Zał. do ZW 89/2012

 P O L I T Y K A Z A R Z Ą D Z A N I A R Y Z Y K I E M 

P O L I T E C H N I K I W R O C Ł A W S K I E J

Politechnika Wrocławska zobowiązana jest osiągać swoje cele statutowe realizując działania zgodne z prawem i efektywne z punktu widzenia przyjętej strategii. Działania te, podejmowane w warunkach ryzyka, wymagają bieżącego identyfikowania obszarów tego ryzyka, diagnozowania jego źródeł, pomiaru i podejmowania stosownych działań korygujących.

Niniejsza polityka zarządzania ryzykiem:

Przedstawia ogólne zasady zarządzania ryzykiem;

Określa elementy polityki zarządzania ryzykiem, w tym właścicieli ryzyka;

Ustala wybrane rozwiązania stosowane w obszarze zarządzania ryzykiem Uczelni

§ 1 POJĘCIA PODSTAWOWE

 Pojęcia użyte w „Polityce zarządzania ryzykiem” oznaczają:

źródła ryzyka – działania, zaniechania działań oraz zdarzenia wewnętrzne i zewnętrzne sprzyjające wystąpieniu ryzyka;

mapa ryzyka – graficzne odzwierciedlenie poziomu ryzyka;

ryzyko – możliwość zaistnienia zdarzenia, które - jeśli zaistnieje - będzie mieć wpływ na realizację założonych celów lub zadań i wpływ na osiągnięcie rezultatu innego od zamierzonego;

ryzyko akceptowalne – wielkość/poziom ryzyka, jaki Uczelnia akceptuje i toleruje konsekwencje jego materializacji;

właściciel ryzyka – osoba lub osoby odpowiedzialne za ryzyko i sposób zarządzania tym ryzykiem.

zarządzanie ryzykiem – system metod i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do poziomu akceptowalnego lub maksymalizowania szans osiągnięcia sukcesu.

§ 2 DEKLARACJA I CELE POLITYKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Politechnika Wrocławska bazując na art. 68 ust. 2 pkt 7 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz treści Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 - wprowadza do organizacji system i politykę zarządzania ryzykiem w celu:

udoskonalenia procesu zarządzania Uczelnią;

realizacji strategii Uczelni;

budowania ładu organizacyjnego (governance);

poprawy jakości świadczonych usług;

lepszego wykorzystania zasobów;

ochrony majątku, reputacji oraz wartości intelektualnych Uczelni;

usprawnienia procesu planowania i decyzyjności;

zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości realizacji zadań;

dostosowania Uczelni do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych;

uodpornienia Uczelni na negatywne zdarzenia.

§ 3 ZASTOSOWANIE POLITYKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Niniejsze zasady polityki mają zastosowanie do wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni oraz zatrudnionych pracowników. Obszarami działania Politechniki Wrocławskiej objętymi procesem zarządzania ryzykiem są w szczególności:

działalność dydaktyczna;

działalność naukowo-badawcza;

zarządzanie Uczelnią;

zarządzanie finansami oraz ewidencja i sprawozdawczość;

zarządzanie projektami;

zarządzanie zasobami ludzkimi;

zarządzanie majątkiem;

zarządzanie IT;

zarządzanie działalnością marketingową, promocją i współpracą z mediami;

działalność na rzecz studentów.

§ 4 ZASADY POLITYKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Zarządzanie ryzykiem odbywa się na poziomie strategicznym, operacyjnym i projektowym, ponadto w każdym obszarze działania Uczelni wskazuje się tzw. ryzyka kluczowe dla danego obszaru.

Ryzyko na poziomie strategicznym dotyczy zagrożenia, którego materializacja ma wpływ na działalność i rozwój całej Uczelni.

Ryzyko operacyjne jest związane z podejmowaniem decyzji w ramach bieżącej działalności we wszystkich obszarach wymienionych w § 3.

Ryzyko na poziomie projektowym jest ograniczone do czasu inicjowania, realizacji i rozliczenia konkretnego projektu.

Właścicielami ryzyka są właściciele procesów/zarządzający obszarami działalności, jako podejmujący decyzje.

Kierownictwo oraz pracownicy poszczególnych jednostek i komórek powinni zgłaszać potencjalne ryzyko Kierownikowi Działu Zarządzania Ryzykiem, (jako osobie odpowiedzialnej za koordynowanie przebiegu procesu zarządzania ryzykiem) zgodnie z ustaleniami zawartymi w szczegółowych procedurach. Przepływ informacji powinien być dwutorowy – informacja kierowana jest równocześnie do bezpośredniego przełożonego oraz Kierownika Działu Zarządzania Ryzykiem. Obowiązkiem kierownictwa poszczególnych jednostek i komórek, jest monitorowanie poziomu i okresowy przegląd ryzyk.

W okresach zdefiniowanych w szczegółowych procedurach Dyrektor Finansowy przy udziale Kierownika Działu Zarzadzania Ryzykiem przedstawia Kolegium Rektorskiemu sytuację w zakresie oceny ryzyka i podjętych/niezbędnych do podjęcia działań ograniczających ryzyko.

Właściciele ryzyk są odpowiedzialni za:

utrzymywanie ryzyka na poziomie akceptowalnym poprzez wdrażanie decyzji mających na celu obniżenie poziomu ryzyka do poziomu akceptowalnego oraz podejmowanie wyprzedzających działań stanowiących reakcję na potencjalne ryzyko,

zapewnienie zgodności działań z zakresem polityki zarządzania ryzykiem,

bieżący monitoring poziomu ryzyka oraz okresowe przygotowanie i wprowadzanie zweryfikowanych danych dotyczących poziomu ryzyka do aplikacji wspomagającej proces zarządzania ryzykiem,

identyfikację ryzyk,

określanie potrzeb szkoleniowych w przedmiotowym zakresie.

Za realizację polityki zarządzania ryzykiem na poziomie strategicznym odpowiada JM Rektor, który może delegować odpowiedzialność za zarządzanie kluczowym ryzykiem strategicznym właściwemu merytorycznie Prorektorowi, Kanclerzowi, Kwestorowi lub Dyrektorowi Finansowemu Uczelni.

JM Rektor zatwierdza właścicieli poszczególnych zidentyfikowanych ryzyk a w przypadkach wątpliwych wyznacza właściciela ryzyka.

Na poziomie operacyjnym za zarządzanie ryzykiem odpowiadają Dziekani i kierownicy jednostek organizacyjnych. Dziekan wyznacza właścicieli zidentyfikowanych ryzyk na Wydziale. Skutki materializacji ryzyka operacyjnego obciążają daną jednostkę organizacyjną.

W przypadku projektów za zarządzanie ryzykiem odpowiadają osoby wskazane do kierowania projektem (określone w umowie o dofinansowanie lub sprawujące taką funkcję na podstawie decyzji JM Rektora).

Proces zarządzania ryzykiem realizowany jest poprzez skuteczne identyfikowanie ryzyk, ich analizę i ocenę, określanie sposobu postępowania, wdrażanie działań zapobiegawczych lub ograniczających skutki materializacji ryzyka oraz monitorowanie wyników wprowadzonych działań. Jest to cykl powtarzanych okresowo czynności.

Zarządzanie ryzykiem nie jest procesem biurokratycznym, lecz efektywną działalnością mającą za zadanie przeciwdziałać materializacji zagrożeń i utracie szans, które utrudniają realizację celów i zadań Uczelni.

Sukces wdrożenia polityki zarządzania ryzykiem uzależniony jest od przychylnej reakcji pracowników odpowiedzialnych za jej implementację, dlatego bardzo istotnym elementem jest zapewnienie adekwatnej ilości i jakości szkoleń nt zarządzania ryzykiem.

Uczelnia wdraża proces rejestrowania i archiwizacji informacji dotyczącej zarządzania ryzykiem, który podlega okresowo przeglądowi.

§ 5. PRZEBIEG PROCESU ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Zarządzanie ryzykiem stanowi stały, powtarzalny proces mający zapewnić utrzymanie ryzyka przez właściciela ryzyka na poziomie akceptowalnym w sposób, który umożliwi minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans na osiąganie celów.

Proces zarządzania ryzykiem składa się z następujących etapów:

identyfikacji ryzyka;

analizy i oceny ryzyka;

określenia sposobu postępowania;

podjęcia działań zapobiegających lub ograniczających skutki materializacji ryzyka jak również wspierających maksymalizowanie szans;

monitorowania skutków podjętych działań i podjęcia ewentualnych czynności korygujących.

Zakończenie każdego etapu powinno być powiązane z dwukierunkowym przepływem informacji. 

Proces zarządzania ryzykiem jest ściśle powiązany z realizacją planu rozwoju Uczelni, jest jednym z elementów cyklu planowania i podejmowania decyzji.

Została przyjęta jednolita metodologia identyfikacji, analizy, oceny i raportowania ryzyk.

Funkcjonowanie procesu zarządzania ryzykiem w Uczelni będzie oceniane przez ekspertów oraz audyt wewnętrzny.

§ 6 IDENTYFIKACJA RYZYK

Uczelnia przyjęła dwa etapy identyfikacji szans i zagrożeń. Samoocenę, jako proces oddolny, w który zaangażowane jest kierownictwo i pracownicy oraz weryfikację i identyfikację dokonywaną przez Kierownika Działu Zarządzania Ryzykiem.

Identyfikacja ryzyka powinna obejmować ryzyka istniejące oraz potencjalne.

Identyfikacja ryzyk jest procesem ciągłym i powtarzalnym. Każda jednostka organizacyjna dokonuje okresowo przeglądu swoich działań i raportuje o zidentyfikowanych ryzykach oraz propozycjach przeciwdziałania stwierdzonym zagrożeniom. Szczegółowe regulacje odnoszące się do częstotliwości przeglądów uregulowane zostaną w procedurach.

Kierownik Działu Zarządzania Ryzykiem przy współudziale właścicieli ryzyk dokonuje weryfikacji i identyfikacji zagrożeń, bazując m.in. na otrzymywanych rejestrach i raportach, przeprowadzonych analizach oraz informacjach otrzymywanych z Uczelni i otoczenia.

W sytuacji, gdy ze strony właściciela ryzyka występuje brak informacji o poziomie ryzyka lub przekazywane do Kierownika Działu Zarządzania Ryzykiem informacje są sprzeczne, niewiarygodne lub niepokojące, kierownik zobowiązany jest do wiarygodnego ustalenia poziomu danego ryzyka poprzez weryfikację dokumentacji sprawozdawczej i źródłowej informując o zaistniałej sytuacji Dyrektora Finansowego i JM Rektora.

§ 7 ANALIZA RYZYKA I OCENA RYZYKA

Analiza zidentyfikowanych ryzyk dostarcza informacji, jaki jest wpływ tych ryzyk na realizację planu rozwoju Uczelni oraz planów jednostek organizacyjnych. Analizę ryzyka przeprowadza się metodami szczegółowo opisanymi i przedstawionymi w procedurach zarządzania ryzykiem.

Uczelnia identyfikuje pięć poziomów ryzyka:

poziom 1 - minimalne (kolor niebieski) – niewymagające podejmowania działań;

poziom 2 - małe (kolor zielony) – osiągające wartość akceptowalną przy monitorowaniu ryzyka;

poziom 3 - średnie (kolor żółty) – wymagające wdrożenia reakcji na ryzyko i nadzoru nad jej wykonaniem;

poziom 4- duże (kolor pomarańczowy) – dla którego obowiązkowe jest pilne wdrożenie planu awaryjnego;

poziom 5 - katastrofalne (kolor czerwony) – niezbędne jest przekazanie zagadnienia na wyższy poziom decyzyjny.

§ 8 OKREŚLENIE SPOSOBU POSTĘPOWANIA

Poziom ryzyka akceptowalnego zatwierdzany jest przez JM Rektora na podstawie rekomendacji Kolegium Rektorskiego w składzie powiększonym o Kanclerza, Dyrektora Finansowego, Kwestora oraz Audytora Uczelni.

Poziom akceptowalnego ryzyka ustalany jest z uwzględnieniem przepisów prawa, standardów kontroli zarządczej, najlepszych praktyk zarządzania ryzykiem i oczekiwań Senatu.

W stosunku do każdego zidentyfikowanego zagrożenia w sytuacji wystąpienia prawdopodobieństwa przekroczenia akceptowalnego przez Uczelnię poziomu ryzyka powinna być podjęta adekwatna reakcja wyprzedzająca:

akceptowanie ryzyka - oznacza niepodejmowanie żadnych działań w sytuacji, gdy akceptujemy skutki materializacji zagrożenia;

unikanie ryzyka – to rezygnacja z działań narażonych na ryzyko/eliminacja źródła ryzyka;

przesunięcie w czasie – jest równoznaczne z czasowym zaniechaniem podejmowania działań;

transfer ryzyka – czyli przeniesienie skutków materializacji na inny podmiot np. ubezpieczyciela;

rozpraszanie ryzyka – oznacza dzielenie się zagrożeniem z innymi podmiotami (np. w ramach konsorcjum);

kompensacja ryzyka – to zabezpieczenie swojej pozycji, pozycją przeciwną;

przeciwdziałanie – podjęcie działań zapobiegawczych mających na celu obniżenie poziomu ryzyka do wartości akceptowalnych.

W odniesieniu do szans, należy podjąć wszelkie działania eliminujące możliwość zaistnienia sytuacji niepowodzenia przedsięwzięcia.

§ 9 REAKCJA NA RYZYKO

Dyrektor Finansowy przy współudziale Kierownika Działu Zarządzania Ryzykiem proponuje Kolegium Rektorskiemu w powiększonym składzie, określone warianty reagowania na ryzyko i przedstawia je w dokumencie zwanym rejestrem ryzyka, co najmniej raz na kwartał.

Rejestr powinien również zawierać w przypadkach tego wymagających, opracowane przez właściciela ryzyka plany awaryjne. Rejestr ryzyka powinien być na bieżąco aktualizowany, winien obejmować swoim zasięgiem wszystkie obszary działalności poddane zarządzaniu ryzykiem.

Podstawowym celem sporządzenia i aktualizowania rejestru ryzyka jest wypracowanie optymalnych rozwiązań reakcji na ryzyko i ich natychmiastowe wdrożenie w przypadku zaistnienia sytuacji awaryjnej.

§ 10 MONITORING I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Dyrektor Finansowy przy współudziale Kierownika Działu Zarządzania Ryzykiem przedstawia JM Rektorowi do wiadomości Prorektora ds. Organizacji oraz Audytu Wewnętrznego - pisemny raport o stanie zagrożenia i poziomie kształtowania się poszczególnych ryzyk w Uczelni. Częstotliwość raportowania zostanie określona w szczegółowych procedurach.

W raporcie powinny być zawarte informacje, dotyczące podjętych w ostatnim czasie działań ograniczających ryzyko oraz skutkach tych działań. Raport powinien również przekazywać aktualne informacje na temat zidentyfikowanych nowych zagrożeń, oraz w sposób przejrzysty przedstawiać poziom ryzyka w prowadzonych projektach.

6