화천군 기록관 운영규칙 (규칙, 강원특별자치도 화천군)
공포일: 20221221 / 시행일: 20221221

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조 및 같은법 시행령(이하 “영”이라 한다) 제10조에 따라 화천군 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “기록물”이란 본청·직속기관 및 사업소·읍면(이하 “본청”이라 한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. “화천군 기록관(이하 ”기록관“이라 한다)”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. “처리과”란 기록물의 생산·수집과 사무처리를 담당하는 부서를 말한다6. “전자기록생산시스템”이란「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다. <개정 2022.12.21.>7. "자료"란 다음 각 목의 어느 하나에 해당되는 자료를 말한다.가. 국내외 일반도서·행정도서·간행물·향토자료나. 시청각 기록물(녹음테이프, 필름, 음반, 슬라이드, 시디, 디브이디, 브이-테이프, 사진, 표본 등을 포함한다)다. 행정자료(계획서, 지침, 회의, 행사, 연구보고서, 평가보고서, 지시, 사업실적 등을 포함한다)라. 그 밖에 기록보존 가치가 있는 자료

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 기록물관리 업무담당부서의 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장“이라 한다)은 기록관리 업무담당과장으로 한다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 적정 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등)① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 군수가 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하되, 연임할 수 있다.③ 자문위원에게는 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통지5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 본청의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 정보공개 접수 창구22. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 본청에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 영 제17조에서 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수하였을 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리)① 기록관장은 매년 2월말까지 본청의 처리과에서 전년도에 생산·완결된 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산·완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통지하여야 한다.③ 기록관장은 본청 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통지하여야 한다.

제10조(기록물의 이관)① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다.② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 경우 별지 제1호서식에 의한 이관연기신청서를 제출하여야 하며, 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 할용할 수 있으며, 업무참고 목적이 달성되면 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 별지 제2호서식의 기록물인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온·항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제13조(심의회의 구성)① 제12조에 따른 기록물의 평가 및 폐기여부를 심의하기 위하여 화천군 기록물 평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다.② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명으로 구성하되 위원장은 기록관장이 되고, 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 기록관 관리업무담당으로 한다.③ 심의회의 당연직 위원은 재무과장과 민원봉사실장으로 하며, 위촉직 위원은 기록물 관리 및 평가에 전문적인 지식을 갖춘 외부전문가 2명으로 하되, 기록관장의 추천에 의거 군수가 위촉한다. <개정 2022.12.21.>④ 심의회 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 또는 해촉 등으로 인해 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 하고, 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.

제14조(위원장 및 위원의 직무)① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다. 다만 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 경우에는 당연직 위원중에서 직제순에 따라 그 직무를 대행한다.② 심의회 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 자료를 사적으로 누설하거나 이용하지 말아야 하며, 기록관장은 서약서를 징구한 후 추천하여야 한다.③ 심의회 위원은 신중한 평가심의를 수행하여야 하며, 부득이하게 심의회에 참석할 수 없을 때에는 별지 제3호서식에 의한 서면의견서를 제출하여야 한다.

제15조(심의회 기능) 심의회는 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 평가대상 기록물에 대한 심사 결과 적정성 여부2. 기록물에 대한 보존기간의 조정(재책정, 보류, 폐기)3. 그 밖에 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제16조(심의기준 및 절차)① 심의는 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 하며, 다음 각 호에 해당하는 기록물은 폐기를 보류하거나 보존기간을 연장 보존·관리될 수 있도록 하여야 한다.1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정·결과 및 심사분석 관련 기록물3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리·확정·증빙에 필요한 중요한 기록물5. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물6. 징계시효, 회계법상 시효, 민·형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계법상 보존이 필요한 기록7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물② 기록관장은 제1항에 따라 작성한 평가대상 기록물의 목록을 처리과로 송부하여 처리과의 의견을 수렴하여야 하며, 처리과의 기록물관리 책임자는 별지 제4호서식의 평가의견서를 기록관장에게 제출하여야 한다.③ 전문요원은 처리과 의견서의 적정성 여부 검토 등 평가심사를 수행하고, 그 내용을 기재한 뒤 별지 제5호서식의 기록물평가심사서를 작성하여 심의회에 제출하여야 한다(별지 제4호, 제5호 서식은 별지 제7호서식으로 갈음할 수 있다).④ 제2항 및 제3항에 따라 기록물 평가대상목록이 결정되면 7일 이상 화천군홈페이지에 공개하여 기록물 폐기에 대한 군민의 관심 및 의견을 수렴하여 심의에 반영될 수 있도록 한다.⑤ 기록관장은 제1항부터 제4항까지를 참고하여 재검토가 요구되는 기록물에 대하여는 소관부서에 해당 기록물에 대한 내용검토를 요청할 수 있다.

제17조(심의회의의 개최 및 운영)① 심의회 위원장은 기록물 평가심의가 필요한 경우에 심의회를 소집·개최할 수 있으며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 외부전문가 중 1명은 반드시 참석하여야 한다.② 폐기 결정된 기록물이라도 처리과에서 폐기 보류를 요구하는 기록물은 주요 기록물의 멸실방지 측면에서 다음 심의회에서 재심의할 수 있다.③ 전문요원은 심의회의 회의록(별지 제6호서식)을 작성·관리한다.

제18조(심의회의 운영절차)① 심의회 위원장은 심의회 개최 7일 전까지 심의안건 및 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 하고, 심의위원들이 원본열람을 요청할 경우, 기록관에서 열람할 수 있도록 조치하여야 한다.② 위원장은 심의 결과, 보존기간 또는 보존방법의 변경이 필요하다고 인정될 경우, 관련 단위과제의 보존기간 및 보존방법 등의 수정을 요구할 수 있다. 이 경우 기록관리전문요원은 해당 단위과제의 기록물 관리 속성을 변경·관리하여야 한다.③ 위원장은 심의 종료 후 별지 제8호서식의 기록물평가심의의결서에 참석위원의 서명·날인을 받아 기록관장에게 제출하여야 한다.

제20조(폐기관련 사실의 기록 및 보존) 심의회의 폐기결정부터 폐기집행 등 폐기와 관련된 일련의 행위들은 기록으로 보존하여야 하며, 폐기목록과 기록물평가심의서, 기록물평가심의회의 회의록 등은 영구로 책정 관리하도록 한다.

제22조(전자기록물의 폐기)① 전자기록물은 종이기록부의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단 제1항에 따라 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다.

제23조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 제60조제1항 관련 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제24조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 본청 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제25조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제26조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 본청 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제28조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제29조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제31조(점검)① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제32조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시간부터 종료 시간까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장, 단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제33조(열람 및 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 본청의 직원2. 타 부서 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지하며, 기록관장이 지정한 장소에서 열람할 수 있다.

제34조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용할 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제35조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일(토요일과 법정 휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한차례만 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 기록관장의 승인을 득한 후 별지 제10호서식에 따른 보존기록물 대출기록부에 필요한 사항을 기재하여야 한다.4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제36조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하려는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하려는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제38조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 미리 연장신청을 하여야 한다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제39조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 본청의 기록물 관리실태를 연 2회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 본청 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 (2012.2.29 규칙 제1019호) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 (법령 불부합 자치법규 정비를 위한 화천군 규칙 일괄개정규칙) <2022.12.21. 규칙 제1190호> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.