국방부 특수기록관 운영 및 기록물관리 보안·재난관리 예규 (예규, 국방부)
공포일: 20241030 / 시행일: 20241030

제1조(목적)이 예규는「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 제14조 및 동법 시행령 제11조의 규정에 따라 국방부 특수기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고 동법시행령 제62조의 규정에 의하여 기록물의 보안ㆍ재난관리에 대하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) ①이 예규 제2장은 국방부 본부(기록관 미설치 소속기관을 포함한다. 이하 같다) 및 국방부 관할 기록관 미설치 국직부대ㆍ기관(이하 "관할기관"이라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 예규가 정하는 바에 의한다.② 이 예규 제3장은 기록관에 보유하고 있는 기록물에 대한 보안 및 재난관리 대책에 적용한다.③ 비밀기록물의 관리와 처리에 관하여는 「국방보안업무훈령」을 우선 적용한다.

제3조(정의)이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "기록물"이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "전자기록물"이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보 자료를 말한다.3. "웹기록물"이란 공공기관에서 운영ㆍ활용하는 웹사이트ㆍ블로그ㆍ소셜네트워크서비스(SNS) 등 웹을 기반으로 생산된 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리 정보를 말한다.4. "행정정보 데이터세트"란「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.5. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.6. "기록물관리기관"이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말하며, 영구기록물관리기관, 기록관 및 특수기록관으로 구분한다.7. "중앙기록물관리기관"이란 국가기록원을 말한다.8. "기록관리시스템"이란 기록관 또는 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.9. "종이기록물"이란 컴퓨터 또는 필기구 등 수기로 작성하여 보관되는 원본 기록물을 말한다.10. "보존매체"란 종이기록물을 마이크로필름 또는 스캐닝에 의한 디지털화하여 전자매체에 수록한 것을 말한다.11. "도서관"이란 각급기관의 간행물과 국방전문서적 등의 도서를 비치ㆍ열람할 수 있는 공간을 말한다.12. "기록관리기준표"란 업무에 기반한 기록관리를 위하여 정부기능분류체계의 단위과제 별로 보존기간 등 기록관리기준을 제시한 표를 말한다.13. "기록관리기준표 상의 접근권한"이란 정보공개와는 달리 당해 개별 기록물을 이용할 수 있는 권한을 말한다.14. "기록물관리기관의 보안"이란 허가받지 않은 접근, 이용, 삭제, 수정 및 파기로부터 기록물을 보호하기 위한 조치를 말한다.15. "기록물관리기관의 재난관리"란 제반 재난 상황(자연적, 인위적 요인에 의한 비상사태)에서 국가의 주요자산인 기록물이 손상되거나 유실되지 않도록 안전하게 보호하는 것을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 국방부 운영지원과 소속으로 하며 기록관의 장은 운영지원과장이 된다.② 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 비밀기록물관리, 일반기록물관리, 기록관리시스템운영, 보존매체관리, 행정박물관리, 간행물 및 국방전문도서관리 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.③ 기록관을 설치하지 않는 관할 기관은 당해 기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서와 총괄 기록물관리책임자를 지정하고 기록물관리 관련업무를 수행하여야 한다.

제5조(분장사무) ①기록관의 장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.1. 국방부 본부 및 관할 기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립 및 시행2. 국방부 본부 및 관할 기관의 기록물 수집ㆍ이관, 보존 및 활용3. 국방부 본부 및 관할 기관의 기록관리기준표 취합 관리 및 조정4. 기록물 생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물 중 비공개기록물(비밀기록물을 포함한다) 30년간 자체관리6. 보존기간 30년 이상 기록물 중앙기록물관리기관 이관7. 기록관리시스템 관리 및 운용8. 기록물평가심의회 운영 및 폐기기록물 처리9. 간행물 및 국방전문도서 등 관리10. 간행물 및 국방전문도서 등의 수집ㆍ등록ㆍ대출ㆍ열람 제공11. 비밀기록물서고, 일반기록물서고, 마이크로필름실 및 도서관 관리12. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 교육ㆍ훈련13. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조14. 기타 기록물 관리에 관한 사항② 기록물의 생산 및 등록 등 기록물을 직접 관리하는 부서(이하 "처리과"라 한다)의 장은 기록물관리책임자를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하도록 한다.1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항6. 그 밖의 처리과의 기록물관리에 관한 사항③ 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무 분장은 기록관의 장이 따로 정한다.

제6조(기록물의 정리계획 수립ㆍ시행) ①기록관의 장은 전년도 기록물 정리 및 인수 등 세부 관리지침을 수립하여 국방부 본부 및 관할 기관에 시행하여야 한다.② 제1항의 지침에는 다음 각 호의 내용이 포함 되어야 한다.1. 기록물의 정리대상 및 기간2. 기록물의 편철방법3. 기록물의 수집대상 및 방법4. 기타 기록관의 장이 기록물관리에 필요하다고 인정하는 사항

제7조(기록물의 정리결과 등) ①기록관의 장은 처리과에서 전년도에 생산을 완결한 기록물을 매년 2월말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 등을 확정하도록 하여야 한다.② 처리과의 장은 제6조의 정리계획 시행일부터 매년 5월 31일까지 전년도의 기록물 생산현황을 별지 제1호 서식에 의거 기록관의 장에게 제출하여야 한다.

제8조(이상이 발견된 이관 기록물의 처리) ①처리과에서 기록관으로 이관한 기록물에 이상이 발견되면 관리대장에 등록 후 생산기관 또는 이관기관에 이 사실을 통보하고, 생산 또는 이관기관과 협조하여 원인을 규명하고 관리대장의 "비고"란에 그 내용을 기재하여야 한다.② 제1항의 경우 수정ㆍ보완이 가능한 기록물은 생산 또는 이관기관에 회송하여 수정ㆍ보완 후 다시 이관 받아야 하며, 수정(보완)이 불가한 경우는 이관된 상태로 보존하여야 한다.

제9조(기록물관리실태 점검 및 교육) ①기록관의 장은 국방부 본부 및 관할기관의 처리과별 기록물관리 실태를 파악하기 위하여 점검주기를 정하여 점검하여야 한다.② 제1항의 점검결과 처리과의 기록물 정리가 미비하거나 이관대상 기록물을 이관하지 않는 처리과에 대하여는 시정을 요구할 수 있다.③ 기록관의 장은 기록물정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 국방부 본부 및 관할 기관의 처리과별 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제10조(조사ㆍ연구서 또는 검토서 등 주요기록물 관리) ①기록관의 장은 공공기록물법 시행령 제17조(조사ㆍ연구서 또는 검토서의 작성)제1항의 각 호, 제18조(회의록의 작성ㆍ관리)제1항의 각 호 및 제19조(시청각기록물의 생산) 제1항 및 제2항의 각 호에 해당하는 주요 기록물에 포함하여 정리할 수 있도록 하여야 한다.② 처리과의 장은 매년 5월 31일까지 기록관의 장에게 제1항에 의한 정리결과를 「기록물 생산현황통보 지침」(국가기록원)에서 정하는 양식으로 제출하여야 한다.③ 일반기록물(비전자)의 이관목록은 별지 제1호서식에 의한다.

제11조(비밀기록물의 관 리) ①국방부 본부 및 관할 기관의 장은 비밀기록물의 원본에 대하여 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유 발생 시 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우② 제1항제1호에 따라 일반문서로 재분류한 기록물은 일반기록물의 이관 절차와 방법에 따라 기록관 일반서고로 이관하여야 한다.③ 제1항2호에 따라 보호기간이 만료된 비밀기록물 중 별도 보호조치가 필요한 기록물은 이관목록 작성시 별지 제2호서식에 보호조치 여부를 표기 후 일반기록물과 동일 절차ㆍ방법으로 정리하되 일반기록물과 구분 이관하고 기록관에서는 지정서고에서 별도 관리하여야 한다.④ 기록관으로 이관하는 비밀기록 원본 중 제1항제3호의 사유에 해당하는 경우에는 건 또는 권별로 봉인된 봉투에 넣어 별지 제2호서식과 함께 이관하여야 한다.⑤ 기록관의 장은 비밀보호기간이 30년 이상의 비밀을 이관 받은 경우 비밀 전용서고에서 별도 관리하여야 한다.⑥ USB 등 저장매체 형태의 비밀기록 원본이관은 저장매체 내에 수록된 비밀기록을 문건으로 출력하여 저장매체와 함께 이관하여야 하며, 보안을 위해 저장매체에 비밀번호 부여 시 문건 우측 상단의 적당한 여백에 「비밀번호 ○○○○」이라 표기 후 이관하여야 한다.⑦ 기록관의 장은 이관 받은 비밀기록 중 보존기간 10년 이하 비밀기록은 기록물 보존기간이 만료되면 공공기록물법 시행령 제43조에 따라 처리하여야 한다.

제13조(기록관리기준표) ① 기록관리기준표는 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성하여야 하며 기록관리시스템으로 생성ㆍ관리함을 원칙으로 한다.② 기록관리기준표는 다음 각 호의 관리 기준을 포함하여야 한다.1. 업무설명2. 보존기간 및 보존기간 책정사유3. 비치기록물 해당여부4. 공개여부 및 접근권한③ 국방부 본부 및 관할 기관의 장은 기록관리기준표의 단위과제에 비밀 관련 내용이 포함되어 있는 경우에는 그 내용이 노출되지 아니하도록 비밀로 지정하여 별도로 관리하여야 한다.

제14조(기록관리기준표의 변경 등) ① 국방부 본부 및 관할 기관의 장은 직제개정 또는 기능의 신설, 폐지 등으로 기록관리기준표의 변경소요가 있을 때에는 신설ㆍ변경된 단위과제에 대해 보존기간책정을 기록관으로 요청한다.② 기록관에서는 신설ㆍ변경된 단위과제에 대하여 공통업무 및 고유업무를 구분하여 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 보존기간을 검토한 후 영구기록물 관리기관의 장과 협의하여 보존기간을 확정한다.③ 국방부 본부 및 관할 기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 보존기간 등이 포함된 기록관리기준표를 관보 또는 기관 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다.

제15조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관은 모든 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과와 중앙기록물관리기관에서 운영하는 시스템과 연계하여 기록물의 이관, 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 행정참고, 자료 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.③ 기록관리시스템 전군확산과 관련, 기록관을 설치하지 않은 관할 기관의 총괄 기록물관리책임자는 국방부 기록관의 조정ㆍ통제 하에 해당기관에서 생산한 기록물의 정리 및 이관을 주도적으로 시행하여야 한다.

제16조(주요 기록물의 전산화 등) 기록관의 장은 문서, 간행물, 시청각물 등 국방부 본부의 처리과 또는 기록관 및 관할 기관의 보관 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제17조(마이크로필름) ① 마이크로필름에 수록한 기록물은 보존기간 30년 이상인 기록물 중 보존가치가 높다고 인정되는 기록물이다. 하며, 사본을 제작하여 마이크로필름에 수록된 해의 다음 연도 8월 31일까지 중앙기록물관리기관의 장에게 제출한다.② 마이크로필름에 수록에 관한 세부사항은 중앙기록물관리기관의 마이크로필름 지침에 의한다.

제18조(전자매체) ① 기록물을 수록하는 전자매체에는 하드디스크, 광디스크, 스토리지 등이 있다.② 기타 기록물의 전산화는 중앙기록물관리기관의 「기록물 디지털화 기준」에 의한다.③ 기록물이 수록되는 마이크로필름 또는 전자매체는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 보존매체별 관리번호를 부여하여 관리한다.

제19조(기록의 가치 평가) ①기록물의 폐기는 기록관의 장이 행하며 생산ㆍ접수한 기록물을 처리과에서는 임의로 폐기할 수 없다.② 기록관의 장은 보존기간이 만료된 기록에 대해 기록관리기준표상 단위과제의 보존기간을 참고하여 보존기간 만료기록물의 행정적 가치 및 증거적 가치 등의 포함여부를 처리과의 장과 협의하여야 하며 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 무가치 기록을 폐기대상으로 결정해야 한다.③ 제2항에도 불구하고, 공공기록물법 제27조의3과 같은 법 시행령 제54조의2에 따라 중앙기록물관리기관으로부터 폐기 금지 결정 통보를 받은 경우, 해당 기록물이 폐기되지 아니하도록 조치하고 기록물보존서고에 보존한다.

제20조(기록물평가심의회의 구 성) ①기록관의 장은 보존기간이 만료된 한시기록의 보존가치를 평가하기 위해 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성한다.② 심의회의 구성은 다음 각 호와 같다.1. 심의회는 5명 이상으로 위원장, 소속직원, 민간전문가로 구성한다.2. 심의회의 위원장은 당연직으로 기록관의 장인 운영지원과장이 맡는다.3. 심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 실ㆍ국 추천 직원 3인 이상과 민간전문가 1인 이상으로 구성한다.4. 심의회의 간사는 기록물관리 전문요원으로 한다.

제21조(기록물평가심의회의 운 영) ①심의회는 평가대상기록물에 대한 보존기간 재책정ㆍ보류 또는 폐기에 관한 사항을 심의ㆍ의결한다.② 심의회 개최는 연 1회를 원칙으로 하되, 필요시 수시로 구성ㆍ운영할 수 있다.③ 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에는 관련자의 심의회 출석을 요청할 수 있다.④ 심의회의 심의위원으로 위촉된 민간전문가에게는 예산의 범위 내에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

제22조(기록물의 폐 기) ①심의회를 통해 폐기하기로 결정한 기록물은 공공기록물법 시행규칙 제35조에 따라 기록관의 장이 폐기처리 한다.② 기록물 폐기의 시행은 민간에 위탁할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계공무원이 참석하여 감독하는 등 기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 하여야 한다.

제24조(간행물 및 국방전문도서의 수집 등) ①국방부 본부 및 관할 기관에서 발간하는 간행물은 중앙기록물관리기관에서 발간등록번호 또는 국립중앙도서관에서 국제표준자료번호(단행본은 ISBN, 연속간행물은 ISSN)를 부여받아 발간해야 한다.② 발간한 간행물은 발간 후 15일 이내 중앙기록물관리기관에 3부, 국립중앙도서관에 3부, 국방부 도서관에 1부(원문파일을을 포함한다.)를 제출하여야 한다. 다만, 발간 간행물이 비밀(대외비 포함)인 경우 「국방보안업무훈령」에 따른 비밀로 관리하며 간행물 원본은 제11조 제1항 각호에 따른 이관사유 발생 시 기록관으로 이관하여야 한다.③ 예산으로 구입하는 간행물(자료성 도서를 포함한다) 및 도서는 물품관리법을 준용하여 관리한다.④ 부서 추천을 받아 업무참고용 전문도서(별지 제3호 서식) 및 필수군사참고도서(단행본, 연속간행물)를 구입ㆍ 비치한다.

제25조(간행물 등 도서의 분류 및 관리) ①간행물 및 국방전문도서의 분류는 국방부에서 제정한 국방행정자료분류표에 의한다. 다만, 업무참고용 일반도서는 한국도서관협회가 제정한 한국 십진분류법(KDC)에 의한다.② 제24조의 규정에 의하여 제출받은 간행물 및 비용으로 구입한 도서는 한국문헌자동화목록형식에 따라 등록ㆍ관리한다.③ 간행물 및 도서는 매 자료마다 등록번호를 부여하되 동일한 제목의 경우는 1건만 등록하고 나머지는 다른 기관과의 자료교환, 기증 또는 대출용으로 활용한다.④ 기록관의 장은 제24조제1항에 따라 제출받은 간행물의 활용가치가 없어진 경우에는 보존용 1부를 제외한 나머지를 폐기할 수 있다.⑤ 기록관의 장은 이용검색 제공을 위하여 국방허브에 전자도서관을 운영하여야 하며, 전자책을 구입ㆍ온라인상으로 제공할 수 있다.

제26조(재물조사ㆍ폐기 등 ) ①기록관의 장은 매년 1회 이상 소장된 도서에 대하여 재물조사를 행한다.② 간행물 및 도서는 다음 각 호에 해당될 때에 이를 불용결정하여 폐기할 수 있다.1. 개정신판의 발간, 정기간행 잡지류로 3년 이상 경과 등 이용가치가 상실된 것2. 훼손 또는 파손ㆍ오손으로 활용이 불가능한 것3. 불가항력적인 재해ㆍ사고, 기타 이에 준하는 사태로 인한 자료의 유실이 된 것4. 기타 사유로 이용가치가 없다고 인정되는 것③ 제2항의 규정에 의하여 간행물 및 도서를 폐기할 때에는 폐기목록을 작성ㆍ비치하여야 하며, 전자도서관에서 관련자료를 폐기자료실로 배가 변경함으로써 제적된 것으로 간주한다.④ 불용 결정된 자료의 폐기 및 제적의 범위는 「도서관법 시행령」 제3조제2항를 준용하되 폐기기록 처리 요령에 의하여 처리한다.

제27조(열람 및 대출) ①간행물 및 도서의 열람 및 대출자격자는 다음 각 호와 같다.1. 국방부 본부, 관할 기관 및 부대에 근무 하는 자(부사관 이상의 군인을 포함한다)2. 기타 기록관의 장에게 승인을 받은 자② 도서관의 열람 및 대출은 다음 각 호와 같다.1. 열람 : 공무원 복무규정에 의한 근무시간 내에는 상시 열람 가능하다.2. 대출 : 1인 3권으로 하되, 신착도서는 1권으로 한다. 다만 업무수행 상 필요하다고 인정될 때에는 10권까지 대출할 수 있다.3. 대출기간 : 15일 이내로 하며 필요시 30일까지 연장할 수 있다.③ 대출이 제한되는 간행물 및 도서는 다음과 같다.1. 당월잡지2. 사전ㆍ법령집 등 업무 기초 자료로서 여러 직원이 수시로 이용하는 자료

제28조(반납)간행물 및 도서를 대출받은 자는 다음 사유가 발생할 때에는 대출자료를 즉시 반납하여야 한다.1. 퇴직(전역), 휴직 또는 전출한 때2. 대출기한이 경과된 때3. 기타 도서실의 반납요청이 있을 때

제29조(독촉 등 ) ①도서실 담당은 간행물 및 도서의 반납기일이 경과하였을 때에는 제1차 도서반납 독촉장(별지 제4호서식) 또는 e-mail등 국방망으로 반납을 독촉한다.② 제1차 독촉장 발부일 또는 국방망으로 독촉 후 7일이 경과하여도 반납하지 아니하는 때에는 제2차 도서 반납 독촉장을 발부하며 유선으로 병행 재독촉한다.③ 제1항 및 제2항의 규정에 의한 독촉장을 받고도 간행물 및 도서를 반납하지 아니한 자에 대하여는 그 반납이 있을 때까지 대출을 하지 아니한다.

제30조(변상) ①대출 또는 열람한 간행물 및 도서를 훼손하거나 망실한 자는 이를 변상하여야 한다.② 변상은 현물로 함을 원칙으로 하며 현물변상이 불가능하거나 곤란한 경우는 현금으로 변상하게 하되 그 가액은 유사한 도서의 현재 가액을 고려하여 정한다.③ 제2항의 규정에 의하여 현금 변상을 받은 때에는 즉시 훼손 또는 망실된 도서와 같거나 유사한 도서를 구입하여야 한다.④ 제1항의 규정에 의하여 변상하지 않는 자에 대하여는 변상이 완료될 시점까지 대출하지 아니한다.

제31조(보안관리 및 보안 대책 등) ①기록관의 장은 보안유지를 위해 시설ㆍ환경, 출입인원 관리, 정보통신망 등에 대한 보안 취약점을 사전식별하고 보안전문기관 또는 유관기관에 보안성 검토를 의뢰할 수 있다.② 기록물 보안담당자는 기록관 각 보존서고 담당자로 하며 각 보존서고의 출입인원, 시설 등 보안대책은 기록물관리기관 보안 및 재난관리기준(이하 "기록물관리기관기준"이라 한다)의 부속서 보안관리 체크리스트를 준용하여 별표 1과 같이 자체적으로 운용하되, 국방부본부 보안업무 및 청사출입관리 예규에 의한다.

제32조(출입인원의 보 안) ①기록물 관리 또는 이용을 위해 기록물에 접근하는 모든 인원은 접근정보를 대장에 기록한다, 다만 대장은 열람 및 대출기록부로 갈음할 수 있다.② 비밀기록실 및 마이크로필름실의 출입은 업무와 관련이 있는 자로서 비밀 취급인가자로 한다. 다만, 다음 각 호의 업무를 수행할 때에는 기록관 소속직원이 입회하여 필요한 작업을 하여야 한다.1. 보존용 약품교체 등 기록물보존에 필요 시2. 종이기록물의 데이터베이스(DB)구축 등 외부인원이 기관출입 시3. 기타 기록관리에 필요한 각종 시스템 유지 및 보수 시③ 일반기록실의 출입은 업무와 관련 있는 소속직원에 한하며, 그 외의 자가 출입을 요할 시 기록관의 장에게 승인을 얻어 출입할 수 있다.

제35조(기록물의 보 안) ①기록관의 장은 허가받지 않은 자가 기록물을 열람하거나 유출되지 않도록 수시로 점검하여야 한다.② 기록관 서고담당자는 다음 각 호의 작업을 직접 수행하여야 한다. 다만, 중앙기록물관리기관으로 이관 등 작업량이 많아 소속직원과 병행하여 작업을 수행할 시 그러하지 아니하다.1. 기록물의 반ㆍ출입2. 기록물의 분류3. 마이크로필름 관리

제36조(기록물 보존시설과 재난) ①기록관의 장은 예기치 않게 발생하는 비상사태로부터 기록물을 안전하게 보호하기 위하여 보존시설을 상시재해구역 또는 재해가능성이 있는 구역으로부터 영향을 받지 않는 곳에 위치하도록 하여야 한다.② 재난의 위험은 기록물관리기관기준에서 정한 태풍ㆍ홍수 등 자연재해 및 화재ㆍ폭발 등 인위적 사고, 통신ㆍ교통 등의 사회기반시설의 마비로 구분하여야 하며 재난 발생 시 이 예규에 따라 대비책을 강구하여야 한다.

제37조(재난관리의 책임과 역할) ①기록관의 장은 재난관리에 대한 조직 구성원의 책임과 역할을 명확히 규정하고 소속직원에게 숙지시켜야 한다.② 재난 발생 시 자체 조직체계는 별표 2와 같이 구성하여 운영하고 자체 비상연락체계에 따라 응소하여 소속직원이 임무를 수행하여야 하며, 기록물 반출 및 대피는 별표 3과 같이 한다.

제38조(재난의 예방)기록관 소속직원은 자신을 보호하고 기록물, 시설 등의 피해를 사전에 예방하기 위하여 기록물관리기관기준의 근무자 안전규칙을 준용한 별표 4와 같이 자체적으로 수시점검한다.

제39조(기록물 대피 우선순위) ①기록관의 장은 재난 발생 시 기록물을 효과적으로 대피시키기 위하여 기록물 보존가치 중요도, 대체가능여부, 복구가능여부를 고려하여 대피 우선순위를 정해 관리하여야 한다.② 제1항의 기록물 대피 우선순위는 별표 5와 같이하며, 재난 발생 시 가장 먼저 순위에 따라 서고로부터 반출하여 안전한 장소로 이격시킨다.

제40조(재난 대 응절차) ①기록관의 장은 재난이 발생하였을 경우 별표 6의 단계별 행동요령에 따라 신속하고 체계적으로 대응하여 피해를 최소화하도록 하여야 한다.② 재난 발생 시 기록물 형태별 응급조치는 기록물관리기관기준을 준용한 별표 7의 방법으로 하여야 하며, 재난유형별 대응방법은 별표 8과 같이 시행한다.

제41조(재난 등 복구) ①기록관의 장은 재난으로부터 기록물이 더 이상 손상되지 않도록 하기 위하여 복구장소 및 복구과정상 보안이 유지되는지 여부, 기록물과 시설의 피해규모, 가용자원 조치방법과 기간 및 필요시 이송방법을 고려하여 복구 우선순위에 대한 종합계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.② 재난으로부터 훼손된 기록물을 복구할 시 희귀성, 보존가치 여부, 기록물의 활용성을 고려하되, 중앙기록물관리기관의 장의 자문을 얻어 결정한다.

제42조(재난의 사 후관리) ①반출기록물은 재난현장이 정상적이고 안정적인 상태로 돌아가기 전까지는 재배치하지 않아야 한다.② 재난장소가 정상화된 경우 반출기록물을 재배치하되 환경과 기록물 상태에 대한 주기적 점검을 하여야 하며, 재난과정에서 유실된 기록물이 없는지 정수점검도 병행 실시한다.③ 유사한 재난을 사전에 예방하고 효과적으로 대응하기 위하여 재난의 특성, 원인, 인명, 기록물, 시설물에 대한 영향 및 재난대응결과, 향후대비책을 포함하여 보고서를 작성하여야 한다.