Załącznik nr 2 do ZW 62/2009

ZASADY PROWADZENIA MONITORINGU I EWALUACJI

§1

Regulacje ogólne

Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

Jednostka / komórka organizacyjna - jednostka organizacyjna określona na podstawie Statutu Politechniki Wrocławskiej oraz Regulaminu organizacyjnego;

Instytucja Wdrażająca – podmiot prawa publicznego odpowiedzialny za realizację powierzonych zadań w zakresie zarządzania funduszami strukturalnymi;

Instytucja Zarządzająca - właściwy minister albo inny organ administracji publicznej, odpowiedzialny za przygotowanie i nadzorowanie realizacji programu operacyjnego;

Kierownik projektu – osoba odpowiedzialna za realizację projektu od strony formalnej i jego rozliczenie;

Koordynator projektu - osoba odpowiedzialna za przygotowanie, uruchomienie planowanie i podział zadań merytorycznych, nadzór nad merytoryczną i terminową realizacją projektu oraz jego archiwizację;

Kierownik jednostki realizującej projekt – Dziekan Wydziału, Dyrektor Instytutu, Kierownik Zakładu lub Dyrektorzy innych jednostek Uczelni.

Monitoring – proces systematycznego gromadzenia i analizowania informacji dotyczących realizacji projektów;

Ewaluacja - systematyczne badanie prowadzone z użyciem zróżnicowanych metod złożone ze zbierania danych, ich analizy, oceny oraz informowania o wynikach. Jej celem jest oszacowanie jakości i wartości procesu oraz efektów wdrażania interwencji publicznych;

Projekt – przedsięwzięcie realizowane przy wsparciu funduszy strukturalnych;

Sprawozdanie – informacja dot. realizacji projektu przekazywana odpowiednim instytucjom w określonym: trybie, formie i terminie;

Umowa o dofinansowanie – umowa zawarta po zaakceptowaniu wniosku 
o dofinansowanie, na podstawie której realizowany jest projekt;

Wniosek o dofinansowanie – komplet dokumentów składanych w celu pozyskania środków z funduszy europejskich, w trybie i zakresie określonym dla danego programu operacyjnego;

Wniosek o płatność – komplet dokumentów łączący informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu z opisem zadań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione, składany w celu rozliczenia otrzymanego dofinansowania.

§2

Analiza wniosku o dofinansowanie

Biuro Grantów i Funduszy Europejskich przekazuje (co najmniej 14 dni roboczych przed terminem konkursu) wypełnione formularze wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami do Działu Monitoringu i Zarządzania Projektami.

Sekcja Monitoringu i Ewaluacji dokonuje analizy ekonomiczno – finansowej wniosków o dofinansowanie pod kątem zdolności jednostki do sfinansowania projektu oraz zgodności z wytycznymi instytucji zarządzających funduszami strukturalnymi i prawidłowości przygotowanych harmonogramów;

Po dokonanej analizie ekonomiczno – finansowej Sekcja Monitoringu i Ewaluacji przekazuje wniosek wraz z załącznikami do Biura Grantów i Funduszy Europejskich.

Po zawarciu umowy o dofinansowanie projektu Biuro Grantów i Funduszy Europejskich przekazuje do Działu Monitoringu i Zarządzania Projektami kopie następujących dokumentów:

Umowy o dofinansowanie projektu,

Umowy wspólnego przedsięwzięcia (umowy konsorcjum, umowy partnerstwa), jeżeli projekt jest realizowany wspólnie przez kilka podmiotów,

Wniosku o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami.

Zaakceptowany projekt podlega ewidencji w bazie projektów Sekcji Monitoringu i Ewaluacji.

§3

Monitoring realizacji i trwałości projektów

Kierownik / Koordynator projektu w okresach wynikających z umowy o dofinansowanie/konsorcjum/wykonawstwa (przed przekazaniem do odpowiednich instytucji), przedstawia do weryfikacji przez jednostki organizacyjne Uczelni wnioski o płatność oraz sprawozdania za pośrednictwem Sekcji Monitoringu i Ewaluacji, najpóźniej na 7 dni roboczych przed wysłaniem ich do właściwej instytucji. Przebieg procedury weryfikacji wniosku o płatność oraz sprawozdania dostępny jest na stronie internetowej Politechniki Wrocławskiej.

Właściwe jednostki administracji Uczelni potwierdzają zgodność wykazanych we wniosku o płatność i sprawozdaniu wydatków z dokumentacją źródłową i zapisami w księgach rachunkowych.

Po weryfikacji finansowej przez właściwe jednostki Uczelni, Sekcja Monitoringu i Ewaluacji sprawdza wniosek o płatność i sprawozdanie od strony formalno – rzeczowej i przekazuje do zatwierdzenia Rektorowi lub właściwemu Prorektorowi.

Po akceptacji przez Rektora wniosek o płatność i sprawozdanie przekazywany jest do Kwestury.

Propozycje zmian w niżej wymienionych dokumentach należy składać w Dziale Monitoringu i Zarządzania Projektami w celu przedłożenia do zatwierdzenia przez Rektora:

Umowa o dofinansowanie projektu,

Umowa wspólnego przedsięwzięcia (umowy konsorcjum, umowy partnerstwa), jeżeli projekt jest realizowany wspólnie przez kilka podmiotów,

Wniosek o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami.

W przypadku dokonania innych zmian niewymagających akceptacji Rektora należy niezwłocznie przekazać kopię dokumentów do Działu Monitoringu i Zarządzania Projektami.

Po otrzymaniu informacji o planowanej kontroli zewnętrznej projektu, należy poinformować Dział Monitoringu i Zarządzania Projektami.

Protokoły pokontrolne oraz zalecenia pokontrolne przed zatwierdzeniem przez Rektora należy składać w celu weryfikacji w Dziale Monitoringu i Zarządzania Projektami.

Kierownik / Koordynator projektu przekazuje przed wysłaniem do Instytucji Wdrażającej informacje związane z trwałością projektu (tj. osiągnięcie ustalonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników projektu, ankiet, itp.) do Sekcji Monitoringu i Ewaluacji.

W przypadku zagrożenia realizacji projektu Kierownik Działu Monitoringu i Zarządzania Projektami wnioskuje do Rektora o wszczęcie postępowania sprawdzającego.

Jeżeli w trakcie postępowania sprawdzającego zachodzi konieczność zapoznania się z informacjami niejawnymi, osoba wchodząca w skład zespołu sprawdzającego musi posiadać poświadczenie upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, uzyskane na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. 
o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.).

Kierownik Działu Monitoringu i Zarządzania Projektami przedstawia Rektorowi informację z przebiegu postępowania sprawdzającego.