Załącznik nr 2 do ZW 81/2020

Zakres zadań Działu Współpracy Międzynarodowej

Do zakresu zadań Działu Współpracy Międzynarodowej należy:

współpraca z jednostkami Uczelni w zakresie rankingów, internacjonalizacji i współpracy międzynarodowej;

obsługa administracyjno-finansowa studentów cudzoziemców na studiach I i II stopnia, realizowanych w języku angielskim i polskim, odbywających kształcenie na podstawie: decyzji Rektora Uczelni, umów międzynarodowych, umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez Uczelnię, decyzji ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego lub odpowiedniego ministra oraz studentów biorących udział w wymianie w ramach międzynarodowych programów mobilnościowych;

obsługa procesu zawierania umów o współpracy międzynarodowej na szczeblu wydziałów i Uczelni;

rekrutacja studentów cudzoziemców na studia I i II stopnia, realizowane w języku angielskim i polskim, podejmujących kształcenie na podstawie: decyzji Rektora Uczelni, umów międzynarodowych, umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez Uczelnię;

organizacja i obsługa wydarzeń międzynarodowych, organizowanych na zlecenie władz Uczelni, w tym Dni Wstępnych, Międzynarodowych Szkół Letnich (Zimowych) i Krótkich Międzynarodowych Pobytów Szkoleniowo – Kulturowych, International Staff Training Week i innych;

obsługa zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników i studentów;

obsługa przyjmowanych delegacji zagranicznych;

realizacja działań na rzecz wsparcia studentów cudzoziemców oraz gości zagranicznych Uczelni;

realizacja działań promujących Uczelnię na arenie międzynarodowej - udział w targach edukacyjnych oraz podejmowanie innych działań mających na celu skuteczne poszukiwanie wśród cudzoziemców kandydatów na studia i kursy językowe, wymiany studentów i pracowników w ramach międzynarodowych programów mobilnościowych.

W strukturę Działu Współpracy Międzynarodowej wchodzą:

Sekcja Współpracy Międzynarodowej;

Sekcja Wydarzeń Międzynarodowych;

Sekcja Wyjazdów i Obsługi Gości Zagranicznych;

Sekcja Rekrutacji i Wsparcia Studentów Zagranicznych;

Stanowisko ds. Obsługi Działu.

Do zadań Sekcji Współpracy Międzynarodowej należy:

obsługa administracyjno-finansowa wymiany studentów I, II stopnia i w Szkole Doktorskiej, w ramach programów międzynarodowych, koordynowanych przez Dział;

koordynacja zawierania i obsługa umów bilateralnych oraz aktualizacja bazy danych dotyczących umów w ramach programu ERASMUS+, koordynowanych przez Dział;



prowadzenie i aktualizacja bazy danych, dotyczących umów o współpracy międzynarodowej zawieranych w ramach programu ERASMUS+;

prowadzenie działań na rzecz pozyskiwania funduszy na realizację międzynarodowych projektów mobilnościowych;

opracowywanie budżetów, administrowanie bazą, monitorowanie finansowe i rzeczowe oraz przygotowywanie raportów i sprawozdań, dotyczących projektów mobilnościowych i wymiany międzynarodowej, koordynowanych przez Dział;

gromadzenie, przetwarzanie i rozpowszechnianie informacji oraz ewidencjonowanie danych dotyczących programów ERASMUS+ (mobilność edukacyjna), KA 103 i KA 107;

współpracowanie z koordynatorami jednostek uczestniczących w projekcie i uczelniami partnerskimi w zakresie porozumień;

współpraca z Działem Domów Studenckich w zakresie przyznawania miejsc uczestnikom projektów mobilnościowych realizowanych przez Dział;

aktualizacja treści na stronie internetowej Działu w zakresie informacji o realizacji międzynarodowych programów wymiany edukacyjnej.

2. Do zadań Sekcji Wydarzeń Międzynarodowych

organizacja i obsługa szkół letnich, pobytów szkoleniowych (typu International Staff Training Week) i innych wydarzeń międzynarodowych, organizowanych na zlecenie władz Uczelni;

gromadzenie, przetwarzanie i rozpowszechnianie informacji, dotyczących ofert stypendialnych dla studentów i kadry akademickiej;

ewidencjonowanie wniosków projektowych oraz projektów realizowanych na Uczelni w ramach międzynarodowych programów edukacyjnych ERASMUS+ AKCJA 2;

opracowywanie danych do sprawozdań w części, dotyczącej wydarzeń międzynarodowych organizowanych i koordynowanych przez Dział;

przygotowywanie działań i materiałów promocyjnych dotyczących oferty Uczelni, w tym wydarzeń organizowanych przez Dział;

organizacja wydarzeń dla cudzoziemców, biorących udział w międzynarodowych projektach mobilnościowych, podejmujących i odbywających kształcenie oraz absolwentów Uczelni we współpracy z Działem Rekrutacji, Działem Studenckim i organizacjami studenckimi, w tym Dni Wstępnych;

redakcja newslettera dla pracowników oraz studentów Uczelni;

koordynacja treści zamieszczanych na stronie internetowej Działu oraz aktualizacja informacji o organizowanych wydarzeniach międzynarodowych.

3. Do zadań Sekcji Wyjazdów i Obsługi Gości Zagranicznych należy:

obsługa zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Uczelni w zakresie:

rezerwacji i zakupu biletów na środki transportu międzynarodowego, współpraca z przewoźnikami komunikacji międzynarodowej,

dopełniania formalności związanych z uzyskaniem wizy,

zgłaszania wyjeżdżającego do ubezpieczenia,



udzielania informacji dotyczącej zakwaterowania i należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej;

obsługa gości zagranicznych w zakresie:

wystawiania zaproszeń potrzebnych do uzyskania wizy,

przygotowania programów wizyt gości zagranicznych we współpracy z władzami, wydziałami i innymi jednostkami/komórkami organizacyjnymi Uczelni, w tym organizacja spotkań, transportu, oferty kulturalnej i gastronomicznej,

wsparcie jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni w organizacji Inauguracji Roku Akademickiego i Święta Politechniki oraz innych wydarzeń na prośbę władz Uczelni,

pomocy w wyszukiwaniu i rezerwacji zakwaterowania;

obsługa administracyjno-finansowa wymiany pracowników, wyjazdy i przyjazdy, w ramach programu ERASMUS+ KA 103 i KA 107;

koordynacja i obsługa administracyjna przyjazdów w ramach programu wizyt Visiting Professors we współpracy z Koordynatorem Programu na Uczelni oraz Wrocławskim Centrum Akademickim;

prowadzenie ewidencji zatrudnionych cudzoziemców w ramach Visiting Professors;

ewidencja zagranicznych wyjazdów służbowych i ubezpieczeń pracowników administracyjnych i akademickich, na podstawie informacji przekazywanych przez wydziały i inne jednostki/komórki organizacyjne Uczelni za pośrednictwem polecenia zagranicznego wyjazdu służbowego;

ewidencja przyjazdów i rezultatów wizyt gości oraz stażystów zagranicznych, przekazywanych przez wydziały i inne jednostki/komórki organizacyjne Uczelni;

koordynacja i obsługa procesu zawierania umów o współpracy międzynarodowej na szczeblu wydziałów i Uczelni (kontakt ze stronami umowy oraz zapewnienie właściwego obiegu dokumentacji);

prowadzenie i aktualizacja bazy danych, dotyczących umów o współpracy międzynarodowej;

opracowywanie sprawozdań dotyczących współpracy międzynarodowej oraz umów zawartych z Narodową Agencją Wymiany Akademickiej;

poszukiwanie i realizacja programów oraz grantów wspomagających współpracę międzynarodową oraz wsparcie jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni w procesie aplikowania;

aktualizacja treści na stronie internetowej Działu w zakresie obsługi wyjazdów pracowników oraz gości zagranicznych.

4. Do zadań Sekcji Rekrutacji i Wsparcia Studentów Zagranicznych należy:

rekrutacja studentów cudzoziemców na studia I i II stopnia, realizowane w języku angielskim i polskim, podejmujących kształcenie:

na zasadach odpłatności,

jako stypendyści strony polskiej,

bez odpłatności i świadczeń stypendialnych,

jako stypendyści strony wysyłającej,

jako stypendyści Uczelni,

na podstawie:

umów międzynarodowych,



umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez Uczelnię,

h) decyzji Rektora Uczelni;

wsparcie rekrutacji w Szkole Doktorskiej;

rekrutacja na odpłatne wakacyjne, semestralne i roczne kursy języka polskiego i angielskiego;

opracowywanie danych do sprawozdań w części dotyczącej studentów cudzoziemców ujętych w ust.4 pkt 1;

punkt kontaktowy i współpraca z jednostkami administracji publicznej, placówkami dyplomatycznymi oraz organizacjami pozarządowymi w sprawach dotyczących osób podejmujących i odbywających kształcenie oraz słuchaczy kursów językowych;

udzielanie informacji cudzoziemcom w zakresie pełnego cyklu studiów, stypendiów przyznawanych przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej, opłat, legalizacji pobytu, organizacji studenckich na Uczelni;

kontrola finansowa płatności dokonywanych przez słuchaczy odpłatnych kursów języka polskiego i angielskiego, kandydatów i studentów cudzoziemców wymienionych w ust.4 pkt 1, związanych z rekrutacją i kształceniem na studiach;

współpraca z instytucjami obsługującymi programy stypendialne dla cudzoziemców, w tym realizowanie wypłat świadczeń finansowych stypendystom Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej

współpraca z wydziałami Uczelni w zakresie obsługi administracyjno-finansowej studentów cudzoziemców na studiach I i II stopnia, realizowanych w języku angielskim i polskim, odbywających kształcenie:

na zasadach odpłatności,

jako stypendyści strony polskiej,

bez odpłatności i świadczeń stypendialnych,

jako stypendyści strony wysyłającej,

jako stypendyści Uczelni,

na podstawie:

umów międzynarodowych,

umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez Uczelnię,

decyzji ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego lub odpowiedniego ministra oraz studentów biorących udział w wymianie w ramach międzynarodowych programów mobilnościowych,

decyzji Rektora Uczelni;

współpraca z Działem Domów Studenckich w zakresie przyznawania miejsc studentom rozpoczynającym kształcenie na I i II stopniu oraz słuchaczom odpłatnych kursów języka polskiego i angielskiego;

organizacja warsztatów mających na celu zwiększenie kwalifikacji z zakresu kompetencji międzykulturowych oraz obsługi studentów cudzoziemców wśród pracowników Uczelni;

organizacja warsztatów dla cudzoziemców, dotyczących różnic międzykulturowych i problemów adaptacyjnych;

realizacja, we współpracy z Działem Informacji i Promocji, działań o zasięgu międzynarodowym, promujących studia na Uczelni;



redakcja oraz aktualizacja strony internetowej poświęconej rekrutacji studentów cudzoziemców ujętych w ust.4 pkt 1;

prowadzenie profili w mediach społecznościowych, dedykowanych międzynarodowej aktywności studenckiej i programach wymiany edukacyjnej, we współpracy z Działem Informacji i Promocji.

5. Do zadań Stanowiska ds. Obsługi Działu należy:

prowadzenie spraw osobowych;

obsługa korespondencji i dbałość o prawidłowy obieg dokumentów;

przygotowanie budżetu i dokumentacji finansowej, dotyczącej rozliczania zleceń płatniczych, związanych z działaniami realizowanymi przez Dział;

obsługa administracyjno-finansowa, w tym rozliczanie wydatków w ramach projektów koordynowanych przez Dział;

prowadzenie ewidencji faktur;

koordynacja archiwizacji dokumentów;

składanie zamówień i pobieranie materiałów biurowych;

wystawianie, rozliczanie i prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników Działu.

1