서울특별시 양천구 기록물 관리에 관한 조례 (조례, 서울특별시 양천구)
공포일: 20230420 / 시행일: 20230420

제1조(목적) 이 조례는「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다)에 따라 서울특별시 양천구 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용과 투명하고 책임 있는 행정을 위해 기록물 관리에 관한 필요사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 조례의 적용 범위는 다음 각 호와 같다.1. 서울특별시 양천구(이하 “구”라 한다) 본청과 소속기관·하부행정기관(이하 “공공기관”이라 한다) 및 구의회가 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물2. 개인 또는 단체가 구와 관련하여 생산·취득한 기록정보 자료 중 기록자원으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 민간기록물

제3조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록물”이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물의 체계적 보존·관리와 효율적 활용에 필요한 보존시설 및 장비 등과 이를 운영하기 위한 전문 인력을 갖추고 관리 업무를 수행하는 기관을 말한다.4. “민간기록물”이란 개인 또는 단체 등이 생산·취득한 기록정보 자료로써 역사적·문화적·사회적으로 구와 관련이 있고 보존가치가 높은 것을 말한다.5. “아카이빙”이란 지역, 사람, 주제 등을 대상으로 하여 민간기록물을 수집(기증, 기탁, 사본수집, 기록정보수집), 채록(면담을 통하여 개인의 기억을 동영상, 음성, 문자 등 구술기록물로 남기는 것), 생산하는 것을 말한다.

제4조(기록관리의 원칙) ① 서울특별시 양천구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위해 이 조례에서 정하는 기준과 절차에 따라 기록물을 관리해야 한다.② 구청장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 마련해야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력해야 한다.

제5조(기록관의 설치 및 운영) ① 구청장은 법 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 기록관을 설치·운영해야 하며, 기록관장은 기록물관리 업무 담당 부서장이 된다.② 구청장은 기록물 관리 업무를 체계적으로 수행하기 위해 기록물관리전문요원을 포함한 전문인력을 배치해야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위해 기록물 소속 부서 및 하부행정 기관의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하도록 해야 한다.

제6조(기록관의 업무) 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 소관 기록물의 관리3. 기록물 관리에 대한 지도·감독 및 지원4. 기록물 관리에 관한 교육·훈련5. 기록관 홈페이지 운영 및 관리6. 민간기록물 수집·보존·활용7. 기록물의 편찬·전시·홍보8. 다른 기록물관리기관과의 연계·협조9. 그 밖에 기록물 관리에 관한 사항

제8조(기록화 및 기록관리 대상) ① 구청장은 다음 각 호의 사항을 기록물로 남겨 관리해야 한다.1. 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물, 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력정보, 업무수행 과정에서의 보고사항 및 검토사항 등2. 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사·연구·검토한 내용 및 결과, 주요 회의의 회의록, 주요 업무수행과 관련된 시청각기록물 등3. 구청장의 업무 관련 메모·일정표·메세지·연설문·행사기록 등4. 각종 토목공사, 건축(재개발·재건축 등 포함)으로 인한 지형·지물의 변화상5. 그 밖에 구청장이 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록물② 제1항제4호와 관련 있는 소속부서는 업무수행 과정에서 지형·지물의 전·후 사진 또는 영상자료를 반드시 생산해야 하며, 이를 전산화하여 기록관에 이관해야 한다.

제9조(기록물평가심의회 구성) ① 구청장은 보존 중인 기록물의 평가 및 폐기 등을 위하여 서울특별시 양천구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명으로 구성한다.③ 위원장은 기록관장으로 하고, 부위원장은 위촉직 위원 중에서 호선한다.④ 당연직 위원은 기록관장과 평가대상 기록물 중 주요기록물 혹은 다수의 기록물 관련 부서장이 된다.⑤ 위촉직 위원은 다음 각 호의 사람 중에서 구청장이 위촉하되, 특정 성별이 10분의 6을 초과하지 않도록 한다.1. 기록학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 유관 분야 전문가로 기록물 평가와 관련하여 학식과 경험이 풍부한 사람2. 그 밖에 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 사람⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두되, 간사는 기록물 관리 업무 담당자가 한다.

제10조(위원의 임기 및 해촉) ① 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 등으로 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다.② 구청장은 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 위원을 해촉할 수 있다.1. 위원 스스로 사임을 원하는 경우2. 심신쇠약으로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우3. 직무태만, 품위손상이나 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 않다고 인정되는 경우

제11조(심의회 기능) 심의회는 다음 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장이 요청한 사항

제12조(회의 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.④ 간사는 심의회 사무처리와 관련하여 심의회 의결서 및 회의록을 작성·관리해야 한다.

제14조(민간기록물 수집·보존) ① 구청장은 민간기록물을 수집할 경우에는 민간기록물의 대상, 수집방법, 활용방안 등이 포함된 계획을 수립해야 한다.② 구청장은 제1항에 따른 계획 수립 시 주제 선정을 위한 민간기록물 현황조사를 할 수 있다.

제15조(아카이빙) 구청장은 다음 각 호의 어느 하나의 사항을 아카이빙하여 민간기록물로 관리할 수 있다.1. 구의 주요 정책·사업·행사 또는 서울특별시 양천구민(이하 “구민”이라 한다)의 관심이 높은 사건·사고·인물 등과 관련된 기록물2. 구의 역사와 관련된 기록물3. 구민의 일상 또는 활동과 관련된 기록물4. 그 밖에 구와 관련하여 역사적 가치가 높아 수집·보존관리가 필요한 기록물

제16조(수집방법) ① 민간기록물은 소유자 또는 관리자의 자발적인 기증에 따른 수집을 최우선적으로 유도한다. 다만, 보존 필요성이 있음에도 기증이 곤란하거나 소유자 또는 관리자가 기증을 원하지 않을 경우 구청장은 위탁 또는 복제·사본을 제작하는 방법 등으로 수집할 수 있다.② 구청장은 제1항 외에도 구술채록 등의 방법으로 수집할 수 있다.

제17조(관리 및 활용) ① 구청장은 구가 보존하고 있는 민간기록물의 제공을 위해 기록관 홈페이지를 운영하고 다양한 콘텐츠 개발 및 편찬을 할 수 있다.② 구청장은 가치공유와 홍보를 위해 민간기록물을 활용한 전시·교육·문화프로그램 등을 운영할 수 있다.③ 구청장은 민간기록물 수집 시 구민 참여를 독려하기 위해 필요한 경우 참여행사(공모전 및 이벤트)를 운영할 수 있다.④ 구청장은 제3항에 따라 참여행사를 운영하는 경우 참여자에게 예산의 범위에서 기념품이나 상품권 등 경품을 제공할 수 있다.⑤ 구청장은 제4항에 따라 제공하는 경품의 종류, 지급기준 등 경품 제공과 그 밖에 참여행사 운영에 필요한 사항은 구 홈페이지 등을 통해 사전에 알려야 한다.

제18조(구민의 아카이빙 활동 지원) ① 구청장은 민간기록물의 수집·보존·활용을 위해 구민이 수행하는 아카이빙 활동을 지원할 수 있다.② 구청장은 아카이빙 활동을 수행하는 사람(이하 “구민기록활동가”라 한다)을 구민 중에서 양성하거나 구민기록활동가 및 각 분야의 아카이빙 전문가로 구성된 단체(이하 “양천기록단”이라 한다)를 육성할 수 있다.③ 구청장은 구민기록활동가 또는 양천기록단의 아카이빙 활동 또는 교육에 필요한 비용을 예산의 범위에서 지원할 수 있다.

제19조(민간기록물관리위원회의 설치 및 기능) ① 구청장은 민간기록물의 수집·관리에 필요한 다음 각 호의 사항을 심의 또는 자문하기 위해 서울특별시 양천구 민간기록물관리위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둘 수 있다.1. 민간기록물 수집계획의 수립에 관한 사항2. 민간기록물 수집대상의 가치 평가에 관한 사항3. 공모전 등 입상작 선정에 관한 사항4. 그 밖에 민간기록물 수집, 조사 및 활용과 관련하여 구청장이 필요하다고 인정하는 사항② 위원회의 구성 및 운영 등에 관한 사항은 제9조에서부터 제13조까지를 준용한다.

부 칙 <조례 제1735호, 2023. 4. 20.> 제1조(시행일) 이 조례는 공포한 날부터 시행한다.제2조(기록관에 관한 경과조치) 이 조례 시행 당시 종전의 규정에 따라 설치·운영하고 있는 기록관은 이 조례에 따른 기록관으로 본다.제3조(민간기록물에 관한 경과조치) 이 조례 시행 전에 수집·관리된 민간기록물은 이 조례에 따라 수집·관리된 민간기록물로 본다.