Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-01-13
Teza: Poniesione przez Wnioskodawcę wydatki w związku z
wykonywanymi przez pracowników zadaniami służbowymi,
które nie mieszą się w katalogu art. 16 ustawy o CIT i które
Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport
złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z
załączonym zdjęciem/skanem dokumentu, Wnioskodawca ma
prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy
dokumentowanie
koszt-koszty uzyskania przychodów
pracownik
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 listopada 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy
    ustalenia, czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych
    obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport
    złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem
    dokumentu/ dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika
    potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, utworzoną zgodnie z
    przepisami prawa polskiego. Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Polski,
    podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce (jest polskim
    rezydentem podatkowym) oraz jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce
    [dalej: Wnioskodawca lub Spółka]. Wnioskodawca jest członkiem międzynarodowej grupy
    kapitałowej [dalej: Grupa].
    Zatrudniani przez Spółkę pracownicy (dalej: „Pracownicy”) w związku z wykonywanymi
    zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in.:
        koszty podroży służbowych;
        koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi
        kontrahentami, spotkań zespołowych);
        koszty szkoleń oraz koszty podnoszenia kwalifikacji zgodnie z zasadami
        wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce.
    Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego
    Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których
    dysponentami i właścicielami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje
    spłaty).
    Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków,
    Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym
    do tego Spółki formularzu.
    Transakcje, które zostały opłacone służbową kartą płatniczą automatycznie zaciągają się
    do sytemu finansowo księgowego i podlegają obowiązkowemu rozliczeniu. Niezależnie od
    sposobu regulowania wydatków w ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy
    uzupełniają w formularzu podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ
    wydatku, opis wydatku, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku,) oraz załączają
    dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku. Następnie, tak uzupełniony
    raport jest drukowany i przekazywany do akceptacji uprawnionych do tego osób. Po jego
    zatwierdzeniu, dany wydatek jest księgowany a środki zwracane są Pracownikowi na
    konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z własnych
    środków lub na konto dostawcy bankowe podmiotu obsługującego karty korporacyjne w
    przypadku uregulowania wydatku służbową kartą płatniczą. Raporty wydatkowe powinny
    zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce.

    Najczęściej, dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują
    faktury wystawione na Spółkę, niemniej zdarzają się również przypadki dokumentowania
    takich wydatków poprzez faktury wystawione na dane imienne Pracownika lub paragony
    (bez określenia numeru NIP odbiorcy). Każdorazowo, faktury i inne dokumenty
    wprowadzane do wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem poprawności ich
    rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w spółce. W tym celu dokonywana jest:
        weryfikacja merytoryczna - dokonywana przez kierownika ocena zasadności
        poniesionego przez Pracownika wydatku;
        weryfikacja formalna - następuje po dokonaniu pozytywnej weryfikacji
        merytorycznej. W jej ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej
        dokumentacji;
        weryfikacja merytoryczna przez zespoły funkcyjne - do określonego rodzaju
        wydatków wymagane są akceptacje zespołów odpowiadających za dane kategorie
        kosztów.
    Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku,
    dochodzi do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz
    potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku. Następnie dokonywana jest analiza
    pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu
    zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi
    jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i rozpoznawane jest
    ewentualne prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

## Pytanie

Czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków
    zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych
    obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport
    złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem
    dokumentu/ dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika
    potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny Wnioskodawca
    ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych
    Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków
    służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez
    pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu
    /dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego
    ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w
    celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo
    zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1
    ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według
    kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego
    poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
    Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest
    poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła

    przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga
    indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności
    działania podmiotu.
    W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być
    spełnione następujące warunki:
        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
        jest definitywny (rzeczywisty);
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
        został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
        źródła;
        został właściwie udokumentowany;
        nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
    Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc
    bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o
    ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą
    zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
    Wnioskodawca pragnie wskazać, iż co do zasady kosztami podatkowymi są między innymi
    tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym
    przepisie. Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim
    wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
    pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz
    pracowników.
    Mając na uwadze powyższe oraz opisany stan faktyczny, w ocenie Spółki, zwrócone
    Pracownikom wydatki spełniają powyższe warunki. W związku ze zwrotem, przedmiotowe
    wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem stanowią one wydatek
    rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie zostanie mu w żaden
    sposób zwrócony, a zatem jest definitywny. Wydatki te mają ścisły związek z
    wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co
    świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością
    gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich
    źródła.
    Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ponoszonych przez Pracowników
    wydatków, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy ustawy o CIT nie zawierają
    przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej,
    istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania
    przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy
    są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami,
    w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i
    wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, o których mowa w
    tym przepisie, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z
    2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „ustawa o rachunkowości”). Ustawa ta reguluje zasady
    dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny
    odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
    Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu
    sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło

    w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z
    ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji
    gospodarczej.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać
    zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:
        określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
        określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
        opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;
        datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
        datę sporządzenia dowodu;
        podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
        składniki aktywów;
        stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Przy czym, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać w
    dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki
    dokumentowania zapisów księgowych. Zatem, w świetle powyższych przepisów ustawy o
    rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym
    przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz
    kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy. Ponadto, mając na uwadze
    art. 180 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić
    się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. A zgodnie z art. 181 Ordynacji
    podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi
    podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych,
    materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne
    dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji
    Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej
    oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w
    sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Powyższy katalog dowodów jest katalogiem otwartym, a tym samym zasadne jest
    posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia
    gospodarczego. Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia
    danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.
    Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników,
    które dokumentowane będą dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne
    danego Pracownika będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym
    samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu
    (które poprzedzone będzie analizą pod kątem spełnienia wymagań z art. 15 ust. 1 ustawy
    CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez
    organy podatkowe m. in.:
        interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 grudnia
        2015 r. znak: IBPB-1-2/4510-641/15/BD;

        interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 maja 2010
        r. znak: IPPB3/423-222/10-2/GJ).
    Ponadto, podkreślenia wymaga, iż ustawa o rachunkowości - podobnie jak ustawa o CIT -
    nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów
    księgowych. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być
    przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod
    warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).
    Odnosząc powyższe na grunt przedstawionego stanu faktycznego, w ocenie
    Wnioskodawcy, zdjęcie/skan otrzymanych przez Pracowników papierowych dokumentów
    źródłowych/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika i wprowadzenie ich do
    systemu w formie cyfrowej spełnia zawarte w ustawie o rachunkowości wymogi
    dokumentu księgowego. Natomiast fakt, iż przechowywane będą one w formie
    elektronicznej nie będzie wpływać na prawo do uznania udokumentowanych w tej formie
    wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Tym
    samym, zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust.
    1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o
    rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego
    systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan
    dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika.
    Podsumowując, mając na uwadze powyższe, Spółka, stoi na stanowisku, że ma prawo
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom,
    poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które
    Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika z
    załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym potwierdzającym
    ich nabycie przez Pracownika (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych
    dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej potwierdzone zostało przez
    organy podatkowe w wydawanych na przestrzeni ostatnich lat interpretacjach
    indywidualnych. Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji
    indywidualnej z 12 maja 2020 r. Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG wskazał: „jak
    wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują
    odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane
    przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody
    księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki
    sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów
    podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do
    wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem
    dla celów podatkowych". W interpretacji indywidualnej z 4 lipca 2023 r. Znak: 0114-KDIP2-
    1.4010.179.2021.12.S.KW w wyniku ponownego rozpoznania sprawy Organ uznał za
    prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym: „w zakresie prowadzenia ksiąg
    rachunkowych ustawa o CIT odwołuje się do ustawy o rachunkowości, która dopuszcza
    przechowywanie w formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę
    zapisów w księgach rachunkowych. Konsekwentnie w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w
    związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT działanie Spółki polegające na obniżeniu podstawy
    opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania
    przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach
    rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały
    zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest działaniem prawidłowym".
    Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:
        z 4 lipca 2023 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW;

        z 24 marca 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD;
        z 30 grudnia 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF;
        z 12 maja 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BGS.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W opisie sprawy wskazali Państwo, że zatrudniani przez Spółkę pracownicy w związku z
    wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in.:
        koszty podroży służbowych;
        koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi
        kontrahentami, spotkań zespołowych);
        koszty szkoleń oraz koszty podnoszenia kwalifikacji zgodnie z zasadami
        wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce.
    Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego
    Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których
    dysponentami i właścicielami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje
    spłaty). Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych
    wydatków, Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w
    przeznaczonym do tego Spółki formularzu. Transakcje, które zostały opłacone służbową
    kartą płatniczą automatycznie zaciągają się do sytemu finansowo księgowego i podlegają
    obowiązkowemu rozliczeniu. Pracownicy uzupełniają w formularzu podstawowe dane
    dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku, opis wydatku, uzasadnienie biznesowe
    poniesionego wydatku,) oraz załączają dokument potwierdzający poniesienie danego
    wydatku. Następnie, tak uzupełniony raport jest drukowany i przekazywany do akceptacji
    uprawnionych do tego osób. Po jego zatwierdzeniu, dany wydatek jest księgowany a
    środki zawracane są Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania
    wydatku przez Pracownika z własnych środków lub na konto dostawcy bankowe podmiotu
    obsługującego karty korporacyjne w przypadku uregulowania wydatku służbową kartą
    płatniczą. Najczęściej, dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy
    pozyskują faktury wystawione na Spółkę, niemniej zdarzają się również przypadki
    dokumentowania takich wydatków poprzez faktury wystawione na dane imienne
    Pracownika lub paragony (bez określenia numeru NIP odbiorcy). Każdorazowo, faktury i
    inne dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem
    poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w spółce. Po
    zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi
    do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz potwierdzenia
    opłacenia zaakceptowanego wydatku. Następnie dokonywana jest analiza pod kątem
    spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z
    art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi jednego z
    kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i rozpoznawane jest ewentualne
    prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia
    do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych
    przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Państwo zamierzacie
    księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z
    załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym
    imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15
    ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
      z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
        został właściwie udokumentowany,
        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
        ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo -
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić
    koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie
    prawidłowo udokumentowany przez Wnioskodawcę.
    Powyższy przepis w żadnym miejscu nie odnosi się do kwestii sposobu dokumentowania
    wydatków w związku z zaliczaniem ich do kosztów uzyskania przychodów.
    W tym zakresie art. 9 ust. 1 ustawy o CIT stanowi:

      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty),
      podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także
      do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
      prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych
      zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów
    spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września
    1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Zasady dokumentowania
    operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody
    księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych wskazują art. 20, art.
    21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.
    Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
    sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
      klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:
      W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
      dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
      operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
      przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
      gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
      towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;

      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
        datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
        aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:
      Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
    którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione
    wyżej elementy.
    Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
      nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących
      umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
      dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
      pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
      Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń
      pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie
      stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z
      którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając
    określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o
    te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o
    poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i
    obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku
    spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między
    poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów,
    Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki
    sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w
      formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
      zawartych.
    Z kolei w odniesieniu do wskazanych przez Państwa paragonów fiskalnych należy
    wskazać, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:
      Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących
      działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić
      ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
    Według art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:
      Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są
      obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
      a) w postaci papierowej lub
      b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z
        nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej
        Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w
        postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych
        osobowych.
    Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały
    uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie
    kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), zwanym dalej „rozporządzeniem”.
    Stosownie do § 2 pkt 16 rozporządzenia:
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się
      przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający
      dokonanie sprzedaży.
    W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia:

      Podatnicy, prowadząc ewidencję:
        wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas
        dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez
        względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego
        podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;
        przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych,
        w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w
        ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz.
        1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września
        1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp.
    Zatem, paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla
    sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.
    Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że zdarzają się przypadki dokumentowania
    wydatków poprzez paragony bez określenia numer NIP.
    Zarówno faktura jak też paragon fiskalny są dokumentami sformalizowanym
    (potwierdzającymi zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), które powinny
    spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialno-
    prawna faktury i paragonu fiskalnego zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedlają one
    prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdzają fakt dostawy określonych
    towarów lub świadczenia usług. Wystawienie faktury lub paragonu fiskalnego należy
    rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi.
    Faktura lub paragon fiskalny jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u
    podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego.
    Treść art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy wskazuje natomiast, że:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza
      kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych
      określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9
      i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych
      stawek podatku kwotę podatku.
    Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:
      W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu
      kasy rejestrującej:
      1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w
        postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
      2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy
        rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
      Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę
      wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
    W myśl art. 106b ustawy:
      W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej
      potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku
      od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie
      tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest
      zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

    Ustawodawca w przepisie art. 106b ust. 5 ustawy wprowadził zasadę, że w przypadku
    sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu
    fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się numerem identyfikującym wystawia się
    tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.
    Przedmiotowe przepisy mają na celu zachowanie pewnej konsekwencji podatnika, który
    dokonując zakupu powinien poinformować sprzedawcę czy występuje w tej transakcji w
    charakterze podatnika czy konsumenta.
    Przepisy w zakresie podatku VAT określają więc szczególne przypadki, kiedy inne
    dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako
    faktura. Takim dokumentem jest paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż do kwoty 450
    zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane
    dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy. Paragon
    taki stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich
    paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę, pod warunkiem, że zawierają dane
    pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Jak wyjaśniono wyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują
    odrębne przepisy. Przepisy ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania
    operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody
    księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych
    przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem
    operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych.
    Dowody księgowe powinny również zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 tej
    ustawy.
    W myśl ww. art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości,
      można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
    którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione
    wyżej elementy.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając
    określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o
    te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o
    poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i
    obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku
    spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między
    poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów,
    Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w
    postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29
    sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.),
      jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy,
      a nie jest sprzeczne z prawem.
    Zgodnie z art. 181 ww. ustawy,
      dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe,
      deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i

      informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty
      zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej,
      czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz
      materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach
      o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog
    dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego
    postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających
    zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
    Z wniosku wynika, że dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy
    pozyskują:
        faktury wystawione na Spółkę,
        faktury wystawione na dane imienne Pracownika,
        paragony (bez określenia numeru NIP odbiorcy).
    Jak wskazali Państwo w opisie zdarzenia, każdorazowo, faktury i inne dokumenty
    wprowadzane do wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem poprawności ich
    rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w spółce. Po zakończonym pozytywnie
    etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania operacji
    na podstawie załączonego dokumentu oraz potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego
    wydatku.
    Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów
    normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości
    opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione wydatki stanowią dowody
    księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki
    sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów
    podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do
    wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem
    dla celów podatkowych.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że opisane przez Państwa wydatki
    poniesione przez Państwa w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi, które
    jednakże nie mieszą się w katalogu art. 16 ustawy o CIT, poniesione zostały w celu
    osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła Państwa
    przychodów. Jednocześnie jak wynika z wniosku raport sporządzany przez Pracowników
    wraz z załącznikami po odpowiedniej weryfikacji dokonanej przez upoważnione osoby,
    jest podstawą ujęcia kosztu w Państwa księgach rachunkowych.
    Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, przy spełnieniu przez Państwa wymagań
    przepisów co do przechowywania i dostępności dokumentów, poniesione przez Państwa
    wydatki w związku z wykonywanymi przez Państwa pracowników zadaniami służbowymi,
    które nie mieszą się w katalogu art. 16 ustawy o CIT i które zamierzają Państwo księgować
    w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym
    zdjęciem/skanem dokumentu, mają Państwo prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów.
    Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym
    wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych wskazać należy, że
    rozstrzygnięcia w nich zawarte nie są wiążące dla organu. Interpretacje organów
    podatkowych dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, osadzonych
    w określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach
    rozstrzygnięcia w każdej z nich zawarte są wiążące.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz.
        2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia
        przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element
      czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
        dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.