Monitoring trwałości i ewaluacji obejmuje wszystkie projekty, które uzyskały finansowanie i obowiązują je zasady dotyczące trwałości lub ewaluacji projektów, uregulowane wytycznymi programowymi i przepisami zewnętrznymi.

Realizacja obowiązków dotyczących zachowania trwałości i ewaluacji projektu spoczywa na kierowniku projektu, wraz z odpowiedzialnością gromadzenia dokumentacji dotyczącej okresu ewaluacji i trwałości oraz potwierdzającej osiągnięcie wskaźników. W przypadku braku możliwości powierzenia tych obowiązków kierownikowi projektu odpowiedzialność spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej realizującej projekt lub kierowniku jednostki organizacyjnej, na rzecz której zrealizowano projekt.

W zakresie realizacji obowiązków dotyczących zachowania trwałości i ewaluacji projektów kierowników projektów/jednostek organizacyjnych wspiera asystent projektowy w jednostce realizującej projekt.

W okresie ewaluacji dla projektów, których dotyczy obowiązek sprawozdawczy, kierownik projektu przekazuje właściwemu Prorektorowi raporty i ankiety, dotyczące zrealizowanego projektu, w odstępach czasowych wynikających z wytycznych i umów 
o finansowanie. Dokument powinien posiadać akceptację kierownika jednostki organizacyjnej projektu oraz zostać zweryfikowany przez:

dla projektów, których rezultat stanowi wdrożenie komercyjne - Centrum Innowacji i Biznesu (CIB) oraz Dział Projektów,

dla pozostałych projektów - Dział Projektów.

W przypadku projektów, w których Politechnika Wrocławska pełni rolę partnera, kierownik projektu przedkłada do Działu Projektów kopię raportów o wynikach projektu oraz ich wykorzystaniu, składanych przez Lidera do instytucji finansującej.



W okresie trwałości projektu, kierownik projektu przedkłada za pośrednictwem Działu Projektów, właściwemu Prorektorowi w okresach wynikających z wytycznych i umowy o finansowanie, raport z okresu trwałości.

Najpóźniej po zakończeniu okresu trwałości zadaniem kierownika projektu jest:

odpowiednie zarchiwizowanie dokumentacji (która tego by wymagała);

usunięcie danych osobowych zbędnych dla celów związanych z projektem albo ustalenie odpowiedniej przesłanki uzasadniającej ewentualne dalsze przetwarzanie danych osobowych (w tym na potrzeby wdrożenia, ochrony patentowej czy komercjalizacji);

zabezpieczenie danych badawczych zgodnie z wymaganiami przewidzianymi w dokumentacji programu/projektu oraz w przepisach prawa (w tym do celów weryfikacji, ewaluacji lub ponownego wykorzystania);

prawidłowy zwrot (osobom i podmiotom uprawnionym) dokumentów i informacji chronionych, stanowiących tajemnicę oraz objętych postanowieniami umów o zachowaniu poufności (odpowiednio wraz z wydaniem nośników).

W przypadku zakończenia pełnienia funkcji kierownika projektu (niezależnie od przyczyn) zadaniem ustępującego kierownika projektu jest przekazanie wszelkich informacji i dokumentów będących w jego posiadaniu innej osobie wyznaczonej do pełnienia funkcji kierownika projektu (w zakresie niezbędnym do wypełnienia przez tę nową osobę zasad określonych w niniejszym dokumencie). Jeśli w chwili gdy kierownik projektu przestaje pełnić funkcje kierownika projektu nie został jeszcze wyznaczony nowy kierownik projektu to dokumenty i informacje, o których mowa w zdaniu poprzedzającym należy przekazać za pokwitowaniem kierownikowi jednostki organizacyjnej realizującej projekt.

W przypadku projektów, w których Politechnika Wrocławska pełni rolę partnera, kierownik projektu przedkłada do Działu Projektów kopię raportów z okresu trwałości, składanych przez Lidera do instytucji finansującej.

W przypadku niedopełnienia wymagań związanych z utrzymaniem okresu trwałości bądź ewaluacji projektu i nałożenia korekt finansowych przez instytucję finansującą, odpowiedzialność finansową ponosi jednostka/komórka organizacyjna, odpowiedzialna za utrzymanie trwałości bądź ewaluacji projektu.

Jednostki organizacyjne niedotrzymujące postanowień niniejszego paragrafu mogą podlegać decyzji o ich wykluczeniu z możliwości aplikowania o środki zewnętrzne.