영월군 기록관 운영 규칙 (규칙, 강원특별자치도 영월군)
공포일: 20240701 / 시행일: 20240701

제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은법 시행령 제10조의 규정에 의하여 영월군기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "기록물"이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기,보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장 비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. “행정자료”란 국내외에서 발간되는 행정관련 간행물과 일반교양 전문도서 등 도서자료, 비디오, 카세트테이프 등 비도서형태의 시청각자료 그리 고 기타 보존가치가 있는 물품자료를 포함한다.

제3조(적용범위) 이 규칙은 본청 및 직속기관, 사업소, 읍·면에 대하여 적용하며, 영월군기록관(이하‘기록관’이라 한다)운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 행정과 소속으로 하며, 기록관의 장 (이하 "기록관장"이라 한다)은 기록물업무 담당과장이 된다. <개정 2016.12.02., 2024. 7. 1.>② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수 행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 등)① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립 · 시행2. 소관기록물 수집 · 관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보5. 보존기간 준영구 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육·운영계획의 수립 및 시행13. 기록관의 시설 및 장비관리14. 기록관리시스템의 운영15. 소관 비전자기록물의 전자화16. 보존 및 활용가치가 높은 기록물의 보존매체 수록17. 소관 기록물의 검색·열람 제공18. 정보공개 접수 창구 및 정보공개심의회 운영19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산)① 기록관장은 제3조 적용기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록 될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리)① 기록관장은 적용기관에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자문서시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 적용기관의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관)① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기관에 제출하여야 한다.② 제1항의 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 활용목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제11조(기록물의 평가)① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.② 기록물 보존가치에 관한 사항을 심의하기 위하여 영월군기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 둔다.③ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의 · 의결한다.1. 소관 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 폐기대상 기록물에 대한 심사 결과의 적정성 여부3. 그 밖에 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항④ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 영월군수가 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되 2명 이상의 민간 전문가를 포함시켜 구성한다.⑤ 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 소속 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 두되, 간사는 서무담당이 되고 서기는 기록관리업무 담당자가 된다.⑦ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 기록물폐기의 경우 가부동수인 경우 부결된 것으로 본다.⑧ 심의회시 별지제1호 서식에 의한 기록물평가심의서, 별지제2호 서식에 의한 심의의결서를 작성하여야 하며, 회의내용은 별지제4호 서식에 의한 회의록을 작성·관리하여야 한다.⑨ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없으면 별지제3호 서식의 기록물서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 심의회의 회의에 참석한 것으로 본다.민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당·여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제12조(기록물의 폐기)① 모든 기록물은 전문요원의 심사 및 심의회의 심의·의결을 거쳐 폐기하여야 한다.② 군 소속기관의 장은 기록관장의 기록물 폐기계획에 따라 별지제1호 서식의 기록물 평가심의서에 폐기대상기록물 목록을 붙여 기록관장에게 제출하여야 한다.

제13조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제14조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다.

제15조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제16조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 등 기록물 중 보존 및 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제18조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제20조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원, 소화설비, 공기조화 설비의 정상 작동 여부2. 보존서고의 온도, 습도 등 보존환경의 적정 유지 여부3. 보존 기록물의 오손 및 해충발생 여부4. 보존 기록물 열람 및 대출상황 점검

제22조(열람 및 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 제3조에 적용되는 기관의 직원2. 다른 공공기관 등의 공무원, 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제23조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하여야 하며, 열람 등에 소요되는 비용을 부담하게 할 수 있다.③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제24조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 3일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제5호 서식에 의한 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제25조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제27조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제29조(행정자료의 수집)① 업무와 관련하여 간행물이나 시청각자료를 발간·제작하는 때에는 5일 이내에 행정자료실로 2부를 제출하여야 한다.② 공무원이 해외여행이나 공무출장 중 수집한 자료나 학위논문 그리고 일반 시민이나 단체가 기증하는 것으로써 지속적으로 보관하여 활용할 가치 가 있다고 판단되는 자료를 상시 접수한다.③ 기록관장은 필요한 행정자료의 수요를 파악하여 예산범위 안에서 구입해서 비치하여야 한다.

제30조(행정자료의 관리)① 행정자료 중 도서자료는 행정관련 자료와 일반 자료로 구분하여 도서 분류기준인 한국십진분류법에 따라 정리하고, 도서관리 프로그램에 의해 전산 등록하여 관리하여야 한다.② 행정자료 중 비도서형태의 시청각자료와 물품자료는 별도로 보관하여야 하며, 기증받은 자료는 기증자별로 구분하여 보관 할 수 있다.

제31조(행정자료의 열람·대출)① 행정자료의 열람은 소속 행정기관 공무원과 지역주민 누구나 가능하며, 열람시간은 공무원의 근무시간을 원칙으로 한다.② 행정자료의 대출은 도서자료에 한하며, 1회 5권 이내, 기간은 7일 이내로 하되, 1회에 한하여 연장할 수 있다.다만, 자료의 보존 상태나 자료의 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.

제32조(행정자료의 반납)① 행정자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 자료를 반납하여야 하며, 기간연장이 필요할 때에는 사전에 연장신청을 하고, 이를 이행하지 않은 경우에는 추가 자료대출을 금지할 수 있다.② 대출한 자료는 필요에 따라 대출기간 전이라도 그 반납을 요구할 수 있다.

제33조(행정자료의 변상)① 행정자료를 열람하거나 대출받은 자가 자료를 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 자료로 변상하여야 한다.② 동일한 자료를 구할 수 없을 경우에는 해당 자료의 현 시가에 상당하는 현금으로 변상하여야 하며, 연구보고서나 학술지 등 그 시가를 환산하기 어려운 자료일 경우에는 관장이 정하는 금액으로 한다.

제35조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 해당 처리과의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 해당 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부 칙 ①(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.②(경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전의 규칙에 의하여 설치된 영월군자료관은 이 규칙에 의하여 영월군기록관이 설치된 것으로 본다.부칙 <2016.12.02> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 <2022. 9. 8. 영월군 행정기구 설치 조례 시행규칙 제1225호> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 <규칙 제1263호, 2024. 7. 1.> (영월군 행정기구 설치 조례 시행규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 생략제3조(다른 규칙의 개정) ① 생략② 영월군 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제4조제1항 중 “행정교육과”를 “행정과”로 한다.③부터 ⑤까지 생략