검찰청 기록물관리기관 운영규정 (훈령, 대검찰청)
공포일: 20241120 / 시행일: 20241120

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다)에 따라 검찰청 기록물관리기관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이라 함은 검찰청의 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서(사건기록ㆍ재판서, 전자문서 포함), 대장, 카드, 도면, 시청각물, 압수물 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. "기록물관리기관"이라 함은 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문 인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말하며 특수기록관, 기록관으로 구분한다.4. "처리부서"라 함은 문서를 생산ㆍ접수하며 업무 처리를 주관하는 부ㆍ과ㆍ담당관 등을 말한다.

제3조(적용범위) ① 이 규정은 검찰청 기록물관리기관의 운영에 관하여 적용되며, 그 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다.② 검찰청의 사건기록ㆍ재판서 관리에 관한 사항은 본 운영규정에 우선하여「검찰보존사무규칙」에 따른다.

제4조(검찰기록관리위원회 설치) 검찰 기록물관리에 관한 다음 각 호의 사항(검찰청 기록물평가심의회의 심의ㆍ의결사항은 제외한다)을 심의하기 위하여 대검찰청 소속으로 검찰기록관리위원회(이하 "위원회"라 한다)를 둔다.1. 검찰 기록물의 영구보존 및 관리에 관한 기본정책의 수립2. 검찰 기록물관리의 중장기 계획 수립3. 검찰 기록물관리에 관한 각종 규정의 제ㆍ개정 및 폐지4. 검찰 기록물 이관에 관한 사항5. 검찰 관련 기증기록물의 수집 및 관리6. 그 밖에 검찰 기록물관리에 관하여 위원장이 필요하다고 인정하는 사항

제5조(위원회 구성) 위원회는 위원장 1인을 포함하여 총 7인으로 구성하되, 위원 중 2인은 외부위원으로 구성할 수 있다.1. 위원장은 대검찰청 차장검사로 한다.2. 내부위원은 대검찰청 기획조정부장, 공공수사부장, 공판송무부장, 사무국장으로 한다.3. 외부위원은 수사ㆍ재판 관련 분야의 전문지식과 경험이 풍부한 사람 또는 기록관리학ㆍ역사학ㆍ법학 등에 관한 학식과 경험이 풍부한 사람 중에서 검찰총장이 위촉하되, 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 하여야 한다.4. 간사는 대검찰청 운영지원과장으로 한다.

제6조(위원의 임기) 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. 다만, 위원장 및 내부위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 인사 발령 등으로 변동이 있을 때에는 후임자가 자동 승계한다.

제7조(위원회 운영) ① 위원회는 위원장이 필요하다고 인정하거나 재적위원 3분의 1이상의 요구가 있는 때에 위원장이 소집한다.② 위원장은 위원회 개의 전까지 심의안건 및 기타 심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 한다.③ 위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.④ 제3항에 따른 심의ㆍ의결은 별지 제1호서식에 따라서 작성한다.⑤ 위원이 심의 안건과 관련하여 이해관계에 있는 경우 또는 기타 공정한 심의ㆍ의결을 기대하기 어려운 사정이 있는 경우에는 심의ㆍ의결에서 회피하여야 한다.

제8조(검찰청 기록물관리기관) 공공기록물법 제13조, 제14조에 따라 검찰청 기록물관리업무를 수행하기 위하여 대검찰청에 특수기록관, 고등검찰청 및 지방검찰청에 기록관을 각 설치하고, 일정한 시설 및 장비, 전문 인력을 갖추어야 한다.

제9조(특수기록관) ① 검찰청 특수기록관은 대검찰청 사무국에 설치하고, 그 명칭을 ‘국가형사사법기록관’으로 한다.② 국가형사사법기록관장은 대검찰청 사무국장으로 하고, 그 운영 및 관리에 관하여 운영지원과장(국가형사사법기록관팀장)이 보좌하여 업무를 수행한다.

제10조(기록관) ① 검찰청 기록관은 각 고등검찰청 및 지방검찰청 사무국에 설치하고, 그 명칭을 각 고등검찰청 기록관ㆍ지방검찰청 기록관(이하 기록관)으로 한다.② 기록관장은 사무국장으로 하고, 기록관의 업무를 총괄한다.

제11조(주요업무) ① 국가형사사법기록관장은 검찰청 기록물관리를 총괄ㆍ조정하는 역할을 하고, 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록관의 기록물관리에 관한 지휘 및 감독2. 검찰 기록물관리 표준 및 지침 제ㆍ개정3. 검찰청 기록물의 전자적 관리체계 구축 및 표준화4. 기록관으로부터 인수한 기록물의 보존ㆍ관리 및 활용5. 중앙기록물관리기관으로의 기록물 이관6. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항② 기록관장은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 소관 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용3. 국가형사사법기록관으로의 기록물 이관4. 관할 지청의 기록물관리5. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제13조(기록물의 등록) ① 처리부서의 장은 모든 기록물을 생산ㆍ접수한 때에 검찰청의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제할 수 없다.

제14조(기록물의 정리) ① 처리부서의 장은 매년 2월 말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다.② 처리부서의 장은 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보하여야 한다.

제15조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등 사유로 보존이 필요한 경우에는 사전에 기록물 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여 승인을 받아야 한다.② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 최장 5년 동안 처리부서에서 보존할 수 있으며, 장기 보존 목적이 달성된 경우 지체없이 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

제17조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 기록물의 평가 및 폐기를 공공기록물법 제27조 제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행하되, 그 운영에 관하여는 「검찰청 기록물평가심의회 운영 규정」(대검훈령 제197호)에 따른다.

제18조(국가형사사법기록관으로의 기록물 이관) 기록관장은 보존기간이 영구, 준영구, 30년인 기록물을 보존기간 기산일로부터 5년간 보존한 후 다음 연도 중에 국가형사사법기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무참고 등 계속 보존할 필요가 있는 기록물에 대하여는 사전에 기록물 이관연기신청서를 국가형사사법기록관장에게 제출하여승인을 받아야 한다.

제20조(기록물의 인수) ① 국가형사사법기록관장은 검찰청에서 생산이 완결된 기록물을 체계적으로 수집하기 위하여 연간 수집계획을 수립하여야 한다.② 국가형사사법기록관장은 기록관에서 기록물을 인수할 경우 기록물 원본 및 목록의 일치 여부 등의 검수절차를 거친 후 기록물인수인계서를 작성하여 관리하도록 한다.

제21조(기록물의 보존처리) ① 국가형사사법기록관장은 인수 기록물의 보존 상태평가를 실시하여 상태별로 적절한 탈산, 마이크로필름화, 디지털변환 등 보존처리 방식 및 처리절차 등을 결정한다.② 국가형사사법기록관장은 공공기록물법 제21조에 따라 중요 기록물의 경우 전자보존매체에 수록하는 등의 방법으로 이중보존하는 것을 원칙으로 한다.③ 국가형사사법기록관장은 기록물을 보존서고에 입고하기 전 소독처리를 실시하도록 한다.

제22조(전자기록물 보존 및 관리) ① 국가형사사법기록관장은 검찰청 전자기록물의 효율적인 이관과 보존 중인 전자기록물의 안전한 보존관리를 위하여 필요한 대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.② 국가형사사법기록관장은 전자기록물을 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 저장하여야 하며, 승인받지 아니한 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립ㆍ시행하여야 한다.③ 국가형사사법기록관장은 각종 재난 등에 의한 전자기록물의 손실을 방지하기 위하여 데이터, 기록매체, 시스템 등에 대한 전자적 복구 체계를 수립ㆍ시행하여야 한다.

제23조(전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 국가형사사법기록관장은 기록정보서비스를 확대하기 위하여 보존 중인 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자화 계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

제24조(서고관리) ① 국가형사사법기록관장은 기록물의 안전한 보존관리를 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획의 수립ㆍ시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다.② 국가형사사법기록관장은 기록물 형태, 생산청 등을 구분하여 기록물을 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 국가형사사법기록관장이 정한다.③ 국가형사사법기록관장은 보존중인 기록물에 대하여 정수점검, 상태점검을 실시하여야 한다.

제25조(중앙기록물관리기관으로의 기록물 이관) ① 국가형사사법기록관장은 공공기록물법 제19조 및 동법 시행령 제40조, 제41조에 따라 중앙기록물관리기관으로 이관할 대상 기록물을 선별하여 이관 또는 이관연장을 심의하도록 한다.② 국가형사사법기록관장은 제1항에 따라 이관 또는 이관연장이 확정된 기록물에 대하여 사전에 중앙기록물관리기관장과 협의하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제26조(기록물의 공개 재분류) ① 처리부서의 장 및 기록관장은 기록물을 이관하려는 경우 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관하여야 한다. 다만, 기록물을 이관하기 전 최근 5년의 기간 중 해당 기록물의 공개 여부를 재분류한 경우에는 공개 여부 재분류 절차를 생략하고 기록물을 이관할 수 있다.② 국가형사사법기록관장 및 기록관장은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다.

제28조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 국가형사사법기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 중앙기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제29조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 국가형사사법기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 국가형사사법기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제30조(전산화 기록물의 보존관리) 국가형사사법기록관장 및 기록관장은 전산화 기록, 디스켓, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스크, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

제31조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 국가형사사법기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제32조(보안관리) ① 국가형사사법기록관장 및 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하는 등 보안관리를 철저히 하여야 한다.② 검찰청 기록물관리기관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 국가형사사법기록관장 및 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제33조(비상사태 시의 대비) 국가형사사법기록관장 및 기록관장은 전산실 및 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성하여 운영하고, 재난대비시설을 마련하도록 한다.

제34조(점검) ① 검찰청 기록물관리기관 소속직원은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리② 검찰청 기록물관리기관 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 점검2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제35조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 국가형사사법기록관장 및 기록관장은 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 국가형사사법기록관장은 기록물 관리업무와 관련하여 기록관 기록물관리담당자에 대한 교육을 실시하여야 한다.