Zał. nr 1 do ZW 65/2015

Wewnętrzna instrukcja udostępniania informacji publicznej Politechniki Wrocławskiej

Rozdział I – Definicje

§ 1

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

Uczelni - należy przez to rozumieć Politechnikę Wrocławską;

Informacji publicznej - należy przez to rozumieć, zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 782), zwaną dalej Ustawą, będącą w posiadaniu Uczelni informację o sprawach publicznych przez nią realizowaną, a w szczególności informację:

o Uczelni i jej organach - w tym o organizacji, sposobie przyjmowania
i załatwiania spraw,

o majątku Uczelni,

o pożytkach z majątku Uczelni i o jego obciążeniach,

o pomocy publicznej, z której korzysta lub której udziela Uczelnia;

Wniosku - należy przez to rozumieć wniosek o udostępnienie informacji publicznej złożony w dowolnej formie (pisemnej lub ustnej), a w szczególności zgodnie 
z określonym przez Uczelnię wzorem, skierowany ogólnie do „Politechniki Wrocławskiej” lub do dowolnej jednostki lub komórki Uczelni, jej organu bądź pracownika;

Wnioskodawcy – należy przez to rozumieć wskazany we wniosku podmiot wnoszący o udostępnienie informacji publicznej (nie jest dopuszczalne żądanie od niego wykazania interesu w uzyskaniu informacji czy innych danych np. potwierdzających jego tożsamość);

Jednostce – należy przez to rozumieć jednostkę lub komórkę organizacyjną Uczelni
w rozumieniu Statutu Politechniki Wrocławskiej;

Kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć pracownika Uczelni kierującego jednostką lub komórką organizacyjną Uczelni;

BIP PWr - należy przez to rozumieć internetowy portal pn. „Biuletyn Informacji Publicznej Politechniki Wrocławskiej”.



Rozdział II – Formy udostępniania informacji publicznej

§ 2

Udostępnianie informacji publicznej w Politechnice Wrocławskiej podlega następującym zasadom:

prawo dostępu do informacji publicznej Uczelni przysługuje każdemu;

prawo dostępu do informacji publicznej Uczelni podlega ograniczeniom określonym w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych.

Informację publiczną znajdującą się w posiadaniu Uczelni udostępnia się 
w szczególności:

przez zamieszczenie informacji na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Uczelni (dalej: BIP PWr);

wyłożenie informacji publicznej w miejscach ogólnie dostępnych (w tym np. przez jej wywieszenie w gablocie umieszczonej w dostępnym publicznie miejscu);

udostępnienie informacji Wnioskodawcy celem sporządzenia notatek i odpisów przy obecności upoważnionego pracownika Uczelni;

udzielenie odpowiedzi (ustnej lub pisemnej) na Wniosek - co do zasady odpowiednio do sposobu określonego przez Wnioskodawcę.

Podstawowymi formami udostępniania informacji publicznej w Uczelni są:

treść strony BIP PWr;

umożliwienie zapoznania się z informacją publiczną w ogólnodostępnym miejscu;

kopia papierowa lub skan;

wydruk komputerowy;

e-mail;

przeniesienie danych na nośnik danych.

Rozdział III – Udostępnianie informacji publicznej w trybie wnioskowym

§ 3

Informacja publiczna, która nie została udostępniona przez BIP PWr, jest udostępniana na Wniosek. Informacji publicznej udziela się zarówno na Wniosek pisemny (tj. na piśmie lub skierowany przez e-mail), jak i na Wniosek złożony ustnie.

Udostępnianie informacji publicznej powinno nastąpić w najkrótszym możliwym terminie, jednakże nie później niż w ciągu 14 dni od dnia złożenia Wniosku.

Dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny, z zastrzeżeniem ust. 4.



Jeśli Wnioskodawca domaga się utrwalenia informacji publicznej w innej formie niż forma, w której na daną chwilę informacja jest utrwalona, a jej udostępnienie w sposób określony we Wniosku wiąże się z poniesieniem przez Uczelnię dodatkowych kosztów (w tym także związanych z koniecznością przekształcenia informacji w żądaną formę), Uczelnia może od Wnioskodawcy pobrać opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom, zgodnie z treścią postanowień § 10.

W razie nieuiszczenia opłaty, o której mowa w ust. 4, jej ściągnięcie od Wnioskodawcy może następować w szczególności w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz.U.2014, poz.1619 z późn. zm.).

§ 4

Jeżeli żądanie udostępnienia informacji dotyczy informacji publicznej udostępnionej 
w BIP PWr, należy poinformować o tym osobę żądającą udostępnienia informacji 
i pomóc w miarę możliwości w jej odnalezieniu.

Jeżeli żądanie udostępnienia informacji dotyczy informacji publicznej, która nie jest dostępna na stronach BIP PWr, należy poinformować osobę żądającą udostępnienia informacji, że w celu realizacji żądania należy wystąpić z wnioskiem o udostępnienie informacji (najlepiej na piśmie lub elektronicznie na adres: redakcjabip@pwr.edu.pl). 
W portalu BIP PWr Uczelnia udostępnia odpowiedni wzór wniosku. Wniosek 
o udzielenie informacji publicznej Wnioskodawca może jednak skutecznie złożyć także w inny, wybrany przez siebie sposób i w wybranej przez siebie formie.

Jeśli osoba zażąda przyjęcia od niej Wniosku składanego ustnie, należy go przyjąć wypełniając starannie wzór zapytania zamieszczony w portalu BIP PWr, odnotowując datę przyjęcia Wniosku i przesłać niezwłocznie na adres: redakcjabip@pwr.edu.pl. Posłużenie się w takim przypadku ustalonym wzorem jest obligatoryjne dla osoby przyjmującej Wniosek składany ustnie.

Informacji publicznej można udzielić niezwłocznie (tj. nawet ustnie i bez konieczności przyjmowania wniosku na piśmie) tylko jeśli osoba udzielająca informacji ma całkowitą pewność, że informacje, które podaje stanowią informację publiczną, 
a udzielona informacja będzie rzetelna i wyczerpująca. W takim przypadku wymagane jest jednak przesłanie na wskazany w ust. 3 adres e-mail odpowiednio wypełnionego wzoru zapytania (zamieszczonego w portalu BIP PWr) wraz z odnotowaniem tego, jakich informacji udzielono ustnie.

Sekcja Organizacyjno-Prawna Działu Organizacyjnego informuje Wnioskodawcę, odpowiednio do stwierdzonych okoliczności i treści żądania, że Uczelnia nie jest zobowiązana do odpowiedzi na Wniosek bądź udostępnienia żądanych informacji, jeżeli analiza żądania prowadzi do stwierdzenia, że:

dotyczy ono informacji, które nie mają charakteru informacji publicznej;

Uczelnia nie dysponuje żądaną informacją;



od Uczelni nie można żądać tej informacji, ponieważ nie jest ona właściwym adresatem żądania;

w odrębnych przepisach przewidziano inny tryb uzyskania żądanej informacji
(np. Krajowy Rejestr Karny, repozytoria centralne itp.).

Umieszczenie danej informacji na BIP PWr zwalnia Uczelnię z obowiązku udzielenia tej informacji na indywidualny Wniosek.

Poza przypadkami określonymi w ust. 5 załatwienie Wniosku polegać może jedynie na:

udzieleniu informacji, w drodze czynności materialno-technicznej lub

podjęciu przez Rektora Uczelni decyzji administracyjnej o odmowie jej udzielenia lub umorzeniu postępowania, w przypadkach określonych w art. 14 ust. 2 Ustawy.

§ 5

W przypadku odmowy udzielenia informacji publicznej lub umorzenia postępowania w sprawie udzielenia informacji publicznej, projekt odpowiedniej decyzji administracyjnej, przygotowany przez Sekcję Organizacyjno-Prawną Działu Organizacyjnego we współpracy z Biurem Prawnym, przekazuje się do podpisania Rektorowi lub osobie przez Rektora upoważnionej, a następnie przesyła się Wnioskodawcy.

Jeśli nie zachodzą okoliczności wymienione powyżej, odpowiedzi na Wniosek udziela pracownik Sekcji Organizacyjno-Prawnej Działu Organizacyjnego lub pracownik innej jednostki - wskazanej w sposób określony w § 11 ust. 2 pkt. c. (który przekazuje równocześnie kopię swej odpowiedzi pracownikowi Sekcji Organizacyjno-Prawnej Działu Organizacyjnego prowadzącemu ewidencję Wniosków).

§ 6

Jeżeli nie zachodzą okoliczności wskazane w § 4 ust. 5, a żądanej informacji publicznej nie można udostępnić w terminie 14 dni licząc od daty złożenia Wniosku, najpóźniej w ostatnim dniu upływającego terminu należy powiadomić Wnioskodawcę o przyczynie opóźnienia i wskazać termin, w którym informacja zostanie udostępniona, który nie powinien być dłuższy niż 2 miesiące od dnia złożenia Wniosku.

§ 7

Udostępnienie informacji na Wniosek następuje w sposób i w formie zgodnej
z wnioskiem, zaś w przypadku, w którym środki techniczne nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie wskazanej we wniosku, należy powiadomić o tym wnioskodawcę, wskazując w jakiej formie informacja może być udostępniona.



Jeżeli w terminie 14 dni od daty powiadomienia wnioskodawcy o okolicznościach wskazanych w ustępie poprzednim nie wpłynie wniosek o udostępnienie informacji
w sposób i w formie wskazanej w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się w formie decyzji administracyjnej.

§ 8

Udzielenie informacji publicznej w celu jej ponownego wykorzystania następuje na wniosek, którego wzór został określony w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 17 stycznia 2012 roku w sprawie wzoru wniosku o ponowne wykorzystanie informacji publicznej (Dz. U. z 2012 r. poz. 94).

W przypadku niespełnienia warunków formalnych wniosku o udostępnienie informacji publicznej do jej ponownego wykorzystania, wzywa się wnioskodawcę do uzupełnienia braków, informując jednocześnie, że ich nieusunięcie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.

Wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych można przedłużyć załatwienie sprawy do 2 miesięcy, po zawiadomieniu o tym wnioskodawcy w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

§ 9

W przypadku, gdy żądanie dotyczy udostępnienia informacji przetworzonej, określonej w art. 3 ust. 1 pkt l Ustawy, Wnioskodawca winien jest wykazać szczególnie istotny interes publiczny uzasadniający udzielenie informacji przetworzonej. Jeżeli Wniosek nie zawiera takiego uzasadnienia, wzywa się Wnioskodawcę do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego celem uzyskania informacji przetworzonej.

Jeżeli w terminie 14 dni od daty powiadomienia wnioskodawcy o okolicznościach wskazanych powyżej nie wpłynie wniosek o udostępnienie informacji przetworzonej, z wykazaniem szczególnie istotnego interesu publicznego, wydaje się decyzję administracyjną o odmowie udostępnienia informacji publicznej.

§ 10

Przed udzieleniem informacji na Wniosek, dopuszcza się możliwość pisemnego powiadomienia Wnioskodawcy (w terminie 14 dni od złożenia Wniosku) o wysokości zindywidualizowanej opłaty (odpowiadającej faktycznie poniesionym kosztom udostępnienia informacji w sposób zgodny z Wnioskiem), jaka zostanie naliczona
i będzie pobrana od Wnioskodawcy. W takim przypadku udostępnienie informacji zgodnie z Wnioskiem nastąpić winno po upływie 14 dni od dnia powiadomienia Wnioskodawcy, chyba że dokona on w tym terminie zmiany Wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo Wniosek wycofa.



Można odstąpić od naliczania opłaty, jeśli miałaby ona wynieść nie więcej niż pięć złotych brutto, lub jeśli w oczywisty sposób pobranie jej wiązałoby się z kosztami przekraczającymi jej wysokość.