KANCLERZ

PISMO OKÓLNE 15/2010

z dnia 9 kwietnia 2010 r.

w sprawie procedur zakupu i eksploatacji służbowych telefonów i modemów komórkowych przez jednostki i komórki organizacyjne Politechniki Wrocławskiej

Racjonalizując koszty usług sieci telefonii komórkowej, ujednolica się i wprowadza poniższe zasady zakupu, ewidencji, użytkowania, rozliczania kosztów eksploatacji oraz zwrotu służbowych telefonów i modemów komórkowych, użytkowanych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Uczelni.

Każdorazowy zakup telefonu komórkowego/modemu powinien być uzasadniony potrzebami i względami ekonomicznymi jednostki/komórki organizacyjnej, szczególnie jeśli nie mogą być one spełnione przez ogólnodostępną sieć telefonów stacjonarnych.

Wniosek o zakup telefonu komórkowego/modemu i wyposażenia dodatkowego powinien być podpisany przez kierownika jednostki organizacyjnej, a w przypadku komórek Administracji Centralnej Uczelni – w zależności od podległości służbowej danej komórki organizacyjnej – przez Rektora, Prorektora, Kanclerza.

Zakup aparatu komórkowego/modemu, po zaopiniowaniu przez Specjalistę ds. Telekomunikacji Działu Informatyzacji, realizuje Sekcja Zaopatrzenia Działu Zaopatrzenia i Transportu na wniosek danej jednostki/komórki organizacyjnej.

Zakup i aktywację karty SIM z przyznanym numerem stacji telefonicznej realizuje Specjalista ds. Telekomunikacji Działu Informatyzacji na podstawie wniosku.

Specjalista ds. Telekomunikacji Działu Informatyzacji prowadzi „Ewidencję Telefonów Komórkowych” (ETK), zakupionych i wymienianych dla całej Uczelni. Wpis do ewidencji dokonywany jest na podstawie wniosku i oryginału faktury 
i obejmuje następujące dane:

5.1. Dane dotyczące użytkownika i parametrów technicznych:

imię i nazwisko Użytkownika, nazwę jednostki/komórki organizacyjnej eksploatującej telefon;

datę zakupu, nazwę, typ aparatu i jego wartość;

numer telefonu komórkowego wraz z kartą SIM, nazwę operatora sieci oraz taryfę, według której rozliczana jest eksploatacja telefonu.

5.2. Dane dotyczące środków finansowania: 

a) źródło finansowania zakupu aparatu telefonicznego/modemu;

b) źródło finansowania kosztów eksploatacyjnych.

Na oryginale faktury za zakup aparatu Specjalista ds. Telekomunikacji Działu Informatyzacji potwierdza wpis do ETK i księgi inwentarzowej, wskazuje koszty finansowania zakupu i zwraca ją do Działu Zaopatrzenia i Transportu, który przekazuje fakturę do Kwestury, celem dokonania zapłaty.

Dział Administracyjno – Gospodarczy na podstawie faktury zbiorczej za usługi telekomunikacyjne operatora telefonii komórkowej, obciąża co miesiąc kosztami wszystkie komórki i jednostki organizacyjne Uczelni.

Faktury za zakup oraz użytkowanie telefonów komórkowych dokonany poza ww. procedurą nie będą rozliczane.

Uzgodnienia szczegółowe z operatorem sieci w ramach obowiązujących umów prowadzi wyłącznie osoba upoważniona przez Dyrektora Działu Informatyzacji.

Zasady użytkowania służbowych telefonów/modemów komórkowych zawiera załącznik nr 1 do niniejszego Pisma Okólnego.

Wzór wniosku o zakup telefonu/modemu komórkowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Pisma Okólnego.

Tabela limitów kwotowych dla grup użytkowników służbowych telefonów komórkowych w Uczelni stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Pisma Okólnego.

Wzór rewersu na pobranie telefonu/modemu komórkowego zawiera załącznik nr 4 do niniejszego do Pisma Okólnego.

Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych odpowiedzialni są za nadzór nad przestrzeganiem zasad ustalonych w niniejszym Piśmie Okólnym.

Traci moc Pismo Okólne 25/2006 z dnia 14 listopada 2006 r. w sprawie trybu zakupu i rozliczania kosztów eksploatacji telefonów komórkowych przez komórki oraz jednostki organizacyjne Politechniki Wrocławskiej.

Pismo wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

 Dr inż. Jarosław Janiszewski