W przypadku umowy zawartej na czas dłuższy niż 1 miesiąc, wypłatę wynagrodzenia dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, ale nie wcześniej niż po dostarczeniu przez Zleceniobiorcę rachunku (którego wzór określa załącznik nr 14 do niniejszych Zasad).

Zleceniobiorca zobowiązany jest do przedkładania informacji o liczbie godzin wykonywania zlecenia w danym miesiącu w protokole, którego wzór określa załącznik nr 12 do niniejszych Zasad). Potwierdzenie wykonania zleconych czynności następuje zawsze po rozliczeniu 
i zatwierdzeniu liczby godzin wykonywania umowy na podstawie podpisanego przez obie Strony protokołu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym.

Zleceniobiorca nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia albo przenieść prawa do tego wynagrodzenia na inną osobę.

Obowiązek naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne dotyczy, w szczególności, umów zlecenia zawartych:

z pracownikiem Politechniki Wrocławskiej,

z emerytem albo rencistą,

z osobą, która nie świadczy pracy, a dla której umowa zlecenia jest jedynym tytułem 
do ubezpieczeń społecznych,

z osobą zatrudnioną poza Politechniką Wrocławską otrzymującą z tytułu zatrudnienia wynagrodzenie miesięczne niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Uczniowie szkół ponadpodstawowych oraz studenci do ukończenia 26 roku życia wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenia, nie podlegają ubezpieczeniu z tytułu umowy zlecenia.

Przy zawieraniu umów zlecenia obowiązują następujące dokumenty:

umowa zlecenia (wzór w załączniku nr 8 do niniejszych Zasad),

oświadczenie Zleceniobiorcy (którego wzór określa załącznik nr 10 do niniejszych Zasad),

Zgłoszenie do ubezpieczeń (ZZA lub ZUA).

Umowę zlecenia należy sporządzać w trzech jednobrzmiących, oryginalnych egzemplarzach,
z których jeden egzemplarz otrzymuje Zleceniobiorca, a dwa pozostałe Zleceniodawca.

Przy rozliczaniu umów zlecenia obowiązują następujące dokumenty:

protokół potwierdzający wykonanie zleconych czynności (wzór w załączniku nr 11 
do niniejszych Zasad),

rachunek do umowy o dzieło/zlecenia (załącznik nr 14 do niniejszych Zasad).

Do rozliczenia umowy zlecenia wymagane mogą być także inne dokumenty niezbędne 
do naliczenia wypłaty określone wzorami bądź wytycznymi wynikającymi z zawartych przez Uczelnię umów.

§ 5

WYMAGANE ELEMENTY UMÓW CYWILNOPRAWNYCH

Umowa cywilnoprawna zawierana z udziałem Politechniki Wrocławskiej - o ile tylko nie jest zawierana ściśle w oparciu o odpowiedni wzór ustalony w Uczelni - musi zawierać następujące, poniżej określone, niezbędne elementy, oświadczenia i klauzule (z uwzględnieniem wymogów szczegółowych przewidzianych odpowiednio dla umowy 
o dzieło i dla umowy zlecenia).

We wstępie każdej umowy cywilnoprawnej zawieranej przez Politechnikę Wrocławską należy zamieścić:

jednoznaczne wskazanie rodzaju umowy (umowa zlecenie czy umowa o dzieło),

unikalny numer umowy,

datę i miejsce jej zawarcia,

dokładne oznaczenie stron umowy w tym dane osoby fizycznej wykonującej dzieło lub zlecenie, w tym jej adres zamieszkania i numer PESEL (lub numer dokumentu tożsamości w przypadku braku numeru PESEL),

przywołanie właściwych przepisów z zakresu zamówień publicznych, na podstawie których wyłoniono Przyjmującego zlecenie lub wykonawcę dzieła;

W części dotyczącej oświadczeń, obowiązków i uprawnień stron każdej umowy cywilnoprawnej zawieranej przez Politechnikę Wrocławską należy ująć:

termin wykonywania umowy (od dnia do dnia),

miejsce wykonywania umowy,

zakaz powierzania wykonania umowy osobie trzeciej,

oświadczenie Zleceniobiorcy/Przyjmującego zamówienie, że przedmiot umowy nie wchodzi w zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej,

oświadczenie Zleceniobiorcy/Przyjmującego zamówienie, że posiada umiejętności i kwalifikacje niezbędne do wykonania przedmiotu umowy,

oświadczenie osoby podpisującej umowę o posiadaniu odpowiedniego stanu zdrowia 
i o tym, że została przeszkolona w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

w przypadku umów zawieranych z pracownikami Politechniki Wrocławskiej - potwierdzenie, że przedmiot umowy będzie wykonywany poza obowiązującym czasem pracy a prace wykonywane w ramach umowy cywilnoprawnej są inne rodzajowo niż te, które wynikają ze stosunku pracy;

W części dotyczącej zobowiązań finansowych stron w każdej umowie cywilnoprawnej zawieranej przez Politechnikę Wrocławską należy ująć:

wskazanie źródła finansowania umowy,

określenie wysokości wynagrodzenia,

klauzulę określającą, czy Strony przewidują zwrot ewentualnych kosztów podróży związanych z przedmiotem umowy,

numer konta bankowego, na które ma zostać przelane wynagrodzenie,

zobowiązanie Zleceniobiorcy/Przyjmującego zamówienie do informowania Uczelni o wszelkich faktach mogących mieć wpływ na naliczenie podatku oraz składek 
na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od wynagrodzenia z tytułu umowy,

określenie kar umownych wynikających szczególnie z tytułu nieterminowej, niestarannej lub nienależytej realizacji umowy;

W postanowieniach końcowych każdej umowy cywilnoprawnej zawieranej przez Politechnikę Wrocławską należy ująć:

zapis, że zmiana ustaleń w umowie wymaga zgody obydwu stron potwierdzonej w formie aneksu w takiej samej formie w jakiej umowę zawarto,

klauzulę stwierdzającą, że w przypadku ewentualnych sporów wynikających z umowy, sprawy rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo ze względu 
na siedzibę Politechniki Wrocławskiej,

czytelne podpisy osób uprawnionych do zwarcia umowy, lub podpisy pod pieczątką imienną;

W część dotyczącej ochrony danych osobowych każdej umowy cywilnoprawnej zawieranej przez Politechnikę Wrocławską, należy ująć klauzulę dotyczącą wykonywania obowiązków informacyjnych stron, określonych w przepisach 
o ochronie danych osobowych, informującą o tym, że:

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z zawieraną umową jest Politechnika Wrocławska z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wybrzeże Wyspiańskiego 27, 50-370 Wrocław, a kontakt z przedstawicielem Administratora możliwy jest za pomocą formularza kontaktowego na stronie: http://pwr.edu.pl/kontakt,

W Politechnice Wrocławskiej został ustanowiony Inspektor Ochrony Danych, 
z którym można się kontaktować pod adresem: iod@pwr.edu.pl,

Dane osobowe stron umowy przetwarzane będą w celu przygotowania, zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy cywilnoprawnej oraz sporządzenia związanej z nią dokumentacji,

Przetwarzanie danych osobowych stron umowy będzie niezbędne przez cały okres realizacji umowy, ale również później - w okresie przedawnienia ewentualnych roszczeń z jej tytułu a także w celach archiwalnych przez okres wyznaczony 
w przepisach o archiwizacji,

W związku z powyższymi odbiorcami danych osobowych - poza podmiotami uprawnionymi na podstawie przepisów prawa - będą też podmioty uprawnione 
do dokonywania kontroli i audytów przeprowadzanych w związku z umowami realizowanymi przy udziale administratora (także w związku z projektami). Udostępnimy też dane przedsiębiorcom, instytucjom i innym podmiotom finansującym przedsięwzięcia związane z zawieraną z Państwem umową 
i rozliczające wydatkowanie środków. W przypadku gdy umowa cywilnoprawna zawierana jest w celu wykonania prac w ramach konsorcjum 
z udziałem administratora - dostęp do danych mogą też uzyskać lider 
i pozostali konsorcjanci. Dane osobowe mogą być włączane do różnego typu raportów i sprawozdań (w minimalnym i niezbędnym zakresie). W uzasadnionych przypadkach dane zostaną udostępnione podmiotom realizującym uzasadniony prawnie interes administratora (np. w celach windykacyjnych). Nie przewiduje się udostępniania danych osobowych do jakichkolwiek celów marketingowych,

Przetwarzane (w związku z realizacją zadań finansowanych ze środków publicznych) dane osobowe podlegać mogą ujawnieniu w odpowiednim zakresie na zasadach określonych przepisami o informacji publicznej,

Osoba, której dane osobowe dotyczą posiada prawo dostępu do treści swych danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Osoba taka ma też prawo do przenoszenia danych i prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jakiego administrator dokonuje z powołaniem na usprawiedliwiony prawnie interes. Osobie, której dane dotyczą - w razie uznania, że przetwarzanie narusza przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) - służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Państwa zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca wystąpienia domniemanego naruszenia. W RP jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), którego Biuro mieści się 
pod adresem: Stawki 2, 00-193 Warszawa (telefon: 22 860 70 869),

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale jest niezbędne w związku 
z umową cywilnoprawną z Państwa udziałem. Nie udostępnienie danych oznaczałoby niemożność zawarcia takiej umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jej stron jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ponadto podstawą przetwarzania może być jego niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią;

Elementy wymagane dodatkowo w umowie zleceniu:

jednoznaczna klauzula stwierdzająca, że wolą obu stron jest zawarcie umowy zlecenia,

określenie liczby godzin wykonywania zlecenia i określenie stawki wynagrodzenia za jedną godzinę wykonywania zlecenia,

określenie wynagrodzenia jako iloczynu stawki wynagrodzenia za każdą godzinę wykonywania umowy oraz ilości godzin do wykonywania w ramach umowy,

w przypadku umowy zawieranej na czas dłuższy niż jeden miesiąc - zapis przewidujący wypłatę wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu i nie wcześniej niż po dostarczeniu przez Zleceniobiorcę rachunku i rozliczeniu godzin,

określenie odpowiedniej formy i sposobu potwierdzania dokumentowania liczby godzin wykonywania zlecenia;

Elementy wymagane dodatkowo w umowie o dzieło:

jednoznaczna klauzula stwierdzająca, że wolą obu stron jest zawarcie umowy o dzieło,

określenie przedmiotu umowy z wyszczególnieniem zadań do wykonania,

sprecyzowanie rezultatu (wyniku) dzieła,

zapis o obowiązku sprecyzowania rezultatu (wyniku) dzieła także w protokole zdawczo-odbiorczym,

klauzula określająca sposób (formę) utrwalenia utworu,

oświadczenie Przyjmującego zamówienie, iż rezultatem realizacji umowy będzie lub może być utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim 
i prawach pokrewnych, jako przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze,

wskazanie określonych w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych pól eksploatacji, na których Uczelnia nabywa prawo do eksploatacji utworu,

klauzula stwierdzająca, że wynagrodzenie obejmuje wynagrodzenie za samo dzieło oraz za jego wykonanie (gdy dotyczy) oraz za przeniesienie praw autorskich do dzieła,

zobowiązanie Przyjmującego zamówienie do dokonania poprawek wszelkich usterek 
i wad ujawnionych po przyjęciu dzieła bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia;

Zależnie od okoliczności występujących w danej sprawie, umowa powinna zawierać również inne niezbędne zapisy (elementy), gdy wynika to z obowiązujących przepisów i wytycznych związanych z umowami zewnętrznymi zawartymi przez Uczelnię (np. odpowiednie klauzule dotyczące zachowania tajemnicy/poufności, zasady wykorzystania logotypów i oznaczeń graficznych, klauzule informacyjne, oznaczenia kategorii wydatków i pozycji budżetu).