Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-2.4011.642.2025.2.MC
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-10-01
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
ryczałtów za noclegi.
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza
kierowca
koszt-koszty uzyskania przychodów
nocleg-ryczałt za nocleg
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania
przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 22-ust. 1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 sierpnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 1 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 27 sierpnia 2025 r. (wpływ 27 sierpnia 2025 r.) –
    w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Zamierza Pan wykonywać zarobkowo usługi transportowe towarów, prowadząc
    jednoosobową działalność gospodarczą.
    Uzupełnienie wniosku
    Obecnie stosuje Pan opodatkowanie podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych
    według skali podatkowej.
    Na ten moment wszystkie usługi transportowe wykonuje Pan osobiście. Jednak w
    przyszłości chciałby Pan zatrudnić jednego kierowcę.
    Pana wniosek dotyczy transportu międzynarodowego.
    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej będzie Pan wykorzystywał samochód
    ciężarowy o DMC przekraczającej 3,5 tony.
    Pana pytanie nie ma związku z dodaniem do ustawy o czasie pracy kierowców art. 26f.

## Pytanie

Czy w Pana sytuacji (osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w
    zakresie transportu rzeczy – na własnej licencji) może Pan traktować swoje wyjazdy jako
    podróże służbowe, stosować rozliczenie diet i ryczałtów (za nocleg) według stawek
    określonych w rozporządzeniu Ministra z dnia 29 stycznia 2013 r. ws. podróży służbowych
    i zaliczać te wydatki do kosztów uzyskania przychodów?
    Pana stanowisko w sprawie
    W Pana ocenie – jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą
    w zakresie transportu drogowego, na podstawie własnej licencji transportowej, ma Pan
    prawo uznawać swoje wyjazdy w ramach wykonywanej działalności za podróże służbowe i
    stosować do ich rozliczenia zasady określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).
    W związku z powyższym uważa Pan, że przysługuje Panu prawo do rozliczania diet oraz
    ryczałtów za nocleg według stawek określonych w ww. rozporządzeniu, o ile ponosi Pan
    faktyczne koszty związane z podróżą i odbywa ją Pan w celu osiągnięcia przychodu lub
    zabezpieczenia jego źródła.
    Wydatki z tytułu diet i ryczałtów za noclegi, rozliczane według ww. rozporządzenia,
    spełniają Pana zdaniem przesłanki zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób
    fizycznych i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w części dotyczącej możliwości zaliczenia
    do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za noclegi, jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
      wymienionych w art. 23.
    Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów,
    o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami

    uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki
    związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub
    zachowanie źródła przychodów.
    Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów,
    muszą zostać spełnione następujące warunki, tzn. dany wydatek:
    · został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania
      przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
      przez osoby inne niż podatnik),
    · jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    · pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    · poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    · został właściwie udokumentowany,
    · nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy
      nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej
    są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą
    działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub
    zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie
    podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między
    poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub
    zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego
    wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie
    może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub
    zabezpieczeniu źródła przychodów.
    W odniesieniu do ryczałtu za nocleg wskazuję na § 16 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy
    i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
    w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
      Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w
      wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w
      poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
    Zgodnie z § 16 pkt 2 tego rozporządzenia:
      W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w
      wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas
      przejazdu.
    Do przedsiębiorców – w odniesieniu do wykonywanych przez nich podróży służbowych –
    nie mają zastosowania ww. przepisy. Stąd przewidziane tymi przepisami należności z
    tytułu podróży służbowych, w tym omawiany „ryczałt za noclegi”, nie przysługują
    przedsiębiorcom, wobec czego nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania
    przychodów.
    Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie transportu i wykonujący w jego firmie
    zadania kierowcy ma prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków
    poniesionych w związku z tą działalnością. Koszty noclegów, spełniające warunek
    celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, lecz jedynie w wysokości
    faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami.

    Na podstawie opisu sprawy oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam,
    że kosztem podatkowym nie będą ryczałty za noclegi, ponieważ § 16 pkt 2 rozporządzenia
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej nie ma w Pana sprawie zastosowania.
    Podsumowanie: w Pana sytuacji (osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność
    gospodarczą w zakresie transportu rzeczy – na własnej licencji) ryczałtu za noclegi nie
    może Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w Pana działalności gospodarczej.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który
    obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Informuję, że Pana wniosek w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów
    uzyskania przychodów diet podlega odrębnemu rozstrzygnięciu.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna
      (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z
    dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U.
    z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.