Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-1116/08/LŻ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-02-18
Teza: Wystawianie faktur elektronicznych z udziałem firmy zewnętrznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura korygująca; odbiór-potwierdzenie odbioru
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko S.A., przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2008r. (data wpływu 2 grudnia 2008r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 grudnia 2008r. (data wpływu 10 grudnia 2008r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur elektronicznych z udziałem firmy zewnętrznej **– jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 grudnia 2008r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 4 grudnia 2008r. (data wpływu 10 grudnia 2008r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur elektronicznych z udziałem firmy zewnętrznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka świadczy usługi na rzecz różnych podmiotów, w tym m.in. na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób prawnych.

Z uwagi na rosnącą liczbę dokonywanych transakcji Spółka zamierza rozpocząć wystawianie faktur dokumentujących świadczenie usług w formie elektronicznej. Obowiązki związane z fakturowaniem elektronicznym zostaną powierzone firmie zewnętrznej (w dalszej części zwanej „Usługodawcą").

Schemat współpracy pomiędzy Spółką a Usługodawcą będzie przedstawiał się następująco:

1.  Usługodawca, działając w imieniu Spółki, uzyska od klientów Spółki potwierdzenie, iż akceptują oni wystawianie faktur w formie elektronicznej. Potwierdzenie zostanie uzyskane bądź w formie elektronicznej przez serwis internetowy lub w formie pisemnej;
2.  Spółka wystawi i prześle do Usługodawcy fakturę elektroniczną za pośrednictwem systemu EDI. Dane do wszystkich faktur dla danego okresu rozliczeniowego (miesiąca) będą wysłane w jednym pliku;
3.  Po zmianie technicznego formatu faktur przesłanych przez Spółkę i złożeniu oświadczenia przez Usługodawcę, iż zachowane zostaną warunki Rozporządzenia , Usługodawca dokona prezentacji faktury na stronie internetowej, będzie przechowywał tę fakturę w formie elektronicznej i prześle ją do klienta przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego Usługodawcy (Spółka udzieli Usługodawcy pełnomocnictwa do wysłania faktury przy zastosowaniu podpisu elektronicznego Usługodawcy);
4.  Usługodawca zapewni możliwość wydrukowania faktury. Faktura będzie przechowywana i udostępniana organom podatkowym i kontroli skarbowej w formie elektronicznej;
5.  Struktura przedstawiona w punktach od 1 do 4 zostanie zastosowana również w odniesieniu do faktur korygujących;
6.  Ponadto Usługodawca prześle klientowi fakturę korygującą w ten sposób, że będzie ona dostępna na jego urządzeniach informatycznych albo za pomocą poczty elektronicznej lub serwisu internetowego i przekaże informację o takim udostępnieniu Spółce. Klient poprzez (1) zalogowanie się do serwisu lub (2) potwierdzenie otrzymania wiadomości elektronicznej (za pomocą automatycznego komunikatu wysłanego przez system informatyczny odbiorcy faktury elektronicznej, w domyśle klienta poczty elektronicznej) lub pobrania pliku (fakt pobrania z serwisu zostanie zapisany w logu systemowym) lub (3) poprzez sam fakt korzystania z serwisu i upoważnienie Usługodawcy do potwierdzania w jego imieniu otrzymania faktury korygującej potwierdzi jej otrzymanie, a Usługodawca przekaże taką informację Spółce w postaci elektronicznego raportu.

Zastosowany schemat może zostać zilustrowany następująco:

SCHEMAT

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy dopuszczalne jest uzyskanie od Klientów przez Usługodawcę (w imieniu Spółki) potwierdzenia w formie elektronicznej lub pisemnej, iż akceptują oni wystawianie faktur w formie elektronicznej?
2.  Jeśli odpowiedź na pytanie nr 1 jest twierdząca - czy dopuszczalne jest otrzymanie przez Usługodawcę potwierdzenia w formie elektronicznej (potwierdzenie za pomocą systemu EDI poprzez stronę internetową), iż klienci akceptują wystawianie faktur w formie elektronicznej?
3.  Czy dopuszczalne jest zastosowanie schematu fakturowania elektronicznego przedstawionego w punkcie I (STAN FAKTYCZNY NR 1)?
4.  Czy złożenie przez Usługodawcę oświadczenia o zachowaniu warunków Rozporządzenia jest wystarczające w analizowanej strukturze?
5.  Czy dopuszczalne jest potwierdzenie odbioru faktur korygujących poprzez (1) zalogowanie się klienta do serwisu lub (2) potwierdzenie otrzymania wiadomości elektronicznej (za pomocą automatycznego komunikatu wysłanego przez system informatyczny odbiorcy faktury elektronicznej, w domyśle klienta poczty elektronicznej) lub pobrania pliku (fakt pobrania z serwisu zostanie zapisany w logu systemowym) lub (3) sam fakt korzystania z serwisu internetowego Usługodawcy i upoważnienie go do potwierdzenia w jego imieniu otrzymania faktury korygującej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1

Zdaniem Spółki dopuszczalne jest uzyskanie przez Usługodawcę w imieniu Spółki potwierdzenia w formie elektronicznej lub pisemnej, iż klienci akceptują wystawianie faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 3 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie e-faktur, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Brzmienie powyższego przepisu jest zgodne z odpowiednimi uregulowaniami Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. (dalej: „Dyrektywa"). Art. 232 Dyrektywy stanowi, iż faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Ani wspomniane uregulowania krajowe, ani wspólnotowe, nie wskazują na konieczność uzyskania akceptacji klienta bezpośrednio przez podmiot mający dostarczać towary lub świadczyć usługi na rzecz nabywcy towarów i usług decydującego się na akceptację fakturowania w formie elektronicznej.

Ad. 2

Zdaniem Spółki dopuszczalne jest otrzymanie przez Usługodawcę potwierdzenia w formie elektronicznej przesłanego za pomocą EDI poprzez stronę internetową.

Zgodnie z § 3 pkt 2 Rozporządzenia w sprawie e-faktur akceptacja dotycząca fakturowania elektronicznego może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio, co oznacza, iż w świetle Rozporządzenia akceptacja powinna być przesłana z zabezpieczeniem przez bezpieczny podpis elektroniczny lub wymianę danych elektronicznych (EDI).

Ad. 3

Zdaniem Spółki dopuszczalne jest zastosowanie schematu fakturowania elektronicznego przedstawionego w punkcie I (STAN FAKTYCZNY NR 1).

3.1. Wystawienie faktur elektronicznych

Zgodnie z § 2 Rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do § 4 pkt 2 Rozporządzenia w sprawie e-faktur, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Biorąc pod uwagę uregulowania przedstawione powyżej, w opinii Spółki brak jest przeciwwskazań dla wystawiania przez nią faktur w formie elektronicznej.

3.2. Przesłanie faktury elektronicznej do Usługodawcy za pośrednictwem EDI.

Jak zostało wskazane powyżej, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Elektroniczna wymiana danych została określona w Rozporządzeniu w sprawie e-faktur poprzez odniesienie do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Umowa ta została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych. Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. Kontrahenci mający zamiar korzystać z tej formy przesyłania danych mają obowiązek zawrzeć dwustronną umowę regulującą wymianę danych elektronicznych. Zgodnie z par. 4 pkt 2 Rozporządzenia w sprawie e-faktur, zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (w formie EDI) powinna zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza natomiast możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury.

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż zalecenia Komisji Europejskiej pozostawiają stronom umowy swobodę w określaniu poszczególnych zapisów umowy.

W analizowanej sytuacji Usługodawca wystąpi w roli operatora informatycznego, który po otrzymaniu faktur elektronicznych poprzez system EDI dokona ich technicznego przeformatowania tak, by możliwe było przesłanie faktury klientowi z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

3.3. Dokonanie przez Usługodawcę segmentacji danych i zmiany formatu faktury w celu prezentacji na stronie internetowej Usługodawcy

W opinii Spółki, zmiana przesyłanej faktury elektronicznej w zakresie formatu technicznego przy zachowaniu niezmienionej zawartości merytorycznej przesyłanych danych jest dopuszczalna, pod warunkiem, że zmiana formatu umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku.

Faktura elektroniczna jest tworzona i przesyłana w ramach funkcjonowania systemów informatycznych jako dokument zawierający szereg znaków nieczytelnych lub trudno czytelnych dla człowieka. Przedstawienie faktury elektronicznej w czytelnej postaci jest możliwe dopiero po odwzorowaniu wskazanych ciągów znaków na podstawie algorytmów i oprogramowania na ekran monitora lub w formie wydruku na papierze.

W analizowanym schemacie Usługodawca będzie pełnił rolę podmiotu pośredniczącego w przekazaniu faktury do klienta, a tym samym będzie miał za zadanie jej przeformatowanie w sposób zapewniający czytelność faktury zarówno w postaci elektronicznej na stronie internetowej Usługodawcy oraz faktury elektronicznej przesłanej przez Usługodawcę do klienta przy zastosowaniu podpisu elektronicznego.

Biorąc pod uwagę specyfikę dokumentu, jakim jest faktura elektroniczna, należy stwierdzić, iż faktura elektroniczna znajdująca się u klienta po jej przesłaniu drogą elektroniczną (lub zamieszczona na stronie internetowej Usługodawcy) powinna być tym samym elektronicznym zestawem danych, co faktura zachowana w systemie Usługodawcy. To Usługodawca będzie bowiem odpowiedzialny za przechowywanie faktur w formie elektronicznej.

Rozporządzenie w § 4 i § 6 ust. 5 i 6 wymaga zagwarantowania integralności treści wystawianych i przesyłanych faktur w formie elektronicznej. W konsekwencji Spółka, stosując odpowiednie procedury jest zobowiązana zapewnić zachowanie wszystkich danych dotyczących faktur zestawionych w sposób nierozerwalny w jedną całość, oddającą istotę wystawionej faktury. W przypadku faktur elektronicznych dokumentem źródłowym (podlegającym ocenie) jest faktura w postaci zapisu elektronicznego, natomiast wydruk stanowi graficzne i czytelne przedstawienie zawartych w niej danych. Zatem, gdy sposób wydruku (jak również wyświetlenia na monitorze) nie powoduje zniekształcenia jej pierwotnej treści (przekazu informacji), należy uznać, iż forma graficzna nie ma znaczenia. Ponadto, należy zwrócić uwagę, iż istotą elektronicznego przesyłania faktur jest zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją przesyłanego ciągu nieczytelnych znaków (tj. formatu). Natomiast forma graficzna powinna zawierać wszystkie elementy wymagane dla faktury VAT, przy czym nie ma obowiązku ich prezentowania w identycznej formie. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 września 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 1054/07), zgodnie z którym e-faktury mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane pod warunkiem, iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku.

Podsumowując, integralność wymagana przez Rozporządzenie zostaje również zachowana, gdy wydruk na papierze faktury elektronicznej lub jej wersja czytelna na ekranie monitora różnią się między sobą formą graficzną w systemach komputerowych wystawcy i odbiorcy faktury (przy założeniu, że mają taką samą treść). W związku z powyższym, w opinii Spółki, dokonanie przez Usługodawcę segmentacji danych i zmiany formatu faktury w celu prezentacji na stronie internetowej Usługodawcy oraz jej późniejszego przesłania do klientów nie przeciwstawia się regulacjom zawartym w Rozporządzeniu w sprawie e-faktur. Spółka pragnie dodatkowo podkreślić, iż w celu dodatkowego zabezpieczenia niezmienności danych na fakturze przesłanych do Usługodawcy przez Spółkę i otrzymanych od Usługodawcy przez klientów, Usługodawca złoży oświadczenie o zachowaniu warunków rozporządzenia (w tym, że dane nie zostaną zmienione).

3.4. Prezentacja faktury na stronie internetowej Usługodawcy

W analizowanym schemacie, po zmianie formatu faktury (przy zachowaniu oryginalnej treści), Usługodawca dokona jej prezentacji na stronie internetowej. Zdaniem Spółki prezentowanie faktur na stronie internetowej nie stanowi przeszkody w realizacji procesu wystawiania faktur elektronicznych.

3.5. Przesłanie faktury elektronicznej do klienta przy zastosowaniu podpisu elektronicznego Spółki

Przepis § 4 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie e-faktur stanowi, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (dalej „Ustawa o podpisie elektronicznym"), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z przepisem art. 3 pkt 2 Ustawy o podpisie elektronicznym, bezpiecznym podpisem elektronicznym jest podpis elektroniczny, który:

1.  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
2.  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego
3.  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest nierozpoznawalna.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 3 pkt 3 wspomnianej Ustawy, osobą składającą podpis elektroniczny jest osoba fizyczna posiadająca urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, która działa w imieniu własnym albo w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż nie ma przeszkód by w analizowanym przez nas schemacie Spółka udzieliła Usługodawcy pełnomocnictwa do przesłania faktury przy zastosowaniu podpisu elektronicznego Usługodawcy a następnie, by Usługodawca przesłał do Klienta fakturę elektroniczną zabezpieczoną swoim podpisem elektronicznym.

Powyższe stanowisko potwierdza postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydane 6 września 2006 r. przez Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego (sygn. 1472/RPP1/443-452/06/SAPI) w Warszawie, w którym uznano, iż faktura elektroniczna, sygnowana bezpiecznym podpisem elektronicznym, należącym do osoby fizycznej działającej w imieniu Spółki (nawet jeżeli ta osoba jest pracownikiem innej firmy) i posiadającej upoważnienie Spółki do zabezpieczania faktur podpisem elektronicznym, spełnia wymogi określone w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych.

Ad. 4

Zdaniem Spółki złożenie przez Usługodawcę oświadczenia o zachowaniu warunków Rozporządzenia w sprawie e-faktur jest wystarczające w analizowanej strukturze.

W § 4 pkt 2 Rozporządzenia w sprawie e-faktur zastrzeżono, iż warunkiem wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści przez wymianę danych elektronicznych zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zdaniem Spółki Usługodawca może za pomocą pisemnego oświadczenie zagwarantować, że w procesie fakturowania elektronicznego spełnione są wszystkie warunki przewidziane w Rozporządzeniu, w szczególności, iż w całym procesie (pomiędzy Spółką a klientem) zachowana zostaje autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Ad. 5

W odniesieniu do sposobu potwierdzenia odbioru korekty faktury (lub samej faktury), zdaniem Spółki, w obowiązujących przepisach prawa podatkowego brak jest szczegółowych regulacji w tym zakresie. W konsekwencji potwierdzenie takie może być dokonane w każdej formie pozwalającej na jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę korygującą.

Przepisy prawa podatkowego nie definiują jednakże pojęcia „otrzymania". Zgodnie z wykładnią językową przez pojęcie „otrzymać" należy rozumieć „stać się odbiorcą czegoś, dostać coś w darze lub w zamian za coś". W konsekwencji momentem otrzymania faktury korygującej przez nabywcę będzie moment, w którym faktura elektroniczna będzie dostępna dla odbiorcy faktury na jego urządzeniach informatycznych.

Stosownie do § 5 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie e-faktur również faktury korygujące winny być wystawione w tej samej formie, w której wystawione i przesłane zostały faktury pierwotne (w obydwu przedstawionych stanach faktycznych jest to forma elektroniczna). Zgodnie bowiem ze wskazanym przepisem faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. W konsekwencji potwierdzenie odbioru faktury korygującej może stanowić między innymi potwierdzenie z systemu otrzymania korekty faktury przez odbiorcę.

W opinii Spółki potwierdzenie odbioru faktur korygujących poprzez (1) zalogowanie się klienta do serwisu lub (2) potwierdzenie otrzymania wiadomości elektronicznej lub (3) sam fakt korzystania z serwisu internetowego Usługodawcy i upoważnienie go do potwierdzenia w jego imieniu otrzymania faktury korygującej stanowi wystarczające potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez klienta. Systemy informatyczne stosowane w przypadku każdego z rozwiązań pozwalają bowiem na ustalenie momentu, w którym klient uzyskał dostęp do faktury korygującej.

Zaprezentowane stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 2007 r. (sygn. LPP2/443-55/07-2/IM), zgodnie z którą w przypadkach wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej, sprzedawca jest bezwzględnie zobowiązany do otrzymania potwierdzenia odbioru tej faktury. Potwierdzenia takiego dokonuje nabywca towarów i usług, jako adresat przedmiotowego dokumentu i może mieć dowolną formę. Żaden bowiem przepis nie stanowi, iż musi to nastąpić w specjalnej formie. Potwierdzenie takie może więc być dokonane w każdej formie, która pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę. Automatyczny komunikat wysłany przez system informatyczny odbiorcy faktury elektronicznej o jej pobraniu w bazie danych (log systemowy), zawierający numer klienta, dokładny czas zdarzenia, numer IP komputera z którego miało miejsce pobranie faktury będzie wystarczającym potwierdzeniem odbioru faktury korygującej przez nabywcę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Ad.1 i Ad. 2

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Jednocześnie zgodnie z art. § 3 ust. 1-4 ww. rozporządzenia faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

W myśl § 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, nie definiuje pojęcia wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy realizujący opodatkowane dostawy powinni wystawiać faktury w celu dokumentowania tych czynności. Ustawa o VAT nie nakłada na podmioty wystawiające faktury żadnych innych wymogów. Pozostałe wymogi określone są w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) określa zasady wystawiania faktur. Zasady dotyczące wystawiania faktur elektronicznych określone są natomiast w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Polskie przepisy o VAT (w tym przepisy wykonawcze do ustawy o VAT), nie precyzują kwestii wystawiania faktur w imieniu dostawcy przez podmiot trzeci (fakturowanie przez podmiot trzeci). Przepisy te nie wykluczają jednak takiej możliwości. A zatem nie można stwierdzić, że wystawianie faktur w imieniu dostawcy przez podmiot trzeci jest niedozwolone. Należy również podkreślić, że polskie przepisy o VAT należy interpretować zgodnie ze stosownymi przepisami wspólnotowymi.

Krajowe przepisy o VAT nie odnoszą się do zagadnienia fakturowania przez podmiot trzeci, odpowiednie uregulowania w tym zakresie wprowadza jednak Dyrektywa Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. UE L 347, ze zm.). Zgodnie z art. 220 Dyrektywy, każdy podatnik powinien upewnić się, że faktura została wystawioną przez niego, nabywcę towarów lub usług, bądź w jego imieniu i na jego rzecz przez podmiot trzeci. Należy podkreślić, że przepis ten odnosi się zarówno do faktur wystawionych w formie papierowej, jak i do faktur elektronicznych.

Powyższy przepis Dyrektywy nakłada obowiązek wprowadzenia przepisów dotyczących fakturowania przez podmiot trzeci w prawie krajowym wszystkich państw członkowskich (przepisy te są bezwarunkowe i nie są przewidziane żadne zwolnienia ani preferencyjne zasady ograniczające zakres stosowania fakturowania przez podmioty trzecie).

W myśl powyższego fizyczne wystawienie faktur przez Usługodawcę na podstawie pełnomocnictwa będzie równoznaczne z ich wystawieniem przez Dostawcę. Zatem dopuszczalne jest uzyskanie potwierdzenia od klientów przez Usługodawcę, iż akceptują wystawianie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja taka może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej.

W tym zakresie stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Ad. 4

Na podstawie § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

W przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne, zgodnie z ust. 2 ww. rozporządzenia, uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Ponadto zgodnie z treścią zawartą w § 6 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur. W myśl ust. 2 cytowanego artykułu wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Powyżej przytoczone regulacje wskazują fakt, iż w celu przesyłu faktur elektronicznych, faktury te winny być przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej z dostępem on-line do archiwum faktur elektronicznych, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zatem opisany we wniosku sposób wystawiania i przesyłu faktur odbiorcy wskazuje, iż odbywać się on będzie na zasadzie on-line czyli zgodnie z § 2 wymienionego rozporządzenia.

Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, czyli wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Spełnienie tych kryteriów wiąże się z zastosowaniem się do treści zawartej w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, co oznacza, iż faktury elektronicznie muszą być podpisane elektronicznie lub przesyłane poprzez Elektroniczną Wymianę Danych (z ang. EDI - Electronic Data Interchange).

Faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450 ze zm.), gdy dane służące do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny weryfikowane są za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który jest wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.

Natomiast przesyłanie poprzez system EDI, oznacza stan gdy przesyłanie to zostało poprzedzone zawarciem umowy pomiędzy wystawcą i odbiorcą faktur, dotyczącej wymiany faktur elektronicznych przewidującej stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, uwzględniającej postanowienia umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 roku nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338).

Reasumując należy uznać, iż o ile przedstawione we wniosku procedury przesyłania faktur, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, zawarte będą w umowie i zapewnią autentyczność i integralność faktur, to spełnione będą wymogi zawarte w § 4 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia. Podkreśla się, że procedury gwarantujące zachowanie wymogów przepisów prawa podatkowego winny wynikać z zawartej umowy o świadczenie usług EDI, a nie z odrębnego oświadczenia usługodawcy.

W tym zakresie stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe.

Ad. 5

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ww. ustawy o VAT w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się, zgodnie z ust. 4b ww. artykułu:

1.  w przypadku eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
2.  wobec nabywców, na których rzecz jest dokonywana sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy.

Jednocześnie zgodnie z ust. 4c przepis ust. 4a stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

W myśl przytoczonych wyżej przepisów, sprzedawca jest bezwzględnie zobowiązany do otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Potwierdzenia takiego dokonuje nabywca towarów i usług, jako adresat przedmiotowego dokumentu i może mieć dowolną formę. Żaden bowiem przepis nie stanowi, iż musi to nastąpić w specjalnej formie. Potwierdzenie takie może więc być dokonane w każdej formie, która pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę. Stąd też potwierdzenie otrzymania wiadomości elektronicznej (za pomocą automatycznego komunikatu wysłanego przez system informatyczny odbiorcy faktury elektronicznej, w domyśle klienta poczty elektronicznej) lub pobrania pliku (fakt pobrania z serwisu zostanie zapisany w logu systemowym) będzie, w ocenie tut. organu, wystarczającym potwierdzeniem odbioru faktury korygującej przez nabywcę, przy czym potwierdzenia te winny być przechowywane w formie elektronicznej na serwerze Spółki.

W tym zakresie stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Ad. 3

Schemat przesyłania faktur oraz wystawiania faktur w formie elektronicznej przedstawiony przez Wnioskodawcę jest prawidłowy o ile spełnia wymogi określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy uznaje się za prawidłowe.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy całościowo należało uznać za nieprawidłowe.

Przedstawiony przez Wnioskodawcę we wniosku „drugi stan faktyczny” będzie przedmiotem odrębnej interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.