Dokumentację elektroniczną przechowuje się w dedykowanym systemie przechowywania danych tak, że zawartość nośników informatycznych związanych 
z konkretną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego zapisuje się w pojedynczym pliku 
w formacie ZIP. Powstałemu plikowi nadaje się nazwę wg. schematu AAAA_BBB.zip gdzie „A” oznacza numer spisu zdawczo-odbiorczego, a „B” numer pozycji spisowej.

W odniesieniu do informatycznych nośników danych, których zawartość nie została 
z przyczyn technicznych przeniesiona do dedykowanego systemu przechowywania danych, nie rzadziej niż raz na 5 lat dokonuje się ich przeglądu i wykonuje się ich kopie bezpieczeństwa.

Obowiązek, o którym mowa w ust. 5 nie dotyczy:

informatycznych nośników danych z pracami dyplomowymi, których zawartość znajduje się w Repozytorium Wiedzy Politechniki Wrocławskiej, a oryginał wersji papierowej jest przechowywany w tomie II teczki osobowej akt studenta;

nośników z dokumentacją elektroniczną o krótkim okresie przechowywania
(B2, B3, B5).

Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na specyfikę lub uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w dokumentacji, z którą powiązany jest nośnik podając:

datę stwierdzenia niemożności odczytania nośnika;

imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie nieodczytanego lub uszkodzonego nośnika.

§ 24

W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum, włamania do magazynów archiwalnych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób, powiadamia się o tym fakcie odpowiednio Prorektora właściwego ds. organizacji Uczelni lub Kwestora, którzy informują właściwe organy Uczelni, a także archiwum państwowe.



ROZDZIAŁ 7
Ewidencja dokumentacji w archiwum

§ 25

Archiwum prowadzi na bieżąco ewidencję przechowywanej dokumentacji.

Środkami ewidencyjnymi są:

spisy zdawczo - odbiorcze akt (wzór stanowi załącznik nr 5 instrukcji archiwalnej);

spisy zdawczo - odbiorcze dokumentacji technicznej (wzór stanowi załącznik nr 6 instrukcji archiwalnej);

spisy zdawczo - odbiorcze informatycznych nośników danych (wzór stanowi załącznik nr 7 instrukcji archiwalnej);

wykaz spisów zdawczo - odbiorczych (wzór stanowi załącznik nr 8 instrukcji archiwalnej);

karty udostępnienia dokumentacji (wzór stanowi załączniki nr 9 instrukcji archiwalnej);

wnioski o udostępnienie pracy dyplomowej/podyplomowej/ doktorskiej (wzór stanowi załączniki nr 10 instrukcji archiwalnej);

elektroniczny rejestr udostępnień dokumentacji aktowej i technicznej prowadzony razem dla kategorii A i B;

elektroniczne rejestry wypożyczeń dokumentacji aktowej i technicznej, prowadzone osobno dla dokumentacji kategorii A i osobno dla dokumentacji kategorii B;

karty zastępcze dokumentacji (wzór stanowi załącznik nr 11 instrukcji archiwalnej);

protokoły zniszczenia, uszkodzenia, zagubienia dokumentacji udostępnionej przez archiwum (wzór stanowi załącznik nr 12 instrukcji archiwalnej);

protokoły wycofania dokumentacji z archiwum (wzór stanowi załącznik nr 13 instrukcji archiwalnej);

wnioski do archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (wzór stanowi załącznik nr 14 instrukcji archiwalnej);

spisy dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu (wzór stanowi załącznik nr 15 instrukcji archiwalnej);

protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór stanowi załącznik nr 16 instrukcji archiwalnej);

elektroniczna ewidencja pracowników zwolnionych, studentów, doktorów, doktorów habilitowanych i profesorów;

elektroniczna ewidencja dokumentacji technicznej;

elektroniczna ewidencja dokumentacji nieaktowej – Politechniki Wrocławskiej;

elektroniczna ewidencja dokumentacji nieaktowej obcej;

rejestr spuścizn w układzie chronologicznym;

rejestr spuścizn w układzie rzeczowym według twórcy spuścizny;

inne pomoce w postaci tradycyjnej: inwentarze książkowe, skorowidze, katalogi;

Środki ewidencyjne powinny być przechowywane w oddzielnych teczkach, z tym że:

spisy dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu i protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej przechowuje się łącznie z wnioskiem do archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i zgodą



wydaną przez archiwum państwowe oraz dokumentem potwierdzającym fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej;

wnioski o udostępnienie pracy dyplomowej/podyplomowej/doktorskiej przechowuje się razem z pracą dyplomową/podyplomową/doktorską.

Środki ewidencyjne archiwum, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt. 5, 7, 8, 9 przechowuje się wieczyście.

ROZDZIAŁ 8
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum

§ 26

Archiwum udostępnia dokumentację do celów służbowych jednostkom organizacyjnym 
i komórkom organizacyjnym Uczelni, na żądanie organów i podmiotów uprawnionych oraz użytkownikom prowadzącym badania.

Przez udostępnianie dokumentacji rozumie się:

umożliwienie wglądu do niej na miejscu w archiwum;

wypożyczenie jej;

przekazanie kopii tej dokumentacji;

przekazanie informacji o zawartości tej dokumentacji.

Dokumentację do celów służbowych udostępnia się upoważnionym pracownikom Uczelni za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, która tą dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum, w szczególnych przypadkach za zgodą Prorektora właściwego ds. organizacji Uczelni, na podstawie prawidłowo wypełnionej, oddzielnie dla każdej teczki aktowej, karty udostępnienia dokumentacji (wzór stanowi załącznik nr 9 instrukcji archiwalnej). Udostępnianie dokumentacji finansowej odbywa się za zgodą Kwestora.

Udostępnianie dokumentacji na żądanie organów i podmiotów uprawnionych, do celów naukowo - badawczych, genealogicznych odbywa się wyłącznie za zezwoleniem Rektora lub Prorektora właściwego ds. organizacji Uczelni, na podstawie karty udostępnienia dokumentacji. W przypadku dokumentacji finansowej udostępnianie odbywa się wyłącznie za zezwoleniem Rektora lub Kwestora.

Wypożyczenie dokumentacji poza Uczelnię następuje wyłącznie za pisemnym zezwoleniem Rektora lub osoby przez niego upoważnionej na podstawie karty udostępnienia dokumentacji.

W karcie udostępnienia zamieszcza się:

datę i nazwisko/nazwę wnioskującego o udostępnienie akt;

informację o sposobie udostępniania (udostępnienie, wypożyczenie, sporządzenie kopii);

wskazanie dokumentacji podlegającej udostępnieniu poprzez określenie jej tytułu, datacji i sygnatury archiwalnej;

imię i nazwisko osoby upoważnionej do jej wykorzystania – odbioru;

podpis wnioskującego o udostępnienie;



w przypadku udostępniania na zewnątrz jednostki organizacyjnej i osobom spoza jednostki organizacyjnej – cel i uzasadnienie udostępnienia;

zezwolenie/zgodę na udostępnienie (datę i podpis Rektora/ odpowiednio Prorektora właściwego ds. organizacji Uczelni lub Kwestora/kierownika jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej);

potwierdzenie odbioru udostępnianej dokumentacji (datę i podpis wnioskującego),

potwierdzenie zwrotu udostępnianej dokumentacji (datę oraz podpis zwracającego dokumentację i podpis pracownika archiwum).

W przypadku wypożyczenia dokumentacji poza Uczelnię zaleca się wykonanie jej kserokopii, którą przechowuje się do momentu zwrotu oryginału.

Udostępnianie prac dyplomowych, podyplomowych oraz doktorskich odbywa się, 
w czytelni Archiwum Uczelni, za zgodą Prorektora właściwego ds. organizacji Uczelni na podstawie wniosku o udostępnienie pracy (wzór stanowi załącznik nr 10 instrukcji archiwalnej).

§ 27

Jednostki organizacyjne i komórki organizacyjne składają zamówienie na wypożyczenie dokumentacji z odpowiednim wyprzedzeniem. Wypożyczoną dokumentację należy zwrócić w nieprzekraczalnym terminie 2 miesięcy od daty wypożyczenia. W przypadku konieczności przedłużenia terminu zwrotu wypożyczający informuje o tym fakcie archiwum podając przyczynę zwłoki oraz przewidywany termin zwrotu.

Karty udostępnienia dokumentacji, należy numerować kolejno w obrębie roku kalendarzowego i przechowywać dwa lata od chwili zwrotu udostępnionej dokumentacji.

Udostępnia się całe teczki aktowe, a nie pojedyncze dokumenty.

Nie udostępnia się dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia.

Nie wypożycza się środków ewidencyjnych archiwum.

W celu kontroli nad dokumentacją wypożyczoną poza lokal archiwum, prowadzi się dodatkowo dla dokumentacji aktowej, technicznej i elektronicznej na informatycznych nośnikach danych rejestry wypożyczeń, osobno dla kategorii A i kategorii B, zawierające następujące dane:

liczbę porządkową;

tytuł wypożyczonej dokumentacji;

sygnaturę archiwalną wypożyczonej dokumentacji;

nazwę jednostki organizacyjnej/komórki organizacyjnej lub podmiotu zewnętrznego wypożyczającego dokumentację;

datę wypożyczenia dokumentacji;

datę zwrotu dokumentacji;

uwagi.

W celu kontroli nad dokumentacją udostępnioną w lokalu archiwum, prowadzi się dodatkowo rejestr udostępnień dla dokumentacji aktowej, technicznej i elektronicznej na informatycznych nośnikach danych kategorii A i kategorii B, zawierający następujące dane:

liczbę porządkową;



tytuł udostępnionej dokumentacji;

sygnaturę archiwalną udostępnionej dokumentacji;

nazwę jednostki organizacyjnej/komórki organizacyjnej lub osoby korzystającej 
z dokumentacji;

datę udostępnienia;

uwagi.

§ 28

Wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentacji zajmuje się wyłącznie pracownik archiwum.

W miejsce wypożyczonej dokumentacji, poza lokal archiwum, należy włożyć kartę zastępczą dokumentacji (wzór stanowi załącznik nr 11 instrukcji archiwalnej).

§ 29

Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za wypożyczoną dokumentację, jej należyte przechowywanie, zabezpieczenie oraz terminowy zwrot.

Niedopuszczalne jest:

wyłączanie z udostępnionej dokumentacji pojedynczych pism;

nanoszenie na udostępnioną dokumentację zmian, adnotacji i uwag;

przekazywanie wypożyczonej z archiwum dokumentacji innym osobom, jednostkom organizacyjnym lub komórkom organizacyjnym.

§ 30

Pracownik archiwum sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie do archiwum.

W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji pracownik archiwum sporządza protokół zagubienia, uszkodzenia lub zniszczenia dokumentacji udostępnionej przez archiwum (wzór stanowi załącznik nr 12 instrukcji archiwalnej), który podpisują wypożyczający akta, pracownik archiwum i kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, która wypożyczyła dokumentację. Wyżej wymieniony protokół zawiera w szczególności:

datę sporządzenia;

imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;

opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia;

okoliczności zdarzenia.

Protokół sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których:

jeden wkłada się w miejsce brakującej dokumentacji lub dołącza do uszkodzonej dokumentacji;