국립국악원 특수자료 취급 규정 (예규, 국립국악원)
공포일: 20251031 / 시행일: 20251031

제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.① "특수자료"란 간행물, 녹음테이프, 영상물, 전자출판물 및 전자파일, CD, DVD 등 모든 디지털 방식의 자료(이하 "디지털 콘텐츠"라 한다)를 포함한 일체의 대중전달 매개체로서「남북교류협력법」등 관련 법령에 따라 수집 또는 발간한 자료 중 다음 각호의 자료를 말한다.1. 북한 및 반국가단체에서 제작ㆍ발행한 자료 중가. 그 구성원 또는 지령을 받은 자의 활동을 찬양ㆍ 고무ㆍ 선전 또는 이에 동조하거나 국가변란을 선전ㆍ선동하는 내용의 자료나. 국가의 존립ㆍ안전이나 자유민주적 기본질서를 위태롭게 하는 내용의 자료2. 제1호의 자료를 복제ㆍ복사하거나 그 일부를 발췌ㆍ 인용 등을 통해 재연한 자료② "특수자료실"이란 북한음악, 북한무용, 북한예술교육 등의 자료 연구를 위해 문화체육관광부장관으로부터 특수자료 취급인가를 받아 설치한 북한 관련 자료 보관실을 말한다.③ "특수자료 관리책임자"(이하"관리책임자"라 한다)란 ‘특수자료취급규정’제6조 1항에 따라 국립국악원장(이하"원장"이라 한다)이 임명한 정ㆍ부 책임자를 말한다.

제3조(특수자료실의 인가해제) ① 원장은 특수자료 취급인가를 해제하고자 할 경우에는 해제사유와 보유하고 있는 특수자료의 처리대책을 문화체육관광부장관에게 보고한 후 해제한다.② 제1항에 따라 특수자료 취급인가를 해제받은 경우에는 다른 취급 기관으로 이관 또는 자체 파기 등을 실시한 후 특수자료실을 폐쇄한다.

제4조(특수자료의 수집과 인계) ① 자료의 입수는 북한 등의 전통예술, 문화, 음악교육, 공연예술 연구에 필요한 각종 단행본, 정기간행물, 음악자료, 영상자료, 전자출판물, 디지털콘텐츠를 광범위하게 포함한다.② 특수자료로 관리하기 위하여 자료를 수집한 부서에서는 특수자료 인수ㆍ인계서 (별지 제1호 서식)를 작성하여 수집한 자료와 함께 관리책임자에게 인계하여야 한다.

제5조(특수자료의 분류ㆍ정리ㆍ해제) ① 관리책임자는 수집한 자료 등에 대해 제2조 제1항에 정하는 기준에 따라 분류하여야 한다.② 제1항에 의해 분류할 때 특수자료 여부에 대한 판단이 어려울 경우에는 감독부처인 문화체육관광부를 경유하여 통일부장관에게 문의하여 판단한다.③ 제1항과 제2항에 의해 특수자료로 분류된 자료는 특수자료 등록대장(별지 제2호 서식)에 등재하여 관리한다. 이때 자료 표지 또는 가장 잘 보이는 곳에 관리번호(별지 제3호 서식)와 특수자료 경고문(별지 제4호 서식)을 표시하여야 한다.④ 보관 중인 자료 중 계속 특수자료로 관리할 사유가 소멸되었을 때에는 관리책임자가 원장의 결재를 받아 특수자료의 해제를 결정하여야 한다. 그리고 해제를 결정하였을 때에는 특수자료 등록대장(별지 제2호 서식) 비고란에 해제 근거를 쓰고 관리책임자의 도장을 찍어야 한다.⑤ 관리책임자는 제4항에 의거 해제된 자료를 지체 없이 해제ㆍ정리하여 해당 부서에 인계하거나 자료실에 등록하여 관리한다.

제6조(관리책임자와 자료관리) ① 원장은 특수자료 관리와 취급에 대하여 전반적인 보안책임을 진다. 그리고 특수자료를 관리하는 관리책임자는 국악연구실장과 국악연구실 해당 업무(특수자료 관리) 담당 연구관이 정ㆍ부책임자가 된다.② 정ㆍ부 관리책임자에 대해 신원조사를 실시하고, 보안서약서(별지 제5호 서식)를 작성하는 등의 보안 조치를 하여야 한다. 다만, 현직 공무원이거나 공공기관, 교육기관 종사자 등의 경우에는 임용 시 신원조사로 대체할 수 있다.③ 관리책임자는 다음 각호의 임무를 맡는다.1. 특수자료의 보관관리와 확인 점검2. 각종 대장 기록유지와 특수자료 관리에 필요한 사항④ 특수자료는 제한구역으로 설정한 특수자료실에 보관하여야 한다. 다만, 공간협소 등의 부득이한 경우에 한하여 별도 보관함에 보관할 수 있다. 이 경우 자료의 분실ㆍ유출 방지 등의 보안대책을 철저히 마련해야 한다.

제7조(특수자료의 열람ㆍ대출ㆍ복사ㆍ양도) ① 관리책임자는 특수자료 열람신청이 있을 때에 신청자의 신분과 열람목적을 확인한 후 열람을 허가한다. 이때 자료의 열람은 자료관리책임자가 지정한 장소 내에 한하며, 디지털콘텐츠는 인터넷과 보조기억매체 연결 차단 등 보안 조치한 전용 컴퓨터에서만 열람하도록 한다.② 관리책임자는 특수자료 대출 신청이 있을 때에 신청자의 신분ㆍ목적을 확인하고 타당성이 인정된 경우에 한하여 14일 이내 기간 동안 대출을 허가하고, 1회에 한하여 1주일 연장할 수 있다. 다만, 디지털콘텐츠는 국립국악원의 연구활동에 한해서만 대출을 허가한다.③ 관리책임자는 자료 대출 시 무단 복제ㆍ복사ㆍ유통 방지를 위하여 서약서(별지 제6호 서식) 제출을 요청하는 등 보안 조치를 취해야 한다.④ 관리책임자는 이용자가 대출기간 내 자료를 반납하지 않거나, 자료를 분실하였을 경우에 특수자료 열람과 대출을 반납 예정일로부터 12개월간 제한한다. 다만 감독부처의 장은 필요한 경우 제한기간을 조정할 수 있다.⑤ 관리책임자는 특수자료 열람 또는 대출신청자의 신분 및 목적을 특수자료 열람ㆍ대출대장(별지 제7호 서식)에 기록하여야 한다.⑥ 특수자료는 원칙적으로 복사할 수 없으나 부득이하게 제공할 경우 서약서(별지 제6호 서식)를 별도로 받아야 한다.⑦ 특수자료를 복사ㆍ인쇄ㆍ복제할 경우에는 특수자료 복사본 관리대장(별지 제8호 서식)을 기록한다.⑧ 특수자료를 다른 취급기관에 양도할 때에 특수자료 양도대장(별지 제9호 서식)을 기록하고 비고란에 복사 여부를 기록한다.⑨ 원장은 디지털 콘텐츠의 온라인 전송 및 인가목적 이외 활용을 금지하고, 별도 보관 목록을 작성ㆍ유지하여야 한다. 다만, 취급기관간에는 자료 공유 등 정당한 목적에 한 해 비밀번호 설정 등 적정 보안대책 강구 후 온라인으로 송ㆍ수신할 수 있다.

제8조(보고와 통보) ① 원장은 특수자료 취급현황(별지 제10호 서식)을 매년 1월 15일까지 장관에게 보고해야 한다.② 원장은 특수자료의 분실과 유출 등 각종 보안사고가 생긴 경우나 특수자료실을 이전할 경우에는 지체 없이 장관에게 보고해야 한다.

제9조(특수자료의 공개활용) ① 원장은 국민의 안보의식 교육과 학술연구 등 필요한 경우 문화체육관광부장관의 승인을 받아 특수자료를 공개할 수 있다. 이 경우에 공개할 자료의 내용과 활용목적, 시기, 방법 등을 기록한 특수자료 공개활용계획서를 제출하여야 한다.② 원장은 보유한 특수자료의 목록은 제1항에 따른 절차를 거치지 않고 공개할 수 있다.

제10조(비상시 자료보호) ① 관리책임자는 천재지변, 화재 등 비상 상황에서의 안전지출 또는 긴급파기계획 등 자료보호대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.② 특수자료의 안전지출 및 파기계획 임무를 수행하는 관리책임자는 그 사항의 진행 및 결과를 원장에게 보고하여야 한다.