Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB2/415-650/14-3/WS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2014-09-02
Teza: Okres ważności certyfikatu rezydencji.
Słowa kluczowe: certyfikaty; rezydencja-certyfikat rezydencji
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 30 maja 2014 r. (data wpływu 2 czerwca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie okresu ważności certyfikatu rezydencji (pytanie nr 2) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 czerwca 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie:

1.  weryfikacji dokumentów przedstawianych przez kontrahentów, co do których Spółka nie jest w stanie jednoznacznie określić, czy zostały wydane przez organ administracji podatkowej, czy inny organ administracji publicznej oraz czy jest to organ właściwy wedle procedur danego państwa do wydawania certyfikatu rezydencji, ale które wskazują miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych (pytanie nr 1),
2.  okresu ważności certyfikatu rezydencji (pytanie nr 2),
3.  weryfikacji dokumentów przedstawianych przez kontrahentów w formie zaświadczenia o nadaniu przez dany kraj numeru identyfikacji podatkowej (pytanie nr 3).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) jest polską spółką zajmującą się działalnością z zakresu produkcji i dystrybucji napojów alkoholowych.

W ramach swojej działalności Spółka pozostaje w relacjach biznesowych z kontrahentami zagranicznymi (dostawcami, usługodawcami) – osobami prawnymi lub osobami fizycznymi, w tym spoza terytorium Unii Europejskiej. W ramach relacji z podmiotami zagranicznymi Spółka zobowiązana może być/jest do dokonywania wypłat na rzecz tych podmiotów z różnych tytułów, obejmujących m.in. wypłaty z praw autorskich, praw do znaków towarowych (np. licencje za korzystanie ze znaków towarowych w ramach dystrybucji towarów), know-how, opłaty z tytułu świadczeń doradczych badania rynku, usług prawnych, usług rzeczników patentowych w związku z posiadanymi licznymi rejestracjami znaków towarowych na całym świecie, marketingowych i reklamowych oraz ewentualnie innych opłat z tytułów określonych odpowiednio w art. 21 ust. 1 pkt 1-4 ustawy o CIT lub art. 29 ust. 1 pkt 1-5 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 26 ustawy o CIT lub odpowiednio art. 41 ust. 1 i 4 ustawy o PIT, Spółka w ramach dokonywanych wypłat pełni rolę płatnika podatku, odpowiednio, CIT lub PIT (Spółka pobiera tzw. podatek u źródła). Jednocześnie, w przypadku wypłat dokonywanych na rzecz podmiotów zagranicznych z państw, z którym Polska ma zawartą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania (umowa o UPO) istnieje potrzeba rozstrzygnięcia, czy przy dokonywaniu tego rodzaju wypłat Spółka obowiązana jest na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 41 ust. 1 i 4 oraz art. 29 ust. 2 ustawy o PIT, do pobrania podatku u źródła według stawki wynikającej z ustawy podatkowej (ustawy o CIT/ustawy o PIT), czy wg stawki wynikającej z właściwej umowy o UPO (lub niepobranie podatku na podstawie takiej umowy). Dla możliwości pobrania podatku wg stawki z umowy o UPO (niepobrania podatku) Spółka obowiązana jest do pozyskania od danego kontrahenta informacji dotyczącej miejsca siedziby/zamieszkania tego kontrahenta (podatnika) dla celów podatkowych w formie certyfikatu rezydencji.

W tym zakresie Spółka zwraca się do kontrahentów przed dokonaniem stosownych wypłat o dostarczenie certyfikatu rezydencji potwierdzającego miejsce siedziby/zamieszkania danego kontrahenta dla celów podatkowych.

Kontrahenci przedstawiają stosowne dokumenty, które noszą znamiona dokumentów wydawanych przez administrację publiczną danego państwa siedziby/zamieszkania kontrahenta. Przy tym Spółka nie jest w stanie zweryfikować (bez znajomości przepisów i procedur danego państwa), czy otrzymany dokument został wydany przez organ administracji podatkowej (czy inny organ administracji publicznej), jak również, czy jest to organ właściwy do wydawania tego rodzaju dokumentów (certyfikatów rezydencji) wg procedur danego państwa miejsca siedziby kontrahenta. Nie zawsze też dokument taki oznaczony jest opisem „certyfikat rezydencji” lub podobnym. Niezależenie, w zakresie treści powyższych dokumentów, zdarzać się mogą różnego rodzaju przypadki, w ramach których z tak otrzymanego dokumentu:

*   wynika rezydencja podatkowa (miejsce siedziby/zamieszkania dla celów podatkowych) kontrahenta, ale bez wskazania okresu, za który taki dokument obowiązuje,
*   wynika rezydencja podatkowa (miejsce siedziby/zamieszkania dla celów podatkowych) kontrahenta, ze wskazaniem okresu (daty), za który taki dokument obowiązuje.

Każdorazowo w sytuacjach wątpliwych Spółka pozyskuje od kontrahenta informację, że przedstawiony dokument jest jedynym dokumentem, który dany kontrahent jest w stanie pozyskać, zgodnie z przepisami danego państwa, w celu potwierdzenia/udokumentowania miejsca siedziby/zamieszkania dla celów podatkowych.

Spółka spotyka się czasem również z sytuacją, kiedy kontrahent poproszony o przesłanie certyfikatu rezydencji podatkowej, przesyła zaświadczenie o nadaniu przez dany kraj numeru identyfikacji podatkowej z wyjaśnieniem, że fakt otrzymania takiego numeru oznacza, że podmiot jest zobowiązany do dokonywania rozliczeń podatkowych w tym kraju.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

1.  Czy w opisanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) przedstawiane przez kontrahentów dokumenty, co do których Spółka nie jest w stanie jednoznacznie określić, czy zostały wydane przez organ administracji podatkowej, czy inny organ administracji publicznej, oraz czy jest to organ właściwy wedle procedur danego państwa do wydawania certyfikatu rezydencji, ale które wskazują miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych, spełniają warunki do uznania ich za certyfikaty rezydencji, dające prawo do pobrania podatku u źródła od dokonywanych wypłat na rzecz takich podatników z zastosowaniem stawki podatkowej (ew. niepobrania podatku) wynikającej z właściwej umowy o UPO?
2.  Czy w opisanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) przedstawiane przez kontrahentów dokumenty, które wskazują miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych, aczkolwiek nie zawsze ze wskazaniem daty (okresu) w którym ten dokument obowiązuje, dają Spółce prawo do pobrania podatku u źródła od dokonywanych wypłat na rzecz takich podatników z zastosowaniem stawki podatkowej (ew. niepobrania podatku) wynikającej z właściwej umowy o UPO?
3.  Czy w opisanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) przedstawiane przez kontrahentów dokumenty w formie zaświadczenia o nadaniu przez dany kraj numeru identyfikacji podatkowej spełniają warunki do uznania ich za certyfikaty rezydencji, dające prawo do pobrania podatku u źródła od dokonywanych wypłat na rzecz takich podatników z zastosowaniem stawki podatkowej (ew. niepobrania podatku) wynikającej z właściwej umowy o UPO?

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie tego pytania zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie. Jednocześnie w części wniosku dotyczącej pytań nr 1 i 3 zostało wydane postanowienie z 2 września 2014 r. nr ILPB4/423-285/14-2/DS, ILPB2/415-650/14-2/WS o odmowie wszczęcia postępowania.

Zdaniem Wnioskodawcy dokument wydawany przez organ administracji publicznej danego państwa otrzymywany przez Spółkę, który potwierdza miejsce siedziby/zamieszkania kontrahenta (podatnika) dla celów podatkowych w danym państwie, daje Spółce prawo do zastosowania, wobec dokonywanych na rzecz takiego kontrahenta wypłat, stawki podatku u źródła wynikającej z zawartej z danym państwie umowy o UPO. Prawo takie Spółka będzie posiadała niezależnie, czy z treści dokumentu wyraźnie wynika czy organem wydającym otrzymany przez Spółkę dokument jest organ administracji podatkowej, czy inny organ administracji publicznej danego państwa, oraz czy jest to organ właściwy. Prawo takie jest również niezależne od okoliczności, czy taki certyfikat wskazuje datę, do której obowiązuje – w przypadku braku oznaczenia daty zachowuje on swoją aktualność dopóki nie ulegnie zmianie wskazany w nim stan faktyczny (nie ulegnie zmianie rezydencja podatkowa podatnika zagranicznego).

Zgodnie z art. 26 ustawy o CIT lub odpowiednio art. 41 ust. 1 i 4 ustawy o PIT, Spółka w ramach dokonywanych wypłat pełni rolę płatnika podatku, odpowiednio, CIT lub PIT (Spółka pobiera tzw. podatek u źródła). Jednocześnie, w przypadku wypłat dokonywanych na rzecz podmiotów zagranicznych z państw z którym Polska ma zawartą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania (umowa o UPO) istnieje potrzeba rozstrzygnięcia, czy przy dokonywaniu tego rodzaju wypłat Spółka obowiązana jest, na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 41 ust. 1 i 4 oraz art. 29 ust. 2 ustawy o PIT do pobrania podatku u źródła według stawki wynikającej z ustawy podatkowej (ustawy o CIT/ustawy o PIT), czy wg stawki wynikającej z właściwej umowy o UPO (lub niepobranie podatku na podstawie takiej umowy). Dla możliwości pobrania podatku wg stawki z umowy o UPO (niepobrania podatku) Spółka obowiązana jest do pozyskania od danego kontrahenta informacji dotyczącej miejsca siedziby/zamieszkania tego kontrahenta (podatnika) dla celów podatkowych w formie certyfikatu rezydencji.

Zgodnie z art. 4a pkt 12 ustawy o CIT i odpowiednio art. 5a pkt 21 ustawy o PIT, certyfikatem rezydencji jest zaświadczenie o miejscu siedziby (zamieszkania) podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby (zamieszkania) podatnika.

W tym kontekście certyfikat rezydencji jest dokumentem, który przede wszystkim ma służyć płatnikowi w ustaleniu, czy powinien pobrać podatek według stawki wynikającej z właściwej umowy o UPO, czy też według stawki krajowej uregulowanej w ustawach o podatkach dochodowych. Certyfikat rezydencji służy zatem do poświadczenia miejsca siedziby/zamieszkania podatnika dla celów podatkowych – potwierdzenie tej okoliczności faktycznej stanowi istotę i najważniejszą cechę tego dokumentu.

Przy tym, przepisy powyższe nie regulują bezpośrednio kwestii jednoznacznego wskazania i rozstrzygnięcia jaki organ obcego państwa, którego zaświadczeniem o miejscu siedziby/zamieszkania kontrahenta Spółka może ewentualnie się posługiwać (zostanie jest przedstawiony), spełnia warunki bycia organem administracji podatkowej państwa siedziby/zamieszkania podatnika. Kwestii tej nie regulują również wprost zapisy umów o UPO zawieranych przez Polskę. Innymi słowy ewentualne zasady wydawania i treść certyfikatu rezydencji powinny być regulowane bezpośrednio przez dane państwo siedziby/zamieszkania danego podatnika – to regulacje wewnętrzne danego państwa będą decydować, jaki organ administracji publicznej/podatkowej jest władny do wydawania takiego dokumentu/zaświadczenia (certyfikatu rezydencji), jaka będzie jego forma i treść (w tym m.in. czy dokument jest oznaczony jako certyfikat rezydencji, czy wymagane są podpisy, pieczęcie osoby sporządzającej dokument, czy ma on może formę wydruku z rejestru urzędowego podatnika). Regulacje te, zasady wydawania, procedury i treść dokumentu, mogą się zasadniczo różnić między poszczególnymi państwami.

W tym kontekście, bez znajomości szczegółowych procedur i przepisów danego państwa wydającego dany dokument, który Spółka następnie otrzymuje od kontrahenta na potwierdzenie jego rezydencji podatkowej, Spółka nie jest w stanie zweryfikować i jednoznacznie potwierdzić, czy otrzymany dokument (noszący znamiona dokumentu wydanego przez organ administracji publicznej danego państwa) został wydany zgodnie z tymi procedurami i zasadami, w szczególności, czy został on wydany przez właściwy organ danego państwa, oraz czy jest to organ administracji podatkowej.

Biorąc pod uwagę jednak że certyfikat rezydencji ma charakter dokumentu urzędowego, wydawanego przez organy administracji danego państwa i działając w zaufaniu do danego państwa i działań podejmowanych przez jego organy (które nie są władne do podejmowania działań wykraczających poza ich kompetencje), Spółka ma prawo sądzić, że dokument urzędowy otrzymywany od kontrahenta, z którego treści wynika informacja dotycząca rezydencji danego podmiotu dla celów podatkowych (miejsce siedziby/zamieszkania dla celów podatkowych) został wydany zgodnie z zakresem kompetencji danego organu oraz zgodnie z procedurami w tym zakresie. Spółka nie ma zatem obowiązku dodatkowo weryfikować tych okoliczności. Tym samym jak tylko otrzymany dokument zawiera informację dotyczącą rezydencji podatkowej (miejsca siedziby/zamieszkania dla celów podatkowych) Spółka taki dokument może uważać za certyfikat rezydencji spełniający warunek wydania go przez właściwy organ administracji podatkowej – niezależnie czy z dokumentu wynika, że organem go wydającym jest organ podatkowy (zawierający wprost w nazwie odwołanie do spraw podatkowych), czy inny organ administracji publicznej – Spółka ma prawo domniemywać, że taki organ (nawet, jeżeli w jego nazwie brak odwołania do spraw podatkowych), skoro potwierdza rezydencję podatkową, sprawuje funkcję organu podatkowego w tym zakresie. Konsekwentnie Spółka na podstawie takiego certyfikatu rezydencji będzie miała prawo do zastosowania stawki podatkowej (lub niepobrania podatku) zgodnie z zasadami wynikającymi z właściwej umowy o UPO zawartej przez Polskę z państwem wystawcy tego dokumentu.

Odnośnie szczegółowej treści certyfikatu rezydencji wskazać należy, że powyżej wskazane przepisy (art. 4a pkt 12 ustawy o CIT i odpowiednio art. 5a pkt 21 ustawy o PIT), jak również pozostałe przepisy ustaw o podatkach dochodowych (ustawa o CIT/ustawa o PIT), nie regulują kwestii ważności certyfikatu rezydencji, tj. kwestii jak długo certyfikat rezydencji, wydany przez właściwy organ administracji podatkowej, zachowuje swoją aktualność. Ustawa podatkowa (ustawa o CIT/ustawa o PIT) nie wymaga również od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego miejsce zamieszkania podatnika na dzień wypłaty należności. Bardzo często nie ma możliwości uzyskania takiego dokumentu w dniu wypłaty tych należności. A zatem prawidłowa realizacja obowiązków przez płatnika wymaga posiadania przez niego certyfikatu rezydencji aktualnego na moment dokonywania wypłat na rzecz podatnika. Ustawodawca nie wskazał przy tym, w jakim terminie płatnik powinien wejść w posiadanie tego dokumentu.

Jak zatem wynika z powołanych przepisów podatkowych (art. 4a pkt 12 ustawy o CIT i odpowiednio art. 5a pkt 21 ustawy o PIT) certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwy organ obcego państwa, potwierdzającym określony stan faktyczny – miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych (miejsce siedziby/zamieszkania dla celów podatkowych). Wydając takie zaświadczenie organ potwierdza, że – na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony – stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

Na podstawie przepisów ustawy podatkowej nie można natomiast określić okresu ważności certyfikatu rezydencji w sytuacji, gdy dokument taki sam okresu ważności nie stwierdza.

Zatem w sytuacji, gdy w treści certyfikatu rezydencji nie ma wskazania okresu jego ważności, certyfikat taki z uwagi na fakt, że potwierdza istnienie określonego stanu faktycznego, zachowuje swoją aktualność tak długo, jak długo nie ulegnie zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny, czyli nie ulegnie zmianie miejsce siedziby/zamieszkania podatnika dla celów podatkowych. Możliwe są zatem sytuacje, gdy w przypadku zmiany rezydencji podatkowej – dokument ten utraci swoją aktualność w krótkim czasie po uzyskaniu go od podatnika, albo wprost przeciwnie, gdy przy wieloletniej niezmiennej rezydencji podatkowej kontrahenta certyfikat taki pozostanie aktualny przez kilka lat – bez konieczności uzyskiwania przez płatnika odrębnego certyfikatu rezydencji w tym okresie, o ile może on wykazać brak zmian sytuacji faktycznej kontrahenta w zakresie jego rezydencji podatkowej w tym okresie.

Stąd wniosek, że certyfikat rezydencji zachowuje ważność tak długo, jak długo nie ulega zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny, tj. miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych.

Niezależnie zatem, czy certyfikat rezydencji – dokument otrzymany przez Spółkę od danego kontrahenta – wskazuje na datę (okres) jego ważności (obowiązywania), czy brak takiego wskazania, ma on charakter dokumentu potwierdzającego miejsce siedziby zamieszkania dla celów podatkowych. Jeżeli taki certyfikat rezydencji zawiera taką datę ważności obowiązuje on wyłącznie w ramach okresu swojej ważności; w przypadku braku zakreślenia takiego okresu ważności certyfikat taki można uważać za ważny do czasu zmiany potwierdzonego w nim stanu faktycznego.

W tym drugim przypadku Spółka zachowuje zatem prawo do zastosowania stawki podatkowej do dokonywanych wypłat (lub nie niepobierania podatku) zgodnie z właściwą umową o UPO wypłat na podstawie uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji i potwierdzenia przez podatnika, że dane w nim zawarte nie uległy zmianie – bez konieczności dodatkowego potwierdzenia rezydencji odrębnie uzyskiwanym certyfikatem rezydencji. Spółka może zatem regularnie uzyskiwać dodatkowe potwierdzenie od swoich kontrahentów (np. w formie pisemnego oświadczenia, korespondencji mailowej lub inny sposób) że stan faktyczny wskazany we wcześniej uzyskanym certyfikacie nie uległ zmianie, co będzie wystarczające do uznania ważności tak uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji. Brak jest podstaw prawnych do obligowania płatnika lub kontrahentów do ponoszenia dodatkowych kosztów lub podejmowania dodatkowych procedur związanych z uzyskiwaniem certyfikatu rezydencji zagranicznych władz podatkowych w sytuacji dysponowania aktualnym certyfikatem rezydencji tych kontrahentów, w przypadku braku zmiany potwierdzonego w nim stanu faktycznego.

W związku z powyższym, w ocenie Spółki, w sytuacjach przedstawionych w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym dokument otrzymywany przez Spółkę, który został wydawany przez organ administracji publicznej danego państwa, i który potwierdza miejsce siedziby/zamieszkania kontrahenta (podatnika) dla celów podatkowych w danym państwie, daje Spółce prawo do zastosowania wobec dokonywanych na rzecz takiego kontrahenta wypłat, stawki podatku u źródła wynikającej z zawartej zdanym państwie umowy o UPO. Prawo takie Spółka będzie posiadała niezależnie, czy z treści dokumentu wyraźnie wynika czy organem wydającym otrzymany przez Spółkę dokument jest organ administracji podatkowej, czy inny organ administracji publicznej danego państwa i czy jest to organ właściwy – czego Spółka nie jest zdolna, bez znajomość przepisów danego państwa zweryfikować – Spółka, działając w zaufaniu do organów obcego państwa i biorąc pod uwagę, że dysponuje dokumentem urzędowym, ma prawo domniemywać, że otrzymany dokument został wydany zgodnie z zakresem przysługujących kompetencji i zakresem właściwości – a więc przez właściwy organ administracji podatkowej danego państwa. Prawo do zastosowania zasad wynikających z właściwej umowy o UPO, jest również niezależnie od okoliczności, czy taki certyfikat wskazuje datę (okres), do której obowiązuje (okres ważności) – w przypadku braku oznaczenia daty zachowuje on swoją aktualność dopóki nie ulegnie zmianie wskazany w nim stan faktyczny (nie ulegnie zmianie rezydencja podatkowa podatnika zagranicznego).

Stanowisko Spółki potwierdzają interpretacje organów podatkowych, m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 stycznia 2014 r. (sygn. ILPB1/415-1139/10/14-S/AP).

Stanowisko powyższe potwierdza również orzecznictwo sądów administracyjnych, m.in. wyrok WSA we Wrocławiu z 14 lipca 2011 r. (sygn. akt I SA/Wr 684/11), wyrok WSA w Krakowie z dnia 10 lutego 2012 r. (sygn. akt I SA/Kr 1869/11), wyrok WSA we Wrocławiu z 14 lipca 2011 r. (sygn. akt I SA/Wr 684/11) oraz wyrok NSA z 4 września 2013 r. (sygn. akt II FSK 2579/11).

Analogicznie, w ocenie Spółki, będzie ona miała prawo do pobrania podatku u źródła od dokonywanych wypłat na rzecz takich podatników z zastosowaniem stawki podatkowej (ew. niepobrania podatku) wynikającej z właściwej umowy o UPO, w przypadku otrzymania od tych podatników (kontrahentów) dokumentów w formie zaświadczeń wystawionych przez administrację podatkową państwa siedziby/zamieszkania podatnika o nadaniu przez dany kraj numeru identyfikacji podatkowej, skoro fakt uzyskania takiego numeru potwierdza (zgodnie z wyjaśnieniami danego kontrahenta) obowiązek dokonywania rozliczeń podatkowych w państwie, który zaświadczenie to wystawił.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 5a pkt 21 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), certyfikatem rezydencji jest zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.

Stosownie do art. 41 ust. 4 w zw. z art. 41 ust. 1 ww. ustawy, płatnicy, o których mowa w ust. 1 (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej), są obowiązani pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych z tytułów określonych w art. 29, art. 30 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 13 i 14 oraz art. 30a ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 4d, 5 oraz 10.

Jednocześnie w myśl art. 29 ust. 1 ww. ustawy, podatek dochodowy od uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez osoby, o których mowa w art. 3 ust. 2a, przychodów:

1.  z działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 6-9 oraz z odsetek innych niż wymienione w art. 30a ust. 1, z praw autorskich lub z praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego, w tym także środka transportu, oraz za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how) - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu;
2.  z opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania za granicą, a organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu;
3.  z tytułu należnych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej, z wyjątkiem ładunków i pasażerów tranzytowych - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 10% przychodów;
4.  uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 10% przychodów;
5.  z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze - pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu.

Przepisy ust. 1 stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska. Jednakże zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji (art. 29 ust. 2 ww. ustawy).

Przepisy nie regulują kwestii jak długo certyfikat rezydencji, wydany przez właściwy organ administracji podatkowej, zachowuje swoją aktualność, a tym samym ważność, dlatego można uznać, że certyfikat zachowuje ważność tak długo, jak długo nie ulega zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny.

Certyfikat rezydencji ma służyć przede wszystkim płatnikowi w ustaleniu czy powinien pobrać podatek według stawki wynikającej z umowy, czy według stawki krajowej, czy też zastosować zwolnienie. Płatnik – w razie konieczności – będzie musiał udowodnić, że miał prawo zastosować korzystniejsze regulacje wynikające z umowy. W przeciwnym razie będzie odpowiadał za nieprawidłowo potrącony podatek. Mając zaufanie do swoich kontrahentów, z którymi utrzymuje bieżące kontakty, płatnik może uważać certyfikat za ważny do czasu zmiany potwierdzonego w nim stanu faktycznego, w odniesieniu do innych kontrahentów, dla własnego bezpieczeństwa, płatnik powinien przed dokonaniem wypłaty uzyskać od nich aktualne zaświadczenie o rezydencji podatkowej.

Jednocześnie należy mieć na uwadze, że certyfikat jest zaświadczeniem, a więc dokumentem potwierdzającym określony stan faktyczny na dzień jego wydania, a także – o ile wynika to z jego treści – również w przeszłości. Zaświadczenie to, nie może dotyczyć stanów przyszłych, które dopiero mogą (albo i nie) wystąpić. Oznacza to, że realizacja jakichkolwiek uprawnień przewidzianych odpowiednią umową o unikaniu podwójnego opodatkowania może nastąpić jedynie w oparciu o certyfikat rezydencji osoby zagranicznej obejmujący sobą dzień dokonania wypłaty.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że w myśl art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.): jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Natomiast na mocy art. 194 § 1 tej ustawy: dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

Wobec tego certyfikat rezydencji, który nie wskazuje daty, do której obowiązuje, stanowiący zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych, wydany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca rezydencji podatnika zachowuje swoją aktualność dopóki nie ulegnie zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny.

Reasumując w opisanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) przedstawiane przez kontrahentów dokumenty, które wskazują miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych, aczkolwiek nie zawsze ze wskazaniem daty (okresu) w którym ten dokument obowiązuje, dają Spółce prawo do pobrania podatku u źródła od dokonywanych wypłat na rzecz takich podatników z zastosowaniem stawki podatkowej (ew. niepobrania podatku) wynikającej z właściwej umowy o UPO.

Ponadto należy wskazać, że powołane w treści wniosku orzeczenia sądów administracyjnych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości niniejszej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, należy stwierdzić, że – zdaniem Organu – tezy badanych rozstrzygnięć nie mają zastosowania w tym postępowaniu. W odniesieniu do powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji należy stwierdzić, że zapadła ona w indywidualnej sprawie i nie jest wiążąca dla organu wydającego niniejszą interpretację.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.