Zał. nr 3 do ZW 14/2022

Zakres zadań Działu Informacji i Promocji

Zadaniem Działu Informacji i Promocji jest informowanie i promowanie działalności Uczelni oraz kreowanie jej wizerunku poprzez działania kierowane zarówno do otoczenia Politechniki Wrocławskiej, jak i do studentów, doktorantów oraz pracowników Uczelni.


Zakres zadań: 

prezentacja i promowanie działalności dydaktycznej, badawczej i organizacyjnej Politechniki Wrocławskiej;

informowanie o bieżących wydarzeniach z życia Uczelni;

inicjowanie działań, mających na celu kształtowanie wizerunku Uczelni;

wspieranie jednostek Uczelni w działaniach promocyjnych i informacyjnych;

pozyskiwanie i koordynowanie informacji przekazywanych do publicznej wiadomości przez Politechnikę Wrocławską;

zapewnienie obsługi medialnej imprez przygotowanych przez Politechnikę Wrocławską;

współdziałanie z organami, jednostkami/komórkami organizacyjnymi Politechniki Wrocławskiej, a także mediami, instytucjami i organizacjami działającymi przy Politechnice Wrocławskiej;

prowadzenie polityki informacyjnej skierowanej do pracowników Uczelni w ramach komunikacji wewnętrznej;

kreowanie polityki promocyjnej i promocja zewnętrzna Uczelni;

obsługa informacyjna, promocyjna i organizacyjna wydarzeń organizowanych przez Politechnikę Wrocławską zarówno w siedzibie Uczelni, jak i poza Uczelnią;

przygotowywanie materiałów okolicznościowych na potrzeby uczelni (publikacje, raporty, dedykowane strony internetowe, albumy).

W strukturę Działu Informacji i Promocji wchodzą: 

Sekcja Informacji;

Sekcja Promocji;

Stanowisko ds. Obsługi Działu.

1. Sekcja Informacji

Zakres zadań:

informowanie o dydaktycznej, naukowej, organizacyjnej, społecznej i kulturalnej działalności Politechniki Wrocławskiej na stronie internetowej Uczelni, w mediach i otoczeniu zewnętrznym;

przygotowywanie i umieszczanie na stronie internetowej Politechniki Wrocławskiej zapowiedzi, informacji i relacji z wydarzeń dotyczących różnych aspektów działalności Uczelni;

zapewnienie komunikacji zewnętrznej poprzez redagowanie komunikatów prasowych i innych informacji, przesyłanie ich do mediów;

organizowanie i prowadzenie konferencji prasowych, briefingów, pokazów i prezentacji dla przedstawicieli mediów, utrzymywanie stałych kontaktów z mediami oraz z biurami prasowymi innych uczelni;

udzielanie informacji dziennikarzom, koordynowanie kontaktów dziennikarzy z ekspertami z Uczelni;

stały monitoring mediów w zakresie obecności treści związanych z uczelnią, jej pracownikami i studentami;



archiwizowanie materiałów prasowych dotyczących Uczelni;

prowadzenie i koordynowanie działań komunikacyjnych i promocyjnych związanych z wykorzystaniem narzędzi mailingowych, mediów społecznościowych, kampanii internetowych;

administrowanie portalem Politechniki Wrocławskiej, w tym wsparcie jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni w tworzeniu i prowadzeniu serwisów internetowych;

koordynowanie komunikacji wewnętrznej Uczelni, w tym redagowanie biuletynu wewnętrznego w formie elektronicznego newslettera na podstawie informacji własnych oraz dostarczanych i autoryzowanych przez upoważnione do tego osoby z poszczególnych jednostek/komórek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej;

wspieranie jednostek uczelni, pracowników i studentów w przygotowywaniu materiałów fotograficznych oraz audiowizualnych na portale społecznościowe i stronę internetową uczelni.

2. Sekcja Promocji

Zakres zadań:

inicjowanie i realizacja działań promocyjnych na rzecz Uczelni we współpracy z innymi jednostkami Politechniki Wrocławskiej;

opracowywanie graficzne i redaktorskie materiałów promocyjnych na potrzeby ogólnouczelniane, z uwzględnieniem zapotrzebowania jednostek;

opracowywanie informacji o charakterze promocyjnym na potrzeby instytucji zewnętrznych;

monitorowanie i uzupełnianie stanów magazynowych materiałów promocyjnych;

opiniowanie i monitorowanie użycia sytemu identyfikacji wizualnej przez jednostki/komórki organizacyjne Uczelni oraz partnerów zewnętrznych;

współpraca z biurami promocji innych uczelni oraz jednostek samorządowych.

3. Stanowisko ds. Obsługi Działu

Zakres zadań:

administracja finansowa, w tym przygotowywanie budżetu Działu;

przygotowywanie i rozliczanie umów realizowanych w Dziale;

prowadzenie ewidencji faktur;

obsługa korespondencji i dbałość o prawidłowy obieg dokumentów;

archiwizacja dokumentów Działu wymagana prawem;

przygotowywanie materiałów do sprawozdań na potrzeby władz i jednostek Uczelni oraz instytucji zewnętrznych;

składanie zamówień i pobieranie materiałów biurowych na potrzeby Działu;

prowadzenie rejestru delegacji pracowników;

prowadzenie spraw osobowych Działu.