ROZDZIAŁ 13
Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum

§ 37

Skontrum dokumentacji przechowywanej w archiwum polega na:

porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji przechowywanej w archiwum;

stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych,
a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

Skontrum przeprowadza się na polecenie Rektora, który powołuje komisję, ustala liczbę jej członków oraz skład osobowy.

Z przeprowadzanego skontrum komisja sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

spis zagubionej dokumentacji;

spisy przechowywanej dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych;

datę oraz nazwiska osób przeprowadzających skontrum.



ROZDZIAŁ 14
Sprawozdawczość archiwum

§ 38

Dyrektor Archiwum Uczelni sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum 
i stanu dokumentacji w archiwum w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

Sprawozdanie jest przekazywane Prorektorowi właściwemu ds. organizacji Uczelni oraz Dyrektorowi Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

W sprawozdaniu powinny być zamieszczone co najmniej następujące informacje:

imiona, nazwiska, stanowiska służbowe osób pracujących w archiwum;

opis lokalu archiwum;

ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

ilość przejętych informatycznych nośników danych;

ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających z zasobu;

ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3 – 6, oznacza odpowiednio:

dla dokumentacji w postaci papierowej – liczbę teczek aktowych i – z wyłączeniem dokumentacji o której mowa w ust. 3 pkt 5 – liczbę metrów bieżących;

dla dokumentacji w postaci elektronicznej – liczbę nośników i rozmiary dokumentacji elektronicznej w GB.

Kierownik komórki organizacyjnej Kwestury, któremu Archiwum Kwestury podlega, przekazuje do Archiwum Uczelni informacje, o których mowa w ust. 3, w terminie do 
28 lutego roku następnego po roku sprawozdawczym, w celu uwzględnienia ich 
w sprawozdaniu, o którym mowa w ust. 1.

ROZDZIAŁ 15
Nadzór nad działalnością archiwum

§ 39

Bezpośredni nadzór nad działalnością Archiwum Uczelni – stosownie do aktualnie obowiązującej struktury organizacyjnej Uczelni, określonej w Regulaminie Organizacyjnym Politechniki Wrocławskiej – sprawuje Prorektor właściwy ds. organizacji Uczelni.

Bezpośredni nadzór nad działalnością Archiwum Kwestury – stosownie do aktualnie obowiązującej struktury organizacyjnej Uczelni, określonej w Regulaminie Organizacyjnym Politechniki Wrocławskiej – sprawuje Kwestor Uczelni.

Prawo kontroli archiwum posiadają upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych, 
w tym przedstawiciele Archiwum Państwowego we Wrocławiu.



Kontrola archiwum przez przedstawicieli archiwum państwowego dotyczy 
w szczególności zasobu, stanu uporządkowania i ewidencjonowania przechowywanej dokumentacji.

ROZDZIAŁ 16
Postanowienia końcowe

§ 40

Dokumentacja wytworzona w Politechnice Wrocławskiej w trakcie działalności jest przechowywana w archiwum.

W przypadku ustania działalności Uczelni:

materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego (wzór stanowi załącznik nr 17 instrukcji archiwalnej);

dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął przekazuje się sukcesorowi, a w przypadku jego braku dokumentację tę przejmuje organ nadrzędny nad Uczelnią.

Materiały archiwalne niezbędne sukcesorowi do dalszej działalności, mogą pozostać 
u sukcesora na zasadach określonych w ustawie archiwalnej.

§ 41

Postanowienia niniejszej instrukcji archiwalnej mogą być nowelizowane na podstawie zarządzenia wewnętrznego Rektora po uzgodnieniu zmian z Dyrektorem archiwum państwowego.