Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-766/13/PP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-07-03
Teza: 1. Czy koszty wypłaconych wynagrodzeń dla Dyrektora Spółki i Zastępcy Dyrektora wraz z wydatkami na opłacenie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych będą mogły stanowić dla Spółki Matki koszt uzyskania przychodu? 2. Czy wydatki na zakwaterowanie (noclegi) poniesione podczas podróży służbowych w/w pracowników będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu? 3. Czy wydatki związane z eksploatacją samochodu służbowego takie jak wydatki na paliwo, ubezpieczenie, koszty amortyzacji samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych Spółki Matki będą mogły stanowić koszt podatkowy? 4. Czy aby można było zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów uzyskania przychodów ich rozliczenie musi nastąpić na podstawie druku delegacji?
Słowa kluczowe: amortyzacja; delegacja; delegacja-delegacja służbowa; samochód; składki; wynagrodzenia
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 3 lipca 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 28 marca 2013 r. (data wpływu do tut. Organu 29 marca 2013 r.), uzupełnionym w dniu 10 czerwca 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wynagrodzenia dla Dyrektora Spółki i Zastępcy Dyrektora wraz z wydatkami na opłacenie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi (zakwaterowanie, wydatki związanych z eksploatacją samochodu służbowego),
*   obowiązku rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową na podstawie druku delegacji,

\-**jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 marca 2013 r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wynagrodzenia dla Dyrektora Spółki i Zastępcy Dyrektora wraz z wydatkami na opłacenie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 5 czerwca 2013 r. znak: IBPBI/2/423-416/13/PP wezwano o ich uzupełnienie. Uzupełnienia dokonano w dniu 10 czerwca 2013 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z o.o. (zwana dalej „Spółką Matką”) jest spółką posiadającą siedzibę w Polsce (jest polskim rezydentem podatkowym). Do Spółki Matki zostały wniesione aportem udziały innych spółek z o.o. i akcje spółki akcyjnej. Spółka z o.o. jest Spółką Matką dla Spółki Akcyjnej i dla dwóch spółek z o.o. Spółki Córki posiadają siedziby w Polsce, są polskimi rezydentami podatkowymi. Spółka Matka ma w każdej z 3 podległych Spółek Córek udziały lub akcje w kapitale powyżej 50%. Spółka Matka będzie otrzymywać dywidendy od Spółek Córek. Im wynik finansowy Spółki Córki wyższy, tym wypłata dywidendy dla Spółki Matki wyższa.

Spółka Matka zatrudnia na podstawie umowy o pracę Dyrektora Spółki, który jest również Prezesem Spółki. Spółka nadmienia że w/w pracownik jest jednocześnie większościowym udziałowcem Spółki. Dyrektor Spółki jako miejsce wykonywania pracy ma w umowie o pracę wskazaną siedzibę Spółki Matki. Zatrudnia także innego udziałowca Spółki na stanowisku Zastępcy Dyrektora Spółki, który w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy ma wskazaną siedzibę Spółki Matki oraz miejsce zamieszkania. Do obowiązków tych osób (pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) należy m.in. podróżowanie między Spółką Matką a Spółkami Córkami, uczestnictwo w różnego rodzaju spotkaniach w Spółkach Córkach. Chodzi tu głównie o spotkania z kierownictwem, pracownikami, uzgodnienia w sprawie strategii działania Spółek Córek, spotkania handlowe z kontrahentami, narady z załogą, podpisywanie niektórych umów dotyczących Spółek Córek, uczestnictwo w negocjacjach handlowych w Spółkach Córkach, sprawdzanie jakości i kontrola nowych produktów wypuszczanych na rynek przez Spółki Córki. Osoby te zatrudnione na podstawie umowy o pracę mają za zadanie sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem działalności Spółek Córek.

Spółka Matka dla celów podróży służbowych (między Spółkami) dla tych pracowników zakupiła samochód służbowy, który wprowadziła do ewidencji środków trwałych, a który będzie amortyzowany zgodnie z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych. Spółka z uwagi na wprowadzenie samochodu służbowego do ewidencji środków trwałych nie zamierza prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, a rozliczenie kosztów dotyczących zużycia paliwa będzie następować na podstawie faktur zakupu paliwa. Rozliczenie kosztów ubezpieczenia nastąpi na podstawie polisy ubezpieczeniowej. Ewentualne inne wydatki (np. wymiana oleju) będą również zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktur zakupu.

Spółka Matka na razie osiąga przychody podatkowe z tytułu wynajmu mieszkania - wprowadzonego do ewidencji środków trwałych i amortyzowanego stawką liniową zgodnie z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych. Osiąga także przychody z tytułu odsetek od lokat bankowych zgromadzonych na rachunku bankowym Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy koszty wypłaconych wynagrodzeń dla Dyrektora Spółki i Zastępcy Dyrektora wraz z wydatkami na opłacenie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych będą mogły stanowić dla Spółki Matki koszt uzyskania przychodu?
2.  Czy wydatki na zakwaterowanie (noclegi) poniesione podczas podróży służbowych w/w pracowników będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu?
3.  Czy wydatki związane z eksploatacją samochodu służbowego takie jak wydatki na paliwo, ubezpieczenie, koszty amortyzacji samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych Spółki Matki będą mogły stanowić koszt podatkowy?
4.  Czy aby można było zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów uzyskania przychodów ich rozliczenie musi nastąpić na podstawie druku delegacji?

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie wyżej wymienione wydatki ponoszone przez Spółkę Matkę stanowią koszty uzyskania przychodów, a podstawą do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów będą rachunki i faktury. Brak jest konieczności wypisywania druku delegacji służbowej - z uwagi na brak takiego wymogu wynikającego z przepisów podatkowych czy Kodeksu pracy.

Pracownicy Spółki Matki wykonując zadania wynikające ze stosunku służbowego mają możliwość wpływania na jakość pracy i wyniki finansowe Spółek Córek. Im wyższy (lepszy) wynik finansowy Spółek Córek tym wyższa wartość rynkowa akcji lub udziałów w tych spółkach i wyższa wypłacona dywidenda dla Spółki Matki. To z kolei bezpośrednio przekłada się na wartość udziałów (cenę udziałów) Spółki Matki. Spółka Matka dywidendy otrzymane od Spółek Córek zamierza min lokować na różnego typu lokatach bankowych celem osiągania jak najwyższych przychodów z tytułu odsetek od środków zgromadzonych w banku. Im wyższa wypłacona dywidenda dla Spółki Matki, tym wyższe przychody z tytułu odsetek od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym Spółki Matki. W celu rozstrzygnięcia czy wydatki wymienione we wniosku mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów decydujące znaczenie ma wypełnienie normy art. 15 ust. 1 ustawy, który stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia i związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia przy tym koszty podatkowe:

*   bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód), oraz
*   inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

*   zostały poniesione przez podatnika,
*   pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,
*   ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
*   nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Spółka Matka jako spółka z o.o. jest osobą prawną reprezentowaną przez osoby fizyczne uprawnione do jej reprezentowania. Zarówno Dyrektor Spółki, jaki i Zastępca Dyrektora Spółki (udziałowcy sp. z o.o.) są zatrudnieni w Spółce Matce na podstawie umowy o pracę, wykonują zadania służbowe wynikające ze stosunku pracy, a koszty ich działalności (wynagrodzenie, składki na ubezpieczenie społeczne, koszty związane z podróżami służbowymi) stanowią koszty działalności tej osoby prawnej.

Podróże służbowe tych pracowników odbywane pomiędzy Spółkami Córkami, zdaniem Wnioskodawcy, są niewątpliwie odbywane w celu zabezpieczenia źródeł przychodów, gdyż służą załatwianiu spraw istotnych dla Spółki, określeniu strategii działania Spółki, wykonywaniu innych czynności zarządczych w imieniu i w interesie Spółki. Jeśli Spółki Córki nie osiągną zysku, Spółka Matka nie otrzyma dywidendy i nie osiągnie przychodów z tytułu lokowania środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

Powyższe koszty nie są również ujęte w katalogu kosztów, które zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie są uznane za koszty uzyskania przychodów.

Art. 16 ust. 38 (winno być art. 16 ust. 1 pkt 38) ww. ustawy, wyłącza również z kosztów wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców, ale opisane wyżej wydatki ponoszone przez Spółkę z pewnością nie są świadczeniem jednostronnym, gdyż udziałowcy świadczą usługi dla Spółki Matki w ramach łączącego ich stosunku pracy.

Z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 77 tejże ustawy, zawierającego definicję podróży służbowej pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zasady przyznawania świadczeń przysługujących pracownikom w związku z odbywaniem podróży służbowej zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Zgodnie § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Według § 4 tego rozporządzenia dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety (§ 7 ww. rozporządzenia). Natomiast w myśl § 5 ust. 3, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, nie będącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa od wartości określonych w tym przepisie.

W związku z powyższym, zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, stanowią u pracodawcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wypłaconej pracownikowi kwocie, nawet wówczas, gdy przekroczą limity określone w przepisach ww. rozporządzenia, pod warunkiem, że Spółka wykaże ich związek z pozyskiwaniem przychodów w firmie.

Ograniczenie w zakresie wysokości wydatku zaliczonego w ciężar kosztów dla celów podatkowych wprowadza natomiast przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do którego, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, wydanych przez właściwego ministra.

Podróże służbowe odbywane przez pracowników odbywają się samochodem służbowym, który stanowi własność Spółki Matki i jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W związku z powyższym Spółka Matka nie ma obowiązku prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, a kosztem podatkowym są wydatki ponoszone na podstawie faktur i rachunków.

Reasumując, wszystkie ww. wydatki są racjonalnie uzasadnione, są poniesione przez Spółkę Matkę w związku z podróżami służbowymi i mogą być rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 ustawy). Wydatki te są uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia i w rezultacie ich poniesienia Spółka Matka będzie mogła oczekiwać zwiększenia swoich przychodów. Finansowanie tych wydatków może być uznane za wydatek celowy i jako nie wyłączone z kosztów podatkowych przez ustawodawcę mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym po stronie kosztów u Spółki Matki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 74, poz. 397 ze zm. – zwanej dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, iż wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 updop, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1.  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2.  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4.  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami. Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

1.  przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
2.  potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W art. 16 ust. 1 updop ustawodawca zawarł enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, iż każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Na podstawie tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in.:

1.  wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego (art. 16 ust. 1 pkt 38 updop),
2.  wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a updop),
3.  niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4 - 9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g (art. 16 ust. 1 pkt 57 updop),
4.  nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 40 oraz art. 15 ust. 4h, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek (art. 16 ust. 1 pkt 57a updop).

Z opisu przedmiotowej sprawy wynika, iż Wnioskodawca zatrudnia na podstawie umowy o pracę Dyrektora Spółki, który jest również Prezesem Spółki. Pracownik ten jest jednocześnie większościowym udziałowcem Spółki. Dyrektor Spółki jako miejsce wykonywania pracy ma w umowie o pracę wskazaną siedzibę Spółki Matki. Spółka zatrudnia także innego udziałowca Spółki na stanowisku Zastępcy Dyrektora Spółki, który w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy ma wskazaną siedzibę Spółki Matki oraz miejsce zamieszkania. Do obowiązków tych osób (pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) należy m.in. podróżowanie między Spółką Matką a Spółkami Córkami, uczestnictwo w różnego rodzaju spotkaniach w Spółkach Córkach. Chodzi tu głównie o spotkania z kierownictwem, pracownikami, uzgodnienia w sprawie strategii działania Spółek Córek, spotkania handlowe z kontrahentami, narady z załogą, podpisywanie niektórych umów dotyczących Spółek Córek, uczestnictwo w negocjacjach handlowych w Spółkach Córkach, sprawdzanie jakości i kontrola nowych produktów wypuszczanych na rynek przez Spółki Córki. Osoby te mają za zadanie sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem działalności Spółek Córek.

Z analizy powyższych przepisów wynika, że ustawodawca nie wyłączył z kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na wynagrodzenie oraz składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez Spółkę jako płatnika składek, na rzecz wspólników Spółki (którzy piastują funkcję Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Spółki) za świadczoną przez nich pracę w ramach stosunku pracy. W szczególności, wynagrodzenie z tego tytułu nie stanowi jednostronnego świadczenia Spółki, gdyż jest ono ekwiwalentem za pracę na rzecz Spółki.

Należy więc stwierdzić, iż koszty wypłaconych wynagrodzeń wraz z wydatkami na opłacenie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (wynikające z prawnie skutecznie zawartej umowy) ponoszone na rzecz Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Spółki (w przedmiotowej sprawie także wspólników Spółki), będących pracownikami, mogą stanowić - co do zasady - koszty uzyskania przychodów Spółki.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z § 2 pkt 2 lit. c ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują zwrot kosztów noclegów.

Stosownie do § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Natomiast w myśl § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (§ 8 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” zdefiniowane w art. 775 § 1 ustawy kodeks pracy oraz regulacje dotyczące należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej przedmiotowych wydatków zauważyć należy, że wykonywane przez pracowników zadania (i ponoszone w związku z tym wydatki) przejawiają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością, stąd też wydatki wynikające z realizacji obowiązków służbowych przez pracownika można zakwalifikować jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 updop, co przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, pozwala je zakwalifikować do kosztów podatkowych.

Stwierdzić zatem należy, iż wydatki na zakwaterowanie (noclegi) poniesione podczas podróży służbowych pracowników (Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Spółki) stanowią koszty uzyskania przychodów.

Odnośnie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego (wydatki na paliwo, ubezpieczenie, amortyzacja) zastosowanie znajdą reguły ogólne wyrażone w art. 15 ust. 1 updop, art. 15 ust. 6 updop oraz zasady dotyczące dokonywania odpisów amortyzacyjnych zawarte w art. 16a – 16m updop.

Wydatki na ubezpieczenie samochodu, zakupionego w celu odbywania podróży służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 49 updop, zgodnie z którym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Natomiast zgodnie z art. 15 ust. 6 updop, kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami art. 16a-16m, z uwzględnieniem art. 16. Zakupiony samochód służbowy wprowadzony został do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Odpisy amortyzacyjne dokonywane według zasad wynikających z art. 16a – 16m updop, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Przy czym, jak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 4 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 16a-16m, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.

Odnośnie zaliczenia wydatków związanych z podróżą służbową do kosztów uzyskania przychodów na podstawie druku delegacji wskazać należy, iż aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi zostać odpowiednio udokumentowany. Updop nie określa zasad dokumentowania wydatków. Tym bardziej nie nakłada obowiązku dokumentacji tych wydatków za pomocą druków delegacji. Decyzję w tym zakresie ustawodawca pozostawił podatnikowi.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wynagrodzenia dla Dyrektora Spółki i Zastępcy Dyrektora wraz z wydatkami na opłacenie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi (zakwaterowanie, wydatki związanych z eksploatacją samochodu służbowego),
*   obowiązku rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową na podstawie druku delegacji,

\-jest prawidłowe.

Ponadto, tut. Organ pragnie zauważyć, że pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia wydatków ponoszonych przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) Ordynacji podatkowej. Dokonując bowiem interpretacji indywidualnej organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w zakresie stanu faktycznego wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z dnia 14 marca 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.