화학물질안전원 기록물 관리 및 기록관 운영에 관한 규정 (예규, 화학물질안전원)
공포일: 20241118 / 시행일: 20241118

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조,「환경부 기록물 관리 및 기록관 운영에 관한 규정(환경부 훈령 제1546호)」제5조의 규정에 따라 화학물질안전원 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이란 화학물질안전원에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 간행물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 업무수행과 관련하여 기록물로 보존할 가치가 있는 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 등록, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖추고 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.4. "전자기록생산시스템"이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」제3조 제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템 및 행정정보시스템을 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속 및 인원구성) ① 화학물질안전원 기록관은 기획운영과에 설치하고, 기획운영과장이 기록관의 장(이하 ‘기록관장’이라 한다)이 된다.② 기록관장은 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록관리시스템 운영, 그밖에 기록물관리의 업무수행 등 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 필요한 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리담당자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(업무) 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 기록물관리에 관한 규정 및 지침 등 제ㆍ개정3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 국가기록원으로의 통보5. 처리과 보관 기록물의 인수 및 보존기간 30년 이상 기록물의 국가기록원으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토 기록물, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 현용기록물 관리 및 미등록 기록물의 수집ㆍ등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리9. 기록물 보존서고, 작업실, 열람실 등의 기록관 시설 및 장비 관리10. 기록물 정수점검 및 실태조사, 목록 및 통계의 작성ㆍ관리11. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영계획의 수립 및 시행12. 처리부서 기록물관리에 대한 점검ㆍ감독 및 지원13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립14. 전자기록물 포맷변환 및 기록관리시스템의 운영15. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공16. 소관 비전자기록물의 전자화 계획 수립 및 시행17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록18. 소관 비공개 기록물의 공개 재분류19. 한시 기록물의 보존기간 재분류20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보22. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제6조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 해당분야 연구자, 교수, 기록관리 업무 유경험자 등 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 2명 이상의 범위에서 외부자문위원을 위촉할 수 있다.③ 자문위원을 소집하거나 자료검토 의뢰 시 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제7조(기록물의 생산) 화학물질안전원 각 부서(이하 ‘처리부서’라 한다)의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다.

제8조(기록물의 생산 의무) ① 다음 각 호에 해당하는 사항을 추진하고자 하는 경우에는 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리하여야 한다.1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항2. 주요정책의 결정 또는 변경 사항3. 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항4. 그 밖에 기록관장이 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항② 제1항에 따른 기록물을 생산할 때에는 조사ㆍ연구 또는 검토의 배경, 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명, 관련 책임자의 지시ㆍ지침이나 의견, 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견, 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등이 포함되도록 한다.③ 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 별지 제1호서식의 회의록을 작성하여야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다.1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 화학물질안전원장이 참석하는 회의2. 정당과의 업무협의를 목적으로 화학물질안전원장이 참석하는 회의3. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의4. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의④ 제3항에 따른 회의록을 생산할 때에는 회의명, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항 등이 포함되도록 한다.⑤ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여는 시청각기록물을 생산하여야 하며, 시행 전, 시행과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.1. 화학물질안전원장 등 주요직위자의 업무 관련 활동과 사진2. 화학물질안전원의 주요행사3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정되는 사항4. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항5. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항6. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제9조(기록물의 등록) ① 처리부서의 장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ접수한 모든 유형의 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여 생산 또는 접수등록번호가 부여되도록 하여야 한다.② 시청각기록물의 등록 시기는 다음 각 호와 같고, 행사ㆍ회의ㆍ사안 등 하나의 주제 하에 일관성이 유지되도록 정리한 후 등장인물 및 상황에 대한 설명을 기재하여 등록한다.1. 사진ㆍ필름류 : 촬영물 가운데 보존대상물로 적합한 작품을 선정한 후에 등록2. 녹음ㆍ동영상류 : 촬영물을 편집하여 완성된 후 등록

제10조(기록물의 생산현황 통보) 처리부서의 장은 전년도에 생산완결된 기록물을 단위업무 또는 단위과제별로 분류ㆍ정리하여 그 결과를 5월 31일까지 전자기록생산시스템을 통해 기록관장에게 통보하여야 한다.

제11조(기록물의 보관) 처리부서의 장은 일반문서 및 카드류, 도면류, 사진ㆍ필름류 등의 기록물이 훼손 또는 멸실되지 않도록 공공기록물법 시행규칙 제9조부터 제12조까지의 규정에 따라 기록물 종류별로 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 편철한 후 안전한 장소를 지정하여 보관ㆍ관리하여야 한다.

제12조(보관기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 해당 부서의 업무수행과정에서 생산ㆍ종결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 기록관 보존서고로 이관하여야 한다. 단, 업무관리시스템에서 생산ㆍ접수한 기록물은 매 1년 단위로 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.② 처리부서의 장은 제1항에 따라 해당부서 보관 기록물을 기록관 보존서고로 이관할 때에는 반드시 공공기록물법과 기록물 이관 지침에 따라 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정, 절차, 장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.③ 기록관으로 기록물을 이관하고자 하는 때에는 별지 제2호서식의 이관 목록을 작성하여야 한다. 이 경우 향후 보존기간 만료된 기록물의 처분을 위해 별지 제4호의 서식의 처리부서의 의견조회가 포함된 평가의견서를 함께 제출할 수 있다.④ 처리부서에서는 보존기간이 경과한 기록물이라 하더라도 임의로 폐기할 수 없으며, 반드시 기록관으로 이관하여야 한다.⑤ 처리부서의 장은 제1항에도 불구하고 업무 참고 등의 활용을 목적으로 이관을 연기하고자 할 경우 사전에 별지 제3호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 이관 시기를 연장할 수 있으며, 활용 목적이 달성될 때까지 처리부서에서 보관ㆍ관리한다. 활용 목적이 달성된 후에는 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다.⑥ 직제개편, 한시조직의 해산 등에 따라 해당 부서의 기록물을 인계인수하는 경우 인계인수 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 즉시 기록관으로 이관하여야 한다.

제13조(기록물의 생산관리) 기록관장은 화학물질안전원에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록ㆍ관리ㆍ보존ㆍ활용될 수 있도록 교육, 지도, 점검 등 필요한 조치를 마련하여야 한다.

제14조(기록물의 수집ㆍ등록관리) ① 기록관장은 처리부서에서 이관된 모든 유형의 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 하여야 한다.② 전자기록생산시스템에 등록되지 아니하고 기록관에서 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대해서는 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 이루어질 수 있도록 데이터베이스 구축 등의 전산화 작업을 추진하여야 한다.

제15조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결된 기록물의 체계적 분류 및 정리를 위하여 필요한 기준과 절차, 교육 계획 등을 매년 2월말까지 수립ㆍ시행하여야 한다.② 기록관장은 제1항에 따라 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결 기록물의 체계적 분류 및 정리를 지원하고, 관리ㆍ감독하여야 한다.③ 기록관장은 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결된 기록물의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

제16조(기록관 기록물의 보존관리) ① 기록관장은 처리부서에서 이관된 비전자 기록물의 형태, 생산부서, 생산연도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치와 관련하여 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

제17조(기록관 기록물의 이관) 기록관장은 기록관 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물에 대하여 국가기록원으로의 이관계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

제18조(기록물의 폐기) ① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임 하에 실시한다.② 보존기간이 경과된 기록물 중 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 처리부서의 의견조회, 전문요원의 폐기심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기를 결정하여야 한다.③ 제2항에 따른 처리부서의 의견조회 결과, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의 결과는 별지 제4호서식의 기록물평가심의서에 따라 작성ㆍ보존하여야 한다.④ 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 완전히 삭제하여야 하고, 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 하여야 한다.⑤ 폐기대상 기록물선정, 폐기심사 및 심의, 폐기 집행 등 기록물 폐기와 관련된 일련의 과정을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다.

제19조(폐기 금지 기록물의 관리) ① 공공기록물법 시행령 제54조의2에 따라 기록물의 폐기 금지를 통보 통보받았을 경우 공공기록물법 시행령 제54조의4에 따라 중앙기록물관리기관의 장이 정한 폐기 금지 기간까지 기록물을 관리하여야 한다.② 공공기록물법 제27조의2에 따른 기록물평가심의회 심의를 거쳐 폐기하기로 결정된 기록물이라 하더라도 시행령 제54조의3제6항에 따라 폐기 금지 해제를 통보받은 후에 다시 기록물평가심의회 심의를 거쳐 기록물의 폐기 여부를 결정해야 한다.

제20조(심의회의 설치) 공공기록물법 시행령 제43조에 따라 기록관에 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가와 폐기 등에 대한 심의ㆍ조정을 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.

제21조(심의회의 구성) ① 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내의 위원으로 구성하되, 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 외부 전문가, 소속공무원 등으로 구성한다. 이 경우 외부 전문가의 수는 2인 이상으로 하여야 한다.② 심의회의 기록 및 회의 준비ㆍ관리 등 실무적인 업무처리를 위하여 간사를 두며, 간사는 전문요원이 담당한다.

제23조(심의회의 기능) 심의회는 기록관에서 보유 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 보존기간 10년 이하인 기록물의 폐기와 관련한 사항2. 보존기간이 경과된 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

제24조(심의절차와 방법) ① 위원장은 심의회가 개최되기 1주일 전에 심의안건, 기록물평가심의서 등 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 한다.② 위원들은 공공기록물법 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사ㆍ사료ㆍ증빙ㆍ행정가치를 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등의 타당성 여부를 심의한다.

제25조(회의 및 결과조치) ① 심의회는 화학물질안전원장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 심의회에 참석할 수 없는 경우에는 별지 제5호서식에 따른 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 그 위원은 심의회에 참석한 것으로 간주한다.④ 간사는 심의회의 회의록을 작성ㆍ관리해야한다.

제27조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 공공기록물법 시행령 제60조제1항에서 제시하는 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 한다.

제28조(기록관리시스템 및 장비 구축ㆍ운영) ① 기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 국가기록원의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ 운영되어야 한다.

제29조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수에 전문성이 요구될 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제30조(보안관리) ① 기록관장은「보안업무규정」에 따라 보존서고에 대한 보안관리를 실시 하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학ㆍ공사ㆍ점검 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. 단, 기록관의 열람실은 기록관의 운영시간 내 외부인의 출입이 가능하다.③ 기록관장은 기록관 보존서고의 출입통제를 위하여 별지 제6호서식의 문서고 출입대장을 갖추고 인적사항 등을 작성하여 관리한다.

제32조(점검) 기록관의 보존서고관리자는 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제34조(열람 및 대출 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 권한의 범위는 다음 각 호와 같다.1. 화학물질안전원 직원2. 환경부와 해당 소속기관의 직원3. 제1ㆍ2호 외의 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하기 위해 기록관장의 승인을 받은 자② 제1항제1호를 제외한 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제35조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 열람실 외부로의 무단 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제36조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제7호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 제출하여야 한다.4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제37조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제38조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하되, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 제1항에도 불구하고 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 퇴직, 파견, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우③ 기록물을 대출받은 자는 기록물의 망실 또는 파손에 주의해야 하며 반납 시에는 대출 당시의 상태를 유지하도록 하여야 한다.

제39조(기록정보의 활용) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록관장은 기록관 보유 기록물을 이용하여 기록정보콘텐츠를 개발하고 이를 편찬 또는 전시 등 홍보에 활용할 수 있다.1. 주요 사건 또는 사고 등 사료적 가치가 있는 기록물을 보존하여야 하는 경우2. 기록물평가심의회의 권고가 있는 경우3. 기타 유사기관에 모범사례가 되는 사안 또는 기관의 홍보에 필요한 경우② 제1항의 업무추진 시에는 예산의 범위 안에서 경비 및 인력을 지원할 수 있다.

제41조(재검토기한) 화학물질안전원장은 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 고시에 대하여 2025년 1월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.