INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO POLITECHNIKI WROCŁAWSKIEJ

WROCŁAW 2022

Załączniki

ZAŁĄCZNIK NR 1 Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum

ZAŁĄCZNIK NR 2 Wzór opisu teczki aktowej

ZAŁĄCZNIK NR 3 Wzór opisu teczki osobowej akt pracownika

ZAŁĄCZNIK NR 4 Wzór opisu teczki osobowej akt studenta

ZAŁĄCZNIK NR 4.1 Wzór opisu teczki osobowej akt studenta – praca dyplomowa

ZAŁĄCZNIK NR 5 Wzór spisu zdawczo–odbiorczego akt

ZAŁĄCZNIK NR 6 Wzór spisu zdawczo–odbiorczego dokumentacji technicznej

ZAŁĄCZNIK NR 7 Wzór spisu zdawczo–odbiorczego informatycznych nośników danych

ZAŁĄCZNIK NR 8 Wzór wykazu spisów zdawczo–odbiorczych 

ZAŁĄCZNIK NR 9 Wzór karty udostępnienia dokumentacji

ZAŁĄCZNIK NR 10 Wzór wniosku o udostępnienie pracy dyplomowej/podyplomowej/ doktorskiej

ZAŁĄCZNIK NR 11 Wzór karty zastępczej dokumentacji



ZAŁĄCZNIK NR 12 Wzór protokołu zniszczenia, uszkodzenia, zagubienia dokumentacji udostępnionej przez archiwum

ZAŁĄCZNIK NR 13 Wzór protokołu wycofania dokumentacji z archiwum

ZAŁĄCZNIK NR 14 Wzór wniosku do archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Załącznik nr 15 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu

Załącznik nr 16 Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

ZAŁĄCZNIK NR 17 Wzór spisu zdawczo–odbiorczego materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego



ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne

§ 1

„Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Politechniki Wrocławskiej”, zwana dalej instrukcją archiwalną określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz sposób postępowania z dokumentacją przekazywaną do archiwum zakładowego niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej i informacji w niej zawartych.

W szczególności instrukcja archiwalna określa zasady i tryb:

przejmowania dokumentacji z jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych;

przechowywania i ewidencjonowania dokumentacji w archiwum zakładowym;

postępowania z materiałami archiwalnymi;

udostępniania dokumentacji przez archiwum zakładowe;

brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Podstawę prawną instrukcji archiwalnej stanowią:

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r. poz. 164) zwana dalej ustawą archiwalną;

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity Dz.U z 2020 r. poz. 346 z późniejszymi zmianami);

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tekst jednolity Dz.U. z 2022 r. poz. 574);

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z 2006 r. poz. 1518 z późniejszymi zmianami);

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji 
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. poz. 67 z późniejszymi zmianami);

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jednolity Dz.U. z 2019 r. poz. 246) zwane dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. 
w sprawie studiów (tekst jednolity Dz.U. z 2021 r. poz. 661) zwane dalej rozporządzeniem w sprawie studiów;

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) zwane dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Tryb postępowania z dokumentacją niejawną regulują odrębne przepisy.



§ 2

Ilekroć w instrukcji archiwalnej jest mowa o:

archiwum zakładowym należy przez to rozumieć Archiwum Uczelni i Archiwum Kwestury, zwane dalej archiwum, powołane do zarządzania zasobem archiwalnym, gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji wytworzonej w Uczelni, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej; Archiwum Kwestury należy przez to rozumieć podręczne archiwum Kwestury, którego zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie, udostępnianie 
i brakowanie dokumentacji finansowej kategorii BE, B i Bc wytworzonej w komórkach organizacyjnych Kwestury; dokumentacja kategorii A wytworzona w komórkach organizacyjnych Kwestury przekazywana jest do Archiwum Uczelni; Archiwum Uczelni należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Politechniki Wrocławskiej powołaną do zarządzania zasobem archiwalnym, gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania, ewidencjonowania i udostępniania całości dokumentacji wytworzonej w Uczelni, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej za wyjątkiem dokumentacji finansowej kategorii BE, B i Bc; archiwum państwowym należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe we Wrocławiu; brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej należy przez to rozumieć procedurę polegającą na wydzieleniu i przekazaniu do zniszczenia (zgodnie z obowiązującymi przepisami) tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął i która utraciła znaczenie, w tym wartość dowodową dla Uczelni; dokumentacji należy przez to rozumieć zbiór wszelkiego rodzaju akt 
i dokumentów, ksiąg, korespondencji, dokumentacji finansowej, technicznej, statystycznej, audiowizualnej bez względu na sposób ich wytworzenia (np. rękopisy, wydruki komputerowe, mapy, fotografie, filmy, dokumenty elektroniczne); informatycznym nośniku danych należy przez to rozumieć materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytania danych w postaci cyfrowej; jednolitym rzeczowym wykazie akt należy przez to rozumieć systematyczny wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi, według którego akta są rejestrowane, łączone w sprawy i teczki aktowe oraz układane w jednostkach organizacyjnych i komórkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej; wykaz akt zawiera kwalifikację archiwalną i terminy przechowywania dokumentacji kategorii B; jednostce merytorycznej należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną do zadań, której należy prowadzenie i załatwianie danej sprawy zgodnie z zakresem zadań, i która w związku z tym zakłada sprawę
i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy oraz mającą obowiązek przechowywania akt sprawy do momentu przekazania ich do archiwum zakładowego; jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć każdą jednostkę organizacyjną Uczelni wymienioną w Regulaminie Organizacyjnym Politechniki Wrocławskiej, wchodzącą w skład struktury organizacyjnej Uczelni; kategorii archiwalnej należy przez to rozumieć oznaczenie wartości archiwalnej dokumentacji za pomocą symboli A, BE, B, Bc; kierowniku należy przez to rozumieć osobę kierującą jednostką organizacyjną lub komórką organizacyjną, która posiada kompetencje do ustalenia sposobu załatwienia sprawy i do zatwierdzenia ostatecznego jej załatwienia; komórce merytorycznej należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną do zadań, której należy prowadzenie i załatwianie danej sprawy zgodnie z zakresem zadań, i która w związku z tym zakłada sprawę
i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy oraz mającą obowiązek przechowywania akt sprawy do momentu przekazania ich do archiwum zakładowego; komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć każdą komórkę organizacyjną Uczelni wymienioną w Regulaminie Organizacyjnym Politechniki Wrocławskiej, wchodzącą w skład struktury organizacyjnej Uczelni; kwalifikacji archiwalnej należy przez to rozumieć ustalenie przynależności akt do danej kategorii archiwalnej; prowadzącym sprawę należy przez to rozumieć każdego pracownika, bez względu na zajmowane stanowisko służbowe, który załatwia merytorycznie przedmiotową sprawę, wytwarza, rejestruje 
i przechowuje akta, które następnie przygotowuje do przekazania do archiwum zakładowego; spisie zdawczo-odbiorczym należy przez to rozumieć formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji aktowej, technicznej oraz informatycznych nośników danych przekazywanych 
z jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej; teczce aktowej należy przez to rozumieć teczkę, segregator, skoroszyt, kopertę służącą w systemie tradycyjnym do gromadzenia 
i przechowywania jednorodnych lub treściowo pokrewnych akt spraw, a także dokumentacji nietworzącej akt spraw, zakładaną dla każdego najbardziej szczegółowego w danym podziale klasyfikacyjnym hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt; także teczkę zbiorczą; Uczelni należy przez to rozumieć Politechnikę Wrocławską.

§ 3

Cała dokumentacja pod względem wartości archiwalnej dzieli się na dwie kategorie archiwalne:

materiały archiwalne, oznaczone symbolem „A”, będące dokumentacją przechowywaną wieczyście, posiadającą wartość historyczną, wchodzącą w skład państwowego zasobu archiwalnego;

dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem „B”, posiadającą czasowe znaczenie praktyczne dla jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i utracie wartości dowodowej dla Uczelni, podlega brakowaniu po uzyskaniu zgody archiwum państwowego; 
z tym, że:

symbolem „B” z dodatkiem liczb arabskich (np. B50, B10, B5) oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby określają minimalny okres przechowywania dokumentacji liczony w pełnych latach kalendarzowych począwszy od 1 stycznia roku następnego od daty zamknięcia teczek aktowych,

symbolem „BE” z dodatkiem liczb arabskich (np. BE50, BE10, BE5) oznacza się dokumentację niearchiwalną, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania liczonego w sposób określony w pkt. 2 lit. a, ze względu na swoją treść i znaczenie, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe, przy czym w wyniku tej ekspertyzy może ulec zmianie kwalifikacja archiwalna dokumentacji,

symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, jeśli zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację niearchiwalną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż rok, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przeznaczona do brakowania.

§ 4

Politechnika Wrocławska w toku swojej działalności tworzy i gromadzi materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną.

Kwalifikacja archiwalna dokumentacji została określona w obowiązującym Jednolitym rzeczowym wykazie akt Politechniki Wrocławskiej.