성남시 기록관 운영 규칙 (규칙, 경기도 성남시)
공포일: 20240701 / 시행일: 20240701

제2조(정의)① 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록물”이란 성남시(이하 “시”라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 관리와 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.6. “소속행정기관”이란 사업소 및 구ㆍ동을 말한다.7. “처리과”란 업무 처리를 주관하는 담당관ㆍ과ㆍ소ㆍ동을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규칙은 시 및 소속행정기관에 적용하며, 성남시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.

제4조(소속 및 인력배치)① 기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 총무과장이 된다.<일부개정 2024.7.1.>② 성남시장(이하 “시장”이라 한다)은 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물 관리ㆍ기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 시 및 소속행정기관의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 해당 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 하며, 처리과의 장(이하 “처리과장”이라 한다)은 기록물관리책임자를 지정 또는 변경한 경우 지체 없이 기록관장에게 그 사실을 통보하여야 한다.④ 기록관을 설치하지 않은 구청은 총무과에서 기록관의 역할을 수행하고, 그 소속행정기관에 대하여 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다.<일부개정 2024.7.1.>1. 기록물 관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원2. 각종 기록물관련 자료의 취합 및 협조에 관한 사항

제5조(자문위원의 위촉 등)① 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록 기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 3명 이내의 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 시장이 위촉하고 위촉기간은 2년으로 하며, 시장이 필요하다고 인정하는 경우에는 한 차례만 연임할 수 있다.③ 위촉된 자문위원에게는 「성남시각종위원회실비변상조례」에서 정하는 바에 따라 수당과 여비를 지급할 수 있다.

제6조(분장사무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용3. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리4. 기록관리기준표 취합관리 및 조정5. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보6. 보존기간 30년 이상인 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관7. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록ㆍ디지털화 및 비전자기록물의 전자화8. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물(行政博物), 시청각기록물의 관리9. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리10. 비공개 기록물의 공개재분류11. 기록물 종합서고 및 행정자료실의 관리12. 기록물 정수점검 및 실태조사13. 기록물관리 교육운영계획의 수립 및 시행14. 시 및 소속행정기관의 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원15. 기록관의 시설 및 장비 관리16. 기록관리시스템의 설치 및 운영17. 기록물의 검색ㆍ열람 제공18. 정보공개접수 창구 운영19. 기록물 통계의 작성ㆍ관리20. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항② 처리과장은 제4조제3항에 따라 지정된 기록물관리책임자가 다음 각 호의 업무를 담당하도록 한다.1. 기록물의 생산, 발송 및 접수의 등록에 관한 사항2. 처리과의 기록관리기준표 관리에 관한 사항3. 단위과제 등록 및 변경에 관한 사항4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항6. 그 밖에 처리과의 기록물 관리에 관한 사항③ 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 시 및 소속행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물이 생산·등록·관리될 수 있도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리)① 기록관장은 시 및 소속행정기관이 해당 처리과에서 생산 완결한 기록물에 대한 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등의 정리를 매년 2월말까지 실시하도록 하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하고, 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 별지 제1호서식에 따른 이관목록과 함께 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다.② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호서식에 따른 이관시기 연장 신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장에 따른 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.② 시 및 소속행정기관에서 별도 서고를 관리하는 경우 해당 기관의 장 및 부서장은 해당 서고관리책임자를 지정하여 기록관에 준하여 관리하여야 한다.

제12조(기록물 평가심의회)① 기록물 평가 및 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 성남시 기록물 평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성ㆍ운영한다.③ 심의회 위원은 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 소속공무원과 민간 전문가로 구성하며, 민간 전문가의 경우에는 2명 이상을 포함하여야 한다.④ 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 소속공무원은 각 실국 주무과장 또는 평가대상 기록물의 수량을 기준으로 해당 부서장 중에서 선임한다.⑤ 민간 전문가는 행정에 대한 이해가 높은 관련분야 연구자 또는 공직 유경험자와 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 시장이 위촉하며, 특정 성별이 민간 전문가 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 한다. 다만, 민간 전문가의 임기는 제7항의 사항을 심의ㆍ의결함과 동시에 해촉된 것으로 본다.⑥ 심의회에 참석한 민간 전문가에게는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비, 그 밖의 필요 경비를 지급할 수 있다.⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부 검토 및 심의확정2. 기록물 보존기간의 재평가 및 조정3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

제13조(기록물 평가심사)① 시 및 소속행정기관의 장은 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 각 과 주무팀장을 포함한 관계공무원 3명을 선발하여 해당 처리과의 기록물 평가 심사관으로 지정하여야 하며, 기록물 평가심사를 총괄한다.② 제1항에 따른 심사관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 소관부서 기록물 평가 심의서의 평가대상 기록물 목록에 따른 보존기록물 대사 및 폐기여부 심사2. 소관 부서별 기록물 평가 심의서 확정③ 심사관은 기록물 평가심사 결과에 대해서 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 기록관장에게 제출하여야 한다.

제15조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 영 제60조제1항 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

제16조(기록물관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 시 및 소속행정기관의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검할 수 있으며, 점검 결과 시정이 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 처리과장에게 필요한 조치를 요청할 수 있다.② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 처리과 기록물관리책임자 및 업무 관련자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제17조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과와 국가기록원(또는 관할 영구기록물관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

제18조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 정보통신과와 협조하여 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지보수하여야 한다.③ 기록관장은 기록관리시스템의 안전한 관리를 위하여 정기적인 데이터 백업을 실시하고 백업 자료를 안전한 장소에 보관하여야 한다.

제19조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 각종 기록 정보로써 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제20조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.

제22조(보존서고 점검) 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

제23조(열람 및 대출 자격) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 시 소속 직원2. 다른 기관의 공무원으로 기록관장의 열람 승인을 받은 사람(다만, 열람에 한정하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다)

제24조(열람 및 대출 준수사항)① 기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다.② 열람은 기록관 내부의 기록관장이 지정한 장소에서 담당직원의 안내에 따라 하여야 하며, 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 허가를 받지 않은 기록물의 복사 또는 외부 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람장소 내부로 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람 방해 또는 기록물 보존에 위협이 되는 행위③ 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 별지 제4호서식에 따른 기록관 출입대장에 필요한 사항을 기재하고, 복사 등에 소요되는 비용은 신청인에게 부담하게 할 수 있다.

제25조(대출의 한도 및 기간)① 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 기록관장은 특별한 사유가 있다고 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.② 기록물을 대출하고자 하는 경우에는 별지 제5호서식에 따른 기록물 반출·반입대장에 필요한 사항을 기재하여야 한다.③ 기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제26조(열람 및 대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 개인정보가 포함된 기록물의 경우 등 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우(다만, 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다)3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 시보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 대출하고자 하는 사람이 이전에 정당한 이유 없이 무단으로 대출기간을 준수하지 않은 경우9. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제28조(기록물의 대출 연장 및 반납)① 기록물을 대출 받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우 사전에 연장신청을 하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우 기록관장은 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 등 복무상황이 변경되었을 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

부 칙 <제정 2004.12.16 규칙 제1394호> ①(시행일) 이 규칙은 2005년 1월 1일부터 시행한다.②(경과조치) 별도의 자료관이 설치될 때까지는 총무과를 자료관으로 본다.부 칙 <개정 2007.10.29 규칙 제1492호> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 <개정 2012. 08. 17 규칙 제1492호>(성남시 행정기구 설치조례 시행규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) 「성남시 기록관 운영규칙」중 제4조제1항 중 “총무과”를 “행정지원과”로 한다.부칙 <전부개정 2018.10.12. 규칙 제1894호> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 <일부개정 2024.7.1. 규칙 제2042호 성남시 행정기구 및 정원 조례 시행규칙> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ① 「성남시 사무의 민간위탁촉진 및 관리조례 시행규칙」 제6조제2항 및 제3항 중 “행정지원과장”을 “총무과장”으로 한다.② 「성남시 기록관 운영 규칙」 제4조제1항 및 제4항 중 “행정지원과”를 “총무과”로 하고, 제4조제1항 중 “행정지원과장”을 “총무과장”으로 한다.③ 「성남시 공인 조례 시행규칙」 제4조제2항 및 제3항 중 "행정지원과장"을 "공인업무담당 과장"으로 한다.④ 「성남시 정보공개 조례 시행규칙」 별표 정보의 공표 중 "예산법무과"를 "예산과"로, "녹색성장과"를 "기후에너지과"로, "기업지원과"를 "기업혁신과"로, "보건위생과"를 "위생정책과"로 한다.⑤ 「성남시 공무원 당직 및 비상근무 규칙」 일부를 다음과 같이 개정한다.제7조제1항, 제14조제1항 및 제2항, 제24조 중 “행정지원과장”을 “총무과장”으로 한다.제8조제2항, 제13조의2제2항, 제15조, 제27조제3항 중 “행정지원과”를 “총무과”로 한다.별표 1의 서식 2 중 “총무계장”을 “총무팀장”으로, “행정지원과장”을 “총무과장”으로 한다. 별표 1의 서식 3 중 “계장”을 “팀장”으로 한다.