POLITECHNIKA WROCŁAWSKA Wrocław, 2003. 

 R E K T O R 

 ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE /2003 - projekt 

w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy komisji przetargowej powoływanej do przeprowadzania postępowań o zamówienia publiczne

Na podstawie § 1 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. Nr 82, poz.743), zarządza się co następuje:

Wprowadza się Regulamin pracy komisji przetargowej powoływanej do przygotowania i przeprowadzania postępowań o zamówienia publiczne w Politechnice Wrocławskiej, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia.

Traci moc Zarządzenie Wewnętrzne 3/96 z dnia 11 stycznia 1996 r. w sprawie zasad powoływania i funkcjonowania komisji przetargowych do przeprowadzania przetargów na prace budowlane i projektowe w Politechnice Wrocławskiej oraz w sprawie zakresu działania Samodzielnego Stanowiska ds.. Przetargów Budowlanych i Uczelnianej Komisji Przetargowej.

 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

 Prof. zw. dr hab. inż. Tadeusz Luty

 Zał. do ZW 49/2003

Regulamin pracy komisji przetargowej 

powoływanej do przygotowania i przeprowadzania postępowań 

o zamówienia publiczne w Politechnice Wrocławskiej

Postanowienia ogólne

Komisja prowadzi prace zgodnie z przepisami: ustawy z dnia 10czerwca1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 Nr 72 poz. 664 z późniejszymi zmianami), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. z 2002r., Nr 82 poz. 743) zwanego dalej Rozporządzeniem, Zarządzenia Wewnętrznego 31/2002 z dnia 2 grudnia 2002 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych realizowanych w Politechnice Wrocławskiej (z późniejszymi zmianami) i niniejszego Regulaminu.

Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.

Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania – po upływie terminów do złożenia protestów i odwołań**, przy spełnieniu warunków określonych w p.VII.17 niniejszego Regulaminu.

Skład osobowy, odwołanie i zmiana składu Komisji

Komisję każdorazowo powołuje Prorektor ds. Organizacji**/kierownik jednostki organizacyjnej posiadający pełnomocnictwo Rektora*.

Prorektor ds. Organizacji**/ kierownik jednostki organizacyjnej* wskazuje Przewodniczącego i sekretarza Komisji.

Przewodniczącym i sekretarzem Komisji są pracownicy Biura Zamówień Publicznych**.

W skład Komisji powoływanej do przeprowadzenia zamówienia publicznego na prace budowlane i projektowe */** wchodzi Zastępca Dyrektora ds. technicznych lub osoba przez niego wyznaczona.

Zmiana składu Komisji (wyłączenie członka Komisji) odbywa się wyłącznie według przesłanek przywołanego wyżej Rozporządzenia.

Organizacja pracy Komisji

Prace Komisji organizuje i kieruje nią przewodniczący, który ma w tym zakresie prawo wydawania poleceń członkom Komisji.

Członkowie Komisji wykonują prace zlecone im do wykonania przez przewodniczącego na posiedzeniach kolegialnych lub indywidualnie.

Członek Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

Do ważności decyzji podjętej przez Komisję konieczna jest obecność na posiedzeniu kolegialnym co najmniej połowy liczby członków powołanych do Komisji, w tym przewodniczącego.

W przypadku braku jednolitego stanowiska Komisji, decyduje większość członków Komisji obecnych na posiedzeniu. W takim przypadku obowiązkiem każdego członka Komisji jest podpisanie protokołu postępowania wraz z przedłożeniem przewodniczącemu pisemnego stanowiska z uzasadnieniem, które przewodniczący przekazuje Prorektorowi ds. Organizacji**/ kierownikowi jednostki organizacyjnej*, informując o zaistniałych rozbieżnościach. Pisemne stanowisko członka Komisji stanowi dokumentację wewnętrzną (niejawną), niestanowiącą załącznik do protokołu postępowania. Uczestnicy postępowania oraz osoby postronne nie mają wglądu do takich stanowisk. W przypadku równej liczby głosów, decyduje głos przewodniczącego.

Z kolegialnego posiedzenia Komisji, w przypadku podjęcia istotnych decyzji, musi być sporządzona notatka zawierająca wnioski posiedzenia. Notatkę podpisują wszyscy członkowie Komisji obecni na posiedzeniu. Notatki te stanowią dokumentację wewnętrzną (niejawną). Uczestnicy postępowania oraz osoby postronne nie mają wglądu w niniejsze notatki.

Członkowie Komisji, którzy nie brali udziału w posiedzeniu potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości treści wniosków, o których mowa w p. 8. Członek niezgadzający się z treścią wniosków składa Komisji (na ręce przewodniczącego) pisemne uzasadnienie swojego stanowiska.

Przewodniczący - po podjęciu przez Komisję decyzji o konieczności zasięgnięcia opinii biegłych (rzeczoznawców) - składa wniosek do Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej* o powołanie biegłych (rzeczoznawców).

Do zasięgnięcia opinii biegłych (rzeczoznawców) stosuje się § 5 Rozporządzenia, o którym mowa w p. I.1.

Obowiązki przewodniczącego Komisji:

Odbieranie od członków Komisji pisemnych oświadczeń dotyczących braku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 20 Ustawy o zamówieniach publicznych oraz poinformowanie Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej* o przypadku zaistnienia wskazanych okoliczności.

Wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie.

Podział obowiązków oraz wyznaczanie zadań wykonywanych indywidualnie przez członków Komisji.

Nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Informowanie Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej* o problemach związanych z pracą Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Wnioskowanie do Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej* o powołanie biegłego.

Obowiązki sekretarza Komisji:

Sprzedaż lub udostępnianie specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszenia do składania ofert.

Powiadamianie członków o wyznaczonym terminie i miejscu posiedzenia Komisji.

Skompletowanie i dostarczenie wszystkim członkom Komisji dokumentów na posiedzenie Komisji.

Sporządzanie notatek z prac Komisji oraz przechowywanie dokumentacji do czasu zakończenia prac Komisji.

Zebranie podpisów protokołu wszystkich członków Komisji.

Prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego, w tym w szczególnie przesyłanie na wniosek dostawcy/wykonawcy specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz), zaproszenia do składania ofert, przesyłanie wyjaśnień do siwz.

Przesyłanie, po wymaganym zatwierdzeniu przez Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej*, wniosków, ogłoszeń i innych dokumentów przygotowanych przez Komisję.

Zadania Komisji w zakresie przygotowania postępowania:

Opracowanie i przedłożenie do akceptacji Prorektorowi ds. Organizacji**/ kierownikowi jednostki organizacyjnej*:

propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym,

projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,

publikacji ogłoszeń o zamówienie publiczne,

propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania,

projektu treści wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, jeżeli w przedmiotowym postępowaniu uzyskanie decyzji Prezesa UZP jest wymagane przepisami ustawy.

Zadania Komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania:

Udostępnienie dostawcom lub wykonawcom specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz udzielanie wyjaśnień dotyczących jej treści.

Przeprowadzenie otwarcia ofert.

Przeprowadzenie negocjacji lub rokowań z dostawcami/wykonawcami, gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań.

Ocena ofert pod względem warunków stawianych dostawcom/wykonawcom, oraz w przypadkach określonych ustawą, wnioskowanie o wykluczenie dostawców/ wykonawców lub odrzucenie oferty do Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej*.

Wezwanie dostawcy lub wykonawcy w celu złożenia wyjaśnień co do treści jego oferty.

Ocena ofert nie podlegających odrzuceniu na podstawie kryteriów oceny ofert.

Przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wniosku o unieważnienie postępowania i przedłożenie do zatwierdzenia Prorektorowi ds. Organizacji**/ kierownikowi jednostki organizacyjnej*.

Analiza wniesionego protestu i przygotowanie projektu treści rozpatrzenia protestu i przekazanie go do Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej*.

Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, Komisja wzywa kierownika jednostki wnioskującej do przedstawienia Komisji pisemnej decyzji dotyczącej zwiększenia środków. W przypadku braku decyzji o zwiększeniu środków Komisja wystąpi do Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej* o unieważnienie postępowania.

W przypadku pisemnego wystąpienia oferenta o udostępnienie mu do wglądu treści pozostałych ofert, przewodniczący wyznacza zainteresowanemu oferentowi miejsce i termin, w którym będzie mógł zapoznać się z treścią ofert**.

W trakcie udostępniania do wglądu ofert wymagana jest obecność co najmniej jednego członka Komisji lub innej osoby wyznaczonej przez przewodniczącego Komisji.

Za kompletność i nienaruszalny stan złożonych ofert podlegających udostępnieniu odpowiedzialna jest osoba wyznaczona zgodnie z p. 11.

Fakt udostępnienia ofert do wglądu rejestrowany jest w formie notatki, stanowiącej załącznik do protokółu postępowania, obejmującej**:

datę i miejsce,

imię i nazwisko osoby zapoznającej się z treścią ofert,

wykaz (numery) udostępnionych ofert,

imię i nazwisko osoby wyznaczonej zgodnie z p. 11,

inne uwagi.

Protokół postępowania**/ dokumentację podstawowych czynności* wraz ze wszystkimi załącznikami Komisja przedkłada do zatwierdzenia Prorektorowi ds. Organizacji**/ kierownikowi jednostki organizacyjnej*.

Komisja na polecenie Prorektora ds. Organizacji**/ kierownika jednostki organizacyjnej*, w przypadku stwierdzenia przez niego nieważności czynności podjętych z naruszeniem prawa, powtarza unieważnioną czynność.

Po wyborze najkorzystniejszej oferty i uprawomocnieniu się wyniku, Komisji przekazuje do wnioskującej jednostki zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, wraz z kopią tej oferty, celem podpisania umowy.

Po podpisaniu umowy przewodniczący/sekretarz Komisji zwraca wadium pozostałym oferentom, w przypadku wpłat pieniężnych przekazuje informację do Kwestury oraz publikuje wynik postępowania w Biuletynie Zamówień Publicznych**.

W przypadku robót budowlanych przewodniczący/sekretarz Komisji przekazuje informację cenową i kopię oferty najkorzystniejszej do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Korespondencja pomiędzy zamawiającym i oferentami winna być opatrzona podpisem przewodniczącego lub wyznaczonej osoby z grona Komisji. W pismach do oferentów, które informują o zatwierdzeniu wniosku Komisji, należy podać funkcję, imię i nazwisko kierownika jednostki oraz datę zatwierdzenia wniosku.

* dotyczy zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO

** dotyczy wyłącznie zamówień o wartości szacunkowej powyżej 30.000 EURO