괴산군 기록관 운영 조례 (조례, 충청북도 괴산군)
공포일: 20130614 / 시행일: 20130614

제1조(목적) 이 조례는「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 “법 시행령”이라 한다) 제10조에 따라 괴산군 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “기록물”이란 본청과 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. 처리과란 본청, 소속기관 및 군 조례에 따라 설립된 출연·출자기관, 괴산군의회를 말한다.4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 행정과에 설치하고, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 행정과장이 된다.② 기록관장은 법 제41조 및 동법 시행령 제78조에 따라 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

제5조(주요업무)① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록물분류기준표 및 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 처리과 기록물 인수 및 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 기록물평가심의회 구성ㆍ운영 및 기록물폐기 관리7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류8. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행9. 처리과의 기록물 관리에 대한 지도·감독 및 지원10. 기록관의 시설 및 장비관리11. 비전자 기록물의 전자화(이중보존매체 포함) 및 검색·열람 제공12. 소관 기록물의 검색·열람 제공13. 기록관 소장 기록물의 보안과 재난대책의 수립ㆍ시행14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산)① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 조사·연구· 검토서·회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 수립·관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템에 등록하여 생산·접수등록번호가 부여되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.③ 시청각기록물의 등록 시기는 다음 각 호와 같고, 행사ㆍ회의ㆍ사안 등 하나의 주제로 일관성이 유지되도록 정리한 후 등장인물과 상황에 대한 설명을 기재하여 등록한다.1. 사진ㆍ필름류 : 촬영물 가운데 보존대상물로 적합한 작품을 선정한 후에 등록2. 녹음ㆍ동영상류 : 촬영물을 편집하여 완성된 후 등록

제8조(기록물의 정리 및 교육)① 전 직원은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정, 비전자기록물 편철 정리 등을 하여야 한다.② 기록관장은 원활한 기록물 정리를 위하여 기록물관리 교육을 실시하여야 한다.

제9조(기록물의 이관)① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다.② 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.③ 제2항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 처리과 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계 부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.⑤ 기록관장은 기록관 보존서고의 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과로부터 이관 연기 요청이 있는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관을 연기하고 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제10조(기록물의 공개여부 분류)① 보호기간이 만료된 비밀기록물을 포함하여 처리과에서 기록관으로 기록물을 이관하려는 경우에는 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관하여야 한다.② 기록관은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류 하여야 한다.③ 보호기간이 만료된 비밀기록물 및 비공개 기록물의 재분류는 정보공개심의회에서 심의한다.④ 정보공개심의회의 구성ㆍ운영사항은 괴산군 행정정보공개 조례에 따라 시행한다.

제11조(기록물 관리책임자 및 관리담당자)① 기록물관리업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별 기록물관리책임자 및 관리담당자를 둔다.② 기록물관리책임자는 처리과의 장이 되고, 처리과 기록물관리 전반을 총괄하고 기록물관리담당자의 업무수행을 지도·관리 한다.③ 기록물관리담당자는 처리과의 서무업무담당자가 되고, 다음 각 호의 업무를 수행 한다.1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리에 관한 사항2. 처리과별 기록물분류기준표 작성·관리에 관한 사항3. 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제12조(서고 배치)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 생산연도, 처리과 등의 순서로 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

제13조(기록물의 평가)① 기록관에서의 기록물 평가는 보존기간이 만료된 기록물에 대하여 폐기, 보존기간 재책정, 재검토를 위한 보류 등의 사항을 확정한다.② 평가방법은 다음 각 호와 같다.1. 생산부서의견조회: 기록물 생산자(또는 현재 업무담당자)의 의견 및 의견사유를 별지 제1호서식의 기록물평가심의서에 작성하여 기록관장에게 제출한다.2. 전문요원심사: 생산부서에서 제출한 기록물평가심의서에 전문요원이 심사 및 심사사유를 작성하여 기록관장에게 제출한다.3. 심의회평가: 전문요원이 제출한 기록물평가심의서를 기록물평가심의회에서 별지 제2호서식의 기록물평가심의회 심의의결서에 최종 심의·의결한다.

제14조(기록물 폐기)① 모든 기록물을 폐기할 때는 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 하며 폐기로 의결된 기록물만 폐기할 수 있다.② 제1항의 기록물 폐기 시행은 민간 등에 위탁할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 공무원이 입회하여 감독하는 등 기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 취하여야 한다.

제15조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제16조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제17조(주요기록물의 전산화)① 기록관장은 보존·관리하고 있는 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업을 실시하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제18조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 별표 제1호에 따라 기록관의 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 한다.

제19조(열람 및 대출)① 서고의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 본청 및 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 서고의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.③ 기록물의 열람 및 대출은 다음 각 호에 해당하는 경우 제한할 수 있다.1. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조에 해당하는 경우2. 홈페이지, 군보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물3. 파손 또는 망실되기 쉬운 기록물인 경우4. 그 밖에 기록물의 성질상 열람 및 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제20조(열람시 준수사항)① 열람은 서고 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 외부로 반출하는 행위3. 서고 시설의 훼손 또는 파괴4. 음식물 등 반입행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 열람하고자 하는 자는 별지 제3호서식의 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재한 후 열람하여야 한다.

제21조(대출의 한도 및 기간) 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제4호서식의 보존기록물 대출대장을 작성하여 기록관장의 승인을 얻은 후 대출할 수 있다.4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제22조(기록물평가심의회 구성)① 괴산군수(이하 “군수”이라 한다)는 기록물의 평가 및 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 괴산군 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다.② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며 위원은 위원장 1인을 포함한 5인 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치를 평가하는데 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 2인 이상의 민간전문가를 위촉한다.③ 위원회의 위원은 심의 종료 시 해촉된 것으로 본다.

제24조(심의)① 심의회는 위원장의 요구가 있을 때에 개최한다.② 민간위원은 평가심의에 앞서 별지 제5호서식의 기록물평가 심의서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 한다.③ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.④ 소속 공무원이 아닌 위원에 대하여는「괴산군 위원회 실비변상 조례」가 정하는 바에 따라 예산의 범위 안에서 수당 등을 지급할 수 있다.

제25조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정 제30조(보호구역) 및 동규정 시행규칙 제42조(보호구역)에 따라 관리해야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제27조(지도점검)① 기록관장은 처리과의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 지도·점검해야 한다.② 지도·점검은 다음 각 호의 사항을 점수표로 작성하여 점검한다.1. 기록물 등록 및 정리2. 기록물 관리 및 이관3. 개별 서고 목록 및 관리 현황③ 지도점검 결과가 우수한 처리과는 괴산군 포상조례에 따라 표창을 할 수 있다.