Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDWB.4010.5.2025.2.BB
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-06-09
Teza: Wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie zaliczenia
kosztów spotkania (posiłków i wynajmu sali) do kosztów
uzyskania przychodu.
Słowa kluczowe: impreza-impreza integracyjna
koszt-koszty uzyskania przychodów
posiłki
reprezentacja
sala
zarząd-prezes zarządu
zleceniobiorca
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 16-ust. 1-pkt 28

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.
    Uzupełnili go Państwo pismem z 14 maja 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Spółka zorganizowała spotkanie z okazji 10-lecia istnienia. W spotkaniu uczestniczyli
    współpracownicy spółki (zleceniobiorcy oraz jej organy zatrudnione na mocy powołania).
    Ponieważ na co dzień większość zleceniobiorców pracuje zdalnie z różnych miejsc kraju,
    spotkanie miało wymiar integracyjny.
    W programie przewidziano m.in. posiłki. Wśród kosztów ponadto jest wynajęcie sali, w
    której impreza będzie się odbywać. Pozostałe atrakcje dla uczestników będą
    organizowane bez kosztowo przez nich samych. W ramach posiłków nie będzie zakupu
    napojów alkoholowych.
    Organem zatrudnionym na mocy powołania, o którym mowa we wniosku, jest prezes
    zarządu, wybrany przez zgromadzenie wspólników.
    „Zleceniobiorcami” są osoby, z którymi spółka ma nawiązaną umowę zlecenie – które
    wykonują na jej rzecz obowiązki służbowe zlecone przez spółkę (np. przygotowują pisma,
    kontaktują się z klientami itp.). Jest to stała współpraca, analogiczna do umów o pracę,
    które jednak w tym przypadku nie mogą być zawarte ze względu na niespełnianie
    kodeksowych wymagań przewidzianych dla tych umów.
    Uzupełnienie wniosku
    Wszystkie wydatki, o których mowa we wniosku, zostały pokryte ze środków obrotowych
    spółki.
    Pracodawca może do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć np. koszty badań medycyny
    pracy lub koszty szkoleń z zakresu BHP. Nie są to koszty wpływające bezpośrednio na
    zachowanie lub zabezpieczenie przychodu, jednak ustawodawca uznał, że na
    pracodawcach ciąży wymóg zapewnienia tego typu świadczeń pracownikom, ponieważ
    jest to niezbędne dla zwiększenia bezpieczeństwa. Człowiek jednak to nie tylko powłoka
    cielesna, ale również aspekt duchowy, psychologiczny. W przypadku pracy zdalnej
    skupiającej się na tworzeniu dokumentacji, gdzie zleceniobiorcy nie mają ze sobą
    bezpośrednich regularnych kontaktów, utrudnione jest nawiązywanie relacji. Wpływa to
    na ich samopoczucie, a co za tym idzie jakość pracy, co dla spółki oznacza związek z
    jakością wykonywanych usług. Integracja zespołu pracowników lub zleceniobiorców
    (zwłaszcza tych, którzy pracują wyłącznie zdalnie) w szczególności przy okazji wspólnego
    celebrowania istotnych dla spółki wydarzeń (w tym przypadku dziesięciolecia jej istnienia)
    wpływa korzystnie na samopoczucie pracowników lub zleceniobiorców, na atmosferę w
    pracy (co przekłada się na jakość komunikacji wewnętrznej oraz przepływ informacji), a
    przez to na morale i jakość wykonywanych zadań. W tym kontekście z punktu widzenia
    jakości oferowanych przez spółkę usług niezwykle istotne jest (i popierane przez wszystkie
    nowoczesne modele zarządzania zasobami ludzkimi) utrzymanie dobrej atmosfery w
    miejscu pracy i integracja pracowników. Właśnie tu widać związek wydatków z
    zabezpieczeniem przychodów: zadowolony pracownik i zintegrowany zespół to lepsza
    jakość pracy, która zapewnia wyższą jakość usług spółki, co przekłada się na ilość zleceń i
    możliwość kształtowania cen dla klientów.

## Pytanie

Czy wskazane koszty (posiłki i wynajęcie sali) można zaliczyć do kosztów uzyskania
    przychodów?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Wskazane koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ spełniają
    warunek wskazany w art. 15 ust. 1 ustawy - są ponoszone „w celu osiągnięcia przychodów
    ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.
    Spółka nie mogłaby realizować swoich zadań i uzyskiwać przychodów bez
    zleceniobiorców. Utrzymanie zespołu i dobrych relacji, a także wspólne świętowanie
    sukcesów (w tym 10-lecia istnienia spółki) ma zatem istotne znaczenie z punktu widzenia
    morale pracowników oraz budowania stabilnego zespołu, który będzie w stanie
    wykonywać swoje zadania. Pozwoli to zmniejszyć ilość przyszłych rekrutacji, a zatem
    zmniejszyć koszty związane z naborem i wdrożeniem nowych zleceniobiorców.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W
    związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem
    wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego
    stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
    Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy
    art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
    (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
      przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
      źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty
      poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego
      ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego
      poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu
    podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

    - wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on
    zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
    przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez
    osoby inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
    w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
    może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania
    przychodów.
    Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych
    wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1
    ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma
    lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc
    zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami
    podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca
    określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu
    osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za
    koszt uzyskania przychodów.
    Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1
    ustawy o CIT, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków
    nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28
    tego przepisu – koszty reprezentacji.
    Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT :
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w
      szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz
      napojów, w tym alkoholowych.
    Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera
    legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały
    wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z
    17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów
    reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego
    obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami
    (klientami). Oceniając czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć
    właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych
    kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter
    reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków
    na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie
    oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
    Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto
    Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu
    reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio”
    oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że
    „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od
    osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego

    wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to
    przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych
    kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku
    podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków
    jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w
    celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności,
    profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności,
    okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.
    Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy
    posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się
    rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do
    takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia
    prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje.
    Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest
    możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w
    celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W
    innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego
    wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy (w tym
    wypadku wynikające z omawianego pkt 28).
    Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że uczestnikami
    spotkania z okazji 10-lecia istnienia Spółki będą zleceniobiorcy oraz prezes zarządu.
    Wspólne świętowanie sukcesów (w tym 10-lecia istnienia Spółki) ma istotne znaczenie z
    punktu widzenia morale pracowników oraz budowania stabilnego zespołu, który będzie w
    stanie wykonywać swoje zadania. Pozwoli to zmniejszyć ilość przyszłych rekrutacji, a
    zatem zmniejszyć koszty związane z naborem i wdrożeniem nowych zleceniobiorców.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy są Państwo uprawnieni do zaliczenia wydatków
    takich jak posiłki (z wyłączeniem napojów alkoholowych) oraz wynajęcie sali na organizację
    spotkania z okazji 10-lecia istnienia Spółki, poniesionych na rzecz współpracowników oraz
    prezesa zarządu, do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o
    podatku dochodowym od osób prawnych.
    Dokonując oceny charakteru wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z
    uczestnictwem w opisanym spotkaniu zleceniobiorców, stwierdzić należy, że wydatki te
    nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe, gdyż ww. osoby są wobec Państwa
    podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o
    charakterze reprezentacyjnym. Należy wskazać, że umowa cywilnoprawna zakłada
    bowiem równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia
    założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem
    drugiego. Reprezentacja to poprawa lub utrwalenie wizerunku przedsiębiorcy, którą może
    realizować w stosunku do osób trzecich, a za takie należy uznać m.in. zleceniobiorców.
    Stwierdzić również należy, że skoro poza współpracownikami, zatrudnionymi przez
    Państwa na podstawie umów zlecenie, jedyną osobą biorącą udział w obchodach 10-lecia
    Spółki był prezes zarządu, to również wydatki związane z jego uczestnictwem w spotkaniu
    powinny podlegać wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Udział prezesa zarządu w
    opisanym jubileuszu bez wątpienia przyczynił się bowiem do wykreowania pozytywnego
    wizerunku Spółki w relacjach ze współpracownikami.
    Podsumowując, wydatki poniesione przez Państwa na posiłki (z wyłączeniem napojów
    alkoholowych) oraz wynajęcie sali z okazji 10-lecia istnienia Spółki, noszą znamiona
    reprezentacji, gdyż mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach
    współpracowników, uwypuklenie jej zasobności i profesjonalizmu, czyli stworzenie
    oczekiwanego wizerunku Spółki. Tym samym wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty
    uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
    W związku z powyższym, Państwa stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który przedstawili Państwo we wniosku i stanu
    prawnego, który obowiązuje w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna
    (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do
    interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
    zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
    czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
    1) z zastosowaniem art. 119a;
    2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
    dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
    3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach
    wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
    interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
    Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
    Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
    (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do

    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.