경기도 기록관 운영 규칙 (규칙, 경기도)
공포일: 20240829 / 시행일: 20240829

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. “소속행정기관”이란 직속기관&#8729;사업소를 말한다.2. “기록물”이란 경기도(이하 “도”라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서&#8729;도서&#8729;대장&#8729;카드&#8729;도면&#8729;시청각물&#8729;전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. “기록물관리”란 기록물의 수집&#8729;보존&#8729;활용 및 관리와 이에 수반되는 모든 활동을 말한다.4. ”기록물관리시스템“이란 경기도 기록관(이하″기록관″이라 한다)에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인력배치)① 기록관은 도에 두며, 기록관의 장(이하 “관장”이라 한다)은 기록물담당업무 실·과장이 된다.② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관리전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수·기록물관리시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등)① 도지사는 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리·목록기술 등의 전문적인 사무 수행을 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 한다. <개정 2010.11.25.>③ 자문위원에게 지급하는 수당 등은 예산의 범위에서 「경기도 위원회 수당 및 여비 지급 조례」에 따른다. <개정 2010.11.25.>

제6조(분장사무)① 관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.1. 소관 기록물의 수집&#8729;보존 및 활용2. 기록물관리시스템의 설치&#8729;운영 및 관계자에 대한 교육3. 기록물의 관리에 관한 지도&#8729;교육4. 기록물 생산현황의 취합, 주요목록의 전산화 및 영구기록물 관리 기관으로 보고5. 보존기간이 30년 이상인 기록물의 영구기록물 관리기관으로 이관6. 주요기록물의 디지털화 및 검색·열람서비스의 제공7. 간행물의 보존 및 활용8. 기록물평가심의회 운영9. 서고 및 행정자료실의 관리10. 기록물의 편찬&#8729;전시&#8729;홍보에 관한 사항11. 그 밖의 기록물관리에 관하여 필요한 사항② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 관장이 정한다.

제8조(기록물관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서·간행물·시청각기록물 등 주요기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 전산시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록물관리시스템은 처리과와 국가기록원(또는 영구기록물관리기관)과 연계한 기록물의 생산현황보고, 이관목록 제출, 주요기록물에 대한 행정참고자료 검색 및 활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.

제9조(기록물관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제10조(주요기록물의 전산화) 관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 도의 각 실&#8729;과와 소속 행정기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 신속하게 검색&#8729;활용할 수 있도록 하여야 한다.

제11조(보안관리)① 기록관의 전산실 및 서고는 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 필요에 의하여 출입하고자 하는 사람은 미리 관장의 허가를 받아야 한다.

제12조(긴급사태 시의 대비)① 관장은 기록물에 대한 보안 및 재난대책을 수립·시행하여야 한다.② 기록관의 전산실 근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업 하여 안전한 장소에 나누어 보존하여야 한다.③ 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.

제13조(보안점검)① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요전산자료의 등록관리대장 및 입&#8729;출력대장의 관리② 기록관의 서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 일일점검하고, 점검사항을 별지 제1호서식에 의하여 기록·관리하여야 한다.1. 서고의 각종 전원·소화설비 등 시설물의 상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존기록물의 열람 및 대출상황

제14조(기록물평가심의회)① 기록물평가에 대한 사항을 심의하기 위하여 도에 경기도기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 필요에 따라 관장이 수시로 구성·운영 한다.③ 심의회의 위원장은 관장이 되며, 기록물평가심의회 의원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간 전문 및 소속 공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간 전문가를 포함한다.④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 기록물에 대한 보존기간의 조정2. 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정여부3. 그 밖의 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

제15조(기록물평가심사)① 도의 실·국·본부장 및 소속 행정기관의 장은 해당 보존기록물을 착오 없이 평가하기 위하여 5급 이상 1명을 포함한 소속 공무원 3명을 선발하여 심사관으로 지정하여야 한다.② 제1항의 규정에 의한 심사관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물평가심의서의 평가대상기록물목록에 의하여 소관 부서의 보존기록물을 평가2. 소관 부서별 기록물평가심의서를 확정하고, 그 결과를 심의회에 제출③ 심사관은 기록물평가심사의 결과 변동사항이 있는 기록물은 별지 제2호서식에 의하여 그 목록 및 변동내역을 관장이 지정하는 날까지 심의회에 제출하여야 한다.

제16조(이관) 도의 각 실·국·본부장 및 소속 행정기관의 장은 기록관의 기록물이관계획에 따라 자체보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물은 그 목록과 함께 별지 제3호서식에 따라 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제4호서식에 따른 기록물 이관시기 연기 신청서를 제출한 후에 보존기간을 셈하기 시작하는 날부터 10년의 범위에서 기록물의 이관을 미루어 둘 수 있다. <개정 2010.11.25.>

제17조(폐기)① 모든 기록물은 심사관의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.② 도의 각 실·국·본부장 및 소속 행정기관의 장은 기록물평가계획에 따라 별지 제5호서식에 의한 기록물평가심의서에 평가대상기록물의 목록을 첨부하여 관장에게 제출하여야 한다.

제18조(열람 및 대출)① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제6호서식에 의한 보존기록물 열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제7호서식에 의한 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 적어 넣어야 한다.④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제19조(열람&#8729;대출의 제한)① 관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람&#8729;대출하고자 하는 경우2. 삭제 <2020.08.10.>3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 삭제 <2020.08.10.>② 삭제 <2020.08.10.>

제20조(기록물의 관리 실태점검 및 교육)① 관장은 도 및 소속 행정기관의 기록물 관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.② 관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 도 및 소속 행정기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부칙 <2007.12.10.> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (경기도 규칙 인용조항 부서명칭 등 일괄정비 규칙) <제3460호 ,2010.11.25.> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 <2020.08.10.> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부 칙 (경기도 규칙 용어 등 일괄정비규칙) <제4118호, 2024.8.29.> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.