Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB3/423-877/11-2/GJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-12-28
Teza: Do kiedy w związku z powyższym Spółka jest zobowiązana przechowywać dokumenty księgowe (faktury) oraz zapewnić dostęp do informatycznego systemu finansowo - księgowego?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; przedawnienie; systemy
Przepisy: [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział III-Rozdział 8 -art. 70

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 21.09.2011 r. (data wpływu 28.09.2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie wskazania do kiedy Spółka jest zobowiązana przechowywać dokumenty księgowe oraz zapewnić dostęp do informatycznego systemu finansowo-księgowego - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28.09.2011r. do tut. organu wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie wskazania do kiedy Spółka jest zobowiązana przechowywać dokumenty księgowe oraz zapewnić dostęp do informatycznego systemu finansowo-księgowego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca (dalej Spółka) ma zamiar zmienić informatyczny system finansowo - księgowy. Obecnie jest stosowany system pod nazwą M., a będzie stosowany system pod nazwą S. W związku z tym wystąpi konieczność zamknięcia dostępu do dotychczasowego systemu finansowo - księgowego. Spółka w dotychczasowej działalności ponosiła straty podatkowe, które planuje rozliczyć w następnych latach podatkowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Do kiedy w związku z powyższym Spółka jest zobowiązana przechowywać dokumenty księgowe (faktury) oraz zapewnić dostęp do informatycznego systemu finansowo - księgowego?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Jak stanowi art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r. zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jeśli zatem Spółka rozliczy stratę za 2011 rok zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 5 w ciągu najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych, to stratę za 2011 rok będzie mogła rozliczyć do 2016 roku. W roku tym przedawni się zdaniem spółki zobowiązanie podatkowe za 2011 rok, wobec czego od 2017 roku Spółka nie będzie zobowiązana archiwizować dokumentów i posiadać dostępu do informatycznego systemu finansowo - księgowego.

Spółka spotyka się z różnymi stanowiskami w tej sprawie, również takimi, że strata nie stanowi zobowiązania podatkowego, tym samym ulega przedawnieniu od momentu jej użycia tj. dopiero w roku 2022.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest kwestia obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, a co za tym idzie udostępnienia ich do kontroli organów podatkowych.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe powinni zachować terminy i zasady przechowywania dokumentów zarówno wynikające z potrzeb rachunkowości, jak i z przepisów podatkowych. Terminy i sposób przechowywania dokumentacji przez podatników prowadzących księgi rachunkowe uregulowane są bowiem, poza przepisami podatkowymi, także przez ustawę z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009r., nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) która nakłada na podatników szczególne terminy przechowywania dokumentów. Na gruncie przepisów podatkowych, okres przechowywania dokumentacji podatkowej połączony jest co do zasady z terminem przedawnienia podatku. Z przepisu art. 86 § 1Ordynacji podatkowej (t.j. Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.), wynika, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zaś stosownie do art. 70 § 1 zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że w praktyce termin przedawnienia zobowiązania może rozciągnąć się poza pięcioletni okres. Dotyczy to zwłaszcza okoliczności, w których dochodzi do przerwania lub zawieszenia biegu terminu przedawnienia danego zobowiązania (np. wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został powiadomiony lub wskutek wniesienia do sądu administracyjnego skargi na decyzję dotyczącą tego zobowiązania). W takiej sytuacji prawo żądania organu do złożenia przez podatnika wyjaśnień czy złożenia dokumentów ulegnie odpowiednio przedłużeniu. Należy również mieć na uwadze to, że niektóre dokumenty mogą wiązać się z rozliczeniami kilku podatków, których terminy przedawnienia nie pokrywają się. Należy wówczas sprawdzić, który z tych terminów jest najdłuższy. To on w takim wypadku powinien być wyznacznikiem okresu przechowywania takich dokumentów. W przypadku zaś np. odpisów amortyzacyjnych dokumentację, na podstawie których dokonuje się odpisów, trzeba przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym zakończono amortyzację.

W przedmiotowej sprawie rozstrzygnięcia wymaga kwestia obowiązku przechowywania dokumentacji i stosowania okresu przedawnienia wynikającego z art. 70 Ordynacji podatkowej. w sytuacji wykazania straty.

W art. 70 Ordynacji podatkowej mowa jest o terminie przedawnienia się zobowiązania podatkowego. A zgodnie z definicją zawartą w art. 5 Ordynacji podatkowej zobowiązaniem jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego. Przepis art. 70 Ordynacji podatkowej nie wskazuje na termin przedawnienia w zakresie określenia straty. W konsekwencji organy podatkowe uprawnione są do nieograniczonej w czasie weryfikacji straty wykazanej przez podatnika. Na mocy art. 24 Ordynacji podatkowej organy uprawnione zostały do weryfikacji wysokości wykazanej straty, która zgodnie z art. 7 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych funkcjonuje jako ulga podlegająca odliczeniu w następnych latach podatkowych. Przepis art. 24 Ordynacji podatkowej bezpośrednio nie określa ram czasowych, w których weryfikacja ta następuje. Należy za wyrokiem NSA z dnia 27 sierpnia 2010 r. (sygn. akt II FSK 583/09) przyjąć stanowisko, zgodnie z którym art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej reguluje wyłącznie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Strata poniesiona przez podatnika w danym roku podatkowym nie jest elementem konstrukcyjnym zobowiązania podatkowego za dany rok, bowiem zobowiązanie takie powstaje tylko w razie wystąpienia dochodu. W konsekwencji należy uznać, że dopóki nie nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego i tym samym możliwość określenia jego wysokości w kwocie innej niż zadeklarowana, dopóty organ podatkowy uprawniony jest do weryfikacji wysokości wykazanej przez podatnika straty.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.