Zał. do ZW 136/2016 

Zasady dokumentacji przebiegu studiów wyższych

w Politechnice Wrocławskiej

§ 1. Przepisy ogólne

Określa się sposób prowadzenia przez Politechnikę Wrocławską, zwaną dalej Uczelnią, dokumentacji przebiegu studiów wyższych, dokonywania sprostowań i wydawania duplikatów, uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego 
z zagranicą oraz sposób pobierania opłaty za wykonywanie tych czynności, a także zasad wydawania legitymacji studenckiej, dyplomu i dokumentów stwierdzających ukończenie studiów oraz duplikatów tych dokumentów.

§ 2. Gromadzenie informacji dotyczących studenta i przebiegu studiów wyższych

Informacje dotyczące studenta i przebiegu studiów wyższych gromadzi się w:

1) albumie studentów;

2) teczce akt osobowych studenta;

3) protokołach zaliczenia kursów/grup kursów;

4) księdze dyplomów.

§ 3. Album studentów

Uczelnia prowadzi centralny album studentów w formie elektronicznej.

Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczelni, numer albumu, zwany dalej „numerem albumu”. Numer albumu jest przypisany studentowi na wszystkich kierunkach studiów i poziomach studiów wyższych realizowanych przez studenta 
w Uczelni.

Do albumu wpisuje się następujące dane dotyczące studenta:

numer albumu;

datę rozpoczęcia studiów;

imiona i nazwisko;

datę i miejsce urodzenia studenta;

numer PESEL, a w przypadku jego braku — nazwę i numer dokumentu tożsamości,

imiona rodziców;

informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się 
o przyjęcie na studia:

nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia świadectwa dojrzałości albo świadectwa dojrzałości i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego 
z poszczególnych przedmiotów - w przypadku studiów pierwszego stopnia,

nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów – w przypadku studiów drugiego stopnia,

nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni;

nazwę kierunku studiów;

rok i semestr studiów, na który student został przyjęty;

datę i przyczynę opuszczenia uczelni.

Dane do albumu studentów wpisuje się w następujących sytuacjach:

przyjęcie na studia (nadanie numeru albumu);

rezygnacja ze studiów;

skreślenie z listy studentów;

zakończenie studiów (data dyplomowania i numer dyplomu);

wznowienie;

studia na kolejnym kierunku studiów;

przeniesienie na inny wydział/kierunek studiów;

przeniesienie na inną uczelnię;

zmiana imienia/imion lub nazwiska.

Numer albumu wpisuje się do indeksu elektronicznego studenta i jego legitymacji studenckiej. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta.

§ 4. Dokumenty dotyczące przebiegu studiów wyższych

1. Dla każdego studenta Politechniki Wrocławskiej, niezależnie od typu studiów, dziekanat/zamiejscowy ośrodek dydaktyczny zakłada teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się:

1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

a) poświadczoną przez Uczelnię kopię:

świadectwa dojrzałości albo świadectwa dojrzałości 
i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego 
z poszczególnych przedmiotów – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia,

dyplomu ukończenia studiów - w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

b) ankietę osobową zawierającą imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku — nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji,

c) poświadczoną przez Uczelnię kopię dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia.

dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia, w tym decyzji o przyjęciu na studia w wyniku potwierdzania efektów uczenia się;

kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia;

podpisany przez studenta akt ślubowania;

umowę lub kopię umowy zawartej ze studentem, o której mowa w art. 160a ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, zwanej dalej „ustawą”;

potwierdzenie odbioru elektronicznej legitymacji studenckiej, a także jej duplikatów (o ile zostały wydane);

karty okresowych osiągnięć studenta;

decyzje władz Uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, powtarzania kursów, skreślenia z listy studentów, wznowienia studiów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych;

dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej;

oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku, o których mowa w art. 184 ust. 7 ustawy;

jeden egzemplarz (w osobnej teczce, jako tom II akt osobowych studenta) pracy dyplomowej / projektu inżynierskiego w wersji drukowanej i na elektronicznym nośniku danych (według standardów uregulowanych odrębnymi przepisami), jeżeli przewiduje to regulamin studiów wyższych, wraz 
z oświadczeniem dotyczącym udostępniania pracy dyplomowej / projektu inżynierskiego (zał. nr 1);

oświadczenie o samodzielności wykonania pracy dyplomowej / projektu inżynierskiego i o tożsamości załączonego drukowanego egzemplarza pracy dyplomowej / projektu inżynierskiego z wersją na elektronicznym nośniku danych i w systemie antyplagiatowym (o ile praca dyplomowa / projekt inżynierski podlega weryfikacji przez system antyplagiatowy);

opinię opiekuna pracy i recenzję (recenzje) pracy dyplomowej / projektu inżynierskiego (jeśli praca dyplomowa / projekt inżynierski przewidywana /-ny jest w programie nauczania / kształcenia);

protokół z systemu antyplagiatowego (o ile praca dyplomowa / projekt inżynierski podlega weryfikacji przez system antyplagiatowy);

protokół egzaminu dyplomowego;

dyplom ukończenia studiów — egzemplarz do akt;

odpis dyplomu ukończenia studiów (w języku obcym) - egzemplarz do akt 
w języku obcym (jeśli został wydany);

suplement do dyplomu — egzemplarz do akt;

suplement do dyplomu w języku angielskim – egzemplarz do akt w języku angielskim (jeśli został wydany);

potwierdzenie odbioru dokumentów przez studentów odchodzących, w tym w szczególności odbioru dyplomu i jego odpisów, odpisu dyplomu w języku obcym (jeśli został wydany), suplementu do dyplomu, suplementu do dyplomu w języku angielskim (jeśli został wydany), a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu, oraz – o ile były składane - świadectwa dojrzałości lub świadectwa maturalnego, świadectwa ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej, zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego 
z poszczególnych przedmiotów;

zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do studiowania na wybranym kierunku, jeśli jest ono wymagane;

kartę zobowiązań (obiegową), jeśli została wydana;

inne dokumenty (poświadczone przez uczelnię fotokopie), stwierdzające szczególne osiągnięcia studenta (odbyte staże, praktyki, publikacje, udział w konferencjach itp.), jako podstawę do uzupełnienia danych w suplemencie do dyplomu;

kopie ważniejszych zaświadczeń wydanych studentowi;

formularz zgłoszenia do udziału w badaniu losów zawodowych absolwentów Politechniki Wrocławskiej.

2. Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w Archiwum Uczelni przez okres co najmniej 50 lat.

§ 5. Przeniesienie do innej uczelni, skreślenie

1. W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni, dokumenty dotyczące przebiegu studiów przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł, na wniosek tej uczelni.

2. W przypadku opuszczenia Politechniki Wrocławskiej przez studenta, w związku z przeniesieniem na inną uczelnię, w teczce akt osobowych studenta pozostaje kopia pisma, przy którym przesłano dokumenty oraz ich wykaz. Uczelnia może zachować również fotokopie przesłanych dokumentów, szczególnie kopie okresowych kart osiągnięć studenta, poświadczone co do zgodności 
z oryginałem przez uprawnionego pracownika wydziału (podpis, data, pieczęć).

§ 6. Elektroniczna legitymacja studencka

Po immatrykulacji i podpisaniu ślubowania (które muszą mieć miejsce w ciągu pierwszych 14 dni kalendarzowych semestru) student otrzymuje elektroniczną legitymację studencką, zwaną dalej ELS.

ELS może otrzymać również student zagranicznej uczelni, odbywający w polskiej uczelni część studiów.

Wydanie ELS odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji (oraz na odrębnym indywidualnym oświadczeniu złożonym do teczki akt studenta), w którym wpisuje się: imiona i nazwisko studenta, któremu wydano legitymację, numer albumu oraz datę wydania dokumentów. Rejestr może być prowadzony w postaci elektronicznej.

ELS jest dokumentem poświadczającym status studenta.

Prawo do posiadania ELS Politechniki Wrocławskiej mają studenci do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, zaś w przypadku absolwentów studiów pierwszego stopnia — do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów. Absolwentom, którzy kończą studia w semestrze zimowym, dziekanat przedłuża ELS do 31 października roku kalendarzowego, w którym nastąpiło ukończenie tych studiów. Absolwent nie zwraca ELS Uczelni.

W przypadku zmiany wydziału student posługuje się dotychczasową legitymacją studencką.

Student jest obowiązany do niezwłocznego zawiadomienia Uczelni 
w przypadku zniszczenia lub utraty ELS.

Ważność ELS potwierdza się co semestr poprzez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie hologramu w kolejno oznaczonych polach blankietu legitymacji.

§ 7. Dokumentowanie przebiegu studiów wyższych

1. Przebieg studiów wyższych jest dokumentowany w:

indeksie elektronicznym;

protokołach zaliczenia kursu/grupy kursów, sporządzanych w postaci wydruków danych elektronicznych, zawierających:

nazwę i kod kursu/grupy kursów, którego/których dotyczy zaliczenie lub egzamin,

imiona i nazwisko studenta,

numer albumu,

uzyskaną ocenę,

kartach okresowych osiągnięć studenta sporządzanych w postaci wydruków danych elektronicznych zawierających:

a) imiona i nazwisko studenta,

b) numer albumu,

c) imiona i nazwisko oraz tytuł naukowy, stopień naukowy lub tytuł zawodowy prowadzącego zajęcia (zaliczającego lub przeprowadzającego egzamin),

d) nazwy i kody kursów/grup kursów, które student zaliczył w okresie zaliczeniowym (semestrze), 

e) określenie formy zaliczenia,

f) uzyskaną ocenę,

g) liczbę uzyskanych punktów ECTS,

h) datę i odręczny podpis dziekana/osoby upoważnionej przez dziekana w Zamiejscowym Ośrodku Dydaktycznym, dokonującego wpisu na kolejny semestr studiów;

4) potwierdzeniu przebiegu studiów w przypadku studiowania w ramach programów wymiany krajowej (np. MOSTECH) lub za granicą w ramach programów międzynarodowych.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, ich odpisy lub wyciągi, wydaje się na wniosek studenta lub absolwenta, w zakresie, w jakim dotyczą tego studenta lub absolwenta, albo wysyła pocztą na wskazany adres, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

§ 8. Zakończenie studiów