서울특별시기록관 운영 규칙 (규칙, 서울특별시)
공포일: 20260119 / 시행일: 20260119

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2017.2.23>

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2015.1.29, 2016.1.14, 2018.1.18, 2020.10.15, 2020.12.31, 2025.1.20, 2026.1.19>1. "기록물"이란 다음 각 목의 기관(이하 "관할 공공기관"이라 한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.가. 서울특별시(이하 "시"라 한다)나. 「지방공기업법」에 따라 서울특별시장(이하 "시장"이라 한다)이 설립한 공사 또는 공단다. 「서울특별시 기록물 관리에 관한 조례」로 정하는 출자ㆍ출연 기관2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. "전자기록생산시스템"이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.6. "행정정보 데이터세트"란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

제4조(기록관의 설치 등) ① 기록관은 「서울특별시 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다. <개정 2019.10.10, 2022.1.13>② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(기록관장의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2017.2.23, 2020.10.15>1. 관할 공공기관의 기록물 관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 시의 기록물관리3. 기록관리기준표 및 행정정보 데이터세트 관리기준표 작성ㆍ운영4. 기록물생산현황 취합 및 서울기록원으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 서울기록원으로의 이관6. 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 주요 회의록, 조사ㆍ연구 또는 검토기록물 및 시청각기록의 생산ㆍ관리기준의 관리8. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리9. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리10. 소관 비공개기록물의 공개 재분류11. 보존기록물 정수점검 및 상태검사12. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련13. 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 보존서고 및 시설ㆍ장비 관리16. 기록관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록19. 보존기록물의 검색ㆍ열람ㆍ사본제공20. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보21.소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리22. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협력23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(자문위원의 위촉 등) ① 서울특별시장(이하 "시장"이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 시장이 따로 정한다.④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 기록관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2020.10.15>② 삭제 <2020.10.15>

제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리 및 기록정보서비스 확대를 위한 전자화계획을 수립ㆍ시행할 수 있다. <개정 2020.10.15>

제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 서울특별시 및 그 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정 등에 대한 교육계획을 수립하여 교육을 실시하여야 하고, 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 이용하여 통보하여야 한다. <개정 2020.10.15>② 기록관장은 서울특별시 및 그 소속기관 처리과의 기록물 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 서울기록원장에게 통보하여야 한다. <개정 2020.10.15>

제10조(기록물의 이관) ① 기록관장은 시 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 인수ㆍ관리하여야 한다. <개정 2020.10.15>② 제1항의 규정에 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장에 의한 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서간에 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2022.1.13>

제11조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제12조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제13조(비밀기록물의 보존) ① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ운영 하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제14조(기록관 소관 기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 보존중인 기록물중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다.

제15조(기록물평가심의회의 기능) 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 다음 사항을 심의ㆍ의결 한다.1. 영 제43조 규정에 의한 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 시장이 요청한 사항

제16조(심의회의 위원 등) ① 심의회 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되 2명 이상의 민간전문가를 포함시켜야 한다. 이 경우 민간전문가 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 서울특별시 소속 공무원인 위원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다. <개정 2017.2.23>② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다.1. 서울특별시 소속 기록물 평가관련 부서 담당사무관2. 서울특별시 소속 직원 중 기록물 업무와 관련 있는 자3. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자 중 시장이 위촉한 자④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록관의 기록물 업무 담당자가 한다. <개정 2017.2.23>

제17조(회의 및 의결 등) ① 심의회는 시장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호 서식에 의한 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다. <개정 2022.1.13>④ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제2호서식부터 제4호서식을 작성ㆍ관리 하여야 한다.

제18조(기록물 생산기관 협의) 기록관장은 제15조 제1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기를 결정시는 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제3호서식인 기록물평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

제21조(수당 등) 심의회의 회의에 참석한 위원에 대하여는 예산의 범위안에서 수당, 여비, 그밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만 해당 심의안건과 직접 관련이 있는 공무원이 참석한 경우는 그러하지 아니하다. <개정 2022.1.13>

제22조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제23조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 서울특별시 및 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 서울기록원의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다. <개정 2020.10.15>

제25조(주요기록물의 전자화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 생산부서 및 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 신속하게 기록정보를 검색ㆍ활용될 수 있도록 전자화를 추진하여야 한다.

제26조(전자화 기록물의 보존관리) 전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD(Compact Disk)자료로 구분하여 관리한다.

제27조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템의 백업정책을 수립하여야 하며, 백업 및 보존은 서울특별시 데이터센터에서 시행한다.② 삭제 <2020.10.15>

제28조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」 및 「보안업무규정 시행규칙」에 의한 보안관리와 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. <개정 2020.10.15>② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. <개정 2020.10.15>

제29조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관의 보존서고에서의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다. <개정 2020.10.15>

제30조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. <개정 2020.10.15>1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황, 기록관리시스템 사용자의 주기적인의 점검② 삭제 <2020.10.15>

제32조(열람 및 대출의 자격) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 서울특별시 및 그 소속기관의 직원2. 다른 기관의 공무원은 열람에 한하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제33조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관 보존기록물을 열람ㆍ복사 하고자 하는 자는 별지 제5호서식을 기재하고, 열람ㆍ복사 하고자 하는 기록물은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람ㆍ복사하는 자는 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당 직원이 대행하여 할 수 있으며 열람ㆍ복사에 소요되는 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다.③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

제34조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. <개정 2023.12.29>1.대출은 공무원의 근무시간 내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출 하고자 하는 자는 별지 제6호서식을 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제35조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우3. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우4. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우5. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제37조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제38조(기록물 관리실태 교육 및 점검) ① 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 서울특별시 및 그 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 연 1회 이상 교육을 실시할 수 있다.② 기록관장은 서울특별시 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.

부칙 <제3604호,2008.2.21.>①(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.②(기록물평가심의회에 관한 경과조치) 이 규칙 시행당시 종전에 운영된 기록물평가 및 비전자기록물 폐기 등에 관한 사항은 이 규칙에 의하여 운영된 것으로 본다.③(기록물평가심의회 위원에 관한 경과조치) 이 규칙 시행당시 종전에 위촉된 기록물평가심의회 위원의 임기 및 연임에 관하여는 통산한다.④(자료관시스템에 관한 경과조치) 이 규칙 시행당시 종전에 운영된 자료관시스템은 이 규칙의 기록관리시스템으로 설치된 것으로 본다.
부칙 <제4007호,2015.1.29.>(서울특별시 자치법규 일괄정비를 위한 서울특별시 중소기업육성기금의 설치 및 운용에 관한 조례 시행규칙 등 일부개정규칙)이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제4062호,2016.1.14.>(자치법규 일괄정비를 위한 서울특별시재정운영조례시행규칙 등의 개정에 관한 규칙)이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제4143호,2017.2.23>(서울특별시 자치법규 일괄정비를 위한 규칙)이 규칙은 공포한 날로부터 시행한다.
부칙(서울특별시 자치법규 일괄정비를 위한 규칙) <제4198호,2018.1.18.>이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙 (서울특별시 규칙의 상위법령 및 조례 인용조문 정비를 위한 일괄정비 규칙)<제4303호,2019.10.10>이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제4373호,2020.10.15>이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(서울특별시 규칙의 상위법령 및 조례 인용조문 정비 등 일괄개정규칙) <제4381호,2020.12.31>이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(어려운 한자어 등의 정비를 위한 서울특별시 규칙 일괄개정규칙) <제4461호, 2022.1.13>이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(서울특별시 규칙 일본어 투 표현 및 만 나이 정비 등을 위한 일괄개정규칙) <제4606호, 2023.12.29>이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(서울특별시 규칙 어려운 용어 정비 등을 위한 일괄개정규칙) <제4677호, 2025.1.20>이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
부칙(서울특별시 규칙 어려운 용어 정비 등을 위한 일괄개정규칙) <제4746호, 2026.1.19>이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.