Zał. nr 1 do ZW 78/2024

Zakres zadań Działu Spraw Osobowych

Dział Spraw Osobowych prowadzi całokształt spraw w zakresie:

obsługi kadrowej;

wypłat wynagrodzeń osobowych, bezosobowych i honorariów oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego;

wypłat stypendiów dla pracowników;

rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych osób zatrudnionych w Politechnice Wrocławskiej na podstawie stosunku pracy, umów cywilnoprawnych oraz stypendiów;

obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych;

spraw socjalnych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Działem kieruje Dyrektor Działu Spraw Osobowych.

W strukturze Działu wyodrębnione jest stanowisko Zastępcy Dyrektora, do którego zadań w szczególności należy:

opracowywanie sprawozdań do ZUS, GUS, ministerstwa właściwego ds. nauki i szkolnictwa wyższego oraz innych na potrzeby Uczelni w zakresie działalności Działu;

przygotowywanie zleconych sprawozdań dla Kierownictwa Uczelni;

wsparcie Dyrektora w zakresie przygotowywania prowizorium budżetowego ZFŚS na następny rok kalendarzowy;

wsparcie Dyrektora w zakresie przygotowywania budżetu wynagrodzeń Uczelni;

wsparcie Dyrektora w zakresie opracowywania procedur, których właścicielem jest Dział;

wsparcie Dyrektora w zakresie rozwoju narzędzi pracy Działu;

nadzór nad realizacją zadań Sekcji Płac.

Ponadto w skład Działu Spraw Osobowych wchodzą:

Sekcja Spraw Socjalnych i Rekrutacji;

Sekcja Kadr;

Sekcja Płac;

Stanowisko ds. Obsługi Działu.

Sekcja Spraw Socjalnych i Rekrutacji

Zakres zadań: 

gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz przydzielanie świadczeń socjalnych osobom uprawnionym w oparciu o obowiązujące regulaminy:

współpraca ze Związkami Zawodowymi w zakresie uzgadniania Regulaminu ZFŚS, Prowizorium i Preliminarza,

przygotowanie dokumentów i udział w Komisjach Socjalnych, Komisjach Odwoławczych oraz przygotowanie dokumentów do wypłaty przyznanych świadczeń,

kontrola spłaty pożyczek,

przygotowywanie kwartalnych informacji dotyczących wykorzystania ZFŚS,

organizacja imprez finansowanych z ZFŚS;

nadzór nad rekrutacją pracowników niebędących nauczycielami akademickimi:

realizacja rekrutacji pracowników niebędących nauczycielami akademickimi,

tworzenie i administrowanie bazą danych kandydatów,

administrowanie stroną internetową: zakładka oferty pracy;

obsługa modułu pracownicy w obszarze zatrudniania pracowników Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on;



aktualizowanie struktury organizacyjnej w zintegrowanym systemie informatycznym zgodnie z przepisami wewnętrznymi;

administrowanie stroną internetową Działu;

obsługa zintegrowanego systemu informatycznego w zakresie zadań Sekcji;

przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Uczelni oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia w ramach działalności Sekcji.

Sekcja Kadr

Zakres zadań:

sporządzanie wszelkich dokumentów kadrowych, dotyczących w szczególności:

nawiązywania stosunku pracy,

zmian warunków zatrudnienia,

rozwiązywania stosunku pracy,

powoływania i odwoływania z funkcji kierowniczych,

urlopów bezpłatnych, naukowych, dla poratowania zdrowia, macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, wychowawczych;

zgłaszanie, dokonywanie zmian oraz wyrejestrowywanie pracowników oraz członków ich rodzin z systemu ubezpieczeń społecznych;

ustalanie uprawnień pracowniczych na podstawie przedłożonych dokumentów;

realizacja innych czynności związanych z obsługą kadrową w ramach stosunku pracy;

prowadzenie dokumentacji osobowej;

sporządzanie świadectw pracy i zaświadczeń potwierdzających zatrudnienie pracowników;

sporządzanie świadectw pracy i zaświadczeń potwierdzających zatrudnienie byłych pracowników na podstawie archiwalnej dokumentacji osobowej;

pomoc w kompletowaniu dokumentacji i wypełnieniu wniosków w związku z ustaleniem uprawnień emerytalno-rentowych;

obsługa zintegrowanego systemu informatycznego w zakresie zadań Sekcji;

przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Uczelni oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia w ramach działalności Sekcji.

Sekcja Płac

Zakres zadań:

naliczanie wynagrodzeń i stypendiów dla pracowników Uczelni oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych;

sporządzanie list płac;

obsługa zintegrowanego systemu informatycznego w zakresie zadań Sekcji;

sporządzanie rocznych kart wynagrodzeń oraz raportów IMIR;

obsługa ZUS PUE w zakresie pobierania zwolnień lekarskich oraz ewidencja zwolnień lekarskich;

naliczanie wynagrodzeń chorobowych, zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich, rehabilitacyjnych;

prowadzenie indywidualnych kart zasiłkowych;

wydawanie zaświadczeń o wysokości pobieranych wynagrodzeń;

bieżąca obsługa programu PŁATNIK w zakresie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz umów o dzieło ZUS RUD oraz wyrejestrowań z ubezpieczeń, sporządzania deklaracji, raportów i korekt do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

bieżąca obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych w zakresie zgłoszeń i rezygnacji pracowników oraz rozliczeń składek PPK;

przygotowanie przelewów wynikających z list płac, w tym składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek podatku dochodowego od osób fizycznych oraz potrąceń;

sporządzanie druków ZUS ERP-7 oraz zaświadczeń o dochodach, a w przypadku umów cywilnoprawnych również zaświadczeń o okresach zatrudnienia dla celów emerytalno-rentowych;

przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Uczelni oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia w ramach działalności Sekcji;

sporządzanie sprawozdań dla PFRON oraz dla potrzeb Kierownictwa Uczelni;



autoryzacja zatwierdzonych wniosków o zawarcie umów cywilnoprawnych w systemie TETA oraz sprawdzanie rachunków dotyczących umów zleceń i umów o dzieło pod względem formalnym;

sporządzanie deklaracji podatkowych oraz informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11), informacji o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne nie mające w Polsce miejsca zamieszkania (IFT-1/IFT-1R);

zgłaszanie i wyrejestrowywanie studentów i doktorantów do ubezpieczeń zdrowotnych oraz wystawianie zaświadczeń potwierdzających zgłoszenie do ubezpieczenia;

wsparcie merytoryczne oraz techniczne (zatwierdzanie słowników wypłacanych stypendiów) w zakresie wypłacanych w Uczelni stypendiów podlegających opodatkowaniu oraz objętych ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym w tym występowanie o indywidualną interpretację podatkową oraz kierowanie pism z wnioskiem o interpretację do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Stanowisko ds. Obsługi Działu

Zakres zadań:

obsługa korespondencji;

przyjmowanie i obsługa interesantów;

przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do Archiwum Uczelni oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia w ramach działalności Działu;

przygotowywanie pism, materiałów do sporządzania sprawozdań, raportów, prezentacji itp.;

prowadzenie terminarza spotkań;

koordynowanie obsługi spotkań i zebrań;

składanie zamówień w systemie zakupów i pobieranie materiałów biurowych;

prowadzenie rejestracji delegacji pracowników Działu;

dbałość o prawidłowy obieg dokumentów i informacji w Dziale i pomiędzy Działem a pozostałymi jednostkami/komórkami Uczelni;

współpraca z jednostkami/komórkami Uczelni w zakresie realizowanych zadań.