Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP4/443-8/12-5/OS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2012-04-05
Teza: Czy akceptacja faktury może być dokonana nie w formie podpisu odręcznego a w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu ?
Słowa kluczowe: faktura-akceptacja faktury; faktura-faktura elektroniczna; pełnomocnictwo
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy z dnia 29 grudnia 2011 r. (data wpływu 3 stycznia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji faktur w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu oraz prawidłowości tak zaakceptowanej faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT przyjętych w rozliczeniach Spółki – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 stycznia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatów faktur zaakceptowanych przez pełnomocnika oraz w zakresie akceptacji faktur w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu, jak również prawidłowości tak zaakceptowanej faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT przyjętych w rozliczeniach Spółki.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 22 marca 2012 r. (data wpływu 27 marca 2012 r.) w zakresie doprecyzowania zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.(ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku)

Wnioskodawca (zwany dalej również: Spółką) jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność w zakresie produkcji energii elektrycznej. Spółka jest członkiem Towarowej Giełdy za pośrednictwem której dokonuje sprzedaży wyprodukowanej energii elektrycznej. Transakcje giełdowe i rozrachunki transakcji giełdowych rozliczane są przez Izbę Rozliczeniową (zwaną dalej również: IR). Z uwagi na intensywność współpracy pomiędzy Spółką a IR w ramach prowadzonej działalności gospodarczej niezbędne staje się dla tych podmiotów zaimplementowanie umowy upoważniającej IR do wystawiania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w imieniu i na rzecz Spółki (zwanej umową samofakturowania) na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (publikacja Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), wydane na podstawie art. 106 ust 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dla spełnienia powyższego warunku Spółka zamierza zawrzeć z IR stosowną umowę z procedurą wystawiania i akceptacji faktur oraz udzielić pełnomocnictwa z prawem substytucji do podpisania faktur w imieniu Spółki.

Nabywcy będą czynnymi podatnikami podatku VAT.

Zawarta umowa pomiędzy stronami będzie spełniać wszystkie warunki wynikającego z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011, Nr 68, poz. 360)

Wystawione faktury będą zawierać wszystkie informacje zgodnie z art. 6 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.

Akceptacja faktury nastąpi poprzez podanie na fakturze imienia i nazwiska osoby akceptującej fakturę.

Wnioskodawca zakłada, że faktury wystawiane typu self-bllling będą generowane przez system oparty na powyższych założeniach, przy czym na wygenerowanej fakturze każdorazowo pojawi się podpis wystawcy w formie wpisanego w systemie imienia i nazwiska, jak również podpis osoby akceptującej na podstawie pełnomocnictwa, również w formie wpisanego w systemie imienia i nazwiska. Związane jest to bezpośrednio ze strukturą systemu, z której wynika, że w przypadku akceptującego fakturę, który posiadać będzie swój unikalny login i hasło, bez podania, którego niemożliwe będzie zaakceptowanie faktury oraz wpisanie na jej dokumencie w systemie imienia i nazwiska stanowiącego podpis. Co więcej, budowa systemu uniemożliwia wygenerowanie faktury i w konsekwencji jej późniejsze pobranie ze strony www.i\`(...)\`.pl bez uprzedniego zalogowania się i podania hasła przez osobę upoważnioną do akceptacji.

W konsekwencji, system ten opiera się na takiej strukturze:

1.  Wystawienie faktury w systemie.
2.  Zalogowanie się wystawiającego do systemu.
3.  Podpisanie faktury przez wystawiającego, poprzez wpisanie imienia i nazwiska, które pojawią się na dokumencie faktury po uprzednim podaniu osobistego, indywidualnego kodu (hasła).
4.  Zalogowanie się do systemu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa do akceptacji faktur w systemie.
5.  Zaakceptowanie faktury poprzez jej podpisanie, czyli wpisanie imienia i nazwiska, które pojawią się na dokumencie faktury po uprzednim podaniu osobistego, indywidualnego kodu (hasła).

W konsekwencji, na dokumencie faktury, który pojawi się wygenerowany w systemie opartym na self-billingu, gotowym do pobrania po zalogowaniu się i podaniu hasła, znajdą się dwa podpisy - wystawiającego fakturę oraz osoby posiadającej pełnomocnictwo do akceptacji faktury. Nie będą to jednak podpisy odręczne, lecz podpisy generowane w systemie, nieedytowalne, pojawiające się po akceptacji faktury przez podanie osobistego i indywidualnego kodu (hasła).Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przepisy rozporządzenia jednoznacznie określają, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Kwestię akceptacji faktur reguluje wskazany już § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia. Przepis ten wskazuje, że nabywca zobowiązany jest przedstawić sprzedającemu oryginał i kopię faktury „do jej akceptacji w formie podpisu”. Jednakże nie zastrzegł, że podpis ten ma być złożony wyłącznie odręcznie przez wpisanie imienia i nazwiska bądź parafki. W związku z tym, należy dopuścić możliwość akceptacji faktury złożonej w formie elektronicznej. Celem tego przepisu jest zaakceptowanie treści faktury przez sprzedającego a wystawionej przez nabywcę towarów i usług. Zatem akceptacja treści faktury dokonana w formie pisemnej lub elektronicznej wypełnia dyspozycję analizowanego § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia. W przedstawionych okolicznościach pełnomocnik sprzedawcy będzie dokonywał akceptacji faktury po uprzednim zalogowaniu się do systemu oraz podaniu indywidualnego, osobistego hasła. Akceptacja zostanie uwidoczniona na fakturze poprzez wpisanie imienia i nazwiska osoby do tego upoważnionej.

Stanowisko to zostało jednoznacznie poparte przez organy podatkowe w interpretacji indywidulanej udzielonej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 listopada 2011r. IPPP1/443- 1450/11-5/1 Go

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

1.  Czy akceptacja faktury może być dokonana nie w formie podpisu odręcznego a w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu ?
2.  Czy tak podpisana i tym samym zaakceptowana faktura VAT, faktura korygująca oraz duplikat faktury będzie prawidłowym dokumentem w rozumieniu przepisów ustawy o VAT do przyjęcia w rozliczeniach Spółki?

Zdaniem Wnioskodawcy, akceptacja faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatu faktur wystawianych w ramach umowy upoważniającej IR do ich wystawiania w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy (zwanej umową samofakturowania) może zostać dokonana przez pracownika IR na podstawie udzielonego mu przez Spółkę odrębnego pełnomocnictwa rodzajowego do akceptowania faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatu faktur w imieniu Spółki. Takie faktury stanowią prawidłowy dokument w świetle przepisów ustawy o VAT. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (publikacja Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) zwane dalej rozporządzeniem stanowi wdrożenie regulacji unijnych tj. Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej do polskiego prawa podatkowego.

W analizowanym stanie faktycznym zgodnie z rozporządzeniem, strony transakcji zamierzają podpisać między sobą umowę upoważniającą nabywcę (IR) do wystawiania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy (Spółka) towarów lub usługodawcy (zwanej umową samofakturowania). Fakturę VAT, zasadniczo wystawia Dostawca (usługodawca). Istnieją jednak regulacje, które pozwalają by fakturę VAT wystawił sam nabywca towaru bądź usługi. Taką możliwość przewidują również przepisy unijne - Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 26 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z art. 220 Dyrektywy 2006/112/WE faktura może zostać wystawiona przez samego podatnika lub w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią. Regulację art. 220 Dyrektywy 2006/112/WE uzupełnia art. 224 Dyrektywy, który określa ramowe warunki formalne wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę: istnienie w tym zakresie porozumienia pomiędzy stronami i określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur.

Zgodnie z art. 224 Dyrektywy o której mowa powyżej

1.  „Faktury mogą być wystawiane przez nabywcę lub usługobiorcę w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług dokonywanych na ich rzecz przez podatnika, jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.
2.  Państwa członkowskie, na terytoriom których dokonywana Jest dostawa towarów lub świadczenie usług, ustalają zasady i warunki takiego wcześniejszego porozumienia i procedury zatwierdzania faktur między podatnikiem a nabywca lub usługobiorcą.
3.  W odniesieniu do podatników dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi na ich terytorium państwa członkowskie mogą określić dodatkowe warunki wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę. W szczególności mogą wymagać, aby takie faktury były wystawiane w imieniu i na rzecz podatnika. Warunki, o których mowa w akapicie pierwszym muszą być w każdym przypadku takie same, niezależnie od miejsca siedziby nabywcy lub usługobiorcy”.

Każde państwo członkowskie Unii, na terenie którego dokonywana jest dostawa towarów lub świadczenie usług, określa zasady i warunki umowy o samofakturowanie, jak również procedury zatwierdzania faktur pomiędzy stronami Umowy. Dodatkowo, w odniesieniu do podatników dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi na ich terytorium, państwa członkowskiego mogą określić dodatkowe warunki wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę (np. mogą wymagać, aby takie faktury były wystawiane w imieniu na rzecz podatnika). Jednak warunki te muszą być w każdym przypadku takie same niezależnie od miejsca siedziby nabywcy lub usługobiorcy.

Jednym z warunków zaimplementowania umowy upoważniającej nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy jest przepis § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia zgodnie z którym podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług oraz wystawiając fakturę VAT zobowiązany jest do przedstawienia drugiej stronie oryginału i kopi: faktury celem jej akceptacji w formie podpisu. Termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury musi tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.

Zgodnie z § 5 rozporządzenia, o którym mowa powyżej, Nabywca oraz Dostawca towarów i usług, muszą spełniać poniższe warunki:

1.  Nabywcy towarów i usług od podatnika, o którym mowa w § 4 ust. 1. mogą wystawać faktury stwierdzając dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „FAKTURA VAT“, w tym również faktury, o których mowa w § 10, jeśli nabywca towarów lub usług:
    1.  jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;
    2.  ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą warunkom wymienionym w ust. 2, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;
    3.  w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, o której mowa w pkt 2 dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informacje o zawarciu takiej umowy zawierającą w szczególności:
    
    1.  dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,
    2.  datę zawarcia umowy,
    3.  okres obowiązywania umowy.
    
2.  Umowa, o której mowa w ust. 1 pkt 2, powinna zawierać:
    1.  postanowienia, iż podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:
    
    1.  upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,
    2.  poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
    
    3.  postanowienia, iż podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:
    
    1.  będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    2.  będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,
    3.  poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa
    
    5.  określenie terminu jej obowiązywania z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;
    6.  określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.
3.  Faktura wystawiana na zasadach określonych w ust. 1 i 2 powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako Dostawca.
4.  w przypadku faktur wystawionych w formie elektronicznej akceptacja, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b), wyrażana jest w formie elektronicznej; przepisy § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) oraz § 19 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
5.  W przypadku gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają dokonanie akceptacji w formie elektronicznej podatnik dokonuje akceptacji w formie podpisu na czytelnym wydruku przesłanej mu faktury.
6.  Przepisy ust. 1 pkt 2, ust. 2-5 stosuje się odpowiednio do faktur stwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli:

1.  nabywcą towarów jest podatnik podatku od wartości dodanej zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
2.  dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, który został zarejestrowany jako podatnik VAT UE, zgodnie z art. 97 ustawy;
3.  dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dostarczył właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy pisemną informację, o której mowa w ust. 1 pkt 3, wraz z danymi nabywcy, z którym zawarł umowę.

Zarówno przepisy prawa podatkowego, jak też akty prawne w zakresie rachunkowości nie zawierają wyłączenia możliwości udzielenia odrębnego pełnomocnictwa rodzajowego celem dokonywania akceptacji faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatu faktur przez pracownika Nabywcy towarów i usług. W związku powyższym do oceny dopuszczalności takich czynności należy stosować przepisy dotyczące pełnomocnictw.

Kwestia udzielenia pełnomocnictwa uregulowana została m.in. w Kodeksie cywilnym w art. 98-109.

Art. 98. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Art. 99 § 1. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

§ 2. Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Art. 100. Okoliczność, że pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie ma wpływu na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy.

Art. 101 § 1. Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

§ 2. Umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Art. 102. Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu; wygaśnięcie umocowania powinno być na odpisie zaznaczone.

Art. 103 § 1. Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

§ 2. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.

§ 3. W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę w cudzym imieniu obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.

Art. 104. Jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Jednakże gdy ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu, zgodził się na działanie bez umocowania, stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania.

Art. 105. Jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania, czynność prawna jest ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.

Art. 106. Pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Art. 107. Jeżeli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Przepis ten stosuje się odpowiednio do pełnomocników, których pełnomocnik sam dla mocodawcy ustanowił.

Art. 108. Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony.

Art. 109. Przepisy działu niniejszego stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy oświadczenie woli ma być złożone przedstawicielowi.

Zgodnie z Kodeksem Cywilnym w zakresie udzielania pełnomocnictw, Pełnomocnik otrzymuje od mocodawcy umocowanie do dokonania czynności prawnej w imieniu ze skutkami dla mocodawcy. Gdyby nie fakt, iż mocodawca (dostawca) jest poinformowany o działaniach kontrahenta (nabywcy) poprzez fakt wystawienia odrębnego szczególnego pełnomocnictwa rodzajowego dla pracownika nabywcy do podpisywania i tym samym akceptacji w jego imieniu faktur VAT, faktur korygujących VAT oraz duplikatów faktur VAT, to można by domniemywać, że taka sytuacja wyczerpuje znamiona art. 108 zd. 1 Kodeksu cywilnego mówiącego o tym, iż pełnomocnikiem nie może być druga strona czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy. Oczywistym jest, że jeżeli przyjąć dopuszczalność uznania pracownika nabywcy za jego reprezentanta to zachodzą w przedmiotowej sprawie okoliczności wskazane w Kodeksie cywilnym stanowiące odstępstwa od zasady z art. 108.

Zgodnie z treścią wskazanego przepisu pełnomocnik może być drugą stroną czynności prawnej w sytuacji gdy możliwość taka wynika z treści pełnomocnictwa lub też jeżeli ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Obie powyższe przesłanki w przedmiotowej sprawie zostały spełnione. Pełnomocnictwo odrębne (szczególne) udzielone przez Dostawcę, jednoznacznie wskazuje, iż upoważnia on pracownika swojego kontrahenta do podpisywania faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatu faktur.

Z uwagi na powyższe Spółka uważa, iż nie można mówić o naruszeniu interesów mocodawcy w przypadku, gdy jest on poinformowany o działaniach kontrahenta i godzi się na to. W związku z przytoczonymi powyżej przepisami Spółka stoi na stanowisku, iż akceptacja faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatu faktur wystawionych przez Nabywcę na podstawie umowy o samofakturowaniu w formie podpisu, o której mowa § 6 ust. 2 pkt 2b) Rozporządzenia oraz podpisana przez pracownika Nabywcy umocowanego na podstawie odrębnego pełnomocnictwa rodzajowego do tej czynności przez Spółkę spełnia wymogi określone w ustawie o VAT i tym samym potwierdza prawidłowość akceptowanej faktury VAT. W podobnej sprawie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 21 stycznia 2011 r. IPPP1-443-1109/10-3/AS, w której potwierdził dopuszczalność podpisywania faktur VAT wystawianych w imieniu Dostawcy na podstawie pełnomocnictwa. W przedmiotowej interpretacji potwierdzono również, iż takie faktury stanowią dokument upoważniający do dokonania odliczenia podatku naliczonego przez Nabywcę co również potwierdza, iż stanowią one prawidłowy dokument w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Spółka zakłada, także że faktury wystawiane typu self-biling będą generowane przez system informatyczny, przy czym na wygenerowanej fakturze każdorazowe pojawi się podpis wystawcy w formie wpisanego w systemie imienia i nazwiska, jak również podpis osoby akceptującej na podstawie pełnomocnictwa, również w formie wpisanego w systemie imienia i nazwiska. W konsekwencji na dokumencie faktury, który pojawi się wygenerowany w systemie opartym na self- bilingu, znajdą się dwa podpisy - wystawiającego fakturę oraz osoby posiadającej pełnomocnictwo do akceptacji faktury. Nie będą to jednak podpisy odręczne, lecz podpisy generowane w systemie informatycznym, nieedytowalne, pojawiające się po akceptacji faktury przez podanie osobistego i indywidualnego kodu (hasła). Wątpliwości Spółki dotyczą czy przedstawiony powyżej system, w którym Spółka otrzyma fakturę wystawioną i zaakceptowaną przez pełnomocnika, gdzie podpisy będą generowane w systemie i nie będą stanowiły podpisu odręcznego umożliwia uznanie takich faktur jako prawidłowych w rozumieniu przepisów o podatku VAT.

W świetle powyższego stwierdzić należy, że przepisy rozporządzenia jednoznacznie określają, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopie faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Kwestię akceptacji faktur reguluje § 6 ust. 2 pkt 2 b) rozporządzenia. Przepis ten wskazuje, że nabywca zobowiązany jest przedstawić Sprzedającemu oryginał i kopię faktury „do jej akceptacji w formie podpisu”. Jednakże nie zastrzegł, że podpis ten ma być złożony wyłącznie odręcznie przez wpisanie imienia i nazwiska bądź parafki. W związku z tym, należy dopuścić możliwość akceptacji faktury złożonej w formie elektronicznej. Celem tego przepisu jest zaakceptowanie treści faktury przez sprzedającego a wystawionej przez nabywcę towarów i usług. Zatem akceptacja treści faktury dokonana w formie pisemnej lub elektronicznej wypełnia dyspozycję analizowanego § 6 ust. 2 pkt 2 b) rozporządzenia. W przedstawionych okolicznościach pełnomocnika Spółki jako Sprzedającego będzie dokonywał akceptacji faktury po uprzednim zalogowaniu się do systemu oraz podaniu indywidualnego, osobistego hasła. Akceptacja faktury zostanie uwidoczniona na fakturze poprzez wpisanie imienia i nazwiska osoby do tego upoważnionej. Zatem, należy uznać, że akceptacja faktury w sposób opisany we wniosku będzie zgodna z § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia i jednoczesne będzie możliwe uznanie takiego dokumentu jako wystawionego w sposób prawidłowy. Izba Rozliczeniowa otrzymała indywidualną interpretację wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej, w której organ podatkowy potwierdził stanowisko podatnika odnośnie możliwości udzielenia pełnomocnictwa do akceptacji faktur pracownikowi Nabywcy oraz akceptowania faktur w drodze podpisu elektronicznego to jest generowania nazwiska i imienia pracownika. Zatem mając na uwadze fakt, iż co do przedstawionego systemu self - bilingu zostały wydane dwie interpretację potwierdzające tezy podatnika Spółka wnosi o potwierdzenie swojego stanowiska w sprawie przystąpienia do systemu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. z 2011r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Stosownie do art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwanego dalej rozporządzeniem, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia, nabywcy towarów i usług od podatnika, o którym mowa w § 4 ust. 1, mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „FAKTURA VAT”, w tym również faktury, o których mowa w § 10, jeżeli nabywca towarów lub usług:

1.  jest podatnikiem zarejestrowanym, jako podatnik VAT czynny;
2.  ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą warunkom wymienionym w ust. 2, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;
3.  w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, o której mowa w pkt 2, dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności:
    1.  dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,
    
    3.  datę zawarcia umowy,
    4.  okres obowiązywania umowy.

W myśl § 6 ust. 2 ww. rozporządzenia, umowa, o której mowa w ust. 1 pkt 2, powinna zawierać:

1.  postanowienia, iż podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:
    1.  upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur koryguduplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,
    2.  poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
2.  postanowienia, iż podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:
    1.  będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    2.  będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,
    3.  poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
3.  określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;
4.  określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.

W myśl § 6 ust. 3 rozporządzenia, faktura wystawiana na zasadach określonych w ust. 1 i 2 powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca z uwagi na intensywność współpracy pomiędzy Spółką a IR w ramach prowadzonej działalności gospodarczej niezbędne staje się dla tych podmiotów zaimplementowanie umowy upoważniającej IR do wystawiania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w imieniu i na rzecz Spółki (zwanej umową samofakturowania) .

Spółka zamierza zawrzeć z IR stosowną umowę z procedurą wystawiania i akceptacji faktur oraz udzielić pełnomocnictwa z prawem substytucji do podpisania faktur w imieniu Spółki, która będzie spełniać wszystkie warunki wynikającego z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011, Nr 68, poz. 360). Nabywcy będą czynnymi podatnikami podatku VAT.

Wystawione faktury będą zawierać wszystkie informacje zgodnie z art. 6 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.

Akceptacja faktury nastąpi poprzez podatnie na fakturze imienia i nazwiska osoby akceptującej fakturę.

Wnioskodawca zakłada, że faktury wystawiane typu self-bllling będą generowane przez system oparty na powyższych założeniach, przy czym na wygenerowanej fakturze każdorazowo pojawi się podpis wystawcy w formie wpisanego w systemie imienia i nazwiska, jak również podpis osoby akceptującej na podstawie pełnomocnictwa, również w formie wpisanego w systemie imienia i nazwiska. Związane jest to bezpośrednio ze strukturą systemu, z której wynika, że w przypadku akceptującego fakturę, który posiadać będzie swój unikalny login i hasło, bez podania, którego niemożliwe będzie zaakceptowanie faktury oraz wpisanie na jej dokumencie w systemie imienia i nazwiska stanowiącego podpis. Co więcej, budowa systemu uniemożliwia wygenerowanie faktury i w konsekwencji jej późniejsze pobranie ze strony www.i\`(...)\`.pl bez uprzedniego zalogowania się i podania hasła przez osobę upoważnioną do akceptacji.

W konsekwencji, system ten opiera się na takiej strukturze:

1.  Wystawienie faktury w systemie.
2.  Zalogowanie się wystawiającego do systemu.
3.  Podpisanie faktury przez wystawiającego, poprzez wpisanie imienia i nazwiska, które pojawią się na dokumencie faktury po uprzednim podaniu osobistego, indywidualnego kodu (hasła).
4.  Zalogowanie się do systemu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa do akceptacji faktur w systemie.
5.  Zaakceptowanie faktury poprzez jej podpisanie, czyli wpisanie imienia i nazwiska, które pojawią się na dokumencie faktury po uprzednim podaniu osobistego, indywidualnego kodu (hasła).

W konsekwencji, na dokumencie faktury, który pojawi się wygenerowany w systemie opartym na self-billingu, gotowym do pobrania po zalogowaniu się i podaniu hasła, znajdą się dwa podpisy - wystawiającego fakturę oraz osoby posiadającej pełnomocnictwo do akceptacji faktury. Nie będą to jednak podpisy odręczne, lecz podpisy generowane w systemie, nieedytowalne, pojawiające się po akceptacji faktury przez podanie osobistego i indywidualnego kodu (hasła).

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi fakt, czy akceptacja faktury może być dokonana nie w formie podpisu odręcznego a w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu i czy taka faktura będzie prawidłowym dokumentem w rozumieniu przepisów VAT w rozliczeniach Spółki.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przepisy rozporządzenia jednoznacznie określają, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Kwestię akceptacji faktur reguluje wskazany już § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia. Przepis ten wskazuje, że nabywca zobowiązany jest przedstawić sprzedającemu oryginał i kopię faktury „do jej akceptacji w formie podpisu”. Jednakże nie zastrzegł, że podpis ten ma być złożony wyłącznie odręcznie przez wpisanie imienia i nazwiska bądź parafki. W związku z tym, należy dopuścić możliwość akceptacji faktury złożonej w formie elektronicznej. Celem tego przepisu jest zaakceptowanie treści faktury przez sprzedającego a wystawionej przez nabywcę towarów i usług. Zatem akceptacja treści faktury dokonana w formie pisemnej lub elektronicznej wypełnia dyspozycję analizowanego § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia. W przedstawionych okolicznościach pełnomocnik sprzedawcy będzie dokonywał akceptacji faktury po uprzednim zalogowaniu się do systemu oraz podaniu indywidualnego, osobistego hasła. Akceptacja zostanie uwidoczniona na fakturze poprzez wpisanie imienia i nazwiska osoby do tego upoważnionej.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż w przypadku, gdy przyjęty system zapewnia integralność oraz poprawność złożonych w ten sposób podpisów, to akceptacja faktury w sposób opisany we wniosku będzie zgodna z § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia i taka faktura będzie prawidłowym dokumentem w rozumieniu przepisów ustawy o VAT do przyjęcia w rozliczeniach Spółki.

Mając na uwadze powyższe stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Ponadto wskazuje się, iż faktycznej oceny prawidłowości zastosowanego systemu akceptacji faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Podkreśla się także, iż tutejszy Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, zauważyć należy, że zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek Zainteresowanego, wydaje w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Stosownie zaś do treści art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacje wydawane są w indywidualnych sprawach Wnioskodawcy, w związku z tym skutki prawne, czy też ewentualna ochrona, określone w art. 14k do 14m mogą dotyczyć wyłącznie podmiotu, który uzyskał interpretację indywidualną. Stosownie zaś do art. 14e § 1 i 2 Ordynacji podatkowej, minister właściwy do spraw finansów publicznych może, z urzędu, zmienić wydaną interpretację ogólną lub indywidualną, jeżeli stwierdzi jej nieprawidłowość, uwzględniając w szczególności orzecznictwo sądów, Trybunału Konstytucyjnego lub Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości. Zawiadomienie o zmienionej interpretacji indywidualnej doręcza się podmiotowi, któremu w danej sprawie interpretacja została wydana.

Ponadto informuje się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji faktur w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu. Kwestia dotycząca zdarzenia przyszłego w zakresie akceptacji faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatów faktur zaakceptowanych przez pełnomocnika została rozstrzygnięta w odrębnej interpretacji nr IPTPP4/443-8/12-4/OS.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.