Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP2/443-1139/14/AD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2014-11-19
Teza: Czy w ewidencji przebiegu pojazdu w rubryce „opis trasy (skąd-dokąd)” należy dokładnie wpisać miejscowości przejazdu z uwzględnieniem np. ulic, czy nr domów, czy wystarczy wpis samych miejscowości?
Słowa kluczowe: ewidencja; samochód
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 26 lipca 2014 r. (data wpływu 25 sierpnia 2014 r.), uzupełnionym w dniu 12 listopada 2014 r. (data wpływu), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokonywania wpisów w ewidencji pojazdów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 sierpnia 2014 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony w dniu 12 listopada 2014 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokonywania wpisów w ewidencji pojazdów.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Jest Pan podatnikiem prowadzącym działalność w zakresie usług pocztowych. Posiada samochody osobowe użytkowane wyłącznie do celów prowadzenia działalności. W tym celu zawiera stosowane umowy z pracownikami o odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie (samochód) w celu wykonywania zadań służbowych. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od dnia 1 kwietnia 2014 r., aby skorzystać z prawa do pełnego odliczenia VAT na powyższe pojazdy, należy ten fakt zgłosić do Urzędu Skarbowego oraz prowadzić ewidencję przebiegu tych pojazdów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w ewidencji przebiegu pojazdu w rubryce „opis trasy (skąd-dokąd)” należy dokładnie wpisać miejscowości przejazdu z uwzględnieniem np. ulic, czy nr domów, czy wystarczy wpis samych miejscowości?

Zdaniem Wnioskodawcy, obszar przejazdu jednego pracownika jest bardzo duży, np. w ciągu jednego dnia wyjeżdża on z miejscowości L.M. do poszczególnych wsi na terenie Gminy L.W. (około 15 miejscowości) i powrót do miejscowości L.W. Niejednokrotnie wynikają sytuacje, że pracownik nie zna miejsca zamieszkania danego adresata i musi go szukać. Wpływa to również na zwiększoną liczbę przejechanych kilometrów nie z winy pracownika. Ma to miejsce przeważnie w małych miejscowościach i wsiach. Uważa Pan, że w powyższym przykładzie należy wykazać opis trasy w sposób następujący: miejscowość L.W – Gmina L.W- miejscowość L.W oraz faktycznie przejechane kilometry zgodnie z odczytem z licznika samochodu i GPSa.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Stosownie do treści art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwestie dotyczące pojazdów samochodowych uregulowane są m.in. w art. 86a ustawy o podatku od towarów i usług, który od dnia 1 kwietnia 2014 r. otrzymał, nadane ustawą z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 312) (dalej: ustawa zmieniająca), następujące brzmienie.

Zgodnie z ust. 1 pkt 1 ww. artykułu, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Według obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2014 r. art. 2 pkt 34 ustawy o podatku od towarów i usług, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o pojazdach samochodowych – rozumie się przez to pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Z artykułu 2 pkt. 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1137, z późn. zm.) wynika, że pojazd samochodowy – to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h; określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.

Według pkt. 40 ww. artykułu, użyte w ustawie określenie samochód osobowy oznacza pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą oraz ich bagażu.

Stosownie do zapisu art. 86a ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1.  nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2.  używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3.  nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Na podstawie ust. 3 ww. artykułu, przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1.  w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:

1.  wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
2.  konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;

1.  do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

W świetle ust. 4 powołanego artykułu, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1.  sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2.  konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

W grupie pojazdów samochodowych, określonej w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, mieszczą się pojazdy, których konstrukcja wskazuje na ich przeznaczenie co do zasady do użytku prywatnego, jednakże mogą być także wykorzystywane w działalności gospodarczej (np. samochód osobowy). Z tych względów – dla celów pełnego odliczania podatku – fakt wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. Brak użytku prywatnego pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej musi być dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu.

Na podstawie art. 86a ust. 12 ustawy, podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

W myśl ust. 13 tegoż artykułu, w przypadku niezłożenia w terminie informacji, o której mowa w ust. 12, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.

Jak stanowi art. 86a ust. 5 ustawy, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

1.  przeznaczonych wyłącznie do:

1.  odprzedaży,
2.  sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
3.  oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

*   jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

1.  w odniesieniu do których:

1.  kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
2.  podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Zgodnie z ust. 6 tegoż artykułu, ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

W myśl ust. 7 ww. artykułu, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1.  numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2.  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3.  stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4.  wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

1.  kolejny numer wpisu,
2.  datę i cel wyjazdu,
3.  opis trasy (skąd – dokąd),
4.  liczbę przejechanych kilometrów,
5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

*   potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

1.  liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jednocześnie wskazuje się, że przez okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku od towarów i usług, czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik – miesiąc lub kwartał.

Na podstawie art. 86a ust. 8 ustawy, w przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4:

1.  jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd,
2.  obejmuje:

1.  kolejny numer wpisu,
2.  datę i cel udostępnienia pojazdu,
3.  stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
4.  liczbę przejechanych kilometrów,
5.  stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
6.  imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Należy dodać, że ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów – jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem – może być dokonywane w formie elektronicznej.

Z powyższych przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że musi ona potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług. Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu − z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika – nie powinien wzbudzać wątpliwości. Co istotne, w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodność w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.), niespełniona zostaje jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, skutkująca prawem do ograniczonego odliczenia podatku. W konsekwencji, w celu dokonania pełnego odliczenia podatku muszą zostać spełnione 2 warunki: sposób wykorzystania pojazdów samochodowych przez podatnika musi wskazywać na wyłączne przeznaczenie ich do działalności gospodarczej (wykluczony użytek prywatny) oraz fakt ten musi zostać dodatkowo potwierdzony prawidłowo prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 8 powołanej uprzednio ustawy zmieniającej z dnia 7 lutego 2014 r., w przypadku pojazdów, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, nabytych, importowanych lub wytworzonych przez podatnika, lub używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy:

1.  ewidencję, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, prowadzi się począwszy od dnia, w którym poniesiono pierwszy, od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, wydatek związany z tymi pojazdami;
2.  informację, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, składa się w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy, od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, wydatek związany z tymi pojazdami.

Stosownie do treści art. 12 ust. 1 ww. ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika do dnia 30 czerwca 2015 r. paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu:

1.  samochodów osobowych;
2.  innych niż samochody osobowe pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

1.  1 − jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,
2.  2 − jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,
3.  3 lub więcej − jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg.

Jak stanowi ust. 2 ww. artykułu, przepis ust. 1 nie dotyczy pojazdów samochodowych, które są wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że prowadzi Pan działalność w zakresie usług pocztowych. Posiada samochody osobowe, które użytkuje wyłącznie do celów prowadzenia działalności. Zawiera stosowne umowy z pracownikami o odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie (samochody) w celu wykonywania zadań służbowych.

Analiza przedstawionego stanu faktycznego oraz treści powołanych uregulowań prawnych prowadzi do stwierdzenia, że wbrew stanowisku wyrażonemu we wniosku, z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdów wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej opisanie trasy w sposób przez Pana proponowany, tj. miejscowość L.W. – Gmina L.W. – miejscowość L.W. jest niewystarczający. Skoro osoby kierujące samochodami osobowymi realizują w ciągu dnia duży obszar przejazdu spowodowany np. poszukiwaniem miejsca zamieszkania danego adresata, to niewątpliwie powinny podać więcej szczegółów związanych z opisem przebytej trasy (np. nazwy poszczególnych miejscowości, adresy odbiorców przesyłek, itp.), a nie tylko wskazać początkową i końcową nazwę miejscowości, gdyż opis ten musi być na tyle szczegółowy, żeby zapewniał rzetelność prowadzonej ewidencji i wykluczał użycie tych pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.