DBIS Anwenderworkshop - Bericht
Creators: name: Moßburger, Luis
name: Riedl, Felix
name: Doß, Brigitte
Publisher: name: Universität Regensburg
Year: 2021
Subjects: subject: 020 Bibliotheks- und Informationswissenschaft

description: Methodik:
Am 2.2.2021 wurde ein sechsstündiger, virtueller Workshop mit Vertreter:innen einzelner Anwenderbibliotheken durchgeführt, um gemeinsam Anforderungen für den Ausbau des Datenbank-Informationssystems („DBIS“) zu sammeln. Der folgende Abschnitt beschreibt zunächst Ziele, Struktur und Teilnehmende der Maßnahme.

Ziel der Maßnahme:
Wie im DFG-Antrag ausgeführt, sollten im Anwenderworkshop möglichst vielfältige und zahlreiche Anforderungen der Anwendercommunity aufgenommen werden. Diese sollen später, zunächst ohne Wertung, Priorisierung oder Einschätzung der Machbarkeit, als Input für einen gesammelten Anforderungskatalog genutzt werden. Zum einen sollte während der Maßnahme eine Revision der bisherigen Umsetzung erfolgen und dort aktuelle Mängel aufgedeckt werden. Zum anderen sollten aber auch bisher unbekannte Anforderungen exploriert werden, die in den vorigen Jahren des Betriebs nicht geäußert worden waren. Nicht zuletzt sollten auch gemeinsam mit den Vertreter:innen der Anwendereinrichtungen konzeptuelle Vorschläge zur Erfüllung dieser Anforderungen erarbeitet werden.

Konzept:
Im Workshop sollten moderierte Kleingruppen mit Vertreter:innen der Anwendereinrichtungen über unterschiedliche Facetten von DBIS diskutieren. Die Themen waren nur grob vorgegeben und die zugehörigen Fragen möglichst offen formuliert, um genügend Selbstbestimmung der Teilnehmenden („TN“) zuzulassen. Die Moderation erfolgte pro Gruppe jeweils durch ein DBIS-Projektmitglied und war informell gestaltet, um den TN viel Spielraum zu lassen. Szenarien für eine Intervention waren ggf. nur das starke Abschweifen der Diskussion, das Kapern der Runde durch Vielredner:innen, oder das “Einschlafen” der Diskussion. Für letzteren Fall wurden die Moderator:innen mit vorbereiteten Moderationskarten ausgestattet, mit denen sie die Diskussion behutsam auf für das Projektteam relevante Punkte lenken konnten. Im Kontext der COVID-19-Pandemie konnte der Workshop nur als virtuelle Veranstaltung stattfinden. Hierfür wurde das Telekonferenzsystem “Zoom” genutzt und die digitale Flipchart “Conceptboard”.

Teilnehmende:
Um in den TN ein möglichst breites Spektrum an Meinungen und Bedürfnissen widerzuspiegeln, wurde auf eine diverse Zusammensetzung geachtet. Es wurden beispielsweise Vertreter:innen unterschiedlicher Bibliotheksformen (z.B. Landesbibliotheken, Spezialbibliotheken, Hochschulbibliotheken) oder Herkunftsländer (z.B. Deutschland, Österreich und Schweiz) zu einer Teilnahme eingeladen. Die im DFG-Antrag beschriebene Abbildung von Lizenzen der Fachinformationsdienste für die Wissenschaft („FID“) wurde im TN-Kreis durch Einladungen an mehrere Vertreter:innen aus dem Kompetenzzentrum für Lizenzierung („KfL“) sowie einer weiteren Vertreterin aus einer FID-Einrichtung berücksichtigt.
Zunächst wurde über die Mailingliste der Anwenderbibliotheken ein Gesuch nach Freiwilligen für den Workshop veröffentlicht. Es meldeten sich 31 Freiwillige, aus denen 15 TN vom DBIS-Team ausgewählt wurden. Hier wurde auf eine diverse Verteilung der TN geachtet, um möglichst unterschiedliche Perspektiven und Aspekte abzudecken. Im Vorfeld mussten zwei Teilnehmende ihre Teilnahme zurückziehen, die durch geeignete, nachrückende TN ersetzt wurden. Das KfL wurde direkt angeschrieben, wobei ihnen die Teilnahme einer oder mehrerer Personen angeboten wurde. Aus dem KfL kamen 3 TN hinzu.

Themenauswahl:
Kandidaten der zu diskutierenden Themen wurden in erster Linie aus dem DFG-Antrag extrahiert. Ebenfalls wurde der Funktionskatalog der bestehenden Lösung konsultiert sowie Dokumente mit bisher gesammelten Desideraten. Nicht zuletzt wurden auch Support-E-Mails mit gemeldeten Problemen und die bisherigen Erfahrungen der Mitglieder des DBIS-Teams berücksichtigt. In einer gemeinsamen Diskussion wurden zunächst für den Workshop irrelevante Themen identifiziert und aus der Themenliste entfernt. Die übrigen Punkte wurden vom Team in drei Kategorien gruppiert und aus jeder Kategorie die vier Themen mit der höchsten Relevanz ausgewählt. Für jedes der 12 Themen wurde eine Fragestellung definiert, die dann von einer Arbeitsgruppe diskutiert werden konnte. Bei sehr abstrakten Fragestellungen wurden Zusatzinformationen wie Beispiele ergänzt, die den TN die Fragestellung verdeutlichen sollten. Im Vorfeld wurde vom Team bestimmt, welche TN sich zur Beantwortung welcher Frage am besten eigneten. Es wurden Kleingruppen gebildet, die möglichst unterschiedliche Perspektiven auf die diskutierten Sachverhalte vertreten würden. Die Themen- und Gruppenzuordnung wurde den TN mehrere Wochen vor dem Workshop gemeinsam mit dem Ablaufplan per E-Mail zugesandt. Nicht zuletzt erhielten TN auch selbst die Möglichkeit, eigene Interessen in einem dedizierten Themenblock während des Workshops mit einzubringen.

Ablauf:
Der Workshop wurde mit einer kurzen Begrüßungsrunde und Präsentationen zum Zweck der Maßnahme begonnen. Anschließend wurde den TN eine Einführung für “Conceptboard” gegeben, ein digitales, geteiltes Flipchart, auf dem die kollaborativen Gruppenarbeiten durchgeführt wurden. In einer kurzen Warmup-Einheit konnten TN sowohl Erfahrung mit dem Tool sammeln, als auch in eine kreative und offene Grundstimmung kommen. Anschließend wurde in drei 45-minütigen Themenblöcken jeweils ein bestimmtes Oberthema bearbeitet. In parallelen Kleingruppenarbeiten mit vier TN und einer moderierenden Person wurde jeweils eine Facette dieses Oberthemas 30 Minuten lang diskutiert und die Ergebnisse in einem Schaubild auf digitalen Post-its festgehalten. Im Plenum wurden von jeder Gruppe in einer kurzen, etwa dreiminütigen Präsentation die wichtigsten Ergebnisse der Arbeit vorgestellt. Aus Zeitgründen konnte keine offene Diskussion über die Ergebnisse geführt werden, stattdessen wurden die TN angehalten, ihre Meinungen und ergänzende Punkte über die Kommentarfunktion auf den Schaubildern der anderen Diskussionsgruppen zu ergänzen. Während des Workshops durften TN auf einer “Ideenzone” ihre eigenen Ideen für Diskussionen festhalten. Nach den drei thematisch vorbestimmten Aufgabenblöcken wurden per Punktevergabe gemeinsam die von den TN eingebrachten Themen mit höchster Relevanz bestimmt und in einem offenen Diskussionsblock methodisch analog zu den vorbelegten Themenblöcken abgehandelt. Abschließend wurde den TN in einer kurzen Präsentation ein Ausblick auf die weitere Bearbeitung der Workshop-Ergebnisse aufgezeigt und die TN verabschiedet. Die TN erhielten neben einer Teilnahmebestätigung ebenfalls einen vollen Abzug der digitalen Flipcharts. In der Community wurde ein anonymisierter Abzug des Conceptboard geteilt, um Personen, die keine Möglichkeit zur Teilnahme erhalten hatten, eine Möglichkeit zu geben, ihre Meinungen mit einzubringen.

Auswertung:
Die Aussagen auf den digitalen Flipcharts wurden extrahiert, enthaltene Konzepte kodiert und von Mitgliedern des Projektteams in einer Card-Sorting-Sitzung geclustert. Die thematischen Cluster lieferten die Struktur für dieses Ergebnisdokument.