INSTRUKCJA KASOWA

Politechnika Wrocławska

Wrocław, wrzesień 2013 r.

§ 1. Podstawa prawna

Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w Politechnice Wrocławskiej i została opracowana na podstawie: 

Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. 
poz. 930, z póź. zm.);

Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorstwa i inne jednostki organizacyjne ( Dz. U. nr 166, poz. 1128 z późn. zm.);

Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. z 1998 nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

§ 2. Wyjaśnienie użytych w instrukcji określeń

Jednostka zamiejscowa - Zamiejscowy Ośrodek Dydaktyczny (ZOD) Politechniki Wrocławskiej, Ośrodek wypoczynkowy lub Ośrodek konferencyjno – szkoleniowy;

Pozostałe jednostki – to wszystkie jednostki/komórki organizacyjne Uczelni, w których dokonuje się obrotu gotówkowego rejestrowanego przez kasę fiskalną lub dokonuje się przyjęcia opłat na podstawie kwitariuszy. Do tych jednostek zalicza się m.in. Domy Studenckie, Biblioteki, Kluby pracownicze.

Kasa główna – kasa gotówkowa Politechniki Wrocławskiej zlokalizowana w budynku A1, pok. 116, Wybrzeże Wyspiańskiego 27.

Punkt kasowy – to stałe miejsce obrotu gotówkowego, w którym obrót kasowy ewidencjonowany jest w raporcie kasowym.

Punkty obrotu gotówkowego – punkty przyjmowania wpłat w sposób stały lub doraźny inne niż punkty kasowe.

Kasjer – osoba zatrudniona na stanowisku kasjera lub osoba zatrudniona na innym stanowisku wykonująca obowiązki kasjera, z określeniem tych czynności w zakresie obowiązków.

Osoba upoważniona do przyjmowania opłat - to osoba przyjmująca opłaty:

w sposób ciągły, dot. to takich opłat jak: opłaty za korzystanie z usług Domów Studenckich, opłaty za korzystanie z usług bibliotecznych, itd.,

sporadycznie, dot. to takich opłat jak: opłaty za konferencje lub imprezy organizowane przez poszczególne jednostki Politechniki Wrocławskiej lub organizowane przez studentów.

Wartości pieniężne - krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę.

Przechowywanie wartości pieniężnych - magazynowanie wartości pieniężnych 
w pomieszczeniach służących do przechowywania wartości pieniężnych, wyposażonych 
w odpowiednie urządzenia techniczne.

Transport wartości pieniężnych - przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych 
poza obrębem kasy.

Jednostka obliczeniowa - jednostka określająca dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych, wynosząca 120 - krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej "Monitor Polski".

§ 3. Ochrona wartości pieniężnych

Wartości pieniężne powinny być przechowywane i transportowane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.

Za organizację stanowiska pracy związanego z obrotem gotówkowym, odpowiada kierownik jednostki/komórki, w której dokonuje się obrotu gotówkowego.

Ochrona wartości pieniężnych może odbywać się przez stosowanie:

zabezpieczeń mechanicznych (szafy pancerne, szafy metalowe o podwyższonej odporności na włamanie, skrzynki metalowe),

zabezpieczeń elektronicznych (urządzenia alarmowe, przyciski antynapadowe, monitoring pomieszczeń kasowych),

działań prewencyjnych ograniczających poziom gotówki do wymaganego minimum na stanowisku obsługi kasowej.

W przypadku pomieszczeń kasowych wyposażonych w urządzenia alarmowe, zabezpieczenia tego typu powinny być poddawane okresowej kontroli i konserwacji, przynajmniej raz na pół roku. Fakt dokonania przeglądu i konserwacji winien być każdorazowo odnotowany w prowadzonej książce kontroli przechowywanej w kasie, lub w innej formie potwierdzającej dokonanie przeglądu np. na podstawie protokołu z przeprowadzonego przeglądu.

§ 4. Miejsca obrotu gotówkowego

Miejscami obrotu gotówkowego są:

Kasa Główna Politechniki Wrocławskiej.

Punkty kasowe:

Klub pracowniczy w budynku A1,

ZOD Jelenia Góra,

Kasa Ośrodka Wypoczynkowego w Karpaczu,

Kasa Ośrodka Konferencyjno-Szkoleniowego w Szklarskiej Porębie,

Kasa Ośrodka Wypoczynkowego w Ustce.

Punkty obrotu gotówkowego.

Do punktów obrotu gotówkowego zaliczamy Domy Studenckie i stołówki studenckie, biblioteki oraz wszystkie pozostałe miejsca, w których obrót gotówkowy odbywa się przez kasę fiskalną lub na podstawie kwitariuszy. 

Oprócz pracowników kasy głównej oraz punktów kasowych, wpłaty przyjmować mogą także wyznaczeni pracownicy w jednostkach/komórkach organizacyjnych Uczelni, tzw. osoby upoważnione. Osoby te przyjmują wpłaty w sposób ciągły lub doraźny na podstawie kwitariuszy pobranych z Sekcji Rozliczeń Finansowych Politechniki Wrocławskiej. Kwitariusze wydawane są na podstawie wniosku zaakceptowanego przez Kwestora. W posiadaniu osoby przyjmującej wpłaty mogą znajdować się dwa bloki kwitariuszy. W uzasadnionych przypadkach Kwestor może wyrazić zgodę na wydanie jednostce większej ilości kwitariuszy.

Osobami upoważnionymi do przyjmowania wpłat w sposób doraźny mogą być wyznaczeni przez kierownika jednostki/komórki organizacyjnej pracownicy, przyjmujący wpłaty sporadycznie, np. za konferencje, imprezy organizowane przez studentów itp.

Osobami upoważnionymi do przyjmowania wpłat w sposób stały są:

pracownicy Biblioteki Głównej oraz pozostałych bibliotek przyjmujący wpłaty z tytułu opłat za karty biblioteczne, zagubione lub przetrzymywane książki itp.,

pracownicy Domów Studenckich przyjmujący wpłaty czynszowe i inne płatności wynikające z faktu zamieszkania w Domach Studenckich.

Osoby upoważnione do przyjmowania opłat, określone w § 4 ust. 3 i 4, zobowiązane są do odprowadzenia posiadanej gotówki do kas głównych, najpóźniej następnego dnia po osiągnięciu stanu gotówkowego na poziomie 1.000,00 złotych, lub bez względu na wysokość zebranej kwoty, najpóźniej w terminie 7 dni od zakończenia imprezy.

Przetrzymywanie gotówki poza ustaloną wysokość i określony termin jest niedopuszczalne.

Rozliczenia wpłat z kas fiskalnych podlegają przepisom ustawy o podatku od towarów i usług. Wpłaty za bieżący miesiąc muszą być odprowadzone do kas stałych najpóźniej ostatniego dnia roboczego danego miesiąca.

§ 5. Transport wartości pieniężnych

Zezwala się na transport wartości pieniężnych z i do Banku, w którym Uczelnia posiada rachunek bankowy:

ochraniany wyłącznie przez osobę transportującą (kasjera lub inną osobę upoważnioną – zgodnie z zał. nr 1 do niniejszej instrukcji) do kwoty stanowiącej 0,03 jednostki obliczeniowej,

ochraniany przez osobę nie uzbrojoną (niezależnie od osoby transportującej) w kwocie od 0,03 do 0,05 jednostki obliczeniowej,

ochraniany przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia (niezależnie od osoby transportującej) w kwocie powyżej 0,05 jednostki obliczeniowej,

kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.

§ 6. Zapas gotówki w kasie 

W kasie może znajdować się:

niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki (tzw. pogotowie kasowe),

gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,

gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy.

Wysokość pogotowia kasowego dla poszczególnych kas określa Kwestor na podstawie dokumentu stanowiącego zał. nr 2 do instrukcji.

W ośrodkach konferencyjno-szkoleniowych oraz ośrodkach wypoczynkowych, poza pogotowiem kasowym, w kasie mogą znajdować się także środki z przeznaczeniem na realizację zlecanych lub zaplanowanych bieżących wypłat. Poziom tych środków nie wlicza się do limitu pogotowia kasowego, o którym mowa w § 6 ust. 2.

Znajdującą się w kasie na koniec dnia nadwyżkę ponad ustaloną przez Kwestora wysokość środków pieniężnych, należy przekazać na rachunek bankowy Politechniki Wrocławskiej.

§ 7. Odpowiedzialność kasjera oraz osoby upoważnionej 

Za stan gotówki w kasie oraz za czynności związane z przechowywaniem i przemieszczaniem powierzonej gotówki odpowiada kasjer, który ma jednoznacznie określony zakres czynności i odpowiedzialności, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kasjerem może być osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Funkcji kasjera nie można łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym 
i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego.

Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów odnośnie dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia, przechowywania i transportu gotówki.

Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie, składając pisemną deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej (zał. nr 3 do instrukcji)

Kasjer powinien posiadać wykaz osób oraz wzory podpisów upoważnionych do dysponowania gotówką, zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty.

Funkcjonowanie kasy, a tym samym wykonywanie funkcji kasjera podlega okresowym kontrolom, przeprowadzanym przez osoby upoważnione przez Kanclerza lub Kwestora, a w przypadku jednostek zamiejscowych - upoważnione przez kierownika jednostki. Rezultaty tych kontroli powinny być udokumentowane w sporządzonych protokołach (dodatkowe informacje w tym zakresie – pkt. XI instrukcji).

Każda jednostka organizacyjna Politechniki Wrocławskiej powinna posiadać wykaz osób uprawnionych do dysponowania gotówką (zał. nr 4 do instrukcji).

§ 8. Dokumentacja obrotu kasowego

Wpłaty gotówkowe dokonywane są na podstawie:

1) dowodów kasowych KP - "kasa przyjmie"; 

dowody kasowe KP wystawiane są przez kasjera lub osobę wykonującą obowiązki kasjera w 3 egzemplarzach, z przeznaczeniem:

oryginał dla wpłacającego,

kopia do Raportu kasowego,

kopia dla jednostki organizacyjnej, której wpłata dotyczy (jeżeli wymagane);

przyjęcie gotówki w kasie następuje na podstawie dokumentów źródłowych zatwierdzonych przez Kwestora lub jego zastępcę, bądź upoważnionego Kierownika Sekcji Weryfikacji i Kontroli; w przypadku jednostek zamiejscowych przyjęcie gotówki do kasy odbywa się na podstawie dokumentów źródłowych zatwierdzonych przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną przez kierownika jednostki;

w przypadku wpłat niewymagających dokumentów źródłowych, o których mowa w lit. b) kasjer wystawia dowód kasowy KP potwierdzający przyjęcie gotówki;