인천광역시 기록관 설치 및 운영 조례 (조례, 인천광역시)
공포일: 20240610 / 시행일: 20240610

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. <개정 2024.6.10.>1. “기록물”이란 인천광역시(이하 “시”라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 간행물, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 따르는 모든 업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람·사무·작업 공간, 보존시설 및장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 생산, 분류, 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존 매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.6. “소속기관”이란 시의 직속기관·사업소(경제자유구역청을 포함한다)를 말한다.

제3조(적용범위) 이 조례는 시 및 그 소속기관에 적용되며 인천광역시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례가 정하는 바에 따른다.

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 시 기록물 업무 담당부서에 두며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물 업무 담당 부서의 장이 된다.② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술·기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한전문 인력을 배치해야 한다.

제5조(주요업무)① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람 제공21. 정보공개 접수 창구22. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 처리과(시 본청 실·과 및 소속기관을 말한다. 이하 같다)의 장은 기록물관리책임자를 지정해야 하며, 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물 생산·발송·접수의 등록2. 기록관리기준표의 관리3. 기록물의 정리·보존 및 이관4. 그 밖에 처리과의 기록물 관리

제6조(기능) 인천광역시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 다음 각 호를 심의·의결 한다.1. 「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 인천광역시장(이하 “시장”이라 한다)이 요청한 사항

제7조(위원)① 심의회 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 위촉직 및 당연직 위원으로 구성하되, 위촉직 위원은 시장이 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 2명 이상 위촉하고, 당연직 위원은 심의회의 기능과 관련 있는 부서의 장과 시장이 소속 공무원 중에서 임명한다.1. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 학문 전공자로 기록물 평가 관련 지식과 경험이 풍부한 사람2. 그 밖에 심의회의 성격과 목적에 부합하는 활동을 하는 사람② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하며 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행 할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.③ 심의회의 사무를 처리할 간사 1인을 두되, 간사는 기록물 업무 담당이 한다.

제9조(회의 및 의결)① 심의회는 시장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호 서식에 의한 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 당해 위원은 참석한 것으로 본다.④ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제2호 서식부터 제4호 서식을 작성·관리해야 한다.

제10조(수당 등) 심의회의 회의에 참석한 위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다. 다만 공무원인 위원이 그 소관 업무와 직접적으로 관련되어 심의회에 출석하는 경우에는 그러하지 아니하다.

제11조(기록물의 보존)① 기록관장은 이관된 기록물을 처리과별·단위업무별·보존기간별·생산연도별로 분류하여 보존·관리해야 한다.② 기록물 중 보존기간이 영구·준영구 이상의 중요기록물은 광디스크나 마이크로필름에 수록해야 한다. 다만, 보존기간 영구·준영구를 제외한 기록물 중 기록관장이 중요하다고 인정하는 경우에는 광디스크나 마이크로필름에 수록할 수 있다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위해 서고별 관리책임자를 지정해야 하며, 기록물의 정수 및 상태점검을 실시해야 하고, 항온항습 환경구축 등을 위해 필요한 조치를 해야 한다.

제12조(기록물의 열람 및 대출)① 기록물의 열람 및 대출은 시와 소속기관의 공무원에 한정한다. 다만, 민간인의 요청이 있을 때에는「인천광역시 정보 공개 조례」에 따른다. <개정 2024.6.10.>② 기록물의 열람은 다음 각 호에 따른다.1. 열람은 기록관에서만 해야 한다.2. 열람 시간은 공무원의 근무시간에 함을 원칙으로 한다. 다만, 기록관장이 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수있다.3. 기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제5호 서식을 작성해야 한다.③ 기록물의 대출 및 반납은 다음 각 호에 따른다.1. 대출 기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회 연장할 수 있다.2. 대출하고자 하는 사람은 별지 제6호 서식을 작성하여 기록관장의승인을 받아야 한다.3. 기록관장은 제1호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.4. 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 반납해야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청을 해야 한다.5. 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.④ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물2. 다른 법령에서 열람 및 대출을 제한하는 기록물3. 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 기록물4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물6. 그 밖에 유형이나 성격상 대출이 부적합하다고 인정되는 기록물

제13조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 시 및 소속기 관의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.③ 기록관장은 제1항에 따른 점검 결과 우수부서에 대하여 예산의 범위에서 시상금을 지급할 수 있다.

부칙 제1조(시행일) 이 조례는 공포한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 이 조례 시행 당시 종전의 규정에 의하여 설치된 인천광역시 기록관은 이 조례에 의하여 인천광역시 기록관이 설치된 것으로 본다.부칙 <제7275호, 2024.6.10.> 이 조례는 공포한 날부터 시행한다.