출입국기록관리 및 정보화업무처리지침 (훈령, 법무부)
공포일: 20260101 / 시행일: 20260101

제1조(목 적) 이 지침은 출입국관리기록의 작성ㆍ관리에 관한 기준 및 절차 중 출입국관리법 및 같은 법 시행령, 같은 법 시행규칙, 재외동포의 출입국과 법적지위에 관한 법률 및 같은 법 시행령, 같은 법 시행규칙, 국적법 및 같은 법 시행령, 같은 법 시행규칙, 난민법 및 같은 법 시행령, 같은 법 시행규칙, 법무부 정보화업무기본지침(이하 "정보화업무기본지침"이라 한다) 등에서 정하지 않은 사항과 그 밖에 출입국ㆍ외국인정책행정 정보화업무 수행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. (개정 2019. 3. 1.)

제2조(정 의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "출입국관리기록"이라 함은 사증발급기록, 출입국(경)기록(이하 "출입국기록"이라 한다), 체류외국인기록, 국내거소신고기록, 출입국사범기록, 국적기록, 난민기록, 사회통합기록, 출입국규제자기록, 지문 및 얼굴에 관한 정보 기록 등 출입국ㆍ외국인정책행정에 관한 개인 및 단체의 각종 기록을 말한다. (개정 2017. 3. 20.)2. "출입국규제"라 함은 국민 또는 외국인 출국금ㆍ정지, 외국인 입국금지 또는 사증발급규제, 국민 또는 외국인을 출입국시 통보자로 지정하는 것을 말한다.3. "공공기관"이라 함은 개인정보보호법 제2조제6호에 따른 기관을 말한다. (개정 2013. 6. 5.)4. "출입국심사기록"이라 함은 출입국관리공무원이 출입국심사를 수행한 결과를 정보시스템에 저장한 출입국심사 관련 기록을 말하며, 허가ㆍ불허ㆍ취소기록 등으로 구분한다.5. "이미지화"라 함은 각종 출입국관리기록 관련 문서를 디지털 이미지파일 형태로 변환하여 자기디스크나 광디스크 등에 기록하는 작업을 말한다.6. "기록보존매체"라 함은 광디스크, 디지털 녹음 테이프(DAT), 시디(CD), 디지털 선형 테이프(DLT), 마이크로필름 등의 대용량 정보기록 보존매체를 말한다. (개정 2025. 1. 1.)7. "기계판독영역(MRZ)" 은 여권인적사항면 아래쪽에 광학판독장비로 문자를 인식할 수 있도록 구성된 국제표준의 인쇄영역을 말한다. (개정 2019. 12. 12.)

제3조(정보화업무의 관장) 출입국ㆍ외국인정책행정 정보화업무는 정보화업무기본지침에 따르되, 출입국ㆍ외국인정책행정업무와 관련된 일반적인 사항은 이민정보과장이 담당한다. (개정 2013. 6. 5.)

제4조(정보화망의 구성과 관리) 출입국ㆍ외국인정책행정 정보화의 효율을 높이기 위하여 별표 1과 같이 출입국ㆍ외국인정책본부(이하 "본부"라 한다) 및 출입국ㆍ외국인청, 출입국ㆍ외국인사무소, 외국인보호소, 출입국ㆍ외국인청출장소 또는 출입국ㆍ외국인사무소출장소(이하 각각 "청", "사무소", "보호소", "출장소"라 한다)를 연결하는 정보화망을 구성하고, 이를 서울ㆍ인천공항ㆍ김해ㆍ제주권역으로 나누어 각 권역을 서울출입국ㆍ외국인청장, 인천공항출입국ㆍ외국인청장, 제주출입국ㆍ외국인청장, 김해출입국ㆍ외국인사무소장이 맡아 관리하며, 서울출입국ㆍ외국인청장(출입국정보화센터장)이 종합관리한다. (개정 2018. 7. 2.)

제5조(기록의 작성 및 관리) 본부 각 과장 및 출입국ㆍ외국인청장, 출입국ㆍ외국인사무소장, 외국인보호소장, 출입국ㆍ외국인청출장소장 또는 출입국ㆍ외국인사무소출장소장(이하 각각 "청장", "사무소장", "보호소장", "출장소장"이라 한다)은 기록관리자로서 업무수행 과정에서 생산되는 출입국관리기록을 작성ㆍ관리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제6조(기록작성에 쓰는 기호) 기록을 작성하는 데 쓸 수 있는 기호는 정보처리를 쉽게 하기 위하여 다음 각 호에서 정하는 것만으로 한다. 다만, 수기로 작성하는 때에는 한자와 문장부호를 함께 쓸 수 있다. (개정 2013. 6. 5.)1. 한글2. 영문자(인쇄체 대문자)3. 아라비아숫자

제8조(외국인의 성명표기) ① 외국인의 성명은 영문자(로마자)로만 표기하며, 아라비아숫자, 기호, 발음기호 등은 성명에 표기할 수 없다. 다만, 서면에 성과 이름을 함께 적을 때에는 성과 이름을 구분하기 위하여 콤마「,」를 사용할 수 있다. (개정 2013. 6. 5.)② 외국인의 성명은 여권인적사항면의 기계판독영역(MRZ)을 기준으로 성과 이름을 차례대로 표기한다. (개정 2013. 6. 5.)③ 기계판독영역의 성명과 전자칩에 기록된 성명이 다를 경우 기계판독영역의 성명을 기준으로 표기한다. (개정 2010. 11. 29.)④ 기계판독영역의 성명과 육안판독영역(VIZ)에 기록된 성명이 다를 경우 기계판독영역의 성명을 기준으로 표기한다. 다만, 다음 각 호의 경우에는 육안판독영역의 성명을 기준으로 표기한다. (개정 2010. 11. 29.)1. 기계판독영역에 육안판독영역의 성명을 반복적으로 표기한 경우<img id="160532021"></img>2. 결혼 등의 사유로 변경된 성이 육안판독영역에만 표기되어 있고 기계판독영역에는 표기되어 있지 않은 경우<img id="160532023"></img>⑤ 한자문화권 출신으로 한자성명을 가진 사람의 성명을 한자성명이 필요한 문서 등에 수기로 작성하는 경우에는 아래 보기와 같이 한자성명을 괄호 안에 병기한다.<img id="160532025"></img>⑥ 국내 장기거주외국인의 생활편의를 제공하기 위하여 다음 각 호의 하나에 해당하는 외국인 중 별지 제10호서식에 따라 신청하는 사람에 대하여는 영문성명에 한글성명을 괄호 안에 병기할 수 있다. (개정 2019. 4. 11.)1. 외국인등록을 하고 국내에 체류중인 타이완인(중국국적으로 변경한 사람 포함)으로서 타이완 정부가 인정하는 호적 등본 등의 공적문서로 한글성명을 확인할 수 있는 사람 (개정 2019. 4. 11.)2. 중국인으로서 외국인등록 또는 외국국적동포 국내거소신고를 하고 국내에 체류 중이고 중국정부에서 발급하는 공적문서 또는 신분증에 조선 또는 조선족으로 표기되어 동포임을 확인할 수 있는 사람 (개정 2019. 4. 11.)3. 외국국적동포로서 외국인등록 또는 외국국적동포 국내거소신고를 하고 국내에 체류 중이고 대한민국 정부에서 발급하는 제적부, 가족관계등록부 등의 공적서류를 통해 한글성명 확인이 가능한 사람 (신설 2019. 4. 11.)4. 그 밖에 법무부장관이 필요하다고 인정하는 사람⑦ 제6항에 따른 한글성명의 표기는 과거 기록상 한글성명 또는 여권, 호적, 중국정부발급 신분증 등에 표기된 성명에 따르되 한자성명은 통상적인 한글발음으로 표기한다. (개정 2019. 4. 11.)

제8조의2(기계판독여권이 아닌 경우의 성명표기) ① 여권 인적사항면의 성과 이름을 차례로 쓰고, 성과 이름이 구분되어 있지 아니한 경우에는 여권에 쓰여 있는 순서대로 표기한다. (개정 2013. 6. 5.)② 성과 이름의 길이가 사이 띄우기를 포함하여 39자가 넘는 경우에는, 39번째 글자가 속한 낱말의 머리글자까지만 표기한다. (개정 2013. 6. 5.)<img id="160532027"></img>③ 성명의 일부가 로마자가 아닌 글자는 국제민간항공기구(ICAO)에서 정한 기계판독부위 글자 표기방식인 [별표9]와 같이 로마자로 바꾸어 표기한다. (개정 2013. 6. 5.)<img id="160532029"></img>④ 성명에 세대를 나타내는 서수는 해당 숫자만큼의 영문자 ‘I’를 나란히 표기한다.<img id="160532031"></img>⑤ 성명에 붙은 기호는 다음 각 호와 같이 처리한다.1. 성명에 붙은 하이픈「-」은 한 칸 띄우기로 처리하여 표기한다.<img id="160532033"></img>2. 성명에 붙은 콤마「,」는 생략한다.<img id="160532035"></img>3. 성명에 붙은 아포스트로피「‘」는 생략한다.<img id="160532037"></img>⑥ 성명에 붙은 경칭 등은 다음 각 호와 같이 처리한다.1. 「Dr, Sir, Jr, Sr, Mr」, 「LT, JG」, 「S/O, D/O」 등 경칭이나 계급 또는 가족관계를 나타내는 표기는 생략한다.<img id="160532039"></img>2. 가족관계를 나타내는 표기 중「bin, binti」는 생략하지 아니한다.3. 기계판독여권의 기계판독영역(MRZ)에 경칭 등이 성명과 함께 기록된 경우에는 경칭 등을 기계판독영역(MRZ)의 표기대로 기록한다. (개정 2025. 1. 1.)⑦ 성명에 별도로 붙은 남편 성(姓)의 표기는 생략한다.<img id="160532041"></img>⑧ 성명에 본명과는 별도로 붙은 별명은 생략한다. (신설 2010. 11. 29.)<img id="160532043"></img>

제8조의3(기계판독영역에서의 성명 구분하기) ① 기계판독영역에서 성명은 빈칸기호(를 포함하여 윗줄의 6번째 글자부터 윗줄의 마지막인 44번째까지 영문자(로마자)로만 표기하고 여섯 번째 글자에는 빈칸기호 "<"가 올 수 없다.② 성과 이름 사이에는 빈칸기호 2개(<<)로 구분한다. 단, 성이 없거나 성명구분이 없는 경우에는 낱말과 낱말 사이에 빈칸기호 1개(<)만 들어간다. (개정 2013. 6. 5.)③ 성 또는 이름의 낱말과 낱말 사이에는 빈칸기호 1개(<)로 구분한다. (개정 2013. 6. 5.)<img id="160532045"></img>

제9조(여권번호의 표기) ① 여권번호는 아라비아숫자와 로마자로만 기록하고 사이 띄우기 없이 모두 붙여서 표기한다. (개정 2013. 6. 5.)② 기계판독여권이 아닌 경우 여권번호에 붙은 하이픈「-」은 생략하여 표기하고 번호를 의미하는 "No"는 빼고 표기한다.<img id="160532047"></img>③ 출입국자가 사용하는 여권 등이 유효하지 아니한 경우에는 여권번호 표기란에 다음 각 호에서 정하는 바와 같이 표기한다. (개정 2013. 6. 5.)1. 위명여권은 "FRANO"로 표기한다.2. 위ㆍ변조여권은 "FORNO"로 표기한다.3. 탈북자는 "NKDNO"로 표기한다.4. 강제송환자는 "DEPNO"로 표기한다.5. 그 밖에 여권번호가 없는 경우에는 "NONNO"로 표기한다.

제11조(출입국심사기록 등의 저장) ① 출입국관리공무원이 정보시스템을 이용하여 출입국심사를 마친 때 또는 정보화기기에 의한 출입국심사가 완료된 때에는 즉시 해당 출입국자의 출입국심사기록을 정보시스템에 저장하여야 한다. (개정 2017. 3. 20.)② 제1항은 상륙허가 및 남ㆍ북한 왕래 출입심사를 하는 경우에도 적용한다. (개정 2009. 11. 24.)③ 제1항부터 제2항까지의 규정에도 불구하고 선박 등의 승무원, 단체여행객, 관광상륙허가를 받은 외국인승객 등과 같이 운수업자로부터 사전에 전송받은 명부로 일괄적으로 규제자검색 등을 실시하고, 개별적으로 심사기록을 저장하지 않는 경우의 출입국심사기록, 상륙허가 심사기록, 남ㆍ북한 왕래 출입심사기록은 심사를 마친 후 전송받은 기록을 일괄적으로 변환하여 저장할 수 있다. (개정 2013. 6. 5.)④ 위명 또는 위ㆍ변조여권을 행사한 사람의 출입국심사기록 등은 행사한 여권상의 인적사항이 아닌 본인의 인적사항을 저장한다. (개정 2009. 11. 24.)

제12조(출입국자명부 등의 작성) ① 인천공항출입국ㆍ외국인청장은 각 청ㆍ사무소 또는 출장소에서 출입국심사시 심사관이 저장한 출입국심사기록 또는 정보화기기를 통해 저장된 출입국심사기록 중 허가한 기록을 활용하여 기록발생일로부터 2일 이내에 별표 2에 따라 정보시스템에 "출입국자명부"를 작성하여 단말기로 조회할 수 있도록 하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 승무원등록을 한 승무원 및 부정기적으로 운항하는 선박 등의 한국인 승무원의 출입국심사기록도 또한 같다.③ 제1항은 상륙허가자명부 및 남ㆍ북한왕래자명부를 작성하는 경우에도 준용한다. (개정 2013. 6. 5.)

제13조(출입국자명부 등의 수정ㆍ보완) ① 인천공항출입국ㆍ외국인청장은 제12조제1항 및 제2항에 따라 작성된 출입국자명부를 출입국신고서에 적혀 있는 내용 및 입출항보고서 등과 비교, 다음 각 호의 사항들을 보완하여 기록의 정확성을 항상 유지하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)1. 출입국자명부에 실린 내용이 출입국신고서에 적힌 내용과 다른 경우에는 출입국심사기록의 내용에 따른다. 다만, 출입국심사기록의 내용이 명백하게 잘못된 경우에는 바르게 고친다.2. 삭제 (개정 2013. 6. 5.)3. 삭제 (개정 2013. 6. 5.)4. 출입국자명부에 실린 입국기록과 출국기록이 서로 맞는지 확인하고 틀린 기록이 있을 때에는 바로 잡는다.5. 한국인의 출입국자기록은 여권발급정보 등과 비교하여 틀린 기록이 있을 때에는 바로 잡는다.6. 그 밖에 출입국자기록의 오류수정작업을 때때로 실시하고 틀린 기록이 있을 때에는 바로 잡는다. (개정 2009. 11. 24.)② 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 보호소장은 다음 각 호에서 정하는 사유가 있을 때에는 출입국자명부를 정정ㆍ추가ㆍ삭제할 수 있다. (개정 2020. 5. 18.)1. 출입국자명부에 기록된 내용이 틀린 경우2. 출입국심사를 잘못하였거나 누락하여 사후에 기록을 삭제 또는 추가하고자 하는 경우3. 개명, 주민등록번호 등 인적사항을 합법적으로 변경한 신청자의 기록정정 요청이 있는 경우 (개정 2010. 6. 25.)4. 법원의 판결 등에 따라 출입국기록 추가, 삭제 또는 정정이 필요하다고 인정되는 경우 (신설 2017. 3. 20.)③ 제2항에도 불구하고 기록의 정정은 담당공무원이 정보시스템(제2항제3호의 경우 신청자의 정정서류 이미지화)을 이용하여 직접 할 수 있으며, 정보시스템에 전산입력한 후 전자결재를 받아야 한다. (개정 2020. 5. 18.)④ 인천공항출입국ㆍ외국인청장은 제2항 및 제3항에서 정한 요청을 받아 그 요청 내용이 틀림없다고 판단한 때에는 그 기록을 출입국자명부에 반영하여야 한다. (개정 2013. 6. 5.)⑤ 제1항부터 제4항까지의 규정은 제12조제3항에 따라 작성된 상륙허가자명부 및 남ㆍ북한왕래자명부에도 이를 준용한다. (개정 2013. 6. 5.)

제14조(출입국자명부 등의 관리) 인천공항출입국ㆍ외국인청장은 제12조에 따라 작성된 출입국자명부 등을 다음 각 호에서 정하는 기준에 따라 관리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)1. 자기디스크와 기록보존매체에 이중으로 담아 관리한다.2. 서울출입국ㆍ외국인청과 인천공항출입국ㆍ외국인청의 정보시스템에서 이중으로 보관하여 활용할 수 있도록 하며, 정보자료의 변경이 이루어질 때에는 두 곳의 정보자료가 동시에 변경이 이루어지게 하여야 한다. (개정 8018. 7. 2.)3. "공공기록물 관리에 관한 법률"(아래 "기록물관리법령"이라 한다)에서 정한 보존기간이 경과한 때에는 기록보존매체에 옮겨 담은 뒤에 자기디스크에서 삭제할 수 있다. (개정 2009. 11. 24.)

제15조(출입국자 통계생성과 관리) ① 서울출입국ㆍ외국인청장은 제12조에 따라 작성된 출입국자명부 등에서 별지 제1호서식의 일일출입국자 현황을 청ㆍ사무소별로 작성하여 정보시스템에서 활용할 수 있도록 하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 서울출입국ㆍ외국인청장은 그 달의 출입국자명부 등을 바탕으로 하여 다음달 10일까지 출입국관리법 시행규칙 제82조제1항에서 정한 각종 통계 생성작업을 실시하여 본부 및 청ㆍ사무소ㆍ출장소 또는 보호소에서 활용할 수 있도록 하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제16조(단기체류외국인명부의 작성 및 관리) ① 서울출입국ㆍ외국인청장은 출입국자명부중 입국 외국인을 가려서 별표 3에 따라 정보시스템에 "단기체류외국인명부"를 작성하여 단말기로 조회할 수 있도록 하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 인천공항출입국ㆍ외국인청장과 서울출입국ㆍ외국인청장은 입국한 외국인이 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 단기체류외국인명부에서 해당 외국인의 기록을 정리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)1. 외국인등록 또는 국내거소신고를 하지 아니하고 그 외국인이 출국한 경우2. 입국한 외국인이 외국인등록이나 국내거소신고를 한 경우3. 단기체류 외국인이 입국시 행사한 여권과 다른 인적사항의 여권으로 출국한 사실을 확인한 경우4. 대한민국의 국적을 취득한 경우 (개정 2009. 11. 24.)5. 국내에서 사망한 경우 (신설 2013. 6. 5.)6. 그 밖에 국내에 체류하지 않는다고 명백하게 인정될 경우 (개정 2013. 6. 5.)③ 제2항의 작업 중에서 등록외국인관련 기록정리는 서울출입국ㆍ외국인청장이, 그 밖의 나머지 기록정리는 인천공항출입국ㆍ외국인청장이 맡아 처리하며, 체류하고 있지 않는 사람의 기록이 남아 있지 않도록 단기체류외국인명부를 수시로 정리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제17조(등록외국인기록표 등의 작성 및 관리) ① 체류지를 관할하는 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 등록외국인기록표 및 외국인등록표를 출입국관리법 시행규칙 제49조제1항에 따라 정보시스템에서 작성할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)② 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 제1항의 등록외국인기록표를 작성하기에 앞서 그 외국인이 이 지침 제19조제2항에서 정한 등록외국인명부에 실려 있는지를 확인하여, 등록외국인명부에 실려 있으면서 보존기록(과거체류자기록)으로 분류되어 있는 경우에는 활용기록(현체류자기록)으로 전환하여 활용한다. (개정 2018. 7. 2.)③ 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 등록외국인기록표의 인적사항을 입력할 경우에는 원칙적으로 단기체류외국인명부를 확인 후 해당 인적사항을 활용하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)④ 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 제3항의 단기체류외국인명부를 찾을 수 없거나 명부가 실제 인적사항과 다른 경우 다음과 같이 처리한다. (개정 2018. 7. 2.)1. 단기체류외국인명부 등에 해당 인적사항이 없는 경우에는 여권, 출입국심사로그, 출입국심사기록 등을 확인하여, 해당 인적사항과 동일하게 단기체류외국인명부에 추가한 후 등록외국인명부 인적사항으로 활용2. 해당기록이 실제 인적사항과 다른 경우에는 단기체류외국인명부 등 관련 출입국관리기록을 수정한 후 등록외국인명부 인적사항으로 활용⑤ 제3항과 제4항에도 불구하고, 다음의 경우에는 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장이 등록외국인명부에 직접 입력하여 처리할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)1. 국내에서 출생한 외국인의 등록 시2. 부동산등기용등록번호 부여 시⑥ 삭제 (2013. 6. 5.)

제18조(등록외국인기록보관철의 작성 및 관리) ① 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 출입국관리법 시행규칙 제49조제2항에 따른 등록외국인기록보관철을 다음 각 호에서 정하는 바에 따라 작성ㆍ관리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)1. 제17조제1항의 등록외국인기록표와 등록관련 문서의 이미지자료를 합하여 정보시스템에 개인별 등록외국인기록보관철을 작성한다.2. 등록외국인에 대한 모든 허가ㆍ신고ㆍ승인ㆍ조사 또는 처분 등에 대하여는 정보시스템의 등록외국인기록보관철에 그 내용을 입력하고, 관련 문서를 곧바로 이미지화하여 저장한다.3. 여러 사람이 함께 다루어진 문서(동반자 등)를 이미지화하여 정보시스템의 등록외국인기록보관철에 저장하는 경우에는 각각의 등록외국인기록보관철에 저장한다.4. 제1호부터 제3호까지의 규정에 따라 등록외국인기록보관철을 정보시스템에 작성한 경우에는 원본 종이문서를 등록외국인별로 따로 편철하여 보관하지 않고, 모든 문서를 처분 종류별로 생산일자 순으로 편철한 "등록외국인문서철"을 만들고 보존기간을 따로 정하여 관리한다.② 출입국심사과장, 체류관리과장, 이민조사과장 등 본부 각 과장은 등록외국인에 대한 각종 허가ㆍ신고ㆍ승인ㆍ조사 또는 처분 관련 문서를 이미지화한 후 등록외국인기록보관철에 저장하여 관리한다. (개정 2013. 6. 5.)

제19조(등록외국인명부의 작성 및 관리) ① 서울출입국ㆍ외국인청장은 체류지를 관할하는 각 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장이 제17조부터 18조까지의 규정에 따라 작성한 등록외국인기록표와 등록외국인기록보관철을 활용하여 별표 4에 따라 "등록외국인명부"를 작성하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 등록외국인명부는 활용기록과 보존기록으로 구분하여 보관하되, 활용기록은 현재 외국인등록이 되어 있는 사람의 기록을 "현체류자"라고 표시하여 관리하고, 현체류자 중 이 지침 제20조제2항에 따른 등록말소사유가 발생한 경우에는 "과거체류자"로 변경 표시하여 보존기록으로 관리한다. (개정 2013. 6. 5.)③ 등록외국인명부에서 과거체류자로 변경된 기록은 변경된 날의 다음해부터 기산하여 기록물관리법령에서 정한 보존기간이 경과한 때에는 기록보존매체에 옮겨 담은 뒤에 자기디스크에서 삭제할 수 있다.

제20조(등록외국인기록의 정리) ① 출입국항을 관할하는 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 등록외국인이 출입국항에서 외국인등록증을 반납하고 출국한 경우에는 그 사실을 곧바로 정보시스템에 입력하여야 하고, 외국인등록증은 등록외국인 기록정리 등 필요한 조치를 완료한 후 폐기할 수 있다. (개정 2025. 1. 1.)② 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 등록외국인이 다음과 같은 사유가 발생한 경우에는 그 사실을 곧바로 정보시스템에 입력하고 그 기록을 정리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)1. 재입국허가를 받고 출국한 뒤 허가기간(재입국허가가 면제된 경우에는 허가받은 체류기간) 안에 다시 입국하지 아니한 경우2. 사망한 사실을 알게 된 경우3. 외국인등록대상이 아닌 자격으로 체류자격을 변경한 경우4. 한국국적을 취득한 경우5. 복수국적자로 확인된 경우 (개정 2013. 6. 5.)6. 그 밖에 등록말소사유가 발생한 경우 (개정 2009. 11. 24.)

제21조(국내거소신고자명부의 작성 및 관리) ① "국내거소신고자명부"의 작성 및 관리는 제17조부터 제19조까지의 규정을 준용한다. (개정 2009. 11. 24.)② 제1항과 관련 제17조부터 제19조까지의 "등록외국인기록표"는 "국내거소신고원부"를, "등록외국인"은 "국내거소신고자"를, "등록외국인기록보관철"은 "국내거소신고자기록보관철"을, "등록외국인명부"는 "국내거소신고자명부"를, "외국인등록증"은 "국내거소신고증"을, "외국인"은 "재외동포"를, "외국인등록"은 "국내거소신고"를 말하며, "국내거소신고원부"는 "재외동포의 출입국과 법적지위에 관한 법률"시행령 제10조에 따라 같은 법 시행규칙 별지 제2호서식으로 작성한 "외국국적동포국내거소신고원부"를 말한다. (개정 2017. 3. 20.)

제22조(국내거소신고자기록의 정리) 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 국내거소신고자에게 재외동포의 출입국과 법적지위에 관한 법률 시행령 제14조제1항 각호에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 그 사실을 곧바로 정보시스템에 입력하고 그 기록을 정리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제22조의2(외국인등록용 등 표준사진규격 등) ① 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 외국인등록ㆍ거소신고ㆍ난민여행증명서발급ㆍ승무원등록(이하 ‘외국인등록 등’이라 한다)을 위해 사진을 제출 받은 때에는 출입국관리법시행규칙 별표 5의2에서 정하는 ‘외국인등록용 표준사진규격’에 적합한지 여부를 확인하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사진을 제출받은 때에는 사진을 보완하여 제출토록 요구할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)1. 신청일로부터 6개월 이전에 발급한 여권, 외국인등록증, 국내거소신고증, 난민여행증명서 또는 승무원등록증 등에 부착된 사진과 동일한 사진2. 용모의 변화, 변ㆍ탈색, 품질저하 등의 사유로 본인 확인이 어려운 사진(개정 2026. 1. 1.)3. 삭제(2026. 1. 1.)③ 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 이전에 등록된 외국인의 사진이 10년이 지났거나 그 외국인의 얼굴모습과 뚜렷이 달라진 것을 발견한 때에는 새로 찍은 사진을 제출받을 수 있고, 그 사진을 제출받은 때에는 정보시스템에 교체 등록하고 그 등록 날짜를 입력하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제23조(사망자명부의 작성 및 관리) ① 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 보호소장은 다음 각 호와 같이 외국인이 사망한 사실을 안 때에는 곧바로 정보시스템의 "사망자명부"에 입력하고 그 기록을 정리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)1. 출입국관리법 제37조제2항에 따라 사망한 외국인의 외국인등록증을 반납 받은 경우 (개정 2013. 6. 5.)2. 외국인의 사망사실을 관할 경찰서 등 관계기관으로부터 통보받은 경우3. 그 밖에 사망진단서 등으로 외국인의 사망사실을 확인한 경우 (개정 2013. 6. 5.)② 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 보호소장은 제1항에 따라 "사망자명부"에 입력을 완료한 후에는 곧바로 사망자가 포함되어 있는 기록(단기체류외국인기록, 등록외국인기록, 국내거소신고자기록)을 정리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제24조(출입국규제자ㆍ규제해제자 명부의 작성 및 관리) ① 국민 또는 외국인을 출입국규제 하고자 하는 때에는 먼저 규제될 사람이 출입국규제자명부에 기존에 등재되어 있는지를 확인하고, 기존에 등재되어 있음에도 불구하고 요청기관 또는 요청사유가 다르면 별도로 규제조치하고, 동일한 기관에서 동일한 사유로 거듭 요청한 경우에는 동 사실을 요청기관에 통보하고 협의하여 처리한다.② 출입국규제를 해제하고자 하는 때에도 먼저 해제 요청된 사람이 출입국규제자명부에 등재되어 있는 상태를 확인하여 요청기관 또는 요청사유가 다르게 복수로 등재되어 있으면 해제 요청내용과 동일한 건에 대해서만 해제조치 한다.③ 국민 또는 외국인을 출입국규제하기로 결정한 때에는 즉시 그 내용을 정보시스템에 입력하고, 관련 원본 종이문서는 이미지화하여 보관할 수 있다. 출입국규제를 해제하기로 결정한 때에도 또한 같다.④ 서울출입국ㆍ외국인청장은 제3항에 따라 정보시스템에 입력된 출입국규제자 기록으로 별표 5에 따라 "출입국규제자명부"를, 출입국규제해제자 기록으로 "출입국규제해제자자명부"를 작성ㆍ관리하고, 별지 제2호서식으로 "요청기관별 출입국규제현황"을 작성하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)⑤ 출입국심사과장은 출입국규제자명부를 수시로 점검하고 잘못된 부분이 있는 경우에는 즉시 이를 바르게 수정하여야 한다. (개정 2009. 6. 24.)⑥ 서울출입국ㆍ외국인청장은 제5항의 수정이 있는 때에는 별표 6에 따라 "출입국규제자기록수정작업명세"를 정보시스템에 작성하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)⑦ 서울출입국ㆍ외국인청장은 출입국규제해제기록 및 출입국규제자기록수정작업명세를 각각 5년 동안 보관하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)⑧ 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 정보시스템이나 통신망 등의 장애발생에 대비하여 출입국심사에 지장이 없도록 출입국규제자명부를 주 1회 이상 시디(CD) 또는 이동식 저장장치(USB) 등에 내려 받아 보관하는 등 비상대책을 강구하여야 한다. (개정 2025. 1. 1.)

제25조(출입국규제자 검색기록의 작성 및 관리) 정보화망 권역을 맡은 청장 또는 사무소장은 별표 7에 따라 "출입국규제자검색현황"을 정보시스템에 작성하여 3년 동안 보관하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제26조(출입국규제자 출입국여부 재검색기록의 작성 및 관리) ① 인천공항출입국ㆍ외국인청장, 제주출입국ㆍ외국인청장, 김해공항출입국ㆍ외국인사무소장은 인천공항출입국ㆍ외국인청장이 제12조에 따라 출입국자명부 등을 작성한 때에는 곧바로 해당 권역의 출입국자명부를 대상으로 출입국규제여부를 재검색하여 출입국규제자가 검색된 때에는 별지 제3호서식의 "출입국규제자출입국여부재검색결과보고서"를 작성하여 3년 동안 보관하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 제1항의 출입국규제자 재검색 업무를 위한 정보화망 권역은 제4조에서 정한 권역에 따른다. 다만, 서울권은 인천공항출입국ㆍ외국인청에서 처리한다. (개정 2018. 7. 2.)③ 인천공항출입국ㆍ외국인청장, 제주출입국ㆍ외국인청장, 김해공항출입국ㆍ외국인사무소장은 제1항의 출입국규제자출입국여부재검색결과보고서의 내용을 살펴본 뒤, 출국금ㆍ정지자가 출국하였거나 입국금지자 또는 법무부장관이 허가하지 않은 사증발급규제자가 입국한 사실을 발견한 때에는 곧바로 법무부장관에게 보고하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제27조(출입국사범 및 강제퇴거자 명부의 작성 및 관리) ① 이민조사과장 및 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 보호소장은 출입국사범이나 강제퇴거자에 대한 조사 또는 처분 등의 내용을 별표 8에 따라 정보시스템의 "출입국사범 및 강제퇴거자 명부"에 입력하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 서울출입국ㆍ외국인청장은 출입국사범 및 강제퇴거자 명부에 실린 기록이 처분 받은 날의 다음 해부터 기산하여 기록물관리법령에서 정한 보존기간이 경과한 때에는 별도의 기록보존매체에 저장ㆍ보관하고 자기디스크에서 삭제할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)

제28조(이미지화 대상 및 처리 방법) ① 본부 각 과장 및 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 보호소장은 사증발급관련 문서, 출입국신고서, 체류외국인 문서, 국내거소신고 관련 문서, 출입국사범 관련 문서, 국적관련 문서 등 업무수행과정에서 생산되는 각종 출입국관리기록 관련 문서를 이미지화 하여 정보시스템에 저장하여 활용할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)② 제1항에 따라 문서를 이미지화 하는 경우에는 다음 각 호에서 정하는 기준에 따른다.1. 이미지화는 원본문서와 동일한 크기로 한다.2. 해상도는 원칙적으로 200DPI 이상으로 한다. 다만, 대상 문서에 따라 달리 정할 수 있다.3. 원본을 이미지화하기 어렵거나 알아보기 힘든 경우에는 복사본을 사용하거나 사진이미지 등을 활용할 수 있다.③ 삭제 (2013. 6. 5.)

제29조(출입국신고서 및 단체여행객명단의 이미지화) ① 출입국관리공무원은 출입국신고서를 제11조제1항에 따라 출입국심사기록 저장 시 이미지화하여 동시에 저장하여야 하며, 단체여행객명부(동 지침 별지 제4호서식)를 다음날까지 이미지화 하여야 한다.② 삭제 (2009. 11. 24.)③ 삭제 (2009. 11. 24.)④ 삭제 (2009. 11. 24.)⑤ 삭제 (2009. 11. 24.)⑥ 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 제1항에 따라 이미지화를 마친 출입국신고서 원본은 3개월 동안 보관한 뒤 폐기할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)

제30조의2(접속기록의 보관) ① 정보화망 권역을 맡은 청장 또는 사무소장은 정보시스템의 효율적인 통제ㆍ관리, 사고 발생 시 추적 등을 위하여 사용자의 접근기록을 유지ㆍ관리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 접근기록은 보안사고 발생 시 확인 등을 위하여 6개월 이상 보관하여야 한다. (본조 신설 2013. 6. 5.)

제31조(출입국관리기록의 대외 제공 기준 및 절차) ① 출입국관리기록의 대외 제공 기준 및 절차는 전자정부법, 개인정보보호법, 법무부소관국가정보자료관리세부시행규칙, 법무부개인정보보호지침, 정보화업무기본지침 등 관련 규정에 따른다. (개정 2018. 7. 2.)② 다른 기관에서 출입국관리기록을 제공받고자 하는 경우 중앙행정기관ㆍ국회사무처ㆍ법원행정처ㆍ헌법재판소ㆍ중앙선거관리위원회는 법무부장관에게, 그 외의 기관은 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장에게 법적근거, 이용목적, 이용하고자 하는 정보의 범위 등을 명시하여 문서로 요청하여야 한다. 다만, 정보통신망을 이용한 제공공유를 요청하는 경우에는 법무부장관에게 요청하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)③ 제2항에도 불구하고 경찰청 등 다른 기관에서 지문 및 얼굴에 관한 정보를 제공받고자 하는 경우 인천공항출입국ㆍ외국인청장에게 법적근거, 이용목적, 이용하고자 하는 정보의 범위 등을 명시하여 문서로 요청하여야 한다. 다만, 정보통신망을 이용한 정보공유를 요청하는 경우에는 제2항 단서와 같다. (개정 2018. 7. 2.)④ 제2항에 따라 출입국관리기록의 제공을 문서로 요청함에 있어서 검사나 사법경찰관리의 직무를 집행하는 공무원이 수사 등의 목적으로 긴급을 요하는 경우에는 모사전송기를 이용할 수 있다.⑤ 제2항 본문에 따라 출입국관리기록의 제공을 요청 받은 때에는 기록제공의 법적 근거, 이용목적 등을 면밀히 검토하여 제공여부를 결정하여 그 결과를 문서로 회신하여야 한다. 다만, 제4항에 의한 경우에는 문서에 의한 회신에 앞서 전화로 알려주거나 모사전송기를 이용할 수 있다. (개정 2013. 6. 5.)⑥ 출입국관리기록을 대외기관에 제공한 때에는 개인정보보호위원회 개인정보보호지침 별지 제8호서식의 "개인정보의 목적외 이용 및 제3자 제공 대장"에 기록을 남겨야 한다. (개정 2025. 1. 1.)

제32조(출입국관리기록 공유시의 조치) 이민정보과장은 정보통신망을 이용하여 출입국관리기록을 대외기관과 공유하는 경우에는 개인정보보호 등 정보자료의 안전한 관리가 이루어지도록 이용기관의 장에게 제공되는 형태에 따라 실정에 맞게 다음 각 호와 같은 조치를 강구하도록 요청하여야 하며, 이용기관의 장은 처리정보의 안전성 확보를 위한 조치를 취하여야 한다. (개정 2013. 6. 5.)1. 제공받은 정보의 목적 외 사용 금지2. 제공받은 정보의 대외유출 방지 및 다른 기관 제공 금지3. 담당자 지정 및 개인정보열람ㆍ출력대장 기재, 그 밖에 보안을 위한 조치 강구 (개정 2009. 11. 24.)4. 사용자계정 및 비밀번호의 철저한 관리5. 정보의 이용 및 관리실태에 대한 법무부의 점검ㆍ통제 수용6. 그 밖에 개인정보보호법의 철저한 준수 (개정 2013. 6. 5.)

제33조(공유 기록의 사후관리) ① 이민정보과장 및 서울출입국ㆍ외국인청장은 정보통신망을 이용하여 공유하는 출입국관리기록의 사후관리를 위하여 이용기관 목록을 별도로 작성하여 관리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 이민정보과장 및 서울출입국ㆍ외국인청장은 정보통신망을 이용한 출입국관리기록 이용기관에 대하여 기록의 관리실태 및 부과된 의무사항에 대한 철저한 이행여부를 수시로 점검할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)③ 이민정보과장은 제2항에 따른 점검 결과 이용기관이 제32조 각 호에서 정하는 사항을 위반한 사실을 확인한 때에는 그 시정을 요구할 수 있고 시정을 요구받은 이용기관은 문서로 시정조치 결과를 통보해야 한다. (신설 2013. 6. 5.)④ 이민정보과장은 제3항에 따른 시정조치 요구에도 불구하고 이용기관이 정당한 사유없이 응하지 않는 때에는 정보통신망에 의한 정보공유를 중단할 수 있다. (신설 2013. 6. 5.)

제33조의2(개인정보 열람 요구 거절 등에 대한 이의제기 절차) ① 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 개인정보보호법 제35조제3항 및 제4항에 따라 정보주체의 열람 요구를 연기하거나 거절(일부열람 포함)하는 경우 통지서를 받은 날로부터 30일 이내에 해당 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장에게 문서로 이의를 제기할 수 있음을 개인정보보호위원회 개인정보보호지침 별지 제3호서식에 기재하여 안내하여야 한다. (개정 2025. 1. 1.)② 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장은 제1항에서 정한 기간 내에 이의제기를 받은 경우 이의제기를 받은 날로부터 7일 이내에 결정하고 그 결과를 정보주체에게 지체없이 문서로 통지하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 정해진 기간 이내에 결정할 수 없는 때에는 그 기간의 만료일 다음 날부터 기산하여 7일 이내의 범위에서 연장할 수 있으며, 연장사유를 정보주체에게 통지하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제34조(발급할 수 있는 증명서의 종류 및 발급권자) ① 발급할 수 있는 증명서의 종류 및 증명발급권자는 다음 각 호와 같다.1. 출입국관리법 제88조제1항에 따른 출입국에 관한 사실증명: 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 시ㆍ군ㆍ구의 장 또는 읍ㆍ면ㆍ동의 장 또는 재외공관의 장 (개정 2018. 7. 2.)2. 출입국관리법 제88조제2항에 따른 외국인등록사실증명서: 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 시ㆍ군ㆍ구의 장 또는 읍ㆍ면ㆍ동의 장 (개정 2018. 7. 2.)3. 재외동포의 출입국과 법적지위에 관한법률 제7조제5항에 따른 국내거소신고사실증명: 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 시ㆍ군ㆍ구의 장 또는 읍ㆍ면ㆍ동의 장 (개정 2018. 7. 2.)4. 부동산등기법 제49조 및 법인 아닌 사단ㆍ재단 및 외국인의 부동산등기용 등록번호 부여절차에 관한 규정 제15조에 따른 외국인의 부동산등기용 등록증명서: 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장 (개정 2018. 7. 2.)5. 국적법 시행규칙 제17조의 규정에 의한 국적취득사실증명서 등: 청장ㆍ사무소장 또는 출장소장 (개정 2018. 7. 2.)6. 출입국관리법 제88조의3제1항에 따른 외국인체류확인서: 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 읍ㆍ면ㆍ동의 장 또는 출장소장 (개정 2025. 1. 1.)② 제36조제3항에 따라 전자민원으로 증명을 발급하는 경우에는 신청인의 주소지에 관계없이 서울출입국ㆍ외국인청장의 명의로 발급한다. (개정 2018. 7. 2.)③ 제1항 각 호의 증명서는 한글 또는 영문으로 발급하거나, 한글과 영문을 병기하여 발급할 수 있다.④ 출입국기록이 없는 경우에는 출입국기록이 없다는 내용의 출입국에 관한 사실증명을 발급하고, 등록이 말소된 경우의 외국인등록사실증명 및 국내거소신고사실증명은 정보시스템에 기록이 있는 경우에 한하여 발급할 수 있다.

제35조(증명발급 신청권자) ① 제34조에 따른 증명서는 본인, 법정대리인 또는 위임을 받은 사람이 신청할 수 있다. (개정 2013. 6. 5.)② 제1항에도 불구하고 출입국관리법 시행규칙 제75조제3항 각 호의 1에 해당하는 사람은 출입국에 관한 사실증명, 외국인등록사실증명, 국내거소신고사실증명을 신청할 수 있다. (개정 2013. 6. 5.)③ 출입국관리법시행규칙 제75조제3항제4호의 "그 밖에 법무부장관이 공익상 필요하다고 인정하는 자"라 함은 소송ㆍ공탁ㆍ강제집행과 관련하여 법원 또는 법관이 요구하는 경우를 말한다. (개정 2013. 6. 5.)

제36조(증명발급의 신청방법) ① 증명서의 발급은 신청인이 직접 발급기관을 방문하거나 민원우편, 팩스민원, 전자민원으로 신청할 수 있다. (개정 2010. 11. 29.)② 민원우편신청서 또는 팩스민원신청서에는 증명발급을 위하여 필요한 내용들을 기재하고 제37조에서 정하는 입증서류 등을 첨부하여야 한다. (개정 2010. 11. 29.)③ 인터넷 등 정보통신망을 통하여 전자민원으로 증명을 발급하고자 하는 경우에는 전자서명법 제4조에 의해 지정받은 공인인증기관에서 발급 받은 공인인증서로 본인 신분 확인 절차를 거쳐 발급할 수 있다. (개정 2010. 11. 29.)④ 민원우편신청에 따라 발급한 증명서를 등기우편으로 신청인에게 발송한 때에는 그 영수증을 신청서의 접수인 아래쪽에 붙여 두어야 한다. (개정 2010. 11. 29.)

제36조의2(사전예약에 의한 증명발급) ① 인천공항출입국ㆍ외국인청장, 제주출입국ㆍ외국인청장, 김포공항출입국ㆍ외국인사무소장, 김해공항출입국ㆍ외국인사무소장은 출국하는 국민의 민원편의를 위해 출입국에 관한 사실증명 발급 사전예약 창구를 운영할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)② 제1항에 따라 인천공항출입국ㆍ외국인청장, 제주출입국ㆍ외국인청장, 김포공항출입국ㆍ외국인사무소장, 김해공항출입국ㆍ외국인사무소장은 다음 각 호 모두에 해당하는 경우에 별지 제9호서식의 신청에 따라 사전예약을 접수할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)1. 토요일 및 공휴일을 제외한 정상근무시간(09:00~18:00)에 신청하는 경우(다만, 기관 사정을 고려하여 접수 가능한 시간을 별도로 정할 수 있다)(개정 2026. 1. 1.)2. 출국당일 항공사 발권 수속 종료 후 여권, 탑승권, 희망주소지가 기재된 반송용 등기우편봉투를 제출하는 경우(다만, 심야 항공편 탑승의 경우 발권수속 전이라도 신청 가능하다)③ 사전예약을 접수받은 인천공항출입국ㆍ외국인청장, 제주출입국ㆍ외국인청장, 김포공항출입국ㆍ외국인사무소장, 김해공항출입국ㆍ외국인사무소장은 신청인이 출국한 다음날 출입국에 관한 사실증명을 발급하여 신청인의 희망주소지로 등기우편 발송하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)④ 제3항에 따라 발송한 우편이 반송되는 때에는 반송우편을 1년간 보관 후 폐기한다.

제37조(증명발급의 신청에 필요한 입증서류) ① 제35조에 따라 신청권자가 증명발급을 신청하는 때에는 출입국관리법시행규칙 별지 제138의2호 서식의 신청서와 신청에 필요한 입증서류 등을 제출하여야 한다. 다만, 본인이 신청하는 경우에는 신분증명서 확인으로 신청서 및 입증서류 제출에 갈음할 수 있다. (개정 2013. 6. 5.)② 본인, 법정대리인 및 위임을 받은 사람이 증명발급 신청에 필요한 입증서류는 다음 각 호와 같다. (개정 2013. 6. 5.)1. 본인이 신청하는 경우: 주민등록증 등 신원을 확인할 수 있는 신분증명서2. 위임을 받은 사람이 신청하는 경우: 위임장(서명인증서 또는 증명발급대상자의 신분증명서 사본 첨부)과 신청인의 신분증명서3. 법정대리인이 신청하는 경우: 부 또는 모를 입증하는 가족관계서류와 신청인의 신분증명서③ 행방불명, 사망 등으로 본인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나 명백하게 본인의 이익을 위해 사용될 것으로 인정되는 경우에는 배우자 또는 직계 존ㆍ비속은 신청인의 신분증명서 및 가족관계 입증서류와 함께 다음 각 호의 서류를 제출하여야 한다. (개정 2013. 6. 5.)1. 신변안전을 위한 소재파악: 행방불명 또는 가출신고서2. 사망자에 대한 증명발급: 사망신고 또는 사망확인서류3. 해외이삿짐 확인: 선하증명 또는 해외배송확인서류4. 운전면허 적성검사연기: 적성검사통지서5. 학교특례입학: 해당학교 입학요강 등6. 자동차보험 가입해지 등: 자동차보험가입 증명서류7. 인터넷, 전화 등 해지: 가입증서 또는 납입고지서8. 기타 본인에게 명백하게 이익이 되는 경우: 용도입증서류④ 완전 출국한 외국인을 고용하였던 사람 또는 그 대리인이 증명발급을 신청할 경우에는 신청인의 신분증명서, 고용관계 입증서류 및 용도입증서류를 제출하여야 한다. (개정 2013. 6. 5.)⑤ 소송ㆍ공탁ㆍ강제집행과 관련하여 법원 등에 제출할 목적으로 증명발급을 신청하는 경우 신청인의 신분증명서와 함께 보정명령서(권고서) 또는 법원(법관) 요구서류를 제출하여야 한다. (개정 2013. 6. 5.)⑥ 채권ㆍ채무 관계로 정당한 이해관계가 인정되는 채권자가 외국인등록사실증명 발급 신청에 필요한 입증서류는 다음 각 호와 같다. (개정 2013. 6. 5.)1. 채권ㆍ채무 관계에 관한 재판에서 승소판결이 확정된 경우: 신청인의 신분증, 확정판결문 사본2. 「주민등록법 시행령」별표 2제3호의 각 목의 어느 하나에 해당하는 금융회사 등이 연체채권 회수를 위하여 필요한 경우: 신청인의 신분증, 연체 관련 문서 및 채무자의 대출신청서 사본(법인이 신청서에 법인인감을 날인하여 신청하는 경우에는 법인인감증명서 및 신청인의 사원증 또는 재직증명서를, 사용인감을 날인하여 신청하는 경우에는 사용인감계와 법인인감증명서 및 신청인의 사원증 또는 재직증명서를 각각 추가 제출)3. 해당 외국인과 채권ㆍ채무 관계에 있는 경우(기한 경과나 기한의 이익 상실 등으로 변제기가 도래한 경우에 한정하며 채무금액이 100만원 이하인 경우는 제외한다): 신청인의 신분증, 계약서, 차용증, 어음 등으로 송금영수증, 공증, 확정일자 등의 공적 증거를 담보할 수 있는 서류 중 하나를 첨부⑦ 본인 또는 신청인의 신분증명서의 범위는 주민등록증, 운전면허증, 여권, 외국인등록증, 외국국적동포 국내거소신고증으로 한다. 다만, 분실 등으로 신분증명서 제시가 불가능하고 신청인이 원하는 경우에는 신청인의 지문을 출입국관리 정보시스템 자료와 대조하는 방법으로 신분증명서 제시를 대신할 수 있다. (개정 2017. 3. 20., 2026. 1. 1.)⑧ 증명발급 신청에 필요한 입증서류는 전자정부법 제36조에 따라 행정정보의 공동이용 등을 통한 전자적 확인으로 제출을 생략하게 할 수 있다. (개정 2025. 1. 1.)

제38조(증명발급 수수료) ① 증명발급수수료는 각 법령에서 정한 금액을 청ㆍ사무소 또는 출장소에서 발급하는 경우에는 정부수입인지로, 시ㆍ군ㆍ구에서 발급하는 경우에는 수입증지로, 인터넷을 통한 전자민원창구에서 발급하는 경우에는 전자화폐 또는 전자결제로 수납한다. 다만, 공공의 목적 등을 위하여 발급하는 각종 증명발급에 대하여는 그 수수료를 면제할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)② 수수료로 받은 정부수입인지 또는 수입증지는 발행하는 증명서 앞면의 빈자리에 붙여 소인하여야 한다. 다만 수수료가 면제되는 경우에는 소인에 갈음하여 "수수료 면제"라고 기재한다.

제41조(관인찍기) ① 증명서를 발급하는 경우에는 발급권자의 직명 뒤에 직인을 찍어야 한다. (개정 2010. 11. 29.)② 증명서가 2장 이상으로 구성되어 있는 경우에는 맨 마지막 용지에만 직인을 찍고 첫째 용지부터 직인을 찍은 바로 앞의 용지까지는 용지마다 위에서 3분의 1이 되는 부분을 접어 그 용지의 뒷면과 다음 용지의 앞면에 걸쳐 직인으로 간인하여야 한다. (2010. 6. 25.)

제42조(증명서 발급대장 적기) ① 증명서를 발급하는 때에는 그 내용을 별지 제7호 또는 제8호서식으로 정보시스템의 증명서 발급대장에 입력하여야 한다. (개정 2013. 6. 5.)② 제1항에서 정한 증명서 발급대장은 다음 각 호의 어느 하나에 정하는 대로 적는다.1. 발행번호 칸에는 발급기관마다 그 해의 발급순서에 따른 일련번호를 적고, 발급부수 칸에는 그 증명서를 발급한 부수를 적는다.2. 신청방법 칸에는 그 증명서의 신청방법에 따라 "방문", "우편" 또는 "팩스"라고 적는다.3. 교부확인 칸에는 신청인이 스스로 받아 가는 때에는 "교부", 팩스민원에 의한 경우에는 "팩스"라고 각각 적고, 등기우편으로 발송한 때에는 발급대장에 그 등기번호를 적는다.③ 삭제 (2010. 11. 29.)

제43조(각종 증명서발급 현황 작성) ① 민원담당공무원은 출입국에 관한 사실증명은 매일, 그 밖의 증명은 매주 마다 증명서 발급대장을 출력하여 증명발급권자의 확인을 받아야 한다. 다만, 정보화업무처리절차에 의하여 처리한 때에는 그러하지 아니한다.② 삭제 (2013. 6. 5.)

제44조(출입국에 관한 사실증명의 내용구성) ① 발행번호(Serial No.) 칸에는 발급기관마다 그 해의 발행순서에 따른 일련번호를 적는다.② 쪽 번호 칸에는 1부의 증명에 쓰인 용지의 쪽수와 그 용지의 쪽 번호를 적으며, 다음 쪽이 있을 경우 해당 쪽의 마지막기록 하단에 "다음 페이지 계속(Continued Next Page)"이라고 적는다.<img id="160532085"></img>③ 성명 칸에는 증명되는 사람이 국민인 경우에는 마지막의 출국일 또는 입국일의 출입국심사시에 행사한 여권상의 한글 및 영문성명을 표기하고, 외국인인 경우 영문성명을 표기한다.④ 여권번호 칸에는 증명하는 마지막의 출국일 또는 입국일의 출입국심사시에 행사한 여권 등의 번호를 적는다. (개정 2018. 2. 1.)⑤ 출입국일자 칸에는 사실증명 발급 시점까지 제12조에 따라 작성 완료된 출입국자명부에서 신청인이 요청한 조회기간에 해당하는 증명발급대상자의 출입국심사 일자를 빠짐없이 아래 보기와 같이 적는다.<img id="160532087"></img>⑥ 증명발급 신청권자가 남ㆍ북한 출입사실을 포함하여 출입국사실증명서의 발급을 요청하는 경우에는 남ㆍ북한 출입사실을 포함하여 발급할 수 있다. 이 경우 출입국사실증명서상의 "출국"은 "출발"로 "입국"은 "도착"으로 본다.⑦ 출입국기록이 없는 사람의 출입국사실증명발급은 출입국일자 기재 칸에 아래 보기와 같이 한다. (개정 2010. 11. 29.)<img id="160532095"></img>⑧ 기록대조 칸에는 제5항에 따라 첫날과 마지막 날을 적는다.

제45조(기본계획수립) ① 정보화망 권역을 맡은 청장 또는 사무소장은 정보화업무기본지침에 따라 매 5년마다 그 권역의 "기본계획(안)"을 마련(작성서식은 국가정보화 기본계획의 작성지침 준용)하여 시행 전년도 9월 30일까지 출입국ㆍ외국인정책본부장(이하 "본부장"이라 한다)에게 보고하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 본부장은 제1항의 정보화기본계획(안)을 취합ㆍ검토한 후 정보화업무기본지침에 따라 출입국ㆍ외국인정책행정 정보화기본계획(안)을 마련하여 시행 전년도 10월 31일까지 기획조정실장에게 제출하여야 한다. (개정 2013. 6. 5.)

제46조(사업계획의 제출) ① 정보화망 권역을 맡은 청장 또는 사무소장은 그 권역의 다음 연도의 "정보화예산편성 요구내역서"를 작성(작성서식은 기획재정부 예산편성작성지침 준용)하여 매년도 1월 5일까지 본부장에게 보고하여야 하며, 「법무부 정보화업무 기본지침」제5조의2에 따라 신규사업의 경우에는 정보화사업 사전 타당성 관련 자료를 추가로 제출하고, 고도화 사업의 경우에는 성과 측정결과를 제출하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 본부장은 제1항의 "정보화예산편성 요구내역서"를 취합ㆍ검토한 후 정보화업무기본지침에 따라 매년 1월 10일까지 기획조정실장에게 제출하여야 한다. (개정 2013. 6. 5.)

제46조의2(정보화시행계획의 수립) ① 정보화망 권역을 맡은 청장 또는 사무소장은 예산편성 반영 내역을 바탕으로 그 권역의 다음 연도 "정보화시행계획"을 수립(연도별 국가정보화 시행계획 작성지침 적용)하여 매년 3월 20일까지 본부장에게 보고하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 본부장은 제1항의 정보화시행계획"을 취합ㆍ검토한 후 정보화업무기본지침에 따라 매년 3월 31일까지 기획조정실장에게 제출하여야 한다. (개정 2017. 3. 20.)

제50조(정보화업무의 발굴 및 개발 요청) ① 소관업무와 관련하여 정보화가 필요하다고 인정하는 경우에 본부 각 과장은(청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 보호소장은 본부 소관과에 요청) 이민정보과장에게 개발을 요청할 수 있고 이민정보과장은 정보화 필요성을 검토하여 그 타당성이 인정될 경우 서울출입국ㆍ외국인청장(출입국정보화센터장)에게 개발을 지시할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)② 삭제 (2017. 3. 20.)③ 서울출입국ㆍ외국인청장(출입국정보화센터장)은 제1항에 따른 개발방법과 개발효과 등을 검토함에 있어서 출입국심사와 관련된 부분에 대하여는 인천공항출입국ㆍ외국인청장(정보관리과장)과 협의할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)

제52조(정보화업무 개발) ① 삭제 (2017. 3. 20.)② 제50조에 따라 개발을 지시 받은 서울출입국ㆍ외국인청장(출입국정보화센터장)은 정보시스템 구축ㆍ개선이 완료된 경우 사용자매뉴얼 등을 첨부하여 이민정보과장에게 보고하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)③ 삭제 (2017. 3. 20.)

제53조(개발업무의 적용) 이민정보과장은 제52조에 따라 정보화 개발이 완료된 업무에 대하여 시험운영 결과 등을 반영하여 그 적용여부 및 적용시기를 결정한다. (개정 2017. 3. 20.)

제54조의2(프로그램의 유지ㆍ관리) ① 서울출입국ㆍ외국인청장(출입국정보화센터장)은 업무처리에 불편이 없도록 관련 프로그램을 유지ㆍ관리하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)② 이민정보과장은 다음 각 호에 해당하는 경우 서울출입국ㆍ외국인청장(출입국정보화센터장)에게 프로그램 개선ㆍ수정을 지시할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)1. 법령 개정 및 제도의 개선 등으로 업무처리 절차나 방법이 추가ㆍ변경되어 본부 소관과장이 요청한 경우로서 그 타당성이 인정되는 경우2. 소속기관 등의 프로그램 사용자가 요구한 개선사항에 대해 본부 소관과장이 그 필요성을 인정하여 개선을 요청한 경우③ 단순 프로그램 오류인 경우에는 이민정보과장을 경유하지 않고 해당 오류를 발견한 본부 각과 또는 청ㆍ사무소에서 서울출입국ㆍ외국인청장(출입국정보화센터장)에게 직접 수정을 요청할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)④ 이민정보과장은 프로그램 변경 사항이 출입국심사와 관련이 있는 경우에는 인천공항출입국ㆍ외국인청장(정보관리과장)에게 프로그램 개발ㆍ수정을 지시할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)

제55조(정보화자원의 운영ㆍ관리) ① 정보화 시설 및 장비의 관리, 정보시스템의 운영과 관리 등 정보화 자원의 일반적인 운영ㆍ관리는 정보화업무기본지침에 따른다.② 정보화망 권역을 맡은 청장 또는 사무소장은 정보시스템 및 정보통신망에 업무처리에 지장을 초래하는 중요 장애가 발생하였을 때에는 신속하게 장애복구에 필요한 조치를 취하고 장애가 복구된 때에는 장애발생원인, 복구내역 및 재발방지 대책 등을 본부장에게 보고하여야 한다. (개정 2018. 7. 2.)

제56조(정보화교육) ① 직원의 정보화교육에 대한 일반적인 사항은 정보화업무기본지침의 규정에 따른다.② 이민정보과장은 직원들의 정보화마인드 제고 및 정보시스템의 원활한 이용을 위하여 정보화교육 연간세부실천계획을 수립하여 시행할 수 있다. (개정 2013. 6. 5.)③ 정보화망 권역을 맡은 청장 또는 사무소장은 그 권역의 청ㆍ사무소와 출장소 직원에 대하여 필요시 정보시스템에 대한 정보화교육을 실시할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)④ 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 보호소장은 새로 임용된 직원이나 1년 이상 휴직한 뒤 복직한 직원에게 정보시스템에 대한 정보화교육을 실시할 수 있다. (개정 2018. 7. 2.)

제57조(개인정보 보호) ① 출입국관리기록은 개인정보보호법에 따라 관리되는 정보이므로 업무수행 외의 목적으로 조회, 확인, 출력 및 제3자 제공, 대외유출 등을 하여서는 아니 된다. (신설 2017. 3. 20.)② 휴대용단말기 등 내부정보에 접근이 가능한 휴대용장비는 청ㆍ사무소 또는 업무수행 현장에서 공용목적으로만 사용하여야 하고 업무 외 목적으로 개인이 소지ㆍ보관ㆍ이용하여서는 아니 된다. (개정 2018. 7. 2.)

제58조(개인정보 보호 교육) ① 이민정보과장은 개인정보 보호를 위해 소속기관 직원을 대상으로 다음 각 호의 교육을 실시할 수 있다.1. 소속기관 증명발급 및 대외기관 자료제공 담당자 등 대상 개인정보 보호 교육2. 법무연수원 등의 교육과정에 따른 개인정보 보호 교육② 청장ㆍ사무소장ㆍ출장소장 또는 보호소장은 개인정보 오남용이 발생하지 않도록 자체 교육계획을 수립하고 소속직원을 대상으로 개인정보 보호에 필요한 교육을 실시하여야 한다 (개정 2018. 7. 2.)

제59조(재검토기한) 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 지침에 대하여 2018년 12월 31일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다. (개정 2019. 3. 1.)