Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-3.4011.925.2023.3.JŚ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-03-13
Teza: Obowiązki płatnika w związku z otrzymywaniem przez pracowników diet i innych należności z tytułu odbywania podróży służbowej.
Słowa kluczowe: obowiązek-obowiązek płatnika; podróż; płatnik
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku dochodowego.-Diety i inne należności za czas podróży.-Pracownika
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. a

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

22 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą diet i zwrotu kosztów noclegu pracownikowi będącemu w podróży służbowej. Uzupełnili go Państwo pismem, które wpłynęło 29 grudnia 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

Wnioskodawca jest spółką prawa handlowego z siedzibą w Polsce i jako polski rezydent podatkowy podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę i jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą związaną z oprogramowaniem, m.in. w zakresie integracji systemów pomiarowych i testujących.

Spółka jest częścią grupy kapitałowej (dalej jako: Grupa), w skład której wchodzą również podmioty zagraniczne, m.in. z \`(...)\`.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka świadczy usługi bezpośrednio na rzecz swoich klientów - podmiotów trzecich w Polsce, a także niekiedy na rzecz innych spółek z Grupy. W celu realizacji usług na rzecz innych spółek z Grupy, Spółka kieruje swoich pracowników do wykonywania pracy w Polsce oraz za granicą. Wśród czynności wykonywanych przez pracowników Spółki wyjeżdżających za granicę można wymienić w szczególności:

1) cele szkoleniowe - transfer wiedzy:

2) związane głównie z wiedzą z zakresu inżynierii wizyjnej, która jest bardzo zaawansowana w krajach, w których znajdują się inne spółki z Grupy,

3) projekty - konkretne szkolenia przygotowujące do przeniesienia całego procesu do Polski i dobrego przygotowania zespołu w Polsce,

4) spotkania z klientami w siedzibie zagranicznych spółek z Grupy,

5) montaż maszyn w zakładach zagranicznych, przykładowo:

\- wsparcie lokalnego zespołu zagranicznej spółki z Grupy dodatkowymi mocami przerobowymi w celu przyspieszenia procesu,

\- zbudowanie prototypowej maszyny w innym zakładzie spółki z Grupy w celu zdobycia wiedzy na temat jej budowy, aby możliwe było konstruowanie replik w Polsce.

Jak wynika z powyższego, pracownicy Spółki wykonują podczas podróży zagranicznych w głównej mierze czynności związane z prowadzeniem rozmów biznesowych oraz montażem maszyn. Jednym z istotnych celów Wnioskodawcy pozostaje również czerpanie wiedzy branżowej, toteż Jego pracownicy uczestniczą podczas tych podróży w szkoleniach, czynnościach związanych z zaawansowanymi zagadnieniami inżynierii oraz w budowie prototypów maszyn. Opisane działania mają na celu podniesienie kwalifikacji polskich pracowników oraz wdrożeniu zdobytej wiedzy do działalności Wnioskodawcy.

Podróże pracowników Spółki w celu świadczenia usług na rzecz innych spółek z Grupy są podyktowane bieżącymi wymaganiami i potrzebami biznesowymi Grupy. Zapotrzebowanie na pracowników Spółki jest wyrażane przez inne spółki z Grupy w drodze korespondencji elektronicznej, przy czym w Grupie nie funkcjonuje obecnie wewnętrzna procedura regulująca kwestie podróży pracowników do świadczenia usług na rzecz innych spółek z Grupy. Pracownicy Spółki wykonujący pracę za granicą podczas podróży, są przypisani do konkretnego projektu zagranicznej spółki z Grupy. Spółka zagraniczna ponosi ryzyko ekonomiczne związane z projektem i zaangażowanymi środkami finansowymi.

Spółka jest rzeczywistym beneficjentem pracy swoich pracowników za granicą, ponieważ wykonują oni pracę za granicą wyłącznie w ramach konkretnego projektu, który jest realizowany za wynagrodzeniem przez Spółkę na rzecz danej spółki zagranicznej z Grupy.

Przed rozpoczęciem podróży zagranicznej, pracownicy Spółki każdorazowo zawierają porozumienie zmieniające dotychczasową umowę o pracę, w której jako miejsce wykonywania pracy wskazana zostaje siedziba zagranicznej Spółki. Wynagrodzenie pracowników za czas wykonywania pracy za granicą jest wypłacane wyłącznie przez Spółkę, która pozostaje formalnym pracodawcą dla tych osób. Pracownicy nie zawierają żadnych umów z zagranicznymi spółkami z Grupy i nie otrzymują od nich wynagrodzenia ani żadnych innych świadczeń. Jedyną umową, na podstawie której pracownicy Spółki świadczą pracę podczas pobytu za granicą jest zmieniona umowa o pracę, zawarta z polską Spółką.

Po zakończeniu pracy za granicą w ramach danego projektu, pracownicy Spółki wracają do Polski i kontynuują wykonywanie obowiązków na rzecz Spółki w Polsce.

Zagraniczne podróże pracowników Spółki trwają zwykle od kilku dni do miesiąca. W ujęciu rocznym, okres przebywania pracowników Spółki za granicą nie przekracza 183 dni.

Podróże zagraniczne pracowników są w obecnym modelu traktowane przez Spółkę jako oddelegowania, a wynagrodzenie za czas pracy pracowników za granicą, jest opodatkowane w kraju goszczącym. W Spółce obowiązuje również wewnętrzna procedura oddelegowań …, która reguluje zasady odbywania przez jej pracowników podróży zagranicznych w celu wykonywania pracy w zagranicznych spółkach z Grupy.

Z przyczyn biznesowych oraz po dokonaniu analizy charakteru planowanych podróży zagranicznych przez pracowników, Spółka rozważa obecnie zmianę modelu wysyłania pracowników za granicę w formie oddelegowań i zastąpienie ich podróżami służbowymi, w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa pracy.

Spółka nie będzie zawierać z pracownikami mającymi odbyć podróż zagraniczną, porozumień zmieniających miejsce świadczenie pracy wskazane w umowie o pracę. Nie będą miały do nich również zastosowanie postanowienia obowiązującej w Spółce procedury oddelegowań - \`(...)\` Spółka opracuje wewnętrzną politykę podróży służbowych, która będzie regulowała zasady odbywania podróży służbowych przez pracowników, rozliczania kosztów tych podróży oraz ich dokumentowania. Dodatkowo, kwestie rozliczeń za usługi Spółki realizowane na rzecz innych spółek z Grupy, zostaną uregulowane w umowie o świadczenie usług pomiędzy spółkami. Na gruncie zawartej umowy, z tytułu usług realizowanych przez Spółkę, będzie ona otrzymywać wynagrodzenie ustalane na podstawie rzeczywistej, rynkowej wartości za daną usługę kompleksową.

Dodatkowo, Spółka będzie wydawać pracownikom, którzy mają odbyć zagraniczną podróż służbową, polecenia wyjazdu służbowego, tj. dokumenty potwierdzające jej odbycie. Na podstawie tego polecenia wyjazdu służbowego, wraz z załączonymi dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów, Spółka będzie dokonywać rozliczenia kosztów podróży służbowej.

Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego będzie mieć miejsce najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie podróży służbowej.

W trakcie zagranicznych podróży służbowych Spółka będzie sprawowała nadzór i kierownictwo nad swoimi pracownikami oraz wydawała im wiążące polecenia służbowe. Spółka zapewni również swoim pracownikom sprzęt niezbędny do wykonywania pracy za granicą.

**Pytanie**

Czy opisana zmiana modelu odbywania przez pracowników Spółki podróży zagranicznych, będzie skutkować możliwością zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych przyznawanych pracownikom przez Spółkę diet i innych należności za czas podróży służbowych pracowników do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, zgodnie z treścią art. 21 ust. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2647 ze zm.; dalej „ustawa o PIT”)?

**Państwa stanowisko w sprawie**

W ocenie Wnioskodawcy, po dokonaniu opisanej zmiany modelu odbywania przez pracowników podróży zagranicznych, przyznawane pracownikom przez Spółkę diety i inne należności za czas podróży służbowych pracowników do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, zgodnie z treścią art. 21 ust. 16 ustawy o PIT.

Uzasadnienie

Pojęcie podróży służbowej nie zostało uregulowane przez przepisy prawa podatkowego, dlatego korzystając z wykładni systemowej należy sięgnąć do definicji uregulowanej przez Kodeks pracy, tj. art. 77 5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465; dalej jako: Kodeks pracy lub k.p.), w związku z którym pojęcie podróży służbowej należy wiązać z sytuacją, w której pracodawca wydaje pracownikowi polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałym miejscem pracy.

Oznacza to, że aby zagraniczna podróż stanowiła podróż służbową, muszą zostać spełnione cztery warunki:

1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

2) pracownik musi wykonywać zadanie służbowe podczas tej podróży,

3) zadanie służbowe musi być wykonywane na rzecz pracodawcy w związku z wydanym poleceniem wyjazdu służbowego,

4) zadanie służbowe powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Istotne z punktu widzenia definicji podróży służbowej jest to, że nie ma ona charakteru stałego, tj. nie jest czynnością o charakterze stałym, lecz ma charakter tymczasowy. Dodatkową cechą jest to, że pracodawca, wysyłając pracownika w podróż służbową, nie zmienia jego stałego miejsca wykonywania pracy, choć sama podróż powoduje czasowe wykonywanie pracy poza miejscem pracy określonym w umowie.

Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Białymstoku: „podróż służbową wyróżnia sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania, a przy tym istotne jest to, że pracownik ma wykonać czynności pracownicze wyznaczone do zrealizowania w poleceniu pracodawcy, które nie powinny należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych.”

Podróż służbowa powinna odbywać się na podstawie bezpośredniego polecenia wyjazdu służbowego pracodawcy. Pracownicy, którzy otrzymali polecenie wyjazdu służbowego są zobowiązani do odbycia podróży służbowej - dodatkowe porozumienie między pracownikiem, a pracodawcą w tym zakresie nie jest wymagane, gdyż wystarczy do tego polecenie wyjazdu służbowego, będące jednostronną decyzją pracodawcy. W orzecznictwie wskazuje się, że w treści takiego dokumentu niezbędne jest określenie zadania, jakie ma wykonać delegowany pracownik poza miejscowością, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy, miejscowość docelowa, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, liczba godzin i dni przebywania w podróży, stawka i wartość przysługujących diet.

Ponieważ podróż służbowa polega na wykonywaniu zadania służbowego na polecenie pracodawcy, co do zasady pracodawca powinien być ostatecznym beneficjentem pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie podróży służbowej, tj. czerpać zyski z pracy wykonywanej przez pracownika za granicą. W praktyce, powinien więc otrzymywać wynagrodzenie za wykonaną usługę, którego wysokość nie jest uzależniona wyłącznie od kosztów podróży służbowej pracownika za granicę i wypłaconego pracownikowi w zamian wynagrodzenia. Pracodawca powinien również ponosić koszty związane z podróżą służbową, którą pracownik odbywa w jego interesie.

Ponadto, w trakcie podróży służbowej pracownik powinien być nadzorowany przez przedstawicieli pracodawcy i otrzymywać od niego bezpośrednio polecenia. Praca wykonywana przez pracownika podczas podróży służbowej powinna być wykonywana na rzecz pracodawcy, a tym samym pracownicy nie powinni być podporządkowani podmiotowi, na rzecz którego wykonywana jest usługa.

Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi wysłanemu w podróż służbową powinno być wypłacane wyłącznie przez pracodawcę. Nie powinno również dochodzić do sytuacji, w której koszty ponoszone są przez podmioty, na rzecz których wykonywana jest usługa. Ponadto nie powinno dochodzić do sytuacji, w której zagraniczny podmiot przyznaje pracownikowi jakiekolwiek dodatkowe świadczenia w związku z realizacją usługi.

Długość podróży służbowej nie została określona w polskich przepisach. Jak wskazał Sąd Najwyższy , przepisy wprawdzie w żaden sposób nie określają dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej, jedynie można z nich wywieść ogólny wniosek, że ma ona trwać tyle, ile wymaga tego jej cel (zadanie). Obecna praktyka nie jest w tym zakresie spójna i wskazuje, że podróż służbowa dłuższa niż 3-6 miesięcy może zostać przekwalifikowana i w efekcie uznana za oddelegowanie (z uwagi na utratę czasowego charakteru podróży).

W modelu podróży służbowej pracownikom przysługują dodatkowe świadczenia w postaci diet i uzasadnionego zwrotu wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową. Najczęstszymi wydatkami są koszty podróży, zakwaterowania i inne uzasadnione koszty związane z pracą za granicą.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom co najmniej następujących świadczeń w związku z podróżą służbową:

1) diet,

2) zwrotu kosztów podróży, dojazdów lokalnym transportem publicznym, kosztów zakwaterowania,

3) zwrotu innych niezbędnych udokumentowanych wydatków (określonych lub uznanych przez pracodawcę stosownie do uzasadnionych potrzeb).

Jak wskazał Sąd Najwyższy , pojęcie zwrotu kosztów podróży obejmuje: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Stąd użyte przez ustawodawcę w art. 775 § 3 k.p. sformułowanie „na pokrycie kosztów podróży” ma szeroki kontekst i obejmuje wszelkie koszty (należności), których rekompensaty może oczekiwać pracownik.

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT „wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c”.

Ustawodawca wprost wyłączył zatem z podatku dochodowego od osób fizycznych pewne kategorie wydatków pracodawcy, które pozostają w bezpośrednim związku z podróżą służbową odbywaną przez pracowników. Tym samym, diety i zwroty wydatków związanych z podróżą w kwocie do limitów wyrażonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), są wyłączone spod opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem, że pracownicy otrzymują je w związku z odbywaną podróżą służbową.

Wskazać należy również w tym miejscu, że w orzecznictwie nie budzi wątpliwości, że diety i inne świadczenia przysługujące z tytułu podróży służbowej nie stanowią wynagrodzenia za pracę. Tym samym, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w odrębnych przepisach, na zasadach przewidzianych dla wynagrodzenia za pracę.

Mając na uwadze, że Spółka zamierza dokonać zmiany dotychczasowego modelu odbywania przez pracowników podróży zagranicznych w ten sposób, że:

1\. Spółka zawrze umowę o świadczenie usług z zagranicznymi spółkami z Grupy, na podstawie której będzie wykonywać na ich rzecz usługi, realizowane przez Jej pracowników podczas podróży zagranicznych, za które będzie otrzymywać wynagrodzenie ustalane na podstawie rzeczywistej, rynkowej wartości za daną usługę kompleksową;

2\. Spółka nie będzie zawierać z pracownikami mającymi odbyć podróż zagraniczną, porozumień zmieniających miejsce świadczenie pracy wskazane w umowie o pracę, nie będą miały do nich również zastosowanie postanowienia obowiązującej w Spółce procedury oddelegowań … oraz Spółka opracuje wewnętrzną politykę podróży służbowych, która będzie regulowała zasady odbywania podróży służbowych przez pracowników, rozliczania kosztów tych podróży oraz ich dokumentowania;

3\. Spółka będzie wydawać pracownikom, którzy mają odbyć zagraniczną podróż służbową, polecenia wyjazdu służbowego, tj. dokumenty potwierdzające jej odbycie, na podstawie którego wraz z załączonymi dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów, będzie dokonywać rozliczenia kosztów podróży służbowej;

4\. Spółka będzie sprawowała nadzór i kierownictwo nad swoimi pracownikami w trakcie zagranicznych podróży służbowych oraz wydawała im wiążące polecenia służbowe oraz zapewni również swoim pracownikom sprzęt niezbędny do wykonywania pracy za granicą;

5\. podróże zagraniczne pracowników będą miały incydentalny charakter, a ich długość będzie trwała maksymalnie ok. miesiąca

\- należy uznać, iż zagraniczne podróże pracowników będą w istocie stanowiły podróże służbowe na gruncie obowiązujących przepisów w Polsce.

Tym samym, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez Ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju - będą wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Podsumowując, biorąc pod uwagę argumenty przytoczone powyżej, w ocenie Wnioskodawcy, po dokonaniu opisanej zmiany modelu odbywania przez pracowników podróży zagranicznych, przyznawane pracownikom przez Spółkę diety i inne należności za czas podróży służbowych pracowników do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, zgodnie z treścią art. 21 ust. 16 ustawy o PIT.

Mając na uwadze przytoczone fakty i argumenty, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie stanowiska przedstawionego w niniejszym wniosku.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Zgodnie natomiast z art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13;

Zwolnienie, przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Na podstawie § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia,

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Stosownie do treści § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia,

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia,

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

Należy wskazać, że otrzymane przez pracowników należności z tytułu podróży służbowej mogą zostać objęte zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

W opisie zdarzenia przyszłego wskazali Państwo, że będziecie wydawać pracownikom, którzy mają odbyć zagraniczną podróż służbową, polecenia wyjazdu służbowego, tj. dokumenty potwierdzające jej odbycie. Na podstawie tego polecenia wyjazdu służbowego, wraz z załączonymi dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów, będziecie Państwo dokonywać rozliczenia kosztów podróży służbowej. W trakcie zagranicznych podróży służbowych będziecie Państwo sprawować nadzór i kierownictwo nad swoimi pracownikami oraz wydawała im wiążące polecenia służbowe. Zapewnicie Państwo również swoim pracownikom sprzęt niezbędny do wykonywania pracy za granicą.

Mając na względzie powołane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że przyznawane pracownikom przez Państwa diety i inne należności za czas podróży służbowych pracowników do wysokości nieprzekraczającej kwot wynikających z ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej stanowią dla nich przychód, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tej ustawy.

Wobec powyższego, nie będą mieli Państwo obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu powołanego przez Państwa wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku należy wskazać, że został on wydany w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do Państwa sprawy, ani do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Ponadto, procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretacje opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej ma na celu wyjaśnienie wątpliwości co do sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego materialnego do określonego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Przedmiotem interpretacji wydanej na podstawie art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.) jest sam przepis prawa. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Organ nie prowadzi postępowania dowodowego, ograniczając się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyraża swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez wnioskodawcę. Jeżeli zatem, przedstawiony we wniosku stan faktyczny/zdarzenie przyszłe będzie się różnił/różniło się od występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Państwa chroniła w zakresie rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).