Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.404.2020.3.ALN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-09-16
Teza: W zakresie: prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów, pomimo braku protokołu zwrotu towarów z podpisem Klienta lub braku protokołu zwrotu towarów, prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość niewysłanych towarów, pomimo braku dokumentu odstąpienia od umowy z podpisem Klienta lub braku tego dokumentu.
Słowa kluczowe: opodatkowanie-podstawa opodatkowania; protokół
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 28 maja 2020 r. (data wpływu) uzupełnionym pismami z dnia 27 lipca 2020 r. (data wpływu) i 26 sierpnia 2020 r. (data wpływu), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów, pomimo braku protokołu zwrotu towarów z podpisem Klienta lub braku protokołu zwrotu towarów

*   prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość niewysłanych towarów, pomimo braku dokumentu odstąpienia od umowy z podpisem Klienta lub braku tego dokumentu

**\-jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 maja 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów, pomimo braku protokołu zwrotu towarów z podpisem Klienta lub braku protokołu zwrotu towarów

*   prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość niewysłanych towarów, pomimo braku dokumentu odstąpienia od umowy z podpisem Klienta lub braku tego dokumentu

Wniosek uzupełniono pismami z dnia z 27 lipca 2020 r. (data wpływu) i 26 sierpnia 2020 r. (data wpływu)o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

(ostatecznie doprecyzowane w uzupełnieniu wniosku)

(…) Sp. j. (dalej jako Wnioskodawca lub Spółka) jest podatnikiem podatku od towarów i usług i ewidencjonuje sprzedaż na kasach fiskalnych online. Wnioskodawca dokonuje między innymi sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych z kraju (Klienci). W przypadku sprzedaży na odległość, towary są doręczane Klientom przez podmioty zewnętrzne świadczące usługi kurierskie np.: 1 , 2 , 3 itp. wraz z dokumentem zakupu zależnym od wytycznych Klienta (faktura, paragon imienny) Klienci mają prawo do odstąpienia od zakupu bez podania przyczyny w terminie do 14 dni, a także w uzasadnionych przypadkach, po tym terminie, co bezpośrednio wynika z regulaminu sklepu internetowego. W takich sytuacjach Spółka otrzymuje informację (często wyłącznie telefonicznie) o odstąpieniu od umowy bądź rezygnacji z zakupu a ponadto zwracany jest zakupiony towar jeśli towar został już dostarczony do klienta lub towar nie jest wysyłany jeśli klient był w okresie oczekiwania. Z uwagi na fakt, że sprzedaż następuje na odległość, protokół zwrotu lub wygenerowany przez Spółkę na tę okoliczność dokument zwrotu towarów (zwrot do paragonu, korekta) nie jest podpisywany na miejscu w siedzibie Spółki. Powinien on być podpisany i przesłany przez Klienta np. wraz ze zwracanym towarem. Niestety tylko część Klientów przesyła Spółce wskazane dokumenty. Częściej zdarza się, że Spółka nie otrzymuje od Klienta ani protokołu ani dokumentu zwrotu towaru. W takiej sytuacji Spółka nie ma możliwości skutecznie wyegzekwować tych dokumentów, ponieważ zgodnie z prawem konsumenckim nie mogą one być warunkiem odstąpienia od umowy ani wstrzymania zwrotu środków pieniężnych.

Pytania postawione w poz. 75 wniosku ORD-IN dotyczą wyłącznie sprzedaży na odległość. Sprzedaż towarów objętych wnioskiem jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług. Wnioskodawca na okoliczność odstąpienia od umowy przez klientów będzie prowadził dokumentację.

Na pytanie nr 5 postawione w wezwaniu o treści: z jakich dokumentów będzie wynikało odstąpienie od umowy przez klientów i w jaki sposób Wnioskodawca dokona identyfikacji Klienta, który odstępuje od umowy, Wnioskodawca udzielił następującej odpowiedzi: Ad. 5 Odstąpienie od umowy przez klientów będzie wynikało z dokumentu Wnioskodawcy w postaci dokumentu korygującego stosownego do dokumentu sprzedaży tj.: zwrotu imiennego do paragonu lub korekty faktury. Wnioskodawca dokona weryfikacji klienta na podstawie zamówień zdalnych (internetowych lub emailowych) bądź rozmowy telefonicznej jeśli rezygnacja będzie złożona telefonicznie. Wnioskodawca będzie posiadać dokument potwierdzający zwrot środków pieniężnych w postaci przelewu z rachunku firmowego lub zlecenia dyspozycji zwrotu przez system płatności internetowej tj.: … itp.

Odstąpienie od umowy będzie miało miejsce po dokonaniu zapłaty przez klienta a także przed jeśli klient w zamówieniu zdalnym wybierze formę zapłaty za pobraniem. Sprzedaż towaru (zapłata za towar) objęty umową odstąpienia zawsze ujmowana jest na kasie rejestrującej. Zwrot towarów przez klientów będzie wynikał z faktu otrzymania tych towarów za pośrednictwem poczty lub innych firm przewozowych i dostawczych. Identyfikacja klienta nastąpi na podstawie danych nadawcy przesyłki. Wnioskodawca prowadzi dokumentację, z której wynika zwrot towarów przez klientów. Przyjęcie towaru na stan magazynowy dokumentem magazynowym PZ (przyjęcie zewnętrzne towaru) następuje automatycznie z chwilą wystawienia odpowiedniego dokumentu korygującego, o którym mowa w ad 5.

Na pytanie postawione w wezwaniu o treści: czy Wnioskodawca prowadzi/będzie prowadził ewidencję zwrotu towarów wadliwych i uznanych reklamacji zgodnie z § 3 punkt 3 podpunkty od 1 do 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, Wnioskodawca odpowiedział: Wnioskodawca nie prowadzi i nie będzie prowadził ewidencji zwrotu towarów wadliwych i uznanych reklamacji.

Wnioskodawca nie prowadzi oddzielnej ewidencji towarów niewysłanych. Dostawa takich towarów jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej w momencie przygotowania do wysyłki w tym za pobraniem. Zdarza się, że rezygnacja klienta następuje w czasie oczekiwania przesyłki na firmę kurierską lub przewoźnika.

Wnioskodawca prowadzi ewidencję zwrotu towarów zgodnie z § 3 pkt 3 podpunkty od 1 do 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Ponadto Wnioskodawca dołącza dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, o którym mowa w podpunkcie 6 powyższego rozporządzenia ale tylko i wyłącznie gdy taki dokument został odesłany wraz z towarem lub przesłany przez klienta drogą e-mailową jako uzupełnienie dokumentacji zwrotu klienta. W przypadku braku odesłania dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, rodzaj dokumentu oraz jego numer i data są ustalane na podstawie nazwiska osoby zwracającej towar, nazwie produktu lub na podstawie etykiety produktu. Dokument ten nie jest jednak załączany do dokumentacji jako wydruk z systemu sprzedaży Wnioskodawcy. Określenie jego rodzaju i numeru służy do ustalenia właściwego dokumentu zwrotu towaru tj. zwrotu do paragonu lub korekty zakupu, którym Wnioskodawca dokumentuje zwrot.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy Spółka ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów, pomimo nieposiadania protokołu zwrotu towarów z podpisem Klienta lub nieposiadania w ogóle protokołu zwrotu towarów?
2.  Czy Spółka ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość niewysłanych towarów, pomimo nieposiadania dokumentu odstąpienia od umowy z podpisem Klienta lub nieposiadania w ogóle tego dokumentu?

Zdaniem Wnioskodawcy, ma on prawo do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów pomimo nieposiadania protokołu zwrotu towarów i o wartość niewysłanych towarów pomimo nieposiadania dokumentu odstąpienia od umowy. Przepisy ustawy o VAT nie przewidują żadnych warunków co do obniżenia podstawy opodatkowania w przypadku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o: kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen; • wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12; • zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło; • wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1. Z kolei, w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie prowadzenia kas fiskalnych w § 4 ust. 4 przewidziano, że zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej: • datę sprzedaży; • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy; • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi; • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży; • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży; • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży; • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Przepisy rozporządzenia przewidują zatem obowiązek prowadzenia przez Sprzedawcę dodatkowej ewidencji, w tym posiadania protokołu zwrotu towarów lub reklamacji. Jak podkreślono w interpretacji z dnia 27.01.2017r. Nr: 3063-ILPP2-2 4512.256.2016.1.MR - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 27.01.2017 r. \`(...)\`Sprzedaż dokonywana jest wysyłkowo, natomiast w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji protokół nie jest podpisywany na miejscu w siedzibie Spółki. W takiej sytuacji nie jest możliwe - z powodu braku bezpośredniego kontaktu stron transakcji - sporządzenie protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę. Zatem klient dokonując zwrotu towaru nie wchodzi w osobisty kontakt z Wnioskodawcą. W takiej sytuacji nie jest sporządzany protokół i klient nie złoży podpisu na protokole przyjęcia towaru. Należy jednak zauważyć, że pomimo braku podpisu klienta na protokole zwrotu towaru Wnioskodawca będzie w posiadaniu dowodów dokonania zwrotu towaru przez klienta i wyrażenia woli o odstąpieniu od umowy. Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez nabywcę. W przypadku sprzedaży wysyłkowej nie jest możliwe z oczywistych względów podpisanie protokołu przyjęcia zwrotu towaru przez nabywcę - co wskazał także Wnioskodawca W świetle przedstawionych okoliczności i przywołanych przepisów wskazać należy, że w przypadku odstąpienia przez klienta od umowy zakupu danego towaru i zwrotu przez niego tego towaru - gdy brak jest podpisanego przez klienta (nabywcę) „protokołu przyjęcia zwrotu towaru” - Wnioskodawca jest/będzie uprawniony do skorygowania tej sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej. \`(...)\` Zatem Wnioskodawca, pomimo braku podpisu klienta na „protokole przyjęcia zwrotu towaru”, będzie mógł dokonać korekty danych zapisanych w pamięci kasy rejestrującej poprzez ujęcie tego zwrotu w odrębnej ewidencji, o której mowa § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zawierającej wymagane ww. przepisem elementy i na tej podstawie dokonać obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar. Obniżenie podstawy opodatkowania będzie możliwe o ile Wnioskodawca posiada/będzie posiadał dokumentację, z której wynikać będzie zwrot towaru przez zidentyfikowanego klienta, wartość zwróconego towaru oraz zwrot klientowi uiszczonej przez niego należności za towar. Z powyższej treści przepisów i interpretacji wynika możliwość pomniejszenia obrotu i podstawy opodatkowania o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwrot ten został udokumentowany i dalej jeśli towar nie został wysłany obowiązek nie ma zastosowania. Wnioskodawca każdorazowy zwrot towaru potwierdza dokumentem PW (przyjęcia zewnętrznego) generowanym automatycznie do dokumentu zwrotu do paragonu lub korekty do faktury sprzedaży. W przypadku nie wysłania towarów nie dochodzi do utworzenia dokumentu WZ (wydanie zewnętrzne). Ponadto Spółka dokonuje zwrotu środków pieniężnych w wartości odpowiadającej wartości zwróconych towarów lub odpowiednio towarów nie wysłanych wobec czego uznaje swoje stanowisko za zasadne.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie:

*   prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów, pomimo braku protokołu zwrotu towarów z podpisem Klienta lub braku protokołu zwrotu towarów

*   prawa do obniżenia podstawy opodatkowania o wartość niewysłanych towarów, pomimo braku dokumentu odstąpienia od umowy z podpisem Klienta lub braku tego dokumentu

**\-jest prawidłowe.**

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Przy czym, towarami są rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii (art. 2 pkt 6 ustawy).

Przez sprzedaż – w myśl art. 2 pkt 22 ustawy – należy rozumieć odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 29a ust. 1 ustawy, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Katalog elementów dodatkowych wchodzących w skład podstawy opodatkowania określony został w art. 29a ust. 6 ustawy, w myśl którego, podstawa opodatkowania obejmuje:

1.  podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;
2.  koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

Na podstawie art. 29a ust. 10 ustawy, podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o:

1.  kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2.  wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
3.  zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4.  wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy.

Zgodnie z art. 111. ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z przedmiotowego przepisu wynika ogólna zasada, zgodnie z którą sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej objęta jest obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Natomiast, kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 maja 2019 r. regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816).

Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1.  datę sprzedaży;
2.  nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3.  termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4.  wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5.  zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6.  dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7.  protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

(§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Z treści ww. przepisów wynika możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego m.in. o kwoty odpowiadające wartości bądź części wartości zwróconych towarów lub reklamowanych towarów lub usług. Możliwość ta istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi są prawnie dopuszczalne i zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi oraz zwrotu ich wartości bądź części wartości, w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

Zauważyć należy, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur), jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi.

Należy wskazać, że w świetle obowiązujących przepisów uprawnione jest skorygowanie podstawy opodatkowania i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji kiedy możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi. W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Ewidencja ta musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Jednym z warunków dokonania korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, w prowadzonej ewidencji oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, konieczne jest sporządzenie protokołu na tę okoliczność.

Należy zauważyć, że ewidencja, o której mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących musi zawierać wszystkie elementy wymienione w pkt od 1 do 7 ww. przepisu.

Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że nastąpił zwrot wartości bądź części wartości zwróconego towaru lub reklamowanego towaru lub usługi.

Należy wskazać, że niezbędne do uwzględnienia zwrotu towaru lub reklamowanego towaru lub usługi przez nabywcę jest sporządzenie ww. protokołu.

Zgodnie z definicją wyrażoną w Słowniku języka polskiego PWN pod red. W. Doroszewskiego protokół to oficjalne pisemne sprawozdanie z przebiegu rozprawy, posiedzenia, zebrania itp. lub też dokument będący sprawozdaniem z przebiegu czynności urzędowych (https://sjp.pwn.pl).

Dokumentowanie zwrotu towaru, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług jest wypełnieniem obowiązków podatkowo-prawnych ciążących na każdym podatniku. Tym samym, Wnioskodawca powinien posiadać dokumentację wskazującą na dokonanie przez klienta zwrotu towaru, która pozwala uznać, że zwrot wartości bądź części wartości zwróconego towaru został faktycznie dokonany.

Zatem, protokół ze zwrotu towaru należy sporządzić tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, tj. nabywca sprzedawca, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono.

Należy zauważyć, że przepisy § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie wskazują szczegółowych danych jakie powinien zawierać protokół przyjęcia zwrotu towaru. Wskazują one jedynie, że protokół taki winien być podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Zauważyć należy, że ustawa o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie definiują pojęcia umowy zawartej na odległość. Ustawodawca wprowadzając powyższy przepis wzorował się na określeniu umowy zawieranej na odległość, zdefiniowanej w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2020 r., poz. 287, z późn. zm.), zgodnie z którą to definicją, umowa zawarta na odległość oznacza umowę zawartą z konsumentem w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie.

Zatem z powyższego przepisu wynika, że umowa zawarta na odległość to umowa nazwana, do zawarcia której dochodzi w ramach zorganizowanego przez przedsiębiorcę systemu zawierania umów na odległość, często dla tzw. transakcji on-line. Warunkiem koniecznym do zakwalifikowania umowy jako zawartej na odległość jest brak jednoczesnej fizycznej obecności stron, w tym samym miejscu i czasie, a także zawarcie umowy z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie.

Zgodnie z art. 27 ustawy o prawach konsumenta – konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z wyjątkiem kosztów określonych w art. 33, art. 34 ust. 2 i art. 35.

Jak stanowi art. 30 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta – konsument może odstąpić od umowy, składając przedsiębiorcy oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Oświadczenie można złożyć na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do ustawy. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem (art. 30 ust. 2 ustawy o prawach konsumenta).

Stosownie do art. 30 ust. 3 ustawy o prawach konsumenta, jeżeli przedsiębiorca zapewnia możliwość złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną, konsument może także odstąpić od umowy:

1.  przy wykorzystaniu wzoru formularza odstąpienia od umowy, stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy;
2.  przez złożenie oświadczenia na stronie internetowej przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie przesłać konsumentowi na trwałym nośniku potwierdzenie otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy złożonego w sposób, o którym mowa w ust. 3 (art. 30 ust. 4 ustawy o prawach konsumenta).

Jak wynika z art. 31 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta, w przypadku odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa umowę uważa się za niezawartą.

Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta, przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia konsumenta o odstąpieniu od umowy, zwrócić konsumentowi wszystkie dokonane przez niego płatności, w tym koszty dostarczenia rzeczy.

Zatem klient odstępując od umowy zakupu danego towaru składa oświadczenie o odstąpieniu od umowy potwierdzające własną wolę zwrotu towaru oraz zwraca zakupiony towar. Oświadczenie to może również zostać złożone drogą elektroniczną. Natomiast przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie zwrócić konsumentowi wszystkie dokonane przez niego płatności. Przy czym, może się on wstrzymać ze zwrotem płatności otrzymanych od konsumenta do chwili otrzymania rzeczy z powrotem lub dostarczenia przez konsumenta dowodu jej odesłania.

W przypadku Wnioskodawcy uwzględnić należy specyfikę realizowanej sprzedaży, objętej zakresem wniosku. Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług i ewidencjonuje sprzedaż na kasach fiskalnych online. Wnioskodawca dokonuje między innymi sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych z kraju. Towary są doręczane Klientom przez podmioty zewnętrzne świadczące usługi kurierskie np.: 1 , 2 , 3 itp. wraz z dokumentem zakupu zależnym od wytycznych Klienta (faktura, paragon imienny) Klienci mają prawo do odstąpienia od zakupu bez podania przyczyny w terminie do 14 dni, a także w uzasadnionych przypadkach, po tym terminie, co bezpośrednio wynika z regulaminu sklepu internetowego. W takich sytuacjach Spółka otrzymuje informację (często wyłącznie telefonicznie) o odstąpieniu od umowy bądź rezygnacji z zakupu a ponadto zwracany jest zakupiony towar jeśli towar został już dostarczony do klienta lub towar nie jest wysyłany jeśli klient był w okresie oczekiwania. Wnioskodawca na okoliczność odstąpienia od umowy przez klientów będzie prowadził dokumentację. Odstąpienie od umowy przez klientów będzie wynikało z dokumentu Wnioskodawcy w postaci dokumentu korygującego stosownego do dokumentu sprzedaży tj.: zwrotu imiennego do paragonu lub korekty faktury. Wnioskodawca dokona weryfikacji klienta na podstawie zamówień zdalnych (internetowych lub emailowych) bądź rozmowy telefonicznej jeśli rezygnacja będzie złożona telefonicznie. Wnioskodawca będzie posiadać dokument potwierdzający zwrot środków pieniężnych w postaci przelewu z rachunku firmowego lub zlecenia dyspozycji zwrotu przez system płatności internetowej tj.: … itp. Odstąpienie od umowy będzie miało miejsce po dokonaniu zapłaty przez klienta a także przed jeśli klient w zamówieniu zdalnym wybierze formę zapłaty za pobraniem. Sprzedaż towaru (zapłata za towar) objęty umową odstąpienia zawsze ujmowana jest na kasie rejestrującej. Zwrot towarów przez klientów będzie wynikał z faktu otrzymania tych towarów za pośrednictwem poczty lub innych firm przewozowych i dostawczych. Identyfikacja klienta nastąpi na podstawie danych nadawcy przesyłki. Wnioskodawca prowadzi dokumentację, z której wynika zwrot towarów przez klientów. Przyjęcie towaru na stan magazynowy dokumentem magazynowym PZ (przyjęcie zewnętrzne towaru) następuje automatycznie z chwilą wystawienia odpowiedniego dokumentu korygującego.

Wnioskodawca prowadzi ewidencję zwrotu towarów zgodnie z § 3 pkt 3 podpunkty od 1 do 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Ponadto Wnioskodawca dołącza dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, o którym mowa w podpunkcie 6 powyższego rozporządzenia ale tylko i wyłącznie gdy taki dokument został odesłany wraz z towarem lub przesłany przez klienta drogą e-mailową jako uzupełnienie dokumentacji zwrotu klienta. W przypadku braku odesłania dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, rodzaj dokumentu oraz jego numer i data są ustalane na podstawie nazwiska osoby zwracającej towar, nazwie produktu lub na podstawie etykiety produktu. Dokument ten nie jest jednak załączany do dokumentacji jako wydruk z systemu sprzedaży Wnioskodawcy. Określenie jego rodzaju i numeru służy do ustalenia właściwego dokumentu zwrotu towaru tj. zwrotu do paragonu lub korekty zakupu, którym Wnioskodawca dokumentuje zwrot.

Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez nabywcę. W przypadku sprzedaży wysyłkowej nie jest możliwe z oczywistych względów podpisanie protokołu przyjęcia zwrotu towaru przez nabywcę – co wskazał także Wnioskodawca.

Zatem klient dokonując zwrotu towaru nie wchodzi w osobisty kontakt z Wnioskodawcą. W takiej sytuacji nie jest sporządzany protokół lub klient nie złoży podpisu na protokole przyjęcia towaru. Należy jednak zauważyć, że pomimo braku protokołu zwrotu towaru Wnioskodawca będzie w posiadaniu dowodów dokonania zwrotu towaru przez klienta i wyrażenia woli o odstąpieniu od umowy.

Również w sytuacji odstąpienia od umowy w przypadku towarów niewysłanych Wnioskodawca będzie posiadał dokumentację potwierdzającą odstąpienie od umowy.

W świetle przedstawionych okoliczności i przywołanych przepisów wskazać należy, że w przypadku odstąpienia przez klienta od umowy zakupu danego towaru i zwrotu przez niego tego towaru – pomimo nieposiadania protokołu zwrotu towarów z podpisem Klienta lub nieposiadania w ogóle protokołu zwrotu towarów – Wnioskodawca będzie uprawniony do skorygowania tej sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej.

W przypadku niewysłanych towarów, za które zapłata została zaewidencjonowana na kasie rejestrującej- pomimo nieposiadania dokumentu odstąpienia od umowy z podpisem Klienta lub nieposiadania w ogóle tego dokumentu - Wnioskodawca również będzie uprawniony do skorygowania tej sprzedaży.

W konsekwencji powyższego, należy uznać, że czynność zwrotu towaru oraz odstąpienia od umowy w przypadku towarów niewysłanych zostanie udokumentowana i potwierdzona przez Wnioskodawcę.

Zatem Wnioskodawca, pomimo braku protokołu zwrotu towarów z podpisem Klienta lub braku protokołu zwrotu towarów oraz pomimo braku dokumentu odstąpienia od umowy z podpisem Klienta lub braku tego dokumentu będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar. Obniżenie podstawy opodatkowania będzie możliwe, skoro jak wskazał Wnioskodawca, będzie posiadał dokumentację, z której wynikać będzie zwrot towaru przez zidentyfikowanego klienta, wartość zwróconego towaru oraz zwrot klientowi uiszczonej przez niego należności za towar, oraz zwrotu uiszczonej przez klienta kwoty w przypadku odstąpienia od umowy.

Zatem oceniając stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytań nr 1 i nr 2, należało uznać je za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) , za pośrednictwem Organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany