Kontroli magazynów i kasy kontroler dokonuje w obecności osób materialnie odpowiedzialnych, a w razie ich nieobecności – w obecności komisji powołanej przez kierownika jednostki kontrolowanej.

Z przebiegu kontroli, o których mowa w ust. 4 i 5, kontroler sporządza protokół; z kontroli, o której mowa w ust. 4 – według wzoru stanowiącego załącznik nr 2; z kontroli kasy – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3; z kontroli magazynów – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4, który podpisuje kontroler i osoby uczestniczące w kontroli.

Pobranie dowodów rzeczowych kontroler dokumentuje za odrębnym protokołem sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 5.

§ 17

Do obowiązków pracowników jednostki kontrolowanej należy:

udzielanie, w wyznaczonym przez kontrolera terminie, ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli,

sporządzanie niezbędnych zestawień i obliczeń opartych na dokumentach, a także odpisów i wyciągów z dokumentów, dotyczących przedmiotu kontroli.

Pracownicy jednostki kontrolowanej mogą z własnej inicjatywy złożyć kontrolerowi pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.

Z ustnych wyjaśnień, o których mowa w ust. 1 i ust. 2, kontroler sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 6, który winien być podpisany przez kontrolera i składającego wyjaśnienie.

§ 18

W wypadku stwierdzenia w toku kontroli bezpośredniego zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego albo możliwości wystąpienia poważnych szkód w mieniu, kontroler obowiązany jest do pisemnego zawiadomienia o istniejącym zagrożeniu kierownika jednostki kontrolowanej. Kopię zawiadomienia kontroler załącza do dokumentacji kontroli.

Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać m.in. opis stwierdzonego stanu oraz dokładny czas przekazania informacji kierownikowi jednostki.

Kierownik jednostki kontrolowanej, który został poinformowany o faktach, o których mowa w ust. 1, podejmuje natychmiast stosowne decyzje mające na celu przeciwdziałanie zagrożeniu.

§ 19

W wypadku stwierdzenia w toku kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, kontroler w uzgodnieniu z kierownikiem Działu Kontroli Wewnętrznej, obowiązany jest zawiadomić Rektora.

Zawiadomienie powinno zawierać m.in.:

nazwę przedmiotu kontroli,

datę przeprowadzenia kontroli,

zwięzły opis stanu faktycznego z uwzględnieniem miejsca, czasu, warunków i przyczyn zdarzenia,

wskazania, w miarę możliwości, osoby podejrzanej o popełnienie czynu mającego znamiona przestępstwa i /lub osoby odpowiedzialnej za jego powstanie,

szacunkową wielkość szkody,

dokładny czas przekazania informacji kierownikowi Działu Kontroli Wewnętrznej i Rektorowi.

Kopię zawiadomienia kontroler załącza do dokumentacji kontroli.

Dokumentowanie czynności kontrolnych.

§ 20

Z przeprowadzonej kontroli, kontroler sporządza protokół, w którym zobowiązany jest do przedstawienia ustaleń kontrolnych w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym.

Protokół, o którym mowa w ust. 1, jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolera fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu, w tym nieprawidłowości i uchybienia w działaniu, ich przyczyny i skutki będące podstawą do oceny kontrolowanej działalności w badanym okresie oraz informacje m.in. o dokonaniu oględzin, zabezpieczeniu dowodów itp.

Z przeprowadzonych kontroli może być sporządzone sprawozdanie, pod warunkiem, że z ustaleń kontrolera nie wynika potrzeba ukarania osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości. Decyzję w tej sprawie podejmuje Rektor PWr. Przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Protokół kontroli wraz z dokumentami wymienionymi w § 16 stanowi dokumentację kontroli.

§ 21

Protokół kontroli poza ustaleniami wymienionymi w § 20 ust. 2 powinien zawierać szczególnie:

nazwę jednostki kontrolowanej,

imię i nazwisko kierownika z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą,

imię i nazwisko kontrolera,

numer i datę upoważnienia do kontroli,

datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem dni przerw w dokonywaniu czynności kontrolnych,

określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,

wzmiankę o powiadomieniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysługującym mu prawie, trybie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń ujętych w protokole oraz o prawie odmowy podpisania protokołu,

zestawienie załączników podlegających włączeniu do protokołu dla zarządzającego kontrolę,

podpisy kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej, a w wypadku odmowy podpisu przez kierownika jednostki kontrolowanej – wzmiankę o odmowie podpisania protokołu,

10)datę podpisania protokołu przez osoby wymienione w p. 7,

11)dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz wzmiankę o doręczeniu

 jednego egzemplarza kierownikowi jednostki kontrolowanej. 

Liczbę egzemplarzy protokołu określa uruchamiający kontrolę ze wskazaniem ich przeznaczenia.

Wszystkie strony protokołu kontroli winny być parafowane przez kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej.

§ 22

Odpisy, kserokopie i wyciągi z dowodów wymienionych w § 16 ust. 3 oraz zestawienia i obliczenia oparte na dokumentach, sporządzone przez kontrolera lub na jego żądanie przez pracowników kontrolowanej jednostki, winny być potwierdzone za zgodność przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 23

Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie do 7 dni po zakończeniu kontroli zobowiązany jest do:

1) podpisania protokołu bez zastrzeżeń 

 lub

 2) złożenia kontrolerowi pisemnej odmowy podpisania protokołu z podaniem przyczyn

 odmowy

 lub

skorzystania z prawa złożenia zastrzeżeń, o których mowa w § 26 ust. 1 i 2, dokonując odpowiedniej adnotacji w protokole kontroli.

Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do podpisania protokołu kontroli po wyczerpaniu procedury, o której mowa w § 26 ust. 1 i 2.

Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

Zastrzeżenie, o którym mowa w § 26 ust. 1, oraz stanowisko, o którym mowa w § 26 ust. 2, podlega załączeniu do protokołu.

Podpisany protokół wraz z dokumentacją kontroli i dokumentami, o których mowa w ust. 4, kontroler niezwłocznie przekazuje zarządzającemu kontrolę.

Uproszczone postępowanie kontrolne.

§ 24

Postępowanie kontrolne może być prowadzone w sposób uproszczony w razie:

konieczności szybkiego sprawdzenia spraw określonych przez zarządzającego kontrolę,

zbadania spraw wynikających ze skarg i wniosków składanych do zarządzającego kontrolę.

W przypadkach określonych w ust. 1, tryb kontroli ustala zarządzający.

Z kontroli przeprowadzonych w trybie uproszczonym sporządza się sprawozdanie.

Jeżeli jednak ustalenia kontroli dokonanej w tym trybie wskazują na konieczność skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego (karnego lub cywilnego) to z kontroli tej sporządza się protokół, o którym mowa w § 20.

Narada pokontrolna.

§ 25

Kierownik kontrolowanej jednostki na wniosek kontrolera organizuje naradę pokontrolną z udziałem zainteresowanych pracowników, w celu omówienia ustaleń kontroli i sformułowania wniosków dotyczących podjęcia czynności i środków zmierzających do usprawnienia kontrolowanej działalności.

Kierownik jednostki kontrolowanej uzgadnia z kontrolerem czas i miejsce odbycia narady a także zapewnia protokołowanie jej przebiegu. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej, drugi stanowi załącznik do protokołu kontroli. Protokół ten doręcza się kontrolerowi w terminie z nim uzgodnionym.

Zgłaszanie i rozpatrywanie zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli.

§ 26

Kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej przysługuje prawo zgłoszenia przed podpisaniem protokołu, w terminie do 7 dni, pisemnych zastrzeżeń do faktów w nim ujętych oraz przedstawienia dowodów na ich poparcie .Kontroler obowiązany jest rozpatrzyć zastrzeżenia i przeanalizować przedstawione dowody, i w przypadku uwzględnienia ich w całości lub części, dokonać odpowiednich zmian w protokole, a w razie uznania ich za nieuzasadnione, poinformować o tym pisemnie kierownika

jednostki i przedstawić mu do podpisu protokół o ustalonej wcześniej treści. 

Jeżeli kierownik kontrolowanej jednostki odmawia podpisania protokołu, obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o przyczynach odmowy. Kontroler w takim przypadku sam podpisuje protokół, a oświadczenie kierownika załącza do protokołu.

§ 27

Po zakończeniu kontroli i podpisaniu protokołu, w terminie uzgodnionym, jednak nie dłuższym niż 7 dni, kierownik kontrolowanej jednostki może złożyć pisemne wyjaśnienie w sprawie okoliczności i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości.

Decyzje pokontrolne i ich realizacja.

§ 28

Kontroler opracowuje projekt zaleceń i wniosków pokontrolnych i przedstawia go do decyzji Rektora.

Zalecenia pokontrolne, o których mowa w ust. 1 powinny:

wskazywać konkretne środki, jakie należy zastosować dla likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości,

ustalić terminy i osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń, a także osoby zobowiązane do sprawowania nadzoru nad ich wykonaniem,

uwzględniać przepisy kodeksu pracy o zasadach odpowiedzialności materialnej, służbowej i karnej pracowników oraz zawierać opinię prawną w przypadku formułowania wniosków o wystąpienie z żądaniem pokrycia przez pracowników wyrządzonej przez nich szkody w majątku Uczelni lub o wystąpienie na drogę postępowania karnego.

§ 29

Rektor podejmuje decyzję w sprawie realizacji zaleceń pokontrolnych w formie:

akceptacji przedstawionych przez kontrolera zaleceń i wniosków w całości lub części,

wydania zarządzenia pokontrolnego.

Zaakceptowane zalecenia i wnioski lub zarządzenia pokontrolne przesyła się właściwym kierownikom jednostek organizacyjnych, którzy w terminach określonych w tych zaleceniach (zarządzeniach) składają informacje o ich wykonaniu bądź o przyczynach uniemożliwiających wykonanie.

§ 30

W celu sprawdzenia realizacji zaleceń (zarządzeń) pokontrolnych Dział Kontroli Wewnętrznej przeprowadza kontrole sprawdzające, których zadaniem jest:

ustalenie stopnia realizacji zaleceń (zarządzeń) i wniosków pokontrolnych,

ustalenie rzetelności odpowiedzi na zalecenia (zarządzenia) pokontrolne,

ustalenie zmiany kwestionowanego w poprzedniej kontroli stanu faktycznego w kierunku stanu postulowanego lub pożądanego.

Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określone w Regulaminie odnoszą się również do kontroli sprawdzających.