Załącznik do ZW 135/2023

Regulamin dotyczący sposobu postępowania z korespondencją przychodzącą i wychodząca z Politechniki Wrocławskiej oraz realizacji zadań związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji Politechniki Wrocławskiej przez Sekcję Korespondencji

§ 1

Regulamin określa sposób postępowania z korespondencją przychodzącą
i wychodzącą z Politechniki Wrocławskiej, miejsce przyjmowania, ewidencjonowania, wysyłania i odbioru korespondencji.

Sekcja Korespondencji stanowi główny punkt obsługi korespondencji Politechniki Wrocławskiej, realizując zadania związane przyjmowaniem i wysyłką korespondencji Uczelni.

Główny adres do korespondencji to: Politechnika Wrocławska, 50-370 Wrocław Wybrzeże Stanisława Wyspiańskiego 27.

§ 2

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

Uczelnia – Politechnika Wrocławska - PWr

Jednostka organizacyjna - należy przez to rozumieć każdą jednostkę organizacyjną

Uczelni wymienioną w Regulaminie Organizacyjnym Politechniki Wrocławskiej, wchodzącą w skład struktury organizacyjnej Uczelni; 

Komórka organizacyjna - należy przez to rozumieć każdą komórkę organizacyjną Uczelni wymienioną w Regulaminie Organizacyjnym Politechniki Wrocławskiej, wchodzącą w skład struktury organizacyjnej

Sekretariat – miejsce pracy w jednostkach organizacyjnych, do których należy obsługa administracyjna jednostki a także miejsce, w którym rejestruje się
w spisach sprawy, przechowuje akta spraw załatwionych bezpośrednio przez sekretariat

Korespondencja/przesyłka – każde pismo przesłane lub otrzymane przez Politechnikę Wrocławską, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty w formie elektronicznej, tradycyjnej papierowej lub przesyłka pocztowa, przesyłka kurierska;



Sekcja Korespondencji - SK, jednostka organizacyjna uprawniona do wysyłania/przyjmowania korespondencji PWr jako główny punkt obsługi korespondencji.

ESP - elektroniczna skrzynka podawcza – dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego;

§ 3

Czynności związane z przyjmowaniem przesyłek wpływających do Uczelni przydzielono Sekcji Korespondencji, która stanowi główny punkt obsługi korespondencji PWr.

Do zadań Sekcji Korespondencji należą m.in.

przyjmowanie przesyłek:

(i) w formie tradycyjnej papierowej dostarczanej za pośrednictwem operatora pocztowego, 

(ii) wpływających ESP – na elektroniczne skrzynki podawcze Uczelni, z wyjątkiem jmr@pwr.edu.pl (BIP), którą obsługuje Biuro Rektora,

(iii) składanych bezpośrednio w głównym punkcie obsługi korespondencji SK,

ewidencjonowanie przesyłek zewnętrznych,

wydawanie przesyłek jednostkom organizacyjnym/komórkom organizacyjnym,

wysyłanie przesyłek do podmiotów zewnętrznych,

rozliczanie kosztów przesyłek,

rozpatrywanie reklamacji pocztowych.

Kierownik Sekcji Korespondencji ustala godziny odbioru, rejestracji i przekazywania codziennej korespondencji.

Korespondencja wpływająca do SK odbierana jest codziennie przez jednostki/komórki organizacyjne.

Przyjmowanie przesyłek w formie tradycyjnej - 

§ 4

Przesyłki wpływające do Politechniki Wrocławskiej za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera odbierane są przez upoważnionych pracowników Sekcji Korespondencji każdego dnia roboczego w ustalonych z operatorem godzinach.



W trakcie odbioru przesyłek w kopertach, paczkach lub innych opakowaniach, pracownik SK sprawdza prawidłowość wskazanego na przesyłce adresu oraz stan jego opakowania, a także potwierdza przyjęcie przesyłek poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki pracownik SK sporządza w obecności doręczającego odpowiednią adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na druku potwierdzenia odbioru.

Pracownik SK odmawia przyjęcia przesyłki adresowanej do innego adresata, która błędnie została przekazana do PWr.

Przesyłki zewnętrzne, dostarczone do jednostek/komórek organizacyjnych zgodnie z adresem nadania, z których treści wynika, że zostały błędnie zaadresowane, zwracane są przez jednostkę/komórkę organizacyjną niezwłocznie do SK w kopercie nadania.

§ 5

Pracownicy Sekcji Korespondencji otwierają wszystkie przesyłki, za wyjątkiem wykazu przesyłek określonych w Piśmie Okólnym, które doręcza się adresatom bez ich otwierania.

Przesyłki oznaczone:

przesyłki adresowane imiennie ”do rąk własnych” - są przekazywane adresatom zgodnie z zapisami Regulaminu,

przesyłki zawierające materiały niejawne, które zostały oznaczone klauzulą tajności – zastrzeżone – przekazuje się do Działu Ochrony Informacji Niejawnych i Spraw Obronnych,

przesyłki składane w trybie przepisów o zamówieniach publicznych przekazywane są do właściwej jednostki/komórki organizacyjnej,

przesyłki dotyczące spraw kadrowych oraz przesyłki, co do których istnieją uzasadnione przesłanki, że mogą zawierać dane osobowe, dane szczególnie chronione przekazywane są właściwej jednostce/komórce organizacyjnej ds. kadrowych,

przesyłki pochodzące m.in. z sądów, kancelarii adwokackich adresowane do prawnika Działu Prawnego PWr., komorniczych adresowane do prawnika Działu Prawnego PWr. przekazywane są do Działu Prawnego; pisma z kancelarii komorniczych nie adresowane jw. przekazywane są do Działu Spraw



Osobowych; pisma z kancelarii adwokackich nie adresowane jw. przekazywane są do Biura Rektora.

§ 6

Przesyłki, wpływające na Politechnikę Wrocławską do Sekcji Korespondencji są otwierane przez pracowników Sekcji Korespondencji oraz opatrywane pieczęcią wpływu z datą wpływu, nr rejestru, podpisem osoby przyjmującej przesyłkę oraz symbolem jednostki organizacyjnej, do której kierowana jest korespondencja.

Pieczęć wpływu stawiana jest na kopercie lub na pierwszej stronie pisma - lewy górny róg, z zastrzeżeniem ust. 2,3,4.

W przypadku rejestracji:

dokumentów osobistych,

umów i aneksów,

dokumentów reprezentacyjnych,

pieczęcią wpływu opatrywana jest wyłącznie koperta.

Faktury i rachunki - opatrywane są pieczęcią wpływu stawianą na odwrotnej/ostatniej stronie dokumentu oraz symbolem jednostki/komórki organizacyjnej, do której kierowana jest przesyłka.

Pracownik SK rejestruje przesyłki wpływające na podstawie danych:

a) zawartych w treści pisma - gdy jest uprawniony do otwarcia przesyłki,

b) znajdujących się na opakowaniu przesyłki - gdy nie jest uprawniony do otwarcia przesyłki.

Sekcja Korespondencji prowadzi rejestr korespondencji.

Rejestr korespondencji zawiera co najmniej takie dane jak:

liczbę porządkowa,

datę wpływu przesyłki do podmiotu,

tytuł, czyli zwięzłe odniesienie się do treści przesyłki,

nazwę podmiotu od którego pochodzi przesyłka, z odniesieniem czy jest to instytucja czy osoba fizyczna,

datę widniejącą na przesyłce,

znak sprawy widniejący na przesyłce,

wskazanie, komu przydzielono przesyłkę, w szczególności może to być osoba, jednostka organizacyjna, lub w przypadku określonym w § 4 ust.5 dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat,



liczba załączników, jeśli zostały dołączone do przesyłki,

ewentualne dodatkowe informacje (np. wskazanie osoby rejestrującej/odbierającej korespondencję, itp.

Nie rejestruje się: plakatów, kartek świątecznych, przesyłek okolicznościowych, gazet, afiszy, przesyłek reklamowych, itp.

W przypadku wpływu przesyłki zawierającej więcej niż jeden komplet dokumentów w tej samej sprawie, adresowanych do różnych jednostek/komórek organizacyjnych, każda z nich podlega odrębnemu zaewidencjonowaniu w rejestrze przesyłek.

W przypadku wpływu przesyłki zawierającej więcej niż jedną fakturę/rachunek, każda z nich podlega odrębnemu zaewidencjonowaniu w rejestrze przesyłek.

Paczki wpływające do SK, określone jako pilne (nietypowe, wielkogabarytowe, odczynniki, próbki, itp.) wymagające szczególnych warunków przechowywania wpływają do SK w godzinach urzędowania ewentualnie bezpośrednio do jednostek/komórek organizacyjnych PWr. Wskazane jest podanie numeru telefonu i nazwiska osoby wskazanej do odbioru paczki.

§ 7

Przesyłki, po dokonaniu ich rejestracji, pracownicy SK przekazują do właściwych jednostek organizacyjnych. Natomiast korespondencja adresowana ogólnie na Uczelnię przekazywana jest do Biura Rektora, z zastrzeżeniem postanowień § 5 ust. 2.

Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej wyznaczają osoby upoważnione do odbioru korespondencji jednostki/komórki organizacyjnej poprzez złożenie pisemnego upoważnienia dla wyznaczonych pracowników. Udzielone upoważnienie powinno zostać przekazane do Sekcji Korespondencji przed wydaniem przesyłek. Wzór upoważnienia stanowi – załącznik Nr 1 do Regulaminu.

Upoważnienie do odbioru korespondencji obowiązuje do czasu ich pisemnego odwołania przez kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, której korespondencja dotyczy.

Pracownicy SK przekazują przesyłki zewnętrzne upoważnionym pracownikom jednostek/komórek organizacyjnych za potwierdzeniem odbioru.

W celu odbioru korespondencji pracownik jednostki organizacyjnej upoważniony do jej odebrania posługuje się Elektroniczną Kartą Pracowniczą (EKP), którą potwierdza każdą odebraną korespondencję poprzez skanowanie karty PWr czytnikiem kodów



w odpowiednim rejestrze. Możliwe jest wygenerowanie potwierdzenia odebranych przesyłek.

Rezygnuje się z wypełniania przez pracowników Sekcji Korespondencji dokumentu, o którym mowa w zał. Nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 18/2001, § 6 ust.8 „wpływ poczty” na rzecz wprowadzonych rejestrów korespondencji.

Przesyłki zaadresowane imienne posiadające w adresie nazwę Uczelni (Działu/Wydziału/itp.) odbierają osoby upoważnione do odbioru korespondencji z danej jednostki/komórki.

Przesyłki zaadresowane imiennie - bez wskazanej nazwy Uczelni odbierają adresaci osobiście lub osoby upoważnione indywidualnie przez adresata korespondencji.

Przesyłki wewnętrzne przeznaczone do doręczenia jednostkom/komórkom organizacyjnym mogą odbywać się poza Sekcją Korespondencji.

Jeśli odbywają się za pośrednictwem SK, doręcza się je odbiorcom bez pokwitowania. Jednostka organizacyjna może przekazać za potwierdzeniem korespondencję wewnętrzną, wówczas sporządza rozdzielnik lub wykaz dokumentów w formie papierowej, który będzie przekazany do innej jednostki organizacyjnej za pośrednictwem SK.

W sytuacji gdy dokument wewnętrzny przekazywany jest przez SK, pracownik przyjmujący korespondencję stawia pieczęć wpływu, składa podpis, rejestruje w rejestrze i przekazuje korespondencje do właściwej jednostki/komórki organizacyjnej. Upoważniony, odbierający korespondencję potwierdza odbiór korespondencji wewnętrznej wg przygotowanego rozdzielnika/wykazu.

Oryginał dokumentu potwierdzenia (jeśli jest przekazany z korespondencją) pozostawia się nadawcy korespondencji wewnętrznej a kopia pozostaje dla odbiorcy.

Przekazywanie przesyłek wewnętrznych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi odbywa się bez kopert, z wyjątkiem sytuacji, gdy zakopertowania wymaga charakter sprawy, zwłaszcza ochrona danych osobowych, umowy, warunki handlowe itp.

Wysyłanie przesyłek w formie tradycyjnej - papierowej

§ 8

Wysyłka korespondencji w Politechnice Wrocławskiej dokonywana jest wyłącznie za pośrednictwem SK, z wyjątkiem:



upoważnionych do tego jednostek organizacyjnych, na podstawie umowy zawartej z operatorem pocztowym,

sytuacji, gdy pismo musi zostać wysłane z bieżącą datą, a jest już po godz.14:00;

przesyłek kurierskich.

Przesyłki kurierskie służbowe wysyłane z PWr powinny być zgłoszone w SK.

Każda przesyłka przeznaczona do wysyłki powinna być:

zakopertowana;

zaadresowana;

w lewym górnym rogu opatrzona pieczęcią nagłówkową lub nadrukiem z nazwą jednostki organizacyjnej wysyłającej korespondencję zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjna PWr.

opatrzona znakiem sprawy, umieszczonym poniżej pieczęci nagłówkowej/nadruku;

oklejona z tyłu koperty drukiem zwrotnego potwierdzenia odbioru, jeżeli jest to przesyłka polecona ze wrotnym poleceniem odbioru;

natomiast w przypadku paczek dodatkowo:

zapakowana w jednolite opakowanie, nazw firm, reklam lub innych podobnych informacji;

zabezpieczona w sposób umożliwiający bezpieczny jej transport;

zaopatrzona w odpowiedni druk pocztowy - druk nie należy naklejać na paczkę.

Przesyłki zaadresowane nieczytelnie lub zapakowane niezgodnie ust.4 będą zwracane przez SK do nadawcy – tj. do jednostek/komórek organizacyjnych.

W przypadku jednorazowej wysyłki większej ilości listów poleconych (powyżej 10 szt.) należy dołączyć pocztową książkę nadawczą w formie papierowej lub elektronicznej na adres email Sekcji Korespondencji. Przesyłki przekazane do SK należy uporządkować i ponumerować w prawym dolnym rogu wg załącznika nr 2.

Pracownicy SK uzupełniają druk książki pocztowej wpisując dane dotyczące rodzaju przesyłki oraz ceny. Zbiorcze zestawienie korespondencji wpisywane jest przez SK w rejestrze pod jedną pozycją.

§ 9

Korespondencja wychodząca z Uczelni zawiera nazwę adresata, znak sprawy i pieczęć PWr oraz znak opłaty pocztowej, który pracownicy SK nabiją na każdej wysłanej



przesyłce za pomocą urządzenia liczącego, etykiety samoprzylepnej lub pieczątki, zgodnie z umową realizowaną z operatorem.

Przygotowane wg powyższych zaleceń przesyłki pracownicy SK rejestrują w rejestrze przesyłek, a następnie przekazują do operatora pocztowego.

Przesyłki przeznaczone do wysłania w dniu ich dostarczenia do SK, winny zostać przekazane do SK w godzinach urzędowania.

Przesyłki dostarczone do SK po godzinach urzędowania zostaną wysłane w następnym dniu roboczym z datą następnego dnia.

Operator pocztowy kwituje odbiór przesyłek przyjętych do nadania:

a) pocztowej książce nadawczej – dla przesyłek rejestrowanych

b) na pocztowym spisie ilościowym – dla przesyłek nierejestrowanych.

Pracownicy SK udostępniają pracownikom jednostek organizacyjnych na żądanie numery nadawcze poleconych przesyłek pocztowych.

Za treść i jakość przygotowanego pisma, jego i formułę odpowiada pracownik merytoryczny właściwej jednostki organizacyjnej.