Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.389.2018.2.JSO
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-06-26
Teza: Sposób archiwizowania faktur i zachowanie prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikający z archiwizowanych faktur.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 kwietnia 2018 r. (data wpływu 24 kwietnia 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 25 kwietnia 2018 r. (data wpływu) oraz pismem z dnia 22 czerwca 2018 r. (data wpływu) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu archiwizowania faktur i zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z archiwizowanych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 kwietnia 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu archiwizowania faktur i zachowania prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z archiwizowanych faktur.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 25 kwietnia 2018 r. (data wpływu) w zakresie potwierdzenia dokonania opłaty od wniosku i opłaty skarbowej od pełnomocnictwa oraz pismem z dnia 22 czerwca 2018 r. (data wpływu) w zakresie doprecyzowania opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe. (ostatecznie doprecyzowane w uzupełnieniu wniosku).

… sp. z o. o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest czynnym podatnikiem VAT.

W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur w wersji papierowej oraz elektronicznej, które obecnie są przechowywane i archiwizowane w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do faktur Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej. Planowane jest przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Tym samym Spółka zaniecha drukowania faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, a faktury papierowe - po zakończeniu procesu archiwizacji - będą niszczone.

Dokładna procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1.  W odniesieniu do faktur otrzymanych w formie elektronicznej:
    1.  Faktury przesyłane są na firmową skrzynkę poczty elektronicznej.
    2.  Faktury otrzymywane w formie elektronicznej nie będą drukowane - ich obraz będzie przesyłany bezpośrednio do systemu archiwizacji elektronicznej o nazwie A.
    3.  Aby zachować możliwość identyfikacji każdego dokumentu, będą one opatrywane wirtualnym kodem kreskowym, składającym się z następujących danych:
        *   kod określający odbiorcę faktury, tj. podmiotu nabywającego towary lub usługi (ten sam proces archiwizacji może być stosowany dla więcej niż jednej spółki z grupy);
        *   kolejna liczba porządkowa (co ma pozwolić na zidentyfikowanie każdego dokumentu z osobna).
    4.  Dane z faktury (np. numer i nazwa dostawcy, NIP dostawcy, data wystawienia faktury, data wpływu faktury, numer faktury, numer zamówienia, kwota netto, kwota VAT, waluta, numer rachunku bankowego) oraz link do obrazu faktury wysyłane będą do systemu ERP o nazwie B.
    5.  Dodatkowe informacje dotyczące zamówień i faktur (np. ich akceptacja) przechowywane są w systemie B.
    6.  Po zaksięgowaniu faktury i zamknięciu tzw. „paczki”, w której się znajduje (czynność techniczna, powodująca faktyczne księgowanie w księdze głównej), informacja z unikalnym numerem księgowym oraz wszelkimi ewentualnymi uzupełnieniami lub korektami wysyłana jest z systemu B do A.
    7.  W przypadku awarii lub niedostępności systemu automatycznie przekazującego faktury ze skrzynki poczty elektronicznej do A, faktura jest drukowana i traktowana jak dokument otrzymany w formie papierowej.

1.  W odniesieniu do faktur otrzymanych w formie papierowej:
    1.  Po otrzymaniu faktury w formie papierowej naklejany (fizycznie) jest na nią kod kreskowy, składający się z następujących danych:
        *   kod określający odbiorcę faktury, tj. podmiotu nabywającego towary lub usługi (ten sam proces archiwizacji może być stosowany dla więcej niż jednej spółki z grupy);
        *   kolejna liczba porządkowa (co ma pozwolić na zidentyfikowanie każdego dokumentu z osobna).
    2.  Faktury w formie papierowej skanowane są do A za pomocą dedykowanego skanera.
    3.  Dane z faktury (np. numer i nazwa dostawcy, NIP dostawcy, data wystawienia faktury, data wpływu faktury, numer faktury, numer zamówienia, kwota netto, kwota VAT, waluta, numer rachunku bankowego) oraz link do obrazu faktury wysyłane będą do systemu ERP o nazwie B.
    4.  Dodatkowe informacje dotyczące zamówień i faktur (np. ich akceptacja) przechowywane są w systemie B.
    5.  Po zaksięgowaniu faktury i zamknięciu tzw. „paczki”, w której się znajduje (krok techniczny powodujący faktyczne księgowanie w księdze głównej), informacja z unikalnym numerem księgowym oraz wszelkimi ewentualnymi uzupełnieniami lub korektami wysyłana jest z systemu B do A.
    6.  Wersja papierowa faktury jest niszczona.

W odniesieniu do powyższego należy także podkreślić, że:

1.  Możliwość wyświetlenia obrazu zarchiwizowanej faktury (zarówno otrzymanej pierwotnie w formie elektronicznej, jak i papierowej) zapewniona jest on-line w dwojaki sposób: przez odszukanie odpowiedniej transakcji w B lub bezpośrednio w A.
2.  Istnieje możliwość wyszukania faktury po każdym ze wskazanych wyżej pól (tj. np. po dacie jej wystawienia, czy po nazwie kontrahenta).
3.  System A archiwizuje dokumenty dożywotnio (nie są one nigdy kasowane) i uniemożliwia ingerencję w ich treść.
4.  Serwery, na których znajduje się system A, zlokalizowane są w Szwajcarii. Dostęp do systemu będzie zapewniony w siedzibie Spółki.
5.  Kopia zapasowa danych, znajdujących się w systemach A i B, wykonywana jest automatycznie co 24 godziny.
6.  Faktury przechowywane w systemie A będą czytelne, tj. możliwe do odczytania (co zapewnione będzie m. in. przez użycie skanera o odpowiednich parametrach technicznych).

W piśmie z dnia 22 czerwca 2018 r. będącym uzupełnieniem wniosku, Wnioskodawca wskazał:

Ad 1.

Nabywane towary i usługi, udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, będą służyły Wnioskodawcy do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Ad 2.

Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w systemie do archiwizacji elektronicznej dokumentów A w sposób umożliwiający wyszukanie numeru księgowego faktury, a w konsekwencji wyszukanie faktury przyporządkowanej do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, stosowanego również dla celów VAT.

Faktury przechowywane będą w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (wskutek możliwości odszukania faktury np. po jej numerze lub numerze księgowym) oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad 3.

Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej na serwerze (serwerach) w Szwajcarii, czyli za granicą.

Ad 4.

Na pytanie Organu „Jeśli Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju to czy sposób przechowywania tych faktur będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?” Wnioskodawca odpowiedział: „Wnioskodawca zapewni wskazanym organom bezzwłoczny dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych w siedzibie Wnioskodawcy”.

Ad 5.

Wnioskodawca zapewni wskazanym organom, na ich żądanie, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach w siedzibie Wnioskodawcy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy archiwizowanie faktur zakupowych w sposób wskazany w opisie zdarzenia przyszłego stanowić będzie przeszkodę do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z tak archiwizowanych faktur oraz czy opisany sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm., dalej: u.p.t.u.)?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 112a ust. 1 u.p.t.u., podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 u.p.t.u., podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Wyjątek od tej zasady ustanawia art. 112a ust. 3 u.p.t.u., zgodnie z którym zasady tej nie stosuje się „jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur”.

Stosownie do art. 112a ust. 4 u.p.t.u., „podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Zgodnie z art. 106m u.p.t.u.:

*   podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

*   poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy stwierdzić należy, że Spółka przechowywać będzie faktury zakupowe zgodnie z przepisami u.p.t.u. Faktury przechowywane przez Spółkę będą bowiem cyfrowym zapisem faktur otrzymanych od kontrahentów, będą dostępne on-line w siedzibie Spółki oraz możliwe będzie ich wyszukanie po wybranych argumentach (a w szczególności po dacie faktury, czy nazwie kontrahenta). Bez znaczenia w tym zakresie pozostaje fakt, że faktury te będą zapisywane na serwerze zlokalizowanym w Szwajcarii, gdyż - jak już podkreślono - będą one dostępne on-line, więc organy podatkowe będą miały możliwość dostępu do tych faktur np. w siedzibie Spółki.

Należy podkreślić, że w ramach opisanej procedury archiwizacji faktur zapewniona będzie także:

*   autentyczność pochodzenia faktury, gdyż faktury przechowywane przez Spółkę będą cyfrowym zapisem obrazu faktury;

*   integralność treści faktury, gdyż faktury po ich przesłaniu do systemu A (faktury otrzymane w formie elektronicznej) lub zeskanowaniu i przesłaniu do systemu A (faktury otrzymane w formie papierowej) nie będą modyfikowane (nie będzie zmieniana ich treść - faktury przechowywane przez Spółkę będą cyfrowym zapisem ich obrazu); bez znaczenia dla integralności treści faktury pozostaje przy tym umieszczanie na niej kodu kreskowego, gdyż - jak już podkreślono - przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - chodzi więc o dane, o których mowa w art. 106e u.p.t.u., wśród których nie wymienia się kodu kreskowego;

*   czytelność faktur, zapewniona m. in. przez użycie skanera o odpowiednich parametrach technicznych.

W konsekwencji - mając na uwadze przytoczone przepisy i przedstawione okoliczności sprawy - należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wykazanego w tych fakturach. Tym samym archiwizowanie faktur zakupowych w sposób wskazany w opisie zdarzenia przyszłego nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania przez Spółkę z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, a opisany sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami u.p.t.u.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy – stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej. Planowane jest przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Tym samym Spółka zaniecha drukowania faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, a faktury papierowe - po zakończeniu procesu archiwizacji - będą niszczone.

Możliwość wyświetlenia obrazu zarchiwizowanej faktury (zarówno otrzymanej pierwotnie w formie elektronicznej, jak i papierowej) zapewniona jest on-line w dwojaki sposób: przez odszukanie odpowiedniej transakcji w B lub bezpośrednio w A. Istnieje możliwość wyszukania faktury po każdym ze wskazanych wyżej pól (tj. np. po dacie jej wystawienia, czy po nazwie kontrahenta). System A archiwizuje dokumenty dożywotnio (nie są one nigdy kasowane) i uniemożliwia ingerencję w ich treść. Serwery, na których znajduje się system A, zlokalizowane są w Szwajcarii. Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej bezzwłoczny dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych w siedzibie Wnioskodawcy. Wnioskodawca zapewni wskazanym organom, na ich żądanie, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach w siedzibie Wnioskodawcy. Faktury przechowywane będą w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (wskutek możliwości odszukania faktury np. po jej numerze lub numerze księgowym) oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 4 ustawy – obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W opisie sprawy Wnioskodawca wskazał, że nabywane towary i usługi, udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, będą służyły Wnioskodawcy do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Mając na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, ponieważ jak wskazał Wnioskodawca, nabywane towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą służyły do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, a Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niewystąpienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym archiwizowanie faktur zakupowych w sposób wskazany w opisie zdarzenia przyszłego nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania przez Spółkę z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, a opisany sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami u.p.t.u., należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, niniejsza interpretacja traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego …, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17,43-300 Bielsko-Biała.