국방 행정업무의 효율적 운영에 관한 훈령 (훈령, 국방부)
공포일: 20241001 / 시행일: 20241001

제1조(목적) 이 훈령은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」(이하 "영"이라 한다) 및 같은 규정 시행규칙(이하 "규칙"이라 한다)의 세부시행에 관하여 필요한 사항을 규정함으로써 행정업무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 도모하고 행정업무 혁신을 통하여 행정의 효율을 높이는 것을 목적으로 한다.

제2조(적용 범위) ① 영 2조의 군(軍)의 기관은 합동참모본부(이하 "합참"이라 한다), 각 군, 국방부 직할부대 및 직할기관을 말한다.② 국방부본부(소속기관, 한시 기구를 포함한다) 및 군의 기관(이하 "각급기관"이라 한다)의 행정업무 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 훈령이 정하는 바에 따른다.③ 비밀문서의 작성과 처리에 관하여 관련 법령 및 「국방보안업무훈령」에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 훈령에서 정하는 바에 따른다.

제4조(기안문 서식) ① 기안문의 서식은 규칙 제4조 각항이 정하는 바에 따른다.② 각급기관은 상위직급자의 결심을 받기 위한 보고나, 정책 참고사항 제공을 목적으로 하는 보고 등이 비전자 문서일 경우는, 별지 제1호 서식 또는 별지 제1호의1 서식을, 전자문서일 경우는 별지 제1호의2 서식을 사용할 수 있다.

제5조(항목의 구분) 문서의 내용을 두 가지 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 경우 규칙 제2조 제1항이 정하는 바에 따르되, 필요한 경우 □, ㆍ, -, ㆍ 등의 기호를 사용할 수 있다.

제6조(전자문서시스템상 직위ㆍ직급표시) ① 전자문서에 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자 및 결재권자의 직위(직급ㆍ계급) 표기 시, 직위와 직급ㆍ계급이 동시에 있는 경우 직위만 표시하고 직위가 없는 경우에는 직급ㆍ계급을 표시한다.② 제1항에 의한 직급표기 시 각급기관은 6급 이하 공무원의 직급을 대신하여 대외적으로 사용할 수 있도록 정한 대외 직명을 사용할 수 있다.

제8조(문서의 전자적 처리 원칙) 각급기관의 장은 국방기록물을 체계적으로 관리하고 업무의 책임성을 제고하기 위해 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재 등을 전자적으로 처리하도록 하여야 한다.

제9조(문서의 모사전송 또는 전신 등의 송신) 모사전송 또는 전신 등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 「국방보안업무훈령」에 따라 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보존하여야 한다.

제10조(문서의 암호 또는 음어 송신) 암호 또는 음어로 송신하여야 할 문서 중 비밀로 분류된 문서의 송신은 송신자와 수신자 사이에 서로 응답이 있는 경우에 한하여 송신하여야 하며, 송신문의 제목 또는 본문의 "끝" 표시 또는 "이하 빈칸" 표시 다음에 따옴표(" ")를 하고 그 안에 비밀등급을 표시하여 송신하여야 한다.

제11조(비밀번호 등) ① 각급기관의 장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 「국방보안업무훈령」에 따라 비밀번호를 부여하여야 한다.② 정보통신망을 이용하여 문서를 작성 처리하고자 하는 자는 개인별 사용자 계정(ID) 비밀번호 및 전자이미지 서명을 별지 제2호 서식에 의하여 등록하여 사용하여야 한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다.③ 제1항 및 제2항의 비밀번호는 문서의 보호 및 보안 유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.

제12조(문서의 수신ㆍ발신) ① 문서는 직접 처리하여야 할 기관(부서)에 발신하여야 하며, 행정계통(지휘계통)에 따라 접수ㆍ발송하되, 국방 전산망이 설치된 기관 간의 문서접수ㆍ발송은 특별한 사유가 없다면 전산망을 활용한다.② 하급기관이 직근 상급기관 이외의 상급기관에 발신하는 문서는 그 직근 상급기관을 경유하여 발신하여야 한다.③ 군의 기관에서 발신하는 문서 중 다음 각 호의 사항은 국방부를 경유하거나 국방부로 사전에 보고하여야 한다.1. 국방부의 기본 정책, 계획, 방침 등에 영향을 미치는 사항2. 국방부의 조정ㆍ통제 및 지휘감독이 필요한 사항3. 업무 내용의 중요성과 특수성 또는 타 기관(대내외 포함)과의 관련성 등을 감안, 국방부에서 직접 조치함이 타당한 사항4. 기타 업무처리의 일관성ㆍ통일성을 확보할 필요가 있는 사항④ 군의 기관에서 발신하는 문서 중 다음 각 호의 사항은 제3항에 해당하지 않는 한 국방부를 경유하지 아니할 수 있고 국방부로 사전에 보고하지 아니할 수 있다.1. 다른 법령에 따라 별도의 문서수발 절차가 정해진 사항2. 국방부 훈령 등에 따라 직접 발신할 수 있도록 승인된 사항3. 단순한 자료요구, 업무 연락, 통보, 조회 등을 위한 사항⑤ 대통령실 및 국회 문서는 관련 규정 및 지침에 따라 수신ㆍ발신하여야 한다.⑥ 각급기관은 국방부의 경유를 필요로 하는 문서로서 경유부서가 없거나 불명확한 경우에는 국방부 기획관리관실을 경유부서로 설정한다.⑦ 국방부는 관련 규정, 방침, 지침 등에 의거 각급기관이 대외기관과 직접 협조 처리할 수 있도록 업무를 위임하거나 승인하는 경우, 신중히 검토 처리하여야 한다.⑧ 대외기관에 제출하는 각종 자료는 반드시 문서화하여 공식계통으로 수발하도록 하고, 추진 중인 업무 내용이 비공식적으로 대외에 유출되지 않도록 하여야 한다.

제13조(문서의 재배부) ① 국방부본부의 문서과는 규칙 제16조 제3항과 관련하여 처리과로부터 반송된 문서를 다음 각 호의 절차에 따라 재배부한다.1. 반송된 문서가 현저한 흠이 있는 경우 문서를 즉시 재배부하여 해당 문서 처리과에 보낸다.2. 문서처리 부서가 불분명한 경우가. 접수문서 내용이 동일 실장(室長) 단위 하에 있는 부서 간의 업무는 해당 실장이 지정하는 부서로 재배부한다.나. 접수문서 내용이 동일 실장(室長) 단위가 아닌 다른 부서 간의 업무는 문서과의 장이 관련 부서와 협의를 거쳐 문서를 재배부한다.② 제1항에 따라 소관 부서가 다시 지정되었을 때에는, 특별한 사유가 없는 한 지정된 부서가 해당 문서를 접수 처리해야 한다.③ 제1항 및 제2항의 기준 및 절차에 따른 문서분류에도 불구하고 업무 소관 부서 지정이 곤란한 경우에는, 문서과의 장이 기획관리관의 협조를 받아 문서를 다시 배부한다.④ 국방부장관의 지휘ㆍ감독을 받는 별표 2의 기관 등 국방부본부 외 각급기관(이하 "본부 외 기관"이라 한다)의 장은, 제1항 내지 제3항에 준하는 절차를 동 훈령의 규정 내용을 참고하여 정할 수 있다.

제14조(업무관리시스템) ① 각급기관의 장은 업무처리의 전 과정을 효율적으로 관리하기 위하여 업무관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다. 다만 업무의 성질상 업무관리시스템의 구축ㆍ운영이 곤란하거나 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.② 국방부장관은 제1항에 따른 업무관리시스템의 구축ㆍ운영을 지원하기 위한 계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.③ 국방부장관은 제2항에 따라 지원계획을 수립하는 경우에는 각급기관의 장에게 관련 자료 및 필요한 의견의 제출을 요청할 수 있다.

제15조(업무관리시스템의 연계ㆍ운영) ① 각급기관의 장은 효율적인 업무관리를 위하여 업무관리시스템을 국방행정 정보시스템 및 그 밖의 정부 기능분류 관련 시스템과 연계ㆍ운영하여야 한다. 다만, 업무의 성질상 연계ㆍ운영이 곤란하거나 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.② 각급기관의 장은 업무관리시스템으로 관리한 업무실적 등을 효과적으로 활용하도록 노력하여야 한다.③ 각급기관의 장은 행정안전부에서 정한 규격 및 유통표준에 적합한 업무관리시스템을 이용하여야 한다.

제16조(서식 승인 기관) ① 각급기관이 법령으로 서식을 정하거나 변경하려는 경우에는 행정안전부장관의 승인을 얻어야 한다.② 각급기관은 고시, 훈령, 예규 등으로 서식을 제정 또는 개정하고자 하는 경우에는 국방부장관의 승인을 얻어야 한다. 다만, 개별 기관에서만 사용되는 서식이나, 단순ㆍ경미한 서식은 각급기관의 장이 정할 수 있다.

제17조(서식 승인의 신청) ① 법령으로 서식을 정하거나 변경하려는 경우에는 관련 규정, 서식목록과 서식 초안 각 한 부를 서식업무를 관장하는 국방부 기획관리관실과의 협의를 거쳐 행정안전부장관에게 제출하여야 한다.② 고시, 훈령, 예규 등으로 서식을 제정 또는 개정하고자 하는 때에는 관련 규정, 서식목록, 서식 초안 각 한 부를 서식업무를 관장하는 부서에 제출하여 심사를 받아야 한다. 다만, 각급기관에서 자체규정으로 정하여 사용하는 서식에 대하여는 각급기관의 서식업무를 관장하는 부서에서 심사를 받는다.③ 제1항 및 제2항에 따른 서식의 승인 신청은 해당 법령의 입법 예고 또는 행정규칙의 규정예고와 동시에 하여야 한다.

제20조(관인 인영의 인쇄사용 협의) 처리과의 장은 영 제14조 제4항에 따라 관인의 인영을 인쇄하여 사용하고자 하는 때에는 인쇄용도, 인쇄량, 인쇄관인, 규격 등에 관하여 해당 기관장의 승인을 얻기 전에 관인을 관리하는 부서의 장과 협의하여야 한다.

제21조(기관 간 보고) ① 국방부본부 및 각급기관은 다른 기관으로부터 보고를 받고자 하는 때에는 충분한 보고기일을 정하여 필요한 범위 안에서 보고를 요구하여야 한다.② 보고요구기관의 장은 보고가 기일 내에 도달되지 아니한 때에는 보고기관의 장에게 보고를 촉구할 수 있다.

제22조(업무협조) ① 업무협조를 하여야 할 사안이 발생한 때에는 협조를 요청하는 기관이 업무협조 내용과 그 처리 및 회신에 필요한 기간을 정한다.② 업무협조 요청을 받은 기관이 협조 요청 문서에 흠이 있음을 발견한 때에는 보완을 요구할 수 있다.③ 업무협조 요청기관은 협조문서가 처리 기간 내에 도달되지 아니할 때는 해당 협조 기관에 대하여 업무협조를 촉구할 수 있다.

제23조(국방부본부 보고업무 통제) ① 국방부 실ㆍ국장이 소관 업무 중 다른 실ㆍ국과 관련된 사항을 국방부장관에게 보고하고자 할 경우에는 관련 실ㆍ국과 사전협의 후 보고하여야 한다.② 국방부 실ㆍ국장이 소관 업무 중 국방부 외의 행정기관과 관련된 사항을 국방부장관에게 보고하고자 할 경우에는 관련 행정기관과 사전협의를 거쳐야 한다.③ 국방부 실ㆍ국장이 대통령실 및 국무총리실 등(이하 "상부기관"이라 한다)에 보고하거나 자료를 제출하고자 할 경우에는 국방부장관 또는 「국방부 위임전결 훈령」에 따른 전결권자에게 사전 보고한다.

제24조(본부 외 기관의 보고업무 통제) ① 본부 외 기관에서 소관 업무와 관련하여 국방부장관에게 보고하고자 할 경우에는 해당 기관을 지휘ㆍ감독하는 부서와 사전협의를 거쳐야 한다. 다만, 군령과 관련된 업무는 합참에서 국방부장관에게 직접 보고하며, 필요시 해당 각급기관의 장 등 책임자를 배석시킬 수 있다.② 본부 외 기관이 소관 업무 중 국방부본부의 여러 실ㆍ국과 관련된 사항을 국방부장관에게 보고하고자 할 경우에는 해당 기관을 지휘ㆍ감독하는 부서가 관련 실ㆍ국과 사전 협의하도록 한다.③ 본부 외 기관이 소관 업무 중 국방부 외 행정기관과 관련된 사항을 국방부장관에게 보고하고자 할 경우에는 해당 기관을 지휘ㆍ감독하는 부서가 관련 행정기관과 사전 협의하도록 한다.④ 본부 외 기관이 소관 업무에 대하여 상부기관에 보고하거나 자료를 제출하고자 할 경우에는 해당 기관을 지휘ㆍ감독하는 부서와의 협의를 거쳐 국방부장관 또는 「국방부 위임전결 훈령」에 따른 전결권자에게 사전 보고한다.

제24조의2(국방부 직할부대 및 직할기관의 보고) ① 국방부 직할부대 및 직할기관은 소관 업무와 관련하여 전년도 주요 업무추진 실적 및 해당연도 주요 업무추진계획을 매년 1월 31일까지 해당 기관을 지휘ㆍ감독하는 부서에 보고하여야 한다.② 국방부 직할부대 및 직할기관의 소관 업무와 관련하여 주요 사항이 발생한 경우 또는 해당 기관을 지휘ㆍ감독하는 부서에서 필요하다고 판단한 경우에는 국방부 직할부대 및 직할기관은 해당 사항에 대해 해당 기관을 지휘ㆍ감독하는 부서에 지체없이 보고하여야 한다.

제26조(보고 대상) ① 복무계획은 2단계 상급자에게 보고함을 원칙으로 한다.② 보고 대상은 다음 각 호와 같다.1. 국방부본부 : 실장 및 국장2. 국방부 직할부대 및 직할기관 : 부대장 및 기관장③ 보고체계는 다음 각 호와 같다.1. 국방부본부 : 국장 → 실장 → 차관, 실장 → 차관 → 장관2. 국방부 직할부대 및 직할기관 : 별표 1 참조

제27조(보고서 내용) 보고서에 포함되어야 할 내용은 다음 각 호와 같다.1. 임무2. 편성 및 기능3. 업무 현황4. 주요 현안(당면과제) 및 개선 발전시킬 사항5. 복무 중점6. 결론 및 건의

제29조(업무 인계ㆍ인수서의 작성) ① 영 제61조 제1항에 따라 조직개편, 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 업무를 인계ㆍ인수하는 사람은 해당 업무에 관한 모든 사항이 구체적으로 나타나도록 별지 제3호 서식의 업무 인계ㆍ인수서를 작성하여 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 이용하여 인계ㆍ인수하여야 한다. 이 경우 서명 또는 날인은 생략할 수 있다.② 업무 인계ㆍ인수서에는 다음 각 호의 내용이 포함되어야 한다.1. 인계ㆍ인수 근거 및 일자 : 법령, 조직개편, 사무 분장 조정 또는 인사명령 근거 및 일자2. 해당 부서 : 기관명, 부서명3. 단위업무별 다음 각 목의 인계ㆍ인수사항가. 추진 근거 및 배경나. 업무절차다. 업무추진 성과 및 계획라. 관련 법규 및 예산마. 업무요령 및 유의사항4. 인계ㆍ인수자 : 담당업무의 인계ㆍ인수자로 직위, 직(계)급, 성명, 서명5. 입회자 : 인계ㆍ인수자의 직근 상급자가 되며, 기관장 또는 부기관장일 경우에는 직근 하급자가 된다.

제30조(업무 인계ㆍ인수서의 처리) ① 규칙 제45조 제1항에 따라 작성된 업무 인계ㆍ인수서는 다음 각 호의 경우를 제외하고 직근 상급자에게 보고하는 것을 원칙으로 한다.1. 국방부차관, 국방부본부 실장급 직위자 : 국방부장관2. 소속기관장, 국방부 직할부대장 및 직할기관장, 공공ㆍ기타 기관장 : 국방부차관② 각급기관의 장은 20년 이상 장기복무 후 전역하는 전문기술 직위 준ㆍ부사관, 군무원의 업무 인계ㆍ인수서를 국방부장관에게 보고하도록 할 수 있다.③ 업무 인계ㆍ인수서는 처리과에서 보존한다. 다만, 국ㆍ실장이 인계ㆍ인수자일 경우 주무과에서 보존하며, 업무의 통ㆍ폐합 또는 기구의 폐지 등으로 보관할 부서가 없는 경우에는 인계한 부서가 소속된 기관의 기록관에 제출하여 보존하도록 한다.④ 업무를 인계하는 자는 영 제62조 제2항 제2호의 직무편람을 함께 인계하여야 하며, 업무 인계ㆍ인수서에 기록된 내용 중 다른 공무원들과 공유할 가치가 크다고 인정되는 사항들을 소속된 기관의 지식관리시스템에 등록하여야 한다.⑤ 제1항 제2호의 업무 인계ㆍ인수서는 사본 1부를 해당 기관을 지휘ㆍ감독하는 부서(총괄부서)에 제출한다.⑥ 업무 인계ㆍ인수는 인수자의 업무파악과 인계자의 지식전달을 위해 충분한 기간이 부여되는 가운데 대면설명 등 효과적인 방법으로 시행되도록 하여야 한다.⑦ 인계자와 인수자의 직근 상급자는 인계ㆍ인수 기간 중 인계자와 인수자의 출장 및 외출 등 인계ㆍ인수를 위한 활동을 지원하여야 한다.

제31조(행정 효율성 진단) ① 국방부 기획관리관은 대국민 서비스의 질을 향상시키고 행정의 생산성을 높이기 위한 행정 효율성 진단을 실시하여, 그 결과를 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 진단에 활용할 수 있다.1. 각급기관이 수행하고 있는 업무수행 절차와 방법 등을 분석ㆍ평가하여 재설계하는 능률진단2. 「전자정부법」 제48조의 규정에 의한 각급기관의 업무 재설계를 위한 진단3. 「행정기관의 조직과 정원에 관한 통칙」 제32조의 규정에 의한 각급기관의 업무량 판단, 기능 배분의 적정성 등의 분석ㆍ평가를 위한 조직진단② 국방부 기획관리관은 제1항의 규정에 의한 진단의 실시를 위하여 각급기관의 인사, 조직, 행태 및 문화 등 행정업무 전반을 대상으로 한 혁신기법이나 진단기법을 연구ㆍ개발하고, 이를 확산ㆍ보급하여야 한다.③ 국방부 기획관리관은 체계적, 일상적 행정 진단의 실시를 위하여 각급기관의 관련 부서 구성원을 행정진단 전문 인력으로 양성하여 활용할 수 있다.

제32조(행정업무 운영실태 점검 및 확인) ① 각급기관의 장은 필요하다고 인정하는 때에는 행정업무 운영실태를 점검할 수 있다.② 국방부장관은 다음 각 호의 사항에 대해 각급기관의 행정업무 운영실태를 점검ㆍ확인할 수 있다.1. 문서관리실태2. 업무협조 운영실태3. 업무편람 발간 및 운영실태4. 서식 관리 운영실태5. 전자결재 활용실태6. 기타 행정업무의 효율적 수행에 관한 필요한 사항③ 각급기관의 장은 제1항의 규정에 따른 실태 점검에서 시정 및 개선을 요하는 사항이 발견될 때에는 지체 없이 시정조치하고 그 개선결과를 국방부장관에게 보고하여야 한다.

제33조(행정지식관리시스템의 활용) 각급기관의 장은 행정지식이 정책결정에 적극 활용될 수 있도록 「전자정부법 시행령」 제35조 제1항에 따른 행정지식관리시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.

제34조(정책의 실명 관리) ① 각급기관의 장은 주요 정책의 결정이나 집행과 관련되는 다음 각 호의 사항을 기록ㆍ관리하여야 한다.1. 주요 정책의 결정과 집행 과정에 참여한 관련자의 소속, 직급 또는 직위, 성명과 그 의견2. 주요 정책의 결정이나 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의ㆍ공청회ㆍ세미나 관련 자료 및 그 토의내용② 언론기관에 제공하는 보도자료에는 담당 부서, 담당자, 연락처를 반드시 표기하여야 한다.

제34조의3(정책실명제 중점관리 대상 선정) ① 정책실명제 책임관은 다음 각 호의 사항 중에서 정책실명제 중점관리 대상사업을 선정하여 관리하여야 한다.1. 주요 국정 현안에 관한 사항2. 대규모 예산이 투입되는 사업3. 일정 규모 이상의 연구용역4. 법령 또는 자치법규의 제정ㆍ개정 및 폐지5. 국민신청실명제로 국민이 신청한 사업6. 그 밖에 중점관리가 필요한 사업② 국방부장관은 정책실명제 중점관리 대상사업의 추진실적을 국방부 인터넷 홈페이지 등을 통하여 공개하여야 한다. 다만, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조에 따른 비공개 대상 정보에 해당하는 경우에는 그러하지 아니하다.

제34조의4(정책실명제 심의위원회 구성 등) ① 정책실명제 중점관리 대상사업 선정에 관한 사항을 심의하기 위하여 정책실명제 심의위원회(이하 이 조에서 "위원회"라 한다)를 둔다.② 위원회는 위원장을 포함한 5명 이상 10명 이하의 위원으로 성별을 고려하여 구성한다.③ 위원회에 간사를 두어 심의 결과를 작성ㆍ관리하도록 한다. 이 경우 간사는 혁신행정담당관실의 정책실명제 업무 담당자가 맡는다.④ 위원장은 정책실명제 책임관으로 하고, 위원은 안건과 관련된 실ㆍ국 총괄부서의 장과 관련 분야의 학식이나 경험이 풍부한 공무원이 아닌 사람(이하 이 조에서 "민간위원"이라 한다) 중에서 국방부장관이 위촉한다. 이 경우 민간위원이 전체 구성인원의 2분의 1 이상이 되도록 하여야 한다.⑤ 위원장은 필요에 따라 위원회의 회의를 소집하고 그 의장이 된다.⑥ 위원회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

제35조의2(업무지시) ① 각급기관의 장은 계획성 있고 예측 가능한 업무추진 및 초과근무 최소화 등을 위해 사전(주간에는 최종근무일 전날까지, 하루 중에는 16시 전까지)에 업무담당자에게 업무를 지시하도록 한다. 이때 최종근무일은 한 주간의 토요일 또는 공휴일을 제외한 마지막 정상근무일을 말한다.② 최종근무일, 토요일과 공휴일에는 업무지시를 지양하되, 부득이하게 업무지시를 할 경우에도 가능한 한 그 다음 정상근무일에 지시사항을 이행하게 하여야 한다.③ 각급기관의 장은 업무담당자에게 지시사항 이행에 필요한 충분한 시간을 부여하도록 노력하여야 한다.④ 제1항부터 제3항까지의 규정은 국회ㆍ언론 대응 등 긴급상황에는 적용하지 않는다.