সাধারণত, এই ধরনের বিবৃতি নতুন ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে প্রয়োজন হত যখন তথ্য সম্পদে প্রবেশাধিকার প্রথম প্রদান করা হত এবং প্রত্যেক ব্যবহারকারীর কাছ থেকে পর্যায়ক্রমে বছরে একবার করে।
নতুন ব্যবহারকারীদের বিবৃতি প্রদান করার প্রয়োজন ছিল।