Załącznik 2 do ZW 82/2016

OGÓLNE ZASADY STOSOWANIA INSTRUKCJI OBIEGU DOKUMENTÓW W OBSZARACH:
 FINANSOWO-KSIĘGOWYM, KADROWO-PŁACOWYM, ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Podstawa prawna przyjęta do opracowania obiegu dokumentów

Instrukcję obiegu dokumentów Politechniki Wrocławskiej opracowano na podstawie przepisów zewnętrznych i wewnętrznych ogólnie obowiązujących.

Klasyfikacja i zasady tworzenia dokumentów Uczelni 
(na potrzeby niniejszego Zarządzenia)

Instrukcja obiegu dokumentów reguluje obieg wybranych dokumentów. W celu zapewnienia przejrzystości dokumentacji jak również jej obiegów opracowano zasady klasyfikacji dokumentów, porządkujące je w postaci czteropoziomowej architektury, począwszy od klas dokumentów, aż do szczegółowych scenariuszy obiegów dokumentów. 

Ogólna klasyfikacja dokumentów Uczelni

W celu dokonania klasyfikacji dokumentów Politechniki Wrocławskiej przyjęto następujące założenia i definicje:

DOKUMENT - rzeczowe świadectwo jakiegoś zjawiska sporządzone w formie właściwej dla danego czasu i miejsca. Dokumenty mogą występować w formie papierowej lub elektronicznej; szczególnym rodzajem dokumentu jest dowód księgowy, którego obieg i zasady tworzenia, jak również rejestrowania podlegają przepisom ustawy o rachunkowości i stanowią podstawę ujęcia zdarzeń gospodarczych w księgach.

KLASA DOKUMENTU – określa grupę dokumentów dotyczących konkretnego zagadnienia, powiązanych tematycznie lub związanych z danym obszarem organizacyjnym. Grupowanie dokumentów w odpowiednie klasy jest formą klasyfikacji dokumentów i pozwala uporządkować wiedzę związaną z danym obszarem.

TYP DOKUMENTU – określa formę danego dokumentu oraz zawartość informacyjną z nim związaną oraz związek ze zdarzeniem gospodarczym.

RODZAJ DOKUMENTU – wskazuje na specyficzną cechę dokumentu, która może charakteryzować jego obieg – np. może to być przedmiot dokumentu lub miejsce jego wystawienia.

SCENARIUSZ OBIEGU – związany jest z konkretnym działaniem określając obieg związanych z nim dokumentów przez jednostki organizacyjne\komórki organizacyjne\role.

Zgodnie z przyjętymi założeniami dotyczącymi klasyfikacji dokumentów w niniejszej instrukcji obiegi poszczególnych dokumentów zakwalifikowane zostały do jednej z następujących klas:

Obszar finansowo- księgowy:

Dokumenty dotyczące zakupów,

Dokumenty dotyczące sprzedaży,

Dokumenty dotyczące operacji majątku trwałego,



Dokumenty operacji gotówkowych i bankowych,

Dokumenty własne księgowości,

Dokumenty dotyczące podróży służbowych krajowych i zagranicznych,

Dokumenty dotyczące budżetowania i kontrolingu.

Obszar kadrowo- płacowy:

Dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika,

Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy,

Dokumenty związane z wypłatą wynagrodzeń,

Dokumenty związane ze szkoleniami,

Dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.

Obszar zarządzania projektami:

Dokumenty związane z fazą przedprojektową,

Dokumenty związane z fazą realizacji projektu,

Dokumenty związane z fazą rozliczenia i zamknięcia projektu.

Zasady opisywania i wystawiania dokumentów

W związku z rozwojem systemu ZSI szczegółowe zasady opisywania i wystawiania dokumentów zawarte zostały w opisach obiegów poszczególnych dokumentów zamieszczonych na portalu procesowym www.procesy.intranet.pwr.edu.pl. Każda zmiana w Instrukcji obiegu dokumentów będzie komunikowana – Komunikatem Kanclerza.