담양군 기록물 관리에 관한 조례 시행규칙 (규칙, 전라남도 담양군)
공포일: 20220921 / 시행일: 20220921

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록관리시스템”이란 기록물의 수집, 보존, 이관, 활용, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.2. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제11호부터 제12호까지의 규정에 따른 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

제3조(보존시설 및 장비의 확보)① 담양군수(이하 “군수”라 한다)는 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제60조에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖춰야 한다.② 군수는 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고, 열람실, 작업실 등을 확보해야 한다.

제4조(기록관리시스템 및 장비 구축) 군수는 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록물을 전자적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축해야 한다.

제5조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안관리를 철저히 해야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.③ 기록관에는 별지 제1호서식의 출입자명부를 갖춰 두고, 고정출입자 이외의 자가 출입하는 경우에는 이를 작성해야 한다.

제6조(열람·대출의 자격 및 시간)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 담양군 본청 및 소속기관의 직원2. 기록관장의 허가를 받은 사람② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.③ 기록물의 열람 및 대출시간은 평일 근무시간 이내로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제7조(열람 준수사항)① 기록물의 열람은 기록관 열람실 안에서 해야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 안 된다.1. 기록물을 훼손 또는 파기하는 행위2. 기록물을 무단 반출하는 행위3. 음식물 등을 반입하는 행위4. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록물을 열람하려는 자는 별지 제2호서식의 기록물 열람기록부를 작성해야 하며, 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제8조(대출 준수사항) 기록물의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 하며, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 기간을 연장할 수 있다. 다만, 기록물의 특수한 보존 상태나 성격 등을 고려하여 대출기간을 조정할 수 있다.2. 기록물을 대출하려는 자는 별지 제3호서식의 기록물 반출·반입서를 작성해야 한다.3. 누구든지 대출받은 기록물을 기록관장의 허가 없이 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

제9조(열람·대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물인 경우2. 다른 법령에서 기록물의 열람·대출을 제한하는 경우3. 해당 기록물과 관련 없는 자가 열람·대출을 하고자 하는 경우4. 훼손 또는 멸실의 우려가 있는 기록물인 경우5. 해당 기록물이 이미 공개되어 활용되고 있는 경우6. 그 밖에 기록물 성질상 열람·대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우

제10조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출한 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납해야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 해야 한다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 출장의 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제11조(기록물의 반출)① 기록관에서 보존하고 있는 기록물은 디지털화 작업, 전시 등의 활용을 목적으로 필요한 경우 기록관장의 승인 하에 반출할 수 있다.② 반출기간 및 반출방식에 대해서는 기록관장이 정한다.

제12조(기록물의 생산)① 군수는 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 해야 한다.② 군수는 영 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각기록물과 영 제55조에 따른 간행물, 영 제57조에 따른 행정박물을 생산·등록해야 한다.

제13조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수 시 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여될 수 있도록 등록해야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리해야 하며, 보존가치가 높은 비전자기록물에 대해서는 전자적으로 관리될 수 있도록 해야 한다.

제14조(기록물의 정리 및 생산현황 통보)① 처리부서의 장은 매년 2월말까지 생산완결한 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 등을 확정해야 하며, 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 제출해야 한다.② 기록관장은 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보해야 한다.

제15조(기록물의 이관)① 처리부서의 장은 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록관으로 이관해야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 1년 단위로 전년도 기록물을 이관해야 한다.② 제1항에도 불구하고 처리부서에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에서 이관시기를 연장할 수 있다.③ 직제개편, 한시조직의 폐지 등으로 업무승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리해야 한다.

제16조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물의 형태, 처리부서 등을 구분하여 서가에 배치해야 하며, 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.② 기록관장은 기록물을 안전하게 보존하기 위하여 보존환경의 유지, 정수점검 실시, 보안대책 및 재난대비 계획 수립 등 필요한 조치를 마련해야 한다.

제17조(기록물의 평가 및 폐기)① 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 지난 기록물에 대하여 처리부서 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사, 담양군 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.② 기록관장은 심의회에서 폐기로 의결된 기록물에 대하여 적법한 절차에 따라 폐기를 집행해야 하며, 폐기 집행과정에서 개인정보나 업무상의 보안정보가 유출되지 않도록 주의해야 한다.

제18조(보존가치의 평가)① 「담양군 기록물 관리에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제14조에 따른 민간기록물 수집대상에 대한 보존가치의 평가기준은 별표와 같다.② 민간기록물의 보존가치를 평가한 결과 합산점수가 20점 이하인 경우에는 그 기록물을 수집하지 않을 수 있다.

제19조(수집카드의 작성)① 민간기록물의 수집대상이 결정된 때에는 별지 제4호서식의 기록물 수집카드(이하 “수집카드”라 한다)를 작성해야 한다.② 수집카드에는 수집대상 민간기록물의 특징, 소장정보 등 민간기록물에 대한 기술사항 및 수집업무 진행사항을 포함해야 한다.

제20조(기증)① 민간기록물을 무상으로 기증하고자 하는 자는 별지 제5호서식의 기록물 기증신청서를 군수에게 제출해야 한다.② 민간기록물의 기증이 결정된 경우 군수는 별지 제6호서식의 기록물 기증증서를 기증자에게 발급해야 한다.

제21조(위탁)① 민간기록물을 위탁하고자 하는 자는 별지 제7호서식의 기록물 위탁보존신청서를 군수에게 제출해야 한다.② 민간기록물의 위탁보존이 결정된 경우 군수는 그 기록물을 인수한 후 별지 제8호서식의 위탁기록물 확인서를 위탁자에게 발급해야 한다.③ 위탁자가 기록물을 돌려받고자 할 때에는 별지 제9호서식의 위탁기록물 회수요청서를 군수에게 제출해야 한다.④ 위탁된 민간기록물은 위탁자의 소유권을 침해하지 않는 범위에서 공익적 목적으로 활용될 수 있으며, 위탁관리는 무상으로 함을 원칙으로 한다.

제22조(사본수집)① 군수는 필요한 경우 복사, 스캐닝, 촬영, 복제 등의 방법으로 민간기록물의 사본을 수집을 할 수 있다.② 군수는 사본을 수집할 경우에는 별지 제10호서식의 기록물 사본 이용동의서를 제출받아야 한다.

제23조(구술채록) 군수는 구술채록의 방법으로 민간기록물을 수집하려는 경우에는 구술에 응하는 기억보유자와 구술기록의 사용권한 및 제한범위 등을 협의한 후 별지 제11호서식의 구술동의 및 이용허가서를 제출받아야 한다.

제24조(기록조사원)① 군수는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 조례 제17조에 따른 기록조사원을 선발할 수 있다.1. 공공기관 또는 공공단체 등에서 활동한 경험이 있는 사람2. 마을자생단체나 이와 비슷한 단체에서 활동한 경험이 있는 사람3. 일정한 지역에서 오랫동안 거주하여 그 지역사정을 상세히 알고 있는 사람4. 그 밖에 민간기록물의 수집과 관련하여 경험과 지식이 있다고 인정되는 사람② 기록조사원은 다음 각 호의 활동을 수행한 후 별지 제12호서식의 기록물 조사활동 보고서를 작성하여 군수에게 제출해야 한다.1. 민간기록물 소재정보의 발굴·조사·수집2. 개인 또는 단체 등이 보유한 기록물의 목록 작성 및 실물 확인3. 그 밖에 민간기록물의 보존·관리 등에 관한 활동

부칙 <제정 2022. 9. 21. 규칙 제1448호> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(기록관리시스템에 관한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전의 「담양군 기록관 운영규칙」에 따라 구축·운영하고 있는 기록관리시스템은 이 규칙에 따른 기록관리시스템으로 본다.제3조(다른 규칙의 폐지) 「담양군 기록관 운영규칙」은 이 규칙 시행과 동시에 폐지한다.