ułożeniu akt wewnątrz teczki zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie, co oznacza, że pisma najstarsze są na wierzchu a pisma najmłodsze na spodzie,

wyłączeniu wszystkich wtórników i nieistotnych pism przewodnich, brudnopisów, nieistotnej korespondencji itp.,

usunięciu wszystkich części metalowych /spinacze, zszywki itp./,

ponumerowaniu wszystkich zapisanych stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,

zszyciu uporządkowanych akt w teczkach o kartonowych okładkach /nie zszywa się dokumentacji, która ze względu na swą postać nie może lub nie musi być zszywana np. fotografie, taśmy z nagraniami itp./,

prawidłowym opisaniu teczki.

Opis teczki:

Na wierzchniej okładce umieszcza się /wzór nr 7/ następujące informacje:

na środku teczki u góry - pełna nazwa Uczelni, jednostki organizacyjnej, w której dane akta powstały /może to być oryginalny nadruk lub pieczątka/,

w lewym górnym rogu teczki - /poniżej pieczątki/ znak akt, który składa się z oznaczenia kodowego jednostki organizacyjnej oraz symbolu klasy hasła klasyfikacyjnego wg jednolitego rzeczowego wykazu akt,

w prawym górnym rogu teczki - znak kategorii archiwalnej /kategoria „A” lub „B”, z podaniem przy kategorii ”B” okresu przechowywania/,

na środku teczki – tytuł wg literalnego brzmienia hasła w jednolitym rzeczowym wykazie akt /pod hasłem należy zamieścić dodatkowe informacje precyzujące zawartość teczki/,

pod tytułem teczki - daty krańcowe oraz ilość zapisanych stron,

w lewym dolnym rogu - numer teczki,

- w prawym dolnym rogu - pozostawić wolne miejsce, w które pracownik Archiwum

 wpisze sygnaturę archiwalną.

 Patrz: wzór nr 8 /akta osobowe pracownicze/,

 wzór nr 9 / akta osobowe studenckie/,

 wzór nr 10 /akta osobowe doktorantów i habilitowanych/.

Porządkowanie akt kategorii B 10, B 5 polega na:

zszyciu akt,

prawidłowym opisaniu teczki.

Grubość teczki nie powinna przekraczać 5 cm /ok. 500 arkuszy papieru maszynowego/.

 W sytuacji, gdy w ciągu danego roku kalendarzowego zgrupowano w teczce większą 

 ilość pism, należy taką teczkę podzielić na 2 lub więcej tomów, możliwie o jednakowej

 grubości, określając je jako tom I, II, III itd.

XIV. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji czy też likwidacji Uczelni

lub jej jednostki organizacyjnej

§ 24

1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji Uczelni czy jej jednostki organizacyjnej 

 dokumentacja podlega zabezpieczeniu.

W przypadku całkowitej likwidacji swojej działalności Uczelnia przekazuje całość materiałów archiwalnych /kategoria „A”/ w stanie uporządkowanym do Archiwum Państwowego, natomiast nieprzeterminowaną dokumentację niearchiwalną /kategoria „B”/ sukcesorowi, a w razie jego braku organowi założycielskiemu.

W przypadku likwidacji Uczelni polegającej na rozdziale zadań na dwie lub więcej jednostek organizacyjnych, całość akt - zamkniętych teczek spraw, przejmuje ta jednostka, która przejęła największą część kluczowych zadań jednostki likwidowanej.

W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej Uczelni, akta pozostające w jej dyspozycji w stanie całkowicie uporządkowanym przekazuje do Archiwum kierownik likwidowanej jednostki organizacyjnej.

W przypadku reorganizacji jednostki organizacyjnej Uczelni, kierownik tej jednostki przekazuje do Archiwum akta uporządkowane - zamknięte teczki spraw. Jednostka zreorganizowana powinna zostawić sobie jedynie tę dokumentację, która jest jej niezbędna do kontynuowania zadań przejętych po jednostce reorganizowanej.

§ 25

 W przypadkach określonych w § 24 przed przekazaniem dokumentacji sukcesorowi lub 

 Archiwum Państwowemu powołuje się komisję brakowania, która nadaje ostateczną 

 kwalifikację archiwalną, sporządza ze swych czynności protokół. Akta, których okres 

 przechowywania już minął komisja brakowania przekazuje, po zyskaniu zezwolenia 

 Archiwum Państwowego, do składnicy surowców wtórnych.

XV. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§ 26

1. Nadzór ogólny nad realizacją zapisów niniejszej instrukcji sprawuje Rektor lub 

 upoważniona przez niego osoba.

2. Obowiązki kierownika jednostki organizacyjnej polegają na sprawdzaniu 

 prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników jemu pod-

 podległych i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na 

 sprawdzaniu:

- prawidłowości prowadzenia spisu spraw,

- terminowości załatwiania spraw,

- prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcją,

- prawidłowości stosowania pieczęci urzędowej i pieczątek, przestrzegania zasad

 określonych w przepisach wewnętrznych,

- terminowości przekazywania akt do Archiwum.

Do obowiązków kierownika jednostki organizacyjnej należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.

XVI. Postanowienia końcowe

§ 27

 Nowelizacja i uzupełnienia postanowień niniejszej Instrukcji kancelaryjnej oraz 

 Jednolitego rzeczowego wykazu akt wymagają uzgodnienia z Archiwum Państwowym.

Wrocław, dnia ……