부산광역시 남구 기록관 운영 규칙 (규칙, 부산광역시 남구)
공포일: 20180309 / 시행일: 20180309

제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 설치하는 부산광역시 남구 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.2. “기록관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규칙은 부산광역시 남구와 소속 기관 및 남구의회에 적용되며, 부산광역시 남구 기록관(이하“기록관”이라 한다)의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록물관리 담당부서 소속으로 하며, 기록관의 장(이하“관장”이라 한다)은 해당부서의 장이 된다.② 부산광역시 남구청장(이하“구청장”이라 한다)은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수·기록물관리전산시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) 기록관은 다음 각호의 사항에 관한 업무를 수행하고, 세부 업무분장은 관장이 정한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·보존 및 활용3. 기록관리기준표 관리 및 변경·조정4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간이 30년 이상인 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물정리 지도·교육13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 정보공개 접수창구 운영22. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

제6조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서·간행물·시청각기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 맞물려 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.③ 관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

제7조(주요기록물의 전산화 등) 관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 처리과 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로서 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.

제8조(열람 및 대출) ① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.② 기록물의 열람과 대출은 구 및 소속기관의 공무원으로 한다.③ 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 안내에 따라야 한다.④ 보존기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제1호 서식에 의한 보존기록물열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제2호 서식에 의한 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다.⑤ 보존기록물의 대출기간은 7일이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.⑥ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장·국내장기출장·전출·전보·휴직·정직 또는 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제9조(열람·대출의 제한) ① 관장은 다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀 또는 대외비로 분류되는 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 대여할 수 없다.

제10조(기록물의 폐기) ① 처리과의 장은 관장의 기록물폐기계획에 따라 별지 제3호 서식에 의거 심사를 거쳐 확정된 기록물평가심의서를 관장에게 제출하여야 한다.② 관장은 보존기간이 경과한 기록물과 처리과의 장으로부터 제출받은 기록물평가심의서의 폐기대상 기록물에 대하여「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조에 따른 전문요원 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

제11조(기록물평가심의회 구성·운영) ① 구청장은 기록물 폐기 등에 대한 사항을 심의하기 위하여 부산광역시 남구 기록물 평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성, 운영 할 수 있다.② 심의회의 위원장은 기록관을 관장하는 해당국의 국장이 되며, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 위원장을 포함한 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 민간전문가는 2명 이상으로 한다. 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되 기록관리팀장으로 한다.<개정 2018.3.9>③ 심의회는 다음 각호의 사항을 심의한다.1.「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제43조제1항의 규정에 의한 보존기간 경과기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 기타 소장기록물 평가제도 운영과 관련하여 관장이 요청한 사항④ 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 소속 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.⑤ 심의회의 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 제11조의 제3항 규정에 의한 기록물폐기 결정에 대하여는 가부동수인 경우 부결된 것으로 본다.⑥ 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당·여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제12조(보안관리) ① 관장은 기록관의 전산실은 통제구역, 보존서고는 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무 규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이한 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 관장의 허가를 받아야 한다.

제13조(기록물의 관리실태 점검 및 교육) ① 관장은 처리과의 기록물관리실태를 점검할 수 있다.② 관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 <2005.02.01> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (규칙 제명 띄어쓰기 등 일괄개정 규칙)〈2005.09.26〉 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 〈2007.12.20〉 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (정부조직법 개정 등에 따른 부산광역시 남구 규칙 일괄정비 규칙)<2018.3.9> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.