REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 83/2024

z dnia 2 września 2024 r.

w sprawie zasad udzielania pełnomocnictw w Politechnice Wrocławskiej

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 742 z późn. zm.) oraz § 4 ust. 1 pkt 7 Statutu Politechniki Wrocławskiej wprowadza się następujące zasady udzielania pełnomocnictw w Politechnice Wrocławskiej:

§ 1

Postanowienia ogólne

Stosownie do art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, osobą uprawnioną do reprezentowania Politechniki Wrocławskiej jest Rektor.

Rektor może udzielić pełnomocnictwa:

ogólnego;

rodzajowego;

szczególnego.

Rektor udziela pełnomocnictwa na piśmie.

Pełnomocnictwo Rektora może być udzielone na okres kadencji Rektora, na inny okres zamknięty, do odwołania lub dla dokonania określonej czynności.

Określa się limity wysokości zobowiązań zaciąganych przez pełnomocników, którym Rektor udzielił pełnomocnictwa ogólnego lub rodzajowego (w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia).

Pełnomocnik, któremu Rektor udziela pełnomocnictwa szczególnego nie podlega ograniczeniom określonym w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia, a wysokość zobowiązań zaciąganych na podstawie takiego pełnomocnictwa może zostać określona indywidualnie, w szczególności w treści samego pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwa Rektora sporządza się według wzorów stanowiących załączniki nr 2-13 do niniejszego Zarządzenia oraz zgodnie z wartościami kwotowymi określonymi 
w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia. W przypadku pełnomocnictw 
o niestandardowej treści, projekt pełnomocnictwa wymaga (przed jego udzieleniem przez Rektora) uzyskania akceptacji radcy prawnego z Działu Prawnego Politechniki Wrocławskiej.

§ 2

Obowiązki pełnomocników

1. Pełnomocnik Rektora wykonując udzielone mu pełnomocnictwo zobowiązany jest 
w szczególności do przestrzegania: 

zakresu przedmiotowego i czasowego udzielonego mu pełnomocnictwa;

określonej w treści pełnomocnictwa wysokości zobowiązań zaciąganych przez niego samodzielnie lub łącznie z inną osobą;

procedur i przepisów wewnętrznych Uczelni dotyczących czynności, do których został umocowany.

2. Każdy pełnomocnik przed zaciągnięciem zobowiązania jest zobowiązany upewnić się, że:

wysokość zobowiązania (które zaciąga on w imieniu Uczelni) nie jest wyższa niż limit określony w jego pełnomocnictwie oraz

odpowiednio - podpisując umowę z zachowaniem formy pisemnej lub składając zamówienie bez zawierania umowy w formie pisemnej - że taka umowa lub zamówienie zostały przygotowane zgodnie z obowiązującą w Uczelni procedurą.

3. Niedopuszczalne jest zaciąganie zobowiązań bez umocowania lub z przekroczeniem umocowania (niezależnie od rodzaju udzielonego pełnomocnictwa) tj. w szczególności jeżeli:

wartość finansowa świadczeń wynikających z danego zobowiązania lub umowy (obciążających Uczelnię) przekracza wysokość określoną w pełnomocnictwie;

oświadczenie woli jest składane (lub zobowiązanie jest zaciągane) przez osobę, której nie udzielono pisemnego, imiennego pełnomocnictwa;

czynność prawna dokonywana jest na podstawie pełnomocnictwa w dniu przypadającym poza okresem ważności udzielonego pełnomocnictwa.

4. Działanie bez stosownego umocowania prawnego lub przekroczenie zakresu udzielonego pełnomocnictwa skutkować może, w szczególności:

odebraniem udzielonych pełnomocnikowi pełnomocnictw i ograniczeniem uprawnień w zakresie gospodarki finansowej Uczelni;

odpowiedzialnością określoną m.in. w przepisach Kodeksu Pracy, w przepisach dotyczących dyscypliny finansów publicznych oraz w wewnętrznych przepisach Uczelni.

5. Wnioskujący o wydanie pełnomocnictwa może również wnioskować o jego odwołanie.

§ 3

Pełnomocnictwo do zaciągania zobowiązań w imieniu Uczelni

Pełnomocnictwo ogólne lub rodzajowe obejmujące swoim zakresem zaciąganie zobowiązań w imieniu Uczelni jest podstawą do zaciągania zobowiązań finansowanych ze środków z budżetu danej jednostki/komórki organizacyjnej, projektu lub innego wyodrębnionego finansowo przedsięwzięcia.

Pełnomocnictwo, o którym mowa w § 3 ust. 1 otrzymują następujące osoby:

prorektorzy;

dziekani;

dziekan szkoły doktorskiej;

dyrektorzy instytutów;

kierownicy katedr

dyrektor finansowy;

dyrektor administracyjny;

kwestor.

Poza osobami wymienionymi w ust. 2 z inicjatywy Rektora pełnomocnictwa, o których mowa w ust. 1 otrzymać mogą:

kierownicy jednostek ogólnouczelnianych i filii (również na wniosek właściwego prorektora);

dyrektorzy i kierownicy komórek organizacyjnych w strukturze administracji Uczelni (z zachowaniem drogi służbowej);

inne osoby.

Pełnomocnicy, o których mowa w ust. 2 i 3 uprawnieni są do dokonywania czynności prawnych i do składania oświadczeń woli (w tym m.in. do zawierania umów i składania zamówień):

z zachowaniem obowiązujących w Uczelni procedur;

do wartości kwotowej określonej w udzielonym mu pełnomocnictwie (uwzględniając jednak wartość wszystkich zobowiązań wynikających z zawieranej przez pełnomocnika umowy);

samodzielnie albo łącznie z inną osobą – odpowiednio do wartości kwotowej zaciąganego zobowiązania i treści pełnomocnictwa.

§ 4

Procedura udzielania pełnomocnictw przez Rektora

Wniosek o udzielenie pełnomocnictwa przez Rektora składa się w Biurze Rektora 
z zachowaniem drogi służbowej. Wniosek ten winien określać w szczególności: wnioskodawcę, cel wydania i zakres pełnomocnictwa oraz przewidywany okres jego obowiązywania. W przypadku pełnomocnictw o niestandardowej treści pracownik Biura Rektora przekazuje projekt pełnomocnictwa do Działu Prawnego w celu zaopiniowania przez radcę prawnego.

Pełnomocnictwa sporządzane są w dwóch egzemplarzach. Dokument pełnomocnictwa wydawany jest w Biurze Rektora. Jeden egzemplarz pełnomocnictwa opatrzony podpisem pełnomocnika o przyjęciu pełnomocnictwa zwracany jest do Biura Rektora.

W przypadku konieczności sporządzenia i wydania przez notariusza odpowiedniego pełnomocnictwa Rektora w formie szczególnej, obowiązkiem wnioskodawcy jest dopilnowanie dochowania właściwej formy, a związane z tym opłaty i koszty (w tym notarialne) obciążają jednostkę/komórkę organizacyjną wnioskującą o wydanie tego pełnomocnictwa.

Kopie elektroniczne lub papierowe udzielonych w Uczelni pełnomocnictw (a także dokumentów stwierdzających ich odwołanie lub zawieszenie) otrzymują:

kwestor Uczelni;

Dział Spraw Osobowych (w celu włączenia do akt osobowych).

Biuro Rektora na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 2 prowadzi rejestr udzielonych przez Rektora pełnomocnictw zapewniając wgląd do rejestru osobom uprawnionym przez Rektora lub właściwego Prorektora.

Procedura udzielania pełnomocnictw przez Rektora określona w niniejszym paragrafie Zarządzenia ma odpowiednie zastosowanie także do pełnomocnictw udzielanych przez Rektora na formularzach urzędowych lub w innej formie niż pisemna.

§ 5

Dalsze pełnomocnictwa 

Pełnomocnik Rektora nie może ustanawiać dalszych pełnomocników, chyba że wynika to wprost z treści udzielonego mu pełnomocnictwa.

Dalszy pełnomocnik działa ze skutkiem dla mocodawcy. Rektor w każdym czasie może odwołać dalsze pełnomocnictwo.

§ 6

Nieobecność pełnomocnika

Rektor może z własnej inicjatywy upoważnić inne osoby do zastępowania osoby nieobecnej, której udzielił swego pełnomocnictwa. Pełnomocnik planując swą czasową nieobecność powinien ze stosownym wyprzedzeniem wystąpić o pełnomocnictwo na czas swej nieobecności dla osoby mającej go zastąpić. 

§ 7

Wygaśnięcie pełnomocnictwa

Udzielone pełnomocnictwo wygasa z upływem czasu, na który było udzielone lub 
z chwilą dokonania czynności, dla której go udzielono.

Niezależnie od okresu ważności określonego na dokumencie pełnomocnictwa, wygasa ono z chwilą jego odwołania, a także z ustaniem stosunku pracy lub z zaprzestaniem pełnienia funkcji (w związku z którą pełnomocnictwo udzielono).

Udzielenie pełnomocnictwa przez Rektora nie jest jednoznaczne z powierzeniem określonych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej, o którym mowa w art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Powierzenia takiego udziela się - dla umożliwienia dysponowania środkami finansowymi Uczelni - zgodnie z przyjętą w tym zakresie w Uczelni odrębną procedurą.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Zarządzeniu zastosowanie mają m.in. kodeks cywilny i kodeks pracy.

§ 8

Tracą moc:

Zarządzenie Wewnętrzne 26/2021 z dnia 8 lutego 2021 roku w sprawie zasad udzielania pełnomocnictw w Politechnice Wrocławskiej;

Zarządzenie Wewnętrzne 100/2021 z dnia 1 września 2021 roku zmieniające Zarządzenie Wewnętrzne 26/2021w sprawie zasad udzielania pełnomocnictw w Politechnice Wrocławskiej;

Zarządzenie Wewnętrzne 51/2022 z dnia 9 maja 2022 roku zmieniające Zarządzenie Wewnętrzne 26/2021 w sprawie zasad udzielania pełnomocnictw w Politechnice Wrocławskiej (z późn.zm.).

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.