남해지방해양경찰청 기록관리 및 기록관 운영규칙 (훈령, 남해지방해양경찰청)
공포일: 20201203 / 시행일: 20201203

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 남해지방해양경찰청 및 소속기관의 기록관 설치·운영과 기록물 관리에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이란 남해지방해양경찰청과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "처리과"란 업무 처리를 주관하는 과·담당관 등을 말한다.5. "기록관장"이란 기록물관리부서의 장을 말한다.6. "기록물관리책임자"란 각 처리과별로 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위한 각 처리과의 책임자를 말한다.7. "기록물관리담당자"란 각 처리부서 계 내에서 기록물 정리·이관 등을 주관하는 1인 이상의 담당자를 말한다.8. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(공무원 등의 의무) ① 모든 공무원과 공공기관의 임직원은 법에서 정하는 바에 따라 기록물을 보호·관리할 의무를 갖는다.② 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 국민에게 공개되어 활용될 수 있도록 적극적으로 노력하여야 한다.

제5조(기록관 설치·운영) ① 남해지방해양경찰청 및 소속기관 기록물 관리를 위하여 국가기록원장과 협의하여 법 제13조제1항 및 제14조제1항에 따른 기록관을 설치·운영하여야 한다.② 기록관은 기록물관리부서에 설치하는 것을 원칙으로 한다.③ 특수기록관을 설치·운영하는 경우에는 기록관을 따로 두지 아니하고 그 특수기록관이 기록관의 업무를 수행한다.

제6조(특수기록관 설치 · 운영) ① 남해지방해양경찰청장은 기록물의 특성상 기록물을 장기간 보존한 후 국가기록원으로 이관하는 것이 적합하다고 인정한 때에는 해양경찰청장의 승인을 받아 특수기록관을 설치·운영할 수 있다.② 제1항의 특수기록관은 수사·안보 관련 기록물 중 보존기간이 30년 이상으로서 공개가 제한된 기록물을 주로 생산하는 각급기관에 설치·운영할 수 있다.

제7조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기획운영과에 설치하고, 기록관장은 기획운영과장으로 한다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리· 보존업무 등 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장을 기록물관리책임자로 지정하고, 기록물관리 담당자를 지정하여 업무를 수행하도록 하여야 한다.④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관의 장은 기록물관리 업무를 수행할 부서를 지정하고, 적정 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다. 다만, 이 경우 소속기관의 장은 사전에 상위기관의 장의 지침을 받아야 한다.

제8조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등 전문적 업무수행의 자문을 받기 위해 관련 분야의 전문가를 자문위원으로 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는 데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 남해지방해양경찰청장이 위촉하며 위촉기간은 2년으로 하고 연임할 수 있다.③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제9조(기록관장의 임무) ① 기록관장은 기록물관리업무를 총괄하며 다음 각 호의 임무를 수행한다.1. 남해지방해양경찰청 및 그 소속기관의 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 남해지방해양경찰청 및 그 소속기관의 기록물 수집·보존 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리9. 소관 비공개기록물의 공개재분류10. 기록관 운영·관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 교육 운영 계획의 수립 및 시행13. 남해지방해양경찰청 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 기록관리시스템 운영15. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록17. 기록관 비상·재난대비 계획 수립18. 기록물 목록 편찬·전시·홍보19. 소관 기록물에 대한 통계 작성·관리20. 소관 기록물의 검색·열람 제공21. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제10조(기록물관리책임자의 역할) ①기록물관리책임자는 처리과의 부서장으로 한다.② 처리과 기록물관리책임자는 부서 내 계별 기록물관리담당자를 1인 이상 지정하고「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "시행규칙"이라 한다) 제15조에 따라 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다.1. 처리과 내 기록물의 생산·등록에 관한 사항2. 처리과의 단위과제 관리에 관한 사항3. 처리과 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항4. 처리과내 직원 간의 기록물 인계인수에 관한 사항5. 보존기간 만료된 기록물의 보존·폐기여부 검토에 관한 사항6. 간행물의 발간등록에 관한 사항7. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항③ 기록물관리책임자는 법 제19조의2에 따라 누구든지 기록물을 무단으로 손상·은닉·멸실 또는 유출하거나 국외로 반출하지 않도록 하여야 한다.

제11조(기록물 생산·등록의 의무) ① 남해지방해양경찰청 직원은 남해지방해양경찰청 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과를 기록물로 생산·등록하여야 한다. 전자적 생산이 불가피 할 경우 반드시 전자문서시스템에 등록하여 관리하여야 한다.② 기록물의 본문과 첨부물의 규격 차이가 심하거나 상호 다른 기록 매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부 일련번호를 추가한 번호로 구성한다.③ 남해지방해양경찰청 직원은 영 제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각기록물과 같은 중요기록물과 행정박물을 작성·관리하여야 한다. 의무적으로 생산해야 할 중요 기록은 다음 각 호와 같다.1. 주요 조사·연구·검토 기록가. 국민의 관심이 되는 주요사건 사고 관련 조사·연구·검토 기록나. 남해지방해양경찰청 소관 법령의 제·개정과 관련된 조사·연구·검토 기록다. 「행정절차법」에 의한 행정예고사항에 관한 조사·연구·검토 기록라. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등에 관한 조사·연구·검토기록마. 「국가재정법」에 의한 ‘예비타당성조사’ 대상 사업 및 ‘대규모 개발사업’에 관한 조사·연구·검토 기록바. 남해지방해양경찰청 연간 업무계획에 포함된 주요 정책의 결정 또는 변경에 관한 조사·연구·검토 기록2. 주요 회의 기록가. 대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의나. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의다. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의라. 각종 정부위원회 등 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 회의마. 위 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의바. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등에 관한 주요 회의사. 그밖에 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의3. 주요 시청각기록가. 국민의 관심이 되는 주요 사건 사고 관련 조사·연구·검토 기록나. 대통령, 국무총리, 남해지방해양경찰청장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진다. 주요 외국인사의 동정 중 남해지방해양경찰청와 관련되는 사항라. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등마. 「국가재정법」에 따른 ‘예비타당성조사’ 대상 사업 및 ‘대규모 개발사업’바. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항사. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항아. 남해지방해양경찰청의 주요 행사④ 처리과의 장은 중요기록물로 지정된 사안이 발생한 때에는 중요기록물 해당 사안 및 기록물 생산 내용을 별지 제1호 서식에 기재하여 관리하도록 하여야 한다.

제12조(비전자기록물의 등록) ① 업무수행과정의 모든 비전자기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 등록하여야 하며, 그 기록물에 표기하여 관리하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리되도록 하여야 한다.

제13조(공개여부 등 표시) ① 모든 기록물은 업무기능에 맞는 기록관리기준표(단위과제) 분류체계에 따라 보존기간과 공개여부 및 접근권한을 정해야 한다.② 등록된 비전자기록물에는 시행규칙 제5조 및 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙」제3조의 기안문 서식을 참조하여 등록번호 표기란을 만들어 등록번호 및 공개여부 등을 표기한다.③ 기록관리기준표(단위과제별 보존기간, 접근권한 등)의 변경이 필요한 경우 처리과 기록물관리책임자는 기록관에 변경 신청하여야 하며, 기록관장은 이를 검토하여 기록관리기준표를 변경하여야 한다.

제13조의1(기록물의 공개 여부 분류) ① 기록물관리책임자는 비공개로 재분류된 기록물에 대해서는 재분류된 연도의 다음 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다. 다만, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항제6호에 해당하여 비공개로 재분류한 기록물에 대해서는 생산연도 종료 후 30년까지 공개여부 재분류를 실시하지 아니할 수 있다.

제14조(기록물 분류와 편철) ① 모든 기록물은 처리과별·단위과제별로 분류하여 편철·관리되도록 하여야 한다.② 전자문서가 아닌 기록물의 경우, 전자기록생산시스템에 등록 시 선택한 전자기록물 철(단위과제카드명)과 동일한 제목의 비전자기록물철을 만들어 기록물을 편철하여야 한다.③ 전자문서가 아닌 기록물의 편철은 시행규칙 제9조부터 제13조까지의 기록물 유형별 편철방법에 따른다.

제15조(간행물의 관리) ① 처리과에서 간행물 발간 시 영 제55조 제1항에 정하는 것을 제외한 모든 간행물을 국가기록원에 발간등록번호를 신청·등록하여야 한다. 다만, 단행본 간행물을 제외한 연간· 월간 발행하는 연속간행물의 경우에는 최초 발간등록번호를 사용한다.② 각 부서의 장은 모든 간행물 발간 시 기록관으로 3부씩 송부하여야 하며, 발간등록번호를 부여한 간행물의 경우 기록관, 국가기록원, 국립중앙박물관, 국회도서관에 각 3부씩 송부하여야 한다.

제16조(기록물 정리) ① 기록물관리책임자(각 처리과장)는 각 부서에서 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등을 하여야 한다.② 전자문서가 아닌 기록물을 정리할 때에는 기록물철별로 표지와 색인목록을 작성하여 부착하여야 하며, 정리 완료된 기록물철은 보존상자에 담아 보관하여야 한다.③ 기록관장은 매년 기록물관리책임자 및 담당자에 대한 기록물 정리 교육을 실시하여야 한다.

제18조(기록물 생산현황 보고) ① 처리과 기록물관리책임자는 전년도에 생산·완결된 기록물을 유형별로 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.② 기록관장은 소속부서 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제19조(기록물 이관) ① 기록물관리책임자는 생산·접수·수집한 기록물을 영 제24조, 제32조 및 시행규칙 제9조, 제14조, 제19조, 제20조에 따라 관할 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무를 수행하는 데 수시로 참고해야 하는 비전자기록물의 경우에는 보존기간 기산일부터 1년의 범위 안에서 기록물 이관 시기를 연장할 수 있으며, 이때 처리과에서는 별지 제3호 서식에 따라 기록물 이관시기 연장 신청서를 기록관에 제출하여야 한다.② 기록물관리책임자는 이관 기록물의 공개 여부를 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 "정보공개법"이라 한다) 제9조제1항에 따라 재분류하여 색인목록에 ‘건’별로 표시하여야 한다.③ 전자적으로 생산·접수한 기록물은 등록된 비전자문서의 존재여부 등을 확인한 후 기록관리시스템으로 인계하여야 하며, 비전자기록물을 이관하는 경우 처리과에서는 기록물철별 색인목록을 첨부하여 편철·정리한 후 이관하여야한다.

제20조(인사이동·조직개편 시 기록물 관리) ① 인사이동 등으로 업무담당자가 변경되는 경우 처리과 기록물관리책임자는 해당 직원 간에 소관 기록물에 대한 인계·인수가 이루어지도록 하여야 하며, 별지 제4호 서식의 기록물 인계·인수 확인서 및 목록을 보관하여야 한다. 다만 업무 후임자가 없는 경우에는 처리과 기록물관리책임자가 해당 기록물을 인수하여 관리하여야 한다.② 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제4호 서식의 기록물 인계·인수 확인서 및 목록을 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 즉시 인수하여 관리하여야 한다.

제21조(임시·비상조직의 기록수집팀 구성) ① 주요 행사, 또는 재난 사고 등 비상사태를 대비하기 위한 임시조직이 신설되는 경우 기록관장은 생산·접수한 기록물을 수집할 수 있는 별도의 기록수집 전담팀을 구성하여야 한다.② 임시조직이 생산 접수한 문서는 기록수집 전담팀이 주관하여 문서등록대장에 생산·접수 즉시 등록하여 편철 관리하여야 한다.③ 기록관장은 조직이 해산하는 경우에 즉시 해당 업무기능을 주관하는 부서로 인계·인수할 수 있도록 별지 제4호 서식의 기록물 인계·인수 확인서 및 목록을 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 인수하여 관리하여야 한다.

제22조(폐지부서의 기록물 이관) ① 직제개편으로 해당 처리과의 폐지가 확정된 때에는 확정된 날부터 14일 이내에 소관 기록물의 이관 일정 및 계획을 수립하고 제19조에 따라 관할 기록관으로 이관하여야 한다.② 제1항에도 불구하고 전자기록생산시스템에서 생산·접수한 기록물에 관하여는 해당 부서의 폐지가 확정된 날의 업무종료 시까지 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.

제23조(기록물 분류체계 운영) ① 기록관장은 정부기능분류체계의 단위과제별로 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유를 정한 보존기간 책정 기준과 단위과제 및 기록물 유형별 공개여부 및 접근권한에 대한 기록관리기준표를 작성하여 기록물 분류체계를 마련하여야 한다.② 기록관장은 매년 10월 말까지 기록관리기준표를 정기적으로 점검하여 변경·관리하여야 하며 중앙기록물관리기관에 승인·확정을 받아 고시하여야한다.

제24조(기록물 인수·이관) ① 기록관은 처리과에서 작성한 별지 제2호 서식의 이관목록과 이관 기록물을 확인하고 그 결과를 해당 처리과에 공문으로 통보하여야 한다.② 이관 기록물 확인 시 기록관이 배포한 지침에 따라 정리가 이루어지지 않은 경우, 기록관장은 이 사항을 처리과로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리과는 미비사항 또는 오류사항을 수정·보완한 후에 재이관하여야 한다.③ 보존기간이 30년 이상인 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 국가기록원으로 이관하여야 한다.

제25조(이관기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서, 보존기간 등을 구분하여 보존서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 보존서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 보존서고의 관리책임자가 되며 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

제27조(기록물의 수집) ① 기록관장은 남해지방해양경찰청 업무 및 역사와 관련하여 공공기관, 단체 또는 개인이 보유하고 있는 기록물을 수집하도록 노력하여야 한다.② 공공기관, 단체 또는 개인이 보유하고 있는 기록물을 기증하고자 할 때는 별지 제16호 서식의 기증신청서를 작성하여 기록관에 제출하여야 하며, 기록관은 기증받은 기록물을 인수한 후 별지 제17호 서식의 기증확인증서를 작성하여 기증한 공공기관, 단체 또는 개인에게 발급하도록 하고 그 내용을 별지 제18호 서식의 기증기록물 관리대장에 작성·관리하도록 한다.③ 기록관장은 남해지방해양경찰청 업무와 관련하여 활용가치가 높다고 인정되거나 역사적 가치가 있는 기록물을 예산의 범위 안에서 구입할 수 있다.

제28조(보존환경 점검) 기록관의 보존서고 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다.1. 보존서고의 적정 온·습도 유지에 대한 법적 기준의 준수 여부2. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동 상태3. 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부4. 보존기록물의 열람 및 대출상황5. 그 밖에 기록관장이 필요하다고 인정하는 사항

제29조(기록물 평가) ① 기록관장은 기록관에 이관된 기록물 중 보존기간이 경과된 것을 대상으로 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 폐기보류로 구분하여 처리하여야 한다.② 기록물관리책임자는 기록관장이 정한 기록물 평가심의 계획에 따라 해당 처리과 폐기대상 기록물의 처리에 대한 의견을 기재한 별지 제5호 서식의 기록물평가심의서를 작성·제출하여야 한다.③ 기록물관리전문요원은 처리과가 작성·제출한 별지 제5호 서식의 기록물평가심의서에 대한 적정성 여부 검토 등 평가 심사를 수행하고 그 내용을 기재하여 작성하여야 한다.

제30조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물 평가에 대한 사항을 심의하기 위하여 남해지방해양경찰청 기록물평가심의회(이하 "평가심의회"라 한다)를 설치한다.② 평가심의회는 위원장 1명을 포함하여 기록물 평가에 적합한 5명 이내의 소속공무원 또는 외부전문가로 지정 또는 위촉하여 구성하며, 평가심의회의 전문성을 보장하기 위해 주요 평가대상 기록물 생산 부서의 장을 참석시켜 의견을 청취할 수 있다.

제31조(외부위원의 위촉) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리·목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 필요시 외부위원을 1명 이상 위촉할 수 있다.② 외부위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 별제 제8호 서식의 위촉 동의를 받고 별제 제9호 서식의 보안서약서 및 별지 제10호 서식의 개인정보 보호서약서를 제출 받은 후, 남해지방해양경찰청장이 위촉하고 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.③ 기록관장은 위촉된 외부위원에게 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제33조(기록물평가심의회의 운영) ① 위원장은 필요한 경우, 평가심의회를 개최할 수 있으며, 평가심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.② 위원이 부득이하게 심의회에 참석하지 않고, 별지 제11호 서식의 서면의견서를 작성·제출하였을 경우, 평가심의회에 출석한 것으로 본다.③ 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우, 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.④ 간사는 평가심의회에 배석하여 별지 제7호 서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성하여야 하며, 회의 종료 후에는 별지 제6호 서식의 기록물평가심의회 의결서와 기록물평가심의회 회의록, 그 밖의 관련서류를 첨부하여 위원장의 서명을 받은 후 보존·관리하여야 한다.

제34조(심의내용) 평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간이 경과된 기록물에 대한 부서 의견조회, 심의결과의 적정 여부2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항3. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 또는 보류 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제35조(폐기보류기준) 기록물 평가 시 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간을 재책정하여 장기적으로 보존·관리하여야 한다.1. 남해지방해양경찰청의 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록물2. 남해지방해양경찰청의 연도별 업무계획 및 추진과정·결과·심사분석에 관련된 기록물3. 법령 제·개정, 주요정책 수립·변경 등과 관련하여 역사적 가치가 있다고 판단되는 기록물4. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물5. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 관련 기록물6. 장기 존속 물건 또는 재산의 관리·확정·증빙에 필요한 기록물7. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물8. 징계시효, 회계법상 시효, 민·형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록물9. 그 밖에 영 별표 1에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구·준영구 또는 30년인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물

제36조(폐기심의 관련기록의 보존) 기록관장은 평가심의회에서 물리적 폐기 진행이 완료될 때까지 전 과정의 기록을 생산·관리하여야 하며, 필요한 경우 시청각 기록물을 생산·관리하여야 한다.

제37조(전자기록물의 폐기) ① 전자기록물은 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며, 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 다만, 제1항에 따라 종이로 출력된 기록물은 일반 자료 폐기 방법으로 폐기한다.

제38조(비밀기록물관리의 원칙) 기록관장은 비밀기록물을 관리하기 위한 별도의 전용서고 등 비밀기록물 관리체계를 갖추고,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 비밀전문요원으로 배치하여야 한다.

제39조(비밀기록물의 관리) ① 남해지방해양경찰청 및 소속기관의 처리과에서 비밀기록물을 생산하는 경우에는 비밀기록물의 원본에 비밀 보호기간과 보존기간을 함께 정하며 보존기간이 끝날 때까지 관리하여야 한다. 이 경우 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정하여야 한다.② 비밀기록물의 보존기간은 기록관리기준표의 단위과제에 책정된 보존기간을 적용하되, 비밀기록물의 보호기간이 변경된 경우에는 변경된 보호기간 이상의 보존기간을 다시 책정하여야 한다.

제40조(비밀기록물의 이관) ① 남해지방해양경찰청 및 소속기관의 처리과에서 생산된 원본기록물은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 있는 경우에는 소속 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제41조(해제된 비밀기록물의 정리) ① 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 기록관리기준표의 해당 단위과제에서 생산된 기록물철에 편철하여 관리하여야 한다. 다만, 관련된 기록물철이 없거나 개별 기록물 단위로 별도 관리가 필요한 경우에는 그 비밀기록물을 기록물철로 보아 관리할 수 있다.② 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 정보공개법 제9조 제1항에 따라 공개여부를 구분하여 관리하여야 한다.

제42조(대외비 관리) ① 직무수행상 특별히 보호가 필요한 사항은 대외비로 하고 「보안업무규정 시행규칙」제16조에 따라 보호기간을 작성하여 관리하여야 한다.② 대외비의 보호기간이 만료되면 재분류 후 다음해 원본기록물을 기록관으로 이관하여야 한다.

제43조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 남해지방해양경찰청 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 남해지방해양경찰청 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자 및 기록물관리담당자를 소집하여 연 1회 이상 교육을 실시하거나 위탁교육을 통하여 교육을 받을 수 있도록 조치하여야한다.

제44조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람장비를 갖추어야 한다.

제45조(기록관리시스템 운영) 기록관리시스템은 남해지방해양경찰청 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

제46조(중요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관 보유기록물과 남해지방해양경찰청 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 할 수 있다.

제48조(전자기록물의 백업과 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제49조(보안관리) ① 기록관장은 기록관을 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정한 바에 따라 비밀 취급인가를 받은 자를 배치하여야한다.② 기록관내 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야하며, 기록관 출입 및 기록물 열람시 별지 제13호 내지 제14호 서식에 따라 작성해야 한다.

제52조(열람 및 대출의 대상) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 남해지방해양경찰청 및 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제53조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 열람실 밖으로의 무단 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 내 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다.③ 기록관 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제54조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출에 관한 사항은 다음 각 호와 같다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 업무수행 등 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제15호 서식의 이용신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제55조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제57조(대출기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않는 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장의 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우