Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-507/13/AT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2014-01-15
Teza: Przechowywanie faktur w formie papierowej, otrzymanych uprzednio w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 16 października 2013 r. (data wpływu 22 października 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF w formie skanu, wydrukowanych następnie i przechowywanych w postaci papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 października 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF w formie skanu, wydrukowanych następnie i przechowywanych w postaci papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest producentem stolarki drzwiowej, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka dokonuje zakupów od kontrahentów. Zakupy są wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Spółka zamierza wyrazić w wymaganej przez przepisy formie akceptację na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu, tj. kontrahent będzie generował fakturę w swoim systemie, następnie ją drukował, po czym skanował i wysyłał na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Spółka zamierza drukować i przechowywać w formacie papierowym w swojej dokumentacji. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu z którego został wysłany e-mail z fakturą. Spółka wskazuje, że przesłane faktury w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu ,będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy faktury VAT przesłane Spółce przez kontrahenta w formacie PDF, w formie skanu, a następnie wydrukowane i przechowywane w formie papierowej, uprawniają Ją do dokonania odliczenia VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach?

Wnioskodawca, powołuje się na treść art. 86 ust. 1, jak również na art. 86 ust. 2 pkt 1 (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r.) ustawy o podatku od towarów i usług oraz wskazuje, że sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zwraca uwagę, że zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy. Spółka wyrazi akceptację na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej. W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Spółka deklaruje, że zapewniona będzie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktury. Spółka otrzymane faktury będzie drukować i przechowywać w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe, do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób pozwalający ich łatwe odszukanie i bezzwłoczny do nich dostęp organów podatkowych.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że obowiązujące obecnie przepisy prawa dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu. Proponowana przez Spółkę metoda przechowywania w formie papierowej spełnia warunki autentyczności pochodzenia i integralności, o których mowa w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z ww. faktur, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej, z zachowaniem wskazanych wyżej regulacji prawnych, uprawniają Spółkę do odliczenia z nich podatku naliczonego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W ustępie 1 obowiązującego do dnia 31 grudnia 2013 r. przepisu art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) wskazano, że podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.).

Z dniem 1 stycznia 2013 r., na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012, poz. 1428), przepisy regulujące szczegółowo powyższe kwestie otrzymały następujące brzmienie.

I tak, w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r. § 20a tego rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2 rozporządzenia).

Jak wynika z treści § 21 ust. 1 omawianego rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

*   w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według § 21 ust. 2 rozporzadzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (ust. 4 ww. paragrafu).

Natomiast w stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r. kwestia przechowywania faktur przedstawia się następująco:

Stosownie do treści art. 106a ustawy o podatku od towarów i usług, przepisy niniejszego rozdziału stosuje się do:

1.  sprzedaży, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 1a, w których usługodawca lub dokonujący dostawy towarów nie rozlicza podatku należnego i faktura dokumentująca te transakcje nie jest wystawiana przez usługobiorcę lub nabywcę towarów w imieniu i na rzecz usługodawcy lub dokonującego dostawy towarów;
2.  dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium:

1.  państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,
2.  państwa trzeciego.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Jak stanowi art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast w myśl art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Na mocy art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Należy w tym miejscu także wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112).

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 233 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 233 akapit pierwszy.

Na podstawie art. 233 ust. 1 Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.

Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

„Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

„Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Zgodnie z art. 233 ust. 2 Dyrektywy, poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:

1.  zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych(15), na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;
2.  elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych(16), w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Kwestię prawa do odliczenia podatku naliczonego regulują przepisy działu XI „Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe.” ustawy o podatku od towarów i usług.

I tak, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Wskazany przepis art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, z dniem 1 stycznia 2014 r. uzyskał następujące brzmienie:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Nadmienić należy, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

W złożonym wniosku poinformowano, że Spółka dokonuje zakupów od kontrahentów, które są wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Spółka zamierza wyrazić w wymaganej przez przepisy formie akceptację na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu, tj. kontrahent będzie generował fakturę w swoim systemie, następnie ją drukował, po czym skanował i wysyłał na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Spółka zamierza drukować i przechowywać w formacie papierowym w swojej dokumentacji. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu z którego został wysłany e-mail z fakturą. Spółka wskazuje, że przesłane faktury w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu ,będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Spółka otrzymane faktury będzie drukować i przechowywać w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe, do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób pozwalający ich łatwe odszukanie i bezzwłoczny do nich dostęp organów podatkowych.

Przepisy rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., obowiązującego – jak wskazano – do dnia 31 grudnia 2013 r., wprowadzają dowolność sposobu przechowywania faktury. Wskazać jednakże należy, że zgodnie z obowiązującymi od dnia 1 stycznia 2013 r. regulacjami w tym zakresie, co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Zaznaczyć należy, że według obowiązujących do dnia 31 grudnia 2013 r. uwarunkowań prawnych istnieje możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe pod warunkiem zapewnienia łatwego odszukania, autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktury. Spełnienie tych wymagań zapewnia podatnik, określając sposób ich zapewnienia. Ponadto autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Odnosząc przedstawione okoliczności sprawy do obowiązujących do dnia 31 grudnia 2013 r. w tym zakresie przepisów prawa podatkowego stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury VAT przesłane przez kontrahentów w formie elektronicznej w formacie PDF jako skan dokumentu w postaci wydrukowanych papierowych dokumentów pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktur od momentu ich otrzymania w formie elektronicznej od kontrahenta do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym przechowywanie tych faktur winno zapewniać łatwe ich odszukanie. Spółka zobowiązana będzie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast zagwarantowanie przez Spółkę autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktur może odbywać się w dowolnej formie określonej przez Spółkę, bądź na zasadach wskazanych w § 20a ust. 2 rozporzadzenia z dnia 28 marca 2011 r. (kontrole biznesowe).

Natomiast sposób przechowywania faktur w stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r. powinien zostać zapewniony przez Wnioskodawcę w szczególności z uwzględnieniem przepisów art. 106m i 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym, przy założeniu, że takie warunki zostaną spełnione, Wnioskodawca uprawniony będzie do przechowywania wydrukowanych faktur otrzymanych uprzednio w formie elektronicznej w formacie PDF w formie skanu dokumentów w postaci papierowej.

Niemniej jednak ocenę prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie papierowej po uprzednim ich wydrukowaniu oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności przechowywanych faktur w stanie prawnym obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r. oraz od dnia 1 stycznia 2014 r. będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Natomiast w przedmiocie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych w postaci elektronicznej, przechowywanych po ich wydruku w formie papierowej (z zachowaniem warunków opisanych powyżej) stwierdzić należy, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur, w zakresie wskazanym w art. 86 ust. ustawy o podatku od towarów i usług, o ile nie wystąpią okoliczności wskazane w art. 88 tej ustawy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.