একটি টি এবং একটি রেকর্ড যাতে সকল প্রয়োজনীয় তথ্য উপাদান থাকতে পারে (১) একটি হস্তচালিত সম্পূর্ণ হার্ড কপি নথি, (২) একটি স্বয়ংক্রিয় ফাইল ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষিত, অথবা (৩) স্বয়ংক্রিয় ও ম্যানুয়াল রেকর্ডের সংমিশ্রণ।
ডাটা উপাদানসমূহকে কয়েকটি ফরমেটে কম্পাইল করা যায়।