title: Die Sammlung Commenda des Oberösterreichischen Volksliedarchivs
Creators: name: Walch, Johanna
Publisher: name: :none
Year: 2014

description: Die Erschließung, eine der Kernaufgaben des Archivs, soll Bestände benutzbar machen. Jedoch stellen die damit verbundene Öffnung der Archivbestände mittels Onlinekatalogen und der Wunsch nach Transparenz die Archivare vor neue Aufgaben. Diese werfen wiederum Fragen auf, welche die Methoden der Erschließung, die Schwerpunktsetzung auf eine der Kernaufgaben des Archivars zulasten anderer Bereiche und das Nutzerinteresse für diese Änderungen beeinflussen. Der Trend der letzten Jahre zeigt auch in der Verwendung von Archivbeständen, dass für den Benutzer der Zugang zu Informationen durch das Internet selbstverständlich geworden ist. Um dies Seitens der Archive gewährleisten zu können, wurden neben Onlinekatalogen auch Archivportale geschaffen, welche die Verzeichnung der Bestände nach einheitlichen Kriterien durchführen mussten, um eine Vernetzung möglich zu machen. Vorrangig wurde und wird hierbei nach den internationalen Standards des Internationalen Archivrats vorgegangen. Die Tatsache, dass diese Standards hauptsächlich in großen Archiven, in Österreich in den Landesarchiven und dem Staatsarchiv, angewendet werden, weist auf damit einhergehende Probleme der Umsetzung der Standards. Allen voran stehen hierbei die Finanzierung und das notwendige Fachpersonal, welche benötigt werden, um eine qualitative Verzeichnung durchführen zu können. Des Weiteren unterstützen vorangegangene Verzeichnungen die Umsetzung, da Informationen übernommen werden können und durch eine genauere Beschreibung den Suchvorgang der Benutzer erleichtern. Diese Arbeit untersucht die Möglichkeiten der Umsetzung des internationalen Archivstandards ISAD(G) - International Standard for Archival Description (General) - sowie weiterer Standards an Beständen kleiner Archive oder Sammlungen am Beispiel des Oberösterreichischen Volksliedarchivs. Um ein besseres Verständnis der Entstehung dieses Bestandes zu erhalten, wird die Entstehungsgeschichte des Volksliedwerkes, welches ursprünglich als Großunternehmen zur Liedsammlung angedacht war, aufgezeigt. Die Entstehung der "Sammlung Commenda", einen Teilbereich des Gesamtbestandes des Volksliedarchivs, wird kurz skizziert sowie der Aufbau der Sammlung angeführt. Zudem werden die Entstehung und Verbreitung des ISAD(G) und seinen Pflicht- sowie obligatorischen Felder behandelt. Da die Verzeichnung nicht nur den Bestand an sich beschreiben soll, wurde ein Standard-Paket entwickelt, wodurch zusätzlich zum Bestand Institutionen und Personen beschrieben werden können. Den Hauptteil der Arbeit bildet die Umsetzung des Standards ISAD(G). Dazu wird der Bestand bis hin zu den ausgewählten Beispielen Ebene für Ebene beschrieben. Zur Darstellung dienen hierbei Beispiele aus dem Bestand Commenda des Oberösterreichischen Volksliedarchivs, welche sich aus einem Stück mit viel und einem Stück mit geringerem Informationsgehalt zusammensetzen. Um die Bestandsbeschreibung zu ergänzen werden durch die Standards ISAAR(CPF) und ISDIAH die Institution und den Bestand betreffende Personen beschrieben. Mit Hilfe dieser Arbeit soll die Umsetzung internationaler Standards an kleinen Archiven und Sammlungen aufgezeigt werden. Die besonders für diese Institutionen notwendige Flexibilität der Standards wurde im Zuge der Umsetzungsvorschläge dargestellt. Archive sind nicht verpflichtet, die internationalen Standards anzuwenden. Demzufolge ist den Institutionen die Entscheidung der Verwendung überlassen und sollte vor der Erschließung des Bestandes berücksichtigt werden. Diese Möglichkeit zur Selbstbestimmung der Anwendung ist abhängig von den Zielen, welche von den Institutionen angestrebt werden und muss für jede Institution einzeln entschieden werden.
description: Describing archival materials is important to promote their usability and is in the core of archival management. Making archival materials available through online catalogues and web portals shifts the tasks of archivists and poses new questions regarding the methods of archival describings. Nowadays, users of archives take the search for archival materials via internet for granted, while archives are still trying to catch up with the new challenges. Using standardized criterias for describing the materials, allows to cross-link information between different archives. International standards were developed to enable a common and consistent way of archival descriptions, supporting those plans. By now, these standards are mainly used in large archives, as their implementation comes with additional effort, putting a strain on archives, especially on small ones, e.g., the need for additional manpower, money, and time. This thesis evaluates the use of the General International Standard for Archival Description (ISAD(G)) on archival materials in small archives or collections. As an example, it is applied on the "Sammlung Commenda", a part of the archival materials of the "Oberösterreichische Volksliedarchiv". To get a better understanding of the used materials, their origins, as well as the origins of the "Volksliedarchiv", that are reaching back to the monarchy, are described. Also, the development of the ISAD(G) and its dispersion and usage are documented. The standard results in a multilevel description, containing different parts. The main part of this thesis consists of the appliance of the ISAD(G) on two selected examples from the "Sammlung Commenda" - one optimal example, where all information needed is available, and one example with only little and incomplete information. Additionally, other international standards such as ISAAR(CPF) and ISDIAH are used to describe appearing people and institutions. This work points out some advantages and disadvantages of using international standards in small archives and shows the versatility of the standards to match miscellaneous needs. It is not mandatory to describe archival materials according to ISAD(G), but the standard gives good indications for archival descriptions. Every archive has to decide on its own whether to use the standard or not, but without being aware of the advantages and disadvantages this decision can not be made in a sound way.