Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.204.2021.1.MZA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-07-01
Teza: Ustalenie, czy: - delegacja wypłacona do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej jest uznana za koszt uzyskania przychodu miesiąca, za który jest rozliczana czy miesiąca, w którym została wypłacona – jest prawidłowe, - zaliczka wypłacona na podróż służbową jest zaliczona do kosztów podatkowych w momencie jej wypłaty – jest nieprawidłowe.
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; koszt-koszty uzyskania przychodów; moment; obowiązek-obowiązek podatkowy-moment powstania obowiązku podatkowego; rozliczanie (rozliczenia); uznanie; wpłata; zaliczka; zaliczka-zaliczka miesięczna
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 kwietnia 2021 r. (data wpływu 4 maja 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy:

*   delegacja wypłacona do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej jest uznana za koszt uzyskania przychodu miesiąca, za który jest rozliczana czy miesiąca, w którym została wypłacona – **jest prawidłowe,**
*   zaliczka wypłacona na podróż służbową jest zaliczona do kosztów podatkowych w momencie jej wypłaty – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 maja 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy delegacja wypłacona do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej jest uznana za koszt uzyskania przychodu miesiąca, za który jest rozliczana czy miesiąca, w którym została wypłacona oraz, czy zaliczka wypłacona na podróż służbową jest zaliczona do kosztów podatkowych w momencie jej wypłaty.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Spółka świadczy usługi transportowe. W tym celu zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe. Z tytułu tych podróży spółka wypłaca diety pracownikom. Wyjazdy służbowe rozliczane są zgodnie z regulaminem wypłaty wynagrodzenia. Pracownik przedkłada w terminie rozliczenie podróży służbowej, a Spółka wypłaca diety za delegacje (diety i ryczałty za nocleg) do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej. Spółka wypłaca pracownikom również zaliczki na podróż służbową przed wyjazdem.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy delegacja wypłacona do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej jest uznana za koszt podatkowy uzyskania przychodu miesiąca, za który jest rozliczana czy miesiąca, w którym została wypłacona?
2.  Czy zaliczka wypłacona na podróż służbową jest zaliczona do kosztów podatkowych w momencie jej wypłaty?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Ad.1

Koszt podatkowy w miesiącu rozliczenia a nie wypłacenia.

Ad. 2

Wypłacona zaliczka koszt podatkowy w miesiącu wypłaty.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest częściowo prawidłowe a częściowo nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie, zachowanie lub zabezpieczenie tego przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś będą to wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Z opisu stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę wynika, że Spółka zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe, za które pracodawca wypłaca diety pracownikom. Wyjazdy służbowe rozliczane są zgodnie z regulaminem wypłaty wynagrodzenia. Pracownik przedkłada w terminie rozliczenie podróży służbowej, a Spółka wypłaca diety za delegacje (diety i ryczałty za nocleg) do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej. Spółka wypłaca pracownikom również zaliczki na podróż służbową przed wyjazdem.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny należy zauważyć, że kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, prowizje, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, a także odprawy i rekompensaty za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy jako inne należności wynikające ze stosunku pracy. „Koszty pracownicze” są wydatkami ponoszonymi na rzecz pracowników i co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają ogólne przesłanki określone w art. 15 ust. 1 updop.

W myśl art. 15 ust. 4g updop, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 4ga, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

Oznacza to, że pracodawcy, którzy terminowo wypłacają należności z tytułu wynagrodzenia za pracę ale także m.in. dokonują terminowego zwrotu kosztów podróży służbowej mogą je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu, za który są należne (czyli na zasadzie memoriałowej).

Dopiero w przypadku niedotrzymania terminu wypłaty tych należności regulacja podatkowa odsyła do art. 16 ust. 1 pkt 57 updop, zgodnie z którym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, 1000, 1290, 1669 i 2245 oraz z 2019 r. poz. 534), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Należy zaznaczyć, że uregulowania zawarte w art. 15 ust. 4g updop, w odniesieniu do należności związanych ze stosunkiem pracy modyfikują ogólne zasady zaliczania wydatków do bezpośrednich i pośrednich kosztów uzyskania przychodów wynikające z art. 15 ust. 4 i 15 ust. 4d updop.

Ustawodawca pozostawił przy tym zwrot „(…) za który są należne”, zawarty w art. 15 ust. 4g updop, niedookreślonym. Stąd konieczna jest analiza jego znaczenia na bazie wykładni literalnej. Słownik języka polskiego (http://sjp.pwn.pl/szukaj/należny) definiuje słowo „należny”, jako: „przysługujący, należący się komuś lub czemuś”. Z uwagi na brak definicji „należnego wynagrodzenia” w ustawie podatkowej – w oparciu o wykładnię literalną za uzasadnione wydaje się zatem przyjęcie, że o „należnym” wynagrodzeniu można mówić wówczas, gdy należności te zostały ustalone (przesądzone) lub są niesporne (również co do wysokości). W związku z tym przyjmuje się, że dla celów podatkowych dane świadczenie, jak np. w rozpatrywanej sprawie zwrot kosztów podróży służbowej, w tym diet i ryczałtu za nocleg, staje się należna, gdy zostaje ustalona i określona co do wysokości oraz wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Z treści cytowanych przepisów updop wynika więc, że wynagrodzenia, premie i nagrody oraz inne świadczenia pieniężne ponoszone na rzecz pracownika mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w okresie, za który są należne, jednak pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy o pracę lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W oparciu o przywołane przepisy oraz przedstawiony opis sprawy, stwierdzić należy, że wydatki na wypłatę delegacji związanej z podróżą służbową pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w okresie, za który przedmiotowe świadczenia są należne (czyli na zasadzie memoriałowej), tj. miesiąca którego dotyczy, choć jej wypłata ma miejsce w miesiącu następnym (w terminie do 15-stego dnia kolejnego miesiąca), pod warunkiem, że rzeczywiście diety za delegacje zostały wypłacone w terminie wynikającym z uregulowań obowiązujących w Spółce.

Innymi słowy, w związku z powyższym należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi, wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

Tym samym, stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do momentu ujęcia w kosztach podatkowych wypłaconej na podróż służbową zaliczki wyjaśnić należy, że jak wskazano na wstępie niniejszej interpretacji – jednym z warunków uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu jest definitywność tego wydatku.

Nie można stwierdzić, że wypłacana przez Wnioskodawcę na podróż służbową zaliczka te przesłanki spełnia.

Nie można więc przyznać racji Wnioskodawcy w części odnoszącej się do momentu zaliczenia ww. zaliczki do kosztów uzyskania przychodów z uwagi na fakt, że zaliczka co do zasady nie ma charakteru definitywnego, jej wypłata nie daje podstawy do uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodów. Brak definitywnego charakteru zaliczki nie pozwala bowiem na dokonanie jednoznacznej oceny, czy świadczenie, którego zaliczka dotyczy, jest powiązane z uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem) przychodów. Zaliczka wypłacona pracownikowi na poczet podróży służbowej będzie rozliczana na zasadach wcześniej omówionych z rozliczeniem delegacji a więc na podstawie powołanych wcześniej przepisów art. 15 ust. 4g w powiązaniu z art. 16 ust. 1 pkt 57 updop.

Zatem stanowisko Spółki w odniesieniu do pytania nr 2 jest nieprawidłowe.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy:

*   delegacja wypłacona do 15-stego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu podróży służbowej jest uznana za koszt podatkowy uzyskania przychodu miesiąca, za który jest rozliczana czy miesiąca, w którym została wypłacona – jest prawidłowe,
*   zaliczka wypłacona na podróż służbową jest zaliczona do kosztów podatkowych w momencie jej wypłaty – jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.