Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-625/11/RSz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-08-24
Teza: wysyłanie i datowanie faktur elektronicznych
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 maja 2011r. (data wpływu 24 maja 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania i datowania faktur elektronicznych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 maja 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie m.in. wysyłania i datowania faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe (oznaczone we wniosku jako stan faktyczny nr 1).

Stan faktyczny nr 1.

Wnioskodawca (dalej również: Spółka) zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organom kontroli skarbowej tych faktur. Spółka zawarła umowę z firmą C.. na korzystanie z oprogramowania E.. Przed rozpoczęciem wystawiania i wysyłania e-faktur Wnioskodawca uzyska w formie pisemnej akceptację odbiorców na wystawienie i przesyłanie faktur i faktur korekt w formie elektronicznej. Faktury VAT oraz faktury korekty VAT będą wystawiane w systemie S, następnie w postaci elektronicznej wysyłane do interfejsu S w postaci iDOC-ów, stamtąd za pomocą narzędzia B. drogą elektroniczną będą przekazywane do firmy C. skąd dzięki oprogramowaniu E. zostaną przesyłane do klienta oraz zapisane w E. Archiwum Dokumentów. E-faktury oraz e-faktury korekty wystawione w różnych dniach będą przesyłane do klienta w łącznych plikach, w możliwie najkrótszym czasie, np. pod koniec danego tygodnia.

Po wdrożeniu systemu faktur elektronicznych faktury będą wystawiane również w formie papierowej (np. w czasie awarii systemu), następnie drukowane i przesyłane do odbiorców pocztą.

W związku z powyższym zadano następujące pytania (oznaczone we wniosku jako pytanie nr 1 i 2 do stanu faktycznego nr 1):

1.  Czy faktura do klienta powinna być przesłana w dniu jej wystawienia, czy np. po zgromadzeniu faktur po kilku dniach można przesłać łączny plik i nie będzie to miało wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego?
2.  Czy data wysłania faktury VAT elektronicznie musi być tożsama z datą wystawienia faktury VAT?

Stanowisko Wnioskodawcy.

Dotyczy pytania nr 1 do stanu faktycznego nr 1.

Zgodnie z art. 19 ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli dostawa towarów lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 7 dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Termin wysyłania e-faktur - czyli, w jakim czasie należy wysłać/przekazać nabywcy wystawioną przez sprzedawcę fakturę VAT - nie został uregulowany przepisami ustawy o VAT, jak też i rozporządzeniami wykonawczymi do tej ustawy. Nie ma również przeciwwskazań, aby faktury były wysyłane w przeciągu kilku dni od dnia ich wystawienia. W artykule 19 ustawy o VAT brak jest odwołania do daty wysłania faktury VAT przez sprzedawcę. Niemniej jednak czynność wysyłki e-faktury powinna wystąpić w możliwie najkrótszym czasie.

Moment przesłania faktury drogą elektroniczną do klienta nie ma, więc wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego.

Dotyczy pytania nr 2 do stanu faktycznego nr 1.

Przepisy ustawy o VAT jak i rozporządzenia wykonawcze do tej ustawy nie przesądzają o tym, iż moment wystawienia e-faktury powinien być taki sam jak moment jej wysłania. Oznacza to, że dopuszczalnym jest wysyłanie e-faktur do nabywcy w przeciągu kilku dni od momentu ich wystawienia. Data wysłania faktury VAT elektronicznie nie musi więc być tożsama z datą wystawienia faktury VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego (oznaczonego we wniosku jako stan faktyczny nr 1) uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Ww. przepis, ustanawia zasadę, że obowiązek podatkowy powstaje wraz z wystawieniem faktury, stanowi jednocześnie, że jeśli faktura nie zostanie wystawiona w ciągu 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, obowiązek podatkowy powstaje w tym właśnie dniu.

Tym samym w tym dniu obowiązek podatkowy powstaje, jeśli:

1.  podatnik obowiązany do wystawienia faktury nie wystawi jej w ogóle;
2.  podatnik wystawi fakturę po upływie 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi;
3.  podatnik wystawi fakturę 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Z powyżej cytowanych regulacji wynika, że ustalenie momentu wystawienia faktury ma istotne znaczenie prawne w zakresie powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług oraz dokumentowania zdarzeń gospodarczych na gruncie tego podatku.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ww. ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania faktur VAT oraz innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały szczegółowo w przepisach, obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011r., rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360).

I tak, co do zasady, stosownie do § 9 ust. 1 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r., fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Zwrot „wystawić fakturę” nie jest na gruncie prawa podatkowego w żaden sposób definiowany, a zatem powinien on być rozumiany zgodnie z jego pierwotnym znaczeniem w ramach języka polskiego.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego wydanym przez Polskie Wydawnictwo Naukowe PWN (www.sjp.pwn.pl), zwrot „wystawić” w odniesieniu do dokumentu oznacza „sporządzić dokument”. W tym znaczeniu „wystawieniem faktury” jest sporządzenie dokumentu - ukończenie działań, których efektem jest fizyczne zaistnienie tego dokumentu.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 cyt. ustawy o VAT, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

Rozporządzenie określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (§ 1 ww. rozporządzenia).

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia, w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

W myśl § 4 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym, jak stanowi § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury - zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 powyższego rozporządzenia - oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie natomiast z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Zauważyć należy, iż powołane wyżej rozporządzenie nie określa czy faktura do klienta powinna być przesłana w dniu jej wystawienia, czy np. po zgromadzeniu faktur po kilku dniach można przesłać łączny plik, a także czy data wysłania faktury VAT elektronicznie musi być tożsama z datą wystawienia faktury VAT.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur wformie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organom kontroli skarbowej tych faktur. Wnioskodawca zawarł umowę z firmą C. na korzystanie z oprogramowania E.. Przed rozpoczęciem wystawiania i wysyłania e-faktur Wnioskodawca uzyska w formie pisemnej akceptację odbiorców na wystawienie i przesyłanie faktur i faktur korekt w formie elektronicznej.

Wnioskodawca wskazał, iż e-faktury oraz e-faktury korekty wystawione w różnych dniach będą przesyłane do klienta w łącznych plikach, w możliwie najkrótszym czasie, np. pod koniec danego tygodnia.

W świetle powyższych przepisów stwierdzić należy, że wystawienie faktury wywołuje skutki w zakresie powstania obowiązku podatkowego, zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy o VAT, niezależnie od tego, czy i kiedy taka faktura zostanie wysłana kontrahentowi.

Zatem, moment wysłania faktur w żaden sposób nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego, o którym mowa w art. 19 ust. 4 ustawy o VAT.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Ad. 2.

Odnosząc się natomiast do kwestii ustalenia, czy data wysłania faktury VAT elektronicznie musi być tożsama z datą wystawienia faktury VAT, tut. organ stwierdza, co następuje:

W zakresie określenia momentu wystawiania e-faktur w przedmiotowej sprawie zastosowanie znajdą przepisy ogólne dotyczące faktur i sposobu wystawiania faktur.

Należy w tym miejscu ponownie wskazać, iż co do zasady, stosownie do § 9 ust. 1 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Ponadto trzeba wskazać, że stosownie do § 5 ust. 1 pkt 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r., faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury.

Natomiast żaden przepis nie obliguje wystawcy faktury do wykazania daty przesłania faktury.

Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz treść powołanych przepisów należy stwierdzić, iż w sytuacji, gdy Wnioskodawca wysyła e-faktury do nabywcy w przeciągu kilku dni od momentu ich wystawienia, a równocześnie nie zagraża to realizacji praw nabywcy do rozliczenia podatku naliczonego, należy uznać takie postępowanie za dopuszczalne, a tym samym data wystawienia e-faktury nie musi być tożsama z datą wysłania tej faktury.

W konsekwencji, stanowisko Wnioskodawcy w powyższym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie należy zauważyć, iż ocena stanowiska Wnioskodawcy, w części dotyczącej zdarzenia przyszłego, oznaczonego we wniosku jako stan faktyczny nr 2 (pytanie nr 1 do nr 7) oraz stan faktyczny nr 3 (pytanie nr 1), będzie przedmiotem odrębnych rozstrzygnięć.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.