Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IP-PB3-423-3/08-2/JG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2008-01-18
Teza: Czy koszty wyjazdów służbowych pracowników do centrali Firmy, które zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy o pdop są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są wymienione w negatywnym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodu wg art. 16 ust.1, mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych spółki i nie warunkuje tego posiadanie pisemnej umowy ze spółką nadrzędną (h.O) o ponoszeniu takich kosztów?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; pracownik; umowa; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 1 października 2007 r. (data wpływu 19 października 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 października 2007 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników.

**W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:**

Biuro rachunkowe prowadzące obsługę rachunkową Spółki nie uznaje niżej wymienionych czynności za koszt uzyskania przychodu Spółki: kosztów podróży służbowej pracowników do siedziby firmy macierzystej.

Spółka jest częścią międzynarodowej grupy X, której główne biuro (tzw. H.o) jest zlokalizowane w Hiszpanii. W związku z powyższym pracownicy polskiej Spółki X niejednokrotnie muszą odbywać podróż służbową do spółki macierzystej. Celem tych wyjazdów są uzgodnienia w zakresie polityki biznesowej, finansowej czy marketingowej, opracowywanie planów na najbliższe okresy, czy też podsumowanie działań i strategii ostatniego np. kwartału czy innego okresu rozliczeniowego. Taki wyjazd służbowy pracownika za granicę następuje na wniosek (zlecenie) kierownika danej komórki organizacyjnej w firmie i jest zaakceptowany przez pracodawcę (kierownictwo firmy) lub bezpośrednio na wniosek pracodawcy. Każdorazowo taki wyjazd jest potwierdzany dokumentem w postaci delegacji służbowej z załączonymi rachunkami za np. hotel, taxi (przejazd z lotniska do hotelu czy z hotelu do siedziby spółki), diety oraz pozostałe wydatki poniesione w związku z odbytą podróżą. Rozliczenie podróży służbowej następuje zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Z 2002 r. Nr 236 poz. 1991 ze zm). W przypadku wszystkich wyjazdów służbowych istnieje związek przyczynowo-skutkowy z przychodami Spółki.

**W związku z powyższym zadano następujące pytanie:**

Czy koszty wyjazdów służbowych pracowników do centrali Firmy, które zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy o pdop są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są wymienione w negatywnym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodu wg art. 16 ust.1, mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych spółki i nie warunkuje tego posiadanie pisemnej umowy ze spółką nadrzędną (h.O) o ponoszeniu takich kosztów?

Zdaniem Wnioskodawcy w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych brak umowy korporacyjnej z firmą nadrzędną w strukturach korporacji nie dyskwalifikuje wydatku na podróż pracowników w celach wyżej opisanych jako kosztu nie stanowiącego kosztu uzyskania przychodu. Przepis art. 16 ust.1 ustawy o pdop nie zawiera ograniczeń w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżą służbową (przypadek wyłączenia zawarty w art. 16 ust. 1 dotyczący ograniczenia w wysokości wydatków z tytułu używania do celów odbycia podróży służbowej samochodu nie będącego własnością pracodawcy nie dotyczy sytuacji spółki). Wydatki związane z podróżą służbową stanowią koszt uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o pdop. Na spółce ciąży obowiązek wykazania, że podróż służbowa miała związek z prowadzoną działalnością, a koszty były ponoszone w celu uzyskania przychodu. Mogą o tym świadczyć np. uzgadniane plany działania, podsumowania wyników, prognozy, budżety, prowadzona korespondencja lub rozmowy telefoniczne ze spółką z Hiszpanii. Reasumując jeśli z dokumentacji Spółki, o której mowa powyżej wynika, że koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu pisemna umowa na ponoszenie takich kosztów ze spółką nadrzędną nie jest niezbędna.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.**

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust.1. Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty. Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku, gdy układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa o pracę nie określa warunków wypłacania należności z tytułu podroży służbowej pracowników należy stosować postanowienia rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Pracownikowi oddelegowanemu służbowo za granicę, na podstawie § 2 ww. rozporządzenia, przysługują: diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W podróżach zagranicznych istota diety sprowadza się do pokrycia kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, jakie pracownik może ponieść w związku z odbywana podróżą. Jest to zatem odmienna regulacja w odniesieniu do diety z tytułu podróży krajowej, której celem jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Dieta ma charakter ryczałtu, którego wypłata uzależniona jest od dwóch czynników:

*   państwa, którego dotyczy odbywana podróż służbowa, gdyż stawki diet za dobę podróży służbowej są zróżnicowane, a ich wysokość zależy od państwa, do którego odbywana jest podróż służbowa,
*   czasu trwania podróży służbowej tzn

1.  za każda dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2.  za niepełną dobę:

*   do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
*   ponad 8 godzin do 12 godzin przysługuje ½ diety,
*   ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości

Ponadto dla ustalenia należnej diety ważne jest, że zgodnie z § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia, przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej.

Odnosząc się do kwestii poruszonej w drugiej części pytania dotyczącej warunku posiadania pisemnej umowy ze spółka nadrzędną o ponoszeniu takich kosztów, należy stwierdzić, iż przepisy podatkowe nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków uznawanych za koszt uzyskania przychodu. Stosownie do przepisu art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Przepisy art. 20 i art. 21 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych i zawierające co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę sporządzenia operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą- także datę sporządzenia dowodu
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisy osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Należy bowiem podkreślić, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wskazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę na art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), który stanowi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodem w podstępowaniu podatkowym mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej (art. 181 ustawy Ordynacja podatkowa).

Organ wydający interpretację, nie jest zobowiązany ani uprawniony do prowadzenia postępowania dowodowego. Na podstawie opisu stanu faktycznego przedstawionego przez podatnika, organ może jedynie dokonać interpretacji odpowiednich przepisów prawa podatkowego. Skoro, więc Wnioskodawca w złożonym wniosku stwierdza, że wydatki z tytułu wyjazdów pracowników do Centrali w Hiszpanii stanowią podróż służbową i są związane z przychodem z jego działalności (a nie z działalnością Centrali) to należy uznać, że wydatki takie spełniają przesłanki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.