Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB3/423-987/11-3/GJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-02-16
Teza: Czy zwrot kosztów wyżywienia poniesionych przez pracowników podczas podróży służbowych na obszarze kraju w wysokości 46,00 zł na dobę określonej przez Spółkę w „Zasadach zwrotu kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych” przewyższającej wielkość diety, wynikającej z rozporządzenia w sprawie podroży krajowych, nie stanowi przychodu pracownika opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Czy poniesione koszty wyżywienia podczas krajowych podróży służbowych pracowników (także ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży krajowych) refinansowane przez Spółkę na podstawie faktur, rachunków dokumentujących poniesione wydatki, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; faktura; koszt; koszt-koszty uzyskania przychodów; rachunki; wyżywienie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 07.11.2011r. (data wpływu 17.11.2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia wydatków stanowiących zwrot kosztów wyżywienia pracowników w czasie podróży służbowej związanych z podróżami służbowymi pracowników do kosztów podatkowych - **jest prawidłowe.**

Uzasadnienie

W dniu 17.11.2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka z o.o. (dalej: „Spółka” lub pracodawca) prowadzi działalność gospodarczą polegającą na handlu towarami z branży energetycznej. W celu wykonywania swojej działalności zatrudnia pracowników, którzy wykonują obowiązki na podstawie umów o pracę zawartych zgodnie z polskimi regulacjami w zakresie prawa pracy. Do zadań części pracowników należy między innymi nawiązywanie nowych kontaktów handlowych, podtrzymywanie współpracy z obecnymi kontrahentami, udział w szkoleniach organizowanych w celu nabycia przez pracowników kwalifikacji koniecznych przy wykonywaniu pracy oraz inne czynności, które często wiążą się z koniecznością wyjazdu pracownika na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce pracy (podróż służbowa). W przypadku podróży służbowych Spółka zwraca pracownikom koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb oraz koszty całodziennego wyżywienia. Koszty całodziennego wyżywienia dla podróży krajowych zostały określone przez Spółkę w „Zasadach zwrotu kosztów wyżywienia podróży służbowych” w kwocie 46,00 złotych na dobę, przewyższającej wartość diet wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej krajowej zostały oparte na zapisach 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych. Spółka nie wypłaca pracownikom diet według rozporządzenia w sprawie podróży krajowych, których wysokości określono dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, lecz zgodnie z brzmieniem art. 77 5 § 3Kodeksu Pracy tj. wysokość diety za dobę podróży w Spółce wynosi 46,00 zł. Zgodnie z wewnętrznym ustaleniem Zarządu Spółki w przypadku, gdy pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe krajowe mogą nabyć w imieniu i na rzecz Spółki jako pracodawcy, posiłki lub otrzymują posiłki nabyte przez Spółkę, które spożywają w trakcie podróży (w takich przypadkach faktury i rachunki wystawiane są na Spółkę, która jest nabywcą takich świadczeń). Pracownikom przysługuje zwrot poniesionych przez siebie udokumentowanych wydatków na wyżywienie podczas podróży służbowej na obszarze kraju w granicach określonych regulacją Spółki do kwoty 46,00 złotych. W takiej sytuacji przyjmuje się, że pracodawca zapewnił pracownikom wyżywienie i Spółka dokonuje rzeczywistego zwrotu wydatków pracownikom na podstawie rachunku bądź faktury. Limity te są większe od wartości diet przewidzianych w powyższym rozporządzeniu tj. 23,00 złotych. Jednocześnie Spółka zaznacza, że wydatki na wyżywienie poniesione przez pracowników w czasie podróży podlegają każdorazowej kontroli pod względem ich zasadności i są odpowiednio dokumentowane dowodami zakupu. W przypadku, gdy wydatki są niezasadne z punktu widzenia Spółki; niezgodne z zasadami etyki i ładu korporacyjnego lub niewłaściwie udokumentowane wydatki nie podlegają zwrotowi (lub pracownik jest obowiązany do zwrotu wydatkowanych kwot. Spółka podkreśla, że cel podróży służbowych pracowników wiąże się z profilem działalności Spółki i ma związek z osiąganymi przez nią przychodami albo zachowaniem, czy też zabezpieczeniem źródła przychodów. Spółka w niniejszym wniosku występuje we własnym imieniu celem ustalenia konsekwencji na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych, co bezpośrednio wpływa na obowiązki Spółki jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w stosunku do pracowników oraz konsekwencji w podatku dochodowym od osób prawnych dla Spółki jako podatnika.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy zwrot kosztów wyżywienia poniesionych przez pracowników podczas podróży służbowych na obszarze kraju w wysokości 46,00 zł na dobę określonej przez Spółkę w „Zasadach zwrotu kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych” przewyższającej wielkość diety, wynikającej z rozporządzenia w sprawie podroży krajowych, nie stanowi przychodu pracownika opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
2.  Czy poniesione koszty wyżywienia podczas krajowych podróży służbowych pracowników (także ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży krajowych) refinansowane przez Spółkę na podstawie faktur, rachunków dokumentujących poniesione wydatki, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu?

Niniejsza interpretacja dotyczy przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych; w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad.2

Poniesione wydatki w związku z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników, w tym wydatki na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowych ponad wysokość diety określonej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju należy zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Dodać należy iż zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który racjonalnie oceniając mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi. Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu. Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1.  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2.  jest definitywny (rzeczywisty‚ tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą
4.  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Zdaniem Spółki wydatki w związku z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników, w tym wydatki na wyżywienie pracowników są racjonalnie uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej i prowadzą do uzyskania przychodu, są one udokumentowane w sposób opisany w stanie faktycznym i ujęte w księgach rachunkowych. Ponadto wyżej wymienionych wydatków nie ma w katalogu kosztów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W tym miejscu należy wskazać, iż kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z art. 77 5 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Stosownie do § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W myśl § 4 ww. artykułu postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej. Zgodnie z § 5 artykułu 77 Kodeksu pracy, w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) - art. 775§ 2 Kodeksu pracy. Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka prowadzi działalność gospodarczą handlową polegającą na sprzedaży materiałów energetycznych. W celu wykonywania swojej działalności zatrudnia pracowników, którzy wykonują obowiązki na podstawie umów o pracę zawartych zgodnie z polskimi regulacjami w zakresie prawa pracy. Do zadań części pracowników należy między innymi nawiązywanie nowych kontaktów handlowych, podtrzymywanie współpracy z obecnymi kontrahentami, udział w szkoleniach organizowanych w celu nabycia przez pracowników kwalifikacji koniecznych przy wykonywaniu pracy oraz inne czynności, które często wiążą się z koniecznością wyjazdu pracownika na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce pracy. W przypadku podróży służbowych krajowych, Spółka zwraca pracownikom koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracownikom przysługuje także zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych na całodzienne wyżywienie podczas podróży służbowej w granicach określonych przez Spółkę w Zasadach zwrotu kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych. Limity te są większe od wartości diet przewidzianych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży krajowych. Obecnie Spółka do kosztów uzyskania przychodów zalicza wydatki poniesione przez pracowników na wyżywienie za dobę krajowej podroży służbowej w wysokości 46,00 zł. W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, dokonane pracownikom zwroty kosztów za czas tych podróży, w tym koszty całodziennego wyżywienia, mogą zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż wydatki ponoszone przez Centrum Handlowe w kwocie 46,00zł na dobę w związku z podróżami służbowymi pracowników, w tym koszty wyżywienia w czasie podróży, zwracane pracownikom na podstawie przedłożonych dowodów zakupu, także ponad wysokość diet określonych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży krajowych stanowią koszt uzyskania przychodów dla Spółki. Powyższe stanowisko było wielokrotnie potwierdzane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy administracji podatkowej, w tym m.in. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 13 stycznia 2009 r. o sygn. IPPB3/423- 1509/08-2/GJ oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 20 maja 2009 r. o sygn. ITPB3/423-121/09/MT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej przez Spółkę oceny swego stanowiska.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock