Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-1115/10/ZK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-02-10
Teza: Czy nota obciążeniowa jest prawidłowym dokumentem do zaksięgowania kosztu w księdze przychodów i rozchodów?
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; księgi-księgi przychodów i rozchodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku opatrzonym datą 20 sierpnia 2010r. (data wpływu do Organu 27 października 2010r.), uzupełnionym w dniu 26 stycznia 2011r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania poniesionych kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (pytanie oznaczone we wniosku Nr 5) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 października 2010r. wpłynął do Organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, m.in. dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie sposobu dokumentowania poniesionych kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 11 stycznia 2011r. Znak: IBPBI/1/415-1114/10/ZK, IBPBI/1/415-1115/10/ZK i IBPP1/443-1046/10/AW wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniu 26 stycznia 2011r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą pod nazwą Kancelaria Radcy Prawnego. Przedmiotem działalności jest działalność prawnicza. Jest czynnym podatnikiem VAT. Dla celów wyliczenia podatku dochodowego prowadzi Książkę Przychodów i Rozchodów. W celu realizowania przychodów z działalności prawniczej niezbędne jest posiadanie pomieszczeń biurowych dla kontaktów z klientami oraz przechowywania dokumentacji prowadzonych spraw. W tym celu w grudniu 2009r. zakupił lokal mieszkalny z przeznaczeniem na działalność gospodarczą. Mieszkanie, po adaptacji na biuro ma zamiar wprowadzić do ewidencji środków trwałych w prowadzonej działalności gospodarczej i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne. Aby mieszkanie spełniało funkcję biura poniósł pewne nakłady inwestycyjne. Działka, na której mieści się budynek jest własnością dwóch spółek oraz osób fizycznych. Budynek został zbudowany w roku 1910. Wnioskodawca posiada pozytywną decyzję Prezydenta Miasta (decyzja 135/2010 z dnia 25-05-2010r.) odnośnie zmiany sposobu użytkowania lokalu mieszkalnego na lokal biurowy. W sierpniu 2010r. planowane jest przyjęcie mieszkania jako pomieszczenia biurowego do ewidencji środków trwałych o wartości początkowej będącej sumą ceny netto nabycia mieszkania oraz wydatków netto dotyczących zakupu materiałów i usług remontowo-budowlanych.

Roboty remontowo-budowlane to m.in.:

*   malowanie pomieszczeń,
*   ułożenie podłogi,
*   wymiana drzwi,
*   ułożenie płytek itp.

Zakupione materiały do wykonania ww. robót to m.in.:

*   zaprawy murarskie,
*   kleje,
*   farby,
*   kafelki,
*   drzwi,
*   umywalka,
*   listwy wykończeniowe itp.

Inne koszty:

*   usługa wykonania postępowania administracyjnego, dotyczącego ustalenia warunków zabudowy dla zmiany sposobu użytkowania lokalu mieszkalnego na lokal biurowy, księgowana na podstawie decyzji administracyjnej oraz faktury VAT,
*   opłaty za: fundusz eksploatacyjny, fundusz remontowy, fundusz zarządzania, wodę, CO, śmieci na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Wspólnotę Mieszkaniową.

W lokalu tym będzie prowadzona tylko działalność gospodarcza opodatkowana podatkiem VAT.

W uzupełnieniu wniosku wskazano, iż zakupiony lokal w dniu jego nabycia - przed jego adaptacją, spełniał definicję środka trwałego, tj. był własnością podatnika, był kompletny i zdatny do użytku w przewidywanym okresie dłuższym niż rok, ale jako mieszkanie. Aby mógł być wykorzystany na potrzeby kancelarii prawnej zostały przeprowadzone prace adaptacyjne, które miały na celu zmienić mieszkanie na biuro, zgodnie z wymogami współczesnej funkcjonalności pomieszczeń. Niezbędny stał się nowy układ pomieszczeń w celu zamiany pokojów mieszkalnych na sekretariat, gabinet, biuro.

Z lokalu mieszkalnego po adaptacji Wnioskodawca uzyskał lokal biurowy niemieszkalny i zakwalifikował ten lokal do KŚT 121.

Wydatki udokumentowane notą obciążeniową dotyczą:

*   funduszu eksploatacyjnego,
*   funduszu remontowego,
*   ryczałtu za wodę, ścieki,
*   ryczałtu c.o., śmieci.

Nota jest wystawiana przez wspólnotę mieszkaniową.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy nota obciążeniowa jest prawidłowym dokumentem do zaksięgowania kosztu w księdze przychodów i rozchodów?

(pytanie oznaczone we wniosku nr 5)

Zdaniem Wnioskodawcy, w okresie adaptacji wydatki udokumentowane notami zwiększały kwotę nakładów inwestycyjnych, w okresie po adaptacji i sporządzeniu dokumentu OT-przyjęcie środka trwałego do użytkowania, nota obciążeniowa była księgowana w ciężar kosztów podatkowych w kol. 13 pozostałe wydatki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznaczyć należy, iż z uwagi na fakt, iż przedmiotem złożonego wniosku jest zaistniały stan faktyczny, niniejszą interpretację oparto o przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), w brzmieniu obowiązującym w 2010r.

W myśl art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

W interpretacji indywidualnej z dnia 10 lutego 2011r. Znak: IBPBI/1/415-1114/10/ZK wskazano w szczególności, iż „(…)opłaty na fundusz eksploatacyjny, fundusz remontowy, fundusz zarządzania, media oraz wydatek poniesiony tytułem zapłaty w dniu 09 lutego 2010r. polisy ubezpieczeniowej od ognia i innych zdarzeń losowych dotyczący zakupionego lokalu mieszkalnego, w świetle cyt. powyżej definicji kosztu wytworzenia nie mogą stanowić elementu wartości początkowej przedmiotowego środka trwałego. W okresie (za okres poprzedzający(m) oddanie środka trwałego do użytkowania, nie mogą również bezpośrednio stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, gdyż nie spełniają podstawowego wymogu określonego w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Związane są one bowiem z posiadaniem lokalu mieszkalnego, w okresie w którym nie był on jeszcze wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej. Zatem brak jest w tej mierze związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem ww. wydatków, a przychodem uzyskanym z prowadzonej działalności gospodarczej, zachowaniem albo zabezpieczeniem tego źródła przychodu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Zauważyć należy, iż ww. wydatki poniesione po oddaniu środka trwałego (lokalu użytkowego) do używania mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, o ile spełniają wymogi, o których mowa w art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą” z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zasady i sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zgodnie z § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe którymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych\-oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do treści § 13 ww. rozporządzenia, za dowód księgowy uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto niektóre wydatki, ściśle określone w § 14 rozporządzenia, mogą być udokumentowane za pomocą tzw. dowodów wewnętrznych.

Zaznaczyć przy tym należy, iż cytowane przepisy ww. rozporządzenia zawierają zamknięty katalog dokumentów, mogących stanowić podstawę dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Stosownie do pkt 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w Załączniku Nr 1 do ww. rozporządzenia, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia.

Z wniosku wynika m.in., iż Wnioskodawca zakupił lokal mieszkalny z przeznaczeniem na działalność gospodarczą. W związku z tym poniósł wydatki związane z opłatami na fundusz eksploatacyjny, fundusz remontowy, ryczałtem za wodę, ścieki, c.o., śmieci, udokumentowane notą obciążeniową wystawioną przez Wspólnotę Mieszkaniową.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, iż noty obciążeniowe, nie zostały wyszczególnione w ww. rozporządzeniu, jako dowody księgowe. Co do zasady nie mogą więc one dokumentować kosztów uzyskania przychodów. Zatem podstawą wpisu przedmiotowych wydatków w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów winny być inne dokumenty, o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, jeżeli zawierają dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. Jeżeli zatem nota obciążeniowa, o której mowa we wniosku zawiera ww. dane, a Wnioskodawca nie jest w stanie uzyskać na udokumentowanie przedmiotowych kosztów innych dowodów (np. faktur, refaktur, itp.) to nota ta może stanowić podstawę do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W świetle powyższego, ww. wydatki, udokumentowane notą obciążeniową poniesione po oddaniu środka trwałego (lokalu użytkowego) do używania, z ww. zastrzeżeniem, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, podlegające ujęciu w kolumnie 13 prowadzonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów, o ile poniesione zostaną w celu uzyskania przychodu z tej działalności.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienić należy, iż w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego, możliwości zastosowania indywidualnej stawki amortyzacyjnej oraz sposobu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wskazanych we wniosku wydatków, poniesionych na zakup i przystosowanie nieruchomości lokalowej na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej oraz w zakresie podatku od towarów i usług, wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, 43-300 Bielsko-Biała, ul. Traugutta 2a.