문경시 기록물 관리에 관한 조례 시행규칙 (규칙, 경상북도 문경시)
공포일: 20230630 / 시행일: 20230630

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.2. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

제3조(기록물의 생산)① 기록관장은 문경시(이하 “시”라 한다) 본청 및 소속 행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물이 생산·등록·관리될 수 있도록 하여야 한다.

제4조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.

제5조(기록물의 정리 및 생산현황 통보)① 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관의 처리과에서 전년도에 생산 완결한 기록물에 대한 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등의 정리를 매년 2월 말까지 실시하도록 하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하고, 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제6조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리과에서 생산·완결된 기록물을 별지 제1호서식에 따른 이관목록과 함께 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호서식에 따른 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제7조(기록물의 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.② 처리과에서 별도 서고를 관리하는 경우 처리과의 장은 해당 서고관리책임자를 지정하여 기록관에 준하여 관리하여야 한다.

제8조(기록물관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있으며, 점검 결과 시정이 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 처리과의 장에게 필요한 조치를 요청할 수 있다.② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 처리과 기록물관리책임자 및 업무 관련자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제9조(기록물평가심의회의 구성)① 문경시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성한다.② 위원장은 기록관장이 되며, 심의회의 위원은 다음 각 호의 사람이 된다.1. 당연직: 총무과 주무팀장, 건설과 도로업무 담당 팀장2. 위촉직:「양성평등기본법」제21조제2항에 따라 성별을 고려하여 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가로 시장이 위촉하는 사람

제11조(위원장의 직무)① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 업무를 총괄한다.② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

제12조(회의)① 위원장은 심의회의 회의를 소집하고, 그 의장이 된다.② 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 위원장이 소집한다.③ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

제15조(폐기)① 모든 기록물은 생산부서 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사, 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.② 기록물관리전문요원은 폐기대상 기록물에 대하여 1차 심사 후 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성하여 심의회에 제출하여야 한다.

제16조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 영 제60조제1항 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

제17조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과와 국가기록원(또는 관할 영구기록물관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

제18조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 정보통신부서와 협조하여 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지보수하여야 한다.③ 기록관장은 기록관리시스템의 안전한 관리를 위하여 정기적인 데이터 백업을 실시하고 백업 자료를 안전한 장소에 보관하여야 한다.

제19조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 각종 기록 정보로써 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제20조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.

제22조(보존서고 점검) 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

제23조(열람 및 대출 자격) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 시 소속 직원2. 다른 기관의 공무원으로 기록관장의 열람 승인을 받은 사람(다만, 열람에 한정하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.)

제24조(열람 및 대출 준수사항)① 기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다.② 열람은 기록관 내부의 기록관장이 지정한 장소에서 담당직원의 안내에 따라 하여야 하며, 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 허가를 받지 않은 기록물의 복사 또는 외부 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람장소 내부로 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람 방해 또는 기록물 보존에 위협이 되는 행위③ 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 별지 제4호서식에 따른 기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재한다.

제25조(대출의 한도 및 기간)① 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 기록관장은 특별한 사유가 있다고 인정되는 경우에는 대출기간이 끝나는 날의 다음날부터 기산하여 7일의 범위에서 한 차례 연장할 수 있다.② 기록물을 대출하고자 하는 경우에는 별지 제5호서식에 따른 기록물 반출·반입대장에 필요한 사항을 기재하여야 한다.③ 기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제26조(열람 및 대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 개인정보가 포함된 기록물의 경우 등 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우(다만, 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다)3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 시보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 대출하고자 하는 사람이 이전에 정당한 이유 없이 무단으로 대출기간을 준수하지 않은 경우9. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제28조(기록물의 대출 연장 및 반납)① 기록물을 대출 받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우 사전에 연장신청을 하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우 기록관장은 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 등 복무상황이 변경되었을 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제29조(수집대상 및 평가)① 수집대상은 영구히 보존할 가치가 있다고 시장이 판단하는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물로 한다.1. 시의 주요 정책·사업·행사 또는 시민적 관심이 높았던 사건·사고·인물 등과 관련된 기록물2. 학문적 연구·조사, 행정행위의 책임규명, 법적 증거 등 활용도가 높은 기록물3. 그 밖에 시와 관련하여 역사적 가치가 높아 수집·보존관리가 필요한 기록물② 기록물의 수집 및 보존가치를 평가할 때는 별표에 따른 기록물의 수집 및 보존가치 평가서를 작성하여 수집여부를 평가한다.

제30조(수집방법)① 기록물의 수집은 기증을 원칙으로 하며, 소장자의 기증의사를 존중하고 이를 명예롭게 하여야 한다.② 기증 외에도 위탁, 구입, 사본수집, 구술채록 등의 방법으로 수집할 수 있다.③ 기록물 수집관련 서식은 다음 각 호와 같다.1. 수집절차를 진행하거나 수집대상 기록물이 결정된 때에는 별지 제6호서식에 따른 기록물 수집카드를 작성하여야 한다.2. 기록물을 기증하고자 하는 자는 별지 제7호서식에 따른 기록물 기증신청서와 별지 제8호서식에 따른 기록물 이용동의서를 제출하여야 한다.3. 기증을 받은 경우에는 별지 제9호서식에 따른 기록물 보관증과 별지 제10호서식에 따른 기록물 기증증서를 기증자에게 교부하여야 한다.

제31조(수집요원)① 시장은 다음 각호의 사람 중에서 민간기록물 수집요원을 선발한다.1. 공공기관 또는 공공단체 등에서 활동 경험이 있는 사람2. 마을 자생단체나 이와 유사한 단체에서 활동 경험이 있는 사람3. 해당 지역에서 오랫동안 거주하여 그 지역사정을 상세하게 알고 있는 사람4. 그 밖에 기록물의 수집과 관련하여 경험과 지식이 있다고 인정되는 사람② 민간기록물 수집요원은 다음 각 호의 활동을 수행한다.1. 기록물 소재정보의 발굴·조사·수집2. 해당지역 개인 또는 법인·단체 등이 보유한 기록물의 목록 작성 및 실물확인3. 그 밖에 기록물의 보존관리 등에 관한 활동

제32조(홍보 및 활용) 시장은 기록물의 수집 및 활용을 위해 언론보도, 공모전 및 전시회 개최, 자료집 편찬 등의 방법으로 적극 홍보하여 원활한 기록물의 수집과 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 노력하여야 한다.

제33조(관리 및 활용)① 수집된 민간기록물은 공공기록물과 구분하여 별도의 수장고에 보존하여야 하며 분류, 서가 배치 및 열람 등은 일반 공공기록물의 관리체계를 준용한다.② 시장은 수집된 민간기록물에 대하여 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 데이터베이스를 구축하여야 한다.

부 칙 <제649호, 2023.6.30.> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(기록관리시스템에 관한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전의 「문경시기록관 운영 규정」에 따라 구축·운영하고 있는 기록관리시스템은 이 규칙에 따른 기록관리시스템으로 본다.