Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-578/10/BW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-10-15
Teza: Czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób dostarczania faktur elektronicznych spełnia wymogi prawa?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2010r. (data wpływu do tut. organu 9 lipca 2010r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 października 2010r. (data wpływu do tut. organu 7 października 2010r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób dostarczania faktur elektronicznych spełnia wymogi prawa **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 lipca 2010r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, m.in. w zakresie uznania czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób dostarczania faktur elektronicznych spełnia wymogi prawa.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 4 października 2010r. (data wpływu do tut. organu 7 października 2010r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 24 września 2010r. znak: IBPP2/443-578/10/BW.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej.

Warunkiem skorzystania przez Klienta z możliwości otrzymywania faktur elektronicznych będzie:

1.  złożenie przez Klienta oświadczenia o akceptacji faktur w formie elektronicznej
2.  zainstalowanie następujących programów:
    1\. programu , który umożliwia:
    
    *   podpis elektroniczny ­
    *   weryfikację podpisu elektronicznego
    *   zarządzanie dokumentami (dodawanie, usuwanie, wydruk, przesłanie, wyszukiwanie, klasyfikację)
    *   wysyłanie e-maili z żądaniem/przypomnieniem o konieczności potwierdzenia odbioru korekty
    *   rejestrację potwierdzenia odbioru faktury i korekty
    *   pobieranie dokumentów z serwerów dostawców
    *   zapisywanie w bazie danych faktów wykonywania wszelkich operacji realizowanych na dokumentach
    *   archiwizację dokumentów
    *   rejestrację dokumentów potwierdzających zgodę na wymianę faktur elektronicznych z kontrahentami
    *   zarządzanie użytkownikami i kontrolę dostępu do poszczególnych funkcji systemu
    

Autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym. Wnioskodawca zamierza uzyskać pisemną akceptację od odbiorcy faktury, na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Faktura w formie elektronicznej będzie wygenerowana w systemie sprzedażowym, wykorzystywanym u Wnioskodawcy, w formacie XML (ang. Extensible Markup Language, w wolnym tłumaczeniu Rozszerzalny Język Znaczników - uniwersalny język formalny przeznaczony do reprezentowania różnych danych w strykturalizowany sposób), a następnie zostanie przekazana do wspomnianego wyżej systemu w celu jej podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Od tego momentu, będzie ona dostępna na serwerze Wnioskodawcy do pobrania przez Klienta. Dla każdego Klienta stworzone zostanie na serwerze Wnioskodawcy dedykowane konto elektroniczne, zabezpieczone hasłem. Rozwiązanie to gwarantuje, że wystawiona faktura/korekta trafi do właściwego adresata. Serwer Wnioskodawcy rejestruje w bazie danych fakt pobrania dokumentu przez Klienta.

Korekta faktury elektronicznej potwierdzana będzie przez Klienta mailowo, e-mail wysyłany będzie do Wnioskodawcy z konta pocztowego wymagającego zalogowania, co pozwala na weryfikację tożsamości osoby wysyłającej. Za datę potwierdzenia korekty przyjmuje się datę wysłania e-maila. W momencie podpisywania akceptacji klient określa z jakiego konta pocztowego będę wysyłane potwierdzenia.

Wnioskodawca planuje rozwój systemu w zakresie automatycznego potwierdzania przyjęcia korekty w momencie pobrania tego dokumentu do systemu, poprzez wysłanie komunikatu elektronicznego (nie e-mail).

Faktury elektroniczne będą przechowywane na serwerze Wnioskodawcy w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Aby zagwarantować bezpieczeństwo przechowywanych faktur administratorzy Wnioskodawcy skonfigurują mechanizmy automatycznej archiwizacji wszystkich danych w cyklu dobowym. Oznacza to, że w przypadku awarii serwera dane zostaną odzyskane z kopii zapasowych. Prawdopodobieństwo utraty danych jest znikome.

W związku z powyższym zadano (m.in.) następujące pytanie:

Czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób dostarczania faktur elektronicznych spełnia wymogi prawa?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005r., Nr 133, poz. 1119) faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Zastosowany przez Wnioskodawcę system spełnia ww. wymagania. Z uwagi na powyższe Wnioskodawca stoi na stanowisku, że proponowany przez niego sposób dostarczania faktur elektronicznych jest zgodny z obowiązującymi przepisami.

Ponadto Wnioskodawca wyjaśnił, że rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej przewiduje dwa sposoby wymiany elektronicznych dokumentów:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (która opiera się głównie na zaleceniach Komisji Europejskiej nr 1994/820/WE), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Wnioskodawca dokonuje wymiany elektronicznych dokumentów przy pomocy programu , który zapewnia integralność (nienaruszalność danych zawartych na fakturze), autentyczność (uniemożliwienie podszycia się pod nabywcę lub wystawcę faktury) za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym.

Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, nie ma potrzeby aby program gwarantował równocześnie wymianę danych zgodnie z umową europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Wstępnie Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zauważa, iż w ww. piśmie z dnia 4 października 2010r. Wnioskodawca przeredagował opis zdarzenia przyszłego i własne stanowisko w sprawie w porównaniu do treści zawartych we wniosku o interpretację indywidualną z dnia 2 lipca 2010r. Ponieważ ww. pismo Wnioskodawcy z dnia 4 października 2010r. było konsekwencją wezwania tut. organu z dnia 24 września 2010r. znak: IBPP2/443-578/10/BW do uzupełnienia przedmiotowego wniosku, przyjęto, że opis zdarzenia przyszłego oraz własne stanowisko Wnioskodawcy, uwzględniające zmiany wprowadzone ww. pismem, są ostateczne i w tej wersji zostały one przywołane powyżej.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury mogą być wystawiane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Z kolei, stosownie do treści § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Natomiast w myśl pkt 2 tegoż artykułu, bezpieczny podpis elektroniczny to taki podpis elektroniczny, który:

1.  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
2.  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
3.  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

W myśl art. 5 ust. 1 ww. ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu./…/.

W ust. 2 powołanego wyżej artykułu wskazano, iż dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Z powyższego wynika, iż dokumentowanie transakcji w formie elektronicznej musi przebiegać z zachowaniem wymogów określonych w powołanych normach prawnych. Wystawiane, przesyłane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury muszą przede wszystkim posiadać gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści.

Autentyczność i integralność treści faktury zagwarantowana jest m.in. poprzez opatrzenie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego w dniu jej wystawienia kwalifikowanego certyfikatu.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej.

Wnioskodawca wskazał, że warunkiem skorzystania przez Klienta z możliwości otrzymywania faktur elektronicznych będzie;

1.  złożenie przez Klienta oświadczenia o akceptacji faktur w formie elektronicznej
2.  zainstalowanie programu , który umożliwia, m.in. podpis elektroniczny.

Wnioskodawca wyjaśnił, że faktura w formie elektronicznej będzie wygenerowana w systemie sprzedażowym, wykorzystywanym u Wnioskodawcy, w formacie XML, a następnie zostanie przekazana do wspomnianego wyżej systemu w celu jej podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Od tego momentu, będzie ona dostępna na serwerze Wnioskodawcy do pobrania przez Klienta. Dla każdego Klienta stworzone zostanie na serwerze Wnioskodawcy dedykowane konto elektroniczne, zabezpieczone hasłem. Rozwiązanie to gwarantuje, że wystawiona faktura/korekta trafi do właściwego adresata. Serwer Wnioskodawcy rejestruje w bazie danych fakt pobrania dokumentu przez Klienta.

Autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych i integralność ich treści będą, jak stwierdził Wnioskodawca, zagwarantowane bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym.

Mając na uwadze wyżej przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, iż o ile autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych i integralność danych ich treści zostaną zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu to zaproponowany przez Wnioskodawcę sposób dostarczania faktur elektronicznych należy uznać za zgodny z przepisami prawa.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku, jest prawidłowe.

Tut. organ pragnie zauważyć, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie były przedmiotem oceny tut. organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Wskazuje się także, że organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zauważa się, iż ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w zakresie proponowanego przez Wnioskodawcę:

*   sposobu potwierdzenia otrzymania korekty e-mailem,
*   sposobu potwierdzania otrzymania korekty za pośrednictwem komunikatu elektronicznego (nie e-mail) oraz
*   sposobu przechowywania i archiwizacji faktur elektronicznych

będzie przedmiotem odrębnych rozstrzygnięć.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.