Załącznik do Zasad zawierania umów cywilnoprawnych w Politechnice Wrocławskiej 
Zał. nr1 do ZW 1/2023

INSTRUKCJA ZAWIERANIA I ROZLICZANIA UMÓW CYWILNOPRAWNYCH

I. WNIOSEK O ZAWARCIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ

Zleceniobiorcę (dla umowy zlecenia) lub Przyjmującego zamówienie (dla umowy o dzieło) wybiera się z zastosowaniem obowiązujących przepisów i procedur.

Przed zawarciem umowy cywilnoprawnej upoważniony w jednostce/komórce organizacyjnej pracownik zobowiązany jest do zarejestrowania w systemie TETA EDU Wniosku o zawarcie umowy cywilnoprawnej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie przedmiotu umowy (zwanego dalej Wnioskiem o zawarcie umowy cywilnoprawnej). Proces obiegu Wniosku o zawarcie umowy cywilnoprawnej (załącznik nr 3 do Zasad) przebiega w systemie TETA EDU zgodnie z Instrukcją ZSI - Obsługa wniosków o umowy cywilnoprawne w systemie TETA EDU, zamieszczoną na stronie Portalu Procesowego Politechniki Wrocławskiej, dostępną pod adresem: 

https://procesy.intranet.pwr.edu.pl/?p=instrukcje_zsi w zakładce Instrukcje KP - Personel

Dziekan/Dyrektor jednostki organizacyjnej wnioskuje do Działu Spraw Osobowych o nadanie odpowiednich uprawnień pracownikowi upoważnionemu do rejestrowania Wniosku o zawarcie umowy cywilnoprawnej.

Rejestracji danych osobowych Zleceniobiorcy/ Przyjmującego zamówienie dokonuje Sekcja Płac na podstawie Zgłoszenia Danych Osobowych (załącznik nr 2 do Zasad).

Dane osobowe Zleceniobiorcy/ Przyjmującego zamówienie, zawarte w umowie cywilnoprawnej i innych dokumentach związanych z jej rozliczaniem, powinny być zweryfikowane z dokumentem tożsamości przez osobę zawierającą umowę w imieniu Politechniki Wrocławskiej.

Osoba posiadająca pełnomocnictwo Rektora do zawierania umów cywilnoprawnych w imieniu Politechniki Wrocławskiej (zwane dalej Pełnomocnictwem) odpowiada za prawidłową kwalifikację umowy cywilnoprawnej tj. określenie czy powinna to być umowa o dzieło czy umowa zlecenia.

Dysponent środków finansowych (w tym m.in. kierownik projektu, kierownik studium podyplomowego itd.) odpowiada za:

prawidłowe zaplanowanie i wydatkowanie środków finansowych, przy wykorzystaniu których umowa ma być realizowana,

określenie przedmiotu umowy,

zgodność postanowień umowy cywilnoprawnej z obowiązującymi przepisami i wytycznymi wynikającymi m.in. z zawartych przez Uczelnię umów,

dopełnienie obowiązku zgłoszenia Zleceniobiorcy odpowiednio do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego oraz zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS.

Dysponenta środków finansowych wspierają, w zakresie swoich kompetencji: asystent ds. kadr, asystent ds. projektowych oraz asystent ds. finansowych.

Koordynatorzy ds. zamówień publicznych odpowiadają za prawidłową kwalifikację wnioskowanej umowy cywilnoprawnej w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.



W przypadku cudzoziemców - Zleceniobiorców lub Przyjmujących zamówienie, należy w szczególności ustalić, czy są obywatelami Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Szwajcarii lub kraju spoza tego obszaru.

Każda osoba, która posiada obywatelstwo któregokolwiek z państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii podejmuje pracę zarobkową na terytorium Polski bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

W przypadku planowania zatrudnienia cudzoziemców należy każdorazowo konsultować możliwość zatrudnienia z właściwym dla jednostki asystentem ds. kadr w celu załatwienia niezbędnych formalności.

II. ZAWARCIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ

Umowy cywilnoprawne zawierane przez Politechnikę Wrocławską przygotowuje się z uwzględnieniem Zasad zawierania umów cywilnoprawnych w Politechnice Wrocławskiej (zwanych dalej Zasadami). Umowy takie zawiera się i rozlicza według przedstawionej poniżej procedury:

Umowę cywilnoprawną należy sporządzać w oparciu o odpowiedni wzór obowiązujący w Politechnice Wrocławskiej. Jeżeli żaden z dostępnych wzorów nie odpowiada potrzebom jednostki/komórki organizacyjnej zawierającej umowę, wówczas przygotowuje ona projekt umowy uwzględniający wytyczne opisane w Zasadach, a następnie przekazuje do weryfikacji w ramach procedury przyjętej w Uczelni.

Uzgodniony w tej drodze projekt umowy cywilnoprawnej może zostać wykorzystany przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej tylko wówczas, gdy zostanie opatrzony adnotacją „Centralny Repozytorium Kontraktów PWr nr…”.

Dysponent środków finansowych jako osoba odpowiedzialna za prawidłowe wydatkowanie środków finansowych składa pod umową, w miejscu do tego wyznaczonym, czytelny podpis lub podpisuje się pod pieczątką imienną, a następnie przekazuje umowę do podpisania przez strony umowy.

W imieniu Politechniki Wrocławskiej umowę zawiera osoba wskazana w komparycji umowy, posiadająca Pełnomocnictwo, składając pod jej treścią, w miejscu do tego wyznaczonym, czytelny podpis lub podpisuje się pod pieczątką imienną.

Jeżeli Dysponent środków finansowych jest jednocześnie osobą posiadającą Pełnomocnictwo, wówczas składa on czytelny podpis lub podpisuje się pod pieczątką imienną jedynie w miejscu przeznaczonym na podpis osoby upoważnionej do zawierania umów cywilnoprawnych.

Jeżeli Dysponent środków finansowych jest jednocześnie Zleceniobiorcą lub Przyjmującym zamówienie, wówczas umowę podpisuje w imieniu Uczelni wyłącznie odpowiednio umocowana osoba trzecia, w tym bezpośredni przełożony Dysponenta środków finansowych.

Wszystkie egzemplarze umowy przekazywane są z jednostki/komórki organizacyjnej do Kwestora w celu uzyskania kontrasygnaty.

Umowy cywilnoprawne sporządza się w co najmniej trzech jednobrzmiących, oryginalnych i podpisywanych przez Strony egzemplarzach, z których:

jeden otrzymuje Przyjmujący zamówienie lub odpowiednio Zleceniobiorca,



jeden przechowuje jednostka/komórka organizacyjna, w ramach której umowa zostaje zawarta,

jeden wraz z Oświadczeniem Zleceniobiorcy (załącznik nr 10 do Zasad) i ewentualnym formularzem zgłoszenia do ubezpieczeń (w przypadku umowy zlecenia) lub wraz z informacją RUD (w przypadku umowy o dzieło), przekazywany jest w nieprzekraczalnym terminie 5 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy do Sekcji Płac, w celu autoryzacji umowy w systemie TETA EDU oraz przekazania zgłoszenia do ubezpieczeń do ZUS.

Jednostki/komórki organizacyjne są zobowiązane do prowadzenia Rejestru umów cywilnoprawnych (załącznik nr 17 do Zasad).

Osoba zawierająca umowę cywilnoprawną w imieniu Politechniki Wrocławskiej jest zobowiązana do poinformowania osoby wykonującej daną umowę o warunkach uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych oraz obowiązkach i uprawnieniach związanych z uczestnictwem w Pracowniczych Planach Kapitałowych.

III. ROZLICZENIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ

Potwierdzeniem wykonania przedmiotu umowy jest podpisany przez obie strony:

w przypadku umowy o dzieło: Protokół zdawczo-odbiorczy (załącznik nr 7 do Zasad),

w przypadku umowy zlecenia: Protokół potwierdzający wykonanie zleconych czynności (załącznik nr 17 do Zasad),

w którym nie stwierdzono zastrzeżeń.

W przypadku umowy zlecenia, Protokół potwierdzający wykonanie zleconych czynności zawiera również potwierdzenie liczby godzin wykonywania umowy zlecenia.

Po odebraniu przedmiotu umowy o dzieło przez powołany zespół lub potwierdzeniu wykonania umowy zlecenia Przyjmujący zamówienie lub Zleceniobiorca wystawia Rachunek (załącznik nr 14 do Zasad) dla jednostki/komórki organizacyjnej Politechniki Wrocławskiej oraz wypełnia inne dokumenty niezbędne do naliczenia wynagrodzenia, określone wzorami bądź wytycznymi wynikającymi z obowiązującego prawa oraz zawartych przez Uczelnię umów.

Na rachunku do umowy zlecenia o świadczenie usług edukacyjnych Pracownik Działu Kształcenia potwierdza zgodność wykonania zleconych czynności z Powierzeniem zajęć.

Pracownik Kwestury potwierdza zgodność rozliczenia kosztów podróży z obowiązującymi przepisami na formularzu Rozliczenie wyjazdu, który jest dostępny w systemie TETA. Formularz Rozliczenia wyjazdu stanowi załącznik do Rachunku.

Protokół, Rachunek oraz inne dokumenty niezbędne do naliczenia wynagrodzenia przekazywane są do Sekcji Płac niezwłocznie po ich skompletowaniu.

Ustala się, że wypłata wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych będzie realizowana 10 i 22 dnia każdego miesiąca. Jeżeli powyższe terminy przypadają w dni wolne od pracy, wypłata nastąpi w dniu roboczym poprzedzającym ten dzień.