Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-3.4012.287.2019.2.IP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-08-09
Teza: Opodatkowanie i dokumentowanie zwrotu poniesionych przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów kosztów opłat pocztowych.
Słowa kluczowe: faktura; koszt; noty-nota obciążająca; opodatkowanie-podstawa opodatkowania; radca prawny; usługi; wydatek
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30c

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 23 maja 2019 r. (data wpływu 28 maja 2019 r.), uzupełnionym pismem z dnia 24 czerwca 2019 r. (data wpływu 28 czerwca 2019 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie opodatkowania i dokumentowania zwrotu poniesionych przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów kosztów opłat pocztowych – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 28 maja 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie opodatkowania i dokumentowania zwrotu poniesionych przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów kosztów opłat pocztowych. Wniosek uzupełniono w dniu 28 czerwca 2019 r. o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest radcą prawnym zatrudnionym w spółce doradztwa podatkowego, wykonującym zawód w formie przewidzianej przez ustawę z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2115, z późn. zm.). Przywołana ustawa przewiduje, że radca prawny wykonuje zawód na podstawie: stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, w kancelarii radcy prawnego, w ramach spółki: cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej (art. 8 ust. 1 ustawy o radcach prawnych). Wnioskodawca wykonuje zatem zawód na podstawie stosunku pracy. Obok zatrudnienia w wymienionej spółce doradztwa podatkowego, Wnioskodawca ma zamiar rozpocząć na podstawie umów cywilnoprawnych świadczenie pomocy prawnej podmiotom zainteresowanym poprzez występowanie przed sądami w charakterze pełnomocnika (art. 6 ust. 1 ustawy o radcach prawnych).

W związku z powyższym, Wnioskodawca zamierza dokonać rejestracji jako podatnik VAT czynny.

Wnioskodawca będzie zawierał z klientami umowy zgodnie z którymi, będą oni zobowiązani m.in. do zwrotu Wnioskodawcy wydatków poniesionych przez niego w celu świadczenia pomocy prawnej na ich rzecz, tj. np. opłat pocztowych. Wymienione opłaty pocztowe będą wiązały się z koniecznością korespondowania z sądem lub uczestnikami postępowania w sprawach, którym powierzono Wnioskodawcy reprezentację.

Wydatki te pierwotnie będzie ponosił Wnioskodawca i wiązać się będą one z np. wysyłką pism procesowych do sądu prowadzącego sprawę lub doręczaniu pism pełnomocnikom stron przeciwnych na zasadach kreślonych w przepisach proceduralnych. W oparciu o postanowienia zawieranych przez Wnioskodawcę z jego mocodawcami umów, przysługiwać mu będzie roszczenie o zwrot tych należności od nich niezależnie od przysługującego mu wynagrodzenia za świadczoną pomoc prawną polegającą na reprezentacji przed sądem.

Wnioskodawca będzie wysyłał korespondencję za pośrednictwem Poczty Polskiej w imieniu swojego klienta, będącego zleceniodawcą usługi prawnej. Istotnym jest to, że w świetle przepisów proceduralnych nadanie przesyłki w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu przepisów prawa pocztowego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. Zabieg ten jest szczególnie ważny w przypadku konieczności złożenia niezbędnego pisma procesowego do sądu znajdującego się poza miejscem funkcjonowania Wnioskodawcy.

Spis i potwierdzenie terminu nadawanych przesyłek Wnioskodawca zrealizuje na podstawie książki nadawczej. Wysłana korespondencja pozostaje w aktach sprawy na potrzeby udokumentowania przeprowadzenia danej czynności.

Należność za zakupione i wykorzystane znaczki pocztowe ma być pobierana niezależnie od wynagrodzenia Wnioskodawcy i traktowana jako zwrot poniesionych przez niego wydatków. Żeby móc taki koszt ustalić w odniesieniu do poszczególnych klientów, Wnioskodawca będzie liczył na podstawie prowadzonej ewidencji ilość wysłanej korespondencji w imieniu swojego klienta.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy na podstawie zbieranych książek nadawczych potwierdzających nadanie korespondencji, będzie on mógł wystawiać notę obciążeniową na swoich klientów wskazującą ilości zakupionych znaczków pocztowych dla potrzeb prowadzenia korespondencji w prowadzonym postępowaniu.

Pismem z dnia 13 czerwca 2019 r., nr 0112-KDIL2-3.4012.287.2019.1.IP tutejszy organ wezwał Wnioskodawcę o doprecyzowanie opisu sprawy o następujące informacje:

1.  Czy Wnioskodawca będzie dysponował dowodami poniesienia kosztów opłat pocztowych w imieniu i na rzecz poszczególnych klientów, tj. wystawionymi na klientów Wnioskodawcy (zawierającymi dane osobowe poszczególnych klientów)?
2.  Czy ponoszone koszty opłat pocztowych będą przejściowo ujmowane przez Wnioskodawcę w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku VAT?

W piśmie z dnia 24 czerwca 2019 r. – stanowiącym odpowiedź na ww. wezwanie tutejszego organu – Zainteresowany wskazał, że:

1.  Tak, Wnioskodawca będzie dysponował dowodami poniesienia kosztów opłat pocztowych w imieniu i na rzecz poszczególnych klientów.
2.  Tak, koszty opłat pocztowych będą przejściowo ujmowane przez Wnioskodawcę w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca, ponosząc w imieniu i na rzecz swoich klientów koszty opłat pocztowych związanych z wysyłką pism do dłużników danego klienta, będzie mógł uznać, że zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, dalej: ustawa o VAT), że czynność ta stanowi zwrot poniesionych przez niego wydatków, a tym samym nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT i powinna zostać udokumentowana notą obciążeniową?

Zdaniem Wnioskodawcy, na wstępie Wnioskodawca zauważa, że zgodnie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czynnością opodatkowaną jest m. in. odpłatne świadczenie usług.

Świadczenie usługi, na gruncie ustawy o VAT, jest więc pewnym stosunkiem zobowiązaniowym, w ramach którego jedna ze stron jest zobowiązana do świadczenia usługi, a druga jest zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia za wykonaną usługę. Ponadto świadczeniobiorca jest tu beneficjentem określonej usługi.

W orzecznictwie, jak i piśmiennictwie podkreśla się, że od tak rozumianej odsprzedaży należy odróżnić sytuację, w której podmiot ponosi koszt nabycia danej usługi świadczonej na rzecz odbiorcy, a nawet za niego wykłada. W takim przypadku nie dochodzi więc do kupna usługi, a następnie jej odsprzedaży. Powyższe stanowisko potwierdza m.in. WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 10 września 2015 r., sygn. akt. I SA/Po 366/15.

Prawnopodatkową kwalifikację zwrotu kosztów poniesionych w powyższy sposób – na płaszczyźnie przepisów wspólnotowych – potwierdza także art. 79 lit. c dyrektywy VAT, zgodnie z którym podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym.

Wnioskodawca zauważa, że krajowym odpowiednikiem ww. normy jest przepis art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy VAT, który stanowi, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy, jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Z kolei, zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a, art. 30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostaw towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Wnioskodawca wskazuje, że kwota stanowiąca równowartość poniesionych kosztów znaczków pocztowych nie wchodzi do podstawy opodatkowania, gdyż zgodnie z przytoczonymi przepisami nie stanowi dla Wnioskodawcy obrotu, o którym mowa w ww. art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, a jedynie zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz klienta Wnioskodawcy, o których mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT.

W tym przypadku Wnioskodawca nie świadczy usługi sprzedaży towarów w postaci znaczków, a jedynie nabywa je od agencji pocztowych realizujących odpłatną wysyłkę listów. Wnioskodawca nie jest stroną transakcji, będzie on opłacał jedynie wydatek w imieniu i na rzecz swojego klienta jako pośrednik, a później żądał od niego zwrotu poniesionego kosztu. Poniesienie kosztów tych znaczków, jak również przeniesienie tych kosztów na ostatecznego nabywcę usługi prawnej nie stanowi więc czynności podlegającej opodatkowaniu VAT.

Dlatego też, zdaniem Wnioskodawcy, obciążenie kosztami znaczków pocztowych powinno nastąpić w wyniku wystawienia klientowi noty obciążeniowej, gdyż w omawianym przypadku czynnościom ponoszenia kosztów brak będzie możliwości przypisania statusu świadczenia usługi, dla której miałaby zastosowanie faktura VAT. Wnioskodawca, jako podmiot ponoszący tego typu usługi, nie ma w zasadzie żadnego interesu prawnego w tym, że dokonał takiej płatności, dokonuje jedynie płatności w imieniu i na rzecz podmiotu trzeciego.

Jeśli więc nie występuje interes prawny, to nie zachodzi stosunek zobowiązaniowy będący istotą świadczenia usługi. Poniesienie tych kosztów nie jest więc świadczeniem usługi, a w konsekwencji zwrot takich kosztów jest wyłączony z podstawy opodatkowania. Jeżeli więc zwrot kosztów jest czynnością pozostającą poza zakresem ustawy o VAT, to czynność taka będzie dokumentowana notą obciążeniową, a w konsekwencji nie będzie ujmowana w odpowiednich rejestrach VAT.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym przypadku będzie następować jedynie zwrot kosztów, który nie będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, gdyż podstawa opodatkowania VAT nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub klienta, jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rachunek tego nabywcy lub klienta.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Przepis art. 8 ust. 1 ustawy stanowi, że przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów (…).

W świetle art. 15 ust. 1 ustawy, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Jak wynika natomiast z art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Zgodnie z art. 29a ust. 6 ustawy, podstawa opodatkowania obejmuje:

1.  podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;
2.  koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

Stosownie do art. 29a ust. 7 ustawy, podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

1.  stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
2.  udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych momencie sprzedaży;
3.  otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że podstawa opodatkowania obejmuje wszystko co stanowi wartość otrzymanego świadczenia, które dostawca lub świadczący usługę otrzymuje lub powinien otrzymać od kupującego. Przepis art. 29a ust. 6 i ust. 7 wymienia elementy, które powinny być wliczane bądź nie powinny być wliczane do podstawy opodatkowania. Do elementów, które nie powinny być wliczane do podstawy opodatkowania należą m.in. kwoty otrzymane przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków, poniesionych w imieniu i na rachunek tego ostatniego i które są ujmowane przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest radcą prawnym zatrudnionym w spółce doradztwa podatkowego, wykonującym zawód w formie przewidzianej przez ustawę o radcach prawnych. Przywołana ustawa przewiduje, że radca prawny wykonuje zawód na podstawie: stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, w kancelarii radcy prawnego, w ramach spółki: cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej (art. 8 ust. 1 ustawy o radcach prawnych). Wnioskodawca wykonuje zatem zawód na podstawie stosunku pracy. Obok zatrudnienia w wymienionej spółce doradztwa podatkowego, Wnioskodawca ma zamiar rozpocząć na podstawie umów cywilnoprawnych świadczenie pomocy prawnej podmiotom zainteresowanym poprzez występowanie przed sądami w charakterze pełnomocnika (art. 6 ust. 1 ustawy o radcach prawnych). W związku z powyższym, Wnioskodawca zamierza dokonać rejestracji jako podatnik VAT czynny. Wnioskodawca będzie zawierał z klientami umowy zgodnie z którymi, będą oni zobowiązani m.in. do zwrotu Wnioskodawcy wydatków poniesionych przez niego w celu świadczenia pomocy prawnej na ich rzecz, tj. np. opłat pocztowych. Wymienione opłaty pocztowe będą wiązały się z koniecznością korespondowania z sądem lub uczestnikami postępowania w sprawach, którym powierzono Wnioskodawcy reprezentację. Wydatki te pierwotnie będzie ponosił Wnioskodawca i wiązać się będą one z np. wysyłką pism procesowych do sądu prowadzącego sprawę lub doręczaniu pism pełnomocnikom stron przeciwnych na zasadach kreślonych w przepisach proceduralnych. W oparciu o postanowienia zawieranych przez Wnioskodawcę z jego mocodawcami umów, przysługiwać mu będzie roszczenie o zwrot tych należności od nich niezależnie od przysługującego mu wynagrodzenia za świadczoną pomoc prawną polegającą na reprezentacji przed sądem. Wnioskodawca będzie wysyłał korespondencję za pośrednictwem Poczty Polskiej w imieniu swojego klienta, będącego zleceniodawcą usługi prawnej. Istotnym jest to, że w świetle przepisów proceduralnych nadanie przesyłki w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu przepisów prawa pocztowego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. Zabieg ten jest szczególnie ważny w przypadku konieczności złożenia niezbędnego pisma procesowego do sądu znajdującego się poza miejscem funkcjonowania Wnioskodawcy. Spis i potwierdzenie terminu nadawanych przesyłek Wnioskodawca zrealizuje na podstawie książki nadawczej. Wysłana korespondencja pozostaje w aktach sprawy na potrzeby udokumentowania przeprowadzenia danej czynności. Należność za zakupione i wykorzystane znaczki pocztowe ma być pobierana niezależnie od wynagrodzenia Wnioskodawcy i traktowana jako zwrot poniesionych przez niego wydatków. Żeby móc taki koszt ustalić w odniesieniu do poszczególnych klientów, Wnioskodawca będzie liczył na podstawie prowadzonej ewidencji ilość wysłanej korespondencji w imieniu swojego klienta. Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy na podstawie zbieranych książek nadawczych potwierdzających nadanie korespondencji, będzie on mógł wystawiać notę obciążeniową na swoich klientów wskazującą ilości zakupionych znaczków pocztowych dla potrzeb prowadzenia korespondencji w prowadzonym postępowaniu. Wnioskodawca będzie dysponował dowodami poniesienia opłat pocztowych w imieniu i na rzecz poszczególnych klientów. Opłaty pocztowe będą przejściowo ujmowane przez Wnioskodawcę w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku VAT.

Przy tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy sprowadzają się do kwestii, czy ponosząc w imieniu i na rzecz swoich klientów opłaty pocztowe związane z wysyłką pism do dłużników danego klienta, Zainteresowany będzie mógł uznać, że – zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy – czynność ta stanowi zwrot poniesionych przez niego wydatków, a tym samym nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT i powinna zostać udokumentowana notą obciążeniową.

Jak wskazuje przepis art. 29a ust. 1 ustawy, podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę z tytułu świadczenia usługi lub dostawy towarów. A zatem podstawa opodatkowania obejmuje całość świadczenia, które dostawca lub świadczący usługę otrzymuje lub powinien otrzymać od kupującego. Należy zauważyć, że podstawa opodatkowania dotyczy danego konkretnego przedmiotu opodatkowania tj. np. dostawy towaru lub świadczenia usługi. Dla danej czynności ustalana jest jedna podstawa opodatkowania. W przypadku świadczenia kompleksowego, świadczenie to stanowi jedną usługę, dla której określona jest podstawa opodatkowania. Ma to zastosowanie także w sytuacji, gdy strony umowy zobowiązaniowej ustalą odrębne rozliczanie niektórych dodatkowych kosztów w postaci dostawy towarów lub świadczenia usług. Pomimo odrębnego rozliczania, koszty takie są składnikiem podstawy opodatkowania jednej czynności. Wyjątkiem jest sytuacja określona w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy, kiedy ponoszone wydatki mają zostać zwrócone podatnikowi przez nabywcę towarów bądź usługobiorcę, i które to wydatki są ponoszone w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy. Wówczas, po spełnieniu przesłanek określonych w ww. przepisie, istnieje możliwość odrębnego rozliczenia takich kosztów bez wliczania ich do podstawy opodatkowania z tytułu świadczenia danej usługi.

Odnosząc się zatem do opłat pocztowych dokonywanych przez Wnioskodawcę a ponoszonych – jak wskazał Zainteresowany – w imieniu i na rzecz poszczególnych klientów, należy zauważyć, że zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy, w przedmiotowej sprawie będzie istnieć możliwość odrębnego rozliczenia takich kosztów bez wliczania ich do podstawy opodatkowania z tytułu świadczenia przez Wnioskodawcę danej usługi. Dla wyłączenia ww. opłat pocztowych z podstawy opodatkowania świadczonej usługi Wnioskodawca, zgodnie z ww. przepisem ustawy, powinien posiadać dowód poniesienia tego wydatku w imieniu i na rzecz kontrahenta oraz ponoszony wydatek powinien być przez Wnioskodawcę ujmowany przejściowo w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku, co – jak wynika z przedstawionego opisu sprawy – będzie w niniejszej sprawie spełnione.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie precyzują i nie wskazują, jak należy rozumieć pojęcie „w imieniu i na rzecz”. Przyjęcie w ustawie takiej konstrukcji prowadzi do wniosku, że zwrot ten, zgodnie z regułami wykładni literalnej, powinien być interpretowany według ogólnych zasad języka polskiego.

Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN, określenie „w imieniu” oznacza działanie „ze względu na kogoś, dla czyjegoś dobra, odwołując się do kogoś”. Natomiast określenie „na rzecz” oznacza tyle, co działanie „na czyjąś korzyść, dla kogoś, dla czyjegoś dobra”. Dlatego też, z uwagi na brak w ustawie specyficznych definicji legalnych komentowanych zwrotów, powinny być one interpretowane szeroko, zgodnie z ich potocznym rozumieniem i znaczeniem na gruncie języka polskiego.

Określonych wskazówek odnośnie interpretacji ww. zwrotów dostarcza również ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r., poz. 1145). Przepisy ww. Kodeksu odnoszą się zarówno do kwestii działania w czyimś imieniu, jak i na czyjąś rzecz. W art. 95 ust. 1 i 2 Kodeksu cywilnego wskazano, że czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela działającego w imieniu osoby, którą reprezentuje, a czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Tym samym, przedstawiciel, stosownie do postanowienia art. 95 Kodeksu, działa w imieniu i na rzecz swojego mocodawcy, przez co rozumieć należy, że wszelkie skutki faktyczne i prawne jego działania dotyczą bezpośrednio jego mocodawcy.

Nadto z ww. przepisu art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy wynika, że aby podstawa opodatkowania nie obejmowała ww. opłat, to winny być one księgowane na koncie przejściowym.

Z uwagi na to, że – jak wynika z opisu sprawy – opłaty pocztowe ponoszone przez Wnioskodawcę będą przejściowo ujmowane w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku VAT, w niniejszej sprawie będzie spełniony warunek, o którym mowa w przepisie art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy.

Mając zatem na uwadze ww. okoliczności oraz obowiązujące przepisy prawa należy stwierdzić, że ponoszone przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów opłaty pocztowe nie będą stanowić elementu podstawy opodatkowania świadczonych przez Wnioskodawcę usług, bowiem spełnione będą warunki, o których mowa w powołanym wyżej art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy.

W konsekwencji, ponoszone przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów opłaty pocztowe nie będą stanowić czynności podlegającej opodatkowaniu, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Odnośnie natomiast kwestii dokumentowania opisanych czynności należy stwierdzić, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przez sprzedaż należy rozumieć – w myśl art. 2 pkt 22 ustawy – odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Z powyższych przepisów wynika, że faktury są dokumentami sformalizowanymi i muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym względzie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona w sposób prawidłowy zdarzenie gospodarcze. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają znaczenie dowodowe.

W konsekwencji wcześniejszych rozważań i stwierdzenia, że ponoszone przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz klientów opłaty pocztowe nie będą stanowić elementu podstawy opodatkowania świadczonych przez Wnioskodawcę usług należy wskazać, że brak jest podstaw do wystawienia faktury dokumentującej te czynności, ponieważ – jak wynika z powołanego wyżej przepisu z art. 106b ust. 1 ustawy – faktury są dowodami dokumentującymi sprzedaż.

Jednocześnie należy zauważyć, że nota księgowa nie jest dokumentem przewidzianym przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług i nie jest objęta regulacją powyższych przepisów. Niemniej jednak stwierdzić należy, że brak jest przeciwwskazań na gruncie ustawy dla dokumentowania opisanych czynności notą księgową.

Podsumowując, mając na uwadze powołane wyżej przepisy prawa w kontekście analizowanej sprawy należy stwierdzić, że Wnioskodawca – ponosząc w imieniu i na rzecz swoich klientów opłaty pocztowe związane z wysyłką pism do dłużników danego klienta i ujmując te koszty przejściowo w prowadzonej przez Zainteresowanego ewidencji na potrzeby podatku VAT, będzie mógł uznać, że – zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy – czynność ta nie będzie stanowić elementu podstawy opodatkowania świadczonych przez niego usług. W związku z powyższym, Wnioskodawca będzie mógł wystawić swoim klientom noty księgowe na udokumentowanie poniesienia ww. opłat pocztowych, niemniej jednak należy zauważyć, że nota księgowa nie jest dokumentem przewidzianym przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług i jako taka nie jest objęta regulacją tych przepisów.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy oceniono jako prawidłowe.

Ponadto, tutejszy organ nadmienia, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, niniejsza interpretacja została wydana w oparciu o opis sprawy przedstawiony przez Wnioskodawcę, w tym w szczególności o informację, że Wnioskodawca będzie dysponował dowodami poniesienia kosztów opłat pocztowych w imieniu i na rzecz poszczególnych klientów oraz, że koszty opłat pocztowych będą przejściowo ujmowane przez Wnioskodawcę w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku VAT. Zatem w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy udzielona odpowiedź straci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.