Załącznik nr 2 do ZW 38/2023 (do Regulaminu)

Procedura 
udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych ze względu na wystąpienie przesłanek innych niż wartość zamówienia 
mniejsza niż 130 000 złotych netto

§ 1

Postanowienia ogólne

Niniejsza procedura określa tryb i sposób postępowania przy realizacji zamówień, wypełniających ustawowe przesłanki wyłączenia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, inne niż wartość zamówienia mniejsza niż 130 000 złotych netto,

Zamówienia, o których mowa w ust. 1 o wartości równej lub większej niż 130 000 zł netto przeprowadza Sekcja Zamówień Publicznych.

Zamówienia, o których mowa w ust. 1 o wartości mniejszej niż 130 000 złotych netto przeprowadzane są na wydziale przez właściwego Koordynatora. W przypadku zamówień z jednostek innych niż wydziały przez Sekcję Zakupów.

Zamówienia, o których mowa w ust. 1 powinny:

zostać uprzednio uwzględnione w Centralnym Planie Zamówień;

być udzielane w sposób zapewniający przejrzystość i równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia;

być udzielane w sposób uwzględniający okoliczności mogące mieć wpływ na udzielenie zamówienia.

Zamawiający nie udostępnia informacji związanych z zamówieniami, o których mowa w ust. 1, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane.

Do zamówień, o których mowa w ust. 1, należy stosować obowiązujące zasady gospodarki finansowej, wynikające z ustawy o finansach publicznych o wydatkowaniu środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wydatkowanie środków publicznych winno być:

racjonalne;

dokonywane celem terminowego zrealizowania zadań;

dokonywane z zachowaniem zasady jawności oraz z zachowaniem należytej staranności dla wyboru najkorzystniejszej oferty;

zgodne z przepisami dotyczącymi poszczególnych ich rodzajów.

Niezastosowanie oraz naruszenie zasad określonych powyżej skutkuje w myśl przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych odpowiedzialnością osoby, która popełniła czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych, osoby której można przypisać winę w czasie popełnienia naruszenia a także osoby, która wydała polecenie wykonania czynu naruszającego dyscyplinę finansów publicznych. Odpowiedzialność taka jest ponoszona niezależnie od odpowiedzialności dyscyplinarnej czy odpowiedzialności opartej na innych przepisach ustawowych.

W przypadku współfinansowania zamówień ze środków zewnętrznych (w szczególności wspólnotowych), którymi Uczelnia dysponuje na podstawie zewnętrznych umów, należy stosować zasady i procedury wydatkowania środków wymagane daną umową lub zawarte w dokumentach, do których odsyła umowa (w tym wytyczne, rozporządzenia itp.) o ile te zasady i procedury (zewnętrzne) nie są sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa.



Jeżeli wartość danego zamówienia przekracza 50 000 zł netto wymagane jest zawarcie umowy w formie pisemnej.

W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się udzielenie zamówienia, o którym mowa w ust. 8, bez zawierania umowy w formie pisemnej. W takiej sytuacji Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia wniosku o zgodę na odstąpienie od zawarcia umowy w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem i uzyskania na to odstąpienie:

w przypadku wydziałów - zgody właściwego dziekana wydziału;

w przypadku zamówień pozostałych jednostek (w tym zamówień scentralizowanych w ramach całej Uczelni - zgody Dyrektora Finansowego.

Dokument stwierdzający uzyskanie wymaganej zgody należy dołączyć do wniosku zakupowego. 

Wnioskodawca zobowiązany jest uwzględnić, że niezależnie od wartości zamówienia sporządzenie umowy w formie pisemnej jest konieczne zawsze, gdy:

konieczność zastosowania co najmniej zwykłej formy pisemnej wynika z obowiązujących przepisów;

jest to uzasadnione specyfiką samego przedmiotu zamówienia lub jego istotnymi okolicznościami (dotyczącymi w szczególności kwestii sposobu dostawy i odbioru, ubezpieczenia, gwarancji, płatności i kar umownych);

przemawia za tym potrzeba należytego zabezpieczenia interesów Uczelni.

W przypadku konieczności sporządzenia umowy w formie pisemnej zastosowanie ma przyjęta w Uczelni procedura obiegu i weryfikowania umów.

§ 2

Zasady wspólne - dla procedur zakupowych dotyczących wszystkich wniosków, o których mowa w niniejszej procedurze.

Zgłaszając zapotrzebowanie na zamówienie, o którym mowa § 1 ust.1 należy wypełnić wniosek w systemie informatycznym Teta EDU. Do wniosku należy dołączyć opis przedmiotu zamówienia, oszacowanie wartości zamówienia oraz projekt umowy zaakceptowany zgodnie z obowiązującymi w Uczelni zasadami (jeżeli jest wymagany).

Do wniosku załącza się również uzasadnienie zastosowania wyłączenia ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, jednoznacznie potwierdzające spełnienie właściwych przesłanek.

§ 3

Zasady szczegółowe - procedura zakupowa dla zamówień, o których mowa w niniejszej procedurze i których wartość jest mniejsza niż 130 000 zł netto .

W celu przeprowadzenia procedury dotyczącej zamówień określonych w § 1 ust. 3 należy:

sporządzić i załączyć w systemie informatycznym Teta EDU merytoryczne uzasadnienie zastosowania wyłączenia ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczącego zamówień określonych w § 1 ust. 1, jednoznacznie potwierdzające spełnienie właściwych przesłanek;

sporządzić uzasadnienie wyboru konkretnego wykonawcy, uwzględniające dokonanie rozeznania rynku oferującego przedmiot zamówienia;

uzyskać pisemną akceptację powyższej procedury przez właściwego dysponenta budżetu.

Powyższe dokumenty stanowią dokumentację z postępowania i są archiwizowane w jednostce przeprowadzającej postępowanie.



§ 4

Zasady szczegółowe - procedura zakupowa dla zamówień, o których mowa w niniejszej procedurze i których wartość jest równa lub większa niż 130 000 zł netto.

W celu przeprowadzenia procedury dotyczącej zamówień określonych w § 1 ust. 2 wymagane jest powołanie komisji, która odpowiada za poprawność przeprowadzenia procedury, w tym przygotowanie i zamieszczenie ogłoszenia o udzielanym zamówieniu oraz informacji o udzieleniu/ nieudzieleniu zamówienia (jeżeli jest wymagana).

Zasady pracy komisji, określone w załączniku nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Politechnice Wrocławskiej, stosuje się odpowiednio do komisji powołanej zgodnie z ust. 1.

Komisja przedstawia kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia uzasadnienie zastosowania trybu dotyczącego zamówienia określonego w § 1 ust. 2, jednoznacznie potwierdzające spełnienie określonych tam odpowiednich przesłanek.

Zatwierdzone przez kierownika zamawiającego „Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu”, Komisja zamieszcza (na co najmniej 5 dni) na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (dalej: BIP) Politechniki Wrocławskiej w zakładce zamówienia publiczne (http://przetargi.pwr.edu.pl/) podając co najmniej:

przedmiot zamówienia;

kryteria oceny ofert wraz z informacją o przypisanych im wagach punktowych lub procentowych;

termin (nie krótszy niż 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia) i miejsce składania oraz otwarcia ofert (oferty złożone po wyznaczonym terminie nie podlegają rozpatrzeniu);

projekt umowy lub istotne postanowienia umowy wraz z zasadami aneksowania;

podstawy wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty oraz informacje o możliwości unieważnienia postępowania.

W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest skrócenie terminu składania ofert, jednak z uwzględnieniem zasady równego traktowania podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia.

Dopuszczalne jest poinformowanie potencjalnych wykonawców o zamieszczeniu ogłoszenia.

Wyjaśnienia oraz zmiana treści ogłoszenia muszą zostać opublikowane niezwłocznie, z uwzględnieniem czasu jaki wykonawcy potrzebują do wprowadzenia zmian w swoich ofertach.

Oferty są składane na zasadach wskazanych w ogłoszeniu.

Oceny wszystkich złożonych ofert dokonuje komisja.

Komisja po dokonaniu oceny ofert sporządza merytoryczne uzasadnienie proponując:

wykluczenie, odrzucenie, wybór oferty lub

unieważnienie postępowania.

Kierownik zamawiającego zatwierdza wybór wykonawcy zamówienia lub unieważnienie postępowania.

Po rozstrzygnięciu postępowania Komisja przekazuje Wnioskodawcy dokumenty niezbędne do zawarcia umowy.

Informację o udzieleniu zamówienia albo odpowiednio Informację o nieudzieleniu zamówienia należy zamieścić niezwłocznie po odpowiedniej decyzji kierownika zamawiającego, na stronie internetowej BIP PWr w zakładce zamówienia publiczne – dotyczy zamówień określonych w art. 11 ust. 5 pkt 1) i 2) ustawy Prawo zamówień publicznych.



W informacji o udzieleniu zamówienia należy podać co najmniej nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarto umowę o wykonanie zamówienia. Informacja powinna być udostępniana przy pomocy właściwej strony BIP PWr przez co najmniej 5 dni.

W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego wykonawcę dopuszczalny jest ponowny wybór spośród złożonych ofert.

Na dokumentację postępowania składają się w szczególności:

wniosek, o którym mowa w § 2 ust. 1;

zatwierdzony skład komisji przeprowadzającej postępowanie;

uzasadnienie zastosowania wyłączenia ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;

projekt umowy;

wydruk „Ogłoszenia o udzielanym zamówieniu” z informacją kiedy zostało ogłoszone w BIP PWr;

oferty wykonawców;

decyzja kierownika zamawiającego zatwierdzająca rozstrzygnięcie procedury;

„Informacja o udzieleniu zamówienia” albo „Informacja o nieudzieleniu zamówienia”, o której mowa w p.13, ze wskazaniem kiedy została ogłoszona w BIP PWr;

protokół z postępowania zawierający co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem, zestawienie złożonych ofert, imię i nazwisko albo nazwę wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, oraz powody wyboru jego oferty; nazwę i adres zamawiającego;

inne dokumenty i notatki sporządzone lub pozyskane w toku postępowania.

W celu zawarcia umowy należy stosować odpowiednie zarządzenie wewnętrzne dot. procedury zawierania, obiegu i weryfikowania umów w Uczelni.

W postępowaniu stosuje się odpowiednio art. 56 ustawy Pzp.

W uzasadnionych przypadkach dotyczących w szczególności wykazania spełnienia przesłanek opisanych w art. 214 ustawy Prawo zamówień publicznych zastosowanie ma procedura określona w § 3.

W postępowaniu prowadzonym uprzednio zgodnie z procedurą określoną w § 4 w sytuacji gdy nie wpłynęła żadna oferta albo wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia albo wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania - dopuszczalne jest zastosowanie procedury określonej w § 3.

§ 5

Postanowienia końcowe

Dokumentacja z postępowania przechowywana jest w jednostce organizacyjnej, w której przeprowadzano dane zamówienie.

Archiwizacja dokumentacji przeprowadzana jest zgodnie z terminami i procedurą wynikającymi z odrębnych przepisów, chyba że zawarte umowy, na podstawie których Uczelnia wydatkuje środki, wymagają dłuższego okresu przechowywania.

1