Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB3/4511-227/15-6/RR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2016-01-12
Teza: Czy przesłanie podatnikom za pomocą środków komunikacji elektronicznej imiennych informacji PIT-8C stanowi wykonanie przez Spółkę obowiązku w rozumieniu art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 3 oraz art. 42a ustawy o PIT?
Słowa kluczowe: deklaracje; informacja; obowiązek-obowiązek płatnika; poczta-poczta elektroniczna; podatnik; płatnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 39

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 6 października 2015 r. (data wpływu 9 października 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 listopada 2015r. (data wpływu 6 listopada 2015r.) oraz pismem z dnia 18 grudnia 2015 r. (data wpływu 22 grudnia 2015 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku przekazania przez płatnika podatnikowi informacji imiennych PIT-8C za pomocą środków komunikacji elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 października 2015 r. do Izby Skarbowej w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji imiennych PIT-8C za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pismem z dnia 15 października 2015 r., nr IBPB-2-1/4511-469/15/ASz, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach na podstawie art. 170 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn zm.), przesłał wniosek ….. S.A. zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową do rozpatrzenia Dyrektorowi Izby Skarbowej w Łodzi.

W dniu 20 października 2015 r. przedmiotowy wniosek wpłynął do Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim.

Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ustawy Ordynacja podatkowa oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), pismem z dnia 30 października 2015 r., nr IPTPB3/4511-227/15-2/RR (doręczonym w dniu 4 listopada 2015 r.), oraz pismem z dnia 8 grudnia 2015 r., nr IPTPB3/4511-227/15 -4/RR (doręczonym w dniu 14 grudnia 2015 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W odpowiedzi na ww. wezwania dnia: 6 listopada 2015 r. i 22 grudnia 2015 r. wpłynęły uzupełnienia wniosku (nadane w dniu: 5 listopada 2015 r. oraz 18 grudnia 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

….. Spółka Akcyjna („Płatnik”, „Wnioskodawca”, „Spółka”), zgodnie z przepisem art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 3 oraz art. 42a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.; dalej: Ustawa o PIT), ma obowiązek sporządzać i doręczać podatnikom roczne informacje o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych zródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych na formularzach PIT-8C. Do tej pory Spółka informacje takie drukowała i wysyłała podatnikom w formie papierowej.

Spółka rozważa obecnie koncepcję sporządzania formularzy PIT-8C w formie elektronicznej, (bez wydruku), podpisanej bezpiecznym e-podpisem i wysyłanie ich podatnikom za pośrednictwem poczty elektronicznej. W zamyśle wprowadzanej zmiany chodzi o oszczędność czasu i kosztów z tym związanych. Dostarczanie bowiem deklaracji w wersji papierowej do podatników niesie za sobą znaczne koszty natury administracyjnej. Dodatkowo, konieczność przechowywania imiennych informacji PIT-8C stanowi duży problem logistyczny. Zatem, w przypadku istnienia możliwości elektronicznego przekazywania ww. informacji, kontynuowanie tradycyjnego (papierowego) doręczania informacji PIT-8C podatnikom stoi w sprzeczności z zasadami racjonalnego gospodarowania oraz z zasadami poszanowania środowiska naturalnego (proces wytwarzania papieru pochłania nie tylko znaczne obszary lasów, ale także duże ilości energii). W ocenie Wnioskodawcy, niewątpliwym usprawnieniem zarówno procesu dostarczania informacji podatkowych, ich archiwizacji byłoby wykorzystywanie elektronicznych systemów przesyłania i archiwizacji danych.

Mając powyższe na względzie, Wnioskodawca planuje wdrożyć system umożliwiający przesyłanie informacji podatkowych PIT-8C za pomocą poczty elektronicznej. W celu otrzymywania od Wnioskodawcy drogą elektroniczną ww. informacji PIT-8C, każdy z podatników będzie zobowiązany do uprzedniego złożenia Wnioskodawcy oświadczenia, w którym wyraża zgodę na otrzymywanie informacji PIT-8C na wskazany adres własnej skrzynki poczty elektronicznej. Ponadto w tym samym oświadczeniu, podatnik zobowiąże się do informowania Spółki o ewentualnych zmianach adresu poczty elektronicznej, na który chciałby otrzymywać informacje podatkowe. Oświadczenie zawierać będzie ponadto zobowiązanie podatnika do poinformowania Wnioskodawcy w przypadku, gdyby podatnik nie otrzymał w określonym terminie (tzn. do końca lutego roku następującego po danym roku podatkowym) swojej informacji PIT-8C pocztą elektroniczną.

Wnioskodawca po otrzymaniu adresów poczty elektronicznej podatników w wyżej opisanym trybie, umieści je w swojej bazie adresów poczty elektronicznej. Deklaracje zostaną wysłane drogą elektroniczną. Przesłane pliki będą mieć formę nieedytowalną w formacie pdf oraz opatrzone zostaną bezpiecznym podpisem elektronicznym. Powszechność formatu pdf oraz dostępność bezpłatnego oprogramowania umożliwiającego odczyt plików w tym formacie powodują, że podatnicy nie będą mieć kłopotów z zapoznaniem się z przesłanymi informacjami PIT-8C. Informacje zostaną przygotowane według obowiązujących wzorów (określonych w rozporządzeniach Ministra Finansów) i w takim kształcie przesłane podatnikom.

Przesyłane informacje będą zabezpieczone przed otwarciem przez osoby nieuprawnione przy użyciu 4-cyfrowego indywidualnego hasła. Hasła zostaną przekazane podatnikom w sposób gwarantujący ich poufność.

Wysyłając informacje PIT-8C podatnikom, Wnioskodawca zarejestruje fakt wysłania informacji pod konkretny adres oraz datę i godzinę wysyłki. W przypadku niedostarczenia przesyłki pod wskazany adres poczty elektronicznej, Wnioskodawca otrzyma automatyczną informację zwrotną o zaistnieniu takiej sytuacji i będzie mógł podjąć działania zmierzające do skutecznego przesłania informacji (np. poprzez weryfikację adresu podanego przez pracownika). Wnioskodawca zapewni, że dane dotyczące wysłania podatnikom informacji PIT-8C w postaci elektronicznej będą przechowywane przez okres nie krótszy niż okres przedawnienia zobowiązań podatkowych za ten rok, za który zostały wystawione informacje wysłane w tej właśnie formie.

W piśmie z dnia 18 listopada 2015 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku Wnioskodawca wskazał, że katalog przychodów (dochodów), które należy wykazać na formularzu PIT-8C jest szeroki i obejmuje: przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust. 1 Ustawy o PIT, stypendia, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 40b Ustawy o PIT, odpłatne zbycie papierów wartościowych lub realizacja praw z nich wynikających, odpłatne zbycie pochodnych instrumentów finansowych. Jednocześnie osoby, które otrzymują tego typu przychody, nie muszą być pracownikami podmiotu wypłacającego i dlatego we wniosku mowa jest o informacjach przesyłanych podatnikom a nie pracownikom Spółki. W przeszłości Spółka wystawiała informacje na formularzach PIT-8C w przypadku np. przekazania upominków dla jubilatów i wypłat świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla emerytów i rencistów. Według wiedzy Pełnomocnika Spółka jest zobowiązana do wystawienia informacji PIT-8C za 2015 r. z tytułu przekazania upominków dla jubilatów i wypłat świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla emerytów i rencistów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy przesłanie informacji PIT-8C w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Spółkę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 3 oraz art. 42a Ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, przesłanie informacji PIT-8C w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Wnioskodawcę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 3 oraz art. 42a Ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 35 ust. 10 Ustawy o PIT, płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 40b, są obowiązani w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, sporządzić informację o wysokości wypłaconego stypendium, według ustalonego wzoru (PIT-8C), i przesłać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, z zastrzeżeniem art. 37.

Jednocześnie, na podstawie art. 39 ust. 3 Ustawy o PIT, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej są obowiązane, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, przesłać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 30b ust. 2, sporządzone według ustalonego wzoru.

Natomiast art. 42a Ustawy o PIT stanowi, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, z wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21, art. 52, art. 52a i art. 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku, od których nie są obowiązane pobierać zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, są obowiązane sporządzić informację według ustalonego wzoru o wysokości przychodów i w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, przesłać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

W przypadkach, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 3 i art. 42a Ustawy o PIT, wymaganą informację sporządza się na formularzu PIT-8C.

Przepisy art. 3a oraz art. 3b ustawy Ordynacja podatkowa, przewidują możliwość składania do właściwych urzędów skarbowych deklaracji, o których mowa w art. 3 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa (w tym także informacji o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych na formularzach PIT-8C) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Deklaracje te powinny zawierać dane w ustalonym formacie elektronicznym zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach oraz jeden podpis elektroniczny (kwalifikowany). Możliwość złożenia deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność materializowania ich w formie papierowej i przesyłania do konkretnego urzędu.

Ponadto, zgodnie z art. 45ba ust. 1 Ustawy o PIT, deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 37 ust. 1, art. 38 ust. 1a i 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a oraz art. 42e ust. 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Przywołane wyżej regulacje nie określają jednak zasad odnoszących się do przekazania podatnikom rocznych informacji o wypłaconym stypendium, o przychodacn z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych na formularzach PIT-8C. Ogólna dyspozycja wyrażona w art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 3 oraz art. 42a Ustawy o PIT nakazuje jedynie przesłanie informacji w terminie do ostatniego dnia lutego roku następującego po roku podatkowym, nie precyzując dodatkowych warunków, od których uzależniona byłaby prawna skuteczność „przesłania”.

Takich regulacji nie zawierają także przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych.

Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN SA, czasownik „przesyłać” oznacza „posłać, wysłać coś dokądś”. Tym samym, aby spełnić obowiązek określony w art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 3 oraz art. 42a Ustawy o PIT, wystarczy by płatnik wysłał informację PIT-8C na adres podatnika w określonym terminie. Nie ma przy tym przesłanek, by twierdzić, że wysłanie może nastąpić jedynie na adres „fizyczny” rozumiany jako miejsce pobytu czy zamieszkania podatnika. Wobec powszechnej dostępności i popularności poczty elektronicznej, wydaje się, że adresem, pod który można przesłać informacje PIT-8C, jest również adres poczty elektronicznej.

Z tych względów należy uznać, że przesłanie podatnikom informacji PIT-8C przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie ich doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty (osobiście w przedsiębiorstwie płatnika, czy też poprzez operatora pocztowego), ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pomimo braku odpowiednich regulacji dotyczących wysyłania podatnikom informacji PIT-8C w postaci elektronicznej, zasadnym wydaje się założenie, że płatnik powinien uzgodnić przesłanie informacji w tej postaci z podatnikiem i uzyskać jego zgodę na takie przesłanie oraz adres poczty elektronicznej, na który należy przesłać informację. Ponadto, dla zapewnienia, że informacja sporządzona w postaci elektronicznej jest ekwiwalentna z postacią drukowaną i opatrzoną odręcznym podpisem, płatnik powinien zadbać o to, by informacja taka była sporządzona według ustalonego wzoru oraz opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym odpowiednio upoważnionej osoby.

Zgodnie bowiem z art. 6 ust. l ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2014 r., poz. 1662, z późn. zm.), bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składająca podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważnioną osobę.

Jak wynika z opisu stanu przyszłego przedstawionego w niniejszym wniosku, Wnioskodawca zapewni, że wymienione powyżej warunki zostaną spełnione w przypadku wysyłania przezeń pracownikom informacji PIT-8C w formie elektronicznej. Wobec tego, w ocenie Wnioskodawcy, przesłanie informacji PIT-8C w taki sposób w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym stanowić będzie wykonanie przez Wnioskodawcę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 3 oraz art. 42a Ustawy o PIT.

Wnioskodawca zauważa, że prawidłowość Jego stanowiska została potwierdzona wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10). W wyroku tym Sąd stwierdził, że: „W ocenie Sądu w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej w tym zakresie oceny stanowiska Spółki.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego ….., po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.