Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.124.2020.2.MAZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-05-26
Teza: Możliwość archiwizacji faktur, dokumentów celnych oraz innych dokumentów zakupowych w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym; prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku tak przechowywanych dokumentów; określenie momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdy dokumenty papierowe są dostarczane do usługodawcy, dokonującego ich skanowania na zlecenie spółki.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-odpowiedzialność za fakturę; odliczenia; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r., poz. 900, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 lutego 2020 r. (data wpływu – 6 marca 2020 r.), uzupełnionym pismem z 30 kwietnia 2020 r. (data wpływu – 7 maja 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizacji faktur, dokumentów celnych oraz innych dokumentów zakupowych (dających zgodnie z przepisami prawo lub mających wpływ na odliczenie podatku naliczonego) w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym, prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku tak przechowywanych dokumentów, a także określenia momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdy dokumenty papierowe są dostarczane do usługodawcy, dokonującego ich skanowania na zlecenie Spółki – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 6 marca 2020 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizacji faktur, dokumentów celnych oraz innych dokumentów zakupowych (dających zgodnie z przepisami prawo lub mających wpływ na odliczenie podatku naliczonego) w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym, prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku tak przechowywanych dokumentów, a także określenia momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdy dokumenty papierowe są dostarczane do usługodawcy, dokonującego ich skanowania na zlecenie Spółki. W zakresie pełnomocnictwa do reprezentowania Wnioskodawcy, ww. wniosek został uzupełniony pismem z 30 kwietnia 2020 r. (data wpływu – 7 maja 2020 r.), stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 8 kwietnia 2020 r., znak 0111-KDIB3-3.4012.124. 2020.1.MAZ.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

… Sp. z o.o. (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej jako: „VAT”), którego podstawowym przedmiotem działalności jest produkcja wyrobów … z branży …, jak również wyrobów i urządzeń … .

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski oraz od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz w krajach trzecich. W związku ze znaczną ilością otrzymywanych przez Spółkę dokumentów dotyczących transakcji gospodarczych, w szczególności faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych, rachunków, paragonów, dokumentów celnych oraz innych dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego (np. dowodów zapłaty za autostrady; biletów jednorazowych, wydawanych przez podmioty uprawnione do świadczenia usług polegających na przewozie osób; dalej łącznie jako: „Dokumenty zakupowe” lub „Dokumentacja zakupowa”), w celu usprawnienia procesu obiegu i archiwizacji Dokumentów zakupowych Spółka planuje wdrożyć procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej (niezależnie od tego, czy dokument został oryginalnie przez Spółkę otrzymany w formie papierowej, czy elektronicznej).

W ramach planowanych działań, Spółka rozważa stworzenie tzw. archiwum elektronicznego, w którym przechowywane będą zarówno elektroniczne wersje papierowej Dokumentacji zakupowej (po przeprowadzeniu procesu skanowana), jak i Dokumentacja zakupowa otrzymywana elektronicznie. Jeżeli chodzi o techniczny aspekt tego procesu, Spółka rozważa wdrożenie następujących rozwiązań:

*   Wariant 1 - zlecenie procesu skanowania Dokumentacji zakupowej, otrzymanej w wersji papierowej, wraz z procesem ich OCR (ang. Opitcal Character Recognition), czyli odczytywania tekstu z zeskanowanych dokumentów, wyspecjalizowanemu w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu (dalej jako: „Usługodawca”); zeskanowane wersje papierowych Dokumentów zakupowych przekazane przez Usługodawcę oraz dodatkowo Dokumenty zakupowe otrzymywane bezpośrednio od kontrahentów w wersji elektronicznej będą przez Spółkę archiwizowane w stworzonym elektronicznym archiwum, które w zależności od finalnej decyzji Spółki, prowadzone może być np. na dysku sieciowym Spółki lub w tzw. chmurze w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub w dedykowanej bazie danych (tzw. Repozytorium) stanowiącej dodatkową funkcjonalność/uzupełnienie systemu finansowo-księgowego, pozwalającą na przechowywanie dokumentów powiązanych z dokonywanymi zapisami księgowymi w elektronicznej postaci (np. w formie ich obrazów);
*   Wariant 2 - stworzenie archiwum elektronicznego przez Spółkę we własnym zakresie, który to proces obejmować będzie zarówno samodzielne skanowanie Dokumentów zakupowych, otrzymanych w wersji papierowej, wraz z procesem OCR, przez wyznaczonych pracowników Spółki, jak i odpowiednie zapisywanie skanów tych Dokumentów zakupowych oraz dodatkowo otrzymywanych elektronicznie Dokumentów zakupowych (bezpośrednio od kontrahentów) w stworzonym archiwum, które w zależności od finalnej decyzji Spółki, prowadzone może być np. na dysku sieciowym Spółki lub w tzw. chmurze w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub w dedykowanej bazie danych stanowiącej dodatkową funkcjonalność/uzupełnienie systemu finansowo-księgowego (tzw. Repozytorium, o którym szerzej mowa w punkcie wyżej).

Na ten moment Spółka nie podjęła jeszcze ostatecznej decyzji, które z ww. rozwiązań wdroży. W praktyce możliwe jest również, że Spółka stosować będzie oba rozwiązania równocześnie (np. różne rozwiązania stosowane będą dla różnych typów Dokumentów zakupowych). Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum może być przechowywana przez Spółkę (Wariant 1 lub Wariant 2) na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami.

Dodatkowo po wdrożeniu opisanych rozwiązań Spółka dopuszcza sytuację działania przez jakiś czas w tzw. modelu mieszanym, co oznaczać będzie, że Spółka będzie przechowywać część Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej a część Dokumentów zakupowych przechowywana będzie wyłącznie w formie papierowej (dotyczyć to może np. całości lub części tych dokumentów, które Spółka otrzymuje w formie papierowej).

Docelowo Spółka chciałaby jednak archiwizować wszystkie Dokumenty zakupowe jedynie w formie elektronicznej. Niniejsze oznacza, że po dokonaniu wszystkich wskazanych we wniosku działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów zakupowych, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich, np. na dyskach sieciowych Spółki, w tzw. chmurze lub tzw. Repozytorium (rolę takiego systemu pełnić może np. dedykowana baza danych stanowiąca dodatkową funkcjonalność/uzupełnienie systemu finansowo-księgowego Spółki, która pozwoli na przechowywanie w niej elektronicznych wersji dokumentów), Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem papierowych wersji Dokumentów zakupowych planuje ich utylizację.

Mając na uwadze powyższe Spółka pragnie również wskazać, iż proces archiwizacji i przechowywania Dokumentów zakupowych (w tym ich skanowania), o którym mowa zarówno w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2 będzie przebiegać tak, że zapewnione zostaną następujące działania:

*   Zapewnione zostaną przez Spółkę kontrole biznesowe, które będą dokonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez pracowników działu księgowego Spółki. Każdy Dokument zakupowy (bez względu na formę w jakiej zostanie przesłany do Spółki) będzie bowiem kontrolowany przez upoważnione osoby, odpowiadające za dany zakup (kontrola merytoryczna), jak i przez pracowników działu księgowego Wnioskodawcy (kontrola formalna). Autoryzacja Dokumentu zakupowego (w tym \[w\] szczególności faktur) dokonywana przez Spółkę będzie potwierdzać m.in. że towar lub usługa, której Dokument zakupowy (w szczególności faktura) dotyczy, została rzeczywiście dostarczona na rzecz Spółki oraz że Dokument zakupowy (w szczególności faktura) jest zgodny np. z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Wnioskodawcą a kontrahentem, oraz że Dokument zakupowy rzeczywiście pochodzi od kontrahenta. W konsekwencji powyższego wyłącznie te Dokumenty zakupowe, które zostały pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez Spółkę będą księgowane przez dział księgowości Spółki i odpowiednio kwalifikowane dla celów podatkowych Spółki (w przypadku błędów/niezgodności Spółka będzie wyjaśniać z kontrahentami takie kwestie, co np. wiązać się będzie z otrzymywaniem przez Spółkę w kolejnym kroku korekty otrzymanych Dokumentów zakupowych (w szczególności faktur korygujących) naprawiających zidentyfikowane błędy/niezgodności).
*   Treści zamieszczone w elektronicznej wersji Dokumentów zakupowych nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Usługodawcę/Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres, począwszy od momentu zarchiwizowania w formie elektronicznej Dokumentów zakupowych przez Usługodawcę/Spółkę, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (np. dzięki stosowaniu nieedytowalnych formatów plików, takich jak PDF lub inne podobne).
*   W każdym przypadku zeskanowane Dokumenty zakupowe będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych, które zawierają. Elektroniczna forma Dokumentów zakupowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie.
*   Wybrane rozwiązanie, w oparciu o które stworzone zostanie tzw. elektroniczne archiwum Spółki, zapewniać będzie, że dostęp i wgląd do elektronicznych wersji Dokumentów zakupowych będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz odpowiednio zabezpieczony (np. poprzez login oraz hasło przypisany danej osobie).
*   Sposób przechowywania Dokumentów zakupowych w elektronicznym archiwum zapewniać będzie bezpieczeństwo danych - możliwość ich odtworzenia również w przypadku awarii.
*   Elektroniczne wersje Dokumentów zakupowych (w tym skany faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, otrzymywanych w wersji papierowej) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
*   Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. Dokumentów zakupowych oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
*   W przypadku, gdy ww. Dokumenty zakupowe będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto Spółka pragnie wskazać, że zarówno obecnie jak i w przyszłości będzie przechowywać Dokumentację zakupową (bez względu na to czy będzie mieć ona formę papierową czy też elektroniczną) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co do zasady co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dodatkowo Spółka pragnie nadmienić, że ponoszone przez nią wydatki, wynikające z Dokumentów zakupowych będących przedmiotem niniejszego wniosku, będą w całości lub w części związane z wykonywanymi przez nią czynnościami opodatkowanymi VAT, według stawki podstawowej lub obniżonej.

Archiwum elektroniczne będzie również zawierało m.in. datę wpływu poszczególnych Dokumentów zakupowych do Spółki. W kontekście powyższego Spółka zaznacza również, że w przypadku Wariantu 1 może mieć miejsce sytuacja, że Dokumentacja zakupowa będzie przekazywana przez kontrahentów Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (tj. z pominięciem Spółki), jako podmiotu upoważnionego przez Spółkę do odbioru Dokumentacji zakupowej w imieniu i na jej rzecz. W takiej sytuacji Spółka powiadomi swoich kontrahentów o zmianie adresu, na jaki powinni dostarczać m.in. faktury za nabyte przez Spółkę towary i usługi. Mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż w Wariancie 1 podmiotem odpowiedzialnym za odbiór Dokumentów zakupowych (w tym faktur) w imieniu i na rzecz Spółki może być Usługodawca.

Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny, Spółka chciałaby potwierdzić wybrane implikacje podatkowe związane z wprowadzeniem opisanej procedury archiwizacji dokumentów.

Mając na uwadze przedstawiony powyżej opis zdarzenia przyszłego, Spółka chciałaby potwierdzić wybrane implikacje podatkowe związane z wdrożeniem procedury elektronicznej archiwizacji Dokumentów Zakupowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych (w tym otrzymanych w formie papierowej) wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) lub w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej), zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, o której mowa w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT), otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, zarówno w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT?
3.  Czy w przypadku wyboru przez Spółkę Wariantu 1, w ramach którego papierowe Dokumenty zakupowe byłyby dostarczane przez dostawców Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (celem ich skanowania wraz OCR), dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego rozwiązania, za dzień otrzymania faktury zakupowej, w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, należałoby uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  W świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych (w tym otrzymanych w formie papierowej) wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) lub w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej), zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania faktur (zarówno w przypadku Wariantu 1, jak i Wariantu 2).
2.  Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT), otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym (tj. częściowo w papierze, a częściowo w formie elektronicznej), zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych (zarówno w przypadku Wariantu 1, jak i Wariantu 2), na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.
3.  W przypadku wyboru Wariantu 1, w ramach którego papierowe Dokumenty zakupowe byłyby dostarczane przez dostawców Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (celem ich skanowania wraz OCR), dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego rozwiązania, za dzień otrzymania faktury zakupowej, w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, należy uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 1.

a) Regulacje z zakresu przepisów prawa podatkowego

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (\`(...)\`).

Art. 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż:

1.  Podatnicy przechowują:
    
    1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    
    *   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4.  Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5.  Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    *   kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    *   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

b) Warunki przechowywania Dokumentacji zakupowej

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe, w szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w przytoczonych powyżej przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur) przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju).

W konsekwencji, w ocenie Spółki należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, o której mowa w niniejszym wniosku, Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

1.  dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
2.  dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
3.  zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;
4.  w przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
5.  zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, opisaną zarówno w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2 z uwagi na fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z ustawy o VAT.

W szczególności należy wskazać, iż:

Ad 1.

Jak wynika z opisu rozważanych przez Spółkę rozwiązań, Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum lub archiwizowana w systemie mieszanym przechowywana będzie przez Spółkę (zarówno w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2) w sposób uniemożliwiający ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej lub papierowej, lub mieszanej (w szczególności faktur zakupowych), aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ad 2.

Rozważany przez Spółkę sposób archiwizacji, zarówno w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2 przewiduje przechowywanie Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej) w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W zakresie dokumentów przechowywanych w elektronicznym archiwum, Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania elektronicznej formy Dokumentów zakupowych (skanów) dotyczących danego okresu rozliczeniowego.

Ad 3.

Zgodnie z przytoczonym powyżej art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z uwagi na fakt, iż regulacje ustawy o VAT nie definiują pojęcia czytelności faktury, istotne w tym zakresie pozostaje odwołanie się do jej słownikowej definicji. I tak, zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN („https://sjp.pwn.pl/szukaj/ czytelny.html), „czytelny” oznacza:

1.  łatwy do odczytania
2.  zrozumiały.

Mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania i zrozumiałość.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka pragnie wskazać, iż jak wynika z przedstawionego opisu rozważanych rozwiązań, zarówno w przypadku wdrożenia Wariantu 1, jak i Wariantu 2, treści zamieszczone na Dokumencie zakupowym archiwizowanym elektronicznie nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Usługodawcę/Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (np. nieedytowalny format plików takich jak PDF lub inne podobne) uniemożliwi ingerencję w treść Dokumentów Zakupowych przez cały okres ich przechowywania (tj. pozwoli na zachowanie integralności ich treści). Ponadto, wykorzystywane w tym celu oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu, tworząc tym samym wierną elektroniczną wersję danego Dokumentu zakupowego. Dodatkowo dzięki wprowadzonym kontrolom biznesowym Spółka będzie dokonywać w szczególności kontroli i weryfikacji danych wynikających z otrzymywanych Dokumentów zakupowych z posiadanymi informacjami, dotyczącymi danego kontrahenta wystawiającego dany Dokument zakupowy oraz informacjami o zrealizowanej dostawie lub usłudze (czym zagwarantuje autentyczność ich pochodzenia). Ponadto w każdym przypadku zeskanowane Dokumenty zakupowe będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych, które zawierają (czytelność). Elektroniczna forma Dokumentów zakupowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie.

Proces skanowania zapewniony przez Usługodawcę lub Spółkę odbywać będzie się zatem w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów zakupowych, w tym w szczególności faktur.

Ad 4.

Spółka pragnie wskazać, iż Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum zarówno w Wariancie 1 jak i w Wariancie 2 przechowywana będzie przez Spółkę na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami. W przypadku przechowywania przedmiotowej dokumentacji poza granicami Polski, Spółka zapewni, iż sposób jej przechowywania w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tej dokumentacji za pomocą środków elektronicznych.

Ad 5.

Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji zarówno w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2, przewiduje przechowywanie Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej (skanów) w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania Dokumentów zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów zakupowych, a także danych z nich wynikających.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) lub w systemie mieszanym (tj. częściowo w papierze, a częściowo w formie elektronicznej), o ile spełnione zostaną wskazane powyżej warunki wynikające z art. 112a oraz z art. 106m ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy warunki te zostaną przez niego spełnione zarówno przy wdrożeniu procedury elektronicznej archiwizacji opisanej w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2, a także w przypadku opisanego systemu mieszanego, co Spółka wykazała powyżej.

Dopuszczalność, na gruncie przepisów o VAT, elektronicznej archiwizacji dokumentów otrzymywanych w formie papierowej została potwierdzona wielokrotnie w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

*   w interpretacji indywidualnej z dnia 30 września 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3. 4012.329.2019.4.RMA, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „Jak wynika z wniosku, rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych. Wnioskodawca wypełni zatem wskazane w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur. Wdrożona będzie również kontrola biznesowa, pozwalająca na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów, co wypełni zapisy art. 106m ustawy. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia (Spółka będzie dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi informacjami), integralność treści (m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) i czytelność faktur (poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości, aby dokonać wyraźnego odczytu danych) zarchiwizowanych elektronicznie. Biorąc pod uwagę przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy prawa należy uznać, że planowany sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i otrzymanych w formie elektronicznej”.
*   w interpretacji indywidualnej z dnia 23 sierpnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2. 4012.432.2018.1.MN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż „(\`(...)\`) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.
*   w interpretacji indywidualnej z dnia 8 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012. 168.2018.1.KB, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: „(\`(...)\`) przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu oraz zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.
*   w interpretacji indywidualnej z dnia 6 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.529. 2017.1JF, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: „(\`(...)\`) W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur (faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp on-line do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego jest zgodne z powołanymi przepisami”.

Mając na uwadze przedstawioną powyżej argumentację oraz stanowiska organów podatkowych, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) lub w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, opisaną w ramach Wariantu 1, jak również Wariantu 2.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi: 1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi; 2) w przypadku importu towarów - kwota podatku wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego.

Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną określone warunki tj.: (i) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług; (ii) nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych; (iii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy; oraz (iv) podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup lub w przypadku importu towarów dokument celny. Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi, dającymi prawo do odliczenia VAT naliczonego, konieczny jest również brak wystąpienia przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych faktur zakupowych, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych. Zdaniem Spółki sposób późniejszego przechowywania faktur zakupowych, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, dokumentujących dokonane zakupy, pozwoli na przyjęcie konkluzji, iż Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego. W ocenie Spółki nie ma przy tym znaczenia, iż faktura zakupowa, dokument celny czy też inny Dokument zakupowy, który zgodnie z przepisami daje prawo do odliczenia podatku naliczonego, będzie następnie przechowywany przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (nawet jeśli oryginalnie została otrzymana przez Spółkę lub Usługodawcę w formie papierowej), przy zastosowaniu określonej w stanie faktycznym procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych opisanej w Wariancie 1 lub Wariancie 2, lub wyłącznie w formie papierowej (co może mieć miejsce w przypadku stosowania przez Spółkę systemu mieszanego).

Spółka pragnie wskazać również, iż analiza przepisów ustawy o VAT, przedstawiona przez Wnioskodawcę w ramach uzasadnienia do pytania nr 1 wskazuje, iż przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie faktury zakupowe, dokumenty celne oraz inne Dokumenty zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, muszą być przechowywane. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur zakupowych, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie papierowej lub formie elektronicznej lub też w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej).

Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie faktur (oraz analogicznie dokumentów celnych i innych dokumentów, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego) w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur (analogicznie dokumentów celnych i innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego) otrzymanych również w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż faktury, dokumenty celne oraz inne Dokumenty zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych (innych papierowych Dokumentów zakupowych) i ustawa ta dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej (analogicznie również innych Dokumentów zakupowych), to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie wskazać, iż także sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny (dalej jako: „NSA”):

*   w wyroku z 7 marca 2013 r., sygn. I FSK 681/12, NSA przywołał ugruntowane już orzecznictwo, odwołujące się do sytuacji przedstawionej w opisie stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego i stwierdził: „(…) w sytuacji gdy ustawodawca krajowy nie skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur”.
*   w wyroku z 3 listopada 2009 r., sygn. I FSK 1169/08 sąd uznał: „Naczelny Sąd Administracyjny nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. (\`(...)\`) Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne”.

W świetle powyższego nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, zarówno w Wariancie 1, jak w Wariancie 2 jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Spółka pragnie również podkreślić, iż - jak w wskazano w uzasadnieniu do pytania nr 1 niniejszego wniosku - opisany przez nią system przechowywania Dokumentów zakupowych (w tym faktur, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego) w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej) pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, a także pozwoli na ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych Dokumentach zakupowych w wersji elektronicznej. W konsekwencji tak zarchiwizowane Dokumenty zakupowe będą wystarczającym dowodem w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej/celno-skarbowej.

Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym (tj. częściowo w papierze, a częściowo w formie elektronicznej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, opisaną zarówno w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 marca 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.l.MK, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3. 4012.672.2018.3.PR, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.l.DG oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., sygn. IPTPP4/4512-129/15-4/OS.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 3.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak wynika z przedstawionego w ramach niniejszego wniosku opisu rozważanych przez Spółkę rozwiązań, w przypadku Wariantu 1 może mieć miejsce sytuacja, że Dokumentacja zakupowa będzie przekazywana przez kontrahentów Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (tj. z pominięciem Spółki) jako podmiotu upoważnionego przez Spółkę do odbioru Dokumentacji zakupowej w imieniu i na jej rzecz. Spółka powiadomi swoich kontrahentów o zmianie adresu na jaki powinni dostarczać m.in. faktury za nabyte przez Spółkę towary i usługi.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż podmiotem odpowiedzialnym za odbiór Dokumentów zakupowych, w tym faktur, w imieniu i na rzecz Spółki może być Usługodawca. Usługodawca bowiem, jako podmiot wspierający Spółkę we wdrożeniu procesu elektronicznej archiwizacji Dokumentów zakupowych, będzie podmiotem upoważnionym do odbioru i dalszego przetwarzania otrzymanej dokumentacji, tj. jej skanowania wraz z OCR.

Kwestia momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz termin jego realizacji, w przypadku otrzymywania dokumentacji przez działający w imieniu i na rzecz podatnika podmiot wspierający go we wdrożeniu rozwiązań w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów, była przedmiotem analizy w ramach wydanych interpretacji indywidualnych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 19 czerwca 2013 r., sygn. IPTPP2/443-256/13-2/PR, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi wskazał, iż: „Dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji decydujące znaczenie ma data otrzymania faktury. W przedmiotowej sprawie upoważnionym przez Wnioskodawcę do odbioru faktur będzie podmiot zewnętrzny, a zatem otrzymanie faktur przez ten podmiot wywołuje skutki prawnopodatkowe dla Zainteresowanego. (\`(...)\`) W przedmiotowej sprawie należy stwierdzić, iż momentem otrzymania przez Wnioskodawcę faktury jest jej odbiór przez podmiot zewnętrzny posiadający upoważnienie do odbioru faktur. W przypadku, gdy prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, to data odbioru faktury przez podmiot zewnętrzny jest datą powstania prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego. Wskazane natomiast przez Wnioskodawcę techniczne rozwiązania dotyczące rejestrowania otrzymanych dokumentów (poprzez ich skanowanie) nie mogą decydować o ustaleniu terminu otrzymania faktury przez podatnika”.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przykładowo w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3. 4012.672.2018.3.PR oraz z dnia 4 marca 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.1.MK.

Mając na uwadze powyższe, dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego rozwiązania, tj. w odniesieniu do przedstawionego Wariantu 1, w ramach którego papierowe Dokumenty zakupowe byłyby dostarczane przez dostawców Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (celem ich skanowania wraz OCR), za dzień otrzymania faktury zakupowej, w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, należałoby uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Końcowo Organ pragnie wskazać, że przywołana przez Wnioskodawcę w poz. 69 wniosku ORD-IN ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r., poz. 2174, ze zm., dalej jako: „ustawa o VAT”), posiada tekst jednolity opublikowany w Dzienniku Ustaw z 2020 r., poz. 106.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy, będącej przedmiotem interpretacji, pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.