민주평화통일자문회의 사무처 기록관 운영규정 (훈령, 민주평화통일자문회의사무처)
공포일: 20231229 / 시행일: 20231229

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 민주평화통일자문회의 사무처의 기록관 설치 및 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "기록물"이란 민주평화통일자문회의(이하 "통일자문회의"라 한다)의 업무와 관련하여 민주평화통일자문회의 사무처(이하 "사무처"라 한다) 및 지역회의ㆍ지역협의회에서 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각기록물ㆍ전자기록물ㆍ간행물 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.2. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 열람ㆍ사무ㆍ작업 공간, 보존 시설 및 장비, 시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 등 전문 인력 등을 갖추고 기록물 관리업무를 전문적으로 수행하는 기관을 말한다.3. "기록물관리 전산시스템"(이하 "전산시스템"이라 한다)이란 기록관 기록물의 수집ㆍ보존ㆍ활용ㆍ이관 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.4. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ기술(記述)ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ열람ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.5. "처리과"란 문서의 수발 및 사무 처리를 주관하는 사무처의 각 과ㆍ담당관을 말한다.

제4조(기록관의 설치 및 운영) ① 기록관은 기록물관리업무를 주관하는 부서에 설치하며, 기록물관리업무 주관 부서장이 기록관장으로서 기록관의 운영을 관장한다.② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 문서관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ기록물수집ㆍ정보공개접수ㆍ전산시스템의 운영ㆍ도서관리 등 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

제5조(전문위원의 위촉 등) ① 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록 기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 전문위원을 위촉할 수 있다.② 전문위원의 위촉기간은 2년으로 하되 연임할 수 있다.③ 위촉된 전문위원에게는 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관 기록물의 수집ㆍ보존, 평가 및 활용3. 기록물관리에 관한 교육4. 기록관리기준표 관리 및 조정5. 생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보6. 소관 기록물의 대통령기록관으로의 이관7. 기록물관리 전산시스템의 운영8. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 그 자료의 검색ㆍ열람9. 간행물의 관리10. 기록물평가심의회의 운영11. 기록물서고 및 행정자료ㆍ도서의 관리12. 정보공개청구 접수 및 처리과 배부13. 소관 비공개기록물의 공개 재분류14. 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독ㆍ지원15. 중요기록물 재난대비계획 수립16. 기타 기록물의 관리에 관한 사항② 제1항 각호의 기록관 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.③ 각 처리과장은 기록관과 각 처리과 간에 기록물관리 업무가 유기적으로 연계될 수 있도록 부서 내의 업무적임자로 기록물관리책임자를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하도록 하여야 한다.1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항4. 기록물의 정리ㆍ보존 및 이관에 관한 사항5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제7조(기록물 생산) ① 기록관장은 사무처 및 지역회의ㆍ지역협의회에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제17조부터 제19조의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 상세한 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제8조(기록물 정리 및 생산현황 통보) ① 기록관장은 처리과에서 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물의 정리를 위하여 처리과 기록물관리책임자에 대한 교육을 매년 2월 말까지 실시하여야 하며, 처리과에서는 이에 따라 기록물의 공개여부ㆍ접근권한 재분류ㆍ편철확정을 실시하고 그 결과를 매년 3월 말까지 기록관에 통보하여야 한다.② 기록관장은 이 결과를 매년 8월 31일까지 중앙기록물관리기관에 통보하여야 한다.

제9조(기록물 인수) ① 기록관은 처리과 및 지역회의ㆍ지역협의회에서 생산ㆍ접수한 모든 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 인수하여 보존ㆍ관리한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 단위과제카드 종결 즉시 기록관리시스템으로 인계하여야 한다.② 처리과에서는 인계하고자 하는 모든 기록물건에 대한 공개 여부를 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 "정보공개법"이라 한다) 제9조의 비공개대상정보 세부기준에 따라 구분하여 색인목록에 표시하여야 하며, 기록관장은 이에 따라 인수기록물의 공개 여부를 분류하여 관리하여야 한다.③ 처리과 및 지역회의ㆍ지역협의회는 기록관의 기록물 이관계획에 따라 기록물 정리를 수행한 후 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 「공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙」 "별지 제3호 서식"에 따라 사전에 이관연기 신청서를 제출할 수 있다. 이관연기 기간은 당초 이관 시점에서부터 2년을 초과할 수 없으며, 대통령의 임기가 종료되는 해에는 기록관장이 지정하는 기간까지 기록관으로 이관하여야 한다.④ 직제개편, 한시조직 등의 해산 등의 경우에는 업무를 인계받는 부서에서 기록물을 인수받아 관리하되, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 기록관에서 인수하여 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 공개여부 재분류) ① 처리과의 장은 기록물의 공개여부를 재분류하여 기록관으로 기록물을 이관하는 경우에는 시행령 제72조제1항을 준용한다.② 기록관장은 소관 기록물 중 비공개로 분류된 기록물에 대하여는 매 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다.

제12조(기록물평가심의회 구성) ① 기록물 폐기 및 보존가치 재평가 등에 관한 사항을 심의하기 위하여 사무처에 기록물평가심의회(이하 "평가심의회"라 한다)를 둔다.② 평가심의회는 위원장 1인을 포함하여 5인의 위원으로 구성하되, 1인은 민간전문가를 위촉하여야 한다.③ 내부위원은 사무차장, 기록관장 및 사무차장이 지정하는 사무처 직원 2인으로 구성하고, 민간위원은 사무처장이 위촉한다.④ 위원장은 사무차장으로 하며, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 기록관장이 그 직무를 대행한다.⑤ 삭제

제13조(심의내용 및 기준) ① 평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 기록물의 폐기 및 보존가치 재분류에 관한 사항2. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항3. 사무처 기록관리기준표의 변경 등에 관한 사항4. 기타 기록관 운영 및 기록물관리와 관련하여 필요한 사항② 평가심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 중 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여야 한다.1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물2. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물3. 연도별 업무계획과 이의 추진과정ㆍ결과 및 업무평가 관련 기록물4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물5. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 중요한 기록물6. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록7. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록8. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구(30년)인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물

제14조(위원의 의무) ① 위원은 심의에 앞서 별지 제1호 서식에 의한 기록물 평가심의 서약서를 작성하고, 평가심의 기준을 철저히 준수하여야 한다.② 심의위원이 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 사전에 별지 제1호서식의 서면의견서 및 제3호 서식의 기록물 평가심의서를 제출하여야 하며, 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다. 부득이한 사유라 함은 내부위원의 경우 공무로 인한 긴급한 국내ㆍ외 출장 및 친족의 상사 등을 의미한다.

제15조(심의회의 운영) ① 위원장은 기록물관리와 관련하여 필요한 경우 수시로 심의위원회를 소집할 수 있으며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.② 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.③ 기록관장은 별지 제5호 서식에 의거하여 심의회 회의록을 작성ㆍ보존하여야 한다.④ 회의록이 완성되면 위원장은 최종 확인 후 서명한다.

제16조(심의회의 심의) ① 위원장은 심의회 개최 예정일로부터 10일 전까지 심의안건, 평가대상 기록물 심사결과서 및 의견서, 기타 평가심의에 필요한 자료 등을 위원들에게 송부하여야 한다.② 위원들은 영 제26조에서 규정한 보존기간별 분류기준과 역사적ㆍ증거적ㆍ정보적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간ㆍ보존방법이 타당한지 등을 심의한다.③ 위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때에는 보존기간별 분류기준에 관한 심의도 함께 실시하여야 하며, 전문요원은 심의 결과가 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.④ 위원들은 별지 제4호서식의 기록물 평가심의서를 작성하여야 한다.

제17조(전자기록물의 평가) 전자기록물의 경우에도 이와 같은 절차를 거치되 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다. 단 민간위원의 경우에는 보안 문제 등을 고려하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제18조(기록물 평가심의 절차) ① 기록관에서는 기록물 평가계획에 따라 심의회가 개최되기 30일 전까지 평가대상 기록물 목록을 작성하고, 해당 처리과로 이송하여 업무 담당자의 의견을 수렴하여야 한다.② 평가대상 기록물 목록을 이송 받은 처리과에서는 이송 받은 날로부터 15일 이내에 별지 제3호서식의 평가대상 기록물 심사결과서(이하 "심사결과서"라 한다)를 작성하여야 한다.③ 전문요원은 작성된 심사결과서의 평가적정성 여부 등을 심사하여 의견을 기입한 후 심의회에 회부한다.④ 제2항 및 제3항에 의거 평가대상 기록물 목록이 결정되면 통일자문회의 홈페이지(이하 "홈페이지"라 한다) 정보공개방에 심의회를 개최하기 전 10일 동안 공개하여 일반 국민들의 의견이 심의에 반영될 수 있도록 한다.⑤ 전자기록물의 폐기 또한 위와 같은 심사절차에 의하되, 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다.

제19조(평가관련 사실의 기록 및 보존) 전문요원은 기록물 평가와 관련된 전 과정에 대하여 기록을 유지하여야 하며, 기록물 평가심의와 관련한 자료는 보존기간을 영구로 책정하여 관리하여야 한다.

제21조(전산시스템 및 장비 구축) ① 기록관장은 기록관의 기록물 및 행정자료의 효율적인 관리ㆍ보존 및 활용을 위하여 기록관리시스템, 도서관리시스템 등 관련 전산시스템과 기록물을 안전하게 보존할 수 있도록 영 별표 6의 기준에 따라 보존시설과 장비를 갖추어야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 행정참고자료 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 하여야 한다.

제22조(점검 및 유지보수) ① 기록관장은 전산시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 전산시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제23조(주요 기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 사무처 각 부서 및 지역회의ㆍ지역협의회, 기록관 등의 보존기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로써 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제24조(보안 관리) ① 보존서고 및 사무ㆍ열람공간을 제한구역으로 지정하고, 「민주평화통일자문회의 사무처 보안업무처리규정」에 의한 보안 관리를 철저히 하여야 한다.② 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이한 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.③ 보존서고 담당자는 다음 각 호의 사항을 확인ㆍ점검하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 각종 시설물 작동상태2. 보존기록물의 상태 점검 및 해충의 발생여부3. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제25조(긴급사태시의 대비) ① 기록관 전산시스템 관리담당자는 긴급사태에 대비하여 중요 전산자료를 백업하여 안전한 장소에 분산 관리하여야 한다.② 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 갖추어야 한다.③ 기록관장은 화재 또는 천재지변 등의 재난에 대한 대비계획(예방, 대비, 대응, 복구에 대한 행동지침)을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제26조(수집 자료의 종류) 기록관에서 수집하는 자료의 종류는 다음과 같다.1. 사무처 및 지역회의ㆍ지역협의회 제작 간행물2. 국내ㆍ외 발간 도서류 및 정기간행물3. 시청각 자료4. 일반시민이나 단체에서 기증하는 것으로써 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료5. 공무원이 해외여행이나 공무출장 중 수집한 자료나 학위논문6. 기타 참고자료

제27조(구입) ① 자료구입은 기록관장이 사무처 직원들의 자료구입 요청을 받아 구입한다.② 사무처 직원은 별지 제6호 서식에 의거 자료의 구입을 요청할 수 있다.③ 자료의 구입은 최근 출판 자료로써 다음 각 호의 자료를 구입한다.1. 통일문제 및 북한 관련 도서2. 국제정세 관련 도서3. 정기간행물 및 기타 일반도서4. 비디오 테입ㆍCD 등 시청각 자료

제28조(자료의 관리) ① 수집된 자료는 한국십진분류법에 의거 분류하고, 도서관리 전산시스템에 의하여 관리한다.② 기록관장은 행정자료의 효율적 관리를 위하여 다음 각 호에 해당하는 경우 자료를 폐기할 수 있다.1. 불필요하거나 이용가치가 없다고 인정되었을 경우2. 분실, 훼손 또는 오손 등의 사유3. 천재지변 기타 이에 준하는 사태로 인한 망실(관리상 불가항력적인 사태를 포함)

제29조(간행물의 관리) ① 각 처리과는 발간하는 간행물에 대하여 절차에 따라 발간등록을 하여야 한다. 다만, 영 제55조제1항에서 정한 간행물은 발간등록을 생략할 수 있다.② 각 처리과는 발간한 간행물 및 보고서, 팜플렛, 리플렛, 포스터 등의 자료를 각 3부씩 기록관에 납본하여야 한다.③ 지역회의 및 지역협의회 업무를 담당하는 처리과는 해당 지역회의 및 지역협의회에서 생산된 각종 간행물 및 자료 등을 취합하여 각 3부씩 기록관에 납본하여야 한다.

제30조(기록물의 열람ㆍ대출) ① 보존기록물의 열람 및 대출은 사무처 직원을 대상으로 하며, 다만, 정보공개 청구를 통해 공개결정이 내려진 자에 대하여는 근무 시간 중 기록관 내에서 열람을 허용할 수 있다.② 기록물을 열람하고자 하는 자는 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재하고, 대출하고자 하는 자는 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.③ 기록관 보존기록물의 대출은 사무처 직원으로 한정하며, 기간은 30일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기록관장의 허가를 통해 30일 이내의 범위에서 대출 기간을 연장할 수 있다.④ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장ㆍ국내장기출장ㆍ전출ㆍ휴직ㆍ정직 및 퇴직할 때에는 기록물을 반납하여야 한다.

제31조(기록물 열람ㆍ대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.1. 허가 받지 아니한 자가 비밀기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우3. 망실 또는 파손되기 쉬운 자료인 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우

제32조(행정자료의 열람ㆍ대출) ① 행정자료의 열람 및 대출은 공무원 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 행정자료의 대출은 1회 10권 이내로 하고, 대출기간은 30일 이내로 하고, 대출기간은 30일 이내로 하되, 1회에 한하여 연장할 수 있다. 다만, 업무수행에 필요한 자료일 경우에는 담당 직원과 협의하여 대출 수량 및 대출 기간을 연장할 수 있다.② 삭제③ 행정자료를 대출하는 경우에는 도서관리 전산시스템에 그 내용을 등록한다.④ 자료의 보존 상태나 자료의 성격에 따라 담당 직원이 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.⑤ 자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 자료를 반납하여야 하고, 기간 연장이 필요한 때에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 자료대출을 금지할 수 있다.⑥ 대출된 자료를 기간 내에 반납하지 않을 경우에는 다음 각 호의 절차에 따라 처리한다.1. 대출기간 만료일로부터 1주일이내 1차 반납 촉구2. 1차 반납 촉구기간 만료일로부터 1주일이내 2차 촉구3. 2차 반납촉구 기간 내에도 반납하지 않을 경우에는 분실한 것으로 간주하여 대출자에게 변상 요구

제33조(변상) 자료를 열람하거나 대출받은 자가 자료를 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 자료로 변상하여야 한다. 동일한 자료를 구할 수 없는 경우에는 당해 자료의 현재 시가에 상당하는 금액으로 변상하여야 하며, 연구보고서나 학술지 등 그 시가를 환산하기 어려운 자료일 경우에는 기록관장이 정하는 금액으로 한다.

제35조(기록물 관리실태의 점검 및 교육) ① 기록관장은 사무처 및 지역회의ㆍ지역협의회의 기록물 관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 사무처 소속 직원을 대상으로 연 1회 이상 기록물 관리 교육을 실시하여야 하며, 필요시에는 지역회의ㆍ지역협의회를 방문하여 기록물관리 교육을 실시할 수 있다.

제36조(벌칙) 기록물을 무단파기, 반출, 은닉 또는 유출한 자, 중과실로 멸실한 자, 고의 또는 중과실로 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자는 「대통령기록물관리에 관한 법률」 제30조에 의거하여 처벌한다.