경기도 기록물관리 조례 (조례, 경기도)
공포일: 20240718 / 시행일: 20240718

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록물”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (이하 “법”이라 한다) 제3조제2호에 따라 경기도(본청, 직속기관, 출장소, 사업소, 합의제 행정기관, 의회사무처를 포함한다. 이하 “도”라 한다)와 관할 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.2. “관할 공공기관”이란 「지방공기업법」에 따라 도가 설립한 지방공기업, 「경기도 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 기본조례」 제2조제1호에 따른 출자기관 또는 출연기관을 말한다.3. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ기술(記述)ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.4. “경기도기록원”이란 법 제11조에 따라 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 지방기록물관리기관을 말한다.5. “기록관”이란 법 제13조에 따라 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말한다.6. “민간기록물”이란 도의 소관 업무, 관할 공공기관 또는 관할 지역과 관련하여 보존 가치가 높은 자료 중 개인이나 단체가 생산ㆍ취득한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ구술채록 등 모든 형태의 기록정보 자료를 말한다.

제3조(기록물관리의 원칙)① 기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리되어야 하며, 「산업표준화법」 제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.② 경기도지사(이하 “도지사”라 한다)는 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 그 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.③ 도지사는 기록물을 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물의 전자화 계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

제4조(경기도기록원의 설치ㆍ운영)① 도지사는 법 제11조에 따라 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 경기도기록원(이하 "기록원”이라 한다)을 설치ㆍ운영한다.② 경기도기록원의 장(이하 “기록원장”이라 한다)은 기록원의 사무를 총괄하며 소속 직원을 지휘ㆍ감독한다.

제5조(기록원의 업무) 기록원은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성ㆍ관리3. 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원. 다만, 법 제11조제3항 후단에 따라 이관(移管)하는 시군의 기록물관리에 대해서는 지도로 한정한다.4. 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련5. 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호 활용 및 보존의 분담6. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 (이하 “영”이라 한다) 제53조에 따른 기록물 평가 및 폐기에 관한 사항7. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조8. 민간기록물의 수집ㆍ보존9. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제6조(관리대상 기록물) 기록원이 관리하는 기록물은 다음 각 호와 같다.1. 도에서 생산한 보존기간이 30년 이상인 기록물2. 시군에서 생산한 기록물로서 법 제11조제3항 후단 및 영 제30조제2항에 따라 기록원으로 이관된 기록물3. 제8조에 따라 수집ㆍ보존된 민간기록물4. 관할 공공기관에서 생산한 보존기간 30년 이상 기록물 중 국가적 보존 가치가 높아 기록원장이 보존 가치가 높다고 지정한 기록물5. 그 밖에 법령 등에 따라 기록원이 관리하는 기록물

제7조(기록물 수집계획 및 통지)① 기록원장은 매년 11월 30일까지 기록물을 수집하는 기관별 이관 일정 및 대상 등이 포함된 다음 연도의 기록물 수집계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.② 기록원장은 제1항에 따라 수립한 기록물 수집계획에 따라 이관 3개월 전까지 수집 대상 기관 또는 부서에 그 기록물의 수집 일정 및 대상을 통보하여야 한다.

제8조(민간기록물의 수집ㆍ보존)① 기록원장은 법 제46조의2에 따라 민간기록물을 수집할 수 있고, 보존을 위하여 필요한 조치를 할 수 있다.② 민간기록물의 수집은 기증을 원칙으로 하며, 소유자 또는 관리자의 의사를 존중하여야 한다. 다만, 보존 필요성이 있음에도 기증이 곤란하거나 소유자 또는 관리자가 기증을 원하지 않는 경우에는 위탁, 사본 제작, 구술채록, 구입 등의 방법으로 수집할 수 있다.

제9조(기록원 운영시간) 기록원의 운영시간은 평일 오전 9시부터 오후 6시까지로 한다. 다만, 전시관 등 경기도민(이하 “도민”이라 한다) 개방시설의 개관 시간과 휴관일은 기록원장이 따로 정할 수 있다.

제10조(보존기록물의 활용) 기록원장은 기록원에서 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람 편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리(整理)하고 기술(記述) 및 편찬하며, 콘텐츠를 구축하는 등의 사업을 추진하여야 한다.

제11조(전시관)① 기록원장은 기록물의 전시ㆍ홍보를 위해 전시관을 설치ㆍ운영할 수 있다.② 전시관에서는 다음의 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물의 행정 변천사와 각종 중요 기록물의 전시ㆍ홍보2. 견학ㆍ교육 및 체험 등 도민 참여 프로그램의 운영3. 그 밖의 임대 또는 위탁받은 공공ㆍ민간 기록의 전시

제13조(기록관리위원회의 설치) 도지사는 기록물의 영구보존 및 관리를 위한 다음 각 호의 사항을 심의 또는 자문하기 위하여 경기도 기록관리위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둔다.1. 기록물의 영구보존 및 관리에 관한 사항2. 민간기록물 수집ㆍ보존에 관한 사항3. 그 밖에 기록물관리를 위해 도지사가 필요하다고 인정하는 사항

제14조(위원회의 구성)① 위원회는 위원장 1명과 부위원장 1명을 포함하여 7명 이내의 위원으로 구성하며, 이 중 민간 전문가는 3명 이상으로 한다.② 위원장은 기록원장으로 하고, 부위원장은 위원 중에서 호선(互選)한다.③ 위원회의 위원은 다음 각 호의 사람 중에서 도지사가 임명 또는 위촉한다. 이 경우 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 넘지 않도록 하여야 한다.1. 당연직 위원가. 기록원장나. 제17조에 따른 도 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)다. 심의 또는 자문 안건 관련 담당 부서의 사무관 이상 공무원2. 위촉직 위원가. 경기도의회에서 추천한 도의회 의원나. 대학의 전임강사 이상인 사람으로서 기록관리학, 역사학, 행정학 분야 전공자다. 기록관리와 관련이 있는 기관ㆍ단체의 임직원 및 기록관리 업무에 3년 이상 종사한 사람라. 그 밖에 도지사가 필요하다고 인정한 사람④ 위원회는 안건이 발생하면 구성하고 심의ㆍ자문 후 자동 해산한다.

제16조(위원회의 운영)① 위원회 회의는 위원장이 소집하여 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.② 위원은 본인과 이해관계가 있는 안건에 대해서는 심의 또는 자문에 참여할 수 없다.③ 그 밖에 위원회 운영 및 수당 지급 등에 관한 사항은 「경기도 각종 위원회 설치 및 운영 조례」 및 「경기도 위원회 수당 및 여비 지급 조례」에 따른다.

제17조(기록관의 설치 및 운영)① 도지사 및 관할 공공기관의 장은 법 제13조 및 영 제10조에 따라 기록관을 설치ㆍ운영하며, 기록관장은 기록물관리 담당부서의 장이 된다.② 도지사 및 관할 공공기관의 장은 기록관리 업무의 효율적 수행을 위하여 기록물관리 전문요원과 보존 업무 등 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 그 밖에 기록관의 운영에 관한 사항은 규칙으로 정한다.

제18조(업무 이관에 따른 기록물관리)① 중앙행정기관, 다른 지방자치단체, 영 제3조에 따른 다른 공공기관 등으로 기관을 달리하여 업무가 이관될 경우, 도 및 관할 공공기관 기록관에서 보유 중인 기록물은 승계 기관에서 요청한 자료에 한정하여 영 제2조제8호에 따른 기록관리시스템을 통해 이력을 남기고 이관한다.② 제1항에 따른 기록물 이력 관리가 불가능한 경우에는 승계 기관에 기록물 사본(寫本)을 이관한다.

제19조(기록화 및 기록관리 대상) 도지사는 영 제16조에 따라 다음 각 호에 해당하는 사항을 기록물로 생산ㆍ관리하여야 한다.1. 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물, 결재 과정에서 발생한 수정 내용 및 이력 정보, 업무수행 과정에서의 보고 사항, 검토 사항 등의 기록2. 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 생산된 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시청각 기록3. 도지사가 정책을 구상하여 직접 작성하거나 지시한 기록4. 도지사 연설문ㆍ메시지 및 일정ㆍ행사기록 등5. 보존 가치가 있는 도지사 상징물(물품 및 행정박물을 말한다)6. 도지사의 국제교류활동 기록7. 그 밖에 도지사가 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록

부 칙 <2024.7.18.> 제1조(시행일) 이 조례는 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 조례의 폐지) 경기도 기록원 설치 및 운영 조례는 폐지한다.제3조(기존 기록물에 대한 경과조치) 이 조례 시행당시 관리하고 있는 기록물은 이 조례에 의한 기록물로 본다.