title: Digitalisierung in der Buchhaltung
title: Handlungsempfehlungen zur Performance-Steigerung des Elektronischen Rechnungsworkflows am Beispiel der Stmk. Krankenanstaltengesellschaft m.b.H.
titleType: Subtitle
Creators: name: Frühwirth, Katharina
Publisher: name: FH CAMPUS 02 (CAMPUS 02 Fachhochschule der Wirtschaft)
Year: 2023
Subjects: subject: 657 Rechnungslegung

description: Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen sind aufgrund des steigenden Wettbewerbs und der stetigen Weiterentwicklung der Wirtschaft gefordert, ihre Prozesse effizienter denn je zu gestalten. Vor allem im Bereich der Verwaltung und Administration liegen hierbei große Einsparungspotenziale durch die Nutzung von digitalen Technologien, die zur Optimierung der Geschäftsprozesse wesentlich beitragen. Die manuelle Erfassung und Bearbeitung papierbasierter Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung ist ein aufwendiger, wenig effizienter und kostenintensiver Prozess, der sich aufgrund seines Prozessablaufes gut standardisieren lässt und daher ein hohes Optimierungspotenzial mithilfe der Digitalisierung und Automatisierung von internen Prozessen bietet. Der Kooperationspartner hat diese Möglichkeit erkannt und im Bereich der Krediorenbuchhaltung einen Elektronischen Rechnungsworkflow implementiert. Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung stellt jedoch rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen, die es für das implementierende Unternehmen zu beachten gilt. Weiters bergen diese digitalisierten Prozessabläufe Risiken, die es zu identifizieren und zu steuern gilt. Übergeordnetes Ziel der vorliegenden Masterarbeit ist es, dem Kooperationspartner aufzuzeigen, welche Nutzenpotenziale durch die Einführung dieses Rechnungsworkflows erreicht wurden und wie diese hinsichtlich der Quantität aber auch Qualität verbessert werden können. Zur Erreichung dieser Ziele wurde mittels facheinschlägiger Literatur und durchgeführten qualitativen Beobachtungen ermittelt, wie die bereits digitalisierten Prozessabläufe in der Kreditorenbuchhaltung beim Kooperationspartner derzeit stattfinden und wie diese optimiert werden können. Die Herausforderung bestand darin, die Prozessabläufe unter Berücksichtigung der Risiken zu ana-lysieren und Schwachstellen und Optimierungspotenziale daraus abzuleiten. Die Optimierungs-potenziale können durch den Einsatz digitaler Technologien aber auch der bestmöglichen Erfüllung der organisatorischen Anforderung erreicht werden. Die durchgeführte Durchlaufzeitanalyse auf Basis von Arbeitsberichten erlaubt dem Kooperationspartner einen Vergleich zu den Personalkosten vor der Einführung des ERWF. Die Analyse hat gezeigt, dass durch eine fehlerfreie Stammdatenwartung die Bearbeitungszeit wesentlich reduziert werden kann. Aus den Ergebnissen der risikoorientierten Evaluierung und den daraus abgeleiteten Optimierungspotenzialen wurden für den Kooperationspartner Handlungsempfehlungen zur Performance-Steigerung des Elektronischen Rechnungsworkflows getroffen. Diese zeigen auf, wie die Prozesse effizienter gestaltet werden können, und welche Maßnahmen hinsichtlich der erhobenen Risiken gesetzt werden müssen. Durch die Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen soll die Qualität der aktuell stattfindenden Prozesse und die Anzahl der automatisiert gebuchten Rechnungen gesteigert werden.
description: Due to increasing competition and the constant development of the economy, companies in a wide range of industries are required to make their processes more efficient than ever before. Especially in the area of management and administration, there is great potential for savings through the use of digital technologies, which contribute significantly to the optimization of busi-ness processes. The manual capture and processing of paper-based invoices in accounts paya-ble is a time-consuming, inefficient and cost-intensive process that can be easily standardized due to its process flow and therefore offers high optimization potential with the help of digitization and automation of internal processes. The cooperation partner has recognized this opportunity and implemented an electronic invoice workflow in the area of accounts payable. However, the electronic processing of incoming invoices imposes legal, technical and organiza-tional requirements that the implementing company must take into account. Furthermore, these digitalized process flows harbor risks that need to be identified and managed. The overriding goal of this master's thesis is to show the cooperation partner what potential benefits have been achieved through the introduction of this invoice workflow and how these can be improved in terms of both quantity and quality. In order to achieve these goals, relevant literature and qualitative observations were used to determine how the already digitalized process flows in accounts payable at the cooperation partner are currently taking place and how they can be optimized. The challenge was to analyze the process flows, taking into account the risks, and to derive weaknesses and optimization potential from them. The optimization potentials can be achieved through the use of digital technologies but also the best possible fulfillment of organizational requirements. The lead time analysis carried out on the basis of work reports allows the cooperation partner to make a comparison with personnel costs before the introduction of the ERWF. The analysis showed that error-free master data maintenance can significantly reduce processing time. Based on the results of the risk-oriented evaluation and the optimization potential derived from it, recommendations for action were made for the cooperation partner to increase the performance of the electronic invoice workflow. These recommendations show how the processes can be made more efficient and what measures need to be taken with regard to the risks identified. By implementing the recommended measures, the quality of the current processes and the number of automatically posted invoices should be increased.