4. Kompletna dokumentacja, określona w pkt. 3, ppkt. 1-3 stanowi podstawę do uznania składnika jako niedobór pozorny,

5. Za inwentaryzacje składników, o których mowa w pkt. 3 odpowiada kierownik Sekcji Inwentaryzacji.

§ 7

TRYB INWENTARYZACJI W DRODZE UREGULOWAŃ ODRĘBNYCH PRZEPISÓW PRAWNYCH. 

W drodze uregulowań odrębnych przepisów prawnych przeprowadzane są inwentaryzacje:

zbiorów bibliotecznych - proces ustalenia rzeczywistego stanu zbiorów bibliotecznych odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 205, poz. 1283) oraz aktualnie obowiązującymi w Uczelni przepisami wewnętrznymi;

Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych (SKONTRUM) przeprowadzana jest przez pracowników Sekcji Kontroli i Aktualizacji Zbiorów w Centrum Wiedzy i Informacji Naukowo Technicznej Politechniki Wrocławskiej.



 2) Inwentaryzacje składników małocennych przeprowadzane są na wniosek kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, zgodnie z aktualnie obowiązującymi aktami prawnymi. Spis z natury przeprowadza i rozlicza komisja, powoływana przez kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, w której odbywa się inwentaryzacja. Komisja składa się z co najmniej trzech osób. Spis z natury oraz rozliczenie inwentaryzacji polegające na porównaniu stanu faktycznego z zapisami w ewidencji ilościowej składników Mc odbywa się w jednostce/komórce organizacyjnej Uczelni.

§ 8

TRYB INWENTARYZACJI W DRODZE SPISU Z NATURY 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Spis z natury, polega na potwierdzeniu przez Zespół Spisowy istnienia składnika majątku oraz naniesieniu na arkusz spisowy znajdującego się na nim numeru inwentarzowego i nazwy (opisu) środka trwałego. 

2. Spisowi z natury podlegają:

środki trwałe ST;

środki trwałe STN;

krajowe środki płatnicze – gotówka w kasie w złotych polskich, waluty obce 
i dewizy;

papiery wartościowe w postaci materialnej tj. weksle, bony, czeki i inne papiery wartościowe;

rzeczowe składniki aktywów obrotowych tj. materiały w magazynach, gotowe produkty (wydawnictwa własne), druki ścisłego zarachowania, itp.;

nieruchomości zaliczane do środków trwałych w budowie;

małocenne składniki majątku prowadzone w ewidencji ilościowej;

składniki aktywów, będące własnością innych podmiotów gospodarczych, które zostały powierzone inwentaryzowanej jednostce/komórce do używania.

3. Czynności spisowe przeprowadzane są przez Zespół Spisowy powoływany decyzją Kanclerza spośród pracowników Politechniki Wrocławskiej oraz w razie potrzeby osób spoza Uczelni.

4. Zespół Spisowy składa się z co najmniej dwóch członków. W jego skład nie może być powołana osoba: zatrudniona na stanowisku Kwestora; zatrudniona w Kwesturze i osoba 



odpowiedzialna za wprowadzanie dokumentów do ewidencji majątku jednostki/komórki organizacyjnej.

5. Liczbę Zespołów Spisowych koniecznych do przeprowadzenia inwentaryzacji określa Kanclerz.

6. Na wniosek Przewodniczącego UKI lub kierownika Sekcji Inwentaryzacji, Kanclerz może powołać niezależnych ekspertów lub rzeczoznawców spoza Uczelni do udziału w inwentaryzacji składników o skomplikowanej strukturze i sposobie rozliczeń.

7. Ustalenia ilości rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników członkowie zespołu spisowego dokonują obligatoryjnie, w obecności osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie dokumentów do ewidencji księgowej w inwentaryzowanej jednostce/komórce organizacyjnej.

8. W razie braku możliwości uczestniczenia w spisie osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie dokumentów jednostki/komórki organizacyjnej lub magazyniera z przyczyn losowych, może ona upoważnić do tego inną osobę w formie pisemnej. Upoważnienie nie skutkuje przeniesieniem odpowiedzialności materialnej. 

9. W przypadku braku upoważnienia, kierownik jednostki/komórki organizacyjnej powołuje 
w formie decyzji osobę reprezentującą nieobecną osobę odpowiedzialną za prowadzenia ewidencji. 

10. Arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania.

11. Arkusz musi zawierać:

numer;

nazwę jednostki/komórki organizacyjnej Uczelni, w której dokonywane są czynności inwentaryzacyjne;

numer budynku, pomieszczenia, magazynu;

rodzaj inwentaryzacji, dzień na który przypada inwentaryzacja oraz sposób 
jej przeprowadzenia;

datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury składników ujętych na każdym arkuszu;

szczegółowe określenie stwierdzonego majątku z podaniem jego cech charakterystycznych, numeru inwentarzowego oraz w miarę możliwości numeru seryjnego;

ilość stwierdzoną podczas spisu z natury wyrażoną w jednostkach naturalnych 
(np. sztuki, kilogramy, metry);



imiona, nazwiska i podpisy członków zespołu spisowego, osoby odpowiedzialnej 
za wystawianie dokumentów w jednostce i innych osób obecnych przy spisie z natury.

12. Informacje wymienione w pkt.11, ppkt. 1-7, umieszcza się w arkuszu spisowym w sposób czytelny i trwały.

Arkusze mogą być generowane przy pomocy aplikacji systemu finansowego/finansowo-księgowego.

Arkusze należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z zastrzeżeniem pkt.13 i 15.

W przypadku arkuszy generowanych elektronicznie, ich numeracja i rejestracja odbywa się automatycznie, za pomocą elektronicznego systemu do obsługi procesu inwentaryzacji.

Poprawki zapisów ujętych w arkuszach spisu z natury należy dokonywać poprzez przekreślenie błędnej treści, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisów osób do tego uprawnionych (użytkowników lub osób odpowiedzialnych materialnie oraz członków Zespołu Spisowego).

Skreślenia należy opisać w sprawozdaniu Zespołu Spisowego z dokonanego spisu z natury, podając informację o ilości poprawek i numerach poprawionych pozycji arkusza.

Błędnie wypełnione przez członków Zespołu Spisowego arkusze należy zwrócić kierownikowi Sekcji Inwentaryzacji, który dokonuje unieważnienia poprzez jego skreślenie oraz wpisu „unieważniono” na arkuszu i w Ewidencji Druków Ścisłego Zarachowania, z podaniem daty unieważnienia i podpisem.

W przypadku, gdy arkusze będą generowane elektronicznie, unieważnienie arkusza następuje poprzez wpisanie stosownej adnotacji bezpośrednio w czytniku etykiet lub 
w elektronicznym systemie do inwentaryzacji.

Ilość składników znajdujących się w nienaruszonych opakowaniach można ustalać poprzez przeliczenie liczby opakowań i pomnożenie ich przez zawartość każdego z nich. Dla stwierdzenia autentyczności zawartości opakowania, znajdujących się w nim towarów, co do rodzaju i gatunku, próbnie sprawdza się zawartość wybranych opakowań.

W czasie trwania spisu z natury nie dokonuje się operacji obrotowych dotyczących składników, które mają podlegać inwentaryzacji.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą Przewodniczącego Zespołu Spisowego, podczas trwającego spisu z natury zapasów materiałów znajdujących się



w magazynach, może nastąpić wydanie lub przyjęcie określonego składnika, z zachowaniem dodatkowych procedur kontrolnych polegających na:

udokumentowaniu przez osoby odpowiedzialne materialnie wydań lub przyjęć w formie dokumentów wydania lub przyjęcia, parafowanych przez członków zespołu spisowego wraz z dodaniem adnotacji, czy dany składnik został wydany przed czy po spisie z natury oraz parafowanych przez Przewodniczącego Zespołu Spisowego;

odnotowaniu informacji, na dokumentach wydania lub przyjęcia oraz na arkuszu spisu z natury w pozycji spisu dotyczącej składnika wydawanego lub przyjętego czy wydania lub przyjęcia dokonano po ujęciu tego składnika w spisie, czy też przed ujęciem.

23. Składniki nieprzydatne oraz będące własnością innych podmiotów lub przekazane 
w depozyt, winno spisywać się na odrębnych arkuszach spisu z natury.

24. Przyjmuje się, że granica norm ubytków naturalnych wynosi 2% dla towarów przestrzennych (np. śrubki, gwoździe) i sypkich (np. kawa, cukier) przechowywanych 
w pojemnikach, torebkach, itp., ewidencjonowanych w jednostkach objętości lub masy. 

§ 9

CZYNNOŚCI POPRZEDZAJĄCE ROZPOCZĘCIE INWENTARYZACJI 
W DRODZE SPISU Z NATURY

1. Wystosowanie przez kierownika jednostki/komórki Uczelni pisma, określonego w § 4, pkt. 3 do Kanclerza Uczelni w przypadku inwentaryzacji doraźnej i wyrywkowej.

2. Dokonanie przez osoby odpowiedzialne za wprowadzanie dokumentów do ewidencji 
w poszczególnych jednostkach/komórkach Uczelni oraz magazynierów, przeglądów stanu przygotowania składników majątku do inwentaryzacji poprzez: 

sprawdzenie i uzupełnienie oznakowania składników majątku,

uzupełnienie w magazynach wywieszek materiałowych zawierających symbole 
i nazwy stosowane w indeksie wykorzystywanym w ewidencji,

oddzielenie i oznaczenie składników przyjętych w depozyt i składników majątku jednostek zewnętrznych,

przygotowanie do inwentaryzacji artykułów nietypowych (np. ciężkich, przestrzennych, zwałowych, sypkich) inwentaryzowanych z reguły metodami szacunkowymi,



wyposażenie magazynów w urządzenia pomiarowe zgodne z obowiązującym normami i niezbędnymi atestami.

3. Przygotowanie przez Przewodniczącego Zespołu Spisowego dokumentów i formularzy niezbędnych do przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, w tym: 

arkuszy spisu z natury,

oświadczeń wstępnych osób odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji/odpowiedzialnych materialnie (wzory stanowią załączniki nr 4 i 5),

oświadczenia końcowego dot. osoby/osób odpowiedzialnych za wprowadzenie dokumentów do ewidencji jednostki/komórki/ magazynierów (wzór stanowi załącznik nr 6),

sprawozdań opisowych Komisji Inwentaryzacyjnej z dokonanych spisów z natury (wzór stanowi załącznik nr 7).

Dla dokumentów inwentaryzacyjnych, określonych w pkt. 3, lit. a) do d), dopuszcza 
się możliwość korzystania z generowanych elektronicznie załączników, różniących się szatą graficzną od załączników określonych w niniejszej instrukcji.

4. Ustalenie, w porozumieniu z kierownikiem jednostki/komórki inwentaryzowanej harmonogramu prac Zespołów Spisowych, w oparciu o plan pomieszczeń.

5. Przeprowadzenie przez Przewodniczącego Zespołu Spisowego narady instruktażowo-szkoleniowej, przeznaczonej dla członków Zespołów Spisowych. 

6. Złożenie Przewodniczącemu Zespołu Spisowego oświadczenia wstępnego osoby/osób odpowiedzialnej/nych za prowadzenie ewidencji.

7. Złożenie Przewodniczącemu Zespołu Spisowego oświadczenia wstępnego przez magazynierów odpowiedzialnych materialnie za zapasy materiałów znajdujących się w magazynach oraz kasjerów odpowiedzialnych materialnie za środki pieniężne. 

§ 10

CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z PRZEBIEGIEM INWENTARYZACJI W DRODZE SPISU Z NATURY