Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB3/423-164/14-5/17/S/EŻ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-08-17
Teza: w sprawie dotyczącej ewidencji przebiegu pojazdu
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; samochód
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej po ponownym rozpatrzeniu sprawy w związku z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 maja 2015 r. sygn. akt III SA/Wa 3162/14 (data wpływu orzeczenia 17 lipca 2017 r.) stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 lutego 2014 r. (data wpływu 19 lutego 2014r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w sprawie dotyczącej ewidencji przebiegu pojazdu - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 lutego 2014 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w sprawie dotyczącej ewidencji przebiegu pojazdu.

Dotychczasowy przebieg postępowania

W dniu 15 maja 2014r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów wydał dla Wnioskodawcy postanowienie odmawiające wszczęcia postępowania znak: IPPB3/423-164/14-2/EŻ w sprawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Wnioskodawca na wydane postanowienie z dnia 15 maja 2014r. znak: IPPB3/423-164/14-2/EŻ wniósł pismem z dnia 26 maja 2014r. (data wpływu 29 maja 2014r.) zażalenie na powyższe postanowienie.

W odpowiedzi na powyższe zażalenie Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów postanowieniem z dnia 28 lipca 2014r. znak: IPPB3/423-16414-4/EŻ utrzymał w mocy przedmiotowe postanowienie z dnia 15 maja 2014r., znak IPPB3/423-164/14-2/EŻ.

Wnioskodawca na powyższe postanowienie z dnia 28 lipca 2014r. znak: IPPB3/423-164/14-4/EŻ złożył skargę z dnia 1 września 2014r. (data wpływu 3 września 2014r.).

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 27 maja 2015r. sygn. akt III SA/Wa 3162/14 uchylił zaskarżone postanowienie.

Organ wniósł skargę kasacyjną od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 maja 2015r., sygn. III SA/Wa 3162/14, uchylającego zaskarżone postanowienie.

Naczelny Sąd Administracyjny wyrokiem z dnia 22 lutego 2017r., sygn II FSK 3067/15 oddalił skargę kasacyjną organu.

W myśl art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 718 ze zm.) ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wskutek powyższego, wniosek Strony w sprawie ewidencji przebiegu pojazdu wymaga ponownego rozpatrzenia przez tut. organ.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca zwana dalej Wnioskodawca lub Spółką ponosi wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów. Pracownicy używający samochodów, które nie stanowią własności pracodawcy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów. Ze względu na rozmiar i charakter prowadzonej przez Spółkę działalności, dużą liczbą pracowników oraz sposób i charakter wykonywania przez nich pracy, zachodzi konieczność usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z używaniem przez pracowników prywatnych samochodów oraz zmniejszenia kosztów jego obsługi. W związku z tym ewidencje przebiegu pojazdów prowadzone są lub będą przy użyciu programów komputerowych.

Prowadzona w elektroniczny sposób ewidencja przebiegu pojazdów zawiera miejsca/kolumny przeznaczone na wprowadzenie m.in. danych takich jak: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Niektóre ewidencje przebiegu pojazdów posiadają również dodatkowe kolumny/pola do wypełnienia np. kolumna „Uwagi”.

W związku z dużą ilością miejscowości, do których wysyłany jest pracownik w celu wykonania nałożonych na niego obowiązków bądź też rozległością obsługiwanego przez pracownika terenu, konieczne jest uproszczenie sposobu wypełniania ewidencji przebiegu pojazdów. Poniżej wskazujemy na planowane uproszczenia w przykładach:

1.  Pracownik w dniu 02.01.2014r wysyłany jest w celu wykonania zadań służbowych w kilku miejscowościach. W ewidencji przebiegu pojazdu w kolumnie „Skąd”, wpisuje \`(...)\`, w kolumnie „Dokąd”, wpisuje \`(...)\`. Szczegółowa informacja dotycząca miejsc,w których kolejno wykonywane są zadania służbowe uwidoczniona zostaje w polu „UWAGI”.
W dniu 03.01.2014r pracownik sprawy służbowe wykonuje w następujących miejscowościach \`(...)\`. W kolumnach „Opis trasy”, wpisuje miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży. Szczegółowa informacja dotycząca miejsc, w których wykonywane są zadania służbowe uwidoczniona zostaje w polu „Uwagi”. W polu tym nie ma uwidocznionych miejscowości stanowiących początek i koniec trasy — informacja ta zawarta jest w kolumnach „Opis trasy”. Dzięki takiemu rozwiązaniu jeden wiersz zapisu ewidencji przebiegu pojazdu mógłby odpowiadać jednemu dniu pracy, w którym konieczne było użycie samochodu niebędącego własnością Wnioskodawcy.2.  Pracownik wykonujący obowiązki listonosza przy użyciu prywatnego samochodu w ewidencji przebiegu pojazdu w kolumnie „Opis trasy (skąd — dokąd)” wpisuje nr rejonów, które obsługuje w danym dniu, natomiast w kolumnie „Cel wyjazdu” wpisuje obsługa rejonu doręczeń. Rejon, to trasa zdefiniowana w wewnętrznej dokumentacji (Wnioskodawca jako pracodawca posiada informację m.in. dotyczącą długości trasy konkretnego rejonu).
U oznacza Urząd Obsługa rejonu doręczeń - czynności (doręczanie korespondencji, wypłata przekazów, sprzedaż towarów i usług) wykonywane przez listonoszy.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy sposób zapisu przebiegu trasy w ewidencji przebiegu pojazdów (przykład 1) spełnia wymogi „opisu trasy (skąd-dokąd), o którym nowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT?
2.  Czy sposób zapisu przebiegu trasy oraz powodu wyjazdu w ewidencji przebiegu pojazdów (przykład 2) spełnia wymogi „opisu trasy (skąd-dokąd)” oraz „celu wyjazdu”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT?

Zdaniem Spółki, na podstawie art. 16 ust. 5 ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu,z wyłączeniem jedynie ryczałtu pieniężnego. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatników z tytułu używania samochodów na potrzeby działalności gospodarczej podatnika, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Przepis ten wskazuje również jakie elementy powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. Stanowi on, iż w ewidencji powinny znaleźć się co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Wskazane w przykładzie 1 sposoby opisywania trasy zawierają, w naszej ocenie, element „opis trasy (skąd-dokąd)”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Rozbicie opisu trasy poprzez zawarcie informacji o trasie przejazdu w kolumnie „OPIS TRASY” oraz w kolumnie „UWAGI” (uszczegółowienie) stanowi dla pracowników ułatwienie przy wypełnianiu ewidencji przebiegów pojazdu. Ustawodawca w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT stwierdził, jedynie, że ewidencja przebiegu pojazdów powinna zawierać opis trasy (skąd-dokąd) nie wskazał jednak formy zapisu. Tym samym, podatnik ma prawo dokonania tego w dowolny sposób. W naszej ocenie, za dopuszczalne należy uznać podejście zaprezentowane w przykładzie 1, zgodnie z którym kolumna „OPIS TRASY” zawiera informację o miejscowości, z której rozpoczyna się wyjazd i w której się kończy, natomiast pozostałe miejscowości, w których wykonywane są zadania służbowe wpisywane są w polu UWAGI. Ewidencja przebiegu pojazdów jest bowiem dokumentem, który należy analizować całościowo. W związku z czym, w naszej ocenie, sposób zapisu wskazany w przykładzie 1 należy uznać za prawidłowy.

W naszym przekonaniu sposób dokonywania zapisów dotyczących przebiegu trasy i celu wyjazdu przedstawiony w przykładzie 2, należy również uznać za prawidłowy. Z zapisów art. 16 ust. 5 ustawy o CIT nie wynika bowiem jaki powinien być stopień szczegółowości danych. Istotne jest, ażeby sposób prowadzenia ewidencji nie zniekształcał wykazywanych informacji o ilości przejechanych kilometrach i tym samym pozwalał ustalić kwotę,do wysokości której można zaliczyć wydatki z tytułu używania pojazdu nie stanowiącego majątku Spółki, do kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Spółki, z zapisów przedstawionych w przykładzie 2 wynika na jakiej trasie dokonywane były czynności służbowe przez listonosza. Listonosz codziennie dokonuje doręczenia korespondencji, wypłaty przekazów sprzedaży towarów usług tj. obsługuje rejon doręczeń na trasie zwanej Rejonem. Zestawiając ze sobą opis trasy oraz cel wyjazdu, przy założeniu, że Wnioskodawca posiada wewnętrzną dokumentację określającą szczegółowo dany Rejon (miejscowości/ulice/długość trasy), za spełniony należy uznać warunek posiadania w ewidencji przebiegu pojazdów danych dotyczących „opisu trasy (skąd—dokąd)” oraz „celu wyjazdu”, Tym samym stosowanie tego rodzaju zapisów należy uznać za prawidłowe.

Możliwość wprowadzenia uproszczeń w ewidencji przebiegu pojazdów została potwierdzona np. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 16.09.2008 r. znak: IBPB3/423-528/PC.

Mając powyższe na uwadze, sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, wskazanyw przykładzie 1 i 2, w ocenie Spółki, może zostać uznany za spełniający wymogi art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej w tym zakresie oceny stanowiska Wnioskodawców.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że niniejszą interpretację oparto na przepisach prawa podatkowego obowiązujących w dacie wydania pierwotnej interpretacji, bowiem niniejsza interpretacja stanowi ponowne rozstrzygnięcie tej samej sprawy w wyniku orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 maja 2015r., sygn. akt III SA/Wa 3162/14.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.