법무부 기록관 운영 및 기록물관리에 관한 규정 (훈령, 법무부)
공포일: 20241028 / 시행일: 20241028

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 법무부와 그 소속기관(대검찰청 및 그 소속기관 제외)의 기록물관리와 기록관 설치ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.2. "처리과"란 법무부와 그 소속기관에 두고 있는 부서단위의 보조기관을 말하며 보조기관이 없는 소속기관은 그 기관을 처리과로 본다.3. "법무부기록관"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 "영"이라 한다) 제10조에 따라 보존서고와 보존시설ㆍ장비, 기록물관리 전문인력 등을 갖추고 기록물관리를 수행하기 위해 법무부 본부에 설치된 기구를 말한다.4. "소속기록관"이란 법 제13조와 영 제10조에 따라 법무부 소속기관에 설치된 기록관을 말한다.5. "보존처리"이란 기록관 보존 기록물의 분류, 정리, 등록, 데이터베이스화, 마이크로필름화, 탈산, 소독, 서가배치 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.6. "법무행정기록정보시스템"이란 법무부 기록관 보존처리 업무의 전자적 운영ㆍ관리 및 영 30조 제2항에 따라 보존장소 변경으로 법무부 기록관이 자체보존하여야 하는 기록물(이하 "자체보존 기록물"이라 한다.)의 장기보존 관리 등을 위해 구축ㆍ운영하는 시스템을 말한다.7. "표준 기록관리시스템"이란 공공기록물법 시행령 제2조 제8호에 따라 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템으로 국가기록원에서 배포한 시스템을 말한다.8. "정보통신실"이란 서버ㆍ스위치ㆍ라우터ㆍ교환기 등 전산 및 통신장비 등이 설치ㆍ운용되는 장소 또는 전산실ㆍ통신실ㆍ데이터센터 등을 말한다.9. "행정정보시스템"이란 행정효율과 협업 촉진에 관한 규정 제3조 제12호에 따른 시스템으로 보호관찰시스템, 소년보호시스템, 교정보라미시스템, 출입국정보시스템 등이 이에 해당된다.10. "행정정보 데이터세트"란 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

제3조(기록관의 소속) ① 법무부기록관(이하 "본부 기록관"이라 한다)은 운영지원과 소속으로 하고 기록관장은 운영지원과장(이하 ‘본부 기록관장’이라 한다)이 되며 본부 기록관 운영과 소속기록관 및 처리과의 기록물관리를 총괄ㆍ조정한다.② 본부 기록관장을 보좌하여 기록관 운영 및 기록물 관리를 담당할 기록관 팀장을 두도록 하고, 팀장은 운영지원과 서기관이 된다.③ 소속기록관은 당해 기관의 기록물관리 총괄부서 소속으로 하고 그 부서의 장이 소속기록관장이 되며 소속기록관의 운영과 관할 처리과의 기록물관리를 총괄한다.④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관의 장은 법 시행규칙(이하 "규칙"이라 한다) 제15조에 따라 처리과별로 기록물관리책임자를 지정하고, 관련 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제4조(본부 기록관의 업무) ① 본부 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다.1. 관할 소속기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행2. 소속기관의 기록물관리3. 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리4. 행정정보 데이터세트에 관한 기록물관리5. 기록물관리 제도 개선 및 지침ㆍ매뉴얼 등의 개발 보급6. 소속기록관 및 관할 소속기관의 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원7. 관할 소속기관의 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련8. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조9. 기록관 보존 기록물의 열람 서비스10. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항11. 당해 기관 및 관할 소속기관에서 발간한 간행물의 보존ㆍ활용12. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각호의 업무에 관한 세부 업무분장은 본부 기록관의 장이 정한다

제5조(소속기록관의 설치ㆍ운영) ① 영 제10조에 따라 연간 기록물 생산량이 1천권 이상이거나 보존대상 기록물이 5천권 이상인 소속기관의 장은 제2조 제4호에 따른 소속기록관을 설치하고자 하는 경우에는 본부 기록관장과 협의하여야 한다.② 본부 기록관장은 소속기록관을 새로 설치하거나 변경하려는 경우에는 영 제10조 제7항에 따라 영구기록물관리기관의 장이 고시할 수 있도록 즉각 통보하여야 한다.③ 제1항에 따른 소속기록관 설치ㆍ운영 대상 기관은 각 호와 같다.1. 서울지방교정청2. 대구지방교정청3. 대전지방교정청4. 광주지방교정청④ 소속기록관의 명칭은 소속기관명과 기록관을 조합하여 명명하는 것을 원칙으로 한다.

제6조(소속기록관의 업무) ① 소속기록관은 제4조제1항 각 호의 업무를 수행하여야 한다. 다만, 제4조제1항의 4호, 5호 및 8호의 업무를 수행하고자 하는 경우에는 사전에 본부 기록관과 협의하여야 한다.② 소속기록관은 관할 소속기관의 기록물관리에 관한 기본계획을 수립하여 매년 3월말까지 본부 기록관으로 제출하여야 한다.

제7조(법무행정기록정보시스템 및 정보통신실 구축ㆍ운영) ① 본부 기록관장은 영 제29조 및 제30조에 따른 보존매체 수록 및 보존장소 변경 지정된 기록물의 장기 보존ㆍ관리, 기록관 보존처리 업무의 전자적 운영ㆍ관리 등을 위해 기록관 시스템과 관련 장비를 구축ㆍ운영하여야 한다.② 본부 기록관장은 전산 및 통신장비 등의 설치ㆍ운용을 위해 기록관 내 정보통신실을 구축ㆍ운영하여야 하며, 정보시스템 및 정보통신망 운영에 관하여는 「법무부 정보화업무 기본지침」에 따라 시행하여야 한다.③ 본부 기록관 정보통신실의 관리책임자는 기록관 팀장이 된다.

제9조(기록물의 생산 및 등록) ① 처리과의 장은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 하여야 한다.② 처리과의 장은 영 제17조 및 제19조에 따른 업무를 수행할 때는 제1항에 따라 조사ㆍ연구 또는 검토 기록물, 회의록 및 시청각기록물을 생산ㆍ등록하여야 한다.

제10조(비전자 기록물의 등록) ① 처리과의 장은 업무수행과정에서 비전자 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 온나라시스템에 ‘건’ 단위로 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다. 다만, 행정정보시스템으로 생산ㆍ접수한 보존장소 변경 지정된 비전자 기록물은 법무행정기록정보시스템에 ‘철’ 단위로 등록하여야 한다.② 제1항의 규정에 따라 온나라시스템에 등록을 완료한 비전자 기록물은 [별지 제1호 서식]에 따른 등록정보를 표기하고, 비전자 기록물 원본은 시스템에 등록한 단위과제카드명과 동일한 철에 편철하여 보관하여야 한다.③ 제1항의 단서 규정에 따라 법무행정기록정보시스템에 등록을 완료한 비전자 기록물은 [별지 제2호 서식]에 따라 철 표지 및 색인 목록을 작성, 비전자 기록물 원본에 편철하여 보관하여야 한다.

제11조(처리과의 기록물 이관) ① 처리과의 장은 생산이 완결된 비전자 기록물은 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 관할 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 온나라시스템으로 생산ㆍ접수한 기록물은 매년 표준 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.② 처리과의 장은 온나라시스템 기록물을 표준 기록관리시스템으로 이관 시 비전자 기록물의 등록 여부 등을 확인한 후 이관하여야 하며, 온나라시스템에 등록된 비전자 기록물을 이관하는 경우 처리과에는 [별지 제3호 서식]의 이관목록을 작성하고, 법 규칙에서 정한 방법에 따라 정리한 후 제1항에 따라 이관하여야 한다.③ 처리과의 장은 기록물 이관 시 공개 여부를 「공공기관의 정보공개에 관한 법률(이하 "정보공개법"이라 한다)」제9조 제1항에 따라 재분류하여 색인목록에 ‘건’별로 표시하여야 한다.④ 처리과의 장은 업무 참고 등을 위해 필요한 경우 사전에 [별지 제4호 서식]의 이관연기신청서를 관할 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우, 이관연기가 결정된 비전자 기록물은 활용목적이 달성될 때까지 처리과에서 보관ㆍ관리하고, 활용 목적이 달성된 후에는 지체 없이 관할 기록관으로 이관하여야 한다.

제12조(폐지부서의 기록물 이관) ① 직제개편, 한시조직의 해산 등에 따라 처리과의 기록물을 인계인수하는 경우 인계인수 부서 간에 [별지 제5호 서식]의 기록물 인계인수서를 작성하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 즉시 관할 기록관으로 이관하여야 한다.② 제1항에도 불구하고 온나라시스템에서 생산ㆍ접수한 기록물에 관하여는 해당 부서의 폐지가 확정된 날의 업무종료 시까지 업무승계부서로 이관하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우 폐지부서 상태에서 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.

제13조(이관기록물의 보존) ① 본부 및 소속기록관장은 처리과에서 이관된 기록물의 형태, 생산부서, 생산연도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 보존서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 본부 및 소속기록관장은 보존서고의 관리책임자가 되며 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

제14조(기록물 생산현황 통보) ① 본부 및 소속기록관장은 처리과의 기록물의 정리 및 생산현황 통보에 필요한 기준과 절차, 교육계획을 수립 시행하여야 한다.② 소속기록관장은 전년도에 관할 처리과에서 생산ㆍ접수 기록물의 생산현황과 보유기록물의 현황을 취합하여야 하며, 매년 8월 15일까지 본부기록관장에게 제출하여야 한다.③ 본부기록관장은 전년도에 처리과에서 생산ㆍ접수 기록물의 생산현황 및 보유현황과 소속기록관이 제출한 생산현황을 취합하여 매년 8월 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제15조(기록관의 기록물 이관) ① 본부 및 소속기록관장은 처리과에서 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간 기산일로부터 10년 이상이 경과하고, 보존기간이 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관할 때에는 법 제19조 및 영 제40조에 따른다.② 본부 및 소속기록관장은 제1항에도 불구하고 처리과로부터 이관 연기 요청을 받은 경우 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다.③ 소속기록관장이 제1항에 따른 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관 시에는 이관 계획 및 결과를 본부 기록관장에게 제출하여야 한다.

제16조(자체보존 기록물의 관리) ① 본부 기록관장은 제15조에도 불구하고 영 제30조 제2항 제1호의 기록물 및 제3항에 따른 기록물은 본부기록관에서 보존하여야 하며, 장기 보존ㆍ관리를 위해 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다.1. 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리(영 제37조)2. 서고관리, 서고배치, 정수점검 및 상태검사(영 제38조)3. 보존중인 기록물의 보존매체 수록(영 제39조)4. 기록관에서 보존 중인 기록물의 보존기간 재평가 및 폐기(영 제43조)5. 보존기간 30년이상 기록물의 장기 보존을 위한 보존시설ㆍ장비 및 환경 구축(영 제60조)6. 기록물 재난ㆍ보안대책 수립(영 제62조)7. 30년경과 비공개기록물 공개재분류(영 제72조)8. 기록물 소독 등 보존처리 및 훼손기록물의 복원(규칙 제30조)9. 그 밖의 보존장소 변경 기록물의 보존ㆍ관리, 폐기, 활용에 관한 사항② 제1항에 따라 본부 기록관에서 자체보존 및 관리해야 하는 기록물의 유형은 다음 각 호와 같다.1. 등록외국인보관철(외국인 등록시 제출된 기록, 등록 기록, 승인 기록 등)2. 입국, 체류 등 허가 기록(입국자격, 체류기간, 거류관련신고서류, 입국경위서 등)3. 사증발급 기록(체류허가 관련 기록, 신청서, 신청대장, 허가서, 편람, 지침 등)4. 보호관찰카드5. 소년관리기록부(소년부)③ 본부 기록관장은 제2항의 기록물을 장기ㆍ보존 관리하기 위해서는 영 제60조 제1항의 ‘영구기록물관리기관의 시설ㆍ장비 및 환경 기준’에 준하는 시설 및 장비를 갖추어야 한다.④ 본부 기록관장은 영구기록물관리기관에 이관하여 보존 중인 제2항 각 호 기록물의 통합 관리 및 활용을 위해 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 대책을 마련하여야 한다.

제17조(소속기록관 기록물의 위탁보관) ① 소속기록관장은 소관 기록물을 본부 기록관에 위탁 보관하고자 하는 경우 본부 기록관장과 협의하여야 한다.② 제1항에 따른 위탁 보관기록물의 체계적인 관리를 위해 소속기록관장은 전담 관리자를 본부 기록관에 배치하여야 한다. 다만, 전담관리자의 배치 방식은 소속기록관장이 정한다.③ 소속기록관은 위탁 보관기록물의 정리, 이관 및 보존관리에 소요되는 예산액 및 내역을 매년 12월말까지 본부 기록관으로 제출하여야 한다.

제18조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 본부 및 소속기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 수시로 점검하여야 한다.② 본부 및 소속기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자 및 직원을 대상으로 기록물관리에 관한 교육을 실시하여야 한다.

제20조(기록물평가심의회 구성) ① 본부 및 소속기록관장은 소관 기록물의 보존ㆍ관리 및 폐기심의를 위하여 기록물평가심의회(이하 ‘심의회’라 한다)를 구성ㆍ운영하여야 한다.② 심의회는 법 제27조의 2 및 영 제43조에 따라 위원장 1인을 포함하여 기록물 관리 및 활용 등에 관한 전문지식을 갖추거나 기록물 폐기와 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원과 외부전문가 2인 등 5인 이내의 위원으로 구성한다.③ 본부 기록관 기록물평가심의회 위원장은 기획조정실장이 되며, 당해연도 폐기 대상량이 가장 많은 실국의 주무과장, 운영지원과장, 외부전문가 2인으로 구성하고, 간사는 기록관 팀장으로 한다.④ 소속 기록관 기록물평가심의회 위원장은 총무과장이 되며, 보안과장, 사회복귀과장, 외부전문가 2인으로 구성하고, 간사는 기록물관리전문요원으로 한다.⑤ 심의 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 공무원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 인사발령 등의 사유로 변동이 있는 경우에는 후임자가 자동승계한다.⑥ 외부위원이 위원회에 참석하여 안건을 심의할 경우 예산의 범위 안에서 회의수당 등 기타 필요한 경비를 지급할 수 있으며, 서면심의를 통하여 1시간 이상 안건을 검토할 경우 안건검토 수당을 지급할 수 있다.

제22조(준수사항) ① 심의회 위원은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보를 누설하거나 관련 서류를 무단으로 유출하여서는 아니 된다.② 심의회의 위원은 회의의 시작에 앞서 [별지 제6호 서식]의 기록물평가심의 서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 한다.

제23조(심의회 운영) ① 위원장은 제21조 각 호의 사유에 의해 심의회를 개최할 수 있으며, 본부 기록관장은 다음의 서류를 작성하여 심의회를 개최한다.1. 심의안건, 기록물폐기심의서[별지 제7호 서식] 및 의결서[별지 제8호 서식]2. 기타 소관부서의 의견서 등 폐기심의에 필요한 자료② 회의는 재적의원 과반수의 찬성으로 의결하며 가부동수인 경우 부결된 것으로 한다.③ 회의는 구두회의로 진행하되 특별한 사유 등에 의하여 구두회의 개최가 곤란하다고 판단될 경우에는 서면으로 할 수 있으며, 구두회의 시 간사는 회의록을 작성하여야 한다.

제24조(보존기간 재책정 기준) 폐기 심의대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 가운데 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간을 재책정하고, 당해년도 폐기를 보류하여야 한다.1. 역사자료로서 가치가 높아 영구보존 할 필요가 있는 기록물2. 민원증명, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록3. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법령상 보존이 필요한 기록4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 관련 기록물5. 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물6. 기타 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물7. 기타 보존기록물(영구ㆍ준영구) 선별 기준[별지 제9호 서식]에 해당되는 기록물

제25조(폐기심의 관련 기록의 보존) ① 본부 기록관장은 심의회에서 물리적 폐기 진행이 완료될 때까지 전 과정의 기록을 생산ㆍ관리하여야 하며, 필요한 경우 시청각 기록물을 생산ㆍ관리하여야 한다.

제26조(기록물의 공개 재분류) ① 본부 및 소속기록관장, 처리과의 장은 기록물을 이관하려는 경우 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관하여야 한다. 다만, 본부 및 소속기록관의 경우 영구기록물관리기관으로 기록물을 이관하기 전 최근 5년의 기간 내에 해당 기록물의 공개 여부를 재분류한 경우에는 공개여부 재분류 절차를 생략하고 이관할 수 있다.② 본부 및 소속기록관장은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다. 다만, 정보공개법 제9조제1항제6호에 해당하여 비공개로 재분류한 기록물에 대해서는 생산연도 종료 후 30년까지 공개여부 재분류를 실시하지 아니할 수 있다.③ 본부 기록관장은 제16조 제2항의 각 호 기록물 중 생산 후 30년이 경과한 비공개기록물의 재분류를 위해서는 영구기록물관리기관의 장에게 재분류를 의뢰하여야 한다.

제27조(열람 및 대출의 자격) ① 본부 및 소속기록관의 보존 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 법무부 및 그 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자, 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호의 경우 본부 기록관장이 지정한 장소에서 열람만 할 수 있다.

제28조(열람 및 대출 준수사항) ① 기록물 열람 시에는 담당 직원의 지시에 따라야 하며 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기, 촬영, 무단반출2. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파괴3. 음식물 및 필기도구 등의 반입 행위4. 그 밖에 직원의 지시에 따르지 않거나 다른 이의 열람에 방해가 되는 행위

제29조(대출의 한도 및 기간) ① 본부 및 소속기록관의 기록물 대출에 관한 사항은 다음 각 호와 같다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 업무수행 등 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 자는 서약서[별지 제10호 서식] 및 열람ㆍ대출 신청서[별지 제11호 서식]를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 본부 및 소속기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다.

제30조(열람 및 대출의 제한) ① 본부 및 소속기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우2. 개인정보가 포함된 기록물을 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우(단, 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다.)3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

제31조(대출기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않는 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장의 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제32조(보안관리) ① 본부 및 소속기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 기록물 무단 반출 예방 등을 위해 출입 내역을 관리하여야 한다.② 제1항에 따른 제한구역은 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 본부 및 소속기록관장의 허가를 받아야 한다.③ 본부 및 소속기록관장은 보안업무규정 및 법무부 보안업무 시행세칙에 따라 보안관리를 철저히 하여야 한다.

제33조(점검) 본부 및 소속기록관장은 다음 각 호의 사항을 수시 점검하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검2. 보존서고의 온ㆍ습도, 기록물의 오손 여부 점검3. 보존 기록물의 열람 및 대출 상황의 점검4. 그 밖의 기록관 및 기록물의 보안관리와 재난관리에 필요한 사항의 점검

제34조(재난관리) 본부 및 소속기록관장은 보존시설에 대한 화재 또는 천재지변 등 비상사태 및 재난에 대비하여 재난 및 복구대책(예비, 대비, 대응, 기록물 대피 우선순위, 복구에 대한 행동 지침 등)을 수립하여야 한다.