익산시 기록관 운영 규칙 (규칙, 전북특별자치도 익산시)
공포일: 20230830 / 시행일: 20230830

제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」 (이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 익산시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2011. 01.31>

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “기록물”이라 함은 익산시(이하 “시“라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “소속기관”이라 함은 직속기관·사업소, 읍·면·동을 말한다.3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규칙은 시 및 그 소속기관에 적용되며, 익산시 기록관(이하“기록관”이라 한다)운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. <개정 2011.01.31>

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 기록물관리부서에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원 (이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리,보존 업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등)① 익산시장(이하 “시장” 이라 한다)은 기록관의 기록물 관리를 위한 조사, 연구, 분석,평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 한다. 다만 시장이 필요하다고 인정하는 경우에는 계속하여 연임하게 할 수 있다.③ 자문위원 등에 대해서는 「익산시 소속위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 예산의 범위 내에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2023.08.30.>

제6조(주요업무 및 업무분장)① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류9. 시 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원10. 기록관의 시설 및 장비관리(별표)11. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록12. 소관 기록물의 검색·열람 제공13. 정보공개 접수창구14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 <신설 2011.01.31>15. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 <개정 2011.01.31>② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 시 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조 부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리 하여야 한다.

제8조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

제9조(기록물의 정리)① 「공공기록물 관리에 관한 법률」제18조에 따라 시 및 소속기관의 처리부서는 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완료한 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등을 하여야 한다. <개정 2011.01.31>② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자 기록생산시스템을 통하여 통보 하여야 한다. <개정 2011.01.31>③ 기록관장은 시 및 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2011.01.31>

제10조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만,처리부서에서 업무참고 등으로 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식에 따라 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. <개정 2011.01.31>② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관장이 이관 받아 관리하여야 한다.④ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 이관대상 기록물철을 단위업무별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 별지 제2호서식에 따른 이관목록과 함께 제출하여야 한다. <신설 2011.01.31>

제11조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검실시,항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 평가)① 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따른다. <개정 2011. 01.31>② 기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 익산시 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. <신설 2011.01.31>③ 전자기록물은 종이기록물의 평가와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며, 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다. <신설 2011.01.31>④ 제2항 및 제3항에 따라 기록물을 평가하는 경우 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성하여야 한다. <신설 2011.01.31>

제13조(기록물의 폐기)① 비전자기록물의 폐기는 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 하며, 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안정보가 유출되지 않도록 주의하여야 한다.② 전자기록물의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제12조제3항에 따라 종이로 출력된 기록물은 비전자기록물과 같이 폐기한다. [본조신설 2011.01.31]

제14조(처리부서 준수사항)① 처리부서는 비전자기록물 목록을 별지 제4호서식에 따라 관리하여야 한다.② 조직개편, 인사발령, 사무분장의 조정 등으로 사무를 인계인수하는 때에는「익산시 사무인계인수 규칙」제4조제1항에 따라 보존 중인 비전자기록물 목록을 작성하여 인계인수하여야 한다. [본조신설 2011.01.31]

제15조(심의회 구성 등)① 보존기록물 평가 및 폐기여부 등에 대한 사항을 심의하기 위하여 익산시 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성·운영한다.② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하고, 2명의 민간전문가를 포함하여야 한다.③ 심의회의 위원장은 기획안전국장으로 한다. <개정 2013.07.26, 2018.12.28, 2022.10.28>④ 당연직 위원은 감사위원장, 건설국 주무과장으로 하며, 위촉 위원은 기록물 평가에 적합한 민간전문가중에서 기록관장의 추천으로 시장이 위촉한다. <개정 2018.12.28, 2023.03.15>⑤ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리업무 계장이 된다. <개정2015.05.27> [본조신설 2011.01.31]

제16조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류2. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 및 보존관리와 관련하여 필요한 사항 [본조신설 2011.01.31]

제17조(임기) 당연직 위원의 임기는 재임기간으로 하고, 위촉 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다.다만,보궐위원의 임기는 전임위원의 남은 기간으로 한다. [본조신설 2011.01.31]

제18조(심의회의 운영)① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부 동수인 경우에는 부결된 것으로 본다.② 간사는 별지 제5호서식에 따른 심의의결서 및 별지 제6호서식에 따른 회의록을 작성·관리하여야 한다.③ 위원장은 기록물의 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.④ 심의회에 참석한 민간위원에게는「익산시 소속위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 예산의 범위에서 수당·여비 등을 지급할 수 있다. <개정 2023.08.30.> [본조신설 2011.01.31]

제19조(비밀엄수) 심의회의 위원 또는 위원이었던 자는 심의회 운영상 또는 직무상 알게 된 사항이나 비밀을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 안 된다. [본조신설 2011.01.31]

제20조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 별표의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다. [제13조에서 이동 <2011.01.31>]

제21조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 시 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리 시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관 목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다. [제14조에서 이동 <2011.01.31>]

제22조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다. [제15조에서 이동 <2011.01.31>]

제23조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 기록관 및 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다. [제16조에서 이동 <2011.01.31>]

제24조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓,광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다. [제17조에서 이동 <2011.01.31>]

제25조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다. [제18조에서 이동 <2011.01.31>]

제26조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. [제19조에서 이동 <2011.01.31>]

제27조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다. [제20조에서 이동 <2011.01.31>]

제28조(점검)① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생 여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검 [제21조에서 이동 <2011.01.31>]

제29조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. [제22조에서 이동 <2011.01.31>]

제30조(열람 및 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 시 및 그 소속기관의 직원2. 타 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비 영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. [제23조에서 이동 <2011.01.31>]

제31조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손· 오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관장은 기록물을 열람하는 자에게 별지 제7호서식에 따른 보존기록물 열람대장을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다. <개정 2011.01.31>③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다. [제24조에서 이동 <2011.01.31>]

제32조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제8호서식에 따라 기록관장의 승인을 얻어야 한다. <개정 2011.01.31>4. 제3호에 따라 기록물을 대출하는 경우 기록관장은 별지 제9호서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장을 작성·관리하여야 한다. <신설 2011.01.31>5. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. <개정 2011.01.31> [제25조에서 이동 <2011.01.31>]

제33조(열람· 대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람· 대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 [제26조에서 이동 <2011.01.31>]

제35조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 [제28조에서 이동 <2011.01.31>]

제36조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 시 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 및 소속기관 처리부서의 기록물 관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. [제29조에서 이동 <2011.01.31>]

부 칙 <개정 2011.01.31 규칙 제530호> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 <개정 2013.07.26 규칙 제608호> (익산시 행정기구설치조례 시행규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 2013년 하반기 정기인사가 이루어진 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ① ~ ⑥ 생 략⑦ 「익산시 기록관 운영 규칙」일부를 다음과 같이 개정한다.제15조제3항 중 “기획행정국장”을 “안전행정국장”으로 한다.⑧ ~ ⑪ 생 략부칙 <2015.05.27. 규칙 제661호> (익산시 행정기구설치조례 시행규칙 일부개정규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) [1] ~[5] (생 략)[6] 「익산시 기록관 운영 규칙」 일부를 다음과 같이 개정한다.제15조제6항 중 “담당”을 “계장”으로 한다.[7] ~ [17] (생 략)부칙 <규칙 제788호, 2018.12.28> (익산시 행정기구설치조례 시행규칙 전부개정규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 2019년 상반기 정기인사가 이루어진 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ① 익산시 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제15조제3항 중 “안전행정국장”을 “기획행정국장”으로 하고, 같은 조 제4항 중 “건설교통국”을 “건설국”으로 한다.② ~ ⑨ (생 략)부 칙 <규칙 제900호, 2022.10.28.> (익산시 행정기구설치조례 시행규칙 전부개정규칙) 제1조(시행일) 이 규칙은 2022년 하반기 수시인사 또는 2023년 상반기 정기인사가 이루어진 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ① (생 략)② 「익산시 기록관 운영 규칙」일부를 다음과 같이 개정한다.제15조제3항 중 “기획행정국장”을 “기획안전국장”으로 한다.③ ~ ⑭ (생 략)부 칙 <규칙 제905호, 2023.03.15.> (직제 불부합 자치법규 정비를 위한 익산시 11개 규칙 일괄개정규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 <규칙 제915호, 2023.08.30.> (법령불부합 자치법규 정비를 위한 익산시 16개 규칙 일괄개정규칙) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.