Załącznik do ZW 1/2023

Zasady zawierania umów cywilnoprawnych w Politechnice Wrocławskiej

§ 1

ZASADY OGÓLNE

W związku z wykonywaniem prac związanych z realizacją zadań Uczelni, kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych oraz inne uprawnione osoby, działające na podstawie udzielonego w tym zakresie pełnomocnictwa, mogą zawierać w imieniu Politechniki Wrocławskiej umowy cywilnoprawne tj. umowy zlecenia i umowy o dzieło. Zawieranie takich umów podlega niniejszym „Zasadom zawierania umów cywilnoprawnych w Politechnice Wrocławskiej” (zwanymi dalej Zasadami) a minimalny zakres czynności rozliczania, kontroli dokumentacji w związku z zawieraniem takich umów określa szczegółowo odpowiednia instrukcja stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszych Zasad.

Umowę należy sporządzać w sposób zapewniający realizację zasad legalności, celowości, gospodarności i rzetelności wydatkowania środków finansowych. Umowa powinna zabezpieczać interes Uczelni.

Zawarcie umowy cywilnoprawnej nie może naruszać art. 22 §12 Kodeksu Pracy.

Umowy cywilnoprawne mogą być zawierane wyłącznie z osobami pełnoletnimi.

Przedmiotem umów cywilnoprawnych zawieranych z pracownikami Uczelni są prace inne rodzajowo niż te, które wynikają ze stosunku pracy.

Odpowiedzialność za prawidłowe zakwalifikowanie umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia/ umowy o dzieło) ponosi osoba zawierająca w imieniu Politechniki Wrocławskiej daną umowę, posiadająca pełnomocnictwo do zawierania umów.

Umowy z kierownikami jednostek/komórek organizacyjnych zawiera odpowiednio Rektor, upoważniony Prorektor, Dziekan lub Dyrektor, zgodnie z podległością służbową.

Nie wolno zawierać umów cywilnoprawnych z pracownikami Uczelni przebywającymi 
na zwolnieniach lekarskich lub urlopie dla poratowania zdrowia.

Zawieranie umów cywilnoprawnych, zarówno z pracownikami Uczelni, jak i osobami spoza Uczelni, musi następować zawsze z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów wewnętrznych Uczelni.

Umowy zawierane są na podstawie zatwierdzonych przez osoby umocowane pełnomocnictwem Rektora, wniosków o zawarcie umowy cywilnoprawnej (załącznik nr 3 do niniejszych Zasad).

Aneksy do umów cywilnoprawnych zawiera się na podstawie wniosków (o zawarcie aneksu – odpowiednio - do umowy zlecenia/umowy o dzieło) zatwierdzonych przez osoby umocowane pełnomocnictwem Rektora. Wzór wniosku o zawarcie aneksu do umowy zlecenia/umowy o dzieło stanowi załącznik nr 18 do niniejszych Zasad, podobnie jak wzór aneksu do umowy 
o dzieło/umowy zlecenia (załącznik nr 19) i porozumienia dotyczącego rozwiązania umowy 
o dzieło/ umowy zlecenia (załącznik nr 13).


§ 2

UMOWA O DZIEŁO

W myśl przepisów Kodeksu cywilnego (art. 627 i nast.) przez umowę o dzieło Przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a Zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.

Przedmiotem umowy o dzieło nie jest sama czynność, lecz określony jej rezultat, czyli dzieło, które Przyjmujący zamówienie ma wykonać. Zamówione dzieło powinien wykonywać osobiście.

Rezultat umowy o dzieło może być materialny lub niematerialny:

rezultat materialny polega na wytworzeniu nowych przedmiotów z materiałów należących 
do Zamawiającego lub Przyjmującego zamówienie (np. zbudowanie prototypu urządzenia, zbudowanie stanowiska badawczego, wykonanie inwestycji budowlanej). Rezultat materialny może polegać również na doprowadzeniu przedmiotów do umówionego stanu (np. przebudowa stanowiska badawczego);

rezultat niematerialny to przede wszystkim dzieła objęte prawem autorskim tj. utwory,
do których zastosowanie mają przepisy prawa autorskiego.

Utwór stanowi przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze. Postać, w jakiej utwór zostanie przekazany, musi być ustalona w umowie zgodnie z art. 1 ustawy 
z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz.U. z 2018 poz. 1191 ze zm.). Musi być oryginalny tzn. zawierać nowe, nieistniejące wcześniej wartości. W dziele powinny występować nowe, wymyślone przez twórcę elementy. O indywidualności dzieła można mówić, kiedy takie dzieło nie powstało wcześniej i jest mało prawdopodobne stworzenie go w przyszłości przez inną osobę.

Przyjmujący zamówienie w ramach umowy o dzieło ponosi odpowiedzialność nie tylko 
za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, lecz także za wynik pracy 
oraz za wady ujawnione po przyjęciu dzieła przez Zamawiającego.

Przyjmujący Zamówienie jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu dzieła nie później niż w dniu zakończenia wykonywania dzieła określonego w umowie. Przy czym, jeżeli termin zakończenia wykonywania dzieła określony w umowie, przypada na dzień wolny od pracy,
to przekazanie dzieła powinno nastąpić w pierwszym dniu roboczym następującym po tym terminie.

Roszczenia wynikające z umowy o dzieło ulegają przedawnieniu z upływem dwóch lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane - od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane.

Protokolarnego odbioru dzieła dokonuje w formie pisemnej Zespół (minimum 2 osobowy) powołany przez Zamawiającego, tj. kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, nie później niż 14 dni od umówionej daty oddania dzieła przez Przyjmującego zamówienie.

Wypłata wynagrodzenia następuje po wykonaniu dzieła, po dokonaniu jego protokolarnego odbioru przez Zamawiającego oraz po wystawieniu rachunku przez Przyjmującego Zamówienie.

Jednostka/komórka zamawiająca dzieło zobowiązana jest do jego przechowywania, do celów kontroli podatkowej, przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, 
w którym upłynął termin płatności podatku. Okres przechowywania jednostka/komórka organizacyjna określa z uwzględnieniem przepisów dotyczących archiwizacji. Okres ten ulega wydłużeniu w przypadku wykorzystywania dzieła do realizacji innych zadań Uczelni, 
a w przypadku dzieł wykonywanych w ramach projektów/zleceń okres ten wynika dodatkowo 
z zawartych umów.

Przy zawieraniu umów o dzieło obowiązują następujące dokumenty:

umowa o dzieło (załącznik nr 4 do niniejszych Zasad),

załącznik do umowy o dzieło ( zał. Nr 5 do niniejszych Zasad) uszczegóławiający dla poszczególnych osób zakresy wykonywanych prac oraz kwoty wynagrodzenia ( jeżeli umowa o dzieło zawierana jest z kilkoma osobami),

zgłoszenie do ZUS umowy o dzieło RUD, dla osób niebędących pracownikami Politechniki Wrocławskiej.

Przy rozliczaniu umów o dzieło obowiązują następujące dokumenty:

protokół zdawczo-odbiorczy (załącznik nr 7 do niniejszych Zasad),

rachunek do umowy o dzieło/zlecenia ( załącznik nr 14 do niniejszych Zasad).

Do rozliczenia umowy o dzieło wymagane mogą być także inne, niezbędne do naliczenia wypłaty dokumenty określone wzorami bądź wytycznymi wynikającymi z zawartych przez Uczelnię umów, jak w szczególności dołączany do rachunku „Załącznik do rachunku do umowy 
o dzieło/zlecenia dotyczący danych zagranicznych” (którego wzór określa załącznik nr 15 
do niniejszych Zasad).

Umowę o dzieło należy sporządzać w co najmniej trzech jednobrzmiących, oryginalnych egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu otrzymują Przyjmujący zamówienie, a dwa pozostałe Zamawiający.

Obowiązek naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne dotyczy umów o dzieło, jeżeli Przyjmujący zamówienie jest pracownikiem Politechniki Wrocławskiej.

Nie podlegają obowiązkowi naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne umowy 
o dzieło, jeżeli przyjmujący zamówienie nie jest pracownikiem Politechniki Wrocławskiej.

§ 3

W umowach o dzieło, których przedmiotem jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego, należy zamieścić, poza elementami określonymi w § 5, następujące elementy:

oświadczenie Przyjmującego zamówienie, iż rezultatem realizacji niniejszej umowy będzie lub może być utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim 
i prawach pokrewnych, jako przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze;

klauzulę określającą sposób (formę) utrwalenia utworu;

wskazanie określonych w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych pól eksploatacji, na których Uczelnia nabywa prawo do utworu;

zobowiązanie do nie wykonywania autorskich praw osobistych, w takim zakresie, 
w jakim będzie to konieczne celem wywiązania się Zamawiającego ze zobowiązań względem podmiotów trzecich (jeśli utwór zostanie przekazany takiemu podmiotowi, w szczególności w ramach komercjalizacji lub realizacji pracy zleconej, a podmiot ten będzie wymagał takiego warunku);

klauzulę stwierdzającą, że wynagrodzenie obejmuje wynagrodzenie za dzieło, za jego wykonanie (gdy dotyczy) oraz za przeniesienie praw autorskich do dzieła;

zobowiązanie do zachowania w poufności wytworzonych informacji, chyba, że zostały one opublikowane przez Zamawiającego lub za jego zgodą;

klauzulę przewidującą, że Zamawiający może wynagrodzić Twórcę na zasadach obowiązujących w Regulaminie zarządzania własnością intelektualną, jeżeli utwór zostanie skomercjalizowany podmiotowi trzeciemu.

Kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych odpowiedzialni są za dokumentowanie utworów, które powstały w ramach zawartych umów cywilnoprawnych i składanie ich drogą elektroniczną (plik w formacie pdf) w Bibliotece Politechniki Wrocławskiej.

Każdemu utworowi zdeponowanemu w Bibliotece nadawany jest numer, który należy wpisać w odpowiednim punkcie protokołu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w § 2 (pkt. 11) niniejszych Zasad.

§ 4

UMOWA ZLECENIA

Stronami umowy zlecenia są Zleceniodawca i Zleceniobiorca. W myśl przepisów Kodeksu cywilnego (art.734 i nast.) przez umowę zlecenia rozumie się zobowiązanie do dokonania określonej czynności dla Zleceniodawcy.

Umowa zlecenia jest umową, którą Zleceniobiorca powinien wykonać osobiście, z należytą starannością. Od umowy o pracę różni ją to, że Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy ściśle określone czynności do wykonywania w dowolnym czasie i miejscu, za które otrzymuje wynagrodzenie stosownie do zakresu zrealizowanych zadań. Ponadto Zleceniobiorca nie pozostaje w stosunku zależności i podporządkowania w stosunku do Zleceniodawcy. Umowa zlecenia nie może polegać na pozostawaniu Zleceniobiorcy w dyspozycji Zlecającego i wykonywaniu, stosownie do jego potrzeb, czynności zlecanych mu na bieżąco.

W ramach umowy zlecenia pracownikowi zatrudnionemu w Uczelni na podstawie umowy o pracę można zlecić umownie dokonywanie wyłącznie czynności o rodzajowo innym charakterze 
niż czynności objęte jego umową o pracę (np. pracownikowi administracyjnemu można zlecić prace porządkowe, lecz nie zadania administracyjne).

Wysokość wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia należy ustalić w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej. Wyjątki od tej zasady określa art. 8d ustawy 
o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. W Politechnice Wrocławskiej wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenie określa się jako iloczyn stawki wynagrodzenia za każdą godzinę wykonywania umowy oraz ilości godzin do wykonywania w ramach umowy.

Stawka za godzinę wykonywania umowy zlecenia nie może być niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej ustalanej na dany rok ustalonej zgodnie z art. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę przy czym wysokość minimalnej stawki na każdy rok ogłaszana jest 
w Monitorze Polskim w terminie do dnia 15 września roku poprzedzającego.