POLITECHNIKA WROCŁAWSKA Wrocław, 2004.09.06 R E K T O R

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 45/2004

w sprawie wprowadzenia i funkcjonowania na Politechnice Wrocławskiej Uczelnianego Systemu Informacyjnego

W związku z:

I. Obowiązkami wynikającymi z Ustawy z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2001 r. Nr 112, poz. 1198 i Dz.U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271) zwanej dalej Ustawą oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 2002 w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, (Dz.U. z 2002 r, Nr 67, poz. 619) zwanego dalej Rozporządzeniem,

II. Powinnością dbania o właściwy wizerunek Politechniki Wrocławskiej,

III. Koniecznością zapewnienia właściwego przepływu informacji wewnątrz Uczelni,

IV. Potrzebą usprawnienia obiegu i dostępu do dokumentów wewnętrznych przeznaczonych

do powszechnej wiadomości w Politechnice Wrocławskiej.

zarządza się, co następuje:

1. Wprowadza się Uczelniany System Informacyjny, zwany dalej Systemem.

2. W celu zapewnienia funkcjonowania Systemu:

2.1.Zobowiązuje się jednostki organizacyjne Uczelni do opracowywania, przekazywania informacji w Systemie oraz do do publikacji opracowywania odpowiedzi na zapytania w sprawie udzielenia informacji publicznej dotyczącej Uczelni, w trybie przepisów Ustawy.

i bieżącego aktualizowania

2.2.Tworzy się internetowy portal o nazwie Biuletyn Informacji Publicznej Politechniki

Wrocławskiej o adresie bip.pwr.wroc.pl, zwany dalej BIP PWr.

2.3.Działowi Informacji i Współpracy Międzynarodowej powierza się obowiązki wynika- jące z realizacji celów wymienionych w p. II i III preambuły niniejszego Zarządzenia.

2.4.Kancelarii Rektora powierza się obowiązek zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów przeznaczonych do powszechnej wiadomości w Politechnice Wrocław- skiej, nazywanych dalej dokumentami wewnętrznymi.

2.4.1.Dokumentami wewnętrznymi są: Uchwały Senatu, Zarządzenia Wewnętrzne, Pisma Okólne, wydawane odpowiednio przez Senat, Rektora, Prorektorów, Dyrektora Administracyjnego i Dyrektora Biblioteki Głównej oraz komunikaty wydawane przez Rektora, Prorektorów, Dyrektora Administracyjnego i Dyrektora Biblioteki Głównej, Kwestora Pracowniczych.

i Dyrektora Działu Spraw

2.4.2.Wydawca dokumentu wewnętrznego winien określić jego tytuł oraz słowa kluczowe pozwalające na późniejsze wyszukiwanie dokumentów według zadanego profilu oraz nadać numer kolejny i datę wydania dokumentu.

2.4.3.Z dniem 1 stycznia 2005 roku zaprzestaje się emisji dokumentów wewnętrznych w postaci tradycyjnej, tj. z wykorzystaniem papieru lub podobnego nośnika.

3. Jednostkom organizacyjnym Uczelni powierza się następujące obowiązki szczegółowe:

3.1.Działowi Informacji i Współpracy Międzynarodowej i rzecznikowi prasowemu

Uczelni powierza się:

3.1.1.Tworzenie i funkcjonalny rozwój procedur obiegu informacji obejmujących wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni oraz pracowników PWr. W tym celu Dział internetowa Politechniki Wrocławskiej, BIP PWr., Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Politechniki (eBIP), miesięcznik „Pryzmat” oraz publikacje okolicznościowe, takie jak informatory, plakaty, informacyjne płyty CD, filmy o Uczelni, itp.

ten rozwija

takie narzędzia

jak witryna

3.1.2.Analizowanie informacji przesyłanych do Systemu pod kątem ich przydatności do skutecznego obiegu informacji w Uczelni oraz do realizowania zadań związanych z promocją Uczelni. Informacje wybrane włączane są do obiegu za pomocą właściwych dla siebie narzędzi.

3.1.3.Utrzymywanie stałych kontaktów z mediami regionalnymi i ogólnopolskimi w

tych mediów materiałów, celu kierowania do i komunikatów itp. promujących Uczelnię i jej dorobek w zakresie nauki, badań, kultury i dydaktyki.

informacji prasowych

3.2.Do obowiązków Kancelarii Rektora należy:

3.2.1.Zarządzanie procesem udzielania odpowiedzi na skierowane do Politechniki Wrocławskiej zapytania o udzielenie informacji publicznej, poprzez dekretowanie takich zapytań i kierowanie ich do właściwych jednostek organizacyjnych, w celu opracowania odpowiedzi. Dopuszcza się dekretowanie: upoważniające jednostkę organizacyjną opracowującą odpowiedź do skierowania jej bezpośrednio do składającego zapytanie oraz dekretowanie zobowiązujące tę jednostkę do przekazania opracowanej odpowiedzi do Kancelarii Rektora, w celu skierowania do składającego zapytanie.

3.2.2.Zarządzanie, o którym mowa w p. 3.2.1. obejmuje w szczególności prowadzenie

ewidencji zapytań i odpowiedzi oraz odnosi się do wszelkich sposobów i środków, jakie mogą być użyte do przekazania zapytania pod adresem Politechniki Wrocławskiej i skierowania odpowiedzi do pytającego, a także sposobu dekretacji zapytania. W szczególności, zarządzanie to obejmuje zapytania przekazywane za pośrednictwem BIP PWr., poczty elektronicznej, korespondencji tradycyjnej, itp. i związane z nimi odpowiedzi.

3.2.3.Kancelaria Rektora jest jedynym adresatem zapytań o udzielenie informacji publicznej dotyczących Uczelni. Zapytania mylnie skierowane do innych jednostek organizacyjnych winny być odesłane do Kancelarii Rektora za pomocą wewnątrzuczelnianego lub systemu obiegu korespondencji elektronicznej - stosownie do sposobu przekazania zapytania.

zwykłej

3.2.4.Rozpowszechnianie w Uczelni dokumentów wewnętrznych, za pomocą środków

technicznych, o których mowa w p. 3.3.2. Zarządzenia.

3.3.Działowi Informatyzacji Politechniki Wrocławskiej powierza się:

3.3.1.Utworzenie BIP PWr. i udostępnienie go w celu rozpowszechniania informacji publicznych w sposób określony Rozporządzeniem, z uwzględnieniem szcze- gółowych zasad publikowania informacji na temat Uczelni określonych przez Dział Informacji i Współpracy Międzynarodowej oraz dbanie o techniczny rozwój portalu. Ogólna struktura przedmiotowej zawartości BIP PWr. przedstawiona jest w Załączniku nr 1 do Zarządzenia.

3.3.2.Utworzenie, udostępnienie, opiekę eksploatacyjną i rozwój aplikacji służącej do wspomagania elektronicznego obiegu dokumentów wewnętrznych, o których mowa w p IV preambuły Zarządzenia, zwanej dalej aplikacją.

3.4.Do obowiązków jednostek organizacyjnych Uczelni wymienionych w Załącznikach

nr 1 i nr 2 należy:

3.4.1.Przekazywanie do Systemu informacji w zakresie określonym w Załącznikach

nr 1 i 2 do niniejszego Zarządzenia.

3.4.2.Opracowywanie odpowiedzi na zapytanie o informację publiczną, skierowane do danej jednostki organizacyjnej przez Kancelarię Rektora i przekazywanie tych odpowiedzi zgodnie z dekretacją, o której mowa w p. 3.2.1. Zarządzenia.

4. Dział Informacji i Współpracy Międzynarodowej uzgodni z jednostkami organizacyjnymi imienną listę osób odpowiedzialnych za opracowywanie i przesyłanie informacji do Systemu, w terminie do dnia 30 września 2004 r.

5. Dział Informacji i Współpracy Międzynarodowej przekaże Działowi Informatyzacji Politechniki Wrocławskiej szczegółowe zasady publikowania informacji na temat Uczelni w BIP PWr., w terminie do dnia 30 września 2004 r.

6. Szczegółowy sposób postępowania dotyczący procedur obiegu informacji w Politechnice Wrocławskiej, w tym przekazywania informacji do Systemu oraz elektronicznej dystrybucji dokumentów wewnętrznych, zostanie podany do wiadomości jednostek Informatyzacji Politechniki Wrocławskiej przed organizacyjnych przez Dział przystąpieniem do wdrażania BIP PWr. i aplikacji.

7. Termin wdrożenia BIP PWr. oraz aplikacji ustala się na 31 grudnia 2004 r.

8. Nadzór nad realizacją postanowień niniejszego Zarządzenia powierza się Prorektorowi ds. Rozwoju.

9. Niniejsze Zarządzenie Wewnętrzne wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.