জিএও সাধারণত একটি সর্বসম্মত ফরম্যাটে ইলেকট্রনিকভাবে কাজের সাথে জড়িত এজেন্সিগুলোকে লিখিত বিজ্ঞপ্তি প্রদান করবে যা ফাইলগুলোকে পরিবর্তন থেকে রক্ষা করবে।
কাজের সাথে জড়িত এজেন্সিগুলি প্রশাসকের প্রবেশাধিকারের অনুরোধ করতে পারে যাতে বিশেষ পরিস্থিতিতে তারা ফাইলগুলি দূরবর্তীভাবে পরিবর্তন করতে পারে।