/skanów dokumentów
        czytelnych, o dobrej jakości;
      - możliwość odrzucenia wydatku wraz ze wskazaniem powodu danej decyzji;
      - brak możliwości edycji skanów/zdjęć dokumentów umieszczonych w Programie.

## Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym Wnioskodawca będzie
    uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków
    służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami,
    biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie
    papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie
    elektronicznej?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami
    (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami
    uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą
    archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
    przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
    Z tego wynika, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i
    pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych
    w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w
    związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu
    albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
    Zatem uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek
    jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Przy czym, zaliczenie danego wydatku do
    kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest również od tego, czy nie znajduje się on w
    art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania
    przychodów.
    Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie
    wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

      - został poniesiony przez podatnika,
      - jest definitywny (rzeczywisty),
      - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
      - poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
        źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
      - został właściwie udokumentowany,
      - nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.
    Zaznaczyć należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem
    podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany powyżej art.
    15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, na mocy którego podatnicy są
    obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w
    sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i
    wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji
    środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do
    obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.
    Odrębne przepisy, do których referuje art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, to przepisy Ustawy o
    rachunkowości oraz aktów wykonawczych do tej ustawy. Tym samym, Ustawa o CIT nie
    reguluje technicznych zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej, w tym wymagań
    stawianych dokumentom, potwierdzającym zaistnienie określonych zdarzeń
    gospodarczych, wpływających na określenie podstawy opodatkowania w podatku
    dochodowym.
    Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania
    zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. dowód księgowy.
    Dodatkowo, na mocy ust. 5 ww. regulacji, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy
    użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach
    rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności,
    informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na
    podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas
    rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
      1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
        księgowych;
      2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
        odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
      3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
        odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
      4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
        zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
        rodzaju dowodów księgowych.
    Jednocześnie, art. 21 zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w
    dowodzie księgowym jest niezbędne. W świetle ww. regulacji dowód księgowy powinien
    zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;

      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
        sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
        aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Dokument spełniający wskazane powyżej warunki stanowił będzie zatem dowód księgowy
    w rozumieniu Ustawy o rachunkowości. W tym kontekście, w opinii Spółki, jeżeli dowód
    księgowy jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych,
    będzie również wystarczającym dokumentem dla celów rozpoznania kosztów uzyskania
    przychodów na gruncie Ustawy o CIT (przy założeniu spełnienia określonych warunków,
    wskazanych w Ustawie o CIT, w szczególności art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1).
    Wnioskodawca wskazuje, iż Ustawa o rachunkowości nie zabrania dokumentowania
    określonych wydatków dowodami księgowymi, stanowiącymi cyfrowe odwzorowania
    dokumentów w wersji papierowej w przypadku, gdy dowody te zawierają wszystkie
    niezbędne elementy, wskazane w ustawie o rachunkowości, a dokument w wersji
    papierowej został zniszczony.
    Co więcej, ustawa o CIT również nie zawiera w tym zakresie żadnych szczegółowych
    regulacji - poza wskazaniem, iż kosztem uzyskania przychodu w podatku CIT - może być
    wyłącznie wydatek, spełniający ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku
    CIT.
    Powyższe oznacza, zdaniem Wnioskodawcy, iż w przypadku wydatków, poniesionych
    przez Wnioskodawcę, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w
    podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to wydatki będą udokumentowane za
    pomocą cyfrowego odwzorowania Dokumentów, których papierowa wersja zostanie
    zniszczona, w sposób zapewniający połączenie danego wydatku z zapisami w księgach
    rachunkowo-podatkowych Wnioskodawcy, Wnioskodawca będzie mógł uwzględnić takie
    wydatki w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy.
    Wnioskodawca pragnie także zauważyć, że zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej,
    jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a
    nie jest sprzeczne z prawem.
    Zgodnie natomiast z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu
    podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez
    stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku
    oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności
    analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli
    podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku
    postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub
    wykroczenia skarbowe.
    Użyty w powołanym przepisie zwrot „w szczególności” implikuje, że katalog dowodów w
    postępowaniu podatkowym ma charakter otwarty. Tym samym, również na gruncie
    regulacji Ordynacji podatkowej, dowody w postaci dokumentów archiwizowanych w
    postaci elektronicznej, powinny stanowić podstawę udokumentowania (udowodnienia)
    poniesienia wydatku, który jest jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów
    podatkowych.
    Podsumowując, rozważana rezygnacja z przechowywania Dokumentów w formie
    papierowej nie powinna skutkować utratą prawa do zaliczenia Wydatków oraz Wydatków

    służbowych do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ brak jest regulacji zakazujących
    takiego działania ani zobowiązujących do przechowywania dokumentów w formie
    papierowej.
    Tym samym, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami
    (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami
    uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą
    archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
    Powyższą konkluzję potwierdza aktualna praktyka sądów administracyjnych oraz organów
    podatkowych, przykładowo:
      - interpretacja indywidualna z 27 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.166.2019.9.
        DP): „Zatem w przypadku otrzymania faktury lub innego Dokumentu księgowego w
        formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji
        gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w
        ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast Ustawa o CIT nie zawiera
        przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem w
        świetle przepisów Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w
        księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem,
        że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na
        ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak (w wyniku utylizacji) oryginalnego
        Dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowanie wydatku
        udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania
        przychodu. (...) stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku
        jest prawidłowe”,
      - interpretacja indywidualna z 30 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.
        MBD): „Wobec powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, powyższy sposób
        dokumentowania wydatków i archiwizacji, tj. dokumentowanie wydatków
        wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w
        formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej
        możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego. (...) stwierdzam, że
        stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 3 jest
        prawidłowe”,
      - interpretacja indywidualna z 5 stycznia 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.
        MF): „stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w
        zakresie ustalenia, czy w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku,
        Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w
        podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „podatek CIT”) wydatków -
        spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1
        ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych na podstawie Dokumentów
        Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w systemie, bez
        przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji,
        gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę
        (pytanie oznaczone we wniosku nr 1); - na podstawie Dokumentów Cyfrowych,
        dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży
        służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku
        CIT z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, które to Dokumenty będą zniszczone przez
        Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy
        (część pytania oznaczonego we wniosku nr 3) - jest prawidłowe”,
      - interpretacja indywidualna z 14 października 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-
        2.4010.66.2020.13.S/AS): „Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie
        zdarzenia przyszłego sposób przetwarzania i archiwizacji dokumentów dotyczących
        zarówno wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jak i Wydatków

        pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z
        art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
        prawnych (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.; dalej: „Ustawa o CIT”), umożliwia
        Wnioskodawcy zaliczenie dokumentowanych kosztów do kosztów uzyskania
        przychodów. (...) stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków
        podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób
        prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
        wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jak i wydatków pracowniczych,
        spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,
        udokumentowanych elektronicznie (za pomocą wersji PDF lub JPG) - jest
        prawidłowe”,
      - interpretacja indywidualna z 1 grudnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB2-3.4010.349.2018.10.
        APA): „Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny/zdarzenie
        przyszłe oraz powołane przepisy należy stwierdzić, iż przechowywanie jedynie w
        formie elektronicznej faktur zakupowych dokumentujących wartość poniesionych
        wydatków zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
        elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych nie powinno wpłynąć
        na możliwość zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania
        przychodu - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia wydatków do
        kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, tj.
        w szczególności wydatki poniesione zostaną w celu osiągnięcia przychodów ze
        źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz
        nie będą stanowić kosztów wskazanych w katalogu wydatków niestanowiących
        kosztów uzyskania przychodów, zawartym w art. 16 ust. 1 powołanej ustawy. (...)
        stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie
        pytania nr 4 jest prawidłowe”.
    Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawca wnosi jak na wstępie.
    Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
    Postanowieniem z 5 września 2023 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.302.2023.1.AJ odmówiłem
    wszczęcia postępowania w związku z Państwa wnioskiem z 28 lipca 2023 r.
    Wnieśli Państwo zażalenie na to postanowienie.
    Postanowieniem z 27 października 2023 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.302.2023.2.MM
    Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej utrzymał w mocy skarżone postanowienie
    Organu I instancji.
    Skarga na postanowienie o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia
    27 listopada 2023 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie Organu II instancji do
    Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.
    Wnieśli Państwo m.in. o uchylenie w całości zaskarżonego Postanowienia oraz
    poprzedzającego go Postanowienia I instancji.
    Postępowanie przed sądami administracyjnymi
    Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie
    Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 października 2023 r., Znak: 0111-KDIB2-
    1.4010.302.2023.2.MM – wyrokiem z 9 kwietnia 2024 r., sygn. akt III SA/Wa 2752/23.
    Pismem z 23 maja 2024 r. wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu
    Administracyjnego, którą następnie wycofałem pismem z 8 listopada 2024 r.
    Naczelny Sąd Administracyjny – postanowieniem z 22 listopada 2024 r., sygn. akt II FSK 951
    /24 umorzył postępowanie kasacyjne.

    17 stycznia 2025 r. wpłynęło do Organu prawomocne orzeczenie Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego w Warszawie z 9 kwietnia 2024 r., sygn. akt III SA/Wa 2752/23. Wyrok
    ten stał się prawomocny od 22 listopada 2024 r.
    10 lutego 2025 r. wydałem postanowienie o uchyleniu postanowienia o odmowie
    wszczęcia postępowania Znak: 0111-KDIB2-1.4010.302.2023.11.AG.
    Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
    Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami
    administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):
      Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu
      sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe
      prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że
      przepisy prawa uległy zmianie.
    Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:
    - uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania w zakresie podatku
    dochodowego od osób prawnych, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w
    Warszawie w ww. wyroku;
    - ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie
    podatku dochodowego od osób prawnych – stwierdzam, że stanowisko, które
    przedstawili Państwo we wniosku odnośnie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami
    (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami
    uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą
    archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
    wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana
    interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa pytania).
    Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem
    nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych
    (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
      przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
      źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
      - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),

      - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
      - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
      - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
      - został właściwie udokumentowany,
      - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
        ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości budzi kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu
    Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np.
    fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami
    uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą
    archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma
    zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości
      odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)
    zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów
    zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20
    ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że każdy wykazany w
    księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
      księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
      które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
      źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
      klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 i 5 cyt. ustawy:
      4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
      dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
      operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
      przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
      gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
      towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
      5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z
      dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane
      automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników
      danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji
      zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów
      zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
      1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
      księgowych;
      2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
      odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
      3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
      odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
      4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
      zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
      rodzaju dowodów księgowych.
    W świetle art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
      1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych;
      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
      datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
      składniki aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
      2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w
      rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich
      wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
      3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
      wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
      operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
      chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut
      obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni
      wydruk.

      4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
      przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest
      dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być
      zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach
      ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
      mechanicznie.
      5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne
      przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów,
      sporządzonych w języku obcym.
    Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
      1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym
      przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co
      najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.
      Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i
      przeróbek.
      2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować
      jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
      sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią
      inaczej.
      3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej
      treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie
      treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego
      upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać
      pojedynczych liter lub cyfr.
      4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden
      egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z
      nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania
      zapisu.
    Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
      zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym
      do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy
      sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory
      dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem
      nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
    Art. 73 ust. 2 ww. ustawy stanowi, że:
      Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
      nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących
      umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
      dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
      pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
      Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
      urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne
      przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem
      księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
      Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte
      przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu
      służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg
      rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
      zapisów.

    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1-4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w
    jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ww. ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej
    dokonujecie Państwo różnego rodzaju zakupów od dostawców polskich, jak i
    zagranicznych. Transakcje dokumentowane są przez Państwa kontrahentów za pomocą
    faktur, rachunków, paragonów, not obciążeniowych, not uznaniowych, biletów itp., które
    są dostarczane do Państwa. Dokumenty mogą być dostarczane do Państwa w wersji
    elektronicznej lub w wersji papierowej. W przypadku Dokumentów dostarczanych do
    Państwa w formie papierowej, są one archiwizowane w tej formie oraz dodatkowo
    skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej (np. w formacie PDF lub innym
    formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie odpowiedniej jakości
    elektronicznej postaci dokumentu). W niektórych przypadkach Wydatki ponoszone są
    bezpośrednio przez Państwa pracowników i współpracowników , którzy działając w
    Państwa imieniu, nabywają określone towary i usługi na cele służbowe. W przypadku
    sfinansowania zakupów ze środków własnych, Wydatki służbowe są przez Państwa
    zwracane. Przykładowo, do takich wydatków należeć mogą koszty związane z podróżami
    służbowymi (m.in. koszty noclegu, wydatki na posiłki, bilety kolejowe, paliwo do
    samochodu). Dokumenty dotyczące Wydatków służbowych są przekazywane do Państwa
    w wersji papierowej oraz elektronicznej. Obecnie, wszystkie Dokumenty związane z
    Wydatkami służbowymi (np. paragony, faktury, bilety) są przechowywane przez Państwa w
    formie papierowej oraz w formie elektronicznej (jako skany dokumentów w formacie PDF
    lub innym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie odpowiedniej jakości

    skanu dokumentu). Rozważają Państwo rezygnację z przechowywania Dokumentów w
    formie papierowej, zarówno w odniesieniu do Wydatków jak i Wydatków służbowych.
    Przechodząc na grunt niniejszej sprawy, wskazać należy, że będziecie Państwo uprawnieni
    do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych,
    udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami,
    notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej,
    które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej,
    jeśli ww. dowody księgowe będą spełniać wymagania przepisów podatkowych, co do
    przechowywania i dostępności tych dokumentów (art. 112a ust. 1-4 ustawy o VAT).
    Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1
    ustawy o CIT), z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z
    wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów
    i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na
    informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci
    zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
    odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o
    ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w
    dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10
    ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące
    ochronie dowodów księgowych.
    Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie
    Wydatków oraz Wydatków służbowych, które będą przechowywane w formie
    elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu
    dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi
    przepisami. Fakt rezygnacji przez Państwa z przechowywania dokumentów dotyczących
    Wydatków oraz Wydatków służbowych w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej
    nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania
    przychodów.
    Mając na względzie, iż w przedmiotowej sprawie spełnione zostały opisane wyżej
    wymagania należy zgodzić się z Państwem, że będziecie Państwo uprawnieni do zaliczenia
    do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych,
    udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami,
    notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej,
    które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej
    zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym przez Państwa.
    Wobec powyższego, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z
    powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku
    opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

    Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać
    należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani
    konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też
    zdarzenia przyszłego.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
    ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
    111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja
    będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i
    zastosują się Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi
      elementem czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie
      ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie
    naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej
    oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami
    skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.