Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-1139/12-3/RS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-01-22
Teza: Czy w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany powyżej (w formacie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej) faktury takie uprawniają Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; faktura-faktura elektroniczna; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 09.11.2012 r. (data wpływu 16.11.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy Spółka do kosztów uzyskania przychodów, w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ma prawo zaliczyć wydatki udokumentowane fakturą przesyłaną w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16.11.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy Spółka do kosztów uzyskania przychodów, w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ma prawo zaliczyć wydatki udokumentowane fakturą przesyłaną w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

N. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „N.” lub „Podatnik”) prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie sprzedaży produktów specjalnego przeznaczenia żywieniowego. Mając na względzie czynniki operacyjne, takie jak oczekiwania kontrahentów, czynniki ekonomiczne oraz aspekty ekologiczne Spółka planuje wdrożyć rozwiązania pozwalające na stosowanie faktur elektronicznych do faktur dokumentujących zakupy, wystawionych przez dostawców na jej rzecz. Będąc zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów usług, Spółka planuje wdrożenie procedur umożliwiających otrzymywanie od dostawców faktury w formacie PDF.

Przez fakturę rozumieć należy fakturę VAT, fakturę korygującą i duplikat faktury.

Format PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu) to format plików służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych. Język opisu pliku PDF jest uproszczoną wersją języka programowania PostScript wzbogaconą o elementy hipertekstowe. Po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji. Podstawowym systemem obiegu dokumentów kosztowych w Spółce jest EOD - system elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i komórkami organizacyjnymi. System ten zapewnia akceptację dokumentów zgodną z procedurami wewnętrznymi wdrożonymi w Spółce. Obecnie Spółka akceptuje jedynie faktury wystawiane przez dostawców w formie papierowej. Dokumenty te oklejane są niepowtarzalnym kodem kreskowym, a następnie skanowane i przesyłane do systemu EOD. W systemie EOD faktury są archiwizowane w wersji elektronicznej natomiast wersje papierowe są archiwizowane w zewnętrznym archiwum. W systemie EOD faktura podlega akceptacji merytorycznej i weryfikacji księgowej, Nie ma zatem możliwości, aby w systemie finansowo-księgowym zaksięgowano fakturę, która wcześniej nie została zweryfikowania i zaakceptowana zgodnie z wewnętrznymi procedurami.

W celu wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do faktur zakupowych, Spółka zamierza wdrożyć następujące rozwiązania:

Spółka stworzy dedykowany adres e-mail, na który kontrahenci będą wysyłać maile wraz z załączonymi fakturami elektronicznymi w formacie PDF. Po otrzymaniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana na serwerze spółki w formacie PDF w dedykowanym do tego celu folderze. W związku z wymogami wprowadzonego w Spółce systemu do elektronicznego obiegu dokumentów faktury te będą drukowane i archiwizowane dodatkowo w formie papierowej. Faktury w formie elektronicznej będą archiwizowane w dedykowanej do tego celu skrzynce poczty elektronicznej, co pozwoli na zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury. Systematyczne tworzenie kopii zapasowej skrzynki poczty elektronicznej pozwoli na odzyskanie danych w przypadku ich utracenia.

Oprócz weryfikacji poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej dane z faktury będą podlegać weryfikacji obejmującej:

*   autentyczność pochodzenia faktury

*   integralność treści faktury.

Faktury będą przesyłane na adres e-mail Spółki tylko z określonych adresów e-mail dostawców, zawartych na dokumencie „Zgody na elektroniczne przesyłanie faktur” podpisanej przez obie strony. Zgoda ta będzie mogła być przesłana w formie papierowej lub elektronicznej. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta, a tym samym weryfikować czy otrzymane faktury wpłynęły ze wskazanych adresów e-mail. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

Integralność treści faktur podczas ich przesyłania będzie weryfikowana poprzez wymianę sum kontrolnych pomiędzy Spółką oraz Wysyłającym. Wymiana sum kontrolnych polegać będzie na uzgodnieniu wartości odpowiadających kwocie netto oraz kwocie podatku VAT wynikających z faktur przesłanych do Spółki przez wystawcę faktury w formie elektronicznej w wybranym okresie. Wymiana sum kontrolnych powinna następować co najmniej raz na miesiąc. W przypadku potwierdzenia zgodności sum kontrolnych ustalonych przez Wysyłającego oraz Spółkę uznaje się, że podczas przesyłu zachowana została integralność treści faktur.

Weryfikacja integralności treści faktury dodatkowo może odbywać się poprzez sprawdzenie, czy podczas przesyłu faktury dostęp do treści faktury był zabezpieczony hasłem. Spółka powinna otrzymać hasło dostępu co najmniej tego samego dnia, w którym otrzymano fakturę w formie elektronicznej. Administrator w porozumieniu z Wysyłającym ustala sposób przesłania hasła, w szczególności może być ono przekazane Spółce w odrębnej wiadomości poczty elektronicznej, telefonicznie lub faksem.

W okresie przechowywania integralność treści faktury otrzymanej w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez następujące działania:

*   stworzenie dedykowanego adresu e-mail, o ograniczonym dostępie, przeznaczonego do odbierania faktur elektronicznych.

*   uprawnienie do umieszczenia faktury w archiwum przysługiwać będzie jedynie Administratorowi oraz osobom w tym celu wyznaczonym

*   wydzielony dysk (wydzielony folder) o nazwie „Archiwum faktur elektronicznych” zostanie zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych

*   jedynie Dyrektor Finansowy Spółki, Administrator, Główny Księgowy oraz wyznaczone osoby otrzymają dostęp do archiwum

*   wskazanym osobom dostęp do archiwum zostanie przydzielony poprzez określenie odpowiednich uprawnień ich kont dostępu w ramach systemu operacyjnego wykorzystywanego przez Spółkę. Konta będą chronione za pomocą indywidualnego loginu oraz hasła

*   osoby posiadające dostęp do archiwum faktur elektronicznych złożą na piśmie oświadczenia, iż nie będą dokonywać jakichkolwiek modyfikacji lub zmian danych, jakie obowiązkowo powinna zawierać faktura, zawartych na fakturach przechowywanych elektronicznie.

*   zgoda dostawcy na wystawianie faktur w formie elektronicznej zostanie wyrażona w formie papierowej lub elektronicznej oraz przesłana przez dostawcę na adres/adres e-mail Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy przesyłanie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznych plików PDF w opisany sposób jest dopuszczalne w świetle przepisów prawa, a zwłaszcza w świetle § 2-4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?
2.  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym przesyłana przez dostawcę akceptacja dotycząca wystawiania oraz przesyłania/ udostępniania na jego rzecz faktur w formacie PDF spełnia wymogi § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?
3.  Czy w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany powyżej (w formacie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej) faktury takie uprawniają Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Odpowiedź na pytanie oznaczone w przedmiotowym wniosku nr 3 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych stanowi przedmiot niniejszej interpretacji. W zakresie pytań dotyczących podatku od towarów i usług zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane we wniosku formy odbierania i przechowywania faktur są zgodne zobowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i w konsekwencji faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne, uprawniając tym samym spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych.

Ad. 3.

Podniesiono, że przejęcie dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L. Nr 189), miało na celu m. in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne byty traktowane w ten sam sposób. Spółka uznaje, iż opisana w zdarzeniu przyszłym forma odbierania, przesyłania/udostępniania faktur elektronicznych zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści, a w konsekwencji jest zgodna z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne związane z rozliczaniem podatku VAT (art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług) wynikającego z faktur otrzymanych drogą elektroniczną i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych (art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ustawa przewiduje dwie kategorie kosztów:

*   koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, oraz

*   koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są wydatki, których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. W ich przypadku możliwe jest „zidentyfikowanie” wpływu danego kosztu na wielkość osiągniętych przychodów.

Natomiast pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione, jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie uzasadnienia przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Przepisy tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy powinien zawierać co najmniej:

1.  datę dokonania operacji gospodarczej,
2.  określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
3.  zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
4.  kwotę i datę zapisu,
5.  oznaczenie kont, których dotyczy.

Art. 21 ust. 1 ww. ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

W świetle z art. 20 ust. 2 ww. ustawy, dowodami księgowymi stwierdzającymi dokonanie operacji gospodarczej, in. „dowodami źródłowymi” mogą być:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Należy stwierdzić, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Zwrócić przy tym należy także uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym i podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne poniesienie kosztu, podatnik ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto podatnik powinien rozważyć, czy dany dokument będzie spełniał warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy może być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowi dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka planuje wdrożyć rozwiązania pozwalające na stosowanie faktur elektronicznych do faktur dokumentujących zakupy, wystawionych przez dostawców na jej rzecz, tj. planuje wdrożenie procedur umożliwiających otrzymywanie od dostawców faktury w formacie PDF. W celu wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do faktur zakupowych Spółka stworzy dedykowany adres e-mail, na który kontrahenci będą wysyłać maile wraz z załączonymi fakturami elektronicznymi w formacie PDF. Po otrzymaniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana na serwerze spółki w formacie PDF w dedykowanym do tego celu folderze. Faktury te będą drukowane i archiwizowane dodatkowo w formie papierowej. Faktury w formie elektronicznej będą archiwizowane w dedykowanej do tego celu skrzynce poczty elektronicznej, co pozwoli na zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury. Systematyczne tworzenie kopii zapasowej skrzynki poczty elektronicznej pozwoli na odzyskanie danych w przypadku ich utracenia. Faktury będą przesyłane na adres e-mail Spółki tylko z określonych adresów e-mail dostawców, zawartych na dokumencie „Zgody na elektroniczne przesyłanie faktur” podpisanej przez obie strony. Integralność treści faktur podczas ich przesyłania będzie weryfikowana poprzez wymianę sum kontrolnych pomiędzy Spółką oraz Wysyłającym. Wymiana sum kontrolnych polegać będzie na uzgodnieniu wartości odpowiadających kwocie netto oraz kwocie podatku VAT wynikających z faktur przesłanych do Spółki przez wystawcę faktury w formie elektronicznej w wybranym okresie. Wymiana sum kontrolnych powinna następować co najmniej raz na miesiąc.

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów, w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kwot wynikających z faktur wystawionych w formacie PDF i przekazywanych Spółce za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Należy zauważyć, iż ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji „faktury” oraz regulacji dotyczących wystawiania oraz formy faktur VAT a zatem kierując się dyrektywami stosowania wykładni systemowej zewnętrznej należy sięgnąć do uregulowań dotyczących zasad opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2013 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528). Ww. rozporządzenie zastąpiło obowiązujące do dnia 31.12.2012 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661).

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej normują odrębne przepisy. A zatem, jeżeli faktury wystawione i przesyłane/udostępniane przez kontrahentów będą spełniały wymogi formalne, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeniach, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie uprawnienia Spółki do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy uznać za prawidłowe.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy należy stwierdzić, iż w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur VAT w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej, przy założeniu, że faktury te spełniają wymogi formalne, o których mowa powyżej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego nr 3 dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie na uwagę zasługuje okoliczność, iż pełna weryfikacja prawidłowości udokumentowania poszczególnych wydatków Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Dokonując interpretacji indywidualnej organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.