Korespondencja powinna przechodzić tylko przez niezbędne punkty zatrzymania.

Akta załatwionej sprawy należy włożyć niezwłocznie do właściwej teczki lub segregatora.

IV. Przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji

§ 6

Głównym punktem wymiany korespondencji w Uczelni jest Rozdzielnia Korespondencji, do której należy:

przyjmowanie wpływów i wydawanie korespondencji ,

przyjmowanie i wydawanie korespondencji wewnętrznej,

załatwianie reklamacji pocztowych.

Rozdzielnia Korespondencji przekazuje wpływającą do Uczelni korespondencję zaadresowaną do jednostek organizacyjnych lub imiennie właściwym adresatom. Natomiast korespondencję adresowaną ogólnie przekazuje do Sekretariatu Uczelni w celu zadekretowania.

Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, Rozdzielnia Korespondencji sprawdza prawidłowość doręczenia oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, Rozdzielnia sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

Przesyłki specjalnego rodzaju /telegramy, telefonogramy, faksy, pisma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki, ekspresowe, przesyłki wartościowe/ Rozdzielnia wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie powiadamia adresatów. Na telegramach, telefonogramach oprócz daty wpływu zamieszcza godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach – także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.

Pisma terminowe, pilne, telegramy itp. powinny być doręczane niezwłocznie poza kolejnością.

Rozdział poczty i przesyłanie jej do sekretariatów odpowiednich jednostek organizacyjnych następuje w dniu jej otrzymania.

Przyjętą korespondencję Rozdzielnia Korespondencji stempluje pieczątką wpływu z datownikiem.

Rozdzielnia Korespondencji rejestruje wpływy nadane jako przesyłki polecone oraz rachunki i faktury VAT przesłane listem poleconym lub zwykłym w książce „Wpływ poczty” / wzór nr 1/.

Korespondencję zwykłą, adresowaną do jednostek organizacyjnych i pracowników, przekazuje się odbiorcom bez rejestracji wpływu w Rozdzielni.

Nie stempluje się pieczątką wpływu:

publikacji /gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp./,

potwierdzeń odbioru, które dołącza się do akt sprawy,

zaproszeń, życzeń i innych pism o podobnym charakterze.

Korespondencja wewnętrzna przeznaczona do doręczenia przez Rozdzielnię Korespondencji za potwierdzeniem odbioru, powinna być dostarczona do Rozdzielni wraz z rozdzielnikami lub wykazami, na których jednostki odbierające potwierdzają odbiór przesyłek wewnętrznych.

Korespondencję wewnętrzną dostarczoną do Rozdzielni bez rozdzielników lub wykazów doręcza się odbiorcom bez pokwitowania.

Otrzymane przy pismach pieniądze lub inne przedmioty wartościowe oddaje się natychmiast do kasy Uczelni za pokwitowaniem, którego numer i datę zaznacza się na piśmie.

Kierownik Rozdzielni Korespondencji ustala godziny odbioru, rejestracji i przekazywania codziennej poczty.

§ 7

 Wszelkie akty normatywne /również niepublikowane/ oraz publikacje urzędowe abono-

 wane przez jednostki organizacyjne Uczelni są kierowane do tych jednostek. 

 Monitor Polski, Dziennik Ustaw oraz niektóre Dzienniki Urzędowe /w tym MEN, KBN/ są 

 gromadzone i kompletowane w Oddziale Druków Ciągłych przy Bibliotece Głównej 

 Politechniki Wrocławskiej oraz udostępniane w Czytelni Biblioteki Głównej. 

V. Postępowanie z korespondencją w sekretariatach jednostek organizacyjnych, rejestracja spraw i znakowanie pism

§ 8

Korespondencję kierowaną z Rozdzielni Korespondencji oraz wpływającą bezpośrednio do jednostek organizacyjnych przyjmuje upoważniony pracownik sekretariatu.

Po zarejestrowaniu korespondencji w sekretariatach stosujących dodatkowo dziennik podawczy na pisma nanosi się w lewym dolnym rogu znak pisma wynikający z kolejności wpisu w dzienniku podawczym. Nie rejestruje się w dzienniku podawczym publikacji, zaproszeń, itp.

Pracownik sekretariatu przekazuje następnie korespondencję kierownikowi. 

Kierownik przeglądając otrzymaną korespondencję:

przydziela wpływy do załatwienia podległym sobie jednostkom organizacyjnym lub referentom,

umieszcza według uznania dyspozycje dotyczące trybu, terminu i merytorycznego załatwienia sprawy, bądź też polecenie bezpośredniego omówienia sprawy.

Referent po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też zapoczątkowuje nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje je jako nową sprawę w spisie spraw i nadaje znak sprawy.

Za nadanie znaku sprawy i zaklasyfikowanie sprawy do odpowiedniego hasła zgodnie z wykazem akt odpowiada autor danego dokumentu, a jeżeli jest to dokument wpływający - osoba, której powierzono merytoryczne załatwienie danej sprawy. Na wpływającą korespondencję nanosi się znak sprawy tylko raz, zaraz po jej otrzymaniu. Niedopuszczalnym jest prowadzenie podwójnego znakowania tych samych wpływów /np. w sekretariacie i w dziale/.

Referent zakłada teczkę dla każdego hasła końcowego wynikającego z jednolitego rzeczowego wykazu akt /hasła z określoną kategorią archiwalną/ oraz nanosi na teczkę symbol klasyfikacyjny i kategorię archiwalną akt. Dla każdej teczki prowadzi się spis spraw /wzór nr 2/. Po załatwieniu sprawy referent odkłada akta do odpowiednich teczek.

Spis spraw /nie pism/ prowadzi się w układzie chronologicznym. Ułatwia on odnalezienie akt w teczkach. Służy do rejestrowania spraw w danej jednostce organizacyjnej oraz do kontrolowania terminowości załatwiania spraw.

Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pisma /przychodzącego lub wychodzącego/, które rozpoczyna sprawę. Data wpływu jest jednocześnie datą rozpoczęcia sprawy. Dalsze pisma w tej samej sprawie przechowuje się razem nadając im ten sam znak sprawy.

Liczba porządkowa spisu spraw jest oznaczeniem kolejności usytuowania danej sprawy w teczce. Za należyte prowadzenie spisu spraw są odpowiedzialni referenci rozpatrujący dany zakres zagadnień.

Sprawy niezałatwione w ciągu roku kalendarzowego, w którym były rozpoczęte, przenosi się do teczek zakładanych dla danego rodzaju spraw w następnym roku, nadając im aktualny numer kolejny według spisu spraw zaprowadzonego w nowej teczce, z zachowaniem kolejności chronologicznej.

Stałą cechą rozpoznawczą wszystkich pism dotyczących danej sprawy jest znak sprawy.

Znak sprawy składa się z następujących członów:

oznaczenia kodowego /symbolu/ jednostki organizacyjnej,

symbolu klasy wg wykazu akt,

numeru kolejnego jaki nadano sprawie wg spisu spraw,

roku kalendarzowego.

 Pierwsze trzy człony znaku powinny być rozdzielone poziomą kreską, natomiast trzeci 

 człon powinien być oddzielony od czwartego kreską pionową. Przykład: znak sprawy 

 prowadzonej przez Dział Spraw Pracowniczych dotyczącej opinii o pracowniku,

 a zarejestrowanej w spisie spraw pod numerem 11: R/ DP-112-11/2001.

VI. Tryb i forma załatwiania spraw oraz pism

§ 9

 Przy załatwianiu spraw należy zachować tryby i terminy określone we właściwych 

 przepisach zewnętrznych i wewnętrznych, a w szczególności w:

Ustawie z dnia 14.06.1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego /Dz. U. 9/80 poz. 26 wraz z późniejszymi zmianami/,

Kodeksie pracy /Dz. U. 24/74 poz.141 z późniejszymi zmianami/,

Ustawie o szkolnictwie wyższym /Dz. U. 65/90 poz. 385 z późniejszymi zmianami/,

Statucie Politechniki Wrocławskiej,

Regulaminie pracy Politechniki Wrocławskiej,

Ustawie Prawo prasowe /Dz. U. 5/84 poz. 24 z późniejszymi zmianami/,

Ustawie z dnia 15.07.1997 r. o Rzeczniku Praw Obywatelskich /Dz. U. 108/97 poz. 471/,

Ustawie z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych /Dz. U. 55/91 poz. 234 z późniejszymi zmianami/,

Ustawie z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych /Dz. U. 133/97 poz 883/,

Ustawie z dnia 22. 01.1999 r. o ochronie informacji niejawnych /Dz. U. 11/99 poz.95/,

Innych właściwych przepisach.

Odpowiedzi w danej sprawie udzielane są w zasadzie na piśmie.

Referent sporządza projekt załatwienia sprawy i przedkłada wraz z korespondencją do aprobaty zwierzchnika.

Kierownik może zwolnić określonych pracowników od obowiązku przedkładania mu do wglądu pism dotyczących spraw, które zgodnie z wewnętrznym podziałem pracy pracownicy ci załatwiają samodzielnie.

Jeżeli treść pisma ma być podana do wiadomości innym odbiorcom, umieszcza się z lewej strony u dołu napis: „otrzymuje”, „do wiadomości” itp., po czym wymienia się kolejno wszystkich odbiorców albo podaje się symbole rozdzielnika ustalonego dla stałych odbiorców. W lewym dolnym rogu wymienia się liczbowo ilość załączników do pisma /np. zał.1, zał. 2/. Jeżeli dokładne wyliczenie załączników jest utrudnione, można je np. zastąpić określeniami: „plik”, „teczka”, „komplet”, itp.

§ 10

 Referent przygotowujący odpowiedź na pismo, przedkłada oryginał wraz z zaparafowaną 

 przez siebie kopią /pisma parafuje się w lewym dolnym rogu/ i ewentualnie załącznikami, 

 bezpośredniemu zwierzchnikowi w celu parafowania lub podpisania wg kompetencji. 

 Następnie odkłada kopię do teczki spraw.

§ 11

 Przy sporządzaniu odpisów należy zachować wszystkie istotne cechy pisma, z którego 

 dokonuje się odpisu, jak: treść, układ, oznaczenie pieczęci, podpis, itp. Zależnie od tego, 

 czy odpis sporządza się z oryginału, czy też z odpisu, należy w prawym górnym rogu 

 napisać – „Odpis”, względnie „Odpis z odpisu”, a pod tekstem klauzulę „Zgodność z 

 oryginałem /z odpisem/ stwierdzam” – oraz imię, nazwisko, tytuł służbowy stwierdzają-

 cego zgodność i datę.

§ 12

Pisma podpisuje Rektor lub osoba upoważniona.

Podpisujący wpisuje na oryginale i kopiach datę dzienną oraz umieszcza swój podpis u dołu z prawej strony w obrębie pieczątki zawierającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko.

W przypadku gdy wymagane są na piśmie /dokumencie/ dwa podpisy, osoba zajmująca niższe stanowisko służbowe podpisuje pismo z lewej strony, a osoba zajmująca wyższe stanowisko służbowe - z prawej strony.

§ 13

 Wynoszenie jakichkolwiek akt poza teren Uczelni bez zgody Rektora, kierownika albo 

 upoważnionej osoby jest niedozwolone. Wyjątek dotyczy zabierania przez pracowników 

 niezbędnych akt na konferencje, narady, itp. odbywające się poza terenem jednostki