REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 49/2007

z dnia 18 grudnia 2007 r.

w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju

Zgodnie z przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. nr 236 poz.1991, z późniejszymi zmianami) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz zasadami ogólnymi zawartymi w Zarządzeniu Wewnętrznym 18/2003 w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz zwrotu kosztów przejazdu dla osób nie będących pracownikami Uczelni, wprowadza się następujące ustalenia:

Podróżą służbową odbywaną poza granicami kraju, zwaną dalej „podróżą służbową” jest wykonywanie zadania przez pracownika w terminie i w państwie określonym przez delegującego. Jednostka delegująca wystawia polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego

 ( Zał. Nr 1). Polecenia wyjazdu służbowego podlegają rejestracji w jednostce organizacyjnej. 

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami

komunikacji: 

lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;

lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

3. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują:

 a) diety,

 b) zwrot kosztów:

- przejazdów i dojazdów,

- noclegów,

- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych 
 potrzeb.

4. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

 Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku

 do ww. Rozporządzenia.

 Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla celowego państwa podróży służbowej.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady: a) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, b) za niepełną dobę:

do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

śniadanie - 15% diety,

obiad - 30% diety,

kolację - 30% diety,

inne wydatki - 25% diety.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu, określonego w załączniku do Rozporządzenia.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w p. 8. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu oraz w przypadku, gdy Uczelnia lub strona zagraniczna zapewnia bezpłatny nocleg.

W uzasadnionych przypadkach pracownik może uzyskać zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Warunkiem uzyskania takiej zgody jest akceptacja kierownika jednostki delegującej.

Środek transportu, właściwy do odbycia podróży służbowej, określa delegujący biorąc pod uwagę możliwości finansowe. Preferowany winien być najtańszy środek lokomocji – zaleca się korzystanie z połączeń autokarowych na terenie Europy.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

W przypadku, gdy delegujący wyraża zgodę na wykorzystanie pojazdu nie będącego własnością Uczelni ( samochód osobowy) podstawą zwrotu kosztów za wykorzystanie pojazdu dla celów służbowych jest umowa cywilno-prawna zawarta między delegującym a pracownikiem ( Zał. Nr 2) .

Za przejazd w podróży służbowej , o której mowa w p.13, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według obowiązujących w Uczelni stawek.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

17. Ryczałty, o których mowa w p. 15 i 16 nie przysługują, jeżeli:

 a) pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym),

 b) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

 c) pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są wymienione 
 ryczałty.

Delegujący może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Pracownik odbywający podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju (dotyczy osób nie posiadających kart służbowych). Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. W celu otrzymania zaliczki należy dostarczyć do Kwestury - Sekcja Dewiz zatwierdzone przez delegującego polecenie wyjazdu służbowego ( Zał. Nr 1).

Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki (w walucie wymienialnej skupowanej przez Bank Zachodni WBK S.A.) albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży (Zał. Nr 4) pracownik załącza dokumenty (rachunki, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku, biletu) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, potwierdzone przez delegującego. W przypadku użycia samochodu prywatnego dodatkowo należy złożyć rozliczenie – Zał. Nr 5. Zwrot kosztów podróży poniesionych na terenie kraju do momentu przekroczenia granicy polskiej dokonany będzie na podstawie załącznika Nr 6 (nie należy wystawiać druku delegacji krajowej).

Osoby niebędące pracownikami Uczelni, wykonujące prace w ramach umowy zlecenia

 lub umowy o dzieło mogą otrzymać zwrot kosztów za wyjazdy w celu realizacji zadań 
 wynikających z umów pod warunkiem, że zobowiązanie do zwrotu takich kosztów zostanie

 uwzględnione w zawartej umowie. Rozliczenie poniesionych kosztów na druku (Zał. Nr 4) 
 należy złożyć wraz z rachunkiem w Sekcji Wynagrodzeń Bezosobowych i Podatków. 

Traci moc Zarządzenie Wewnętrzne 19/2003 z dnia 23 kwietnia 2003 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.