ust. 12 pkt. 2), 3), 4) opracowuje wnioskodawca,

ust. 12 pkt. 5), 6), 7) opracowuje komisja przetargowa powołana do przeprowadzania postępowania.

Dokumentację postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzi się w formie pisemnej lub elektronicznej z zastrzeżeniem zasad wynikających z obowiązujących ustaw oraz zarządzeń wewnętrznych.

Procedura udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych ze względu na wystąpienie przesłanek innych niż wartość zamówienia mniejsza niż 130 000 złotych netto określona została w załączniku nr 2.

Zakres oraz zasady zakupu towarów dostarczanych w ramach umów ogólnouczelnianych określa załącznik nr 4.

§ 5

Planowanie zamówień publicznych

Tworzy się Centralny Plan Zamówień zawierający listę kategorii zakupowych na dostawy i usługi oraz przypisane im wartości służące określeniu procedury zakupowej.

Centralny Plan Zamówień prowadzony jest przez Zespół ds. Planu Zamówień Publicznych.

Kategoria zakupowa określana jest według zasad wynikających z ustawy Pzp.

Wartość określona w kategorii zakupowej jest sumą wartości zgłoszonych zamówień ze wszystkich jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni.

Ustalanie wartości zamówień publicznych planowanych na dany rok jest dokonywane zgodnie z ustawą Pzp.

Zestawienie zamówień publicznych w zakresie dostaw i usług jest sporządzane na podstawie:



rocznych zestawień potrzeb zgłaszanych przez kierowników jednostek i komórek organizacyjnych,

stanu realizacji zawartych umów,

informacji dotyczących realizacji zamówień publicznych w roku bieżącym.

W każdym wydziale, a także w każdym projekcie tworzone jest zestawienie zamówień planowanych do udzielenia w danym roku. Zestawienie zamówień dla projektu tworzone jest na cały okres jego realizacji.

Zespół ds. Planu Zamówień Publicznych tworzy Centralny Plan Zamówień scalając zgłoszenia o zamówieniach z poszczególnych wydziałów, oraz jednostek innych niż wydziały, a także projektów pozawydziałowych.

Lista planowanych zamówień wydziału oraz projektów realizowanych na wydziale przekazywana jest przez Koordynatora ds. zamówień publicznych do Działu Zakupów i Zamówień Publicznych za pośrednictwem systemu informatycznego Teta EDU. Zestawienie winno być pogrupowane w kategorie, o których mowa w ust. 3.

Lista planowanych zamówień w projekcie pozawydziałowym przekazywana jest do Działu Zakupów i Zamówień Publicznych przez kierownika projektu.

Centralny Plan Zamówień opracowywany jest na okres roku kalendarzowego.

Centralny Plan Zamówień podlega zaakceptowaniu przez kierownika zamawiającego. Akceptacja może być dokonana za pomocą poczty elektronicznej.

Plan zamówień publicznych na roboty budowlane, usługi projektowania architektonicznego oraz usługi nadzoru inwestorskiego tworzony i prowadzony jest przez Dział Inwestycji i Remontów.

Centralny Plan Zamówień może być aktualizowany w trakcie roku. Aktualizacja może polegać na dodaniu nowej kategorii lub zwiększeniu/zmniejszeniu wartości istniejącej kategorii.

Dział Zakupów i Zamówień Publicznych, w oparciu o Centralny Plan Zamówień oraz plan zamówień, o którym mowa w ust. 13, tworzy oraz publikuje Plan Postępowań o Udzielenie Zamówień.

Plan Postępowań o Udzielenie Zamówień tworzony i publikowany jest na zasadach określonych w ustawie Pzp.

§ 6

Umowy

Do zawarcia i realizacji umów o zamówienie publiczne należy w szczególności stosować przepisy ustawy Pzp oraz Kodeksu cywilnego.

W przypadku zamówień, do których ma zastosowanie ustawa Pzp pisemna forma umowy jest obowiązkowa pod rygorem nieważności, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.

Projekty umów o zamówienia publiczne przygotowuje się zgodnie z obowiązującymi w Uczelni zasadami i procedurami obiegu i weryfikacji umów. Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do aneksów.



Projekt umowy o zamówienie publiczne dostarcza jednostka lub komórka organizacyjna, na rzecz której będzie realizowane zamówienie lub koordynująca dane zamówienie. W umowie należy uwzględnić wszelkie, istotne dla danej jednostki/komórki, okoliczności związane z realizowaniem zamówienia, takie jak np.: jego wartość, przedmiot, termin, sposób wykonania i odbioru, sposób określenia wynagrodzenia, sposób rozliczeń i terminy płatności, zabezpieczenie należytego wykonania, przewidywane kary umowne, gwarancje i rękojmie, waloryzację i opcje.

Umowę podpisuje się z wykonawcą wyłonionym w toku postępowania o zamówienie publiczne, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

Do zawarcia umowy przez Uczelnię wymagane jest złożenie podpisu osób (lub osoby) posiadających pełnomocnictwo Rektora do zaciągania zobowiązań finansowych o odpowiedniej wartości oraz uzyskanie kontrasygnaty Kwestora.

W przypadku umów, w których został określony obowiązek wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zabezpieczenie w formie innej niż środki pieniężne, należy w oryginale niezwłocznie przekazać do Kwestury.

Osoby odpowiedzialne za realizację umowy są zobowiązane do przekazania do Kwestury, w terminach wynikających z umowy, dyspozycji dotyczącej zwrotu Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Za zmianę umowy (w tym umowy ramowej) w myśl niniejszego Regulaminu uważa się każdą zmianę treści umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Uczelnia dokonała wyboru wykonawcy. Zmiana umowy następuje w drodze zawarcia aneksu w odpowiedniej formie.

Jeżeli postanowienie zawartej umowy ma ulec zmianie, o jakiej mowa w art. 455 ustawy Pzp wówczas kierownik jednostki (który wnosi o zawarcie aneksu) odpowiada za ocenę tego czy zmiana umowy jest dopuszczalna (zachodzą okoliczności wskazane w ustawie), uzasadnia odpowiednio swój wniosek i wskazuje prawną podstawę zmiany (w treści aneksu).

Aneksy, w których jako podstawę do ich zawarcia wskazano art. 455 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy Pzp, po złożeniu ich do obiegu i weryfikacji, Zespół ds. Kontraktów przekazuje do Działu Zakupów i Zamówień Publicznych w celu wywiązania się przez zamawiającego z jego ustawowych obowiązków publikacyjnych.

Wnioskodawca, niezwłocznie po wykonaniu umowy, przekazuje do Działu Zakupów i Zamówień Publicznych informację o wykonaniu umowy. Dział zamieszcza ogłoszenie o wykonaniu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych – dotyczy postępowań przeprowadzanych w oparciu o ustawę Pzp (art. 448 ustawy Pzp).

Wnioskodawca, w oparciu o art. 446 ustawy Pzp, sporządza informację o konieczności sporządzenia raportu z realizacji zamówienia. W sytuacji gdy zachodzi konieczność sporządzenia raportu, wnioskodawca dokonuje oceny realizacji zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w art. 446 ustawy Pzp. Informacja o potrzebie sporządzenia raportu oraz raport przekazywany jest do Zespołu ds. Kontraktów. Raport winien być przechowywany wraz z oryginałem umowy.



§ 7

Przepisy końcowe i wykaz załączników

Nie jest wymagane ponowne wyznaczanie Koordynatora ds. zamówień publicznych powołanego na podstawie dotychczas obowiązującego Zarządzenia Wewnętrznego.

Integralną część niniejszego regulaminu stanowią następujące załączniki:

Procedura udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość jest niższa niż 130 000 zł netto i dla którego nie występują inne przesłanki wyłączenia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Procedura udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych ze względu na wystąpienie przesłanek innych niż wartość zamówienia mniejsza niż 130 000 złotych netto.

Regulamin Pracy Komisji Przetargowej.

Zakres oraz zasady zakupu towarów dostarczanych w ramach umów ogólnouczelnianych.

1