drugi przechowuje się w archiwum wieczyście w oddzielnej teczce;

trzeci przekazuje się odpowiednio Prorektorowi właściwemu ds. organizacji Uczelni lub Kwestorowi, w celu zarządzenia postępowania wyjaśniającego.



Numer protokołu, o którym mowa w ust. 2, i datę jego sporządzenia odnotowuje się 
w ostatniej kolumnie spisu zdawczo – odbiorczego przy właściwej pozycji spisu, pod którą ujęta jest uszkodzona lub zaginiona dokumentacja.

ROZDZIAŁ 9
Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum

§ 31

W przypadku wznowienia sprawy w jednostce organizacyjnej lub komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum, pracownik archiwum na wniosek prowadzącego sprawę wycofuje ją z archiwum.

Wycofanie dokumentacji polega na:

sporządzeniu protokołu wycofania dokumentacji (wzór stanowi załącznik nr 13 instrukcji archiwalnej), zawierającego co najmniej następujące dane:

numer protokołu wycofania,

datę wycofania,

nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, do której wycofano dokumentację,

tytuł teczki aktowej,

sygnaturę archiwalną dokumentacji;

zaktualizowaniu ewidencji archiwalnej przez wpisanie w ostatniej kolumnie spisu zdawczo – odbiorczego numeru i daty protokołu wycofania przy właściwej pozycji spisu, pod którym ujęta jest wycofana dokumentacja.

Protokół wycofania dokumentacji podpisują pracownik archiwum, osoba wnioskująca 
o wycofanie dokumentacji oraz kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, do której wycofano dokumentację.

ROZDZIAŁ 10
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 

§ 32

Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wskazania danych niezbędnych we wniosku o wydanie zgody na brakowanie (wzór stanowi załącznik nr 14 instrukcji archiwalnej) oraz w spisie dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu (wzór stanowi załącznik nr 15 instrukcji archiwalnej) stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej oraz rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się komisyjnie na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt na wniosek:

w przypadku Archiwum Uczelni – dyrektora Archiwum Uczelni;



w przypadku Archiwum Kwestury – kierownika komórki organizacyjnej Kwestury, któremu Archiwum Kwestury podlega.

Przez wydzielenie dokumentacji przeznaczonej do brakowania należy rozumieć:

wyłączenie dokumentacji kategorii B, której okres przechowywania w archiwum już upłynął – z przeznaczeniem jej do zniszczenia lub ustalenia dłuższego okresu jej przechowywania;

wyłączenie dokumentacji kategorii BE w celu przygotowania jej do ekspertyzy archiwalnej i ustalenia ostatecznej kwalifikacji.

W skład komisji ds. brakowania dokumentacji niearchiwalnej, zwanej komisją brakowania, wchodzą:

przewodniczący – Prorektor właściwy ds. organizacji Uczelni, któremu podlega Archiwum Uczelni; w przypadku brakowania dokumentacji finansowej przewodniczącym jest Kwestor;

dyrektor Archiwum Uczelni; w przypadku brakowania dokumentacji finansowej kierownik komórki organizacyjnej Kwestury, któremu Archiwum Kwestury podlega;

pracownik Archiwum Uczelni mający w zakresie obowiązków uczestniczenie 
w pracach komisji ds. brakowania dokumentacji niearchiwalnej; w przypadku brakowania dokumentacji finansowej pracownik Archiwum Kwestury;

kierownicy lub upoważnieni przedstawiciele jednostek organizacyjnych lub komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega wydzieleniu do brakowania.

Do zadań komisji brakowania należy:

ocena spisu dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu, który sporządza pracownik archiwum;

kwalifikowanie dokumentacji kategorii B do zniszczenia lub wydłużenia jej okresu przechowywania;

sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął.

§ 33

Czynności związane z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej polegają na:

przeglądzie spisów zdawczo–odbiorczych w celu wytypowania dokumentacji, której okres przechowywania w archiwum już upłynął i która utraciła przydatność praktyczną oraz wartość dowodową dla jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej;

sprawdzeniu przez pracownika archiwum zawartości teczek aktowych w celu ewentualnego uzupełnienia opisu tych teczek o dane dotyczące treści i rodzaju akt oraz w celu sprawdzenia prawidłowości określenia dat skrajnych dokumentacji;

sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu, 
w kolejności jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych, a w ich obrębie według symboli klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt; następnie spis podsumowuje i podpisuje sporządzający go pracownik archiwum;

wydzieleniu z zasobu archiwum dokumentacji wytypowanej do brakowania 
i umieszczeniu jej w odrębnym miejscu w kolejności, w jakiej występuje w spisach dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu, lub też pozostawieniu jej



(w przypadku braku miejsca) na dotychczasowym miejscu przechowywania pod warunkiem odnotowania sygnatur archiwalnych tej dokumentacji w spisach dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

dokonaniu komisyjnej oceny przydatności dokumentacji przeznaczonej do brakowania;

sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór stanowi załącznik nr 16 instrukcji archiwalnej), który w szczególności zawiera informacje:

o składzie komisji brakowania dokumentacji niearchiwalnej, z zaznaczeniem funkcji członków komisji,

o ilości brakowanej dokumentacji (w odniesieniu do dokumentacji aktowej, technicznej podawana w metrach bieżących),

o podstawie kwalifikacji archiwalnej dokumentacji,

o ocenie komisji brakowania dokumentacji niearchiwalnej dotyczącej możliwości brakowania dokumentacji;

protokół podpisują przewodniczący i członkowie komisji.

Spisy dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu sporządza się według następujących zasad:

osobne spisy dla dokumentacji kategorii BE, B i Bc;

pod jedną pozycją spisu można ująć dowolną liczbę teczek aktowych o tym samym tytule wytworzonych w różnych latach;

tytuły teczek w spisach powinny mieć bardzo dokładne brzmienie umożliwiające rozpoznanie treści akt oraz ich wartości archiwalnej.

Wniosek o wydanie zgody na brakowanie należy przedłożyć w dwóch egzemplarzach wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu do zatwierdzenia Rektorowi Politechniki Wrocławskiej.

§ 34

Jeden egzemplarz wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 33 ust. 3, podpisany przez Rektora, wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu przesyła się do archiwum państwowego celem uzyskania zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Archiwum państwowe wydaje zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 
w dwóch egzemplarzach, jeśli wniosek brakowania został sporządzony prawidłowo i były przestrzegane obowiązujące okresy przechowywania wymienionej w nim dokumentacji.

Jeden egzemplarz zgody otrzymuje Uczelnia. Stanowi ona podstawę do przekazania dokumentacji do zniszczenia właściwej komórce organizacyjnej Uczelni, która w ramach swoich zadań zajmuje się m.in. niszczeniem dokumentacji, ewentualnie do firmy zewnętrznej stosującej procedury spełniające polskie normy i stopnie bezpieczeństwa 
w zakresie niszczenia dokumentacji oraz posiadającej odrębną umowę zawartą 
z Politechniką Wrocławską.

Do czasu uzyskania zgody archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej nie wyjmuje się z teczek aktowych dokumentacji i nie robi z niej rozsypu.



Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, a bezpośrednio przed przekazaniem dokumentacji do zniszczenia, należy wyłączyć z niej wszystko, co się nadaje do powtórnego użytku.

Fakt zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej należy potwierdzić np. protokołem ze zniszczenia dokumentacji, poświadczeniem zniszczenia dokumentacji, certyfikatem zniszczenia dokumentacji. Dokument potwierdzający fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej przechowuje się łącznie z wnioskiem brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej pracownik archiwum aktualizuje ewidencję przez wpisanie w ostatniej kolumnie spisów zdawczo - odbiorczych numeru zgody na brakowanie dokumentacji wydanej przez archiwum państwowe oraz daty wybrakowania tej dokumentacji.

Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum.

ROZDZIAŁ 11
Zasady postępowania z dokumentacją kategorii BE

§ 35

Pracownik archiwum układa wydzieloną dokumentację kategorii BE, dla której okres przechowywania minął z końcem danego roku, w odrębnym miejscu w magazynie archiwalnym oraz sporządza spis tej dokumentacji (z wykorzystaniem wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 15 instrukcji archiwalnej).

Rektor zwraca się z wnioskiem (z wykorzystaniem wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 14 instrukcji archiwalnej) do archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji wymienionej w ust. 1. Do wniosku dołączony jest spis dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w ust. 1.

Archiwum państwowe w wyniku przeprowadzonej ekspertyzy podejmuje decyzję o:

wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej;

przekwalifikowaniu dokumentacji z kategorii B do kategorii A;

wydaniu zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Archiwum państwowe zawiadamia Uczelnię o wyniku ekspertyzy archiwalnej.

W przypadku przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji pracownik archiwum zobowiązany jest do:

naniesienia zmiany okresu przechowywania dokumentacji zarówno na teczkach aktowych, jak i na spisach zdawczo - odbiorczych;

dokonania adnotacji w ostatniej kolumnie spisu zdawczo - odbiorczego o zmianie okresu przechowywania oraz wpisania daty i znaku sprawy pisma dotyczącego ekspertyzy z archiwum państwowego;

umieszczenia dokumentacji w poprzednim miejscu jej przechowywania.



W przypadku przekwalifikowania dokumentacji do kategorii A pracownik archiwum zobowiązany jest do:

naniesienia zmiany kategorii archiwalnej z kategorii BE na kategorię A na teczkach aktowych;

dokonania adnotacji w ostatniej kolumnie spisu zdawczo - odbiorczego o zmianie kwalifikacji archiwalnej oraz wpisania daty i znaku sprawy pisma dotyczącego ekspertyzy z archiwum państwowego;

uporządkowania dokumentacji zgodnie z zasadami porządkowania materiałów archiwalnych;

zewidencjonowania, tj. sporządzenia nowych spisów zdawczo - odbiorczych dokumentacji kategorii A;

umieszczenia tej dokumentacji we właściwym magazynie archiwalnym.

Jeżeli ekspertyza archiwalna nie wykazała potrzeby zmiany kwalifikacji archiwalnej, archiwum państwowe wydaje zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Dalszy sposób postępowania z tą dokumentacją regulują zapisy rozdziału 10.

ROZDZIAŁ 12
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 36

Archiwum zakładowe Politechniki Wrocławskiej na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy archiwalnej jest uprawnione do posiadania zasobu historycznego (nie przekazuje materiałów archiwalnych do archiwum państwowego).