Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.660.2020.2.KP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-01-18
Teza: prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku nadanym za pośrednictwem Poczty Polskiej dnia 26 października 2020 r. (data wpływu 29 października 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 23 grudnia 2020 r. (data wpływu 23 grudnia 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 15 grudnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.660.2020.1.KP (doręczone stronie w dniu 22 grudnia 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 października 2020 r. wpłynął do tut. Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 23 grudnia 2020 r. (data wpływu 23 grudnia 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 15 grudnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.660.2020.1.KP.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Ze względu na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, (…) otrzymuje systematycznie dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itd., które wpływają do Spółki zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka ponosi wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników oraz inne wydatki na nabycie towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą Spółki, które są opłacane gotówką, za pośrednictwem prywatnych kart płatniczych lub za pośrednictwem służbowych kart płatniczych (dalej łącznie: „Wydatki”).

Wydatki ponoszone przez Spółkę, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą dotyczyć czynności wykonywanych na rzecz Spółki przez m.in. poniższe osoby:

*   pracowników zatrudnionych w Spółce w oparciu o Prawo pracy,

*   osób, z którymi Spółka podpisała umowy zlecenia,

*   osób oddelegowanych do świadczenia usług w Spółce przez agencje pracy tymczasowej, z którymi Spółka ma podpisane stosowne umowy

(zwanych dalej łącznie: „Osobami rozliczającymi Wydatki”).

Przykładowo, Wydatkami związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki mogą być: wydatki za noclegi i na gastronomię, bilety lotnicze lub bilety kolejowe, opłaty za przejazd autostradą, czy też za postój na parkingu, za nabycie książek, środków czystości i innych rzeczy związanych z działalnością gospodarczą Spółki.

W celu usprawnienia procesu rozliczającego koszty związane z Wydatkami, Spółka rozważa wprowadzenie systemu „(…)” (zwanego dalej: „System”). System umożliwi raportowanie poniesionych przez Spółkę Wydatków oraz ich rozliczenie w formie elektronicznej. Każda Osoba rozliczająca Wydatki Spółki otrzyma dostęp do Systemu oraz będzie dokonywać w tym Systemie rozliczenia poniesionych Wydatków przez Spółkę. Do rozliczenia Wydatków w Systemie niezbędne jest uprzednie zeskanowanie lub też sfotografowanie oryginalnego dokumentu otrzymanego w formie papierowej (np.: faktury za hotel, faktury za gastronomię, biletu kolejowego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu, faktur za zakup książek, środków czystości i innych rzeczy związanych z działalnością gospodarczą Spółki) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System, uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie PDF, TIFF, JPG, PNG). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, Osoba rozliczająca Wydatki będzie zobowiązana do weryfikacji w Systemie, że wszystkie zeskanowane dokumenty są czytelne i stanowią wierną kopię dokumentu papierowego.

W Systemie będzie utworzony raport Wydatków, które będą podlegać rozliczeniu. Utworzony raport Wydatków będzie składany elektronicznie i przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji merytorycznej przez osobę nadzorującą koszty Osoby rozliczającej Wydatki oraz do weryfikacji formalno-księgowej przez dział księgowości Spółki, w ramach której weryfikowana będzie m.in. czytelność załączników, prawidłowość wypełnienia i zatwierdzenia wniosku oraz prawidłowość dekretacji księgowej.

Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków będą gotowe do zaksięgowania i rozliczenia w systemie (…) Spółki. Po zaksięgowaniu raportów w systemie (…), raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów zostaną zarchiwizowane w Systemie, z uwzględnieniem podziału na konkretną Osobę rozliczającą Wydatki przy zachowaniu stosownej chronologii, bez możliwości ich edycji (autentyczność, integralność i czytelność treści dokumentów). Raporty wraz z załącznikami w postaci zeskanowanych lub sfotografowanych dokumentów będą przechowywane w bazie danych na serwerach obsługiwanych przez firmę zewnętrzną za granicą, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Dokumenty papierowe zostaną zniszczone po rozliczeniu raportu, co oznacza, że dokumenty papierowe nie będą przechowywane przez okres upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

(…) może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie lub innym dokumencie wymagane przepisami nie mogą być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność). W odniesieniu do formy dokumentów (przykładowo PDF, TIFF, JPG, PNG) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur lub innych dokumentów w formie papierowej.

Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do Systemu z raportami oraz skanami lub zdjęciami dokumentów i będzie mogła nadać dostęp do Systemu - w celu wglądu do raportów wraz z załącznikami w postaci skanów lub zdjęć dokumentów - kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku raportów i dokumentów, jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięć USB,) albo drogą mailową.

Zarchiwizowane w ten sposób raporty wraz z załącznikami mogą być również udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie oraz w dowolnym miejscu pod warunkiem posiadania dostępu do internetu i spełnienia warunków dotyczących bezpieczeństwa oraz weryfikacji tożsamości.

Spółka, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Każdorazowy Wydatek poniesiony przez Spółkę będzie podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej pod kątem możliwości jego ujęcia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 w związku z art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT oraz w zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego z faktury na podstawie art. 86 ust. 1 w związku z art. 88 Ustawy o VAT.

W odpowiedzi na wezwanie Wnioskodawca wskazał, że wydatki ponoszone przez Spółkę udokumentowane na fakturach będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Ponadto, w przypadku wystąpienia udokumentowanych fakturami wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2020 poz. 106 ze zm.), Spółka nie będzie dokonywać obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony lub zwrotu różnicy podatku należnego, z uwagi na brak przysługiwania takiego prawa zgodnie ze wskazanym powyżej przepisem. Spółka informuje, że w odniesieniu do dokumentów wskazanych we wniosku o interpretację, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka planuje przyjęcie modelu zgodnie z którym, Osoba rozliczająca Wydatki Spółki otrzyma dostęp do Systemu oraz będzie dokonywać w tym Systemie rozliczenia poniesionych Wydatków przez Spółkę. Do rozliczenia Wydatków w Systemie niezbędne będzie uprzednie zeskanowanie lub też sfotografowanie oryginalnego dokumentu otrzymanego w formie papierowej (np.: faktury za hotel, faktury za gastronomię, biletu kolejowego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu, faktur za zakup książek, środków czystości i innych rzeczy związanych z działalnością gospodarczą Spółki), a następnie zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego. Zapis dokumentu w formacie elektronicznym musi być w pełni czytelny. Oznacza to, że w Systemie będzie istniała wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, Osoba rozliczająca Wydatki będzie zobowiązana do dokonania samokontroli polegającej na weryfikacji w Systemie, że wszystkie zeskanowane dokumenty są czytelne i stanowią wierną kopię dokumentu papierowego.

Następnym krokiem będzie kontrola poniesionych wydatków przez inne osoby niż Osoba rozliczająca Wydatki Spółki. Audyt będzie polegał na utworzeniu w Systemie raportu Wydatków (podlegających rozliczeniu), które będą podlegały weryfikacji oraz autoryzacji merytorycznej przez osobę nadzorującą koszty Osoby rozliczającej Wydatki, a także weryfikacji formalno-księgowej przez dział księgowości Spółki, w ramach której weryfikowana będzie m.in. czytelność załączników, prawidłowość wypełnienia i zatwierdzenia wniosku oraz prawidłowość dekretacji księgowej. Należy zwrócić uwagę, że w momencie dokonywania audytu będą istniały dokumenty potwierdzające wydatki w wersji papierowej, zatem jeżeli na jakimkolwiek etapie weryfikacji/akceptacji dokument okaże się nieczytelny to Osoba rozliczająca Wydatki będzie musiała ten dokument prawidłowo zeskanować i zamieścić ponownie w Systemie. Dokumenty papierowe zostaną zniszczone dopiero po rozliczeniu raportu (a tym samym po dokonaniu audytu, o którym mowa powyżej). Dokumenty papierowe nie będą przechowywane przez okres upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, natomiast w Systemie będą przechowywane ich wierne kopie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W związku z tym, że ustalany proces rozliczania wydatków w ramach „(…)” jest na etapie projektowym, Spółka informuje, że rozważa możliwość przechowywania danych zarówno na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jak również poza granicami kraju. Spółka informuje, że w przypadku podjęcia decyzji o przechowywaniu faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, Spółka umożliwi dostęp on-line do faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT (tj.: naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT), zawartego na fakturach dotyczących rozliczenia Wydatków związanych z działalnością gospodarczą Spółki, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 w związku z art. 88 Ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur - dotyczących rozliczenia Wydatków związanych z działalnością gospodarczą Spółki - archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 w związku z art. 88 Ustawy o VAT.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2020 r., poz. 106, dalej: „Ustawa o VAT”) przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z przepisem art. 106g ust. 1 Ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Ponadto, na podstawie regulacji art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani do zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże, zgodnie z art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT, przepisu art. 112a ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W świetle powyższego należy zwrócić uwagę, że przepisy Ustawy o VAT regulują sposób postępowania z fakturami przez podatników jedynie w ograniczonym zakresie. W opinii Spółki w sytuacji gdy podmiot gospodarczy spełni powyższe wymogi Ustawy o VAT w zakresie faktur, brak będzie przeszkód do przechowywania - wyłącznie w formie elektronicznej - faktur zakupowych, otrzymanych w formie papierowej. Przechowywane w formie elektronicznej faktury muszą jednak spełniać wymogi: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Definicje terminów „autentyczności pochodzenia” oraz „integralności treści faktury” zostały wskazane w przepisie art. 106m ust. 2 i 3 Ustawy o VAT. Termin „autentyczność pochodzenia faktury” należy rozumieć jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei, przez „integralność treści faktury” rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Mając powyższe na uwadze, należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w treści tej faktury jakichkolwiek modyfikacji. W ocenie Spółki, dokonanie jedynie zmiany formatu przechowywania faktury - z formy papierowej na formę elektroniczną, w którym faktura zostanie zapisana (scan, zdjęcie) - nie powinno zostać uznane za uchybienie wymogu zapewnienia integralności faktury. Sama zmiana sposobu przechowywania z papierowego na elektroniczny nie spowoduje bowiem jakichkolwiek modyfikacji w treści faktury, będzie to ten sam dokument o tej samej treści, tylko zapisany w formie cyfrowej zamiast w formie papierowej.

Analogiczną argumentację należy przyjąć do wymogu zapewnienia autentyczności faktury. Zmieniony sposób przechowywania faktury - z formy papierowej na formę elektroniczną - pozostanie bez wpływu na pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Sama zmiana formy przechowywania nie spowoduje żadnych zmian w zakresie tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury w stosunku do danych zawartych na fakturze w wersji papierowej.

Spółka zauważa również, że w Ustawie o VAT nie została wprowadzona definicja terminu „czytelności faktury”. Jednakże, zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Formaty zapisywania dokumentów papierowych na dokumenty elektroniczne, które będą stosowane w Spółce (przykładowo PDF, TIFF, JPG, PNG) są formatami powszechnie stosowanymi na rynku, w związku z czym nie będzie trudności w odczytaniu elektronicznej wersji dokumentów za pośrednictwem powszechnie dostępnych urządzeń.

Spółka wskazuje także, że w rozumieniu art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Terminy „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w Ustawie o VAT.

Przykładowo, zgodnie ze stanowiskiem organu podatkowego wyrażonego w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r., sygn. nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Ponadto, w tej samej interpretacji organ podatkowy wskazał sposób rozumienia pojęcia „wiarygodna ścieżka audytu”, która oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Analizując brzmienie powyższych przepisów Ustawy o VAT należy zauważyć, że nie nakładają one na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej faktury w postaci materialnej (papierowej), czyli w tej samej formie, w jakiej podatnik otrzymał daną fakturę. Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis Ustawy o VAT. Ponadto, żadna regulacja zawarta w przepisach Ustawy o VAT nie wprowadza zakazu zmiany formatu otrzymanej przez podatnika faktury np. z papierowego na elektroniczny. Przepisy Ustawy o VAT formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur.

W opinii Spółki, obowiązek przechowywania faktur zgodny z regulacjami Ustawy o VAT należy uznać za spełniony w przypadku Systemu, który Spółka planuje wdrożyć. Za takim tokiem rozumienia przemawiają okoliczności przechowywania, weryfikowania i kontroli, które zostaną wdrożone w Spółce:

*   System, który Spółka zamierza wdrożyć będzie zapewniać autentyczność pochodzenia faktury (System będzie gwarantować pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści oraz czytelność (przede wszystkim faktura w wersji elektronicznej nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniana oraz jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do papierowej wersji faktury),
*   Zostanie ustalony proces weryfikacji dokumentów zgodnie z którym m.in.:
    *   Osoba rozliczająca Wydatki będzie zobowiązana do weryfikacji w Systemie, że wszystkie zeskanowane dokumenty są czytelne i stanowią wierną kopię dokumentu papierowego,
    *   W Systemie będzie utworzony raport Wydatków które będą podlegać rozliczeniu. Utworzony raport Wydatków będzie składany elektronicznie i przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji merytorycznej przez osobę nadzorującą koszty Osoby rozliczającej Wydatki oraz do weryfikacji formalno-księgowej przez dział księgowości Spółki, w ramach której weryfikowana będzie m.in. czytelność załączników, prawidłowość wypełnienia i zatwierdzenia wniosku oraz prawidłowość dekretacji księgowej.
*   Spółka będzie przechowywać faktury w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   Spółka będzie przechowywać dokumenty w formie elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do Systemu z raportami oraz skanami lub zdjęciami dokumentów i będzie mogła nadać dostęp do Systemu w celu wglądu do raportów wraz z załącznikami w postaci scanów lub zdjęć dokumentów kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki,
*   Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku raportów i dokumentów, jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięć USB,) albo drogą mailową,
*   Zarchiwizowane raporty wraz z załącznikami będą mogły być również udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie oraz w dowolnym miejscu pod warunkiem posiadania dostępu do internetu,
*   Spółka, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Ze względu na powyższe okoliczności, zdaniem Spółki planowany przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów dotyczących rozliczeń Wydatków, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT.

Na podstawie art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniami. Z kolei, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Przepis art. 88 Ustawy o VAT określa natomiast wyłączenia od odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

*   w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

*   faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

*   odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

*   towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

*   w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu zgodnie z art. 88 Ustawy o VAT.

Po dokonaniu analizy powyższych punktów wskazujących na przesłanki pozytywne umożliwiające odliczenie VAT, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość, czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 Ustawy o VAT, brak przechowywania papierowych wersji faktur i przechowywanie tych faktur w wersji elektronicznej przez Spółkę, nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

Przykładowo, stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o nr 0111-KDIB3-2.4012.311.2018.2.ASZ z dnia 27 czerwca 2018 r., zgodnie z którym przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Konkludując, zdaniem Spółki, elektroniczne kopie faktur zakupowych przechowywane przez Spółkę będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka ponosi wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników oraz inne wydatki na nabycie towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą Spółki, które są opłacane gotówką, za pośrednictwem prywatnych kart płatniczych lub za pośrednictwem służbowych kart płatniczych („Wydatki”). Wydatki ponoszone przez Spółkę, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą dotyczyć czynności wykonywanych na rzecz Spółki przez m.in. poniższe osoby: pracowników zatrudnionych w Spółce w oparciu o Prawo pracy, osób, z którymi Spółka podpisała umowy zlecenia, osób oddelegowanych do świadczenia usług w Spółce przez agencje pracy tymczasowej, z którymi Spółka ma podpisane stosowne umowy („Osoby rozliczające Wydatki”). Wydatki ponoszone przez Spółkę udokumentowane na fakturach będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. W przypadku wystąpienia udokumentowanych fakturami wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, Spółka nie będzie dokonywać obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony lub zwrotu różnicy podatku należnego, z uwagi na brak przysługiwania takiego prawa zgodnie ze wskazanym powyżej przepisem.

W celu usprawnienia procesu rozliczającego koszty związane z Wydatkami, Spółka rozważa wprowadzenie systemu „(…)” („System”). W odniesieniu do dokumentów wskazanych we wniosku o interpretację, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka planuje przyjęcie modelu zgodnie z którym, Osoba rozliczająca Wydatki Spółki otrzyma dostęp do Systemu oraz będzie dokonywać w tym Systemie rozliczenia poniesionych Wydatków przez Spółkę. Do rozliczenia Wydatków w Systemie niezbędne będzie uprzednie zeskanowanie lub też sfotografowanie oryginalnego dokumentu otrzymanego w formie papierowej (np.: faktury za hotel, faktury za gastronomię, biletu kolejowego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu, faktur za zakup książek, środków czystości i innych rzeczy związanych z działalnością gospodarczą Spółki), a następnie zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego. Zapis dokumentu w formacie elektronicznym musi być w pełni czytelny. Oznacza to, że w Systemie będzie istniała wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, Osoba rozliczająca Wydatki będzie zobowiązana do dokonania samokontroli polegającej na weryfikacji w Systemie, że wszystkie zeskanowane dokumenty są czytelne i stanowią wierną kopię dokumentu papierowego.

Następnym krokiem będzie kontrola poniesionych wydatków przez inne osoby niż Osoba rozliczająca Wydatki Spółki. Audyt będzie polegał na utworzeniu w Systemie raportu Wydatków (podlegających rozliczeniu), które będą podlegały weryfikacji oraz autoryzacji merytorycznej przez osobę nadzorującą koszty Osoby rozliczającej Wydatki, a także weryfikacji formalno-księgowej przez dział księgowości Spółki, w ramach której weryfikowana będzie m.in. czytelność załączników, prawidłowość wypełnienia i zatwierdzenia wniosku oraz prawidłowość dekretacji księgowej. Należy zwrócić uwagę, że w momencie dokonywania audytu będą istniały dokumenty potwierdzające wydatki w wersji papierowej, zatem jeżeli na jakimkolwiek etapie weryfikacji/akceptacji dokument okaże się nieczytelny to Osoba rozliczająca Wydatki będzie musiała ten dokument prawidłowo zeskanować i zamieścić ponownie w Systemie. Dokumenty papierowe zostaną zniszczone dopiero po rozliczeniu raportu (a tym samym po dokonaniu audytu, o którym mowa powyżej). Dokumenty papierowe nie będą przechowywane przez okres upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, natomiast w Systemie będą przechowywane ich wierne kopie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie lub innym dokumencie wymagane przepisami nie mogą być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność). W odniesieniu do formy dokumentów (przykładowo PDF, TIFF, JPG, PNG) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur lub innych dokumentów w formie papierowej. Spółka, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

W związku z tym, że ustalany proces rozliczania wydatków w ramach „(…)” jest na etapie projektowym, Spółka informuje, że rozważa możliwość przechowywania danych zarówno na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jak również poza granicami kraju. Spółka informuje, że w przypadku podjęcia decyzji o przechowywaniu faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, Spółka umożliwi dostęp on-line do faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca zarchiwizowane faktury będą mogły być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Na żądanie organu podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich pobór i odczyt danych w nich zawartych. Również w odniesieniu do faktur przechowywanych poza granicami kraju Spółka zapewni odpowiednim organom dostęp online do tych faktur. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Jak z wniosku wynika, elektroniczne kopie faktur będą wykonywanie poprzez skanowanie faktur papierowych lub też sfotografowanie oryginalnego dokumentu otrzymanego w formie papierowej, a następnie zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego. Zapis dokumentu w formacie elektronicznym musi być w pełni czytelny. Oznacza to, że w Systemie będzie istniała wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, Osoba rozliczająca Wydatki będzie zobowiązana do dokonania samokontroli polegającej na weryfikacji w Systemie, że wszystkie zeskanowane dokumenty są czytelne i stanowią wierną kopię dokumentu papierowego. Następnym krokiem będzie kontrola poniesionych wydatków przez inne osoby niż Osoba rozliczająca Wydatki Spółki. Audyt będzie polegał na utworzeniu w Systemie raportu Wydatków (podlegających rozliczeniu), które będą podlegały weryfikacji oraz autoryzacji merytorycznej przez osobę nadzorującą koszty Osoby rozliczającej Wydatki, a także weryfikacji formalno-księgowej przez dział księgowości Spółki, w ramach której weryfikowana będzie m.in. czytelność załączników, prawidłowość wypełnienia i zatwierdzenia wniosku oraz prawidłowość dekretacji księgowej. Należy zwrócić uwagę, że w momencie dokonywania audytu będą istniały dokumenty potwierdzające wydatki w wersji papierowej, zatem jeżeli na jakimkolwiek etapie weryfikacji/akceptacji dokument okaże się nieczytelny to Osoba rozliczająca Wydatki będzie musiała ten dokument prawidłowo zeskanować i zamieścić ponownie w Systemie. Dokumenty papierowe zostaną zniszczone dopiero po rozliczeniu raportu (a tym samym po dokonaniu audytu, o którym mowa powyżej). Dokumenty papierowe nie będą przechowywane przez okres upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, natomiast w Systemie będą przechowywane ich wierne kopie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie lub innym dokumencie wymagane przepisami nie mogą być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność). W odniesieniu do formy dokumentów (przykładowo PDF, TIFF, JPG, PNG) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur lub innych dokumentów w formie papierowej. Spółka, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami wykorzystywane do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Niektóre z zakupionych towarów będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy m.in. będą to usługi noclegowe i gastronomiczne.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych w tym przepisie) Wnioskodawca nie będzie posiadał takiego prawa.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.