새만금개발청 기록관 운영규정 (훈령, 새만금개발청)
공포일: 20180514 / 시행일: 20180514

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "기록물 관리법"이라 한다)제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 의거 새만금개발청의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 새만금개발청기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 법에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "기록물"이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. "기록관"이란 기록물관리 업무를 전문적으로 수행하기 위한 조직과 그에 따른 인력 및 보존서고, 열람·사무·작업공간 및 장비를 갖춘 기록정보센터로서의 역할을 하는 기구 즉 인적·물적 자원을 합한 용어를 말한다.4. "기록관장"이란 기록관에서 최종 의사결정을 하는 자로, 기록물관리 전문요원이 속한 부서의 장을 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용 범위) 이 법은 새만금개발청이 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물과 개인 또는 단체가 생산·취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유·관리하는 기록정보 자료를 포함한다)에 적용 된다. 다만, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우는 그 법을 따른다.

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하며, 기록관 장은 운영지원과장이 된다.② 기록관 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원을 배치하여야 한다.③ 기록관 장은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 자문을 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로 새만금개발청장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 3년으로 하고, 연임할 수 있다.③ 기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산의 범위에서 수당과 여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록부, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가·폐기 관리9. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 보존서고관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육 운영계획의 수립 및 시행13. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 기록관의 시설 및 장비관리15. 기록관리시스템의 설치 및 운영16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 기록물의 검색·열람 제공17. 비전자기록물의 전자화18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록19. 정보공개접수 창구20. 기록물 편찬·전시·홍보에 관한 사항21. 기록물에 대한 통계의 작성·관리22. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 새만금개발청에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산·관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다.③ 우리청 지정회의인 "새만금위원회", " 새만금자문위원회", "설계자문위원회", "건축위원회"는 별지7호의 서식에 따라 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용이 포함된 회의록·속기록·녹음기록 중 어느 하나를 담당부서에서 생산하여야 하며, 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ① 처리과는 모든 기록물을 생산·접수한 경우 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 등록하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 새만금개발청의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 4월말까지 공개 여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 기록물관리책임자 또는 실무자를 대상으로 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 새만금개발청 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도에 생산한 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다.② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제4호 서식에 따른 기록물이관 연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다. 기록관장은 연기사유를 검토하여 타당한 경우 이관 연기를 결정하고 처리과에 통보한다.③ 제2항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 및 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무를 승계하는 부서가 없는 경우에는 모든 기록물을 지체 없이 기록관으로 이관하도록 하여 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 2년에 1회이상 기록물의 정수점검 및 기록물 유형별 상태점검주기에 따른 상태점검을 실시하여야 하며, 항온항습 환경 구축 등에 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조 제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.② 심의회는 위원장 1명을 포함하여, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원 3명(당연직)과 자문위원 2명(위촉직)으로 구성한다.③ 심의회의 위원장은 운영지원과장으로 하고, 내부위원은 기획조정관 혁신행정담당관, 투자전략국 계획총괄과장으로 하며, 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사는 운영지원과 서무담당이 맡고, 서기는 기록물관리 전문요원이 한다.④ 위원장이 직무를 수행할 수 없을 때에는 직제상 선임부서의 내부위원이 위원장의 직무를 대리한다.⑤ 심의회 위원의 임기는 3년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 공무원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 인사발령 등으로 직위에 변동이 있을 때에는 후임자가 자동 승계한다.

제14조(심의 내용) 심의회는 다음의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간 30년 미만 기록물의 평가 등에 관한 사항2. 평가 대상 기록물에 대한 평가의 적정성 여부3. 단위업무의 변경 및 조정에 관한 사항4. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항5. 그 밖에 보존기록물의 평가에 관하여 필요한 사항

제15조(심의회의 운영) ① 심의회는 재적 위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.② 위원장이 심의과정에 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.③ 심의회의 회의록은 위원장이 최종 확인 후 서명한다.

제16조(평가심의 기준) 평가 심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 가운데 다음과 같은 기록물은 폐기를 보류 하여야 한다.1. 역사자료로서 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물2. 법적·증빙적 자료로서 보존이 필요한 기록물3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사실 관련 기록물4. 연구 자료로서 활용가치가 높다고 인정되는 기록물5. 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물6. 그 밖에「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또 준영구인 대상 기록물 등으로서 계속 보존이 필요한 기록물

제17조(평가심의 절차) 기록관장은 매년 기록물 평가계획을 수립하여 각 처리과에 통보하고, 다음 각 호의 업무를 수행하도록 하여야 한다. ① 기록관장은 보존기간 경과기록물 등 평가 대상 기록물을 선정하여 별지 제1호 서식 기록물평가심의서의 생산년도, 기록물철 제목, 보존기간 만료일을 작성하여 처리과에 의견조회를 요청 한다.② 기록물을 생산한 처리과의 장은 심의대상 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류, 폐기 등에 대한 의견을 별지 제1호 서식 기록물평가심의서의 처리과 심사부분, 별지 제2호 서식 기록물 검토서약서를 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.③ 기록관의 기록물관리 전문요원은 소관부서의 의견을 수렴한 후 해당 기록물에 대해 심사하고, 별지 제1호 서식에 기록물평가심의서의 전문요원 심사부분을 작성하여 심의회의 위원에게 제출하고, 기록물 평가심의회를 개최 한다.④ 기록물 평가심의회는 기록물평가의 적정성 여부를 종합 심의하고, 별지 제3호 서식의 기록물평가 심의의결서를 작성하여야하며, 회의록으로 남겨야 한다.⑤ 기록물 평가심의회 결과에 따라 기록물관리시스템에 처리결과를 반영하고, 폐기 확정된 기록물을 처리하여야 하며, 재책정 기록물의 보존기간의 반영을 위해 기록물 재정리를 시행하여야 한다.⑥ 처리과에서는 일체의 기록물 폐기는 불가하며 기록물의 폐기 결정 및 처리는 기록관에서만 실시 하여야 한다. 이를 어길시 무단파기에 해당하는 것으로 간주하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제50조 벌칙조항에 따라 처분한다.

제18조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」별표6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제19조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제21조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제23조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제24조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따른 보안 관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제25조(점검) 기록관 담당자는 다음 각 호의 사항을 일일 점검하여야 한다.1. 기록관의 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 작동상태2. 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부3. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검4. 보존기록물 대출·반납서 및 기록관 출입대장의 정리

제26조(열람 시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제27조(열람 및 대출 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 새만금개발청 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제28조(열람 준수사항) ① 기록관 열람 시 준수사항으로 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 안된다.1. 기록물의 훼손·오손이나 파기2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출3. 기록관 시설의 훼손이나 파괴4. 열람실내 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 필요한 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당직원의 지시에 따라야 한다.

제29조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다, 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한정하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 대출신청서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제30조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우

제32조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제33조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 새만금개발청의 처리과별 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 새만금개발청 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.