sprawozdanie finansowe Uczelni oraz sprawozdania z wykonania budżetu jednostki;

cele i zadania operacyjne jednostek, wynikające z przepisów prawa, regulaminów i celów strategicznych;

cele i zadania niezrealizowane w latach poprzednich.

Wynikiem etapu identyfikacji jest lista ryzyk wprowadzona do aplikacji informatycznej.

Rektor zatwierdza listę nowych zidentyfikowanych ryzyk na podstawie rekomendacji Kolegium Rektorskiego w składzie powiększonym o Kanclerza, Dyrektora Finansowego, Kwestora, Audytora Uczelni oraz w sytuacji ryzyka strategicznego Dyrektora Działu ds. Strategii Uczelni.

§ 7 ANALIZA RYZYKA I OCENA RYZYKA

Analiza zidentyfikowanych ryzyk dostarcza informacji, jaki jest wpływ tych ryzyk na działalność Uczelni oraz jej jednostek organizacyjnych.

Analiza ryzyka polega na określeniu możliwych skutków zaistnienia danego czynnika ryzyka i określeniu wartości prawdopodobieństwa jego wystąpienia, co pozwala na określenie poziomu ryzyka, a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w ust. 3 niniejszego paragrafu.

Do oceny wykorzystuje się pięciostopniową skalę (od 1 do 5) zarówno dla prawdopodobieństwa, jak i dla skutku, przy czym ocena 1 oznacza najmniejszą, a ocena 5 największą wartość prawdopodobieństwa lub skutku dla każdego ryzyka.

Ustala się następujące poziomy ryzyka:

poziom 1 - minimalne (kolor niebieski) – niewymagające podejmowania działań;

poziom 2 - małe (kolor zielony) – osiągające wartość akceptowalną przy monitorowaniu ryzyka;

poziom 3 - średnie (kolor żółty) – wymagające wdrożenia reakcji na ryzyko i nadzoru nad jej wykonaniem;

poziom 4 - duże (kolor pomarańczowy) – dla którego obowiązkowe jest pilne wdrożenie planu awaryjnego;

poziom 5 znaczące (kolor czerwony) – niezbędne jest przekazanie zagadnienia na wyższy poziom decyzyjny.

Kryteria oceny poziomu ryzyka zawarte są w załączniku nr 3.

Ocenę skutku materializacji ryzyka dokonuje się w aspekcie skutku finansowego i niefinansowego, takiego jak: utrata reputacji, obniżenie jakości świadczonych usług, konsekwencji prawnych, w tym karno-skarbowych, utratę szans, opóźnienia. W ocenie skutku materializacji i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka można się posłużyć wskazówkami zawartymi w załączniku nr 4.

Etap analizy i oceny ryzyka kończy się wprowadzeniem przez właścicieli ryzyka oceny ryzyka do aplikacji informatycznej w ramach kwartalnej oceny ryzyka, najpóźniej do 10 dnia kolejnego miesiąca przypadającego po zakończeniu kwartału, z tym że ocena ryzyka na poziomie strategicznym dokonywana jest nie rzadziej niż raz w roku. Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka analizuje wprowadzone oceny a następnie zatwierdza je w aplikacji informatycznej, do końca miesiąca przypadającego po zakończeniu kwartału.

W przypadku, gdy w wyniku dokonanej analizy Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka dojdzie do wniosku, że ocena ryzyka dokonana przez właściciela jest zaniżona lub zawyżona, przedstawia swoją opinię właścicielowi ryzyka. W sytuacji, gdy właściciel ryzyka pozostaje przy swojej ocenie, Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka przedstawia w kwartalnym sprawozdaniu również własną ocenę danego ryzyka. Wówczas sprawozdanie zawiera dwie oceny ryzyka, dokonaną przez właściciela ryzyka oraz przez Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka. Ostateczną decyzję co do oceny poziomu ryzyka podejmuje Rektor.

§ 8 OKREŚLENIE SPOSOBU POSTĘPOWANIA

W stosunku do każdego zidentyfikowanego zagrożenia w sytuacji wystąpienia prawdopodobieństwa przekroczenia akceptowalnego przez Uczelnię poziomu ryzyka powinna być podjęta adekwatna do poziomu zagrożenia reakcja wyprzedzająca.

Poziom ryzyka akceptowalnego zatwierdzany jest przez Rektora na podstawie rekomendacji Kolegium Rektorskiego w składzie powiększonym o Kanclerza, Dyrektora Finansowego, Kwestora, Audytora Uczelni oraz w sytuacji ryzyka strategicznego Dyrektora Działu ds. Strategii Uczelni.

Poziom akceptowalnego ryzyka ustalany jest z uwzględnieniem przepisów prawa, standardów kontroli zarządczej, najlepszych praktyk zarządzania ryzykiem i oczekiwań Senatu.

Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko minimalne (poziom ryzyka oceniony na 1 punkt, oznaczony kolorem niebieskim). Akceptowanie ryzyka oznacza niepodejmowanie żadnych działań w sytuacji, gdy akceptujemy skutki materializacji zagrożenia.

W przypadku, gdy ryzyko zostało ocenione jako małe (poziom ryzyka oceniony na 2 do 4 punktów, oznaczony kolorem zielonym) wymagane jest monitorowanie jego poziomu.

Jeżeli ryzyko przekracza poziom akceptowalny (poziom ryzyka oceniony na 5 punktów lub więcej, oznaczony kolorem żółtym, pomarańczowym i czerwonym), należy podjąć działania zapobiegawcze mające na celu obniżenie poziomu ryzyka do wartości akceptowalnych (poniżej 5 punktów). Sposobami reakcji na ryzyko w takim przypadku jest:

unikanie ryzyka lub przesunięcie w czasie - jest równoznaczne z czasowym lub stałym zaniechaniem podejmowania działań; w takim wypadku należy jednak brać pod uwagę osiągnięcie celu działania i wagę tego celu;

kontrolowanie ryzyka - oddziaływanie na: prawdopodobieństwo (przyczyny, mechanizmy prowadzące do materializacji ryzyka), skutek materializacji ryzyka (zmniejszanie jego maksymalnej wartości), poprzez rozpraszanie, kompensację ryzyka, podejmowanie działań ograniczających ryzyko do akceptowalnego poziomu;

transfer ryzyka, tj. przeniesienie skutków materializacji na inny podmiot np. ubezpieczyciela (wymaga zgody na wydatkowanie środków finansowych według procedur wewnętrznych).

Rodzaj reakcji na ryzyko zależy od:

wpływu potencjalnych reakcji na prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i jego skutek;

akceptowalnego poziomu ryzyka;

relacji kosztów wdrożenia działań, które stanowiłyby odpowiedź na ryzyko oraz korzyści uzyskanych z tych działań.

W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:

przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń;

istniejące mechanizmy kontroli, stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka;

skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres, w jakim przeciwdziałania ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizacje ustalonych celów i zadań.

Po przekroczeniu wartości poziomu akceptowalnego ryzyka właściciele ryzyk zobowiązani są do wskazania konkretnych działań zaradczych, ograniczających wystąpienie ryzyka i jego skutki. W przypadku braku wskazania konkretnych działań przez właścicieli ryzyka, Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka samodzielnie proponuje sugerowane do podjęcia działania, które zamieszcza w sprawozdaniu po uzyskaniu akceptacji Rektora.

W odniesieniu do szans, należy podjąć wszelkie działania eliminujące możliwość zaistnienia sytuacji niepowodzenia przedsięwzięcia.

Etap określenia sposobu postępowania kończy się wydaniem rekomendacji ujętych w kwartalnych sprawozdaniach z oceny ryzyka w Politechnice Wrocławskiej.

§ 9 MONITORING I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Dyrektor Finansowy przy współudziale Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka przedstawia Rektorowi oraz po akceptacji Rektora do wiadomości Prorektorów, Audytu Wewnętrznego, Kanclerza, Przewodniczącego Komitetu Sterującego ds. Zarządzania Zmianą, Pełnomocnika Rektora ds. Zarządzania Ryzykiem, Dyrektora Działu ds. Strategii Uczelni pisemne sprawozdanie o stanie zagrożenia i poziomie kształtowania się poszczególnych ryzyk w Uczelni.

W sprawozdaniu powinny być zawarte informacje, dotyczące podjętych w ostatnim czasie działań ograniczających ryzyko, skutków tych działań oraz propozycje działań do podjęcia w celu zminimalizowania ryzyka do akceptowalnych poziomów. Sprawozdanie powinno również przekazywać aktualne informacje na temat zidentyfikowanych nowych zagrożeń, oraz w sposób przejrzysty przedstawiać poziom ryzyka w prowadzonych projektach.

Wszyscy pracownicy Uczelni są zobowiązani do przestrzegania procedur zawartych w niniejszej Polityce Zarządzania Ryzykiem.

§ 10 AKTUALIZACJA POLITYKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

Polityka Zarządzania Ryzykiem podlega corocznemu przeglądowi.

Za przegląd Polityki Zarządzania Ryzykiem odpowiada Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka.

§ 11 REAKCJA NA RYZYKO

W przypadku ryzyk, które wystąpiły/zmaterializowały się w jednostkach Uczelni, Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka, gromadzi informacje na temat wdrożonych scenariuszy działań mających na celu przeciwdziałanie podobnym zagrożeniom w przyszłości. Jeżeli zaistnieje analogiczne ryzyko w innej jednostce Uczelni Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej i Ryzyka proponuje właścicielowi ryzyka do wykorzystania możliwy scenariusz działania, opracowany na podstawie doświadczeń innej jednostki w Uczelni. Właściciel ryzyka wdraża zaproponowany scenariusz lub opracowuje własny plan awaryjny do wdrożenia w przypadku ponownego zaistnienia ryzyka wymagającego reakcji.

8