załącznik do ZW 50/2018

PROCEDURA POSTĘPOWANIA W ZAKRESIE MONITORINGU WIZYJNEGO 
W POLITECHNICE WROCŁAWSKIEJ

Procedura określa zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego w Politechnice Wrocławskiej, reguły obserwacji, rejestracji i zapisu informacji oraz sposób zabezpieczania i udostępniania zgromadzonych danych.

§ 1

ZAKRES STOSOWANIA MONITORINGU

Prowadzenie obserwacji przy użyciu elementów systemu wideo nadzoru odbywa się w systemie 24/7 przez:

operatorów Zespołu ds. Monitoringu Uczelni funkcjonującego również pod nazwą GCN (Główne Centrum Nadzoru);

portierów.

Zakres informacji dopuszczonych do przetwarzania w powiązaniu z wizerunkiem utrwalonym na urządzeniu monitorującym inne okoliczności nie może przekraczać następującego zakresu:

czas i miejsce zdarzenia objętego monitoringiem;

sposób zachowania się osób, których wizerunek utrwalono na urządzeniu rejestrującym obraz;

imiona i nazwiska pracowników objętych monitoringiem;

numer Elektronicznej Karty Pracownika lub inny numer identyfikujący tożsamość pracownika;

dane kontaktowe pozwalające na zrealizowanie celów, do których zachowano nagranie z monitoringu.

Rejestracji i zapisaniu materiału wideo na urządzeniu wyposażonym w dysk twardy podlega tylko obraz.

4. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

§ 2

TECHNICZNE I ORGANIZACYJNE ASPEKTY MONITORINGU WIZYJNEGO

1. System wideo nadzoru składa się z następujących elementów:



kamer rejestrujących zdarzenia;

urządzeń rejestrujących oraz zapisujących materiał wideo na urządzeniu wyposażonym w dysk twardy;

stanowisk do obserwacji nagrań jak też obrazu nierejestrowanego obsługiwanych przez Zespół ds. Monitoringu Uczelni;

stanowisk do obserwacji nierejestrowanej zlokalizowanych w portierniach obsługiwanych przez portierów.

Zapis z monitoringu przechowywany jest przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy (okres retencji), następnie usuwany jest automatycznie (np. poprzez nadpisanie). 

Podczas bieżącej obsługi nadzoru wizyjnego regularnie analizowane są następujące aspekty:

nadzór eksploatacyjny;

bezpieczeństwo fizyczne oprogramowania, jak i urządzeń systemu monitorującego;

aktualność szkoleń personelu zajmującego się systemem monitorującym;

zapewnianie adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych w celu bezpiecznego przechowywania oraz archiwizacji nagrań z monitoringu;

identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyk.

§ 3

INFORMOWANIE O PRZETWARZANIU I O MONITORINGU

W Politechnice Wrocławskiej budynki i obszary objęte monitoringiem wizyjnym są oznaczane graficznie, o ile to możliwe w miejscach widocznych i łatwo dostrzegalnych.

Budynki i obszar objęty monitoringiem pracodawca oznacza w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Szczegółowe informacje o sposobie, celach i prawach osób objętych przetwarzaniem danych osobowych przy użyciu systemu monitoringu wizyjnego przez Politechnikę Wrocławską udostępniane są na stronie www.dzialochrony.pwr.edu.pl oraz portierniach.

Administrator informuje pracowników o objęciu monitoringiem wizyjnym kolejnego obszaru lub obiektu w sposób zwyczajowo przyjęty na co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem i oznacza obszar lub obiekt w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków.

§ 4

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Poruszanie się i przebywanie na oznaczonym obszarze objętym monitoringiem prowadzi do przetwarzania danych z monitoringu w celu określonym w art. 22 (2) kodeksu pracy.

Osoba przekonana, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczące narusza przepisy



uprawniona jest do zwrócenia się ze skargą do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Osobie, utrwalonej na nagraniach z monitoringu, Administrator zapewnia następujące prawa:

do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące;

do informacji o tym przetwarzaniu - w tym o: celach przetwarzania, kategoriach danych; o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane są ujawniane, okresie przechowywania danych, o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego i ewentualnym zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji na podstawie tych danych;

do czasowego ograniczenia przetwarzania – polegające na złożeniu wniosku o zabezpieczenie zapisu z monitoringu z tego powodu, że może ono stanowić dowód w postępowaniu;

do poinformowania przez Administratora danych ewentualnych odbiorców danych z monitoringu o skorzystaniu (przez osobę, której dane dotyczą) z prawa do ograniczenia przetwarzania.

§ 5

PRZEGLĄDANIE I UTRWALANIE ZAPISÓW Z SYSTEMÓW MONTORINGU

Administrator stosuje systemy monitoringu wymagające obsługi człowieka i upoważnia także osoby pisemnie do przetwarzania nagrań – w tym do dostępu do nich i do obrazu w trybie bieżącym.

Administrator stosuje też systemy autonomiczne, niewymagające obsługi, ale nie używa ich w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani profilowania pracowników.

Dostęp do danych z monitoringu (w trybie bieżącym jak i do nagrań) mają występujący w imieniu Pracodawcy – Rektor i Prorektorzy oraz Kanclerz.

W przypadku gdyby system monitoringu nie działał w trybie bezobsługowym (nie pracował autonomicznie – tj. bez udziału człowieka) do obserwacji obrazu Administrator może ponadto upoważnić pisemnie do przetwarzania nagrań:

Kanclerza;

specjalistę ds. administracyjno-technicznych Działu Ochrony Mienia i Korespondencji;

specjalistę ds. administracyjnych Działu Ochrony Mienia i Korespondencji;

operatorów Zespołu ds. Monitoringu Uczelni;

portierów Działu Ochrony Mienia i Korespondencji;

Udostępnianie kopii oraz wglądu do zapisów z systemu monitoringu odbywa się na zasadach określonych w przepisach prawa i tylko na rzecz uprawnionych podmiotów po wskazaniu odpowiedniej podstawy prawnej (np. prowadzącego postępowanie).

W przypadku potrzeby zabezpieczenia nagrań, jeśli stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu można zwrócić się do Administratora (w formie pisemnej, przy użyciu



formularza z załącznika nr 1 do procedury) o zabezpieczenie zapisu. Zapis taki jest udostępniany w sposób określony w § 5 ust. 8.

Zabezpieczenie nagrania jest możliwe pod warunkiem, że nie zostało ono już usunięte lub nadpisane a zastosowana technologia pozwala na sporządzenie kopii zapisu, lub inne jego utrwalenie.

8. Udostępnianie kopii oraz wgląd do zapisów z systemu monitoringu odbywa się za pośrednictwem upoważnionego do tego pracownika Działu Ochrony Mienia i Korespondencji.

9. Utrwalanie i ewentualne kopiowanie zapisów z systemów monitoringu wykonywane jest przez:

operatorów Zespołu ds. Monitoringu w bud. A4 - na pisemny wniosek podmiotów określonych w ust. 10;

2) osoby uprawnione z Działu Ochrony Mienia i Korespondencji na pisemny wniosek Kanclerza lub na polecenie Rektora lub Prorektora.

10. Dostępu do nagrań z systemów monitoringu udziela się odpowiednio uprawnionym organom publicznym (w szczególności Policji, Prokuraturze, Sądom):

1) na pisemny wniosek wskazujący:

– datę i godzinę zdarzenia wymagającego utrwalenia,

– miejsce zdarzenia, tak żeby dało się odnaleźć nagranie z właściwej kamery,

– podstawę prawną żądania (numer/lub sygnaturę postępowania sprawy);

2ostępowania sprawy;
kamery,
leźć trwalenia,
d w postępowaniu rań) mają występujący w imieniu Pracodawcy - Rektor rzania nagrań ) w celu udostępnienia nagrania można sporządzić kopię lub odtworzyć nagranie uprawnionej osobie;

 3) wykonaną kopię nagrania udostępnia się za pokwitowaniem na piśmie lub na adres biura podawczego organu (osobiście lub korespondencyjnie za potwierdzeniem odbioru).

§ 6

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W razie zmiany celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu Administrator zastosuje te zmiany i o wprowadzeniu ich poinformuje pracowników w sposób określony przepisami.

W przypadku wprowadzenia odrębnych przepisów powszechnych mających zastosowanie do przetwarzania danych z monitoringu postanowienia niniejszej procedury zachowują ważność tylko w części niesprzecznej z prawem powszechnie obowiązującym i przez okres niezbędny do dostosowania jego postanowień do tego prawa.

Załącznik do procedury:

 Załącznik numer 1 (Wniosek o zabezpieczenie nagrania z monitoringu wizyjnego)