스마트 인재관리시스템 운영에 관한 훈령 (훈령, 국방부)
공포일: 20260201 / 시행일: 20260201

제1조(목적) 이 훈령은 「국방정보화 기반조성 및 국가정보자원관리에 관한 법률」, 같은 법 시행령 및 시행규칙에 따라 스마트 인재관리시스템 구축 및 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 훈령은 스마트 인재관리시스템(이하 "인재관리시스템"이라 한다)을 운영하는 국방부 공무원, 각 군 소속 군인ㆍ군무원과 국방통합모집포털 및 국방전역지원포털 사용자에 대해 적용한다.

제3조(다른 법령과의 관계) ① 인재관리시스템의 운영 및 관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 훈령을 적용한다.② 비밀과 관련된 사항에 대한 관리 및 처리에 관하여는 이 훈령의 적용을 받는 외에 따로 정한「국방보안업무훈령」및 각 군의「보안업무규정」을 적용한다.

제5조(전자인사업무체계의 구축) 각 군은 인재관리시스템을 사용할 수 없는 부득이한 사유가 있는 경우 데이터(data)의 정합성 확보, 호환성 보장, 활용계획 수립ㆍ보고 등 인재관리시스템의 구축 및 운영에 필요한 조치를 하여야 한다.

제6조(인재관리시스템 관리심의위원회) ① 인사기획관은 인재관리시스템에 관련한 주요 사안에 대해 "인재관리시스템 관리심의위원회"를 개최하여 제2항에 따른 주요안건 등을 결정한다. 단, 효율적인 운영을 위해 「국방인사정보체계 구축 및 운영에 관한 훈령」에 근거한 국방인사정보체계 관리심의위원회 시 인재관리시스템 심의안건을 추가하여 결정할 수 있다.② 인재관리시스템 관리심의위원회 주요안건은 다음 각 호와 같다.1. 인재관리시스템의 신규 연동 소요2. 인재관리시스템 주요기능의 삭제 및 추가, 타 체계로의 전환3. 기타 인사기획관(인사기획관리과장)이 인재관리시스템 관리심의위원회의 심의가 필요하다고 결정한 사안③ 인사기획관은 필요한 경우 인재관리시스템 관리심의위원회의 개최 시기 및 참석대상을 조정할 수 있으며, 사안의 성격, 업무범위, 필요성 등을 고려하여 인재관리시스템을 담당하는 과장(이하 "인사기획관리과장"이라 한다)에게 인재관리시스템 관리심의위원회의 운영에 관한 업무를 위임할 수 있다.④ 인재관리시스템 관리심의위원회의 세부사항은 다음 각 호와 같다.1. 위원장 : 인사기획관2. 위원 : 과장급 5명 이상(인사기획관리과장, 각 군 및 해병대 관련 과장)3. 시기 : 반기 1회(정기), 필요시(인사기획관리과장 판단)4. 결과 : 동의, 부동의5. 의결 : 만장일치⑤ 심의안건 제기부서는 별지 제1호서식을 준용하여 인사기획관리과로 제출한다.⑥ 각 군은 필요한 경우 각 군별 인재관리시스템 운영 등에 관련한 별도의 위원회를 구성하여 운영할 수 있다.⑦ 그 밖의 인재관리시스템 관리심의위원회의 세부 운영에 관하여는 국방부에서 별도로 정하는 바에 따른다.

제7조(업무분장) ① 인재관리시스템 운영과 관련하여 국방부 인사기획관의 업무는 다음 각호와 같다.1. 인재관리시스템 관리심의위원회 주관2. 인재관리시스템의 구축, 설계, 폐기에 관한 사항에 대한 통제 및 감독② 인재관리시스템 운영과 관련하여 국방부 인사기획관리과장의 업무는 다음 각호와 같다.1. 인재관리시스템 안정적 운영ㆍ유지 감독2. 인재관리시스템 관련 법령의 제ㆍ개정에 관한 사항 종합 및 조치3. 인사업무 관련 법령, 제도, 방침의 제ㆍ개정 시 체계반영 여부 검토4. 인재관리시스템의 운영 및 유지를 위한 예산, 조직 편성 등 검토 및 반영 추진5. 국직부대ㆍ기관의 편제 외 직책 생성에 관한 사항 검토 및 승인6. 통합 인사 DB의 도난ㆍ유출ㆍ파기 방지 등 보안에 관한 사항 조정 및 통제7. 인재관리시스템 사용실태 확인, 감독 및 사용자 교육 지원 및 통제8. 국방부 본부 사용자 권한 관리 및 DB업무 지원9. 인재관리시스템 관리심의위원회 안건 종합 및 개최10. 유지보수요청에 대한 국방부 본부 타당성 검토 협조11. 연동합의서 작성 및 체결12. 연동통제문서 변경 검토 및 승인13. 헬프데스크 운영에 대한 확인 및 감독③ 인재관리시스템 운영과 관련하여 국방부 지능정보화정책관의 업무는 다음 각호와 같다.1. 인재관리시스템 운영ㆍ유지와 관련한 사업에 대한 조정 및 통제2. 인재관리시스템 운영ㆍ유지 예산에 대한 승인 및 집행 통제④ 인재관리시스템 운영과 관련하여 각 군 참모총장 및 해병대사령관의 업무는 다음 각호와 같다.1. 법령, 제도, 방침 등의 제ㆍ개정에 따른 시스템 유지보수 소요 건의2. 사용자 유지보수요청에 대한 타당성 검토 및 국방부, 타군 동의 여부 확인3. 신규성능개선 소요제기서 작성 및 건의4. 사용실태 확인ㆍ감독 및 사용자 교육, 지원5. 각 군별 인재관리시스템 운영규정 또는 지침 작성⑤ 인재관리시스템 운영과 관련하여 스마트 인재관리시스템 운영 부서장의 업무는 다음 각호와 같다.1. 시스템 운영 유지 및 유지보수를 위한 계획 수립ㆍ시행2. 유지보수 및 성능개선과제 판단을 위한 자료 제공 및 적용결과 확인3. 소스코드(source code)를 포함한 산출물 및 응용소프트웨어 형상관리4. 타 유관정보체계 간 연동상태 확인 및 관리, 연동통제문서 작성 및 보완5. 서버ㆍ소프트웨어ㆍ스토리지ㆍ백업ㆍ복구ㆍ정보보호 관리 및 운영6. 시스템 장애 조치 및 장애관리7. 통합 DB 구축ㆍ보관, 시스템 운영과 자료에 관련한 보안 조치8. 통합 시스템 관리자 및 시스템 담당자 임명, 확인ㆍ감독9. 각 군 DB관리계정에 대한 사용실태 확인 및 감독

제8조(인사자료의 구축) 인재관리시스템의 통합 DB에 구축할 자료는 다음과 같다.① 국방인사정보체계로부터 연동되는 각 군 소속 현역군인 및 군무원의 인사자료② 국방통합모집포털 및 국방전역지원포털에서 생성되는 개인정보

제9조(인사자료의 관리) ① 국방부에서 각 군의 인사DB에 대해 정제된 데이터 이외 수정ㆍ변경ㆍ삭제ㆍ유통ㆍ제공 등의 방법으로 임의로 활용할 수 없다.② 각 군 참모총장 및 해병대사령관은 인재관리시스템을 통하여 해당 군 소속 인원의 인사DB 종합 및 분석 정보를 활용한다.③ 인사기획관은 인재관리시스템 통합DB관리를 위해 국방부 DB관리자를 지정하여 운영한다.

제10조(인재풀 추천 활용) ① 인재풀 추천기능 적용 대상은 대령급 이하 전 계급으로 한다.② 추천에 필요한 요구역량은 연 1회 개정ㆍ반영한다.③ 주요직위 및 선발직위에 입력된 요구역량은 해당 직책 혹은 신분에 대한 보직을 담당하는 대령급 이상 부서장의 승인 없이 임의로 수정할 수 없으며, 수정 시 로그기록을 유지한다. 단, 요구역량에 대한 승인이 필요한 주요직위 및 선발직위의 범위와 반영방법 등은 각 군에서 정한다.④ 요구역량에 의해 추천된 인재풀은 각종 심사 시 활용되지 않으며, 보직담당관이 인재풀을 확인하는데 활용한다.⑤ 인재풀 추천, 경력코칭 결과는 인사실무자 및 장병 대상 단순 참고용으로 제공되며, 기타사항은 국방부 지침에 따른다.

제11조(각종 현황자료 제공) 국회, 감사원 등 대내외 기관에서 국방인력 현황, 여군현황, 해외파병자 현황, 어학특기자 현황 등 개인정보를 제외한 수치화된 통계자료 제공 요청시에는 국방부 인사기획관리과, 각 군 인사참모부(인사사령부) 및 해병대사령부 인사참모처 규정에 따라 제공한다.

제12조(최신 자료의 유지) ① 각 군 참모총장 및 해병대사령관은 국방인사정보체계에서 통합 관리되는 기존 자료가 변경된 경우 이를 지체없이 인재관리시스템에 반영하여야 하며 이를 최신화하여 유지하여야 한다.② 유관정보체계를 운영하는 부대ㆍ부서 및 기관의 장은 상호 연동 협의 결과에 따라 정기적으로 최신 자료를 연동하여야 한다.

제13조(체계구성) ① 인재관리시스템은 기반체계(하드웨어)와 응용체계(소프트웨어)로 구성되며, 메뉴구성은 다음 각 호와 같다.1. 인재선발 : 모집안내, 지원서 제출, 지원접수 관리, 선발 평가, 합격관리, 통계분석2. 육성운영 : 인재 육성, 인재 운영/관리, 인재 상황 평가, 심사(심의)관리, 인사 행정 지원, 인사 상담3. 전역지원 : 맞춤식 전역 지원 안내, 창업지원, 일자리통합관리, 구인ㆍ구직지원, 국방NCS DB활용, 취업현황관리4. 진급심사 : 진급심사에 관한 업무 등5. 체계관리가. 권한관리, 조직관리, 서비스관리나. 인사DW (Data Warehouse)(데이터 웨어하우스)② 시스템 구성에 관하여 응용체계의 운영환경 기술은 체계 내 기능 간 연동과 다른 유관정보체계와의 연동, 향후 기술발전 추세에 따라 융통성 있게 대응할 수 있도록 하되 상호운용성 보장에 중점을 두어야 한다.③ 시스템 메뉴구성은 각 군의 요청을 받아 수정, 삭제 및 추가할 수 있으며, 유지보수절차를 적용한다.

제14조(체계연동) ① 인재관리시스템은 「국방정보화 기반조성 및 국가정보자원관리에 관한 법률」 제16조(상호운용성 확보)에 따라 상호운용성 보장을 위해 별표 2와 같이 대내ㆍ외 다른 유관정보체계와 연동이 유지되도록 하여야 한다.② 체계연동과 관련된 사항은「국방 정보화업무 훈령」및「국방상호운용성 관리지시」에 따르며, 개인정보보호와 관련된 사항은 이 훈령 제24조 제5항, 제6항을 적용한다.③ 인사기획관(인사기획관리과장)은 인사자료가 연동을 통해 타체계에 임의 제공되지 않도록 신규 연동요청시 제5조에 따라 인재관리시스템 관리심의위원회에 상정하여 각 군과 협의하여야 한다.④ 타체계 연동간 연동목적 변경시 각 군의 동의를 받아야 한다.⑤ 그 밖에 인재관리시스템과 연동대상체계 간 연동과 관련된 사항은「국방상호운용성 관리지시」를 따른다.

제15조(연동데이터) ① 인재관리시스템 연동에 사용되는 데이터는 국방상호운용성 보장을 위하여「국방상호운용성 관리지시」에 따른 메타데이터표준을 준수해야 한다.② 연동내역은 반드시 로그(log)를 유지 및 백업하여 보관하여야 하며, 로그별 보관기간은 제19조를 따른다.③ 연동데이터는 국방연동관리체계에서 제공하는 연동모듈을 사용하여 암호화한 후 송ㆍ수신 한다.④ 그 외에는「국방 보안업무훈령」에 근거하여 연동 데이터를 관리한다.

제16조(연동 제한사항 및 연동 심의 등) ① 국방인사정보체계 원천데이터를 인재관리시스템을 제외한 타 체계에 임의 연동하는 것은 금지한다. 단, 시스템을 통해 추출된 자료(각종 통계, 지표 등)는 활용 가능하다.② 외부 유관기관 및 외부 인터넷망을 활용하는 정보체계와 연동이 필요할 때에는 별지 제2호서식을 준용하여 인사기획관(인사기획관리과장)에게 요청한다.③ 인재관리시스템의 안정적 운용 및 연동중복 최소화를 위해「국방 정보화업무 훈령」제10조의 구분에 따라 "전군지원사업 또는 국방부 본부 사업"에 한정하여 연동함을 원칙으로 한다.④ 인재관리시스템과 유관정보체계 간 연동 여부 또는 연동 항목에 대해서는 국방인사정보체계 관리심의위원회의 심의를 통해 결정한다.⑤ 인재관리시스템과 연동하고 있는 체계는「개인정보 보호법」을 준수하여야 하며, 연동되는 체계가 개인정보영향평가 대상인 경우에는 개인정보영향평가를 통해 개인정보보호 취약점을 보완한 후 연동하여야 한다.

제17조(인재관리시스템 운영자의 임무) ① 국방부의 인재관리시스템 운영자 "정"은 인사기획관이며, "부"는 인사기획관리과장(필요시 스마트 인재관리시스템운영 부서장)이다.② 각 군 참모총장 및 해병대사령관은 인재관리시스템 운영자 "정"을 임명하여야 한다.③ 인재관리시스템 운영자 "정"의 임무는 다음 각 호와 같다.1. 시스템의 전반적 운영에 대한 확인 및 감독2. 시스템 운영자 "부"의 임명, 지도, 감독④ 인재관리시스템 운영자 "부"의 임무는 다음 각 호와 같다.1. 국방부 인사기획관리과장가. 인재관리시스템 고도화, 기능개선, 운영유지를 위한 소요, 예산, 조직 편성 등 검토 및 반영나. 국방부에서 부여ㆍ회수한 권한에 대해 로그기록을 유지하고 각 군에서 조회 요청 시 이를 제공다. 국방조직 및 정원관리체계로부터 편제 변경자료(부대 증ㆍ창설, 해체 등)를 국인체로부터 수신하여 인재관리시스템에 반영라. 성능개선 소요제기 종합 및 반영결과 하달마. 유지보수과제 중 전군협의가 필요한 과제 검토바. 시스템 실제 환경 및 지원사. 체계 사용자 교육, 교육지원 및 다른 체계 운영사항 지원아. 인재관리시스템 기능 관련 문의에 대한 조치2. 각 군 본부 및 해병대사령부가. 사용자별 업무권한 설정, 승인나. 군별 인사자료 작성 및 통제다. 부서별 권한 변경자ㆍ등록자 조회, 확인라. 국방인사정보체계와 인재관리시스템의 인사자료가 상이할 경우 확인 및 수정 조치마. 사용자의 성능개선 소요 접수, 종합 및 건의바. 관련 법, 규정, 제도ㆍ방침 개정 건의사. 유지보수과제 종합 및 검토, 국방부 소요 제기아. 부대별 사용자 업무권한 통제 및 승인자. 각 군 인재관리시스템 기능 문의사항 조치 지원

제18조(사용자 준수사항) ① 사용자가 인재관리시스템을 이용하고자 할 경우에는 국방공인인증서(MPKI), 간편인증 또는 사용자 아이디와 비밀번호를 사용하여야 한다.② 인재관리시스템 접속을 위한 사용자 아이디와 비밀번호를 본인 이외의 사용자에게 알려주어서는 아니 되며, 인재관리시스템은 업무목적으로만 사용하여야 한다.③ 사용자가 인재관리시스템을 통해 업무수행을 할 경우에는 각 군별로 적정한 권한을 부여받아야 하며, 사용자 승인 및 권한부여는 각 군별로 권한관리자에 의해 지원한다.④ 같은 분야의 업무를 2명 이상이 관리할 경우 업무분담을 사용권한 단위로 명확히 구분하여야 하며, 각 군에서는 담당 업무 및 신분별로 업무권한 설정이 담당업무에 적합하게 설정되었는지 확인, 감독하여야 한다.⑤ 비밀번호를 5회 잘못입력시 체계접속을 제한하며, 비밀번호 초기화를 통해 비밀번호를 재설정 후 접속하도록 설정한다.⑥ 1개월 이상 미접속한 계정은 잠금상태로 전환하고, 비밀번호 초기화를 통해 비밀번호 재설정 후 접속하도록 설정한다.

제19조(시스템 관리 및 운영) ① 통합 시스템 관리자의 임무는 다음 각 호와 같다.1. 통합 시스템 관리에 관한 업무 조정ㆍ통제2. 신규 개발 또는 보완소요 발생 시 소스코드(source code) 수정 및 개발 통제3. 데이터 및 자료의 유출방지 및 보안에 관한 사항4. 통합 시스템 관리 개선소요 도출, 보완5. 백업 및 복구, 보존 등 자료관리정책의 이상 유ㆍ무 확인6. 각 군 시스템담당자 요청사항 지원 및 조치7. 인재관리시스템 담당자 계정사용 이력 확인 및 권한 통제8. 인재관리시스템의 데이터 표준화 관리9. 시스템 계정 및 DB 계정 생성 및 권한관리② 시스템 담당자의 임무는 다음 각 호와 같다.1. 해당 군 국방인사정보체계 연동데이터의 최적화 관리 및 운용2. 해당 군 시스템담당자 계정사용 이력 확인 및 권한 조정 건의3. 각 군 인재관리시스템의 데이터 표준화 관리③ 각 군 인사담당자가 통합 DB를 수정할 경우 국방인사정보체계의 기록변경 기능을 이용함을 원칙으로 하되, 행정안전부 마이데이터, 어학점수(YBM), 한국사 자격증(국사편찬위원회) 등으로부터 검증받은 인재관리시스템 기록변경 정보는 개인 동의를 거쳐 국방인사정보체계로의 자동 기록변경이 가능하다. 단, DB 관리도구 등을 이용한 데이터 수정 시에는 DB접근통제프로그램에 작업이력을 유지한다.④ 통합 시스템 관리자는 시스템 장애, 가동중지, 데이터 파괴 등 긴급사태가 발생하여 데이터 백업 및 복구가 필요할 경우 국방통합데이터센터 부대예규에 따라 조치한다.⑤ 인재관리시스템의 데이터 표준화 관리는 다음 각 호에 따른다.1. 데이터 표준화를 적용한 DB 구축ㆍ관리로 명확한 의사소통, 데이터의 정확성 및 품질확보, 상호운용성 증대 구현2. 데이터 표준화 요소의 추가 지정 및 표준화된 요소의 항목 추가/변경 필요 시 국방부(인사기획관실)로 요청3. 인사기획관(인사기획관리과장)은 표준화 소요에 대해 각 군의 의견을 종합 및 반영 후 그 결과를 통보4. 인재관리시스템 표준화 요소 선정 시 다른 체계와 연동 등을 고려하여 각 군과 협의 후 지정⑥ 시스템 관리는 다음 각 호와 같다.1. ‘시스템 운영자’는 각 군에서 임명/관리2. 각 군 ‘시스템 운영자’는 시스템 계정을 필수인원으로 최소화하여 관리3. 담당업무와 관련된 인원에게만 권한을 부여하도록 관리⑦ 시스템 운영은 다음 각 호와 같다.1. 국인체와 연동되는 데이터를 수시로 점검 및 정합성 유지2. 스토리지 및 DB 테이블스페이스는 항시 모니터링/관리3. 개인정보(주민번호, 여권번호 등 개인식별정보 포함) 및 인사정보 처리 시 「개인정보 보호법」 등 관계 법령 및 규정 준수4. 자료 유출 방지를 위한 시스템 주기적 점검

제20조(시스템 로그 관리) ① 인재관리시스템 운영간 발생하는 각종 로그는 유지 및 주 1회 이상 백업하여야 하며, 로그파일 보관 기간은 연 단위 종합한 후 그 다음해부터 다음 각 호의 기간동안 보관한다.1. 권한로그(권한부여, 변경, 말소 등) : 3년2. 일반적인 체계 접속 로그 : 2년3. 특별정보(평정정보 등 이력관리 및 책임 추적성) 접속 및 변경이력 : 2년4. DB접속계정에 의한 DB 수정로그 : 2년5. 국방전직교육원, 국가보훈부, 행정안전부, 토익위원회, 국세청, 워크넷, 잡코리아, 잡알리오 등 타기관 체계 연동로그 : 2년6. 국방부 및 각 군을 지원하는 타 체계 연동로그 : 2년7. 인사자료 다운로드 로그 : 2년② 서버운영간 발생하는 각종 시스템 로그에 대한 유지 및 백업 정책은 국방데이터센터령에서 정하는 바에 의한다.

제21조(사용자 계정 및 비밀번호 관리) ① 사용자의 개인 계정 및 비밀번호는 여러 사용자가 공유하여 사용할 수 없다.② 아이디는 MOUS 계정 인증 후 계정을 사용 신청하여 생성한다. 단, 국방통합모집포털, 국방전역지원포털을 이용하는 경우 이용자가 간편인증 후 개인 상용이메일을 아이디로 생성할 수 있다.③ 본인의 비밀번호는 다른 사람이 사용할 수 없도록 주기적으로 변경을 해야한다.④ 1개월 이상 사용하지 않는 계정은 차단하고, 3개월 이상 미사용시 삭제한다. 단, 국방전역지원포털의 경우 3개월 이상 미사용시 휴면 계정으로 전환한 후 5년이 지나면 이를 삭제한다.

제22조(시스템 접근권한 관리) ① 각 군 소속인원의 인사자료에 관련된 업무 및 자료열람 권한은 사전에 각 군의 동의 없이 임의로 생성 또는 부여할 수 없다. 다만, 다음 각 호와 같은 목적에 한정하여 각 군의 동의 없이 인사기획관(인사기획관리과장) 승인에 따라 해당 권한을 부여할 수 있다.1. 시스템운용지원 및 유지보수 목적2. 감사 목적으로 한시적 권한 필요시3. 수사기관의 수사요청 등 기타 필요하다고 판단될 시② 특별정보에 대한 조회권한은 시스템운용지원 및 유지보수 목적을 제외하고 반드시 각 군의 관련업무 부서장의 동의를 받아야하며, 권한부여시 최소한으로 부여하여야 한다.③ 권한관리를 위한 업무분장은 다음 각 호와 같다.1. 국방부 권한관리자가. 국방부 본부, 각 군 본부 및 해병대사령부 권한관리자 지정 및 관리나. 권한관리에 필요한 병과ㆍ계급 그룹관리, 현황관리다. 권한 생성, 조정 등 권한 관련 제반 업무 수행2. 각 군 본부 및 해병대사령부 권한관리자가. 해당 군의 담당자 관리 및 각 군에 해당하는 권한현황 관리나. 업무담당자의 권한 지정 및 관리다. 권한의 생성, 등록, 변경 소요 제기(필요시)

제23조(화면 보안조치) ① 인사기획관(인사기획관리과장)은 인재관리시스템에서 사용되는 각종 현황의 비밀등급이「국방보안업무훈령」을 준수하여 분류되도록 하여야 하고, 사용자가 군사비밀 분류 기준(인사 분야)에 따른 비밀등급의 인사정보를 열람하는 경우에는 비밀등급이 자동으로 표시되도록 하여야 한다.② 사용자가 비밀을 열람하는 경우에는 관련 사항이 시스템 내에 전자적으로 기록(로그저장) 되도록 하여야 한다.③ 시스템운용자는 인재관리시스템에서 제공하는 화면에 대해 사용자가 사진을 촬영하거나 화면캡처를 하지 않도록 통제하여야 한다. 다만, 체계 메뉴얼작성 및 유지보수를 위한 목적으로 화면캡처가 필요한 경우 다음 각 호의 제대별 승인권자의 승인을 받아 한시적으로 화면캡처를 허용할 수 있고, 이 경우 불필요한 개인정보는 노출되지 않도록 마스킹처리한다.1. 국방부 본부 : 인사기획관(인사기획관리과장)2. 각 군 및 해병대사령부 : 각군 본부 및 해병대사령부 체계운용부서장④ 그 밖의 필요한 보안조치는「국방보안업무훈령」및「보안업무규정」에 따른다.

제24조(시스템 보안관리) 인재관리시스템의 분야별 보안대책은 다음 각 호와 같다.1. DB서버 보안가. 서버 계정은 체계 운영에 필요한 최소 인원에게 발급나. 모든 서버계정의 비밀번호는 월 1회 이상 변경다. 세부 정책은 국방통합데이터센터 예규를 준수라. 예방점검 및 유지보수를 위해 서버 접근 요구 시 인가인원 여부 확인 및 단말기 접근에 필요한 최소한의 권한만 부여마. 업체 업무용 단말기의 반입 및 서버 접근은 제한2. 시스템 보안가. 통합 DB내 특별정보 등은 암호화하여 저장하며, 암호화 대상은 주민등록번호, 근무평정결과, 교육성적, 처벌에 관한 사항을 포함나. 암호화된 DB는 국방부 및 각군, 해병대 DB 담당자, 정상적으로 권한이 부여된 인원에 한하여 자료 열람 권한 부여3. 유지보수책임기관에서 수행하는 보안활동가. 주간 : DB 직접 접근자 현황 및 활동내용 보고나. 월간 : DB 직접 접근자 및 암호화 데이터 접근 통계 보고다. 수시 : 상용소프트웨어에 대한 보안취약점 발견시 영향성 평가 후 우선적인 패치 지원

제25조(개인정보보호) ① 국방부 인사기획관 및 각 군 참모총장(해병대사령관)은 인재관리시스템을 운영함에 있어 관계법령에 의한 정당한 권한을 가진 자 외의 자가 개인정보에 관한 사항과 개인 인사관련 비밀 또는 이에 준하여 관리되어야 할 사항에 접근하지 못하도록 필요한 조치를 하여야 한다.② 사용자가 인재관리시스템상에서 개인정보가 포함된 파일을 다운로드한 경우에 체계관리자는 인재관리시스템에 로그가 남도록 조치하여야 하고 사용자는 업무 활용 후 파일을 파기하여야 한다. 다운로드한 파일이 아래 각 호에 해당할 경우 개인정보(파일)관리대장을 작성하여 근거를 유지해야 하며, 세부 내용은「국방 개인정보보호 실무지침서」를 준용한다.1. 100인 이상의 정보주체에 관한 고유식별정보, 민감정보를 포함한 개인정보파일2. 100인 이상의 민간인의 정보를 포함한 개인정보파일3. 1,000인 이상의 정보주체에 관한 정보를 포함한 개인정보파일③ 개인정보(파일)관리대장은 월 1회 해당 부서장이 점검하고 변경사항은 10일이내 국방부 및 각 군의 개인정보 보호책임자에게 통보하여야 한다.④ 인재관리시스템은 다음 각 호의 목적을 위해 개인정보를 보관, 처리한다.1. 체계 사용자 관리 : 개인의 체계 활용을 위한 본인 식별ㆍ인증, 서비스 부정이용 방지, 각종 고지ㆍ통지 등2. 개인 서비스 제공 : 개인의 인사자력과 관련하여 법령 및 규정에 명시된 목적만을 위한 개인정보 처리⑤ 국방부 인사기획관은 제13조의 체계연동을 위한 개인정보 제공 시 전송 데이터를 암호화하거나 파일 암호화 및 잠금 기능을 사용하여 임의 열람 및 수정이 불가능하도록 조치하여야 한다.⑥ 그 외의 사항은「개인정보 보호법」및「국방 개인정보보호 훈령」,「국방 개인정보 실무지침서」을 적용한다.

제26조(교육) ① 인재관리시스템의 활용을 위한 교육은 기본적으로 사용자가 체계에 탑재된 자료를 활용하여 개인이 숙달함을 원칙으로 한다. 다만 필요한 경우 소집 또는 방문교육을 실시할 수 있다.② 전ㆍ출입 등으로 인한 사용자 변동 시 인계자는 인수자가 체계운용 방법을 이해하고 업무를 수행할 수 있도록 인계내용에 포함하고 교육하여야 한다.

제27조(유지보수) ① 이미 구현된 기능의 오류 수정은 인재관리시스템운영 부서를 통해 요청하고, 기능개선 사항은 인재관리시스템 유지보수 소요신청 기능을 통해 요청한다.② 인재관리시스템의 유지보수 소요신청에 등록된 유지보수, 기능개발 또는 성능개선 소요는 국방부 인사기획관리과와 유지보수책임기관에서 검토 후 아래 각 호에 따라 분류한다.1. 유지보수과제 : 법률, 제도의 변경이나 인사업무절차의 변경, 사용자 편의성 개선을 위해 인재관리시스템에 구현된 기능의 일부를 수정하거나 개발이 필요한 과제로서 주무부서의 타당성 검토 결과 적법하고 당해연도 유지보수예산 범위 및 일정 내에서 조치 가능한 경우2. 성능개선과제 : 법률, 제도의 변경이나 인사업무절차의 변경, 사용자 편의성 개선을 위해 인재관리시스템의 기능을 신규로 개발하거나 재개발이 필요한 과제로서 주무부서 타당성 검토 결과 적법하나, 당해연도 유지보수 예산 범위를 초과하여 별도 예산반영이 필요한 경우3. 조치제한 : 주무부서 타당성 검토 결과 적법하지 않거나, 당해연도 일정 내에 조치가 제한될 경우③ 유지보수책임기관은 당해연도 유지보수 예산 범위를 초과하여 성능개선 과제로 추진이 필요한 사항에 대해서 예산 범위 초과 세부내역을 국방부 인사기획관(인사기획관리과장)에게 보고한다.④ 인사기획관은 효율적인 유지보수업무 수행을 위해 필요한 경우 국방부 본부에 각 군 단위로 유지보수 담당자를 운용할 수 있다.⑤ 유지보수과제의 추진은 다음 각 호와 같다.1. 과제의 추진 우선순위는 법령과 제도ㆍ방침의 제ㆍ개정, 인사업무의 절차개선, 기타 인사업무의 행정 절감이 되는 체계 내 기능구현이 가능한 과제순으로 일정을 반영하여 추진한다.2. 유지보수과제는 Y년 유지보수 용역사업 계약의 예산을 고려하여 국방부 및 각 군 본부(해병대사령부)의 소요를 종합ㆍ검토하여 반영한다.3. Y년 사업 기간 중 추가로 발생된 유지보수 소요에 따라 각 군(해병대사령부)에서 인재관리시스템을 통해 유지보수 소요를 신청하고, 각 군 동의를 거쳐 국방부 인사기획관리과장과 유지보수책임기관에서 과제 타당성과 사업과제 선정기준, 과제추진일정 등을 검토하여 유지보수 여부를 결정한다.⑥ 유지보수처리결과는 유지보수책임기관에서 확인한다.⑦ 유지보수처리결과 중 보완이 필요한 과제는 유지보수요청내용에 따라 필요시 인사기획관리과와 협의하여 최단시간내 보완하여야 한다. 다만, 요청내용에 없는 기능의 추가요구일 경우에는 소요제기부서(대)에서 신규로 유지보수소요신청을 하여야 한다.⑧ 유지보수과제 중 전군 공통기능이거나 국방부 주무부서의 타당성 검토가 필요한 경우에는 국방부 인사기획관리과장이 주관하여 국방부 관련부서 및 각 군과 협의 후 추진한다.⑨ 인재관리시스템의 유지보수에 대하여 이 훈령에 규정되지 않은 사항은 「국방 정보화업무 훈령」및「정보체계사업관리실무지침서」을 적용한다.

제28조(형상관리) ① 형상에 중대한 변경을 요하거나, 체계 운영상 필요한 경우 유지보수책임기관은 인재관리시스템 사용기관이 공동 참여하는 형상변경 심의위원회를 구성하여 형상변경 여부를 결정한다.② 인재관리시스템의 형상관리에 대하여 이 훈령에 규정되지 않은 사항은 「정보체계형상관리업무지침」을 적용한다.

제29조(헬프콜센터 및 헬프데스크 운영) ① 유지보수수행기관은 사용자가 인재관리시스템 운용상 장애발생 또는 사용법 등에 관하여 의문사항이 발생하였을 경우, 이를 지원하기 위해 인재관리시스템 홈페이지 상에 헬프콜센터 및 헬프데스크를 운영하여야 한다.② 유지보수수행기관은 유지보수사업계약에 따른 헬프콜센터 및 헬프데스크를 운영하기 위한 업무담당자를 임명한다.③ 국방부 및 각 군(해병대사령부), 유지보수수행기관은 업무별 헬프콜센터 및 헬프데스크 담당자를 지정하여야 한다.④ 헬프콜센터 및 헬프데스크 업무담당자는 인재관리시스템 이용 간 발생하는 문의사항을 접수하여 단순 문의 등에 대한 내용은 즉각 조치하여야 하며, 장애와 관련된 내용은 유형에 따라 업무담당자를 연결하여 조치해야 한다.⑤ 각 군 본부(해병대사령부)에서는 예하부대의 유선 문의사항 및 헬프데스크 요청사항에 대해 체계운용 방법 안내 및 관련 업무를 우선 지원하며, 기능 개선 등 시스템 변경 요청사항에 대한 내용은 유지보수사업담당부서로 이관하여 처리한다.

제31조(재검토기한) 국방부장관은 이 훈령에 대하여 2026년 7월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 6월 30일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.