Załącznik do ZW 77/2024

Zakres zadań Centrum Relacji Międzynarodowych

Do zakresu zadań Centrum Relacji Międzynarodowych należy:

obsługa i wsparcie procesu realizacji strategicznych celów Uczelni na arenie międzynarodowej;

nawiązywanie i realizacja partnerstw strategicznych na szczeblu Uczelni, mających na celu budowanie platformy networkingowej na rzecz kadry naukowej, dydaktycznej oraz studentów;

obsługa i wsparcie procesu budowania wspólnej oferty dydaktycznej w ramach zawieranych partnerstw i sojuszy (kursy wspólne, joint programs, double degree);

obsługa procesu zawierania umów o współpracy międzynarodowej na szczeblu wydziałów;

realizacja zadań komunikacyjnych i organizacyjnych na rzecz zwiększenia integracji Uczelni w ramach konsorcjum Unite!

realizacja zadań komunikacyjnych i organizacyjnych związanych z Academia Europaea Wrocław Knowledge Hub;

współpraca z jednostkami Uczelni w zakresie rankingów, internacjonalizacji 
i współpracy międzynarodowej;

wsparcie studentów cudzoziemców na studia I i II stopnia, realizowane w języku angielskim i polskim, podejmujących kształcenie na podstawie: decyzji Rektora Uczelni, umów międzynarodowych, umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez Uczelnię;

obsługa administracyjno-finansowa studentów cudzoziemców na studiach I i II stopnia, realizowanych w języku angielskim i polskim, odbywających kształcenie na podstawie: decyzji Rektora Uczelni, umów międzynarodowych, umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez Uczelnię, decyzji ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego lub odpowiedniego ministra oraz studentów biorących udział w wymianie w ramach międzynarodowych programów mobilnościowych;

obsługa zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników i studentów;

obsługa programu Erasmus Mobility (pracownicy i studenci);

obsługa przyjmowanych delegacji zagranicznych, w tym w szczególności wizyt najwyższego szczebla;

organizacja i obsługa wydarzeń międzynarodowych organizowanych na zlecenie władz Uczelni, mających na celu promowanie Uczelni jako atrakcyjnego miejsca do studiowania dla studentów zagranicznych, w tym Dni Wstępnych, Międzynarodowych Szkół Letnich (Zimowych) i Krótkich Międzynarodowych Pobytów Szkoleniowo – Kulturowych, International Staff Training Week i innych;

realizacja działań promujących Uczelnię na arenie międzynarodowej - udział w targach edukacyjnych oraz podejmowanie innych działań mających na celu skuteczne poszukiwanie wśród cudzoziemców kandydatów na studia i kursy językowe, wymiany studentów i pracowników w ramach międzynarodowych programów mobilnościowych.

W strukturę Centrum Relacji Międzynarodowych wchodzą:

Dział Współpracy Międzynarodowej:

Sekcja ds. Partnerstw Strategicznych i Relacji Publicznych,

Sekcja Wydarzeń Międzynarodowych,

Sekcja Wsparcia Studentów Zagranicznych;

Biuro Obsługi Pracowników i Gości Zagranicznych;



Biuro ds. Academia Europaea;

Stanowisko ds. Koordynacji Wizyt Strategicznych;

Stanowisko ds. Unite!;

Stanowisko ds. Obsługi Centrum.

Do zadań Działu Współpracy Międzynarodowej należy w szczególności:

obsługa i wsparcie procesu realizacji strategicznych celów Uczelni na arenie międzynarodowej;

nawiązywanie i realizacja partnerstw strategicznych na szczeblu Uczelni, mających na celu budowanie platformy networkingowej na rzecz kadry naukowej, dydaktycznej oraz studentów;

obsługa i wsparcie procesu budowania wspólnej oferty dydaktycznej w ramach zawieranych partnerstw i sojuszy (kursy wspólne, joint programs, double degree).

Do zadań Sekcji ds. Partnerstw Strategicznych i Relacji Publicznych należy w szczególności:

obsługa i wsparcie procesu realizacji strategicznych celów Uczelni na arenie międzynarodowej;

nawiązywanie i realizacja partnerstw strategicznych na szczeblu Uczelni, mających na celu budowanie platformy networkingowej na rzecz kadry naukowej, dydaktycznej oraz studentów;

obsługa i wsparcie procesu budowania wspólnej oferty dydaktycznej w ramach zawieranych partnerstw i sojuszy (kursy wspólne, joint programs, double degree);

koordynacja zawierania i obsługa umów bilateralnych oraz aktualizacja bazy danych dotyczących umów w ramach programu ERASMUS+, koordynowanych przez Centrum;

obsługa administracyjno-finansowa wymiany studentów I, II stopnia i w Szkole Doktorskiej, w ramach programów międzynarodowych, koordynowanych przez Centrum;

aktualizacja treści na stronie internetowej Centrum w zakresie informacji o realizacji międzynarodowych programów wymiany edukacyjnej;

prowadzenie i aktualizacja bazy danych, dotyczących umów o współpracy międzynarodowej zawieranych w ramach programu ERASMUS+;

prowadzenie działań na rzecz pozyskiwania funduszy na realizację międzynarodowych projektów mobilnościowych;

opracowywanie budżetów, administrowanie bazą, monitorowanie finansowe i rzeczowe oraz przygotowywanie raportów i sprawozdań, dotyczących projektów mobilnościowych i wymiany międzynarodowej, koordynowanych przez Centrum;

gromadzenie, przetwarzanie i rozpowszechnianie informacji oraz ewidencjonowanie danych dotyczących programów ERASMUS+ (mobilność edukacyjna), KA 103 i KA 107;

współpracowanie z koordynatorami jednostek uczestniczących w projekcie i uczelniami partnerskimi w zakresie porozumień;

współpraca z Działem Domów Studenckich w zakresie przyznawania miejsc uczestnikom projektów mobilnościowych realizowanych przez Centrum.

Do zadań Sekcji Wydarzeń Międzynarodowych należy w szczególności:

realizacja zadań wizerunkowych budujących pozycję Uczelni na arenie międzynarodowej (kampanie marketingowe, działania promocyjne i wizerunkowe);

realizacja, we współpracy z Działem Informacji i Promocji, działań o zasięgu międzynarodowym, promujących studia na Uczelni;

przygotowywanie działań i materiałów promocyjnych dotyczących oferty Uczelni w języku polskim i angielskim, w tym prezentacji oferty zachęcających zagranicznych



studentów do podjęcia studiów na Uczelni, materiałów orientacyjnych dla zrekrutowanych studentów zagranicznych, materiałów prezentujących ofertę uczelni na rzecz współpracy z potencjalnymi partnerami strategicznymi oraz promocja wydarzeń organizowanych przez Centrum;

organizacja i obsługa szkół letnich, pobytów szkoleniowych (typu International Staff Training Week) i innych wydarzeń międzynarodowych mających na celu promowanie Uczelni na arenie międzynarodowej, organizowanych na zlecenie władz Uczelni;

organizacja wydarzeń dla cudzoziemców, biorących udział w międzynarodowych projektach mobilnościowych, podejmujących i odbywających kształcenie oraz absolwentów Uczelni we współpracy z Centrum Rekrutacji, Działem Wsparcia Aktywności Studenckiej i organizacjami studenckimi, w tym Dni Wstępnych;

redakcja newslettera dla pracowników oraz studentów Uczelni;

koordynacja treści zamieszczanych na stronie internetowej Centrum oraz aktualizacja informacji o organizowanych wydarzeniach międzynarodowych;

aktualizacja treści na stronie internetowej Centrum w zakresie informacji o realizacji międzynarodowych programów wymiany edukacyjnej;

prowadzenie profili w mediach społecznościowych, dedykowanych międzynarodowej aktywności studenckiej i programach wymiany edukacyjnej, we współpracy z Działem Informacji i Promocji;

gromadzenie, przetwarzanie i rozpowszechnianie informacji, dotyczących ofert stypendialnych dla studentów i kadry akademickiej;

ewidencjonowanie wniosków projektowych oraz projektów realizowanych na Uczelni w ramach międzynarodowych programów edukacyjnych ERASMUS+ AKCJA 2;

opracowywanie danych do sprawozdań w części, dotyczącej wydarzeń międzynarodowych organizowanych i koordynowanych przez Centrum.

Do zadań Sekcji Wsparcia Studentów Zagranicznych należy w szczególności:

punkt kontaktowy i współpraca z jednostkami administracji publicznej, placówkami dyplomatycznymi oraz organizacjami pozarządowymi w sprawach dotyczących osób podejmujących i odbywających kształcenie oraz słuchaczy kursów językowych;

udzielanie informacji cudzoziemcom w zakresie pełnego cyklu studiów, stypendiów przyznawanych przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej, opłat, legalizacji pobytu, organizacji studenckich na Uczelni;

monitorowanie płatności dokonywanych przez słuchaczy odpłatnych kursów języka polskiego i angielskiego, kandydatów i studentów cudzoziemców, związanych z rekrutacją i kształceniem na studiach;

współpraca z instytucjami obsługującymi programy stypendialne dla cudzoziemców, w tym realizowanie wypłat świadczeń finansowych stypendystom Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej;

współpraca z wydziałami Uczelni w zakresie obsługi administracyjno-finansowej studentów cudzoziemców na studiach I i II stopnia, realizowanych w języku angielskim i polskim, odbywających kształcenie:

na zasadach odpłatności,

jako stypendyści strony polskiej,

bez odpłatności i świadczeń stypendialnych,

jako stypendyści strony wysyłającej,

jako stypendyści Uczelni,

na podstawie:

umów międzynarodowych,

umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez Uczelnię,



decyzji ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego lub odpowiedniego ministra oraz studentów biorących udział w wymianie w ramach międzynarodowych programów mobilnościowych,

decyzji Rektora Uczelni;

współpraca z Działem Domów Studenckich w zakresie przyznawania miejsc studentom rozpoczynającym kształcenie na I i II stopniu oraz słuchaczom odpłatnych kursów języka polskiego i angielskiego;

organizacja warsztatów mających na celu zwiększenie kwalifikacji z zakresu kompetencji międzykulturowych oraz obsługi studentów cudzoziemców wśród pracowników Uczelni;

organizacja warsztatów dla cudzoziemców, dotyczących różnic międzykulturowych i problemów adaptacyjnych.

Do zadań Biura Obsługi Pracowników i Gości Zagranicznych należy w szczególności:

obsługa zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Uczelni w zakresie:

rezerwacji i zakupu biletów na środki transportu międzynarodowego, współpraca z przewoźnikami komunikacji międzynarodowej,

dopełniania formalności związanych z uzyskaniem wizy,

zgłaszania wyjeżdżającego do ubezpieczenia,

udzielania informacji dotyczącej zakwaterowania i należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej;

obsługa gości zagranicznych w zakresie:

wystawiania zaproszeń potrzebnych do uzyskania wizy,

przygotowania programów wizyt gości zagranicznych we współpracy z władzami, wydziałami i innymi jednostkami/komórkami organizacyjnymi Uczelni, w tym organizacja spotkań, transportu, oferty kulturalnej i gastronomicznej,

wsparcie jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni w organizacji Inauguracji Roku Akademickiego i Święta Politechniki oraz innych wydarzeń na prośbę władz Uczelni,

pomocy w wyszukiwaniu i rezerwacji zakwaterowania;

obsługa administracyjno-finansowa wymiany pracowników, wyjazdy i przyjazdy, w ramach programu ERASMUS+ KA 103 i KA 107;

koordynacja i obsługa administracyjna przyjazdów w ramach programu wizyt Visiting Professors we współpracy z Koordynatorem Programu na Uczelni oraz Wrocławskim Centrum Akademickim;

prowadzenie ewidencji zatrudnionych cudzoziemców w ramach Visiting Professors;

ewidencja zagranicznych wyjazdów służbowych i ubezpieczeń pracowników administracyjnych i akademickich, na podstawie informacji przekazywanych przez wydziały i inne jednostki/komórki organizacyjne Uczelni za pośrednictwem polecenia zagranicznego wyjazdu służbowego;

ewidencja przyjazdów i rezultatów wizyt gości oraz stażystów zagranicznych, przekazywanych przez wydziały i inne jednostki/komórki organizacyjne Uczelni;

koordynacja i obsługa procesu zawierania umów o współpracy międzynarodowej na szczeblu wydziałów i Uczelni (kontakt ze stronami umowy oraz zapewnienie właściwego obiegu dokumentacji);

prowadzenie i aktualizacja bazy danych, dotyczących umów o współpracy międzynarodowej;

opracowywanie sprawozdań dotyczących współpracy międzynarodowej oraz umów zawartych z Narodową Agencją Wymiany Akademickiej;



poszukiwanie i realizacja programów oraz grantów wspomagających współpracę międzynarodową oraz wsparcie jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni w procesie aplikowania;

aktualizacja treści na stronie internetowej Centrum w zakresie obsługi wyjazdów pracowników oraz gości zagranicznych.

Do zadań Biura ds. Academia Europaea należy w szczególności:

ścisła współpraca z zarządem Academia Europaea oraz pozostałymi Hubami;

obsługa i realizacja strategii rozwoju Academia Europea Wrocław Knowledge Hub na zlecenie dyrektora Hubu (Temat wiodący: Smart city);

inicjowanie i obsługa wydarzeń w ramach Academia Europea Wrocław Knowledge Hub, w tym w szczególności: webinarów, szkoleń, konferencji, spotkań okolicznościowych, wykładów oraz debat;

przygotowywanie podcastów tematycznych związanych z linią programową Hubu;

rozwój i aktualizacja strony Hubu;

redagowanie informacji do newslettera AE;

tworzenie dokumentacji i sprawozdań dotyczących działalności Hubu;

pośredniczenie w pozyskiwaniu prestiżowych wykładowców spośród członków AE na rzecz innych jednostek Uczelni;

przygotowywanie i dystrybucja pakietów powitalnych dla nowych członków AE.

Do zadań Stanowiska ds. Koordynacji Wizyt Strategicznych należy w szczególności:

koordynacja kalendarza wizyt międzynarodowych gości o najwyższym szczeblu w ścisłej współpracy z Biurem Rektora;

prowadzenie korespondencji z gośćmi VIP w języku angielskim;

organizacja spotkań z władzami uczelni;

opracowywanie materiałów informacyjnych dotyczących celów wizyt VIP;

organizacja wyjazdów kierownictwa Uczelni (koordynacja zakupu biletów i ubezpieczeń, rezerwacje hoteli, przygotowywanie agendy);

ewidencja, rozliczanie i sprawozdawczość w w/w zakresie.

Do zadań Stanowiska ds. Unite! należy w szczególności:

ścisła współpraca z Sekretariatem Sojuszu Unite!;

ścisła współpraca ze Strategic Communication Team;

komunikacja wewnętrzna w ramach zespołu osób zaangażowanych w prace na rzecz sojuszu w ramach Uczelni;

redakcja, opracowanie i dystrybucja informacji dotyczących działań Unite! adresowanych dla studentów, doktorantów i pracowników Uczelni we współpracy z działem promocji w języku polskim i angielskim;

redakcja, opracowanie i dystrybucja informacji o Uczelni wśród uczelni partnerskich w języku angielskim;

opracowywanie prezentacji i materiałów promocyjnych w języku angielskim;

planowanie i realizowanie kampanii informacyjnych dot. Sojuszu wśród studentów, doktorantów i pracowników Uczelni;

prowadzenie i rozwój strony www;

organizacja wydarzeń, wyjazdów i wizyt związanych z sojuszem Unite!.

Do zadań Stanowiska ds. Obsługi Centrum należy w szczególności:

przygotowywanie dokumentacji związanej ze sprawami osobowymi Centrum;

obsługa korespondencji i dbałość o prawidłowy obieg dokumentów;



przygotowanie budżetu i dokumentacji finansowej, dotyczącej rozliczania zleceń płatniczych, związanych z działaniami realizowanymi przez Centrum;

obsługa administracyjno-finansowa, w tym rozliczanie wydatków w ramach projektów koordynowanych przez Centrum;

obsługa systemu TETA, w obszarze wniosków zakupowych, faktur oraz delegacji;

koordynacja archiwizacji dokumentów.

5