Pigułka wiedzy/uzgodnienie
Organ: Krajowa Informacja Skarbowa
Data wydania: 2024-02-20
Teza: Podróż służbowa przedsiębiorcy - updof.
Słowa kluczowe: delegacja; dieta; przedsiębiorca
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Koszty uzyskania przychodów.-Wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów.-Diety z tytułu podróży służbowych.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych

Spis treści:

1.  1\. DEFINICJA PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
2.  2\. WYDATKI, STANOWIĄCE KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW

1.  2.1. Koszty przejazdu
2.  2.2. Koszty noclegu
3.  2.3. Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej
4.  2.4. Inne wydatki
5.  2.5. Dieta

4.  3\. PRZELICZANIE

* * *

1\. DEFINICJA PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
===============================

Za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) uznać należy wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.

powrót do spisu

* * *

2\. WYDATKI, STANOWIĄCE KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW
===================================================

Zgodnie z art. 22 ust. 1 updof, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów **wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane** wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 updof.

Do wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów należą:

2.1. Koszty przejazdu
---------------------

• w przypadku podróży publicznym środkiem transportu - w wysokości ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, promem, samolotem).

**Nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu.**

**UWAGA! Ustawą z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2159) zmieniono zasady rozliczania kosztów samochodów osobowych.**

• w przypadku podróży samochodem **będącym** środkiem trwałym - kosztem będą wszelkie wydatki faktycznie poniesione np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie. **Podstawą rozliczeń są np. faktury, rachunki, dowody opłat.**

Poniższe stanowisko pozostaje aktualne w stanie prawnym do końca 2018 r.

• w przypadku podróży środkiem transportu **nie będącym** środkiem trwałym tj. samochód osobowy używany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu - kosztem będą wydatki, jednak wyłącznie do wysokości wynikającej z kilometrówki (kwoty będącej iloczynem ilości przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu - art. 23 ust.1 pkt 46 updof). Podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - art. 23 ust. 5 updof.

W ramach limitu kilometrówki koszty podatkowe stanowią nie tylko wydatki eksploatacyjne, ale także inne koszty związane z używaniem samochodu, np. koszty opłat parkingowych czy przejazdów płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu - interpretacja ogólna MF z 8.11.2013 r. DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.

Uwaga: **na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny i dołącza do niego posiadany dokument** - (§ 13 ust. 2 pkt 9 r.pkpir).

Uwaga: **Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.** Na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru - (§ 13 ust. 5 r.pkpir).

2.2. Koszty noclegu
-------------------

Koszty noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem (przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników).

2.3. Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej
---------------------------------------------------

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu (przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników).

2.4. Inne wydatki
-----------------

Inne wydatki takie jak np. koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

2.5. Dieta
----------

Poza faktycznie poniesionymi wydatkami, kosztem działalności są również przysługujące przedsiębiorcy (oraz osobie współpracującej), **diety** - do wysokości diet przysługujących pracownikom (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

**Zatem, wydatki na wyżywienie, mimo posiadania rachunków, nie stanowią kup, z uwagi na to że przedsiębiorcy przysługują diety. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.**

Dokumentem będącym podstawą ujęcia w kosztach jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej (§ 13 ust. 2 pkt 5 r.pkpir.). Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.

powrót do spisu

* * *

3\. PRZELICZANIE
================

**Jeżeli kwota wynikająca z dokumentu księgowego jest wyrażona tylko w walucie obcej przedsiębiorca obowiązany jest przeliczyć walutę na złote** - (§ 11 ust. 4 r.pkpir).

Przedsiębiorca przelicza koszty podróży służbowej w następujący sposób:

– w przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) - wg kursu śr. NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą,

– w przypadku diety - wg kursu śr. NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

powrót do spisu

* * *