Załącznik do ZW 2/2023

Zasady przygotowania i realizacji projektów

§ 1

REGULACJE OGÓLNE

Niniejszy dokument dotyczy projektów:

Krajowych, w tym współfinansowanych ze środków zagranicznych z wyłączeniem projektów realizowanych na zlecenie podmiotów zewnętrznych, dla których regulacje określone są w odrębnym zarządzeniu wewnętrznym;

Międzynarodowych.

Ogólne zasady dotyczące przygotowania i realizacji projektów zwane są w dalszej części dokumentu Zasadami.

Słownik pojęć:

kierownik projektu – osoba aplikująca indywidualnie lub wskazana we wniosku imiennie, wybrana lub wskazana zgodnie z wytycznymi programu, odpowiedzialna za przygotowanie, uruchomienie, realizację, osiągnięcie celów i zamknięcie projektu, sprawująca nadzór nad jego merytoryczną, formalną, finansową i terminową realizacją oraz odpowiedzialna za archiwizację dokumentacji projektowej. Kierownika projektu powołuje się również w przypadku realizacji projektu partnerskiego, niezależnie od roli pełnionej przez Politechnikę Wrocławską w konsorcjum;

projekt – przedsięwzięcie badawcze, naukowe, rozwojowe, innowacyjne, dydaktyczne, edukacyjne, eksperckie, organizacyjne, wspierające, wdrożeniowe realizowane w zdefiniowanym okresie w ramach programów, konkursów, działań, inicjatyw finansowanych przez zewnętrzne instytucje finansujące;

konsorcjum, partnerstwo, grupa podmiotów – wspólne działanie przynajmniej dwóch podmiotów, w celu realizacji projektu, gdzie Politechnika Wrocławska pełni rolę lidera lub partnera na podstawie umowy konsorcjum lub innej umowy określającej zasady współpracy;

umowa o finansowanie – umowa o wykonanie i finansowanie projektu w ramach programu lub konkursu zawarta z instytucją finansującą;

umowa konsorcjum, umowa partnerstwa, list intencyjny, porozumienie – umowa zawarta pomiędzy współwykonawcami projektu, określająca zasady współpracy oraz regulująca wzajemne prawa i obowiązki stron umowy;

dokumentacja aplikacyjna – komplet dokumentów składanych do instytucji finansującej przez Politechnikę Wrocławską, bądź lidera projektu w celu pozyskania finansowania na realizację projektu, w trybie i zakresie określonym dla danego programu lub konkursu;

projekty krajowe – projekty finansowane przez krajowe instytucje finansujące ze środków krajowych oraz współfinansowane ze środków instytucji zagranicznych w tym projekty finansowane i współfinansowane ze środków Funduszy Strukturalnych w ramach Programów Operacyjnych;

projekty międzynarodowe – projekty finansowane z zagranicznych środków finansowych oraz projekty realizowane w partnerstwie międzynarodowym bez względu na źródło ich finansowania w zakresie realizacji badań naukowych, prac rozwojowych, wymiany doświadczeń, współpracy naukowej i dydaktycznej, realizowane w ramach programów krajowych lub inicjatyw międzynarodowych, w tym projekty ramowe, realizowane w ramach programów ramowych Unii Europejskiej, zarządzane bezpośrednio przez Komisję Europejską lub za pośrednictwem wybranej agencji wykonawczej.



informacje poufne – informacje, które Politechnika Wrocławska uzna (lub będzie zobowiązana uznać) za objęte poufnością z uwagi na ich charakter, wdrażany w uczelni System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, wymogi prawa powszechnego lub zobowiązania umowne i zobowiązania wynikające z dokumentacji projektu;

instytucja finansująca – podmiot, który na podstawie decyzji lub zawartej umowy 
o finansowanie przekazuje środki finansowe na realizację projektu;

harmonogram wykonania projektu – plan zadań z określeniem terminów ich realizacji;

budżet projektu – plan przedstawiający wysokość środków finansowych niezbędnych w wyznaczonym czasie na sfinansowanie określonego celu, zgodnie z założeniami projektu wraz ze źródłami finansowania oraz rodzajami kosztów;

projekty indywidualne - programy stypendialne – programy adresowane bezpośrednio do osób spełniających kryteria programu, nakierowane na wsparcie finansowe osoby – stypendysty, któremu stypendium wypłaca instytucja finansująca oraz granty indywidualne – programy kierowane bezpośrednio do naukowców będących na różnych etapach kariery zawodowej w ramach działań krajowych i międzynarodowych;

na potrzeby niniejszych Zasad przez „jednostkę organizacyjną” należy rozumieć także „komórkę organizacyjną”.

W trakcie przygotowywania i realizacji projektu, a także w okresie trwałości, pracownicy jednostek/ komórek organizacyjnych Uczelni oraz inne osoby zaangażowane w realizację projektu, zobowiązani są do:

bezwzględnego przestrzegania przepisów powszechnego prawa,

dostosowania się do wszelkich wytycznych i wymogów danego programu/projektu,

ścisłego dostosowania się do przepisów wewnętrznych Uczelni – w tym szczególnie Zarządzeń Wewnętrznych i Pism Okólnych Rektora i Komunikatów Kwestora oraz wdrażanych w Uczelni polityk z zakresu ochrony informacji poufnych, danych badawczych i danych osobowych.

Nadzór nad wnioskowaniem o zapewnienie środków finansowych oraz nad realizacją projektów w Uczelni sprawuje właściwy Prorektor.

Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt ponosi odpowiedzialność za wykonywanie przez wyznaczone osoby obowiązków związanych z realizacją projektu (w tym nad opracowaniem i stosowaniem odpowiedniej dokumentacji, nad spełnianiem obowiązków informacyjnych i promocyjnych związanych z projektem), trwałością oraz nadzoruje prawidłowość wykonywania czynności związanych z archiwizacją dokumentacji projektowej.

§ 2

PRZYGOTOWANIE PROJEKTU

Osoba/y zamierzająca/e rozpocząć prace nad wnioskiem projektowym, zobowiązana/e jest/są poinformować o tym kierownika jednostki organizacyjnej i zapoznać go z ryzykami związanymi z projektem, w celu uzyskania zgody na przygotowanie projektu oraz jego realizację.

Kierownik jednostki organizacyjnej wyraża pisemną zgodę na przygotowanie projektu i jego realizację w danej jednostce organizacyjnej jeśli nie wnosi zastrzeżeń do przedstawionych mu informacji, o których mowa w § 2 ust. 1. Następnie wyznacza kierownika projektu na druku „Zgłoszenie projektu”, którego wzór stanowi zał. nr 1 lub w przypadku udziału w projektach indywidualnych na druku „Zgłoszenie projektu indywidualnego” (wzór - zał. nr 1a), którego oryginał kierownik projektu dostarcza



do Działu Projektów na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym terminem złożenia dokumentacji aplikacyjnej.

Złożenie zał. nr 1 do Działu Projektów w przypadku projektów partnerskich jest podstawą rozpoczęcia procesu weryfikacji umowy/porozumienia o współpracy. 

Załącznik nr 1 podpisuje Kierownik Projektu oraz Dziekan Wydziału, a w przypadku innych jednostek organizacyjnych Kierownik jednostki organizacyjnej, w ramach której Projekt ma być realizowany. W sytuacji, gdy Projekt będzie realizowany w więcej niż jednej jednostce organizacyjnej, zgodę na realizację poszczególnych zadań powinni wyrazić Kierownicy jednostek, w ramach których ma być realizowane zadanie/ zadania w projekcie.

Równocześnie ze złożeniem zał. nr 1 składany jest do Działu Projektów podpisany formularz stanowiący zał. nr 1b „Analiza ryzyka projektu”, będący wynikiem przeprowadzonej przez kierownika wstępnej analizy ryzyka projektowego.

Wypełniony formularz, którego wzór stanowi zał. nr 1b stanowi integralną część „Zgłoszenia projektu”, przedkładaną do zatwierdzenia kierownikowi jednostki organizacyjnej celem poinformowania o ewentualnych czynnikach ryzyka w projekcie i zaplanowanych działaniach zaradczych lub minimalizujących ryzyko.

Za ustalenie i ocenę ryzyk oraz za dobór środków minimalizujących ryzyka projektowe odpowiada kierownik projektu. 

W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości przez Dział Projektów w dokumencie „Analiza ryzyka projektu”, zwracany jest on kierownikowi projektu celem poprawy. W razie wątpliwości, właściwy Prorektor, może skierować wniosek o opinię do innej jednostki Uczelni lub powołać zespół opiniujący. Właściwy Prorektor na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej realizującej projekt, może też zobowiązać kierownika projektu do przeprowadzenia przeglądu ryzyk i do aktualizacji dokumentu „Analiza ryzyka projektu”.

Przed złożeniem dokumentacji aplikacyjnej kierownik projektu składa wniosek do Kwestury o wydanie oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT, w formie wymaganej przez instytucję finansującą (w przypadku gdy oświadczenie funkcjonuje tylko w systemie w formie elektronicznej należy złożyć wydruk z systemu zawierający treść oświadczenia).

Do wniosku należy dołączyć dokument „Informacja o zakresie realizowanego projektu, na potrzeby oceny kwalifikowalności podatku VAT” zgodnie z właściwym wzorem stanowiącym odpowiednio zał. nr 2 /2a/2b do Zasad. Kopia wydanego oświadczenia o VAT jest również załącznikiem do wniosku o otwarcie projektu.

Kierownik projektu zobowiązany jest przedłożyć dokumentację aplikacyjną do weryfikacji w Dziale Projektów na co najmniej 7 dni roboczych przed planowanym terminem złożenia wniosku do instytucji finansującej, także w przypadku projektów w których Politechnika Wrocławska pełni rolę partnera / konsorcjanta.

Złożenie dokumentacji do instytucji finansującej z pominięciem Działu Projektów może skutkować odmową podpisania umowy o finansowanie projektu.

Przed złożeniem dokumentacji aplikacyjnej istnieje obowiązek przedłożenia jej przez kierownika projektu do weryfikacji przez Dział Projektów pod względem formalnym, zgodności z dokumentacją konkursową, skonstruowania budżetu projektu w tym w zakresie kwalifikowalności kosztów. Ewentualne braki lub nieprawidłowości zgłaszane są do kierownika projektu celem poprawy dokumentacji aplikacyjnej.

Dział Projektów może odmówić ponownej weryfikacji dokumentacji aplikacyjnej w przypadku nie uwzględnienia lub braku przedstawienia wyjaśnień w zakresie zgłoszonych wcześniej przez Dział Projektów uwag.



Jeżeli na etapie przygotowania projektu istnieje obowiązek zawarcia umowy konsorcjum proces ten inicjowany jest przez jednostkę organizacyjną, w której realizowany będzie projekt. Umowa konsorcjum / partnerstwa powinna być zgodna ze wzorem rekomendowanym przez Instytucję ogłaszającą konkurs, jeżeli wzór takiej umowy udostępnia. W przypadku braku wzoru umowy konsorcjum wsparcie w zakresie przygotowania wzorca umowy udzielają odpowiednie komórki organizacyjne uczelni w zakresie swoich kompetencji.

Kompletna dokumentacja aplikacyjna zatwierdzona przez Dział Projektów celem przedłożenia jej do podpisu właściwemu Prorektorowi musi zostać złożona do Działu Projektów najpóźniej w terminie do 3 dni roboczych przed datą zamknięcia konkursu. Kierownik projektu ustala z Działem Projektów sposób złożenia wniosku.

W przypadku projektów partnerskich wniosek lub jego część stanowiąca wkład Politechniki Wrocławskiej (jako partnera/członka konsorcjum), przed przekazaniem do instytucji finansującej, przechodzi weryfikację w Dziale Projektów i wymaga akceptacji właściwego Prorektora.

Kierownik projektu odpowiada za złożenie zaakceptowanej i podpisanej dokumentacji aplikacyjnej do Lidera konsorcjum lub bezpośrednio do instytucji finansującej.

W konkursach, w których Politechnika Wrocławska może złożyć określoną liczbę wniosków, w przypadku wpłynięcia do Działu Projektów większej liczby zgłoszeń projektów niż została wskazana w ogłoszeniu konkursowym, decyzję dotyczącą wyboru projektów podejmuje właściwy Prorektor lub powołana przez właściwego Prorektora Komisja ds. oceny projektów, w oparciu o złożone zgłoszenia propozycji projektowych. Wewnętrzna ocena dokonywana jest w oparciu o wagę projektu dla rozwoju Uczelni.

Informację o uzyskanej przez kierownika projektu ocenie projektu formalnej lub merytorycznej (pozytywnej lub negatywnej), także w przypadku projektów, gdzie Politechnika Wrocławska pełni rolę Partnera, kierownik projektu przekazuje do Działu Projektów. W przypadku wpływu decyzji przez ePUAP na skrzynkę Działu Projektów, jest ona przekazywana do kierownika projektu oraz kierownika jednostki organizacyjnej, w której realizowany ma być projekt.

W przypadku, gdy w ramach konkursu przewidziano etap negocjacji, obowiązują następujące zasady:

kierownik projektu prowadzi negocjacje na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora;

po zakończeniu negocjacji kierownik projektu przesyła w formie elektronicznej wyniki negocjacji oraz zaktualizowany wniosek do Działu Projektów, jeżeli w wyniku negocjacji do wniosku muszą zostać wprowadzone zmiany.

§ 3

URUCHOMIENIE I REALIZACJA PROJEKTU

Po uzyskaniu zgody na realizację projektu wydanej przez instytucję finansującą, kierownik jednostki organizacyjnej powierza obowiązki związane z realizacją projektu kierownikowi projektu, zgodnie ze wzorem „Zakres obowiązków kierownika projektu” określonym w zał. nr 3 do Zasad.