Zał. do ZW 99/2016 

Zasady dokumentacji przebiegu studiów doktoranckich

i przewodów doktorskich w Politechnice Wrocławskiej

§ 1.

 Przepisy ogólne

Określa się sposób prowadzenia przez Politechnikę Wrocławską, zwaną dalej Uczelnią, dokumentacji przebiegu studiów doktoranckich, dokonywania sprostowań i wydawania duplikatów, oraz zasady pobierania opłaty za wykonywanie tych czynności, a także za wydanie legitymacji doktoranta, dyplomu doktorskiego, w tym:

sposób prowadzenia albumu doktoranta i księgi dyplomów doktorskich;

sposób prowadzenia teczki akt osobowych doktoranta;

obowiązek i sposób dokumentowania przebiegu studiów doktoranckich;

sposób prowadzenia teczki przewodu doktorskiego doktoranta;

obowiązek i sposób dokumentowania przebiegu przewodu doktorskiego doktoranta;

sposób sporządzania i wydawania dokumentów i ich duplikatów;

sposób dokonywania sprostowań dokumentów oraz zmian danych osobowych uczestnika lub absolwenta studiów doktoranckich w dokumentach prowadzonych i wydawanych przez uczelnie;

sposób uwierzytelniania dyplomu doktorskiego przeznaczonego do obrotu prawnego z zagranicą;

sposób przechowywania oraz zasady wydawania dokumentów i zaświadczeń;

wysokość opłat za wydanie dyplomu doktorskiego wraz z odpisem w języku polskim, wydanie dyplomu w tłumaczeniu na język angielski albo język łaciński, legitymacji doktoranta, oraz za wydanie duplikatu dyplomu lub duplikatu legitymacji;

sposób postępowania z dokumentacją przebiegu studiów oraz zasady wydawania dokumentów stwierdzających ukończenie studiów w przypadku likwidacji uczelni.

Ogólne zasady przechowywania i postępowania z dokumentacją regulują obowiązujące w Politechnice Wrocławskiej - Instrukcja Kancelaryjna oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

§ 2.

 Gromadzenie informacji dotyczących doktoranta i przebiegu 

studiów doktoranckich

Informacje dotyczące doktoranta i przebiegu studiów doktoranckich gromadzi się w:

1) albumie doktoranta;

2) teczce akt osobowych doktoranta;

3) księdze dyplomów doktorskich.

§ 3.

Album doktoranta

Uczelnia prowadzi centralny album doktorantów w formie elektronicznej.

Doktorantowi nadaje się kolejny numer albumu, zwany dalej „numerem albumu”. W przypadku przejścia doktoranta na inny wydział, nr albumu ulega zmianie.

Do albumu doktoranta wpisuje się następujące dane:

numer albumu;

wydział prowadzący studia doktoranckie;

imię (imiona) i nazwisko;

data i miejsce urodzenia;

numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu tożsamości;

informacje o uzyskanych kwalifikacjach drugiego stopnia, lub informacje o uzyskaniu "Diamentowego Grantu" oraz kwalifikacji pierwszego stopnia;

obszar wiedzy, dziedzina nauki, dyscyplina naukowa studiów doktoranckich, a w przypadku interdyscyplinarnych studiów doktoranckich – wszystkie te obszary wiedzy, dziedziny i dyscypliny;

data rozpoczęcia studiów doktoranckich;

data zakończenia studiów doktoranckich;

okresy przedłużania studiów;

okresy pobierania stypendiów;

data wszczęcia przewodu doktorskiego;

określenie dziedziny nauki i dyscypliny naukowej przeprowadzanego przewodu doktorskiego;

dane promotora, drugiego promotora, kopromotora, promotora pomocniczego;

data nadaniu stopnia naukowego doktora albo data zamknięcia lub umorzenia przewodu doktorskiego.

Do albumu doktoranta wpisuje się dodatkowo dane w następujących sytuacjach:

zmiana imienia lub nazwiska;

zmiana promotora lub drugiego promotora, lub kopromotora, lub promotora pomocniczego;

skreślenie z listy doktorantów;

rezygnacja ze studiów doktoranckich na wydziale i przejście na inny wydział, na inną uczelnię lub do jednostki naukowej.

Numer albumu wpisuje się do indeksu doktoranta oraz do elektronicznej legitymacji doktoranta.

Numer albumu nanosi się na teczkę akt osobowych doktoranta, którą przez okres studiów przechowuje się w dziekanacie.

§ 4.

Dokumenty uczestnika studiów doktoranckich

Dla każdego doktoranta Politechniki Wrocławskiej zakłada się teczkę akt osobowych doktoranta, w której przechowuje się:

dokumenty wymagane od kandydata przyjętego na studia doktoranckie – Karta kandydata z załącznikami, a w przypadku cudzoziemców – także inne załączniki wymagane przy rekrutacji cudzoziemców;

decyzję o:

a) przyjęciu na studia doktoranckie (warunkowa i ostateczna) oraz potwierdzenia jej doręczenia,

b) przyznaniu stypendium oraz ewentualnych innych świadczeń stypendialnych,

c) skreśleniu z listy uczestników studiów doktoranckich oraz potwierdzenia jej doręczenia, 

d) przedłużeniu okresu odbywania studiów doktoranckich;

umowę zawartą między Uczelnią a doktorantem, lub w przypadku uczestnika niestacjonarnych studiów doktoranckich, umowę zawartą między Uczelnią a doktorantem i podmiotem sponsorującym;

zaświadczenie lekarskie – w przypadku doktoranta, który w trakcie studiów jest narażony na działanie czynników szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia;

zaświadczenie (np. Bank, ZUS lub Sąd) oraz potwierdzenie odbioru dokumentów (zał. nr 1);

akt ślubowania podpisany przez doktoranta;

potwierdzenie odbioru elektronicznej legitymacji doktoranta i indeksu doktoranta, a także ich duplikatów;

składane na bieżąco informacje o zmianach danych osobowych doktoranta;

indywidualny program studiów: część I i część II;

indywidualne semestralne plany studiów;

sprawozdania z realizacji programu studiów doktoranckich, w tym prowadzonych badań naukowych;

opinie opiekuna naukowego/promotora;

informacje o poprzednio odbywanych studiach doktoranckich;

potwierdzenie odbioru dokumentów w przypadku gdy zostają wydane

dokumenty, które Uczelnia przechowuje w teczkach akt osobowych doktoranta:

kartę uczestnika studiów doktoranckich - karta B,

wypis z indeksu dotyczący zrealizowanych przez doktoranta kursów,

kartę obiegową.

Teczkę z oryginałami w/w dokumentów przechowuje Wydział.

Kopię dokumentów (podpunkty 1, 2b,2c, 11) Wydział przekazuje do Działu Nauczania.

Do Archiwum teczkę akt osobowych doktoranta przekazuje Wydział.

Teczkę akt osobowych doktoranta przechowuje się w Archiwum Uczelni przez okres co najmniej 50 lat.

§ 5.

Skreślenie i rezygnacja ze studiów doktoranckich 

W przypadku prawomocnego skreślenia doktoranta z listy uczestników studiów doktoranckich, w tym rezygnacji ze studiów doktoranckich, dokumenty stanowiące własność doktoranta odsyła się na podany adres do korespondencji.

Na wniosek osoby, która nie ukończyła studiów doktoranckich, uczelnia wydaje zaświadczenie o przebiegu tych studiów.

§ 6.

Dokumentowanie przebiegu studiów doktoranckich

Przebieg studiów doktoranckich jest dokumentowany w:

indeksie, przy czym indeks może być prowadzony w formie elektronicznej;

indywidualnych programach studiów, część I i część II;

indywidualnych semestralnych planach studiów;

semestralnych sprawozdaniach z realizacji programu studiów doktoranckich, w tym prowadzonych badań naukowych;

opiniach opiekuna naukowego/promotora;

protokołach zaliczeń kursów, sporządzanych w postaci wydruków danych elektronicznych, zawierających:

nazwę i kod kursu, liczbę godzin zajęć dydaktycznych,

imiona i nazwiska doktorantów,

numery albumu,

uzyskane oceny,

datę i odręczny podpis osoby zaliczającej lub przeprowadzającej egzamin.

Obsługę administracyjną w zakresie przebiegu studiów doktoranckich, w tym organizacji i koordynacji procesu kształcenia, wykonuje Dział Nauczania. Obsługę administracyjną na wydziale prowadzi sekretariat wydziału.

§ 7.

Dokumentacja przewodu doktorskiego 

Zawartość teczki przewodu doktorskiego doktoranta:

Wniosek o wszczęcie przewodu doktorskiego.

Życiorys.

Kopia dyplomu potwierdzającego posiadanie kwalifikacji drugiego stopnia, poświadczona przez jednostkę organizacyjną wybraną do przeprowadzenia przewodu doktorskiego, .

W przypadku doktoranta będącego beneficjentem programu "Diamentowy Grant" –poświadczona kopia dokumentu potwierdzającego uzyskanie statusu beneficjenta programu "Diamentowy Grant", oraz opinia opiekuna naukowego potwierdzająca wysoką jakość prowadzonych prac badawczych oraz wysoki stopień zaawansowania tych prac.

Propozycja tematu i koncepcja rozprawy doktorskiej ze wskazaniem obszaru wiedzy, dziedziny nauki i dyscypliny naukowej, w zakresie których ma być wszczęty przewód doktorski.

Propozycja dyscypliny dodatkowej, w której ma zostać przeprowadzony egzamin doktorski.

Propozycja osoby do pełnienia funkcji promotora, a w przypadkach, gdy są przewidywani, także propozycje osób do pełnienia funkcji drugiego promotora, kopromotora lub promotora pomocniczego.

Wykaz prac naukowych, twórczych prac zawodowych albo dorobku artystycznego wraz z zapisem dzieł artystycznych odpowiednim ze względu na rodzaj dzieła i dokumentacją ich publicznej prezentacji oraz informację o działalności popularyzującej naukę lub sztukę.

Informacja o przebiegu przewodu doktorskiego, jeżeli kandydat ubiegał się uprzednio o nadanie stopnia doktora.

Doktorant może także załączyć:

Kopię certyfikatu potwierdzającego znajomość nowożytnego języka obcego poświadczoną przez jednostkę organizacyjną wybraną do przeprowadzenia przewodu doktorskiego, wniosek o wyrażenie zgody na przedstawienie rozprawy doktorskiej w innym języku niż język polski.

Uchwały rady wydziału, lub wyciągi wraz z uchwałami z protokołów rady wydziału, w przedmiocie:

wszczęcia przewodu doktorskiego;

wyznaczenia promotora;

wyznaczenia promotora pomocniczego*;

wyrażenia zgody na przedstawienie rozprawy doktorskiej w innym języku niż język polski*;

określenia terminu przedstawienia rozprawy doktorskiej*;

powołania kopromotora*;

powołania drugiego promotora*;

przedłużenia terminu przedstawienia rozprawy doktorskiej*;

powołania komisji przeprowadzających egzaminy doktorskie;

wyznaczenia recenzentów;

powołania komisji doktorskiej*;

wyrażenia zgody na powtórne zdawanie egzaminu doktorskiego*;

przedłużenia o miesiąc terminu przedstawienia recenzji*;

skierowania rozprawy doktorskiej do ponownej oceny*;

przyjęcia rozprawy doktorskiej i dopuszczenia jej do publicznej obrony;

przyjęcia publicznej obrony rozprawy doktorskiej;

nadania stopnia doktora;

zamknięcia lub umorzenia przewodu doktorskiego*;

wprowadzonych zmian w podjętych uchwałach*.

Zawiadomienie o wszczęciu przewodu doktorskiego (zał. nr 2). Kopię dokumentu Wydział przekazuje do Działu Nauczania.

Pisemne opinie promotora, drugiego promotora, kopromotora na temat rozprawy doktorskiej.

Recenzje rozprawy doktorskiej (co najmniej dwie).

Protokoły egzaminów doktorskich.

Protokół z przebiegu obrony rozprawy doktorskiej.