Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-1233/08/AP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-03-18
Teza: 1. Czy zwrot za przejechane podczas podróży służbowej kilometry prywatnym samochodem obejmuje wszystkie koszty (w tym np. opłaty parkingowe, za przejazd autostradą), tzn. czy stawka za 1 km użycia prywatnego samochodu obejmuje wszelkie koszty tego użycia, czy też koszty inne niż paliwo stanowią odrębny tytuł do rozliczenia kosztów podróży, a zwrot tych kosztów jest niezależny od kosztów za przejechane kilometry? 2. Czy zwroty poniesionych kosztów stanowią koszt podatkowy Spółki?
Słowa kluczowe: autostrada-opłata za przejazd autostradą; delegacja-delegacja służbowa; ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; koszt-koszty uzyskania przychodów; parking-opłata parkingowa
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2008 r. (data wpływu do tut. BKIP 29 grudnia 2008 r.) uzupełnionym w dniu 06 lutego 2009 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom kosztów podróży służbowych – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 grudnia 2008 r. wpłynął do tut. BKIP ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom kosztów podróży służbowych.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 03 lutego 2009 r. wezwano do ich uzupełnienia. Uzupełnienia wniosku dokonano w dniu 06 lutego 2009 r.

**W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:**

Wnioskodawca w celach służbowych deleguje pracowników do wyjazdów poza miejscowość będącą jego siedzibą. Z delegacjami tymi wiążą się prawa pracowników do zwrotu kosztów podróży i koszty te rzeczywiście są im zwracane. W przypadku niektórych podróży służbowych pracownicy korzystają ze środków transportu będących ich prywatną własnością, co powoduje, że Wnioskodawca zwraca im koszty użycia tych środków według aktualnie obowiązującej stawki. Pracownicy korzystający z własnych środków transportowych oprócz paliwa ponoszą także inne koszty związane z tym korzystaniem, jak np. opłaty za parkingi, opłaty za przejazdy autostradą płatne w trakcie podróży służbowej. W rozliczeniu delegacji poza wykazaniem kosztów za przejechane kilometry według urzędowej stawki obowiązującej za 1 km pracownicy wykazują także te inne koszty, a Wnioskodawca dokonuje zwrotu wszystkich objętych rozliczeniem delegacji kosztów.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania:

1\. Czy zwrot za przejechane podczas podróży służbowej kilometry prywatnym samochodem obejmuje wszystkie koszty (w tym np. opłaty parkingowe, za przejazd autostradą), tzn. czy stawka za 1 km użycia prywatnego samochodu obejmuje wszelkie koszty tego użycia, czy też koszty inne niż paliwo stanowią odrębny tytuł do rozliczenia kosztów podróży, a zwrot tych kosztów jest niezależny od kosztów za przejechane kilometry? 2. Czy zwroty poniesionych kosztów stanowią koszt podatkowy Spółki?

Zdaniem Wnioskodawcy, wątpliwości powoduje zakres znaczeniowy pojęcia „koszty przebiegu pojazdu”, a zwłaszcza to czy do eksploatacji pojazdu wlicza się wydatki wprost z tą eksploatacją nie związane, jak np. opłaty parkingowe, postojowe, za przejazd autostradą itp. Nawet posiłkowe posłużenie się wytycznymi do „ewidencji przebiegu pojazdu” wątpliwości Wnioskodawcy nie wyjaśnia. W przekonaniu Wnioskodawcy, mimo wszystko, dodatkowe wydatki nie dotyczące wprost eksploatacji samochodu prywatnego pracownika nie mieszczą się w rozliczeniu przejechanych kilometrów. W tej sytuacji zdaniem Wnioskodawcy należy je zakwalifikować jako „inne udokumentowane wydatki…” – w rozumieniu § 3 pkt 4 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. jak wyżej, odrębne od kosztów przejazdu pojazdem własnym pracownika - § 5 ust. 3 tegoż rozporządzenia.

Zdaniem Wnioskodawcy zwrot dodatkowych wydatków stanowi koszt uzyskania przychodu Spółki.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm. – zwanej dalej - updop) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika – podmiotu gospodarczego samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 updop. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 updop. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Powołane wyżej przepisy nie precyzują co należy rozumieć pod pojęciem „kosztów używania” samochodu osobowego nie stanowiącego składnika majątku podatnika dla potrzeb prowadzonej przez niego działalności. Dlatego też przyjąć należy potoczne rozumienie tego pojęcia, czyli wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika – podmiotu gospodarczego takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania. Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

*   ewidencją przebiegu,
*   dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.

Reasumując, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wszystkie wydatki, związane z użytkowaniem samochodu dla jej potrzeb, poniesione w czasie podróży służbowej w tym opłaty za przejazd autostradą i parkowanie – pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Jak wynika z powyższego brak podstaw do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów innych wydatków związanych z używaniem samochodów pracowników przekraczających limit wynikający z tej ewidencji.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy uznać należy za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.