Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-949/14-4/IŚ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-12-30
Teza: Koszty uzyskania przychodów z tytułu podróży służbowych, gdy pracownik pokrywa wydatki przy użyciu prywatnej karty kredytowej
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja zagraniczna; karta; karta-karta płatnicza; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik; waluta-kurs walut; waluta-waluta obca; wydatek; zaliczka
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 25 września 2014 r. (data wpływu 2 października 2014 r.), uzupełnionym pismem z dnia (brak daty pisma, data nadania 19 grudnia 2014 r., data wpływu 22 grudnia 2014 r.) na wezwanie Nr IPPB5/423-949/14-2/IŚ z dnia 11 grudnia 2014 r.(data nadania 11 grudnia 2014 r., data odbioru 15 grudnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z tytułu podróży służbowych, gdy pracownik pokrywa wydatki przy użyciu prywatnej karty kredytowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 października 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z tytułu podróży służbowych, gdy pracownik pokrywa wydatki przy użyciu prywatnej karty kredytowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

W ramach realizacji celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej Spółka wysyła swoich pracowników w służbowe podróże zagraniczne.

Zgodnie z przepisami prawa pracy Spółka zobowiązana jest do pokrycia wszystkich kosztów związanych z wyjazdem pracownika, tj,: diet, wydatków związanych z kosztami przejazdu, noclegami oraz innych uzasadnionych kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym.

Spółka realizuje swój obowiązek w zakresie zwrotu pracownikom kosztów poniesionych podczas podróży służbowych poprzez dokonywanie płatności w walucie polskiej przelewem na rachunek bankowy pracownika (Spółka nie posiada kasy, z której mogłaby wypłacać gotówkę).

W odniesieniu do podróży służbowych Spółka występują dwie sytuacje, których dotyczą pytania zawarte w dalszej części wniosku:

1.  przed wyjazdem w zagraniczną podróż służbową pracownik Spółki otrzymuje zaliczkę. Za zgodą pracownika Spółka wypłaca zaliczkę w PLN przeliczając ją po kursie średnim NBP z dnia jej wypłaty (dnia złożenia wniosku o zaliczkę). Jednak w trakcie wyjazdu służbowego z różnych powodów pracownik wykorzystuje w celu pokrycia kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym prywatną kartę płatniczą. Użycie karty płatniczej może wynikać z tego, że kwota uzyskanej zaliczki nie wystarcza na pokrycie niezbędnych wydatków lub też z tego, że pracownik preferuje płatności bezgotówkowe, unikając tym samym konieczności przewożenia środków w gotówce. Po powrocie z podróży służbowej Spółka zwróci pracownikowi wszystkie uzasadnione koszty podróży służbowej faktycznie przez niego poniesione i stosownie udokumentowane;
2.  przed wyjazdem w zagraniczną podróż służbową pracownik z powodów niezależnych od Spółki nie otrzymuje zaliczki (np. pracownik nie złożył wniosku o zaliczkę lub nie poinformował działu kadr o wyjeździe). W trakcie podróży pracownik wykorzystuje w celu pokrycia kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym prywatną kartę płatniczą. Po powrocie z podróży służbowej Spółka zwróci pracownikowi wszystkie uzasadnione koszty podróży służbowej faktycznie przez niego poniesione i stosownie udokumentowane.

W obu wymienionych powyżej sytuacjach pracownik składa Spółce rozliczenie podróży służbowej, do którego każdorazowo załącza dowody poniesienia wydatków (rachunki, faktury, itp.). Jednym z dodatkowych dowodów będzie rozliczenie prywatnej karty płatniczej, z której będzie wynikać jaki był dla pracownika faktyczny wydatek poniesiony w walucie polskiej (wskutek wypływu środków z jego konta złotówkowego) w związku z przeliczeniem przez bank wydatku wyrażonego w walucie obcej pokrytego kartą płatniczą. Przykładowo, w ramach rozliczenia podróży pracownik przedstawi fakturę za nocleg wyrażoną w EUR, a jednocześnie dołączy rozliczenie karty płatniczej, z której będzie wynikać, ile złotówek wypłynęło z jego konta bankowego w wyniku dokonania płatności za ten nocleg prywatną kartą płatniczą.

Dokonywanie płatności prywatną kartą płatniczą pracownika oznacza, że faktycznie poniesione i udokumentowane przez pracownika Spółki wydatki związane z podróżą służbową będą mogły być wyższe niż wynikałoby to z przeliczenia na złotówki udokumentowanych fakturami czy rachunkami wydatków wyrażonych w walucie obcej przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie wyjazdu służbowego.

W związku z tym Spółka chce wprowadzić zasady uprawniające pracownika do uzyskania zwrotu faktycznie poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową, tj. kwoty, która faktycznie obciążyła w złotówkach konto bankowe pracownika w wyniku rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą dokonywał on wydatków związanych stricte z podróżą służbową. W takich sytuacjach pracownik otrzyma od Spółki zwrot wydatków w walucie polskiej.

Aby wprowadzić te zasady w życie, Spółka zamierza wprowadzić stosowne zmiany do Regulaminu Wynagradzania. Regulamin ten, gwarantując pracownikom Spółki zwrot wszystkich faktycznych, a jednocześnie uzasadnionych kosztów podróży służbowych, będzie zdaniem Spółki, zgodny z intencją prawodawcy zawartą w artykule 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. Z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, z późn. zm.; dalej: „Rozporządzenie”).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy wydatki poniesione przez Spółkę poprzez dokonanie zwrotu pracownikowi faktycznych kosztów zagranicznej podróży służbowej w kwocie, jaka wynika z przedstawionego rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą pracownik posługiwał się do celów służbowych (tj. w kwocie wyrażonej w PLN, którą bank obciąży pracownika przy rozliczeniu jego karty płatniczej używanej do pokrywania wydatków za granicą) będą mogły zostać zaklasyfikowane przez Spółkę jako koszty uzyskania przychodu?

Zdaniem Spółki, wydatki poniesione przez nią poprzez zwrot pracownikowi faktycznych kosztów zagranicznej podróży służbowej, w tym kosztów wyrażonych w PLN, które pracownik poniósł wskutek zapłaty prywatną kartą płatniczą w celu pokrycia kosztów wyrażonych w walucie obcej za granicą, będą mogły zostać zaklasyfikowane w Spółce jako koszty uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy, pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników reguluje Rozporządzenie. Ponadto pracodawca niebędący państwową lub samorządową jednostką budżetową może określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.

Z § 2 Rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 4 Rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

W świetle cytowanych powyżej przepisów, na pracodawcy ciąży obowiązek zrekompensowania pracownikowi obywającemu podróż służbową poniesionych prze niego wydatków, których poniesienie było uzasadnione i miało związek z odbywaną podrożą służbową.

Celem tych przepisów jest zapewnienie, że pracownik nie będzie ponosić ciężaru ekonomicznego wydatków, których nie dokonuje prywatnie, lecz w związku z obowiązkami wykonywanymi wobec pracodawcy delegującego w podróż służbową.

Spółka rozumie powyższy obowiązek w ten sposób, że obejmuje on zwrot wszelkich faktycznych wydatków związanych z podróżą (takich jak wydatki na zakwaterowanie, przejazdy, itp.), które ponadto muszą być udokumentowane stosownymi dowodami.

Niezależnie od tego, według jakiego kursu waluty Rozporządzenie nakazuje obliczyć wypłacaną pracownikowi w złotówkach zaliczkę, Spółka będzie w ramach rozliczenia podróży służbowej łącznie zwracać pracownikowi kwotę faktycznie wydatkowaną. W przypadku zakupów opłacanych kartą płatniczą pracownika, kwotą faktycznie wydatkowaną, np. na nocleg czy przejazd jest kwota, którą obciążono złotówkowe konto pracownika w wyniku rozliczenia karty płatniczej. Nawet gdyby przyjąć stanowisko, że różnica powstała w wyniku stosowania przez bank pracownika innych kursów walutowych niż kurs średni NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej nie jest wprost wydatkiem na nocleg, przejazd, itp. - to, zdaniem Spółki, stanowi ona inny uzasadniony wydatek, o którym mowa w § 4 Rozporządzenia. Rozporządzenie nie wskazuje bowiem zamkniętego katalogu wydatków, które mogą być w ten sposób kwalifikowane. Decyzja w tym zakresie zależy zatem od pracodawcy.

Spółka motywuje swoje podejście tym, że omawiany koszt związany z wykorzystywaniem prywatnej karty płatniczej pracownika nigdy by nie powstał, gdyby pracownik nie odbywał zagranicznej podróży służbowej. Zwracając przedmiotowy wydatek pracownikowi Spółka dąży zatem do realizacji swoich obowiązków wynikających z powyższych regulacji.

Zgodnie z normą zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm.; dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Należy w tym miejscu wskazać, że przepisy ustawy o CIT nie zawierają szczegółowych wytycznych dotyczących klasyfikowania kosztów uzyskania przychodu w odniesieniu do zwracanych pracownikom wydatków poniesionych przez nich podczas podróży służbowych. Zastosowanie powinny zatem znaleźć do takich wydatków ogólne zasady rozliczania kosztów podatkowych.

Aby dany wydatek mógł być kosztem, musi on spełniać szereg warunków:

1.  musi wykazywać związek z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodów,
2.  musi być właściwie udokumentowany,
3.  musi zostać faktycznie poniesiony,
4.  nie może on być wyłączony z kosztów na mocy specyficznego przepisu ustawy.

W przedstawionym przypadku wszystkie te warunki będą spełnione.

Ad. a)

Bezsprzeczne jest, że wydatki poniesione na uzasadnione cele podczas podróży służbowych pracowników wykazują związek z przychodami i jako takie mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Ad. b)

Wydatki te będą właściwie udokumentowane. Pracownik przedstawi bowiem rozliczenie podróży służbowej wraz z dowodami poniesienia wydatków. W przypadku wydatków zapłaconych prywatną kartą płatniczą, jednym z dowodów (oprócz rachunków czy faktur)’ będzie rozliczenie karty płatniczej wskazujące na kwotę wydatku wyrażoną w złotówkach wynikającą z przeliczenia kwoty wydatkowanej w walucie obcej po kursie zastosowanym przez bank, który wydał kartę płatniczą. Z przedstawionych dowodów będzie zatem jasno wynikać kwota faktycznie wydatkowana przez pracownika.

Ad. c)

Wydatki wynikające z rozliczenia karty płatniczej są w całości faktycznie poniesione przez pracownika. W wyniku ich zwrotu pracownikowi w walucie polskiej, będą one faktycznie poniesione przez Spółkę, w kwocie wynikającej z rozliczenia wyjazdu służbowego.

Ad. d)

Przepisy ustawy o CIT nie zawierają wyłączenia z kosztów, które mogłoby mieć zastosowanie w tej sytuacji.

Reasumując, zwrot pracownikowi udokumentowanych kosztów podróży obejmujących m.in. kwoty wyrażone w PLN udokumentowane rozliczeniem prywatnej karty płatniczej wykorzystywanej do ponoszenia wydatków służbowych za granicą będzie stanowił realizację obowiązków Spółki wynikających z prawa pracy oraz Rozporządzenia, a także z Regulaminu Wynagradzania. Biorąc pod uwagę, że wydatki ponoszone na taki zwrot będą należycie udokumentowane i faktycznie poniesione przez Spółkę, a także będą wykazywać związek z przychodem, będą mogły w całości stanowić koszty uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej w tym zakresie oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu nawezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.