해양경찰청 기록물관리 및 특수기록관 운영규정 (훈령, 해양경찰청)
공포일: 20260119 / 시행일: 20260119

제2조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "특수기록관"이란 기록물을 체계적으로 관리하기 위하여 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기록물관리기관을 말한다.2. "기록관리리스템"이란 특수기록관에서의 기록물 수집ㆍ보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다)ㆍ활용ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.3. "처리과"란 업무 처리를 주관하는 과ㆍ담당관 등을 말한다.4. "기록관리기준표"란 업무에 기반한 기록관리를 위하여 정부기능분류체계의 단위과제 별로 보존기간 등 기록관리기준을 제시한 표를 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 해양경찰청 및 소속기관에 적용되며, 기록물관리 및 특수기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제4조(특수기록관 소속 및 인력구성) ① 특수기록관은 운영지원과 소속으로 하며, 운영지원과장을 특수기록관의 장(이하 "특수기록관장"이라 한다)으로 한다.② 해양경찰청장은 특수기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제78조제2항에 따라 기록물 이관, 평가, 분류, 정리ㆍ기술, 폐기, 보존 등 업무수행을 위한 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 그 밖의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치해야 한다.③ 특수기록관을 설치하지 않은 소속기관은 해당 기관의 장이 특수기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 기록물관리 업무를 수행하기 위한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 적정 인력을 배치해야 한다. 이 경우 소속기관의 장은 미리 특수기록관장과 협의해야 한다.

제5조(특수기록관장의 임무) ① 특수기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행2. 특수기록관 운영 및 기록물관리3. 해양경찰청 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원4. 해양경찰청 및 소속기관의 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련5. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조6. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 특수기록관장이 별도로 정한다.

제6조(자문위원의 위촉 등) ① 해양경찰청장은 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ분류ㆍ수집 등 전문적 업무수행의 자문을 받기 위해 관련 분야의 전문가를 자문위원으로 위촉할 수 있다. 이 경우 위촉기간은 2년으로 한다.② 특수기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당ㆍ여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제7조(기록물관리책임자 지정 및 역할) ① 해양경찰청장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "시행규칙"이라 한다) 제15조제1항에 따라 처리과의 장을 기록물관리책임자로 지정한다.② 기록물관리책임자는 시행규칙 제15조제2항 각 호의 업무를 수행하기 위하여 소관부서의 기록물관리담당자를 1명 이상 지정할 수 있다.

제8조(기록물의 생산ㆍ등록 의무) ① 해양경찰청 및 소속기관 공무원(이하 "공무원"이라 한다)은 수행하는 모든 업무의 과정과 결과를 기록물로 생산ㆍ등록해야 한다. 이 경우 비전자적으로 생산해야 하는 문서는 반드시 전자문서생산시스템(온나라시스템)에 등록하여 관리해야 한다.② 공무원은 영 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물과 같은 중요기록물과 행정박물을 작성ㆍ관리해야 한다.

제9조(기록관리기준표의 작성ㆍ관리) ① 기록물관리책임자는 처리과 업무기능을 고려하여 단위과제 별로 영 제25조에 따른 기록관리기준표의 관리항목을 작성ㆍ관리해야 한다.② 모든 기록물은 업무기능에 맞는 기록관리기준표에 다라 보존기간, 공개여부 및 접근권한 등을 반영해야 한다.③ 기록물관리책임자는 기록관리기준표의 보존기간의 변경이 필요한 경우 특수기록관장에게 변경 신청을 해야 한다.

제10조(기록물의 분류ㆍ편철) ① 모든 기록물은 기록관리기준표에 따라 분류ㆍ편철ㆍ관리해야 한다.② 비전자기록물의 경우 전자기록생산시스템에 등록한 후 전자기록물철(단위과제카드명)과 같은 제목의 비전자기록물철을 만들어 기록물을 편철해야 한다.③ 제2항에 따라 등록한 비전자기록물에는 시행규칙 제5조 및 「행정 업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」 제3조의 기안문 서식을 참조하여 등록번호 표기란을 만들어 등록번호 및 공개 여부 등을 표기한다.④ 비전자기록물의 편철은 시행규칙 제9조부터 제13조까지의 규정에 따른 기록물 유형별 편철 방법에 따른다.

제11조(간행물의 관리) ① 처리과에서 발간하는 모든 간행물은 영 제55조제1항에 해당하는 경우를 제외하고는 국가기록원에 발간등록번호를 신청ㆍ등록해야 한다. 다만, 단행본 간행물을 제외한 연ㆍ월간 발행하는 연속간행물의 경우 영 제55조제2항에 따른 최초 발간등록번호를 사용한다.② 기록물관리책임자는 발간하는 모든 간행물의 책자 3부씩 관할 특수기록관으로 보내야 하며, 발간등록번호를 부여한 간행물의 경우 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제22조제2항, 「도서관법」 제21조제1항 및 「국회도서관법」 제7조제1항에 따라 국가기록원ㆍ국립중앙도서관ㆍ국회도서관에 각각 송부해야 한다.

제12조(기록물의 정리) ① 기록물관리책임자는 처리과에서 생산ㆍ완결한 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개 여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 등을 확정해야 한다.② 전자문서가 아닌 기록물을 정리할 때에는 기록물철 별로 표지와 색인목록을 작성하여 편철해야 하며, 정리가 완료된 기록물철은 단위과제 별로 보존상자에 담아 보관해야 한다.

제13조(기록물의 이관) ① 처리과는 생산이 완결된 기록물을 보존기간의 기산일로부터 2년 이내에 특수기록관으로 이관해야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산된 기록물의 공개 여부 및 접근권한을 재검토한 후 특수기록관으로 이관해야 한다.② 업무 수행 시 수시로 참고해야 하는 기록물의 경우에는 보존기간 기산일로부터 1년의 범위 내에서 기록물 이관 시기를 연장할 수 있으며, 이때 기록물관리책임자는 시행규칙 별지 제3호서식의 기록물이관시기연장신청서를 특수기록관에 제출해야 한다.③ 전자적으로 생산ㆍ접수한 기록물은 기록관리시스템으로 이관하기 전 등록된 비전자기록물의 존재 여부 등을 확인한 후 이관해야 하며, 비전자기록물은 편철ㆍ정리한 후 이관해야 한다.④ 보호기간이 만료된 대외비는 일반문서로 분류하여 보호기간 기산일부터 1년의 범위 내에서 특수기록관으로 이관해야 한다.

제14조(인사이동ㆍ조직개편 시 기록물관리) ① 인사이동 등으로 업무담당자가 변경되는 경우 기록물관리책임자는 해당 직원 사이에 소관 기록물에 대한 인계ㆍ인수가 이루어지도록 해야 하며, 별지 제1호서식의 기록물 인계ㆍ인수서를 작성ㆍ보관해야 한다. 다만, 업무 후임자가 없는 경우에는 기록물관리책임자가 해당 기록물을 인수하여 관리해야 한다.② 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우 업무를 인계ㆍ인수하는 처리과 사이에 별지 제1호서식의 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 해야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 특수기록관으로 인계해야 한다.

제15조(기록물 인수ㆍ이관) ① 특수기록관장은 처리과에서 이관한 기록물을 인수하는 경우 이관목록과 이관기록물을 확인하여 그 결과를 해당 처리과에 통보해야 한다.② 특수기록관장은 제1항에 따른 기록물을 확인한 결과 분류ㆍ편철 등이「해양경찰청 기록물관리 및 특수기록관 운영규정」에 따라 정리되지 않은 경우 즉시 처리과에 통보하여 미흡한 부분을 수정ㆍ보완하여 재이관하도록 해야 한다.

제17조(기록물의 수집) ① 특수기록관장은 해양경찰청 업무 및 역사와 관련하여 공공기관, 단체 또는 개인이 보유하고 있는 기록물을 수집하도록 노력해야 한다.② 공공기관, 단체 또는 개인이 보유하고 있는 기록물을 기증하려는 경우에는 별지 제2호서식의 기증신청서를 작성하여 특수기록관에 제출해야 한다.③ 특수기록관장은 제2항에 따라 기증받은 기록물을 인수한 경우에는 별지 제3호서식의 기증확인증서를 작성하여 기증한 공공기관, 단체 또는 개인에게 발급하고 그 내용을 별지 제4호서식의 기증기록물 관리대장에 작성ㆍ관리해야 한다.④ 특수기록관장은 해양경찰청 업무와 관련하여 활용 가치가 높다고 인정하거나 역사적 가치가 있는 기록물을 예산의 범위에서 구입할 수 있다.

제18조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 특수기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 연 1회 점검해야 한다.② 특수기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과 기록물관리책임자 및 담당자를 소집하여 연 1회 교육을 실시하거나 위탁교육을 받을 수 있도록 조치해야 한다.

제20조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 위원장을 포함한 5명의 위원으로 구성하되, 외부위원이 전체 위원의 과반수가 되도록 해야 한다.② 심의회 위원장은 특수기록관장으로 하고, 내부위원은 소속 공무원으로, 외부위원은 해양경찰청장이 위촉하는 민간전문가로 한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 그 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원 중에서 그 직무를 대행한다.③ 외부위원은 기록물 평가 관련 학식과 경험이 풍부한 민간전문가 중 성별을 고려하여 특수기록관장의 추천으로 해양경찰청장이 위촉한다.④ 심의회 위원의 임기는 2년으로 하되 1차에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 소속 공무원의 임기는 따로 정하지 않는다.⑤ 심의회에 참석한 외부위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비, 기타 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제21조(회의 운영) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 위원장이 소집한다.② 심의회의 회의는 출석회의(화상회의를 포함한다)를 원칙으로 한다. 다만, 안건이 경미한 경우 또는 시급하게 처리된 필요가 있거나 그 밖에 부득이한 사유로 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에는 서면회의로 대체할 수 있다.③ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.④ 위원이 부득이하게 심의회의 회의에 참석하지 않고, 별지 제9호서식의 서면의견서를 작성ㆍ제출한 경우에는 심의회에 참석한 것으로 본다.⑤ 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우에는 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두되, 간사는 총무계장 또는 기록연구사가 한다.⑦ 간사는 별지 제10호서식의 심의회 회의록을 작성해야 하며, 회의 종료 후에는 회의록, 별지 제11호서식의 심의회 의결서 및 그 밖에 관련 서류를 첨부하여 위원장의 서명을 받은 후 보존ㆍ관리해야 한다.

제22조(심의내용) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 보존기간이 지난 기록물에 대한 처리과 의견 조회, 심의 결과의 적정 여부2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항3. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기ㆍ보류 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제23조(폐기보류의 기준) 보존기간이 지난 다음 각 호의 기록물은 폐기보류 또는 보존기간을 연장하여 보존 및 관리되도록 해야 한다.1. 해양경찰청의 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록물2. 해양경찰청의 연도별 업무계획 및 추진과정ㆍ결과ㆍ심사분석 관련 기록물3. 법령 제정ㆍ개정, 주요정책 수립ㆍ변경 등과 관련하여 역사적 가치가 있다고 판단되는 기록물4. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물5. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 관련 기록물6. 장기 존속물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 기록물7. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물8. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계 법령상 보존이 필요한 기록물9. 그 밖에 영 별표 1에 따른 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구ㆍ준영구 또는 30년인 대상기록물 등으로서 지속적인 보존이 필요한 기록물

제24조(비밀기록물 관리의 원칙) ① 특수기록관장은 비밀기록물을 관리하기 위한 별도의 전용서고 마련 등 비밀기록물 관리체계를 갖추고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 해야 한다.② 특수기록관장은 「보안업무규정」 제10조제1항에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 비밀전문요원으로 배치해야 한다.

제25조(비밀기록물의 관리) ① 기록물관리책임자는 비밀기록물을 생산하는 경우 비밀기록물의 원본에 비밀 보호기간과 보존기간을 함께 정하여 비밀 보호기간이 끝날 때까지 관리해야 한다. 이 경우 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정해야 한다.② 비밀기록물의 보존기간은 기록관리기준표의 단위과제에 책정된 보존기간을 적용하되, 비밀기록물의 보호기간이 변경된 경우에는 변경된 보호기간 이상의 보존기간을 다시 책정해야 한다.③ 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항의 비공개 세부 기준에 따라 생산한 기록물 중 직무수행상 특별히 보호가 필요한 사항은 대외비로 하고 「보안업무규정 시행규칙」 제16조에 따라 관리해야 한다.

제26조(비밀기록물의 이관) 기록물관리책임자는 소관부서에서 생산한 비밀기록물의 원본이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 소속 특수기록관으로 이관해야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 따라 비밀 보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제27조(비밀이 해제된 기록물의 정리) ① 기록물관리책임자는 생산한 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 기록관리기준표의 해당 단위과제에서 생산된 기록물철에 편철하여 관리해야 한다. 다만, 관련된 기록물철이 없거나 개별 기록물 단위로 별도의 관리가 필요한 경우에는 그 비밀기록물 자체를 기록물철로 관리할 수 있다.② 기록물관리책임자는 비밀기록물이 「보안업무규정 시행규칙」 제18조제5항에 따라 이관되거나 일반문서로 재분류된 경우 영 제70조제2항에 따라 공개 여부를 구분하여 관리해야 한다.

제28조(보존시설 및 장비의 확보) ① 특수기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 특수기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무 공간 등을 확보해야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

제29조(기록관리시스템의 구축 및 운영) ① 특수기록관에는 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축해야 한다.② 기록관리시스템은 해양경찰청 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제30조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 특수기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시해야 한다.② 특수기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제31조(주요 기록물의 전산화) 특수기록관장은 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물 등 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 해야 한다.

제33조(보안관리) ① 특수기록관장은 특수기록관을 제한구역으로 지정하고, 보안업무 관련 규정에 따라 관리해야 한다.② 특수기록관을 출입하거나 기록물을 열람하는 사람은 별지 제12호서식의 특수기록관 보존서고 출입자 관리대장과 별지 제13호서식의 기록물 및 행정자료 열람대장을 작성해야 한다.③ 보존서고는 외부인의 출입을 금지하며, 관람ㆍ견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 특수기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.

제35조(보존환경 점검) 특수기록관장은 보존서고의 안전사고 예방 및 효율적 운영을 위하여 다음 각 호의 사항을 점검해야 한다.1. 법적 기준에 따른 보존서고의 적정 온ㆍ습도 유지 상태2. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태3. 보존기록물의 훼손 여부 및 해충 발생 여부4. 보존기록물의 열람 및 대출 상황5. 그 밖에 특수기록관장이 필요하다고 인정하는 사항

제37조(열람 및 대출 자격) ① 특수기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 해양경찰청 및 소속기관의 직원2. 다른 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람② 제1항제2호의 경우 특수기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제38조(열람 준수사항) ① 열람은 특수기록관에서 지정한 공간으로 제한하며, 다음 각 호의 행위를 해서는 안 된다.1. 기록물의 훼손 또는 파기2. 허가를 받지 않은 기록물의 복사 또는 외부 반출3. 열람실 내부로 음식물 등의 반입4. 그 밖에 다른 사람의 열람 방해 또는 기록물 보존에 위협이 되는 행위② 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 별지 제13호서식의 기록물 및 행정자료 열람대장에 필요한 사항을 기재해야 한다.

제39조(대출 기간 및 연장) ① 기록물의 대출 기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특수기록관장은 기록물의 보존 상태나 사유에 따라 대출 가능 여부 및 기간을 달리할 수 있다.② 업무수행 등 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.③ 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제14호서식의 기록물 및 행정자료 이용 신청서를 작성해야 한다.

제40조(열람 및 대출의 제한) 특수기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하려는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 다른 사람이나 기관에 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제41조(대출 기록물의 전대금지) ① 기록물을 대출받은 사람은 대출할 때부터 반납할 때까지 기록물에 대한 관리 책임을 진다.② 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

제42조(기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납해야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우 사전에 연장 신청을 해야 하며, 이를 이행하지 않을 경우 특수기록관장은 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납해야 한다.1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ인사교류 또는 대출 기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 등 복무상황이 변경되었을 경우2. 그 밖에 특수기록관장이 대출 기간 전 반납을 요구하는 경우