Załącznik do ZW 33/2016. []

PROCEDURA

MONITOROWANIA I EGZEKWOWANIA NALEŻNYCH PŁATNOŚCI STUDENCKICH

Wrocław, 2016

Spis treści:

DEFINICJE……2

ZASADY OGÓLNE……..3

AKTY PRAWNE…………6

PROCEDURA…………7



DEFINICJE

 Wierzyciel – Politechnika Wrocławska uprawniona do otrzymania zapłaty (świadczenia); zwana dalej Uczelnią.

 Dłużnik – osoba (student) lub podmiot zobowiązany do zapłaty (świadczenia); na rzecz Uczelni.

 Student - student studiów pierwszego lub drugiego stopnia 

 Wierzytelność wymagalna – przysługujące Uczelni uprawnienie domagania się od Dłużnika zapłaty należności wynikającej z zobowiązania, obejmującej należność główną wraz z należnymi ustawowo odsetkami po upływie terminu płatności.

 Termin płatności – termin zapłaty należności określony w umowie lub innym dokumencie stwierdzającym powstanie wierzytelności.

 Data zapłaty – data wpływu środków na konto Uczelni, 

 Okres liczenia odsetek – jest to termin liczony od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia spłaty zobowiązania;

 Czynności przedwindykacyjne – czynności realizowane przez Pracowników Dziekanatów mające na celu kontrolowanie, monitorowanie oraz egzekwowanie należności studenckich, zmierzające do uzyskania płatności kwoty głównej wraz z przysługującymi Uczelni odsetkami z tytułu nieterminowej zapłaty. 

Czynności windykacyjne – czynności realizowane przez Biuro Prawne w celu odzyskania należności od studenta (kwoty należnej głównej wraz z należnymi odsetkami ustawowymi) na drodze postępowania sądowego lub egzekucyjnego;

 Pracownik Dziekanatu – pracownik dziekanatu danego wydziału mający w zakresie swoich obowiązków zadania związane z monitorowaniem i egzekwowaniem należności studenckich;

Kwota zaległości – należność główna wraz z należnymi ustawowo odsetkami.

JSOS - Jednolity System Obsługi Studentów



ZASADY OGÓLNE

Niniejsza procedura określa zasady monitorowania i egzekwowania należnych płatności studentów I, II stopnia, które obejmują:

opłaty za studia niestacjonarne;

opłaty za powtarzanie kursów z powodu niezadowalających wyników w nauce;

opłaty za zajęcia dydaktyczne wynikające z różnic programowych;

opłaty za wydanie dokumentów związanych z tokiem studiów, wynikające z zapisów ustawy prawo o szkolnictwie wyższym;

opłaty za studia stacjonarne oraz niestacjonarne w języku obcym;

a także należne odsetki od powyższych opłat.

Płatności powinny być regulowane przez studentów zgodnie z obowiązującym aktami wewnętrznymi Uczelni.

Zaleca się, aby wydruk dokumentu (elektronicznej legitymacji studenckiej, dyplomu ukończenia studiów, odpisu dyplomu w języku obcym) oraz ich wydanie było realizowane po wcześniejszym uiszczeniu przez studenta należnej opłaty.

Student może powiązać wpłatę środków z daną płatnością między innymi za pomocą:

płatności on-line, w którym wskazuje za co będzie realizowana płatność;

poprzez wybór polecenia „do zapłaty” w systemie JSOS, wskutek czego dana płatność jest przypisywana do odpowiedniej należności w momencie wpływu środków na konto.

W przypadku, gdy na konto studenta w systemie JSOS wpłynie wpłata, a student nie skorzysta z wyżej wymienionych sposobów oznaczenia tytułu wpłaty, wówczas płatność automatycznie zostanie przypisana do należności najdawniej wymagalnej i rozliczona, w momencie zaksięgowania środków na koncie (odsetki są rozliczane w ostatniej kolejności). 

W przypadku zakwestionowania przez Dłużnika wierzytelności wymagalnej, w tym jej zasadności, terminu, kwoty, wysokości odsetek, pracownik Dziekanatu przy współpracy pracownika Sekcji JSOS wyjaśnia powstałe wątpliwości i przekazuje informację Dłużnikowi a także dokonuje niezbędnych korekt.

W przypadku, gdy kwota wierzytelności wymagalnej nie przekracza kosztu poleconej przesyłki listowej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru prowadzi się czynności przedwindykacyjne, zgodnie z niniejszą procedurą, bez wysyłania wezwania do zapłaty listem poleconym za potwierdzeniem odbioru do dłużnika. Pracownik dziekanatu zobligowany jest jednak do monitowania dłużnika poprzez rozmowy telefoniczne w celu uzyskania płatności.

Biuro Prawne zobowiązane jest do przekazania Kwestorowi pisemnej informacji w zakresie:

prawomocnych wyroków oraz postanowień komorniczych w przedmiocie umorzenia postępowania egzekucyjnego w prowadzonych sprawach uwzględniając punkt 9 niniejszej procedury;

umorzonych spraw przez Rektora zgodnie z pkt. 8 niniejszej procedury.

Na wniosek pracownika Biura Prawnego Rektor może podjąć decyzję o zaniechaniu windykacji Wierzytelności wymagalnej w drodze postępowania sądowego i ich umorzeniu, jeżeli przewidywane koszty windykacji będą wyższe od kwoty dochodzonej wierzytelności.

W przypadku bezskutecznej egzekucji sądowo-komorniczej w całości lub jej części, Rektor, na wniosek pracownika Biura Prawnego może podjąć decyzję o spisaniu kwoty zaległości w ciężar kosztów Uczelni lub podjąć inne działania mające na celu windykację należności.

Za nadzór wykonywania niniejszej procedury odpowiada Dział Nauczenia, natomiast za jej realizację właściwi pracownicy wymienieni w procedurze.

AKTY PRAWNE

Ustawa „Prawo o szkolnictwie wyższym”;

Ustawa o finansach publicznych;

Kodeks Cywilny;

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych;

Akty wewnętrzne Uczelni, w tym umowa o świadczenie usług edukacyjnych na studiach stacjonarnych, umowa o świadczenie usług edukacyjnych na studiach niestacjonarnych;

Regulamin studiów wyższych w Politechnice Wrocławskiej.



PROCEDURA

Opis procedury

LP Działanie Opis działania Zasoby Czas realizacji 1 Monitorowanie należności studenckich 1. Za monitorowanie należności studenckich odpowiada Pracownik Dziekanatu wydziału, na którym prowadzony jest określony kierunek studiów. 2. Pracownik Dziekanatu ma możliwość wygenerowania Raportu z systemu JSOS, który zawiera informacje o nieuregulowanych należnościach studentów. 3. Dla studentów, którzy zalegają z płatnościami wysyłane jest automatycznie z systemu JSOS powiadomienie na skrzynkę mailową danego studenta w JSOS zawierające informację o zaleganiu z płatnością i koniecznością jej zapłaty. 4. W przypadku uregulowania przez studenta Wierzytelności wymagalnej, dalsze działania przedwindykacyjne w zakresie kwoty głównej nie będą podejmowane wobec tego studenta. 5. W przypadku uregulowania Wierzytelności po Terminie płatności w systemie JSOS zostanie wygenerowana dodatkowa pozycja dotycząca naliczonych odsetek a także automatycznie zostanie wysłany komunikat na skrzynkę mailową danego studenta w JSOS w tym zakresie. 6. W przypadku nieuregulowania należności opłaty odsetkowej w uzgodnionym terminie, dalsze czynności windykacyjne będą wykonywane analogicznie jak przy windykowaniu kwoty głównej w niniejszej procedurze, poczynając od wysłania na skrzynkę mailową studenta powiadomienia a kończąc na przekazaniu przez pracownika Dziekanatu całej dokumentacji Dłużnika do Pracownika Biura Prawnego celem odzyskania należnych odsetek na drodze postępowania sądowego, komorniczego. Wykonuje: - Pracownik Dziekanatu System: - JSOS 1 dzień po Terminie płatności 2 Przesyłanie ponaglenia do studenta 1. Pracownik Dziekanatu ma możliwość wygenerowania Raportu z systemu JSOS, który zawiera informacje o nieuregulowanych należnościach studentów. 2. Dla studentów, którzy zalegają z płatnościami wysyłane jest automatycznie z systemu JSOS ponaglenie na skrzynkę mailową danego studenta w JSOS zawierające informację o zaleganiu z płatnością i konieczności jej zapłaty. 3. W przypadku uregulowania Wierzytelności wymagalnej przez studenta, dalsze działania przedwindykacyjne w zakresie kwoty głównej nie będą podejmowane wobec tego studenta. 4. W przypadku uregulowania Wierzytelności po Terminie płatności w systemie JSOS zostanie wygenerowana dodatkowa pozycja w zakresie naliczonych odsetek, a także automatycznie zostanie wysłany komunikat na skrzynkę mailową danego studenta w JSOS w tym zakresie. 5. W przypadku nieuregulowania należności opłaty odsetkowej w uzgodnionym terminie, dalsze czynności windykacyjne będą wykonywane analogicznie jak przy windykowaniu kwoty głównej w niniejszej procedurze, poczynając od wysłania na skrzynkę mailową studenta powiadomienia a kończąc na przekazaniu przez pracownika Dziekanatu całej dokumentacji Dłużnika do Pracownika Biura Prawnego celem odzyskania należnych odsetek na drodze postępowania sądowego, komorniczego. Wykonuje: - Pracownik Dziekanatu System: - JSOS 14 dni po Terminie płatności 3 Przekazywanie wezwania do zapłaty 1. Pracownik Dziekanatu generuje Raport z systemu JSOS, który zawiera informację w zakresie nieuregulowanych należności studentów i weryfikuje zarazem wpłaty, które zostały uregulowane po przesłaniu ponaglenia. Na podstawie tego Raportu tworzone są w systemie JSOS przez pracownika Dziekanatu Wezwania do zapłaty, które zawierają informację o konsekwencjach jakie czekają studenta, w przypadku kiedy należność nie zostanie uregulowana. 2. Wezwanie do zapłaty jest drukowane z systemu JSOS, podpisywane przez Kierownika Jednostki Organizacyjnej i przesyłane listem poleconym do studenta ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dodatkowo także wezwanie do zapłaty zostanie automatycznie wysłane przez system na skrzynkę studenta w JSOS. 3. W przypadku, gdy łączna kwota wierzytelności wymagalnej nie przekracza kosztu poleconej przesyłki listowej wysłanej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, wówczas pracownik Dziekanatu nie wysyła do Dłużnika wezwania do zapłaty w formie papierowej, natomiast jest zobligowany do monitowania Dłużnika poprzez rozmowy telefoniczne w celu uzyskania płatności. W takich przypadkach system JSOS będzie co 30 dni przesyłał na skrzynkę mailową Dłużnika monit windykacyjny. 4. W przypadku uregulowania Wierzytelności wymagalnej przez studenta, dalsze działania przedwindykacyjne w zakresie kwoty głównej nie będą podejmowane wobec tego studenta. 5. W przypadku uregulowania Wierzytelności po Terminie płatności w systemie JSOS zostanie wygenerowana dodatkowa pozycja dotycząca naliczonych odsetek a także automatycznie zostanie wysłany komunikat na skrzynkę mailową danego studenta w JSOS w tym zakresie. 6. W przypadku nieuregulowania należności opłaty odsetkowej w uzgodnionym terminie, dalsze czynności windykacyjne będą wykonywane analogicznie jak przy windykowaniu kwoty głównej w niniejszej procedurze, poczynając od wysłania na skrzynkę mailową studenta powiadomienia a kończąc na przekazaniu przez pracownika Dziekanatu całej dokumentacji Dłużnika do Pracownika Biura Prawnego celem odzyskania należnych odsetek na drodze postępowania sądowego, komorniczego. Wykonuje: - Pracownik Dziekanatu System: - JSOS 30 dni po Terminie płatności 4 Przekazywanie dokumentacji do Biura Prawnego 1. Pracownik Dziekanatu generuje Raport z systemu JSOS, który zawiera informację w zakresie nieuregulowanych należności Dłużników i weryfikuje zarazem wpłaty, które zostały uregulowane po przesłaniu wezwania do zapłaty. 2. Pracownik Dziekanatu dokonuje weryfikacji każdego Dłużnika sprawdzając łączne saldo na jego koncie, uwzględniając wygenerowany wcześniej Raport z systemu JSOS. 3. Pracownik Dziekanatu w porozumieniu z pracownikami Sekcji Rozliczeń Finansowych w Kwesturze jest zobligowany również do zweryfikowania czy Dłużnik nie uiścił opłaty, wpłacając środki na konto inne niż dedykowane dla niego w systemie JSOS. 4. Na podstawie wykonanej analizy Pracownik Dziekanatu przekazuje całą dokumentację Dłużnika do Biura Prawnego w tym m.in.: a) umowę zawartą z Dłużnikiem a Politechniką Wrocławską; b) raport z elektronicznych komunikatów wysłanych z systemu JSOS do Dłużnika w związku z powstałymi kwotami zaległości. c) wezwanie do zapłaty z dokumentem poświadczającym skuteczne doręczenie; d) zestawienie wszystkich należnych płatności z systemu JSOS; e) inne dokumenty/informacje, które były wymieniane pomiędzy Dłużnikiem a Uczelnią. 5. Dokumentacja w formie raportów przed przekazaniem do Biura Prawnego musi być podpisana przez Kierownika Dziekanatu. 6. W przypadku uregulowania Wierzytelności wymagalnej przez Dłużnika, dalsze działania windykacyjne w zakresie kwoty głównej nie będą podejmowane wobec niego. 7. W przypadku uregulowania Wierzytelności po Terminie płatności w systemie JSOS zostanie wygenerowana dodatkowa pozycja dotycząca naliczonych odsetek a także automatycznie zostanie wysłany komunikat na skrzynkę mailową danego studenta w JSOS w tym zakresie. 8. W przypadku nieuregulowania należności noty odsetkowej w uzgodnionym terminie, dalsze czynności windykacyjne będą wykonywane analogicznie jak przy windykowaniu kwoty głównej w niniejszej procedurze, poczynając od wysłania na skrzynkę mailową studenta powiadomienia a kończąc na przekazaniu przez pracownika Dziekanatu całej dokumentacji Dłużnika do Pracownika Biura Prawnego celem odzyskania należnych odsetek na drodze postępowania sądowego, komorniczego. Wykonuje: - Pracownik Dziekanatu System: - JSOS 1 miesiąc po sesji egzaminacyjnej 5 Kierowanie spraw do postępowania sądowego, egzekucyjnego 1. Pracownik Biura Prawnego na podstawie otrzymanej dokumentacji od Pracownika Dziekanatu podejmuje czynności związane z postępowaniem sądowym oraz egzekucyjnym. 2. Najpóźniej 20 dnia od otrzymania dokumentacji Dłużnika pracownik Biura Prawnego kieruje sprawę na drogę postępowania sądowego. 3. Pracownik Biura Prawnego prowadzi sprawę przed właściwym sądem i po jej prawomocnym zakończeniu kieruje sprawę do postępowania egzekucyjnego. 4. Pracownik Biura Prawnego informuje właściwego Pracownika Dziekanatu o sposobie rozstrzygnięcia sprawy. 5. Jednostki organizacyjne są zobligowane do ścisłej współpracy z Pracownikiem Biura Prawnego w tej kwestii oraz do wyjaśniania wszelkich wątpliwości po jego stronie. 6. Pracownik Dziekanatu zobligowany jest być w stałym kontakcie z Pracownikiem Biura Prawnego ze względu na możliwość uiszczenia zaległości przez Dłużnika. 7. W przypadku uregulowania Wierzytelności wymagalnej przez Dłużnika, dalsze działania windykacyjne w zakresie kwoty głównej nie będą podejmowane wobec niego. 8. W przypadku uregulowania Wierzytelności po Terminie płatności w systemie JSOS zostanie wygenerowana dodatkowa pozycja dotycząca naliczonych odsetek a także automatycznie zostanie wysłany komunikat na skrzynkę mailową danego studenta w JSOS w tym zakresie. 9. W przypadku nieuregulowania należności noty odsetkowej w uzgodnionym terminie, dalsze czynności windykacyjne będą wykonywane analogicznie jak przy windykowaniu kwoty głównej w niniejszej procedurze, poczynając od wysłania na skrzynkę mailową studenta powiadomienia a kończąc na przekazaniu przez pracownika Dziekanatu całej dokumentacji Dłużnika do Pracownika Biura Prawnego celem odzyskania należnych odsetek na drodze postępowania sądowego, komorniczego. 10. Po otrzymaniu dokumentacji dotyczącej noty odsetkowej Pracownik Biura Prawnego winien podjąć dalsze kroki w zakresie postępowania sądowego, egzekucyjnego celem odzyskania należnych odsetek. Wykonuje: - pracownik Biura Prawnego 20 dni od otrzymania dokumentacji Dłużnika