파주시 기록관 운영 규칙 (규칙, 경기도 파주시)
공포일: 20151228 / 시행일: 20151228

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 파주시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. (개정 2011.3.25)

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “기록물”이란 파주시(이하“시”라 한다)와 소속행정기관 및 하부행정기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모 든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “소속행정기관”이란 직속기관 및 사업소를, “하부행정기관”이란 읍·면·동을 말한다.3. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규칙은 시와 소속행정기관 및 하부행정기관에 적용되며 파주시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규칙이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다. (개정 2011.3.25)

제4조(소속 및 인원배치)① 기록관은 기록물관리 총괄부서에 두며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다. (개정 2011.3.25)② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등)① 파주시장(이하 “시장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하고 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.③ 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. (개정 2011.3.25)

제6조(주요업무 및 분장사무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리3. 기록관리기준표 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 통보6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물 관리7. 미등록 기록물 및 민간기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 역사자료실 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 (개정 2011.3.25)14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 역사자료보존시스템 관리 및 운영18. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공19. 소관 비전자기록물의 전자화20. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록21. 소관 기록물의 검색·열람제공22. 소관 기록물의 사본 제공23. 기록물 편찬·전시·홍보24. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리25. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 따로 정한다.

제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 시와 소속행정기관 및 하부행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록 될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산·등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리)① 기록관의 장은 시와 소속행정기관 및 하부행정기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한, 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. (개정 2011.3.25)② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. (개정 2011.3.25)③ 기록관의 장은 파주시와 소속행정기관 및 하부행정기관의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. (개정 2011.3.25)

제10조(기록물의 이관)① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산 일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요 가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 제출하여야 한다. (개정 2011.3.25)② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. (개정 2011.3.25)③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. (개정 2011.3.25)

제11조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제12조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하 여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따라 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. (개정 2011.3.25)③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하 며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조 치를 하여야 한다.④ 소속행정기관 및 하부행정기관(처리과 포함)에서 별도 서고를 관리하는 경우 해 당기관의 장 및 부서장은 해당 서고관리책임자를 지정하여 기록관에 준하여 관리하여 야 한다.

제13조(비밀기록물의 보존)① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치·운영하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제14조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다.

제15조(기록물평가심의회의 기능) 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 다음 사항을 심의·의결 한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과 적정여부 검토 및 심의확정2. 기록물에 대한 보존기간 재평가 및 조정3. 그 밖에 보존기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항4. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 시장이 요청한 사항5. (삭제 2015.12.28)

제16조(심의회의 위원 등)① 심의회 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되 2명 이상의 민간전문가를 포함시켜야 한다. 이 경우 민간전문가 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 시 소속 공무원인 위원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다. (개정 2011.3.25)② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.③ 심의회 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 구성한다. (개정 2011.3.25)1. 시 소속 기록물 평가관련 부서 담당사무관2. 시 소속 직원 중 기록물 업무와 관련 있는 사람 (개정 2011.3.25)3. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자 중 시장이 위촉한 사람 (개정 2011.3.25)④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록관의 기록물 업무담당자가 한다. (개정 2011.3.25)

제17조(회의 및 의결 등)① 심의회는 시장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호 서식에 의한 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다. (개정 2011.3.25)④ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제2호 서식부터 제3호 서식을 작성·관리 하여야 한다.

제18조(기록물 생산기관 협의) 기록관장은 제15조 제1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기를 결정할 때에는 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제4호 서식인 기록물평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

제21조(수당 등) 심의회 회의에 참석한 위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만 당해 심의안건과 직접 관련이 있는 공무원이 참석한 경우는 그러하지 아니한다. (개정 2011.3.25)

제22조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 제60조 별표6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. (개정 2011.3.25)② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리 시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제23조(기록물관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록물관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록물관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록물관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다.

제24조(기록물관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제25조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제26조(전자화 기록물의 보존관리) 전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD(Compact Disk)자료로 구분하여 관리한다.

제27조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제28조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하여 보안관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제30조(점검)① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검② 기록관의 전산관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

제31조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제32조(열람 및 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. (개정 2011.3.25)1. 시와 소속행정기관 및 하부행정기관의 직원2. 다른 기관의 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람 (개정 2011.3.25)② 제1항 제2호의 경우 열람에 한하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제33조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록물을 열람·복사 하고자 하는 사람은 별지 제5호 서식을 기재하고, 기록물을 열람·복사하는 사람은 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당 직원이 대행하여 할 수 있으며 열람·복사에 소요되는 용지를 신청인에게 부담 하게 할 수 있다. (개정 2011.3.25)③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

제34조(대출의 한도 및 기간)① 대출은 공무원의 근무시간 내에 함을 원칙으로 한다.② 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우 사전에 연장신청을 하여야 하며, 특별한 사유가 있다고 인정되는 경우에는 1회 연장할 수 있다. (개정 2011.3.25)③ 기록물을 대출 하고자 하는 사람은 별지 제6호 서식을 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다. (개정 2011.3.25)④ 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. (개정 2011.3.25)⑤ 기록물을 대출받은 사람은 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우, 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다. (개정 2011.3.25)⑥ 기록물을 대출받은 사람이 교육·병가·해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다. (개정 2011.3.25)⑦ 대출받은 기록물은 다른 사람이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

제35조(열람·대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우 (개정 2011.3.25)3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제36조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.① 기록관장은 시와 그 소속행정기관 및 하부행정기관의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시와 그 소속행정기관 및 하부행정기관 의 처리과별 기록물책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 (2011. 3.25 규칙 제432호) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (2013. 12. 30 규칙 제512호)(파주시 정책실명제 운영 규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) 파주시 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제15조에 제5호를 다음과 같이 신설한다.5. 파주시 정책실명제 운영 규칙 제5조제1항에 관한 사항부칙 (2015.12.28 규칙 제569호) 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) 파주시 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제15조제5호를 삭제한다.