Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-2.4012.847.2022.1.MN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-03-06
Teza: Możliwość posługiwania się nazwą skróconą Spółki
Słowa kluczowe: dokumenty; faktura; korekta
Zagadnienia: Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników-Rozdział 2. Postępowanie w sprawie nadania NIP-Zgłoszenie aktualizacyjne; Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników-Rozdział 2. Postępowanie w sprawie nadania NIP-Zgłoszenie identyfikacyjne
Przepisy: [NIP] Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników-Rozdział 2-art 5-ust. 2b; [NIP] Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników-Rozdział 2-art 5-ust. 3; [NIP] Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników-Rozdział 2-art 5-ust. 5; [NIP] Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników-Rozdział 2-art. 6-ust. 1; [NIP] Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników-Rozdział 2-art. 9-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

5 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie możliwości posługiwania się w obrocie gospodarczym na fakturach oraz innych dokumentach księgowych nazwą skróconą Spółki. Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

S. spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w T., NIP: xxx (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą na terytorium Polski. Spółka powstała 28 lutego 2014 r. (wówczas doszło do jej zawiązania), zaś wpis do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nastąpił w dniu 21 maja 2014 r. Wnioskodawca pozostaje czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług od 1 sierpnia 2014 r. Głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy, ujawnionym w Krajowym Rejestrze Sądowym jest naprawa i konserwacja maszyn (PKD 33.12.Z). Wnioskodawca (\`(...)\`) działa na rynku (\`(...)\`) pod firmą (nazwą) S. sp. z o.o. Firma (nazwa) Wnioskodawcy ma (\`(...)\`) oraz identyfikuje zakres przedmiotu działalności Wnioskodawcy.

Wnioskodawca nie wyklucza zintensyfikowania swojej aktywności gospodarczej na rynkach zagranicznych, w związku z czym chciałby dokonać zmiany (modyfikacji) nazwy Spółki, pod którą działa.

Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników spółki w dniu 28 października 2022 r. podjęło uchwałę w przedmiocie zmiany § 2 umowy spółki. Zgodnie z przeprowadzonymi zmianami, § 2 którego dotychczasowa treść to: „1. Spółka działa pod firmą S. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 2. Spółka może używać skrótu firmy: S. sp. z o.o. lub S. spółka z o.o. 3. Spółka może używać wyróżniającego ją znaku graficznego.” otrzymał nowe brzmienie (zmianie uległ ustęp 1 i 2 tego paragrafu): „1. Spółka działa pod firmą S. D. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 2. Spółka może używać skrótu firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 3. Spółka może używać wyróżniającego ją znaku graficznego.”. Uchwała została zaprotokołowana w akcie notarialnym. Zarząd spółki nie dokonał jeszcze zgłoszenia zmiany do sądu rejestrowego. Wpis zmiany umowy spółki do rejestru przedsiębiorców zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych ma charakter kształtujący, konstytutywny (art. 255 § 1 k.s.h.). Zmiana nazwy (firmy) Spółki może zostać zgłoszona do sądu rejestrowego w ciągu maksymalnie sześciu miesięcy od dnia podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki (art. 256 § 3 w zw z art. 169 § 1 k.s.h.). Po tym terminie zmiana umowy spółki nie wywoła skutków prawnych (przestanie mieć znaczenie prawne, Spółka nie będzie mogła skutecznie żądać ujawnienia zmiany umowy w rejestrze przedsiębiorców).

Wnioskodawca przed dokonaniem konstytutywnego wpisu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego chciałby uzyskać potwierdzenie prezentowanego w niniejszym wniosku stanowiska, zgodnie z którym w obrocie gospodarczym, po zarejestrowaniu przyjętych na Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników Spółki w dniu 28 października 2022 r. zmian, będzie mógł posługiwać się dotychczasową nazwą (S. sp. z o.o.), jako nazwą skróconą Spółki.

Zmiana firmy związana ze znacznym wydłużeniem nazwy, dodaniem określeń fantazyjnych może wiązać się z trudnościami w obrocie. Między innymi konieczne byłoby dokładne wpisywanie całej nazwy na fakturach, co często z przyczyn technicznych jest niemożliwe (np. system kontrahentów nie przyjmuje tak dużej liczby znaków). Może również zdarzać się tak, że dodanie do rdzenia firmy wyrazów obcojęzycznych, fantazyjnych spowoduje komplikacje w przypadku pomyłek kontrahentów. Spółka podejmując działania zmierzające do ekspansji na innych rynkach (w tym zagranicznych) chce mieć możliwość posługiwania się nową, dłuższą nazwą. Widzi w tym również pewne znaczenie marketingowe, reklamowe.

Wnioskodawca podkreśla, że nie ma technicznej możliwości ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS skrótu firmy w brzmieniu: „S. sp. z o.o.”. Rejestr nie przewiduje oddzielnej rubryki na skrót firmy. Nie jest to bowiem zmiana nazwy Wnioskodawcy. Nazwa (firma) jaka będzie ujawniona w rejestrze przedsiębiorców KRS to „S. D.Studio spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Ponadto zarząd Spółki po konstytutywnym wpisie zmian umowy spółki w rejestrze przedsiębiorców, w wykonaniu postanowień umowy spółki, podejmie uchwałę (uchwała zarządu) w przedmiocie określenia, że w obrocie spółka będzie używać skrótu firmy „S. sp. z o.o.”. Wnioskodawca zgłosi również skrót firmy „S. sp. z o.o.” do właściwego urzędu skarbowego na odpowiednim formularzu VAT-R (poprzez złożenie stosownych zgłoszeń aktualizacyjnych).

### Pytanie

Czy Spółka może posługiwać się w obrocie gospodarczym, na fakturach oraz wszelkich innych dokumentach księgowych skrótem S. sp. z o.o., zamiast oznaczeniem pełnej firmy S. D. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz przyjmować te dokumenty z wpisaną skróconą nazwą od swoich kontrahentów bez konieczności wystawiania korekty?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie miała prawo posługiwać się skróconą firmą S. sp. z o.o., zamiast pełnej firmy S. D.spółka z ograniczoną odpowiedzialnością na wystawianych przez siebie fakturach VAT oraz innych dokumentach księgowych, a także przyjmować od swoich kontrahentów takie dokumenty bez konieczności wystawiania korekty na pełne brzmienie firmy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z przepisem art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.) jako jeden z koniecznych elementów faktury VAT ustawa wymienia „imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy”.

Przepis ten nie wyklucza posługiwania się nazwą skróconą przez podatnika. Podobnie art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r. poz. 2017 z późn. zm.) wskazuje na nazwę podatnika, bez wykluczenia w zakresie możliwości używania nazwy skróconej. Skrót firmy używany w obrocie podlega tym samym wymaganiom co sama firma. Nie może on (skrót): (1) wprowadzać w błąd, (2) prowadzić do naruszenia zasady jedności firmy, (3) prowadzić do naruszenia zasady wyłączności firmy. W doktrynie i orzecznictwie podkreśla się, że skrócenie firmy może polegać także na pominięciu niektórych jej elementów. \[zob.: A. Nowacki, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Tom I. Komentarz. Art. 151-226 KSH, Warszawa 2018, uwagi do art. 160 k.s.h. nb. 104\] Profesor Artur Nowacki w swoim rozbudowanym komentarzu podaje przykład takiego zabiegu: Przykład: „Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Metalozbyt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” może posługiwać się skrótem firmy „PHU Metalozbyt sp. z o.o.”, ale także „Metalozbyt sp. o.o.”. W dalszej części profesor Nowacki podkreśla, że: „nie byłoby możliwe takie pominięcie w stosunku do rdzenia (korpusu) firmy, skoro na nim zasadza się odróżnienie firmy tego przedsiębiorcy od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Jeżeli natomiast dany człon stanowi dodatek nieobowiązkowy, to co do zasady może on zostać pominięty, nawet jeżeli na zasadzie fakultatywności został on, w celu informacyjnym, umieszczony w firmie przedsiębiorcy. Ostatecznym kryterium dopuszczalności pominięcia członu stanowiącego dodatek nieobowiązkowy jest zachowanie jedności firmy. Brak jest wymagania wskazania w umowie spółki skrótu firmy, jaki będzie używany w obrocie.” \[zob.: A. Nowacki, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Tom I. Komentarz. Art. 151-226 KSH, Warszawa 2018, uwagi do art. 160 k.s.h. nb. 109\] Po pierwsze, wymaganie takie nie wynika z art. 157 § 1 pkt 1 KSH, który wymaga określenia w umowie spółki z o.o. firmy, a nie wspomina o jej skrócie. Tymczasem skrót firmy nie jest firmą. Artykuł 157 KSH nie stanowi w szczególności, że umowa spółki powinna określać „skrót firmy, jeżeli spółka będzie posługiwała się w obrocie skrótem firmy”. Po drugie, wymaganie to nie wynika z art. 43(2) § 2 w zw. z art. 43(5) § 4 zd. 2 KC, który wymaga ujawnienia skrótu firmy we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Ujawnieniu w rejestrze nie podlegają jednak wyłącznie dane wynikające z umowy spółki z o.o. Dlatego wymaganie ujawnienia w rejestrze skrótu firmy może zostać wypełnione także wtedy, jeżeli skrót firmy został ustalony poza umową spółki. Po trzecie, należy zauważyć, że wspólnikom nie zastrzeżono decyzji w innych kwestiach związanych z identyfikacją spółki, jej przedsiębiorstwa czy towarów lub usług, tj. znaków towarowych, czy usługowych, nazwy przedsiębiorstwa. \[zob.: A. Nowacki, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Tom I. Komentarz. Art. 151-226 KSH, Warszawa 2018, uwagi do art. 160 k.s.h. nb. 110\] W braku przesądzenia w umowie spółki, decyzja o używaniu w obrocie skrótu firmy i jej brzmieniu należy do zarządu spółki. \[zob.: A. Nowacki, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Tom I. Komentarz. Art. 151-226 KSH, Warszawa 2018, uwagi do art. 160 k.s.h. nb. 111\]

Zwracacie Państwo uwagę, że wspólnicy Spółki podjęli uchwałę modyfikując postanowienia umowy Spółki dotyczące posługiwania się firmą spółki. Wspólnicy postanowili, że Spółka może używać skrótu firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jednocześnie zarząd spółki po wpisie do rejestru przedsiębiorców zmiany umowy spółki przyjętej w dniu 28 października 2022 r. podejmie uchwałę wskazującą na to, że Spółka w obrocie gospodarczym, na wszelkich dokumentach Spółki, fakturach, dokumentach księgowych, w składanych oświadczeniach może używać firmy skróconej (może posługiwać się nazwą skróconą) Spółki w brzmieniu S. sp. z o.o.

W ocenie Wnioskodawcy o możliwości posługiwania się skrótem firmy decyduje fakt, że możliwość taka wynikać będzie z umowy spółki (wspólnicy wskazali, że Spółka może używać skrótu firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa), zmiana umowy Spółki w tym zakresie będzie zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS, Spółka zgłosi ten fakt organowi podatkowemu przez złożenie odpowiedniego zgłoszenia aktualizującego (w którym zarząd wskaże nazwę skróconą), a ponadto zarząd Spółki podejmie uchwałę, która będzie potwierdzać posługiwanie się w obrocie nazwą skróconą. W taki sposób dane zawarte na fakturach oraz innych dokumentach księgowych umożliwią jednoznaczną identyfikację Wnioskodawcy jako podatnika. Firma (nazwa) skrócona, jaką Wnioskodawca poda w zgłoszeniu identyfikacyjnym dla celów podatku VAT, identyfikować będzie podatnika na równi tak jak nazwa pełna. Fakt, że w rejestrze przedsiębiorców KRS nie można wpisać dodatkowej informacji w postaci skrótu firmy, nie determinuje prawa do korzystania z tego skrótu firmy, gdyż do jego stosowania uprawniają przepisy Kodeksu cywilnego - art. 43(5) § 4.

Powyższe stanowisko potwierdzają m.in. interpretacje indywidualne wydane przez: Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy dnia 29 maja 2013 r., nr ITPP1/443-208/13/IK, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 5 maja 2017 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.18.2017.1.MN; Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 października 2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.629.2018.2.OS; Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.18.2017.1.MN; Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 kwietnia 2019 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.72.2019.1.MN.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Podstawowe zasady wystawiania faktur uregulowane zostały w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT.

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Elementy które powinna zawierać faktura, określa art. 106e ustawy o VAT.

Stosownie do art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy:

faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.

Ponadto, jak stanowi art. 106k ust. 1 ustawy o VAT:

nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Zatem treść ww. przepisu oznacza możliwość korygowania m.in. pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np. błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym. Wskazuje to, że w tym trybie mogą być prostowane jedynie pomyłki dotyczące tego konkretnego podatnika. W sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę zawierającą błędy tylko w niektórych elementach nazwy, wówczas może je skorygować notą korygującą.

Na podstawie art. 106k ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT:

faktura, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Z przywołanych przepisów wynika, że w sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę zawierającą błędy w elementach nazwy sprzedawcy, może je skorygować notą korygującą.

Zgodnie z art. 106k ust. 4 ustawy o VAT:

przepisy ust. 1-3 nie naruszają przepisów dotyczących wystawiania faktur korygujących.

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2) (uchylony)

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

\- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Z powyższych przepisów wynika, że fakturę wystawia sprzedawca, będący podatnikiem podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży towarów lub świadczonych usług. Faktura jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego. Przepisy te określają elementy, które powinna zawierać faktura. Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.

Zgodnie z art. 160 § 1 i § 2 Kodeks spółek handlowych z dnia 15 września 2000 r. (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1467 ze zm.):

firma spółki z ograniczona odpowiedzialnością może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”.

Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.

Zatem, co do zasady, celem wypełnienia dyspozycji wynikających z powołanych przepisów, w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze ww. podatnicy powinni umieszczać nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2500 ze zm.):

podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Stosownie do art. 5 ust. 2b ww. ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane:

1) objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2) uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

Natomiast w myśl art. 5 ust. 3 ww. ustawy:

zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:

1) w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami - NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;

2) w przypadku spółek cywilnych, osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące wspólników, w tym również identyfikator podatkowy poszczególnych wspólników;

3) w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.

4) w przypadku grup VAT w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług - dane dotyczące członków tej grupy.

Na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy o NIP:

minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających, o których mowa w ust. 2b pkt 2, w art. 42 ust. 3a pkt 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. z 2022 r. poz. 459 i 830) i w art. 43 ust. 5b pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009, 1079, 1115, 1265 i 1933), z wyjątkiem zgłoszeń osób fizycznych będących przedsiębiorcami, biorąc pod uwagę kompletność przekazywanych danych niezbędnych do ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz konieczność przekazywania danych uzupełniających do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o NIP:

podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków, z tym że osoby fizyczne są obowiązane dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego tylko w przypadku dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 143, 1137, 1488, 1967 i 2180). Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego.

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy o NIP:

podmioty, o których mowa w art. 6 ust. 1, 1a i 10, oraz zarządca sukcesyjny mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W okresie od dnia śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, a także w okresie od dnia, w którym zarządca sukcesyjny przestał pełnić tę funkcję, do dnia powołania kolejnego zarządcy sukcesyjnego albo wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego obowiązek aktualizowania danych za przedsiębiorstwo w spadku wykonują osoby, o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. z 2021 r. poz. 170), dokonujące czynności, o których mowa w art. 13 tej ustawy. Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2.

Zgodnie z art. 9 ust. 6 ustawy o NIP, do aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym stosuje się:

1) odpowiednio przepisy art. 5 ust. 4a;

2) wzory formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 5 ust. 5 albo formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Zgodnie z § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 lipca 2021 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (Dz. U. z 2021 r. poz. 1404):

określa się wzory formularzy zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8), stanowiący załącznik nr 4 do rozporządzenia.

W części B.1. tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 6 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 7 nazwę skróconą.

Stosownie do art. 96 ust. 1 ustawy o VAT:

podmioty, o których mowa w art. 15, są obowiązane przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne, z zastrzeżeniem ust. 3.

Wzór dokumentu VAT-R zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług określony został rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 marca 2020 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz. 430) zmienionym rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 czerwca 2022 r. (Dz. U. 2022 r., poz. 1437).

W § 1 ww. rozporządzenia określony został wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia (VAT-R). W części B1 tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 12 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 13 nazwę skróconą podatnika.

W myśl art. 96 ust. 12 ustawy o VAT:

Jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zdanie drugie nie ma zastosowania w przypadku, gdy zgłaszana zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego.

W konsekwencji, w myśl wyżej przytoczonych regulacji w razie zmiany danych objętych obowiązkiem zgłoszenia identyfikacyjnego oraz zgłoszenia rejestracyjnego, podatnik zobowiązany jest dokonać aktualizacji danych na stosownym formularzu NIP, VAT-R.

Zatem, co do zasady, celem wypełnienia dyspozycji wynikających z powołanych przepisów, w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. Podatnicy w obrocie gospodarczym powinni stosować nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, bądź dokonanych aktualizacjach przedmiotowych zgłoszeń.

Z opisu sprawy wynika, że S. spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w T. (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą na terytorium Polski. Spółka powstała 28 lutego 2014 r. (wówczas doszło do jej zawiązania), zaś wpis do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nastąpił w dniu 21 maja 2014 r. Wnioskodawca pozostaje czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług od 1 sierpnia 2014 r.

W związku ze zintensyfikowaniem swojej aktywności gospodarczej na rynkach zagranicznych chcielibyście Państwo dokonać zmiany (modyfikacji) nazwy Spółki, pod którą działacie.

Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników spółki w dniu 28 października 2022 r. podjęło uchwałę w przedmiocie zmiany § 2 umowy spółki. Zgodnie z przeprowadzonymi zmianami, § 2 którego dotychczasowa treść to: „1. Spółka działa pod firmą S.spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 2. Spółka może używać skrótu firmy: S.sp. z o.o. lub S.spółka z o.o. 3. Spółka może używać wyróżniającego ją znaku graficznego.” otrzymał nowe brzmienie (zmianie uległ ustęp 1 i 2 tego paragrafu): „1. Spółka działa pod firmą S.D.spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 2. Spółka może używać skrótu firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 3. Spółka może używać wyróżniającego ją znaku graficznego.”. Uchwała została zaprotokołowana w akcie notarialnym.

Wnioskodawca podkreśla, że nie ma technicznej możliwości ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS skrótu firmy w brzmieniu: „S.sp. z o.o.”. Rejestr nie przewiduje oddzielnej rubryki na skrót firmy. Nie jest to bowiem zmiana nazwy Wnioskodawcy. Nazwa (firma) jaka będzie ujawniona w rejestrze przedsiębiorców KRS to „S.D.spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Ponadto zarząd Spółki po konstytutywnym wpisie zmian umowy spółki w rejestrze przedsiębiorców, w wykonaniu postanowień umowy spółki, podejmie uchwałę (uchwała zarządu) w przedmiocie określenia, że w obrocie spółka będzie używać skrótu firmy „S.sp. z o.o.”. Wnioskodawca zgłosi również skrót firmy „S.sp. z o.o.” do właściwego urzędu skarbowego na odpowiednim formularzu VAT-R (poprzez złożenie stosownych zgłoszeń aktualizacyjnych).

Wątpliwości Wnioskodawcy, budzi możliwość posługiwania się w obrocie gospodarczym firmą skróconą Spółki.

Jak wskazano wyżej przepisy ustawy o VAT regulują kwestię dotyczącą posługiwania się w obrocie gospodarczym fakturami w tym fakturami korygującymi (notami korygujących).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa stwierdzić należy, iż w celu jednoznacznej identyfikacji podatkowej podatnik powinien posługiwać się taką nazwą, jaką wskazał w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług, bądź zgłoszeniu aktualizacyjnym zmieniającym nazwę.

Koniecznym jest zatem, by dane dotyczące podatnika podawane na fakturach (w tym fakturach korygujących i notach korygujących) były zgodne z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w tych zgłoszeniach.

Wskazać należy, że celem wystawienia faktury VAT jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Jeżeli natomiast faktura zawiera pomyłki dotyczące jakiejkolwiek pozycji lub po jej wystawieniu zaistniała którakolwiek przesłanka z art. 106j ust. 1 ustawy, powinna ona zostać skorygowana w ten sposób, aby odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję między ściśle określonymi podmiotami gospodarczymi.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy nazwa skrócona umożliwiająca jednoznaczną identyfikację została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym/aktualizacyjnym dla celów podatku VAT i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się nazwą skróconą firmy na fakturach (w tym fakturach korygujących i notach korygujących) wystawianych przez Spółkę jest prawidłowe. Podobnie Wnioskodawca będzie mógł przyjmować faktury z wpisaną skróconą nazwą bez konieczności ich korygowania.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy posługiwania się nazwą skróconą na fakturach oraz innych dokumentach księgowych (w tym faktury korygujące, noty korygujące), które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług regulują jedynie kwestię wystawiania i otrzymywania faktur. W związku z tym na gruncie przepisów ustawy o VAT nie ma przeciwwskazań do posługiwania w obrocie gospodarczym skróconą nazwą (firmą) spółki w innych dokumentach księgowych.

Zatem Państwa stanowisko przedstawione w niniejszej sprawie, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Organ zaznacza, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytania) czyli możliwości posługiwania się skróconą firmą (nazwą) na gruncie prawa podatkowego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy i własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone. W szczególności niniejsza interpretacja nie rozstrzyga kwestii poprawności nazwy (firmy) zgłoszonej przez Państwo.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwo w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).