Zał. Nr 1 do ZW 20 /2003 

ZASADY EWIDENCJI I OBIEGU DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH ORAZ WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH

1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne przyjmuje się do ewidencji według 
 wartości początkowej.

2. Wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 
 stanowi: 

2.1 Cena nabycia – to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną
sprzedającemu (bez podlegających odliczeniu: podatku od towarów i usług oraz 
podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o cło oraz nie podlegający odliczeniu podatek akcyzowy), powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem 

i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania, łącznie z kosztami transportu jak też załadunku, wyładunku, składowania, a obniżona o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz odzyski.

(Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny – jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu). 

2.2 Koszt wytworzenia produktu - obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z jego wytworzeniem (koszty wydziałowe). Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, wynagrodzeń łącznie z pochodnymi oraz inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca w jakich się znajduje w dniu wyceny. Do kosztu wytworzenia nie dolicza się kosztów ogólnych Uczelni.

(Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia produktu, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy sprzedaży produktów zysk brutto ze sprzedaży, a w przypadku produktu w toku – także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia).

3. Wartość początkową środka trwałego stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia

 powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego zwiększenie jego wartości użytkowej, posiadanej przy przyjęciu do użytkowania, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami, w tym także wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych.

4. Pojęcia „ulepszenia” nie stosuje się do wartości niematerialnych i prawnych (np. rozbudowa lub modernizacja programu komputerowego stanowi oddzielny tytuł wartości niematerialnych i prawnych).

5. Wartość początkowa oraz odpisy umorzeniowe środków trwałych mogą ulegać aktualizacji wyceny na podstawie odrębnych przepisów.

6. Przepisy nie przewidują aktualizacji wyceny wartości niematerialnych i prawnych.

7. Wartość księgowa netto środka trwałego po aktualizacji wyceny nie powinna być wyższa od jego wartości godziwej, której odpisanie w przewidywanym okresie jego dalszego używania jest ekonomicznie uzasadnione. Przez wartość godziwą (MSR*16) rozumie się kwotę, za jaką składnik aktywów mógłby zostać wymieniony w drodze przeprowadzonej na warunkach rynkowych transakcji, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.

_________________________________

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości

8. Powstałą na skutek aktualizacji wyceny różnicę wartości netto środków trwałych odnosi się na fundusz zasadniczy z aktualizacji wyceny. Fundusz ten nie podlega podziałowi.

9. Jeżeli jednostki organizacyjne Uczelni nabędą składniki aktywów trwałych (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne) lub wytworzą we własnym zakresie środki trwałe i ze względu na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok, nie zaliczą ich do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, a faktyczny okres używania przekroczy rok – obowiązane są:

 1) zaliczyć te składniki do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych w pierwszym miesiącu po upływie roku od czasu przyjęcia ich do używania,

 2) dokonywać odpisów amortyzacyjnych, gdy ich jednostkowa wartość początkowa przekracza 3500 zł; korekty odpisów amortyzacyjnych i kosztów uzyskania dokona Kwestura Uczelni.

10. Zakupy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obciążają:

 1) w przypadku jednostkowej wartości początkowej wyższej niż 3.500 zł fundusz 

 zasadniczy,

 2) w przypadku jednostkowej wartości początkowej równej lub niższej niż 3.500 zł 

 odpowiednie koszty działalności jednostki organizacyjnej,

 3) bez względu na jednostkową wartość początkową koszty realizacji prac 

 badawczych.

 Zakup danego składnika aktywów trwałych nie powinien być finansowany z 
 różnych źródeł. 

Uwaga: Nabycie lub zbycie przez Uczelnię składników mienia o wartości przekraczającej 100-krotną minimalną wartość środka trwałego, którego amortyzacja jest rozłożona w czasie, wymaga zgody Senatu (nie dotyczy to nabywania aparatury w ramach prac umownych oraz dotacji celowych). W pozostałych przypadkach decyzje podejmuje Rektor bądź, w zakresie uzyskanych od Rektora upoważnień, kierownik jednostki organizacyjnej, dysponujący przydzielonym mieniem i środkami (zgodnie z § 9 Statutu Uczelni).

11. Ze środków dotacji celowych przyznawanych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu oraz Ministerstwo Nauki i Informatyzacji, mogą być finansowane wyłącznie zakupy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości wyższej niż 3.500 zł.

12. Ze środków na realizację prac badawczych mogą być dokonywane wyłącznie zakupy aktywów trwałych służących do realizacji danej pracy. Zakup danego składnika aktywów trwałych nie może być finansowany z różnych zleceń. Jeżeli w ramach zlecenia badawczego zamierza się wytworzyć środki trwałe we własnym zakresie, należy w ramach danego zlecenia otworzyć odrębne podzlecenie na ich wytworzenie.

W ramach tego zlecenia będą ewidencjonowane wszystkie koszty związane z wytworzeniem środków trwałych. Po zakończeniu zlecenia należy sporządzić protokół wytworzenia środka trwałego (Zał. 1/1 do ZW 20/2003), który będzie stanowił podstawę ewidencji na odpowiednich kontach i w księgach inwentarzowych.

Zakupione w ramach zleceń badawczych przedmioty służące do realizacji prac badawczych, nie mające charakteru środków trwałych, ewidencjonuje się na koncie „Materiały” i wprowadza do ewidencji wewnętrznej danej jednostki organizacyjnej.

13. Jednostki organizacyjne Uczelni mogą również pozyskiwać środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne w drodze darowizn oraz dotacji innych instytucji zgodnie z zawartą umową.

Uwaga: Przyjęcie na rzecz Uczelni darowizny, spadku lub zapisu nieruchomości, budynków, obiektów jak również mienia ruchomego o wartości przewyższającej 150-krotną wartość minimalną środka trwałego , którego amortyzacja jest rozłożona w czasie, wymaga zgody Senatu, a w przypadku wartości mniejszej od wyżej wymienionej, ale przekraczającej 100-krotnie wartość środka trwałego, którego amortyzacja jest rozłożona w czasie, Senat powinien być o fakcie przyjęcia poinformowany ( zgodnie z § 10 ust.10 Statutu Uczelni).

14. Zamówienia na zakupy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych poza kierownikiem jednostki organizacyjnej podpisuje Kwestor lub jego zastępca. Przed podpisaniem przez Kwestora lub jego zastępcę zamówień na zakupy środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości jednostkowej powyżej 3.500 zł, a komputerów (np. jednostka centralna , monitor lub zestawy komputerowe) bez względu na wartość, wymagane jest uzyskanie akceptacji przez głównego specjalistę ds. Aparatury w Dziale Nauki.

Uwaga: Przypomina się , że przy zakupach składników aktywów trwałych obowiązuje tryb wynikający z przepisów Ustawy o zamówieniach publicznych (Dz.U z 1994 r. Nr 76 poz. 344 z późniejszymi zmianami) oraz przepisy wewnętrzne.

15. Ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzi się w księgach inwentarzowych. Każdy środek trwały przed wprowadzeniem do ewidencji należy oznakować numerem inwentarzowym w sposób trwały; nie dotyczy to środków trwałych będących w okresie gwarancji. 

16. Ewidencję ruchomych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzą w księgach inwentarzowych jednostki organizacyjne Uczelni użytkujące te aktywa, wpisując rodzaj i numer dowodu przychodu oraz numer fabryczny dla przedmiotów, które ten numer posiadają.

Ewidencję budynków i budowli (obiektów inżynierii lądowej i wodnej) oraz gruntów, w księdze inwentarzowej, prowadzi Dział Administracyjno-Gospodarczy, który nadaje numer inwentarzowy dla poszczególnych nieruchomości.

Prowadzi się następujące rodzaje ksiąg inwentarzowych:

1) dla środków trwałych o jednostkowej wartości początkowej wyższej niż 3.500 zł z oznakowaniem: „Księga inwentarzowa środków trwałych amortyzowanych w czasie”(1T),

2) dla środków trwałych o jednostkowej wartości początkowej wyższej niż 350 zł lecz niższej lub równej 3.500 zł z oznakowaniem „ Księga inwentarzowa środków trwałych amortyzowanych jednorazowo” ( Zał. 1/3),

 3) dla wartości niematerialnych i prawnych o jednostkowej wartości początkowej wyższej niż 3.500 zł z oznakowaniem: „ Księga inwentarzowa wartości niematerialnych i prawnych amortyzowanych w czasie” (1N),

 4) dla wartości niematerialnych i prawnych o jednostkowej wartości początkowej równej lub niższej niż 3.500 zł z oznakowaniem : „ Księga inwentarzowa wartości niematerialnych i prawnych amortyzowanych jednorazowo” (NP),

Uwaga: W księdze inwentarzowej dla wartości niematerialnych i prawnych, poza informacjami określonymi w odpowiednich rubrykach, należy wpisać numer licencji, a jeżeli jednostka organizacyjna nie prowadzi oddzielnego rejestru dla własnych potrzeb, należy wpisać nazwę licencjodawcy oraz nazwiska osób odpowiedzialnych za przestrzeganie licencji.

Nabywane oprogramowanie w wersji OEM, zainstalowane w komputerze przez dostawcę lub producenta sprzętu bądź jego elementu, a także wszelkie oprogramowania sterujące urządzeniami (np. oscyloskopami, miernikami, czy też inną aparaturą) należy ewidencjonować w odpowiednich księgach inwentarzowych wartościowo łącznie z tymi urządzeniami, czy też elementami. Oprogramowanie to nie stanowi odrębnego tytułu wartości niematerialnych i prawnych. Przy odbiorze sprzętu należy sprawdzić czy zainstalowane oprogramowanie w wersji OEM jest wymienione w fakturze, jego brak stanowi podstawę do 

odmowy przyjęcia faktury. Przy zamawianiu wartości niematerialnych i prawnych należy zażądać od dostawcy oświadczenia, że jest uprawniony do udzielania nabywcy licencji na użytkowanie oprogramowania i że to nie narusza praw osób trzecich.

Oprogramowanie wytworzone w Uczelni podlega ewidencji w Dziale Nauki z określeniem numeru umowy oraz nazwisk autorów i współautorów.

 5) dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nabytych w ramach działalności badawczej, podlegających zwrotowi – bez względu na wartość (dla kont pozabilansowych - 991,992),

 6) dla środków trwałych o wartości jednostkowej równej lub niższej niż 350 zł 
(z wyłączeniem pościeli , zasłon i firan, aparatów telefonicznych i mebli) jednostki organizacyjne prowadzą tylko ewidencję ilościową w książce oznakowanej: 

„Ewidencja wewnętrzna środków trwałych” ; ewidencjonowane ilościowo przedmioty podlegają także ocechowaniu, gdy jest to możliwe numerami inwentarzowymi ustalonymi w danej jednostce organizacyjnej. Ewidencji ilościowej podlega wykładzina podłogowa i szkło laboratoryjne bez względu na ich wartość początkową.