충청남도교육청 기록관 운영 규정 (훈령, 충청남도교육청)
공포일: 20240820 / 시행일: 20240901

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록법’이라 한다) 제13조, 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 충청남도교육청(이하 “본청”이라 한다)과 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2015.12.18>

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. ‘기록물’이라 함은 본청과 지역교육청 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. ‘기록물관리’라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. ‘기록관’이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설과 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. ‘기록관리시스템’이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본제작과 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. ‘소속기관’이라 함은 본청 소속 직속기관 및 고등학교, 특수학교를 말한다.<개정 2011. 11. 2>

제3조(적용범위)이 규정은 본청 및 지역교육청과 교육감 소속 전 기관 및 각급학교(이하 ‘소속기관’이라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제4조(소속 및 인원구성) ① 본청 기록관은 총무과 소속으로 하고 기록관의 장은 총무과장이 되며, 지역교육청 기록관은 행정과 소속으로 하고 기록관의 장은 행정과장이 된다. <개정 2010.8.24, 2019.2.28.>② 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록물관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 정보공개 접수 창구 및 정보공개제도 운영개선22. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.

제6조(기록물의 생산) ① 기록관의 장은 당해기관 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다.) 제17조부터 제19조에서 규정한 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ① 기록관의 장은 당해기관 및 그 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.<개정 2011. 11. 2>③ 기록관의 장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정 2011. 11. 2>

제9조(기록물의 이관) ① 처리과에서는 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에 기록관으로 이관 하여야 한다. 다만, 처리과의 장은 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 기록물이관연기신청서를 기록관장에게 제출 하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관의 장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제10조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.③ 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(비밀기록물의 보존) ① 기록관의 장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치·운영 하여야 한다.② 기록관의 장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제13조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록물관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제14조(기록물관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록물관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록물관리시스템은 당해 공공기관의 전자기록생산시스템 및 소관 영구 기록물관리기관의 기록물관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제15조(기록물관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관의 장은 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관의 장은 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제16조(주요기록물의 전산화) 기록관의 장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 소관 처리과 보존 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제18조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 전자기록물의 백업주기 및 보존기간은 별표 1와 같다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제19조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제21조(점검) ① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리② 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

제22조(열람 및 대출시간) 기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제23조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 충청남도교육청 및 소속기관의 직원2. 타 기관 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항제2호의 경우에는 해당 기록물을 대출할 수 없고, 기록관 내에서만 열람하게 할 수 있다.

제24조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외부로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제25조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관의 장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제26조(열람·대출의 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

제27조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시2. 그 밖에 기록관의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제29조(심의회의 구성) ① 심의회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가를 포함 하여야 한다.② 본청 심의회 위원장은 기록관의 장이 되며 당연직 위원은 교원인사과장, 행정과장으로 하고, 기록물평가심의의 전문성을 보장하기 위해 학계 및 전직 공무원 등 민간전문가 2명을 위원으로 위촉한다.<개정 2012.11.22, 2016.6.30, 2019.2.28, 2024.8.20.>③ 심의회의 사무처리를 위하여 간사와 서기를 두며, 간사와 서기는 기록관 소속 공무원 중에서 위원장이 지정한다.④ 심의회 위원의 임기는 소속 공무원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 민간전문가의 경우 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.⑤ 지역교육청 심의회는 제2항에 준하여 기관실정에 맞게 정한다.

제30조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부2. 기록물의 보존기간에 대한 재책정3. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항.

제31조(심의회의 심의) ① 심의회 위원장은 심의회가 개최되기 1주전에 심의안건, 평가심의서 및 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.② 위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적·사료적·증빙적·행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다.③ 위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때, 단위업무별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 한다. 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.

제32조(심의회의 소집 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 전문요원은 기록물평가심의회 회의록을 작성, 관리한다.

제33조(폐기심의 관련 기록의 보존) ① 기록관장은 기록물평가심의회에서 물리적 폐기 진행이 완료될 때까지 전 과정의 기록을 생산·관리하여야 하며, 필요한 경우 시청각 기록물을 생산·관리하여야 한다.② 폐기심의 관련 기록물은 다음 기준에 따라 보존·관리한다.1. 기록물평가심의회 의결서 및 기록물평가심의서, 회의록 : 영구2. 기타 기록물 폐기와 관련된 기록물 : 5년

제34조(전자기록물의 폐기) ① 전자기록물은 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다.

제37조(간행물관리) ① 교육청 각 실·과와 직속기관에서 간행물을 발간하고자 하는 때에는 간행물 발간등록번호를 부여받고 간행물에 표기하여 발행한다.② 교육청 각 실·과와 직속기관에서 간행물 발행 후 발행 간행물 3부, 저작권 이용 허락 동의서와 원문 파일을 기록관에 제출한다.

제39조(자료의 열람 및 대출·반납) ① 자료의 열람은 누구나 가능하며, 대출은 교육청 및 산하 교직원에게만 하며, 다만, 정기간행물, 참고도서, 비치활용도서는 대출 제외② 자료 대출은 1명당 5권 이내이며 대출기간은 14일이되, 1회에 한하여 연기할 수 있다.③ 대출자료를 분실한 경우 동일한 자료로 변상하되, 동일 자료로 변상하기 어려운 경우에는 유사자료로 변상한다.

제40조(자료의 폐기 및 제적범위) ① 기록관장은 매년 1회 이상 정수점검을 실시하고, 더 이상 보존 활용가치가 없거나 훼손이 심하여 이용가치를 상실한 도서는 폐기할 수 있다.② 자료의 폐기 및 제적의 범위는 연간 전체 장서의 100분의 7을 초과할 수 없다. 다만, 불가항력적인 재해·사고, 그 밖에 이에 준하는 사태로 인한 자료의 유실은 제외한다.<개정 2011. 11. 2>

제41조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관의 장은 당해기관 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 당해기관 및 그 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 <제134호,2003.8.11>
부칙 <제151호,2009.11.20>제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 의하여 설치된 충청남도교육청 자료관은 이 규정에 의하여 충청남도교육청 기록관으로 본다.
부칙 <제520호,2009.12.21>(충청남도교육청 행정기구 설치 조례 시행규칙)
부칙 <제529호,2010.8.24>(충청남도교육청 행정기구 설치 조례 시행규칙)
부칙 <제161호,2011.11.2>이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제169호,2012.11.22>이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제194호,2015.12.18>(충청남도교육감 사무위임전결 규정)제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.제2조(다른 훈령의 개정) ①부터 ③까지 생략④ 충청남도교육청 기록관 운영 규정 일부를 다음과 같이 개정한다.제1조 중 “지역교육청”을 “교육지원청”으로 한다.⑤부터 ⑫까지 생략
부칙 <제652호, 2016.6.30.>(충청남도교육청 행정기구 설치 조례 시행규칙)제1조(시행일) 이 규칙은 2016년 7월 1일부터 시행한다.제2조(다른 자치법규의 개정) ①부터 ⑩까지 생략⑪ 충청남도 기록관 운영규정 일부를 다음과 같이 개정한다.제29조제1항 중 “평생교육행정과장”을 “행정과장”으로 한다.⑫부터 ⑭ 까지 생략
부칙 <제705호,2019.2.28.> (부서 및 직위명칭 등 일제정비를 위한 충청남도교육규칙 일괄개정규칙)이 훈령은 2019년 3월 1일부터 시행한다.
부칙 <제284호,2024.8.20>(충청남도교육감 사무위임전결 규정 일부개정훈령)제1조(시행일) 이 훈령은 2024년 9월 1일부터 시행한다.제2조(다른 훈령의 개정) ④ 충청남도교육청 기록관 운영 규정 일부를 다음과 같이 개정한다.제29조제2항 중 “교육과정과장”을 “교원인사과장”으로 한다.