Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4013.284.2022.1.MW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-02-02
Teza: Prowadzenie elektronicznej ewidencji wyrobów akcyzowych.
Słowa kluczowe: akcyza-wyroby akcyzowe; zwolnienie-zwolnienie ze względu na przeznaczenie
Zagadnienia: Podatek akcyzowy-Ewidencje i inne dokumentacje.-Ewidencja wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na przeznaczenie.
Przepisy: [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138f-ust. 1-pkt 1 ; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138f-ust. 1-pkt 2; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138f-ust. 1-pkt 3; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138f-ust. 2; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138p-ust. 1; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138p-ust. 2; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138s-pkt 1; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138s-pkt 2; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138s-pkt 3; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138s-pkt 4; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138s-pkt 5 (uchylony)

**Interpretacja indywidualna**

**– stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny prawnej skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku akcyzowym, w zakresie prowadzenia elektronicznej ewidencji wyrobów akcyzowych, **jest prawidłowe.**

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący prowadzenia elektronicznej ewidencji wyrobów akcyzowych wpłynął 19 grudnia 2022 r. Uzupełnili go Państwo pismem z 21 grudnia 2022 nr. (data wpływu 21 grudnia 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Spółka jest zarejestrowana dla celów podatku akcyzowego. Wnioskodawca zamierza rozpocząć prowadzenie ewidencji wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, o której mowa w art. 138f ust. 1 pkt 3 ustawy akcyzowej, w formie elektronicznej, z wykorzystaniem rozwiązania opartego o program Microsoft® Excel®, z zaimplementowanymi funkcjonalnościami napisanymi w języku programowania VBA - dalej jako: „rozwiązanie”.

Rozwiązanie będzie oparte o odpowiednio skonfigurowane i połączone ze sobą pliki w formacie .xlsm. \[Format .xlsm umożliwia rozbudowanie standardowych arkuszy kalkulacyjnych w programie Microsoft Excel® o programowanie VBA oraz makropolecenia, tj. umożliwia implementację algorytmów - przypis Wnioskodawcy\].

Baza danych w formacie .xlsm zostanie zainstalowana w określonej lokalizacji sieciowej i będzie stanowiła bazę danych (dalej: „Baza danych”), w której ewidencjonowane będą wymagane przez ustawę akcyzową i akty wykonawcze do niej dane. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane wprowadzone już w Bazę danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo - będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą.

Uzupełnianie danych w Bazie danych następować będzie przez powiązany z nim plik w formacie .xlsm (dalej: „Interfejs użytkownika”). Spółka określi użytkowników ewidencji elektronicznej, których identyfikacja następować będzie poprzez ich login do systemu operacyjnego komputerów osobistych każdego z użytkowników. Próba komunikacji z Bazą danych przez użytkownika niewskazanego uprzednio przez administratora zakończy się niepowodzeniem, co zabezpieczy ewidencję akcyzową przed dostępem (dodawaniem wpisów, podglądem istniejących wpisów) przez osoby nieupoważnione.

Prawidłowo określony użytkownik będzie mógł - poprzez Interfejs użytkownika - komunikować się z Bazą danych. Zakres czynności, które będzie mógł wykonywać użytkownik obejmie:

1\. dodawanie wpisów do Bazy danych w zakresie wymaganym przez ustawę akcyzową i akty wykonawcze do niej, w szczególności rozporządzenie ws. ewidencji;

2\. korygowanie wpisów już dokonanych - niemożliwym będzie trwale usunięcie wpisów w ewidencji, natomiast możliwa będzie korekta wpisów już istniejących, w odniesieniu do których przed dokonaniem korekt wskazana będzie data dokonania korekty, jej przyczyna oraz osoba użytkownika, który jej dokonał;

3\. wgląd w treść dokonywanych wpisów poprzez wygenerowanie raportu (podglądu ewidencji) według zdefiniowanych kryteriów (np. kodu CN, daty), wygenerowanie raportu w formacie .pdf oraz jego wydrukowanie.

Rozwiązanie będzie pozwalało na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji we wskazanymi zakresie i za wskazane okresy (dni, miesiące, lata), w porządku chronologicznym. Rozwiązanie dodatkowa będzie umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do prowadzenia ewidencji akcyzowej oraz miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy.

Dodatkowo, każde uruchomienie i zamknięcie Interfejsu użytkownika spowoduje stworzenie i zapisanie kopii zapasowej Bazy danych (ewidencji) w określonej lokalizacji sieciowej. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane zapisane już w kopii zapasowej Bazy danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo - będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą.

Tak przygotowane rozwiązanie oparte o arkusze Excel® miałoby składać się na ewidencję akcyzowy prowadzoną w formie elektronicznej. Ponadto, zostanie ona uzupełniona o pisemną instrukcję obsługi rozwiązania.

### Pytanie

Czy prowadzenie przez Spółkę ewidencji wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, o której mowa w art. 138f ust. 1 pkt 3 ustawy akcyzowej zgodnie z opisem przedstawionym w zdarzeniu przyszłym będzie można uznać za prowadzenie ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej w rozumieniu ustawy akcyzowej, tj. zgodnie z treścią art. 138p ust. 1 oraz art. 138s ustawy akcyzowej?

### Państwa stanowisko w sprawie

Spółka stoi na stanowisku, iż prowadzenie ewidencji wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, o której mowa w art. 138f ust. 1 pkt 3 ustawy akcyzowej zgodnie z opisem przedstawionym w zdarzeniu przyszłym będzie można uznać za prowadzenie ewidencji akcyzowej w rozumieniu ustawy akcyzowej, tj. zgodnie z treścią art. 138p ust. 1 oraz art. 138s ustawy akcyzowej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

W pierwszej kolejności Wnioskodawca pragnie zaznaczyć, iż celem niniejszego wniosku nie jest dokonanie przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oceny technicznej poprawności zastosowanych przez Wnioskodawcę makr i innych rozwiązań technologicznych. Opis techniczny stanowi element zdarzenia przyszłego, które Wnioskodawca obowiązany jest przedstawić w sposób wyczerpujący. Przedmiotem wniosku jest natomiast ocena rozwiązania pod kątem spełnienia przedstawionych w rozporządzeniu ws. ewidencji wymogów technicznych, przy założeniu, iż poszczególne elementy składające się na rozwiązanie funkcjonują w taki sposób, jak przedstawił to Wnioskodawca, a tym samym określenie czy ewidencja akcyzowa prowadzona z wykorzystaniem rozwiązania może zostać uznana za ewidencję prowadzoną w sposób elektroniczny w rozumieniu ustawy akcyzowej.

Jak stanowi art. 138p ust. 1 ustawy akcyzowej, ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, tj.:

1\. ewidencja składów podatkowych;

2\. ewidencja zarejestrowanych wysyłających;

3\. ewidencja wyrobów nabywanych wewnątrzwspólnotowo;

4\. księgi kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem;

5\. ewidencja dokumentów handlowych;

6\. ewidencja wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie;

7\. ewidencja suszu tytoniowego;

8\. ewidencja energii elektrycznej;

9\. ewidencja wyrobów węglowych;

10\. ewidencja wyrobów gazowych;

11\. ewidencje rodzaju, ilości i wartości wyrobów- akcyzowych określonych w art. 118 ust. 1 pkt 1-3 i 6 u.p.a.;

12\. ewidencja znaków akcyzy;

13\. dokumentacja podmiotów z branży winiarskiej i browarniczej

mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Ponadto, na gruncie art. 2 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2021 r. poz. 2313) oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2021 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. 2021 r. poz. 2475) z dniem 1 stycznia 2023 r. powyższe ewidencje będzie można prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie delegacji ustawowej z art. 138s ustawy akcyzowej wydane zostało rozporządzenie ws. ewidencji określające m.in. sposób prowadzenia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e, art. 138f i art. 138h-138i, uwzględniając przy tym konieczność zapewnienia właściwej kontroli nad wyrobami akcyzowymi oraz wydanymi znakami akcyzy, a także właściwego poboru akcyzy od wyrobów akcyzowych i funkcjonowania zwolnień od akcyzy.

Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia ws. ewidencji, do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Jak Spółka wskazała w opisie zdarzenia przyszłego, rozwiązanie miałoby się opierać o współpracujące ze sobą pliki .xlsm (obsługiwane przez program Microsoft® Excel®), w związku z czym Spółka wykorzystywałaby więc jeden program komputerowy odpowiednio uzupełniony o skonfigurowane pliki. W konsekwencji, Wnioskodawca posługiwałby się programem komputerowym skonfigurowanym do prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia ws. ewidencji.

W myśl § 7 ust. 2 rozporządzenia ws. ewidencji, dokumentacja w formie elektronicznej prowadzona jest zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji.

Ewidencja, którą zamierza prowadzić Wnioskodawca prowadzona będzie zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego - pakietu Microsoft Excel® oraz pisemną wewnętrzną instrukcją obsługi Bazy danych oraz Interfejsu Użytkownika.

W związku z powyższym, Spółka uważa, iż dokumentacja w formie elektronicznej - w myśl § 7 ust. 2 rozporządzenia ws. ewidencji - będzie prowadzona zgodnie ze sporządzoną do tego pisemną instrukcją programu komputerowego.

§ 7 ust. 2 rozporządzenia ws. ewidencji w skazuje także, że dokumentacja w formie elektronicznej prowadzona jest w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty5 danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:

a) wpisów do dokumentacji,

b) zestawień danych określonych w § 8-20, § 22-25, § 27-33, § 36, § 39 i § 40 rozporządzenia ws. ewidencji oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych, w tym suszu tytoniowego, oraz banderol podatkowych,

c) raportów, o których mowa w § 6 rozporządzenia ws. ewidencji;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Rozwiązanie, którego wdrożenie rozważa Spółka, spełnia zadość wszystkim wymogom określonym w przywołanym przepisie. W szczególności Interfejs użytkownika pozwala zdefiniowanym użytkownikom uzyskać wgląd w dokonane wpisy, jednocześnie zapewniając ochronę wpisów przed utratą lub zniekształceniem - ani użytkownik, ani administrator nie jest w stanie trwale usunąć wpisów znajdujących się w Bazie danych. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane wprowadzone już w Bazę danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo - będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą. Nadto, korekta wpisów już dokonanych możliwa będzie jedynie po wskazaniu przyczyny korekty, a data zmiany oraz użytkownik jej dokonujący będzie automatycznie uzupełniany przez Interfejs użytkownika. Ponadto, będzie możliwy podgląd wpisów w brzmieniu przed ich korektą. Spółka określi użytkowników ewidencji elektronicznej, których identyfikacja następować będzie poprzez ich login do systemu operacyjnego. Próba komunikacji z Bazą danych przez użytkownika niewskazanego uprzednio przez administratora zakończy się niepowodzeniem, co zabezpieczy ewidencję akcyzową przed dostępem (dodawaniem wpisów, podglądem istniejących wpisów) przez osoby nieupoważnione. W konsekwencji, mając na uwadze zastosowane działania, w ocenie Wnioskodawcy rozważane rozwiązanie do prowadzenia ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej będzie umożliwiało wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą zgodnie z 7 ust. 2 pkt 1 oraz umożliwiała dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania zgodnie § 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia ws. ewidencji.

Interfejs użytkownika umożliwi wyświetlenie wpisów w porządku chronologicznym, jak również według innych, zdefiniowanych kryteriów, a następnie ich wydrukowanie.

Ponadto, zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie ewidencji, kopię dokumentacji w formie elektronicznej podmiot przechowuje na informatycznym nośniku danych w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż spełnione zostaną wymagania określone w § 7 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia ws. ewidencji.

W przedstawionym we wniosku schemacie prowadzenia dokumentacji, Wnioskodawca przechowuje ewidencję w formie Bazy danych na dysku sieciowym. Dodatkowo, na bieżąco tworzone są jej kopie zapasowe. Każde uruchomienie i zamknięcie Interfejsu użytkownika spowoduje stworzenie i zapisanie kopii zapasowej Bazy danych (ewidencji) w określonej lokalizacji sieciowej. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane zapisane już w kopii zapasowej Bazy danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo - będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą. Należy zatem uznać, iż spełniony jest warunek, o którym mowa w § 7 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia ws. ewidencji.

Mając na uwadze powyżej przedstawione argumenty, należy uznać, iż prowadzenie ewidencji akcyzowej z wykorzystaniem rozwiązania będzie można uznać za prowadzenie ewidencji w sposób elektroniczny w rozumieniu ustawy akcyzowej.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie sformułowanego pytania **jest prawidłowe.**

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 143 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Ustawa określa opodatkowanie podatkiem akcyzowym, zwanym dalej „akcyzą”, wyrobów akcyzowych oraz samochodów osobowych, organizację obrotu wyrobami akcyzowymi, a także oznaczanie znakami akcyzy.

Na podstawie art. 138f ustawy:

1\. Ewidencję wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie prowadzą:

1) zarejestrowany odbiorca, z wyłączeniem zarejestrowanego odbiorcy posiadającego zezwolenie na jednorazowe nabycie wyrobów akcyzowych jako zarejestrowany odbiorca;

2) podmiot pośredniczący;

3) podmiot zużywający prowadzący działalność gospodarczą z użyciem wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, z wyłączeniem podmiotu zużywającego, który wyłącznie używa do celów opałowych pozostałe węglowodory gazowe o kodach CN od 2711 12 11 do 2711 19 00.

2\. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna umożliwiać w szczególności ustalenie ilości i rodzaju wysłanych lub otrzymanych wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, daty wysłania lub odbioru tych wyrobów, a także miejsca odbioru w przypadku ich przemieszczania oraz uzyskanie informacji o e-DD.

Stosownie do art. 138p ustawy:

1\. Ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej.

2\. Ewidencje, o których mowa w art. 138a-138c i art. 138e-138l, mogą zostać zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla danej ewidencji.

Zgodnie z art. 1 pkt 53 w zw. z art. 39 pkt 6 ustawy z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw, (Dz.U. z 2021 r. poz. 694 ze zm.) oraz w związku z art. 13 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 2707) - art. 138p ust. 1 ustawy z dniem 1 stycznia 2024 r. otrzymuje brzmienie:

Ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w postaci elektronicznej.

Jak stanowi art. 138q ust. 1 ustawy:

Ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138o, powinny być przechowywane do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone.

Zgodnie z art. 138s ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:

1\. szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencjach, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138g i art. 138l, oraz protokołach, o których mowa w art. 138m ust. 1,

2\. sposób prowadzenia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138l,

3\. wzory protokołów, o których mowa w art. 138m ust. 1 pkt 2-4,

4\. rodzaje dokumentacji, o których mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o, szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w tych dokumentacjach, a także sposób ich prowadzenia,

\- uwzględniając konieczność zapewnienia właściwej kontroli nad wyrobami akcyzowymi oraz wydanymi znakami akcyzy, a także właściwego poboru akcyzy od wyrobów akcyzowych i funkcjonowania zwolnień od akcyzy.

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1150 ze zm.), rozporządzenie określa:

1) szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencjach, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138g i art. 138l ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym, zwanej dalej „ustawą”, oraz protokołach, o których mowa w art. 138m ust. 1 ustawy;

2) sposób prowadzenia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138l ustawy;

3) wzory protokołów, o których mowa w art. 138m ust. 1 pkt 2-4 ustawy;

4) rodzaje dokumentacji, o której mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o ustawy, szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w tych dokumentacjach, a także sposób ich prowadzenia.

Jak wynika z § 2 ust. 1-4 ww. rozporządzenia:

1\. Ewidencje, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c i art. 138e-138l ustawy, i dokumentacje, o których mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o ustawy, zwane w niniejszym rozdziale łącznie „dokumentacją”, są prowadzone w sposób ciągły, odpowiednio dla prowadzonej działalności, a także poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.

2\. Dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy.

3\. Wpisów do dokumentacji dokonuje się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

4\. W przypadku:

1) zużycia energii elektrycznej, użycia wyrobów gazowych albo wyrobów węglowych - wpisów do dokumentacji prowadzonej odpowiednio przez podatnika zużywającego energię elektryczną, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, pośredniczący podmiot gazowy albo pośredniczący podmiot węglowy dokonuje się nie rzadziej niż raz w miesiącu;

2) informacji dotyczących zużywanych wyrobów zwolnionych od podatku akcyzowego ze względu na ich przeznaczenie, których ilość jest ustalana na podstawie współczynnikowo określonego poziomu ich zużycia przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podmiot zużywający - wpisów do ewidencji, o której mowa w art. 138f ustawy, prowadzonej przez podmiot zużywający, dokonuje się raz w miesiącu, po zweryfikowaniu ilości podczas dokładnej i rzeczywistej kontroli zużycia.

W myśl § 5 rozporządzenia:

Ustalony rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych, po porównaniu ze stanem ewidencyjnym, podlega wpisaniu do dokumentacji i jest przyjmowany jako stan początkowy na następny okres.

Jak stanowi z kolei § 6 rozporządzenia:

Podmiot prowadzący dokumentację przekazuje na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego lub naczelnika urzędu skarbowego raport z dokumentacji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

Zgodnie z § 7 rozporządzenia:

1\. Do prowadzenia dokumentacji może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

2\. Dokumentacja jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:

a) wpisów do dokumentacji,

b) zestawień danych określonych w § 8-20, § 22-25, § 27-33, § 36, § 39 i § 40 oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych, w tym suszu tytoniowego, oraz banderol podatkowych,

c) raportów, o których mowa w § 6;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

3\. Podmiot prowadzący dokumentację przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencji wyrobów akcyzowych zwolnionych od podatku akcyzowego ze względu na ich przeznaczenie, zawarto w § 22 rozporządzenia.

Z przedstawionych wyżej przepisów wynika, że ustawodawca wymaga od określonych podmiotów prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych. Ewidencja ta powinna być prowadzona w sposób ciągły i umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych. Wpisów do ewidencji dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

W przypadku wyboru przez podmiot obowiązany do prowadzenia ewidencji, wersji elektronicznej (obowiązkowo od 1 stycznia 2024 r.), ewidencja ta winna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych, z możliwością identyfikacji osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) pozwalała na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji w porządku chronologicznym;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Ponadto, na żądanie właściwego organu podatkowego, podmiot obowiązany do prowadzenia ewidencji jest zobligowany do przekazania raportu z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

Jednocześnie podmiot prowadzący ewidencję w wersji elektronicznej ma obowiązek przechowywać kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza rozpocząć prowadzenie ewidencja wyrobów zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, o której mowa w art. 138f ust. 1 pkt 3 ustawy akcyzowej, w formie elektronicznej z wykorzystaniem rozwiązania opartego o program komputerowy z zaimplementowanymi funkcjonalnościami (rozwiązanie).

Rozwiązanie to będzie oparte o odpowiednio skonfigurowane i połączone ze sobą pliki w formacie, który umożliwia rozbudowanie standardowych arkuszy kalkulacyjnych o programowanie oraz makro polecenia, tj. umożliwia implementację algorytmów. Baza danych zostanie zainstalowana w określonej lokalizacji sieciowej i będzie stanowiła bazę danych, w której ewidencjonowane będą wymagane przez ustawę akcyzową i akty wykonawcze do niej dane.

Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane wprowadzone już w bazę danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo – będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą.

Uzupełnianie danych w bazie danych następować będzie przez powiązany z nim plik. Spółka określi użytkowników ewidencji elektronicznej, których identyfikacja następować będzie poprzez ich login do systemu operacyjnego komputerów osobistych każdego z użytkowników. Próba komunikacji z bazą danych przez użytkownika niewskazanego uprzednio przez administratora zakończy się niepowodzeniem, co zabezpieczy ewidencję akcyzową przed dostępem (dodawaniem wpisów, podglądem istniejących wpisów) przez osoby nieupoważnione.

Prawidłowo określony użytkownik będzie mógł - poprzez interfejs użytkownika - komunikować się z bazą danych. Zakres czynności, które będzie mógł wykonywać użytkownik obejmie:

1) dodawanie wpisów do bazy danych w zakresie wymaganym przez ustawę akcyzową i akty wykonawcze do niej, w szczególności rozporządzenie ws. ewidencji;

2) korygowanie wpisów już dokonanych - niemożliwym będzie trwałe usunięcie wpisów w ewidencji, natomiast możliwa będzie korekta wpisów już istniejących, w odniesieniu do których przed dokonaniem korekty wskazana będzie data dokonania korekty, jej przyczyna oraz osoba użytkownika, który jej dokonał;

3) wgląd w treść dokonywanych wpisów poprzez wygenerowanie raportu (podglądu ewidencji) według zdefiniowanych kryteriów (np. kodu CN, daty), wygenerowanie raportu w formacie .pdf oraz jego wydrukowanie.

Rozwiązanie będzie pozwalało na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji we wskazanymi zakresie i za wskazane okresy (dni, miesiące, lata), w porządku chronologicznym. Rozwiązanie dodatkowo będzie umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do prowadzenia ewidencji akcyzowej oraz miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy.

Dodatkowo, każde uruchomienie i zamknięcie interfejsu użytkownika spowoduje stworzenie i zapisanie kopii zapasowej bazy danych (ewidencji) w określonej lokalizacji sieciowej. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane zapisane już w kopii zapasowej bazy danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo, co będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą.

Opisane rozwiązanie zostanie uzupełnione o pisemną instrukcje obsługi.

Mając na uwadze obowiązujące przepisy oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, z którego wynika, że prowadzona przez Wnioskodawcę baza danych (ewidencja) będzie zawierała wymagane przez ustawę i akty wykonawcze do niej dane oraz będzie zapewniała w szczególności wgląd w treść dokonywanych wpisów, zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania, pozwalała na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji w porządku chronologicznym oraz uniemożliwiała usuwanie wpisów – stwierdzić należy, że w ocenie Organu prowadzoną w powyższy sposób ewidencję będzie można uznać za elektroniczną ewidencję w rozumieniu ustawy, tj. zgodnie z treścią art. 138p ust. 1 oraz art. 138s ustawy akcyzowej.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy względem przedstawionego we wniosku pytania uznać należy za prawidłowe.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zastrzegamy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie przedstawionego przez Państwa pytania i w odniesieniu do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego. Pozostałe kwestie, w szczególności kwestie techniczne opisanego rozwiązania nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.

Zaznaczmy, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jesteśmy ściśle związani przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Jako Zainteresowani ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w \`(\`(...)\`)\`. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm..; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).