경인지방우정청 기록관 운영규정 (훈령, 경인지방우정청)
공포일: 20241113 / 시행일: 20241113

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 경인지방우정청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "기록물"이란 경인지방우정청(이하 "경인청"이라 한다)에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政薄物)을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 및 전문인력 등을 갖추고 업무를 수행하는 기관을 말한다.4. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속인원 및 인원구성) ① 경인청은 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 기록관을 운영하여야 한다.② 기록관은 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하고, 해당 부서의 국장이 기록관장이 된다.③ 기록관장은 기록물 이관, 평가, 분류, 정리(整理)ㆍ기술(記述), 폐기, 보존 등의 업무수행을 위한 기록물관리 전문요원과 그 밖에 기록물관리를 위하여 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각호의 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관 기록물의 관리3. 기록관리기준표의 관리4. 기록관리시스템 설치 및 운영5. 기록물 서고 및 행정자료실 관리6. 소관 비전자기록물의 전자화7. 소관 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수8. 경인청 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원9. 경인청 및 소속기관의 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련10. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조11. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 경인청에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 공공기록물법 시행령 제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 전년도에 처리과에서 생산이 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정 등을 하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제7조 제1항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.③ 처리과의 장은 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전년도의 기록물생산현황을 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.④ 기록물 생산현황 결과의 관할 영구기록물관리기관의 장에게의 통보는 공공기록물법 시행령 제42조에 따른다.

제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 하며, 이 경우 처리과의 장은 별지 제1호 서식의 기록물 이관목록을 기록관장에게 제출하여야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산완결된 기록물은 매 1년 단위로 이관받아야 한다.② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 기록물 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.③ 제2항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.④ 직제 개편, 한시 조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 기록관이 당해 기록물을 이관받아 관리하여야 한다.

제10조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록관으로 이관하여야 하며, 이 경우 처리과의 장은 별지 제3호 서식의 비밀기록물 이관목록을 기록관장에게 제출하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 정수점검(整數點檢) 및 상태검사 실시, 항온ㆍ항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(비밀기록물의 보존) ① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ관리하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여 이관받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제13조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 공공기록물법 제27조 제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행하고, 같은 법 제27조의2에 따른 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영하여야 한다.

제14조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 "경인청 기록물평가심의회"(이하 "심의회"라 한다)를 다음과 같이 구성한다.② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하되, 2인 이상의 민간전문가를 포함하도록 한다.③ 심의회 위원장은 기록관장으로 하고, 위원은 각호의 어느 하나에 해당하는 자 중에서 본인의 동의를 받은 후 청장이 위촉한다.1. 경인청 소속 처리과의 장2. 역사학, 문헌정보학, 기록관리학 전공자 중 하나로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자3. 타기관의 기록물관리 전문요원으로 실무 경력이 풍부한 자④ 민간위원의 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다. 다만 경인청 소속 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.⑤ 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물관리 전문요원으로 한다.⑥ 기록관장은 위촉된 민간위원에게 심의회 개최 시 예산의 범위 내에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제15조(심의회의 운영) ① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 위원장은 심의회를 대표하며 심의회 운영을 총괄한다.③ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 청장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.④ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑤ 위원이 부득이한 사유로 심의회의 회의에 참석할 수 없는 경우에는 별지 제4호 서식에 따른 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.⑥ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제5호 서식부터 제7호 서식을 작성ㆍ관리하여야 한다.⑦ 심의회 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 아니되며, 그 직책에서 물러난 후에도 또한 같다.

제16조(심의회의 역할) 심의회는 다음의 어느 하나에 해당하는 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 공공기록물법 시행령 제43조 제1항에 따른 보존기간 경과기록물의 보존기간 재책정ㆍ보류 또는 폐기2. 그 밖에 기록물관리와 관련하여 기록관장이 요청한 사항

제17조(평가결과의 반영 및 결과기록의 관리) ① 기록관장은 심의회 의결을 거쳐 폐기하기로 결정한 기록물의 목록을 홈페이지 등을 통하여 공표할 수 있다.② 기록관장은 심의회의 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경내역은 이력으로 관리하여야 한다.

제18조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 별표 1의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제19조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 경인청 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록물관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제20조(주요기록물의 전자화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 경인청 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산ㆍ보관하여야 한다.

제22조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」및「보안업무규정 시행규칙」이 정하는 바에 따라 관리하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제24조(점검) ① 기록관의 보존서고 관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비, 이동식서가 등 시설물 작동 상태와 보존기록물의 훼손 여부 및 해충의 발생 여부2. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검3. 보존기록물에 대한 서고배치 및 정수점검② 이 밖에 보존서고 관리를 위하여 필요한 사항은 기록관장이 정한다.

제25조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음의 각호와 같다.1. 경인청 및 소속기관의 직원2. 타 부처 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제26조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 훼손 또는 멸실되기 쉬운 기록물인 경우6. 그 밖에 기록물의 성질 등으로 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제27조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제28조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손ㆍ멸실 또는 파기2. 무단으로 열람실 외부로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 내부로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람ㆍ복사 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제29조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각호의 사항에 따른다.1. 대출은 직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기한은 7일 이내로 한다. 다만 특별한 사유가 인정되는 경우 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 의한 기록물 반출ㆍ반입대장을 작성하여야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제31조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 내라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출 기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장자2. 그 밖에 기록관장이 대출 기간 전 반납을 요구하는 경우

제32조(기록물관리 실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 경인청 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.