সাধারণত প্রশাসনিক অনুমোদনটি যাচাইয়ের উপর ভিত্তি করে হয় যে আদেশকৃত আইটেমগুলি আসলে গ্রহণ করা হয়েছিল এবং সরকারের নির্ধারিত বিবরণগুলি পূরণ করা হয়েছিল এবং এইভাবে অর্থ প্রদানের জন্য একটি বিক্রেতার অনুরোধ (ইনভয়েস) বৈধ করে।
একটি চালানপত্র শুধুমাত্র তখনই অনুমোদন করা যেতে পারে, যখন তা গ্রহণ করা হয়।