Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-834/10/BW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-10-15
Teza: Czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób potwierdzenia otrzymania korekty e-mailem jest zgodny z przepisami?
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-korekta faktury; odbiór-potwierdzenie odbioru
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2010r. (data wpływu do tut. organu 9 lipca 2010r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 października 2010r. (data wpływu do tut. organu 7 października 2010r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób potwierdzenia otrzymania korekty e-mailem jest zgodny z przepisami **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 lipca 2010r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, m. in. w zakresie uznania czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób potwierdzenia otrzymania korekty e-mailem jest zgodny z przepisami.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 4 października 2010r. (data wpływu do tut. organu 7 października 2010r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 24 września 2010r. znak: IBPP2/443-578/10/BW.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej.

Warunkiem skorzystania przez Klienta z możliwości otrzymywania faktur elektronicznych będzie:

1.  złożenie przez Klienta oświadczenia o akceptacji faktur w formie elektronicznej
2.  zainstalowanie następujących programów:
    1.  programu , który umożliwia:
        *   podpis elektroniczny ­
        *   weryfikację podpisu elektronicznego
        *   zarządzanie dokumentami (dodawanie, usuwanie, wydruk, przesłanie, wyszukiwanie, klasyfikację)
        *   wysyłanie e-maili z żądaniem/przypomnieniem o konieczności potwierdzenia odbioru korekty
        *   rejestrację potwierdzenia odbioru faktury i korekty ­
        *   pobieranie dokumentów z serwerów dostawców ­
        *   zapisywanie w bazie danych faktów wykonywania wszelkich operacji realizowanych na dokumentach ­
        *   archiwizację dokumentów
        *   rejestrację dokumentów potwierdzających zgodę na wymianę faktur elektronicznych z kontrahentami
        *   zarządzanie użytkownikami i kontrolę dostępu do poszczególnych funkcji systemu.

Autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym. Wnioskodawca zamierza uzyskać pisemną akceptację od odbiorcy faktury, na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Faktura w formie elektronicznej będzie wygenerowana w systemie sprzedażowym, wykorzystywanym u Wnioskodawcy, w formacie XML (ang. Extensible Markup Language, w wolnym tłumaczeniu Rozszerzalny Język Znaczników - uniwersalny język formalny przeznaczony do reprezentowania różnych danych w strukturalizowany sposób), a następnie zostanie przekazana do wspomnianego wyżej systemu w celu jej podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Od tego momentu, będzie ona dostępna na serwerze Wnioskodawcy do pobrania przez Klienta. Dla każdego Klienta stworzone zostanie na serwerze Wnioskodawcy dedykowane konto elektroniczne, zabezpieczone hasłem. Rozwiązanie to gwarantuje, że wystawiona faktura/korekta trafi do właściwego adresata. Serwer Wnioskodawcy rejestruje w bazie danych fakt pobrania dokumentu przez Klienta.

Korekta faktury elektronicznej potwierdzana będzie przez Klienta mailowo, e-mail wysyłany będzie do Wnioskodawcy z konta pocztowego wymagającego zalogowania, co pozwala na weryfikację tożsamości osoby wysyłającej. Za datę potwierdzenia korekty przyjmuje się datę wysłania e-maila. W momencie podpisywania akceptacji klient określa z jakiego konta pocztowego będę wysyłane potwierdzenia.

Wnioskodawca planuje rozwój systemu w zakresie automatycznego potwierdzania przyjęcia korekty w momencie pobrania tego dokumentu do systemu, poprzez wysłanie komunikatu elektronicznego (nie e-mail).

Faktury elektroniczne będą przechowywane na serwerze Wnioskodawcy w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Aby zagwarantować bezpieczeństwo przechowywanych faktur administratorzy Wnioskodawcy skonfigurują mechanizmy automatycznej archiwizacji wszystkich danych w cyklu dobowym. Oznacza to, że w przypadku awarii serwera dane zostaną odzyskane z kopii zapasowych. Prawdopodobieństwo utraty danych jest znikome.

W związku z powyższym zadano (m.in.) następujące pytanie:

Czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób potwierdzenia otrzymania korekty e-mailem jest zgodny z przepisami?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zgodnie z przepisem art. 29 pkt 4a ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004r. (Dz. U. nr 54, poz. 535) sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, które to potwierdzenie stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca to potwierdzenie otrzymał. Przepisy jednakże nie określają formy, w jakiej powinno nastąpić potwierdzenie odbioru elektronicznej faktury korygującej. Potwierdzenie takie może więc być dokonane w każdej formie, która pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę korygującą w określonym terminie. Tak więc mail wysłany przez odbiorcę potwierdzający otrzymanie korekty faktury elektronicznej będzie wystarczającym dowodem na potwierdzenie odbioru korekty.

Ponadto Wnioskodawca wyjaśnił, że rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej przewiduje dwa sposoby wymiany elektronicznych dokumentów:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (która opiera się głównie na zaleceniach Komisji Europejskiej nr 1994/820/WE), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Wnioskodawca dokonuje wymiany elektronicznych dokumentów przy pomocy programu , który zapewnia integralność (nienaruszalność danych zawartych na fakturze), autentyczność (uniemożliwienie podszycia się pod nabywcę lub wystawcę faktury) za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym.

Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, nie ma potrzeby aby program gwarantował równocześnie wymianę danych zgodnie z umową europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Wstępnie Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zauważa, iż w ww. piśmie z dnia 4 października 2010r. Wnioskodawca przeredagował opis zdarzenia przyszłego i własne stanowisko w sprawie w porównaniu do treści zawartych we wniosku o interpretację indywidualną z dnia 2 lipca 2010r. Ponieważ ww. pismo Wnioskodawcy z dnia 4 października 2010r. było konsekwencją wezwania tut. organu z dnia 24 września 2010r. znak: IBPP2/443-578/10/BW do uzupełnienia przedmiotowego wniosku, przyjęto, że opis zdarzenia przyszłego oraz własne stanowisko Wnioskodawcy, uwzględniające zmiany wprowadzone ww. pismem, są ostateczne i w tej wersji zostały one przywołane powyżej.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-22, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Stosownie do art. 29 ust. 4 ww. ustawy o VAT, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

Z kolei w myśl art. 29 ust. 4a ww. ustawy o VAT, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Natomiast na podstawie art. 29 ust. 4b ww. ustawy, warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się:

1.  w przypadku eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
2.  wobec nabywców, na których rzecz jest dokonywana sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy.

Przepis ust. 4a stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna (art. 29 ust. 4c ww. ustawy o VAT).

Dokonana wyżej analiza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, jednoznacznie wskazuje, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej pełni istotną rolę w systemie podatku od towarów i usług opartym na metodzie fakturowej, gdyż zapobiega nieuzasadnionym obniżkom podstawy opodatkowania u dostawcy.

Ponadto, co należy szczególnie podkreślić, faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Uregulowanie zawarte w art. 29 ust. 4a ustawy o VAT, ma na celu uniknięcie sytuacji, w której zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym kwoty podatku należnego u sprzedawcy nie znajduje odzwierciedlenia w zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego u nabywcy towarów i usług. Podatek należny u sprzedawcy jest bowiem podatkiem naliczonym u nabywcy towarów i usług.

Z powyższego wynika, że skoro będący podstawą opodatkowania obrót zmniejsza się z tytułu przypadków wymienionych w art. 29 ust. 4 ustawy, to czynność taka, dokonywana przez sprzedawcę towarów i usług, powoduje konieczność zmniejszenia kwoty podatku naliczonego u nabywcy. W przeciwnym razie dochodziłoby do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu podatku, który w rzeczywistości nie został zapłacony.

Oznacza to, że faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury.

Ustawodawca nie sprecyzował, w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Potwierdzenie faktu otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej, może być dokonane w dowolnej formie, np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą – w formie listu poleconego – przesyłki zawierającej fakturę korygującą, może to być odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej również w formie elektronicznej lub przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej. Zatem, żaden przepis nie określa specjalnej formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktury korygującej byłoby wymagane. Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży posiadał informację, z której jednoznacznie wynika, iż nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż.

Przy czym tut. organ chciałby zwrócić uwagę na § 21 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Stosownie do tych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa powyżej, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Powyższe regulacje stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Stosownie zaś do art. 70 § 1 ww. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Należy podkreślić, iż ustawa o podatku od towarów i usług nie wskazuje również formy w jakiej powinno przechowywać się (archiwizować) otrzymane potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Jednakże powyższe regulacje prawne należy odnieść do otrzymanego przez Wnioskodawcę potwierdzenia odbioru przez klienta faktury korygującej.

W tej sytuacji należy stwierdzić, iż przedmiotowe potwierdzenie odbioru faktury korygującej Wnioskodawca ma obowiązek przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że dla każdego Klienta stworzone zostanie na serwerze Wnioskodawcy dedykowane konto elektroniczne, zabezpieczone hasłem. Rozwiązanie to gwarantuje, że wystawiona faktura/korekta trafi do właściwego adresata. Serwer Wnioskodawcy rejestruje w bazie danych fakt pobrania dokumentu przez Klienta.

Korekta faktury elektronicznej potwierdzana będzie przez Klienta mailowo, e-mail wysyłany będzie do Wnioskodawcy z konta pocztowego wymagającego zalogowania, co pozwala na weryfikację tożsamości osoby wysyłającej. Za datę potwierdzenia korekty przyjmuje się datę wysłania e-maila. W momencie podpisywania akceptacji (na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej) klient określa z jakiego konta pocztowego będę wysyłane potwierdzenia.

Odnosząc wyżej przedstawiony opis zdarzenia przyszłego do powołanych wyżej przepisów prawa należy stwierdzić, iż proponowany przez Wnioskodawcę sposób otrzymania przez niego potwierdzenia odbioru przez klienta faktury korygującej, w postaci elektronicznej, (tj. sposób który zapewnia takie informacje jak tożsamość osoby i datę dostarczenia e-faktury korekty do kontrahenta) należy uznać za wystarczający do zastosowania obniżenia podstawy opodatkowania.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zauważa się, iż ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w zakresie proponowanego przez Wnioskodawcę:

*   sposobu dostarczania faktur elektronicznych,
*   sposobu potwierdzania otrzymania korekty za pośrednictwem komunikatu elektronicznego (nie e-mail) oraz
*   sposobu przechowywania i archiwizacji faktur elektronicznych

będzie przedmiotem odrębnych rozstrzygnięć.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.