Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-924/14/WRz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-11-03
Teza: Czy do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć ryczałty za noclegi i diety za czas podróży służbowej przysługujące pracownikom?
Słowa kluczowe: dieta; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 24 lipca 2014 r. (data wpływu do tut. Biura 13 sierpnia 2014 r.),o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wypłacanych pracownikom należnościw związku z odbywaniem przez nich podróży służbowych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 sierpnia 2014 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wypłacanych pracownikom należności w związku z odbywaniem przez nich podróży służbowych.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego. Zatrudnionym osobom na stanowisku kierowcy, wykonującym transport drogowy towarów (w kraju i poza granicami), przysługują należności związane z odbywaniem podróży służbowej i należności te były wypłacane.

Przepisy ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2012, poz. 1155, ze zm.), w art. 2 pkt 7 określają, że podróż służbowa, to każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

1.  przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub
2.  wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.

Do ustawy o czasie pracy kierowców dodano także art. 21a, który stanowi, że kierowcy w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.

Do rozliczania wyjazdów służbowych kierowców odbywanych na zasadach wskazanych w definicji delegacji kierowcy spółki, której Wnioskodawca jest wspólnikiem stosujemy obecnie przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167), które obowiązuje od 1 marca 2014 r. r. Z § 2 tego rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

\- diety oraz

\- zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3.  noclegów,
4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 2100 i 700.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Pracodawca, określił w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w wysokości ustalonej dla podróży służbowych na poziomie diet krajowych, zarówno przy podróżach krajowych, jak i zagranicznych kierowców.

Diety były wypłacane zarówno na podstawie poprzednio obowiązujących do 28 lutego 2013 r. przepisów, t.j.:

*   rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.) oraz
*   rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),

jak i na podstawie przepisów obowiązujących od 1 marca 2013 r.

Z treści zasłyszanych przez Wnioskodawcę informacji wynika, że jeżeli pojazd wyposażony jest w miejsce do spania, to pracodawca stwarza kierowcy możliwość noclegu (spędzenia nocy i snu) w kabinie samochodu ciężarowego, a to jest równoznaczne z zapewnieniem pracownikowi przez jego pracodawcę bezpłatnego noclegu i wtedy to kierowcom nie powinien wypłacać ryczałtów za nocleg. Jednakże Wnioskodawca uważa, że kierowcom przysługują należności dotyczące ryczałtów za nocleg w wysokości 150 % diety, biorąc pod uwagę chociażby wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 kwietnia 2011 r. (II PK 734/10).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy należności dotychczas wypłacone kierowcom zatrudnionym u Wnioskodawcy, wykonującym tzw. transport drogowy, z tyt. ryczałtów za nocleg w przypadku, gdy ciągnik siodłowy wyposażony jest w tzw. leżankę, można kwalifikować do kosztów uzyskania przychodu?

Czy zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów ww. wydatków jest zgodne z przepisami prawa podatkowego?

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty wypłat kierowcom ryczałtów za nocleg przy podróżach służbowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Wskazana wyżej regulacja przepisów prawa nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów diet wypłacanych kierowcom samochodów ciężarowych z tytułu odbytych przez nich podróży służbowych. Generalnie należności wypłacane pracownikom z tytułu wykonywania przez nich obowiązków służbowych poza siedzibą firmy, bez ograniczeń mogą być kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów. Do należności wypłacanych pracownikom wchodzą wówczas m.in. diety i ryczałty za nocleg. Wydatek z tytułu należności za czas podróży kierowcy jest związany z osiągnięciem przez firmę transportową przychodu z tytułu usługi przewozu bądź zmierza do zachowania źródła przychodów. Niewątpliwie kierowcy wykonują podróże służbowe przy wykonywaniu zadań transportowych, a zatem nie wypłacenie diet i ryczałtów za nocleg mogłoby narazić pracodawcę na odpowiedzialność karną.

Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

W przypadku stwierdzenia przez inspektora pracy w trakcie kontroli nieprawidłowości w zakresie nie wypłacenia lub zaniżenia należności z tytułu podróży służbowych (zarówno diet jak i ryczałtów za nocleg), może on wnioskować o naliczenie i wypłacenie tych świadczeń za okres trzech lat wstecz (zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne), a wniosek ten będzie dotyczył zarówno pracowników aktualnie zatrudnionych jak i tych pracowników, z którymi ustał stosunek pracy w tym okresie.

Wobec powyższego, biorąc chociażby pod uwagę powołany wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 kwietnia 2011 r., Wnioskodawca uważa, że wyliczone i wypłacone pracownikom – kierowcom i wypłacane w przyszłości należności związane z odbywaniem przez nich podróży służbowej (diety i ryczałty za nocleg), nawet w przypadku, gdy pojazd wyposażony jest w tzw. łóżko, stanowią koszty uzyskania przychodu i do tych kosztów mogą być zaliczone.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
*   musi być należycie udokumentowany.

W katalogu ujętym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie zawarto ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę tytułem diet, ryczałtów za noclegi, bądź innych należności wypłacanych pracownikom w związku z odbywaniem podróży służbowych.

W konsekwencji niezależnie od tego czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia (stanowiącym koszt uzyskania przychodów), czy też na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy (nie będących przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej) – dietą, ryczałtem lub inną należnością, wypłacaną w związku podróżami służbowymi pracowników, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli oczywiście spełniają przesłanki ujęte w cyt. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z treści wniosku wynika m.in., że przedmiotem działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę jest transport drogowy towarów na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Wnioskodawca do realizacji ww. usług zatrudnia pracowników na stanowiskach kierowców, którym wypłaca należności (ryczałty za noclegi i diety), przysługujące w związku z odbywaniem podróży służbowych.

Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, że Wnioskodawca mógł zaliczyć będące przedmiotem pytania ryczałty za noclegi wypłacone pracownikom (kierowcom), do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli oczywiście spełniały przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz zostały prawidłowo udokumentowane. Na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z ww. tytułu nie ma przy tym wpływu okoliczność, czy wskazane we wniosku ryczałty za noclegi, stanowią wydatki z tytułu podróży służbowych pracowników, a tym samym, bez znaczenia w tej mierze jest kwestia, czy kierowcom którzy mogą nocować w szoferce samochodu przysługuje ryczałt za noclegi. Jak już bowiem wskazano, niezależnie od tego czy wydatki z ww. tytułu stanowią należności z tytułu podróży służbowych pracowników, czy też element ich wynagrodzenia, mogą stanowić dla pracodawcy koszt podatkowy. Wskazać przy tym należy, że ww. kwestie dot. ustalania należności z tytułu podróży służbowych pracowników, nie są uregulowane przepisami prawa podatkowego, co oznacza, że nie mogą być przedmiotem interpretacji indywidualnej.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.