Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB4/423-247/10-5/ŁM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-11-08
Teza: Podatek dochodowy od osób prawnych w zakresie udokumentowania kosztów uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-dowód księgowy; faktura-faktura elektroniczna; księgi-księgi rachunkowe
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 15 lipca 2010 r. (data wpływu 19.07.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie udokumentowania kosztów uzyskania przychodów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek – uzupełniony pismami w dniu 28 września 2010 r. oraz 02 listopada 2010 r. - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie udokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Przedmiotem działalności Spółki jest handel filtrami wody, alkomatami i zapinkami, które są kompletowane (wytwarzane) z materiałów nabywanych w kraju, jak i od dostawców z innych krajów UE oraz spoza UE.

Celem usprawnienia obiegu dokumentów oraz obniżenia jego kosztów, Spółka zamierza ujmować w ewidencji księgowej i podatkowej faktury sporządzane i przesyłane przez dostawców w formie elektronicznej (bez zachowania rygorów zawartych w paragrafie 4 rozporządzenia MF z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej \`(...)\`), na podstawie wydruków generowanych w siedzibie Spółki.

Jednocześnie Spółka zamierza zaliczać do kosztów podatkowych kwoty wynikające z faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Kopie otrzymywanych elektronicznie faktur, Spółka zamierza przechowywać w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy na podstawie wydruków generowanych w siedzibie Spółki, faktur sporządzanych i przesyłanych Spółce przez dostawców w formie elektronicznej (bez zachowania rygorów zawartych w paragrafie 4 rozporządzenia MF z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej \`(...)\`), Spółka ma prawo zaliczać do kosztów podatkowych kwoty wynikające z faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej?

Kopie otrzymywanych elektronicznie faktur Spółka zamierza przechowywać w formie papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, art. 232 w powiązaniu z art. 234 Dyrektywy 2006/112/WE dopuszcza przesyłanie lub udostępnianie faktur drogą elektroniczną bez żadnych ograniczeń. W świetle przepisów w/w dyrektywy, przesyłanie drogą elektroniczną faktur nie może być uzależnione od spełnienia wymogów szczególnych, w tym od elektronicznej formy przechowywania faktur. Rozporządzenie MF z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, dotyczy przypadku szczególnego, w którym zarówno odbiorca, jak i wystawca faktury przechowują wysłaną / otrzymaną fakturę w formie elektronicznej. Wobec braku innych przepisów szczególnych należy uznać, że w przypadku rezygnacji z elektronicznego przechowywania faktur nie istnieje wymóg uwierzytelniania autentyczności faktury podpisem elektronicznym. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy nie precyzują sposobu przekazywania wystawionych faktur VAT odbiorcom. W świetle przytoczonego stanu prawnego, nie ma przeszkód dla przyjęcia planowanych przez Spółkę rozwiązań usprawniających obieg dokumentów między Spółką i Jej kontrahentami, a w szczególności nie ma przeszkód w zaliczeniu do kosztów podatkowych kwot wynikających z wydruków faktur przesłanych Spółce drogą elektroniczną przez Jej dostawców.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Powołany na wstępie uzasadnienia przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca powinien rozważyć, czy ten dokument będzie spełniał warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy może być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowi dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera regulacji dotyczących wystawiania oraz formy faktur VAT. Kwestie te normuje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie wykonawcze.

W polskim systemie podatku VAT istnieje możliwość wystawiania faktur zarówno w formie papierowej, jak i po spełnieniu określonych wymagań, w formie elektronicznej.

Szczególne zasady dotyczące postępowania z fakturami określone zostały w rozporządzeniu z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337).

Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).

W interpretacji indywidualnej z dnia 05 listopada 2010 r. nr ILPP2/443-1135/10-6/JK wskazano, iż otrzymane przez Spółkę faktury od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej, które nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o odpisie elektronicznym oraz nie będzie też stosowany w przypadku tych faktur system wymiany danych elektronicznych (EDI) – nie mogą być uznane za faktury otrzymane w rozumieniu art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym, nie dają one prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na tych fakturach, bowiem, otrzymanie faktur w sposób opisany powyżej powoduje, iż przedmiotowe faktury nie zostaną wprowadzone do obrotu prawnego (brak skutecznego doręczenia).

W związku z powyższym, otrzymane przez Spółkę faktury od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej, które nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o odpisie elektronicznym oraz nie będzie też stosowany w przypadku tych faktur system wymiany danych elektronicznych (EDI) nie stanowią dokumentów potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych, tym samym wydatki potwierdzone takimi fakturami nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów.

Jednocześnie nadmienia się, iż wniosek Spółki w zakresie podatku od towarów i usług został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną wydaną w dniu 05 listopada 2010 r. nr ILPP2/443-1135/10-6/JK.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.