Καταγραφή, μοντελοποίηση και βελτιστοποιημένος επανασχεδιασμός επιχειρησιακών διαδικασιών στην τοπική αυτοδιοίκηση
Creators: name: Ευαγγελίδης, Βασίλειος Ιωάννη
Publisher: name: Aristotle University of Thessaloniki
Year: 2021
Subjects: Καταγραφή
Μοντελοποίηση
Βελτιστοποιημένος επανασχεδιασμός
Recording
Modeling
Optimizer redesign

description: Καθώς η παγκόσμια κοινότητα υπομένει την πανδημία COVID-19, η επέλαση της 4ης Βιομηχανικής Επανάστασης όχι μόνο δεν επιβραδύνεται, λόγω και της οικονομικής ύφεσης παγκοσμίως, αλλά αντιθέτως βαίνει επιταχυνόμενη, καθώς διαφαίνεται η χρησιμότητά της στην κάλυψη των κενών και των αδυναμιών των τρεχουσών επιχειρηματικών και τεχνολογικών μοντέλων της παγκοσμιοποιημένης οικονομίας. Έτσι, η ανάγκη για βελτιστοποίηση των διαδικασιών επιχειρήσεων και οργανισμών, στο τρέχον πλαίσιο της ταυτόχρονης υγειονομικής και οικονομικής απειλής, αποτελεί «καύσιμο» για την ερευνητική κοινότητα και για τους επιστήμονες και μηχανικούς που ασχολούνται με την διαχείριση διαδικασιών, από το σχεδιασμό και τη λειτουργία, έως τον έλεγχο και τον επανασχεδιασμό. Σε αυτήν την τρέχουσα κατάσταση, η παρούσα εργασία έρχεται να αποτελέσει ένα κρίκο στην αλυσίδα της προσπάθειας για βελτίωση της λειτουργίας οργανισμών και επιχειρήσεων, ειδικά στον Δημόσιο Τομέα, με βασικό σκοπό την εξοικονόμηση σημαντικών πόρων: από τη μία τον πόρο του χρόνου των πολιτών, μέσω της απλούστευσης των διαδικασιών, η οποία οδηγεί στην εξοικονόμηση πολύτιμων εργατοωρών από την πραγματική οικονομία, και από την άλλη των πόρων του δημοσίου συστήματος, μέσω της βελτίωσης της αποτελεσματικότητας και αξιοποίησης ανθρώπων, υποδομών και υλικών. Συγκεκριμένα, θα χρησιμοποιηθεί ο Δήμος Ωραιοκάστρου, ως περίπτωση μελέτης της ευρύτερης οικογένειας των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης, ένα σημαντικό δομικό κομμάτι της κρατικής διακυβέρνησης στην Ελλάδα, το οποίο βρίσκεται στην «πρώτη γραμμή» εξυπηρέτησης των πολιτών και βελτίωσης της διαβίωσής τους. Ο βασικός σκοπός της εργασίας είναι να δοθεί ένα περίγραμμα βελτιωτικών ενεργειών αναφορικά με τον τρόπο λειτουργίας των υπηρεσιών του Δήμου, μελετώντας μια εκτενή σειρά διαδικασιών τους, καταγράφοντας, μοντελοποιώντας και, τελικά, προτείνοντας τρόπους βελτίωσής τους. Το περίγραμμα αυτό θα μπορεί να εφαρμοστεί, με τις κατάλληλες προσαρμογές, τόσο σε ένα ευρύτερο πλήθος διαδικασιών του Δήμου, όσο και σε άλλους Δήμους. Οι διαδικασίες του Δήμου Ωραιοκάστρου που θα επιλεγούν τελικά για την διεκπεραίωση των σκοπών της παρούσας έρευνας, θα προκύψουν μετά από εμπειρική μελέτη και παρατήρηση του ερευνητή και από σύντομες συνεντεύξεις υπαλλήλων και εξυπηρετούμενων πολιτών, έτσι ώστε να ανιχνευθούν σημαντικά μέρη της λειτουργίας του Δήμου που χρήζουν διερεύνησης ως προς τις δυνατότητες βελτίωσης. Στην καταγραφή των επιλεχθέντων διαδικασιών θα συνεισφέρει η μελέτη του Συστήματος Ελέγχου Ποιότητας του Δήμου. Οι καταγεγραμμένες πλέον διαδικασίες θα μοντελοποιηθούν με τη χρήση μεθοδολογίας Business Process Modelling Notation (BPMN), ώστε η μελέτη τους να καταστεί ευκολότερη και αποτελεσματικότερη. Κατόπιν, θα διερευνηθούν οι δυνατότητες βελτιστοποίησής τους, μέσω δύο οδών: α) της ανίχνευσης δυνατοτήτων απλούστευσης, μέσω της παράλειψης ή αλλαγής βημάτων, και β) του ελέγχου δυνατότητας εφαρμογής μετρήσεων μέσω παρακολούθησης βασικών δεικτών απόδοσης (KPI), ώστε να ανακαλύπτονται καταχρήσεις πόρων, bottlenecks και άλλα προβλήματα και σύντομα να εξαλείφονται. Με βάση τα ευρήματα της παραπάνω διαδικασίας, θα επιχειρηθεί η σύνταξη ενός περιληπτικού μοντέλου διαχείρισης διαδικασιών Δήμων (πρωτίστως) με σκοπό τη βελτιστοποίησή τους. Η παρούσα εργασία περιλαμβάνει ένα πρώτο θεωρητικό σκέλος, στο οποίο αναφέρονται, περιγράφονται και επεξηγούνται τόσο έννοιες, όσο και μεθοδολογίες που χρησιμοποιούνται στο ερευνητικό μέρος. Το ερευνητικό μέρος της εργασίας ξεκινάει με την παρουσίαση της περίπτωσης που θα μελετηθεί, τον Δήμο Ωραιοκάστρου, και περιγράφεται το ερευνητικό ζητούμενο και ο προτεινόμενος τρόπος προσέγγισής τους. Ακολουθούν τρία ξεχωριστά κεφάλαια, ένα για κάθε βήμα της ερευνητικής διαδικασίας αναφορικά με την καταγραφή, την μοντελοποίηση και, εν τέλει, την βελτιστοποίηση των διαδικασιών του Δήμου Ωραιοκάστρου. Τα συμπεράσματα της έρευνας παρουσιάζονται στον επίλογο της παρούσης, μαζί με περαιτέρω προτάσεις για επέκταση του ερευνητικού αντικειμένου της μελέτης
description: As the global community endures the COVID-19 pandemic, the onset of the 4th Industrial Revolution is not slowing down due to the global economic downturn, but is accelerating as its usefulness in filling the gaps and weaknesses of technological models of the globalized economy. Thus, the need to optimize the processes of companies and organizations, in the current context of simultaneous health and financial threat, fuels the research community and for scientists and engineers involved in the management of processes, from design and operation, to control and redesign. In this current situation, the present paper comes to be a link in the chain of efforts to improve the functioning of organizations and companies, especially in the Public Sector, with the main purpose of saving significant resources: on the one hand the citizens' time resource, through the simplification of procedures, which leads to the saving of valuable man-hours from the real economy, and on the other hand the resources of the public system , by improving the efficiency and utilization of people, infrastructure and materials. Specifically, the Municipality of Oreokastro will be used as a case study of the wider family of Local Government Organizations, an important structural part of state governance in Greece, which is at the "front line" of serving citizens and improving their lives. The main purpose of this paper is to provide an outline of improvement actions regarding the operation of the services of the Municipality, studying a wide range of their procedures, recording, modeling and, finally, proposing ways to improve them. This outline can be applied, with the appropriate adjustments, both in a wider range of procedures of the Municipality, as well as in other Municipalities. The procedures of the Municipality of Oreokastro that will be finally selected to carry out the purposes of this research, will emerge after empirical study and observation of the researcher and short interviews of employees and served citizens, so as to detect important parts of the Municipality that need to be investigated in terms of possibilities for improvement. The study of the Quality Control System of the Municipality will contribute to the recording of the selected procedures. The recorded processes will now be modeled using the Business Process Modeling Notation (BPMN) methodology, to make their study easier and more efficient. Then, the possibilities of optimizing them will be explored, through two ways: a) the detection of simplification possibilities, through the omission or change of steps, and b) the control of the applicability of measurements through monitoring of key performance indicators (KPI), in order to detect resource abuses, bottlenecks and other problems and will soon be eliminated. Based on the findings of the above process, an attempt will be made to compile a concise model for the management of Municipal processes (primarily) in order to optimize them. The present paper includes a first theoretical part, in which both concepts and methodologies used in the research part are mentioned, described and explained. The research part of the paper begins with the presentation of the case to be studied, the Municipality of Oreokastro, and describes the research question and the proposed way of approaching them. Following are three separate chapters, one for each step of the research process regarding the recording, modeling and, finally, the optimization of the procedures of the Municipality of Oreokastro. The findings of the research are presented in the epilogue of the present paper, together with further proposals for extension of the research object of the study