Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.471.2020.2.AT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-11-30
Teza: w zakresie ustalenia, czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; podpis; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1325 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 4 listopada 2020 r. (data wpływu 16 listopada 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2) – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 16 listopada 2020 r. wpłynął do tut. Organu wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie w zakresie ustalenia, czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2).

We wniosku przedstawiono następujący opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego:

Wnioskodawca (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka jest podatnikiem, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406 dalej: „Ustawa CIT”), podlegającym obowiązkowi podatkowemu w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest produkcja i sprzedaż zbożowych wyrobów śniadaniowych, opodatkowana VAT wg właściwych stawek.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, Wnioskodawcy przysługuje co do zasady prawo do odliczenia VAT naliczonego. Równocześnie, koszty te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów PDOP.

W niektórych przypadkach wydatki ponoszone są bezpośrednio przez pracowników Spółki, którzy działając w imieniu Spółki, nabywają określone towary i usługi na cele służbowe (dalej: „Wydatki pracownicze”). W tym zakresie pracownicy nabywają towary i usługi płacąc własnymi środkami, kartą służbową lub środkami pobranymi wcześniej od Spółki w formie zaliczki. W przypadku sfinansowania zakupów ze środków własnych pracownika, Wydatki pracownicze zatwierdzone przez Spółkę jako związane z jej działalnością są zwracane przelewem na rachunek bankowy pracownika. Jako przykład wydatków ponoszonych przez pracowników można wskazać koszty związane z podróżami służbowymi (m.in. koszty noclegu, wydatki na posiłki, bilety kolejowe).

W związku z ww. transakcjami Spółka otrzymuje szereg dokumentów w formie papierowej (np. takich jak faktury, w tym duplikaty faktur i faktury korygujące, noty księgowe, dokumenty celne, decyzje celne, rachunki, paragony, rozliczenia delegacji pracowniczych) (dalej: „Dokumenty”), które są przechowywane przez Wnioskodawcę albo wyłącznie w formie papierowej albo zarówno w formie papierowej i elektronicznej.

W ramach stosowanej procedury obieg Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej przedstawia się następująco:

1.  Dokumenty dotyczące jedynie delegacji pracowniczych w formie papierowej trafiają do Spółki i są odpowiednio księgowane (dla celów VAT oraz PDOP);
2.  albo Dokumenty w formie papierowej (poza dotyczącymi delegacji pracowniczych) trafiają do Spółki, są skanowane (a więc następuje przeniesienie treści dokumentów do formy elektronicznej np. do formatu PDF, JPG), odpowiednio księgowane (dla celów VAT oraz PDOP), a następnie są przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, które spełniają wymogi bezpieczeństwa i ochrony danych (dalej: „Archiwum elektroniczne”);
3.  Po zaksięgowaniu Dokumenty papierowe, określone w pkt 1 i 2 są przekazywane do „standardowego” archiwum, gdzie ma miejsce ich przechowywanie w formie papierowej, w okresie wymaganym przepisami prawa.

Oznacza to, że w ramach dotychczas stosowanej procedury Wnioskodawca przechowuje Dokumenty albo wyłącznie w formie papierowej albo zarówno w formie papierowej i elektronicznej.

Obecnie Spółka planuje oraz wdraża następujące zmiany sposobu archiwizacji dokumentacji księgowej:

1\. Wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę.

Z uwagi na znaczne ilości Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej i wynikające stąd wysokie koszty ich przechowywania zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, Spółka planuje wprowadzić procedurę, w ramach której Dokumenty otrzymane w formie papierowej będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w Archiwum elektronicznym. Oznacza to, że w ramach planowanej procedury, po zapisaniu Dokumentów w Archiwum elektronicznym, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone (a nie - jak to ma miejsce obecnie - przekazywane do archiwum „standardowego”). Tym samym, Spółka ma zamiar zrezygnować z przechowywania Dokumentów w formie papierowej.

2\. Wydatki ponoszone przez pracowników zwracane przez Spółkę.

Odnosząc się do wydatków ponoszonych przez pracowników Spółki, w celu ograniczenia kosztów wynikających z zarządzaniem i archiwizacją dokumentacji Spółka wdraża system informatyczny służącego do rozliczania m.in. Wydatków pracowniczych. Spółka planuje skorzystać z dedykowanej aplikacji zintegrowanej z systemem księgowym wykorzystywanym przez Spółkę (dalej: „Aplikacja”) służącej administrowaniu Wydatkami pracowniczymi, ich akceptacji oraz rozliczaniu, a także archiwizacji związanych z nimi informacji i dokumentów.

Aplikacja umożliwi pracownikom raportowanie poniesionych Wydatków pracowniczych, a także rozliczenie delegacji służbowych w formie elektronicznej. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych w formie elektronicznej każdy pracownik będzie zobligowany do uprzedniego zeskanowania lub sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez Aplikację (m.in. w formacie PDF lub jpeg). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność dokumentów. Wszystkie Dokumenty wgrane do aplikacji będą przechowywane w Archiwum elektronicznym, a ich papierowe wersje będą niszczone.

Dodatkowo Aplikacja oferuje możliwość wprowadzenia systemu dokumentacji elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdów, korzystanie z którego nie powodowałoby konieczności generowania wersji papierowej ewidencji przebiegu pojazdu. Schematyczna procedura prowadzenia i zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu przebiegałaby następująco:

*   pracownik Spółki po odbyciu podróży służbowej wprowadzałby do aplikacji dane dotyczące używania pojazdu, o jakich mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP;
*   następnie przełożony danego pracownika, po wprowadzeniu indywidualnie przypisanego hasła/loginu oraz weryfikacji ewidencji przebiegu pojazdu dokonywałby jej akceptacji, stając się jednocześnie osobą odpowiedzialną za potwierdzanie ewidencji oraz za poprawność danych w tej ewidencji zgromadzonych;
*   wybór opcji akceptacji skutkowałby wygenerowaniem ewidencji przebiegu pojazdu, której elementem byłby wygenerowany elektronicznie podpis w postaci imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej. Potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu mógłby zatem dokonać wyłącznie pracownik imiennie do tego upoważniony, posiadający stosowne uprawnienia w Aplikacji.

Podsumowując, zatwierdzona ewidencja przebiegu pojazdu wygenerowana przez Aplikację będzie zawierać wszystkie elementy przedmiotowej ewidencji, w tym podpis (w postaci imienia i nazwiska) upoważnionego pracownika, który dokonał akceptacji ewidencji przebiegu pojazdu (podpis ten nie będzie wykonany odręcznie). Byłby to podpis generowany automatycznie przez Aplikację, nieedytowalny i przypisany do danego pracownika poprzez indywidualne hasło. Aplikacja uniemożliwiałby zatem modyfikację zaakceptowanej ewidencji przebiegu pojazdu, w szczególności modyfikacja ww. podpisu pracownika dokonującego potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu byłaby niemożliwa. Zatwierdzone ewidencje przebiegu pojazdu byłyby archiwizowane w Archiwum elektronicznym.

3\. Przechowywanie dokumentacji.

Przechowywanie Dokumentów w Archiwum elektronicznym będzie się odbywało przy spełnieniu następujących wymogów:

*   Dokumenty będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;
*   Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po nazwie dostawcy, numerze faktury, numerze księgowym);
*   Elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał formę nieedytowalnych plików (m.in. w formie plików PDF, JPG), dzięki którym zapewniona zostanie integralność Dokumentów, co oznacza, że dane zawarte w Dokumentach nie będą zmieniane;
*   Elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych zawartych na Dokumentach przez cały okres ich przechowywania w Archiwum elektronicznym;
*   Dokumenty będą przechowywane w sposób, który zapewni pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany Dokument (w szczególności dostawcy towarów/usług na rzecz Wnioskodawcy);
*   Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w Dokumentach (w szczególności fakturach) przechowywanych w Archiwum elektronicznym. Dodatkowo, w razie wystąpienia takiej potrzeby, Dokumenty przechowywane w Archiwum elektronicznym będą mogły zostać wydrukowane w wersji papierowej.

Podsumowując, w związku z wdrożeniem planowanej procedury, Dokumenty otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (w Archiwum elektronicznym), przy spełnieniu opisanych powyżej wymogów. Wyeliminowane zostanie natomiast tzw. archiwum „standardowe”, do którego Dokumenty otrzymane w formie papierowej trafiały w tej formie, po ich równoległym zapisaniu w Archiwum elektronicznym.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie:

Czy podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP?

(pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

Zdaniem Wnioskodawcy, umieszczony w ewidencji przebiegu pojazdu podpis w postaci imienia i nazwiska upoważnionego pracownika w sposób opisany we wniosku jest podpisem o jakim mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP.

Zadaniem podpisu, rozumianego jako zespół znaków utrwalonych w dokumencie jest umożliwienie identyfikacji osoby upoważnionej lub zobowiązanej do działania w imieniu podatnika (pracodawcy). Bez znaczenia jest zatem w jakiej formie podpis jest złożony, jeżeli pozwala on na jednoznaczną identyfikację takiej osoby.

Obowiązek umieszczenia na ewidencji przebiegu pojazdu podpisu podatnika, określony w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP wynika z faktu konieczności zatwierdzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu na koniec każdego miesiąca. Jednakże wskazany przepis nie określa jaką formę ma mieć ten podpis. W szczególności ustawodawca nie wskazał, że podpis ma być złożony wyłącznie przez odręczne wpisanie imienia i nazwiska podatnika, bądź też przybrać postać podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2019 r. poz. 162) (winno być: t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1173). W związku z powyższym, należy dopuścić każdą formę podpisu, jeżeli będzie ona wystarczająca do identyfikacji osoby prowadzącej daną ewidencję.

Uwzględniając powyższe, we wdrażanym przez Spółkę rozwiązaniu wymóg zamieszczenia w ewidencji przebiegu pojazdu podpisu podatnika (upoważnionego przez Spółkę pracownika) zostałby spełniony, gdy dane zamieszczone w tej ewidencji byłyby wystarczające do identyfikacji osoby dokonującej akceptacji. W przypadku Spółki, podpis podatnika upoważnionego przez Spółkę pracownika będzie przybierał postać imienia i nazwiska tego pracownika, które będzie automatycznie umieszczane na ewidencji przebiegu pojazdu w momencie jej akceptacji - po uprzednim użyciu stosownego hasła/loginu.

Opatrzenie ewidencji przebiegu pojazdu podpisem w postaci imienia i nazwiska będzie poprzedzone koniecznością wprowadzenia ciągu unikatowych znaków, umożliwiającego dokonanie potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu przez konkretną osobę, prowadząc tym samym do jej identyfikacji. Zaakceptowanie w programie ewidencji przebiegu pojazdu będzie generowało finalną postać ewidencji przebiegu pojazdu z imieniem nazwiskiem upoważnionego pracownika, która nie będzie mogła być zmieniana w jakimkolwiek zakresie. Powyższy mechanizm tworzenia ewidencji przebiegu pojazdu (wyłącznie uprawnieni pracownicy po wprowadzeniu indywidualnie przypisanego hasła oraz nadawanie imienia i nazwiska ostatecznej wersji ewidencji przebiegu pojazdów) gwarantuje zatem jednoznaczną identyfikację osoby akceptującej, przez co spełnia warunek zamieszczenia „podpisu”, o jakim mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP.

Powyższe potwierdza odpowiedź na zapytanie poselskie 7555 z dnia 8 czerwca 2018 r. udzielona przez Ministra Finansów w dniu 5 lipca 2018 r.: „Zatem, o ile zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości, jednostka dokona wyboru i będzie stosować jako podpis elektroniczny powszechnie znaną kombinację login + hasło, pozwalającą na identyfikację osoby podatnika (osoby upoważnionej przez podatnika), wówczas taki podpis należy uznać za spełniający postanowienia art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera bowiem dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. \[\`(...)\`\]. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

W konsekwencji, umieszczony w ewidencji przebiegu pojazdu podpis w postaci imienia i nazwiska upoważnionego pracownika w sposób opisany we wniosku jest podpisem o jakim mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1406 ze zm. dalej „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Na podatniku spoczywa obowiązek udokumentowania poniesienia kosztów w sposób zgodny z rzeczywistością, prawem podatkowym i bilansowym oraz niebudzący wątpliwości. Koszty te powinny wynikać z prawidłowo prowadzonej ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika m.in., że Spółka wdraża system informatyczny - dedykowaną aplikację zintegrowaną z systemem księgowym wykorzystywanym przez Spółkę służącej administrowaniu Wydatkami pracowniczymi, ich akceptacji oraz rozliczaniu, a także archiwizacji związanych z nimi informacji i dokumentów. Aplikacja oferuje możliwość wprowadzenia systemu dokumentacji elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdów, korzystanie z którego nie powodowałoby konieczności generowania wersji papierowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Zatwierdzona ewidencja przebiegu pojazdu wygenerowana przez Aplikację będzie zawierać wszystkie elementy przedmiotowej ewidencji, w tym podpis (w postaci imienia i nazwiska) upoważnionego pracownika, który dokonał akceptacji ewidencji przebiegu pojazdu (podpis ten nie będzie wykonany odręcznie). Byłby to podpis generowany automatycznie przez Aplikację, nieedytowalny i przypisany do danego pracownika poprzez indywidualne hasło. Aplikacja uniemożliwiałby zatem modyfikację zaakceptowanej ewidencji przebiegu pojazdu, w szczególności modyfikacja ww. podpisu pracownika dokonującego potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu byłaby niemożliwa. Zatwierdzone ewidencje przebiegu pojazdu byłyby archiwizowane w Archiwum elektronicznym.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy ustalenia, czy podpis składany elektronicznie (z autoryzacją hasłem oraz wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu, spełnia warunki do uznania go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1.  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2.  w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W tym kontekście należy zauważyć, że przepis art. 16 ust. 5 ustawy o CIT nie zawiera szczegółowego wskazania, jakie wymogi powinien spełniać podpis, aby można było go uznać za podpis podatnika (pracodawcy).

W niektórych przepisach prawa, w tym prawa podatkowego, określono w sposób szczegółowy kwestie związane z elektronicznym podpisywaniem dokumentów. Przykładowo, z art. 3b § 2 pkt 3 Ordynacji podatkowej wynika, że minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań.

Wydane na podstawie powyższego upoważnienia rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz.U. z 2017 r. poz. 1802, z późn. zm.), wyróżnia w § 4 pięć rodzajów podpisu elektronicznego, którym mogą być opatrywane deklaracje podatkowe i podania:

1.  kwalifikowany podpis elektroniczny;
2.  podpis elektroniczny użytkownika na portalu podatkowym zapewniający autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy,
3.  podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy certyfikatu celnego,
4.  podpis zaufany albo podpis osobisty, jeżeli są przesyłane przez:
    1.  portal podatkowy albo
    2.  Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej, albo;
    3.  Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, albo;
    4.  inny podpis elektroniczny zapewniający autentyczność deklaracji i podań.

Również w rozporządzeniu UE nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Dz. Urz. UE L 257/73 z 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2020 r., poz. 1173) wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

1.  podpis elektroniczny – jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
2.  zaawansowany podpis elektroniczny – jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,
3.  kwalifikowany podpis elektroniczny – jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków, posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Na gruncie ustawy o CIT istotnym jest wskazanie, że normodawca nałożył na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. w szczególności z uwzględnieniem zasad wyznaczonych przez ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 351 ze zm., dalej: „ustawa o rachunkowości”) oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT). Należy mieć na uwadze, że księgi rachunkowe prowadzone na podstawie ustawy o rachunkowości są zarazem księgami podatkowymi w rozumieniu art. 193 § 1 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że o uznaniu danego wydatku, czy też przysporzenia, za przychód czy koszt podatkowy decydują wyłącznie przepisy prawa podatkowego. Z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek dokumentowania przez podatnika operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem. Dowody księgowe powinny być rzetelne, a więc zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Powyższe oznacza, że każde zdarzenie gospodarcze powinno być właściwie dokumentowane (por. m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 grudnia 2007 r. sygn. akt II FSK 1438/06, z dnia 20 lipca 2010 r. sygn. akt II FSK 418/09, z dnia 7 czerwca 2011 r. sygn. akt II FSK 462/11, z dnia 23 października 2012 r. sygn. akt II FSK 946/11, z dnia 27 lutego 2013 r. sygn. akt II FSK 1391/11, z dnia 21 sierpnia 2014 r. sygn. akt II FSK 2152/12, z dnia 9 sierpnia 2016 r. sygn. akt II FSK 2004/14).

Zatem, o ile zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości, jednostka dokona wyboru i będzie stosować jako podpis elektroniczny powszechnie znaną kombinację login + hasło, pozwalającą na identyfikację osoby podatnika (osoby upoważnionej przez podatnika), wówczas taki podpis należy uznać za spełniający postanowienia art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera bowiem dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej.

W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Reasumując, jeśli podpis, w postaci imienia i nazwiska upoważnionej przez podatnika osoby, składany w sposób elektroniczny (z autoryzacją hasłem oraz z wyłączeniem dostępu dla osób nieupoważnionych), w ramach wprowadzanych danych do ewidencji przebiegu pojazdu umożliwia jednoznaczne wskazanie osoby składającej podpis, to można uznać go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Powyższa wykładnia uwzględnia również wyrażany w orzecznictwie sądowym postulat wykładni gospodarczej prawa podatkowego, zgodnie z którym interpretacja przepisów podatkowych powinna mieć na uwadze realia gospodarcze, w których jest wykonywana (zob. np. wyroki NSA: z dnia 26 lipca 2017 r. sygn. akt II FSK 1793/15, z dnia 22 listopada 2016 r. sygn. akt II FSK 2977/14, z dnia 23 sierpnia 2016 r. sygn. akt II FSK 2120/14).

Wobec postępującej cyfryzacji obrotu gospodarczego zawężająca wykładnia art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, uznająca za „podpis podatnika” wyłącznie podpis składany w tradycyjnej formie pisemnej, nie znajduje uzasadnienia.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Nadmienić należy, że w zakresie pytań oznaczonych we wniosku Nr 1 i 3 zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.