title: Gestaltung eines Internen Kontrollsystems in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens in der Baubranche
Creators: name: Uhl, Lisa
Publisher: name: FH CAMPUS 02 (CAMPUS 02 Fachhochschule der Wirtschaft)
Year: 2023
Subjects: subject: 658 Allgemeines Management

description: Der Kooperationspartner der vorliegenden Arbeit ist die Granit Holding GmbH mit Unternehmenszentrale in Graz und beschäftig über 2.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Derzeit bestehen Optimierungspotenziale im Bereich des Internen Kontrollsystems (IKS) in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Die aktuell vorherrschende Kontrollaktivität ist das VierAugen-Prinzip. Diese Kontrollmaßnahme ist für ein Unternehmen dieser Größe unzureichend, wodurch ein klarer Bedarf für die Einführung von weiteren Kontrollmaßnahmen besteht. Die Problemstellung der Arbeit ist die Klärung der Frage, welche Adaptierungen bei der Durchführung der Prozesse und Teilprozesse durchgeführt werden sollten, um das derzeitige IKS weiterzuentwickeln und zu verbessern. Um diese Frage zu klären, werden im ersten Schritt die Prozesse der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung erhoben, es erfolgt eine Erhebung der Prozesse mittels mündlicher, offener Befragung der zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Anschließend wird das derzeitige IKS beim Kooperationspartner anhand der Komponenten des COSO-Modells dargelegt und eine Risiko-Kontroll-Matrix erstellt. Abschließend werden Handlungsempfehlungen nach den COSOKomponenten erarbeitet und Verbesserungsvorschläge für die Prozesse der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung dargelegt. Im Rahmen der Arbeit konnte festgestellt werden, dass neben Teilprozessen ohne Änderungsbedarf auch Prozesse mit klarem Verbesserungsbedarf vorhanden sind. Insbesondere das Kundenmahnwesen, der zeitlich fordernde monatliche Buchungsschluss und das teilweise Fehlen von klar zugewiesenen Aufgabengebieten für Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen bedürfen Adaptierungen und Umgestaltungen. Zur Verbesserung des IKS ist zu empfehlen, die aufgrund der Risiko-Kontroll-Matrizen erarbeitenden Risiken in die empfohlen Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen im Unternehmen zu integrieren. Durch die Umsetzung der erarbeitenden Handlungsempfehlungen im Bereich Kontrollumfeld, Information und Kommunikation kann das Arbeitsumfeld gestärkt werden. Mit Ausblick auf die Zukunft wird an der Umsetzung eines Excel-Tools gearbeitet, welches den Prozess der Abwicklung der Kundenmahnungen vereinfachen und zeitlich effizienter gestalten soll. Weiters wird an einem monatlichen Newsletter gearbeitet, welcher zur Stärkung der internen Kommunikation beitragen soll.
description: The cooperation partner of this study is the construction company Granit Holding GmbH, which has its headquarters in Graz and employs more than 2,000 people. There is currently potential for optimisation in the area of the internal control system in accounts receivable and accounts payable. The current predominant control activity is the dual control principle. This control measure is insufficient for a company of this size, which means that there is a clear need for the introduction of further control measures. The problem of the thesis is to clarify the question of which adaptations should be carried out in the implementation of processes and sub-processes in order to further develop and improve the current ICS. In order to clarify this question, the first step is to survey the processes of accounts receivable and accounts payable by means of oral, open questioning of the responsible employees. Subsequently, the current ICS at the cooperation partner is presented using the components of the COSO model and a risk-control matrix was created. Finally, recommendations for action are developed according to the COSO components and suggestions for improvement for the processes of accounts receivable and accounts payable are presented. Within the scope of the work, it could be determined that in addition to sub-processes without a need for change, there are also processes with a clear need for improvement. In particular, the customer dunning process, the time-consuming monthly booking deadline and the partial lack of clearly assigned areas of responsibility for employees require adaptations and redesigns. In order to improve the ICS, it is recommended to integrate the risks developed on the basis of the risk-control matrices through the recommended management and control measures in the company. The working environment can be strengthened by implementing the recommendations for action in the areas of control environment, information and communication. Looking to the future, work is being done on the implementation of an Excel tool that will simplify the process of handling customer reminders and make it more efficient in terms of time. Furthermore, a monthly newsletter is being developed to strengthen internal communication.