농촌진흥청 기록관운영규정 (훈령, 농촌진흥청)
공포일: 20250314 / 시행일: 20250314

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록물법’이라 한다) 및 동법 시행령에서 위임한 농촌진흥청 기록관 설치 및 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "기록물"이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 수집ㆍ보존ㆍ활용 및 관리와 이에 부수되는 모든 활동을 말한다.3. "기록관"이란 기록물을 효율적으로 관리ㆍ보존ㆍ활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "전자기록생산시스템"이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집ㆍ보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다)ㆍ활용ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.6. "영구기록물관리시스템"이란 영구기록물관리기관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.7. "행정정보 데이터세트"란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고 운영지원과장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자 및 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용2. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보3. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관4. 행정정보 데이터세트의 관리5. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기관리6. 소관 비공개기록물의 공개 재분류7. 기록물 서고 관리8. 농촌진흥청 및 그 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ교육ㆍ감독 및 지원9. 중요기록물의 재난대비 계획 수립10. 기록관의 시설 및 장비관리11. 기록관리시스템의 설치 및 운영12. 활용대상 주요기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공13. 소관 비전자기록물의 전자화14. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공16. 정보공개 접수 창구 운영17. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보18. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물 생산) ① 기록관장은 농촌진흥청 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "시행령"이라 한다)제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 농촌진흥청 및 그 소속기관 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 3월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 말까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 농촌진흥청 및 그 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물 이관) ① 처리과의 장은 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관이 정하는 기간 안에 기록물과 이관목록을 함께 기록관으로 이관하여야 한다.(별지1, 2 참고) 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지3을 기관에 제출하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에는 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.④ 처리과의 장은 제1항에 따라 해당부서 보관 기록물을 기록관으로 이관할 때에는 반드시 공공기록물법과 기록물 이관지침에 따라 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정, 절차, 장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.

제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제10조의2(행정정보 데이터세트의 관리) ① 각 처리과의 장은 처리과에서 운영ㆍ관리하는 행정정보 데이터세트에 대해서 관리정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함한 행정정보 데이터세트 기록관리기준표를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 다만, 단순 정보 제공을 위한 웹사이트 운영시스템은 제외한다.② 각 처리과의 장은 처리과에서 운영 중인 시스템의 기능개선 및 신규 시스템 구축 추진 시 기록관과 협의하여 기록관리 기능을 구현하여야 한다.

제11조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록물의 평가 및 폐기는 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)의 심의를 거쳐야 한다.② 심의회는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 「공공기록물법」제27조제1항에 따라 처리과 의견조회, 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.③ 기록관은 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 완전히 삭제하여야 하고, 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각, 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 하여야 한다.④ 기록관은 폐기대상 기록물 선정, 폐기 심사 및 심의, 폐기 집행 등 기록물의 폐기와 관련된 일련의 과정을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다.

제12조(기록물평가심의회 구성 및 기능) ① 기록관장은 시행령 제43조제2항에 따른 기록물평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회를 설치ㆍ운영한다.② 심의회는 위원장 1인을 포함한 5인 이내의 위원으로 다음 각 호와 같이 구성한다.1. 위원장 : 운영지원과장2. 내부위원 : 연구정책과장, 농촌지원정책과장3. 외부위원 : 농촌진흥업무 또는 기록관리 업무에 관한 전문지식을 가진 외부전문가로 관련학계와 법조계 2인③ 제2항의 위원장 및 내부위원은 당연직으로 하며, 외부위원은 농촌진흥청장이 위촉하고 그 임기는 2년으로 하며 1차에 한하여 연임할 수 있다. 외부위원의 경우 보궐위원의 임기는 전임자의 잔임기간으로 한다.④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부2. 단위과제 및 기록물의 보존기간 조정에 관한 사항3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항⑤ 기록관장은 위촉된 심의위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제13조(기록물평가심의회의 심의) ① 심의회 위원장은 심의회가 개최되기 1주전에 심의안건 및 별지 4, 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.② 위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적ㆍ사료적ㆍ증거적ㆍ정보적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다.③ 위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때, 단위과제별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시해야 한다. 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.④ 위원들은 기록물을 평가 및 폐기하고자 하는 때에는 별지5 서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 폐기하여야 한다.

제14조(기록물평가심의회의 운영) ① 위원장은 기록물 평가심의가 필요한 경우 심의회를 언제든지 소집ㆍ개최할 수 있으며, 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.② 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.③ 전문요원은 별지6을 작성, 관리한다.

제16조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 시행령 별표6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제17조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 농촌진흥청 및 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제19조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 보유기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제22조(보안관리) ① 기록관장은 기록관을 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.③ 기록관에는 필요시 감시장치를 설치할 수 있다. 설치할 때에는 이를 알리는 내용을 게시함을 원칙으로 한다.

제24조(점검) 기록관의 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.① 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부② 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제26조(열람 및 대출자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 농촌진흥청 및 그 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제27조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외부로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 별지 제8호의 서식에 의한 문서고 출입대장을 작성하고 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제28조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일(공휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 자는 별지7을 작성하여야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제29조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제31조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴가ㆍ정직ㆍ퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제32조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 농촌진흥청 및 그 소속기관의 처리과별 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 농촌진흥청 및 그 소속기관의 처리과별 기록물관리책임자 및 담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.