REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 43/2022

z dnia 7 kwietnia 2022 r.

w sprawie organizacji procesu sprawozdawczego oraz monitorowania poprawności danych Politechniki Wrocławskiej w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. nr 574 z 2022 r.), w związku z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. z 2019 r. poz. 496, z późn.zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

Podstawowym celem organizacji procesu sprawozdawczego jest zachowanie pełnej zgodności i spójności pomiędzy danymi źródłowymi z poszczególnych obszarów informacji, gromadzonych i przechowywanych w Uczelni, a danymi przekazanymi do Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, zwanego dalej Systemem POL-on.

Określa się podział zadań dotyczący organizacji procesu sprawozdawczego na Uczelni realizowanego przez jednostki/komórki organizacyjne Politechniki Wrocławskiej 
w Systemie POL-on.

§ 2

W zakresie merytorycznym, techniczno-technologicznym i organizacyjnym proces sprawozdawczy do Systemu POL-on w Uczelni wspierają:

Koordynator Uczelni ds. Systemu POL-on/Administrator Uczelni ds. Systemu POL-on, którego rolę pełni Dyrektor wraz pracownikami Działu Sprawozdawczości i Wsparcia Planowania Strategicznego.

Koordynator IT ds. Systemu POL-on, którego rolę pełni z-ca Dyrektora Działu Informatyzacji;

Koordynator merytoryczny ds. Systemu POL-on, którego rolę pełnią Kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych oraz Przewodniczący Rad Dyscyplin Naukowych.

§ 3

Rektor Uczelni odpowiada za nadzór nad całością procesu sprawozdawczego.

W imieniu Rektora proces sprawozdawczy nadzoruje Koordynator Uczelni ds. Systemu 
POL-on, który jest również Administratorem Uczelni ds. Systemu POL-on.

Koordynatorzy ds. Systemu POL-on ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość realizacji wymagań ustawowych w zakresie przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on.

§ 4

Obowiązek sprawozdawczy w zakresie przekazywania danych do Systemu POL-on realizują wyznaczeni pracownicy poszczególnych jednostek/komórek organizacyjnych.



Kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych biorących udział w procesie 
sprawozdawczym są odpowiedzialni za:

wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie, weryfikację 
i wprowadzanie danych do Systemu POL-on oraz do systemów uczelnianych zasilających System POL-on;

rzetelne i terminowe przekazywanie danych do Systemu POL-on;

realizację procesu aktualizowania, usuwania lub archiwizację danych 
wprowadzonych do Systemu POL-on;

bieżącą aktualizację posiadanych przez pracowników uprawnień dostępu do 
Systemu POL-on oraz do systemów wspomagających proces sprawozdawczy;

złożenie pisemnego oświadczenia, że dane według stanu na dzień 
31 grudnia roku poprzedzającego, wprowadzone do Systemu POL-on są kompletne i zgodne ze staniem faktycznym. Oświadczenia stanowią podstawę do złożenia przez Rektora oświadczenia, o którym mowa w art. 354 ust. 4 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2021 poz. 478, z późn.zm.). Oświadczenia składa się w Dziale Sprawozdawczości i Wsparcia Planowania Strategicznego;

przekazywanie pracownikom informacji o zmianach w zakresie 
sprawozdawczości POL-on.

Kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych mogą wyznaczyć pracownika do współpracy z Koordynatorem Uczelni ds. Systemu POL-on, odpowiedzialnego za monitorowanie procesu sprawozdawczego w danej jednostce/komórce organizacyjnej (informację o wyznaczeniu pracownika należy przekazać do Działu Sprawozdawczości 
i Wsparcia Planowania Strategicznego).

§ 5

Koordynator Uczelni ds. Systemu POL-on/Administrator Uczelni ds. Systemu POL-on jest odpowiedzialny za:

raportowanie Kierownictwu Uczelni o stanie realizacji zadań w zakresie przekazywania danych do Systemu POL-on;

zgłaszanie Kierownictwu Uczelni wszelkich ryzyk mogących wpłynąć na rzetelność, prawidłowość i terminowość przekazywania danych do Systemu POL-on wraz ze wskazaniem obszaru, w którym te ryzyka zostały zidentyfikowane, jednocześnie proponując działania mające na celu zminimalizowanie lub wyeliminowanie zidentyfikowanych ryzyk;

koordynację i monitorowanie procesu sprawozdawczego oraz współpracę 
z jednostkami/komórkami organizacyjnymi Politechniki Wrocławskiej w zakresie prawidłowego, rzetelnego i terminowego wprowadzania oraz aktualizowania danych w Systemie POL-on;

przygotowanie harmonogramów zadań i terminarza sprawozdawczości danych dotyczących procesu przekazywania informacji do Systemu POL-on, wynikających z obowiązków sprawozdawczych;

inicjowanie i koordynację prac nad optymalizacją procesu przekazywania danych do Systemu POL-on;

bieżącą weryfikację i analizę wymogów Systemu POL-on;

monitorowanie zmian w zakresie danych raportowanych do Systemu POL-on w celu dostosowania systemów uczelnianych;

informowanie Kierowników jednostek/komórek organizacyjnych oraz Koordynatorów o zmianach w Systemie POL-on mających wpływ na proces sprawozdawczy;

informowanie Kierowników jednostek/komórek organizacyjnych o konieczności złożenia oświadczenia potwierdzającego zgodność ze stanem faktycznym danych, wprowadzonych w ramach obowiązku sprawozdawczego do Systemu POL-on;



przygotowanie i rejestrowanie upoważnień w zakresie dostępu do danych gromadzonych w Systemie POL-on oraz nadawanie uprawnień w Systemie POL-on na podstawie upoważnień udzielonych przez Rektora;

przechowywanie oryginałów oświadczeń o zgodności ze stanem faktycznym danych wprowadzonych do Systemu POL-on w ramach obowiązku sprawozdawczego.

§ 6

Koordynator IT ds. Systemu POL-on jest odpowiedzialny za:

koordynację i współpracę jednostek/komórek organizacyjnych obszaru IT w zakresie objętym obowiązkiem raportowania do Systemu POL-on, w szczególności w zakresie zadań dotyczących migracji danych do Systemu POL-on, monitorowania prawidłowości działania systemów IT, zgodności przyjętych rozwiązań z wymogami Systemu POL-on;

zabezpieczenie infrastruktury technicznej i technologicznej niezbędnej do realizacji wymogów w zakresie przekazywania danych do Systemu POL-on;

nadzorowanie od strony technicznej przebiegu procesu eksportowania danych do Systemu POL-on oraz integrację interfejsów API REST;

dostosowanie aplikacji/systemów Uczelni, w szczególności w zakresie aktualizacji kodów i słowników, zgodnie z parametrami Systemu POL-on;

wykonywanie wymaganych zestawień weryfikacyjnych, umożliwiających potwierdzenie zgodności danych w systemach zasilających z danymi w Systemie POL-on.

§ 7

Koordynator merytoryczny ds. Systemu POL-on, (załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia wewnętrznego) jest odpowiedziany za:

współpracę z jednostkami/komórkami organizacyjnymi w zakresie podległych merytorycznie obszarów;

udzielenie wsparcia merytorycznego w procesie sprawozdawczym;

monitorowanie zadań wykonywanych przez jednostki/komórki organizacyjne Uczelni związanych z przygotowywaniem i weryfikacją danych stanowiących źródło informacji dla Systemu POL-on w systemach/bazach uczelnianych.

§ 8

Pracownicy jednostek/komórek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej są zobowiązani do współpracy z Koordynatorem Uczelni ds. Systemu POL-on w celu realizacji nałożonego na Uczelnię obowiązku sprawozdawczego.

Terminy raportowania danych do Systemu POL-on określają odpowiednie przepisy prawa (załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia Wewnętrznego).

§ 9

Dostęp do danych w Systemie POL-on mają jedynie upoważnieni przez Rektora pracownicy, którzy zostali wyznaczeni przez kierownika danej jednostki organizacyjnej zgodnie z procedurą obowiązującą w Uczelni.

Każdy upoważniony pracownik zobowiązany jest do dbania ze szczególną starannością o bezpieczeństwo danych dostępowych do kont w Systemie POL-on, w tym o zabezpieczenie przed wykorzystaniem przez nieuprawnione osoby lub do celów innych niż cele wynikające z obowiązków sprawozdawczych Uczelni.

§ 10

Tracą moc:

Zarządzenie Wewnętrzne 100/2017 z dnia 13 września 2017 r. w sprawie zasad dotyczących realizacji obowiązku przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym "POL-on" w Politechnice Wrocławskiej (zmiana ZW 18/2015, ZW 102/2016);



Zarządzenie Wewnętrzne 102/2016 z dnia 2 sierpnia 2016 r. w sprawie zasad przygotowania, ewidencji i przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym "POL-on";

Zarządzenie Wewnętrzne 18/2015 z dnia 13 kwietnia 2015 r. w sprawie zasad dotyczących realizacji obowiązku przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on w Politechnice Wrocławskiej;

Pismo Okólne 40/2016 z 29 sierpnia 2016 r. w sprawie sprostowania omyłki w treści Zarządzenia Wewnętrznego 102/2016 w sprawie zasad przygotowania, ewidencji i przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji 
o Nauce i Szkolnictwie Wyższym "POL-on".

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.