title: Reconstitution of the administrative process of printer cartridges procurement by using a Business Process Management System (BPMS)
title: Αναδιοργάνωση της διοικητικής διαδικασίας διενέργειας διαγωνισμών για την αναγόμωση εκτυπωτών με χρήση Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών BPMS 
Creators: name: Μπενιουδακη Μαρια
Publisher: name: Technical University of Crete
Year: 2019

description: It is known that the Greek public sector lacks automation for the processes which take place within the public institutions, leading the employees to work inefficiently and to waste time in repetitive, sometimes even unnecessary, procedures. One of the mentioned procedures is the procurement of the compatible and genuine ink cartridges for the Technical University of Crete. The present thesis aims to automate the process of procurement by using Business Process Management.
According to the people in charge of the procurements, the present process is outdated, since the users order their ink cartridges either by sending an e-mail or by making a phone call. This practice is time-consuming, because most of the times one email or phone call is not enough, while many times the users cannot correctly specify their printer’s model (or ink cartridge) leading to confusion and mistakes.
For the present thesis, at first, the processes that take place in the procurement process were mapped and represented by using Business Process Model and Notation (BPMN). Afterwards, the designed pro-cesses were configured and executed by using an open-source Business Process Management System (BPMS). Furthermore, by using this BPMS a platform (referred as Ink BManager) was created for both the administrators and the users. Within the platform users can log in and choose products from an extensive list of available printers, while the system automatically matches the compatible ink cartridges, whilst in case that a product is not within this list, the platform offers the ability to the users to add it. Also, the platform empowers the administrator to view the ordered products and to approve or not a given order. Since mistakes can occur while placing one order the system enables the administrator to reopen an order so that users can edit their already placed order. For administrator’s assistance the platform also gener-ates an aggregate list of all the ordered products, and it enables him/her to estimate the cost of the order, as well as to save the prices given from the supplier. Additionally, the platform gives the ability to the administrator to view the past orders and to keep track of the expenses based on a procurement period, a department or a user.
Finally, in order to make sure that the platform would meet the expectations as a real-world solution, a pilot test was conducted between the members of the Technical University of Crete, and a survey was made in order to receive the users’ feedback.
description: Κύριο χαρακτηριστικό της ελληνικής πραγματικότητας είναι η ελλιπής αυτοματοποίηση των διαδικασιών του δημοσίου τομέα, που αναγκάζει τους υπαλλήλους να εκτελούν εργασίες με τρόπο χρονοβόρο και μη αποδοτικό. Σκοπός της παρούσας διπλωματικής εργασίας είναι η αυτοματοποίηση του τρόπου διενέρ-γειας διαγωνισμών για την προμήθεια συμβατών και γνήσιων μελανοδοχείων για τους εκτυπωτές όλων των τμημάτων του Πολυτεχνείου Κρήτης με χρήση της μεθόδου Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικα-σιών (BPM - Business Process Management).
Αρχικά η διαδικασία των προμηθειών αναπαραστάθηκε μέσω της Γλώσσας Μοντελοποίησης Επιχειρη-ματικών Διαδικασιών (BPMN – Business Process Model and Notation) και στην συνέχεια υλοποιήθηκε μέσω ενός Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPMS – Business Process Manage-ment System). Μέσω του συστήματος BPMS, αναπτύχθηκε μια πλατφόρμα (αναφέρεται ως Ink BMan-ager) που απευθύνεται τόσο στους διαχειριστές (μέλη του Τμήματος Διοικητικής Υπολογιστικής Υποδο-μής του Πολυτεχνείου Κρήτης) όσο και στους απλούς χρήστες. Το σύστημα λειτουργεί με ηλεκτρονικές εγγραφές και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και αποσκοπεί στην βελτίωση της επικοινωνίας όλων των εμπλε-κομένων (χρήστες των εκτυπωτών, υπαλλήλους του τμήματος προμηθειών και προμηθευτές), καθώς και την καταγραφή του ιστορικού των διαγωνισμών για την καλύτερη και αποτελεσματικότερη εποπτεία της διαδικασίας.
Η πλατφόρμα επιτρέπει στους χρήστες να συνδέονται και στην συνέχεια να επιλέγουν το μοντέλο του εκτυπωτή τους, ενώ το σύστημα αυτομάτως αντιστοιχεί τα συμβατά μελανοδοχεία. Εφόσον το σύστημα καταγράφει αυτόματα τα αιτήματα των χρηστών, βοηθάει στην βελτίωση της ταχύτηταw εκτέλεσης των παραγγελιών, ενώ ταυτόχρονα επιτυγχάνεται πλήρης εποπτεία των διαγωνισμών μέσω της καταγραφής του ιστορικού (κόστος, ποσότητες, χρήστες κτλ.).
Για την βοήθεια του διαχειριστή το σύστημα επιτρέπει την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρο-μείου (μαζικώς ή μεμονωμένα), την επιλογή χρηστών που θα εκτελέσουν την παραγγελία τους, την κα-ταγραφή κάθε παραγγελίας, την έγκριση ή απόρριψη μιας παραγγελίας από τον διαχειριστή, καθώς και την επεξεργασία μίας παραγγελίας από τον χρήστη. Ακόμα το σύστημα δίνει την δυνατότητα κατάρτισης προϋπολογισμού βάσει έρευνας αγοράς, την αποθήκευση των τιμών όπως διαμορφώθηκαν με το πέρας του διαγωνισμού και την προβολή του ιστορικού ώστε να υπάρχει πλήρης εποπτεία των εξόδων ανά περίοδο προμηθειών, ανά τμήμα ή ανά χρήστη.
Τέλος για να μπορέσει να ελεγχθεί η σωστή λειτουργία του συστήματος σε πραγματικές συνθήκες, εκτε-λέστηκε μία πιλοτική δοκιμή μεταξύ μελών του Πολυτεχνείου Κρήτης, τα αποτελέσματα της οποίας πα-ρουσιάζονται μέσω μιας έρευνας ικανοποίησης χρηστών που διεξάχθηκε ώστε να μπορέσει να αξιολο-γηθεί η εμπειρία των χρηστών.