서울특별시 관악구 기록관 운영 규칙 (규칙, 서울특별시 관악구)
공포일: 20241121 / 시행일: 20241121

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 관악구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. “기록물”이란 서울특별시 관악구(이하 “구”라 한다) 및 그 소속기관 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전담 인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. “기록관리시스템”이란 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

제4조(기록관의 설치 등)① 서울특별시 관악구 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 「서울특별시 관악구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록업무를 담당하는 부서에 설치하고, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(기록관의 업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정 자료실 관리11. 기록물 정수 점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영 계획의 수립 및 시행13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록관리시스템의 구축 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보22. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관하여 필요한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(자문위원의 위촉 등)① 서울특별시 관악구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리 및 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 구청장이 따로 정한다.④ 기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리)① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 생산ㆍ완결된 기록물의 관리에 대하여 교육을 실시하고, 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도 생산 완결한 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다.③ 기록관장은 구 및 그 소속기관의 기록물 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관)① 기록관은 처리과에서 생산 완결한 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 안에서 이관받아야 한다. 다만 처리과에서 업무참고 등이 필요한 기록물의 경우는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 안에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관으로 해당 기록물을 이관해야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제11조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제12조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수정검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

제13조(비밀기록물의 보존)① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 전담관리요원을 지정하여 이관받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 하여야 한다.

제14조(기록물의 평가)① 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다.② 기록관장은 특별한 사정이 없다면 전년도에 보존기간 경과한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 시기 및 횟수를 정할 수 있다.③ 기록관장은 평가대상 기록물의 목록을 작성하여 보존기간이 경과한 기록물에 대한 생산부서의 의견을 조회하여야 한다. 이 경우 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하고, 별지 제3호서식의 기록물평가심의서에 처리과 의견을 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.

제15조(전문요원의 심사)① 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 별지 제3호서식의 기록물평가심의서에 평가 의견을 작성하여야 한다.② 심사는 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.1. 평가대상 기록물의 기록관리기준표의 해당 단위과제2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치3. 평가대상 기록물의 활용 가치

제16조(기록물의 폐기)① 기록관장은 기록물평가심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기목록을 작성하고, 폐기집행 대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 종합문서고에서 반출한다.② 기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 파쇄 또는 용해의 방식으로 수행하여야 한다.

제17조(기록물평가심의회 설치 및 구성)① 기록관에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 서울특별시 관악구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영한다.② 심의회는 위원장을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하되, 당연직인 소속공무원 3명과 위촉직인 외부전문가 2명으로 구성한다.③ 위촉 위원의 임기는 3년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있으며, 당연직 위원의 임기는 그 직에 재직하는 기간으로 한다.④ 심의회의 위원장은 기록관이 설치된 부서가 속한 국의 국장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 기록관장이 그 직무를 대행한다.⑤ 심의회의 위원은 다음 각 호에 해당하는 사람으로 구성한다.1. 기록물평가 업무에 적합하다고 판단되는 처리과의 과장2. 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가로 성별을 고려하여 구청장이 위촉한 자⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 기록물관리업무 담당주사를 간사로 두고, 기록물관리 전문요원을 서기로 둔다.

제18조(심의회의 기능) 심의회는 다음 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 보존기간 10년 이하의 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 보존기록물의 평가와 관련하여 구청장 또는 위원장이 요청한 사항

제19조(위원의 의무)① 심의위원은 보존기간이 만료된 기록물에 대하여 행정적ㆍ사회적ㆍ역사적 가치를 검토하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중하게 평가심의를 수행하여야 한다.② 심의위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 안 된다.

제20조(회의 및 의결 등)① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정되는 경우에 소집한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 서면 심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.④ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제2호서식부터 제4호서식까지의 서류를 작성ㆍ관리하여야 한다.

제23조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적절한 보존서고 및 작업실, 열람실, 사무실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제24조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 갖추어야 한다.② 기록관리시스템은 구 및 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제25조(기록관리시스템 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수에 전문성이 요구될 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제26조(주요기록물의 전자화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관의 비전자기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제28조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업이 이루어지도록 하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 하여야 한다.

제29조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제31조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검4. 기록관의 온도 및 습도상태5. 그 밖에 기록관 운영상 필요한 사항

제32조(열람 및 대출시간) 기록관의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 하고, 열람 및 대출을 위해 종합문서고에 출입할 경우 별지 제6호서식에 따른 종합문서고 출입 관리대장을 작성하여야 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람 및 대출시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제33조(열람 및 대출의 자격) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 구 및 그 소속기관의 직원2. 다른 기관의 공무원은 열람에 한하며, 기록관 밖으로 대출은 금지

제34조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파기4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하려는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람ㆍ복사를 하려는 자는 별지 제5호서식을 기재하고 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제35조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.2. 기록물을 대출하려는 자는 별지 제6호서식을 기재하여 기록관장의 승인을 받아야 한다.3. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제36조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하려는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제38조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제39조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부 칙 <규칙 제877호, 2024. 11. 21.> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(기록물평가심의회에 관한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전에 운영된 기록물평가 및 폐기 등은 이 규칙에 따라 운영된 것으로 본다.