충주시 기록관 운영 규칙 (규칙, 충청북도 충주시)
공포일: 20190308 / 시행일: 20190308

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (이하 “법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 충주시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규칙은 시 본청 및 소속기관과 의회사무국(이하 “처리과”라 한다)에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. <개정 2019. 3. 8>1. “기록물”이라 함은 처리과가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. “기록관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제 본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. <개정 2013. 10. 18>

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 자치행정과에 설치하고, 자치행정과장이 기록관장이 된다. <개정 2016. 7. 8.>② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.③ 시장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 법 시행령 제78조에 준하는 기록물 관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장)① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류8. 기록물 관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행9. 처리과의 기록물 관리에 대한 지도·감독 및 지원10. 기록관의 시설 및 장비 관리11. 기록관리시스템의 설치 및 운영12. 중요기록물의 이중보존매체 수록 및 검색·열람 제공13. 비전자 기록물의 전자화14. 정보 공개 접수 창구15. 기록물 보존 서고 및 행정자료실 관리16. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산)① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 법 시행령 제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리)① 처리과의 장은 처리과에서 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개 여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등을 하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산·완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관)① 기록관은 처리과에서 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식의 이관연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항의 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 처리과 간에 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제11조(기록물의 평가 및 폐기)① 기록관에서 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회를 구성·운영하여야 한다.② 처리과의 장은 보존기간이 경과한 기록물에 대한 폐기 여부 심사를 위하여 처리과의 장을 포함한 3명 이내의 소속공무원을 평가심사관으로 지정하여야 한다.③ 처리과의 장은 평가심사관의 심사 의견을 적은 별지 제2호서식에 의한 기록물 평가 심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 제출하여야 한다.

제12조(기록물평가심의회 구성)① 제11조제1항에 따라 충주시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다.② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장 1인을 포함하여 5인 이내로 구성하되 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원과 2인 이상의 민간 전문가로 구성하며 시장이 임명 또는 위촉한다.③ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 1회에 한하여 연임할 수 있으며 보궐위원의 임기는 전임자의 잔여 임기로 한다.

제13조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 처리과에서 제출한 기록물평가심의서의 폐기대상 기록물에 대한 심사결과 검토 및 심의 확정2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정 또는 보류 사항3. 기타 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항

제14조(심의회의 운영)① 위원장이 회의를 소집하고 심의회 운영을 총괄한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 불가피한 사정으로 심의회 소집이 어려울 경우 서면심의로 의결할 수 있다.④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물관리업무 담당 팀장이 한다. <개정 2015. 1. 6>⑤ 간사는 심의회 회의 및 의결사항을 별지 제3호서식 내지 별지 제5호서식에 의해 기록·작성하여야 한다.

제16조(수당 등) 심의회의 회의에 출석한 위촉 위원에게는 「충주시 각종 위원회 설치와 운영에 관한 조례」에 따라 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다. <개정 2013. 10. 18>

제17조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 법 시행령 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 한다.

제18조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제19조(점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제20조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 보존·관리하고 있는 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(전자기록물의 백업 및 보존) 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제22조(보안관리 및 점검)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 관리·운영하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리3. 보존기록물의 오손 여부 및 해충의 발생 여부에 대한 점검4. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 관리5. 외부인 출입자 관리

제24조(열람 및 대출)① 기록물의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.② 기록물의 열람 및 대출은 처리과의 소속공무원으로 하되, 민간인의 요청이 있을 경우에는 「충주시 행정정보 공개 조례」가 정하는 바에 따라 열람·복사하게 할 수 있다.

제25조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제6호서식에 의한 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재한 후 열람하여야 한다.③ 전자기록물을 열람하고자 하는 자는 기록관리시스템의 열람신청서를 전자적으로 작성하여 기록관 담당자의 승인을 득한 후 해당 기록물을 열람한다.

제26조(대출의 한도 및 기간)① 기록물의 대출기간은 7일, 1회 5권 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.② 보존기간이 30년 이상인 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제7호서식의 기록물 반출·반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아야 한다.③ 보존기간이 30년 미만인 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제8호서식의 기록물 대출대장에 그 내용을 기재하여야 한다.④ 기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제27조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제29조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제30조(분실 등의 신고 및 복원) 기록물을 열람 또는 대출받은 자가 기록물의 관리 부주의로 인하여 분실 또는 훼손하였을 경우에는 사유서를 첨부하여 기록관장에게 지체 없이 신고하여야 하며, 기록관장은 보존매체에 수록된 기록물을 이용하여 즉시 복원하여야 한다.

부칙 ①(시행일)이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.②(다른 규칙의 폐지) 「충주시자료관 운영규칙」(2006. 6. 20 규칙 제339호)은 이를 폐지한다.③(경과조치)이 규칙 시행 당시 「충주시자료관 운영규칙」에 의하여 설치된 충주시자료관은 이 규칙에 의하여 설치된 충주시 기록관으로 본다.④(다른 규칙의 개정) 「충주시 행정기구 설치조례 시행규칙」 일부를 다음과 같이 개정한다.제7조제53호 중 “자료관”을 “기록관”으로 한다.부칙 (2013. 10. 18 규칙 제 507호 인용법 개정 등에 따른 충주시 지방공무원 임용 후보자 장학 규정 시행규칙 등의 정비에 관한 규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (2015. 11. 6 규칙 제 569호 개인정보 수집 금지 등에 따른 충주시 가격 등의 표시에 대한 과태료 부과 징수 규칙 등 일부개정규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (2016. 7. 8 규칙 제 595호 충주시 행정기구 설치 조례 시행규칙 일부개정규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ① ~② 생략③ 충주시 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제4조제1항 중 “총무과”를 “자치행정과”로 한다.④~⑤ 생략부 칙 (2019. 3. 8 규칙 제661호 자치법규 일괄정비를 위한 충주시 기록관 운영 규칙 등 일부개정규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.