Jeżeli udostępnienie informacji związane było z opłatą, a Wnioskodawca nie zmienił
we wskazanym mu terminie Wniosku, wówczas po udostępnieniu informacji należy przystąpić do wyegzekwowania należnych Uczelni opłat.

Rozdział IV - Podział zadań w procesie rozpatrywania wniosków
o udostępnianie informacji publicznej

§ 11

Sekcja Organizacyjno-Prawna Działu Organizacyjnego jest jedyną jednostką uprawnioną w imieniu Uczelni do zarządzania przygotowaniem odpowiedzi na Wnioski (niezależnie od adresatów wskazanych w ich treści). Wnioski kierowane do innych jednostek należy bezzwłocznie przekazywać na adres redakcjabip@pwr.edu.pl, a ponadto Wnioski w formie papierowej należy przekazać do Sekcji poprzez pocztę wewnętrzną Uczelni.

Do szczególnych zadań Sekcji Organizacyjno-Prawnej Działu Organizacyjnego należy zarządzanie procesem udzielania odpowiedzi na skierowane do Uczelni Wnioski o udzielenie informacji publicznej, poprzez:

prowadzenie ewidencji Wniosków i udzielonych odpowiedzi;

wzywanie Wnioskodawcy do uzupełnienia braków formalnych we Wniosku
i korespondencję bieżącą z Wnioskodawcą;

dekretowanie Wniosków do właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych (w celu zgromadzenia niezbędnych informacji i przygotowania projektu odpowiedzi);

przyjmowanie projektów odpowiedzi od właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych;

przedkładanie projektów odpowiedzi do podpisu upoważnionym reprezentantom Uczelni (po dokonaniu formalno-prawnej weryfikacji w Biurze Prawnym).

Ewidencja wniosków o udostępnienie informacji publicznej, o której mowa w ust. 2, zawiera następujące dane:

liczbę porządkową;

datę wpływu;

formę Wniosku;

określenie Wnioskodawcy;

przedmiot Wniosku;

datę udzielenia odpowiedzi na Wniosek;

rodzaj odpowiedzi (udzielenie informacji, decyzja odmowna lub decyzja
o umorzeniu postępowania);

dane osób, uczestniczących w udzieleniu odpowiedzi na wniosek;



inne ewentualne uwagi.

W uzasadnionych, niebudzących wątpliwości, przypadkach dopuszcza się upoważnienie przez Sekcję Organizacyjno-Prawną Działu Organizacyjnego właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych do sporządzenia odpowiedzi na Wniosek i udostępnienia żądanych informacji Wnioskodawcy, zgodnie z jego żądaniem. Udzieloną w ten sposób odpowiedź przesłać należy do wiadomości Sekcji. Wskazana w ten sposób jednostka organizacyjna jest odpowiedzialna za udostępnienie informacji w sposób określony w niniejszej instrukcji.

Do szczególnych zadań Biura Prawnego w związku z załatwianiem spraw z wniosków
o udostępnienie informacji publicznej należy:

udzielanie pomocy prawnej osobom przygotowującym odpowiedzi na Wnioski;

wsparcie przy przygotowywaniu decyzji administracyjnych odmawiających udostępnienia informacji publicznej i umarzających postępowanie o udostępnienie informacji, w przypadkach określonych w art. 14 ust. 2 Ustawy;

reprezentowanie Uczelni w postępowaniach sądowych i administracyjnych z zakresu informacji publicznej.

Sekcja Organizacyjno-Prawna Działu Organizacyjnego odpowiada za:

dochowanie ustalonych w przepisach terminów przewidzianych na udzielenie odpowiedzi na Wniosek;

zawiadamianie Wnioskodawcy o istotnych okolicznościach, sposobie załatwienia jego sprawy i za wykonywanie względem niego określonych przepisami obowiązków informacyjnych;

sprawdzenie czy żądana informacja nie już udostępniona w BIP PWr, czy ma charakter informacji przetworzonej i czy udostępnienie informacji należy uzależniać od spełnienia dodatkowych przesłanek.

Kierownicy wszystkich jednostek Uczelni odpowiadają za:

merytoryczną prawidłowość i rzetelność informacji przygotowanych w odpowiedzi na dekretowane do nich Wnioski;

merytoryczną prawidłowość i rzetelność informacji publicznej udostępnianej przez zamieszczenie w BIP PWr, wyłożenie lub wywieszenie w ogólnodostępnym miejscu;

zapewnienie wglądu do dokumentów urzędowych, a w razie potrzeby także
za zapewnienie obecności odpowiednio upoważnionego pracownika podczas sporządzania przez Wnioskodawcę odpisów, bądź notatek z oryginałów udostępnianych dokumentów;

niezwłoczne przekazanie do Sekcji Organizacyjno-Prawnej Działu Organizacyjnego każdego Wniosku kierowanego do ich jednostki (w celu załatwienia sprawy przed upływem terminów ustawowych);

niezwłoczne sporządzenie projektu odpowiedzi na Wniosek i przekazanie jej Sekcji Organizacyjno-Prawnej Działu Organizacyjnego lub wysłanie odpowiedzi do Wnioskodawcy (odpowiednio do dekretacji dokonanej przez Sekcję);



aktualizowanie wiedzy swoich pracowników nt. treści zamieszczonych BIP PWr;

niezwłoczne opracowywanie i udostępnianie jednostkom zarządzającym treścią BIP PWr aktualnych dokumentów przeznaczonych do zamieszczenia w tym portalu;

należytego zabezpieczenia, przechowywania i archiwizowania oryginałów dokumentów zamieszczanych w portalu BIP PWr i udostępnianych w odpowiedzi na Wnioski.

Jeżeli wniosek dotyczy informacji publicznej będącej w posiadaniu więcej niż jednej jednostki organizacyjnej, wówczas kierownik każdej z nich odpowiada za rozpatrzenie sprawy objętej Wnioskiem w zakresie właściwości rzeczowej jego jednostki.

Każdy pracownik Uczelni zobowiązany jest:

udzielić niezbędnej pomocy w celu sporządzenia odpowiedzi na Wniosek, jeśli dysponuje informacją publiczną lub gdy z jego zakresu zadań wynika, że powinien nią dysponować;

w razie wątpliwości przed udostępnieniem informacji upewnić się u swojego przełożonego co do tego czy informacja ta jest informacją publiczną i czy jest uprawniony do jej udostępniania.

Pracownicy Uczelni zaangażowani w udzielenie odpowiedzi na Wniosek odnotowują swoje dane (imiona, nazwisko, stanowisko) na przetwarzanych dokumentach
- w szczególności jeśli przetwarzają lub gromadzą udzielane informacje lub kwalifikują je jako informacje publiczne, przetworzone bądź objęte tajemnicą.

Rozdział V - Postanowienia końcowe

§ 12

Jeżeli przedmiotem wniosku jest udostępnienie informacji publicznej zawartej w aktach przechowywanych w Archiwum Uczelni, niezbędną dokumentację udostępnia się zainteresowanemu Wnioskodawcy w Archiwum na zasadach określonych w przepisach.

Przeniesienie informacji publicznej na elektroniczny nośnik danych jest możliwe wyłącznie w przypadku zastosowania nośnika pochodzącego z zasobów Uczelni. Czynności tej dokonuje pracownik będący użytkownikiem systemu teleinformatycznego funkcjonującego w Uczelni, zgodnie z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi 
w Uczelni.

Przy realizacji zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej, Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych współdziała z jednostkami organizacyjnymi Uczelni, w szczególności w uzasadnionych przypadkach opiniuje możliwość udostępnienia informacji publicznej.