공정거래위원회 기록관 운영규정 (훈령, 공정거래위원회)
공포일: 20181217 / 시행일: 20181217

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 ‘법’이라 한다) 제13조, 동법 시행령(이하 ‘영’이라 한다) 제10조 및 제43조 제2항의 규정에 따라 공정거래위원회 기록관(이하 ‘기록관’이라 한다)의 설치·운영과 기록물평가심의회의 구성·운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. ‘기록관’이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고 및 시설, 사무·열람·기록물 정리 공간 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.2. ‘분임기록관’이라 함은 지방공정거래사무소의 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고 및 시설, 사무·열람·기록물 정리 공간 등을 갖춘 기구를 말한다.3. ‘기록관리시스템’이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 공정거래위원회 및 소속기관에 적용되며, 기록관 및 기록물평가심의회의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 업무지원팀에 설치하고, 업무지원팀장을 기록관장으로 하며, 분임기록관은 지방공정거래사무소 총괄과에 설치하고 총괄과장을 분임기록관장으로 한다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 ‘전문요원’이라 한다)과 기록물의 정리, 기록정보 관리, 보존, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 공정거래위원회 본부 처리과 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하도록 하여야 한다.④ 분임기록관장은 지방공정거래사무소 처리과 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등 전문적 업무수행의 자문을 받기 위해 관련 분야의 전문가를 자문위원으로 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는 데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 공정거래위원회 위원장이 위촉하며 위촉기간은 2년으로 한다.③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 기록물 수집·관리·보존 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관5. 본부 및 소속기관 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원6. 비공개 기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류7. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 등록·관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물의 폐기 관리9. 기록관리시스템의 설치 및 운영10. 기록물관리 교육 운영계획의 수립 및 시행11. 기록물서고의 관리12. 중요 기록물 재난대비 계획 수립13. 중요 기록물 및 활용 가치가 높은 기록물의 디지털자료 변환14. 소관 기록물의 열람 서비스 제공15. 기록물 편찬·전시·홍보에 관한 사항16. 기타 기록물관리에 관한 사항② 처리과의 장은 제4조 제3항의 규정에 따라 지정된 기록물 관리책임자가 다음 각 호의 업무를 담당하도록 한다.1. 기록물의 생산, 발송 및 접수의 등록에 관한 사항2. 처리과의 기록물관리기준표 관리에 관한 사항3. 단위과제 작성기준의 수립과 등록에 관한 사항4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항5. 간행물 및 일반도서의 등록 및 관리에 관한 사항6. 기타 처리과의 기록물 관리에 관한 사항③ 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 공정거래위원회 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 영 제17조 내지 제19조에 근거하여 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록·관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위해 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등 기록물정리지침에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산·완결된 기록물을 정리하고, 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 분임기록관장은 지방공정거래사무소 기록물 운영현황을 취합하여 매년 3월말까지 기록관장에게 보고하여야 한다.④ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 처리과는 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 이내에 기록관으로 이관해야 한다. 다만, 처리과에서 업무 참고 등을 위해 필요한 경우 별지 제1호 서식의 이관연기신청서를 제출하고 기록관장과의 협의를 거쳐 이관을 연기할 수 있다.② 제1항의 단서조항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년의 범위 이내에 처리과에서 활용할 수 있다. 다만, 활용 목적이 종결된 때에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.③ 직제개정, 한시조직 해산 등의 경우에 기록관장은 해당 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제2호 서식의 기록물인계·인수서를 작성·관리하도록 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 비치해야 한다.② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하며, 정기적인 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온·항습 환경 구축 등 필요한 조치를 하여야 한다.

제13조(심의회 구성) ① 기록물평가심의회(이하 ‘심의회’라 한다)는 위원장 1인을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원과 민간위원 2인 등 5인 이상 10인 이내의 위원으로 구성한다.② 심의회의 위원장은 업무지원팀장이 되며, 위원은 기록물폐기대상이 많은 국의 총괄서기관(또는 사무관)으로 한다.③ 민간위원은 행정에 대한 이해가 높은 관련분야 연구자 또는 공직 유경험자와 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 공정거래위원회 위원장이 위촉한다.④ 심의회 위원의 임기는 2년으로 하되 1차에 한하여 연임할 수 있다.⑤ 심의회에 참석한 민간위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당·여비, 기타 필요 경비를 지급할 수 있다.

제14조(심의 내용) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가·폐기 등에 관한 사항2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항3. 기타 기록물의 평가·폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제15조(폐기 보류 기준) 심의는 보존기간이 경과된 한시 기록물을 대상으로 하며, 다음 각 호에 해당하는 기록은 폐기보류 또는 보존기간을 연장하여 보존·관리되도록 해야 한다.1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물2. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물3. 연도별 업무계획과 이의 추진과정·결과 및 심사분석 관련 기록물4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물5. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록6. 징계시효, 회계법상 시효, 민·형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록7. 기타 영 제26조에 규정되어 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 중 보존기간이 영구 또는 준영구에 해당하는 기록물과 관련된 기록물

제16조(심의회의 운영) ① 위원장은 필요한 경우 심의회를 소집할 수 있으며, 심의회는 위원장을 포함한 재적위원 과반수이상의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.② 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우 당해 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.

제17조(전자기록물의 폐기) ① 전자기록물은 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다.

제18조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 제60조 제1항 별표6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업·열람·사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.③ 분임기록관장은 자체 기록물의 안전하고 효율적인 보존·관리 등을 위하여 제1항 및 제2항의 기준을 준용하여 보존시설 및 장비를 갖추어야 한다. 다만, 환경기준 등은 지방공정거래사무소의 여건에 따라 달리할 수 있다.

제19조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각 기록물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템이 안전하고 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

제20조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 기록정보를 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 금지하며, 관람·견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.

제23조(보존서고 점검) 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

제25조(열람 및 대출기준) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 공정거래위원회 및 그 소속 기관의 직원2. 타 부처 공무원으로 기록관장의 열람 승인을 득한 자3. 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호 및 제3호의 경우 기록관장의 지정 장소에서 열람만 할 수 있으며 공개 기록의 경우 사본을 제공할 수 있다.

제26조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관에서 지정한 공간으로 제한하며, 다음 각 호의 행위를 해서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 허가를 받지 않은 기록물의 복사 또는 외부 반출3. 열람실 내부로 음식물 등의 반입4. 기타 타인의 열람 방해 또는 기록물 보존에 위협이 되는 행위② 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하고, 복사 등에 소용되는 비용은 열람자가 부담하여야 한다.

제27조(대출의 한도 및 기간) ① 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 기록관리시스템을 통한 전자파일의 열람은 7일 이내로 한다.② 대출기간의 연장이 필요한 경우, 기록관장의 승인을 거쳐 1회에 한하여 연장할 수 있다.③ 기록물은 대출하고자 하는 자는 별지 제3호 서식에 의한 기록물 반출·반입서를 작성하여 기록관장에게 승인을 얻어야 한다.④ 기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제28조(기록물관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 각 실국 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 지도·점검 할 수 있다.② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 각 실국 및 소속기관의 기록물관리책임자 및 업무관련자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.