국립해양유산연구소 기록물관리 및 기록관 운영 규정 (예규, 국립해양유산연구소)
공포일: 20241017 / 시행일: 20241017

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘법’이라 한다) 제13조 및 같은법 시행령(이하 ‘영’이라 한다) 제10조의 규정에 따라 국립해양유산연구소(이하 ‘연구소’라 한다)의 기록물관리와 기록관 설치ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이란 연구소가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료 및 행정박물과 해양유산 조사ㆍ연구와 관련된 연구기록물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.3. "국립해양유산연구소 기록관"이란 연구소 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "처리부서"라 함은 연구소의 부서단위를 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물 이관, 보존, 평가, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.6. "자료실"이란 연구소가 수집한 도서ㆍ자료 등을 정리ㆍ보존하여 공중에 제공, 학술총서번호 부여 등에 관한 업무를 수행하는 시설을 말한다.

제3조(적용범위) ① 이 규정은 연구소에 소속된 모든 처리부서에 적용한다.② 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제4조(기록관의 소속) ① 기록관은 기획운영과 소속으로 하고 기록관장은 기획운영과장(이하 "기록관장"이라 한다.)이 된다.② 기록관장은 기록관의 효율적인 업무수행을 위하여 기록연구사를 두어야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(기록관의 주요업무) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.1. 당해 연구소 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 당해 연구소 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관5. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리6. 당해 연구소 처리부서의 기록물관리 지도ㆍ감독 및 지원7. 기록관의 시설 및 장비 관리8. 기록관의 운영ㆍ관리9. 기록관 기록물 재난대비계획 수립10. 발간물의 수집 및 운영 관리11. 그 밖에 기록물 관리에 관한 사항② 기록관장은 해양유산 관련 기록물의 수집, 보존, 활용을 위해 대내외적으로 협의체를 구성ㆍ운영할 수 있다.

제6조(기록물의 생산) ① 처리부서의 장은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 하여야 한다.② 처리부서의 장은 영 제17조 및 제19조에 따른 업무를 수행할 때는 제1항에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산ㆍ등록하여야 한다.

제7조(비전자 기록물의 등록) ① 처리부서의 장은 업무수행과정에서 비전자 기록물을 생산ㆍ접수ㆍ수집한 때에는 온나라시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다.② 제1항 규정에 따라 시스템에 등록을 완료한 비전자 기록물은 해당 기록물의 좌측 상단에 [별지 제1호 서식]에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 표기하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ① 처리부서의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물에 대하여 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 완료하여야 한다.② 처리부서의 장은 전년도에 완결된 비전자 기록물을 과제카드별로 편철하고 단위과제별로 박스에 정리하여야 한다.③ 처리부서의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물의 정리결과를 5월 말까지 기록관장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 기록관으로 이관해야 한다.② 처리부서의 장은 업무 참고 등을 위해 필요한 경우 사전에 [별지 제2호 서식]의 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하고 기록관장과의 협의를 거쳐 이관을 연기할 수 있으며, 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년의 범위 이내에 처리부서에서 활용할 수 있다. 다만, 활용 목적이 종결된 때에는 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다.③ 처리부서의 장은 용역사업, 사진촬영, 동영상촬영, 도서발간, 해양유산 조사ㆍ연구 등의 업무 수행으로 생산된 기록물을 이관할 경우 저작권 관련 서류를 함께 제출하여야 한다.

제12조(기록관 기록물의 보존) ① 기록관장은 처리부서에서 이관된 기록물의 형태, 생산부서, 생산연도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서가배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위해 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하고 백업 자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산ㆍ보관하여야 한다.④ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

제14조(기록관의 기록물 이관) ① 기록관장은 처리부서에서 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간 기산일로부터 10년 이상이 경과하고, 보존기간이 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관할 때에는 법 제19조 및 영 제40조에 따른다.② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리부서로부터 이관 연기 요청을 받은 경우 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제15조(기록물 실태점검 및 교육) ① 기록관장은 기록관 및 처리부서의 기록관리 실태를 연1회 이상 점검하고, 점검결과에 따른 조치계획을 수립하여야 한다.② 기록관장은 직원교육을 연1회 이상 실시하여야 한다.

제18조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물의 평가를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.② 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 민간전문가와 소속공무원으로 구성하되, 그 중 민간전문가를 2명 이상 포함하여야 한다.③ 위원장은 기록관장이 되고, 심의회 사무 처리를 위하여 기록물관리 주관부서 담당계장을 간사로 둔다.④ 외부위원은 본소 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가로서 국립해양유산연구소장이 위촉한다.⑤ 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 소속공무원 위원의 임기는 따로 정하지 않는다.

제19조(심의내용) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항3. 기타 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제20조(준수사항) ① 심의회의 위원은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보를 누설하거나 관련 서류를 무단으로 유출하여서는 아니 된다.② 심의회의 위원은 회의의 시작에 앞서 [별지 제3호 서식]의 기록물평가심의서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 한다.

제21조(심의회 운영) ① 위원장은 필요한 경우 심의회를 소집할 수 있으며 심의회 개최 전에 [별지 제4호 서식]의 기록물평가의견서 등 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부할 수 있다.② 심의회는 제적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.④ 위원장은 심의결과를 [별지 제5호 서식]의 기록물평가심의서를 작성하고 [별지 제6호 서식]의 기록물평가심의의결서에 참석위원의 서명ㆍ날인을 받아야 한다.⑤ 간사는 회의록을 작성하여야 하며, 심의회 종료 후 기록물평가심의서 및 기록물평가심의의결서를 보존ㆍ관리하여야 한다.⑥ 위원은 공정한 심의를 기하기 위해 본인과 직접 이해관계가 있는 안건의 심의에는 참여할 수 없다.

제23조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 국가유산청 및 그 소속기관의 직원2. 타 부처 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호의 경우 열람만 할 수 있다.

제24조(열람 및 대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우2. 개인정보가 포함된 기록물을 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우. 단 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다.3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제25조(열람 및 대출 절차) ① 기록물의 열람ㆍ대출 절차는 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 기록물을 열람 및 대출하고자 하는 자는 [별지 제7호 서식]의 기록물 열람ㆍ대출 신청서를 작성하여 제출하여야 한다.2. 기록물의 대출 기간은 14일 이내로 한다. 다만, 기록관리시스템을 통한 전자파일의 열람은 7일 이내로 한다.3. 대출 기간의 연장이 필요한 경우, 기록관장의 승인을 거쳐 연장할 수 있다.4. 기록관장은 제1호 및 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다.1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ타 부처 전출 시2. 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시3. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우③ 기록물의 열람은 정해진 장소에서 기록관 업무 담당자 입회하에 가능하며 사본 제공을 원칙으로 한다.

제26조(열람 준수사항) ① 기록물 열람 시에는 담당 직원의 지시에 따라야 하며 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기, 촬영, 무단반출2. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파괴3. 음식물 및 필기도구 등의 반입 행위4. 그 밖에 직원의 지시에 따르지 않거나 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

제28조(자료실의 이용시간 및 인력) ① 자료실의 이용 시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 연장 또는 단축 운영할 수 있다.② 기록관장은 자료실의 효율적인 업무 수행을 위하여 전담 인력을 두어야 한다.

제29조(수집) ① 자료의 구입은 다음 각 호의 도서 중에서 선정하여 예산의 범위 내에서 구입한다.1. 각 처리부서에서 업무수행 및 학술연구를 위해 구입을 신청한 자료2. 일반 교양도서 중 업무 활용 가치가 높거나 직원이 구입을 희망하는 자료3. 기타 기록관장이 소장할 필요가 있다고 인정하는 자료② 국가유산청 및 소속기관에서 발간되는 도서는 2부 이상 자료실에 등록ㆍ비치한다.③ 유관기관이나 학술단체 등에 도서의 기증을 요청하여 해양유산 관련 자료를 수집한다.

제30조(열람 및 대출의 자격) ① 자료실의 자료를 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음과 같다.1. 연구소 직원2. 학술연구 또는 비영리목적으로 자료를 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호의 경우 기록관장의 승인을 받은 자여야 한다.

제31조(열람) ① 자료의 열람은 지정된 장소에서 열람하며 열람한 도서는 도서반납대에 반납하여야 한다.② 자료 열람 시 훼손, 잡담, 흡연 등 타인의 열람에 방해가 되는 행위를 하여서는 아니 되며, 관계 직원은 이 규정을 위반한 자를 퇴실시킬 수 있다.

제32조(대출) ① 자료의 대출 한도 및 대출기간은 다음 각 호와 같다.1. 연구소 직원의 경우 : 1인 30권 30일2. 기록관장이 대출을 허락한 경우 : 1인 5권 7일② 대출기간의 연장이 필요한 경우, 사전에 기록관장의 승인을 거쳐 1회에 한하여 최대 10일 간 연장할 수 있다.③ 제1항, 제2항에도 불구하고 도서의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제33조(대출제한) 다음 각 호의 자료는 대출하지 않음을 원칙으로 하되 학술연구, 관외 전시 등 기록관장이 필요하다고 인정한 때에는 대출할 수 있다.1. 귀중자료와 희귀자료2. 기타 기록관장이 지정하는 자료

제34조(반납) ① 자료를 대출받은 자는 정해진 기간 내에 자료를 반납하되, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 제1항에도 불구하고 제25조 제2항 각 호의 사유가 발생한 경우에는 반납기한 전이라도 지체 없이 대출 자료를 반납해야 한다.

제36조(자료의 폐기ㆍ제적) 다음 각 호에 해당하는 간행물 등 도서자료에 한해 그 가치를 평가하여 폐기 또는 제적 처분할 수 있다.1. 이용가치가 없다고 인정하는 자료2. 훼손, 오손 등으로 이용할 수 없는 자료3. 자연재해 또는 이에 준하는 사유로 인하여 유실된 자료4. 정수점검 결과 2년 이상 소재가 불명된 경우

제37조(자료의 변상) 자료를 분실하거나 훼손하였을 때는 동일 자료로 변상하여야 한다. 다만, 동일 자료로 변상할 수 없을 때에는 기록관장의 승인을 얻어 동등 이상의 가치가 있고 주제가 유사하다고 인정되는 자료로 대물 변상할 수 있다.

제39조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안관리를 철저히 하여야 한다.② 제1항에 의거 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.