załącznik do ZW 49/2016

Regulamin kontroli zarządczej w Politechnice Wrocławskiej

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

§ 1

Cel regulacji

Regulamin wprowadza zasady funkcjonowania i koordynowania systemu kontroli zarządczej w Politechnice Wrocławskiej, zwanej dalej Uczelnią.

§ 2

Definicja kontroli zarządczej

Kontrolę zarządczą w Uczelni stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

skuteczności i efektywności działania Uczelni;

wiarygodności sprawozdań poprzez sporządzanie ich zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi;

ochrony zasobów, związanych z zabezpieczeniem wszystkich zasobów Uczelni i udostępnienia ich tylko osobom upoważnionym;

przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

efektywnego i skutecznego przepływu informacji niezbędnej do wykonywania obowiązków służbowych oraz skutecznej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;

zarządzania ryzykiem w celu zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań.

§ 3

Odpowiedzialność za funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej

Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Politechnice Wrocławskiej odpowiada Rektor.

Bieżący monitoring i koordynację działań, związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej, sprawuje w imieniu Rektora Dyrektor Finansowy.

Przez koordynację kontroli zarządczej należy rozumieć zapewnienie spójnego i jednolitego funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Uczelni. Polega to na realizacji zadań w zakresie:

wdrożenia, monitorowania i dokumentowania systemu zarządzania ryzykiem;

gromadzenia i analizy informacji świadczących o stanie kontroli zarządczej, zgodnie z ustaloną procedurą;

przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej;

przygotowania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

dokonywania przeglądów mechanizmów kontroli zarządczej, mających na celu ich ocenę pod kątem zgodności ze standardami kontroli zarządczej. Przegląd



mechanizmów kontroli zarządczej realizowany jest na podstawie: wewnętrznych i zewnętrznych aktów prawnych, wyników samooceny kontroli zarządczej, wyników audytów i kontroli, analizy otrzymanych zgłoszeń i uwag w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz sprawozdań z oceny ryzyka.

Pracownicy pełniący funkcje kierownicze ponoszą odpowiedzialność za ogół działań, podejmowanych w celu nadzoru i kontroli procesów, zachodzących w kierowanych przez siebie komórkach i jednostkach.

Wszyscy pracownicy Uczelni biorą udział w funkcjonowaniu, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej, poprzez właściwe wykonywanie powierzanych im obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

Pracownicy Uczelni zobowiązani są do przekazywania swoim przełożonym informacji, które mogą mieć wpływ na ocenę i doskonalenie systemu kontroli zarządczej.

Każdy pracownik ma prawo i obowiązek zgłaszania bezpośredniemu przełożonemu lub Samodzielnemu Stanowisku ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka (kontrola.zarzadcza@pwr.edu.pl), uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. Na podstawie otrzymanych zgłoszeń i uwag, Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka dokonuje analizy i weryfikacji wskazanego zagadnienia i przedstawia Rektorowi propozycje usprawnień systemu kontroli zarządczej w badanym obszarze.

Rozdział 2 Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej

§ 4

Standardy kontroli zarządczej

Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Politechnice Wrocławskiej oparte są na standardach kontroli zarządczej, określonych w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych i obejmują następujące elementy:

środowisko wewnętrzne,

cele i zarządzanie ryzykiem,

mechanizmy kontroli,

informację i komunikację,

monitorowanie i ocenę.

§ 5

Środowisko wewnętrzne

Działania podejmowane w standardzie środowisko wewnętrzne, stanowią podstawę dla wszystkich pozostałych elementów systemu kontroli zarządczej i obejmują nw. działania.



Przestrzeganie wartości etycznych

Wszyscy pracownicy Uczelni zobowiązani są do przestrzegania wartości etycznych przy realizacji powierzonych im zadań, zgodnie z zasadami etycznego postępowania, określonych w szczególności w Kodeksie Etyki Pracowników Politechniki Wrocławskiej. 

Kompetencje zawodowe

Uzupełnianie kompetencji i umiejętności zawodowych pracowników odbywa się zarówno w formie szkoleń, kursów, studiów podyplomowych, pozyskiwania certyfikatów, jak i w ramach procesu rozwoju kadry akademickiej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, Statutu oraz wewnętrznymi regulacjami w tym obszarze, dotyczącymi nauczycieli akademickich oraz pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

Weryfikacja poziomu kompetencji zawodowych jest realizowana w ramach procesu rekrutacji oraz procesu ocen okresowych, w oparciu o wewnętrzne regulacje.

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna Uczelni, szczegółowe zakresy działania poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni, określone są w Statucie Uczelni oraz Regulaminie Organizacyjnym. Strukturę organizacyjną dostosowuje się do aktualnych celów i zadań. Każdy pracownik powinien mieć określony, aktualny zakres obowiązków (w przypadku nauczycieli akademickich zakres ten określa Statut Uczelni oraz wewnętrzne regulacje dotyczące zlecania zajęć dydaktycznych).

Delegowanie uprawnień

Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień pracownik potwierdza swoim podpisem. Rejestr pełnomocnictw i upoważnień Rektora ewidencjonuje Dział Organizacyjny. Zasady dotyczące udzielania pełnomocnictw i upoważnień zostały ujęte w zarządzeniach wewnętrznych. 

§ 6

Cele i zarządzanie ryzykiem

Misja oraz określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

Misja Politechniki Wrocławskiej została ujęta w Strategii Politechniki Wrocławskiej, wprowadzonej uchwałą Senatu w dniu 21 marca 2013r. Strategia Uczelni wyrażona jest poprzez Plan Rozwoju Politechniki Wrocławskiej oraz cele strategiczne wraz z ich miernikami. Cele strategiczne wraz z miernikami stanowią podstawę do formułowania zadań, mających umożliwić osiągnięcie założonego rezultatu. 

Proces zarządzania Strategią Rozwoju reguluje Procedura realizacji i monitorowania Strategii Rozwoju Politechniki Wrocławskiej.

Cele i zadania, wynikają również z przepisów prawa, Statutu Uczelni, regulaminów z niego wynikających i zakresów czynności. 

Identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka i reakcja na ryzyko

Proces zarządzania ryzykiem reguluje Polityka Zarządzania Ryzykiem Politechniki Wrocławskiej.



§ 7

Mechanizmy kontroli

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią wszystkie procedury wewnętrzne, zarządzenia, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne, wydane w formie pisemnej, na bieżąco aktualizowane, spójne i dostępne dla wszystkich osób, dla których informacje w nich zawarte są niezbędne.

Nadzór

Nadzór prowadzony jest nad wykonywaniem zadań w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Czynności nadzoru nad wykonywaniem zadań sprawuje kierownik jednostki/komórki w ramach kontroli funkcjonalnej, która stanowi ogół działań podejmowanych przez osoby zarządzające, w celu nadzoru i kontroli procesów zachodzących, w kierowanych przez siebie komórkach i jednostkach. Nadzór jest realizowany poprzez systematyczny przegląd wyników i postępów pracy.

Ciągłość działalności

Zapewnienie ciągłości działalności polega na zagwarantowaniu utrzymania ciągłości wykonywania zadań przez pracowników o odpowiednim poziomie doświadczenia i wiedzy merytorycznej, m.in. poprzez kształtowanie procesu rozwoju kadry akademickiej, wskazywanie osób zastępujących każdego z pracowników podczas jego nieobecności, powierzenie obowiązków i uprawnień na okres nieobecności, zapewnienie funkcjonowania systemu informatycznego, odpowiednie planowanie urlopów pracowniczych, odpowiednie planowanie wszelkich zmian organizacyjnych. 

Ochrona zasobów

Szczegółowe zasady ochrony mienia oraz przechowywania dokumentacji bieżącej i archiwalnej oraz ochrony danych osobowych, określają uregulowania wewnętrzne w zakresie ochrony zasobów Uczelni.

Szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych:

1) prowadzenie przez Uczelnię samodzielnej gospodarki finansowej na podstawie planu rzeczowo – finansowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami o finansach publicznych i o rachunkowości oraz zasadami gospodarki finansowej w uczelniach wyższych; 

2) zasady dokonywanych operacji finansowych i gospodarczych, uregulowane w procedurach wewnętrznych, obejmujących instrukcję obiegu dokumentów, politykę rachunkowości oraz zasady gospodarki finansowej Uczelni; ustalone zostały również jednolite zasady gospodarki kasowej;

3) powierzanie przez Rektora obowiązków i uprawnień oraz określanie zakresu odpowiedzialności pracowników Uczelni w zakresie gospodarki finansowej; 

4) funkcjonowanie w Uczelni mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych opartych na:

rzetelnym i pełnym dokumentowaniu oraz rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych,



zatwierdzaniu (autoryzacji) operacji finansowych przez osoby do tego upoważnione,

podziale kluczowych obowiązków,

weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po ich realizacji.

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

Uczelnia realizuje działania na rzecz określenia mechanizmów kontroli, zapewniających bezpieczeństwo danych i systemów informatycznych, w tym dotyczących bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa teleinformatycznego, wdrożenia mechanizmów bezpiecznej sieci transmisji, instrukcji awaryjnych i mechanizmów zapewniania należytego poziomu świadczonych usług dla krytycznych systemów teleinformatycznych dla Uczelni.

§ 8

Informacja i komunikacja

Bieżąca informacja

W ramach komunikacji wewnętrznej przyjętej na Uczelni pracownikom należy zapewnić w odpowiednim czasie właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. O zadaniach oraz sposobach i terminach ich realizacji, pracownicy informowani są przez swoich bezpośrednich przełożonych, a zasady realizacji zadań określają zewnętrzne oraz wewnętrzne akty prawne.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

W Politechnice Wrocławskiej funkcjonują różne mechanizmy przekazywania informacji, m.in.:

poczta elektroniczna, w tym komunikaty eBIP;

korespondencja zewnętrzna i wewnętrzna;

strony internetowe Uczelni;

Biuletyn Informacji Publicznej;

za pośrednictwem Działu Komunikacji Uczelni.

§ 9

Monitorowanie i ocena

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej polega na:

bieżącym monitoringu i koordynacji działań, związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej, które wykonuje w imieniu Rektora Dyrektor Finansowy; zadania te realizuje przy udziale Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka;

zobowiązaniu pracowników pełniących funkcje kierownicze do bieżącego monitorowania i oceny poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w zakresie realizowanych zadań i posiadanych kompetencji.

Samoocena realizowana jest na poniższych zasadach:

samoocenę kontroli zarządczej w Politechnice Wrocławskiej przeprowadza się raz w roku;



samoocena kontroli zarządczej dokonywana jest przez osoby zarządzające Uczelnią i pracowników Uczelni. Proces samooceny koordynuje Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka;

w celu dokonania samooceny Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka, opracowuje kwestionariusz z pytaniami, dotyczącymi oceny stanu kontroli zarządczej na Uczelni i przesyła go do wybranej losowo grupy pracowników; treść kwestionariusza jest oparta na standardach kontroli zarządczej, określonych przez Ministra Finansów;

pracownicy Uczelni wskazani do udziału w procesie samooceny, wypełniają i przekazują wypełnione formularze Samodzielnemu Stanowisku ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka w wyznaczonym terminie;

wyniki samooceny są przedstawione Rektorowi w formie sprawozdania, które powinno zawierać następujące informacje:

cel przeprowadzanej samooceny,

zakres samooceny (zarówno przedmiotowy, jak i podmiotowy),

wyniki samooceny: ogólna ocena stanu kontroli zarządczej (jeżeli można taką wypracować), zidentyfikowane ryzyka, słabości kontroli zarządczej, proponowane działania naprawcze.

Audyt wewnętrzny

Audyt Wewnętrzny prowadzi działalność niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej.

Ocena kontroli zarządczej Audytu dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w jednostce. Audyt wewnętrzny kieruje się wskazówkami zawartymi w standardach audytu wewnętrznego.

Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej:

Rektor Politechniki Wrocławskiej, w przypadku gdy zostanie do tego zobowiązany przez właściwego Ministra, składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Uczelni;

Prace zmierzające do opracowania projektu oświadczenia na podstawie dokumentów świadczących o stanie kontroli zarządczej, w tym wyników samooceny kontroli zarządczej, wyników audytów i kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz monitorowania procesu zarządzania ryzykiem, koordynuje Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka.