연천군 고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례 시행규칙 (규칙, 경기도 연천군)
공포일: 20200617 / 시행일: 20200617

제2조(고충처리위원회 회의 소집) 「연천군 고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제10조에 따른 연천군 고충처리위원회(이하 “위원회”라 한다)의 회의를 소집하려는 경우에는 회의 개최일 3일 전까지 서면으로 알려야 한다. 다만, 긴급하거나 부득이한 사유가 있는 경우에는 서면에 갈음하여 전화·구두 또는 그 밖의 방법으로 개최일 전일까지 알릴 수 있다.

제3조(고충처리위원회 회의 보고사항) 사무기구의 장(이하 “사무국장”이라 한다)은 다음 각 호의 사항을 위원회 회의에 보고하여야 한다.1. 위원회의 연간 운영계획2. 옴부즈만의 위촉 또는 해촉에 관한 사항3. 위원회 및 옴부즈만 관련 조례·규칙의 제정, 개정과 폐지에 관한 사항4. 조례 제27조에 따른 위원회 운영상황의 보고 및 공표에 관한 사항5. 고충민원의 접수·처리 과정에서 각하 또는 이첩한 사항6. 고충민원의 조사·처리 과정에서 성립한 화해 등 중요사항7. 위원회 회의에서 의결한 고충민원의 사후 처리결과8. 고충민원 처리의 실태조사와 자체평가 계획 및 결과9. 그 밖에 위원회 회의에 보고할 필요가 인정되는 사항

제4조(의안 작성·배부 등)① 사무국장은 위원회에 상정할 의안을 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하고, 회의 개최 2일 전까지 모든 옴부즈만에게 배부하여야 한다. 다만, 긴급한 의안의 경우에는 그러하지 아니한다.② 사무국장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록·관리하여야 한다.

제5조(회의의 진행)① 위원회 회의는 제안 설명, 질문과 토론, 의결의 순으로 진행한다.② 의안의 제안 설명은 사무국장이 하되, 필요한 경우에는 조사에 참여한 옴부즈만 또는 사무기구의 직원이 보충하여 설명할 수 있다.③ 위원회가 필요하다고 인정하는 때에는 관련부서의 공무원·신청인·이해관계인·참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면자료를 제출하게 할 수 있다.④ 제3항의 경우에는 관련부서·신청인·이해관계인·참고인에게 그 사실을 미리 알려야 한다.⑤ 그 밖에 위원회 회의의 진행에 필요한 사무는 사무국장이 수행한다.

제6조(의결서 작성)① 옴부즈만은 의결내용이 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우에는 별지 제2호서식에 따라 의결서를 작성하고, 제도개선 권고에 해당하는 경우에는 별지 제3호서식에 따라 의결서를 작성하여야 한다.② 회의의 의결에 참여한 옴부즈만은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.

제7조(회의록 작성) 사무국장은 다음 각 호의 사항이 포함된 회의록을 기록ㆍ관리하여야 한다.1. 위원회 회의의 일시·장소 및 공개 여부2. 참석 옴부즈만 및 배석자3. 위원회에 상정된 의안 및 심의 결과4. 그 밖의 주요 논의사항

제8조(신분증명서)① 연천군수(이하 “군수”라 한다)는 옴부즈만에게 별지 제4호서식의 신분증명서를 발급하고, 별지 제5호서식의 신분증명서 발급대장에 그 사실을 기록·관리하여야 한다.② 군수는 옴부즈만이 신분증명서를 분실·훼손한 때에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 옴부즈만이 해촉된 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.

제9조(수당 등 지원)① 조례 제3조제6항에 따라 옴부즈만에게는 예산의 범위에서 고충민원 조사에 따른 활동 수당 및 급식비 등을 지급할 수 있다.② 옴부즈만에게는 「연천군 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 예산의 범위에서 회의 참석에 따른 수당 및 여비를 지급할 수 있다.

제10조(신청 및 접수)① 조례 제13조에 따라 고충민원을 신청하려는 개인·법인 또는 단체(이하 “신청인”이라 한다)는 별지 제6호서식의 고충민원 신청서를 방문·우편·팩시밀리 등의 방법으로 위원회에 제출하여야 한다.② 위원회는 제1항에도 불구하고 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 접수 공무원이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 기명날인(손도장을 포함한다)하게 하여야 한다.③ 위원회가 고충민원을 접수한 때에는 별지 제7호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하여야 하고, 신청인이 원하면 별지 제8호서식의 고충민원 접수증을 발급하여야 한다.

제11조(신청서의 보완)① 위원회는 신청서의 보완이 필요하면 상당한 기간을 정하여 문서·구술·전화·팩시밀리 등으로 그 보완을 요청할 수 있다. 다만, 심의·의결에 중대한 영향을 미치는 자료 등은 문서로 하여야 한다.② 위원회는 제1항에도 불구하고 신청인이 보완을 하지 아니한 경우에는 일정한 기간을 정하여 다시 보완을 요청할 수 있다.③ 위원회는 제2항에 따른 보완요청을 받은 신청인이 보완요청 기간 내에 보완을 하지 아니한 경우에는 이를 종결 처리할 수 있다.

제12조(신청의 대리) 신청인은 법정대리인 외에 다음 각 호의 사람 중에서 대리인을 선임하여 고충민원을 신청할 수 있다. 이 경우 대리인은 별지 제9호서식의 대리인 선임허가 신청서와 대리인의 자격을 증명하는 서류를 함께 제출하여야 한다.1. 신청인의 배우자, 직계존·비속 또는 형제자매2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원3. 다른 법률에 따라 고충민원 신청의 대리를 할 수 있는 자

제13조(고충민원의 대표자 선정)① 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 별지 제10호서식에 따라 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.② 제1항에 따라 고충민원의 대표자가 선정된 경우 선정된 대표자는 각기 다른 신청인의 사안에 대하여 모든 행위를 할 수 있다. 다만, 고충민원의 취하는 다른 신청인의 동의를 얻어야 하며, 이 경우 동의를 얻은 사실을 문서로 소명하여야 한다.③ 고충민원의 대표자가 선정된 때에는 다른 신청인은 그 선정된 대표자를 통하여서만 그 사안의 행위를 할 수 있다.④ 대표자를 선정한 신청인은 필요하다고 인정하는 때에는 선정된 대표자를 해임하거나 변경할 수 있다. 이 경우 신청인은 그 사실을 지체 없이 위원회에 통지하여야 한다.

제14조(신청의 취하) 신청인(대리인과 대표자를 포함한다. 이하 같다)은 위원회의 결정이 있기 전까지 서면으로 자신의 신청을 취하할 수 있다. 이 경우 위원회는 해당 고충민원에 대한 조사를 종결한다.

제16조(조사기간 연장) 위원회가 조례 제15조제1항 단서에 따라 기간을 연장한 경우에는 신청인 등에게 지체 없이 연장사유와 처리예정 기한을 별지 제12호서식에 따라 알려야 한다.

제17조(정당한 사유)① 조례 제15조제2항제3호 단서의 “정당한 사유가 있는 경우”란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.1. 천재지변 등으로 신청기간이 지났을 때2. 고충에 관계되는 사실을 1년이 경과한 후 처음으로 알려진 때3. 고충에 관계되는 사실이 계속되고 있을 때4. 그 밖에 위원회가 정당한 사유가 있다고 인정할 때② 제1항에서 정하는 정당한 사유를 판단하는 경우에는 주민의 권리와 이익을 보호한다는 취지를 유념하여야 한다.

제18조(조사의 방법)① 옴부즈만이 조례 제16조제1항에 따라 조사를 하는 때에는 별지 제4호서식의 신분증명서를 관계인에게 보여주어야 한다.② 옴부즈만은 조사받는 사람에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문·서면(공문 포함)·구술·녹취의 방법으로 조사하여야 한다.

제19조(반복 고충민원 등의 처리)① 위원회는 동일한 내용의 고충민원 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 같은 사람이 고충민원을 신청한 경우에는 종결 처리하고, 동일한 내용의 고충민원을 다른 사람이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.② 위원회는 성명·주소 등이 분명하지 아니한 자가 신청한 고충민원은 종결 처리할 수 있다.

제20조(합의)① 위원회가 조례 제18조에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다)간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다)에는 별지 제13호서식의 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 또는 날인하게 한 후 이를 확인한다.② 당사자 간의 합의가 성립된 경우에는 고충민원이 종결된 것으로 본다.

제21조(조사결과의 보고 등)① 옴부즈만이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제14호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 위원회에 보고하여야 한다.② 옴부즈만은 고충민원 조사 결과보고서를 위원회 회의에 부쳐야 한다. 다만, 위원회 회의에 부치기에 적당하지 않다고 인정되는 경우에는 이첩 등의 방법으로 종결 처리한 후 위원회 회의에 보고할 수 있다.③ 제2항에도 불구하고 고충민원 조사 결과에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 규정에 따른다.

제22조(결정의 통지 등) 위원회는 조례 제22조에 따라 위원회의 결정내용을 알릴 때에는 별지 제15호서식에 따라 의결서를 첨부하여 지체 없이 서면으로 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.

제24조(권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검) 위원회는 조례 제26조에 따라 권고 등의 이행실태를 소속행정기관등의 장에게 다음 각 호의 방법으로 확인·점검할 수 있다. 이 경우 소속행정기관등의 장은 정당한 사유가 없는 한 이에 따라야 한다.1. 관계 서류의 제출2. 경위서 또는 확인서 등의 제출3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석·진술4. 그 밖에 옴부즈만이 확인·점검에 필요하다고 인정하는 방법

제25조(사무기구 구성)① 군수는 조례 제28조에 따른 사무기구에 사무국장, 간사 등 사무기구의 업무를 효율적으로 처리하기 위하여 필요한 직원을 임명할 수 있다.② 사무국장은 기획감사담당관을, 간사는 감사팀장을 겸직 발령할 수 있다.

제26조(사무기구의 업무) 사무기구는 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 고충민원의 안내·상담·접수 및 처리 지원2. 위원회 결정사항의 시행 및 사후관리3. 위원회 회의의 회의록 작성 및 기록 보존4. 고충민원 편람·서식 등의 보관5. 그 밖에 위원회 운영에 필요한 업무

제27조(운영상황 보고·공표)① 조례 제27조제1항에 따른 운영상황의 보고는 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성하여야 한다.1. 고충민원의 접수 및 처리 현황2. 옴부즈만이 권고하거나 의견을 표명한 내용3. 소속행정기관등의 처리결과(미처리 사유 포함)4. 그 밖에 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 사항

제29조(기록의 관리)① 위원회의 모든 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원기록은 건별로 관리하여야 한다.② 고충민원 문서의 보존기간은 다음 각 호와 같다.1. 의결서, 합의서: 준영구2. 심의·의결 관련문서: 5년3. 일반문서: 3년

제30조(문서 및 관인)① 위원회는 공문서의 작성 및 그 밖의 행정업무 처리에 관하여 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」에 따른다.② 위원회 운영과 관련하여 발송 또는 교부하는 문서에 별도의 관인을 각인하여 사용한다.③ 제2항에 따른 위원회 관인의 각인 및 사용은 「연천군 공인 조례」 및 「연천군 공인 조례 시행규칙」을 준용한다.