Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-489/11/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-07-12
Teza: Prawidłowość dostarczania faktur korygujących w formacie elektronicznym drogą mailową do kontrahenta.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 marca 2011r. (data wpływu 12 kwietnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości dostarczania faktur korygujących w formacie elektronicznym drogą mailową do kontrahenta – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości dostarczania faktur korygujących w formacie elektronicznym drogą mailową do kontrahenta.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujący zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca planuje wystawiać część faktur sprzedaży w formacie elektronicznym PDF utworzonym i odczytywanym przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008. Również korekty takich faktur wystawiane byłyby w formacie PDF. Wszystkie faktury wystawione w formacie PDF wysyłane byłyby do kontrahentów mailem lub kontrahenci pobieraliby faktury ze strony internetowej Spółki. Faktury elektroniczne wystawione w formacie PDF wysyłane mailowo - wysłane byłyby na adres mailowy podany przez kontrahenta. Spółka otrzyma zgodę kontrahenta na dostarczanie faktur w formacie elektronicznym drogą mailową.

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów w przypadku wystawienia korekty faktury zmniejszającej podstawę opodatkowania Spółka zobowiązana jest posiadać potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę. Potwierdzenie otrzymania przez kontrahenta korekty faktury Spółka zamierza zrealizować poprzez wysłanie maila z korektą faktury w pliku PDF ustawionego z potwierdzeniem dostarczenia do serwera odbiorcy. W takim wypadku każdrorazowo Spółka otrzymałaby mailowo potwierdzenie dostarczenia maila zawierającego korektę faktury do serwera na którym znajduje się adres email podany przez kontrahenta jako ten na który należy dostarczać faktury wystawiane elektronicznie.

Natomiast w zakresie faktur korygujących udostępnionych kontrahentowi do samodzielnego ściągnięcia ze strony internetowej, na stronie internetowej dla każdej z faktur rejestrowany byłby fakt zalogowania się kontrahenta oraz dokładna data ściągnięcia danej faktury.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy powyżej opisane potwierdzenie dostarczenia faktury korygującej jest zgodne z art. 29 ust. 4a?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest zgodny z przepisami, gdyż żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie narzuca jakiejś specjalnej formy potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej. Dodatkowo zgodnie z art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z przepisami.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 29a ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych2), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca planuje wystawiać część faktur sprzedaży w formacie elektronicznym PDF utworzonym i odczytywanym przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008. Również korekty takich faktur wystawiane byłyby w formacie PDF. Wszystkie faktury wystawione w formacie PDF wysyłane byłyby do kontrahentów mailem lub kontrahenci pobieraliby faktury ze strony internetowej Spółki. Faktury elektroniczne wystawione w formacie PDF wysyłane mailowo - wysłane byłyby na adres mailowy podany przez kontrahenta. Spółka otrzyma zgodę kontrahenta na dostarczanie faktur w formacie elektronicznym drogą mailową. Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów w przypadku wystawienia korekty faktury zmniejszającej podstawę opodatkowania Spółka zobowiązana jest posiadać potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę. Potwierdzenie otrzymania przez kontrahenta korekty faktury Spółka zamierza zrealizować poprzez wysłanie maila z korektą faktury w pliku PDF ustawionego z potwierdzeniem dostarczenia do serwera odbiorcy. W takim wypadku każdrorazowo Spółka otrzymałaby mailowo potwierdzenie dostarczenia maila zawierającego korektę faktury do serwera na którym znajduje się adres email podany przez kontrahenta jako ten na który należy dostarczać faktury wystawiane elektronicznie.

Natomiast w zakresie faktur korygujących udostępnionych kontrahentowi do samodzielnego ściągnięcia ze strony internetowej, na stronie internetowej dla każdej z faktur rejestrowany byłby fakt zalogowania się kontrahenta oraz dokładna data ściągnięcia danej faktury.

Należy podkreślić, iż ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy, nie określił pojęć moment wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej jak też nie określił formy uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygujacej. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni obu pojęć. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 1079 oraz s. 587) „wystawić” oznacza wydobyć, wyjąć, wydostać coś skąd, wyłożyć na, zewnątrz, ale również wypisać, wypełnić, wydać. Z kolei, „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś.

Należy zatem stwierdzić, iż powyżej opisane pojęcia wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania, faktur w dowolnym w formacie elektronicznym.

Zatem udostępnianie kontrahentowi faktur korygujących do samodzielnego ściągnięcia ze strony internetowej faktury korygującej, z jednoczesnym rejestrowaniem na stronie internetowej każdego faktu zalogowania się kontrahenta oraz wskazaniem dokładnej daty ściągnięcia danej faktury, jak również potwierdzenie dostarczenia do serwera odbiorcy w sytuacji gdy faktura korygująca wysłana jest mailem, będzie wypełniało przesłanki wynikające z art. 29 ust. 4a ustawy o VAT.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć przy tym należy bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.