외교부소관국가정보자료관리세부시행규칙 (훈령, 외교부)
공포일: 20250513 / 시행일: 20250513

제1조 (목적) 이 규칙은 「국가정보자료관리규정」(이하 "자료관리규정"이라 한다) 제6조 제5항에 의거 외교부 소관 전담관리 대상자료의 효율적인 관리와 다른 기관에 대한 자료의 요청 및 지원에 관한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조 (정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.① "외교관련 정책자료"라 함은 외교관련 정책수립 및 업무수행을 위한 참고자료를 말하며 다음 사항을 포함한다.1. 외교활동정보2. 외교부와 관련된 각종 연설문(대통령, 총리, 장관 및 기타 주요 인물)3. 주요외교일지4. 대한민국과 다른 국가 또는 국제기구간에 체결된 조약이나 또는 대한민국이 가입하지 않았으나 국제적으로 그 중요성이 인정되어 있는 조약5. 국가별 정보6. 국제기구에 관한 정보7. 재외공관 및 주한공관에 관한 정보8. 외교관계 수립현황9. 주한 외교사절 차량 정보10. 기타 외교관련 정책수립 및 업무 수행에 필요한 자료② "여권발급 관련 자료"라 함은 대한민국 국민이 여권을 발급받기 위해 제출한 서류로, 일반여권 발급정보를 포함한다.

제4조 (자료의 수집 및 선정) ① 외교관련 정책자료(이하 "정책자료"라 한다)라 한다)의 수집과 선정업무는 각 실국에서 수행하며, 각 실국장은 수집한 정책자료의 목록을 작성하여 사본 1부를 외교전략기획국장에게 통보한다. 작성된 목록에 추가 또는 변경할 사항이 발생한 때에도 같다.② 여권발급 관련 자료의 수집 업무는 영사안전국에서 수행한다.

제5조 (자료의 관리) ① 제4조 제1항에 의하여 수집ㆍ선정된 정책자료는 다음과 같이 관리한다.1. 정책자료의 원본은 각 실국에서 보관함을 원칙으로 하며, 각 실국장은 전산화 또는 마이크로 필름화가 되지 않은 정책자료를 원본 파일화 또는 요약 등의 방법으로 관리하여야 한다.2. 외교전략기획국장은 정보관리기획관과 협조하여 정책자료중 업무 수행상 빈번한 활용과 신속한 지원이 예상되는 중요사항을 전산화하여 관리하여야 한다.3. 외교전략기획국장, 국제기구ㆍ원자력국장. 국제법률국장 및 영사안전국장은 정책자료중 사료화할 가치가 있다고 인정되는 사항을 마이크로필름화 또는 전자파일화하여 관리하여야 한다.② 영사안전국장은 제4조 제2항에 의하여 수집된 여권발급 관련 자료를 전산화하여 관리하여야 한다.③ 외교전략기획국장, 국제기구ㆍ원자력국장 및 국제법률국장, 영사안전국장은 정보관리기획관과 협조하여 전산화 또는 마이크로 필름화된 전담관리 대상자료의 효율적인 활용을 위하여 적합한 검색체제를 마련하여야 한다.

제6조 (자료의 보관) ① 전담관리중인 자료는 대외비에 준하여 보관하여야 한다.② 기타 전담관리 대상자료의 보안에 관한 사항은 "보안업무규정 및 "외교부 보안 업무규정시행규칙"을 준용한다.

제7조 (전산단말기 설치) ① 외교부장관은 전담관리자료를 수시 지원할 목적으로 자료관리규정 제8조제1항에 규정된 각급 기관에 전산단말기를 설치할 수 있다.② 전산단말기를 설치한 기관의 장은 전산단말기의 관리자 및 조작자를 선정하여 외교부에 등록하여야 한다. 단, 전산단말기를 통한 자료를 사용하기 위해서는 외교부장관이 정하는 바에 따라 당해기관과 미리 약정한 아이디, 비밀번호와 인증서를 사용하여야 한다.

제8조 (자료의 요청) ① 자료관리규정 제2조의 전담관리기관간 자료의 지원요청은 지원신청서(별지 제3호 1서식 및 별지 제3호 2서식)에 의한다.② 제1항의 지원요청을 전담할 외교부의 지원신청권자는 국가정보자료관리 실무자회의의 우리부 실무자위원중 1인이 하며 전담관리기관에 전자서명 또는 인감등록서(별지 제4호 서식)를 사전등록하여야 한다.③ 외교부 각 실국은 제1항에 정한 기관의 자료를 지원받고자 하는 경우 지원신청 권자에게 신청을 의뢰하여야 한다.④ 제3항의 지원을 의뢰받는 지원신청권자가 당해 기관으로부터 자료의 지원을 받은때 에는 즉시 신청을 의뢰한 실국에 송부하여야 한다.⑤ 전산단말기 설치기관에 대한 자료의 요청은 지원신청서에 의하지 않고 당해기관과 제7조 제2항의 부호를 사용한다.⑥ 제1항 및 제5항에 규정된 기관 이외의 각급 기관에 대한 자료의 지원 요청은 공문으로 하여야 한다.

제9조 (자료의 지원범위 및 절차) ① 제8조에 의하여 다른 기관으로부터 자료의 지원요청을 받은때에는 다음과 같이 지원 한다.1. 기관장 명의의 지원요청 공문을 받은 때에는 당해 자료의 관리책임자가 지원한다.2. 전담관리기관으로부터 지원신청서에 의해 지원요청을 받은 때에는 국가정보자료관리 실무자 회의의 우리부 실무자 위원이 당해 자료 관리책임자와 협조 지원한다. 단, 여권발급 관련 자료는 해당 자료 담당 우리부 실무자 위원이 지원한다.3. 전산단말기를 통하여 지원요청을 받은 때에는 제7조 제2항의 부호를 확인하고 당해자료의 관리책임자가 지원한다.② 다음의 경우에는 제1항의 지원을 거절할 수 있다.1. 지원요청 내용이 보안 유지상 고도의 통제 대상인 때2. 요청기관의 임무 및 기능과 직접적인 관련이 없다고 판단될 때3. 다른 기관 지원신청권자의 인감 또는 서명이 사전 등록된 사항과 다른 때③ 다른 기관에 대한 지원은 당해 자료의 사본의 지원을 원칙으로 한다. 다만, 원본의 지원을 요청받은 때에는 외교부장관의 승인을 받아 원본을 지원할 수 있다.

제11조 (비밀자료의 지원) 비밀자료를 열람시키거나 지원할 때에는 비밀자료 지원대장(별지 제6호 서식)에 관계 기록을 유지하여야 하며, 지원하는 비밀자료에 대하여는 "국가정보자료관리규정 시행규칙 제14 조" 및 "보안업무규정" 등 관계규정에 의한 조치를 마련하여야 한다.

제12조 (지원받은 자료의 사후관리) ① 지원받은 자료가 일반자료인 때에는 접수자료관리대장(별지 제7호 서식)에 관계기록을 유지하여야 하며, 지원받은 자료가 비밀자료인 때에는 보안업무규정 및 같은 시행규칙에 의하여 관리한다.② 지원받은 자료는 신청 목적 이외에 사용할 수 없으며, 사용 후 파기하거나 지원해 준 기관에 반송하여야 한다. 다른 기관에 열람시키거나, 지원할 때는 원 보유기관 자료지원신청권자의 승인을 받아야 한다.

제15조 (전시 자료관리계획) 전시체제하에서의 효율적인 국가정보자료의 관리를 위하여 전담관리 대상자료의 관리부서는 전시 국가정보자료 관리계획을 수립,시행하여야 하며 다음 각호의 사항이 포함되 어야 한다.1. 전시 중점관리대상자료의 범위2. 전시 공동활용대상자료의 범위 및 공동활용방법3. 소산대상자료의 범위, 소산장소, 소산시기 및 방법4. 파기대상자료의 범위, 파기시기 및 방법

제16조 (재검토기한) 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령훈령 제248호) 제7조에 따라 훈령 발령 후의 법령이나 현실 여건의 변화 등을 검토하여 폐지, 개정 등의 조치를 하여야 한다. 그 기한은 발령 후 3년으로 한다.