농림축산식품부 기록관 운영 규정 (훈령, 농림축산식품부)
공포일: 20131007 / 시행일: 20131007

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 농림축산식품부 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이라 함은 농림축산식품부와 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관"이라 함은 농림축산식품부가 「공공기록법」 제13조 및 동 시행령 제10조의 규정에 따라 보존서고, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖추고 농림축산식품부와 소속기관의 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.5. "소속기관"이라 함은 「농림축산식품부와 그 소속기관의 직제시행규칙」에 규정된 기관을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 농림축산식품부 운영지원과에 설치하며, 농림축산식품부 운영지원과장이 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 되며 기록관장은 농림축산식품부와 소속기관의 기록물관리를 총괄한다.②기록관장은 기록물관리 제반업무의 효율적 수행을 위하여 필요한 전문인력을 기록관에 배치하여야 하며, 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.③소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련업무를 수행하도록 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립 시행2. 기록물관리 교육 · 평가 계획 수립 시행3. 기록물관리에 대한 지도 · 감독 및 지원4. 중요 기록물의 재난대비계획 수립5. 비전자 기록물의 전자화 계획 수립 시행6. 기록관리 전산시스템의 도입 및 운영7. 기록물의 수집 · 관리 · 보존 및 활용8. 기록물의 생산현황 취합 및 국가기록원으로의 통보9. 보존기간 30년 이상 기록물의 국가기록원으로의 이관10. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 행정박물, 시청각기록물의 관리11. 비공개기록물의 공개 재분류12. 기록물분류기준표 및 기록관리기준표의 관리13. 한시 기록물의 보존기간 재책정 관리14. 기록물평가심의회의 구성 · 운영15. 기록물의 평가 · 기술 · 폐기 관리16. 기록관의 보존시설 · 장비 및 환경기준의 관리17. 기록물의 정수점검 및 관리상태의 주기적 점검18. 기록물의 열람 · 대출 및 정보공개19. 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산) ①기록관장은 농림축산식품부와 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.②기록관장은 「공공기록법」 시행령 제17조 내지 제19조에 해당되는 업무를 수행하는 경우 반드시 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.

제7조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 전자기록생산시스템을 통해 등록하고 동시에 생산·접수등록번호를 부여한 등록 시기는 기록물을 생산·접수한 때로 한다.②비전자기록물을 전자기록생산시스템에 등록할 때에는 비전자기록물 원본을 전자화한 파일을 첨부하여 등록하고 비전자기록물 원본은 별도 관리하여야 한다.③기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다.④기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제8조(기록물의 생산현황 통보) ①처리과의 장은 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관의 장에게 통보하여야 한다.②기록관의 장은 농림축산식품부와 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관) ①기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관받아야 한다.②처리과의 장은 제1항의 규정에도 불구하고 업무참고 등 활용을 목적으로 이관시기를 연장하고자 할 경우 「공공기록법」 시행규칙 별지3호 서식에 따라 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 이때, 이관연기가 결정된 기록물은 활용 목적이 달성될 때까지 처리과에서 보관·관리하고, 활용 목적이 달성된 후에는 기록관으로 이관하여야 한다.③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.④기록관장은 기록관 보존서고의 보유 기록물 중 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물을 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과로부터 이관 연기 요청이 있는 경우에는 국가기록원장과 협의하여 이관을 연기하고 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제11조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 「공공기록법」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 기록물의 평가 및 폐기를 시행하여야 한다.

제12조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ①기록관장은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성·운영한다.1. 보존기간이 경과한 기록물 중 보존기간 10년 이하 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류에 관한 사항2. 단위과제 보존기간의 조정에 관한 사항3. 그 밖에 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항②심의회는 위원장을 포함하여 10인 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 외부전문가 2명과 소속공무원으로 구성한다③위원장은 기록관장이 되고 내부 위원은 실·국의 주무 서기관(또는 사무관)으로 하고 간사는 기록관리 담당 사무관으로 한다.④심의위원의 임기는 공무원인 경우 그 직위의 재직기간동안으로 하고 외부위원의 경우 2년으로 하며 연임할 수 있다.⑤심의회는 위원장이 소집하며, 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다.⑥심의회에 참석한 외부위원에게 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제13조(비밀기록물의 관리) ①기록관장은 비밀기록물 관리에 필요한 전용서고를 설치하고 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여야 한다.②처리과의 장은 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 때에는 기록관으로 비밀기록물 원본을 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우③기록관장은 제2항에 따라 인수한 비밀기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음연도 중 국가기록원이 정한 일정에 따라 이관하여야 한다. 다만, 인수한 기록물이 보존기간의 기산일부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존하여야 한다.

제14조(기록관리시스템 구축 및 장비구축) ①기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.②기록관리시스템은 농림축산식품부와 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관, 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제15조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 월 1회 이상 실시하여야 한다.②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제17조(시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 체계적 관리 및 보존·활용을 위하여 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간을 확보하여야 하며, 「공공기록법」 시행령 제60조제1항 별표6의 기준에 따른 제반시설·장비를 구비하고 환경기준을 준수하여야 한다.②장기보존대상 기록물을 보유하고 있는 소속기관에서는 기록관에 준하는 보존서고를 확보하여야 하고, 기록관장의 감독을 받아야 한다.

제18조(점검) 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전산장비의 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검2. 보존 기록물의 오염·파손여부 및 해충의 발생여부에 대한 점검3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검4. 보존 기록물의 정수점검

제19조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.②보존서고를 출입하는 자는 출입자관리대장(별지 제1호서식)에 출입일시, 출입목적 등을 기록하여야하며, 보존서고 관리자는 출입자의 신원을 확인하여야 한다.③기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제20조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 농림축산식품부와 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자②제1항제1호에 해당하는 자가 기록물을 대출할 경우 기록물반출반입대장(별지 제2호서식)에 해당기록물 내역을 기록하여야 하며, 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출을 금지한다.

제21조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제22조(열람 및 대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제24조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제25조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관장은 농림축산식품부와 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 농림축산식품부와 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제27조(재검토기한) 「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령훈령 제248호)에 따라 이 훈령 발령 후의 법령이나 현실여건의 변화 등을 검토하여 이 훈령의 폐지, 개정 등의 조치를 하여야 하는 기한은 2016년 5월 일까지로 한다.