Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-196a/11/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2011-10-31
Teza: Spółka będzie mogła przesyłać pocztą elektroniczną swoim kontrahentom faktury i faktury korygujące w formie elektronicznej we wskazanym we wniosku formacie bez stosowania metod określonych w przepisach rozporządzenia. Warunkiem stosowania elektronicznego przesyłu faktur będzie zagwarantowanie przez podatników dokonujących takiego przesyłu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; fakturowanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 17 sierpnia 2011 r. (data wpływu 25 sierpnia 2011 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania faktur oraz faktur korygujących pocztą elektroniczną w formie pliku PDF - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 sierpnia 2011 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania faktur oraz faktur korygujących pocztą elektroniczną w formie pliku PDF.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej jest produkcja myjni, sprzedaż środków chemicznych i sprzętu do sprzątania. Wnioskodawca wystawia miesięcznie około 800 faktur VAT oraz faktur korygujących VAT dokumentujących sprzedaż towarów i usług. Obecnie kopie faktur VAT oraz kopie faktur korygujących VAT, po ich wystawieniu i wysłaniu do kontrahenta w wersji papierowej pocztą, są przechowywane w formie papierowej w siedzibie Spółki. Proces wystawiania faktur VAT (wydruk egzemplarzy przeznaczonych dla kontrahentów oraz wydruk związany z archiwizacją dokumentacji dla celów podatkowych, a także ich zapisywanie w postaci pliku elektronicznego w celach organizacyjnych z wykorzystaniem systemu elektronicznego) realizowany jest przez dział handlowy jednostki.

Baza faktur VAT, oprócz możliwości wskazanych powyżej, posiada możliwość przechowywania, archiwizowania i łatwego dostępu do bazy wystawionych przez Spółkę faktur VAT w formie elektronicznej oraz umożliwia również ich przesyłanie w wersji elektronicznej poszczególnym kontrahentom, jak i dokonywanie wydruków faktur VAT lub ich udostępnianie również w wersji elektronicznej na każde żądanie osoby dokonującej kontroli skarbowej lub podatkowej. Format zapisu przedmiotowych faktur VAT (PDF) pozwoli nie tylko na pełen do nich dostęp (przysługujący wyłącznie upoważnionym do tego pracownikom Spółki), lecz także uniemożliwi modyfikację treści zapisów kopii wystawionej faktury również po jej wysłaniu. Przedmiotowe faktury niezwłocznie po ich wystawieniu i zapisaniu w systemie będą wysyłane do kontrahentów Spółki, a kopia drukowana dla działu księgowości.

Spółka zamierza, na podstawie przepisów art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług oraz § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r., po uzyskaniu uprzedniej zgody od kontrahentów, zaprzestać wysyłania przedmiotowych faktur VAT pocztą w formie papierowej, w zamian przekazując je drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej w plikach zapisanych w formacie PDF. Powyższe Wnioskodawca uzasadnia faktem zdarzających się opóźnień związanych z przesyłaniem korespondencji na terytorium kraju, czy też nawet gubienia przesyłek. W takiej sytuacji kontrahenci Spółki otrzymują faktury już po terminie ich płatności. Analogiczne utrudnienia Spółka napotyka w ramach swojej działalności gospodarczej, otrzymując faktury VAT wystawione na jej rzecz przez kontrahentów z kilkunastodniowym nawet opóźnieniem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka postąpi zgodnie z dyspozycją art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów, § 19 i § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. a także § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. przesyłając kontrahentom faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawione w formie elektronicznej, jako pliki zapisane w formacie PDF (z wyłączoną możliwością edycji jej treści po wysłaniu kontrahentowi zarówno przez Spółkę, jak i przez kontrahentów) po uzyskaniu uprzedniej akceptacji kontrahentów Spółki na otrzymywanie wymienionych faktur we wskazany powyżej sposób przy jednoczesnej rezygnacji z dotychczasowej metody wystawiania faktur VAT w wersji papierowej i wysyłania ich drogą pocztową?

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy, Spółka przekazując drogą elektroniczną wystawione faktury VAT i faktury korygujące VAT może samodzielnie wybrać metodę, która zagwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych tą drogą faktur wykorzystując dowolne środki za pomocą których zabezpieczy wskazane wymogi po uprzednim otrzymaniu od swoich kontrahentów zgody na przekazywanie dokumentów zabezpieczonych we wskazany we wniosku sposób. Zdaniem Zainteresowanego, uzyskawszy uprzednio zgodę od kontrahenta Spółka może wysyłać fakturę VAT również w wersji elektronicznej pod warunkiem ciążącym zarówno na wystawcy i na odbiorcy faktury VAT - zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktury niezależnie od formy jej wystawienia począwszy od momentu jej wystawienia aż do końca okresu jej przechowywania. Spółka wskazuje, iż system zapisu faktur VAT w formacie PDF gwarantuje wypełnienie wszystkich obowiązków przewidzianych w wyżej wymienionych rozporządzeniach.

Z daniem Wnioskodawcy, obraz faktury VAT i faktury korygującej VAT zapisany w pliku PDF zapewnia integralność treści danego dokumentu z uwagi na fakt, iż pliki zapisane w danym formacie są nieedytowalne. Nie można bowiem zmienić ich treści, ponieważ niemożliwym (przy zastosowaniu ogólnodostępnego standardowego i legalnego oprogramowania służącego do otwierania plików danego typu) jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian w treści faktury VAT zapisanej jako obraz PDF, a w szczególności w jej numerze dacie wystawienia, czy też kwotach na niej widniejących (w tym w wartościach netto kwotach podatku). Spółka wskazuje przy tym, że do faktur i faktur korygujących stosuje się ten sam opisany wyżej sposób postępowania.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W tym miejscu należy podkreślić, iż w przypadku przesyłania faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej stosuje się uregulowania zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwanego dalej rozporządzeniem.

W myśl przepisów § 3 ust. 1 - 3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Natomiast, zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania określonych procedur zapewniających autentyczność i integralność faktur w postaci elektronicznej - bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia nie określają formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna, zatem może być ona przesłana także w formacie PDF. Wskazać także należy, że co do zasady, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą, w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej, zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiory faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzyma powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Ze względu na fakt, że proces przygotowywania danych, ich sprawdzania i w końcu wystawiania faktur może w niektórych firmach, np. ze względu na istotny stopień zautomatyzowania tych czynności, utrudniać lub uniemożliwiać szybkie uwzględnienie cofnięcia akceptacji dla fakturowania elektronicznego strony mogą postanowić o innym terminie utraty prawa do przesyłania faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji, o ile nie będzie on dłuższy niż 30 dni.

Zatem, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przesyłać pocztą elektroniczną swoim kontrahentom faktury i faktury korygujące w formie elektronicznej we wskazanym we wniosku formacie bez stosowania metod określonych w przepisach rozporządzenia. Warunkiem stosowania elektronicznego przesyłu faktur będzie zagwarantowanie przez podatników dokonujących takiego przesyłu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Wobec powyższego, mimo, iż Wnioskodawca częściowo powołał niewłaściwe przepisy prawa, to stanowisko Spółki należało uznać za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa - art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.