Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-931/14/CzP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-10-29
Teza: Czy w przypadku wypłacania wygranych w stacjonarnych punktach przyjmowania zakładów wzajemnych, w oparciu o papierowy kupon dokumentujący zawarcie tego zakładu i będący podstawą do wypłaty ewentualnej wygranej, Spółka zobowiązana jest do przechowywania tego dokumentu (kuponu) także w formie papierowej, skoro równolegle prowadzi dokumentację w formie elektronicznej, która gwarantuje rzetelność prowadzonej dokumentacji księgowej zachowującej dowody źródłowe, przy założeniu, że dokumenty (kupony) w formie papierowej, na podstawie których wypłacane są wygrane w stacjonarnych punktach przyjmowania zakładów w dalszym ciągu, po zrealizowaniu wypłaty wygranej, byłyby przesyłane do siedziby Spółki; a ich utylizacja następowałaby po skontrolowaniu i uzgodnieniu wszystkich transakcji oraz zakończeniu prac związanych z rozliczeniem miesięcznego okresu sprawozdawczego?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; zakład-zakłady wzajemne
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 3 lipca 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z 9 lipca 2014 r. (data wpływu do tut. BKIP 29 lipca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej Ordynacji podatkowej oraz podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie obowiązku przechowywania w formie papierowej dokumentów (kuponów) będących podstawą do wypłat wygranych w przypadku zawartych zakładów wzajemnych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 lipca 2014 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie obowiązku przechowywania w formie papierowej dokumentów (kuponów) będących podstawą do wypłat wygranych w przypadku zawartych zakładów wzajemnych.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka, w oparciu o decyzje Ministra Finansów zezwalające na urządzanie zakładów wzajemnych, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie przyjmowania zakładów wzajemnych zarówno poprzez sieć Internet, jak też poprzez stacjonarne punkty umożliwiające zawieranie zakładów bukmacherskich. Wykorzystuje do tego celu oprogramowanie komputerowe, przy pomocy którego ewidencjonuje wszystkie transakcje związane z zawarciem zakładu i wypłatą wygranej i inne zdarzenia gospodarcze, w tym wszystkie operacje kasowe realizowane w stacjonarnych punktach przyjmowania zakładów wzajemnych i transakcje bezgotówkowe realizowane online. Raporty dziennych transakcji, które są istotne dla celów księgowych na bieżąco są generowane z programu komputerowego do przyjmowania zakładów i wprowadzone do systemu finansowo-księgowego Spółki, gdzie otrzymują status „wstępnie wprowadzonych” i oczekują na weryfikację.

Po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego cała dokumentacja zgromadzona w punktach przyjmowania zakładów, a dotycząca transakcji wpłat i wypłat gotówkowych, w tym wypłacone kupony, przesyłana jest do siedziby Spółki. Zapisy z ewidencji kasowych poszczególnych punktów przyjmowania zakładów podlegają sprawdzeniu i weryfikowane są z danymi, które zostały wprowadzone do systemu finansowo-księgowego w opcji „wstępnie wprowadzony”. Po skontrolowaniu wszystkich transakcji dotyczących punktów przyjmowania zakładów i operacji internetowych dokumenty wstępnie wprowadzone podlegają zaksięgowaniu. Rozliczone ewidencje kasowe z punktów przyjmowania zakładów, w tym wypłacone kupony, po zamknięciu miesięcznego okresu sprawozdawczego podlegają archiwizacji i są przechowywane w archiwum Spółki przez okres 6 lat, a następnie utylizowane. Wszystkie dokumenty stanowiące dowody księgowe spełniają wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Dokumentacja księgowa w formie elektronicznej prowadzona jest zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, a także zgodnie ze standardami określonymi w uchwale nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zapisy wprowadzane do ksiąg rachunkowych, uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów, ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzonych danych oraz ich kompletności i identyczności zapisów. Ponadto dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany dla przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. Elektroniczne ewidencjonowanie kuponów wyklucza jednocześnie możliwość ingerencji i zmianę danych źródłowych tego dokumentu (tj. np. dokonanie kolejnej wypłaty wygranej z tego kuponu).

Zarówno w przypadku zakładów zawieranych poprzez sieć Internet (online), jak i zakładów zawieranych w punktach stacjonarnych księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, a zapisy w tych księgach wprowadzane są za pośrednictwem urządzeń łączności i informatycznych nośników danych. Tym niemniej przy zawieraniu zakładów wzajemnych w punktach stacjonarnych, uczestnikom tych zakładów wydawane są kupony potwierdzające zawarcie tego zakładu, stanowiące jednocześnie podstawę do wypłaty ewentualnej wygranej. W takim przypadku uczestnik zakładów wzajemnych, którego kupon okazał się wygranym, zgłasza się do dowolnego punktu przyjmowania zakładów wzajemnych po wygraną. Z kuponu tego sczytywany jest elektroniczny kod weryfikujący jego autentyczność i wypłacana jest wygrana. W systemie elektronicznym do przyjmowania zakładów Spółki kupon taki otrzymuje status zrealizowanego z wypłaconą już wygraną. Pomimo dokumentowania zapisów w formie elektronicznej spółka przechowuje także kupony w formie papierowej przez okres 6 lat. Wzrastająca ilość kuponów do przechowania stanowi dla Spółki jednak poważny problem, zarówno ze względu na ograniczoną powierzchnię magazynową do przechowywania dokumentacji archiwalnej, jak i ze względu na zapewnienie odpowiednich warunków składowania, które zapewnią trwałość zapisom na kuponach. Wskazujemy także, że przy ostatniej kontroli prowadzonej przez pracowników Urzędu Kontroli Skarbowej, pracownicy ci zażądali wyłącznie dokumentacji w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wypłacania wygranych w stacjonarnych punktach przyjmowania zakładów wzajemnych, w oparciu o papierowy kupon dokumentujący zawarcie tego zakładu i będący podstawą do wypłaty ewentualnej wygranej, Spółka zobowiązana jest do przechowywania tego dokumentu (kuponu) także w formie papierowej, skoro równolegle prowadzi dokumentację w formie elektronicznej, która gwarantuje rzetelność prowadzonej dokumentacji księgowej zachowującej dowody źródłowe, przy założeniu, że dokumenty (kupony) w formie papierowej, na podstawie których wypłacane są wygrane w stacjonarnych punktach przyjmowania zakładów w dalszym ciągu, po zrealizowaniu wypłaty wygranej, byłyby przesyłane do siedziby Spółki; a ich utylizacja następowałaby po skontrolowaniu i uzgodnieniu wszystkich transakcji oraz zakończeniu prac związanych z rozliczeniem miesięcznego okresu sprawozdawczego?

Zdaniem Spółki, dla zachowania prawidłowości prowadzonych ksiąg rachunkowych wystarczającym jest prowadzenie tych ksiąg w oparciu o dokumentację w formie elektronicznego zapisu kuponów, bez konieczności powielania tej dokumentacji w formie papierowej.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 201, poz. 1540 ze zm.), wygrane w grach hazardowych wypłaca się (wydaje) okazicielom losów lub innych dowodów udziału w tych grach lub za zwrotem tych dowodów, chyba że regulamin tych gier stanowi inaczej.

Z przepisu tego wynika, że dopuszczalne jest wypłacenie wygranej jedynie po okazaniu dowodu udziału w grze, a nie wyłącznie za ich zwrotem. Spółka co do zasady pobiera od graczy kupony dokumentujące wygraną z uwagi na potrzebę uniknięcia sytuacji, w której to gracz chciałby kilkukrotnie przedstawić kupon do wypłaty. Pobranie jednak kuponu ma charakter fakultatywny.

Ponadto zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a z kolei zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zdaniem Spółki, gromadzenie oraz przechowywanie dowodów poniesienia kosztów w formie elektronicznej nie stanowi przeszkody w kwalifikacji dokumentów księgowych do kosztów podatkowych w rozumieniu podatku dochodowego od osób prawnych.

Trzeba bowiem mieć na uwadze, że organy podatkowe w indywidualnych interpretacjach prawa podatkowego niejednokrotnie wyrażały stanowisko, że dokumentowanie kosztów może odbywać się za pomocą dowodów w postaci elektronicznej; m.in. w interpretacjach indywidualnych:

\-Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie:

*   z 26 października 2010 r. znak IPPB5/423-524/10-4/JC,
*   z 19 października 2010 r. znak IPPB5/423-485/10-2/JC,

\-Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 września 2011 r. znak IBPBI/2/423-698/11 /BG.

Spółka spełnia wymogi ww. przepisów. Jak już wcześniej wspomniano dokumentacja księgowa w formie elektronicznej prowadzona jest zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, a także zgodnie ze standardami określonymi w uchwale nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zapisy wprowadzane do ksiąg rachunkowych, uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów, ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzonych danych oraz ich kompletności i identyczności zapisów. Ponadto dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany dla przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. Elektroniczne ewidencjonowanie kuponów wyklucza jednocześnie możliwość ingerencji i zmianę danych źródłowych tego dokumentu (tj. np. dokonanie kolejnej wypłaty wygranej z tego kuponu).

Zdaniem Spółki, możliwe jest zatem aby po zrealizowaniu wypłaty wygranej, kupony były przesyłane do jej siedziby; a ich utylizacja następowałaby po skontrolowaniu i uzgodnieniu wszystkich transakcji oraz zakończeniu prac związanych z rozliczeniem miesięcznego okresu sprawozdawczego. Dane dotyczące określonego kuponu i wypłaconej z niego wygranej przechowywane byłyby w formie elektronicznej spełniającej wymogi określone art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dla dowodów księgowych wraz z uwzględnieniem uproszczeń zawartych w art. 21 ust. 1 a tej ustawy.

Ponadto w świetle art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Ogólną zasadą dot. dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym, w myśl art. 86 § 1 cyt. ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta jest w art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej; obejmuje ona księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851, ze zm.), podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są regulacje ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Stosownie do art. 21 ust. 1 ww. ustawy, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, że z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

W myśl art. 15 ust. 1 ww. ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo – skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy zatem rozważyć czy przedmiotowe dokumenty, w których posiadaniu jest Wnioskodawca, spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowią dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów wykonania usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

W świetle powyższego, stwierdzić należy, że o ile zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości nie jest konieczne przechowywanie w formie papierowej dokumentów (kuponów) będących podstawą do wypłat wygranych w przypadku zawartych zakładów wzajemnych, to posiadane przez Spółkę kupony zapisane w formie elektronicznej spełniają wymogi dowodu księgowego, o którym mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.