국가기록원 기록물 공개서비스 규정 (훈령, 국가기록원)
공포일: 20260413 / 시행일: 20260413

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록물법’이라 한다) 및 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 ‘정보공개법’이라 한다)에 따라 국가기록원 기록정보센터의 운영과 소장 기록물의 검색, 열람, 제공 등 공개서비스에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "소장 기록물"이란 국가기록원이 공공기관으로부터 이관받거나 개인ㆍ단체 등으로부터 기증을 통해 수집하여 보존 중인 기록물(이하 "기록물"이라 한다)을 말한다.2. "공개서비스"란 기록물을 이용하려는 자를 대상으로 기록물의 검색, 열람, 제공 등의 업무를 수행하는 것을 말한다.3. "검색"이란 기록물의 제목, 생산기관명, 생산연도 등의 정보를 활용하여 기록물을 찾는 것을 말한다.4. "열람"이란 국가기록원이 기록물을 이용하려는 자에게 기록물 원본 또는 사본의 정보를 시각으로 직접 확인할 수 있도록 제공하는 것을 말한다.5. "제공"이란 국가기록원이 기록물 원본의 정보를 전자 또는 비전자 매체로 복사하여 기록물 사본을 청구한 자에게 교부하는 것을 말한다.6. "담당자"란 기록물을 이용하려는 자를 대상으로 기록물의 열람 및 제공 업무를 수행하는 기록정보센터의 직원을 말한다.

제4조(공개서비스 업무) 국가기록원장(이하, "원장"이라 한다)은 공개서비스가 효율적으로 이루어질 수 있도록 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물 공개서비스 정책 및 기준 수립2. 기록정보센터 실무협의회 운영3. 기록물 공개서비스 매뉴얼 작성 및 관리4. 방문, 우편, 정보통신망 등을 이용한 기록물의 열람 및 제공5. 비공개 기록물의 제한적 열람 여부의 결정 및 처리6. 기타 기록정보센터 운영 및 기록물 공개서비스에 필요한 사항

제5조(기록정보센터의 운영) ① 원장은 기록물의 검색, 열람, 제공 등의 업무를 위하여 성남분원에는 성남 및 서울기록정보센터, 부산분원에는 부산기록정보센터, 대전분원에는 대전 및 광주기록정보센터를 운영한다.② 원장은 기록정보센터에 기록물의 검색, 열람, 제공 등에 필요한 인력과 시설ㆍ장비를 갖추어야 한다.③ 기록정보센터의 운영시간은 「국가공무원 복무규정」 제9조에 따른 공무원의 근무시간으로 한다.

제6조(기록물의 사전공개) ① 원장은 국민이 기록물의 보유 현황을 찾을 수 있도록 정보통신망을 통해 기록물 목록 또는 검색을 위한 기능을 제공해야 한다.② 원장은 정보공개법 제8조의2에 따라 공개가 가능한 기록물의 원문을 정보통신망을 통해 제공해야 한다.

제7조(정보공개 청구의 접수) ① 담당자는 정보공개를 청구하는 자(이하 "청구인"이라 한다)의 기록물 열람 및 제공 신청을 방문, 우편, 모사전송, 정보통신망 등을 통해 접수해야 한다.② 제1항에 따른 청구인은 정보공개법 시행규칙 별지 제1호의2서식의 정보공개청구서를 제출해야 한다. 다만, 정보통신망에 의한 신청은 그렇지 않다.③ 담당자는 기록물의 열람 및 제공 처리 결과를 별지 제1호서식으로 관리하되, 정보통신망에 의한 처리는 그렇지 않다.

제8조(청구인의 신분 확인) ① 담당자는 청구인 본인임을 확인할 필요가 있는 경우에는 정보공개법 시행령 제15조에 따라 본인 또는 그 정당한 대리인임을 확인해야 한다.② 담당자는 제1항에 따라 신분증 및 관련 증빙서류를 요구할 수 있다.

제9조(수수료) ① 정보공개법 시행령 제17조에 따르며, 우편요금이 발생할 경우에는 청구인이 부담한다.② 정보공개법 시행령 제17조제3항에 따른 수수료의 감면비율은 이 규정의 별표 1과 같다.

제10조(기록물의 공개검토) ① 담당자는 기록물의 열람 및 제공이 청구된 기록물의 공개여부에 대한 판단이 필요한 경우에는 생산기관 및 기록물 공개재분류 담당부서와 협의해 처리할 수 있다.② 해외 및 민간 수집기록물의 사본을 제공할 경우, 담당자는 이용 허락에 대한 수집시 협의 사항을 확인해야 하며, 필요시 해외ㆍ민간기록 수집부서의 의견을 들을 수 있다.

제11조(공공기관의 요청) 공공기록물법 제3조 및 동법 시행령 제3조에 따른 공공기관(이하, "공공기관"이라 한다)으로부터 업무 수행과 관련된 기록물의 열람 및 제공을 요청받은 경우 그 업무가 효율적으로 수행될 수 있도록 협조해야 한다.

제12조(열람의 원칙) ① 담당자는 기록물 열람 신청이 있는 경우에 기록물의 사본(전자파일 포함)으로 열람하게 하는 것을 원칙으로 하며, 열람 대상 기록물의 원본 보존상태가 열악하여 훼손이 우려될 경우에는 복원 및 복제 담당 부서에 의뢰하여 사본을 제작한 후에 열람할 수 있도록 한다.② 제1항에도 불구하고 기록물을 열람하려는 자가 불가피한 사유로 원본의 열람을 요청한 경우에는 원본으로 열람하게 할 수 있다.

제13조(기록물 원본의 열람) ① 담당자는 기록물 원본의 열람을 제공할 경우에는 기록물 원본의 보존 상태 및 형태 등을 고려하여 열람 수량을 1회 2철의 범위 내에서 순차적으로 제공할 수 있다.② 담당자는 기록물을 열람할 장소를 지정해야 하며, 원본을 열람할 때에는 입회해야 한다.③ 기록물의 원본을 열람하는 자는 기록물의 멸실, 손상, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안 되며 기록물 편철 상태 등이 훼손되지 않도록 해야 한다.④ 담당자는 기록물의 원본을 열람하는 자가 제3항을 위반할 우려가 있을 경우에는 안내, 경고 및 퇴실 조치를 할 수 있다.

제14조(기록물의 복사) ① 담당자는 기록물 사본이 필요한 자에게 기록정보센터에 설치된 장비를 이용하여 복사하도록 승인할 수 있다.② 기록물을 복사하는 자는 기록물의 멸실, 손상 및 편철 상태 등이 훼손되지 않도록 해야 한다.③ 담당자는 기록물을 복사하는 자가 제2항을 위반할 우려가 있는 경우에는 안내, 경고 및 복사 중지와 퇴실 조치를 할 수 있다.

제15조(제공 기록물의 출처표시) ① 담당자는 제공하는 기록물 사본에 별지 제2호서식의 워터마크 또는 약식 워터마크를 사용하여 출처 표시를 해야 한다.② 종이 형태로 제공하는 기록물 사본은 앞면 여백이나 뒷면에 별지 제3호서식을 작성해 국가기록원장 직인을 날인하고, 별표 2의 기록정보센터별 인증코드를 천공한다.③ 제1항에도 불구하고 정보공개시스템 등 별도의 정보시스템을 통해 전자파일을 제공하거나, 공공기관 및 제9조 제2항 별표 2의 비영리 학술단체, 교수, 교사 등이 편찬ㆍ전시 등의 목적으로 활용할 경우에는 이를 적용하지 않을 수 있다.

제16조(제공 기록물의 교부) ① 담당자는 기록물 사본을 종이, 사진 인화물, 전자파일 형태로 직접 교부하거나, 우편ㆍ모사전송ㆍ정보통신망 등을 통해 전달할 수 있다.② 저작권 침해 방지가 필요할 경우에는 기록물 사본에 별지 제4호서식의 안내문을 첨부할 수 있다.③ 전자파일 형태로 제공할 경우에는 별표 3의 형태로 제공하는 것을 원칙으로 한다.

제17조(대량 사본의 제공) ① 담당자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 사본을 일정 기간별로 나누어 제공하거나 기록물 사본이 필요한 자와 사전협의를 통해 열람과 병행하여 제공할 수 있다.1. 문서 5철 또는 500매 이상2. 필름인화 50매 이상3. 비디오테이프(60분 기준) 1개 이상4. 이미지데이터 300Mbyte 이상5. 동영상데이터 50Gbyte 이상② 제1항 제3호부터 제5호까지의 데이터를 제공하는 경우에는 복사에 필요한 매체비용 등을 부과할 수 있다.

제19조(비공개 정보의 열람 및 제공 제한) ① 원장은 정보공개법 제9조에 따른 비공개 대상 정보의 열람 및 제공을 할 수 없다. 다만, 공공기록물법 제37조 제1항 각 호에 해당하는 경우에는 제한적으로 열람하게 할 수 있다.② 개인ㆍ단체로부터 기증, 위탁 등을 통해 수집한 기록물로 공개에 관한 별도 협약이 있는 경우에는 기록물의 열람 및 제공을 제한할 수 있다.

제21조(청구인의 제한적 열람 신청) ① 담당자는 제한적 열람을 신청하는 청구인이 있을 경우에는 방문, 우편, 모사전송, 전자우편 등을 통해 공공기록물법 시행규칙 별지 제14호서식의 신청서를 접수해야 한다.② 담당자는 제한적 열람 여부에 대한 결정 결과를 별지 제5호서식을 작성해 우편ㆍ모사전송ㆍ전자우편 등의 방식으로 청구인에게 통지해야 한다.

제22조(청구인의 제한적 열람 방법) ① 제한적 열람은 지정된 일시ㆍ장소에서 승인된 청구인 또는 청구인의 대리인만이 할 수 있다.② 담당자는 제한적 열람을 신청한 사람이 청구인 본인일 경우에는 신분증, 대리인의 경우에는 대리인의 신분증 및 대리인임을 증명하는 서류를 이용하여 청구인 또는 그 정당한 대리인임을 확인해야 한다.③ 담당자는 제한적 열람에 앞서 청구인이 서명한 별지 제6호서식의 서약서를 접수해야 한다.④ 담당자는 제한적 열람 대상 기록물을 촬영 또는 복사하는 행위 등을 하지 않도록 청구인에게 고지해야 한다. 다만, 청구인이 요청할 경우에는 메모를 위한 종이와 연필의 사용을 허락할 수 있다.⑤ 담당자는 제한적 열람 장소에 입회해야 하며, 청구인이 제4항을 위반할 우려가 있는 경우에는 안내, 경고 및 퇴실 조치를 할 수 있다.

제23조(기관 간 협조) ① 원장은 공무원 및 공공기관의 임직원이 제19조 제1항에 따라 비공개 대상 정보를 요청할 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하면 열람 및 사본을 제공할 수 있다.1. 요청 기관이 생산하여 이관한 기록물2. 공공기관의 업무 수행과 관련된 개별법에 자료 제공의 협조에 관한 사항이 명시되어 있는 경우3. 타 기관에서 생산하여 이관한 기록물로 생산기관의 이용 허락을 받은 경우② 원장은 제1항에 따라 기록물의 열람 및 사본을 제공할 경우에는 공공기관으로부터 이용 목적, 필요성, 법적 근거, 대상 기록물 목록 등이 명시된 공문을 접수받아야 한다.③ 원장은 공공기록물법 시행령 제74조의2에 따라 공무원 및 공공기관의 임직원이 기록물을 직접 검색 및 열람할 수 있도록 요청한 경우에는 영구기록관리시스템 내 바로검색서비스 권한을 부여할 수 있다. 이때 권한 신청 접수 및 승인은 서비스정책과에서 수행한다.

제24조(법원의 문서송부 촉탁 등) ① 원장은 「형사소송법」 제272조 및 「민사소송법」 제294조에 따라 법원에 송부하는 기록물에 대하여 개인정보 보호법 제23조에 따른 민감정보 및 제24조에 따른 고유식별정보의 제공을 제한할 수 있다.② 제1항에도 불구하고 「형사소송규칙」 제132조의5 제2항 및 「민사소송규칙」 제76조의2 제2항에 따라 법원이 민감정보, 고유식별정보 등의 개인정보를 요구할 경우에는 협조해야 한다.③ 담당자는 개인정보를 전자파일로 제공하는 경우에는 해당 파일의 암호설정, 보안USB 또는 보안 메일 송부 등의 보안조치를 철저히 해야 하며, 종이 형태로 제공하는 경우에는 인편 또는 등기로 제공하여 민감정보 및 고유식별번호 등이 외부로 유출되지 않도록 조치를 해야 한다.

제25조(제공된 사본의 관리) ① 기록물의 열람 또는 사본을 제공받은 공무원 및 공공기관의 임직원은 비공개 정보를 요청한 목적 이외의 용도로 사용해서는 안 된다.② 기록물의 사본을 제공받은 공무원 및 공공기관의 임직원은 개인, 단체 또는 다른 공공기관 등 제3자에게 제공할 필요가 있는 경우에는 국가기록원의 승인을 받아야 한다.

제26조(제한적 열람 처리대장의 작성) ① 기록정보센터는 제한적 열람을 제공한 경우에는 별지 제7호서식의 제한적 열람 처리대장을 작성해야 한다.② 제한적 열람 처리대장의 보존기간은 10년으로 한다.