dowody kasowe KP muszą zawierać numer dowodu KP, datę wpływu, tytuł dokonywanej wpłaty oraz kwotę wpłaty - wpisaną również słownie, należy zachować ciągłość numeracji dowodów kasowych w okresie danego roku obrotowego;

dowody kasowe KP są drukami ścisłego zarachowania i przed przekazaniem ich do użytkowania należy je ponumerować z zachowaniem ciągłości numeracji; w każdej jednostce/komórce wykorzystującej w obrocie gotówkowym kasowe dowody KP prowadzi się jedną numerację tych dokumentów w ujęciu rocznym; zabronione jest stosowanie kilku numeracji w obrębie tej samej jednostki/komórki;

Kwitariuszy – formularzy przychodowych stanowiących przyjęcie wpłat zewnętrznych, w szczególności stałych opłat administracyjnych;

dowód wypełnia kasjer lub osoba upoważniona do przyjmowania wpłat w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem:

oryginał dla wpłacającego,

kopia do Raportu kasowego łącznie z dowodem KP,

kopia w bloczku formularzy;

wystawiający dowód wpisuje w nim:

datę wystawienia,

nazwisko i imię osoby wpłacającej,

tytuł wpłaty,

sumę złotych cyframi i słownie;

Kwitariusz przychodowy służy do dokumentowania przyjmowanych wpłat gotówkowych we wszystkich punktach obrotu gotówkowego; Kwitariuszy nie stosuje się w Kasie Głównej oraz pozostałych punktach kasowych rozliczających się raportem kasowym; osoby upoważnione do przyjmowania gotówki wpłacają zebraną kwotę do kasy na podstawie dowodu kasowego KP – „kasa przyjmie”;

Kwitariusz przychodowy jest drukiem ścisłego zarachowania; anulowane formularze nie mogą być niszczone, należy je pozostawić w bloczku formularzy;

formularze kwitariuszy mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy;

bloki kwitariuszy pobierane są przez wszystkie jednostki/komórki w Kwesturze, w Sekcji Rozliczeń Finansowych; każda jednostka/komórka, korzystająca w ciągu roku z kwitariuszy ma obowiązek rozliczenia się z pobranych druków, najpóźniej do dnia 20 grudnia;

formularze kwitariuszy muszą być ponumerowane;

na okładce każdego bloku formularzy należy odnotować: 

numer kolejny bloku formularzy,

numery kart bloku formularzy (od …… do ……),

okres, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia …… do dnia ……);

paragonów z kas fiskalnych potwierdzających przyjęcie wpłat objętych rejestracją w zakresie podatku VAT.

Wypłaty gotówkowe:

dowody wypłaty KW - "kasa wypłaci" służą do udokumentowania wypłat z kasy; dowody te wystawiane są przez kasjera lub osobę wykonującą obowiązki kasjera w 3 egzemplarzach, z przeznaczeniem:

oryginał do raportu kasowego,

pierwsza kopia dla osoby odbierającej gotówkę,

druga kopia w bloczku do rozliczenia;

rozchód gotówki w kasie następuje na podstawie dokumentów źródłowych zatwierdzonych przez Kwestora lub jego zastępcę, bądź upoważnionego Kierownika Sekcji Weryfikacji i Kontroli; w przypadku jednostek zamiejscowych rozchód gotówki w kasie odbywa się na podstawie dokumentów źródłowych zatwierdzonych przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną przez kierownika jednostki;

w dokumentach źródłowych należy wskazać formę rozliczenia: „wypłata gotówką” oraz dane osoby upoważnionej do odbioru gotówki w kasie,

gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie wypłaty KW, wystawionym na podstawie wcześniej zaakceptowanych dokumentów źródłowych, uprawniających (kasjera lub osobę wykonującą obowiązki kasjera) do wystawienia dowodu wypłaty KW; odbiorca gotówki kwituje jej odbiór swoim czytelnym podpisem, złożonym na dowodzie KW w sposób trwały piórem lub długopisem; na dowodzie wypłaty KW należy zamieścić datę otrzymania gotówki oraz wpisać słownie otrzymaną kwotę;

w przypadku realizacji wypłat gotówkowych na podstawie zbiorczych list wypłat (np. list stypendialnych), każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki na podstawie wystawionego przez kasjera lub osobę wykonującą obowiązki kasjera dowodu wypłaty KW;

dowody wypłaty KW są drukami ścisłego zarachowania i przed przekazaniem ich do użytkowania należy je ponumerować z zachowaniem ciągłości numeracji;

przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki i jednocześnie wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę 
oraz określenie wystawcy dokumentu tożsamości;

jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej; upoważnienie należy dołączyć do dowodu kasowego; upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości i własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie; poświadczenie to może być dokonane przez notariusza, wójta lub bank na zasadach określonych w innych przepisach.

zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą wypłata została wpisana do raportu.

§ 9. Raport kasowy

Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach ujmowane są w prowadzonym raporcie kasowym.

Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym, 
z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz podaniem symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji.

Jeżeli obrót kasowy dotyczy różnych walut, należy sporządzać odrębny raport dla obrotów w walucie krajowej oraz odrębne raporty dla obrotów dotyczących każdej waluty obcej.

Raport kasowy dotyczący operacji w walucie krajowej i obcej należy sporządzać za każdy dzień. W przypadku niewielkiego obrotu gotówkowego (do trzech transakcji dziennie) dopuszcza się możliwość sporządzania zbiorczego raportu kasowego w ujęciu tygodniowym. W przypadku braku obrotu gotówkowego w danym dniu, nie przygotowuje się raportów kasowych ze stanem zerowym.

Podpisany przez kasjera oryginał raportu kasowego wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje:

a) w przypadku Kasy Głównej do Kwestora lub Z-cy Kwestora;

b) w przypadku kas zlokalizowanych w jednostkach zamiejscowych do akceptacji kierownika jednostki, następnie do Kwestury. 

§ 10. Depozyty

Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od np. Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej i innych jednostek, zaplombowane kasety zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania.

Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane:

kolejny numer depozytu,

określenie deponowanego przedmiotu lub kwotę gotówki,

określenie jednostki, której własność stanowi depozyt,

datę i godzinę przyjęcia depozytu,

datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera.

Przyjęcie na stan depozytu odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego (zał. nr 5 do instrukcji).

Przechowywana w formie depozytu gotówka nie może być łączona z gotówką znajdującą się na stanie kasy.

§ 11. Niedobory i nadwyżki w kasie

Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi, a także fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy.

Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową.

Wszelkie nadwyżki i niedobory gotówkowe zgłaszane są bezpośredniemu przełożonemu w dzień zdarzenia.

Na każdą okoliczność określoną w ust. 3, sporządza się notatkę służbową dokumentującą powstanie rozbieżności kasowej. Notatka służbowa powinna zawierać informacje o sposobie uregulowania rozbieżności. Notatka służbowa podpisana przez kierownika jednostki oraz kasjera jest załącznikiem do raportu kasowego z dnia zdarzenia.

§ 12. Zasady postępowania z fałszywymi znakami pieniężnymi

W przypadku otrzymania przy wpłacie gotówki fałszywego znaku pieniężnego kasjer lub osoba upoważniona do przyjmowania opłat:

zatrzymuje wręczony znak pieniężny, co do którego powziął podejrzenie, że jest fałszywy i żąda od wpłacającej go osoby okazania dowodu osobistego,

zawiadamia Kwestora lub Z-cę Kwestora,

zawiadamia Komendę Policji,

sporządza protokół zatrzymania sfałszowanego znaku pieniężnego w trzech egzemplarzach (zał. nr 6 do instrukcji).

W razie ujawnienia przez kasjera znaku pieniężnego sfałszowanego lub budzącego wątpliwości co do autentyczności i w razie niemożności ustalenia, przez kogo znak został wpłacony, kasjer zobowiązany jest znak zatrzymać i sporządzić protokół o zatrzymaniu sfałszowanego znaku pieniężnego w dwóch egzemplarzach.

Protokół zatrzymania sfałszowanego znaku pieniężnego powinien zawierać:

numer protokołu, datę i miejsce sporządzania,

nazwę i adres jednostki/komórki przedstawiającej znak pieniężny, z zaznaczeniem nazwiska, imienia, adresu i charakteru służbowego pracownika działającego w imieniu tej jednostki/komórki,

wartość nominalną i datę emisji zatrzymanego znaku pieniężnego, a ponadto serie i numery – jeżeli zatrzymanym znakiem pieniężnym jest banknot,

podpis osoby zatrzymującej znak pieniężny oraz podpis i numer dowodu osobistego lub innego dowodu tożsamości osoby, która znak ten przedstawiła.

Sfałszowane znaki pieniężne są depozytem, nie stanowią podstawy do wystawienia dowodu KP.

§ 13. Zasady postępowania z zużytymi lub uszkodzonymi znakami pieniężnymi

Zużyte lub uszkodzone znaki pieniężne należy złożyć w banku w celu wymiany.

Bank przyjmuje we wpłatach lub wymienia w pełnej wartości nominalnej zużyte znaki pieniężne, których autentyczność nie budzi wątpliwości, jeżeli odpowiadają następującym warunkom:

banknoty:

posiadające 100% pierwotnej powierzchni, w tym również uszkodzone wskutek umieszczenia trwałego napisu, nadruku, rysunku lub innego znaku, a także zabrudzone, poplamione itp.,

przerwane na dwie części, sklejone ze sobą lub niesklejone, jeżeli obie części pochodzą z tego samego banknotu, nie posiadają ubytków powierzchni w miejscu przerwania i łącznie stanowią 100% pierwotnej powierzchni,

jeżeli zachowały ponad 75% swej pierwotnej powierzchni w jednym fragmencie,

w razie zatarcia elementów graficznych – posiadają cechy umożliwiające rozpoznanie ich wartości nominalnej.