Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Sygnalisty musi nastąpić niezwłocznie przy otrzymywaniu jej danych albo przy pierwszej komunikacji z taką osobą (w szczególności równocześnie z wysyłaniem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia). Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Sygnalisty korzystającego z narzędzia do zgłoszenia nieprawidłowości on-line, może być wykonane przez udostępnienie on-line treści obowiązku informacyjnego jeśli narzędzie to zapewnia możliwość pobrania dokumentu w postaci elektronicznej, potwierdzającego tę okoliczność. Osoba posiadająca uprawnienia do zarządzania zawartością konta PWr na platformie Sygnanet, odpowiada za aktualizację warunków korzystania z platformy i aktualność treści obowiązku informacyjnego.

Minimalny zakres obowiązku informacyjnego określa Załącznik nr 2 do Regulaminu i powinien on być stosowany w każdym kanale służącym do przyjmowania zgłoszeń. Rozszerzenie treści obowiązku informacyjnego może nastąpić w razie potrzeby uzasadnionej ważnymi okolicznościami danej sprawy, zmiany przepisów prawa czy zmiany kanału komunikacji z Sygnalistą. Zmiany w treści obowiązku informacyjnego można konsultować z Inspektorem Ochrony Danych nie ujawniając tożsamości odbiorcy (osoby, której dane dotyczą).

Wyjątkowo wobec osób, których zgłoszenie dotyczy (w szczególności wobec sprawców naruszeń czy osób zaangażowanych w naruszenie albo osób posiadających wiedzę albo dokumenty dotyczące naruszenia) obowiązku informacyjnego nie spełnia się (w związku z art. 14 ust. 5 lit. b RODO). Jednocześnie osoba prowadząca postępowanie zobowiązana jest sporządzić i podpisać (wraz z datą) notatkę służbową o



odstąpieniu od spełnienia obowiązku informacyjnego. W notatce należy (indywidualnie do każdego takiego przypadku osobno) wskazać powody tego odstąpienia – w szczególności jeśli poinformowanie o przetwarzaniu danych takiej osoby w związku z toczącym się postępowaniem, może uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów takiego przetwarzania (np. usuwanie śladów, utrudnianie działalności Komisji itp.).

W przypadku otrzymania w zgłoszeniu informacji dotyczących skazania identyfikowalnej osoby, nie ma podstawy przetwarzania takich danych przez Politechnikę Wrocławską i dane takie nie są zbierane a w razie przypadkowego zebrania muszą być usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że dotyczą skazania.

§ 7

REJESTR ZGŁOSZEŃ

Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń, niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego.

Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji.

Rejestr zgłoszeń zawiera następujące dane:

numer sprawy,

przedmiot naruszenia prawa,

dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

datę dokonania zgłoszenia,

informację o podjętych działaniach następczych,

datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze zgłoszeń przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8

INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny właściwy w zakresie spraw, o jakich mowa w § 1 ust. 2. W stosownych wypadkach zgłoszenie może być dokonane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Podmioty, o jakich mowa w ust. 2 określają procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych dokonywanych tym podmiotom.

Podmioty, o jakich mowa w ust. 2 są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.



Zał.1 do Regulaminu

Przykładowa karta zgłoszenia 

1. Imię i nazwisko, dane kontaktowe 

………………

2. Data oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub data i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowościach ……

3. Opis sytuacji lub okoliczności, które doprowadziły lub mogą doprowadzić do wystąpienia nieprawidłowości 

……..……..

4. Wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie 

…….……...…………

5. Wskazanie ewentualnych świadków …… 

6. Wskazanie ewentualnych dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości …… 

7. Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia: 

1) działam w dobrej wierze, 

2) posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe, 

3) nie dokonuję ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści osobistych, 

4) ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia, 

5) znany jest mi obowiązujący na Politechnice Wrocławskiej Regulamin zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów), wraz z załącznikami.

……..…….. 

data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia 



Zał.2 do Regulaminu

Obowiązek informacyjny Politechniki Wrocławskiej
o przetwarzaniu danych osobowych sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie oraz innych osób objętych zgłoszeniem

Dla wykonania obowiązków informacyjnych określonych rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. znanej jako RODO oraz w związku z obowiązkami określonymi ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928). informujemy, że przy wykonywaniu tych obowiązków Politechnika Wrocławska jest Administratorem danych osobowych dotyczących: 

sygnalistów,

osób, których zgłoszenie nieprawidłowości wprost dotyczy,

innych osób objętych takim zgłoszeniem (jak np. świadkowie zdarzenia, osoby poszkodowane) oraz osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia czy osoby powiązane z sygnalistą.

Kontakt z Administratorem

Aby skontaktować się z Politechniką Wrocławską (dalej: Administrator) w sprawach związanych z przetwarzaniem danych dotyczących osób wymienionych powyżej albo skorzystania z praw im przysługujących, osoby te mogą zwracać się pisemnie na adres siedziby (Wybrzeże Wyspiańskiego 27, kod pocztowy 50-370 Wrocław) a także z użyciem formularza: https://pwr.edu.pl/kontakt

Administrator wyznaczył też Inspektora Ochrony Danych udzielającego szerszych informacji o tym, jak Administrator dane przetwarza – kontakt przez adres e-mail: iod@pwr.edu.pl

Podstawy prawne i cele przetwarzania w związku z obsługą zgłoszeń od sygnalistów

Administrator przyjmuje zgłoszenie sygnalisty, bada okoliczności zdarzenia (w tym analizuje działania osób, których zgłoszenie dotyczy) i podejmuje odpowiednie działania następcze. Jednocześnie Administrator zapewnia ochronę sygnaliście a odpowiednio także osobom powiązanym z sygnalistą i pomagającym w zgłoszeniu naruszenia. Takie obowiązki prawne Administratora wynikają z ustawy o sygnalistach i są one główną podstawą przetwarzania danych osobowych u Administratora:

W zakresie danych osoby, której zgłoszenie dotyczy (lub może dotyczyć) podstawą przetwarzania jej danych osobowych jest niezbędność do wykonania obowiązków prawnych podmiotu przyjmującego zgłoszenie i wyjaśniającego jego okoliczności;

W zakresie danych sygnalisty podstawą przetwarzania danych osobowych są:

jego dobrowolna zgoda na przetwarzanie jego danych udostępnianych w zgłoszeniu (zakres danych zależy do formy kontaktu) - Administrator deklaruje, że nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych więc niepodanie danych osobowych sprawi, że zgłoszenie nie będzie przyjęte do wyjaśnienia. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia Sygnalista powinien otrzymać w ciągu 7. dni od zgłoszenia naruszenia – na adres, który podał i który może też stanowić jego dane osobowe. Podanie danych Sygnalisty jest też niezbędne do objęcia go ochroną przed działaniami odwetowymi,

niezbędność do wykonania obowiązków prawnych podmiotu przyjmującego zgłoszenie sygnalisty (w tym do podjęcia działań następczych);

W zakresie danych osób objętych zgłoszeniem podstawą przetwarzania jej danych osobowych jest niezbędność do wykonania obowiązków prawnych podmiotu przyjmującego zgłoszenie sygnalisty (w tym do podjęcia działań następczych i dla ochrony osób powiązanych z sygnalistą i pomagających w zgłoszeniu naruszenia).



Dane takie Administrator otrzymuje od Sygnalisty w zgłoszeniu, które od niego przyjmuje;

W zakresie danych szczególnych objętych zgłoszeniem, podstawą przetwarzania jest ważny interes publiczny (w zw. z art.9 ust. 2 lit. g RODO);

W zakresie danych dotyczących skazań ewentualnie objętych zgłoszeniem, podstawy przetwarzania nie istnieją i dane takie nie będą zbierane, a w razie przypadkowego zebrania będą usuwane w terminie 14. dni od chwili ustalenia, że dotyczą skazania jakieś osoby.

Okres przetwarzania i odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe będą przetwarzane:

w wewnętrznym rejestrze zgłoszeń wewnętrznych - przez okres przez okres 3. lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami,

poza rejestrem (np. w związku z postępowaniem prowadzonym na podstawie prawa) – przez okres wyznaczony odpowiednimi przepisami (w tym np. prawa pracy) albo przez okres niezbędny do ochrony przed działaniami odwetowymi.

Administrator zapewnia poufność danych osobowych otrzymanych wraz ze zgłoszeniem. W związku z tym u Administratora dane będą dostępne tylko i wyłącznie dla osób ściśle uprawnionych z upoważnienia Administratora albo dla podmiotów uprawnionych do tego na mocy prawa.

W przypadku podejmowania działań następczych dane osobowe mogą zostać udostępnione odrębnym administratorom, tj. właściwym instytucjom czy organom (jak RPO czy organy ścigania).

Bez wyraźnej zgody Sygnalisty, jego dane osobowe pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie będą przez Administratora udostępnione osobom, których dotyczy zgłoszenie lub wskazanym w zgłoszeniu.

Dane osobowe przetwarza również - w imieniu Administratora i na jego polecenie - firma zewnętrzna, będąca dostawcą platformy SYGNANET (podmiot przetwarzający – podwykonawca dla Administratora). Jeśli sygnalista zechciałby zgłosić naruszenie nieprawidłowości bez podawania danych, to platforma ta zapewni mu możliwość uzyskania odpowiedzi bez ujawniania Administratorowi tożsamości sygnalisty. Przypomnieć jednak trzeba, że zgłoszenia anonimowe nie będą rozpoznawane.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osoba której dane dotyczą, może żądać informacji, jakie Administrator na jej temat posiada i może ona dochodzić poprawienia tych danych.

Osoba, której dane Administrator przetwarza na podstawie jej zgody, może zgodę wycofać i zażądać usunięcia swoich danych. Nie wpłynie to jednak na legalność tego, jak Administrator przetwarzał jej dane do tej pory. Jeśli Administrator będzie miał inną podstawę prawną do przetwarzania (np. obowiązek prawny) to cofnięcie zgody nie zakończy przetwarzania danych. Można jednak będzie żądać od Administratora ograniczenia przetwarzania albo wnieść sprzeciw co do przetwarzania.

Dane osób, które zostały objęte zgłoszeniem (których zgłoszenie dotyczy) nie są przetwarzane na podstawie ich zgody. Takim osobom nie przysługuje więc prawo żądania usunięcia, przeniesienia ani prawo sprzeciwu co do przetwarzania ich danych. Osoba taka nie ma też prawa do żądania ujawnienia źródła ani tożsamości sygnalisty (w związku z art. 8 ust. 6 ustawy o sygnalistach), chyba że Sygnalista wyraźnie udzielił Administratorowi zgody na ujawnienie jego tożsamości.

Niezależnie od żądań kierowanych do Administratora, osobie której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). skargi na Administratora i jego przetwarzanie danych.