Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-1.4010.509.2025.1.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-12-03
Teza: Ustalenie czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia
do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych
przez Spółkę, które Wnioskodawca zamierza księgować w
oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z
wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym
zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym
wystawionym imiennie na Pracownika potwierdzającym
nabycie towarów lub usług na cele Spółki (spełniających
wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów
wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów
pracownik
zwrot-zwrot wydatków
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego od osób
    prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 września 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia
    czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków poniesionych przez Spółkę, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu
    o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z
    załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym
    imiennie na Pracownika potwierdzającym nabycie towarów lub usług na cele Spółki
    (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w
    art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego
    „A.” sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca” lub „A.”) jest spółką z ograniczoną
    odpowiedzialnością, posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej,
    podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w
    Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.
    Wnioskodawca jest częścią grupy kapitałowej X. (dalej: „Grupa”), (...) w dziedzinie (...). (...)
    Grupa (...) oraz (...).
    W ramach swojej działalności Wnioskodawca prowadzi promocję i reklamę produktów (...)
    X. w Polsce oraz (...) czy usługi wsparcia biznesowego na rzecz innych podmiotów z Grupy.
    Wnioskodawca odpowiedzialny jest także za organizację procesu sprzedaży produktów (...)
    dystrybuowanych przez Grupę.
    Zatrudniani przez Spółkę pracownicy (dalej: Pracownicy) w związku z wykonywanymi
    zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in.:
    · koszty podroży służbowych,
    · koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami / potencjalnymi
      kontrahentami, spotkań zespołowych),
    · koszty szkoleń,
    · koszty podnoszenia kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w
      Spółce,
    · koszty zakupu materiałów biurowych / informatycznych/ administracyjnych,
    · zakup materiałów branżowych i subskrypcje prasy branżowej.
    Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego
    Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których
    dysponentami i właścicielami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje
    spłaty).
    Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków,
    Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym
    do tego systemie finansowo-księgowym Spółki. Transakcje, które zostały opłacone
    służbową kartą płatniczą podlegają automatycznemu importowi do sytemu finansowo-
    księgowego i podlegają obowiązkowemu rozliczeniu. Niezależnie od sposobu regulowania
    wydatków w ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy uzupełniają w

    systemie podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku, opis wydatku,
    nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku) oraz załączają
    dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów
    papierowych - załączają zdjęcie / skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów
    elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak uzupełniony
    raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób (przeważnie
    przełożonego Pracownika). Po jego zatwierdzeniu, dany wydatek jest zwracany
    Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z
    własnych środków lub na konto dostawcy obsługującego karty korporacyjne w przypadku
    uregulowania wydatku służbową kartą płatniczą.
    Raporty wydatkowe powinny zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej
    polityce.
    Dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują faktury
    wystawione na Spółkę lub faktury wystawione na dane imienne Pracownika. W przyszłości,
    po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, wydatki poniesione
    przez Pracowników mogą być dokumentowane fakturami wystawionymi na dane imienne
    Pracownika wystawionymi poza KSeF. Mogą się również zdarzyć sytuacje, że dany wydatek
    Pracownika jest dokumentowany innym dowodem, np. paragonem fiskalnym (bez danych
    nabywcy) lub notą księgową/ potwierdzeniem płatności (gdzie mogą być wskazane dane
    nabywcy - Spółki albo dane imienne Pracownika). W wyjątkowych sytuacjach Pracownik
    dokumentuje zakup tylko wyciągiem bankowym, gdy okaże się, że dokument zakupu
    został zagubiony a płatność miała miejsce kartą płatniczą. W sporadycznych sytuacjach są
    akceptowane rozliczenia tylko na podstawie oświadczeń Pracownika dokonanych w
    systemie finansowo - księgowym dedykowanym do rozliczeń wydatków. W takiej sytuacji
    Pracownik musi wskazać, że dokument zakupu został zagubiony/zniszczony.
    Faktury i inne dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu są analizowane pod
    kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w Spółce. W tym
    celu dokonywana jest:
    1) weryfikacja merytoryczna - dokonywana najczęściej przez przełożonego Pracownika
      lub inną osobę uprawnioną do weryfikacji ocena zasadności poniesionego przez
      Pracownika wydatku,
    2) weryfikacja formalna – dokonywana równocześnie z weryfikacją merytoryczną. W jej
      ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej dokumentacji.
    Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku,
    dochodzi do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz
    potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku. W przypadku zidentyfikowania nie
    spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z
    art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym przede wszystkim, uznania że przedmiotowy wydatek
    stanowi jeden z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT Spółka nie dokonuje
    zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Dla celów niniejszego Wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie omawiane wydatki
    pracownicze zostaną pokryte z majątku Spółki, będą rzeczywiste i definitywne i nie będą
    wymienione w katalogu przewidzianym w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

## Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków poniesionych przez Spółkę, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu
    o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z
    załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym
    imiennie na Pracownika potwierdzającym nabycie towarów lub usług na cele Spółki
    (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w
    art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy w świetle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia
    przyszłego Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków
    poniesionych przez Spółkę, które zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez
    Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem /
    skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na Pracownika
    potwierdzającym nabycie towarów lub usług na cele Spółki (spełniających wymagania z
    art. 15 ust. 1 ustawy o CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o
    CIT).
    Uzasadnienie
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione
    w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo
    zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1
    ustawy o CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote
    według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia
    roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
    Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest
    poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła
    przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie wymaga
    indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności
    działania podmiotu.
    W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być
    spełnione następujące warunki:
    1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
    2. jest definitywny (rzeczywisty),
    3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    4. został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
      źródła,
    5. został właściwie udokumentowany,
    6. nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
    Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc
    bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o
    ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą
    zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
    Niezależnie od sposobu zapłaty za ponoszone przez Pracowników wydatki, tj.
    uregulowania ich ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki
    poprzez służbowe karty płatnicze ekonomiczny ciężar wydatku ponosi Spółka. W
    przypadku zapłaty kartą służbową Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu środków
    Spółce, ponieważ jest to zakup przeznaczony na cele Spółki.
    Natomiast Spółka dokonuje zapłaty na konto dostawcy (banku) obsługującego karty
    korporacyjne. W pozostałych przypadkach pierwotnego uregulowania płatności przez
    Pracownika ze środków prywatnych, Spółka zwraca mu przedmiotową sumę po
    zatwierdzeniu wydatku firmowego rozliczonego zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką.
    Mając na uwadze powyższe oraz opisany stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, w ocenie
    Spółki, wydatki które zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika
    zgodnie z wewnętrzną polityką spełniają warunki rozpoznania kosztu podatkowego
    dotyczące poniesienia go przez podatnika oraz definitywności wydatku. Przedmiotowe

    wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem stanowią one wydatek
    rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie zostanie mu w żaden
    sposób zwrócony.
    Ponadto, Wnioskodawca, podkreśla, że każdy wydatek poniesiony przez Pracownika
    podlega kontroli merytorycznej, która ma na celu sprawdzenie jego zasadności (związku z
    działalnością gospodarczą Spółki oraz poniesienia w celu osiągnięcia przychodów lub w
    celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów). Dla celów niniejszego Wniosku
    Spółka przyjmuje, że wszystkie wydatki pracownicze będą spełniać warunki wymagane art.
    15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie znajdują się w katalogu art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
    Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ponoszonych przez Pracowników
    wydatków, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy ustawy o CIT nie zawierają
    przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej,
    istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania
    przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy
    są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami,
    w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i
    wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
    Odrębne przepisy, o których mowa w tym przepisie, zawarte są w ustawie z dnia 29
    września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „ustawa o
    rachunkowości”). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a
    w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
    Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu
    sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło
    w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z
    art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości są dowody księgowe stwierdzające dokonanie
    operacji gospodarczej.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać
    zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:
    1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
    2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
    3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych,
    4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
      sporządzenia dowodu,
    5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów,
    6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Przy czym, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać w
    dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki
    dokumentowania zapisów księgowych.
    Zatem, w świetle powyższych przepisów ustawy o rachunkowości, dowody księgowe
    powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które
    dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w
    przepisach elementy.
    Ponadto, mając na uwadze art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
    podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 111 z późn. zm., dalej: „Ordynacja podatkowa”) jako

    dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest
    sprzeczne z prawem. Zgodnie natomiast z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w
    postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje
    złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane
    w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku
    działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających,
    kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku
    postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub
    wykroczenia skarbowe.
    Powyższy katalog dowodów jest katalogiem otwartym, a tym samym zasadne jest
    posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia
    gospodarczego.
    Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do
    ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.
    Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Spółkę, które
    Wnioskodawca będzie księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z
    wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku udokumentowane fakturami wystawianymi na
    dane imiennie Pracowników będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości,
    a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania
    przychodu (przy założeniu spełnienia wymagań z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem
    kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Ponadto, podkreślenia wymaga, iż ustawa o rachunkowości - podobnie jak ustawa o CIT –
    nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów
    księgowych.
    W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w
    dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione
    zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).
    Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych
    dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej potwierdzone zostało przez
    organy podatkowe w wydawanych na przestrzeni ostatnich lat interpretacjach
    indywidualnych, m.in.:
    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 4 lipca 2023 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,
    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 24 marca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,
    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 30 grudnia 2022 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,
    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.
    Natomiast prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwracanych
    pracownikom na podstawie dowodów źródłowych (faktur, rachunków, not) wystawionych
    imiennie na pracownika zostało potwierdzone m.in. w następujących interpretacjach
    indywidualnych:
    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 13 sierpnia 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.463.2025.1.JMS,
    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,
    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 30 maja 2025 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS,

    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 13 stycznia 2025 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK,
    · interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
      dnia 1 października 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS.
    Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości jej stanowiska w
    zakresie przedstawionego powyżej pytania.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
    · został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu
      podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby
      inne niż podatnik),
    · jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    · pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    · poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    · został właściwie udokumentowany,
    · nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy
      nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania

    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo -
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia
    do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, które
    Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie
    z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu /
    dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na Pracownika potwierdzającym
    nabycie towarów lub usług na cele Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy
    CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy
    o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości
      odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów
    księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz.
    120 ze zm.).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
      księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;

      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
        datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
        składniki aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:
      Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
    którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione
    wyżej elementy.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając
    określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o
    te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o
    poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i
    obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku
    spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między
    poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów,
    Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w
    jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,

      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne,
    sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić
    koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie
    prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.
    Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15
    ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe
    oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez
    złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego
    załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu /dokument elektroniczny wystawiony imiennie
    na Pracownika, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww.
    wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku
    dowodów księgowych.
    Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo
    przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem
    zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z
    powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku
    opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
    Odnosząc się natomiast do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji
    indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach
    innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały
    wydane w określonym stanie faktycznym/zdarzenie przyszłym i w tych sprawach
    rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym
    rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw
    podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych, to nie mają
    możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa
    podatkowego. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.

    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element
      czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.