1. Z przeprowadzonego egzaminu dyplomowego sporządza się protokół egzaminu dyplomowego, zawierający: datę egzaminu, imiona i nazwisko studenta, numer albumu, imiona rodziców, imiona i nazwiska, podpisy oraz tytuły naukowe, stopnie naukowe lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej/projektu inżynierskiego (jeśli praca dyplomowa/projekt inżynierski jest przewidziana/-ny w programie nauczania/kształcenia), ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy.

. 2. Zakończenie studiów odnotowuje się w:

1) indeksie elektronicznym;

2) protokole egzaminu dyplomowego;

3) albumie studentów;

4) księdze dyplomów.

§ 9. Księga dyplomów

1. Księga dyplomów w Politechnice Wrocławskiej, zwana dalej Centralną Księgą Dyplomów (CKD), prowadzona jest w wersji elektronicznej w Dziale Nauczania oraz w Jednolitym Systemie Obsługi Studenta (JSOS).

2. Tomy CKD, prowadzone przez wszystkie wydziały Politechniki Wrocławskiej, stanowią tzw. Wydziałowe Księgi Dyplomów (WKD).

3. CKD zawiera następujące dane:

a) numer dyplomu;

b) numer albumu;

c) nazwisko oraz imię/imiona studenta; 

d) rok urodzenia; 

e) datę rozpoczęcia studiów;

f) nazwę wydziału; 

g) kierunek studiów;

h) poziom studiów;

i) profil studiów;

j) formę studiów; 

k) datę złożenia egzaminu dyplomowego;

l) nazwę tytułu zawodowego.

4. Dane, o których mowa w ust. 3, przekazywane są w wersji elektronicznej do Działu Nauczania w postaci wykazu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia.

5. Dział Nauczania dodaje zawarte w wykazie dane absolwenta do CKD oraz nadaje kolejny numer dyplomu, który jest następnie wpisywany przez pracownika dziekanatu do WKD oraz JSOS.

6. WKD mogą być prowadzone w formie książkowej i/lub elektronicznej.

7. WKD zawierają dane wymienione w ust. 3, a w przypadku prowadzenia wersji książkowej mogą zawierać także datę odbioru dyplomu/odpisu dyplomu/duplikatu dyplomu (w przypadku jego wydania) oraz pisemne potwierdzenie odbioru dokumentu.

8. Po zakończeniu roku kalendarzowego, Dział Nauczania wydaje rocznik CKD w formie książkowej.

§ 10. Dyplomy ukończenia studiów

W terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów Uczelnia sporządza i wydaje absolwentowi dyplom ukończenia studiów wraz z dwoma odpisami i suplementem do dyplomu oraz dokonuje wpisu do księgi dyplomów.

Na wniosek absolwenta Uczelnia wydaje dodatkowe odpisy dyplomu 
w tłumaczeniu na jeden z następujących języków obcych: angielski i/lub niemiecki. Na wniosek absolwenta Uczelnia wydaje odpis suplementu do dyplomu 
w tłumaczeniu na język angielski. Dokumenty są wydawane w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku.

Warunkiem wydania dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2, jest wniesienie przez absolwenta stosownych opłat, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt. 2, oraz dostarczenie aktualnej fotografii.

§ 11. Duplikat dyplomu

1. W przypadku utraty oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu absolwent może wystąpić do Politechniki Wrocławskiej z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu tych dokumentów.

2. Uczelnia wystawia duplikat na podstawie dokumentów zawartych w teczce osobowej studenta.

3. Duplikat wystawia się na oryginale druku dyplomu lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w okresie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. W dyplomie na stronie 2, lewej wewnętrznej, u góry, należy umieścić wyraz: „DUPLIKAT” oraz datę wydania duplikatu. Duplikat, z upoważnienia Rektora, podpisuje Prorektor ds. Nauczania. Pieczęć imienna Prorektora powinna być czytelna. Duplikat należy opatrzyć okrągłą pieczęcią urzędową.

4. Jeżeli brak jest druku według wzoru dyplomu lub suplementu obowiązującego w danym czasie, duplikat wystawia się na przygotowanym przez Uczelnię formularzu, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu. Duplikat suplementu do dyplomu drukuje się z systemu elektronicznego obowiązującego w Uczelni.

5. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu lub suplementu do dyplomu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu odnotowuje się w księdze dyplomów.

6. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiany ponownie, pod warunkiem wniesienia stosownej opłaty, o której mowa w § 16.

§ 12. Duplikaty innych dokumentów dotyczących studiów

Przepisy § 10 stosuje się odpowiednio przy sporządzaniu duplikatów innych dokumentów dotyczących studiów.

Duplikat ELS wystawia się z aktualną fotografią studenta.

Wydanie duplikatu ELS rejestruje się również w formie elektronicznej, oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejne litery alfabetu, odpowiednio: b, c, d oraz dalsze. Literą a oznacza się zawsze oryginał legitymacji.

§ 13. Sprostowania w dokumentach dotyczących studiów

1. Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie elektronicznym, albumie studentów lub w księdze dyplomów, na wniosek studenta, absolwenta albo 
z urzędu.

2. Sprostowań dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidłowego zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. W przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej zachowuje się w niej informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie, która dokonała sprostowania.

3. Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.

4. ELS, dyplom, suplement do dyplomu oraz inny dokument potwierdzający uzyskane wykształcenie zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie.

§ 14. Zmiana imienia/imion i nazwiska

1. Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imienia/imion lub nazwiska absolwenta w jego dyplomie, suplemencie do dyplomu i dokumentach, o których mowa w § 7 ust. 1, chyba że zmiana imion i nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu o zmianie płci. 
W tych przypadkach wydaje się dyplom na nowe imiona lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu do dyplomu, wraz z odpisami, wydanymi na poprzednie imiona lub nazwisko.

2. W przypadku, gdy zmiana imion lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty, o których mowa w § 7 ust. 1, wystawia się na nowe imiona lub nazwisko. Nowe imiona lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu.

§ 15. Sposób uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą

1. Dokumenty wydawane przez Uczelnię w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów, przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą, są uwierzytelniane na wniosek zainteresowanego.

2. Uwierzytelnienie polega na stwierdzeniu autentyczności dokumentu. Polega to na umieszczeniu na dokumencie:

1) klauzuli w brzmieniu: „Stwierdza się autentyczność dokumentu”;

2) podpisu osoby upoważnionej do uwierzytelnienia dokumentu;

3) pieczęci urzędowej;

4) nazwy miejscowości i daty.

3. Do uwierzytelnienia przedstawia się oryginały lub duplikaty dokumentów (nie dokonuje się tłumaczenia na język obcy). 

4. Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią urzędową Politechniki Wrocławskiej, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.

5. Uczelnia przekazuje do urzędu obsługującego Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego wykazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w art. 191 b ust. 3 Ustawy, wzory ich podpisów, wzory pieczęci urzędowych oraz wzory dyplomów i świadectw określone przez Uczelnię oraz na bieżąco je aktualizują.

§ 16. Instytucje dokonujące uwierzytelnienia dokumentów

Następujące dokumenty:

dyplom ukończenia studiów lub jego duplikat,

zaświadczenie o ukończeniu studiów

uwierzytelnia Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego na wniosek złożony w urzędzie obsługującym tego ministra.

2. Dokumenty niewymienione w ust. 1 uwierzytelnia Politechnika Wrocławska na wniosek zainteresowanego.

3. Studentom lub absolwentom Politechniki Wrocławskiej wyjeżdżającym do innych uczelni krajowych (w ramach wymiany, np. MOSTECH) lub za granicę na praktyki studenckie lub na wymianę zagraniczną w ramach programów wymiany międzynarodowej, Uczelnia wydaje zaświadczenia o studiowaniu lub 
o zakończeniu studiów, w języku polskim i/lub angielskim.

§ 17. Opłaty za wydanie dokumentów

1. Uczelnia pobiera opłaty za wydanie:

1) ELS i jej duplikatu;

2) dyplomu ukończenia studiów, jego duplikatu oraz dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy.

2. Opłaty za wydanie dokumentów wymienionych w ust. 1 Politechnika Wrocławska pobiera w wysokości określonej odrębnymi przepisami.

3. Za wydanie duplikatu dokumentu pobiera się opłatę o połowę wyższą od opłaty za wydanie oryginału.

4. Za uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą pobiera się opłatę w wysokości 19 zł.

5. Opłaty, o których mowa w ust. 2 i 3, wnosi się na rachunek bankowy Uczelni.

6. Opłatę, o której mowa w ust. 4, wnosi się na rachunek bankowy urzędu obsługującego ministra, o którym mowa w § 15 ust. 1, w przypadku złożenia wniosku w urzędzie obsługującym ministra.

7. Dziekan może zwolnić studenta z opłat, o których mowa w ust. 1, na jego pisemny wniosek.

§ 18. Postępowanie w przypadku nieprzyjęcia kandydata na studia lub rezygnacji ze studiów na początku studiów

1. W przypadku nieprzyjęcia kandydata na I rok studiów Uczelnia zwraca kandydatowi złożone przez niego dokumenty, a także prace wstępne, jeżeli zakres egzaminów wstępnych przewiduje złożenie takich prac.

2. Uczelnia przechowuje przez 6 miesięcy kopie dokumentów kandydatów nieprzyjętych na I rok studiów wraz z kopią pisma, na podstawie którego zwrócono kandydatowi złożone oryginały dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2.

3. W przypadku niepodjęcia studiów przez osobę przyjętą na studia (rozumianą również jako niepodpisanie aktu ślubowania), Politechnika Wrocławska zwraca złożone przez tę osobę dokumenty, a także prace wstępne, jeżeli zakres egzaminów wstępnych przewiduje złożenie takich prac. Pozostałe dokumenty przechowuje się przez okres 6 miesięcy.

4. W sytuacji, gdy osoba przyjęta na studia zrezygnowała ze studiowania przed rozpoczęciem semestru i nie miała nadanego numeru albumu:

dziekanat przekazuje kopię pisma zawierającego rezygnację do Działu Rekrutacji, bez zbędnej zwłoki;