REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 25/2015

z dnia 29 kwietnia 2015 r. 

w sprawie przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych

Na podstawie art. 66 ust. 2 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. ,poz. 572 z późn. zm.) zarządza się co następuje:

§ 1

Określa się szczegółowe zasady i tryb przyznawania oraz korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków ze środków publicznych przez wszystkie jednostki/komórki organizacyjne Politechniki Wrocławskiej, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu.

§ 2

Decyzję w sprawie wydania służbowej karty płatniczej oraz okresu jej używania podejmuje kierownik jednostki, o którym mowa w ust. 2, na podstawie wniosku bezpośredniego przełożonego pracownika, którego wzór stanowi załącznik nr 1 
do niniejszego Zarządzenia.

Przez kierownika jednostki, o którym mowa w ust. 1, należy rozumieć Rektora, Prorektora, Dziekana, Kanclerza, Dyrektora Zamiejscowego Ośrodka Dydaktycznego.

Przyznanie służbowej karty płatniczej wynikać musi każdorazowo z potrzeb uzasadnionych charakterem obowiązków służbowych pracownika.

Służbowa karta płatnicza może być przyznawana tylko osobie będącej pracownikiem Uczelni, która nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, zwanej dalej „pracownikiem” lub „użytkownikiem”.

Kartą może się posługiwać wyłącznie osoba, której imię i nazwisko znajduje się na karcie.

Na rzecz jednego użytkownika może być wydana tylko jedna karta.

Służbową kartę płatniczą przyznaje się na czas określony, nie dłuższy niż oznaczony 
na karcie.

W przypadku odwołania z pełnionej funkcji, zmiany zakresu obowiązków z uwagi na które przyznano kartę lub innych istotnych powodów, kierownik jednostki może cofnąć uprawnienie do dysponowania kartą (wniosek o zastrzeżenie karty – zał. nr 2) lub wnioskować do Kwestora o zmianę limitu wydatków, z własnej inicjatywy lub na wniosek bezpośredniego przełożonego (wniosek – załącznik nr 1).

Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy powoduje wygaśnięcie uprawnienia 
do dysponowania kartą i obowiązek niezwłocznego zwrotu karty.

Kartę należy zwrócić po upływie okresu ważności służbowej karty płatniczej.

Po upływie okresu ważności służbowej karty płatniczej, karta automatycznie będzie przedłużana na kolejny okres umowny, dla której we wniosku zaznaczono wydanie karty „bezterminowo”, chyba że umowa lub decyzja kierownika jednostki stanowi inaczej. Dla kart wznawianych automatycznie nie podpisuje się ponownie umowy z użytkownikiem wznawianej karty.

Wznowione karty płatnicze będą wydawane przez Kwesturę – Zespół ds. rozliczeń pracownikami w ostatnim miesiącu ważności służbowej karty płatniczej.

§ 3

Służbową kartę płatniczą wydaje się:

dla celów związanych z odbywaniem podróży służbowych;

dla celów związanych z bieżącymi, awaryjnymi wydatkami poszczególnych jednostek/komórek organizacyjnych, w których uzasadnione jest posiadanie stałej zaliczki gotówkowej;

dla celów związanych z bieżącymi wydatkami Zamiejscowych Ośrodków Dydaktycznych oraz Ośrodków wypoczynkowych;

4) pracownikom, dla których wydanie służbowej karty płatniczej jest uzasadnione z uwagi na wykonywane obowiązki służbowe,

5) pracownikom sekretariatów w celu zapewnienia bieżącej obsługi pracowników jednostki w zakresie np. płatności za konferencje, dla których płatność może być dokonana wyłącznie w formie płatności kartą.

Szczegółowy zakres dopuszczalnych operacji finansowych dokonywanych służbową kartą płatniczą określa załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

Poziom wnioskowanych limitów wydatków oraz limitów dla wypłat gotówkowych określa załącznik nr 4 do niniejszego Zarządzenia.

Limity wyższe niż określone w załączniku nr 4 do niniejszego Zarządzenia, wymagają indywidualnej zgody Rektora.

§ 4

Wszelkie formalności związane z wydawaniem, wznawianiem i likwidacją kart przygotowywane są przez Kwesturę – Zespół ds. rozliczeń z pracownikami.

Zespół ds. rozliczeń z pracownikami prowadzi ewidencję służbowych kart płatniczych zawierającą imię i nazwisko użytkownika, ustalony limit wydatków oraz termin ważności karty.

Odbioru oraz zwrotu karty dokonuje się za obustronnym pokwitowaniem użytkownika karty oraz pracownika Zespołu ds. rozliczeń z pracownikami na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego Zarządzenia.

§ 5

Służbową kartą płatniczą można dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych z wydatkami służbowymi użytkownika karty.

Użytkownik służbowej karty płatniczej nie może dokonywać płatności związanych 
z wydatkami służbowymi innego pracownika, chyba że wydano kartę z przeznaczeniem, 
o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 5.

Nie jest dopuszczalne dokonywanie wydatków stanowiących prywatne wydatki użytkownika karty za pomocą służbowej karty płatniczej.

Służbowa karta płatnicza nie może być wykorzystywana do zakupów gotówkowych, chyba, że umowa o korzystanie z karty płatniczej do celów służbowych podpisana 
z pracownikiem stanowi inaczej.

Wydanie służbowej karty płatniczej nie upoważnia do dokonywania wszystkich zakupów bez stosowania procedur zakupowych, lecz tylko takich, które mają charakter zakupów awaryjnych.

W przypadku naruszenia postanowień ust. 2-5, Kwestor podejmuje decyzję o zablokowaniu karty, a użytkownik karty zobowiązany jest w ciągu 7 dni od dokonania transakcji do zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz ze wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi. Nieuregulowane w ww. terminie kwoty podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia pracownika, zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.

§ 6

Służbowa karta płatnicza jest przyznawana na podstawie Umowy, której wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Zarządzenia, zawartej między Uczelnią a pracownikiem, która określa prawa i obowiązki użytkownika karty.

Użytkownicy kart płatniczych zobowiązani są do złożenia stosownego oświadczenia, o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia należności wynikających z kwot nierozliczonych oraz z tytułu niezgodnego z umową, Zarządzeniem lub regulaminem banku wykorzystania karty płatniczej, w myśl art. 91 § 1 Kodeksu Pracy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Zarządzenia.

Oświadczenie jest przechowywane w aktach osobowych użytkownika karty.

§ 7

Wydatki publiczne regulowane służbowymi kartami płatniczymi winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych.

Wypłata gotówki z bankomatu przy użyciu karty służbowej jest dozwolona w zakresie określonym w umowie oraz w sytuacjach niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych.

§ 8

Każdą operację finansową dokonywaną za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik dokumentuje fakturą VAT, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym.

Dokumenty opłacone kartą płatniczą winny na odwrocie zawierać wyraźne wskazanie imienia i nazwiska użytkownika karty oraz adnotację „opłacono służbową kartą nr …..”. Dokumenty do rozliczenia transakcji użytkownik zobowiązany jest przedłożyć w Kwesturze niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej.

Z pobranej gotówki z bankomatu użytkownik zobowiązany jest rozliczyć się w terminie 14 dni od jej podjęcia przedkładając dokumenty księgowe, o których mowa w ust. 1. Niewydatkowaną gotówkę użytkownik wpłaca na rachunek bankowy Politechniki Wrocławskiej wskazany przez pracownika Zespołu ds. rozliczeń z pracownikami, dokonującego rozliczenia wydatków.

Jeżeli pobranie gotówki z bankomatu nastąpiło podczas podróży służbowej, użytkownik karty zobowiązany jest rozliczyć się z pobranej gotówki w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.

§ 9

1. Użytkownicy posiadający służbową kartę płatniczą zobowiązani są do:

przechowywania karty płatniczej i ochrony jej oraz numeru PIN z maksymalną starannością, zwłaszcza przed utratą lub zniszczeniem;

nieprzechowywania karty płatniczej razem z numerem PIN;

nieudostępniania karty płatniczej i numeru PIN osobom trzecim;

przestrzegania zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych określonych w niniejszym Zarządzeniu oraz w umowie o korzystanie z karty płatniczej do celów służbowych;

zapoznania się i przestrzegania regulaminu banku wydającego służbowe karty płatnicze;

niezwłocznego zgłoszenia do banku utraty karty płatniczej, spowodowania jej blokady oraz powiadomienia kierownika jednostki/komórki organizacyjnej oraz Kwestury – Zespołu ds. rozliczeń z pracownikami o okolicznościach jej utraty.

W razie utraty przez użytkownika karty płatniczej i zaniechania jej blokady we właściwym terminie, wszelkie koszty związane z utratą środków i użyciem jej przez osoby do tego nieupoważnione, obciążać będą pracownika korzystającego z karty płatniczej.

§ 10

Wykorzystanie karty płatniczej w sposób niezgodny z postanowieniami niniejszego Zarządzenia Wewnętrznego lub umowy, w szczególności dokonanie wydatku niepotwierdzonego za pomocą dowodów księgowych, określonych w § 8, lub nierozliczenie kwot pobranych z bankomatu w terminie, powoduje obowiązek natychmiastowego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z transakcją.

W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę.

Za nieprawidłowe korzystanie z karty płatniczej pracownik ponosi odpowiedzialność pracowniczą, dyscyplinarną lub karną na zasadach określonych w przepisach prawa, w szczególności pracownik odpowiada z tego tytułu za wyrządzoną pracodawcy szkodę.

§ 11

Traci moc Zarządzenie Wewnętrzne 96/2012 z dnia 5 grudnia 2012 roku w sprawie przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych.

§ 12

Zarządzenie Wewnętrzne wchodzi w życie z dniem 1 maja 2015 roku.