Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-417/11/PK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-06-22
Teza: wystawianie oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 24 marca 2010r. (data wpływu 30 marca 2011r.), uzupełnionym pismem (data wpływu 6 maja 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie faktur przesyłanych drogą elektroniczną - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 marca 2011r. został złożony ww. wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Ww. wniosek został uzupełniony w dniu 6 maja 2011r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka świadczy usługi w zakresie kompleksowej obsługi transakcji przy użyciu kart płatniczych oraz wykonywania innych dodatkowych usług przy wykorzystaniu zainstalowanych terminali. Umowa z kontrahentem umożliwia mu przyjmowanie zapłaty przy pomocy kart płatniczych, dokonywanie doładowań kont przedpłaconych w m.in. telefonii GSM oraz realizowanie transakcji typu TransKasa tj. przyjmowanie opłat za gaz, prąd etc.

Realizowane usługi są dokumentowane fakturami VAT. Aktualnie wystawione dokumenty w formie „papierowej” wysyłane są do kontrahentów.

W związku z tym Wnioskodawca, ze względu na bardzo dużą ilość faktur, zamierza skorzystać z możliwości danej przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej i przekazywać faktury sprzedażowe swoim kontrahentem w formie elektronicznej.

Wnioskodawca w zakresie przesyłu formie elektronicznej faktur zapewni:

1.  Integralność treści faktury polega na:

1.  bezpiecznym procesie generacji faktury w środowisku spełniającym wymogi bezpieczeństwa PCI DSS ustanowione przez międzynarodowe organizacje płatnicze. Wnioskodawca posiadaja stosowny certyfikat zgodny z PCI DSS
2.  dostarczania faktur do kontrahenta w sposób wykluczający ich modyfikacje podczas przesyłania, do transmisji wykorzystywany jest bezpieczny protokół HTTPS z kluczem RSA o długości 2048.

3.  Autentyczność jej pochodzenia polega na:

1.  Możliwości weryfikacji autentyczności strony www, z której kontrahent pobrał fakturę kluczem publicznym. Wnioskodawca wykorzystuje do bezpiecznej transmisji protokół HTTPS, który jest certyfikowany przez Centrum Poświadczeń CERTUM CA firmy sp. o.o.

5.  Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający firmie oraz kontrahentowi autentyczność pochodzenia, integralność treści, łatwe ich odszukiwanie oraz dostęp do faktur dla organów kontrolnych polegający na:

1.  Zagwarantowaniu że kontrahent ma dostęp tylko do własnych faktur, dokumentów, możliwy jest on wyłącznie po zalogowaniu do strony www z wykorzystaniem ustanowionej przez Wnioskodawcę nazwy logowania (login) oraz samodzielnie zarządzanego przez kontrahenta hasła
2.  Wnioskodawca gwarantuje dostęp bezpośredni do dokumentów, faktur ze strony www za okres ostatnich 2 lat. Dokumenty archiwalne dostępne są na życzenie.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, iż:

*   jego akceptują otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
*   sposób przechowywanie umożliwi organom skarbowym oraz kontrahentom łatwy dostęp do wystawionych faktur w zakresie ich przeglądania oraz ewentualnego wydruku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy przedstawiony sposób przekazywania faktur w formie elektronicznej jest zgodny z postanowieniami wynikającymi z ww. rozporządzenia?

Zdaniem Wnioskodawcy, zaproponowany sposób przesyłania faktur drogą elektroniczną zapewnia:

1.  Integralność treści faktury
2.  Autentyczność jej pochodzenia
3.  Łatwość ich odszukania
4.  Dostępność organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie.

Stanowisko jest zgodne z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249 poz.1661).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2011r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z § 2 ust. 1, § 3 ust. 1 i ust. 2 oraz § 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, gdzie przez:

*   autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższe nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną, należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur. W odróżnieniu od faktur tradycyjnych faktury przesyłane drogą elektroniczną sporządza się w jednym egzemplarzu który jest przesyłany nabywcy, a jednocześnie zachowany w dokumentacji sprzedawcy.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (…).

Zgodnie z tymi przepisami faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Warto tutaj zauważyć, że prawodawca dopuszcza każdy sposób przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną w tym również ich wydrukowanie i przechowywanie w formie papierowej pod warunkiem spełnienia ww. warunków.

Z wniosku wynika, iż zostanie spełniony warunek dotyczący akceptacji kontrahentów Spółki do otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Należy się zatem zastanowić czy zostaną spełnione warunki dotyczące autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów które jednak ma określić sam podatnik. Przedmiotowe rozporządzenie nie określa czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

We wniosku zostały przedstawione sposoby zapewnienia autentyczności i integralności faktur, jak podaje Wnioskodawca:

*   sposób dostarczania faktur do kontrahenta w sposób wykluczający ich modyfikacje podczas przesyłania,
*   istnieje możliwości weryfikacji autentyczności strony www, z której kontrahent pobrał fakturę kluczem publicznym.

Odnośnie zagadnień dotyczących przechowywania przedmiotowych faktur trzeba wskazać § 21 ust. 1-4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Przy czym o ile faktury te nie są przechowywane poza granicami kraju prawodawca nie narzucił obowiązku zapewnienia dostępu do tych faktur w formie on-line.

Mając powyższe na uwadze trzeba stwierdzić, że sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej jak też sposób przechowywania tych faktur przedstawiony przez Wnioskodawcę spełnia wymogi określone w ww. rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Józefa Ignacego Kraszewskiego 4A, 35-016 Rzeszów po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.