Podręcznik użytkownika aplikacji „Dokumenty wewnętrzne” wersja 1.0

Opracowała: Hanna Stawska, Dział Informatyzacji

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Wrocław, sierpień 2005

1 WSTĘP …… 3 PARAMETRY TECHNICZNE …… 3 2 OBSŁUGIWANE PRZEGLĄDARKI …… 3 ROZDZIELCZOŚĆ EKRANU …… 3 OPIS APLIKACJI…… 3 WYGLĄD ORAZ OPIS FUNKCJONALNY …… 3 3.1.1 Wygląd podstawowego okna aplikacji …… 3 Podział dokumentów …… 4 3.1.2 3.1.3 Informacje o dokumentach …… 4 3.1.4 Dostęp do dokumentów …… 5 OPIS POSZCZEGÓLNYCH FRAGMENTÓW PODSTAWOWEGO EKRANU APLIKACJI …… 5 Pasek przewijania przeglądarki …… 5 3.2.1 3.2.2 Pasek przewijania tabelki…… 5 3.2.3 Menu główne …… 5 3.2.4 Menu boczne…… 6 Tryb szybkiego wyszukiwania…… 6 3.2.5 Elementy tabeli…… 8 3.2.6 WYSZUKIWANIE …… 8 SUBSKRYPCJA…… 11 Rejestracja…… 11 EDYCJA SUBSKRYPCJI …… 11 Przypomnienie hasła …… 12 Zmiana hasła…… 12 Zmiana profilu subskrypcji…… 12 Rezygnacja z subskrypcji…… 12

2.1 2.2

3

3.1

3.2

3.3 3.4

3.4.1

3.5

3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4

2

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

1 Wstęp Niniejszy dokument omawia sposób posługiwania się aplikacją „Dokumenty Wewnętrzne”, umożliwiającą dostęp do wewnętrznych aktów prawnych wydawanych w Politechnice Wrocławskiej. Aplikacja ta przeznaczona jest dla pracowników, doktorantów oraz studentów Uczelni.

2 Parametry techniczne

2.1 Obsługiwane przeglądarki Aplikacja obsługiwana jest przez następujące przeglądarki internetowe:

• Mozilla • Netscape

Internet Explorer

2.2 Rozdzielczość ekranu Minimalna zalecana rozdzielczość ekranu wynosi: 1024x768 pikseli. Rozdzielczość 800x600 również jest obsługiwana, jednak praca w takiej rozdzielczości jest niewygodna.

3 Opis aplikacji Uruchomienie aplikacji następuje po wpisaniu następującego adresu internetowego w pasku przeglądarki: http://www.ac.pwr.wroc.pl/info/wydaw/index.php.

3.1 Wygląd oraz opis funkcjonalny

3.1.1 Wygląd podstawowego okna aplikacji

Widoczną część głównego okna aplikacji przedstawia rys. 1a.

Pionowy pasek przewijania przeglądarki

Główne menu aplikacji

Menu boczne

Tabelka, w której wyświetlane są informacje o dokumentach

Rys. 1a. Główne okno aplikacji- część górna

3

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Na rys. 1b. natomiast przedstawiono część tego okna widoczną po przewinięciu ekranu pionowym paskiem przewijania przeglądarki.

Poziomy pasek przewijania tabelki

Szybkie wyszukiwanie

Zmienianie liczby wyświetlanych

Rys. 1b. Główne okno aplikacji -część dolna

3.1.2 Podział dokumentów

Dokumenty są podzielone na kategorie. Obecnie dostępne są dwie kategorie: „Zarządzenia Wewnętrzne” oraz „Pisma Okólne”. Do wyboru kategorii służy „Menu boczne”. Na stronie głównej jest wyświetlanych 10 ostatnio wydanych dokumentów. Na dole każdej podstrony, na której wyświetla się tabelka ze spisem dokumentów umieszczone jest narzędzie do szybkiego wyszukiwania. (rys. 1b.)

3.1.3 Informacje o dokumentach

W tabeli są zawarte następujące informacje na temat dokumentów:

Rys. 2. Objaśnienia nazw kolumn

Numer - numer dokumentu. • Data wydania - data wydania. • W sprawie - tytuł dokumentu, będący równocześnie linkiem do dokumentu. • Wydawca - może być : Rektor, Prorektor, Dyrektor Administracyjny. • Data opublikowania- data umieszczenia w bazie. • Załączniki – odsyłacze do załączników. • Słowo - słowa kluczowe. 4

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Status - może być aktualny lub uchylony. W przypadku, gdy dany dokument jest uchylony podany jest numer dokumentu uchylającego.

Typ- typ dokumentu: zarządzenie wewnętrzne/pismo okólne - ta kolumna jest wyświetlana jedynie na głównej stronie aplikacji.

3.1.4 Dostęp do dokumentów

Aby obejrzeć lub zapisać na dysku lokalnym wybrany dokument, należy kliknąć na tytule danego dokumentu tak jak to przedstawiono na rys. 3.

Rys. 3 Otwieranie dokumentu

3.2 Opis poszczególnych fragmentów podstawowego ekranu aplikacji

3.2.1 Pasek przewijania przeglądarki

Gdy zawartość strony nie mieści się na ekranie – jest za długa – pojawia się pasek przewijania przeglądarki umożliwiający obejrzenie niewidocznej części strony (rys. 1a.)

3.2.2 Pasek przewijania tabelki

Gdy zawartość tabelki nie mieści się na ekranie pojawia się pasek przewijania umożliwiający obejrzenie niewidocznej części tabelki (rys. 1b.)

3.2.3 Menu główne

Menu główne składa się z następujących zakładek: • Strona główna – link do strony głównej • • Wyszukiwanie –strona umożliwiająca wyszukanie dokumentów według wybranych

Informacje – kilka ogólnych informacji oraz linki do pomocy

kryteriów

5

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Subskrypcja – możliwość zamówienia subskrypcji odpowiednich dokumentów • Edycja subskrypcji – dla osób już zarejestrowanych możliwość zmiany parametrów subskrypcji (rys. 1a)

3.2.4 Menu boczne

Służy do wybrania odpowiedniej kategorii dokumentów (rys. 1a).

3.2.5 Tryb szybkiego wyszukiwania

Tryb szybkiego wyszukiwania służy do znajdowania dokumentów w aktualnie widocznej tabeli. (rys. 1b.) Aby wyszukać dokument spełniający jakiś warunek, należy wpisać szukaną frazę do pola „szukana fraza” wybrać kolumnę, w której to wyszukiwanie ma się odbywać i następnie nacisnąć przycisk „szukaj”. Rekordy spełniające warunek wyszukiwania zostaną zaznaczone na czerwono. Jeśli istnieje potrzeba przeszukiwania w całej kategorii, należy zmienić liczbę wyświetlanych rekordów na stronie. Wyszukiwanie nie zmienia kolejności wyświetlanych rekordów.

Przykład Chcemy znaleźć dokumenty, które w tytule posiadają słowo „studia”. W tym celu wpisujemy to słowo w pole „szukana fraza” wybieramy kolumnę „w sprawie” i naciskamy przycisk „szukaj”

Rys. 4. Szybkie wyszukiwanie

6

Wynik wyszukiwania :

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Rys. 5. Wyniki szybkiego wyszukiwania

7

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

3.2.6 Elementy tabeli

Podstawowe elementy tabeli zostały przedstawione na rys. 5.

Nagłówki kolumn

Wiersz

Kolumna

Pasek przewijania poziomego

Rys. 6. Wygląd tabeli.

3.2.6.1 Sortowanie:

Istnieje możliwość sortowania wyświetlanych dokumentów według wybranej kolumny. Np. aby posortować zawartość tabeli według dat wydania dokumentów, należy najechać kursorem myszy na nagłówek kolumny „Data wydania” i kliknąć lewym klawiszem myszy. Sortować można rosnąco lub malejąco. Aby zmienić kierunek sortowania, wystarczy powtórnie kliknąć na wybrany nagłówek. Sortowanie, tak samo jak szybkie wyszukiwanie, dotyczy tylko aktualnie wyświetlonych danych. Aby posortować dane dotyczące np. całej kategorii, należy najpierw zmienić liczbę wyświetlanych wierszy na stronie tak, aby wszystkie dane były widoczne na tej stronie.

3.2.6.2 Zmiana szerokości kolumny:

separator

Aby zmienić szerokość wybranej kolumny, należy najechać myszką na separator znajdujący się pomiędzy nazwami kolumn. Po wykonaniu tej czynności kursor strzałki powinien zmienić się na ↔. W tym momencie należy przycisnąć lewy klawisz myszy i odpowiednio przesunąć separator na wybraną szerokość. Po przeciągnięciu należy puścić przycisk.

3.3 Wyszukiwanie

Aby przeszukać zawartość całej bazy danych, należy z menu głównego wybrać zakładkę „wyszukiwanie” . Wyświetli się podstrona umożliwiająca wprowadzenie parametrów wyszukiwania.

8

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Rys. 7. Wyszukiwanie

Dokumenty wyszukiwać można według:

Numeru aktu prawnego - w tym celu należy wpisać pełny numer szukanego aktu np. „2/2005”:

Typu - tutaj są do wyboru dwa typy albo „ zarządzenia wewnętrzne” albo „pisma okólne”

Dacie wydania- należy pamiętać, aby wpisać datę w formacie DD-MM-RRRR. Można również skorzystać z kalendarzyka.

Tytułu - można wpisać szukaną frazę w pola „ w sprawie”. • Kategorii - można wybrać odpowiednią kategorię z pola wyboru. • Słów kluczowych – można wybrać do 5 słów kluczowych.

Przykład : Szukamy wszystkich aktów prawnych dotyczących np. nagród. Można to zrealizować na dwa sposoby:

1. Przez wyszukiwanie odpowiedniej frazy w tytule dokumentu. W tym celu wpisujemy w polu „w sprawie” słowo „nagrody”.

9

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Rys. 8.Wyszukiwanie 1 – według tytułu

Naciskamy przycisk szukaj i otrzymujemy

Rys. 9.Wyniki wyszukiwania 1

2. Przez wyszukiwanie według słów kluczowych. W tym celu rozwijamy pole wyboru „słowa kluczowe” i wybieramy słowo „nagrody”

10

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Rys. 10. Wyszukiwanie 2-według słowa kluczowe

Naciskamy przycisk szukaj i otrzymujemy

Rys. 11.Wyniki wyszukiwania 2

3.4 Subskrypcja

Subskrypcja umożliwia zaprenumerowanie informacji o nowych dokumentach wewnętrznych. W przypadku dodanie nowego dokumentu o parametrach pasujących do profilu zainteresowań użytkownika otrzyma on wiadomość poczty elektronicznej. Aby zaprenumerować subskrypcję, należy najpierw zarejestrować się w systemie i określić profil zainteresowań.

3.4.1 Rejestracja

Aby się zarejestrować, należy wybrać z menu głównego zakładkę ”Subskrypcja” i wypełnić wszystkie pola oznaczone "*". Można wybrać interesujące kategorie lub słowa kluczowe. Po wybraniu subskrypcja staje się aktywna . Po zdefiniowaniu profilu informacja, o wszystkich dokumentach wewnętrznych dodawanych do systemu, zostanie wysłana pocztą elektroniczną.

3.5 Edycja subskrypcji

Po wybraniu zakładki „edycja subskrypcji „ wyświetli się okienko do logowania. Po zalogowaniu istnieje możliwość edycji swoich danych osobowych, zmiany hasła, zmiany profilu, bądź wyłączenia subskrypcji.

11

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

3.5.1 Przypomnienie hasła

Należy wybrać zakładkę „Edycja Subskrypcji” w menu głównym.

Następnie na formularzu służącym do logowania należy wybrać „Przypomnienie hasła”, następnie należy wpisać swój adres poczty elektronicznej, na który została dokonana rejestracja. Hasło zostanie wysłana na ten właśnie adres.

Rys. 12. Logowanie

Rys. 13. Edycja subskrypcji

3.5.2 Zmiana hasła

Zmiana hasła odbywa się poprzez dwukrotne wpisania nowego hasła na formularzu służącym do edycji subskrypcji.

3.5.3 Zmiana profilu subskrypcji

Można zmienić interesujące kategorię bądź słowa kluczowe. W tym celu należy po prostu wybrać z odpowiednich list inne kategorie lub sowa kluczowe.

3.5.4 Rezygnacja z subskrypcji

Należy odznaczyć pole wyboru „aktywna subskrypcja”.

12

Podręcznik użytkownika aplikacji„ Dokumenty Wewnętrzne”

Uwaga! Aby wyjść z trybu edycji nie zmieniając hasła, należy dwukrotnie wpisać stare hasło. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy nacisnąć przycisk „zmień”.

13