Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-1.4011.357.2018.1.AM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-07-27
Teza: Wnioskodawca ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków związanych z wynajmem mieszkania. Zgromadzone dokumenty nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do sporządzenia dowodu wewnętrznego przez Wnioskodawcę. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach w okolicach wynajmowanego mieszkania, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków. Jeżeli więc poniesione wydatki z tytułu najmu oraz użytkowania lokalu mieszkalnego spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; wynajem
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 czerwca 2018 r. (data wpływu 4 lipca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków związanych z wynajmem mieszkania - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 4 lipca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków związanych z wynajmem mieszkania.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca od 4 czerwca 2018 roku prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, której przedmiotem są usługi w zakresie oprogramowania oraz technologii informatycznych i komputerowych. Przychody z działalności gospodarczej są opodatkowane na zasadach przewidzianych w art. 30c updof. Siedziba firmy oraz miejsce stałego zamieszkania Wnioskodawcy znajdują się w W.

Z uwagi na podjęcie współpracy z firmą informatyczną zlokalizowaną w S. konieczne okazało się wynajęcie mieszkania w niedalekiej odległości od siedziby zleceniodawcy. Najkorzystniejsza okazała się przy tym oferta dotycząca nieruchomości położonej w G. Charakter zlecenia wiąże się z koniecznością częstych wizyt w siedzibie kontrahenta, a wykonywanie powierzonych obowiązków odbywa się niejednokrotnie do późnych godzin wieczornych lub na żądanie w przypadku ewentualnej awarii.

Wynajęcie mieszkania umożliwi ograniczenie wydatków na dojazdy i czy hotele, co wydaje się w pełni uzasadnione i racjonalne ekonomicznie. Rozwiązanie to pozwoli dodatkowo na zapewnienie pełnej dyspozycyjności, lepszą organizację czasu oraz wpłynie na możliwość pozyskania dodatkowych zleceń. Należy jednocześnie zaznaczyć, że głównym motywem wynajęcia mieszkania jest wykonywanie zlecenia, a głównym ośrodkiem interesów osobistych i życiowych pozostaje W.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy postąpię słusznie zaliczając do kosztów uzyskania przychodu (podatkowa księga przychodów i rozchodów) wydatek na wynajem mieszkania w G. udokumentowany dowodem wewnętrznym wraz z załącznikiem w postaci potwierdzenia zapłaty czynszu i opłat z tytułu najmu zgodnie z zawartą umową najmu?

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na wynajem mieszkania w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania będą stanowiły koszt uzyskania przychodu poniesiony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o pdof kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu za wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy - pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. W przypadku Wnioskodawcy najem będzie potwierdzony pisemną umową najmu, a opłaty będą udokumentowane przelewem na rachunek bankowy Wynajmującego.

Wydatek ten nie jest wymieniony w art. 23 ustawy, a tryb pracy Wnioskodawcy oraz lokalizacja jego zleceniodawcy w pełni uzasadniają wynajem. Koszt ten jest w ocenie Wnioskodawcy ekonomicznie uzasadniony, ponieważ wynajem jest tańszy niż noclegi w hotelu i częste dojazdy z miejsca zamieszkania. Poniesiony koszt ma związek przyczynowo-skutkowy z osiąganym przychodem - uzasadnieniem dla jego poniesienia jest możliwość pracy w miejscu prowadzenia działalności przez Zleceniodawcę oraz tryb pracy Wnioskodawcy.

Mieszkanie w G. ułatwi Wnioskodawcy również pozyskanie nowych zleceń. Umowa najmu zostanie zawarta z osobą fizyczną, w związku z czym Wnioskodawca nie będzie dysponować rachunkiem czy fakturą - w takiej sytuacji dowód wewnętrzny stanowiłby podstawę zapisu w PKPiR zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

W podobnej sprawie wydane interpretacje potwierdzające stanowisko w tej sprawie:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22.07.2015r„ Nr IPTPB1/415-250/15-2/SJ
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11.02.2015 r., Nr. IBPBI/1/415-1380/14/WRz
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8.05.2014 r., Nr IPTPB1/215-83/14-4/AP.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,

*   musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa także obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zasady i sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe warunki jakie musi spełniać dokument aby mógł stanowić podstawę do dokonania wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728).

Zgodnie z § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub 1a) (uchylony), 1b) (uchylony), 1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
    1.  datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
    2.  wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948, 1997 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 460) dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
    3.  wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
    4.  podpis osoby sporządzającej dokument, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W myśl § 13 cyt. rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Według § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1.  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3.  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłat sądowych i notarialnych; 8a) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
9.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca założył własną działalność gospodarczą której przedmiotem są usługi w zakresie oprogramowania oraz technologii informatycznych i komputerowych. Z uwagi na podjęcie współpracy z firmą informatyczną zlokalizowaną w S. konieczne okazało się wynajęcie mieszkania w niedalekiej odległości od siedziby zleceniodawcy. Najkorzystniejsza okazała się przy tym oferta dotycząca nieruchomości położonej w G. Charakter zlecenia wiąże się z koniecznością częstych wizyt w siedzibie kontrahenta, a wykonywanie powierzonych obowiązków odbywa się niejednokrotnie do późnych godzin wieczornych lub na żądanie w przypadku ewentualnej awarii.

Wynajęcie mieszkania pozwoli dodatkowo oprócz - ograniczenia kosztów związanych z dojazdem oraz kosztów zakwaterowania w hotelach - na zapewnieniu pełnej dyspozycyjności, lepszą organizację czasu oraz wpłynie na możliwość pozyskania dodatkowych zleceń przez Wnioskodawcę.

Odnosząc się do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego oraz mając na uwadze powołane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, że do wydatków na wynajem mieszkania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej znajdą zastosowanie postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem, wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Przy czym niezbędnym jest posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach w okolicach wynajmowanego mieszkania, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków. Jeżeli więc poniesione wydatki z tytułu najmu oraz użytkowania lokalu mieszkalnego spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, stwierdzić należy, że Wnioskodawca ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków związanych z wynajmem mieszkania. Zgromadzone dokumenty nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do sporządzenia dowodu wewnętrznego przez Wnioskodawcę. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach w okolicach wynajmowanego mieszkania, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków. Jeżeli więc poniesione wydatki z tytułu najmu oraz użytkowania lokalu mieszkalnego spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie, jeżeli wystawiane przez Wnioskodawcę dowody wewnętrzne spełniają ww. wymagania określone przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów rozchodów, to dopuszczalnym jest dokumentowanie wydatków związanych z wynajmem mieszkania takimi dowodami, stosownie do § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wskazany wyżej dowód wewnętrzny musi jednak zawierać dane wskazane w § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, by możliwe było ujęcie takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Należy jednocześnie nadmienić, że zasadność zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.

Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Jeżeli opis zdarzenia przyszłego przedstawiony we wniosku nie będzie zgodny ze stanem rzeczywistym wydana interpretacja nie będzie chronić Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego zdarzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.