친일반민족행위자재산조사위원회 기록물관리에 관한 규정 (훈령, 친일반민족행위자재산조사위원회)
공포일: 20071105 / 시행일: 20071105

제1조 (목적) 이 규정은 친일반민족행위자재산조사위원회(이하 "위원회"라 한다)의 기록물관리에 관한 업무수행의 통일성을 기하고, 안전한 보존 및 효율적 활용을 기하기 위하여 위원회의 기록물 및 수집자료 관리에 있어 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이라 함은 위원회가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료 및 기타 모든 행정기록물을 말한다.2. "수집자료"라 함은 재산조사활동을 지원하기 위하여 국내·외에서 수집한 일반도서, 제본도서, 참고도서, 학위논문, 특수자료, 전자매체자료, 연속간행물, 시청각물 등을 말한다.3. "기록물관리"라 함은 기록물 및 수집자료의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4. "주관부서"라 함은 기록물관리 운영을 총괄하는 부서를 말한다.5. "처리부서"는 생산, 편철 등 기록물관리 실무를 수행하는 실·과를 말한다.

제3조 (기록물관리 업무수행의 구분) ①위원회 기록물관리업무 주관부서는 기록관리과로 하고, 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물 및 수집자료 관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 기록물 및 수집자료의 수집·등록 등에 관한 사항3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물 생산현황의 조사5. 기록물 이관에 관한 사항6. 소관 비공개기록물의 공개 재분류7. 서고 관리8. 기록물 정수점검 및 실태조사9. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행10. 기록물 및 수집자료의 열람·대출11. 기타 기록물 및 수집자료의 관리에 관한 사항②기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서에서는 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

제5조 (연구·검토서) 공공기록물 관리에 관한 법률(이하 "법"이라 한다) 시행령 제17조 제1항에 해당하는 연구·검토서를 작성하는 경우에는 법 시행령 제17조 제2항 각 호의 사항이 포함되도록 하고, 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표1의 방법으로 등록번호를 표기하여야 한다.

제6조 (회의록) ①처리부서는 다음 각호의 1에 해당하는 회의를 개최하는 경우 법 시행령 제18조 제2항 혹은 위원회운영세칙 제6조에 의거하여 회의록을 작성하여야 한다.1. 전원위원회, 상임위원회 등의 회의2. 위원장이 참석하는 회의3. 위원회 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 사무처장, 상임위원, 기획단장, 조사단장 등 3급 이상의 공무원 3인 이상이 참석하는 각종 회의4. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의②회의록은 당해 회의를 소집하거나 주관하는 처리부서에서 작성하며, "○○회의록" 혹은 "○○회의결과보고"로 기록물등록대장에 등록하여야 한다.③제1항에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 속기록 또는 녹음기록을 생산하여야 하며, 녹음기록은 제7조에 따라 등록하고 관리하여야 한다.

제7조 (사진류, 녹음·영상물류 등의 시청각기록물) ①처리부서에서 다음 각호의 1에 해당하는 시청각기록물을 생산하는 때에는 별지1 서식에 따라 시청각기록물 표지와 목록을 작성하여 기록물등록대장에 등록하고, 보존봉투(용기)의 좌측 상단 여백에 별표1을 사용하여 등록번호를 표기한다.1. 위원장, 사무처장 등 주요 직위자의 업무활동과 관련된 사항2. 위원회의 연혁 및 기능을 보여줄 수 있는 주요 행사에 관한 사항3. 사료적·증거적 가치가 높아 그 내용 및 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항4. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항②이미 결재 받은 문서에 포함된 사진파일은 해당 문서에 분리등록하지 아니하고, 제1항의 방식과 동일하게 등록하여 관리할 수 있다.

제8조 (대장, 카드, 도면 등의 기록물) 처리부서에서 작성된 대장, 카드, 도면류에 대하여는 생산시 등록 누락을 방지하기 위하여 여백의 상단 좌측에 별표1의 방법으로 등록번호를 표기하여야 한다.

제9조 (기록물철의 작성 및 등록) ①처리부서는 매년 초 업무계획에 입각하여 "기록물철등록부"에 기록물철명을 일괄 등록하되, 필요한 경우 수시로 등록할 수 있다.②주관부서는 기록물철명의 표준화 및 기록물 접근의 통일성을 확보하기 위하여 기록물철명을 점검하고, 처리부서에 변경 요청할 수 있다.

제10조 (기록물의 편철) ①문서류는 법 시행령 제23조, 법 시행규칙 제9조, 친일반민족행위자재산조사등에관한규칙 제2조의 각 규정에 따라 편철하되, 법 시행규칙 별표 제2호 서식의 기록물철표지와 별지 제1호 서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열한다.②카드류는 비치활용이 종결되는 시점에 법 시행규칙 별표 제7호의 카드류 보존봉투에 30건 이내로 넣어 편철하고, 보존봉투의 맨 위에는 법 시행규칙 별지 제1호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록의 순서에 따라 카드를 배열한다.③사진·필름류는 법 시행규칙 별표 제9호의 보존봉투에 넣어 편철하고 보존봉투의 맨 위에는 법 시행규칙 별지 제1호 서식의 색인목록을 놓고 그 순서에 따라 배열한다. 단, 사진파일은 보존봉투 대신에 저장매체의 보존용기를 그대로 사용한다.④오디오·영화·비디오류는 해당 매체의 보존용기를 그대로 사용하고 법 시행규칙 별지 제1호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록의 순서에 따라 배열한다.

제11조 (기록관리기준표) ①주관부서의 장은 법 시행령 제25조에 따라 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성하여야 한다.②처리부서는 기록물철을 생성할 적절한 단위업무가 없거나 조직개편으로 인한 단위업무의 이동 등의 변경이 발생할 경우 주관부서와 협의하여 기록관리기준표를 갱신하여야 한다.

제12조 (기록물 정리 및 생산현황통보) ①처리부서는 매년 2월말까지 전년도 기록물에 대한 정리업무를 수행하고, 매년 6월말까지 전년도 기록물의 생산현황을 주관부서로 통보하며, 주관부서는 이를 취합하여 관리하여야 한다.②주관부서는 매년 초에 위원회 기록물관리지침 수립 시 전년도 기록물의 정리 및 생산현황통보 계획을 수록하여야 한다.

제13조 (기록물 이관) ①주관부서는 매년 9월말까지 전년도 기록물의 이관 계획을 수립하여 시행할 수 있다.②처리부서는 기록물의 정리·편철이 완료된 기록물에 대하여 별지2 서식의 인계인수서를 작성하여 주관부서로 이관하여야 한다. 다만, 업무가 종결되지 아니하였거나 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대하여는 별지3의 서식을 사용하여 연기할 수 있다.③주관부서의 장은 업무담당자의 잦은 교체로 인하여 기록물의 인계자가 불명확하거나 관리부실의 우려가 있는 기록물에 대하여 처리부서에 조기 이관을 요청할 수 있다.

제15조 (기타 행정기록물의 관리) 처리부서는 법 시행령 제57조 제1항에 따라 관인류 및 현판, 기념품, 휘호 등의 상징물·기념물 등을 생산·접수한 때에는 별지4의 대장에 기재 후 위원회 활동기간까지 관리하여야 한다.

제16조 (서고의 관리) ①서고에는 서고번호와 서가번호를 표시하고, 이관 받은 기록물은 관리번호순으로 서가에 배열한다.②주관부서는 이관 받은 기록물을 처리부서에서 신속하게 접근·활용할 수 있도록 서고 보유목록을 위원·직원에게 공지하여야 한다.③서고에 보유하고 있는 기록물에 대하여는 1년 주기로 정수점검을 실시하여 기록물 관리·보존의 이상여부를 확인하여야 한다.

제17조 (자료관리시스템의 개발·운영) ①주관부서의 장은 위원회 기록물이 효과적으로 생산·관리될 수 있도록 자료관리시스템을 구축·운영할 수 있다.②자료관리시스템의 운영에 필요한 기준과 절차에 필요한 세부적인 사항은 별도로 정한다.

제18조 (수집자료의 구입) 수집자료의 선정 및 구입은 다음 각호의 사항을 고려하여 필요한 자료의 수요를 파악하고, 주관부서의 장이 예산의 범위 안에서 수시로 구입할 수 있다.1. 위원회 조사업무에 필요한 자료2. 기타 위원회 운영에 필요한 자료

제19조 (수집자료의 관리) ①처리부서는 해외여행이나 공무출장 중 수집한 자료를 주관부서에 제출하여야 한다.②처리부서는 간행물을 생산하는 경우 주관부서에 간행물 3부를 제출하여야 한다.③주관부서는 개인 및 단체로부터 기증받은 자료 중 친일재산조사를 위하여 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료 등은 접수하여 관리하여야 한다. 다만, 친일재산조사 업무에 부적당하다고 인정되는 자료는 관리대상에 포함시키지 아니할 수 있다.

제20조 (수집자료의 이관 및 폐기) ①수집자료의 효율적 관리와 이용을 위하여 이용가치가 없게 되거나 훼손된 수집자료는 필요한 기관으로 이관 혹은 폐기할 수 있다.②제1항의 규정에 의한 이관 및 폐기의 기준과 범위에 관하여 필요한 사항은 별도로 정한다.

제21조 (수집자료의 정리) 수집자료는 다음 각 호의 절차에 따라 정리하고, 관리하여야 한다.1. 기관인, 장서인, 등록번호표시인을 날인하고 등록번호를 부여하고 등록원부에 등재한다.2. 수집자료는 등록번호순으로 정리하고 도서관리프로그램에 의해 전산 등록하여 관리하여야 한다.3. 수집자료 중 비도서형태의 시청각자료와 물품자료는 등록번호, 분류번호 등을 부여하고 별도 보관하여야 한다.

제22조 (열람시간 및 자격) ①열람시간은 당일 근무시간의 시작시부터 종료시까지 한다. 다만, 필요한 경우 이를 연장·단축 또는 변경할 수 있다.②서고의 기록물 및 수집자료는 위원회의 위원·직원에 한하여 열람하는 것을 원칙으로 한다.③제2항의 규정에도 불구하고 당해기관에 열람의뢰공문 요청을 통하여 주관부서 장의 승인을 얻은 경우에 한하여는 열람할 수 있다.

제23조 (열람 준수사항) 열람은 서고 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물 및 수집자료의 훼손·오손 또는 낙서2. 무단 실외반출3. 복사기 등 시설의 훼손 또는 파괴

제24조 (기록물 및 수집자료의 열람) ①기록물 및 수집자료를 열람하고자 하는 때에는 별지5 서식의 열람대장에 그 내용을 기재한다.②제22조의 제3항에 해당하는 자는 기록물 및 수집자료를 열람하고자 할 경우 서고 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.

제27조 (대출의 한도 및 기간) 기록물 및 수집자료의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물 및 수집자료의 권수에 관계없이 대출기간은 30일 이내로 하되 진행중인 업무의 여부에 한하여 여러 차례 연장할 수 있다. 다만, 기록물을 대출하고자하는 자는 별지6 서식의 신청서와 별지7 서식의 서약서를 작성하여야 한다.3. 제2호의 규정에 불구하고 보존 기록물 및 수집자료의 보존 상태나 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.

제28조 (열람·대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 열람·대출을 제한할 수 있다.1. 비밀, 대외비가 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물 및 수집자료인 경우6. 기타 기록물 및 수집자료의 성질상 대출이 부적합하다고 판단되는 경우

제29조 (반납 및 독촉) ①기록물 및 수집자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 이를 반납하여야 하고, 기간 연장이 필요한 때에는 사전에 연장요청을 하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.②대출된 기록물 및 수집자료를 기간 내에 반납하지 않을 경우에는 다음 각 호의 절차에 따라 처리한다.1. 대출 만료일로부터 1주일이내 1차 반납 촉구2. 1차 반납 촉구기간 만료일로부터 1주일이내 2차 촉구3. 2차 반납 촉구기간 내에도 반납하지 않을 경우에는 분실한 것으로 간주③해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직·퇴직 및 복귀 등의 사유가 발생한 때에 대출자는 지체 없이 그 기록물 및 수집자료를 반납하여야 한다.④대출기간 내 일지라도 필요한 경우 담당직원은 대출 기록물 및 수집자료의 반납을 요구할 수 있다.

제30조 (기록물 및 수집자료의 변상) 기록물 및 수집자료를 열람하거나 대출받은 자가 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 것으로 변상하여야 한다. 다만, 동일한 것을 구할 수 없는 경우에는 당해 현재 시가에 상당하는 금액으로 변상하여야 하며, 그 시가를 환산하기 어려운 경우에는 주관부서의 장이 정하는 금액으로 한다.

제31조 (보안관리) ①서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 한다.②서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 서고를 출입하고자 하는 자는 미리 주관부서 장의 허가를 받아야 한다.

제33조 (점검) 서고근무자는 다음 각 호의 사항을 일일 점검하여야 한다.1. 서고의 각종 전원 등 각종 시설물 작동상태와 보존 기록물 및 수집자료의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 서고의 열람 및 대출상황의 점검

제34조 (기록물의 관리실태 점검 및 교육) ①주관부서의 장은 위원회의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.②주관부서의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 위원회 각 실·과의 기록물관리담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.