국방전자조달시스템 전자계약 사무처리 지침 (예규, 방위사업청)
공포일: 20250416 / 시행일: 20250416

제1조(목적) 이 지침은 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」, 「전자정부법」, 「전자문서 및 전자거래 기본법」, 「전자서명법」, 「인지세법」 등 관련 규정에 따라 방위사업청 국방전자조달시스템을 이용하여 계약업무를 전자적으로 처리할 때 필요한 사항 등을 정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) ① 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "이용자"란 전자문서의 교환 등 시스템의 이용을 위해 「국방전자조달시스템 이용에 관한 약관」 제5조 규정에 따라 지정전자서명인증사업자로부터 발급받은 인증서를 이용하여 독립된 1인의 업무단위(이하 "전자문서사용자ID"라 한다)로 등록한 업무담당자를 말한다.2. "계약상대자"란 이 시스템을 이용하여 국방전자조달계약을 체결하는 조달업체의 대표자 또는 위임받아 업무를 처리하는 자를 말한다.② 이 지침에서 따로 정의하는 용어를 제외하고는 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」,「동법 시행령」,「동법 시행규칙」(이하 "국가계약법령"이라 한다), 「국방전자조달시스템 이용에 관한 약관」등 관련규정에서 정한 바에 따른다.

제3조(다른 법령과의 관계) 이 시스템을 이용한 계약업무 처리는 다른 법령, 계약예규, 「국방전자조달시스템 이용에 관한 약관」에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침에서 정하는 바에 의한다.

제5조(전자문서의 효력 및 보관) ① 이 시스템을 이용한 계약업무는 「전자서명법」 제2조제2호의 규정에 따른 전자서명(서명자의 실지명의를 확인할 수 있는 것을 말하며, 이하 같다.)을 하여 처리한다. 전자서명은 같은 법 제3조제1항 및 제2항의 규정에 따라 입찰, 계약, 지급 등 관련 법령상의 서명, 서명날인, 기명날인으로 보며, 전자서명 후 해당 문서의 내용이 변경되지 아니하였다고 추정한다.② 이 시스템에서 사용하는 전자문서는 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제4조 및 「국방전자조달시스템 이용에 관한 약관」 제7조의 규정에 따라 서류형태의 문서와 동일한 효력을 갖는다.③ 전자문서는 원칙적으로 출력하지 않으나 불가피하게 출력된 전자문서는 이 시스템이 제공하는 진본성 확인절차를 반드시 거쳐야 한다.④ 이 시스템에서 처리된 전자문서는 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조의 규정에 따라 전자적인 방법으로 보관하며, 별도의 출력된 형태로 보관할 필요가 없다.

제6조(이용자 등록 등) ① 이 시스템 이용자의 범위는 다음 각 호와 같다.1. 입찰공고, 개찰, 낙찰자 선정 등 입찰업무 담당자2. 기초금액, 복수예비가격 등 예정가격 작성업무 담당자3. 계약의 체결 및 관리를 담당하는 계약업무 담당자4. 품질보증 활동의 생산감독 및 생산완료 여부를 검증하는 품질보증업무 담당자5. 계약대금의 지급, 회계처리업무 등 담당자② 제1항 각 호의 업무담당자중 해당 업무의 빈도가 적어 별도의 전자문서사용자ID 등록이 불합리한 경우에는 문서에 의하여 통보ㆍ확인한 후 입찰업무 담당자 등이 이미 등록한 전자문서사용자ID로 실제 업무담당자를 대신하여 필요한 업무를 처리할 수 있다.③ 제1항제2호 및 제5호의 업무담당자는 제2항의 규정에도 불구하고 별도로 전자문서 사용자ID를 등록하여 독립적으로 업무를 수행하여야 한다.

제7조(인증서 추가등록) 이용자가 다음 각 호의 사유로 필요할 경우에는 하나의 전자문서사용자ID에 복수의 인증서를 등록할 수 있다. 다만 제2호의 경우에는 제9조제1항의 규정에 따라 복사된 인증서를 이용할 수도 있다.1. 분실 또는 유효기간 경과 등으로 기존 인증서를 사용할 수 없어 기존 이용자가 새로 인증서를 등록하고 계속 동일업무를 수행하는 경우2. 여러 이용자가 하나의 업무를 공통으로 처리할 때 각자 별도의 인증서를 등록해 이를 이용하여 동일 업무를 처리하는 경우(담당 직원이 입찰을 공고하고 팀장이 집행하는 경우 등)

제8조(이용자 관리) ① 각 계약팀장은 이 시스템 이용자 및 인증서의 등록에 관한 사항을 【별지1】의 국방전자조달시스템 이용자 등록대장에 기록하여 관리하여야 한다.② 각 계약팀장은 주소, 전화번호 변경 등 등록된 정보의 변경이 있을 경우에는 소속 이용자중 1인으로 하여금 이 시스템을 통해 직접 정보를 변경하게 하여야 한다.③ 이용자의 인사이동 등 이용자 정보가 변경되었을 경우 【별지1】의 양식에 변경사실을 기재하고, 이용자가 직접 시스템을 통해 정보를 변경하여야 한다.

제9조(인증서 관리) ① 이용자는 업무의 효율성과 보안ㆍ관리 측면을 고려하여 복수의 인증서를 복사하여 이용할 수 있다.② 인증서는 하드디스크 및 그 밖의 저장장치에 저장할 수 있으며 분실 등에 대비하여 최소한 하나의 복사본을 생성하여 따로 보관하여야 한다. 인증서의 비밀번호를 분실하였을 때는 제7조제1호의 규정에 따라 인증서를 새로 등록하여야 한다.③ 이용자는 인사이동, 퇴직 등의 사유로 인증서를 인수할 경우 비밀번호를 변경하여야 한다.④ 인증서 유효기간은 전자서명인증사업자의 정책에 따라 최초발급일자부터 1년까지로 한다. 이용자는 유효기간 30일전부터 유효기간 만료전까지 해당 전자서명인증사업자에게 문의하여 인증서를 갱신하여야 한다.⑤ 유효기간이 경과하여 인증서가 자동 폐기된 경우에는 제7조제1호의 규정에 따라 인증서를 새로 등록하여야 한다.

제10조(입찰 등의 공고) ① 경쟁입찰공고는 「국가계약법 시행령」 제33조에 따라 이 시스템에 공고하여야 한다.② 「특정조달을 위한 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 특례규정」 제11조에 의한 입찰을 공고할 때는 국제입찰로 구분해야 하며, 같은 규정 제8조제2항의 사항을 입찰공고문에 기입해야 한다.

제11조(전자입찰 공고와 관련한 시간 설정) ① 전자입찰을 공고할 때는 입찰참가등록 마감일시, 입찰서제출 마감일시, 개찰일시, 공동수급협정서제출 마감일시 등을 입찰공고문에 기입해야한다.② 입찰참가등록 접수는 입찰공고일로부터 입찰서제출 마감일 전일까지로 한다.③ 입찰서접수는 입찰서제출 마감일시까지 한다. 다만, 복수예비가격이 적용되는 입찰에서는 기초예비가격이 공개된 후부터 입찰서제출 마감일시까지 하되 협상에 의한 계약은 제외한다.④ 개찰일시는 이 시스템 장애 발생시 방위사업청이 통보하기 전에 개찰이 집행되는 것을 방지하기 위해 입찰서 접수 마감 후 최소 30분 이상이 경과한 후로 한다.⑤ 입찰업무의 원활한 지원을 위하여 입찰서(견적서 포함) 제출마감일시 및 개찰일시를 근무일의 매일 오전 10시부터 오후 5시까지로 설정해야 한다. 단, 국외조달의 경우 또는 전자입찰의 목적과 특수성 등을 고려하여 입찰공고문에 그 사유를 명시한 경우는 입찰서 제출마감일시 및 개찰일시를 달리 정할 수 있다.

제12조(입찰참가자격 및 낙찰예정자의 확인) ① 이 시스템을 이용하여 입찰을 집행할 경우 입찰참가자격은 나라장터 입찰참가자격등록업체로서 이 시스템에 품목등록을 하여 승인된 업체"로 한다.② 이 시스템에 입찰공고는 하되 서류방식으로 입찰을 집행하는 경우에도 「국가계약법 시행규칙」 제15조제4항의 규정에 의하지 아니하고, 제1항에 따라 승인된 업체에 한하여 입찰참가 자격을 부여할 수 있다. 이 경우 참가자격의 확인은 이 시스템에서 제공하는 업체등록정보의 확인으로 갈음할 수 있다.③ 이용자는 이 시스템이 제공하는 업체등록정보를 이용하여 「국가계약법 시행규칙」 제14조의 규정에 따른 입찰참가자격을 입찰서 제출 마감 후 개찰 전(이하 "입찰집행 시"라고 한다)에 확인ㆍ판정하는 것을 원칙으로 하되 입찰참가자가 과다하여 개찰 전에 확인ㆍ판정이 곤란한 경우에는 개찰 후에 확인ㆍ판정할 수 있다. 다만, 2단계 경쟁입찰, 국외조달 전자입찰 등 사전에 입찰참가자격 확인ㆍ판정이 필요한 경우에는 입찰서제출 전에 실시한다.④ 입찰집행 시에 입찰참가자격을 확인한 결과 부적격으로 판정된 입찰자의 입찰은 부적격으로 표시하고, 해당 입찰자가 선택한 예비가격은 예정가격 산정에 반영하지 않는다.

제13조(입찰보증금의 적용) ① 「국가계약법 시행령」 제37조제2항에 따라 현금으로 입찰보증금을 납부하게 하는 경우 이 시스템이 제공하는 기능을 이용하여 처리할 수 있다.② 「국가계약법 시행령」 제37조제2항에 따라 보증서로 납부하게 하는 경우 같은 항 제3호 및 제4호의 보증기관 중 방위사업청과 협의된 기관이 발급하는 보증서에 한해 이 시스템이 제공하는 기능을 이용하여 제출할 수 있다.③ 「국가계약법 시행령」 제37조제4항의 지급확약서는 전자입찰로 집행시 전자입찰서에 포함되어 제출되므로 별도로 접수받지 않는다.④ 「국가종합전자조달시스템 보증서 수납에 관한 협약」 제9조제1항에 따라 입찰보증서의 유효기간은 입찰일이 변경된 경우 보증서의 보증기간에도 불구하고 낙찰되지 아니한 자가 제출한 보증서는 낙찰자가 결정될 때까지, 낙찰자가 제출한 보증서는 당해 입찰의 계약이 체결될 때까지 계속 유효한 것으로 본다.⑤ 「국가종합전자조달시스템 보증서 수납에 관한 협약」 제7조에 따라 보증회사 또는 전자입찰자가 이 시스템에 송신한 입찰보증서를 취소하기 위하여 문서로 사전에 통보할 경우 이를 승인할 수 있다.⑥ 전자보증서는 채권자명을 통해 보증의 대상인 입찰을 자동으로 확인해 전송되므로 이용자는 입찰공고시 채권자명을 각 기관장명으로 정확히 입력해야 한다.

제14조(복수예비가격의 입력) ① 복수예비가격이 적용되는 입찰의 경우 총 예비가격 개수 및 추첨 예비가격 개수, 기초예비가격 기준 상ㆍ하위 분포 등은 품목의 특성에 따라 달리 정할 수 있다.② 복수예비가격이 적용되는 입찰에서 「국가계약법 시행령」 제20조제3항의 최초의 입찰에 부칠 때에 정한 가격은 기초예비가격으로 본다. 이에 따라 재입찰 또는 재공고입찰에 참가할 때 입찰자는 복수예비가격 번호를 다시 추첨하여야 하며, 필요할 경우 이용자는 복수예비가격을 다시 산출할 수 있다.③ 「국가계약법 시행령」 제20조제2항의 재공고입찰시 최초 입찰에서 결정된 예정가격을 변경하지 않고자 하는 경우에는 재공고입찰을 공고할 때 예정가격방식을 단일예정가격으로 입력하고 최초 입찰에서 결정된 예정가격을 유지하여 집행할 수 있다.

제14조의2(전자입찰의 예정가격) 복수예비가가 적용된 전자입찰의 예정가격은 입찰자가 입찰서 송신 시 추첨한 예비가격추첨결과에 따라 결정되므로, 개찰 후에 입찰참가자격이 없는 것으로 판정된 입찰자 또는 입찰취소를 신청하여 승인된 입찰자가 추첨한 번호도 예정가격결정에 반영될 수 있다.

제15조(입찰관련 부대서류의 전자적 접수) ① 산출내역서 등 입찰서와 함께 제출받아야 할 서류는 입찰서의 붙임 파일 형태로 접수할 수 있다.② 복수의 첨부 서류를 접수할 경우에는 하나의 파일로 묶어서 송신토록 공고할 수 있으며, 업무의 효율성과 보안ㆍ관리 측면을 고려하여 필요할 경우 이를 분할하여 제출하도록 공고사항에 반영하여야 한다.③ 붙임 파일은 입찰서와 함께 전자서명과 암호화를 거쳐 송신되므로 입찰서와 동일한 법적 효력을 갖는다.

제16조(낙찰선언) ① 낙찰선언은 「국가계약법 시행령」제40조제3항의 규정에 따라 최종낙찰자를 이 시스템에 공고하는 방법으로 한다.② 국방전자조달시스템에서 입찰 후 공개되는 개찰결과 및 순위는 입찰서 제출결과 및 업체정보를 이용하여 자동 산출된 내용을 보여주는 것으로 무효로 판정된 입찰자가 포함될 수 있다.

제17조(수의계약 정보의 공개) 계약사무의 공정성을 높이기 위하여 「국가계약법 시행령」 제92조의2 및 「국가계약법 시행규칙」 제82조에 따라 수의계약관련 정보를 이 시스템에 공개한다.

제18조(수의계약의 시스템 이용 특례) ① 「국가계약법 시행령」 제26조제1항제5호가목의 사유에 의한 수의계약은 계약체결의 공정성, 편의성을 위하여 이 시스템이 제공하는 기능을 이용하여 체결할 수 있으며, 이를 전자공개수의라 한다.② 제10조부터 제16조까지의 규정은 전자공개수의에도 준용된다.③ 전자공개수의는 입찰의 방법으로 집행함에도 불구하고 수의계약이며, 이때 제출된 입찰서는 「국가계약법 시행령」 제30조제1항의 견적서로 본다.

제19조(전자수의협상의 공고와 집행) ① 이용자는 제17조의 규정에 따라 수의계약을 이 시스템에 공고한 후 이 시스템을 이용하여 전자수의협상을 집행할 수 있다.② 제1항의 공고를 할 때는 입찰방법을 전자수의협상으로 선택하고 계약대상 업체를 선택하여야 하며, 이 시스템이 제공하는 온라인 대화 기능을 이용하여 수의협상 한다.③ 전자수의협상은 계약상대방으로 하여금 최종 가격을 입력하게 하고 이를 저장함으로써 성립된다.

제20조(전자계약의 체결) ① 이용자는 이 시스템을 이용하여 전자입찰, 견적방식으로 처리한 건의 계약은 물론 이 시스템을 이용하지 않은 입찰 등을 통해 체결하는 계약도 전자계약으로 처리할 수 있다.② 다음 각 호의 순서에 따른 요건을 모두 갖춘 때에는 계약이 체결된 것으로 본다.1. 이용자가 전자계약서를 작성하여 계약상대자에게 송신할 것2. 계약상대자가 제1호에 따라 수신한 전자계약서를 확인하고 계약관련 서류를 등록한 뒤 서명할 것3. 이용자가 계약상대자가 제2호에 따라 제출한 서류를 확인하고 전자조달시스템을 통하여 계약을 확정할 것

제21조(인지세 납부) ① 이 시스템을 통해 전자계약서를 작성할 경우 계약상대자는 「인지세법」제3조제1항 및 제3항에 따라 인지세를 납부하여야 한다.② 계약상대자는 기관명 또는 계약번호 오기 등으로 인하여 인지세 환급사유가 발생하여 관할 세무서장에게 환급을 신청하고자 할 경우에는 이 시스템을 통하여 환급신청 사유에 대한 확인을 받을 수 있다.

제22조(계약보증금의 적용) ① 「국가계약법 시행령」 제50조의 규정에 따라 계약보증금을 납부하게 하는 방법은 제13조 제1항, 제2항 및 제5항, 제6항의 입찰보증금의 경우를 준용한다.② 계약보증서의 유효기간은 「국가종합전자조달시스템 보증서 수납에 관한 협약」 제9조제2항에 따라 주계약이 연장된 경우에 보증서의 보증기간에도 불구하고 실제 계약이행완료일(준공검사완료일 또는 납품완료일) 이후 60일까지 계속 유효한 것으로 본다.

제23조(선금의 전자적 지급) ① 이 시스템을 이용하여 「국고금관리법」 제26조의 규정에 의한 선금을 지급하고자 할 때에는 먼저 계약상대자로 하여금 선금지급신청서를 이 시스템을 통하여 제출하도록 하여 접수하고 선금지급 보증금을 제13조 제1항, 제2항 및 제5항, 제6항의 입찰보증금의 경우를 준용하여 납부하게 하여야 한다.② 이 시스템을 이용하여 계약상대자의 금융기관 계좌로 선금을 직접 이체하는 경우에는 이용자 보유계좌의 이체수수료 지급에 대하여 각 금융기관과 별도로 협의하여 정할 수 있다.

제25조(검사ㆍ검수) 이용자는 이 시스템을 이용하여 「국가계약법 시행령」 제55조의 규정에 의한 검사를 하고자 할 때에는 계약상대자로 하여금 검사ㆍ검수신청서를 이 시스템을 통하여 제출하도록 하여 접수하고 검사 및 검수 처리를 완료한 후 검사 및 납품조서를을 계약상대자에게 송신하여야 한다.

제26조(대가의 전자적 지급) 계약상대자로부터 이 시스템을 통하여 대금지급 신청을 받은 때에는 세금계산서 첨부 여부와 세금체납 여부, 하자보수보증금 납부 여부 등을 이 시스템으로 확인하고 전자지급결의서를 작성하여 제23조의 경우를 준용하여 지급처리 한다.

제27조(계약보증금의 국고귀속) 「국가계약법 시행령」 제75조의 규정 등에 의하여 계약보증금을 국고에 귀속시키고자 할 경우에는 이 시스템으로 계약을 해제 또는 해지하고 계약상대자에게 그 사유를 통보하여야 한다.

제28조(부정당업자의 입찰참가자격 제한) 「국가계약법 시행령」 제76조의 규정 등에 의하여 입찰참가자격을 제한하는 경우에는 「국가계약법 시행규칙」 제77조제3항의 규정에 의하여 나라장터의 사용자정보에서 부정당업자 제재통보서를 작성하여야 한다.

제29조(재검토기한) 방위사업청장은 이 예규에 대하여 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2025년 1월 1일 기준으로 매3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 취하여야 한다.