장수군 기록관 운영규칙 (규칙, 전북특별자치도 장수군)
공포일: 20130410 / 시행일: 20130410

제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 장수군기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “소속기관”이란 장수군(이하 “군”이라 한다)의 직속기관, 사업소, 읍면을 말한다.2. “기록물”이라 함은 군과 그 소속기관(이하 “처리과”라 한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 행정지원과에 설치하고, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 행정지원과장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장)① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리11. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행12. 군 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립14. 기록관의 시설 및 장비관리15. 기록물관리시스템의 설치 및 운영16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공17. 보존가치가 높은 보존기간 30년 이상 기록물의 보존매체 수록18. 기록물의 검색·열람제공19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산)① 기록관장은 군 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조의 규정에 따라 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록 및 관리를 하여야 한다.

제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리)① 기록관의 장은 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 제출하여야 한다.<개정2013.04.10. 제1012호>③ 기록관의 장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정2013.04.10. 제1012호>

제9조(기록물의 이관)① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 “별지 제1호 서식”의 기록물이관 연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 “별지 제2호 서식”의 기록물인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(심의회 구성)① 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물 심의 및 기록물관리 사무수행 자문을 위하여 장수군기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성·운영한다.③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장 1인을 포함하여 5인 이내로 구성하되, 민간위원은 2명 이상으로 하며, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간위원 및 소속공무원으로 구성한다.④ 민간위원은 행정에 대한 이해가 높은 관련분야 연구자 또는 공직 유경험자와 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 군수가 위촉한다.⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 둔다.⑥ 위촉된 민간위원에 대하여 예산의 범위안에서「장수군 각종위원회 실비변상조례」에 따라 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제13조(위원의 임무)① 심의위원은 제16조의 폐기보류 기준을 준수하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행해야 한다.② 제1항 외에 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위한 자문 역할을 수행할 수 있다.③ 심의위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 안된다.

제14조(심의 내용) 심의회는 다음 각호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가·폐기 등에 관한 사항2. 기록물에 대한 보존기간의 재 책정, 보류 또는 폐기3. 그 밖에 보존기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

제15조(폐기 보류 기준) 심의는 보존기간이 경과된 한시 기록물을 대상으로 하며, 다음 각 호에 해당하는 기록은 폐기보류 또는 보존기간을 연장하여 보존·관리되도록 해야 한다.1. 군 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록2. 군의 업무기능과 관련하여 군 역사자료로서 가치가 있다고 판단되는 기록3. 공무원채용과 관련하여 이후 소송 등의 증빙자료로 활용될 수 있는 기록4. 소속공무원의 임용, 징계 및 상벌, 교육 등 개인인사정보에 관련된 기록5. 회계법상 시효, 민·형사상의 시효, 계약기간, 혹은 관계 법령에 정해진 보존기간이 경과되지 않은 기록6. 주요 정책수립 기록으로 해당 정책의 시행 및 그 결과를 알 수 있는 기록7. 공공기록법 시행령 제26조에 규정되어 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 중 보존기간이 영구 또는 준영구에 해당하는 기록물과 관련된 기록물

제16조(평가목록 작성 및 의견서 제출) 처리과의 기록물관리책임자는 기록관장이 정한 기록물 평가심의 계획에 따라 당해 처리과 폐기대상 기록물의 처리에 대한 의견을 기재한 “별지 제3호 서식”의 기록물평가의견서를 기록관장에게 작성·제출하여야 한다.

제17조(기록관리전문요원의 평가심사) 기록관 전문요원은 처리과 의견서의 적정성 여부를 검토 등 평가 심사를 수행하고 그 내용을 기재한 뒤 “별지 제4호 서식”에 의한 기록물 전문요원 평가심사서를 작성하여야 한다.

제18조(평가심의회 심의·의결 등)① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집할 수 있으며, 재적위원 과반수 출석과 출석위원 과반수 찬성으로 의결한다.② 심의위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 “별지 제7호 서식”에 의한 기록물평가 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 당해 위원은 심의회에 참석한 것으로 본다.③ 기록관장은 심의회 개최 7일 전까지 심의의견, 기록물평가의견서 및 평가심사서 등 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 하고 심의위원들이 원본열람을 요청할 경우 기록관에서 열람할 수 있도록 조치하여야 한다.④ 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우 당해 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.⑤ 간사는 “별지 제5호 서식”의 기록물 평가심의서, “별지 제6호 서식”의 기록물평가심의회 의결서, “별지 제7호 서식”에 의한 기록물평가 서면심의 의결서, “별지 제8호 서식”의 기록물평가심의회 회의록을 작성·관리하여야 한다.

제19조(심의회 결과의 공개) 기록관장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기하기로 결정한 기록물은 당해 기록물의 목록을 장수군 홈페이지 및 게시판 등을 통하여 공개하여야 한다.

제21조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여「공공기록법」시행령 제60조의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제22조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 군 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영할 수 있다.

제23조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제24조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관 및 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제25조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제27조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제29조(열람 및 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 군 및 그 소속기관의 직원2. 타 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자로 “별지 제9호 서식”에 의한 기록물 열람·복사 신청서를 제출하고 기록관장의 승인을 득한 자② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 단, 기록관장의 승인을 득한 경우 복사를 할 수 있다.

제30조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관장은 기록물을 열람·복사하는 자에게 “별지 제10호 서식”에 의한 보존기록물 열람·복사대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 비용을 부담하게 할 수 있다.③ 기록관 보존 기록물의 열람·복사는 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람·복사하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제31조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 “별지 제11호 서식” 보존기록물 대출 신청서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 하며, 기록관 대출 담당자는 “별지 제13호 서식” 보존기록물의 대출 및 반납대장을 관리하여야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제32조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제34조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 “별지 제12호 서식”의 기록물 대출연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제35조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 군 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 군 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부 칙 ①(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.②(자료관에 관한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전에 운영된 장수군자료관은 이 규칙에 의하여 장수군기록관으로 설치된 것으로 본다.부 칙 <2013.04.10.제1012호> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.