Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.575.2023.1.KF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-11-15
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Zakres stosowania przepisów rozdziału
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5

**Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

16 października 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kwestii prawidłowości sposobu przechowywania otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur i ich udostępniania organom wyłącznie w formie elektronicznej jako skanu oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia na zasadach ogólnych, podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

Spółka z siedzibą w (\`(...)\`) (dalej jako: Spółka lub Wnioskodawca) jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. Spółka prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług (\`(...)\`) oraz (\`(...)\`). W związku z prowadzoną działalnością Spółka otrzymuje od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług. Faktury dostarczane są przez kontrahentów, współpracowników oraz pracowników pionu handlowego (pracowników terenowych) w formie papierowej i elektronicznej, a Spółka dokonuje rozliczeń na podstawie otrzymywanych faktur w obu formach. Poprzez swoich współpracowników oraz pracowników terenowych, Spółka dokonuje wydatków gotówkowych, wtedy faktura również jest w formie papierowej (dotyczy to również paragonów z NIP Spółki). Dokumenty te są dostarczane przez uprawnione osoby do Spółki.

Aktualnie Spółka archiwizuje faktury w formie papierowej. Faktury otrzymywane w wersji elektronicznej, są drukowane i przechowywane w formie papierowej. Obecnie faktury otrzymywane w wersji papierowej są archiwizowane i przechowywane w specjalnie do tego przeznaczonych pomieszczeniach.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o rachunkowości. W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego oraz systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji, dostarczanych przez zewnętrznych dostawców. Elementami wykorzystywanego oprogramowania jest system obiegu dokumentów oraz księgi rachunkowe i ewidencje prowadzone dla celów podatkowych. Zgodnie ze stosowanym sposobem ewidencjonowania, każdy dokument zakupowy oraz inny dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, opisywany, akceptowany i archiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji, a następnie ewidencjonowany (księgowany) w systemie informatycznym z obszaru finansowo - księgowego.

Jak wskazano, Spółka otrzymuje dokumenty kosztowe zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Dotychczas dokumenty zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej były archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Z uwagi jednak na skalę działalności Spółki, ilość dokumentów kosztowych otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, związana jest z uciążliwościami i powoduje powstanie dodatkowych kosztów. Zauważyć przy tym należy, że dokumenty papierowe ze względu na specyfikę materiałową muszą być przechowywane w optymalnych warunkach tak, aby nie doszło do ich zniszczenia lub przedwczesnego rozkładu. Pomieszczenia pełniące funkcję archiwum wyposażone muszą być m.in. w odpowiednią wentylację oraz w dodatkowe zabezpieczenia przeciwpożarowe z uwagi na łatwopalność materiału, co niesie za sobą dodatkowe koszty (jak np. niezbędne przeglądy urządzeń oraz ich serwis). Z uwagi na wysokość ponoszonych wydatków na utrzymanie archiwów, Spółka rozważa wprowadzenie działań mających doprowadzić do zoptymalizowania budżetu w tym zakresie. Jednym z rozpatrywanych rozwiązań jest wdrożenie systemu, który będzie dawał możliwość, że faktury otrzymywane w formie papierowej będą przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej (skan w formacie PDF lub/i zdjęcie w formacie JPG lub BMP).

W przypadku wdrożenia rozważanego przez Spółkę modelu podzielony on zostałby na następujące etapy:

Etap 1:

*   dokumentom papierowym (fakturom, paragonom z NIP-em) otrzymywanym przez pracownika Spółki wykonywane będzie zdjęcie za pomocą wgranej w telefonie służbowym aplikacji mobilnej, które następnie przekazywane będzie do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
*   dokumentom papierowym (fakturom, paragonom z NIP-em) otrzymywanym bezpośrednio przez Spółkę wykonywany będzie skan, który następnie przekazany zostanie do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji z zachowaniem jego odpowiedniej jakości tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
*   faktury zakupu towaru/usługi z odroczonym terminem zapłaty (przelew), będą wprowadzane do systemu w wersji elektronicznej z dwóch źródeł: otrzymywane bezpośrednio od kontrahentów na dedykowany adres mailowy lub otrzymywane przez pracowników w wersji elektronicznej lub papierowej. W przypadku wersji papierowej, faktura będzie skanowana lub fotografowana do nieedytowalnej wersji cyfrowej.

Etap: 2

*   pracownik wysyłający plik z dokumentem kosztowym (fakturą, paragonem z NIP-em), będzie weryfikował prawidłowość odczytanych przez aplikację mobilną danych, a następnie w przypadku faktur lub innych dokumentów kosztowych będzie opisywał wydatek i zatwierdzał przed wprowadzeniem i zapisaniem pliku w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownik poza opisaniem wydatku, potwierdzi również jego zgodność ze stanem faktycznym, oraz załączy dokumentację potwierdzającą zasadność wydatku zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Przy czym cyfrowy obraz dowodu księgowego poniesionych wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie (po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści),
*   pracownik wykonujący skan dokumentu kosztowego (faktury, paragonu z NIP-em) będzie weryfikował prawidłowość danych zawartych w obrazie cyfrowym, a następnie będzie opisywał wydatek i zatwierdzał przed wprowadzeniem i zapisaniem pliku w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownik poza opisaniem wydatku, potwierdzi również jego zgodność ze stanem faktycznym, oraz załączy dokumentację potwierdzającą zasadność wydatku zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Przy czym cyfrowy obraz dowodu księgowego poniesionych wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie (po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści).

Etap: 3

*   w przypadku faktur kosztowych przesyłanych poprzez aplikację mobilną przez pracowników terenowych przełożony dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków w Systemie, na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych wersji dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dany zakup miał miejsce i jest związany z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.). Przełożony będzie również weryfikował wpisany wydatek z załączonym cyfrowym obrazem dokumentu,
*   zgodnie z wewnętrzną procedurą dokonywania, rozliczania i autoryzacji wydatków służbowych faktura przelewowa lub rozliczenie wydatku będzie dodatkowo akceptowane przez przełożonego wyższego szczebla i osobę odpowiedzialną na zarządzenie daną kategorią kosztów w Spółce.

Etap 4:

*   po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową faktur przelewowych i rozliczeń pracowniczych, dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania przy pomocy systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do systemu księgowo-rachunkowego.

Etap 5:

*   forma papierowa faktur (oryginały) zostanie zniszczona po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu obrazu oraz dokonaniu kontroli biznesowej po określonym czasie.

Spółka pragnie wskazać, że w przypadku wdrożenia systemu:

*   nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych z faktury, rozumianych jako ingerencji w treść pierwotnej i oryginalnej faktury,
*   dokumenty będą całkowitym i autentycznym odzwierciedleniem wersji papierowych faktur,
*   po zeskanowaniu/przesłaniu zdjęcia faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp, poprzez nadawanie fakturze indywidualnego numeru systemowego, dzięki któremu łatwo będzie można ją odszukać, w tym zaznaczając, iż w przypadku:
*   faktur gotówkowych - będą one rozliczane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów przez pracowników jako jedno zbiorcze zestawienie (za dany okres/miesiąc), do których będzie przypisany jeden zbiorczy numer systemowy, jednak nie będzie problemu z odszukaniem pojedynczej faktury, ponieważ każda z faktur dotycząca danego rozliczenia wydatków pracownika będzie zapisana jako oddzielna pozycja z danymi identyfikacyjnymi, takimi jak: NIP, nr faktury, data, kwota,
*   faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   zarchiwizowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentacji faktury będą przechowywane przez Spółkę, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   sposób przechowywania faktur będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie),
*   eliminowane jest ryzyko uszkodzenia faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

Elektroniczny system obiegu dokumentacji umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Spółka wskazuje również, że weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywana będzie w całości elektronicznie umożliwiając sprawne przeprowadzenie kontroli biznesowych.

Spółka zamierza przy użyciu systemu nie tylko archiwizować faktury otrzymywane w formie papierowej, ale również noty księgowe, paragony z nr NIP Spółki, rachunki, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy z kontrahentami, załączniki do umów i faktur, dokumenty magazynowe, dokumenty potwierdzające wykonanie usługi.

Zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentacji nie tylko pozwoli zaoszczędzić Spółce wydatków na najem i wyposażenie powierzchni przeznaczonych do archiwizacji, ale również da możliwość przeprowadzenia sprawnych kontroli audytorskich, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi. Dzięki temu jak wskazano wyżej, dokumenty otrzymywane do tej pory przez Spółkę w formie papierowej będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż dotychczas stosowany system.

Faktury, których dotyczy wniosek będą przechowywane w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju.

Otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Zakupy udokumentowane fakturami przechowywanymi w sposób opisany we wniosku, będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego, wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, biorąc pod uwagę przepisy ujęte w art. 88 ustawy o VAT.

Spółka na podstawie tak zarchiwizowanych dokumentów chce dokonywać odliczenia VAT na zasadach ogólnych.

**Pytania**

1\. Czy dla celów ustawy o VAT prawidłowym będzie skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej jako skan dokumentu, przy zastosowaniu przez Państwa procedury przedstawionej w opisie sprawy?

2\. Czy będziecie Państwo mieli prawo na zasadach ogólnych do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług?

**Państwa stanowisko w sprawie**

W opinii Spółki dla celów ustawy o VAT prawidłowym będzie skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu, przy zastosowaniu przez Spółkę zasad zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie sprawy.

Spółka będzie miała prawo na zasadach ogólnych, do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie stanowiska Spółki

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570), „Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT, „Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym”.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 Ustawy o VAT, „Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a,

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 12, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b”.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 Ustawy o VAT, „Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży”.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 Ustawy o VAT, „Faktura może nie zawierać w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9, 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku”.

W myśl art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT, „Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury”.

Stosownie do art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT, „Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury”.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT, „Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT, „Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 Ustawy o VAT, „Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust 4. autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1\. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych,

2\. jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych,

3\. lub Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.

Stosownie do art. 112 Ustawy o VAT, „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8”.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT, „Podatnicy przechowują:

1\. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2\. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

W myśl art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT, „Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju”.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT, „Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby admmistracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 Ustawy o VAT, „Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się”.

W myśl art. 112aa ust. 2 Ustawy o VAT, „Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio”.

Ponadto Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niz określony w art. 106e Ustawy o VAT.

Spółka oświadcza, że znane jej są powyższe przepisy oraz, że je stosuje, tzn. podczas procesu weryfikacji za fakturę uznaje jedynie dokumenty, które zawierają wszystkie wymagane prawem elementy.

Przytoczone przepisy określają również technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą Ustawy o VAT uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod Spółka może mieć pewność, że zapewnia ona spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

W konsekwencji, zdaniem Spółki jako fakturę traktować można jedynie dokumenty zawierające dane określone w przytoczonych powyżej przepisach tzn. tylko takie, które są fakturami w rozumieniu Ustawy o VAT i stosują się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. W przypadku, gdy dokument nie zawiera ww. danych, nie powinien zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w Ustawie o VAT.

W opinii Spółki, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur ich integralność oraz czytelność.

Z powołanych w mniejszym piśmie przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób.

Jednakże, sposób ten, zdaniem Spółki ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, w opinii Spółki podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do treści art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT „Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Przepis ten stanowi de iure implementację art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. 2006.347.1, ze zm.; dalej Dyrektywa) „Dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w mniejszym rozdziale”.

Z kolei art. 244 Dyrektywy wskazuje jakie obowiązki ciążą na podatniku zobowiązanemu do przechowywania faktur „Każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał”.

Ponadto, Dyrektywa w art. 247 wskazuje, że aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W Polsce nigdy nie zostały wprowadzone przepisy dot. ewentualnego wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane. W konsekwencji należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne ustawy o VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten ma zapewniać:

*   przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
*   autentyczność pochodzenia,
*   integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W opinii Spółki, przy pomocy swoich pracowników wykonując skany lub zdjęcia papierowych faktur i dokonując ich elektronicznej archiwizacji wypełnia ona ustawowe przesłanki w zakresie przechowywanie faktur, gdyż:

*   nastąpi zachowanie oryginalnej postaci otrzymywanych faktur, gwarantując ich autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność,
*   Spółka zapewni dostęp do archiwizowanych/przechowywanych faktur.

W opinii Spółki, w odniesieniu do formy elektronicznej, zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Spółka wskazuje, iż prezentowane przez nią stanowisko podzielone zostało m.in. przez:

*   Dyrektora Krajowej lnformacji Skarbowej w interpretacji z 7 listopada 2018 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.587.2018.1.AK,
*   Dyrektora Krajowej lnformacji Skarbowej w interpretacji z 11 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.670.2020.1.MAZ,
*   Dyrektora Krajowej lnformacji Skarbowej w interpretacji z 9 lutego 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-1.4012.719.2020.2 KOM.

Podsumowując, nawiązując do pytania nr 1 w opinii Spółki, w świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz stanowiska organów podatkowych należy uznać, że Spółka ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu w Systemie, natomiast ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej.

Z kolei w odniesieniu do pytania nr 2 dotyczącego prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur Spółka uważa, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z zastrzeżeniem art. 114. art. 119 ust. 4. art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

W konsekwencji, należy uznać, że przepis ten nie uzależnia prawa do odliczenia podatku naliczonego od sposobu przechowywania faktur.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu :

*   nabycia towarów i usług,
*   dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, ze podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa i elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy, jesteście Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. Prowadzicie Państwo działalność w zakresie świadczenia usług (\`(...)\`) oraz (\`(...)\`). W związku z prowadzoną działalnością otrzymują Państwo od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług. Faktury dostarczane są w formie papierowej i elektronicznej. Aktualnie Spółka archiwizuje faktury w formie papierowej. Faktury otrzymywane w wersji elektronicznej - są drukowane i przechowywane również w formie papierowej. Planują Państwo wdrożenie systemu, który będzie umożliwiał przechowywanie otrzymanych faktur w formie papierowej (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej.

Ad 1

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawidłowości sposobu przechowywania otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur i ich udostępniania organom wyłącznie w formie elektronicznej jako skanu dokumentu, przy zastosowaniu przez Państwa zasad zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie sprawy.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.

Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że w okolicznościach omawianej sprawy sposób przechowywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, czyli po dokonaniu digitalizacji ich wersji papierowej w opisanej we wniosku procedurze, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, a także umożliwienie przez Państwa dostępu do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy - będzie zgodny z przytoczonymi przepisami ustawy.

W opisanym modelu zapewnią Państwo bowiem funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi i będą one realizowane w następujący sposób:

*   dokumentom papierowym (fakturom, paragonom z NIP-em) otrzymywanym przez pracownika Spółki wykonywane będzie zdjęcie za pomocą wgranej w telefonie służbowym aplikacji mobilnej, które następnie przekazywane będzie do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu,
*   dokumentom papierowym (fakturom, paragonom z NIP-em) otrzymywanym bezpośrednio przez Spółkę wykonywany będzie skan, który następnie przekazany zostanie do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji z zachowaniem jego odpowiedniej jakości,
*   faktury zakupu towaru/usługi z odroczonym terminem zapłaty (przelew), będą wprowadzane do systemu w wersji elektronicznej z dwóch źródeł: otrzymywane bezpośrednio od kontrahentów na dedykowany adres mailowy lub otrzymywane przez pracowników w wersji elektronicznej lub papierowej. W przypadku wersji papierowej, faktura będzie skanowana lub fotografowana do nieedytowalnej wersji cyfrowej,
*   pracownik wysyłający plik z dokumentem kosztowym (fakturą, paragonem z NIP-em), będzie weryfikował prawidłowość odczytanych przez aplikację mobilną danych, a następnie w przypadku faktur lub innych dokumentów kosztowych będzie opisywał wydatek i zatwierdzał przed wprowadzeniem i zapisaniem pliku w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownik poza opisaniem wydatku, potwierdzi również jego zgodność ze stanem faktycznym, oraz załączy dokumentację potwierdzającą zasadność wydatku zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Przy czym cyfrowy obraz dowodu księgowego poniesionych wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie (po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści),
*   pracownik wykonujący skan dokumentu kosztowego (faktury, paragonu z NIP-em) będzie weryfikował prawidłowość danych zawartych w obrazie cyfrowym, a następnie będzie opisywał wydatek i zatwierdzał przed wprowadzeniem i zapisaniem pliku w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownik poza opisaniem wydatku, potwierdzi również jego zgodność ze stanem faktycznym, oraz załączy dokumentację potwierdzającą zasadność wydatku zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Przy czym cyfrowy obraz dowodu księgowego poniesionych wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie (po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści),
*   w przypadku faktur kosztowych przesyłanych poprzez aplikację mobilną przez pracowników terenowych przełożony dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków w Systemie, na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych wersji dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dany zakup miał miejsce i jest związany z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.). Przełożony będzie również weryfikował wpisany wydatek z załączonym cyfrowym obrazem dokumentu,
*   zgodnie z wewnętrzną procedurą dokonywania, rozliczania i autoryzacji wydatków służbowych faktura przelewowa lub rozliczenie wydatku będzie dodatkowo akceptowane przez przełożonego wyższego szczebla i osobę odpowiedzialną na zarządzenie daną kategorią kosztów w Spółce,
*   po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową faktur przelewowych i rozliczeń pracowniczych, dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania przy pomocy systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do systemu księgowo-rachunkowego.

Wskazaliście Państwo również, że otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Zarchiwizowane faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp, poprzez nadawanie fakturze indywidualnego numeru systemowego, dzięki któremu łatwo będzie można ją odszukać.

Ponadto, na żądanie organów podatkowych, zapewnicie Państwo odpowiedni dostęp do przedmiotowych faktur, które przechowywane będą w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium kraju. System umożliwiał będzie bowiem niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu). Tym samym zapewnią Państwo bezzwłoczny pobór przedmiotowych faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur przez Państwa, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz pod warunkiem, że umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Zatem, udostępnianie organom faktur przechowywanych w opisany sposób będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Ad 2

Państwa wątpliwości dotyczą także kwestii prawa do odliczenia na zasadach ogólnych podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z ustawą.

Przechodząc więc do kwestii prawa od odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych i archiwizowanych w opisany przez Państwa sposób, należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami otrzymywanymi od kontrahentów, które służą Państwu do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W związku z powyższym, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

Tym samym, stwierdzić należy, że przechowywanie i archiwizowanie faktur, dotyczących wydatków w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego modelu, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają, na ogólnych zasadach, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur.

Dodatkowe informacje
--------------------

Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego oraz zastosujecie się Państwo do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).