Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.545.2022.2.WR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-12-28
Teza: Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur (w tym faktur korygujących) otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe
=====================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

Państwa wniosek z 14 października 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur (w tym faktur korygujących) otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej wpłynął 18 października 2022 r. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 15 grudnia 2022 r. (wpływ 20 grudnia 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji. Prowadzi samodzielnie księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca otrzymuje i wystawia faktury VAT oraz otrzymuje i wystawia inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym m.in. noty uznaniowe i obciążeniowe, paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego, a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np. WZ, CMR, zamówienie, PZ, itp.) („Dokumenty księgowe”). Obecnie faktury VAT otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej przechowywane są w takiej samej formie (papierowej) co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu i dostępu do dokumentów, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu otrzymanych w postaci papierowej Dokumentów księgowych (krajowych i zagranicznych) wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych).

1\. Procedura archiwizowania, przechowywania i księgowania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej przychodzących do spółki w formie papierowej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych) będzie przedstawiać się następująco:

a. Skanowanie Dokumentów (każdy Dokument księgowy wpływający do Wnioskodawcy w formie papierowej będzie skanowany i zapisywany w formacie (…), (…), (…) lub podobnym, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w obrazie cyfrowym dokumentu);

b. Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie elektronicznego obiegu dokumentów.

c. Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdej faktury numerem sprawy będzie również przechowywany w elektronicznej bazie danych.

d. Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane, będą niszczone

e. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

2\. Procedura archiwizowania, przechowywania i księgowania Dokumentów księgowych dotyczących podróży służbowych (np. kosztów delegacji służbowych, zakupu drobnych materiałów i usług itp., w tym poniesione przez pracownika i które mają być zwrócone przez Wnioskodawcę), będzie wyglądać w sposób następujący:

a. Pracownicy odbywający podróże służbowe celem zaoszczędzenia czasu i przyspieszenia rozliczenia wydatków, w dedykowanej aplikacji do obsługi podróży służbowych, dołączają zeskanowane w formacie (…), (…), (…) lub podobnym, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w obrazie cyfrowym dokumentu, dowody poniesienia wydatków (tj. faktury, rachunki itp.) oraz potwierdzają ich zasadność.

b. Po zatwierdzeniu rozliczenia przez przełożonego, następować będzie weryfikacja formalna, rachunkowa dokumentu oraz księgowanie do systemu finansowo‑księgowego Wnioskodawcy. W systemie finansowo-księgowym kompletne rozliczenie danej podróży służbowej w formacie (…) zarchiwizowane zostanie w postaci załącznika do zapisów księgowych.

c. Pracownicy nie przekazują papierowego, wcześniej zeskanowanego lub sfotografowanego dokumentu do działu księgowości, a ujęcie w księgach następuje na podstawie elektronicznych dokumentów zamieszczonych w archiwum aplikacji.

Umieszczone na serwerze dokumenty księgowe wraz z załącznikami (tj. dokumentami, w tym fakturami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku oraz protokołami weryfikacji merytorycznej lub rozliczeniem/zestawieniem wydatków) będą przechowywane co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i podatku dochodowego od osób prawnych.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo również, że:

Zakupione towary i usługi będą służyć czynnościom opodatkowanym oraz mogą też dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. usług noclegowych i gastronomicznych.

Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów to ustalona i stosowana już w Spółce wiarygodna ścieżka audytu pomiędzy otrzymaniem/wystawieniem faktury a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej każdy dokument po zeskanowaniu podlega kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej w procesie elektronicznego obiegu dokumentów. W procesie elektronicznego obiegu dokumentów każdorazowo występuje możliwość identyfikacji osoby dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji. Każdy dokument oprócz akceptacji merytorycznej i formalnorachunkowej podlega również akceptacji do zapłaty poprzez upoważnione do tego osoby. Akceptacja taka odbywa się zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Powyższe działanie pozwala ująć wydatek w systemie finansowo-księgowym spółki.

W przypadku faktur i innych dokumentów księgowych dotyczących podróży służbowych - akceptacja odbywa się zgodnie z przyjętymi przez Spółkę procedurami w zakresie procesu podróży służbowych. Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System, uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie …). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Wnioskodawca ma możliwość zidentyfikowania tożsamości sprzedawcy (autentyczność) Akceptacja merytoryczna dokonywana jest przez pracownika który poniósł wydatek służbowy. Po jej wykonaniu następuje akceptacja formalno-rachunkowa. W tym procesie również każdorazowo występuje możliwość identyfikacji osoby dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji.

W przypadku faktur otrzymywanych przez spółkę w formie papierowej niszczenie dokumentu będzie się odbywać po wykonaniu czynności opisanych w pytaniu nr 3 (zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności) oraz po ich zaewidencjonowaniu (tj. zaksięgowaniu faktury do systemu finansowo- księgowego Spółki). W przypadku systemu dotyczącego podróży służbowych, niszczenie dokumentów odbywa się po zastosowaniu kontroli biznesowej: pracownik będący w podróży służbowej weryfikuje poprawność poniesionego wydatku i dokonuje zniszczenia papierowej wersji otrzymanego dokumentu po zeskanowaniu go do formy elektronicznej.

W odpowiedzi na pytanie: „Czy umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy,

b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy?”

\- odpowiedzieli Państwo: „Tak”.

Wnioskodawca dysponuje systemem informatycznym umożliwiającym przechowywanie, archiwizowanie oraz łatwe wyszukiwanie skanów faktur VAT oraz faktur korygujących VAT w formie elektronicznej, zapisywanych do pliku i przechowywanych na serwerze. System ten pozwala również na wydruk kopii faktur z elektronicznego pliku w każdym czasie, w tym na każde żądanie kontrolującego w razie kontroli podatkowej, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. System jednocześnie uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii faktur.

### Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług:

Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z faktur (w tym z faktur korygujących) otrzymanych w formie papierowej, które będą przechowywane w formie elektroniczne po ich zeskanowaniu, podczas gdy egzemplarze papierowe tych faktur zostaną zniszczone po przeprowadzeniu opisanej powyżej procedury archiwizowania, przechowywania i księgowania tych faktur?

### Państwa stanowisko w sprawie, w zakresie podatku od towarów i usług:

Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z faktur (w tym z faktur korygujących) otrzymanych w formie papierowej, które będą przechowywane w formie elektronicznej po ich zeskanowaniu, podczas gdy egzemplarze papierowe tych faktur zostaną zniszczone po przeprowadzeniu opisanej powyżej procedury archiwizowania, przechowywania i księgowania tych faktur, tj. w przypadku faktur otrzymywanych przez spółkę w formie papierowej niszczenie dokumentu będzie się odbywać po zaksięgowaniu faktury do systemu finansowo-księgowego Spółki a w przypadku systemu dotyczącego podróży służbowych, zniszczenie dokumentów nastąpi po zastosowaniu kontroli biznesowej polegającej na tym, że pracownik spółki zweryfikuje poprawność poniesionego wydatku, po czym dokona zniszczenia papierowej wersji dokumentów.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 pkt 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur opisanych we wniosku, które otrzymywane będą w formie papierowej, a przechowywane będą w formie elektronicznej, w sytuacji gdy egzemplarze papierowe tych faktur zostaną zniszczone.

Są Państwo podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą otrzymują i wystawiają Państwo faktury VAT oraz otrzymują i wystawiają inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym m.in. noty uznaniowe i obciążeniowe, paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego, a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np. WZ, CMR, zamówienie, PZ, itp.) („Dokumenty księgowe”). Obecnie faktury VAT które otrzymują Państwo w formie papierowej przechowywane są w takiej samej formie (papierowej) co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zamierzają Państwo wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu otrzymanych w postaci papierowej Dokumentów księgowych (krajowych i zagranicznych) wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych).

Procedura archiwizowania, przechowywania i księgowania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej przychodzących do spółki w formie papierowej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych) będzie przedstawiać się następująco:

a. Skanowanie Dokumentów (każdy Dokument księgowy wpływający do Wnioskodawcy w formie papierowej będzie skanowany i zapisywany w formacie (…), (…), (…) lub podobnym, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w obrazie cyfrowym dokumentu);

b. Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie elektronicznego obiegu dokumentów.

c. Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdej faktury numerem sprawy będzie również przechowywany w elektronicznej bazie danych.

d. Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane, będą niszczone

e. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

Procedura archiwizowania, przechowywania i księgowania Dokumentów księgowych dotyczących podróży służbowych (np. kosztów delegacji służbowych, zakupu drobnych materiałów i usług itp., w tym poniesione przez pracownika i które mają być zwrócone przez Wnioskodawcę), będzie wyglądać w sposób następujący:

a. Pracownicy odbywający podróże służbowe celem zaoszczędzenia czasu i przyspieszenia rozliczenia wydatków, w dedykowanej aplikacji do obsługi podróży służbowych, dołączają zeskanowane w formacie (…), (…), (…) lub podobnym, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w obrazie cyfrowym dokumentu, dowody poniesienia wydatków (tj. faktury, rachunki itp.) oraz potwierdzają ich zasadność.

b. Po zatwierdzeniu rozliczenia przez przełożonego, następować będzie weryfikacja formalna, rachunkowa dokumentu oraz księgowanie do systemu finansowo‑księgowego Wnioskodawcy. W systemie finansowo-księgowym kompletne rozliczenie danej podróży służbowej w formacie (…) zarchiwizowane zostanie w postaci załącznika do zapisów księgowych.

c. Pracownicy nie przekazują papierowego, wcześniej zeskanowanego lub sfotografowanego dokumentu do działu księgowości, a ujęcie w księgach następuje na podstawie elektronicznych dokumentów zamieszczonych w archiwum aplikacji.

Umieszczone na serwerze dokumenty księgowe wraz z załącznikami (tj. dokumentami, w tym fakturami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku oraz protokołami weryfikacji merytorycznej lub rozliczeniem/zestawieniem wydatków) będą przechowywane co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i podatku dochodowego od osób prawnych.

Wskazali Państwo również, że zakupione towary i usługi będą służyć czynnościom opodatkowanym oraz mogą też dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. usług noclegowych i gastronomicznych.

Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów to ustalona i stosowana już w Spółce wiarygodna ścieżka audytu pomiędzy otrzymaniem/wystawieniem faktury a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej każdy dokument po zeskanowaniu podlega kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej w procesie elektronicznego obiegu dokumentów. W procesie elektronicznego obiegu dokumentów każdorazowo występuje możliwość identyfikacji osoby dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji. Każdy dokument oprócz akceptacji merytorycznej i formalnorachunkowej podlega również akceptacji do zapłaty poprzez upoważnione do tego osoby. Akceptacja taka odbywa się zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Powyższe działanie pozwala ująć wydatek w systemie finansowo-księgowym spółki.

W przypadku faktur i innych dokumentów księgowych dotyczących podróży służbowych - akceptacja odbywa się zgodnie z przyjętymi przez Spółkę procedurami w zakresie procesu podróży służbowych. Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System, uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie …). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Spółka ma możliwość zidentyfikowania tożsamości sprzedawcy (autentyczność) Akceptacja merytoryczna dokonywana jest przez pracownika który poniósł wydatek służbowy. Po jej wykonaniu następuje akceptacja formalno-rachunkowa. W tym procesie również każdorazowo występuje możliwość identyfikacji osoby dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji.

W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej niszczenie dokumentu będzie się odbywać po: zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu (tj. zaksięgowaniu faktury do systemu finansowo-księgowego Spółki). W przypadku systemu dotyczącego podróży służbowych, niszczenie dokumentów odbywa się po zastosowaniu kontroli biznesowej: pracownik będący w podróży służbowej weryfikuje poprawność poniesionego wydatku i dokonuje zniszczenia papierowej wersji otrzymanego dokumentu po zeskanowaniu go do formy elektronicznej.

Z opisu sprawy wynika również, że umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy,

b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

Wskazali Państwo również, że dysponują systemem informatycznym umożliwiającym przechowywanie, archiwizowanie oraz łatwe wyszukiwanie skanów faktur VAT oraz faktur korygujących VAT w formie elektronicznej, zapisywanych do pliku i przechowywanych na serwerze. System ten pozwala również na wydruk kopii faktur z elektronicznego pliku w każdym czasie, w tym na każde żądanie kontrolującego w razie kontroli podatkowej, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. System jednocześnie uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii faktur.

Zatem przedstawiony opis stanu faktycznego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych, w formie papierowej, faktur zakupowych. Spółka, jak wynika z opisu sprawy, wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W tym miejscu wskazać należy, że w myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 i 2 ustawy o podatku od towarów i usług:

W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym wskazali Państwo, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. Jednocześnie wskazali Państwo, że zakupione towary i usługi będą służyć czynnościom opodatkowanym oraz mogą też dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. usług noclegowych i gastronomicznych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w wersji papierowej, a przechowywanych wyłącznie w wersji elektronicznej w takim zakresie w jakim nabywane towary i usługi nie będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Natomiast w zakresie w jakim faktury otrzymane w formie papierowej a przechowywane w formie elektronicznej, będą dokumentowały zakup usług noclegowych i gastronomicznych, nie będą stanowiły podstawy do odliczenia wynikających z nich kwot podatku. Zatem w przypadku tych faktur dokumentujących wydatki, wskazane w ww. art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy nie może być mowy o zachowaniu prawa do odliczenia podatku VAT pomimo spełnienia omawianych wyżej warunków przechowywania faktur.

Dlatego też oceniając całościowo Państwa stanowisko, w którym nie wyłączyliście prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur (w tym z faktur korygujących) dokumentujących nabycie usług noclegowych i gastronomicznych - należało je uznać za nieprawidłowe.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsze rozstrzygnięcie zostało wydane wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

\- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651).