Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/4512-430/15-2/JF
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-06-24
Teza: prawidłowość prowadzenia ewidencji zakupów od dnia 1 lipca 2015 r.
Słowa kluczowe: deklaracje-deklaracja podatkowa; dokumenty; dostawca; obowiązek-obowiązek podatkowy-powstanie obowiązku podatkowego; zakup
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 2-art. 109

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 maja 2015 r. (data wpływu 22 maja 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości prowadzenia ewidencji zakupów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 maja 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości prowadzenia ewidencji zakupów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług i zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011 Nr, 177, poz. 1054 z późn. zm. dalej - „Ustawa VAT”) jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji, z której będą wynikały kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Na potrzeby rozliczenia podatku naliczonego Wnioskodawca prowadzi rejestr zakupu VAT zapisując w nim każdy otrzymany dokument będący podstawą do dokonania odliczenia w odrębnej pozycji.

W rejestrze zakupu dla każdej takiej pozycji wyszczególnione są następujące dane:

*   liczba porządkowa pozycji,
*   numer faktury (jest to numer dokumentu nadany przez wystawcę),
*   data powstania obowiązku podatkowego (data rozliczenia podatku naliczonego),
*   data faktury (data wystawienia dokumentu przez dostawcę),
*   dane dostawcy: nazwa, NIP, adres,
*   stawka podatku,
*   kwota podlegająca opodatkowaniu (wartość netto dokumentu),
*   kwota podatku,
*   podatek podlegający odliczeniu.

Pracownicy Wnioskodawcy - przedstawiciele handlowi - używają w swojej pracy samochodów osobowych. Samochody te stanowią własność firmy i są wpisane do ewidencji środków trwałych.

W celu rozliczenia wydatków poniesionych w związku z używaniem samochodów pracownicy sporządzają raz w miesiącu stosowne zestawienie zawierające następujące dane:

*   liczba porządkowa pozycji,
*   numer faktury (jest to numer dokumentu nadany przez wystawcę),
*   data faktury (data wystawienia dokumentu przez dostawcę), która jest jednocześnie datą powstania obowiązku podatkowego,
*   kwota podlegająca opodatkowaniu (wartość netto dokumentu),
*   kwota podatku,
*   kwota brutto dokumentu,
*   opis transakcji np. paliwo, myjnia, płyn do spryskiwaczy itp.,
*   podsumowanie kwot netto, podatku i brutto obliczone z wszystkich dokumentów składających się na całe zestawienie.

Wnioskodawca nie składa formularzy VAT-26 informujących o wykorzystywaniu tych samochodów wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1. W związku tym Wnioskodawca obecnie odlicza 50% podatku naliczonego od zakupów związanych z eksploatacją tych samochodów. Z wyjątkiem zakupów paliwa, kiedy takie odliczenie nie jest teraz możliwe.

Obecnie każdy dokument wchodzący w skład sporządzanych przez pracowników zestawień jest zapisywany do rejestru zakupu VAT w odrębnej pozycji z podaniem następujących danych:

*   liczba porządkowa pozycji w rejestrze,
*   numer faktury (jest to numer dokumentu nadany przez wystawcę),
*   data powstania obowiązku podatkowego (data rozliczenia podatku naliczonego),
*   data faktury (data wystawienia dokumentu przez dostawcę),
*   dane dostawcy: nazwa, NIP, adres, stawka podatku,
*   kwota podlegająca opodatkowaniu (wartość netto dokumentu),
*   kwota podatku,
*   podatek podlegający odliczeniu.

Jednak w związku z wejściem w życie od 1 lipca 2015 r. przepisów umożliwiających odliczenie 50% podatku VAT zawartego w cenie paliwa zakupionego do firmowych samochodów osobowych oraz znaczącą ilością faktur zakupu paliwa Wnioskodawca zamierza wprowadzić ułatwienie w sposobie ewidencjonowania tych faktur w rejestrze zakupu VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy możliwe jest w zgodzie z obowiązującymi przepisami prowadzenie od 1 lipca 2015 r. rejestru zakupów VAT w następujący sposób:

1.  Opisane powyżej zestawienie sporządzane przez pracownika wyszczególniające każdy odrębny dokument zakupu w oddzielnej pozycji zostanie potraktowane jako cząstkowy pomocniczy rejestr zakupu VAT.
2.  Zestawienie zostanie przeniesione do zasadniczego rejestru zakupu VAT, na podstawie którego jest sporządzana deklaracja podatkowa.
3.  Zestawienie zostanie zapisane w rejestrze zasadniczym w jednej pozycji z podaniem następujących danych:
    1.  liczba porządkowa pozycji rejestru zasadniczego,
    2.  numer unikalny zestawienia,
    3.  data powstania obowiązku podatkowego - jest to ostatni dzień miesiąca, za który sporządzone zostało zestawienie,
    4.  data zestawienia - jest to ostatni dzień miesiąca, za który sporządzone zostało zestawienie,
    5.  kwota netto podlegająca opodatkowaniu z podsumowania zestawienia,
    6.  kwota podatku z podsumowania zestawienia,
    7.  podatek podlegający odliczeniu z podsumowania zestawienia.
4.  Nie zostaną podane dane dostawcy: nazwa, NIP i adres, ponieważ zestawienie składa się z dokumentów wystawionych przez wielu dostawców.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Prowadzenie rejestrów zakupu VAT w sposób opisany w zadanym pytaniu jest prawidłowe, ponieważ zapewnia podanie wszystkich danych określonych w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011 Nr, 177, poz. 1054 z późn. zm.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Przepis dotyczący ewidencji określa ogólne zasady jej prowadzenia i wskazuje dane, jakie powinny być w tej ewidencji utrwalone przez podatnika. Przepis ten nie nakłada na podatnika obowiązku prowadzenia ewidencji w sposób sformalizowany - nie narzuca określonej formy prowadzenia ewidencji, a wskazuje, że musi ona być prowadzona w taki sposób, aby zawierała niezbędne dane służące prawidłowemu sporządzeniu deklaracji podatkowej.

W związku z prawidłowym rozliczeniem deklaracji podatkowej szczególnej wagi nabiera obowiązek odpowiedniego utrwalania wszelkich danych mających znaczenie dla wymiaru podatku. Każdy z podatników sam wybiera sposób prowadzenia ewidencji, aby na podstawie zgromadzonych danych terminowo i prawidłowo sporządzać deklarację podatkową. Dane te zostały w przepisie wymienione i dotyczą kwot określonych w art . 90, danych niezbędnych do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości podatku należnego, kwot podatku naliczonego obniżających kwotę podatku należnego oraz kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu.

Należy wskazać, że prowadzona ewidencja pełni rolę zestawienia kwot wynikających z faktur, dokumentujących zdarzenia gospodarcze kształtujące ostatecznie rozliczenia podatku w deklaracji podatkowej. Zatem z jednej strony dane zawarte w prowadzonej ewidencji wynikają z wystawionych i otrzymanych faktur (sprzedaży i zakupów), natomiast z drugiej strony kwoty wynikające z tych ewidencji podlegają wykazaniu w deklaracji podatkowej.

Generalnie dane, które powinna zawierać ewidencja, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy można podzielić na dane dotyczące podatku należnego (sprzedaży) oraz dane dotyczące podatku naliczonego (zakupów).

W art. 90 ust. 1 ustawy, do którego odsyła art. 109 ust. 1 ustawy zapisano, że w stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Wobec tego ustawodawca narzuca wymóg odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, tj. odrębnego określenia kwot podatku naliczonego podlegającego odliczeniu w deklaracji podatkowej. Zatem podatnik zobowiązany jest wpisać do prowadzonej ewidencji kwoty podatku naliczonego podlegające odliczeniu.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej prowadzi ewidencje zakupu zawierające następujące dane: liczba porządkowa pozycji, numer faktury, data powstania obowiązku podatkowego, data faktury, dane dostawcy: nazwa, NIP, adres; stawka podatku, kwota podlegająca opodatkowaniu (wartość netto dokumentu), kwota podatku, podatek podlegający odliczeniu.

Wśród wydatków podlegających odliczeniu Wnioskodawca wykazuje wydatki poniesione w związku z używaniem służbowych samochodów osobowych (stanowiących własność firmy i wpisanych do ewidencji środków trwałych) przez pracowników (przedstawicieli handlowych) w swojej pracy (do celów służbowych). Pracownicy sporządzają raz w miesiącu zestawienie zawierające: liczbę porządkową pozycji, numer faktury, datę faktury, kwotę podlegającą opodatkowaniu (wartość netto dokumentu), kwotę podatku, kwotę brutto dokumentu, opis transakcji np. paliwo, myjnia, płyn do spryskiwaczy itp.; podsumowanie kwot netto, podatku i brutto obliczone z wszystkich dokumentów składających się na całe zestawienie. Wnioskodawca odlicza 50% podatku naliczonego od zakupów związanych z eksploatacją tych samochodów i nie odlicza zakupu paliwa do tych samochodów. Jednak w związku z wejściem w życie od 1 lipca 2015 r. przepisów umożliwiających odliczenie 50% podatku VAT zawartego w cenie paliwa zakupionego do firmowych samochodów osobowych Wnioskodawca zamierza wprowadzić ułatwienie w sposobie ewidencjonowania tych faktur w rejestrze zakupu VAT.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest prawidłowość prowadzenia ewidencji zakupów od dnia 1 lipca 2015 r.

Z przedstawionych okoliczności wynika, że zestawienie sporządzane przez pracownika wyszczególniające każdy odrębny dokument zakupu w oddzielnej pozycji zostanie potraktowane jako cząstkowy pomocniczy rejestr zakupu VAT. Zestawienie zostanie przeniesione do zasadniczego rejestru zakupu VAT, na podstawie którego jest sporządzana deklaracja podatkowa. Zestawienie zostanie zapisane w rejestrze zasadniczym w jednej pozycji z podaniem następujących danych: liczba porządkowa pozycji rejestru zasadniczego, numer unikalny zestawienia, data powstania obowiązku podatkowego, data zestawienia, kwota netto podlegająca opodatkowaniu z podsumowania zestawienia, kwota podatku z podsumowania zestawienia, podatek podlegający odliczeniu z podsumowania zestawienia. Nie zostaną podane dane dostawcy: nazwa, NIP i adres, ponieważ zestawienie składa się z dokumentów wystawionych przez wielu dostawców.

W rozpatrywanej sprawie prowadzona przez Wnioskodawcę ewidencja zakupów będzie zawierała - jak wskazuje Wnioskodawca - kwotę podatku z podsumowania zestawienia podlegającą odliczeniu. Zatem będzie wskazywać kwotę podatku naliczonego podlegającego odliczeniu w deklaracji podatkowej kształtującej podatek do zapłaty do urzędu lub zwrotu na rachunek podatnika.

Wobec tego należy stwierdzić, że przeniesienie do zasadniczego rejestru zakupu VAT, na podstawie którego jest sporządzana deklaracja podatkowa, danych z zestawienia sporządzanego przez pracownika ujętych w jednej pozycji zasadniczego rejestru z podaniem liczby porządkowej pozycji rejestru zasadniczego, numeru unikalnego zestawienia, daty powstania obowiązku podatkowego, daty zestawienia, kwoty netto podlegającej opodatkowaniu z podsumowania zestawienia, kwoty podatku z podsumowania zestawienia, podatku podlegającego odliczeniu z podsumowania zestawienia spełni wymagania określone w art. 109 ust. 3 ustawy, ponieważ w ewidencji (zestawieniu zasadniczym) znajdą się kwoty podatku naliczonego podlegające odliczeniu, o których mowa w art. 90 ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Jednocześnie należy zauważyć, że wydana interpretacja nie rozstrzyga zmiany przepisów podatku od towarów i usług od dnia 1 lipca 2015 r. w zakresie odliczenia wydatków na paliwo do samochodów, ani powstawania obowiązku podatkowego, ponieważ nie stanowiło to przedmiotu interpretacji.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. 2012, poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.