Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-281/11-4/EWW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-07-11
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych po dniu 31 grudnia 2010 r. oraz w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych do dnia 31 grudnia 2010 r.
Słowa kluczowe: faktura; kopia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2, § 6 i § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 29 marca 2011 r. (data wpływu 4 kwietnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 21 czerwca 2011 r. (data wpływu 27 czerwca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług **jest:**

*   **prawidłowe** – w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych po dniu 31 grudnia 2010 r.,
*   **nieprawidłowe** – w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych do dnia 31 grudnia 2010 r.

UZASADNIENIE

W dniu 4 kwietnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 21 czerwca 2011 r. (data wpływu 27 czerwca 2011 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy oraz własnego stanowiska.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej (sprzedaż hurtowa), Wnioskodawca wystawia miesięcznie około 20.000 sztuk faktur sprzedaży towarów. Faktury te są drukowane w formie papierowej (oryginał i kopia). Oryginał trafia do klienta, a kopia pozostaje u Zainteresowanego. W chwili obecnej Wnioskodawca posiada bardzo duże ilości faktur sprzedaży za lata ubiegłe w archiwum. Wszystkie faktury są sprawdzane z dziennikiem sprzedaży po zakończeniu miesiąca.

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany poinformował, iż do dnia 31 grudnia 2010 r. wystawiał on faktury sprzedaży tylko w formie papierowej. Od dnia 1 stycznia 2011 r. nadal wystawia faktury sprzedaży tylko w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy w związku ze zmianą „rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania (…)”, możliwe jest na podstawie art. 21 pkt 2 powyższego rozporządzenia przechowywanie kopii faktur w postaci zapisów w programie komputerowym?
2.  Czy można po sprawdzeniu faktur sprzedaży, wyrzucić fizycznie (przekazać do zniszczenia wyspecjalizowanej firmie) wszystkie kopie faktur?
3.  Czy powyższe rozporządzenie można zastosować także do faktur sprzedaży wystawionych w latach ubiegłych?
4.  Czy można przechowywać faktury sprzedaży na innym nośniku niż papier, w przypadku gdy ta faktura była wydrukowana na papierze i w takiej formie była przekazana do klienta?
5.  Jeśli tak, to czy można zniszczyć wydruki papierowe faktur sprzedaży bieżące oraz z lat ubiegłych?
6.  Czy dla potrzeb podatku VAT, można przechowywać faktury sprzedaży tylko w formie zapisów w programie komputerowym sprzedażowym?
7.  Czy faktury wystawione do dnia 31 grudnia 2010 r. też można przechowywać tylko w formie zapisów w programie komputerowym?

Zdaniem Wnioskodawcy, można przechowywać faktury sprzedaży w dowolnej formie. Ze względu na kosztowne przechowywanie dużej ilości faktur w formie papierowej, mógłby on zacząć przechowywać faktury tylko w formie zapisów w programie komputerowym.

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany poinformował, iż dla potrzeb podatku od towarów i usług można przechowywać kopie faktur w postaci zapisów w programie komputerowym (zarówno faktur wystawionych do dnia 31 grudnia 2010 r., jak i faktur wystawionych od dnia 1 stycznia 2011 r.). Wnioskodawca uważa, że po sprawdzeniu faktur sprzedaży z dziennikiem sprzedaży można wyrzucić kopie tych faktur (wszystkich jakie były wystawione).

Zainteresowany twierdzi, że mimo, iż faktura sprzedaży była wydrukowana w formie papierowej, można ją wyrzucić (zniszczyć), a oryginalny jej zapis przechowywać na innym nośniku niż papier, w tym przypadku jest to program, w którym zapisane są wystawione faktury sprzedaży.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe - w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych po dniu 31 grudnia 2010 r. oraz za nieprawidłowe - w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych do dnia 31 grudnia 2010 r.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Kwestie sposobu i zasad wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać oraz sposobu i okresu ich przechowywania uregulowane zostały w obowiązującym do dnia 31 marca 2011 r., rozporządzeniu z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Rozporządzeniem z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627), które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 r., m.in. zostały wprowadzone zmiany w § 21 i dodany został § 21a rozporządzenia.

Zgodnie z regulacją § 21 ust. 1 rozporządzenia zmieniającego, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktur korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Przepis § 21 ust. 4 tego rozporządzenia wskazuje, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast od dnia 1 kwietnia 2011 r., obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 160 ze zm.).

W myśl § 4 ust. 1 tego rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktur korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Przepis § 21 ust. 4 tego rozporządzenia wskazuje, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Dokonując analizy powołanych powyżej przepisów prawnych stwierdzić należy, że obowiązujące do dnia 31 grudnia 2010 r. przepisy regulujące kwestie m.in. wystawiania i przechowywania faktur VAT, nie dawały podatnikom możliwości przechowywania kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z ewentualną możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby.

Wskazywały one bowiem, że faktury wystawiane były w co najmniej dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) i przechowane w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia podatkowego.

Zatem, biorąc pod uwagę obowiązujące do dnia 31 grudnia 2010 r. przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie było dopuszczalne przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Natomiast przepisy obowiązujące od dnia 1 stycznia 2011 r., przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby, jednak tylko pod warunkiem, że spełnione zostaną wszystkie warunki dotyczące ich autentyczności i integralności.

W przypadku wiec, gdy zarówno oryginał faktury, jak i jej kopię wystawiono w formie papierowej i spełnione są ww. warunki, to podatnik ma prawo do przechowywania kopii wystawianych faktur VAT w formie elektronicznej.

Reasumując, od dnia 1 stycznia 2011 r. podatnicy są uprawnieni do przechowywania kopii faktur dokumentujących sprzedaż w postaci elektronicznej, jeśli oryginały tych faktur zostały wystawione kontrahentom w wersji papierowej, pod warunkiem spełnienia wymogów, o których mowa w powołanych przepisach.

Przepisy powołanych rozporządzeń w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tak samo regulowały kwestię okresu przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów, wskazując, iż należy je przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W świetle powołanych uregulowań, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktur korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a zatem przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z opisu sprawy wynika, iż Zainteresowany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia miesięcznie około 20.000 sztuk faktur sprzedaży. Faktury te są drukowane w formie papierowej (oryginał i kopia). Oryginał trafia do klienta, a kopia pozostaje w archiwum Wnioskodawcy. W chwili obecnej posiada on bardzo duże ilości faktur sprzedaży za lata ubiegłe w archiwum. Wszystkie faktury są sprawdzane z dziennikiem sprzedaży po zakończeniu miesiąca.

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany poinformował, iż do dnia 31 grudnia 2010 r. wystawiał on faktury sprzedaży tylko w formie papierowej i w takiej formie wystawia je również od dnia 1 stycznia 2011 r.

Zatem mając na uwadze powołane powyżej regulacje prawne oraz opis sprawy, zgodnie z którym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca wystawia faktury sprzedaży, które to faktury są drukowane w formie papierowej (oryginał i kopia), gdzie oryginał trafia do klienta, a kopia pozostaje w jego archiwum, a stan taki miał miejsce zarówno przed dniem 31 grudnia 2010 r. jak i trwa nadal do chwili obecnej, tut. Organ stwierdza:

Ad. 1

Zgodnie z powołanymi przepisami obowiązującymi od dnia 1 stycznia 2011 r., Zainteresowany będzie uprawniony do przechowywania kopii faktur sprzedażowych wystawionych po tej dacie w postaci zapisów w programie komputerowym, gdy oryginały tych faktur zostały wystawione kontrahentom w formie papierowej, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwego ich odszukania oraz bezzwłocznego dostępu do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Ad. 2

Spełniając ww. warunki, Wnioskodawca będzie mógł kopie faktur wystawionych po dniu 31 grudnia 2010 r., po ich sprawdzeniu, wyrzucić fizycznie (przekazać do zniszczenia wyspecjalizowanej firmie).

Ad. 3

W związku z faktem, iż przepisy obowiązujące do dnia 31 grudnia 2010 r. nie dopuszczały takiej możliwości, Zainteresowany nie może do faktur wystawionych w latach ubiegłych zastosować obowiązujących od dnia 1 stycznia 2011 r. przepisów umożliwiających przechowywanie kopii faktur wystawionych w formie papierowej w postaci zapisów w programie komputerowym.

Ad. 4

Jak już wskazano w niniejszej interpretacji, po spełnieniu określonych warunków wynikających z powołanych przepisów, faktury wydrukowane na papierze i przekazane w takiej formie klientom, wystawione po dniu 31 grudnia 2010 r. można przechowywać na innym nośniku niż papier (ich kopie).

Ad. 5

W związku z odpowiedziami na pytania 1 i 3, można zniszczyć wydruki papierowe faktur sprzedaży wystawionych po dniu 31 grudnia 2010 r., pod warunkiem spełnienia warunków wynikających z powołanych przepisów. Natomiast kopie faktur wystawionych w formie papierowej do dnia 31 grudnia 2010 r., należy przechowywać w postaci drukowanej (nie można ich zniszczyć).

Ad. 6

Dla potrzeb podatku od towarów i usług, można przechowywać faktury wystawione po dniu 31 grudnia 2010 r., tylko w formie zapisów w programie komputerowym sprzedażowym, pod warunkiem spełnienia opisanych powyżej warunków.

Ad. 7

Jak już wskazano powyżej, w przedmiotowej sprawie faktury wystawione do dnia 31 grudnia 2010 r. nie można przechowywać tylko w formie zapisów w programie komputerowym.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Niniejszy wniosek został rozpatrzony w zakresie podatku od towarów i usług w kwestii sposobu przechowywania faktur. Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych w kwestii sposobu przechowywania faktur wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.