Załącznik nr 1 do ZW 81/2020

Zakres zadań Działu Projektów 

Do zakresu zadań Działu Projektów należy:

prowadzenie działalności szkoleniowej, doradczej i informacyjnej z zakresu pozyskiwania środków w ramach programów krajowych, z funduszy strukturalnych oraz programów międzynarodowych;

przygotowywanie strategicznych wniosków projektowych;

wsparcie w przygotowaniu wniosków projektowych;

wsparcie obsługi realizacji projektów;

prowadzenie działalności informacyjno-doradczej w zakresie współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym;

wsparcie jednostek w zakresie realizacji zleceń zewnętrznych, projektów komercyjnych, umów z biznesem;

ewidencja i wsparcie rozliczania projektów współfinansowanych z środków krajowych i zagranicznych;

ewidencja wniosków o płatność;

weryfikacja oraz kontrola zgodności harmonogramu płatności oraz wniosków 
o płatność w zakresie finansowym;

analiza zgodności zrealizowanych kosztów, nakładów projektów z wnioskiem projektowym, planem, budżetem projektu;

monitoring, współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie koordynacji realizacji projektów w aspekcie merytorycznym, finansowym, zamówień publicznych, aparaturowym, sprawozdawczości, promocji, komercjalizacji i innych;

analiza (monitoring) wykorzystywania środków w projektach;

koordynowanie działań kontrolnych i audytów zewnętrznych, polegające na wsparciu jednostek organizacyjnych zapewniających obsługę zespołów kontrolnych i audytowych oraz informowanie odpowiednich komórek organizacyjnych administracji centralnej o datach, zakresach planowanych kontroli;

wsparcie jednostek w zakresie rozwiązywania problemów dotyczących rozliczeń 
z dysponentem środków zewnętrznych;

wdrażanie metodyk projektowych, monitorowanie i doskonalenie standardów, opracowywanie szablonów i przewodników;

tworzenie bazy informacji o projektach, udostępnianie doświadczeń;

tworzenie scentralizowanej bazy informacji o projektach, zagadnieniach i ryzykach;

analiza i weryfikacja poprawności prowadzenia projektów;

realizacja projektów ogólnouczelnianych i strategicznych.



STANOWISKO DS. OBSŁUGI DZIAŁU

Zakres zadań:

prowadzenie korespondencji Działu;

archiwizacja dokumentów Działu;

przygotowywanie sprawozdań na potrzeby Kierownictwa Uczelni;

przygotowywanie materiałów do sprawozdań Działu, raportów, prezentacji, itp.;

prowadzenie terminarza spotkań i zebrań Działu oraz ich koordynacja;

składanie zamówień i pobieranie materiałów biurowych na potrzeby Działu;

prowadzenie rejestracji delegacji pracowników Działu;

prowadzenie spraw osobowych Działu;

odpowiedzialność za prawidłowy obieg dokumentów Działu.

SEKCJA APLIKACJI, MONITORINGU I WSPÓŁPRACY

W skład sekcji wchodzą zespoły:

Zespół ds. aplikacji,

Zespół ds. monitoringu projektów,

Zespół ds. współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym

ZAKRES ZADAŃ SEKCJI APLIKACJI, MONITORINGU I WSPÓŁPRACY

Do zakresu zadań Zespołu ds. Aplikacji należy:

wyszukiwanie informacji o możliwości, zasadach pozyskiwania oraz rozliczania projektów w ramach środków krajowych, unijnych oraz w ramach programów międzynarodowych;

promowanie Programów Międzynarodowych oraz Funduszy Strukturalnych poprzez upowszechnianie informacji o programach i konkursach wśród pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Wrocławskiej;

wsparcie procesu udziału naukowców w zewnętrznych agendach UE (ciała doradcze, eksperci oceniający wnioski) poprzez przekazywanie informacji na temat dostępnych szkoleń, konferencji, eventów;

pomoc i indywidulane doradztwo w przygotowaniu wniosku projektowego (wsparcie przy wypełnianiu części formalnej wniosku, zgodności projektu z kryteriami wyboru, konstruowania budżetu projektu oraz w zakresie kwalifikowalności kosztów;

pomoc w przygotowywaniu umów o dofinansowanie projektów oraz negocjacjach kontraktów;

współpraca z podmiotami zewnętrznymi (instytucjami i uczelniami wyższymi w kraju i zagranicą) w zakresie realizacji projektów partnerskich,

współpraca z przedstawicielami instytucji finansujących projekty,

współpraca z innymi jednostkami Uczelni w celu prawidłowego przygotowania projektów,

koordynowanie działań związanych z ubieganiem się o przydział na realizację projektów;

weryfikacja terminów realizacji projektów oraz monitorowanie nieprawidłowości związanych z realizacją i wszelkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy przebieg projektów;



opiniowanie umów o dofinansowanie projektów będących w kompetencjach Działu projektów oraz wsparcie procesu ich aneksowania w zakresie formalnym oraz zgodności z wymogami konkursowymi;

nadzór nad prawidłowym przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji projektu znajdującej się w Sekcji;

wypełnianie obowiązków wynikających z zarządzeń i regulacji wewnętrznych Uczelni.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Monitoringu Projektów należy:

monitorowanie i sprawozdawanie z weryfikacji realizacji kluczowych parametrów projektów w okresie ich wdrażania i trwałości;

prowadzenie zestawień w celu weryfikacji stopnia osiągnięcia wskaźników projektowych;

prowadzenie rejestru wniosków złożonych oraz realizowanych;

przygotowywanie sprawozdań, koncepcji, opracowań statystycznych i analitycznych w odniesieniu do projektów w okresie ich realizacji i trwałości;

współpraca przy opracowywaniu procedur wewnętrznych, wzorców dokumentów i instrukcji użytecznych na etapie aplikacji, realizacji i trwałości projektów;

ewidencja ewentualnych nieprawidłowości, nadzór nad ich usuwaniem,

monitoring działań związanych z procesem archiwizacji dokumentów projektów zgodnie z wymaganiami Uczelni, archiwizacja i przechowywanie dokumentacji sprawozdawczej dotyczącej trwałości projektów;

monitorowanie działań kontrolnych i audytów zewnętrznych, wsparcie jednostek w zakresie przygotowywania dokumentów do kontroli/ audytu, informowanie odpowiednich komórek organizacyjnych uczelni o datach i zakresach planowanych kontroli/ audytu;

wdrażanie metodyk projektowych, monitorowanie i doskonalenie standardów.

Do zakresu zadań Zespołu ds. współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym należy:

komunikacja uczelni z przedsiębiorstwami, biznesem, administracją publiczną i samorządową oraz IOB (instytucjami otoczenia biznesu: parki technologiczne, naukowe i naukowo-technologiczne, centra transferu technologii, inkubatory technologiczne, inkubatory przedsiębiorczości, izby gospodarcze, samorządy przedsiębiorców, ośrodki szkoleniowo-doradcze, fundusze pożyczkowe i poręczeniowe oraz inne);

udzielanie informacji i doradztwa w zakresie obowiązujących procedur i przepisów;

efektywna współpraca z jednostkami organizacyjnymi uczelni obsługującymi procesy gospodarcze i biznesowe;

udzielanie wsparcia w zakresie formułowania i procedowania umów z uczelnią;

tworzenie regulaminów i wzorców umów określających ramy współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym;

współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie przygotowywania zapytań ofertowych i realizacji zleceń zewnętrznych.



ZAKRES ZADAŃ SEKCJI REALIZACJI PROJEKTÓW KLUCZOWYCH

Do zakresu zadań Sekcji należy:

Proces wsparcia obsługi realizacji projektów współfinansowanych ze środków krajowych 
i zagranicznych, w tym naukowo-badawczych i edukacyjnych, inwestycyjnych, aparaturowych i innych zleconych przez Władze Uczelni oraz realizacja projektów ogólnouczelnianych 
i strategicznych dla Uczelni, co obejmuje:

inicjowanie realizacji projektu:

kompletowanie dokumentacji i nadzór nad procesem podpisania umowy o dofinansowanie projektu z instytucją będącą stroną w umowie o dofinansowanie projektu,

utworzenie biura projektu nadzorującego realizację projektu,

otwarcie projektu w systemie ZSI TETAEdu,

opracowanie dokumentacji organizacyjnej projektu (regulaminy, procedury, itp.);

bieżące finansowe rozliczanie projektu:

przygotowanie i aktualizacja harmonogramu finansowego projektu oraz budżetu w systemie ZSI TETAEdu, aktualizacja wniosku o dofinansowanie, aneksowanie umowy o dofinansowanie projektu,

przygotowanie umów z wykonawcami w ramach projektu (aneksy do umów o pracę pracowników Politechniki Wrocławskiej, umowy cywilno-prawne, inne) oraz ich rozliczenie,

obsługa faktur i innych zobowiązań finansowych wynikających z realizacji projektu,

przygotowanie wniosków o płatność w ramach postępu finansowego i prowadzenie korespondencji w tym zakresie, również związanej z uszczegółowieniem wytycznych w zakresie kwalifikowania poszczególnych wydatków i kształtu budżetu projektu,

kontroling wewnętrzny projektu w odniesieniu do zapisów dokumentacji projektowej oraz zapisów w systemie ZSI TETAEdu;

merytoryczne wsparcie realizacji działań projektu w jednostkach Politechniki Wrocławskiej, zgodnych z założeniami regulaminu konkursu i wnioskiem o dofinansowanie projektu:

przygotowanie wzorów dokumentów związanych z działaniami merytorycznymi;

przygotowanie dokumentacji związanej ze sprawozdawczością projektową,

przygotowanie wniosków o płatność w ramach postępu rzeczowego i prowadzenie korespondencji w tym zakresie,

przygotowanie dokumentacji do organizacji przetargów publicznych i zamówień drobnych w ramach projektu wraz z wsparciem na etapie zawierania i realizacji umów z wykonawcami,

nadzór nad organizacją działań realizowanych przez jednostki merytoryczne Politechniki Wrocławskiej zaangażowane w realizację projektu,

nadzór nad realizacją celów projektu, w tym poziomem realizacji wskaźników;

zapewnienie komunikacji wewnętrznej w ramach projektu (między jednostkami Politechniki Wrocławskiej, zaangażowanymi merytorycznie we wdrażanie projektów) oraz zewnętrznej pomiędzy Politechniką Wrocławską a instytucją będącą stroną w umowie o dofinansowanie projektu;



obsługa kontroli projektów realizowanych przez Dział Projektów;

działania promocyjne związane z realizacją projektu;

archiwizacja dokumentacji projektowej.

ZAKRES ZADAŃ SEKCJI ROZLICZEŃ PROJEKTÓW 

Do zakresu zadań Sekcji należy:

ewidencja i rozliczanie projektów zarządzanych przez Dział Projektów 
w tym: inwestycyjnych, aparaturowych, międzynarodowych, strukturalnych, finansowanych przez NCN, NCBiR, OPI, CPPC , Urzędy Marszałkowskie, Urzędy Miejskie, Gminy, NFOŚiGW;

koordynowanie działań związanych z rozliczaniem pod względem formalnym 
i finansowym:

programów, projektów, przedsięwzięć MNiSW, Ministerstwa Rozwoju 
i pozostałych Ministerstw,

programów, projektów, przedsięwzięć finansowanych przez NAWA,

programów, projektów Fundacji na Rzecz Nauki Polskiej, Fundacji Systemu Rozwoju Edukacji, PARP,

inicjatyw podmiotów przyznających środki finansowe na realizację zadań dotyczących projektów,

konferencji naukowych,

umów zawieranych z podmiotami gospodarczymi na realizację badań oraz usług badawczych;

ewidencja wniosków o płatność;

weryfikacja oraz kontrola zgodności harmonogramu płatności oraz wniosków 
o płatność w zakresie finansowym;

analiza zgodności zrealizowanych kosztów, nakładów projektów z wnioskiem projektowym, planem, budżetem projektu, umową ;

analiza (monitoring) wykorzystywania środków;

potwierdzanie dokumentów projektowych z wyjątkiem dokumentacji księgowo-finansowej za zgodność z oryginałem;

przygotowywanie dokumentów z wyjątkiem księgowo-finansowych do kontroli i audytów;

wsparcie jednostek w zakresie rozwiązywania problemów dotyczących rozliczeń 
z dysponentem środków zewnętrznych;

weryfikacja sprawozdań, raportów okresowych, rocznych i końcowych, protokołów odbioru dotyczących obsługiwanych projektów;

weryfikacja pod względem rachunkowym oraz zgodności z wnioskiem i umową budżetu oraz kalkulacji związanej z otwarciem i przekwalifikowaniem projektu, na którym gromadzone są koszty/nakłady projektów obsługiwanych przez Dział;

weryfikacja poprawności wprowadzenia danych projektów do sytemu ZSI TETAEdu oraz zatwierdzanie ich prowizorium;

projektowanie i wprowadzanie do systemu ZSI TETAEdu szablonów projektowych dla poszczególnych wzorców projektów;

analiza i monitorowanie poprawności funkcjonowania systemu ZSI TETAEdu 
w obszarze projektów;

obsługa procesu zamykania projektów;



sprawozdawczość w odniesieniu do realizowanych projektów na użytek Uczelni;

przekazywanie danych dotyczących projektów do planu rzeczowo - finansowego oraz planu finansowego Uczelni, sprawozdania z działalności Uczelni;

archiwizacja dokumentacji projektowej znajdującej się w Sekcji;

wypełnianie obowiązków wynikających z zarządzeń i regulacji wewnętrznych Uczelni.