Zał. 2 do ZW 80/2016 


Zasady realizacji audytu wewnętrznego 

w Politechnice Wrocławskiej

Zadania audytowe 

§ 1

W celu realizacji tzw. „zadania zapewniającego” audytor wewnętrzny:

dokonuje oceny ryzyka w funkcjonowaniu audytowanego obszaru Uczelni, procesu, projektu, jednostki lub komórki organizacyjnej;

wykorzystuje odpowiednie techniki i metodykę prowadzenia audytu;

ustala stan faktyczny w zakresie funkcjonowania audytowanego obszaru Uczelni, procesu, projektu, jednostki lub komórki organizacyjnej;

przedstawia zalecenia (rekomendacje) mające na celu usprawnienie audytowanej działalności, procesów, projektów, jednostek lub komórek.

Zasady wykonywania czynności doradczych:

audytor może wykonywać czynności doradcze na wniosek Rektora, Prorektorów, Kanclerza oraz dziekanów lub z własnej inicjatywy w zakresie uzgodnionym z Rektorem lub Prorektorem ds. Organizacji;

audytor powstrzymuje się od wykonywania czynności doradczych, które prowadziłyby do przyjęcia przez niego obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres działalności operacyjnej Uczelni;

audytor może z własnej inicjatywy składać Rektorowi, Kierownictwu Uczelni, właścicielom procesów, kierownikom jednostek lub komórek wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania obszaru działalności Uczelni, procesu, danego zadania;

czynności doradcze mogą przyjąć formę analiz, opinii, w tym opinii dotyczących projektów regulacji wewnętrznych i umów, jak również porad, konsultacji 
oraz szkoleń;

audytor decyduje o sposobie wykonania i dokumentowania wyniku czynności doradczych w zależności od rodzaju i charakteru działań.

Zasady wykonywania czynności sprawdzających:

sposób przeprowadzenia czynności sprawdzających uzależniony jest od znaczenia ustaleń oraz skutków związanych z ryzykiem niewypełnienia zaleceń, złożoności zaleceń i czasu potrzebnego do ich realizacji;

ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor zamieszcza w notatce informacyjnej;

audytor przekazuje notatkę informacyjną Rektorowi oraz audytowanemu.

Planowanie audytu wewnętrznego

§ 2

Audyt przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu, stanowiącego informację publiczną udostępnianą na wniosek.

Roczny plan audytu uwzględniający wynik analizy ryzyka, priorytety Kierownictwa Uczelni i Komitetu Audytu przy Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego



oraz dostępne zasoby osobowe przygotowuje audytor wewnętrzny w porozumieniu z Rektorem.

W celu przygotowania planu audytu, audytor wewnętrzny we współpracy z Kierownictwem Uczelni dokonuje analizy ryzyka wykorzystując system zarządzania ryzykiem w Uczelni. Analiza ryzyka uwzględnia w szczególności: cele i zadania Uczelni, ryzyka wpływające na ich realizację, wyniki audytów i kontroli. Wynikiem analizy ryzyka jest lista wszystkich zidentyfikowanych obszarów działalności Uczelni, uwzględniająca ich kolejność wynikającą z oceny ryzyka, co wyznacza kolejność poddania obszarów działalności audytowi wewnętrznemu.

Plan audytu zawiera w szczególności: obszary działalności Uczelni, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające, informację na temat budżetu czasu komórki audytu wewnętrznego w danym roku, w tym czasu planowanego na realizację zadań zapewniających, czynności doradczych, monitorowanie realizacji zaleceń i realizację czynności sprawdzających oraz kontynuowanie zadań audytowych z roku poprzedniego.

Na polecenie Rektora audytorzy wewnętrzni przeprowadzają zadania zapewniające poza planem audytu.

Zmiany w planie audytu wynikające ze zmian w poziomie ryzyka, zmian w priorytetach Kierownictwa Uczelni lub Komitetu Audytu przy Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz innych istotnych okoliczności, wymagają pisemnego uzgodnienia pomiędzy Rektorem i audytorem wewnętrznym. Zmiana planu audytu może być dokonywana 
na wniosek Rektora lub wniosek audytora wewnętrznego skierowany do Rektora.

Plan audytu na rok następny jest przygotowywany do końca każdego roku kalendarzowego.

Plan audytu podpisuje audytor wewnętrzny oraz Rektor.

Plan audytu na dany rok po zatwierdzeniu przez Rektora jest przesyłany do komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego w terminie do 15 stycznia.

Zatwierdzony plan audytu jest udostępniany w Kancelarii Rektora Politechniki Wrocławskiej.

W przypadku braku planu audytu na dany rok audytor niezwłocznie sporządza plan audytu na ten rok kalendarzowy albo, w uzasadnionych przypadkach, uzgadnia z Rektorem zadania audytowe do przeprowadzenia do końca roku kalendarzowego.

Audytor w porozumieniu z Rektorem przygotowuje strategiczny (na okres od 3 do 5 lat) plan audytu wewnętrznego, uwzględniając ocenę ryzyka oraz Strategię Rozwoju Politechniki Wrocławskiej.

Zasady realizacji zadań audytowych oraz informowania o ich wynikach

§ 3

Audytor przeprowadza audyt na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez Rektora na dany rok kalendarzowy. Upoważnienie zawiera: imię i nazwisko audytora wewnętrznego, termin ważności, zgodę na prowadzenie audytu wewnętrznego we wszystkich jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej zgodnie z planem audytu wewnętrznego na dany rok, podpis Rektora.

W przypadkach wymagających szczególnych kwalifikacji audytor, realizując zadanie audytowe, po uzgodnieniu z Rektorem może korzystać z pomocy ekspertów.

Zadania audytowe realizowane w Uczelni mogą dotyczyć wybranych aspektów dotyczących obszarów działalności Uczelni, procesów realizowanych w Uczelni, 



poszczególnych projektów lub programów, jednostek lub komórek organizacyjnych. W rozumieniu niniejszego zarządzenia audytowanym może być osoba nadzorująca dany obszar działalności Uczelni, właściciel procesu, kierownik jednostki/komórki organizacyjnej, kierownik projektu/ programu. 

Podczas realizacji zadań audytowych audytorzy Uczelni stosują następujące podstawowe kryteria oceny audytowanego zagadnienia, w tym 
w szczególności kryteria oceny mechanizmów kontrolnych:

bezpieczeństwo (obszaru działalności, procesu, projektu lub programu, funkcjonowania jednostki lub komórki) - ocena ryzyka związanego z realizowanym procesem, projektem, programem lub realizacją zadań w danym obszarze, w danej jednostce lub komórce organizacyjnej;

zgodność z obowiązującym prawem zewnętrznym i wewnętrznym - ocena zgodności z przepisami postępowania w ramach realizowanego procesu, projektu, programu lub w związku z realizacją zadań w danym obszarze działalności, w danej jednostce lub komórce organizacyjnej;

efektywność - ocena możliwości optymalizacji procesu, realizacji projektu lub programu lub optymalizacji realizacji zadań w danym obszarze, w danej jednostce lub komórce organizacyjnej pod kątem ich celowości, oszczędności i terminowości;

skuteczność - ocena zgodności realizacji procesu, projektu lub programu, jak również realizacji zadań w danym obszarze, w danej jednostce lub komórce organizacyjnej z zadaniami, obowiązkami Uczelni, a także analiza i ocena problemów występujących w audytowanym obszarze, procesie, projekcie, programie, w danej jednostce lub komórce organizacyjnej pod kątem zagrożeń dla realizacji celów i zadań.

Dobór konkretnych kryteriów oceny zależy od przedmiotu audytu oraz ustaleń z audytowanym.

Przed rozpoczęciem zadania audytowego zapewniającego audytor zawiadamia o planowanej realizacji zadania audytowego, jego przedmiocie i planowanym czasie trwania (uwzględniając przewidywany zakres zadania audytowego) odpowiednio: Rektora, właściwych Prorektorów, Kanclerza, właściciela audytowanego procesu, kierowników jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni, których audyt dotyczy lub objętych audytem kierowników projektów.

Rozpoczynając realizację zadania zapewniającego, audytor przeprowadza przegląd wstępny, polegający w szczególności na: zapoznaniu się z celami i obszarem działalności Uczelni, w którym zostanie zrealizowane zadanie audytowe, dokonaniu identyfikacji i oceny ryzyka oraz uzgodnieniu z audytowanym kryteriów oceny mechanizmów kontrolnych.

Dokonując oceny ryzyka audytor wewnętrzny uwzględnienia istniejące mechanizmy kontrolne. W przypadku braku uzgodnienia kryteriów z audytowanym, audytor uzgadnia je z Rektorem. W celu uzgodnienia kryteriów, audytor może przeprowadzić naradę otwierającą.

W przypadku audytu przekrojowego dotyczącego wybranego aspektu obszaru działalności, audytu procesu lub audytu obejmującego kilka jednostek lub komórek organizacyjnych audytor uzgadnia kryteria oceny z właściwym Prorektorem, Kanclerzem lub właścicielem procesu.

Po przeprowadzeniu przeglądu wstępnego, audytor przygotowuje program zadania zapewniającego, uwzględniając w szczególności: wynik przeglądu, uwagi zgłoszone przez Rektora lub właściwego Prorektora, uwagi zgłoszone przez audytowanych, zasoby



niezbędne do przeprowadzenia zadania, w tym ewentualną potrzebę uzyskania pomocy eksperta oraz przewidywany czas trwania zadania.

W programie zadania zapewniającego audytor określa w szczególności: temat zadania, cel zadania, zakres podmiotowy i przedmiotowy zadania, istotne ryzyka w obszarze działalności objętym zadaniem, sposób realizacji, uzgodnione kryteria oceny, przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia zadania. W uzasadnionych przypadkach audytor może zmienić program zadania audytowego w trakcie realizacji audytu. Zmiana programu jest dokumentowana przez audytora i przekazywana do wiadomości audytowanemu/ audytowanym.

Audytor może zwrócić się do audytowanych o zapewnienie mu właściwych warunków pracy, złożenie wyjaśnień oraz o udzielenie pomocy w przygotowaniu odpowiednich zestawień i obliczeń niezbędnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Audytowani zobowiązani są do udzielania audytorowi informacji w formie z nim uzgodnionej, przedstawiania mu dokumentów związanych z przedmiotem audytu oraz udzielania w terminie uzgodnionym z audytorem informacji i wyjaśnień umożliwiających realizację czynności audytowych. Jeśli nie narusza to innych przepisów (w szczególności o tajemnicy ustawowo chronionej) audytowani powinni na wniosek audytora sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia dokumentów i innych materiałów związanych z przeprowadzaniem audytu. Pracownicy jednostki lub komórki organizacyjnej, w której są realizowane czynności audytowe, mają prawo z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu.

W przypadku, gdy w toku realizacji czynności audytowych zachodzi potrzeba pozyskania dokumentów lub informacji z jednostek lub komórek organizacyjnych nie objętych audytem, audytor informuje kierownika tej jednostki lub komórki organizacyjnej o zakresie wymaganych informacji lub dokumentów.

Audytor, po zakończeniu czynności audytowych, sporządza wstępną wersję sprawozdania (draft sprawozdania) z przeprowadzonego audytu wewnętrznego, w którym przedstawia wstępne wyniki audytu, w tym w szczególności: ustalenia stanu faktycznego oraz propozycje zaleceń.

Audytor przekazuje wstępną wersję sprawozdania (draft sprawozdania) audytowanemu w celu uzgodnienia wstępnych wyników audytu.

W przypadku, kiedy ustalenia audytowe dotyczą kilku audytowanych, audytor może przekazać audytowanemu tylko tę część sprawozdania, która dotyczy obszaru przez niego nadzorowanego oraz zakresu jego działania wraz z zaleceniami.

Audytor może dla ułatwienia komunikacji z audytowanymi przeprowadzić naradę zamykającą dotyczącą wstępnych wyników audytu.

W przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego audytowany może zgłosić pisemne zastrzeżenia, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia poinformowania audytowanego o wstępnych wynikach.

Audytor, po uzgodnieniu wstępnych wyników audytu wewnętrznego lub 
po wniesieniu zastrzeżeń przez audytowanego, sporządza sprawozdanie z zadania zapewniającego zawierające w szczególności:

temat i cel zadania;