1. Przeprowadzenie spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników aktywów polegającego na potwierdzeniu przez Zespoły Spisowe istnienia składników majątku, ustaleniu ilości rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników majątku, wczytaniu danych ewidencyjnych, wpisaniu danych na arkusz spisu z natury oraz w razie konieczności opracowaniu materiałów pomocniczych (wyliczeń, specyfikacji, tabel przeliczeń). 



2. Dokonanie analizy przydatności składników, której wyniki należy ująć na arkuszach spisu z natury i w sprawozdaniach Zespołów Spisowych z dokonanego spisu z natury, podając dodatkowo stopień uszkodzenia lub powód nieprzydatności składników. Informacje te mają na celu ułatwienie podjęcia decyzji o sposobie zagospodarowania lub zbycia tych składników. 

§ 11

CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z ZAKOŃCZENIEM SPISU Z NATURY 

1. Sporządzenie przez Zespoły Spisowe sprawozdania dotyczącego przygotowania 
i przebiegu procesu spisu z natury, zabezpieczenia pomieszczeń, magazynów, a także znajdujących się w nich składników oraz oceny ich stanu jakościowego (wzór stanowi załącznik nr 7). 

2. Weryfikacja przez Zespoły Spisowe arkuszy spisu z natury pod kątem kompletności zapisów oraz podpisanie każdego arkusza przez członków Zespołu Spisowego.

3. Przekazanie arkuszy spisu z natury wraz z materiałami pomocniczymi, oświadczeniami wstępnymi i końcowymi oraz sprawozdaniem Zespołu Spisowego z dokonanego spisu z natury kierownikowi Sekcji Inwentaryzacji.

4. Rozliczenie się przez przewodniczącego Zespołu Spisowego z pobranych arkuszy spisowych. 

5. Przekazanie kopii arkuszy spisu z natury osobie odpowiedzialnej za wprowadzanie dokumentów do ewidencji księgowej w jednostce/komórce organizacyjnej Uczelni.

6. Przekazanie arkuszy spisu z natury wskazujących obce składniki majątkowe, 
ich właścicielom (wewnątrz Uczelni oraz obcym podmiotom gospodarczym). 

§ 12

ROZLICZENIE INWENTARYZACJI

1. Rozliczenie inwentaryzacji przeprowadzonej w formie spisu z natury polega na: 

wycenie arkuszy spisowych;

ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ujęcie ich na wykazie różnic;

przekazanie wykazu ujawnionych różnic kierownikowi inwentaryzowanej jednostki/komórki organizacyjnej;

złożeniu wyjaśnień (na piśmie) przez kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, 
w której ujawniono różnice w nieprzekraczalnym terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania wykazu określonego w pkt.3). W piśmie należy szczegółowo wyjaśnić przyczyny powstania każdej wykazanej różnicy (niedoboru/nadwyżki). Po upływie 5



dni roboczych, w przypadku braku złożonych kompletnych wyjaśnień różnice, w zakresie niewyjaśnionym, zostaną uznane za zawinione;

analizie złożonych wyjaśnień dokonywanej przez Zespół Spisowy;

dokonaniu dodatkowego spisu z natury w terminie 3 dni roboczych od powzięcia decyzji przez kierownika Sekcji Inwentaryzacji lub UKI o jego przeprowadzeniu;

sporządzeniu przez przewodniczącego Zespołu Spisowego i podpisaniu przez kierownika Sekcji Inwentaryzacji raportu z wyniku inwentaryzacji. Kopię raportu przewodniczący przekazuje do kierownika Sekcji Inwentaryzacji;

ujęciu wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, zgodnie z ustawą o rachunkowości;

ujęciu nadwyżek w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, zgodnie z wnioskiem kierownika jednostki/komórki organizacyjnej lub Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej, po oszacowaniu przez Dział Aparatury i Inwentaryzacji Majątku ich aktualnej wartości rynkowej;

obciążeniu osób winnych powstania niedoboru jego aktualną wartością rynkową wyrażoną w kwocie pieniężnej, oszacowaną przez Dział Aparatury i Inwentaryzacji Majątku;

kierownik Sekcji Inwentaryzacji zwraca się z pisemną prośbą do kierownika Działu Aparatury i Inwentaryzacji Majątku z prośbą o oszacowanie wartości rynkowej niedoborów i/lub nadwyżek.

użytkownik winny powstania niedoboru ma możliwość odtworzenia składnika majątku, w tym celu winien zwrócić się z pisemną prośbą do kierownika Działu Aparatury i Inwentaryzacji Majątku o ustalenie parametrów technicznych, które powinien posiadać składnik odtwarzany. Odtworzony środek trwały ujmowany jest do ewidencji księgowej zgodnie z obiegiem dokumentów dotyczącym nadwyżek inwentaryzacyjnych;

w przypadku odnalezienia składnika majątku stanowiącego niedobór zawiniony, użytkownik winny jego powstania, zwraca się z pisemną prośbą do kierownika Sekcji Inwentaryzacji o przeprowadzenie spisu z natury potwierdzającego istnienie środka trwałego. Spis ten może być przeprowadzony tylko przed zamknięciem roku obrotowego, w którym niedobór został stwierdzony;

po ujęciu składnika na arkuszu spisu, użytkownik zwraca się z pisemna prośbą 
do Kanclerza o anulowanie obciążenia, załączając kserokopię arkusza spisu z natury. Po podjęciu decyzji, Kanclerz przekierowuje pismo do Sekcji Ewidencji Majątku



w Kwesturze, która przywraca składniki do ewidencji jednostki/komórki, zgodnie 
z zapisami Ustawy o rachunkowości oraz przekazuje zgodę Kanclerza do kierownika Sekcji Księgowości w celu wystawienia i dekretacji korekty noty obciążeniowej.

2. Po zakończeniu procesu rozliczenia inwentaryzacji kierownik Sekcji Inwentaryzacji kieruje pismo do kierownika jednostki kontrolowanej o zakończeniu inwentaryzacji oraz wyniku rozliczenia spisu.

§ 13 

ZADANIA I TRYB PRACY UCZELNIANEJ KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ

1. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna powoływana jest przez Rektora, na wniosek Kanclerza. 

2. W skład Komisji wchodzą przedstawiciele jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni: 

Przewodniczący;

Zastępca Przewodniczącego;

Sekretarz;

co najmniej dwóch członków.

3. W skład UKI nie może być powołana osoba: 

zatrudniona na stanowisku Kwestora;

osoba odpowiedzialna za wprowadzanie dokumentów obrotowych składników majątku trwałego w księdze pomocniczej – Moduł MT poszczególnych jednostek/komórek Uczelni zatrudniona w Kwesturze.

odpowiedzialna za wprowadzanie dokumentów obrotowych składników majątku trwałego jednostki/komórki organizacyjnej w księdze pomocniczej – Moduł MT zgodnie z obowiązującymi w Uczelni aktami prawnymi.

4. Komisja inwentaryzacyjna zbiera się nie rzadziej niż raz na kwartał.

5. Kierownik Sekcji Inwentaryzacji przekazuje przewodniczącemu kwartalny raport z prac przeprowadzonych przez Sekcję Inwentaryzacji. Przewodniczący, po analizie dokumentacji, zwołuje posiedzenie UKI, przedstawia członkom Komisji wyniki rozliczenia inwentaryzacji, a także swoje spostrzeżenia oraz ustala tryb postępowania wyjaśniającego. Propozycje rozliczenia różnic zawarte zostają na Protokole (wzór stanowi załącznik nr 9).

6. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna podejmuje decyzje w składzie co najmniej trzyosobowym, łącznie z Przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej lub w razie jego nieobecności, Zastępcą Przewodniczącego.



7. Do zadań UKI należy:

ustalanie osób winnych powstania różnic inwentaryzacyjnych;

wnioskowanie o przeprowadzenie inwentaryzacji powtórnej lub uzupełniającej na wniosek kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, w której przeprowadzone były czynności spisowe;

kontrola wydawania arkuszy spisu z natury;

przeprowadzanie kontroli wyrywkowych spisu z natury;

czuwanie nad zgodnością przebiegu prac inwentaryzacyjnych z treścią harmonogramu inwentaryzacji;

przeprowadzanie czynności wyjaśniających różnice stwierdzone w trakcie inwentaryzacji, w tym: zbieranie od osób odpowiedzialnych materialnie i innych osób posiadających wiedzę pomocną w sprawie ustnych i pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn i okoliczności powstania różnic inwentaryzacyjnych; przeprowadzanie wizji lokalnych w jednostkach/komórkach;

dokonywanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych i sporządzanie protokołów 
z dokonanej weryfikacji oraz podejmowanie decyzji dotyczących:

uznania całości lub części różnic za mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych,

dokonania rozliczeń niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych.,

uznania całości lub części różnic jako niezawinione, z podaniem przyczyn ich powstania i podlegających zaliczeniu w ciężar pozostałych kosztów lub pozostałych przychodów operacyjnych,

uznania całości lub części różnic jako zawinione, z podaniem przyczyn 
ich powstania wraz z oszacowaniem ich wartości rynkowej 
i sformułowania wniosków do Kanclerza o obciążenie ich wartością osoby odpowiedzialne za ich powstanie, chyba że osoby te udowodnią, że wina nie leży po ich stronie,

rozpatrywania i odwołania od decyzji Kanclerza, dotyczących sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

 8) przedkładanie Kanclerzowi, w porozumieniu z Kwestorem oraz Radcą Prawnym, decyzji w rozpatrywanych sprawach w celu ich zatwierdzenia;

 9) uzyskanie opinii kierownika jednostki/komórki organizacyjnej dotyczących propozycji 



rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, a następnie przekazanie ich wraz ze sprawozdaniem z przeprowadzonej inwentaryzacji Kanclerzowi.

 8. Protokół UKI sporządza sekretarz UKI, którego funkcję pełni kierownik Sekcji Inwentaryzacji.

9. Sekretarz odpowiada za przedłożenie protokołu z posiedzenia UKI wraz z kompletem dokumentów Radcy Prawnemu, Kwestorowi oraz Kanclerzowi.

10. W sytuacji uznania niedoborów za zawinione lub nadwyżek za faktyczne, Sekretarz kieruje pismo do kierownika Działu Aparatury i Inwentaryzacji Majątku z wnioskiem 
o oszacowanie wartości rynkowej składnika majątku (wzór stanowi załącznik nr 10).

11. Zatwierdzony protokół Sekretarz przekazuje do Sekcji Ewidencji Majątku, która ewidencjonuje wykazane w nim różnice inwentaryzacyjne 

12. Kierownik Sekcji Inwentaryzacji przekazuje decyzję UKI wraz z oszacowaniem wartości rynkowej niedoborów zawinionych do Sekcji Księgowości, która sporządza, dekretuje 
i wysyła wezwanie do uregulowania należności do pracownika winnego powstania niedoboru (wzór stanowi załącznik nr 11).

13. Za proces windykacji należności odpowiedzialny jest kierownik Sekcji Rozliczeń Finansowych.