문화체육관광부 기록관 운영규정 (훈령, 문화체육관광부)
공포일: 20121226 / 시행일: 20121226

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 문화체육관광부 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이라 함은 문화체육관광부와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.3. "기록관"이라 함은 기록물을 효율적으로 관리, 보존, 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "기록물관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장이 기록관장이 된다.②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과(팀)의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.④기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.⑤기록관은 시청각기록물 관리지침의 수립·전파 등 시청각기록물의 총괄적인 관리를 담당하며, 그 세부 운영은 처리과 및 소속기관의 자료실에서 담당한다.다만, 국정홍보분야의 시청각기록물 담당부서는 다음 각호와 같다.1. 사진자료 : 홍보콘텐츠과 사진실2. 영상자료 : 한국정책방송원 방송영상과 영상자료실

제5조(주요업무 및 업무분장) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리11. 기록물관리 지도·교육12. 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립14. 기록관의 시설 및 장비관리15. 기록물관리 시스템의 설치 및 운영16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공17. 소관 비전자기록물의 전자화18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록19. 소관 기록물의 검색·열람 제공20. 정보공개 접수 창구21. 기록물 편찬·전시·홍보22. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산) ①기록관장은 문화체육관광부 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.②기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "시행령"이라 한다)제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.②기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ①기록관의 장은 문화체육관광부 및 소속기관의 처리과(팀)에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부· 접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.②처리과(팀)의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관) ①각 처리과(팀)의 장은 처리과(팀)에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보존한 후 별지 제1호 서식에 의한 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과(팀)에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식에 의한 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.②제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과(팀)에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과(팀) 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제11조(기록물의 평가 및 폐기) ①기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)의 심의를 거쳐야 한다.②심의회는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 시행령 제43조에 따라 처리과(팀) 의견조회, 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 최종 심의한다.

제12조(심의회의 구성 및 기능) ①심의회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성한다.②심의회의 위원장은 기록관장으로 하고, 간사는 담당사무관(또는 전문요원), 내부위원은 평가대상기록물 수량이 많은 2개 실·국의 주무 서기관(또는 사무관), 2인은 문화, 예술, 관광 및 체육관련 또는 기록관리 등에 전문지식을 가진 외부전문가로 위촉한다. 민간위원의 임기는 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.③심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부2. 단위과제 및 기록물에 대한 보존기간의 조정3. 기타 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제13조(심의회의 심의) ①심의회 위원장은 심의회가 개최되기 1주전에 심의안건, 평가심의서(별지 제3호 서식) 및 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.②위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적 · 사료적 · 증빙적 · 행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다.③위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때, 단위과제별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 한다. 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.④심의회 위원들은 별지 제3호 서식의 기록물평가심의서에 기록물의 평가에 관한 의견을 기록하여야 한다.

제14조(심의회의 소집 및 의결) ①심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.②심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③심의위원은 회의 개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의 소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최 사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집하여야 한다.④전문요원은 기록물평가심의회 회의록을 작성, 관리한다.⑤심의회에 참석한 외부위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당·여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있으며, 위원이 부득이한 사유로 심의회에 참석할 수 없는 경우 서면으로 의견을 제출할 수 있다.

제16조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 시행령 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제17조(기록관리시스템 및 장비구축) ①기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.②기록관리시스템은 문화체육관광부 및 소속기관 처리과(팀)의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제18조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제19조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 문화체육관광부 및 소속기관 처리과(팀)의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·열람 활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(전자기록물의 백업 및 보존) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제22조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.②기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.③기록관리시스템과 관련장비 구축 및 전산장비의 보안관리는 정보통계담당관실에서 운영·지원한다.

제24조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 등에 대한 점검2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제26조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 문화체육관광부 및 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자②제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제27조(열람 준수사항) ①기록관 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외부로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위②기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제28조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일(공휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제4호 서식의 기록물 반출·반입서를 작성하여야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제29조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제31조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제32조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관장은 문화체육관광부 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 문화체육관광부 및 소속기관 처리과(팀)의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.