Załącznik do ZW 21/2022

Zasady gromadzenia, kontroli i selekcji zbiorów bibliotecznych 
w Politechnice Wrocławskiej

§1

Postanowienia ogólne

Zbiory biblioteczne Uczelni w formie drukowanej lub na innych nośnikach fizycznych przechowywane są w Bibliotece Politechniki Wrocławskiej.

Dyrektor Biblioteki [zwany dalej Dyrektorem] zarządza zbiorami oraz dysponuje środkami finansowymi przekazanymi Bibliotece w związku z gromadzeniem zbiorów.

Dyrektor sprawuje nadzór nad polityką gromadzenia oraz opracowaniem, ewidencją, kontrolą i selekcją zbiorów bibliotecznych Uczelni.

W Bibliotece działa stała Komisja powołana przez Dyrektora, której zadaniem jest sprawdzanie poprawności przeprowadzenia skontrum i kasacji księgozbioru oraz opiniowanie przedstawianych protokołów.

§2

Gromadzenie zbiorów

Źródła finansowania zakupu zbiorów:

środki przyznawane Bibliotece:

z budżetu Politechniki Wrocławskiej,

środki pozabudżetowe, np. projekty, granty, o ile stosowne umowy nie wykluczają finansowania lub współfinansowania zakupu zbiorów.

Rodzaje gromadzonych zbiorów:

książki oraz czasopisma krajowe i zagraniczne w formie drukowanej i/lub elektronicznej,

bazy danych i inne źródła informacji naukowej o dostępie lokalnym lub zdalnym,

inne zbiory specjalne.

Sposób gromadzenia zbiorów:

zakup (w tym prenumerata),

dary.

Zasady gromadzenia zbiorów:

centralne ze środków przyznanych Bibliotece:

Dyrektor prowadzi politykę gromadzenia zbiorów i akceptuje zamówienia,



zamówienia poddawane są analizie , a następnie zatwierdzane przez Dyrektora i kierowane do realizacji,

analizy zamówień dokonuje się pod kątem:

zapotrzebowania na literaturę naukową,

możliwości finansowych,

dublowania zbiorów,

dostępności wersji elektronicznej,

możliwości technicznych i prawnych związanych z archiwizacją;

zdecentralizowane:

zakupy zbiorów bibliotecznych mogą być również realizowane przez jednostki organizacyjne Uczelni. Obowiązują przy tym następujące procedury:

proponowane materiały biblioteczne wraz z fakturą wprowadzoną do ZSI na Politechnice Wrocławskiej należy przekazać do wglądu Biblioteki. Faktura zostanie opatrzona właściwym opisem ewidencji Biblioteki:

akcesja darowa – w przypadku przyjęcia na ewidencję Biblioteki (wprowadzenia na sygnaturę do katalogu centralnego) książek w formie drukowanej zakupionych jako środek trwały,

*nie podlega ewidencji Biblioteki – w przypadkach, gdy materiały biblioteczne zostały zakupione w ramach projektów realizowanych przez pracowników uczelni, a które ze względów formalnych (wykluczające zapisy w umowie projektu) nie mogą zostać przekazane na ewidencję Biblioteki;

materiały biblioteczne opracowane centralnie pozostają w Bibliotece. Informacja o zbiorach bibliotek Uczelni rejestrowana jest w zintegrowanym systemie bibliotecznym;

Sekcja Ewidencji Majątku przyjmuje faktury i rachunki związane z zakupem literatury zagranicznej wyłącznie po uzyskaniu na nich właściwego opisu dotyczącego ewidencji Biblioteki;

Dyrektor ma prawo odmówić przyjęcia darów nieuzgodnionych.

Ewidencja zbiorów:

ewidencja materiałów bibliotecznych obejmuje wpływy i ubytki w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych materiałów oraz zachodzące w nich zmiany ilościowe i wartościowe, ze względu na ich wartość. Część zbiorów wprowadzana jest na ewidencję szczegółową a część podlega ewidencji uproszczonej:

książki gromadzone centralnie po opatrzeniu sygnaturą są wprowadzane 
do ewidencji szczegółowej Biblioteki,



czasopisma i bazy danych na nośnikach fizycznych gromadzone centralnie, opatrzone sygnaturą, są włączone do zbiorów, lecz nie są wprowadzane 
do ewidencji szczegółowej Biblioteki (ewidencja uproszczona),

zbiory biblioteczne o krótkim okresie użytkowania, nie podlegają centralnemu opracowaniu, ewidencjonowane są w sposób uproszczony i nie są wprowadzane do ewidencji majątkowej;

Otrzymane materiały biblioteczne ewidencjonuje się po sprawdzeniu ich zgodności z dowodami wpływu, którymi są:

rachunki i faktury za materiały zakupione,

specyfikacje dołączone do czasopism,

wykazy wydawnictw otrzymywanych drogą darów sporządzone przez Bibliotekę.

Wykazywanie zasobów:

przynajmniej raz w roku Biblioteka dokonuje uzgodnień wartości księgozbioru,

podstawę do uzgodnień stanowi inwentarz elektroniczny.

Księgozbiory zalicza się do środków trwałych.

Ewidencja finansowo-księgowa wpływów i ubytków:

w ewidencji finansowo-księgowej wpływy i ubytki wchodzące w skład zbiorów bibliotecznych ujmowane są według ich wartości początkowej ustalonej według rzeczywistych wartości ich nabycia zgodnie z obowiązującymi zasadami ustalania wartości początkowej środków trwałych;

w przypadku księgozbiorów otrzymanych bezpłatnie wartość ustalona jest według bieżącej szacunkowej wartości ich nabycia.

§3

Komisja ds. selekcji i kasacji zbiorów

W Bibliotece funkcjonuje stała Komisja ds. selekcji i kasacji zbiorów powołana przez Dyrektora, zwana Komisją.

W skład Komisji wchodzą:

przewodniczący komisji;

3 członków komisji.

Zadaniem Komisji jest opiniowanie protokołów przeprowadzonych skontrów, selekcji i kasacji zbiorów w Bibliotece Politechniki Wrocławskiej oraz współpraca w tym zakresie z komisjami: skontrowymi, selekcyjnymi oraz kasacyjnymi, powoływanymi doraźnie do realizacji bieżących zadań.



§4

Skontrum zbiorów bibliotecznych

Powołanie i skład komisji skontrowej:

komisję skontrową powołuje Dyrektor;

w skład komisji skontrowej wchodzą:

przewodniczący komisji,

2 członków komisji;

Przebieg skontrum:

skontrum w Bibliotece Politechniki Wrocławskiej przeprowadza się na podstawie:

a) elektronicznego i tradycyjnego inwentarza książek i czasopism,

wypożyczeń zarejestrowanych w zintegrowanym systemie bibliotecznym,

dokumentacji dotyczącej wypożyczeń międzybibliotecznych, zbiorów przekazanych do oprawy,

protokołów ubytków będących w toku realizacji,

protokołu z poprzedniego skontrum;

przedmiotem skontrum są materiały biblioteczne będące własnością Biblioteki;

skontrum polega na porównaniu zapisów w inwentarzu z rzeczywistym stanem zbiorów znajdujących się w Bibliotece Politechniki Wrocławskiej, a następnie stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic oraz ustaleniu braków względnych i bezwzględnych:

za braki uznaje się materiały biblioteczne, których nie odnaleziono na półce, ani też nie odnaleziono dowodu ich wypożyczenia,

materiały nieodnalezione podczas skontrum po raz pierwszy uznaje się za braki względne, przy ponownym skontrum można je uznać za braki bezwzględne (zawinione lub niezawinione).

Działania poskontrowe:

komisja skontrowa na podstawie wyników skontrum sporządza dokumentację zawierającą:

protokół dotyczący książek i czasopism stanowiących własność Biblioteki, dołączając wykaz braków względnych lub bezwzględnych;

Wzór protokołu skontrowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia Wewnętrznego;

Komisja ocenia wyniki skontrum oraz ustosunkowuje się do wniosków zawartych w protokole poskontrowym;



protokoły zaopiniowane przez Komisję i zatwierdzone przez Dyrektora wraz z wykazem braków bezwzględnych przekazuje się do Sekcji Ewidencji Majątku, w celu pomniejszenia salda księgozbioru Biblioteki o wartość wynikającą z protokołów.

§5

Selekcja zbiorów bibliotecznych

Powołanie i skład komisji selekcyjnej:

komisję selekcyjną powołuje Dyrektor ;

w skład komisji wchodzą:

przewodniczący komisji,

2 członków komisji,

konsultant merytoryczny (pracownik badawczy, badawczo-dydaktyczny lub dydaktyczny wydziału).

Przedmiotem selekcji mogą być materiały biblioteczne:

zniszczone (zaczytane, uszkodzone), które nie mogą już być poddane naprawie 
z uwagi na wysoki stopień uszkodzenia, w tym przypadku nie jest wymagana opinia konsultanta merytorycznego;

nieprzydatne w bibliotece (zdezaktualizowane, niewykorzystywane, a niezaliczane do fundamentalnych prac z zakresu literatury technicznej, dublety, zbiory zdekompletowane).

Komisja selekcyjna sporządza dokumentację zawierającą protokół i wykazy egzemplarzy wyłączonych ze zbiorów.

Wzór protokołu selekcyjnego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia Wewnętrznego.

Protokół łącznie z wykazem egzemplarzy przekazuje się do opinii Komisji 
i decyzji Dyrektora.

Zatwierdzony protokół wraz z wykazem wyselekcjonowanych książek przekazuje się do Sekcji Ewidencji Majątku w celu pomniejszenia salda księgozbioru Biblioteki o wartość wynikającą z protokołu.

§6

Kasacja ubytków zbiorów bibliotecznych

1. Powołanie i skład komisji kasacyjnej:

komisję kasacyjną powołuje Dyrektor;

w skład komisji wchodzą:

przewodniczący komisji,

2 członków komisji.



Kasacja dotyczy ubytków w zbiorach bibliotecznych spowodowanych brakiem możliwości odzyskania wypożyczonych materiałów.

Komisja kasacyjna sporządza dokumentację zawierającą:

protokół wraz z listą egzemplarzy;

listę osób z podaniem przyczyny nierozliczenia się z Biblioteką Politechniki Wrocławskiej.

Wzór protokołu kasacyjnego stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia Wewnętrznego.

Protokół przekazuje się do opinii Komisji i decyzji Dyrektora.

Zatwierdzony protokół przekazuje się do Sekcji Ewidencji Majątku w celu pomniejszenia salda księgozbioru Biblioteki o wartość wynikającą z protokołu.

6