서울특별시 기록물 관리에 관한 조례 (조례, 서울특별시)
공포일: 20260105 / 시행일: 20260105

제1조(목적) 이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 서울특별시 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용과 투명하고 책임 있는 시정구현을 위하여 기록물 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2019.12.31, 2020.12.31, 2022.12.30>1. "기록물"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제3조제2호에 따라 서울특별시(본청, 직속기관, 사업소 및 합의제 행정기관을 말한다. 이하 "시"라 한다)와 관할 공공기관(같은 법 시행령 제3조제2호부터 제4호까지에 해당하는 공공기관을 말한다. 이하 같다)이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.2. "기록물관리"란 법 제3조제3호에 따른 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ기술(記述)ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. "서울기록원"이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 행정기록물을 인수ㆍ보존 하며 민간기록물을 수집ㆍ관리ㆍ활용하기 위한 영구기록물관리기관을 말한다.4. "기록관"이란 법 제13조에 따라 기록물의 체계적 보존ㆍ관리와 효율적 활용에 필요한 보존시설 및 장비 등과 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 관리업무를 수행하는 기관을 말한다.5."민간기록물"이란 개인이나 단체가 생산ㆍ취득한 기록정보 자료로서, 역사적ㆍ문화적ㆍ사회적으로 시와 관련이 있고 보존가치가 높거나 정치ㆍ경제ㆍ사회ㆍ문화ㆍ과학기술ㆍ체육 등 각 부문별로 시와 관련이 있고 높은 가치가 있는 기록정보 자료를 말한다.

제2조의2(출자ㆍ출연기관의 범위) 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제3조제3호에서 "조례로 정하는 기관"이란 「서울특별시 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 조례」 제2조에 따른 출자기관 또는 출연기관을 말한다. 다만, 시의 지분이 100분의 50 미만인 출자기관은 제외한다.[본조신설 2020.12.31]

제3조(기록물관리의 원칙) ① 기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性),무결성(無缺性),신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며,「산업표준화법」제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.② 서울특별시장(이하 "시장"이라 한다)은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 그 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다. <개정 2019.12.31>③ 시장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물의 전자화 계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.④ 시장은 민간기록물의 현황을 파악하고, 민간기록물이 체계적이고 지속적으로 관리ㆍ보존될 수 있도록 필요한 시책을 수립하고, 실시하여야 한다. <신설 2020.12.31>[종전 제4조에서 이동, 종전 제3조는 삭제 <2019.12.31>]

제4조(민간기록물의 수집ㆍ보존) ① 시장은 민간기록물을 수집하거나 보존하기 위하여 필요한 조치를 할 수 있다. <개정 2020.12.31>② 민간기록물은 소유자 또는 관리자의 자발적인 기증에 따른 수집을 최우선적으로 유도한다. 다만, 보존 필요성이 있음에도 기증이 곤란하거나 소유자 또는 관리자가 기증을 원하지 않는 경우 시장은 위탁 또는 복제ㆍ사본을 제작하는 방법 등으로 수집할 수 있다. <개정 2020.12.31>③ 민간기록물의 수집과 보존과 관련한 절차, 기준 등에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정한다. <개정 2020.12.31>[본조신설 2019.12.31][종전 제4조는 제3조로 이동 <2019.12.31>]

제5조(타기관과의 연계ㆍ협력) 시장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 다른 기록물관리기관 및 유관기관과 연계ㆍ협력할 수 있다.[본조신설 2019.12.31][종전 제5조는 제7조로 이동 <2019.12.31>]

제6조(표창) 시장은 기록물관리의 발전에 기여한 개인ㆍ기업ㆍ단체 및 공무원 등에 대하여 「서울특별시 표창 조례」에 따라 표창할 수 있다.[본조신설 2019.12.31][종전 제6조는 제8조로 이동 <2019.12.31>]

제7조(서울기록원의 설치) ① 시장은 법 제11조에 따라 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 서울특별시 서울기록원(이하 "서울기록원"이라 한다)을 설치ㆍ운영 한다. <개정 2019.5.16>② 서울기록원장은 시장의 명을 받아 소관 사무를 총괄하며, 소속직원을 지휘 감독한다. <개정 2019.5.16>[제목개정 2019.5.16][제5조에서 이동, 종전 제7조는 제10조로 이동 <2019.12.31>]

제8조(서울기록원의 기능) 서울기록원은 다음 각 호의 업무를 수행한다. <개정 2019.12.31, 2020.12.31>1. 시, 관할 공공기관, 자치구 및 교육청(법 제11조제2항 후단 및 제3항 후단에 따라 소관기록물을 서울기록원에 이관하여야 하는 경우를 말한다. 이하 이 조에서 같다)의 기록물에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행2. 시, 관할 공공기관, 자치구 및 교육청의 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성ㆍ관리3. 시, 관할 공공기관, 자치구 및 교육청의 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원(다만, 자치구 및 교육청의 경우에는 지도로 한정한다)4. 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담5. 시, 관할 공공기관, 자치구 및 교육청의 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련6. 다른 기록물 관리기관과의 연계ㆍ협조7. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항[제6조에서 이동, 종전 제8조는 제11조로 이동 <2019.12.31>]

제9조(개원ㆍ휴원 및 운영시간) ① 서울기록원은 다음 각 호의 휴원일을 제외하고는 매일 개원하며, 기록물과 전시물을 일반인에게 공개한다.1. 1월 1일, 설날, 추석2. 매주 월요일(다만, 월요일이 제1항제1호를 제외한「관공서의 공휴일에 관한 규정」제2조에 따른 공휴일인 경우에는 그 다음날을 휴원일로 한다.)3. 그 밖에 시장이 필요하다고 인정하는 경우② 서울기록원의 운영시간은 오전 9시부터 오후 6시까지로 한다. 다만, 열람실과 전시실의 운영시간은 서울기록원장이 따로 정할 수 있다.[본조신설 2019.12.31][종전 제9조는 제18조로 이동 <2019.12.31>]

제10조(관리대상 기록물) ① 서울기록원이 이관 받거나 수집하여 관리하여야 하는 기록물은 다음 각 호와 같다. <개정 2019.12.31, 2020.12.31>1. 시에서 생산한 보존기간 30년 이상 중요기록물2. 관할 공공기관 및 영구기록물관리기관을 설치하지 않은 자치구ㆍ교육청의 보존기간 30년 이상 기록물3. 제4조에 따라 수집ㆍ보존된 민간기록물4. 그 밖에 법령에 따라 서울기록원에서 관리하여야 하는 기록물② 삭제 <2019.12.31>[제7조에서 이동, 종전 제10조는 제19조로 이동 <2019.12.31>]

제11조(시민참여 프로그램 운영) 서울기록원은 투명한 시정구현과 기록물의 가치공유 및 홍보를 위해 다음 각 호의 프로그램을 운영한다. <개정 2026.1.5>1. 중요 기록물의 전시 및 관련 콘텐츠 구축2. 견학ㆍ교육ㆍ체험 등 시민참여 프로그램 운영3. 그 밖에 기록물 홍보에 필요한 사항[제목개정 2026.1.5][제8조에서 이동, 종전 제11조는 제20조로 이동 <2019.12.31>]

제12조(서울기록관리위원회의 설치ㆍ운영) 시장은 기록물의 영구보존 및 관리를 위한 다음 각 호의 사항을 심의 또는 자문하기 위하여 서울기록관리위원회(이하 "위원회" 라 한다)를 둘 수 있다.1. 기록물의 영구보존 및 관리에 관한 기본정책의 수립2. 서울기록원 운영에 관한 사항3. 민간기록물 수집ㆍ보존에 관한 사항4. 그 밖에 기록물관리에 관하여 시장이 필요하다고 인정하는 사항[본조신설 2019.12.31][종전 제12조는 제21조로 이동 <2019.12.31>]

제13조(위원회의 구성) ① 위원회는 위원장 1명과 부위원장 1명을 포함하여 10명 이내의 위원으로 구성하되, 위촉직 위원의 경우에는「양성평등기본법」 제21조제2항 본문에 따라 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 하여야 한다. 다만, 같은 항 단서에 따라 해당 분야 특정 성별의 전문인력 부족 등 부득이한 사유가 있다고 인정되어 양성평등실무위원회의 의결을 거친 경우에는 그러하지 아니하다.② 위원장과 부위원장은 위원 중에서 호선한다.③ 위원회의 당연직 위원은 서울기록원장과 제18조제1항에 따른 기록관의 장으로 하며, 위촉직 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 시장이 위촉한다.1. 기록물관리에 관한 학식과 경험이 풍부한 사람2. 기록물관리와 관련이 있는 기관ㆍ단체의 임직원 및 기록물관리에 종사하는 사람3. 그 밖에 자문이 필요하다고 시장이 인정하는 사람[본조신설 2019.12.31][종전 제13조는 제22조로 이동 <2019.12.31>]

제14조(위원회의 운영) ① 위원회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하거나 재적위원 3분의 1 이상의 요구가 있는 때에 위원장이 소집한다.② 위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원은 자기와 이해관계가 있는 안건의 심의에는 참여할 수 없다.④ 이 조례에서 정한 사항 외에 위원회 운영 및 수당 지급 등에 관한 사항은 「서울특별시 각종 위원회의 설치ㆍ운영에 관한 조례」 및 「서울특별시 위원회 수당 및 여비 지급 조례」에 따른다.[본조신설 2019.12.31][종전 제14조는 제23조로 이동 <2019.12.31>]

제15조(위원회 임기) ① 위원의 임기는 2년으로 하되 한 차례 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 등으로 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원의 남은 기간으로 하고, 공무원인 위원의 임기는 그 직에 재임하는 기간으로 한다.② 시장은「서울특별시 각종 위원회의 설치ㆍ운영에 관한 조례」 제8조의2에 따라 임기 만료 전이라도 위원을 해촉할 수 있다. <개정 2023.7.24>[본조신설 2019.12.31][종전 제15조는 제24조로 이동 <2019.12.31>]

제16조(위원장 등의 직무) ① 위원장은 위원회를 대표하고, 위원회의 업무를 총괄한다.② 부위원장은 위원장을 보좌하고, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 그 직무를 대리한다.[본조신설 2019.12.31]

제18조(기록관의 설치 및 운영) ① 시장은 법 제13조 및 영 제10조에 따라 기록관을 설치ㆍ운영하여야 하며 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 기록물관리부서의 장이 된다. 다만, 소속기관 중 서울시립대학교는 별도의 기록관을 설치하고 기록관리 규정을 제정ㆍ운영한다. <개정 2019.12.31, 2020.12.31>② 기록관장은 제19조에 의한 업무를 총괄한다. <개정 2022.12.30>③ 시장은 기록관리 업무의 효율적 수행을 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 보존업무 등 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.④ 기록물관리 업무를 효율적 수행을 위하여 처리과의 장은 기록물관리책임자를 지정하여 기록관리 표준에 따른 기록물 관리 업무의 수행하도록 한다. <개정 2022.12.30>[제9조에서 이동 <2019.12.31>]

제19조(기록관장의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리8. 소관 비공개기록물의 공개 재분류9. 기록물 서고 및 기록전시관 관리10. 그 밖에 시장이 필요하다고 인정하는 사항 등② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.[제10조에서 이동 <2019.12.31>]

제20조(기록화 및 기록관리 대상) ① 시장은 영 제16조에 따라 소속 부서 및 기관에서 수행하는 다음 각 호의 사항을 기록물로 남겨 관리하여야 한다. <개정 2020.12.31>1. 공식적 결재 또는 접수한 기록물, 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력정보, 업무수행 과정에서의 보고사항, 검토사항 등의 기록2. 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과, 회의록, 시청각 기록물 등3. 시장, 부시장 및 소속 기관의 장이 수행하는 업무활동 관련 기록물4. 그 밖에 시장이 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록물② 제1항제3호 중 시장 기록물은 직무수행과 관련하여 생산ㆍ접수하여 보유하고 있는 기록물과 물품으로서 다음 각 호에 해당하는 것을 말한다. <개정 2019.12.31>1. 시장이 정책을 구상하여 직접 작성하거나 지시한 기록 및 보고(건의)받은 기록2. 시장 연설문ㆍ메세지 및 일정ㆍ행사기록 등3. 보존가치가 있는 시장 상징물(물품 및 행정박물을 말한다.)4. 그 밖에 시장의 국제교류활동 기록 등③ 시장은 영 제17조부터 제19조까지의 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과, 시청각 기록물에 대한 생산등록ㆍ관리기준을 작성ㆍ관리하여야 한다. <개정 2020.12.31>[제11조에서 이동 <2019.12.31>]

제21조(기록물의 활용) ① 시장은 시에서 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리(整理)ㆍ기술(記述)ㆍ편찬하고, 분류체계의 표준화 및 전자관리시스템을 갖출 수 있도록 조치하여야 한다. <개정 2019.12.31>② 기록물의 열람 및 대출에 대한 운영방법에 대하여는 규칙으로 정한다.[제12조에서 이동 <2019.12.31>]

제23조(기록물의 관리절차 등) 기록물의 생산ㆍ보존ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록물의 관리에 관한 사항은 법, 영, 같은 법 시행규칙에 따라 처리하고 그 외 세부적인 운영 및 절차 등에 관한 사항은 규칙으로 정한다. <개정 2019.12.31>[제14조에서 이동 <2019.12.31>]

부칙 <제5661호,2014.1.9>제1조(시행일) 이 조례는 공포한 날부터 시행한다. 다만, 제6조의 규정은 제5조의 규정에 의한 서울특별시 행정기구 설치조례가 시행되는 날부터 시행한다.제2조(기존 기록물에 대한 경과조치) 이 조례 시행당시 관리하고 있는 기록물은 이 조례에 의한 기록물로 본다.제3조(서울기록원에 대한 경과조치) ① 시장은 법 제11조에 따른 서울기록원 설치·운영에 필요한 조치를 취하여야 한다.② 관리대상 기록물중 투자·출연기관의 기록물 및 영구기록물기관을 설치하지 않은 자치구ㆍ교육청의 기록물에 대해서는 기록물 실태조사 후 해당기관과 협의를 통하여 이관절차 및 시기 등을 결정한다.
부칙 (서울특별시 자치법규 일괄정비를 위한 조례)<제6851호,2018.3.22>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙 (서울특별시 조례 “지방”용어 일괄정비 조례)<제7156호,2019.5.16.>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제7390호,2019.12.31>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙(서울특별시 자치법규 일본식 표현 일괄정비 조례) <제7423호,2019.12.31>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제7804호,2020.12.31>제1조(시행일) 이 조례는 공포한 날부터 시행한다.제2조(민간기록물의 수집ㆍ보존에 관한 특례) ① 시장은 영 제3조제5호에 해당하는 공공기관에서 수집ㆍ관리 중인 기록물에 대하여는 제4조제2항에도 불구하고 보존 필요성이 높지만 기증이나 위탁보존, 복제ㆍ사본을 제작하는 방법 등으로 수집이 불가능한 경우 해당 민간기록물을 구매하여 수집할 수 있다.② 제1항의 규정은 서울특별시교육감이 법 제11조에 따라 시ㆍ도교육청기록물관리기관을 설치ㆍ운영할 경우 또는 영 제10조제5항에 따라 관할 지역 내에서 기록관을 통합하여 운영할 때까지 적용한다.
부칙(어려운 용어 정비 등을 위한 서울특별시 조례 일괄개정조례) <제8530호, 2022.12.30>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙(서울특별시 조례 위원회 위원 위촉 해제 규정 정비 등에 관한 일괄개정조례) <제8862호, 2023.7.24>제1조(시행일) 이 조례는 공포한 날부터 시행한다.제2조(위원의 위촉 해제에 관한 적용례) 위원의 위촉 해제에 관한 개정규정은 이 조례 시행 당시 각종 위원회 위원으로 위촉되어 있는 위원에 대해서도 각각 적용한다. 이 경우 조례 공포일 이전에 위촉된 위원의 경우 임기 만료 전까지는 공포한 날로부터 1년 단위의 출석률을 적용한다.
부칙 <제8877호, 2023.10.4>이 조례는 2024년 1월 1일부터 시행한다.
부칙 <제9952호, 2026.1.5>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.