Zał. do ZW 87/2020 

ZASADY FUNKCJONOWANIA ELEKTRONICZNEJ LEGITYMACJI SŁUŻBOWEJ NAUCZYCIELA AKADEMICKIEGO W POLITECHNICE WROCŁAWSKIEJ

§ 1

Nauczyciele akademiccy zatrudnieni w Politechnice Wrocławskiej otrzymują elektroniczną legitymację służbową nauczyciela akademickiego, zwaną dalej ELNA, wydawaną na podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie legitymacji służbowej nauczyciela akademickiego 
(Dz. U. z 2020 r., poz. 689), zwanego dalej rozporządzeniem, oraz na podstawie niniejszych zasad.

ELNA wydawana jest na wniosek nauczyciela akademickiego zatrudnionego 
w Politechnice Wrocławskiej na podstawie umowy o pracę.

W celu uzyskania ELNA nauczyciel akademicki składa w Dziale Spraw Osobowych wniosek o wydanie ELNA, którego wzór określony jest w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia oraz przesyła w formie elektronicznej na adres: elna@pwr.edu.pl aktualne zdjęcie w formacie jpg o rozmiarach 300x375 pikseli 
i rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi (nazwa pliku ze zdjęciem w formacie: <imię>_<nazwisko>.jpg, np. jan_kowalski.jpg).

ELNA jest dokumentem poświadczającym status pracownika Politechniki Wrocławskiej.

Dział Informatyzacji, zwany dalej DZI, drukuje ELNA oraz prowadzi bazę danych wydrukowanych (dla każdego nauczyciela akademickiego) ELNA oraz duplikatów ELNA, imienny rejestr ELNA wydanych Działowi Spraw Osobowych, a także rejestry wydanych hologramów. Dział Spraw Osobowych prowadzi rejestry ELNA wydanych nauczycielom akademickim oraz rejestry hologramów. Za jakość i kompletność danych dostarczonych do DZI (za dane osobowe, za jakość zdjęcia elektronicznego) odpowiada pracownik Działu Spraw Osobowych wyznaczony do kontaktów z DZI.

§ 2

ELNA wydaje nauczycielom akademickim Dział Spraw Osobowych 
za potwierdzeniem odbioru ELNA (załącznik nr 2).

Ważność legitymacji potwierdza się:

co rok – w przypadku nauczyciela akademickiego zatrudnionego na czas nieokreślony;

co semestr – w przypadku nauczyciela akademickiego zatrudnionego na czas określony.

Potwierdzenia ważności ELNA dokonuje Dział Spraw Osobowych poprzez wykonanie niżej wymienionych czynności:

naklejenie w oznaczonych polach na rewersie ELNA odpowiedniego hologramu 
z nadrukowaną datą ważności;

zapisanie w układzie elektronicznym karty terminu ważności ELNA.

Potwierdzania ważności ELNA dokonują uprawnieni pracownicy.



Proces technicznego wykonania ELNA dokonywany jest w DZI.

§ 3

Prawo do posiadania ELNA mają nauczyciele akademiccy do ostatniego dnia zatrudnienia w Politechnice Wrocławskiej.

W przypadku utraty ELNA przez nauczyciela akademickiego, jest on obowiązany do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu w Dziale Spraw Osobowych i złożenia stosownego oświadczenia oraz wniosku o wydanie duplikatu ELNA (załącznik nr 1).

W przypadku zgłoszenia przez nauczyciela akademickiego utraty albo zniszczenia ELNA, upoważniony pracownik Działu Spraw Osobowych niezwłocznie dezaktywuje legitymację w systemie informatycznym obsługującym ELNA.

W przypadku zamieszczenia błędnych danych na ELNA lub zmiany danych osobowych, dokonuje się wymiany ELNA.

§ 4

W przypadku utraty lub całkowitego zniszczenia ELNA – na wniosek nauczyciela akademickiego wydawany jest duplikat ELNA zawierający oznaczenie właściwe dla duplikatu.

W przypadku wymiany ELNA ze względu na utratę ważności lub wadę techniczną, uniemożliwiającą korzystanie z ELNA, z powodu zamieszczenia błędnych danych 
lub zmiany danych osobowych, gdy nauczyciel akademicki posiada:

ELNA – wydawana jest ELNA zgodnie z przekazanymi danymi;

duplikat ELNA – wydawany jest duplikat ELNA zgodnie z przekazanymi danymi.

Nauczyciele akademiccy ubiegający się o ponowne wydanie ELNA lub wydanie duplikatu ELNA, składają w Dziale Spraw Osobowych wniosek o wydanie ELNA 
lub duplikatu ELNA (załącznik nr 2).

Dział Spraw Osobowych przekazuje do DZI zestawienie danych osobowych nauczycieli akademickich, którzy złożyli wnioski o ponowne wydanie ELNA 
lub wydanie duplikatu ELNA.

§ 5

Uczelnia pobiera opłatę za wydanie nauczycielowi akademickiemu ELNA lub duplikatu ELNA w wysokości 14,30 zł. Opłata pobierana jest również w sytuacji określonej 
w § 4 ust. 2 pkt. 1).

Opłata, o której mowa w ust. 1 potrącana jest z wynagrodzenia pracownika za jego zgodą.

§ 6

Blankiety ELNA oraz hologramy są zakupywane i przechowywane przez DZI, który to przyjmuje je na swój stan ewidencyjny dokumentem PZ (przychód zewnętrzny) zgodnie z fakturą zakupu. DZI wydaje blankiety ELNA oraz hologramy upoważnionemu pracownikowi Działu Spraw Osobowych, na podstawie wystawionego przez niego dokumentu RW (rozchód wewnętrzny). DZI rozlicza się z Kwesturą ilościowo – wartościowo z blankietów ELNA i hologramów w cyklu miesięcznym.

Zakupu dla Działu Spraw Osobowych dodatkowych (w stosunku do posiadanych obecnie): certyfikatów podpisu elektronicznego, szkoleń, licencji na oprogramowanie



OPTcamp do przedłużania ważności i obsługi ELNA, instalacji i reinstalacji tego oprogramowania, dokonuje na własny koszt jednostka organizacyjna, która dokonuje zakupu.

Blankiety ELNA oraz hologramy podlegają ścisłemu rozliczeniu ilościowemu, podobnie jak pozostałe druki ścisłego zarachowania (w grudniu każdego roku):

DZI rozlicza się z zakupionych, wydanych w Uczelni oraz skasowanych komisyjnie blankietów ELNA i hologramów;

Dział Spraw Osobowych rozlicza się ilościowo z blankietów ELNA i hologramów pobranych z DZI na podstawie druków RW, wydanych nauczycielom akademickim, skasowanym komisyjnie.

Blankiety ELNA uszkodzone w trakcie procesu personalizacji oraz wydrukowane zbędnie lub błędnie podlegają fizycznemu zniszczeniu w DZI. Blankiety wydrukowane z błędami kasowane są w Dziale Spraw Osobowych.

Hologramy zniszczone w trakcie naklejania oraz niewykorzystane, podlegają fizycznemu zniszczeniu po upływie terminu ich ważności, przez Dział Spraw Osobowych, bądź przez DZI, o ile nie zostały wydane Działowi Spraw Osobowych.

6. Blankiety ELNA oraz hologramy ulegają fizycznemu zniszczeniu komisyjnie. DZI oraz Dział Spraw Osobowych powołują komisje likwidacyjne, które sporządzają protokół 
z fizycznego zniszczenia blankietów ELNA oraz hologramów. Protokoły kasacyjne należy w ustalonych terminach przekazać wraz z całkowitym rozliczeniem ilościowym blankietów ELNA i hologramów do Kwestury (Sekcja Ewidencji Majątku). 

§ 7

Dział Spraw Osobowych zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji ilościowej posiadanych na stanie ELNA i hologramów w systemie TETA w tzw. magazynach wirtualnych - 1W.

Dział Spraw Osobowych pobierając ELNA i hologramy jest zobowiązany na podstawie dokumentu RWD wystawić dokument PWD - przyjęcia na stan magazynu wirtualnego.

Dział Spraw Osobowych jest zobowiązany ewidencjonować w systemie TETA zdarzenia dotyczące wydania ELNA nauczycielom akademickim – dokumentem RS.

Protokół kasacji stanowi podstawę do niezwłocznego odzwierciedlenia w systemie TETA operacji kasacji dokumentem RKD.

Zwrot ELNA i hologramów do DZI dokonuje się w ewidencji ilościowej dokumentem RZ, który wystawiany jest na podstawie otrzymanego z DZI dokumentu ZW.

Wszystkie dokumenty w systemie TETA powinny być wystawiane bez zbędnej zwłoki, tak aby stan w systemie odpowiadał rzeczywistemu.

3