대산지방해양수산청 해기품질관리규정 (예규, 대산지방해양수산청)
공포일: 20241218 / 시행일: 20241218

제1조(목적) 이 예규는「선박직원법시행령」제16조의2, 같은 법 시행규칙 제21조 및「해기품질기준」에 따라 대산지방해양수산청(이하 "대산청"이라 한다)의 해기품질 관련 업무의 질적 수준을 유지ㆍ향상시키기 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 예규에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "해기품질"이 선원이 선박에서의 직무를 수행하는데 필요한 지식ㆍ이해 및 기술 등 총체적인 능력의 정도를 말한다.2. "해기품질관리체제"(이하 "품질관리체제"라 한다)란 해기면허 발급을 위하여 인적, 물적 자원을 동원, 배분 관리하는 것과 관련하여 일정수준 이상의 해기품질을 유지하기 위하여 갖추어야 할 체제를 말한다.3. "해기품질평가"란 품질관리체제와 관련한 활동이 효과적으로 시행되고 목표를 성취하는데 적합한 지의 여부를 측정하기 위한 독립적인 조사를 말한다.4. "부적합사항"이란 품질체제의 요건을 충족시키지 못하는 것으로 평가된 사항을 말한다.

제3조(품질관리대상업무) 이 예규는 대산청이 처리하는 다음 각 호에 해당하는 해기면허발급과 관련된 업무를 대상(이하 "품질관리대상업무"라 한다)으로 한다.1. 해기면허의 발급(재발급, 갱신, 기재사항의 변경 및 정정 포함)2. 해기면허의 실효, 정지 및 취소3. 선원기록 관리에 관련된 사항

제4조(예규의 적용) 이 예규는 다음 각 호의 업무에 적용하고, 「선박직원법」,「같은 법 시행령」,「같은 법 시행규칙」,「선원업무처리지침」및 「해기품질기준」에서 정하지 아니한 사항은 이 예규를 적용한다.1. 해기면허시스템 관리2. 해기면허 발급3. 그 밖에 대산지방해양수산청장(이하 "청장"이라 한다)이 해기품질관리(이하 "품질관리"라 한다)에 필요하다고 인정하는 업무

제5조(품질관리방침) 이 예규의 목적을 달성하기 위하여 다음 각 호의 품질관리방침을 정한다.1. 적법한 자격과 절차에 의한 해기면허 발급ㆍ관리2. 해기품질과 관련된 국내법과 국제협약의 관계규정 준수3. 품질관리체제의 유지 및 지속적인 개선4. 민원인을 위한 해기면허발급 서비스 환경개선

제6조(품질관리책임자) ① 품질관리부서는 선원해사안전과로 하고, 품질관리책임자(이하 "관리책임자"라 한다)는 선원해사안전과장이 되며, 해기사 업무담당 또는 해기사 업무담당자(이하 "보조자"라 한다)에게 이를 대행토록 한다.② 품질관리부서에서는 다음 각 호의 사항을 전담한다.1. 관리책임자 및 품질관리위원회 업무지원2. 품질관리체제의 유지를 위한 지원3. 시정 및 예방조치에 대한 확인4. 품질관리체제의 운용상황 기록 및 보관 등

제7조(업무대행체제) ① 품질관리대상업무는「대산청 위임전결규정」에 따라 관리책임자가 전결 처리하고 관리책임자가 출장, 연가 등(이하 "부재중"이라 한다)인 때에는 선원해사안전과내 차하급자가 이를 대행하며, 해기사 업무담당 또는 해기사 업무담당자는 보조자가 된다.② 제1항에 불구하고 보조자가 부재중인 때에는 관리책임자는 선원해사안전과내 직원중에서 보조자를 지정한다.③ 관리책임자가 회의, 행사참석 등으로 부재중인 때 제1항 및 제2항에 따른 보조자가 우선 처리한 후 관리책임자의 후열을 받는다.

제8조(품질관리워원회 구성 및 운영) ① 청장은 품질관리업무에 관한 자문과 지원을 위하여 품질관리위원회(이하 "위원회"라 한다)를 둔다.② 위원회 위원장(이하 "위원장"이라 한다)은 선원해사안전과장으로 하고, 위원은 운영지원과장, 항만물류과장, 해양수산환경과장, 항만건설과장, 항행정보시설과장으로 구성하며, 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ조정한다.1. 품질관리체제에 관한 중요사항2. 품질관리업무 중 부서 간 조정이 필요한 사항3. 연간 품질관리계획4. 내부평가(수시평가)의 시행여부 및 시기5. 내부평가단원 추천6. 외부평가에 관한 사항7. 부적합사항의 처리8. 그 밖에 관리책임자의 부의사항③ 위원장은 회의를 개최하고자 하는 경우에 회의 개최일시 및 심의안건을 회의개최 3일전까지 각 위원에게 통보하여야 한다. 다만, 긴급한 경우에는 그 기간을 단축할 수 있다.④ 위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개최하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.

제9조(품질관리계획) ① 관리책임자는 매 회계연도 개시 전까지 해당 연도 품질관리계획서를 작성하여 위원회의 심의ㆍ조정을 거쳐 청장의 승인을 받아야 한다.② 제1항의 품질관리계획에는 다음 각 호의 사항을 포함한다.1. 품질관리대상업무에 관한 사항2. 품질관리와 관련되는 각종 법령ㆍ품질계획서ㆍ품질관리절차 등의 준수에 관한 사항3. 품질관리와 관련된 시설ㆍ장비의 운용 및 확보에 관한 사항4. 품질관리에 대한 확인ㆍ통제절차 및 시행에 관한 사항5. 해기품질개선에 관한 사항6. 그 밖에 관리책임자가 해기품질과 관련하여 필요하다고 인정하는 사항

제11조(관리책임자 및 보조자 지정운용) 시스템은 대산청 선원해사안전과에 설치하고, 관리책임자는 선원해사안전과장으로 하며, 보조자는 해기사 업무담당과 해기사 업무담당자로 하여 지정ㆍ운용한다.

제12조(시스템 접근방지) ① 시스템 접근은 관리책임자와 보조자로 제한하며, 해양수산부, 시스템유지ㆍ보수 관련 회사직원 등 비 사용자가 접근하고자 할 때에는 관리책임자의 사전 승인을 득하고, 보조자의 안내를 받는다.② 야간ㆍ공휴일 등 관리책임자나 보조자가 없는 경우 당직자는 비인가자의 사무실 출입을 통제한다.

제13조(전산기기의 적정성 점검) ① 해기면허발급용 전산기기의 적정성 점검은 별지 제1호 서식에 따라 매년 2회(6월ㆍ12월) 실시하되, 필요시 수시로 실시한다.② 점검항목별 3점 미만으로 평점된 항목은 시정조치를 요하는 것으로 한다.③ 점검결과는 품질관리 책임자에게 보고하고, 제2항에 해당되는 경우 적절한 개선조치를 강구하여야 하며, 개선이 불가한 경우에는 품질관리 책임자에게 그 사유를 보고하여야 한다.

제14조(시스템 무단사용 방지) ① 시스템에 연결된 전원은 1단계 메인스위치, 2단계 작동스위치 순서로 연결하고 전원을 차단할 때에는 연결의 역순으로 한다.② 청장은 비사용자가 시스템을 무단으로 조작하여 전산자료를 수정, 파괴, 열람하거나 출력하지 못하도록 다음 각 호에 정한 보호대책을 강구하여야 한다.1. 비밀번호(PASS WORD)부여 사용2. 3분 이상 시스템의 작업 중단 시 화면보호 조치3. 통합 PORT-MIS 시스템의 비 사용자 열람금지

제15조(비밀번호사용 및 관리) 제12조에 따라 관리책임자, 보조자가 각각 시스템접근 고유비밀번호를 다음 각 호와 같은 방법으로 최초 설정 시와 변경 시 해양수산부의 승인을 받아 사용하여야 한다. 이 경우 제7조 제2항에 따라 관리책임자가 업무대행자로 지정한 자의 경우에도 또한 같다.1. 단말기확인용, 취급자확인용, 소관업무확인용 등 3단계 비밀번호 사용2. 비밀번호는 숫자와 문자 등을 혼합하여 6자리 이상으로 부여하고 분기1회 이상 주기적으로 변경 사용3. 비밀번호가 3회 이상 일치하지 않을 때에는 시스템 작동중단 조치

제17조(시스템보안사고의 처리) 관리책임자는 업무수행에 지장을 초래하는 다음 각 호의 사고가 발생한 때에는 지체 없이 피해를 최소화하는 조치를 취하고 해양수산부에 보고하여 그 지시에 따른다.1. 시스템 및 자료의 무단 침입, 손괴2. 바이러스 피해 또는 비밀번호의 유출

제19조(관리책임자와 보조자의 업무범위) 해기면허발급 업무처리시 관리책임자와 보조자의 업무범위는 다음 각 호와 같다.1. 관리책임자가. 신청서, 처리과정, 해기면허발급 대장에 의한 확인나. 시스템입출력사항과 발급대장과의 확인2. 보조자가. 신청서 기재사항, 구비서류, 면허요건 적합여부 확인나. 대장기록, 시스템입출력 및 발급업무(관인, 서명인날인, 사진부착 등)

제20조(오류발생시 대처) 시스템 운영중 바이러스발생 등 오류가 생긴 경우 다음 각 호와 같이 조치한다.1. 해양수산부 정보화담당관실에 즉시 보고하여 복구2. 바이러스예방을 위하여 바이러스퇴치프로그램을 가동하여 정상여부 사전 점검

제22조(해기면허발급 등) ① 해기면허발급은「선박직원법」및「같은 법 시행규칙」에 따른 신규발급, 재발급, 갱신, 기재사항의 변경(정정)으로 구분한다.② 제1항에 따른 해기면허발급, 재발급, 갱신 및 기재사항의 변경(정정)업무에 대한 구체적인 처리절차는 별표1부터 별표4까지와 같다.

제23조(신청 및 방법) 본인 또는 대리인이 대산청 민원실에 비치된 다음 각 호의 신청서를 제출하여야 하고, 우편 신청시에도 또한 같다.1. 해기면허발급(재발급)신청서2. 해기면허갱신신청서3. 해기면허기재사항 변경(정정)신청서

제24조(처리과정) ① 제23조에 따른 신청서를 받은 대산청 민원실 접수자는 통합 PORT-MIS에 전산 입력한다.② 보조자는 제7조 및 제18조에 따른 결재를 받아 지체 없이 신청인에게 해기면허를 발급한다.

제25조(구비서류 및 면허요건 확인) ① 해기면허발급 및 갱신의 경우 구비서류는 다음 각 호와 같다.1. 선원건강진단서 또는 선원수첩에 기록된 건강진단사항2. 면허증(선박에 승무중인 자는 승무중임을 증명하는 서류)3. 교육수료증서(해당자에 한함)4. 승무경력증명서5. 기술자격수첩사본(해당자에 한함)6. 사진 1매(최근 6개월 이내에 촬영한 가로 3센티미터 5밀리미터, 세로 4센티미터 5밀리미터의 것)② 해기면허재발급의 경우 구비서류는 다음 각 호와 같다.1. 해기면허증이 헐어 못쓰게 된 때에는 동 면허증2. 잃어버린 때에는 그 경위를 기재한 서류3. 사진 1매(최근 6개월 이내에 촬영한 가로 3센티미터 5밀리미터, 세로 4센티미터 5밀리미터의 것)③ 제1항의 구비서류는 다음과 같이 적합여부를 확인한다.1. 건강진단서 :「선원법시행규칙」에 따른 건강진단을 받고 그 유효기간 경과 여부2. 교육수료증서 :「선박직원법시행령」에 따른 교육이수 여부3. 기술자격수첩 :「선박직원법시행령」별표1의3 제3호에 따른 자격 유무4. 승무경력 :「선박직원법시행령」,「선원업무처리지침」에 따른 승무경력이 있음을 증명하는 서류. 다만, 승무경력을 시스템으로 확인할 수 있는 경우에는 서류제출을 생략한다.

제26조(해기면허입력 및 출력) 제23조에 따른 구비서류 및 면허요건이 확인된 경우 통합 PORT-MIS에 의하여 발급(재발급), 갱신 및 변경(정정)내용을 입력한 후 해기면허증을 출력한다.

제27조(해기면허발급) ① 해기면허증을 출력한 후 성명, 주민등록번호, 면종, 등급, 유효기간 등을 확인하여 제22조 제2항에 따라 신청인에게 발급한다. 다만, 우편으로 접수한 경우에는 발급당일 등기 송부한다.

제28조(보완 및 반려) ① 해기면허발급신청시 구비서류 및 면허요건 등을 확인한 결과 보완사항이 있는 경우 지체 없이 기간을 정하여 보완요구를 하고, 처리가 불가한 경우에는 그 구체적인 사유를 명시하여 즉시 반려한다.② 해기면허 관련법규 및 행정지시에 의하여 처리가 곤란한 경우 즉시 해양수산부에 질의하여 그 결과에 따라 처리한다.

제29조(관련서류보존) 해기면허발급신청서 등 관련문서는 시스템입력자료의 오류 또는 착오 등의 경우 필요시 이를 확인할 수 있도록「공공기록물 관리에 관한 법률제19조(법률 제11690호)」에 따라 대산청 서고에 보존한다.

제30조(해기면허용지 등) 해기면허용지 및 선원수첩용지는 선원업무처리지침에 의하여 수불대장에 기록하여 이중캐비넷에 보관하며, 보조자는 일일 점검하고, 관리책임자는 매월 1회 이상 및 필요시 점검 기록한다.

제31조(해기면허의 실효 및 정지) ① 「선박직원법」에 따라 상급 자격면허를 받아 그 하급 자격면허가 실효된 경우 해기면허 발급시 그 내용을 통합 PORT-MIS에 입력한다.② 「선박직원법」에 따라 해기면허의 갱신을 하지 않아 그 효력이 정지된 경우에도 제1항과 같다.③ 해기면허의 미 갱신에 의한 효력정지를 방지하기 위하여 유효기간만료 1개월 이내에 해당하는 해기면허 갱신대상자를 시스템으로부터 출력하여 다음 각 호의 서류를 제출하여 갱신하도록 우편으로 안내한다.1. 갱신신청일 이전 면허유효기간(발급일로부터 5년) 내에 선박직원은 1년(360일) 이상, 부원으로는 2년(720일) 이상의 승무경력2. 선원건강진단서3. 면허갱신교육이수증(위 제1호의 승무경력이 없는 경우)4. 사진 1매(최근 6개월 이내에 촬영한 가로 3센티미터 5밀리미터, 세로 4센티미터 5밀리미터의 것)④ 해기면허의 실효 및 정지업무에 대한 구체적인 처리절차는 별표5와 같다.

제32조(해기면허의 취소) ① 「선박직원법」에 따라 해기면허의 취소, 업무정지 및 견책 등 행정처분을 하는 경우 통합 PORT-MIS사용자지침서에 따라 지체 없이 입력한다.② 해기면허 취소 후 2년 이내 및 업무정지 기간 중 선박직원으로 승선할 수 없도록 행정처분사항과 해기면허 회수여부를 통합 PORT-MIS사용자지침서에 전산 입력하고 다음 각 호와 같이 조치한다.1. 해기면허를 회수한 경우는 행정처분 효력발생2. 처분기간을 해양경찰서에 알려 승선 통제요구③ 해기면허의 취소업무에 대한 구체적인 처리절차는 별표6과 같다.

제33조(승하선공인신청) 선박에 승하선 하고자 할 때에는 해당 선박선장 및 선주가 우리 청 민원실에 비치한「선원법」에 따른 승하선공인신청서에 승하선사실을 기재하여 승무원명부, 선원수첩 또는 신원보증서와 함께 신청한다.

제34조(확인사항) ① 승선공인신청 시에는 다음 각 호의 사항을 확인 한다.1. 선원수첩, 해기면허증의 유효기간 경과 및 승무기준에 적합 여부2. 선원건강진단서의 승선 적정여부 및 유효기간 경과 여부3. 직무에 상응한 안전교육 이수여부4. 해기면허취소 등 처분기간 중인지 여부5. 선원근로계약 및 선원보험 가입여부② 하선공인신청시에는 해당 선원의 인적사항, 선박, 직무, 실제하선일, 하선사유 등에 대한 사항을 확인한다.

제35조(처리 및 시스템입력) 보조자는 제34조에 따른 확인 결과 신청서에 기록된 내용과 일치하는 경우 승무원명부 선원수첩 또는 신원보증서에 공인하고 그 내용을 즉시 통합 PORT-MIS사용자지침서에 따라 시스템에 입력한다.

제36조(승하선기록의 추가ㆍ삭제 및 정정) 시스템에 입력한 선원의 승하선 기록은 근거서류에 의하여 관리책임자 및 보조자만이 다음 각 호의 경우 추가ㆍ삭제 및 변경(정정)할 수 있다.1. 입력내용이 신청서 및 선원수첩상 기록과 일치하지 아니한 경우2. 승하선 기록내용이 과거의 선원이력카드에 의하여 확인되는 경우3. 해외취업선원이 영사관이나 외국에서 승하선 공인을 받은 선원수첩을 제시한 경우4. 시스템의 장애로 자료 오류가 발생한 경우

제37조(선원기록자료 열람) 시스템의 선원기록자료는 관리책임자와 보조자에 한정하여 다음 각 호의 경우에 열람할 수 있다.1. 해기면허 발급 시 승무경력 및 해기면허를 확인하는 경우2. 본인 또는 대리인이 승선경력 확인을 요구하는 경우3. 관계기관이 승선사실 및 해기면허 발급사실 확인을 요구하는 경우

제38조(품질관리교육) ① 품질관리업무 향상을 위한 교육과정, 대상, 내용, 시간 등은 별표10과 같이 실시한다.② 관리책임자는 직원의 품질관리에 관한 직무수행능력 향상을 위하여 외부기관에 교육ㆍ훈련을 위탁하거나 관련 분야의 전문지식을 갖춘 외부강사를 초빙하여 교육할 수 있다.③ 품질관리업무 담당자는 ①항부터 ②항까지의 교육내용을 별지 제3호 서식의 대화기록일지에 기록하여야 한다.

제39조(재정지원) ① 청장은 품질관리업무의 원활한 추진을 위하여 예산의 범위 내에서 필요한 재정지원을 할 수 있다.② 제1항에 따른 재정지원대상은 다음 각 호와 같다.1. 해기면허발급용 전산기기의 확보 및 유지ㆍ보수2. 해기면허발급 민원실의 서비스 환경의 개선3. 직원의 교육 및 연구

제40조(품질평가) ① 관리책임자는 품질관리 업무가 소정의 관련 규정과 계획에 따라 이행되고 있는지를 검증하고 품질관리계획의 유효성을 판단하기 위하여 해기품질평가를 내부평가와 외부평가로 구분하여 실시한다.② 외부평가는「해양수산부 해기품질기준」제3장에 따라 실시하는 경우를 말한다.

제42조(평가의 구분 및 범위) ① 정기평가는 해양수산부이 고시하는 해기품질종합평가계획에 따라 매 5년마다 실시하고, 평가사항은 다음 각 호와 같다.1. 해기면허 발급에 관한 사항가. 발급절차의 적절성나. 자격요건 확인과정의 적절성다. 그 밖에 해기면허 발급 관련규정의 준수여부 등2. 시스템운용에 관한 사항가. 운용 및 보안실태나. 유지ㆍ보수 실태3. 해기품질 관련 제 규정의 숙지 및 이행여부4. 해기품질향상을 위하여 평가단이 필요하다고 인정하는 사항② 수시평가는 해기품질개선을 위해 청장이 필요하다고 인정할 때 실시하는 경우로, 해기품질관리체제의 운영 중에 나타난 결함사항을 고려하여 청장의 지시에 의해 관리책임자가 평가사항을 정한다.

제44조(평가단의 구성) ① 내부평가단은 제8조 제2항에 따라 위원회의 추천을 받아 청장이 임명하는 5인 이내로 구성하고, 단장은 평가단원 중에서 호선한다.② 내부평가단은 내부평가 기간 중 한시적으로 구성ㆍ운용한다.③ 평가단장 또는 평가단원은 본인이 속한 부서의 평가에는 참여할 수 없다.

제45조(평가단원의 자격요건) 워원회는 다음 각 호의 자격을 갖춘 자를 평가단원으로 추천하여야 한다.1. 6급 또는 이에 상당하는 직급이상인 자2. 평가단원 중 전산직을 1명이상 포함시켜야 한다.3. 해기면허부서 직원은 평가단원이 될 수 없다.4. 그밖 에 청장이 특별히 추천하는 자

제46조(평가계획수립 및 통보) ① 평가단장은 평가 시행일 10일 전까지 평가계획서를 작성하여 청장의 승인을 받아야 하며, 평가계획을 변경하거나 추가하고자 할 경우에도 또한 같다.② 평가단장은 다음 각 호의 사항을 기재하여 평가대상 부서에 평가 시행일 7일 전까지 평가계획을 통보하여야 한다. 다만, 그 기간을 단축하고자 할 때에는 청장의 승인을 받아야 한다.1. 평가일정2. 평가분야 및 항목3. 그 밖에 평가준비사항 등

제47조(평가의 시행) ① 평가단원은 평가계획서 및 내부평가절차에 따라 평가를 수행하되, 문서검토, 평가대상부서와의 협의 및 권고 등을 할 수 있다.② 평가단원은 효율적인 평가를 하기 위하여 기록의 확인, 업무관찰 또는 업무수행의 재연 등을 요구 할 수 있다.③ 평가단원은 평가 시 지적한 부적합사항에 대해서는 부적합사항보고서를 작성하여야 한다.④ 평가단원은 평가 후 평가대상 부서 직원에게 다음 각 호의 내용을 설명하여야 한다.1. 평가결과에 대한 총평2. 부적합사항에 대한 설명3. 부적합사항에 대한 시정조치 방안(평가대상부서 직원과 협의)

제48조(평가의 보고) 평가단원은 평가 후, 다음 각 호의 사항을 포함한 내부 평가결과서를 작성하여 단장에게 제출하며, 단장은 이를 종합하여 청장에게 보고하여야 한다.1. 평가대상부서 및 일자2. 평가분야 및 항목3. 평가기준 및 방법4. 평가결과5. 그 밖에 개선의견 및 참고사항

제49조(평가활동 종결) 평가단장은 평가결과를 부서장에게 통보한 후 평가에 관한 일체의 서류를 선원해사안전과에 인계하는 것으로 평가 활동을 종결하며 평가단은 당연 해체되는 것으로 한다.

제50조(부적합사항) 해기품질평가결과 지적된 사항으로 다음 각 호를 부적합사항으로 한다.1. 해기품질관리 관련 제 규정ㆍ규칙ㆍ지침 등의 불이행, 불합리 및 누락된 사항2. 국내법 및 국제법에서 요구하고 있는 규정의 미 준수3. 내부 및 외부평가결과 시정조치가 필요하다고 지적된 사항4. 해양수산연수원의 해기품질관리 체제 발전을 저해하는 사항

제51조(부적합사항의 확인과 보고 등) ① 관리책임자는 품질관리활동 상황을 점검하고, 부적합사항의 유무를 확인하기 위한 품질관리보고회를 매년 1회 이상 개최한다.② 품질관리보고회는 청장, 각 과장이 참석한다.③ 품질관리보고회에 참석하는 자는 품질관리 관련사항 및 부적합 사 항의 유무와 개선안을 보고하여야 한다.④ 제3항에 따른 보고와는 별도로 부적합사항을 인지한 직원은 별지 제4호 서식에 따라 선원해사안전과장에게 보고한다.

제52조(부적합사항의 관리) ① 부적합사항의 시정절차는 별표9호와 같으며 관리책임자는 부적합 사항을 통보받는 즉시 시정 조치하고 별지 제5호 서식에 따른 시정조치 보고서를 제출한다.② 관리책임자는 제50조에 따른 부적합사항은 별지 제6호 서식의 부적합사항 및 시정조치기록부를 비치하고 해당사항을 기록ㆍ관리하여야 한다.③ 관리책임자는 부적합사항의 시정을 위하여 필요한 때에는 타 부서에 협조를 요청하거나 부서간 이견이 있는 경우에는 품질관리위원회에 상정하여야 한다.