Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-238b/11/PST
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2011-08-10
Teza: Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza biurem spółki w innej miejscowości (zapłata za poczęstunek w restauracji) stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodu dla spółki w momencie ich poniesienia?
Słowa kluczowe: kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; posiłki; reprezentacja; usługi-usługi gastronomiczne
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12 maja 2011 r. (data wpływu 17 maja 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami– **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 maja 2011 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka organizuje spotkania z potencjalnymi kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo spółka ustala warunki sprzedaży towarów i usług, przedstawia aktualna ofertę handlową, negocjuje postanowienia zawieranych umów, itp.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze spółki, spółka w czasie spotkań zapewnia kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, napoje zimne, drobne słodycze, czasem catering (drobny poczęstunek), zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża.

Zdarza się również, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce poza biurem spółki w innej miejscowości wówczas spotkanie organizowane jest w restauracji. W takim wypadku spółka ponosi koszt posiłku (lunch, obiad lub kolacja). Wnioskodawca podkreśla, że takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornego i okazałego, czy specjalnie organizowanej imprezy. Organizując spotkanie spółka chce głównie omówić bieżące sprawy biznesowe.

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na spółkę.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w biurze spółki (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku) stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodu dla spółki w momencie ich poniesienia?
2.  Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza biurem spółki w innej miejscowości (zapłata za poczęstunek w restauracji) stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodu dla spółki w momencie ich poniesienia?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytanie oznaczone we wniosku nr 2. Zagadnienie zawarte w pytaniu oznaczonym we wniosku nr 1 będzie przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Stanowisko Wnioskodawcy.

Zdaniem Spółki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami w biurze spółki, jak i poza biurem spółki w innej miejscowości. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji. Reprezentacja zgodnie z definicją słownikową oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Spółka uważa, że ponoszone przez nią wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentom kawy lub herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na obiad w restauracji (w przypadku spotkania poza siedzibą biura spółki w innej miejscowości) nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Organizacja spotkań z kontrahentami nie wiąże się z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością, czy wystawnością. Ponieważ w trakcie spotkań omawiane są konkretne sprawy biznesowe, związane z działalnością spółki, Wnioskodawca uznaje, że wydatki na organizację spotkań stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wnioskodawca podkreśla, że spotkania poza biurem spółki w innych miejscowościach mają miejsce, gdy kontrahenci nie prowadzą działalności w miejscowości, w którym spółka posiada biuro. Z uwagi na specyficzny rodzaj świadczonych usług, kontrahentami są najczęściej podmioty, które mają swoje siedziby w dużych ośrodkach miejskich. Przedstawiciel spółki odwiedzając danego kontrahenta chcąc pozyskać kontrakt, negocjując wcześniej zawartą umowę, czy też omówić warunki współpracy proponuje spotkanie w restauracji często, m.in. z powodu braku wydzielonego pomieszczenia w siedzibie kontrahenta, co w przypadku osób wolnego zawodu jest normą.

Główną przyczyną odbywania spotkań w restauracjach jest potrzeba skorzystania z lokalu. Ponieważ restauracja z natury przeznaczona jest do konsumpcji nie sposób jest prowadzić rozmowę bez spożywania posiłków.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Przywołana regulacja wskazuje, iż definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną. Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

*   konieczność faktycznego, co do zasady, poniesienia wydatku,
*   poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie – zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami – pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy. Z powyższego przepisu wynika, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Natomiast stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się „występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów” (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159).

W odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja jest rozumiana jako działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi i które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez, np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, że o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

*   stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
*   stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 6 maja 1998 r., sygn. akt SA/Sz 1412/97, niepubl., stwierdził, że reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystrojów firmy, jego logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego należy zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie czy wydatki (koszt posiłku, np. lunchu, obiadu, kolacji) na organizowanie spotkań z kontrahentami, które mają miejsce poza biurem Spółki, w restauracji, ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też nie mają tego charakteru a służą wyłącznie zachęcaniu potencjalnych klientów do nabywania oferowanych usług bądź utrzymania kontaktów biznesowych czy współpracy.

Biorąc powyższe pod uwagę w ocenie tutejszego organu w przypadku wydatków Spółki z tytułu zakupu w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym posiłków dla kontrahentów mamy do czynienia z pierwszym z tych wyznaczników. Mając na uwadze, iż spotkania z kontrahentami odbywają się w restauracji, w czasie których omawiane są różnorakie sprawy biznesowe (przykładowo spółka ustala warunki sprzedaży towarów i usług, przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje postanowienia zawieranych umów itp.), wątpliwości budzi miejsce takiego spotkania, tj. lokal gastronomiczny.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia „reprezentacja” oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Spółkę wydatki na usługi gastronomiczne w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz. Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawcę na okoliczność, że zaproszenie kontrahenta do restauracji nie nosi cech okazałości czy wystawności i specjalnie organizowanej imprezy, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibie podatnika, w przypadku spotkań biznesowych w restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego, zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności. Są to więc typowe wydatki reprezentacyjne, które, wolą ustawodawcy, wyłączone zostały na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z kosztów uzyskania przychodów. Podkreślić należy, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami itd., w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony". Bez znaczenia pozostaje tu fakt, że taka forma spotkań roboczych, która obecnie jest szeroko rozpowszechniona ułatwia kontakty z kontrahentami.

Podsumowując, reprezentacją jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy, stwarzanie jej dobrego obrazu. Reprezentacją są wszelkie działania, u podłoża których leży ułatwianie nawiązywania i podtrzymywania kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji i których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako godnego zaufania partnera biznesowego. Za takie działania należy też uznać spotkania biznesowe w restauracji objęte przedmiotowym wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Niezależnie od wystąpienia związku wydatków na zakup usług gastronomicznych z przychodem, nie mogą być one uznane za koszty podatkowe, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Reasumując, należy stwierdzić, że w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup usług gastronomicznych w restauracji – nie mogą stanowić kosztów podatkowych, zatem stanowisko Spółki jest nieprawidłowe.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10–562 Olsztyn po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.