Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.572.2018.2.KP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-11-28
Teza: Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 września 2018 r. (data wpływu 2 października 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 9 listopada 2018 r. (data wpływu 22 listopada 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 5 listopada 2018 r. (doręczone w dniu 9 listopada 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 października 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 9 listopada 2018 r. (data wpływu 22 listopada 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 5 listopada 2018 r. (doręczone w dniu 9 listopada 2018 r.) nr 0114-KDIP1-3.4012.572.2018.1.KP.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe:

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą przede wszystkim w zakresie produkcji oraz sprzedaży soków, nektarów oraz napojów owocowych. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur i innych dokumentów księgowych od kontrahentów. Spółka otrzymuje część ww. dokumentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie PDF), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail Spółki. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja w formie papierowej - z racji faktu, iż w chwili obecnej część faktur jest przesyłana do Spółki w wersji elektronicznej jak również z powodu, iż odsetek dokumentów transakcyjnych przesyłanych do Spółki w wersji elektronicznej z roku na rok rośnie - staje się mniej zasadna, coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Obecnie wszystkie dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Dokumenty, które są doręczane Spółce w formie elektronicznie są drukowane i również są przechowywane w formie papierowej.

Aktualnie w Spółce prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zmiany fizycznego obiegu i archiwizacji (wersja papierowa) na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej.

W celu usprawnienia tego procesu Spółka zamierza wystąpić do kontrahentów o przesyłanie faktur w formie elektronicznej (np. w formacie PDF) na dedykowany do tego celu adres - mailowy. Jednocześnie Spółka zdaje sobie jednak sprawę, że nie wszyscy kontrahenci Spółki będą zainteresowani taką formą przesyłania dokumentów. W związku z tym nadal akceptowalna będzie tradycyjna forma przesyłania przez kontrahentów dokumentów w wersji papierowej na adres siedziby Spółki. Faktury papierowe będą skanowane przez Spółkę do formatu PDF przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Ponadto w związku z cyklicznymi wizytami przedstawicieli handlowych Spółki u kontrahentów faktury VAT w formie papierowej będą również odbierane przez pracowników Spółki. Niezwłocznie po ich otrzymaniu pracownik Spółki będzie zobowiązany do sfotografowania oryginalnego dokumentu faktury VAT oraz przesłania zdjęcia na dedykowany adres mailowy Spółki. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego.

Wnioskodawca zamierza objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury oraz faktury korygujące, duplikaty oraz załączniki do faktur np. potwierdzenia wykonanie usług oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer. Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzację hasłem. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Aplikacja umożliwia uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, a także dodawanie adnotacji. Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych. Oprogramowanie stanowiące podstawę systemu archiwizacyjnego będzie współpracować z systemem finansowo-księgowym Spółki. Archiwizacja elektronicznych obrazów faktur kosztowych będzie realizowana poprzez umieszczenie takiego obrazu dokumentu na serwerze w bazie danych w postaci zapisu elektronicznego. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość.

Powyżej przedstawiona procedura będzie miała również zastosowanie do wszystkich faktur otrzymanych od kontrahentów (w tym w formie elektronicznej) jak również do zdjęć faktur przesłanych przez przedstawicieli handlowych Spółki, z zastrzeżeniem, że faktury te będą wprowadzane systemowo do elektronicznego obiegu dokumentów, tj. bez konieczności ich skanowania. Dokumentom tym, tak jak w przypadku faktur zeskanowanych, systemowo będzie nadawany numer, a cały proces akceptacji oraz archiwizacji będzie analogiczny jak w przypadku faktur zeskanowanych. Wszystkie dokumenty, które będą trafiały do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.

Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas. Dostęp do tych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych w formie elektronicznej z możliwością wydruku wskazanego dokumentu. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność). W momencie uruchomienia systemu archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych.

W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywanych w archiwum elektronicznym Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do dokumentów archiwowanych będzie m.in: weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak umowy, porozumienia, zlecenia, potwierdzenia wykonania usług, dokumenty potwierdzające przyjęcia towarów itp.

Ponadto, każdy dokument poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym przez osoby zajmujące się procesami księgowymi Spółki. Dodatkowo dana transakcja potwierdzona dokumentem będzie zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji (akceptacja merytoryczna) w świetle wewnętrznych procedur obowiązujących w Spółce. Tylko dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów podatkowych. Zdaniem Spółki zapewniona zostanie wiarygodna ścieżka audytu pomiędzy dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Spółki, planowany sposób obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia przechowywanych faktur, ich integralność i czytelność.

Faktury elektroniczne oraz kopie (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywane w archiwum elektronicznym będą spełniały wymogi zachowania autentyczności pochodzenia, czytelności oraz integralności treści faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami art. 112a ustawy o VAT?
2.  Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  W przedstawionym zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami art. 112a ustawy o VAT.
2.  Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Ad 1

Zgodnie z definicją z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Odnosząc się natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani do bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również do bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, w przypadku spełnienia powyższych wymogów brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Muszą one jednakże nosić znamiona autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pojęcia autentyczności i integralności treści faktur zostały określone w art. 106m ustawy o VAT. Według tego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralność treści została natomiast określona jako brak zmian w danych, które zawiera faktura.

Art. 106m ust. 4 ustawy o VAT wskazuje, że elementy te (integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność faktury) można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy o VAT. Spółka pragnie również zauważyć, że w przepisach ustawy o VAT nie została zakazana zmiana formatu faktur otrzymywanych przez podatników. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur - należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony będzie w sytuacji przechowywania dokumentów w Systemie Spółki, gdyż:

1.  system, który Spółka zamierza wdrożyć zapewnia autentyczność pochodzenia faktury (system gwarantuje pewność, co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści oraz czytelność (przede wszystkim faktura VAT w wersji elektronicznej nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniana oraz jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku np. do papierowej wersji faktury),
2.  Spółka przechowuje faktury w podziale na okresy rozliczeniowe,
3.  Spółka, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych faktur.

Ze względu na powyższe okoliczności, zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur VAT, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT.

Należy również podkreślić, iż przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 395, ze zm., dalej: UoR) nie zabraniają przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przepisy art. 20 tej ustawy wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. Dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu UoR. Należy uznać, iż dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Spółka zauważa, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Obowiązki dotyczące przechowywania faktur określone są również w regulacjach prawa unijnego. Zgodnie z art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

W świetle natomiast art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednakże zauważyć, iż polski ustawodawca nie wprowadził tej regulacji do prawa krajowego. W konsekwencji, należy uznać, iż faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy o VAT m.in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Potwierdza to również orzecznictwo sądów administracyjnych. Przykładowo, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 lutego 2012 r., sygn. I FSK 655/11 stwierdził, że: „(\`(...)\`) stosownie do art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Z powołanych przepisów Dyrektywy 112 wynika zatem, że ustawodawcy pozostawiono decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów przechowywania faktur w prawie krajowym. (\`(...)\`) Uprawniona jest przy tym konstatacja, że w krajowym uregulowaniu zrezygnowano z użycia z obecnego w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. W akcie wykonawczym ustawodawca polski zastrzegając obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur „w oryginalnej postaci”, jednocześnie nie zastrzegł, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione”.

Podobnie stwierdził również Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyrokach z dnia 24 maja 2012 r. sygn. I FSK 1228/11, z dnia 18 grudnia 2012 r. sygn. I FSK 482/11, z dnia 21 grudnia 2011 r. sygn. I FSK 363/11.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, iż faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie dopełniony.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Negatywne przesłanki odliczenia określone zostały w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

1.  odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
2.  faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
3.  odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
4.  towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
5.  w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak otrzymania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe:

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z dnia 20 września 2017 r., nr 0112-KD1L1-3.4012.376.2017.1.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

Podobnie stwierdził również w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., nr 0114-KDIP1- 1.4012.419.2017.2.KOM: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji, gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.

Ponadto, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z dnia 5 września 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.349.2018.2.MK stwierdził:, „Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej”.

Analogicznie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził również w interpretacji indywidualnej z dnia 13 czerwca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF: „Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej”.

Stanowisko to potwierdza również m.in.:

1.  Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 22 marca 2017 r., nr 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM,
2.  Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 marca 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN.

W związku z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego oraz zaprezentowanym stanowiskiem Wnioskodawcy, Spółka zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że stanowisko przez nią zaprezentowane i rozumienie treści przepisów prawa podatkowego jest prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka rozważa przechowywanie dokumentów w postaci obrazu w formacie elektronicznym. Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość. Powyżej przedstawiona procedura będzie miała również zastosowanie do wszystkich faktur otrzymanych od kontrahentów (w tym w formie elektronicznej) jak również do zdjęć faktur przesłanych przez przedstawicieli handlowych Spółki, z zastrzeżeniem, że faktury te będą wprowadzane systemowo do elektronicznego obiegu dokumentów, tj. bez konieczności ich skanowania. Cały proces akceptacji oraz archiwizacji będzie analogiczny jak w przypadku faktur zeskanowanych. Wnioskodawca zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury oraz faktury korygujące, duplikaty oraz załączniki do faktur np. potwierdzenia wykonanie usług oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów. Wszystkie dokumenty, które będą trafiały do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy powyższy sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami art. 112a ustawy o VAT.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie kopii faktur papierowych oraz faktur elektronicznych zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiającej ich łatwe odszukanie, a więc i dostęp na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami.

Spółka przede wszystkim wskazuje, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywanych w archiwum elektronicznym Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do dokumentów archiwowanych będzie m.in: weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak umowy, porozumienia, zlecenia, potwierdzenia wykonania usług, dokumenty potwierdzające przyjęcia towarów itp. Ponadto, każdy dokument poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym przez osoby zajmujące się procesami księgowymi Spółki. Dodatkowo dana transakcja potwierdzona dokumentem będzie zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji (akceptacja merytoryczna) w świetle wewnętrznych procedur obowiązujących w Spółce. Tylko dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów podatkowych. Faktury elektroniczne oraz kopie (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywane w archiwum elektronicznym będą spełniały wymogi zachowania autentyczności pochodzenia, czytelności oraz integralności treści faktury.

Wobec tego opisane czynności wskazują, że w Spółce będzie funkcjonować kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym – jak wskazano – zarówno kopie faktur papierowych jak i faktury elektroniczne będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność.

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że sposób przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym będzie prawidłowy w świetle przepisów ustawy. Należy uznać, że opisany obieg dokumentów i sposób ich przechowywania, jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wnioskodawca ma również wątpliwości czy będzie Mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Przede wszystkim należy zgodzić się ze Spółką, że z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

W konsekwencji zgodzić się należy, że Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.