załącznik do ZW 60/2017

Instrukcja w sprawie ochrony i zabezpieczenia mienia Politechniki Wrocławskiej oraz odpowiedzialności za mienie Uczelni.

§ 1

I Definicje

Określenia stosowane w instrukcji i ich znaczenie:

„jednostka organizacyjna” - w rozumieniu przepisów Statutu Politechniki Wrocławskiej, wydzielona w strukturze Uczelni jednostka lub komórka organizacyjna, której przydzielono do użytkowania określoną część mienia Uczelni,

„kierownik jednostki organizacyjnej lub powierzający prace” - osoba kierująca odpowiednio jednostką lub komórką organizacyjną lub zlecająca wykonanie zadań,

„mienie” – własności i inne prawa majątkowe Uczelni,

„magazynier”- pracownik Uczelni zatrudniony na stanowisku magazyniera lub sprawujący taką funkcję wynikającą z zakresu obowiązków,

„ochrona i zabezpieczenie mienia Uczelni” – ogół zasad, procedur i czynności organizacyjnych służących zabezpieczeniu mienia i odpowiedzialności za nie, celem zapobieżenia przypadkom jego utraty, marnotrawstwa lub dewastacji oraz działania zapobiegające przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu, a także przeciwdziałające powstawaniu szkody wynikającej z tych zdarzeń oraz niedopuszczające do wstępu osób nieuprawnionych na teren chroniony, zgodnie z przepisami ustawy z dn. 22.08.1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1432 z późn. zm.),

„odpowiedzialność pracownicza” - ogół przewidzianych przepisami prawa ujemnych konsekwencji osobistych i majątkowych ponoszonych przez pracownika z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Przez pojęcie „odpowiedzialność pracownicza” należy rozumieć odpowiedzialność uregulowaną w kodeksie pracy, z zastrzeżeniem możliwości poniesienia przez pracownika także innego rodzaju odpowiedzialności, np. karnej lub cywilnej,

„osoba odpowiedzialna za wprowadzanie dokumentów do ewidencji księgowej 
w jednostkach organizacyjnych (z wyłączeniem Kwestury)” – osoba, która ewidencjonuje zdarzenia związane z obrotem majątkiem jednostki/komórki organizacyjnej w księgach inwentarzowych w zintegrowanym systemie



informatycznym, zgodnie z powierzonym jej zakresem zadań 
i obowiązków,

„pracownik” – osoba zatrudniona w Uczelni w ramach stosunku pracy,

„szkoda” – każdy uszczerbek na mieniu, tak pod względem ilościowym, jak i jakościowym, niebędący następstwem normalnego używania rzeczy, spowodowany takimi czynnikami jak: kradzież, uszkodzenie, zalanie, spalenie, zniszczenie na skutek działania sił natury, itp.

10 „Uczelnia” – Politechnika Wrocławska,

„użytkownik końcowy” – Osoba, której powierzono składnik/i majątku do wykonywania zadań wynikających z zakresu obowiązków. Użytkownik końcowy składa podpis na stosownym dokumencie (OT dla nowo zakupionych środków trwałych, umowa cywilna, Rewers dla przekazywanych składników majątku), czego skutkiem jest przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,

„umowa indywidualnej/wspólnej odpowiedzialności materialnej” - dokument podpisywany pomiędzy pracownikiem/pracownikami a Uczelnią określający zakres i warunki odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (wzór stanowi załącznik nr 7),

„wykonawca” – osoba niezwiązana stosunkiem pracy z Politechniką Wrocławską, a biorąca udział w realizacji zadań na jej rzecz, w szczególności na podstawie umowy zlecenia, o dzieło lub innej.

§ 2

I. Zadania w zakresie zabezpieczenia i ochrony mienia.

1. Do zadań Kanclerza należy:

kierowanie gospodarką Uczelni w zakresie określonym przez Statut poprzez:

ustalanie zasad i reguł zapewniających właściwe wykorzystanie majątku Uczelni oraz jego należytą ochronę, powiększanie i rozwój;

ustalanie zasad i reguł utrzymania porządku i bezpieczeństwa na terenie Uczelni;

ustalanie zasad i reguł zabezpieczenia i ochrony obiektów i mienia;

ustalanie zasad organizacji i przeprowadzania inwentaryzacji składników mienia Uczelni oraz stwarzanie warunków do rzetelnego jej przeprowadzania;

podejmowanie decyzji w zakresie rozliczenia szkody.

2. Do zadań Kwestora należy:

opiniowanie wniosku szkodowego.



3. Do zadań kierownika jednostki organizacyjnej należy: 

nadzór nad składnikami majątku w podległej mu jednostce organizacyjnej Uczelni, za które ponosi odpowiedzialność z tytułu pełnionej funkcji;

nadzór nad prawidłowym przekazywaniem mienia osobom materialnie odpowiedzialnym - użytkownikom końcowym;

zapewnianie warunków do właściwego przechowywania i ochrony mienia przed kradzieżą lub zniszczeniem, tj.:

przechowywania mienia w zamkniętym pomieszczeniu oraz 
 w miarę możliwości w zamkniętej szafie,

zabezpieczenie mienia składowanego na placach, w wiatach lub 
w budynkach;

nadzór nad używaniem i wykorzystywaniem mienia zgodnie z jego przeznaczeniem;

nadzór nad rozliczaniem osób odpowiedzialnych za mienie w sytuacjach losowych: 
a) zmiany warunków pracy,

b) rozwiązywania stosunku pracy z tymi osobami;

nadzór nad przebiegiem inwentaryzacji mienia jednostki organizacyjnej oraz wyjaśnieniem ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych;

nadzór nad gospodarowaniem mieniem podległej sobie jednostki organizacyjnej;

nadzór nad prawidłowością ewidencji składników majątku w podległej sobie jednostce organizacyjnej w księgach inwentarzowych w zintegrowanym systemie informatycznym, zgodnie z dokumentami obrotowymi;

nadzór nad obrotem mienia, w tym:

przekazywaniem składników majątku na wewnątrz jednostki organizacyjnej i Uczelni oraz terminowością jego zwrotów,

zbywaniem mienia zbędnego, przestarzałego technologicznie lub nienadającego się do dalszej eksploatacji;

sprawowanie pieczy nad mieniem wypożyczonym od innych podmiotów;

rozliczenie wniosku szkodowego, zgodnie z wytycznymi instrukcji 
(wzór stanowi załącznik nr 1).

4. Do zadań Osoby odpowiedzialnej za wystawianie dokumentów dotyczących obrotu środkami trwałymi w jednostce organizacyjnej, należy:

wystawianie i uzupełnianie dokumentów, na podstawie których przekazywana jest odpowiedzialność za powierzone mienie, zgodnie z poniższą tabelą

LP. OKREŚLENIE SKŁADNIKA MAJĄTKU KOGO DOTYCZY OBOWIĄZUJĄCY DOKUMENT 1 Środki trwałe amortyzowane w czasie i jednorazowo (ST, STN, WNIP, WNIPN, STOB, STZ, WNIPZ, STK*). Osoby, które nawiązały z Uczelnią stosunek pracy OT, UOT, MT, REWERS, OŚWIADCZENIE O ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ ZA POWIERZONE MIENIE, UMOWA INDYWIDUALNEJ/WSPÓLNEJ ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA POWIERZONE MIENIE 2 Środki trwałe amortyzowane w czasie i jednorazowo (ST, STN, WNIP, WNIPN, STOB, STZ, WNIPZ, STK) Osoby niebędące pracownikami PWr UMOWA CYWILNA 3 Materiały w magazynach, (w tym druki ścisłego zarachowania), Inne składniki majątku, które wymagają wskazania osoby materialnie odpowiedzialnej Osoby, które nawiązały z Uczelnią stosunek pracy OŚWIADCZENIE O ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ ZA POWIERZONE MIENIE,UMOWA INDYWIDUALNEJ/WSPÓLNEJ ODPOWIEDZIALNOSCI ZA POWIERZONE MIENIE,

określenie typu składnika majątku w zintegrowanym systemie informatycznym

prowadzenie ewidencji składników majątku wypożyczonych na podstawie umów cywilnych i rewersów składników, które użytkowane są poza terenem macierzystej jednostki organizacyjnej oraz egzekwowanie terminowych zwrotów sprawnych urządzeń;

przygotowanie dokumentacji związanej z procesem upłynniania mienia;

uczestniczenie w spisach inwentaryzacyjnych i kasacjach zbędnego mienia.

5. Do zadań Użytkownika końcowego należy:

zabezpieczanie pomieszczeń (w tym magazynów), w których przechowywane jest powierzone mu mienie;

codzienne przekazywanie kluczy od użytkowanych pomieszczeń pracownikowi Działu Ochrony Mienia i Korespondencji - portierowi (duplikaty kluczy - należy zdeponować na właściwej portierni PWr);

właściwe, zgodne z przeznaczeniem użytkowanie składnika majątku;

zabezpieczanie mienia, które zostało mu powierzone przed utratą;



okazanie składników majątku, za które ponosi odpowiedzialność podczas spisów inwentaryzacyjnych;

niezwłoczne powiadomienie bezpośredniego przełożonego w przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub zagubienia mienia, zgodnie z zapisami Instrukcji postępowania w przypadku stwierdzenia szkody, stanowiącej załącznik nr 1.

6. Do zadań magazyniera (magazynierów) należy:

przyjęcie mienia znajdującego się w magazynie na podstawie spisu z natury lub protokołu zdawczo-odbiorczego (wzór stanowi załącznik nr 4) lub komisyjnego potwierdzenia systemowego wydruku stanów magazynowych, podpisanie oświadczenia o odpowiedzialności materialnej (wzór stanowi załącznik nr 3) w trzech jednobrzmiących egzemplarzach oraz w razie potrzeby umowę 
o indywidualnej/wspólnej odpowiedzialności materialnej;

prowadzenie systemowej ewidencji magazynowej, przyjmowanie i wydawanie mienia zgodnie z przepisami Instrukcji kontroli, obiegu, przechowywania i udostępniania dokumentacji księgowej w Politechnice Wrocławskiej (Zarządzenie Wewnętrzne 82/2016 z dn. 14.06.2016 r.) oraz wewnętrznymi instrukcjami działania magazynu;

przechowywanie i zabezpieczanie mienia przed kradzieżą i zniszczeniem;

uczestniczenie w inwentaryzacjach i kasacjach przeprowadzanych w magazynie.

7. Do zadań każdego pracownika Uczelni należy:

korzystanie z mienia Uczelni w sposób zgodny z jego przeznaczeniem, zapobiegania jego utracie i przedwczesnemu zużyciu oraz wykonywania poleceń przełożonych dotyczących ochrony mienia;

zabezpieczanie pomieszczeń, urządzeń i narzędzi po zakończeniu pracy oraz dbania 
o mienie podczas pracy;

pobieranie i zdawanie kluczy do zajmowanego pomieszczenia, po dokonaniu wpisu do książki kluczy (wyjątkiem od stosowania tego przepisu jest uzyskanie pisemnego upoważnienia kierownika jednostki organizacyjnej na posiadanie dodatkowego, nie zdawalnego do portierni klucza do pomieszczenia), zgodnie z zasadami określonymi w Piśmie Okólnym 5/2006 w sprawie zasad funkcjonowania portierni, obowiązków portierów w zakresie ochrony i zabezpieczenia mienia oraz wydawania kluczy do pomieszczeń w Politechnice Wrocławskiej.



II Użytkowanie składników majątku poza terenem Uczelni.

1. Pracownicy Politechniki Wrocławskiej mogą korzystać ze składników majątkowych Uczelni poza jej terenem jedynie w uzasadnionych przypadkach (konieczność przeprowadzenia badań w terenie, analiz, ekspertyz itp.).

2. Wyniesienie mienia spoza teren Uczelni może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody (upoważnienia) kierownika jednostki organizacyjnej, która posiada w ewidencji księgowej to mienie (wzór stanowi załącznik nr 6). Kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do wydania upoważnienia w trzech egzemplarzach po jednym dla jednostki organizacyjnej, wypożyczającego i portiera oraz podpisania Rewersu potwierdzającego wypożyczenie składnika majątku.

3. Pracownik, wynoszący składniki majątku poza teren Uczelni, za zgodą uprawnionego przełożonego, ponosi za nie odpowiedzialność materialną wynikającą z kodeksu pracy oraz zarządzeń wewnętrznych. 

4. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej dysponującej mieniem, dopuszczalne są inne uregulowania odnośnie odpowiedzialności, które wymagają zawarcia pisemnej umowy lub złożenia oświadczenia o przejęciu odpowiedzialności przez pracownika Uczelni.

5. Majątek użytkowany poza terenem Uczelni nie jest ubezpieczony i każdorazowo powinien być zgłoszony do ubezpieczenia. W tym celu należy kontaktować się z Biurem Kanclerza. Koszt polisy ubezpieczeniowej kalkulowany jest przez ubezpieczyciela Uczelni na podstawie danych uzyskanych od użytkowników majątku. Koszt polisy obciąża budżet jednostki organizacyjnej użytkującej majątek.

III Odpowiedzialność pracownika za wyrządzoną szkodę

1. Pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. 

2. Pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.



§ 3

Odpowiedzialność materialna pracownika za powierzone mienie

1. Osoby przyjmujące mienie jednostki organizacyjnej na podstawie OT, umowy cywilnej, rewersu, oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, umowy indywidualnej/wspólnej odpowiedzialności materialnej, przyjmują jednocześnie odpowiedzialność materialną z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. 

2. Pracownik, któremu powierzono, z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, mienie, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

3. Pracownik może się uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

4. W przypadku szkody powstałej z winy pracownika, w zależności od stopnia przewinienia, może ponosić on następujące rodzaje odpowiedzialności:

odpowiedzialność dyscyplinarną, określoną w przepisach ustawy Prawo 
o szkolnictwie wyższym oraz w kodeksie pracy;

odpowiedzialność materialną, określoną w przepisach kodeksu pracy;

odpowiedzialność karną, określoną w kodeksie karnym i kodeksie wykroczeń.

 5. Roszczenia o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika, wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ulegają przedawnieniu z upływem 1 roku od dnia powzięcia wiadomości o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia. Jednakże w każdym wypadku roszczenie przedawnia się z upływem lat 10 od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wyrządzające szkodę. 

6. Wysokość odszkodowania, za szkody w mieniu powierzonym pracownikowi ponoszącemu odpowiedzialność materialną na zasadach określonych w kodeksie pracy, może zostać obniżona, z uwzględnieniem warunków określonych przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 10.10.1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkody w powierzonym mieniu (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 662 ze zm.).

7.Magazynier odpowiada materialnie za stany materiałowe w magazynach podlegające ewidencji ilościowo - wartościowej lub stany druków ścisłego zarachowania w magazynach podlegające ewidencji ilościowej. Zasady odpowiedzialności i współodpowiedzialności magazynierów określają przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 10.10.1975 r. 
w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę 




w powierzonym mieniu (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 662 ze zm.) 
i Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 04.10.1974r. sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jednolity Dz.U. 
z 1996r nr 143, poz. 663).