청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙 (규칙, 충청북도 청주시)
공포일: 20250418 / 시행일: 20250418

제2조(기록물평가심의회)① 기록물의 평가 및 폐기 등을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성·운영한다.② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간 경과 폐기대상 기록물의 폐기심의 검토 및 확정2. 기록물에 대한 보존기간의 재 책정, 보류 또는 폐기3. 그 밖에 보존기록물의 심의와 관련하여 필요한 사항③ 기록물관리전문요원은 폐기대상 기록물ㆍ자료에 대하여 1차 심사 후 별지 제1호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성하여 심의회에제출하여야 한다.

제3조(심의회의 구성)① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하고, 3명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.② 위원장은 기록원장이 되며 위원은 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원 및 민간전문가로 시장이 임명 또는 위촉한다. <개정 2023.10.27.>③ 심의회는 안건이 발생하면 구성·운영하고, 심의·의결 후 자동해산한다. <개정 2023.10.27.>④ 심의회의 간사는 기록물관리 업무를 담당하는 주무관이 된다. <개정 2023.10.27.>

제4조(심의회 소집 등)① 위원장은 심의회의 회의를 소집하고 이를 주관한다.② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 심의회를 개최하였을 때에는 회의록을 작성·보관·관리하여야 한다.④ 위원장은 심의에 필요하다고 인정될 경우 관계 공무원 등의 의견을 청취할 수 있다.⑤ 심의회에 출석한 위원 중 공무원이 아닌 사람에게는『청주시 각종 위원회 실비변상 조례』에 따라 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

제5조(보존시설 등의 설치)① 기록원장은 기록물을 안전하게 보존할 수 있도록 보존시설과 장비를 갖추어야 하며, 기록원의 보존시설 및 장비의 설치기준은 별표와 같다. <개정 2023.10.27.>② 기록원장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존 서고 공간, 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람 장비를 갖추어야 한다. <개정 2023.10.27.>

제6조(기록관리시스템과 장비구축)① 기록원에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 기록원은 처리부서의 전자기록생산시스템을 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색과 활용 등이 가능하도록 기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다. <개정 2023.10.27.>

제7조(점검 및 유지보수)① 기록원장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 연 1회 이상 실시하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 기록원장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지ㆍ보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. <개정 2023.10.27.>

제8조(주요 기록물의 전산화) 기록원장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록원과 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2023.10.27.>

제9조(주요 기록물 보존매체 수록) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 보존매체에 수록하여야 한다.1. 보존기간이 30년 이상인 기록물 중 원본을 이관 또는 폐기하고자 하는 기록물2. 원본기록물의 보존성이 취약하여 대체보존이 필요하다고 인정되는 기록물

제10조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록원장은 기록관리시스템 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난과 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산하여 보관하여야 한다.

제11조(보안관리)① 기록원장은 기록관리 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여 보안관리를 철저히 하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 기록관리 전산실 및 보존서고에 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 자는 미리 기록원장의 허가를 받아야 한다. <개정 2023.10.27.>

제12조(긴급사태 시의 대비) 기록원장은 기록관리 전산실 및 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비한 재난대비시설 및 재난대비계획을 수립하고 운영하여야 한다. <개정 2023.10.27.>

제13조(점검)① 기록관리 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원과 소화설비 등 시설물 일일점검2. 중요 전산자료의 등록 관리 대장 및 입출력대장의 관리② 기록원의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. <개정 2023.10.27.>1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손 여부 및 해충의 발생 여부 점검2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검3. 그 밖에 기록물 관리에 필요한 사항

제14조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록원장은 처리부서의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 기록원장은 기록물 관리업무와 관련하여 시 본청과 소속기관 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. <개정 2023.10.27.>

제15조(열람시간) 기록원의 열람시간은 그날 근무시간으로 한다. 다만, 기록원장이 필요하다고 인정하면 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. <개정 2023.10.27.>

제16조(열람 및 대출 자격)① 기록원의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. <개정 2023.10.27.>1. 본청 및 소속기관의 직원2. 공공기관의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항제2호의 경우 기록원 밖으로의 대출은 금지한다. <개정 2023.10.27.>

제17조(열람 준수사항)① 열람은 기록원 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다. <개정 2023.10.27.>1. 기록물의 훼손ㆍ망가짐 또는 파기2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 복사기 등 기록원 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실에 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록원 보존기록물을 열람ㆍ복사하려는 자는 별지 제2호서식인 기록물 열람대장에 기재하고, 기록원 안에서 하여야 하며, 기록원 담당 공무원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록원 담당 공무원이 대행하여 할 수 있으며, 필요한 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다. <개정 2023.10.27.>③ 기록원의 시설을 이용할 경우에는 사전에 기록원장의 승인을 받아야 한다. <개정 2023.10.27.>

제18조(대출한도와 기간)① 기록물의 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.② 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기록원장의 승인을 얻어 연장할 수 있다. <개정 2025.4.18.>③ 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제3호서식의 기록물 대출 및 반납대장을 작성하여 기록원장의 승인을 받아야 한다. <개정 2023.10.27.>④ 기록원장은 제18조제2항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. <개정 2023.10.27.>

제19조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물의 열람ㆍ대출2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하려는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 손실 또는 파손되기 쉬운 기록물7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물8. 그 밖에 기록물의 특성상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제21조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 신청하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출이 허용되지 않는다. <개정 2025.4.18.>② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부서로 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장의 경우2. 그 밖에 기록원장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 <개정 2023.10.27.>

제22조(수집대상 및 평가)① 수집대상은 시장이 영구히 보존할 가치가 있다고 판단되는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물로 한다.1. 청주시의 주요 정책·사업·행사 또는 시민적 관심이 높았던 사건·사고·인물 등과 관련된 기록물2. 학문적 연구·조사, 행정행위의 책임규명, 법적 증거 등 활용도가 높은 기록물3. 그 밖에 청주시와 관련하여 역사적 가치가 높아 수집·보존관리가 필요한 기록물② 기록물의 수집 및 보존가치를 평가할 때는 별지 4호서식에 따른 기록물의 수집 및 보존가치 평가서를 작성하여 평가한다

제23조(수집방법)① 기록물의 수집은 기증과 위탁을 원칙으로 하며, 소장자의 기증·위탁의사를 존중하고 이를 명예롭게 하여야 한다.② 기증·위탁 외에도 구입, 사본수집, 구술채록 등의 방법으로 수집할 수 있다.③ 기록물 수집관련 서식은 다음 각 호와 같다. <개정 2025.4.18.>1. 수집절차를 진행하거나 수집대상 기록물이 결정된 때에는 별지 제5호서식에 따른 기록물 수집카드를 작성하여야 한다.2. 기록물을 기증·위탁을 하고자 하는 자는 별지 제6호서식에 따른 기록물 기증(위탁)신청서와 별지 제7호서식에 따른 기록물 및 지적재산권 양도동의서를 제출하여야 한다.3. 기증·위탁을 받은 경우에는 별지 제8호서식에 따른 기록물 보관증과 별지 제9호서식에 따른 기록물 기증(위탁)증서를 기증자(위탁자)에게 교부하여야 한다.4. 청주시에 기록물 구입을 제안하고자 하는 사람(법인 또는 단체를 포함)은 별지 제10호서식에 따른 기록물 구입제안서를 작성·제출하여야 한다.

제24조(수집요원)① 시장은 기록물에 대한 소재정보 발굴, 조사 및 수집 등을 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 수집요원을 활용할 수 있고, 업무수행을 위하여 필요한 경비는 예산의 범위에서 지원할 수 있다.② 수집요원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 시장이 선발한다. <개정 2023.10.27.>1. 공공기관 또는 공공단체 등에서 활동 경험이 있는 사람2. 마을 자생단체나 이와 유사한 단체에서 활동 경험이 있는 사람3. 일정한 지역에서 오랫동안 거주하여 그 지역사정을 상세하게 알고 있는 사람4. 청주시 기록 관련 프로그램을 수료한 사람5. 그 밖에 기록물의 수집과 관련하여 경험과 지식이 있다고 인정되는 사람③ 수집요원은 다음 각 호의 활동을 수행한다.1. 기록물 소재정보의 발굴·조사·수집2. 해당지역 개인 또는 법인·단체 등이 보유한 기록물의 목록 작성 및 실물확인3. 그 밖에 기록물의 보존관리 등에 관한 활동

제25조(홍보 및 활용) 시장은 기록물의 수집 및 활용을 위해 언론보도, 공모전 및 전시회 개최, 자료집 편찬 등의 방법으로 적극 홍보하여 원활한 기록물의 수집과 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 노력하여야 한다.

제26조(관리 및 활용)① 수집된 민간기록물은 공공기록물과 구분하여 별도의 수장고에 보존하여야 하며 분류, 서가 배치 및 열람 등은 일반 공공기록물의 관리체계를 준용한다.② 시장은 수집된 민간기록물에 대하여 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 데이터베이스를 구축하여야 한다.

제27조(시지정기록물 지정ㆍ해제 절차) <개정 2023.10.27.>① 민간기록물의 소장자는 별지 제11호서식 시지정기록물 지정(해제)신청서를 작성하여 시지정기록물로의 지정(해제)신청을 할 수 있다.② 민간기록물을 시지정기록물로 지정하기 위하여 시장은 다음 각 호의 사항을 검토해야 한다.1. 내용상의 기준가. 청주시의 정치ㆍ경제ㆍ중요인물ㆍ중요단체 관련 중요 기록물 여부나. 당대의 주요사건ㆍ사회상ㆍ학문 및 과학기술ㆍ문화예술 작품 관련 중요 기록물 여부다. 당대의 연예ㆍ대중오락ㆍ스포츠 관련 중요기록물 여부라. 그 밖에 시와 관련하여 보존가치가 높은 기록물 해당 여부2. 품질평가의 기준가. 지정대상 기록물의 원본성ㆍ진위성ㆍ유일성ㆍ희소성 여부나. 지정대상 기록물의 정보적 가치다. 지정대상 기록물과 다른 기록물과의 연계성라. 지정대상 기록물의 심미적ㆍ예술적 특성 여부3. 해당지역 개인 또는 법인ㆍ단체 등이 보유한 기록물의 목록 작성 및 실물확인4. 지정효과에 관한 평가가. 시지정기록물로 지정 시 기대효과나. 기록물 소유자 또는 관리자의 협조성③ 시장은 시지정기록물로 지정한 후 소장자 또는 관리자에게 별지 제12호서식 시지정기록물 지정서를 교부해야 한다.④ 시장은 시지정기록물을 해제하는 경우 시지정기록물 지정서를 지체 없이 회수해야 한다.

제28조(시지정기록물 변동사항 관리) <개정 2023.10.27.>① 시장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 변동사항이 발생한 경우에는 30일 이내에 시지정기록물 지정서에 그 사항을 기재해야 한다.1. 시지정기록물의 처분ㆍ증여 또는 양도 등으로 소유자가 변경된 경우2. 소유자가 관리자를 선임하거나 해임한 경우3. 소유자나 관리자의 성명ㆍ주소(단체의 경우에는 그 명칭 및 주된 사무소의 소재지를 말한다) 및 보관 장소가 변경된 경우4. 시지정기록물이 멸실ㆍ도난 또는 훼손된 경우② 시지정기록물의 소장자는 제1항 각 호의 상황이 발생한 경우 지체없이 시장에게 관련 상황을 알리기 위해 노력해야 한다.

부칙 (2019. 3.22.제239호) 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 폐지) 규칙 제30호 「청주시 기록관 운영 규칙」은 폐지한다.제3조(경과조치) 이 규칙 시행 당시 청주시기록관에서 수집된 민간기록물은 이 규칙에 의해 수집된 것으로 본다.부칙 (2023.10.27. 제378호) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (2025.4.18. 제415호) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.