행정안전부 기록관 운영 규정 (훈령, 행정안전부)
공포일: 20250704 / 시행일: 20250704

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘법’이라 한다) 제13조, 동법 시행령(이하 ‘영’이라 한다) 제10조 및 제43조제1항의 규정에 따라 행정안전부 기록관(이하 ‘기록관’이라 한다)의 설치ㆍ운영과 기록물평가심의회의 구성ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. ‘기록관’이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고 및 시설, 사무ㆍ열람ㆍ기록물 정리 공간 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.2. ‘기록관리시스템’이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.3. ‘처리과’란 기록물이 최종적으로 생산ㆍ등록되는 부서를 말한다.4. ‘소속기관’이란 지방자치인재개발원, 정부청사관리본부, 이북5도, 주민등록번호변경위원회, 국가재난안전교육원, 대통령기록관, 국립과학수사연구원, 국가정보자원관리원, 국립재난안전연구원을 말한다. 다만, 개별 기록관이 있는 국가기록원은 제외한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 행정안전부(이하 ‘본부’라 한다) 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 및 기록물평가심의회의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장을 기록관장으로 한다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기록정보 관리ㆍ보존, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 확보ㆍ배치하여야 한다.③ 기록관장은 처리과 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하도록 하여야 한다.④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 해당 기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 하여야 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등 전문적 업무수행의 자문을 받기 위해 관련 분야의 전문가를 자문위원으로 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는 데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 행정안전부장관이 위촉하며 위촉기간은 2년으로 한다.③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행2. 기록물 수집ㆍ관리ㆍ보존 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 보존기간 30년이상 기록물의 법 제3조에 정의된 영구기록물관리기관으로의 이관5. 본부 및 소속기관 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원6. 비공개 기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류7. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 등록ㆍ관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물의 폐기 관리9. 기록관리시스템의 설치 및 운영10. 기록물관리 교육 운영계획의 수립 및 시행11. 보존서고 및 행정자료실 관리12. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립13. 중요 기록물 및 활용 가치가 높은 기록물의 디지털자료로 변환14. 소관 기록물의 열람 서비스 제공15. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항16. 기타 기록물관리에 관한 사항17. 삭제② 처리과의 장은 제4조 제3항의 규정에 따라 지정된 기록물 관리책임자가 다음 각 호의 업무를 담당하도록 한다.1. 기록물의 생산, 발송, 접수, 등록에 관한 사항2. 처리과의 기록관리기준표 관리에 관한 사항3. 단위과제 작성기준의 수립과 등록에 관한 사항4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항5. 간행물 및 일반도서의 등록 및 관리에 관한 사항6. 기타 처리과의 기록물 관리에 관한 사항③ 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 본부 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록ㆍ관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위해 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등 기록물정리지침에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하고, 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 처리과는 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 기록관으로 이관해야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다.② 처리과에서 업무 참고 등을 위해 필요한 경우 별지 제1호 서식의 기록물이관시기연장신청서를 제출하고 기록관장과의 협의를 거쳐 이관을 연기할 수 있다. 다만, 이 경우 이관 연기 기한은 보존기간 기산일로부터 5년을 초과할 수 없으며, 기한 내에 활용 목적이 종결된 때에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.③ 기록관장은 직제개정, 한시조직 해산 등의 경우에 해당 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제2호 서식의 기록물인계ㆍ인수서를 작성ㆍ관리하도록 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ① 기록관이 이관받은 기록물은 기록물의 형태ㆍ보존기간ㆍ처리과 등을 구분하여 서고에 비치해야 한다.② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하며, 정기적으로 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경 구축 등 필요한 조치를 하여야 한다.

제13조(심의회 구성) ① 기록물평가심의회(이하 ‘심의회’라 한다)는 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간전문가 2인을 포함한 5인 이내로 구성하며 기록물평가심의의 전문성을 보장하기 위해 평가대상 기록물을 생산한 처리과의 장을 참석시켜 의견을 청취할 수 있다.② 심의회의 위원장은 운영지원과장으로 하고 심의회 운영을 총괄한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 소속 공무원 중에서「행정안전부와 그 소속기관 직제 시행규칙」에 따른 직제순에 의하여 그 직무를 대행한다.③ 민간전문가는 공직 경험자나 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 행정안전부장관이 위촉한다.④ 심의회 위원의 임기는 2년으로 하되 1차에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 소속 공무원의 임기는 따로 정하지 않는다.⑤ 심의회에 참석한 민간전문가에 대하여 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비, 기타 필요 경비를 지급할 수 있다.

제14조(위원의 의무) ① 심의위원은 제16조의 폐기보류 기준을 준수하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행해야 한다.② 해당 기록물의 평가를 위하여 지정한 위원이 참석하지 못할 경우에는 별지 제3호 서식의 "서약자" 항목에 이름을 기재하고, 비고에 "서면 의견서 대체"라고 표기해야 하며, 별지 제4호 기록물평가 서면의견서를 작성하여 제출하여야 한다.

제15조(심의 내용) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항3. 기타 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제16조(폐기 보류 기준) 심의는 보존기간이 경과된 한시 기록물을 대상으로 하며, 다음 각 호에 해당하는 기록은 폐기를 보류하거나 보존기간을 연장하여 보존ㆍ관리되도록 해야 한다.1. 행정안전부 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록2. 행정안전부의 업무기능과 관련하여 행정안전부 역사자료로서 가치가 있다고 판단되는 기록3. 공무원채용과 관련하여 이후 소송 등의 증빙자료로 활용될 수 있는 기록4. 소속공무원의 임용ㆍ징계 및 상벌ㆍ교육 등 개인인사정보에 관련된 기록5. 회계법상 시효, 민ㆍ형사상의 시효, 계약기간, 혹은 관계 법령에 정해진 보존기간이 경과되지 않은 기록6. 주요 정책수립 기록으로 해당 정책의 시행 및 그 결과를 알 수 있는 기록7. 기타 영 제26조에 규정되어 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 중 보존기간이 30년 이상에 해당하는 기록물

제17조(평가목록 작성 및 의견서 제출) 기록물 생산부서의 장은 기록관장이 정한 기록물 평가심의 계획에 따라 당해 처리과 폐기대상 기록물의 처리에 대한 의견을 기재한 별지 제5호 서식의 기록물평가심사서를 작성ㆍ제출하여야 한다.

제18조(기록물관리 전문요원의 평가심사) 기록물관리 전문요원은 생산부서 의견서의 적정성 검토 등 평가 심사를 하고 그 내용을 기재한 뒤 별지 제5호 서식에 의한 기록물평가심사서를 작성하여야 한다.

제19조(평가심의회의 심의) ① 평가심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 중 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여야 한다.1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물2. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물3. 연도별 업무계획과 이의 추진과정ㆍ결과 및 심사분석 관련 기록물4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물5. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 중요한 기록물6. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록7. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록8. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 30년 이상인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물② 위원장은 심의회 개최 7일 전까지 심의안건, 기록물평가의견서 및 평가심사서 등 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 하고 심의위원들이 원본열람을 요청할 경우, 기록관에서 열람할 수 있도록 조치하여야 한다.③ 위원장은 심의 결과 보존기간 또는 보존방법의 변경이 필요하다고 인정될 경우, 관련 단위과제의 보존기간 및 보존방법 등의 수정을 요구할 수 있다. 이 경우 기록물관리 전문요원은 해당 단위과제의 기록물 관리 속성을 변경ㆍ관리하여야 한다.④ 위원장은 심의 종료 후 별지 제5호 서식에 의한 기록물평가심사서를 작성하고 별지 제6호 서식의 기록물평가심의의결서에 참석위원의 서명ㆍ날인을 받아야 한다.⑤ 위원은 영 제26조에서 규정한 기록물 보존기간별 책정기준과 역사적ㆍ증거적ㆍ행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 적합한지 심의하여야 한다.⑥ 위원은 기록물평가심의 과정에 필요하다고 판단될 때에는 기록관리기준표의 보존기간에 관한 심의도 함께 실시할 수 있으며, 기록물관리 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 재검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.⑦ 위원은 별지 제5호 서식의 "심의" 란을 작성하여야 하고, 별지 제6호의 기록물평가심의의결서를 작성하여야 한다.

제20조(심의회의 운영) ① 위원장은 필요한 경우 심의회의를 소집할 수 있으며, 심의회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.② 위원장은 기록물의 가치판단에 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.③ 기록물관리 전문요원은 회의록을 작성하여야 하며, 회의 종료 후에는 별지 제6호 서식에 의한 기록물평가심의의결서에 위원장의 서명을 받은 후 제21조제2항의 규정에 따라 보존ㆍ관리하여야 한다.

제21조(폐기심의 관련 기록의 보존) ① 기록관장은 기록물평가심의회에서 물리적 폐기 진행이 완료될 때까지 전 과정의 기록을 생산ㆍ관리하여야 하며, 필요한 경우 시청각 기록물을 생산ㆍ관리하여야 한다.② 폐기심의 관련 기록물은 기록관리기준표에 따라 보존ㆍ관리한다.

제22조(전자기록물의 폐기) ① 전자기록물은 비전자기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.② 전자기록물의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다.

제23조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항 별표6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

제24조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각 기록물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과 및 국가기록원과 연결하여 기록물 생산현황 통보, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다. 다만, 시스템 연계 구축은 국가기록원 표준시스템 개발 확산 계획에 따라 진행한다.③ 기록관리시스템 H/W의 안전한 관리ㆍ운영을 위해 국가정보자원관리원에 위탁ㆍ운영할 수 있다.

제25조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 안전하고 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 관리를 위하여 전문성을 필요로 할 경우에는 외부업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.③ 기록관장은 기록관리시스템의 안전한 관리를 위하여 정기적으로 데이터 백업을 실시하고 백업 자료를 안전한 장소에 보관하여야 한다. 다만, 효율적 업무 진행을 위해 장비의 유지를 담당하는 국가정보자원관리원에 데이터 백업 및 백업자료 관리를 위임할 수 있다.

제26조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제27조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 관련 규정에 따라 관리하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 금지하며, 관람ㆍ견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.

제29조(보존서고 점검) 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

제31조(열람 및 대출기준) ① 본부 및 그 소속기관의 직원은 기록물을 열람 및 대출할 수 있다.② 제1항에도 불구하고 기록관장은 타 부처의 공무원 또는 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자의 열람을 승인할 수 있다. 이 경우 기록관장이 지정한 장소에서 열람해야 하며, 공개 기록에 한하여 사본을 제공할 수 있다.

제32조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관에서 지정한 공간으로 제한하며 다음 각 호의 행위를 해서는 아니된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 허가를 받지 않은 기록물의 복사 또는 외부 반출3. 열람실 내부로 음식물 등의 반입4. 기타 타인의 열람 방해 또는 기록물 보존에 위협이 되는 행위② 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하여야 한다.

제33조(대출의 한도 및 기간) ① 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 기록관리시스템을 통한 전자파일의 열람은 7일 이내로 한다.② 대출기간의 연장이 필요한 경우 기록관장의 승인을 거쳐 1회에 한하여 연장할 수 있다.③ 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제7호 서식에 의한 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장에게 승인을 얻어야 한다.④ 기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제34조(열람ㆍ대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우2. 개인정보가 포함된 기록물을 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우. 단 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다.3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제36조(기록물의 반납) ① 기록물을 대출 받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우, 사전에 연장 신청을 하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우 기록관장은 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 등 복무상황이 변경되었을 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제37조(기록물관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 본부 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 지도ㆍ점검 할 수 있다.② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 처리과의 장과 업무관련자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제39조(재검토기한) 행정안전부장관은 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 고시에 대해 2025년 1월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 해야한다.