기상청 기록관 운영규정 (훈령, 기상청)
공포일: 20150122 / 시행일: 20150122

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 기상청과 그 소속기관에 설치된 기록관의 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물”이란 기상청의 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물 관리”란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·열람·활용·연구·편찬과 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무·작업공간, 보존시설·장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원과 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. "기록관리시스템”이란 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제4조(소속과 구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 기록관의 장(이하 "기록관장”이라 한다)은 운영지원과장으로 한다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술·보존·편찬, 기록관리시스템 운영 등 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자(5급 이상)와 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제6조(주요업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 기록관리기준표의 관리3. 기록물생산현황 취합과 관할 영구기록물관리기관으로의 통보4. 처리과 기록물 인수와 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관5. 기록물의 수집과 등록관리6. 간행물의 발간번호 신청과 납본에 관한 사항7. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 행정박물, 시청각기록물의 관리8. 기록물평가심의회의 운영9. 비공개기록물과 비밀기록물의 공개와 재분류10. 기록관 소장 기록물의 보존과 정수점검11. 기록관 소장 기록물의 보안과 재난대책의 수립·시행12. 기록물 관리에 대한 지도·교육·감독과 지원13. 기록관리시스템의 설치와 운영14. 주요 기록물의 디지털 변환과 보존매체 수록15. 기록물의 검색·열람 제공16. 기록물 연구·편찬·전시·홍보17. 정보공개 접수창구 운영18. 기록물에 대한 통계의 작성·관리19. 기록물의 폐기20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 사항에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(자문위원의 위촉) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 해당분야 연구자, 교수, 기록관리 업무 유경험자 등 제1항의 업무를 수행하는 데에 필요한 전문성을 갖춘 자를 기상청장이 위촉하고, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.③ 자문위원은 기록물평가심의회 위원을 겸할 수 있다.④ 자문위원을 소집하거나 자료검토 의뢰 시 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제9조(기록물의 생산의무) ① 처리과에서 수행하는 모든 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 과정과 결과는 기록물로 생산·등록하여 관리하여야 한다.② 기상청과 소속기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하고자 하는 경우에는 미리 조사·연구서 또는 검토서를 작성하여 보존하여야 한다. 다만, 업무관리시스템을 도입하여 단위과제별로 관련 기록물을 생산·관리하는 경우에는 별도의 조사·연구서 등을 작성하지 아니할 수 있다.1. 법령의 제정 또는 개정 관련 사항2. 주요 정책의 결정 또는 변경3. 「행정절차법」에 따라 행정예고를 하여야 하는 사항4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등5. 「국가재정법 시행령」 제13조제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업·공사6. 그 밖에 기록관장이 조사·연구서 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정하는 사항③ 기상청과 소속기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 기상청장이 참석하는 회의2. 정당과의 업무협의를 목적으로 기상청장이 참석하는 회의3. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의4. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의5. 그 밖에 기록관장이 회의록의 작성이 필요하다고 인정하는 주요 회의④ 기상청과 소속기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록·관리하되, 시행 전·시행 과정·시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.1. 기상청장과 소속기관의 장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진2. 기상청의 역사와 연혁, 업무활동을 증명하는 각종 행사 등에 관한 사항3. 국제기구 또는 외국과의 조약·협약·협정·의정서·교류 등의 추진과 관련된 주요 활동4. 「국가재정법 시행령」 제13조제1항과 제14조에 해당되는 대규모 사업·공사5. 대규모의 토목·건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항6. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항7. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 기상청장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항8. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항9. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항10. 그 밖에 기록관장이 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정하는 사항

제10조(기록물의 등록) ① 처리과에서 업무와 관련하여 생산·접수한 모든 유형의 기록물은 전자기록생산시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다.② 시청각기록물의 등록 시기는 다음 각 호와 같고, 행사·회의·사안 등 하나의 주제 하에 일관성이 유지되도록 정리한 후 등장인물과 상황에 대한 설명을 기재하여 등록한다.1. 사진·필름류 : 촬영물 가운데 보존대상물로 적합한 작품을 선정한 후에 등록2. 녹음·동영상류 : 촬영물을 편집하여 완성된 후 등록③ 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.④ 처리과의 장은 비전자적으로 생산·접수한 모든 유형의 기록물 표지에 별지 제1호서식에 따른 생산·접수 등록번호를 표기하여 관리하여야 한다.⑤ 처리과의 장이 업무와 관련하여 시청각기록물을 생산·접수한 때에는 별지 제2호서식에 따라 기본 목록과 세부 목록을 작성·관리하여야 한다.⑥ 처리과의 장이 업무와 관련하여 도면기록물을 생산·접수한 때에는 별지 제3호서식에 따른 기본목록과 세부목록을 작성·관리하여야 한다.

제11조(간행물의 발간등록과 송부) ① 처리부서의 장은 다음 각 호에 해당하는 간행물을 발간하고자 할 때는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제22조에 따라 발간등록번호를 발급 받아야 한다.1. 각종 조사·연구·검토보고서, 주요 회의 자료집2. 기상청 소관 법규집3. 기상청이 발간하는 도서·백서·연감·통계·도록 등의 간행물4. 기상청 주관의 주요 교육 교재 또는 자료집5. 각종 용역 사업에 따른 완료보고서② 제1항에 따른 간행물의 발간등록번호의 발급신청 절차와 표기방법은 별표 1에 따른다.③ 처리부서의 장은 제1항에 따른 간행물의 발간경비를 지출하기 전 반드시 발간등록번호의 인쇄 여부를 확인하여야 한다.④ 처리부서의 장은 제1항에 따라 발간한 간행물을 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제22조와 같은 법 시행령 제55조제4항에 따라 행정자료실과 국가기록원에 각각 송부하여야 한다.1. 해당 간행물 3부2. 해당 간행물의 원고와 PDF변환 파일수록 CD 1매3. 송부기한 : 간행물 발간일부터 15일⑤ 처리과의 장은 제4항에도 불구하고 유관 법령에 간행물 송부 규정이 있는 경우에는 정해진 절차에 따라 해당 간행물을 별도 송부하여야 한다.

제12조(기록물의 정리와 생산현황 보고) ① 처리과의 장은 전년도에 생산완결된 기록물에 대하여 매년 2월말까지 분류·편철·보존기간·공개 여부 등을 확인하여 정리하여야 한다.처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

제13조 (처리과 기록물의 이관) ① 처리과의 장은 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후, 별지 제4호서식에 따른 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 감사·소송·민원·정보공개·행정참조 등의 이유로 이관을 연기하고자 할 때는 기록관장이 이관계획을 통보한 날로부터 14일 이내에 별지 제5호서식에 따른 기록물이관시기 연장 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 처리과에서 업무에 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 날부터 30일 이내에 해당기록물을 제1항에 따라 기록관으로 이관하여야 한다.③ 기록관장은 직제 개편, 한시조직의 해산 등으로 업무의 인계 인수가 필요하게 된 때에는 업무를 인계 인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제14조(비밀기록물 관리) ① 기록관장은 비밀기록물을 관리하기 위하여 전용 서고 또는 전용 시설을 설치하고 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여야 한다.② 처리과의 장은 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 때에는 기록관으로 비밀기록물 원본을 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우③ 보존기간이 30년 이상인 비밀기록물은 인수한 다음연도 중 국가기록원이 정한 일정에 따라 이관하여야 한다. 다만, 이관된 기록물이 보존기간의 기산일부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존하여야 한다.

제15조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물 중 보존기간 10년 이하의 기록물은 보존기간이 만료될 때까지 기록관에서 보존한다.② 기록관에서 보존하는 기록물 중 보존기간 30년, 준영구, 영구인 기록물은 해당 기록관에서 보존기간 기산일부터 10년간 보존한 후, 보존기간 종료 시까지 영구기록물관리기관에서 보존한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검과 상태점검 실시, 항온항습 등 기록물 보존환경 구축을 위해 필요한 조치를 취하여야 한다.

제16조(기록관 기록물의 이관) ① 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조와 같은 법 시행령 제40조의 규정에 따라 보존기간 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리과의 장으로부터 이관연기 요청이 있는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제17조(기록물의 평가) ① 기록관에서의 기록물 평가와 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 그 시행을 위하여 기상청 기록물평가심의회를 구성·운영한다.② 기록물 평가의 적용범위는 기상청과 그 소속기관에서 보존·관리하고 있는 기록물에 한한다.

제18조(기록물평가심의회의 구성) ① 기상청 기록물평가심의회(이하 "심의회”라 한다)는 위원장 1인을 포함하여 5인의 위원으로 구성하되, 민간전문가 2인과 기상청 소속공무원 3인으로 한다.② 심의회 위원장은 운영지원과장이 되며, 공무원인 심의회 위원은 국가기후데이터센터장, 정보통신기술과장이 된다. 단, 위원장이 부득이한 사유로 인하여 직무를 수행할 수 없는 경우에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다. <개정 2015.1.22>③ 심의회 간사는 기록물관리 담당 사무관(또는 서기관)으로 한다.④ 심의회 위원의 임기는 공무원의 경우 그 직위를 재직하는 기간으로 하고, 민간전문가로 위촉하는 위원의 경우 2년으로 하되, 연임할 수 있다.⑤ 민간전문가로 위촉하는 위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 회의수당 등 필요한 경비를 지원할 수 있다.

제19조(기록물평가심의회의 기능) ① 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간 경과 기록물의 보존기간 재책정, 폐기, 보류에 관한 사항2. 평가대상 기록물에 대한 처리과의 의견과 전문요원의 심사결과에 대한 적정성 여부3. 기록물에 대한 보존기간의 조정4. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항② 심의회 위원장은 심의회의 효율적인 운영을 위해 각 국·실의 주무 사무관으로 구성된 심의회 준비단을 구성·운영할 수 있다.

제20조(심의회의 개최와 의결) ① 심의회는 기상청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회는 대면심의를 원칙으로 하되, 부득이한 경우에는 서면심의로 갈음할 수 있다.③ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

제21조(자격) 제18조제1항에 따른 민간전문가는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로서 기상청장이 위촉한다.1. 「고등교육법」 제14조에 따른 대학에서 기록관리학, 역사학, 행정학, 법학 등에 해당하는 관련분야 학과의 전임강사 이상의 교원2. 관련분야 학회의 추천을 받은 자3. 관련분야 연구기관의 연구원 이상의 연구자4. 각 기록관에서 5년 이상 기록관리업무를 담당한 자

제22조(준수사항) ① 심의회 위원은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보를 누설하거나 관련 서류를 무단으로 유출하여서는 아니 된다.② 심의회 위원은 평가심의에 앞서 별지 제6호서식의 기록물평가 심의 서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 하며, 부득이한 사유로 심의회에 참석하지 못하는 경우에는 별지 제7호서식의 서면 의견서로 대체하여 의견을 제출할 수 있다.③ 전문요원은 보존기간 경과기록물에 대하여 목록을 작성하여 별지 제8호서식의 기록물평가심의서에 따라 소관 부서의 의견을 수렴하고, 해당 기록물에 대한 심사 후 심의회를 개최하여야 한다.④ 심의회 위원은 기록물을 평가하고자 할 때 별지 제8호서식의 기록물평가심의서를 작성하여야 하고, 심의 종료 후 별지 제9호서식의 심의회 의결서에 서명·날인 하여야 한다.⑤ 기록물평가심의회 개최 시 간사는 회의록을 작성해야 한다.

제23조(기록물의 폐기와 사후조치) ① 폐기보류로 구분된 기록물은 3년마다 보존가치를 재평가하여야 한다.② 전자기록물을 폐기하는 경우에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 하며, 비전자 기록물은 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 폐기하여야 한다.③ 기록물을 폐기할 때에는 폐기의 전 과정이 전문요원의 입회·감독하에 이루어져야 한다.

제24조(심의회 기록의 관리) ① 심의회의 간사는 기록물평가심의서, 심의의결서, 회의록을 전자기록생산시스템에 등록·관리 하여야 한다.② 기록물평가심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다.

제25조(보존시설과 장비의 확보) 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비와 환경기준을 갖추어야 한다.

제26조(기록관리시스템과 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 기상청 처리과의 전자기록생산시스템과 국가기록원의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다.

제27조(기록관리시스템의 점검과 유지보수) ① 정보통신기술과장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템과 관련 장비에 대한 유지·보수와 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템과 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 정보통신기술과장의 협조를 받아 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제28조(주요 기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 기상청 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보가 신속히 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.

제29조(전자기록물의 백업과 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 정보통신기술과장으로 하여금 주기적으로 백업을 실시하게 하여야 한다.② 정보통신기술과장은 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난과 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산·보관하여야 한다.

제30조(보안관리) 기록관리시스템 장비는 정보통신기술과장의 전산 운영계획에 따라 관리하도록 하며, 보존서고는 「보안업무규정」제30조에 따라 출입제한구역으로 지정하고 별지 제10호서식에 따른 출입자관리대장을 작성하여야 한다.

제32조(열람시간) 기록관의 기록물 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제33조(열람과 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람하거나 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 기상청의 직원2. 다른 행정기관 등의 공무원으로서 업무 참조 목적으로 기록물을 이용하려는 자3. 정보공개 청구인② 제1항제2호와 제3호에 해당하는 자의 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제34조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 열람실 밖으로의 무단 반출3. 기록관 시설의 훼손이나 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제35조(기록물의 대출) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일(공휴일 제외)로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 번만 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하려는 자는 별지 제11호서식의 기록물 대출신청서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제36조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하려는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하려는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람과 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제38조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하고, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 받을 수 없다.② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출2. 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장3. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전에 반납을 요구하는 경우

제39조(기록물관리실태 점검과 교육) ① 기록관장은 기상청의 처리과에 대한 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 처리과별 기록물관리 책임자와 담당자 교육을 연 1회 이상 실시하여야 한다.