Załącznik do ZW 21/2018

PROCEDURA WERYFIKACJI I REJESTRACJI UMÓW, ANEKSÓW, PROJEKTÓW
ORAZ DOKUMENTÓW POWIĄZANYCH W CENTRALNYM REJESTRZE UMÓW POLITECHNIKI WROCŁAWSKIEJ

W celu realizacji obowiązku ewidencji zawieranych umów i aneksów, prowadzi się centralny rejestr umów, zwany dalej „Rejestrem”.

W Rejestrze ewidencjonuje się również projekty umów/aneksów lub dokumenty powiązane
z umową (np. umowa cesji, porozumienie o rozwiązaniu, oświadczenie o odstąpieniu od umowy itp.).

Dla potrzeb niniejszej procedury umowy, aneksy, projekty oraz dokumenty powiązane będą indywidulanie lub razem nazywane zamiennie również „Dokumentem” lub „Dokumentami”.

Komórką organizacyjną odpowiedzialną za prowadzenie Rejestru i koordynowanie procesu weryfikacji jest Dział Organizacyjny – Sekcja Umów zwana dalej „CRU”.

Jednostką inicjującą jest jednostka wnioskująca o weryfikację Dokumentu oraz/lub merytorycznie odpowiedzialna za realizację jego postanowień.

Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej w systemie EMU (Elektronicznym Monitoringu Umów).

Nie podlegają weryfikacji i rejestracji:

umowy ze stosunku pracy;

umowy dotyczące powierzenia mienia pracownikom;

umowy lojalnościowe z pracownikami;

umowy bankowe;

umowy dotyczące używania osobowego samochodu pracownika do celów służbowych;

umowy cywilnoprawne, tj. umowy zlecenia i umowy o dzieło, które są zawierane
z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem projektów umów udostępnianych do stosowania dokumentami wewnętrznym;

umowy dotyczące odpłatności za usługi edukacyjne na studiach wyższych
i na studiach podyplomowych, oraz w ramach kursów dokształcających i kursów dokształcających specjalnych;

umowy, do których zastosowanie mają przepisy o ochronie informacji niejawnych, których przetwarzanie i przechowywane powinno odbywać się w ramach odpowiednich jednostek, w tym dokumenty realizowane przez Centrum Obronności i Bezpieczeństwa Politechniki Wrocławskiej;

inne umowy, które decyzją Rektora Politechniki Wrocławskiej zostały zwolnione
z obowiązku stosowania niniejszej procedury.

Przedłożenie do weryfikacji Dokumentu powinno być realizowane niezwłocznie po podjęciu informacji o potrzebie jego zawarcia lub potrzebie weryfikacji projektu. Obowiązek ten powinien być realizowany z takim wyprzedzeniem by zapewnić jednostkom weryfikującym czas na profesjonalne i kompleksowe opracowanie Dokumentu oraz umożliwiać dochowanie terminów przewidzianych przepisami prawa wewnętrznego i powszechnie obowiązującego,
a także pozostawać zgodne z ustaleniami stron.

Przedłożone do weryfikacji Dokumenty w systemie EMU powinny być przygotowane
z należytą starannością, kompletne, a stanowiska w nich przedstawione powinny zabezpieczać w możliwie największym stopniu interes prawny i ekonomiczny Politechniki Wrocławskiej.

Potrzebę podpisania Dokumentu w formie elektronicznej należy zgłosić na wstępie weryfikacji - w karcie informacyjnej Dokumentu określając także sposób w jaki zostanie podpisany
i wskazując wymagania stron co do zastosowanego środka identyfikacji elektronicznej
i narzędzia zaufania (kwalifikowany podpis elektroniczny, zaufany podpis elektroniczny, Profil Zaufany ePUAP, lub inne narzędzia uznawane przez strony za godne zaufania).

Dokumenty przedkłada się w języku polskim. W obiektywnie uzasadnionych przypadkach CRU może odstąpić od żądania tłumaczenia Dokumentu, w szczególności w przypadku:

listów intencyjnych;

ramowych umów o współpracy naukowo-dydaktycznej;

umów szczegółowych dotyczących wymiany studentów i pracowników;

aneksów odnoszących się do umów wskazanych powyżej;



umów w ramach programów realizowanych przy udziale polskich i zagranicznych instytucji udzielających dofinansowania na podstawie decyzji, informacji
o dofinansowaniu lub umowy;

umów, których najważniejsze warunki określa jeden z kontrahentów, zwykle ekonomicznie silniejszy występujący często w pozycji monopolistycznej, a których postanowienia Politechnika Wrocławska może zaakceptować i przystąpić do umowy lub zrezygnować z jej zawarcia, oceniając ryzyka związane z taka umową (w szczególności umów licencyjnych zawieranych bezpośrednio z producentem/wydawcą lub jego oficjalnym przedstawicielem a także umów towarzyszących SIWZ w postępowaniach, gdzie Politechnika Wrocławska jest wykonawcą);

jeśli możliwe jest przeprowadzenie rzetelnej weryfikacji jej treści
w języku angielskim przez wszystkie jednostki weryfikujące wyznaczone przez CRU.

Każda z jednostek weryfikujących uprawniona jest do żądania przedłożenia przez jednostkę inicjującą tłumaczenia Dokumentu na język polski. Pozyskanie tłumaczenia odbywa się
w zakresie i na koszt jednostki inicjującej.

Radca Prawny uprawniony jest do żądania na etapie weryfikacji dostarczenia opinii specjalisty prawa obcego, jeśli postanowienia umowy oparte są o prawo inne niż krajowe. Opinia taka musi dotyczyć należytego zabezpieczenia w tym Dokumencie interesów prawnych i ekonomicznych Politechniki Wrocławskiej i zgodności jego postanowień z prawem dla umowy właściwym, przy czym jej uzyskanie odbywa się na koszt jednostki inicjującej.

Bezpośredni nadzór nad prawidłowością i terminowością działań związanych z przedłożeniem do rejestracji Dokumentu, a także wykonania wynikających z nawiązanego stosunku zobowiązań powierza się Kierownikowi jednostki organizacyjnej, której umowa/aneks/projekt lub dokument powiązany merytorycznie dotyczy, lub za wykonanie której odpowiada.

Proces weryfikacji Dokumentu przebiega w systemie EMU.

W celu wszczęcia procesu weryfikacji należy zalogować się do systemu EMU dostępnego pod adresem: https://emu.pwr.edu.pl.

Logowanie do systemu EMU jest możliwe wyłącznie dla pracowników oraz doktorantów Uczelni, na podstawie indywidualnych danych użytkownika określonych przez administratora systemu uwierzytelniania poświadczenia Active Directory.

Po zalogowaniu, Jednostka inicjująca wypełnia kartę informacyjną Dokumentu, a następnie załącza Dokument wraz z załącznikami integralnymi oraz aktami uzupełniającymi.

O przedstawienie dodatkowych akt uzupełniających bądź wyjaśnień wystąpić może CRU lub każda z jednostek weryfikujących.

CRU nie przyjmuje do weryfikacji Dokumentów niewprowadzonych do systemu EMU.

CRU, przed podjęciem sprawy, dokonuje wstępnej kontroli wniosku o weryfikację Dokumentu.

CRU odmawia weryfikacji i cofa wniosek o weryfikację do Jednostki inicjującej, wskazując jednocześnie przyczynę, w przypadku:

stwierdzenia niekompletności Dokumentu (w tym niepełnego lub niepoprawnego uzupełnienia karty informacyjnej Dokumentu lub niezałączenia akt wymaganych
w odpowiednim przypadku);

gdy Dokument podlega wyłączeniu z weryfikacji;

gdy nie ma możliwości odczytania zapisanych informacji (szczególnie gdy nieczytelność załączonych plików nie pozwala na weryfikację);

ten sam Dokument był już uprzednio weryfikowany i nie został zmieniony;

innych braków uniemożliwiających weryfikację.

Zdefiniowania indywidualnej ścieżki weryfikacji Dokumentu dokonuje każdorazowo CRU mając na względzie uwarunkowania takie jak np. przedmiot umowy, ukształtowanie uprawnień i obowiązków, wartość projektową, podział praw własności itp. Kolejność weryfikacji Dokumentów wynika z chronologii ich przedłożenia.

CRU oraz Jednostki weryfikujące:

analizują powierzone dokumenty w zakresie wynikającym z ich właściwości merytorycznej (zgodnie z zakresem zadań i obowiązków powiązanych ze stanowiskiem pracy weryfikującego);



nanoszą bezpośrednio na Dokumencie rekomendowane zapisy lub wskazują zapisy alternatywne;

w przypadkach nie budzących wątpliwości korygują omyłki pisarskie, księgowe czy formalne a w pozostałych przypadkach wskazują możliwą ewentualność korekty,

proponują możliwe rozwiązania problemu, wskazują dostrzeżone ryzyka prawne lub pozaprawne.

Każda z jednostek weryfikujących jest uprawniona do przekazania Dokumentu dowolnej wskazanej przez siebie jednostce lub osobie celem konsultacji, uzupełnienia informacji lub pozyskania opinii czy stanowiska.

CRU oraz jednostki weryfikujące na każdym etapie weryfikowania sprawy, są uprawnione do dokonania korekty oczywistej omyłki pisarskiej (bezspornej) w Dokumencie bez konieczności jego zwrotu do jednostki inicjującej. Informację o dokonaniu sprostowania odnotowuje się w aktach sprawy.

Po uzyskaniu stanowisk wyznaczonych jednostek weryfikujących, Radca Prawny, biorąc pod uwagę opinie innych jednostek weryfikujących oraz interes Politechniki Wrocławskiej, określa czy Dokument może zostać zawarty w przedstawionym brzmieniu.

Negatywna opinia Radcy Prawnego co do możliwości zawarcia Dokumentu determinuje konieczność zwrotu do Jednostki inicjującej w celu naniesienia wskazanych korekt, ustosunkowania się do sugestii lub odpowiedzi na pytania.

Jednostka inicjująca powinna, po uzgodnieniach z Kooperantem, skorygować Dokument i/lub odnieść się do zadanych pytań. W przypadku braku możliwości naniesienia korekt jednostka inicjująca uzasadnia w systemie EMU dlaczego zmian nie wprowadzono.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia dokonania zwrotu do Jednostki inicjującej, Dokument nie zostanie przedłożony w wersji skorygowanej lub opatrzonej komentarzem sprawę uznaje się za wycofaną. Przekazanie do weryfikacji Dokumentu ze statusem „Wycofany” wymaga ponownego złożenia wniosku.

W przypadku nienaniesienia korekt bez uzasadnienia i/lub braku odpowiedzi na zadane pytania, CRU dokonuje ponownego zwrotu Dokumentu bez przekazywania go do dalszej weryfikacji.

Po naniesieniu korekt lub, gdy korekt nie wprowadzono, po złożeniu uzasadnienia
w systemie EMU lub odpowiednio – po udzieleniu odpowiedzi na zadane pytania - CRU ponownie weryfikuje oraz przekazuje Dokument jednostkom weryfikującym.

Po uzyskaniu ponownej opinii jednostek weryfikujących, w przypadku pozytywnej rekomendacji Radcy Prawnego, CRU przystępuje do rejestracji.

W przypadku chęci zawarcia Dokumentu, w stosunku do którego w toku weryfikacji nie otrzymano pozytywnej rekomendacji Radcy Prawnego, właściwy Kierownik komórki organizacyjnej - jednostki inicjującej składa na piśmie oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za realizację umowy i związane z tym ryzyka wnioskując ze względów ekonomicznych o zgodę na zawarcie i rejestrację. Decyzję w tej sprawie podejmuje Prorektor ds. Organizacji i Rozwoju Politechniki Wrocławskiej (lub Rektor Politechniki Wrocławskiej).

Dopuszcza się rejestrację Dokumentu po dokonaniu przez CRU wstępnej kontroli, w przypadku gdy chodzi o indywidualne umowy z zakresu wymiany studentów i pracowników (w tym umowy o finansowanie takiej wymiany) – o ile:

projekt takiej umowy był uprzednio przedmiotem weryfikacji;

ich sporządzenie polegało wyłącznie na wypełnieniu danymi uczestników wymiany;

umowa zawiera wszelkie niezbędne do identyfikacji stron dane, oznaczenie daty zawarcia i wymagane podpisy i kontrasygnatę (gdy dotyczy);

CRU w przypadku niewłaściwego uzupełnienia projektu lub karty informacyjnej Dokumentu cofa wniosek do jednostki inicjującej. W razie powzięcia wątpliwości co do poprawności uzupełnienia lub zasadności zastosowania projektu, CRU może przekazać sprawę do jednostek weryfikujących. Rozpoczęcie procesu rejestracji po dokonaniu wstępnej kontroli, powinno się odbyć przed podpisaniem Dokumentu przez strony.

Poinformowanie CRU o anulowaniu, wycofaniu, odstąpieniu od zamiaru zawarcia umowy
a także przedstawienie stanowisk pozostałych stron umowy powinno odbywać się niezwłocznie po podjęciu o tym fakcie (czy stanowisku) wiadomości.



W uzasadnionych obiektywnie przypadkach dopuszcza się przedłożenie do rejestracji uprzednio podpisane przez stronę/strony dokumenty (jednostronnie). Wówczas załącza się do systemu skan Dokumentu, który podlega weryfikacji. Czynność ta traktowana jest na zasadzie wyjątku.

W uzasadnionych obiektywnie przypadkach dopuszcza się przedłożenie do rejestracji uprzednio podpisane przez wszystkie strony Dokumenty. Wówczas załącza się do systemu skan Dokumentu, który podlega weryfikacji. Czynność ta traktowana jest na zasadzie wyjątku
i wymaga złożenia pisemnego wyjaśnienia sporządzonego przez Kierownika jednostki inicjującej. O fakcie sprawy wniesionej w opisanym trybie CRU informuje Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju lub Rektora Politechniki Wrocławskiej.

Rejestracja odbywa się po zakończonym procesie weryfikacji przez CRU i wyznaczone jednostki weryfikujące lub/i po dyspozycji Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju lub Rektora Politechniki Wrocławskiej poprzez nadanie numeru ewidencyjnego w Rejestrze oraz wygenerowanie w systemie EMU pliku z wersją ostateczną Dokumentu.

W przypadku Dokumentów przekazanych do weryfikacji w formie uniemożliwiającej nadrukowanie oznaczenia nadanego przez system EMU (np. Dokument podpisany jednostronnie przez Kooperanta), po zarejestrowaniu Jednostka inicjująca przekazuje do CRU oryginalny Dokument w odpowiedniej liczbie egzemplarzy wraz z załącznikami integralnymi, w celu nadania numeru CRU na każdym z egzemplarzy.

Po zakończonym pozytywnie procesie weryfikacji i/lub rejestracji Jednostka inicjująca drukuje Dokument z pliku przesłanego przez CRU lub przedkłada papierowe wersje (w przypadku weryfikacji na podstawie skanu), uzupełnia pieczęcie nagłówkowe, podpisy osób uprawnionych do reprezentacji Uczelni (Kierowników jednostek (jeśli są wskazani w Dokumencie)) oraz przekazuje Dokumenty we właściwej liczbie egzemplarzy wraz z załącznikami oraz aktami uzupełniającymi do CRU.

Po przekazaniu przez Jednostkę inicjującą Dokumentu uzupełnionego o ewentualne podpisy Kierownika Komórki organizacyjnej, CRU zabiega odpowiednio o: podpisy Rektora, Prorektorów, kontrasygnatę finansową Kwestora Politechniki Wrocławskiej (jeśli dotyczy),
a także w przypadku nie opatrzenia w toku weryfikacji podpisem (naniesionym elektronicznie lub zwykłym) Radcy Prawnego, również o ten podpis.

Projekt nie uprawnia Jednostki inicjującej do składania na nim podpisów w celu zawarcia Dokumentu. Zarejestrowany Projekt stanowi podstawę do przygotowania umowy
w odpowiedniej liczbie egzemplarzy, która zgłaszana jest do weryfikacji zgodnie z niniejszą procedurą.

Po uzyskaniu niezbędnych podpisów, kontrasygnaty (jeśli dotyczy), akceptacji Radcy Prawnego CRU przekazuje Dokument jednostce inicjującej.

Jednostka inicjująca zabiega o uzyskanie podpisów przedstawicieli Kooperantów.

Podpisaną przez wszystkie strony umowę/aneks/dokument powiązany przedkłada się CRU
w oryginale niezwłocznie po jej/jego podpisaniu przez wszystkich Kooperantów w jednym egzemplarzu, a w przypadku umów podlegających publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących, w terminie pozwalającym na realizację tego obowiązku przez CRU tj. nie dłuższym niż 14 dni od daty zawarcia.

W przypadku zawierania umowy w formie elektronicznej, tj. gdy nie ma możliwości złożenia do deponowania jej wersji „oryginalnej” (w tradycyjnym znaczeniu), deponowaniu podlega wówczas plik opatrzony odpowiednimi podpisami cyfrowymi wszystkich stron, które wywołują skutek uzgodniony przez strony w systemie EMU. Do akt papierowych składa się wydruk Dokumentu na którym potwierdza się weryfikację we właściwym rejestrze prawidłowości złożonych podpisów. Potwierdzenia dokonuje CRU ze wskazaniem daty weryfikacji oraz podpisem osoby weryfikującej.

Niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści zarejestrowanego
w Rejestrze Dokumentu, przeróbek i poprawek. Uzupełnienia mogą być dokonywane, jeżeli
z charakteru i formy Dokumentu wynika, iż zostały przewidziane na etapie weryfikacji. CRU porównuje za pomocą narzędzi elektronicznych złożoną wersję podpisanego dokumentu
z dokumentem weryfikowanym i zarejestrowanym w celu wykluczenia ewentualnych niezgodności.



Stwierdzona niezgodność weryfikowanych Dokumentów z wersją zarejestrowaną zgłaszana jest Prorektorowi ds. Organizacji i Rozwoju lub Rektorowi Politechniki Wrocławskiej oraz badana waga i celowość naruszenia.

Wypowiedzenia/pisma o odstąpieniu od umowy/porozumienia o rozwiązaniu podlegają weryfikacji oraz obowiązkowemu deponowaniu oryginału w CRU.

Umowy zarejestrowane w Rejestrze przechowywane są w CRU w wersji papierowej w jednym egzemplarzu przez okres wskazany w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej na Politechnice Wrocławskiej. Przed upływem terminu do przekazania akt do Archiwum Politechniki Wrocławskiej, CRU udostępnia na wniosek stanowiący załącznik numer 1 do niniejszej procedury oryginały, skany oraz kserokopie umów. Oryginalna dokumentacja udostępniana jest na okres do 7 dni (w uzasadnionych warunkach można wnioskować o przedłużenie wskazanego terminu).