POLITECHNIKA WROCŁAWSKA

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

WROCŁAW 2010

Jednolity rzeczowy wykaz akt opracowany został zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 167 poz. 1375).

Wykaz akt jest rzeczową, jednolitą dla wszystkich jednostek i komórek organizacyjnych, klasyfikacją i kwalifikacją akt powstających w toku działalności Uczelni. Jest podstawą do rejestracji, znakowania oraz zakładania teczek aktowych.

Wykaz został przedstawiony w formie tabeli zawierającej następujące rubryki:

Symbol klasyfikacyjny (symbol cyfrowy w układzie dziesiętnym);

Hasło klasyfikacyjne (nazwa akt);

Jednostka merytoryczna;

Kategoria archiwalna akt:

symbol „A” oznacza materiały archiwalne wchodzące w skład narodowego zasobu archiwalnego przechowywanego wieczyście (Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku 
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U. z 1983 r. Nr 38 poz.173 z późn. zm.),

symbol „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji 
o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;

symbolem „Bc” oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;

symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

5. Uwagi – wskazówki ułatwiające posługiwanie się wykazem akt oraz uściślające rodzaj spraw i dokumentów.

Zasady stosowania Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt

Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej: dzieli całość dokumentacji na 7 klas pierwszego stopnia oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 6. W ramach tych klas wprowadzony został podział akt na klasy drugiego stopnia (oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego stopnia jednej z cyfr od 0 do 9) oraz podział na klasy trzeciego i czwartego stopnia.

Symbole stanowią liczbowe oznaczenia ustalonych haseł klasyfikacyjnych określających w skróconej formie nazwy poszczególnych grup spraw, jednorodnych tematycznie, powstałych w wyniku rzeczowego podziału całości akt.

Jednostki organizacyjne używają symboli cyfrowych i haseł klasyfikacyjnych według ich rzeczowych potrzeb.

W celu sprawniejszego posługiwania się rzeczowym wykazem akt każdy referent-pracownik:

sporządza z wykazu akt wyciąg symboli cyfrowych i haseł używanych przy załatwianiu spraw odpowiednio do tematyki wykonywanych czynności,

zakłada teczkę (skoroszyt, segregator) dla każdej pozycji wykazu akt, posiadającej kategorię archiwalną,

zakłada spis spraw.

Dokumenty (pisma) dotyczące tej samej sprawy – tworzą akta sprawy. Akta szeregu spraw w zakresie tego samego zagadnienia tworzą jednolitą grupę akt łączoną w jednej teczce. Klasy końcowe w wykazie akt odpowiadają tytułom teczek tematycznych.

Wykaz oznaczeń kodowych jednostek i komórek organizacyjnych
Politechniki Wrocławskiej