Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-157/13-2/JW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-05-16
Teza: akceptacji otrzymywanych faktur w formie elektronicznej (m.in. PDF)
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura-faktura elektroniczna; regulamin
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 6.02.2013 r. (data wpływu 18.02.2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji otrzymywanych faktur w formie elektronicznej (m.in. PDF) - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18.02.2013 r. wpłynął do tut. Organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji otrzymywanych faktur w formie elektronicznej (m.in. PDF).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca („Spółka”) będąca zarejestrowanym podatnikiem VAT, dostała od swoich kontrahentów propozycję wystawiania i przesyłania faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej („e-faktury”) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 r., poz. 1528) („Rozporządzenie”).

Jeśli Spółka zdecyduje się na akceptację takiego sposobu otrzymywania faktur od swoich kontrahentów, wówczas Spółka dokona rejestracji w serwisie internetowym MiedzyFirmami.pl („Serwis”). Spółka poprzez rejestrację w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Dodatkowo, Spółka ma możliwość przesłania pisemnego oświadczenia do właściciela Serwisu z danymi teleadresowymi Spółki, numerami KRS, NIP i REGON oraz osobami uprawnionymi do reprezentacji Spółki w celu zmiany statusu swojego konta w Serwisie na status: „zweryfikowane”. W założeniu właściciela Serwisu, powyższa możliwość ma służyć uwiarygodnieniu tożsamości podmiotów gospodarczych korzystających z Serwisu wobec innych użytkowników i służyć zwiększeniu bezpieczeństwa wymiany e-faktur. Przesłanie oświadczenia z wyżej wymienionymi danymi do weryfikacji jest dobrowolne. E-faktury wystawiane przez Spółkę będą udostępniane w Serwisie za pośrednictwem specjalnej platformy - systemu komputerowego dostępnego poprzez stronę internetową oraz interfejsu programowania aplikacji API. Dostęp do Serwisu możliwy jest po uprzednim zalogowaniu się z wykorzystaniem indywidualnego loginu i hasła, które to Spółka wybiera indywidualnie w czasie procesu rejestracji w Serwisie. Login i hasło będzie przyporządkowany wyłącznie Spółce. Po zalogowaniu się do Systemu przy pomocy loginu i hasła Spółka będzie mieć dostęp oraz możliwość pobrania wystawionych dla niej e-faktur. Spółka nie będzie mieć dostępu do e-faktur wystawionych przez swoich kontrahentów na inne niż Spółka podmioty. Jednocześnie inni odbiorcy e-faktur kontrahentów Spółki nie będą mieć dostępu do e-faktur wystawionych na Spółkę.

E-faktury udostępniane w Serwisie będą spełniały wymogi integralności, autentyczności oraz czytelności. Spółka, jako użytkownik Serwisu, przed wprowadzeniem e-faktury do Serwisu jest zobowiązana zgodnie z treścią regulaminu Serwisu do zapewniania powyższych cech e-fakturom przesyłanym za pośrednictwem Serwisu. Format e-faktur zamieszczanych w Serwisie jest zależny od użytkowników Serwisu i może być to jeden z formatów określonych w regulaminie Serwisu, m.in. PDF. W przypadku otrzymania e-faktury za pośrednictwem Serwisu, Spółka otrzymuje na wskazany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail powiadomienie o otrzymaniu e-faktury od kontrahenta będącego użytkownikiem Serwisu. Spółka w ramach Serwisu ma możliwość pobrania e-faktury lub ewentualnego jej odrzucenia w przypadku gdy taka e-faktura została wystawiona na Spółkę bez podstawy prawnej lub błędnie. Powyższe czynności są odnotowywane w Serwisie i dokumentowane stosowną informacją dla wystawcy e-faktury, który w ten sposób dysponuje możliwością kontrolowania statusu wystawionej e-faktury. Zgodnie z regulaminem Serwisu, datą doręczenia e-faktury jest dzień, w którym Spółka otrzymała systemowe powiadomienie o wystawieniu i udostępnieniu faktury w Serwisie. Wystawiona przez Kontrahenta e-faktura jest archiwizowana w Serwisie przez okres 7 dniu od zamieszczenia jej w Serwisie. Spółka, przez powyższy okres, będzie mieć ciągły dostęp do e-faktur wystawionych na Spółkę. Spółka nie będzie mogła zalogować się do Serwisu i utraci do niego dostęp po skorzystaniu z funkcji usunięcia konta w Serwisie. W takiej sytuacji Spółka będzie zobowiązana, przed usunięciem konta, do pobrania wszystkich wystawionych e-faktur z Serwisu i ich zarchiwizowania we własnym zakresie, np. na własnym serwerze. W okresie trwania umowy na korzystanie z Serwisu, Spółka zobowiązana jest we własnym zakresie archiwizować e-faktury wystawione i otrzymane od innych użytkowników. Serwis umożliwia również przesyłanie e-faktur podmiotom gospodarczym, które nie są zarejestrowane w Serwisie. W takim przypadku akceptacja wyrażona jest przez podmiot, który e-fakturę otrzymał, w sposób dorozumiany (np. poprzez uregulowanie należności wynikającej z faktury w przewidzianym terminie płatności). Dodatkowo Serwis zapewnia swoim użytkownikom funkcję blokady innych użytkowników, wobec których dany użytkownik cofa (czasowo lub na stałe) akceptację na otrzymywanie e-faktur. Stosowanie blokady jest arbitralną decyzją danego użytkownika a Serwis nie ingeruje w stosowanie i znoszenie przedmiotowej blokady.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone nr 1 w złożonym wniosku):

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółka korzystając z formy udzielenia akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej poprzez rejestrację w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu w trakcie rejestracji w Serwisie, skutecznie wyraża akceptację na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w myśl § 3 Rozporządzenia ?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z § 3 Rozporządzenia przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. W uzasadnieniu do Rozporządzenia Minister Finansów stwierdził, iż zmiana dotycząca § 3 ww. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. liberalizuje obowiązujące obecnie wymogi w zakresie sposobu dokonania przez odbiorcę faktury akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej, które zostaną otrzymane przez niego wyłącznie w formie elektronicznej. Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając tę kwestię całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną np. ustnie). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie reguluje płatność z niej wynikającą.

W interpretacji indywidualnej z 14 listopada 2011 r., sygn. akt IPPP1-443-1241/11-3/EK, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie podzielił stanowisko Wnioskodawcy, który stwierdził, iż odbiorca akceptując regulamin wyrażałby zgodę na otrzymanie faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej na swój adres mailowy (podanie adresu mailowego jest niezbędne do rejestracji w prowadzonym sklepie internetowym oraz do korzystania z serwisu Allegro.pl).

Biorąc pod uwagę powyższe, Spółka stoi na stanowisku, iż rejestrując się w Serwisie i akceptując jego regulamin udziela wiążącej akceptacji na otrzymywanie e-faktur za pośrednictwem Serwisu zgodnie z przepisami Rozporządzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2013 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1528), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, które to zastąpiło obowiązujące do dnia 31 grudnia 2012 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Obowiązujące obecnie rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych wydane zostało na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy, określa sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych w tej formie.

W myśl § 2 obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

§ 4 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia wskazuje, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka będąca zarejestrowanym podatnikiem VAT, dostała od swoich kontrahentów propozycję wystawiania i przesyłania faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej („e-faktury”) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Jeśli Spółka zdecyduje się na akceptację takiego sposobu otrzymywania faktur od swoich kontrahentów, wówczas dokona rejestracji w serwisie internetowym MiedzyFirmami.pl - Serwis. Spółka poprzez rejestrację w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Dodatkowo, Spółka ma możliwość przesłania pisemnego oświadczenia do właściciela Serwisu z danymi teleadresowymi Spółki, numerami KRS, NIP i REGON oraz osobami uprawnionymi do reprezentacji Spółki w celu zmiany statusu swojego konta w Serwisie na status: „zweryfikowane”. Przesłanie oświadczenia z wyżej wymienionymi danymi do weryfikacji jest dobrowolne. E-faktury wystawiane przez Spółkę będą udostępniane w Serwisie za pośrednictwem specjalnej platformy - systemu komputerowego dostępnego poprzez stronę internetową oraz interfejsu programowania aplikacji API. Dostęp do Serwisu możliwy jest po uprzednim zalogowaniu się z wykorzystaniem indywidualnego loginu i hasła, które to Spółka wybiera indywidualnie w czasie procesu rejestracji w Serwisie. Login i hasło będzie przyporządkowany wyłącznie Spółce. Po zalogowaniu się do Systemu przy pomocy loginu i hasła Spółka będzie mieć dostęp oraz możliwość pobrania wystawionych dla niej e-faktur. E-faktury udostępniane w Serwisie będą spełniały wymogi integralności, autentyczności oraz czytelności. Spółka nie będzie mogła zalogować się do Serwisu i utraci do niego dostęp po skorzystaniu z funkcji usunięcia konta w Serwisie. Serwis umożliwia również przesyłanie e-faktur podmiotom gospodarczym, które nie są zarejestrowane w Serwisie. W takim przypadku akceptacja wyrażona jest przez podmiot, który e-fakturę otrzymał, w sposób dorozumiany (np. poprzez uregulowanie należności wynikającej z faktury w przewidzianym terminie płatności). Dodatkowo Serwis zapewnia swoim użytkownikom funkcję blokady innych użytkowników, wobec których dany użytkownik cofa (czasowo lub na stałe) akceptację na otrzymywanie e-faktur. Stosowanie blokady jest arbitralną decyzją danego użytkownika.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii czy Spółka korzystając z formy udzielenia akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej poprzez rejestrację w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu w trakcie rejestracji w Serwisie, skutecznie wyraża akceptację na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w myśl § 3 Rozporządzenia.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy prawa i opisane we wniosku zdarzenie przyszłe stwierdzić należy, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur.

W opisanej sprawie Spółka poprzez rejestrację w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Dostęp do Serwisu możliwy jest po uprzednim zalogowaniu się z wykorzystaniem indywidualnego loginu i hasła, które to Spółka wybiera indywidualnie w czasie procesu rejestracji w Serwisie. Login i hasło będzie przyporządkowany wyłącznie Spółce. Po zalogowaniu się do Systemu przy pomocy loginu i hasła Spółka będzie mieć dostęp oraz możliwość pobrania wystawionych dla niej e-faktur. E-faktury udostępniane w Serwisie będą spełniały wymogi integralności, autentyczności oraz czytelności. Format e-faktur zamieszczanych w Serwisie jest zależny od użytkowników Serwisu i może być to jeden z formatów określonych w regulaminie Serwisu, m.in. PDF. W przypadku otrzymania e-faktury za pośrednictwem Serwisu, Spółka otrzymuje na wskazany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail powiadomienie o otrzymaniu e-faktury od kontrahenta będącego użytkownikiem Serwisu.

Wobec powyższego, w ocenie tut. Organu, Spółka poprzez rejestrację w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej - m.in. PDF a także wskazuje w formularzu rejestracyjnym adres e-mail, na który będzie otrzymywała powiadomienie o otrzymaniu e-faktury. Zatem stwierdzić należy, iż forma akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej przez Spółkę spełnia wymogi rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W związku z tym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Końcowo tut. Organ podatkowy informuje, że w zakresie pytań oznaczonego nr 2 i nr 3 w złożonym wniosku, wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.