Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-702/12/RSz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-10-16
Teza: archiwizowanie kopii faktur VAT oraz kopii faktur korygujących wystawionych w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym oraz w postaci pliku PDF, bez konieczności ich wydruku w chwili wystawienia oryginału faktury VAT
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 lipca 2012r. (data wpływu 18 lipca 2012r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania kopii faktur VAT oraz kopii faktur korygujących wystawionych:

*   w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym oraz
*   w postaci pliku PDF

bez konieczności ich wydruku w chwili wystawienia oryginału faktury VAT – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18 lipca 2012r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania kopii faktur VAT oraz kopii faktur korygujących wystawionych:

*   w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym oraz
*   w postaci pliku PDF

bez konieczności ich wydruku w chwili wystawienia oryginału faktury VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również: Spółdzielnia) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się produkcją, dystrybucją i sprzedażą wód mineralnych i napojów bezalkoholowych gazowanych i niegazowanych oraz hurtową sprzedażą artykułów spożywczych. Dokonywaną sprzedaż Spółdzielnia dokumentuje wystawiając faktury VAT w ilości rzędu kilkudziesięciu tysięcy egzemplarzy rocznie, które są drukowane i dystrybuowane w formie papierowej do klientów Spółdzielni.

W chwili obecnej Spółdzielnia, po wystawieniu faktury VAT dokonuje ich wydruku w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy, zaś kopia faktury podlega archiwizacji.

Spółdzielnia chciałaby zrezygnować z archiwizowania papierowych kopii faktur na rzecz kopii elektronicznych. Należy nadmienić, że używany w Spółdzielni system finansowo-księgowy oraz używany w jego ramach moduł sprzedażowy nie daje możliwości zmiany raz zaksięgowanej faktury oraz ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania kopii faktury na żądanie).

Dodatkowo Spółdzielnia rozważa rozpoczęcie prac nad możliwością zapisania kopii wystawionej faktury w formacie PDF.

Kopia faktury zapisanej w formacie PDF nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona czy też usunięta. Będzie zapisywana w systemie i wyraźnie oznaczona, jako kopia wystawionej faktury VAT.

Wydruk zachowanej w systemie finansowo-księgowym kopii faktury będzie możliwy w każdym momencie, przy czym nie będzie się różnił w żaden sposób od wydruku, który byłby dokonywany w chwili drukowania oryginału faktury VAT.

Możliwość zachowania kopii wystawionej w systemie finansowo-księgowym faktury (archiwizacja danych źródłowych faktury z możliwością wydruku kopii faktury na żądanie) oraz w formie elektronicznej w postaci pliku PDF w systemie finansowo-księgowym będzie skutkowało oszczędnościami związanymi z redukcją kosztów nabycia papieru, drukowania i przechowywania kopii faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółdzielnia może przechowywać kopie faktur VAT oraz kopie faktur korygujących w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym bez konieczności ich wydruku w chwili wystawienia oryginału faktury VAT?
2.  Czy Spółdzielnia może przechowywać kopie faktur VAT oraz kopie faktur korygujących w formie elektronicznej w postaci pliku PDF w systemie finansowo-księgowym bez konieczności dokonywania ich wydruku w chwili wystawienia oryginału faktury VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepis § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 68, poz. 360) realizujący dyspozycję art. 106 ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004r. pozostawia Spółdzielni wybór, co do formy, w jakiej kopie faktur VAT mają być przechowywane.

Punkt 2 wspomnianego przepisu nakazuje przechowywanie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwe ich odszukanie,
*   organowi podatkowemu na żądanie bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe trzy warunki zostaną zapewnione przez procedurę przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej załączoną do polityki rachunkowości Spółdzielni.

Należy wspomnieć, że sposób przechowywania wystawionych kopii faktur w systemie finansowo-księgowym spełnia wymogi określone w art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 29 listopada 2006r. w sprawie wspólnego podatku od wartości dodanej, tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur i ich czytelność.

Wystawione przez Spółdzielnię faktury mają formę elektroniczną, tj. oryginalnie powstają w wersji elektronicznej, a następnie oryginał faktury jest drukowany i w takiej formie trafia do nabywcy. W związku z tym, obowiązek przechowywania papierowej faktury dotyczy nabywcy, bowiem dla niego jest to oryginalna postać otrzymanego dokumentu. Spółdzielnia zobowiązana jest zaś do przechowywania kopii, która wystawiona jest elektronicznie. Wydruk kopii faktury jest czynnością odrębną, następującą dopiero po wystawieniu faktury przez Spółdzielnię.

W związku z powyższym, zdaniem Spółdzielni, funkcjonalność modułu sprzedaży w systemie finansowo-księgowym, pozwalająca na archiwizację danych wystawionych faktur z możliwością wydruku kopii na żądanie oraz funkcjonalność pozwalającą na zapisanie wystawionej faktury lub faktury korygującej w formie pliku PDF, który nie może być zmieniony ani usunięty, a kopia faktury może zostać wydrukowana w każdej chwili, umożliwia Spółdzielni archiwizację kopii wystawionych faktur bez konieczności ich drukowania i przechowywania w formie papierowej.

Na gruncie obowiązujących przepisów zapadło szereg wyroków administracyjnych, w których wykazano, że możliwe jest przechowywanie przez wystawcę w formie elektronicznej kopii faktur wystawionych i przesłanych nabywcy w formie papierowej, w tym m. in.:

*   wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009r. (I FSK 1169/08),
*   wyrok WSA z dnia 18 sierpnia 2010r. (I SA/Op 215/10) i 22 września 2010r. (I SA/Op 217/10),
*   wyrok WSA z dnia 16 listopada 2010r. (I SA/Po 655/10) i 8 października 2010r. (I SA/Po 547/10).

Zdaniem Spółdzielni, w obecnym stanie prawnym, możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej kopii wystawianych i wysyłanych do nabywców faktur papierowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku do towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej również ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 106 ust. 1 cyt. ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwanego dalej: rozporządzeniem.

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Natomiast § 19 ust. 2 cyt. powołanego wyżej rozporządzenia wskazuje, że przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Natomiast, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (ust. 4 ww. § 21).

Należy w tym miejscu także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1, ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się produkcją, dystrybucją i sprzedażą wód mineralnych i napojów bezalkoholowych gazowanych i niegazowanych oraz hurtową sprzedażą artykułów spożywczych. Dokonywana sprzedaż dokumentuje wystawiając faktury VAT w ilości rzędu kilkudziesięciu tysięcy egzemplarzy rocznie, które są drukowane i dystrybuowane w formie papierowej do klientów. W chwili obecnej Wnioskodawca po wystawieniu faktury VAT dokonuje ich wydruku w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy, zaś kopia faktury podlega archiwizacji. Wnioskodawca chciałby zrezygnować z archiwizowania papierowych kopii faktur na rzecz kopii elektronicznych. Używany przez Wnioskodawcę system finansowo-księgowy oraz używany w jego ramach moduł sprzedażowy nie daje możliwości zmiany raz zaksięgowanej faktury oraz ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania kopii faktury na żądanie). Dodatkowo Wnioskodawca rozważa rozpoczęcie prac nad możliwością zapisania kopii wystawionej faktury w formacie PDF. Kopia faktury zapisanej w formacie PDF nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona czy też usunięta. Będzie zapisywana w systemie i wyraźnie oznaczona jako kopia wystawionej faktury VAT.

Wydruk zachowanej w systemie finansowo-księgowym kopii faktury będzie możliwy w każdym momencie, przy czym nie będzie się różnił w żaden sposób od wydruku, który był dokonywany w chwili drukowania oryginału faktury VAT.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz powołany stan prawny należy stwierdzić, że jeżeli w istocie, prowadzony przez Wnioskodawcę komputerowy system przechowywania kopii faktur oraz kopii faktur korygujących, jak również system zapisywania kopii wystawionej faktury w formacie PDF, który Wnioskodawca zamierza wprowadzić, gwarantują i będą gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak również łatwość ich odszukania oraz dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, to Wnioskodawca może, wystawiane i wysyłane do nabywców w formie papierowej, kopie wystawionych faktur VAT i faktur korygujących przechowywać (archiwizować) w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym oraz w postaci pliku PDF, bez konieczności ich wydruku w chwili wystawienia oryginału faktury VAT.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.