Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-821/11-5/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-03-21
Teza: 1. Czy opisana Procedura 1 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w Rozporządzeniu, w związku z czym Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych? 2. Czy opisana Procedura 2 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w Rozporządzeniu, w związku z czym Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych? 3. Czy Spółka może uznać, iż datą otrzymania faktury elektronicznej w Procedurze 1, 2 jest data wpływu wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) na adres e-mail Spółki?
Słowa kluczowe: czynności-czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 14 listopada 2011 r. (data wpływu 22 grudnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 20 lutego 2012 r. (data wpływu 28 lutego 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w fakturach otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej w Procedurze 2 – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 grudnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w fakturach otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej w Procedurze 2. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 20 lutego 2012 r. (data wpływu 28 lutego 2012 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

X S.A. (dalej: „Spółka”), z uwagi na skalę prowadzonej działalności, otrzymuje od swoich kontrahentów bardzo dużą ilość faktur zakupowych oraz faktur korygujących (dalej: „faktury”). Dla usprawnienia przepływu faktur, jak również w celu skrócenia okresu oczekiwania przez nią na faktury, Spółka oraz część jej kontrahentów planują zmianę sposobu fakturowania i zastąpienie faktur papierowych fakturami elektronicznymi.

W celu spełnienia warunków określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661, dalej: „Rozporządzenie”), Spółka wdroży specjalną procedurę (lub dwie procedury, tj. odrębne procedury dla poszczególnych kontrahentów lub grup kontrahentów), która określać będzie zasady otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych. Wdrożona procedura (lub procedury) będzie miała na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści, zapewnienie czytelności faktur w trakcie ich przechowywania, w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur oraz zapewnienie organom podatkowym i/lub organom kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do nich.

Założenia wspólne dla wszystkich opracowanych przez Spółkę procedur (Procedura 1, Procedura 2) otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych zostały wskazane poniżej:

1.  Spółka posiada bazę kontrahentów, która pozwala na formalną kwalifikację danego dostawcy/usługodawcy. W przypadku zawarcia umowy z nowym dostawcą/usługodawcą, Spółka dokona wpisu nowego kontrahenta do tej bazy. Wpis będzie dokonywany np. na podstawie otrzymanych przez Spółkę kopii dokumentów rejestracyjnych nowego kontrahenta (np. potwierdzenie nadania numeru NIP);
2.  zgodnie z § 3 Rozporządzenia, Spółka dostarczy swoim kontrahentom pisemną lub elektroniczną akceptację elektronicznego sposobu fakturowania. Alternatywnie, akceptacja taka zostanie dodana (np. w formie aneksu) do umów istniejących pomiędzy Spółką i jej kontrahentami;
3.  faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej;
4.  dla celów otrzymywania faktur elektronicznych Spółka utworzy niezależny, specjalny adres poczty elektronicznej, który będzie używany wyłącznie do odbierania faktur (dalej: „adres e mail”). Dostęp do adresu e-mail będzie zabezpieczony hasłem, udostępnianym wyłącznie zamkniętej grupie upoważnionych pracowników;
5.  adres e-mail służący do otrzymywania faktur elektronicznych zostanie przesłany kontrahentom Spółki. Natomiast, każdy z kontrahentów Spółki dostarczy jej swój stały adres poczty elektronicznej, z którego będą wysyłane faktury elektroniczne wystawiane na rzecz Spółki przez danego kontrahenta. Nazwa adresu poczty elektronicznej nadawcy (kontrahenta) będzie pełną nazwą lub skrótem nazwy firmy danego kontrahenta;
6.  adres e-mail Spółki, na który będą przesyłane faktury elektroniczne będzie sprzężony z dyskiem głównym znajdującym się na serwerze Spółki. Umożliwi to automatyczne zapisywanie oraz elektroniczne archiwizowanie otrzymywanych faktur. Faktury będą automatycznie zapisywane na dysku i na nim przechowywane. Przy czym, na dysku zapisywane i przechowywane będą całe wiadomości e-mail otrzymywane od kontrahentów wraz z załącznikami (tj. fakturami) oraz informacjami w nich zawartymi, np. adres nadawcy, czas otrzymania maila itd. Zapis treści e-maili wraz z fakturami zapewni autentyczność pochodzenia tych faktur, jako że razem z treścią przesyłki e-mail oraz jej załącznikami zapisywana będzie data wysłania/otrzymania, adres e-mail i nazwa nadawcy (tj. kontrahenta), które będą mogły być następnie porównane z treścią faktury. Ponadto, ten sposób przechowywania i archiwizowania faktur zapewni możliwość szybkiego powiązania danej faktury z zamówieniem, umową czy innym dokumentem, co będzie stanowiło dodatkowy środek weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury. Spółka wdroży dodatkowo rozwiązanie całkowicie gwarantujące autentyczność pochodzenia jak i niemodyfikowalność treści zarówno samych e-maili, jak i ich załączników (tj. faktur). Rozwiązanie to będzie polegało na stworzeniu przez kontrahenta certyfikatu poświadczającego jego tożsamość. Kontrahent będzie podpisywał korespondencję mailową częścią prywatną tego certyfikatu, natomiast Spółka będzie odczytywała tę wiadomość przy użyciu certyfikatu publicznego udostępnionego jej przez danego kontrahenta. Zapisanie treści maila zabezpieczonego certyfikatem wraz z załączonymi do niego fakturami na dysku Spółki sprawi, iż załączniki, tj. faktury, staną się całkowicie niemodyfikowalne;
7.  dostęp do dysku i znajdującej się na nim bazy faktur będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom, co pozwoli na odpowiednie zabezpieczenie i zachowanie integralności treści faktur elektronicznych;
8.  faktury elektroniczne będą otrzymywane i przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, na dysku (w tzw. bazie faktur), w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający czytelność faktur, a także umożliwiający łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur i bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym i/lub organom kontroli skarbowej.

Opracowane przez Spółkę procedury są oparte o powyższe założenia. Procedura 1 oraz Procedura 2 otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych różnią się jedynie formatem faktur, w jakim będą one otrzymywane i przechowywane.

Procedura 2

Faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Spółkę w formatach: PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym, jako że znowelizowane przepisy Rozporządzenia umożliwiają wystawianie i przesyłanie faktur w dowolnym formacie elektronicznym. Faktury będą otrzymywane w formie załączników do podpisywanych cyfrowo przez certyfikat maili, dzięki czemu będą nieedytowalne. Otrzymane na adres e-mail faktury będą zapisywane na dysku a następnie na nim przechowywane w niezmienionym formacie (tj. formacie PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym).

W uzupełnieniu do wniosku Spółka poinformowała, że jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz, że otrzymywane przez nią faktury elektroniczne będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez nią do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy opisana Procedura 2 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w Rozporządzeniu, w związku z czym Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisana Procedura 2 spełnia warunki otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych określone w Rozporządzeniu. Procedura ta gwarantuje, iż otrzymywane od kontrahentów faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (na dysku głównym Spółki w tzw. bazie faktur), w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, umożliwi ona łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur oraz bezzwłoczny dostęp do tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W związku z powyższym, faktury elektroniczne otrzymywane i przechowywane przez Spółkę według przedmiotowej Procedury 2 będą stanowiły podstawę do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony z nich wynikający, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych.

Zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną reguluje Rozporządzenie.

Zgodnie z § 3 ust. 1 tego Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej (§ 3 ust. 2 Rozporządzenia).

Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur (§ 6 Rozporządzenia).

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia), zaś przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia).

Jak zostało to w sposób szczegółowy opisane, Spółka będzie otrzymywała od niektórych kontrahentów faktury w formie elektronicznej. Spółka dostarczy tym kontrahentom pisemną lub elektroniczną akceptację elektronicznego sposobu fakturowania. Alternatywnie, akceptacja taka zostanie dodana (np. w formie aneksu) do umów istniejących pomiędzy Spółką i jej kontrahentami. Następnie, w celu spełnienia warunków określonych w przepisach Rozporządzenia, Spółka wdroży jedną lub obie opisane Procedury otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych. Opracowane przez Spółkę Procedury opierają się na tych samych podstawowych założeniach i zastosowano w nich tożsame metody. Procedury otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych różnią się między sobą jedynie formatem faktur, w jakim będą one otrzymywane i przechowywane.

Jak wynika z głównych założeń Procedury 2, faktury elektroniczne otrzymywane od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej, na specjalny adres e-mail, do którego dostęp będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy, będą automatycznie transferowane na dysk główny Spółki znajdujący się na jej serwerze i tam przechowywane w tzw. bazie faktur, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur, tj. pewność co do tożsamości ich wystawcy (dostawcy towarów, usługodawcy), zostanie zagwarantowana poprzez następujące procesy/metody weryfikacji:

*   przed przesłaniem pierwszej faktury elektronicznej, każdy z kontrahentów Spółki dostarczy jej swój stały adres poczty elektronicznej, z którego będą wysyłane faktury elektroniczne wystawiane na rzecz Spółki. Nazwa adresu poczty elektronicznej kontrahenta będzie pełną nazwą lub skrótem nazwy firmy danego kontrahenta. Tym samym, weryfikacja tożsamości danego kontrahenta będzie możliwa już na etapie odbierania wiadomości e-mail wraz z załączoną fakturą elektroniczną;
*   ta początkowa, ale już całkowicie wystarczająca weryfikacja tożsamości kontrahenta, zostanie uzupełniona kolejnymi etapami weryfikacji dokonywanej na podstawie wiadomości e-mail. Otrzymane faktury elektroniczne będą automatycznie zapisywane na dysk i tam przechowywane wraz z treścią poszczególnych wiadomości e-mail, a także takimi elementami jak nazwa nadawcy (tj. nazwa kontrahenta) oraz data wysłania/otrzymania wiadomości e-mail. Wskazane elementy, w szczególności treść wiadomości e-mail oraz nazwa jej nadawcy, będą porównane z treścią faktury w celu potwierdzenia ich zgodności.

Dodatkowym środkiem weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury będzie możliwość powiązania zapisanej na dysku faktury z dotyczącym jej zamówieniem (weryfikacja, czy numer zamówienia oraz inne dane odnoszące się do tego zamówienia są zgodne z treścią faktury), umową (weryfikacja, czy treść umowy w zakresie dostawcy/usługodawcy oraz przedmiotu umowy odpowiada treści faktury), innym dokumentem oraz bazą kontrahentów Spółki (weryfikacja zgodności danych kontrahenta widniejącego w bazie kontrahentów Spółki z danymi sprzedawcy wskazanymi na fakturze).

Spółka wdroży dodatkowe rozwiązanie całkowicie gwarantujące autentyczność pochodzenia jak i niemodyfikowalność treści zarówno samych e-maili, jak i ich załączników (tj. faktur). Rozwiązanie to będzie polegało na stworzeniu przez kontrahenta certyfikatu poświadczającego jego tożsamość. Kontrahent będzie podpisywał korespondencję mailową częścią prywatną tego certyfikatu, natomiast Spółka będzie odczytywała tę wiadomość przy użyciu certyfikatu publicznego udostępnionego jej przez danego kontrahenta. Zapisanie treści maila zabezpieczonego certyfikatem wraz z załączonymi do niego fakturami na dysku Spółki sprawi, iż załączniki, tj. faktury, staną się całkowicie niemodyfikowalne.

W opinii Spółki, powyższe metody weryfikacji tożsamości kontrahentów, od których Spółka będzie otrzymywała faktury elektroniczne, w sposób kompleksowy i całkowity gwarantują autentyczność pochodzenia poszczególnych faktur. Ponadto, powiązanie faktur z odnoszącymi się do nich zamówieniami, umowami czy innymi dokumentami, a także bazą kontrahentów, zapewni bazie faktur przejrzystość i umożliwi łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur, w tym również organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, które na żądanie będą miały zapewniony bezzwłoczny dostęp do bazy faktur znajdującej się na głównym dysku Spółki (np. dostęp do bazy faktur za pośrednictwem Internetu).

Natomiast integralność treści faktur elektronicznych, tj. niezmienność zawartych w nich danych, będzie zabezpieczona następującymi procesami/metodami:

*   dostęp do adresu e-mail, jak i do bazy faktur będą posiadali wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki. Oznacza to, iż niepowołane osoby nie będą miały ani dostępu ani wglądu do otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych;
*   faktury będą zapisywane na dysku wraz z treścią e-maili zabezpieczonych certyfikatem potwierdzającym tożsamość wystawcy tych faktur. Zapisanie treści maila zabezpieczonego certyfikatem wraz z załączonymi do niego fakturami na dysku Spółki sprawi, iż załączniki, tj. faktury, staną się całkowicie niemodyfikowalne.

Dodatkowym gwarantem integralności otrzymywanych przez Spółkę faktur będzie format, w jakim będą one otrzymywane oraz archiwizowane.

Zgodnie z założeniami Procedury 2, faktury będą otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę w formatach: PDF, TIF, GIF, JPG oraz /lub innym. Faktury będą otrzymywane w formie załączników do podpisywanych cyfrowo przez certyfikat maili, dzięki czemu będą nieedytowalne.

Znowelizowane, obowiązujące od początku 2011 r. przepisy Rozporządzenia umożliwiają przesyłanie i przechowywanie faktur elektronicznych w dowolnej formie, o ile zapewniona będzie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur. W tym miejscu należy zatem zwrócić uwagę na główny cel wprowadzonych od dnia 1 stycznia 2011 r. przepisów Rozporządzenia, jakim jest jednakowe traktowanie (w szczególności przez organy skarbowe) faktur papierowych i elektronicznych. Minister Finansów w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia wskazał, że „celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych”. Należy również zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. DE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Ponadto, w opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.” Minister Finansów podkreślił, że uproszczenie to polega w szczególności na „umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem)”.

W świetle powyższych argumentów uprawnione jest twierdzenie, iż Spółka ma prawo do otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych w dowolnym formacie, w tym w formatach: PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym. Powyższe stanowisko potwierdzają również organy podatkowe, m.in. w interpretacji Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP2/443-277/11/WN, w której to organ uznał, iż faktury mogą być otrzymywane i przechowywanie w różnych formatach, m.in. w formacie PDF, (…) (doc.), (…).

W opinii Spółki, specyfika dokumentów (tutaj: faktur) zapisanych w formatach PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym, wsparta dodatkowo ściśle przestrzeganą, opisaną metodą zabezpieczania dostępu do faktur, pozwoli na pełne i niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych otrzymywanych przez Spółkę. Należy podkreślić, iż faktury będą otrzymywane w formie załączników do podpisywanych cyfrowo przez certyfikat maili, dzięki czemu będą nieedytowalne. Ponadto, elektroniczna archiwizacja faktur we wskazanych formatach zapewni również czytelność ich treści od dnia wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle powyższych argumentów, należy stwierdzić, iż opracowana przez Spółkę Procedura 2 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w Rozporządzeniu, w szczególności gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, umożliwia łatwe ich odszukanie oraz zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur. Tym samym, Spółka będzie uprawniona do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych w Procedurze 2 faktur elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem, które weszło w życie dnia 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – § 8 rozporządzenia.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia, zachowania „integralności treści” oraz jej „czytelności”. Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 112 podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI).

Z opisu sprawy wynika, że Zainteresowany jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności, otrzymuje od swoich kontrahentów bardzo dużą ilość faktur zakupowych oraz faktur korygujących (dalej: „faktury”). Dla usprawnienia przepływu faktur, jak również w celu skrócenia okresu oczekiwania przez nią na faktury, Spółka oraz część jej kontrahentów planują zmianę sposobu fakturowania i zastąpienie faktur papierowych fakturami elektronicznymi.

W celu spełnienia warunków określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Spółka wdroży specjalną Procedurę 2, która określać będzie zasady otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych. Wdrożona procedura będzie miała na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści, zapewnienie czytelności faktur w trakcie ich przechowywania, w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur oraz zapewnienie organom podatkowym i/lub organom kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do nich.

Założenia dla opracowanej przez Zainteresowanego Procedury 2 otrzymywania oraz przechowywania faktur przedstawiają się następująco:

1.  Spółka posiada bazę kontrahentów, która pozwala na formalną kwalifikację danego dostawcy/usługodawcy. W przypadku zawarcia umowy z nowym dostawcą/usługodawcą, Wnioskodawca dokona wpisu nowego kontrahenta do tej bazy. Wpis będzie dokonywany np. na podstawie otrzymanych przez niego kopii dokumentów rejestracyjnych nowego kontrahenta (np. potwierdzenie nadania numeru NIP);
2.  zgodnie z § 3 rozporządzenia, Spółka dostarczy swoim kontrahentom pisemną lub elektroniczną akceptację elektronicznego sposobu fakturowania. Alternatywnie, akceptacja taka zostanie dodana (np. w formie aneksu) do umów istniejących pomiędzy nią i jej kontrahentami;
3.  faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Zainteresowanego za pośrednictwem poczty elektronicznej;
4.  dla celów otrzymywania faktur elektronicznych Spółka utworzy niezależny, specjalny adres poczty elektronicznej, który będzie używany wyłącznie do odbierania faktur (dalej: „adres e mail”). Dostęp do adresu e-mail będzie zabezpieczony hasłem, udostępnianym wyłącznie zamkniętej grupie upoważnionych pracowników;
5.  adres e-mail służący do otrzymywania faktur elektronicznych zostanie przesłany kontrahentom Wnioskodawcy. Natomiast, każdy z kontrahentów dostarczy Zainteresowanemu swój stały adres poczty elektronicznej, z którego będą wysyłane faktury elektroniczne wystawiane na jego rzecz przez danego kontrahenta. Nazwa adresu poczty elektronicznej nadawcy (kontrahenta) będzie pełną nazwą lub skrótem nazwy firmy danego kontrahenta;
6.  adres e-mail Spółki, na który będą przesyłane faktury elektroniczne będzie sprzężony z dyskiem głównym znajdującym się na jej serwerze. Umożliwi to automatyczne zapisywanie oraz elektroniczne archiwizowanie otrzymywanych faktur. Faktury będą automatycznie zapisywane na dysku i na nim przechowywane. Przy czym, na dysku zapisywane i przechowywane będą całe wiadomości e-mail otrzymywane od kontrahentów wraz z załącznikami (tj. fakturami) oraz informacjami w nich zawartymi, np. adres nadawcy, czas otrzymania maila itd. Zapis treści e-maili wraz z fakturami zapewni autentyczność pochodzenia tych faktur, jako że razem z treścią przesyłki e-mail oraz jej załącznikami zapisywana będzie data wysłania/otrzymania, adres e-mail i nazwa nadawcy (tj. kontrahenta), które będą mogły być następnie porównane z treścią faktury. Ponadto, ten sposób przechowywania i archiwizowania faktur zapewni możliwość szybkiego powiązania danej faktury z zamówieniem, umową czy innym dokumentem, co będzie stanowiło dodatkowy środek weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury. Wnioskodawca wdroży dodatkowo rozwiązanie całkowicie gwarantujące autentyczność pochodzenia jak i niemodyfikowalność treści zarówno samych e-maili, jak i ich załączników (tj. faktur). Rozwiązanie to będzie polegało na stworzeniu przez kontrahenta certyfikatu poświadczającego jego tożsamość. Kontrahent będzie podpisywał korespondencję mailową częścią prywatną tego certyfikatu, natomiast Zainteresowany będzie odczytywał tę wiadomość przy użyciu certyfikatu publicznego udostępnionego mu przez danego kontrahenta. Zapisanie treści maila zabezpieczonego certyfikatem wraz z załączonymi do niego fakturami na dysku Spółki sprawi, iż załączniki, tj. faktury, staną się całkowicie niemodyfikowalne;
7.  dostęp do dysku i znajdującej się na nim bazy faktur będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom, co pozwoli na odpowiednie zabezpieczenie i zachowanie integralności treści faktur elektronicznych;
8.  faktury elektroniczne będą otrzymywane i przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej, na dysku (w tzw. bazie faktur), w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający czytelność faktur, a także umożliwiający łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur i bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym i/lub organom kontroli skarbowej.

W Procedurze 2 faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Zainteresowanego w formatach: PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym, jako że znowelizowane przepisy rozporządzenia umożliwiają wystawianie i przesyłanie faktur w dowolnym formacie elektronicznym. Faktury będą otrzymywane w formie załączników do podpisywanych cyfrowo przez certyfikat maili, dzięki czemu będą nieedytowalne. Otrzymane na adres e-mail faktury będą zapisywane na dysku a następnie na nim przechowywane w niezmienionym formacie (tj. formacie PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym).

Jak wskazał Wnioskodawca, otrzymywane faktury elektroniczne będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Biorąc pod uwagę opis sprawy stwierdzić należy, iż faktury elektroniczne otrzymywane i przechowywane w opisanej Procedurze 2, będą spełniały warunki wynikające z powołanych przepisów rozporządzenia.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia podatku naliczonego względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący możliwość odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać „otrzymana” oraz przechowywania w sposób i w formie zapewniającej jej autentyczność, integralność i czytelność.

W świetle powyższego, opisana Procedura 2 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełni warunki określone w rozporządzeniu, w związku z czym Spółka będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści otrzymywanych i przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

W niniejszej interpretacji indywidualnej rozstrzygnięto wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w fakturach otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej w Procedurze 2. Natomiast pozostałe kwestie zostały rozstrzygnięte w odrębnych interpretacjach indywidualnych z dnia 21 marca 2012 r. nr ILPP4/443-821/11-4/ISN i ILPP4/443-821/11-6/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.