Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.37.2021.1.MS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-03-11
Teza: Możliwość archiwizowania dokumentów firmy (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, przy spełnieniu ogólnych warunków uprawniających do zastosowania odliczenia.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; doliczenie; faktura; faktura-odpowiedzialność za fakturę; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1325, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 20 stycznia 2021 r. (data wpływu – 29 stycznia 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów firmy (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, przy spełnieniu ogólnych warunków uprawniających do zastosowania odliczenia - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 stycznia 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów firmy (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, przy spełnieniu ogólnych warunków uprawniających do zastosowania odliczenia.

**We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:**

Spółka (dalej także jako: „Wnioskodawca”) jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi działalność gospodarczą w zakresie m.in. udzielania swoim klientom dostępu do sieci Internet oraz usług telefonii stacjonarnej.

W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od dostawców i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Spółka korzysta z systemu elektronicznego archiwum firmy, który pozwala na archiwizowanie dokumentów, wgrywanie ich skanów, plików pdf oraz umożliwia łatwy dostęp on-line do dokumentów, a także posiada zaawansowany system wyszukiwania pozwalający znaleźć dokument po atrybutach takich jak: NIP, nr dokumentu, data wystawienia, kwoty netto/brutto, nr ewidencyjny w FK i innych dostępnych filtrów jakie oferują m.in. standardowe funkcjonujące na polskim rynku systemy informatyczne FK. W każdej chwili istnieje możliwość pobrania z systemu całego archiwum lub jego części i zapisania w postaci plików pdf.

Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z odrębnymi przepisami przechowywane w systemie elektronicznym dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępnione wraz z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych w postaci plików pdf, może zostać nadany dostęp on-line do archiwum lub określonej części archiwum lub też dokumenty mogą zostać wydrukowane.

Elektroniczne dokumenty przechowywane są na serwerach zainstalowanych w Spółce i obsługiwanych przez Spółkę. Dostęp do dokumentów umieszczonych w elektronicznym archiwum odbywa się tylko przy pomocy szyfrowanego połączenia. Dostęp ten możliwy jest tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła na autoryzowanym uprzednio kodem SMS urządzeniu. Dokumenty przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ze względu na optymalizację kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji oraz prowadzenia rachunkowości wszystkie dokumenty przechowywane są w formie elektronicznej. Dokumenty elektroniczne zapisywane są w systemie elektronicznym, zaś dokumenty papierowe są do tego systemu skanowane w formacie pdf gwarantującym autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka planuje zniszczenie dokumentów w formie papierowej po zeskanowaniu ich do systemu.

W zakresie spełnienia warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, Spółka pragnie podkreślić, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Spółka otrzymała daną fakturę. Spółka bowiem weryfikuje każdorazowo faktury zakupowe pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, nie jest zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Spółki w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Spółka wskazuje, że integralność zostanie zagwarantowana poprzez procedury obsługi systemu, analogicznie do systemu przechowywanie dokumentów w postaci papierowej, w którym pracownicy przetwarzający dokumenty mają oczywisty zakaz komponowania i drukowania faktur „w imieniu” dostawcy Wnioskodawcy np. w programie Word.

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Spółkę poprzez:

*   wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur (odpowiednio przez Spółkę lub firmy zewnętrzne),
*   proces weryfikacji formalnej, który, co do zasady, następuje po wprowadzeniu faktury do systemu księgowego Spółki.

Spółka pragnie zatem wskazać, że w stosunku do dokumentów elektronicznych zapisywanych w systemie elektronicznym zapewniona jest autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Stosowane są kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, m.in. poprzez dokumenty uzupełniające, takie jak zamówienia, umowy, dokumenty transportowe. Autentyczność pochodzenia i integralność treści zapewnia również format pliku utrudniający jego modyfikację, który dodatkowo zapewnia czytelność tych faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz umożliwia bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organom podatkowym. Dokumenty umieszczane w elektronicznym archiwum są szyfrowane, a dostęp do aplikacji możliwy jest tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła na autoryzowanym uprzednio kodem SMS urządzeniu.

**W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:**

Czy korzystając z opisanego powyżej elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów firmy Spółka spełnia warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112a ustawy o VAT i w związku z tym może prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania papierowej wersji dokumentów oraz czy Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeśli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (pod ogólnymi warunkami)?

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby dokumenty były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur Spółka jest zdania, że jeśli będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z powołanych przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktury i inne dokumenty zakupowe będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami. Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W związku z powyższym, zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w podobnych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz otrzymanych w formie papierowej (i niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe.

Prawo do przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych w formie elektronicznej zaakceptował m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 20 sierpnia 2012 r., nr IPTPP2/443-467/12-5/KW czy też Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0112-KDIL1-3.4012.85.2019.3.AK z 11 czerwca 2019 r. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że: „(\`(...)\`) należy stwierdzić, w związku z tym, że przechowywanie otrzymywanych od dostawców i wysyłanych do odbiorców faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.(\`(...)\`)”.

Z kolei za możliwością przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 4 października 2013 r., nr IPPP2/443-765/13-2/KOM stwierdzając, że: „Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści. Warunek ten spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR oraz Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1391/14/JP. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach przechowywanych wyłącznie w elektronicznej bazie danych uznał również Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS, dotyczącej przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej. W tej interpretacji czytamy: „(\`(...)\`) należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (\`(...)\`) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych, nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych. (\`(...)\`)”.

Na końcu Wnioskodawca pragnie dodać, że w analogicznej sprawie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiedział się także - akceptując stanowisko wnioskującego – w interpretacji nr 0111-KDIB3-3.4012.638.2020.2.MAZ wydanej 12 stycznia 2021 r. dla podmiotu powiązanego z Wnioskodawcą. Warto dodać, że oba wnioskujące powiązane podmioty stosują i będą stosować dokładnie te same narzędzia oraz procedury opisane we wnioskach o wydanie interpretacji indywidualnej.

W związku z powyższym Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska przedstawionego na wstępie.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.**

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – art. 106m ust. 4 ustawy.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka prowadzi system elektronicznego archiwum firmy, pozwalający na przechowywanie wersji elektronicznych dokumentów (faktur). Dokumenty (faktury) papierowe są skanowane w formacie pdf i przechowywane w systemie wraz z dokumentami elektronicznymi. Elektroniczne dokumenty są przechowywane na serwerach Spółki i przez Spółkę obsługiwanych. Dostęp do dokumentów możliwy jest tylko przez zarejestrowanych użytkowników, przy pomocy szyfrowanego połączenia i z zastosowaniem odpowiedniej autoryzacji urządzenia dostępowego, loginu i hasła.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizowania dokumentów firmy (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, przy spełnieniu ogólnych warunków uprawniających do zastosowania odliczenia.

W przypadku obu wersji (papierowej i elektronicznej) otrzymywanych od dostawców i wysyłanych dokumentów (faktur), które będą następnie archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Stosowane są kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Przy tym Wnioskodawca, od strony technicznej, umożliwia dostęp do systemu elektronicznego archiwum wyłącznie osobom uprawnionym. Opisane wersje elektroniczne dokumentów (faktur, w tym zeskanowanych faktur papierowych) będą przechowywane do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, w podziale na okresy rozliczeniowe. Wnioskodawca w każdym momencie może zapewnić dostęp do systemu elektronicznego archiwum organowi podatkowemu, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający pobór i wydruk dokumentów. Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje zatem, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur. Ponadto Spółka wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie o VAT. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca – przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych, wymienionych w art. 88 ustawy o VAT – będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej, archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę – otrzymanych w formie papierowej – faktur VAT lub innych dokumentów będących fakturą w rozumieniu ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur lub dokumentów będących fakturami – otrzymanych w formie papierowej lub elektronicznej – w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur, będzie zgodne z przepisami ustawy. Tym samym Wnioskodawca będzie posiadał, na ogólnych zasadach, prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur lub dokumentów będących fakturami, archiwizowanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych, papierowych wersji dokumentów.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidulane nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.