Każdy egzemplarz oryginalny umowy cywilnoprawnej wymaga akceptacji osoby wskazanej w „Instrukcji obiegu, rozliczania, kontroli i przechowywania dokumentacji w procesie zawierania umów cywilnoprawnych”, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszych Zasad.

§ 6

EWIDENCJE UMÓW CYWILNOPRAWNYCH

Komórki/jednostki, które w imieniu Politechniki Wrocławskiej zawierają umowy cywilnoprawne mają obowiązek rejestracji i ewidencjonowania umów cywilnoprawnych wraz z niezbędną dokumentacją, która tych umów dotyczy (wzór rejestru stanowi załącznik nr 17 do niniejszych Zasad).

Umowy należy numerować według następującego schematu:

AAAA / BB / CCCCCC / DDDD

gdzie przyjmuje się poniższe znaczenie poszczególnych pól:

 AAAA - numer kolejny umowy;

 BB - miesiąc, w którym została zawarta umowa;

 CCCCCC - symbol jednostki zawierającej umowę; 

 DDDD - rok zawarcia umowy.

Rejestr prowadzą :

wydziały (zbiorczo na wydziale w tym dla wszystkich jednostek wydziałowych),

jednostki ogólnouczelniane,

jednostki międzywydziałowe,

komórki organizacyjne administracji centralnej.

Wraz z oryginalnym egzemplarzem umowy cywilnoprawnej jednostka/komórka organizacyjna, gromadzi, przechowuje i archiwizuje (zgodnie z obowiązującymi w Uczelni przepisami 
i procedurami) dokumentację dotyczącą umowy – w tym szczególnie potwierdzającą zastosowanie obowiązujących procedur (m.in. oferty, uzasadnienie wyboru) oraz określone 
w § 2 pkt 10 oraz § 4 pkt 13a dokumenty w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie rejestru.

§ 7

WYNAGRODZENIE W UMOWACH CYWILNOPRAWNYCH

Określone w umowie wynagrodzenie jest wynagrodzeniem brutto.

Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia należy uwzględnić jakość, złożoność realizowanych zadań oraz okres ich realizacji.

W przypadku umów o dzieło wysokość wynagrodzenia może być ustalona w formie ryczałtowej lub kosztorysowej. Uzasadnienie wysokości wynagrodzenia stanowi część dokumentacji danej umowy, którą należy przechowywać przy egzemplarzu pozostającym w jednostce/komórce organizacyjnej.

Wynagrodzenia wypłacane za prace zlecone na podstawie umów o dzieło i umów zlecenia dzielą się na:

honoraria, obejmujące wynagrodzenia wyłącznie w zakresie prac twórczych,

wynagrodzenia bezosobowe, obejmujące wynagrodzenia wypłacane za prace wykonywane 
na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, z wyłączeniem honorariów.

Odpowiedzialność za prawidłowe zakwalifikowanie wynagrodzeń ponosi zatwierdzająca rachunek do wypłaty osoba odpowiedzialna za prawidłowe wydatkowanie środków w ramach jednostki/komórki organizacyjnej (w tym środków z budżetów zleceń i projektów).

§ 8

KOSZTY PODRÓŻY W UMOWACH CYWILNOPRAWNYCH

Osoby, zawierające umowy zlecenia lub umowy o dzieło otrzymają zwrot kosztów podróży, jeżeli z wykonywaniem przedmiotu umowy będzie się wiązała konieczność wyjazdów, pod warunkiem, że zobowiązanie do zwrotu takich kosztów zostanie zapisane w zawartej umowie i rozliczone na załączonych do rachunku dokumentach.

Koszty podróży należy rozliczyć na obowiązujących w Uczelni formularzach zgodnie 
z Zarządzeniem Wewnętrznym w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz zwrotu kosztów przejazdu dla osób niebędących pracownikami Uczelni

Pracownik Kwestury dokonuje potwierdzenia stawek oraz prawidłowości rozliczeń zgodnych
z przepisami wykonawczymi określającymi należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

§ 9

Zawierając umowę o dzieło i umowę zlecenia należy pamiętać o obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (o których mowa art. 207 § 2 kodeksu pracy) osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy 
lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Jeżeli z uwagi na rodzaj wykonywanej pracy stopień zagrożenia bezpieczeństwa jest znaczny, należy dopuścić do jej wykonania tylko osoby mające odpowiedni stan zdrowia i które obyły odpowiednie przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa 
i higieny pracy.