Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1462-IPPP3.4512.15.2017.1.JŻ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2017-01-31
Teza: w zakresie archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 2 stycznia 2017 r. (data wpływu 9 stycznia 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 9 stycznia 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

X Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Spółka) jest liderem kompleksowych rozwiązań w dziedzinie gospodarowania odpadami, recyklingu oraz usług środowiskowych. Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest gromadzenie, przetwarzanie, utylizacja oraz recycling odpadów.

Wnioskodawca, w związku z prowadzoną działalnością, otrzymuje od kontrahentów znaczną ilość faktur. Część przedmiotowych faktur jest do Spółki przesyłana w formie papierowej, a część elektronicznie.

Aktualnie Wnioskodawca planuje wdrożenie nowego systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki (dalej: Dokumenty).

W nowym systemie, Dokumenty otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej, na serwerze znajdującym się w Szwecji. Wnioskodawca pragnie przy tym podkreślić, że przedmiotowy serwer zostanie odpowiednio zabezpieczony przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych, w tym także zagwarantowana będzie ciągłość jego cech eksploatacyjnych w czasie wymaganym do przechowywania Dokumentów. Dostęp do serwera będzie także fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do znajdujących się na nim danych.

Planowanym jest, iż Dokumenty w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub jpg/tiff - dzięki temu nie będzie możliwa zmiana danych zawartych w Dokumentach. Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od innych Dokumentów, a Wnioskodawca będzie je przechowywał w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do systemu informatycznego, dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca zaznacza przy tym, iż ta część Dokumentów, która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie wyodrębnione w tym celu konto mailowe), również będzie archiwizowana w nowym systemie, wyłącznie w formie elektronicznej.

Spółka umożliwi organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do Dokumentów. Wnioskodawca zapewni także organom skarbowym, na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, a także ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy wdrażany przez Wnioskodawcę nowy system archiwizowania i obiegu Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej jest zgodny z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2016 r., poz. 710 ze zm.; dalej: ustawa o VAT)?

Stanowisko Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy, wdrażany przez niego nowy system archiwizowania i obiegu Dokumentów jedynie w formie elektronicznej pozostaje w zgodzie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Co do zasady, na podstawie art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie natomiast do regulacji art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione/otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury - że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ustawy o VAT).

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie wskazać, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają legalnej definicji „kontroli biznesowych” czy „wiarygodnej ścieżki audytu”. Zgodnie jednakże z poglądem prezentowanym przez organy podatkowe, dla potrzeb podatku VAT, pojęcie „kontrole biznesowe” rozumieć należy jako proces za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów lub usług. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest:

*   łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), oraz
*   zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami, a także
*   odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się w uznaniu podatnika (tak np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 29 listopada 2016 r., sygn.: 3063-ILPP1-3.4512.130.2016.2.PR).

Ponadto, w myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże, powyższego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Odnosząc zatem powyższe do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego Wnioskodawca pragnie wskazać, że wdrażany przez niego nowy system archiwizacji i obiegu Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia wszystkie wskazane wyżej wymogi. W szczególności:

*   Dokumenty w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub jpg/tiff, dzięki czemu nie będzie możliwa zmiana danych w nich zawartych,
*   każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od innych Dokumentów, a Wnioskodawca będzie je przechowywał w podziale na okresy rozliczeniowe,w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
*   Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą (serwer, na którym przechowywane będą Dokumenty zostanie odpowiednio zabezpieczony przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych; dostęp do serwera będzie fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym wglądem do znajdujących się na nim danych),
*   Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, z uwagi na fakt, że Dokumenty będą archiwizowane na serwerze znajdującym się w Szwecji, Spółka zapewni organom skarbowym, stosownie do art. 112a ust. 2, 3 i 4 ustawy o VAT dostęp on-line do Dokumentów (za pomocą środków elektronicznych) oraz bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w Dokumentach.

W świetle powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, planowane przez Spółkę wdrożenie nowego systemu archiwizacji i obiegu Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje w zgodzie z przepisami ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko zgodne jest również z aktualną linią interpretacyjną organów podatkowych, np.:

1.  interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 listopada 2016 r. (sygn.: 3063-ILPP1-3.4512.83.2016.2.PR) oraz z dnia 29 listopada 2016 r. (sygn.: 3063-ILPP1-3.4512.130.2016.2.PR),
2.  interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 20 października 2016 r. (sygn.: 2461-IBPP2.4512.629.2016.2.AB),
3.  interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 października 2016 r. (sygn.: 1462-IPPP3.4512.686.2016.1.RD).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych (art. 15 ust. 2 ustawy).

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy).

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

W świetle art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, w związku z prowadzoną działalnością, otrzymuje od kontrahentów znaczną ilość faktur. Część przedmiotowych faktur jest do Spółki przesyłana w formie papierowej, a część elektronicznie.

Aktualnie Wnioskodawca planuje wdrożenie nowego systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki.

W nowym systemie, Dokumenty otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej, na serwerze znajdującym się w Szwecji. Wnioskodawca pragnie przy tym podkreślić, że przedmiotowy serwer zostanie odpowiednio zabezpieczony przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych, w tym także zagwarantowana będzie ciągłość jego cech eksploatacyjnych w czasie wymaganym do przechowywania Dokumentów. Dostęp do serwera będzie także fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do znajdujących się na nim danych.

Planowanym jest, iż Dokumenty w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub jpg/tiff - dzięki temu nie będzie możliwa zmiana danych zawartych w Dokumentach. Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od innych Dokumentów, a Wnioskodawca będzie je przechowywał w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do systemu informatycznego, dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca zaznacza przy tym, iż ta część Dokumentów, która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie wyodrębnione w tym celu konto mailowe), również będzie archiwizowana w nowym systemie, wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka umożliwi organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do Dokumentów. Wnioskodawca zapewni także organom skarbowym, na ich żądaniem bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, a także ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia czy wdrażany przez Wnioskodawcę nowy system archiwizowania i obiegu Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Uwzględniając ww. okoliczności sprawy należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzi do wniosku, że sposób archiwizowania i obiegu Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej będzie zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Jak wskazał bowiem Wnioskodawca, system archiwizacji zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych dokumentów. Jednocześnie, Wnioskodawca przechowuje faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, a w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji, należy stwierdzić, że archiwizowanie i obieg dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej będzie zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w wyżej przedstawionym zakresie jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.