국립국악원 자료관리규정 (예규, 국립국악원)
공포일: 20251031 / 시행일: 20251031

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "자료"란 전통공연예술 관련 정보가 아날로그 또는 디지털 방식으로 기록된 여러 유형의 자료를 말하며 별표 1 자료유형의 구분과 같이 구분한다.2. "등록"이란 자료를 전산정보시스템에 입력하거나 관리대장에 기록하는 것을 말한다.3. "수집"이란 국립국악원이 개인 및 기관ㆍ단체 소유의 자료를 구입, 기증 등의 방법을 통해 양수하는 것을 말한다.4. "구입"이란 일정한 대가를 지불하고 자료를 수집하거나 자료에 속한 일부 권리를 대가를 지불하고 양수하는 것을 말한다.5. "기증"이란 개인 및 기관ㆍ단체 소유의 자료를 대가 없이 국립국악원에 양도하는 것을 말하며, 이를 국립국악원이 양도받아 자료로 소장ㆍ등록하는 것을 "수증"이라 한다.6. "기탁"이란 개인 및 기관ㆍ단체 소유의 자료를 대가 없이 국립국악원에 일정 기간과 조건을 정하여 인계하는 것을 말하며, 이를 국립국악원에서 수용하여 관리하는 것을 "수탁"이라 한다.7. "반출"이란 자료가 자료보존실 외부로 이동되는 것을 말하며, "반환"이란 반출된 소장자료가 회수되어 자료보존실로 들어오는 경우를 말한다.8. "원본"이란 자료가 수집될 당시 기록된 최초의 정보가 자료유형ㆍ규격ㆍ저장매체ㆍ내용 등의 변경행위 없이 보존되어 있는 것을 말한다.9. "사본"이란 수집된 원본자료의 보존성 강화 또는 서비스 등을 이유로 원본자료의 유형ㆍ규격ㆍ저장매체ㆍ내용 등을 변경한 자료를 말한다.10. "원시자료"란 최종 결과물을 만드는 과정에서 생산된 자료 또는 최종 결과물을 만들기 위한 가공 처리 이전의 자료를 말한다.

제4조(자료관리 담당) ① 국립국악원장은 자료관리에 관한 모든 사항을 총괄하며, 자료의 수집ㆍ등록ㆍ보존ㆍ서비스 등 자료관리 업무 처리를 위해 자료관리관, 자료관리관보, 자료관리담당자를 둔다.② 자료관리관은 국악연구실장, 자료관리관보는 해당업무 담당 학예연구관, 자료관리담당자는 해당업무 담당자로 한다.

제5조(자료관리 일반) ① 국악아카이브와 국악자료실은 다음 각 호의 자료관리 기능을 수행한다.1. 자료의 수집, 분류, 관리, 보존, 서비스2. 수집 자료에 대한 저작권 등의 권리 처리3. 국내 및 국외 자료집성4. 기타 국악아카이브와 국악자료실 운영에 필요한 사항② 국악아카이브의 소관자료는 다음 각 호와 같다.1. 공표를 목적으로 제작ㆍ가공되지 아니한 자료2. 국립국악원이 공표를 목적으로 제작한 자료의 원시자료3. 국립국악원과 소속국악원의 공연, 행사 등을 기록한 자료③ 국악자료실의 소관자료는 다음 각 호와 같다.1. 공표를 목적으로 제작ㆍ가공된 자료2. 제2항제1호의 자료를 열람ㆍ복제 등 서비스를 위해 재가공한 자료

제6조(등록) ① 국악아카이브 소관자료는 디지털국악아카이브시스템(이하 "시스템"이라 한다)에 등록하여 관리한다.② 국악자료실 소관 자료는 국악자료실자료관리시스템에 등록하여 관리한다.

제7조(관리 및 운영방식) ① 자료의 소관과 장소에 따른 관리 및 운영방식은 다음 각 호와 같다.1. 국악아카이브 소관 자료는 폐가식2. 국악자료실 소관 단행본, 정기간행물, 학위논문 등의 도서자료는 개가식3. 국악자료실 소관 영상, 음향자료 등 비도서자료는 폐가식② 국립국악원 인터넷 누리집 등 온라인에 게재 및 공개하는 자료는 자료의 이용도, 저작권 보호, 자료의 상태 등을 고려하여 정한다.

제8조(자료의 납본과 이관) ① 국립국악원과 소속국악원(이하 "국악원"이라 한다)의 소속 부서는 업무상 제작하여 공표한 자료를 공표일로부터 한 달 이내에 국악자료실로 납본해야 하며, 납본 수량은 다섯 부로 한다.② 국악원의 소속 부서는 업무상 생산한 자료로서 제5조제2항제2호와 제3호에 해당하는 자료를 국악아카이브로 이관해야 한다.③ 제2항에 따라 자료를 이관할 때에는 자료의 세부정보를 별지 제1호서식 자료인계서에 작성하여, 저작권 계약서 등과 함께 제출해야 한다. 다만 시스템에 직접 세부정보를 입력하는 경우에는 별지 제1호서식의 제출을 생략할 수 있다.④ 국악아카이브와 국악박물관, 국악자료실 소관자료 중 자료의 종류, 기록시기, 활용가치 등을 고려하여 별도관리가 필요한 자료는 국립국악원장의 승인을 통해 상호 이관할 수 있다.

제9조(자료의 보존) ① 원본자료는 영구보존하고, 보존에 적합한 수장시설에 보관한다.② 아날로그 원본자료는 디지털 사본을 제작하여 관리하며, 디지털자료는 대용량저장장치(이하 "저장장치"라 한다)에 보관한다.③ 저장장치에 보관된 디지털 자료는 정기적으로 백업을 시행하고 별도 보관해야 한다.

제10조(자료의 폐기와 제적) ① 제9조제1항에도 불구하고, 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 경우에는 국립국악원장의 승인 후 해당 자료를 폐기할 수 있다.1. 불가항력적인 사유로 훼손되어 불용자료로 판단된 경우2. 이용가치 또는 보존가치를 상실한 경우3. 자료재생기기 및 소프트웨어의 변화로 이용이 불가능한 경우② 제9조제1항에도 불구하고, 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 경우에는 국립국악원장의 승인 후 해당 자료를 제적할 수 있다.1. 대출 중 분실 등으로 현금 변상된 자료2. 분실된 자료로서 그 책임소재가 불분명하여 특정인에게 해당 자료의 변상책임을 물을 수 없을 때③ 폐기ㆍ제적된 국악아카이브 소관자료는 별지 제2-1호서식 폐기ㆍ제적 자료대장 또는 시스템을 통해 관리하며, 자료실 소관자료는 별지 제2-2호서식 자료 폐기(제적) 내역서에 따라 관리해야 한다.

제11조(반출 및 반환) ① 국립국악원장은 국립국악원 사업수행을 위해 필요한 경우 또는 외부기관(또는 단체)의 요청이 있을 경우 원본자료의 반출을 허가할 수 있다. 이 경우 반출 자료의 안전관리를 위하여 필요한 조건을 붙일 수 있으며, 관리 및 반출ㆍ반환에 필요한 모든 비용은 반출 받는 자의 부담으로 한다.② 원본자료를 반출하고자 하는 자는 해당 자료의 사용목적, 사용기간, 원본자료 손실을 대비한 보존대책 등을 기입하여 문서를 통해 반출신청을 해야 한다.③ 반출한 자료를 반환할 때는 반출 후 경과를 기입한 문서와 함께 반환해야 하며, 자료관리담당자는 별지 제3호서식 자료출납대장에 그 내역을 기록해야 한다. 다만 시스템에 반출 및 반환 내역을 입력하는 경우에는 별지 제3호서식을 생략할 수 있다.

제12조(변상) 국립국악원장은 직원 및 외부이용자가 자료를 분실, 오손(汚損), 훼손하였을 경우에는 다음 각 호 중 어느 하나로 변상하게 할 수 있으며, 변상 책임을 이행할 때까지 자료의 이용을 제한할 수 있다.1. 해당 자료와 동일한 자료2. 유사하거나 동등한 가치를 지닌 대체 자료3. 해당 자료의 시가에 해당하는 현금

제13조(열람시간) ① 자료의 열람시간은 국가공무원 복무규정 제9조에서 명시한 공무원의 근무시간으로 한다.② 제1항에도 불구하고, 국립국악원장은 운영상 필요한 때에는 열람시간을 조정할 수 있다.

제14조(열람방법) ① 자료는 다음 각 호의 방법으로 열람할 수 있다.1. 국악자료실의 개가자료는 지정된 장소에서 자유로이 열람2. 국악자료실의 폐가자료는 별지 제4-1호서식 자료열람신청서를 작성하여 제출한 후 자료를 수령하여 지정된 장소에서 열람3. 국악아카이브 소관자료는 별지 제4-2호서식 자료열람신청서를 작성하여 제출한 후 자료관리관보의 승인을 얻어 지정된 장소와 장비를 활용하여 열람② 폐가 자료의 열람은 이용자의 균등한 기회보장을 위해 1인당 주 1회, 회당 15점(동영상은 10점) 이하로 제한한다.

제15조(열람제한) ① 국립국악원장은 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 자료의 열람을 제한한다.1. 공개 제한 된 자료2. 훼손우려가 있는 자료3. 기타 국립국악원장이 필요하다고 판단하는 경우② 국립국악원장은 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 사람에 대해서는 열람을 제한할 수 있다.1. 자료의 훼손이나 안전관리에 지장을 초래할 우려가 있는 사람2. 이 규정을 위반한 사실이 있는 사람이 열람을 요구하는 경우3. 기타 특별한 사유가 있는 사람

제16조(대출구분) ① 자료의 대출은 국악자료실의 개가자료에 한정한다.② 대출은 다음 각 호로 구분한다.1. 원내대출2. 원외대출③ 제2항제1호는 업무비치용 대출과 직원대출로 구분하고, 제2항제2호는 유관기관 또는 단체의 대출로 한정한다.

제17조(대출절차) 대출은 다음 각 호의 절차에 의한다.1. 업무비치용 대출은 별지 제5-1호서식 업무용 자료대출 신청서를 작성하여 국악자료실에 신청2. 직원대출은 국악자료실 자료관리시스템에 등록하여 신청하되, 자료관리시스템에 등록할 수 없는 경우 별지 제5-2호서식 원내(직원) 자료대출 신청서를 작성하여 국악자료실에 신청3. 원외대출은 대출을 원하는 기관 또는 단체가 별지 제5-3호서식 원외 자료대출 신청서를 작성하여 문서와 함께 국악자료실에 신청

제18조(대출기간) 업무용 비치자료의 대출기간은 최대 6개월로 하고, 직원 및 유관기관 대출은 7일 이내로 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요하다고 인정될 때에는 1회(7일간)에 한하여 대출을 연장할 수 있다.

제19조(대출제한) ① 자료의 대출은 이용자의 열람에 지장이 없는 범위 내에서 대출해야 한다.② 개별대출 수량의 기준은 1인 10책을 초과하지 못하며, 원내 이용을 원칙으로 한다.③ 다음 각 호의 도서는 원칙적으로 대출할 수 없다. 다만, 국악연구실장이 특별히 필요하다고 인정하는 경우에 한하여 대출할 수 있다.1. 사전류 및 참고도서2. 연속간행물3. 고서, 귀중도서, 훼손이 심한 도서

제21조(반납의 독촉) ① 대출자료를 기한 내에 반납하지 않을 때에는 별지 제7호서식을 작성ㆍ발급하여 반납을 독촉해야 한다.② 반납독촉은 5일 간격으로 3회 발급하고, 그래도 반납하지 않을 때에는 의법조치 한다.

제22조(복제 허가) ① 자료의 복제는 「저작권법」에 저촉되지 않는 범위 내에서 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 경우 허가한다.1. 공공기관이 추진하는 사업에 필요한 경우2. 교육ㆍ학술ㆍ연구 등의 목적 또는 국악진흥 목적의 공익사업에 활용하고자 하는 경우3. 기타 국립국악원장이 필요하다고 인정하는 경우② 국립국악원이 저작재산권(저작인접권자의 재산권 포함) 전부를 보유하지 않은 자료는 복제를 원하는 자가 저작재산권자의 이용허락을 확인할 수 있는 증빙을 제출한 경우에 한하여 복제를 허가한다.③ 제7조제2항에 따른 인터넷 누리집 등 온라인에 게재된 자료의 다운로드는 공공저작물과 국립국악원장이 정한 자료로 한정한다.④ 자료의 복제는 이용자의 균등한 기회보장을 위해 1인당 주 1회, 회당 15점(동영상은 10점) 이하로 제한한다.

제23조(복제 절차) ① 자료를 복제하고자 하는 자는 별지 제8호서식 자료복제신청서를 작성하여 복제물 수령희망일로부터 5일전까지 제출해야 한다. 다만, 공공기관, 법인, 단체 등의 경우 별지 제8호서식을 문서로 갈음할 수 있다.② 복제에 소요되는 장비의 반입ㆍ임차 등의 모든 경비는 이용자가 부담한다.

제24조(이용허락 절차) ① 저작물 이용 신청을 하고자 하는 사람은 별지 제9호서식 저작물 이용허락 신청서를 작성하여 제출해야 한다. 다만, 다음 각 호에서 명시한 신청자의 경우 저작물이용신청서를 문서로 갈음할 수 있다.1. 공공기관2. 교육ㆍ학술ㆍ연구ㆍ문화관련 기관 및 단체② 국립국악원이 저작재산권(저작인접권자의 재산권 포함) 전부를 보유하지 않은 저작물을 이용하고자 하는 사람은 저작재산권자의 이용허락을 확인할 수 있는 별도의 증빙을 제출해야 한다.

제25조(이용허락조건) ① 국악아카이브 소관자료와 국립국악원의 공공저작물을 활용하여 2차적 저작물을 제작ㆍ공표하고자 하는 경우에는 반드시 그 출처를 명시해야 한다.② 저작물 이용에 따라 소요되는 장비 반입ㆍ임차 등의 모든 경비는 이용자가 부담한다.③ 저작물 이용허락 요청은 이용자의 균등한 기회보장을 위해 1인당 주 1회, 회당 15점(동영상은 10점) 이하로 제한한다.

제26조(구입절차) ① 국립국악원장은 제5조제2항제1호의 자료를 구입하고자 할 때 매도희망자로부터 다음 각 호의 서류와 실물을 접수하고 별지 제10호서식 임시보관증을 발급한다.1. 별지 제11호서식 자료매도신청서 1부2. 주민등록증 등 신분을 증명할 수 있는 서류 사본 1부② 구입 대상 자료의 구입여부와 가격 등은 별표 2 자료구입 기준단가를 기준으로 제27조의 예비평가위원회, 제28조의 구입심의위원회를 통해 결정한다.

제27조(예비평가위원회의 구성 및 운영) ① 국립국악원장은 제26조제1항의 자료 구입 여부를 결정하기 위해 예비평가위원회를 구성하고, 예비평가위원회는 다음 각 호의 사항을 평가한다.1. 사료적 가치2. 자료의 희소성3. 자료의 활용 가치4. 국립국악원에서 소장하고 있지 않은 자료② 예비평가위원회는 위원장 1명을 포함한 5명 이상의 위원으로 구성하되 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 한다.③ 예비평가위원회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 국립국악원장이 위촉한다.1. 국립국악원 학예연구직 공무원2. 유관기관의 학예연구직 공무원3. 유관기관의 관련 업무에 종사하는 공무원4. 관련 분야 전문 지식을 갖춘 자④ 예비평가위원회의 위원장은 국립국악원 국악연구실장으로 하며 위원회를 대표하고 위원회의 업무를 총괄한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 인하여 직무를 수행할 수 없을 경우에는 위원 중에서 호선된 자가 그 직무를 대행한다.⑤ 예비평가위원회는 위원 과반수의 찬성으로 의결하되, 가부동수일 경우에는 위원장이 결정한다.⑥ 예비평가위원회의 평가결과는 별지 제12-1호서식 구입대상자료 평가서에 작성하여 보관한다.

제28조(구입심의위원회의 구성 및 운영) ① 국립국악원장은 제27조에 의해 구입이 결정된 자료에 대하여 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 구입심의위원회를 구성하여 운영한다.1. 구입 여부의 최종 결정2. 자료의 구입 가격② 구입심의위원회는 위원장 1명을 포함한 5명 이상의 위원으로 구성하되 당연직을 포함하여 특정성별로만 위원회가 구성되는 경우 최소 1인 이상은 다른 성별을 위촉하도록 한다.③ 구입심의위원회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 국립국악원장이 위촉하되, 외부전문가를 과반수로 포함해야 하고, 국악연구실장은 당연직 위원이 된다.1. 5급 또는 5급 상당 이상의 공무원으로 국악원에 재직 중인 사람2. 「고등교육법」에 따른 학교에서 국악이나 전통예술을 가르치는 조교수 이상의 직으로 3년 이상 재직한 사람3. 전통예술에 관한 학식과 경험이 풍부한 사람으로서 그 분야에 10년 이상 종사한 사람4. 전ㆍ현직 문화유산 전문위원④ 구입심의위원회의 위원장은 위원 가운데 호선된 자로 하며, 위원장은 위원회를 대표하고 위원회의 업무를 총괄한다.⑤ 구입심의위원회는 위원 과반수의 찬성으로 의결하되, 가부동수일 경우에는 위원장이 결정한다.⑥ 구입심의위원회의 심의결과는 별지 제12-2호서식 구입대상자료 심의서에 작성하여 보관한다.

제29조(자료 반환) 구입대상에서 제외된 자료는 최종 심의일로부터 10일 이내에 해당 매도신청인에게 통보하고, 통보 이후 20일 이내에 반환해야 한다. 이때 반환 확인을 위해 매도신청인으로부터 별지 제13호서식 구입제외자료 반환 영수증을 받아 보관해야 한다.

제31조(수증심의위원회의 구성 및 운영) ① 국립국악원장은 제30조의 자료 수증 여부를 결정하기 위해 수증심의위원회를 구성하고, 수증심의위원회는 다음 각 호의 사항을 평가한다.1. 사료적 가치2. 자료의 희소성3. 자료의 활용 가치4. 국립국악원에서 소장하고 있지 않은 자료② 수증심의위원회는 위원장 1명을 포함한 3명 이상의 위원으로 구성하되 특정 성별이 위촉직 위원수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 한다.③ 수증심의위원회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 국립국악원장이 위촉한다.1. 국립국악원 학예연구직 공무원2. 유관 기관의 학예연구직 공무원3. 유관 기관의 관련 업무에 종사하는 공무원4. 관련 분야 전문 지식을 갖춘 자④ 수증심의위원회의 위원장은 국립국악원 국악연구실장으로 하고, 위원장은 위원회를 대표하고 위원회의 업무를 총괄한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 인하여 직무를 수행할 수 없을 경우에는 위원 중에서 호선된 자가 그 직무를 대행한다.⑤ 수증심의위원회는 위원 과반수의 찬성으로 의결하되, 가부동수일 경우에는 위원장이 결정한다.⑥ 수증심의위원회의 심의결과는 별지 제15-1호서식 자료수증 심의서에 작성하여 보관한다.

제32조(수납증서 교부 및 기증자 예우) ① 기증 의뢰 자료를 수증한 경우에는 별지 제15-2호서식 기증자료수납증서를 작성하여 기증자에게 교부한다.② 기증자 또는 기증단체 예우를 위해 사례비 지급, 자료의 복제, 자료집 발간, 전시 개최, 구술채록 등을 할 수 있다. 기증은 무상을 원칙으로 하나, 국립국악원장이 필요하다고 인정하는 경우 예외적으로 사례비를 지급할 수 있다. 이때 사례비는 예산의 범위 내에서 자료 제작에 소요된 실비를 고려하여 책정한다.

제34조(수탁심의위원회의 구성 및 운영) ① 국립국악원장은 제33조의 자료 수탁 여부를 결정하기 위해 수탁심의위원회를 구성하고, 수탁심의위원회는 다음 각 호의 사항을 평가한다.1. 사료적 가치2. 자료의 희소성3. 자료의 활용 가치4. 국립국악원에서 소장하고 있지 않은 자료② 수탁심의위원회는 위원장 1명을 포함한 3명 이상의 위원으로 구성하되 특정 성별이 위촉직 위원수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 한다.③ 수탁심의위원회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 국립국악원장이 위촉한다.1. 국립국악원 학예연구직 공무원2. 유관 기관의 학예연구직 공무원3. 유관 기관의 관련 업무에 종사하는 공무원4. 관련 분야 전문 지식을 갖춘 자④ 수탁심의위원회의 위원장은 국립국악원 국악연구실장으로 하고, 위원장은 수탁심의위원회를 대표하고 위원회의 업무를 총괄한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 인하여 직무를 수행할 수 없을 경우에는 위원 중에서 호선된 자가 그 직무를 대행한다.⑤ 수탁심의위원회는 위원 과반수의 찬성으로 의결하되, 가부동수일 경우에는 위원장이 결정한다.⑥ 수탁심의위원회의 심의결과는 별지 제15-1호서식 자료수탁 심의서에 작성하여 보관한다.

제35조(수탁증서 교부) ① 기탁 의뢰 자료를 수탁한 경우에는 별지 제16-2호서식 수탁증서를 기탁자에게 교부하고 별지 제16-3호서식 기탁자료 등록대장을 별도로 두어 목록을 관리한다.② 기탁자가 기탁 완료 후 주소 혹은 성명을 변경하고자 할 때에는 즉시 서면으로 그 사실을 국립국악원장에게 제출하고 기탁증서를 갱신해야 한다.③ 기탁자의 사망으로 인한 상속의 경우에는 상속확인을 통해 기탁증서를 갱신해야 한다.

제36조(수탁자료 반환) ① 기탁자가 수탁자료를 반환받고자 할 때에는 서면으로 국립국악원장에게 신청해야 한다.② 제1항의 신청에 의해 수탁자료를 반환할 때에는 수탁증서를 회수하고, 별지 제16-4호서식의 수탁자료반환 영수증을 받아 보관한다.