Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-1194/12/KO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-02-26
Teza: w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja sprzedaży; kasa-kasa rejestrująca; paragon-paragon fiskalny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku, który wpłynął do tut. organu w dniu 26 listopada 2012r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 listopada 2012r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący zaistniały stan faktyczny:

Wnioskodawca od 1991r. prowadzi działalność gospodarczą pod nazwą „Firma R”. Zakres działalności – produkcja wyrobów piekarniczo-cukierniczych oraz handel detaliczny. Wnioskodawca prowadzi sprzedaż w 17 punktach sprzedaży detalicznej. Sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kas fiskalnych.

W związku z posiadaniem kilkunastu punktów handlu detalicznego Wnioskodawca posiada bardzo dużą ilość kopii paragonów fiskalnych (tzw. rolek). Paragony fiskalne przechowuje od 2004r. do chwili obecnej, co stanowi duży problem techniczny związany z archiwizacją.

W związku z powyższym zadano pytanie:

Jak długo Wnioskodawca ma obowiązek przechowywać kopie paragonów fiskalnych (tzw. rolek)?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów dnia 28 listopada 2012r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania Dz. U. Nr 212, poz. 1338 oraz z 2010r. Nr 252, poz. 1694 z późn. zm. kopie paragonów (tzw. rolek) powinien przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż.

W związku z powyższym Wnioskodawca uważa, iż nie jest zobowiązany do przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzonych przez kasę fiskalną na nośniku papierowym (tzw. rolek), które dokumentują sprzedaż od dnia 01.01.2004r. - 31.12.2009r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 749 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

W myśl art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).

Na mocy art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 pkt 11 rozporządzenia).

W myśl § 7 pkt 1, 2 i 7 rozporządzenia, podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas:

*   dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;
*   sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz sporządzać raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu, jak również prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii;
*   dokonywać wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej, jeżeli druk kopii umożliwia konstrukcja kasy i umożliwiają to przepisy rozporządzenia.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.).

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z przedstawionego we wniosku zaistniałego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca od 1991r. prowadzi działalność gospodarczą. Wnioskodawca prowadzi sprzedaż w 17 punktach sprzedaży detalicznej. Sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kas fiskalnych. W związku z posiadaniem kilkunastu punktów handlu detalicznego, Wnioskodawca posiada bardzo dużą ilość kopii paragonów fiskalnych (tzw. rolek). Paragony fiskalne przechowuje od 2004r. do chwili obecnej, co stanowi duży problem techniczny związany z archiwizacją.

Należy przypomnieć, że do dnia 30 listopada 2008r. wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych. Ustawodawca dopuszczał natomiast (i dopuszcza obecnie) możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych.

Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten jednak nie dotyczy kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, co wynika z unormowania § 19 ust. 1 rozporządzenia. Przepis ten (tj. przepis § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia) nie znajduje więc zastosowania w przedmiotowej sprawie gdyż kwestia, z którą zwrócił się Wnioskodawca dotyczy kopii dokumentów (paragonów fiskalnych) sporządzanych przez kasy fiskalne na nośniku papierowym.

Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis zaistniałego stanu faktycznego, stwierdzić należy, że kopie paragonów fiskalnych sporządzanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym dokumentujące sprzedaż dokonaną w okresie od dnia 1 stycznia 2004r. do dnia 31 grudnia 2009r. Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem.

Wnioskodawca zatem ma prawo po upływie 2 lat licząc do końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej zniszczyć w sposób trwały kopie paragonów fiskalnych sporządzanych na nośniku papierowym, pamiętając jednocześnie, że ww. uregulowania dotyczą tych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012r.

W związku z powyższym Wnioskodawca począwszy od 1 stycznia 2012r. mógł zniszczyć rolki kasowe zawierające kopie paragonów fiskalnych potwierdzający dokonanie sprzedaży do dnia 31.12.2009r. Natomiast począwszy od 1 stycznia 2013r. Wnioskodawca będzie mógł zniszczyć rolki kasowe zawierające kopie paragonów fiskalnych z 2010r.

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.