title: Administrative process reengineering using a business process management system (BPMS)
title: Αναδιοργάνωση διοικητικής διαδικασίας με χρήση συστήματος διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPMS) 
Creators: name: Τριαντης Στεφανος
Publisher: name: Technical University of Crete
Year: 2021

description: At a time when companies and organizations are called to survive and improve in various areas (e.g. financial balance, certification by organizations, apply of innovative technologies, automation of operations, etc.), the proper management and utilization of their available resources (human potential, capital, equipment, etc.) is perhaps more necessary than ever before. The interaction of the above resources through events, tasks and decisions within a delimited framework in terms of sequence, constitutes a process. The concept of Process
Management enters into various areas of the day-to-day operations of businesses and organizations and has evolved (in various forms) over the years. The science of Informatics and its new technological tools is a valuable
help in the effort made for its further development in the present era.

The present dissertation aims to highlight the notion and value of the proper Business Process Management (BPM) through Business Process Management Systems (BPMS) and as a result, the consequent benefits for businesses and organizations. For this purpose, a detailed market research was conducted, focusing on open source software systems so as to make the best possible choice, which was finally proposed for pilot evaluation in the competent (for the Procurement Process of the Technical University of Crete) department. The software selected is called "Camunda BPM" and the name given to the system developed for Procurement Management is "PM SYSTEM". The whole administrative process is described through the Business Process Model & Notation Language (BPMN) which depicts step by step its stages in the form of a flowchart. Code development (via Camunda BPM) was necessary to make operational in this process the various modules of BPMN. The final goal
was the implementation of the proposed system and its evaluation in a pilot framework for the execution of the Procurement Process at the Technical University of Crete. The conclusions drawn will be taken into account for
possible further development and improvement of the existing way of implementation of the above process.
description: Σε μια εποχή που οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί καλούνται να επιβιώσουν και να βελτιωθούν σε διάφορους τομείς (π.χ. οικονομικό ισοζύγιο, πιστοποιήσεις από οργανισμούς, εφαρμογή καινοτόμων τεχνολογιών, αυτοματοποίηση λειτουργιών κλπ.), η σωστή διαχείριση και αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων τους (ανθρώπινο δυναμικό, κεφάλαια, εξοπλισμός, κλπ.) κρίνεται ίσως πιο αναγκαία από κάθε άλλη φορά. Η αλληλεπίδραση των παραπάνω πόρων μέσω γεγονότων, εργασιών και αποφάσεων εντός ενός οριοθετημένου πλαισίου με όρους αλληλουχίας συνιστά μια Διαδικασία. Η έννοια της Διαχείρισης των Διαδικασιών υπεισέρχεται σε διάφορους τομείς της καθημερινής δραστηριότητας των επιχειρήσεων και των οργανισμών και έχει εξελιχθεί (υπό διάφορες μορφές) κατά το πέρασμα των χρόνων. Πολύτιμος αρωγός στην προσπάθεια που γίνεται για την περαιτέρω εξέλιξή της στη σημερινή εποχή αποτελεί η επιστήμη της Πληροφορικής και των νέων τεχνολογικών της μέσων.
Η παρούσα μεταπτυχιακή διατριβή έχει ως στόχο να αναδείξει την έννοια και την αξία της ορθής Διαχείρισης των Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPM) μέσω των Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPMS) και ως αποτέλεσμα, τα επακόλουθα οφέλη για τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς. Για το σκοπό αυτό, διεξήχθη επισταμένη έρευνα στην αγορά, επικεντρωμένη σε λογισμικά ανοιχτού κώδικα με σκοπό την καλύτερη δυνατή επιλογή η οποία και τελικά προτάθηκε για πιλοτική αξιολόγηση στο αρμόδιο (για την Διαδικασία Προμηθειών του Πολυτεχνείου Κρήτης) τμήμα. Το λογισμικό που επιλέχθηκε ονομάζεται "Camunda BPM" και το όνομα που δόθηκε στο Σύστημα που αναπτύχθηκε για την Διαχείριση Προμηθειών είναι το "PM SYSTEM". Το σύνολο της Διοικητικής Διαδικασίας περιγράφεται μέσω της Γλώσσας Μοντελοποίησης & Σημειογραφίας Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPMN) που απεικονίζει βήμα προς βήμα τα στάδιά της σε μορφή διαγράμματος ροής. Η ανάπτυξη κώδικα (μέσω του Camunda BPM) ήταν απαραίτητη για να καταστούν λειτουργικά τα διάφορα μέρη του BPMN σε αυτήν τη Διαδικασία. Ο τελικός στόχος ήταν η εφαρμογή του προτεινόμενου συστήματος και η αξιολόγησή του σε ένα πιλοτικό πλαίσιο υλοποίησης της Διαδικασίας Προμηθειών στο Πολυτεχνείο Κρήτης. Τα συμπεράσματα που εξήχθησαν θα ληφθούν υπόψη για πιθανή περαιτέρω ανάπτυξη και βελτίωση του υφιστάμενου τρόπου υλοποίησης της παραπάνω Διαδικασίας.