Załącznik nr 3 do ZW 38/2023 (do Regulaminu)

Regulamin pracy komisji przetargowej

§ 1

Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków Komisji Przetargowej, zwanej dalej Komisją.

Komisję, powołuje się w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub większa niż 130 000 zł netto.

Komisja przetargowa wykonuje czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o zamówienie publiczne.

Komisja przetargowa przygotowuje projekty dokumentów związanych z procedurą postępowania, w tym warunki udziału w postępowaniu, ocenę spełniania ich przez wykonawców oraz przygotowuje propozycję rozstrzygnięcia postępowania. Przygotowane dokumenty Komisja przedstawia do zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego.

W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem, zastosowanie mają przepisy ustawy Pzp i kodeksu cywilnego.

Stosowanie przepisów niniejszego Regulaminu nie zwalnia członków Komisji z odpowiedzialności za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa.

§ 2

Skład komisji przetargowej

Komisję powołuje kierownik zamawiającego

Komisja składa się, co najmniej z trzech członków, w tym Przewodniczącego, Zastępcy Przewodniczącego i członka Komisji.

Pracownicy Uczelni wchodzący w skład Komisji wykonują swoje obowiązki w ramach obowiązków służbowych.

Przewodniczącym i Zastępcą Przewodniczącego Komisji są pracownicy Sekcji Zamówień Publicznych.

Obowiązkiem wszystkich członków Komisji jest, niezwłocznie po zapoznaniu się z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postepowaniu, ofertą lub zaproszeniem do negocjacji/składania ofert, złożenie pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy Pzp. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy Pzp ujawnią się w toku pracy Komisji. Oświadczenia dołącza się do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia.

Przewodniczący Komisji wyłącza z jej prac członka, który:

złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek okoliczności, o której mowa w art. 56 ustawy Pzp;

złożył fałszywe oświadczenie – w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia;

złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy Pzp, jeżeli po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały.

Kierownik zamawiającego, w razie uzasadnionego podejrzenia, że pomiędzy pracownikami zamawiającego lub innymi osobami zatrudnionymi przez zamawiającego, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania, a wykonawcami



zachodzi relacja określona w art. 56 ustawy Pzp, odbiera od tych osób, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej w przedmiocie okoliczności, o których mowa w w/w ustępie. Przed odebraniem oświadczenia, kierownik zamawiającego lub osoba, której powierzył czynności w postępowaniu, uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Informację o wyłączeniu członka Komisji, Przewodniczący lub jego Zastępca przekazuje kierownikowi zamawiającego , który podejmuje decyzje o odwołaniu członka ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu na jego miejsce nowej osoby. Nowy członek Komisji składa niezwłocznie oświadczenie, o którym mowa w ust. 5.

Czynności Komisji, które zostały dokonane z udziałem członka Komisji podlegającego wyłączeniu, powtarza się, z wyjątkiem czynności otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niepływających na wynik postępowania. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu nie złożenia oświadczenia, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.

Odwołanie członka Komisji może nastąpić również:

z przyczyn obiektywnych, gdy nie może on wykonywać swoich obowiązków (choroba, długotrwały urlop itp.);

członek Komisji nie wykonuje postanowień niniejszego regulaminu lub uchyla się od prac w Komisji.

§ 3

Udział biegłych/ekspertów i innych osób w pracach komisji

Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wymaga wiedzy specjalistycznej, Przewodniczący Komisji składa kierownikowi zamawiającego, umotywowany wniosek o powołaniu biegłych (rzeczoznawców).

Wniosek powinien wskazywać osobę biegłego/eksperta oraz przewidywaną wysokość jego wynagrodzenia, wraz ze źródłem finansowania (jeżeli biegły/ekspert nie jest etatowym pracownikiem Uczelni). Biegli/eksperci będący pracownikami Uczelni pracują w Komisji nieodpłatnie, w ramach obowiązków służbowych.

Decyzję o powołaniu i odwołaniu biegłych/ekspertów podejmuje kierownik zamawiającego.

Biegły/ekspert składa oświadczenie, o którym mowa w § 2 ust. 5.

Biegły/ekspert przedstawia opinię na piśmie, we wskazanej przez Przewodniczącego Komisji sprawie lub na jego zaproszenie bierze udział w posiedzeniach Komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

§ 4

Obowiązki członków komisji

Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności w dobrej wierze, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem.

Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności:

udział we wszystkich posiedzeniach Komisji;

wykonywanie poleceń Przewodniczącego Komisji.

Przewodniczący Komisji kieruje jej pracami. Do jego obowiązków należy w szczególności:



odebranie od członków Komisji i innych osób pisemnych oświadczeń dotyczących okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy Pzp oraz poinformowanie kierownika zamawiającego o przypadku zaistnienia takich okoliczności;

wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie;

podział między członków Komisji prac podejmowanych w trybie roboczym;

nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania;

informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami w toku postępowania;

występowanie przed Krajową Izbą Odwoławczą;

w sytuacjach nagłych, w których nie ma możliwości natychmiastowego zwołania posiedzenia Komisji, propozycje decyzji może sporządzić Przewodniczący Komisji samodzielnie i przekazać kierownikowi zamawiającego. O zaistniałej sytuacji Przewodniczący Komisji informuje członków Komisji.

prowadzenie dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia;

obsługa techniczno-organizacyjna prac Komisji;

przygotowywanie projektów pism.

Zastępca Przewodniczącego pod nieobecność Przewodniczącego Komisji wykonuje wszystkie jego czynności.

Członkowie Komisji z ramienia Wnioskodawcy są odpowiedzialni w szczególności za:

dokonanie prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności oraz uzgodnienie z Wnioskodawcą postanowień umownych;

uzasadnienie braku podziału na części zamówienia,

zaproponowanie warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert,

uzasadnienie zastosowania trybu postepowania innego niż tryb podstawowy, przetarg nieograniczony lub ograniczony;

uzasadnienie przesłanek skrócenia terminu składania wniosków/ofert;

odpowiedzi na pytania Wykonawców dotyczące opisu przedmiotu zamówienia;

przeprowadzenie merytorycznej części negocjacji,

weryfikację kosztorysów ofertowych, w przypadku zamówień na roboty budowlane;

weryfikację ofert pod względem merytorycznym.

W przypadku braku jednolitego stanowiska Komisji oraz w sprawach spornych Przewodniczący Komisji informuje na piśmie o zaistniałej sytuacji kierownika zamawiającego, który podejmuje decyzję w tym zakresie.

Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności z przebiegu badania, oceny 
i porównania treści złożonych ofert i wniosków o dopuszczenie do postępowania. Członków Komisji obowiązuje tajemnica służbowa.

§ 5

Czynności komisji w zakresie przygotowania postępowania

Komisja opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego:

propozycję trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym;

projekt specyfikacji warunków zamówienia lub zaproszenia do udziału w postępowaniu;



projekt zaproszenia do negocjacji w przypadku postępowań prowadzonych w trybie negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje.

W przypadku wystąpienia w toku prowadzenia przez Komisję prac przygotowawczych okoliczności wskazujących na konieczność doprecyzowania opisu przedmiotu zamówienia i/lub zmian w projekcie umowy, Komisja zwraca się do Wnioskodawcy o stosowne zmiany.

§ 6

Czynności komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania

Publikacja ogłoszenia oraz SWZ w miejscu i w sposób określony w ustawie Pzp oraz na stronie internetowej prowadzonego postępowania w zależności od zastosowanego trybu udzielenia zamówienia.

Publikacja na stronie internetowej prowadzonego postępowania odpowiedzi na zapytania wykonawców oraz zmian SWZ lub/i przesłanie tych dokumentów Wykonawcom.

Przeprowadzenie czynności otwarcia ofert lub wniosków.

Weryfikacja złożonych ofert lub wniosków pod względem formalno-prawnym oraz merytorycznym.

Przeprowadzenie negocjacji z Wykonawcami, gdy ustawa Pzp przewiduje prowadzenie takich negocjacji.

Dokonanie w ofertach wykonawców poprawek zgodnie z art. 223 ustawy Pzp.

Wezwanie Wykonawcy w celu złożenia wymaganych w ustawie Pzp wyjaśnień i uzupełnień.

Ocena ofert lub wniosków pod względem kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej.

Przygotowanie wniosku o rozstrzygnięcie postępowania, w tym:

wybór najkorzystniejszej oferty bądź unieważnienie postepowania;

wykluczenie wykonawców z postępowania;

odrzucenie ofert podlegających odrzuceniu.

Publikacja na stronie internetowej prowadzonego postępowania i przekazanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

Przekazanie drogą elektroniczną dokumentów postępowania lub wyznaczenie wykonawcy miejsca i terminu, w którym będzie mógł zapoznać się z treścią ofert/wniosków/dokumentacji postępowania, w przypadku wpłynięcia wniosku o udostępnienie do wglądu treści tych dokumentów. Udostępnieniu podlegają wyłącznie dokumenty nie stanowiące tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W trakcie udostępniania do wglądu dokumentów wymienionych w niniejszym ustępie wymagana jest obecność w miejscu udostępniania, co najmniej jednego członka Komisji lub innej osoby wyznaczonej przez Przewodniczącego Komisji. Fakt udostępnienia Wykonawcy do wglądu dokumentów rejestrowany jest w formie notatki i obejmuje:

datę i miejsce udostępnienia;

imię i nazwisko osoby zapoznającej się z treścią ofert;

wykaz (numery) udostępnionych ofert oraz dokumentów postępowania.

Analiza wniesionych środków ochrony prawnej, publikacja na stronie internetowej prowadzonego postępowania lub rozesłanie informacji o wniesieniu odwołania wraz z jego treścią Wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia.



W przypadku wniesienia odwołania kierownik zamawiającego wskazuje osoby reprezentujące Zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Po wyborze najkorzystniejszej oferty i uprawomocnieniu się wyniku postępowania, Przewodniczący Komisji, w celu podpisania umowy, przekazuje Wnioskodawcy zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z niezbędnymi dokumentami.

Po podpisaniu umowy Wnioskodawca przekazuje niezwłocznie kopię zawartej umowy Przewodniczącemu Komisji celem publikacji stosownego ogłoszenia .

W sytuacjach określonych w ustawie Pzp Przewodniczący Komisji decyduje o zwrocie wadium wykonawcom. W przypadku wpłat pieniężnych Dyrektor Działu przekazuje do Kwestury dyspozycję zwrotu kwoty wadium.

Korespondencję pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami podpisuje Przewodniczący lub Zastępca Przewodniczącego Komisji. W sytuacjach wyjątkowych, w których Przewodniczący Komisji i Zastępca Przewodniczącego Komisji nie mogą podpisać korespondencji podpisywana jest ona przez innego członka Komisji.

Przewodniczący komisji zamieszcza ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych o wykonaniu umowy zgodnie z art. 448 ustawy Pzp.

1