Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-306/08/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2008-06-20
Teza: Procedura gwarantująca zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. przedstawione we wniosku z dnia 14 marca 2008r. (data wpływu 31 marca 2008r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procedur gwarantujących zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktur elektronicznych - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 31 marca 2008r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procedur gwarantujących zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zamierza stać się uczestnikiem systemu, który pozwoli na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), tak jak to stanowi § 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie e-faktur.

W powyższym zakresie będzie korzystać w zakresie EDI, z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego.

Usługodawca w ramach umowy, na podstawie której świadczyć będzie ww. usługę, gwarantuje spełnienie wymogów rozporządzenia, w szczególności § 4 pkt 2 poprzez stosowanie odpowiednich procedur, co zostanie potwierdzone złożeniem przez niego oświadczenia o następującej treści:

Usługodawca oświadcza, że ECOD Archiwum zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wystawianych, przesyłanych, archiwizowanych w formie elektronicznej zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE poprzez zastosowanie następujących procedur:

1.  nadawca faktury elektronicznej przyjmowanej przez Oprogramowanie ECOD i przechowywanej w ECOD Archiwum jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy zawarty w przekazywanym od niego dokumencie weryfikowany jest z identyfikatorem uwierzytelnionego nadawcy,
2.  ECOD Archiwum jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp,
3.  w przypadku przechowywania w ECOD Archiwum dokumentów w standardzie UN/EDIFACT weryfikowane są, przewidziane w standardzie UN/EDIFACT, sumy kontrolne zawarte w segmentach kopertowych (envelope) dokumentu EDI.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy złożenie przez podmiot wykonujący usługę EDI oświadczenia opisanego w stanie faktycznym, w szczególności poprzez wskazanie odpowiednich procedur, które będą stosowane, czyni zadość wymogom § 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie e-faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z tym, że Oprogramowanie ECOD, poprzez które dostawca Wnioskodawcy oraz jego odbiorcy otrzymają możliwość korzystania z usług EDI, posiada następujące funkcje i możliwości:

\- wysyłanie i odbieranie danych za pośrednictwem Oprogramowania ECOD, - automatyczne szyfrowanie przesyłanych danych przez Oprogramowanie ECOD, - autoryzowanie dostępu do Oprogramowania ECOD za pomocą kodu osobistego i hasła przekazanego Lotosowi i jego odbiorcom przez usługodawcę, - nadawca każdego dokumentu EDI przyjmowanego przez Oprogramowanie ECOD jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy zawarty w przekazywanym od niego dokumencie weryfikowany jest z identyfikatorem uwierzytelnionego nadawcy, - oprogramowanie ECOD jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp, - w przypadku przesyłania przez Oprogramowanie ECOD dokumentów w standardzie UN/EDIFACT weryfikowane są przewidziane w standardzie UN/EDIFACT sumy kontrolne zawarte w segmentach kopertowych (envelope) dokumentu EDI,

to zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność danych zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy.

Obowiązek dopuszczenia możliwości wystawiania przez podatników faktur w formie elektronicznej wynika z regulacji art. 232 – 237 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. Nr 347, poz. 1 ze zm.).

Zgodnie z § 2 cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r., faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Możliwość zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności faktur daje podpisanie z kontrahentem umowy określającej warunki wymiany danych elektronicznych (EDI). Umowa ta musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994r.).

Mając na uwadze powyższy zapis należy wyjaśnić, że systemy Electronic Data Interchange (EDI) są od lat 80 ubiegłego wieku standardem w zakresie elektronicznej komunikacji biznesowej. Stanowią one swego rodzaju język elektroniczny, umożliwiający przedsiębiorstwom stosującym różne technologie komunikacyjne i informatyczne swobodną oraz bezpieczną wymianę danych handlowych. Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur - „e-faktur") pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI co do zasady integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych.

Ten rodzaj transmisji opisany jest stosownymi standardami i normami międzynarodowymi. Jako najważniejszy wskazuje się przyjęty przez ONZ standard UN/EDIFACT. Zawiera on około 200 dokumentów biznesowych.

Do stosowania wymiany dokumentów w systemie EDI niezbędna jest specjalna skrzynka EDI wraz z numerem lokalizacyjnym, adres kontrahenta lub jego kod lokalizacyjny, a także typy dokumentów, jakie dany kontrahent wymienia. W praktyce konieczne jest podłączenie do sieci operatora EDI, co dopiero umożliwia sprawną obsługę dokumentów elektronicznych. Korzystanie z EDI powinno opierać się na umowie między stronami, która szczegółowo określa warunki techniczne oraz formalne na jakich przebiegać będzie elektroniczna wymiana informacji.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca zamierza stać się uczestnikiem systemu, który pozwoli na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Oprogramowanie ECOD Archiwum zapewnia, jak wskazał Wnioskodawca, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wystawianych, przesyłanych, archiwizowanych w formie elektronicznej zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE poprzez zastosowanie następujących procedur:

\- nadawca faktury elektronicznej przyjmowanej przez Oprogramowanie ECOD i przechowywanej w ECOD Archiwum jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy zawarty w przekazywanym od niego dokumencie weryfikowany jest z identyfikatorem uwierzytelnionego nadawcy, - COD Archiwum jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp, - w przypadku przechowywania w ECOD Archiwum dokumentów w standardzie UN/EDIFACT weryfikowane są, przewidziane w standardzie UN/EDIFACT, sumy kontrolne zawarte w segmentach kopertowych (envelope) dokumentu EDI.

Reasumując należy uznać, iż o ile opisane procedury przesyłania faktur w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, zawarte będą w umowie i zapewnią autentyczność i integralność faktur, to spełnione będą wymogi zawarte w § 4 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia. Podkreśla się, że procedury gwarantujące zachowanie wymogów przepisów prawa podatkowego winny wynikać z zawartej umowy o świadczenie usług EDI, a nie z odrębnego oświadczenia usługodawcy.

Ponadto zaznacza się, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie były przedmiotem oceny tut. organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Wskazuje się także, że organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za **prawidłowe**, o ile opisane procedury przesyłania faktur w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, zawarte będą w umowie i zapewnią autentyczność i integralność faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.