Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2014-05-07
Teza: Obowiązki płatnika dotyczące przekazywania pracownikom informacji i deklaracji podatkowych drogą elektroniczną oraz sposobu przechowywania informacji i deklaracji w formie elektronicznej w formacie PDF.
Słowa kluczowe: deklaracje; obowiązek-obowiązek płatnika; poczta-poczta elektroniczna; podpis-podpis elektroniczny; przekaz; płatnik; zeznania-zeznania podatkowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 37 (uchylony); [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 39

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, w związku z prawomocnym wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 15 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 1097/13 (data wpływu 12 lutego 2014 r.), stwierdza, że stanowisko –przedstawione we wniosku z dnia 1 marca 2013 r. (data wpływu 5 marca 2013 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 marca 2013 r. (data wpływu 8 marca 2013 r.) oraz pismem z dnia 16 kwietnia 2014 r. (data wpływu 22 kwietnia 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 marca 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Następnie pismem z dnia 5 marca 2013 r. (data wpływu 8 marca 2013 r.) uzupełniono ww. wniosek o potwierdzenie dokonania opłaty od pełnomocnictwa.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest podmiotem działającym w branży ceramicznej, posiadającym siedzibę na terytorium Polski. Jest pracodawcą zatrudniającym znaczną liczbę pracowników.

Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest On obowiązany jako płatnik, obliczyć i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od Niego przychody ze stosunku służbowego, bądź stosunku pracy.

W związku z wprowadzaniem kolejnych procedur usprawniających pracę Wnioskodawcy, oraz mając na uwadze troskę o środowisko naturalne pojawił się narastający problem dostarczania pracownikom deklaracji podatkowych, o których mowa w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub imiennych informacji, o których mowa w art. 39 ust. 1 oraz deklaracji podatkowych PIT-40 w formie dokumentacji papierowej za rok 2012.

W związku z powyższym, Wnioskodawca planuje wdrożyć system umożliwiający przesyłanie deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 oraz imiennych informacji za pomocą poczty elektronicznej.

Czynności te będą przebiegały w sposób następujący:

1.  każdy z pracowników złoży pracodawcy (Wnioskodawcy) adres swojej skrzynki internetowej, w celu otrzymywania drogą elektroniczną ww. deklaracji lub informacji;
2.  Wnioskodawca po otrzymaniu jednostkowych adresów w wyżej opisanym trybie umieszcza je w swojej bazie adresów poczty elektronicznej pracowników;
3.  Spółka wygeneruje informacje podatkowe, deklaracje podatkowe PIT-11 oraz PIT-40 w wersji PDF w postaci plików, w wersji nieedytowalnej, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów;
4.  Wnioskodawca wysyła deklaracje drogą elektroniczną, otrzymując informację zwrotną o doręczeniu każdej, indywidualnie wysłanej wiadomości;
5.  przesłane nieedytowalne pliki w formacie PDF, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, będą następnie przechowywane na serwerach Wnioskodawcy przez czas ustawowo wskazany.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy przez przekazanie podatnikowi rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 powyższej ustawy, lub deklaracji podatkowej PIT-40, można rozumieć przekazywanie ich podatnikowi drogą elektroniczną, w formie nieedytowalnej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym?
2.  Czy konieczne jest uzyskanie zgody pracownika na przesyłanie powyższych informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej?
3.  Czy przekazanie następuje z chwilą nadania wiadomości zawierającej deklarację PIT-11 lub PIT-40, bądź imienną informację podatkową? Czy ponadto wymagane jest potwierdzenie odbioru wiadomości zawierającej ww. dokumenty wysłane?
4.  Czy zgodnie z art. 32 par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa deklaracje (PIT-11 oraz PIT-40) opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu mogą być przechowywane w formie PDF jedynie w postaci plików, zarchiwizowanych na serwerach Wnioskodawcy przez czas ustawowo określony?

Zdaniem Wnioskodawcy, tak jak wykazano powyżej, zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest On obowiązany obliczyć i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od Niego przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy.

Dalej podał, że art. 37 ust. 3 wraz z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, nakłada na płatnika składek obowiązek dostarczania pracownikom deklaracji podatkowych PIT-11 lub imiennych informacji o odprowadzonym przez płatnika podatku. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca pragnie dostarczać pracownikom także deklaracje podatkowe PIT-40.

Dostarczanie deklaracji w wersji papierowej do znacznej liczby pracowników stoi w sprzeczności nie tylko z zasadami racjonalnego gospodarowania, ale przede wszystkim z zasadami poszanowania środowiska naturalnego (proces wytwarzania papieru pochłania nie tylko znaczne obszary lasów, ale także duże ilości energii). Sama konieczność przechowywania deklaracji PIT-11, bądź imiennych informacji, stanowi ogromny problem logistyczny.

W ocenie Wnioskodawcy, niewątpliwym usprawnieniem zarówno procesu dostarczania deklaracji do pracowników, jak i ich archiwizacji byłoby wykorzystywanie w tej materii elektronicznych systemów przesyłania i archiwizacji danych.

Ad. 1

W opinii Wnioskodawcy, zgodnie z art. 37 ust. 3 oraz art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawodawca nie wyłącza możliwości przekazywania przez Wnioskodawcę deklaracji podatnikom w formie elektronicznej.

W związku z tym, przekazywanie rocznych obliczeń podatku, bądź imiennych informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej realizuje obowiązek wynikający z ww. przepisów. Zwłaszcza, jeżeli dokument jest sporządzony prawidłowo, zawiera bezpieczny podpis elektroniczny oraz nieedytowalne dane.

Wśród wymogów nałożonych przez ustawodawcę znaleźć można jedynie konieczność sporządzenia ww. dokumentów według wzoru określonego przez Ministra Finansów.

Podkreślić należy, że zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem, opatrzenie informacji bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważniony podmiot, jak również zapewnia, że podpisany dokument nie podlegał żadnym modyfikacjom.

Analogicznie w powyższej kwestii wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2012 r., sygn. IPPB4/415-792/11-3/MP, w której stwierdził, że „brak jest przesłanek uniemożliwiających przekazywanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym, umieszczonej na zabezpieczonej platformie internetowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.”

W podobnym tonie wypowiedział się także Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10, w którym stwierdził, że „brak jest przeszkód prawnych dla uznania, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym pod adres podatnika (pracownika) podany w tym celu, pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji.”

Podsumowując, wg Wnioskodawcy, realizacją obowiązku przekazywania podatnikowi rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 powyższej ustawy lub deklaracji podatkowej PIT-40, jest przekazywanie ich podatnikowi drogą elektroniczną w formie nieedytowalnej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Ad. 2

W opinii Wnioskodawcy, przepisy nie nakładają na Niego obowiązku uzyskania zgody pracownika na dostarczanie mu deklaracji oraz informacji, o których mowa w art. 37 ust. 3 oraz art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za pomocą poczty elektronicznej, zwłaszcza w przypadku przekazania adresu poczty elektronicznej przez pracownika specjalnie na ten cel.

Brak jest w obowiązujących przepisach prawa obowiązku uzyskania przez Wnioskodawcę pisemnej zgody na przesyłanie podatnikom podatku dochodowego od osób fizycznych, deklaracji PIT-11, imiennych informacji podatkowych bądź też deklaracji podatkowej PIT-40 za pośrednictwem komunikacji elektronicznej.

Składając pracodawcy adres swojej skrzynki pocztowej, stworzonej w celu odbierania ww. informacji i deklaracji, pracownik niejako sam zgadza się na ich otrzymywanie w tej postaci.

Także w powoływanej powyżej interpretacji indywidualnej, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdza, że przepisy stanowiące podstawę obowiązku sporządzania przez płatnika deklaracji PIT-11, PIT-40 oraz imiennych informacji nie przewidują konieczności uzyskania pisemnej zgody podatnika na przekazywanie ww. dokumentów za pośrednictwem komunikacji elektronicznej.

Podsumowując, wg Wnioskodawcy, nie jest konieczne uzyskanie zgody pracownika na przesyłanie deklaracji PIT-11, PIT-40 oraz imiennych informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Ad. 3

W związku z faktem, że to płatnika obciąża obowiązek udowodnienia doręczenia ww. dokumentów podatnikowi w przypadku powstania wątpliwości, Wnioskodawca wysyłając wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie otrzymywał na swoją skrzynkę e-mail dwie informacje:

1.  ich poprawnym nadaniu,
2.  ich dostarczeniu w momencie, w którym wiadomość zostanie otworzona przez pracownika.

Dlatego należy uznać, że potwierdzenie odbioru, przesłane automatycznie w przypadku otworzenia wiadomości zawierającej wyżej opisane deklaracje i informacje, będzie wystarczającym dowodem ich dostarczenia w taki sposób, który umożliwi podatnikowi zapoznanie się z nimi. Okolicznością sprzyjającą poczynieniu takiego stwierdzenia, wg Wnioskodawcy, jest przede wszystkim fakt świadomości pracowników co do celu składania swoich adresów e-mail pracodawcy.

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyrokach z dnia 16 marca 1995 r., I PRN 2/95 oraz z dnia 9 grudnia 1999 r., I PKN 430/99, możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli nie musi równać się faktycznemu zapoznaniu z jego treścią. Skuteczne zatem doręczenie oświadczenia woli to takie, które daje adresatowi możliwość zapoznania się z oświadczeniem, choćby nawet w rzeczywistości tego nie uczynił.

Zgodnie z opiniami doktryny możliwość skutecznego złożenia oświadczenia woli za pomocą środków komunikacji elektronicznej zachodzi w przypadku wyrażenia przez adresata zgody na posługiwanie się taką formą.

Jak wynika z formułowanych przez Wnioskodawcę poglądów, uważa On, że fakt dobrowolnego przekazania przez pracownika adresu e-mail w celu dostarczania deklaracji PIT-11, PIT-40 oraz imiennych informacji stanowi niejako wyrażenie zgody na dostarczanie jej w tej formie.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, przekazanie rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 powyższej ustawy lub deklaracji podatkowej PIT-40, jest skuteczne z chwilą ich nadania drogą elektroniczną.

Ad. 4

Ustawodawca nie precyzuje, czy ww. deklaracje i informacje mają być przechowywane w szczególnej formie. Brak jest także informacji, czy spełnieniem tego obowiązku jest przechowywanie ich w formie papierowej.

Wg Wnioskodawcy, przydatne w tej kwestii może być uregulowanie zawarte w art. 3a oraz art. 3b ustawy Ordynacja podatkowa, przewidujące możliwość składania do właściwych urzędów skarbowych deklaracji (o których mowa w art. 3 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Deklaracje te powinny być sporządzone w przepisanej prawem formie oraz powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Możliwość dostarczania deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność materializowania ich w formie papierowej i przesyłania do konkretnego urzędu. W ocenie Wnioskodawcy, należy z tego wnioskować, że skoro dla urzędu skarbowego dostarczenie deklaracji w formie elektronicznej jest prawnie wiążące, także ich przechowywanie w tej formie nie narusza obowiązku wynikającego z art. 32 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, elektroniczne przechowywanie deklaracji sporządzonych w formie przepisanej prawem oraz opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi wypełnienie obowiązku przewidzianego w art. 32 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Po przeanalizowaniu ww. wniosku oraz obowiązujących przepisów prawa podatkowego Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, jako Organ pierwszej instancji, postanowieniem z dnia 24 maja 2013 r., Nr IPTPB1/415-163/13-3/KSU, odmówił wszczęcia postępowania w sprawie wniosku Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, reprezentowanej przez pełnomocnika, z dnia 1 marca 2013 r. (data wpływu 5 marca 2013 r.), uzupełnionego pismem z dnia 5 marca 2013 r. (data wpływu 8 marca 2013 r.), oraz dokonał zwrotu wniesionej opłaty od ww. wniosku w kwocie 40,00 zł. Postanowienie zostało doręczone w dniu 27 maja 2013 r.

Na powyższe postanowienie, w wymaganym przepisami prawa terminie, w dniu 29 maja 2013 r., wpłynęło zażalenie z dnia 29 maja 2013 r.

Postanowieniem z dnia 12 lipca 2013 r., Nr IPTPB1/415Z-12/13-2/KSU, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, jako Organ drugiej instancji, utrzymał w mocy postanowienie Organu pierwszej instancji.

Pismem z dnia 7 sierpnia 2013 r. (data stempla pocztowego 7 sierpnia 2013 r., data wpływu 9 sierpnia 2013 r.), Spółka wniosła skargę na ww. postanowienie z dnia 12 lipca 2013 r., do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Pismem z dnia 30 sierpnia 2013 r., Nr IPTPB1/4160-58/13-2/KSU tutejszy Organ udzielił odpowiedzi na ww. skargę, wnosząc o jej oddalenie.

Wyrokiem z dnia 15 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 1097/13 (otrzymanym w dniu 11 grudnia 2013 r.), Wojewódzki Sąd Administracyjny uchylił postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi działającego w imieniu Ministra Finansów, jako Organ drugiej instancji, z dnia 12 lipca 2013 r., Nr IPTPB1/415Z-12/13-2/KSU oraz poprzedzające je postanowienie z dnia 24 maja 2013 r., Nr IPTPB1/415-163/12-3/KSU w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie wniosku o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych.

W ww. wyroku Sąd stwierdził m.in., że skarga jest zasadna, gdyż zaskarżone postanowienie narusza przepisy postępowania, w szczególności art. 165a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa w związku z art. 14h tej ustawy, w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy.

Sąd wskazał, że stroną w postępowaniu interpretacyjnym jest „zainteresowany” i co do tego, że Spółka posiada taki status nie istnieje spór pomiędzy stronami. Spór sprowadza się natomiast do tego, czy w związku z pytaniami zawartymi we wniosku interpretacyjnym nie ujawniła się (nie istnieje) „jakakolwiek inna przyczyna” wskutek, której postępowanie nie mogło być wszczęte.

Dalej podał, że Dyrektor Izby Skarbowej innej przyczyny doszukał się w tym, że zagadnienia będące przedmiotem wątpliwości Spółki nie mieszczą się w zakresie przedmiotowym interpretacji indywidualnej, ponieważ zastosowanie się zainteresowanego do jej treści nie miałoby wpływu na jego zobowiązania podatkowe, a ponadto taka interpretacja oprócz funkcji informacyjnej nie realizowałaby funkcji ochronnej interpretacji opisanej w art. 14k-14n ustawy Ordynacja podatkowa. Z ww. stanowiskiem nie zgodził się Sąd.

Następnie podał, że zgodnie z art. 14b § 1 ww. ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Wynika z tego, że przedmiotem interpretacji indywidualnej mogą być wyłącznie przepisy prawa podatkowego. Są nimi, jak wynika z art. 3 pkt 2 przepisy ustaw podatkowych, (\`(...)\`) przez które rozumie się ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Sąd wskazał, że we wniosku interpretacyjnym z dnia 5 marca 2013 r. Spółka działająca jako płatnik wniosła o dokonanie przez Organ interpretacyjny oceny Jej stanowiska w zakresie wykładni przepisów art. 37 ust. 3 i art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 32 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Przepisy te określają obowiązki płatnika, zatem niewątpliwie są przepisami prawa podatkowego. Stwierdzenie to jednak nie wyczerpuje całości zagadnienia, ponieważ nie wszystkie przepisy prawa podatkowego mogą być przedmiotem interpretacji indywidualnej. W piśmiennictwie (Jacek Brolik, „Ogólne oraz indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego”, LexisNexis, Warszawa 2013, str. 55-59) podkreśla się, że przedmiotem interpretacji mogą być jedynie przepisy materialnego prawa podatkowego, a nie prawa proceduralnego (prawa postępowania). W związku z tym, w ocenie Sądu należy podnieść, że żaden z przepisów, których wykładni domagała się Spółka nie znajduje się w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa – Postępowanie podatkowe, co także ostatecznie jeszcze nie wyjaśnia kwestii, czy przepisy art. 37 ust. 3, art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 32 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, mają charakter przepisów proceduralnych, czy materialnych, gdyż systematyka zewnętrzna i wewnętrzna aktów prawnych nie ma decydującego znaczenia. Autor wyżej powołanego opracowania definiuje przepisy prawa materialnego jako te, których wykładnia w drodze interpretacji realizowałaby funkcję ochroną opisaną w art. 14k - 14n ustawy Ordynacja podatkowa. W związku z tym należy podnieść, że zakres ochrony przewidziany w powołanych przepisach jest niejednorodny. Obejmuje zarówno zwolnienie z zapłaty podatku (art. 14m § 1 ustawy Ordynacja podatkowa), zakaz naliczania odsetek za zwłokę (art. 14k § 3 ww. ustawy), odpowiedzialność odszkodowawczą (art. 14k § 1 ww. ustawy) oraz zakaz wszczynania/nakaz umorzenia postępowania karno-skarbowego (art. 14k § 3 ww. ustawy).

Przy czym zakres tej ochrony nie jest jednakowy w odniesieniu do każdej interpretacji, w szczególności może być różny w zakresie zwolnienia od zapłaty podatku.

Sąd w ww. wyroku zaznaczył, że jak to zostało wskazane powyżej, na gruncie przepisów art. 37 ust. 3, art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 32 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, Spółka sformułowała cztery pytania. Pierwsze z nich dotyczyło tego, czy przez przekazywanie podatnikowi rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 tej ustawy lub deklaracji PIT-40, można rozumieć przekazywanie ich podatnikowi drogą elektroniczną, drugie z nich tego, czy konieczne jest uzyskanie zgody pracownika na przesyłanie powyższych informacji drogą elektroniczną, trzecie: czy przekazanie następuje z chwilą nadania informacji drogą elektroniczną, czy konieczne jest potwierdzenie odbioru wiadomości, czwarte: czy prawnie dopuszczalne jest przechowywanie rocznego obliczenia PIT-40 i informacji PIT-11 w formie elektronicznej (plików PDF).

Zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa, płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Zgodnie z art. 30 § 1 i § 3 tej ustawy, płatnik, który nie wykonał obowiązków określonych w ww. art. 8, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany, a niewpłacony całym swoim majątkiem. Jeśli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi okoliczność, o której mowa w § 1 (\`(...)\`), organ ten wydaje decyzję o odpowiedzialności podatkowej płatnika (\`(...)\`), w której określa wysokość należności z tytułu niepobranego lub pobranego, a niewpłaconego podatku. Zgodnie z art. 30 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów § 1 i § 4 nie stosuje się (\`(...)\`), jeżeli podatek nie został pobrany z winy podatnika; w tych przypadkach organ podatkowy wydaje decyzję o odpowiedzialności podatnika.

Zdaniem Sądu, wszystkie pytania jakie Spółka zawarła we wniosku interpretacyjnym z dnia 5 marca 2013 r. dotyczyły kwestii dokumentacyjnych w zakresie wywiązywania się przez Nią z obowiązków płatnika opisanych w art. 37 ust. 3, art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 39 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W ocenie Sądu, kwestie te mogą mieć bezpośrednie przełożenie na zakres odpowiedzialności Spółki jako płatnika przede wszystkim w perspektywie tego, że w razie uznania, że jedyną formą prawidłowo dokumentującą wykonanie obowiązków płatnika jest dokument w formie papierowej nie będzie mogła skutecznie wykazać, a w szczególności, że winę za niepobranie podatku we właściwej wysokości ponosi podatnik (art. 30 § 5 ww. ustawy). Wobec tego Sąd nie zgodził się z Dyrektorem Izby Skarbowej, że interpretacja przepisów, których domagała się Spółka, nie może mieć potencjalnego wpływu na podatkowe skutki (zwolnienie z obowiązku zapłaty podatku, odsetki od zaległości podatkowej) zastosowania się do jej treści.

Dalej podał, że Jacek Brolik w powołanym wyżej opracowaniu sformułował pogląd, że ochrona prawna wynikająca z art. 14k § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, obejmująca zakaz wszczynania postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (oraz obowiązek umorzenia już wszczętego postępowania) nie urzeczywistnia się skutkiem prawa podatkowego, ponieważ wykonywana jest orzeczeniem z procedury karnej, dla wydania którego prawo podatkowe konstruuje tylko przesłankę. Innymi słowy, gdy interpretacja realizowałaby tylko funkcję ochronną w zakresie postępowania karno-skarbowego nie jest to wystarczające do stwierdzenia, że istniał jej przedmiot Ze stanowiskiem tym Sąd się nie zgodził. Wg Sądu, stanowisko takie ograniczałoby możliwość uzyskania interpretacji prawa podatkowego, ponadto odpowiedzialność karno-skarbowa jest w zasadzie immanentną konsekwencją naruszenia obowiązków podatkowych. Odpowiedzialność ta może mieć bardziej dotkliwy charakter - łącznie z karą pozbawienia wolności, niż odpowiedzialność podatkowa. Z tego punktu widzenia należy wskazać, że czyn polegający na nieprzekazywaniu przez płatnika w terminie podatnikowi wymaganej informacji podatkowej stanowi przestępstwo z art. 80 § 2 ustawy Kodeks karny skarbowy (teza 7 do art. 80 KKS, Tomasz Grzegorczyk, Kodeks Karny Skarbowy, Komentarz LEX )

W ocenie Sądu, należy zgodzić się ze Spółką, że odmawiając wszczęcia postępowania interpretacyjnego Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi naruszył zasadę zaufania (art. 121 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa w związku z art. 14h tej ustawy), poprzez odmienne załatwienie sprawy niż czynił to Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja indywidualna z dnia 13 stycznia 2012 r., IPPB4/415-792/11-3/MP) oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja indywidualna z dnia 7 lipca 2011 r., IBPBII/1/415-388/11/MM).

Sąd podniósł także, że interpretacja indywidualna, której przedmiot był zbliżony do zawartego we wniosku Spółki z dnia 5 marca 2013 r., była rozpoznawana na skutek złożonej skargi przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu (wyrok z dnia 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10), który nie stwierdził naruszenia art. 14h w związku z art. 165a ustawy Ordynacja podatkowa. Końcowo Sąd wskazał, że przy ponownym rozpoznaniu sprawy Organ winien wydać interpretację prawa podatkowego.

W dniu 12 lutego 2014 r. do tutejszego Organu wpłynął odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 15 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 1097/13.

Mając na uwadze powyższe, w związku z ww. wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, wezwaniem z dnia 11 kwietnia 2014 r., Nr IPTPB1/415-163/13-6/14-S/KSU, doręczonym w dniu 14 kwietnia 2014 r., wystąpił do Wnioskodawcy o uiszczenie stosownej opłaty od wniosku ORD-IN. W dniu 15 kwietnia 2014 r. Wnioskodawca dokonał ww. opłaty.

W świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 15 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 1097/13 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie obowiązków płatnika dotyczących przekazywania pracownikom informacji i deklaracji podatkowych drogą elektroniczną oraz sposobu przechowywania informacji i deklaracji w formie elektronicznej w formacie PDF – jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.), odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jednocześnie zauważyć należy, że niniejsza interpretacja oparta została na przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.