REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 50/2011

z dnia 19 lipca 2011r.

w sprawie wprowadzenia zasad porządkowania, przechowywania i przekazywania do Archiwum Uczelni, Archiwum Kwestury lub Archiwum Terenów i Budowli dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej

Na podstawie: 

1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz.U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 z późn. zm.);

2) Ustawy z dnia 19 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694, z późn. zm.); 

3) Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r., Nr84, poz.712);

4) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);

5) Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 05.07.2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE.L210 z dn.31.07.2006);

6) Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r., s. 25-78 z późn. zm.); 

7) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 08.12.2006r. w sprawie szczegółowych zasad wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z 27.12.2006r.s.1, sprostowanie Dz. Urz. UE L45 z 15.02.2007r., s. 3);

8) Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011, Nr 14, poz. 67 );

9) Zarządzenia Wewnętrznego 18/2001 z dnia 31 maja 2001 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej i Jednolitego rzeczowego wykazu akt załącznik 1.;

10) Zarządzenia Wewnętrznego 61/2008 z dnia 22 września 2008 r. w sprawie zasad postępowania przy przygotowaniu i realizacji projektów w ramach siódmego programu ramowego badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (7.PR) Unii Europejskiej;

11) Zarządzenia Wewnętrznego 14/2011 z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie wprowadzenia nowelizacji Jednolitego rzeczowego wykazu akt;

12) Zarządzenia Wewnętrznego 48/2011 z dnia 18 lipca 2011 r. w sprawie zasad przygotowywania i realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej wprowadza się następujące zasady archiwizowania dokumentacji Projektu:

§ 1

Za kompletność dokumentacji Projektu, poprawność jej uporządkowania oraz terminowe przekazanie do właściwego archiwum Politechniki Wrocławskiej, tj. w ciągu 3 miesięcy od daty zakończenia Projektu, odpowiada Koordynator/ Kierownik Projektu.

§ 2

1. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu powinno odbywać się w ustalonym porządku pozwalającym na sprawne odszukanie poszczególnych dokumentów w trakcie realizacji Projektu i po jego zakończeniu. 
W tym celu Kierownik Projektu, w ciągu 3 miesięcy od daty rozpoczęcia realizacji Projektu, zobowiązany jest do sporządzenia wyciągu haseł z Jednolitego rzeczowego wykazu akt Politechniki Wrocławskiej (zw. dalej JRWA) oraz odpowiadającym im symboli klasyfikacyjnych i oznaczeń kwalifikacji archiwalnej akt, na podstawie, których będą tworzone jednorodne teczki spraw (przechowywanych w teczkach aktowych, segregatorach lub wyodrębnionych folderach komputerowych). Koordynator/Kierownik Projektu odpowiedzialny jest za wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji i jej prawidłowe gromadzenie.

Uwaga: Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w dokumentach programowych oraz w umowie w sprawie finansowania danego Projektu. Jeżeli umowa w sprawie dofinansowania Projektu przewiduje inne warunki obiegu i przechowywania dokumentacji Projektu, jednostka/komórka organizacyjna realizująca projekt zobowiązana jest je wypełnić informując o powyższym fakcie Archiwum Uczelni.

2. Wyciąg z JRWA dla poszczególnych projektów zatwierdza kierownik Archiwum Uczelni, (w szczególnych przypadkach zatwierdzenie zapada w porozumieniu z Archiwum Terenów i Budowli lub Archiwum Kwestury). Wyciąg sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden jako dokument archiwizacyjny Projektu dołączany jest do dokumentacji Projektu, drugi pozostaje w Archiwum Uczelni.

§ 3

1. Dokumentacja Projektu wynikająca ze szczególnych wymogów realizacji projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej znajduje się w szóstej klasie JRWA, (m.in. wniosek aplikacyjny, umowa, sprawozdania, wnioski o płatność, dokumentacja trwałości projektu), pozostała dokumentacja znajduje się w klasach rzeczowych
 od 0 do 5 (m.in. dokumentacja robót budowlanych w klasie 2, dokumentacja księgowa w klasie 3, dokumentacja badawcza i naukowa w klasie 4). Dla ułatwienia identyfikacji odpowiedniej grupy rzeczowej dokumentacji w JRWA, w kolumnie 
5 Uwagi, umieszczono zapisy odnoszące się do wydłużonych okresów przechowywania w odniesieniu do dokumentacji projektów realizowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz funduszy pozaunijnych. 

2. Teczki spraw tworzy się dla najbardziej szczegółowego hasła z JRWA opatrzonego kategorią archiwalną A lub B.

3. Pełna dokumentacja Projektu wraz z kserokopiami dokumentów, których oryginały są przechowywane w odpowiednich komórkach administracji Uczelni, przechowywana jest w jednostce realizującej Projekt przez cały okres realizacji Projektu.

 Kserokopie dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną. 

4. Dokumentacja Projektu powinna być przechowywana w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.

§ 4

Po zakończeniu realizacji Projektu, w ciągu 3 miesięcy od daty zaakceptowania końcowego wniosku o płatność, kompletną oryginalną dokumentację prawidłowo uporządkowaną przekazuje się, po uprzednim uzgodnieniu konkretnego terminu co najmniej z 2-tygodniowym wyprzedzeniem, do Archiwum Uczelni za wyjątkiem:

oryginałów umów o dofinansowanie, umów konsorcjum/partnerstwo, umów wykonawczych, które są archiwizowane w Centralnym Rejestrze Umów 
i przechowywane w Archiwum Kwestury;

dokumentów finansowo-księgowych (oryginały), które są archiwizowane w Kwesturze i przechowywane w Archiwum Kwestury;

dokumentacji związanej z zatrudnieniem i wynagrodzeniami, która przechowywana jest w Dziale Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Po dwóch latach po zamknięciu teczek spraw dokumentacja przekazywana jest do Archiwum Uczelni.

Uwaga: m.in. oryginały umów o pracę, aneksy o pracę, umowy cywilno-prawne, rachunki oraz listy wypłat dotyczące tych umów.

dokumentacji inwestycji budowlanych, która przechowywana jest w Archiwum
 Terenów i Budowli Politechniki Wrocławskiej

Uwaga: Oryginały dokumentacji inwestycji budowlanych (faza budowlana 
i wykonawcza) będą przechowywane w Dziale Inwestycji Budowlanych/Dziale Remontów do dnia zakończenia realizacji budowy, po czym dokumentacja budowlana, wykonawcza i powykonawcza/odbiorcza (w oryginałach) przekazana zostanie w komplecie z pozostałą dokumentacją do Archiwum Terenów i Budowli.

dokumentacji postępowań realizowanych za pośrednictwem Biura Zamówień Publicznych, której oryginały przechowywane są w Biurze Zamówień Publicznych; po dwóch latach po zamknięciu teczek spraw dokumentacja jest przekazywana do Archiwum Uczelni.

§ 5

1. Dokumentację przekazuje się do właściwego archiwum Politechniki Wrocławskiej na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, zawierającego co najmniej następujące elementy (załącznik nr 1):

a) dla całego spisu:

nazwę podmiotu i jednostki/komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej 
dokumentację oraz Koordynatora/Kierownika Projektu,

imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum,

dat: sporządzenia i przekazania spisu zdawczo-odbiorczego oraz przyjęcia dokumentacji na stan archiwum;

b) dla każdej pozycji spisu:

liczbę porządkową,

część znaku sprawy, to jest oznaczenie jednostki/komórki organizacyjnej i symbol
klasyfikacyjny z wykazu akt,

tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt
i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

rok założenia teczki aktowej,

rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem
założenia teczki aktowej,

rok najpóźniejszego pisma w teczce,

liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji
spisu,

oznaczenie kategorii archiwalnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w formie dokumentu papierowego osobno dla 

kategorii A (w pięciu egzemplarzach) i kategorii B (w czterech egzemplarzach). 

 3. Akta w spisie zdawczo-odbiorczym należy ujmować według kolejności symbolu z JRWA. W ramach tych samych klas akta układa się chronologicznie. Jednej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego odpowiada jedna teczka aktowa.

4. Do Archiwum Uczelni, oprócz spisów zdawczo-odbiorczych na nośniku papierowym wymagane jest przekazanie także wersji elektronicznej spisów, która służyła do przygotowania ich wydruku. 

5. Przekazywanie akt do Archiwum Uczelni odbywa się komisyjnie: jedna osoba wyznaczona przez Koordynatora/Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej realizującej Projekt, druga z Archiwum, jako strona przyjmująca. 

6. Do zdawanych akt dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, jak kartoteki,
skorowidze, itp.

§ 6

Przez prawidłowe uporządkowanie dokumentacji w odniesieniu do materiałów archiwalnych (kategoria A ) i dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B ) rozumie się:

ułożenie akt wewnątrz teczki chronologicznie lub rzeczowo-chronologicznie – sprawami, a w obrębie sprawy chronologicznie co oznacza, że pisma najstarsze są na wierzchu a pisma najmłodsze na spodzie,

dołączenie na początku każdej teczki spisu dokumentów (spraw) w niej zawartych, potwierdzonego podpisem osoby porządkującej dokumentację,

wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,

usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy,

zszywek, wąsów, koszulek),

umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych o grubości nie przekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby — w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy,

ponumerowanie wszystkich zapisanych stron miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu,

dołączenie na końcu teczki wypełnionej Karty potwierdzenia zawartości teczki (załącznik nr 2).

2. Opisanie teczek przez naniesienie następujących elementów (załącznik nr 3):

pieczątki z nazwą Uczelni i jednostki/komórki organizacyjnej realizującej Projekt,

znaku akt, to jest oznaczenia jednostki/komórki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt,

kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B — również okresu przechowywania dokumentacji,

nadruku lub naklejki z : nazwą programu, w ramach którego realizowany jest projekt,

nazwą działania, w ramach którego realizowany jest projekt, tytułu projektu, numeru umowy o dofinansowanie projektu,

tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt (pod hasłem

należy podać dodatkowe informacje precyzujące zawartość teczki), 

dat skrajnych dokumentów,

ilości zapisanych stron,

numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek.

3. Ułożenie teczek aktowych według kolejności symbolu z JRWA i prawidłowym sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego.

4. Jednostki/komórki organizacyjne realizujące projekty przekazujące dokumentację osobową (tj. akta pracowników, studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych, słuchaczy kursów) zobowiązane są do dołączenia wraz ze spisami zdawczo-odbiorczymi danych uzupełniających w wersji elektronicznej na potrzeby komputerowego systemu ewidencji teczek według wzoru ustalonego z Archiwum Uczelni. 

§ 7

Pisma/przesyłki odzwierciadlające przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

bezpośrednio zapisane na informatycznym nośniku danych,

stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

Należy ww. dokumenty wydrukować oraz nanieść datę wpływu na pierwszej stronie wydruku.

Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści dokumentacji w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

wydrukować tylko część dokumentacji (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić
i wydrukować notatkę o przyjętej dokumentacji, nanieść datę wpływu na pierwszej stronie wydruku;

informatyczny nośnik danych z zapisaną dokumentacją dołączyć do wydruku, 
o którym mowa w pkt 2a, do momentu zakończenia sprawy.

§ 8

Przyjmując pisma/przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.

Po dokonaniu selekcji pisma/przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) Przesyłki kierowane na oficjalne adresy poczty elektronicznej przeznaczone do kontaktu z jednostką/komórką organizacyjną Politechniki Wrocławskiej realizującą Projekt.

 2) Przesyłki kierowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej pracowników Politechniki Wrocławskiej zaangażowanych w realizację Projektu:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania
 i rozstrzygania spraw dotyczących Projektu, rejestruje się, drukuje i włącza do akt sprawy,

 b) mające robocze znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dotyczących Projektu, których nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.