Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.610.2018.2.KS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-11-21
Teza: Przechowywanie przez Wnioskodawcę Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z otrzymanych Dokumentów Księgowych i określenie momentu otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 13 września 2018 r. (data wpływu 24 września 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przez Wnioskodawcę Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z otrzymanych Dokumentów Księgowych i określenia momentu otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 września 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przez Wnioskodawcę Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z otrzymanych Dokumentów Księgowych i określenia momentu otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego.

We wniosku przedstawiono następujące stany faktyczne i zdarzenia przyszłe.

I. Wnioskodawca ma siedzibę oraz miejsce zarządu na terenie Polski oraz jest podatnikiem podatku VAT czynnym. Wnioskodawca należy do grupy kapitałowej, w której spółka matka ma miejsce zarządu i siedzibę w kraju Unii Europejskiej, ale poza terytorium Polski.

II. Wnioskodawca – jako spółka z o.o. – prowadzi samodzielnie księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395, ze zm.) („ustawa o rachunkowości”).

Ponadto, księgowość Wnioskodawcy prowadzona jest i będzie zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości: 1) przez przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości – tj. przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mającego pełną zdolność do czynności prawnych i nie będącego skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości (do dnia 30 sierpnia 2018 r.) albo 2) przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2016 r., poz. 893 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 60 i 1089 od dnia 1 września 2018 r.).

III. związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Wnioskodawca otrzymuje i wystawia faktury VAT, oraz otrzymuje i wystawia inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym m.in. paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazywania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego), a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np.: WZ, CMR, zamówienie, PZ itp.) („Dokumenty Księgowe”).

IV. W chwili obecnej, Dokumenty Księgowe otrzymywane i wystawione przez Wnioskodawcę w formie papierowej przechowywane są w formie papierowej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

V. W związku z przekazaniem przez Wnioskodawcę od dnia 1 września 2018 r. prowadzenia ksiąg rachunkowych Wnioskodawcy przez przedsiębiorcę z siedzibą i miejscem zarządu w Portugalii, w celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu dostępu do dokumentów, Wnioskodawca – tak jak inne spółki z grupy kapitałowej – zamierza wdrożyć rozwiązania informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego). Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będzie odpowiednio przygotowana, spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy. Ilekroć Wnioskodawca pisze we wniosku o „fakturach elektronicznych”, „fakturach w formie elektronicznej”, „fakturach w wersji elektronicznej” to rozumie przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

VI. (Dokumenty Księgowe otrzymywane przez Wnioskodawcę)

W przyszłości, Dokumenty Księgowe otrzymane przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności. Następnie ww. dokumenty zostaną zeskanowane. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, po ich zeskanowaniu, Dokumenty Księgowe przekazywane będą do archiwizacji oraz księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji papierowej do Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona.

W przypadku Dokumentów Księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w wersji elektronicznej, po otrzymaniu będą one automatycznie sprawdzane pod względem poprawności i czytelności, a także pod względem prawidłowości formatu. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, dokumenty są zapisywane w jednakowym formacie dokumentu elektronicznego oraz przekazywane do archiwizacji i księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona.

VII. Księgowanie Dokumentów Księgowych w każdym wypadku odbywać się będzie po ich dokładnym sprawdzeniu.

VIII. Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą odpowiednio posegregowane i archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy (albo innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie tych plików. Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (obecnie, co do zasady, 6 lat). Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą mogły być wyszukiwane po ich numerze referencyjnym. W każdej chwili będzie też istniała możliwość wydruku tych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także – zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów Księgowych (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) na żądanie organów podatkowych. Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność i czytelność (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu, a także pewność co do autentyczności dokumentu) oraz integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych).

IX. (Dokumenty Księgowe wystawiane przez Wnioskodawcę)

Wyżej opisana procedura będzie stosowana przez Wnioskodawcę także w stosunku do Dokumentów Księgowych wystawianych przez Wnioskodawcę (np. do faktur sprzedaży, w których jest wykazany obrót w podatku VAT oraz przychód w podatku dochodowym). Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie przechowywał także wystawiane przez siebie Dokumenty Księgowe wyłącznie zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego.

X. Procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów Księgowych zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego nie naruszy właściwych przepisów ustaw podatkowych i zasad dotyczących rachunkowości Wnioskodawcy, w szczególności w zakresie dowodów księgowych, ewidencji rachunkowej i obowiązku przechowywania dokumentów.

XI. Po zeskanowaniu Dokumentów Księgowych z dokumentów papierowych albo przetworzeniu wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego, zapisaniu i zarchiwizowaniu Dokumentów Księgowych w systemie Wnioskodawcy, Dokumenty Księgowe w wersji papierowej zostaną zniszczone.

XII. Wnioskodawca wskazuje, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, wysyła każdego miesiąca do organów podatkowych rejestry zakupu VAT i rejestry sprzedaży VAT w formie elektronicznej (tzw. jednolity plik kontrolny) oraz elektroniczne deklaracje VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku, sposób przechowywania przez Wnioskodawcę Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT przez Wnioskodawcę, tj. Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z Dokumentów Księgowych, w takim zakresie w jakim prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego przysługiwałoby na podstawie tych Dokumentów Księgowych przechowywanych w formie papierowej (otrzymanych w wersji papierowej lub elektronicznej od kontrahentów)?
2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż datą otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego (albo wystawionego w wersji papierowej, albo wystawionego w formie elektronicznej, albo wystawionego i w wersji papierowej i w formie elektronicznej) jest – w zależności od tego które zdarzenie nastąpi najwcześniej – data faktycznego otrzymania dokumentu papierowego albo wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego – tak przez Wnioskodawcę albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 2

Prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku, sposób przechowywania przez Wnioskodawcę Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT przez Wnioskodawcę, tj. Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z Dokumentów Księgowych, w takim zakresie w jakim prawo do obniżenia podatku VAT należnego kwotę podatku VAT naliczonego przysługiwałoby na podstawie tych Dokumentów Księgowych przechowywanych w formie papierowej (otrzymanych w wersji papierowej lub elektronicznej od kontrahentów).

II.1.1. Art. 106m ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT stanowią, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym, przez „autentyczność pochodzenia faktury” rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez „integralność treści faktury” rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, natomiast autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (\`(...)\`).

Przy czym, art. 112a ust. 1 ustawy o VAT stanowi, iż podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktur, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednak nie stosuje się tego przepisu, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, jak stanowi art. 112 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

II.1.2. Przy czym, jak stanowi art. 2 pkt 31 i art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, w rozumieniu ustawy VAT, przez fakturę – rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie; natomiast przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Wobec tego, przepisy ustawy o VAT wprost wskazują na możliwość wystawiania i otrzymywania przez podatników VAT również faktur elektronicznych.

II.2. Jak zostało wskazane w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego we wniosku, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego). Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będzie odpowiednio przygotowana, spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy. W przyszłości, Dokumenty Księgowe otrzymane przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności. Następnie ww. dokumenty zostaną zeskanowane. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, po ich zeskanowaniu, Dokumenty Księgowe przekazywane będą do archiwizacji oraz księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji papierowej do Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona. W przypadku Dokumentów Księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w wersji elektronicznej, po otrzymaniu będą one automatycznie sprawdzane pod względem poprawności i czytelności, a także pod względem prawidłowości formatu. W razie braku uwag co do poprawności czytelności, dokumenty są zapisywane w jednakowym formacie dokumentu elektronicznego oraz przekazywane do archiwizacji i księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona. Ponadto, księgowanie Dokumentów Księgowych w każdym wypadku odbywać się będzie po ich dokładnym sprawdzeniu.

Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą odpowiednio posegregowane i archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy (albo innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowane tych plików. Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (obecnie, co do zasady, 6 lat). Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą mogły być wyszukiwane po ich numerze referencyjnym. W każdej chwili będzie również istniała możliwość wydruku tych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także – zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów Księgowych (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) na żądanie organów podatkowych. Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność i czytelność (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu, a także pewność co do autentyczności dokumentu) oraz integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych). Taka procedura będzie stosowana przez Wnioskodawcę także w stosunku do Dokumentów Księgowych wystawianych przez Wnioskodawcę. Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie przechowywał także wystawiane przez siebie Dokumenty Księgowe wyłącznie zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego.

Procedura archiwizacji i przechowywania Dokumentów Księgowych zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego nie naruszy właściwych przepisów ustaw podatkowych i zasad dotyczących rachunkowości Wnioskodawcy, w szczególności w zakresie dowodów księgowych, ewidencji rachunkowej i obowiązku przechowywania dokumentów. Po zeskanowaniu Dokumentów Księgowych z dokumentów papierowych albo przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego, zapisaniu i archiwizowaniu Dokumentów Księgowych w systemie Wnioskodawcy, Dokumenty Księgowe w wersji papierowej zostaną zniszczone. Wobec tego, Dokumenty Księgowe przechowywane w wersji elektronicznej będą spełniały – zdaniem Wnioskodawcy – wymogi stawiane dowodom księgowym.

II.3. Zdaniem Wnioskodawcy, także fakt, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, Wnioskodawca wysyła każdego miesiąca do organów podatkowych rejestry zakupu VAT i rejestry sprzedaży VAT w formie elektronicznej (tzw. jednolity plik kontrolny) oraz elektroniczne deklaracji VAT zapewnia autentyczność Dokumentów Księgowych. Każda bowiem ewentualna zmiana dokonana w Dokumentach Księgowych przechowywanych w formie elektronicznej byłaby łatwa do zauważenia przez organy podatkowe w wyniku zestawienia tych Dokumentów Księgowych z rejestrami zakupu VAT i rejestrami sprzedaży VAT w formie elektronicznej przesłanymi do organów podatkowych w formie jednolitego pliku kontrolnego.

II.4. Wobec tego, Dokumenty Księgowe przechowywane w wersji elektronicznej (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą spełniały – zdaniem Wnioskodawcy – wymogi stawiane dowodom księgowym. W szczególności zaś, zdaniem Wnioskodawcy, sposób archiwizacji i przechowywania Dowodów Księgowych w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) przez Wnioskodawcę będzie spełniał wymogi wskazane w ustawie o VAT dotyczące przechowywania faktur VAT. Wobec tego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż sposób przechowywania przez Wnioskodawcę Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT przez Wnioskodawcę, tj. Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z Dokumentów Księgowych, w takim zakresie w jakim prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego przysługiwałoby na podstawie tych Dokumentów Księgowych przechowywanych w formie papierowej (otrzymanych w wersji papierowej lub elektronicznej od kontrahentów).

II.5. Stanowisko Wnioskodawcy ma potwierdzenie w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2017 r. (nr 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR), organ podatkowy wskazał, iż „należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej i w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów. Podsumowując, stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formie elektronicznej (uprzednio otrzymanych w formie papierowej), jest prawidłowe”.

Ad 3

Prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż datą otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego (albo wystawionego w wersji papierowej, albo wystawionego w formie elektronicznej albo wystawionego i w wersji papierowej i w formie elektronicznej) jest – w zależności od tego które zdarzenie nastąpi najwcześniej – data faktycznego otrzymania dokumentu papierowego albo wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego – tak przez Wnioskodawcę albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy.

III.1. Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 w zw. z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadku nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

III.2. Zwłaszcza data otrzymania faktury VAT ma duże znaczenie dla prawidłowej realizacji prawa podatnika do obniżenia podatku VAT należnego o podatek VAT naliczony. W przypadku faktur VAT w wersji papierowej, za datę otrzymania faktury VAT uznaje się, co do zasady, datę fizycznego wpływu faktury VAT do danego podatnika (albo do innego podmiotu wskazanego przez podatnika upoważnionego przez podatnika do otrzymywania dokumentów wystawionych na rzecz danego podatnika). Wpływ faktury VAT w wersji papierowej potwierdza – najczęściej – stempel odbiorcy faktury umieszczony na fakturze i wskazujący datę jej otrzymania przez odbiorcę.

Natomiast, w przypadku faktur VAT otrzymywanych drogą elektroniczną, np. w postaci załączników do wiadomości e-mail, rolę takiego stempla wskazującego datę otrzymania faktury przez odbiorcę będzie pełniła data wpływu danego maila na adres poczty elektronicznej podatnika, wskazana w sposób trwały w treści wiadomości otrzymywanych na adres poczty elektronicznej. Data wpływu danej wiadomości na adres poczty elektronicznej podatnika wraz z załączoną do niej fakturą VAT jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej przez podatnika.

Przy czym, zdaniem Wnioskodawcy, powyższe stosuje się tak w przypadku wpływu dokumentów do podatnika (Wnioskodawcy), jak i w przypadku wpływu tych dokumentów do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do odbioru dokumentów wystawionych na rzecz Wnioskodawcy.

III.3. Tym samym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż datą otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego (albo wystawionego w wersji papierowej, albo wystawionego w formie elektronicznej albo wystawionego i w wersji papierowej i w formie elektronicznej) jest – w zależności od tego które zdarzenie nastąpi najwcześniej – data faktycznego otrzymania dokumentu papierowego albo wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego – tak przez Wnioskodawcę albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę, do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy.

III.4. Stanowisko Wnioskodawcy, znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 czerwca 2014 r. (nr ILPP4/443-201/14-2/EWW), w której organ podatkowy uznał za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, iż „faktury elektroniczne otrzymywane i przechowywane przez Spółkę według Procedury 1 i Procedury 2 będą stanowiły podstawę do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony z nich wynikający, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych. Natomiast za datę otrzymania danej faktury elektronicznej, należy uznać datę wpływu wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej przedmiotową fakturą na skrzynkę elektroniczną (tj. adres e-mail) Spółki”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych stanów faktycznych oraz zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Według art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty– wyrazy „metoda kasowa”;
17.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
19.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywane przez Wnioskodawcę Dokumenty Księgowe zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosują się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli Dokumenty Księgowe nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za fakturę i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca ma siedzibę oraz miejsce zarządu na terenie Polski oraz jest podatnikiem podatku VAT czynnym. Wnioskodawca należy do grupy kapitałowej, w której spółka matka ma miejsce zarządu i siedzibę w kraju Unii Europejskiej, ale poza terytorium Polski.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Wnioskodawca otrzymuje i wystawia faktury VAT, oraz otrzymuje i wystawia inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym m.in. paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazywania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego), a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np.: WZ, CMR, zamówienie, PZ itp.) („Dokumenty Księgowe”).

W chwili obecnej, Dokumenty Księgowe otrzymywane i wystawione przez Wnioskodawcę w formie papierowej przechowywane są w formie papierowej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z przekazaniem przez Wnioskodawcę od dnia 1 września 2018 r. prowadzenia ksiąg rachunkowych Wnioskodawcy przez przedsiębiorcę z siedzibą i miejscem zarządu w Portugalii, w celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu dostępu do dokumentów, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązania informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego). Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będzie odpowiednio przygotowana, spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy. Ilekroć Wnioskodawca pisze we wniosku o „fakturach elektronicznych”, „fakturach w formie elektronicznej”, „fakturach w wersji elektronicznej” to rozumie przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy).

W przyszłości, Dokumenty Księgowe otrzymane przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności. Następnie ww. dokumenty zostaną zeskanowane. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, po ich zeskanowaniu, Dokumenty Księgowe przekazywane będą do archiwizacji oraz księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji papierowej do Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona.

W przypadku Dokumentów Księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w wersji elektronicznej, po otrzymaniu będą one automatycznie sprawdzane pod względem poprawności i czytelności, a także pod względem prawidłowości formatu. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, dokumenty są zapisywane w jednakowym formacie dokumentu elektronicznego oraz przekazywane do archiwizacji i księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona. Księgowanie Dokumentów Księgowych w każdym wypadku odbywać się będzie po ich dokładnym sprawdzeniu.

Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą odpowiednio posegregowane i archiwizowane w wewnętrznym systemie Wnioskodawcy (albo innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie tych plików. Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (obecnie, co do zasady, 6 lat). Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będą mogły być wyszukiwane po ich numerze referencyjnym. W każdej chwili będzie też istniała możliwość wydruku tych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także – zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów Księgowych (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) na żądanie organów podatkowych. Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Księgowe (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność i czytelność (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu, a także pewność co do autentyczności dokumentu) oraz integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych).

Po zeskanowaniu Dokumentów Księgowych z dokumentów papierowych albo przetworzeniu wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego, zapisaniu i zarchiwizowaniu Dokumentów Księgowych w systemie Wnioskodawcy, Dokumenty Księgowe w wersji papierowej zostaną zniszczone.

Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, że przechowywanie w formie elektronicznej otrzymywanych faktur – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, gdzie zapewniony zostanie bezzwłoczny dostęp do nich, również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

W odniesieniu do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w wersji papierowej lub elektronicznej od kontrahentów, które są przechowywane w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Z przytoczonych powyżej przepisów wynika, że z prawa do odliczenia podatku naliczonego podatnik może skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

*   powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług;
*   doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług;
*   podatnik jest w posiadaniu faktur dokumentujących te transakcje.

Wobec tego odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur nie może nastąpić wcześniej niż w dacie otrzymania przez nabywcę faktury dokumentującej nabycie towaru lub usługi.

Zaznaczyć należy, że zarówno przepisy ustawy, jak i przepisy aktów wykonawczych do niej, bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane przez podatnika, nie regulują kwestii dotyczących momentu otrzymania faktur.

Odwołanie się do gramatycznej wykładni pojęcia „otrzymać”, zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) wskazuje, że „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data ich rzeczywistego odbioru co do zasady decydować będzie o terminie, w którym Wnioskodawca będzie miał prawo do rozliczenia podatku w nich wykazanego.

Należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w przypadku faktur otrzymywanych w wersji papierowej, za datę otrzymania faktury uznaje się, co do zasady, datę fizycznego wpływu faktury do danego podatnika (albo do innego podmiotu wskazanego przez podatnika upoważnionego przez podatnika do otrzymywania dokumentów wystawionych na rzecz danego podatnika). Wpływ faktury w wersji papierowej potwierdza – najczęściej – stempel odbiorcy faktury umieszczony na fakturze i wskazujący datę jej otrzymania przez odbiorcę. Natomiast, w przypadku faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, np. w postaci załączników do wiadomości e-mail, rolę takiego stempla wskazującego datę otrzymania faktury przez odbiorcę będzie pełniła data wpływu danego maila na adres poczty elektronicznej podatnika, wskazana w sposób trwały w treści wiadomości otrzymywanych na adres poczty elektronicznej. Data wpływu danej wiadomości na adres poczty elektronicznej podatnika wraz z załączoną do niej fakturą VAT jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej przez podatnika. Dodatkowo wskazać należy, że nie ma znaczenia czy faktura wpłynie do podatnika, czy do innego podmiotu, upoważnionego przez podatnika do odbioru faktury.

Mając na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług przechowywane przez Wnioskodawcę w wersji elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji i przechowywania – potwierdzają jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Podsumowując, sposób przechowywania przez Wnioskodawcę Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanych z dokumentów papierowych albo przetworzonych z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) nie ma/nie będzie miał wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT przez Wnioskodawcę, tj. Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z faktur, w takim zakresie w jakim prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego przysługiwałoby na podstawie tych faktur przechowywanych w formie papierowej (otrzymanych w wersji papierowej lub elektronicznej od kontrahentów), pod warunkiem, że nabyte towary i usługi są/będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie występują/nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Odpowiadając natomiast na pytanie nr 3 należy stwierdzić, że datą otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego (albo wystawionego w wersji papierowej, albo wystawionego w formie elektronicznej, albo wystawionego i w wersji papierowej i w formie elektronicznej) jest/będzie – w zależności od tego które zdarzenie nastąpi najwcześniej – data faktycznego otrzymania dokumentu papierowego albo wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego – tak przez Wnioskodawcę albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 również jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Tutejszy organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytań) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Ponadto tutejszy organ informuje, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przez Wnioskodawcę Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z otrzymanych Dokumentów Księgowych i określenia momentu otrzymania przez Wnioskodawcę Dokumentu Księgowego. Natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz Ordynacji podatkowej zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałych stanów faktycznych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;
*   zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.