서울특별시 서초구 기록관 운영 규칙 (규칙, 서울특별시 서초구)
공포일: 20251016 / 시행일: 20251016

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 서초구 기록관 설치 및 그 운영에 필요한 사항을 정하고 효율적인 관리를 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. <개정 2025. 10. 16.>1. “기록물”이란 서울특별시 서초구(이하 “구” 라 한다) 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관(移管), 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 등 일정한 시설ㆍ장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 기구를 말한다.4. “기록관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제78조제1항에 해당하는 사람을 말한다.5. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.6. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

제4조(기록관의 설치)① 기록관은 「서울특별시 서초구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(기록관의 업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용에 관한 사항3. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 이관4. 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 행정박물, 간행물, 시청각기록물 등의 중요문서의 관리에 관한 사항5. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 추진7. 소관 비공개기록물, 비밀기록물의 공개 및 재분류8. 구의 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리9. 기록물 정수점검 및 실태조사 총괄10. 구 및 그 소속기관 등의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원11. 기록관리시스템의 설치 및 운영12. 소관 비전자기록물의 전자화13. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록14. 기록물의 검색ㆍ열람 제공 및 통계관리15. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(자문위원 운영)① 서울특별시 서초구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람 중에서 구청장이 위촉하고, 자문위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례 연임할 수 있다.③ 구청장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비를 지급할 수 있다.

제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 영 제17조부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ관리 기준을 작성하여야 한다.

제8조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방법에 따라 관리하여야 한다.

제9조(기록물의 정리)① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물에 대하여 매년 2월 말까지 공개여부 및 접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정을 하여야 한다.② 처리부서의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 구 및 그 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 처리부서는 별지 제1호 서식에 따른 기록물 이관신청서를 기록관장에게 제출 후 이관하여야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등으로 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식에 따른 기록물 이관연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위에서 처리부서의 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편 또는 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제3호 서식에 따른 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존)① 기록관장은 인수한 기록물을 기록물 형태, 보존기간, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.④ 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.⑤ 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 한다. 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 관리전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제12조(기록물의 평가)① 기록관장은 보존 중인 기록물 중에서 보존기간이 경과한 기록물에 대한 생산부서의 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 모두 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류를 구분하여 처리하여야 한다.② 기록관장은 특별한 사정이 없으면 전년도에 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 시기 및 횟수를 정할 수 있다.③ 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하고, 별지 제4호 서식의 기록물평가심의서에 처리과 의견을 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.

제13조(전문요원의 심사)① 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 별지 제4호 서식의 기록물평가심의서를 작성하여야 한다.② 심사는 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.1. 평가대상 기록물의 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 해당 단위과제 및 단위업무2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치3. 평가대상 기록물의 활용 가치

제14조(기록물의 폐기)① 모든 기록물은 제15조에서 정하는 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 하며, 기록관장은 기록물평가심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기 목록을 작성하고, 폐기집행 대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 반출한다.② 기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 파쇄 등의 방식으로 수행하여 기록물 내용이 파악되지 않도록 하여야 한다.

제15조(심의회의 구성 등)① 구청장은 구에서 생산하는 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 서울특별시 서초구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회의 위원장은 기록관 관리업무 소관 국장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대신한다.③ 위원은 위원장을 포함한 5명으로 구성하되, 기록관 관리업무의 소관 부서장과 민간전문가 2명을 포함하여 구성한다.④ 심의회의 위원은 다음 각 호에 해당하는 사람으로 구성한다.1. 소속공무원 중 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 부서의 장2. 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가로 구청장이 위촉한 자⑤ 위촉 위원의 임기는 2년으로 하되 한 차례만 연임할 수 있다. 단, 공무원인 위원의 임기는 그 직에 재직하는 기간으로 한다.⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 기록물관리업무 담당팀장을 간사로 하고, 전문요원을 서기로 둔다.

제16조(심의회의 기능) 심의회는 다음 사항을 심의ㆍ의결 한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부2. 영 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기3. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장이 요청한 사항

제17조(위원의 의무)① 심의위원은 보존기간이 만료된 기록물에 대하여 행정적ㆍ사회적ㆍ역사적 가치를 검토하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행하여야 한다.② 심의위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설해서는 안 된다.

제18조(회의 및 의결 등)① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제5호 서식에 따른 기록물 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.④ 간사는 심의회의 업무와 관련하여 별지 제6호 서식의 심의의결서와 별지 제7호 서식의 회의록을 작성ㆍ관리 하여야 한다.

제19조(수당 등) 심의회의 회의에 참석한 민간위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당, 여비를 지급할 수 있다. 다만 위원이 그 소관 업무와 직접적으로 관련되어 참석한 경우는 그러하지 아니하다.

제20조(시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제21조(기록관리시스템 구축)① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 구 및 그 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 뿐만 아니라 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제22조(기록관리시스템 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지ㆍ보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제23조(주요기록물의 전자화) 기록관장은 기록관과 구 및 그 소속기관 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제24조(전자기록물의 보존관리)① 전자기록물은 디스크, 자기테이프, 디지털 오디오 테이프 등 모든 기록테이프를 포함한다.② 전문요원은 전자기록물을 디스켓, 광파일 또는 CD자료, 전자파일자료로 구분하여 관리한다.

제25조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 하여야 한다.

제26조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 의한 보안 관리를 철저히 하여야 하며, 관련 규정에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제28조(점검)① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 주기적으로 점검하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태2. 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생 여부3. 기록관의 온도 및 습도상태4. 보존 기록물의 열람 및 대출상황5. 그 밖에 기록관 운영에 필요한 사항② 기록관의 서고관리자는 제 1항에 따른 점검결과 이상 유무를 점검부에 기록하여야 한다.

제29조(열람 및 대출 시간)① 기록관의 열람 또는 대출하는 시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장 또는 단축하여 운영할 수 있다.② 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.③ 기록물의 열람 및 대출을 위해 기록관에 출입할 경우 별지 제8호 서식에 따른 문서고 출입 및 기록물 열람·대출관리대장을 작성하여야 한다.

제30조(열람 및 대출의 자격) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 구 및 그 소속기관의 직원2. 기록관장의 승인을 거친 다른 기관의 공무원은 열람에 한하며, 기록관 밖으로 대출할 수 없다.

제31조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 무단 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 음식물 등을 열람실 안으로 반입하는 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록물을 열람ㆍ복사 하고자 하는 사람은 별지 제8호 서식에 따른 내용을 기재하고, 전문요원의 지시에 따라야 하며, 열람ㆍ복사를 하는 경우 소요되는 비용은 신청인이 부담한다.

제32조(열람ㆍ대출의 제한 등)① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 및 대출 받고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 빌려줄 수 없다.

제33조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 한다.② 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.③ 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제34조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부 칙 <규칙 제688호, 2019. 5. 3.> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(기록물에 대한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 관리하고 있는 기록물은 이 규칙에 따른 기록물로 본다.제3조(기록물평가심의회에 대한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 운영하고 있는 기록물평가심의회는 이 규칙에 따라 운영된 것으로 본다.제4조(기록관에 관한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 사용되고 있는 기록관은 이 규칙에 따라 설치된 것으로 본다.부 칙 <규칙 제864호, 2025. 10. 16.> (법령 등 인용조문 정비를 위한 서울특별시 서초구 공용차량 관리 규칙 등 5개 규칙의 일부개정에 관한 규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.