Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-879/10/11-S/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-10-03
Teza: Przechowywanie kopii faktur w systemie informatycznym, bez konieczności wystawiania tych kopii w formie papierowej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury; faktura-oryginał faktury; faktura-wystawienie faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 15 marca 2011 r. sygn. akt I SA/Po 899/10 – stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowanej przez Doradcę Podatkowego, przedstawione we wniosku z dnia 15 czerwca 2010 r. (data wpływu 16 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

Wniosek Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowanej przez Doradcę Podatkowego z dnia 15 czerwca 2010 r. o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczy przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem działalności Spółki jest sprzedaż hurtowa i detaliczna m.in. pojazdów mechanicznych oraz części zamiennych. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa nowe samochody od producentów, jak i części samochodowe, które traktowane są jako towar handlowy. Nabywane towary sprzedawane są następnie ostatecznym klientom poprzez sieć dealerów na terenie całej Polski.

Konsekwencją utrzymywania stosunków handlowych z wieloma dealerami jest konieczność wystawiania znacznej ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Wnioskodawcę (w tym również faktur zaliczkowych, korygujących i innych, których wystawianie regulują ustawa VAT oraz Rozporządzenie – dalej łącznie powoływane jako faktury). W skali roku Spółka wstawia kilkadziesiąt tysięcy faktur.

Konsekwencją wystawienia faktury jest każdorazowe jej ujęcie w systemie księgowym Spółki i rejestrze podatku należnego. System księgowy przechowuje stale kopię faktury, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym momencie. Kopia faktury przechowywana w systemie jest tożsama z oryginałem faktury przekazywanym w formie papierowej nabywcy.

Jak wskazano powyżej, Wnioskodawca zobowiązany jest do wystawiania znacznej ilości faktur. Powyższy obowiązek powoduje obciążenie Zainteresowanego dużymi kosztami drukowania i magazynowania faktur, a nadto zmusza Spółkę do angażowania czasu swoich pracowników. Dodatkowo, konieczność drukowania i przechowywania tak dużej ilości faktur rodzi oczywiste ryzyko nieumyślnych omyłek w odpowiednim ich ewidencjonowaniu i przechowywaniu.

Z kolei przechowywanie kopii faktury w systemie księgowym skutkuje tym, że Wnioskodawca stale posiada dokładną kopię danej faktury i może w każdym momencie dokonać jej wydruku. Przechowywana w systemie kopia nie może być modyfikowana, stąd nie istnieje ryzyko, iż wydrukowana kopia różnić się będzie od oryginału. Co więcej, system umożliwia w każdym czasie dostęp do wszystkich przechowywanych w nim kopii faktur (np. w razie kontroli podatkowej). Korzystanie z systemu prowadzi do oszczędności, ulepszenia organizacji pracy w Spółce, a także korzystnie wpływa na stan środowiska naturalnego (brak konieczności drukowania).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wystawiania przez Zainteresowanego faktur możliwe jest przechowywanie przez Spółkę kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wystawiania przez Spółkę faktur możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, o ile kopie faktur będą przechowywane w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów, możliwością ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Stanowisko Spółki oparte jest na szeregu argumentów, wynikających z przepisów prawa.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawiera Rozporządzenie.

Zgodnie z § 19 ust. 1 Rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z kolei § 21 Rozporządzenia normuje, iż podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedmiotowe dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy VAT czy Rozporządzenia. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania kopii faktury – należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony jest w sytuacji przechowywania kopii w systemie księgowym Spółki.

Wskazane przepisy nakazują bowiem przechowywanie dokumentów:

*   w oryginalnej postaci,
*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Pod pojęciem „oryginalnej postaci” należy zaś rozumieć tożsamość treści oryginału i kopii danej faktury, nie zaś tożsamość formy obydwu dokumentów. Żaden przepis Rozporządzenia nie nakłada na Wnioskodawcę obowiązku przechowywaniu faktur w tej samej formie, w której zostały przekazane nabywcy. Z kolei przechowywanie faktur w postaci elektronicznej ułatwia (w stosunku do przechowywania w formie papierowej) zarządzanie dokumentami z podziałem na okresy rozliczeniowe i zdecydowanie ułatwia odszukanie danej faktury. W konsekwencji, przechowywanie kopii w systemie księgowym spełnia wymogi określone przez Rozporządzenie i jednocześnie zapewnia dalece efektywniejszą realizację obowiązków prawnych, niż magazynowanie kopii faktur w formie papierowej.

Ponadto, bez znaczenia jest fakt, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej oraz odpowiednim rejestrze zostanie wydrukowana również kopia faktury, bowiem decydujące znaczenie przy realizacji wskazanego obowiązku ma ujęcie faktury w ewidencji i rejestrze oraz zapewnienie braku możliwości modyfikacji treści kopii faktury.

Nie jest również istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w Rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury.

Polskie przepisy dotyczące VAT nie zawierają bowiem warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta – nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną. W ocenie Zainteresowanego użyte w § 19 Rozporządzenia sformułowanie „wystawiać” nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy.

Należy podkreślić, iż celem wprowadzenia analizowanych przepisów jest zapewnienie możliwości wystawienia duplikatu faktury (w przypadku ziszczenia się przesłanek) oraz zapewnienie organom podatkowym możliwości kontroli rozliczeń danego podatnika.

Tym samym, wprowadzenie rozwiązania, które prezentuje Wnioskodawca służy usprawnieniu obu procesów i lepiej (w stosunku do drukowania i magazynowania faktur papierowych) realizuje dyspozycję przedmiotowych przepisów. Zainteresowany podkreśla, iż wewnętrzna systemowa wykładnia przepisów Rozporządzenia (tj. wykładnia oparta o położenie danego przepisu w obrębie aktu prawnego) wskazuje, iż regulacje co do kopii faktur nie stanowią odrębnych przepisów, poświęconych tylko temu zagadnieniu, w oderwaniu od innych kwestii. Przeciwnie, § 19 Rozporządzenia stanowi „wstęp” do dwóch kolejnych przepisów, które określają cel sporządzania kopii faktury – konieczność wydania duplikatu faktury oraz możliwość kontroli rozliczeń danego podatnika. Tym samym, skoro założony cel może być osiągnięty w znacznie większym stopniu i znacznie mniejszym nakładem sił i środków, to nie istnieje żadne uzasadnienie, dla którego należałoby nakazywać drukowanie kopii faktur.

W analizowanym przypadku Spółka odwołuje się również do przepisów wspólnotowych – Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L 2006, Nr 347, poz. 1 ze zm., dalej „Dyrektywa VAT”).

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełnią warunki określone przez Dyrektywę VAT. Art. 232 Dyrektywy VAT wskazuje, iż faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Art. 244 Dyrektywy VAT określa, iż każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Wreszcie art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT normuje, iż aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Brzmienie powyższych przepisów wyraźnie wskazuje, iż Dyrektywa VAT nie wprowadza wymogu drukowania kopii faktur (i przechowywania ich w formie papierowej).

Ponieważ czynności „wystawienia” oraz „przesłania” faktury są odrębnymi czynnościami, brak podstaw do uznania, iż Dyrektywa VAT wprowadza dychotomiczny podział na faktury wystawiane jedynie w formie papierowej czy elektronicznej.

Przeciwnie, Dyrektywa VAT również kładzie nacisk na zapewnienie integralności kopii oraz jej zgodności z treścią oryginału faktury. Wprowadzenie obowiązku przechowywania kopii faktury w tożsamym z oryginałem formacie jest jedynie rozwiązaniem fakultatywnym. Przywołany uprzednio art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wyraźnie wskazuje, iż państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektroniczne. Skoro zaś takie rozwiązanie (tożsamość oryginału i kopii faktury) jest fakultatywne, to nie może być ono rozwiązaniem obowiązkowym. Cechą regulacji fakultatywnej (w przypadku dyrektywy) jest fakt, iż ustawodawca danego państwa członkowskiego musi wprowadzić owo rozwiązanie w sposób jednoznaczny – nie może ono być domniemane czy wywiedzione.

Przepisy ustawy VAT oraz Rozporządzenia nie zawierają treści analogicznej do przepisu art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT. Żaden przepis Rozporządzenia czy też ustawy VAT nie nakazuje „przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. W konsekwencji, należy uznać, iż polski ustawodawca nie skorzystał z możliwości recypowania owego wymagania do prawodawstwa krajowego (pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”) – w związku z czym przepisy krajowe nie przewidują takiego obowiązku.

Jak Wnioskodawca zauważył w żadnym przepisie Rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Reasumując, wykładnia przepisów wspólnotowych prowadzi do wniosku, iż Spółka nie może być zobowiązana do przechowywania kopii faktur w formie papierowej, gdy możliwe jest osiągniecie założonych celów poprzez przechowywanie kopii danej faktury w systemie księgowym.

Zainteresowany podkreśla, iż za słusznością jego stanowiska przemawiają także inne argumenty. Nie ulega wątpliwości, iż współczesne prawoznawstwo stoi na stanowisku, iż wykładnia przepisów prawa powinna posiadać charakter wykładni dynamicznej, tj. takiej wykładni danego pojęcia, która uwzględnia jego społeczny kontekst. Innymi słowy, wykładnia prawa nie może sztywno nawiązywać do rozumienia pojęcia ustawowego w dacie wydania aktu prawnego, lecz musi uwzględniać zachodzące w stosunkach społecznych przemiany.

Instytucja kopii faktury została wprowadzona w 1993 r. Ówcześnie możliwości techniczne nie pozwalały na przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej (w warunkach opisanych powyżej). Tym niemniej, dokonany od tego czasu postęp techniczny powoduje, iż obecnie stało się to możliwe. Wykładnia przepisów prawa powinna zatem uwzględnić zaistniałą zmianę w stosunkach społecznych i objąć swoim zakresem również te ich przypadki, które pierwotnie nie były znane. Przyjęcie przeciwnego poglądu groziłoby doprowadzeniem do sytuacji, w której zakres zastosowania przepisów prawa nie obejmuje sfery, którą wyznaczył dla danego aktu ustawodawca, a zmieniająca się rzeczywistość funkcjonuje poza systemem prawa. Takie wnioski są nie do zaakceptowania – prowadziłyby bowiem do podważenia podstawowej roli prawa i naruszałyby zasadę demokratycznego państwa prawnego.

Nie bez znaczenia są również kwestie ekonomiczne czy ekologiczne – państwo nie może ingerować w działalność podmiotów prawa inaczej jak tylko w niezbędnym zakresie. Państwo nie może zatem ustanawiać obowiązków dolegliwych, gdy analogiczne efekty mogą być osiągnięte w sposób prostszy. Z powyższym koresponduje także zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowana przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer, czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy VAT, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę.

Analogiczne stanowisko zaprezentował Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08).

Podsumowując Zainteresowany wskazał, iż prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym w przypadku wystawiania przez Spółkę faktur możliwe jest przechowywanie przez niego kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, o ile kopie faktur będą przechowywane w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Na tle przedstawionego opisu sprawy oraz własnego stanowiska Zainteresowanego, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, działając z upoważnienia Ministra Finansów, wydał w dniu 20 sierpnia 2010 r. interpretację indywidualną nr ILPP2/443-879/10-2/JK, w której stanowisko Wnioskodawcy uznał za nieprawidłowe.

W ocenie tut. Organu, Zainteresowany nie będzie miał możliwości przechowywania kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, bez konieczności wystawiania tych kopii w formie papierowej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany będzie do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Pismem z dnia 6 września 2010 r. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowana przez Doradcę Podatkowego wezwała Organ podatkowy do usunięcia naruszenia prawa w ww. interpretacji indywidualnej.

W odpowiedzi na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa z dnia 6 października 2010 r. nr ILPP2/443/W-98/10-2/SJ Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wyniku ponownej analizy sprawy, z uwzględnieniem zarzutów przytoczonych w wezwaniu, stwierdził brak podstaw do zmiany interpretacji indywidualnej w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowana przez Doradcę Podatkowego wniosła w dniu 3 listopada 2010 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. Sąd, po rozpoznaniu sprawy, wydał wyrok w dniu 15 marca 2011 r. sygn. akt I SA/Po 899/10, w którym uchylił zaskarżoną interpretację.

Pismem z dnia 16 maja 2011 r. Minister Finansów złożył skargę kasacyjną od wyżej powołanego wyroku WSA.

Postanowieniem z dnia 8 czerwca 2011 r. sygn. akt I SA/Po 899/10 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu odrzucił skargę kasacyjną Ministra Finansów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego – biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku WSA w Poznaniu z dnia 15 marca 2011 r. sygn. akt I SA/Po 899/10 – stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z opisu sprawy wynika, iż przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest sprzedaż hurtowa i detaliczna m.in. pojazdów mechanicznych oraz części zamiennych. W ramach prowadzonej działalności nabywa on nowe samochody od producentów, jak i części samochodowe, które traktowane są jako towar handlowy. Nabywane towary sprzedawane są następnie ostatecznym klientom poprzez sieć dealerów na terenie całej Polski. Konsekwencją utrzymywania stosunków handlowych z wieloma dealerami jest konieczność wystawiania znacznej ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Zainteresowanego (w tym również faktur zaliczkowych, korygujących i innych, których wystawianie regulują ustawa oraz rozporządzenie – dalej łącznie powoływane jako faktury). W skali roku Spółka wstawia kilkadziesiąt tysięcy faktur. Konsekwencją wystawienia faktury jest każdorazowe jej ujęcie w systemie księgowym Spółki i rejestrze podatku należnego. System księgowy przechowuje stale kopię faktury, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym momencie. Kopia faktury przechowywana w systemie jest tożsama z oryginałem faktury przekazywanym w formie papierowej nabywcy. Jak wskazano powyżej, Wnioskodawca zobowiązany jest do wystawiania znacznej ilości faktur. Powyższy obowiązek powoduje obciążenie Zainteresowanego dużymi kosztami drukowania i magazynowania faktur, a nadto zmusza Spółkę do angażowania czasu swoich pracowników. Dodatkowo, konieczność drukowania i przechowywania tak dużej ilości faktur rodzi oczywiste ryzyko nieumyślnych omyłek w odpowiednim ich ewidencjonowaniu i przechowywaniu. Z kolei przechowywanie kopii faktury w systemie księgowym skutkuje tym, że Wnioskodawca stale posiada dokładną kopię danej faktury i może w każdym momencie dokonać jej wydruku. Przechowywana w systemie kopia nie może być modyfikowana, stąd nie istnieje ryzyko, iż wydrukowana kopia różnić się będzie od oryginału. Co więcej, system umożliwia w każdym czasie dostęp do wszystkich przechowywanych w nim kopii faktur (np. w razie kontroli podatkowej). Korzystanie z systemu prowadzi do oszczędności, ulepszenia organizacji pracy w Spółce, a także korzystnie wpływa na stan środowiska naturalnego (brak konieczności drukowania).

Z uzasadnienia wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 15 marca 2011 r. sygn. akt I SA/Po 899/10 wynika, iż przepisy Dyrektywy VAT nie wskazują, w jakiej formie winny być przechowywane faktury i ich kopie, jednakże wymagane jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, a także zapewnienie ich czytelności oraz uniemożliwienie zmiany danych.

Ponadto, powołując się na uzasadnienie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z dnia 23 czerwca 2010 r. sygn. akt I SA/Op 177/10, Sąd w analizowanej sprawie stwierdził, że z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego zapisu nie prowadzi zaś do prezentowanej w skarżonej interpretacji konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w określonej formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.

W konsekwencji w przedmiotowym wyroku Sąd wskazał, iż Dyrektywa VAT nie wprowadziła obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są one wysyłane. Również z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, odnoszących się do przeprowadzonej transakcji.

Wobec powyższego, biorąc pod uwagę opis sprawy przedstawiony we wniosku z dnia 15 czerwca 2010 r., powołane przepisy oraz uzasadnienie wyroku WSA w Poznaniu z dnia 15 marca 2011 r. sygn. akt I SA/Po 899/10 stwierdzić należy, iż w przypadku wystawiania przez Zainteresowanego faktur możliwe jest przechowywanie kopii tych faktur w systemie księgowym Spółki, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwszej interpretacji, tj. w dniu 20 sierpnia 2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.