Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-2.4011.846.2025.2.IM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-12-31
Teza: Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z
tytułu podróży służbowych.
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza-pozarolnicza
działalność gospodarcza
koszt-koszty uzyskania przychodów
podróż
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania
przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 22

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Pan,
    stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu
    faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 października 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 31 października 2025 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 1 grudnia 2025 r. (wpływ 1 grudnia
    2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego

    Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą „X”.
    Przedmiotem działalności jest świadczenie usług transportowych na rzecz kontrahentów
    krajowych i zagranicznych. Wnioskodawca samodzielnie kieruje pojazdem ciężarowym,
    wykonując przewozy towarów zarówno na terytorium Polski, jak i poza jej granicami, w
    szczególności na obszarze państw Unii Europejskiej. W ramach prowadzonej działalności
    gospodarczej Wnioskodawca odbywa regularne wyjazdy poza miejscowość, w której
    znajduje się siedziba firmy i centrum jej zarządzania (A). Każdy wyjazd jest związany z
    realizacją konkretnego zlecenia transportowego i kończy się powrotem do kraju.
    Wnioskodawca nie prowadzi działalności w formie stałej bazy transportowej poza siedzibą
    firmy — wszystkie trasy mają charakter czasowy i incydentalny, uzależniony od zleceń. W
    związku z tym Wnioskodawca ponosi wydatki związane z podróżami zagranicznymi, w tym
    z tytułu diet określonych w przepisach o podróżach służbowych pracowników. Diety te
    rekompensują zwiększone koszty wyżywienia i utrzymania podczas pobytu za granicą w
    celach zawodowych. Wnioskodawca zamierza zaliczać te diety do kosztów uzyskania
    przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.
    Uzupełnienie wniosku
    Wnioskodawca jest rezydentem RP.
    Forma opodatkowania prowadzonej działalności przez Wnioskodawcę to podatek liniowy.
    Wnioskodawca nie zatrudnia kierowców na umowę o prace ani umowę zlecenie, tylko jako
    przedsiębiorca samodzielnie wykonuje prace kierowcy.

## Pytanie

Czy Wnioskodawca – właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, wykonujący
    samodzielnie przewozy transportowe na terytorium państw Unii Europejskiej, ma prawo
    zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, w
    wysokości nieprzekraczającej limitów określonych dla pracowników?
    Pytanie wynika z uzupełnienia wniosku.
    Pana stanowisko w sprawie
    W ocenie Wnioskodawcy – przysługuje mu prawo zaliczania do kosztów uzyskania
    przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych odbywanych w ramach
    prowadzonej działalności gospodarczej, w wysokości nieprzekraczającej limitów
    określonych w przepisach o podróżach służbowych pracowników. Podróże Wnioskodawcy
    mają charakter podróży służbowych w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, ponieważ są
    wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy i stałe miejsce
    prowadzenia działalności, a ich celem jest wykonanie konkretnych zleceń transportowych,
    które stanowią źródło przychodu.
    Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami
    uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub
    zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Diety z tytułu podróży służbowych spełniają
    ten warunek, gdyż stanowią wydatki związane z wykonywaniem działalności gospodarczej.
    Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej
    organów podatkowych, m.in.:
    - interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 23 czerwca 2023 r., nr 0113-KDIPT2-
      1.4011.314.2023.2.ID,
    - interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 21 marca 2024 r., nr 0115-KDIT3.
      4011.189.2024.2.RS,
    - interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 3 czerwca 2024 r., nr 0113-KDWPT.
      4011.27.2024.2.PPK.

    W przywołanych interpretacjach organ wskazał, że przedsiębiorca prowadzący
    jednoosobową działalność gospodarczą może uznać za koszt uzyskania przychodu diety z
    tytułu podróży służbowych, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych w
    przepisach dla pracowników.
    W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, diety wypłacane samemu sobie w związku z
    podróżami zagranicznymi odbywanymi w celu świadczenia usług transportowych
    stanowią pośredni koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, z
    ograniczeniem wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 52 tej ustawy.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
      wymienionych w art. 23.
    Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną
    spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
    Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów
    podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zostały zawarte w art.
    23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.
    Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży
      służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi
      współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących
      pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego
      ministra.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy
    i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
    Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby
    fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej
    określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do
    przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być
    ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
    Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście
    ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność
    gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do
    wymienionych w nim podmiotów.
    Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych
    wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą,
    ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza
    to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów
    wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości
    diet przysługujących pracownikom.

    Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją
    dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność
    gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze
    przedmiotowym lub podmiotowym. Dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób
    prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.
    W szczególności, przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych
    ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności
    gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o
    świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w
    wykonaniu zawartej umowy.
    Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych
    w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w
    orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie
    jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że
    jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży
    służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w
    zakres podróży służbowych.
    W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie
    przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem
    działalności.
    Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
    wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
    Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca
    2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do
    ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art.
    26f ust. 1, zgodnie z którym:
      Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów
      drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z 26
      czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
    Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność
    gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na
    stanowisku kierowcy.
    Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa
    podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w
    podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w
    art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w
    celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej
    działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów
    uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części
    nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych
    przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i
    Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej.
    Podsumowanie: jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą,
    wykonująca samodzielnie przewozy transportowe na terytorium państw Unii Europejskiej,
    ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej
    wartość diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w części
    nieprzekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    W odniesieniu do powołanych przez Pana interpretacji stwierdzam, że zapadły one w
    indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tę interpretację.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna
      (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z
    dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U.
    z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.