Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB1/415-773/13-5/KSU
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2014-03-28
Teza: Czy wydatek udokumentowany dowodem wewnętrznym Wnioskodawca prawidłowo zalicza jako koszt uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-dowody wewnętrzne; dowód-dowód księgowy; dowód-dowód zakupu; koszt-koszty uzyskania przychodów; księgi-księgi rachunkowe; produkty-produkty rolne; rolnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 12 grudnia 2013 r. (data wpływu 19 grudnia 2013 r.), uzupełnionym pismem z dnia 10 marca 2014 r. (data wpływu 12 marca 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodem wewnętrznym – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 grudnia 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa m.in. w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.), w związku z czym pismem z dnia 28 lutego 2014 r., Nr IPTPB1/415-773/13-2/MD na podstawie art. 169 § 1 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 4 marca 2014 r., następnie w dniu 12 marca 2014 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania 11 marca 2014 r.). W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że przedmiotowa sprawa dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku od towarów i usług.

W związku z tym, że wniosek w zakresie podatku od towarów i usług nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa m.in. w art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, pismem z dnia 14 marca 2014 r., Nr IPTPP4/443-190/14-3/UNR, na podstawie art. 169 § 1 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 17 marca 2014 r., następnie w dniu 25 marca 2014 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania 24 marca 2014 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny, doprecyzowany w uzupełnieniu wniosku z dnia 10 marca 2014 r.

Firma Wnioskodawcy zajmuje się przetwórstwem warzywno-mięsnym. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, do rozliczeń prowadzi księgi rachunkowe (pełna księgowość uproszczona). Materiały do produkcji nabywa od firm oraz od rolników na giełdach, bazarach i rynkach owocowo-warzywnych. Firmy potwierdzają zakup fakturą lub rachunkiem, który jest ewidencjonowany do kosztów zużycia materiałów w wartości netto oraz odliczany jest podatek VAT jako naliczony i ujmowany w deklaracji VAT-7.

Zakupy od rolników, czy ludności nie są potwierdzane żadnym dokumentem, Wnioskodawca nie posiada też danych osób, od których kupuje produkty. Zakup taki dokumentuje „dowodem wewnętrznym” w kwocie faktycznie poniesionego wydatku i zalicza do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu poniesienia tego wydatku (nie kupuje na zapas). Zakupy takie Firma Wnioskodawcy robi kilka razy w miesiącu. Cena jednostkowa produktu (groch, marchew, cebula seler, itp) nabytego na bazarze jest dużo niższa niż u sprzedawcy z konkretnej firmy, która zajmuje się dystrybucją ww. produktów.

Wystawiany przez Wnioskodawcę dowód wewnętrzny, zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości, w którym podaje asortyment, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, zalicza do kosztów uzyskania przychodów. Wg Wnioskodawcy wydatek taki, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest kosztem, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nabywa płody rolne od rolnika ryczałtowego zwolnionego z podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług, to wydatek taki musi zostać odpowiednio przez niego udokumentowany. Gdy nabywcą jest podmiot będący czynnym podatnikiem VAT, wówczas tego typu transakcję dokumentuje fakturą VAT-RR, która powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał powinien otrzymać dostawca (rolnik ryczałtowy). Dodatkowo tego typu faktura powinna zawierać elementy określone w art. 116 ust. 2 ww. ustawy.

Sprawa komplikuje się nieco w przypadku osób niebędących podatnikami podatku od towarów i usług, gdyż ustawa o podatku od towarów i usług określa wyłącznie, jak takie zdarzenie ma dokumentować czynny podatnik VAT, nie wspomina natomiast nic o podmiotach zwolnionych od podatku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy wydatek udokumentowany dowodem wewnętrznym wg ww. przepisów Wnioskodawca prawidłowo zalicza jako koszt uzyskania przychodu?
2.  Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo traktując zakup od osób fizycznych produktów z własnych działek, sadów i ogródków, jako niepodlegający opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1. Natomiast wniosek w zakresie pytania nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług zostanie rozpatrzony odrębnie.

Zdaniem Wnioskodawcy, Jego Firma zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości może dokumentować zakup produktów rolnych bezpośrednio od krajowego producenta (ogrodnika, sadownika, rolnika) dowodem wewnętrznym. Dokument taki powinien określać nazwę produktu, ilość, cenę i wartość oraz datę i podpis osoby, która dokonała wydatku.

Ponadto zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodów. Na tej podstawie wg Wnioskodawcy wydatek ten stanowi koszt uzyskania przychodu w okresie poniesienia wydatku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowo - skutkowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

*   nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

*   być właściwie udokumentowany.

Brak stosownych dokumentów uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Tymi odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym wyżej przepisie są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.). Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej ,,dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ww. ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2.  korygujące poprzednie zapisy,
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych winien być ewidencjonowany fakturą VAT-RR, którą wystawia nabywca produktów, przekazujący zbywcy oryginał tejże faktury.

Zgodnie bowiem z art. 116 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy.

Faktura powyższa, jest zatem w świetle cyt. powyżej przepisów zewnętrznym dowodem własnym.

Jeżeli zatem zakupy produktów rolnych dokonywane będą od rolników ryczałtowych wówczas Wnioskodawca nabywając te produkty zobowiązany będzie do wystawienia faktury VAT-RR i przekazania zbywcy oryginału tejże faktury. W konsekwencji, w przypadku nieujawnienia przez zbywcę produktów rolnych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT-RR, zakup tychże produktów nie może zostać udokumentowany przez ich nabywcę dowodem zastępczym.

Zauważyć bowiem należy, że możliwość wystawienia dowodów zastępczych może wyłącznie dotyczyć zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, niedokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Co więcej, dowody powyższe winny zostać sporządzone przez osoby dokonujące operacji, których dotyczą, a więc muszą zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji.

Natomiast minimum wymagań stawianych wobec dokumentów księgowych zawiera art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron ( nazwy, adresy ) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych ( dekretacji ), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub technik dokumentowania zapisów księgowych.

Dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy od rolników nieryczałtowych (ludności), którzy nie udostępniają danych osobowych, nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatków. Ww. dowody wewnętrzne nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, gdyż nie zawierają takich danych jak – określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument do dowodów księgowych.

Reasumując, zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych może zostać ujęty w księgach rachunkowych jedynie na podstawie faktury VAT RR, bowiem możliwość wystawienia dowodów zastępczych może dotyczyć wyłącznie zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, niedokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

Natomiast dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy od rolników, niebędących rolnikami ryczałtowymi, czy ludności, którzy nie udostępniają danych osobowych, również nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku, bowiem nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W związku z powyższym, wydatki dokonywane przez Wnioskodawcę, potwierdzone dowodami wewnętrznymi, niezawierającymi określenia stron dokonujących operacji gospodarczej, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej. W świetle art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody wewnętrzne nie będą stanowiły źródłowego dokumentu księgowego.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.