DOI: 10.14457/tu.the.2017.169
title: โครงการให้คำปรึกษาเพื่อปรับปรุงระบบบริหารคลังสินค้า: กรณีศึกษา บริษัท นิยมวิศวกรรม จำกัด

description: งานค้นคว้าอิสระประเภทงานให้คำปรึกษาธุรกิจนี้มีจุดประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกิจการในการบริหารสินค้าคงคลัง โดยกิจการที่นำมาใช้เป็นกรณีศึกษานั้นเป็นธุรกิจขนาดกลาง มีการบริหารงานแบบธุรกิจภายในครอบครัวซึ่งยังคงบริหารคลังสินค้าแบบไม่เป็นระบบ ทำให้อัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงคลังมีแนวโน้มช้าลงทุกปี งานค้นคว้าอิสระนี้จะวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหา พร้อมเสนอแนวทางการปรับปรุงแก้ไขบริษัท นิยมวิศวกรรม จำกัด (นามสมมุติ) เป็นบริษัทในเครือของห้างหุ้นส่วนจำกัด นิยม (นามสมมุติ) มีการขายสินค้าที่หลากหลาย แต่เมื่อทำ ABC Analysis พบว่าสินค้าในกลุ่ม A ที่มีจำนวนน้อยรายการแต่มีมูลค่าสูงได้แก่ Digital Relay, Test Instrument และ Hotline Tool สินค้าเหล่านี้ส่วนใหญ่มีลักษณะเป็น Tailor-Made กล่าวคือสามารถปรับแต่งสินค้าได้หลากหลายเพื่อใช้งานในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน ในขณะที่สินค้าในกลุ่ม B ที่มีมูลค่าปานกลางได้แก่อุปกรณ์ป้องกันไฟฟ้าส่วนบุคคล อุปกรณ์เหล่านี้มียางเป็นส่วนประกอบซึ่งสามารถเสื่อมสภาพได้ จึงมีความสำคัญที่ต้องระบายสินค้าที่อายุมากกว่าออกก่อน กระบวนการทำงานต่างๆ ในปัจจุบันบริษัทฯ ยังอาศัยความสามารถในการจดจำของพนักงาน เมื่อวิเคราะห์หาสาเหตุแห่งความไม่มีประสิทธิภาพในการบริหารสินค้าคงคลังพบว่ากระบวนการทำงานปัจจุบันไม่สามารถสร้างการไหลเวียนของข้อมูลไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้รวดเร็วเพียงพอ เมื่อแตกปัญหาการบริหารคลังสินค้าเป็นปัญหาย่อยๆ พบว่าปัญหาประกอบด้วย ค่าใช้จ่ายที่สูง การมี Dead Stock และ การเพิ่มขึ้นของ Days Inventory Outstanding ด้วยเหตุนี้จึงมีแนวคิดที่จะนำระบบ Enterprise Resource Planning หรือ ERP อย่างง่ายมาประยุกต์ใช้กับระบบบริหารคลังสินค้าของบริษัทฯ เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล ความสามารถในการตรวจสอบ และความสามารถในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร โดยการออกแบบระบบ ERP นี้มีกรอบแนวคิดมาจากการประยุกต์ Module บางอย่างของ SAP R/3 อันได้แก่ SD, MM, CO และ LE ให้เข้ากับบริบทการทำงานของบริษัท Module เหล่านี้ใช้สำหรับสนับสนุนกระบวนการขายและจัดจำหน่าย จัดการวัสดุอุปกรณ์ ควบคุมต้นทุน และ ควบคุมกิจกรรมโลจิสติกส์ ปัจจัยที่ส่งผลถึงความสำเร็จในการนำระบบ ERP มาใช้ภายในองค์กรคือความร่วมมือของพนักงาน มีงานวิจัยในอดีตบ่งชี้ว่าการพัฒนาระบบ ERP ไม่ใช้งานของฝ่าย IT เพียงอย่างเดียวแต่ผู้ใช้งานต้องมีส่วนร่วมด้วย สิ่งนี้จะทำให้ผู้ใช้งานเรียนรู้การใช้งานระบบได้รวดเร็วและยอมปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานได้ง่าย หลายกรณีศึกษาพบว่าหากปราศจากการร่วมมือของผู้ใช้งาน นอกจากไม่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานแล้วยังเกิดเป็นต้นทุนในการพัฒนาระบบอีกด้วย งานค้นคว้าอิสระชิ้นนี้จึงมีการทำงานอย่างใกล้ชิดกับพนักงานธุรการผู้ที่เป็นผู้ใช้งานหลักของระบบ วิธีการดังกล่าวเป็นการสร้าง Co-Creation เมื่อทราบถึงความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้งาน ก็จะสามารถลดการแก้ไขซ้ำซ้อนและเกิดการพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องแนวทางการประเมินผลของการใช้งานระบบ ERP ควรวัดผลจาก 4 ด้านคือ การเงิน ผู้ใช้งาน นวัตกรรมและการเรียนรู้ และ กระบวนการทางธุรกิจภายใน ภายใต้กรอบแนวคิด Hierarchical Balanced Scorecard วิธีประเมินดังกล่าวเป็นการสร้างการพัฒนาและเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารคลังสินค้าอย่างยั่งยืน เมื่อการพัฒนาระบบ ERP ภายในบริษัท นิยมวิศวกรรม บรรลุตามวัตถุประสงค์ของโครงการแล้ว แผนการในขั้นถัดมาคือการนำระบบมาใช้เป็นต้นแบบในการพัฒนาระบบบริหารคลังสินค้าของบริษัทในเครืออื่นๆ นอกจากระบบ ERP แล้ว บริษัทจำเป็นต้องปรับปรุงการทำงานส่วนอื่นเช่นหามาตรการระบายสินค้า หรือ เจรจากับ Supplier เพื่อส่งสินค้ากลับคืนหากลูกค้ามีการเปลี่ยนความต้องการอย่างกระทันหัน หรือกำหนดเวลาที่ลูกค้าไม่สามารถเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อได้อีกต่อไป กระบวนการทั้งหมดนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อลดโอกาสการเกิด Dead Stock ซึ่งเป็นปัญหาหลักที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการบริหารคลังสินค้า