양평군 기록관 운영 규칙 (규칙, 경기도 양평군)
공포일: 20230927 / 시행일: 20230927

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따른 기록관의 운영에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2023. 9. 27.>

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2023. 9. 27.>1. “소속기관”이란 본청·직속기관·사업소 및 읍·면을 말한다.2. “기록물”이란 양평군(이하 "군"이라 한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정 박물을 말한다.3. “기록물 관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.4. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제5조(소속 및 인원구성)① 기록관은 기록물 관리 주관부서 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물 관리 주관부서의 장으로 한다.② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수·기록관리시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 직원을 배치 하여야 한다.

제6조(주요업무 및 분장사무)① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다. <개정 2023. 9. 27.>1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 기록물의 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록관리시스템의 설치·운영 및 관계자에 대한 교육5. 기록물의 관리에 관한 지도·감독 및 지원6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류8. 기록물 생산현황의 취합, 주요목록의 전산화 및 영구기록물 관리기관으로 보고9. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로 이관10. 주요기록물의 디지털화 및 검색·열람서비스의 제공11. 간행물의 보존 및 활용12. 서고 관리13. 기록물의 편찬·전시·홍보에 관한 사항14. 정보공개접수 창구 운영15. 그 밖에 기록물 관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서·간행물·시청각기록물 등 주요 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과와 국가기록원 또는 영구기록물관리기관과 연계하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 행정 참고자료의 검색 및 활용이 가능하도록 운영하여야 한다.

제8조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지보수 할 수 있다.

제9조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 소속기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 신속하게 검색·활용할 수 있도록 하여야 한다.

제10조(기록물평가심의회)① 기록물 평가에 대한 사항을 심의하기 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조의2에 따라 양평군기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. <개정 2023. 9. 27.>② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성·운영한다.③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.④ 심의회의 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

제11조(심의회 소집 및 경비 지급)① 심의회는 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회에 참석한 위원에 대하여는「양평군 각종 위원회 설치 및 운영에 관한 조례」로 정하는 바에 따라 수당 등을 지급할 수 있다. <개정 2023. 9. 27.>

제13조(이관) 소속기관의 장은 기록관의 기록물 이관계획에 따라 자체 보관기간(기록물이 생산된 다음 해 1월 1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물을 그 목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제1호서식에 따른 기록물 이관시기 연장신청서를 제출한 후에 보존기간을 셈하기 시작한 날부터 10년 이내의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.

제14조(열람 및 대출)① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같다.② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제2호서식에 따른 보존기록물 열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제3호서식에 따른 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 적어야 한다. <개정 2023. 9. 27.>④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제15조(열람·대출의 제한)① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다. <개정 2023. 9. 27.>1. 비밀 또는 대외비 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람 또는 대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우5. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우7. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단되는 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려줄 수 없다.

제16조(보안관리)① 군수는 기록관의 전산실 및 서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이한 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제17조(긴급사태시의 대비)① 기록관의 전산실근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업하여 안전한 장소에 보관하여야 한다.② 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.

제18조(보안점검) 기록관의 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. <개정 2023. 9. 27.>1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입·출력대장 관리3. 서고의 각종 전원·소화설비 등 시설물의 상태와 보존기록물의 변형여부 및 해충의 발생여부4. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제19조(기록관의 관리실태점검 및 교육)① 기록관장은 소속기관의 기록물관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 소속기관의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 (전부개정 2009. 5. 13. 조례 제1207호) 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 이 조례 시행 당시 종전의 규정에 따라 설치된 자료관은 이 규칙에 따른 기록관으로 본다.부 칙 <규칙 제1564호, 2023. 9. 27.> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.