REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 104/2022

z dnia 3 listopada 2022 r.

w sprawie zasad finansowania, rozliczania i organizowania konferencji naukowych 
oraz innych imprez o charakterze naukowym organizowanych przez Politechnikę Wrocławską

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t. j. Dz. U. 2022 poz. 574 z późn. zm.) zarządza się co następuje:

§ 1

Konferencja ma na celu prezentację osiągnięć naukowych, wymianę doświadczeń własnych pracowników lub przy współudziale pracowników innych instytucji naukowych.

Organizatorem konferencji lub innej imprezy o charakterze naukowym, zwanej dalej „konferencją”, mogą być jednostki organizacyjne Uczelni za zgodą odpowiednio: Prorektora/Dziekana.

Jednostki organizacyjne mogą organizować konferencje samodzielnie lub zlecić ich obsługę w zakresie technicznym, logistycznym Biuru Konferencji i Wydarzeń Politechniki Wrocławskiej.

Zlecanie organizacji konferencji jednostkom/podmiotom zewnętrznym z pominięciem trybu określonego w §1 ust. 2 wymaga każdorazowo pisemnej zgody Rektora lub właściwego Prorektora.

Organizator konferencji ma obowiązek zgłoszenia do Biura Konferencji i Wydarzeń Politechniki Wrocławskiej tematu (nazwy), miejsca i terminu odbywania się konferencji w celu umieszczenia jej w uczelnianym terminarzu konferencyjnym w terminie nie później niż 1 miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia konferencji.

Najem uczelnianych pomieszczeń, powierzchni korytarzy, holi i terenów na potrzeby organizacji konferencji i innych imprez o charakterze naukowym odbywa się zgodnie 
z zasadami obowiązującymi w tym zakresie w Uczelni.

§ 2

Konferencje mogą być finansowane lub dofinansowywane z następujących źródeł:

opłat wnoszonych przez uczestników konferencji lub zatrudniające ich instytucje krajowe i zagraniczne;

środków przeznaczonych na ten cel w budżetach projektów naukowo-badawczych;

dotacji i środków uzyskanych od instytucji finansujących (min.: MEiN, NCN, NCBiR) i pozostałych instytucji;

środków sponsorów oraz darczyńców.



§ 3

Dla każdej organizowanej konferencji prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową kosztów i przychodów. W związku z powyższym przed jej rozpoczęciem należy sporządzić plan kosztów i przychodów (budżet) - załącznik nr 1, który będzie stanowił podstawę otwarcia projektu.

Plan kosztów i przychodów konferencji sporządza osoba odpowiedzialna za jej organizację, a zatwierdza Kierownik jednostki organizacyjnej.

W budżecie konferencji należy uwzględnić wszystkie przychody według źródeł, koszty niezbędne do poniesienia dla osiągniecia celu konferencji, w tym również narzut kosztów pośrednich w wysokości zgodnej z obowiązującymi w tym zakresie zarządzeniami wewnętrznymi.

W celu otwarcia projektu sporządzony i zatwierdzony preliminarz (budżet) konferencji należy dostarczyć do Działu Projektów w terminie nie później niż 1 miesiąc przed planowanym rozpoczęciem konferencji.

Środki finansowe konferencji powinny być wykorzystane zgodnie z preliminarzem (budżetem), a ewentualne zmiany mogą być dokonane za zgodą Kierownika jednostki 
i wymagają sporządzenia jego przekwalifikowania (załącznik nr 1). Przekwalifikowanie należy niezwłocznie dostarczyć do Działu Projektów celem zatwierdzenia zmian 
w budżecie konferencji w systemie informatycznym.

Podstawą do rozliczenia udziału pracowników Uczelni w konferencjach organizowanych przez jednostki organizacyjne Uczelni jest wewnętrzna nota obciążeniowa wystawiona po wykonaniu usługi. Obowiązek sporządzenia wewnętrznej noty obciążeniowej spoczywa na jednostce organizującej konferencję. Nota po wskazaniu źródła finansowania przez jednostkę organizacyjną delegującą pracownika, będzie podstawą dokonania odpowiednich zapisów księgowych przez Kwesturę Uczelni.

Ze środków zarezerwowanych w budżecie konferencji mogą być wypłacone: wynagrodzenia na podstawie zawartych umów zlecenia i umów o dzieło z osobami spoza Uczelni, a dla pracowników Uczelni dodatki kwotowe jednorazowe zgodnie z obowiązującym Regulaminem Wynagradzania Politechniki Wrocławskiej. Nie mogą być natomiast wypłacane wynagrodzenia za opracowanie i wygłoszenie referatu, z wyjątkiem referatów zamawianych.

Ze środków przeznaczonych na konferencję nie mogą być dokonywane zakupy środków trwałych. Nie dotyczy to wyposażenia związanego bezpośrednio z techniczną obsługą konferencji - banery, tablice, stelaże wystawiennicze - jeżeli nie są na wyposażeniu jednostki organizacyjnej realizującej konferencję.

Wydatkowanie środków przeznaczonych na konferencję podlega przepisom Ustawy 
o finansach publicznych i Prawa zamówień publicznych.

Opłatę za uczestnictwo w konferencji jej uczestnicy (lub inne podmioty dokonujące płatności w imieniu uczestnika) mogą wnosić w formie tradycyjnego przelewu bankowego (przelewem bezpośrednio na wskazany przez organizatora rachunek bankowy Politechniki Wrocławskiej) lub w formie płatności internetowych realizowanych za pomocą udostępnionych w tym celu na stronie internetowej konferencji narzędzi (tj. przelewem elektronicznym lub z wykorzystaniem karty płatniczej). Organizator umieszcza w odpowiednim wniosku/zgłoszeniu uczestnictwa te dane, których podawania w tytule



przelewu wymaga od wpłacającego, który wybierze formę tradycyjnego przelewu (tj.: numer zlecenia konferencyjnego lub/i nazwę konferencji). Wybranie płatności internetowych udostępnianych na stronie konferencji spowoduje, że tytuł przelewu wypełniany będzie automatycznie.

§ 4

W przypadku dofinansowania konferencji przez inne instytucje, jej rozliczenia należy dokonać, zgodnie z zapisami umów/decyzji/porozumień zawartych z tymi instytucjami.

Zamknięcia konferencji należy dokonać w terminie nieprzekraczającym 2 miesięcy od daty jej zakończenia, jednak nie później, niż do końca roku kalendarzowego, w którym odbyła się konferencja.

W szczególnych przypadkach Prorektor ds. Współpracy na podstawie złożonego przez jednostkę uzasadnienia może wyrazić zgodę na przesunięcie terminu rozliczenia konferencji.

W celu zamknięcia projektu i dokonania całkowitego jego rozliczenia należy dostarczyć do Działu Projektów w terminie zgodnym z § 4 ust. 2 - informację o zakończeniu konferencji (załącznik nr 2).

Po zakończeniu i rozliczeniu roku finansowego powstała nadwyżka/niedobór przychodów nad kosztami konferencji w całości zwiększa lub zmniejsza wynik finansowy jednostki organizacyjnej organizującej konferencje.

§ 5

Traci moc Zarządzenie Wewnętrzne 108/2017 z dnia 4 października 2017 roku w sprawie zasad finansowania, rozliczania i organizowania konferencji naukowych oraz innych imprez o charakterze naukowym.

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.