충청북도교육청 기록관 운영규정 (훈령, 충청북도교육청)
공포일: 20210409 / 시행일: 20210409

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조와 같은 법률 시행령 제10조의 규정에 따라 충청북도교육청(이하 "본청"이라 한다)과 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2014.1.10>

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2014.1.10., 2018.8.24>1. "소속기관"이란 충청북도교육감 소속 본청, 직속기관, 교육지원청과 그 소속기관, 각급학교(「초·중등교육법」 제2조에 의한 학교)를 말한다.2. "기록물"이란 충청북도교육청 소속기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용과 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설과 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원과 전문인력 등을 모두 갖춘 기관을 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속과 인원구성) ① 충청북도교육청 기록관은 총무과 소속으로 하고, 기록관의 장은 총무과장이 되며, 본청 및 직속기관의 처리과와 그 소속기관의 기록물 관리에 관한 사항을 총괄한다.② 교육지원청 기록관은 행정과 소속으로 하고 기록관의 장은 행정과장이 되며, 교육지원청 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 총괄한다. <개정 2014.1.10., 2021.4.9.>③ 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖의 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.④ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.⑤ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

제5조(주요업무와 업무분장) ① 기록관의 장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2018.8.24.>1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집과 등록관리8. 기록물평가심의회 운영과 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물과 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고와 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검과 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 당해기관과 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독과 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설과 장비관리16. 기록관리시스템의 설치와 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환과 검색·열람제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 정보공개 접수 창구 관리22. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖의 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.

제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산과 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. <개정 2018.8.24.>② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물도 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ① 기록관의 장은 당해기관과 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 이용하여 제출하여야 한다. <개정 2018.8.24.>③ 기록관의 장은 당해기관과 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2018.8.24.>

제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 기록관의 장에게 이관연기신청서를 제출하여 승인을 얻어야 한다.② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 그 목적이 달성된 경우 당해 기록물을 즉시 기록관에 이관하여야 한다.③ 기록관의 장은 조직개편, 한시기구의 존속기간 만료 등의 경우에 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.③ 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검과 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제11조(기록물의 평가) 기록관에서의 기록물의 평가와 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항과 같은 법률 시행령 제43조와 같은 법률 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행하되, 생산부서의 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기와 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

제12조(기록물평가심의회의 구성과 기능 등) ① 제11조의 규정에 따른 기록물의 보존가치 평가 등을 위하여 본청과 교육지원청 기록관은 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성 · 운영한다. <개정 2014.1.10>② 심의회는 위원장을 포함하여 5명의 위원으로 구성한다.③ 본청 심의회의 위원장은 총무과장이 되며, 위원은 초등교육 업무담당 장학관과 총무담당 사무관으로 하며, 기록물 평가에 적합한 민간전문가 2명으로 하고, 간사는 기록물관리업무담당 사무관으로 한다. <개정 2021.4.9>④ 위원의 임기는 당연직 위원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 민간전문가의 경우 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.⑤ 교육지원청 심의회는 제3항에 준하여 기관 실정에 맞게 정한다. <개정 2014.1.10>⑥ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의 한다.1. 기록물 평가와 폐기여부 등에 관한 사항2. 보존기간이 경과된 기록물의 변경여부에 관한 사항3. 그 밖의 위원장이 보존 기록물과 관련하여 심의가 필요하다고 인정하는 사항

제13조(회의 등) ① 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.② 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있다.③ 간사는 심의회의 회의록 및 별지 제1호 서식에 의한 기록물평가심의서를 작성·관리하여야 한다.

제14조(보존시설과 장비의 확보) 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비와 환경기준을 갖추어야 한다.

제15조(기록관리시스템과 장비마련) ① 기록관에는 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 마련하여야 한다.② 기록관리시스템은 당해기관 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템과 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 마련 운영되어야 한다. <개정 2018.8.24.>

제16조(기록관리시스템의 점검과 유지보수) ① 기록관의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템과 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관의 장은 기록관리시스템과 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제17조(주요기록물의 전산화) 기록관의 장은 당해기관과 소속기관에서 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제19조(전자기록물의 백업과 보존) ① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난과 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.③ 전자기록물의 백업 주기와 점검주기는 아래와 같이 운영하되 업무여건에 따라 변경할 수 있다.<img id="36038021">구 분주기보관기간변경자료매일1개월전체자료매월6개월중요한 자료의 변환 또는 필요시수시</img>

제20조(보안관리) 기록관의 장은 기록관의 전산시스템 설치 장소와 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 의한 보안관리, 비밀취급인가자 배치 등 보안대책을 강구하여야 한다.

제22조(점검) ① 기록관의 전산실 업무담당자는 다음 각 호의 사항을 점검 또는 이행하여야 한다.1. 전원과 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장과 입출력대장의 관리② 기록관의 서고관리 업무담당자는 다음 각 호의 사항을 점검 또는 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원과 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손 여부와 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람과 대출상황의 점검

제23조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제24조(열람 준수사항) ① 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 이외 장소로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 비용을 부담하게 할 수 있다.③ 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제25조(대출의 한도와 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호에 의한다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출받고자하는 자는 대출신청서와 서약서를 작성하여 기록관의 장에게 승인을 얻어야 한다.4. 기록관의 장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제26조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람과 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 그 밖의 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제28조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖의 기록관의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제29조(기록물 관리실태 점검과 교육) ① 기록관의 장은 당해기관과 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 당해기관과 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 <제304호,2005.9.30>이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제330호,2008.8.19>제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 이 규정을 시행할 당시 종전의 규정에 따라 설치된 충청북도교육청과 지역교육청의 자료관은 이규정에 따라 설치된 기록관으로 본다.
부칙 <제357호,2014.1.10>(충청북도교육청 지식관리시스템 운영규정 등 일부개정규정)이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제381호,2018.8.24>(충청북도교육청교육규제완화위원회규정 등 4개 규정 일부개정규정)이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제396호,2021.4.9>(충청북도교육청 위임전결규정 일부개정규정)제1조(시행일) 이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.제2조(다른 훈령의 개정) ① 충청북도교육청 정보공개 운영규정 일부를 다음과 같이 개정한다.제7조제3항 중 “유초등교육과장”을 “학교혁신과장”으로 한다.② 충청북도교육청 기록관 운영규정 일부를 다음과 같이 개정한다.제4조제2항 중 “행정지원과”를 “행정과”로, “행정지원과장”을 “행정과장”으로 한다.제12조제3항 중 “초등장학담당”을 “초등교육 업무담당”으로 한다.