Zał. do ZW 42/2016

Regulamin poczty elektronicznej dla pracowników 
i doktorantów w Politechnice Wrocławskiej

Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące określenia:

system JSPE - Jednolity System Poczty Elektronicznej Politechniki Wrocławskiej;

konto pocztowe (nazwane dalej konto) - wyodrębniona przestrzeń serwera pocztowego przeznaczona do przyjmowania i przechowywania otrzymanych przesyłek poczty elektronicznej wraz z towarzyszącymi jej załącznikami,

adres pocztowy (adres) - symboliczny opis konta pocztowego, wykorzystywany do wskazywania odbiorcy (adresata) przesyłki poczty elektronicznej. Bezpośrednio po utworzeniu, konto pocztowe posiada dokładnie jeden adres, nazywany podstawowym,

adres aliasowy - każdy dodatkowy (opcjonalny) adres wskazujący na dane konto,

ASI – osoba pełniąca funkcję Administratora Systemu Informatycznego w jednostce Politechniki Wrocławskiej,

użytkownik systemu JSPE - osoba uprawniona do korzystania z konta w systemie JSPE 
w rozumieniu niniejszego Regulaminu w szczególności na podstawie uzyskanego statusu pracownika lub doktoranta Politechniki Wrocławskiej.

Postanowienia ogólne

Usługi pocztowe systemu JSPE na rzecz uprawnionych przez Uczelnię użytkowników świadczy, nieodpłatnie, wyłącznie na podstawie porozumień wewnętrznych Politechniki Wrocławskiej - Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe Politechniki Wrocławskiej - zwane dalej Operatorem.

Do dostępu do konta pocztowego w ramach JSPE uprawnione są osoby, które spełniają kryteria określone przez Uczelnię i przestrzegają zasad określonych przez Uczelnię (w szczególności 
w niniejszym Regulaminie). Udostępnianie uprawnionym użytkownikom konta w JSPE nie stanowi świadczenia usług telekomunikacyjnych w rozumieniu przepisów, które dotyczą usług telekomunikacyjnych i transmisji danych - w tym w szczególności przepisów ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 243 z późn. zm.) i ustawy z dnia z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 1422 z późn. zm.).

Wykorzystywanie konta JSPE - odpowiednio do indywidualnych zakresów obowiązków 
i stosownie do charakteru wykonywanych zadań - jest prawem i obowiązkiem pracowników 
i doktorantów Politechniki Wrocławskiej.

Pracownicy i doktoranci Politechniki Wrocławskiej zwani są w dalszej części Regulaminu użytkownikami systemu JSPE.

Podstawowym celem zastosowania poczty elektronicznej i kont systemu JSPE jest zwiększenie skuteczności realizacji zadań służbowych poprzez ułatwienie przekazywania korespondencji 
i towarzyszących jej dokumentów, a także uproszczenie kontaktów osób z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w sprawach dotyczących spraw pracowników i doktorantów Politechniki Wrocławskiej.

Użytkownicy systemu JSPE, otrzymują dokładnie jedno imienne, jednoznacznie identyfikujące jego użytkownika, konto pocztowe. Przeznaczone jest ono do prowadzenia korespondencji



elektronicznej we wszelkich sprawach służbowych związanych z Uczelnią, pełnionymi obowiązkami i/lub zajmowanym stanowiskiem.

Przy pierwszym zalogowaniu do konta JSPE użytkownik musi zmienić swoje hasło.

Przyjmuje się, że zakres i zasięg wykorzystania systemu JSPE w korespondencji z Uczelnią, może być traktowany analogiczne do zakresu i zasięgu przyjętego dla korespondencji tradycyjnej. Korespondencja wymieniana wewnątrz Uczelni przy pomocy konta w JSPE może zostać uznana za równoważną (z formalnego punktu widzenia) do korespondencji tradycyjnej (w formie papierowej).

Prawa i obowiązki użytkownika systemu JSPE

Adres pocztowy zawierający nazwę domeny Politechniki Wrocławskiej pwr.edu.pl (wraz z innymi zaakceptowanymi domenami pocztowymi) służy do przekazywania informacji ściśle związanych z obowiązkami danego użytkownika JSPE (tj. z zakresem zadań służbowych pracownika Politechniki Wrocławskiej lub z procesem kształcenia na studiach doktoranckich).

Przyjmuje się, że autorem treści przekazywanych przy użyciu konta w JSPE jest jego uprawniony użytkownik, któremu operator konto udostępnił i który odpowiada za:

treści i zawartość listów przesyłanych za pośrednictwem udostępnionego mu konta JSPE,

zastosowanie w urządzeniach, których używa do obsługi konta niezbędnych zabezpieczeń przed wykorzystaniem lub przejęciem konta przez osoby nieuprawnione,

sposób wykorzystania narzędzi służących do weryfikacji jego tożsamości przy uzyskiwaniu dostępu do konta systemu JSPE.

Uprawnionym odbiorcą treści przekazanych za pomocą konta w JSPE jest wyłącznie ten użytkownik, któremu operator konto udostępnił.

Użytkownik konta w JSPE zobowiązuje się, że:

nie będzie go używał z naruszeniem prawa, ani w celu naruszenia norm społecznych 
i obyczajowych,

nie będzie wykorzystywał konta w sposób mogący naruszać prawa osób trzecich, ani 
w sposób godzący w interesy Politechniki Wrocławskiej,

nie będzie przenosił prawa do korzystania ze swojego konta JSPE na inne osoby,

nie będzie wykorzystywał adresu służbowego do wysyłania informacji nie mających związku z zadaniami służbowymi powierzonymi pracownikowi przez przełożonych albo nie związanych z procesem kształcenia.

Użytkownikowi systemu JSPE zabrania się:

udostępniania hasła do konta pocztowego w systemie JSPE osobom trzecim oraz umożliwiania takim osobom dostępu do konta użytkownika systemu JSPE,

wykorzystywanie konta JSPE dla prywatnej działalności ( w szczególności komercyjnej),

używanie konta JSPE w sposób mogący naruszać przepisy powszechne, regulacje wewnętrzne jak również szeroko rozumiany interes Uczelni,

automatycznego przekierowywania poczty na serwery zewnętrzne.

Uczelnia zastrzega sobie prawo monitorowania - w granicach dozwolonych prawem - sposobu wykorzystania kont JSPE przez jego użytkowników.

Naruszenie zasad opisanych w powyższych punktach stanowi naruszenie Regulaminu.

Każdy z uprawnionych użytkowników systemu JSPE zobowiązany jest do zapoznania się 
i przestrzegania powszechnie uznawanych norm dotyczących poprawnego, właściwego 
i przyzwoitego zachowania w Internecie (w tym szczególnie udostępnianych pod adresem http://www.wcss.pl/netykieta) oraz do ich poszanowania przy używaniu konta w systemie JSPE.



Zasady zarządzania kontem systemu JSPE

Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe Politechniki Wrocławskiej (Operator) chroni integralność kont JSPE i nie ingeruje w ich zawartość (w szczególności nie kasuje pojedynczych wiadomości, w tym nawet na życzenie użytkownika). Operator zastrzega sobie prawo usunięcia całego konta w systemie JSPE (wraz z jego zawartością) zgodnie z załącznikiem 1.

Operator zobowiązany jest do zachowania tajemnicy korespondencji (w tym także w zakresie tzw. logów systemowych).

Operator dba o ciągłość usługi i bezpieczeństwo systemu JSPE oraz zbioru adresów elektronicznych użytkowników systemu JSPE.

Jednolity system poczty elektronicznej (JSPE) charakteryzuje się:

jednolitym, czytelnym i spójnym systemem adresowania;

możliwością tworzenia kont tymczasowych (funkcyjnych i okazjonalnych) i adresów poczty elektronicznej na potrzeby imprez naukowych (np. konferencji, wystaw, targów, itp.) organizowanych przez jednostki Uczelni;

ustalonymi procedurami tworzenia i likwidowania adresów i związanych z nimi kont poczty elektronicznej;

możliwością dostępu do własnego konta pocztowego z różnych lokalizacji;

możliwością dostępu do własnego konta pocztowego za pomocą programów pocztowych oraz przeglądarki WWW;

mechanizmami gwarantującymi wysoki poziom zabezpieczeń przekazywanej korespondencji przed naruszeniem prywatności i integralności;

mechanizmami eliminującymi przesyłki niechciane (tzw. spam) oraz przesyłki zawierające złośliwą zawartość (np. wirusy);

jednolitą platformą programową i sprzętową.

Sposób ustalenia formatów adresów w systemie JSPE zawiera załącznik nr 2.

W celu zapewnienia efektywnej współpracy z Operatorem, kierownik jednostki uczelni wyznacza osobę pełniącą funkcję (zgodnie z załącznikiem 1) Administratora Systemu Informatycznego (ASI).

Zadaniem ASI jest m.in. kontaktowanie się z operatorem w sprawach weryfikacji kont JSPE, zmiany danych osobowych opisujących konta, odzyskiwania wiadomości i innych sprawach związanych z obsługą konta. W związku z powyższym ASI posiada uprawnienia niezbędne do zmiany hasła a także powinien posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 
o zakresie odpowiednim do zakresu jego zadań i do właściwej jednostki.

Operator nie jest uprawniony do samodzielnego udostępniania informacji o użytkownikach systemu JSPE. Zewnętrzne podmioty, legitymowane na podstawie odrębnych przepisów (a szczególnie organy państwowe i ich jednostki) o udostępnienie informacji o użytkownikach systemu JSPE mogą zwracać się do Politechniki Wrocławskiej.

Operator zarządza zbiorem danych o użytkownikach systemu JSPE obejmującym dane 
o przypisanych użytkownikom loginach oraz o aliasach ustanowionych dla tych kont. Operator zapewnia utrwalenie informacji o odbiorcach (w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy o ochronie danych osobowych), którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia.

Adres pocztowy ustala Operator, na podstawie propozycji ASI danej jednostki organizacyjnej, stosując zasady i wymagania określone w niniejszym Regulaminie. Zasady zakładania, kasowania, okresu użytkowania kont pocztowych systemu JSPE zawiera załącznik nr 1.

Operator zastrzega sobie możliwość zablokowania konta w momencie stwierdzenia naruszenia niniejszego Regulaminu, nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa i w przypadku zaburzeń stabilności systemu (w tym także w razie stwierdzenia wykorzystania konta do wysłania spamu).



Operator niezwłocznie poinformuje o takich okolicznościach ASI właściwego dla danej jednostki.

Operator archiwizuje zawartości konta w systemie JSPE przy czym archiwizacji tej nie podlegają foldery: Spam, Kosz, Kopie robocze (a także zawarte w nich podfoldery).

Zasady stosowane przy likwidacji konta systemu JSPE

Procedura usuwania konta pracownika/doktoranta rozpoczyna się z chwilą otrzymania przez operatora informacji o braku podstaw do dalszego utrzymywania konta (zgodnie z załącznikiem nr 1) lub po upłynięciu czasu na jaki konto zostało utworzone.

Przed rozpoczęciem procedury usuwania konta, właściwy użytkownik konta w systemie JSPE powiadamiany jest o przewidywanych terminach: zablokowania konta oraz usunięcia konta.

Użytkownik konta w systemie JSPE powinien do czasu zablokowania konta przekazać potrzebne wiadomości osobie, która przejmuje jego obowiązki. Pozostałe, wiadomości, które znajdują się na koncie użytkownika powinien wykasować.

Konto zostanie usunięte po upływie 30 dni od momentu zablokowania.

Operator przedłuża na okres 12 miesięcy ważność konta pracownika, który przechodzi na emeryturę (lub na rentę) na wniosek kierownika tej jednostki, która zatrudniała ostatnio użytkownika konta (o ile wniosek taki został złożony przed usunięciem konta). Przedłużenie ważności konta można ponowić każdorazowo na następne 12 miesięcy - wymaga to jednak złożenia nowego wniosku. W przypadku niezłożenia wniosku o dalsze przedłużenie ważności konta operator stosuje odpowiednio procedurę usuwania konta.

Po usunięciu konta - na podstawie wniosku kierownika tej jednostki, która zatrudniała ostatnio użytkownika konta - adres pocztowy użytkownika konta może zostać zachowany w formie tzw. aliasu systemowego. Poczta elektroniczna kierowana na dotychczasowy adres pracownika konta jeszcze przez 6 miesięcy będzie przesyłana na adres przez niego wskazany. Po upływie tego okresu przekierowanie poczty zostanie z systemu wycofane.

Operator weryfikuje aktualność kont pracowników i doktorantów na bieżąco - w szczególności 
w oparciu o informacje przesyłane z Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi oraz o dane przekazywane z Działu Nauczania. Weryfikacji takiej podlegają również wszystkie inne konta tymczasowe (szczególnie dotyczy to kont funkcyjnych i okolicznościowych).

Postanowienia końcowe

Operator zapewnia możliwość kontaktu w sprawach dotyczących systemu JSPE pod adresem: poczta@wcss.pl.

Szczegółowe informacje dotyczące systemu JSPE oraz ich obsługi, obejmujące dokumenty pomocy oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania a także lista uprawnionych ASI 
w jednostkach Uczelni znajdują się na stronie internetowej Operatora pod adresem: http://www.wcss.wroc.pl/poczta.

Operator nie ponosi odpowiedzialności za:

skutki wejścia w posiadanie (przez osoby nieuprawnione) hasła umożliwiającego korzystanie z konta użytkownika w systemie JSPE,

sposób wykorzystywania konta w systemie JSPE przez użytkownika i za szkody z tego wykorzystywania wynikające,

szkody jakie użytkownik poniósł na skutek nieprawidłowego zapisu lub nieprawidłowego odczytu wiadomości,



przerwy w funkcjonowaniu systemu JSPE zaistniałe z przyczyn technicznych spowodowanych w szczególności konserwacją lub wymianą sprzętu a także z przyczyn niezależnych od Operatora,

utratę danych spowodowaną awarią sprzętu, systemu oraz okolicznościami niezależnymi od Operatora.