대산지방해양수산청 기록관 운영규정 (예규, 대산지방해양수산청)
공포일: 20200629 / 시행일: 20200629

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 동법시행령(이하 "영"이라 한다) 제10조에 의하여 대산지방해양수산청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 도면, 카드, 시청각물, 간행물, 도서, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "기록물관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집 및 보존, 보존포맷변환(장기보존포맷변환을 포함한다) 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리가 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 운영지원과에 설치하고, 기록관의 장은 운영지원과장이 된다.②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록물관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치한다.③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자 및 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 한다.

제5조(자문위원 위촉 등) ①기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.②자문위원은 기록관장의 요청에 의해 청장이 위촉하고, 자문위원의 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다.③기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ①기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 관리11. 기록물관리 실태조사 및 정수점검12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 처리과의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공18. 소관 비전자 기록물의 전자화19. 보존가치가 높은` 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 기록물에 대한 정보공개 접수창구 운영22. 기록물 편찬·전시·홍보에 관한 사항23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 임시조직의 기록물관리 감독25. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산) ①기록관장은 각 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.②기록관장은 영 제17조부터 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산·관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다.

제8조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.②기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ①기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.②처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ①기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년단위 전년도 생산기록물을 이관한다.②제1항에도 불구하고 처리과에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 「공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 별지 제3호 서식에 따라 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.③제2항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.④직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 평가 및 폐기) ①기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.②기록관에서 기록물 평가 및 폐기하고자 할 때에는 규칙 별지 제10호의 서식에 따라 기록물평가심의서를 작성하고 생산부서의견조회, 전문요원심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.③기록물의 평가심의회를 거쳐 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임 하에 이를 행한다.

제13조(기록물평가심의회 설치) ①기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.②심의회는 위원장 1인과 위원 4인으로 구성한다.③심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 각 처리과의 과장 중 2인 및 관련분야 외부전문가 2인으로 구성한다.④외부위원은 제5조 제1항의 업무 및 해양수산부 업무의 관련분야에 전문성을 갖춘 자로서 청장이 위촉하며, 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다.⑤기록관장은 위촉된 심의위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.⑥심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 전문요원 또는 위원장이 지정하는 담당자가 된다.⑦기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가·폐기 등에 관한 사항2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항3. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제14조(심의회의 소집 및 의결) ①심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.②심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③처리과의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다.④간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지·관리하여야 한다.

제15조(위원장의 직무) ①위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 통할한다.②위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.

제16조(위원의 준수의무) ① 위원회 위원 중 공직자가 아닌 위원은 그 공무수행에 관하여 부정청탁에 따른 직무를 수행하거나 금품 등 수수 및 요구 또는 약속해서는 아니 된다.② 제1항과 관련하여 부정청탁을 거절하였음에도 다시 받은 경우와 금품 등의 수수 및 제공의 의사표시를 받은 경우 대산지방해양수산청장에게 신고하여야 한다.

제17조(위촉위원 직무윤리 사전진단 등) ① 위원장 및 위원 위촉 후보자는 별지 제1호 서식의 사전진단서를 작성하여야 하며, 대산지방해양수산청장은 사전진단 결과에 따라 후보자별로 위원으로서의 직무 적합성 여부를 확인한 후에 위촉하여야 한다.② 위원장 및 위원을 신규 위촉하는 경우에는 위원회 업무와 관련된 공정한 직무 수행을 위하여 별지 제2호 서식의 서약서를 작성하게 하여야 한다.

제18조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 제60조제1항 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제19조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.②기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 하고, 별지 제3호 서식에 의한 기록관 출입대장을 작성하여야 한다.③기관장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때에는 이관 시 보안업무규정에 의하여 필요한 보안조치를 하여야 한다.

제23조(점검) ①기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검3. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검

제25조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 대산지방해양수산청 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자3. 대산지방해양수산청에 파견된 직원②제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제26조(열람 준수사항) ①열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위②기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제27조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제4호 서식의 기록물 반출·반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제28조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제30조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 특별한 사유 없이 기간 내 대출기록물을 반납하지 않을시 3개월 이내 추가 대출을 금지할 수 있다.②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 등 복무상황이 변경되었을 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제32조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.