Załącznik do ZW 156/2021

Regulamin zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów)

§ 1

CEL REGULAMINU

Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania Politechniki Wrocławskiej. Służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania oraz ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych Uczelni.

Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa tj. działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa dotyczących: zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Niniejszy Regulamin nie obejmuje zgłoszeń mobbingu i dyskryminacji.

§ 2

DEFINICJE

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Pracodawcy – rozumnie się przez to Politechnikę Wrocławską.

Komisji – rozumie się przez to komisję odpowiedzialną za ustalenie odpowiedniego do charakteru zgłoszenia sposobu prowadzenia postępowania wyjaśniającego, wyznaczenie osób do prowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego Zgłoszenia oraz wybór eksperta, prowadzenie i nadzorowanie prowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.

Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów).

Sygnaliście (także Dokonującym Zgłoszenia) – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym w szczególności: pracownika, byłego pracownika, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała



informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, członka Rady Uczelni, osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, studenta i doktoranta.

Zgłoszeniu – rozumie się przez to informację o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.

Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa.

Postępowaniu Wyjaśniającym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem.

Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.

Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu.

Działaniach następczych – rozumie się przez to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z dokonującym zgłoszenia, w tym występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.

Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

§ 3

DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ

Podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń jest Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji.

Niniejszy Regulamin nie ma zastosowania do zgłoszeń przesyłanych anonimowo.

Zgłoszenia rozpoznawane są przez Komisję.

Komisję powołuje Rektor. W skład Komisji wchodzą: Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji (jako Przewodniczący), kierownik Działu Kontroli Wewnętrznej, pracownik Działu Kontroli Wewnętrznej, audytor wewnętrzny.

Członkowie Komisji, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowani w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia nie mogą brać udziału w wyjaśnianiu takiego Zgłoszenia.

Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów:

poprzez stronę www https://app.sygnanet.pl/zgloszenia_pwr/pl

 (adres platformy SYGNANET)



za pomocą poczty elektronicznej na adres: probitas@pwr.edu.pl w zaszyfrowanym pliku. Hasło do pliku należy przekazać Pełnomocnikowi Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji osobiście lub innym niż poczta elektroniczna kanałem informacji;

osobiście Pełnomocnikowi Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji. W takim przypadku Pełnomocnik przyjmuje zgłoszenie do protokołu;

w formie listownej na adres:

Politechnika Wrocławska, wybrzeże S. Wyspiańskiego 27, 50-370 Wrocław 

z dopiskiem na kopercie: „do rąk własnych Pełnomocnika Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji”. 

Składane Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i zwięzłe wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko dokonującego zgłoszenia (sygnalisty), datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności wskazujących na możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, a w przypadku zgłoszeń dokonywanych listownie - wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego. Przykładowa karta zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze, tj. gdy Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

§ 4

ANALIZA ZGŁOSZENIA, POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

Dostęp do kanałów Zgłaszania posiadają wyłącznie osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń, którymi są: Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji, kierownik Działu Kontroli Wewnętrznej, pracownik Działu Kontroli Wewnętrznej – członek Komisji.

Po otrzymaniu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń przekazuje je do rozpatrzenia Komisji odpowiedzialnej za podejmowanie działań następczych.

Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba, że nie wskazał on adresu, na który należy przekazać potwierdzenie. Za przesłanie potwierdzenia otrzymania zgłoszenia odpowiada osoba, która przyjęła zgłoszenie.

Komisja podejmuje decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji gdy zgłoszenie jest oczywiście bezzasadne lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

W uzasadnionych przypadkach Komisja może zaangażować do udziału w postępowaniu pracowników jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni lub niezależnych ekspertów.



Komisja rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Komisja podejmuje decyzję o zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Komisja wydaje rekomendacje zarówno krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie naruszeniom w przyszłości.

§ 5

OCHRONA SYGNALISTY

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe.

Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik mógł zasadnie spodziewać się, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w pkt. 2 , chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

Pracodawca zapewnia Sygnaliście ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 4 Politechnika Wrocławska, w szczególności:



podejmuje działania gwarantujące poufność informacji na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu;

doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie działań represyjnych i odwetowych względem Sygnalisty.

Działania, o których mowa w ust. 5 pkt 1 obejmują przede wszystkim:

ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, nieujawniania tożsamości Sygnalisty, jak również żadnych informacji umożliwiające jego identyfikację, osobom, których dotyczy zgłoszenie oraz innym osobom;

zobowiązanie osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zachowaniu w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym;

ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej.

Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Komisję. Pełnomocnik Rektora ds. Przeciwdziałania Korupcji zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.