Załącznik do ZW 58/2024

Zakres zadań Działu Projektów

Do zakresu zadań Działu Projektów należy:

upowszechnianie wśród naukowców i asystentów projektowych wiedzy na temat konkursów ogłaszanych przez Instytucje Finansujące poprzez prowadzenie działań szkoleniowych, doradczych i informacyjnych z zakresu pozyskiwania środków w ramach dostępnych programów;

wsparcie naukowców w przygotowaniu i złożeniu wniosków o dofinansowanie projektów;

wsparcie jednostek/ asystentów projektowych w zakresie wypełnienia wymogów proceduralnych dotyczących formularzy aplikacyjnych, analizy kwalifikowalności kosztów oraz regulacji w zakresie możliwości zatrudniania i wynagradzania personelu projektu;

wsparcie jednostek/asystentów projektowych w zakresie analizy zapisów dokumentacji konkursowych oraz pozyskiwania wyjaśnień i interpretacji od Instytucji Finansujących;

koordynowanie procesu przygotowania strategicznych dla Uczelni wniosków projektowych;

prowadzenie rejestrów wniosków wychodzących z Uczelni, w zakresie konkursów obsługiwanych przez Dział Projektów;

współpraca z jednostkami/ asystentami projektowymi na etapie realizacji projektu;

ewidencja i wsparcie rozliczania projektów w systemie wewnętrznym TETA EDU;

rejestrowanie wychodzących wniosków o płatność;

wsparcie jednostek w zakresie rozwiązywania problemów dotyczących realizacji projektów z dysponentem środków zewnętrznych;

tworzenie i prowadzenie bazy informacyjnej o projektach;

analiza i monitorowanie poprawności funkcjonowania systemu TETA EDU w obszarze projektów;

analiza (monitoring) wykorzystania środków w ramach projektów;

wspieranie jednostek/asystentów projektowych w zakresie prowadzonych kontroli w projektach;

realizacja projektów strategicznych wskazanych przez Władze Uczelni;

weryfikacja poprawności formalnej dokumentów przygotowanych do podpisu przez Kierownictwo Uczelni.

Strukturę Działu Projektów tworzą: 

Stanowisko ds. Obsługi Działu;

Sekcja Aplikacji Projektów;

Sekcja Wsparcia Realizacji i Ewidencji Projektów;

Sekcja Realizacji Projektów Kluczowych;

Sekcja Projektów Infrastrukturalnych.



STANOWISKO DS. OBSŁUGI DZIAŁU

Zakres zadań:

obsługa korespondencji Działu;

archiwizacja dokumentów Działu;

prowadzenie terminarza spotkań i zebrań Działu oraz ich koordynacja;

składanie zamówień i pobieranie materiałów na potrzeby Działu;

prowadzenie rejestracji delegacji pracowników Działu;

wsparcie asystenta ds. kadr w realizacji działań związanych ze sprawami osobowymi pracowników działu.

SEKCJA APLIKACJI PROJEKTÓW

Obszar wsparcia

Sekcja odpowiedzialna jest za wsparcie procesu pozyskiwania projektów w ramach następujących programów: 

a) krajowych, w tym współfinansowanych ze środków zagranicznych, organizowanych przez krajowe agencje finansujące, z wyłączeniem projektów realizowanych na zlecenie podmiotów zewnętrznych, dla których regulacje określone są w odrębnym zarządzeniu wewnętrznym;

b) międzynarodowych, z wyłączeniem grantów Programu Horyzont Europa określonych odrębnym zarządzeniem wewnętrznym.

W zakresie aplikacji projektów do zadań Sekcji należy:

wyszukiwanie i upowszechnianie wśród pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Wrocławskiej informacji o programach i konkursach obsługiwanych przez Dział Projektów;

wsparcie w procesie przygotowania wniosku projektowego:, optymalizowanie treści wniosku w celu, analiza wykonalności przypisanych zadań ,a także zgodności zaplanowanych działań z obowiązującymi na Uczelni regulacjami;

analiza zapisów dokumentacji konkursowej oraz pozyskiwanie wyjaśnień i interpretacji od instytucji finansujących;

współpraca z przedstawicielami instytucji finansujących projekty oraz innymi jednostkami Uczelni w celu prawidłowego przygotowania projektów;

wsparcie administracyjne przed i po złożeniu wniosku: weryfikacja formalna wniosku, zebranie podpisów, rejestracja wniosków, prowadzenie bazy danych o projektach; procedowanie dokumentacji projektowej na etapie aplikowania wymagającej podpisu Władz Uczelni, opiniowanie i wsparcie przy tworzeniu wzorców umów 
o dofinansowanie, weryfikacja załączników, wsparcie procesu negocjacji oraz składania wyjaśnień do instytucji finansujących; wsparcie obsługi i administrowania w ramach zewnętrznych portali do składania wniosków;

prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji projektu znajdującej się w Sekcji;

wypełnianie obowiązków wynikających z zarządzeń i regulacji wewnętrznych Uczelni.

W zakresie monitorowania i statystyk projektowych do zadań Sekcji należy:

monitorowanie i sprawozdawanie z weryfikacji realizacji kluczowych parametrów projektów w okresie ich wdrażania i trwałości;

prowadzenie zestawień w celu weryfikacji stopnia osiągnięcia wskaźników projektowych;



prowadzenie rejestru wniosków złożonych oraz realizowanych projektów;

przygotowywanie sprawozdań, opracowań statystycznych i analitycznych 
w odniesieniu do projektów w zakresie aplikacji, realizacji i trwałości;

ewidencja działań kontrolnych w projektach przez instytucje finansujące;

obsługa skrzynki ePUAP w zakresie projektów będących w obszarze kompetencyjnym Działu Projektów;

współpraca z innymi jednostkami/komórkami organizacyjnymi Uczelni przy opracowywaniu procedur wewnętrznych (Zarządzenia Wewnętrzne) i wzorców dokumentów;

prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji projektu znajdującej się w Sekcji;

wypełnianie obowiązków wynikających z zarządzeń i regulacji wewnętrznych Uczelni.

SEKCJA WSPARCIA REALIZACJI I EWIDENCJI PROJEKTÓW

Do zakresu zadań Sekcji należy:

zarządzanie w systemie TETA EDU ewidencją projektów obsługiwanych przez Dział Projektów w tym: inwestycyjnych, aparaturowych, krajowych, międzynarodowych, zlecanych przez podmioty zewnętrzne, konferencji;

weryfikacja wniosków o płatność, sprawozdań, raportów w zakresie finansowym przed złożeniem do instytucji finansujących/lidera;

analiza (monitoring) wykorzystywania środków;

wsparcie jednostek organizacyjnych uczelni realizujących projekty w zakresie ich rozliczeń przy współpracy z Kwesturą, Działem Spraw Osobowych oraz komórkami podległymi Dyrektorowi Finansowemu;

weryfikacja poprawności formalnej dokumentów podpisywanych przez Kierownictwo uczelni na etapie realizacji projektów;

weryfikacja poprawności dokumentacji dotyczącej otwarcia projektu oraz zakresu danych projektów wprowadzonych do sytemu ZSI TETA EDU oraz zatwierdzanie prowizorium;

projektowanie i wprowadzanie do systemu ZSI TETA EDU szablonów projektowych dla poszczególnych wzorców projektów;

analiza i monitorowanie poprawności funkcjonowania systemu ZSI TETA EDU 
w obszarze projektów;

sprawozdawczość w odniesieniu do realizowanych projektów na użytek Uczelni;

przekazywanie danych dotyczących projektów do planu rzeczowo - finansowego oraz planu finansowego Uczelni, sprawozdania z działalności Uczelni w zakresie projektów;

prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji projektu znajdującej się w Sekcji;

wypełnianie obowiązków wynikających z zarządzeń i regulacji wewnętrznych Uczelni.

SEKCJIA REALIZACJI PROJEKTÓW KLUCZOWYCH

Do zakresu zadań Sekcji należy:

Realizacja projektów strategicznych dla Uczelni, co obejmuje:

inicjowanie realizacji projektu:

kompletowanie dokumentacji i nadzór nad procesem podpisania umowy 
o dofinansowanie projektu z instytucją będącą stroną w umowie 
o dofinansowanie projektu,

utworzenie biura projektu nadzorującego realizację projektu,



otwarcie projektu w systemie ZSI TETA EDU,

opracowanie dokumentacji organizacyjnej realizowanego w Dziale projektu (regulaminy, procedury, itp.);

bieżące finansowe rozliczanie projektu;

merytoryczne wsparcie realizacji działań projektu w jednostkach Politechniki Wrocławskiej, zgodnych z założeniami regulaminu konkursu i wnioskiem 
o dofinansowanie, zapewnienie komunikacji wewnętrznej w ramach projektu oraz zewnętrznej pomiędzy Politechniką Wrocławską a instytucją będącą stroną w umowie o dofinansowanie projektu;

obsługa kontroli projektów realizowanych przez dział projektów;

działania promocyjne związane z realizacją projektu;

prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji projektu znajdującej się w Sekcji;

wypełnianie obowiązków wynikających z zarządzeń i regulacji wewnętrznych Uczelni.

SEKCJA PROJEKTÓW INFRASTRUKTURALNYCH

Do zakresu zadań Sekcji należy:

wyszukiwanie informacji o możliwości i zasadach pozyskania finansowania oraz rozliczania dla projektów infrastrukturalnych, w tym aparaturowych;

upowszechnianie informacji o programach i konkursach wśród pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Wrocławskiej;

weryfikacja i pomoc merytoryczna w tworzeniu i składaniu projektów infrastrukturalnych, w tym aparaturowych Uczelni;

weryfikacja poprawności formalnej dokumentów podpisywanych przez Władze Uczelni na etapie aplikacji;

koordynacja procesu pozyskania finansowania projektów infrastrukturalnych wskazanych przez Władze Uczelni;

realizacja i rozliczanie projektów infrastrukturalnych wskazanych przez Władze Uczelni wraz z obsługą procesu trwałości;

realizacja wybranych projektów w ramach konkursu Polytechnica Nova;

prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji projektu znajdującej się w Sekcji;

wypełnianie obowiązków wynikających z zarządzeń i regulacji wewnętrznych Uczelni.