Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-276/12-2/BA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-09-06
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formacie PDF oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 18 czerwca 2012 r. (data wpływu 21 czerwca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formacie PDF oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 czerwca 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formacie PDF oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca dokonuje w toku działalności sprzedaży i zakupów towarów i usług. Transakcje te są dokumentowane fakturami VAT, które wystawiane są i przesyłane w formie papierowej za pośrednictwem kuriera lub poczty, bądź wręczane osobiście. Wskazane dokumenty archiwizowane są w formie papierowej i aby usprawnić przepływ dokumentacji, Zainteresowany rozważa zmianę stosowanych dotychczas rozwiązań w zakresie archiwizacji oraz zmianę sposobu przyjmowania faktur od dostawców.

Z kontrahentami, którzy będą przesyłać faktury drogą elektroniczną w postaci pliku PDF dołączonego do e-maila, będą zawarte porozumienia o akceptacji formy dostarczenia ww. faktur oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność i integralność faktur zakupu.

Wnioskodawca wyznaczy adres e-mail, na który będą przesyłane przez dostawców i przechowywane e-maile z otrzymanymi w formacie PDF, jako załączniki fakturami zakupu. Dokument wysłany w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność swojej treści. Faktury zakupu w formacie PDF są zabezpieczone przed modyfikacją zawartych w nich danych. E-maile z otrzymanymi fakturami zakupu w formie załącznika formatu PDF przechowywane będą przez Spółkę przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po otrzymaniu e-maila z fakturą w formacie PDF, osoba odpowiedzialna dokona exportu faktury zakupu w pliku o formacie PDF do programu służącego akceptacji przez osoby odpowiedzialne za faktury zakupu w formie elektronicznej, który jest zintegrowany z programem księgowym, dzięki czemu odszukanie danej faktury oraz odtworzenie jej obrazu będzie możliwe w każdej chwili. Faktury zakupu w formacie PDF przechowywane w systemie służącym do akceptacji faktur zawierają dane takie jak: data wystawienia faktury, data płatności, numer faktury, nazwa dostawcy, NIP, wartość netto, VAT, brutto, datę wprowadzenia do systemu oraz konto księgowe, na które zostaną zaksięgowane w systemie księgowym.

Faktury zakupu w formacie PDF są sprzężone z systemem księgowym, a więc będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co spowoduje bardzo łatwe ich odszukanie a organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur oraz przetwarzania danych w nich zawartych.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Zainteresowanemu wydrukowanie kopii faktury, której treść będzie identyczna z otrzymaną od dostawcy.

Ponadto regulacje prawne nie nakładają na niego obowiązku przechowywania faktur w określonej formie. Sposób przechowywania faktur będzie zapewniać łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem ewentualnej kontroli uprawnionych organów oraz zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy faktury otrzymywane w formacie nieedytowalnym PDF w okolicznościach przedstawionych powyżej będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych faktur zakupu, na równi z odliczeniem na podstawie faktur otrzymywanych w formie papierowej?
2.  Czy w przypadku wprowadzenia wyżej opisanego systemu archiwizowania faktur zakupowych, Wnioskodawca uprawniony będzie do archiwizacji tychże faktur zakupowych jedynie w sposób elektroniczny i zaprzestania w postaci papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Faktury otrzymywane przez niego w formacie PDF w okolicznościach przedstawionych powyżej będą uprawniały go do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych faktur na równi z odliczeniem na podstawie faktur otrzymywanych w formie papierowej.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady wystawiania i przechowania jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360). Natomiast podstawowym aktem regulującym zasady przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661). Faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów na adres e-mail, na który przesyłane byłyby faktury w formacie PDF, uniemożliwiający jakiekolwiek zmiany w przesłanej fakturze zakupu od dostawcy, następnie byłyby archiwizowane i przechowywane przez okres do upływu terminu przedawnienia podatkowego. Do wskazanego adresu email, na który przesyłane byłyby faktury od dostawców, dostęp miałyby wyznaczone osoby, na wyznaczonych stanowiskach zabezpieczonych w sposób uniemożliwiający dostęp osobom trzecim. Powyższe spełnia wymogi określone przepisami prawa i potwierdza fakt, że faktury otrzymywane od dostawców w sposób określony stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie faktur. Przed rozpoczęciem przyjmowania faktur w formie jak wskazano powyżej, Zainteresowany przekaże każdemu dostawcy, z którym uzgodni wymienioną metodę przesyłania faktur akceptację, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur. W związku z tym, że faktury wymienione powyżej spełniają wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, będą stanowiły dla niego podstawę do obniżenia podatku VAT należnego o naliczony wynikający z tych faktur, na równi z fakturami otrzymywanymi w formie papierowej.

Ad. 2

W przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur zakupowych, Wnioskodawca będzie uprawniony do archiwizacji tychże faktur jedynie w sposób elektroniczny i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Zainteresowanemu wydrukowanie kopii faktury zakupu, której treść będzie identyczna z otrzymaną od kontrahenta. W związku ze zwiększającą się ilością faktur zakupu i liczbą dostawców, których ilość wynosi kilkanaście tysięcy rocznie, ich archiwizacja z każdym miesiącem staje się trudniejsza. W związku z powyższym, Wnioskodawca zamierza archiwizację faktur zakupowych prowadzić w sposób elektroniczny, tj. faktury zakupowe będą przechowywane w formie plików PDF (w postaci obrazu, co uniemożliwi zmianę danych na tychże fakturach zakupu). Nowe oprogramowanie jest sprzężone z programem księgowym, dzięki czemu odszukanie danej faktury oraz odtworzenie jej obrazu będzie możliwe w każdej chwili. Faktury zakupu (elektroniczne obrazy w formie plików PDF) będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Elektroniczne obrazy faktur zakupu będą zapisywane w formacie PDF, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zgodnie z rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360). Dodatkowo należy podkreślić, że żaden przepis nie wskazuje, że archiwizować można jedynie papierową kopię faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. W podobnych sprawach wypowiadał się NSA (I FSK 1169/08), który w uzasadnieniu wyroku wskazał, że polskie regulacje nie zawierają jednoznacznych rozstrzygnięć, że kopie faktur należy przechowywać w formie papierowej, więc wsparł się na dyrektywie 2006/112/WE, z której można wywnioskować że „kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej bądź elektronicznej. Nie ma zatem normatywnych przeciwwskazań do istnienia systemu wysyłania (w tym przypadku otrzymywania) i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu (tu otrzymaniu) faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. NSA podkreślił, że za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Inny wyrok WSA w Poznaniu z dnia 8 października 2010 r. wskazuje na fakt, iż informacje znajdujące się na fakturze nabywcy powinny być identyczne w zakresie treści ze znajdującymi się na fakturze przechowywanej u wystawcy (I SA/Po 547/10), co dla Spółki oznacza, że faktury papierowe zostały zrównane z ich elektronicznymi obrazami, dzięki czemu nabywca jest upoważniony przechowywać jedynie elektroniczne wersje przesłanych mu papierowych faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Wskazać należy, iż w myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Wskazać należy, że w oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

*   autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją” – § 3 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – § 8 rozporządzenia.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Zauważyć należy, iż powyższe przepisy zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L. 10.189.1), która to miała na celu m.in. liberalizację standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z opisu sprawy wynika, iż Zainteresowany dokonuje w toku działalności sprzedaży i zakupów towarów i usług. Transakcje te są dokumentowane fakturami VAT, które wystawiane są i przesyłane w formie papierowej za pośrednictwem kuriera lub poczty, bądź wręczane osobiście. Wskazane dokumenty archiwizowane są w formie papierowej. Aby usprawnić przepływ dokumentacji, Wnioskodawca rozważa zmianę stosowanych dotychczas rozwiązań w zakresie archiwizacji oraz zmianę sposobu przyjmowania faktur od dostawców. Z kontrahentami, którzy będą przesyłać faktury drogą elektroniczną w postaci pliku PDF dołączonego do e-maila, będą zawarte porozumienia o akceptacji formy dostarczenia ww. faktur oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność i integralność faktur zakupu. Spółka wyznaczy adres e-mail, na który będą przesyłane przez dostawców i przechowywane e-maile z otrzymanymi w formacie PDF, jako załączniki fakturami zakupu. Dokument wysłany w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność swojej treści. Faktury zakupu w formacie PDF są zabezpieczone przed modyfikacją zawartych w nich danych. E-maile z otrzymanymi fakturami zakupu w formie załącznika formatu PDF przechowywane będą przez Spółkę przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po otrzymaniu e-maila z fakturą w formacie PDF, osoba odpowiedzialna dokona exportu faktury zakupu w pliku o formacie PDF do programu służącego akceptacji przez osoby odpowiedzialne za faktury zakupu w formie elektronicznej, który jest zintegrowany z programem księgowym, dzięki czemu odszukanie danej faktury oraz odtworzenie jej obrazu będzie możliwe w każdej chwili. Faktury zakupu w formacie PDF są sprzężone z systemem księgowym, a więc będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co spowoduje bardzo łatwe ich odszukanie a organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur oraz przetwarzania danych w nich zawartych. Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii faktury, której treść będzie identyczna z otrzymaną od dostawcy.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Rozporządzenie wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zatem otrzymywanie faktur drogą elektroniczną w formacie PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. przepisach rozporządzenia.

W przedstawionej sprawie Zainteresowany z kontrahentami, którzy będą przesyłać faktury drogą elektroniczną w postaci pliku PDF dołączonego do e-maila, będzie zawierał porozumienia o akceptacji formy dostarczenia ww. faktur oraz będzie określał procedury gwarantujące autentyczność i integralność faktur zakupu. Dokument wysłany w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność swojej treści. Faktury zakupu w formacie PDF są zabezpieczone przed modyfikacją zawartych w nich danych. Faktury zakupu w formacie PDF są sprzężone z systemem księgowym, a więc będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co spowoduje bardzo łatwe ich odszukanie a organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur oraz przetwarzania danych w nich zawartych. Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Zainteresowanemu wydrukowanie kopii faktury, której treść będzie identyczna z otrzymaną od dostawcy.

Ad. 1

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, iż wobec spełnienia przez faktury, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę, warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. (w szczególności § 21) i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. (w szczególności § 2, § 3 i § 4), Zainteresowanemu przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy).

Ad. 2

Stwierdzić także należy, iż faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 6 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., zatem faktury te będą mogły być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto podkreślić należy, iż Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) w swoim rozdziale III określa zamknięty katalog źródeł prawa powszechnie obowiązującego. Nie przewiduje on takiej mocy dla orzecznictwa sądowego, w tym orzecznictwa sądów administracyjnych. W związku z powyższym, nie negując orzeczeń powołanych przez Zainteresowanego, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, należy zauważyć, że moc obowiązująca wyroku zamyka się w obrębie sprawy, w której została wydana. Wynika to również z treści art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270), który przesądza, że ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez podatnika wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.