Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-443-689/10-4/AS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-10-01
Teza: Przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 29.06.2010 r. (data wpływu 02.07.2010 r.), uzupełnionym pismem z dnia 10.09.2010 r. (data wpływu 13.09.2010 r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 08.09.2010 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 02.07.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Sp. z o.o. wyraziła zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych od Spółki A. za usługi telekomunikacyjne. Spółka A. zapewnia, że wystawiane przez nią faktury elektroniczne spełniają wszelkie warunki przewidziane przepisami prawa dla tego rodzaju dokumentów. Faktury elektroniczne podpisane są bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Lista osób upoważnionych do wystawiania faktur elektronicznych publikowana jest na stronie internetowej Spółki A.

Sp. z o. o. wykorzystuje do weryfikacji podpisu specjalną aplikację wskazaną przez wystawcę e-faktury, pod nazwą „….” Aplikacja ta pozwala na zapisanie raportu z weryfikacji w postaci pliku tekstowego, np. w notatniku w akcesoriach systemu Windows.

Poniżej jako przykład raport z weryfikacji faktury:

Nazwa pliku podpisu

…

Nazwa pliku PDF

…

Skrót podpisanego dokumentu

…

Data podpisu

….

Wystawca certyfikatu

…

Właściciel certyfikatu

…

Numer seryjny certyfikatu

…

Okres ważności certyfikatu

…

Treść tego raportu Wnioskodawca zapisuje w edytorze tekstu Microsoft Word a następnie w postaci pliku w formacie PDF, co bardziej gwarantuje niezmienność tego pliku.

Raport ten jest archiwizowany jako dokument związany z e-fakturą wraz z plikiem faktury plikiem e-podpisu. W każdej chwili może zostać wydrukowany.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

1.  Czy utworzony w aplikacji dostarczonej przez wystawcę e-faktury raport z weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który pozytywnie zweryfikował ważność certyfikatu kwalifikowanego, zapisany w formacie PDF jest wystarczającym dowodem na poprawność faktury elektronicznej w momencie otrzymania faktury, równoznacznym w praktyce z momentem utworzenia raportu?
2.  Czy zapisany w PDF raport wraz z plikiem e-podpisu oraz aplikacją służącą do weryfikacji podpisu elektronicznego stanowią dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, o których mowa w paragrafie 6 punkt 7 Rozporządzenia również po upływie okresu ważności certyfikatu kwalifikowanego związanego z e-podpisem?

W myśl ustawy o podpisie elektronicznym (art. 3 p. 22)weryfikacja bezpiecznego podpisu elektronicznego – to czynności, które pozwalają na identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz pozwalają stwierdzić, że podpis został złożony za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego przyporządkowanych do tej osoby, a także że dane opatrzone tym podpisem nie uległy zmianie po złożeniu podpisu elektronicznego.

Zgodnie z art. 6 bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Przepis ten nie odnosi się do certyfikatu po upływie terminu jego ważności lub od dnia jego unieważnienia oraz w okresie jego zawieszenia chyba że zostanie udowodnione że podpis został złożony przed upływem terminu ważności certyfikatu lub przed jego unieważnieniem albo zawieszeniem.

Jednocześnie, w myśl art. 8 nie można odmówić ważności i skuteczności podpisowi elektronicznemu tylko na tej podstawie że istnieje w postaci elektronicznej lub dane służące do weryfikacji podpisu nie mają kwalifikowanego certyfikatu, lub nie został złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisu elektronicznego.

Po okresie ważności certyfikatu kwalifikowanego, który trwa maksymalnie dwa lata, złożony na wystawionej jeszcze w okresie ważności tego certyfikatu e-fakturze nie będzie pozytywnie zweryfikowany, ze względu na to, że znajdzie się na liście certyfikatów unieważnionych.

Ustawodawca w Rozporządzeniu (ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur Dziennik Ustaw rok 2005 nr 133 poz. 1119) nie przewidział i nie określił obowiązku ani sposobu dla udokumentowania czynności weryfikacji e-podpisu na fakturze elektronicznej.

Również ustawa o podpisie elektronicznym (USTAWA z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym Dziennik Ustaw rok 2001 nr 130 poz. 1450, ost.zm.: Dz.U. z 2010 r. nr 40 poz. 230) nie wskazuje w jaki sposób udokumentować weryfikację, o której mowa w art. 3 p22.

Tak więc wydaje się, że czynność ta leży w zakresie zwykłych czynności księgowych sprawdzenia dokumentu pod względem formalnym. Na dowód przeprowadzenia tej czynności w przypadku dokumentów papierowych osoba odpowiedzialna za te obowiązki składa oświadczenie, które opatruje swoim podpisem. Zgodnie z ustawą o rachunkowości (USTAWA z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości Dziennik Ustaw rok 2001 nr 130 poz. 1450, ost.zm.: Dz.U. z 2010 r. nr 40 poz. 230) art. 21. ust. 1. i 1a dowód księgowy powinien zawierać między innymi podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

W przypadku faktur elektronicznych jednostka przyjęła w swojej polityce rachunkowości następujące rozwiązanie. Osoba sprawdzająca e-fakturę tworzy elektroniczny dokument wewnętrzny, towarzyszący fakturze elektronicznej, odpowiednio z nią związany (poprzez indeks- czyli nazwę pliku i opis w treści), w którym dokonuje sprawdzenia dokumentu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym i jego dekretacji. Osoba dokonująca tych czynności jest na dokumencie zidentyfikowana z imienia i nazwiska, poprzez podanie tych danych.

Raport z weryfikacji e-podpisu jest tworzony automatycznie, ale jednocześnie jest aktem woli osoby sprawdzającej. Jego treść zamieszczana jest w dokumencie towarzyszącym jako efekt sprawdzenia e-faktury pod względem formalnym.

Zdaniem Wnioskodawcy takie udokumentowanie pozytywnej w chwili sprawdzenia weryfikacji podpisu elektronicznego dotyczącego danej faktury elektronicznej jest wystarczającym dowodem na poprawność faktury dla celów podatkowych.

Alternatywnym sposobem dla pokonania problemu nietrwałości pozytywnej weryfikacji po upływie okresu ważności certyfikatu kwalifikowanego, jest oznakowanie czasem pliku podpisu przez odbiorcę e-faktury, poprzez utworzenie tzw. postaci archiwalnej podpisu, a następnie przez jego konserwację, którą trzeba powtarzać cyklicznie przed utratą ważności znacznika czasu (praktycznie ponownie oznaczać czasem co 2 lata). Jest to operacja skomplikowana, wymagająca wspomagania oprogramowaniem opartym na przepisach dotyczący podpisu elektronicznego. W Polsce istnieją firmy świadczące tego rodzaju usługi informatyczne. Wydaje się jednak, że celem wdrożenia dokumentów elektronicznych do powszechnego stosowania było uproszczenie, obniżenie kosztów i przyśpieszenie procesów obrotu gospodarczego. Zatem weryfikacja faktur elektronicznych nie powinna być czynnością dużo bardziej skomplikowaną od weryfikacji faktur w postaci tradycyjnej papierowej. Nie na tyle, aby powierzać tę czynność wyspecjalizowanym zewnętrznym firmom informatycznym.

Dla zabezpieczenia dowodu na to, że w momencie wystawienia i otrzymania faktura opatrzona została ważnym podpisem elektronicznym wystawca faktury umożliwił odbiorcy (podatnikowi) korzystanie z funkcji utworzenia i zapisania raportu z weryfikacji, zawartej w programie służącym do weryfikacji podpisu.

Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane wraz z e-fakturą i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Utworzony w aplikacji dostarczonej przez wystawcę e-faktury raport z weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który pozytywnie zweryfikował ważność certyfikatu kwalifikowanego, zapisany w formacie PDF jest wystarczającym dowodem na poprawność faktury elektronicznej w momencie otrzymania faktury, równoznacznym w praktyce z momentem utworzenia raportu.

Zapisany w PDF raport z weryfikacji e-podpisu wraz z plikiem e-podpisu oraz aplikacją służącą do weryfikacji podpisu elektronicznego stanowią dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, o których mowa w paragrafie 6 punkt 7 Rozporządzenia również po upływie okresu ważności certyfikatu kwalifikowanego związanego z e-podpisem. Będą przechowywane wraz z e-fakturą i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (…).

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 6 ust. 6 ww. rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

W myśl § 4 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, faktury przesłane i otrzymane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę:

*   w formie elektronicznej,

*   w formacie, w którym zostały przesłane,

*   w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia,

*   w sposób gwarantujący integralność ich treści,

*   w sposób gwarantujący czytelność przez cały okres ich przechowywania,

*   w sposób umożliwiający na żądanie natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych faktur.

Z opisu stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca planuje przechowywać faktury VAT w formie elektronicznej. Faktury elektroniczne podpisane zostaną bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wnioskodawca wykorzystuje do weryfikacji podpisu specjalną aplikację, wskazaną przez wystawcę e-faktury, która pozwala na zapisanie raportu z weryfikacji w postaci pliku tekstowego. Treść tego raportu zapisywana jest w edytorze tekstu, a następnie w postaci pliku w formacie PDF, co bardziej gwarantuje niezmienność zapisu. Raport jest archiwizowany jako dokument związany z e-fakturą, wraz z plikiem faktury i plikiem e-podpisu. W każdej chwili może zostać wydrukowany.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 18 września o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), zwanej dalej ustawą, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

Stosownie do art. 5 ust. 2 ustawy dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

W myśl art. 5 ust. 3 ustawy bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zapewnia integralność danych opatrzonych tych podpisem i jednoznaczne wskazanie kwalifikowanego certyfikatu, w ten sposób, że rozpoznawane są wszelkie zmiany tych danych oraz zmiany wskazania kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do weryfikacji tego podpisu, dokonane po złożeniu podpisu.

Jednocześnie art. 8 ustawy stanowi, iż nie można odmówić ważności i skuteczności podpisowi elektronicznemu tylko na tej podstawie, że istnieje w postaci elektronicznej lub dane służące do weryfikacji podpisu nie mają kwalifikowanego certyfikatu, lub nie został złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisu elektronicznego.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy certyfikat jest ważny w okresie w nim wskazanym. Podmiot świadczący usługi certyfikacyjne może unieważnić certyfikat kwalifikowany przed upływem jego ważności w przypadkach określonych w art. 21 ust. 2 ustawy.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz okoliczności przedstawione we wniosku stwierdzić należy, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o podpisie elektronicznym certyfikat jest ważny w okresie w nim wskazanym, a bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z art. 5 ust. 1 ww. ustawy wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności certyfikatu.

Zatem ważność certyfikatu ustala się na dzień jego użycia (tj. w momencie podpisywania faktury). Zasadnicze znaczenie ma zachowanie wymogu, aby faktura elektroniczna w momencie jej wystawienia opatrzona była podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Fakt utraty ważności przez kwalifikowany certyfikat nie powoduje utraty ważności faktur, a także nie skutkuje koniecznością ponownego podpisywania uprzednio wystawionych faktur elektronicznych opatrzonych w dniu wystawienia ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie nakładają także na podatników wymogu opatrywania wystawionych faktur elektronicznych znacznikiem czasu.

W świetle powyższego za prawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy, iż aplikacja służąca do weryfikacji podpisu elektronicznego wraz z przedmiotowym raportem PDF jest wystarczającym dowodem na autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej w momencie otrzymania faktury, a także po upływie okresu ważności certyfikatu kwalifikowanego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.