금융정보분석원 기록관 운영지침 (훈령, 금융정보분석원)
공포일: 20160125 / 시행일: 20160125

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 금융정보분석원 기록관(이하 "기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물”이라 함은 금융정보분석원(이하 "분석원”이라 한다) 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "기록물관리시스템”이라 함은 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 기획행정실에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립14. 기록관의 시설 및 장비관리15. 기록물관리시스템의 운영16. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공17. 소관 비전자기록물의 전자화18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록19. 소관 기록물의 검색·열람 제공20. 정보공개 접수 및 배부22. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항②제1항 각호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제6조(기록물의 생산) ①처리부서의 장은 당해 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 기록물로 생산·등록되도록 관리하여야 한다.②처리부서의 장은 「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조의 각항 및 각호의 어느 하나에 해당되는 업무를 수행하는 경우 반드시 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ①처리부서의 장은 업무수행과 관련하여 생산·접수한 모든 유형의 비전자 기록물의 생산·접수등록번호[별지 제1호 서식]를 부여하고, 전자기록생산시스템에 등록·관리하여야 한다.②처리부서의 장은 당해 부서의 비전자기록물철이 기록물생산시스템상의 기록물철과 일치하도록 편철·관리하여야 한다.

제9조(기록물 생산현황 통보) 처리부서의 장은 전년도에 생산·종결한 기록물을 분류·정리하여 생산현황을 당해연도 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통해 통보하여야 한다.

제10조(간행물의 발간등록 및 제출) ①처리부서의 장은 간행물을 발간하고자 할 때 중앙기록물관리기관(http://www.archives.go.kr, "간행물발간등록번호신청하기”)으로부터 발간등록번호를 발급받아야 한다.②재무관 또는 지출관은 간행물 발간경비를 지출하기 전 발간등록번호의 인쇄 여부를 확인하여야 한다.③처리부서의 장은 「공공기록법」 제22조 및 동 법률 시행령 제55조 제4항이 정한 바에 따라 간행물의 발간 완료 후 15일 이내에 당해 간행물 3부와 간행물 원고(hwp 파일) 및 PDF 전환파일을 수록한 CD(또는 DVD) 3매를 각각 국가기록원과 기록관에 송부하여 보존·활용되도록 하여야 한다.

제11조(기록물의 이관) ①처리부서의 장은 업무수행 과정에서 생산·종결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록관 보존서고로 이관[별지 제2호 서식]하여야 한다. 단, 온-나라(업무관리)시스템의 생산 기록물은 매년 1월 31일까지 기록관리시스템으로 이관한다.②처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 기록물을 이관할 때 영구기록물관리기관의 이관 지침에 따라 정리·분류·편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정·절차·장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.③처리부서의 장은 제1항의 규정에도 불구하고 업무활용을 목적으로 이관을 연기할 경우 이관연기신청서[별지 제3호 서식]를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 이때, 이관이 연기된 기록물은 당해 처리부서에서 보관·관리하고, 활용목적이 달성되면 즉시 기록관 보존서고로 이관하여야 한다.④처리부서의 장은 직제개편 등에 따라 당해 부서의 기록물을 인계인수할 부서가 존재하지 않을 경우에는 관할 기록관 보존서고로 해당 기록물을 이관하여 보존·관리되도록 하여야 한다.⑤처리부서의 장은 소속직원의 인사이동 시 해당 직원이 전자기록생산시스템 및 오프라인에서 생산한 기록물 일체를 인계인수하고, 인계인수확인서[별지 제4호 서식]를 작성·관리하여야 한다.⑥처리부서의 장은 소속 직원이 기록물을 임의로 폐기하지 않도록 관리·감독하고, 제17조(기록물의 평가 및 폐기)의 규정을 반드시 준수하도록 하여야 한다.

제13조(기록물의 수집·등록 관리) ①기록관장은 처리부서에서 이관된 모든 유형의 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.②기록관장은 당해 기관 및 처리부서와 관련된 기록물의 수집계획을 수립·시행하고, 수집된 모든 유형의 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 전자화 계획을 수립·시행하여야 한다.

제15조(기록관 기록물의 이관) ①기록관장은 기록관 보존서고의 보유 기록물 중 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물을 대상으로 영구기록물관리기관으로의 이관 계획을 수립·시행하여야 한다.②기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 처리부서로부터 이관 연기 요청이 있는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의를 거쳐 이관 연기에 따른 필요한 조치를 강구하여야 한다.③기록관장은 소관 기록물 중 원본의 영구 보존이 시급할 경우 영구기록물관리기관장과 협의를 거쳐 조기 이관하여야 한다.

제16조(기록물의 보존관리) ①기록관장은 소관 기록관에서 인수한 기록물의 형태·생산연도·보존기간·생산부서 등을 구분하여 기록관 보존서고의 서가에 배치하고, 매년 1회 이상 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다.②기록관장은 소관 기록관이 보유하고 있는 기록물의 체계적 보존·관리를 위해 기록관 보존시설·장비 및 환경기준의 관리책임자를 지정하고, 기록물의 보존환경 및 열람환경 개선 등에 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제17조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 기록물평가심의회를 구성하여 「공공기록법」 제27조 제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 보유 기록물의 평가 및 폐기를 집행해야 한다.

제18조(기록물의 보존장소) ①보존기간 1년, 3년, 5년, 10년에 해당하는 기록물은 보존기간 종료 시까지 소관 기록관 보존서고에서 보존한다.②보존기간이 30년(구 보존기간 20년 포함), 준영구, 영구에 해당하는 기록물은 소관 기록관 보존서고에서 10년간 보존하고, 다음 해 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존한다.③위원회의 업무와 관련하여 생산·접수·구입한 도서, 간행물, 시청각물은 기록관에서 보유·관리·활용한다.

제19조(심의회의 설치 및 구성) ①기록관장은 위원회 보유 기록물의 평가를 위하여 기획행정실장을 위원장으로 하는 기록물평가심의회를 설치·운영하여야 한다.②심의회는 위원장을 포함하여 4인의 위원으로 구성한다.③위원은 정보관리팀장, 외부 민간전문가 중 금융정보분석원장이 위촉하는 2인으로 하며, 심의회 사무처리를 위한 간사는 기록물관리 전문요원으로 한다.④위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 다만, 공무원이 아닌 위원의 임기는 2년으로 하며, 1차에 한하여 연임할 수 있다.

제20조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 폐기의 적정성 여부2. 기록물 보존기간 재분류의 적정성 여부3. 기타 기록관리와 관련된 중요한 사항

제21조(심의회의 운영) ①위원장은 필요하다고 인정되거나 처리부서장의 요청이 있을 경우 심의회를 소집할 수 있다.②심의회는 위원장을 포함하여 재적위원 과반수의 출석으로 개회하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③위원장은 의결 내용을 포함하는 기록물평가심의서[별지 제5호 서식]를 작성한다.

제22조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록법 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고·자료실(열람)공간·작업공간·사무공간을 확보하여야 하며, 기록정보의 검색·활용·정보공개 등에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제23조(기록관리시스템 및 장비구축) ①기록관장은 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.②기록관리시스템은 처리부서의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물관리가 전자적으로 수행되도록 구축 ·운영되어야 한다.

제24조(주요기록물의 전산화) ①기록관장은 문서(대장), 카드, 도면, 회의록, 조사·연구·검토서, 간행물, 시청각물 등 주요기록물 중 활용가치가 높은 기록물을 전산화하여 기록정보를 신속하게 검색·활용할 수 있도록 하여야 한다.②기록관장은 제1항의 규정에 따라 기록물을 전산화하고자 할 경우에는 「공공기록법」과 영구기록물관리기관의 「기록물 정리 및 전산화 지침」을 준수하여야 한다.

제25조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지보수를 실시하여야 한다.

제27조(전자기록물의 백업 및 보존) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위해 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 보관하여야 한다.

제28조(보안관리) ①기록관장은 기록관 보존서고를 출입제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.②기록관 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입할 경우에는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제30조(점검) ①기록관 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 기록관 자료실 및 보존서고의 전원, 소화설비 등 각종 시설물의 작동 상태에 대한 점검2. 중요 전산자료의 등록관리 대장 및 입·출력대장의 관리3. 기록물의 열람 및 대출대장의 점검 및 관리4. 보존기록물의 오손 및 해충의 발생 여부 등에 대한 점검

제31조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제32조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 금융정보분석원 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자②제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제33조(열람 준수사항) ①열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위②기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제34조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 기록물반출반입서[별지 제6호 서식]를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제35조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제37조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우