pod numerem tomu – liczba zapisanych stron;

w prawym dolnym rogu – numer teczki aktowej ze spisu zdawczo – odbiorczego akt stanowiący element sygnatury archiwalnej.

Przekazywane do archiwum teczki z dokumentacją techniczną powinny być opisane 
w następujący sposób:



na środku u góry – pieczątka z nazwą Uczelni i nazwą jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej;

w lewym górnym rogu – znak akt składający się z symbolu (oznaczenia kodowego) jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego 
z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

w prawym górnym rogu – kategoria archiwalna (przy kategorii B należy podać okres przechowywania);

na środku – tytuł akt składający się z pełnego hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt uzupełniony o:

nazwę obiektu,

lokalizację,

tytuł projektu,

stadium,

branżę,

datę zakończenia opracowania projektu;

w prawym dolnym rogu – numer teczki ze spisu zdawczo – odbiorczego dokumentacji technicznej stanowiący element sygnatury archiwalnej.

Przekazywane do archiwum teczki aktowe z dokumentacją projektową finansowaną/współfinansowaną ze środków krajowych i zagranicznych powinny być opisane jak w ust. 1 z tym zastrzeżeniem, że opis uzupełnia się o tytuł projektu umieszczony na środku teczki pomiędzy znakiem akt a tytułem teczki.

§ 17

Porządkowanie informatycznych nośników danych polega na:

wyłączeniu ich z teczek aktowych jeżeli były w nich przechowywane;

trwałym oznakowaniu każdego nośnika w sposób opisany w ust. 2;

ułożeniu informatycznych nośników danych w kolejności według haseł klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

Każdy informatyczny nośnik danych, z wyłączeniem informatycznych nośników danych ujętych w § 23 pkt. 6, powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację oraz opisany zgodnie z § 16 ust. 1 (z zastrzeżeniem tytułu sprawy oraz kategorii archiwalnej).

§ 18

Archiwum przejmuje z jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych dokumentację na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych akt, dokumentacji technicznej oraz informatycznych nośników danych (wzory stanowią załączniki nr 5, 6, 7 instrukcji archiwalnej).

Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych (w czterech egzemplarzach) i dla dokumentacji niearchiwalnej (w trzech egzemplarzach).

Spis zdawczo-odbiorczy podpisują: sporządzający spis i kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.



Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w kolejności zgodnie z kolejnością haseł 
w jednolitym rzeczowym wykazie akt, według zasady, że pod jedną pozycją spisu ujmuje się wyłącznie jedną teczkę aktową/informatyczny nośnik danych.

Teczki aktowe w obrębie symboli klasyfikacyjnych należy ułożyć i zewidencjonować 
w porządku rzeczowo - chronologicznym, tak by teczki aktowe o tych samych tytułach znalazły się obok siebie w kolejności chronologicznej.

Jednostki organizacyjne i komórki organizacyjne przekazujące dokumentację wypełniają rubryki spisu zdawczo-odbiorczego:

w odniesieniu do dokumentacji aktowej od 1 do 6 (wzór spisu stanowi załącznik 
nr 5 instrukcji archiwalnej);

w odniesieniu do dokumentacji technicznej od 1 do 9 (wzór spisu stanowi załącznik 
nr 6 instrukcji archiwalnej);

w odniesieniu do dokumentacji elektronicznej na informatycznych nośnikach danych od 1 do 8 (wzór spisu stanowi załącznik nr 7 instrukcji archiwalnej).

Do spisu zdawczo – odbiorczego akt osobowych pracowników zwolnionych należy dołączyć zbiór danych na potrzeby elektronicznego systemu ewidencji akt (wzór, format danych, sposób przekazania jest uzgadniany indywidualnie).

Do spisu zdawczo – odbiorczego akt osobowych studentów należy dołączyć zbiór danych na potrzeby elektronicznego systemu ewidencji akt (wzór, format danych, sposób przekazania jest uzgadniany indywidualnie).

§ 19

Pracownik archiwum sprawdza zgodność spisu zdawczo - odbiorczego z przekazywanymi teczkami aktowymi lub informatycznymi nośnikami danych, poprawność uporządkowania tej dokumentacji oraz prawidłowość sporządzenia ewidencji archiwalnej.

W przypadku braku zastrzeżeń pracownik archiwum podpisuje spis zdawczo - odbiorczy 
i przekazuje go do podpisu, w odniesieniu do Archiwum Uczelni – dyrektorowi Archiwum Uczelni, a w przypadku Archiwum Kwestury – kierownikowi komórki organizacyjnej Kwestury, któremu Archiwum Kwestury podlega, a następnie przejmuje dokumentację do archiwum.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości pracownik archiwum odmawia przyjęcia dokumentacji do archiwum do czasu usunięcia wskazanych błędów.

Po przyjęciu dokumentacji do archiwum i zarejestrowaniu spisów zdawczo - odbiorczych w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych (wzór stanowi załącznik nr 8 instrukcji archiwalnej) w kolejności ich wpływu, należy:

jeden egzemplarz spisu zdawczo - odbiorczego przekazać jednostce organizacyjnej lub komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację;

dwa egzemplarze spisu zdawczo - odbiorczego pozostawić w archiwum, z których jeden egzemplarz odkłada się do teczki zbiorczej spisów zdawczo – odbiorczych 
w kolejności numeracji spisów zdawczo – odbiorczych, a drugi egzemplarz odkłada się do teczek zbiorczych spisów zdawczo – odbiorczych prowadzonych osobno dla poszczególnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych;



czwarty egzemplarz spisu zdawczo - odbiorczego materiałów archiwalnych Archiwum Uczelni przekazuje do archiwum państwowego.

Do dokumentacji przekazywanej do archiwum należy dołączyć związane z nią wszelkie pomoce ewidencyjne (skorowidze, rejestry, kartoteki itp.).

ROZDZIAŁ 6
Przechowywanie dokumentacji w archiwum

§ 20

Po sprawdzeniu i przejęciu dokumentacji pracownik archiwum:

rejestruje spisy zdawczo - odbiorcze w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych, 
w kolejności ich wpływu do archiwum; wykaz spisów zdawczo - odbiorczych powinien być opatrzony pieczątką archiwum z nazwą Uczelni i zawierać następujące dane:

liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo–odbiorczego,

datę przejęcia dokumentacji przez archiwum,

pełną nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

liczbę pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym,

liczbę teczek aktowych, informatycznych nośników danych w spisie zdawczo-odbiorczym,

uwagi (informacja o rodzaju i kategorii dokumentacji przekazywanej danym spisem zdawczo – odbiorczym),

nanosi na spis zdawczo - odbiorczy numer wynikający z wykazu spisów zdawczo - odbiorczych;

uzupełnia pierwszy człon sygnatury archiwalnej, nanosząc w prawym dolnym rogu każdej teczki aktowej lub informatycznego nośnika danych numer spisu zdawczo - odbiorczego, w którym są one zewidencjonowane;

odkłada dokumentację na docelowe miejsce złożenia na regale, a następnie wpisuje dane o miejscu przechowywania dokumentacji w spisie zdawczo - odbiorczym we właściwej rubryce.

Numeracja wykazu spisów zdawczo - odbiorczych jest ciągła, bez względu na rok kalendarzowy czy też założenie kolejnego tomu wykazu, a strony wykazu spisów zdawczo - odbiorczych muszą być kolejno ponumerowane. Należy oddzielić w sposób widoczny zapisy kolejnego roku, np. poprzez podkreślenie ostatniego zapisu danego roku.

Sygnatura archiwalna składa się z numeru spisu zdawczo - odbiorczego łamanego przez liczbę porządkową pozycji teczki aktowej lub informatycznego nośnika danych w spisie zdawczo - odbiorczym. Drugi człon sygnatury archiwalnej wpisywany jest w jednostce organizacyjnej lub komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację.



§ 21

W archiwum dokumentację układa się według kategorii archiwalnych oraz według jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych. Dopuszcza się wydzielenie określonych rodzajów dokumentacji w osobne zbiory.

Dokumentację kategorii A i B przechowuje się na osobnych regałach (o ile to możliwe 
w odrębnych magazynach archiwalnych), za wyjątkiem dokumentacji projektów finansowanych ze środków krajowych i zagranicznych.

W ramach jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych dokumentację układa się na półkach w kolejności spisów zdawczo-odbiorczych, a w ramach spisów według sygnatur archiwalnych.

Odrębnie przechowuje się:

akta osobowe pracowników zwolnionych;

listy płac;

akta osobowe studentów (I, II i III stopnia);

prace dyplomowe;

zbiorcze protokoły egzaminacyjne;

akta osobowe słuchaczy studiów podyplomowych;

dokumentację projektów krajowych i zagranicznych;

dokumentację techniczną;

spuścizny, dary i depozyty;

informatyczne nośniki danych za wyjątkiem informatycznych nośników danych 
z pracami dyplomowymi.

Dokumentację układa się na półkach regałów systemem bibliotecznym, tj. pionowo od lewej do prawej strony lub poziomo od dołu do góry, w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca. W celu dodatkowej ochrony dokumentacji w miarę możliwości teczki aktowe wkłada się do pudeł archiwalnych. Należy przestrzegać zasady, aby teczki aktowe nie były zbyt ściśnięte.

Dokumentację, która ze względu na swoją postać lub format (m.in. plakaty, fotografie, dokumentacja audiowizualna) nie może być przechowywana łącznie z dokumentacją aktową danej jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, przechowuje się 
w osobnych magazynach archiwalnych posiadających odpowiednie regały do przechowywania tego typu dokumentacji.

§ 22

Dokumentacja kategorii A oraz dokumentacja niearchiwalna o długim okresie przechowywania zgromadzona w archiwum powinna być w miarę potrzeby odkurzana 
i poddawana okresowemu przeglądowi. W szczególności należy wymieniać zużyte 
i zniszczone teczki aktowe oraz wymieniać pudła archiwalne na nowe, wykonane z tektury litej bezkwasowej.

W miarę potrzeby materiały archiwalne przekazuje się do konserwacji specjalistycznej pracowni konserwatorskiej.



§ 23

Informatyczne nośniki danych przechowywane są w magazynie archiwalnym przystosowanym do przechowywania tego typu dokumentacji.

Niezwłocznie po przejęciu dokumentacji zapisanej na informatycznych nośnikach danych wykonuje się jej kopię bezpieczeństwa w dedykowanym systemie przechowywania danych, z zastrzeżeniem ust. 5.

Dedykowany system przechowywania danych jest utrzymywany w ramach istniejącej infrastruktury teleinformatycznej Uczelni i zapewnia automatyczne tworzenie kopii bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji oraz ochronę przed zniszczeniem lub utratą, a także dostępem do niej osób nieuprawnionych.