zabezpieczenia pomieszczeń, w których są one przechowywane w aspekcie kradzieży, zaboru, wpływów atmosferycznych, uszkodzeń, zniszczeń oraz ujęcie tych uwag w sprawozdaniu zespołu spisowego (wzór stanowi załącznik nr 7); przekazanie dokumentów inwentaryzacyjnych kierownikowi Sekcji Inwentaryzacji, w terminie 3 dni roboczych od zakończenia spisu z natury.

6. Kierownik jednostki/komórki inwentaryzowanej odpowiada za: 

składniki majątku należące do podległej mu jednostki/komórki organizacyjnej,

nadzór nad właściwym dysponowaniem majątkiem,

zlecanie przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnej,

likwidację zbędnych i przestarzałych technologicznie środków trwałych,

ustalenie czy wszystkie składniki majątku znajdują się na terenie jednostki/komórki organizacyjnej,

skompletowanie dokumentacji potwierdzającej obecność składników majątku poza terenem jednostki/komórki macierzystej i przekazanie ich przewodniczącemu Zespołowi Spisowego,

przygotowanie planu pomieszczeń zajmowanych przez jednostkę/komórkę organizacyjną oraz ustalenie, na jego podstawie, harmonogramu prac 
z Przewodniczącym Zespołu Spisowego,

wskazanie i oddelegowanie pracownika/pracowników do udziału w czynnościach Zespołu Spisowego,

oddelegowanie użytkowników do okazania majątku, za który odpowiadają materialnie,

czuwanie nad dostępnością pomieszczeń, aby zapewniona była ciągłość prac Zespołu Spisowego;

 7. Osoba odpowiedzialna za wprowadzanie dokumentów do ewidencji księgowej w Kwesturze odpowiada za wprowadzanie dokumentów obrotowych składników majątku trwałego w księdze pomocniczej – Moduł MT poszczególnych jednostek/komórek Uczelni.

8. Osoba odpowiedzialna za wprowadzanie dokumentów do ewidencji księgowej
w jednostkach/komórkach organizacyjnych odpowiada za:

przekazywanie użytkownikom końcowym składników majątku i odpowiedzialności materialnej, zgodnie z obowiązującymi w Uczelni dokumentami,



ewidencjonowanie dokumentów obrotowych składników majątku trwałego jednostki/komórki organizacyjnej w księdze pomocniczej – Moduł MT zgodnie z obowiązującymi w Uczelni aktami prawnymi,

uzupełnianie w magazynach wywieszek materiałowych,

oddzielanie i oznaczanie składników przyjętych w depozyt,

wyposażanie inwentaryzowanych magazynów w urządzenia pomiarowe zgodne z obowiązującymi normami i niezbędnymi atestami,

oznakowanie składników majątku zgodnie z obowiązującymi w Uczelni zasadami,

zapewnienie ciągłości prac Zespołowi Spisowemu.

§ 4

SPOSOBY PRZEPROWADZANIA INWENTARYZACJI

1. Pełna inwentaryzacja ciągła (planowa) - tryb przeprowadzania inwentaryzacji wynika 
z uregulowań ustawy o rachunkowości, który zezwala na rozłożenie ogółu czynności inwentaryzacyjnych na dłuższy okres czasu, zgodnie z planem inwentaryzacji, tak aby wszystkie składniki majątku Uczelni zostały zinwentaryzowane nie rzadziej niż raz na cztery lata. 

W grudniu każdego roku kierownik Działu Aparatury i Inwentaryzacji Majątku zawiadamia pisemnie o planowanym terminie inwentaryzacji kierowników jednostek/komórek organizacyjnych, w których – zgodnie z planem inwentaryzacji w roku następnym rozpocznie się proces inwentaryzacji, z podaniem planowanej daty (miesiąca) rozpoczęcia czynności spisowych a także określeniem składników podlegających spisowi (wzór stanowi zał. nr 2). W szczególnych, przypadkach (sytuacje losowe, planowane prace remontowe, planowane reorganizacje w jednostce/komórce organizacyjnej), kierownik jednostki/komórki organizacyjnej może zwrócić się z pisemną prośbą do Kanclerza 
o przesunięcie terminu rozpoczęcia czynności spisowych. 

Pismo winno zawierać uzasadnienie przyczyny przesunięcia daty rozpoczęcia inwentaryzacji oraz propozycję nowego terminu rozpoczęcia spisu.

2. Inwentaryzacja okresowa – doraźna (zdawczo-odbiorcza, przyjmująca, zdająca) przeprowadzana jest na pisemny wniosek Władz Uczelni lub kierowników jednostek/komórek organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej. 

Polega na spisaniu ściśle określonych składników majątku Uczelni. Inwentaryzacja przeprowadzana jest w sytuacjach, między innymi:

losowych (np. pożar, włamanie, zalanie );



długotrwałej (tzn. powyżej 30 dni kalendarzowych) nieobecności osoby odpowiedzialnej za mienie;

rozwiązania stosunku pracy;

śmierci użytkownika;

wymogu zewnętrznych organów kontrolujących;

podejrzenia niewłaściwego gospodarowania mieniem.

W przypadku konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej, doraźnej kierownik jednostki/komórki zwraca się z pisemną prośbą do Kanclerza.

Pismo powinno zawierać:

a) decyzję organu kontrolującego (jeśli dotyczy),

b) przyczynę rozpoczęcia czynności, 

c) określenie składników, które mają podlegać spisowi z natury,

d) datę rozpoczęcia spisu z natury,

e) wskazanie osób odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji oraz użytkowników /osób odpowiedzialnych materialnie.

3. Inwentaryzacja wyrywkowa (kontrolna) przeprowadzana jest na pisemny wniosek Władz Uczelni, organów kontrolujących lub kierowników jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni. Polega ona na spisaniu wybranych składników danego rodzaju majątku. Inwentaryzacja ta może być stosowana dla ustalenia rzeczywistego stanu ściśle określonego rodzaju składników majątku np. części artykułów żywnościowych, komputerów, mebli, itp. Jest to tylko fragmentaryczna inwentaryzacja ogółu składników majątku.

W przypadku konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji wyrywkowej, kierownik jednostki/komórki zwraca się z pisemną prośbą do Kanclerza.

Pismo kierownika jednostki/komórki organizacyjnej powinno zawierać:

a) decyzję organu zlecającego inwentaryzację,

b) określenie składników, które mają podlegać spisowi z natury,

c) datę rozpoczęcia spisu z natury,

d) wskazanie osób odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji oraz użytkowników /osób odpowiedzialnych materialnie.



§ 5

TRYB INWENTARYZACJI W DRODZE POTWIERDZENIA SALDA 

1. Inwentaryzacja, w drodze potwierdzenia sald, polega na pisemnym potwierdzeniu sald 
z kontrahentami Uczelni. 

2. Metodzie tej podlegają następujące składniki majątku:

aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych);

papiery wartościowe, rzeczowe składniki aktywów obrotowych;

aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych;

należności, w tym pożyczki, zobowiązania oraz powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe;

należności sporne i wątpliwe;

należności i zobowiązania wobec pracowników, należności i zobowiązania z tytułów publiczno-prawnych.

3. Szczegółowe zasady inwentaryzacji drogą uzgodnienia stanu przez jego potwierdzenie 
w jednostce/komórce zostały określone w polityce rachunkowości Uczelni.

4. Pracownicy Kwestury Uczelni przeprowadzają inwentaryzację, polegającą na porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z otrzymanymi dokumentami „potwierdzenie salda”.

5. Formularz „potwierdzenie salda” zawiera:

nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie;

dane wystawcy;

datę wystawienia;

kwotę transakcji;

dzień, na który ma nastąpić potwierdzenie salda;

pieczęcie i podpisy wystawcy;

pieczęcie i podpisy potwierdzającego saldo.

 Formularz wysyłany jest w trzech egzemplarzach do potwierdzającego saldo.

 6. Po otrzymaniu informacji zwrotnych pracownik Sekcji Księgowości sporządza zbiorczy protokół z potwierdzenia sald, który stanowi podstawę do ujęcia wyników inwentaryzacji 
w księgach rachunkowych.

7. Jeżeli nie udało się uzyskać potwierdzenia salda, wówczas saldo podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji.

8. Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków, ulokowanych przez Uczelnię na otwartych rachunkach 



bankowych i zaciągniętych kredytów. Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych winien być zgodny ze stanami księgowymi Uczelni...

9. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z Ustawy o rachunkowości i jest to ostatni dzień roku obrotowego.

§ 6

TRYB INWENTARYZACJI W DRODZE WERYFIKACJI 

1. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na sprawdzeniu dokumentów potwierdzających stan faktyczny. Inwentaryzacji tą metodą podlegają aktywa i pasywa, które nie mogą być inwentaryzowane w procesie spisu z natury oraz w drodze potwierdzenia sald, a w szczególności:

niedostępne w czasie inwentaryzacji rzeczowe składniki aktywów (np. materiały w drodze) oraz dostawy niefakturowane;

środki pieniężne w drodze;

udziały w spółkach kapitałowych;

grunty;

 5) środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony;

6) środki trwałe w budowie/inwestycje zaliczane do aktywów trwałych;

7) prawa wieczystego użytkowania gruntów;

8) należności sporne i wątpliwe;

9) należności i zobowiązania wobec pracowników;

10) należności i zobowiązania publicznoprawne;

11) roszczenia;

12) długoterminowe aktywa finansowe i udziały;

13) kapitał własny;

14) rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów;

15) fundusze specjalne;

16) wartości niematerialne i prawne;

17) prace naukowo-badawcze w toku;

18) aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo;

19) środki trwałe oraz materiały w magazynach i gotowe produkty, których nie objęto spisem z natury, ponieważ na dany rok nie przypadał obowiązek jego przeprowadzenia.



 2. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji podlegają również składniki majątku, które zlokalizowane są poza terenem jednostki/komórki macierzystej, zgodnie z dokumentacją, użyczone, wypożyczone lub spisanie ich z natury zagraża życiu i zdrowiu Zespołu Spisowego. 

 3. W sytuacji, kiedy składniki majątku podlegające spisowi znajdują się w miejscach niedostępnych, ich spisanie zagraża życiu i zdrowiu Zespołu Spisowego lub są użytkowane poza terenem Uczelni lub zostały wypożyczone innym instytucjom w celach badawczych, kierownik inwentaryzowanej komórki/jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do:

sporządzenia i podpisania wykazu składników trudnodostępnych/ znajdujących się poza terenem jednostki/komórki macierzystej (wzór stanowi załącznik nr 8);

złożenia pisemnego oświadczenia, w którym potwierdza, że składniki majątku istnieją, 
są wykorzystywane do celów będących w zakresie zadań jednostki/komórki organizacyjnej;

uzyskania pisemnego (mailowego) potwierdzenia od kierownika jednostki/komórki, 
w której znajduje się składnik majątku, że środek trwały jest nadal użytkowany.