POLITECHNIKA WROCŁAWSKA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

WROCŁAW 2001 

SPIS TREŚCI

Instrukcja kancelaryjna (Załącznik Nr 1 do ZW 18/2001)

 strona

I Postanowienia ogólne……3

II System kancelaryjny……6

III Ogólne zasady obiegu akt…… 6

IV Przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji…… 7

 V Postępowanie z korespondencją w sekretariatach jednostek organizacyjnych, 

 rejestracja spraw i znakowanie pism…… 8

VI Tryb i forma załatwiania spraw oraz pism……10

VII Wysyłanie pism ……12

VIII Postępowanie z przesyłkami niejawnymi……13

 IX Wykorzystanie środków informatyki w czynnościach kancelaryjnych……13

 X Przechowywanie akt w jednostkach organizacyjnych……14

XI Zbiory wspomagające……15

XII Wydzielanie i brakowanie dokumentacji w jednostkach organizacyjnych……16

XIII Przekazywanie akt do Archiwum ……17

XIV Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji czy też likwidacji Uczelni

 lub jej jednostki organizacyjnej……19

XV Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych……20

XVI Postanowienia końcowe……21

 Wykaz formularzy ……22

Wpływ poczty /wzór nr 1/

Spis spraw /wzór nr 2/

Karta zastępcza /wzór nr 3/

Spis dokumentacji niearchiwalnej /aktowej/ przeznaczonej na makulaturę lub

 do zniszczenia /wzór nr 4/

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej /wzór nr 5/

Spis zdawczo-odbiorczy akt /wzór nr 6/

Opis teczki aktowej /wzór nr 7/

Akta osobowe /wzór nr 8/

Akta studenckie /wzór nr 9/

Dokumentacja przewodu doktorskiego /habilitacyjnego/, /wzór nr 10/

Jednolity rzeczowy wykaz akt (Załącznik Nr 2 do ZW 17/2001)

 strona

I Postanowienia ogólne……1

II Zasady stosowania Jednolitego rzeczowego wykazu akt…… 2

III Wykaz jednostek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej……3

IV Hasła klasyfikacyjne I i II rzędu Jednolitego rzeczowego wykazu akt…… 7

V Jednolity rzeczowy wykaz akt……9

 Załącznik Nr 1 do ZW 17/2001

Instrukcja kancelaryjna

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Instrukcja kancelaryjna określa organizację i metody pracy kancelaryjnej oraz tryb postępowania z aktami, zapewniający jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania, przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Politechnice Wrocławskiej.

W Politechnice Wrocławskiej obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jedynie w przypadkach uzasadnionych, równolegle /jako system pomocniczy/ można stosować dziennik podawczy do rejestracji i kontroli obiegu pism.

Czynności kancelaryjne obejmują: przyjmowanie i ewidencję wpływów pocztowych, rozdział oraz sposób ich doręczania właściwym jednostkom organizacyjnym Uczelni, rejestrację i dekretowanie pism, a także tryb i sposób załatwiania spraw, przechowywania i przekazywania akt do Archiwum.

§ 2

 Instrukcja nie obejmuje zasad obiegu dokumentacji niejawnej, finansowej i dokumentacji 

 technicznej. 

§ 3

 Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

Uczelnia – Politechnika Wrocławska.

2) Jednostka organizacyjna – wydziały, instytuty, katedry, zakłady wydziałowe, filie, 

 jednostki międzywydziałowe, ogólnouczelniane, jednostka wydzielona oraz jednostki 

 i komórki organizacyjne Administracji Uczelni: działy, zakłady, zespoły, biura, 

 samodzielne sekcje, sekcje i samodzielne stanowiska.

Archiwum uczelniane /Archiwum/ – wyodrębniona w strukturze organizacyjnej Uczelni

 jednostka zajmująca się przejmowaniem dokumentacji, czasowym jej przechowywaniem, 

 ewidencjonowaniem, brakowaniem, udostępnianiem. Pod tym pojęciem rozumie się 

 Archiwum Uczelni, Archiwum Terenów i Budowli oraz Archiwum Kwestury.

Jednostka merytoryczna – jednostka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne

 pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie 

 powinna posiadać całość zasadniczych materiałów /akt/.

Jednostka niemerytoryczna – jednostka organizacyjna, w której występują akta

 dotyczące tych samych zagadnień, co w komórce merytorycznej, ale stanowiące jedynie 

 dokumentację pomocniczą lub powtarzalną.

6) Sekretariat – miejsce pracy w jednostkach organizacyjnych, do którego należy obsługa 

 administracyjna jednostki a także miejsce, w którym rejestruje się w spisach spraw i

 przechowuje akta spraw załatwianych bezpośrednio przez sekretariat.

7) Kierownik – osoba posiadająca kompetencje do ustalenia sposobu załatwienia sprawy

 i do zatwierdzenia ostatecznego jej załatwienia.

8) Referent – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący 

 dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania.

9) Jednolity rzeczowy wykaz akt / zwany dalej wykazem akt/ – rzeczowa klasyfikacja 

 akt powstających w toku działalności Uczelni zawierająca również kwalifikację 

 archiwalną poszczególnych haseł rzeczowych.

10) System kancelaryjny bezdziennikowy – system ewidencji korespondencji polegający 

 na rejestrowaniu poszczególnych spraw tylko jeden raz w spisach spraw, które prowadzą 

 referenci, bez względu na liczbę pism w danej sprawie.

11) Dokument - uwierzytelniony zapis stwierdzający lub ustanawiający pewien stan prawny, 

 a także służący do wykonywania uprawnień lub będący świadectwem określonych 

 faktów, zdarzeń czy zjawisk.

12) Pieczęć urzędowa – pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku.

 Pieczęć jest znakiem własnościowym Politechniki Wrocławskiej służącym do 

 uwierzytelniania pism lub dokumentów lub zabezpieczającym nienaruszalność

 zamkniętych nią dokumentów.

13) Pieczątki - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, wpływu, 

 do podpisu itp.

14) Korespondencja – każde pismo lub przesyłka pocztowa /faks, przesyłka kurierska itp./ 

 wpływająca do Uczelni lub wysłana przez Uczelnię.

15) Wpływy – każde pismo lub przesyłka pocztowa skierowana do Uczelni.

16) Dokumentacja – zbiór wszystkich rodzajów dokumentów, akt, ksiąg kancelaryjnych, 

 korespondencji, dokumentacji technicznej, map, planów, dokumentacji audiowizualnej, 

 niezależnie od techniki wykonania.

17) Akta – wszelkiego rodzaju dokumentacja utrwalona za pomocą pisma niezależnie od 

 techniki wykonania i formy zewnętrznej.

Akta sprawy – dokumentacja /pisma, notatki, formularze, plany, fotokopie, fotografie,

 rysunki itp./ zawierająca dane, informacje, wnioski, które były, są lub mogą być istotne 

 przy rozpatrywaniu danej sprawy.

Znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej jednostki

 organizacyjnej i do określonej grupy jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Teczka aktowa /teczka spraw/ - teczka wiązana, segregator itp. służąca do przechowy-

 wania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, 

 objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt.

Sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagające

 rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych.

Spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Uczelni.

Znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do danej jednostki

 organizacyjnej i do określonej grupy spraw wraz z numerem sprawy.

Załącznik – każde pismo odnoszące się do treści lub tworzące pod względem treści

 całość z pismem przewodnim /zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp./.

Rozdzielnik pism – wykaz adresatów, do których zostało skierowane pismo o jednolitej

 treści.

26) Nośnik informatyczny /elektroniczny/ - dyskietka, taśma magnetyczna lub inny nośnik, 

 na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.

27) Tajemnica służbowa – informacja niejawna nie będąca tajemnicą państwową, uzyskana 

 w związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zleconych, której 

 nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny 

 lub prawnie chroniony interes obywateli lub zakładu pracy.

28) Punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy

 w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem.

II. System kancelaryjny

§ 4

System kancelaryjny określa zasady postępowania z pismami i utworzonymi z nich aktami oraz ustala:

- metody sporządzania, grupowania i przechowywania pism i akt,

- metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy.

 2. Bezdziennikowy system kancelaryjny opiera się na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 

 Wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację i archiwalną kwalifikację akt powstających w 

 toku działalności Uczelni. Ujmuje on w grupy wszystkie sprawy jednorodne lub pokrew-

 ne pod względem treściowym. Jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera symbole i hasła

 klasyfikacyjne spraw oraz oznaczenia kategorii archiwalnej akt. 

3. System bezdziennikowy polega na rejestracji spraw w spisie spraw na podstawie pisma 

 wszczynającego sprawę. Wszystkie pisma dotyczące tej samej sprawy oznacza się 

 znakiem sprawy i przechowuje w teczkach /segregatorach/ wraz ze spisem spraw. Spisy 

 spraw i teczki spraw zakłada się zgodnie z wykazem akt. W przypadkach, gdy pisma 

 rejestrowane są w dzienniku podawczym, oznacza się je dodatkowo znakiem pisma 

 /w lewym dolnym rogu/. Nie zwalnia to jednak z obowiązku stosowania znaku sprawy. 

III. Ogólne zasady obiegu akt

§ 5

Czynności związane z obiegiem korespondencji załatwiane są przez Rozdzielnię Korespondencji, sekretariaty oraz referentów.

Rozdzielnia Korespondencji przyjmuje wpływy i przekazuje odbiorcom.

Wewnętrzny obieg korespondencji między jednostkami organizacyjnymi Uczelni może się odbywać bezpośrednio lub za pośrednictwem Rozdzielni Korespondencji. Obieg akt odbywa się w zasadzie za pokwitowaniem. Obowiązkowo za pokwitowaniem w książce doręczeń lub na kopii pisma przesyła się akta ważniejszych spraw oraz przesyłki wartościowe.