전북특별자치도교육청 및 소속기관 기록관 운영 규정 (훈령, 전북특별자치도교육청)
공포일: 20251114 / 시행일: 20251114

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 전북특별자치도교육청 및 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2016.1.4., 2023.11.10.>

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.2. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(설치부서 및 관할) ① 본청 기록관은 행정과에 설치하고 기록관장은 행정과장이 되며, 본청의 처리과 및 소속기관(직속기관, 도립 고등학교 및 특수학교)의 기록물 관리에 관한 사항을 관할한다. <개정 2010.6.30., 2023.3.1.>② 교육지원청 기록관(이하 “지역 기록관”이라 한다)은 행정지원과에 설치하고 기록관장은 행정지원과장이 되며, 교육지원청 처리과와 소속기관(교육지원청의 소속기관, 도립 유·초·중학교)의 기록물 관리에 관한 사항을 관할한다.<개정 2011.2.16, 2011. 8. 29, 2016.1.4>③ 기록관을 설치하지 아니한 소속기관의 장은 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조제2항의 업무와 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.<개정 2016.1.4.>1. 접수 기록물의 분류·배부 및 비전자문서의 수발업무 지원2. 기록관리기준표의 관리3. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보4. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물·행정박물·시청각기록물의 관리5. 미등록 기록물의 수집 및 등록 관리6. 기록물 평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개여부 재분류8. 기록물 서고 관리9. 행정자료실 관리10. 간행물 및 행정용 도서 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물 관리 지도, 교육운영계획의 수립 및 시행13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립14. 기록관의 시설 및 장비 관리15. 기록관리시스템의 설치·운영16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람서비스 제공17. 소관 비전자기록물의 전자화18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록19. 소관 기록물의 검색·열람서비스 제공20. 기록물 편찬·전시·홍보21. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리22. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물평가심의회의 구성 등) ① 본청 기록관 및 지역 기록관은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제43조제5항에 따라 기록물의 보존가치 평가 등을 위하여 기록물 평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다.<개정 2010. 6.30., 2025.11.14.>② 본청 기록관의 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성한다.<개정 2010. 1. 1, 2011. 02. 16, 2011. 8. 29, 2016.1.4>③ 본청 기록관의 심의회는 당연직 위원으로 위원장인 행정과장과 중등장학담당, 법무담당이 된다.<개정 2010.6.30., 2016.1.4., 2023.3.1.>④ 본청 기록관의 심의회는 외부 위원으로 기록 분야에 학식과 경험이 풍부한 사람 중에서 교육감이 위촉한다. 다만, 위촉직 위원의 경우에는 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 초과할 수 없으며, 임기는 2년으로 하며 한 차례만 연임할 수 있다.<신설 2016.1.4.>⑤ 지역 기록관의 심의회는 영 제43조제5항에 따라 기관 실정에 맞게 구성한다.<신설 2016.1.4.> <개정 2025.11.14.>

제7조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 업무를 총괄한다.② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

제8조(회의 등) ① 심의회는 기록관장으로부터 기록물의 보존가치 평가 요구가 있는 경우와 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 개최한다.② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 그 밖에 심의회의 운영에 관하여 필요한 사항은 위원장이 정한다.

제9조(심의절차 등) ① 기록관장은 기록물관리전문요원(전문요원이 없는 경우 기록물관리 담당자. 이하 같다)의 심사를 거쳐 회의개최 5일 전까지 같은 법 시행규칙 별지 제10호서식에 따른 기록물평가심의서와 요약서 등의 안건을 심의회에 제출하여야 한다.② 위원장은 제출된 안건을 회의개최 3일 전까지 각 위원에게 개별통지 하여야 한다.③ 심의회는 안건심의를 위해 필요한 경우 처리과 기록물관리책임자의 의견을 청취할 수 있다.④ 심의회는 심의를 위해 필요한 경우 대상 기록물을 실사하거나 대상 기록물을 지정한 후 기록물관리전문요원에게 실사평가를 위임할 수 있다.⑤ 위원장은 심의회의 심의결정 사항을 지체 없이 기록관장에게 통보하여야 한다.

제10조(간사와 서기) ① 심의회의 사무를 원활하게 처리하기 위하여 간사와 서기 각 1명을 두며, 본청 기록관 심의회의 간사는 본청 기록관의 기록물 관리를 총괄하는 담당사무관이 되고, 서기는 기록물평가업무담당자가 되며, 지역 기록관 심의회는 기관 실정에 맞게 지정·운영한다.② 간사는 심의회 운영을 지원하고 관련 사무를 처리하며, 서기는 회의록을 작성한다.

제11조(보존시설 및 장비의 확보) 기록관장은 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 영 제60조제1항에서 정한 보존시설 및 장비를 확보해야 하며, 적정한 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간 및 기록물의 활용에 필요한 열람 장비 등을 갖추어야 한다.

제12조(기록관리시스템 및 장비 구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 본청에 본청 및 지역 기록관 통합시스템을 설치하고 본청, 교육지원청, 직속기관의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영한다.<개정 2016.1.4.>

제13조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 본청 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제15조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 전자기록물의 백업주기 및 보관기간은 별표 1과 같다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산·보관하여야 한다.

제16조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 주전산실을 통제구역으로 관리하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제17조(재난대비 시설 등) 기록관장은 기록관의 전산실 및 서고에 대하여 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비한 재난대비시설을 갖추고 재난대비계획을 작성·운영하여야 한다.<개정 2016.1.4.>

제18조(점검) ① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리② 기록관의 서고관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 서고의 각종 전원 및 소화설비, 그 밖의 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제19조(열람 및 대출시간) 기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간 이내로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제20조(열람 및 대출의 자격) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. 다만, 제3호의 경우는 기록관 밖으로의 대출을 금지한다.<개정 2016.1.4.>1. 본청 기록관 : 본청 및 소속기관의 직원<개정 2010. 6.30>2. 지역 기록관 : 교육지원청 및 소속기관의 직원<개정 2016.1.4.>3. 타 기관의 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람<개정 2016.1.4.>

제21조(열람자 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 안으로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 열람자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제22조(열람 및 대출의 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물인 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람 및 대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 및 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진에 지장을 초래할 수 있다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 그 밖에 기록물의 성질상 열람 및 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

제23조(대출기간 등) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.2. 기록물을 대출하고자하는 사람은 별지 제1호 서식의 대출신청서를 제출하여 서고관리책임자의 승인을 얻어야 한다.3. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제24조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 대출연장신청서를 제출하여 승인을 받아야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.<개정 2016.1.4.>② 기록물을 대출받은 사람은 다음 각 호의 사유가 발생할 경우 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장2. 그 밖에 서고관리책임자가 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제25조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 처리과 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물 관리 업무에 대하여 처리과 및 그 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 <제190호,2007.12.20>①(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.②(기록관 설치에 관한 경과조치) 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 따라 설치된 본청 및 지역교육청 자료관은 이 규정에 따라 설치된 기록관으로 본다.③(다른 훈령의 개정) 「전라북도교육청 보안업무 규정」 일부를 다음과 같이 개정한다.제12조제1항제3호 가목 중 "보안장비 설치구역(모사전송실)"을 "보안장비 설치구역(모사전송실), 기록관 주전산실"로 한다.
부칙 <제196호,2010.1.1>이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부 칙 <제204호,2010.6.30>이 규정은 2010년 9월 1일부터 시행한다.
부칙 <제210호,2011.2.16>이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제652호,2011.8.29>(전라북도교육청 행정기구 설치 조례 시행규칙)제1조(시행일) 이 규칙은 2011년 9월 1일부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정)전라북도교육청 및 소속기관 기록관 운영 규정 일부를 다음과 같이 개정한다.제4조제2항 중 “학교현장협력과”를 “행정지원과”로 하고, “학교현장협력과장”을 “행정지원과장”으로 한다.제6조제2항 중 “학교정책담당 장학관 또는 교육연구관”을 “중등교육담당장학관(교육연구관)”으로 한다.
부칙 <제247호,2016.1.4>제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(위원회 위원의 임기 및 연임에 관한 적용례) 제6조제2항의 개정규정은 이 규칙 시행 후 최초로 위촉되는 위원부터 적용한다.
부칙 <제286호,2023.3.1>이 훈령은 2023년 3월 1일부터 시행한다.
부칙 <제292호,2023.11.10>(전북특별자치도 설치 등에 관한 특별법 시행에 따른 명칭 변경을 위한 전라북도 교육·학예에 관한 훈령 일괄개정훈령)이 훈령은 2024년 1월 18일부터 시행한다.
부칙 <제304호,2025.11.14>(자치법규 적법성 제고를 위한 전북특별자치도 교육·학예에 관한 훈령 일괄개정훈령)이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.