Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-640/10-5/BA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-07-16
Teza: Czy w przypadku drukowania tylko oryginału faktury sprzedażowej a niedrukowania kopii faktury (kopie faktur przechowywane są w elektronicznym systemie komputerowym) postępowanie Spółki będzie prawidłowe?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 30 kwietnia 2010 r. (data wpływu 5 maja 2010 r.) uzupełnionym pismem z dnia 5 lipca 2010 r. (data wpływu 9 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 maja 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 5 lipca 2010 r. (data wpływu 9 lipca 2010 r.) o dokumenty z których wynika prawo osoby upoważnionej do występowania w imieniu Spółki z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż m.in. suplementów diety oraz olejów spożywczych do sklepów spożywczych, hurtowni farmaceutycznych oraz aptek, a także sprzedaż wysyłkową ww. produktów. Faktury są wystawiane w elektronicznym systemie sprzedaży xoraz automatycznie ujmowane w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie księgowane w systemie finansowo-księgowym x. Zainteresowany stale przechowuje kopie faktur, co umożliwia wydrukowanie ich w dowolnym czasie i zabezpiecza przed możliwością ich zmiany i zniszczenia. Z uwagi na bardzo dużą ilość (ponad 5 tys. z tendencją do ich wzrostu) wystawianych i drukowanych faktur sprzedaży Zainteresowany ponosi duże koszty papieru i tuszu do drukarki. Ponadto z uwagi na ograniczoną ilość miejsca w archiwum Spółka rozważa możliwość niedrukowania kopii faktur sprzedażowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku drukowania tylko oryginału faktury sprzedażowej, a niedrukowania kopii faktury (kopie faktur przechowywane są w elektronicznym systemie komputerowym) postępowanie Zainteresowanego będzie prawidłowe?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury powinny być wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał faktury powinien zawierać słowo „ORYGINAŁ”, a kopia faktury wyraz „KOPIA”. Ponadto wszystkie egzemplarze faktury powinny być wystawiane w ten sam sposób i w tej samej formie. W ocenie Zainteresowanego warunek ten zostaje spełniony, gdyż zarówno oryginał jak i kopia po wydrukowaniu wyglądem nie będą się różniły. Ustawodawca w ww. rozporządzeniu posługuje się wyrazem wystawianie faktury, co nie jest tożsame ze słowem wydrukowanie faktury. Zatem należy wnioskować, że wystawienie faktury w programie komputerowym jest wystarczające w myśl przytoczonego rozporządzenia, a nie jej fizyczne wydrukowanie. W ocenie Wnioskodawcy, wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta – nabywcy, chyba, że podatnik dokonuje przesyłania faktur drogą elektroniczną, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. W przepisach prawa krajowego nigdzie nie ma wzmianki o obowiązku wydruku faktury, a jedynie do jej wystawienia i przesyłania. Skoro ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej dla kopii faktur jako jedynej możliwej do przechowywania to oznacza to, że forma elektroniczna jest możliwa, dozwolona prawem. Również należy wskazać, że istotą przechowywania kopii faktury jest jej funkcja kontrolna, która w tym przypadku będzie spełniona.

Ponadto, Zainteresowany wskazuje na art. 246 Dyrektywy, gdzie podkreśla się na cechę kopii faktur oraz nakazuje się jej drukowania na każde żądanie organu, przy jednoczesnym wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem „KOPIA”. W ocenie Wnioskodawcy nie ma prawnych przeciwwskazań do mieszanego systemu przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktur oryginałów w formie papierowej oraz przechowywaniu kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają względy celowościowe, ekologiczne i ekonomiczne. Potwierdzeniem takiego stanowiska jest wyrok NSA I FSK 1169/08, w którym to wskazuje się również na zasadę proporcjonalności wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki, które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne przedmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż m.in. suplementów diety oraz olejów spożywczych do sklepów spożywczych, hurtowni farmaceutycznych oraz aptek, a także sprzedaż wysyłkową ww. produktów. Faktury są wystawiane w elektronicznym systemie sprzedaży x oraz automatycznie ujmowane w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie księgowane w systemie finansowo-księgowym x. Zainteresowany stale przechowuje kopie faktur, co umożliwia wydrukowanie ich w dowolnym czasie i zabezpiecza przed możliwością ich zmiany i zniszczenia. Z uwagi na bardzo dużą ilość (ponad 5 tys. z tendencją do ich wzrostu) wystawianych i drukowanych faktur sprzedaży Wnioskodawca ponosi duże koszty papieru i tuszu do drukarki. Ponadto z uwagi na ograniczoną ilość miejsca w archiwum Zainteresowany rozważa możliwość niedrukowania kopii faktur sprzedażowych.

Jednakże biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Wobec powyższego, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Należy ponadto zauważyć, że powołany przez Wnioskodawcę wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego jest rozstrzygnięciem w indywidualnej sprawie, osadzonym w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się zawęża, w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.