하자관리정보시스템 운영 관리규정 (고시, 국토교통부)
공포일: 20211123 / 시행일: 20211209

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "하자관리정보시스템"(이하 "시스템"이라 한다)이란 하자심사ㆍ분쟁조정 또는 분쟁재정의 업무를 전자적인 방법으로 처리하기 위하여 「공동주택관리법 시행령」 제53조제5항에 따라 구축한 시스템을 말한다.2. "조정등"이란 「공동주택관리법」제39조제3항에 따른 하자심사ㆍ분쟁조정 또는 분쟁재정을 말한다.3. "조회"란 조정등의 사건의 진행과정 및 처리결과를 열람 또는 출력하는 일체의 행위를 말한다.4. "통지(通知)"란 조정등의 진행을 위하여 현장실사 및 조정기일 등의 관련 사실을 당사자 또는 그 대리인이나 이해관계자에게 알리는 것을 말한다.5. "송달(送達)"이란 조정등의 결과를 「공동주택관리법」등 관계법령에서 정한 절차에 따라 당사자 또는 그 대리인에게 하자 여부 판정서, 조정안, 조정서, 재정서 또는 관련 서류를 보내는 것을 말한다.6. "운영관리자"란 시스템을 운영ㆍ관리하는 담당자를 말한다.7. "이용자"란 조정등의 당사자 또는 그 대리인으로서 조정등의 신청, 답변서 제출, 조회 등을 위해 시스템을 접속하고 이용하는 사람을 말한다.8. "백업(Back-up)"이란 프로그램 또는 전산자료가 파괴ㆍ변조될 경우를 대비하여 다른 전자저장 매체에 복사 또는 관리하는 것을 말한다.9. "장애(Incident)"란 프로그램에 의한 계획된 시스템의 기능저하, 오류, 고장 또는 예상하지 못한 원인으로 일어나는 시스템의 지연 또는 오작동 등을 말한다.

제3조(적용 범위) ① 이 규정은 「공동주택관리법」제39조에 따른 하자심사ㆍ분쟁조정위원회(이하 "하자분쟁조정위원회"라 한다)에 신청하는 조정등의 사건의 전자적 처리에 대하여 적용한다.② 조정등 사건의 전자적 처리에 관하여 이 규정에 정하지 아니한 사항은 「공동주택관리법령」 및 「하자심사ㆍ분쟁조정위원회 의사ㆍ운영에 관한 규칙」에서 정한 바에 따른다.

제4조(시스템의 구축ㆍ운영) ① 국토교통부장관은 조정등의 업무를 전자적인 방법으로 처리하기 위하여 시스템을 구축하여야 하며, 이를 하자분쟁조정위원회에서 운영한다.② 하자분쟁조정위원회는 매년 12월말까지 다음 연도의 시스템 운영ㆍ유지보수를 위한 운영계획을 수립하여야 한다.

제5조(업무범위) ① 이 규정에 따른 업무는 다음과 같다.1. 시스템의 운영ㆍ유지ㆍ개선 관리에 관한 사항2. 시스템의 이용신청 및 인증에 관한 사항3. 시스템의 보안 관리에 관한 사항4. 하자심사ㆍ분쟁조정 또는 분쟁재정 사건의 신청, 진행과정과 결과송달 등에 관한 사항5. 시스템 이용에 대한 교육에 관한 사항6. 기타 전 각 호의 업무에 부수 또는 관련된 업무② 운영기관의 장은 시스템을 효율적이고 안정적으로 수행할 수 있도록 운영관리자를 지정하고, 필요한 인력을 확보하여 운영하여야 한다.

제6조(시스템 기능) 시스템은 다음 각 호의 기능을 갖추어야 한다.1. 조정등 사건의 신청, 조회, 답변서 및 증거서류 등의 제출2. 하자 여부 판정서, 재심의 결정서, 조정서 또는 재정서에 따른 사업주체(하자보수보증서 발급기관을 포함한다. 이하 같다)의 하자보수 등 이행결과 등록3. 조정등 사건의 진행절차 통지, 처리결과 송달 등4. 하자분쟁조정위원회의 각종 회의 안건관리5. 민원상담, 홍보, 설문조사, 관련사례 검색6. 그 밖에 조정등을 위하여 필요한 사항

제7조(유지보수 용역) ① 하자분쟁조정위원회는 시스템의 안정적인 운영 및 성능관리를 위하여 외부 전문 업체와 별도의 유지보수 또는 관리에 관한 용역계약을 체결할 수 있다.② 제1항에 따라 용역계약을 체결한 경우 하자분쟁조정위원회는 시스템의 효율 및 응답속도 등을 최적의 상태로 유지하기 위하여 유지보수 업체에게 주기으로 성능 분석을 실시하도록 하고, 발견된 문제점을 조치하거나 개선하도록 하여야 한다.

제8조(전자적 신청ㆍ답변 등) ① 이용자는 시스템에 접속하여 조정등을 전자적인 방법으로 신청할 수 있다.② 이용자가 수기문서로 조정등을 신청한 경우에도 이용자나 피신청인은 하자관리정보시스템에 접속하여 조정등에 대하여 답변하거나 증거자료 등을 제출하도록 할 수 있다.

제9조(이용방법) ① 시스템을 이용하여 「공동주택관리법 시행규칙」에 따라 조정등을 신청하고자 하는 자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 본인 인증을 거쳐야 한다.1. 공인인증서2. 휴대폰3. 공공아이핀(I-PIN)② 대리인이 조정등을 신청하는 경우에는 제1항 각 호에 따른 방법으로 대리인의 신분 인증을 거치되,「공동주택관리법 시행규칙」 제19조제1항제4호 각 목에 따른 위임장 및 재직증명서 등을 첨부하여야 한다.

제10조(사건의 통지 및 송달) ① 조정등을 전자문서로 신청한 자와 전자문서로 답변한 자에 대하여는 조정기일의 출석, 하자 여부 판정서ㆍ조정서ㆍ재정서 등을 시스템을 통하여 전자문서로 통지하거나 송달하는 것을 원칙으로 한다.② 제1항에 따라 전자문서를 시스템에 입력한 때에는 전자문서가 통지 또는 송달받을 자에게 도달한 것으로 본다.③ 당사자가 전자우편 주소나 휴대전화 번호를 미리 제출한 경우에는 제1항에 따른 문서의 통지 및 송달 여부에 관한 정보를 문자로 안내할 수 있다.

제11조(조정등의 이행결과 등록)「공동주택관리법 시행령」 제57조제3항 및 제59조제3항에 따라 사업주체는 하자 여부 판정서에 기재된 하자 및 조정서ㆍ재정서에 기재된 하자에 대한 이행결과를 시스템에 등록하여야 한다.

제12조(관리책임 및 권한) ① 하자분쟁조정위원회의 사무국장은 시스템의 총괄 관리책임자가 된다. 이 경우 모든 등록 자료에 대한 저장내역을 점검ㆍ관리할 수 있다.② 하자분쟁조정위원회의 사무국장은 시스템의 운영ㆍ유지ㆍ보수ㆍ보안 등을 담당하는 운영관리자를 직원 중에서 지정하여 시스템을 운영하여야 한다.

제13조(보안) ① 하자분쟁조정위원회의 사무국장은 시스템에 의하여 관리되는 전산자료 및 데이터베이스의 위조ㆍ변조ㆍ훼손ㆍ멸실 또는 전자적 침해행위의 방지를 위한 보안대책을 강구하고, 운영관리자로 하여금 수시로 이를 점검하도록 하여야 한다.② 해킹 등 사이버 테러에 대비하기 위하여 운영관리자는 분기별로 비밀번호(password)를 변경하는 등 시스템 보안을 위해 필요한 조치를 하여야 한다.③ 하자분쟁조정위원회의 사무국장은 이용자가 조회할 수 있는 정보를 시스템 구축 취지에 부합하는 필요한 범위로 한정하여 시스템을 설정ㆍ운영하여야 한다.

제14조(백업) ① 운영관리자는 전산자료의 파괴ㆍ변조에 대비하여 정기적으로 관련 자료를 백업하여야 한다.② 제1항에 따른 백업 자료는 도난ㆍ훼손ㆍ멸실되지 않도록 유지 관리하여야 한다.

제15조(장애복구) ① 운영관리자는 시스템에 장애가 발생한 경우에는 장애요인에 따라 필요한 조치를 취하고, 장애발생 및 복구사항을 별지 제1호서식의 장애일지에 기록 유지하여야 한다.② 운영관리자는 이용자로부터 시스템 또는 전산자료의 이상 상태를 통보 받았거나 이상이 있음을 발견한 경우에는 즉시 점검하고, 장애발생시 신속히 복구하여 이용자의 불편을 최소화하여야 한다.

제16조(정보보호 등의 의무) ① 하자분쟁조정위원회의 사무국장은 「개인정보보호법」등에 의거 시스템에 입력된 제반 자료에 대한 정보보호 활동을 이행하여야 한다.② 운영관리자(용역계약 등에 따라 해당업무를 수임한 자 또는 그 사용인을 포함한다)는 정당한 이유가 있는 경우를 제외하고, 직무상 알게 된 개인정보에 관한 사항을 누설하거나 타인의 정보를 제공하는 등 부정하게 사용하여서는 아니 된다.③ 하자분쟁조정위원회의 사무국장은 제2항에 따른 비밀 준수 의무자에 대하여 별지 제2호서식의 의한 보안각서를 작성ㆍ제출하도록 하여야 한다.

제17조(조정등의 비용 전자지급) 하자분쟁조정위원회는 이용자가 조정등의 비용을 시스템에서 「수입인지에 관한 법률」에 따른 전자수입인지 또는 「전자금융거래법」에 따른 전자지급거래로 납부할 수 있도록 조치하여야 한다.

제18조(재검토기한) 국토교통부장관은 이 고시에 대하여 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2022년 1월 1일을 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.