Archiwum gromadzi i przechowuje dokumentację jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych Uczelni niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej nośników, a także dokumentację oddziedziczoną, dokumentację dotyczącą działalności organizacji i stowarzyszeń działających w Politechnice Wrocławskiej oraz osób fizycznych z nią związanych – dary, depozyty, spuścizny.

ROZDZIAŁ 2
Organizacja i zakres działania archiwum

§ 5

Archiwum Uczelni jest komórką organizacyjną Politechniki Wrocławskiej podległą bezpośrednio Prorektorowi właściwemu ds. organizacji Uczelni, uprawnioną do posiadania zasobu historycznego.

W pionie Kwestury działa archiwum podręczne Kwestury. Za funkcjonowanie i stan dokumentacji finansowej przechowywanej w Archiwum Kwestury odpowiada Kwestor.

Archiwum Kwestury przekazuje do Archiwum Uczelni materiały archiwalne, kopie środków ewidencyjnych dokumentacji, kopie wniosków brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz inne informacje zawierające dane niezbędne do sporządzenia sprawozdania rocznego z działalności archiwum.

§ 6

Zadaniem Archiwum Uczelni jest prowadzenie działalności archiwalnej, informacyjnej, dokumentacyjnej, badawczej, dydaktycznej oraz popularyzatorskiej.

W szczególności do zadań Archiwum Uczelni należy:

doradzanie jednostkom organizacyjnym i komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją na etapie pracy kancelaryjnej oraz jej prawidłowego przygotowania do przekazania do Archiwum Uczelni;

prowadzenie szkoleń dla pracowników Uczelni w zakresie postępowania 
z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych i komórkach organizacyjnych oraz obowiązujących przepisów kancelaryjno – archiwalnych;

przejmowanie dokumentacji aktowej, technicznej oraz informatycznych nośników danych z poszczególnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych;

przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą; w tym planowanie prac konserwatorskich 
i rewitalizacyjnych wykonywanych przez specjalistyczne pracownie;

prowadzenie przewidzianych niniejszą instrukcją archiwalną środków ewidencyjnych Archiwum Uczelni;

przeprowadzanie skontrum zgromadzonej dokumentacji;

porządkowanie i ewidencjonowanie przechowywanej dokumentacji przejętej przez Archiwum Uczelni w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

udostępnianie przechowywanej dokumentacji do celów służbowych, naukowych, genealogicznych i urzędowych (w tym wydawanie na wniosek urzędów, instytucji lub 



osób prywatnych zaświadczeń oraz dokumentów dotyczących toku studiów, 
a także sporządzanie uwierzytelnionych odpisów, kopii z akt własnych);

przeprowadzanie kwerend archiwalnych dotyczących osób, zdarzeń czy określonej problematyki;

wycofanie dokumentacji ze stanu Archiwum Uczelni w przypadku wznowienia sprawy przez jednostkę organizacyjną lub komórkę organizacyjną;

inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu;

sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego Politechniki Wrocławskiej;

współpraca i utrzymywanie stałych, roboczych kontaktów z archiwum państwowym.

Działalność Archiwum Uczelni w zakresie informacyjnym, dokumentacyjnym, badawczym, dydaktycznym oraz popularyzatorskim polega w szczególności na:

popularyzacji wiedzy o zasobie Archiwum Uczelni (m.in. prezentacje, pokazy, wystawy, strony internetowe);

gromadzeniu informacji o historii Politechniki Wrocławskiej, jej pracownikach, byłych studentach, osobach zasłużonych dla Uczelni;

opracowywaniu wydawnictw dotyczących historii Uczelni, organizacji, stowarzyszeń oraz osób z nią związanych;

prowadzeniu praktyk zawodowych dla studentów;

współpracy z jednostkami organizacyjnymi i komórkami organizacyjnymi Uczelni, 
w tym z Muzeum Politechniki Wrocławskiej, a także archiwami innych uczelni 
i instytucji kulturalnych oraz stowarzyszeniami, m.in.: Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Archiwalnym.

Do zadań Archiwum Kwestury należy:

informowanie komórek organizacyjnych Kwestury o zasadach przechowywania
i przekazywania dokumentacji finansowej do Archiwum Kwestury;

przejmowanie, przechowywanie, opracowywanie i zabezpieczenie dokumentacji finansowej kategorii BE, B i Bc oraz prowadzenie jej ewidencji;

udostępnianie przechowywanej dokumentacji finansowej do celów służbowych, kontrolnych;

inicjowanie brakowania dokumentacji finansowej niearchiwalnej oraz udział 
w komisyjnym jej brakowaniu;

przekazywanie dokumentacji finansowej stanowiącej materiały archiwalne do Archiwum Uczelni.

ROZDZIAŁ 3
Obowiązki pracowników archiwum

§ 7

Osoby zatrudnione w archiwum powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe pozwalające na właściwe wykonywanie przez nich obowiązków.

Pracownicy archiwum są odpowiedzialni za należytą realizację zadań, o których mowa
 w § 6.



Pracownicy archiwum zobowiązani są do utrzymywania stałych roboczych kontaktów 
z archiwum państwowym.

Pracownicy archiwum zobowiązani są do:

przestrzegania obowiązujących w Uczelni normatywów kancelaryjno – archiwalnych, w szczególności instrukcji archiwalnej;

przestrzegania obowiązujących w Uczelni: regulaminu pracy, przepisów o ochronie przeciwpożarowej, przepisów regulujących zagadnienia bhp;

przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;

zachowania tajemnicy prawnie chronionej.

Zespół archiwum powinien liczyć tylu pracowników, by móc zapewnić sprawną realizację zadań archiwum.

Pracownicy archiwum zobowiązani są do informowania przełożonego o wszelkich zdarzeniach, które mogą spowodować zniszczenie, uszkodzenie lub utratę dokumentacji przechowywanej w archiwum.

§ 8

W razie zmiany na stanowisku dyrektora Archiwum Uczelni przekazanie obowiązków nowemu dyrektorowi Archiwum Uczelni odbywa się protokolarnie.

W protokole wymienionym w ust. 1 zamieszcza się w szczególności informację o:

zgromadzonym zasobie archiwalnym, w tym o jego wielkości i pochodzeniu;

lokalu Archiwum Uczelni i jego wyposażeniu;

pracownikach Archiwum Uczelni;

ostatniej kontroli przeprowadzonej przez archiwum państwowe i realizacji zaleceń pokontrolnych.

W razie zmiany na stanowisku pracownika Archiwum Kwestury nowemu pracownikowi Archiwum Kwestury przekazuje się informację o:

zgromadzonej dokumentacji niearchiwalnej, w tym o jej wielkości i pochodzeniu;

lokalu Archiwum Kwestury i jego wyposażeniu;

ostatniej kontroli przeprowadzonej przez archiwum państwowe i realizacji zaleceń pokontrolnych.

ROZDZIAŁ 4
Lokal i wyposażenie archiwum

§ 9

Lokal archiwum powinien zapewniać warunki do realizacji zadań archiwum, o których mowa w § 6 oraz zabezpieczać przechowywaną w nim dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; w szczególności lokal ten powinien:

być usytuowany w budynku murowanym przystosowanym konstrukcyjnie do występujących w nim znacznych obciążeń technologicznych (mieć odpowiednią wytrzymałość stropów);



być suchy, zapewniać właściwą temperaturę i wilgotność w ciągu roku oraz posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

być zabezpieczony przed włamaniem (drzwi antywłamaniowe lub obite blachą, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu, w oknach pomieszczeń znajdujących się na parterze lub piwnicy kraty lub folia antywłamaniowa); wskazane jest wyposażenie w system alarmu włamaniowego i monitoring wizyjny;

być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia 
i dymu oraz wyposażony w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

W lokalu archiwum zabrania się ustawiania niebezpiecznych urządzeń do ogrzewania, zakazane jest również palenie tytoniu i używanie otwartego ognia.

§ 10

Lokal archiwum powinien składać się z:

pomieszczeń biurowych dla pracowników;

pomieszczenia służącego do udostępniania dokumentacji (czytelni);

pomieszczeń magazynowych – magazynów archiwalnych – gwarantujących właściwe warunki do przechowywania dokumentacji.

Magazyny archiwalne powinny posiadać odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy dokumentacji.

§ 11

Magazyny archiwalne wyposaża się w:

regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne) zabezpieczone przed korozją służące do przechowywania dokumentacji i dostosowane do jej wymiarów, które powinny być:

usytuowane prostopadle do okien, o wysokości nieprzekraczającej 250 cm, oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, 
z odstępem od sufitu co najmniej 20 cm i od podłogi co najmniej 15 cm; nie powinny one bezpośrednio przylegać do źródeł ciepła,

ponumerowane i zaopatrzone w wywieszki informacyjne z nazwami poszczególnych jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych, których dokumentacja znajduje się na półkach. Numerowanie regałów polega na nadaniu unikatowego oznaczenia poszczególnym regałom i półkom w obrębie regału;

system wykrywania ognia i dymu, gaśnice proszkowe odpowiednie do potencjału źródła pożaru, worki ewakuacyjne;

drabiny umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;

sprzęt do pomiaru wilgotności i temperatury powietrza.

Każdy magazyn archiwalny powinien posiadać schemat topograficzny rozmieszczenia dokumentacji, umieszczony w widocznym miejscu.



W magazynach archiwalnych:

nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane 
z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;

nie mogą przebiegać instalacje wodno-kanalizacyjne lub gazowe chyba, że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

posadzki powinny być wykonane z powłoki niepylącej, antypoślizgowej, łatwej do utrzymania w czystości (np. płytka ceramiczna, wykładzina żywiczna);

okna powinny być wyposażone w żaluzje, rolety lub folię chroniące przed bezpośrednim działaniem promieniowania UV;

należy używać jako źródeł światła sztucznego świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV lub punktów świetlnych z kloszami ochronnymi, usytuowanymi w przerwach między regałami i zapewniającymi odpowiednią widoczność bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła, przy czym maksymalne natężenie światła nie powinno przekraczać 200 luksów;

należy zapewnić możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury powietrza, które szczegółowo określone są w załączniku nr 1 niniejszej instrukcji;

należy codziennie rejestrować warunki wilgotności i temperatury powietrza;

należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem i pyłami, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady 
i gryzonie;

sprzątanie, naprawy oraz prace remontowe powinny przebiegać tylko w obecności pracownika archiwum.

§ 12

Wstęp do magazynów archiwalnych mają tylko pracownicy archiwum oraz w obecności pracownika archiwum władze Uczelni, przedstawiciele archiwum państwowego i innych organów kontrolnych.