양주시 시민옴부즈만 구성 및 운영에 관한 조례 시행규칙 (규칙, 경기도 양주시)
공포일: 20230530 / 시행일: 20230530

제2조(위촉 방법)① 양주시장(이하 “시장”이라 한다)은 「양주시 옴부즈만 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제4조 제3항에 따라 공개모집한 사람 중에서 옴부즈만 추천위원회의 추천을 받고, 이 추천자 중 위촉 대상자를 선정하여 양주시의회의 동의를 받아 위촉한다.② 시장은 옴부즈만을 위촉할 경우에는 별지 제1호서식의 위촉장을 교부한다.

제3조(옴부즈만 회의소집) 옴부즈만이 회의를 개최하는 때에는 회의 개최일 5일 전까지 그 소집을 알리되, 일시ㆍ장소 및 의안의 제목을 표기한 서면으로 알려야 한다. 다만, 긴급한 회의의 경우에는 전화ㆍ구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.

제4조(옴부즈만의 기피ㆍ회피)① 조례 제13조제2항에 따라 기피를 신청하려는 관계인은 대표옴부즈만에게 그 사유를 명시하여 서면으로 의결 전일까지 신청하여야 한다.② 제1항에 따라 기피신청 대상이 되는 옴부즈만은 지체 없이 기피신청에 대한 의견서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.③ 옴부즈만이 조례 제13조제3항에 따라 회피하려는 경우에는 사전에 회피사유서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.④ 제1항 및 제3항에 따른 기피신청과 회피에 대한 결정은 대표 옴부즈만이 한다.⑤ 기피 또는 회피로 회의의 심의ㆍ의결에서 제외되는 옴부즈만은 재적위원 수의 계산에서 제외한다.

제5조(옴부즈만 회의 보고사항) 옴부즈만 사무국장은 다음 각 호의 사항을 옴부즈만 회의에 보고안건으로 상정하여야 한다.1. 옴부즈만의 연간 운영계획2. 옴부즈만의 위촉 또는 위촉 해제에 관한 사항3. 옴부즈만 관련 조례ㆍ규칙의 제정, 개정과 폐지에 관한 사항4. 조례 제30조에 규정된 옴부즈만 운영상황의 보고 및 공표5. 고충민원의 접수ㆍ처리 과정에서 각하 또는 이첩한 사항6. 고충민원의 조사ㆍ처리 과정에서 성립한 화해, 조정 등 중요사항7. 옴부즈만이 의결한 고충민원의 사후 처리결과8. 고충민원 처리의 실태조사와 자체평가 계획 및 결과9. 그 밖에 옴부즈만 회의에 보고할 필요가 있다고 인정되는 사항

제6조(의안 작성ㆍ배부 등)① 사무국장은 옴부즈만 회의에 상정할 의안을 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하고, 회의개최일 4일 전까지 모든 옴부즈만에게 배부하여야 한다. 다만, 긴급한 의안의 경우에는 예외로 한다.② 사무국장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제2호 서식의 의안대장에 기록ㆍ관리하여야 한다.

제7조(회의의 진행)① 옴부즈만 회의는 제안 설명, 질문과 토론, 의결의 순으로 진행한다.② 의안의 제안 설명은 사무국장이 하고, 필요한 경우에는 조사에 참여한 옴부즈만 또는 사무국 직원이 보충하여 설명할 수 있다.③ 대표옴부즈만이 필요하다고 인정하는 때에는 관련부서의 공무원ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면자료를 제출하게 할 수 있다.④ 제3항의 경우에는 관련부서ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인에게 그 사실을 미리 알려야 한다.

제8조(의결서 작성)① 옴부즈만은 의결내용에 따라 다음 각 호와 같이 의결서를 작성한다.1. 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우: 별지 제3호 서식2. 제도개선권고에 해당하는 경우: 별지 제4호 서식② 옴부즈만의 의결에 참여한 옴부즈만은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.

제9조(회의록의 작성) 사무국장은 다음 각 호의 사항을 기록ㆍ관리하여야 한다.1. 회의의 일시ㆍ장소 및 공개 여부2. 참석 옴부즈만 및 배석자3. 상정된 의안 및 심의 결과4. 그 밖의 주요 논의사항

제11조(권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검) 옴부즈만은 조례 제29조에 따른 권고 등의 이행실태를 시 및 소속기관에 다음 각 호의 방법으로 확인ㆍ점검할 수 있다. 이 경우 시 및 소속기관은 정당한 사유가 없는 한 이에 따라야 한다.1. 관계 서류의 제출2. 경위서 또는 확인서 등의 제출3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석ㆍ진술4. 그 밖에 옴부즈만이 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법

제12조(활동비 지원) 시장은 옴부즈만에게 예산의 범위에서 활동비를 지원할 수 있으며,「양주시 각종위원회 실비변상 조례」에 따라 회의 참석, 민원현장 확인ㆍ조사 등에 따른 수당 및 여비를 지급할 수 있다.

제13조(신청 및 접수)① 옴부즈만에게 조례 제16조제1항에 따른 고충민원을 신청하려는 개인이나 법인 또는 단체는 별지 제6호 서식의 고충민원 신청서를 제출해야 한다.② 옴부즈만은 제1항에 따른 고충민원 신청서를 접수한 때에는 별지 제7호 서식의 고충민원 접수처리부에 접수 및 처리상황을 기재하여야 하고, 신청인이 원하면 별지 제8호 서식의 고충민원 접수증을 교부하여야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체 없이 소관기관에 이첩하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.

제14조(신청의 대리 등)① 고충민원의 신청은 법정대리인 외에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람을 대리인으로 선임하여 신청할 수 있다. 이 경우 대리인의 자격을 증명하는 서류를 첨부하여 별지 제9호 서식의 대리인 선임허가 신청서를 제출하여야 한다.1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원3. 변호사4. 다른 법률에 따라 고충민원신청의 대리를 할 수 있는 자5. 옴부즈만의 허가를 받은 자② 다수의 신청인이 공동으로 고충민원을 신청하는 경우에는 대표옴부즈만에게 별지 제10호 서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.

제15조(신청서의 보완)① 옴부즈만은 신청서에 보완할 사항이 있는 경우에는 기간을 정하여 신청인에게 보완할 것을 요청할 수 있다.② 옴부즈만은 제1항에 따른 요청에도 불구하고 신청인이 보완을 하지 아니한 경우에는 일정한 기간을 정하여 다시 보완을 요청할 수 있다.③ 옴부즈만은 제2항에 따른 보완요청을 받은 신청인이 보완요청 기간 내에 보완을 하지 아니하고 그 보완 없이는 고충민원을 처리할 수 없는 경우에는 이를 종결 처리할 수 있다.

제16조(고충민원의 조사 등 통보)① 조례 제20조에 따라 옴부즈만이 고충민원을 조사할 경우에는 조례 제7조에 따른 소속행정기관 등의 장에게 별지 제11호 서식의 고충민원조사 통보서에 따라 통보하여야 한다.② 옴부즈만은 조례 제18조에 따라 고충민원을 조사하지 않을 경우에는 별지 제12호서식의 고충민원조사 제외통지서를 작성하여 신청인에게 통지하여야 한다.③ 옴부즈만은 조례 제19조제1항 단서에 따라 처리기간을 연장한 경우에는 지체 없이 연장사유와 처리예정기한을 별지 제13호 서식의 고충민원 처리기간 연장 안내에 따라 신청인에게 통지하여야 한다.

제17조(합의)① 옴부즈만이 조례 제21조제1항에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다)간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다.)에는 당사자는 별지 제14호 서식의 합의서를 작성하여 서명 또는 날인 하여야 하며 옴부즈만은 이를 확인하여야 한다.② 옴부즈만은 제1항에 따른 당사자 간의 합의가 성립된 경우에 민원이 종결된 것으로 본다.

제18조(조사결과의 보고 등)① 옴부즈만이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제15호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하여야 한다.② 대표옴부즈만은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 옴부즈만 회의에 부쳐야 한다. 다만, 옴부즈만 회의에 부치기에 부적당하다고 인정되는 경우에는 이첩 등의 방법으로 종결처리한 후 옴부즈만 회의에 보고할 수 있다.③ 제2항에도 불구하고 고충민원 조사 결과에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 규정에 따른다.

제19조(결정의 통지 등) 옴부즈만은 조례 제25조에 따라 고충민원의 결정내용을 알릴 때에는 별지 제16호서식의 의결서를 첨부하여 당사자에게 서면으로 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.

제20조(신분증명서)① 시장은 옴부즈만 및 사무국 직원에게 별지 제17호서식의 신분증명서를 발급하고, 별지 제18호서식의 신분증명서 발급대장에 그 사실을 기록유지하여야 한다.② 시장은 옴부즈만이 신분증명서를 분실ㆍ훼손한 때에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 옴부즈만 신분을 상실한 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.

제21조(사무국)① 시장은 조례 제31조에 따른 사무국에 사무국의 장과 그 밖에 필요한 직원을 둘 수 있다.② 사무국장은 공무원 6급 상당으로 한다.③ 제2항에 따른 사무국장을 임용하지 아니한 경우에는 시민옴부즈만 활동지원 담당부서의 장이 사무국장을 대행할 수 있다.

제22조(공무원 등의 파견)① 조례 제32조에 따라 시장은 사무국에 고충민원의 처리에 적합한 공무원 또는 직원을 선발하여 파견할 수 있다.② 시장은 파견 후 복귀한 공무원 또는 직원에 대하여는 보직부여 등에 있어서 우대조치를 강구하여야 하며, 옴부즈만에 1년 이상 근무한 경우에는 경력가점을 부여하는 등 평정 시 우대할 수 있다.

제23조(사무국의 업무) 사무국은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 고충민원의 안내ㆍ상담ㆍ접수 및 민원 조사ㆍ처리 지원2. 옴부즈만 결정사항의 시행 및 사후관리3. 옴부즈만 회의의 회의록 작성 및 기록 보존4. 고충민원 편람ㆍ서식 등의 보관5. 그 밖에 옴부즈만 운영에 필요한 업무

제24조(운영상황의 보고)① 조례 제30조에 따른 운영상황의 보고는 매년 12월 말까지의 고충민원 처리사항, 운영 결과, 그 밖의 사항을 포함하여 다음 연도 2월 말까지 보고하여야 한다.② 조례 제30조에 따른 운영상황의 공표는 제1항에 따른 사항에 대하여 공고와 함께 시보 또는 시정소식지에 게재하여야 한다.

제26조(기록의 관리)① 옴부즈만의 모든 기록물은「공공기록물관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원기록은 건별로 관리하여야 한다.② 고충민원의 보존기간은 다음 각 호와 같다.1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구2. 심의ㆍ의결 관련문서 : 5년3. 일반문서 : 3년

제27조(공인의 사용)① 옴부즈만 운영과 관련하여 발송 및 교부 등의 문서에 별도의 공인을 각인하여 사용한다.② 제1항에 따른 공인에 관한 사항은 「양주시 공인 조례」 및 「양주시 공인 조례 시행규칙」을 준용한다.