# Agendamentos (Agenda de Usuário)

## Introdução
 A funcionalidade de **Agendamentos** no Sistema, relacionada à **Agenda de usuários**, é uma ferramenta projetada para o gerenciamento eficaz de tarefas, reuniões e eventos corporativos atribuídos à Leads, Negociações, Prospecções e Clientes. Esta ferramenta permite aos usuários organizar suas agendas, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso de várias atividades. Esta funcionalidade se integra ao [Google Calendar](https://calendar.google.com/) e oferece notificações por e-mail e pop-up, otimizando a organização e o acompanhamento dos **Agendamentos** empresariais.

>[!TIP] Google Calendar
> O [Google Calendar](https://calendar.google.com/) é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.

> [!NOTA] **Acesso ao Formulário**
> **Caminho:** Sistema > Suporte > Agenda de Usuários > Agendamentos

## Entrega de valor
O formulário de Agendamentos (Compromissos) é uma ferramenta essencial para o gerenciamento eficiente de agendas e atividades de colaboradores no sistema. Sua utilização traz diversos benefícios que impactam positivamente a produtividade e organização da empresa, entre eles:

- Centralização de informações de agendamentos por cliente, lead, prospecção e negociação;
- Melhoria no acompanhamento de interações com clientes
- Notificações e registro de Agendamentos.
- Permite a integração com a Agenda do Google (Google Calendar), otimizando a gestão de agendamento de ordens de serviço;
- Promove uma comunicação interna assertiva, ao promover recursos de notificações ao técnico, minimizando esquecimentos;
- Permite uma melhor distribuição de tarefas e facilita a coordenação entre equipes devido ao compartilhamento da agenda.

## Estrutura do Formulário
A aba **Agendamentos** está integrada ao formulário de [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]]. Ao acessar a aba **Agendamentos**, o sistema apresenta uma grid com todos os registros de Agendamentos que foram cadastrados relacionados ao cadastro de cliente em questão.

### Campos Principais
| Campo                                                          | Descrição                                                                                                                              |
| -------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Vincular agendamento com a agenda do usuário                   | Permite a comunicação com o Google Calendar do responsável vinculado no compromisso, notificando-o no App e sendo registrado na Agenda |
| ID                                                             | ID do compromisso                                                                                                                      |
| Cliente ou Prospecção                                          | Identifica o Cliente ou Prospecção relacionado ao compromisso                                                                          |
| Responsável                                                    | Colaborador responsável pelo compromisso                                                                                               |
| Tipo de Agendamento                                            | Categoriza o tipo de compromisso                                                                                                       |
| Texto padrão                                                   | Define um texto padrão para o tipo de compromisso selecionado                                                                          |
| Assunto                                                        | Define o assunto do compromisso                                                                                                        |
| Descrição                                                      | Detalhes e notas sobre o compromisso                                                                                                   |
| Início                                                         | Define a data e hora de início do compromisso                                                                                          |
| Fim                                                            | Estabelece a data e hora de término do compromisso                                                                                     |
| Status                                                         | Indica o estado atual do compromisso (ex: agendado, concluído)                                                                         |
| (Integração com Google Agenda) ID do evento no Google Calendar | Registra o ID do evento na agenda do Google, determinando a comunicação com a plataforma                                               |
| Local                                                          | Endereço do compromisso                                                                                                                |
| E-mail dos participantes                                       | E-mail dos participantes do compromisso                                                                                                |
| Status Google (Normal, alterado ou excluído)                   | Define o status do compromisso na agenda do Google                                                                                     |
### Campos Obrigatórios
| Campo               | Descrição                                                     |
| ------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| ID                  | Identificador único gerado automaticamente no ato do cadastro |
| Responsável         | Seleção do funcionário responsável                            |
| Tipo de agendamento | Seleção do tipo de compromisso                                |
| Assunto             | Definição do assunto do compromisso                           |

## Casos de Uso

### Cadastro de um Compromisso no Google Calendar
Para realizar o cadastro de um compromisso no Google Calendar de um colaborador, siga os passos a seguir:

1. Acesse o formulário de [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]] através do caminho > Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
2. Selecione a agenda do colaborador do qual deseja cadastrar um novo compromisso e clique em **Editar**;
3. Na agenda do colaborador, acesse a aba **Agendamentos;**
4. Clique no botão **Novo**;
5. Preencha os campos:
	- **Vincular agendamento com a agenda do usuário:** habilite este parâmetro clicando na caixa de seleção ao lado do campo. Desta forma, este registro constará no sistema IXC e na agenda do colaborador
	- **Cliente/Prospect:** campo de preenchimento opcional. Clique na lupa e selecione o cliente ou prospecção do qual deseja relacionar ao compromisso. Caso o cadastro não seja de um cliente/prospecção, relacione o cadastro do Lead;
	- **Lead:** campo de preenchimento opcional. Clique na lupa e selecione o Lead do qual deseja relacionar ao compromisso;
	- **Responsável:** clique na lupa e selecione o [[menu sistema/folha de pagamento/colaboradores/cadastro de colaborador|public/Menu Sistema/Folha de pagamento/Colaboradores/Cadastro de Colaborador]] do colaborador responsável pela agenda;
	- **Tipo de agendamento:** clique na lupa e selecione um dos [[tipos de agendamento no crm|Tipos de Agendamento no CRM]] cadastrados;
	- **Texto padrão:** campo de preenchimento opcional. Clique na lupa e selecione um [[texto padrao para agendamento no crm|Texto Padrão para Agendamento no CRM]]. Ao selecionar um texto padrão, o sistema preencherá os campos de **Assunto** e **Descrição** automaticamente;
	- **Assunto:** insira um assunto para o evento;
	- **Descrição:** insira uma descrição para o evento;
	- **Início:** insira uma data para o início do compromisso. Deve ser inserida no formato DD/MM/YYYY hh:mm:ss (data, mês, ano, hora, minuto e segundos, respectivamente).
	- **Fim:**  insira uma data para o prazo final do compromisso, indicando sua duração. Deve ser inserida no formato DD/MM/YYYY hh:mm:ss (data, mês, ano, hora, minuto e segundos, respectivamente);
	
	**Integração com Google Agenda**
	- **Local:** insira o endereço do compromisso, pode ser incluído por extenso ou através de coordenadas geográficas;
	- **E-mail dos participantes:** caso existam outras pessoas envolvidas no evento, insira o e-mail dos participantes para que sejam notificados via e-mail e em suas respectivas agendas.
	  
6. Clique em **Salvar** para validar o cadastro do compromisso no sistema.
7. Após salvar, ao obter comunicação com o **Google Calendar**, os seguintes campos serão preenchidos:
	- **ID do evento no "Google Calendar":** token gerado automaticamente após comunicar com o Google Calendar, como um retorno da plataforma. Dado respectivo ao ID do evento na agenda do Google do colaborador.
	- **Status Google:** indica o status do evento no Google, se Normal, Alterado ou Excluído.

>[!SUCCESS] Finalização:
>Após concluir o cadastro do compromisso, será criado um **Evento** no Google Calendar, contendo os dados inseridos no sistema, no ato do cadastro do evento, como: Assunto, Descrição, data, local e participantes convidados.

## Funcionalidades Principais
- Visualização de Agendamentos por dia, semana ou mês;
- Criação e edição de eventos;
- Atribuição de Agendamentos a colaboradores específicos;
- Integração com ordens de serviço;
- Notificações e lembretes de Agendamentos;
- Integração com **Google Calendar**: A integração com o Google Calendar permite a sincronização dos Agendamentos, facilitando a gestão de eventos entre plataformas.
### Integração com Google Calendar
- A sincronização com o Google Calendar permite uma visão unificada dos Agendamentos em ambas as plataformas, tanto no IXC Soft como no Google Calendar.
### Sistema de notificações
- Envio automático de lembretes via e-mail para garantir que nenhum compromisso seja esquecido.
### Reagendamento simplificado
- Possibilidade de finalizar um compromisso e criar um novo agendamento mantendo os dados originais.
### Vinculação com usuário
- Opção de associar o compromisso diretamente à agenda do usuário responsável.
### Gerenciamento de status
- Acompanhamento do ciclo de vida do compromisso, desde sua criação até a finalização. Permite a finalização manual de um compromisso.

> [!WARNING] Atenção: 
> Ao utilizar a Agenda de Usuários, se faz obrigatório o vinculo correto do colaborador responsável na Ordem de Serviço para que ocorra a comunicação com o Google Calendar. <br>
> Além disso, é necessário se atentar ao cadastro correto da [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]], pois precisa haver o vínculo do colaborador e ele precisa estar parametrizado para permitir a integração com o Google Calendar.

>[!DANGER] Atenção:
>A finalização de um compromisso no sistema não altera seu status no Google Calendar. Esta ação é destinada apenas ao controle de status interno no IXC, não afetando o evento correspondente na plataforma Google.

## Fluxo de Trabalho

```mermaid
graph TD
    A[Criar compromisso] --> B{Vincular à agenda?}
    B -->|Sim| C[Sincronizar com Google Calendar]
    B -->|Não| D[Salvar localmente]
    C --> E[Configurar notificações]
    D --> E
    E --> F[Acompanhar status]
    F --> G{Finalizado?}
    G -->|Sim| H[Registra no sistema]
    G -->|Não| I[Reagendar se necessário]
    I --> A
```

## Considerações Finais
A aba **Agenda** no sistema IXC é uma ferramenta desenvolvida para centralizar o gerenciamento de atividades, promovendo eficiência e organização. Sua integração com outros módulos e com o **Google Calendar** oferece uma solução completa para o acompanhamento de tarefas e Agendamentos.

- Certifique-se de preencher todos os campos obrigatórios ao criar um novo compromisso.
- A integração com o Google Calendar deve ser configurada previamente para funcionar corretamente.
- As notificações por e-mail dependem das configurações de e-mail do sistema.

## Etiquetas
#AgendaDeUsuários #GoogleCalendar #Agendamento #OrdemDeServico

## Leia Também
- [[integracoes|Integrações]]
- [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]]
- [[configuracao agenda de usuarios com o google calendar|Configuração Agenda de Usuários com o Google Calendar]]
- [[cadastro de ordem de servico|Cadastro de Ordem de Serviço]]
- [[aba (agendamentos) na agenda de usuarios|Aba (Agendamentos) na Agenda de Usuários]]
- [Google Calendar](https://calendar.google.com/)
- [[aba agenda - cliente|Aba Agenda - Cliente]]
- [[aba (agendamento) no lead|Aba (Agendamento) no Lead]]
- [[aba agenda - prospeccao|Aba Agenda - Prospecção]]
- [[aba (agendamentos) na negociacao|Aba (Agendamentos) na Negociação]]