W archiwum nie wolno przechowywać niezewidencjonowanej i nieuporządkowanej dokumentacji.

ROZDZIAŁ 5
Przejmowanie dokumentacji przez archiwum 

§ 13

Zasady przygotowania dokumentacji do przekazania jej do archiwum regulują odpowiednie zapisy Instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Politechnice Wrocławskiej.

Przejęcie dokumentacji przez archiwum oznacza uznanie jej za dokumentację archiwum.



§ 14

Archiwum przejmuje dokumentację po dwóch latach przechowywania jej w jednostkach organizacyjnych i komórkach organizacyjnych, licząc od pierwszego stycznia roku następnego po zamknięciu teczek aktowych.

Jednostki organizacyjne i komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum według ustalonego z pracownikiem archiwum terminarza, przy czym:

co najmniej dwa tygodnie wcześniej powiadamiają archiwum o zamiarze oddania dokumentacji i jednocześnie przesyłają drogą elektroniczną spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji, która ma zostać przekazana;

pracownik archiwum po stwierdzeniu poprawności sporządzonych spisów zdawczo-odbiorczych oraz właściwego uporządkowania dokumentacji przyjmuje ją w uzgodnionym terminie.

Dokumentacja niezbędna do bieżącej pracy jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych może w nich pozostać dłużej niż dwa lata, wyłącznie na zasadzie wypożyczenia jej z archiwum po dopełnieniu formalności przekazania (uporządkowaniu dokumentacji, sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych). Do spisów zdawczo-odbiorczych tej dokumentacji pracownik archiwum dołącza pismo z adnotacją „Teczki aktowe o sygnaturach …… pozostają w jednostce organizacyjnej/komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z archiwum do dnia……”.

Archiwum przejmuje z poszczególnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną wyłącznie kompletnymi rocznikami, w stanie uporządkowanym i zewidencjonowane.

Dokumentację przed przekazaniem do archiwum przegląda i porządkuje pracownik prowadzący sprawę z jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.

Obowiązek przygotowania dokumentacji do przekazania do archiwum, sporządzenia ewidencji oraz zorganizowanie transportu do lokalu archiwum spoczywa na jednostce organizacyjnej lub komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację.

Koszty związane z przygotowaniem i przekazaniem dokumentacji do archiwum ponosi jednostka organizacyjna lub komórka organizacyjna przekazująca dokumentację.

§ 15

Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na:

ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek sprawami w kolejności wynikającej z ich zarejestrowania w spisie spraw, a w obrębie spraw chronologicznie, począwszy od pisma rozpoczynającego sprawę;

usunięciu z dokumentacji wszystkich wtórników pism oraz części metalowych 
i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek, itp.);

ponumerowaniu wszystkich zapisanych stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym;

umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach z tektury bezkwasowej;

opisaniu teczek aktowych;



ułożenie teczek aktowych w kolejności według haseł klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Porządkowanie akt osobowych pracowników zwolnionych polega na:

wyłączeniu z dokumentacji oryginalnych dokumentów lub ich uwierzytelnionych odpisów i przekazaniu ich pracownikowi, osobie przez niego upoważnionej lub jego spadkobiercom;

ułożeniu akt osobowych zgodnie z porządkiem kancelaryjnym wynikającym 
z przepisów (w podziale na części oznaczone literami alfabetu);

w odniesieniu do akt osobowych, w których dokumentacja nie została wydzielona do części oznaczonych literą alfabetu (o których mowa w pkt. 2): ułożeniu dokumentacji w układzie chronologicznym, począwszy od pisma najwcześniejszego, przy uwzględnieniu następującej kolejności: podanie o przyjęcie do pracy, życiorys, kwestionariusz osobowy, uwierzytelnione kserokopie świadectw potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje zawodowe sprzed okresu zatrudnienia oraz świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, wniosek o zatrudnienie, umowa o pracę, dokumentacja przebiegu pracy zawodowej (m.in. angaże, nagrody, świadectwa podnoszenia kwalifikacji zawodowych), dokumentacja dotyczącą ustania zatrudnienia (podanie o zwolnienie z pracy lub wypowiedzenie umowy o pracę lub przejście na emeryturę/rentę), świadectwo pracy;

usunięciu z dokumentacji wtórników pism oraz części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek, itp.) – w odniesieniu do akt osobowych kategorii BE50;

ponumerowaniu wszystkich zapisanych stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym – w odniesieniu do akt osobowych kategorii BE50;

umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych, osobnych dla każdego pracownika;

opisaniu teczek aktowych;

ułożeniu teczek aktowych według kolejnych roczników, a w obrębie danego rocznika w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.

Porządkowanie akt osobowych studentów polega na:

w odniesieniu do tomu I akt osobowych studentów:

ułożeniu dokumentacji, w układzie chronologicznym, począwszy od pisma najwcześniejszego, przy uwzględnieniu następującej kolejności: dokumentacja związana z rekrutacją i przyjęciem na studia, dokumentacja okresowych osiągnięć studenta, dokumentacja przebiegu studiów, dokumentacja procesu dyplomowania i zakończenia studiów,

usunięciu z dokumentacji wtórników pism oraz części metalowych 
i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek, itp.);

w odniesieniu do tomu II akt osobowych studentów zawierającego pracę dyplomową:

dołączeniu informatycznego nośnika danych, o ile był wymagany,

informatyczny nośnik danych umieszcza się w osobnej kopercie na końcu teczki aktowej;

ponumerowaniu wszystkich zapisanych stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym;



umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych, osobnych dla każdego studenta;

opisaniu teczek aktowych;

ułożeniu teczek aktowych według kolejnych roczników, a w obrębie danego rocznika w kolejności alfabetycznej nazwisk studentów.

Porządkowanie pozostałej dokumentacji niearchiwalnej kategorii B polega na:

umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych lub w tekturowych okładkach w sposób nienaruszający tekstu;

ponumerowaniu wszystkich zapisanych stron wyłącznie w odniesieniu do zbiorczych protokołów egzaminacyjnych oraz dokumentacji projektowej finansowanej/współfinansowanej ze środków krajowych i zagranicznych;

opisaniu teczek aktowych;

ułożenie teczek aktowych w kolejności według haseł klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Do teczek aktowych należy odłożyć spisy spraw; spis spraw układa się w teczkach spraw na wierzchu z tym zastrzeżeniem, że w przypadku teczek podmiotowych, przedmiotowych i zbiorczych spisy spraw gromadzone są w oddzielnych teczkach.

Nie zszywa się dokumentacji, która ze względu na oprawę nie wymaga takiego szycia lub która nie powinna być szyta (jak fotografie, dokumentacja techniczna).

Grubość teczek aktowych nie powinna przekraczać 5 cm, w przeciwnym razie należy teczkę aktową podzielić na tomy chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych.

§ 16

Przekazywane do archiwum teczki aktowe powinny być opisane w następujący sposób (wzór stanowi załącznik nr 2 instrukcji archiwalnej):

na środku u góry – pieczątka z nazwą Uczelni i nazwą jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej;

w lewym górnym rogu – znak akt składający się z symbolu (oznaczenia kodowego) jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego 
z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna (przy kategorii B należy podać okres przechowywania);

na środku – tytuł akt składający się z pełnego hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt, uzupełnionego w razie potrzeby o informacje określające treść i rodzaj akt zawartych w teczce aktowej;

pod tytułem – daty skrajne (roczne), tj. data najwcześniejszego i najnowszego pisma 
w teczce aktowej;

pod datami skrajnymi – numer tomu, jeżeli teczka aktowa podzielona jest na tomy;

na spodniej wewnętrznej okładce teczki aktowej kategorii A wpisuje się „Niniejsza teczka aktowa zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”, (dodatkowo można zamieścić liczbę zapisanych stron na wierzchniej okładce pod datami skrajnymi);

w prawym dolnym rogu – numer teczki aktowej ze spisu zdawczo – odbiorczego akt stanowiący element sygnatury archiwalnej.



Przekazywane do archiwum teczki aktowe z aktami osobowymi pracowników zwolnionych powinny być opisane w następujący sposób (wzór stanowi załącznik 
nr 3 instrukcji archiwalnej):

na środku u góry – pieczątka z nazwą Uczelni i nazwą jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej;

w lewym górnym rogu – znak akt składający się z symbolu (oznaczenia kodowego) jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego 
z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna (przy kategorii B należy podać okres przechowywania);

na środku – tytuł akt składający się z pełnego hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

pod tytułem – nazwisko i imię/imiona pracownika; poniżej dzienna, miesięczna 
i roczna data przyjęcia i zwolnienia pracownika z pracy;

daty skrajne (roczne), tj. data najwcześniejszego i najnowszego pisma 
w teczce aktowej;

w odniesieniu do akt osobowych kategorii BE50 podaje się liczbę zapisanych stron pod datami skrajnymi;

w prawym dolnym rogu – numer teczki aktowej ze spisu zdawczo – odbiorczego akt stanowiący element sygnatury archiwalnej.

Przekazywane do archiwum teczki aktowe z aktami osobowymi studenta powinny być opisane w następujący sposób (wzór stanowią załączniki nr 4 i 4.1 instrukcji archiwalnej):

na środku u góry – pieczątka z nazwą Uczelni i nazwą jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej;

w lewym górnym rogu – znak akt składający się z symbolu (oznaczenia kodowego) jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego 
z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna (przy kategorii B należy podać okres przechowywania);

pod znakiem akt – numer albumu studenta;

na środku – tytuł akt składający się z pełnego hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

pod tytułem:

w odniesieniu do tomu I nazwisko i imię/imiona studenta, kierunek, daty rozpoczęcia, ukończenia studiów, opuszczenia uczelni,

w odniesieniu do tomu II określenie rodzaju pracy dyplomowej, poniżej nazwisko i imię/imiona studenta, tytuł pracy oraz rok obrony;

daty skrajne (roczne), tj. data najwcześniejszego i najnowszego pisma w teczce aktowej;

pod datami skrajnymi – numer tomu;