DOI: 10.14457/tu.the.2018.1635
title: ประสิทธิผลการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Doc): กรณีศึกษา คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล

description: การค้นคว้าอิสระเรื่อง “ประสิทธิผลการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Doc) กรณีศึกษา : คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล” มีวัตถุประสงค์ในการศึกษาประสิทธิผลที่เกิดขึ้นจากการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ศึกษาปัญหา และอุปสรรค ตลอดจนข้อเสนอแนะ จากการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อสามารถนำผลการศึกษาไปใช้ในการแก้ไขและปรับปรุงการทำงานของระบบให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และสามารถใช้เป็นแนวทางสำหรับการเป็นต้นแบบของการพัฒนาฐานข้อมูลอื่น ๆ เข้าสู่ฐานข้อมูล ของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนพัฒนาบุคลากรให้มีการบริหารจัดการด้านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e – Doc) ได้ถูกต้อง ครบถ้วนอย่างเป็นระบบ การศึกษาในครั้งนี้ใช้วิธีการวิจัยเชิงปริมาณ โดยการตอบแบบสอบถามจากกลุ่มตัวอย่าง จำนวน 111 คน ที่ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และใช้วิธีการวิจัยเชิงคุณภาพ โดยการสัมภาษณ์แบบเจาะลึก เก็บรวบรวมข้อมูลจากประชากรที่เป็นกลุ่มตัวอย่างแบบเฉพาะเจาะจง ซึ่งเป็นกลุ่มบุคคลหลัก (Key Person) ประกอบด้วย กลุ่มผู้บริหารและหัวหน้างานที่สามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการศึกษาได้ และประชากรกลุ่มนี้เป็นผู้ที่มีความเกี่ยวข้องกับระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงผลการศึกษาวิจัย พบว่าประสิทธิผลการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Doc) ของคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาลในครั้งนี้ คือ การวัดประสิทธิผล 3 ด้าน ได้แก่ ด้านคุณภาพระบบ ด้านคุณภาพข้อมูล และด้านคุณภาพบริการ จากผู้ใช้งานระบบสังกัด สำนักงานคณบดี สำนักงานผู้อำนวยการโรงพยาบาล และภาควิชา/ศูนย์/สถาน ซึ่งด้านคุณภาพระบบนั้น จัดอยู่ในระดับปานกลางโดยผู้ใช้งานระบบทั้ง 3 สังกัดงาน มีความคิดเห็นแตกต่างกันในเรื่องระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยประหยัด และลดการใช้ทรัพยากรของหน่วยงาน เช่น ประหยัดเวลา อัตรากำลัง กระดาษ หมึกพิมพ์ อื่น ๆ และมีปัญหาในเรื่องเชิงเทคนิคเกี่ยวกับความคล่องตัวในการใช้งาน การสืบค้นติดตามเอกสารจากระบบ และการจำกัดสิทธิ์ความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล ด้านคุณภาพข้อมูล จัดอยู่ในระดับมาก โดยผู้ใช้งานระบบทั้ง 3 สังกัดงาน มีความคิดเห็นไม่แตกต่างกัน เนื่องจากระบบสามารถสนับสนุนข้อมูลเอกสารให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน ทำให้เกิดความน่าเชื่อถือ ในขณะที่ผู้ใช้งานควรพัฒนาศักยภาพ และความสามารถในการใช้งานระบบ เช่น ความรอบคอบความรู้ความเข้าใจในการบริหารจัดการระบบ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด เนื่องจากเอกสารต่างๆ ภายในระบบ ผู้ใช้งานมีส่วนเกี่ยวข้องในการดำเนินการโดยตรง และด้านคุณภาพบริการ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่สามารถทำให้ผู้ใช้งานระบบเกิดความพึงพอใจ ซึ่งภาพรวมอยู่ในระดับมาก โดยผู้ใช้งานระบบทั้ง 3 สังกัดงาน มีความคิดเห็นไม่แตกต่างกัน เนื่องจากระบบดังกล่าวสามารถช่วยอำนวยความสะดวก รวดเร็ว เมื่อเทียบกับการทำงานแบบเดิมในรูปแบบเอกสาร แต่เนื่องด้วยอยู่ในช่วงเริ่มต้นการใช้งานระบบ ทำให้การสื่อสาร และการสร้างความรู้ความเข้าใจยังไม่ทั่วถึงและเพียงพอกับผู้ใช้งานระบบ จึงควรเพิ่มช่องทางการติดต่อแก้ไขปัญหา หรือสอบถามในข้อสงสัย ข้อเสนอแนะ ให้เพียงพอต่อผู้ใช้งานระบบทั้งหมดของคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล นอกจากนี้สิ่งที่พบจากการศึกษา ผู้ใช้งานระบบเข้าใจ และรับรู้ถึงประโยชน์ของระบบเป็นอย่างดี โดยมองว่า ระบบสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการจัดการเอกสารได้ ทั้งในเรื่อง การผลิต การรับเข้า – ส่งต่อ การค้นหาติดตาม การจัดเก็บ รวมทั้งระบบมีความปลอดภัย จากการแก้ไข ทำลาย หรือสูญหาย ดังนั้นการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล (e-Doc) เหมาะสมและถูกต้องแล้ว เพียงแต่ว่าควรพัฒนาให้การทำงานง่ายขึ้น พัฒนาบุคลากรให้มีการบริหารจัดการด้านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายของคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาลต่อไป