REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 27/2023

z dnia 15 marca 2023 r.

w sprawie wprowadzenia obowiązku oraz określenia zasad weryfikacji obecności partnerów biznesowych (osób i podmiotów) Politechniki Wrocławskiej na listach sankcyjnych

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t. j. Dz. U. 2022 poz. 574 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

Niniejsze Zarządzenie wydaje się w związku z wprowadzeniem i funkcjonowaniem zarówno w międzynarodowym, jak i krajowym porządku prawnym szeregu instrumentów prawnych mających na celu ograniczenie lub uniemożliwienie dokonywania wymiany handlowej i operacji finansowych z określonymi jednostkami. Instrumenty te określa się zbiorczo mianem sankcji. Na Politechnice Wrocławskiej ciąży obowiązek weryfikacji faktu objęcia jej partnerów biznesowych tymi sankcjami. Politechnika Wrocławska jest też zobowiązana przestrzegać przyjętych w danych przepisach sankcyjnych ograniczeń w wymianie zasobów gospodarczych i finansowych.

Sankcje te zostały uregulowane m.in.:

- w rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających skierowanych przeciwko prezydentowi Aleksandrowi Łukaszence i niektórym urzędnikom z Białorusi,

w rozporządzeniu Rady (UE) NR 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających,

w ustawie z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. 2023 poz. 129 z późn. zm.).

Na podmioty, które nie stosują się do obowiązków wynikających ze wskazanych sankcji mogą być nałożone kary pieniężne w wysokości do 20 000 000 zł.

Obowiązkowi dokonywania weryfikacji w trybie ustalonym niniejszym Zarządzeniem nie podlegają umowy zawierane z Ministerstwami, Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, Narodowym Centrum Nauki, Narodową Agencji Wymiany Akademickiej, Fundacją na rzecz Nauki Polskiej.

§ 2

W celu realizacji obowiązku weryfikacji partnerów biznesowych (osób prawnych i osób fizycznych), o których mowa w § 1, Politechnika Wrocławska uruchomiła Portal 



umożliwiający sprawdzenie, czy dany podmiot wpisany jest na listy jednostek objętych sankcjami (zwanych dalej listami sankcyjnymi).

Portal ten dostępny jest w sieci wewnętrznej Politechniki Wrocławskiej pod adresem:

http://sankcje.pwr.edu.pl

Za pośrednictwem portalu można uzyskać dostęp do narzędzia weryfikującego obecność określonego podmiotu na następujących listach sankcyjnych:

EU - Listy Komisji Europejskiej (e-CTFSL)

OFAC-SDN - Listy podmiotów, opracowywane przez Biuro ds. Kontroli Aktywów Zagranicznych Departamentu Skarbu USA.

OFAC-CONS - Listy podmiotów, opracowywane przez Biuro ds. Kontroli Aktywów Zagranicznych Departamentu Skarbu USA - skonsolidowane listy sankcyjne bez SDN.

UN - Lista na podstawie rezolucji Rady Bezpieczeństwa ONZ (United Nations), dotyczących zagrożeń dla międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa spowodowanych atakami terrorystycznymi.

EL-BIS - Lista jednostek Biura ds. Przemysłu i Bezpieczeństwa Urząd Egzekucji Eksportowej USA.

PL - Lista osób i podmiotów objętych sankcjami prowadzona przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w Polsce.

Portal dostępny jest dla wszystkich pracowników Politechniki Wrocławskiej.

§ 3

Weryfikacja obecności danej osoby lub danego podmiotu na listach sankcyjnych powinna następować na etapie jego wyłonienia jako partnera umownego (np. po zapoznaniu się ze złożoną ofertą), jak i przed samym zawarciem umowy.

Umowy zamieszczone w systemie Elektronicznego Monitoringu Umów podlegają weryfikacji pod kątem obecności podmiotu na listach sankcyjnych:

na etapie wyłonienia go jako potencjalnego kontrahenta przez jednostkę/komórkę organizacyjną Politechniki Wrocławskiej, która inicjuje i organizuje proces zawarcia umowy,

przed zawarciem umowy przez Zespół ds. Kontraktów Działu Prawnego.

W zakresie umów nie podlegających zamieszczeniu w systemie Elektronicznego Monitoringu Umów, obowiązek weryfikacji kontrahentów na każdym ze wskazanych w ust. 1 etapów należy do jednostki/komórki organizacyjnej Politechniki Wrocławskiej, która inicjuje i organizuje proces zawarcia umowy.

§ 4

Za umowę uważa się każde wzajemne uzgodnienie dwóch lub więcej stron, określające ich wzajemne obowiązki oraz prawa.

Umowa może być zawarta w formie:

pisemnej, tj. papierowego dokumentu, pod którym składają podpisy przedstawiciele stron,

elektronicznej, tj. zawartej poprzez złożenie podpisu elektronicznego,

dokumentowej, tj. niewymagającej złożenie własnoręcznego (lub elektronicznego) podpisu na jej dokumencie, przy czym umowa w formie dokumentowej może być zawarta w szczególności przez wymianę wiadomości e-mail, w tym złożenie zamówienia w tej formie lub przesłanie skanu zamówienia za pośrednictwem poczty elektronicznej, dokonanie zakupu za pośrednictwem strony internetowej.



§ 5

Dokonanie weryfikacji za pośrednictwem Portalu powinno być każdorazowo potwierdzone raportem, którego pobranie umożliwia Portal po zakończeniu weryfikacji. Raport powinien być przechowywany w jednostce/komórce organizacyjnej dokonującej weryfikacji.

Dokonanie weryfikacji po wprowadzeniu umowy do systemu Elektronicznego Monitoringu Umów jest potwierdzane przez Zespół ds. Kontraktów Działu Prawnego wpisem elektronicznym w tym systemie.

W przypadku, w którym weryfikacja nie wykazała obecności podmiotu na żadnej ze wskazanych w § 2 list sankcyjnych, możliwe jest zawarcie z nim przez Politechnikę Wrocławską umowy.

W przypadku, w którym weryfikacja wykaże obecność podmiotu na co najmniej jednej ze wskazanych w § 2 list sankcyjnych, należy zawiadomić o tym Dział Prawny. Dalszy tok postępowania będzie ustalany indywidualnie dla danego podmiotu w zależności od charakteru nałożonych na niego sankcji.

W przypadku wskazanym w ust. 4 zakazane jest podejmowanie przez jednostkę/komórkę organizacyjną dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy.

Podjęcie przez jednostkę/komórkę organizacyjną dalszych działań, w tym zawarcia umowy, możliwe będzie po uzyskaniu rekomendacji Działu Prawnego.

§ 6

Celem weryfikacji obecności partnerów biznesowych Politechniki Wrocławskiej na listach sankcyjnych na etapie dokonywania płatności uruchomiony zostaje dodatkowy Portal Raportowy. Portal ten dokonuje automatycznego sprawdzenia obecności kontrahentów zarejestrowanych w systemie Teta Edu na takich listach raz na 24 godziny. Z czynności sprawdzenia zostaje wygenerowany raport zawierający wyszczególnienie podmiotów zarejestrowanych w systemie Teta Edu i jednocześnie obecnych na listach sankcyjnych.

Portal wraz z raportami dostępny jest pod adresem:

https://portal-raportowy.pwr.edu.pl/Reports/browse/SANKCJE

Po zalogowaniu użytkownik otrzyma dostęp do raportu aktualnego na dzień logowania.

Weryfikacja obecności osoby lub danego podmiotu na listach sankcyjnych na etapie wprowadzania faktury do zapłaty w systemie Teta Edu lub przygotowywania dyspozycji płatniczej na podstawie innych dokumentów księgowych niż faktura powinna być przeprowadzona każdorazowo przez jednostkę/komórkę organizacyjną Politechniki Wrocławskiej, która inicjuje i organizuje proces zawarcia umowy. Weryfikacja ta winna być dokonana za pośrednictwem wskazanego w ust. 1 Portalu Raportowego.

Jeżeli weryfikacja wskazana ust. 2 wykaże, że według raportu aktualnego na dzień wprowadzenia faktury do zapłaty w systemie Teta Edu lub przygotowania dyspozycji płatniczej podmiot, wobec którego płatność miałaby być dokonana znajduje się na listach sankcyjnych (podmiot zostanie wskazany w raporcie), nie jest możliwe dokonanie płatności.

W przypadku, w którym weryfikacja wskazana w ust. 2 nie wykaże obecności podmiotu na listach sankcyjnych (nie zostanie wskazany w raporcie), możliwe jest dokonanie płatności.

W przypadku wskazanym w ust. 3 (wskazania podmiotu w raporcie) należy zawiadomić o tym Dział Prawny. Dalszy tok postępowania będzie ustalany indywidualnie dla danego podmiotu w zależności od charakteru nałożonych na niego sankcji.

Dokonanie płatności możliwe będzie po uzyskaniu rekomendacji Działu Prawnego.



Jeżeli przy wykonaniu umowy czynności związane z wprowadzaniem faktury do systemu Teta Edu lub przygotowaniem dyspozycji płatniczej następują kilkukrotnie, weryfikacja, o której mowa w ust. 2, powinna być przeprowadzona przy każdej takiej czynności.

Weryfikacja obecności podmiotu na listach sankcyjnych za pośrednictwem portalu raportowego powinna nastąpić także bezpośrednio przed dokonaniem płatności.

Weryfikacja, o której mowa w ust. 8, powinna być przeprowadzona przez Kwesturę w oparciu o raport aktualny na dzień dokonania płatności.

Jeżeli umowa przewiduje dokonanie więcej niż jednej płatności, weryfikacja powinna poprzedzać każdą z tych płatności.

Do weryfikacji, o której mowa w ust. 8 – 10, stosuje się odpowiednio ust. 3-6.

Obowiązkowi weryfikacji na etapie dokonywania płatności nie podlegają osoby, które zatrudnione są na Politechnice Wrocławskiej na podstawie umowy o pracę, a wobec których płatności z tego tytułu realizowane są na podstawie list zbiorczych. Nie podlegają temu obowiązkowi również studenci, wobec których płatności (np. z tytułu otrzymywanego stypendium) realizowane są na podstawie takich list.

§ 7

Niedozwolone jest zawieranie transakcji z kontrahentem, jeżeli nie można ustalić danych w oparciu o które możliwe byłoby dokonanie weryfikacji jego obecności na listach sankcyjnych (np. w sytuacji dokonywania zakupów na portalach aukcyjnych).

§ 8

Umowy zawierane w trybie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. z Dz. U. z 2022r. poz. 1710 z późn. zm.) podlegają weryfikacji na podstawie przepisów niniejszego zarządzenia od momentu zamieszczenia umowy w systemie Elektronicznego Monitoringu Umów, w tym bezpośrednio przed zawarciem umowy oraz na etapie realizowania płatności.

§ 9

Weryfikacja obecności na listach sankcyjnych osoby fizycznej, z którą ma być zawarta umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna jest dokonywana w przypadku uzasadnionego podejrzenia, iż osoba ta może być na tych listach. W takim przypadku przepisy niniejszego Zarządzenia stosuje się odpowiednio.

§ 10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.