Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-198/08/EJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2008-03-10
Teza: Jeżeli strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, obie muszą posiadać urządzenia i oprogramowanie wypełniające przesłanki § 4 rozp. MF, jak i przepisy państw członkowskich wydane na bazie Dyrektywy
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; oprogramowanie; urządzenie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko spółki P., przedstawione we wniosku z dnia 8 grudnia 2007r. (data wpływu 14 grudnia 2007r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie posiadania określonego oprogramowania lub urządzenia do przetwarzania i przechowywania danych gwarantujących autentyczność otrzymanych e-faktur - jest **nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 grudnia 2007r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej. **W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:**

Dostawca z Austrii zwrócił się do Wnioskodawcy z pismem dotyczącym akceptacji wystawianych faktur w formie elektronicznej za dostarczane towary i świadczone usługi. Faktury te byłyby przesłane na wskazany przez Wnioskodawcę adres poczty elektronicznej. Dostawca przesłał spółce wzór faktury elektronicznej. Posiada ona zabezpieczenia – bezpieczny podpis elektroniczny z widoczną ikoną kłódki. Wnioskodawca posiada standardowe oprogramowania systemowe typu Windows i Outlook. **W związku z powyższym zadano następujące pytanie:** Czy jako odbiorca faktur elektronicznych Wnioskodawca musi posiadać określone oprogramowania lub inne urządzenia do przetwarzania i przechowywania danych, gwarantujące autentyczność otrzymanych faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy to wystawcy faktur elektronicznych posiadają oprogramowania i urządzenia gwarantujące autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści jak również urządzenia do ich przechowywania w formie elektronicznej przez cały okres ich przechowywania. Natomiast Wnioskodawca jako odbiorca faktury elektronicznej po jej wydrukowaniu jako oryginału (na fakturze widoczny znak certyfikatu zabezpieczenia z ikoną kłódki) i po ujęciu w ewidencji księgowej przechowuje dokument w postaci wydrukowanej faktury przez cały okres ich przechowywania, jak również archiwizuje wskazaną pocztę elektroniczną na trwałym nośniku komputerowym. **W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.**

Zgodnie z przepisem art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (…). Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy.

W świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest doręczanie czy też otrzymywanie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w ww. rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005r. Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994r). Mając na uwadze powyższy zapis należy wyjaśnić, że systemy (EDI) są od lat 80 ubiegłego wieku standardem w zakresie elektronicznej komunikacji biznesowej. Stanowią one swego rodzaju język elektroniczny, umożliwiający przedsiębiorstwom stosującym różne technologie komunikacyjne i informatyczne swobodną oraz bezpieczną wymianę danych handlowych. Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur „e-faktur”) pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI co do zasady integrują różne systemy informatyczne, miedzy którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych. Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że zasadniczy wymóg wynikający z rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005r., stawiany fakturom elektronicznym to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności, a to może być spełnione tylko przy zastosowaniu systemu elektronicznej wymiany danych (EDI).

Z kolei z przepisu § 6 pkt 5 rozporządzenia wynika, że faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Obowiązki w zakresie przechowywania faktur elektronicznych dotyczą zarówno podatników wystawiających faktury elektroniczne jak i otrzymujących te faktury. Faktury przesłane jak i otrzymane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę:

*   w formie elektronicznej,
*   w formacie, w którym zostały przesłane,
*   w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia,
*   w sposób gwarantujący integralność ich treści,
*   w sposób gwarantujący czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Dodatkowo wskazać należy, że przepisy powołanego rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005r. zgodne są z prawem Unii Europejskiej. Z objaśnień do cyt. rozporządzenia wynika, że cyt. „Przepisy niniejszego rozporządzenia wdrażają postanowienia dyrektywy Rady 2001/115/WE z dnia 20 grudnia 2001r. zmieniającej dyrektywę 77/388/EWG w celu uproszczenia, modernizacji i harmonizacji ustanowionych warunków fakturowania w zakresie podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 15/24 z 17.01.2002)”. W związku z powyższym należy także wskazać na regulacje zawarte w cyt. wyżej Dyrektywie odnoszące się do faktur elektronicznych a w szczególności art. 28h ust. 3 lit. c), z którego wynika, że faktury wystawione zgodnie z lit. a) można wysyłać albo na piśmie albo, o ile klient wyraził na to zgodę, elektronicznymi środkami przekazu. Państwa Członkowskie dopuszczają wysyłanie faktur drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zagwarantowane:

*   bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 2 ust. 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisu elektronicznego; jednakże Państwa Członkowskie mogą żądać, by bezpieczny podpis elektroniczny był oparty na certyfikacie kwalifikowanym i złożony przy użyciu bezpiecznego urządzenia do składania podpisów w rozumieniu art. 2 ust. 6 i 10 wymienionej dyrektywy,
*   lub w systemie elektronicznej wymiany danych (EDI) określonym w art. 2 zalecenie Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994r. odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie w sprawie wymiany przewiduje zastosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych; jednakże Państwa Członkowskie mogą, na określonych przez siebie warunkach, wymagać przekazania na papierze dodatkowego dokumentu zbiorczego podsumowującego.

Ustawodawca świadomie wprowadził obostrzenia dla funkcjonowania faktur w formie elektronicznej. Udostępnienie faktury poprzez pocztę elektroniczną w świetle § 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów nie zapewnia gwarancji niekwestionowanej autentyczności pochodzenia faktury od podmiotu, który ją wystawił oraz gwarancję integralności i nienaruszalności zawartości jej treści. Jeżeli więc strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, obie muszą posiadać urządzenia i oprogramowanie wypełniające przesłanki § 4 rozporządzenia jak i przepisy państw członkowskich wydane na bazie ww. Dyrektywy. Tylko bowiem wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, co ma istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy), u odbiorcy takiej faktury.

W świetle obowiązujących przepisów prawa nie jest zatem dopuszczalne ani wystawianie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i/lub przechowywanie faktur w innej postaci niż postać, w której zostały one wystawione. Jeżeli więc nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur wówczas zastosowanie mają przepisy § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej). W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za **nieprawidłowe.** Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.