title: Records Management als Grundlage für ein digitales Langzeitarchiv
Creators: name: Gölß, Katharina
Publisher: name: :none
Year: 2022

description: Records Management nach ISO 15489 bedeutet die systematische Verwaltung von behördlichen Aufzeichnungen, die aufgrund geschäftlicher Aktivitäten entstehen. Es ist ein Leitfaden, der Regeln für transparente Arbeitsprozesse und deren Dokumentation zur Verfügung stellt, um die Geschäftsvorgänge der Behörde verwaltungsübergreifend erfolgreich zu erledigen. Außerdem stellt Records Management eine organisierte und strukturierte Ablage der Dokumente sicher. Dafür plant die Diözese St. Pölten die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Es soll die alltägliche Büroarbeit nach dem Modell des Life-Cycles von Dokumenten strukturieren und die Bearbeitungsschritte der Geschäftsprozesse nachvollziehbar halten. Die Autorin dieser Masterarbeit analysierte die Rollen, Zuständigkeiten und Geschäftsprozesse sowie die Dokumentenablage im Diözesanarchiv St. Pölten (verstanden als Dienststelle der Diözese), um Anforderungen an ein passendes DMS zu formulieren und eine Testphase durchzuführen. Diese Analyse führte zur Konzeption des Roll Outs in allen Abteilungen der Diözese. Records Management kann als Grundlage oder sogar als Voraussetzung für eine kontrollierte und geordnete Übernahme von Daten, inklusive Erhaltung des Geschäftskontextes, in ein digitales Archiv verstanden werden. digitale Archive, basierend auf dem OAIS-Referenzmodell, bieten Daten Management, archivischen Speicher, Zugriff für Dritte und digitale Erhaltungsmaßnahmen. Es stellt die Authentizität und Integrität der elektronischen Daten sowohl für Angestellte der Behörde als auch für Endnutzer sicher. Außerdem gewährleistet es Compliance. Beide Systeme garantieren die sichere Erhaltung von Informationen, die wiederum die Rechtssicherheit der Diözese stärkt und für die Überlieferung des kulturellen Gedächtnisses sorgt.
description: Records Management in the form of ISO 15489 means the systematic management of recorded information produced by administrations while mapping their business transactions. It sets up rules and references to achieve controlled and transparent workflows in order to accomplish the organisation´s business activites and to ensure a well-regulated recordkeeping practice in a digital respository. Therefor the Dioceses of St. Pölten considers to acquire a Documentmanagementsystem (DMS), which facilitates the office work in terms of the so called Life-Cycle Model of documents and at the same time the documentation of the different business processes. The author of this master thesis analysed the roles, duties, workflows and document storage of the diocese´s archive (seen as department) to provide requirements for the right DMS-product and to perform a testing phase. This led to the conceptual design of the roll out of the DMS in all different departments of the dioceses. Records Management can be seen as the basis or maybe even as the condition to arrange controlled transfer of data, including the full business context, to a digital archive, which provides digital preservation based on the international OAIS-Standard. The Archive takes care of data management, archival storage and access. It includes the long-term preservation of authenticity and integrity of electronic records for employees and future end-users, it also ensures compliance. Both systems guarantee safe custody of information, which strengthens the diocese´s legal certainty and enables the preservation of cultural memory.