organizacyjnej.

VII. Wysyłanie pism

§ 14

Sekretariaty przygotowując pismo do wysyłki sprawdzają, czy posiada ono:

nagłówek /druk lub podłużną pieczątkę nagłówkową/,

znak sprawy,

powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

datę podpisania przez osobę upoważnioną i jej podpis pod treścią pisma /imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe/,

określenie odbiorcy wraz z adresem,

dostateczną ilość kopii,

wszystkie wymienione załączniki.

Sekretariaty, które stosują dziennik podawczy rejestrują w nim pisma przygotowane do wysyłki.

Rozdzielni Korespondencji doręcza się pisma przeznaczone do wysyłki wraz z wykazem wysyłanej korespondencji. Na kopertach umieszcza się znak wysyłanego pisma, pieczątkę jednostki organizacyjnej, która pismo wysyła, dokładny adres wraz z kodem pocztowym adresata oraz odpowiednią dyspozycję, jeśli pismo ma być wysłane jako ekspres lub list polecony. Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Pisma wysyłane za zwrotnym poświadczeniem odbioru, doręcza się Rozdzielni Korespondencji wraz z wypełnionym drukiem pocztowym „Potwierdzenie odbioru”.

Rozdzielnia Korespondencji potwierdza odbiór przeznaczonej do wysłania pocztą korespondencji w książce doręczeń nadawcy lub na wykazach adresatów.

Rozdzielnia Korespondencji rejestruje wysyłki polecone.

Jednostki organizacyjne są zobowiązane do sporządzania i przekazywania Rozdzielni Korespondencji wykazów obejmujących powyżej 5 listów lub innych przesyłek pocztowych wysyłanych jednorazowo.

Rozdzielnia Korespondencji, wysyłając pocztę, winna posiadać aktualizowany na bieżąco rozdzielnik pism, zawierający wykaz stałych odbiorców, do których wysyła się określoną liczbę egzemplarzy pism danego typu, np. zarządzeń, pism okólnych.

Reklamacje związane z przesyłką, która w terminie nie dotarła do adresata, załatwia Rozdzielnia Korespondencji wraz z referentem merytorycznie odpowiedzialnym za daną sprawę.

VIII. Postępowanie z przesyłkami niejawnymi

§ 15

Tryb i zasady postępowania z aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy.

W przypadku omyłkowego otwarcia koperty nieoznaczonej z zewnątrz napisem „poufne” lub „zastrzeżone” okaże się, że jest to przesyłka z informacjami niejawnymi, kopertę należy zakleić i odnotować na niej przyczynę otwarcia, a następnie przekazać ją osobie upoważnionej do odbioru takich przesyłek.

IX. Wykorzystanie środków informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 16

W jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej wykorzystuje się środki informatyki w czynnościach kancelaryjnych, stosownie do potrzeb i możliwości funkcjonowania poszczególnych stanowisk pracy. Środki informatyki mogą być wykorzystywane m.in. w celu:

opracowywania, przetwarzania i przechowywania otrzymanej korespondencji tradycyjnej,

opracowywania, wysyłania, odbierania i przechowywania korespondencji przesyłanej drogą elektroniczną, niezależnie od jej postaci i sposobu przesyłania /poczta elektroniczna, poczta głosowa, faks itp./,

opracowywania, przetwarzania i przechowywania wszelkich innych dokumentów związanych z korespondencją, w tym: wykazów zawierających dane korespondentów, rejestrów korespondencji oraz dokumentacji prowadzonych spraw, niezależnie od postaci tych dokumentów.

2. Środki informatyki służące do wspomagania czynności kancelaryjnych winny być 

 dobierane i stosowane tak, aby skutecznie realizować potrzeby wymiany informacji 

 pomiędzy różnymi stanowiskami pracy np. poprzez sieć komputerową.

§ 17

Dane przechowywane w pamięci komputerów lub przesyłane pomiędzy nimi winny być zabezpieczone przed utratą, uszkodzeniem lub zniekształceniem i niepowołanym dostępem.

Należy stosować odpowiednie zabezpieczenia mechaniczne, procedury postępowania oraz środki programowe i sprzętowe dla:

zachowania integralności plików przechowywanych w pamięci komputerów, w tym zabezpieczenia ich przed złośliwym oprogramowaniem /np. wirusami kompu-terowymi/ oraz awariami zasilania w energię elektryczną,

nadawania i kontroli uprawnień dostępu do pomieszczeń, środków informatyki, plików przechowywanych w pamięci komputerów oraz danych przesyłanych za pośrednictwem sieci komputerowej, a także uniemożliwienia dostępu do nich osobom nieuprawnionym.

Poziom ochrony przed zagrożeniami, o których mowa w punkcie 1 powinien być dostoso-

 wany do ważności danych i zasad ich ochrony określonych odrębnymi przepisami np.

 Ustawą o ochronie danych osobowych.

X. Przechowywanie akt w jednostkach organizacyjnych

§ 18

Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w teczkach lub segregatorach, prowadzonych wg jednolitego rzeczowego wykazu akt /tj. zakładanych dla haseł końcowych wykazu z kategorią archiwalną/ w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki. W obrębie każdej sprawy pisma układa się chronologicznie poczynając od pisma wszczynającego sprawę, które winno znajdować się na wierzchu, a pismo kończące sprawę na spodzie. Niedozwolone jest łączenie w jednej teczce spraw o różnych kategoriach archiwalnych /A i B/ lub o różnych okresach przechowywania.

W przypadku gdy połączono dokumentację o różnych okresach przechowywania, należy zakwalifikować ją do kategorii archiwalnej o najdłuższym okresie przechowywania, jaki posiada chociażby jeden dokument.

W przypadku wyjęcia akt z teczki wkłada się na ich miejsce kartę zastępczą, zawierającą potwierdzenie wyjęcia akt oraz informację, gdzie one się znajdują /wzór nr 3/.

Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw.

Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum. W przypadku, gdy konieczne stanie się pozostawienie akt w jednostce organizacyjnej na okres dłuższy niż dwa lata, do Archiwum przekazuje się ewidencję tych akt /spisy zdawczo-odbiorcze/ z adnotacją, iż jednostka zachowuje te akta wyłącznie na zasadzie wypożyczenia z Archiwum. Jednostki organizacyjne przechowują spisy zadawczo- odbiorcze /ewidencja akt/ w osobnej teczce.

Akta /pisma/ spraw niezałatwionych przechowuje się w specjalnych teczkach oznaczonych napisem „do załatwienia”. Akta do załatwienia układa się w kolejności wpływów; poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.

XI. Zbiory wspomagające

§ 19

W jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników.

Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspomagających określają kierownicy jednostek organizacyjnych.

W zbiorach wspomagających przechowywane są:

przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,

publikacje /opracowania/ własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.

Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.

XII. Wydzielanie i brakowanie dokumentacji w jednostkach organizacyjnych

§ 20

Zakazuje się brakowania przez jednostki organizacyjne dokumentacji we własnym zakre-

 sie z wyjątkiem akt kategorii Bc, ale ich brakowanie wymaga zgody Archiwum oraz 

 Archiwum Państwowego.

Przez wydzielanie akt należy rozumieć zakwalifikowanie do odpowiedniej kategorii

 archiwalnej tych akt, które dotychczas nie były jeszcze zakwalifikowane lub były 

 zakwalifikowane niewłaściwie.

Wydzielenia akt dokonuje komisja, w skład której wchodzą:

kierownik jednostki organizacyjnej, której akta mają być brakowane /pełni funkcję przewodniczącego komisji/,

pracownik sekretariatu jednostki organizacyjnej,

pracownik Archiwum.

Komisja brakowania sporządza w dwóch egzemplarzach wniosek brakowania obejmujący:

spis dokumentacji niearchiwalnej /aktowej/ przeznaczonej na makulaturę lub do zniszczenia /wzór nr 4/,

protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i wniosek wydania zezwolenia na przekazanie na makulaturę lub do zniszczenia niearchiwalnej dokumentacji /wzór nr 5/.

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę podpisują wszyscy członkowie komisji, a wniosek o wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej podpisuje Rektor.

Jeden egzemplarz /oryginał/ wniosku brakowania przekazuje się do Archiwum Państwowego celem uzyskania zgody na wybrakowanie dokumentacji.

Pod jedną pozycją spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub do zniszczenia można umieścić dowolną ilość teczek o tym samym tytule.

XIII. Przekazywanie akt do Archiwum 

§ 21

Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych /zgodnie § 18 pkt. 4 i 5/ następuje przekazanie ich do Archiwum.

Jednostki organizacyjne sporządzają spisy zdawczo-odbiorcze osobno dla akt kategorii A /cztery egzemplarze/ i osobno dla akt kategorii B /trzy egzemplarze/. Spisy sporządza się dla obydwu kategorii na druku Pu– A- 30 / wzór nr 6/.

 Jednostki organizacyjne są zobowiązane do przechowywania wszystkich spisów 

 zdawczo-odbiorczych w specjalnie dla tego celu założonej teczce.

Przy wypełnianiu spisów zdawczo-odbiorczych należy zachować kolejność wpisywanych teczek zgodną z kolejnością haseł wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt /np. teczka spraw oznaczona symbolem 0310 jest wpisana po teczce oznaczonej symbolem 0300, natomiast teczka o symbolu 021 będzie wpisana po teczce 0003/.

Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ujmuje się wyłącznie jedną teczkę.

§ 22

Dokumentacja powstająca i wpływająca do Uczelni dzieli się na:

a/ materiały archiwalne (kategoria A) wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, posiadające trwałe znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej,

b/ dokumentację niearchiwalną (kategoria B), czyli wszelką inną dokumentację aniżeli wymieniona w punkcie a/, tj. dokumentację posiadającą jedynie czasowe znaczenie praktyczne. 

Długość okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach określa się symbolem literowym i liczbą w zapisie arabskim /np. B2, B5, B10/

symbol literowy „Bc” oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana z jednostki organizacyjnej na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Uczelni i za zgodą Archiwum Państwowego.

symbol literowy „BE” z dodaniem liczb w zapisie arabskim oznacza kategorię dokumentacji, która podlega ekspertyzie po upływie obowiązującego okresu przechowywania.

Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej /akt kategorii „B”/ liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia następnego roku po zamknięciu teczek spraw.

§ 23

Archiwum przejmuje z poszczególnych jednostek organizacyjnych akta spraw ostatecznie załatwionych, wyłącznie uporządkowane i tylko kompletnymi rocznikami w prawidłowo opisanych teczkach.

Porządkowanie akt kategorii A, BE 50 polega na: