Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-540/11-4/AA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-07-13
Teza: 1. Czy dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych, można przechowywać faktury sprzedaży tylko w formie zapisów w programie komputerowym sprzedażowym? 2. Czy faktury wystawione do dnia 31 grudnia 2010 r. też można przechowywać tylko w formie zapisów w programie komputerowym?
Słowa kluczowe: dokumentacja; faktura-faktura VAT; przechowywanie
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24a; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 5-art. 24b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2, § 6 i § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 29 marca 2011 r. (data wpływu 4 kwietnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu przechowywania faktur:

*   w części dotyczącej przechowywania faktur sprzedaży tylko w formie zapisów w programie komputerowym sprzedażowym po dniu 31 grudnia 2010 r. – **jest prawidłowe,**
*   w części dotyczącej przechowywania faktur wystawionych do dnia 31 grudnia 2010 r. – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 kwietnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu przechowywania faktur.

W związku z tym, że wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 3 oraz 14f § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, pismem z dnia 14 czerwca 2011 r., znak ILPP4/443-281/11-2/EWW, ILPB1/415-540/11-2/AA, na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 17 czerwca 2011 r., natomiast w dniu 27 czerwca 2011 r. wniosek uzupełniono o brakujące informacje (nadano na polskiej placówce pocztowej w dniu 24 czerwca 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (sprzedaż hurtowa) wystawia miesięcznie około 20.000 sztuk faktur sprzedaży towarów. Faktury te są drukowane w formie papierowej (oryginał i kopia). Oryginał trafia do klienta a kopia pozostaje u Wnioskodawcy. W chwili obecnej Zainteresowany podaje, że firma posiada dużą ilość faktur sprzedaży za lata ubiegłe w archiwum. Wszystkie faktury są sprawdzane z dziennikiem sprzedaży po zakończeniu miesiąca. Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku kontroli firma zapewnia szybki wydruk faktur podlegających kontroli.

Zainteresowany w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzi księgę handlową. Do dnia 31 grudnia 2010 r. wystawiał faktury sprzedaży tylko w formie papierowej. Od dnia 1 stycznia 2011 r. Wnioskodawca nadal wystawia faktury sprzedaży tylko w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu przechowywania faktur.

1.  Czy dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych, można przechowywać faktury sprzedaży tylko w formie zapisów w programie komputerowym sprzedażowym?
2.  Czy faktury wystawione do dnia 31 grudnia 2010 r. też można przechowywać tylko w formie zapisów w programie komputerowym?

Zdaniem Wnioskodawcy, dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych można przechowywać kopie faktur w postaci zapisów w programie komputerowym (zarówno faktur wystawionych do dnia 31 grudnia 2010 r. jak i faktur wystawionych od dnia 1 stycznia 2011 r.).

Wnioskodawca uważa, że po sprawdzeniu faktur sprzedaży z dziennikiem sprzedaży można wyrzucić kopie tych faktur (wszystkich jakie były wystawione). Zainteresowany twierdzi, że mimo iż faktura sprzedaży była wydrukowana w formie papierowej, to można ją wyrzucić (zniszczyć) a oryginalny jej zapis przechowywać na innym nośniku niż papier – w tym przypadku jest to program, w którym zapisane są wystawione faktury sprzedaży.

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury sprzedaży wystawione do dnia 31 grudnia 2010 r., jak i po tym dniu można przechowywać tylko w formie zapisów w programie komputerowym zarówno dla potrzeb podatku VAT i podatku dochodowego. Mimo, iż były wystawione tylko w formie papierowej i w takiej formie oryginał trafił do odbiorcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego

*   w części dotyczącej przechowywania faktur sprzedaży tylko w formie zapisów w programie komputerowym sprzedażowym po dniu 31 grudnia 2010 r. – **jest prawidłowe,**
*   w części dotyczącej przechowywania faktur wystawionych do dnia 31 grudnia 2010 r. – **jest nieprawidłowe.**

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy (…).

Odrębne przepisy, o których mowa powyżej zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi (art. 20 ust. 2). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ww. ustawy).

W myśl art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dokumentami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Treść art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), 6. podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia miesięcznie około 20.000 sztuk faktur sprzedaży. Faktury te są drukowane w formie papierowej (oryginał i kopia). Oryginał trafia do klienta, a kopia pozostaje w archiwum Wnioskodawcy. W chwili obecnej posiada on bardzo duże ilości faktur sprzedaży za lata ubiegłe w archiwum. Wszystkie faktury są sprawdzane z dziennikiem sprzedaży po zakończeniu miesiąca. Ponadto Zainteresowany poinformował, iż do dnia 31 grudnia 2010 r. wystawiał on faktury sprzedaży tylko w formie papierowej i w takiej formie wystawia je również od dnia 1 stycznia 2011 r.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera regulacji dotyczących wystawiania oraz formy faktur VAT. Kwestie te normuje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie wykonawcze.

W polskim systemie podatku VAT istnieje możliwość wstawienia faktur zarówno w formie papierowej, jak i po spełnieniu określonych wymagań, w formie elektronicznej.

Szczególne zasady dotyczące postępowania z fakturami określone zostały w rozporządzeniu zmieniającym z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627).

W interpretacji indywidualnej z dnia 8 lipca 2011 r. nr ILPP4/443-281/11-4/EWW wskazano, iż dla potrzeb podatku od towarów i usług można przechowywać faktury wystawione po dniu 31 grudnia 2010 r. tylko w formie zapisów w programie komputerowym sprzedażowym, pod warunkiem spełnienia warunków określonych w ww. rozporządzeniu zmieniającym z dnia 9 grudnia 2010 r. Ponadto wskazano, iż w przedmiotowej sprawie faktury wystawione do dnia 31 grudnia 2010 r. nie mogą być przechowywane tylko w formie zapisów w programie komputerowym.

W związku z powyższym dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych, faktury sprzedaży wystawione po dniu 31 grudnia 2010 r. można przechowywać tylko w formie zapisów w programie komputerowym sprzedażowym, pod warunkiem spełnienia określonych warunków.

Natomiast faktur wystawionych do dnia 31 grudnia 2010 r. nie można przechowywać tylko w formie zapisów w programie komputerowym, jeżeli oryginały tych faktur miały postać papierową.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.