একটি টি এবং একটি রেকর্ড যাতে সকল প্রয়োজনীয় তথ্য উপাদান থাকতে পারে (১) একটি হস্তচালিত সম্পূর্ণ হার্ড কপি নথি, (২) একটি স্বয়ংক্রিয় ফাইল ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষিত, অথবা (৩) স্বয়ংক্রিয় ও ম্যানুয়াল রেকর্ডের সংমিশ্রণ।
ডাটা ফরম্যাট করার মাত্র একটি উপায় রয়েছে।