서울특별시 강서구 기록관 운영 규칙 (규칙, 서울특별시 강서구)
공포일: 20170913 / 시행일: 20170913

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 강서구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.1. “기록물”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하“법”이라 한다) 제3조제2호에 따른 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 법 제3조제3호에 따른 업무를 말한다.3. “기록관”이란 법 제3조제4호에 따른 기록물관리기관 중 법 제13조제1항에 따라 설치한 서울특별시 강서구 기록관을 말한다.4. “기록물관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제78조 제1항에 해당하는 사람을 말한다.5. “기록관리시스템”이란 영 제2조제7호에 따른 시스템을 말한다.6. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호에 따른 시스템을 말한다.

제4조(기록관의 설치 등)① 기록관은 「서울특별시 강서구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 영 제2조에 따라 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물 관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(기록관의 업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 관리4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 구 및 그 소속기관 등의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립14. 기록관리시스템의 설치 및 운영15. 소관 비전자기록물의 전자화16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(처리과 기록물관리 업무) 처리과 기록물관리책임자는 기록관과 협조하여 다음과 같은 기록물관리 업무를 수행하여야 한다.1. 기록물의 생산·접수 시 전자기록생산시스템 등록 여부 확인2. 회의록, 조사·연구·검토서, 시청각기록물의 생산 여부 확인 및 관리3. 매년 2월말까지 전년도 생산을 완결한 기록물의 정리4. 매년 5월 31일까지 전년도 기록물 생산현황 보고5. 처리과 보유 기록물의 기록관 이관6. 기록물평가심의회 시 처리과의견 제출7. 비공개기록물의 공개여부 의견 제출8. 처리과 기록물분류기준표(또는 기록관리기준표) 검토9. 처리과 문서고 관리10. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제8조(기록물의 수집)① 기록관장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역의 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위하여 실태조사, 소재정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축하여야 한다.② 기록관장은 수집한 주요기록물 정보자료와 민간기록물이 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 이관)① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 안에서 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관의 지정하는 기간 안에 기록물과 별지 제1호 서식의 이관목록을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 범위 안에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제3호 서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제11조(비밀기록물의 보존)① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 관리 전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제12조(심의회의 설치 및 구성)① 기록관에서 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가를 위하여 서울특별시 강서구 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영한다.② 심의회는 영 제43조제4항에 따라 5명 이내의 민간전문가 및 공무원으로 구성하되 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 하며, 원활한 회의 진행을 위하여 간사는 기록물관리담당부서의 팀장과 전문요원으로 한다.③ 심의회의 위원장은 기록물관리업무소관국장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.④ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다.1. 구 소속 기록물 평가관련 부서 담당사무관2. 구 소속 직원 중 기록물 업무와 관련 있는 자3. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자 중 구청장이 위촉한 자4. 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하며, 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. 다만, 보궐 위원의 임기는 전임 위원 임기의 남은 기간으로 한다.

제13조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 보존기간 10년 이하의 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 기록물관리에 관한 조사·연구제안 및 수집·전시 자문3. 그 밖에 기록물 평가와 관련하여 구청장 또는 위원장이 요청한 사항

제14조(위원의 위촉해제) 구청장은 위원이 사퇴하거나 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생할 때에는 임기 중에도 위원의 위촉을 해제할 수 있다.1. 품위손상, 장기불참 등으로 직무를 수행하는데 적합하지 않다고 인정될 때2. 사망, 질병 및 그 밖의 사유로 직무를 수행할 수 없다고 판단되는 때

제16조(회의 및 의결 등)① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원장은 기록물 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.④ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제4호 서식에 따른 기록물평가 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.⑤ 간사는 심의회의 사무 처리와 관련하여 별지 제5호 서식의 기록물평가심의의결서와 별지 제6호 서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제18조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항에서 정한 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업실, 열람실, 사무실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제19조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제20조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제21조(주요기록물의 전자화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제22조(전자화 기록물의 보존관리) 전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(Digital Audio Tape 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광파일 또는 콤팩트 디스크 (Compact Disk:CD) 등의 자료로 구분하여 관리한다.

제23조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리 시스템의 백업계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 하여야 한다.

제24조(열람 및 대출시간) 기록관의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 하고, 열람 및 대출을 위해 종합문서고에 출입할 경우 별지 제7호 서식에 따른 종합문서고 출입 관리대장을 작성하여야 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람 및 대출시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제25조(열람 및 대출의 자격) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 구 및 그 소속기관의 직원2. 다른 기관의 공무원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.3. 공무원이 아닌 사람이 열람할 경우에는 정보공개 관계 법령의 절차에 따라 열람할 수 있다. 다만, 행정박물과 배포를 목적으로 한 간행물 등은 정보공개신청 없이 열람할 수 있다.

제26조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 열람실 안으로 음식물 등 반입 행위4. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

제27조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한차례만 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제8호 서식의 기록물 반출ㆍ반입 신청서를 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다.

제28조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 및 대출받고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치는 경우5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제30조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

부칙 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(기록물평가심의회에 관한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전에 운영된 기록물평가 및 폐기 등은 이 규칙에 따라 운영된 것으로 본다.