Procedura utworzenia

elektronicznego archiwum prac dyplomowych

w Repozytorium Wiedzy Politechniki Wrocławskiej

oraz uzupełnienia tego archiwum pracami dyplomowymi

za okres od 01.10.2009 roku do 30.09.2015 roku

Podstawowe założenia do procedury

Procedura ma za zadanie wskazanie kroków postępowania w procesie budowy repozytorium archiwalnych prac dyplomowych podlegających obronie w okresie od 01.10.2009 roku do 30. 09.2015 roku na potrzeby:

Repozytorium Wiedzy Politechniki Wrocławskiej (elektroniczne archiwum prac dyplomowych),

Ogólnopolskiego Repozytorium Prac Dyplomowych, modułu systemu POL-on, zwanego dalej ORPD.

Procedura obejmuje swym zakresem:

wskazanie uczestników procedury oraz zakresu ich odpowiedzialności,

zestaw danych wymaganych do zrealizowania zadania, ze wskazaniem źródeł ich pozyskania,

poszczególne kroki postępowania oraz sposób weryfikacji prawidłowości przebiegu procedury, w tym:

wprowadzenie do archiwum Uczeni metadanych opisujących prace dyplomowe,

archiwizację prac dyplomowych (wczytanie do archiwum elektronicznych wersji prac dyplomowych),

przeniesienie danych do ORPD.

Dane wejściowe:

lista absolwentów w poszczególnych latach kalendarzowych na podstawie Centralnej Księgi Dyplomów,

suplement elektroniczny (tzw. „stary suplement”, Suplement JSOS),

formularze służące do wprowadzania prac dyplomowych (metadanych i wersji elektronicznych prac) do Repozytorium Wiedzy PWr wraz z instrukcją ich obsługi.

Struktura „Zespołu Prac Dyplomowych”

Realizacja prac Pracownik Wydziału - Kierownik Zespołu (powołany decyzją Dziekana) Pracownicy Wydziału - zespół roboczy (powołany decyzją Dziekana) Pracownicy oddziału Centrum Wiedzy i Informacji Naukowo-Technicznej (CWINT) Nadzór procesowy Wydział: Dziekan - Koordynator Wydziałowy ds. POL-on Uczelnia: Dział ds. Strategii Uczelni Nadzór merytoryczny Dział Nauczania - Koordynator merytoryczny ds. POL-on Nadzór i wsparcie techniczne (informatyczne) Centrum Wiedzy i Informacji Naukowo-Technicznej (CWINT) Administracja Centralna (ACI)

Szczegółowy przebieg procedury – kroki postępowania

Etap 1: Opracowanie narzędzi Zakres prac Odpowiedzialni Opracowanie zakresu informacyjnego formularzy (w zakresie metadanych) w ujęciu: systemu POL-on, Repozytorium Wiedzy PWr. Dział Nauczania Dział Ds. Strategii Uczelni Opracowanie formularza do wprowadzania danych do Repozytorium Wiedzy PWr. CWINT Opracowanie wsadu informacyjnego i zasilenie Repozytorium Wiedzy PWr danymi wygenerowanymi na podstawie: list absolwentów (Centralna Księga Dyplomów), suplementu elektronicznego (tzw. „stary suplement”, Suplement JSOS). ACI/CWINT Udostępnienie formularza Wydziałom (przesłanie instrukcji logowania, instrukcji obsługi, zasad nadawania uprawnień). CWINT Przygotowanie mechanizmów raportowania okresowego z postępów prac: liczba prac wg statusu, w ramach Wydziału, wg rodzaju pracy, itp., trend postępu - szacowany czas realizacji przy obecnym tempie wprowadzania. CWINT Termin realizacji: 27.07.2015

Etap 2: Przygotowanie danych wejściowych Zakres prac Odpowiedzialni Przygotowanie i przesłanie do Wydziałów list absolwentów za okres od 01.10.2009 – 30.09.2015 w układzie Wydział/Rok na podstawie Centralnej Księgi Dyplomów. Dział Nauczania Przygotowanie danych słownikowych (źródła). CWINT Zgrupowanie i wysortowanie teczek absolwentów na Wydziałach w układzie rocznym (aktualizacja teczek w oparciu o listę absolwentów). Wydziały Weryfikacja kompletności teczek absolwentów w oparciu o listę absolwentów (skompletowanie informacji pod kątem zdefiniowanego zakresu metadanych). Wydziały Aktualizacja listy absolwentów w układzie rocznym. Wydziały Dział Nauczania Termin realizacji: 15.09.2015

Etap 3: Weryfikacja list absolwentów Zakres prac Odpowiedzialni Potwierdzenie zgodności dokumentacji z listami absolwentów: weryfikacja liczbowa i osobowa, kwalifikacja do określonego roku kalendarzowego. Wydziały Dział Nauczania Termin realizacji: 30.09.2015

Etap 4: Weryfikacja i aktualizacja zbioru prac dyplomowych (realizacja etapu będzie się dokonywać sukcesywnie za każdy rok kalendarzowy (przejście do etapu 5 i powrót do etapu 4) Zakres prac Odpowiedzialni Weryfikacja i uzupełnianie danych opisowych (metadanych) w udostępnionych formularzach. Wydziały Wczytanie elektronicznych wersji prac dyplomowych do Repozytorium. Wydziały W przypadku prac dyplomowych, których obrazów elektronicznych nie można odczytać z nośników lub których nie ma (status pracy dyplomowej „brakowana”) należy: sporządzić (przez komisję powołaną przez Dziekana) protokół brakowania, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej procedury, wykonać skan pracy dyplomowej na potrzeby zachowania wersji elektronicznej w Repozytorium Wiedzy PWr. UWAGA: po zakończeniu ww. prac za dany rok kalendarzowy, prace dyplomowe wymagające zeskanowania należy przekazać (wraz z listą prac podlegających przekazaniu) do Pracowni Dolnośląskiej Biblioteki Cyfrowej w Dziale Digitalizacji i Repozytorium Wiedzy, gdzie zostaną wykonane skany. Na podstawie przekazanych list prace zostaną zwrócone do Wydziału. Wydziały CWINT Monitorowanie postępu prac poprzez uruchomienie mechanizmów raportowania okresowego: liczba prac wg statusu, w ramach Wydziału, wg rodzaju pracy, itp., trend postępu - szacowany czas realizacji przy obecnym tempie wprowadzania. Wydziały Dział Nauczania Dział ds. Strategii Uczelni Termin realizacji: 30.04.2016

Etap 5: Weryfikacja kompletności danych Zakres prac Odpowiedzialni Potwierdzenie zgodności dokumentacji źródłowej z wprowadzonymi do Repozytorium Wiedzy PWr pracami dyplomowymi: w zakresie metadanych opisujących prace dyplomowe, w zakresie zarchiwizowanych wersji elektronicznych prac dyplomowych (w tym kompletności raportów z „brakowania” prac). Wydziały Dział Nauczania Termin realizacji: 30.04.2016

Etap 6: Przeniesienie danych z elektronicznego archiwum prac dyplomowych do ORPD (realizacja etapu będzie się dokonywać na bieżąco od rozpoczęcia etapu 4 do zakończenia całości prac opisanych w procedurze) Zakres prac Odpowiedzialni Udostępnienie archiwum prac dyplomowych w Repozytorium Wiedzy PWr do pobrania przez ORPD. CWINT Bieżący nadzór nad procesem pobierania danych z Repozytorium Wiedzy PWr przez ORPD. CWINT/ACI Weryfikacja kompletności wprowadzonych danych do ORPD. Wydziały Dział Nauczania Termin realizacji: 30.06.2016