Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB2/415-1508/08-2/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2009-01-29
Teza: Czy musi być pisemna zgoda pracodawcy na poniesienie wyższych kosztów delegacji? Czy możliwe jest rozliczenie delegacji na podstawie dokumentów, czy też należy rozliczyć delegacje na podstawie limitów, a to co zostało zwrócone ponad limit opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dojazdy; faktura; koszt-zwrot kosztów; limit; nocleg; opodatkowanie; przekroczenie; wyżywienie
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 1-art. 9; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 11; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Fabryki \`(...)\`. S.A., przedstawione we wniosku z dnia 30 października 2008r. (data wpływu 04 listopada 2008r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania zwracanych pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej kwot wydatków :

*   za nocleg stwierdzonych fakturą w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu - **jest prawidłowe,**

*   za wyżywienie stwierdzonych paragonem lub innym bezimiennym potwierdzeniem płatności z restauracji oraz za dojazdy stwierdzonych paragonem lub innym bezimiennym potwierdzeniem płatności z przejazdu taxi – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 04 listopada 2008r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania zwracanych pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej kwot wydatków za nocleg stwierdzonych fakturą oraz wydatków za wyżywienie i dojazdy stwierdzonych paragonem lub innym bezimiennym potwierdzeniem płatności.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownik wnioskodawcy wyjeżdża w zagraniczne delegacje służbowe. Po powrocie do rozliczenia delegacji przedstawia między innymi następujące dokumenty, które potwierdzają poniesienie wydatków:

1.  wydatki związane z noclegiem – faktura (wyższa niż limit),
2.  wyżywienie – paragony bądź inne potwierdzenia płatności z restauracji (bezimienne – suma wyższa niż limit),
3.  dojazdy – paragony bądź inne bezimienne potwierdzenia płatności z przejazdu taxi.

Na wszystkie te wydatki pracownik otrzymał zgodę pracodawcy.

W związku z powyższym zadano m. in. następujące pytania:

1.  Czy musi być pisemna zgoda pracodawcy na poniesienie wyższych kosztów delegacji?
2.  Czy możliwe jest rozliczenie delegacji na podstawie dokumentów, czy też należy rozliczyć delegacje na podstawie limitów, a to co zostało zwrócone ponad limit opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy paragony i inne dokumenty potwierdzające płatność za taxi i wyżywienie może rozliczyć, jako ekwiwalent (czy zapewnienie wyżywienia) bądź inne koszty związane z podróżą służbową pracownika, przy czym nie wypłaca diet i dojazdów w ramach limitów. Zwroty tych kosztów stanowią zwolnienia przedmiotowe w ramach art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odpowiedź na pytanie w pkt 2 stanowi przedmiot niniejszej interpretacji.

Wniosek w zakresie pytania w pkt 1 zostanie rozpatrzona postanowieniem o odmowie wszczęcia postępowania.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Źródła przychodów ustawodawca w sposób enumeratywny wyszczególnił w art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród nich w pkt 1 został wymieniony m.in. stosunek pracy.

W myśl art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie od podatku obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są w niniejszym przypadku przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 775ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują określone należności na pokrycie związanych z nią kosztów. Stanowią one dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Niektóre z nich są jednak zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym o czym stanowi powołany wyżej przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do § 2 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:

1.  przejazdów i dojazdów,
2.  noclegów,
3.  innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 9 ust. 3 rozporządzenia).

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane wyżej przepisy prawa należy stwierdzić, iż w sytuacji, gdy wnioskodawca (pracodawca) wyraził zgodę na zwrot wydatków związanych z noclegiem, stwierdzonych fakturą w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, uznając tę sytuację jako uzasadnioną, wówczas zwrócona nadwyżka ponad limit, będzie wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem stanowisko wnioskodawcy w tym zakresie uznano za prawidłowe.

Odnośnie zwracanych pracownikowi wydatków za wyżywienie wyjaśnia się, iż stosownie do treści § 4 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 4 ust. 2).

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży (§ 4 ust. 3).

Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 4 ust. 4.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety (§ 5 ust. 3).

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż pracodawca nie zapewnia pracownikowi za granicą bezpłatnego całodziennego wyżywienia, tylko zwraca koszty wyżywienia na podstawie przedłożonych przez niego paragonów bądź innych bezimiennych potwierdzeń płatności z restauracji.

Fakt zwrotu pracownikowi tych kosztów nie oznacza jednak, że pracownik otrzymał za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, co skutkowałoby tym, że nie przysługiwałaby mu dieta. Brak jest zatem podstaw do uznania zwrotu tych należności za zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto należy zauważyć, że paragony i inne potwierdzenia płatności są bezimienne, a to oznacza, iż nie można stwierdzić, kto poniósł te wydatki.

Natomiast odnośnie zwracanych pracownikowi wydatków na dojazdy wyjaśnia się, iż w myśl § 10 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży ( § 10 ust. 2). Ryczałty, o których mowa w ust. 1 i 2, nie przysługują, jeżeli:

1.  pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);
2.  strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;
3.  pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty (§ 10 ust. 3).

Z kolei zgodnie z § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Jak wynika z wniosku pracownik przedstawia paragony bądź inne bezimienne potwierdzenia płatności z przejazdu taxi, które nie spełniają wymogów dokumentów potwierdzających poniesienie przez tego pracownika wydatków, co i tak w przedstawionym stanie faktycznym nie ma wpływu na rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej, ponieważ należy zauważyć, iż stosownie do powołanych wyżej przepisów pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Zatem zwracanych pracownikowi wydatków z przejazdu taxi nie można uznać za zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, stanowisko wnioskodawcy uznające, że zwroty kosztów wyżywienia oraz przejazdów taxi stanowią zwolnienia przedmiotowe w ramach art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.