REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 38/2019

z dnia 14 maja 2019 r.

w sprawie ewidencjonowania czasu pracy w Politechnice Wrocławskiej

Na podstawie art. 2981 Kodeksu pracy, Rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 r., poz. 2369), oraz zgodnie z zapisami Regulaminu pracy w Politechnice Wrocławskiej zarządza się, co następuje:

§ 1

Kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za prawidłowe ustalanie czasu pracy podległych pracowników oraz jego właściwe rozliczanie i prowadzenie ewidencji czasu pracy.

Kierownik jednostki/komórki organizacyjnej wyznacza imiennie pracownika odpowiedzialnego za właściwe prowadzenie dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy oraz prawidłowe jej przechowywanie i archiwizowanie. Wyznaczony pracownik musi posiadać odpowiedni zakres obowiązków, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych obowiązków oraz nadane uprawnienia do ewidencjonowania czasu pracy w systemie TETA.

§ 2

Dla każdego pracownika należy prowadzić oddzielną dokumentację obejmującą:

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

ewidencja czasu pracy zawierająca informacje o:

liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

liczbie godzin nadliczbowych,

dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

wnioski pracownika dotyczące:

udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),

stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),

stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),

dokumenty związane:

ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielania innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),

z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

zgoda:

pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiary czasu pracy, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Ewidencję czasu pracy należy prowadzić na imiennej karcie ewidencji czasu pracy. Pomocniczy wzór karty ewidencji czasu pracy dostępny jest na stronie www.dso.pwr.edu.pl.

Zapisy na karcie ewidencji czasu pracy powinny być zgodne z ustalonym wzorcem i obowiązującymi symbolami:

„Uw” - urlop wypoczynkowy,

b) „Um/o/r” - urlop macierzyński, urlop ojcowski, urlop rodzicielski,

c) „Ub” - urlop bezpłatny,

d) „Uok” - urlop okolicznościowy,

„Ch” – choroba pracownika

„Op” – opieka nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny,

„NN” – nieobecność nieusprawiedliwiona,

„Nup” – nieobecność usprawiedliwiona płatna,

„Nun” – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna,

„Del” – delegacja służbowa,

„Wych” – urlop wychowawczy,

„188” - opieka nad dzieckiem do lat 14 (art. 188 Kodeksu pracy)

„Hd” - nieobecność honorowego dawcy krwi lub szpiku kostnego,

„Inne” – inne wg potrzeb, które należy opisać,

Możliwe jest stosowanie dodatkowych symboli na karcie ewidencji czasu pracy dla indywidualnych potrzeb danej jednostki/komórki organizacyjnej, pod warunkiem ich jednoczesnego objaśnienia na danej karcie.

Ewidencję czasu pracy należy udostępnić pracownikowi każdorazowo na jego żądanie.

Pracownik odpowiedzialny za ewidencję czasu pracy w danej jednostce/komórce organizacyjnej zobowiązany jest do bieżącego ewidencjonowania w systemie TETA absencji i zdarzeń mających wpływ na rozliczenie czasu pracy (w terminie do dwóch dni roboczych od udzielenia urlopu/zwolnienia od pracy, powzięcia informacji o absencji).

Kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych zobowiązani są do niezwłocznego przekazywania zatwierdzonych wniosków o udzielenie urlopu/zwolnienia od pracy do pracownika odpowiedzialnego za ewidencję czasu pracy w danej jednostce/komórce organizacyjnej.

§ 3

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy oraz dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego podlegają archiwizacji zgodnie z obowiązującym w Politechnice Wrocławskiej Jednolitym rzeczowym wykazem akt.

§ 4

Wzory następujących dokumentów (dostępnych na stronie www.dso.pwr.edu.pl):

karta ewidencji czasu pracy;

plan urlopów;

wniosek o urlop wypoczynkowy, zwolnienie od pracy (urlop okolicznościowy), opiekę nad dzieckiem do lat 14 (art. 188 Kodeksu pracy);

wniosek o przesunięcie urlopu wypoczynkowego

 zostaną wprowadzone Pismem Okólnym dotyczącym wykorzystania urlopów wypoczynkowych.

§ 5

Niniejsze Zarządzenie nie narusza innych uregulowań wewnętrznych Politechniki Wrocławskiej, w szczególności w zakresie ewidencjonowania czasu pracy w realizowanych przez pracowników Politechniki Wrocławskiej projektach, a jego zapisy należy uwzględniać w tych przypadkach odpowiednio. 

§ 6

Tracą moc:

Zarządzenie Wewnętrzne 69/2013 w sprawie ewidencjonowania czasu pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w Politechnice Wrocławskiej;

Zarządzenie Wewnętrzne 58/2013 w sprawie ewidencjonowani urlopów wypoczynkowych, opieki nad dzieckiem, zwolnień od pracy (urlopów okolicznościowych) pracowników Politechniki Wrocławskiej;

Zarządzenie Wewnętrzne 138/2016 zmieniające Zarządzenie Wewnętrzne 58/2013 
w sprawie ewidencjonowani urlopów wypoczynkowych, opieki nad dzieckiem, zwolnień od pracy (urlopów okolicznościowych) pracowników Politechniki Wrocławskiej.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2019 roku, z wyjątkiem
 § 2 ust. 4 i § 4 pkt. 2-4, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.