এরপর কর্মকর্তাটির প্রতিক্রিয়া জানাতে ২০ দিন সময় লাগে এবং রেকর্ডটি বাতিল করার কারণ বর্ণনা করতে হয় এবং রেকর্ডটি স্থগিত রাখা হয়।
কর্মকর্তার প্রতিক্রিয়াটি বাতিল করা রেকর্ডের একটি বর্ণনা বা কেন রেকর্ডটি আটকে রাখা হচ্ছে তার কারণ অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন নেই