REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNETRZNE 7/2017

z dnia 25 stycznia 2017 r.

w sprawie wprowadzenia zasad obsługi opłat konferencyjnych wraz z Regulaminem pobierania opłat drogą elektroniczną w Politechnice Wrocławskiej

Działając na podstawie § 14 ust. 2 Statutu Politechniki Wrocławskiej zarządza się, co następuje:

§ 1 

Wprowadza się do stosowania poniżej określone zasady obsługi opłat konferencyjnych, mające zastosowanie do konferencji organizowanych w Politechnice Wrocławskiej (przewidujących odpłatność za uczestnictwo).

Ustala się „Regulamin pobierania opłat drogą elektroniczną”, stanowiący załącznik nr 1 (wersja angielskojęzyczna - załącznik nr 2) do niniejszego Zarządzenia.

§ 2 

Formy przyjmowania opłat

Dopuszcza się następujące formy przyjmowania od uczestników konferencji opłat za usługi konferencyjne organizowane przez Politechnikę Wrocławską:

formę tradycyjnego przelewu bankowego realizowanego bezpośrednio na odpowiednie konto bankowe Politechniki Wrocławskiej (wskazane przez Uczelnię),

formę płatności realizowanej w formie przelewu poprzez stronę internetową konferencji (dostępną dla uczestników posiadających krajowe rachunki bankowe, a jednym z banków dostępnych w serwisie płatniczym konferencji),

formę płatności realizowanej kartą płatniczą poprzez stronę internetową konferencji – (dostępną dla uczestników zagranicznych i krajowych wybierających dokonanie zapłaty kartą płatniczą w serwisie płatniczym konferencji).

Politechnika Wrocławska nie przyjmuje opłat konferencyjnych w formie gotówkowej.

§ 3

Zgłoszenie obsługi opłat konferencyjnych w formie płatności internetowej

W przypadku gdy organizator konferencji zamierza skorzystać z przyjmowania opłat przez stronę internetową (o których mowa w §2 ust. 1 lit. b i c) zobowiązany jest zgłosić administratorowi systemu opłat konferencyjnych zapotrzebowanie na przygotowanie odpowiedniego modułu opłat konferencyjnych (w związku z organizowaną konferencją).

Zgłoszenie zapotrzebowania, o którym mowa w ust. 1, organizator konferencji dokonuje min. 14 dni przed ogłoszeniem organizacji konferencji na stronie internetowej konferencji.

Administratorem systemu opłat konferencyjnych na Uczelni jest Dział Aplikacji Usługowych (ACI/DAU).

Zgłoszenia dokonuje się za pomocą adresu poczty elektronicznej opłaty.konferencyjne@pwr.edu.pl. Organizator konferencji z odpowiednim wyprzedzeniem przesyła na ten adres wypełniony „Formularz zgłoszeniowy organizacji konferencji”, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

§ 4

Przygotowanie modułu płatniczego i wymagania dot. konferencyjnych stron www

Na podstawie przesłanego zapotrzebowania administrator systemu opłat konferencyjnych:

zakłada indywidualne subkonto dla wpłat dedykowanych dla zgłaszanej konferencji,

generuje klucze dostępu na podstawie informacji otrzymanych w formularzu zgłoszeniowym,

przekazuje klucze dostępu osobie odpowiedzialnej za obsługę strony internetowej konferencji, której zadaniem jest umieszczenie na stronie internetowej konferencji przygotowanego narzędzia do realizacji płatności,

nadaje uprawnienia do raportów o wpływach dla osoby odpowiedzialnej za rozliczenia wpłat po stronie organizatora konferencji,

po zakończonej konferencji - dezaktywuje moduł płatniczy.

Strona internetowa konferencji (witryna www) musi zostać wyposażona w funkcję zbierania informacji o uczestniku konferencji oraz o jego zamówieniu (liczba dni, posiłek, nocleg) w taki sposób, aby możliwe było wygenerowanie jednoznacznej płatności (uczestnik-produkt) oraz przesłanie jej za pośrednictwem Rest API do PAYU.

Strona internetowa konferencji (witryna www) musi zostać wyposażona w moduł integracji z serwisem PAYU za pomocą Rest API, zgodny z dokumentacją przedstawioną na stronie http://developers.payu.com/pl/restapi.html.

§ 5

Pozostałe obowiązki organizatora konferencji

Organizator konferencji zobowiązany jest na stronie internetowej konferencji zamieścić zasady pobierania opłat - w tym szczególnie ich wysokość, terminy przyjmowania, zasady dokonywania zwrotów oraz sposób komunikowania się z organizatorem konferencji w zakresie obsługi wniosków i reklamacji.

Organizator konferencji powinien uwzględnić w cenie opłat konferencyjnych koszty związane z obsługą przyjmowanych opłat. Koszty obsługi płatności internetowych, dokonywanych za pośrednictwem serwisu płatniczego, określa załącznik nr 4 do niniejszego Zarządzenia.

W przypadku rezygnacji z udziału w konferencji, zwroty otrzymanych opłat konferencyjnych powinny być pomniejszane o poniesione koszty związane m.in. z obsługą przyjmowanych wpłat oraz o koszty bankowe związane z ich zwrotem. Decyzje w tym zakresie podejmuje organizator konferencji określając zasady, o których mowa w ust. 1.

Uczestnik konferencji dokonujący płatności za pośrednictwem płatniczego serwisu internetowego, przed dokonaniem płatności jest zobowiązany do akceptacji „Regulaminu pobierania opłat drogą elektroniczną” dostępnego w serwisie płatniczym.

§ 6

Zarządzenie Wewnętrzne wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.