Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.412.2017.2.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-11-17
Teza: w zakresie przechowywania w formie elektronicznej (w postaci skanu) faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 5 października 2017 r. (data wpływu 20 października 2017 r.) uzupełnionym pismem z dnia 6 listopada 2017 r. (data wpływu 9 listopada 2017 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 25 października 2017 r. (doręczone Stronie w dniu 31 października 2017 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej (w postaci skanu) faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 października 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej (w postaci skanu) faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 6 listopada 2017 r. (data wpływu 9 listopada 2017 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 25 października 2017 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.412.2017.1.JF (doręczone Stronie w dniu 31 października 2017 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie marketingu oraz sprzedaży piwa i napojów bezalkoholowych. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka nabywa towary oraz usługi. Część dostawców i usługodawców wysyła Spółce faktury w formie elektronicznej, a część w formie papierowej. Przedmiotowy wniosek dotyczy faktur, faktur korygujących, not korygujących, not księgowych (obciążeniowych i uznaniowych) oraz ich duplikatów, które są wysyłane do Spółki w formie papierowej (dalej: „Faktury”, lub „Dokumenty”).

Po otrzymaniu Faktury jest ona skanowana i wprowadzana do systemu finansowo-księgowego, w celu jej weryfikacji oraz akceptacji (ewentualnie odrzucenia) przez wyznaczone/upoważnione przez Spółkę osoby. Stosowana przez Wnioskodawcę wewnętrzna procedura akceptacji płatności, której istotnym elementem jest minimum dwupoziomowa weryfikacja zasadności Faktury dokonywana co do zasady przez dwie różne osoby (osobę zamawiającą (określaną w terminologii Spółki jako buyer) oraz osobę akceptującą (approver)) ma na celu ustanowienie kontroli biznesowej, która wyeliminuje ryzyko polegające na dokonywaniu nieuzasadnionych płatności. Proces ten jest jednym z elementów całego systemu kontroli wewnętrznej funkcjonującego w Spółce, obejmującego również proces zakładania dostawcy w systemie.

Opisana w skrócie powyżej procedura akceptacji płatności dokonywana jest w systemie księgowo-finansowym w oparciu o zeskanowane Dokumenty (w trakcie procesu autoryzacji płatności, pracownicy mają dostęp do skanów). Skany Dokumentów są czytelne i nie stwarzają problemów z odczytaniem danych zawartych na Fakturach. Oczywiście porównując skan z dokumentem papierowym możliwe jest dostrzeżenie różnic, ale dotyczą one nieistotnych kwestii takich jak kolor, kontrast, czyli różnic wynikających z gorszej jakości skanu Dokumentu w porównaniu do jego papierowej wersji powstałych w wyniku skanowania. Różnice te jednak nie wpływają na czytelność skanu Dokumentu i co najistotniejsze nie utrudniają weryfikacji zasadności Faktur, na którą składa się weryfikacja autentyczności pochodzenia oraz integralności ich treści.

W chwili obecnej skanowanie Dokumentów odbywa się w Polsce. Wnioskodawca nie wyklucza jednak, że w przyszłości skanowanie Dokumentów będzie odbywać się także w innym kraju należącym do Unii Europejskiej.

W świetle powyższego, w praktyce papierowe oryginały Dokumentów - po ich zeskanowaniu - nie pełnią już znaczącej roli zarówno dla Spółki, która w procesie akceptacji płatności wykorzystuje skany Dokumentów, jaki i dla organów podatkowych, które w trakcie np. czynności sprawdzających raczej wymagają przesłania im Dokumentów w wersji elektronicznej (np. w postaci skanów).

W chwili obecnej, po zeskanowaniu papierowe Dokumenty są archiwizowane i przechowywane przez Spółkę minimum do końca okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych za lata podatkowe, których te Dokumenty dotyczą.

W przyszłości Spółka zamierza niszczyć papierowe Dokumenty i archiwizować wyłącznie ich skany w systemie finansowo-księgowym.

Stosowany przez Spółkę system finansowo-księgowy zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy opisany powyżej sposób postępowania, w szczególności niszczenie papierowych oryginałów Dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, w szczególności z art. 106m, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT?
2.  Czy niszczenie papierowych Dokumentów pozbawia Wnioskodawcę prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych Faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Zdaniem Spółki opisany powyżej sposób postępowania, w szczególności niszczenie papierowych oryginałów Dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, w szczególności z art. 106m, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.
2.  W ocenie Wnioskodawcy niszczenie papierowych Dokumentów nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur.

Ad 1

Na podstawie art. 106m ustawy o VAT:

1.  „Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5.  Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.”

W ocenie Spółki system kontroli biznesowej funkcjonujący w Spółce zapewnia wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług, o którym mowa w art. 106m ustawy o VAT.

Opisany w stanie faktycznym sposób postępowania, w szczególności zamiar niszczenia papierowych wersji Dokumentów nie generuje, w ocenie Spółki ryzyka w zakresie zachowania autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności faktury. Skan Dokumentu stanowi bowiem odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika, a procesowanie skanów Dokumentów w systemie finansowo-księgowym zapewnia w ocenie Spółki większe bezpieczeństwo w zakresie zachowania autentyczności pochodzenia oraz integralności danych zawartych w Dokumentach niż procesowanie papierowych wersji Dokumentów.

Z kolei zgodnie art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.”

Natomiast zgodnie z art. 112a ustawy o VAT:

1.  „Podatnicy przechowują:
    1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4.  Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

System finansów-księgowy wykorzystywany przez Spółkę zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad 2

W ocenie Wnioskodawcy niszczenie papierowych Dokumentów nie pozbawia go prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.”

Ponadto, zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy o VAT: „Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika:

1.  (uchylony)
2.  (uchylony)
3.  (uchylony)
4.  usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
    1.  (uchylona)
    2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;
5.  (uchylony)”.

Natomiast zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT: „Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1.  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
    1.  wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
    2.  (uchylona)
2.  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3.  (uchylony)
4.  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
    1.  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
    2.  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
    3.  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;
5.  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6.  (uchylony)
7.  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.”

W ocenie Spółki, żaden przepis ustawy o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od posiadania Faktury w wersji papierowej. Zatem zniszczenie papierowych wersji Dokumentów nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT przez Wnioskodawcę.

Stanowisko przedstawione przez Spółkę znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych, np:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (2461-IBPP2.4512.1013.2016.3.BW) z 8 marca 2017 r.,

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2015 r. (IPPP2/443-1116/14-5/AO),

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (IPPP1/443-1176/14-2/AW) z 24 października 2014 r.,

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (IPPP1/443-888/14-2/JL) z 16 października 2014 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka wskazuje, że zamierza niszczyć papierowe Dokumenty (faktury, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe (obciążeniowe i uznaniowe) oraz ich duplikaty, które są wysyłane do Spółki w formie papierowej) i archiwizować wyłącznie ich skany w systemie finansowo-księgowym.

Wątpliwość Spółki dotyczy zgodności z art. 106m, art. 112 i art. 112a ustawy niszczenia papierowych oryginałów ww. Dokumentów.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur, faktur korygujących, not korygujących, not księgowych (obciążeniowych i uznaniowych) oraz ich duplikatów, które są wysyłane do Spółki w formie papierowej) w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy archiwizacji tych faktur.

Jak Spółka wskazuje - otrzymane Faktury są skanowane i poddane weryfikacji oraz akceptacji (ewentualnie odrzuceniu) przez wyznaczone (upoważnione) osoby. Spółka stosuje kontrolę biznesową mającą wyeliminować ryzyko dokonania nieuzasadnionych płatności. Jej elementem jest wewnętrzna procedura akceptacji płatności, tj. dwupoziomowa weryfikacja zasadności Faktury dokonywana przez dwie różne osoby: osobę zamawiającą - buyer oraz osobę akceptującą - approver. Na ocenę zasadności Faktur składa się weryfikacja autentyczności pochodzenia oraz integralności ich treści, a jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego - skany Dokumentów są czytelne. Stosowany przez Spółkę system finansowo-księgowy zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Należy zatem zgodzić się ze Spółka, że system finansów-księgowy wykorzystywany przez Spółkę zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W konsekwencji opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych Dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Wątpliwość Spółki dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego z Faktur otrzymywanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie elektronicznie w postaci skanu Faktury oryginalnej (papierowej).

Przede wszystkim należy zgodzić się ze Spółką, że żaden przepis ustawy nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od posiadania Faktury w wersji papierowej. Zatem zniszczenie papierowych wersji Dokumentów nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT przez Spółkę.

Co istotne w rozpatrywanej sprawie Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie marketingu oraz sprzedaży piwa i napojów bezalkoholowych i w związku z tą działalnością nabywa towary i usługi. Wskazać należy, że świadczenie usług marketingu, a także sprzedaż piwa i napojów bezalkoholowych podlega opodatkowaniu i nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego.

Wobec tego przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur, tj. faktur, faktur korygujących, not korygujących, not księgowych (obciążeniowych i uznaniowych) oraz ich duplikatów, które są wysyłane do Spółki w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów oryginalnych dokumentów).

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.