Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-431/11/PC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-08-01
Teza: Czy w sytuacji, kiedy pracownik odbywając podróż służbową poniósł dodatkowe wydatki związane z jej realizacją, (np. opłaty za parking, przejazd autostradą), to czy zwrot takich dodatkowych wydatków na rzecz pracownika można uznać za koszt stanowiący koszt uzyskania przychodu pracodawcy?
Słowa kluczowe: autostrada; delegacja-delegacja służbowa; ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; opłata; parking; pracownik
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12 kwietnia 2011 r. (data wpływu do tut. BKIP 19 kwietnia 2011 r.), uzupełnionym w dniu 07 lipca 2011 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków dotyczących opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi poza limitem wynikającym z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 kwietnia 2011 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków dotyczących opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi poza limitem wynikającym z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też, pismem z dnia 24 czerwca 2011 r. Znak: IBPBI/2/423-431/11/PC, wezwano do jego uzupełnienia. Uzupełnienia dokonano w dniu 07 lipca 2011 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W Spółce obowiązuje Zarządzenie w sprawie zasad korzystania z samochodów osobowych w działalności (w przygotowywaniu znajduje się Regulamin korzystania z samochodów osobowych).

Pracownik Wnioskodawcy wyjeżdżający w podróż służbową, w oparciu o otrzymane polecenie wyjazdu służbowego - delegację, po otrzymaniu uprzedniej zgody może odbyć podróż służbową samochodem prywatnym. Podróżą służbową jest wyjazd poza stałe miejsce pracy, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy. Najczęściej podróż taka jest związana z wyjazdem na szkolenie lub koniecznością zrealizowania zadania wyznaczonego przez pracodawcę, (okresowa kontrola BHP w oddziale zakładu, złożenie wniosków, dokumentacji w urzędach czy organach sądowych). W trakcie podróży służbowej pracownik realizujący ją na zlecenie Pracodawcy, może ponieść dodatkowe wydatki związane z realizacją powierzonego zadania, jak np. koszty parkingu, opłata za przejazd przez autostradę.

Z tytułu podróży służbowej odbytej samochodem prywatnym pracownikowi przysługują określone należności na pokrycie związanych z nią kosztów - w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002r, w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Aby dokonać rozliczenia w kosztach firmy wydatków na eksploatację samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku przedsiębiorcy konieczne jest prowadzenie dla niego ewidencji przebiegu. Pracownicy Spółki w przypadku korzystania z samochodu prywatnego dla celów służbowych mają obowiązek prowadzenia takiej ewidencji zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W piśmie z dnia 1 lipca 2011 r., będącym uzupełnieniem złożonego wniosku, Spółka dodała, iż dodatkowe wydatki (np. opłaty za parking, przejazd autostradą) ponoszone przez pracowników podczas podróży służbowej, nie są rozliczane przez Spółkę w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Dokumenty uzasadniające wyżej wymienione wydatki przedkładane są przez pracownika przy rozliczeniu delegacji jako inne wydatki związane z delegacją. Po zatwierdzeniu przez dyrektora jednostki jako zasadne, stanowią podstawę do zwrotu poniesionych kosztów niezależnie od kwoty ustalonego ryczałtu za korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w sytuacji, kiedy pracownik odbywając podróż służbową poniósł dodatkowe wydatki związane z jej realizacją, (np. opłaty za parking, przejazd autostradą), to czy zwrot takich dodatkowych wydatków na rzecz pracownika można uznać za koszt stanowiący koszt uzyskania przychodu pracodawcy?

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrócone pracownikowi wydatki związane z realizacją konkretnego zadania zleconego przez pracodawcę, a dotyczące wykorzystywania samochodu prywatnego na cele służbowe, np. koszty parkowania, czy koszty opłat za przejazd autostradą, powinny stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Zdaniem Spółki, gdy pracownik realizuje konkretne zadanie zlecone przez pracodawcę, np. pojechał po zakupy firmowe, czy na szkolenie i w związku z wykonywaniem tego zadania poniósł koszty parkowania czy koszty opłat za przejazd autostradą (faktycznie natomiast winien je ponieść pracodawca), to zwrot takiego udokumentowanego (rachunek, paragon) wydatku powinien stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Nie jest to bowiem, zdaniem Spółki wydatek ściśle związany z codziennym i nie do końca mierzalnym używaniem samochodu nie będącym własnością Spółki. Brak również wątpliwości, iż ten wydatek został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i znana jest wysokość tego jednostkowego wydatku.

W uzupełnieniu wniosku Spółka podniosła również, iż zgodnie z art. 15. ust. 1 ustawy o podatku od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, za wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy, w którego katalogu znajduje się ograniczenie dotyczące wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika jeśli przekraczają one kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra - art. 16 ust. 1 pkt 30. Z tytułu tego zwrotu pracownik nie dołącza żadnych rachunków. Zwracana pracownikowi kwota stanowiąca iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr jest wyłącznie ryczałtowym zwrotem kosztów przejazdu, a zatem nie jest to zwrot innych wydatków związanych z przejazdem, np. opłatą za autostradę i za parking. Nie są to bowiem koszty przejazdu lecz wydatki zwracane na podstawie dokumentów (rachunków, faktur, biletów itp.), ponieważ zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu w przypadku przejazdu publicznymi środkami transportu, a w przypadku przejazdu własnym samochodem stanowi rodzaj ekwiwalentu za koszty przejazdu odzwierciedlający zużycie własnego samochodu (w którym to mieści się zużycie samochodu i zużycie paliwa).

Zatem, opłaty za autostradę i za parking, zdaniem Spółki, to inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb o których mowa w § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.). Wypłacane są one na podstawie przepisów prawa pracy zatem, zdaniem Spółki stanowią one koszt uzyskania przychodu pracodawcy, gdyż do poniesienia tych wydatków zobowiązują pracodawcę przepisy prawa pracy art. 775 Kodeksu Pracy.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm., zwanej dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą jednak zostać uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Ww. przepis ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych ze zwrotem pracownikom kosztów użytkowania samochodów osobowych na potrzeby pracodawcy. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu tych wydatków, wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Zaliczenie ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest ponadto uwarunkowane prowadzeniem przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 5 zd. 1 updop, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 16 ust. 5 zd. 3 updop).

Sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku – został szczegółowo określony w cytowanym powyżej art. 16 ust. 5 updop, który stanowi, iż ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 16 ust. 5 zd. 2 updop).

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki związane z używaniem samochodów nie stanowiących składników majątku podatnika spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 updop. Brak ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż pracownik Wnioskodawcy wyjeżdżający w podróż służbową, w oparciu o otrzymane polecenie wyjazdu służbowego - delegację, po otrzymaniu uprzedniej zgody może odbyć podróż służbową samochodem prywatnym. W trakcie podróży służbowej pracownik realizujący ją na zlecenie pracodawcy, może ponieść dodatkowe wydatki związane z realizacją powierzonego zadania, jak np. koszty parkingu, opłata za przejazd przez autostradę.

W przedstawionym stanie faktycznym w celu dokonania prawidłowej kwalifikacji ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów kluczowe znaczenie ma ustalenie co mieści się w zakresie pojęcia „koszty używania” samochodu.

Wskazać zatem należy, iż koszty używania samochodu osobowego w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop nie oznaczają wyłącznie stricte kosztów jego eksploatacji. Koszt używania nie jest bowiem pojęciem tożsamym z kosztem eksploatacji. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać niewątpliwie należy wszystkie wydatki poniesione w związku z uprawnieniem do posługiwania się (np. czynsz najmu), jak i z samym posługiwaniem się rzeczą (korzystaniem z rzeczy), a więc również wskazane we wniosku wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi.

Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu.

Reasumując, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika dla jego potrzeb (obejmujące m.in. opłaty za przejazd autostradą i parkowanie), pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w granicach wynikającego z niej limitu.

W świetle powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, iż zwrócone pracownikom w związku z używaniem prywatnych samochodów na jego potrzeby wydatki z tytułu opłat za parkingi i przejazdy autostradą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu niezależnie od kosztów ryczałtu poza limitem wynikającym z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, jest zatem nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.