REKTOR

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE 42/2005

z dnia 17 października 2005 r.

w sprawie zasad obsługi pieczęci urzędowych i pieczątek w Politechnice Wrocławskiej 

Na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych ( Dz.U. nr 47 poz. 316 ze zmianami) oraz Zarządzenia Ministra Szkolnictwa Wyższego z dnia 26 czerwca 1956 r. w sprawie pieczęci urzędowych dla szkół wyższych (Dz.Urz. MSzW i CKK) oraz pisma MEN z dnia 16 stycznia 1991 r. (znak BA-0142-1/91) zarządza się, co następuje

I. Wprowadza się zasady obsługi pieczęci urzędowych i pieczątek w Politechnice

 Wrocławskiej.

 Zasady te regulują stosowanie pieczęci i pieczątek, zawierających w treści nazwę

 „Politechnika Wrocławska” lub jej odpowiednik w innych językach.

1. Pieczęcie urzędowe.

Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła, a w otoku napis odpowiadający nazwie jednostki organizacyjnej uprawnionej do używania pieczęci urzędowej tj. Politechnika Wrocławska...

Politechnika Wrocławska posiada następujące pieczęcie urzędowe:

jedną pieczęć do tuszu o średnicy 36 mm,

po jednej pieczęci do tuszu o średnicy 20 mm dla dziekanów, dyrektorów zamiejscowych ośrodków dydaktycznych, Kwestora, Dyrektora Działu Spraw Pracowniczych, Szefa Kancelarii Rektora,

jedną pieczęć do tłoczenia w papierze o średnicy 36 mm,

jedną pieczęć do tłoczenia w papierze o średnicy 20 mm .

Zamówienia na nowe pieczęcie urzędowe składa do Mennicy Państwowej Szef Kancelarii Rektora, po uprzednim zaakceptowaniu zamówienia przez Rektora.

Ewidencję wszystkich pieczęci urzędowych oraz osób odpowiedzialnych za ich przechowywanie i używanie prowadzi Kancelaria Rektora.

Pieczęcie urzędowe przekazane do jednostek organizacyjnych na podstawie ustalonego i zatwierdzonego przez Rektora rozdzielnika, są ewidencjonowane, przechowywane i udostępniane przez upoważnionego pracownika danej jednostki.

Pracownicy odpowiedzialni za obsługę pieczęci potwierdzają własnoręcznym podpisem przejęcie odpowiedzialności za obsługę pieczęci (wzór oświadczenia: Załącznik nr 1). O każdym przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za pieczęć urzędową kierownicy jednostek organizacyjnych powinni niezwłocznie powiadomić Rektora. Odpowiednią zmianę wprowadza się do ewidencji pieczęci urzędowych. Oświadczenie o przejęciu odpowiedzialności przekazuje się do Kancelarii Rektora.

Pieczęcie urzędowe powinny być przechowywane pod zamknięciem w żelaznych szafach lub kasetach. Pieczęcie urzędowe udostępniane są tylko tym pracownikom, którym są konieczne do czynności urzędowych.

Zatwierdzony przez Rektora wykaz podstawowych dokumentów, które powinny być zaopatrywane w pieczęcie urzędowe wraz z określeniem rodzaju używanej pieczęci urzędowej oraz osoby upoważnionej do ich podpisywania, otrzymują kierownicy jednostek organizacyjnych, posiadających pieczęcie urzędowe (wg rozdzielnika, o którym mowa w p. 1.5).

Jednostki organizacyjne wystawiające dokumenty, które wymagają suchej pieczęci będącej w dyspozycji Kancelarii Rektora, są zobowiązane do przedstawienia wykazu osób upoważnionych do ich przybijania.

Rejestr użycia pieczęci w Kancelarii Rektora prowadzi upoważniony pracownik. 

Do zaopatrywania dokumentów w pieczęcie urzędowe w Politechnice Wrocławskiej używa się tuszu w kolorze czerwonym.

W przypadku stwierdzenia zagubienia lub kradzieży pieczęci urzędowej kierownik jednostki organizacyjnej powinien niezwłocznie zawiadomić o tym pisemnie Kancelarię Rektora, (podając jednocześnie okoliczności w jakich to nastąpiło), oraz zgłosić ten fakt na Policji i zamieścić ogłoszenie do prasy.

Informacja o unieważnieniu pieczęci urzędowej jest przekazywana przez Kancelarię Rektora do opublikowania w Dzienniku Urzędowym MEN. 

W przypadku zużycia pieczęci urzędowej lub jej dezaktualizacji wskutek zmian organizacyjnych, kierownik jednostki organizacyjnej występuje do Kancelarii Rektora z wnioskiem o kasację dotychczasowej pieczęci urzędowej i zamówienie nowej.

Kancelaria Rektora sporządza wykaz pieczęci urzędowych przeznaczonych do kasacji i przekazuje je niezwłocznie do Mennicy Państwowej.

2. Pieczątki.

1). W obiegu dokumentów w Uczelni używane są pieczątki nagłówkowe i imienne, tj.: 

uczelniana pieczątka nagłówkowa, którą dysponują: Kancelaria Rektora, Dział Spraw Pracowniczych i Kwestura,

pieczątki nagłówkowe (podłużne) jednostek organizacyjnych Uczelni lub podmiotów przewidzianych w innych przepisach, których wzór określa Załącznik nr 2,

pieczątki imienne kierowników jednostek organizacyjnych oraz innych pracowników, o ile są upoważnieni przez kierownika lub z innego tytułu do podpisywania dokumentów.

W zależności od potrzeb w jednostkach organizacyjnych lub podmiotach przewidzianych

 w odrębnych przepisach mogą być używane pieczątki specjalne (stemple o treści np.: 

 „Do użytku wewnętrznego”, „ Nie otwierać w sekretariacie”, „Do rąk własnych” , wpływu

 korespondencji, „Za zgodność z oryginałem”, „Sprawdzono pod względem 

 merytorycznym” itp.).

3) Do zaopatrywania dokumentów w pieczątki nagłówkowe i imienne używa się tuszu

 w kolorze czerwonym.

4) Wszystkie pieczątki są zamawiane pisemnie przez upoważnioną osobę, po zaakceptowaniu 

 co do treści i ilości przez kierownika jednostki organizacyjnej. Jeżeli istnieje konieczność

 używania kilku pieczątek jednego wzoru i treści, poszczególne egzemplarze powinny być

 ponumerowane.

5) Pieczątki są ewidencjonowane w jednostce organizacyjnej w założonym do tego celu

 wykazie (wzór – Załącznik nr 3). Kopia wykazu przekazywana jest również do rejestru

 uczelnianego w Kancelarii Rektora.

6) Pieczątki są przechowywane w zamykanych na klucz szafkach.

7) Za właściwe przechowywanie, używanie oraz kasację pieczątek odpowiedzialne są osoby,

 którym zostały one powierzone.

8) Kasacji zużytych, uszkodzonych lub wycofanych z użycia pieczątek dokonuje się 

 na podstawie wykazu (przekreślona odbitka pieczątki) w sposób umożliwiający całkowite

 zniszczenie (np. spalenie) w obecności komisji powołanej przez kierownika jednostki

 organizacyjnej. Z czynności kasacji spisuje się protokół, załączany do ewidencji pieczątek.

 Wzór protokołu kasacji stanowi Załącznik nr 4.

9) W razie utraty pieczątki nagłówkowej lub imiennej (kradzież, zgubienie) należy o tym 

 poinformować kierownika jednostki organizacyjnej, zawiadomić Policję i zamieścić

 ogłoszenie w prasie.

II. Przy stosowaniu niniejszego Zarządzenia należy przestrzegać zasad podanych 

 w Zarządzeniu Wewnętrznym 21/95 z dnia 20 września 1995 r. w sprawie ochrony

 interesów i praw podmiotowych Politechniki Wrocławskiej.

III Jednostki organizacyjne wprowadzą ewidencję stosowanych pieczęci i pieczątek 

 w terminie jednego miesiąca od daty ogłoszenia Zarządzenia. 

IV. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.