Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB3/4511-226/15-5/KJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2016-01-07
Teza: Czy przesłanie informacji IFT-1/IFT-1R w sposób opisany we wniosku stanowi wykonanie przez Spółkę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Ustawy o PIT?
Słowa kluczowe: deklaracje; poczta-poczta elektroniczna; podpis-podpis elektroniczny; płatnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 42

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 6 października 2015 r. (data wpływu 9 października 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 listopada 2015 r. (data wpływu 6 listopada 2015 r.) oraz pismem z dnia 18 grudnia 2015 r. (data wpływu 22 grudnia 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku przekazania przez płatnika podatnikowi informacji IFT-1/IFT-1R za pomocą środków komunikacji elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 października 2015 r. do Izby Skarbowej w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku przekazania przez płatnika podatnikowi informacji IFT-1/IFT-1R za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pismem z dnia 15 października 2015 r., nr IBPB-2-1/4511-467/15/KrB, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach na podstawie art. 170 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), przesłał wniosek … S.A. zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową do rozpatrzenia Dyrektorowi Izby Skarbowej w Łodzi.

W dniu 20 października 2015 r. przedmiotowy wniosek wpłynął do Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim.

Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), pismem z dnia 8 grudnia 2015 r., nr IPTPB3/4511-226/15-3/KJ (doręczonym w dniu 14 grudnia 2015 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W odpowiedzi na ww. wezwanie dnia 22 grudnia 2015 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (nadane w dniu 18 grudnia 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

…Spółka Akcyjna („Płatnik”, „Wnioskodawca”, „Spółka”), zgodnie z przepisem art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.; dalej: Ustawa o PIT), ma obowiązek sporządzać i doręczać podatnikom informacje o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania na formularzach IFT-1/IFT-1R. Do tej pory, w sytuacji, gdy wystawienie informacji IFT-1/IFT-1R było konieczne, Spółka informacje takie drukowała i wysyłała podatnikom w formie papierowej. Spółka rozważa obecnie koncepcję sporządzania formularzy IFT-1/IFT-1R w formie elektronicznej (bez wydruku), podpisanej bezpiecznym e-podpisem i wysyłanie ich podatnikom za pośrednictwem poczty elektronicznej. W zamyśle wprowadzanej zmiany chodzi o oszczędność czasu i kosztów z tym związanych. Dostarczanie bowiem deklaracji w wersji papierowej do podatników niesie ze sobą koszty natury administracyjnej, a ich przechowywanie w tej postaci stanowi problem logistyczny. Zatem, w przypadku istnienia możliwości elektronicznego przekazywania ww. informacji, kontynuowanie tradycyjnego (papierowego) doręczania informacji IFT-1/IFT-1R podatnikom stoi w sprzeczności z zasadami racjonalnego gospodarowania oraz z zasadami poszanowania środowiska naturalnego (proces wytwarzania papieru pochłania nie tylko znaczne obszary lasów, ale także duże ilości energii). W ocenie Wnioskodawcy, niewątpliwym usprawnieniem zarówno procesu dostarczania informacji podatkowych i ich archiwizacji byłoby wykorzystywanie elektronicznych systemów przesyłania i archiwizacji danych.

Mając powyższe na względzie Wnioskodawca planuje wdrożyć system umożliwiający przesyłanie informacji podatkowych IFT-1/IFT-1R za pomocą poczty elektronicznej.

W celu otrzymywania od Wnioskodawcy drogą elektroniczną ww. informacji IFT-1/IFT-1R każdy z podatników będzie zobowiązany do uprzedniego złożenia Wnioskodawcy oświadczenia, w którym wyraża zgodę na otrzymywanie informacji IFT-1/IFT-1R na wskazany adres własnej skrzynki poczty elektronicznej. Ponadto, w tym samym oświadczeniu, podatnik zobowiąże się do informowania Spółki o ewentualnych zmianach adresu poczty elektronicznej, na który chciałby otrzymywać informacje podatkowe. Oświadczenie zawierać będzie ponadto zobowiązanie podatnika do poinformowania Wnioskodawcy w przypadku, gdyby podatnik nie otrzymał w określonym terminie (tzn. do końca lutego roku następującego po danym roku podatkowym) swojej informacji IFT-1R pocztą elektroniczną. W przypadku informacji IFT-1 (wystawianej na wniosek podatnika przed zakończeniem roku podatkowego) podatnik będzie zobowiązany także do złożenia wniosku, o którym mowa w art. 42 ust. 4 Ustawy o PIT, a termin do poinformowania Spółki o nieotrzymaniu formularza w formie elektronicznej wynosił będzie 60 dni od złożenia przez podatnika takiego wniosku.

Wnioskodawca po otrzymaniu adresów poczty elektronicznej podatników w wyżej opisanym trybie, umieści je w swojej bazie adresów poczty elektronicznej. Deklaracje zostaną wysyłane drogą elektroniczną. Przesłane pliki będą mieć formę nieedytowalną w formacie pdf oraz opatrzone zostaną bezpiecznym podpisem elektronicznym. Powszechność formatu pdf oraz dostępność bezpłatnego oprogramowania umożliwiającego odczyt plików w tym formacie powodują, że podatnicy nie będą mieć kłopotów z zapoznaniem się z przesłanymi informacjami IFT-1/IFT-1R. Informacje zostaną przygotowane według obowiązujących wzorów (określonych w rozporządzeniach Ministra Finansów) i w takim kształcie przesłane podatnikom. Przesyłane informacje będą zabezpieczone przed otwarciem przez osoby nieuprawnione przy użyciu 4-cyfrowego indywidualnego hasła. Hasła zostaną przekazane podatnikom w sposób gwarantujący ich poufność.

Wysyłając informacje IFT-1/IFT-1R podatnikom, Wnioskodawca zarejestruje fakt wysłania informacji pod konkretny adres oraz datę i godzinę wysyłki. W przypadku niedostarczenia przesyłki pod wskazany adres poczty elektronicznej, Wnioskodawca otrzyma automatyczną informację zwrotną o zaistnieniu takiej sytuacji i będzie mógł podjąć działania zmierzające do skutecznego przesłania informacji (np. poprzez weryfikację adresu podanego przez podatnika). Wnioskodawca zapewni, że dane dotyczące wysłania podatnikom informacji IFT-1/IFT-1R w postaci elektronicznej będą przechowywane przez okres nie krótszy niż okres przedawnienia zobowiązań podatkowych za ten rok, za który zostały wystawione informacje wysłane w tej właśnie formie.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Ustawy o PIT, płatnicy, o których mowa w art. 41 ww. ustawy, mają obowiązek przesłać podatnikom informacje o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania na formularzach IFT-1/IFT-1R. Katalog przychodów (dochodów), które należy wykazać na formularzu IFT-1/IFT-1R jest szeroki i obejmuje: dywidendy, odsetki, należności licencyjne czy dochody z wykonywania wolnych zawodów czy też wynagrodzenia dyrektorów (żeby wymienić te najbardziej popularne). Jednocześnie, osoby, które otrzymują tego typu przychody (dochody), nie muszą być pracownikami podmiotu wypłacającego i dlatego we wniosku mowa jest o informacjach przesyłanych podatnikom a nie pracownikom Spółki. W przeszłości Spółka wystawiała informacje na formularzach IFT-1/IFT-1R w przypadku np. wypłat z tytułu powołania na Członka Zarządu.

W związku z powyższym, zamierzając odstąpić od wysyłania podatnikom informacji podatkowych w formie papierowej, Wnioskodawca złożył również wniosek dotyczący przesyłania formularzy IFT-1/IFT-1R. Spółka jest zobowiązana do wystawienia informacji IFT-1/IFT-1R za rok 2015 z tytułu wypłat związanych z powołaniem na Członka Zarządu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy przesłanie informacji IFT-1/IFT-1R w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Spółkę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, przesłanie informacji IFT-1/IFT-1R w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Wnioskodawcę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Ustawy o PIT, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Natomiast, stosownie do dyspozycji art. 42 ust. 4 Ustawy o PIT, na pisemny wniosek podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, płatnik, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, jest obowiązany do sporządzenia i przesłania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imiennej informacji, o której mowa w ust. 2 pkt 2.

Przepisy art. 3a oraz art. 3b ustawy Ordynacja podatkowa, przewidują możliwość składania do właściwych urzędów skarbowych deklaracji, o których mowa w art. 3 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa, w tym także informacji o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania na formularzach IFT-1/IFT-1R za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Deklaracje te powinny zawierać dane w ustalonym formacie elektronicznym zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach oraz jeden podpis elektroniczny (kwalifikowany). Możliwość złożenia deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność materializowania ich w formie papierowej i przesyłania do konkretnego urzędu.

Ponadto, zgodnie z art. 45ba ust. 1 Ustawy o PIT, deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 37 ust 1, art. 38 ust. 1a i 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a oraz art. 42e ust 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Przywołane wyżej regulacje nie określają jednak zasad odnoszących się do przekazania podatnikom rocznych informacji o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania na formularzach IFT-1/IFT-1R. Ogólna dyspozycja wyrażona w art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Ustawy o PIT nakazuje jedynie przesłanie informacji w terminie do ostatniego dnia lutego roku następującego po roku podatkowym, nie precyzując dodatkowych warunków, od których uzależniona byłaby prawna skuteczność „przesłania”.

Takich regulacji nie zawierają także przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych.

Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN SA, czasownik „przesyłać” oznacza „posłać, wysłać coś dokądś”. Tym samym, aby spełnić obowiązek określny w art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Ustawy o PIT, wystarczy by płatnik wysłał informację IFT-1/IFT-1R na adres podatnika w określonym terminie. Nie ma przy tym przesłanek, by twierdzić, że wysłanie może nastąpić jedynie na adres „fizyczny” rozumiany jako miejsce pobytu czy zamieszkania podatnika. Wobec powszechnej dostępności i popularności poczty elektronicznej, wydaje się, że adresem, pod który można przesłać informacje IFT-1/IFT-1R, jest również adres poczty elektronicznej.

Z tych względów należy uznać, że przesłanie podatnikom informacji IFT-1/IFT-1R przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie ich doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty (osobiście w przedsiębiorstwie płatnika, czy też poprzez operatora pocztowego), ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pomimo braku odpowiednich regulacji dotyczących wysyłania podatnikom informacji IFT-1/IFT-1R w postaci elektronicznej, zasadnym wydaje się założenie, że płatnik powinien uzgodnić przesłanie informacji w tej postaci z podatnikiem i uzyskać jego zgodę na takie przesłanie oraz adres poczty elektronicznej, na który należy przesłać informację. Ponadto, dla zapewnienia, że informacja sporządzona w postaci elektronicznej jest ekwiwalentna z postacią drukowaną i opatrzoną odręcznym podpisem, płatnik powinien zadbać o to, by informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru oraz opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym odpowiednio upoważnionej osoby.

Zgodnie bowiem z art. 6 ust. l ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2014 r., poz. 1662, z późn. zm.), bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składająca podpis elektroniczny. Zatem, opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważnioną osobę.

Jak wynika z opisu stanu przyszłego przedstawionego we wniosku, Wnioskodawca zapewni, że wymienione powyżej warunki zostaną spełnione w przypadku wysyłania przezeń podatnikom informacji IFT-1/IFT-1R w formie elektronicznej. Wobec tego, w ocenie Wnioskodawcy, przesłanie informacji IFT-1/IFT-1R w taki sposób w terminie 14 dni od złożenia wniosku przez podatnika lub do końca lutego następującego po roku podatkowym stanowić będzie wykonanie przez Wnioskodawcę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Ustawy o PIT.

Wnioskodawca zauważa, że prawidłowość Jego stanowiska została potwierdzona wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10). W wyroku tym Sąd stwierdził, że: „W ocenie Sądu w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej w tym zakresie oceny stanowiska Spółki.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.