전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 (고시, 국세청)
공포일: 20230501 / 시행일: 20230501

제1조(목적) 이 고시는「국세기본법」제85조의3제3항 및 같은 법 시행령 제65조의7제2항의 규정에 따라 납세자가 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우에 그 전자기록에 관한 보전방법 그 밖에 필요한 사항에 관하여 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 고시에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.1. ‘전산조직’이란 전자적 원리에 의하여 숫자ㆍ문자ㆍ음성ㆍ영상 등을 처리하는 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스 등으로 구성된 시스템을 말한다.2. ‘전자기록’이란 전산조직에 의하여 전자적 형태 등으로 처리되거나 송수신 또는 저장되는 정보를 말한다. 다만, 촬영형태의 마이크로필름은 전자기록으로 보지 아니한다.3. ‘전자거래’란 재화 또는 용역의 거래에서 그 전부 또는 일부 정보(거래에 관해서 수령하거나 교부하는 주문서, 계약서, 청구서, 영수증, 견적서 그 밖에 이들에 준하는 서류에 통상 기록되는 사항을 말한다)의 수수를 전자기록에 의하여 처리되는 거래를 말한다.4. ‘전산매체’란 자기테이프, 콤팩트 디스크(CD), 디스켓, 유에스비(USB), 외장형 하드디스크 드라이브 그 밖에 정보 보존 장치를 말한다.5. ‘가시성’이란 저장된 전자기록을 전산조직을 이용하여 화면표시기 및 프린터로 출력하여 읽어 볼 수 있도록 되어 있는 상태를 말한다.6. ‘단위업무시스템’이란 회계시스템ㆍ자재관리시스템ㆍ생산관리시스템ㆍ판매관리시스템ㆍ인사관리시스템 등과 같은 개별업무별 시스템을 말한다.7. ‘데이터베이스관리시스템(DBMS)’이란 데이터베이스에 자료를 작성ㆍ저장ㆍ통제ㆍ검색하고 저장된 자료에 접근하는 방법을 제공하는 소프트웨어의 일종을 말한다.8. ‘텍스트파일(Text File)’이란 일반적인 문자ㆍ숫자ㆍ각종 기호들로만 이루어진 데이터를 담고 있는 파일(ASCII file, EBCDIC file 등)을 말한다.9. ‘외부개발 소프트웨어’란 소프트웨어개발 전문업체에서 개발한 소프트웨어를 말하며, 업종별로 정형화한 프로그램 등을 작성하여 불특정 다수인에게 판매하는 소프트웨어(이하, "상업용 소프트웨어"라 한다)와 「조세특례제한법」제5조의2 제1호에따른 전사적(全社的) 기업자원관리설비(ERP시스템)를 포함한다.10. ‘외부 전산조직’이란 전자기록 관리 전문업체가 전산조직을 이용하여 납세자의 전자기록을 관리 또는 보존하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) ① 이 고시는 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 모든 납세자와 외부개발 소프트웨어 개발자에게 적용한다.② 이 고시는 데이터베이스관리시스템(DBMS) 및 전자거래를 포함하여 전산조직을 이용하여 작성하는 모든 전자기록에 효력을 미친다.

제4조(전자기록의 보존) ① 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우 이에 관련되는 전자기록을 모두 보존하여야 한다.② 제1항의 전자기록은 다음 각 호의 요건을 갖추어 보존하여야 한다.1. 가시성 및 검색기능을 갖출 것2. 입력된 순서를 확인할 수 있을 것3.수정ㆍ추가ㆍ삭제 등을 행한 경우에 그 내용을 확인할 수 있을 것③ 제1항의 전자기록은 「국세기본법」 제85조의3제2항에 규정한 기간까지 보존하여야 한다.

제5조(전산조직의 개발과 운영에 관한 문서 보존) ① 납세자는 전자기록 보존과 함께 전산조직의 개발과 운영에 관한 다음 각 호의 문서를 보존하여야 한다.1. 전산처리업무의 처리절차 및 그에 관한 각종 규정ㆍ지침ㆍ기준2. 시스템의 운용설명서 (System Manual)3. 개체관계도(Entity Relationship Diagram) 또는 프로세스 및 DB설계도4. 테이블 명세서(Table Description ; 목록, 용도 및 레이아웃 포함)5. 파일 또는 테이블 목록 (File List or Table List)6. 각종 코드표 (코드 목록 및 코드 설명서 포함)7. 이용자지침서 (User Manual)8. 전산조직에 접속이 가능한 모든 계정정보(User, Schema 등)② 제1항의 규정에도 불구하고 상업용 소프트웨어를 이용하여 장부 및 증거서류를 작성하는 경우에는 해당 소프트웨어 개발자가 납세자를 대신하여 제1항제1호부터 제7호까지의 문서를 보존할 수 있다.

제6조(전산조직 변경 시 전자기록 보존) ① 전자기록을 작성한 전산조직이 기존 전자기록과 호환될 수 없는 다른 전산조직으로 교체되는 경우 납세자는 다음 각 호 중 하나의 방법으로 기존 전자기록을 보존하여야 한다.1.기존 전자기록을 새로운 시스템에 맞는 구조로 변환하여 보존할 것2. 기존 전자기록을 가시화 할 수 있는 시스템을 보유할 것3.제4조제2항 각 호의 요건을 갖추어 텍스트파일 또는 DBF파일로 변환하여 보존할 것② 제1항제1호 또는 제3호의 방법으로 보존한 경우에는 납세자는 기존 전자기록이 완전하게 변환되었음을 입증할 책임이 있다.③ 전산조직을 변경한 경우에는 그 변경사항을 기록한 문서와 기존 시스템에 관한 제5조제1항 각 호의 문서를 보존하여야 한다.

제7조(전자거래 시 기록보존) 전자거래를 하는 납세자는 기업 활동 과정에서 생성되는 주요 계약서 등의 증거서류와 함께 거래자ㆍ거래품목ㆍ거래연월일ㆍ수량ㆍ단가ㆍ공급가액 등의 구체적인 정보를 담고 있는 전자기록과 이에 관련된 통제사항을 보존하여야 하며 이와 관련된 모든 책임은 해당 납세자에게 있다.

제8조(보존용 전자기록의 관리) ① 이 고시에 따른 전자기록은 과세기간별로 전산매체에 복사(Back-up)하고 분실ㆍ도난 및 훼손 등의 사고에 대비할 수 있도록 잠금장치가 있는 국내의 보관장소에 보존하고 관리하여야 한다.②제1항의 규정에 따라 보존ㆍ관리하는 전산매체에는 자료의 종류ㆍ과세기간ㆍ보존기한ㆍ작성연월일ㆍ담당자 등을 기재한 표지를 부착하여야 한다.

제9조(전자기록의 복구) ① 납세자는 전자기록 중 일부라도 분실ㆍ파괴ㆍ손상되어 제4조제2항 각 호의 요건을 충족하지 못하게 되는 경우에는 지체 없이 해당 파일을 복구하거나 재작성하고 그 사유가 발생한 때와 업무담당자, 사유 등을 따로 관리하여야 한다.② 제1항의 규정에 따라 해당 파일을 복구하거나 재작성할 수 없는 경우 과세표준 신고와 관련된 장부 및 증거 등의 입증에 관한 책임은 납세자에게 있다.

제10조(전자기록 등의 제출 의무) ① 세무공무원이 각 세법이 규정하는 바에 따라 세무조사 등 그 직무상의 목적으로 납세자가 보존하는 전자기록 및 제5조제1항 각 호의 문서를 제출하도록 요구하는 경우에는 납세자는 지체 없이 제출하여야 한다.② 제1항의 규정에 의하여 세무공무원이 납세자가 보존하는 전자기록을 텍스트파일 또는 DBF파일로 변환하여 제출하도록 요구하는 경우 납세자는 원본을 변환하여 지체 없이 제출하여야 한다.③ 납세자의 전자기록을 대신하여 보관하는 자는 세무공무원이 세무조사와 관련하여 조사대상자의 전자기록을 요구하는 경우 지체 없이 제출하여야 한다.

제11조(적합성 검증) ① 세무공무원은 납세자가 보존하는 전자기록이 제4조제2항 각 호의 규정에 적합한지 검증하기 위하여 세무조사 시 또는 그 밖에 필요한 경우에 점검을 실시할 수 있다. 이 경우 전자기록의 생성ㆍ보존과 관련된 입출력 절차, 자료갱신 절차, 통제사항 및 보안절차 등을 포함한다.② 세무공무원이 제1항의 규정에 의한 적합성 검증을 위하여 전자기록 및 소프트웨어 등을 요구하는 경우 납세자 또는 외부개발 소프트웨어를 개발한 자는 지체 없이 원본 또는 원본의 형식이나 내용을 변경하지 않은 사본을 제출하여야 한다. 또한, 사본을 제출하는 경우에는 사본을 생성하는데 사용한 프로그램이나 명령어를 함께 제출하여야 한다.③ 세무공무원으로부터 제1항의 규정에 의한 적합성 검증 결과 "시정요구"의견을 통보받은 경우에는 즉시 시정하여 다시 검증을 받아야 한다.

제12조(전산조직운용명세서 제출) 전산조직을 이용하여 장부와 증거서류를 작성한 납세자는 소득세 또는 법인세 과세표준 신고서의 첨부서류로 별지서식에 의한 전산조직운용명세서를 제출하여야 한다.

제13조(재검토 기한) 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2023년 5월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 4월 30일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.

제14조(제재 규정) ① 이 고시에 정한 전자기록 등의 제출요구에 정당한 사유 없이 응하지 아니하는 경우에는 「국세기본법」 제88조의 규정을 적용한다.② 이 고시에 정한 전자기록 등을 조세 포탈을 위한 증거 인멸의 목적으로 소각하거나 파기 또는 은닉한 경우에는 「조세범처벌법」 제8조의 규정을 적용한다.