평택지방해양수산청 기록관 운영규정 (예규, 평택지방해양수산청)
공포일: 20240321 / 시행일: 20240321

제1조(목적) 이 예규는「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 "법"이라고 한다) 제13조와「공공기록물관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라고 한다) 제10조 및 「해양수산부 기록관운영규정」제3조에 따라 평택지방해양수산청 기록관(이하 "기록관"이라고 한다) 설치ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 예규에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이라 함은 평택지방해양수산청(이하 "평택청"이라 하고, 그 장을 "청장"이라 한다)에서 행하는 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ도면ㆍ카드, 시청각물, 간행물, 행정박물, 도서, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.<종전의 제2호에서 이동>2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.<종전의 제3호에서 이동>3. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집ㆍ보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리가 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다.<종전의 제4호에서 이동>4. 삭제5. 삭제6. 삭제7. 삭제

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 기록관장은 운영지원과장으로 한다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 기록물의 정리, 기록정보의 관리, 보존 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 1에 해당하는 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구 또는 검토기록물, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리8. 소관 비공개 기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류9. 보존서고 관리10. 기록물관리 실태조사 및 정수점검11. 기록물관리 교육운영계획의 수립 및 시행12. 당해 기관 및 소속기관의 기록물 관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립14. 중요기록물 및 활용가치가 높은 기록물의 디지털 자료 변환15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공16. 정보공개 접수창구 운영17. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항18. 기록관리시스템의 설치 및 운영19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 각 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 영 제17조부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구 또는 검토기록물, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다.

제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 등록하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하고, 비전자기록물은 전자적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 각 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결 된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관받는다.② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 「공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙(이하 "규칙"이라 한다)」[별지 제3호 서식]에 따라 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.③ 제2항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있고, 해당 기록물의 보존기간을 초과할 수 없다. 이 경우 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 이를 기록관으로 이관하여야 한다.④ 기록관장은 다음에 해당하는 사유가 발생한 경우 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물의 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 한다. 이 경우 업무승계부서가 없는 경우에는 이를 기록관으로 이관하여 관리하도록 하여야 한다.1. 직제개편2. 한시조직의 해산 등3. 기타 불가피한 사유가 발생한 경우

제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 한다.④ 기록관장은 다음 사항에 대하여 필요한 조치를 취하여야 한다.1. 기록물의 정수 및 상태점검2. 항온항습 환경 구축3. 기타 필요한 사항

제11조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조 및 규칙 제35조에 따라 시행한다.② 기록관에서 기록물을 평가 및 폐기하고자 할 때에는 규칙[별지 제10호 서식]에 따라 기록물 평가 심의서를 작성한 후 다음 절차를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분ㆍ처리하여야 한다.1. 생산부서의 의견조회2. 전문요원의 심사3. 기록물평가심의회의 심의③ 기록물평가심의회를 거쳐 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임하에 이를 행한다.

제12조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.② 심의회는 위원장 1인과 위원 4인으로 구성한다.③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 처리부서의 장 2인 및 관련분야 외부전문가 2인으로 구성한다.④ 외부위원은 제5조제1항의 업무 및 해양수산부 업무의 관련분야에 전문성을 갖춘 자로서 청장이 위촉하고, 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.⑤ 기록관장은 위촉된 심의위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리전문요원 또는 위원장이 지정하는 담당자가 된다.⑦ 기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항2. 기록물 보존기간 재책정에 관한 사항3. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제13조(심의회의 소집 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 처리과의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다.④ 간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지ㆍ관리하여야 한다.

제14조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 운영을 총괄한다.② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.

제15조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보하여야 하고, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

제16조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물 및 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용할 수 있도록 하여야 한다.

제18조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자에게 관리토록 하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하고, 관람 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 하며, [별지 제1호 서식]에 따른 기록관 출입대장을 작성하여야 한다.③ 청장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때에는 이관 시「보안업무규정」에 따라 필요한 보안조치를 하여야 한다.

제20조(보존서고 점검) 기록관의 서고담당자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태 점검2. 보존 기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제22조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 평택청 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자3. 해양수산부 또는 소속기관에 파견된 직원② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제23조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 무단으로 기록관 외부로의 반출3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 기록관 내부로의 음식물 등 반입5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는[별지 제1호 서식]에 따른 기록관 출입대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다.③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하고, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.④ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

제24조(대출의 한도 및 기간) ① 기록관의 기록물을 대출하는 경우 다음 사항을 준수하여야 한다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내로 할 것. 이 경우 필요시 예외를 인정할 수 있다.2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 할 것. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.② 기록물을 대출하고자하는 자는 [별지 제2호 서식]에 따른 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.③ 기록관장은 제1항제2호에 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제25조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질 상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제27조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 특별한 사유 없이 기간 내 대출기록물을 반납하지 않을 시 3개월 간 대출을 금지한다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직 및 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 등 복무상황이 변경되었을 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제29조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 연1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.