Zał. do ZW 93/2019 

Zasady dokumentacji przebiegu studiów 

w Politechnice Wrocławskiej rozpoczynających się od roku akademickiego 2019/2020

§ 1. Przepisy ogólne

Określa się sposób prowadzenia przez Politechnikę Wrocławską, zwaną dalej Uczelnią, dokumentacji przebiegu studiów, zmiany danych osobowych w dokumentach, uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz wysokość i sposób pobierania opłaty za uwierzytelnianie dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą.

§ 2. Gromadzenie informacji dotyczących studenta i przebiegu studiów 

Informacje dotyczące studenta i przebiegu studiów gromadzi się w:

1) albumie studentów;

2) teczce akt osobowych studenta;

3) księdze dyplomów.

§ 3. Album studentów

Uczelnia prowadzi album studentów w formie elektronicznej.

Studentowi nadaje się kolejny, w ramach Uczelni, numer albumu, zwany dalej „numerem albumu”. Numer albumu jest przypisany studentowi na wszystkich kierunkach i poziomach studiów realizowanych przez studenta w Uczelni.

Do albumu wpisuje się następujące dane dotyczące studenta:

numer albumu;

datę rozpoczęcia studiów;

imiona i nazwisko;

datę i miejsce urodzenia studenta;

numer PESEL, a w przypadku jego braku - nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;

informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się 
o przyjęcie na studia:

nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia dokumentu, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - w przypadku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich,

nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów - w przypadku studiów drugiego stopnia,

nazwę wydziału/filii, kierunku studiów, poziomu i profilu studiów;

rok i semestr studiów, na który student został przyjęty;

datę i przyczynę opuszczenia Uczelni.

Dane do albumu studentów wpisuje się w następujących sytuacjach:

przyjęcie na studia (nadanie numeru albumu);

skreślenie z listy studentów;

zakończenie studiów (data złożenia egzaminu dyplomowego i numer dyplomu);

wznowienie;



studia na kolejnym kierunku studiów;

przeniesienie na inny wydział/kierunek studiów;

przeniesienie na inną uczelnię;

zmiana imienia/imion lub nazwiska.

Numerem albumu oznacza się indeks elektroniczny, legitymację studencką oraz teczkę akt osobowych studenta.

§ 4. Teczka akt osobowych studenta

Dla każdego studenta Politechniki Wrocławskiej zakłada się teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się:

dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

 a) poświadczoną przez Uczelnię kopię:

dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy Prawo 
o szkolnictwie wyższym i nauce – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,

dyplomu ukończenia studiów - w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia.

 b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona 
i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku - nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców - również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;

dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia (np. świadectwo ukończenia Studium Talent, świadectwo laureata olimpiady itp.);

podpisany przez studenta akt ślubowania;

potwierdzenie odbioru elektronicznej legitymacji studenckiej (ELS), 
a także jej duplikatów (o ile zostały wydane);

karty okresowych osiągnięć studenta (wydruk);

decyzje administracyjne i rozstrzygnięcia dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, powtarzania kursów, skreślenia z listy studentów, wznowienia studiów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych;

egzemplarz archiwalny pracy dyplomowej, tzn. wydruk (o ile program studiów przewiduje przedłożenie pracy dyplomowej), wraz z:

oświadczeniem dotyczącym udostępniania pracy dyplomowej (zał. nr 1);

protokołem z badania antyplagiatowego („Raport ogólny- wnioski” oraz „Raport ogólny JSA”);

oświadczeniem o samodzielności wykonania pracy dyplomowej 
i o tożsamości załączonego drukowanego egzemplarza pracy dyplomowej z wersją na elektronicznym nośniku danych i w systemie antyplagiatowym (o ile praca dyplomowa podlega weryfikacji przez system antyplagiatowy);

opinię opiekuna pracy i recenzję (recenzje) pracy dyplomowej (jeśli praca dyplomowa przewidywana jest w programie studiów);

protokół egzaminu dyplomowego;



dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt;

odpis dyplomu ukończenia studiów w języku obcym - egzemplarz do akt w języku obcym (jeśli został wydany);

suplement do dyplomu - egzemplarz do akt;

suplement do dyplomu w języku obcym - egzemplarz do akt w języku angielskim (jeśli został wydany);

potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu (jeśli zostały wydane). W przypadku ich nieodebrania, dokumenty te pozostają w teczce osobowej akt studenta.

zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do studiowania na wybranym kierunku, jeśli jest ono wymagane;

kartę zobowiązań (obiegową), jeśli została wydana;

inne dokumenty (poświadczone przez Uczelnię kopie), stwierdzające szczególne osiągnięcia studenta (odbyte staże, praktyki, publikacje, udział w konferencjach itp.), jako podstawę do uzupełnienia danych w suplemencie do dyplomu;

kopie zaświadczeń (związanych z przebiegiem studiów) wydanych studentowi;

formularz zgłoszenia do udziału w badaniu losów zawodowych absolwentów Politechniki Wrocławskiej.

2. Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w Archiwum Uczelni przez okres 50 lat z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2-4, pkt 15, 16, 18 które podlegają brakowaniu.

§ 5. Księga dyplomów

1. Księga dyplomów w Politechnice Wrocławskiej, zwana dalej Centralną Księgą Dyplomów (CKD), prowadzona jest w formie dokumentu elektronicznego oraz w Jednolitym Systemie Obsługi Studenta (JSOS).

2. Tomy CKD, prowadzone przez wszystkie wydziały i filie Politechniki Wrocławskiej, stanowią tzw. Wydziałowe Księgi Dyplomów (WKD).

3. CKD zawiera następujące dane:

numer dyplomu ukończenia studiów – kolejny w ramach Uczelni;

numer albumu;

nazwisko oraz imiona studenta;

rok urodzenia;

datę rozpoczęcia studiów;

nazwę wydziału/filii;

kierunek studiów;

poziom studiów;

profil studiów;

formę studiów;

datę złożenia egzaminu dyplomowego;

tytuł zawodowy;

informacje o wydanych duplikatach i odpisach dyplomu ukończenia studiów.

4. Dane, o których mowa w ust. 3, przekazywane są drogą elektroniczną do Działu Nauczania, a zakres tych danych określa załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia.

5. Dział Nauczania dodaje zawarte w wykazie dane absolwenta do CKD oraz nadaje kolejny numer dyplomu, który jest następnie wpisywany przez pracownika dziekanatu do WKD oraz JSOS.

6. WKD prowadzi się w formie dokumentu elektronicznego.



7. Po zakończeniu roku kalendarzowego, Dział Nauczania wydaje rocznik CKD w formie papierowej.

§ 6. Przeniesienie z innej uczelni

1. W sytuacji, gdy student został przyjęty na studia poprzez przeniesienie z innej uczelni, Politechnika Wrocławska występuje z wnioskiem do uczelni, z której student przenosi się o przekazanie dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 6.

2. W przypadku przeniesienia się studenta Politechniki Wrocławskiej do innej uczelni, na wniosek uczelni przyjmującej studenta przesyła się dokumenty, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 6, pozostawiając kopię pisma, przy którym przesłano dokumenty wraz z ich wykazem. Przechowuje się również kopie wysłanych dokumentów. 

§ 7. Karty okresowych osiągnięć studenta 

1. Karty okresowych osiągnięć studenta prowadzi się w wersji elektronicznej. 

 Zawierają one:

imiona i nazwisko studenta;

numer albumu;

imiona i nazwisko oraz tytuł profesora, stopień naukowy lub stopień w zakresie sztuki, lub tytuł zawodowy osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;

nazwy i kody kursów/grup kursów (w tym praktyk), które student zaliczył w okresie zaliczeniowym (semestrze);

określenie formy weryfikacji osiągnięć studenta uzyskanych w ramach zajęć w danym semestrze (zaliczenie/egzamin);

uzyskaną ocenę;

liczbę uzyskanych punktów ECTS;

datę i uwierzytelnienie w systemie teleinformatycznym osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;

datę i uwierzytelnienie Rektora lub osoby przez niego upoważnionej w systemie teleinformatycznym, potwierdzające przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta.

2. Wydruki kart okresowych osiągnięć studenta wydaje się na wniosek studenta lub absolwenta, w zakresie, w jakim dotyczą tego studenta lub absolwenta, albo wysyła pocztą na wskazany adres, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

§ 8. Zakończenie studiów

1. Z przeprowadzonego egzaminu dyplomowego sporządza się protokół egzaminu dyplomowego, zawierający: datę egzaminu, imiona i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, tytuł profesora, stopnie naukowe lub stopnie w zakresie sztuki lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej oraz ich podpisy, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej (jeśli praca dyplomowa jest przewidziana w programie studiów), ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy.

 2. Zakończenie studiów odnotowuje się w:

1) protokole egzaminu dyplomowego;

2) albumie studentów;

3) księdze dyplomów;

4) indeksie.



§ 9. Zmiana imienia/imion i nazwiska

1. Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imienia/imion lub nazwiska absolwenta w jego dyplomie ukończenia studiów, odpisie dyplomu, suplemencie do dyplomu i odpisie suplementu, dokumencie, o którym mowa w § 7 ust. 1, chyba że zmiana imion lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu. 

W tych przypadkach wydaje się dyplom ukończenia studiów i suplement na nowe imiona lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu do dyplomu, wraz z odpisami, wydanymi na poprzednie imiona lub nazwisko. Dokonuje się także zmiany danych w dokumencie, o którym mowa w § 7 ust. 1. 

2. W przypadku, gdy zmiana imion lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty, o których mowa w § 7 ust. 1, wystawia się na nowe imiona lub nazwisko. Nowe imiona lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu. 

§ 10. Sposób uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą

1. Dokumenty wydawane przez Uczelnię w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów, przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą, są uwierzytelniane na wniosek zainteresowanego.

2. Uwierzytelnienie polega na poświadczeniu autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej Uczelni, którą jest opatrzony dokument poprzez umieszczenie na dokumencie:

klauzuli uwierzytelniającej zawierającej stwierdzenie autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej uczelni, którą jest opatrzony ten dokument;

podpisu osoby uwierzytelniającej dokument;

pieczęci urzędowej Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej albo Uczelni;

nazwy miejscowości i daty uwierzytelnienia.

3. Do uwierzytelnienia przedstawia się oryginały lub duplikaty dokumentów. 

4. Uwierzytelniane dokumenty wielostronicowe zszywa się i w miejscach zszycia opatruje pieczęcią urzędową Uczelni, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.

§ 11. Instytucje dokonujące uwierzytelnienia dokumentów

Następujące dokumenty:

dyplomy ukończenia studiów oraz suplementy do dyplomów;

odpisy dokumentów, o których mowa w pkt 1, w tym odpisy w języku obcym;

duplikaty dokumentów, o których mowa w pkt 1;

zaświadczenia o ukończeniu studiów;

uwierzytelnia dyrektor Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej. 

2. Dokumenty inne niż wymienione w ust. 1 uwierzytelnia Uczelnia, a w przypadku konieczności spełnienia wymagań określonych przez inne państwo lub w innych uzasadnionych przypadkach – dyrektor NAWA.

3. Za uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą pobiera się opłatę w wysokości 26 zł.

4. Opłatę, o której mowa w ust. 3, wnosi się odpowiednio na rachunek bankowy:



1) Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej – w przypadku uwierzytelnienia dokumentu przez dyrektora Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej;

2) Uczelni – w przypadku uwierzytelnienia dokumentu przez Uczelnię.

§ 12. Przepisy końcowe

Zasady wydawania przez Uczelnię ELS, dyplomów ukończenia studiów, suplementów oraz duplikatów tych dokumentów, a także wysokość opłat za ich wydawanie określają odrębne regulacje. 

6