국립아시아문화전당 아카이브 관리 규정 (예규, 국립아시아문화전당)
공포일: 20221215 / 시행일: 20221215

제2조(용어 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 항과 같다.① "아카이브자료"(이하 "자료"라 함)는 전당의 설립 취지에 따라 수집된 자료 중 보존 및 활용할 만한 가치가 있다고 판단되는 것들로, 실물 또는 디지털에 속하는 여러 유형의 대상물을 말한다.② "수집"은 자료를 구입, 수증, 생산, 공유ㆍ교환, 이관 등의 방법으로 전당이 소장하는 것을 말한다.③ "등록"은 수집한 자료를 자료에 대한 정보와 함께 정리하여 아카이브자료로 등록하는 것을 말한다.

제3조(용어 정의) ① "구입"은 수집 가치가 있는 자료를 파악하여 수집대상 자료의 실물 또는 그 이용 권한의 전부를 매입하여 입수하는 것을 말한다.② "기증"은 개인 또는 기관, 단체 소유의 자료를 전당에 양도(소유권, 저작권 등을 포함한다)함을 말하며, "수증"은 기증받은 자료를 소장자료로 등록하는 것을 말한다.③ "기탁"은 개인 또는 기관, 단체 소유의 자료를 전당에 일정기간 동안 위임함을 말하며, "수탁"은 기탁받은 자료를 전당이 위임받아 보관하고 활용함을 말한다.④ "생산"은 자료를 수집할 목적으로 자료를 직접 또는 공모ㆍ외부 위탁을 통해 조사ㆍ생산하여 수집하는 것을 말한다.⑤ "공유ㆍ교환"은 전당과 관련한 자료를 수집할 목적으로 국내외 유관 기관과 자료를 공유 및 교환하는 것을 말한다.⑥ "이관"은 전당각 부서에서 생산 및 수집된 자료를 연구조사과로 관리의 권한을 이전하는 것을 말한다.

제4조(수집 범위) ① 전당의 설립 목적 및 목표에 준하여 관련 문화ㆍ예술 자료를 수집하여야 하며, 다음의 각 호에 해당하는 자료를 우선순위로 수집한다.1. 아시아의 문화ㆍ예술사의 전개나 흐름을 보여줌으로써 연구와 활용이 유용한 국내외 자료2. 아시아의 유ㆍ무형 문화유산 중 영구보존할 만한 가치가 있다고 판단되는 국내외 자료3. 아시아 문화에 대한 교류ㆍ교육ㆍ연구ㆍ홍보ㆍ전문인력 양성과 콘텐츠의 창작ㆍ제작 등 전당 업무와 관련된 자료4. 아시아 문화ㆍ예술에 대하여 일반인의 소양을 넓힐 수 있는 대국민서비스 제공을 위한 자료② 자료의 특성에 따라 원본 외에 모조품, 복사본 또는 실물 자료의 전자 매체 전환(디지털화)된 자료를 수집 할 수 있다.

제6조(구입) ① 전당은 국내외 경매를 통해 구입하는 것을 포함하여 개인 또는 기관, 단체로부터 필요에 의해 자료를 구입할 수 있다.② 자료를 구입하고자 하는 자는 전당장에게 [별지 제1호 서식]에 의한 자료수집(구입) 제안서를 제출하고 사전 승인을 받아야한다.③ 구입제안자는 다음 각 호의 자로 한다.1. 전당 직원2. 제4조에 해당하는 자료 분야의 외부 전문가④ 자료의 구입을 사전 승인 받은 자료는 제5장에 따라 심의 절차를 진행하며, 별도의 가격이 책정되지 않은 자료의 구입은 다음 각 호의 순서대로 진행한다.1. 외부가격평가 : 전문가로 구성된 단체 또는 관련분야의 3인 이상의 전문가에게 평가를 요청하거나 서면으로 의뢰하여 가격을 책정할 수 있으며 가격평가위원에게 [별지 제2호 서식]에 의한 작품가격평가서를 받아 보관한다.2. 자료심의위원회 : 제5장에 의거, 위원회를 통해 자료의 소장 가치 평가, 구입여부 등의 심의를 통해 구입을 확정한다.⑤ 제4항의 자료심의위원회 위원 및 외부가격평가 전문가는 중복될 수 없다.⑥ 구입 예상단가 점당 50만원 미만 또는 총액 500만원 미만인 자료와 공인기관과 관계기관 등의 추천 및 권장 수집자료는 외부가격평가 및 자료심의위원회를 거치지 않고 구입할 수 있다. 이 경우 구입자는 이와 관련한 증빙자료 제출 및 자료의 가치와 가격의 적절성, 합목적성 등을 검토하여 구입의 타당성을 입증할 수 있어야 한다.

제7조(구입 취소) ① 전당장은 구입하기로 결정한 자료의 계약 내용에 허위사실이 발견되거나 판매자가 부적절한 행위로 자료 구입의 투명성을 저해한 경우에는 해당 자료 구입을 취소할 수 있다.② 연구조사과장은 외국으로부터 직접 구입한 자료에 대해서는 반드시 통관절차 준수 여부 등을 확인하여야하며, 관련 절차 등이 부적절하다고 판단될 경우 구입을 취소할 수 있다.

제8조(기증ㆍ수증) ① 전당은 개인 또는 기관, 단체로부터 자료의 기증을 받을 수 있다.② 기증은 무상으로 함을 원칙으로 한다. 다만 전당장은 예산의 허락 범위 내에서 기증자, 기증 단체 예우를 위한 시책을 시행할 수 있다.③ 전당에 자료를 기증하고자 하는 자는 전당장에게 [별지 제3호 서식]에 의한 기증신청서를 제출하여야 한다.④ 전당장은 자료의 수증에 관한 사항을 제5장에 따라 자료심의위원회의 심의를 통해 결정한다.⑤ 다음 각 호에 해당하는 자료 중 전당장에게 수증 및 활용계획을 결재 받음으로 제5장 자료심의위원회의 심의를 면할 수 있다.1. 콘텐츠 개발 등 전당의 필요에 의해 특정인에게 기증을 요청하는 경우2. 구입 예상단가 30만원 미만인 자료 또는 공인기관과 관계기관 등의 추천 및 권장 수집자료⑥ 전당장은 기증 자료를 수증하는 때에는 [별지 제4호 서식]에 의한 자료수증증서를 기증자에게 교부하여야 한다.

제9조(기탁ㆍ수탁) ① 전당은 다른 개인 또는 기관, 단체로부터 자료의 기탁을 받아 관리할 수 있다.② 전당에 자료를 기탁하고자 하는 자는 전당장에게 [별지 제5호 서식]에 의한 기탁신청서를 제출하여야 한다.③ 전당장은 기탁에 관한 사항을 제5장에 따라 자료심의위원회의 심의를 통해 결정한다.④ 전당장은 기탁 자료를 수탁하는 때는 [별지 제6호 서식]에 의한 수탁증서를 기탁자에게 교부한다.⑤ 기탁자는 수탁증서를 영리 목적 등으로 사용할 수 없다.⑥ 기탁자가 수탁증서를 분실 또는 훼손 등의 이유로 재교부를 받고자 할 때에는 이를 전당장에게 서면으로 신청하여야 하며, 전당장이 그 사유가 타당하다고 인정되는 때에는 재교부할 수 있다.

제10조(수탁자료의 관리) ① 전당은 수탁자료의 관리ㆍ보관에 소요되는 비용은 무상으로 하는 것을 원칙으로 한다.② 수탁자료의 운반, 포장, 보험처리 등에 관한 비용은 기탁자가 부담하여야 한다.③ 수탁자료의 보존처리 또는 수리ㆍ복원 등이 필요한 경우는 전당과 기탁자가 협의하여 추진하며, 수탁자료의 보존처리에 필요한 비용을 기탁자에게 청구할 수 있다.④ 수탁자료의 관리는 제3장 자료 관리의 사항에 따른다.

제11조(수탁자료의 활용) 전당은 기탁자와 협의를 통해 수탁자료를 전시, 교육, 연구 등의 목적으로 활용할 수 있으며 촬영, 탁본, 모사 및 모조, 도서 발간 등을 추진할 수 있다.

제13조(기탁 자료의 반환) ① 기탁자가 수탁기간 내 기탁 자료의 반환을 요구하는 때에는 전당장에게 [별지 제7호 서식]에 의한 기탁자료 반환요청서를 작성하여 제출하여야한다.② 기탁자료 반환 시 전당은 수탁증서를 회수하고 [별지 제8호 서식]에 의한 기탁자료 반환확인서를 작성하여 보관한다.

제14조(기탁자 변경) 기탁 자료의 매매로 소유자가 변경되었거나 기탁자의 사망으로 소유권 상속 발생시 당해 기탁 자료의 신ㆍ구 소유자 또는 상속인은 권리변동이 발생한 날로부터 60일 이내에 소유자가 변경된 사실 관련 증빙자료를 전당장에게 제출여야 한다. 또한, 전당은 제출된 관련 증빙자료를 확인하여 수탁증서를 갱신한다.

제15조(수증 및 수탁 제한) 다음 각 호의 경우에는 수증 및 수탁을 받지 아니할 수 있다.1. 소장 경위ㆍ출처ㆍ소유권 등과 관련하여 논란의 여지가 현저한 경우2. 전당의 수집 범위에 포함하지 않거나, 자료의 가치가 없다고 판단되는 경우

제18조(이관) ① 전당의 소속 부서는 업무상 생산ㆍ공표 자료를 자료관리부서 담당자에게 이관(제출)하여야 한다.② 기관자료 이관 시 전당 소속 부서장은 부서 내 이관 담당자를 지정하고 지정된 이관 담당자는 자료관리부서 담당자에게 이를 통보하여야 한다.③ 기관자료의 정기이관은 상ㆍ하반기 2회로 하며, 제출 마감 시점은 반기월 기준 60일 이내로 한다. 단, 주요 콘텐츠 기록자료, 손상ㆍ멸실의 위험이 있는 자료, 연구조사과장 등이 요청한 자료에 한하여 자료관리부서 담당자가 우선 제출을 요청할 수 있다.④ 기관자료 이관 시 목록과 디지털자료는 시스템에 등록 방식으로 이관하며, 실물자료(3부)는 별도로 제출한다. 시스템 개편, 오류 등 특수한 상황이 발생할 경우 대면 방식으로 이관할 수 있다.⑤ 자료관리부서 담당자는 이관 독려 및 시스템 사용을 위한 반기별 교육을 실시하며 전당 소속 각 부서의 이관 담당자는 년 1회 이상의 교육에 참석하여야 한다.⑥ 이관 시 이관 자료에 대한 목록 외에 소유권, 저작재산권 등 법적권리 관계 확인 및 증빙 자료, 자료의 수집, 생산 출처와 자료심의위원회 의결서 등 평가 관련 정보를 제출하여야 하며, 자료관리부서 담당자는 누락된 자료의 제출을 요구할 수 있다.⑦ 이관자료의 검수 완료 후 자료관리부서 담당자와 이관 담당자는 [별지 제9호 서식]에 의한 자료 인계인수서를 작성하여 기명ㆍ날인 후 각 1통씩 보관한다.⑧ 이관 예정 자료 중 제23조에 해당하는 자료와 다음 각 호에 해당하는 자료는 이관받지 않거나, 이관 이 후 최초 인계자에게 원상태 그대로 반납할 수 있다.1. 손상자료 및 손상에 대한 복구가 불가능한 자료2. 자료의 가치가 현격하게 떨어지거나, 중복자료, 시중에서 손쉽게 수집할 수 있는 공산품 등의 자료3. 소유권 및 저작재산권 등 법적권리관계가 불명확하거나, 본 규정에서 제시하는 절차 등이 이행되지 않고 수집된 자료4. 자료의 유형, 형태, 크기 등을 고려 시 자료관리부서의 인력과 예산, 수장고 등 배정 공간 범위 내에서 관리와 보존이 불가능한 자료5. 전당장이 이관 불가 결정 및 반납을 승인한 자료

제19조(용어 정의) ① "제적 및 폐기"는 더 이상 소장 또는 이용가치가 없다고 판단되는 자료를 등록대장 및 아카이브통합관리시스템(이하 "시스템"이라 한다)에서 관련 정보를 삭제하고, 관련 자료를 폐기하는 것을 말한다.② "수장고"는 자료가 소장되어 있는 공간으로, 보존 설비를 갖추었거나, 항구적으로 보관과 보존의 기능을 수행하는 전당 내 특정 공간을 말한다.

제20조(등록) ① 자료관리부서 담당자는 수집ㆍ이관된 자료의 등록 일정을 연구조사과장에게 보고하고 해당 계획에 따라 등록하여야 한다.② 자료 중 다음의 각 호에 해당하는 경우 시스템 등록을 유보할 수 있다.1. 관리의 효율성을 위해 합본, 계열화, 추가 수집 필요성 등이 있는 경우2. 중복 및 손상 자료 등 등록이 고려되어야 하는 경우

제21조(보존) ① 자료관리부서는 자료의 양호한 보존을 위하여 항온, 항습 등 보존에 필요한 환경을 만들고 관리ㆍ운영하여야 하며, 자료를 최상의 상태로 유지시키기 위하여 보존에 필요한 작업을 외부 전문가에 의뢰하여 관련 업무를 위탁할 수 있다.② 마멸 위험이 있는 자료는 동일 매체 또는 대체가능한 매체로 복원 또는 복사, 디지털화하여 보존 할 수 있다.

제22조(보존상태 점검) ① 자료관리부서는 소장 자료를 양호한 상태로 보존ㆍ유지하기 위하여 주기적인 점검을 실시한다.② 자료관리부서장은 매 1년마다 자료 점검 결과를 전당장에게 서면으로 보고하여야 한다.

제23조(제적 및 폐기) 전당장은 다음 각 호에 해당하는 자료를 제5장에 따라 자료심의위원회의 심의를 거쳐 제적 및 폐기, 반환, 유관기관 양도 등의 처분을 할 수 있다.1. 재해ㆍ도난ㆍ분실로 인하여 회수가 불가능한 자료2. 과다 활용으로 인해 보수가 불가능한 자료3. 중요 부분이 결장(缺帳)된 자료4. 오손이 막심하여 문자 및 형태가 불명확한 자료5. 파손된 자료를 보수할 경우 자료의 구입 가격보다 보수비가 상회할 정도의 자료6. 전당의 자료수집 범위 외의 자료7. 추후 활용 계획이 없고, 보존 및 관리에 대해 상당한 예산이 소요되는 자료8. 기타 이에 준하다고 판단되는 자료

제26조(열람) 자료의 열람은 시스템에 등록되어 아카이브 누리집(이하 "누리집"라 한다)에 목록이 공개된 자료 중 실물자료와 디지털자료의 원본 열람이 필요한 경우 방문 열람이 가능하다.

제27조(열람자료) ① 열람 대상자료는 누리집에 목록이 공개된 자료를 원칙으로 한다. 다만, 제29조 제1항에 의해 열람 승인을 받은 경우 누리집에 목록이 공개되기 전이라도 자료의 열람이 가능하다.② 민감자료, 열람 중 손상의 위험이 있는 자료나 정리(정기 검수, 디지털화 및 보존처리, 자료 소독 등) 및 이용(아시아문화박물관 및 전당 내 전시 등)이 진행하고 있는 자료는 열람을 제한할 수 있다.

제28조(열람 허가 대상자) 열람 허가 대상자는 다음 각 호와 같다.1. 전당 직원 및 사업 참여 관계자2. 공공기관, 교육기관, 학술기관 또는 연구단체 근무자로 문화ㆍ학술연구의 목적이 분명하거나 공공의 이익에 기여한다고 인정될 때3. 기타 학술연구 등 열람 목적이 분명하며 이를 연구조사과장이 인정하는 자

제29조(열람 방법) ① 열람을 희망하는 경우 [별지 제10호 서식]에 의한 열람신청서를 작성하여 열람 희망일 최소 2일 전에 자료관리부서 담당자에게 제출하여야 한다.② 담당자는 신청서를 접수한 이 후 48시간 내에 열람 가능 여부, 열람시간, 장소 등을 결정하여 회신하며, 열람은 기관에서 제시한 방법을 통해서만 가능하다.③ 열람 가능시간은 10:00-12:00, 13:00-17:00이며, 일일 열람건수는 디지털자료는 50건, 실물자료는 30건으로 제한한다.④ 제3항에도 불구하고, 자료의 안전관리와 균등한 열람기회 보장, 연구 지원을 위하여 연구조사과장의 승인 하에 열람횟수 및 열람수량, 열람시간 등을 조정할 수 있다.

제30조(열람 제한) ① 자료 담당자의 주의에도 불구하고 자료에 손상이 될 만한 행위를 한자는 열람을 중단할 수 있으며, 관련 위반 이력이 있는 자는 열람을 승인하지 않을 수 있다.② 열람의 목적이 공공의 이익에 위반될 우려가 있는 경우 열람을 제한 할 수 있다.

제31조(대여ㆍ복제) ① 시스템에 등록되어 아카이브에 편입된 소장 아카이브 자료(전문주제, 기증 컬렉션)와 기관에서 공식 발행한 기관 생산 기록물(기관 컬렉션) 자료는 다음 각 호의 조건에 부합할 경우에만 대여ㆍ복제가 가능하다.1. 전당 직원 및 관계자가 교류ㆍ교육ㆍ연구ㆍ홍보ㆍ전문인력 양성과 콘텐츠의 창작ㆍ제작 등 업무 수행에 활용하는 경우2. 국가 및 지방자치단체, 공공ㆍ교육ㆍ연구기관 및 단체, 개인의 연구ㆍ교육 및 콘텐츠 개발, 문화전당과 교류ㆍ협력 등 대여ㆍ복제의 목적과 자료의 활용 계획이 분명하고, 이를 연구조사과장이 승인한 경우3. 기타 학술연구 등 열람 목적이 분명하며 이를 연구조사과장이 인정하는 자② 제1항에도 불구하고 민감자료, 열람 중 손상의 위험이 있는 자료나 정리(정기 검수, 디지털화 및 보존처리, 자료 소독 등) 및 서비스(아시아문화박물관 및 전당 내 전시 등)를 진행하고 있는 자료는 대여ㆍ복제가 제한될 수 있다.

제32조(대여ㆍ복제 방법) ① 대여ㆍ복제를 원하는 경우 [별지 제11호 서식]에 의한 소장 자료 대여/복제 허가 신청서를 작성하여 자료관리부서 담당자에게 제출하여야 한다.② 전당 직원 및 관계자가 자료를 대여ㆍ복제 할 경우 전당 내에서만 활용하는 것을 원칙으로 한다.③ 국가 및 지방자치단체, 공공ㆍ교육ㆍ연구기관 및 단체, 개인이 대여ㆍ복제를 요할 경우 자료관리부서 담당자는 법적권리 관계, 자료의 상태 등을 고려하여 대여 검토 보고서를 작성하고 이를 연구조사과장이 허가한 경우에만 대여ㆍ복제할 수 있다.

제33조(대여ㆍ복제 자료 반납ㆍ폐기) ① 대여 실물 자료는 최초 협의된 기한 내에 반납하고 자료관리부서 담당자의 확인을 받아야 한다.② 복제 디지털 자료는 자료관리부서 담당자의 입회하에 현장 폐기하고, 더 이상의 사본이 없음을 확인한다. 국외 대출 등 담당자의 입회가 불가능한 경우 이를 확인하는 서약서 등을 제출하여야 한다.③ 제31조 제1항 내부 직원 및 관계자에게 자료를 대여할 경우 다음 각 호에 해당하는 때는 대여기간 내 일지라도 지체 없이 대여 자료를 반납하여야 한다.1. 휴직 및 퇴직, 관계자의 사업 종료 등으로 신분 변동이 발생하였을 경우2. 휴가, 병가 또는 출장 등으로 대여기한의 초과가 예상되는 경우3. 기타 전당장이 자료의 운용 상 반납의 필요성을 인정하는 경우④ 대여ㆍ복제 자료의 반납이ㆍ폐기가 완료된 이 후 [별지 제12호 서식]의 소장 대여/복제 자료의 반납/폐기 처리 결과보고를 작성하여 연구조사과장에게 보고하여야 한다. 단, 손상, 분실 등의 자료에 문제가 발생한 경우 즉시 연구조사과장에게 보고하여야 한다.

제34조(무단사용 등의 제재) 무단으로 전당의 저작물을 사용하였거나, 전당으로부터 저작물을 제공받은 자가 전당이 제시한 허가조건을 이행하지 않았을 경우「저작권법」에 따라 관련기관에 처벌을 의뢰하고, 위반자에 대해서는 일정기간 저작물의 이용 허가를 중지할 수 있다.

제36조(구성) ① 전당은 자료의 수집 및 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전당장의 승인 하에 자료심의위원회(이하 "위원회"라 한다)를 구성ㆍ운영할 수 있다.② 위원회는 심의 내용과 대상 자료의 주제분야를 고려하여 외부 전문가와 전당 내부 직원을 포함 5인 이상 7인 이하로 구성하며, 내부위원의 비율이 위원회의 과반수 이상을 차지하지 않도록 한다.③ 외부 전문가는 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 자로 정한다.1. 「고등교육법」제14조에 따른 대학에서 아시아문화ㆍ예술 등 관련 분야 학과의 전임강사 이상의 교원2. 아시아문화ㆍ예술 등 관련 분야 학회의 추천을 받은 자3. 아시아문화ㆍ예술 등 관련 분야 연구기관의 연구원 이상의 연구자4. 아시아문화ㆍ예술 등 관련 분야 국내외 기관의 전문가④ 위원회의 위원장은 호선으로 하고, 위원회의 소집, 기록의 작성 등 관련 사무는 위원회 소집부서의 담당자가 처리한다.⑤ 위원장은 심의위원회를 대표하며, 그 업무를 총괄한다.⑥ 전당장은 제3항에 따라 지명된 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 지명을 철회할 수 있다.1. 심신장애로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우2. 직무와 관련된 비위사실이 있는 경우3. 직무태만, 품위손상이나 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 아니하다고 인정되는 경우4. 위원 스스로 직무를 수행하는 것이 곤란하다고 의사를 밝히는 경우

제37조(기능) ① 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ평가한다.1. 수집 또는 구입 예정 자료의 가치 평가와 구입여부 및 가격 산정2. 기증 신청에 의한 가치 평가와 수증 여부3. 기탁 신청에 대한 가치 평가와 수탁 여부4. 각 자료의 평가 및 제적 결정5. 기증의 별도 조건에 대한 결정6. 기타 자료 수집ㆍ관리와 관련하여 전당장이 부의하는 사항② 위원들은 위원회에 선정된 사실 및 수집ㆍ관리를 위한 심의와 관련하여 알게 된 정보를 외부에 유출하여서는 아니 되며, [별지 제13호 서식]에 의한 서약서를 제출하고 이를 준수하여야 한다.

제38조(회의ㆍ운영) ① 회의는 필요에 따라 수시로 개최한다.② 위원회 소집부서 담당자는 회의소집 3일 전에 소집 일시 및 토의 안건과 외부가격평가 결과를 위원들에게 통보하여, 사전에 충분한 검토가 이루어지도록 한다.③ 회의 개최 정수는 2/3인 이상으로 하되, 가부 의결이 필요한 심의는 출석위원의 과반수 찬성으로 의결한다.④ 위원은 심의내용을 [별지 제14호 서식]에 의한 자료심의평가서(수집), [별지 제15호 서식]에 의한 심의ㆍ의결서를 작성한 후 기명, 날인하여 제출하여야 한다.⑤ 위원장은 심의위원회에서 부결된 사항에 대하여 특별한 사유가 인정되는 경우에 한하여 별도의 의견을 첨부하여 차기 심의위원회에 재심의를 요청할 수 있다.⑥ 위원회의에 참석하는 위원에게는 예산의 범위 안에서 소정의 회의수당 및 여비 등 필요경비를 지급할 수 있다.