Implementation of a Synoptic Operative Report for Rectal Cancer: A Mixed-Methods Study.

Background The National Accreditation Program for Rectal Cancer is a collaborative effort to improve the quality of rectal cancer care, including multidisciplinary assessment, treatment planning, and documentation using synoptic radiology, pathology, and operative reports. Objective The purpose of this study was to examine the implementation and use of a synoptic operative report for rectal cancer. Design This was a convergent mixed-methods implementation study of electronic medical record data, surveys, and qualitative interviews. Settings The study was conducted at US medical centers. Participants Colorectal surgeons were included. Intervention After development, the synoptic operative report was iteratively revised and ultimately approved by the American Society of Colon and Rectal Surgeons Executive Council and the National Accreditation Program for Rectal Cancer and then implemented into participants' institutional electronic medical record systems. Main outcome measures Change in fidelity to documentation of 19 critical items after implementation of synoptic reports and in-depth details and perspectives about the synoptic operative report were measured. Results Thirty-seven surgeons from 14 institutions submitted preimplementation operative reports (n = 180); 32 of 37 surgeons submitted postimplementation reports (n = 118). The operation type, approach, and formation of a stoma were present in >70% of preimplementation reports; however, the location of the tumor, the type of reconstruction, and the distal margin were reported in Limitations The study was limited by its sample size, cross-sectional nature, specialized centers, and inclusion of colorectal surgeons only. Conclusions Although fidelity to the 19 items substantially increased after implementation of the synoptic report, reactions to the synoptic report varied among surgeons. Many indicated concerns that it would hinder workflow or add extra time burden. Others felt the synoptic report could indirectly improve rectal cancer quality of care and provide useful data for quality improvement and research. More work is needed to update and improve the synoptic operative report and streamline the workflow. See Video Abstract at http://links.lww.com/DCR/B100. IMPLEMENTACION DE UN INFORME OPERATIVO SINOPTICO PARA EL CANCER DE RECTO: UN ESTUDIO UTILIZANDO METODOS MIXTOS: El Programa Nacional de Acreditacion para el Cancer Rectal es una iniciativa de colaboracion para mejorar la calidad de la atencion del cancer rectal, utilizando evaluacion multidisciplinaria, planificacion del tratamiento y documentacion mediante radiologia sinoptica, patologia e informes quirurgicos.Examinar la implementacion y el uso de un informe operativo sinoptico para el cancer de recto.Estudio de implementacion de metodos mixtos convergentes de datos de registros medicos electronicos, encuestas y entrevistas cualitativas.Centros medicos de los Estados Unidos.Cirujanos colorrectales.Despues de su formulacion, el informe operativo sinoptico fue revisado de forma iterativa y finalmente aprobado por el Consejo Ejecutivo de la Sociedad Americana de Cirujanos de Colon y Rectal y el Programa Nacional de Acreditacion para el Cancer Rectal. Posteriormente, se implemento en los sistemas de registros medicos electronicos institucionales de los participantes.Cambios en la precision de documentacion de 19 items criticos despues de la implementacion de informes sinopticos; Revision de detalles y perspectivas en a profundidad sobre el informe operativo sinoptico.Treinta y siete cirujanos de 14 instituciones presentaron informes operativos previos a la implementacion (n = 180); 32/37 cirujanos presentaron informes posteriores a la implementacion (n = 118). El tipo de operacion, el enfoque y la formacion de un estoma estuvieron presentes en > 70% de los informes previos a la implementacion; sin embargo, la ubicacion del tumor, el tipo de reconstruccion y el margen distal se informaron en 89% de los informes posteriores a la implementacion. 28/37 participantes completaron la encuesta y 21/37 participantes completaron entrevistas cualitativas. Los temas emergentes incluyeron preocupaciones por la carga adicional y las limitaciones de tiempo usando el informe sinoptico en si, y errores o informacion ausente en los informes operativos narrativos tradicionales de otros cirujanos.Tamano de la muestra, estudio transversal, centros especializados, cirujanos colorrectales solamente.Aunque la fidelidad a los 19 items aumento sustancialmente despues de la implementacion del informe sinoptico, las reacciones al informe sinoptico variaron entre los cirujanos. Muchos indicaron preocupaciones de que obstaculizaria el flujo de trabajo o agregaria una carga de tiempo adicional. Otros consideraron que el informe sinoptico podria mejorar indirectamente la calidad de la atencion del cancer de recto y proporcionar datos utiles para la mejora de la calidad y la investigacion. Se necesita mas trabajo para actualizar y mejorar el informe operativo sinoptico y agilizar el flujo de trabajo. Consulte Video Resumen en http://links.lww.com/DCR/B100. (Traduccion-Dr. Adrian E. Ortega).