Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.315.2021.1.MKA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-06-10
Teza: Obowiązki płatnika w związku z wypłatą ekwiwalentu na doposażenie stanowiska pracy.
Słowa kluczowe: ekwiwalent-ekwiwalent pieniężny; materiały-materiały biurowe; obowiązek-obowiązek płatnika; praca-stosunek pracy; pracownik; sprzęt
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 10; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 1 marca 2021 r. (data wpływu 10 marca 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą ekwiwalentu na zakup doposażenia stanowiska pracy – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 marca 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą ekwiwalentu na zakup doposażenia stanowiska pracy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Spółka z o.o. jest przedsiębiorcą polskim, prowadzącym działalność gospodarczą na terenie Polski. Siedziba Spółki mieści się w (…), ale biura Spółki znajdują się również poza (…). Wnioskodawca jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT.

Spółka z o.o. (dalej także jako Spółka lub Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług planowania, budowy i utrzymania sieci (…).

Na skutek ogłoszenia stanu epidemiologicznego w kraju, Zarząd Spółki podjął decyzję o zamknięciu biur, tym samym wprowadził nakaz bezwzględnego świadczenia pracy zdalnie lub telepracy w warunkach pandemii (przyjście do biura jest możliwe tylko w sytuacjach krytycznych, za zgodą przełożonego oraz w ściśle określonym przedziale czasowym). Zdalne wykonywanie pracy odbywa się w wariantach:

1.  telepracy - telepraca wykonywana bez względu na warunki pandemii,
2.  telepracy i pracy zdalnej w warunkach pandemii.

Pracownicy, którzy wybrali wariant telepracy w warunkach pandemii, podpisali stosowne porozumienia, w których wyrazili zgodę na taką właśnie formę świadczenia pracy.

Z kolei w przypadku pracy zdalnej w warunkach pandemii, każdorazowo pracownik składa wniosek na wykonywanie zdalnie zadań powierzonych przez pracodawcę. We wniosku pracownik wskazuje miejsce świadczenia pracy oraz wszystkie zadania, które będzie wykonywał na rzecz pracodawcy w okresie objętym wnioskiem.

Zarówno w przypadku telepracy w warunkach pandemii i pracy zdalnej także w warunkach pandemii (wariant 2) - zlecenie pracy następuje, na podstawie przepisów ustawy z 2 marca 2020 r. dotyczących COVID-19, w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej.

Epidemia koronawirusa i konieczność podjęcia szeregu środków w celu przeciwdziałania COVID-19, wymusiła na Spółce, jako pracodawcy, konieczność wdrożenia właśnie takich modeli świadczenia pracy. W konsekwencji przyczyniła się do poniesienia przez pracowników, niezbędnych wydatków, które umożliwiają im należyte i terminowe wykonanie zlecanych przez Spółkę zadań.

W związku z powyższym Spółka podjęła decyzję o sfinansowaniu pracownikom jednorazowo kosztu zakupu doposażenia stanowisk pracy w związku z wykonywaniem powierzonych zadań poza biurem (są to koszty zakupu np. biurka, krzesła, drukarki, monitora itp. ). Wypłata ekwiwalentu ma nastąpić w czerwcu 2021 r. Co ważne:

*   ekwiwalent zostanie wypłacony w pieniądzu.
*   kwota ekwiwalentu zostanie skalkulowana w taki sposób by odpowiadała rzeczywiście poniesionym przez pracownika wydatkom, tak by jasno wykazać, że zachodzi racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
*   narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,
*   narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika są, były i będą wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,
*   pracownik nie musi okazywać pracodawcy faktur, rachunków lub paragonów potwierdzających dokonanie zakupu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy wartość zwrotu zrealizowana w formie wypłaty ekwiwalentu na zakup doposażenia stanowiska pracy w związku z wykonywaniem przez pracowników Spółki powierzonych zadań w trybie:

1.  telepracy bez względu na warunki pandemii,
2.  telepracy i pracy zdalnej w warunkach pandemii - gdyby pandemia nie wystąpiła, taki model pracy nie zostałby wdrożony przez Spółkę,

stanowi przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w związku z tym na Spółce jako płatniku ciąży obowiązek obliczenia i pobrania podatku dochodowego?

Zdaniem Wnioskodawcy, oczywistym jest, że podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest zasada powszechności opodatkowania.

W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19. art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego - zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jak wynika z treści powołanego art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika jest uznanie, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie sfinansowania pracownikom, wykonującym telepracę (bez względu na okres pandemii) jednorazowo, kosztu zakupu doposażenia stanowisk pracy.

W odniesieniu do zwrotu, który dotyczy pracowników wykonujących telepracę, należy wskazać, że zasady dotyczące telepracy określone zostały w Rozdziale IIb art. 67(5)-67(17) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.

Jak wynika z art. 67(5) § 1 ww. Kodeksu, praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 67(5) § 2 ww. Kodeksu).

Jak stanowi art. 67(11) § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany:

*   dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,
*   ubezpieczyć sprzęt,
*   pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu - chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w § 2.

Dodatkowo zgodnie z art. 67(11) § 2 pkt 1 ww. Kodeksu, pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

Ponadto zgodnie z art. 67(11) § 3 Kodeksu pracy, w przypadku, o którym mowa w § 2 pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67(6), lub w umowie, o której mowa w § 2. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

W praktyce pracodawcy, w ramach ciążących na nich obowiązków dotyczących zapewnienia sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, często wypłacają pracownikom ekwiwalent za używanie sprzętu będącego własnością pracownika. Niewątpliwie zatem w przypadku pracowników świadczących telepracę, której wykonywanie w tej formie nie jest spowodowane szczególną sytuacją, jaką jest np. stan epidemii, wypłacony zwrot za zakup doposażanie stanowiska pracy będzie stanowił przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten może być jednak zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku, po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1.  ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
2.  kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
3.  narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
4.  narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Zatem ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent. Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji gdy ekwiwalent spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem doposażenia stanowiska pracy, które stanowić będzie ich własność oraz doposażenie to będzie wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacany jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem wypłacony dla pracowników świadczących telepracę (bez względu na okres pandemii) zwrot kosztów zakupu doposażenia stanowiska pracy, będzie stanowił dla nich przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który to przychód podlega zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy przy spełnieniu ww. warunków.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie sfinansowania pracownikom, wykonującym telepracę w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub pracę zdalną również w okresie stanu zagrożenia epidemicznego.

W odniesieniu natomiast do zwrotu kosztów zakupu doposażenia stanowiska pracy, pracownikom świadczącym telepracę w okresie pandemii lub pracujących zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego należy wskazać, że art. 77 ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz. U. z 2020 r. poz. 1086 ze zm.) wprowadził zmiany w przepisach ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, między innymi w odniesieniu do pracy zdalnej.

Zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami, na podstawie art. 3 pkt 1 ww. ustawy, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna lub telepraca).

Jak stanowi art. 3 pkt 3 ww. ustawy, wykonywanie pracy zdalnej lub telepracy może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Co do zasady, jak wynika z art. 3 pkt 4 ww. ustawy, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej czy telepracy oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Jednakże przy wykonywaniu pracy zdalnej lub telepracy w okresie pandemii, pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 3 pkt 5 ww. ustawy).

W sytuacji zlecenia pracy zdalnej lub telepracy, na podstawie ww. przepisów ustawy z 2 marca 2020 r., w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej - po stronie pracownika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej, czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Z powyższego wynika, że w przypadku pracowników, którzy wykonują pracę zdalną lub telepracę w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot kosztów zakupu doposażenia stanowiska pracy nie będzie skutkował powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Spółce - Wnioskodawcy nie będą ciążyły w tym zakresie obowiązki płatnika.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia wynika, że w związku z ogłoszeniem stanu epidemiologicznego w kraju, Zarząd Spółki wprowadził nakaz bezwzględnego świadczenia pracy zdalnie lub telepracy w warunkach pandemii. Zdalne wykonywanie pracy odbywa się w wariantach:

1.  telepracy - telepraca wykonywana bez względu na warunki pandemii,
2.  telepracy i pracy zdalnej w warunkach pandemii.

Zarówno w przypadku telepracy w warunkach pandemii i pracy zdalnej także w warunkach pandemii (wariant 2) - zlecenie pracy następuje, na podstawie przepisów ustawy z 2 marca 2020 r. dotyczących COVID-19, w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej. Zatem Spółka podjęła decyzję o sfinansowaniu pracownikom jednorazowo kosztu zakupu doposażenia stanowisk pracy w związku z wykonywaniem powierzonych zadań poza biurem (są to koszty zakupu np. biurka, krzesła, drukarki, monitora itp. ). Wypłata ekwiwalentu ma nastąpić w czerwcu 2021 r. z zachowaniem następujących zasad:

*   ekwiwalent zostanie wypłacony w pieniądzu,
*   kwota ekwiwalentu zostanie skalkulowana w taki sposób by odpowiadała rzeczywiście poniesionym przez pracownika wydatkom, tak by jasno wykazać, że zachodzi racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
*   narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,
*   narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika są, były i będą wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,
*   pracownik nie musi okazywać pracodawcy faktur, rachunków lub paragonów potwierdzających dokonanie zakupu.

W związku z powyższym Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy wypłata ekwiwalentu na zakup doposażenia stanowiska pracy w związku z wykonywaniem przez pracowników Spółki powierzonych zadań w trybie telepracy bez względu na warunki pandemii oraz telepracy i pracy zdalnej w warunkach pandemii stanowi przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w związku z tym na Spółce jako płatniku ciąży obowiązek obliczenia i pobrania podatku dochodowego.

W odniesieniu do wypłaty ekwiwalentu na zakup doposażenia stanowiska pracy w związku z wykonywaniem przez pracowników powierzonych zadań w trybie telepracy bez względu na warunki pandemii, należy wskazać, że zasady dotyczące telepracy określone zostały w Rozdziale IIb art. 672\-6717 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).

Jak wynika z art. 675 § 1 ww. Kodeksu, praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 675 § 2 ww. Kodeksu).

Jak stanowi art. 6711 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany:

1.  dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,
2.  ubezpieczyć sprzęt,
3.  pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
4.  zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu

– chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w § 2.

Dodatkowo zgodnie z art. 6711 § 2 pkt 1 ww. Kodeksu, pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

Ponadto zgodnie z art. 6711 § 3 Kodeksu pracy, w przypadku, o którym mowa w § 2 pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 676, lub w umowie, o której mowa w § 2. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

W praktyce pracodawcy, w ramach ciążących na nich obowiązków dotyczących zapewnienia sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, często wypłacają pracownikom ekwiwalent za używanie sprzętu będącego własnością pracownika.

Niewątpliwie zatem w przypadku pracowników świadczących telepracę, której wykonywanie w tej formie nie jest spowodowane szczególną sytuacją, jaką jest np. stan epidemii, wypłacony ekwiwalent na zakup doposażenia stanowiska pracy będzie stanowił przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten może być jednak zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 tej ustawy

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

*   ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
*   kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
*   narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
*   narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Zatem ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji gdy ekwiwalent spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał rzeczywiście poniesionym przez pracownika wydatkom, tak by jasno wykazać, że zachodzi racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania, które stanowić będą jego własność oraz będą wykorzystywane przez pracownika do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacany jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem wartość zwrotu, zrealizowana w formie wypłaty ekwiwalentu na zakup doposażenia stanowiska pracy dla pracowników świadczących telepracę bez względu na warunki pandemii, będzie stanowiła dla nich przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który to przychód podlega zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 tej ustawy. W konsekwencji na Wnioskodawcy jako płatniku nie ciąży z tego tytułu obowiązek obliczenia i poboru podatku dochodowego.

Odnosząc się natomiast do wypłaty ekwiwalentu na zakup doposażenia stanowiska pracy w związku z wykonywaniem przez pracowników Wnioskodawcy powierzonych zadań w trybie telepracy i pracy zdalnej w warunkach pandemii, wskazać należy na art. 77 ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz. U. z 2020 r. poz. 1086 ze zm.). Przepis ten wprowadził zmiany w przepisach ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.) między innymi w odniesieniu do pracy zdalnej.

Zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami, na podstawie art. 3 pkt 1 ww. ustawy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Jak stanowi art. 3 pkt 3 ww. ustawy wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Co do zasady, jak wynika z art. 3 pkt 4 narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca, jednakże na podstawie art. 3 pkt 5 przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie ww. przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej, po stronie pracownika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Mając na uwadze powyższe regulacje w przypadku pracowników Wnioskodawcy, którzy telepracę i pracę zdalną wykonują w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot zrealizowany w formie wypłaty ekwiwalentu na zakup doposażenia stanowiska pracy nie będzie skutkował powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych. W konsekwencji na Wnioskodawcy jako płatniku nie ciąży z tego tytułu obowiązek obliczenia i poboru podatku dochodowego.

Końcowo należy podkreślić, że zakres interpretacji indywidualnej, zdeterminowany jest przede wszystkim przedstawionymi przez Wnioskodawcę zdarzeniami przyszłym jak i własnym stanowiskiem Wnioskodawcy. Jeżeli przedstawione we wniosku zdarzenia przyszłe będą się różniły od stanu występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałych zdarzeń przyszłych. Należy też zauważyć, że na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek udowodnienia w toku ewentualnego postępowania podatkowego okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.