Załącznik do ZW 25/2024

Biuro Wsparcia Projektów Europejskich

Głównym celem Biura jest wsparcie uczestnictwa nauczycieli akademickich Politechniki Wrocławskiej w aplikowaniu o finansowanie projektów ze środków Komisji Europejskiej.

Biuro obsługuje konkursy ogłaszane na portalu Komisji Europejskiej w ramach programów:

Horyzont Europa: Filar 1 , Filar 2, Filar 3, Widening, ERA, Misje UE;

Life, EU4Health, EDF, EU Space Programme, CEF, Digital;

oraz przedsięwzięcia powiązane z Programami Komisji Europejskiej (m.in. „Granty na Granty”).

Do zakresu zadań Biura Wsparcia Projektów Europejskich należy:

prowadzenie działań informacyjnych związanych z możliwością finansowania różnych działań naukowych i około naukowych ze środków Komisji Europejskiej;

konsultacje z nauczycielami akademickimi w zakresie doboru odpowiedniego programu do planowanych prac w danej dziedzinie naukowej;

organizacja szkoleń, warsztatów, webinariów w zakresie m.in. technik pisania poszczególnych typów wniosków, obsługi portalu KE;

poszukiwanie partnerów w zakresie możliwości tworzenia konsorcjów lub możliwości dołączenia zespołów PWr jako partnerów do innych konsorcjów;

budowanie sieci networkingowych w ramach PWr oraz z zewnętrznymi jednostkami (głównie z zagranicy);

wsparcie w przygotowaniu wniosków projektowych;

wsparcie w prowadzeniu naukowców przez wszystkie etapy konkursu m.in. organizacja próbnych paneli w ramach przygotowania do II etapu ERC;

wsparcie obsługi realizacji i rozliczania projektów;

wsparcie w zakresie obowiązujących procedur formalno-prawnych;

wsparcie jednostek w zakresie uzyskiwania wyjaśnień dotyczących zapisów konkursowych oraz realizacji projektów od agencji finansujących;

tworzenie i prowadzenie bazy informacyjnej o projektach;

realizacja projektów strategicznych wskazanych przez Władze Uczelni.

Szczegółowy zakres zadań:

Obsługa administracyjna biura: obsługa korespondencji, przechowywanie 
i archiwizowanie dokumentacji znajdującej się w Biurze, składanie zamówień , sprawy osobowe pracowników działu;

Wsparcie procesu aplikacji:

przygotowanie informacji o bieżących programach i konkursach finansowanych ze środków Komisji Europejskiej;



organizacja szkoleń, warsztatów i webinariów dotyczących różnych aspektów przygotowania wniosków projektowych w zależności od poszczególnych typów wniosków, obsługi portalu KE, nauki pisania wniosku;

analiza zapisów dokumentacji konkursowej oraz pozyskiwanie wyjaśnień i interpretacji od instytucji finansujących, współpraca z innymi jednostkami Uczelni w celu prawidłowego przygotowania projektów;

wsparcie administracyjne przed i po złożeniu wniosku: weryfikacja formalna wniosku, przegląd i komentarze do części aplikacyjnej wniosku po kalkulację kosztów 
i wypełnianie formularzy w części administracyjnej, analiza zgodności zaplanowanych działań z obowiązującymi na Uczelni regulacjami, rejestracja wniosków, prowadzenie bazy danych o projektach; procedowanie dokumentacji projektowej na etapie aplikowania wymagającej podpisu Władz Uczelni, opiniowanie i wsparcie przy tworzeniu wzorców umów o dofinansowanie, weryfikacja załączników, wsparcie procesu negocjacji oraz składania wyjaśnień do instytucji finansujących, wsparcie obsługi i administrowania w ramach zewnętrznych portali do składania wniosków;

prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji projektu znajdującej się w Biurze.

Wsparcie procesu inicjowania i przygotowania projektu:

konsultacje w zakresie doboru odpowiedniego programu do planowanych prac w danej dziedzinie naukowej;

przez wszystkie etapy konkursu m.in. organizacja próbnych paneli w ramach przygotowania do II etapu ERC;

wsparcie organizacyjne w zakresie tworzenia konsorcjów m.in. w których PWr pełni rolę lidera;

nawiązywanie współpracy z partnerami zagranicznymi w celu budowania konsorcjów z udziałem zespołów PWr (w roli lidera lub partnera);

bieżący udział w pisaniu wniosku poprzez m.in. interpretację wymogów merytorycznych, komentowanie i doradztwo w zakresie przygotowywania wniosku, wskazanie kierunku działań w celu poprawy jakości wniosku;

analiza ryzyka projektowego.

Wsparcie procesu współpracy międzynarodowej w ramach projektów:

budowanie sieci networkingowych w ramach PWr oraz z zewnętrznymi jednostkami (głównie z zagranicy);

włączanie nauczycieli akademickich i innych pracowników w międzynarodowe inicjatywy w celu budowania wspólnych konsorcjów;

opracowywanie zasad współpracy w ramach działań konsorcjum, uzgadnianie zapisów umów konsorcjum.

Monitorowanie projektów i statystyki:

monitorowanie procesu aplikacji, sprawozdawanie z osiągniętych wskaźników;

analiza kart ocen ekspertów;

prowadzenie rejestru wniosków złożonych, przyjętych do realizacji oraz odrzuconych;



przygotowywanie innych sprawozdań, opracowań statystycznych i analitycznych w odniesieniu do projektów w zakresie aplikacji;

ewidencja i wsparcie działań kontrolnych w projektach przez instytucje finansujące;

obsługa skrzynki ePUAP w zakresie projektów będących w obszarze kompetencyjnym Biura;

współpraca z innymi jednostkami Uczelni przy opracowywaniu procedur wewnętrznych (Zarządzenia Wewnętrzne) i wzorców dokumentów.

Wypełnianie obowiązków wynikających z zarządzeń i regulacji wewnętrznych Uczelni.