Załącznik nr 1 do ZW 39/2008

Zasady wdrażania Jednolitego Systemu Obsługi Studentów (JSOS) – Edukacja.CL 
w Politechnice Wrocławskiej

I. Definicje i akronimy

- JSOS - Jednolity System Obsługi Studentów, - Edukacja.CL - finalny produkt Projektu JSOS, zwany dalej również Systemem, - SELS - System Elektronicznej Legitymacji Studenckiej, - Wykonawca - podmiot, z którym Politechnika Wrocławska zawarła umowę na dostawę i wdrożenie Jednolitego Systemu Obsługi Studentów. Wykonawcą jest firma Sygnity SA,

II. Zasady ogólne

Projekt wdrożenia systemu informatycznego Edukacja.CL do obsługi słuchaczy, dalej zwanych również studentami, jest elementem programu informatyzacji Politechniki Wrocławskiej. System wprowadzany jest w celu ustawicznego podnoszenia jakości obsługi procesu dydaktycznego przez reorganizację procesów, ich standaryzację oraz automatyzację z wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi informatycznych. Jednym z oczekiwanych istotnych efektów wdrożenia jest dostarczanie na bieżąco na poziom zarządczy rzetelnej informacji o stanie Uczelni.

Zasadniczymi założeniami wdrożenia są: ujednolicenie systemu informatycznego obsługującego dydaktykę, dostarczenie funkcjonalności w zakresie większym niż to jest możliwe za pomocą dotychczas funkcjonujących systemów, objęcie jednolitym systemem informatycznym - w ramach wdrożeń masowych - wszystkich wydziałów i jednostek o charakterze międzywydziałowym i ogólnouczelnianym, wykorzystanie nowych technik komunikacyjnych i nowych technologii informatycznych.

Docelowo, Jednolity System Obsługi Studentów Edukacja.CL zastąpi eksploatowane dotychczas w Politechnice Wrocławskiej różne systemy o podobnym zakresie funkcjonalnym, takie jak: eORDO, MERKURY, OCTOPUS, ALBUM.

III. Struktura organizacyjna wdrożenia

Wdrożenie Systemu realizowane jest przez Zespół Eksploatacji i Wdrożeń JSOS w Dziale Informatyzacji.

Za wdrożenie Systemu odpowiedzialny jest Kierownik Projektu JSOS.

Na poziomie operacyjnym za wdrożenie Systemu odpowiedzialny jest Kierownik Wdrożenia, podlegający Kierownikowi Projektu. Kierownikiem Wdrożenia jest kierownik Zespołu Eksploatacji i Wdrożeń JSOS.

Kierownicy jednostek organizacyjnych objętych wdrożeniem, takich jak: wydziały, Studia, ZODy, utworzą w tych jednostkach stanowisko Koordynatora ds. Wdrożenia Edukacja.CL, zwanego dalej Koordynatorem JSOS. Kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do przekazania Rektorowi pisemnej informacji o osobach, którym powierzono te funkcje, w terminie do dwóch tygodni od daty ogłoszenia ZW wprowadzającego niniejsze Zasady.

W zależności od rzeczywistych potrzeb, kierownicy pozostałych jednostek organizacyjnych objętych wdrożeniem mogą utworzyć stanowisko Koordynatora JSOS.

Koordynatorem JSOS winna być osoba, której uprawnienia wynikające z obowiązków pełnionych w jednostce organizacyjnej są lub zostaną przyznane na poziomie wystarczającym do sprawowania funkcji nadzoru przez wydawanie odpowiednich poleceń służbowych i egzekwowanie ich wykonania.

Koordynator JSOS rozwiązuje bieżące problemy związane z wdrożeniem Systemu w jednostce współdziałając z władzami i pracownikami jednostki oraz z Zespołem Eksploatacji i Wdrożeń JSOS.

Koordynator JSOS odpowiada za terminowe wykonanie zadań powierzonych do wykonania pracownikom jednostki organizacyjnej.

Szczegółowe zasady finansowania zadań realizowanych przez Koordynatorów JSOS i pracowników jednostek ustalą kierownicy jednostek organizacyjnych w porozumieniu z Kierownikiem Projektu oraz służbami finansowo-księgowymi.

Zakres oraz terminy wykonywanych zadań ustalane są przez Kierownika Wdrożenia oraz zatwierdzane do realizacji przez Komitet Sterujący.

W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zlecenie wykonania zadań przez Kierownika Wdrożenia bez akceptacji Komitetu Sterującego. Zlecone zadania zostaną zatwierdzone przez Komitet Sterujący na najbliższym jego posiedzeniu.

Pracownicy jednostki zgłaszają wszelkie problemy z wdrożeniem Systemu do Koordynatora JSOS.

Koordynator JSOS w jednostce organizacyjnej współdziała z lokalnym Administratorem Danych Osobowych i lokalnym Administratorem Bezpieczeństwa Informacji zgodnie z Zarządzeniem Wewnętrznym 61/2004 Rektora Politechniki Wrocławskiej w sprawie wprowadzenia zasad ochrony danych osobowych w Politechnice Wrocławskiej.

Koordynator JSOS w jednostce organizacyjnej współdziała z Administratorem Systemów Informatycznych w jednostce zgodnie z Pismem Okólnym 31/2002 Rektora Politechniki Wrocławskiej w sprawie zadań Administratora Systemów Informatycznych w jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej.

Do obowiązków Koordynator JSOS w jednostce organizacyjnej należy:

uczestniczenie w spotkaniach organizowanych przez Zespół Eksploatacji i Wdrożeń JSOS

przekazywanie Zespołowi Eksploatacji i Wdrożeń JSOS i innym osobom odpowiedzialnym za wdrożenie JSOS potrzeb i priorytetów własnej jednostki w tym zakresie, rozpowszechnianie i realizacja zgodnie z przyjętym harmonogramem ustaleń oraz zaleceń Zespołu Eksploatacji i Wdrożeń JSOS we własnej jednostce,

kierowanie procesem wdrażania w jednostce procedur organizacyjnych związanych z wykorzystaniem JSOS do obsługi studentów,

pośredniczenie w kontaktach pomiędzy jednostkami organizacyjnymi w zakresie wspólnych danych przetwarzanych w JSOS

organizowanie w jednostce konsultacji oraz szkoleń dla pracowników i studentów z zakresu JSOS i związanych z nim serwisów internetowych.

Szczegółowy zakres obowiązków i kompetencje Koordynatora JSOS w jednostce organizacyjnej, mogą być uzupełniane indywidualnie przez kierownika tej jednostki

Tworzy się stanowisko Administratora Bezpieczeństwa Informacji systemu Edukacja.CL, zwanego dalej Administratora Bezpieczeństwa Informacji JSOS.

Do obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji JSOS należy realizacja zadań wynikających z przepisów:

Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 101/2002 poz. 926 z późn. zm.),

Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100/2004 poz. 1024),

Zarządzenia Wewnętrznego 61/2004 Rektora Politechniki Wrocławskiej w sprawie wprowadzenia zasad ochrony danych osobowych w Politechnice Wrocławskiej,

Pisma Okólnego 8/2007 z dnia 23 kwietnia 2007 r. Rektora Politechniki Wrocławskiej w sprawie wprowadzenia w Politechnice Wrocławskiej sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych oraz instrukcji dotyczącej trybu zapoznawania się osób fizycznych z ich danymi osobowymi,

w odniesieniu do wdrożenia i eksploatacji Systemu.

Szczegółowy zakres obowiązków i kompetencje Administratora Bezpieczeństwa Informacji JSOS, jak również jego służbowe podporządkowanie zostaną ustalone odrębnym trybem.

IV. Zakres organizacyjny wdrożenia

Wdrożenie obejmuje (w sposób bezpośredni lub pośredni) następujące jednostki organizacyjne Politechniki Wrocławskiej, podległe:

Rektorowi:

Archiwum,

Dział Spraw Pracowniczych,

Dział Kontroli Wewnętrznej,

Samodzielna Sekcja Spraw Obronnych,

Biuro Ochrony Informacji Niejawnych,

Kancelaria Tajna.

Prorektorowi ds. Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką:

Dział Nauki,

Biblioteka Główna i OINT.

Dział Informatyzacji

Prorektorowi ds. Nauczania:

Dział Nauczania,

Centrum Kształcenia Ustawicznego

Centrum Personalizacji SELS

Prorektorowi ds. Studenckich:

Dział Studencki,

Zespół Domów Studenckich.

Prorektorowi ds. Rozwoju:

Dział Promocji, Informacji i Rekrutacji,

Dział Współpracy Międzynarodowej,

Zastępcy Kanclerza ds. Ekonomicznych i Finansowych – Kwestorowi 

Dział Księgowości,

Dział Finansowy,

Samodzielna Sekcja Planowania i Analiz Ekonomicznych.

A ponadto, Wydziały:

W 1- Wydział Architektury,

W 2 - Wydział Budownictwa Lądowego i Wodnego,

W 3 - Wydział Chemiczny,

W 4 - Wydział Elektroniki,

W 5 - Wydział Elektryczny,

W 6 - Wydział Geoinżynierii, Górnictwa i Geologii,

W 7- Wydział Inżynierii Środowiska,

W 8 - Wydział Informatyki i Zarządzania,

W 9 - Wydział Mechaniczno-Energetyczny,

W 10 - Wydział Mechaniczny,

W 11 - Wydział Podstawowych Problemów Techniki,

W 12 - Wydział Elektroniki Mikrosystemów i Fotoniki.

Zespoły Zamiejscowych Ośrodków Dydaktycznych:

ZOD w Legnicy,

ZOD w Jeleniej Górze,

ZOD w Wałbrzychu.

Studia:

Studium Języków Obcych,

Studium Wychowania Fizycznego,

Studium Nauk Humanistycznych,

Studium Kształcenia Podstawowego.

Komisje:

Międzywydziałowa Komisja Rekrutacyjna,

Uczelniana Komisja Rekrutacyjna.

Kierownicy jednostek i organizacji objętych wdrożeniem oraz przewodniczący komisji MKR i UKR zobowiązani są do zapewnienia od strony organizacyjnej i materialnej jak najlepszych warunków, sprzyjających wdrożeniu systemu Edukacja.CL i bieżącej eksploatacji tego Systemu w podległych im jednostkach. Kierownicy jednostek zobowiązani są do ewidencji kosztów związanych z wdrożeniem systemu Edukacja.Cl.

Kierownicy, Koordynator JSOS i pracownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do współdziałania i udzielania wsparcia Zespołowi Eksploatacji i Wdrożeń JSOS.

Na podstawie Pisma Okólnego 31/2002 Rektora Politechniki Wrocławskiej w sprawie zadań Administratora Systemów Informatycznych w jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej, zobowiązuje się Administratorów Systemów Informatycznych w jednostkach organizacyjnych do współdziałania z Zespołem Eksploatacji i Wdrożeń JSOS a także z Koordynatorem JSOS, w swoich jednostkach.

Na podstawie Zarządzenia Wewnętrznego 61/2004 Rektora Politechniki Wrocławskiej w sprawie wprowadzenia zasad ochrony danych osobowych w Politechnice Wrocławskiej, zobowiązuje się:

lokalnych administratorów danych osobowych,

lokalnych administratorów bezpieczeństwa informacji

w jednostkach organizacyjnych do współdziałania z Zespołem Eksploatacji i Wdrożeń JSOS a także z Koordynatorem JSOS w swoich jednostkach w zakresie obowiązków wynikających z Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 101/2002 poz. 926 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100/2004 poz. 1024).

V Zakres funkcjonalny wdrożenia

Jednolity System Obsługi Studentów Edukacja.CL jest wdrażany w trzech etapach jako: wersja 1.1, wersja 1.2 i wersja 1.3.

W ramach wersji 1.1 została wdrożona, jest eksploatowana i rozwijana funkcjonalność obsługująca kompleksowo kolejne rekrutacje na wszystkie wydziały i SKP, z wykorzystaniem portalu internetowego oraz funkcjonalność wynikająca z przejęcia zadań systemu ALBUM eksploatowanego do tej pory w Politechnice Wrocławskiej.