순창군 기록관 운영 규칙 (규칙, 전북특별자치도 순창군)
공포일: 20230428 / 시행일: 20230428

제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록물법” 이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 순창군기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “소속기관”이라 함은 직속기관·사업소·읍면을 말한다.2. “기록물”이라 함은 순창군(이하 “군”이라 한다)과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전 자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기,보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 기록물관리부서에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문 요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등)① 순창군수(이하 “군수”라 한다)는 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 군수가 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.③ 자문위원 등에 대해서는 예산의 범위 내에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장)① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류9. 군 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원10. 기록관의 시설 및 장비관리11. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록12. 소관 기록물의 검색·열람제공13. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 군 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물법 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

제9조(기록물의 정리)① 기록관장은 군 및 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 군 및 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존 기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등으로 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 “별지 제1호 서식”에 의거 이관 연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관장이이관 받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관에서 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물법」제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조 규정에 따라 시행하되, 별지 제2호 서식의 기록물평가심의서에 따라 작성하여 순창군기록물평가심의회 심의를 거쳐 처리한다.

제13조(기록물의 평가심의회)① 기록물 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 순창군기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성·운영한다.③ 심의회 위원장은 기록관장이 된다.④ 심의회는 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간 전문가 및 소속 공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간전문가를 포함시켜야 한다.⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리업무 담당 팀장이 된다. <개정 2023.04.28.>⑥ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정여부2. 기록물에 대한 보존기간의 평가 및 조정 등3. 기타 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제14조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물법 시행령」 별표6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제15조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 군 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제16조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제17조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각 물, 전자문서 등 기록관 및 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제19조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위 하여 관리담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 관리담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제20조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실은 통제구역, 보존서고는 제한 구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제22조(보존서고 점검)① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손 여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제24조(열람 및 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 군 및 그 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적 으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제25조(열람 준수사항)① 기록관의 기록물 열람은 기록관 안에서 하여야 하고, 담당공무원의 지시에 따라야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손 또는 파기2. 무단으로 열람실 밖으로 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 내에 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제3호서식 기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

제26조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.2. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제4호서식 보존기록물 대출 및 반납대장을 작성하여 관리자의 승인을 얻어야 한다.

제27조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한 할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정 업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 기록물 열람 및 대출의 목적이 불문명할 경우6. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물7. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우8. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우9. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제29조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 별지 제4호서식 보존기록물 대출 및 반납대장에 기록하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제30조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 군 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다

부 칙 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규정의 폐지) 「순창군 문서평가 심의회설치 및 운영규정」을 폐지한다.부 칙 <2022.12.06. 조례2735> (순창군 자치법규 일제정비 조례) 제1조(시행일) 이 조례는 공포 후 20일이 경과한 날부터 시행한다.제2조(효력기간) 생략부 칙 <2023.04.28. 조례2801> (순창군 직제개편 및 만 나이 표시 자치법규 일제정비 조례) 제1조(시행일) 이 조례는 공포 후 20일이 경과한 날부터 시행한다.제2조(효력기간) 생략