Zał. do ZW 67/2004

Regulamin Działu Kontroli Wewnętrznej

Przepisy ogólne.

§ 1

Regulamin komórki kontroli wewnętrznej określa cele, rodzaj i zasady kontroli instytucjonalnej, sposoby jej dokumentowania, uprawnienia i obowiązki kontrolujących i kontrolowanych oraz tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontroli.

§ 2

Użyte w regulaminie słowa oznaczają:

Komórka kontroli wewnętrznej – Dział Kontroli Wewnętrznej PWr.

Jednostka kontrolowana – kontrolowana jednostka organizacyjna PWr.

Zarządzający kontrolę – Rektor PWr.

Uruchamiający kontrolę – kierownik Działu Kontroli Wewnętrznej

Kontroler – pracownik Działu Kontroli Wewnętrznej

 upoważniony do wykonywania czynności 

 kontrolnych

§ 3

Dział Kontroli Wewnętrznej podlega bezpośrednio Rektorowi.

Cel, rodzaje i zasady kontroli instytucjonalnej.

§ 4

Do zadań kontroli instytucjonalnej realizowanej w jednostkach organizacyjnych PWr. należy szczególnie:

badanie doboru środków, efektywności ich wykorzystania w celu realizacji założonych zadań,

badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi,

badanie sprawności działania kontroli funkcjonalnej,

ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, a także osób za nie odpowiedzialnych,

wskazanie sposobów i środków umożliwiających uniknięcie stwierdzonych nieprawidłowości,

ujawnianie niewykorzystanych rezerw, niegospodarności, marnotrawstwa mienia i nadużyć.

Realizacja zadań, o których mowa w ust.1, następuje w wyniku przeprowadzenia:

1) kontroli kompletnych - polegających na:

badaniu całokształtu działalności jednostek organizacyjnych,

badaniu wszystkich operacji gospodarczych i odpowiadających im czynności, dokumentów i zapisów ewidencyjnych,

 2) kontroli problemowych – polegających na badaniu wybranego odcinka działalności 

 i /lub wybranego zagadnienia,

 3) kontroli doraźnych – polegających na badaniu związanych z bieżącą działalnością

 jednostki wybranych operacji, czynności i odpowiadających im dokumentów,

 4) kontroli sprawdzających – polegających na sprawdzeniu realizacji zaleceń (zarządzeń)

 pokontrolnych, wydanych w wyniku stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień

 podczas kontroli wymienionych w p. 1 do 3.

§ 5

Sprawujący kontrolę instytucjonalną Dział Kontroli Wewnętrznej realizuje zadania, o których mowa w § 4, w oparciu o zatwierdzony przez Rektora kwartalny plan kontroli.

W ciągu roku kalendarzowego mogą być przeprowadzone kontrole nieobjęte zatwierdzonym planem kontroli:

zarządzone przez Rektora z jego inicjatywy,

zarządzone przez Rektora na podstawie wniosku pracowników sprawujących kontrolę funkcjonalną.

§ 6

Czynności kontrolne dotyczące kontroli objętych planem, o którym mowa w § 5 ust. 1, z wyjątkiem kontroli nieobjętych planem, wymienionych w ust.2, mogą być podejmowane przez kontrolerów z upoważnienia Kierownika Działu Kontroli Wewnętrznej.

Czynności kontrolne dotyczące kontroli spraw i / lub dokumentów niejawnych oraz kontroli nieobjętych planem, o którym mowa w ust. 1, podejmowane są na podstawie upoważnienia (polecenia) podpisanego przez Rektora.

Przygotowanie kontroli.

§ 7

Plan kontroli, o którym mowa w § 5 ust. 1, sporządza kierujący komórką kontroli wewnętrznej i przedkłada do zatwierdzenia Rektorowi.

Plan kontroli winien zawierać następujące dane:

nazwy jednostek przewidzianych do kontroli,

rodzaj kontroli,

zakres przedmiotowy,

okres objęty kontrolą,

przewidywany czas trwania kontroli,

okres i zakres przedmiotowy poprzedniej kontroli.

Przed przystąpieniem do kontroli, kontroler opracowuje metodykę kontroli. Metodyka kontroli winna zawierać:

numer i temat kontroli,

cel kontroli (założenia, zadania, kierunek badań zjawisk i zagadnień wymagających kontroli),

wskazówki metodyczne określające:

wskazanie okresu objętego kontrolą,

wskazanie zagadnień, na które podczas kontroli należy zwrócić szczególną uwagę,

wskazanie dowodów, w oparciu o które należy dokonać ustaleń oraz sposobu ich badania,

etapy przeprowadzenia kontroli i ich kolejność,

sposób dokonywania badań kontrolnych, powiązania badanych zagadnień z aktami prawnymi i normatywnymi,

wskazanie wzorów wykazów i zestawień niezbędnych dla zaprezentowania przedmiotu kontroli i ustaleń z kontroli.

podmioty podlegające kontroli,

wykaz aktów prawnych i normatywnych, a także literatury przedmiotu i interpretacji urzędowych – dotyczących przedmiotu kontroli.

Dla kontroli nieobjętych planem kontroli metodykę kontroli sporządza, z uwzględnieniem ust. 3, kierujący komórką kontroli wewnętrznej i przedkłada do zatwierdzenia zarządzającemu kontrolę w terminie najpóźniej do końca 7 dnia przed podpisaniem decyzji w sprawie kontroli.

Zadania uruchamiającego kontrolę.

§ 8

Do zadań uruchamiającego kontrolę należy szczególnie:

wykonywanie czynności kontrolnych zgodnie z procedurą,

opiniowanie wniosków o przeprowadzenie kontroli instytucjonalnej,

wyznaczenie pracowników (kontrolerów) do wykonywania określonych czynności kontrolnych,

nadzór nad kontrolerami wykonującymi czynności kontrolne,

egzekwowanie od kontrolerów rzetelnego i terminowego, z zachowaniem obowiązujących procedur, przeprowadzenia postępowania kontrolnego,

egzekwowanie od kontrolerów rzetelnego i terminowego sporządzenia dokumentacji pokontrolnej,

występowanie z wnioskiem do zarządzającego kontrolę o powołanie rzeczoznawcy w zakresie kontrolowanego przedmiotu.

Zadania pracowników wykonujących czynności kontrolne.

§ 9

Do obowiązków pracownika wykonującego czynności kontrolne należy:

przeprowadzenie kontroli zgodnie z procedurą, tematem i metodyką kontroli po uprzednim, należytym przygotowaniu się do kontroli,

rzetelne i wnikliwe przeprowadzenie kontroli oraz obiektywne ustalenie stanu faktycznego,

sporządzenie dokumentacji kontroli, w wyznaczonym przez zarządzającego terminie, w sposób rzetelny i zgodny z ustaleniami kontroli,

uczestniczenie w postępowaniu w sprawie rozpatrywania zastrzeżeń,

wykonywanie poleceń zarządzającego i uruchamiającego kontrolę, dotyczących postępowania kontrolnego.

Postępowanie kontrolne.

§ 10

Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie każdego elementu stanu rzeczywistego przedmiotu kontroli, porównanie go z obowiązującą normą w celu ujawnienia ewentualnych nieprawidłowości oraz rzetelne udokumentowanie stanu rzeczywistego.

§ 11

Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez zarządzającego kontrolę lub z jego upoważnienia, przez uruchamiającego kontrolę w przypadkach wymienionych w § 6 ust. 1.

Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 winno zawierać:

oznaczenie – numer kontroli (kolejny w roku),

podstawę prawną wystawienia upoważnienia,

podmiot kontroli,

zakres tematyczny, w tym okres objęty kontrolą,

czas trwania kontroli,

nazwisko osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli,

określenie rodzaju kontroli.

Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1.

Upoważnienie wystawia się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: jeden dla jednostki kontrolowanej, jeden załącza się do akt kontroli.

Zobowiązuje się wszystkich pracowników zatrudnionych poza jednostką kontrolowaną do udzielania wyjaśnień w przedmiocie kontroli bez konieczności okazania dodatkowego upoważnienia – wystawione upoważnienie do kontroli stosuje się odpowiednio.

Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 nie ma zastosowania do informacji niejawnych.

§ 12

Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych upoważniony kontroler zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie kontroli i czasie jej trwania, na co przedkłada upoważnienie do kontroli.

Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest zapewnić kontrolerowi odpowiednie warunki i środki niezbędne do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli. W tym celu:

udostępnia kontrolerowi w razie potrzeby, w ramach swoich możliwości, odpowiednie pomieszczenie,

przedkłada żądane dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli,

umożliwia dokonanie oględzin,

stwarza warunki do terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników,

zapewnia pomoc pracowników przy wykonywaniu czynności kontrolnych np. przeliczaniu składników majątkowych, wykonywaniu odpisów dokumentów i inne.

§ 13

Upoważniony do kontroli kontroler ma prawo:

do swobodnego wstępu do pomieszczeń i obiektów jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o ochronie informacji niejawnych,

do wglądu, z zachowaniem zasad ochrony dóbr osobistych, do urządzeń ewidencyjnych, planów, sprawozdań, analiz oraz wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, a także sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów – kontrola dokumentacyjna,

dokonywania oględzin stanu faktycznego dotyczącego przedmiotu kontroli – kontrola rzeczowa,

żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz przyjmowania z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń,

zabezpieczenia dowodów niezbędnych do dalszego postępowania,

występowanie do kierownika jednostki o wydanie decyzji mających na celu zabezpieczenie mienia i dowodów,

występowanie z wnioskiem o powołanie rzeczoznawców, jeżeli okaże się to niezbędne.

Kontroler może pobrać, za potwierdzeniem, dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli, zwłaszcza za okresy ubiegłe i poddać je postępowaniu kontrolnemu w Dziale Kontroli Wewnętrznej.

§ 14

Kontroler podlega wyłączeniu z udziału w kontroli w wypadku, gdy czynności lub rozstrzygnięcia kontrolne mogą dotyczyć jego samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych bądź osób związanych z nim z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia.

Decyzje w sprawie wyłączenia kontrolera podejmuje zarządzający kontrolę lub z jego upoważnienia uruchamiający kontrolę, po powzięciu informacji o przyczynach wyłączenia wymienionych w ust. 1.

§ 15

Kontrolę przeprowadza się w godzinach pracy obowiązującej w jednostce

 kontrolowanej.

W razie konieczności kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy, o których mowa w ust. 1, na wniosek kontrolera za wydaniem stosownych poleceń przez kierownika jednostki kontrolowanej.

§ 16

Kontroler dokonuje ustaleń faktów kontrolnych na podstawie dowodów.

Do dowodów zalicza się w szczególności dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice, oświadczenia i wyjaśnienia złożone na piśmie.

Dowody, o których mowa w ust. 1, załącza się do protokołu kontroli, z tym, że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów winny być przed włączeniem potwierdzone za zgodność z oryginałem.

Ustalenia bieżącego stanu faktycznego w kontrolowanych dziedzinach kontroler dokonuje przez oględziny, w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowany odcinek lub dział pracy, a w razie jej nieobecności – z zastrzeżeniem ust. 5 – w obecności kierownika kontrolowanej jednostki lub upoważnionego przez niego pracownika i osoby asystującej.