Załącznik do ZW 157/2021

Zasady ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz zwrotu kosztów przejazdu 

dla osób niebędących pracownikami Uczelni

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.

Zgodnie z podziałem zadań w Uczelni, do wystawiania, kontroli i zatwierdzania delegacji służbowych upoważnieni są odpowiednio:

dla prorektorów – Rektor;

dla Dyrektora Administracyjnego, Dyrektora Finansowego, Kwestora – Rektor;

dla dziekanów – Rektor;

dla kierowników jednostek organizacyjnych wydziału – dziekan/prodziekan;

dla pracowników realizujących zadania na rzecz wydziału – dziekan/prodziekan;

dla dyrektorów/kierowników jednostek/komórek organizacyjnych/ – Rektor/właściwyprorektor/DyrektorAdministracyjny/DyrektorFinansowy/Kwestor;

dla pracowników jednostek ogólnouczelnianych/filii - 
dyrektor jednostki ogólnouczelnianej/filii;

dla pracowników komórek organizacyjnych - dyrektor/kierownik komórki organizacyjnej (będący dysponentem budżetu).

Wydatki na podróże służbowe obciążają koszty tych działalności Uczelni, których dotyczy wyjazd służbowy. W delegacji należy określić cel, termin wyjazdu, środek transportu oraz finansowanie (projekt, budżet itp.).

Zobowiązuje się wszystkie osoby delegujące pracowników do brania pod uwagę możliwości finansowych oraz stosowania zasad ponoszenia wydatków zgodnie z Ustawą o finansach publicznych, w tym w sposób celowy i oszczędny.

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, cel wyjazdu, terminy oraz środek transportu w „poleceniu wyjazdu służbowego” określa kierownik jednostki/komórki organizacyjnej delegującej pracownika. Delegujący określa konkretny środek transportu z uwzględnieniem ulgi przysługującej pracownikowi bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Delegujący może wyrazić zgodę na inne niezbędne wydatki związane z delegacją odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Delegujący może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

W przypadku, gdy delegujący wyraża zgodę na wykorzystanie pojazdu niebędącego własnością Uczelni (samochód osobowy) podstawą zwrotu kosztów za wykorzystanie pojazdu do celów służbowych jest umowa cywilnoprawna zawarta między delegującym, a pracownikiem (zał. nr 1).

"Uwaga: wykorzystanie pojazdu niebędącego własnością Uczelni (samochód osobowy) jest uwarunkowane posiadaniem przez delegowanego ważnego orzeczenia lekarskiego wydanego przez lekarza medycyny pracy na podstawie skierowania na badania lekarskie, 



które uwzględnia zagrożenie zawodowe w postaci pracy polegającej na kierowaniu pojazdem do 3,5 t."

Z tytułu podróży służbowej przysługują:

diety;

zwrot kosztów poniesionych przez delegowanego:

przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej,

noclegów,

innych koniecznych wydatków określonych lub uznanych przez delegującego odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Diety oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży w następujący sposób:

jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

śniadanie – 25% diety;

obiad – 50% diety;

kolacja – 25% diety.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami (z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje). Pracownik może udokumentować koszty przejazdu biletem w przypadku, gdy bilet ten spełnia wymogi pozwalające uznać go za fakturę.

W przypadku uzyskania zgody przez delegowanego pracownika na wykorzystanie samochodu do odbycia podróży służbowej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Ustalona stawka na Uczelni wynosi 100% maksymalnej stawki podanej w Rozporządzeniu. Liczba kilometrów ujęta w delegacji powinna być zgodna z wykazem potwierdzającym odległość do poszczególnych miejscowości, opracowanym przez Dział Transportu. Jeżeli delegacja będzie dotyczyła miejscowości nieujętej w wykazie, istnieje obowiązek potwierdzenia przez Dział Transportu odległości podanej przez pracownika.

Zwrot kosztów noclegów przysługuje na podstawie faktury (rachunku) dołączonej do rozliczenia delegacji. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegów w wysokości nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Pracownikowi, któremu nie zapewniono noclegu i który nie przedłożył faktury (rachunku) przysługuje



ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 % przysługującej diety. Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin, między godzinami 21 i 7.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Zwrot innych niezbędnych wydatków uznanych przez delegującego, co potwierdza swoim podpisem, przysługuje w przypadku udokumentowania ich fakturą (rachunkiem) lub biletem.

Dieta nie przysługuje, gdy:

delegowany pracownik ma zapewnione całodzienne wyżywienie;

pracownik delegowany jest do miejscowości pobytu stałego lub czasowego.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje:

gdy pracownik jest delegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;

za czas przejazdu;

jeżeli delegujący uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania.

Na wniosek pracownika delegujący przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Podstawą wypłaty zaliczki jest wydrukowany i podpisany formularz polecenia wyjazdu (dostępny w systemie TETA EDU).

Wypłaty diet i innych należności dotyczących zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych dokonane zgodnie z obowiązującymi (wymienionymi na wstępie) przepisami są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych. Warunkiem zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych kwot otrzymanych przez pracownika z tytułu używania samochodu do odbycia podróży służbowej jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (zał. nr 2).

Do prowadzenia ewidencji zobowiązany jest pracownik odbywający podróż służbową, a potwierdzenia dokonuje kierownik jednostki/komórki organizacyjnej delegujący pracownika. Zestawienie to pracownik jest zobowiązany przechowywać przez okres określony w odrębnych przepisach w celu jego przedłożenia na żądanie Urzędu Skarbowego. Konsekwencją nieprowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu jest uznanie tych kwot jako przychodu, od którego Uczelnia odprowadzi zaliczkę na podatek dochodowy. Ustala się, że pracownik przekazujący delegację do sekretariatu Kwestury jest zobowiązany dołączyć dokument „Ewidencja przebiegu pojazdu”, który po rozliczeniu delegacji zostanie zwrócony.

Osoby niebędące pracownikami Uczelni, wykonujące prace w ramach umowy zlecenia lub umowy o dzieło mogą otrzymać zwrot kosztów za wyjazdy w celu realizacji zadań wynikających z umów pod warunkiem, że zobowiązanie do zwrotu takich kosztów zostanie uwzględnione w zawartej umowie i rozliczone na formularzu rozliczenia wyjazdu (dostępnym w systemie TETA EDU) potwierdzonym przez Kwesturę i dołączonym jako załącznik do rachunku.

Osoby niebędące pracownikami Uczelni przyjeżdżające w celu uczestnictwa w przewodach doktorskich, habilitacyjnych, a także seminariach itp. otrzymują zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej w jednostce zatrudniającej, przy czym jednostka delegująca wystawia Politechnice Wrocławskiej notę (rachunek) z tytułu zwrotu kosztów delegacji.

Dla pozostałych osób niebędących pracownikami Uczelni zwrot kosztów podróży w przypadkach realizacji zadań na rzecz Politechniki Wrocławskiej będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych pod warunkiem złożenia przez nich oświadczenia, że nie zaliczają wypłaconych z tego tytułu świadczeń do kosztów uzyskania przychodów (zał. nr 3).

Zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu osobowego w celach służbowych do jazd lokalnych, w formie miesięcznego ryczałtu, może być przyznany kierownikom ośrodków wypoczynkowych za zgodą Dyrektora Administracyjnego na podstawie zawartej umowy cywilnoprawnej.

Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać w jednostce delegującej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Formularze rozliczenia wyjazdu dostępne są w systemie TETA EDU. Rozliczenie obejmuje wszystkie poniesione i uznane koszty dotyczące delegowanego pracownika. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności faktury (rachunki) lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.