Kierownikiem projektu może zostać wyłącznie osoba zatrudniona na Politechnice Wrocławskiej na podstawie stosunku pracy.

W terminie wskazanym przez instytucję finansującą, kierownik projektu, przy wsparciu Działu Projektów oraz asystenta/ów projektowego/ych w jednostce realizującej projekt, przygotowuje dokumenty niezbędne do podpisania umowy o finansowanie projektu.



Za obieg umowy w systemie elektronicznym odpowiedzialna jest jednostka organizacyjna realizująca projekt.

Podstawą otwarcia projektu jest dwustronnie podpisana umowa o finansowanie (realizację projektu). W oparciu o dokumentację projektową jednostka organizacyjna realizująca sporządza wniosek o otwarcie projektu na druku stanowiącym zał. nr 4 do Zasad „Wniosek o otwarcie /przekwalifikowanie projektu”, a następnie składa go do Działu Projektów.

Rektor może podjąć decyzję o uruchomieniu projektu przed podpisaniem umowy na realizację projektu lub o przekwalifikowaniu projektu przed podpisaniem aneksu jedynie w uzasadnionych przypadkach. Kierownik projektu, przy wsparciu asystenta projektowego składa w tym celu wniosek za pośrednictwem Działu Projektów na druku, którego wzór stanowi zał. nr 5 do Zasad „Wniosek o warunkowe otwarcie/przekwalifikowanie projektu”.

Wszelkie zmiany dotyczące danych projektu powinny być zgodne z dokumentacją projektową i wymagają sporządzenia wniosku o przekwalifikowanie projektu na druku stanowiącym zał. nr 4 do Zasad „Wniosek o otwarcie/przekwalifikowanie projektu”.

W przypadku realizacji projektu przez więcej niż jedną jednostkę organizacyjną Uczelni, jednostka wiodąca (koordynująca) projekt sporządza i składa do Działu Projektów wniosek o otwarcie projektu na druku stanowiącym zał. nr 6 do Zasad „Wniosek o otwarcie projektu z jednostką współrealizującą”.

Jednostka wiodąca (koordynująca) projekt realizowany wspólnie przez wiele jednostek organizacyjnych, powinna posiadać opracowaną strukturę zarządzania projektem wraz z przypisaniem zadań i budżetu dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.

W przypadku braku wpływu środków na finansowanie działań w projekcie, kierownik projektu może złożyć „Wniosek o kredyt wewnętrzny” do właściwego Prorektora za pośrednictwem Działu Projektów na druku, stanowiącym zał. nr 7 do Zasad.

W przypadku konieczności otwarcia wydzielonego rachunku bankowego (zgodnie z wymogami programu lub konkursu), kierownik projektu, po uzyskaniu pozytywnej informacji o finansowaniu projektu, przedkłada w Kwesturze „Wniosek o otwarcie rachunku bankowego” na druku stanowiącym zał. nr 8 do Zasad.

W przypadku wpływu środków na rachunek bankowy w walucie obcej, otrzymane dotacje będą wyceniane wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień uznania rachunku, a kwota wycenionej w ten sposób dotacji będzie stanowić ostateczną jej wartość.

Różnice kursowe od przewalutowań dotacji będą rozliczane na poziomie budżetu centralnego uczelni.

Budżety projektów, których wartości w umowie wyrażone są w walutach obcych, będą wprowadzane do systemu TETA.EDU w walucie PLN, wg kursu średniego NBP z dnia sporządzenia kalkulacji. Wartość planu projektu w PLN może odbiegać od wartości dotacji wycenionej w PLN (ust. 11). Aktualizacja kursu przyjętego do przeliczenia wartości budżetu projektu na walutę PLN będzie mogła nastąpić na umotywowany wniosek kierownika projektu, w celu pełnego wykorzystania środków w walucie projektu (walucie obcej) w końcowej fazie jego realizacji.

Kierownik projektu, przy wsparciu asystenta/ów projektowego/ych i asystenta/ów kadrowego/ych w jednostce realizującej projekt oraz Działu Spraw Osobowych i Działu Projektów, ustala formy zatrudnienia i stawki wynagrodzeń, zgodne z założeniami konkursu, obejmujące cały okres trwania projektu oraz przygotowuje zakresy obowiązków dla wszystkich pracowników realizujących projekt.

Kierownik projektu przy wsparciu asystenta/ów projektowego/ych i asystenta/ów kadrowego/ych w jednostce realizującej projekt, przy ustalaniu form zatrudnienia poszczególnych pracowników powinien dokonać analizy całkowitego zaangażowania



pracownika w działania projektowe w Uczelni w zakresie wyeliminowania ryzyka ich wzajemnego krzyżowania.

Kierownik projektu przygotowuje zakresy obowiązków dla wszystkich pracowników realizujących projekt na kartach stanowisk pracy (przykładowy wzór zał. nr 9), które podpisane przekazuje do akceptacji kierownikowi jednostki organizacyjnej realizującej projekt. Podpisane karty stanowisk pracy należy przekazać do Działu Spraw Osobowych wraz z dokumentacją dotyczącą zatrudnienia pracownika w projekcie.

W projektach, w których pracownicy zatrudnieni do realizacji projektu są zobowiązani do prowadzenia kart czasu pracy, obowiązującym jest wzór wskazany przez instytucję finansującą dany projekt lub zawarcie w karcie czasu pracy wszystkich informacji wskazanych przez instytucję finansującą, a w przypadku braku takiego wzoru lub wytycznych w tym zakresie, na druku, którego wzór stanowi zał. nr 10 do Zasad.

Łączne zaangażowanie zawodowe osoby wykonującej zadania w realizację wszystkich projektów na Politechnice Wrocławskiej oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Uczelni, nie może przekroczyć wymiaru jednego etatu w ramach podstawowej umowy o pracę. W przypadku zawarcia dodatkowej umowy o pracę z Politechniką Wrocławską obowiązują limity wynikające z zasad finansowania w danym programie oraz obowiązujące normy czasu pracy.

Osoba wykonująca zdania w projekcie/ projektach, w których istniej limit godzinowy łącznego zaangażowania zawodowego w ramach stosunku pracy u Beneficjenta oraz poza stosunkiem pracy w realizację wszystkich projektów oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta i innych podmiotów, składa asystentowi projektowemu w jednostce/jednostkach, w której/w których pracownik jest zatrudniony oświadczenie o łącznym zaangażowaniu zawodowym o treści zgodnej z wymaganiami instytucji finansującej a w przypadku braku wytycznych w tym zakresie na druku, którego wzór stanowi zał. nr 10a, w terminie 10 dni kalendarzowych po zakończeniu miesiąca, którego to oświadczenie dotyczy.

W przypadku dodatków projektowych określonych stawką godzinową, kopie kart czasu pracy po zatwierdzeniu przez kierownika projektu należy przekazać do Sekcji Płac w Dziale Spraw Osobowych w terminie do 3-go dnia następnego miesiąca, po miesiącu przepracowanym. Oryginały kart czasu pracy należy przechowywać w jednostce organizacyjnej z pozostałą dokumentacją projektową. W projektach, w których w wytycznych programowych zawarto wymóg dokonywania dodatkowych szczegółowych opisów dokumentacji finansowej, wprowadza się obowiązek dołączania do list płac dotyczących wynagrodzeń wypłacanych ze środków projektu dokumentu „Dodatkowy opis listy płac”, którego wzór stanowi zał. nr 10b.W indywidualnych przypadkach wynikających z zasad realizacji projektów po uzgodnieniu z Działem Projektów można zastosować inny sposób opisu listy.

Osoby wykonujące zadania w kilku projektach są dodatkowo zobowiązane do dokumentowania łącznego czasu pracy we wszystkich projektach, na jednej „Zbiorczej karcie czasu pracy”. Obowiązek ewidencjonowania i weryfikacji w zakresie wyeliminowania ryzyka wzajemnego krzyżowania projektów oraz nie przekraczania przez pracownika obowiązujących norm czasu pracy leży po stronie kierownika projektu, przy wsparciu asystenta/ów projektowego/ych i asystenta/ów kadrowego/ych. Złożenie przez pracownika Zbiorczej karty czasu pracy do kierownika projektu lub asystenta projektowego powinno nastąpić w terminie do 7 dni kalendarzowych po zakończeniu miesiąca, którego karta dotyczy. Przykładowy wzór zbiorczej karty czasu pracy stanowi zał. nr 11 do Zasad.

Dla projektów realizowanych w ramach programu Horyzont 2020 została przyjęta stała liczba godzin produktywnych w roku wynosząca 1 720, stanowiąca dla projektów



rozliczanych stawką dzienną w ramach programu Horyzont Europa odpowiednio 215 dni, będąca podstawą wyliczenia stawki wynagrodzeń w projekcie. „Lista podstawowych składników wynagrodzeń kwalifikowalnych w ramach kosztów wynagrodzeń w projekcie w ramach Programu Horyzont 2020” stanowi zał. nr 12 do Zasad oraz zał. nr 12a „Lista podstawowych składników wynagrodzeń kwalifikowalnych w ramach kosztów wynagrodzeń w projekcie w ramach Programu Horyzont Europa”.

W celu realizacji zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, kierownik projektu przy wsparciu asystenta projektowego, w oparciu o zatwierdzoną dokumentację projektową, tworzy zestawienie zamówień planowanych do udzielenia w ramach projektu na cały okres jego realizacji.

Kierownik projektu w celu przyporządkowania danego przedmiotu zamówienia do właściwej kategorii zamówień, jak i utworzenia nowej kategorii korzysta ze wsparcia koordynatora ds. zamówień publicznych w jednostce organizacyjnej realizującej projekt, a w przypadku projektów realizowanych centralnie, w Sekcji Zamówień Publicznych u koordynatorów ds. centralnego planu zamówień.

Procedura realizacji zamówienia publicznego określana jest na etapie tworzenia wniosku zakupowego. Kierownik projektu ma obowiązek zatwierdzenia i załączenia każdorazowo do wniosku zakupowego pisma określającego „całkowitą wartość zamówień tożsamych przedmiotowo i podmiotowo w całym okresie trwania projektu” dla konkretnej kategorii zakupowej Centralnego Planu Zamówień.

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za zgodną z harmonogramem oraz budżetem realizację projektu, a w przypadku koniecznych zmian, za ich wcześniejsze uzgadnianie z instytucją finansującą. Ponadto odpowiada za właściwe, zgodne z umową i obowiązującymi przepisami wykorzystywanie przyznanych środków oraz za prawidłowe i terminowe rozliczanie projektu.

Kierownik projektu jest zobowiązany przekazywać niezwłocznie do Działu Projektów:

informacje o aneksach do umów i wszelkich zmianach w projektach zgłaszanych do Instytucji Finansujących,

harmonogramy, sprawozdania, raporty oraz wnioski o płatność,

informacje o ewentualnych zagrożeniach realizacji projektu wraz z wyjaśnieniami,

inne informacje mające wpływ na prawidłową realizację projektu.

Dokumenty, o których mowa w ust. 26, kierownik projektu przed przekazaniem do instytucji finansującej przedkłada do weryfikacji do Działu Projektów na co najmniej 5 dni roboczych przed terminem złożenia ich do danej instytucji.

Raporty składane do instytucji finansującej, zawierające zapisy o wykorzystaniu wyników projektu przez podmioty zewnętrzne, podlegają weryfikacji przez Centrum Innowacji i Biznesu (CIB), bądź inną jednostkę/komórkę organizacyjną Uczelni prowadzącą w tym zakresie działalność, która stanowi jednocześnie wsparcie w zakresie realizacji wskaźników i zadań dotyczących komercjalizacji oraz wdrożenia wyników badań.

W terminie miesiąca od daty ostatecznego rozliczenia projektu (złożenia końcowego raportu), kierownik projektu lub kierownik jednostki organizacyjnej przy wsparciu asystenta projektowego składa „Wniosek o zamknięcie projektu”, zgodnie z drukiem, którego wzór stanowi zał. nr 13 do Zasad.



§ 4

KONTROLA ZEWNĘTRZNA I AUDYT PROJEKTÓW

Kierownik projektu zapewnia obsługę zespołów kontrolnych i audytowych w całym okresie realizacji projektu i jego trwałości. Obowiązkowe audyty zewnętrzne odbywają się we współpracy z komórką audytu wewnętrznego Uczelni.

Kierownik projektu ma obowiązek powiadomić (niezwłocznie po uzyskaniu informacji o planowanej kontroli) Sekcję Wsparcia Organizacyjnego podległą Dyrektorowi Administracyjnemu (na dedykowaną skrzynkę funkcyjną kontrole@pwr.edu.pl), komórkę audytu wewnętrznego oraz Dział Projektów o terminie i zakresie kontroli, przekazując w tym celu kopię korespondencji otrzymanej od uprawnionej do kontroli instytucji.

Za przedstawienie oryginałów dokumentów podmiotom kontrolującym odpowiadają właściwe jednostki organizacyjne i komórki organizacyjne administracji centralnej Uczelni.

Kopie informacji pokontrolnych powinny być niezwłocznie przekazywane przez kierownika projektu do Sekcji Wsparcia Organizacyjnego, komórki audytu wewnętrznego oraz Działu Projektów.

Kierownik projektu odpowiada za przesłanie informacji pokontrolnej, będącej stanowiskiem Uczelni, do instytucji kontrolującej, po uprzednim zaopiniowaniu przygotowanej odpowiedzi przez audytora wewnętrznego i Dział Projektów.

§ 5

TRWAŁOŚĆ I EWALUACJA PROJEKTÓW