Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IP-PP2-443-33/08-2/ASi
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2008-01-16
Teza: wniosek dotyczy zastosowania art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; księgi-księgi podatkowe; księgowanie; nośnik
Przepisy: [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział III-Rozdział 11-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12 października 2007r. (data wpływu 19 października 2007r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie zastosowania art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19.10.2007r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie w zakresie zastosowania art.86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, ), art.112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz.535 ze zm.) oraz § 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. czy możliwe jest przechowywanie na trwałych nośnikach danych innych niż papier wymienionych w tych przepisach dokumentów stanowiących również dowody księgowe w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

**W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.**

Spółka posiada informatyczne rozwiązanie archiwizujące C…. umożliwiające archiwizowanie dokumentów, ich niemodyfikowalność po dokonaniu archiwizacji, możliwość ustalenia autorstwa zapisów oraz dokonania odczytu i wydruku zarchiwizowanych dokumentów. Spółka rozważa wykorzystanie tego sprzętu oraz oprogramowania do archiwizowania posiadanych przez siebie dokumentów księgowych, w tym wystawianych oraz otrzymanych faktur. Oprogramowanie spełnia wymogi, o których mowa w art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.

**W związku z powyższym zadano następujące pytanie:**

Czy w świetle art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r., Nr 8, poz.60 ze zm.), art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz.535 ze zm.) oraz § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, jest możliwe przechowywanie na trwałych nośnikach innych niż papier wymienionych w tych przepisach dokumentów stanowiących również dowody księgowe w rozumieniu przepisów o rachunkowości, na podstawie art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz.694 ze zm.) ?

Zdaniem Wnioskodawcy przepisy art.86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, art.112 ustawy od towarów i usług oraz § 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. ustanawiają obowiązek przechowywania:

1.  dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych,
2.  dokumentów związanych z rozliczaniem podatku od towarów i usług,
3.  faktur

do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie, Spółka wskazuje, że przepisy te nie określają formy przechowywania tych dokumentów, a jedynie okres przez który te dokumenty mają być przechowywane. § 23 Rozporządzenia stanowi, że oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zgodnie z art.73 ust.2 ustawy o rachunkowości z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Większość dokumentów, o których mowa w art.86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, art.112 ustawy od towarów i usług oraz § 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. stanowi również dowody księgowe w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

Zdaniem Spółki, skoro przepisy podatkowe wyraźnie nie zabraniają przechowywania takich dokumentów w formie elektronicznej, to za dopuszczalne należy uznać ich przechowywanie w formie elektronicznej w sposób zgodny z art.73 ust.2 ustawy o rachunkowości. W opinii Spółki obowiązek przechowywania dokumentów w „postaci oryginalnej”, o których mowa w § 23 ust.2 Rozporządzenia należy interpretować, zgodnie z wykładnią uwzględniająca hierarchię aktów normatywnych (ustawa-rozporządzenie wykonawcze) w ten sposób, że nie wolno dokonywać ingerencji w treść tych dokumentów w okresie przechowywania.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.**

Opisując zdarzenie przyszłe Spółka, powołując się na uregulowania art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wskazuje na możliwość przeniesienia treści dowodów księgowych na trwałe nośniki inne niż papier.

W ocenie Wnioskującego dokumenty o jakich mowa w przepisach art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, art.112 ustawy od towarów i usług oraz § 23 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. są dowodami księgowymi, o których mowa w ustawie o rachunkowości. Z tego Wnioskujący wywodzi, iż mogą być one przechowywane zgodnie z art. 73 ust. 2 powołanej ustawy.

W opinii tutejszego organu możliwość przechowywania wystawionych faktur w formie elektronicznej – normowana przepisami prawa podatkowego (jak określił Wnioskujący; na nośnikach) dotyczy wyłącznie faktur wystawianych w formie elektronicznej. Zgodnie z § 6 ust. 1, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur ( Dz. U. Nr 133, poz. 1119) faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Co zaś się tyczy przechowywania faktur wystawianych w formie papierowej, to uregulowania § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz.798 ze zm.), stanowią iż faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 23 ust. 1 i 2 w/w rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zgodnie z przepisem art.112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz.535 z późn. zm.), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Biorąc pod uwagę opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane w/w przepisy § 21 ust. 1 i § 23 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r., należy stwierdzić, że Spółka obowiązana jest przechowywać kopie faktur VAT (oraz inne dokumenty związane z rozliczeniem podatku od towarów i usług) w oryginalnej postaci w jakiej powstały. Nie jest możliwe więc przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie trwałych nośników innych niż papier, nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Powołane przez Wnioskującego przepisy art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości o możliwości przeniesienia treści dowodów księgowych na nośniki, odnoszą się do sytuacji opisanych w tym przepisie i nie mają zastosowania do dokumentów księgowych wymienionych w powołanych przepisach prawa podatkowego, z tych powodów, iż przepisy prawa podatkowego na przedmiotowe unormowania się nie powołują. Wskazane przepisy prawa podatkowego (Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od towarów i usług, rozporządzenia wykonawczego) – powołane również w stanowisku Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego - odnoszą się do oryginalnego dokumentu wystawionego i obowiązku jego przechowywania. Przepisy prawa podatkowego stanowią odrębną, niezależną dziedzinę prawa i uregulowania ustawy normującej zasady rachunkowości oraz tryb badania sprawozdań finansowych (jakim jest powołana ustawa o rachunkowości), nie mogą tych unormowań zmieniać.

Autonomia prawa podatkowego (w szczególności w odniesieniu do pojęć, jak tutaj „dokument księgowy”, „przechowywanie”) nie pozwala na przenoszenie do prawa podatkowego pojęć używanych przez prawodawcę w innych gałęziach prawa.

Stąd, w opinii tutejszego organu, pogląd Wnioskującego o możliwości przechowywanie na trwałych nośnikach innych niż papier dokumentów o jakich mowa art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz § 23 ust. 1 i 2 w/w rozporządzenia, z uwagi na, jak argumentuje Wnioskujący, unormowania art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz to, iż prawo podatkowe takiego sposobu przechowywania dowodów księgowych nie zabrania, w ocenie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nie jest trafny z powodów w uzasadnieniu niniejszej interpretacji wymienionych.

Również, co wymaga podkreślenia, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz.798 ze zm.), zostało wydane na podstawie delegacji zawartej w ustawie o podatku od towarów i usług. Zasada zachowania hierarchii aktów prawnych nie odnosi się do relacji ustawa o rachunkowości - przepisy rozporządzenia wydanego na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług.

Przedmiotowe kopie wystawionych faktur muszą być archiwizowane, przez okres 5-ciu lat zgodnie z art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa.

Uwzględniając powyższe, postanowiono jak na wstępie.

Interpretacja dotyczy opisanego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 w/w ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 w/w ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 w/w ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.