Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-355/10-2/MN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-04-23
Teza: Czy kopie faktury VAT wystawianych przez Spółkę, dokumentujących dokonane czynności, mogą być przechowywane w wersji elektronicznej (PDF)?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; druk; drukarka; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury; faktura-oryginał faktury; faktura-wystawienie faktury; kopia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. u. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 5 marca 2010 r. (data wpływu 8 marca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 8 marca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest podmiotem będącym leasingodawcą w leasingu operacyjnym i finansowym. w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dokonuje czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Spółka dokumentuje świadczenie powyższych czynności wystawiając faktury, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT (podkreślenia wymaga przy tym fakt, iż nie są to faktury elektroniczne, przewidziane w art. 106 ust. 8 tej ustawy). Powyższe faktury, tj. zarówno oryginały, jak i kopie wystawiane są przy pomocy informatycznego systemu księgowego, który pozwala na drukowanie ich papierowych wersji. z chwilą utworzenia faktury w systemie finansowo-księgowym, jest ona rejestrowana w księgach rachunkowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT). Faktury opatrzone wyrazem „ORYGINAŁ” są natychmiastowo drukowane, a następnie wysyłane do klientów za pomocą poczty (lub firmy kurierskiej).

Jeżeli zaś chodzi o kopie faktur (które w chwili obecnej są drukowane), system informatyczny Zainteresowanego pozwala na generowanie ich w elektronicznej wersji, a następnie na zapis na dysku w nieedytowalnym formacie PDF, w sposób trwały, bezpieczny i czytelny. Kopie przechowywane w takim formacie zarówno przed, jak i po ich ewentualnym wydrukowaniu zawierają wszystkie elementy przewidziane w rozporządzeniu o wystawianiu faktur (w tym oznaczenie „KOPIA”). w każdej chwili, np. w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, zapewniony jest dostęp do elektronicznej wersji kopii faktur w formacie PDF, jak również istnieje możliwość ich natychmiastowego wydrukowania.

Spółka podkreśla, iż każdego miesiąca wystawia znaczną liczbę faktur, a obowiązek przechowywania ich kopii w formie papierowej jest uciążliwy, kosztowny i mało bezpieczny.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy w sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopię można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF i dokona zaksięgowania faktury w księgach rachunkowych oraz podatkowych (w tym w rejestrze VAT)?
2.  Czy możliwym jest przechowywanie przez Spółkę kopii faktur, o których mowa w pytaniu 1 w formie elektronicznej, w formacie PDF bez ich drukowania?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  W sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopię można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF i dokona zaksięgowania faktury w księgach rachunkowych oraz podatkowych (w tym w rejestrze VAT).
2.  Możliwym jest przechowywanie przez Spółkę kopii faktur, o których mowa w pytaniu 1 w formie elektronicznej, w formacie PDF bez ich drukowania.

Uzasadnienie pytania nr 1

Pojęcie wystawienia faktury na gruncie VAT

Spółka wskazała, iż zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, „podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży”. Co więcej, na gruncie § 19 ust. 1 rozporządzenia o wystawianiu faktur, „faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca”. Przepisy te nie definiują pojęcia wystawienia faktury VAT, tym bardziej nie wskazują one, iż wystawienie faktury oznacza sporządzenie jej na ściśle określonym nośniku (np. na papierowym). z oczywistych względów, aby dopełnić obowiązku dostarczenia faktury nabywcy towaru/usługi, podatnik zobowiązany jest umieścić treść faktury na nośniku papierowym (ewentualnie, w przypadku korzystania z możliwości wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, przesłanie faktury może nastąpić za pośrednictwem łącza elektronicznego).

Niemniej jednak, w ocenie Wnioskodawcy, wystawienie faktury następuje już w momencie, w którym jako plik elektroniczny zostaje ona utworzona w jej systemie finansowo-księgowym, umieszczona w rejestrach prowadzonych dla celów księgowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT), a następnie utrwalona w formacie PDF i zapisana w pamięci komputera. Wydruk oryginału faktury ma jedynie charakter techniczny, wtórny w stosunku do samego utworzenia jej w systemie finansowym. To na tym bowiem etapie następuje określenie wszystkich najistotniejszych elementów, jakie kształtują prawno podatkowy stan faktyczny dokumentowanej transakcji, takich jak: (i) określenie przedmiotu transakcji, (ii) ustalenie ilości i ceny sprzedawanego towaru, (iii) określenie stawki i kalkulacja kwoty VAT należnego, (iv) określenie daty wystawienia faktury. Elementy te, po utworzeniu faktury w formacie zapisu na dysku twardym Spółki są automatycznie umieszczane w odpowiednim rejestrze VAT. Niezależnie od tego, plik jest drukowany i jako oryginał faktury VAT, wysyłany jest do nabywcy towarów.

W ocenie Zainteresowanego, można więc uznać, iż wystawienie faktury następuje w momencie utworzenia jej w systemie finansowo-księgowym jako pliku elektronicznego oraz odpowiedniego jej zaksięgowania w tym systemie (w tym w rejestrze VAT). Następująca po utworzeniu pliku czynność druku na formacie papierowym i wysyłki oryginału faktury do nabywcy jest już czynnością techniczną, która jednak nie ma tak doniosłego charakteru jak określenie w systemie finansowo-księgowym wszystkich istotnych elementów i zaksięgowanie tych kwot (w tym VAT) jako należnych. Wnioskodawca podkreśla, iż analiza orzecznictwa sądowo administracyjnego wskazuje na doniosłość faktu utworzenia faktury w systemie finansowo-księgowym i równoczesnego jej zaksięgowania.

Przykładowo, w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28 lutego 2008 r. (sygn. III SA/Wa 1940/07), Sąd potwierdził stanowisko organu podatkowego, iż „faktury te (chodziło o faktury wewnętrzne – przyp. Spółki) zostały wprowadzone do obrotu prawnego, ponieważ Skarżąca na podstawie błędnie wystawionych faktur wewnętrznych sporządziła ewidencje prowadzone dla potrzeb podatku VAT, na podstawie których sporządziła deklaracje VAT-7, a tym samym traktowała te wewnętrzne faktury jako dokumenty istniejące w obrocie prawnym i wywołujące skutki w zakresie prawa podatkowego, oraz stanowiące legalną podstawę do ujęcia wynikających z nich należności”. w wyroku tym Sąd wyraził stanowisko, iż faktury wewnętrzne, które co do zasady nie podlegają obowiązkowi dostarczenia do nabywcy wywołują skutki prawne (tj. zostały wprowadzone do obrotu prawnego), ponieważ zostały one wprowadzone do ewidencji VAT. w opisywanym wyroku, Sąd nie uzależnił możliwości wywoływania skutków prawnych przez fakturę od jej wydrukowania na nośniku papierowym.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe wnioski można również odnieść do kopii faktur, które – zgodnie z przepisami rozporządzenia o wystawianiu faktur są (podobnie jak faktury wewnętrzne) zatrzymywane przez sprzedawcę. Należałoby stwierdzić, iż faktura (zarówno oryginał jak i kopia) zostały wystawione już na skutek samego utworzenia ich w systemie finansowo-księgowym Spółki i wprowadzenia ich do odpowiednich rejestrów księgowych i VAT. Dotyczy to jednak w szczególności kopii faktur. w ocenie Zainteresowanego, fakt nie wydrukowania kopii faktur w formacie papierowym (przy jednoczesnym utworzeniu ich w formacie PDF) nie powinien być równoznaczny z ich nie wystawieniem, niezależnie od faktu, iż oryginał został na takim nośniku umieszczony. w ocenie Spółki, możliwa jest sytuacja, w której oryginał faktury naniesiony jest na nośnik papierowy, natomiast kopia wystawiona jest w jej systemie finansowo-księgowym jako zapis elektroniczny, który w każdej chwili (np. w przypadku kontroli podatkowej) może zostać przeniesiony na nośnik papierowy. Tym samym, w przypadku sporządzenia oryginału faktury na nośniku papierowym, a kopii w formacie elektronicznym – spełniony będzie obowiązek przedstawiony w § 19 ust. 1 rozporządzenia o wystawianiu faktur, zgodnie z którym faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach. w tej sytuacji oryginał będzie miał formę papierową, a kopia elektroniczną. Powyższe uzasadnia również przedstawiona poniżej argumentacja dotycząca możliwości przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

Uzasadnienie pytania nr 2

1\. Brak przepisów nakazujących przechowywanie kopii faktur w formie papierowej.

Zasady wystawiania oraz przechowywania faktur zostały w sposób szczegółowy określone w rozporządzeniu o wystawianiu faktur. Zgodnie z § 21 ust. 1 tego rozporządzenia, „podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Ponadto, jak stanowi ust. 2 powyższej regulacji, dokumenty te „przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie”.

Spółka wskazuje, iż powyższe regulacje wprawdzie odnoszą się do określonych aspektów przechowywania kopii faktur (tj. terminu i sposobu ich przechowywania), nie precyzują jednak kwestii, w jakiej formie podatnik może kopie te przechowywać. Przepis § 21 ust. 2 rozporządzenia o wystawianiu faktur wskazuje jednak na obowiązek przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. w ocenie Spółki, przyjmując, iż kopia faktury sporządzona będzie w formie pliku elektronicznego, przechowywanie jej w takiej formie na dysku będzie czynić zadość wymogowi przechowywania faktury w oryginalnej postaci.

Jednocześnie, zdaniem Wnioskodawcy uznać należy, iż przepisy rozporządzenia o wystawianiu faktur nie zabraniają przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, tj. w sposób, w jaki umożliwia to informatyczny system księgowy Spółki. w konsekwencji, o ile powyższy sposób zapewni spełnienie przesłanek określonych w rozporządzeniu o wystawianiu faktur (odnośnie treści kopii faktur, terminu i sposobu ich przechowywania etc.), w opinii Zainteresowanego, przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne.

Jednocześnie, w opinii Spółki, przechowywanie kopii faktur w formacie elektronicznym nie jest uzależnione od spełnienia warunków przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: rozporządzenie o fakturach elektronicznych). w opinii Wnioskodawcy, wymogi wymienione w § 4 rozporządzenia o fakturach elektronicznych (tj. konieczność zabezpieczania autentyczności pochodzenia i integralności faktur poprzez zastosowanie podpisu elektronicznego lub systemu EDI) dotyczą sytuacji, w których faktury są jednocześnie: wystawiane, przesyłane i przechowywane (przez nabywcę) w formie elektronicznej. Stosowanie tych zabezpieczeń jest uzasadnione w sytuacji, gdy:

*   faktura po jej wystawieniu w systemie księgowym jest następnie wysyłana do klienta łączami elektronicznymi (w trakcie tego przesyłu może nastąpić zakłócenie/uszkodzenie formy i treści faktury),

*   oryginał faktury ma być przechowywany przez klienta w formie elektronicznej i podatnik ma korzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie takiego elektronicznego dokumentu.

W sytuacji Spółki, która zamierza jedynie przechowywać kopię faktury w formie elektronicznej, zabezpieczenia wymienione w § 4 rozporządzenia o wystawianiu faktur nie są potrzebne, jako że:

*   oryginał każdej faktury będzie sporządzony w formie papierowej, a więc autentyczność elektronicznej kopii będzie można każdorazowo sprawdzić poprzez kontrolę oryginału,

*   faktury nie będą wysyłane do klientów w formie elektronicznej, a więc nie ma potrzeby wykorzystywania systemu EDI (tj. europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), ani też potwierdzania autentyczności faktury podpisem elektronicznym (stosowanie tego podpisu jest uzasadnione w celu udowodnienia autentyczności faktury w przypadku jej przesyłu do klienta drogą elektroniczną).

2\. Wydrukowanie kopii faktury jako czynność stricte techniczna

Spółka podkreśla, iż proponowane przez nią rozwiązanie, polegające na przechowywaniu kopii faktur w formie elektronicznej, nie oznacza bynajmniej, iż zaniedbałaby ona obowiązek ich wystawiania (por. wyjaśnienia dotyczące pytania 1). Należy bowiem rozróżnić pomiędzy wystawieniem kopii faktury (co zdaniem Zainteresowanego ma miejsce z chwilą jej wygenerowania w informatycznym systemie księgowym), a jej ewentualnym, późniejszym drukowaniem (co jest jedynie czynnością stricte techniczną i może nastąpić kilkakrotnie).

Powyższy wniosek dodatkowo podkreśla oczywiste rozróżnienie pomiędzy oryginałami i kopiami faktur. Pierwsze wprowadzane są do obrotu prawnego, podczas gdy te drugie mają jedynie walor dowodowy-wewnętrzny.

Zaprezentowany przez Spółkę sposób przechowywania kopii faktur jest ponadto o tyle uzasadniony, iż przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej okazuje się w praktyce rozwiązaniem bardziej efektywnym. w pierwszej kolejności wskazać należy, iż zabezpieczenia informatyczne pozwalają na zachowanie ich integralności, tj. wykluczają możliwość ingerencji w treść przechowywanych kopii faktur.

Ponadto, przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej jest rozwiązaniem bardziej bezpiecznym, gdyż znacznie ogranicza ryzyko związane z ich nieodwracalnym, fizycznym zniszczeniem (spaleniem, zalaniem, wyblaknięciem etc.) czy zagubieniem. Zabezpieczenia informatyczne, kopiowanie elektronicznych nośników danych dysków oraz możliwość ich ponownego pozyskiwania w przypadku ewentualnych awarii przemawiają w tym względzie na korzyść elektronicznej formy przechowywania kopii faktur.

Podkreślenia wymaga również fakt, iż bezwzględny obowiązek przechowania kopii faktur w formie papierowej prowadziłby do istotnych utrudnień dla podatników, którzy muszą pozyskiwać dodatkowe miejsca/pomieszczenia na ich przechowywanie, co z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz nakładem pracy.

3\. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego

Spółka podkreśla, iż zaprezentowane przez nią powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie we wspomnianym wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. i FSK 1169/08.

W wyroku tym, wydanym w niemal identycznym stanie faktycznym, NSA stwierdza m.in., iż: „w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania”. Co więcej, jak zauważa NSA, „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia «mieszanego» systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne”.

Ponadto, jak stwierdza NSA w niniejszym wyroku, wykładnia przepisów, zgodnie z którą możliwe jest przechowywanie faktur w trwałym, czytelnym i nieedytowalnym formacie elektronicznym, zapewnia wypełnienie obowiązków dokumentacyjnych wynikających z art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: Dyrektywa VAT). Wnioskodawca wskazuje, iż zgodnie z tym przepisem, „przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność”.

Odnosząc się do tej kwestii, we wspomnianym wyroku NSA stwierdził, iż „w zadanym pytaniu strona skarżąca gwarantuje wymagane w art. 246 dyrektywy cechy kopii faktur oraz zobowiązuje się drukować je na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem KOPIA. Zatem z punktu widzenia funkcji jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur nie ma przeciwwskazań do proponowanej przez stronę skarżącą wykładni omawianych przepisów”. w analizowanej sytuacji, sposób wystawiania i przechowywania kopii faktur – podobnie jak w cytowanym wyroku NSA – również pozwala na wypełnienie warunków, o których mowa w art. 246 Dyrektywy VAT, bowiem przechowywane przez nią kopie faktur w formacie PDF zapewnią autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Co więcej, Spółka deklaruje gotowość drukowania kopii faktur na każde żądanie kontrolujących. Tym samym, wnioski zaprezentowane w wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r. winny w jej ocenie znaleźć również w omawianym przypadku.

Powyższy wyrok zapadł wprawdzie na gruncie nieobowiązującego już rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r., ze względu jednak na identyczne brzmienie odpowiednich regulacji, zachowuje on aktualność również w obecnym stanie prawnym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Według § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dokonuje czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy. Spółka dokumentuje świadczenie powyższych czynności wystawiając faktury, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy. Nie są to faktury elektroniczne, przewidziane w art. 106 ust. 8 ustawy. Faktury te, tj. zarówno oryginały, jak i kopie wystawiane są przy pomocy informatycznego systemu księgowego, który pozwala na drukowanie ich papierowych wersji. z chwilą utworzenia faktury w systemie finansowo-księgowym, jest ona rejestrowana w księgach rachunkowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT). Faktury opatrzone wyrazem „ORYGINAŁ” są natychmiastowo drukowane, a następnie wysyłane do klientów za pomocą poczty lub firmy kurierskiej. w odniesieniu do kopii faktur (które w chwili obecnej są drukowane), system informatyczny Zainteresowanego pozwala na generowanie ich w elektronicznej wersji, a następnie na zapis na dysku w nieedytowalnym formacie PDF, w sposób trwały, bezpieczny i czytelny. Kopie przechowywane w takim formacie zarówno przed, jak i po ich ewentualnym wydrukowaniu zawierają wszystkie elementy przewidziane w rozporządzeniu (w tym oznaczenie „KOPIA”). w każdej chwili, np. w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, zapewniony jest dostęp do elektronicznej wersji kopii faktur w formacie PDF, jak również istnieje możliwość ich natychmiastowego wydrukowania.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. u. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, które nie mają zastosowania w niniejszej sprawie, stwierdzić należy, iż nie jest możliwe wystawienie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Zatem w analizowanej sprawie, Zainteresowany dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT ma obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzyma klient, a kopię zatrzyma Wnioskodawca – zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Zainteresowany będzie również zobowiązany do przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostały wystawione – na podstawie § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia.

Reasumując, w sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopii nie można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka tylko zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF. w konsekwencji, nie jest możliwe również przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, w formacie PDF bez ich drukowania, jeżeli pierwotna faktura miała postać papierową.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenia sądów administracyjnych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem Organu podatkowego tezy badanych rozstrzygnięć nie mają zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie stanu faktycznego oraz rozważań prawnych Organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

W zakresie interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego – wystawiania i przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie z dnia 23 kwietnia 2010 r. ILPP2/443-355/10-3/MN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.