Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-1014/10-2/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-12-13
Teza: Zakres możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej dotyczących podatku od towarów i usług.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. u. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Instytutu …, przedstawione we wniosku z dnia 8 września 2010 r. (data wpływu do: Izby Skarbowej w Poznaniu 13 września 2010 r., Biura KIP w Lesznie 16 września 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 września 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem działalności Instytutu …, będącego jednocześnie krajową strukturą międzynarodowego systemu identyfikacji i komunikacji GS1, jest prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych w dziedzinie logistyki i elektronicznej gospodarki, przystosowanie wyników prowadzonych prac do zastosowania w praktyce oraz upowszechnianie wyników tych prac. Instytut … (zwany dalej również „Instytutem”) prowadzi działalność gospodarczą na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. u. z 2007 Nr 155, poz. 1095 ze zm.), w zakresie i formach określonych w statucie tej jednostki.

Z tytułu dostawy towarów i usług Instytut wystawia na rzecz swoich kontrahentów faktury VAT, które są drukowane w siedzibie Instytutu, następnie oryginały faktur są wysyłane za pomocą przesyłek pocztowych lub kurierskich do kontrahentów.

Wnioskodawca prowadzi prace rozwojowe m. in. w dziedzinie e-gospodarki, w szczególności wdraża nowe technologie związane z wymianą danych elektronicznych miedzy przedsiębiorcami. w związku z powyższym Instytut rozważa możliwość zastosowania w przyszłości poczty elektronicznej lub innych form elektronicznego przesyłania danych w celu dostarczania faktur VAT kontrahentom. Faktura VAT byłaby wystawiana przez system księgowy (program komputerowy) Wnioskodawcy w formie elektronicznej w dwóch egzemplarzach, z czego jeden oznaczony wyrazem „ORYGINAŁ”, drugi wyrazem „KOPIA”. Następnie egzemplarz oryginału byłby w tej samej formie elektronicznej przekazywany kontrahentowi. Egzemplarz oznaczony jako „KOPIA” pozostawałby w systemie księgowym Wnioskodawcy, bez możliwości modyfikacji zapisów, z możliwością wydrukowania kopii faktury w dowolnym czasie np. na każde żądanie organów podatkowych. Jednocześnie zachowany zostanie warunek oznaczenia kopii faktury wyrazem „KOPIA”. w związku z powyższym kopia faktury byłaby przechowywana w formie elektronicznej (z możliwością jej wydrukowania w każdym czasie) lub byłaby drukowana i przechowywana w formie papierowej. w zakresie przekazywania faktur odbiorcom Instytut rozważa wykorzystanie poczty e-mail, jak również stworzenie możliwości odbioru faktury poprzez wyodrębnioną platformę elektroniczną. w ramach utworzonej platformy internetowej każdy kontrahent posiadał będzie indywidualnie wyodrębnione konto - z dostępem zabezpieczonym loginem i hasłem - na które przekazywane będą za jego uprzednią zgodą faktury VAT wystawione przez Instytut. w ramach indywidualnego konta kontrahent będzie mógł odebrać przekazaną przez Instytut fakturę VAT, następnie samodzielnie, w dowolnym czasie wydrukować ją w formie papierowej. Zarówno przekazywanie faktur VAT pocztą elektroniczną jak i za pomocą indywidualnego konta nabywcy na platformie internetowej pozwoli uniknąć czasochłonnych oraz kosztownych procesów sporządzania faktur w formie papierowej oraz ich wysyłki do kontrahentów przy wykorzystaniu firm pocztowych lub kurierskich. Ponadto przekazywanie faktur drogą elektroniczną przyspieszy wymianę dokumentów księgowych z kontrahentami oraz usprawni i ułatwi kontakty handlowe. w tej mierze nie bez znaczenia pozostaje również aspekt ekologiczny - przekazywanie faktur za pomocą środków elektronicznej komunikacji pozwoli zmniejszyć zaangażowanie takich środków jak koperty oraz dokumenty towarzyszące wysyłce (np. potwierdzenia nadania przesyłki).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktura VAT wystawiona i przekazana nabywcy w formie elektronicznej za pomocą poczty e-mail lub w ramach portalu internetowego (nie będąca jednak fakturą elektroniczną zabezpieczoną w sposób kwalifikowany), której następnie kopia wydrukowana zostanie przez Instytut, a oryginał bezpośrednio przez nabywcę, może być uznana za prawidłowo wprowadzoną do obrotu prawnego?

Zdaniem Wnioskodawcy, ustawa o podatku od towarów i usług (zwana dalej „ustawą o PTiU”) nie reguluje bezpośrednio kwestii wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur VAT. w tej mierze przepisy ustawy ograniczają się do sformułowania obowiązku dokumentowania przez podatnika czynności podlegających opodatkowaniu poprzez wystawienie faktury VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o PTiU podatnicy, o których mowa w art. 15, zobowiązani są wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Należy podkreślić, iż z treści zacytowanego powyżej przepisu nie wynika warunek, aby faktura VAT musiała zostać wystawiona w formie papierowej oraz w takiej formie przekazana nabywcy. Co więcej ustawodawca w omawianej ustawie w ogóle nie wypowiada się w zakresie formy wystawiania faktur VAT lub sposobu ich przekazywania nabywcy. Zgodnie z delegacją zawartą w art. 106 ust. 8 ustawy o PTiU szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie faktur”. Również żadne z postanowień wskazanego wyżej rozporządzenia nie zawiera wymogu, aby dla sporządzenia (wystawienia) faktury konieczne było jej wydrukowanie lub wypisanie na papierowym blankiecie. w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia zawarte jest jedynie postanowienie, iż faktura powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia), z czego oryginał faktury VAT otrzymuje nabywca. Przywołany wyżej przepis rozporządzenia nie precyzuje jednak formy w jakiej sprzedawca winien fakturę wystawić i w jakiej zobowiązany jest przekazać nabywcy oryginał faktury. w oparciu o powyższe należy stwierdzić, iż ani przepisy ustawy o PTiU ani rozporządzenia w sprawie faktur nie ustanawiają wymogu, aby faktura VAT została sporządzona poprzez jej wydrukowanie lub wypisanie na papierowym blankiecie, jak również nie została wskazana forma, w której sprzedawca zobowiązany jest przekazać oryginał faktury nabywcy. Ponadto, użyte w art. 106 ust. 1 ustawy o PTiU sformułowanie „wystawia” - zdaniem Wnioskodawcy - nie wyłącza możliwości wystawienia i przesłania faktury w formie innej niż papierowa. Ponadto należy podkreślić, iż tego samego wyrażenia używa ustawodawca w art. 106 ust. 7 ustawy o PTiU w stosunku do sporządzania faktur wewnętrznych, które nie są przekazywane innym podmiotom. Ponadto zawarta w art. 106 ust. 10 ustawy o PTiU delegacja ustawowa dotyczy sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur VAT, co jednoznacznie świadczy o tym, iż ustawodawca rozróżnia pojęcie „wystawienia” faktury (sporządzenia), od „przesłania” faktury (dostarczenia, wręczenia odbiorcy). Kwestia faktur w formie elektronicznej została uregulowana przepisami rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. u. Nr 133 poz. 1119), zwanej dalej „rozporządzeniem w sprawie faktur”. Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia faktury wystawione w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej samej formie. Ponadto w myśl § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie e-faktur, faktury przesyłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej. w oparciu o przywołane wyżej przepisy rozporządzenia w sprawie e-faktur można sformułować wniosek, iż ma ono zastosowanie wyłącznie do faktur VAT, które są wystawiane, przesyłane oraz przechowywane w formie elektronicznej.

Jednocześnie postanowienia wskazanego rozporządzenia nie będą miały zastosowania w sytuacji, gdy faktura jest wprawdzie wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej, jednak przechowywana jest następnie w formie papierowej. Takie stanowisko zostało wyrażone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 20 maja 2010 r. sygn. akt l FSK 1444/09 opubl. Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/D9F982246E. w treści uzasadnienia przywołanego orzeczenia NSA stwierdził w sposób następujący „zdecydowanie należy zatem uznać, iż wskazane rozporządzenie (w sprawie e-faktur - dod.) expressis verbis nie odnosi się do faktur, które są sporządzane i przekazywane w formie elektronicznej, a następnie drukowane i przechowywane w formie papierowej”. w konsekwencji NSA wskazał, iż prawodawca krajowy uregulował kwestie wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich w tej samej formie tyle, że nie uczynił tego wprost, z drugiej zaś strony skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelniania, to a contrario w przypadku faktur elektronicznych nieprzechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje, w przeciwnym razie byłby wprost wyrażony. Ponadto zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego posługiwanie się przez podatników fakturami VAT przekazywanymi w formie elektronicznej i następnie drukowanymi bezpośrednio przez odbiorcę, nie zmniejsza bezpieczeństwa obrotu prawnego, w porównaniu z fakturami przesłanymi w tradycyjnej formie papierowej. Podsumowując, należy stwierdzić, iż w oparciu o przepisy ustawy o PTiU oraz omawianych wyżej aktów wykonawczych dla wystawienia faktury nie jest konieczne jej wydrukowanie lub wypisanie przez sprzedawcę na papierowym blankiecie. Faktura VAT może zostać sporządzona w systemie księgowym (programie komputerowym) sprzedawcy, przekazana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana bezpośrednio przez nabywcę. Jednocześnie faktura VAT sporządzona w powyższy sposób nie musi spełniać warunków określonych w rozporządzeniu o e-fakturach. Ponadto zgodnie z poglądem wyrażonym przez NSA w przywołanym wyżej wyroku, z art. 223 i art. 234 Dyrektywy 20061112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, wyprowadzić można ogólny wniosek, iż państwa członkowskie nie mogą ograniczać możliwości sporządzania i przesyłania faktur w formie elektronicznej tylko do sytuacji, gdy również przechowywanie faktur następuje w formie elektronicznej.

W związku z powyższym, mając na uwadze wszystkie przedstawione wyżej argumenty, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż planowany sposób wystawiania faktur w formie elektronicznej, przekazywania ich nabywcom za pomocą poczty elektronicznej lub na indywidualne konto nabywcy w ramach utworzonego portalu internetowego, a następie drukowanie otrzymanych faktur VAT bezpośrednio przez nabywców jest prawnie dopuszczalne. Faktury wprowadzone do obrotu prawnego w powyższy sposób będą stanowiły dla odbiorców podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego na otrzymanych fakturach VAT, a wystawca faktur VAT nie będzie ponosił odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie karnym skarbowym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania,
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Wskazać należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

I tak, na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 108 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej (papierowej) w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Natomiast, regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. u. Nr 133, poz. 1119) – wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Podkreślić należy, iż stosownie do § 3 ust. 1 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Faktury – na mocy § 4 cyt. rozporządzenia – mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. u. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Tut. Organ zwraca uwagę, iż w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. u. UE l Nr 347 str. 1 ze zm.), zwaną dalej Dyrektywą, została jasno określona forma w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowa, czy też elektroniczna).

I tak, zgodnie z art. 218 Dyrektywy, do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (tj. w rozdziale 3 „Fakturowanie”).

W myśl art. 232 Dyrektywy, w brzmieniu obowiązującym do dnia 10 sierpnia 2010 r., faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Natomiast, stosownie do art. 233 ust. 1 Dyrektywy, w brzmieniu obowiązującym do dnia 10 sierpnia 2010 r., państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

1.  za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych;
2.  za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie (akapit drugi ww. przepisu).

Z powyższych regulacji wynika, że inne metody przesyłania i udostępniania drogą elektroniczną faktur wymagają bezwzględnej akceptacji państwa członkowskiego, a akceptacja ta winna być wyrażona wprost w przepisach krajowych, a nie dorozumiana.

W odniesieniu do ww. obu rodzajów faktur Dyrektywa określa w sposób niebudzący wątpliwości, że faktura wystawiona w formie papierowej winna zostać przesłana w tej samej formie, tj. w formie papierowej. w odniesieniu do faktury wystawionej w formie papierowej Dyrektywa nie przewiduje takiej możliwości aby była ona udostępniana w innej formie niż papierowa, podczas gdy faktura wystawiona elektronicznie (zdematerializowana) może zostać nie tylko przesłana elektronicznie lecz również udostępniona drogą elektroniczną, pod warunkiem jednakże uprzedniej akceptacji odbiorcy oraz pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia tych faktur i integralność ich treści zostanie zagwarantowana w sposób określony w art. 233 ust. 1 Dyrektywy.

Wprawdzie art. 233 ust. 1 akapit drugi Dyrektywy przewiduje możliwość przesyłania, a także udostępniania faktur drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod niż wskazane w tym artykule, jednakże pozostawia tę kwestię uznaniu państw członkowskich.

Należy nadmienić, że dopiero znowelizowane przepisy art. 232, art. 233 i art. 247 ust. 2 Dyrektywy, obowiązujące od dnia 11 sierpnia 2010 r. liberalizują kwestię wystawiania faktur i ich przechowywania.

I tak, zgodnie z obecnym brzmieniem art. 232 Dyrektywy, stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy.

Natomiast art. 233 Dyrektywy stanowi obecnie, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

„Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

„Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:

1.  zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;
2.  elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Z porównania obecnego brzmienia przepisów z obowiązującymi do dnia 10 sierpnia 2010 r. wyraźnie wynika, iż dopiero przepisy obowiązujące od dnia 11 sierpnia 2010 r. uznają za fakturę każdy dokument wystawiony i przesłany drogą elektroniczną, któremu zapewniono autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przy czym to podatnik, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, dokonuje ww. zapewnienia. Natomiast technologie oparte na zaawansowanym podpisie elektronicznym i elektronicznej wymianie danych (EDI) stanowią jedynie przykład możliwego ww. zapewnienia. Na zasadzie a contrario należy stwierdzić, że przed 11 sierpnia 2010 r. za faktury wystawiane w formie elektronicznej należy uznać jedynie takie dokumenty, których autentyczność będzie zapewniona za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI), chyba że przepisy danego kraju pozwalają na zastosowanie innych metod.

Zatem, z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż w obecnie obowiązującym polskim porządku prawnym faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej – czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi – bądź w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur.

Dodatkowo należy wskazać, że państwa członkowskie zostały zobowiązane do przyjęcia i publikacji, nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 r., przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do wykonania ww. nowelizacji dyrektywy. Państwa członkowskie stosują te przepisy od dnia 1 stycznia 2013 r. - art. 2 ust. 1 Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE l Nr 189 str. 1). Tym samym do dnia 31 grudnia 2012 r. państwa członkowskie za faktury wystawione w formie elektronicznej uznają jedynie takie, które są zabezpieczone ww. metodami chyba, że przepisy danego kraju dopuszczą inną możliwość.

Z opisu sprawy wynika, iż przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych w dziedzinie logistyki i elektronicznej gospodarki, przystosowanie wyników prowadzonych prac do zastosowania w praktyce oraz upowszechnianie wyników tych prac. Zainteresowany z tytułu dostawy towarów i usług wystawia na rzecz swoich kontrahentów faktury VAT, które są drukowane w siedzibie Instytutu, następnie oryginały faktur są wysyłane za pomocą przesyłek pocztowych lub kurierskich do kontrahentów.

Zainteresowany rozważa możliwość zastosowania w przyszłości poczty elektronicznej lub innych form elektronicznego przesyłania danych w celu dostarczania faktur VAT kontrahentom. Faktura VAT byłaby wystawiana przez system księgowy (program komputerowy) Wnioskodawcy w formie elektronicznej w dwóch egzemplarzach, z czego jeden oznaczony wyrazem „ORYGINAŁ”, drugi wyrazem „KOPIA”. Następnie egzemplarz oryginału byłby w tej samej formie elektronicznej przekazywany kontrahentowi. Egzemplarz oznaczony jako „KOPIA” pozostawałby w systemie księgowym Wnioskodawcy, bez możliwości modyfikacji zapisów, z możliwością wydrukowania kopii faktury w dowolnym czasie np. na każde żądanie organów podatkowych. Jednocześnie zachowany zostanie warunek oznaczenia kopii faktury wyrazem „KOPIA”. w zakresie przekazywania faktur odbiorcom Wnioskodawca rozważa wykorzystanie poczty e-mail, jak również stworzenie możliwości odbioru faktury poprzez wyodrębnioną platformę elektroniczną. w ramach utworzonej platformy internetowej każdy kontrahent posiadał będzie indywidualnie wyodrębnione konto - z dostępem zabezpieczonym loginem i hasłem - na które przekazywane będą za jego uprzednią zgodą faktury VAT wystawione przez Instytut. w ramach indywidualnego konta kontrahent będzie mógł odebrać przekazaną przez Zainteresowanego fakturę VAT, następnie samodzielnie, w dowolnym czasie wydrukować ją w formy papierowej. Zarówno przekazywanie faktur VAT pocztą elektroniczną jak i za pomocą indywidualnego konta nabywcy na platformie internetowej pozwoli uniknąć czasochłonnych oraz kosztownych procesów sporządzania faktur w formie papierowej oraz ich wysyłki do kontrahentów przy wykorzystaniu firm pocztowych lub kurierskich. Ponadto przekazywanie faktur drogą elektroniczną przyspieszy wymianę dokumentów księgowych z kontrahentami oraz usprawni i ułatwi kontakty handlowe. w tej mierze nie bez znaczenia pozostaje również aspekt ekologiczny - przekazywanie faktur za pomocą środków elektronicznej komunikacji pozwoli zmniejszyć zaangażowanie takich środków jak koperty oraz dokumenty towarzyszące wysyłce (np. potwierdzenia nadania przesyłki).

Biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania i przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, to w obecnym stanie prawnym nie jest możliwe wystawianie i przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

W przedmiotowej sprawie obowiązkiem podatnika jest stosowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przypadku art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r., nakazującego wystawienie faktury dla odbiorcy towaru lub usługi na materiałach piśmiennych i w takiej postaci doręczenia jej temuż odbiorcy. z punktu widzenia gospodarczego, forma powiadomienia kontrahenta o długu jest dowolna i zależy od umowy stron. Natomiast dla celów podatkowych, bez względu na to czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę. z całą pewnością więc, o ile kontrahent – dostawca towaru lub usługi – pragnie odstąpić od ustawowego wymogu określonego w art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 ww. rozporządzenia i korzystać przy przekazie faktur z systemów komputerowych, jest zobligowany uczynić to w trybie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur oraz ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

Biorąc pod uwagę opis sprawy stwierdzić należy, iż w świetle obecnych uregulowań prawnych, nie jest możliwe wystawienie faktury VAT w formie elektronicznej (która nie jest fakturą elektroniczną zabezpieczoną podpisem elektronicznym) i przesłanie jej odbiorcy za pomocą poczty e-mail lub w ramach portalu internetowego, gdyż nie spełnia ona warunków zawartych w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. Wystawienie w ww. sposób faktury VAT jest również niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Faktury takie nie zostaną wprowadzone do obrotu prawnego (brak skutecznego doręczenia).

Oczywiście istnieje możliwość przesyłania faktur w formie opisanej przez Wnioskodawcę (za pośrednictwem poczty elektronicznej – po ich wydrukowaniu), jednakże na gruncie przepisów prawa podatkowego faktury te nie rodzą żadnych skutków prawnych. w takim przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie z wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy.

Ponadto informuje się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawienia i przesyłania faktury VAT drogą elektroniczną. Kwestia dotycząca podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej została rozstrzygnięta w interpretacji indywidualnej z dnia 13 grudnia 2010 r. nr ILPP1/443-1014/10-3/AK. Natomiast, kwestia dotycząca prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przez nabywcę faktury oraz podlegania Wnioskodawcy odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie karnym skarbowym została rozstrzygnięta w postanowieniu z dnia 13 grudnia 2010 r. nr ILPP1/443-1014/10-4/AK.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.