Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP1/443-1226/12/AT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2012-12-27
Teza: Przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 3 października 2012 r. (data wpływu 8 października 2012 r.), uzupełnionym w dniu 17 grudnia 2012 r. (data wpływu), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 8 października 2012 r. został złożony wniosek, uzupełniony w dniu 17 grudnia 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku oraz jego uzupełnieniu przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zamierza wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów i za jego pomocą - pocztą elektroniczną - przesyłać faktury elektroniczne kontrahentom, którzy wyrażą na to zgodę w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (\`(...)\`) Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661. Faktury te będą wystawiane w zintegrowanym systemie księgowym w formacie … bez możliwości modyfikacji plików lub w formacie … i przesłane przy użyciu …. Kontrahenci, którzy rzeczonej zgody nie wyrażą będą otrzymywać faktury w formie papierowej wystawione w ww. zintegrowanym systemie księgowym, po uprzednim ich wydrukowaniu w jednym egzemplarzu z przeznaczeniem tylko dla kontrahenta. Podatnik zamierza przechowywać wszystkie faktury w formie elektronicznej w postaci plików … lub …, zarówno przesłane kontrahentom pocztą elektroniczną, jak i przesłane w formie papierowej.

W uzupełnieniu do wniosku wskazano, że wszystkie faktury, zarówno te, które Spółka wysyłać będzie kontrahentom w formie elektronicznej (jak wskazano powyżej tym, którzy wyrażą zgodę na taki sposób przesyłania im faktur), jak i wysyłane w formie papierowej (jak wskazano tym kontrahentom, którzy nie wyrażą zgody na przesyłanie im faktur w formie elektronicznej) będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, tj.:

1.  w odniesieniu do faktur przesyłanych kontrahentom drogą elektroniczną, tj. zgodnie z przepisem § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej;
2.  w odniesieniu do faktur przesyłanych kontrahentom w formie papierowej, tj. zgodnie z przepisem § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Wskazane faktury (przy czym fakturę wysyłaną kontrahentowi w formie papierowej Spółka wystawi w formie papierowej tylko w jednym egzemplarzu, który będzie przeznaczony dla tego kontrahenta, nie zamierza natomiast drukować z systemu tejże faktury dla siebie w celu jej przechowywania w takiej postaci, albowiem zamierza przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej) Wnioskodawca zamierza przechowywać w jednej - specjalnej bazie danych zintegrowanej z systemem wystawiania faktur. W tej jednej bazie zamierza przechowywać zarówno faktury, które przesyłać będzie kontrahentom drogą elektroniczną, jak i te, które wysyłać będzie kontrahentom w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe. Jak wskazano, baza ta zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do nich na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej oraz w sposób umożliwiający tym organom przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym, w uzupełnieniu do wniosku ostatecznie sformułowano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca zachowuje się zgodnie z przepisem § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania (\`(...)\`) (Dz. U. Nr 68, poz. 360), przechowując faktury przesyłane kontrahentom w postaci papierowej wyłącznie w formie elektronicznej – w jednej bazie danych wraz z fakturami przesyłanymi kontrahentom w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym podatnik zachowa się zgodnie z przepisem paragrafu 21 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. Ustęp drugi tego przepisu stanowi bowiem, iż podatnicy mogą przechowywać faktury w dowolny sposób i nie uzależnia sposobu przechowywania faktur elektronicznych od sposobu ich udostępniania kontrahentom. Takie stanowisko prezentuje również Naczelny Sąd Administracyjny, np. w wyroku wydanym 10 maja 2012 r. w sprawie sygn. akt. I FSK 1151/11.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W oparciu o dyspozycję art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w przepisach obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, stosownie do treści § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, o czym stanowi § 21 ust. 3 rozporządzenia.

Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania kopii faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi Spółki. Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca zamierza wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów i za jego pomocą - pocztą elektroniczną - przesyłać faktury elektroniczne kontrahentom, którzy wyrażą na to zgodę w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (\`(...)\`). Faktury te będą wystawiane w zintegrowanym systemie księgowym w formacie … bez możliwości modyfikacji plików lub w formacie … i przesłane przy użyciu …. Kontrahenci, którzy nie wyrażą zgody będą otrzymywać faktury w formie papierowej wystawione w ww. zintegrowanym systemie księgowym, po uprzednim ich wydrukowaniu w jednym egzemplarzu z przeznaczeniem tylko dla kontrahenta. Podatnik zamierza przechowywać wszystkie faktury w formie elektronicznej w postaci plików … lub …, zarówno przesłane kontrahentom pocztą elektroniczną, jak i przesłane w formie papierowej.

Wątpliwość Wnioskodawcy budzi – jak ostatecznie wskazano – kwestia sposobu przechowywania faktur przesyłanych kontrahentom w postaci papierowej. Faktury te – jak zaznaczono – będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, tj. zgodnie z przepisem § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać kopię faktury wystawionej w postaci papierowej w formie elektronicznej pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Tutejszy organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Końcowo, informuje się, iż niniejsza interpretacja nie rozstrzyga kwestii prawidłowości przechowywania faktur w formie elektronicznej w sytuacji, w której kontrahenci Wnioskodawcy wyrażają zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w okolicznościach, gdy takie faktury wystawiane są w formacie … i przesyłane przy użyciu …, albowiem – jak ostatecznie wskazano w pytaniu określającym zakres złożonego wniosku – nie było to przedmiotem zapytania Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.