Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1462-IPPP3.4512.686.2016.1.RD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-10-14
Teza: w zakresie procedury wystawiania, przechowywania i obrotu faktur elektronicznych oraz praw do odliczenia
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 oraz art. 14r ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku wspólnym z dnia 15 września 2016 r. (data wpływu 19 września 2016 r.) uzupełnionym w dniu 27 września 2016 r. (data wpływu 30 września 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procedury wystawiania, przechowywania i obrotu faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 19 września 2016 r. wpłynął ww. wniosek wspólny o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procedury wystawiania, przechowywania i obrotu faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku.

Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 27 września 2016 r., złożonym w dniu 27 września 2016 r. (data wpływu 30 września 2016 r. ).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

P G. S.A., P P. S.A., P M. Sp. z o.o., P H. GmbH, P B. GmbH, P N.GmbH, P G. Sp. z o.o., P S. Sp. z o.o., J. S. GmbH i J. P. Sp. z o.o. (dalej: Spółki) są członkami Grupy P. (dalej: Grupa).

Spółki są zarejestrowane na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynni podatnicy VAT, z wyjątkiem J. S. GmbH. Każda z ww. spółek z Grupy dokonuje na terytorium Polski dostaw towarów, będących przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT w Polsce (krajowa dostawa towarów, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz eksport). Spółki świadczą również różnego typu usługi, m.in. usługi transportowe, księgowe.

Spółki dokonują między sobą następujących transakcji (dalej: wzajemne transakcje):

*   jedna ze Spółek dokonuje sprzedaży towarów do innej Spółki, która następnie dokonuje odsprzedaży tych towarów do finalnego odbiorcy - podmiotu spoza Grupy (dalej: Finalny odbiorca),

*   jedna ze Spółek dokonuje sprzedaży towarów lub świadczy usługi na rzecz innej Spółki, bez ich dalszej odsprzedaży.

W opisanych powyżej wzajemnych transakcjach każda ze Spółek może pełnić zarówno rolę dostawcy (pierwszego podmiotu w łańcuchu dostaw) /świadczącego usługę, jak i nabywcy towarów (drugiego podmiotu w łańcuchu dostaw) lub usług. Wzajemne transakcje mogą dotyczyć również wszelkich innych typów świadczeń zachodzących między Spółkami z Grupy.

Obecnie faktury dokumentujące wzajemne transakcje wystawiane są w systemie SAP, który został wdrożony w poszczególnych Spółkach z Grupy.

W najbliższej przyszłości planowane jest wdrożenie jednego wspólnego systemu SAP (dalej: One SAP) we wszystkich Spółkach z Grupy. One SAP to zintegrowany system informatyczny bazujący na wzorcach biznesowych klasy ERP, dający dostęp do danych we wszystkich obszarach działalności gospodarczej. Rozwiązanie to pozwala kontrolować procesy biznesowe w przedsiębiorstwie. Jednym z modułów One SAP jest moduł dot. księgowości, który obsługuje wszystkie transakcje dokonywane w przedsiębiorstwie, włącznie z księgowaniami i obsługą kont.

One SAP będzie bazował na jednym wspólnym systemie informatycznym, narzędziach oraz procesach wdrożonych we wszystkich Spółkach z Grupy. One SAP będzie umożliwiał archiwizację dokumentów danej Spółki we wspólnym archiwum, pozwalającą na prowadzenie ewidencji księgowej oraz przechowywanie dokumentów danej Spółki. Pomimo funkcjonowania wspólnego archiwum, po wystawieniu faktury żadna ze Spółek nie będzie miała możliwości ingerencji w autentyczność i integralność faktury.

W związku z wdrożeniem One SAP Spółki planują wystawiać faktury elektroniczne, które będą spełniały wymogi dotyczące faktur przewidziane przepisami art. 106a-106n ustawy o VAT, w szczególności będą zawierały wszystkie dane wymagane do uznania dokumentu za fakturę. Faktury elektroniczne będą wystawiane w celu udokumentowania wzajemnych transakcji dokonywanych pomiędzy Spółkami.

Przed wdrożeniem One SAP Spółki planują zawarcie umowy dotyczącej elektronicznego fakturowania. Umowa dotycząca elektronicznego fakturowania będzie zawierała w szczególności: akceptację formy elektronicznego fakturowania, wskazanie osoby/osób upoważnionych do wystawiania faktur elektronicznych, szczegółowy opis procedury wystawiania faktur elektronicznych w systemie One SAP.

Elektroniczne fakturowanie dotyczące wzajemnych transakcji będzie oparte na następujących zasadach:

*   Jedna ze Spółek złoży innej ze Spółek zamówienie na towary/usługi. Zamówienie to zostanie wprowadzone w systemie One SAP przez upoważnioną osobę z działu sprzedaży lub zakupów.

*   Po rozpoczęciu przemieszczenia towarów, system One SAP automatycznie wystawi, w imieniu Spółki będącej dostawcą w tej transakcji dokumenty transportowe oraz fakturę dokumentującą dostawę na rzecz nabywcy - drugiej ze Spółek. Faktura dokumentująca świadczenie usług zostanie wystawiona po zakończeniu ich świadczenia.

*   Ww. faktura będzie miała formę elektroniczną i będzie zawierała wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.

*   Zarząd każdej ze Spółek upoważni osobę/osoby do wystawienia faktur elektronicznych w imieniu danej Spółki. Upoważnienie do wystawiania, wglądu oraz odbierania elektronicznych faktur zostanie udzielone tylko ograniczonej grupie osób, dla których dostęp ten jest niezbędny. Będą to osoby z działów księgowości, controllingu, sprzedaży oraz zakupów. Możliwość wystawiania oraz wyświetlania faktur elektronicznych danej Spółki oprócz pracowników poszczególnych działów mogą mieć również osoby, które będą kontrolować oraz nadzorować procesy księgowe w systemie One SAP.

*   W celu wystawienia/wglądu lub pobrania faktur elektronicznych upoważnione osoby będą logowały się do systemu One SAP przy użyciu indywidualnego loginu i hasła. Po zalogowaniu będzie im udostępniony wgląd do całego procesu wystawiania faktur elektronicznych, od etapu wykreowania zamówienia złożonego na dany towar, poprzez przemieszczenie towarów aż do ostatniego kroku, którym jest wystawienie faktury elektronicznej. Osoby upoważnione do wglądu do księgowań w One SAP będą miały możliwość pobrania danej faktury z systemu -zarówno faktur wystawionych, jak i otrzymanych przez daną Spółkę w imieniu której działają.

*   Każda faktura w chwili jej wygenerowania przez One SAP będzie otrzymywać unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę.

*   Po wystawieniu faktury elektronicznej system One SAP będzie automatycznie księgował dokument w oparciu o procedury księgowania wdrożone w tym systemie. Faktura w sposób elektroniczny będzie połączona z księgowaniem należności po stronie dostawcy.

*   Sposób księgowania faktur w One SAP będzie umożliwiał łatwą identyfikację samej faktury, jak również kwoty faktury, daty jej wygenerowania oraz danych identyfikujących odbiorcę faktury.

*   Podczas księgowania faktura elektroniczna będzie automatycznie konwertowana przez One SAP do formatu PDF.

*   Po wystawieniu i zaksięgowaniu faktury elektronicznej, będzie ona archiwizowana w formacie PDF w systemie One SAP we właściwym okresie rozliczeniowym, którego księgowana faktura dotyczy.

*   Zaksięgowana w One SAP po stronie dostawcy towarów/świadczącego usługę faktura elektroniczna w formacie PDF będzie automatycznie księgowana i archiwizowana po stronie Spółki będącej nabywcą w oparciu o procedury księgowania wdrożone w One SAP. Po zalogowaniu się w systemie One SAP osoby upoważnione w Spółce będącej nabywcą towarów/usług uzyskają dostęp do danej faktury.

*   Nabywca - odbiorca faktury - nie będzie miał możliwości dokonania zmian w treści dostarczonej mu faktury. Upoważnione u nabywcy osoby będą miały możliwość wglądu do otrzymanych faktur ich pobrania oraz wydruku.

*   Wystawiona oraz pobrana faktura elektroniczna w formacie PDF będzie elektronicznie przechowywana w formacie PDF we wspólnym archiwum w One SAP. Faktury elektroniczne będą przechowywane w One SAP przez okres wymagany przepisami prawa w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnej faktury elektronicznej. Faktury w formacie PDF będą umożliwiały odczytanie wszystkich danych zawartych na fakturze.

*   Faktury elektroniczne, o których mowa powyżej, będą archiwizowane w One SAP na serwerze znajdującym się na terytorium Niemiec.

*   One SAP będzie posiadał funkcjonalność umożliwiającą organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach elektronicznych. Przedstawiciele organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli dostęp do faktur oraz możliwość szybkiego odszukania konkretnych faktur, a także ich pobrania z systemu One SAP. Narzędzia techniczne, które będą wykorzystywane w ramach systemu One SAP pozwolą na pobór faktur oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach, jednakże w granicach umożliwających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur).

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że udokumentowane fakturami elektronicznymi nabycie towarów i usług od Spółki z Grupy będącej sprzedawcą, będzie służyło działalności opodatkowanej VAT Spółki będącej nabywcą przedmiotowych towarów i usług.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy opisane w zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w systemie One SAP spełniają warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT?
2.  Czy faktury, których mowa w pytaniu nr 1 uprawniają Spółki, będące w danej transakcji nabywcą do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Opisane w zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w systemie One SAP spełniają warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT.
2.  Zdaniem Spółek, biorąc pod uwagę powyższe, faktury, o których mowa w opisie zdarzenia przyszłego uprawniają Spółki, będące w danej transakcji nabywcą do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach.

Uzasadnienie:

Ad. 1

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż oraz wewnątrzwspólnotową dostawę i eksport towarów (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT definiują pojęcie „faktury”.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przepisy ustawy o VAT zawierają również definicję „faktury elektronicznej”.

Zgodnie z przepisem art. 2 pkt 33 ustawy o VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się, cyt.:

„fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.

W związku z powyższym, fakturę elektroniczną stanowi dokument spełniający łącznie następujące warunki:

1.  jest dokumentem w formie elektronicznej,
2.  zawiera dane wymagane dla faktur wskazane w przepisach ustawy o VAT lub rozporządzeń wydanych na jej podstawie,
3.  został wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym.

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują jaki dokument należy rozumieć przez dokument w formie elektronicznej. Ponadto, przepisy ustawy o VAT wskazują że taki dokument może zostać wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Ustawodawca pozostawia zatem podatnikom dowolność w zakresie stosowania w obrocie gospodarczym - faktur elektronicznych.

Oznacza to, że każdy dokument elektroniczny wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, który zawiera dane wymagane dla faktur, stanowi fakturę elektroniczną.

W opisanym zdarzeniu przyszłym:

1.  Spółka będąca sprzedawcą będzie wystawiała na rzecz Spółki będącej nabywcą faktury dokumentujące wzajemne transakcje,
2.  faktury te będą wystawiane w systemie One SAP, stanowiącym zintegrowany system informatyczny i będą miały formę elektroniczną,
3.  ww. faktury będą zawierały dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie,
4.  ww. faktury będą wystawione w systemie informatycznym SAP, a następnie automatycznie konwertowane przez One SAP do formatu PDF,
5.  ww. faktury zostaną otrzymane przez nabywcę w formacie PDF.

W konsekwencji, faktury dokumentujące wzajemne transakcje wystawiane przez poszczególne Spółki na zasadach wskazanych w zdarzeniu przyszłym spełniają warunki do uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

Przepisy ustawy o VAT zawierają następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur elektronicznych:

1.  stosowanie elektronicznych faktur wymaga uzyskania przez podatnika akceptacji takiej formy przesyłania faktur przez ich odbiorcę (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT),
2.  w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT),
3.  podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art.106m ust. 1 ustawy o VAT),
4.  podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),
5.  podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że faktury przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 2-4 ustawy o VAT).

Zdaniem Spółek opisane w zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w systemie One SAP spełniają wszystkie wskazane powyżej warunki.

Ad. a)

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego akceptacje Spółek na wprowadzenie elektronicznego fakturowania zawarte zostaną w umowie o elektronicznym fakturowaniu. Spółki podpiszą umowę przed wprowadzeniem One SAP oraz wystawieniem pierwszej faktury elektronicznej.

Należy zatem uznać, że warunek uzyskania akceptacji nabywcy na elektroniczne fakturowanie zostanie przez Spółki spełniony.

Ad. b)

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego po wystawieniu i zaksięgowaniu faktury elektronicznej będzie ona archiwizowana w formacie PDF w systemie One SAP we właściwym okresie rozliczeniowym, którego księgowana faktura dotyczy. Zaksięgowana w One SAP po stronie dostawcy towarów/świadczącego usługę faktura elektroniczna w formacie PDF będzie automatycznie księgowana i archiwizowana po stronie Spółki będącej nabywcą w oparciu o procedury księgowania wdrożone w One SAP.

W rezultacie faktura w formacie PDF będzie automatycznie udostępniana nabywcy w systemie One SAP. Po zalogowaniu się w systemie One SAP osoby upoważnione w Spółce będącej nabywcą towarów lub usług uzyskają dostęp do danej faktury i możliwość jej odbioru.

Należy zatem uznać, że warunek przesyłania i udostępnia nabywcy faktur elektronicznych oraz zachowania ich jednocześnie w swojej dokumentacji zostanie przez Spółki spełniony.

Ad. c)

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

*   autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,

*   integralności treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza: 1. „łatwy do odczytania”, 2. „zrozumiały” (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny). W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz wykorzystanie elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników.

Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego:

*   wyłącznie uprawnieni przez zarząd każdej ze Spółek pracownicy, posługujący się indywidualnym loginem i hasłem, będą mieli dostęp do procesu fakturowania w systemie One SAP. Upoważnienie do wprowadzania danych do systemu oraz wglądu wysławionych faktur zostanie udzielone ograniczonej grupie osób, dla których dostęp ten będzie niezbędny. Powyższe rozwiązanie pozwoli na zapewnienie pewności co do tożsamości dostawcy oraz wystawcy faktury,

*   oprócz pracowników poszczególnych działów możliwość wystawiania oraz wglądu faktur mogą mieć również osoby, które będą kontrolować oraz nadzorować procesy księgowe w systemie One SAP od etapu wykreowania zamówienia oraz dokumentów transportowych, poprzez przemieszczenie towarów, aż do ostatniego kroku, którym jest wystawienie i udostępnienie faktury elektronicznej. Pozwoli to zapewnić systemowi One SAP zgodność z regulacjami prawnymi oraz procedurami wewnętrznymi każdej ze Spółek. Funkcjonalność ta pozwoli na ustalenie i zachowanie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wykreowanym zamówieniem, fakturą a dokonaną dostawą konkretnego towaru,

*   proces księgowania w One SAP zakłada, że faktura elektroniczna będzie automatycznie konwertowana przez system do formatu PDF i w tym formacie będzie automatycznie księgowana i udostępniana nabywcy w ramach One SAP,

*   po stronie Spółki - nabywcy - jedynie uprawnieni pracownicy Spółki będą mieli możliwość podglądu i pobrania z systemu otrzymanej faktury. Nie będą oni mogli dokonywać zmian w danych zawartych w otrzymanej fakturze, przede wszystkim ze względu na brak uprawnień systemowych jak i nieedytowalny format PDF otrzymanych dokumentów. Powyższe rozwiązanie pozwoli uzyskać pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono żadnych danych, które powinna ona zawierać,

*   stosowany przez Spółki nieedytowalny format PDF faktur elektronicznych uniemożliwia modyfikację danych na dokumencie, przez co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych w fakturach elektronicznych. Format PDF prezentuje odbiorcy treść faktury w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewnia również czytelność wygenerowanego obrazu faktury, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym.

W świetle powyższych argumentów należy zatem uznać, iż wprowadzone przez Spółki zasady wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w systemie One SAP określają sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Wskazane powyżej zasady, które Spółki wprowadzą wraz z implementacją systemu One SAP gwarantujące m.in.:

*   autoryzację dostępu do faktur elektronicznych,

*   dostęp do faktur elektronicznych ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,

*   ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie procesu fakturowania od momentu złożenia zamówienia do momentu pobrania faktury przez nabywcę,

*   stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu PDF,

*   pozwolą Spółkom zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur elektronicznych zgodnie z przepisami art. 106m ustawy o VAT.

Ponadto, jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane oraz przechowywane w systemie One SAP, przez okres wymagany przepisami prawa.

Wystawiona oraz otrzymana faktura elektroniczna w formacie PDF będzie elektronicznie przechowywana w tym samym nieedytowalnym formacie PDF we wspólnym archiwum w One SAP. Proces wystawienia faktury będzie połączony z jej automatycznym księgowaniem i archiwizacją u wystawcy oraz jednoczesnym księgowaniem i poborem faktury u nabywcy w ramach systemu One SAP.

Faktury elektroniczne będą przechowywane u każdej ze Spółek w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnej faktury gwarantowane przez funkcjonalności systemu SAP. Każda faktura w chwili jej wygenerowania przez One SAP będzie otrzymywać unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę.

Ponadto, księgowania faktur w One SAP będą umożliwiać nie tylko łatwą identyfikację faktury, ale także kwoty faktury, daty jej wygenerowania oraz dane identyfikujące odbiorcę faktury. System One SAP poprzez ograniczenia w dostępie oraz poziomie uprawnień zapewniać będzie wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nim przechowywane.

W świetle powyższego należy uznać, iż stosowane w systemie One SAP narzędzia techniczne i procedury pozwolą na przechowywanie wystawionych oraz otrzymanych faktur elektronicznych od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,

*   w sposób zapewniający:
    *   łatwe ich odszukanie,
    *   autentyczność pochodzenia,
    *   integralność treści,
    *   czytelność.

Ad. e.

Z uwagi na fakt, iż faktury elektroniczne przechowywane będą w systemie One SAP na serwerze znajdującym się w Niemczech, system One SAP będzie posiadał funkcjonalność umożliwiającą organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych bezzwłoczny dostęp on-line, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w dokumentach.

Przedstawiciele organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, będą mieli dostęp do faktur oraz możliwość szybkiego odszukania konkretnych faktur, a także ich pobrania z systemu One SAP. Narzędzia techniczne, które wykorzystywane będą w ramach systemu One SAP pozwolą na pobór faktur oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach, jednakże w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur).

W świetle powyższego należy uznać, iż stosowane w systemie One SAP narzędzia techniczne i procedury pozwolą na bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, pomimo iż faktury będą przechowywane na serwerze w Niemczech.

Powyższe stanowisko, w zakresie uznania zaproponowanych przez Spółki rozwiązań w ramach systemów informatycznych wykorzystujących procedury, procesy oraz narzędzia techniczne gwarantujące autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdzają również interpretacje indywidualne Ministra Finansów, m.in.:

*   interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 lipca 2014 r., sygn. IPTPP2/443-335/14-2/AW, cyt.: „Elektroniczny obieg faktur odbywać się będzie za pomocą systemu SAP. System ten zapewnia integralność danych oraz ich łatwy obieg. Wersja systemu SAP (\`(...)\`) pozwala na zarządzanie procesem przesyłania faktur w formie elektronicznej. Wyłącznie upoważnieni przez Wnioskodawcę pracownicy będą posiadali dostęp do systemu SAP, i tylko uprawnieni pracownicy będą mogli wprowadzać dane do systemu, dzięki którym będzie dochodziło do automatycznego generowania faktur. Ograniczony dostęp pracowników oraz sama kontrola dostępu pozwolą na wystawianie faktur zgodnie z uprawnieniami, jednocześnie uniemożliwiając dokonanie niepodlegającej kontroli nieuprawnionej zmiany w jakimkolwiek dokumencie sprzedaż; (\`(...)\`). Faktury przesyłane będą w takim formacie, w jakim były wygenerowane przez system SAP, czyli format PDF. Format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia.(\`(...)\`) Planowana przez Wnioskodawcę metoda wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniała warunki autentyczności, integralność oraz czytelności faktur.”

*   interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 lipca 2015 r., sygn. IPPP1/443-179/12/15-10/S/PR/EK, cyt.: „Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF (\`(...)\`). Każdy dokument elektroniczny, wygenerowany w systemie FK Spółki zostanie wyeksportowany na bezpieczną witrynę www, do której dostęp otrzymają wyłącznie uprawnieni przez danego kontrahenta Spółki użytkownicy. Dostęp do witryny będzie wymagał autoryzacji użytkownika przy użyciu loginu i hasła (\`(...)\`) Zaprezentowany przez Wnioskodawcę sposób wystawiania i udostępniania (\`(...)\`) i przechowywania faktur sprzedaży i faktur korygujących (\`(...)\`) gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność faktur.”

Podsumowanie:

Mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, uzasadnienie oraz stanowisko Ministra Finansów należy uznać, że opisane w zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, poboru oraz przechowywania faktur elektronicznych w systemie One SAP spełniają warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT.

Ad 2.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a).

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, cyt.:

„Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.”

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, cyt.:

„Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.”

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.

Ponadto, przepisy art. 88 wskazują czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

*   nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,

*   w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,

*   nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,

*   czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższych przepisów wynika, iż ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur. Należy zatem uznać, iż faktury elektroniczne wystawione zgodnie z regulacją VAT dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.

W przypadku opisanym w zdarzeniu przyszłym faktury wystawiane w systemie One SAP są zgodne z przepisami ustawy o VAT. Dodatkowo, jak zostało wykazane w pkt 1 powyżej, ze względu na procedury obowiązujące w Spółkach zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur oraz ich czytelność, o której mowa w przepisie art. 106m ustawy VAT.

Mając na uwadze, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:

*   towary lub usługi nabywane w ramach wzajemnych transakcji będą służyły opodatkowanej VAT działalności Spółek z Grupy,

*   faktury dokumentujące powyższe dostawy lub usługi będą wystawiane po rozpoczęciu przemieszczenia towarów lub po zakończeniu świadczenia usług, co oznacza, że u Spółki będącej sprzedawcą powstanie obowiązek podatkowy,

*   sposób wystawiania i przesyłania faktur w ramach One SAP umożliwi Spółce będącej nabywcą towarów otrzymanie/pobranie faktury elektronicznej po jej wystawieniu,

*   faktury nie należą do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,

\- faktury elektroniczne wystawione w systemie One SAP uprawniają Spółki, będące w danej transakcji nabywcą do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Należy zauważyć, że w dniu 25 maja 2016 r. zostało opublikowane obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 10 maja 2016 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710) ale powyższy fakt nie zmienia rozstrzygnięcia w sprawie

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie oraz Zainteresowanym niebędącym Stroną przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną” (art. 57a ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.