Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/415-283/14/BJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-07-02
Teza: Czy w sytuacji, gdy Spółka zwróci pracownikowi faktyczne i uzasadnione koszty zagranicznej podróży służbowej w takiej kwocie, jaka wynika z przedstawionego rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą pracownik posługiwał się do celów służbowych (tj. w kwocie wyrażonej w PLN, którą bank obciąży pracownika przy rozliczeniu jego karty płatniczej używanej do pokrywania wydatków za granicą), otrzymany zwrot będzie w całości korzystał ze zwolnienia przedmiotowego zawartego w artykule 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; koszt-zwrot kosztów; praca-stosunek pracy; pracownik; przychód-przychód ze stosunku pracy; waluta-kurs walut
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 10 marca 2014 r. (data wpływu do Organu – 2 kwietnia 2014 r.), uzupełnionym 23 czerwca 2014 r., o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 kwietnia 2014 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m. in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej.

Z uwagi na fakt, iż wniosek nie spełniał wymogów formalnych, w piśmie z 13 czerwca 2014 r. znak: IBPBI/2/423-401/14/JD, IBPB II/1/415-283/14/BJ wezwano do jego uzupełnienia. Wniosek uzupełniono 23 czerwca 2014 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) zajmuje się produkcją wyrobów z tworzyw sztucznych. Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym i należy do międzynarodowej grupy kapitałowej. W ramach realizacji celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej Spółka wysyła swoich pracowników w służbowe podróże zagraniczne. Zgodnie z przepisami prawa pracy Spółka zobowiązana jest do pokrycia wszystkich kosztów związanych z wyjazdem pracownika, tj.: diet, wydatków związanych z kosztami przejazdu, noclegami oraz innych uzasadnionych kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym.

Spółka realizuje swój obowiązek w zakresie zwrotu pracownikom kosztów poniesionych podczas podróży służbowych poprzez dokonywanie płatności w walucie polskiej przelewem na rachunek bankowy pracownika (Spółka nie posiada kasy, z której mogłaby wypłacać gotówkę).

W odniesieniu do podróży służbowych, które będą realizowane w przyszłości Spółka przewiduje powstanie m.in. następujących sytuacji, których dotyczą pytania zawarte w dalszej części wniosku:

1.  Przed wyjazdem na zagraniczną podróż służbową pracownik Spółki otrzymuje zaliczkę. Za zgodą pracownika Spółka wypłaca zaliczkę w PLN przeliczając ją po kursie średnim NBP z dnia jej wypłaty (dnia złożenia wniosku o zaliczkę). Jednak w trakcie wyjazdu służbowego z różnych powodów pracownik wykorzystuje w celu pokrycia kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym prywatną kartę płatniczą. Użycie karty płatniczej może wynikać z tego, że kwota uzyskanej zaliczki nie wystarcza na pokrycie niezbędnych wydatków lub też z tego, że pracownik preferuje płatności bezgotówkowe, unikając tym samym konieczności przewożenia środków w gotówce. Po powrocie z podróży służbowej Spółka zwróci pracownikowi wszystkie uzasadnione koszty podróży służbowej faktycznie przez niego poniesione i stosownie udokumentowane.
2.  Przed wyjazdem na zagraniczną podróż służbową pracownik z powodów niezależnych od Spółki nie otrzymuje zaliczki (np. pracownik nie złożył wniosku o zaliczkę lub nie poinformował działu kadr o wyjeździe). W trakcie podróży pracownik wykorzystuje w celu pokrycia kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym prywatną kartę płatniczą. Po powrocie z podróży służbowej Spółka zwróci pracownikowi wszystkie uzasadnione koszty podróży służbowej faktycznie przez niego poniesione i stosownie udokumentowane.

W obu wymienionych powyżej sytuacjach pracownik będzie składał Spółce rozliczenie podróży służbowej, do którego każdorazowo załączone będą dowody poniesienia wydatków (rachunki, faktury, itp.). Jednym z dodatkowych dowodów będzie rozliczenie prywatnej karty płatniczej, z którego będzie wynikać jaki był dla pracownika faktyczny wydatek poniesiony w walucie polskiej (wskutek wypływu środków z jego konta złotówkowego) w związku z przeliczeniem przez bank wydatku wyrażonego w walucie obcej pokrytego kartą płatniczą. Przykładowo, w ramach rozliczenia podróży pracownik przedstawi rachunek za taksówkę wyrażony w EUR, a jednocześnie dołączy rozliczenie karty płatniczej, z której będzie wynikać, ile złotówek wypłynęło z jego konta bankowego w wyniku dokonania płatności za tą taksówkę prywatną kartą płatniczą.

Dokonywanie płatności prywatną kartą płatniczą pracownika oznacza, że faktycznie poniesione i udokumentowane przez pracownika Spółki wydatki związane z podróżą służbową będą mogły być wyższe niż wynikałoby to z przeliczenia na złotówki udokumentowanych fakturami czy rachunkami wydatków wyrażonych w walucie obcej przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie wyjazdu służbowego.

W związku z tym Spółka chce wprowadzić zasady uprawniające pracownika do uzyskania zwrotu faktycznie poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową, tj. kwoty, która faktycznie obciążyła w złotówkach konto bankowe pracownika w wyniku rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą dokonywał on wydatków związanych stricte z podróżą służbową. W takich sytuacjach pracownik otrzyma od Spółki zwrot wydatków w walucie polskiej.

Aby wprowadzić te zasady w życie, Spółka zamierza wprowadzić stosowne zmiany do regulaminu wynagradzania. Regulamin ten, gwarantując pracownikom Spółki zwrot wszystkich faktycznych, a jednocześnie uzasadnionych kosztów podróży służbowych, będzie zdaniem Spółki zgodny z intencją prawodawcy zawartą w artykule 775 Kodeksu pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z 29 stycznia 2013 r.

W związku z powyższym zadano m. in. następujące pytanie:

Czy w sytuacji, gdy Spółka zwróci pracownikowi faktyczne i uzasadnione koszty zagranicznej podróży służbowej w takiej kwocie, jaka wynika z przedstawionego rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą pracownik posługiwał się do celów służbowych (tj. w kwocie wyrażonej w PLN, którą bank obciąży pracownika przy rozliczeniu jego karty płatniczej używanej do pokrywania wydatków za granicą), otrzymany zwrot będzie w całości korzystał ze zwolnienia przedmiotowego zawartego w artykule 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Wnioskodawca wskazał, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tyt. podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W świetle powyższego, należności zapłacone pracownikowi w związku z podróżą służbową są zwolnione z podatku do wysokości wynikającej z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia.

Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy, pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: Rozporządzenie). Ponadto pracodawca niebędący państwową lub samorządową jednostką budżetową może określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.

Z § 2 rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

W świetle cytowanych powyżej przepisów, na pracodawcy ciąży obowiązek zrekompensowania pracownikowi obywającemu podróż służbową poniesionych prze niego wydatków, których poniesienie było uzasadnione i miało związek z odbywaną podrożą służbową. Celem tych przepisów jest zapewnienie, że pracownik nie będzie ponosić ciężaru ekonomicznego wydatków, których nie dokonuje prywatnie, lecz w związku z obowiązkami wykonywanymi wobec pracodawcy delegującego w podróż służbową.

Spółka rozumie powyższy obowiązek w ten sposób, że obejmuje on zwrot wszelkich faktycznych wydatków związanych z podróżą (takich jak wydatki na zakwaterowanie, przejazdy, itp.), które ponadto muszą być udokumentowane stosownymi dowodami. Niezależnie od tego, według jakiego kursu waluty rozporządzenie nakazuje obliczyć wypłacaną pracownikowi w złotówkach zaliczkę, Spółka będzie w ramach rozliczenia podróży służbowej łącznie zwracać pracownikowi kwotę faktycznie wydatkowaną. W przypadku zakupów opłacanych kartą płatniczą pracownika, kwotą faktycznie wydatkowaną np. na nocleg czy przejazd jest kwota, którą obciążono złotówkowe konto pracownika w wyniku rozliczenia karty płatniczej. Nawet gdyby przyjąć stanowisko, że różnica powstała w wyniku stosowania przez bank pracownika innych kursów walutowych niż kurs średni NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej nie jest wprost wydatkiem na nocleg, przejazd, itp., to zdaniem Spółki stanowi ona inny uzasadniony wydatek, o którym mowa w § 4 Rozporządzenia. Rozporządzenie nie wskazuje bowiem zamkniętego katalogu wydatków, które mogą być w ten sposób kwalifikowane. Decyzja w tym zakresie zależy zatem od pracodawcy. Spółka motywuje swoje podejście tym, że omawiany koszt związany z wykorzystywaniem prywatnej karty płatniczej pracownika nigdy by nie powstał, gdyby pracownik nie odbywał zagranicznej podróży służbowej. Zwracając przedmiotowy wydatek pracownikowi Spółka dąży zatem do realizacji swoich obowiązków wynikających z powyższych regulacji.

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot pracownikowi wydatków określonych w złotówkach, wynikających z dokonywania za granicą płatności związanych z podróżą służbową za pomocą prywatnej karty płatniczej jest uzasadniony w świetle rozporządzenia. Jest to bowiem zwrot wydatków faktycznie poniesionych przez pracownika, mających jednocześnie ścisły związek z podróżą służbową. Nawet gdyby przyjąć stanowisko, że różnica powstała w wyniku stosowania przez bank pracownika innych kursów walutowych niż kurs średni NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej nie jest wprost wydatkiem na nocleg, przejazd, itp., to zdaniem Spółki, stanowi ona inny uzasadniony wydatek, o którym mowa w § 4 rozporządzenia.

W przypadku dokonywania zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika, przepisy rozporządzenia co do zasady nie określają wprost kwot dopuszczalnego zwrotu. Rozporządzenie wskazuje jedynie, że zwrot przysługuje w wysokości udokumentowanej stosowanymi dowodami, a w niektórych przypadkach, nie może przekraczać określonych kwot. Zasadne jest zatem przyjęcie, że na podstawie rozporządzenia należny jest pracownikowi zwrot wydatków w wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej przez pracownika. Przyjęcie odmiennego założenia prowadziłoby bowiem do wyłączenia ze zwolnienia podatkowego wszelkich zwrotów wydatków poniesionych podczas podróży służbowych, co stałoby w sprzeczności z celem tej regulacji. Jeśli zatem pracownik przedstawi pracodawcy rozliczenie podroży wskazujące, jakim kosztem w złotówkach został obciążony pracownik w związku z dokonaniem zapłaty za granicą z wykorzystaniem swojej karty płatniczej, zwrot pracownikowi takiej kwoty będzie stanowił zwrot przewidziany przepisami rozporządzenia. Zwrot taki będzie zatem spełniał wynikający z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych warunek mieszczenia się w wysokości określonej odrębnymi przepisami.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, zwrot pracownikowi faktycznych i udokumentowanych kosztów zagranicznej podróży służbowej w takiej kwocie, jaka wynika z dołączonego do rozliczenia podróży rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą pracownik posługiwał się do celów służbowych (tj. w kwocie wyrażonej w PLN, którą bank obciąży pracownika przy rozliczeniu jego karty płatniczej używanej do pokrywania wydatków za granicą), korzystać będzie ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznacza się, iż przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych w kwestii skutków podatkowych zwrotu pracownikowi kosztów zagranicznej podróży służbowej (pyt. oznaczone we wniosku nr 2). W pozostałym zakresie wniosku, dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych, wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 cyt. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika,
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

\-do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z § 2 cyt. rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.diety;

2.zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3.  noclegów,
4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przepis ten określa obowiązek pracodawcy do zwrócenia pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w czasie podróży służbowej, których zasadność poniesienia pracodawca zaakceptował.

Wskazać należy, że regulacje § 2 pkt 2 lit. d) ww. rozporządzenia odnoszą się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, tj. np. do zwrotu kosztów: przejazdu taksówką, opłaty za parking lub przejazd autostradą, zakupu upominków lub biletu na imprezę kulturalną, telefonicznych rozmów służbowych.

Stosownie do § 4 ust. 1 pow. rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 rozporządzenia).

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia).

Z wniosku wynika, że Spółka wysyła swoich pracowników w służbowe podróże zagraniczne. Zgodnie z przepisami prawa pracy Spółka zobowiązana jest do pokrycia wszystkich kosztów związanych z wyjazdem pracownika, tj.: diet, wydatków związanych z kosztami przejazdu, noclegami oraz innych uzasadnionych kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym.

Spółka realizuje swój obowiązek w zakresie zwrotu pracownikom kosztów poniesionych podczas podróży służbowych poprzez dokonywanie płatności w walucie polskiej przelewem na rachunek bankowy pracownika.

W odniesieniu do podróży służbowych, Spółka przewiduje powstanie m.in. następujących sytuacji:

1.  Przed wyjazdem na zagraniczną podróż służbową pracownik Spółki otrzymuje zaliczkę. Za zgodą pracownika Spółka wypłaca zaliczkę w PLN przeliczając ją po kursie średnim NBP z dnia jej wypłaty (dnia złożenia wniosku o zaliczkę). Jednak w trakcie wyjazdu służbowego z różnych powodów pracownik wykorzystuje w celu pokrycia kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym prywatną kartę płatniczą. Po powrocie z podróży służbowej Spółka zwróci pracownikowi wszystkie uzasadnione koszty podróży służbowej faktycznie przez niego poniesione i stosownie udokumentowane.
2.  Przed wyjazdem na zagraniczną podróż służbową pracownik z powodów niezależnych od Spółki nie otrzymuje zaliczki (np. pracownik nie złożył wniosku o zaliczkę lub nie poinformował działu kadr o wyjeździe). W trakcie podróży pracownik wykorzystuje w celu pokrycia kosztów ściśle związanych z wyjazdem służbowym prywatną kartę płatniczą. Po powrocie z podróży służbowej Spółka zwróci pracownikowi wszystkie uzasadnione koszty podróży służbowej faktycznie przez niego poniesione i stosownie udokumentowane.

Wnioskodawca uważa, że zwrot pracownikowi faktycznych i udokumentowanych kosztów zagranicznej podróży służbowej, w takiej kwocie, jaka wynika z dołączonego do rozliczenia podróży rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą pracownik posługiwał się do celów służbowych (tj. w kwocie wyrażonej w PLN, którą bank obciąży pracownika przy rozliczeniu jego karty płatniczej używanej do pokrywania wydatków za granicą), korzystać będzie ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wskazać należy, że warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w powołanym przez Wnioskodawcę przepisie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego należy posłużyć się treścią art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W myśl 775 § 2 Kodeksu pracy minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Zgodnie z art. 775 § 3 Kodeksu pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Co do zasady, obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej regulacje dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom odbywającym podróż służbową, mogą przewidywać bardziej korzystne warunki przyznawania świadczeń z tego tytułu niż wynikające z przepisów Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydanych na podstawie art. 775 § 2 ustawy – Kodeks pracy.

W takiej sytuacji pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych, bądź określonych w umowie o pracę. Niemniej jednak zwolnienie podatkowe dotyczące tych świadczeń ogranicza się do kwot limitowanych, jeżeli taki limit jest w ww. rozporządzeniu określony.

Jak wynika z wniosku, Spółka chce wprowadzić zasady uprawniające pracownika do uzyskania zwrotu faktycznie poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową, tj. kwoty, która faktycznie obciążyła w złotówkach konto bankowe pracownika w wyniku rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą dokonywał on wydatków związanych stricte z podróżą służbową. W takich sytuacjach pracownik otrzyma od Spółki zwrot wydatków w walucie polskiej.

W przypadku dokonywania zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika w podróży służbowej przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej nie określają kwot dopuszczalnego zwrotu. Zgodnie z rozporządzeniem rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Rozporządzenie nie wskazuje jaki kurs należy zastosować do rozliczenia zagranicznej podróży służbowej pracownika w przypadku braku wypłaty zaliczki.

W okolicznościach opisanego we wniosku zdarzenia, poprzez zastosowanie zwrotu faktycznie poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kwocie wyrażonej w PLN, którą bank obciąży pracownika przy rozliczeniu jego karty płatniczej używanej do pokrywania wydatków za granicą, pracownik otrzyma dokładnie taką kwotę jaką wydatkował.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, iż zwrot na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej pracownikowi faktycznych i udokumentowanych kosztów zagranicznej podróży służbowej w kwocie, jaka wynika z dołączonego do rozliczenia podróży rozliczenia prywatnej karty płatniczej, którą pracownik posługiwał się do celów służbowych, zarówno w sytuacji kiedy pracownikowi wypłacono zaliczkę, jak i w sytuacji kiedy tej zaliczki nie wypłacono, będzie przychodem pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolnionym z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.