Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-781/13/UH
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-09-20
Teza: Dokumentowanie zwrotu lub reklamacji towaru na podstawie innego od paragonu fiskalnego dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży
Słowa kluczowe: dokumentowanie; kasa-kasa rejestrująca; paragon; reklamacje; zwrot
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 czerwca 2013r. (data wpływu 26 czerwca 2013r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania zwrotu lub reklamacji towaru na podstawie innego od paragonu fiskalnego dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 czerwca 2013r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania zwrotu lub reklamacji towaru na podstawie innego od paragonu fiskalnego dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Nowe przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 14 marca 2013r. w sprawie kas rejestrujących, dotyczące zwrotu towaru, reklamacji oraz pomyłek obowiązujące od 1 kwietnia 2013r. wskazują na szczegółowy sposób postępowania w zakresie dokumentowania ww. operacji. § 3 ust. 4 rozporządzenia określa elementy, które powinna zawierać ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji. Z § 3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących z dnia 14 marca 2013r. wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji, które skutkują zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji, do której należy dołączyć „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Ustawodawca nie określił wprost co jest takim dokumentem. Zdarza się, że klient zwracając lub reklamując towar nie posiada oryginału paragonu. System obsługi sprzedaży i system ewidencji magazynowej Wnioskodawcy generuje dokumenty, które potwierdzają dokonanie sprzedaży. Na ich podstawie jest możliwe zidentyfikowanie zakupionego towaru, ustalenie wartości netto, VAT należnego i brutto. W przypadku zwrotu towaru bądź reklamacji przez klienta nieposiadającego podstawowego dokumentu jakim jest oryginał paragonu, Wnioskodawca dokonywał zwrotu całości lub części należności z tytułu sprzedaży na podstawie posiadanych dokumentów w systemie, dołączonych do ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w związku z zagubieniem paragonu fiskalnego przez nabywcę dokonującego zwrotu towaru lub zgłaszającego reklamację, „dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży” określonym w § 3 ust. 1 pkt 6 może być :

*   specyfikacja do paragonu z określeniem daty fiskalizacji, rodzajem towaru, wartościami netto, VAT należny i brutto, wygenerowana przez system sprzedaż obsługujący jednostkę
*   wydruk z pamięci kasy fiskalnej
*   potwierdzenie dokonania zapłaty (dokument KP odbioru gotówki lub potwierdzenia zapłaty kartą płatniczą)
*   karta gwarancyjna wydana z towarem
*   inny dokument uwiarygodniający fakt, że klient towar zamówił, kupił i zapłacił za niego Wnioskodawcy?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Wnioskodawca uważa, że wymienione w pytaniu dokumenty inne niż oryginał paragonu fiskalnego mogą być uznane za „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”, o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących z dnia 14 marca 2013r. i mogą one być podstawą do dokonania korekty sprzedaży. Wnioskodawca uważa za zgodne z przepisami podatkowymi dołączenie ich do ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji. Gdyby zamiarem Ministra Finansów było wprowadzenie obowiązku udokumentowania zwrotu towaru wyłącznie na podstawie paragonu fiskalnego to ściśle określiłby nazwę tego dokumentu, w przypadku braku takiego zapisu Wnioskodawca uważa, że prawidłowe będzie wykazanie w ewidencji dokumentów posiadających cechy paragonu fiskalnego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przepis art. 111 ustawy określa generalną zasadę, z której wynika, iż obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem kryterium decydującym o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy towarów lub wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Zaznaczenia wymaga, iż kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową, ma ona charakter ewidencji sprzedaży. Ewidencja prowadzona na kasie rejestrującej jest niezależna od ewidencji, której prowadzenia wymagają inne przepisy w szczególności art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Ewidencja prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy bowiem tylko części sprzedaży podatnika ściśle wskazanej w art. 111 ust. 1 ustawy. Jest to przede wszystkim sprzedaż niedokumentowana fakturami, czyli objęta wyjątkiem od zasady, że podatnik podatku VAT zobowiązany jest do wystawienia faktur stosownie do unormowań art. 106 ust. 4 ustawy.

Na podstawie art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Natomiast zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

Z treści wniosku wynika, iż u Wnioskodawcy zdarzają się sytuację, gdy klient zwracając lub reklamując towar nie posiada oryginału paragonu. System obsługi sprzedaży i system ewidencji magazynowej Wnioskodawcy generuje dokumenty, które potwierdzają dokonanie sprzedaży. Na ich podstawie jest możliwe zidentyfikowanie zakupionego towaru, ustalenie wartości netto, VAT należnego i brutto. W przypadku zwrotu towaru bądź reklamacji przez klienta nieposiadającego podstawowego dokumentu jakim jest oryginał paragonu, Wnioskodawca dokonuje zwrotu całości lub części należności z tytułu sprzedaży na podstawie posiadanych dokumentów w systemie, dołączonych do ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji.

Mając na uwadze cytowane wyżej przepisy, a także sytuację opisaną we wniosku należy stwierdzić, że zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży, bezspornie pomniejszać będą obrót. Jednakże, aby zwroty i reklamacje te mogły zostać uwzględnione w deklaracji VAT-7 muszą zostać udokumentowane prawidłowymi i rzetelnym dowodami księgowymi.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz warunki używania kas rejestrujących zawarte zostały w obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2013r.rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 15 marca 2013r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013r. poz. 363).

Stosownie do zapisów ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży (§ 2 pkt 12).

Natomiast zgodnie z § 2 pkt 11 ww. rozporządzenia, przez pamięć fiskalną kasy rozumie się urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Ww. cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania za pomocą kasy rejestrujacej zwrotu bądź reklamacji towarów. Czynności takie należy objąć odrębną ewidencją.

Zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

W myśl § 3 ust. 4 rozporządzenia, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1.  datę sprzedaży;
2.  nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3.  termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4.  wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5.  zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6.  dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7.  protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Z ww. przepisów wynika, że możliwość pomniejszenia obrotu m. in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów lub reklamacja może nastąpić pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwroty te zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie uzależniają pomniejszenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów od posiadania przez podatnika oryginału paragonu fiskalnego, potwierdzającego zakup towaru.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m. in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku, np. zwrotu towaru, lub reklamacji towaru. W przypadku dokonania zwrotu towaru sprzedawca powinien zatrzymać paragon fiskalny. Zasadą jest więc dokonywanie korekty obrotu i podatku należnego przy jednoczesnym zwrocie (okazaniu) przez klienta paragonu fiskalnego.

Jednocześnie podkreślić należy, iż paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.

Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa § 3 ust. 4 rozporządzenia.

Uwzględniając powołane wyżej przepisy prawa podatkowego na tle przedstawionego we wniosku opisu sprawy należy stwierdzić, iż wymienione przez Wnioskodawcę inne niż paragon fiskalny dokumenty, takie jak:

*   specyfikacja do paragonu z określeniem daty fiskalizacji, rodzajem towaru, wartościami netto, brutto i podatku należnego,
*   wygenerowana przez system sprzedaż obsługujący jednostkę,
*   wydruk z pamięci kasy fiskalnej,
*   potwierdzenie dokonania zapłaty (dokument KP odbioru gotówki lub potwierdzenia zapłaty kartą płatniczą),
*   karta gwarancyjna wydana z towarem,
*   inny dokument uwiarygodniający fakt, że klient towar zamówił, kupił i zapłacił,

w sytuacji, gdy umożliwiają zidentyfikowanie zakupionego towaru, mogą być uznane jako dowód potwierdzający dokonanie sprzedaży.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego …, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – tj. Dz. U. z dnia 14 marca 2012r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.