Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/4512-97/15/AŚ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-04-16
Teza: W zakresie prawa do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego) w konkretnych sytuacjach opisanych w zdarzeniu przyszłym
Słowa kluczowe: ewidencja-prowadzenie ewidencji; kasa-kasa rejestrująca; obrót; paragon-paragon fiskalny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 29 stycznia 2015 r. (data wpływu 5 lutego 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego) w konkretnych sytuacjach opisanych w zdarzeniu przyszłym – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 lutego 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego) w konkretnych sytuacjach opisanych w zdarzeniu przyszłym.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

W. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej „Spółką”) zajmuje się sprzedażą odzieży, obuwia oraz akcesoriów za pośrednictwem strony internetowej. Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski i jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, wykonuje czynności opodatkowane. Zgodnie z regulacjami zawartymi w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (zwana dalej „ustawą o VAT”), Spółka dokonując sprzedaży towaru za pośrednictwem strony internetowej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej rejestruje tego typu transakcje na kasie fiskalnej. Klienci zawsze otrzymują dokument sprzedaży w postaci paragonu fiskalnego. Spółka nie skorzystała ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży wysyłkowej na kasie fiskalnej przewidzianej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Spółka posiada wdrożony system informatyczny (zwany dalej „systemem sprzedażowym” lub „systemem”) pozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedanego towaru poprzez zastosowanie unikatowej numeracji poszczególnego asortymentu oraz jednoznaczną identyfikację poszczególnych elementów sprzedaży. W systemie zapisane są również szczegółowe dane na temat zamówień klientów, daty i godziny sprzedaży oraz zastosowanej ceny sprzedaży. System jest zintegrowany z systemem magazynowym oraz księgowym, co pozwala na pełną kontrolę nad ruchem magazynowym oraz prawidłowością ewidencji sprzedaży realizowanej za pośrednictwem strony internetowej. Zgodnie z informacją opublikowaną przez Spółkę na stronie internetowej klient sklepu ma możliwość zwrotu zakupionego towaru w ciągu 30 dni od dnia otrzymania przesyłki. Spółka identyfikuje sprzedaż za pośrednictwem strony internetowej jako umowę zawartą na odległość, stąd na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 maja 2014 o prawach konsumenta (Dz.U. z 2014 r. poz.872), Spółka jest zobligowana do uznania prawa nabywcy towaru do odstąpienia od umowy kupna. Istotnym elementem polityki Spółki jest kształtowanie pozytywnego wizerunku Spółki przez dbanie o zadowolenie klientów. Z uwagi na powyższe Spółka zdecydowała się na dłuższy niż ustawowy termin na zwrot przez klienta zakupionego towaru.

Spółka na stronie internetowej, za pośrednictwem której prowadzi sprzedaż towarów, umieściła informację o wzorze Formularza zwrotu. Formularz zwrotu zawiera następujące dane: imię, nazwisko, dane adresowe, numer konta bankowego, numer telefonu, adres e-mail klienta oraz numer zamówienia, oznaczenie handlowe produktu, nazwę produktu, cenę oraz powód dokonania zwrotu. Na Formularzu znajduje się również miejsce na podpis klienta. Formularz zwrotu jest podpisywany również przez pracownika Spółki. Każdy klient ma możliwość rejestracji w systemie sprzedażowym Spółki. Po rejestracji jako użytkownik systemu posiada on swoje osobiste i niepowtarzalne hasło oraz login, które służą mu do logowania się do systemu, składania zamówień, przeglądania historii swoich zamówień, płatności, wypełnienia formularza zwrotu. Jeśli klient jako zalogowany użytkownik systemu, chce dokonać zwrotu może, korzystając z historii swoich zamówień i zaznaczając konkretną zakupioną jednostkę towarową, która w ramach przewidzianych w regulaminie terminów może być przedmiotem zwrotu, tworzy automatycznie w systemie Formularz zwrotu. Klient postępując zgodnie z instrukcją tworzenia Formularza zwrotu uzupełnia go podanymi powyżej danymi, po czym drukuje formularz, podpisuje, pakuje razem ze zwracanym towarem do paczki i wysyła do Spółki. Spółka pragnie podkreślić, że aby Formularz zwrotu został utworzony, klient musi po pierwsze posługując się swoim osobistym, niepowtarzalnym hasłem zalogować się do systemu sprzedażowego, po drugie klient musi wykonać sekwencję kilku świadomych działań na swoim wirtualnym koncie w systemie sprzedażowym.

Oprócz klientów, którzy składają zamówienia jako zalogowani operatorzy systemu sprzedażowego, zakupów dokonują również klienci, którzy nie rejestrują się w systemie sprzedażowym, tylko dokonują zakupów jednorazowych podając swoje dane na potrzeby tej jednej transakcji sprzedaży. Klienci Ci dokonując zwrotu towaru drukują wzór Formularza zwrotu zamieszczony na stronie sklepu internetowego i wypełniają go ręcznie. Na podstawie danych zawartych w Formularzu zwrotu Spółka dokonuje zwrotu środków pieniężnych klientom. Spółka uznaje wypełniony oraz podpisany Formularz zwrotu jako dokument wymagany przez § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (zwanego dalej „rozporządzeniem”) tj. protokół przyjęcia zwrotu.

W informacji zawartej na stronie internetowej Spółka zastrzega sobie konieczność dołączenia przez klienta do Formularza zwrotu paragonu fiskalnego jako dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży.

Spółka prowadzi ewidencję zwrotów zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia. Ewidencja ta zawiera:

1.  datę sprzedaży,
2.  nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację, opis towaru,
3.  termin dokonania zwrotu towaru,
4.  wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru będącego przedmiotem zwrotu oraz wartość podatku należnego w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
5.  zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
6.  paragon fiskalny lub inny dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
7.  formularz zwrotu podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Z uwagi na specyfikę realizowanej sprzedaży za pośrednictwem Internetu, czyli wysyłkowo, nie jest możliwy osobisty kontakt z klientem, tzn. przybycie klienta do sprzedawcy i sporządzenie na miejscu wszelkich wymaganych przepisami prawa dokumentów. W związku z powyższym Spółka nie jest w stanie zobligować klienta sklepu do zgodnego z wytycznymi, dokładnego wypełnienia Formularza zwrotu czy też dostarczenia wszelkich wymaganych dokumentów, Najczęściej występującymi błędami są: brak podpisu na Formularzu zwrotu oraz brak paragonu fiskalnego stanowiącego załącznik do Formularza. W związku z powyższym Spółka rozważa możliwość wykazania innych dowodów będących podstawą do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej. Spółka rozważa w przypadku braku załączonego do Formularza zwrotu paragonu fiskalnego uznanie jako dokument potwierdzający sprzedaż wydruk z systemu sprzedaży zawierający szczegóły danej transakcji sprzedaży.

W przypadku braku podpisu klienta na Formularzu zwrotu Spółka rozważa uznanie za dowody dające prawo do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej:

1.  w przypadku klientów zarejestrowanych wypełniających Formularz zwrotu po zalogowaniu osobistym hasłem do systemu sprzedażowego, uznać, że ów login oraz hasło stanowią niejako elektroniczny podpis klienta,
2.  w przypadku klientów wypełniających ręcznie Formularz zwrotu dołączoną do Formularza zwrotu korespondencję mailową z klientem w której klient potwierdzi dokonanie zwrotu towaru wraz z wydrukiem transakcji magazynowej z przyjęcia zwróconego towaru.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka może uznać Formularz zwrotu jako protokół przyjęcia zwrotu o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r w sprawie kas rejestrujących, uprawniający Spółkę do uwzględnienia zwrotu towaru w ewidencji korekt?
2.  Czy Spółka za dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, o którym mowa w § 3 ust. 4. pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, uprawniający Spółkę do uwzględnienia zwrotu towaru w ewidencji korekt, może uznać wydruk z systemu sprzedażowego zawierający szczegóły danej transakcji sprzedaży?
3.  Czy w przypadku braku podpisu klienta na Formularzu zwrotu wypełnionym przez klienta zarejestrowanego po zalogowaniu osobistym hasłem do systemu sprzedażowego Spółka jest uprawniona do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego)?
4.  Czy w przypadku braku podpisu klienta na Formularzu zwrotu wypełnionego ręcznie przez klienta Spółka jest uprawniona do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego) jeśli jako dokument dodatkowy przedstawi dołączoną do Formularza zwrotu korespondencję mailową z klientem w której klient potwierdzi dokonanie zwrotu towaru wraz z wydrukiem transakcji magazynowej z przyjęcia zwróconego towaru?

Stanowisko Wnioskodawcy:

W myśl art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT przez pojęcie sprzedaży należy rozumieć zarówno odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Z powyższych przepisów zatem wynika, iż warunkiem powstania obowiązku ewidencjonowania danego zdarzenia (sprzedaży) przy zastosowaniu kasy rejestrującej jest powstanie obrotu. Ponadto zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania obniża się o: kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen, wartość zwróconych towarów i opakowań, zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło, wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Z brzmienia ww. przepisu wynika, że możliwość pomniejszenia obrotu między innymi o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów może nastąpić pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwroty te zostały wystarczająco udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z delegacją ustawową zawartą w art. 111 ust. 7a pkt 1 ustawy o VAT, Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym o zastosowaniu specjalnym dla specyficznego rodzaju działalności, oraz warunki używania kas przez podatników, uwzględniając potrzebę właściwego ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas przez tych podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku.

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku jednak, gdy zwroty towarów skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, należy je ująć w odrębnej ewidencji (§ 3 ust. 4 ww. rozporządzenia). Ewidencja ta powinna zawierać:

1.  datę sprzedaży,
2.  nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
3.  termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
4.  wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
5.  zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
6.  dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
7.  protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Prowadzenie przez podatnika ewidencji zwrotu towarów, która będzie zawierać wszystkie wskazane powyżej informacje, umożliwia skorygowanie dokonanego obrotu o wartość otrzymanych zwrotów. Spółka prowadzi taką ewidencję.

Ad.1.

W ocenie Spółki, w przypadku zwrotu zakupionych towarów, za protokół przyjęcia zwrotu towaru o którym mowa w § 3 ust. 4 punkt 7 rozporządzenia można uznać stosowany przez Spółkę Formularz zwrotu. Na Formularzu zwrotu znajdują się takie dane jak: imię, nazwisko, dane adresowych, numer konta bankowego oraz numer zamówienia, oznaczenie handlowe produktu, nazwę produktu, cenę oraz powód dokonania zwrotu. Formularz jest podpisany zarówno przez klienta jak i sprzedawcę. Zdaniem Spółki Formularz zwrotu odsyłany przez klienta wraz ze zwracanym towarem zawiera wszelkie elementy, konieczne do uznania go za dokument, o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia, tj. protokół przyjęcia zwrotu towaru.

Ad.2.

Zdaniem Spółki przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących nie uzależniają prawa do pomniejszenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów od posiadania przez podatnika oryginału paragonu fiskalnego. Spółka pragnie zauważyć, iż oryginał paragonu fiskalnego nie jest jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży. Potwierdzenie nabycia zwracanego przez nabywcę towaru, na podstawie innych dokumentów, niż oryginał paragonu fiskalnego nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W przypadku braku przedmiotowego paragonu, Spółka ma prawo oprzeć się na innych dowodach, które będą dokumentowały i potwierdzały dokonanie sprzedaży zgodnie z wymogiem § 3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia. Powyższe stanowisko Spółki znajduje odzwierciedlenie w interpretacji podatkowej z dnia 2 grudnia 2014 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (sygn. sprawy: IPTPP4/443-617/14-6/JM), w której Organ stwierdził, iż „Wnioskodawca ma prawo w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego jako dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 6 ww. rozporządzenia, wykorzystać dokumenty takie jak: dowód zapłaty kartą kredytową, dowód przelewu na konto sprzedawcy, potwierdzenie zapłaty za towar kartą płatniczą (wydruk z terminala), wyciąg z rachunku bankowego, potwierdzenie zawarcia umowy sprzedaży przesłane za pomocą poczty e-mail. W związku z tym posiadanie przez Stronę ww. dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży jak również prowadzenie ewidencji o której mowa w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia zawierającej wszystkie wymagane dane oraz sporządzanie protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę są wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług a tym samym dokonania korekty podatku należnego. Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zmniejszenia obrotu oraz kwoty podatku należnego w związku ze zwrotem towaru w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej oraz dokonania korekty (w ewidencji zwrotu towarów) przy pomocy innych dokumentów niż paragon, zostało uznane za prawidłowe”.

Spółka pragnie podkreślić również, iż zgodnie ze stanowiskiem UOKiK, uzależnianie możliwości zwrotu towaru od tego, czy klient posiada paragon jest niedozwolone. W rejestrze klauzul niedozwolonych prowadzonym przez Prezesa UOKiK pod numerem 2685 jako postanowienie uznane za niedozwolone widnieje „Do reklamowanego lub zwracanego produktu konieczne jest dołączenie paragonu”.”. A zatem, w ocenie Spółki, skoro uzależnianie możliwości złożenia reklamacji i zwrotu towaru od tego, czy klient posiada paragon jest niedozwolone na podstawie przepisów konsumenckich, przepisy rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych nie mogą nakładać na podatnika obowiązku posiadania oryginału paragonu fiskalnego w celu pomniejszenia zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej obrotu. W rezultacie, zdaniem Spółki, w przypadku braku dostarczenia przez klienta sklepu paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż towaru, który jest przedmiotem zwrotu Spółka może jako dokument potwierdzający sprzedaż uznać wydruk z systemu sprzedaży zawierający szczegóły danej transakcji sprzedaży takie jak: dane nabywcy, dane towaru będącego przedmiotem sprzedaży, ilość towaru i jego cenę, numer paragonu fiskalnego.

Ad.3.

Zdaniem Spółki w przypadku braku podpisu klienta na Formularzu zwrotu wypełnionym przez klienta zarejestrowanego po zalogowaniu osobistym hasłem do systemu sprzedażowego Spółka jest uprawniona do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego). W ocenie Spółki brak odręcznego podpisu klienta na Formularzu zwrotu wypełnionego przez zalogowanego użytkownika systemu sprzedażowego nie dyskwalifikuje tego dokumentu jako prawidłowego dokumentu przewidzianego w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia. Jednocześnie Spółka zauważa, że Formularz zwrotu towarów tworzony przez Klienta w systemie informatycznym udostępnionym przez Spółkę jest zgodny z art. 30 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2014 r. poz. 872), zgodnie z którym jeżeli przedsiębiorca zapewnia możliwość złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną, konsument może także odstąpić od umowy przez złożenie oświadczenia na stronie internetowej przedsiębiorcy. Zdaniem Spółki prowadzi ona ewidencję przewidzianą w przepisie w § 3 ust. 4 pkt 1-7 rozporządzenia z zachowaniem wszystkich jej elementów. W związku z powyższym zwroty są prawidłowo udokumentowane, co umożliwia Spółce obniżenie podstawy opodatkowania z tytułu zwrotu towarów.

Ad.4.

Zdaniem Spółki w przypadku braku podpisu klienta na Formularzu zwrotu wypełnionego ręcznie Spółka jest uprawniona do korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej (korekty podatku należnego) jeśli jako dokument dodatkowy przedstawi dołączoną do Formularza zwrotu korespondencję mailową z klientem w której klient potwierdzi dokonanie zwrotu towaru wraz z wydrukiem transakcji magazynowej z przyjęcia zwróconego towaru.

Spółka pragnie zauważyć, iż zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Korespondencja mailowa z klientem w której potwierdza on fakt dokonania zwrotu towaru stanowi dowód, iż brak podpisu na Formularzu zwrotu stanowił jedynie niedopatrzenie ze strony klienta, a nie brak oświadczenia woli co do dokonania zwrotu. Korespondencja mailowa jest popisana przez klienta, a adres mailowy klienta to ten sam adres, który stanowił element danych udostępnionych przez niego przy zawieraniu pierwotnej transakcji zakupu. Ponadto wydruk transakcji magazynowej przyjęcia zwróconego towaru dodatkowo potwierdza dokonanie zwrotu towaru przez klienta sklepu internetowego. W ocenie Spółki brak podpisu klienta na Formularzu zwrotu pomimo nie wypełnienia bezpośrednio wytycznej zawartej w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia nie ma wpływu na stan faktyczny tj. dokonanie zwrotu towaru przez klienta, co zostaje potwierdzone opisanymi powyżej dodatkowymi dowodami. Spółka pragnie w tym miejscu zaznaczyć, iż ewidencja zwrotów zawiera pozostałe elementy przewidziane w § 3 ust. 4 pkt 1-6. Rozporządzenia. Zdaniem Spółki, to rzeczywisty przebieg transakcji decyduje o tym czy Spółce przysługuje prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru. Brak podpisu nabywcy na protokole zwrotu wynika z faktu, iż klient zwracający towar nie przychodzi osobiście do Spółki, gdzie mógłby zostać pouczony w zakresie poprawności i kompletności danych zawartych na Formularzu zwrotu. Spółka natomiast będąc w posiadaniu korespondencji mailowej z klientem podpisanej przez niego będzie, w ocenie Spółki, uprawniona do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego pomimo braku podpisu nabywcy na protokole zwrotu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy o VAT, przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (\`(...)\`).

Na mocy art. 2 pkt 22 ww. ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z powołanego przepisu wynika, że ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej podlega każda dokonana transakcja sprzedaży (towarów i usług) świadczona na rzecz osób, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT z chwilą dokonania sprzedaży.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących zostały określone w rozdziale 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 363).

I tak w myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Natomiast w myśl § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Istotą działania kasy rejestrującej jest posiadanie pamięci fiskalnej, przez którą, stosownie do treści § 2 pkt 11 powołanego rozporządzenia, należy rozumieć urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Ww. cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania w kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów. Zdarzenia takie należy objąć odrębną ewidencją, prowadzoną zgodnie z wymogami zawartymi w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, w myśl którego podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 134 oraz art. 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Z ww. przepisów wynika, że możliwość pomniejszenia obrotu m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów lub reklamacja może nastąpić pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwroty te zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to w takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale według § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia winna zawierać ściśle określone elementy.

Stosownie do § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1.  datę sprzedaży;
2.  nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3.  termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4.  wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5.  zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6.  dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7.  protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Należy zauważyć, że cytowane powyżej rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących stosuje się wyłącznie do podatników zobowiązanych do prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej.

W myśl art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Natomiast zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o:

1.  kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2.  wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
3.  zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4.  wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Z brzmienia ww. przepisu wynika, że możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania m.in.: o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów i uznanych reklamacji może nastąpić pod warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja są prawnie dopuszczalne i zwroty te zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu wartości towaru w wyniku bądź odstąpienia od umowy sprzedaży, bądź to w wyniku uznania reklamacji (postępowanie w przypadku obniżenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów w wyniku ich reklamacji bądź też zwrotu winno być takie same).

Warunkiem dokonania korekty obrotu i kwoty podatku należnego jest miedzy innymi potwierdzenie rozliczenia tej sprzedaży przez podatnika.

Odnosząc się do okoliczności wskazanych we wniosku, wskazać należy, że z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach.

Potwierdzenie zwrotu towaru w sytuacji prowadzenia sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej jest oczywiste w przypadku spełnienia przez podatnika wszystkich elementów wymienionych w § 3 ust. 4 pkt 1-7 ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Natomiast w sytuacji braku elementu wymienionego w § 3 ust. 4 pkt 7 ww. rozporządzenia tj. braku podpisu nabywcy lub sprzedawcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru potwierdzenie może być dopuszczalne jedynie w określonych uzasadnionych przypadkach.

Ustawodawca bowiem w ww. przepisie w § 3 ust. 4 rozporządzenia wskazał, jakie elementy ma zawierać ewidencja zwrotu towarów i uznanych reklamacji, która może być podstawą zwrotu całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży.

Z przepisu w § 3 ust. 4 pkt 7 ww. rozporządzenia jednoznacznie wynika, że elementem ewidencji zwrotów ma być protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka na stronie internetowej, za pośrednictwem której prowadzi sprzedaż towarów, umieściła informację o wzorze Formularza zwrotu. Formularz zwrotu zawiera następujące dane: imię, nazwisko, dane adresowe, numer konta bankowego, numer telefonu, adres e-mail klienta oraz numer zamówienia, oznaczenie handlowe produktu, nazwę produktu, cenę oraz powód dokonania zwrotu. Na Formularzu znajduje się również miejsce na podpis klienta. Formularz zwrotu jest podpisywany również przez pracownika Spółki. Każdy klient ma możliwość rejestracji w systemie sprzedażowym Spółki. Po rejestracji jako użytkownik systemu posiada on swoje osobiste i niepowtarzalne hasło oraz login, które służą mu do logowania się do systemu, składania zamówień, przeglądania historii swoich zamówień, płatności, wypełnienia formularza zwrotu. Jeśli klient jako zalogowany użytkownik systemu, chce dokonać zwrotu może, korzystając z historii swoich zamówień i zaznaczając konkretną zakupioną jednostkę towarową, która w ramach przewidzianych w regulaminie terminów może być przedmiotem zwrotu, tworzy automatycznie w systemie Formularz zwrotu. Klient postępując zgodnie z instrukcją tworzenia Formularza zwrotu uzupełnia go podanymi powyżej danymi, po czym drukuje formularz, podpisuje, pakuje razem ze zwracanym towarem do paczki i wysyła do Spółki. Spółka pragnie podkreślić, że aby Formularz zwrotu został utworzony, klient musi po pierwsze posługując się swoim osobistym, niepowtarzalnym hasłem zalogować się do systemu sprzedażowego, po drugie klient musi wykonać sekwencję kilku świadomych działań na swoim wirtualnym koncie w systemie sprzedażowym.

Oprócz klientów, którzy składają zamówienia jako zalogowani operatorzy systemu sprzedażowego, zakupów dokonują również klienci, którzy nie rejestrują się w systemie sprzedażowym, tylko dokonują zakupów jednorazowych podając swoje dane na potrzeby tej jednej transakcji sprzedaży. Klienci Ci dokonując zwrotu towaru drukują wzór Formularza zwrotu zamieszczony na stronie sklepu internetowego i wypełniają go ręcznie. Na podstawie danych zawartych w Formularzu zwrotu Spółka dokonuje zwrotu środków pieniężnych klientom. Spółka uznaje wypełniony oraz podpisany Formularz zwrotu jako dokument wymagany przez § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (zwanego dalej „rozporządzeniem”) tj. protokół przyjęcia zwrotu.

W informacji zawartej na stronie internetowej Spółka zastrzega sobie konieczność dołączenia przez klienta do Formularza zwrotu paragonu fiskalnego jako dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży.

Biorąc pod uwagę zacytowane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że w opisanym zdarzeniu przyszłym Formularz znajdujący się na stronie internetowej Wnioskodawcy, odsyłany przez klienta wraz ze zwracanym towarem, może być uznany jako protokół przyjęcia zwrotu, o którym mowa § 3 ust. 4. pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r., gdyż zawiera on niezbędne informacje identyfikujące dokonaną transakcję oraz podpis sprzedawcy i nabywcy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie jest prawidłowe.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka posiada wdrożony system informatyczny (zwany dalej „systemem sprzedażowym” lub „systemem”) pozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedanego towaru przez zastosowanie unikatowej numeracji poszczególnego asortymentu oraz jednoznaczną identyfikację poszczególnych elementów sprzedaży. W systemie zapisane są również szczegółowe dane na temat zamówień klientów, daty i godziny sprzedaży oraz zastosowanej ceny sprzedaży. System jest zintegrowany z systemem magazynowym oraz księgowym, co pozwala na pełną kontrolę nad ruchem magazynowym oraz prawidłowością ewidencji sprzedaży realizowanej za pośrednictwem strony internetowej.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczą możliwości dokonania korekty w ewidencji zwrotu towarów i usług na podstawie wydruku z systemu sprzedażowego zawierającego szczegóły danej transakcji sprzedaży.

Trzeba w tym miejscu zauważyć, że paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. W sytuacji dokonania zwrotu towaru sprzedawca powinien zatrzymać paragon fiskalny. Zasadą jest więc dokonywanie korekty obrotu i podatku należnego przy jednoczesnym zwrocie (okazaniu) przez klienta paragonu fiskalnego.

Jednocześnie podkreślić należy, że paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt, że zwracany towar został zakupiony właśnie u niego.

W praktyce podatnicy mogą mieć wątpliwości, co należy rozumieć pod pojęciem „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Bezsprzecznie dokumentem takim będzie paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu, ale w przypadku jego braku, dopuszczalne jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), przedstawieniem przez klienta np. paragonu niefiskalnego (z programu sprzedażowego), faktury, podpisanej w dniu sprzedaży umowy sprzedaży bądź podpisanej karty gwarancyjnej, czy też przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego wydruku z systemu sprzedażowego zawierającego szczegóły danej transakcji sprzedaży. Cechą wspólną powyższych dowodów jest to, że zostały one wystawione przez sprzedawcę już w momencie sprzedaży zwracanego w późniejszym terminie towaru, a więc niewątpliwie potwierdzają i dowodzą, że ten towar został zakupiony w danym dniu, u danego sprzedawcy.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy stwierdzić należy, że Wnioskodawca – w przypadku braku dostarczenia przez klienta sklepu paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż towaru, który jest przedmiotem zwrotu – może jako dokument potwierdzający sprzedaż uznać wydruk z systemu sprzedaży zawierający szczegóły danej transakcji sprzedaży: unikatowy numer poszczególnego asortymentu, datę i godzinę sprzedaży oraz zastosowaną cenę sprzedaży, pozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedanego towaru.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie jest prawidłowe.

Wątpliwości Wnioskodawcy przedstawione w pytaniu trzecim dotyczą prawa do korekty obrotu zaewidencjonowanego za pomocą kasy fiskalnej (korekty podatku należnego) w przypadku braku podpisu klienta na Formularzu zwrotu wypełnionym przez klienta zarejestrowanego po zalogowaniu osobistym hasłem do systemu sprzedażowego.

W ocenie Organu, w opisanej sytuacji, w przypadku klientów zarejestrowanych wypełniających Formularz zwrotu – po zalogowaniu osobistym, niepowtarzalnym hasłem do systemu sprzedażowego, służącym klientowi do logowania się do systemu, składania zamówień, przeglądania historii swoich zamówień, płatności, wypełnienia formularza zwrotu – Wnioskodawca jest uprawniony do korekty obrotu zaewidencjonowanego za pomocą kasy fiskalnej (korekty podatku należnego). Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego specyfika sprzedaży realizowanej za pośrednictwem Internetu, czyli wysyłkowo, nie pozwala na osobisty kontakt z klientem, tzn. przybycie klienta do sprzedawcy i sporządzenie na miejscu wszelkich wymaganych przepisami prawa dokumentów. Organ zgadza się z Wnioskodawcą, że brak odręcznego podpisu klienta na Formularzu zwrotu wypełnionego przez zalogowanego użytkownika systemu sprzedażowego nie dyskwalifikuje tego dokumentu jako prawidłowego dokumentu przewidzianego w § 3 ust. 4. pkt 7 rozporządzenia. Zatem Wnioskodawca ma prawo do obniżenie podstawy opodatkowania z tytułu zwrotu towarów.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie jest prawidłowe.

Wątpliwości Wnioskodawcy przedstawione w pytaniu czwartym dotyczą prawa do korekty obrotu zaewidencjonowanego za pomocą kasy fiskalnej (korekty podatku należnego) w przypadku braku podpisu klienta na Formularzu zwrotu wypełnionego ręcznie przez klienta Spółka, jeśli Wnioskodawca jako dokument dodatkowy przedstawi dołączoną do Formularza zwrotu korespondencję mailową z klientem w której klient potwierdzi dokonanie zwrotu towaru wraz z wydrukiem transakcji magazynowej z przyjęcia zwróconego towaru.

W ocenie Organu, potwierdzenie dokonanego zwrotu towaru korespondencją mailową popisaną przez klienta, gdzie adres mailowy klienta to ten sam adres, który stanowił element danych udostępnionych przez niego przy zawieraniu pierwotnej transakcji zakupu wypełnia dyspozycję § 3 ust. 4. pkt 7 ww. rozporządzenia. Zatem Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru. Specyfika sprzedaży realizowanej za pośrednictwem Internetu, czyli wysyłkowo, nie pozwala bowiem na osobisty kontakt z klientem, tzn. przybycie klienta do sprzedawcy i sporządzenie na miejscu wszelkich wymaganych przepisami prawa dokumentów.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należy uznać, za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.