국립중앙박물관 특수자료 취급지침 (예규, 국립중앙박물관)
공포일: 20240528 / 시행일: 20240528

제1조(목적) 이 지침은 국가정보원 특수자료 취급지침에 의거 국립중앙박물관(이하 "박물관"이라 한다)에서 소장하고 있는 특수자료의 취급 및 관리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각호와 같다.① "특수자료취급지침"(이하 "지침"이라 한다)이라 함은 특수자료 취급 및 관리에 관한 사항을 규정한 지침을 말한다.② "특수자료"라 함은 보안업무규정에 의해 비밀로 분류된 것을 제외한 간행물, 녹음테이프, 영상물, 전자출판물 및 전자파일, CD, DVD 등 모든 디지털 방식의 자료를 포함한 일체의 대중전달 매개체로서 다음 각호에 해당하는 자료를 말한다.1. 북한 또는 반국가단체에서 제작, 발행한 정치적ㆍ이념적 자료2. 북한 및 반국가단체와 그 구성원의 활동을 찬양ㆍ선전하는 내용3. 공산주의 이념이나 체제를 찬양ㆍ선전하는 내용4. 대한민국의 정통성을 부인하거나 자유민주주의체제를 부정하는 내용 등③ "특수자료실"이라 함은 북한의 고고학, 미술학, 박물관학, 역사학, 민속학, 인류학 등의 자료 연구를 위해 문화체육관광부장관으로부터 특수자료 취급인가를 받아 설치한 북한관련 자료보관실을 말한다.④ "특수자료를 전담 관리할 책임자"(이하"자료관리책임자"라 한다)라 함은 지침 제6조 제1항 및 4항에 따른 특수자료실 운영 및 자료관리를 담당하는 정ㆍ부 책임자를 말한다.

제3조(특수자료실의 인가해제) ① 관장은 특수자료 취급인가를 해제하고자 할 경우에는 해제사유와 보유하고 있는 특수자료의 처리대책을 문화체육관광부장관에게 보고한 후 해제한다.② 제①항에 의거 특수자료 취급인가를 해제받은 경우에는 특수자료 취급기관 인가를 득한 성격이 유사한 다른 기관에 양도하거나 기증한 기관에 반납한 후 특수자료실을 폐쇄하여야 한다.

제4조(특수자료의 수집 및 인계) ① 특수자료의 입수는 북한의 박물관 연구에 필요한 고고학, 미술학, 박물관학, 역사학, 민속학, 인류학 등의 각종 단행본, 정기간행물, 음악자료, 영상자료, 광매체 자료들을 광범위하게 포함하여 수집한다.② 특수자료의 입수는 구입, 기증, 자체발간, 자료교환 등의 방법에 의한다.③ 입수된 특수자료의 효율적 관리와 활용을 위해서는 수집 부서에서 특수자료 인수ㆍ인계서(별지 제1호 서식)를 작성하여 수집한 자료와 함께 자료관리책임자에게 인계하여야 한다.

제5조(특수자료의 분류ㆍ정리ㆍ해제) ① 자료관리책임자는 제4조의 규정에 의거 인수받은 특수자료를 제2조의 기준에 따라 분류하여 관리하여야 한다.② 제①항에 의한 분류시 특수자료 여부에 대한 판단이 어려울 때에는 문화체육관광부장관을 경유하여 통일부장관에게 문의하여 특수자료 여부를 판단하여야 한다. <개정 2024.5.28.>③ 제①항 및 제②항에 의해 특수자료로 분류된 자료는 특수자료등록대장(별지 제2호 서식)에 등재하여 관리하며 자료 표제지 왼쪽 상단 여백에(별지 제3호 서식) 관리번호를 기재한다. 이때 표지의 가장 잘 보이는 곳에 특수자료 경고문(별지 제4호 서식)을 표시하여야 한다.<개정 2024.5.28.>④ 보관중인 특수자료 중 계속 특수자료로 관리할 사유가 소멸되었을 때에는 자료관리책임자가 관장의 결재를 받아 특수자료의 해제를 결정하여야 하며 해제를 결정하였을 때에는 특수자료등록대장(별지 제2호 서식) 비고란에 해제근거를 기재하고 자료관리책임자의 도장을 날인하여야 한다.⑤ 자료관리책임자는 제④항에 의거 해제된 자료는 지체 없이 해제ㆍ정리하여 해당부서에 인계하거나 도서관에 등록하여 관리한다.<개정 2024.5.28.>

제6조(자료관리책임자 및 자료관리) ① 관장은 특수자료 관리 및 취급에 대하여 전반적인 보안 책임을 지며 특수자료를 관리하는 자료관리책임자는 교육과장과 도서관 담당자가 정ㆍ부책임자가 되며 이들에 대한 신원조사 실시 등의 관련보안조치는 공무원 임용시 신원조사로 대체한다.② 정책임자의 업무 수행상 지장이 있다고 판단될 때에는 관장이 따로 정책임자를 임명할 수 있다.③ 자료관리책임자는 다음 각 호의 임무를 수행한다.1. 특수자료의 보관관리 및 확인점검2. 각종대장 기록유지 및 특수자료 관리에 필요한 사항3. 특수자료의 열람, 대출 및 회수④ 특수자료는 제한구역으로 설정한 특수자료실에 보관하여야 한다. 다만, 공간협소 등 부득이 한 경우에 한하여 별도 보관함에 보관할 수 있으며 이 경우 자료의 분실ㆍ유출 등 방지를 위한 보안대책을 철저히 강구하여야 한다.⑤ 정책임자의 변동시 특수자료 인수ㆍ인계서(별지 제1호 서식) 및 서약서(별지 제5호 서식)를 작성하여야 하며, 부책임자의 변동시에는 서약서(별지 제5호 서식)를 작성한다.

제7조(특수자료의 열람 및 대출) ① 자료관리책임자는 특수자료에 대한 열람신청이 있을 때에는 신청자의 신분과 열람목적을 확인하여 타당성이 있다고 인정될 경우에는 열람을 허가한다. 이때 자료의 열람은 자료관리책임자가 지정한 장소 내에 한하며, 전자출판물은 인터넷과 보조기억매체 연결 차단 등 보안조치를 한 열람전용 PC에서만 열람할 수 있다.② 자료관리책임자는 특수자료에 대한 대출신청이 있을 때에는 직원에 한 해 30일 이내에서 허락할 수 있으며 자료관리상 필요할 경우에는 대출기간중이라도 반납을 요구할 수 있다. 다만, 외부이용자의 대출은 제한한다.③ 자료관리책임자는 열람 및 대출신청자의 신분 및 목적을 특수자료 열람ㆍ대출대장(별지 제6호 서식)에 기재한 후 열람 및 대출을 허용하고 무단 복제ㆍ복사ㆍ유통 등의 방지를 위해 서약서(별지 제9호 서식)를 제출을 요청하는 등 보안조치를 취해야 한다.<개정 2024.5.28.>④ 특수자료의 이용시간은 도서관 근무시간과 동일하게 적용함을 원칙으로 하고 이용자의 편의를 위해서 자료관리책임자가 탄력적으로 운용할 수 있다.⑤ 대출기간 내 자료를 반납하지 않거나, 자료를 분실하였을 경우에는 특수자료 열람 및 대출을 반납 예정일로부터 12개월간 제한한다.

제8조(특수자료의 복사 및 양도) ① 특수자료는 어떠한 경우도 복사할 수 없다. 다만, 다른 취급기관에 양도 또는 원본 대출이 어려운 경우 제한적으로 복사할 수 있다.② 부득이 특수자료를 복사대출해야 할 경우 자료관리책임자는 복사본 관리대장(별지 제7호 서식)에 기록하고, 무단 복제ㆍ복사ㆍ유통방지를 위하여 서약서(별지 제9호 서식)를 제출을 요청한다. 다만, 소속 직원에 대해서는 서약서 제출을 요청하지 않을 수 있다.<개정 2024.5.28.>③ 자료관리책임자는 복사대출제도 운영 시 복사본을 원본과 동일하게 취급ㆍ관리해야 한다. 즉, 복사본도 제7조 제⑤항과 같이 미반납ㆍ분실시 열람 및 대출을 제한하여야 한다. <개정 2024.5.28.>④ 특수자료를 다른 취급기관에 양도할 때에는 특수자료 양도대장(별지 제8호 서식)에 기록하고 비고란에 복사 여부를 기록하여야 한다.

제9조(특수자료의 공개활용) ① 관장은 국민의 안보의식 강화 및 학술연구 등 필요한 경우 문화체육관광부장관의 승인을 받아 특수자료를 공개할 수 있다. 이 경우에는 공개할 자료의 내용, 활용목적, 공개시기 및 방법 등을 기재한 특수자료 공개활용 계획서를 제출하여야 한다. <개정 2024.5.28.>② 박물관이 보유한 특수자료의 목록은 제1항의 절차 없이 공개할 수 있다.

제10조(보고 및 통보) ① 자료관리책임자는 다음 각 호의 사항에 대하여 관장에게 보고하고, 해당사항을 문화체육관광부장관에게 보고될 수 있도록 행정지원과장에게 통보하여야 한다.1. 특수자료의 분실, 소실 등 각종 보안사고 발생사항2. 특수자료 보관장소 이전사항② 자료관리책임자는 다음 사항을 연도말 기준 다음달 2일까지 행정지원과장에게 보고하여야 한다. <개정 2024.5.28.>1. 취급기관 일반현황, 특수자료 보유현황, 특수자료 활용실적(별지 제10호 서식)③ 행정지원과장은 다음 사항을 연도말 기준 다음달 5일까지 문화체육관광부장관에게 보고하여야 한다. <개정 2024.5.28.>1. 취급기관 일반현황, 특수자료 보유현황, 특수자료 활용실적(별지 제10호 서식)

제11조(행정제재) ① 관장은 자료관리책임자 또는 박물관 직원이 동 규정에 정한 사항을 위반한 때에는 경고, 주의 등 징계를 할 수 있다.② 자료관리책임자는 동 규정과 지시사항을 위반한 이용자에 대하여 이용정지 등을 명할 수 있다.

제12조(안전지출 및 긴급파기계획) ① 자료관리책임자는 천재지변 등 급박한 사태 발생시에 대비하여 특수자료 안전지출 및 긴급파기계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.② 특수자료의 안전지출 및 파기계획 임무를 수행한 정책임자는 그 사항의 진행 및 결과를 보안담당관을 경유하여 관장에게 보고하여야 한다.