Załącznik do ZW 44/2010

ZAKRESY CZYNNOŚCI CZŁONKÓW ZESPOŁU DS. REALIZACJI PROJEKTU

ZAKRES OBOWIĄZKÓW PEŁNOMOCNIKA DS. PROJEKTU

Do obowiązków i odpowiedzialności Pełnomocnika ds. Projektu należy w szczególności:

reprezentowanie Politechniki Wrocławskiej w relacjach z Instytucją Pośredniczącą/Wdrażającą, w ramach bieżącej realizacji Projektu, w tym informowanie o ewentualnych zagrożeniach w realizacji Projektu oraz komunikacja w zakresie wprowadzania działań naprawczych;

bieżący nadzór nad Projektem, w tym koordynacja, monitoring oraz kontrola działań związanych z realizacją Projektu;

kierowanie Zespołem ds. Realizacji Projektu, w tym zwoływanie spotkań roboczych Zespołu;

weryfikacja rzeczowo-finansowej zgodności realizacji Projektu, w oparciu o podpisaną Umowę oraz Harmonogramy złożone do Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej;

zatwierdzanie pod względem formalnym i merytorycznym dokumentów finansowo-księgowych związanych z Projektem oraz podpisywanie dodatkowych dokumentów określających ich związek z Projektem, jak i nadzór nad archiwizowaniem dokumentacji Projektu;

terminowe sporządzanie wniosków o płatność oraz informacji okresowych, jak i innych dokumentów wymaganych przez Instytucję Pośredniczącą/Wdrażającą;

nadzór nad opracowywaniem procedur, instrukcji, regulaminów oraz innych dokumentów i zaleceń Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej oraz Instytucji Zarządzającej dotyczących realizacji Projektu, a wynikających z obowiązujących przepisów i wytycznych;

wydawanie/przekazywanie członkom Zespołu decyzji i postanowień Instytucji Zarządzającej, Pośredniczącej/Wdrażającej oraz decyzji Rektora i Prorektora ds. Rozwoju;

nadzór nad prowadzeniem wszelkich działań informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją Projektu oraz nadzór nad ich należytym dokumentowaniem;

nadzór nad procesem ewaluacji Projektu;

współudział w obliczaniu wskaźników produktu, rezultatu zgodnie z wymogami Projektu w trakcie trwania Projektu i w okresie jego trwałości;

przeprowadzanie oceny Projektu w sposób i w terminach zgodnych z przyjętymi zasadami i wymogami Projektu;

konsultacja zasad i nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem kosztów inwestycji.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW KIEROWNIKA REALIZACJI INWESTYCJI BUDOWLANEJ

Do obowiązków i odpowiedzialności Kierownika Realizacji Inwestycji Budowlanej należy w szczególności:

organizowanie i prowadzenie kontroli realizacji części budowlanej Projektu;

nadzór nad osobami zatrudnionymi do obsługi części budowlanej Inwestycji oraz podział zadań w zakresie zarządzania Inwestycją na etapie realizacji prac budowlanych;

monitoring realizacji inwestycji budowlanej, w tym nadzór nad jej terminową realizacją oraz informowanie Pełnomocnika ds. Projektu i Kierownika Działu Inwestycji Budowlanych o nieprawidłowościach związanych z realizacją inwestycji oraz wszelkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy ich przebieg, a zwłaszcza o wszelkich zagrożeniach w realizacji inwestycji budowlanej Projektu;

uzyskiwanie akceptacji Pełnomocnika ds. Projektu dla wszystkich zmian mających wpływ na realizację inwestycji budowlanej zgodnie z umową o dofinansowanie, w tym zmian harmonogramów budowy, zmian wpływających na harmonogram rzeczowo-finansowy;

uzgadnianie z Pełnomocnikiem ds. Projektu i Seniorem Budowy dodatkowych wydatków związanych z merytoryczną realizacją inwestycji budowlanej;

sprawowanie nadzoru nad wykonawcami kontraktów w ramach inwestycji w zakresie wynikającym z umów, udział w kontrolach wewnętrznych i zewnętrznych inwestycji budowlanej, udział w odbiorach częściowych i końcowym inwestycji budowlanej;

przeprowadzanie rozeznania rynku lub uruchamianie odpowiednich procedur przetargowych w przypadku dokonywania zakupów produktów, usług lub robót budowlanych oraz dokonywanie wraz z osobami odpowiedzialnymi za dane zamówienie odbioru dostaw towarów, usług i robót zamówionych na potrzeby inwestycji budowlanej;

przygotowywanie i przekazywanie Pełnomocnikowi ds. Projektu zweryfikowanych przez Dział Inwestycji Budowlanych informacji, sprawozdań i raportów dotyczących realizacji inwestycji budowlanej, w celu sporządzenia przez Pełnomocnika wniosków o płatność oraz informacji okresowych, jak i innych dokumentów wymaganych przez Instytucję Pośredniczącą/Wdrażającą;

kontrolowanie rzeczywistych kosztów inwestycji budowlanej z przyjętym harmonogramem rzeczowo-finansowym inwestycji i raportowanie ich do Pełnomocnika ds. Projektu i Kierownika Działu Inwestycji Budowlanych;

weryfikacja i zatwierdzanie faktur oraz innych dokumentów potwierdzających wykonanie usług / dostaw pod względem merytorycznym, formalnym i finansowo -księgowym oraz sprawdzanie zgodności ich zakresu rzeczowego z podpisanymi umowami z wykonawcami oraz Harmonogramem rzeczowo-finansowym;

nadzór nad prawidłowym przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji części budowlanej Projektu w Dziale Inwestycji Budowlanych;

współpraca z Pełnomocnikiem ds. Projektu oraz innymi działami PWr w zakresie prawidłowej realizacji inwestycji;

bezpośrednia współpraca z wykonawcą, nadzorem inwestorskim i autorskim.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW SENIORA BUDOWY

Do obowiązków i odpowiedzialności Seniora Budowy należy w szczególności:

reprezentowanie użytkowników przed Pełnomocnikiem ds. Projektu i Kierownikiem Realizacji Inwestycji Budowlanej;

współpraca z Kierownikiem Realizacji Inwestycji Budowlanej w celu zapewnienia prawidłowej realizacji inwestycji;

konsultowanie z Pełnomocnikiem ds. Projektu i Kierownikiem Realizacji Inwestycji Budowlanej odstępstw w inwestycji i robót zamiennych;

podejmowanie decyzji wspólnie z Pełnomocnikiem ds. Projektu w sprawach złożonych/ problematycznych, mających istotny wpływ na prawidłową i terminową realizację Projektu;

udział w odbiorze końcowym inwestycji;

w okresie realizacji i trwałości Projektu współudział z Pełnomocnikiem ds. Projektu przy obliczaniu wskaźników Projektu.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW SPECJALISTY DS. INWESTYCJI

Do obowiązków i odpowiedzialności Specjalisty ds. Inwestycji należy w szczególności:

udział w kontrolach wewnętrznych i zewnętrznych inwestycji na terenie budowy oraz udział w odbiorach częściowych i końcowym robót;

systematyczne monitorowanie i dokumentowanie postępów w realizacji inwestycji oraz gromadzenie dokumentacji budowlanej inwestycji;

uczestnictwo w naradach i spotkaniach dotyczących inwestycji oraz sporządzanie protokołów z narad i spotkań;

współpraca z wykonawcami kontraktów w zakresie realizacji i nadzoru inwestycji oraz weryfikacja sporządzanych przez nich raportów w zakresie jego rzeczowej realizacji;

pomoc przy sporządzaniu materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów oraz uczestnictwo w pracach komisji przetargowej (w przypadku powołania);

wsparcie w działaniach Kierownika Realizacji Inwestycji Budowlanej.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW SPECJALISTY DS. FINANSÓW I ROZLICZEŃ

Do obowiązków i odpowiedzialności Specjalisty ds. Finansów i Rozliczeń należy w szczególności:

weryfikacja pod względem formalnym i merytorycznym dokumentów finansowo-księgowych dotyczących Projektu oraz ich opisywanie w oparciu o Harmonogramy złożone do Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej;

przekazywanie dokumentów finansowo-księgowych dotyczących Projektu do zatwierdzania upoważnionym osobom;

kopiowanie dokumentów finansowo-księgowych dotyczących Projektu oraz przekazywanie kopii do potwierdzenia za zgodność z oryginałem;

rejestrowanie i analizowanie stanu środków pieniężnych Projektu, w szczególności kontrola odchyleń w ramach zaplanowanego budżetu;

sporządzanie części opisowej i finansowej wniosków o płatność;

przygotowywanie wszelkich sprawozdań, raportów i analiz księgowo-finansowych na potrzeby Pełnomocnika ds. Projektu, w tym w szczególności zgłaszanie wszelkich problemów związanych z sytuacją finansową Projektu.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW PRACOWNIKA BIURA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Do obowiązków i odpowiedzialności Pracownika Biura Zamówień Publicznych należy w szczególności:

zapewnienie zgodności wyboru procedur o udzielanie zamówień publicznych z przepisami powszechnie obowiązującego prawa i przepisami obowiązującymi w Politechnice Wrocławskiej;

udział w przygotowaniu i przeprowadzaniu na podstawie decyzji właściwego Przedstawiciela Zamawiającego, postępowań o udzielenie zamówień publicznych, a w szczególności:

przygotowanie w zakresie formalno - prawnym, we współpracy z członkami komisji przetargowych, dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych;

uczestnictwo w pracach komisji przetargowych;

obowiązki informacyjne określone w ustawie Pzp oraz przepisach wewnętrznych Uczelni w zakresie zamówień publicznych;

monitorowanie stanu prawnego w zakresie zamówień publicznych.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW PRACOWNIKA KWESTURY 

Do obowiązków i odpowiedzialności Pracownika Kwestury należy w szczególności:

weryfikacja i kontrola zgodności harmonogramu płatności oraz wniosków o płatność w zakresie finansowym;

kontrola i analiza wykorzystania środków;

weryfikacja dokumentów finansowo-księgowych dotyczących Projektu;

kontrola płynności finansowej dotyczącej Projektu;

przechowywanie oryginałów dokumentacji finansowo-księgowej dotyczącej Projektu w Kwesturze.