Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-05-12
Teza: w zakresie możliwości obniżenia podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentowanie; dokumenty; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów; przechowywanie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) oraz art. 15zzs ust. 7 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r., poz. 374, ze zm.), po ponownym rozpatrzeniu, w związku wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 listopada 2019 r. sygn. akt II FSK 1122/19 oddalającym skargę kasacyjną wniesioną od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 24 stycznia 2019 r. sygn. akt I SA/Po 745/18, na postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 czerwca 2018 r. Znak: 0111-KDIB1.2.4010. 103.2018.2.AK w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie wniosku o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego z 6 marca 2018 r., który wpłynął do Organu 14 marca 2018 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione w ww. wniosku o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości obniżenia podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

Dotychczasowy przebieg postępowania.

W dniu 14 marca 2018 r. do Organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości obniżenia podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej.

W dniu 19 kwietnia 2018 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.1.BG. W postanowieniu tym stwierdzono, że wniosek, który dotyczy oceny prawidłowości przechowywania dokumentów jedynie w formie elektronicznej, dotyczy przepisów ustawy o rachunkowości, które nie są przepisami prawa podatkowego oraz przepisów Ordynacji podatkowej regulujących uprawnienia organów podatkowych w zakresie oceny dowodów zebranych w postępowaniu podatkowym lub kontrolnym i nie może stanowić podstawy do wszczęcia postępowania w sprawie wydania interpretacji indywidulanej. Postanowienie to zostało skutecznie doręczone 2 maja 2018 r. Pismem z 9 maja 2018 r., które wpłynęło do Organu 9 maja 2018 r. Spółka złożyła w wymaganym przepisami prawa terminie – zażalenie na ww. postanowienie. W dniu 25 czerwca 2018 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał postanowienie Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.2.AK, którym utrzymał w mocy postanowienie organu pierwszej instancji. Postanowienie skutecznie doręczono 3 lipca 2018 r., co wynika z urzędowego poświadczenia doręczenia. Skarga na ww. postanowienie została wniesiona 1 sierpnia 2018 r. (data nadania), tym samym został zachowany ustawowy termin do wniesienia skargi. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej pismem z 30 sierpnia 2018 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.4.BG udzielił odpowiedzi na skargę przesyłając ją, wraz z aktami sprawy do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. W wyniku rozpatrzenia skargi Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wyrokiem z 24 stycznia 2019 r., sygn. akt I SA/Po 745/18 uchylił zaskarżone postanowienie z 25 czerwca 2018 r. Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.2.AK, oraz poprzedzające je postanowienie z 19 kwietnia 2018 r. Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.1.BG. Od ww. wyroku Organ wniósł skargę kasacyjną, która została oddalona przez Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie z 5 listopada 2019 r. sygn. akt II FSK 1122/19. Prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 24 stycznia 2019 r., sygn. akt I SA/Po 745/18 wraz z aktami sprawy wpłynął do Organu 25 lutego 2020 r.

W myśl art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.), ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wskutek powyższego, wniosek Strony wymaga ponownego rozpatrzenia przez tut. Organ.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - Spółka z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest właścicielem Systemu oraz Serwisu Internetowego (dalej: „System” albo „Serwis”) oraz administratorem danych osobowych przetwarzanych za jego pośrednictwem. Zarazem Spółka jest aktywnym użytkownikiem Systemu i Serwisu, który wykorzystuje w procesie fakturowania w relacjach ze swoimi kontrahentami/odbiorcami. Spółka wystawia faktury jako sprzedawca oraz otrzymuje faktury zakupu jako nabywca. Wysyłanie i otrzymywanie faktur odbywa się za pośrednictwem Systemu.

System to automat służący do przesyłania faktur oraz importowania zintegrowany z największymi programami księgowymi i handlowymi takich producentów jak: C., I., S., A., W., pozwalający na eliminację procesu „ręcznego” wprowadzania faktur do programów handlowych i księgowych. Użytkowanie Systemu jest odpłatne. Przy mniejszej ilości faktur możliwe jest korzystanie z Systemu w wersji nieodpłatnej. System umożliwia przesyłanie faktur w formie elektronicznej pomiędzy jego użytkownikami, będącymi stronami danej transakcji, a także między użytkownikiem Systemu a jego biurem rachunkowym. Przesyłanie faktur za pośrednictwem Systemu odbywa się w czasie rzeczywistym i polega na tym, że po wystawieniu faktury w programie handlowym jest ona automatycznie dostępna w Systemie, skąd może być w każdym czasie pobrana. Przewidziane w Systemie funkcjonalności umożliwiają użytkownikom ich wykorzystanie do generowania, przesyłania, odbierania oraz importowania faktur do programów handlowych i księgowych. Po zaimportowaniu księgowanie faktur elektronicznych odbywa się w ramach programu księgowego. Przesyłanie i odbiór faktur elektronicznych odbywa się z wykorzystaniem Konta Klienta, które jest zakładane w Systemie dla podmiotów będących Sprzedawcami i/lub Nabywcami w transakcjach podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Serwis jest skierowany wyłącznie do przedsiębiorców. Użytkownikiem Serwisu może być wyłącznie podmiot niebędący konsumentem.

Serwis planuje poszerzenie funkcjonalności Systemu poprzez dodanie możliwości wgrywania przez użytkowników Serwisu plików (skanów) stanowiących zeskanowane faktury, które pierwotnie otrzymali w formie dokumentu papierowego oraz ich przechowywania w formie archiwum elektronicznego (w tzw. chmurze). Faktury w postaci elektronicznej byłyby przechowywane na serwerach w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Serwis zapewnia także przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. Zasady działania Serwisu umożliwiają zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerach. Zakłada się, że po wgraniu na serwer skanów otrzymanych faktur papierowych dokumenty papierowe będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą u danego użytkownika. Udostępnienie użytkownikom możliwości wgrywania i przechowywania skanów faktur jest odpowiedzią na - zgłaszane przez liczne podmioty prowadzące działalność gospodarczą - chęci zminimalizowania kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Przechowywanie dużej ilości dokumentów w formie papierowej generuje wysokie koszty związane z urządzeniem odpowiednich pomieszczeń, zakupem materiałów biurowych, czy też personalną obsługą dokumentacji. Ponadto przechowywanie faktur w formie papierowej rodzi także ryzyko związane z możliwością ich utracenia, np. wskutek pożaru czy zalania.

Archiwizowanie otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej wyklucza takie ryzyko oraz ma wymierny wpływ na wysokość kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dostarczane rozwiązanie wpisuje się także w trend wzrostu ilości dokumentów przetwarzanych wyłącznie elektronicznie, a także ma na celu ułatwienie

w integracji danych elektronicznych w celu uproszczenia procesu sporządzania jednolitego pliku kontrolnego, w przypadku którego Wnioskodawca rozwiązania informatyczne również zapewnia. Wnioskodawca jako aktywny użytkownik prowadzonego Serwisu zamierza również skorzystać z planowanej funkcjonalności. Wnioskodawca zakłada, że oryginały otrzymanych pierwotnie papierowych faktur będą niszczone po ich zdigitalizowaniu i wgraniu na serwer.

W związku z powyższym Wnioskodawca jako aktywny użytkownik prowadzonego Systemu chciałby potwierdzić, czy prawidłowe będzie w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „updop”) w związku z art. 9 tej ustawy działanie Spółki polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, które po ich otrzymaniu w wersji papierowej zostały zdigitalizowane.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy prawidłowe będzie działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej?

Zdaniem Spółki, w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 updop działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej będzie prawidłowe.

Przepisy updop przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m (art. 9 ust. 1 updop). Oznacza to, że w zakresie CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „ustawa o rachunkowości”), z której wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu updop. Z tych też względów przyjęty przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona jest zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości.

W ocenie Wnioskodawcy w sytuacji zeskanowania faktur papierowych i zapisania ich na serwerach w formie cyfrowej, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, Spółka jako użytkownik Systemu nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami. Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 updop podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu updop musi być dowód źródłowy sporządzony zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wystawione dowody źródłowe zgodne z ustawą o rachunkowości będą ujmowane w księgach rachunkowych Spółki i podstawą rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Zdigitalizowanie dowodów źródłowych oraz zniszczenie papierowej wersji dowodu źródłowego pozostaje bez wpływu na ujęcie danego kosztu w kosztach uzyskania przychodu w zakresie CIT. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych updop odwołuje się do ustawy o rachunkowości, która pozwala na przechowywanie w formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W konsekwencji w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 updop działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej będzie prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2343 z późn zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka wystawia faktury jako sprzedawca oraz otrzymuje faktury zakupu jako nabywca. Wysyłanie i otrzymywanie faktur odbywa się za pośrednictwem Systemu. System umożliwia przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Przesyłanie faktur za pośrednictwem Systemu odbywa się w czasie rzeczywistym i polega na tym, że po wystawieniu faktury w programie handlowym jest ona automatycznie dostępna w Systemie, skąd może być w każdym czasie pobrana. Serwis planuje poszerzenie funkcjonalności Systemu poprzez dodanie możliwości wgrywania przez użytkowników Serwisu plików (skanów) stanowiących zeskanowane faktury, które pierwotnie otrzymali w formie dokumentu papierowego oraz ich przechowywania w formie archiwum elektronicznego (w tzw. chmurze). Faktury w postaci elektronicznej byłyby przechowywane na serwerach w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Zasady działania Serwisu umożliwiają zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerach. Po wgraniu na serwer skanów otrzymanych faktur papierowych dokumenty papierowe będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania. Archiwizowanie otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej ma wymierny wpływ na wysokość kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dostarczane rozwiązanie wpisuje się także w trend wzrostu ilości dokumentów przetwarzanych wyłącznie elektronicznie, a także ma na celu ułatwienie w integracji danych elektronicznych w celu uproszczenia procesu sporządzania jednolitego pliku kontrolnego. Wnioskodawca jako aktywny użytkownik prowadzonego Serwisu zakłada, że oryginały otrzymanych pierwotnie papierowych faktur będą niszczone po ich zdigitalizowaniu i wgraniu na serwer.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 updop, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Wnioskodawcę.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 updop, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym przepisie, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r., poz. 395 z późn. zm., dalej: „ustawa o rachunkowości”).

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1.  w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2.  w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 updop, udokumentowany w sposób wymagany przepisami o rachunkowości może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy opisanego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § la ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Bieg powyższego terminu nie rozpoczyna się do dnia zakończenia okresu stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID (art. 15zzs ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r., poz. 374 ze zm.).

Jednocześnie, stosownie do art. 15zzs ust. 7 ww. ustawy z dnia 2 marca 2020 r., czynności dokonane w postępowaniach, o których mowa w ust. 1, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID są skuteczne. Tym samym, Strona może skutecznie wnieść skargę pomimo wstrzymania biegu powyższego terminu.

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.