Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-524/13-2/MAO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-06-18
Teza: Dotyczy prawa do dokonania korekty (zmniejszenia podatku należnego) w sytuacji gdy klient nie posiada dowodu zakupu
Słowa kluczowe: kasa-kasa rejestrująca; obniżka (obniżenie); obrót; opodatkowanie-podstawa opodatkowania; paragon-paragon fiskalny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 2-art. 109; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony, przedstawione we wniosku z dnia 21.05.2013 r. (data wpływu 31.05.2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do dokonania korekty (zmniejszenia podatku należnego) w sytuacji gdy klient nie posiada dowodu zakupu - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31.05.2013 r. do tut. Organu wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie w zakresie prawa do dokonania korekty (zmniejszenia podatku należnego) w sytuacji, gdy klient nie posiada dowodu zakupu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca (dalej „Spółka”) jest właścicielem sieci sklepów z artykułami do majsterkowania, budowy, remontu, urządzania domu, pielęgnowania ogrodu, etc. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej towarów. Sprzedaż towarów jest ewidencjonowana przy użyciu kas rejestrujących. W związku z tym, Spółka wydaje klientom paragony fiskalne potwierdzające fakt zakupu towaru.

Spółka podejmuje różnego rodzaju zabiegi, które nakierowane są na pozyskanie jak największej liczby klientów. Między innymi - dążąc do pełnego usatysfakcjonowania klientów i zachowania dobrego wizerunku marki X. - Spółka opracowała wewnętrzną procedurę, w której uregulowała zasady zwrotu towarów kupionych przez klientów. Spółka podjęła decyzję o umożliwieniu klientom dokonywania zwrotu zakupionych towarów nie tylko z powodu reklamacji, ale także bez podania przyczyny. W konsekwencji, klient może zwrócić towar np. w sytuacji, gdy kupił za dużo sztuk danego towaru, czy też, jeśli po dokonaniu zakupu uzna, że towar mu nie odpowiada (np. z uwagi na kolor, rozmiar, itp.). Możliwość zwrotu kupionego towaru bez podania wyraźnej przyczyny jest dla klientów istotna i wpływa na decyzję o robieniu zakupów właśnie w sklepach należących do Spółki, a nie w innych placówkach o zbliżonym asortymencie, w tym u konkurencji.

Co do zasady klienci, którzy dokonują zwrotu towaru okazują paragon dokumentujący zakup towaru w sklepie należącym do Spółki. Zdarza się jednak, że w wyjątkowych przypadkach Spółka przyjmuje taki zwrot, mimo że klienci nie posiadają paragonu. Nie oznacza to jednak, że Spółka przyjmuje wszystkie towary, które do takiego zwrotu zgłaszają klienci. W interesie Spółki jest dokładne kontrolowanie, czy zwracany towar rzeczywiście został kupiony w jej placówce handlowej. Dlatego też w Spółce opracowane zostały procedury regulujące zasady zwrotu towarów przez klienta, który nie posiada paragonu dokumentującego jego zakup.

Zgodnie z tymi procedurami, jeśli klient chce zwrócić towar nie posiadając paragonu, pracownik Spółki może przyjąć zwrot wyłącznie po dokładnym sprawdzeniu, że istnieje lub istniał on w gamie asortymentowej Spółki. W odniesieniu do niektórych grup towarów (np. artykułów na zamówienie), w przypadku, gdy ich wartość przekracza ustalony przez Spółkę próg, dokonanie zwrotu, oprócz sprawdzenia gamy asortymentowej, możliwe jest tylko po akceptacji zwrotu przez kierownika działu kas. Co więcej, w każdym wypadku dokonywania zwrotu bez paragonu klient jest zobowiązany do złożenia specjalnego, pisemnego oświadczenia. Klient musi złożyć oświadczenie, że towar będący przedmiotem zwrotu został przezeń zakupiony w sklepie Spółki, a niemożność przedłożenia dowodu zakupu (paragonu) wynika z jego zagubienia. W oświadczeniu tym wskazywane są dane osobowe klienta - imię, nazwisko, seria i nr dowodu osobistego, nr PESEL. Oświadczenie jest podpisywane własnoręcznie przez klienta w obecności pracownika Spółki.

Wszystkie powyżej wskazane czynności pozwalają Spółce potwierdzić, że towar faktycznie został kupiony w jednym z jej sklepów, a co za tym idzie, że możliwy jest jego zwrot.

Strona prowadzi ewidencję dokonywanych przez klientów zwrotów. Ewidencja ta zawiera między innymi informacje na temat: kodu zwracanego towaru (pozwalającego zidentyfikować w systemie rodzaj danego towaru - tj. między innymi jego cenę netto, należny VAT, cenę brutto), ilości zwracanego towaru, ceny towaru, stawki VAT, jaką był opodatkowany towar, kwoty zwracanej klientowi.

W ewidencji wpisywana jest także data zwrotu towaru oraz podawane jest nazwisko pracownika Spółki, który przyjmował zwrot towaru.

Na marginesie Spółka pragnie również zwrócić uwagę tut. organu na fakt, że możliwość dokonywania przez klientów reklamacji, czy też zwrotów w sytuacji, gdy nie posiadają oni paragonu wynika również z prawa ochrony konkurencji i konsumentów.

W rejestrze klauzul abuzywnych (niedozwolonych, adres www:http://www.uokik.gov.pl/rejestr\_klauzul\_niedozwolonych2.php), pod numerem 2685, Sąd Okręgowy w Warszawie - Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów wpisał jako niedozwoloną następującą klauzulę: „Do reklamowanego lub zwracanego produktu konieczne jest dołączenie paragonu”.

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka ma prawo do dokonania korekty (zmniejszenia) VAT należnego w sytuacji, gdy przyjmuje zwrot towaru od klienta, który nie posiada dowodu dokumentującego zakup tego towaru?

W szczególności Spółka prosi o odpowiedź, czy - z uwagi na obowiązujące w Spółce procedury zwrotu towaru - posiadane przez Spółkę dokumenty, w szczególności podpisane przez klienta oświadczenie może być uznane za wiarygodny dowód potwierdzający fakt zwrotu towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego?

Spółka informuje, że dnia 4 grudnia 2012 r. otrzymała już interpretację indywidualną sygn. IPPP2/443-943/12-2/IZ na zadane wyżej pytania, ale w związku ze zmianami w przepisach podatkowych istnieje potrzeba ponownego uzyskania interpretacji.

Zdaniem Wnioskodawcy, ma on prawo do dokonania korekty (zmniejszenia) VAT należnego również w sytuacji, gdy przyjmuje zwrot towaru od klienta, który nie posiada dowodu dokumentującego zakup tego towaru (paragonu fiskalnego). Zdaniem Spółki - z uwagi na obowiązujące w Spółce procedury zwrotu towaru - dokumenty posiadane przez Spółkę, w szczególności podpisane przez klienta oświadczenie, może być uznane za wiarygodny dowód potwierdzający fakt zwrotu towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego.

Uzasadnienie stanowiska:

Zgodnie z art. 111 ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zasady prowadzenia ewidencji przy pomocy kas rejestrujących określono w Rozporządzeniu Kasowym.

Zgodnie z § 3 ust. 1 oraz § 6 pkt 1 ww. Rozporządzenia, który powiela w dużym stopniu treść art. 111 ust. 3a pkt 1 Ustawy VAT, podatnicy - z zastrzeżeniem ust. 2 - są obowiązani dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy. Zgodnie z wymogami Rozporządzenia Kasowego, każda kasa fiskalna musi posiadać tzw. pamięć fiskalną. Stosownie do § 2 pkt 11 tego Rozporządzenia, przez pamięć fiskalną kasy rozumie się urządzenie umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych. Wskazane przez ustawodawcę cechy pamięci fiskalnej, jakimi są przede wszystkim trwałość zapisu i związana z tym niemożliwość likwidacji zapisanych w niej danych sprawia, że na kasie fiskalnej nie można rejestrować zwrotów bądź reklamacji towarów. Czynności takie powinny zostać objęte odrębną ewidencją, prowadzoną zgodnie z wymogami zawartymi w art. 109 ust. 3 Ustawy VAT oraz § 3 ust. 4 Rozporządzenia. Zgodnie z art. 29 ust. 1 Ustawy VAT podstawą opodatkowania podatkiem VAT jest obrót. Obrotem jest zaś kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Z art. 29 ust. 4 Ustawy VAT wynika, że podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

Z uwagi na powyższe, w sytuacji zwrotu towarów powinno dokonywać się korekty podstawy opodatkowania VAT, a w konsekwencji zmniejszenia VAT należnego. Cytowany wyżej przepis art. 29 Ustawy VAT nie przesądza jednak, jaki dokument uprawnia do korekty obrotu w związku ze zwrotem towarów. Ustawodawca stawia jedynie wymóg „udokumentowania” tego zdarzenia. Prowadzi to zdaniem Spółki do wniosku, że możliwe jest udokumentowanie faktu zwrotu towaru przez klienta różnymi dowodami.

Paragon fiskalny jest niewątpliwie podstawowym dokumentem potwierdzającym fakt zakupu towaru od danego sprzedawcy, niemniej nie jest on dokumentem jedynym. A skoro tak, to konsekwentnie, również zwrot towaru, także z perspektywy przepisów prawa podatkowego, w tym i Ustawy VAT, jest dopuszczalny z wykorzystaniem innych niż paragon dokumentów potwierdzających uprzedni fakt sprzedaży danego produktu przez Spółkę. Stanowisko takie uzasadniają w szczególności zasady wynikające z prawa ochrony konkurencji i konsumentów, o których była mowa w opisie stanu faktycznego.

Zdaniem Spółki wdrożone przez Nią zasady zwrotu towaru, w przypadku nieposiadania przez klienta dowodu zakupu, pozwalają ustalić, czy towar został faktycznie kupiony w sklepie należącym do Spółki. Jak była o tym mowa, każdorazowo dokonywana jest, bowiem weryfikacja zgłaszanego do zwrotu produktu przez pracownika lub pracowników Spółki (w niektórych sytuacjach dodatkowo wymagane jest jeszcze uzyskanie na zwrot towaru zgody kierownika działu handlowego). Klient dokonujący zwrotu składa pisemne oświadczenie, że towar będący przedmiotem zwrotu został kupiony w sklepie należącym do Spółki, a niemożność przedłożenia dowodu zakupu (paragonu) wynika z jego zagubienia. Takie oświadczenie jest własnoręcznie podpisywane przez klienta w obecności pracownika Spółki. Co istotne Spółka prowadzi też ewidencję zwracanych towarów. Ewidencja ta zawiera dane potrzebne Spółce do prawidłowego ustalenia kwoty, o jaką Spółka powinna skorygować obrót netto. Pozwala też na ustalenie kwoty VAT należnego, którym opodatkowana była sprzedaż zwracanego towaru. W konsekwencji Spółka posiada dane systemowe, które pokazują, o jaką kwotę powinna obniżyć VAT należny z uwagi na zwrot towaru przez klienta.

Z uwagi na powyższe, Spółka uważa, że ma prawo do dokonania korekty (zmniejszenia) VAT należnego w sytuacji, gdy przyjmuje zwrot towaru od klienta, który nie przedstawił jej dowodu dokumentującego zakup tego towaru.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, przykładowo w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 10 sierpnia 2011 r., znak ILPP2/443-799/112/EN, w której organ uznał „Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi sprzedaż detaliczną towarów poprzez sieć sklepów z damską odzieżą marki „O”. Każda transakcja sprzedaży jest rejestrowana za pomocą kasy fiskalnej, a wydruk paragonu fiskalnego wydawany jest nabywcy towarów. Dążąc do pełnego usatysfakcjonowania klientów i zachowania dobrego wizerunku marki „O”, Spółka opracowała wewnętrzną procedurę zwrotów i reklamacji zakupionych towarów. W świetle wspomnianej procedury podstawowym dowodem zakupu, który uprawnia klienta do zwrotu lub reklamacji zakupionego towaru jest paragon fiskalny. Niemniej jednak Spółka zakłada, iż klienci mogą dokonywać zwrotów i reklamacji również w przypadku braku paragonu. W związku z powyższym założeniem, Spółka przewiduje dwie sytuacje, w przypadku których możliwy jest zwrot lub reklamacja bez paragonu fiskalnego, lecz za okazaniem przez klienta np. wyciągu z terminala - w takim przypadku dodatkowo sporządzane jest „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego”, bez jakiegokolwiek innego dokumentu - w takim przypadku sporządzane jest jedynie „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego”.

(…) Mając na uwadze przywołane przepisy prawa podatkowego oraz opis sprawy, stwierdzić należy, że zgromadzenie przez Wnioskodawcę dowodów stanowiących dowód przeciwny do dowodu, jakim jest zapis kasy rejestrującej, przy uwzględnieniu wyjątkowego charakteru zdarzeń, może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt zwrotu towaru. Reasumując stwierdzić należy, że Wnioskodawcy w związku z zaistniałymi zdarzeniami, zwrotami lub reklamacjami towarów, przysługuje uprawnienie do korekty sprzedaży i podatku należnego w przypadku braku paragonu, pod warunkiem, że zdarzenia te zostały udokumentowane wiarygodnymi dowodami. Zdarzenia powodujące korektę obrotu i podatku należnego, powinny zostać uwidocznione w odrębnej, specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji korekt.

W ocenie tut. Organu przedstawione przez Wnioskodawcę dokumenty, tj.: wyciąg z terminala i „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego” oraz w przypadku braku jakiegokolwiek innego dokumentu tylko „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego”, stanowią wiarygodne dowody potwierdzające fakt zwrotu lub reklamacji towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego”.

Również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach przychyla się do takiej interpretacji, na co wskazuje chociażby interpretacja z dnia 18 sierpnia 2011 r., znak IBPP4/443-886/11/KG: „Z przedstawionego we wniosku zaistniałego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej sprzętu sportowego. W odniesieniu do niektórych transakcji klienci z różnych uzasadnionych przyczyn i powodów dokonują zwrotów zakupionych towarów. Zwracany towar na podstawie paragonu fiskalnego jest identyfikowany w programie komputerowym obsługującym ruch towaru w firmowym magazynie. Występują jednakże sytuacje zwrotu towarów przez klientów, którzy z różnych względów nie są w stanie przedstawić dokumentującego sprzedaż paragonu, natomiast są w stanie uprawdopodobnić zawarcie transakcji poprzez: wskazanie daty nabycia, wskazanie asortymentu nabytego towaru i kwoty paragonu lub daty wysłania zamówienia i daty otrzymania towaru będącego przedmiotem realizacji zamówienia w przypadku, gdy towar wysyłany był do klienta przesyłką kurierską. W ocenie tut. organu, w przypadku zaistnienia powyższych zdarzeń, Wnioskodawcy przysługuje prawo do korekty obrotu i podatku należnego, pod warunkiem udokumentowania ich wpisem do ewidencji korekt. Należy bowiem podkreślić, iż oryginał paragonu nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie odstąpienia od umowy sprzedaży oraz zwrotu zapłaconej ceny, będących podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty.”

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji przy pomocy kas rejestrujących określono w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 poz. 363). Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję każdej sprzedaży oraz w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 winni wydać nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny.

Przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży (§ 2 ust. 12).

Natomiast zgodnie z § 2 ust. 11 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. przez pamięć fiskalną kasy rozumie się urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Ww. cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów. Czynności takie należy objąć odrębną ewidencją, prowadzoną zgodnie z wymogami zawartymi w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, tj. podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Ponadto w myśl § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, należy ująć w odrębnej ewidencji zawierającej:

1.  datę sprzedaży;
2.  nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3.  termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4.  wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5.  zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6.  dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7.  protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W myśl art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Jak stanowi art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

Z brzmienia ww. przepisu wynika, że możliwość pomniejszenia obrotu m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów może nastąpić pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwroty te zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

Uwzględniając powyższe należy stwierdzić, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie uzależniają pomniejszenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów od posiadania przez podatnika oryginału paragonu fiskalnego, potwierdzającego zakup towaru.

Paragon fiskalny to dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. zwrotu towaru. W przypadku dokonania zwrotu towaru podatnik powinien zatrzymać paragon fiskalny. Zasadą jest więc dokonywanie korekty obrotu i podatku należnego przy jednoczesnym zwrocie (okazaniu) przez klienta paragonu fiskalnego.

Jednocześnie można zauważyć, iż paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.

Wprawdzie obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur VAT), jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie bądź też dokonano zwrotu lub reklamacji zakupionego towaru. Zakaz zmiany treści paragonu jest jedynie warunkiem stosowania kas rejestrujących i nie może on zmieniać zasady wynikającej z art. 29 ust. 1 i 4 ustawy, bowiem obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie kwota figurująca na paragonie fiskalnym.

W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to w takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wg § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. winna zawierać ściśle określone elementy.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, ze Spółka jest właścicielem sieci sklepów z artykułami do majsterkowania, budowy, remontu, urządzania domu, pielęgnowania ogrodu, itp. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej towarów. Sprzedaż towarów jest ewidencjonowana przy użyciu kas rejestrujących. W związku z tym, Spółka wydaje klientom paragony fiskalne potwierdzające fakt zakupu towaru.

Strona podjęła decyzję o umożliwieniu klientom dokonywania zwrotu zakupionych towarów nie tylko z powodu reklamacji, ale także bez podania przyczyny. Co do zasady klienci, którzy dokonują zwrotu towaru okazują paragon dokumentujący zakup towaru w sklepie należącym do Spółki. Zdarza się jednak, że - w wyjątkowych przypadkach - Wnioskodawca przyjmuje taki zwrot, mimo że klienci nie posiadają paragonu. Nie oznacza to jednak, że Strona przyjmuje wszystkie towary, które do takiego zwrotu zgłaszają klienci. W interesie Spółki jest dokładne kontrolowanie, czy zwracany towar rzeczywiście został kupiony w jej placówce handlowej. Dlatego też w Spółce opracowane zostały procedury regulujące zasady zwrotu towarów przez klienta, który nie posiada paragonu dokumentującego jego zakup.

Zgodnie z tymi procedurami, jeśli klient chce zwrócić towar nie posiadając paragonu, pracownik Strony może przyjąć zwrot wyłącznie po dokładnym sprawdzeniu, że istnieje lub istniał on w gamie asortymentowej Wnioskodawcy. W odniesieniu do niektórych grup towarów (np. artykułów na zamówienie), w przypadku, gdy ich wartość przekracza ustalony przez Spółkę próg, dokonanie zwrotu, oprócz sprawdzenia gamy asortymentowej, możliwe jest tylko po akceptacji zwrotu przez kierownika działu kas. Ponadto w każdym wypadku dokonywania zwrotu bez paragonu klient jest zobowiązany do złożenia specjalnego, pisemnego oświadczenia, Klient musi złożyć oświadczenie, że towar będący przedmiotem zwrotu został przezeń zakupiony w sklepie Strony, a niemożność przedłożenia dowodu zakupu (paragonu) wynika z jego zagubienia. W oświadczeniu tym wskazywane są dane osobowe klienta - imię, nazwisko, seria i nr dowodu osobistego, nr PESEL. Oświadczenie jest podpisywane własnoręcznie przez klienta w obecności pracownika Spółki.

Wszystkie powyżej wskazane czynności pozwalają Stronie potwierdzić, że towar faktycznie został kupiony w jednym z jej sklepów, a co za tym idzie, że możliwy jest jego zwrot.

Wnioskodawca prowadzi ewidencję dokonywanych przez klientów zwrotów. Ewidencja ta zawiera między innymi informacje na temat: kodu zwracanego towaru (pozwalającego zidentyfikować w systemie rodzaj danego towaru - tj. między innymi jego cenę netto, należny VAT, cenę brutto), ilości zwracanego towaru, ceny towaru, stawki VAT, jaką był opodatkowany towar, kwoty zwracanej klientowi.

W ewidencji wpisywana jest także data zwrotu towaru oraz podawane jest nazwisko pracownika Spółki, który przyjmował zwrot towaru.

W oparciu o przywołane przepisy prawa podatkowego oraz opis sprawy, stwierdzić należy, że prowadzona przez Wnioskodawcę ewidencja dokonanych przez klientów zwrotów musi zawierać wszystkie elementy wskazane w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. Zdaniem tut. Organu zgromadzenie przez Stronę dokumentów stanowiących dowód przeciwny do dowodu, jakim jest zapis z kasy rejestrującej, przy uwzględnieniu wyjątkowego charakteru zdarzeń, może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt zwrotu towaru.

Analiza powyższego wskazuje, że Wnioskodawcy w związku z zaistniałymi zdarzeniami (tj. zwrotami lub reklamacjami towarów), przysługuje uprawnienie do korekty sprzedaży i podatku należnego w przypadku braku paragonu, pod warunkiem, że zdarzenia te zostały udokumentowane wiarygodnymi dowodami. Zdarzenia powodujące korektę obrotu i podatku należnego powinny być ujmowane w odrębnej specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji.

W ocenie tut. Organu, z uwagi na obowiązujące w Spółce procedury zwrotu towaru, posiadane w Spółce dokumenty, w szczególności podpisane przez Klienta oświadczenie, że towar będący przedmiotem zwrotu został przezeń zakupiony w sklepie Spółki stanowią wiarygodne dowody potwierdzające fakt zwrotu lub reklamacji towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego. W związku z tym Wnioskodawca jest uprawniony do dokonania korekty, tj. pomniejszenia obrotu oraz podatku należnego, na podstawie ww. dowodów, bez konieczności posiadania przez klienta paragonu.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie uznać należy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.