부산광역시 중구 기록관 운영 규칙 (규칙, 부산광역시 중구)
공포일: 20240624 / 시행일: 20240701

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 「공공기록물 관리에 관한법률 시행령」 제10조에 따라 부산광역시 중구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이란 부산광역시 중구 본청ㆍ소속기관 및 중구의회(이하 "구"라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용과 이에 수반되는 모든 업무를 말한다.3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간ㆍ열람공간ㆍ사무공간ㆍ작업공간ㆍ보존시설과 장비ㆍ기록물관리시스템ㆍ기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집ㆍ보존(복제본 제작과 이중보존매체의 제작을 포함한다)ㆍ활용ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성)① 부산광역시 중구 기록관(이하 "기록관"이라 한다)은 기록물관리업무 담당부서에 설치하고, 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 해당 부서의 장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보관리, 보존업무, 기록물관리시스템 운영, 구정자료실 운영 등 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물 관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 및 분장업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관기록물 수집ㆍ관리ㆍ활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집ㆍ등록관리8. 기록물평가심의회 운영과 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물과 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 보존서고 관리 및 구정자료실 관리11. 기록물 정수점검과 실태조사12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립과 시행13. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독과 지원14. 중요기록물의 재난대비계획 수립15. 기록관의 시설과 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치와 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 또는 검색ㆍ열람 제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공21. 정보공개 접수 창구22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산)① 기록관장은 구에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 등록하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

제8조(기록물의 정리)① 기록관장은 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등을 하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록 생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물은 사전에 별지 제1호서식의 기록물 이관시기 연장 신청서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항의 단서에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 활용의 목적이 달성되면 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존)① 기록관장은 인수한 기록물을 기록물의 형태ㆍ처리부서ㆍ보존기간ㆍ생산연도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리ㆍ활용ㆍ열람 등을 위하여 적정한 보존 서고와 공간을 확보하여야 한다.

제11조(기록물의 평가 및 폐기)① 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항에 따라 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.② 기록관에서 기록물을 평가 및 폐기하고자 하는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 기록물평가심의서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 폐기하여야 한다.③ 처리과의 장은 보존기록물 폐기 등을 철저히 하기 위해 부서장 1명을 포함한 3명 이내의 소속 직원을 자체 평가심사관으로 지정ㆍ운영하여야 한다.④ 제1항에 따라 지정된 기록물평가심사관의 업무는 다음 각 호와 같다.1. 기록물평가심의서에 의한 해당부서 보존기록물 대사ㆍ폐기여부 등 심사2. 해당부서별 기록물평가심의서 확정3. 기록물평가심사관은 별지 제2호서식의 기록물평가심의서에 기록물평가심사관의 심사를 거쳐 확정된 기록물평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 제출하여야 한다.

제12조(심의회의 설치 및 기능)① 영 제43조에 따라 구청장 소속하에 부산광역시 중구 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.② 심의회는 다음의 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 영 제43조제1항에 따른 보존기간 경과기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 소장기록물 평가제도 운영과 관련하여 기록관장이 요청한 사항

제13조(심의회의 구성 및 임기)① 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하되, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.② 심의회의 위원장은 주민복지국장으로 하고, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원 및 민간 전문가 중에서 구청장이 임명 또는 위촉한다. <개정 2012.2.29., 2019.12.16., 2022.12.8., 2024.6.24.>③ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 기간으로 한다.

제14조(위원장의 직무)① 위원장은 위원회를 대표하고, 위원회의 직무를 총괄한다.② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

제15조(심의회의 운영)① 심의회는 기록관장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.③ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물관리업무 담당주사로 하며, 별지 제3호서식에 의한 기록물 심의의결서, 별지 제4호서식에 의한 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.⑤ 심의회 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 아니 되며, 그 직책에서 물러난 후에도 또한 같다.⑥ 위촉 위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제17조(심의회 결과의 공표와 적용)① 기록관장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 또는 폐기하기로 결정한 기록물은 해당 기록물의 목록을 기록물 생산부서에 통보하고 구 홈페이지 등을 통하여 공표할 수 있다.② 기록관장은 심의회 의결 결과를 기록물관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경내역은 이력으로 관리하여야 한다.

제18조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비와 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존서고공간ㆍ작업공간ㆍ열람공간ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람 장비를 갖추어야 한다.

제19조(기록관리시스템과 장비 구축)① 기록관에는 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제20조(기록관리시스템의 점검과 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템과 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템과 관련 장비의 유지ㆍ보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제21조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제23조(전자기록물의 백업과 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업 담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업 담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 또는 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제24조(보안관리)① 기록관장은 업무공간을 제외한 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무 규정에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제26조(점검) 기록관의 서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원과 소화설비 등 시설물에 대한 정기점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입ㆍ출력대장의 관리3. 보존서고의 소화설비 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 발생여부4. 보존 기록물의 열람 또는 반출상황의 점검

제28조(열람 또는 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 또는 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 구 직원2. 타 자치구 등의 공무원 또는 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하려는 사람② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제29조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내에 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하려는 사람에게 별지 제5호서식의 보존기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제30조(대출의 한도와 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있으며, 기록관장은 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 할 수 있다.3. 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제5호서식에 따라 보존기록물 열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제6호서식에 따라 보존 기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다.

제31조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하려는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정하는 경우5. 관보 또는 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제33조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야하며, 대출 기간의 연장이 필요하면 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않으면 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생하면 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야한다.1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제34조(기록물관리실태 점검과 교육)① 기록관장은 구의 기록물관리ㆍ운영 실태를 점검할 수 있다.② 기록관장은 기록물정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 구의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 할 수 있다.

부칙 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전의 「부산광역시 중구 기록관 운영 규칙」에 따라 설치된부산광역시 중구 기록관은 이 규칙에 의하여 부산광역시 중구 기록관이 설치된 것으로 본다.부칙 <제690호, 2012.2.29> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ⑧ 부산광역시 중구 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제13조제2항 중 “행정지원국장”을 “총무국장”으로 한다.부칙 <제824호, 2019.12.16.> 제1조(시행일) 이 규칙은 2020년 1월 1일부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ①부터 ⑤까지 생략⑥ 부산광역시 중구 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제13조제2항 중 “총무국장”을 “자치행정국장”으로 한다.⑦부터 ⑧까지 생략부 칙 <제864호, 2022.12.8> (부산광역시 중구 행정기구 설치 조례 시행규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 2023년 1월 1일부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ①부터 ⑤까지 생략⑥ 부산광역시 중구 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제13조제2항 중 “자치행정국장”을 “총무국장”으로 한다.⑦부터 ⑧까지 생략부 칙 <제881호,2024.6.24.> (부산광역시 중구 행정기구 설치 조례 시행규칙 일부개정규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 2024년 7월 1일부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ①부터 ⑤까지 생략⑥ 부산광역시 중구 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제13조제2항 중 “총무국장”을 “주민복지국장”으로 한다.⑦ 생략