Zał. do ZW 26/2015

 P O L I T Y K A Z A R Z Ą D Z A N I A R Y Z Y K I E M

P O L I T E C H N I K I W R O C Ł A W S K I E J

Politechnika Wrocławska zobowiązana jest osiągać swoje cele statutowe realizując działania zgodne z prawem i efektywnie z punktu widzenia przyjętej strategii. Działania te, podejmowane w warunkach ryzyka, wymagają bieżącego identyfikowania obszarów tego ryzyka, diagnozowania jego źródeł, pomiaru i podejmowania stosownych działań korygujących.

Niniejsza Polityka Zarządzania Ryzykiem:

Przedstawia ogólne zasady zarządzania ryzykiem;

Określa elementy polityki zarządzania ryzykiem, w tym właścicieli ryzyka;

Ustala wybrane rozwiązania stosowane w obszarze zarządzania ryzykiem Uczelni.

§ 1 POJĘCIA PODSTAWOWE

Pojęcia użyte w Polityce Zarządzania Ryzykiem oznaczają:

źródła ryzyka – działania, zaniechania działań oraz zdarzenia wewnętrzne i zewnętrzne sprzyjające wystąpieniu ryzyka;

mapa ryzyka – graficzne odzwierciedlenie poziomu ryzyka;

ryzyko – możliwość zaistnienia zdarzenia, które - jeśli zaistnieje - będzie mieć wpływ na realizację założonych celów lub zadań i wpływ na osiągnięcie rezultatu innego od zamierzonego;

ryzyko akceptowalne – wielkość/poziom ryzyka, jaki Uczelnia akceptuje i toleruje konsekwencje jego materializacji;

właściciel ryzyka – osoba lub osoby odpowiedzialne za ryzyko i sposób zarządzania tym ryzykiem (dotyczy w szczególności zarządzania procesami, obszarami, jednostkami);

zarządzanie ryzykiem – zestaw narzędzi i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do poziomu akceptowalnego lub maksymalizowania szans osiągnięcia sukcesu;

jednostka – zgodnie z definicją przedstawioną w Regulaminie Organizacyjnym Politechniki: wydział, katedra, zakład, jednostka ogólnouczelniana, jednostka międzywydziałowa oraz komórki administracji Uczelni.

§ 2 DEKLARACJA I CELE POLITYKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Politechnika Wrocławska, bazując na art. 68 ust. 2 pkt 7 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, treści Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 oraz Komunikatu nr 6 Ministra Finansów z dnia z dnia 6 grudnia 2012, wprowadza do organizacji system i politykę zarządzania ryzykiem w celu:

udoskonalenia procesu zarządzania Uczelnią;

realizacji strategii Uczelni;

budowania ładu organizacyjnego (ang. governance);

poprawy jakości świadczonych usług;

lepszego wykorzystania zasobów;

ochrony majątku, reputacji oraz wartości intelektualnych Uczelni;

usprawnienia procesu planowania i decyzyjności;

zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości realizacji zadań;

dostosowania Uczelni do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych;

uodpornienia Uczelni na negatywne zdarzenia.

§ 3 ZASTOSOWANIE POLITYKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Niniejsze zasady polityki mają zastosowanie do wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni oraz zatrudnionych pracowników. Obszarami działania Politechniki Wrocławskiej objętymi procesem zarządzania ryzykiem są w szczególności: 

działalność dydaktyczna;

działalność naukowo-badawcza;

zarządzanie Uczelnią;

zarządzanie finansami oraz ewidencja i sprawozdawczość;

zarządzanie projektami;

zarządzanie zasobami ludzkimi;

zarządzanie majątkiem;

zarządzanie IT;

zarządzanie działalnością marketingową, promocją i współpracą z mediami;

działalność na rzecz studentów.

§ 4 ZASADY I STRUKTURA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Zarządzanie ryzykiem odbywa się na poziomie strategicznym, operacyjnym i projektowym, ponadto w każdym obszarze działania Uczelni wskazuje się tzw. ryzyka kluczowe dla danego obszaru.

Ryzyko na poziomie strategicznym dotyczy zagrożenia, którego materializacja ma wpływ na działalność i rozwój Uczelni, w szczególności w obszarach objętych celami strategicznymi. Identyfikacja i ocena ryzyka na poziomie strategicznym dokonywana jest nie rzadziej niż raz w roku.

Ryzyko operacyjne jest związane z podejmowaniem decyzji w ramach bieżącej działalności we wszystkich obszarach wymienionych w §3.

Ryzyko na poziomie projektowym obejmuje czas inicjowania, realizacji, rozliczenia oraz (o ile dotyczy) okres trwałości konkretnego projektu.

Kierownictwo oraz pracownicy poszczególnych jednostek i komórek powinni zgłaszać potencjalne ryzyko Samodzielnemu Stanowisku ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka (jako komórki odpowiedzialnej za koordynowanie przebiegu procesu zarządzania ryzykiem w Uczelni). Przepływ informacji powinien być dwutorowy – informacja kierowana jest równocześnie do bezpośredniego przełożonego oraz Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka. Obowiązkiem kierownictwa poszczególnych jednostek i komórek, jest monitorowanie poziomu i okresowy przegląd ryzyk.

W okresach kwartalnych Dyrektor Finansowy przy udziale Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka przedstawia Rektorowi sytuację w zakresie oceny ryzyka i podjętych/niezbędnych do podjęcia działań ograniczających ryzyko.

Właściciele ryzyk są odpowiedzialni za:

utrzymywanie ryzyka na poziomie akceptowalnym, poprzez wdrażanie działań mających na celu obniżenie poziomu ryzyka do poziomu akceptowalnego oraz podejmowanie wyprzedzających działań stanowiących reakcję na potencjalne ryzyko;

zapewnienie zgodności działań z zakresem polityki zarządzania ryzykiem;

bieżący monitoring poziomu ryzyka oraz okresowe przygotowanie i wprowadzanie zweryfikowanych danych dotyczących poziomu ryzyka do aplikacji wspomagającej proces zarządzania ryzykiem;

identyfikację ryzyk;

określanie potrzeb szkoleniowych w przedmiotowym zakresie.

Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka odpowiedzialne jest za:

identyfikację ryzyk;

monitoring poziomu ryzyka;

przedstawianie sugerowanych działań w celu obniżenia poziomu ryzyka oraz nadzór i monitorowanie realizowanych działań zapobiegawczych i naprawczych;

koordynację działań w zakresie systemu zarządzania ryzykiem.

Za realizację polityki zarządzania ryzykiem na poziomie strategicznym odpowiada Rektor, który może delegować odpowiedzialność za zarządzanie kluczowym ryzykiem strategicznym właściwemu merytorycznie Prorektorowi, Kanclerzowi, Kwestorowi lub Dyrektorowi Finansowemu Uczelni.

Rektor zatwierdza właścicieli poszczególnych zidentyfikowanych ryzyk a w przypadkach wątpliwych wyznacza właściciela ryzyka.

Na poziomie operacyjnym za zarządzanie ryzykiem odpowiadają dziekani i kierownicy jednostek organizacyjnych. Dziekan wyznacza właścicieli zidentyfikowanych ryzyk na Wydziale. Skutki materializacji ryzyka operacyjnego obciążają daną jednostkę organizacyjną.

W projekcie za zarządzanie ryzykiem odpowiada osoba wskazana do kierowania projektem (określona w umowie o dofinansowanie lub sprawująca taką funkcję na podstawie decyzji Rektora).

Proces zarządzania ryzykiem realizowany jest poprzez skuteczne identyfikowanie ryzyk, ich analizę i ocenę, określanie sposobu postępowania, wdrażanie działań zapobiegawczych lub ograniczających skutki materializacji ryzyka oraz monitorowanie wyników wprowadzonych działań. Jest to cykl powtarzanych okresowo czynności.

Zarządzanie ryzykiem nie jest procesem biurokratycznym, lecz efektywną działalnością mającą za zadanie przeciwdziałać materializacji zagrożeń i utracie szans, które utrudniają realizację celów i zadań Uczelni.

Sukces wdrożenia polityki zarządzania ryzykiem uzależniony jest od przychylnej reakcji pracowników odpowiedzialnych za jej implementację, dlatego bardzo istotnym elementem jest zapewnienie adekwatnej ilości i jakości szkoleń w zakresie zarządzania ryzykiem.

Uczelnia rejestruje i archiwizuje informacje dotyczące zarządzania ryzykiem przy wsparciu systemu informatycznego.

§ 5 PRZEBIEG PROCESU ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Zarządzanie ryzykiem stanowi stały, powtarzalny proces mający zapewnić utrzymanie ryzyka przez właściciela ryzyka na poziomie akceptowalnym w sposób, który umożliwi minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans na osiąganie celów.

Proces zarządzania ryzykiem składa się z następujących etapów:

identyfikacji ryzyka;

analizy i oceny ryzyka;

określenia sposobu postępowania;

podjęcia działań zapobiegających lub ograniczających skutki materializacji ryzyka jak również wspierających maksymalizowanie szans;

monitorowania skutków podjętych działań i podjęcia ewentualnych czynności korygujących.

Proces zarządzania ryzykiem jest ściśle powiązany z realizacją Strategii Rozwoju Politechniki Wrocławskiej, jest jednym z elementów cyklu planowania i podejmowania decyzji.

Została przyjęta jednolita metodologia identyfikacji, analizy, oceny i raportowania ryzyk.

§ 6 IDENTYFIKACJA RYZYK

Uczelnia przyjęła dwa etapy identyfikacji szans i zagrożeń. Ocenę, jako proces oddolny, w który zaangażowane jest kierownictwo i pracownicy oraz weryfikację i identyfikację dokonywaną przez Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka.

W procesie identyfikacji ryzyka należy uwzględnić ujawnione ryzyka oraz ryzyka dotychczas nieujawnione.

Identyfikacja ryzyk jest procesem ciągłym i powtarzalnym. Każda jednostka organizacyjna dokonuje okresowo przeglądu swojej działalności i raportuje o zidentyfikowanych ryzykach oraz propozycjach przeciwdziałania stwierdzonym zagrożeniom.

Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka, przy współudziale właścicieli ryzyk dokonuje weryfikacji i identyfikacji zagrożeń, bazując m.in. na otrzymywanych rejestrach i raportach, przeprowadzonych analizach oraz informacjach otrzymywanych z Uczelni i otoczenia.

W sytuacji, gdy ze strony właściciela ryzyka występuje brak informacji o poziomie ryzyka lub przekazywane do Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka informacje są sprzeczne, niewiarygodne lub niepokojące, Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka zobowiązane jest do ustalenia poziomu danego ryzyka poprzez weryfikację dokumentacji sprawozdawczej i źródłowej, informując o zaistniałej sytuacji Dyrektora Finansowego oraz Rektora.

Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu potencjalnych zagrożeń, które mogą narazić na niepowodzenie:

osiąganie celów strategicznych Uczelni;

realizację zadań Uczelni i jej jednostek;

realizację projektów realizowanych w Uczelni;

przebieg realizowanych procesów w Uczelni i w jej jednostkach.

Właściciele ryzyka, przeprowadzając ocenę ryzyka, dokonują ich przeglądu w aplikacji informatycznej oraz zgłaszają nowe zidentyfikowane ryzyka. Dane zawarte w formularzach: Arkusz identyfikacji Ryzyka (załącznik nr 1) oraz Przykładowe czynniki ryzyka (załącznik nr 2) mogą posłużyć jako wskazówki ułatwiające identyfikację ryzyka.

Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować, w szczególności:

zagrożenia związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań Uczelni/jednostki, wraz z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń;

istotne problemy zidentyfikowane w obszarach działalności Uczelni/jednostki;

otoczenie prawne i ekonomiczne, w tym przewidywane zmiany;

wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub/i kontroli;

wyniki wcześniej dokonywanych innych ocen adekwatności, efektywności i skuteczności procesów realizowanych w Uczelni/jednostce;

systemy kontroli w Uczelni, w szczególności:

mechanizmy kontroli pod kątem spełniania warunków i wymogów parametryzacji i akredytacji,

mechanizmy kontroli finansowej,

efektywność procedur wewnętrznych;