Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) in der öffentlichen Verwaltung
Creators: name: Gehring, Ramona
Publisher: name: ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Year: 2022
Subjects: 350: Öffentliche Verwaltung
658.5: Produktionssteuerung

description: Die Digitalisierung ist ein wichtiger Wandlungstreiber in der Wirtschaft und Gesellschaft. Die Veränderungen durch die neuen technischen Möglichkeiten wirken sich auf die Erwartungen und Anforderungen seitens der Mitarbeitenden wie auch der Bevölkerung an die öffentliche Verwaltung aus. Auch gesetzliche Rahmenbedingungen ändern sich stetig und zwingen die öffentliche Verwaltung teilweise in kurzer Frist zu entsprechenden Anpassungen. Um den Ansprüchen gerecht zu werden, benötigt es einen Service Public mit digitalen Angeboten wie auch effiziente und flexible Geschäftsprozesse. Die Prozessautomatisierungstechnologie Robotic Process Automation (RPA) bietet der öffentlichen Verwaltung Chancen diese Aufgaben zu erfüllen.

Aus diesem Grund ist das Ziel der vorliegenden Arbeit, herauszufinden, was Gründe für und gegen den Einsatz von RPA in der öffentlichen Verwaltung sind wie auch mögliche Unter schiede zur Privatwirtschaft im Zusammenhang mit RPA. Weiter soll auch die Höhe des Interessens der Expertengruppe an einem Erfahrungsaustausch im Bereich der Prozessautomatisierung und / oder RPA innerhalb der öffentlichen Verwaltung erhoben werden.

Für die Zielerreichung wird ein qualitativer Forschungsansatz gewählt. Mit Hilfe der Literaturrecherche werden für die Gründe für und gegen den Einsatz von RPA wie auch für den Erfahrungsaustausch erste Kategorien definiert. Danach wird die Expertengruppe basierend auf einem halbstrukturierten Interviewleitfaden befragt. Die Expertengruppe setzt sich aus Fachpersonen aus der öffentlichen Verwaltung und von Lieferanten bzw. Beratungsunternehmen im Bereich der Automatisierung zusammen. In einem weiteren Schritt werden die Aussagen kategorisiert und ausgewertet. Abschliessend erfolgt die Diskussion der Ergebnisse wie auch die Gegenüberstellung zur Literatur, um neue Erkenntnisse ableiten zu können.

Die Literaturrecherche hat gezeigt, dass die öffentliche Verwaltung einem zunehmenden Handlungsdruck ausgesetzt ist. Sie muss flexibel auf Änderungen und neue Aufgaben reagieren können. Aus diesem Grund sehen die Forschenden wie auch die im Rahmen dieser Arbeit befragte Expertengruppe die Hauptgründe für den Einsatz von RPA bei der Optimierung der Personalressourcen durch die Automatisierung von repetitiven Tätigkeiten, beim Einsatz als Brückentechnologie wie auch bei der Unterstützung des Prozessmanagements. Weiter lässt sich aus den Ergebnissen der Experteninterviews schliessen, dass die grössten Herausforderungen bzw. Gründe gegen den Einsatz von RPA in der fehlenden Verantwortung für die Thematik innerhalb der Organisation und den Risiken im Bereich der Akzeptanz der Mitarbeitenden liegen.
Diese Faktoren wurden auch in der Literatur aufgezeigt, konnten durch die Aussagen der Experten jedoch präzisiert bzw. stärker zum Ausdruck gebracht werden. Auch das hohe Interesse an einem Erfahrungsaustausch im Bereich der Prozessautomatisierung und/oder RPA zeigt, dass Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung mehr über die Technologie wissen und von Erfahrungen und Lösungen anderer profitieren möchte. In Bezug auf die Unterschiede zwischen der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung konnte weder durch die Literatur noch durch die Experten eine klare Abgrenzung gemacht werden. Durch die Aussagen der Experten von Lieferanten / Beratungsunternehmen im Bereich der Automatisierung konnten jedoch Aspekte hergeleitet werden, die in der öffentlichen Verwaltung als ausgeprägter wahrgenommen werden. Die Experten stellen hauptsächlich eine starrere Kultur wie auch Richtlinien fest. Als Hauptunterschied wird deshalb die Durchführung einer Submission genannte, die für die öffentliche Verwaltung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Diese Arbeit zeigt, dass in der öffentlichen Verwaltung Interesse für den Einsatz von RPA besteht und Potenzial vorhanden ist, jedoch die Verantwortung für solche Technologien innerhalb der Organisation wie auch der Faktor Mensch nicht unterschätzt werden dürfen. Die Empfehlung für weiterführende Forschung ist die Ausarbeitung von geeigneten RPA-Operating-Modellen abgestimmt auf die jeweilige Grösse der Gemeinde, um Verantwortungen genau definieren zu können. Um das Potenzial von RPA noch klarer darlegen zu können, wird empfohlen, bereits umgesetzte Use-Cases mit Kosten-Nutzen-Analyse darzustellen. In Bezug auf den Erfahrungsaustausch ist die Empfehlung, eine geeignete Form zu finden, die den Austausch effizient und gewinnbringend gestaltet.