우편물자동화센터 사무처리규정 (훈령, 국세청)
공포일: 20230601 / 시행일: 20230601

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "창봉투"라 함은 봉투를 개봉하지 않고도 육안이나 자동화기기를 통해 내용을 인식할 수 있도록 투명한 특수필름이 부착된 우편봉투를 말한다.2. "출력용지"라 함은 안내문구, 도안, 정형서식 등이 인쇄된 납세자의 개인정보를 우편물자동화센터에서 출력하기 위한 인쇄용지를 말한다.3. "동봉물"이라 함은 신고서서식, 작성요령책자, 영수필통지서, 회신용 봉투 등으로 별도의 인쇄과정 없이 각종 우편물과 함께 봉입하는 인쇄물을 말한다.4. "운영요원"이라 함은 우편물자동화센터에서 우편물 출력, 봉입봉함, 발송 및 반송처리 업무 등을 관리하는 직원을 말한다.

제7조(창봉투 규격) ① 창봉투는 소봉투로 규격은 다음과 같다.<img id="128695509"></img>② 창봉투의 창문은 1개가 원칙이며, 좌측상단에는 우편물자동화센터 주소를, 우측상단에는 ‘요금후납’ 소인(우편물자동화센터 지정 우편집중국)을 인쇄하여야 한다. 다만, 실물우편을 반송 받을 경우 창봉투 좌측상단과 우측하단에 창문이 있는 창봉투를 사용 할 수 있다.③ 창문의 크기는 봉투안의 내용물이 흔들리더라도 받는 사람의 주소 등을 인식할 수 있도록 충분한 공간을 확보하고, 그 위치는 봉투 바깥쪽 하단으로부터 18mm 이상, 우측으로부터 20mm 이상 이격을 유지하여야 한다.④ 자동화설비를 이용한 봉입ㆍ봉함을 위해 창문은 OPS 필름을 사용하고 봉투덮개는 "一"字형으로 제작되어야 한다. 또한 창문안쪽 접착부위 필름여백은 사방 1.6mm 이내 이어야 한다.⑤ 그 밖의 창봉투 규격에 관한 사항은 통상우편물의 규격요건(우정사업본부 고시)을 준용한다.

제8조(출력용지 규격) ① 출력용지는 Roll형 연속용지 형태로 공급하는 것을 원칙으로 하며, 낱장용지로 공급할 경우에는 정보화관리관과 협의한 후 발주하여야 한다.<img id="128696311"></img>② Roll형 연속용지는 2-UP 기준이며 가장자리에 라운드펀치 방식의 핀(Pin) 구멍이 있는 형태로 제작하고, 중앙 및 가장자리에 십자("＋") 모양의 절취선을 표시하여야 한다.③ 출력용지는 종이먼지 발생 등에 의한 출력오류를 최소화하기 위해 전산용지 전문회사에 발주하여 품질을 확보하여야 한다.④ 이음매가 없는 Roll형 연속용지를 포장완충제로 포장하여 납품하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 용지의 10%는 이음매가 1회 있는 Roll형 연속용지로 납품 할 수 있다.

제9조(동봉물 규격) ① 소봉투용 동봉물은 최대 5종까지 창봉투 봉입이 가능하며, 그 크기는 A4 사이즈를 원칙으로 한다.② 동봉물의 총 두께는 봉투크기를 감안하여 5.6mm를 초과할 수 없다.<img id="128696317"></img>③ 소봉투용 동봉물은 3단 C형으로 접지하여 공급하는 조건으로 발주하여야 한다.④ 동봉물은 자동화기계의 오작동을 방지하기 위해 고무줄 등으로 1백장 단위로 묶고 1단 박스에 눕혀서 포장하는 조건으로 발주하여야 한다.

제10조(우편물 발송계획의 수립) 정보화관리관은 매년 11월말까지 본청 각 국ㆍ실장으로부터 소관업무의 연간 우편물 발송계획을 제출받아 우편물자동화센터의 우편물 발송계획을 수립하여야 한다.

제11조(인력 운용계획의 수립) ① 정보화관리관은 제10조에 규정하는 연간 우편물 발송계획에 따라 출력, 봉입ㆍ봉함, 발송, 반송처리 등에 소요되는 인력 운용계획을 수립하여 우편물 발송 및 반송업무에 차질이 없도록 하여야 한다.② 정보화관리관은 대량의 우편물 발송기간에는 우편물자동화센터 운영요원의 근무시간을 조정할 수 있다.

제12조(우편물 발송의뢰) ① 본청 각 국ㆍ실장이 소관업무의 안내문 등 우편물 발송을 정보화관리관에게 의뢰하고자 하는 경우 발송 작업 시작일을 기준으로 2주전까지 다음 각 호의 사항을 포함한 문서를 제출하고 사전에 협의하여야 한다.1. 우편물 유형 및 동봉물 종류, 발송대상 인원2. 창봉투의 종류, 출력용지, 동봉물의 수량 및 공급일정3. 발송일정 및 우편요금 예산편성 및 집행에 관한 내용 등② 제1항의 의뢰를 받은 정보화관리관은 타 우편물과의 일정중복, 봉입ㆍ봉함기에서 처리할 수 없는 동봉물, 시스템 장애 등으로 우편물자동화센터에서 발송업무를 할 수 없는 경우에는 세무서에서 개별 발송할 수 있도록 본청 각 국ㆍ실장에게 통보하고 당해 업무를 추진하지 아니할 수 있다.

제13조(우편물 발송계획 통보) 본청 각 국ㆍ실장은 소관업무의 안내문 등 우편물을 정보화관리관에게 의뢰하여 발송하는 경우 발송일정, 발송대상자 등의 사항을 각 지방국세청장(세무서장)에게 통보하여야 한다.

제14조(출력용지 등의 공급) ① 본청 각 국ㆍ실장은 발송 및 작업중 오류 우편물의 수량을 감안하여 봉투, 출력용지, 동봉물 등을 전산정보화관리관에게 제공하여야 한다.② 정보화관리관은 출력용지, 동봉물, 봉투의 규격이 우편물자동화설비에 적합하지 않을 경우 본청 각 국ㆍ실장에게 통보하고 당해 업무를 추진하지 아니할 수 있다.

제16조(출력 데이터 생성ㆍ검증) 우편물 발송을 의뢰한 본청 각 국ㆍ실장은 납세자의 상호, 성명 등 필수항목과 안내할 내용이 포함된 출력 데이터를 생성하여 우편물자동화센터와 데이터 정합성을 검증 하여야 한다.

제18조(데이터 변환) 정보화관리관은 본청 각 국ㆍ실장으로부터 인계받은 데이터를 관련 서식에 맞도록 출력하기 위해 우편번호 코드, 봉입봉함기 코드, 반송처리 코드, 공과금수납기용 코드, 전자이미지관인 등의 변환작업을 사전에 수행하여야 한다.

제19조(우편물 출력확인) 본청 각 국ㆍ실장은 우편물 발송전에 납세자의 상호, 성명 등 필수항목이 정확하게 출력되는지 우편물자동화센터에서 출력 이미지 샘플을 받아 확인하고, 출력작업 실행 여부를 정보화관리관에게 통보하여야 한다.

제20조(우편요금 감액) 정보화관리관은 우편요금을 감액받기 위해 다음 각 호의 순서에 따라 업무를 추진하여야 한다.1. 안내문 등의 우편물은 집배코드별로 구분 및 묶음 처리하여 운송용기에 적재하여야 한다.2. 운송용기에 적재된 우편물은 동일 중량 및 규격별로 우편집중국 하루 접수물량이 최대가 되도록 하여 납세자에게 발송하여야 한다.

제21조(반송우편물 처리) 정보화관리관은 주소불명 등의 사유로 반송된 우편물은 다음 각 호의 순서에 따라 처리하여야 한다.1. 반송우편물 자료를 우정사업본부로부터 데이터 형태로 받아 NTIS에 반송정보를 등재하여야 한다.2. 반송우편 실물은 납세자의 개인정보가 유출되지 않도록 우정사업본부에서 완전하게 파기하도록 하여야 한다.

제22조(반송우편물 송달장소 정비) 각 지방국세청장(세무서장)은 반송우편물 납세자 세적정비, 송달장소 변경, 납세관리인 설정, 전자고지 신청 등의 송달장소 정비를 지속적으로 추진하여야 한다.

제23조(우편물 재발송) 송달장소를 정비한 납세자에게 반송우편물을 재발송 하는 경우에는 정보화관리관은 본청 각 국ㆍ실장으로부터 출력 데이터를 재전송 받아 우편물을 발송하여야 한다.

제24조(우편물 발송내역 통보) 정보화관리관은 반송우편물의 재발송이 완료되면 우편물 발송을 의뢰한 본청 각 국ㆍ실장에게 발송 및 반송현황을 통보하여야 한다. 다만, 재발송 업무를 수행하지 않는 경우에는 발송업무 종료 후 통보할 수 있다.

제25조(우편물자동화센터 관리) 정보화관리관은 재해, 관리소홀, 오작동 등으로 인한 전산시설 또는 장비의 파손, 분실, 고장 등이 발생하지 않도록 선량한 관리자의 주의의무를 다하여야 한다.

제27조(시설물 보안관리) 정보화관리관은 우편물자동화센터 최종 퇴청자로 하여금 소등, 전열기구 점검 등을 최종 확인하도록 하고, 무인경비시스템을 작동한 후 퇴청하도록 조치하여야 한다.

제30조(유효기간) 이 규정은 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령훈령 제394호)에 따라 이 규정을 발령한 후의 법령이나 현실 여건의 변화 등을 검토하여야 하는 2026년 5월 31일까지 효력을 가진다.