Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL3.4012.391.2025.2.AW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-26
Teza: Możliwość przechowywania faktur dokumentujących zakupy
towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej oraz prawo
do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur
przechowywanych w postaci elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur
elektronicznych
odliczenia-odliczenie od podatku
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie
i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1.
Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku
naliczonego
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury
1

Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106 (uchylony)
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112aa

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie:
    · możliwości przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie
      w postaci elektronicznej,
    · prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w
      postaci elektronicznej.
    Uzupełnili go Państwo pismem z 24 lipca 2025 r. (wpływ 24 lipca 2025 r.) – w odpowiedzi
    na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

X (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest osobą prawną, zarejestrowanym i czynnym
    podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca posiada na terytorium
    Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy.
    Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie (...). Spółka jest częścią międzynarodowej
    grupy kapitałowej. Spółka należy do (...). Spółki w Grupie, (...). Są także wiodącymi
    podmiotami w segmencie (...) jako producenta (...).
    Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz
    usługi.
    W szczególności, zakup jest dokumentowany:
    i. fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają
      pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1
      ustawy o VAT, jak również
    ii. dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku
      należnego o podatek naliczony.
    Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu,
    noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których
    dokumentowane są wydatki ponoszone przez Spółkę. W dalszej części niniejszego
    wniosku wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „Fakturami”.
    Wnioskodawca część Faktur otrzymuje w formie elektronicznej w formacie pdf. W takim
    przypadku Wnioskodawca planuje je archiwizować jedynie w wersji, w której zostały
    otrzymane, bez ich wydruku i przechowywania w formie papierowej.
    Ze względu na zakres prowadzonej działalności przez Spółkę, ilość otrzymywanych przez
    nią Faktur, a także wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki

    podatnik zobowiązany jest przechowywać Faktury, ich archiwizacja staje się coraz
    trudniejsza i wiąże się z generowaniem coraz większych kosztów obciążających
    Wnioskodawcę.
    Celem minimalizacji kosztów, Wnioskodawca wdrożył system archiwizowania i obiegu
    faktur wyłącznie w formie elektronicznej. System ten obejmuje wszystkie dokumenty
    potwierdzające zakup towarów lub usług, tj. faktury zakupowe, faktury korygujące,
    duplikaty, rachunki, czy dokumenty zrównane z fakturami, wymienione w rozporządzeniu
    Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z
    2021 r. poz. 1979).
    W przypadku, gdy część dostawców nadal przesyła Wnioskodawcy Faktury w formie
    papierowej, Wnioskodawca skanuje Faktury w formie papierowej do pliku (w
    rozdzielczości gwarantującej ich czytelność), a następnie przesyła takie pliki do
    przeznaczonego do tego archiwum elektronicznego. Wszystkie Faktury są zapisywane w
    nieedytowalnym formacie elektronicznym (przykładowo w formacie pdf), a zatem
    jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu jest wykluczona.
    Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej.
    Zarówno Faktury, które Wnioskodawca otrzymał w formie elektronicznej (w różnych
    formatach np. pdf), oraz Faktury, które otrzymał w formie papierowej, a następnie
    samodzielnie zeskanował w sposób określony powyżej, są przechowywane w tej formie na
    dedykowanych do tego serwerach. Serwery te są odpowiednio zabezpieczone przed
    utratą danych, między innymi poprzez ograniczenie kręgu osób mających dostęp do
    danych oraz przez regularne tworzenie kopii zapasowych.
    Wnioskodawca wskazuje również, że weryfikacja dokumentów pod względem
    merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby,
    dokonywane jest w całości elektronicznie. Autoryzacja Faktury potwierdza autentyczność
    jej pochodzenia oraz że Faktura jest zgodna z umową lub zamówieniem zawartym
    pomiędzy Wnioskodawcą a dostawcą. Fakt autoryzacji podlega trwałej ewidencji
    elektronicznej, która polega na niemodyfikowalnym zapisie informacji, kto i kiedy dokonał
    zatwierdzenia Faktury oraz jej definitywnego księgowania.
    Faktury są archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja odbywa się w
    sposób zapewniający do nich łatwy dostęp (co do zasady, w sposób łatwiejszy i szybszy niż
    w ramach systemu archiwizacji opartego na dokumentach w formie papierowej). Faktury
    są przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    Elektroniczny system archiwizowania i obiegu dokumentacji umożliwia organom
    podatkowym niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur, a w razie konieczności
    również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (na żądanie
    organów).
    Wprowadzony system archiwizowania i obiegu dokumentacji polega na tym, iż:
    - po zeskanowaniu Faktury papierowej, wersja elektroniczna Faktury jest wiernym i
      czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej;
    - Wnioskodawca ma możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej Faktury
      archiwizowanej i przechowywanej w formie elektronicznej w systemie finansowo-
      księgowym;
    - dane zawarte w wersji elektronicznej Faktury są chronione przed przetwarzaniem i
      zmianą dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu;
    - faktury są przesyłane do zaksięgowania i archiwizowane w formie elektronicznej –
      system finansowo-księgowy jest niedostępny dla nieupoważnionych użytkowników;

    - w przypadku każdej Faktury istnieje możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu na
      ekranie komputera posiadającego dostęp do odpowiedniego systemu finansowo-
      księgowego.
    Spółka wskazuje również, iż zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które
    ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą, a dostawą towarów od momentu ich
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w
    odniesieniu do wydatków dokumentowanych Fakturami, potwierdzającymi zakup
    towarów i usług.
    Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów wynikają z
    wprowadzonej przez Spółkę ścisłej procedury weryfikacji każdego dokumentu.
    Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość
    powiązania otrzymanej przez Spółkę Faktury z transakcją, której ten dokument dotyczy.
    Faktury otrzymane w formie papierowej, Wnioskodawca planuje utylizować dopiero po
    zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności. Zgodnie z wprowadzonym systemem
    archiwizowania i obiegu dokumentacji, faktury papierowe miałyby zostać zniszczone
    dopiero po ich zaewidencjonowaniu.
    Wnioskodawca podkreśla że, jak zostało wskazane powyżej, Faktury w formie
    elektronicznej są przechowywane na dedykowanych do tego serwerach. Serwery
    umożliwiają niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur co zapewnia, że mogą w
    sprawny sposób zostać przekazane naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi
    urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
    Administracji Skarbowej na ich żądanie, a w razie konieczności również bezzwłoczny ich
    pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    W uzupełnieniu, w odpowiedzi na wezwanie, wskazali Państwo, co następuje:
    1. Czy zakupione towary i usługi udokumentowane Fakturami, opisanymi we wniosku, są
      /będą wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych
      podatkiem VAT? Jeśli tak, to proszę wskazać czy są/będą one wykorzystywane
      wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych tym podatkiem?
        Odpowiedź:
        Tak, zakupione przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Fakturami,
        opisane we Wniosku są i będą wykorzystywane przez Spółkę wyłącznie do
        wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
    2. Czy „inne dokumenty” potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we
      wniosku, zawierają/będą zawierały elementy faktury, faktury uproszczonej, o których
      mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z
      2025 r. poz. 775)?
        Odpowiedź:
        Tak, „inne dokumenty” potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we
        Wniosku, zawierają i będą zawierać elementy faktury, faktury uproszczonej, o
        których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
        Dz. U. z 2025 r. poz. 775).
    3. Na czym polegają/będą polegały kontrole biznesowe i weryfikacja autentyczności
      pochodzenia faktur, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą
      towarów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego (proszę dokładnie opisać)?
        Odpowiedź:

        Poza informacjami szczegółowo przedstawionymi przez Wnioskodawcę we
        Wniosku, proces kontroli biznesowej i weryfikacji autentyczności pochodzenia
        faktur przyjęty przez Wnioskodawcę polega na:
        - identyfikacji właściciela biznesowego danej Faktury, tj. osoby, która dokonywała
        zakupu usługi lub towaru; jeżeli dane wynikające z Faktury uniemożliwiają
        identyfikację takiego właściciela biznesowego, (np. w przypadku braku wskazania
        na Fakturze numeru zamówienia czy danych identyfikujących kontrahenta),
        wszyscy pracownicy Spółki otrzymują skan takiej Faktury w celu identyfikacji
        właściciela biznesowego;
        - sprawdzeniu zgodności danych wskazanych na Fakturze z umową, zamówieniem
        lub dokonanym zakupem; pierwszą osobą dokonującą akceptacji faktury po jej
        zeskanowaniu jest zawsze właściciel biznesowy, który weryfikuje dostawcę,
        rodzaj zamawianego towaru/usługi oraz wartość;
        - w przypadku faktur otrzymanych na podstawie konkretnego zamówienia, system
        informatyczny Spółki weryfikuje numer NIP kontrahenta wskazany na Fakturze z
        numerem NIP wskazanym w zamówieniu;
        - kontrahenci są dodawani do systemu informatycznego na zlecenie właścicieli
        biznesowych, którzy mają obowiązek dołączenia do zlecenie danych
        identyfikacyjnych kontrahentów wynikających z Krajowego Rejestru Sądowego
        (KRS), Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej
        (REGON) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
        (CEIDG) oraz numeru rachunku bankowego, który jest weryfikowany z wykazem
        podatników VAT (tzw. biała lista podatników VAT) – po otrzymaniu Faktury,
        dokonywana jest weryfikacja czy numer rachunku bankowego wskazany na
        Fakturze jest tożsamy z numerem widniejącym na tzw. białej liście podatników
        VAT.
    4. Czy Faktury, będące przedmiotem wniosku, są/będą przechowywane (w wersji
      elektronicznej) również poza terytorium kraju? Jeśli tak, to czy umożliwią Państwo
      naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
      dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
      Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych Faktur oraz
      bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych?
        Odpowiedź:
        Obecnie Faktury, będące przedmiotem Wniosku, są przechowywane w wersji
        elektronicznej na terytorium kraju. Spółka podkreśla jednak, iż nie wyklucza, że w
        przyszłości mogą być one również przechowywane poza terytorium kraju. W takim
        przypadku, Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu
        celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
        Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do
        tych Faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Pytania:
    1. Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy,
      zgodnie z którym przedstawiony we wniosku sposób przechowywania Faktur
      wyłącznie w formie elektronicznej, jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa
      podatkowego?
    2. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opisany we wniosku
      sposób archiwizowania Faktur nie wpłynie na ograniczenie lub wyłączenie prawa
      Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na
      podstawie Faktur podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku, tj. przy
      założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz że nie znajdą

      zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT, przy stosowaniu
      przedmiotowego sposobu archiwizacji Faktur, Spółce przysługuje, na podstawie art. 86
      ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
      naliczonego?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy:
    Ad. 1
    W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie przepisów ustawy o VAT, dopuszczalne jest
    przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej Faktur dających prawo do odliczenia
    podatku VAT (w pełnej wysokości lub w części) w ramach sposobu przedstawionego w
    opisie stanu faktycznego.
    Ad. 2
    Zdaniem Wnioskodawcy, sposób archiwizowania faktur wskazany w opisanym stanie
    faktycznym nie wpłynie na ograniczenie lub wyłączenie prawa Spółki do obniżenia kwoty
    podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie Faktur podlegających
    archiwizacji w sposób opisany we wniosku, tj. przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego
    obniżenia będą spełnione oraz że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte
    w art. 88 ustawy o VAT, przy stosowaniu przedmiotowego sposobu archiwizacji Faktur,
    Spółce przysługuje, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty
    podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania 1:
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę
    dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa
    w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika
    podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz
    osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
    W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie
    papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami
    wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl pkt 32 tego artykułu,
    jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie
    elektronicznym.
    W oparciu o art. 112 ustawy o VAT, stwierdza się, że podatnicy są obowiązani
    przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie
    dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane
    faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w
    sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność
    treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu
    upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi
    urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
    administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie
    z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1
    wskazanego artykułu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej,
    również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

    Wobec powyższego, przepisy w zakresie przechowywania faktur warunkują konieczność
    przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
    odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Wymogi
    te zostały spełnione przez Wnioskodawcę w opisanym stanie faktycznym.
    Jak wskazano w przedstawionym stanie faktycznym, w odniesieniu do Faktur
    przechowywanych w elektronicznym archiwum dokumentów, Wnioskodawca może
    zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na zeskanowanej
    uprzednio treści Faktury w wersji papierowej czy Fakturze w wersji elektronicznej
    zapisanej w nieedytowalnym formacie, wymagane przepisami, nie są zmienione
    (integralność) oraz Faktury te posiadają odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną
    możliwość odczytu zawartych w nich danych (czytelność; przy czym ryzyko utraty tej cechy
    jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania Faktur w formie drukowanej;
    przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego
    utracenia lub utraty przez brak czytelności, np. na skutek kradzieży czy pożaru). W
    przypadku Faktur, które Spółka otrzymuje w wersji papierowej, ich wersje elektroniczne są
    wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury są przechowywane w podziale na
    okresy rozliczeniowe, a także istnieje możliwość wyszukiwania żądanych Faktur po
    odpowiednich kryteriach wyszukiwania – w tym po określonych zakresach dat
    przypisanych do Faktur), a sposób przechowywania Faktur w elektronicznym archiwum
    dokumentów pozwala na szybkie zidentyfikowanie danej Faktury. Ich przechowywanie
    odbywa się w sposób umożliwiający bezzwłoczne udostępnienie Faktur na potrzeby
    ewentualnej kontroli wykonywanej przez organy podatkowe lub organy kontroli
    skarbowej.
    W związku z powyższym, zdaniem Spółki, wdrożony przez nią system przechowywania
    Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach sposobu przedstawionego w opisie
    stanu faktycznego, pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
    W szczególności, analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i
    przechowywania faktur prowadzi do wniosku, iż z literalnego ich brzmienia nie wynika, w
    ocenie Wnioskodawcy, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania
    Faktur wyłącznie w formie elektronicznej.
    W oparciu o cytowane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost
    dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub
    elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.
    Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie
    wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach sposobu wskazanego w opisie stanu
    faktycznego, Faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę. Ponadto, w odniesieniu do Faktur
    otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej: zniszczenie oryginału Faktury w formie
    papierowej nie spowoduje, iż w sensie materialnym Faktura ta zostanie utracona,
    ponieważ pozostanie ona nadal w obiegu poprzez przechowywanie jej w formie
    elektronicznej. Forma taka zagwarantuje zachowanie autentyczności pochodzenia,
    integralności treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do
    czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym,
    dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania 2:
    Zdaniem Wnioskodawcy, zachowa on prawo do odliczenia VAT naliczonego z
    przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach sposobu wskazanego w
    opisie stanu faktycznego, Faktur, które do takiego odliczenia (w całości lub w części)
    uprawniają.
    Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są
    wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje
    bowiem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

    Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku
    należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów
    i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w
    którym podatnik otrzymał fakturę.
    Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o
    kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy zostaną łącznie spełnione
    określone warunki, tzn.:
    a) faktura została otrzymana,
    b) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i
    c) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są
      wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
    Regulując obowiązek przechowywania faktur, Ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w
    jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i
    identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać dane na
    Fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Ustawodawca stworzył podatnikowi
    prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem
    spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (powyżej wskazanych) oraz
    niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.
    Powyższe oznacza, że odliczenie nie jest warunkowane rodzajem faktury (papierowa
    /elektroniczna) ani formą przechowywania Faktur zakupowych w formie papierowej czy
    elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania Faktur nie jest jednym z warunków
    posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do
    odliczenia podatku naliczonego. Sama zmiana sposobu przechowywania Faktur nie
    zmienia zakresu prawa do odliczenia.
    Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Wnioskodawcę Faktury w formie papierowej,
    elektronicznej bądź skanu, które to Faktury są następnie przechowywane w formie
    elektronicznej w ramach przedstawionego w opisie stanu faktycznego sposobu i
    jednocześnie dokumentują nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas dają one Wnioskodawcy prawo do
    odliczenia. Powyższej konkluzji, zdaniem Spółki, nie zmieni okoliczność, iż w przypadku
    Faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej, ich pierwotna forma
    papierowa (oryginał) będzie już niedostępna (zostanie zniszczona).
    W konsekwencji, sposób archiwizowania faktur wskazany w opisanym stanie faktycznym
    nie wpłynie na ograniczenie lub wyłączenie prawa Spółki do obniżenia kwoty podatku
    należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie Faktur, podlegających archiwizacji
    w sposób opisany we wniosku, tj. przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia
    będą spełnione oraz że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88
    ustawy o VAT, Spółce, przy stosowaniu przedmiotowego sposobu archiwizacji Faktur
    przysługuje, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku
    należnego o kwotę podatku naliczonego.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Na mocy art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art.
        106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku,
        podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz
        osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
      2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik
        korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany
        w pkt 1;
      4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt
        4,
      c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a
        ust. 1b.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia
      przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej
      dokumentacji.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro –
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania
    faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury
    mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z
    fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych
    powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie
    regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku
    naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany
    za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania
    faktur zawarte w ustawie.

    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze, powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
    Przepisy dotyczące określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w
    art. 106m ustawy.
    W świetle art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:

      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Według art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
        oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
        momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
        przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    W świetle art. 112aa ust. 2 ustawy:
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku
    przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik
    obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie faktur
    dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej (bez
    konieczności przechowywania w formie papierowej) oraz czy mają Państwo prawo do
    odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur
    zakupowych.
    Zatem, w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur
    zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy.
    Wskazać należy również, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy
    oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości
    dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury
    może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku
    postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu
    regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
    stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
    obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby
    osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania
    autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez
    podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury
    bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do
    spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną
    (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy
    fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne
    wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy, podatnik zamierzający skorzystać z
    prawa przyznanego przez przepis prawa, powinien dochować należytej staranności w celu
    dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.
    Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają
    Państwo towary oraz usługi, które są dokumentowane dokumentami księgowymi takimi
    jak: faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty,

    zawierające elementy faktury, faktury uproszczonej, o których mowa w ustawie o podatku
    od towarów i usług. Część Faktur otrzymują Państwo w formie elektronicznej w formacie
    pdf. W takim przypadku planują je Państwo archiwizować jedynie w wersji, w której zostały
    otrzymane, bez ich wydruku i przechowywania w formie papierowej. Ze względu na zakres
    prowadzonej działalności przez Spółkę, ilość otrzymywanych przez nią Faktur, a także
    wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest
    przechowywać Faktury, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z
    generowaniem coraz większych kosztów obciążających Spółkę. Celem minimalizacji
    kosztów, wdrożyli Państwo system archiwizowania i obiegu faktur wyłącznie w formie
    elektronicznej. System ten obejmuje wszystkie dokumenty potwierdzające zakup towarów
    lub usług, tj. faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki, czy dokumenty
    zrównane z fakturami, wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie
    wystawiania faktur. W przypadku, gdy część dostawców nadal przesyła Spółce Faktury w
    formie papierowej, skanują Państwo Faktury w formie papierowej do pliku (w
    rozdzielczości gwarantującej ich czytelność), a następnie przesyłają takie pliki do
    przeznaczonego do tego archiwum elektronicznego. Wszystkie Faktury są zapisywane w
    nieedytowalnym formacie elektronicznym (przykładowo w formacie pdf), a zatem
    jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu jest wykluczona. Celem Spółki jest
    przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Zarówno Faktury, które
    Wnioskodawca otrzymał w formie elektronicznej (w różnych formatach np. pdf), oraz
    Faktury, które otrzymał w formie papierowej, a następnie samodzielnie zeskanował w
    sposób określony powyżej, są przechowywane w tej formie na dedykowanych do tego
    serwerach. Serwery te są odpowiednio zabezpieczone przed utratą danych, między innymi
    poprzez ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych oraz przez regularne
    tworzenie kopii zapasowych. Wnioskodawca wskazuje również, że weryfikacja
    dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich
    zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywane jest w całości elektronicznie.
    Autoryzacja Faktury potwierdza autentyczność jej pochodzenia oraz że Faktura jest
    zgodna z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Wnioskodawcą a dostawcą. Fakt
    autoryzacji podlega trwałej ewidencji elektronicznej, która polega na niemodyfikowalnym
    zapisie informacji, kto i kiedy dokonał zatwierdzenia Faktury oraz jej definitywnego
    księgowania. Faktury są archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja
    odbywa się w sposób zapewniający do nich łatwy dostęp (co do zasady, w sposób
    łatwiejszy i szybszy niż w ramach systemu archiwizacji opartego na dokumentach w
    formie papierowej). Faktury są przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Elektroniczny system archiwizowania i obiegu
    dokumentacji umożliwia organom podatkowym niezwłoczny dostęp do przechowywanych
    Faktur, a w razie konieczności również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
    nich zawartych (na żądanie organów). Wprowadzony system archiwizowania i obiegu
    dokumentacji polega na tym, iż: po zeskanowaniu Faktury papierowej, wersja
    elektroniczna Faktury jest wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej;
    Wnioskodawca ma możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej Faktury
    archiwizowanej i przechowywanej w formie elektronicznej w systemie finansowo-
    księgowym; dane zawarte w wersji elektronicznej Faktury są chronione przed
    przetwarzaniem i zmianą dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu; faktury są
    przesyłane do zaksięgowania i archiwizowane w formie elektronicznej – system finansowo-
    księgowy jest niedostępny dla nieupoważnionych użytkowników; w przypadku każdej
    Faktury istnieje możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu na ekranie komputera
    posiadającego dostęp do odpowiedniego systemu finansowo-księgowego. Spółka
    wskazuje również, iż zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają
    wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą, a dostawą towarów od momentu ich
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w
    odniesieniu do wydatków dokumentowanych Fakturami, potwierdzającymi zakup
    towarów i usług. Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia
    dokumentów wynikają z wprowadzonej przez Spółkę ścisłej procedury weryfikacji każdego

    dokumentu. Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają
    możliwość powiązania otrzymanej przez Spółkę Faktury z transakcją, której ten dokument
    dotyczy. Faktury otrzymane w formie papierowej, Spółka planuje utylizować dopiero po
    zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności. Zgodnie z wprowadzonym systemem
    archiwizowania i obiegu dokumentacji, faktury papierowe miałyby zostać zniszczone
    dopiero po ich zaewidencjonowaniu. Spółka podkreśla że, jak zostało wskazane powyżej,
    Faktury w formie elektronicznej są przechowywane na dedykowanych do tego serwerach.
    Serwery umożliwiają niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur co zapewnia, że
    mogą w sprawny sposób zostać przekazane naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie, a w razie konieczności również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Proces kontroli
    biznesowej i weryfikacji autentyczności pochodzenia faktur przyjęty przez Spółkę polega
    na: identyfikacji właściciela biznesowego danej Faktury, tj. osoby, która dokonywała
    zakupu usługi lub towaru; jeżeli dane wynikające z Faktury uniemożliwiają identyfikację
    takiego właściciela biznesowego (np. w przypadku braku wskazania na Fakturze numeru
    zamówienia czy danych identyfikujących kontrahenta), wszyscy pracownicy Spółki
    otrzymują skan takiej Faktury w celu identyfikacji właściciela biznesowego; sprawdzeniu
    zgodności danych wskazanych na Fakturze z umową, zamówieniem lub dokonanym
    zakupem; pierwszą osobą dokonującą akceptacji faktury po jej zeskanowaniu jest zawsze
    właściciel biznesowy, który weryfikuje dostawcę, rodzaj zamawianego towaru/usługi oraz
    wartość; w przypadku faktur otrzymanych na podstawie konkretnego zamówienia, system
    informatyczny Spółki weryfikuje numer NIP kontrahenta wskazany na Fakturze z
    numerem NIP wskazanym w zamówieniu; kontrahenci są dodawani do systemu
    informatycznego na zlecenie właścicieli biznesowych, którzy mają obowiązek dołączenia
    do zlecenie danych identyfikacyjnych kontrahentów wynikających z Krajowego Rejestru
    Sądowego (KRS), Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej
    (REGON) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz
    numeru rachunku bankowego, który jest weryfikowany z wykazem podatników VAT (tzw.
    biała lista podatników VAT) – po otrzymaniu Faktury, dokonywana jest weryfikacja czy
    numer rachunku bankowego wskazany na Fakturze jest tożsamy z numerem widniejącym
    na tzw. białej liście podatników VAT. Obecnie Faktury, będące przedmiotem Wniosku, są
    przechowywane w wersji elektronicznej na terytorium kraju. Spółka podkreśla jednak, iż
    nie wyklucza, że w przyszłości mogą być one również przechowywane poza terytorium
    kraju. W takim przypadku, Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-
    line do tych Faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Stwierdzam, że skoro do otrzymywanych dokumentów zakupowych przechowywanych
    wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach złożonego wniosku
    procedurą, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich
    czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie
    (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy,
    przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów, po zastosowaniu przez Państwa
    rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich
    przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione będą
    warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 1 uznaję
    za prawidłowe.
    Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego
    wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej.

    Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w
    art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do
      obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem
      art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje,
    gdy są spełnione warunki:
    · podatek odlicza podatnik podatku od towarów i usług,
    · towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do
      takich czynności, których następstwem jest określenie podatku należnego.
    Nie można obniżyć kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z
    towarami i usługami, które:
    · nie służą do czynności opodatkowanych podatkiem VAT,
    · służą do czynności zwolnionych od tego podatku,
    · służą do czynności niepodlegających temu podatkowi.
    Art. 86 ust. 1 ustawy, nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie
    wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczy, że podatnik nabywa towary i
    usługi w celu ich wykorzystania do czynności opodatkowanych.
    Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, gdy:
    · spełni przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy
    · i nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.
    Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia
    kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
    Jedno z ograniczeń wynika z art. 88 ust. 1 ustawy:
      Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do
      nabywanych przez podatnika:
      1) (uchylony),
      2) (uchylony),
      3) (uchylony),
      4) usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
      a) (uchylona),
      b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników
      świadczących usług przewozu osób,
      c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego
      podatnika
        na podstawie art. 8 ust. 2a.
      5) (uchylony)
    Kolejne z ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

      Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy
      podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku
      gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest
      zwolniona od podatku.
    Oznacza to, że podatnik nie może odliczyć podatku, który jest należny tylko dlatego, że
    został wykazany na fakturze. W sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo
    jest zwolniona od podatku podatnik nie może odliczyć podatku.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:
      Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości
      prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o
      której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
    Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:
      Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców
      lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz
      rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność
      gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu
      towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów
      zarobkowych.
    Zatem, odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami
    opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza jednocześnie możliwość
    dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie
    są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku świadczenia
    czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.
    Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego
    nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w
    jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów
    jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia
    podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w
    art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika
    faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których
    przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość
    przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe,
    które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy
    podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi
    towarami i usługami.
    Z opisu sprawy wynika, że są Państwo, zarejestrowanym i czynnym podatnikiem podatku
    od towarów i usług, prowadzącym działalność w zakresie (...). Otrzymywane dokumenty
    zakupowe związane są z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą. Z
    akupione przez Państwa towary i usługi udokumentowane Fakturami, o których mowa we
    Wniosku, są i będą wykorzystywane przez Spółkę wyłącznie do wykonywania czynności
    opodatkowanych VAT.
    Podsumowując, stwierdzam, że przy założeniu spełnienia ogólnych warunków
    uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy,
    będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z
    faktur zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne,
    papierowe faktury zostaną zniszczone. Przy czym, prawo to będzie przysługiwało Państwu
    pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z treści art. 88
    ustawy.
    Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 2 uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku
    (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie
    mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.
    Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie
    interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia
    zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany
    przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą
    Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem
    we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe
    tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji
    pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym
    wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.
    Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku
    postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie
    określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
    prawnych.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do
      interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):

    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.