Личен_архивски_фонд
Средување на лични фондови
Личните фондови како и нивното средување имаат исклучителна важност во архивското работење.Во таа смисла,односно за да можеме да говориме на оваа тема, потребно е најпрвин да го дефинираме поимот за личен фонд. Личниот фонд претставува збир на документи кои се органски произлезени од едно лице. . Личниот фонд треба да има одреден обем, за да го расветлат животот и дејноста на фондообразователот.Фондот може да содржи повеќе видови архивски материјал, според неговото потекло.Така, доколку во фондот се најде архивски материјал кој го собирал фондообразователот како колекционер,истиот може да се задржи во фондот,како дејност на фондообразователот или пак по негова желба.Исто така, во фондот може да се најде и архивски материјал од друга институција, која нема никаква врска со него.Во овој случај архивскиот материјал треба да биде попишан и споен со соодветниот фонд, со историска белешка во двата фонда. Така, еден попис се става во досието на личниот фонд, а друг во досието на фондот кон кој е споен споменатиот архивски материјал.Можен важен сегмент од фондот е и неговиот назив. Така, називот на фондот се состои од презимето и името на личноста од чија работа и дејност настанал архивскиот материјал. Освен назив, секој фонд содржи и гранични години, па така на пример се земаат година на раѓање и годината на смртта на личноста со чија дејност фондот настанал. Меѓутоа,граничните години на архивскиот материјал може да бидат и надвор од горенаведените датуми и тоа во случаи кога се сочувани поединечни документи како настани пред раѓањето на фондообразователот (на пример, имотно - правни документи и други списи)или по неговата смрт ( документи во кои се говори за фондообразователот како некролози, говори по повод јубилеи, исечоци од весници и слично). Сепак, за разнообразноста на личниот фонд треба да се состави план или шема на класификација.Ваквиот план е потребен со цел да се покаже редот на извршување на научно-техничката работа на архивскиот материјал, повторно со цел да се востанови обемот, содржината и редоследот во спроведувањето на обележаните етапи во работата и методите за нивно исполнување.Основните работи при класифицирањето на архивскиот материјал се сведуваат на следното: На пример, кај еден писател или уметник, видовите документи кои се во врска со разни негови дела, потпаѓаат во поголеми тематски единици,односно групи.Такви се, на пример, писма,акти,белешки во врска со романи,драми новели итн., кои се групираат заедно, додека документи во врска со одделно дело(творба), се групираат пооделно. Во личниот фонд може да се најдат и документи за семејството на фондообразователот тогаш потребно е подетално зафаќање со прашање на двата вида на документи, со тоа што архивскиот материјал што се однесува на семејството треба да се издвои, како и за имотно - правни документи. Кон личните фондови спаѓа целиот архивски материјал што е во сопственост на некој член на семејството, а кој во однос на наследниците нема никакви правни последици. Архивскиот материјал кој не може да се смести во некоја од утврдените групи, се приклучува кон групата - Варија. Во случај кога архивскиот материјал на фондот бил средуван од самиот фондообразовател, грубо средените документи се одделуваат од тие кои немаат никаков знак.Иако целиот архивски материјал бил забележан кај фондообразователот а нема средување, тој материјал се зачувува и се формира во одделни теми. Изработените списоци од страна на творецот на фондот, содржат податоци кои помагаат при запознавањето со архивскиот материјал.Од друга страна ова во голем дел го олеснува и средувањето на документите, бидејќи ги открива и врските на дел од материјалот и токму врз основа на запознавањето на тие врски се доаѓа до полесно средување на останатиот(несреден)архивски материјал.Сето ова не претставува механичка работа, напротив подетално се анализира и се образуваат темите. Со запазување на првобитниот редослед, формиран од фондообразователот, може да се добие јасна слика за развојот на фондот. На тој начин се олеснува процесот на средување на фондот. Во понатамошната обработка се ставаат знаци, па во поголеми целини, тематска припадност и одделни групи кој најмногу одговараат на нивната содржина, а истовремено и најдобро ќе им послужи на барањата и интересите на истражувачите. По образувањето на тематските групи, документите во нив се систематизираат хронолошки, односно по коресподенти.Писмата во врска со некоја општествена функција или пак оние кои се однесуваат на некој судски процес на фондообразователот, се придружуваат кон документите кои се однесуваат на споменатата функција, односно кон документите за конкретниот процес. Кога е зачувано многу големо количество на писма пишувани од еден адресант, тие не можат да се редат по азбучен ред.