title: Digitalisierung der Auftragsabwicklung
title: Eine Entscheidungsgrundlage
titleType: Subtitle
Creators: name: Schuster, Sandra
Publisher: name: FH CAMPUS 02 (CAMPUS 02 Fachhochschule der Wirtschaft)
Year: 2023
Subjects: subject: 658 Allgemeines Management

description: Die Auftragsabwicklung stellt den Kernprozess der Schuster Ges.m.b.H. dar und nimmt somit einen wichtigen Bestandteil in der Prozesslandschaft ein. Die effiziente Gestaltung dieses geschäftskritischen Prozesses ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, da sich unnötig aufwändige Verwaltungsprozesse schnell zu einem Kostenfaktor entwickeln können. Aus diesem Grund muss der über die Jahre gewachsene Prozess in Frage gestellt und auf eine Optimierung durch die Unterstützung von Informationstechnik überprüft werden. Obwohl ein vielfältiges Angebot im Bereich der Digitalisierung existiert, werden Ansatzpunkte im Unternehmen nicht erkannt und der zu erwartende Nutzen kann nicht abgeschätzt werden. Übergeordnetes Ziel der vorliegenden Masterarbeit ist es, der Schuster Ges.m.b.H. aufzuzeigen, welche Nutzenpotenziale durch eine Digitalisierung der Auftragsabwicklung erreicht werden können. Diese Zielsetzung bedingt, dass ein auf den Kooperationspartner zugeschnittenes Digitalisierungskonzept entwickelt wird, welches an den Schwachstellen der derzeitigen Auftragsabwicklung ansetzt und diese durch geeignete Technologien zu überwinden versucht. Das notwendige Vorgehen zur Erreichung dieser Zielsetzung gliedert sich in eine Erhebung des gegenwärtigen Prozessablaufes durch Mitarbeiterinterviews und eine anschließende Analyse. Die Ursachen-Wirkung-Untersuchung führt zum Ergebnis, dass alle identifizierten Schwachstellen zur langen Durchlaufzeit der Leistungsverrechnung beitragen, weshalb dieser Teilprozess einer Detailanalyse unterzogen wird. Jene wird anhand einer Durchlaufzeitanalyse auf Basis von Arbeitsberichten sowie einer Wertschöpfungsanalyse vorgenommen – mit dem Resultat, dass über 75% der Tätigkeiten aus Kundenperspektive keinen Anteil an der Wertschöpfung besitzen. In der Sollkonzeption wird unter Einbeziehung der in einem Workshop erarbeiteten Anforderungen ein Lösungskonzept in Form eines Softwaresystems mit Funktionen aus dem Workflow- und Dokumentenmanagement erarbeitet. Durch den Einsatz des Systems wird eine bessere Informationsversorgung im Unternehmen erreicht, die Transparenz erhöht und Kosten eingespart. Die Kosteneinsparungen sind als gesparte Zeiteinheiten zu verstehen, da die Durchlaufzeit durch die Automatisierung der manuellen, nicht wertschöpfenden Prozessschritte um mehr als 90% verkürzt werden kann. Die Abwägung von Aufwand und erschließbarem Potenzial erfolgt anschließend durch eine dynamische Investitionsrechnung und ergibt einen positiven Kapitalwert in Höhe von ca. € 6.100,- sowie eine dynamische Amortisationsdauer von knapp über vier Jahren. Diese Ergebnisse geben begründet Anlass, die Einführung einer digitalisierten Auftragsabwicklung in Erwägung zu ziehen.
description: The processing of orders represents the core process of Schuster Ges.m.b.H. and thus plays an important role in the company’s process landscape. The efficient design of this business-critical process is crucial for the company’s competitiveness, as unnecessary and time-consuming administrative processes can quickly become a cost factor. For this reason, the process that has grown historically over many years needs to be examined and checked for optimisation through the support of information technology. However, although there is a wide range of digitisation offerings, starting points in the company are not recognized and the expected benefits cannot be estimated. The overall objective of this master’s thesis is therefore to show the cooperation partner which potential benefits can be achieved by digitising the order processing. This objective requires that a digitisation concept tailored to the cooperation partner’s needs is developed, which tackles the weaknesses of the current order processing and tries to overcome them with suitable technologies. The necessary procedure for achieving this objective is first to survey the current process sequence by carrying out employee interviews. This is followed by a cause-effect analysis that leads to the result that the identified weaknesses all contribute to the long throughput time of the billing process, which is why this sub-process is subjected to a more detailed analysis. This is done by using a lead time analysis based on work reports as well as a value analysis – with the result that over 75% of the activities do not add value from a customer’s perspective. Finally, based on the considerations arrived in an employee workshop, a solution concept in the form of a software system with functions from both workflow- and document management is developed. By using the target concept, a better information supply in the company is achieved, which not only increases transparency but also saves costs. The cost savings should be understood as time units saved, as the lead time can be reduced by more than 90% through the automation of manual, non-value adding process steps. Considering expenditure and outcome a feasibility study is prepared based on a dynamic investment calculation which results in a positive net present value of approximately € 6.100,- and a dynamic payback period of little more than four years. These results give reason to consider the introduction of digitised order processing at Schuster Ges.m.b.H.