보건복지부 기록물 관리 등에 관한 규정 (훈령, 보건복지부)
공포일: 20100707 / 시행일: 20100707

제1조 (목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 보건복지부 기록물 관리 및 기록관 설치·운영 등에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (적용범위) 이 규정은 보건복지부와 그 소속기관에 적용하며, 기록물 관리 및 기록관 설치·운영 등에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제3조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "기록물"이란 보건복지부와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 및 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용과 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "전자기록물"이란 정보처리기능이 있는 장치에 전자적인 형태로 작성하여 송수신하거나 저장하는 기록정보자료를 말한다.4. "비치기록물"이란 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람, 물품, 권리관계 등을 관리하거나 확인할 때 수시로 사용하여「사무관리규정」 제3조제3호에 따른 처리과에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.5. "자료"란 처리과에서 발간한 행정간행물과 정보가치가 있는 인쇄물, 디지털매체 등으로 국내·외 전문도서, 학술논문, 일반 단행본, 잡지·학회지 등의 정기간행물, 조사연구보고서, 통계·백서 및 홍보재료를 말한다.6. "기록물철"이란 기록물관리의 기본단위로서 단위과제(업무)의 범위 안에서 관련 기록물을 1개 이상 편철한 묶음을 말한다.7. "단위과제"란 정부기능분류체계의 소기능(小機能)을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 말한다.8. "전자기록생산시스템"이란 「사무관리규정」제3조제12호부터 제14호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템 및 업무관리시스템을 말한다.9. "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.10. "기록관"이란 기록물을 효율적으로 관리·보존·활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설·장비, 기록물관리시스템 및 기록물관리전문요원(이하 "기록연구사"라 한다) 등을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기구를 말한다.11. "처리과"란 문서의 수발과 사무처리를 주관하는 과·센터 등의 단위를 말하며 과·센터 등과 같은 단위가 없는 소속기관에서는 당해 기관 자체를 처리과로 본다.

제5조 (주요업무) ① 기록관장은 공공기록물의 원활한 관리·운영을 위하여 다음 각 호의 업무를 총괄한다. 다만 제10호부터 제12호까지의 업무는 정보화담당관이 담당한다.1. 기록관 운영과 기록물관리 기본계획 수립2. 기록물분류기준표와 기록관리기준표의 관리3. 평가대상 기록물 사전평가와 비공개기록물의 공개 재분류4. 기록물평가심의회 운영5. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원6. 소관 기록물의 등록·분류·평가·폐기·보존·공개 및 활용7. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 시청각 기록물, 비밀기록물, 간행물 및 행정박물의 관리8. 기록물 생산현황 취합과 영구기록물관리기관(이하 "국가기록원"이라 한다)으로의 이관9. 보유기록물 통계데이터 관리와 이용자 서비스 제공10. 기록관리시스템의 구축 및 유지보수11. 전자기록물 표준관리 및 이관보존에 관한 사항12. 전산장비의 유지보수 및 전산시설의 보안관리13. 기록관 시설·장비 관리14. 기록물 보안과 재난대비 계획 수립15. 주요 기록물 및 자료의 원문 디지털 변환 및 DB구축16. 도서정보시스템 운영과 관리17. 기록물 열람·대출과 열람실 관리18. 행정정보공개 접수·배부 및 사용자 관리19. 행정정보공개제도 및 정보공개심의회 운영20. 그 밖에 기록관 운영과 기록물 관리에 필요한 업무② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하 "기록연구사"라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록관리 유관시스템 연계, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 인력을 배치하여야 한다.③ 처리과장은 소관 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 소속 직원 중 주무서기관 또는 사무관으로 기록물관리책임자를 지정하고 다음 각 호의 업무를 담당하게 한다.1. 기록물과 기록물철의 등록·관리2. 처리과별 기록관리기준표 작성·관리3. 단위과제(업무)별 기록물철 작성기준 마련4. 기록물의 정리·보관과 이관5. 간행물의 등록과 관리6. 그 밖에 생산부서의 기록물관리에 관한 업무④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관의 장은 기록관 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정 인원을 배치하거나 담당자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하게 하여야 한다.

제6조 (기록물의 생산) ① 기록관장은 보건복지부 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제17조부터 제19조에 따라 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물 등 기록물 유형에 따른 생산·등록·관리기준을 작성 및 관리하여야 한다.

제7조 (기록물의 등록) ① 기록물을 생산·접수한 때에는 당해 기관의 전자기록생산시스템에 접수등록번호를 부여하여 등록하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하고, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

제8조 (기록물 분류·편철) ① 처리과장은 기록물의 등록과 동시에 단위과제(업무) 안에 기록물철을 만들어 당해 기록물을 편철하고 분류번호를 부여하며, 기록물관리책임자는 단위과제(업무)별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물을 체계적으로 편철하여야 한다.② 기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 생산부서 기관코드, 단위과제(업무) 식별번호, 기록물철 식별번호로 구성되며, 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하여 표기하여야 한다.③ 처리과장은 전자적 형태로 생산되지 않은 일반문서 및 카드류, 도면류, 사진·필름류 등을 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제9조부터 제12조에 따라 기록물 종류별로 적합한 보존용 파일 및 용기에 안전하게 넣어 편철·관리하여야 한다.

제9조 (기록물의 정리) ① 기록관장은 당해 기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 다음 연도 2월말까지 공개 여부·접근 권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 당해연도 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

제10조 (기록물의 이관) ① 각 처리과장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 안에서 보존한 후 별지 제1호 서식의 기록물 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등 활용할 필요가 있는 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 기록물 이관연장신청서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관 연기하는 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 안에 소관 처리과에서 업무참고로 활용하고, 활용이 끝난 후에는 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 기록관장은 직제개편, 한시조직 해산 등으로 업무를 인계인수하는 경우에는 인계인수부서 간에 별지 제3호 서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하고, 업무승계 부서가 없는 경우에는 당해 기록물에 대한 공개여부 등을 재분류하여 기록관으로 이관하도록 한다.

제11조 (기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물의 형태, 처리과, 생산년도, 보존기간 등을 구분하여 서고에 배치한다.② 제1항에 따른 기록물 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하고, 기록물의 정수 및 상태점검을 실시하며, 항온항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

제12조 (조사·연구·검토서 관리) ① 처리과장은 다음 각 호의 사항을 추진하는 경우에는 미리 조사서, 연구서 또는 검토서 등을 전자기록생산시스템으로 작성하여 등록한다.1. 법령 및 조례의 제·개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경 사항2. 행정절차법에 따른 행정예고 사항3. 국제기구나 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등 관련 사항4. 그 밖에 기록관장이 조사서나 연구서 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정하는 사항② 제1항에 따른 조사·연구·검토서에는 조사·연구·검토의 배경, 제안자 등 관련자의 소속·직급과 성명, 관련 책임자의 지시·지침이나 의견, 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견, 예상되는 효과나 결과의 분석 등을 포함한다.

제13조 (회의록 관리) ① 처리과장은 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여 등록하여야 한다.1. 영 제18조제1항제1호부터 제7호와 관련된 회의2. 보건복지부 장관 또는 차관이 참석하는 회의3. 보건복지부 장관이 지정한 주요 회의4. 소속기관의 장이 참석하는 회의② 제1항에 따른 회의록에는 회의 명칭, 개최 기관, 일시 및 장소, 참석자나 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항, 표결 내용 등이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산하거나 등록하여 관리한다.

제14조 (시청각 기록물 관리) ① 처리과장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 소관 업무를 수행할 경우 반드시 시청각기록물을 생산하여야 한다.1. 보건복지부의 역사와 연혁, 업무활동을 증빙하는 각종 행사2. 보건복지부 장관, 차관 및 소속기관의 장이 참석하는 국내·외의 업무활동 관련 사항3. 보건복지가족 관련 학술·조사·연구 등과 관련한 사항4. 그 밖에 기록관장이 시청각 기록물의 생산이 필요하다고 지정한 사항② 처리과장은 제1항에 따라 생산한 시청각기록물을 전자기록생산시스템에 등록한 후 다음 각 호의 사항을 기재한 기본목록과 세부목록을 작성·관리하여야 한다.1. 시청각 기록물의 관리번호, 생산부서, 단위과제(업무), 관련 문서번호, 생산연도, 보존기간, 상세제목, 내용요약, 수량, 공개구분, 매체형태, 파일규격 및 위치정보 등 기본목록 정보2. 색인연번, 건제목, 상세설명, 촬영대상, 촬영일자, 촬영장소, 촬영자, 등장인물, 지정번호, 지정일자, 사업명, 저작권허용 여부, 저작권자 및 연락처 등 세부목록 정보

제15조 (대장·카드·도면기록물 관리) ① 처리과장은 소관 업무수행과정에서 생산·접수한 대장·카드·도면기록물을 전자기록생산시스템에 등록하고 생산등록 시 누락을 방지하기 위하여 당해 기록물 좌측 상단의 여백에 등록번호를 표기하여 관리허요여 한다.② 처리과장은 다음 각 호의 사항을 기재한 도면기록물의 기본목록과 세부목록을 작성하여 관리하여야 한다.1. 관리번호, 생산부서, 단위과제(업무), 관련 문서번호, 생산연도, 보존기간, 상세제목, 내용요약, 수량, 공개구분, 매체형태, 파일규격 및 위치정보 등 기본목록 정보2. 색인연번, 건제목, 상세설명, 제작일자, 제작기관, 도면작성자, 지정번호, 지정일자, 사업명, 저작권허용여부, 저작권자 및 연락처 등 세부목록 정보

제16조 (자료의 수집) ① 기록관장은 필요한 자료를 수집하기 위하여 각 기관 및 연구단체 등과 상호 협력하여야 한다.② 자료는 매년 확보된 예산 범위 안에서 다음 각 호의 사항을 고려하여 정기적으로 구입하여야 한다.1. 업무수행이나 직원의 교양에 필요한 자료 여부2. 보유하고 있는 자료와의 중복 여부3. 기존 자료의 이용가능 여부4. 예산상 구입가능 여부5. 어느 시점 또는 분야 등에 너무 편중되는지 여부③ 자료구입 시 예산을 초과할 경우에는 업무수행에 필요한 최신 자료를 우선구매하고, 그 외 자료는 다음 분기 구입 대상에 포함시킨다.④ 처리과장은 업무수행이나 그 밖에 자료가 필요한 경우 별지 제4호 서식의 자료구입의뢰서를 작성하여 기록관에 제출한다.⑤ 공무에 따른 국외출장자는 귀국보고서 1부와 출장 중 수집한 자료를 귀국한 날부터 15일 이내에 자료실에 제출하여야 하고, 국제협력담당관은 자료수집이 원활히 이루어질 수 있도록 기록관장에게 협조하여야 한다.

제17조 (간행물 및 행정자료의 분류·정리) ① 모든 간행물 및 행정자료 등의 분류 및 정리는 다음 각 호의 절차에 따른다.1. 서지정보를 도서관리프로그램에 입력하고 기본목록을 작성한다.2. 기관인과 등록번호표시인을 날인하고 등록번호를 부여한다.3. 한국십진분류법(KDC)에 따라 분류하고 책등라벨( )을 부착한다.② 기록관장은 보유하고 있는 모든 간행물 및 행정자료의 등록, 분류, 주제배정, 목록작성, 검색 및 이용자관리 등 자료의 관리와 열람대출을 도서관리프로그램으로 관리하여야 한다.

제18조 (간행물 발간등록 및 송부) ① 다음 각 호에 해당하는 간행물을 발간할 경우에는 사전에 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제22조에 따라 "발간등록번호"를 부여받아야 한다. 다만, 보존 및 활용가치가 낮은 10쪽 미만의 단순 홍보용 간행물은 발간등록을 생략할 수 있다.1. 각종 회의록 및 회의 자료집2. 각종 조사·연구보고서3. 보건복지부 소관 각종 법령, 훈령 및 예규 등의 법령집4. 국정감사 및 예산·결산 등의 자료집5. 발간도서·백서·연감 및 통계연보 등의 간행물6. 보건복지부 주관의 각종 교육·세미나·워크숍 및 토론회 등의 교재 또는 자료② 처리과는 제1항에 따른 발간등록번호를 부여받기 위하여 원고를 완성한 후 제목, 목차 및 원고의 일부분을 첨부하여 기록관으로 제출하고, 기록관은 국가기록원에 발간등록번호를 신청하여야 한다.③ 처리과장은 간행물 발간 후 15일 이내에 당해 간행물을 기록관에 3부, 국가기록원에 3부, 국립중앙도서관과 국회도서관 등에 각 2부를 송부하여야 하며, 간행물 원고(전자파일) 및 PDF 전환파일을 수록한 CD 또는 DVD 3매를 기록관에 제출하여 보존하거나 활용되도록 하여야 한다.

제19조 (간행물 및 행정자료의 관리) ① 처리과장은 다음 각 호에 해당하는 간행물이나 행정자료를 생산·접수·취득한 때에는 이를 별지 제5호 서식의 간행물 및 행정자료등록대장에 등록하여 관리한다.1. 보건복지부 예산으로 구입한 도서2. 보건복지부 예산이 지출된 국외여행과정에서 취득한 도서3. 보건복지부에서 파견한 장기국외연수자가 연수결과물로 작성한 논문 또는 보고서4. 보건·복지업무와 관련한 주요 워크숍 및 심포지엄 자료집5. 디지털화되어 다량 생산된 행정자료나 시청각자료6. 그 밖에 등록하여 관리할 필요가 있는 행정자료② 기록관장은 필요한 경우 처리과에서 등록·관리하고 있는 자료 목록을 제출하도록 요청할 수 있으며 처리과장은 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

제20조 (심의회의 설치) 영 제43조에 따라 기록관에 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가와 폐기 등에 대한 심의·조정을 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.

제21조 (심의회의 구성) ① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 7명 이내의 위원으로 구성한다.② 위원장은 기획조정실장으로 하고, 내부위원 3인은 평가대상 기록물의 해당 처리과장으로 하며, 외부위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 전문가 중에서 각각 위촉한다. 이 경우 외부위원은 3인 이내로 한다.③ 심의회의 실무적인 업무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 간사는 운영지원과 기록관 담당서기관 또는 사무관으로 한다.

제22조 (위원의 임기) ① 위원장의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 내부위원은 심의회 개최 시 마다 지정한다.② 외부위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 공석이나 결원이 발생하는 경우 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 기간으로 한다.

제23조 (심의회의 기능) 심의회는 기록관에서 보유중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간 30년 이하 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 및 보류에 관한 사항2. 평가대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부에 관한 사항3. 단위과제(업무)별 보존기간의 조정에 관한 사항4. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

제24조 (심의절차와 방법) ① 기록관장은 심의회가 개최되기 10일 전에 평가대상 기록물에 대한 별지 제6호 서식의 처리과 의견조회결과서와 별지 제7호 서식의 기록물평가심사결과서를 심의회에 제출하여야 한다.② 위원장은 심의회가 개최되기 1주일 전에 심의안건, 처리과의견조회결과서 및 기록물평가심사결과서 등 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 한다.③ 위원들은 영 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사·사료·증빙·행정가치를 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등의 타당성 여부를 심의한다.④ 위원들은 심의과정에서 단위과제(업무)별 보존기간 연장 등이 필요하다고 판단될 때에는 이에 관한 심의도 함께 실시할 수 있다. 이 경우 기록연구사는 심의결과가 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치하여야 한다.⑤ 위원들은 기록물의 평가에 관한 의견을 별지 제8호 서식의 기록물평가심의서에 기록하여야 한다.

제25조 (회의 및 결과보고) ① 심의회는 보건복지부 장관 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원은 심의회의 개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의 소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최 사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우에는 심의회를 소집하여야 한다.④ 위원이 부득이한 사유로 심의회에 참석할 수 없는 경우에는 별지 제9호 서식에 따른 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 그 위원은 심의회에 참석한 것으로 본다.⑤ 위원장은 심의회에서 의결된 사항을 지체 없이 보건복지부장관에게 보고하여야 한다.⑥ 기록연구사는 심의회의 회의록을 작성·관리하고, 의결된 사항에 대하여 기록관리시스템에 반영하며 보건복지부 홈페이지 등을 통하여 공표하여야 한다.

제28조 (보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장 및 정보화담당관은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장 및 정보화담당관은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간과 작업·열람·사무공간을 확보하고, 기록물의 활용에 필요한 전산장비와 열람장비 등을 갖추어야 한다.

제29조 (기록관리시스템 및 장비구축) ① 정보화담당관은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각 기록물 및 전자문서 등의 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 제1항의 기록관리시스템은 당해 기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 국가기록원의 중앙기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축하여야 한다.

제30조 (기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 정보화담당관은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 정보화담당관은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수 시 전문성을 필요로 할 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지보수 할 수 있다.

제31조 (주요 기록물의 전산화) 기록관장 및 정보화담당관은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각 기록물 및 전자문서 등의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하고 당해 기록정보의 신속한 검색, 열람 및 활용이 될 수 있도록 조치하여야 한다.

제32조 (전산화한 기록물의 보존관리) 기록관장 및 정보화담당관은 전산화한 기록물에 대하여 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD 자료 등으로 구분하여 관리한다.

제33조 (전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장 및 정보화담당관은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하고, 백업자료의 도난이나 훼손 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제34조 (보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보건복지부 보안업무규정 운용세칙」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관장은 기록관 보존서고 관리를 위하여 관람·견학 등 기록연구사의 허가를 받아 출입하는 경우를 제외한 외부인의 출입을 금지하여야 한다.③ 기록관장은 기록관 보존서고의 출입통제를 위하여 별지 제10호 서식의 문서고 출입대장을 갖추고 인적사항 등을 작성하여 관리한다.

제36조 (기록물관리 실태점검) ① 기록관장은 당해 기관의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록연구사는 보존서고 관리에 대하여 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 보안장비 작동상태에 관한 사항2. 보존 기록물의 오손여부와 해충의 발생여부에 관한 사항3. 보존서고의 항온항습 및 소화설비 시설물 상태에 관한 사항4. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검에 관한 사항5. 그 밖의 기록관장이 필요하다고 인정하는 사항

제38조 (열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람하거나 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 보건복지부 및 그 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제39조 (열람 준수사항) ① 기록관의 기록물 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손하거나 오손 또는 파기하는 행위2. 기록물을 열람실 외부로 무단 반출하는 행위3. 복사기 등 기록관의 시설·장비를 훼손하거나 파괴하는 행위4. 열람실 지역 안으로 음식물 등을 반입하는 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람 등에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 사용되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

제40조 (대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호에 따른다.1. 기록물의 대출은 공무원 근무시간으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일(공휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출받고자 하는 사람은 별지 제11호 서식의 기록물 반출·반입서를 작성하여 제출하여야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격 등에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제41조 (열람·대출의 제한) ① 다음 각 호에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람 또는 대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출을 받고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 잃어버리기 쉽거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 기록관장은 기록물을 대출기한 내에 반납하지 아니한 사람에 대하여 대출기간 만료일부터 3개월의 범위 안에서 대출을 금지할 수 있다.

제42조 (대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장의 경우2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우