전라남도 민간기록물 수집과 관리에 관한 조례 (조례, 전라남도)
공포일: 20210701 / 시행일: 20210701

제1조(목적) 이 조례는 전라남도와 관련한 민간기록물의 수집 및 관리에 관한 사항을 정함으로써 민간기록물을 안전하게 보존하고 효율적으로 활용하는 데 이바지하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “민간기록물”이란 개인 또는 단체 등이 전라남도(이하 “도”라 한다)와 관련하여 생산ㆍ취득한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각 기록물ㆍ구술채록 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.2. “수집”이란 전라남도지사(이하 “도지사”라 한다)가 보존할 가치가 높은 민간기록물을 기증, 위탁, 구입, 사본수집, 구술채록 등의 방법으로 취득하는 것을 말한다.3. “기증”이란 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 도에 무상으로 양도하는 것을 말한다.4. “위탁”이란 개인 또는 단체 등이 소장하고 있는 기록물을 공적인 목적으로 협약 등에 따라 일정기간 도지사가 관리하는 것으로 소유권은 그 개인 또는 단체 등이 갖는 것을 말한다.5. “사본수집”이란 개인 또는 단체 등이 소장하고 있는 기록물을 도지사가 복사, 스캐닝, 촬영, 복제 등을 통해 사본으로 수집하는 것을 말한다.6. “구술채록”이란 면담을 통해 개인의 경험과 기억을 영상, 음성, 문자 등의 기록으로 남기는 작업을 말한다.7. “도지정기록물”이란 도를 바탕으로 한 민간기록물 중 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되어 도지사가 지정하고 보존ㆍ관리하는 기록물을 말한다.

제4조(기본계획의 수립)① 도지사는 민간기록물 수집 및 관리에 관한 기본계획(이하 “기본계획”이라 한다)을 5년마다 수립하여야 한다.② 도지사는 기본계획을 수립할 때 민간기록물 현황조사 및 기획수집 계획을 주제별로 수립할 수 있다.③ 도지사는 기본계획을 수립할 때 제11조에 따른 전라남도 민간기록물수집자문위원회의 의견을 청취할 수 있다.④ 도지사는 기본계획에 따라 연도별 시행계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.

제5조(수집방법)① 민간기록물의 수집은 기증과 위탁을 원칙으로 하며, 소유자 및 관리자의 의사를 존중하여야 한다. 다만, 사본수집과 구술채록의 경우 소유자 또는 당사자의 동의를 얻어야 한다.② 도지사는 기증과 위탁 외에 구입, 사본수집, 구술채록 등의 방법으로 민간기록물을 수집할 수 있다.③ 민간기록물의 기증, 위탁, 구입, 사본수집, 구술채록 등의 절차에 필요한 사항은 규칙으로 정한다.

제6조(관리 및 활용)① 민간기록물은 공공기록물과 구분하여 별도의 수장고에 보존하여야 하며 분류, 보존 기간, 보존 방법 등에 관한 기록관리 기준은 도지사가 따로 정한다.② 도지사는 수집한 민간기록물을 지식정보자원으로 활용할 수 있도록 데이터베이스를 구축하고 관리하여야 한다.

제7조(민간기록물조사위원)① 도지사는 민간기록물의 소재 정보 발굴, 조사 및 수집 등을 효율적으로 수행하기 위하여 민간기록물조사위원을 둘 수 있다.② 도지사는 민간기록물조사위원에게 조사활동에 필요한 수당, 여비 등의 경비를 예산의 범위에서 지급할 수 있다.

제8조(도지정기록물의 지정 및 해제)① 도지사는 민간기록물이 보존할 가치가 있다고 인정되는 경우 위원회의 심의를 거쳐 도지정기록물로 지정하여 관리할 수 있다. 이 경우 해당 민간기록물의 소유자 또는 관리자에게 동의를 얻어야 한다.② 도지사는 도지정기록물이 보존가치가 상실되었다고 인정되는 경우에는 위원회의 심의를 거쳐 이를 해제할 수 있다.③ 민간기록물의 소유자 또는 관리자는 도지사에게 해당 민간기록물을 도지정기록물로 지정하거나 지정을 해제해 줄 것을 신청할 수 있다.④ 도지사는 민간기록물을 도지정기록물로 지정하거나 지정 해제한 경우에는 해당 민간기록물 소유자 또는 관리자에게 그 사실을 통보하여야 한다.⑤ 그 밖에 도지정기록물의 지정 및 해제에 필요한 사항은 규칙으로 정한다.

제9조(도지정기록물의 변동사항 관리) 제8조제1항에 따라 지정된 도지정기록물의 소유자 또는 관리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 변동사항이 발생한 경우에는 그 사실을 도지사에게 알려야 한다.1. 도지정기록물의 처분ㆍ증여 또는 양도 등으로 소유자가 변경된 경우2. 소유자가 관리자를 선임하거나 해임한 경우3. 소유자와 관리자의 성명ㆍ주소(단체의 경우 그 명칭 및 주된 사무소의 소재지를 말한다) 및 보관 장소가 변경된 경우4. 도지정기록물이 멸실ㆍ도난 또는 훼손된 경우

제10조(도지정기록물의 보존ㆍ관리)① 도지사는 도지정기록물의 소유자 또는 관리자에게 도지정기록물의 보호를 위해 보존에 필요한 조치를 요청할 수 있다.② 도지사는 보존할 가치가 있는 기억 보유자의 사전 동의를 얻어 구술채록의 형태로 보유자의 기억 내용 전반을 기록할 수 있다.③ 도지사는 보존에 필요한 조치 및 기억 보유자의 구술채록 등에 소요되는 비용을 예산의 범위에서 지원할 수 있다.

제11조(위원회의 설치 등)① 민간기록물의 수집 및 관리에 필요한 다음 각 호의 사항에 대하여 도지사의 자문에 응하기 위하여 전라남도 민간기록물수집자문위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둔다.1. 민간기록물 수집계획의 수립2. 수집범위 및 주제선정의 타당성3. 특정 수집대상에 대한 가치평가4. 도지정기록물의 지정 및 해제5. 기증, 구입, 사본제작, 구술채록 등에 의한 수집 여부6. 구입가격, 구술채록비 산정7. 그 밖에 민간기록물 수집, 조사 및 활용 등에 관한 사항② 도지사는 제1항제6호의 민간기록물 구입가격 및 구술채록 비용을 산정하기 위해 감정평가단을 구성ㆍ운영할 수 있다.

제12조(위원회의 구성)① 위원회는 위원장과 부위원장 각 1명을 포함하여 11명 이내의 위원으로 구성한다.② 위원장과 부위원장은 위원 중에서 위원들이 선출한다.③ 당연직 위원은 기록물 업무 담당국장이 되고, 위촉위원은 다음 각 호의 사람 중에서 도지사가 위촉한다.1. 전라남도의회 의원2. 학계에서 기록물 분야와 관련하여 학식과 경험이 풍부한 사람3. 그 밖에 민간기록물 조사ㆍ수집과 관련하여 학식과 경험이 풍부한 전문가④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하고, 한 차례만 연임할 수 있다.

제13조(위원의 제척ㆍ기피ㆍ회피)① 위원회의 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 위원회의 심의·의결에서 제척(除斥)된다.1. 위원 본인 또는 배우자의 이해와 관련된 사항2. 위원이 해당 안건의 당사자와 친족이거나 친족이었던 경우3. 위원이 해당 안건에 대하여 자문 등을 한 경우4. 위원이 위촉일 기준으로 3년 이내에 소속하였던 법인 또는 단체의 이해와 관련된 사항② 당사자는 위원에게 공정한 심의를 기대하기 어려운 사정이 있는 경우 기피신청을 할 수 있다.③ 위원은 제1항 또는 제2항의 사유에 해당하면 스스로 그 심의를 회피하여야 한다.

제14조(위원장의 직무)① 위원장은 위원회를 대표하고, 위원회의 업무를 총괄한다.② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 부위원장이 그 직무를 대행하며, 위원장과 부위원장이 모두 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

제15조(위원회의 운영)① 위원장은 위원회의 회의를 소집하며, 그 의장이 된다.② 위원회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하거나 재적위원 3분의 1 이상이 요구하는 경우에 위원장이 소집한다.③ 위원회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.④ 위원회는 필요한 경우 관련 전문가 및 관계 공무원 등을 출석하게 하여 의견을 들을 수 있다.