경상남도 기록물관리 조례 (조례, 경상남도)
공포일: 20221229 / 시행일: 20230102

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록물”이란 경상남도(본청, 직속기관, 사업소, 합의제행정기관 및 경상남도지사 직 인수위원회를 말한다. 이하 “도”라 한다), 의회사무처 및 관할 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 간행물, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제3조제3호에 따른 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. “기록관”이란 법 제13조에 따라 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말한다.4. “행정정보 데이터세트”란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.5. “경상남도지사 기록물”이란 경상남도지사(「지방자치법」 제124조에 따른 도지사권한대행과 같은 법 제105조에 따른 도지사당선인을 포함한다. 이하 “도지사”라 한다)가 직무수행과 관련하여 생산ㆍ접수하여 보유하고 있는 기록물을 말한다. <개정 2022.1.27.>

제3조(공공기관의 범위) 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제3조제3호에서 “조례로 정하는 기관”이란 「경상남도 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 조례」 제2조에 따른 출자ㆍ출연 기관을 말한다.

제4조(도지사의 책무) 도지사는 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람편의를 제공하기 위하여 정리(整理)ㆍ기술(記述)ㆍ편찬하고, 분류체계의 표준화 및 아날로그 시청각기록의 디지털화를 위해 노력하여야 한다.

제5조(기록물관리의 원칙)① 기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에 따라 관리되어야 하며, 「산업표준화법」 제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.② 도지사는 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.③ 도지사는 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

제6조(기록관의 설치 및 운영)① 도지사는 법 제13조 및 영 제10조에 따라 기록관을 설치ㆍ운영하여야 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물관리 부서의 장이 된다.② 도지사는 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 기록물관리 전문요원과 보존 등 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위해 처리부서의 장은 기록물관리책임자를 지정하여 표준에 따른 기록물관리 업무를 수행하도록 한다.

제7조(기록관장의 업무) 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리 기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리7. 경상남도 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리8. 소관 비공개기록물의 공개 재분류9. 기록물관리 교육운영 계획의 수립 및 시행10. 기록물관리 지도ㆍ감독 및 지원11. 기록관의 시설 및 장비관리12. 기록관리시스템의 설치 및 운영13. 그 밖에 도지사가 필요하다고 인정하는 기록물관리에 관한 사항

제8조(행정정보 데이터세트 관리)① 도지사는 영 제34조의3에 따라 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리하여야 한다.② 처리부서의 장은 영 제34조의3에 따라 선정된 관리대상에 대하여는 영 제25조제6항에 따라 효율적인 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영하기 위해 해당 데이터세트의 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 등을 포함한 내용을 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.③ 처리부서의 장은 운영 중인 행정정보 데이터세트를 삭제 등 폐기하는 경우 기록관장과 협의하여 시행하여야 한다.

제9조(자문위원회의 설치) 도지사는 다음 각 호의 사항을 자문하기 위하여 경상남도 기록물관리 자문위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둘 수 있다.1. 기록물관리 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리에 관한 사항2. 역대 도지사 기록물 수집에 관한 사항3. 그 외 기록물관리 업무와 관련하여 도지사가 요청한 사항

제10조(위원회 구성)① 위원회는 위원장을 포함하여 9명 이내의 위원으로 구성하되, 내부위원은 도 공무원 3명 이내로 임명하고 외부위원은 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 도지사가 위촉한다.1. 기록물관리 업무 관련 전문가로 지식과 경험이 풍부한 사람2. 그 밖에 위원회 성격과 목적에 부합하는 활동을 하는 사람② 위원장은 위원 중에서 호선한다.③ 외부위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

제11조(위원회 운영)① 위원회 회의는 도지사 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 개최한다.② 위원회는 필요한 경우 관련전문가 및 관계공무원 등을 출석하게 하여 의견을 들을 수 있다.

제12조(기록물평가심의회의 설치) 도지사는 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 경상남도 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.1. 보존기간이 지난 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 도지사가 요청한 사항

제13조(구성)① 심의회는 위원장을 포함하여 5명으로 구성한다.② 위원장은 기록관장이 되며, 당연직 위원은 도시정책과 도시계획담당, 소방행정과 소방행정담당으로 한다.<개정 2022.12.29.>③ 위촉직 위원은 도지사가 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 위촉한다.1. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 학문 전문가로 기록물 평가 관련 지식과 경험이 풍부한 사람2. 그 밖에 심의회 성격과 목적에 부합하는 활동을 하는 사람④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 새로 위촉된 위원은 전임자의 남은 임기로 한다.

제15조(회의 및 의결)① 심의회는 도지사 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석의원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원장은 필요하다고 인정하는 경우 심의회를 서면심의로 할 수 있다.④ 심의회 운영과 관련하여 별지 제1호서식 기록물평가심의회 의결서 및 별지 제2호서식 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제16조(도지사기록물) 도지사기록물 처리부서의 장은 다음 각 호의 기록물을 생산ㆍ접수하였을 때에는 제17조 및 제18조에 따라 해당 기록물을 등록ㆍ관리하여야 한다.1. 도지사가 정책을 구상하여 직접 작성하거나 지시한 기록2. 도지사 연설문, 메시지, 일정, 방문객명단 및 대화록3. 보존가치 있는 도지사 상징물(행정박물 등)4. 그 밖에 도지사의 국제교류활동 기록 및 외부 기관으로부터 받은 선물류 등

제17조(등록ㆍ관리)① 도지사기록물 처리부서의 장은 도지사기록물을 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리하여야 한다. 다만, 전자기록생산시스템으로 등록이 불가능한 경우 별도 문서등록대장으로 등록ㆍ관리하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 도지사기록물은 기록관 기록관리시스템에 등록하여야 한다.③ 도지사기록물 처리부서의 장은 도지사기록물 생산현황을 영 제33조에 의해 기록관에 통보하되, 도지사당선인과 도지사권한대행의 도지사기록물 생산현황은 제18조제3항 및 제4항의 이관시기와 동일하게 통보하여야 한다.

제18조(이관)① 도지사기록물 처리부서의 장은 생산ㆍ완결된 도지사기록물을 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 기록관장에게 이관 하여야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도에 생산된 기록물을 이관한다.② 제1항에도 불구하고 도지사의 임기가 종료되는 해와 그 전년도에 생산된 도지사기록물은 도지사의 임기가 종료되기 전까지 기록관으로 이관하여야 한다.③ 도지사당선인으로서 직무수행과 관련하여 생산한 도지사기록물은 도지사 임기가 시작되면 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.④ 도지사권한대행은 권한대행의 자격이 상실되면 지체 없이 도지사권한대행인으로서의 직무수행과 관련하여 생산한 도지사기록물을 기록관으로 이관하여야 한다.⑤ 「공직자윤리법」 제15조 및 같은 법 시행령 제28조에 의해 신고 받은 도지사 선물의 경우 경상남도 선물신고제도(절차)에 따라 이관한다.

제19조(개인기록물의 수집ㆍ관리) 기록관장은 역대 도지사의 재임 전ㆍ후 및 재임 당시 생산한 자료나 물품에 대하여 보존할 가치가 있다고 인정되는 경우에는 당해 도지사 및 해당 기록물 소유자의 동의를 받아 이를 수집ㆍ관리할 수 있다.

제20조(기록물의 보존)① 기록관장은 기록물을 안전하게 보존관리하기 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립·시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다.② 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며 보존 중인 기록물에 대하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별표 14에 따라 정수정검(整數點檢)과 상태검사를 실시하여야 한다.

제21조(기록물의 열람·대출)① 기록물을 이관한 공공기관은 기록물을 열람 또는 대출할 수 있다.② 기록물의 열람은 다음 각 호에 따른다.1. 열람은 기록관에서만 할 것2. 열람시간은 공무원의 근무시간에 한정함. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이를 연장·단축 또는 변경 가능함.3. 기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제3호서식을 작성할 것③ 기록물의 대출은 다음 각 호에 따른다.1. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기록관장의 승인을 얻어 연장할 수 있다.2. 기록물을 대출하고자 할 때에는 별지 제4호서식 보존기록물 대출 및 반납대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고 대출을 할 수 있다. 다만, 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.3. 기록관장은 제1호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 다르게 할 수 있다.④ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 멸실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 주는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우

제22조(기록물의 반납)① 기록물을 대출 받은 자는 정해진 정한 기간 안에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장을 신청하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우