개인정보보호위원회 기록물 관리지침 (훈령, 개인정보보호위원회)
공포일: 20200805 / 시행일: 20200805

제1조(목적) 이 지침은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "기록물관리법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조에 따라 개인정보보호위원회 기록관(이하 "기록관”이라 한다)을 설치하고, 개인정보보호위원회 기록물의 안전한 보존과 투명하고 책임 있는 관리 및 효율적인 활용을 위해 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제3조(정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물”이라 함은 개인정보보호위원회 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 공문서·보고서·증빙서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.2. "시청각기록물”이란 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 각종 디스크 등 영상 또는 음성형태의 기록물을 말한다.3. "행정박물”이란 업무수행과 관련하여 생산·활용 및 보유한 형상기록물로서 행정적·역사적·문화적·예술적 가치가 높은 기록물을 말한다.4. "기록물 관리”라 함은 기록물의 생산·등록·분류·정리·이관·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.5. "처리과”라 함은 기록물의 생산과 등록 등 기록물을 직접적으로 처리하는 부서(과, 팀)를 말한다.6. "기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 전문인력을 모두 갖춘 기구로서, 개인정보보호위원회에 설치된 기관을 말한다.7. "전자기록생산시스템”이라 함은 전자문서의 생산 및 전자·비전자문서 등록을 처리하는 시스템으로서, ‘클라우드 온나라시스템’을 일컫는다.

제4조(기록관의 설치) ① 개인정보보호위원회의 기록물 관리를 총괄하기 위하여 개인정보보호위원회 운영지원과 소속으로 기록관을 설치하고, 기록관의 장(이하 "기록관장”이라 한다)은 운영지원과장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리책임자와 기록물관리, 행정자료 관리, 전자기록생산시스템 운영 등의 업무 수행에 필요한 전담 인력을 배치하여야 한다.③ "기록물관리 전문요원”(이하 "전문요원”이라 한다)이란 법에 규정된 요건을 갖추고 기록물관리기관에 배치되어 체계적·전문적인 기록물 관리를 수행하는 기록연구사 및 기록연구관 등 기록전문가를 말한다.④ 기록관장은 개인정보보호위원회의 보존기록물 관리에 필요한 서고와 업무 및 열람 공간을 설치하여야 한다.⑤ 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립 및 시행2. 기록관리기준표 작성 및 관리3. 기록물 정리 주관4. 기록물생산현황 취합 및 국가기록원으로의 통보5. 기록물의 수집·보존 및 활용6. 보존기간 30년 이상 기록물의 국가기록원으로의 이관7. 기록물의 보존가치 평가 및 폐기8. 기록물 평가심의회의 운영9. 기록물 보존 서고 관리10. 회의록, 간행물, 시청각기록물, 행정박물 및 비밀기록물 관리11. 기록관리 재난대비책 및 보안대책 수립·운영12. 기록물관리 실태 점검·평가 및 교육13. 비공개기록물의 공개여부 재분류14. 개인정보보호위원회 기록물관리에 대한 지도·감독·지원15. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 등16. 기록물관리 시스템의 관리 및 운영17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록18. 기록물의 검색·열람 제공19. 기록물 편찬·전시·홍보20. 소관 처리과 기록물에 대한 통계의 작성·관리21. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항22. 기타 기록물 및 행정자료실 관리에 관한 사항

제5조(처리과 기록물관리책임자) ① 처리과의 장은 해당 부서의 기록물관리 업무를 수행할 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.② 처리과 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 처리과 내 기록물의 생산·등록에 관한 사항2. 처리과의 기록관리기준표 관리에 관한 사항3. 처리과 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항4. 처리과 및 직원 간의 기록물 인계인수에 관한 사항5. 보존기간 만료된 기록물의 폐기여부 검토에 관한 사항6. 간행물의 발간등록에 관한 사항7. 기타 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제6조(중요기록물 생산 의무) ① 기록관장은 영 제17조 부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물을 포함한 다음 각 호의 기록물을 중요기록물로 지정하고, 처리과의 중요기록물 생산·등록 여부를 점검하여야 한다.1. 개인정보보호위원회 소관 법령의 제·개정과 관련된 조사·연구·검토서2. 개인정보보호위원회 연간 업무계획에 포함된 주요 정책의 결정 또는 변경에 관한 조사·연구·검토서3. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등에 관한 조사·연구·검토서, 시청각기록물4. 개인정보보호위원회 회의록 및 속기록5. 개인정보보호위원회 위원장·부위원장 업무 관련 활동에 관한 시청각기록물6. 개인정보보호위원회 주요 행사에 관한 시청각기록물7. 개인정보보호위원회 연간 주요업무계획② 처리과의 장은 중요기록물로 지정된 사안이 발생한 때에는 처리과 기록물관리책임자로 하여금 중요기록물 해당 사안 및 기록물 생산 내역을 별지 제1호 서식의 대장에 기재하여 관리하도록 하여야 한다.

제7조(기록물 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 개인정보보호위원회 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 전자기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.③ 등록번호란이 표시되어 있지 않은 문서·도면·카드·대장 및 증거서철과 사진·필름·테이프·디스켓 등의 특수매체 기록물에는 별표 1의 양식에 따라 해당 기록물에 등록번호를 표기하여야 한다.④ 시청각기록물은 별지 제2호 서식에 따라 설명문을 작성하여 등록 시 첨부하여야 한다.

제8조(기록관리기준표 운영) ① 기록관장은 정부기능분류체계의 단위과제별로 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유를 정한 보존기간 책정 기준과 단위과제 및 기록물 유형별 공개여부 및 접근권한에 대한 기준을 작성하여야 한다.② 모든 기록물은 기록관리기준표에 따라 보존기간과 공개여부 및 접근권한을 정해야 한다.③ 기록관리기준표의 변경이 필요한 경우 처리과 기록물관리책임자는 기록관에 변경을 신청하여야 하며, 기록관장은 이를 검토하여 기록관리기준표를 변경하여야 한다.④ 기록관장은 매년 1월 말까지 기록관리기준표를 정기적으로 점검하여 변경·관리하여야 한다.

제9조(기록물 정리) ① 기록관장은 소관 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개 여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 관한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물 이관) ① 처리과 기록물관리책임자는 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 별지 제3호 서식에 따른 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제4호 서식에 따른 기록물이관시기 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다.② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등으로 업무의 인계·인수가 필요하게 된 때에는 업무를 인계·인수하는 부서 간에 별지 제5호 서식의 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물 보존) ① 기록관은 인수한 기록물에 대하여 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 관한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 보존기록물 점검주기에 따른 기록물의 정수점검 및 상태점검의 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.④ 처리과 기록물관리책임자는 처리과에서 보관하는 비전자 기록물에 대하여 별지 제6호 서식의 목록을 작성·관리하여야 한다.

제12조(기록물 평가) ① 기록관장은 보존기간이 경과된 기록물을 대상으로 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 폐기보류로 구분하여 처리하여야 한다.② 기록물 평가 시 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간을 재책정하여 장기적으로 보존·관리하여야 한다.1. 개인정보보호위원회의 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록물2. 개인정보보호위원회의 연도별 업무계획 및 추진과정·결과·심사분석 관련 기록물3. 법령 제·개정, 주요정책 수립·변경 등과 관련하여 역사적 가치가 있다고 판단되는 기록물4. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물5. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 관련 기록물6. 장기 존속 물건 또는 재산의 관리·확정·증빙에 필요한 기록물7. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물8. 징계시효, 회계법상 시효, 민·형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록물9. 그 밖에 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제26조제1항에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물

제13조(기록물평가심의회 구성) ① 기록물 평가에 대한 사항을 심의하기 위하여 개인정보보호위원회 기록물평가심의회(이하 "심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 위원장 1명, 공무원 위원 2명, 민간위원 2명 등 전체 5명의 위원을 구성하되, 민간위원은 공직 경험자나 기록관리학에 정통한 외부 전문가 2인을 위촉한다.③ 민간전문가의 임기는 위촉일로부터 2년으로 하되, 연임할 수 있다.④ 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 회의 참석수당, 안건검토 사례비 등 필요한 경비를 지원할 수 있다.⑤ 심의회의 위원장은 기록관장(운영지원과장)이 되고, 소속공무원인 위원은 혁신기획담당관 및 개인정보보호정책과장 되며, 그 직위에 보직됨과 동시에 당연직으로 하고, 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.⑥ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간 경과된 기록물에 대한 평가심사 결과의 적정 여부2. 보존기간 경과된 기록물에 대한 보존기간의 재책정3. 기타 보존기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

제14조(심의회 운영) ① 심의회는 제13조제6항에 대한 심의가 필요한 경우 심의회위원장이 소집하며, 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.② 심의회위원장이 심의 과정에 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.③ 전문요원은 심의회에 배석하여 회의록을 작성하여야 하며, 회의 종료 후에는 별지 제7호 서식에 따른 기록물평가심의서와 회의록, 기타 관련 서류를 첨부하여 심의회위원장의 서명을 받은 후 보존하여야 한다.

제15조(기록물 평가 절차) ① 기록관장은 매년 기록물 평가 계획과 평가대상 기록물 목록을 각 처리과에 통보하여야 한다.② 평가 대상 기록물의 생산 또는 소관 처리과의 기록물관리책임자는 처리과 내 업무담당자의 폐기여부에 대한 의견을 취합하여 기록관에 제출하여야 한다.③ 전문요원은 처리과에서 제출한 폐기여부 검토의견을 취합하고 기록물관리법 시행령 별표 1에서 규정한 보존기간별 분류기준 및 기록관리기준표의 단위과제 보존기간과 역사적·증거적·정보적 가치 등을 고려하여 기록물 폐기의 적정성을 심사하여야 한다.④ 기록관장은 심의회를 개최하여 기록물 폐기의 적정성 여부를 종합 심의하고, 별지 제7호서식의 기록물평가심의서와 별지 제8호 서식의 기록물평가심의회 의결서를 작성한다.⑤ 기록관장은 평가 및 폐기 계획, 검토, 심사, 심의, 집행 등 기록물 평가와 관련된 일체의 행위에 대한 기록을 생산하여야 하며, 보존기간을 준영구로 책정하여 보존하여야 한다.

제16조(기록물 폐기 집행) ① 기록관장은 심의회에서 폐기 결정된 기록물을 반드시 폐기하여야 하며, 폐기 과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 ·않도록 필요한 조치를 하여야 한다.② 기록관장은 폐기 집행 내역을 별지 제9호서식의 폐기기록물 목록에 기록하여 관리하여야 한다.

제17조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 금지하며, 관람·견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.

제19조(보존서고 점검) 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

제20조(열람 및 대출) ① 기록관장은 별지 제10호 서식에 따른 기록물 열람 신청서를 제출한 모든 신청인에게 기록물 열람 서비스를 제공한다. 다만, 업무 수행을 목적으로 하지 않은 공무원 및 일반 국민의 열람 요청은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 의한 정보공개 청구 처리 절차에 따라 처리한다.② 기록관에 이관된 기록물은 그 대출이 불가하나, 부득이한 경우 개인정보보호위원회 소속 공무원에 한하여 별지 제11호 서식에 따른 기록물 대출 신청서를 제출받고 대출할 수 있다.③ 기록관 담당 직원은 기록물 열람 및 대출 처리에 관련된 기록을 작성·유지하여야 한다.

제21조(열람·대출 시 준수사항) ① 기록관 내에서 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 밖으로 반출3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로 음식물 등의 반입5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관 보존 기록물을 대출할 때에는 다음 각 호의 사항을 따른다.1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.2. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제11호서식의 대출신청서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.3. 기록관장은 제1호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제22조(열람 및 대출 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀, 대외비가 해제되지 않은 기록물을 열람하고자 하는 경우2. 정보공개법 및 다른 법령에서 공개를 제한하고 있는 경우3. 기록물의 열람·대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우4. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우5. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 판단되는 경우② 기록물을 분실 또는 훼손한 자에 대해서는 추후 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

제24조(반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 기록물을 대출받은 자는 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출 기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시에는 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.③ 그 밖에 기록관장이 대출기간 전에 반납을 요구하는 경우

제25조(간행물 관리) ① 처리과에서 간행물을 발간하는 경우에는 국가기록원에 간행물 발간등록번호 부여를 신청하고, 국가기록원으로부터 부여받은 간행물 발간등록번호를 해당 간행물에 인쇄하여야 한다.② 처리과는 간행물 발간 후 15일 이내에 당해 간행물의 책자 3부씩과 전자파일을 국가기록원과 기록관에 제출하여야 하며, 책자 2부씩을 국립중앙도서관과 국회도서관에 송부하여야 한다.

제26조(시청각기록물 관리) ① 처리과에서 사진·필름·테이프·비디오·음반·디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물을 생산한 경우, 이를 전자기록생산시스템에 등록하여 관리하여야 한다.② 처리과에서 생산·관리하는 시청각기록물 중 비전자 기록물은 제10조제1항에 따라 기록관으로 이관하여야 한다.③ 기록관은 보존기간이 30년 이상인 시청각기록물을 보존기간의 기산일부터 5년 이내에 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 이관시기를 연장할 수 있다.

제27조(행정박물 관리) ① 처리과에서 별표 2에 따른 행정박물을 생산, 접수 또는 취득한 경우 제조에 의한 기록물 생산현황보고 시 해당 목록을 기록관에 제출하여야 한다.② 기록관장은 제1항에 따라 보고된 행정박물의 목록을 국가기록원에 제출하고, 국가기록원이 이관 대상으로 지정하는 행정박물을 처리과에 통보하여 국가기록원으로 이관하도록 하여야 한다.

제28조(비밀기록물 관리) ① 기록관장은 비밀기록물 관리에 필요한 시설·장비 등을 설치·운영하여야 하며, 전담 관리요원을 지정하여야 한다.② 처리과는 비밀기록물 생산 시 당해 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 별표 3의 방법에 따라 표기하여야 하며, 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정하여야 한다.③ 처리과가 보관하는 비밀기록물 원본 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우④ 기록관에서 인수한 비밀기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수 다음 연도 중에 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 인수한 기록물이 보존기간 기산일부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존한 후 이관한다.

제30조(행정자료의 수집) ① 기록관장은 개인정보보호위원회에서 발간하는 간행물을 수집·비치하여야 하며, 정기적으로 간행물 발간 현황을 점검하여 미수집 간행물을 확보하여야 한다.② 기록관장은 개인정보보호 관련 정책 개발 및 업무 수행을 지원하기 위하여 관련 기관 및 연구단체 발간 자료와 업무 관련 전문도서를 기증, 상호 교환 또는 구입의 방법으로 수집하여야 한다.③ 소속 공무원이 공무 출장 중 수집한 자료나 학위논문 또는 일반시민이나 단체에서 기증하는 것으로서 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료 등은 상시 접수하여 관리하여야 한다.④ 기록관장은 직원들의 학습 및 여가 선용에 활용될 수 있는 교양도서 등의 수요를 파악하여 예산의 범위 안에서 구입하여 비치할 수 있다.⑤ 이 외에 공공기관·단체·기업체나 개인이 무상제공 및 기증에 의한 방법으로 자료를 수집할 수 있다.

제31조(행정자료의 등록과 정리) ① 기록관장은 수집된 자료를 자료관리 시스템에 모두 등록하여야 한다.② 등록된 행정자료는 다음 각 호의 절차에 따라 정리하여야 한다.1. 장서인 날인 및 등록번호 표기 등2. 분류기호에 따라 지정된 서가에 배열

제32조(행정자료의 열람·대출·복사) ① 행정자료의 열람은 누구나 할 수 있으며 대출은 개인정보보호위원회 소속 직원에 한한다. 다만, 개인정보보호위원회 소속이 아닌 공무원과 유관기관의 임직원 등은 기록관장의 승인 하에 행정자료를 대출받을 수 있다.② 행정자료의 대출은 1인 3책, 14일 이내로 하되, 1회에 한하여 대출기간을 연장할 수 있다. 다만, 연속간행물의 대출기간은 7일 이내로 한다.③ 행정자료 대출 담당자는 행정자료 대출·반납 처리에 관련된 기록을 작성·유지하여야 한다.④ 2회 이상 반납 통보를 받고도 정당한 사유 없이 반납하지 아니할 경우 다른 자료의 대출을 중지할 수 있으며, 분실도서로 간주하고 변상을 청구한다.⑤ 기록관의 행정자료는 연구 및 정책 참고자료로 활용될 목적에 한하여 이를 복사할 수 있다. 다만, 자료 복사는 저작권을 침해하지 않는 범위 안에서 하여야 하며, 그 책임은 복사자가 진다.

제33조(행정자료의 변상) ① 행정자료를 열람하거나 대출받은 자가 분실 또는 훼손하였을 경우에는 같은 자료로 변상하여야 한다.② 같은 자료를 구할 수 없는 경우에는 당해 자료의 현재 시가에 상당하는 금액으로 변상하여야 하며, 그 시가를 환산하기 어려운 자료일 경우에는 기록관장이 정하는 금액으로 한다.③ 기록물 및 행정자료를 분실 또는 훼손한 자에 대해서는 추후 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

제34조(행정자료의 폐기) 기록관장은 소장 행정자료가 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 때에는 폐기할 수 있다.1. 기존 자료의 내용이 포함된 완전한 신자료를 입수한 경우2. 활용할 수 없을 정도로 오손·파손된 경우3. 자료의 내용이 정보로서의 가치가 없어진 경우4. 최근 3년간 이용 실적이 없는 경우

제37조(비공개기록물의 공개여부 재분류) ① 기록관장은 소관 기록물 중 비공개로 분류된 기록물에 대하여는 매 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다.② 비공개기록물의 공개여부는 기록관 담당 직원의 검토와 소관 처리과의 검토를 거쳐 기록관장이 재분류한다.