Załącznik nr 1 

 do ZW 26/2004

Zasady działania doraźnej komisji do przeprowadzenia przetargu (aukcji)

 na najem (dzierżawę) lokali budynków, budowli oraz gruntów 

Pracą komisji kieruje jej przewodniczący, który ustala czas, miejsce i przedmiot posiedzeń komisji.

Sprawy organizacyjne prowadzi sekretarz komisji.

Na podstawie zgłoszenia*) obiektu do najmu (dzierżawy) komisja ustala treść ogłoszenia o przetargu (aukcji) i wysokość wadium, w zależności od atrakcyjności i lokalizacji wynajmowanego (wydzierżawianego) obiektu, oraz określa termin i miejsce opublikowania ogłoszenia. Ogłoszenie o przetargu jest obligatoryjnie zamieszczane na wyznaczonej „Tablicy ogłoszeń”, w pobliżu pok. 138 w bud. A-1, co najmniej na 7 dni przed upływem terminu składania ofert.

Ze względów ekonomicznych wskazane jest ogłaszanie i organizowanie przetargów (aukcji) dla kilku obiektów jednocześnie.

Otwarcie postępowania następuje w obecności co najmniej 3 członków komisji - w tym przewodniczącego i przedstawiciela jednostki organizacyjnej użytkującej wynajmowany obiekt.

Po rozpoczęciu postępowania, po odczytaniu listy oferentów, członkowie komisji składają do protokołu ustne oświadczenie, że nie są związani osobiście ani zawodowo z żadnym z oferentów.

W przetargu, przy ocenie ofert, w przypadku równej ilości głosów „za” i „przeciw” decyduje głos przewodniczącego komisji.

Z postępowań sporządzane są każdorazowo protokoły pisemne. Protokół powinien zawierać odpowiednio:

kolejny numer przetargu (aukcji),

numer protokołu, oznaczenie miejsca i czasu posiedzenia,

informację o danym obiekcie (-tach) będącym(-ch) przedmiotem postępowania,

imiona, nazwiska i adresy, nazwy (firmy) i siedziby oferentów,

informację o przebiegu aukcji i najwyższą wysokość czynszu, a w przetargu informację o złożonych ofertach oraz wniosek wraz z uzasadnieniem w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty albo wniosek o uznanie postępowania za ważne pomimo braku wymaganej liczby ofert,

wytypowane osoby upoważnione do przeprowadzenia ewentualnych dalszych negocjacji i ustaleń,

projekt treści umowy najmu (dzierżawy), sygnowany przez przewodniczącego komisji,

imiona i nazwiska członków komisji obecnych na posiedzeniu,

podpisy osób obecnych na posiedzeniu.

Dla uznania ważności przetargu (aukcji) muszą być złożone co najmniej 2 oferty spełniające warunki postępowania. Złożenie jednej oferty skutkuje unieważnieniem postępowania. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący może wnioskować do Prorektora ds. Organizacji o uznanie ważności postępowania, pomimo niespełnienia warunku minimalnej liczby ofert.

Do czasu oficjalnego ogłoszenia wyników członków komisji obowiązuje zasada nieujawniania przebiegu prac komisji, ani treści ofert, osobom postronnym.

Po zakończeniu postępowania, przewodniczący komisji przesyła powołującemu komisję protokół wraz z projektem umowy najmu (dzierżawy). W przypadku uznania, że proponowane warunki są niezgodne z interesem PWr., powołujący po zapoznaniu się z dokumentacją postępowania, może nie wyrazić zgody na najem (dzierżawę).

Po parafowaniu projektu umowy przez powołującego, przewodniczący komisji przesyła umowę wraz z dokumentacją postępowania do Dyrektora Administracyjnego i Kwestora celem podpisania.

Po podpisaniu umowy, przewodniczący komisji zawiadamia pisemnie o wyniku przetargu wszystkich oferentów oraz kieruje do Kwestury dyspozycję zwrotu wadium pozostałym oferentom. Następnie przekazuje umowę do Działu Administracyjno-Gospodarczego w celu nadania kolejnego numeru (zarejestrowania).

Protokoły wraz z innymi materiałami z postępowania, w tym oryginały ofert, przechowywane są jako materiały poufne (tajemnica handlowa) w jednostce przeprowadzającej procedury najmu (dzierżawy), w przypadku najmu (dzierżawy) nieruchomości z rezerwy Rektora - w Biurze Dyrektora Administracyjnego. Odpowiedzialnym za właściwe skompletowanie i przechowywanie materiałów jest sekretarz komisji.

Wgląd do materiałów z prac komisji posiadają: Rektor, powołujący komisję, osoby przez nich upoważnione oraz organy kontrolne.

) Wzór zgłoszenia stanowi zał. nr 4 do ZW 25/2004 z dnia 28 maja 2004 r.