Załącznik do ZW 5/2005

INSTRUKCJA

w sprawie zasad upłynniania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych 

w jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej 

Instrukcja niniejsza ustala zasady postępowania w przypadku ujawnienia w danej jednostce organizacyjnej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nieprzydatnych do dalszego użytkowania. 

Ustala się sposoby upłynniania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych poprzez:

sprzedaż środków trwałych poprzez giełdę organizowaną w Politechnice Wrocławskiej,

nieodpłatne przekazanie środków trwałych wewnątrz i poza Uczelnię,

kasację fizyczną środków trwałych,

wycofanie z użytkowania wartości niematerialnych i prawnych.

Zgłoszenie o nieprzydatności środka trwałego w przypadku aparatury, sprzętu i urządzeń, w tym także ujętych w dziale IV i VI (załącznik 1/3 do ZW 20/2003), przedkłada bezpośredni jego użytkownik kierownikowi jednostki organizacyjnej za pośrednictwem inżyniera ds. aparatury lub ten ostatni, z własnej inicjatywy.

Zgłoszenie o nieprzydatności pozostałych środków trwałych ujętych w dziale V (załącznik 1/3 do ZW 20/2003), przedkłada bezpośredni jego użytkownik kierownikowi jednostki organizacyjnej za pośrednictwem zastępcy dyrektora (kierownika) ds. administracyjnych lub ten ostatni z własnej inicjatywy.

W jednostce organizacyjnej, formę zgłoszenia o nieprzydatności środków trwałych, ustala kierownik jednostki prowadzącej ewidencję posiadanych środków trwałych.

Kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona, dokonuje w porozumieniu z pracownikiem ds. aparatury i taksacji środków trwałych oceny stanu technicznego, oszacowania w procentach stopnia zużycia oraz kwalifikacji co do możliwości dalszego zagospodarowania, sposobu upłynnienia środków trwałych, wymienionych w p. 1 podp. a) – c).

Powyższe czynności dotyczące środków trwałych wymienionych w p. 3 wykonuje kierownik jednostki organizacyjnej w porozumieniu z pracownikiem ds. taksacji wyposażenia.

Kierownik jednostki organizacyjnej może powołać rzeczoznawców do oceny stanu technicznego środków trwałych i ich dalszej przydatności. 

W przypadku, gdy stan techniczny środków trwałych wskazuje na wartość użytkową umożliwiającą dalsze zagospodarowanie, kierownik jednostki organizacyjnej kierując się zasadą rachunku ekonomicznego podejmuje decyzję o:

przekazaniu środków trwałych do innej jednostki organizacyjnej Uczelni na podstawie dokumentu PT – „Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego” (p. 18 podp. 3, p. 24 podp. 1 załącznika nr 1 do ZW 20/2003) lub jako depozyt, na podstawie rewersu (załącznik nr 1 do Instrukcji),

skierowaniu środków trwałych do sprzedaży poprzez giełdę organizowaną w Politechnice Wrocławskiej na podstawie wniosków:

w sprawie sprzedaży aparatury i urządzeń – środków trwałych, w tym także z działu IV i VI poprzez giełdę Politechniki Wrocławskiej (załącznik nr 2 do Instrukcji)

w sprawie sprzedaży mebli, sprzętu biurowego – środków trwałych z działu V, poprzez giełdę Politechniki Wrocławskiej (załącznik nr 3 do Instrukcji).

W przypadku podjęcia decyzji o sprzedaży środków trwałych poprzez giełdę, kierownik jednostki organizacyjnej postępuje zgodnie z procedurą ustaloną w Piśmie Okólnym 7/2005 z dnia 3 lutego 2005 r. 

3) przekazaniu środków trwałych (darowizna) jednostkom sfery budżetowej lub instytucjom charytatywnym. Przekazanie to powinno dotyczyć tylko składników majątkowych w pełni zamortyzowanych. W tym przypadku obowiązuje dokument PT- „Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego” (p. 18 podp. 3 i p. 24 podp. 1 załącznika nr 1 do ZW 20/2003). Przy nieodpłatnym przekazaniu (darowiźnie) należy uwzględnić obowiązujące w tym zakresie przepisy o podatku od towarów i usług.

7. W przypadku, gdy stan techniczny środków trwałych wskazuje na nieprzydatność do dalszego użytkowania, nie znalazły one nabywcy na giełdzie, nie kwalifikują się do nieodpłatnego przekazania jednostkom sfery budżetowej lub instytucjom charytatywnym, kierownik jednostki organizacyjnej może podjąć decyzję o kasacji środków trwałych.

W tym celu kierownik jednostki organizacyjnej przygotowuje wniosek obejmujący:

wykaz środków trwałych amortyzowanych w czasie z grupy 1T – załącznik nr 4,

wykaz środków trwałych amortyzowanych jednorazowo z działu IV/V/VI – załącznik nr 5 do Instrukcji,

wykaz rzeczowych składników majątkowych przeznaczonych do odzysku – załącznik nr 6 do Instrukcji.

8. Kasację przeprowadza komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej, której przewodniczącym jest przedstawiciel danej jednostki.

W skład komisji, poza osobami powołanymi przez kierownika danej jednostki organizacyjnej, obowiązkowo wchodzą:

w przypadku kasacji środków trwałych zaliczanych do aparatury, sprzętu i urządzeń, w tym z działu IV i VI pracownik ds. aparatury i taksacji środków trwałych,

w przypadku kasacji środków trwałych zaliczanych do działu V – pracownik ds. taksacji wyposażenia działający z upoważnienia Dyrektora Administracyjnego,

każdorazowo przedstawiciel Sekcji Inwentaryzacji Kwestury działający z upoważnienia Kwestora.

W obecności komisji kasacyjnej następuje całkowite pozbawienie wartości użytkowej bądź także demontaż środków trwałych, po czym komisja akceptuje wykazy oraz protokół kasacji środków trwałych (załącznik nr 7 do Instrukcji; wzór 32 do załącznika nr 2 do ZW 6/2001 „Instrukcja kontroli, obiegu, przechowywania i udostępniania dokumentacji księgowej w Politechnice Wrocławskiej”), sporządzony przez jednostkę organizacyjną w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem:

oryginał oraz pierwsza kopia dla Sekcji Ewidencji Majątku,

druga kopia dla pracownika ds. aparatury i taksacji środków trwałych, a w przypadku

środków trwałych z działu V dla pracownika ds. taksacji wyposażenia. 

10. Uzyskane w wyniku kasacji podzespoły i części należy wprowadzić do ewidencji w jednostce organizacyjnej, po uprzednim dokonaniu wewnętrznej wyceny (zgodnie z „Zasadami ewidencji i obiegu dokumentów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” załącznik nr 1 do ZW 20/2003 ). 

Odzysk pokasacyjny (podzespoły/części) może być skierowany do sprzedaży poprzez giełdę. Pozostałe elementy bezużyteczne należy skasować lub sprzedać jako tzw. złom pokasacyjny. W przypadku sprzedaży złomu należy wystawić fakturę VAT.

11. Protokoły kasacji środków trwałych, po zaakceptowaniu przez kierownika danej jednostki organizacyjnej, stanowią podstawę zdjęcia z ewidencji księgowej środków trwałych.

12. Zasady kasacji środków trwałych podlegających ewidencji ilościowej ustalają kierownicy jednostek organizacyjnych we własnym zakresie (p. 16 podp. 6 załącznika nr 1 do ZW 20/2003).

W przypadku utraty przydatności wartości niematerialnych i prawnych, a także gdy upłynął termin ważności licencji lub dokumentu określającego datę użytkowania, kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest zdjąć je z ewidencji majątkowej.

Protokół wycofania z użytkowania wartości niematerialnych i prawnych (załącznik nr 8; wzór 34 do załącznika nr 2 do ZW 6/2001) sporządzony na wniosek bezpośredniego użytkownika, przez trzyosobową komisję powołaną w tym celu przez kierownika jednostki organizacyjnej, stanowi podstawę zdjęcia ich z ewidencji.

Przy wycofywaniu z użytkowania wartości niematerialnych i prawnych należy uwzględnić wszelkie wymagania licencjodawcy, o ile takie istnieją.

Protokoły wycofania wartości niematerialnych i prawnych, po zaakceptowaniu przez kierownika jednostki organizacyjnej, stanowią podstawę dokonania stosownych zmian w ewidencji księgowej.

Odzyskane nośniki komputerowe nadające się do dalszego zagospodarowania podlegają ewidencji wewnętrznej.

Zasady kasacji księgozbiorów regulują odrębne przepisy wewnętrzne (ZW 20/96 z dnia 19 września 1996 r. w sprawie zarządzania zbiorami bibliotecznymi w Politechnice Wrocławskiej).