서울특별시 강북구 기록관 운영 규칙 (규칙, 서울특별시 강북구)
공포일: 20190426 / 시행일: 20190426

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 강북구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "기록물"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다)제3조제2호에 따른 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.2. "기록물관리"란 법 제3조제3호에 따른 업무를 말한다.3. "기록관"이란 법 제3조제4호에 따른 기록물관리기관 중 법 제13조제1항에 따라 설치한 서울특별시 강북구 기록관을 말한다.4. "기록관리시스템"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다)제2조제8호에 따른 시스템을 말한다.5. "전자기록생산시스템"이란 영 제2조제7호에 따른 시스템을 말한다.

제3조(적용 범위) 이 규칙은 서울특별시 강북구(이하 "구"라 한다) 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

제4조(기록관의 설치 등)① 기록관은 「서울특별시 강북구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다. <개정 2019.4.26.>② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.

제5조(기록관의 업무) 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2019.4.26.>1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리3. 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제4호에 따른 처리과(이하 "처리과"라 한다) 기록물 생산현황의 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보4. 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원5. 처리과 생산 기록물의 인수6. 보존기간 30년 이상 기록물의 지방기록물관리기관으로의 이관7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기8. 비공개기록물의 공개 재분류9. 중요기록물의 재난대비 계획 수립ㆍ시행10. 기록관리기준표의 보존기간 확정11. 기록관리시스템의 운영12. 보존기간 30년 이상 비전자기록물의 전산화13. 기록물 정리 및 정수점검14. 보존서고 시설 및 보안ㆍ보존 장비 관리15. 기록물의 검색ㆍ열람 제공16. 기록물 수집 및 편찬ㆍ전시17. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

제7조(처리과 기록물관리 업무) 처리과 기록물관리책임자는 기록관과 협조하여 다음과 같은 기록물관리 업무를 수행하여야 한다.1. 기록물의 생산ㆍ접수 시 전자기록생산시스템 등록 여부 확인2. 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 시청각기록물의 생산 여부 확인 및 관리3. 매년 2월말까지 전년도 생산을 완결한 기록물의 정리4. 매년 5월 31일까지 별지 제1호서식에 따른 부서 보유 기록물 목록 작성 및 생산현황 보고5. 처리과 보유 기록물의 기록관 이관6. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류, 폐기 의견 제출7. 비공개기록물의 공개 여부 의견 제출8. 처리과 기록관리기준표의 보존기간 검토9. 처리과 문서고 및 문서 캐비닛 관리10. 부서 간 업무 이동 시 별지 제2호서식에 따른 기록물인계인수서의 작성 및 기록관 통보11. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제8조(교육 및 지도점검)① 기록관장은 연 1회 이상 처리과 기록물관리책임자를 소집하여 기록물관리 교육을 실시하여야 한다.② 기록관장은 처리과의 기록물 관리 실태를 확인하기 위해 지도ㆍ점검을 실시할 수 있다.

제10조(기록물의 보존)① 처리과에서 이관한 기록물은 별지 제3호서식에 따라 관리번호, 생산부서명, 생산연도, 보존기간, 철제목, 위치정보 등을 목록으로 정리하고 서가에 배치하여야 한다.② 기록관장은 주기적으로 기록물의 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다.

제11조(보안 및 보존 환경 구축)① 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하여 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하여야 하며, 관람ㆍ견학 등의 사유로 부득이하게 출입하려는 사람은 기록관장의 허가를 받아야 한다.② 기록관장은 영 제60조에 따라 서고면적, 작업실, 열람실, 공기조화설비, 온도계ㆍ습도계, 소화설비, 보안장비 등의 구축을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제14조(기록물평가심의회의 기능) 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 다음과 같은 역할을 수행한다.1. 기록관리기준표의 단위과제별 보존기간 검토2. 영 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기의 심의ㆍ의결3. 기록물관리에 관한 조사ㆍ연구 제안 및 수집ㆍ전시 자문

제15조(심의회의 구성)① 심의회는 영 제43조제5항에 따라 5명 이내의 민간 전문가 및 공무원으로 구성하되 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 하며, 원활한 회의 진행을 위하여 간사는 기록물관리 담당부서의 팀장과 전문요원으로 한다. <개정 2019.4.26.>② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 구성한다.1. 구 소속의 과장급 이상 부서장2. 「고등교육법」제14조에 따른 대학의 기록관리학, 역사학, 행정학, 문헌정보학, 법학 등 관련 분야 학과 교원3. 관련 분야 학회의 추천을 받은 전문가 또는 관련 분야 연구기관의연구원 이상의 연구자4. 민간전문가 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 구 소속 공무원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다.

제16조(회의 및 의결 등)① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제4호서식에 따른 기록물평가서면심의서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.④ 간사는 심의회 사무를 처리하기 위하여 별지 제5호서식의 기록물 평가심의의결서 및 별지 제6호서식의 기록물평가심의회 회의록과 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」별지 제10호서식에 따른 기록물평가심의서를 작성ㆍ관리하여야 한다.

제19조(열람 및 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 구 및 그 소속기관의 직원2. 다른 기관의 공무원3. 기록관장의 허가를 받은 사람

제20조(열람)① 기록관의 열람 시간은 토요일 및 공휴일을 제외한 9시부터 18시까지로 한다. 다만, 부득이하게 그 외의 시간에 열람하려는 사람은 사전에 기록관장의 허가를 받아야 한다.② 기록물을 열람하려는 사람은 별지 제7호서식을 작성하여야 한다.③ 기록물을 열람하려는 사람은 기록관 담당 직원의 지시를 반드시 따라야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 아니 된다.1. 보존서고 무단출입2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 보존서고 및 열람실에서 음식물을 반입ㆍ섭취하거나 흡연을 하는 행위4. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴5. 기록물의 훼손ㆍ오염ㆍ손상 또는 파기④ 기록물을 열람하려는 사람이 제20조제3항 각 호에 해당하는 행위를 하였을 경우, 기록관장과 기록관 담당 직원은 퇴장을 지시할 수 있다.

제21조(복사)① 기록물을 복사하려는 사람은 별지 제7호서식을 작성하여야 하며, 기록관장은 복사에 발생하는 비용을 신청인에게 청구할 수 있다.② 다음 각 호의 기록물을 복사한 사람은 복사본이 유출되지 않도록 업무에 활용한 후에는 즉시 분쇄하여야 한다.1. 「보안업무규정」에 따른 비밀 기록물2. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조에 따른 부분공개ㆍ비공개 기록물

제22조(대출)① 기록관의 대출 신청 시간은 토요일 및 공휴일을 제외한 9시부터 18시까지로 한다. 다만, 부득이하게 그 외의 시간에 대출하려는 사람은 사전에 기록관장의 허가를 받아야 한다.② 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제8호서식을 작성하여야 한다.③ 기록물을 대출한 사람은 대출 후 14일 이내에 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 1회에 한정하여 기록관장의 허가를 받아야 한다.④ 기록관장은 기록물의 특수한 보존 상태나 성격을 고려하여 대출 기간을 조정할 수 있다.⑤ 기록물을 대출한 사람은 기록관장의 허가 없이 제3자 또는 다른 기관에 빌려주어서는 안 된다.

제23조(반납)① 기록물을 대출한 사람은 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 대출 기간이라도 지체 없이 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출 기간을 초과하는 휴가, 병가, 출장2. 기록관장이 반납을 요구하는 경우② 기록관장은 대출한 사람이 특별한 사유 없이 대출 기간 내에 반납하지 않으면 두 차례 반납을 독촉한 후 강제 회수하여야 한다.

제24조(열람ㆍ복사ㆍ대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람ㆍ복사ㆍ대출을 제한할 수 있다.1. 「보안업무규정」에 따른 비밀 기록물2. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조에 따른 부분공개ㆍ비공개 기록물3. 제1호 및 제2호에 해당하는 기록물과 관련 없는 업무를 수행하고 있는 공무원4. 관보, 정기간행물, 홈페이지 등 이미 공개된 정보5. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물6. 보존기간 30년 이상의 중요기록물의 대출7. 제20조제3항, 제21조제2항, 제22조제5항을 위반한 사람8. 특별한 사유 없이 반복적인 열람ㆍ복사ㆍ대출로 기록물관리 업무 수행에 지장을 초래하는 경우9. 그 밖에 열람ㆍ복사ㆍ대출에 적합하지 않은 기록물로 기록관장이 판단한 경우