Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-3.4011.616.2021.1.IR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-10-11
Teza: Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem kosztów zakupu monitora komputerowego i krzesła biurowego pracownikom pracującym zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego.
Słowa kluczowe: koszt; praca
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych; Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Źródła przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12-ust. 1

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 czerwca 2021 r. (data wpływu 9 lipca 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem kosztów zakupu monitora komputerowego i krzesła biurowego pracownikom pracującym zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego – **jest nieprawidłowe.**

**UZASADNIENIE**

W dniu 9 lipca 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem kosztów zakupu monitora komputerowego i krzesła biurowego pracownikom pracującym zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego.

**We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:**

\`(...)\`.. (spółka akcyjna) – Oddział w Polsce (dalej jako: Wnioskodawca lub Podatnik) jest polskim oddziałem spółki \`(...)\`.. z siedzibą w Belgii, działającej głównie w sektorze bankowym. Wnioskodawca jest globalnym dostawcą usług ułatwiających rozliczanie krajowych i transgranicznych transakcji na papierach wartościowych oraz zabezpieczania inwestycji.

Wnioskodawca pełni rolę płatnika składek na ubezpieczenie społeczne oraz podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej jako: PIT). Wymienione usługi świadczone są przez zatrudnionych przez Podatnika wykwalifikowanych pracowników, którzy specjalizują się w wymienionych obszarach. Trwająca od marca 2020 r. pandemia wpłynęła na to, że Wnioskodawca podobnie jak wielu innych polskich pracodawców, zdecydował się, tam gdzie jest to możliwie organizacyjnie, na znaczne ograniczenie pracy w warunkach biurowych i wprowadził w szerokim zakresie pracę zdalną, w trakcie której pracownicy wykonują swoje obowiązki z domu.

Przepisy tzw. tarczy antykryzysowej (ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych; (Dz. U. z 2020 r., poz. 1842, z późn. zm.; dalej: ustawa COVID), już od samego początku pandemii umożliwiły bowiem pracodawcy polecenie pracownikowi wykonywanie pracy przez określony czas (także w sposób ciągły) poza miejscem jej stałego wykonywania, czyli polecić świadczenie pracy zdalnie.

Wnioskodawca w związku z COVID-19 oraz możliwością wykonywania przez pracowników pracy zdalnej ze względu na profil działalności, aby zapewnić bezpieczeństwo swoim pracownikom oraz w trosce o zdrowie publiczne, wprowadził pracę zdalną jako podstawową zgodnie z art. 3 ust 1 ustawy o COVID-19.

W związku z przedłużającym się stanem trwania epidemii, pracownicy Wnioskodawcy ponosili i nadal ponoszą koszty związane z koniecznością odpowiedniego zorganizowania stanowiska pracy w domu. Dlatego też Wnioskodawca podjął decyzję o wypłacie pracownikom zwrotu kosztów w wysokości:

a) do kwoty 400 zł za zakup monitora komputerowego do pracy zdalnej (wysokość zwrotu kosztów może być niższa jeżeli koszt nabycia monitora komputerowego jest niższy niż 400 zł);

b) do kwoty 400 zł za zakup krzesła biurowego do pracy zdalnej (wysokość zwrotu kosztów może być niższa jeżeli koszt nabycia krzesła jest niższy niż 400 zł).

Pracownicy nabywają zarówno monitor komputerowy, jak również krzesło biurowe na własność i nie są zobowiązani do ich zwrotu po ustaniu stosunku pracy.

Wypłata zwrotu kosztów na rzecz pracowników powoduje wywiązanie się przez Wnioskodawcę z obowiązku zapewnienia im odpowiednich narzędzi i materiałów niezbędnych do świadczenia pracy zdalnej. Praca zdalna pozostaje w ścisłym interesie Wnioskodawcy, ponieważ służy zapewnieniu ciągłości pracy oraz ochronie pracowników przed zarażeniem COVID-19. Wnioskodawca dolicza wskazaną kwotę zwrotu kosztów do przychodu pracowników, od którego pobierane są zaliczki na PIT. Jednakże Wnioskodawca zastanawia się, czy wypłata zwrotu kosztów na rzecz pracowników zobowiązuje go do doliczania tej kwoty do przychodu oraz wypełniania obowiązków płatnika PIT zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426; dalej jako: ustawa o PIT).

**W związku z powyższym zadano następujące pytanie:**

Czy Wnioskodawca ma obowiązek rozpoznania opisanych w stanie faktycznym zwrotów kosztów, jako przychodów do opodatkowania oraz do poboru zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń?

**Zdaniem Wnioskodawcy,** wypłacane na rzecz pracowników zwroty kosztów nie stanowią przychodu podatkowego pracowników Wnioskodawcy i w związku z tym na Wnioskodawcy nie będzie ciążył obowiązek płatnika zaliczek na PIT z tego tytułu.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o PIT, jest zasada powszechności opodatkowania.

W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jak wynika z treści powołanego art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika jest uznanie, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 31 ustawy o PIT, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca przyznaje pracownikom będącym na pracy zdalnej regulowanej ustawą COVID świadczenie w postaci zwrotu kosztów na doposażenie miejsca pracy do kwoty 400 zł za zakup monitora komputerowego oraz do kwoty 400 zł za zakup krzesła biurowego.

Odnosząc się do sytuacji zwrotu kosztów przyznawanego pracownikom będącym na pracy zdalnej, regulowanej ustawą COVID, należy zauważyć, że zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 374), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

W myśl art. 3 ust. 3 ww. ustawy, wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (art. 3 ust. 4 ww. ustawy).

Stosownie do art. 3 ust. 5 powołanej wyżej ustawy, przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Z powyższych przepisów wynika m.in., że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o PIT, otrzymane przez pracownika świadczenia, nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy. Analogicznie jak zwrot kosztów wypłacany za zwiększone zużycie energii elektrycznej czy wody, co jest naturalną konsekwencją pracy w domu.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz opisane zdarzenie stwierdzić należy, że w sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie ww. przepisów ustawy z dnia 2 marca 2020 r., w związku z regulacją wynikającą z art. 3 ust. 4, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej stwierdzić należy, że świadczenia na doposażenie miejsca pracy nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego zwrotu kosztów korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

\- zwrot kosztów musi być wypłacony w pieniądzu,

\- kwota zwrotu kosztów powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

\- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

\- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zwolnione od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych są m.in. świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty za te świadczenia otrzymane przez pracowników oraz w określonych przypadkach osoby pozostające w stosunku służbowym, tj. m.in. ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT). Ekwiwalenty te wypłacane są na podstawie układów zbiorowych pracy, regulaminów pracy, lub postanowień indywidualnych umów o pracę. Zwolnienie przysługuje wyłącznie gdy ekwiwalent jest pieniężny, a używane narzędzia są własnością pracownika.

Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy zwrot kosztów spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z doposażeniem miejsca pracy, które to doposażenie stanowić będzie ich własność oraz będzie wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacany zwrot kosztów będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego** **jest nieprawidłowe.**

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1128, z późn. zm.), jest zasada powszechności opodatkowania.

W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jak wynika z treści powołanego art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika jest uznanie, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z opisu wniosku wynika, że Wnioskodawca w związku z COVID-19 oraz możliwością wykonywania przez pracowników pracy zdalnej ze względu na profil działalności, aby zapewnić bezpieczeństwo swoim pracownikom oraz w trosce o zdrowie publiczne, wprowadził pracę zdalną jako podstawową zgodnie z art. 3 ust 1 ustawy o COVID-19. W związku z przedłużającym się stanem trwania epidemii, pracownicy Wnioskodawcy ponosili i nadal ponoszą koszty związane z koniecznością odpowiedniego zorganizowania stanowiska pracy w domu. Dlatego też Wnioskodawca podjął decyzję o wypłacie pracownikom zwrotu kosztów w wysokości: do kwoty 400 zł za zakup monitora komputerowego do pracy zdalnej (wysokość zwrotu kosztów może być niższa jeżeli koszt nabycia monitora komputerowego jest niższy niż 400 zł) i do kwoty 400 zł za zakup krzesła biurowego do pracy zdalnej (wysokość zwrotu kosztów może być niższa jeżeli koszt nabycia krzesła jest niższy niż 400 zł). Pracownicy nabywają zarówno monitor komputerowy, jak również krzesło biurowe na własność i nie są zobowiązani do ich zwrotu po ustaniu stosunku pracy. Wypłata zwrotu kosztów na rzecz pracowników powoduje wywiązanie się przez Wnioskodawcę z obowiązku zapewnienia im odpowiednich narzędzi i materiałów niezbędnych do świadczenia pracy zdalnej. Praca zdalna pozostaje w ścisłym interesie Wnioskodawcy, ponieważ służy zapewnieniu ciągłości pracy oraz ochronie pracowników przed zarażeniem COVID-19.

Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy ma obowiązek rozpoznania opisanych w stanie faktycznym zwrotów kosztów, jako przychodów do opodatkowania oraz do poboru zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń?

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 374), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

W myśl art. 3 ust. 3 ww. ustawy, wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Co do zasady, jak wynika z art. 3 pkt 4 ww. ustawy, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Jednakże przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Stosownie do art. 3 ust. 5 powyższej ustawy, przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Z powyższych przepisów wynika m.in., że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Zaznaczenia wymaga, że ekwiwalent ze swej istoty jest wypłatą środków pieniężnych za używanie własnego sprzętu czy też własnych narzędzi, z definicji nie jest natomiast zwrotem poniesionych kosztów nabycia sprzętu czy materiału. Ekwiwalent taki stanowi przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolniony jednak z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

W analizowanej sprawie Wnioskodawca natomiast określa mianem zwrotu kosztów wypłacane pracownikom świadczenia.

W związku z powyższym przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność nie ma w sprawie zastosowania.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony stan faktyczny stwierdzić należy, że w sytuacji zlecenia pracy zdalnej na podstawie ww. przepisów ustawy z dnia 2 marca 2020 r., w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej – po stronie pracownika z tytułu otrzymanego zwrotu kosztów zakupu monitora komputerowego i krzesła biurowego – na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie powstaje z tego tytułu przychód.

Tym samym na Wnioskodawcy jako na płatniku nie ciąży obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń.

Stanowisko Wnioskodawcy, pomimo prawidłowo wywiedzionego skutku prawnego uznano za nieprawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Końcowo należy wskazać, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. Pełna weryfikacja prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy może być dokonana jedynie w toku ewentualnego postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub postępowania kontrolnego organu kontroli celno-skarbowej, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 14na § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 ustawy Ordynacja podatkowa). Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie e-PUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.