대통령기록관 열람실 운영규정 (예규, 대통령기록관)
공포일: 20250617 / 시행일: 20250617

제2조(적용범위) ① 이 규정은 대통령기록관이 보유하고 있는 기록물(「대통령기록물 관리에 관한 법률」 제2조 제1호의 기록물을 말한다. 이하 "대통령기록물"이라 한다)에 대한 정보공개청구 및 공공기관 협조요청의 경우에 적용한다.② 대통령기록물의 열람에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "사본"이라함은 대통령기록물 원본에 대한 종이복사물, 사진의 인화물이나 복제물, 전자 또는 전자화된 대통령기록물의 전자파일 등을 말한다.2. "열람"이라함은 대통령기록물의 원본이나 사본을 보거나 사본을 제공받는 것을 말한다.3. "공공기관"이라함은 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제2조 제3호의 기관을 말한다.

제4조(열람업무의 효율적 관리) ① 대통령기록물의 열람업무를 효율적으로 관리하기 위하여 기록서비스과는 아래의 업무를 수행한다.1. 열람실 운영관련 정책 및 기준 수립2. 대통령기록물 열람 매뉴얼 작성 및 관리3. 대통령기록물의 공개 이의신청 등에 대한 총괄처리4. 비공개기록물의 제한적 열람업무 처리5. 정보통신망을 이용한 민원ㆍ열람처리6. 기타 열람실 운영에 관하여 필요한 사항② 대통령기록관장(이하 "관장"이라 한다)은 열람실에「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 "정보공개법"이라 한다) 제8조에 따라 대통령기록물의 목록, 열람 장비 등을 비치하여 열람인이 활용할 수 있도록 하여야 한다.

제5조(대통령기록물의 열람 신청) ① 대통령기록물의 열람 신청은 방문, 우편, 모사전송, 정보통신망 등으로 할 수 있다.② 정보공개청구를 통해 열람을 하려는 자는 열람업무 담당 공무원에게 「공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행규칙」(이하 "정보공개법시행규칙"이라 한다) 별지 제1호의2서식에 따른 정보공개청구서를 제출하여야 한다.

제6조(대통령기록물의 열람 및 사본 교부시 신청인의 확인) ① 대통령기록물 열람 및 사본을 제공하는 열람업무 담당 공무원은 정보공개법 시행령 제15조에 따라 열람 청구인 본인 또는 그 정당한 대리인임을 확인하여야 한다.② 열람업무 담당 공무원은 제1항의 규정에 따라 신분증명서 등 관련 증빙서류를 요구할 수 있다.

제7조(대통령기록물의 열람 등) ① 대통령기록물을 열람하려는 자는 대통령기록관 열람실을 방문하여 직접 열람하거나, 정보통신망을 통하여 대통령기록관이 제공하는 대통령기록물을 열람할 수 있다.② 대통령기록물이 보존매체에 수록되어 있거나 복제물 등이 있는 경우에는 원본의 열람을 원칙적으로 금지한다.③ 열람업무 담당 공무원은 열람인이 신청한 대통령기록물의 열람량이 과다하여 업무수행에 현저한 지장을 초래할 수 있다고 판단될 경우에는 공개된 대통령기록물에 대하여 직접 열람하게 할 수 있다.④ 열람은 열람업무 담당 공무원이 지정한 장소에서 해야 하며, 필기도구는 연필만을 사용할 수 있다.⑤ 대통령기록물을 원본을 열람하는 자는 대통령기록물을 무단으로 파기, 은닉, 유출, 손상, 멸실, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안 되며, 대통령기록물 편철상태 등이 훼손되지 않도록 해야 한다.⑥ 열람업무 담당 공무원은 열람인이 제4항 및 제5항을 위반하거나 위반할 우려가 있다고 판단될 때에는 열람중지, 대통령기록물 회수 및 열람인에 대한 퇴실 등의 조치를 취해야 한다.

제8조(열람의 제한) ① 대통령기록물 관리에 관한 법률 제16조에 따라 비공개로 분류된 대통령기록물과 부분공개로 분류된 대통령기록물 중 비공개 대상정보는 열람할 수 없다. 다만, 「공공기록물 관리에 관한 법률」제37조 제1항 각호의 경우에는 그러하지 아니하다.② 대통령기록물의 훼손ㆍ멸실의 위험이 있어 물리적 보호가 필요하거나, 제한된 조건으로 기증ㆍ위탁된 대통령기록물로서 기증ㆍ위탁자의 요청이 있는 경우에는 열람을 제한할 수 있다.

제9조(대통령기록물의 공개검토) 열람업무 담당 공무원은 열람을 신청 받은 대통령기록물에 대하여 공개여부 판단이 필요한 경우에는 정보공개법 제11조 내지 제13조에 따라 공개 또는 비공개 한다.

제10조(대통령기록물의 사본 교부) ① 대통령기록물의 사본 제공은 열람인의 신청에 따라 종이 복사물ㆍ사진의 인화물 또는 복제물ㆍ전자 또는 전자화된 대통령기록물의 전자파일의 형태로, 직접 교부ㆍ우편ㆍ모사전송ㆍ정보통신망 등으로 제공한다.② 전자 또는 전자화된 대통령기록물을 전자파일의 형태로 대통령기록물 사본을 제공할 경우에는 관장이 지정한 포맷으로 제공해야 하며, 해당 대통령기록물의 복제방지 등 필요한 조치를 해야 한다. 다만, 열람신청인이 대통령기록관과 사전에 협의한 대통령기록물의 사본에 대해서는 제외할 수 있다.③ 대통령기록물의 사본신청은 다른 열람인과의 형평성 및 업무량 등을 고려, 1인 1일 10건 이내로, 총 매수는 1,000매 이내로 제한할 수 있다.

제11조(대통령기록물 복사) ① 대통령기록물을 복사할 때에는 대통령기록물의 멸실ㆍ손상 및 편철상태 등이 훼손되지 않도록 해야 한다.② 열람인이 복사를 원하는 경우 열람업무 담당 공무원의 승인을 받은 후 열람실에 설치되어 있는 복사기를 이용하여 직접 복사하거나, 열람업무 담당 공무원에게 복사본 교부를 요청할 수 있다.③ 열람업무 담당 공무원은 열람인이 제1항을 위반하거나, 위반할 우려가 있는 경우에는 복사중지 등 적절한 조치를 취해야 한다.

제12조(대통령기록물 사본의 원본확인 표시) 대통령기록물의 사본 교부시는 신청자가 원본확인 표시를 요청할 경우에는 다음 어느 하나에 따라 원본확인 표시를 해야 한다.1. 원본 기록물로부터 복사된 사본 기록물은 앞면 여백이나 뒷면에 별지 제1호서식에 관장 직인을 날인하여 표시한다.2. 전자 및 전자화된 기록물의 이미지 및 전자파일의 형태로 제공할 경우, 대통령기록관 소장 기록물임을 인증하기 위하여 별지 제2호서식의 이미지를 삽입한다.

제13조(대량복제 및 사본제공) ① 다음의 어느 하나에 해당하는 대량복제는 관장의 승인을 받아야 한다.1. 문서 20권 또는 2,000매 이상2. 필름인화 100매 이상3. 비디오테이프(60분 기준) 5개 이상4. 이미지 데이터 500Mbyte 이상5. 동영상 데이터 50Gbyte 이상② 제1항 제3호 내지 제5호에 의한 데이터를 제공하는 경우에는 복제비용 등을 위한 추가비용을 신청자에게 부과할 수 있다.③ 정보공개법 제9조 제1항의 어느 하나에 해당하는 비공개 정보를 포함한 이미지 데이터는 제1항 제4호에 해당하더라도 제공하지 않음을 원칙으로 한다. 다만, 공공기관이 복제방지 및 보안 대책을 마련한 경우에는 관장의 승인을 거쳐 제공할 수 있다.④ 사본의 청구량이 제1항에 의한 기준을 초과할 경우에는 일정한 기간별로 나누어 제공할 수 있다.⑤ 관장은 대통령기록물 대량 복제시 인력ㆍ장비ㆍ예산 등을 고려하여 필요시 외부 전문 업체에 복제를 의뢰할 수 있다.

제14조(대통령기록물 사본의 이용) ① 대통령기록물 사본은 개인의 증빙이나 연구ㆍ학습 등 그 목적에 부합하도록 사용해야 한다.② 대통령기록물 사본을 제1항의 목적 외에 출판ㆍ전시ㆍ공중송신 및 상업적 목적 등으로 활용하기 위해서는 관장의 이용 허락을 받아야 한다. 이 경우 저작권자가 따로 있는 때에는 별도로 이용허락을 받아야 한다.

제15조(대통령기록물 사본 이용 제공) ① 열람업무 담당 공무원은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행령」(이하 "정보공개법 시행령"이라 한다) 제14조 제4항에 따라 타인의 지식재산권, 타인의 명예, 사생활의 비밀, 그 밖에 타인의 권리 또는 이익이 부당하게 침해되지 아니하도록 소장 대통령기록물의 지식재산권자와 이용ㆍ실시 조건 등을 파악하여 안내하여야 한다.② 대통령기록물 사본을 제공할 때 필요한 경우에는 저작권침해방지를 위한 조치 및 사본의 부당사용 방지에 대한 안내문을 첨부할 수 있다. 이 경우 안내문은 별지 제3호서식과 같다.

제16조(제한적 열람접수ㆍ처리) ① 담당공무원은 청구인이「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제73조에 의한 비공개 기록물 제한적 열람신청서를 접수하는 경우에는 청구인으로부터 청구목적을 증명할 수 있는 자료를 받아야 한다.② 관장은 제한적 열람신청서를 접수한 날로부터 10일 이내에 제한적 열람 가능여부를 결정하여 다음 각 호의 사항을 청구인에게 별지 제4호서식에 따라 통지하여야 한다.1. 열람을 승인하는 경우, 열람내용ㆍ일시 및 장소2. 열람을 승인하지 않는 경우, 그 사유와 불복절차 안내③ 제1항에 따른 열람의 신청방법은 방문, 우편, 모사전송 또는 정보통신망으로, 제2항의 통지방법은 우편, 모사전송 또는 정보통신망으로 한다.

제17조(제한적 열람) ① 제한적 열람은 정해진 일시에 청구인 또는 그 대리인이 할 수 있으며, 대리인이 열람을 하고자 하는 경우에는 대리인임을 증명하는 서류를 제출하여야 한다.② 관장은 제한적 열람을 할 수 있도록 승인하는 경우에는 담당공무원이 입회하도록 하여야 한다.③ 제6조 및 제7조의 규정은 제한적 열람의 경우에도 이를 적용한다.

제18조(제한적 열람대장의 비치) 담당공무원은 청구인이 비공개 대통령기록물을 열람한 후에는 별지 제5호서식에 의한 비공개 대통령기록물 제한적 열람대장을 작성하도록 하고, 이를 관리하여야 한다.

제20조(기관 간 업무협조) ① 대통령기록관 열람실은 공공기관으로부터 업무수행과 관련하여 기록물 열람 관련 협조 요청을 받은 경우에 그 업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조하여야 한다. 이 경우에는 정보공개법 제17조에 따른 비용을 부과하지 아니한다.② 공공기관이 대통령기록관에 기록물 사본 제공과 관련하여 업무협조를 요청하는 때에는 요청목적, 요청대상 기록물 목록과 함께 그 업무협조 사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계 자료를 함께 송부하여야 한다.③ 공공기관이 정보공개법 제9조 각호에 따른 비공개 기록물 또는 부분공개 기록물 중 비공개 대상 정보의 제공을 요청하는 때에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에 사본을 제공할 수 있다.1. 기관의 업무수행과 관련된 개별법에 자료제공의 협조에 관한 사항이 명시되어 있는 경우2. 요청 기관에서 생산하여 이관한 기록물인 경우 또는 타 기관에서 생산하여 이관한 기록물 중 사전에 기록물 생산기관의 이용 허락을 득한 경우④ 제3항에 따라 비공개 기록물 또는 부분공개 기록물의 비공개 대상 정보의 사본을 제공받거나 열람한 기관은 그 기록물에 관한 정보를 요청한 목적 외의 용도로 사용할 수 없다.