질병관리청 연구노트 관리지침 (예규, 질병관리청)
공포일: 20240923 / 시행일: 20240923

제1조(목적) 이 지침은 「국가연구개발혁신법 시행령」제65조 및 「질병관리청 연구개발 관리규정」제36조에 따라 질병관리청 소관 국가연구개발사업의 수행을 통해 얻은 정보와 데이터, 노하우 등을 체계적으로 관리하고 활용하기 위하여 연구노트의 작성과 관리에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용대상) ① 이 지침은 질병관리청(이하 "청"이라 한다)에서 직접 수행하는 연구개발과제에 적용한다. 다만, 과제의 성격을 감안하여 일부 연구개발과제를 작성대상에서 제외할 수 있다.② 제1항에 해당되지 않은 경우라도 연구 수행과정에 있어 연구노트의 작성이 필요한 경우 이 지침을 따를 수 있다.③ 청 소관 학술연구개발용역과제(이하 "연구용역과제"라 한다)를 수행하는 주관 연구기관의 장은 연구노트의 작성, 보관 및 관리 등에 관한 자체 규정을 마련하여 운영하여야 하며, 자체 규정을 마련하지 않은 경우 본 지침을 준용할 수 있다.

제3조(용어의 정의) 이 지침에서 사용되는 용어는 다음 각 호와 같이 구분한다.1. "연구노트"라 함은 연구자가 연구수행의 시작부터 연구개발결과물의 보고ㆍ발표 또는 지식재산권의 확보 등에 이르기까지의 연구과정 및 연구성과를 기록한 자료를 말한다.2. "서면연구노트"라 함은 제본된 노트에 필기구 등을 이용하여 내용을 기록하는 연구노트를 말한다.3. "전자연구노트"라 함은 전자문서 또는 전자화대상문서의 형태로 내용을 기록ㆍ저장하는 연구노트를 말한다.4. "전자연구노트시스템"이란 전자연구노트를 작성ㆍ관리를 지원하기 위한 정보처리시스템을 말한다.5. "전자문서"라 함은 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송신 또는 수신되거나 저장된 정보를 말한다.6. "기록자"라 함은 연구에 참여하면서 연구 수행과정과 결과를 연구노트에 직접 기록하는 자를 말한다.7. "확인자"라 함은 연구노트의 내용을 확인하고 서명하는 자를 말한다.

제4조(역할과 책임) ① 질병관리청장(이하"청장"이라 한다)은 소속 연구자가 연구노트를 성실히 작성할 수 있도록 연구노트의 작성, 활용 및 보존 등에 관한 교육을 실시하고, 인센티브를 제공하는 등 연구노트 활성화를 위해 노력하여야 한다.② 청장은 연구노트를 연구개발과제 관리와 연구의 연속성 유지 및 지식재산권 보호 등에 활용할 수 있다. 단, 소속 연구자의 통제 등의 목적으로 활용하여서는 아니 된다.③ 연구노트의 제작, 배포, 교육 및 점검 등 연구노트의 관리에 관련한 업무는 연구기획과에서 수행한다.④ 열람등급이 결정된 연구노트의 열람, 공개, 보존 등에 관련한 업무는 바이오빅데이터과에서 담당한다.⑤ 연구개발과제의 연구책임자는 연구노트의 작성, 점검, 관리 및 보관사항을 관리한다. 다만 연구책임자 부재 시는 연구책임자 소속 연구수행부서의 장이 관리한다.⑥ 연구용역과제를 수행하는 연구자는 소속 기관의 자체 규정에 따라 연구노트를 작성하여 보관 및 관리하여야 하며, 발주부서의 장은 해당 과제의 연구노트 작성ㆍ관리 사항에 대하여 점검할 수 있다.⑦ 연구용역과제의 주관연구기관의 장은 청장이 연구노트의 점검 및 열람 등을 요청할 경우 이에 협조하여야 한다.⑧ 청장은 이 지침에 규정되지 않은 것으로서 연구노트의 작성 및 관리에 필요한 사항을 별도로 정할 수 있다.

제5조(연구노트 심의소위원회) ① 청장은 연구노트와 관련된 주요 사항을 심의하기 위해 연구노트 심의소위원회(이하"소위원회"라 한다)를 구성할 수 있다.② 소위원회 위원은 청 소속 공무원으로 구성하며, 위원장 1인을 포함하여 총 6인 이내로 구성한다.③ 위원장은 위원 중에서 호선으로 선출한다.④ 소위원회는 다음 각 호에 대해 심의한다.1. 제2조제1항에 따른 연구노트 작성 대상 제외에 관한 사항2. 연구노트의 열람등급 지정3. 연구노트의 외부 공개4. 연구노트의 보존 및 폐기5. 연구노트 제도의 운영 및 활성화 방안과 관련된 사항6. 기타 청장이 필요하다고 인정하는 사항⑤ 소위원회 운영과 관련된 업무는 연구기획과에서 담당한다.

제7조(확인자의 역할) ① 확인자는 연구노트의 내용이 재현 가능하도록 기록되었는지, 작성방법을 준수하였는지 등을 확인한다.② 확인자는 정기적으로(매 2주 이내) 연구노트의 내용을 확인하고 성명, 서명 및 일자를 기록한다.③ 확인자는 제2항의 연구노트 확인 중 취득한 내용을 누설하거나 이를 이용할 수 없다.

제8조(연구노트의 요건) ① 서면연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.1. 기관명, 연구노트 일련번호, 연구과제명 및 연구기간, 각 장에 쪽 번호가 적힌 제본된 형태2. 기록자ㆍ확인자의 서명 및 날짜3. 연구과제 연구책임자, 참여연구원, 기록자 및 확인자 정보, 연구노트 사용개시일 및 완료일4. 그 밖에 청장이 별도로 정하는 사항② 전자연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.1. 기록자ㆍ확인자의 서명인증 기능. 다만, 필요시 청장은 확인자의 서명기능을 제외할 수 있다.2. 연구기록 입력일과 시간의 공인된 자동기록 기능3. 기록물의 위ㆍ변조 확인 기능4. 그 밖에 청장이 별도로 정하는 사항

제9조(전자연구노트시스템의 사용) ① 연구노트는 전자연구노트시스템을 통하여 작성ㆍ관리되는 것을 원칙으로 한다. 단, 전자연구노트시스템을 갖추지 않은 주관연구기관의 경우 서면연구노트를 사용할 수 있다.② 청장은 전자연구노트 제도를 시행하기 위한 제도적ㆍ기술적 체계를 갖추도록 노력하여야 한다.

제10조(연구노트의 신청ㆍ변경ㆍ중단) ① 제9조제1항에 따라 전자연구노트를 사용하려는 연구책임자는 전자연구노트시스템을 통해 신청하거나 연구노트 신청서(별지 제2호 서식)를 작성하여 연구기획과장에게 제출하여야 한다.② 연구책임자는 연구과제가 중단되거나 연구노트의 기록자 및 확인자의 변경이 필요한 경우 전자연구노트시스템을 통해 신청하거나 연구노트 변경 신청서(별지 제4호 서식)를 작성하여 연구기획과장에게 제출하여야 한다.③ 연구기획과장은 제1항 및 제2항에 따른 연구노트의 신청 및 변경 요청 시 해당 연구자에 전자연구노트를 사용ㆍ중단할 수 있도록 조치한다.

제11조(작성내용) ① 연구노트에는 실험목적, 실험방법 및 내용, 실험과정, 결과 및 실패로 간주되는 연구정보, 활동 및 데이터 등을 포함하여 실험의 과정에서 발생하는 모든 연구내용을 시간 순으로 기재하여야 한다.② 이외에 특이한 사항이나 관찰내용, 변경된 내용, 실험 중단 사유, 발명의 착상 또는 착상 실행계획, 논의 및 결론 등을 기록한다.

제12조(작성방법) 연구노트를 작성할 때에는 다음 각 호에 따라 작성하여야 한다. 다만, 제6호부터 제8호까지는 서면연구노트에만 해당된다.1. 연구노트는 기재내용의 위조ㆍ변조 없이 객관적인 사실만을 상세하고 정확하게 기록하여야 한다.2. 연구노트 작성대상인 과제에 대하여 참여자별로 연구노트를 작성하여야 한다. 다만, 연구의 특성 또는 참여자의 역할에 따라 연구노트 기록자를 별도로 지정할 수 있다.3. 연구수행 과정 및 결과는 제3자가 재현 가능하도록 작성하여야 한다.4. 기록자의 작업 내용이 아닌 공인된 방법 또는 발표된 연구 논문의 방법을 그대로 사용하는 경우 참고문헌의 서지사항을 명시하여 기록한다.5. 대용량 데이터 등 자료의 양이 방대하여 별도의 보관할 자료에 대해서는 이를 본문에 상호 참조하여 기재하고 관리하도록 한다.6. 작성내용을 수정 삭제하거나 연구노트에 자료를 부착하는 경우 해당 부분에 서명하고 날짜를 기재하여야 한다.7. 빈 공간에는 사선을 긋고 여백임을 표시하여야 한다.8. 기록내용이 장기간 보존되는 필기구로 작성하여야 한다.

제13조(연구노트의 소유) ① 내부연구과제의 연구노트는 청의 소유로 연구자는 연구노트의 원본을 소유할 수 없다.② 제1항에 따라 연구자가 연구노트 사본을 소유하는 경우에는 이를 임의로 타인에게 양도ㆍ매매ㆍ복사ㆍ대여ㆍ배포ㆍ반출할 수 없다.③ 연구용역과제의 연구노트는 연구개발사업의 유형적 결과물로서 계약이 정하는 바에 따라 주관연구기관(세부과제의 경우에는 협동연구기관)의 소유로 함을 원칙으로 한다.④ 그 밖에 연구노트에 대한 권리의 소유에 관한 사항은 「국가연구개발혁신법」제16조에 따른다.

제14조(보관 및 관리) ① 연구개발과제를 수행하는 모든 연구기관의 장은 연구노트를 보관하고 관리할 책임이 있다.② 연구노트는 다음 각 호에 따라 보관ㆍ관리하여야 한다.1. 연구노트의 보존기간은 연구과제 종료일로부터 30년으로 한다. 다만, 연구개발과제의 성격을 감안하여 소위원회의 심의를 거쳐 청장이 별도로 정할 수 있다.2. 기록자는 퇴직, 휴직, 인사이동 및 참여변경 등의 사유로 해당 과제를 더 이상 수행하지 않을 경우 해당 시점까지 작성한 연구노트 관련 자료 일체를 연구책임자에게 제출하여야 한다. 이때 인계인수 내용을 연구노트에 기록으로 남긴 후 인계자, 인수자, 확인자가 서명하여야 한다.3. 연구책임자는 수행중인 과제의 연구노트에 대해 기록자에 의한 개별관리 또는 연구책임자에 의한 통합관리 방침을 정하고 관리 상태를 수시로 점검한다.③ 연구기획과장은 연구노트의 신청, 변경 및 중단 등 관리사항을 연구노트관리대장(별지 제1호 서식) 또는 전자파일에 기록하고 유지ㆍ관리하여야 하며, 연구노트 작성의 활성화를 위해 정기적으로 점검을 실시할 수 있다.④ 청장은 서면연구노트를 전자화대상문서 또는 마이크로필름, 기타 전자매체 등 별도의 보존방법을 이용하여 보관 관리할 수 있다.⑤ 보안과제로 분류된 과제의 연구노트는 「국가연구개발혁신법」에 따라 관리하여야 한다.

제15조(열람) ① 청장은 종료 또는 중단된 연구개발과제의 연구노트에 대해 열람등급을 설정하여 관리한다.② 연구노트 열람등급은 다음 각 호에 따른다.1. 연구책임자는 종료 또는 중단된 연구과제의 연구노트에 대하여 별표 1에 따른 열람등급을 결정하여 연구기획과장에게 제출한다.2. 소위원회는 제1호의 열람등급에 대한 타당성 등을 심의하고 그 결과를 청장에게 보고한다.3. 청장은 제2호의 결과를 검토하여 연구노트에 대해 열람등급을 부여한다.4. 연구기획과장은 제3호에 따라 열람등급이 결정된 연구노트를 바이오빅데이터과장에게 인계한다.5. 열람등급이 결정된 과제의 열람등급 변경이 필요한 경우 소위원회 심의를 통해 변경할 수 있다.6. 연구노트는 해당 연차 종료 후 3년 경과 시 열람 3등급으로 간주되어 질병관리청 소속직원이 열람할 수 있다.7. 제6호에도 불구하고 3년 경과 후에도 연구노트 열람을 제한하고자 할 경우에는 바이오빅데이터과장의 협조를 거쳐 소관 부(센터)장의 승인을 받은 후 열람을 제한할 수 있다.③ 연구노트는 제2항에 따라 부여된 열람등급별 열람권한 범위 내에서 열람할 수 있다.④ 연구자는 연구노트 열람을 하고자 하는 경우 연구노트 열람신청서(별지 제3호 서식)를 바이오빅데이터과장에게 제출하여야 한다.⑤ 바이오빅데이터과장은 연구노트 열람, 사본의 생성 및 폐기 등 연구노트 열람에 필요한 사항을 기록ㆍ유지하여야 한다.⑥ 제3항에도 불구하고 청장이 필요하다고 인정하는 경우 연구노트를 열람할 수 있다.⑦ 제4항에 따라 연구노트를 열람한 연구자는 열람 기간이 만료된 즉시 해당 연구노트의 사본(전자문서 포함)을 폐기하여야 한다. 다만, 열람 기간의 연장이 필요한 경우 1개월 이내로 연장 신청을 할 수 있다.

제16조(공개) ① 청이 소유한 연구노트는 특별한 사유가 없는 한 외부에 공개하지 않는다.② 특별한 사유로 인하여 연구노트의 외부 공개가 필요한 경우, 청장은 소위원회를 통하여 이를 심의한 후에 공개할 수 있다.

제17조(폐기) ① 청장은 보존기간이 경과한 연구노트 중 보관이 불필요하다고 판단되는 경우 또는 보존기간이 경과하기 전이라도 기술환경의 변화 등에 따라 보존가치가 없다고 판단되는 경우 이를 폐기할 수 있다.② 제1항 규정에 따라 청장은 연구노트를 폐기하고자 하는 경우 소위원회의 심의를 거쳐야 한다.③ 연구용역과제의 주관연구기관의 장은 연구노트를 폐기하고자 하는 경우 사전에 발주부서의 장과 협의를 거쳐야 한다.

제19조(재검토기한) 청장은 이 예규에 대하여「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2020년 9월 12일을 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 9월 11일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.