세종특별자치시 민간기록물 수집 및 관리에 관한 조례 (조례, 세종특별자치시)
공포일: 20221220 / 시행일: 20221220

제1조(목적) 이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제46조의2에 따라 세종특별자치시와 관련한 민간기록물의 수집 및 관리에 필요한 사항을 규정함으로써 민간기록물을 안전하게 보존하고 효율적으로 활용하는 데 이바지하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “민간기록물”이란 개인 또는 단체 등이 세종특별자치시(이하 “시”라 한다)와 관련하여 생산ㆍ취득한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각 기록물ㆍ구술 채록 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.2. “수집”이란 세종특별자치시장(이하 “시장”이라 한다)이 보존할 가치가 높은 민간기록물을 기증, 위탁, 구입, 사본 수집, 구술 채록 등의 방법으로 취득하는 것을 말한다.3. “기증”이란 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 시에 무상으로 양도하는 것을 말한다.4. “위탁”이란 개인 또는 단체 등이 소장하고 있는 기록물을 공적인 목적으로 협약 등에 따라 일정기간 시장이 관리하는 것으로 소유권은 그 개인 또는 단체 등이 갖는 것을 말한다.5. “사본 수집”이란 개인 또는 단체 등이 소장하고 있는 기록물을 시장이 복사, 스캐닝, 촬영, 복제 등을 통해 사본으로 수집하는 것을 말한다.6. “구술 채록”이란 면담을 통해 개인의 경험과 기억을 영상, 음성, 문자 등의 기록으로 남기는 작업을 말한다.7. “시지정기록물”이란 시를 바탕으로 한 민간기록물 중 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되어 시장이 지정하고 보존ㆍ관리하는 기록물을 말한다.

제4조(기본계획의 수립)① 시장은 민간기록물 수집 및 관리에 관한 기본계획(이하 “기본계획”이라 한다)을 5년마다 수립하여야 한다.② 시장은 기본계획을 수립할 때 민간기록물 현황조사 및 기획수집 계획을 주제별로 수립할 수 있다.③ 시장은 기본계획을 수립할 때 제11조에 따른 세종특별자치시 민간기록물수집심의위원회(이하 “위원회”라 한다)의 의견을 청취할 수 있다.④ 시장은 기본계획에 따라 연도별 시행계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.

제5조(수집방법)① 민간기록물의 수집은 기증과 위탁을 원칙으로 하되,구입, 사본 수집, 구술 채록 등의 방법으로 수집할 수 있다.② 제1항에 따라 민간기록물을 수집할 때에는 소유자 및 관리자의 의사를 존중하여야 한다. 다만, 사본 수집과 구술 채록의 경우 소유자 또는 당사자의 동의를 얻어야 한다.

제6조(관리 및 활용)① 수집된 민간기록물은 공공기록물과 구분하여 별도의 수장고에 보존하여야 하며, 분류ㆍ보존 기간ㆍ보존방법 등 기록관리에 관한 기준은 시장이 따로 정한다.② 시장은 수집한 민간기록물을 지식정보자원으로 활용할 수 있도록 데이터베이스를 구축하고 관리하여야 한다.

제7조(민간기록물조사위원)① 시장은 민간기록물의 소재 정보 발굴, 조사 및 수집 등을 효율적으로 수행하기 위하여 민간기록물조사위원을 둘 수 있다.② 시장은 민간기록물조사위원에게 조사 활동에 필요한 수당, 여비 등의 경비를 예산의 범위에서 지급할 수 있다.③ 민간기록물조사위원 구성 및 운영에 관하여 필요한 사항은 시장이 정한다.

제8조(시지정기록물의 지정 및 해제)① 시장은 민간기록물이 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 경우 위원회의 심의를 거쳐 시지정기록물로 지정하여 관리할 수 있다. 이 경우 해당 민간기록물의 소유자 또는 관리자에게 동의를 얻어야 한다.② 시장은 시지정기록물이 보존가치가 상실되었다고 인정되는 경우에는 위원회의 심의를 거쳐 이를 해제할 수 있다.③ 민간기록물의 소유자 또는 관리자는 시장에게 해당 민간기록물을 시지정기록물로 지정하거나 지정을 해제해 줄 것을 신청할 수 있다.④ 시장은 민간기록물을 시지정기록물로 지정하거나 지정 해제한 경우에는 해당 민간기록물 소유자 또는 관리자에게 그 사실을 통보하여야 한다.

제9조(시지정기록물의 변동사항 관리) 제8조제1항에 따라 지정된 시지정기록물의 소유자 또는 관리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 변동사항이 발생한 경우에는 그 사실을 시장에게 알려야 한다.1. 시지정기록물의 처분ㆍ증여 또는 양도 등으로 소유자가 변경된 경우2. 소유자가 관리자를 선임하거나 해임한 경우3. 소유자와 관리자의 성명ㆍ주소(단체의 경우 그 명칭 및 주된 사무소의 소재지를 말한다) 및 보관 장소가 변경된 경우4. 시지정기록물이 멸실ㆍ도난 또는 훼손된 경우

제10조(시지정기록물의 보존ㆍ관리)① 시장은 시지정기록물을 보호하기 위하여 그 소유자 또는 관리자에게 시지정기록물의 보존에 필요한 조치를 요청할 수 있다.② 시장은 보존할 가치가 있는 기억 보유자의 사전 동의를 얻어 구술 채록의 형태로 보유자의 기억 내용 전반을 기록할 수 있다.③ 시장은 제1항에 따른 보존에 필요한 조치 및 제2항에 따른 구술 채록에 소요되는 비용을 예산의 범위에서 지원할 수 있다.

제11조(위원회의 설치 등)① 민간기록물의 수집 및 관리에 필요한 다음 각 호의 사항을 심의하거나 시장의 민간기록물 수집 및 관리에 대한 자문에 응하기 위하여 세종특별자치시 민간기록물수집심의위원회를 둔다.1. 민간기록물 기본계획의 수립2. 수집범위 및 주제선정의 타당성3. 특정 수집 대상에 대한 가치평가4. 시지정기록물의 지정 및 해제5. 기증, 구입, 사본 제작, 구술 채록 등에 의한 수집 여부6. 구입 가격, 구술 채록비 산정7. 그 밖에 민간기록물 수집, 조사 및 활용 등에 관한 사항② 시장은 제1항제6호의 민간기록물 구입가격 및 구술 채록 비용을 산정하기 위해 감정평가를 실시해야 한다.③ 감정평가에 필요한 사항은 시장이 정한다.

제12조(위원회의 구성)① 위원회는 위원장과 부위원장 각 1명을 포함하여 11명 이내의 위원으로 구성하되 성별 균형을 고려하여 위촉한다.② 위원장과 부위원장은 위원 중에서 위원들이 호선한다.③ 당연직 위원은 기록물 업무 담당국장이 되고, 위원은 다음 각 호의 사람 중에서 시장이 위촉한다.1. 세종특별자치시의회 의원2. 기록물 관련 분야에 3년 이상 종사한 자3. 그 밖에 민간기록물 조사ㆍ수집과 관련하여 학식과 경험이 풍부한 전문가④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하고, 한 차례만 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다.

제13조(위원장의 직무)① 위원장은 위원회를 대표하고, 위원회의 업무를 총괄한다.② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 부위원장이 그 직무를 대행하며, 위원장과 부위원장이 모두 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

제14조(위원회의 운영)① 위원장은 위원회의 회의를 소집하며, 그 사무를 총괄한다.② 위원회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하거나 재적위원 3분의 1 이상이 요구하는 경우에 위원장이 소집한다.③ 위원회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.④ 위원회는 필요한 경우 관련 전문가 및 관계 공무원 등을 출석하게 하여 의견을 들을 수 있다.⑤ 그 밖에 위원회의 운영에 관한 사항은 「세종특별자치시 위원회 설치 및 운영에 관한 조례」 제8조부터 제12조를 준용한다.