충청지방우정청 기록관 운영규정 (훈령, 충청지방우정청)
공포일: 20210923 / 시행일: 20210923

제1조(목적) 이 규정은 『공공기록물 관리에 관한 법률』(이하 "공공기록물법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 충청지방우정청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)의 운영에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "기록물"이라 함은 충청지방우정청(이하 "충청청"이라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 및 전문인력 등을 갖추고 업무를 수행하는 기관을 말한다.4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 이중보존 매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. "행정정보 데이터세트"라 함은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

제4조(소속인원 및 인원구성) ① 충청청은 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 기록관을 설치ㆍ운영하여야 한다.② 기록관은 기록물관리업무를 담당하는 부서에 설치하고, 그 부서의 장이 기록관장이 된다.③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 운영하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.④ 기록관장은 기록물관리업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록관리시스템 설치 및 운영5. 기록물 서고 및 행정자료실 관리6. 소관 비전자기록물의 전자화7. 중앙기록물관리기관으로의 기록물 이관8. 정보공개 운영9. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원10. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 충청청에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 공공기록물법 시행령 제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 전년도에 처리과에서 생산을 완결된 기록물에 대하여 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정 등을 하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제7조 제1항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.③ 처리과의 장은 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전년도의 기록물생산현황을 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.④ 처리과의 생산현황 결과의 관할 영구기록물관리기관의 장에게의 통보 여부는 공공기록물법 시행령 제42조에 따른다.

제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 하며, 이 경우 처리과의 장은 별지 제1호 서식의 기록물 이관목록을 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 기록물 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.③ 제2항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 기록관이 당해 기록물을 이관 받아 관리하여야 한다.

제10조(비밀기록물의 이관) ① 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록관으로 이관하여야 하며, 이 경우 처리과의 장은 별지 제3호 서식의 비밀기록물 이관목록을 기록관장에게 제출하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(비밀기록물의 보존) ① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ관리하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여 이관받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제13조(행정정보 데이터세트의 관리) ① 각 처리과의 장은 처리과에서 운영관리하는 시스템의 관리정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함한 행정정보 데이터세트 기록관리기준표를 작성하여 기록관의 장에게 제출해야 한다. 다만, 단순 정보 제공을 위한 웹사이트 운영 시스템은 제외한다.② 각 처리과의 장은 처리과에서 운영 중인 시스템의 기능개선 및 신규시스템 구축 추진 시 기록관과 협의하여 기록관리 기능을 구현하여야 한다.

제14조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 공공기록물법 제27조 제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영하여야 한다.

제15조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 "충청지방우정청 기록물평가심의회"(이하 "심의회"라 한다)를 다음과 같이 구성한다.② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하되, 2인 이상의 민간전문가를 포함하도록 한다.③ 심의회 위원장은 사업지원국장으로 하고, 위원은 각호의 어느 하나에 해당하는 자 중에서 본인의 동의를 받은 후 충청청장이 위촉한다.1. 충청청 소속 처리과의 장2. 기록학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 유관 분야 전문가로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자3. 삭제④ 민간위원의 임기는 2년으로 하여 연임할 수 있다. 다만 충청청 소속 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.⑤ 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물관리 전문요원으로 한다.⑥ 기록관장은 위촉된 민간위원에게 심의회 개최 시 예산의 범위 내에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제16조(심의회의 운영) ① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 위원장은 심의회를 대표하며 심의회 운영을 총괄한다.③ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 충청청장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.④ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑤ 위원이 부득이한 사유로 심의회의 회의에 참석할 수 없는 경우에는 별지 제4호 서식에 따른 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.⑥ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제5호 서식부터 제7호 서식을 작성ㆍ관리하여야 한다.⑦ 심의회 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 아니되며, 그 직책에서 물러난 후에도 또한 같다.

제17조(심의회의 역할) 심의회는 다음의 어느 하나에 해당하는 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 공공기록물법 시행령 제43조 제1항에 따른 보존기간 경과기록물의 보존기간 재책정ㆍ보류 또는 폐기2. 그 밖에 기록물관리와 관련하여 기록관장이 요청한 사항

제18조(평가결과의 반영 및 결과기록의 관리) ① 기록관장은 심의회 의결을 거쳐 폐기하기로 결정한 기록물의 목록을 홈페이지 등을 통하여 공표할 수 있다.② 기록관장은 심의회의 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경내역은 이력으로 관리하여야 한다.

제19조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 별표 1의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제20조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 충청청 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록물관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제21조(주요기록물의 전자화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 충청청 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제22조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산ㆍ보관하여야 한다.

제23조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」및「보안업무규정 시행규칙」이 정하는 바에 따라 관리하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제25조(점검) ① 기록관의 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비, 이동식서가 등 시설물 작동 상태와 보존기록물의 훼손 여부 및 해충의 발생 여부2. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검3. 보존기록물에 대한 서고배치 및 정수점검② 이 밖에 보존서고 관리를 위하여 필요한 사항은 기록관장이 정한다.

제26조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음의 각 호와 같다.1. 충청청 및 소속기관의 직원2. 타 공공기관 직원으로 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제27조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 훼손 또는 멸실되기 쉬운 기록물인 경우6. 그 밖에 기록물의 성질 등으로 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제28조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제29조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손ㆍ멸실 또는 파기2. 무단으로 열람실 외부로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 내부로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제30조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기한은 7일 이내로 한다. 다만 특별한 사유가 인정되는 경우에 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 의한 기록물 반출ㆍ반입대장을 작성하여야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제32조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 내라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장자2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제33조(기록물관리 실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 충청청 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.