전산정보처리조직에 의하여 영구보존문서에 관한 등기사무를 처리하는 경우의 업무처리지침 (등기예규, 대법원)
공포일: 20241230 / 시행일: 20250131

1. 목적이 예규는 전산정보처리조직에 의하여 등기소에서 영구보존하는 문서 중 도면, 신탁원부, 공동담보목록(공동전세목록을 포함한다. 다음부터 같다),「공장 및 광업재단 저당법」 제6조에 따른 목록, 공장(광업)재단목록 (다음부터 "영구보존문서"라 한다)에 관한 등기사무를 처리하는 경우의 그 업무처리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.2.삭제(2012.06.29 제1467호)3. 영구보존문서의 작성가. 공동담보목록을 제외한 영구보존문서는 A4(210mm x 297mm)일반용지에 작성하여야 한다.나. 신탁원부의 작성1) 신청인은 신탁원부를 별지 제1호 양식에 따라 작성하여야 한다.2) 신청인이 신탁원부의 기재사항의 변경등기를 신청하는 경우에는 별지 제2호 양식에 따라 변경목록을 작성하여야 한다. 다만 법원 또는 주무관청이 촉탁하는 경우에는 그러하지 아니하다.다. 공장저당목록의 작성1) 「공장 및 광업재단 저당법」 제6조에 따른 목록(다음부터 "공장저당목록 "이라 한다)을 최초로 제출하는 경우에는 신청인은 별지 제3호 양식에 따라 작성하여야 한다.2) 종전 공장저당목록에 새로운 물건을 추가하는 경우에는 신청인은 별지 제4호 양식에 새로이 추가되는 목록만을 첨부한다.3) 종전 공장저당목록에 기재한 물건의 일부가 멸실하거나 또는 기재물건에 관하여 저당권이 일부 소멸한 경우에는 신청인은 별지 제5호 양식에 멸실 또는 분리된 목록만을 첨부한다.라. 공장(광업)재단목록의 작성 등1) 공장재단에 관하여 소유권보존등기를 신청하는 경우에는 공장마다 별지 제6호 양식에 따라 적은 공장재단목록을 제출하여야 한다.2) 공장재단의 구성물이 변경ㆍ분리ㆍ멸실ㆍ표시변경(또는 경정)되었거나 새로운 것이 재단에 속하게 되어 변경등기를 신청할 때에는 공장마다 별지 제7호 양식에 따라 변경ㆍ분리ㆍ멸실ㆍ표시변경(또는 경정)된 것 또는 새로 속하게 된 것을 적은 목록을 제출하여야 한다. 단, 1개의 공장이 전부 분리 또는 멸실된 경우에는 목록을 제출하지 아니한다.3) 광업재단목록의 작성 및 제출은 공장재단목록의 예에 따른다.마. 공동담보목록의 작성1) 공동담보목록은 전산정보처리조직에 의하여 자동으로 생성하는 방식으로 작성한다. 다만 기존의 수작업방식으로 공동담보에 제공된 부동산에 대하여 토지의 분필, 건물의 분할 또는 구분, 대지권의 표시변경의 각 등기를 하는 경우에는 그러하지 아니하다.2) 수개의 부동산에 관한 권리를 목적으로 하는 저당권의 설정등기를 신청할 때 그 부동산이 5개 이상인 경우에도 신청서에는 공동담보목록을 첨부하지 아니한다.3) 「부동산등기법」 제7조의2에 따라 관련 신청사건으로 접수되어 기록된 공동담보목록이나 「부동산등기규칙」(대법원규칙 제3169호) 부칙 제7조에 따라 공동담보 등기기록의 정비로 새로이 작성된 공동담보목록에 다른 등기소의 관할에 속한 부동산이 기록되어 있고, 그 공동담보목록에 기록되어 있는 담보권의 등기 중 일부 부동산에 대한 담보권의 등기를 말소하였을 때에는 등기관은 말소등기를 실행한 부동산에 대한 담보권에 대하여만 말소의 내용을 기록하여야 한다.4) 전산정보처리조직에 의하여 공동담보목록을 작성한 경우에 있어서 다른 등기소의 관할에 속한 부동산에 관한 권리를 목적으로 하는 담보권이 있는 때에는 신청된 담보권의 등기사항을 기록하는 외에 다른 등기소의 관할에 속한 부동산에 관한 권리의 표시를 기록하여야 한다. 다만, 「부동산등기법」 제7조의2에 따라 관련 신청사건으로 접수되어 공동담보목록을 작성하는 경우에는 신청한 모든 부동산에 관한 담보권의 등기사항을 기록하여야 한다.5) 「부동산등기규칙」(대법원규칙 제3169호) 부칙 제7조에 따라 공동담보 등기기록의 정비로 새로이 작성된 공동담보목록번호의 부여에 대하여는 5. 가.의 규정을 준용한다.4. 영구보존문서의 제출가. 영구보존문서(이하 이 예규 1.의 영구보존문서 중 "공동담보목록"은 제외한다)는 당사자 또는 자격자대리인(다음부터 "신청인"이라 한다)이 이를 인터넷등기소에서 전자문서로 변환하여 등록하는 방법으로 제출하여야 한다. 다만 자연인 또는 법인 아닌 사단이나 재단이 직접 서면으로 등기신청을 하는 경우나 자연인 또는 법인 아닌 사단이나 재단이 자격자대리인이 아닌 사람에게 위임하여 서면으로 등기신청을 하는 경우에는 영구보존문서를 서면으로 제출할 수 있다.나. 인터넷등기소에서의 등록 방법1) 전자신청의 경우인터넷등기소에서 ‘인터넷등기전자신청’을 선택하여 신청서를 작성하는 경우에는 영구보존문서를 반드시 전자신청의 ‘첨부서면정보입력’ 화면에서 전자문서로 변환하여 등록하고, 신청서와 함께 일괄적으로 전자서명을 부여하여 등기소에 송신하여야 한다.2) 전자표준양식(e-form)에 의한 신청의 경우인터넷등기소에서 ‘전자표준양식’을 선택하여 신청서를 작성하는 경우에는 ‘첨부서면정보입력’ 화면에서 영구보존문서를 전자문서로 변환한 후 전자서명을 부여하여 등록한다. 다만 인터넷등기소의 ‘영구보존문서 등록’을 선택하여 영구보존문서를 사전에 전자문서로 변환하여 등록한 경우에는 전자표준양식의 ‘영구보존문서정보입력’ 화면에서 해당 전자문서를 선택하여 전자표준양식의 첨부서면으로 추가할 수 있다. 이 경우 신청서에는 아래 3)의 서면신청의 경우에 기재하는 ‘등록문서번호’를 기재하지 아니하며, 영구보존문서 또한 첨부하지 아니한다.3) 서면신청의 경우인터넷등기소에서 ‘영구보존문서 등록’을 선택하여 영구보존문서를 전자문서로 변환한 후 전자서명을 부여하여 등록하고, 이때 인터넷등기소에서 자동으로 부여되는 영구보존문서의 ‘등록문서번호’를 신청서의 부동산의 표시 밑 오른쪽에 아래 예시와 같이 기재하여야 한다. 이 경우 신청서에는 영구보존문서를 첨부하지 아니한다.< 예시> 서울특별시 서초구 서초동 100대 100㎡ [등록문서번호: ○○○번]4) 인터넷등기소에 등록한 영구보존문서의 유효기간인터넷등기소에 등록한 영구보존문서의 등록정보는 다음 각호의 경우 인터넷등기소에서 자동으로 삭제된다.가) 그 등록한 날부터 3개월 이내에 해당 등기를 신청하지 아니한 때나) 해당 등기가 마쳐져 그 등기정보가 전산정보처리조직에 영구보존문서로서 저장된 때다) 해당 등기신청이 취하되거나 각하된 때다. 안내문의 게시등기소장은 영구보존문서를 PDF파일 형식의 전자문서로 변환하여 제출하는 방법 등에 관한 사항을 등기소 내 보기 쉬운 장소에 게시하여야 한다.5. 접수사무의 처리가. 영구보존문서와 공동담보목록 번호의 구성 및 부여1) 영구보존문서와 공동담보목록 번호는 접수년도의 네 자리 아라비아 숫자, 이음줄(-), 전산정보처리조직에 의하여 자동으로 생성된 일련번호로 구성한다.2) 1)의 일련번호는 각 영구보존문서별로 전국 등기소를 기준으로 부여하고, 1년마다 새로 부여한다.나. 전자신청의 경우전자신청의 경우 접수절차가 전산정보처리조직에 의하여 자동으로 처리되므로 접수담당자가 별도로 접수절차를 진행하지 아니한다.다. 전자표준양식에 의한 신청의 경우전자표준양식에 따라 작성된 신청서가 접수되면 영구보존문서가 신청서의 첨부서면으로 자동으로 접수되므로, 접수담당자는 영구보존문서의 등록문서번호를 전산정보처리조직에 따로 입력하지 아니한다.라. 서면신청의 경우1) 신청서에 등록문서번호를 기재하여 제출한 경우접수담당자는 신청서에 기재된 영구보존문서의 등록문서번호를 전산정보처리조직에 입력하는 방법으로 해당 영구보존문서를 접수한다.2) 영구보존문서를 서면으로 제출한 경우가) 접수담당자는 이 예규 4. 가. 단서에 해당하는 자가 제출한 신청서를 접수할 때에 신청서의 첨부서면으로 제출된 영구보존문서를 등기소에 비치된 스캐너를 이용하여 전자문서로 변환하여 전산정보처리조직에 등록한 후 접수담당자의 전자서명을 부여하여 접수한다. 다만 이를 제출 순서대로 접수한다면 후순위로 제출된 다른 신청사건의 접수가 상당히 지연될 것이 예상될 경우에는 그 신청서만을 먼저 접수하고 영구보존문서는 나중에 전산정보처리조직에 등록할 수 있다.나) 신청서의 첨부서면으로 제출된 영구보존문서는 이를 신청서 기타부속서류와 함께 신청서 기타부속서류편철장에 편철한다.6. 기입사무의 처리가. 등기기록에의 기록서면신청의 경우 영구보존문서를 신규로 생성하는 경우에는 기입담당자는 전산정보처리조직에 의하여 자동 생성 방식으로 부여한 영구보존문서의 번호를 등기기록에 기록하여야 한다. 다만 전자신청이나 전자표준양식에 의한 신청의 경우에는 그러하지 아니하다.나. 변경내역표에의 기록1) 변경내역표는 영구보존문서 또는 공동담보목록의 변경내역 관리 및 촉탁 또는 직권 기록사항을 기록하기 위해 전산정보처리조직에 의하여 자동으로 생성하는 방식으로 작성된다.2) 기입담당자는 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 사항을 변경내역표에 기록하여야 한다. 다만 전자신청(전자촉탁은 제외)이나 전자표준양식에 의한 신청의 경우에는 기록할 사항이 전산정보처리조직에 의하여 자동으로 기록되므로 그러하지 아니하다.가) 영구보존문서의 번호<예시> 신탁원부 제○○호나) 영구보존문서의 기록사항에 변경이 있는 경우에는 그 변경이 있다는 취지<예시> (1) 별지와 같이 위탁자 주소 변경(2) 「공장 및 광업재단 저당법」 제6조 목록 제○○에(에서) 별지와 같이 목록 추가(분리, 멸실)다) 영구보존문서를 폐쇄하거나 기존의 종이 공동담보목록을 전자문서로 전환한 경우의 공동담보목록(다음부터 "전환 공동담보목록"이라 한다)을 폐쇄하는 경우에는 그 폐쇄의 취지<예시> (1) 근저당권 전부 말소로 인하여 폐쇄2008년 ○월 ○일(2) 공장근저당권 말소(또는 보통근저당권으로의 변경)로 인하여 폐쇄2008년 ○월 ○일라) 법원 또는 주무관청으로부터 신탁원부의 변경기록의 촉탁이 있거나, 등기관이 직권으로 신탁원부에의 기록을 하여야 하는 경우에는 그 촉탁 또는 기록 사항[별지 기재례 1 참조].마) 전환 공동담보목록에 대하여 그 기록의 변경(추가, 소멸, 변경) 사유가 발생한 경우에는 그 변경 사항[별지 기재례 2 참조].7. 조사, 교합업무가. 조사, 교합업무등기관은 등기기록 교합화면 왼쪽 아래에서 ‘조사관련문서조회’를 선택하여 해당 영구보존문서가 「부동산등기법」등 제반 법령에 부합되는지 여부를 조사한 후 교합처리하여야 한다.나. 지연처리위 5. 라. 2) 가)의 단서(영구보존문서를 서면으로 제출한 경우)에 해당하는 신청사건은 이를 지연처리 사유로 등록하고 이 신청사건보다 나중에 접수된 사건을 먼저 처리할 수 있다.다. 보정사무의 처리1) 보정의 방법등기관이 영구보존문서에 대하여 보정을 명한 경우에는 신청인은 다음 각호의 방법으로 보정하여야 한다.가) 인터넷등기소에서 전자문서로 변환하여 등록하는 방법으로 제출하였거나 송신한 경우에는 흠결사항을 보정한 영구보존문서를 반드시 인터넷등기소에서 ‘보정처리’를 선택하여 다시 전자문서로 변환하여 등록하여야 한다.나) 영구보존문서를 처음부터 제출하지 아니하여 이를 제출하는 경우와 기타 흠결사항을 보정한 영구보존문서를 제출할 때에는 이 예규 4. 가.의 방법으로 제출하여야 한다.다) 삭제(2012.06.29 제1467호)2) 보정한 사건의 처리가) 전자신청, 전자표준양식에 의한 신청 및 신청서에 영구보존문서의 등록문서번호를 기재하여 서면신청한 경우에는 보정한 신청사건을 위 가.의 절차에 따라 처리한다.나) 신청서에 영구보존문서를 서면으로 첨부하거나 이를 첨부하지 아니하고 서면신청한 경우에는 그 흠결사항을 보정하여 서면으로 제출한 영구보존문서를 등기소에 비치된 스캐너를 이용하여 전자문서로 등록한 후 위 가.의 절차에 따라 처리한다. 다만 영구보존문서를 처음 제출한 보정의 경우에는 그 번호를 등기기록에 기록하여야 한다.