title: Reduktion der Befund-Turn-around-Time in der Klinik für Strahlendiagnostik - Prozessoptimierung nach der Six Sigma Methode
title: Reduction of the Report-Turn-around-Time in a radiological department - Process optimisation with the Six Sigma method
Creators: name: Wecker, Christian
Publisher: name: Philipps-Universität Marburg
Year: 2012
Subjects: Prozessmanagement
Medizin, Gesundheit
Prozessoptimierung
Radiologische Diagnostik
Turn around time
Radiologie
RTAT
Six Sigma
report turn around time
Befundlaufzeiten

description: Finding new solutions for the
      challenge of cost- effective patient care without hazarding
      the high quality of medical standard, is the key to
      optimization of the German health system. Means like staff
      reduction, implementing purchasing pools or digitalization of
      radiology have been generally established in Medical Care
      Management. The next step to economization is optimization of
      the involved processes. One of the important benchmarks to
      compare the performance of radiologic departments is the
      “report turn-around time” (RTAT), the period of time between
      the x-r ay examination and the validation by the specialist,
      as together with the availability of prompt radiologic
      diagnostics it has direct influence on the average length of
      stay and thereby on the economic success of every single
      hospital. For the optimization of the RTAT we used the
      Six-Sigma-Method, well-known from process management in
      manufacturing industries, e.g. General Electric or Toyota.
      The core elements of Six- Sigma are to describe, measure,
      analyze, improve and control all kinds of processes using
      statistical methods. Furthermore it offers by its firmly
      structured approach to process analysis an excellent base for
      process-oriented management. By using Six-Sigma we were able
      to shorten the RTAT depending on the modality (CR, CT or MRT)
      and on the interesting specified time interval (4h, 8h, 12h)
      between 3% and 20%. The amount of long lead time reports
      (LLTR) (more than 24h RTAT) could be reduced from 9,2% to
      3,9% of total reports. Now we are able to validate
      independently of weekdays or time of day 96,1% of total
      reports. The aim of eliminating every single LLTR was not
      achievable. 37% of the remaining process-conform LLTR were
      due to extended acquisition time, 57% to delayed validation.
      The amount of non-process-conform LLTR were reduced from 40%
      of total reports to 6%. As positive side-effect the
      implementation of Six-Sigma led to a general improvement of
      understanding of intern process management in our members of
      staff. Using the same human and technical resources process
      transparency combined with optimization and consequent error
      prevention makes significant higher performance
      possible.
description: Die zunehmende Ökonomisierung des
      Gesundheitswesens erfordert von den wirtschaftlich und
      medizinisch Verantwortlichen neue Lösungskonzepte, um
      wirtschaftlich bestehen zu können und dabei weiterhin gleich
      hohe Qualität in der Patientenversorgung zu gewährleisten.
      Die Optimierung über Personalabbau, Bildung von
      „Einkaufsgemeinschaften“ und die Volldigitalisierung der
      radiologischen Abteilungen ist weitgehend ausgereizt, so dass
      der nächste Schritt die konsequente Optimierung der Prozesse
      ist. Im Vergleich radiologischer Kliniken wird die Zeit
      zwischen Durchführung einer Untersuchung und fachärztlicher
      Vidierung (report turn around time - RTAT) zunehmend als
      Leistungsindikator angesehen, da sie gemeinsam mit der
      zeitnahen Verfügbarkeit radiologischer Diagnostik
      unmittelbaren Einfluss auf die Patientenverweildauer und
      damit auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Klinikums hat.
      Zur Optimierung der RTAT setzten wir die aus der
      produzierenden Industrie bekannte Six-Sigma-Methode ein. Ihr
      Kernelement ist die Beschreibung, Messung, Analyse,
      Verbesserung und Überwachung von Prozessen mit statistischen
      Mitteln. Zudem bietet die klar strukturierte Herangehensweise
      an Prozesse eine hervorragende Grundlage für den Einstieg in
      prozessorientiertes Management. Mit der Six Sigma Methode
      gelang es, die RTAT der betrachteten Modalitäten CR, CT und
      MRT über die Monate Juli bis Dezember 2008, je nach
      betrachtetem Zeitintervall (4h ,8h, 24h) und betrachteter
      Modalität (CR, CT, MR), zwischen 3% und 20% zu verbessern.
      Der Anteil der Langläufer &gt; 24 h RTAT konnte von 9,2% auf
      3,9% aller Befunde gesenkt werden. Es werden nun also
      unabhängig von Wochentag oder Tageszeit 96,1% aller Befunde
      innerhalb von 24 Stunden nach Bilderstellung fachärztlich
      vidiert. Das Ziel, die Langläufer vollständig zu eliminieren,
      konnte nicht erreicht werden. Sowohl im Regeldienst als auch
      im Bereitschaftsdienst entstehen weiterhin prozesskonforme
      Langläufer, 37% auf Grund verlängerter Befunderfassung, 57%
      auf Grund verzögerter Vidierung. Die Anzahl der nicht
      prozesskonformen Langläufer konnte von ca. 40% auf 6% gesenkt
      werden. Zusätzlich führte der Einsatz von Six-Sigma bei allen
      Mitarbeitern zu einem arbeitsplatzübergreifenden Verständnis
      der internen Prozesse. Prozesstransparenz gepaart mit
      konsequenter Fehlervermeidung ermöglicht eine deutlich höhere
      Leistung bei identischem Einsatz von Personal- und
      Technik-Ressourcen.