대전광역시교육청 기록관운영규정 (훈령, 대전광역시교육청)
공포일: 20151030 / 시행일: 20151030

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 대전광역시교육청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "소속기관"이라 함은 대전광역시교육감(이하 "교육감"이라 한다) 소속 직속기관 및 고등학교, 각종학교, 특수학교를 말한다.2. "기록물"이라 함은 대전광역시교육청(이하 "교육청"이라 한다)과 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "기록물관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(설치 및 인원구성) ① 기록관은 총무과에 설치하고, 총무과장이 기록관장이 되며 교육청 및 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다.②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등) ①기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.②자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 교육감이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 한다.③기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등을 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ①기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 정보공개 접수 창구22. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항②제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산) ①기록관장은 교육청 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.②기록관장은 「공공기록법 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여야 한다.②기록관장이 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하고, 비전자기록물은 전자화하여 관리되도록 한다.

제9조(기록물의 정리) ①기록관장은 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.②처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③기록관장은 교육청 및 소속기관의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ①기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과의 장은 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.②직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하고, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관장에게 이관받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ①기록관장이 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.②기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록법 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 열람장비를 갖추어야 한다.

제13조(기록관리시스템 및 장비구축) ①기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.②기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다.

제14조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하고 백업자료를 안전한 장소에 보관하여야 한다.

제15조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 기록관과 교육청 및 소속기관의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제18조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제19조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 교육청 및 소속기관의 교직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자②제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제20조(열람 준수사항) ①열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출②기록물을 열람하는 경우 이용대장에 필요한 사항을 기재하고 이용한다.

제21조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 대출신청서를 작성하고 이용한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제22조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제24조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 한다.②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제26조(심의회 구성 등) ①보존기간이 만료한 기록물을 심의하기 위해서 교육감 소속하에 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.②심의회 위원장은 기록관장이 되며 위원은 위원장을 포함한 5명으로 구성하되, 당연직 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원 2명과 기록물평가심의 전문성을 보장하기 위해 학계 및 전직 공무원 등 2명의 위원으로 교육감이 위촉한다.③심의회 위원의 임기는 소속공무원인 경우 그 직에 재직하는 기간으로 하고, 민간 전문가인 경우 위촉기간을 2년으로 한다.④심의회 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 두되, 간사는 민원기록관리담당이 되고, 서기는 업무담당자가 된다. 〈개정 2014. 5.30, 2015.10.30〉

제27조(심의회 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부2. 기록물의 보존기간에 대한 재책정3. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제28조(심의회 운영) ①위원장은 필요한 경우 심의회를 소집할 수 있으며, 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.②심의회에 참석한 민간위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등을 지급할 수 있다.

제30조(간행물관리) ①교육청 각 실·과에서 간행물을 발간하고자 하는 때에는 간행물 발간등록번호를 부여받고 간행물에 표기하여 발행한다.②교육청 각 실·과에서 간행물 발행 후 발행 간행물 3부, 저작권 이용 허락 동의서와 원문 파일을 기록관에 제출한다.

제32조(자료의 열람 및 대출·반납) ①자료 열람과 대출은 교육청 및 산하 교직원과 대전시민이면 누구나 가능하다. 다만, 정기간행물, 참고도서, 비치활용도서는 대출 제외②자료 대출은 1명당 3권 이내이며 대출기간은 7일이되, 1회에 한하여 연기할 수 있다.③대출자료를 분실한 경우 동일한 자료로 변상하되, 동일 자료로 변상하기 어려운 경우에는 유사자료로 변상한다.

제33조(자료의 폐기) ①기록관장은 매년 1회 이상 정수점검을 실시하고, 더 이상 보존 활용가치가 없거나 훼손이 심하여 이용가치를 상실한 도서는 폐기할 수 있다.②제1항에 의거 폐기대상 자료는 심의회의 심의를 거쳐 폐기한다.

제34조(기록물 관리 실태 점검 및 교육) ①기록관장은 교육청 및 소속기관의 기록물 관리 실태를 2년마다 1회 이상 점검하여야 한다.②실태점검 결과 미흡한 부분에 대해서는 시정할 수 있도록 조치한다.③기록관장은 교육청 및 소속기관의 기록물관리책임자·업무담당자를 소집하여 교육을 실시한다.

부칙 <제138호,2008.8.21>제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.제2조(다른 규정의 폐지) 「대전광역시교육청 자료관운영규정」은 이를 폐지한다.제3조(경과조치) 이 규정 시행당시 종전에 기록관에서 기록물을, 자료실에서 자료를 대출받은 자는 이 규정에 의하여 대출받은 것으로 본다.
부칙 <제186호,2014.5.30>(「지방교육자치에 관한 법률」일부개정 및 조직 개편에 따른 대전광역시교육감 소속 공무원 제안규칙 시행규정등 일부개정훈령)이 훈령은 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제200호,2015.10.30>이 훈령은 발령한 날부터 시행하되, 2015년 9월 1일부터 적용한다.