Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL3.4012.37.2025.2.MC
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-17
Teza: Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w dokumentach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-zniszczenie dokumentów; faktura; przechowywanie; spółki
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I. Przepisy ogólne-Definicje; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy, płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1. Podatnicy i płatnicy-Działalność gospodarcza ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy, płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1. Podatnicy i płatnicy-Podatnicy; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Elementy faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Termin przechowywania ewidencji i dokumentów
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 31; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 32; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e-ust. 5-pkt 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 ; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa-ust. 2

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej
    (skanów) Faktur zakupowych, które Spółka otrzymała w formie papierowej.
    Uzupełnili go Państwo pismem z 7 marca 2025 r. (wpływ 7 marca 2025 r.) – w odpowiedzi
    na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego
    Wnioskodawca – (...) Sp. z o.o. (dalej „Spółka”) jest czynnym podatnikiem VAT. W związku z
    zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka
    otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony
    dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej „Fakturami”) – w formie
    papierowej lub elektronicznej.
    Faktury te dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za granicą.
    Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów dostarczanych przez
    kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie pdf),
    które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.
    Obecnie dokumenty przesyłane przez kontrahentów w formie papierowej są
    przechowywane przez Spółkę w tej samej formie (papierowej). Mając na uwadze
    wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest
    przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja wiąże się z wysokimi kosztami i
    trudnościami natury organizacyjnej.
    W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Faktur w formie
    papierowej, Spółka planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej – skanów
    (dokumentów PDF).
    Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą
    zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu
    dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć)
    papierowe Faktury. Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem
    merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów
    oraz programie księgowym przez upoważnionych pracowników działu księgowego (dalej
    „Dział księgowy”), zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami.
    Dział księgowy może się składać z pracowników Spółki lub pracowników
    wyspecjalizowanego podmiotu trzeciego, świadczącego obsługę księgowo-podatkową.
    Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów będzie posiadał unikalny login i
    hasło, które umożliwią mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie
    wydatku w elektronicznym obiegu dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku
    „zapisz” lub „akceptuj”, w zależności do wcześniej zdefiniowanego obiegu dokumentów.
    Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w
    bazie danych.

    W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego
    zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury. Spółka będzie przechowywać zapisy
    dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych
    (programie księgowym) są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w
    elektronicznym obiegu dokumentów.
    Spółka stosuje dostępne na rynku zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do
    elektronicznego obiegu dokumentów. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po
    uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzacji hasłem. Skany papierowych wersji
    Faktur zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była zawarta na formie
    papierowej tych Faktur. Faktura zakupowa zapisana jako skan nie będzie mogła być w
    żaden sposób zmodyfikowana. Spółka będzie mogła w każdej chwili odczytać
    zarchiwizowaną w formie skanu Fakturę oraz ją wydrukować.
    Skany Faktur będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez
    firmę zewnętrzną. Skany Faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe,
    w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu
    upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i
    będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki.
    Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur,
    jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np.
    płyta CD, pamięci USB,) albo drogą mailową. Spółka zapewni przy tym organom
    podatkowym na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do Faktur oraz ich pobór i przetwarzanie
    danych w nich zawartych.
    Dodać należy, że Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia
    Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy albo
    wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiązanie danej Faktury z
    zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje.
    Otrzymane przez Spółkę Faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po
    zastosowaniu tych procedur, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
    integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Dostęp do systemów
    elektronicznych pozwalających na przetwarzanie, księgowanie oraz archiwizowanie
    dokumentów księgowych będzie zabezpieczony hasłem dostępu i ograniczony wyłącznie
    do upoważnionych użytkowników.
    Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów
    w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność,
    tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Żadne dane na fakturze czy paragonie,
    wymagane przepisami prawa, nie będą mogły być zmienione. Stosowane w Spółce
    procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji
    danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych.
    Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików,
    uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona
    zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią
    jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).
    Nabyte przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Fakturami będą służyły
    czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą one dotyczyły wydatków
    wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.
    W uzupełnieniu do wniosku wskazali Państwo, iż:
    Spółka na obecny moment planuje przechowywać faktury będące przedmiotem Wniosku
    wyłącznie na terytorium kraju. Jednakże, jeżeli w przyszłości Spółka zdecyduje się
    przechowywać faktury poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, wówczas zapewni

    naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi
    izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
    środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Pytanie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku
    Czy przechowywanie przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur
    zakupowych, które otrzymała w formie papierowej, spełnia wymogi ustawowe wyrażone w
    przepisach art. 112 i 112a ustawy o VAT?
    Państwa stanowisko w sprawie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku
    Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej
    (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej, spełnia wymogi
    ustawowe wyrażone w przepisach art. 112 i 112a ustawy o VAT.
    Państwa zdaniem, przechowywanie faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów
    faktur) wyłącznie w formie elektronicznej, zapewniającej autentyczność pochodzenia,
    integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych
    faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego, jest zgodne z art. 112, 112a i 106m
    ustawy o VAT.
    Tym samym Spółka będzie mogła stosować wyłącznie elektroniczną formę archiwizacji
    tych dokumentów, przy całkowitej rezygnacji z przechowywania faktur zakupowych (faktur
    korygujących, duplikatów faktur, paragonów) otrzymywanych w formie papierowej.
    Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie
    papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami
    wydanymi na jej podstawie.
    Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się wprost do formy (sposobu) przechowywania
    dokumentów źródłowych będących podstawą do odliczenia VAT naliczonego. Ustawa o
    VAT zawiera jednak pewne regulacje z zakresu możliwości stosowania elektronicznego
    obiegu dokumentów.
    Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje
    prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności
    faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego.
    Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w
    tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności
    gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium
    kraju.
    Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w
    formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-
    line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi

    przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja
    podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2023, nr. 2383 ze zm.), podatnicy obowiązani do
    prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem
    dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że
    ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy,
    zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku
    kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że
    podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich
    prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od
    końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
    Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom
    poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy o VAT. Przesądza w nim, że to podatnik określa
    sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
    Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność
    pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i
    dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w
    formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy
    zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne
    dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny
    sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych.
    Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w
    podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich
    wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na
    żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku
    faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do
    istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej
    oryginalnej postaci, gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten
    warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie
    obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej
    na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
    W opisanym we wniosku stanie faktycznym, procedura archiwizacji faktur zakupu (w tym
    faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane
    za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, dokumentujących zakupy,
    otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w postaci elektronicznej, będzie spełniać
    warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia,
    integralności treści, czytelności tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych
    faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego. Pozwala to na rezygnację z
    przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy
    ich archiwizacji. Wnioskodawca wskazuje, że stosowana przez niego kontrola biznesowa
    gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę
    dokumentu z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wskazano również, że
    elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów (w formacie pdf lub jpg) będą
    przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność

    treści i czytelność oraz wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane
    przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych
    Spółki.
    Ponadto, zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać po numerze własnym
    dokumentu (każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny
    numer), nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto.
    Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy
    Spółki, a korzystanie z aplikacji będzie możliwe po zalogowaniu do programu i autoryzacji
    hasłem. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez czas wymagany
    przepisami prawa. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób
    przechowywania plików, uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych
    dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane
    dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na
    dokumentach (czytelność).
    Tym samym, należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania
    faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które
    mogą być uznane za fakturę, w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, dokumentujących
    zakupy, przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, będzie zgodny
    z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz będzie spełniał wymogi określone w art. 112a
    ustawy o VAT, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek
    przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia
    zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować
    otrzymane w formie papierowej faktury (w tym faktury korygujące i duplikaty faktur) oraz
    inne dokumenty, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o
    VAT, dokumentujących zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich
    archiwizacji w postaci papierowej.
    Dodać należy, że planowane przez Spółkę rozwiązanie, polegające na przechowywaniu
    wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej jest również
    akceptowane przez organy podatkowe.
    W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca
    2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO, organ przyznał, że: „Dopuszczalne są
    więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym
    zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich
    integralność oraz czytelność”, a także dodał, że: „(...) archiwizowanie przez Wnioskodawcę
    faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do
    skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
    naliczonego wynikającego z tych faktur (...)”.
    W interpretacji indywidualnej z dnia 7 listopada 2019 r., sygn. 0111-KDIB3-
    3.4012.340.2019.1.PJ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej rozpatrując kwestię
    dopuszczalności przechowywania faktur oraz ich duplikatów, faktur korygujących oraz not
    korygujących wyłącznie w formie elektronicznej niezależnie od ich pierwotnej formy i
    sposobu ich otrzymania przez podatnika stwierdził, że przechowywanie wyłącznie w
    formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur
    wystawianych/otrzymanych w formie papierowej oraz w formie elektronicznej – w okresie
    nie krótszym niż upływ przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także
    umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodne z
    przepisami art. 112a ustawy o VAT.
    W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lutego
    2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ czytamy: „Mając powyższe na uwadze
    należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji w
    formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami

    (otrzymanych pierwotnie w formie papierowej) będzie spełniał wymogi w zakresie
    przechowywania faktur, zawarte w art. 112 i art. 112a ustawy. Nie będzie zatem
    konieczności przechowywania wersji papierowej faktur oraz innych dokumentów
    traktowanych na równi z fakturami”.
    Podobne stanowisko administracji skarbowej możemy również znaleźć w następujących
    interpretacjach indywidualnych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej: z dnia 20 stycznia
    2020 r., sygn. 0112-KDSL2-2.4012.25.2019.2.EW, lub z dnia 20 lutego 2020 r., sygn. 0111-
    KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ.
    W interpretacji z dnia 3 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.236.2020.1.JK, Dyrektor
    Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „mając na uwadze przedstawione okoliczności
    sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że
    przechowywanie Faktur zakupowych (które Wnioskodawca otrzyma w formie papierowej,
    a następnie dokumenty te będą skanowane, zapisywane w bazie danych, wprowadzane
    do elektronicznego obiegu dokumentów i niszczone) – w sposób opisany przez
    Wnioskodawcę w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia,
    integralności treści i czytelności tych Faktur oraz przechowywanie Faktur w podziale na
    okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do Faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest
    zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w
    zakresie przechowywania ww. Faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a
    ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania
    dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań
    podatkowych”.
    Natomiast w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 maja 2023 r.,
    sygn. 0111-KDIB3-3.4012.121.2023.3.AW czytamy: „Mając na uwadze powyższe należy
    stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów księgowych,
    zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi
    dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a
    ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami.
    Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a
    ustawy”.
    W Państwa opinii, w świetle powyższych okoliczności uzasadnione jest więc uznanie za
    prawidłowe stanowiska, iż Spółka jest uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie
    elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą:
      Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości
      prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o
      której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
    W myśl 15 ust. 2 ustawy:
      Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców
      lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz
      rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność
      gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu
      towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów
      zarobkowych.

    Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Na mocy art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Jak wynika z treści art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art.
        106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku
        od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby
        prawnej niebędącej podatnikiem;
      2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik
        korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany
        w pkt 1;
      4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt
        4,
      c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a
        ust. 1b.
    W świetle art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    Wszelkie dane, jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1
    ustawy.
    W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:
      Faktura powinna zawierać:
      1) datę wystawienia;
      2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób
        jednoznaczny identyfikuje fakturę;
      3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich
        adresy;
      4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z
        zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
      5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na
        potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on
        towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
      6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę
        otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest
        określona i różni się od daty wystawienia faktury;

      7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
      8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
      9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
      10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu
        wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej
        netto;
      11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez
        kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
      12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku
        korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach
        6a, 7 i 9;
      13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi
        stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
      14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty
        dotyczące poszczególnych stawek podatku;
      15) kwotę należności ogółem;
      16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
      a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
      b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania
      obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – wyrazy
      „metoda kasowa”;
      17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz
        „samofakturowanie”;
      18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym
        do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze
        jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie” (...).
    W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza
      kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych
      określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8,
      9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych
      stawek podatku kwotę podatku.
    Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy:
      Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze
      rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy
      niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:
      1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub
        świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie
        podatników;
      2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z
        liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.
    Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w
    rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021
    r. poz. 1979 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur, w § 3
    pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż
    określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie

    można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane
    elementy.
    Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w
    przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do
    niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w
    nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może
    zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące
    przechowywania faktur zawarte w ustawie.
    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące określenia
    autentyczności pochodzenia faktury zostały natomiast uregulowane w art. 106m ustawy.
    Jak stanowi art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że:
      Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak wynika z treści art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie
    „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik
    tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy
    lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że
    nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie
    czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu
    przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki
    której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów
    bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i
    rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i
    rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych
    przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli
    biznesowej będzie posiadanie dokumentów uzupełniających.
    Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami
    uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki
    posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w
    przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały
    miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do
    skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług
    tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub
    świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik
    może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    W świetle zapisów art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Na mocy art. 112aa ust. 1 ustawy:
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    Z kolei według art. 112aa ust. 2 ustawy:
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku
    przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik
    obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. W związku z zakupami
    dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od
    dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony
    dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej „Fakturami”) – w formie
    papierowej lub elektronicznej. W celu wyeliminowania kosztów związanych z
    przechowywaniem Faktur w formie papierowej, Spółka planuje przechowywanie ich w
    formie elektronicznej – skanów (dokumentów PDF). Jak Państwo wskazali, Faktury
    otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą
    zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu
    dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć)
    papierowe Faktury. Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem
    merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów
    oraz programie księgowym przez upoważnionych pracowników działu księgowego,
    zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Każdy użytkownik elektronicznego
    obiegu dokumentów będzie posiadał unikalny login i hasło, które umożliwią mu dostęp do
    elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w elektronicznym obiegu
    dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku „zapisz” lub „akceptuj”, w
    zależności do wcześniej zdefiniowanego obiegu dokumentów. Czynność ta jest następnie
    archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych. W wyniku tej
    archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do
    konkretnego skanu Faktury. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń
    do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do
    tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych (programie księgowym) są skany
    Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów. Skany

    papierowych wersji Faktur zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była
    zawarta na formie papierowej tych Faktur. Faktura zakupowa zapisana jako skan nie
    będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. Spółka będzie mogła w każdej chwili
    odczytać zarchiwizowaną w formie skanu Fakturę oraz ją wydrukować. Skany Faktur będą
    przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną.
    Skany Faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie miała bezpośredni,
    zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i będzie mogła udostępnić skany Faktur
    kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w
    dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur, jak również przekazać je
    organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięci USB,)
    albo drogą mailową. Spółka zapewni przy tym organom podatkowym na ich żądanie
    bezzwłoczny dostęp do Faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Wskazali Państwo, że Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia
    Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy albo
    wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiązanie danej Faktury z
    zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje.
    Otrzymane przez Spółkę Faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po
    zastosowaniu tych procedur, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
    integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Spółka będzie przechowywała
    elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność
    ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów
    papierowych. Żadne dane na fakturze czy paragonie, wymagane przepisami prawa, nie
    będą mogły być zmienione. Spółka na obecny moment planuje przechowywać faktury
    będące przedmiotem Wniosku wyłącznie na terytorium kraju. Jednakże, jeżeli w
    przyszłości Spółka zdecyduje się przechowywać faktury poza terytorium Rzeczpospolitej
    Polskiej, wówczas zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur oraz
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przechowywanie przez Spółkę wyłącznie w
    formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej,
    spełnia wymogi ustawowe wyrażone w przepisach art. 112 i 112a ustawy.
    Jak już wcześniej wskazano prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do
    tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w
    przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a
    ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w
    sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc
    weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie
    przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do
    obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy
    przeanalizować, czy sposób przechowywania Faktur jest/będzie zgodny z przepisami
    ustawy.
    W tym miejscu należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z
    przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną
    pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam
    fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być
    stwierdzony podczas czynności sprawdzających, czy też kontrolnych w toku postępowania
    podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego
    autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia, czy
    podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było

    uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający
    poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności
    pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika
    wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez
    jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do
    spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną
    (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy
    fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne
    wynikające z ustalonych kompetencji).
    W rozpatrywanej sprawie Spółka wskazała, że stosuje procedury zapewniające
    autentyczność pochodzenia Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy
    towarów/usługodawcy albo wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiazanie
    danej Faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji,
    którą dokumentuje. Ponadto, Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy
    zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
    integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów papierowych, żadne
    dane na fakturze, nie będą mogły być zmienione, procedury i sposób przechowywania
    plików ma za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych, a zeskanowany dokument
    będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych. Procedury, jakie będą przez Spółkę
    zastosowane oraz sposób przechowywania plików, uniemożliwią jakąkolwiek zmianę
    danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich
    integralność. Otrzymane przez Spółkę Faktury w formie papierowej będą niszczone
    dopiero po zastosowaniu tych procedur, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Spółka wskazała
    również, że skany Faktur będą przechowywane w bazie danych na serwerze
    obsługiwanym przez firmę zewnętrzną oraz będą przechowywane w podziale na okresy
    rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania
    do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co istotne
    Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i
    będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki.
    Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur,
    jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np.
    płyta CD, pamięć USB) albo drogą mailową. Spółka na obecny moment planuje
    przechowywać faktury będące przedmiotem Wniosku wyłącznie na terytorium kraju.
    Jednakże, jeżeli w przyszłości Spółka zdecyduje się przechowywać faktury poza terytorium
    Rzeczpospolitej Polskiej, wówczas zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi
    urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
    Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych
    faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o
    podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie Faktur zakupowych (które
    Spółka otrzyma w formie papierowej, a następnie dokumenty te będą skanowane,
    zapisywane w bazie danych, wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów i
    niszczone) – w sposób opisany przez Państwa w opisie sprawy – przy zapewnieniu
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Faktur oraz w podziale
    na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także
    gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami,
    bezzwłoczny dostęp do Faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich
    zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie
    Spółki w zakresie przechowywania ww. Faktur będzie spełniało wymogi określone w art.
    112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek
    przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia
    zobowiązań podatkowych.

    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że jeżeli elektroniczna forma
    przechowywania (archiwizowania) przez Spółkę faktur zapewni autentyczność
    pochodzenia faktur, integralność i czytelność ich treści, o których mowa w art. 106m
    ustawy oraz umożliwi dostęp do ww. faktur, na żądanie, odpowiednim organom
    wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany przez Państwa sposób
    przechowywania faktur zakupowych, będzie zgodny z powołanymi przepisami art. 112
    oraz art. 112a ustawy.
    Tym samym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy:
    · stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w
      dacie zaistnienia zdarzenia,
    · zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w
      dniu wydania interpretacji.
    Zauważam, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie
    interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia
    zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany
    przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego).
    Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym
    przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego).
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym
    wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
    Jednocześnie podkreślam, że ta interpretacja została wydana na podstawie
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku gdy w toku
    postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie
    określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
    prawnych.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.