English: Reply through a formal letter or document the process on what was the action that triggered the NCR, document the action to solve the issue, explain the steps taken to prevent this from happening and last but not least, make sure that your counterpart agrees and signs off on your action plan.
Telugu: ఒక అధికారిక లేఖ ద్వారా లేదా ఎన్ఆర్ఆర్ను ప్రేరేపించిన చర్యపై డాక్యుమెంట్ ప్రక్రియను పత్రబద్ధం చేసి, సమస్యను పరిష్కరించడానికి చర్యను పత్రబద్ధం చేయండి, ఇది జరగకుండా నిరోధించడానికి తీసుకున్న చర్యలను వివరించండి మరియు చివరిది కాదు, మీ కౌంటర్ అంగీకరిస్తుంది మరియు సంజ్ఞలని నిర్ధారించుకోండి మీ కార్యాచరణ ప్రణాళికపై.