광주광역시 남구 기록관 운영 규칙 (규칙, 광주광역시 남구)
공포일: 20200624 / 시행일: 20200624

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 의하여 광주광역시 남구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2015.3.30.>

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1.“기록물”이라 함은 광주광역시 남구(이하“남구”라 한다) 본청, 직속기관, 하부행정기관 및 광주광역시 남구의회가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2015.3.30.>2.“기록물 관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 수반되는 모든 업무를 말한다.3. “광주광역시 남구 기록관(이하“기록관”이라 한다)”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존 시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물 관리 전문요원(이하“전문요원”이라 한다) 및 전문 인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. <개정 2015.3.30.,2018.12.31.>4.“기록관리시스템”이라 함은 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. <개정 2018.12.31.>

제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 기록물 관리업무 담당부서에 설치하고 그 부서의 장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물 관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물 관리업무를 수행하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용 <개정 2015.3.30.>3. 기록관리기준표의 관리 <개정 2015.3.30.>4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물 평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 관리 <개정 2013.3.8.>11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도ㆍ교육ㆍ운영계획의 수립 및 시행13. 남구의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록관리시스템의 설치 및 운영 <개정 2018.12.31.>17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공21. 정보공개 접수창구22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리24. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다. <개정 2015.3.30.>

제6조(기록물의 생산)① 기록관장은 남구에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록 될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하“영”이라 한다) 제17조부터 19조까지의 규정에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서ㆍ회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성 관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 경우 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. <개정 2015.3.30.>② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다. <개정 2015.3.30., 2018.12.31. >

제8조(기록물의 정리)① 기록관장은 남구의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. <개정 2013. 3. 8>③ 기록관장은 남구의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물 관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2013. 3. 8>

제9조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항의 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2015.3.30.>③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2015.3.30.>

제10조(비밀기록물의 이관) 처리부서에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우

제11조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(비밀기록물의 보존)① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금 장치를 설치·운영 하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급 인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제13조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대해서는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물 평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다. <개정 2015.3.30.>

제14조(기록물 평가심의회의 기능) 기록관장은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 광주광역시 남구 기록물 평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영하여야 한다. 다만, 심의회는 다음 사항을 심의 한다. <개정 2015.3.30.>1. 영 제43조 규정에 의한 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 보존기록물의 폐기, 재분류 등과 관련하여 필요한 사항 <개정 2015.3.30.>

제15조(심의회의 구성 등)① 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하며, 민간전문가 2명을 포함하여야 한다. <개정 2015.3.30.>② 심의회의 위원장은 자치행정국장으로 하되 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. <개정 2015.3.30., 2018.8.7., 2020. 6. 24.>③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 구성한다. <개정 2015.3.30.>1. 남구 소속 기록물 평가관련 부서의 장2. 남구 소속 직원 중 기록물 업무와 관련 있는 공무원을 간사로 함 <개정 2015.3.30.>3. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 사람 중 구청장이 위촉한다. <개정 2015.3.30.>④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 임기로 한다.

제16조(회의 및 의결 등)① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제3호 서식에 의한 기록물 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다. <개정 2015.3.30., 2018.12.31.>④ 간사는 심의회의 사무 처리와 관련하여 별지 제1호, 제2호 서식까지 및 제4호 서식을 작성·관리 하여야 한다. <개정 2015.3.30.>⑤ 간사는 심의회가 열리기 일주일 전에 위원에게 심의회에 필요한 자료를 전자우편 등으로 송부하여 사전에 충분한 검토를 할 수 있게 하여야 한다.

제17조(기록물 생산기관 협의) 기록관장은 제14조제1호에 따른 보존 기간의 재책정, 보류 또는 폐기 결정시는 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제1호 서식인 기록물 평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

제18조(수당 등) 심의회의 회의에 참석한 민간위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 등 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 해당 심의안건과 직접 관련이 있는 공무원이 참석한 경우는 그러하지 아니한다. <개정 2015.3.30.>

제21조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영〈별표 6〉의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업 공간, 열람 공간 및 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다. <개정 2018.12.31.>

제22조(기록 관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. <개정 2018.12.31.>② 기록관리시스템은 남구의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다. <개정 2018.12.31.>

제23조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. <개정 2018.12.31.>② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수 할 수 있다. <개정 2018.12.31.>[제목개정 <2018.12.31.>]

제24조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 남구의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제26조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제27조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」 및「보안업무규정 시행규칙」에 의한 보안 관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 별지 제5호 서식에 의거 사전에 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제29조(점검)① 기록관의 전산실 및 보존서고 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 <개정 2015.3.30.>3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검② 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리 대장 및 입출력 대장을 관리하여야 한다.

제30조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제31조(열람 및 대출의 자격)① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. <개정 2015.3.30.>1. 남구 공무원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람 <개정 2015.3.30.>② 제1항제2호의 경우 타 부처 등의 공무원은 열람에 한하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제32조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손 또는 파기 <개정 2015.3.30.>2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관 보존기록물을 열람·복사하고자 하는 사람은 기록관 안에서 별지 제6호 서식을 작성하여야 하며, 기록관 담당직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당직원이 대행하여 할 수 있으며 열람·복사에 필요한 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다. <개정 2015.3.30.>③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

제33조(대출 및 열람) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차레만 연장할 수 있다. <개정 2015.3.30.>3. 기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제7호 서식에 의한 보존기록물 열람대장에, 대출하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 의한 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다. <개정 2015.3.30.>

제34조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 <개정 2015.3.30.>3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 <개정 2015.3.30.>5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우 <개정 2015.3.30.>7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제36조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제37조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 남구의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 남구의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

부 칙 ① (시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.② (경과조치) 이 규칙 시행당시 종전의 규정에 의하여 설치된 광주광역시남구 기록관은 이 규칙에 의하여 광주광역시남구 기록관이 설치된 것으로 본다.부칙 <제540호, 2018.8.7.> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ①, ② 생략③ 광주광역시 남구 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제15조제2항 중 "자치행정국장"을 "행정지원국장"으로 한다.④ ~ ⑪ 생략부칙 <제557호, 2018.12.31.> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 <제605호, 2020.6.24.> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 후 기구 개편에 따른 인사발령이 이루어진 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ① ~ ③ 생략④ 광주광역시 남구 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제15조제2항 중 "행정지원국장"을 "자치행정국장"으로 한다.⑤ ~ ⑧ 생략