REKTOR

PISMO OKÓLNE 7/2018

z dnia 6 lutego 2018 r.

w sprawie zasad przyjmowania gości zagranicznych w Politechnice Wrocławskiej

Ustala się w Politechnice Wrocławskiej następujące zasady przyjmowania gości zagranicznych w ramach:

programów dydaktyczno-naukowych,

projektów badawczych, edukacyjnych, szkoleniowych, innych,

umów międzyrządowych,

umów międzynarodowych,

pobytu na zaproszenie jednostki organizacyjnej Politechniki Wrocławskiej,

udział w konferencjach, sympozjach, seminariach naukowych, kursach, szkoleniach i innych.

1. Rejestracja pobytu gości zagranicznych odbywa się on-line w Dziale Spraw Międzynarodowych (pokój 164, budynek A-1), za pośrednictwem elektronicznego formularza, dostępnego na stronie internetowej Działu Spraw Międzynarodowych: http://dsm.pwr.edu.pl/pracownicy/mobilnosc-akademicka-/przyjazdy-gosci-zagranicznych---system-elektronicznego-skladania-wnioskow

 III. 1. Jednostki organizacyjne przyjmujące gości zagranicznych zobowiązane są do zarejestrowania pobytu gościa, także wtedy gdy Uczelnia nie ponosi zobowiązań finansowych.

2. Wymóg ten dotyczy również przyjazdów stypendialnych pracowników zagranicznych uczelni partnerskich w ramach programu Erasmus +. 

3. Decyzję o zaproszeniu i przyjęciu gości z zagranicy podejmuje Rektor, Prorektor ds. Badań Naukowych i Umiędzynarodowienia, dziekani na podstawie zgłoszenia przez jednostkę/zainteresowanego pracownika lub organizacji studenckiej. 

IV. 1. Jeśli do zrealizowania pobytu gości zagranicznych potrzebne jest wystosowanie zaproszenia (np. niezbędnego dla ubiegania się przez gościa zagranicznego o wizę 
w polskim przedstawicielstwie konsularnym za granicą), to należy wystąpić o takie zaproszenie do Działu Spraw Międzynarodowych (informacje dot. danych personalnych, adresowych i paszportowych) uwzględniając jednocześnie czas konieczny dla załatwienia formalności i przesłania korespondencji. Zaproszenia przygotowywane i przesyłane są do wskazanych osób przez Dział Spraw Międzynarodowych. Tego rodzaju zaproszenie podpisuje Rektor, Prorektor ds. Badań Naukowych i Umiędzynarodowienia, dziekani, 
a w sprawach dotyczących przyjazdów gości w ramach programu ERASMUS+ - Dyrektor Działu Spraw Międzynarodowych.

 2. W razie potrzeby współorganizacji wizyty przez Dział Spraw Międzynarodowych należy o taką współorganizację wystąpić do dyrektora Działu Spraw Międzynarodowych na minimum 1 miesiąc przed planowana wizytą.

 3. Ostateczną decyzję dotyczącą współorganizacji wizyty podejmuje Prorektor ds. Badań Naukowych i Umiędzynarodowienia.

V. 1. Przyjęcia gości/delegacji zagranicznych na szczeblu centralnym (udział 
w uroczystościach, pobyty honorowych członków społeczności akademickiej PWr, wizyty robocze przedstawicieli uczelni partnerskich, wizyty przygotowawcze itp.) zleca Działowi Spraw Międzynarodowych Rektor/Prorektor ds. Badań Naukowych 
i Umiędzynarodowienia.

2. Dział Spraw Międzynarodowych może wystąpić z wnioskiem do kierownika właściwej jednostki organizacyjnej o udzielenie wsparcia w zakresie organizacji i realizacji programu wizyty poprzez włączenie do obsługi wyznaczonych pracowników 
i studentów.

VI. Finansowanie pobytów gości zagranicznych.

Goście przyjeżdżają na koszt własny lub na koszt instytucji wysyłającej. 
W wyjątkowych przypadkach Rektor może podjąć decyzje o finansowaniu/ refinansowaniu kosztów podróży i/ lub pobytu gości zagranicznych, mając na względzie szczególny charakter wizyt lub ich rangę, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów w tym zakresie.

Wizyty na szczeblu centralnym (w zależności od charakteru i rangi) finansowane są ze środków ogólnych uczelni. Decyzje o finansowaniu/ podziale kosztów podejmuje Rektor/ Prorektor ds. Badań Naukowych i Umiędzynarodowienia.

Wizyty w ramach zawartych przez uczelnię umów i porozumień dwustronnych 
o współpracy naukowej, dydaktycznej oraz kulturalnej z uczelniami i instytucjami zagranicznymi finansowane są ze środków własnych gości przyjeżdżających lub instytucji wysyłającej, bądź też ze środków jednostki organizacyjnej zapraszającej gościa w zakresie uzgodnionym z dysponentem środków.

4. W przypadku przyjazdu gości zagranicznych w ramach programów unijnych, projektów, umów międzynarodowych itp., posiadających własny budżet lub wydzielone środki na realizację wizyt naukowych, studyjnych, dydaktycznych, pobytów stypendialnych, szkoleniowych, zastosowanie mają wytyczne zapisane w przepisach tych projektów, umów, programów, regulujących zasady wykorzystania środków finansowych na ww. cele. 

5. W przypadku świadczeń na rzecz cudzoziemców będących stypendystami jednostek organizacyjnych Uczelni, przyjeżdżających w celu uczestnictwa w badaniach naukowych lub odbycia stażu naukowego, szkolenia specjalizacyjnego, kursu dokształcającego, zastosowanie mają odrębne przepisy określone w stosownym Zarządzeniu Wewnętrznym.

VII. Opiekę merytoryczną nad gościem zagranicznym sprawuje opiekun, który odpowiada za dopełnienie zasad określonych w punkcie VI i zajmuje się sprawami socjalnymi związanymi z pobytem gościa (np. zakwaterowanie) oraz kontaktuje się z Sekcją Wyjazdów i Obsługi Gości Zagranicznych w Dziale Spraw Międzynarodowych.

VIII. Traci moc Pismo Okólne 35/2014 z dnia 15 września 2014 roku w sprawie zasad przyjmowania gości zagranicznych w Politechnice Wrocławskiej.

IX. Pismo Okólne wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.