Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB3/423-824/10-4/KS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-01-20
Teza: 1. Czy wydatki dokonywane w związku z realizacją bieżących zadań służbowych udokumentowane paragonami fiskalnymi i biletami parkingowymi, które zostaną rozliczone w sposób przedstawiony w zdarzeniu przyszłym będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych? 2. Czy wydatki dokonywane w związku z podróżami służbowymi pracowników (krajowymi i zagranicznymi) udokumentowane paragonami fiskalnymi i biletami parkingowymi, które zostaną rozliczone w sposób przedstawiony w zdarzeniu przyszłym będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych? 3. Czy prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów kwoty dokonanych wydatków w wartości brutto, tj. wraz z wartością zapłaconego podatku VAT wynikającego z paragonów fiskalnych lub biletów parkingowych załączonych do sporządzanych dokumentów wewnętrznych?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dokumentowanie; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-ciężar dowodu; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów; paragon; paragon-paragon fiskalny; podatek-podatek naliczony; podatek-podatek naliczony-odliczanie podatku naliczonego; podatek-podatek od towarów i usług; rachunkowość-ustawa o rachunkowości; taksówki; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 14 września 2010 r. (data wpływu 07.10.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników udokumentowanych paragonami fiskalnymi, biletami parkingowymi (pytanie nr 1 i nr 2) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 07 października 2010 r. został złożony ww. wniosek – uzupełniony pismem z dnia 22 grudnia 2010 r. (data wpływu: 27.12.2010 r.) – o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników udokumentowanych paragonami fiskalnymi, biletami parkingowymi (pytanie nr 1 i nr 2),

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w kwocie brutto, tj. wraz z wartością zapłaconego podatku VAT wynikającego z paragonów fiskalnych lub biletów parkingowych (pytanie nr 3).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

Pracownicy Spółki w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych związanych z Jej działalnością dokonują zakupu różnych towarów i usług (w tym m.in. usług taksówkowych, gastronomicznych oraz parkingowych).

Część z tych zakupów (usługi taxi i gastronomiczne) zamiast fakturą VAT jest udokumentowana wystawianymi przez dostawców (sprzedawców) paragonami fiskalnymi.

Ponadto, w przypadku nabywania przez pracowników Spółki usług parkingowych, usługi te są dokumentowane biletami parkingowymi.

Wskazane wydatki są dokonywane przez pracowników Spółki w trakcie podróży służbowych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych.

Ponadto, niezależnie od podróży służbowych, w toku wykonywania bieżących obowiązków, pracownicy dokonują wyjazdów np. do banków, instytucji publicznych, klientów, w trakcie których ponoszą wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi (usługi taksówkowe) lub biletami parkingowymi (usługi parkingowe).

Wskazane wyżej dowody źródłowe dostarczane przez pracowników do księgowości Spółki nie są fakturami VAT oraz nie mogą zostać uznane za fakturę VAT na podstawie § 17 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

W efekcie, w Spółce występują dwie grupy wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi innymi niż faktura VAT. Pierwszą stanowią wydatki dokonywane w trakcie wyjazdów służbowych, drugą grupą zaś są wydatki dokonywane w toku bieżącej działalności.

Ponieważ mogą zaistnieć wątpliwości co do sposobu rozliczenia wyżej wymienionych wydatków, Spółka zamierza przyjąć standardowy sposób postępowania prowadzący do ujęcia tych wydatków w księgach rachunkowych Spółki oraz ich uznania za koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

W tym celu, Spółka zamierza przyjąć następujący sposób rozliczania ww. wydatków:

1.  w przypadku wydatków związanych z podróżami służbowymi, paragony fiskalne (za usługi taxi i gastronomiczne) oraz bilety parkingowe będą załączane do dokumentu wewnętrznego „Rozliczenie podróży służbowej”, stanowiącego podstawę do rozliczenia wydatków dokonywanych przez pracowników w ramach podróży służbowej. Jednocześnie rozliczenie będzie dokonywane z zachowaniem wymogów wynikających z rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z 2004 r. Nr 271, poz. 2686, z 2005 r. Nr 186, Nr 1554 oraz z 2006 r. Nr 227, poz. 1661) i poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z 2003 r. Nr 199, poz. 1951, z 2004 r. Nr 271, Nr 2687 oraz z 2005 r. Nr 186, poz. 1555) oraz ewentualnych przepisów nowelizujących wskazane rozporządzenia;
2.  w przypadku wydatków niezwiązanych z podróżami służbowymi pracowników, paragony fiskalne i bilety parkingowe będą załączane do dokumentu KW „Kasa Wypłaci” stanowiącego podstawę rozliczenia bieżących wydatków dokonanych przez pracowników. W treści operacji zostanie wskazany opis zadania, w związku z którym powstała konieczność poniesienia wydatku. Opis będzie dokonywany przez pracownika księgowości po zweryfikowaniu oświadczenia pracownika.

Na podstawie sporządzonych dokumentów wewnętrznych (Rozliczenie podróży służbowej oraz KW), Spółka będzie dokonywać zwrotu pracownikom kwoty poniesionych wydatków, a następnie wskazane dokumenty będą stanowiły podstawę do ujęcia dokonanych wydatków w księgach rachunkowych Spółki. Ponadto, rozliczone w przedstawiony wyżej sposób wydatki zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Kwota wydatków zostanie zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto, tj. będzie obejmować również wartość zapłaconego podatku VAT wynikającego z paragonów fiskalnych lub biletów parkingowych załączonych do sporządzanych dokumentów wewnętrznych (Rozliczenie podróży służbowej oraz KW).

Pismem z dnia 22 grudnia 2010 r. Wnioskodawca doprecyzował opis zdarzenia przyszłego wskazując, iż:

*   z usług gastronomicznych korzystają tylko i wyłącznie pracownicy;

*   rozliczenie dokonywane w oparciu o paragony fiskalne lub bilety parkingowe będzie dokonywane w tych przypadkach, w których uzyskanie faktur VAT nie jest możliwe;

*   w przypadku określenia „wydatki na usługi parkingowe” chodzi o opłaty za parkowanie, a do wykonywania obowiązków służbowych pracownicy używają dwóch grup samochodów: stanowiących własność Spółki oraz używanych na podstawie długoterminowych umów najmu. Wskazane samochody są wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych, a dokonywane opłaty za parkingi dotyczą wyłącznie przypadków związanych z wykonywaniem zadań Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy wydatki dokonywane w związku z realizacją bieżących zadań służbowych udokumentowane paragonami fiskalnymi i biletami parkingowymi, które zostaną rozliczone w sposób przedstawiony w zdarzeniu przyszłym, będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
2.  Czy wydatki dokonywane w związku z podróżami służbowymi pracowników (krajowymi i zagranicznymi) udokumentowane paragonami fiskalnymi i biletami parkingowymi, które zostaną rozliczone w sposób przedstawiony w zdarzeniu przyszłym, będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
3.  Czy prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów kwoty dokonanych wydatków w wartości brutto, tj. wraz z wartością zapłaconego podatku VAT wynikającego z paragonów fiskalnych lub biletów parkingowych załączonych do sporządzanych dokumentów wewnętrznych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1 i nr 2.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1.

W przypadku wydatków niezwiązanych z podróżami służbowymi pracowników właściwym sposobem ich udokumentowania, umożliwiającym zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, będzie wystawienie dokumentu KW oraz załączenie do niego paragonów fiskalnych lub biletów parkingowych.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2.

W przypadku wydatków związanych z delegacjami służbowymi, podstawą do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu będzie dokument wewnętrzny (Rozliczenie podróży służbowej), do którego będą załączone paragony fiskalne i bilety parkingowe.

Uzasadnienie.

Ad. 1-2)

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Oznacza to, że wszelkie poniesione wydatki, z wyłączeniem wskazanych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, pozostające w związku bezpośrednim lub pośrednim z przychodami stanowią koszty uzyskania przychodu.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają warunków technicznych, co do sposobu dokumentowania wydatków, przy czym zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ww. ustawy, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębnymi przepisami, o których mowa, są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 176, poz. 694 z późn. zm.), a w szczególności art. 20 i art. 21 tej ustawy.

Zgodnie z treścią art. 20 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 tej ustawy, aby dowód księgowy mógł stanowić podstawę ujęcia w księgach rachunkowych powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

oraz niekoniecznie:

1.  podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
2.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu, ujęcie w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jednocześnie jednak, zgodnie z treścią art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 tej ustawy, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zgodnie z treścią § 5 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338), paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:

1.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
2.  numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
3.  numer kolejny wydruku,
4.  datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
5.  nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
6.  cenę jednostkową towaru lub usługi,
7.  ilość i wartość sprzedaży,
8.  wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
9.  wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
10.  łączną kwotę podatku,
11.  łączną kwotę należności,
12.  kolejny numer paragonu fiskalnego,
13.  kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
14.  logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy kasy,
15.  oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, o której mowa w lit. k, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.

Mając na uwadze, że zgodnie z przytoczonymi przepisami, paragony fiskalne muszą zawierać wszystkie elementy, o których mowa w § 5 ust. 6 rozporządzenia MF z dnia 28 listopada 2008 r., stąd też posiadają one wszystkie elementy, które powinien posiadać dowód księgowy, z wyjątkiem: określenia nabywcy oraz danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o rachunkowości. Z powodu tych braków, nie jest możliwe uznanie paragonu fiskalnego za samodzielny dowód księgowy.

Należy jednak zwrócić uwagę na okoliczność, iż w dotychczasowym orzecznictwie sądów administracyjnych sformułowany został pogląd, zgodnie z którym samo uchybienie przepisom o rachunkowości nie pozbawia podatnika możliwości wykazania, że wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów (wyrok z dnia 13.03.2001 r. sygn. akt III SA 68/00 NSA, wyrok NSA z dnia 14.07.1995 r. sygn. SA/Rz 151/94, wyrok NSA z dnia 28.11.1996 r. sygn. SA/Ka 1646/95). W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie określono bowiem zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów, a przepisy ustawy o rachunkowości mają tu charakter posiłkowy (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego, Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 16 lutego 2007 r. sygn. 1471/DPD1/423-158/06/KK).

Zdaniem Spółki, należy przyjąć, że paragony fiskalne, aby mogły stanowić podstawę do zakwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodu, powinny zawierać wszystkie dane, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (z uwzględnieniem możliwości zastosowania art. 21 ust. 1a tej ustawy), a także informacje dotyczące osoby, która dokonała opłaty oraz opis operacji gospodarczej (tak interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2010 r. sygn. IPPB3/423-222/10-2/GJ; interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 stycznia 2009 r. sygn. ILPB3/423-729/08-5/MC).

Spełnienie powyższych kryteriów umożliwiających zaliczenie wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi możliwe jest poprzez uzupełnienie informacji nie wskazanych na paragonach fiskalnych, a wymaganych na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w zw. z art. 21 ust. 1a tej ustawy.

Mając zatem na uwadze powyższe, w przypadku wydatków dokonywanych w toku realizacji bieżących zadań, uzupełnienie danych wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości będzie się odbywać poprzez wystawienie dokumentu KW (Kasa Wypłaci), do którego załączone zostaną paragony fiskalne lub bilety parkingowe. W takiej sytuacji, dokumentem stanowiącym podstawę do zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu będzie KW wraz z załączonymi paragonami fiskalnymi lub biletami parkingowymi. W treści operacji zostanie wskazany opis zadania, w związku z którym powstała konieczność poniesienia wydatku. Opis będzie dokonywany przez pracownika księgowości po zweryfikowaniu oświadczenia pracownika. Powyższe pozwoli na zweryfikowanie związku wydatku z przychodami Spółki stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast w przypadku wydatków związanych z podróżami służbowymi, podstawą do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu będzie dokument wewnętrzny (Rozliczenie podróży służbowej), do którego zostaną dołączone paragony fiskalne i bilety parkingowe. Na podstawie paragonów i biletów otrzymanych od pracowników, które będą stanowić załącznik do dokumentu wewnętrznego „Rozliczenie podróży służbowej”, wraz z tym dokumentem wewnętrznym Spółka może określić informacje, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

*   cel podróży służbowej,

*   kto był sprzedawcą (dostawcą) towarów i usług,

*   rodzaj nabytych przez Spółkę towarów lub usług,

*   wartość transakcji,

*   okoliczności zawarcia transakcji,

*   jaką kwotę Spółka wydatkowała na nabycie tych towarów lub usług.

Sporządzenie przez Spółkę „Rozliczenia podróży służbowej” uzupełnionego paragonami fiskalnymi i biletami parkingowymi pozwala Spółce na zweryfikowanie związku wydatku z przychodami Spółki stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i zaliczyć wydatki poniesione przez pracowników Spółki na nabycie towarów i usług, których nabycie było udokumentowane paragonami fiskalnymi, biletami parkingowymi, do kosztów uzyskania przychodu.

Analogiczne stanowisko jest prezentowane w interpretacjach indywidualnych wydanych z upoważnienia Ministra Finansów (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 21 stycznia 2008 r. sygn. IBPB3/423-224/07/AP).

Podsumowując, w przypadku wydatków niezwiązanych z podróżami służbowymi pracowników właściwym sposobem ich udokumentowania umożliwiającym zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu będzie wystawienie dokumentu KW oraz załączenie do niego paragonów fiskalnych lub biletów parkingowych. Natomiast w przypadku wydatków związanych z delegacjami służbowymi podstawą do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu będą dokumenty wewnętrzne (rozliczenie podroży służbowej), do których załączone zostaną paragony fiskalne i bilety parkingowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W myśl powyższego, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Powołany na wstępie uzasadnienia przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można przy tym zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a tej ustawy).

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Wnioskodawca wskazał, iż w Spółce występują dwie grupy wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi innymi niż faktura VAT. Pierwsza grupa wydatków związana jest z wyjazdami służbowymi pracowników, podczas których dokonują oni zakupu towarów i usług, z których usługi taxi i gastronomiczne udokumentowane są wystawianymi przez sprzedawców paragonami fiskalnymi, a usługi parkingowe udokumentowane są biletami parkingowymi. Druga grupa wydatków związana jest z wykonywaniem bieżących obowiązków przez pracowników, którzy ponoszą wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi (usługi taksówkowe) lub biletami parkingowymi (usługi parkingowe).

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, przedmiotowe dowody (paragony fiskalne, bilety parkingowe) potwierdzające opisane wydatki, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, iż wydatki związane z realizacją przez pracowników bieżących zadań służbowych, jak również wydatki związane z podróżami służbowymi (krajowymi i zagranicznymi) udokumentowane paragonami fiskalnymi i biletami parkingowymi – tj. w sposób wymagany przepisami o rachunkowości – mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

W tym miejscu należy wskazać, iż wniosek Spółki w zakresie pytania nr 3 dot. zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty wydatków w wartości brutto, tj. wraz z wartością zapłaconego podatku VAT oraz podatku od wartości dodanej wynikającego z paragonów fiskalnych lub biletów parkingowych został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną wydaną w dniu 20 stycznia 2011 r. nr ILPB3/423-824/10-5/KS.

Zatem, w sytuacjach, w których stwierdzono w ww. interpretacji, iż stanowisko Spółki jest nieprawidłowe, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ww. wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi lub biletami parkingowymi tylko w kwocie netto.

Jednocześnie należy dodać, że skoro w ramach wykonywania obowiązków służbowych pracownicy używają samochodów na podstawie długoterminowych umów najmu (niestanowiących własności Spółki), to przy zaliczeniu wydatków udokumentowanych biletami parkingowymi z tyt. nabycia usług parkingowych należy mieć na uwadze negatywny katalog wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów. W katalogu tym ustawodawca bowiem wymienił art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenia sądów administracyjnych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem Organu podatkowego, tezy badanych rozstrzygnięć nie mają zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Natomiast w odniesieniu do powołanych przez Spółkę pism stwierdzić należy, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.