Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/4512-1214/15-2/BS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-02-26
Teza: Prawa do przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych w formie elektronicznej oraz prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego otrzymanych pierwotnie w formie papierowej a następnie zdigitalizowanych, a których papierowa forma zostanie zniszczona.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony przedstawione we wniosku z dnia 24 listopada 2015 r. (data wpływu 30 listopada 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego otrzymanych pierwotnie w formie papierowej a następnie zdigitalizowanych, a których papierowa forma zostanie zniszczona – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 listopada 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego otrzymanych pierwotnie w formie papierowej a następnie zdigitalizowanych, a których papierowa forma zostanie zniszczona.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest osobą prawną prowadzącą działalność gospodarczą. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym zakresem działalności Spółki jest produkcja i sprzedaż szerokiej gamy wyrobów chemicznych. Spółka współpracuje z liczną grupą dostawców, co skutkuje dużą ilością faktur i innych dokumentów księgowych (dalej: Dokumenty) otrzymywanych od kontrahentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.).

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część Dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres email.

Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę Dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie Dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie Dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane wprowadzane są do systemu ERP (dalej: System). W przypadku otrzymania papierowych Dokumentów, wprowadza się je do Systemu w postaci zdigitalizowanej. Digitalizacja odbywa się poprzez przeniesienie ich treści (poprzez skanowanie) do wersji elektronicznej, do formatu pdf – zapewniającego brak możliwości ingerencji w treść dokumentu. Wprowadzone do Systemu skany Dokumentów są następnie weryfikowane, akceptowane i księgowane, a następnie dołączane jako pliki do dokumentów księgowych w systemie finansowo-księgowym i archiwizowane w Systemie.

Przechowywane przez Spółkę pliki zawierające zdigitalizowane Dokumenty umożliwiają odczytanie ich w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie lub zapisanie na nośniku danych. System, w którym przechowywane są Dokumenty, umożliwia ponadto szybkie wyszukanie danego dokumentu, np. według daty jego wystawienia, daty zaksięgowania, numeru, danych kontrahenta, itp.

W chwili obecnej, Spółka przechowuje Dokumenty, otrzymane oryginalnie w formie papierowej, zarówno w postaci papierowej jak i w postaci zdigitalizowanej (skany). Spółka rozważa jednak odejście od dotychczasowego przechowywania Dokumentów otrzymanych w formie papierowej (faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.) na rzecz archiwizowania ich tylko i wyłącznie w formie zdigitalizowanej. Dokumenty otrzymane w formie papierowej po ich zdigitalizowaniu będą niszczone a ich zdigitalizowane odpowiedniki Spółka będzie przechowywała co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto Spółka będzie przechowywała zdigitalizowane Dokumenty, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

1.  Czy przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.) otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które zostały następnie zdigitalizowane, a których papierowa forma zostanie zniszczona – jest zgodny z przepisami prawa i może być stosowany przez Spółkę?
2.  Czy Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej a następnie zdigitalizowanych, a których papierowa forma zostanie zniszczona?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy, Spółka ma prawo do przechowywania otrzymanych od kontrahentów papierowych Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (oraz po elektronicznym zarchiwizowaniu Dokumentów zniszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych).

Zdaniem Spółki przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane od kontrahentów w formie papierowej Dokumenty (w szczególności faktury, faktury korygujące i inne dokumentujące transakcje podlegające opodatkowaniu na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług) dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 i 2

W ocenie Wnioskodawcy, Sposób przechowywania dokumentów księgowych, a w szczególności faktur określa art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z tymi przepisami, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy.

Ponadto, podatnicy są zobowiązani do przechowywania:

1.  wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktur wystawionych ponownie,
2.  otrzymanych faktur, w tym faktur wystawionych ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, przy czym zwolnieni z tego obowiązku są podatnicy przechowujący dokumenty poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do faktur – za pomocą środków elektronicznych.

Dodatkowo, w świetle wyżej wymienionych przepisów, podatnicy są zobligowani do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Z zestawienia powyższych przepisów wynika zatem, że o ile ustawa o VAT przewiduje warunki przechowywania dokumentów, to nie przesądza formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Wynika to wprost z art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, który dopuszczając elektroniczną formę przechowywania faktur, odnosi się ogólnie do „faktur” (nie ograniczając swojej dyspozycji wyłącznie do faktur elektronicznych).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez „faktury” rozumie się bowiem dokumenty w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierające dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Powyższe przepisy nie wprowadzają zatem ograniczenia, zgodnie z którym faktury w formie papierowej nie mogłyby być przechowywane w formie elektronicznej. Faktura papierowa jest bowiem „fakturą”, która może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Stąd, planowane przez Wnioskodawcę archiwizowanie tylko i wyłącznie w formie elektronicznej, dokumentów zdigitalizowanych, otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej – przy spełnieniu określonych wymogów wskazanych w ww. przepisach ustawy o VAT (vide uwagi poniżej) – należy, zdaniem Wnioskodawcy, uznać za prawidłowe.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, ustawodawca dopuszcza sytuację, w ramach której, poza fakturami elektronicznymi również faktury otrzymywane w formie papierowej będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia następujących wymogów:

1.  faktury będą przechowywane:
    1.  w podziale na okresy rozliczeniowe,
    2.  w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  podatnik zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp i pobór faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych,
przy czym:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT),
*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Wskazać również należy, że powyższe warunki mają zastosowanie do wszystkich faktur, tj. tych wystawionych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jako alternatywne metody zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury – w odniesieniu do faktur elektronicznych – ustawodawca wskazał, w szczególności, wykorzystanie:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis ustawy wskazuje zatem przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, przy czym jako jedną z metod podaje wykorzystanie dowolnych kontroli biznesowych. Podatnicy mogą zatem stosować dowolne metody przesyłania, odbioru i przechowywania faktur – o ile zagwarantują one spełnienie warunków autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W ocenie Wnioskodawcy, zgodnie z opisem zawartym w niniejszym wniosku, wszystkie powyżej wskazane warunki będą spełnione w przypadku dokumentów zdigitalizowanych przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

W szczególności bowiem:

*   Dokumenty będą przechowywane co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

*   będzie zapewniona możliwość wyszukania dokumentów z danego okresu rozliczeniowego, wydruku a także będzie zapewniona możliwość ich łatwego odszukania według innych zadanych kryteriów (np. po nazwie dostawcy, numerze faktury itp.),

*   elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał formę plików w formacie pdf, dzięki czemu zapewniona zostanie integralność Dokumentów, co oznacza, że dane zawarte w Dokumentach nie będą zmieniane – spełniony będzie wymóg integralności treści faktury,

*   elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych zawartych na Dokumentach przez cały okres ich przechowywania w systemie Wnioskodawcy – spełniony więc będzie wymóg czytelności Dokumentów,

*   Dokumenty będą przechowywane w sposób, który zapewni pewność również co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany Dokument (w szczególności dostawcy towarów/ usług) na rzecz Spółki. Spółka stosuje bowiem procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (w szczególności obejmujące weryfikację danych wystawcy Dokumentów, zgodności nabywanego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową, zgodności kwoty wskazanej na fakturze z zamówieniem lub umową, momentu realizacji usługi lub dostawy towaru). Przyjęty przez Spółkę schemat kontroli biznesowej gwarantuje pełną identyfikowalność faktury z dokumentowaną nią transakcją. Spełniony w ten sposób zostanie również wymóg autentyczności pochodzenia Dokumentów.

Dodatkowo, w razie wystąpienia takiej potrzeby, Dokumenty przechowywane elektronicznie będą mogły zostać zapisane na nośniku danych lub wydrukowane w wersji papierowej.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Spółkę sposób przechowywania Dokumentów, uwzględniający digitalizację dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej i przechowywanie ich jedynie w formie elektronicznej (przy równoczesnym zniszczeniu ich postaci papierowej), będzie w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę zapewnienie przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności otrzymywanych faktur papierowych następnie zdigitalizowanych i w takiej formie przechowywanych – co zostało wykazane powyżej – Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim Dokumenty będą odnosić się do zakupów towarów/usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Bowiem zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. l0b pkt 1 i 2).

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. 1) powstał obowiązek podatkowy, 2) faktura została otrzymana, 3) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i 4) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury bądź zrównane z nimi dokumenty w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia (pod ogólnymi warunkami, wskazanymi powyżej), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna. Ustawodawca nie uzależnił możliwości odliczania podatku VAT od formy faktury, jak również formy jej przechowywania. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym została utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Zatem, co do zasady, Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku wykazanego na Dokumentach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznie zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT.

Mając na uwadze powyższe argumenty, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług (pytania oznaczone we wniosku nr 1 i 2), natomiast w części wniosku dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone nr 3) sprawa została rozpatrzona odrębnie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art.52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.