Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB4/423-46/11-4/MC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-02-22
Teza: Czy skan rachunku jest wystarczającym dokumentem, aby uznać poniesiony wydatek za koszt podatkowy?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja podatkowa; dokumentowanie; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 17 listopada 2011 r. (data wpływu 22.11.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych skanem rachunku - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 listopada 2011 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 02 lutego 2012 r. (data wpływu 09.02.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych skanem rachunku.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Firma zawarła umowę cywilnoprawną (umowę o dzieło dotyczącą stworzenia dzieła z zakresu działań informatycznych) z obywatelem Pakistanu. Umowa jest realizowana zdalnie z użyciem elektronicznych środków komunikacji. Firma rozlicza się z wykonawcą na podstawie wystawionego rachunku. Jednocześnie, Firma otrzymała jedynie skan podpisanej umowy i rachunku. Wynika to z faktu - jak poinformował wykonawca - wysokich kosztów przesyłki (ok. 50 $). Otrzymane skany zawierają wszystkie informacje, są podpisane - jednak zostały otrzymane poprzez e-mail bez wykorzystania przez wykonawcę podpisu elektronicznego.

Płatność za rachunek wykonywana jest za pośrednictwem banku.

Wykonawca nie dostarczył certyfikatu rezydencji, wobec czego firma dokonała potrącenia zryczałtowanego podatku dochodowego.

Niedostarczenie certyfikatu rezydencji wykonawca uzasadnił faktem, iż nie ma możliwości uzyskania certyfikatu rezydencji, powołując się na nieznane Spółce pakistańskie przepisy, z których prawdopodobnie wynika, że dla wydania pakistańskiego certyfikatu rezydencji potrzebny jest pakistański numer NIP firmy, która go zatrudnia. Podanie tego numeru jest niezbędne - bez niego nie można otrzymać certyfikatu. Jednocześnie, Spółka nie może go uzyskać, bowiem nie prowadzi działalności w Pakistanie.

Dodatkowo, Spółka posiada wersje elektroniczne następujących dokumentów wykonawcy:

*   paszport,
*   nr rachunku bankowego w banku w Pakistanie,
*   prawo jazdy.

Pismem z dnia 02 lutego 2012 r. Spółka doprecyzowała stan faktyczny o następujące informacje:

1.  Wnioskodawca jest w posiadaniu wydruków z rachunku bankowego potwierdzających dokonanie płatności na rzecz obywatela Pakistanu. Innym dokumentem jest dokument umowy i rachunek. Umowa dotyczy działań informatycznych dokonywanych zdalnie przez Wykonawcę umowy - obywatela Pakistanu, jest to usługa niematerialna, zatem Spółka nie posiada dokumentów w formie papierowej (oprócz rachunku, umowy i potwierdzenia przelewu), które potwierdzałyby wykonanie usługi - z umowy wynika zakres wykonanych prac. Rachunek i umowę, jak wcześniej wskazano, Spółka posiada w formie skanu (kopii),
2.  Wnioskodawca potrafi wykazać związek pomiędzy poniesionym kosztem a wykazanym przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, bowiem usługa wykonywana w ramach umowy z obywatelem Pakistanu dotyczy usług informatycznych w zakresie oprogramowania, które Spółka tworzy w ramach prowadzonej przez Nią działalności.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy skan rachunku jest wystarczającym dokumentem, aby uznać poniesiony wydatek za koszt podatkowy?

Zdaniem Wnioskodawcy, posiadanie jedynie skanu nie wyklucza uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie bowiem z art. 15 wymienionej ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (\`(...)\`).

Zatem sam charakter wydatku jest spełniony.

Jeśli chodzi natomiast o formę dokumentu, to jedynie można powołać się na ustawę o rachunkowości - art. 20 mówiący o dowodach księgowych. Pkt 4 niniejszego artykułu mówi o tym, iż jeśli nie można uzyskać zewnętrznych dowodów obcych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, nie może to jednak dotyczyć operacji opodatkowanych podatkiem od towarów usług oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.

Spółka posiadając skan, posiada dowód, jednak nie w oryginale. Firma stoi zatem na stanowisku, iż taka forma dokumentu może zostać zaklasyfikowana jako dowód księgowy i wydatek, jaki dokumentuje, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów. Wniosek Spółki potwierdziła ustna informacja uzyskana w Krajowej Informacji Podatkowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1.  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2.  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4.  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a – 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 powyższej ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa bowiem ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo – skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy zatem rozważyć czy przedmiotowe dokumenty, w których posiadaniu jest Wnioskodawca, spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowią dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów wykonania usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy zaznaczyć, iż zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Firma zawarła umowę cywilnoprawną (umowę o dzieło dotyczącą stworzenia dzieła z zakresu działań informatycznych) z obywatelem Pakistanu. Umowa jest realizowana zdalnie z użyciem elektronicznych środków komunikacji. Firma rozlicza się z wykonawcą na podstawie wystawionego rachunku. Jednocześnie, Firma otrzymała jedynie skan podpisanej umowy i rachunku. Wynika to z faktu - jak poinformował wykonawca - wysokich kosztów przesyłki (ok. 50 $). Otrzymane skany zawierają wszystkie informacje, są podpisane - jednak zostały otrzymane poprzez e-mail bez wykorzystania przez wykonawcę podpisu elektronicznego. W konsekwencji zatem, wszystkie dokumenty stanowiące podstawę zarachowania kosztu podatkowego Wnioskodawca posiada w formie wydruku skanu. Oprócz tego, Wnioskodawca jest w posiadaniu wydruków z rachunku bankowego, potwierdzających dokonanie płatności na rzecz obywatela Pakistanu. Wnioskodawca wskazał ponadto, iż potrafi wykazać związek pomiędzy poniesionym kosztem a wykazanym przychodem.

W świetle powyższego, stwierdzić należy, że jeżeli posiadany przez Spółkę skan rachunku spełnia wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionego wydatku, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zauważyć, iż we własnym stanowisku zawartym we wniosku na stronie 4 wiersz 8 - 9, Wnioskodawca błędnie powołał pkt 4 art. 20 ustawy o rachunkowości, zamiast ust. 4 art. 20 tej ustawy. Tut. Organ uznał to za oczywistą omyłkę nie mającą wpływu na rozstrzygnięcie w przedstawionej sprawie.

Ponadto, informuje się, iż w zakresie stanu faktycznego dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.