충청남도교육청 기록물 관리에 관한 조례 (조례, 충청남도교육청)
공포일: 20250228 / 시행일: 20250228

제1조(목적) 이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령에 따라 충청남도교육청 소관 기록물 관리의 업무를 효율적으로 처리하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기관”이란 충청남도교육청(이하 “도교육청”이라 한다)·교육지원청·직속기관·각급 학교를 말한다. <개정 2025. 2. 28.>2. “각급 학교”란 「유아교육법」 제2조 및 「초·중등교육법」 제2조에 따라 설립된 충청남도교육감(이하 “교육감”이라 한다) 소속의 공·사립 학교를 말한다. <개정 2025. 2. 28.>3. “기록관”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조에 따라 기록물의 체계적 보존·관리와 효율적 활용에 필요한 보존시설 및 장비 등과 이를 운영하기 위한 전문 인력을 갖추고 관리업무를 수행하는 기관으로 도교육청과 각 교육지원청에 둔다. <개정 2025. 2. 28.>4. “영구기록물관리기관”이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 행정기록물을 인수·보존하며 민간교육사료를 수집·관리·활용하기 위한 기관을 말한다.5. “처리과”란 도교육청·교육지원청·직속기관의 각 단위 부서 및 각급 학교를 말한다.6. “서고”란 기록물을 소장하고 관리하는 장소를 말한다.7. “폐지기관”이란 법 제25조에 따라 충청남도교육감 소속 기관에서 폐지된 기관을 말한다.

제3조(기록물 관리의 원칙) ① 기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며,「산업표준화법」제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다. <신설 2025. 2. 28.>② 교육감은 제1항에 따라 기록물 관리 정책 및 그 절차를 수립·시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다. <신설 2025. 2. 28.>③ 교육감은 기록물을 전자적으로 생산·관리하여야 하고, 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물의 전자화 계획을 수립·시행하여야 한다. <신설 2025. 2. 28.>④ 교육감은 교육과 관련된 민간기록물의 현황을 파악하고, 민간기록물이 체계적이고 지속적으로 관리·보존될 수 있도록 필요한 시책을 수립하고, 실시하여야 한다. <신설 2025. 2. 28.>

제4조(민간기록물의 수집·보존) ① 교육감은 교육과 관련된 민간기록물을 수집하거나 보존하기 위하여 필요한 조치를 할 수 있다.② 교육감은 민간기록물을 수집할 때 민간기록물의 소유자 또는 관리자가 자발적으로 기증할 수 있도록 유도하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 민간기록물을 보존할 필요가 있지만 기증이 곤란하거나 소유자 또는 관리자가 기증을 원하지 않는 경우 교육감은 위탁 또는 복제·사본을 제작하는 방법 등으로 수집할 수 있다.③ 민간기록물의 수집과 보존과 관련한 절차, 기준 등에 필요한 사항은 교육규칙으로 정한다. <신설 2025. 2. 28.>

제5조(충청남도교육청 영구기록물관리기관의 설치) ① 교육감은 법 제11조제2항에 따라 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 충청남도교육청 영구기록물관리기관(이하 “기록원”이라 한다)을 설치·운영한다.② 충청남도교육청 영구기록물관리기관의 장(이하 “기록원장”이라 한다)은 교육감의 명을 받아 소관 사무를 총괄하며, 소속직원을 지휘·감독한다. <신설 2025. 2. 28.>

제6조(기록원의 기능) 기록원은 도교육청, 교육지원청, 직속기관, 교육지원청 소속기관 및 공·사립의 각급 학교의 기록물에 관하여 다음 각 호의 업무를 수행한다. <신설 2025. 2. 28.>1. 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 기록물 관리 및 기록물 관리 관련 통계의 작성·관리3. 기록물 관리에 관한 지도·감독 및 지원4. 법 제9조에 따른 중앙기록물관리기관과의 협조로 기록물의 상호활용 및 보존의 분담5. 기록물 관리에 관한 교육·훈련6. 교육과 관련된 기록물, 민간기록물 등의 수집·전시7. 다른 기록물관리기관과의 연계·협조8. 그 밖의 기록물 관리에 관한 사항

제7조(관리대상 기록물) 기록원이 이관받거나 수집하여 관리하여야 하는 기록물은 다음 각 호와 같다. <신설 2025. 2. 28.>1. 교육감 소속 각급 교육기관에서 생산한 보존기간 30년 이상 중요기록물2. 제4조에 따라 수집·보존된 민간기록물3. 그 밖에 법령에 따라 기록원에서 관리하여야 하는 기록물

제8조(보존기록물의 활용) 기록원장은 기록원에서 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람 편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리(整理)하고 기술(記述) 및 편찬하며, 콘텐츠를 구축하는 등의 사업을 추진하여야 한다. <신설 2025. 2. 28.>

제10조(기록관의 설치 및 관할) ① 도교육청 기록관은 도교육청 총무과에 설치하고 기록관의 장은 총무과장이 되며, 도교육청 및 직속기관의 처리과와 그 소속기관의 기록물 관리에 관한 사항을 담당한다. <개정 2025. 2. 28.>② 교육지원청 기록관은 각 교육지원청 행정과에 설치하고 기록관의 장은 행정과장이 되며, 교육지원청 처리과와 그 소속기관의 기록물 관리에 관한 사항을 담당한다.③ 기록관의 장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장에게 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물 관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. <개정 2025. 2. 28.>④ 기록관의 장은 적절한 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

제11조(기록관의 기능) 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다. <개정 2025. 2. 28.>1. 소관 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용3. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 생산현황 통보4. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리5. 기록물 서고·행정자료실 관리6. 소관 기록물 관리에 대한 지도·감독·지원 및 교육7. 기록관리시스템 설치와 운영8. 주요 기록물의 디지털화 및 검색·열람 서비스 제공9. 소관 비공개기록물의 공개여부 재분류10. 기록관리기준표 관리11. 그 밖에 기록물 관리에 관한 사항 <개정 2025. 2. 28.>

제12조(기록관리시스템 구축 및 운영) ① 기록원과 기록관에는 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축·운영하여야 한다. <개정 2025. 2. 28.>② 기록관리시스템은 기록물의 수집·보존·검색·활용·이관·폐기 및 생산현황통보 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

제13조(기록물의 보관) 직속기관과 각급 학교의 장은 서고를 설치하고 해당 기관의 비전자적 형태의 기록물이 관할 기록관으로 이관되는 시점까지 안전하게 보관하도록 한다. <개정 2025. 2. 28.>

제14조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ① 기록원, 도교육청과 교육지원청의 기록관은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. <개정 2025. 2. 28.>1. 보존기간 경과 기록물에 대한 폐기·보존기간 재책정·보류의 적정 여부2. 그 밖에 기록물의 평가 및 폐기에 관련하여 필요한 사항② 기록원에서 실시하는 심의회는 위원장 1명을 포함한 7명의 위원으로 구성하며, 기록관은 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성한다. 이때 위원은 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다. <개정 2025. 2. 28.>③ 제2항에 따른 위원 중 내부위원은 소속 공무원으로 하고, 외부위원은 기록물 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 전문가 중에서 기록원장과 기록관이 설치된 기관의 장이 위촉한다. <개정 2025. 2. 28.>④ 내부위원의 임기는 그 직위 재직기간으로 하며, 위촉위원의 임기는 2년으로 하되 한 차례만 연임할 수 있다. <개정 2025. 2. 28.>⑤ 심의회 위원장은 기록원장과 기록관의 장으로 한다. <개정 2025. 2. 28.>⑥ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑦ 심의회는 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다.

제15조(보안관리) ① 기관의 장은 「보안업무규정」에 따라 서버실을 통제구역으로, 보존서고를 제한구역으로 지정·관리하여야 한다. <개정 2025. 2. 28.>② 서버실 및 서고를 출입하고자 하는 자는 기관의 장이 정하는 바에 따라 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

제16조(기록물 보존환경 점검) ① 기관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. <개정 2025. 2. 28.>1. 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 확인2. 기록물의 열람 및 대출상황의 점검② 서버실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

제17조(열람과 대출) ① 기록물의 열람과 대출시간은 공무원의 근무 시간으로 한다. 다만, 기관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. <개정 2025. 2. 28.>② 기록물의 열람은 관리책임자가 지정한 장소에서 하여야 하며, 관리책임자의 지시에 따라야 한다.③ 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.④ 기록물을 대출받은 공무원(교육공무직원을 포함한다)이 휴직·정직·퇴직·다른 기관 전출이나 대출기간을 넘는 휴가·병가·장기 출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다. <개정 2025. 2. 28.>⑤ 누구든지 서고 내에서는 다음 각 호의 행위를 해서는 안 된다. <개정 2025. 2. 28.>1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 기록물의 무단 반출3. 서고의 시설·장비의 훼손 또는 파괴4. 그 밖에 서고 유지 운영에 방해가 되는 행위

제18조(열람과 대출의 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다. <개정 2025. 2. 28.>1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람·대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 <개정 2025. 2. 28.>5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물의 경우6. 분실이나 훼손되기 쉬운 기록물인 경우 <개정 2025. 2. 28.>7. 열람과 대출로 인하여 업무수행에 지장을 주는 기록물인 경우 <개정 2025. 2. 28.>8. 그 밖에 기록물의 성질상 열람과 대출이 적합하지 아니하다고 인정되는 경우 <개정 2025. 2. 28.>② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

제19조(기록물의 전산화) 기록원장과 기록관의 장은 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 전산화를 추진하여 정보가 검색활용 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2025. 2. 28.>1. 기록물 중 활용 가치가 높은 기록물2. 사료적 가치가 높은 건축물이나 각종 형태의 구조물 등의 기록물3. 증명적 가치가 높아 현장 또는 형상 등의 확인을 위해 보존할 필요가 있는 기록물4. 폐지기관의 기록물 중 교육사적 가치가 높은 기록물5. 그 밖의 기록원장과 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 기록물 <개정 2025. 2. 28.>