Załącznik do ZW 102/2017 

Zakres zadań Działu Informacji i Promocji

Zadaniem Działu Informacji i Promocji jest informowanie o działalności Uczelni oraz kreowanie jej wizerunku poprzez działania kierowane do otoczenia zewnętrznego Politechniki Wrocławskiej jak i do studentów, doktorantów oraz pracowników Uczelni. 

Do zakresu zadań Działu Informacji i Promocji należy: 

prezentacja i promowanie działalności dydaktycznej, badawczej i organizacyjnej Politechniki Wrocławskiej;

informowanie społeczności Wrocławia, a w szczególności społeczności akademickiej, o bieżących wydarzeniach z życia Uczelni;

inicjowanie działań medialnych mających na celu kształtowanie wizerunku Politechniki Wrocławskiej;

wspieranie jednostek Uczelni w działaniach informacyjnych w mediach;

pozyskiwanie i koordynowanie informacji przekazywanych do publicznej wiadomości przez Politechnikę Wrocławską;

zapewnienie obsługi medialnej imprez przygotowanych przez Politechnikę Wrocławską;

pomoc i współdziałanie z organami, jednostkami/komórkami organizacyjnymi Politechniki Wrocławskiej, w szczególności z Wydziałami, Działem Rekrutacji oraz Działem Spraw Międzynarodowych, a także mediami, instytucjami i organizacjami działającymi przy Politechnice Wrocławskiej;

prowadzenie polityki informacyjnej skierowanej do pracowników Uczelni w ramach komunikacji wewnętrznej;

kreowanie polityki promocyjnej i promocja zewnętrzna Uczelni (Wrocław, region, kraj);

badanie i analizowanie otoczenia zewnętrznego Uczelni oraz działalności konkurencji w celu zapewnienia maksymalnego wykorzystania możliwości rynkowych;

obsługa informacyjna i promocyjna wydarzeń tj.: konferencji, sympozjów, kongresów, kursów, zjazdów, warsztatów naukowych, szkoleń, wystaw, uczelnianych edycji DFN i innych imprez organizowanych przez Politechnikę Wrocławską w siedzibie Uczelni, jak i poza Uczelnią.

W strukturę Działu Informacji i Promocji wchodzą: 

Sekcja Informacji;

Sekcja Promocji;

Sekcja Organizacji Imprez i Konferencji;

Sekcja Radio LUZ;

Stanowisko ds. Obsługi Działu.

Zadania Sekcji Informacji:

promowanie dydaktycznej, naukowej, organizacyjnej i kulturalnej działalności Politechniki Wrocławskiej na stronie internetowej Uczelni, w mediach i otoczeniu zewnętrznym;



przygotowywanie i umieszczanie na stronie internetowej Politechniki Wrocławskiej zapowiedzi, informacji i relacji wraz ze zdjęciami z wydarzeń dotyczących różnych aspektów działalności Uczelni;

zapewnienie komunikacji zewnętrznej poprzez redagowanie komunikatów prasowych i informacji, przesyłanie ich do mediów oraz umieszczanie informacji na niekomercyjnych portalach uczelnianych, naukowych, w mediach społecznościowych;

prowadzenie oficjalnych profili uczelni w mediach społecznościowych,

administrowanie portalem Politechniki Wrocławskiej, w tym wsparcie jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni w tworzeniu i prowadzeniu serwisów internetowych;

organizowanie i prowadzenie konferencji prasowych, briefingów, pokazów 
i prezentacji dla przedstawicieli mediów, utrzymywanie stałych kontaktów z mediami oraz z biurami prasowymi innych uczelni;

udzielanie informacji dziennikarzom, kontaktowanie ich z ekspertami z Uczelni;

stały monitoring prasy, portali internetowych, radia i tv;

codzienne przygotowywanie i rozsyłanie „prasówki” do jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni; prowadzenie statystyk pojawiania się Politechniki Wrocławskiej w mediach;

archiwizowanie materiałów prasowych dotyczących Uczelni;

dystrybucja informacji skierowanych do pracowników Uczelni w ramach komunikacji wewnętrznej oraz merytoryczna obsługa systemu intranetowego Uczelni;

redagowanie biuletynu wewnętrznego w formie elektronicznego newslettera na podstawie informacji własnych oraz dostarczanych i autoryzowanych przez upoważnione do tego osoby z poszczególnych jednostek/komórek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej;

uaktualnianie i poszerzanie listy mailingowej i adresowej mediów.

Zadania Sekcji Promocji:

inicjowanie i realizacja działań promocyjnych, mających na celu pozyskiwanie kandydatów na studia w Politechnice Wrocławskiej, we współpracy z Działem Rekrutacji oraz Działem Spraw Międzynarodowych;

inicjowanie i realizacja działań promocyjnych, mających na celu pozyskiwanie przedsiębiorstw zainteresowanych realizacją badań naukowych we współpracy z Uczelnią;

opracowywanie materiałów promocyjnych na potrzeby ogólnouczelniane, z uwzględnieniem zapotrzebowania jednostek;

projektowanie materiałów poligraficznych i promocyjnych (w tym reklam) na potrzeby jednostek Uczelni;

monitorowanie i – na wniosek jednostek– uzupełnianie stanów magazynowych materiałów informacyjnych i promocyjnych;

opracowywanie ogólnych prezentacji multimedialnych oraz tekstów promocyjnych
o Politechnice Wrocławskiej;

opracowywanie danych do rankingów szkół wyższych, na podstawie informacji nadsyłanych przez jednostki Politechniki Wrocławskiej;

opracowywanie informacji o charakterze promocyjnym na potrzeby instytucji zewnętrznych;



opiniowanie i monitorowanie użycia sytemu identyfikacji wizualnej przez jednostki/komórki organizacyjne Uczelni oraz partnerów zewnętrznych;

współpraca z biurami promocji innych uczelni oraz jednostek samorządowych.

Zadania Sekcji Organizacji Imprez i Konferencji

sporządzanie planu imprez naukowych i konferencji na podstawie zgłoszeń jednostek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej;

prowadzenie internetowego kalendarza imprez naukowych na portalu Uczelni;

obsługa organizacyjna, logistyczna i promocyjna konferencji oraz wydarzeń organizowanych przez Politechnikę Wrocławską.

Zadania Sekcji Radio LUZ: 

informowanie społeczności akademickiej Wrocławia, a w szczególności społeczności akademickiej Politechniki Wrocławskiej o bieżących wydarzeniach 
z życia Uczelni i miasta;

promowanie i współtworzenie kultury studenckiej w ramach powszechnie przyjętych norm społecznych z poszanowaniem powszechnie przyjętych zasad etycznych;

działanie na rzecz integracji (w tym także integracji absolwentów Politechniki Wrocławskiej), edukacji i wymiany doświadczeń środowisk akademickich Wrocławia oraz uczelni w całym kraju i za granicą;

promowanie dydaktycznej, naukowej, organizacyjnej i kulturalnej działalności Politechniki Wrocławskiej;

szkolenie adeptów sztuki radiowej (dziennikarzy i realizatorów dźwięku) stanowiące element praktyki zawodowej;

współpraca z innymi mediami studenckimi w Polsce i za granicą, a w szczególności 
z polskimi rozgłośniami akademickimi.

Zadania Stanowiska ds. Obsługi Działu:

administracja finansowa, w tym przygotowywanie budżetu Działu;

przygotowywanie i rozliczanie umów realizowanych w Dziale;

prowadzenie ewidencji faktur;

obsługa korespondencji i dbałość o prawidłowy obieg dokumentów;

archiwizacja dokumentów Działu wymagana prawem;

przygotowywanie materiałów do sprawozdań na potrzeby władz i jednostek Uczelni oraz instytucji zewnętrznych;

składanie zamówień i pobieranie materiałów biurowych na potrzeby Działu;

prowadzenie rejestru delegacji pracowników;

prowadzenie spraw osobowych Działu.