Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-277/12-5/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-09-21
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: czynności-czynności opodatkowane; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 7.; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 15 czerwca 2012 r. (data wpływu 22 czerwca 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 1 sierpnia 2012 r. (data wpływu 3 sierpnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 czerwca 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 1 sierpnia 2012 r. (data wpływu 3 sierpnia 2012 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca planuje uruchomić procedurę otrzymywania faktur VAT od swoich kontrahentów drogą elektroniczną w formie plików – w formacie PDF, które nie będą zabezpieczane ani podpisem elektronicznym ani hasłem.

Zainteresowany, zgodnie z przepisami prawa (§ 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej), wyrazi zgodę kontrahentom na przesyłanie faktur drogą elektroniczną, w formie pisemnej lub elektronicznej.

Spółka przewiduje 3 tryby otrzymywania faktur drogą elektroniczną:

1.  faktury dodawane przez podwykonawców w systemie informatycznym Wnioskodawcy dostępnym przez stronę internetową;
2.  faktury otrzymywane drogą mailową – kontrahent przesyła fakturę na adres e-mail określony w oświadczeniu zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną;
3.  kontrahent udostępnia faktury na swojej stronie internetowej. Faktury pobierane ręcznie ze strony internetowej kontrahenta przez pracownika Zainteresowanego.

Faktury otrzymywane przez Spółkę w wersji elektronicznej w formacie PDF będą przechowywane w rejestrze e-faktur. Rejestr e-faktur będzie wydzieloną częścią systemu informatycznego Wnioskodawcy, zawierającą pliki faktur wraz z informacjami pozwalającymi na łatwe ich odszukanie w podziale na okresy rozliczeniowe. Cały system informatyczny podlega wewnętrznym procedurom zapewnienia ciągłości działania pracy systemu oraz procedurom zapewniającym bezpieczeństwo danych, m.in. codzienne kopie zapasowe zapisywane na zewnętrznych dyskach twardych. Wszystkie osoby uczestniczące w procesie obsługi e-faktury logują się do systemu informatycznego za pomocą indywidualnego loginu i hasła dostępu.

Opis szczegółowy zdarzenia przyszłego dla poszczególnych trybów otrzymywania faktur drogą elektroniczną

Tryb nr 1:

Podwykonawca loguje się do systemu informatycznego Zainteresowanego (panel dla podwykonawcy dostępny za pomocą strony internetowej), gdzie generuje specyfikację – zestawienie prac wykonanych w zadanym okresie oraz dodaje plik – faktura VAT (w formacie PDF) za wykonane w tym terminie usługi.

Dodany plik faktura VAT w PDF jest automatycznie zapisywany w bazie danych systemu informatycznego. Prawidłowo wystawione faktury VAT są zapisywane w rejestrze e-faktur wraz z niezbędnym opisem pozwalającym na ich łatwą identyfikację.

Za datę otrzymania faktury elektronicznej w opisanym trybie przyjmuje się datę dodania prawidłowej faktury przez podwykonawcę w systemie informatycznym. Data otrzymania może przypadać w dni wolne od pracy.

Tryb nr 2:

Kontrahent przesyła fakturę VAT w formacie PDF za pomocą e-maila (adres e-mail nadawcy i odbiorcy określony w oświadczeniu zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną).

Pracownik Spółki dodaje prawidłowo wystawioną fakturę do rejestru e-faktur wraz z niezbędnym opisem pozwalającym na łatwą identyfikację.

Razem z fakturą w formacie PDF do rejestru e-faktur dodawany jest e-mail (jako potwierdzenie daty wpływu faktury). W późniejszym etapie proces może zostać zautomatyzowany – e-mail z fakturą VAT kontrahenta otrzymany na określony wcześniej adres będzie automatycznie dodawany do rejestru e-faktur.

Za datę wpływu w opisanym trybie przyjmuje się datę wpływu e-maila z fakturą w PDF.

Tryb nr 3:

Kontrahent udostępnia faktury na stronie internetowej (określonej w oświadczeniu zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną). Pracownik Wnioskodawcy pobiera prawidłowo wystawioną fakturę ze strony internetowej kontrahenta, a następnie dodaje do rejestru e-faktur wraz z niezbędnym opisem pozwalającym na jej łatwą identyfikację.

Za datę wpływu dla opisanego trybu przyjmuje się datę pobrania faktury ze strony internetowej.

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany oświadczył, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Faktury w formacie PDF, otrzymywane przez niego w przedstawionych w opisie zdarzenia trzech trybach otrzymywania, zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność ich treści.

a.) Autentyczność pochodzenia plików PDF dla otrzymywanych drogą elektroniczną faktur w poszczególnych trybach zostanie zapewniona w niżej podany sposób:

Tryb nr 1:

Podwykonawca logując się do systemu informatycznego Wnioskodawcy wykorzystuje unikalny login oraz tylko jemu znane bezpieczne hasło. Dzięki temu Spółka ma pewność, że plik PDF dodany do systemu informatycznego pochodzi od konkretnego podwykonawcy.

Tryb nr 2:

Pliki PDF przesyłane będą tylko z adresów upoważnionych na dedykowany adres e-mailowy Zainteresowanego, o którym będzie mowa w zgodzie na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Pliki PDF przesyłane z innych adresów nie będą traktowane jako faktury elektroniczne.

Tryb nr 3:

Wnioskodawca loguje się na stronę internetową kontrahenta, z której pobiera faktury elektroniczne. Strona jest podpisana certyfikatem potwierdzającym tożsamość witryny wystawionym przez(…), co gwarantuje autentyczność plików pochodzących z tej strony.

b.) Integralność treści zapewnia sam format plików PDF, który dodatkowo będzie sygnowany niekwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podwykonawca sam wygeneruje klucz niekwalifikowanego podpisu elektronicznego, nadając mu sobie tylko znane hasło. Spółka po dokonaniu identyfikacji danych podwykonawcy wystawi certyfikat autentyczności elektronicznego podpisu niekwalifikowanego, tworząc jednocześnie bazę certyfikatów zaufanych wszystkich podwykonawców.

Do rejestru e-faktur będą zapisywały się wyłącznie pliki faktur w formacie PDF sygnowane niekwalifikowanym podpisem elektronicznym, zweryfikowanym przez system na podstawie wystawionego wcześniej certyfikatu. Niekwalifikowany podpis elektroniczny zabezpiecza przed dokonywaniem zmian w pliku PDF, a tym samym gwarantuje pełną integralność treści pliku.

Faktury w formacie PDF, otrzymywane przez Wnioskodawcę w przedstawionych w opisie zdarzenia trzech trybach otrzymywania, będą dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (trzy tryby), stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661)?
2.  Czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Zainteresowanego w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (trzy tryby otrzymywania), mogą być traktowane na równi z fakturami otrzymywanymi wcześniej w wersji papierowej i czy będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur:
    *   w dacie dodania przez podwykonawcę pliku faktura VAT w formacie PDF w dedykowanej aplikacji udostępnianej przez Spółkę (Tryb nr l),
    *   w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (Tryb nr 2),
    *   w dacie pobrania faktury ze strony internetowej kontrahenta przez pracownika Zainteresowanego (Tryb nr 3)w przypadku, o którym mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF otrzymywane przez niego w przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego trzech trybach otrzymywania, stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r.

Faktury w formacie PDF otrzymywane przez Zainteresowanego w przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego trzech trybach otrzymywania, mogą być traktowane na równi z fakturami otrzymywanymi wcześniej w wersji papierowej i uprawniają Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur:

*   z datą otrzymania faktury przyjętą w dacie dodania przez podwykonawcę pliku Faktura VAT w formacie PDF w dedykowanej aplikacji udostępnianej przez Wnioskodawcę (Tryb nr 1),
*   z datą otrzymania faktury przyjętą w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (Tryb nr 2),
*   z datą otrzymania faktury przyjętą w dacie pobrania faktury ze strony internetowej kontrahenta przez pracownika Spółki (Tryb nr 3 )

w przypadku, o którym mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem, które weszło w życie dnia 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Na mocy § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – § 8 rozporządzenia.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia, zachowania „integralności treści” oraz jej „czytelności”. Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 112 podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI).

Z opisu sprawy wynika, że Zainteresowany, zarejestrowany czynny podatnik podatku od towarów i usług, planuje uruchomić procedurę otrzymywania faktur VAT od swoich kontrahentów drogą elektroniczną w formie plików – w formacie PDF, które nie będą zabezpieczane ani podpisem elektronicznym ani hasłem. Zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia, wyrazi on zgodę kontrahentom na przesyłanie faktur drogą elektroniczną w formie pisemnej lub elektronicznej.

Spółka przewiduje 3 tryby otrzymywania faktur drogą elektroniczną:

1.  faktury dodawane przez podwykonawców w systemie informatycznym Wnioskodawcy dostępnym przez stronę internetową;
2.  faktury otrzymywane drogą mailową – kontrahent przesyła fakturę na adres e-mail określony w oświadczeniu zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną;
3.  kontrahent udostępnia faktury na swojej stronie internetowej. Faktury pobierane ręcznie ze strony internetowej kontrahenta przez pracownika Zainteresowanego.

Otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury w wersji elektronicznej w formacie PDF będą przechowywane w rejestrze e-faktur, który będzie wydzieloną częścią systemu informatycznego Spółki, zawierającą pliki faktur wraz z informacjami pozwalającymi na łatwe ich odszukanie w podziale na okresy rozliczeniowe. Cały system informatyczny podlega wewnętrznym procedurom zapewnienia ciągłości działania pracy systemu oraz procedurom zapewniającym bezpieczeństwo danych, m.in. codzienne kopie zapasowe zapisywane na zewnętrznych dyskach twardych. Wszystkie osoby uczestniczące w procesie obsługi e-faktury logują się do systemu informatycznego za pomocą indywidualnego loginu i hasła dostępu.

Tryb nr 1 polega na tym, że podwykonawca loguje się do systemu informatycznego Zainteresowanego (panel dla podwykonawcy dostępny za pomocą strony internetowej), gdzie generuje specyfikację – zestawienie prac wykonanych w zadanym okresie oraz dodaje plik – faktura VAT (w formacie PDF) za wykonane w tym terminie usługi. Dodany plik faktura VAT w PDF jest automatycznie zapisywany w bazie danych systemu informatycznego. Prawidłowo wystawione faktury VAT są zapisywane w rejestrze e-faktur wraz z niezbędnym opisem pozwalającym na ich łatwą identyfikację. Za datę otrzymania faktury elektronicznej w opisanym trybie przyjmuje się datę dodania prawidłowej faktury przez podwykonawcę w systemie informatycznym. Data otrzymania może przypadać w dni wolne od pracy.

W Trybie nr 2, kontrahent przesyła fakturę VAT w formacie PDF za pomocą e-maila (adres e mail nadawcy i odbiorcy określony w oświadczeniu zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną). Pracownik Spółki dodaje prawidłowo wystawioną fakturę do rejestru e-faktur wraz z niezbędnym opisem pozwalającym na łatwą identyfikację. Razem z fakturą w formacie PDF do rejestru e-faktur dodawany jest e-mail (jako potwierdzenie daty wpływu faktury). W późniejszym etapie proces może zostać zautomatyzowany – e-mail z fakturą VAT kontrahenta otrzymany na określony wcześniej adres będzie automatycznie dodawany do rejestru e-faktur. Za datę wpływu w opisanym trybie przyjmuje się datę wpływu e-maila z fakturą w PDF.

Z kolei w Trybie nr 3, kontrahent udostępnia faktury na stronie internetowej (określonej w oświadczeniu zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną). Pracownik Wnioskodawcy pobiera prawidłowo wystawioną fakturę ze strony internetowej kontrahenta, a następnie dodaje do rejestru e-faktur wraz z niezbędnym opisem pozwalającym na jej łatwą identyfikację. Za datę wpływu dla opisanego trybu przyjmuje się datę pobrania faktury ze strony internetowej.

Jak poinformował Zainteresowany, autentyczność pochodzenia plików PDF dla otrzymywanych drogą elektroniczną faktur w poszczególnych trybach zostanie zapewniona w następujący sposób:

Tryb nr 1 – podwykonawca logując się do systemu informatycznego Wnioskodawcy wykorzystuje unikalny login oraz tylko jemu znane bezpieczne hasło. Dzięki temu Spółka ma pewność, że plik PDF dodany do systemu informatycznego pochodzi od konkretnego podwykonawcy.

Tryb nr 2 – pliki PDF przesyłane będą tylko z adresów upoważnionych na dedykowany adres e mailowy Zainteresowanego, o którym będzie mowa w zgodzie na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Pliki PDF przesyłane z innych adresów nie będą traktowane jako faktury elektroniczne.

Tryb nr 3 – Wnioskodawca loguje się na stronę internetową kontrahenta, z której pobiera faktury elektroniczne. Strona jest podpisana certyfikatem potwierdzającym tożsamość witryny wystawionym przez (…), co gwarantuje autentyczność plików pochodzących z tej strony.

Z kolei, jak wskazała Spółka, integralność treści zapewnia sam format plików PDF, który dodatkowo będzie sygnowany niekwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podwykonawca sam wygeneruje klucz niekwalifikowanego podpisu elektronicznego, nadając mu sobie tylko znane hasło. Zainteresowany po dokonaniu identyfikacji danych podwykonawcy wystawi certyfikat autentyczności elektronicznego podpisu niekwalifikowanego, tworząc jednocześnie bazę certyfikatów zaufanych wszystkich podwykonawców. Do rejestru e-faktur będą zapisywały się wyłącznie pliki faktur w formacie PDF sygnowane niekwalifikowanym podpisem elektronicznym zweryfikowanym przez system na podstawie wystawionego wcześniej certyfikatu. Niekwalifikowany podpis elektroniczny zabezpiecza przed dokonywaniem zmian w pliku PDF, a tym samym gwarantuje pełną integralność treści pliku.

Wobec powyższego stwierdzić należy, że faktury w formacie PDF otrzymywane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (trzy tryby) stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W świetle art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W przedmiotowej sprawie, faktury w formacie PDF, otrzymywane przez Wnioskodawcę w przedstawionych w opisie zdarzenia trzech trybach będą dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Podkreślić w tym miejscu należy, że ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia podatku naliczonego względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący możliwość odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać „otrzymana” oraz przechowywana w sposób i w formie zapewniającej jej autentyczność, integralność i czytelność.

Na mocy art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (…).

Należy podkreślić, iż ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy, nie określił pojęć moment wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni obu pojęć. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 1079 oraz s. 587), „wystawić” oznacza wydobyć, wyjąć, wydostać coś skąd, wyłożyć na zewnątrz, ale również wypisać, wypełnić, wydać. Z kolei „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś.

Należy zatem stwierdzić, iż powyżej opisane pojęcia wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, iż w niniejszej sprawie, momentem otrzymania przez nią faktury w formie elektronicznej będzie moment:

*   dodania przez podwykonawcę pliku faktura VAT w formacie PDF w dedykowanej aplikacji udostępnianej przez Spółkę (Tryb nr l),
*   otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (Tryb nr 2),
*   pobrania faktury ze strony internetowej kontrahenta przez pracownika Zainteresowanego (Tryb nr 3).

Tym samym, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje prawne wskazać należy, że faktury w formacie PDF otrzymywane przez Zainteresowanego w przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego trzech trybach otrzymywania mogą być traktowane na równi z fakturami otrzymywanymi w wersji papierowej i będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur:

*   w dacie dodania przez podwykonawcę pliku faktura VAT w formacie PDF w dedykowanej aplikacji udostępnianej przez Spółkę (Tryb nr l),
*   w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (Tryb nr 2),
*   w dacie pobrania faktury ze strony internetowej kontrahenta przez pracownika Zainteresowanego (Tryb nr 3).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści otrzymywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Tut. Organ zwraca uwagę na fakt, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytań) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Ponadto informuje się, iż przedmiotowej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie prawa do odl

iczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. Natomiast kwestia dotycząca zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści otrzymywanych faktur została rozstrzygnięta w postanowieniu o odmowie wszczęcia postępowania z dnia 24 lipca 2012 r. nr ILPP4/443 -277/12-2/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.