Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.250.2017.2.AT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-12-06
Teza: W zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wskazanych we wniosku wydatków
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; komputery; koszt-koszty uzyskania przychodów; samochód-samochód prywatny; telefon-telefon komórkowy; zarząd-prezes zarządu; zwrot-zwrot wydatków
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 201 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 19 września 2017 r. (data wpływu 25 września 2017 r.), uzupełnionym 28 listopada 2017 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wskazanych we wniosku wydatków – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 września 2017 r. do tutejszego organu wpłynął ww. wniosek, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wskazanych we wniosku wydatków. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 15 listopada 2017 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.250.2017.1.AT wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło 28 listopada 2017 r.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca – Sp. z o.o., jest spółką prawa handlowego, której 100% właścicielem jest Gmina X. W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami (Dz.U. z 2016 r. poz. 1202, winno być: Dz.U z 2017 r. poz. 2190) oraz innych ustaw, w spółce zmieniły się zasady zatrudnienia Prezesa Zarządu. Do tej pory powołany na to stanowisko na okres kadencji był w spółce zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Od 26 czerwca 2017 r. Spółkę i Prezesa Zarządu łączy umowa o świadczenie usług zarządzania (kontrakt menadżerski). Do zakresu obowiązków Zarządzającego tj. Prezesa spółki należy w szczególności: bieżące zarządzanie Spółką, prowadzenie spraw spółki, reprezentowanie Spółki wobec podmiotów trzecich zgodnie z obowiązującymi zasadami reprezentacji, wykonywanie obowiązków pracodawcy względem pracowników Spółki, wykonywanie uchwał organów Spółki, opracowanie strategii rozwoju Spółki na każdy kolejny rok kalendarzowy, zatwierdzanie ofert, kontraktów, dbanie o utrzymanie dobrego wizerunku Spółki, wykonywanie innych czynności przewidzianych w Kodeksie Spółek Handlowych lub aktach korporacyjnych Spółki, realizowanie wyznaczonych celów zarządczych ustalonych w drodze uchwały Rady Nadzorczej. W umowie tej zagwarantowano Zarządzającemu z tytułu świadczenia ww. usług wynagrodzenie całkowite składające się z części stałej tj. miesięcznej, podstawowej oraz części zmiennej. Część zmienna stanowi wynagrodzenie uzupełniające za rok obrotowy i jest uzależnione od poziomu realizacji celów zarządczych. Ponadto Spółka zobowiązuje się pokryć koszty delegacji (z wyłączeniem diet) poza teren powiatu X i pokryje do wysokości faktycznie przejechanych kilometrów w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika (Spółki) oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra oraz koszty szkoleń (z wyłączeniem diet) a także przyznaje Zarządzającemu miesięczny ryczałt na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w wysokości 500 zł brutto. Ustalony został też limit na rozmowy służbowe z telefonu komórkowego w wysokości 150 zł brutto miesięcznie (koszty ponad limit ponosi Zarządzający). Spółka do dyspozycji Zarządzającego udostępnia pomieszczenie biurowe z wyposażeniem, telefon komórkowy i przenośny komputer wraz z oprogramowaniem z zakazem używania powierzonego mienia do celów prywatnych. W ramach tej umowy Zarządzający winien wykonywać swoje czynności w siedzibie Spółki oraz w zależności od potrzeb Spółki, w innych miejscach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i w godzinach pracy Spółki, ale jeżeli wymaga tego dobro Spółki, również poza godzinami czasu pracy obowiązującymi w Spółce, w tym również w niedzielę, święta, dni wolne od pracy oraz w porze nocnej. Zarządzającemu przysługuje prawo do płatnej przerwy w wykonywaniu umowy w wymiarze 26 dni roboczych w roku kalendarzowym, niezależnie od sobót oraz dni wolnych od pracy. Za przerwy w wykonywaniu pracy inne niż ww. nie przysługuje wynagrodzenie, które ulega zmniejszeniu o 1/30 w skali miesiąca.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy przyznany i wypłacony ryczałt w wysokości 500 zł brutto miesięcznie na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych będzie w całości uznany za koszt uzyskania przychodu, czy zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 tylko do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu?
2.  Czy całkowita wartość wypłaconej delegacji (bez diet) w kwocie odpowiadającej liczbie faktycznie przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; będzie stanowiła dla Spółki koszty uzyskania przychodu?
3.  Czy koszty, które poniesie Spółka w związku z udostępnieniem menadżerowi sprzętów będących własnością spółki, m. in. urządzeń w tym telefonu i komputera, amortyzacji pomieszczenia biurowego, szkoleń itp. będą stanowiły dla spółki koszty uzyskania przychodu?

**Zdaniem Wnioskodawcy,**

Ad. 1

Stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (\`(...)\`). Oznacza to, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej, oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Wydatki ponoszone przez podatnika muszą być celowe, to znaczy ponoszone być muszą dla uzyskania czy zwiększenia przychodów podatkowych.

Zauważyć należy, iż zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych w przywołanym przepisie art. 15 ust. 1 nie wymaga wykazania, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Najwłaściwsza i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

*   przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
*   potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej.

Dowody winny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami jednostki.

Ustawodawca w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uregulował kwestię zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Stosownie do tej regulacji nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Nie znajdzie tu zastosowania art. 16 ust. 5, w którym mowa, że przebieg pojazdu o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Wyłączenie ryczałtu pieniężnego odnosi się bowiem do art. 16 ust. 1 pkt 30, w którym mowa jest o pracownikach, do menadżera odnosi się natomiast art. 16 ust. 1 pkt 51, w którym wymienia się słowo: wydatki, nie ma w nim mowy konkretnie o ryczałtach pieniężnych, które dotyczyłyby nie pracowników. Art. 16 ust. 5 mówi jedynie jak powinna wyglądać ewidencja, w której przebieg pojazdu powinien być udokumentowany i w tym kontekście w przypadku umowy o świadczenie usług zarządzania należy rozpatrywać ten ustęp, w przypadku osób nie będących pracownikami, z którymi nie nawiązano stosunku pracy w rozumieniu kodeksu pracy.

Z uwagi na powyższe, Spółka stwierdza, że jeśli ryczałt pieniężny przyznany w przedmiotowej sprawie osobie wykonującej obowiązki służbowe na podstawie kontraktu menedżerskiego, dotyczy korzystania przez tą osobę z prywatnego samochodu osobowego oraz wypłacony ryczałt przekroczy limit obliczony w sposób wskazany w cytowanym przepisie, to wówczas wartości tej nadwyżki Spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei, jeżeli kwota wypłaconego ryczałtu będzie niższa od obliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu limitu - wówczas kosztem podatkowym Spółki będzie faktycznie poniesiony wydatek. W związku z tym na potrzeby zastosowania ww. przepisu ustawy podatkowej, Zarządzający będzie zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów.

Jednocześnie Spółka chce zauważyć, iż w odniesieniu do sytuacji korzystania przez menedżerów z niestanowiących składników majątku Spółki samochodów innych niż osobowe, ustawodawca nie przewidział szczególnego rozwiązania w tym zakresie w przepisie art. 16 ust. 1 ustawy. Wobec tego, w przypadku samochodów np. ciężarowych, zastosowanie w zakresie kwalifikacji kosztów uzyskania przychodów, będzie miał przepis art. 15 ust. 1 wobec czego Spółka cały miesięczny ryczałt na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych, będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Ad. 2

Przyznany w ramach kontraktu zwrot kosztów delegacji (z wyłączeniem diet) poza teren powiatu X, nie będzie w całości kosztem uzyskania przychodów w Spółce. Zdaniem Spółki nie ma w tej sprawie zastosowania przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dotyczy on bowiem wydatków ponoszonych na rzecz pracowników. Spółka stoi na stanowisku, że z uwagi na fakt, iż przedmiotowy zwrot kosztów delegacji ma pokryć wydatki związane z korzystaniem z prywatnego samochodu dla celów służbowych, występuje tutaj związek jego wypłaty z przychodami jakie może i osiąga Spółka dzięki pracy zatrudnionego menedżera, ale do limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt 51. Niezbędna w tym zakresie będzie kilometrówka, którą na potrzeby Spółki będzie zobowiązany prowadzić Prezes Spółki. W związku z tym suma wydatków poniesionych w danym miesiącu przez Spółkę w postaci zarówno ryczałtu pieniężnego jak i wypłaconych delegacji, jeżeli nie przekroczy limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, będzie uwzględniona przez Spółkę w kosztach uzyskania przychodów w dacie faktycznej zapłaty. Natomiast wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu dla celów służbowych ponad „kilometrówkę” nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Ponadto Spółka stoi na stanowisku, że w przypadku braku prowadzenia kilometrówki przez Prezesa, Spółka nie będzie mogła w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłaconego ryczałtu w wysokości 500,00 zł oraz kosztów delegacji zwracanych w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 22 listopada 2017 r. wskazano ponadto, że Delegacje służbowe Prezesa Zarządu Spółki są wypłacone w kwocie odpowiadającej iloczynowi liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr. We wniosku Spółka stwierdziła, że tak wypłacona kwota nie będzie w całości kosztem uzyskania przychodów, a to dlatego, że tak jak ryczałt samochodowy, tak i delegacje będą stanowiły koszty uzyskania przychodów ale do limitu wynikającego z tzw. „kilometrówki”.

W spółce fizycznie odbywa się to w ten sposób, że jeżeli suma kwoty wypłaconego miesięcznego ryczałtu oraz kwoty wypłaconych w miesiącu delegacji służbowych, mieści się w limicie wyliczonym na podstawie miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdu; to wówczas koszty uzyskania przychodu rozpoznawane są w wysokości kwot faktycznie wypłaconych np. 500,00 zł - ryczałt samochodowy oraz np. 125,37 zł koszt delegacji. Natomiast w sytuacji, gdyby limit z tzw. „kilometrówki” był niższy niż suma kwot wypłaconego ryczałtu i delegacji to wówczas kosztem uzyskania przychodów byłaby kwota wypłacona ale tylko do wysokości przysługującego limitu np. limit wyniósł w danym miesiącu 400,00 zł a kwota wypłaconego ryczałtu 500,00 zł i delegacji 125,37 zł.; wobec tego kwota faktycznie wypłacona Prezesowi Zarządu to 625,37 zł natomiast limit z tzw. „kilometrówki” to 400,00 zł i wówczas kosztem uzyskania przychodu przez Spółkę byłaby kwota 400,00 zł.

Dlatego Wnioskodawca stwierdził, że kwoty wypłaconych delegacji nie będą kosztem w całości, bowiem będą ograniczone tak jak ryczałt limitem z „kilometrówki” na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka podtrzymuje swoje stanowisko co do związku ponoszonych wydatków w tym zakresie na rzecz menadżera, z uzyskiwanymi przychodami jakie może osiągnąć i osiąga Spółka oraz, że wydatki te mogą stanowić koszty podatkowe, ale kwotowo ograniczone limitem wynikającym z miesięcznej ewidencji przebiegu pojazdów.

Ad. 3

Natomiast w przypadku kosztów, do poniesienia których Spółka zobowiązała się w umowie w związku z udostępnieniem menadżerowi sprzętów będących własnością spółki, m.in. urządzeń w tym telefonu i komputera, amortyzacji pomieszczenia biurowego, szkoleń itp. będą stanowiły dla spółki koszty uzyskania przychodów na mocy art. 15 ust. 1.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia przy tym koszty podatkowe:

*   bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz
*   inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Przywołana regulacja art. 15 ust. 1 updop wskazuje, że definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

*   konieczność faktycznego (co do zasady) poniesienia wydatku oraz
*   poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Drugi z tych elementów stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą ponoszonego wydatku nie ujęto w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Art. 16 ust. 1 updop zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu). Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca – Sp. z o.o., jest spółką prawa handlowego, której 100% właścicielem jest Gmina X. W związku z wejściem w życie ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami w spółce zmieniły się zasady zatrudnienia Prezesa Zarządu. Do tej pory powołany na to stanowisko na okres kadencji był w spółce zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Od 26 czerwca 2017 r. Spółkę i Prezesa Zarządu łączy umowa o świadczenie usług zarządzania (kontrakt menadżerski). Do zakresu obowiązków Zarządzającego tj. Prezesa spółki należy w szczególności: bieżące zarządzanie Spółką, prowadzenie spraw spółki, reprezentowanie Spółki wobec podmiotów trzecich zgodnie z obowiązującymi zasadami reprezentacji, wykonywanie obowiązków pracodawcy względem pracowników Spółki, wykonywanie uchwał organów Spółki, opracowanie strategii rozwoju Spółki na każdy kolejny rok kalendarzowy, zatwierdzanie ofert, kontraktów, dbanie o utrzymanie dobrego wizerunku Spółki, wykonywanie innych czynności przewidzianych w Kodeksie Spółek Handlowych lub aktach korporacyjnych Spółki, realizowanie wyznaczonych celów zarządczych ustalonych w drodze uchwały Rady Nadzorczej. W umowie tej zagwarantowano Zarządzającemu z tytułu świadczenia ww. usług wynagrodzenie całkowite składające się z części stałej tj. miesięcznej, podstawowej oraz części zmiennej. Część zmienna stanowi wynagrodzenie uzupełniające za rok obrotowy i jest uzależnione jest od poziomu realizacji celów zarządczych. Ponadto Spółka zobowiązuje się pokryć koszty delegacji (z wyłączeniem diet) poza teren powiatu X i pokryje do wysokości faktycznie przejechanych kilometrów w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika (Spółki) oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra oraz koszty szkoleń (z wyłączeniem diet) a także przyznaje Zarządzającemu miesięczny ryczałt na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w wysokości 500 zł brutto. Ustalony został też limit na rozmowy służbowe z telefonu komórkowego w wysokości 150 zł brutto miesięcznie (koszty ponad limit ponosi Zarządzający). Spółka do dyspozycji Zarządzającego udostępnia pomieszczenie biurowe z wyposażeniem, telefon komórkowy i przenośny komputer wraz z oprogramowaniem z zakazem używania powierzonego mienia do celów prywatnych. W ramach tej umowy Zarządzający winien wykonywać swoje czynności w siedzibie Spółki oraz w zależności od potrzeb Spółki, w innych miejscach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i w godzinach pracy Spółki, ale jeżeli wymaga tego dobro Spółki, również poza godzinami czasu pracy obowiązującymi w Spółce, w tym również w niedzielę, święta, dni wolne od pracy oraz w porze nocnej. Zarządzającemu przysługuje prawo do płatnej przerwy w wykonywaniu umowy w wymiarze 26 dni roboczych w roku kalendarzowym, niezależnie od sobót oraz dni wolnych od pracy. Za przerwy w wykonywaniu pracy inne niż ww. nie przysługuje wynagrodzenie, które ulega zmniejszeniu o 1/30 w skali miesiąca.

Z powyższego wynika, że przedmiotowe wydatki związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym Spółki są ponoszone w związku z funkcjonowaniem tej osoby prawnej i prowadzeniem przez nią działalności gospodarczej. Co do zasady, można je zatem uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ma charakter zamknięty. W kontekście rozpatrywanej sprawy wskazać należy, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, ustawodawca wymienił m.in.:

*   w art. 16 ust. 1 pkt 38 updop - wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego;
*   w art. 16 ust. 1 pkt 38a updop - wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego, stwierdzić należy, że skoro prezes zarządu nie jest udziałowcem Spółki, a jedynie został w niej zatrudniony na podstawie umowy o świadczenie usług zarządzania, to wyłączenie wydatków z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 updop, nie znajdzie zastosowania w przedmiotowej sprawie.

W opisanej przez Spółkę sytuacji nie zachodzą również przesłanki takiego wyłączenia określone w art. 16 ust. 1 pkt 38a ww. ustawy.

Wobec powyższego, należy dokonać oceny, czy opisane przez Wnioskodawcę wydatki takie jak: zwrot kosztów dojazdu środkiem transportu należącym do prezesa zarządu do celów służbowych, zwrot kosztów delegacji (z wyłączeniem diet), zwrot kosztów udostępnienia menadżerowi sprzętów będących własnością spółki w tym telefonu i komputera, amortyzacji pomieszczenia biurowego oraz zwrot kosztów szkoleń, spełniają przesłanki materialnoprawne ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

Wnioskodawca wskazał we wniosku, że w ramach zawartej umowy o świadczenie usług zarządzania Spółka zobowiązuje się pokryć koszty delegacji (z wyłączeniem diet) poza teren powiatu X i pokryje do wysokości faktycznie przejechanych kilometrów w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika (Spółki) oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra oraz koszty szkoleń (z wyłączeniem diet) a także przyznaje Zarządzającemu miesięczny ryczałt na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w wysokości 500 zł brutto. Ustalony został też limit na rozmowy służbowe z telefonu komórkowego w wysokości 150 zł brutto miesięcznie (koszty ponad limit ponosi Zarządzający). Spółka do dyspozycji Zarządzającego udostępnia pomieszczenie biurowe z wyposażeniem, telefon komórkowy i przenośny komputer wraz z oprogramowaniem z zakazem używania powierzonego mienia do celów prywatnych. W ramach tej umowy Zarządzający winien wykonywać swoje czynności w siedzibie Spółki oraz w zależności od potrzeb Spółki, w innych miejscach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i w godzinach pracy Spółki, ale jeżeli wymaga tego dobro Spółki, również poza godzinami czasu pracy obowiązującymi w Spółce, w tym również w niedzielę, święta, dni wolne od pracy oraz w porze nocnej.

Wobec powyższego, stwierdzić zatem należy, że skoro wydatki, o których traktuje wniosek, będą spełniać wszystkie warunki wynikające z treści przepisu art. 15 ust. 1 updop, to w ocenie Organu, wydatki te – jako element szeroko pojmowanych kosztów funkcjonowania Wnioskodawcy – będą mogły zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów podatkowych na podstawie tej regulacji (spełniają przesłankę celowości).

Zauważyć przy tym należy, że aby wydatki na rzecz prezesa zarządu uznać za koszty uzyskania przychodów winien łączyć go ze spółką stosunek pracy lub inny równorzędny. W przypadku, gdy prezes zarządu nie jest pracownikiem spółki, konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, że wydatki poniesione przez prezesa zarządu zatrudnionego w spółce na podstawie umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem przy wykonywaniu jego obowiązków, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki pod warunkiem, że z zawartych umów/uchwał, bądź z postanowień/regulaminów/statutu Spółki, wynika konieczność poniesienia ww. wydatków na rzecz prezesa zarządu. Należy przy tym podkreślić, że ciężar, co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce, bowiem musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Z treści wniosku jednocześnie wynika, że Spółka zwracając Prezesowi Zarządu wydatki dotyczące kosztów podróży prywatnym samochodem na cele służbowe ponosi wydatki, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zatem w przedmiotowym przypadku zastosowanie przy obliczaniu ww. limitów będzie miało Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz warunków dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Tym samym zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez Prezesa Zarządu, niebędącego pracownikiem, może być rozpoznawany pod kątem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy.

Zgodnie ze wskazanym przepisem ustawy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję pojazdu. Przez wskazaną stawkę za jeden kilometr przebiegu należy rozumieć stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ww. ustawy).

Spełnione muszą przy tym być wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis ten stanowi, że przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51, powinien być z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemności silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (zleceniodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, koszty ponoszone przez spółkę jako zwrot kosztów używania przez zarządzającego samochodu prywatnego do celów służbowych, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – jednakże jedynie w części nieprzekraczającej kwot wynikających z pomnożenia liczy kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów służbowych oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz warunków dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) oraz pod warunkiem prowadzenia stosownej ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 16 ust. 5 updop.

Także inne wskazane we wniosku uzasadnione i udokumentowane wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z udostępnieniem oraz eksploatacją telefonu oraz komputera do celów służbowych zarządzającego oraz poniesione tytułem amortyzacji pomieszczenia biurowego a także szkolenia prezesa zarządu Wnioskodawcy w związku z pełnieniem przez niego obowiązków prezesa zarządu, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ww. ustawy mogą stanowić koszty uzyskania przychodu Spółki, z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust. 1 ustawy.

W świetle powyższego, przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a,
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78-79, 50-126 Wrocław, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2017 r. poz. 1369 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.