# Configuração de Acesso Compartilhado à Agenda Google para Equipes

## Introdução
O compartilhamento de uma agenda comum entre equipes é uma prática adotada para o trabalho colaborativo de equipes, fomentando a comunicação clara e assertiva da organização. Para que todos os colaboradores tenham acesso à mesma agenda, mas com diferentes atribuições. O sistema permite realizar este procedimento a partir do uso da [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]] associada à integração com o [Google Calendar](https://calendar.google.com/).

>[!TIP] Google Calendar
> O [Google Calendar](https://calendar.google.com/) é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.

>[!NOTA] **Acesso à Configuração:**
>**Caminho:** Sistema > Suporte > Agenda de Usuários

- Este documento visa instruir sobre como permitir que diferentes colaboradores visualizem e compartilhem a mesma agenda do Google, utilizando a funcionalidade de [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]] no sistema. O guia fornecerá passos detalhados para configurar e otimizar o compartilhamento de agendas entre membros da equipe.
  
### Requisitos de Uso
Antes de iniciar a configuração, certifique-se de que você possui:
- Uma conta no Google com acesso ao [Google Calendar](https://calendar.google.com/);

## Entrega de Valor
- Facilita o gerenciamento de compromissos dos usuários;
- Integra as funcionalidades do sistema com o **Google Agenda**;
- Proporciona uma visão clara e organizada das atividades programadas, promovendo uma comunicação interna mais fluida e assertiva;
- Centralização de todos os compromissos de todos os colaboradores em um único local;
- Sincronização em tempo real ao enviar atualizações instantaneamente;

### Estrutura da Funcionalidade
A funcionalidade de compartilhamento de agenda é centralizada no formulário de **Agenda de Usuários**, que serve como interface principal para a configuração de agendas e gerenciamento de compromissos no Sistema IXC Soft. Esta ferramenta permite a criação, edição e visualização de agendas individuais para cada usuário do sistema, oferecendo sincronização bidirecional com o Google Agenda. Isso garante que as informações estejam sempre atualizadas em ambas as plataformas, otimizando a coordenação e o planejamento de atividades da equipe.


### Configuração de Acesso Compartilhado à Agenda Google para Equipes
O acesso compartilhado à agenda do Google consiste principalmente nas configurações: 
- Configurar uma única agenda (Google Calendar) para todos os colaboradores;
- Permitir o acesso de diferentes e-mails no parâmetro **Disponibilizar ao público**, através do caminho Minhas agendas > Configurações e compartilhamento > Autorizações de acesso a eventos > habilitar Disponibilizar ao público, no Google Calendar;
- No sistema IXC, é necessário estabelecer o cadastro de uma [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]] para cada colaborador, entretanto, inserindo o mesmo ID da agenda para cada registro

Para realizar estas configurações, siga os passos a seguir:

### Passo 1: Permissões do Colaborador
A integração do sistema com o Google requer a definição de parâmetros específicos. Estes parâmetros devem garantir que os cadastros de usuário e colaborador do responsável estejam devidamente configurados para que as operações e funcionalidades relacionadas à agenda operem corretamente. Para estabelecer estas definições, siga os passos a seguir:

1. Acesse o formulário de **Colaboradores** através do caminho: Sistema > Folha de pagamento > Colaboradores;
2. Selecione o registro do colaborador do qual terá a agenda integrada e clique em **Editar**;
3. Acesse a aba **Ordem de Serviço**;
4. Marque o parâmetro **Integração com agenda** como **sim**;
5. Clique em **Salvar** para permitir a integração com o Google Agenda;

>[!INFO] Importante:
>Confira se os setores atribuídos a este colaborador estão devidamente parametrizados. Este colaborador deve estar atrelado ao setor que for definido posteriormente nas Ordens de Serviço e agendamento de compromissos.

6. Em seguida, acesse o formulário de [[usuarios|Usuários]] através do caminho: Configurações > Usuários > Usuários;
7. Selecione o usuário do responsável pela agenda e clique em **Editar**;
8. No campo **Colaborador/Responsável**, inclua o [[menu sistema/folha de pagamento/colaboradores/cadastro de colaborador|public/Menu Sistema/Folha de pagamento/Colaboradores/Cadastro de Colaborador]] do colaborador correspondente;
9. Clique em **Salvar** para concluir a liberação das permissões.

### Passo 2: Configurações no Google Calendar
Nesta etapa, é necessário configurar as permissões de acesso para que o sistema possa interagir com a agenda do responsável. Isso envolve:

- Definir as configurações de compartilhamento da agenda.
- Estabelecer as permissões específicas que o sistema necessita para comunicar o cadastro de compromissos e eventos;
- Garantir que estas configurações permitam uma comunicação efetiva entre o sistema e o Google.

Para realizar este procedimento, siga os passos a seguir:

1. Com a agenda criada, localize-a na seção **Minhas agendas**. Selecione-a e clique nos **três pontos** para realizar a parametrização de permissões;
3. Selecione a opção **Configurações e compartilhamento;**
4. Será exibido o menu de **Configurações da agenda.** Localize a seção **Compartilhar com pessoas ou grupos específicos**, clique em **Adicionar participantes e grupos**;
5. Será apresentado o guia **Compartilhar com pessoas específicas** e seus respectivos campos. Preencha os campos:
	   - No campo **Adicionar e-mail ou nome**, insira o token: [998050297086-kg564ikfchbjgklsq6k00cnf14iah909@developer.gserviceaccount.com](mailto:998050297086-kg564ikfchbjgklsq6k00cnf14iah909@developer.gserviceaccount.com);
	   - No campo **Permissões**, clique no botão de seleção e selecione obrigatoriamente a opção **Fazer alterações e gerenciar compartilhamento;**
	     
>[!DANGER] Atenção:
>No campo Permissões, ao selecionar as permissões como:
>- Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes);
>- Mais detalhes de todos os eventos
>  
>  O sistema **não** irá estabelecer a comunicação com o Google Calendar. Portanto, determine permissões que possibilitem o sistema realizar alterações e/ou gerenciar compartilhamento.
   
>[!TIP] Dica:
>Além da configuração do token de identificação do sistema, também poderá incluir neste parâmetro o e-mail dos participantes. Para isso, clique em **Adicionar participantes e grupos** > insira o e-mail do responsável > defina a permissão de acesso > Enviar.
	     
7. Clique em **Enviar** para salvar as alterações;
8. Em seguida, na mesma página localize a seção **Integrar agenda**. No campo **ID da agenda**, copie o token ou e-mail disponibilizado e armazene este dado. Esta informação será utilizada para estabelecer a comunicação entre o IXC e o Google Calendar.

### Passo 3: Configuração da Agenda de Usuários
Nesta etapa, é necessário cadastrar uma agenda individual para cada colaborador inserindo o **mesmo ID de agenda** obtido no passo anterior. Siga o processo descrito a seguir, repetindo-o para cada colaborador que precisa ter acesso a esta agenda. Este procedimento garantirá que todos os membros da equipe tenham suas próprias agendas configuradas corretamente no sistema.

1. Acesse o formulário de [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]] através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
2. Clique no botão **Novo** para registrar uma nova agenda;
3. Na aba **Dados agenda**, preencha os campos:
	- **Usuário:** clique na lupa e selecione o usuário do colaborador responsável pela agenda;
	- **Nome da agenda:** insira uma breve descrição sobre a agenda para a identificação;
	- **Token google (id agenda):** insira o ID da agenda coletado anteriormente no Google Calendar (Minha agenda > Configurações e compartilhamento > Integrar agenda > ID da agenda);
	- **Permitir conflito de horário:** se estiver marcado como **não**, o sistema validará se já existe um compromisso marcado para o horário do novo compromisso e impedirá o conflito de horário. Se marcado como **sim**, o sistema permitirá dois compromissos marcados para o mesmo horário.
	  
4. Após preencher os campos necessários, clique em **Salvar** para finalizar o cadastro da integração.
   
>[!Caution] Lembre-se:
> Repita o processo de configuração para cada usuário, garantindo que todos os membros da equipe tenham acesso a agenda compartilhada.

Após finalizar o cadastro da integração, os [[aba (compromissos) na agenda de usuarios|Aba (Compromissos) na Agenda de usuários]] e as ordens de serviço associadas ao Colaborador/Responsável serão automaticamente sincronizados com a **Agenda do Google**. Esta sincronização garante que todos os compromissos e ordens de serviço apareçam tanto no sistema interno quanto no Google Calendar do colaborador, assegurando consistência e atualização em tempo real entre as plataformas. Essa integração otimiza o gerenciamento de tarefas e melhora a eficiência no acompanhamento de atividades em ambos os ambientes.

>[!SUCCESS] Compartilhamento:
>As Ordens de Serviço (O.S.) e Compromissos registrados no sistema são automaticamente sincronizados com a agenda compartilhada. Cada colaborador tem sua própria [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]] no sistema, mas todos acessam a mesma agenda compartilhada. Assim, todas as atividades registradas ficam visíveis para todos os colaboradores com acesso.


## Casos de Uso
### Visualizar a Google Agenda 
O sistema oferece múltiplas opções para visualização de compromissos e ordens de serviço agendadas. Além das abas [[aba (compromissos) na agenda de usuarios|Aba (Compromissos) na Agenda de usuários]] e [[aba (agendamentos) na agenda de usuarios|Aba (Agendamentos) na Agenda de Usuários]], é possível acessar diretamente a agenda Google do colaborador através do sistema. Para utilizar esta funcionalidade, siga os passos abaixo

1. Acesse o formulário de [[agenda de usuarios (google calendar)|Agenda de Usuários (Google Calendar)]] através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
2. Selecione a agenda de usuário da qual deseja visualizar;
3. Clique em **Visualizar**. O sistema exibirá o calendário do **Google Calendar** do colaborador em questão, incluindo os dias e horários dos quais existem tarefas/eventos agendados.

## Fluxo de Trabalho

```mermaid
graph TD
    A[Início] --> B[Configurar permissão do colaborador para integração com Google Calendar]
    B --> C[Vincular colaborador ao usuário do sistema]
    C --> D[Liberar acesso do IXC ao Google Calendar]
    D --> E[Cadastrar agenda de usuário com credenciais no IXC]
    E --> F{Ação realizada}
    F -->|Abertura de OS| G[Abrir OS]
    F -->|Cadastro de compromisso| H[Cadastrar compromisso]
    G --> I[Sincronizar com Google Calendar]
    H --> I
    I --> J[Colaborador notificado sobre andamento de tarefas e eventos]
    J --> K[Monitoramento de compromissos]
    K --> F
```

## Considerações Finais
A implementação de uma agenda compartilhada através do Google Calendar oferece uma solução eficaz para a coordenação de equipes no ambiente corporativo. Este sistema integrado permite que todos os colaboradores visualizem e gerenciem Ordens de Serviço e Compromissos em uma plataforma unificada, mantendo ao mesmo tempo suas agendas individuais. A sincronização automática entre o sistema interno e o Google Calendar garante que as informações estejam sempre atualizadas e acessíveis a todos os membros autorizados. Esta abordagem não só melhora a transparência e a comunicação dentro da equipe, mas também otimiza a gestão de tempo e recursos, resultando em uma operação mais eficiente e coordenada.

## Etiquetas
#Integracoes #IntegracaoGoogleAgenda #GoogleCalendar #AgendaCompartilhada

## Leia Também
- [[integracoes|Integrações]]
- [[compromissos (crm)|Compromissos (CRM)]]
- [[cadastro de ordem de servico|Cadastro de Ordem de Serviço]]
- [[aba (compromissos) na agenda de usuarios|Aba (Compromissos) na Agenda de usuários]]
- [[usuarios|Usuários]]
- [[menu sistema/folha de pagamento/colaboradores/cadastro de colaborador|public/Menu Sistema/Folha de pagamento/Colaboradores/Cadastro de Colaborador]]
- [[aba agenda - cliente|Aba Agenda - Cliente]]
- [[aba agenda - prospeccao|Aba Agenda - Prospecção]]
- [[aba (agendamento) no lead|Aba (Agendamento) no Lead]]
- [[aba (agendamentos) na negociacao|Aba (Agendamentos) na Negociação]]