재외동포청 기록관 운영 규정 (훈령, 재외동포청)
공포일: 20231123 / 시행일: 20231123

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 재외동포청 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "기록물"이란 재외동포청 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록연구사 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "기록관리시스템"이란 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. ‘처리과’란 업무 처리를 주관하는 부서를 말한다.6. ‘처리과 기록물관리책임자’란 처리과의 기록물관리 업무를 담당하는 부서담당자를 말한다.

제4조(소속 및 인원 구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장이 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록연구사 등 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요 업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립 및 시행2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용3. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제25조에 따른 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황의 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 관리11. 기록물 정수점검 및 상태점검12. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립14. 기록관의 시설 및 장비 관리15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공16. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보17. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리18. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 기록관장은 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장을 한다.

제6조(처리과 기록물관리책임자의 역할) ① 처리과의 장은 해당부서의 기록물관리 업무를 수행할 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.② 처리과 기록물관리책임자는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 제15조에 따라 각 호의 업무를 수행하여야 한다.1. 처리과 내 기록물의 생산ㆍ등록에 관한 사항2. 처리과의 단위과제 및 단위과제카드 관리에 관한 사항3. 처리과 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항4. 처리과내 직원 간의 기록물 인계인수에 관한 사항5. 보존기간이 만료된 기록물의 평가ㆍ폐기 진행에 관한 사항6. 간행물의 발간등록에 관한 사항7. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제7조(기록물의 생산) ① 처리과의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 전자기록생산시스템으로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다.② 처리과의 장은 영 제17조부터 제19조까지의 각 항 및 각 호의 어느 하나에 해당되는 업무를 수행하는 경우에는 반드시 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시청각물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ① 처리과의 장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ접수한 비전자 기록물에 별표에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 부여하고, 전자기록생산시스템에 등록ㆍ관리하여야 한다.② 처리과의 장은 해당 부서의 비전자 기록물철이 전자기록생산시스템상의 기록물철과 일치하도록 편철ㆍ관리하여야 한다.

제10조(간행물의 발간등록 및 제출) ① 처리과의 장은 간행물 발간시 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제9조제2항에 따른 중앙기록물관리기관에 간행물 발간등록번호를 신청하여야 한다.② 처리과의 장은 법 제22조제2항 및 영 제55조제4항에서 정한 바에 따라 간행물의 발간 완료 후 15일 이내에 그 간행물 3부를 기록관과 중앙기록물관리기관으로 송부하여야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다.

제11조(기록물의 이관) ① 처리과의 장은 업무수행 과정에서 생산이 완료된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 별지 제1호서식에 따른 이관 목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 전자기록생산시스템에서 생산이 완료된 기록물은 다음 해 5월 31일까지 기록관리시스템으로 이관한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 기록물을 이관하기 위하여 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정ㆍ절차ㆍ장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.③ 처리과의 장은 제1항에도 불구하고 업무활용을 목적으로 이관을 연기할 경우에는 별지 제2호서식에 따른 기록물 이관 연기 신청서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우 이관이 연기된 기록물은 해당 처리과에서 보관ㆍ관리하고, 활용 목적이 종결되면 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다.④ 처리과의 장은 직제 개편 등에 따라 해당 처리과가 폐지되고 업무를 승계하는 처리과가 없을 경우에는 모든 기록물을 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다.

제14조(기록관 기록물의 이관) ① 기록관장은 법 제19조 및 영 제40조의 규정에 따라 보존기간 30년 이상의 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리과에서 이관 연기를 요청하는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의를 거쳐 이관 연기에 따른 필요한 조치를 하여야 한다.

제15조(기록물의 보존관리) ① 기록관장은 형태, 처리과 등을 구분하여 기록물을 서고에 배치하고, 기록물의 보존위치를 식별할 수 있도록 조치하여야 한다.② 기록관장은 소관 기록관이 보유하고 있는 기록물의 체계적 보존ㆍ관리를 위해 기록물의 보존환경 및 열람환경 개선 등에 필요한 조치를 하여야 한다.

제16조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고ㆍ열람공간ㆍ작업공간ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록정보의 검색ㆍ활용ㆍ정보공개 등에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제17조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 제19조제1항에 따른 기록물평가심의회를 구성하여 법 제27조제1항, 영 제43조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」제35조에 따라 보유 기록물을 평가 및 폐기하여야 한다.

제18조(기록물의 보존장소) ① 보존기간 1년, 3년, 5년, 10년에 해당하는 기록물은 보존기간 종료 시까지 소관 기록관에서 보존한다.② 보존기간이 30년, 준영구, 영구에 해당하는 기록물은 소관 기록관에서 10년간 보존하고, 다음 해에 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존한다.

제19조(기록물평가심의회의 설치 및 구성) ① 기록관장은 재외동포청 보유 기록물을 평가하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 설치ㆍ운영하여야 한다.② 심의회는 심의회의 위원장(이하 "위원장"이라 한다)을 포함하여 5명으로 구성하며, 위원장은 기록관장으로 한다.③ 심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.④ 심의회의 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 다만, 공무원이 아닌 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다.

제20조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기 대상 기록물에 대한 폐기의 적정성2. 기록물 보존기간 재분류의 적정성3. 그 밖에 기록물관리와 관련된 중요한 사항

제21조(심의회의 운영) ① 심의회의 위원장은 필요하다고 인정되거나 처리과의 장이 요청하는 경우 심의회를 소집할 수 있다. 다만, 대면심의가 어려운 경우나 서면심사의 방법이 적절한 경우 서면심사의 방법으로 심의를 실시할 수 있다.② 심의회는 위원장을 포함하여 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원장은 의결 내용을 포함하는 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성한다.

제22조(보안관리) ① 기록관장은 기록관을 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관은 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 공사ㆍ설비 등의 사유로 부득이하게 출입할 경우에는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제24조(점검) 기록관 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 기록관 서고의 전원, 소화설비 등 각종 시설물의 작동 상태에 대한 점검2. 기록물의 열람 및 대출 대장의 점검 및 관리3. 보존환경 유지를 위한 청소상태 점검4. 그 밖에 점검이 필요한 사항

제25조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제26조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다.1. 재외동포청 직원2. 다른 부처 등의 공무원3. 그 밖에 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하려는 사람② 제1항제2호 및 제3호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제27조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물을 훼손 또는 파기하는 행위2. 무단으로 열람실 밖으로 반출하는 행위3. 기록관 시설을 훼손하거나 파괴하는 행위4. 열람실 구역 안으로 음식물 등을 반입하는 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하려는 사람에게는 대장에 필요한 사항을 적도록 하고 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제28조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 규정에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내로 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제4호서식의 기록물 반출반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아야 한다.4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다.

제29조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우2. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무를 추진하기가 곤란하다고 인정되는 경우3. 분실ㆍ소멸 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우5. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제31조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간을 연장하려는 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다. 이 경우 연장 신청을 하지 않으면 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처로의 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우