Zał. do ZW 126/2020

BIURO REKTORA

Biuro Rektora jest komórką organizacyjną właściwą do obsługi kancelaryjnej, administracyjnej i organizacyjnej Rektora, Senatu, Rady Uczelni, Rady Rektorów Seniorów, Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorsko-Dziekańskiego, Komisji Dyscyplinarnej ds. Nauczycieli Akademickich, Rzecznika Dyscyplinarnego ds. Nauczycieli Akademickich, Uczelnianej Komisji Wyborczej, doradców i pełnomocników Rektora oraz komisji rektorskich.

Biurem Rektora kieruje dyrektor. 

W strukturze organizacyjnej Biura Rektora wyodrębniono:

Sekcję Organizacyjną;

Zespół Doradców Rektora.

Zakres zadań:

w obszarze obsługi kancelaryjnej:

administracyjne i logistyczne wspieranie prac Rektora,

koordynacja współpracy Rektora z jednostkami/komórkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie podejmowanych przez Rektora decyzji i poleceń,

organizacja kalendarza spotkań Rektora,

prowadzenie bieżącej korespondencji (redagowanie pism i dokumentów),

prowadzenie dokumentacji wymagającej podpisów elektronicznych Rektora,

rozliczanie wyjazdów służbowych Rektora,

organizacja pobytu gości Rektora w Uczelni oraz organizacja delegacji Rektora 
w instytucjach i uczelniach zagranicznych,

organizacja spotkań Rady Rektorów Seniorów,

współpraca z organizacjami, instytucjami, przedstawicielami firm w ramach koordynowania współpracy na poziomie rektorskim;

w obszarze obsługi administracyjnej:

zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentacji, w tym korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, zarządzanie dokumentacją (w tym dokumentacją elektroniczną),

organizacja i dokumentowanie spotkań Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorsko-Dziekańskiego oraz komisji rektorskich,

obsługa Komisji Dyscyplinarnej ds. Nauczycieli Akademickich i Rzecznika Dyscyplinarnego ds. Nauczycieli Akademickich,

prowadzenie rejestrów: nadanych tytułów Doktora Honoris Causa Politechniki Wrocławskiej, przyznanych tytułów Profesora Honorowego, Medalu Politechniki Wrocławskiej, Złotych Odznak i Złotych Odznak z Brylantem, nagród i odznaczeń państwowych oraz organizacji zewnętrznych, do których Uczelnia odprowadza składki członkowskie,

monitorowanie, gromadzenie i wprowadzanie danych do systemów ministerstwa właściwego ds. nauki i szkolnictwa wyższego i GUS w zakresie informacji niezbędnych do bieżącej sprawozdawczości i ewaluacji Uczelni w zakresie właściwym dla jednostki,

obsługa zamówień publicznych przygotowywanych na potrzeby Rektora,



bieżąca obsługa dokumentów finansowych Rektora, jego pełnomocników i doradców w zakresie: zakupów, usług i materiałów, delegacji oraz opłat składek członkowskich organizacji zewnętrznych,

obsługa pieczęci urzędowej Uczelni;

w obszarze obsługi Senatu Uczelni:

organizacja posiedzeń Senatu oraz obecność w trakcie obrad,

prowadzenie rejestru dokumentacji Senatu m.in. uchwał, protokołów itp.,

przygotowywanie i przechowywanie uchwał, protokołów oraz stanowisk Senatu,

koordynowanie i organizowanie posiedzeń komisji Senatu,

administrowanie intranetowym systemem wsparcia prac Senatu,

przygotowanie i realizacja wniosków o nadanie tytułu doktora honoris causa i statusu profesora honorowego;

w obszarze obsługi organizacyjnej:

koordynowanie obiegu projektów wewnętrznych aktów prawnych wydawanych przez Rektora,

przygotowywanie zarządzeń wewnętrznych oraz pism okólnych Rektora,

administrowanie wewnętrznym systemem zarządzania aktami prawnymi,

ewidencja i nadawanie oznaczeń kodowych,

przygotowywanie i wydawanie pełnomocnictw i upoważnień,

ewidencja i udostępnianie: zarządzeń wewnętrznych i pism okólnych Rektora, upoważnień i pełnomocnictw,

obsługa organizacyjna i kancelaryjna Rady Uczelni,

obsługa organizacyjna Uczelnianej Komisji Wyborczej, w tym: obsługa czynności wyborczych, gromadzenie i przechowywanie dokumentów wyborczych,

przygotowywanie zapytań do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o niekaralności;

w obszarze informacji:

prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Politechniki Wrocławskiej oraz nadzór nad poprawnością i terminowością jego działania w zakresie wypełniania obowiązku informacyjnego,

publikowanie oraz aktualizowanie informacji na stronie internetowej BIP,

zarządzanie procesem udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej oraz prowadzenie ewidencji złożonych wniosków i udzielonych odpowiedzi,

opracowywanie oświadczeń i informacji dla Rektora i prorektorów,

koordynowanie działań związanych z wystąpieniami publicznymi Rektora i prorektorów.