Załącznik do ZW 23/2017

Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku
Politechniki Wrocławskiej

Podstawa prawna: 

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.); Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych( Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.); 



§ 1

1. Inwentaryzacja – to ogół czynności związanych z ustaleniem rzeczywistego stanu zasobów majątkowych danej jednostki/komórki organizacyjnej (aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (pasywów) na określony dzień i porównanie rzeczywistego stanu ze stanem księgowym. 

2. Celem inwentaryzacji jest:

ustalenie wartości poszczególnych składników aktywów i pasywów, 
w szczególności aktywów trwałych, zapasów, należności i zobowiązań, za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji;

udokumentowanie wyników inwentaryzacji oraz wycena składników majątkowych;

ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych;

doprowadzenie do zgodności zapisów w księgach ze stanem rzeczywistym;

rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie.

3. Czynności inwentaryzacyjne mają na celu również:

dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych;

zapewnienie bezpośredniej i skutecznej kontroli wewnętrznej, przeciwdziałanie gromadzeniu zapasów zbędnych lub nadmiernych;

dostarczenie informacji o ochronie mienia poprzez dokonanie oceny stanu zabezpieczenia mienia przed niszczeniem, kradzieżą, pożarem i innymi zdarzeniami losowymi.

§ 2

Słownik pojęć i skrótów:

1. Arkusz spisu z natury – dowód księgowy w postaci gotowego druku, według powszechnie obowiązującego wzoru, traktowany od momentu jego oznakowania jako druk ścisłego zarachowania, podlegający kontroli ilościowej oraz ewidencji w Księdze Druków Ścisłego Zarachowania. Arkusz może być generowany z programu finansowego.

2. Magazyn - jednostka organizacyjna, objęta ewidencją ilościową lub ilościowo-wartościową wyposażona w środki techniczne umożliwiające przechowywanie dóbr materialnych (zapasów materiałów i towarów), miejsce przeznaczone do składowania i przemieszczania zapasów na wyodrębnionej przestrzeni. Środki techniczne magazynu to: wyposażenie techniczne i organizacyjne, ewidencja zapasów, budowle magazynowe, personel.



3. Mc - małocenne składniki majątku, których wartość nie przekracza kwoty 350,00 zł., a okres użytkowania jest krótszy niż 12 miesięcy.

4. Osoba odpowiedzialna za wprowadzanie dokumentów do ewidencji księgowej 
w jednostkach/komórkach organizacyjnych – osoba, która ewidencjonuje zdarzenia związane z gospodarowaniem majątkiem jednostki/komórki organizacyjnej w księgach inwentarzowych – Moduł MT, zgodnie z powierzonym jej zakresem zadań i obowiązków.

5. OT – dokument księgowy – (wzór zawarty w załączniku nr 1), na podstawie którego następuje wprowadzenie składnika majątku do ewidencji składników rzeczowych aktywów pochodzących: z zakupu, wytworzonych we własnym zakresie, ujawnionych w wyniku rozliczenia spisu inwentaryzacyjnego, przyjętych w formie darowizny oraz środków trwałych obcych. 

Dokument OT wskazuje także użytkownika oraz miejsce użytkowania powierzonego mienia.

6. Pole spisowe (w programie finansowym – Klasyfikacje) –umownie wyodrębniony 
w ramach rejonu spisowego, obszar jednostki/komórki organizacyjnej, na którym znajduje się określony zbiór składników majątkowych podlegających inwentaryzacji.

7. Rewers – dokument służący wskazaniu osoby odpowiedzialnej materialnie za mienie. 

8. Różnice inwentaryzacyjne – rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a stanem 
w ewidencji księgowej:

niedobory - stan faktyczny ustalony podczas spisu z natury jest niższy od stanu
w ewidencji księgowej;

 W zależności od przyczyn powstania niedobory dzielimy na:

a) zawinione - powstałe z winy użytkownika, na skutek niewłaściwego gospodarowania mieniem, jego przechowywania, użytkowania, braku należytego zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem lub zaginięciem,

b) niezawinione - wynikające z przyczyn niezależnych od użytkownika mieszczące się w granicach ustalonych norm ubytków naturalnych, powstałe na skutek wypadków losowych, powstałe z przyczyn uzasadniających brak winy użytkownika oraz braku możliwości spisania ich podczas spisu z natury;

c) pozorne – środki trwałe oddane do naprawy, znajdujące się poza terenem jednostki/komórki organizacyjnej, trudnodostępne lub spisanie ich z natury zagraża życiu lub zdrowiu Zespołu Spisowego, wynajęte zewnętrznym 



podmiotom gospodarczym, nieujęte do dnia inwentaryzacji dokumenty obrotowe;

2) nadwyżki - stan faktyczny ustalony podczas spisu z natury jest wyższy od stanu 
w ewidencji księgowej.

W zależności od przyczyn powstania nadwyżki dzielimy na:

a) rzeczywiste – potwierdzona obecność składnika majątku, ujawnienie składnika,

b) pozorne – wynikające z mylnego odczytania oznaczenia na składniku, przemieszczania środków trwałych podczas spisów i dwukrotne ich spisanie.

9. ST – środki trwałe - składniki majątku amortyzowane w czasie, o wartości powyżej 3500,00 zł, (np.: urządzenia techniczne, środki transportu, nieruchomości).

10. STN – środki trwałe niskocenne - składniki majątku amortyzowane jednorazowo, których wartość mieści się w przedziale powyżej 350,00 zł do 3500,00 zł, a okres użytkowania jest dłuższy niż 12 miesięcy (urządzenia techniczne, wyposażenie).

11. UKI - Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna. 

12. Użytkownik – Osoba, której powierzono składnik/i majątku do wykonywania zadań wynikających z zakresu jej zadań i obowiązków. Użytkownik zobligowany jest 
do wykorzystywania składnika majątku zgodnie z jego przeznaczeniem, zabezpieczenia 
go przed utratą i zniszczeniem oraz okazania składników majątku, za które ponosi odpowiedzialność podczas spisów inwentaryzacyjnych.

Użytkownik składa podpis na dokumencie OT, czego skutkiem jest przyjęcie odpowiedzialności za powierzone mienie.

§ 3

ZADANIA W ZAKRESIE PROCESU INWENTARYZACJI 

Za nadzór nad prawidłowym przeprowadzaniem inwentaryzacji , zgodnie z zapisami Statutu, Zarządzeń Wewnętrznych Uczelni oraz zakresów obowiązków pracowniczych odpowiadają: 

1. Kanclerz Politechniki odpowiada w szczególności za:

nadzór nad gospodarowaniem składnikami majątku Uczelni;

ustalanie reguł z zakresu nadzoru nad obrotem majątkiem Uczelni (przekazywaniem 
i przyjmowaniem oraz zbywaniem składników majątku) pomiędzy jednostkami/komórkami organizacyjnym Uczelni oraz podmiotami zewnętrznymi;

zatwierdzanie planu i harmonogramów inwentaryzacji przygotowywanych przez kierownika Sekcji Inwentaryzacji;

powoływanie członków Zespołu Spisowego (wzór zawarty w załączniku nr 3);



przedstawianie Rektorowi do zatwierdzenia składu UKI;

zatwierdzanie wniosków z posiedzeń UKI.

2. Kwestor odpowiada za:

nadzór nad przeprowadzaniem inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda;

nadzór nad przeprowadzaniem inwentaryzacji drogą weryfikacji dla składników majątku określonych w § 6, pkt.1, ppkt.1-19);

nadzór nad księgowym rozliczaniem inwentaryzacji;

opiniowanie, pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości 
i rachunkiem ekonomicznym wniosków zgłoszonych przez UKI;

sporządzanie, zatwierdzanie oraz przesłanie do osoby winnej powstania niedoboru 
na podstawie wyceny i decyzji UKI obciążenia finansowego (wzór stanowi załącznik nr 11).

3. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna odpowiada za:

ustalenie, na podstawie zgromadzonych dokumentów, kwalifikacji różnic inwentaryzacyjnych na niedobory zawinione i niezawinione, nadwyżek na pozorne 
i rzeczywiste;

analizę i weryfikację ilościowych i wartościowych różnic inwentaryzacyjnych pod kątem przyczyn ich powstania;

ustalenie, na podstawie zgromadzonych dokumentów, osoby/osób odpowiedzialnych 
za składniki majątku stanowiące różnice inwentaryzacyjne;

przedstawienie Kanclerzowi do zatwierdzenia wniosku z posiedzenia UKI zawierającego sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

przedstawienie Kanclerzowi wniosku o unieważnienie inwentaryzacji w razie stwierdzenia w toku kontroli lub w terminie późniejszym, że spis z natury w całości lub części został przeprowadzony nieprawidłowo.

4. Kierownik Sekcji Inwentaryzacji odpowiada za:

przygotowanie planu i harmonogramów inwentaryzacji;

zgodne z planem, terminowe przeprowadzanie i rozliczanie inwentaryzacji;

powiadamianie jednostek/komórek organizacyjnych o planowanym terminie spisu inwentaryzacyjnego (wzór stanowi załącznik 2);

nadzór nad przeprowadzaniem inwentaryzacji drogą weryfikacji, dla składników majątku określonych w § 6, pkt.3;



ustalenie w porozumieniu z kierownikiem jednostki/komórki inwentaryzowanej składu Zespołu Spisowego oraz przedstawianie dokumentu powołania Zespołu Spisowego Kanclerzowi Uczelni do zatwierdzenia;

sporządzanie wykazów różnic inwentaryzacyjnych (wycena arkuszy spisowych);

weryfikację różnic inwentaryzacyjnych;

prowadzenie Księgi Druków Ścisłego Zarachowania arkuszy spisu z natury.

5. Przewodniczący Zespołu Spisowego odpowiada za:

ustalenie z kierownikiem jednostki/komórki inwentaryzowanej harmonogramu prac, 
w oparciu o wykaz pomieszczeń zajmowanych przez jednostkę/komórkę inwentaryzowaną;

poinformowanie członków Zespołu Spisowego o zakresie prac, sposobie ich realizacji, oraz harmonogramie czynności;

przygotowanie dokumentów i formularzy niezbędnych do przeprowadzenia 
i rozliczenia inwentaryzacji:

arkuszy spisu z natury,

oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych za wprowadzanie dokumentów do ewidencji księgowej(wzór stanowi załącznik nr 4),

oświadczeń wstępnych magazynierów (wzór stanowi załącznik nr 5),

oświadczeń końcowych (po spisie z natury) osób odpowiedzialnych materialnie (wzór stanowi załącznik nr 6),

sprawozdań Zespołów Spisowych z dokonanych spisów z natury (wzór stanowi załącznik nr 7);

przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia zespołu spisowego przed rozpoczęciem czynności spisowych;

przebieg spisu z natury wszystkich składników majątku znajdujących się w ewidencji księgowej terenie jednostki/komórki organizacyjnej, w której przeprowadzana jest inwentaryzacja, z uwzględnieniem majątku innych komórek/jednostek organizacyjnych Uczelni oraz majątku obcego (na osobnych arkuszach spisowych);

analizę i weryfikację wyjaśnień przyczyn powstania ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych;

przeprowadzanie spisów uzupełniających niedoborów pozornych oraz weryfikacja nadwyżek;

bieżące przeprowadzanie, wraz z osobą odpowiedzialną za wprowadzanie dokumentów w jednostce analizy przydatności inwentaryzowanych składników, stanu