Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-382/13/JD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-07-02
Teza: Czy dokumenty w postaci umowy o dzieło (zlecenie), informacji podatkowej (formularz zawierający niezbędne dane podatnika służące prawidłowemu naliczeniu i rozliczeniu wynagrodzeń oraz wynikających z tego tytułu obciążeń podatkowych) oraz rachunku do umowy o dzieło (zlecenia) zaakceptowane elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (spersonalizowanego loginu i hasła podawanego przez użytkownika do platformy on-line) spełniają wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 3 lipca 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 26 marca 2013 r. (wpływ do tut. Biura 29 marca 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie wymogów poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 marca 2013 r. do tut. Biura wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie wymogów poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Centrum, zostało utworzone na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Nauki (Dz. U. nr 96, poz. 617 z późn. zm., zwanej dalej „ustawą”). Centrum jest agencją wykonawczą, posiadającą osobowość prawną, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) utworzoną w celu wspierania działalności naukowej w zakresie badań podstawowych, w rozumieniu art. 2 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. nr 96, poz. 615 z późn. zm.). Cel ten realizowany jest na podstawie zadań określonych w art. 20 ustawy. Centrum jest zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, jako podatnik podatku dochodowego od osób prawnych oraz jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych. W ramach prowadzonej działalności Centrum zawiera w formie pisemnej umowy o dzieło (zlecenia) - między innymi z ekspertami dokonującymi oceny merytorycznej wniosków o finansowanie projektów badawczych w ramach ogłaszanych konkursów. Rodzi to spore problemy organizacyjne oraz znaczne koszty obsługi zwłaszcza w odniesieniu do ekspertów zagranicznych (koszty przesyłania dokumentów drogą tradycyjną). Dodać należy, że na podstawie art. 18 pkt 7 ustawy Centrum zobowiązane jest powoływać również ekspertów zagranicznych. W związku z bardzo dużą liczbą zawieranych umów oraz wystawianych przez Wykonawców (Zleceniobiorców) rachunków, Centrum planuje zastąpić papierowy obieg dokumentów, obiegiem elektronicznym. Jedynie dodatkowy proces drukowania oraz archiwizacji dokumentów (umów, rachunków i informacji podatkowych) odbywałby się w formie papierowej i byłby dokonywany przez pracowników Centrum.

W nowym elektronicznym obiegu dokumentów proces wyglądałby następująco:

*   umowy o dzieło (zlecenia), informacje podatkowe i rachunki zostaną udostępnione ekspertom na platformie on-line,
*   dostęp do dokumentów jest zindywidualizowany (dana osoba ma dostęp tylko i wyłącznie do swoich dokumentów) i ograniczony spersonalizowanym loginem i hasłem (brak systemowego dostępu dla administratora do haseł),
*   Wykonawcy (Zleceniobiorcy) logują się na platformie on-line z użyciem spersonalizowanego loginu i hasła i dokonują akceptacji w formie elektronicznej poszczególnych dokumentów (umowa, informacja podatkowa, rachunek),
*   w momencie zaakceptowania w bazie danych zapisywane są automatycznie stosowne informacje o dokumencie umowy, dacie akceptacji i osobie akceptującej ww. dokument oraz informacja, iż jest to zaakceptowana postać dokumentu.

Ponadto po dokonaniu akceptacji nie jest możliwa edycja danych w dokumencie umowy, natomiast dane do rachunku są pobierane przez system automatycznie i nie podlegają edycji. Pracownicy Centrum będą mieli możliwość w dowolnym momencie wydrukowania zaakceptowanej przez Wykonawcę (Zleceniobiorcę) umowy o dzieło (zlecenie), informacji podatkowej, oraz rachunku. Na bazie zaakceptowanych dokumentów przygotowana zostanie lista płac (proces półautomatyczny), a następnie na jej podstawie, dokonywane będą płatności (wszystkie rozliczenia z tytułu umów o dzieło i zlecenia będą dokonywane w formie przelewów bankowych).

Po zamknięciu procesu będą generowane i archiwizowane raporty dotyczące:

*   list podpisanych dokumentów (umów i rachunków),
*   na potrzeby ewidencji w księgach rachunkowych umowy, informacje podatkowe, oraz rachunki będą także drukowane i archiwizowane w formie wydruku papierowego.

Dzięki zastosowaniu obiegu dokumentów on-line z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego:

*   zostanie skrócony proces rozliczeń z Wykonawcami (Zleceniobiorcami) poprzez automatyzację większości działań w obiegu dokumentów lub półautomatyzację systemu (polegającą między innymi na generowaniu przez system, dla zweryfikowanych przez pracownika Centrum, list wynagrodzeń na podstawie wystawionych przez Wykonawców i Zleceniobiorców rachunków oraz sporządzaniu na ich podstawie list płac i dokonywanie wypłaty wynagrodzeń),
*   Centrum będzie posiadać pełną kontrolę nad procesem akceptacji umów, informacji podatkowych, oraz rachunków (w systemie on-line są zawsze aktualne informacje dotyczące umów, informacji podatkowych oraz rachunków),
*   zostaną wyeliminowane błędy obecnego, ręcznego procesu, usprawniony zostanie proces weryfikacji rachunkowej,
*   dane będą archiwizowane w sposób zapewniający możliwość odtworzenia procesu (np. dla celów kontrolnych) i dokumentów z nim związanych.

Ponadto zaakceptowana elektronicznie umowa o dzieło (zlecenie) z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (login i hasło) będzie wywoływać skutki prawne dla Zamawiającego i Wykonawcy (Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy) takie same jak umowa z tradycyjnym podpisem. Przy czym w przypadku umów, dla których zastrzeżona jest forma pisemna ad solemnitatem stosowana będzie zastrzeżona dla tych czynności - forma pisemna (tj. umowa o dzieło lub zlecenie zostanie wydrukowana i podpisana w tradycyjny sposób przez strony umowy lub opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy dokumenty w postaci umowy o dzieło (zlecenie), informacji podatkowej (formularz zawierający niezbędne dane podatnika służące prawidłowemu naliczeniu i rozliczeniu wynagrodzeń oraz wynikających z tego tytułu obciążeń podatkowych) oraz rachunku do umowy o dzieło (zlecenia) zaakceptowane elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (spersonalizowanego loginu i hasła podawanego przez użytkownika do platformy on-line) spełniają wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, wyżej opisane dokumenty (umowy, rachunki) spełniają wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych i nie będą wymagały tradycyjnego podpisu Wykonawcy (Zleceniobiorcy) poza przypadkami umów dla których zastrzeżona jest forma pisemna pod rygorem nieważności.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów w danym momencie, jak i te, których nie można w ten sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a – 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Art. 21 ust. 1 powyższej ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na podstawie art. 21 ust. 1a ww. ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo – skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zasadne jest w tym miejscu zwrócenie uwagi na przepis art. 10 ustawy o rachunkowości, który stwarza Spółce możliwości takiego sposobu prowadzenia ksiąg, aby sposób ten uwzględniał specyfikę prowadzonej działalności.

Mając zatem na uwadze art. 10 ww. ustawy, należy rozważyć czy przedmiotowe dokumenty, w których posiadaniu jest Wnioskodawca, spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowią dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca planuje zmiany w procesie podpisywania umów zlecenia oraz umów o dzieło poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu i akceptacji dokumentów. Umowa zlecenie (o dzieło) zaakceptowana elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego będzie wywoływać skutki prawne dla Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy takie same jak umowa z tradycyjnym podpisem.

Na potrzeby obsługi ksiąg, umowy i rachunki będą także drukowane i archiwizowane w formie wydruku. Dzięki zastosowaniu obiegu dokumentów on-line z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego:

*   zostanie skrócony proces rozliczeń ze zleceniobiorcami i wykonawcami poprzez automatyzację lub półautomatyzację systemu,
*   firma będzie posiadać pełną kontrolę nad procesem akceptacji umów i rachunków (w systemie on-line są zawsze aktualne informacje dotyczące umów i rachunków już podpisanych i niepodpisanych),
*   zostaną wyeliminowane błędy obecnego, ręcznego procesu, usprawniony zostanie proces weryfikacji rachunkowej,
*   dane będą archiwizowane w prosty sposób, będzie zawsze istniała możliwość odtworzenia procesu (dla celów kontrolnych).

Zatem, o ile dowody w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (o dzieło) zaakceptowane z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego, na podstawie których dokumentowane są koszty uzyskania przychodu, są stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, której dotyczą, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych - wówczas dokumentują w sposób prawidłowy koszty uzyskania przychodów.

Reasumując, dokument w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (o dzieło) zaakceptowany elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego stanowiący podstawę zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, prawidłowo dokumentuje koszty uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. W takim przypadku, wygenerowany dokument, zabezpieczony wewnątrzfirmowym podpisem, dla celów ujęcia do kosztów uzyskania przychodów nie będzie wymagał tradycyjnego podpisu Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy (lub Zamawiającego i Wykonawcy).

Stanowisko Wnioskodawcy jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 14 marca 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.