Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.757.2020.1.JG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-01-18
Teza: Przechowywanie faktur w wersji elektronicznej i zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak archiwizowanych faktur.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 grudnia 2020 r. (data wpływu 17 grudnia 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania i archiwizowania w formie elektronicznej faktur dokumentujących nabycie przez Spółkę towarów i usług, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 17 grudnia 2020 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania i archiwizowania w formie elektronicznej faktur dokumentujących nabycie przez Spółkę towarów i usług, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. „Wnioskodawca” lub „Spółka” jest wiodącą spółką z branży farmaceutycznej, której działalność opiera się na sprzedaży innowacyjnych produktów leczniczych, przeznaczonych do stosowania w medycynie i weterynarii oraz realizacji działań marketingowych i promocyjnych związanych ze zwiększeniem sprzedaży tych produktów na rynku polskim.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT w Polsce, wykonującym czynności opodatkowane na terytorium Polski. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Z uwagi na skalę działalności Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi ona wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe, m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. (dalej łącznie: „Dokumenty”), Wnioskodawca przechowuje w ich oryginalnej formie, tj. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, Dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności i znaczną liczbę otrzymywanych dokumentów papierowa forma archiwizacji Dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi m.in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych Dokumentów, a także z czasochłonnym ich wyszukiwaniem.

W związku z tym, w celu usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizacji kosztów związanych z ich przechowywaniem Wnioskodawca rozważa wprowadzenie systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów. W ramach systemu wszystkie Dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Wnioskodawcę w wersji papierowej będą skanowane i zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego).

Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie finansowo - księgowym SAP ERP, gdzie do każdej transakcji powstałej po zaksięgowaniu Dokumentu załączana jest elektroniczna forma Dokumentu źródłowego.

W przypadku rozliczeń podróży służbowych załącznik zawiera skan wszystkich Dokumentów uwzględnionych w danym rozliczeniu z pracownikiem. Format zapisu Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści. Archiwizowane pliki elektroniczne będą zatem odpowiednio opisywane, indeksowane i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Taki sposób archiwizacji umożliwi łatwe odszukanie i szybki dostęp do Dokumentów.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W celu zabezpieczenia przed utratą plików będą tworzone kopie bezpieczeństwa danych. Po wprowadzeniu Dokumentów do systemu, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji, bowiem Spółka planuje ich utylizację.

System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

W ramach systemu elektronicznej archiwizacji Dokumentów Spółka będzie dążyła również do zapewnienia ich autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelności. Celem osiągnięcia:

*   autentyczności pochodzenia - elektroniczna wersja Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści;

*   integralności treści oraz czytelności faktur przechowywanych w formie elektronicznej - Spółka będzie wykonywała czynności mające na celu upewnienie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które faktura ta powinna zawierać. W ramach przyjętej przez Spółkę procedury, Dokumentom źródłowym nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów w formie elektronicznej.

Dokumenty źródłowe będą skanowane w taki sposób, aby Dokumenty zapisane w formie elektronicznej były dobrej jakości graficznej, zapewniającej czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej. Jednocześnie, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, których celem będzie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy Dokumentami a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, których dotyczą. W stosunku do opisanych we wniosku Dokumentów źródłowych kontrole te obejmować będą przykładowo: gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą, itp.

Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko te Dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. Otrzymywane przez Spółkę Dokumenty źródłowe będą utylizowane dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności formalnej oraz merytorycznej oraz ich zaewidencjonowaniu w systemie, na podstawie którego następować będzie rozliczenie podatku. Opisane procedury będą funkcjonowały co najmniej od momentu otrzymania Dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca będzie miał prawo przechowywać otrzymane w formie papierowej Dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktury i faktury korygujące, jedynie w formie elektronicznej przy jednoczesnej utylizacji papierowych egzemplarzy Dokumentów?
2.  Czy przy założeniu spełnienia ogólnych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach i fakturach korygujących, w przypadku, gdy faktury te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Archiwizacja Dokumentów w formie elektronicznej.

W pierwszej kolejności wskazać należy, że zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), przez fakturę rozumieć należy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z powyższym ustawa o VAT definiuje fakturę jako dokument mogący mieć formę zarówno papierową jak i elektroniczną, który przedstawia wymagane prawem dane.

Z kolei, na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Definicja faktury elektronicznej przedstawiona powyżej wprowadza swego rodzaju dowolność w zakresie formatu tego rodzaju faktury.

Na uwagę zasługuje również przepis § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485, dalej: „Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur”), wskazujący dokumenty, które po spełnieniu określonych warunków mogą zostać uznane za fakturę. Dotyczy to m. in. niektórych dokumentów związanych z rozliczaniem podróży służbowych.

Na podstawie wskazanej regulacji, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

*   numer i datę wystawienia,

*   imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

*   numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

*   informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

*   kwotę podatku,

*   kwotę należności ogółem.

W oparciu o powyższe, wskazać należy, że dokumenty wymienione w przywołanym powyżej przepisie Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy. W tym zakresie, w ocenie Spółki należy uznać, że wśród archiwizowanych przez nią Dokumentów, stanowiących podstawę do prawidłowego rozliczenia podatku znajdują się zarówno faktury jak i inne dokumenty, które zostały zrównane z fakturą dla potrzeb rozliczenia.

Wskazać jednocześnie należy, że w myśl art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury, jednakże zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć przede wszystkim możliwość odczytania danych zawartych w fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Z kolei, przez integralność treści faktury rozumie się brak zmian w zakresie danych, które powinna zawierać faktura.

Na uwagę zasługuje również kolejny ustęp ww. przepisu art. 106m ustawy o VAT (tj. ust. 4), zgodnie z którym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej jednak pojęcia te były przedmiotem wielu interpretacji podatkowych.

Przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN z dnia 24 maja 2017 r. wskazano, że termin „kontrola biznesowa” należy intepretować jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury, od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”. Wskazana kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury z transakcją stanowiącą podstawę do jej wystawienia. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Z kolei, określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP z dnia 14 kwietnia 2017 r.) „oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) i zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może powyższy związek wykazać pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby rozliczeń podatku VAT wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

W kontekście przytaczanych regulacji wskazać należy, że stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Należy podkreślić, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT), przy czym przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Analiza powyższych przepisów dot. wymogów jakie winny spełniać faktury oraz sam sposób archiwizacji, wskazuje, że ustawa o VAT nie zabrania stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione określone przesłanki, w tym w szczególności:

*   podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),

*   faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

*   podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),

*   w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Przekładając powyższe na sytuację Wnioskodawcy, w jego ocenie, sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku, będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. Odnosząc się do sposobu archiwizacji Dokumentów, Wnioskodawca w szczególności zapewni właściwe przechowywanie oraz dostęp do Dokumentów. Otrzymywane przez Wnioskodawcę Dokumenty będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na żądanie uprawnionych organów Spółka będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych faktur (lub ich duplikatów) - dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz umożliwi im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

Z kolei w odniesieniu do wymogów dot. samych Dokumentów, w ocenie Wnioskodawcy, w przypadku przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej zapewniona będzie zarówno autentyczność ich pochodzenia, a także integralność oraz czytelność treści Dokumentów. Jak wskazano powyżej, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do skanów Dokumentów źródłowych wynika ona z faktu, że elektroniczna wersja takiego Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę.

Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści. Ponadto, zapewniona będzie także integralność oraz czytelność treści Dokumentów. Jak wspomniano powyżej, przez integralność treści faktury rozumie się sytuację, w której wykluczona jest możliwość zmiany danych, które powinna zawierać faktura. W tym zakresie należy wskazać, że w ramach procedury elektronicznej archiwizacji obowiązującej u Wnioskodawcy Dokumentom źródłowym nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów spowoduje, że elektroniczny zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

Z kolei, czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółki otrzymają odpowiednie instrukcje na temat technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu, w ocenie Wnioskodawcy, zachowana będzie czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej. Zapewnienie wspomnianych powyżej autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli.

W odniesieniu do Dokumentów źródłowych przykładami takiej kontroli będzie: gromadzenie dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą, itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi. Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów źródłowych w formie elektronicznej zapewnia autentyczność ich pochodzenia, ich integralność oraz czytelność zawartych w nich treści. Reasumując, w ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywały się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zaprezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji nr 0114-KDIP1-3.4012.391.2020.2.JF z 3 września 2020 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż „(\`(...)\`) należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów stanowiących faktury zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwia dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”

Analogiczne stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił m.in. w interpretacjach indywidualnych nr:

*   0114-KDIP1-3.4012.117.2020.3.PRM z dnia 16 czerwca 2020 r.,

*   0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ z dnia 10 stycznia 2020 r.,

*   0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ z dnia 19 czerwca 2020 r.,

*   0112-KDIL1-3.4012.138.2019.3.JN z dnia 4 czerwca 2019 r.,

*   0112-KDIL1-3.4012.643.2018.3.PR z dnia 2 stycznia 2019 r.

Dodatkowo Wnioskodawca chciałby zwrócić uwagę na przepisy Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym Ordynacja nie reguluje, w jakiej formie ma to nastąpić (elektronicznej czy papierowej). Również przepisy wykonawcze do Ordynacji podatkowej nie wskazują na formę archiwizowania dokumentów otrzymanych od kontrahentów. W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, faktury korygujące, rachunki jak również pozostałe Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej były przez nią archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej, podczas gdy wersja papierowa będzie utylizowana.

1.  Odliczenie podatku VAT naliczonego z Dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Definicja podatku naliczonego została zawarta w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, gdzie wskazano, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Natomiast w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT określono, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, a w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów pod warunkiem, że podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy.

Z kolei w art. 88 ustawy o VAT wymienione zostały przypadki, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Biorąc pod uwagę powyższe, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma zatem miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

*   w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

*   faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

*   odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

*   towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

*   w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony nie podlega odliczeniu i nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższego wynika, że forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur. Przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak papierowych wersji faktur nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji kiedy Spółka będzie otrzymywać Dokumenty w formie elektronicznej lub papierowej, natomiast będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą wskazaną w opisie zdarzenia przyszłego, Spółce będzie przysługiwać na ich podstawie prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem, że będą one dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do działalności opodatkowanej podatkiem VAT oraz nie będą dotyczyć wydatków, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Pogląd zbieżny z powyższym znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo w interpretacji nr 0114-KDIP1-3.4012.117.2020.3.PRM z dnia 16 czerwca 2020 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że „należy stwierdzić, że w stosunku do faktur dokumentujących nabycie towarów i usług dokonanych bezpośrednio przez Spółkę (przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej zgodnie z procedurami opisanymi we wniosku) również zachowane zostanie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w nich wykazanych. Jak wskazał Wnioskodawca otrzymane faktury dotyczyć będą zakupu towarów i usług, które spełnią warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy, tj. będą wykorzystywane będą przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT lub spełnią warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 8 ustawy i jednocześnie nie będą dotyczyły ograniczenia wynikającego z art. 88 ustawy.”

Analogiczne stanowisko zostało wyrażone w interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr:

*   0114-KDIP1-3.4012.391.2020.2.JF z dnia 3 września 2020 r.,

*   0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT z dnia 7 stycznia 2019 r.,

*   0111-KDIB3-3.4012.148.2019.1.PK z dnia 4 czerwca 2019 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ustawy.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy, Spółka – czynny podatnik podatku VAT - prowadzi działalność w branży farmaceutycznej, której działalność opiera się na sprzedaży innowacyjnych produktów leczniczych, przeznaczonych do stosowania w medycynie i weterynarii oraz realizacji działań marketingowych i promocyjnych związanych ze zwiększeniem sprzedaży tych produktów na rynku polskim.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Z uwagi na skalę działalności Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi ona wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe, m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. Wnioskodawca przechowuje w ich oryginalnej formie, tj. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, Dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności i znaczną liczbę otrzymywanych dokumentów papierowa forma archiwizacji Dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi m.in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych Dokumentów, a także z czasochłonnym ich wyszukiwaniem.

W związku z tym, w celu usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizacji kosztów związanych z ich przechowywaniem Wnioskodawca rozważa wprowadzenie systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów. W ramach systemu wszystkie Dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Wnioskodawcę w wersji papierowej będą skanowane i zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego).

Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie finansowo - księgowym SAP ERP, gdzie do każdej transakcji powstałej po zaksięgowaniu Dokumentu załączana jest elektroniczna forma Dokumentu źródłowego.

W przypadku rozliczeń podróży służbowych załącznik zawiera skan wszystkich Dokumentów uwzględnionych w danym rozliczeniu z pracownikiem. Format zapisu Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści. Archiwizowane pliki elektroniczne będą zatem odpowiednio opisywane, indeksowane i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Taki sposób archiwizacji umożliwi łatwe odszukanie i szybki dostęp do Dokumentów.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W celu zabezpieczenia przed utratą plików będą tworzone kopie bezpieczeństwa danych. Po wprowadzeniu Dokumentów do systemu, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji, bowiem Spółka planuje ich utylizację.

System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

W ramach systemu elektronicznej archiwizacji Dokumentów Spółka będzie dążyła również do zapewnienia ich autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności.

Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko te Dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. Otrzymywane przez Spółkę Dokumenty źródłowe będą utylizowane dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności formalnej oraz merytorycznej oraz ich zaewidencjonowaniu w systemie, na podstawie którego następować będzie rozliczenie podatku. Opisane procedury będą funkcjonowały co najmniej od momentu otrzymania Dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania (archiwizowania) faktur otrzymywanych, wyłącznie w formie elektronicznej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i dokumentów zrównanych z nimi w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazano we wniosku, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, których celem będzie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usługi. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich wynikających. Otrzymywane przez Spółkę faktury będą utylizowane dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności formalnej, merytorycznej oraz ich zaewidencjonowaniu w systemie, na podstawie którego następować będzie rozliczenie podatku. Pliki powstałe w wyniku digitalizacji faktur papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. System będzie umożliwiał przechowywanie faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. Opisane procedury będą funkcjonowały co najmniej od momentu otrzymania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że autentyczności pochodzenia stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym w odniesieniu do każdej faktury Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści. Natomiast w odniesieniu do integralności treści oraz czytelności faktur przechowywanych w formie elektronicznej - Spółka będzie wykonywała czynności mające na celu upewnienie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które faktura ta powinna zawierać.

W związku z powyższym należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie w sposób opisany przez Spółkę faktur w formie elektronicznej spełnia przesłanki wynikające z art. 112, art. 112a i art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury i dokumenty zrównane z fakturami mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą także prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w fakturach, w przypadku, gdy faktury te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Jak stanowi art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc oceniana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT z branży farmaceutycznej, której działalność opiera się na sprzedaży innowacyjnych produktów leczniczych, przeznaczonych do stosowania w medycynie i weterynarii oraz realizacji działań marketingowych i promocyjnych związanych ze zwiększeniem sprzedaży tych produktów na rynku polskim. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane za pomocą różnego typu dokumentów zakupowych, w tym faktur oraz faktur korygujących wykorzystywane do działalności opodatkowanej podatkiem VAT.

Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur i dokumentów z nimi zrównanych, które będą przechowywane i archiwizowane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka nie utraci nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT, w tym zawartych w art. 88 ustawy.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ wskazuje, że niniejsza interpretacja dotyczy tylko archiwizowania w formie elektronicznej faktur i faktur korygujących oraz dokumentów zrównanych z fakturami, natomiast nie rozstrzyga możliwości archiwizowania innych Dokumentów (rachunków, paragonów, biletów itp.), o których mowa we wniosku, gdyż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie odnoszą się do nich. Jednocześnie należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej). Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.