DOI: 10.4232/1.1360
title: Auswirkungen neuer Kommunikationstechnologie im Büro auf Organisationsstruktur und Arbeitsinhalte (Dienstleistungsunternehmen)
title: Effects of Recent Communication Technology in the Office on Organization Structure and Work Responsibilities (Service Companies)

description: Der Kommunikationsfluß in einem deutschen Großunternehmen. BenutzteKommunikationsmittel und Charakterisierung der Büroarbeitsplätze derBefragten. Akzeptanz neuer Kommunikationstechnik durch Bediener undNutzer.
Themen: Das Gesamtprojekt teilt sich in eine Reihe unterschiedlicherFragebögen auf, die jeweils unterschiedliche Bereiche derBürokommunikation erfassen.
1.Rahmenbedingungen der Kommunikation: Abteilungszugehörigkeit;Funktion des Befragten; Anzahl der Personen im Arbeitsraum; erlernterBeruf; Sekretariat nebenan; Charakterisierung von Art und Umfang derTelefongespräche; Notizen; Störungen des Telefonverkehrs;Charakterisierung der ausgeführten Schreibarbeiten; Art der benutztenSchreibmaschine; Diktiergerätbenutzung; Angaben über Art und Umfang derhergestellten Fotokopien; Durchschläge; Reparaturanfälligkeit desKopiergeräts; Art und Umfang der empfangenen und versandtenTelex-Schreiben sowie Fernkopien; Art und Umfang von Haus- bzw.Briefpost; Laufzeiten und Art der erhaltenen Nachrichten;Charakterisierung der Geräuschentwicklung am Arbeitsplatz; subjektivempfundene Belastung durch Geräusche, die durch die Kommunikationsmittelentstehen.
2.Technik im Büro: Beurteilung der "neuen Technik" im Büro (Skala) undder Fähigkeiten der Sekretärin, damit umzugehen; Einstellung zumForschungsprojekt.
3.Arbeitssituationsbeschreibung: Allgemeine sowie auf die Situation deseigenen Arbeitsplatzes bezogene Charakterisierung derArbeitsanforderungen und Charakterisierung des wünschbarenArbeitsplatzes anhand der gleichen Skala.
4.erschiedene Arten des Informationsaustausches: Charakterisierung derverschiedenen Informationsaustauscharten (persönliches Gespräch,Telefonieren, Fernkopieren, Fernschreiben und Briefpost) anhand desjeweils gleichen "semantischen Differentials".
5.Wahl von Kommunikationsmitteln: Wichtigste Kriterien für die Wahleines Kommunikationsmittels.
6.Kommunikationsbeziehungen: Charakterisierung der internen, derexternen sowie der innerabteilungsgebundenen Kommunikationsbeziehungennach Art und Häufigkeit; Charakterisierung der Gesamtheit desInformationsaustausches; hauptsächliche Kommunikationspartner.
7.Kommunikation mit Teletex: Art und Häufigkeit der Kommunikationen mitden einzelnen Funktionsbereichen des Unternehmens; örtlicheUnterbringung dieser Funktionsbereiche; persönlicher Kontakt zu denAnsprechpartnern; perzipierte Verbesserungsmöglichkeiten für dieinnerbetriebliche Kommunikation; Hauptkommunikationspartner und Zweckder Kontaktaufnahmen; Entscheidungsfindung bei der Wahl desKommunikationskanals (Skala); Ersetzbarkeit von Brief, Telefongesprächenund persönlichen Kontakten durch andere Kommunikationskanäle;perzipierte Auswirkungen durch die vorgenommenen organisatorischenÄnderungen.
8.Aufgabenbeschreibung: Beschreibung der Aufgaben am Arbeitsplatz nachihrer Vielfältigkeit, ihrer Abhängigkeit von Vorarbeiten, derZusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitern, der Auftretenshäufigkeit vonArbeitsspitzen, der Abwesenheit vom Arbeitsplatz, derVertretungsregelung, der firmeninternen und firmenexternen Kontakte, denstrukturellen Merkmalen des Aufgabengebietes und der Bürotätigkeit;Darstellung beispielhafter Einzelaufgaben.
9.Schreibaufträge: Einschätzung des Korrekturaufwands beimaschinenschriftlichen Schriftstücken; Fernschreiber- undFernkopiennutzung; Hinderungsgründe bei der Nutzung desTeletex-Versuchsgerätes; Verwendung von Textautomaten oderSpeicherschreibmaschinen; Bedienungssicherheit beim Teletexgerät;Anforderungen an eine Sekretärin; Zufriedenheit mit derSekretariatsorganisation; Anforderungsprofil für die sinnvolle Nutzungeines Teletexsystems; eigene EDV-Anwendung.
10.Telefongespräche während einer Dienstreise: Charakterisierung vonGrund und Inhalt von Telefongesprächen, die während einer Dienstreisemit dem eigenen Unternehmen geführt werden mußten; Erfolg des Gesprächs.
11.Briefpost: Detaillierte Beschreibung von Briefpartner, Briefinhaltund äußerer Form eines erhaltenen Briefes.
12.Ankommender Telefonanruf: Charakterisierung eines Telefonanrufs nachTelefonpartner, Anrufgrund, Wichtigkeit, Dauer und Inhalt des Gesprächs;Teletexfähigkeit des Partners.
13.Postversand: Charakterisierung des Briefpartners, der Angaben imBrief sowie der formalen und inhaltlichen Ausstattung des Briefes.
14.Abgehender Telefonanruf: Charakterisierung des Telefonanrufs nachTelefonpartner, Wichtigkeit, Dauer, Grund und Inhalt des Gesprächs.
15.Gespräch: Charakterisierung eines stattgefundenen Gesprächs nachHauptanlaß, Gesprächsdauer, Gesprächspartner sowie Grund für die Wahldieses Kommunikationsmittels.
16.Zählbogen-Informationsaustausch: Erfassung aller aufgabenbezogenenInformationsaustausche nach Kontakthersteller, Kommunikationsweg,Beschäftigungsort des Kommunikationspartners und Dringlichkeit.
17.Arbeitsplatzbeschreibung: Beschreibung der Arbeitsanteile zumSchreiben von Briefen, für den Postausgang, zur Bearbeitung desPosteingangs, für Fernschreiben, für Fernkopien und Telefonieren.
18.Bürotechnik: Einstellung zur Technisierung der Büroarbeitswelt(Skala).
19. Arbeitsbeanspruchung: (Dieser Fragebogen wurde an die Sekretärinnengerichtet) Charakterisierung der Arbeitsbelastung der Streßsituationenim Büro; Überlastung; Eiligkeit von Schreibaufträgen;Arbeitsunterbrechungen; Wunsch nach mehr Selbständigkeit; Einstellungzur Technisierung der Büroarbeitswelt; empfundene Doppelbelastung alsFrau.
20.Nur an Sekretärinnen, die am Feldversuch mit Textautomatenteilnahmen: Genügend Einarbeitungszeit; Unterstützung durch Vorgesetztenbei der Einführung; Nutzungsgründe für den Textautomaten sowie für dieSchreibmaschine; allgemeine Charakterisierung des Textautomaten(semantisches Differential); Vor- und Nachteile von Textautomaten;Beurteilung der Schulung am Gerät.
21.Zeitbudget: Detaillierte Erfassung des Zeitbudgets von Sekretärinnenund Charakterisierung des Schriftguts nach Erstellung, Versendung undArt (Sekretärinnenfragebogen).
22.Arbeitsbeanspruchung: Charakterisierung der eigenen Stimmungslageanhand eines semantischen Differentials.
23.Auswirkungen der Veränderungen an Sekretärinnen: Art der Änderungendurch den Einsatz des neuen Gerätes; Charakterisierung der Arbeit amVersuchsgerät; Beschreibung der Sekretariatsorganisationen;Schriftguterstellung und Folgen des Versuchsgeräts; Nachrichtenverkehrmit dem Ausland; Beurteilung von Telex, Telefax und Telefon; Führeneiner Ablage; Charakterisierung der Arbeitssituation (Skala); kritischeSituationen und Meinungsverschiedenheiten im Zusammenhang mit derAufstellung des Versuchsgeräts; Charakterisierung der Schulung undEinarbeitung; Vertretungsregelung; Anforderungsprofil an Sekretärinnen,die die neueren Bürotechniken beherrschen; Ausbildung.
24.Akzeptanz: Charakterisierung des Büroarbeitsplatzes und der durchdie Teilnahme am Versuch entstandenen Verbesserungen bzw.Verschlechterungen (Skala); Einstufung von Sekreträrinnentätigkeit nachihrer Beliebtheit und der Prägung des eigenen Arbeitsplatzes; eigene undAnsprüche der Vorgesetzten an die Qualität der Schreibarbeiten;allgemeine Beurteilung des Versuchsgeräts und der Arbeit an diesemGerät; Entscheidungskriterien für die Benutzung alternativerKommunikationskanäle.
25.Allgemeine Charakterisierung einer elektrischen Schreibmaschine, derTextbearbeitung, der Versendungs- und Empfangsmöglichkeiten beim"Fernbrief" der "gelben Post" des Fernkopierers, des Telex und desTelefons.
Demographie: Schulbildung; Berufsausbildung; Ausübung (in Jahren) desderzeitigen Berufes (klassifiziert); Ausübung (in Monaten) desderzeitigen Arbeitsplatzes (klassifiziert).
description: Communication flow in a large German concern. Means of communicationused and characterization of office jobs of respondents. Acceptance ofrecent communication technology by operators and users. 
Topics: The complete project is divided into a series of differentquestionnaires each covering different areas of office communication. 
1. Basic conditions of communication: department; function ofrespondent; number of persons in work room; occupation learned; officenext door; characterization of type and extent of telephoneconversations; notes; disturbances of telephone conversation;characterization of deskwork carried out; type of typewriter used; useof dictating machine; information on type and extent of photocopiesmade; carbon copies; susceptibility of copier to repairs; type andextent of teletype messages as well as faxes received and sent; typeand extent of company mail or regular mail; delivery times and type ofreports received; characterization of noise development at work;subjectively perceived stress from noises arising from the means ofcommunication. 
2. Technology in the office: judgement on the ´new technology´ in theoffice (scale) and the ability of the secretary to deal with it;attitude to the research project. 
3. Description of job situation: characterization in general as wellas relative to the situation of one´s own work demands andcharacterization of a desirable job by means of the same scale. 
4. Various forms of exchange of information: characterization ofvarious forms of exchange of information (personal conversation,telephone, fax, telegram and regular mail) by means of correspondingequivalent ´semantic differential´. 
5. Choice of means of communications: most important criteria forchoice of a means of communications. 
6. Communication relations: characterization of internal, external aswell as intra-department communication relations according to type andfrequency; characterization of all information exchange; primarycommunication partner. 
7. Communication with teletex: type and frequency of communicationswith individual function areas of the business; local accomodation ofthese function areas; personal contact with contacts; perceivedpossibilities of improvement for intra-company communication; primarycommunication partners and purpose of making contact; decision-makingin the selection of communication channel (scale); replaceability ofletters, telephone conversations and personal contacts by othercommunication channels; perceived effects from organizational changesundertaken. 
8. Description of tasks: description of tasks at work according totheir variety, their dependence on preparatory work, cooperation withfurther colleagues, frequency of occurrence of work peaks, absence fromthe workplace, substitute arrangement, contacts within the company andoutside the company, structural characteristics of area ofresponsibility and office activity; provision of examples of individualtasks. 
9. Writing duties: assessment of correction effort for typewrittendocuments; use of teletype and fax; obstacles to use of teletypeexperimental equipment; use of word processors or memory typewriters;certainty in operating teletype equipment; demands of a secretary;satisfaction with office organization; requirements for reasonable useof a teletype system; personal use of DP. 
10. Telephone conversations during a business trip: characterizationof reason for and content of telephone conversations that had to beconducted with one´s company during a business trip; result ofconversation. 
11. Letter mail: detailed description of correspondent, content ofletter and external form of a letter received. 
12. Arriving telephone call: characterization of a telephone callaccording to telephone partner, reason for call, importance, durationand content of conversation; teletype capability of partner. 
13. Out-going mail: characterization of correspondent, of informationin the letter as well as the form and content of the letter. 
14. Out-going telephone call: characterization of telephone callaccording to telephone partner, importance, duration, reason andcontent of conversation. 
15. Conversation: characterization of a conversation that took placeaccording to major cause, conversation duration, conversation partneras well as reason for choice of this means of communication. 
16. Exchange of data sheet information: recording of all informationexchanges relative to tasks according to originator of contact,communication path, place of occupation of communication partner andurgency. 
17. Job description: description of proportion of job for writingletters, out-going mail, handling in-coming mail, telex, fax andtelephone. 
18. Office technology: attitude to increase in technology in theoffice work world (scale). 
19. Job demands: (this questionnaire was directed to secretaries)characterization of stress situation in the office; over-burdened;urgency of writing tasks; employment interruptions; desire for moreindependence; attitude to increase in technology in the office workworld; perceived double burden as a woman. 
20. Only for secretaries participating in the field experiment withword processors: adequate training time; support from superiors duringintroduction; reasons to use the word processor as well as thetypewriter; general characterization of word processor (semanticdifferential); advantages and disadvantages of word processor;judgement on schooling on equipment. 
21. Time budget: detailed recording of time budget of secretaries andcharacterization of written work according to production, shipment andtype (secretary questionnaire). 
22. Job demands: characterization of one´s own mood by means of asemantic differential. 
23. Effects of changes on secretaries: type of changes from use of thenew equipment; characterization of work on the test equipment;description of office organizations; production of written work andconsequences of test equipment; exchange of reports with foreigncountries; judgement on telex, telefax and telephone; running a filingsystem; characterization of job situation (scale); critical situationsand differences of opinion in connection with installation of testequipment; characterization of schooling and training; substitutearrangement; demands of secretaries, with command of newer officetechnologies; training. 
24. Acceptance: characterization of office job and improvements ordeterioration resulting from participation in the experiment (scale);classification of secretary activity according to popularity andcharacter of one´s own job; personal demands on quality of written workand those of superior; general judgement on test equipment and workwith this device; decision criteria for use of alternativecommunication channels. 
25. General characterization of an electric typewriter, wordprocessing, the sending and receiving possibilities with letter bymail, fax, telex and telephone. 
Demography: school education; occupational training; exercising (inyears) the current occupation (classified); exercising (in months) thecurrent job (classified).
description: Schriftliche Befragung mit standardisiertem Fragebogen
description: Written survey with standardized questionnaire
description: Schreib- bzw. Sekretariatspersonal (als Technikbediene sowie
Sachbearbeiter und Manager (als Techniknutzer)
description: Priting or office personnel (as technology operators) as well as specialists and managers (as technology users).