Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB-2-1/4511-427/15/ASz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-11-30
Teza: Czy koszty podróży zwracane przez Wnioskodawcę kandydatom na pracowników korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych i w związku z tym Spółka jako płatnik nie ma obowiązku poboru i odprowadzenia podatku (zaliczki na podatek)?
Słowa kluczowe: koszt-zwrot kosztów; podróż; przychód-przychody z innych źródeł; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 20

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613, ze zm.) oraz § 5 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U., poz. 643) − Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 2 września 2015 r. (wpływ do Biura − 11 września 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną, poniesionych przez kandydatów na pracowników − **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 września 2015 r. wpłynął do Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie skutków podatkowych zwrotu wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną, poniesionych przez kandydatów na pracowników.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W związku z planami otwarcia nowego biura Spółki (Wnioskodawcy) w W. i wiążącą się z tym potrzebą zatrudnienia nowych pracowników, Spółka przeprowadza proces rekrutacyjny nowych zespołów.

W celu wyselekcjonowania osób o odpowiednich kwalifikacjach Spółka zaprasza kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne, w trakcie których pracownicy rozwiązują testy logiczne oraz testy programistyczne z wymaganego języka programowania, Z uwagi na obecny brak biura w W., kandydaci są zapraszani do sal konferencyjnych w hotelu, które Spółka wynajmuje na te spotkania.

Kandydaci, którzy uzyskali pozytywne rezultaty w pisemnych testach otrzymują zaproszenia do odbycia indywidualnych rozmów kwalifikacyjnych. Czas trwania indywidualnego spotkania z kandydatem wynosi około 4-6 godzin.

Każdy kandydat samodzielnie decyduje, czy spotkanie rekrutacyjne ma odbyć się w siedzibie Spółki w K., czy w H. w Wielkiej Brytanii (w siedzibie spółki matki).

Osoby zaproszone, przed odbyciem podróży są informowane, że mają możliwość otrzymania zwrotu poniesionych wydatków. Spotkania indywidualnie nie odbywają się w W. z przyczyn technicznych − Spółka nie posiadała biura w W., a część zadań sprawdzających umiejętności kandydata jest niemożliwa do wykonania zdalnie, bez dostępu do bazy danych i systemów informatycznych Spółki. Jedynie w przypadku rekrutacji na niektóre stanowiska spotkania odbywają się w W. w wynajętych przez Spółkę salach konferencyjnych, gdy pozwalają na to względy techniczne. W takim przypadku spotkanie rekrutacyjne jest przeprowadzane przez 5 osób oddelegowanych z biura w K.

W zależności od decyzji kandydata dotyczącej miejsca przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej:

a.gdy proces rekrutacyjny odbywa się w K.:

*   kandydat samodzielnie pokrywa koszty przejazdu do K. wybranym środkiem transportu. W przypadku gdy osoba zaproszona na rozmowę rekrutacyjną podróżuje z W. do K. samochodem i wystąpi o zwrot kosztów przejazdu, Spółka wypłaca tej osobie kwotę stanowiącą zwrot kosztów w wysokości określonej w § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, dalej: „rozporządzenie o podróżach służbowych”, a ponadto zwraca koszty przejazdu autostradami płatnymi (poza limitem tzw. kilometrówki),
*   spółka rezerwuje i opłaca dla kandydata nocleg w hotelu w K., jak również parking (jeżeli kandydat poinformował Spółkę, że odbędzie podróż do K. samochodem). W przypadku braku wcześniejszej informacji o przyjeździe samochodem, kandydat samodzielnie ponosi koszt parkingu, a następnie otrzymuje jego zwrot w pełnej kwocie na podstawie złożonego rozliczenia (bez dołączania do rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu). Ze względu na czas trwania spotkania rekrutacyjnego kandydaci zazwyczaj przyjeżdżają do Krakowa w dzień poprzedzający rekrutację.

b.gdy proces rekrutacyjny odbywa się w H.:

*   kandydat samodzielnie pokrywa koszty transportu do siedziby spółki matki,
*   kandydat samodzielnie rezerwuje i opłaca nocleg w rekomendowanym przez Spółkę hotelu w H. oraz lot rekomendowanymi liniami lotniczymi, Spółka dokonuje rezerwacji lotu i noclegu za kandydata jedynie w przypadku zgłoszenia przez niego problemów z samodzielną rezerwacją.

Koszty transportu do siedziby spółki matki pokrywa kandydat.

Kandydat po powrocie, bez względu na wynik rekrutacji otrzymuje od rekrutera formularz Expenses claim (formularz rozliczenia poniesionych kosztów).

W celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków, kandydat zobowiązany jest złożyć uzupełniony formularz wraz z dowodami poniesienia wydatków, tj. rachunkami/wyciągiem z karty płatniczej, biletami, paragonami za autostradę. W przypadku, gdy kandydatowi jest zwracany również koszt podróży z W. do K., kandydat dołącza do formularza Expenses claim również ewidencję przebiegu prywatnego pojazdu dla celów Spółki (tzw. kilometrówkę).

Spółka, po otrzymaniu ww. dokumentów, zwraca kandydatowi sumę poniesionych kosztów. Najczęściej Spółka zwraca powyższe wydatki przed zawarciem z daną osobą umowy o pracę, jednak zdarzają się sytuacje, gdy zwrot kosztów następuje na rzecz osoby, która w momencie wypłaty jest już pracownikiem Spółki (w przypadku, gdy dana osoba złoży Expenses claim dopiero po podpisaniu umowy o pracę).

Należy zaznaczyć, że kandydat zarówno w momencie zakupu biletów, jak i dojazdu na rozmowę kwalifikacyjną nie jest pracownikiem Spółki i nie jest pewne, czy stosunek pracy zostanie zawarty z daną osobą w przyszłości.

W tym stanie faktycznym Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy zwrot wydatków na rzecz osób ubiegających się o pracę w Spółce, bez względu na ostateczny wynik rekrutacji, stanowi przychód kandydatów, od którego Spółka jako płatnik zobowiązana jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy koszty podróży zwracane przez Wnioskodawcę kandydatom na pracowników korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych i w związku z tym Spółka jako płatnik nie ma obowiązku poboru i odprowadzenia podatku (zaliczki na podatek)?

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot kosztów za dojazd na rozmowę kwalifikacyjną oraz nocleg poza miejscem zamieszkania wypłacany kandydatom przez Spółkę, stanowi dla kandydatów przychód z innych źródeł podlegający, co do zasady, opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wobec faktu, że Spółka ma status płatnika, przedstawiony stan faktyczny ma związek z możliwą odpowiedzialnością podatkową jako płatnika.

Jednocześnie, zdaniem Spółki, do wskazanych kosztów znajduje zastosowanie zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), z uwzględnieniem art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy. Spółka, w odniesieniu do przychodów podlegających zwolnieniu, nie jest zobowiązana do sporządzenia informacji PIT-8C i przekazania jej kandydatowi oraz właściwemu organowi podatkowemu. W związku z tym nie ciążą na Spółce, jako płatniku, jakiekolwiek obowiązki związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem do urzędu skarbowego podatku (zaliczki na podatek).

Na wstępie Wnioskodawca przytoczył treść art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wskazał, że art. 10 ust. 1 ww. ustawy zawiera katalog źródeł przychodów, wśród których znajdują się również, tak zwane inne źródła (art. 10 ust. 1 pkt 9 cyt. ustawy).

Stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy, uważa się, m.in. inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17 cyt. ustawy.

Z powyższego wynika, że do przychodów z innych źródeł, w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy, co do zasady, zaliczyć każdy przychód, który nie mieści się w pozostałych źródłach przychodów, o których mowa w art. 12-14 i 17 ww. ustawy. Fakt użycia w przepisie art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowania „w szczególności” oznacza, że zawarta w tym przepisie definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i może obejmować również inne rodzaje przychodów niż wyraźnie tam wymienione.

W ocenie Wnioskodawcy, pokrycie przez Wnioskodawcę określonych kosztów związanych z uczestnictwem osób zaproszonych w rozmowie kwalifikacyjnej powoduje powstanie, co do zasady, po stronie kandydatów przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Otrzymanie zwrotu kosztów przez kandydatów oznacza wymierne przysporzenie majątkowe po ich stronie, polegające na tym, że osoba zaproszona na rozmowę kwalifikacyjną nie musi ponosić kosztów dojazdu i noclegu we własnym zakresie i tym samym nie uszczupla swojego majątku. W konsekwencji, pokrycie przez Spółkę kosztów wymienionych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego stanowi przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Uzyskany przez kandydata przychód należy zaliczyć do tzw. innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy również w sytuacji, gdy zwrot dokonywany jest po nawiązaniu z daną osobą stosunku pracy, lecz dotyczy kosztów poniesionych przed jej zatrudnieniem przez Spółkę.

W dalszej części uzasadnienia Wnioskodawca przytoczył treść art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) oraz art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wskazał, że z powyższych przepisów wynika, iż zwolnienie ma zastosowanie (do wysokości limitów wynikających z odpowiednich, odrębnych przepisów), jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

1.  diety i inne należności są wypłacane osobie fizycznej niebędącej pracownikiem podmiotu wypłacającego,
2.  osoba fizyczna niebędąca pracownikiem odbywa podróż,
3.  osoba fizyczna uzyskuje od podmiotu niebędącego pracodawcą diety i inne należności za czas podróży.

Należy zauważyć, że o ile na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione są diety i inne należności za czas podróży służbowej, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy zwolnione są diety i inne należności za czas podróży (bez wskazania, że chodzi o podróż służbową). W konsekwencji zakres zastosowania art. 21 ust. 16 lit. b) cyt. ustawy jest szerszy i obejmuje efektywnie wszelkie podróże osób niebędących pracownikami, niezależnie od tego, czy pomiędzy taką osobą a podmiotem niebędącym pracodawcą istnieje jakikolwiek stosunek prawny czy też nie.

W konsekwencji należy przyjąć, że podróż kandydata na rozmowę kwalifikacyjną poza miejsce zamieszkania stanowi „podróż osoby niebędącej pracownikiem” w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawcy, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie precyzuje, w jaki sposób powinno nastąpić otrzymanie diet i innych należności za czas podróży przez osobę niebędącą pracownikiem. W konsekwencji, dla celów zastosowania zwolnienia określonego w tym przepisie nie jest istotny sposób, w jaki następuje otrzymanie diet i innych należności za czas podróży. W szczególności, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy ma zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy należności za czas podróży są otrzymywane przez osobę niebędącą pracownikiem na zasadzie zwrotu kosztów (tzn. w pierwszej kolejności wydatki związane z podróżą są pokrywane przez tę osobę, a dopiero później otrzymuje ona zwrot poniesionych wydatków od innego podmiotu), jak również gdy należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem są pokrywane przez inny podmiot „z góry”, bezpośrednio na rzecz dostawców odpowiednich towarów i usług (np. linii lotniczych i kolejowych, hoteli, itp.), bez angażowania środków osoby odbywającej podróż oraz bez konieczności zwrotu wydatków tej osobie.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1.  w celu osiągnięcia przychodów lub
2.  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3.  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4.  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W przedstawionym przez Spółkę zdarzeniu przyszłym tak rozumiane warunki określone w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, będą spełnione, gdy Spółka będzie pokrywać koszty, ponieważ:

*   koszty nie będą w żadnym przypadku zaliczane do kosztów uzyskania przychodów przez osobę zaproszoną, osoby zaproszone w ogóle nie będą ponosić tych kosztów, zostaną one pokryte przez Wnioskodawcę; oraz
*   koszty będą każdorazowo ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę, ponieważ zatrudnienie pracownika o określonych kwalifikacjach przekłada się bezpośrednio na możliwości świadczenia usług przez Spółkę.

W przypadku, gdy wydatki będą ponoszone przez kandydatów, a następnie zostaną im zwrócone przez Spółkę, dla celów dowodowych Wnioskodawca będzie uzyskiwał od kandydatów pisemne oświadczenia, że zwracane im wydatki nie zostały przez nich zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zasadniczo może mieć zastosowanie do zwrotu wydatków w przedstawionym przez Spółkę stanie faktycznym, jednak jedynie do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są od 1 marca 2013 r. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych, formalnie odnoszące się do podróży służbowych pracowników oraz do relacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, powinny być odpowiednio stosowane również do podróży osób niebędących pracownikami. W rezultacie, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pracowniku, rozumie się przez to odpowiednio również osobę niebędącą pracownikiem, a ilekroć jest mowa o pracodawcy − rozumie się przez to odpowiednio również podmiot finansujący podróż osoby niebędącej pracownikiem.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia o podróżach służbowych, z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3.  noclegów,
4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na gruncie przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych, wysokość limitu zwolnienia należności za czas podroży osoby niebędącej pracownikiem jest zróżnicowana dla poszczególnych kategorii kosztów.

Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych, zwrot kosztów przejazdu przysługuje w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej ulgi na dany środek transportu, bez względu na to z jakiego tytułu ulga przysługuje. Powyższe dotyczy jednakowo podróży krajowych i zagranicznych.

W kontekście zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powyższe oznacza, że limit zwolnienia obejmuje efektywnie całą należność (całą cenę biletu/biletów plus ewentualne opłaty dodatkowe) z tytułu przejazdu/przejazdów (analogicznie, z tytułu przelotu/przelotów, itp.) tej osoby w ramach odbywanej podróży wynikającą z odpowiedniego dokumentu potwierdzającego cenę biletu oraz ewentualnych opłat dodatkowych. Powyższe dotyczy jednakowo kosztów przejazdu (przelotu) w związku z uczestnictwem kandydata w rozmowie kwalifikacyjnej odbywającej się na terytorium Polski, jak i spotkaniu rekrutacyjnym odbywającym się poza granicami kraju.

W przypadku przejazdu samochodem osobowym zwolnieniu podlega zwrot kosztów przejazdu do limitu zwolnienia ustalonego na podstawie § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia o podróżach służbowych.

W przypadku podróży krajowej (§ 8 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych) za nocleg podczas podroży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (czyli do 600 zł). Jednocześnie § 8 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych przewiduje w uzasadnionych przypadkach możliwość wyrażenia zgody przez pracodawcę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ww. limit. Podobnie, w podróży zagranicznej, kwota refundacji kosztów noclegu do wysokości stwierdzonej rachunkiem jest ograniczona do limitów dla każdego z państw, określonych w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych. Również tutaj (§ 16 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych) w uzasadnionych przypadkach finansujący może wyrazić zgodę na zwrot kosztów w wyższej kwocie.

W kontekście zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powyższe oznacza, że limit zwolnienia obejmuje efektywnie całą należność (całą wysokość rachunku hotelowego) z tytułu zakwaterowania/noclegu tej osoby w ramach podróży tej osoby, wynikającą z odpowiedniego dokumentu potwierdzającego wysokość rachunku hotelowego. Przy czym w uzasadnionym przypadku do zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych kwoty udokumentowanej rachunkiem hotelowym przekraczającym limit kwotowy wynikający z przepisów, wymagana jest odpowiednia zgoda podmiotu zwracającego (pokrywającego) koszty zakwaterowania.

W konsekwencji, zarówno noclegi wykupione dla kandydatów przez Spółkę, jak również koszty pobytu w rekomendowanym hotelu poniesione przez kandydata, a następnie zwrócone przez Wnioskodawcę będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych w całej wysokości rachunku hotelowego. Z powyższego wynika, że wobec zwolnienia powyższych należności z podatku dochodowego od osób fizycznych, nie powstanie obowiązek Wnioskodawcy jako płatnika do poboru zaliczki na podatek dochodowy.

Podsumowując, Spółka nie ma obowiązku poboru i odprowadzenia podatku (zaliczki na podatek) w związku z wypłaceniem osobom ubiegającym się o pracę w Spółce należności z tytułu zwrotu wydatków za dojazd/przelot na rozmowę kwalifikacyjną oraz nocleg poza miejscem zamieszkania. W konsekwencji, Spółka nie będzie zobowiązana również do sporządzenia informacji PIT-8C co do kosztów związanych z uczestnictwem kandydata w rozmowie rekrutacyjnej w zakresie, w jakim podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz mieszczą się w granicach limitu zwolnienia. W konsekwencji, w przypadku zastosowania zwolnienia do całej kwoty osiąganego przychodu, Wnioskodawca nie jest zobligowany do sporządzenia informacji PIT-8C.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznacza się, iż niniejsza interpretacja indywidualna dotyczy przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego objętego zakresem pytania oznaczonego we wniosku nr 1. W pozostałym zakresie zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z generalną zasadą powszechności opodatkowania, wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione z podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów.

Stosownie do art. 11 ust. 1 powołanej ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie natomiast do treści art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy źródłem przychodów są tzw. „inne źródła”.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ww. ustawy za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17 oraz przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach.

Należy podkreślić, iż użyte w konstrukcji art. 20 ust. 1 ww. ustawy sformułowanie „w szczególności”, świadczy o przykładowym katalogu przychodów z innych źródeł. Oznacza to, że przychodami z innych źródeł są także inne przychody, nie wymienione wprost w tym przepisie. Tym samym uznaje się, że katalog ten nie jest katalogiem zamkniętym. W związku z tym, każde świadczenie mające realną korzyść finansową, o ile nie stanowi konkretnej kategorii przychodu zaliczanego do jednego ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1-8 ww. ustawy, jest dla świadczeniobiorcy przychodem z innych źródeł.

Z treści art. 42a ww. ustawy wynika, iż osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, z wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21, art. 52, art. 52a i art. 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku, od których nie są obowiązane pobierać zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, są obowiązane sporządzić informację według ustalonego wzoru o wysokości przychodów (PIT-8C) i w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zaprasza kandydatów na pracowników na rozmowy kwalifikacyjne, w trakcie których pracownicy rozwiązują testy logiczne oraz testy programistyczne z wymaganego języka programowania, Z uwagi na obecny brak biura w W., kandydaci są zapraszani do sal konferencyjnych w hotelu, które Spółka wynajmuje na te spotkania.

Kandydaci, którzy uzyskali pozytywne rezultaty w pisemnych testach otrzymują zaproszenia do odbycia indywidualnych rozmów kwalifikacyjnych. Czas trwania indywidualnego spotkania z kandydatem wynosi około 4-6 godzin.

Każdy kandydat samodzielnie decyduje, czy spotkanie rekrutacyjne ma odbyć się w siedzibie Spółki w K., czy w H. w Wielkiej Brytanii (w siedzibie spółki matki).

Osoby zaproszone, przed odbyciem podróży są informowane, że mają możliwość otrzymania zwrotu poniesionych wydatków. Spotkania indywidualnie nie odbywają się w W. z przyczyn technicznych − Spółka nie posiadała biura w W., a część zadań sprawdzających umiejętności kandydata jest niemożliwa do wykonania zdalnie, bez dostępu do bazy danych i systemów informatycznych Spółki. Jedynie w przypadku rekrutacji na niektóre stanowiska spotkania odbywają się w W. w wynajętych przez Spółkę salach konferencyjnych, gdy pozwalają na to względy techniczne. W takim przypadku spotkanie rekrutacyjne jest przeprowadzane przez 5 osób oddelegowanych z biura w K.

W zależności od decyzji kandydata dotyczącej miejsca przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej:

a.gdy proces rekrutacyjny odbywa się w K.:

*   kandydat samodzielnie pokrywa koszty przejazdu do K. wybranym środkiem transportu. W przypadku gdy osoba zaproszona na rozmowę rekrutacyjną podróżuje z W. do K. samochodem i wystąpi o zwrot kosztów przejazdu, Spółka wypłaca tej osobie kwotę stanowiącą zwrot kosztów w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, dalej: „rozporządzenie o podróżach służbowych”, a ponadto zwraca koszty przejazdu autostradami płatnymi (poza limitem tzw. kilometrówki),
*   spółka rezerwuje i opłaca dla kandydata nocleg w hotelu w K., jak również parking (jeżeli kandydat poinformował Spółkę, że odbędzie podróż do K. samochodem). W przypadku braku wcześniejszej informacji o przyjeździe samochodem, kandydat samodzielnie ponosi koszt parkingu, a następnie otrzymuje jego zwrot w pełnej kwocie na podstawie złożonego rozliczenia (bez dołączania do rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu). Ze względu na czas trwania spotkania rekrutacyjnego kandydaci zazwyczaj przyjeżdżają do Krakowa w dzień poprzedzający rekrutację.

b.gdy proces rekrutacyjny odbywa się w H.:

*   kandydat samodzielnie pokrywa koszty transportu do siedziby spółki matki,
*   kandydat samodzielnie rezerwuje i opłaca nocleg w rekomendowanym przez Spółkę hotelu w H. oraz lot rekomendowanymi liniami lotniczymi, Spółka dokonuje rezerwacji lotu i noclegu za kandydata jedynie w przypadku zgłoszenia przez niego problemów z samodzielną rezerwacją.

Koszty transportu do siedziby spółki matki pokrywa kandydat.

Kandydat po powrocie, bez względu na wynik rekrutacji otrzymuje od rekrutera formularz Expenses claim (formularz rozliczenia poniesionych kosztów).

W celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków, kandydat zobowiązany jest złożyć uzupełniony formularz wraz z dowodami poniesienia wydatków, tj. rachunkami/wyciągiem z karty płatniczej, biletami, paragonami za autostradę. W przypadku, gdy kandydatowi jest zwracany również koszt podróży z W. do K., kandydat dołącza do formularza Expenses claim również ewidencję przebiegu prywatnego pojazdu dla celów Spółki (tzw. kilometrówkę).

Spółka, po otrzymaniu ww. dokumentów, zwraca kandydatowi sumę poniesionych kosztów. Najczęściej Spółka zwraca powyższe wydatki przed zawarciem z daną osobą umowy o pracę, jednak zdarzają się sytuacje, gdy zwrot kosztów następuje na rzecz osoby, która w momencie wypłaty jest już pracownikiem Spółki (w przypadku, gdy dana osoba złoży Expenses claim dopiero po podpisaniu umowy o pracę).

Należy zaznaczyć, że kandydat zarówno w momencie zakupu biletów, jak i dojazdu na rozmowę kwalifikacyjną nie jest pracownikiem Spółki i nie jest pewne, czy stosunek pracy zostanie zawarty z daną osobą w przyszłości.

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem − do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Natomiast w myśl art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) cyt. ustawy stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1.  w celu osiągnięcia przychodów lub
2.  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3.  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4.  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Należy zauważyć, że w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ww. ustawy.

Odrębne przepisy, o których mowa powyżej zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz.U. z 2013 r., poz. 167), obowiązujące od dnia 1 marca 2013 r.

Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzenia, w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.diety;

2.zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3.  noclegów,
4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (§ 3 ust. 3 ww. rozporządzenia).

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczynowi przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2013 r., poz. 21) (§ 3 ust. 4 ww. rozporządzenia).

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia).

W myśl § 16 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 16 ust. 3 rozporządzenia).

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane wyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że sfinansowanie jak również zwrot poniesionych wydatków kandydatom na pracowników stanowić będzie nieodpłatne świadczenie, skutkujące powstaniem po ich stronie przychodu, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ww. ustawy, tj. przychodu z innych źródeł. Jednakże w oparciu o przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ww. ustawy przychód ten jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli koszty te nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów podatnika (kandydata), oraz zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodu przez Spółkę, a zatem Spółka nie będzie zobowiązana do sporządzenia informacji PIT-8C

Przy czym podkreślić należy, że ze zwolnienia korzystać będą świadczenia jedynie do wysokości limitów określonych w powołanym powyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W przypadku, gdy sfinansowane lub zwrócone kandydatom przez Spółkę koszty dojazdów oraz noclegów nie będą spełniać kryteriów wskazanych w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, lub przewyższać będą limity określone w rozporządzeniu − odpowiednio − cała kwota zwrotu kosztów lub nadwyżka ponad ustalone limity podlegać będzie opodatkowaniu, tym samym na Spółce ciążył będzie w takiej sytuacji obowiązek wykazania ich w informacji PIT-8C.

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo − odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji organów podatkowych − wskazać należy, iż orzeczenia te nie są wiążące dla tutejszego organu. Interpretacje organów podatkowych dotyczą tylko konkretnej, indywidualnej sprawy, osadzonej w określonym stanie faktycznym i tylko w tej sprawie rozstrzygnięcie w każdej z nich zawarte jest wiążące.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.