Zał. nr 3 do ZW 72/2024 (aktualizacja zał. nr 3b do ZW 18/2024)

Oświadczenie o otrzymaniu informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych 

Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach otwartych konkursów na stanowisko nauczyciela akademickiego jest Politechnika Wrocławska z siedzibą we Wrocławiu przy wyb. Stanisława Wyspiańskiego 27. Z administratorem można się skontaktować poprzez formularz na stronie www.pwr.edu.pl/kontakt, i listownie na adres siedziby administratora (należy wskazać jednostkę organizacyjną do której kierowana jest korespondencja). Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można się kontaktować mailowo: IOD@pwr.edu.pl. Z IOD można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Politechnikę Wrocławską. Do zadań IOD nie należy prowadzenie rekrutacji, przyjmowanie dokumentów czy udzielanie informacji dotyczących konkursów.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Państwa dane osobowe w zakresie wymaganym przez polskie prawo, w tym kodeks pracy (imię/imiona i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie i kwalifikacje zawodowe oraz przebieg zatrudnienia) będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procedur konkursowych przed zatrudnieniem. 

Politechnika Wrocławska przed nawiązaniem stosunku pracy z osobą, która zostanie wyłoniona w drodze konkursu, dla spełnienia obowiązków prawnych w zakresie wynikającym z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 560) w związku z par. 14 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika (Dz. U. poz. 1561 z późn. zm.), dokona jej weryfikacji. W tym celu zwrócimy się do takiej osoby o podanie numeru PESEL (a w przypadku, gdy taki numer PESEL nie został nadany o inne dane takiej jak: 1) pierwsze imię, 2) nazwisko, 3) nazwisko rodowe, 4) imię ojca, 5) imię matki, 6) data urodzenia). Od takiego kandydata możemy także wymagać złożenia informacji z rejestrów karnych państw, w których zamieszkiwał w ciągu ostatnich 20 lat (innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo jego obywatelstwa), a jeśli w tych państwach nie przewiduje się przetwarzania takich informacji, to możemy oczekiwać złożenia (pod rygorem odpowiedzialności karnej) odpowiedniego oświadczenia dotyczącego niekaralności kandydata za przestępstwa przytoczone przez ustawę z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.

Wszelkie inne dane, które ewentualnie zostaną nam podane przez Państwa dobrowolnie, z własnej inicjatywy, będą przetwarzane na podstawie zgody, którą mogą Państwo wyrazić umieszczając w swoich dokumentach przykładową klauzulę:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Politechnikę Wrocławską dodatkowych danych osobowych, które zawieram w CV, zgłoszeniu, liście motywacyjnym i innych załączonych dokumentach - w celu uwzględnienia ich w procedurach otwartego konkursu na stanowisko nauczyciela akademickiego.

W razie dodatkowego zamieszczenia danych szczególnych (określonych w art. 9 ust. 1 RODO) konieczna będzie wyraźna zgoda, której mogą Państwo udzielić umieszczając w swoich dokumentach przykładowo taką klauzulę:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Politechnikę Wrocławską moich szczególnych danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO i które zawieram w CV, zgłoszeniu, liście motywacyjnym i innych załączonych dokumentach - w celu uwzględnienia ich w procedurach otwartego konkursu na stanowisko nauczyciela akademickiego.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Państwa dane osobowe będą przetwarzać osoby uczestniczące w procedurach konkursu. Kandydatom nieprzyjętym umożliwimy odebranie dokumentów przez 6 miesięcy a potem dokumenty zostaną zniszczone a dane będą usunięte. Dane Kandydatów przyjętych zostaną włączone do akt osobowych. 



Natomiast odbiorcami Państwa danych mogą stać się podmioty, którym administrator zleca wykonywanie usług wymagających dostępu do danych (informatycznych, doradczych, prawnych, kurierskich i związanych z niszczeniem dokumentacji czy nośników danych). 

Politechnika Wrocławska przyjmuje zalecenia Komisji Europejskiej z 2005 r. (Europejska Karta Naukowca i Kodeks Postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych) „Human Resources Excellence in Research”. Dokumentacja konkursowa może zatem podlegać przeglądom i obowiązkom archiwizacyjnym co może powodować ujawnienie jej treści wobec uprawnionych instytucji. Jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane tylko w celu przeprowadzenia konkursu będą przetwarzane w czasie jego trwania, a potem tylko przez następne 6 miesięcy. W związku z konkursem przetwarzanie danych będzie prowadzone też z użyciem narzędzi do komunikacji elektronicznej gdzie występują kopie zapasowe wiadomości i przesyłanych z nimi plików. Do przechowywania i przesyłania Państwa danych służbową pocztą administratora danych pracownicy administratora mogą użyć np. kont pracowniczych w systemie Google Workspace. Dostawca tego systemu zadeklarował przetwarzanie informacji dla Politechniki Wrocławskiej w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) z zastosowaniem RODO (na stronie https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum/* (Załącznik 3: Szczególne przepisy dotyczące prywatności). Z kopii zapasowych takich wiadomości otrzymanych przez pracodawcę dane będą usuwane w terminach określanych przez tego dostawcę, który dla Administratora jest podmiotem przetwarzającym dane w celach Politechniki Wrocławskiej. 

Transfer danych poza EOG

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane poza EOG na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń (odpowiednio zgodnie z art. 45 i 46 RODO). Przykładowo od 10 lipca 2023 roku przekazywanie danych osobowych do organizacji z siedzibą w USA jest możliwe ponieważ opiera się właśnie na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Firmy i organizacje w USA, które zadeklarowały, że ich przetwarzanie danych odpowiada wymogom programu Data Privacy Framework, wymienione są w publicznie dostępnym wykazie (https://www.dataprivacyframework.gov/list*).

Prawa osób, których dane dotyczą

Administrator zapewnia Państwu (po uprzednim skontaktowaniu się z jednostką prowadzącą postępowanie konkursowe i po potwierdzeniu tożsamości) prawa:

uzyskania informacji o zakresie informacji na Pani/Pana temat przetwarzanych przez Administratora;

dostępu do swoich danych oraz otrzymania kopii danych (nie dotyczy to kopii samych dokumentów);

sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

usunięcia danych osobowych (jeśli podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych nie będzie np. obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

Co do zasady administrator nie zapewnia Państwu prawa do:

usunięcia danych osobowych przetwarzanych na innej podstawie niż zgoda osoby, której dane dotyczą oraz jeśli na usunięcie danych nie pozwalają obowiązki prawne Administratora;

przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO – dotyczy to danych nie przetwarzanych wyłącznie na podstawie zgody nie w zautomatyzowany sposób;

sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych (na podstawie art. 21 RODO) gdy podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny Administratora albo jeśli istnieją nadrzędne



wobec Państwa praw podstawy przetwarzania (w celach o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. e oraz f RODO).

Ponadto osobie, której dotyczą dane osobowe i która uważa, że Administrator narusza RODO, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2 00-193 Warszawa). 

Informacja o obowiązku podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie określonym przez prawo dotyczące Administratora nie jest dobrowolne gdyż przetwarzanie takich danych jest niezbędne do zrealizowania obowiązków prawnych podczas procedury konkursowej. Dobrowolny jest natomiast sam udział w rekrutacji oraz podawanie takich danych, które Państwo udostępnią z własnej woli, ponad zakres określony przepisami.

……

 (data i czytelny podpis)

dostęp do strony WWW dnia: 02.08.2024 r.