Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-94/14/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-02-13
Teza: Czy w związku z planowanym wprowadzeniem opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu ich na serwer?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 25 października 2013r. (data wpływu 5 listopada 2013r.), uzupełnionym pismem z 24 stycznia 2014r. (data wpływu 30 stycznia 2014r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy w związku z planowanym wprowadzeniem opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu ich na serwer - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 listopada 2013r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług m.in. w zakresie uznania czy w związku z planowanym wprowadzeniem opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu ich na serwer.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 24 stycznia 2014r. (data wpływu 30 stycznia 2014r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 20 stycznia 2014r. znak: IBPP2/443-1036/13/ICz.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie produkcji kontraktowej elektroniki, usług projektowych i wdrożeniowych elektroniki. W ramach tej działalności nabywa usługi i towary zarówno od kontrahentów zagranicznych, jak i od bardzo wielu dostawców będących podatnikami VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym Spółka otrzymuje miesięcznie dużą ilość faktur „zakupowych” w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu przechowywania faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je w wersji elektronicznej.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  sprzedawca/dostawca usług i towarów nabywanych przez Spółkę będzie wysyłał na adres Spółki fakturę VAT w formie papierowej,
2.  oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie skanowana w dniu otrzymania jej przez Spółkę,
3.  skan faktury będzie potwierdzany za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu,
4.  wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze,
5.  po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

W piśmie uzupełniającym z 24 stycznia 2014r. Wnioskodawca wyjaśnił, że jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Faktury otrzymane od kontrahentów potwierdzają nabycie towarów lub usług, które zostały zakupione wyłącznie na potrzeby wykonywanych czynności opodatkowanych.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie (oznaczone we wniosku jako nr 2):

Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu ich na serwer?

Stanowisko Wnioskodawcy (odnośnie pytania nr 2):

Opisana procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych.

W związku z tym pozwala na pełne odliczenie kwoty podatku należnego wynikające z otrzymanych faktur VAT, niszczonych po uprzednim wprowadzeniu ich na serwer.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a powołanego artykułu wynika, iż kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług - z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, m. in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

Przepisy art. 86 ust. 10 i 11 ustawy wskazują na terminy, w jakich podatnik może z ww. uprawnienia skorzystać. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie pytania nr 2 uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, iż ocena stanowiska Wnioskodawcy w niniejszej interpretacji została dokonana przez organ w oparciu o przepisy prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług obowiązujące od 1 stycznia 2014r. bowiem Wnioskodawca we wniosku wskazał, że oczekuje interpretacji przepisów prawa podatkowego w zdarzeniu przyszłym.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z fakturach otrzymywanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w których podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ww. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury. I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego z zastrzeżeniem art. 13a (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek określonych w art. 88 ustawy. Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktur bądź dokumentu celnego.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast w myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 tej ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie produkcji kontraktowej elektroniki, usług projektowych i wdrożeniowych elektroniki. W celu uproszczenia systemu przechowywania faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej, Wnioskodawca zamierza przechowywać je w wersji elektronicznej. Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

Faktury otrzymane od kontrahentów potwierdzają nabycie towarów lub usług, które zostały zakupione wyłącznie na potrzeby wykonywanych czynności opodatkowanych.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że powyższe przepisy nie wymagają aby dla realizacji tego prawa, oraz ewentualnej jego prawidłowości faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała przechowywana w tej samej formie. Uzasadnionym jest zatem przyjęcie, że może być ona przechowywana w innej formie np. w formie elektronicznej. W takiej jednak sytuacji muszą zostać zachowane wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

W interpretacji z 4 lutego 2014r. znak: IBPP2/443-1036/13/ICz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że faktury o których mowa we wniosku, mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej, bowiem, jak wskazał Wnioskodawca, proponowana przez niego metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli.

Tym samym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych od dostawców w formie papierowej a przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w zakresie w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki wyłączające prawo do obniżenia podatku wymienione w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto informuje się, że ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 była przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.