Załącznik do ZW 120/2024

Regulamin zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów)

§ 1

CEL REGULAMINU

Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania Politechniki Wrocławskiej. Służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania oraz ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych Uczelni.

Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa tj. działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa dotyczących:

a) korupcji, 

b) zamówień publicznych, 

c) usług, produktów i rynków finansowych, 

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, 

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, 

f) bezpieczeństwa transportu, 

g) ochrony środowiska, 

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, 

i) bezpieczeństwa żywności i pasz, 

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt, 

k) zdrowia publicznego, 

l) ochrony konsumentów, 

ł) ochrony prywatności i danych osobowych, 

m) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, 

n) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, 

o) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji 
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Niniejszy Regulamin nie obejmuje zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa innych niż wymienione w pkt. 2, w szczególności zgłoszeń mobbingu i dyskryminacji, a także zgłoszeń naruszeń regulacji wewnętrznych Politechniki Wrocławskiej.

§ 2

DEFINICJE

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Pracodawcy – rozumnie się przez to Politechnikę Wrocławską.

Komisji – rozumie się przez to komisję odpowiedzialną za ustalenie sposobu prowadzenia postępowania wyjaśniającego odpowiedniego do charakteru zgłoszenia, wyznaczenie osób do prowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego Zgłoszenia oraz wybór eksperta, prowadzenie i nadzorowanie prowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.



Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów).

Sygnaliście (także Dokonującym Zgłoszenia) – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności: pracownika, osobę ubiegającą się o zatrudnienie, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie na Politechnice Wrocławskiej, gdzie sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował; lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą; lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa.

Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa, lub osobę, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.

Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte przez Politechnikę Wrocławską w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach niniejszego Regulaminu.

Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.

Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postepowań przeciwko sygnaliście.



§ 3

DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń są: Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji oraz każdy z pozostałych członków komisji, o której mowa w pkt. 3.

Komisja, w przypadku zgłoszenia, podejmuje działania następcze, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Komisję powołuje Rektor. W skład Komisji wchodzą: Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji (jako Przewodniczący), kierownik Działu Kontroli Wewnętrznej, pracownik Działu Kontroli Wewnętrznej.

Członek Komisji, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może brać udziału w wyjaśnianiu takiego Zgłoszenia. W takim przypadku Komisja rozpoznaje zgłoszenie bez udziału takiej osoby.

Zgłoszenie może być dokonane ustnie lub pisemnie.

Zgłoszenie ustne może być dokonane:

a) telefonicznie 
lub

b) na wniosek sygnalisty – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku; w takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania przygotowanego przez osobę przyjmującą zgłoszenie.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Sygnalista może dokonywać zgłoszeń pisemnych za pośrednictwem następujących kanałów:

poprzez stronę www: https://app.sygnanet.pl/zgloszenia_pwr/pl

(adres platformy SYGNANET)

za pomocą poczty elektronicznej na adres: probitas@pwr.edu.pl

w formie listownej na adres:

Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji, Politechnika Wrocławska, wybrzeże S. Wyspiańskiego 27, 50-370 Wrocław 

z dopiskiem na kopercie: „do rąk własnych”.

Składane Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i zwięzłe wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko dokonującego zgłoszenia (sygnalisty), adres do kontaktu sygnalisty, tj. adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej Przykładowa karta zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. W przypadku otrzymania takiego zgłoszenia, osoba która je otrzymała, niezwłocznie usuwa zgłoszenie.



§ 4

ANALIZA ZGŁOSZENIA, POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

Dostęp do kanałów Zgłaszania posiadają wyłącznie Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji, kierownik Działu Kontroli Wewnętrznej, pracownik Działu Kontroli Wewnętrznej – członek Komisji.

Po otrzymaniu zgłoszenia, Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji, lub inny członek Komisji do którego wpłynęło zgłoszenie, przekazuje je do rozpatrzenia Komisji odpowiedzialnej za podejmowanie działań następczych.

Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu, na który należy przekazać potwierdzenie. Za przesłanie potwierdzenia otrzymania zgłoszenia odpowiada osoba, która przyjęła zgłoszenie.

W uzasadnionych przypadkach Komisja może prosić o wyjaśnienia lub opinie pracowników jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni lub niezależnych ekspertów. W takim przypadku dostęp do informacji objętych zgłoszeniem, informacji o tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, możliwy jest wyłącznie na podstawie odrębnego upoważnienia. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Komisja rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3. miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3. miesięcy od upływu 7. dni od dokonania zgłoszenia.

Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Komisja podejmuje decyzję o zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Komisja wydaje zarówno rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa, jak i rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie naruszeniom prawa w przyszłości.

§ 5

OCHRONA SYGNALISTY

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe.

Sygnalista podlega ochronie określonej w powszechnie obowiązujących przepisach prawa od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informacje o naruszeniu prawa.

Środki ochrony osób dokonujących Zgłoszenia stosuje się również do:

osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia,

osób powiązanych ze zgłaszającym, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z Uczelnią.



§ 6

DANE OSOBOWE W POSTĘPOWANIU ZE ZGŁOSZENIAMI NIEPRAWIDŁOŚCI

Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń nieprawidłowości (w tym członkowie Komisji) będą przetwarzać dane osobowe sygnalistów, osób których zgłoszenie nieprawidłowości wprost dotyczy, innych osób objętych takim zgłoszeniem (jak np. świadkowie zdarzenia, osoby poszkodowane) oraz dane osób pomagających 
w dokonaniu zgłoszenia czy osób powiązanych z sygnalistą. Wyznaczenie osób upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń nieprawidłowości w Zarządzeniu oraz każde późniejsze powołanie na członka Komisji, jest jednoznaczne z upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych wskazanych powyżej i zobowiązuje taką osobę do bezterminowego zachowania tajemnicy co do treści tych danych.

Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń nieprawidłowości (w tym członkowie Komisji) zobowiązani są do udokumentowanego spełniania obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane będą przetwarzać (z przewidzianymi poniżej wyjątkami). Spełnienie obowiązku informacyjnego wymaga zachowania potwierdzenia sporządzonego z zachowaniem formy dokumentowej. Potwierdzenie podlega utrwaleniu (dla wykazania rozliczalności Uczelni z jej obowiązków prawnych) i przechowywaniu w aktach sprawy co najmniej przez okres przechowywania akt. 
W razie potrzeby potwierdzenie sporządzone w postaci elektronicznej należy wydrukować, opatrzyć datą i podpisem odpowiedniej osoby upoważnionej (członka Komisji) i wtedy załączyć do akt.