Prorektor ds. Kształcenia wydaje zgodę na uruchomienie kursu/kursu specjalnego (wzór stanowi załącznik nr 3) na wniosek jednostki organizującej kurs.

7.3 Kierownik kursu/kursu specjalnego przygotowuje listę uczestników każdej edycji kursu/kursu specjalnego i przekazuje ją do Działu Kształcenia przed rozpoczęciem danej edycji kursu/kursu specjalnego.

7.4 Przy organizacji kursu, w jednostce organizującej kurs zakłada się:

7.4.1 teczkę dla każdego kursu, w której przechowuje się dokumentację, o której mowa we wniosku o utworzenie kursu (zgodnie z ust. 7.2) oraz 

7.4.2 dla każdej edycji kursu - teczki dla każdego uczestnika kursu, w których gromadzi się następujące dokumenty:

kartę zgłoszenia uczestnika kursu zawierającą imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji,

egzemplarz umowy,

protokoły z egzaminów (o ile egzaminy są przewidziane),

karty zaliczeń (o ile zaliczenia są przewidziane),

dokument potwierdzający odbycie praktyki, jeśli jest wymagana,

protokół obrony pracy końcowej (o ile jest przewidywana) wraz z wynikiem,

egzemplarz świadectwa ukończenia kursu przeznaczony do akt.

7.5 Przy organizacji kursu specjalnego, w jednostce organizującej kurs specjalny zakłada się:

 7.5.1 teczkę dla każdej edycji kursu specjalnego, w której przechowuje się dokumentację, o której mowa we wniosku o utworzenie kursu specjalnego (zgodnie z ust. 7.2) oraz 

dane osobowe uczestników kursu specjalnego:

 a) imię nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, a w przypadku wystawiania faktur również adres zamieszkania, 

 b) podpisane oświadczenia o przetwarzaniu danych osobowych.

7.6 Po zakończeniu kursu/kursu specjalnego kierownik kursu/kursu specjalnego przekazuje listę absolwentów kursu/kursu specjalnego do Działu Kształcenia. Wszelkie dane osobowe absolwentów są przechowywane wyłącznie przez odpowiedni okres – stosownie do podstaw prawnych przetwarzania (zidentyfikowanych przez Dział Kształcenia) i zgodnie z informacją podawaną uczestnikom przy zbieraniu ich danych osobowych.

 7.7 W przypadku zmiany:

nazwy kursu/kursu specjalnego,

jednostki prowadzącej kurs/kurs specjalny,

czasu trwania kursu/kursu specjalnego,

kierownika kursu/kursu specjalnego

wniosek o akceptację zmiany przygotowuje kierownik jednostki organizacyjnej, w której prowadzony jest kurs, i przekazuje go do Prorektora ds. Kształcenia, który zatwierdza zmianę.

Powierzanie zajęć dydaktycznych na kursach/kursach specjalnych

Zajęcia dydaktyczne powierza się, na podstawie załącznika nr 8 następująco:

nauczycielom akademickim Uczelni. Kierownik jednostki organizującej kurs/kurs specjalny (albo osoba upoważniona) powierza realizację zajęć dydaktycznych na kursie/kursie specjalnym. Po zrealizowaniu zajęć, wypłaca się dodatek kwotowy jednorazowy jednorazowo lub ratach (przy kursach dłuższych niż 2 miesiące) ze środków projektu otwartego na realizację kursu/kursu specjalnego, według stawek za 1 godzinę zajęć dydaktycznych, zatwierdzoną przez kierownika jednostki organizującej ten kurs/kurs specjalny,

specjalistom spoza Uczelni, doktorantom oraz pracownikom Uczelni niebędącym nauczycielami akademickimi. Kierownik jednostki organizującej kurs/kurs specjalny (albo osoba upoważniona) powierza realizację zajęć dydaktycznych i zawiera umowy zlecenia zgodnie z zatwierdzonymi w budżecie stawkami za 1 godzinę zajęć dydaktycznych. Po zrealizowaniu w danym miesiącu zajęć dydaktycznych wynagrodzenie wypłaca się najpóźniej w miesiącu następnym, zgodnie z zawartą umową.

wykładowcom spoza Uczelni, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Kierownik jednostki organizującej kurs/kurs specjalny powierza zajęcia i zawiera umowę cywilnoprawną, po wcześniejszym uzyskaniu na to zgody Prorektora ds. Kształcenia. Wynagrodzenie wypłaca się po zrealizowaniu zajęć dydaktycznych, na podstawie wystawionej faktury.

W przypadku zlecenia realizacji zajęć specjaliście spoza Uczelni, doktorantowi lub pracownikowi Uczelni niebędącemu nauczycielem akademickim, kopię umowy przekazuje się do Działu Kształcenia.

Osobom, o którym mowa w 8.1. a-c należy zapewnić odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych jeżeli mają mieć dostęp do danych identyfikujących uczestników. Wraz z upoważnieniem osoby te mają zostać zobowiązane do bezterminowego zachowania tajemnicy co do treści danych osobowych i sposobów ich zabezpieczeń oraz zobowiązane do nie wykorzystywania danych uczestników w żadnych innych celach.

Nadanie osobom o którym mowa w 8.1. a-c upoważnień do przetwarzania danych osobowych jest niezbędne do przypisania odpowiednich uprawnień/ról użytkownika w odpowiednich systemach informatycznych Uczelni.

Powierzanie zajęć dydaktycznych oraz zawieranie umów cywilnoprawnych wynikające z realizacji kursu/kursu specjalnego powinno być dokonywane przed rozpoczęciem zajęć na tym kursie.

Zakończenie kursów

Uczestnik kursu otrzymuje świadectwo ukończenia kursu. Wzory świadectwa ukończenia kursu, świadectwa ukończenia kursu przeznaczonego do akt, określone są odrębnym zarządzeniem wewnętrznym Rektora.

Świadectwa ukończenia kursu wydaje jednostka organizująca kursy, która również prowadzi rejestr wydanych świadectw ukończenia kursu.

Świadectwo powinno zawierać ogólną ocenę ukończenia kursu oraz numer nadany w następujący sposób: nr świadectwa/symbol jednostki organizacyjnej/rok wydania. Numery świadectw ukończenia kursów, według prowadzonej ewidencji, nadaje Dział Kształcenia.

Dział Kształcenia prowadzi w formie elektronicznej centralny rejestr świadectw ukończenia kursów. Wpisuje się w nim następujące dane:

numer świadectwa,

datę wydania świadectwa,

imię/imiona i nazwisko uczestnika kursu,

numer PESEL uczestnika kursu,

nazwę jednostki organizacyjnej prowadzącej kurs,

ocenę wpisaną na świadectwie.

Uczestnik kursu potwierdza odbiór świadectwa ukończenia kursu w rejestrze jednostki organizującej kurs, o którym mowa w ust. 9.2.

W przypadku utraty oryginału świadectwa ukończenia kursu, uczestnik kursu może zwrócić się pisemnym wnioskiem do kierownika jednostki organizującej kurs o wydanie duplikatu.

 Uczestnik kursu otrzymuje świadectwo w języku polskim. 

9.7Uczelnia nie pobiera opłat za wydanie świadectwa ukończenia kursu ani za wydanie duplikatu świadectwa.

9.8Formularze świadectw ukończenia kursu i ich odpisy do akt pobiera się w Magazynie Centralnym PWr, budynek A-1.

9.9Po zakończeniu każdej edycji kursu/kursu specjalnego jednostka organizująca kurs przekazuje dokumentację kursu/kursu specjalnego do Archiwum Uczelni. 

Obieg dokumentów finansowych

Kursy i kursy specjalne są odpłatne.

Jednostka organizująca kurs/kurs specjalny przygotowuje szczegółowe zestawienie kosztów (załącznik nr 2), na podstawie którego określana jest wysokość opłaty wnoszonej przez każdego uczestnika kursu/kursu specjalnego i przekazuje go wraz z wnioskiem w sprawie uruchomienia kursu/kursu specjalnego do Działu Kształcenia. Ostateczną decyzję w sprawie uruchomienia kursu i ustalenia wysokości opłaty podejmuje Prorektor ds. Kształcenia, na wniosek kierownika jednostki organizującej kurs/kurs specjalny. Wzór zgody stanowi załącznik nr 3.

Na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki organizującej kurs/kurs specjalny szczegółowego zestawienia kosztów (załącznik nr 2) pracownik jednostki organizującej kurs/kurs specjalny otwiera i wprowadza do systemu TETA EDU (moduł OP) projekt wraz z kalkulacją kosztów.

Pracownik Działu Kształcenia zatwierdza w systemie TETA EDU wprowadzony projekt.

Dla każdej edycji kursu/kursu specjalnego pracownik jednostki organizującej wprowadza odrębny projekt.

Kierownik jednostki organizacyjnej, realizującej kurs, zawiera z uczestnikiem kursu umowę na świadczenie usługi edukacyjnej na kursie (załącznik nr 4) regulującej zasady wnoszenia opłat oraz prawa i obowiązki uczestnika kursu. Możliwe jest również zawarcie umowy trójstronnej, gdy opłatę (lub jej cześć) za kurs będzie wnosić podmiot finansujący/współfinansujący udział uczestnika w kursie.

Kierownik jednostki organizującej kurs specjalny przekazuje uczestnikom informację o przetwarzaniu danych osobowych (załącznik nr 6) i zachowuje podpisane oświadczenia w teczce właściwego kursu specjalnego

Budżet kursu/kursu specjalnego musi zapewnić jego samofinansowanie. 
W budżecie określa się wysokość stawek godzinowych za godzinę powierzonych zajęć. Stawki te mogą być zróżnicowane w zależności od specyfiki prowadzonych zajęć.

Po zakończeniu rekrutacji na kurs/kurs specjalny kierownik kursu/kursu specjalnego, w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej organizującej kurs/kurs specjalny, sporządza skorygowane szczegółowe zestawienie kosztów (załącznik nr 2), w oparciu o rzeczywistą liczbę uczestników i przekazuje niezwłocznie do Działu Kształcenia, jednocześnie wprowadzając aktualizację kalkulacji kosztów projektu w systemie TETA EDU. Dział Kształcenia zatwierdza zaktualizowany projekt w systemie TETA EDU.

Kursy/kursy specjalne, jak również udział uczestników w kursach, mogą być finansowane lub dofinansowane przez instytucje zewnętrzne (ze środków pozauczelnianych), w tym ze środków Unii Europejskiej. W takim przypadku wysokość opłaty za uczestnictwo w kursie ustala się z uwzględnieniem zasad finansowania lub dofinansowania tych kursów.

Zlecanie usług edukacyjno-szkoleniowych w formie umów cywilnoprawnych podlega procedurom zgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych. W zakresie zlecania tych usług stosuje się kryteria jakościowe wyboru wykonawców. W przypadku usług, których wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty wymienionej w art. 2 ust. 1 pkt. 1) ustawy Prawo zamówień publicznych, potwierdzeniem stosowania zasad określonych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w PWr, jest wybór wykonawcy, dokonany przez kierownika jednostki organizującej kurs/kurs specjalny, w oparciu o udokumentowaną opinię o merytorycznych kwalifikacjach kandydata do wykonania usługi szkoleniowo-edukacyjnej.

Kierownik kursu/kursu specjalnego, trwającego dłużej niż 1 miesiąc, może otrzymywać miesięczne wynagrodzenie w wysokości od 5% do 10% minimalnej wysokości stawki wynagrodzenia zasadniczego profesora, ustalonego w odrębnych przepisach, za każdą z edycji lub za każdy kurs, na podstawie wniosku o przyznanie dodatku organizacyjnego. Wynagrodzenie płatne jest nie dłużej niż przez 1 miesiąc od dnia zakończenia kursu. Środki finansowe na pokrycie wynagrodzenia kierownika wraz z pochodnymi należy przewidzieć w kalkulacji kosztów kursu. Wynagrodzenie obciąża koszty zlecenia otwartego na realizację kursu.

Jedna osoba może być równocześnie kierownikiem co najwyżej dwóch kursów albo dwu edycji tego samego kursu.

Wszelkie dokumenty finansowe kursu/kursu specjalnego podpisują zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym osoby, które otrzymały pełnomocnictwo lub upoważnienie w tym zakresie.

Ewidencja księgowa przychodów i kosztów, odrębnie dla każdej edycji kursu, prowadzona jest w Kwesturze zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami w Politechnice Wrocławskiej.

Po zakończeniu kursu/kursu specjalnego kierownik jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za organizację kursu/kursu specjalnego przekazuje do Działu Kształcenia, w terminie nieprzekraczającym 1 miesiąca od czasu zaksięgowania ostatnich poniesionych kosztów, końcowe rozliczenie finansowe dla zakończonej edycji (formularz załącznik nr 9) wraz z informacją o zakończeniu kursu/kursu specjalnego (załącznik nr 10). Na tej podstawie Dział Kształcenia zatwierdza ostatecznie zamknięcie projektu w systemie TETA EDU.