Zał. do ZW 128/2020

ARCHIWUM UCZELNI

Archiwum Uczelni, zwane dalej Archiwum jest komórką organizacyjną o statusie działu, w skład którego wchodzą:

Sekcja Dokumentacji Archiwalnej i Udostępniania,

Sekcja Dokumentacji Kształcenia i Informatyzacji Procesów Kancelaryjnych,

Stanowisko ds. Oceny Dokumentacji Niearchiwalnej.

Archiwum realizuje zadania wymienione w zakresach określonych dla kierowników Sekcji oraz Stanowiska ds. Oceny Dokumentacji Niearchiwalnej podlegających bezpośrednio Dyrektorowi Archiwum. 

Do zadań Dyrektora należy: 

koordynowanie i nadzór nad realizacją prac;

współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie realizacji zadań Archiwum;

współpraca z Archiwum Państwowym we Wrocławiu;

sporządzanie sprawozdania rocznego z działalności Archiwum;

sporządzanie zbiorczego sprawozdania rocznego Archiwum oraz Archiwum Kwestury na potrzeby Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

Do zadań Sekcji Dokumentacji Archiwalnej i Udostępniania należy:

kształtowanie narastającego zasobu Politechniki Wrocławskiej;

współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją i przygotowania jej do przekazania do Archiwum;

przejmowanie dokumentacji z jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej;

przechowywanie i zabezpieczanie oraz konserwacja zgromadzonej dokumentacji;

prowadzenie środków ewidencyjnych przechowywanej dokumentacji archiwalnej w systemie tradycyjnym i elektronicznym;

udostępnianie materiałów archiwalnych do celów służbowych;

udostępnianie materiałów archiwalnych do innych celów np. naukowych, genealogicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami;

sporządzanie zaświadczeń na podstawie przechowywanej dokumentacji oraz wydawanie dokumentów;

przechowywanie, udostępnianie oraz konserwacja dokumentacji technicznej;

gromadzenie, przechowywanie, udostępnianie oraz konserwacja dokumentacji nieaktowej (m.in. plakaty, fotografie, druki akcydensowe);

pozyskiwanie, opracowywanie, przechowywanie, udostępnianie oraz konserwacja spuścizn profesorów Politechniki Wrocławskiej i osób związanych z Uczelnią oraz spuścizn zawierających materiały dokumentujące historię Politechniki Wrocławskiej;

porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

opracowywanie i prowadzenie szkoleń z zakresu przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla pracowników Uczelni;

prowadzenie praktyk oraz staży archiwalnych dla studentów ze specjalizacją archiwistyka;

przeprowadzanie kwerend archiwalnych;



gromadzenie informacji o źródłach do dziejów Politechniki Wrocławskiej, jej pracownikach i studentach;

promocja zasobu Archiwum;

popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i Archiwum (wystawy, pokazy, prezentacje, referaty);

współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi Politechniki Wrocławskiej w zakresie udzielania informacji dotyczących działalności Uczelni;

współpraca z Archiwum Państwowym oraz innymi archiwami uczelnianymi;

obsługa administracyjna Archiwum, m.in.:

przyjmowanie i obsługa interesantów,

składanie wniosków zakupowych,

prowadzenie ewidencji faktur,

prowadzenie ewidencji delegacji,

prowadzenie spraw osobowych,

sporządzanie budżetu.

Do zadań Sekcji Dokumentacji Kształcenia i Informatyzacji Procesów Kancelaryjnych należy:

współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego postępowania 
z dokumentacją: kształcenia, techniczno-budowlaną oraz formalno-prawną nieruchomości Politechniki Wrocławskiej i przygotowania jej do przekazania do Archiwum;

przejmowanie dokumentacji z jednostek/komórek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej;

gromadzenie, przechowywanie, udostępnianie i konserwacja dokumentacji audiowizualnej oraz na nośnikach informatycznych;

współpraca z komórkami Politechniki Wrocławskiej w zakresie spójności wdrażanych rozwiązań informatycznych z obowiązującymi normatywami kancelaryjno-archiwalnymi;

sporządzanie kopii użytkowych materiałów archiwalnych (digitalizacja);

przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji kształcenia;

sporządzanie zaświadczeń na podstawie przechowywanej dokumentacji kształcenia oraz wydawanie dokumentów osobistych;

opracowywanie i prowadzenie szkoleń dla pracowników Uczelni z zakresu przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz prowadzenia kancelarii tradycyjnej ze wsparciem rozwiązań informatycznych;

aktualizowanie i rozwój systemu elektronicznej ewidencji przechowywanej dokumentacji Archiwum;

prowadzenie praktyk oraz staży archiwalnych dla studentów ze specjalizacją archiwistyka w zakresie postępowania z dokumentacją kształcenia, dokumentami elektronicznymi oraz obsługi baz danych;

przeprowadzanie kwerend archiwalnych;

nadzór nad składem nośników informatycznych;

prowadzenie strony internetowej Archiwum;

monitorowanie parametrów środowiskowych i warunków przechowywania dokumentacji.



Do zadań Stanowiska ds. Oceny Dokumentacji Niearchiwalnej należy:

współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi w zakresie wydzielenia do brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął i utraciła ona znaczenie, w tym wartość dowodową dla jednostki/komórki organizacyjnej;

sporządzanie spisów i protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania;

sporządzanie wniosków do Archiwum Państwowego we Wrocławiu o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

prowadzenie ewidencji wniosków brakowania oraz otrzymanych zgód z Archiwum Państwowego we Wrocławiu na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

współpraca z Archiwum Kwestury w zakresie brakowania księgowej dokumentacji niearchiwalnej.