세종특별자치시교육청 기록물 관리 조례 (조례, 세종특별자치시교육청)
공포일: 20240628 / 시행일: 20240628

제1조(목적) 이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령에 따라 세종특별자치시교육청 소관 기록물 관리의 업무를 효율적으로 처리하는 데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기관”이란 세종특별자치시교육청(이하“교육청”이라 한다), 직속기관, 각급 학교를 말한다.2. “각급 학교”란 「유아교육법」 제2조제2호에 따른 유치원 및 「초·중등교육법」 제2조에 따른 학교를 말한다.3. “기록물”이란 세종특별자치시교육청 소속 기관에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 형태의 기록 정보 자료와 행정박물을 말한다.4. “기록물 관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.5. “기록관”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조에 따라 기록물의 체계적 보존·관리와 효율적 활용에 필요한 보존시설 및 장비 등과 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 관리업무를 수행하는 기관으로 교육청에 둔다.6. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.7. “처리과”란 교육청의 각 단위 부서·직속기관 및 각급 학교를 말한다.

제4조(기록관의 설치 및 관할) ① 기록관은 교육청 운영지원과에 설치하고 기록관의 장은 운영지원과장이 되며, 본청과 직속기관 및 각급 학교의 기록물 관리에 관한 사항을 담당한다.② 기록관의 장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물 관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.③ 기록관의 장은 적절한 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

제5조(기록관의 기능) 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 기록물 수집·관리 및 활용3. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 생산현황 통보4. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리5. 기록물 서고·행정자료실 관리6. 기록물 관리에 대한 지도·감독·지원 및 교육7. 기록관리시스템 설치와 운영8. 주요 기록물의 전자화 및 검색·열람 서비스 제공9. 비공개기록물의 공개여부 재분류10. 기록관리기준표 관리11. 그 밖에 기록물 관리에 관하여 필요한 사항

제6조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ① 세종특별자치시교육감(이하 “교육감”이라 한다)은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.1. 보존기간 경과 기록물에 대한 폐기·보존기간 재책정·보류의 적정 여부2. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 및 보존관리와 관련하여 필요한 사항② 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하며, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.③ 제2항에 따른 위원 중 내부위원은 소속 공무원으로 하고, 외부위원은 기록물 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 전문가 중에서 교육감이 위촉한다.④ 내부위원의 임기는 그 직위 재직기간으로 하며, 외부위원의 임기는 2년으로 하되 한 번만 연임할 수 있다.⑤ 심의회 위원장은 기록관의 장으로 한다.⑥ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑦ 심의회는 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다.

제7조(기록관리시스템 구축 및 운영) ① 기록관에는 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축·운영하여야 한다.② 기록관리시스템은 기록물의 수집·보존·검색·활용·이관·폐기 및 생산현황 통보 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

제8조(주요기록물의 전자화) 기록관의 장은 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 전자화를 추진하여 정보가 검색활용 될 수 있도록 하여야 한다.1. 기록물 중 활용 가치가 높은 기록물2. 사료적 가치가 높은 건축물이나 각종 형태의 구조물 등의 기록물3. 증명적 가치가 높아 현장 또는 형상 등의 확인을 위해 보존할 필요가 있는 기록물4. 기타 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 기록물

제9조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관의 장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.②백업담당자는 백업 진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제10조(보안관리) ① 기관의 장은 「보안업무규정」에 따라 서버실을 통제구역으로, 서고를 제한구역으로 지정·관리하여야 한다.② 서버실 및 서고를 출입하고자 하는 자는 기관의 장이 정하는 바에 따라 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

제11조(기록물 보존환경 점검) ① 기관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 확인2. 기록물의 열람 및 대출상황의 점검② 서버실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

제12조(열람과 대출) ① 기록물의 열람과 대출시간은 공무원의 근무 시간으로 한다. 다만, 기관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.② 기록물의 열람은 관리책임자가 지정한 장소에서 하여야 하며, 관리책임자의 지시에 따라야 한다.③ 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 번만 연장할 수 있다.④ 기록물을 대출받은 공무원(교육공무직원을 포함한다)이 휴직·정직·퇴직·다른 기관 전출이나 대출기간을 초과하는 휴가·병가·장기 출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다.⑤ 누구든지 서고 내에서는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 기록물의 무단 외부 반출3. 서고의 시설·장비의 훼손 또는 파괴4. 그 밖에 서고 유지 운영에 방해가 되는 행위

제13조(열람과 대출의 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람·대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물의 경우6. 망실이나 훼손되기 쉬운 기록물인 경우7. 열람과 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 열람과 대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

부칙 <제2459호,2024.6.28>제1조(시행일) 이 조례는 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 조례의 폐지) 세종특별자치시교육청 학교 기록물 보존 지원에 관한 조례는 폐지한다.