Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2-443-225/11-3/IZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-05-20
Teza: dotyczy przechowywania faktur w formie elektronicznej, obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, sposobu ich przechowywania i zabezpieczenia
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-odliczenie podatku; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony, przedstawione we wniosku z dnia 09.02.2011 r. (data wpływu 21.02.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej, obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, sposobu ich przechowywania i zabezpieczenia - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21.02.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej, obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, sposobu ich przechowywania i zabezpieczenia.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest podmiotem dokonującym produkcji oraz sprzedaży materiałów budowlanych własnej marki. Niezależnie od dokonywanej sprzedaży i jej dokumentowania, Spółka dokonuje również zakupów towarów i usług od podmiotów krajowych i zagranicznych. Duża skala prowadzonej działalności powoduje, że Wnioskodawca otrzymuje w każdym miesiącu od swoich kontrahentów - dostarczających towary lub świadczących na rzecz Wnioskodawcy usługi - bardzo dużą ilość faktur i faktur korygujących. Ze względu na nieprawidłową pracę poczty, kurierów i z innych przyczyn faktury i faktury korygujące otrzymywane są nawet po kilku tygodniach od zaistnienia zdarzenia gospodarczego, którego skutkiem jest wystawienie tych dokumentów. Wnioskodawca odlicza VAT wykazany na fakturach doręczanych najwcześniej w dacie otrzymania papierowego dokumentu faktury lub faktury korygującej.

W związku z wejściem w życie od dnia 1 stycznia 2011 r. znowelizowanych przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) szereg dostawców Wnioskodawcy zgłosiło chęć przesyłania faktur w formie elektronicznej do Wnioskodawcy.

W celu wypełnienia warunków zawartych we wskazanym powyżej rozporządzeniu Wnioskodawca opracował specjalną procedurę, która regulować będzie otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych. Wszystkie faktury elektroniczne otrzymywane (a w konsekwencji również przechowywane) będą w formacie PDF, zaś otrzymywanie realizowane będzie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wszelki obrót fakturami w formacie PDF realizowany będzie po uprzednim podpisaniu przez Wnioskodawcę i jego kontrahenta (odbiorcę) stosownego pisemnego oświadczenia wyrażającego obustronną zgodę na taką formę przesyłania faktur.

Dla otrzymywania faktur elektronicznych utworzono osobny adres poczty elektronicznej, który będzie używany wyłącznie do odbierania faktur. Adres będzie sprzężony z odrębną bazą danych, w ramach której będą przechowywane otrzymywane faktury (dalej Baza). Faktury będą przesyłane drogą elektroniczną tylko i wyłącznie w formie uniemożliwiającej korektę danej faktury u Wnioskodawcy w pliku PDF, zabezpieczonym hasłem przez wystawcę faktury. W Bazie utworzone będą katalogi (e-faktury) z podziałem na podkatalogi (np. 2011, 2012… styczeń, luty…).

Zapisywane będą całe wiadomości z załącznikami oraz z informacjami w nich zawartymi np. adres nabywcy czas otrzymania etc. Baza faktur będzie również zabezpieczona u Wnioskodawcy w ten sposób, iż dostęp do nich możliwy będzie dopiero po wprowadzeniu hasła. Bazą zawiadują wyznaczone przez Wnioskodawcę osoby, wyłącznie one mają nieograniczone uprawnienia do Bazy. Pozostali pracownicy działu księgowości Wnioskodawcy posiadają uprawnienia wyłącznie do odczytu. Jakiekolwiek zmiany wykonywane w bazie są wykazywane w raporcie, który można wydrukować za dany okres. Regulacja ta powoduje możliwość prześledzenia dokładnych dat wpływu dokumentów elektronicznych.

Faktury z Bazy będą drukowane tylko przez pracowników Wnioskodawcy, a na wydruku będzie przybijana pieczątka „Oryginał wydruku do księgowania”

Za datę otrzymania faktury uważana będzie data wpływu maila zawierającego fakturę. Faktura podlega normalnej procedurze księgowania tak jak faktury przychodzące pocztą.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca może przechowywać faktury VAT wyłącznie w formie elektronicznej w formacie PDF?
2.  Czy w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym przy zachowaniu opisanych warunków Wnioskodawca ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, wykazany w fakturze wystawionej przez kontrahenta i przesłanej do Wnioskodawcy w formacie PDF na zasadach takich samych jakby otrzymał ją w formie papierowej?
3.  Jaką datę należy przyjąć jako datę otrzymania faktury - datę wpływu na wyodrębniony adres poczty elektronicznej czy datę otwarcia maila?
4.  Czy opisany sposób archiwizacji jest wystarczający?
5.  Czy plik PDF zawierający fakturę musi być dodatkowo zabezpieczany, np. hasłem?
6.  Czy wydrukowanie otrzymanej w PDF pocztą mailową faktury i opatrzenie jej pieczęcią „ORYGINAŁ WYDRUKU DO KSIĘGOWANIA” nie spowoduje, iż okoliczność ta zostanie potraktowana jako udokumentowanie tej samej sprzedaży dwoma fakturami VAT?
7.  Czy przedstawione procedury i zabezpieczenia zapewniają zachowanie autentyczności, integralności treści i czytelności faktur?

Przedstawiając stanowisko w sprawie odnoszące się do pytań 1-5 i 7, w przekonaniu Wnioskodawcy:

1.  Wnioskodawca może przechowywać faktury VAT wyłącznie w formie elektronicznej w formacie PDF;
2.  w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym, przy zachowaniu opisanych warunków, Wnioskodawca ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, wykazany w fakturze wystawionej przez kontrahenta i przesłanej do wnioskodawcy w formacie PDF, na zasadach takich samych jakby otrzymał ją w formie papierowej;
3.  jako datę otrzymania faktury należy przyjąć datę wpływu na wyodrębniony adres poczty elektronicznej;
4.  opisany sposób archiwizacji jest wystarczający;
5.  plik PDF zawierający fakturę nie musi być dodatkowo zabezpieczany;
6.  przedstawione procedury i zabezpieczenia zapewniają zachowanie autentyczności, integralności treści i czytelności faktur.

Ad. 1-2.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Jednocześnie stosownie do art. 106 ust. 10 i 11 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Realizując opisaną delegację ustawową Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661). Zgodnie z § 3 ust. 1 powołanego rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Stosownie do § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Ani rozporządzenie, ani żaden inny akt prawny nie ogranicza możliwości korzystania z jakiegokolwiek formatu elektronicznego dokumentu, o ile wspomniane warunki będą spełnione. Rozporządzenie w treści § 2 ust. 2, poprzez sformułowanie autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych,wskazuje jedynie (poprzez użycie zwrotu „w szczególności”) przykładowe, a nie wyłączne sposoby zabezpieczenia dokumentów elektronicznych. Oznacza to, iż w przeciwieństwie do uprzednio obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) dopuszczalne jest również użycie dla potrzeb wystawiania i przechowywania i przesyłania faktur innych programów, niż opisane powyżej.

Zdaniem Wnioskodawcy format PDF w całej rozciągłości wypełnia warunki autentyczności pochodzenia i integralności treści zapisanego w tym formacie dokumentu. Obie powołane cechy podkreśla jeszcze wypracowana przez Podatnika i opisana na wstępie procedura zabezpieczania. Dlatego też w opinii Wnioskodawcy odpowiedź na pytania 1-2 powinna być twierdząca.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdza również zamieszczona na stronie internetowej Ministerstwa Finansów informacja pt. „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011r.”, w której autorzy wprost wskazują na format PDF jako jeden z formatów faktur elektronicznych (str. 25 dokumentu).

Konsekwencją uznania, iż faktury stanowiące dokumenty formatu PDF, które zostały przesłane do Spółki jako załącznik do wiadomości przesłanej drogą elektroniczną (przez e-mail) są pełnoprawnymi fakturami, które co do skutków prawnych ich wystawienia, przesłania lub otrzymania, są równorzędne z fakturami papierowymi. Powyższa konstatacja zdaniem Wnioskodawcy przesądza o pozytywnej odpowiedzi na pytania 1 do 2. Powołany już wcześniej § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661). Zgodnie z § 3 ust. 1 powołanego rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym. Konsekwentnie, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowanie zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) w treści § 19 ust. 1 stanowi, iż faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z kolei stosownie do ust. 3 powołanego paragrafu przytoczonego powyżej przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie zgodnie z § 21 powołanego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, a także organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. Powołany przepis wprost - literalnie - dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Podsumowując tę część rozważań, uznanie, iż faktura w formacie PDF jest fakturą elektroniczną w rozumieniu przepisów o VAT, powoduje, iż odpowiedź na pytania 1 - 2 powinna być twierdząca.

Ad.3

Za datę wpływu faktury powinna być uważana data wpływu maila na wyodrębniony, dedykowany wyłącznie do przesyłania faktur adres poczty elektronicznej adresata. W zakresie skutków prawnych moment ten winien być traktowany jako tożsamy z datą wpływu korespondencji w tradycyjny sposób, za pośrednictwem poczty.

Ad 4,5 i 7

Zdaniem Wnioskodawcy opisany sposób archiwizacji jest całkowicie wystarczający, przedstawione procedury i zabezpieczenia zapewniają zachowanie autentyczności, integralności treści i czytelności faktur. Jednocześnie, zważywszy na cechy plików PDF, oraz zaprezentowaną procedurę, nie ma potrzeby dodatkowego zabezpieczania pliku PDF zawierającego fakturę, np. hasłem.

Zgodnie z powoływanym już § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowanie zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniającym im autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie w ust. 3 i 4 tegoż paragrafu zdefiniowano oba terminy, wskazując, iż autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Identyczne definicje zawiera również § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy podkreślić, iż zapisanie dokumentu w formacie PDF, a następnie przesyłanie go i przechowywanie w oryginalnie zapisanej postaci, w pełni pozwala na zachowanie opisanych powyżej warunków. Każda ingerencja w treść takiego dokumentu powodowałaby bowiem w istocie generowanie nowego dokumentu PDF, co powoduje, iż weryfikacja, czy dany plik jest plikiem oryginalnym (pierwotnym) jest względnie prosta. Z pewnością format PDF nie daje większych możliwości nieuprawnionego ingerowania w treść dokumentu, niż forma papierowa, która do tej pory była wyłącznie (z nielicznymi wyjątkami) obowiązującą postacią faktury.

Należy przy tym podkreślić, iż wypracowana przez Wnioskodawcę procedura, szczegółowo przedstawiona w opisie stanu faktycznego, w sposób maksymalnie pełny, ogranicza dostęp osób nieuprawnionych do dokumentów elektronicznych. Zdaniem Wnioskodawcy specyfika dokumentów zapisanych w formacie PDF, wsparta dodatkowo ściśle przestrzeganą opisaną procedurą, pozwoli na pełne i niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności faktur przez Wnioskodawcę otrzymywanych.

Mając na uwadze powyższe, Strona wnosi o potwierdzenie przedstawionego przez wnioskodawcę stanowiska dotyczącego postawionych pytań jako prawidłowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360). Powyższe rozporządzenie obowiązuje od dnia 1 kwietnia 2011 r. Zastąpiło ono, obowiązujące do dnia 31 marca 2011 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku, niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 21, poz. 1337 ze zm.).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r., faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z ust. 2 § 21, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4 stanowi, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U. UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Powołany wyżej przepis § 21 rozporządzenia wskazuje wyraźnie, iż podatnik może przechowywać otrzymywane faktury w sposób dowolny, lecz zapewniający spełnienie warunków określonych w punktach od 1 do 3 tego przepisu.

Podatnicy zatem winni przechowywać otrzymywane faktury, w tym faktury otrzymywane drogą elektroniczną w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towaru lub usługi, integralność treści faktur, czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz w sposób zapewniający dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zatem zgodzić należy się z Wnioskodawcą, co do możliwości przechowywania otrzymywanych drogą elektroniczną faktur wyłącznie w formie elektronicznej w formacie PDF, przy założeniu, iż sposób ten zapewnia wszystkie przesłanki określone w § 21 ww. rozporządzenia.

Ze złożonego wniosku wynika, iż szereg dostawców Wnioskodawcy zgłosiło chęć przesyłania faktur w formie elektronicznej do Wnioskodawcy.

Wnioskodawca opracował specjalną procedurę, która regulować będzie otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych. Wszystkie faktury elektroniczne otrzymywane (a w konsekwencji również przechowywane) będą w formacie PDF, zaś otrzymywanie realizowane będzie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wszelki obrót fakturami w formacie PDF realizowany będzie po uprzednim podpisaniu przez Wnioskodawcę i jego kontrahenta (odbiorcę) stosownego pisemnego oświadczenia wyrażającego obustronną zgodę na taką formę przesyłania faktur.

Dla otrzymywania faktur elektronicznych utworzono osobny adres poczty elektronicznej, który będzie używany wyłącznie do odbierania faktur. Adres będzie sprzężony z odrębną bazą danych, w ramach której będą przechowywane otrzymywane faktury (dalej Baza). Faktury będą przesyłane drogą elektroniczną tylko i wyłącznie w formie uniemożliwiającej korektę danej faktury u Wnioskodawcy, w pliku PDF zabezpieczonym hasłem przez wystawcę faktury. W Bazie utworzone będą katalogi (e-faktury) z podziałem na podkatalogi (np. 2011 2012… styczeń, luty…).

Zapisywane będą całe wiadomości z załącznikami oraz z informacjami w nich zawartymi, np. adres nabywcy czas otrzymania etc. Baza faktur będzie również zabezpieczona u Wnioskodawcy w ten sposób, iż dostęp do nich możliwy będzie dopiero po wprowadzeniu hasła. Bazą zawiadują wyznaczone przez Wnioskodawcę osoby, wyłącznie one mają nieograniczone uprawnienia do Bazy. Pozostali pracownicy działu księgowości Wnioskodawcy posiadają uprawnienia wyłącznie do odczytu. Jakiekolwiek zmiany wykonywane w bazie są wykazywane w raporcie, który można wydrukować za dany okres. Regulacja ta powoduje możliwość prześledzenia dokładnych dat wpływu dokumentów elektronicznych.

Faktury z Bazy będą drukowane tylko przez pracowników Wnioskodawcy, a na wydruku będzie przybijana pieczątka „Oryginał wydruku do księgowania”

Analizując zatem treść złożonego wniosku w kontekście wyżej powołanych przepisów stwierdzić należy, iż przyjęta przez Wnioskodawcę procedura zapewnia autentyczność, integralność i czytelność faktur otrzymywanych od kontrahentów drogą elektroniczną.

Zgodzić należy się również z Wnioskodawcą, iż przyjęty przez Stronę sposób przechowywania, archiwizacji otrzymywanych faktur spełnia wymogi określone w § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Organ podatkowy podziela również poglą, iż Wnioskodawca nie ma obowiązku zabezpieczania pliku PDF zawierającego faktury dodatkowym hasłem.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny - art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy.

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji podatnik gdy nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

W myśl powyższego przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, co do zasady, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo to dotyczy podatku naliczonego wynikającego z zakupów towarów i usług wykorzystywanych do dokonywania czynności opodatkowanych. Tak więc istotny jest tu związek między zakupami a działalnością opodatkowaną podatkiem od towarów i usług.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług.

Uwzględniając zatem treść złożonego wniosku stwierdzić należy, iż Stronie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Wnioskodawcę.

Z uwago na to, iż powołane wyżej regulacje art. 86 nie zawierają zastrzeżenia, iż dotyczą wyłącznie faktur otrzymywanych przez podatników w formie papierowej, należy przyjąć, iż zasady z nich wynikające należy stosować również do faktur otrzymywanych przez podatników w formie elektronicznej.

W ocenie tut. Organu za datę otrzymania faktury przesłanej drogą elektroniczną należy uznać datę wpływu maila na adres poczty Wnioskodawcy. Tym samym stanowisko wnioskodawcy w tym zakresie uznać należy za prawidłowe.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytań 1-5 i 7 należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ informuje, iż w zakresie odpowiedzi na pytanie nr 6 przedstawione w złożonym wniosku, tj. Czy wydrukowanie otrzymanej w PDF pocztą mailową faktury i opatrzenie jej pieczęcią „ORYGINAŁ WYDRUKU DO KSIĘGOWANIA” nie spowoduje, iż okoliczność ta zostanie potraktowana jako udokumentowanie tej samej sprzedaży dwoma fakturami VAT?, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydawania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Biuro Krajowej Informacji Podatkowej, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.