Do ewidencji ilościowej mogą być wprowadzone również przedmioty użytkowe uzyskane w wyniku likwidacji środków trwałych.

W uzasadnionych przypadkach można ująć w ewidencji ilościowej przedmioty o jednostkowej wartości początkowej przekraczającej 350 zł; dotyczy to przedmiotów kruchych o bardzo krótkim okresie użytkowania. Zakwalifikowanie takich przedmiotów do ujęcia wyłącznie w ewidencji ilościowej wymaga akceptacji Głównego Specjalisty ds. Aparatury z Działu Nauki.

Uwaga: Środki trwałe ujęte dotychczas w odpowiednich księgach inwentarzowych (pkt 1 i 2), a kwalifikujące się obecnie do innej grupy, pozostają w dotychczasowej ewidencji, także w przypadku przekazania między jednostkami organizacyjnymi Uczelni, aż do całkowitego zużycia lub wycofania z ewidencji z innych przyczyn. Odzież ochronna i robocza oraz obuwie winny być ewidencjonowane w kartotekach osobistego wyposażenia i nie podlegają zwrotowi do magazynu odzieży.

17. Poza ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w księgach inwentarzowych, prowadzi się centralną ewidencję w systemie komputerowym dla:

 1) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy amortyzacyjne dokonywane są w czasie – Sekcja Ewidencji Majątku (ewidencja ta stanowi podstawę naliczenia odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych),

 2) środków trwałych, od których odpisy amortyzacyjne dokonywane są w czasie oraz wartości niematerialnych i prawnych bez względu na ich wartość początkową – w Dziale Nauki.

18. Podstawę przyjęcia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowią następujące dokumenty:

 1) OT – „Przyjęcie środka trwałego” – gdy jednostkowa wartość początkowa wymienionych wyżej składników aktywów przekracza 3.500 zł, a nabycie nastąpiło w drodze zakupu, otrzymania darowizny, stwierdzenia nadwyżek inwentaryzacyjnych lub ich ujawnienia w inny sposób. Do dokumentu OT przy przyjmowaniu środków trwałych należy dołączyć „ Kartę urządzenia”, a w przypadku wartości niematerialnych i prawnych „ Kartę oprogramowania, licencji” oraz w zależności od sposobu nabycia:

przy zakupie – fakturę dostawcy,

w przypadku zakończenia budowy środka trwałego – protokół odbioru wraz z 
 rozliczeniem budowy,

w przypadku nadwyżek inwentaryzacyjnych – PK – polecenie księgowania wystawione 
 przez Sekcję Inwentaryzacji (na podstawie protokółu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych 
 i wyceny ujawnionych składników aktywów ),

w przypadku otrzymania darowizny – akt notarialny, umowa lub inny dokument 
 potwierdzający ten fakt,

w przypadku ujawnienia w inny sposób niż podczas inwentaryzacji – stosowny 
 protokół.

Dokument OT – „ Przyjęcie środka trwałego” sporządza w 3 egz. jednostka organizacyjna przyjmująca do ewidencji aktywa trwałe i przekazuje wraz z fakturą i „Kartą urządzenia” lub „ Kartą oprogramowania, licencji” do Działu Nauki, a w przypadku nieruchomości do Z-cy Dyrektora Administracyjnego ds. Technicznych, gdzie określa się symbol KŚT* oraz stopę amortyzacji. „Karta urządzenia „ i „Karta oprogramowania, licencji” wraz z kopią dokumentu OT pozostaje w Dziale Nauki (w przypadku nieruchomości w Dziale Administracyjno- Gospodarczym), oryginał dokumentu OT wraz z fakturą przekazywany jest do Kwestury – Sekcja Likwidatury. Druga kopia dokumentu OT przeznaczona jest dla jednostki organizacyjnej Uczelni przyjmującej aktywa trwałe do ewidencji.

 2) Faktura – gdy jednostkowa wartość początkowa składników aktywów jest równa lub niższa niż 3.500 zł. Dla wartości niematerialnych i prawnych należy również dołączyć „Kartę oprogramowania, licencji”,

 3) PT – „Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego” – gdy następuje przekazanie składników aktywów pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Uczelni lub dla jednostek spoza Uczelni, a także przy przyjmowaniu ze zleceń aparatury naukowo-badawczej i wartości niematerialnych i prawnych. 

Dokument PT – „Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego” sporządza w 4 egz. jednostka organizacyjna Uczelni przekazująca środek trwały lub wartość niematerialną i prawną i wraz z uaktualnioną „ Kartą urządzenia” lub „ Kartą oprogramowania, licencji”, przekazuje do Działu Nauki, gdzie po sprawdzeniu określa się symbol KŚT* oraz stopę amortyzacji. „Karta urządzenia” bądź „Karta oprogramowania, licencji” wraz z kopią dokumentu PT pozostaje w Dziale Nauki. Oryginał dokumentu PT wraz z pozostałymi kopiami przekazywany jest do Sekcji Ewidencji Majątku. Po zatwierdzeniu dokumentu PT przez Kwestora lub jego zastępcę , kopie przeznaczone dla zainteresowanych jednostek należy odebrać w Sekcji Ewidencji Majątku. 

Uwaga: Przejęcie na stan jednostki lub przekazanie zleceniodawcy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zakupionych w ramach zleceń, następuje z taką samą wartością początkową z jaką były zaewidencjonowane na kontach pozabilansowych (991 i 992).

19. W przypadku faktur importowych należy dołączyć dokument SAD, jeżeli był wymagany zgodnie z Kodeksem Celnym. Na fakturze dotyczącej zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych należy umieścić adnotację potwierdzającą przyjęcie do ewidencji w księdze inwentarzowej z podaniem numeru inwentarzowego.

20. W przypadku ulepszenia środka trwałego, od którego odpisy amortyzacyjne dokonywane są w czasie , należy sporządzić dokument OT zwiększający wartość środka trwałego. 

Uwaga: W przypadku ulepszenia środka trwałego dopuszcza się zmianę jego nazwy 

( uzasadnienie zmiany nazwy akceptuje Dział Nauki).

__________________________

- KŚT – Klasyfikacja Środków Trwałych

21. W razie trwałego odłączenia od danego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej, wartość początkową tego środka zmniejsza się od następnego miesiąca po odłączeniu, o cenę nabycia ( koszt wytworzenia) odłączonej części na podstawie protokołu zgodnie z Zał. Nr 1/2 do ZW 20 / 2003.

22. Jeżeli odłączona część środka trwałego zostanie następnie przyłączona do innego środka trwałego, wówczas w miesiącu przyłączenia zwiększa się wartość początkową tego środka o cenę nabycia, o której mowa w pkt 21.

23. Naprawy środków trwałych, w tym również związane z wymianą uszkodzonych lub wyeksploatowanych elementów zalicza się do usług remontowych, przy czym dopuszcza się stosowanie elementów innych niż użyto w stanie pierwotnym ( ze względu na postęp techniczny). 

24. Podstawę zdjęcia z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowią następujące dokumenty:

 1) PT – „Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego” :

w przypadku przekazania do innej jednostki organizacyjnej Uczelni,

w przypadku przekazania (darowizny) poza Uczelnię, oprócz dokumentu PT, należy sporządzić protokół wyceny oraz fakturę wewnętrzną VAT,

w przypadku sprzedaży, oprócz dokumentu PT, należy sporządzić protokół wyceny oraz fakturę VAT.

W dokumencie PT w rubryce „wartość środka” należy wpisać wartość ewidencyjną 

( inwentarzową).

Fakturę VAT i PT sporządza jednostka organizacyjna dokonująca sprzedaży, a w przypadku sprzedaży przez giełdę – prowadzący giełdę, dołączając wykaz sprzedanych składników majątku trwałego.

Uwaga: W przypadku przekazywania poza Uczelnię środków trwałych nie w pełni zamortyzowanych, dokonuje się odpowiedniego odpisu w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych jednostki przekazującej.

Fakturę VAT łącznie z dowodem PT w 2 egz. należy przekazać do Kwestury:

Sekcja Księgowości VAT (oryginał faktury VAT i kopia PT wraz z protokołem wyceny)

Sekcja Ewidencji Majątku (oryginał PT i kopia faktury VAT, w opisie której należy podać pełny numer ewidencyjny składnika majątku wraz z wartością inwentarzową).

 2) „Wniosek o rozliczenie powstałej szkody”. W przypadku kradzieży lub innych zdarzeń noszących znamiona przestępstwa, do wniosku należy dołączyć protokół policji.

 3) „Protokół kasacji środków trwałych”.

 4) „Protokół wycofania z użytkowania wartości niematerialnych i prawnych” w 
 przypadku utraty ich przydatności, a także, gdy umowa licencyjna lub inny 
 dokument określa datę zakończenia użytkowania.

25. Wzory dokumentów , zasady ich opisywania, kontroli i obiegu zawarte są w Instrukcji 

Obiegu Dokumentów.