국방부 특수기록관 보유기록물 열람 및 이용 예규 (예규, 국방부)
공포일: 20250723 / 시행일: 20250723

제1조(목적) 이 예규는 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다)에 따라 국방부 특수기록관(이하 "기록관"이라 한다) 보유기록물에 대한 열람 및 이용에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 예규는 국방부 본부(소속기관을 포함한다. 이하 같다), 국방부 직할기관ㆍ부대, 합동참모본부, 각 군의 직원이 국방부 특수기록관 보유기록물을 열람 또는 대출하는 경우에 한정하여 적용한다.

제3조(정의) 이 예규에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1."보유기록물"이란 국방부 본부 및 국방부 관할 기록관 미설치 국직부대ㆍ기관에서 기록관으로 이관 받아 보존중인 전자ㆍ비전자기록물(이하"기록물"이라 한다)을 말한다.2."열람"이란 정보통신망을 통한 전자기록물 검색ㆍ활용 및 지정된 열람공간에서 비전자기록물을 보며 활용하는 것을 말한다.3."보존서고"란 기록물을 보존하고 있는 공간을 말한다.4."대출"이란 보존서고에서 국방부 영내의 지역으로 가지고 나가는 것을 말한다.5."지출"이란 보존서고에서 국방부 영외나 타 기관(부대)로 가지고 나가는 것을 말한다.

제4조(기록관 기록물의 종류 등) 국방부 기록관은 기록물을 일반기록물, 비밀기록물, 마이크로필름 등의 보존매체별로 구분 관리하고 기록물을 항상 열람 및 이용할 수 있도록 기록물 종류별로 색인목록을 갖춰두어야 한다.

제6조(기록물의 열람) ① 기록물을 열람하고자 하는 자는 보존서고를 방문하여 직접 열람하거나, 정보통신망을 통하여 기록관이 제공하는 기록물을 열람할 수 있다.② 열람은 담당직원의 안내에 따라 지정된 열람석에서 실시하며, 정보통신기기의 휴대는 금지한다.③ 기록물의 원본을 열람하는 자는 기록물의 멸실, 손상, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안되며, 기록물 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.④ 담당직원은 열람자가 제2항 또는 제3항을 위반하거나 위반할 우려가 있다고 판단될 시에는 열람중지, 기록물 회수 및 열람자에 대한 퇴실 등의 조치를 할 수 있다.⑤ 보존매체별 기록물 열람 절차는 다음 각 호와 같다.1. 전자기록물은 「공공기록물법 시행령」 제25조에 따라 기록관리기준표상의 접근권한이 있는 자가 정보통신망을 통해 열람 및 이용할 수 있다. 다만, 기록관리기준표상 접근권한이 없는 자도 업무상 필요가 인정될 떄에는 정보통신망을 통해 생산부서의 승인을 얻은 후 열람할 수 있다.2. 비공개기록물은 생산부서의 동의하에 반드시 기록관 담당직원의 입회하에 지정된 열람석에서 열람하는 것을 원칙으로 한다.3. 비전자 일반기록물의 열람은 별지 제1호서식에 필요한 사항을 기재한 후 기록관 내의 지정된 열람석에서 실시한다.4. 30년 경과 비밀기록물은 해당 비밀취급인가를 받은 자로서 그 비밀과 업무상 직접 관련 있는 경우에 한정하여 「국방부본부 보안업무 및 청사출입관리 예규」 및 국가기록원의「비밀기록물 관리 실무지침」에 따라 비밀이력카드 및 별지 제2호서식에 필요한 사항을 기재 후 비밀전담요원 입회하에 지정된 열람석에서 열람하여야 한다.5. 일반문서로 재분류되지 않은 예고문 경과 비밀기록물은 그 비밀과 업무상 직접 관련 있는 경우에 한정하여 생산부서의 동의를 받아 비밀이력카드 및 별지 제2호서식에 필요한 사항을 기재 후 담당자 입회 하에 지정된 열람석에서 열람하여야 한다.6. 일반문서로 재분류된 비밀기록은 제3호의 절차에 따라 기록물을 열람ㆍ이용한다.7. 마이크로필름은 복제본이 있는 경우 원본의 열람을 원칙적으로 금지하며 마이크로필름실에 비치된 별지 제3호서식에 필요한 사항을 기재한 후 담당직원의 안내에 따라 신청 필름을 열람ㆍ복사할 수 있다.

제7조(기록물의 대출) ① 「공공기록물법 시행규칙」 제32조에 따라 보존기간이 30년 이상인 기록물은 보존서고 외의 지역으로 반출할 수 없다. 다만, 업무상 필요성이 인정되는 경우 대출할 수 있으며, 별지 제4호 서식에 따라 반출ㆍ반입 이력을 남겨 관리해야 한다.② 대출자는 기록물의 멸실, 손상, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안 되며, 기록물 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.③ 대출자는 대출받은 기록물을 타인 또는 다른 기관에 반출할 수 없다.④ 담당직원은 대출자가 제3항 또는 제4항을 위반하거나 위반할 우려가 있다고 판단될 시에는 대출하지 않을 수 있다.⑤ 보존매체별 기록물 대출 절차는 다음 각 호와 같다.1. 비전자기록물 열람 후 업무수행 상 대출이 필요한 경우 별지 제4호 서식 및 별지 제5호 서식에 필요한 사항을 기재한 후 담당직원에게 요청하여야 하며 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한정하여 10일을 연장할 수 있다.2. 비밀기록물의 대출은 해당 비밀취급 인가자로서 그 비밀기록과 업무상 직접 관련이 있는 경우에 한정하되 비밀이력카드와 별지 제4호 서식 및 별지 제6호 서식에 필요한 사항을 기재 후 담당직원에게 요청하여야 하며 대출기간은 당일 일과 시간 내로 함을 원칙으로 한다. 다만 업무상 불가피한 경우에는 비밀기록실 관리책임관의 승인을 얻어 대출기간을 연장할 수 있으나, 대출기간은 필요한 최단기간으로 하여야 한다.⑥ 대출자는 대출기록물을 반납하면서 기록관 담당직원과 기록물의 이상 유무를 확인한 후, 별지 제 4호 서식에 따른 기록물 반입서를 작성하여야 한다.⑦ 대출기록물이 반납되면 기록관 담당직원이 기록물 대출부의 반납란에 기재 후 서고에 기록물을 재배치한다.

제8조(기록물의 이용제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다.1. 당해기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우3. 기록물의 훼손ㆍ멸실의 위험이 있어 보호가 필요한 경우4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 경우5. 그 밖에 기록의 성질상 열람 및 대출에 부적합하다고 판단되는 경우

제9조(기록물의 복사) ① 비전자기록물을 복사할 때에는 기록물의 멸실ㆍ손상 및 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.② 비전자기록물 열람 후 복사를 요청할 때에는 기록관 담당직원의 승인을 받은 후 기록관에 설치된 복사기를 이용하여 직접 복사함을 원칙으로 한다. 다만, 담당직원이 기록물의 보존상 필요하다고 판단하는 경우에는 이를 대행할 수 있으며, 심각한 훼손 등의 사유가 있을 시 복사를 불허할 수 있다.③ 비밀기록물에 관한 복사는 국가기록원의 「비밀기록물 관리 실무지침」에 의한다.④ 기록관 담당직원은 기록물 열람인이 제1항을 위반하거나 위반할 우려가 있는 경우에는 복사중지 등 적절한 조치를 하여야 한다.

제10조(기록물 사본의 원본확인 표시) ① 기록물의 사본을 교부할 때 신청자가 기록관 담당직원에게 원본확인 표시를 요청할 경우에는 다음 각 호에 따라 원본확인 표시를 한다.1. 원본 기록물부터 복사하는 경우에는 복사물의 앞면 여백 또는 바로 뒷면에 별지 제7호 서식의 고무인 등을 날인하여 표시한다.2. 마이크로필름으로부터 기록물을 복사하는 경우에는 복사대상 기록물의 시작과 끝 부분에 별지 제8호 서식의 고무인 등을 날인하여 표시한다.