REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 45/2011

z dnia 13 lipca 2011 r.

w sprawie stosowania bezdziennikowego systemu kancelaryjnego oraz przekazywania dokumentacji do Archiwum Politechniki Wrocławskiej

 Na podstawie obowiązujących w Politechnice Wrocławskiej przepisów kancelaryjno-archiwalnych określających organizację i metody pracy kancelaryjnej oraz tryb postępowania 
z aktami, zapewniający jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania, przechowywania oraz ochronę przed zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Politechnice Wrocławskiej
(Załącznik nr 1 ZW 18/2001 z dnia 31 maja 2001 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej, PO 11/2001 z dnia 31 maja 2001 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej w Politechnice Wrocławskiej, ZW 14/2011 z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie wprowadzenia nowelizacji Jednolitego rzeczowego wykazu akt w Politechnice Wrocławskiej (zmiana do ZW 18/2001) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia18 stycznia 
2011 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych [Dz.U z 2011, Nr 14, poz. 67]) zarządza się, co następuje:

§ 1

Zobowiązuje się pracowników do przestrzegania prowadzenia rejestracji spraw 
w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego, który jest obowiązującym systemem kancelaryjnym w Politechnice Wrocławskiej.

Bezdziennikowy system kancelaryjny oparty jest na Jednolitym rzeczowym wykazie akt Politechniki Wrocławskiej.

Zobowiązuje się pracowników do znakowania pism znakiem sprawy, zgodnie
z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej Politechniki Wrocławskiej.

W przypadkach uzasadnionych, równolegle jako system pomocniczy, można stosować dziennik podawczy do rejestracji i kontroli obiegu pism (numer z dziennika podawczego wpisuje się w lewym dolnym rogu pisma). Nie zwalnia to jednak z obowiązku stosowania przez jednostki/komórki organizacyjne Uczelni znaku sprawy.

Jeżeli w działalności Politechniki Wrocławskiej pojawią się nowe zadania, których dokumentacja nie jest ujęta w obowiązującym Jednolitym rzeczowym wykazie akt, jednostki/komórki organizacyjne powinny zgłosić Archiwum Uczelni potrzebę rozszerzenia lub uzupełnienia wykazu akt o klasy odpowiadające tym zadaniom, przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją ww. zadań.

§ 2

Jednostki/komórki organizacyjne Uczelni zobowiązane są do systematycznego przekazywania dokumentacji spraw ostatecznie załatwionych do Archiwum Uczelni, po upływie 2 lat od momentu zamknięcia teczek spraw.

Do 31 grudnia 2011 r. jednostki/komórki organizacyjne Uczelni są zobowiązane do przekazania do Archiwum Uczelni dokumentacji wytworzonej do roku 2008 włącznie.

Jednostki/komórki organizacyjne przekazujące dokumentację osobową (tj. akta pracowników, studentów, doktorantów, doktorów, doktorów habilitowanych, profesorów, słuchaczy studiów podyplomowych, słuchaczy kursów) zobowiązane są do dołączenia wraz ze spisami zdawczo-odbiorczymi danych uzupełniających 
w wersji elektronicznej na potrzeby komputerowego systemu ewidencji teczek według wzoru ustalonego z Archiwum Uczelni.

Dokumentacja nieprawidłowo zewidencjonowana i uporządkowana oraz niekompletna nie będzie przejmowana przez Archiwum Uczelni.

§ 3

Zakazuje się brakowania dokumentacji przez jednostki/komórki organizacyjne Uczelni bez zgody Archiwum Państwowego z wyjątkiem akt kategorii Bc, ale ich brakowanie wymaga zgody Archiwum Uczelni.

§ 4

 Dyrektorzy/kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej mają obowiązek zamieszczania w sprawozdaniach z działalności jednostki/komórki informacji o stanie przekazania do Archiwum Uczelni wytworzonej dokumentacji.

§ 5 

 Traci moc Zarządzenie Wewnętrzne 72/2008 z dnia 15 grudnia 2008 r. w sprawie zasad przechowywania oraz przekazywania akt do Archiwum Politechniki Wrocławskiej.

§ 6 

 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.