Załącznik do ZW NR 140/2024

Regulamin obsługi doręczeń elektronicznych

Podstawa prawna

§ 1

Niniejszy regulamin określa zasady realizacji publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej z wykorzystaniem doręczeń elektronicznych funkcjonującej w ramach skrzynki doręczeń w oparciu o ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Przepisy ogólne

§ 2

Zadania związane z zarządzaniem skrzynką do doręczeń elektronicznych PWr powierzono pracownikom Kancelarii Ogólnej.

Pozostali pracownicy merytoryczni realizujący zadanie związane z obiegiem korespondencji PWr korzystają z dedykowanego narzędzia informatycznego udostępnionego jednostkom organizacyjnym.

Kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiedzialni są za wskazanie, aktualizację i odbieranie uprawnień osób upoważnionych do obsługi e-Doręczeń we własnych jednostkach. Aktualny wykaz osób upoważnionych przesyłają administratorowi celem nadania/ odebrania uprawnień na adres email: dok.sk@pwr.edu.pl (zgodnie z zał.1).

Definicje

Słownik terminów:

§ 3

Uczelnia - należy przez to rozumieć Politechnikę Wrocławską – PWr;

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (RDE) - usługa umożliwiająca przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniająca dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód



wysłania i otrzymania danych, oraz chroniąca przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany;

Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) - adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług;

Baza adresów elektronicznych (BAE) – baza będąca rejestrem publicznym, w której gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych, prowadzoną przez ministra właściwego do spraw informatyzacji;

Dokument elektroniczny - oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne;

Dowody otrzymanej i wysyłanej korespondencji - dowody techniczne zawierające wszystkie atrybuty przewidziane przez Standard. Dowody techniczne używane są do prześledzenia przebiegu procesu doręczenia i udokumentowania najważniejszych informacji o nim, a także do przekazywania danych pomiędzy dostawcami usługi RDE w sposób ustandaryzowany w całej Unii Europejskiej;

E-doręczenia - usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru;

Operator wyznaczony - podmiot odpowiedzialny za świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;

Podmiot niepubliczny - osoba fizyczna i podmiot inny niż podmiot publiczny;

Podmiot publiczny:

jednostka sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

inne niż określone w lit. a państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,

inne niż określone w lit. a osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru



przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w lit. a i b, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot: - finansują je w ponad 50%, lub - posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub - sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub - mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego,

związki podmiotów, o których mowa w lit. a–c, jeżeli realizują zadania publiczne,

komornik sądowy;

Publiczna usługa hybrydowa (PUH) - usługa polegająca na przyjęciu przesyłki z korespondencją w formie elektronicznej, jej automatycznym wydrukowaniu i zakopertowaniu, a następnie jej przemieszczeniu i doręczeniu w formie papierowej do adresata; nadawcą PUH może być tylko podmiot publiczny;

Profil zaufany - bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela w systemach podmiotów publicznych. Można za jego pomocą zalogować się do takiego systemu, a w razie takiej potrzeby złożyć podpis elektroniczny (podpis zaufany), który wobec podmiotów publicznych jest równie skuteczny jak podpis własnoręczny;

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) - usługa zaufania polegająca na wysyłaniu wiadomości między dwiema stronami, czyli nadawcą i odbiorcą poprzez system teleinformatyczny zaufanej strony trzeciej- operatora wyznaczonego, służąca do komunikacji z podmiotami publicznymi;

Korespondencja wymagająca uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru - odpowiednik listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru;

Kancelaria Ogólna - główny punkt, w którym przyjmowana i wysyłana jest korespondencja Uczelni;

Skrzynka doręczeń - narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie
i przechowywanie danych zgodnie ze standardem, w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej. Do posiadania skrzynki niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego;

Nadawca przesyłki - każdy pracownik Uczelni, który inicjuje przesłanie dokumentu za pośrednictwem doręczeń elektronicznych;



u.d.e – Ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 poz. 1045 z późn. zm.);

Dedykowane narzędzie informatyczne – wewnętrznie przyjęte rozwiązanie informatyczne pozwalające na udostępnianie wiadomości i zarządzanie usługą 
e-Doręczeń w kontekście Jednostek Organizacyjnych.

Korespondencja przychodząca

§ 4

Politechnika Wrocławska posiada adres do doręczeń elektronicznych, na który korespondencję mogą kierować zarówno podmioty publiczne jak i podmioty niepubliczne, w tym osoby fizyczne, które posiadają adres do doręczeń elektronicznych. Adres Uczelni do doręczeń elektronicznych umieszczony jest na stronie Uczelni oraz w BIP.

Skrzynka do doręczeń elektronicznych zarządzana jest przez pracowników Kancelarii Ogólnej.

Pracownik Kancelarii Ogólnej przyjmuje, weryfikuje, rejestruje korespondencję oraz drukuje pierwszą stronę pisma opatrując ją pieczęcią wpływu.

Następnie kieruje przyjętą korespondencję w postaci elektronicznej, do właściwej jednostki merytorycznej drogą elektroniczną wraz z dowodami doręczenia poprzez dedykowane narzędzie informatyczne. Przekazuje również jej postać papierową (tylko pierwszą stronę) opatrzoną pieczęcią wpływu.

Pozostałą część przesyłki otrzymanej w postaci elektronicznej jednostka merytoryczna, odpowiedzialna za prowadzenie sprawy, drukuje i przechowuje ją zgodnie z odrębnymi przepisami.

Pracownik merytoryczny jednostki organizacyjnej dokonuje weryfikacji podpisu elektronicznego korespondencji otrzymanej w postaci elektronicznej. Wydruk dokumentu, zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej, opatruje podpisem i datą wydruku oraz dołącza do korespondencji.

Korespondencja elektroniczna wpływająca do PWr oraz wychodząca z PWr podlega rejestracji w odpowiednich rejestrach.



Wysyłka korespondencji w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz publicznej usługi hybrydowej (PUH)

§ 5

Wysyłanie korespondencji w PWr odbywa się z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w sytuacji gdy adresat posiada taki adres, wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Doręczenie elektroniczne za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) jest zatem pierwszym domyślnym sposobem wysłania korespondencji do odbiorcy, wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru.

W przypadku, gdy adres do doręczeń elektronicznych nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję zgodnie z przepisami u.d.e.

Pracownik jednostki merytorycznej odpowiedzialny jest za prawidłowe przygotowanie dokumentów do wysyłki za pośrednictwem PURDE w prowadzonej sprawie.

W tym celu pracownik jednostki merytorycznej przygotowuje korespondencję w postaci elektronicznej, poprzez m.in.:

przygotowanie treści wysyłanego dokumentu zgodnie z wytycznymi określonymi przez operatora wyznaczonego,

opatrzenie podpisem elektronicznym wysyłanego dokumentu, jeśli jest to wymagane, przez osoby upoważnione, z ważnym certyfikatem,

wypełnienie w systemie, w zależności od typu usługi (PURDE), wymaganych pól formularza, takich jak:

adres do doręczeń,

temat wiadomości/ znak sprawy,

treść wiadomości,

skompletowanie oraz dołączenie załączników do wysyłki, zgodnie z wytycznymi określonymi przez operatora wyznaczonego.



Po realizacji wysyłki za pośrednictwem PURDE, pracownik merytoryczny drukuje dokument potwierdzający doręczenie lub odbiór korespondencji i dołącza go do akt sprawy.

W przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych zgodnie z ust. 2 i ust. 3 lub gdy jednostka merytoryczna posiada wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności, korespondencję należy nadać za pośrednictwem publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Doręczenie elektroniczne za pośrednictwem publicznej usługi PUH jest w drugiej kolejności domyślnym sposobem wysłania korespondencji do odbiorcy, wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru.

W przypadku, gdy adres do doręczeń elektronicznych nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.

Pracownik jednostki merytorycznej odpowiedzialny jest za prawidłowe przygotowanie dokumentów do wysyłki za pośrednictwem PUH w prowadzonej sprawie.

W tym celu przygotowuje korespondencję w postaci elektronicznej, poprzez m.in.:

przygotowanie treści wysyłanego dokumentu zgodnie z wytycznymi określonymi przez operatora wyznaczonego,

opatrzenie podpisem elektronicznym wysyłanego dokumentu przez osoby upoważnione, z ważnym certyfikatem,

wypełnienie w systemie, w zależności od typu usługi (PUH), wymaganych pól formularza, takich jak:

informacja o odbiorcy,

rodzaj i adres wysyłki,

parametry przesyłki,

rodzaj pisma,

Następnie przygotowuje korespondencję do wysyłki za pośrednictwem PUH w postaci elektronicznej wraz z podpisem elektronicznym oraz raportem weryfikacji podpisu.

Operator wyznaczony przekształca dokument elektroniczny, poprzez jego wydruk, nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych, w przesyłkę listową, w celu doręczenia korespondencji do adresata.



Operator wyznaczony zapewnia potwierdzenie daty i czasu wykonania czynności przekształcenia dokumentu elektronicznego.

W przypadku, gdy nadany dokument elektroniczny nie podlega przekształceniu, operator wyznaczony niezwłocznie wysyła na adres do doręczeń elektronicznych informację o tym fakcie.

Pracownik merytoryczny po wysłaniu korespondencji za pośrednictwem PUH dołącza dowód odebrania korespondencji do akt sprawy.

Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, dniem nadania korespondencji za pośrednictwem PUH jest dzień odebrania dokumentu elektronicznego przez operatora wyznaczonego. Operator wyznaczony niezwłocznie w sposób automatyczny wystawia dowód odebrania korespondencji.

Dowody otrzymanej i wysyłanej korespondencji

§ 6

Potwierdzeniem prowadzenia korespondencji za pomocą PURDE są wydane przez nią dowody, w szczególności dowód wysłania i dowód otrzymania przesyłki zgodnie ze Standardem oraz Regulaminem operatora wyznaczonego.

Dowód otrzymania jest wystawiany po:

odebraniu korespondencji przekazanej na ADE podmiotu niepublicznego;

wpłynięciu korespondencji na ADE podmiotu publicznego, w chwili pobrania przesyłki przekazanej na ADE;

upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na ADE podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Dowody doręczenia są zabezpieczone pieczęcią elektroniczną i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych dowodu i przesyłanej treści przesyłki. Dowód wysłania określa datę nadania jednostkowej przesyłki. Dowód otrzymania określa datę uznania przesyłki za dostarczoną zgodnie z odpowiednimi przepisami prawnymi.



Dowody doręczenia stanowią integralną część korespondencji przychodzącej i wychodzącej i należy je traktować jako całość przesyłki. Dowody te są przechowywane wraz z pismem, w aktach sprawy, której dotyczą.

Wyjątki od stosowania PURDE i PUH

§ 7

Korespondencji nie wysyła się przy użyciu PURDE lub PUH (zgodnie z art. 3 u.d.e.) w następujących sytuacjach:

gdy zawiera informacje niejawne,

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;

w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi;

jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż ADE rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów;

wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.

Nie stosuje się doręczenia PURDE i PUH w następujących przypadkach, gdy:

podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w formie papierowej,

ze względu na:

brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych,

brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej, wynikający z przepisów odrębnych,

konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,

ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,



ograniczenia techniczno-organizacyjne, wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;

Istnienie przesłanek określonych w ust. 2 pkt 2 oceniają nadawcy.

przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż PURDE lub PUH, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.

Przesyłki w postaci papierowej nadawane są za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej w oparciu o obowiązujące regulacje.

Opłaty

§ 8

1. Operator wyznaczony pobiera od Uczelni opłatę za przekazywanie korespondencji przy użyciu PURDE i PUH.

2. Nie podlega opłacie przekazywanie korespondencji między podmiotami publicznymi przy użyciu PURDE.

3. Z opłaty jest zwolnione przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem PURDE przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego.

4. Ceny oraz Regulamin Usług e-doręczeń przy użyciu PURDE i PUH dostępne są na stronie operatora wyznaczonego, tj. Poczty Polskiej pod adresem: https://edoreczenia.poczta-polska.pl/.

Reklamacje

§ 9

1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej przysługuje prawo do wniesienia reklamacji.

2. Proces reklamacji obsługiwany jest przez pracowników Kancelarii Ogólnej na pisemny wniosek nadawcy przesyłki, złożony w formie email na adres skrzynki: dok.sk@pwr.edu.pl.



3. Pracownik wnoszący reklamację powinien wskazać przyczynę reklamacji i dokument potwierdzenia wysłania.

4. Po zakończeniu procesu reklamacyjnego pracownik Kancelarii Ogólnej zawiadamia nadawcę o sposobie rozstrzygnięcia złożonej reklamacji.

5. Reklamacja może zostać wniesiona nie później niż w terminie 12 miesięcy od dnia nadania korespondencji.

Przepisy końcowe 

§ 10

Niniejsze zarządzenie obowiązuje w okresie przejściowym, tj. od dnia 01.01.2025 r. do dnia wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).