서울특별시 중구 기록관 운영 규칙 (규칙, 서울특별시 중구)
공포일: 20230517 / 시행일: 20230517

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 중구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “기록물”이란 서울특별시 중구(이하 “구”라 한다) 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관(移管), 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. “기록관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제78조제1항에 해당하는 사람을 말한다.5. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.6. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. <개정 2017.11.15.>

제4조(기록관의 설치 등)① 기록관은 「서울특별시 중구 행정기구 설치조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물 관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(기록관의 업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 관리4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 구 및 그 소속기관 등의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립14. 기록관리시스템의 설치 및 운영15. 소관 비전자기록물의 전자화16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(자문위원의 위촉 등)① 서울특별시 중구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로 구청장이 위촉하며, 자문위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 (이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제8조(기록물의 수집)① 기록관장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역의 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위하여 실태조사, 소재정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축하여야 한다.② 기록관장은 수집한 주요기록물 정보자료와 민간기록물을 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방법에 따라 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 정리 및 생산현황통보)① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 관리에 대하여 교육을 실시하고, 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정을 하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산된 기록물을 정리하고 그 기록물 생산현황을 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 구 및 그 소속기관 등의 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제11조(기록물의 이관)① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 안에서 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관의 지정하는 기간 안에 기록물과 별지 제1호 서식의 이관목록을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 범위 안에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제3호 서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제12조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록물과 별지 제4호 서식의 비밀기록물 이관목록을 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제13조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제14조(비밀기록물의 보존)① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 관리 전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제15조(기록물의 평가)① 기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류를 구분하여 처리하여야 한다.② 기록관장은 특별한 사정이 없다면 전년도에 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 시기 및 횟수를 정할 수 있다.③ 기록관장은 평가대상 기록물의 목록을 작성하여 보존기간이 경과한 기록물에 대한 생산부서의 의견을 조회하여야 한다. 이 경우 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하고, 별지 제5호 서식의 기록물평가심의서에 처리과 의견을 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.

제16조(전문요원의 심사)① 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 별지 제5호 서식의 기록물평가심의서에 평가 의견을 작성하여야 한다.② 심사는 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.1. 평가대상 기록물의 기록관리기준표 또는 기록물분류기준표의 해당 단위과제 및 단위업무2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치3. 평가대상 기록물의 활용 가치

제17조(기록물의 폐기)① 기록관장은 기록물평가심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기 목록을 작성하고, 폐기집행 대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 종합문서고에서 반출한다.② 기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 파쇄 또는 용해 등의 방식으로 수행하여야 한다.

제18조(기록물평가심의회의 설치 및 구성)① 기록관에서 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가를 위하여 서울특별시 중구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영한다.② 심의회는 위원장을 포함한 5명 이내로 구성하되, 당연직인 소속공무원 3명과 위촉직인 외부전문가 2명으로 구성한다.③ 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.④ 위원장을 제외한 당연직 위원은 행정지원팀장, 자치행정팀장으로 하고, 위촉직 위원은 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가 중 구청장이 위촉한다. (개정 2020.9.3.,2021.09.29., 2023.5.17.)⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 기록물관리업무 담당팀장을 간사로 두고, 전문요원을 서기로 둔다.

제19조(위원의 임기) 제18조제2항에 따르는 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하며, 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. 다만, 보궐 위원의 임기는 전임 위원 임기의 남은 기간으로 한다.

제20조(위원의 위촉해제) 구청장은 위원이 사퇴하거나 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생할 때에는 임기 중에도 위원의 위촉을 해제할 수 있다.1. 품위손상, 장기불참 등으로 직무를 수행하는데 적합하지 않다고 인정될 때2. 사망, 질병 및 그 밖의 사유로 직무를 수행할 수 없다고 판단되는 때

제21조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 보존기간 10년 이하의 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 기록물 평가와 관련하여 구청장 또는 위원장이 요청한 사항

제22조(위원의 의무)① 심의회의 위원은 보존기간이 만료된 기록물에 대하여 행정적ㆍ사회문화적ㆍ역사적 가치를 검토하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행하여야 한다.② 심의회의 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설해서는 안 된다.

제23조(회의 및 의결 등)① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제6호 서식에 따른 기록물 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.④ 위원장은 기록물 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.⑤ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제7호 서식의 기록물심의의결서와 별지 제8호 서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제26조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항에서 정한 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업실, 열람실, 사무실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제27조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제28조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제29조(주요기록물의 전자화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제30조(전자화 기록물의 보존관리) 전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(Digital Audio Tape 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광파일 또는 콤팩트 디스크 (Compact Disk:CD) 등의 자료로 구분하여 관리한다.

제31조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리 시스템의 백업계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 하여야 한다.

제32조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제34조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.(개정 2023.5.17.)1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검4. 기록관의 온도 및 습도상태5. 그 밖에 기록관 운영상 필요한 사항

제35조(열람 및 대출시간) 기록관의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 하고, 열람 및 대출을 위해 종합문서고에 출입할 경우 별지 제9호 서식에 따른 종합문서고 출입 관리대장을 작성하여야 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람 및 대출시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제36조(열람 및 대출의 자격) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 구 및 소속기관의 직원2. 다른 기관의 공무원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.3. 공무원이 아닌 사람이 열람할 경우에는 정보공개 관계 법령의 절차에 따라 열람할 수 있다. 다만, 행정박물과 배포를 목적으로 한 간행물 등은 정보공개신청 없이 열람할 수 있다.

제37조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 안으로 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

제38조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한차례에 한정하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제10호 서식의 기록물 반출ㆍ반입 신청서를 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다.

제39조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 및 대출 받고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치는 경우5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제41조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제42조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(기록물평가심의회에 관한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전에 운영된 기록물평가 및 폐기 등은 이 규칙에 따라 운영된 것으로 본다.제3조(자료관시스템에 관한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전에 운영된 자료관시스템은 이 규칙의 기록관리시스템으로 설치된 것으로 본다.부칙 <규칙 제691호, 2017.11.15.> (불합리한 자치법규 정비를 위한 「서울특별시 중구 행동강령 규칙」등 일괄개정규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 <규칙 제727호, 2020.9.3.> (불합리한 자치법규 정비를 위한 「서울특별시 중구 재난 및 안전관리 기본조례 시행규칙」 등 일괄개정규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 (규칙 제744호, 2021.09.29., 불합리한 자치법규 정비를 위한 「서울특별시 중구 재난 및 안전관리 기본조례 시행규칙」등 일괄개정규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 (제769호, 2023.5.17., 자치법규 정비를 위한 「서울특별시 중구 소식지 발행 조례 시행규칙」 등 일괄개정규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.