Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-1071/10-2/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-12-28
Teza: Przepisy prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawienia faktury VAT w programie komputerowym i przekazania jej oryginału za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pliku PDF.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura VAT; faktura-wystawienie faktury; komputery-program komputerowy; lokal-lokal mieszkalny; lokal-lokal użytkowy; poczta-poczta elektroniczna; zasób-gospodarowanie zasobami mieszkaniowymi; zasób-zasoby mieszkaniowe
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Gminy, przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2010 r. (data wpływu 30 września 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawienia faktury VAT w programie komputerowym i przekazania jej oryginału za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pliku PDF – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 września 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawienia faktury VAT w programie komputerowym i przekazania jej oryginału za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pliku PDF.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Gmina gospodarując własnym zasobem lokalowym utworzyła spółkę Sp. z o.o., zwaną dalej „Spółką”, której jedynym udziałowcem jest Gmina . Spółka prowadzi działalność w zakresie gospodarowania i zarządzania nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy . Ponieważ Spółka wykonuje czynności gospodarowania i zarządzania nieruchomościami w imieniu i na rzecz Gminy , podatnikiem VAT do tych czynności jest Gmina . Spółka gospodaruje około 16 tysiącami lokali, z czego lokale mieszkalne stanowią około 86%, reszta to lokale użytkowe.

Spółka na podstawie odrębnego pełnomocnictwa udzielonego przez Gminę wystawia faktury VAT dla osób prowadzących działalność gospodarczą, wynajmujących lokale oraz dla wszystkich osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Na dzień dzisiejszy Gmina korzysta bowiem ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych na podstawie przepisu § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 244, poz. 1797), zgodnie z którym, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 grudnia 2010 r. sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. W załączniku tym pod pozycją nr 15 wprowadzono zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas fiskalnych usług w zakresie wynajmowania nieruchomości na własny rachunek, których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą PKWiU ex 70.2.

Podatnik podkreśla, że faktury VAT wystawiane przez Spółkę w imieniu Gminy nie są fakturami wystawianymi w formie elektronicznej, na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Mając na uwadze fakt, iż podatnik Gmina , w imieniu którego działa Spółka, zobowiązany jest do wystawiania i przesyłania bardzo dużej ilości faktur VAT, podatnik przekazuje najemcom lokali, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, oryginały faktur VAT wystawionych w systemie komputerowym, drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Faktury VAT generowane są w programie komputerowym i zapisywane w pliku PDF dzięki wirtualnej drukarce tworzącej pliki w tym formacie. Jednocześnie najemcy po otrzymaniu pliku przesłanego za pośrednictwem poczty elektronicznej mają możliwość wydrukowania oryginału faktury VAT.

Należy dodać, iż oryginały faktur VAT w pliku PDF wysyłane są jedynie tym najemcom, którzy wyrazili wolę otrzymywania faktury w ten sposób i w szczególności podali adres poczty elektronicznej. Jednocześnie ten sposób wystawiania i przesłania faktur pozwala na zachowanie autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelności faktury.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wystawianie przez podatnika faktur VAT w programie komputerowym (z zastrzeżeniem, że nie są to faktury elektroniczne) i przekazywanie oryginałów faktur VAT za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pliku PDF najemcom lokali mieszkalnych, którzy są osobami fizycznymi niepowadzącymi działalności gospodarczej i wyrazili wolę otrzymywania faktury w ten sposób (w szczególności podali adres poczty elektronicznej), przy czym ten sposób przesłania zapewnia najemcy możliwość wydrukowania oryginału faktury VAT, jest prawidłowe?

Zdaniem Wnioskodawcy, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54. poz. 535 ze zm.), zwana dalej ustawą o podatku VAT, wprowadza w art. 106 ust. 1 obowiązek wystawiania faktur VAT przez podatników, o których mowa w art. 15. Faktura ma stwierdzać w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Zgodnie natomiast z przepisem art. 111 ust. 1 ustawy o podatku VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Na podstawie przepisu § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 244, poz. 1797), zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 grudnia 2010 r. sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. W załączniku do rozporządzenia, pod pozycją nr 15 wprowadzono zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas fiskalnych usług w zakresie wynajmowania nieruchomości na własny rachunek których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą, PKWiU ex 70.2. Sposób wystawiania faktur VAT reguluje § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zgodnie z § 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia, oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”. Natomiast na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z ust. 2 cyt. rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Odrębnie uregulowano sposób wystawiania faktur w formie elektronicznej, na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W ocenie podatnika analiza przepisów ustawy o podatku VAT oraz rozporządzenia wykonawczego w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, nie stanowią o konieczności wystawiania przez podatników podatku VAT faktur jedynie w formie papierowej lub elektronicznej. Ustawa o podatku VAT nie zawiera bowiem przepisów odnośnie formy wystawienia faktury. Jednocześnie ustawodawca przyjął, iż wystawianie i przesyłanie faktur VAT może następować w formie elektronicznej na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Należy więc przyjąć, iż jedyną formą wystawiania i przesyłania faktur VAT uregulowaną wprost przez ustawodawcę jest forma elektroniczna. W ocenie podatnika fakt, iż ustawodawca uregulował jedynie formę wystawiania i przesyłania faktur VAT drogą elektroniczną nie może uprawniać do twierdzenia, iż w obrocie gospodarczym nie mogą występować, sytuacje gdy podatnik sporządza faktury w systemie komputerowym i przesyła je odbiorcy w formie niepapierowej w postaci pliku PDF, przy czym oryginał faktury VAT może być przez odbiorcę wydrukowany i przechowywany w formie papierowej, a nie w formie w jakiej został wysłany. Odnośnie samego sposobu przesłania faktury VAT, należy stwierdzić, iż z powołanych powyżej przepisów nie wynika, iż jedyną formą doręczenia faktury VAT wystawionej w innej wersji niż elektroniczna, jest przesłanie w formie papierowej za pośrednictwem poczty, czy też w inny sposób doręczone nabywcy w formie wydruku papierowego.

Jak to wskazano w opisie stanu faktycznego, faktury będą generowane w programie komputerowym i zapisywane w pliku PDF dzięki wirtualnej drukarce tworzącej pliki w tym formacie, następnie oryginał faktury będzie przekazywany najemcy drogą elektroniczną, tzn. za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pliku PDF. Najemca natomiast będzie miał możliwość wydrukowania faktury. Jednocześnie sposób ten pozwala na zachowanie autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelności faktury.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy zostaną spełnione warunki wystawiania faktur VAT, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku VAT oraz § 19 ust. 1 i ust. 2, § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Wnioskodawca podkreśla, że wystawianie i przesyłanie faktur VAT nie będzie odbywać się na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Na potwierdzenie swojego stanowiska Wnioskodawca powołał wyrok NSA z dnia 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09, w którym wyrażono tezę, iż prawodawca krajowy - expressis verbis - nie wypowiada się w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, co do ewentualnej konieczności wystawiania przez podatników VAT faktur w formie papierowej. Czysto językowa analiza wspomnianego przepisu nie stoi na przeszkodzie konstatacji, że faktury mogą być wystawiane również w formie innej niż papierowa. W szczególności należy uznać, że posłużenie się przez ustawodawcę wyrażeniem „wystawia” nie ogranicza zakresu normowania wskazanego przepisu do faktur w formie papierowej.

Należy także podkreślić, iż sposób wystawiania i przekazywania faktur VAT opisany w niniejszym wniosku jest korzystny również ze względów gospodarczych (powoduje obniżenie kosztów obsługi), a także ekologicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Na podstawie art. 106 ust. 4 ustawy, podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Wskazać należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

I tak, na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 108 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej (papierowej) w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Natomiast, regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) – wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Podkreślić należy, iż stosownie do § 3 ust. 1 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Faktury – na mocy § 4 cyt. rozporządzenia – mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Tut. Organ zwraca uwagę, iż w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), zwaną dalej Dyrektywą, została jasno określona forma w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowa, czy też elektroniczna).

I tak, zgodnie z art. 218 Dyrektywy, do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (tj. w rozdziale 3 „Fakturowanie”).

W myśl art. 232 Dyrektywy, w brzmieniu obowiązującym do dnia 10 sierpnia 2010 r., faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Natomiast, stosownie do art. 233 ust. 1 Dyrektywy, w brzmieniu obowiązującym do dnia 10 sierpnia 2010 r., państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

1.  za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych;
2.  za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie (akapit drugi ww. przepisu).

Z powyższych regulacji wynika, że inne metody przesyłania i udostępniania drogą elektroniczną faktur wymagają bezwzględnej akceptacji państwa członkowskiego, a akceptacja ta winna być wyrażona wprost w przepisach krajowych, a nie dorozumiana.

W odniesieniu do ww. obu rodzajów faktur Dyrektywa określa w sposób niebudzący wątpliwości, że faktura wystawiona w formie papierowej winna zostać przesłana w tej samej formie, tj. w formie papierowej. W odniesieniu do faktury wystawionej w formie papierowej Dyrektywa nie przewiduje takiej możliwości aby była ona udostępniana w innej formie niż papierowa, podczas gdy faktura wystawiona elektronicznie (zdematerializowana) może zostać nie tylko przesłana elektronicznie lecz również udostępniona drogą elektroniczną, pod warunkiem jednakże uprzedniej akceptacji odbiorcy oraz pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia tych faktur i integralność ich treści zostanie zagwarantowana w sposób określony w art. 233 ust. 1 Dyrektywy.

Wprawdzie art. 233 ust. 1 akapit drugi Dyrektywy przewiduje możliwość przesyłania, a także udostępniania faktur drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod niż wskazane w tym artykule, jednakże pozostawia tę kwestię uznaniu państw członkowskich.

Należy nadmienić, że dopiero znowelizowane przepisy art. 232, art. 233 i art. 247 ust. 2 Dyrektywy, obowiązujące od dnia 11 sierpnia 2010 r. liberalizują kwestię wystawiania faktur i ich przechowywania.

I tak, zgodnie z obecnym brzmieniem art. 232 Dyrektywy, stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy.

Natomiast art. 233 Dyrektywy stanowi obecnie, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

„Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

„Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:

1.  zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;
2.  elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Z porównania obecnego brzmienia przepisów z obowiązującymi do dnia 10 sierpnia 2010 r. wyraźnie wynika, iż dopiero przepisy obowiązujące od dnia 11 sierpnia 2010 r. uznają za fakturę każdy dokument wystawiony i przesłany drogą elektroniczną, któremu zapewniono autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przy czym to podatnik, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, dokonuje ww. zapewnienia. Natomiast technologie oparte na zaawansowanym podpisie elektronicznym i elektronicznej wymianie danych (EDI) stanowią jedynie przykład możliwego ww. zapewnienia. Na zasadzie a contrario należy stwierdzić, że przed 11 sierpnia 2010 r. za faktury wystawiane w formie elektronicznej należy uznać jedynie takie dokumenty, których autentyczność będzie zapewniona za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI), chyba że przepisy danego kraju pozwalają na zastosowanie innych metod.

Zatem, z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż w obecnie obowiązującym polskim porządku prawnym faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej – czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi – bądź w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur.

Dodatkowo należy wskazać, że państwa członkowskie zostały zobowiązane do przyjęcia i publikacji, nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 r., przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do wykonania ww. nowelizacji dyrektywy. Państwa członkowskie stosują te przepisy od dnia 1 stycznia 2013 r. - art. 2 ust. 1 Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L Nr 189 str. 1). Tym samym do dnia 31 grudnia 2012 r. państwa członkowskie za faktury wystawione w formie elektronicznej uznają jedynie takie, które są zabezpieczone ww. metodami chyba, że przepisy danego kraju dopuszczą inną możliwość.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca gospodarując własnym zasobem lokalowym utworzył spółkę Sp. z o.o., której jest jedynym udziałowcem. Ponieważ Spółka wykonuje czynności gospodarowania i zarządzania nieruchomościami w imieniu i na rzecz Gminy , podatnikiem VAT do tych czynności jest Zainteresowany. Spółka, na podstawie odrębnego pełnomocnictwa udzielonego przez Gminę , wystawia faktury VAT dla osób prowadzących działalność gospodarczą, wynajmujących lokale oraz dla wszystkich osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Faktury VAT wystawiane przez Spółkę w imieniu Gminy nie są fakturami wystawianymi w formie elektronicznej, na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Wnioskodawca przekazuje najemcom lokali, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, oryginały faktur VAT wystawionych w systemie komputerowym, drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej. Faktury VAT generowane są w programie komputerowym i zapisywane w pliku PDF dzięki wirtualnej drukarce tworzącej pliki w tym formacie. Jednocześnie najemcy po otrzymaniu pliku przesłanego za pośrednictwem poczty elektronicznej mają możliwość wydrukowania oryginału faktury VAT. Oryginały faktur VAT w pliku PDF wysyłane są jedynie tym najemcom, którzy wyrazili wolę otrzymywania faktury w ten sposób i w szczególności podali adres poczty elektronicznej. Jednocześnie ten sposób wystawiania i przesłania faktur pozwala na zachowanie autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelności faktury.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania i przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, to w obecnym stanie prawnym nie jest możliwe wystawianie i przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

W przedmiotowej sprawie, w przypadku, gdy sprzedaż na rzecz osób fizycznych dokumentowana jest przez Wnioskodawcę fakturami VAT, to obowiązkiem podatnika jest stosowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przypadku art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r., nakazującego wystawienie faktury dla odbiorcy towaru lub usługi na materiałach piśmiennych i w takiej postaci doręczenia jej temuż odbiorcy. Z punktu widzenia gospodarczego, forma powiadomienia kontrahenta o długu jest dowolna i zależy od umowy stron. Natomiast dla celów podatkowych, bez względu na to czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę. Z całą pewnością więc, o ile kontrahent – dostawca towaru lub usługi – pragnie odstąpić od ustawowego wymogu określonego w art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 ww. rozporządzenia i korzystać przy przekazie faktur z systemów komputerowych, jest zobligowany uczynić to w trybie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur oraz ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

Oczywiście istnieje możliwość przesyłania faktur w formie opisanej przez Wnioskodawcę (za pośrednictwem poczty elektronicznej), jednakże na gruncie przepisów prawa podatkowego faktury te nie rodzą żadnych skutków prawnych. W takim przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie z wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy.

Zatem w analizowanej sprawie, Zainteresowany dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT ma obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzyma klient, a kopię zatrzyma Wnioskodawca – zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia.

Ponadto, jak wskazuje art. 106 ust. 4 ustawy, Wnioskodawca nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, jednakże na żądanie tych osób jest zobowiązany do wystawienia faktury. Powyższe oznacza, iż Zainteresowany nie ma obowiązku dokumentowania usług wynajmowania nieruchomości na własny rachunek świadczonych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą faktur VAT. Jednakże, jeżeli Zainteresowany zdecyduje się na wystawianie faktur VAT również ww. osobom zobowiązany jest on do wystawiania tych dokumentów zgodnie z regulacjami zawartymi w ustawie o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniach wykonawczych do ustawy.

Biorąc pod uwagę opis sprawy stwierdzić należy, iż w świetle obecnych uregulowań prawnych, nie jest możliwe wystawienie faktury VAT w programie komputerowym (z zastrzeżeniem, że nie są to faktury elektroniczne) i przesłanie jej odbiorcy za pomocą poczty elektronicznej w postaci pliku PDF, gdyż nie spełnia ona warunków zawartych w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. Wystawienie w ww. sposób faktury VAT jest również niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Faktury takie nie zostaną wprowadzone do obrotu prawnego (brak skutecznego doręczenia).

Tut. Organ informuje ponadto, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisywanym stanie faktycznym, które nie zostały objęte pytaniem oraz własnym stanowiskiem w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas fiskalnych usług w zakresie wynajmowania nieruchomości na własny rachunek.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.