W ramach wersji 1.2 wdrażane są funkcjonalności związane z obsługą toku studiów takie jak: prowadzenie kartoteki słuchaczy, obsługa dokumentów słuchacza, obsługa egzaminów i zaliczeń, obsługa wpisu na semestr, obsługa wyboru kierunku i specjalności studiów oraz funkcjonalności uzupełniające obszar studia i uczelnia o charakterze rozwiązań uniwersalnych, do których należą: tworzenie i prezentowanie uczelnianego katalogu kursów, tworzenie i prezentowanie planów studiów i programów nauczania, obsługa szablonów i dokumentów w tym jednolite nadawanie numerów dokumentów, obsługa korespondencji.

W ramach wersji 1.3 wdrażane będą funkcjonalności takie jak: obsługa świadczeń pomocy materialnej, obsługa opłat i rozrachunków, obsługa praktyk, obsługa rozrachunków ze słuchaczami, obsługa procesu dyplomowania (suplement), obsługa rozkładów zajęć i zapisów, terminarz spotkań, integracja Edukacja.CL z Systemem Elektronicznej Legitymacji Studenckiej (SELS).

VI. Parametryzacja 

W ramach parametryzacji, Zespół Merytoryczny Projektu JSOS przy współpracy z Zespołem Eksploatacji i Wdrożeń JSOS przekazuje Wykonawcy uzupełnione arkusze parametryzacyjne oraz zaakceptowane propozycje danych początkowych, zgodnie z przygotowanymi przez Wykonawcę arkuszami parametryzacyjnymi i listami parametrów systemowych oraz inne dane o charakterze danych początkowych, które zostaną wprowadzone do Systemu w wyniku procesu parametryzacji.

Administrator Systemu może zmieniać wartości parametrów systemowych wg potrzeb.

Administrator Systemu zarządza użytkownikami i uprawnieniami wykorzystując systemowe narzędzia do definiowania ról w Systemie i przydzielenia im funkcjonalności w zakresie dostępu do formularzy, raportów, portalu WWW oraz specjalizowanych funkcji systemowych. W zakresie dostępu do formularzy uprawnienia można przydzielać do modyfikacji, przeglądania, usuwania lub przypisać pełny dostęp. Użytkownik w Systemie może mieć przypisanych wiele ról. Role można włączać w zadanym okresie lub je dezaktywować.

Plany studiów i programy nauczania są danymi o charakterze danych początkowych. Podstawą wprowadzenia do Systemu informacji o planach studiów i programach nauczania są plany studiów i programy nauczania uchwalone i zatwierdzone na Wydziałach i w SKP. Plany studiów i programy nauczania są wprowadzane do Systemu przez pracowników Wydziałów, ZODów i SKP pod kontrolą Koordynatora JSOS oraz przy współpracy z Zespołem Eksploatacji i Wdrożeń JSOS.

Parametryzacja związana z układaniem rozkładów zajęć oraz obsługą zapisów na kursy wymaga dodatkowego wprowadzenia danych z poziomu aplikacji. Wymagane dane wprowadzane są do Systemu przez pracowników Wydziałów, ZODów i SKP pod kontrolą Koordynatora JSOS oraz przy współpracy z Zespołem Eksploatacji i Wdrożeń JSOS.

W ramach wdrożenia Systemu zostaną utworzone rozkłady zajęć. Rozkłady zajęć utworzone zostaną przez pracowników odpowiednich jednostek organizacyjnych pod kontrolą Koordynatora JSOS oraz przy współpracy z Zespołem Eksploatacji i Wdrożeń JSOS.

W wyniku układania rozkładu zajęć powstają grupy zajęciowe z przypisanymi zasobami i terminami realizacji, które po zatwierdzeniu rozkładów zajęć są udostępnione dla zapisów na kursy. Za zatwierdzenie rozkładów zajęć w systemie Edukacja.CL odpowiedzialny jest Koordynator JSOS.

W ramach wdrożenia wersji 1.3 zostaną zdefiniowane właściwe zapisy ogólnouczelniane umożliwiające słuchaczom z całej Uczelni zapisywanie się na kursy o charakterze ogólnouczelnianym (humanistyczno-menedżerskie, zajęcia sportowe i języki obce). W miarę potrzeb zdefiniowane zostaną zapisy wydziałowe umożliwiające słuchaczom poszczególnych wydziałów zapisy na kursy wydziałowe. Opcjonalnie zostaną zdefiniowane korekty do zapisów właściwych. Za zdefiniowanie zapisów w danej jednostce odpowiedzialny jest Koordynator JSOS.

VII. Migracja danych

Migracja danych oznacza zasilenie Edukacja.CL danymi przetwarzanymi obecnie w systemach eksploatowanych w Politechnice Wrocławskiej: eORDO i MERKURY. Przeniesienie danych zarejestrowanych w ww. systemach do Edukacja.CL odbywa się z wykorzystaniem tzw. struktur pośrednich, dedykowanych do migrowanej kategorii danych. Migracja danych to proces, rozłożony na etapy. Etapy definiowane są przez zakres migrowanych danych.

Na proces migracji składa się:

wygenerowanie plików pośrednich z sytemu eORDO lub MERKURY,

wczytanie plików pośrednich do struktur bazodanowych systemu Edukacja.Cl,

weryfikacja poprawności migrowanych danych w systemie Edukacja.Cl.

Główne kategorie danych podlegające migracji:

słuchacze,

przedmioty kształcenia,

kursy,

prowadzący zajęcia,

sale,

grupy zajęciowe,

przebieg studiów.

Dziekani wydziałów zobowiązani są do kontroli postępów prac związanych z migracją danych z eksploatowanych w podległych im wydziałach systemów, odpowiednio eORDO lub MERKURY, oraz do podejmowania interwencji mających na celu zapewnienie poprawnej realizacji tego zadania.

Za przygotowanie odpowiednich plików do migracji w ustalonych terminach odpowiedzialni są dostawcy systemów informatycznych eORDO i MERKURY.

W ramach migracji, dostawcy systemów informatycznych eORDO i MERKURY, zgodnie z harmonogramem wdrożenia przekażą/prześlą dane w ustalonym z Wykonawcą formacie i postaci dedykowanej dla ustalonych kategorii danych. Przekazane dane zostaną przez Zespół Eksploatacji i Wdrożeń JSOS wprowadzone do struktur bazodanowych Systemu w wyniku procesu migracji. Weryfikacja migrowanych danych odbędzie się na poszczególnych wydziałach/jednostkach. Za potwierdzenie poprawności wykonania migracji danych odpowiedzialni są Koordynatorzy JSOS.

Harmonogramy migrowania poszczególnych kategorii danych wynikają z dokumentacji Projektu JSOS. Dopuszcza się zmianę ustalonych terminów na podstawie ustaleń Koordynatorów JSOS oraz Kierownika Zespołu Eksploatacji i Wdrożeń JSOS.

VIII. Uruchomienie Systemu

Wdrożenie i przekazanie Jednolitego Systemu Obsługi Studentów Edukacja.CL do eksploatacji odbywa się etapami. Wyróżnia się trzy etapy wdrożenia:

wdrożenie pilotowe wersji 1.2,

wdrożenie pilotowe wersji 1.3,

wdrożenie masowe Systemu.

Konsekwencją realizacji kolejnych etapów wdrożenia jest poszerzający się krąg dostępnych funkcjonalności, zaś skutkiem eskalacji zakresu wdrożenia jest objęcie nim coraz większej grupy słuchaczy, pracowników i jednostek organizacyjnych Uczelni.

System Edukacja.CL w wersji 1.2 i w wersji 1.3 jest wdrażany pilotowo na dwóch wydziałach.

Wdrożenia pilotowe prowadzane są na Wydziale Chemicznym oraz Wydziale Informatyki i Zarządzania, a także w wymienionych w dziale „Zakres organizacyjny wdrożenia” jednostkach międzywydziałowych i ogólnouczelnianych Politechniki Wrocławskiej.

Wdrożenia wersji 1.2 i wersji 1.3 w pozostałych wydziałach/jednostkach organizacyjnych zostaną przeprowadzone po zakończeniu wdrożeń pilotowych, jako wdrożenie masowe.

Wdrożenie pilotowe realizowane jest przez Wykonawcę przy współudziale zespołów Politechniki Wrocławskiej.

Kluczowe zasady współpracy Edukacja.Cl i systemów dotychczas eksploatowanych w Politechnice Wrocławskiej podczas wdrożeń pilotowych opisane są w dokumentacji Projektu JSOS.

Wdrożenie masowe realizowane jest przez Zespół Eksploatacji i Wdrożeń JSOS przy współudziale Wykonawcy.

Za uruchomienie oprogramowania Systemu na stanowiskach pracy w jednostkach organizacyjnych objętych wdrożeniem odpowiedzialny jest Koordynator JSOS danej jednostki.

We wdrożeniu kolejnych funkcjonalności Systemu, w wersjach 1.2 i 1.3, aktywnie uczestniczą pracownicy jednostek organizacyjnych objętych wdrożeniem pilotowym i masowym w obszarach określonych zakresem swoich kompetencji.

Harmonogramy wdrożeń pilotowych i masowego zawarte są w dokumentacji Projektu JSOS.

IX. Główne grupy użytkowników

Dla zdefiniowanego zakresu funkcjonalnego oraz w ramach zakresu organizacyjnego, mając na uwadze cel wdrożenia – obsługę toku studiów słuchaczy, wydziela się następujące główne grupy użytkowników i przypisuje im funkcje:

Rektor i Prorektorzy 

wydają decyzje w sprawie odwołań słuchaczy,

mają wgląd do danych na poziomie zarządczym.

Dziekani:

wydają decyzje i rozstrzygnięcia w sprawach słuchacza,

akceptują osiągnięcia słuchacza,

dokonują wpisu na semestr,

mają wgląd do kartoteki słuchacza,

mają wgląd do indeksu słuchacza,

mają wgląd do prezentacji rozkładu zajęć,

posiadają uprawnienia do obsługi korespondencji,

posiadają uprawnienia do obsługi egzaminów i zaliczeń,

posiadają dostęp do informacji o przyznanych świadczeniach i miejscach w domu studenckim,

zatwierdzają listy płatnicze,

zatwierdzają rozkłady zajęć,

obsługują terminarz spotkań,

obsługują proces dyplomowania.

Pracownicy dziekanatów i pracownicy w ośrodkach zamiejscowych zajmujący się obsługą słuchaczy:

zajmują się obsługą toku studiów słuchaczy objętych wdrożeniem,

tworzą rozkłady zajęć,

posiadają uprawnienia do obsługi korespondencji,

posiadają uprawnienia do obsługi egzaminów i zaliczeń,

zarządzają terminarzem czynności toku studiów,

definiują świadczenia pomocy materialnej,

obsługują sprawy słuchaczy,

posiadają dostęp do informacji o przyznanych świadczeniach i miejscach w domach studenckich,

definiują opłaty,

naliczają opłaty,

rozliczają opłaty,

naliczają świadczenia pomocy materialnej,

tworzą listy płatnicze,

obsługują terminarz spotkań,

obsługują proces dyplomowania,

obsługują praktyki,

posiadają uprawnienia do tworzenia planów studiów i programów nauczania,

przyznają miejsca w domach studenckich,

prowadzą ewidencję kadry naukowo-dydaktycznej.

Prowadzący zajęcia:

w ramach obsługi toku studiów zajmują się obsługą egzaminów i zaliczeń,

zajmują się tworzeniem propozycji nowych kursów w katalogu kursów,

posiadają uprawnienia do obsługi korespondencji.

Pracownicy Działu Nauczania:

posiadają wgląd do kartoteki słuchaczy w zakresie niezbędnym do obsługi procesu przydzielania i weryfikacji numeru albumu,

administrują księgą dyplomów,

tworzą i obsługują kalendarze akademickie,

mogą brać udział w tworzeniu szablonów dokumentów dla słuchaczy, tworzą definicje dokumentów dla słuchaczy,

posiadają uprawnienia do obsługi korespondencji,

definiują opłaty za studia,

wprowadzają systemy ocen,

prowadzą ewidencję kadry naukowo-dydaktycznej.

Rady Wydziałów – Rady Programowe

Pracownicy wydziałów zajmujący się tworzeniem lub zmianą programów nauczania i planów studiów:

posiadają uprawnienia do tworzenia planów studiów i programów nauczania,

zarządzają kadrą naukowo-dydaktyczną,

są upoważnieni do akredytacji nowych kursów,

posiadają uprawnienia do obsługi korespondencji.

Komisje stypendialne

Członkowie komisji stypendialnych:

podejmują decyzje o przyznawaniu świadczeń pomocy materialnej.

Dział Studencki

Pracownicy Działu Studenckiego:

definiują świadczenia pomocy materialnej,

definiują opłaty,

przyznają miejsca w domach studenckich w imieniu Prorektora ds. Studenckich,