Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 3063-ILPP1-3.4512.159.2016.2.KM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2017-01-11
Teza: Przechowywanie dokumentów CMR w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-przechowywanie dokumentów; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 16 listopada 2016 r. (data wpływu 18 listopada 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów CMR w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18 listopada 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów CMR w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca w ramach swojego przedsiębiorstwa transportowego prowadzi działalność polegającą na świadczeniu międzynarodowych usług transportowych jako podwykonawca w ramach Unii Europejskiej. Dla takich usług stosuje on odwrotne obciążenie stawką VAT, ponieważ zgodnie z art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług, VAT płaci przedsiębiorca, który jest zleceniobiorcą świadczenia (usługi).

Wnioskodawca gromadzi i przechowuje wymagane do udokumentowania świadczenia usług oraz uzasadnienia zastosowania ww. odwrotnego obciążenia VAT dokumenty, w tym dokumenty CMR, w formie papierowej. W związku z tym, iż przechowywanie dokumentów w takiej formie pochłania znaczne nakłady, Wnioskodawca chciałby przejść na elektroniczny system przechowywania dokumentów CMR. Dokumenty te byłyby przechowywane w siedzibie spółki matki poza granicami Polski (w Holandii) w formie elektronicznej, tzn. w formie plików zapisanych na serwerze w specjalnym programie archiwizacyjnym. Po wystawieniu dokumentu w systemie komputerowym, dokonywana będzie jego automatyczna archiwizacja, bez możliwości ingerowania w treść i formę dokumentu, co umożliwia wydrukowanie kopii dokumentu CMR w niezmienionej postaci w dowolnym czasie. System ten dotyczyłby tylko i wyłącznie dokumentów CMR powiązanych ze świadczeniem ww. usług transportowych z zastosowaniem odwrotnego obciążenia stawką VAT. Wnioskodawca planuje przechowywanie wystawionych dokumentów CMR w komputerowym systemie archiwizacyjnym w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości zleceniodawcy i zleceniobiorcy oraz treści zlecenia transportowego, a integralność treści oznacza, że w dokumencie CMR nie zmieniono danych, jednocześnie zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. dokumentów, a także bezzwłoczny ich pobór, natomiast ich archiwizacja będzie następowała zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji danych komputerowych u Wnioskodawcy. Dane przechowywane będą przez okres czasu regulowany odgórnie przepisami podatkowymi. Wnioskodawca miałby zapewniony bezpośredni dostęp do tych dokumentów elektronicznych i mógłby w każdej chwili, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, wydrukować i dostarczyć ww. dokumenty.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

W związku z planowaną zmianą sposobu przechowywania dokumentów CMR, powstaje pytanie, czy Wnioskodawca przechowując dokumenty CMR w formie elektronicznej na serwerze w Holandii, będzie postępował prawidłowo w świetle obowiązujących przepisów, tj. art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług?

Pytanie dotyczy tego, czy przedsiębiorca transportowy ma prawo przechowywać dokumenty CMR potwierdzające sprzedaż usług transportowych na terenie UE, działając jako podwykonawca, na zlecenie kontrahenta unijnego, jedyne w formie elektronicznej, w postaci plików zarchiwizowanych na serwerze, bez zachowania formy papierowej tego dokumentu, z zastrzeżeniem możliwości wydrukowania dokumentów bez możliwości ingerowania w treść i formę, na żądanie Organu Skarbowego.

Zdaniem Wnioskodawcy, według art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, w którym określone zostały terminy przechowywania dokumentacji podatkowej związanej z VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ww. ustawy. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, o czym stanowi art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

Kontrahentami Wnioskodawcy, dokonującymi zakupu usług transportowych, są podmioty mające siedzibę poza granicami Polski. W celu udokumentowania świadczenia przedmiotowych usług transportowych Wnioskodawca posługuje się m.in. kartami drogowymi kierowcy, zleceniami transportowymi, potwierdzeniami sald rozrachunków z klientami, potwierdzeniami zapłaty za ww. usługi, jak również dokumentami CMR stanowiącymi dowód zawarcia umowy przewozu.

Zgodnie z Konwencją o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) sporządzoną w Genewie dnia 19 maja 1956 r. (Dz. U. z 1962 r., Nr 49, poz. 238), dowodem zawarcia umowy przewozu jest list przewozowy. Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom niniejszej Konwencji (art. 4 Konwencji CMR).

W związku z powyższym należy zauważyć, że żaden z ww. aktów prawnych nie wskazuje, w jakiej formie należy przechowywać dokumenty CMR. W szczególności w ustawie o podatku od towarów i usług, w art. 112, brak jest regulacji odnoszącej się wprost do kwestii formy, w jakiej przechowywać należy wszystkie dokumenty zachowywane dla celów rozliczania podatku – w niniejszej sprawie to m.in. dokumenty przewozowe, które stanowić mają dowody na świadczenie usług transportowych na terenie UE. Z tej przyczyny Wnioskodawca stoi na stanowisku, że nie ma obowiązku przechowywania ich w formie papierowej, a dla spełnienia wymogów wskazanych w ww. przepisach prawa podatkowego wystarczy przechowywanie dokumentów CMR w formie plików zapisanych na serwerze w elektronicznym systemie archiwizacyjnym w siedzibie spółki – matki i jest to wystarczający dowód dla organu podatkowego na udokumentowanie świadczenia przez Wnioskodawcę usług transportowych podlegających odwrotnemu obciążeniu VAT. Moc dowodowa dokumentów przechowywanych w formie papierowej i elektronicznej jest równa.

Wnioskodawca stosować będzie komputerowy system archiwizacyjny zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, nie ma zatem obawy utraty czy ingerencji w treść tych dokumentów. Zapewni także dostęp do ww. dokumentów, w tym bezzwłoczny ich pobór w celu przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie organów podatkowych i organów kontroli skarbowej.

Na poparcie swojego stanowiska, Wnioskodawca powołuje się na indywidualną interpretację podatkową wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 marca 2011 r., sygn. IPPP3/443-1268/10-4/KC, na indywidualną interpretację podatkową wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 sierpnia 2011 r., sygn. IPPP3/443-723/11-4/MPe oraz indywidualną interpretację podatkową wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 23 lipca 2014 r., sygn. akt IBPP4/443-188/14/EK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność polegającą na świadczeniu międzynarodowych usług transportowym jako podwykonawca w ramach Unii Europejskiej. Gromadzi on i przechowuje wymagane do udokumentowania świadczenia usług oraz uzasadnienia zastosowania odwrotnego obciążenia VAT dokumenty, w tym dokumenty CMR, w formie papierowej. W związku z tym, że przechowywanie dokumentów w takiej formie pochłania znaczne nakłady, Wnioskodawca chciałby przejść na elektroniczny system przechowywania dokumentów CMR. Dokumenty te byłyby przechowywane w siedzibie spółki matki poza granicami Polski (w Holandii) w formie elektronicznej, tzn. w formie plików zapisanych na serwerze w specjalnym programie archiwizacyjnym. Po wystawieniu dokumentu w systemie komputerowym, dokonywana będzie jego automatyczna archiwizacja, bez możliwości ingerowania w treść i formę dokumentu, co umożliwia wydrukowanie kopii dokumentu CMR w niezmienionej postaci w dowolnym czasie. System ten dotyczyłby tylko i wyłącznie dokumentów CMR powiązanych ze świadczeniem ww. usług transportowych z zastosowaniem odwrotnego obciążenia. Wnioskodawca planuje przechowywanie wystawionych dokumentów CMR w komputerowym systemie archiwizacyjnym w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości zleceniodawcy i zleceniobiorcy oraz treści zlecenia transportowego, a integralność treści oznacza, że w dokumencie CMR nie zmieniono danych, jednocześnie zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. dokumentów, a także bezzwłoczny ich pobór, natomiast ich archiwizacja będzie następowała zgodnie z zasadami dotyczącymi archiwizacji danych komputerowych u Wnioskodawcy. Dane przechowywane będą przez okres regulowany odgórnie przepisami podatkowymi. Wnioskodawca miałby zapewniony bezpośredni dostęp do tych dokumentów elektronicznych i mógłby w każdej chwili, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, wydrukować i dostarczyć ww. dokumenty.

W przedmiotowej sprawie Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy ma prawo przechowywać dokumenty CMR w formie elektronicznej, w postaci plików zarchiwizowanych na serwerze w Holandii, bez zachowania ich formy papierowej.

Odnosząc się do kwestii przechowywania dokumentacji, to w ustawie uregulowana jest ona w art. 112. W artykule tym określone zostały jedynie terminy przechowywania dokumentacji podatkowej związanej z VAT.

Przepisy ustawy nie stanowią natomiast o formie dokumentów, zatem można wnioskować, że każda ich forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona. Przepisy ustawy nie stanowią również o miejscu przechowywania dokumentów, wobec tego nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania dokumentów poza granicami kraju.

W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody potwierdzające świadczone usługi transportowe.

Zatem w związku z planowaną zmianą sposobu przechowywania przez Wnioskodawcę dokumentów CMR, potwierdzających sprzedaż usług transportowych na terenie UE, nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania ich jedynie w formie elektronicznej, w postaci plików zarchiwizowanych na serwerze w Holandii, bez zachowania ich papierowej formy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Administracji Skarbowej w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.