경기도교육청 기록관 운영규정 (훈령, 경기도교육청)
공포일: 20250901 / 시행일: 20250901

제1조(목적) 이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 설치하는 경기도교육청기록관과 교육지원청기록관의 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2009.4.27. 훈217, 2016.2.24><개정 2021.11.04.>

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1."소속기관"이라 함은 경기도교육감 소속 본청· 직속기관·교육지원청과 그 소속기관, 각급 학교(「초·중등교육법」 제2조에 의한 학교)를 말한다. <개정 2016.2.24.><개정 2021.11.04.>2."기록물"이란 경기도교육청 소속기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장 ·카드·도면 ·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.3."기록물관리"란 기록물의 생산·분류 ·정리·이관·수집 · 평가· 폐기· 보존· 공개 · 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4."기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. "기록관"이란 경기도교육감 소속 경기도교육청기록관과 교육지원청기록관을 말한다. <신설 2016.2.24.>

제3조(적용 범위) 경기도교육감 소속 기록관 운영과 기록물관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우는 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다. <개정 2016.2.24.><개정 2021.11.04.>

제4조(설치와 담당) ① 경기도교육청기록관은 경기도교육정보기록원(이하 "교육정보기록원"이라 한다) 기록운영지원부에 설치하고 기록관의 장은 기록운영지원부장이 되며, 본청 및 직속기관의 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다. <개정 2009.4.27. 훈217, 2016.2.24>② 교육지원청기록관은 각 교육지원청 기획경영과 또는 행정과에 설치하고 기록관의 장은 기획경영과장 또는 행정과장이 되며, 교육지원청 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다. <개정 2009.4.27. 훈217, 2010.12.31. 훈230, 2016.2.24> <개정 2023.3.15>③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. <개정 2009.4.27. 훈217>④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 해당 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적절한 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다. <개정 2016.2.24.>

제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관의 장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사 ·연구·분석 ·평가·정리·목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 자문위원을 추천할 수 있다. <개정 2009.4.27. 훈217, 2016.2.24>② 자문위원은 전항의 규정에 따른 전문가 또는 경험이 있는 사람 중에서 기록관의 장의 추천에 의하여 해당 기관의 장이 위촉하며, 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다. <개정 2009.4.27. 훈217><개정 2021.11.04.>③ 자문위원의 임기는 2년으로 한다.

제6조(주요업무와 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관 기록물 수집·관리와 활용3. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관4. 기록물생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로의 통보5. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리6. 미등록 기록물의 수집과 등록관리7. 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다) 운영과 기록물폐기 관리 <개정 2009.4.27. 훈217, 2016.2.24>8. 기록관리기준표의 관리9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고와 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검과 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립과 시행13. 해당 기관과 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독과 지원14. 기록관의 시설과 장비관리15. 기록관리시스템의 설치와 운영16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환과 검색·열람제공17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록과 비전자기록물의 전자화18. 소관 기록물의 검색·열람제공과 기록물 편찬·전시·홍보19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 필요한 사항21. 소관 기록물에 대한 보안 및 재난대비계획의 수립·시행 <신설 2016.2.24.>② 전항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다. <개정 2009.4.27. 훈217>

제7조(기록물평가와 폐기) ① 기록물의 보존가치 평가와 폐기를 위하여 심의회를 설치·운영한다.② 보존기간이 경과한 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조에 따라 처리과 의견조회, 전문요원의 심사, 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리한다.[전문개정 2009.4.27. 훈217]

제8조(기록물평가심의회 구성과 운영) ① 심의회는 당연직위원과 외부위원으로 구성하되, 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성한다.② 위원장은 경기도교육청기록관이 설치된 부서의 장이 되고, 학교교육정책과장과 사립학교과장은 당연직위원이 되며, 외부위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합한 민간전문가 중에서 해당기관의 장이 위촉한다. <개정 2010.12.31. 훈230, 2016.2.24.><개정 2023.3.15><개정 2025.9.1>③ 외부위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다. <신설 2016.2.24.><개정 2021.11.04.>④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정 여부2. 기록물에 대한 보존기간의 조정3. 그 밖에 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.<개정 2021.11.04.><개정 2025.9.1>⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기 각 1명씩을 기록관의 장이 소속 공무원 중에서 지정하고, 간사와 서기는 기록물평가심의서와 심의의결서, 회의록을 작성·관리하여야 한다. <신설 2016.2.24.>⑦ 심의위원 중 외부위원에 대하여는 예산의 범위에서 필요한 경비를 지급할 수 있다.⑧ 교육지원청기록관의 심의회는 제1항부터 제7항까지 준용한다. <개정 2016.2.24.>[본조신설 2009.4.27. 훈217]

제9조(기록관리시스템과 장비구축) ① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 소속기관의 전자기록생산시스템과 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

제10조(주요기록물의 전산화) 기록관의 장은 소속기관의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보가 신속하게 검색·활용 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2009.4.27. 훈217>

제11조(보안관리) ① 기록관의 장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 경기도교육청 보안업무시행요령에 따라 보안 관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관의 장은 소속부서 직원 중에서 관리부책임자를 지정하여 매월 1회 이상 자체점검을 실시하고, 관계직원 및 출입이 인가된 사람 이외의 사람에게는 출입을 통제하여야 하며, 출입자 명부를 비치하여 기록을 보관하여야 한다.[본조신설 2016.2.24.]

제12조(열람과 대출) ① 보존기록물의 열람과 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.② 보존기록물의 열람은 기록관에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.③ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.④ 보존기록물을 대출받은 공무원이 휴직· 정직 ·퇴직 ·타부처 전출이나 대출기간을 초과하는 휴가· 병가· 장기출장시에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제13조(열람과 대출의 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람과 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실이나 훼손되기 쉬운 기록물인 경우7. 열람과 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 열람과 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

제14조(기록물 관리실태 점검과 교육) ① 기록관의 장은 소속기관의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.<개정 2009.4.27. 훈217>② 기록관의 장은 기록물관리업무와 관련하여 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.<개정 2009.4.27. 훈217>

부칙 <제182호,2000.7.1>이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제210호,2008.5.16>제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 의하여 설치된 경기도교육청자료관은 이 규정에 따라 설치된 경기도교육청기록관으로 본다.
부칙 <제217호,2009.4.27>제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.제2조(경기도교육청기록물평가심의회에 관한 경과조치) 이 규정 시행 당시 종전에 구성된 심의회는 이 규정에 따라 설치된 심의회로 본다.제3조(경기도교육청기록물평가심의회 위원에 관한 경과조치) 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 따른 심의회 위원은 위원장을 제외하고는 이 규정에 따라 심의회 위원으로 임명 또는 위촉된 것으로 본다. 이 경우 위원의 임기는 잔여기간으로 한다.
부칙 <제230호,2010.12.31>이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제271호,2016.2.24>이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제304호,2021.11.04>(경기도교육청 훈령 상위법령 인용조문 정비 등 일괄개정규정)이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제320호,2023.3.15>(경기도교육청 조직개편에 따른 직위명칭 등 일괄개정규정)이 교육훈령은 발령한 날부터 시행한다.
부칙 <제334호,2025.9.1>이 규정은 발령한 날부터 시행한다.