여주시 기록관 운영 규칙 (규칙, 경기도 여주시)
공포일: 20251201 / 시행일: 20251201

제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <일부개정 2025.3.10.>1. “소속기관”이란 직속기관·사업소 및 읍·면·동을 말한다.2. “기록물”이란 시가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. “기록물관리”란 기록물의 수집·보존·활용 및 관리와 이에 수반되는 모든 활동을 말한다.4. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물 관리를 전산적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. “처리과”란 해당 기록물 업무 처리를 주관하는 관·과·소 및 읍·면·동을 말한다.6. “민간기록물”이란 개인 또는 단체 등이 생산 또는 취득한 기록정보자료와 박물로서 시와 여주시민의 역사로 영구보존할 가치가 있는 기록물을 말한다.

제5조(소속 및 인원구성)① 기록관은 기록물담당 주관부서 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 "관장"이라 한다)은 기록물담당 주관부서의 장이 된다.② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수·기록물관리전산시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.③ 관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. <신설 2025.3.10.>

제6조(주요업무 및 분장사무)① 관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <일부개정 2025.3.10.>1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 기록물의 수집·관리 및 활용(민간기록물 포함)3. 기록관리기준표의 관리4. 기록관리시스템의 설치·운영 및 관계자에 대한 교육5. 기록물의 관리에 관한 지도·감독 및 지원6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류8. 기록물 생산현황의 취합, 주요목록의 전산화 및 영구기록물관리 기관으로 보고9. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관10. 주요기록물의 디지털화 및 검색·열람서비스의 제공11. 간행물의 보존 및 활용12. 서고 관리13. 기록물의 편찬·전시·홍보에 관한 사항14. 정보공개접수창구 운영15. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 관장이 정한다.

제7조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서·간행물·시청각 기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. <일부개정 2025.3.10.>② 기록관리시스템은 처리과와 국가기록원(또는 영구기록물관리기관)과 연계한 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 행정참고 자료의 검색 및 활용 등이 가능하도록 운영 하여야 한다.

제8조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지보수 할 수 있다.

제9조(주요기록물의 전산화) 관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 본청과 소속기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 신속하게 검색·활용 될 수 있도록 하여야 한다. <일부개정 2025.3.10.>

제10조(기록물평가심의회 설치 및 기능)① 여주시장(이하 “시장”이라 한다)은 기록물평가와 민간기록물의 수집·관리에 필요한 사항을 심의 또는 자문하기 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제27조의2 및 같은 법 시행령(이하 “영”이라 한다) 제43조에 따라 여주시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의하거나 자문한다.1. 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기3. 민간기록물 수집범위 및 주제선정의 타당성4. 민간기록물 수집대상에 대한 가치평가5. 그 밖에 보존기록물 폐기 또는 민간기록물 수집·조사·활용 등과 관련하여 필요한 사항[전문개정 2025.12.01.]

제10조의2(심의회 구성)① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내로 구성하며, 위원장은 관장이 된다.② 심의회 위원은 다음 각 호에 해당하는 자 중에서 시장이 임명 또는 위촉한다. 이 경우 제2호에 해당하는 민간전문가 2명 이상을 포함하여야 하며, 위촉직 위원의 경우에는 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 초과하지 않도록 한다.1. 국가유산 관련 부서장2. 기록물관리에 관한 학식과 경험이 풍부하여 기록물의 보존 가치 평가에 적합한 사람3. 민간기록물 수집 및 관리와 관련하여 시장이 필요하다고 인정하는 사람③ 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다.④ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리업무 담당 팀장이 된다.[본조신설 2025.12.01.]

제11조(회의 운영 등)① 심의회는 관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. <신설 2025.12.01.>③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 심의회에 참석한 것으로 보며 민간 전문가에 대하여는 「여주시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」가 정하는 바에 따라 수당 및 여비를 지급할 수 있다. <일부개정 2025.3.10.>[제목개정 2025.12.01.]

제13조(폐기)① 모든 기록물은 기록물관리 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다. <일부개정 2025.3.10.>② 처리과의 장은 별지 제2호서식에 따른 기록물평가심의서에 평가대상 기록물의 목록을 첨부하여 관장에게 제출하여야 한다. <신설 2025.3.10.>

제14조(이관)① 처리과의 장은 자체 보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 기록물을 매년 기록관에서 지정하는 기간 내에 이관목록과 함께 기록관으로 이관하여야 하며, 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제11호에 따른 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 이관한다.② 제1항의 규정에도 불구하고, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제3호서식에 따른 기록물이관 연장신청서를 관장에게 제출한 후에 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 기록물의 이관시기를 연장할 수 있다.[전문개정 2025.3.10.]

제14조의2(민간기록물 수집·관리)① 관장은 민간기록물을 수집할 경우에는 민간기록물의 대상, 수집방법, 활용방안 등이 포함된 계획을 수립하여야 한다.② 관장은 민간기록물 중 역사·문화적 가치가 높다고 인정되는 기록물을 발굴·수집할 수 있으며, 이를 위하여 실태조사를 실시하거나 관리시스템 등 별도의 관리체계를 구축하여 운영할 수 있다.③ 관장은 투명한 시정구현과 가치공유 및 홍보를 위해 기록물을 활용한 전시·교육·문화프로그램 등을 운영할 수 있다.[본조신설 2025.3.10.]

제14조의3(기록조사원) 관장은 민간기록물에 대한 소재정보 발굴, 조사, 수집 등을 효율적으로 수행하기 위해 민간기록물 기록조사원을 둘 수 있고, 예산의 범위에서 수당, 여비 등 경비를 지급할 수 있다.[본조신설 2025.12.01.]

제15조(열람 및 대출)① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제4호서식에 따른 보존기록물 열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제5호서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 적어 넣어야 한다.④ 보존기록물의 대출기간은 7일이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제16조(열람·대출의 제한)① 관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람 또는 대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려줄 수 없다.

제17조(보안관리)① 시장은 기록관의 전산실 및 서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. <일부개정 2025.12.01.>② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이한 필요에 따라 출입하고자 하는 자는 미리 관장의 허가를 받아야 한다.

제18조(긴급사태시의 대비)① 기록관의 전산실근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업하여 안전한 장소에 보관하여야 한다.② 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.

제19조(보안점검)① 기록관의 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입ㆍ출력대장 관리3. 서고의 각종 전원ㆍ소화설비 등 시설물의 상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부4. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제20조(기록물의 관리실태점검 및 교육)① 관장은 처리과의 기록물관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다. <일부개정 2025.3.10.>② 관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물 관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. <일부개정 2025.3.10.>

제21조(포상) 시장은 민간기록물 수집 등과 관련하여 기여한 공이 크다고 인정하는 개인·단체 및 공무원 등에게 「여주시 포상 조례」에 따라 포상할 수 있다.[본조신설 2025.12.01.]

부칙 (제정 2013. 9.23 규칙 제13호) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (일부개정 2025.03.10. 규칙 제318호) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (일부개정 2025.12.01. 규칙 제335호) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.