Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP1/443-1021/11/AJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2011-10-21
Teza: Przechowywanie faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura VAT; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 26 czerwca 2011 r. (data wpływu 22 lipca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w wersji elektronicznej kopii faktur wystawionych w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 lipca 2011 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w wersji elektronicznej kopii faktur wystawionych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka w ramach prowadzonej działalności rocznie wystawia ok. 85.200 szt. faktur VAT (łącznie oryginał i kopia) oraz faktury korygujące z tyt. rozliczenia mediów w ilości ok. 4.000 szt. (oryginał i kopia) rocznie. Przedmiotowe faktury VAT Spółka wystawia (generuje) z tyt. najmu na rzecz osób prawnych, jak i osób fizycznych. Wystawione (wygenerowane) przez system informatyczny Spółki faktury VAT kopia i oryginał są identyczne. Wydruk tychże dokumentów odbywa się w dwojaki sposób. Spółka ma zawartą umowę z firmą kurierską na wykonywanie usługi polegającej na comiesięcznym drukowaniu oryginałów i kopii faktur (identycznych) generowanych przez Spółkę oraz ich dystrybucji (drukowanie faktur w formie papierowej (oryginał i kopia) oraz dostarczanie oryginałów faktur w formie papierowej dla nabywcy, a kompletu kopii faktur dla Spółki – archiwizacja kopii w formie papierowej. Druk faktur – oryginału i kopii polega na nadruku danych w odpowiednie pola na formularzu faktury na spersonalizowanym papierze (posiadającym uzgodnioną szatę graficzną). Wydrukowane w ten sposób (przez firmę kurierską) oryginał i kopia faktury różnią się graficznymi elementami od faktur wydrukowanych przez Spółkę bezpośrednio z informatycznego systemu ewidencyjnego. Faktury wydrukowane przez firmę kurierską, jak i z systemu informatycznego Spółki, zawierają wszystkie elementy wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. i w pod względem mertyoryczno-formalnym i rachunkowym są tożsame. Wszystkie wystawione w swoim systemie faktury Spółka może archiwizować w wersji elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób umożliwiający ich szybkie odszukanie. Wydruk oraz przechowywanie rosnącej w liczbę dokumentacji jest kosztowne i powoduje trudności techniczne (konieczność zabezpieczenia większej powierzchni do archiwizacji, gdzie dokumenty przechowywane są przez okres 5-6 lat, szybsza eksploatacja sprzętu do drukowania, diametralnie większe zużycie materiałów biurowych – toner do drukarek, papier oraz zabezpieczenie pracowników do obsługi całego procesu – od wydruku po archiwizację). Odstąpienie od drukowania i przechowywania „papierowych” kopii pozwoliłoby Spółce na obniżenie kosztów związanych z obsługą i wydrukiem w formie papierowej. Spółka posiada możliwość archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej oraz wydruk kopi faktury na każde żądanie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle pojawiających się interpretacji, wyroków (NSA sygn. akt I FSK 1169/08 z 3 listopada 2009 r., WSA w Warszawie z 8 kwietnia 2010 r. sygn. akt IIISA/Wa 396/10) oraz obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów Spółka może drukować i wysyłać oryginały faktur w formie papierowej (w formie ustalonej z firmą kurierską), a przechowywać jej kopię w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania, bezpośrednio z systemu informatycznego w Spółce, na każde żądanie uprawnionego organu (na podobnej zasadzie jak następuje wydruk duplikatu faktury)?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie ze stanowiskiem NSA z 3 listopada 2009 r.(l FSK 1169/08) żadne przepisy nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopi faktur – par.21, ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania i sposobu przechowywania postanowiono, że oryginały i kopie faktur korygujących, a także duplikaty przechowywuje się w oryginalnej postaci. Polskie przepisy nie zawierają warunku, aby dla wystawienia, czy też jego przechowywania przez sprzedawcę niezbędne było wydrukowanie dokumentu. Wydrukowanie jest bowiem konieczne jedynie w celu przesłania dokumentu do nabywcy w postaci materialnej-papierowej. W związku z tym, że żaden przepis nie precyzuje sposobu drukowania i archiwizowania kopii faktur. Zdaniem Spółki, archiwizowanie dokumentacji w formie elektronicznej można uznać za prawidłowe i zastosować w Spółce.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Kwestie sposobu i zasad wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać oraz sposobu i okresu ich przechowywania uregulowane zostały w obowiązującym do dnia 31 marca 2011 r., rozporządzeniu z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Rozporządzeniem z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627), które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 r., m.in. zostały wprowadzone zmiany w § 21 i dodany został § 21a rozporządzenia.

Zgodnie z regulacją § 21 ust. 1 rozporządzenia zmieniającego, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktur korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Przepis § 21 ust. 4 tego rozporządzenia wskazuje, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast od dnia 1 kwietnia 2011 r., obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 4 ust. 1 tego rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktur korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3).

Przepis § 21 ust. 4 tego rozporządzenia wskazuje natomiast, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka rocznie wystawia ok. 85.200 szt. faktur VAT (łącznie oryginał i kopia) oraz faktury korygujące z tyt. rozliczenia mediów w ilości ok. 4.000 szt. (oryginał i kopia) rocznie. Wystawione (wygenerowane) przez system informatyczny Spółki faktury VAT kopia i oryginał są identyczne. Wydruk tychże dokumentów odbywa się w dwojaki sposób. Spółka ma zawartą umowę z firmą kurierską na wykonywanie usługi polegającej na comiesięcznym drukowaniu oryginałów i kopii faktur (identycznych) generowanych przez Spółkę oraz ich dystrybucji (drukowanie faktur w formie papierowej (oryginał i kopia) oraz dostarczanie oryginałów faktur w formie papierowej dla nabywcy, a kompletu kopii faktur dla Spółki – archiwizacja kopii w formie papierowej. Druk faktur – oryginału i kopii polega na nadruku danych w odpowiednie pola na formularzu faktury na spersonalizowanym papierze (posiadającym uzgodnioną szatę graficzną). Faktury wydrukowane przez firmę kurierską, jak i z systemu informatycznego Spółki, zawierają wszystkie elementy wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. i w pod względem mertyoryczno-formalnym i rachunkowym są tożsame. Wszystkie wystawione w swoim systemie faktury Spółka może archiwizować w wersji elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób umożliwiający ich szybkie odszukanie. Spółka posiada możliwość archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej oraz wydruk kopi faktury na każde żądanie.

Dokonując analizy powołanych powyżej przepisów prawnych stwierdzić należy, że przepisy obowiązujące od dnia 1 stycznia 2011 r., przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej.

Zatem, o ile stosownie do regulacji zawartych w powołanych wyżej rozporządzeniach Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 marca 2011 r.) oraz z dnia 28 marca 2011 r. (obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2011 r.), Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, to może zastosować elektroniczną formę przechowywania kopii faktur wystawionych w formie papierowej.

Należy zaznaczyć, iż zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, wyczerpujący opis stanu faktycznego winien wynikać z wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, a nie z załączonych do niego dokumentów, w związku z czym nie były one przedmiotem merytorycznej analizy.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska Nr 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.