전산정보처리조직에 의한 상업등기 등 사무처리지침 (등기예규, 대법원)
공포일: 19960401 / 시행일: 99991231

1. 등기용지의 개제가. 기존 등기용지의 개제상업등기 또는 법인등기의 전부 또는 일부를 전산정보처리조직에 의하여 처리하도록 지정을 받은 등기소(이하 "지정등기소"라 한다)는 지정을 받은 후 지체없이 기존의 등기부를 비송사건절차법 제238조의2 제1항의 규정에 의한 등기부(이하 "전산등기부"라 한다)로 개제하여야 한다.나. 개제방법의 원칙등기용지의 개제는 상업등기처리규칙 부칙 제2조 제2항 또는 민법법인및특수법인등기처리규칙 부칙 제2조 제2항의 규정에 의하여 현재 효력이 있는 부분만을 이기하되 불필요한 부분(장수 표시, 여백 처리방법 등)은 이기하지 아니한다.다. 이기시의 주의사항등기용지의 개제는 최종적인 이기시를 기준으로 효력이 있는 부분만을 이기하는 것이므로 이기 전에 등기의 변경사항이 있는지를 확인하여야 한다.라. 상업등기처리규칙 부칙 제2조 또는 민법법인및특수법인등기처리규칙 부칙 제2조에 따른 기재례마. 해산등기된 회사의 경우해산등기된 회사, 해산간주된 회사에 대한 등기용지는 전산등기부로 개제하지 아니할 수 있다.바. 개제작업보고지정등기소장은 위 개제작업이 지체없이 완료될 수 있도록 자체계획을 수립하여 시행하되 개제작업 완료후에는 별지 제1호 서식 상업등기부등개제작업상황보고서에 의하여 지방법원장에게 보고하여야 하며, 지방법원장은 이를 종합하여 법원행정처장에게 보고하여야 한다.사. 구체적인 이기방법(1) 부동산등기용등록번호법인의 부동산등기용등록번호가 잘못 부여된 경우에는 법인 및 재외국민의 부동산등기용등록번호 정정에 관한 사무처리 지침(등기예규 제801호)의 절차에 의하여 먼저 등기용지의 등록번호를 정정한 후 이기하여야 한다.(2) 상호(법인의 경우에는 명칭, 이하 같다)란(가)상호는 한국산업규격 정보교환용부호(한글 및 한자)에 수록된 한글 또는 한자로만 입력하고 회사 또는 법인(이하 "회사"라고 한다)의 종류와 상호간은 1칸을 띄우고 상호부분은 붙여서 이기한다.(나)상호에 " - ... "등의 부호가 있거나, 아라비아 숫자가 기재되어 있는 경우에는 상호를 정정하게 한 후 이기하여야 한다. 다만, 외국어를 한글로 표기한 상호에 오독을 방지하기 위하여 가운데 점 "."이나 마침표 "."가 있는 경우에는 그 표시 그대로 기록한다.(다)내국회사의 경우 한국산업규격 정보교환용부호(한글 및 한자)에 수록되지 않은 한자로 기재된 상호는 그 상호명(회사의 종류 포함) 전부를 한글로 기록한다.(3) 자본란화폐단위가 원이 아닌 외국화폐의 경우에는 미화 10,000,000달러, 일화 10,000,000엔, 홍콩화 50,000,000달러와 같이 국가를 통칭하는 명칭에 그 곳 화폐단위를 이기함을 원칙으로 한다.(4) 목적란기존 등기용지의 목적란의 목적중 말소된 목적은 이기하지 아니하며 종전에 부여된 번호는 무시하고 번호를 생략함이 없이 연속하여 일련번호를 기록한다.(5) 임원란(가) 임원의 이름은 붙여서 이기하되 한국인의 성명이 한자인 경우에도 이를 한글로만 기록한다.(나) 임원의 주소는 기재되어 있으나 주민등록번호가 기재되어 있지 않은 경우에는 주소를 이기하여야 한다.(6) 지점(법인의 경우에는 분사무소, 이하 같다)란, 지배인(법인의 경우에는 대리인, 이하 같다)란(가) 기타사항란에 기재된 지점, 지배인에 관한 사항도 이를 지점란, 지배인란에 이기하여야 한다.(나) 법인등의등기사항에관한특례법 시행규칙에 따른 신등기용지로 개제되지 않은 지점 등기용지는 동 규칙에 의한 신등기용지로 개제하지 아니하고 직접 전산등기부로 개제한다.(7) 한자로 통용되는 국가의 외국회사 상호란 및 내.외국회사의 임원란과 지배인란 등(가) 한자로 통용되는 국가(일본, 중국 등)의 회사의 상호와 외국인인 임원등의 성명이 한자로 표기되어 있는 경우에는 한자를 그대로 이기하나, 그 중 어느 한 글자라도 한국산업규격 정보교환용부호(한글 및 한자)에 수록되지 않은 것이 있는 경우에는 그 상호나 외국인인 임원등의 성명 전부를 그 한자의 외래어 표기법에 따른 한글로 기록한다. 다만, 회사의 종류표시는 한자 그대로 이기한다.(나) 지정등기소장은 (가)항의 한글로의 기록을 위하여 2주간의 기간을 정하여 회사의 대표자(외국회사의 경우에는 국내영업소의 대표자)에게 상호나 임원 등의 성명을 외래어표기법에 따라 한글로 표기한 한글표기서를 제출하도록 별지 제2호 서식의 통지서를 작성하여 이를 통지하여야 한다.(다) 위 (나)항의 통지에 따라 제출된 한글표기서는 등기신청사건의 접수장에 접수하여 신청서 기타 부속서류 편철장에 편철한다.(라) 등기공무원은 제출된 한글표기서에 의하여 등기부의 해당란을 한글로 경정한 후 그 등기부를 전산등기부로 개제한다.(마) 위 (나)항의 통지를 받고도 그 기간안에 한글표기서를 제출하지 아니하거나 통지가 송달되지 아니하는 경우에는 상호 또는 임원등의 성명은 이를 한자의 한글발음으로 기록한다.2. 등기업무의 처리가. 접수사무의 처리(1) 전산정보처리조직에 의하여 처리하는 등기에 대한 등기신청사건은 별도로 접수하고 그 등기신청사건에 대하여 접수번호도 별도로 부여할 수 있다.(2) 접수된 등기신청사건을 설립등기와 설립등기 이외의 등기로 분류하여 설립등기 이외의 등기는 전산프로그램을 이용하여 일정한 비율로 등기공무원별로 자동배당한다. 다만, 보정통지가 발해진 사실이 있는 사건이 각하 또는 취하되어 다시 제출되는 경우에는 종전에 배당되었던 등기공무원에게 배당하고, 접수담당직원은 전에 발해진 보정통지표를 출력하여 신청서에 첨부한다.(3) 접수담당직원은 먼저 등기신청서에 접수번호를 기재하고 접수사항을 입력한 후 접수입력내역을 등기신청서와 함께 등기공무원에게 인계하여야 한다.(4) 접수사항을 입력하는 경우에는 접수번호 앞에 해당년도를, 그 뒤에 오류검색 번호를 각 기재한 번호를 기록하여야 한다.나. 등기신청사건의 보정통지사유 유형별 분류 및 코드화(1) 등기신청사건의 보정통지 사유를 유형별로 분류 코드화하여 보정을 요하는 사건은 등기공무원이 그 코드를 선택하여 컴퓨터에 입력한다.(2) 민원인 홀에 모니터를 설치하여 등기신청인이 보정통지 사건을 열람할 수 있도록 한다.(3) 보정통지사유의 유형별 분류표는 별표 제1호와 같다.다. 등기방법(1) 전산등기부의 등기사항의 기재는 등기용지의 개제에 따른 이기방법에 준한다.(2) 등기공무원의 식별부호는 당해 등기공무원의 성명과 생년월일로 하며, 등기부 등.초본에는 식별부호를 기재하지 아니할 수 있다.(3) 등기사항을 주말하여야 하는 경우에는 해당 등기사항에 음영색으로 표시하며 말소된 글자를 식별할 수 있도록 하여야 한다. 다만, 목적란, 영업의 종류란,기타사항란, 전환사채란, 신주인수권부사채란의 등기사항을 주말하는 경우에는 말소할 등기사항의 제목 뒤에 (말소된 등기사항임)이라고 기재하는 것으로 대신할 수 있다.라. 등기신청사건의 처리 과정의 감독 및 열람(1) 등기신청사건의 접수, 조사, 기입, 교합 등의 각 단계의 작업처리시각, 보정통지를 한 경우에는 보정통지, 보완, 교합 등의 각 단계의 작업처리시각과 보정통지사유 등의 정보를 일목요연하게 볼 수 있도록 사건진행상황표시화면으로 구성하여 지정등기소장용 컴퓨터에 제공한다.(2) 지정등기소장은 위 컴퓨터를 이용하여 수시로 등기신청사건의 처리상황 등을 감독하여야 한다.(3) 등기신청사건의 처리가 끝나지 않은 등기부에 대하여 등.초본 발급신청이 있을 때에는 등.초본발급 담당직원이 사용하는 컴퓨터에 그 등기부에 대한 등기신청사건 진행상황을 화면에 출력되게 하고 등.초본발급 담당직원은 그 사항을 등.초본 신청 민원인에게 알려 주어야 한다.마. 등기부 등.초본의 작성(1) 등기부 등.초본의 교부신청서는 별지 제3호 서식에 의한다. 다만, 지정등기소장은 등.초본의 즉시 발급이 가능하고, 번호발급기가 설치되어 있는 경우에는 번호발급기에서 부여되는 별지 제4호 서식의 번호표에 등.초본 신청내역을 기재하게 하여 등.초본 교부신청서에 갈음할 수 있다.(2) 등기부 등.초본의 양식은 그 종류에 따라 별지 제5-1-가호 내지 5-9-나호 양식에 의한다. 다만, 외국회사 등기부는 별지 제5-5-가호 내지 5-8-나호 양식에 의한다.(3) 회사 또는 법인 등기부등본 작성시 인증문의 부여 방식지점 또는 지배인의 등기사항이 없거나 등본을 신청한다는 취지의 기재가 없는 경우에는 이를 생략하여 등기부등본을 작성할 수 있고, 말소된 등기사항에 대한 교부를 신청하는 취지가 없는 경우에는 현재 효력이 있는 등기사항만을 기재하여 등기부등본을 작성할 수 있으므로(상업등기처리규칙 제28조 제2항, 제36조 제1항 단서, 제108조 제2항 참조) 회사 또는 법인 등기부등본 작성시 인증문의 부기는 다음과 같이 한다.등기부 등본입니다. {다만 신청이 없는 경우는 효력이 없는 등기사항과 지배인(대리인), 지점(분사무소)의 등기사항을 생략하였습니다.}(4) 말소된 등기사항을 포함하여 등본을 작성한 경우에는 그 표지에 " 부분은 말소된 등기사항입니다"라고 기재한다.바. 등기부 등.초본, 인감증명의 아랫부분에 고유번호 등을 기재(1) 등기부 등.초본, 인감증명서의 아랫부분에 고유번호와 출력통수, 페이지를 기재하고, 마지막 페이지에는 총 수수료액을 기재한다.(2) 고유번호의 구성요소고유번호는 아래 표와 같이 구성한다. 다만, 담당공무원 성명의 자릿수는 3자일 때를 기준으로 한 것이므로, 성명의 장단에 따라 증감될 수 있다.(3) 각 구성요소의 정의(가) 등기관서별분류코드는 법인및재외국민의부동산등기용등록번호부여에관한규칙 제2조 제2항의 등기관서별 분류번호에 의한다.(나) 법인코드는 법인및재외국민의부동산등기용등록번호부여에관한규칙 제2조 제3항에 의한 법인종류별분류번호에 의한다. 다만, 위 규칙에 규정하지 않은 것에 대하여 상호의 코드는 91로, 지배인의 코드는 92로, 무능력자의 코드는 93으로, 법정대리인의 코드는 94로 각 한다.(다) 문서양식번호는 별표 제2호와 같다.(4) 고유번호의 부여위와 같은 순서로 구성된 번호를 한 줄로 모두 붙인 뒤 담당공무원 성명과 생년월일 부분을 제외한 앞부분을 둘로 나눈 다음 나누어진 2개 집단에서 뒤에 있는 집단부터 시작하여 양집단을 교차하면서 뒤에 있는 숫자부터 순서대로 뽑아내어 나열하여 만든다.(방법예)실제 코드가 12345678ABCD일 경우변경후 코드는 84736251ABCD가 됨(실례)실제 코드11019100000103000119950928154351C0B1C1A4B6F519721215변경후 코드10503340511080209000519991101101C0B1C1A4B6F519721215사. 등기부의 열람등기부의 열람은 별지 제5-1-가호 내지 5-9-나호 양식에 따라 등기사항을 출력한 서면을 교부하는 것에 의하여 할 수 있다.아. 등기신청서류의 보존지정등기소에서는 전산정보처리조직에 의한 등기사무에 대한 신청서 기타 부속서류편철장을 별도로 비치하여 전산정보처리조직에 의하여 처리되는 등기사건의 신청서, 촉탁서, 참여조서 및 기타 부속서류를 편철하여 보존하여야 한다.자. 등기부 부본의 작성방법(1) 지정등기소장은 매일 근무시간 종료후 전산등기부의 기록내용을 자기테이프로 2부를 복제하여 그 1부는 지정등기소에 보관하고 나머지 1부는 법원행정처 전산담당관실에 보관하여야 한다.(2) 복제한 자기테이프중 가장 최근에 복제한 것을 상업등기처리규칙 제105조 제1항의 등기부부본으로 본다.차. 전산등기부로 개제한 등기사항의 직권경정(1) 지방법원장은 착오 또는 유루된 등기사항이 상업등기처리규칙 부칙 제2조 제1항 또는 민법법인및특수법인등기처리규칙 부칙 제2조 제1항의 규정에 따른 이기로 발생한 경우에는 그 등기사항을 직권으로 경정할 수 있음을 포괄적으로 허가할 수 있다.(2) 위 허가에 의하여 등기공무원이 등기를 직권으로 경정하고자 하는 때에는 직권경정서를 작성하여 경정하여야 한다.(3) 직권경정허가신청 및 지방법원장의 허가는 별지 제6호 서식에 의하며, 등기공무원의 직권경정서는 별지 제7호 서식에 의한다.(4) 직권경정서는 등기신청사건의 접수장에 접수하며 신청서 기타 부속서류 편철장에 편철한다.(5) 지정등기소장은 지방법원장의 포괄허가에 의하여 직권경정한 등기사건을 별지 제8호 서식에 의하여 매월분을 그 다음달 5일까지 지방법원장에게 보고하여야 한다.3. 인감의 전산화가. 인감부의 개제 작업(1) 인감부의 이기인감에 관한 사무를 전산정보처리조직에 의하여 처리하도록 지정을 받은 등기소는 지정을 받은 후 지체없이 기존의 인감부의 인감표에 기재되어 있는 사항을 상업등기처리규칙 제111조의2 제1항의 규정에 의한 인감에 관한 기록으로 이기하여야 한다.(2) 이기 대상에서 제외(가) 인영이 선명하지 않거나 인감제출연월일의 기재가 누락된 인감은 이기 대상에서 제외한다.(나) 이기 대상에서 제외된 인감은 기존의 인감부로부터 제거하여 "입력보류 인감부"를 비치하고 이에 회사별 상호의 가나다 순으로 편철하였다가, 상업등기처리규칙 부칙 제2조 제1항 단서 또는 민법법인및특수법인등기처리규칙 부칙 제4조 제1항 단서의 규정에 의하여 인감이 재제출되면 그 인감을 이 지침에 따라 이기하고, "입력보류인감부"의 인감대지는 위 재제출에 따른 인감신고서의 여백에 첨부하여 그 인감신고서와 함께 보존한다.(3) 이기작업에 따른 기재례 및 이기완료 인감대지의 보존이기를 완료한 인감에 대하여는 인감대지의 여백에 "1996. . . 전산이기 (인)"라고 기재하고 등기공무원이 날인하여 기존의 인감부에 그대로 편철하여 상업등기처리규칙 제3조 및 민법법인및특수법인등기처리규칙 부칙 제5조에 의한 기간이 경과한 후부터 5년간 보존하여야 한다.(4) 이기작업 보고지정등기소장은 이기작업을 완료한 후에는 별지 제9호 서식의 상업등기등 인감이기작업 상황보고서에 의하여 지방법원장에게 보고하여야 하며, 지방법원장은 이를 종합하여 법원행정처장에게 보고하여야 한다.나. 법인인감카드(1) 인감 제출시 법인인감카드(이하 "카드"라 한다)의 발급인감을 제출하는 경우에는 반드시 카드발급신청서를 제출하게 하여 카드를 발급하여야 하며, 카드를 교부할 때에는 비밀번호를 물어 신청인의 진정 여부를 확인하고 접수증을 회수하여야 한다.(2) 카드번호중 일련번호의 부여 방법카드의 일련번호는 발급되는 순서대로 일련번호를 부여한다. 기존의 인감에 대하여도 또한 같다.(3) 카드의 재발급카드를 분실하거나, 훼손되어 사용할 수 없게 된 때에는 기존의 카드는 신청에 의하여 폐기하고, 카드재발급신청서를 제출하게 하여 새로운 카드를 재발급 하여야 한다. 카드를 재발급 할 때에는 새로운 번호로 일련번호를 부여하여야 한다.(4) 비밀번호의 관리(가) 비밀번호의 등록카드를 발급할 때에는 반드시 아라비아 숫자 6자릿수로 된 비밀번호를 등록하도록 하여야 한다. 비밀번호는 회사의 등기번호, 인감제출자의 생년월일, 주민등록번호, 카드번호등 다른 사람이 쉽게 추측할 수 있는 숫자로는 정하지 않도록 주의를 환기시켜야 한다.(나) 비밀번호의 열람 제한비밀번호는 신분이 확인되는 인감제출자 본인 또는 대리권을 수여 받은 정당한 대리인 이외의 자에게 열람하게 하거나 알려 주어서는 아니된다.(5) 카드의 계속 사용인감을 제출한 자가 개임 등으로 그 자격이 상실되어 카드를 반납하여야 할 경우, 지정등기소장은 신청에 의하여 같은 법인의 새로운 인감제출자가 종전 카드를 반납하지 아니하고 그 카드를 계속하여 사용하게 할 수 있다. 카드를 계속 사용하고자 하는 경우에는 별지 제10호 서식의 법인인감카드계속사용신청서를 제출하여야 한다.(6) 카드의 반납 방법(가) 상업등기처리규칙 제111조의4 제6항에 의하여 카드를 반납하여야 할 경우에는 법인인감카드사건신고서(폐기신청)를 작성하고 이에 카드를 첨부하여 제출하여야 하며, 만일 분실 등으로 카드를 첨부할 수 없는 경우에는 그 카드를 발급받은 인감제출자가 서명 날인한 사유서를 제출하여야 한다. 이때 제출된 사유서는 법인인감카드사건신고서(이하 "사건신고서"라 한다)에 첨부하여 함께 보존한다.(나) 개임 등에 의한 자격상실의 경우 새로운 인감제출자도 (가)항의 반납절차를 취할 수 있다. 합병 및 조직변경의 경우에도 또한 같다.(7) 반납된 카드의 폐기 방법반납된 카드는 지체없이 절단기로 균등하게 4조각 이상 절단하여 폐기처리하고, 그 처리 경과를 별지 제11호 서식의 법인인감카드폐기대장에 기재하여 야한다. 법인인감카드폐기대장은 이를 매년 갱신하여야 하나 필요에 따라 여러 해에 걸쳐 계속 사용할 수 있으며, 사용종료 연도부터 5년간 보존하여야 한다.(8) 카드의 사용정지(가) 일반사항카드를 분실 또는 도난당한 인감제출자는 카드의 사용정지 신청을 할 수 있다. 사용정지신청이 되어 있는 카드로는 그 정지를 해제하지 않는 한 인감증명을 신청할 수 없다.(나) 자동응답전화기의 설치무인경비시스템을 설치하여 운영하거나, 기타 야간당직자가 없는 지정등기소의 소장은 근무시간 이외에도 전화를 이용하여 사용정지신청이 가능 하도록 자동응답전화기를 설치하여야 하며, 녹음의 선명도와 상태 등을 수시 점검하여야 한다.(다) 전화에 의한 사용정지신청에 따른 업무처리 방법1) 근무시간중의 경우전화로 사용정지신청을 받은 접수담당자는 상업등기처리규칙 부록 제32호 양식의 사건신고서의 우측상단여백에 "전화접수"라고 기재하고, 기재사항을 구술받아 이를 작성한 후 신청인에게 전화를 끊지말고 잠시 기다리도록 안내한 뒤 카드사건접수 프로그램에 사용정지를 등록한 다음 사용정지 신청이 수리되었다는 것과 그 정지의 효력,정지해제절차 및 재발급신청절차를 알려주어야 한다.다만, 사건신고서 기재내용중 잘못된 내용(특히 비밀번호)으로 사용정지 신청을 수리할 수 없는 경우에는 위 사건신고서의 중앙상단에 "접수불가"라고 주서한 후 신청인에게 그 뜻을 알려준 뒤 신분증과 인감 등을 지참하고 직접 출석하여 신청하도록 안내하여야 한다.2) 근무시간 이외의 경우가) 당직자가 근무중인 경우당직근무중 전화로 사용정지신청을 받은 당직근무자는 위 1)항 본문 전단과 같이 사건신고서를 작성한 후 다음날 업무개시와 동시에 접수담당자에게 인계하여야 하고, 이를 인수받은 접수담당자는 인감 증명발급업무개시전에 사용정지 등록을 하여야 하며, 신고인에게 전화로 위 1)항 본문 후단 및 단서와 같이 처리.통보하여야 한다.나) 자동응답기가 설치되어 있는 경우자동응답기로는 사건신고서에 기재할 사항을 음성 안내하여야 하며, 접수담당자는 다음날 업무개시전에 녹음된 내용을 재생하여 위 가) 호 후단과 같이 처리.통보하여야 한다.(9) 정지해제인감제출자는 사용정지신청이 되어 있는 카드의 정지해제신고를 하여 해당 카드를 다시 사용할 수 있다.(10) 비밀번호 변경인감제출자는 신청에 의하여 카드의 비밀번호를 변경할 수 있다.다. 인감증명(1) 인감증명을 청구할 때에는 별지 제12호 서식의 인감증명발급신청서를 제출하여야 한다. 다만, 번호발급기가 설치되어 있는 경우에 지정등기소장은 번호발급기에서 부여되는 별지 제13호 서식의 번호표에 인감증명 신청내용을 기재하게 하여 인감증명신청서에 갈음할 수 있다.(2) 인감증명을 청구할 때에는 반드시 카드를 제출하여야 하며, 카드를 제출하지 않고서는 인감증명을 발급 받을 수 없다.(3) 인감증명의 양식은 별지 제14호 서식에 의한다.(4) 인감증명의 신청에 관한 경과조치상업등기처리규칙부칙 제3조 및 민법법인및특수법인등기처리규칙 부칙 제5조에 의한 인감증명사무는 이기완료된 인감부 및 입력보류인감부에 의하여 한다.라. 인감신고서류의 보존지정등기소에서는 인감대지가 편철되어 있는 인감신고서류편철장을 상업등기처리규칙 제20조 제5항의 규정에 불구하고 상업등기처리규칙 제111조의2 제2항에 의하여 5년간 보존하여야 한다.마. 인감에 관한 기록의 부본 작성방법(1) 지정등기소장은 매일 근무시간 종료후 인감에 관한 기록의 기록내용을 자기테이프로 2부를 복제하여 그 1부는 지정등기소에 보관하고 나머지 1부는 법원행정처 전산담당관실에 보관하여야 한다.(2) 복제한 자기테이프중 가장 최근에 복제한 것을 상업등기처리규칙 제111조의2 제7항의 인감에 관한 기록의 부본으로 본다.