Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-1293/11-2/AS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-11-24
Teza: wystawianie oraz przesyłanie faktur w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23.08.2011 r. (data wpływu 25.08.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wypełnienia wymogów dotyczących wystawiania faktur w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25.08.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wypełnienia wymogów dotyczących wystawiania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług doradztwa prawnego i podatkowego. Spółka jest podatnikiem czynnym podatku od towarów i usług (dalej jako: „VAT”) i dokonuje miesięcznych rozliczeń tego podatku. Spółka dokumentuje świadczenie usług doradczych fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera.

W celu usprawnienia przepływu faktur, Wnioskodawca rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pliku PDF.

Spółka zamierza zawrzeć ze swoimi usługobiorcami porozumienia (pisemne lub w formie elektronicznej) w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w formie plików PDF, w których usługobiorcy wyrażą akceptację takiej formy wystawiania faktur przez Wnioskodawcę. W każdym porozumieniu zawarte zostaną również określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W szczególności Wnioskodawca zamierza ustalić, że wystawiane przez nią faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego adresu e-mail. Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania służącego do wysyłki poczty elektronicznej. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się z programu oraz wygaszeniu ekranu komputera.

Wnioskodawca będzie przechowywał w odpowiednio nazwanym katalogu elektronicznym wysłane wiadomości e-mail wraz z załącznikami (plikami PDF stanowiącymi faktury) przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Katalog elektroniczny zawierający e-maile z fakturami będzie podzielony na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury w formie pliku PDF wystawiane oraz przesyłane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia, w szczególności czy przedstawiony sposób fakturowania gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur oraz czy przez to faktury w formie pliku PDF stanowią faktury w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT?

Stanowisko wnioskodawcy

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury wystawiane i przesyłane przez Spółkę w formie pliku PDF w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia, bowiem przedstawiony sposób fakturowania gwarantuje autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści i w efekcie faktury w formie pliku PDF stanowią faktury w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.).

Uzasadnienie

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Zgodnie z art. 106 ust. 10 oraz ust. 11 ustawy o VAT Minister do spraw finansów publicznych może określić w drodze rozporządzenia sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych. Powyższą delegację ustawową Minister Finansów zrealizował wydając Rozporządzenie. Oznacza to, że faktury wystawiane, przechowywane i udostępniane zgodnie z przepisami Rozporządzenia stanowią faktury w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Stosownie do § 3 ust. 2 akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Ponadto, zgodnie z § 4 Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z powyższego wynika, że faktury mogą być wysyłane w formie elektronicznej po łącznym spełnieniu trzech warunków, tj.: (i) uprzedniej akceptacji przez odbiorcę faktur elektronicznej formy ich wysyłki, (ii) zapewnieniu autentyczności pochodzenia faktury oraz (iii) zapewnieniu integralności jej treści.

W odniesieniu do pierwszego z warunków należy zauważyć, że zostanie on spełniony, gdyż jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego Spółka zamierza zawrzeć ze swoimi usługobiorcami porozumienia (pisemne lub w formie elektronicznej) w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w których usługobiorcy wyrażą akceptację takiej formy wystawiania faktur przez Kancelarię

Co do kolejnych warunków, to zgodnie z § 2 ust. 1 Rozporządzenia przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”. Natomiast o integralności treści faktury mówimy z kolei w przypadku, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”. Kluczowe jest zatem wykazanie i uzyskanie pewności co do tożsamości osoby podatnika (tutaj Spółki) i wystawcy faktury oraz faktu, iż w fakturze nie zmieniono danych. W praktyce powyższe oznacza konieczność zapewnienia, że faktura elektroniczna została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że jej treść nie została zmieniona w trakcie przesyłu do odbiorcy.

Zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W Rozporządzeniu zostały zatem przedstawione wyłącznie przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Katalog sposobów, które zagwarantują spełnienie wymogów określonych w § 2 ust. 2 Rozporządzenia, pozostaje otwarty. Podatnicy mogą w konsekwencji stosować jakąkolwiek elektroniczną formę przesyłu faktur o ile forma ta zagwarantuje autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury.

Zdaniem Spółki, faktury wystawione w formie pliku PDF i przesyłane pocztą elektroniczną w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą spełniały wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura. W ocenie Kancelarii wystarczającymi dla spełnienia warunku zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści przy wystawianiu faktur w formie plików PDF jest opracowanie w formie pisemnej i wdrożenie procedur, które gwarantują przestrzeganie opisanych poniżej zasad:

*   wysyłanie faktur z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania służącego do wysyłki poczty elektronicznej;

*   oprogramowanie obsługiwane jest przez uprawnionego do tego pracownika, który może opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się z programu służącego do wysyłki poczty elektronicznej i wygaszeniu ekranu;

*   wysłanie faktur z adresu e-mail określonego w porozumieniu zawartym z usługobiorcami, w którym wyrażają oni zgodę na elektroniczną formę wysyłania faktur.

Spółka pragnie wskazać, że wystawione przez nią w formie pliku PDF faktury będą przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia. W szczególności, Spółka będzie przechowywała zapisy wiadomości e-mail wraz z załącznikami (plikami PDF stanowiącymi faktury) w katalogu elektronicznym podzielonym na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu opisanych powyżej procedur zabezpieczających przed zmianą treści faktury, a więc gwarantujących integralność treści i czytelność faktur.

Podsumowując, Wnioskodawca zamierza wdrożyć opisane powyżej procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej w formie plików PDF, tj.:

*   zawrzeć z usługobiorcami porozumienia (pisemne lub w formie elektronicznej) w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w formie plików PDF, w którym usługobiorcy wyrażą akceptacje elektronicznej formy fakturowania przez Kancelarię, a także w którym określone zostaną procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur;

*   ustalić, że wystawiane przez Spółkę faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego adresu e-mail;

*   zapewnić, że wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jaki i oprogramowania służącego do wysyłania poczty elektronicznej, zaś oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się z programu i wygaszeniu ekranu.

Zdaniem Spółki powyższe oznacza, że faktury wystawiane przez Wnioskodawcę w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu Rozporządzenia. W efekcie, należy uznać, że Spółka wystawiając faktury w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będzie spełniała obowiązek dokumentacyjny, określony w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, a faktury wystawiane przez Kancelarię będą stanowiły faktury w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Nadmienić należy, że w dniu 26.08.2011 r. ogłoszony został tekst jednolity ustawy o VAT –Dz. U z 2011 r. Nr 177, poz. 1054.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.