Załącznik do ZW 48/2021

ZASADY REALIZACJI PROJEKTÓW

 ZLECANYCH PRZEZ PODMIOTY ZEWNĘTRZNE

W celu ustandaryzowania działań w zakresie realizowania przez Politechnikę Wrocławską prac zlecanych przez podmioty zewnętrzne, wprowadza się do stosowania zasady postępowania i warunki jakie muszą zostać spełnione przy realizowaniu tych prac.

§ 1

REGULACJE OGÓLNE

Niniejszy dokument dotyczy realizacji badań i prac usługowych zlecanych przez podmioty zewnętrzne.

Ogólne zasady dotyczące przygotowania i realizacji projektów zlecanych przez podmioty zewnętrzne zwane są w dalszej części dokumentu Zasadami.

Niniejszy dokument określa pojęcia:

kierownik projektu - osoba odpowiedzialna za przygotowanie, uruchomienie i zamknięcie projektu, sprawująca nadzór nad jego merytoryczną, formalną, finansową i terminową realizacją oraz archiwizacją dokumentacji projektowej.

projekt ‘drobny’ - rozumiany jako projekt zbiorczy dla jednorodnych merytorycznie prac w ramach, którego ewidencjonowane są jednostkowe zlecenia/zamówienia o wartości nie przekraczającej 20 000,00 PLN netto (bez podatku VAT) zlecane przez podmioty zewnętrzne bez zawierania umowy.

badania - badania naukowe oraz inne usługi badawcze jak w szczególności analizy, opinie i ekspertyzy, wykonywane przez Politechnikę Wrocławską na zlecenie/zamówienie podmiotu zewnętrznego w rozumieniu art.4 ustawy z dnia 20 lipca 2018 Prawo o szkolnictwie wyższym.

prace usługowe – czynności powtarzalne, standardowe, wykonywane na podstawie posiadanej wiedzy i doświadczenia, nie zmierzające do powstania nowych rozwiązań, w szczególności usługi o charakterze niebadawczym, np. pomiary próbek, usługi doradcze, nadzór autorski, oceny jakości, usługi informatyczne, bibliotekarskie, wydawnicze itp. wykonywane przez Politechnikę Wrocławską na zlecenie/zamówienie podmiotu zewnętrznego.

dokumentacja projektowa - komplet dokumentów stanowiących podstawę wykonania zleconych przez zleceniodawcę prac oraz niezbędnych do uruchomienia i realizacji projektu w Uczelni w szczególności: umowa, aneksy do umowy, zamówienie, potwierdzenie przyjęcia zamówienia, wniosek o otwarcie projektu.

zleceniodawca (zamawiający) - podmiot zewnętrzny, na rzecz którego wykonywane jest badanie lub praca usługowa, za wynagrodzeniem.

W trakcie uruchomienia i realizacji projektu zleconego przez podmiot zewnętrzny, osoby i jednostki/ komórki organizacyjne Uczelni zaangażowane w prace w projekcie zobowiązane są do stosowania wewnętrznych regulacji Uczelni oraz przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Nadzór nad realizacją projektów zlecanych przez podmioty zewnętrzne sprawuje w Uczelni wyznaczony przez Rektora - Prorektor.



Bezpośredni nadzór nad realizacją i archiwizacją dokumentacji projektu sprawuje kierownik jednostki/ komórki organizacyjnej, realizującej projekt.

§ 2

PODJĘCIE WSPÓŁPRACY Z PODMIOTEM ZEWNĘTRZNYM

W celu złożenia zamówienia na realizację badań lub prac usługowych podmiot zewnętrzny winien przesłać Politechnice Wrocławskiej zamówienie:

w przypadku gdy zamawiający posiada swój szablon zamówienia - na formularzu zamawiającego,

w przypadku gdy zamawiający nie posiada własnego szablonu - zgodne ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do Zasad.

Zamówienie powinno być podpisane przez osobę umocowaną do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego. Przyjęcie do realizacji zamówienia na realizację badania lub pracy usługowej polega na przekazaniu Zamawiającemu podpisanego przez osobę umocowaną do zaciągania zobowiązań w imieniu Politechniki Wrocławskiej „Potwierdzenia Przyjęcia Zamówienia” zgodnie z załącznikiem nr 2.

Z zastrzeżeniem postanowień ust. 4 realizowanie badań lub prac usługowych do kwoty 50 000,00 PLN brutto ( z podatkiem VAT) nie wymaga zawierania pomiędzy Politechniką Wrocławską a podmiotem zewnętrznym umowy w formie pisemnej. Zamówienia na takie prace skutkują poinformowaniem Zamawiającego przez Wykonawcę o „Ogólnych Warunkach Wykonywania Badań oraz Prac Usługowych” obowiązujących w Politechnice Wrocławskiej (zdefiniowanych w załączniku nr 3 do Zasad) i podlegają wraz z „Potwierdzeniem Przyjęcia Zamówienia” ewidencjonowaniu w jednostce organizacyjnej realizującej zamówienie.

Zawarcie umowy pisemnej na realizację badań lub prac usługowych w formie pisemnej jest obligatoryjne do zamówień o wartości przekraczającej kwotę 50 000,00 PLN brutto (z podatkiem VAT) oraz niezależnie od wartości prac będących przedmiotem zamówienia - każdorazowo, jeśli:

realizacja zamówienia będzie się wiązała:

ze stworzeniem innowacji, np. nowego rozwiązania technicznego lub oprogramowania,

z powstaniem przedmiotów własności przemysłowej,

z wykorzystaniem własności intelektualnej, w tym patentów należących do Politechniki Wrocławskiej;

zachodzić mogą szczególne warunki podczas realizacji zamówienia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (a zwłaszcza jeśli dotyczą pracy w niebezpiecznych warunkach, stwarzających ryzyko dla osób wykonujących prace);

wykonanie pracy może wywołać szkodę po stronie podmiotu zewnętrznego (szczególnie jeśli występuje ryzyko nieplanowanego uszkodzenia, zniszczenia, zużycia sprzętu lub materiałów udostępnionych lub powierzonych przez Zamawiającego do wykonania prac);



którakolwiek ze Stron uzna za celowe zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa lub określenie poufnego charakteru wykonywanej pracy bądź przekazywanych danych osobowych.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach na wniosek Dziekana/ Kierownika Jednostki, Rektor lub Prorektor może wyrazić zgodę na realizację zamówienia o wartości powyżej 50 000,00 PLN brutto ( z podatkiem VAT) bez podpisania umowy.

Jeśli okoliczności, o których mowa w ust. 4 zaistniały w trakcie wykonywania prac wymagane jest zawarcie umowy pisemnej, która zastępować będzie w całości wszystkie dotychczasowe uzgodnienia i ustalenia stron. O zawarcie umowy w formie pisemnej może zwrócić się zarówno Zamawiający jak i przyjmujący zamówienie Wykonawca.

Każdorazowo po zrealizowaniu badań lub prac usługowych należy sporządzić obustronnie podpisany protokół zdawczo-odbiorczy prac, który stanowi potwierdzenie wykonania zamówienia. Przykładowy formularz protokołu zawarty jest w załączniku nr 4 do Zasad.

W przypadku, gdy prace zostaną zrealizowane i przekazane do Zamawiającego, a Zamawiający w umówionym terminie uchyla się od podpisania protokołu odbioru, potwierdzenie wykonania zamówienia będzie stanowił jednostronnie podpisany protokół przez Wykonawcę. W takim wypadku należy dodatkowo udokumentować zrealizowanie badań lub prac usługowych (np. maile potwierdzające wysłanie wyników badań).

§ 3

URUCHOMIENIE I REALIZACJA PROJEKTU

Osoba/y zamierzające realizować prace na zlecenie podmiotu zewnętrznego, zobowiązana/e jest/są poinformować o tym kierownika jednostki/komórki organizacyjnej w celu uzyskania akceptacji na jego realizację.

Kierownik jednostki/ komórki organizacyjnej wyraża pisemną zgodę na realizację projektu w danej jednostce/komórce organizacyjnej oraz wyznacza jego kierownika na druku stanowiącym załącznik nr 5 do Zasad.

Kierownikiem projektu może zostać wyłącznie osoba zatrudniona na Politechnice Wrocławskiej na podstawie umowy o pracę albo mianowania.

Projekty zlecane przez podmioty zewnętrzne będą otwierane zgodnie z wzorcami znajdującymi się w systemie TETA Edu z rozgraniczeniem formalnym:

usługowe,

badawcze,

 z uwzględnieniem podziału na projekty krajowe i zagraniczne.

Podstawą otwarcia projektu jest Wniosek o otwarcie projektu, sporządzony na druku stanowiącym załącznik nr 6 do Zasad, w oparciu o dokumentację projektową (obustronnie podpisana umowa, zamówienie, przyjęcie zamówienia - z wyjątkiem projektów drobnych, o których mowa w § 4 niniejszego zarządzenia).

Oryginał wniosku wraz z kopią dokumentacji składa się do Działu Projektów.

Zmiany dotyczące realizacji projektu dokonane na podstawie aneksów do umów lub dokonanych i potwierdzonych uzgodnień z zamawiającym a skutkujące zmianami w budżecie projektu, terminach jego realizacji wymagają sporządzenia Wniosku o przekwalifikowanie projektu – załącznik nr 6 do Zasad.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach Rektor może podjąć decyzję o warunkowym uruchomieniu/przekwalifikowaniu projektu, bez kompletnej dokumentacji projektowej.



Jednostka realizująca projekt składa w tym celu wniosek za pośrednictwem Działu Projektów na druku stanowiącym załącznik nr 7 do Zasad.

Kierownik projektu jest zobowiązany przekazywać niezwłocznie do Działu Projektów:

informacje o aneksach do umów, zmianach w warunkach zamówienia oraz wszelkich innych dotyczących projektu,

informacje o ewentualnych zagrożeniach realizacji projektu wraz z wyjaśnieniami,

inne mające wpływ na prawidłową realizację projektu.

W celu zamknięcia projektu, w terminie dwóch miesięcy od daty podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, kierownik projektu lub kierownik jednostki/ komórki organizacyjnej składa do Działu Projektów kopię podpisanego protokołu zdawczo-odbiorczego.

Projekty ‘drobne’, o których mowa w § 4 zamykane będą automatycznie po upływie terminu zakończenia przez Dział Projektów.

§ 4

PROJEKTY DROBNE

Realizacja badań lub prac usługowych zlecanych przez podmioty zewnętrzne na podstawie zamówienia bez zawierania umowy, których wartość netto (bez podatku VAT) nie przekracza 20.000,00 PLN będzie ewidencjonowana w systemie TETA Edu jako ‘projekty drobne’ z dodatkowym rozgraniczeniem dotyczącym wartości:

wartość zamówienia netto do wysokości 10.000,00 PLN,

wartość zamówienia netto od 10.000,01 PLN do 20.000,00 PLN,

zgodnie z wzorcami projektowymi, znajdującymi się w systemie TETA Edu w obszarze projektów OP.

Otwieranie projektów drobnych, będzie dokonywane na podstawie wniosku o otwarcie projektu z umowną wartością budżetu rocznego nie przekraczającą kwoty 200.000,00 PLN.

Projekty drobne będą otwierane, rozliczane i zamykane w trybie rocznym.

Szacowanie i zatwierdzanie wartości budżetu początkowego będzie oparte na historii zamówień i wpływów do analogicznych projektów realizowanych w roku poprzedzającym rok otwarcia.

Zwiększenie wartości budżetu rocznego projektów drobnych ponad wartość: 200.000,00 PLN, nieudokumentowane złożonymi zamówieniami będzie wymagało indywidualnej zgody Rektora, na warunkowe przekwalifikowanie i zmianę wysokości budżetu.

Jednostka/komórka organizacyjna jest zobowiązana do dostarczania do Działu Projektów, nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy, licząc od dnia otwarcia projektu w systemie, zestawień zbiorczych (w formie papierowej i elektronicznej) z wykazem zamówień realizowanych w ramach danego ‘projektu drobnego’.

Wzór zestawienia stanowi załącznik nr 8 do Zasad.