Załącznik do ZW 86/2018

Zakres zadań komórek organizacyjnych

podległych Kwestorowi – Zastępcy Kanclerza

Kwestor – jest zastępcą Kanclerza i pełni funkcję głównego księgowego Politechniki Wrocławskiej.

Kompetencje, obowiązki i uprawnienia Kwestora, jako głównego księgowego, Uczelni regulują odrębne przepisy wynikające z ustawy o Finansach publicznych, ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, ustawy o rachunkowości oraz Statutu Uczelni.

Do zadań Kwestora należy w szczególności:

prowadzenie rachunkowości Uczelni zgodnie z ustawą o Rachunkowości oraz ustawą 
o Finansach publicznych;

wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych 
z prowizorium oraz planem rzeczowo-finansowym Uczelni;

dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Kwestorowi podlegają bezpośrednio:

Zastępca Kwestora ds. Księgowości – kierujący Działem Księgowości;

Zastępca Kwestora ds. Finansowych – kierujący Działem Weryfikacji i Rozliczeń Finansowych;

Zastępca Kwestora ds. Majątku i Kosztów – kierujący Działem Majątku i Kosztów;

Dział Planowania i Analiz Ekonomicznych;

Stanowisko ds. Obsługi Kwestury.

DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI

W skład Działu Księgowości wchodzą:

Sekcja Księgowości;

Sekcja Ewidencji Księgowej Projektów.

Do zadań Działu Księgowości należy:

opracowywanie zasad rachunkowości, w tym planu kont;

ustalanie zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych;



opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń i instrukcji dotyczących działalności finansowo-księgowej Uczelni;

organizacja ewidencji księgowej operacji gospodarczych;

prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych w obszarach obsługiwanych przez Dział Księgowości;

sporządzanie obowiązujących sprawozdań finansowych, w tym: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych oraz innych obowiązujących sprawozdań statystycznych oraz na potrzeby budżetu Państwa;

nadzór nad procesem zamykania okresów księgowych, analiza raportów kontrolnych okresu sprawozdawczego;

dokonywanie rozliczeń podatków oraz sporządzanie deklaracji podatkowych, w tym: VAT i CIT;

generowanie oraz przesyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego w zakresie podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami;

prowadzenie rozliczeń podatkowych z Urzędem Skarbowym;

udzielanie wyjaśnień jednostkom/komórkom organizacyjnym Uczelni w zakresie regulacji wewnętrznych oraz obowiązujących przepisów prawa w kontekście realizowanych zadań;

obsługa przeprowadzanych audytów i kontroli w Uczelni w zakresie ewidencji i dokumentacji finansowo-księgowej.

Sekcja Księgowości

Do zadań Sekcji Księgowości należy:

prowadzenie dokumentacji i rozliczeń sprzedaży;

ewidencja przychodów;

księgowanie i ewidencja analityczna:

rozliczeń z dostawcami i odbiorcami krajowymi i zagranicznymi,

rozliczeń z budżetem;

wystawianie oraz ewidencja not odsetkowych;

księgowanie wyciągów bankowych i raportów kasowych;

ewidencja dokumentacji dotyczącej funduszy;

prowadzenie ewidencji księgowej rozliczeń studentów oraz współpraca z wydziałami w tym zakresie;

analiza i monitoring rozrachunków z dostawcami i odbiorcami wraz z potwierdzaniem sald;

zamykanie okresu sprawozdawczego oraz przygotowanie odpowiednich raportów zamknięcia;

organizowanie ewidencji faktur VAT i sporządzanie deklaracji podatku VAT;

wyliczanie wskaźnika struktury i pre-struktury podatku VAT do odliczenia;

naliczanie korekty podatku VAT dla zakupów zgodnie z obowiązującymi przepisami;



wsparcie w weryfikacji umów sprzedaży i zakupu pod kątem podatku VAT oraz podatku dochodowego od osób prawnych (w tym: podatku u źródła);

przygotowywanie wniosków o wydanie indywidualnych interpretacji prawa podatkowego w zakresie podatku VAT i podatku dochodowego od osób prawnych;

sporządzanie sprawozdawczości finansowej GUS i innych.

Sekcja Ewidencji Księgowej Projektów

Do zadań Sekcji Ewidencji Księgowej Projektów należy:

organizacja i prowadzenie ewidencji księgowej projektów;

księgowanie dokumentów kosztowo-finansowych oraz wyciągów bankowych kont wydzielonych dla realizacji projektów;

weryfikacja oraz kontrola zgodności z zapisami księgowymi sprawozdań okresowych, rocznych oraz końcowych w zakresie finansowym dotyczących projektów inwestycyjnych;

kontrola formalno–rachunkowa faktur, dyspozycji przelewów dotyczących realizowanych projektów;

naliczanie i rozliczanie kosztów pośrednich;

rozliczanie kosztu własnego dla projektów strukturalnych i ramowych UE;

analiza rozrachunków z dostawcami w zakresie dotyczącym zakupów do projektów;

prowadzenie rozliczeń i poza systemowej ewidencji w walucie EUR (lub innej obcej) dotacji dla których wymagana jest taka ewidencja;

weryfikacja i uzgadnianie kredytów wewnętrznych dla projektów;

wystawianie faktur wewnętrznych (WNT – Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług i inne);

rozliczanie korekty rocznej i wieloletniej podatku VAT;

sporządzanie sprawozdawczości finansowej GUS i innych.

DZIAŁ WERYFIKACJI I ROZLICZEŃ FINANSOWYCH

W skład Działu Weryfikacji i Rozliczeń Finansowych wchodzą:

Sekcja Rozliczeń Finansowych;

Sekcja Weryfikacji i Kontroli.

Do zadań Działu Weryfikacji i Rozliczeń Finansowych należy:

przyjmowanie dokumentów finansowo-księgowych z jednostek organizacyjnych Uczelni oraz ich weryfikacja pod kątem poprawności i kompletności w zakresie rozliczeń finansowych;

realizacja dyspozycji płatniczych, w tym przygotowywanie operacji bankowych gotówkowych i bezgotówkowych;

prowadzenie obsługi oraz dokumentacji bankowej dla spraw realizowanych w bankach;



kontrola płynności finansowej;

obsługa umów realizowanych z firmami świadczącymi usługi w zakresie pośrednictwa w rozliczeniach finansowych, w tym terminale płatnicze, wypłaty świadczeń socjalnych przez Pocztę Polską, płatności internetowe dla studentów PWr;

przygotowywanie, organizowanie i przeprowadzanie inwentaryzacji środków pieniężnych;

prowadzenie archiwum Kwestury;

nadzór nad kasami fiskalnymi oraz terminalami płatniczymi;

rejestracja kontrahentów do systemu Teta EDU;

kontrola i akceptacja zamówień zakupowych;

kontrola poprawności zapisów w umowach cywilno-prawnych oraz ich kontrasygnowanie;

udzielanie wyjaśnień jednostkom/komórkom organizacyjnym Uczelni w zakresie regulacji wewnętrznych oraz obowiązujących przepisów prawa w kontekście realizowanych zadań;

obsługa przeprowadzanych audytów i kontroli w Uczelni w zakresie ewidencji i dokumentacji finansowo-księgowej.

Sekcja Rozliczeń Finansowych

Do zadań Sekcji Rozliczeń Finansowych należy:

obsługa dyspozycji związanych z otwieraniem i zamykaniem kont bankowych oraz dostępów do usług bankowości elektronicznej;

import wyciągów bankowych z systemu bankowości elektronicznej;

obsługa wniosków oraz dokumentacji związanej z wydaniem służbowych kart płatniczych;

obsługa dyspozycji płatniczych;

obsługa wypłat gotówkowych realizowanych przez Pocztę Polską;

obsługa kredytów wewnętrznych w zakresie zasileń kont i spłat kredytów;

lokowanie wolnych środków;

obsługa zabezpieczeń do umów realizowanych z kontrahentami Uczelni (lokaty bankowe i inne zabezpieczenia);

ewidencja druków ścisłego zarachowania;

weryfikacja poprawności zapisów umów podpisywanych na Uczelni pod kątem finansowym.

Sekcja Weryfikacji i Kontroli

Do zadań Sekcji Weryfikacji i Kontroli należy:

przyjmowanie od jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni dokumentów finansowo-księgowych, w tym weryfikacja tych dokumentów pod względem:

formalnym i rachunkowym,

zgodności z obowiązującymi przepisami i procedurami,



zgodności z zamówieniami zakupowymi lub umowami,

kompletności dostarczanych dokumentów,

posiadania wymaganych elementów opisu i merytorycznych zatwierdzeń,

poprawności i kompletności opisów obiektowych w systemie Teta EDU;

monitorowanie terminowości spływu dokumentów księgowych w oparciu o ewidencję WRD prowadzoną w systemie Teta EDU;

prowadzenie archiwum Kwestury.

DZIAŁ MAJĄTKU I KOSZTÓW

W skład Działu Majątku i Kosztów wchodzą:

Sekcja Kosztów;

Sekcja Ewidencji Majątku;

Sekcja ds. Rozliczeń z Pracownikami.

Do zadań Działu Majątku i Kosztów należy:

współudział w opracowaniu zasad rachunkowości, w tym planu kont;

współpraca w ustalaniu zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych;

współudział w opracowaniu projektów regulaminów, zarządzeń i instrukcji dotyczących działalności finansowo-księgowej Uczelni;

współudział w organizacji ewidencji księgowej operacji gospodarczych;

prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych w obszarach obsługiwanych przez Dział Majątku i Kosztów;

przygotowywanie danych niezbędnych do sporządzenia obowiązujących sprawozdań finansowych w tym: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych oraz innych obowiązujących sprawozdań statystycznych oraz na potrzeby budżetu Państwa;

naliczanie korekty podatku VAT dla środków trwałych i WNiP zgodnie z obowiązującymi przepisami;

współpraca w procesie zamykania okresów księgowych, analiza raportów kontrolnych okresu sprawozdawczego;

udzielanie wyjaśnień jednostkom/komórkom organizacyjnym Uczelni w zakresie regulacji wewnętrznych oraz obowiązujących przepisów prawa w kontekście realizowanych zadań;

obsługa przeprowadzanych audytów i kontroli w Uczelni w zakresie ewidencji i dokumentacji finansowo-księgowej;

nadzór merytoryczny nad bieżącym funkcjonowaniem systemu Teta.EDU w obszarze finansowo-księgowym oraz zgłaszanie propozycji modyfikacji systemu.

Sekcja Kosztów

Do zadań Sekcji Kosztów należy:

prowadzenie dokumentacji i rozliczeń zakupów;



wystawianie faktur wewnętrznych (WNT–Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług i inne);

prowadzenie ewidencji księgowej rejestrów wynagrodzeń, w tym rozliczeń z tytułu ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych;

ewidencja oraz bieżące i okresowe analizowanie kosztów pod kątem poprawności rozliczenia;

rozliczanie kosztów pośrednich;

okresowe rozliczanie kosztu własnego;

prowadzenie rozliczeń wewnętrznych, w tym ewidencji not wewnętrznych;

prowadzenie rejestru oraz rozliczanie zleceń działalności pomocniczej;

uzgadnianie produkcji w toku z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi;

sporządzanie sprawozdawczości finansowej GUS i innych.

Sekcja Ewidencji Majątku

Do zadań Sekcji Ewidencji Majątku należy:

prowadzenie księgowej ewidencji analitycznej – kartotekowej: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów magazynowych, wyrobów gotowych, składników majątkowych pozabilansowych;

weryfikacja, dekretacja, księgowanie dokumentów dotyczących przyjęcia majątku oraz rozchodów i przekazań; prowadzenie rejestru księgowego w zakresie ruchu majątku;

wystawianie faktur wewnętrznych (WNT – Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług i inne);

naliczanie planowanej amortyzacji;

naliczanie amortyzacji od środków trwałych i WNiP – wartości niematerialnych i prawnych – oraz przychodów przyszłych okresów;

prowadzenie kartoteki VAT w zakresie zakupionych środków trwałych i WNiP – wartości niematerialnych i prawnych oraz naliczanie korekty podatku VAT dla środków trwałych i WNiP zgodnie z obowiązującymi przepisami;

wyliczanie cen ewidencyjnych materiałów przyjmowanych do magazynu na podstawie faktur zakupowych; analityczna ewidencja kosztów zużycia materiałów magazynowych (GM) oraz syntetyczna rejestru kosztowego w FK;

weryfikacja i ewidencja dokumentów obrotu z magazynu wyrobów gotowych;

uzgadnianie stanów księgowych wynikających z prowadzonych ewidencji w jednostkach organizacyjnych oraz magazynach ze stanami ewidencji syntetycznej FK;

przeprowadzanie przeszacowania składników majątkowych;

prowadzenie ewidencji i rozliczeń ilościowych druków ścisłego zarachowania;

sporządzanie not PK dotyczących różnic inwentaryzacyjnych i ich księgowanie;

sporządzanie sprawozdawczości finansowej GUS i innych.



Sekcja ds. Rozliczeń z Pracownikami

księgowanie i ewidencja analityczna dokumentów dotyczących rozliczeń z pracownikami, w tym związanych z podróżami służbowymi krajowymi i zagranicznymi oraz świadczeń wypłacanych w ramach ZFŚS;

weryfikowanie i zatwierdzanie rozliczeń delegacji pracowniczych;

ewidencja dokumentacji związanej z rozliczeniem służbowych kart pracowniczych;

analiza i monitoring rozliczeń z pracownikami;

obsługa Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej i Funduszu Pomocy Koleżeńskiej oraz administrowanie systemem w tym obszarze.

DZIAŁ PLANOWANIA I ANALIZ EKONOMICZNYCH

Do zadań Działu Planowania i Analiz należy:

przygotowywanie budżetu Uczelni oraz koordynowanie przygotowania budżetów przez jednostki/komórki organizacyjne;

przygotowywanie propozycji podziału środków pochodzących z dotacji budżetowych i środków wypracowanych przez poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni, zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi w zakresie gospodarki finansowej;

wsparcie kierownictwa jednostek przy przygotowywaniu budżetów oraz podejmowaniu decyzji ekonomiczno-finansowych;

monitorowanie i kontrola realizacji budżetów jednostek, projektów oraz budżetu całej Uczelni;

akceptowanie korekt i zmian w budżecie Uczelni oraz budżetach jednostek;

przygotowywanie prognoz, analiz i opinii dotyczących sytuacji ekonomicznej i finansowej Uczelni;

przygotowywanie podziału środków na jednostki organizacyjne wg obowiązujących algorytmów;

analiza inwestycji, projektów badawczych oraz działalności usługowej na etapie planowania pod kątem ich wpływu na sytuację finansową Uczelni, w tym przyszłe koszty związane z ich utrzymaniem;

przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności Uczelni oraz koordynowanie prac w tym zakresie;

przedstawianie propozycji zasad rozliczania kosztów pośrednich;

prognozowanie i kalkulowanie kosztów kształcenia, prognozowanie opłat za usługi dydaktyczne, badawcze i inne;

przygotowywanie projektu prowizorium budżetowego, planu rzeczowo-finansowego oraz planów wieloletnich i sprawozdań z wykonania planów na potrzeby budżetu Państwa i GUS;

dokonywanie naliczeń planowanego odpisu na ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami.

STANOWISKO DS. OBSŁUGI KWESTURY

Do zadań Stanowiska ds. Obsługi Kwestury:

przyjmowanie i obsługa interesantów;



prowadzenie korespondencji;

przygotowywanie pism i sprawozdań;

przygotowywanie materiałów do sporządzania sprawozdań, raportów, prezentacji;

prowadzenie terminarza spotkań;

koordynowanie obsługi spotkań i zebrań;

składanie zamówień i pobieranie materiałów biurowych;

prowadzenie rejestracji delegacji;

koordynowanie prac przy tworzeniu planów urlopów;

odpowiedzialność za prawidłowy obieg dokumentów;

archiwizacja dokumentów.