Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB1/415-766/08/MM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2009-02-18
Teza: Czy możliwe jest dokumentowanie w księgach rachunkowych zakupu towarów handlowych od rolników dowodami zastępczymi?
Słowa kluczowe: dane-dane osobowe; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-dowody wewnętrzne; dowód-dowód księgowy; dowód-dowód zakupu; działalność-działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; księgi-księgi rachunkowe; rolnik; rolnik-rolnik ryczałtowy; towar; towar-zakup towarów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24a; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 30 listopada 2008 r. (data wpływu 8 grudnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości ujmowania w księgach rachunkowych wydatków udokumentowanych dowodami zastępczymi - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 8 grudnia 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości ujmowania w księgach rachunkowych wydatków udokumentowanych dowodami zastępczymi.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Jako osoba fizyczna Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu m.in. produktami roślinnymi (owoce i warzywa) i od tej działalności opłaca tzw. podatek liniowy. Zdarzenia gospodarcze dla potrzeb podatku dochodowego w okresie od stycznia do sierpnia 2008 roku ewidencjonowane były w księgach rachunkowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług.

Zakupu niektórych towarów, będących przedmiotem handlu Wnioskodawca dokonuje bezpośrednio od rolników, którzy nie godzą się na udostępnienie swoich danych personalnych niezbędnych do sporządzenia faktury VAT RR. Najczęściej rolnikom nie zależy na zryczałtowanym zwrocie VAT i żądają zapłaty gotówką. Rolnik nie wyraża zgody na zawarcie transakcji bezgotówkowej oraz nie wyraża zgody na podanie danych niezbędnych do jego identyfikacji, co uniemożliwia wystawienie faktury VAT RR. Zakup owoców i warzyw bezpośrednio od rolników podyktowany jest możliwością negocjacji ceny, co w rezultacie prowadzi do uzyskania dużo niższych cen niż u producentów hurtowych, co w efekcie sprawia, że Wnioskodawca jest konkurencyjny na rynku lokalnym. Na potwierdzenie zaistnienia takiego zdarzenia gospodarczego sporządzany jest księgowy dowód zastępczy, który wystawiany jest zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości i zezwala, w przypadku braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, żeby kierownik jednostki zezwolił na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych transakcji. Wystawione przez Wnioskodawcę zastępcze dowody księgowe są niekompletne w przypadku odmowy podania przez rolnika jego danych personalnych oraz odmowy złożenia podpisu. Mimo, że dowód zastępczy ma braki, czyli nie określa osoby sprzedającej i nie zawiera podpisu osoby, od której przyjęto towar był księgowany w księgach rachunkowych, dokumentując koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy możliwe jest dokumentowanie w księgach rachunkowych zakupu towarów handlowych od rolników dowodami zastępczymi?

Zdaniem Wnioskodawcy w sytuacji zakupu towarów handlowych od rolników, gdy oni nie zgadzają się na zawarcie transakcji bezgotówkowej, bądź nie wyrażają zgody na podanie danych niezbędnych do ich identyfikacji, zdarzenia gospodarcze można udokumentować dowodem zastępczym. Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Sprzedaż produktów rolnych przez rolników ryczałtowych zwolniona jest z opodatkowania podatkiem VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Jeżeli dodatkowo nie zostanie wystawiona faktura VAT RR, to rolnik traci prawo do otrzymania zryczałtowanego zwrotu VAT, w związku z czym nie zachodzi przypadek wyłączający wystawienie dowodu zastępczego, albowiem zakup nie jest opodatkowany podatkiem VAT. W ocenie Wnioskodawcy – na podstawie ww. dowodu można księgować zakup towarów handlowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z przepisu tego wynika, że zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów podatkowych jest uwarunkowane jego celowością. Między kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy polegający na tym, iż poniesiony wydatek ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Aby wydatek mógł jednak zmniejszać podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym musi być również prawidłowo udokumentowany.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

*   zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
*   zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
*   wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Przy czym w myśl art. 20 ust 4 ww. ustawy w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Natomiast minimum wymagań stawianych wobec dokumentów księgowych zawiera art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

*   określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
*   określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
*   opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,
*   datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
*   podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
*   stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub technik dokumentowania zapisów księgowych.

Zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych winien być ewidencjonowany fakturą VAT RR, którą wystawia nabywca produktów, przekazujący zbywcy oryginał tejże faktury. Zgodnie bowiem z art. 116 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego winien wystawić w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury należy przekazać dostawcy. Faktura powyższa, jest zatem w świetle cyt. powyżej przepisów zewnętrznym dowodem własnym.

Jeżeli zatem zakupy produktów rolnych dokonywane będą od rolników ryczałtowych wówczas wnioskodawca nabywając te produkty zobowiązany będzie do wystawienia faktury VAT RR i przekazania zbywcy oryginału tejże faktury.

W konsekwencji w przypadku nieujawnienia przez zbywcę produktów rolnych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT RR, zakup tychże produktów nie może zostać udokumentowany przez ich nabywcę dowodem zastępczym.

Zauważyć bowiem należy, iż możliwość wystawienia dowodów zastępczych może wyłącznie dotyczyć zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, nie dokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Co więcej, dowody powyższe winny zostać sporządzone przez osoby dokonujące operacji, których dotyczą, a więc muszą zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż u podatników prowadzących księgi rachunkowe zakup od rolników towarów handlowych (produktów rolnych przeznaczonych do sprzedaży) może zostać ujęty w księgach rachunkowych jedynie na podstawie faktury VAT RR.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, że niniejsza interpretacja nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.