POLITECHNIKA WROCŁAWSKA Wrocław,1998.06.01 

 R E K T O R 

 PISMO OKÓLNE 13/98 

w sprawie zmniejszenia kosztów korzystania z telefonów służbowych

w jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej

W związku ze znacznym wzrostem w ostatnich latach kosztów opłat za usługi telekomunikacyjne, szczególnie za rozmowy telefoniczne, przeprowadzane z telefonów Politechniki Wrocławskiej, zobowiązuję kierowników jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni do przeprowadzenia analizy sytuacji w tym zakresie w kierowanej jednostce oraz do podjęcia działań zmierzających do redukcji tych kosztów, do wysokości uzasadnionej potrzebami służbowymi jednostki.

1. W szczególności kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani do:

weryfikacji zasadności przyznanych poszczególnym numerom telefonicznym priorytetów, ograniczając je do niezbędnego zakresu wynikającego z zadań danego stanowiska pracy (uprawnienia poszczególnych priorytetów podane są w PO nr 31/93 z dnia 14.09.1993 r.),

zgłoszenia do Dyrektora Administracyjnego wykazu niewykorzystywanych lub wykorzystywanych w niewielkim stopniu numerów telefonicznych w celu ich wycofania z jednostki organizacyjnej, a przez to ograniczenia naliczanych jej kosztów stałych związanych z posiadaniem telefonu,

przeanalizowania zasadności użytkowania telefonów komórkowych, których koszty eksploatacji są szczególnie wysokie,

ustalenia zasad wykorzystywania telefonów służbowych do rozmów prywatnych w jednostce, z uwzględnieniem refundacji kosztów przez telefonującego, o ile zgoda na takie wykorzystywanie będzie wydana,

ustalenia zasad odnoszenia i pokrywania kosztów rozmów służbowych ze środków przyznanych na realizację zadań, których dotyczą: np. rozmowy związane z realizowanymi zleceniami powinny być refundowane ze środków tych zleceń (patrz p.5), a także zasad ewentualnego użycia służbowych urządzeń telekomunikacyjnych (jak telefony, faksy, modemy) do celów prywatnych, o ile taka możliwość zostanie w danej jednostce organizacyjnej dopuszczona, i refundacji kosztów.

2. Rozmowy prywatne powinny być z zasady realizowane przy wykorzystaniu publicznych automatów telefonicznych, w jakie wyposażone są praktycznie wszystkie budynki dydaktyczne Uczelni. Dopuszcza się korzystanie w tym celu z telefonów służbowych, jedynie zgodnie z przypadkiem ujętym w punkcie 1e). Za przestrzeganie zasad jest odpowiedzialny kierownik jednostki organizacyjnej. 

3. Od rozliczeń za miesiąc czerwiec br. jednostki organizacyjne otrzymywać będą wydruki rachunków (tzw. billingi) za przeprowadzone rozmowy telefoniczne, którymi obciążona jest jednostka. (Nie obejmie to numerów obsługiwanych przez centrale telefoniczne rejonów Prusa i Wittiga, które nie mają takich możliwości technicznych). Wydruki te powinny stanowić podstawę do nadzoru nad racjonalnym wykorzystywaniem telefonów oraz do oceny przestrzegania zasad użytkowania telefonów służbowych w jednostkach organizacyjnych.

4. Niezależnie od kontroli i analiz kosztów rozmów telefonicznych, do których zobligowani są kierownicy jednostek organizacyjnych, przeprowadzany będzie w ramach nadzoru wyrywkowy monitoring kosztów usług telekomunikacyjnych losowo wybranych jednostek organizacyjnych Uczelni. 

Nie ulegają zmianie dotychczasowe zasady rozliczania rozmów służbowych. Za rozmowy prywatne jednostki organizacyjne przyjmują opłaty na kwitariusz. Kwitariusze są drukami ścisłego zarachowania i należy je pobierać w Kwesturze (pok. 166). Za pobrane opłaty jednostka organizacyjna wystawia zbiorczy rachunek uproszczony z doliczeniem podatku VAT w wysokości 22%. Na życzenie zainteresowanych należy wystawić fakturę (rachunek) indywidualny. Kopie rachunków należy dostarczyć do Kwestury wraz z gotówką pobraną za rozmowy prywatne.

6. Dla ułatwienia rozliczeń został wprowadzony dodatkowy prefiks „1+1111” (obok aktualnie stosowanego prefiksu „0”), umożliwiający połączenia z cyfrowej telefonicznej centrali wewnętrznej Politechniki Wrocławskiej do numerów zewnętrznych. Wszystkie rozmowy prywatne i inne, których koszt nie powinien być ponoszony przez Uczelnię - o ile są dopuszczone w danej jednostce regulaminem - powinny być realizowane z użyciem tego prefiksu. 

 Rozwiązanie to ze względów technicznych nie obejmuje abonentów przyłączonych do lokalnych podcentrali telefonicznych (rejony: Prusa, Wittiga, Chełmońskiego, Teatralna, Podwale, Długa i Kowalska). 

7. Przypomina się, że zgodnie z p.3e Zarządzenia Wewnętrznego 21/95 z dnia 20 września 1995r. w sprawie ochrony interesów i praw podmiotowych Politechniki Wrocławskiej, używanie służbowych urządzeń telekomunikacyjnych do celów prowadzonej działalności gospodarczej (działalność pozastatutowa), bez zgody Rektora lub upoważnionej przez niego osoby, stanowi naruszenie prawa oraz ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. 

8. Pismo Okólne wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.