Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-490/13-2/IŚ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-09-25
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych fakturami archiwizowanymi w modelu elektronicznym
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-dokumenty elektroniczne; dowód; dowód-dowód księgowy; ewidencja-ewidencja rachunkowa; faktura-faktura elektroniczna; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 28.06.2013 r. (data wpływu 03.07.2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych fakturami archiwizowanymi w modelu elektronicznym - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 03.07.2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych fakturami archiwizowanymi w modelu elektronicznym, a także w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z tych faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. („Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest Spółką zależną w międzynarodowym koncernie chemiczno-farmaceutycznym M. („Grupa”), zajmującą się przede wszystkim dystrybucją produktów leczniczych, odczynników chemicznych, surowców chemicznych, sprzętu laboratoryjnego, urządzeń do oczyszczania wody na terytorium Polski, a także świadczy usługi serwisowe sprzedawanego sprzętu oraz świadczy usługi reklamowe na zlecenie.

Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik podatku od towarów i usług („podatnik VAT”).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę zarówno na terytorium Polski, jak i poza jej granicami („Kontrahenci”). Nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki.

Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT (w tym także fakturami korygującymi) wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej. Faktury wysyłane są przez Kontrahentów:

*   na adres siedziby Spółki, bądź

*   bezpośrednio na adres podmiotu trzeciego, świadczącego usługi przetwarzania danych księgowych na rzecz Spółki („Centrum Finansowe”).

Faktury przesyłane przez Kontrahentów na adres Spółki oznaczane są datą ich wpływu, a następnie przekazywane do Centrum Finansowego w celu dokonania niezbędnych księgowań. Dokumenty wysyłane bezpośrednio na adres Centrum Finansowego oznaczane są datą ich wpływu do tego podmiotu.

Ostemplowane datą wpływu faktury są następnie przez Centrum Finansowe skanowane oraz wprowadzane (w formie skanu oryginalnego dokumentu) do elektronicznej księgi zakupów prowadzonej w systemie SAP.

Po zakończeniu miesięcznego okresu rozliczeniowego, papierowe wersje dokumentów przesyłane są do Spółki w celu ich archiwizacji w formie papierowej.

Zgodnie z obecnym modelem archiwizacji faktur zakupu opisanym powyżej, przechowywanie faktur otrzymanych od Kontrahentów w wersji papierowej odbywa się zatem dwupoziomowo:

*   w wersji papierowej - w siedzibie Spółki, oraz

*   w wersji elektronicznej - w formie skanu oryginalnego dokumentu przechowywanego na zagranicznym serwerze po jego wprowadzeniu do systemu SAP przez Centrum Finansowe.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej pomiędzy Spółką a Centrum Finansowym oraz w związku z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur i przechowywania ich w tej formie.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i z archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur w formie papierowej. W rezultacie, faktury otrzymywane od Kontrahentów w wersji papierowej archiwizowane i przechowywane byłyby wyłącznie w wersji elektronicznej, bez konieczności przesyłania ich z Centrum Finansowego do Spółki.

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów:

1.  Faktury VAT w formie papierowej wysyłane będą przez Kontrahentów na adres Spółki lub bezpośrednio na adres Centrum Finansowego;
2.  Oryginalne faktury zakupowe w formie papierowej oznaczane będą właściwą datą ich otrzymania przez podmiot, do którego zostały zaadresowane i przesłane (tj. Spółkę albo Centrum Finansowe);
3.  W przypadku, gdy faktury zostaną przesłane przez Kontrahentów na adres Spółki, będą następnie przekazywane do Centrum Finansowego w celu dokonania niezbędnych księgowań;
4.  Faktury zakupowe (uprzednio oznaczone datą ich wpływu) będą skanowane przez Centrum Finansowe, a następnie wprowadzane do elektronicznej księgi zakupów prowadzonej w systemie SAP (w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu). Poszczególnym fakturom nadany zostanie jednocześnie odpowiedni numer dokumentu;
5.  System umożliwiał będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości / treści;
6.  Serwer, na którym przechowywane będą faktury zakupowe w wersjach elektronicznych, będzie znajdował się poza granicami kraju;
7.  Po wprowadzeniu skanów dokumentów do systemu SAP, papierowe wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i podlegały będą zniszczeniu bezpośrednio w miejscu ich skanowania (tj. będą niszczone przez Centrum Finansowe);
8.  Za pośrednictwem systemu SAP zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje faktur (w tym także faktur korygujących) zawierały będą dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy Spółka jest uprawniona do przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zgodnie z § 21 Rozporządzenia fakturowego?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 UVAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą?
3.  Czy udokumentowanie poniesionych wydatków w sposób przewidziany w rozważanym przez Spółkę modelu archiwizacji będzie stanowiło podstawę zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów — przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w szczególności wydatki poniesione zostaną w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie będą stanowić kosztów wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym w art. 16 ust. 1 powołanej ustawy?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 3 dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych.

W zakresie pytań nr 1 i nr 3 dotyczących podatku od towarów i usług wniosek rozpatrzono odrębnie.

Stanowisko Spółki:

Ad. pyt. 3

Ogólne warunki zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.; dalej: UPDOP), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1 UPDOP, tzn. katalogu kosztów rodzajowych specyficznie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

W myśl powyższego przepisu - zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych - aby określony wydatek mógł zostać zaliczony do koszów uzyskania przychodów, niezbędne jest łączne spełnienie następujących warunków:

*   wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów lub mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

*   wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków, których - zgodnie z art. 16 ust. 1 UPDOP - nie uważa się za koszty uzyskania przychodów;

*   wydatek musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

*   wydatek powinien być właściwie udokumentowany;

*   wydatek musi być poniesiony przez podatnika (tzn. w ostatecznym rozrachunku powinien zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika);

*   wydatek powinien być definitywny (tzn. wartość poniesionego wydatku nie może zostać podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona).

Biorąc powyższe pod uwagę, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie bądź zwiększenie tego przychodu.

Udokumentowanie zdarzenia gospodarczego jako podstawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów

Dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest właściwe! odpowiednie udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego. W tym kontekście należy jednak zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu/wymogów formalnych odnośnie prawidłowego dokumentowania wydatków.

Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych prezentowanym w licznych interpretacjach indywidualnych, obowiązek właściwego dokumentowania wydatków - wynikający z art. 15 ust. 1 UPDOP - należy odczytywać w związku z art. 9 ust. 1 UPDOP.

Zgodnie z normą ostatniego z powołanych przepisów, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy UoR.

Dowód księgowy jako podstawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:

*   zewnętrzne obce, tzn. otrzymane od kontrahentów,

*   zewnętrzne własne, tzn. przekazywane w oryginale kontrahentom,

*   wewnętrzne tzn. dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Na podstawie art. 20 ust. 3 powołanej ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

*   zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

*   korygujące poprzednie zapisy;

*   zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

*   rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dodatkowo, na mocy ust. 5 ww. przepisu, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

*   uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

*   możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

*   stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

*   dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający Ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Jednocześnie, art. 21 zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne.

Dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu UoR.

W tym kontekście, w opinii Spółki, jeżeli dowód księgowy jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie wystarczającym dokumentem również dla celów PDOP (tak długo jak dokument taki potwierdzał będzie spełnienie warunków niezbędnych do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów).

Stanowisko takle potwierdzone zostało w licznych interpretacjach indywidualnych innych podatników wydawanych przez organy podatkowe. W szczególności:

*   w interpretacji indywidualnej z dnia 18.07.2012 r. (sygn. IPPB3/423-241/12-4/GJ) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził, że „Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu”;

*   w interpretacji indywidualnej z dnia 23,01.2012 r.(sygn. ILPB3/423-S08/11-2/MM) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu uznał, że „(…) jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, (\`(...)\`) dowody potwierdzające (\`(...)\`) wydatki, stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych”.

Analogiczne stanowisko zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w następujących interpretacjach indywidualnych:

*   interpretacja z dnia 19.09.2011 r., (sygn. IBPBI/2/423-695/11/CzP);

*   interpretacja z dnia 30.05.2011 r., (sygn. IBPBI/2/423-283/11/CzP);

*   interpretacja z dnia 21.05.2010 r., (sygn. IBPBI/2/423-697/10/JD).

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Wnioskodawcy, skan dokumentu spełnia kryteria dowodu księgowego, a więc stanowi podstawę ujęcia danego wydatku w księgach rachunkowych Spółki i dlatego jest również wystarczającym dokumentem dla rozliczenia tego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko takie zostało potwierdzone przez organy podatkowe, przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 30.10.2012 r. (sygn. IBPBI/2/423-953/12/PC) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach - w kwestii prawidłowej dokumentacji usług wykonywanych na podstawie umów cywilnoprawnych - stwierdził, że „(…) jeżeli posiadane przez Spółkę skany rachunków spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem iż wynagrodzenia za usługi świadczone na podstawie umów cywilnoprawnych zostaną przez Spółkę wypłacone”.

Powyższy pogląd podzielony został również m.in. przez:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 22.02.2012 r. (sygn. ILPB4/423-46/11-4/MC);

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 09.09.2011 r.(sygn. IBPBI/2/423-698/11/BG).

Reasumując, Spółka wskazuje, że w związku z faktem, iż otrzymane przez nią faktury zakupu (w tym także faktury korygujące) archiwizowane i przechowywane będą w postaci skanów dokumentów oryginalnych (w sposób uniemożliwiający dokonanie jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości), zawierać będą treść w pełni odpowiadającą treści oryginalnej faktury zakupu otrzymanej od Kontrahenta. Zatem spełnione zostaną warunki, o których mowa w art. 21 UoR, a w efekcie przechowywane w formie skanów dokumenty, o których mowa powyżej, stanowiły będą dowody księgowe. W powyższym kontekście, udokumentowanie wydatków zgodnie z rozważanym schematem nie powinno, w opinii Spółki, stanowić przeszkody dla zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Wadliwość dowodu księgowego

Niezależnie od powyższego, należy zauważyć, że art. 15 UPDOP nie zawiera bezpośredniego odniesienia do art. 9 ust. 1 powołanej ustawy. W efekcie, zdaniem Spółki, z przepisów podatkowych wynika, iż nawet w sytuacji, gdy dany podmiot nie dysponuje wystarczającym dowodem księgowym zgodnie z przepisami UoR, możliwe jest zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji, w opinii Spółki, nawet gdyby skan faktury uznany został za dokument wadliwy z punktu widzenia UoR, to fakt ten nie powinien spowodować konieczności automatycznego wyłączenia tego wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko, zgodnie z którym również dokumenty niespełniające wszystkich wymagań wskazanych w UoR mogą stanowić podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów - o ile podatnik jest wstanie w inny sposób udowodnić dokonanie transakcji oraz jej związek z działalnością gospodarczą - potwierdzane jest także przez organy podatkowe oraz sądy administracyjne.

Jak wskazuje Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 30.10.2012 r. (sygn. IBPBI/2/423-953/12/PC), „(…) zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta”.

Analogiczne stanowisko zajmowane jest przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, np.:

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu dnia 22.02.2012 r. (sygn. ILPB4/423-46/11-4/MC),

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach dnia 19.09.2011 r. (sygn. IBPBI/2/423-696/11/CzP),

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach dnia 30.05.2011 r. (sygn. IBPBI/2/423-283/11 /CzP),

*   w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach dnia 09.09.2011 r. (sygn. IBPBI/2/423-698/11/BG).

Stanowisko to pokrywa się z poglądem wyrażanym w orzecznictwie sądów administracyjnych:

*   „W postępowaniu podatkowym obowiązuje zasada otwartego systemu środków dowodowych. (…) Nie można pominąć wydatku wykazanego wadliwym dokumentem księgowym tylko z uwagi na wady dokumentu, chyba że ponad wszelką wątpliwość stwierdzone zostanie, iż wydatek taki w ogóle poniesiony nie został. (\`(...)\`) Kosztem uzyskania przychodów może być także wydatek potwierdzony innym niż dokument księgowy dowodem” (Wyrok NSA z dnia 3 czerwca 2009 r., sygn. akt II FSK 242/08);

*   „Przepisy art. 20 i art. 21 tej ustawy \[tj. UoR - przyp. Spółki\] ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Powyższe unormowania nie oznaczają, że dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnych transakcji, nie spełniające wszystkich wymagań określonych w art. 21 cytowanej ustawy o rachunkowości, nie mogą być uznane za dowody świadczące o poniesionych kosztach” (Wyrok NSA z dnia 22 lutego 2002 r., sygn.I SA/Łd 659/00);

*   „Sama wadliwość dowodów księgowych nie przesądza jeszcze, że opisany w nich wydatek nie został poniesiony, jednak wówczas, gdy stwierdzi się wadliwość dowodów księgowych, dla zaliczenia go do kosztu uzyskania przychodu niezbędne jest wykazanie faktu poniesienia wydatku, jego wysokości, stron uczestniczących w transakcji, związku wydatku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz został on poniesiony” (Wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 09 lutego 2009r., sygn. I SA/Go 942/08);

*   „Zaksięgowanie wydatku w oparciu o wadliwy dowód księgowy samo w sobie nie daje podstaw do uznania, że poniesienie wydatku nie miało miejsca” (Wyrok WSA w Gdańsku z dnia 5 lutego 2009 r., sygn. I SA/Gd 771/08);

*   „.(…) przepis ten \[tj. art. 9 ust. 1 UPDOP - przypis Spółki\] należy rozumieć w ten sposób, że pomiędzy przepisami o rachunkowości a wymiarem podatków istnieje związek o charakterze techniczno-formalnym, który sprowadza się do wykorzystywania tego samego systemu ewidencyjnego. W postępowaniu podatkowym ewidencja pełni wyłącznie rolę dowodową (\`(...)\`). Stąd też uchybienie art. 9 ust. 1 UPDOP nie oznacza a priori, że dana czynność nie wystąpiła” (Wyrok WSA w Łodzi z dnia listopada 2010 r., sygn. I SA/Łd 915/10);

*   „Przepisy art. 15 ust. 1 i art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mają więc komplementarne znaczenie w procesie ustalania konsekwencji prawnych kwalifikowania, jako kosztów uzyskania przychodów określonego rodzaju wydatków. (…) Jakkolwiek z komplementarności stosowania przepisów art. 15 ust. 1 i art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, iż podstawowe znaczenie w sprawach tego rodzaju ma zewnętrzny dowód źródłowy o wskazanych wyżej cechach, to jednak nie oznacza to, że podatnik pozbawiony jest możliwości dowodzenia okoliczności poniesienia kosztów (wydatków) uzyskania przychodu przy pomocy innych środków dowodowych” (Wyrok WSA w Lublinie z dnia 04.04.2008 r., sygn. akt I SA/Lu 795/07).

Spółka zauważa, iż zaprezentowany powyżej pogląd podzielany jest również przez przedstawicieli doktryny. W szczególności, zdaniem autorów jednego z komentarzy UPDOP „(…) nawet w przypadku wadliwego bądź nierzetelnego prowadzenia ewidencji rachunkowej przez podatnika, o ile tylko możliwe jest udowodnienie dostępnymi środkami dowodowymi faktu poniesienia danego wydatku, wydatek taki również powinien zostać uznany za koszt uzyskania przychodów” (A. Mariański., D. Strzelec., M. Wilk, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz., WKP, 2012).

Podobne stanowisko zaprezentowane zostało w innym komentarzu do powołanej ustawy, w którym autorzy stwierdzają, że „(…) w przypadku posiadania wadliwych dokumentów potwierdzających wydatek lub nawet ich braku, podatnik może przedstawiać każdy inny dowód w sprawie nawet w postaci przesłuchania świadka” (P. (Małecki., M. Mazurkiewicz, CIT., Podatki i rachunkowość. Komentarz.., WKP, 2012).

W świetle powyższego, w ocenie Spółki, jeżeli podatnik posiada również inne dowody (poza dowodami księgowymi), które potwierdzają poniesienie danego kosztu w celu uzyskania przychodu, ma wówczas prawo zaliczyć taki wydatek do kosztów na gruncie PDOP. Innymi słowy, każdy wydatek, który zostanie udokumentowany w sposób, umożliwiający zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 UPDOP, może być przez podatnika uznany za koszt podatkowy.

Podsumowanie

W powyższym kontekście, zdaniem Spółki, dokumentowanie wydatków za pomocą skanów faktur papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Tak długo jak udokumentowane w ten sposób wydatki spełniały będą pozostałe warunki pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów - możliwe będzie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej w tym zakresie oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Niezależnie od powyższego zaznaczyć należy, że pełna weryfikacja prawidłowości udokumentowania poszczególnych wydatków ponoszonych przez Spółkę w aspekcie możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będących poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego, w trakcie których dopuszczalne jest postępowanie dowodowe, w tym w oparciu o badanie dokumentów źródłowych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.