대통령기록관 청사관리 규정 (예규, 대통령기록관)
공포일: 20240716 / 시행일: 20240716

제3조(설치장소) 개별 냉ㆍ난방설비 설치장소는 다음 각호 1의 사용목적 등을 감안하여 설치 승인을 할 수 있다.1. 중요 장비의 정상작동 및 보호를 위한 장소 : 전산실, 전기실, 공조실 등2. 24시간 근무 및 비상근무장소 : 방재센터, 경비실, 당직실, 용역사무실 등3. 회의 및 교육장소 : 회의실, 강의실 등4. 주요 외빈 수행장소 : 전직대통령열람실, 수행원실, 접견실 등5. 민원인 등 방문고객 편의를 위한 장소 : 열람실, 도서실, 전시관 등6. 후생복지를 위한 장소 : 식당, 체력단련실 등7. 기타 대통령기록관장(이하 "관장"이라 한다.)이 지정한 장소

제4조(사용조건) ① 개별 냉ㆍ난방설비 사용은 일과시간 이후 또는 휴일 등 중앙 냉ㆍ난방 공급이 되지 아니하는 시간에만 가동하여야 한다.② 산업통상자원부 고시「공공기관 에너지이용합리화 추진에 관한 규정」에 따라 적정 실내온도 기준을 준수하여야 한다. 다만, 중요 장비 보호, 민원인 등 주요 내ㆍ외빈 편의를 위한 경우에는 그러하지 아니하다.③ 모든 개별 냉ㆍ난방기 설비에 대해 관리자를 지정하여 승인기준을 준수토록 하고 장비를 관리하여야 한다.④ 개별 냉ㆍ난방설비 설치 장소가 당초 설치 목적과 다르게 변경된 경우에는 시설관리담당공무원이 개별 냉ㆍ난방설비를 즉시 철거할 수 있다.

제5조(승인절차) ① 개별 냉ㆍ난방설비를 설치하고자 하는 경우에는 별지 제1호 서식으로 시설관리담당부서에 사전 신청하여야 한다.② 시설관리담당공무원은 제1항의 규정에 의거 설치승인 신청을 받은 경우에는 7일 이내에 승인 여부를 통보하고, 제반규정에 따라 설치되었는지를 확인하여야 한다.

제6조(전열기구 등 사용) ① 선풍기 및 전열기를 청사내로 반입하고자 하는 경우에는 시설관리담당부서와 사전에 협의하고, 시설관리담당공무원이 발급한 별지 제2호 서식의 사용 승인증을 발부 받아 해당 기기에 부착하여 사용하여야 한다.② 사용승인을 받지 아니하고 사용하는 전열기구 등에 대하여는 청사외부로 반출 조치하여야 하며 시설관리담당부서에서 회수 조치할 수 있다.③ 개인용 소형 선풍기 및 전열기는 사용을 금지한다.④ 「공공기관 에너지이용합리화 추진에 관한 규정」제14조(적정 실내 온도 준수 등)에 따라 청사 에너지 절약을 위해 근무시간(09:00~18:00) 중 개인용 전열기는 일체 사용을 금지하며, 적발 시 회수 조치할 수 있다.

제7조(전열기구 등 사용승인 기준) 제6조 제1항의 선풍기 및 전열기의 사용승인증 발급기준은 다음 각호와 같다.1. 사무실 규모별로 근무인원 3명당 1대2. 공인기관 인증제품이어야 하고, 선풍기는 시간타이머 부착 제품, 전열기는 과열 안전장치 및 접지 플러그 부착 제품

제8조(특별방화점검) ① 시설관리담당부서는 필요 시 또는 관장의 별도 지시에 따라 특별방화점검을 실시할 수 있다.② 특별방화점검 결과 지적사항에 대해서는 해당 부서에 공문으로 통보하고 재발방지를 위한 필요한 조치를 할 수 있다.

제9조(행정전화관리) 시설관리담당부서는 원활한 행정전화 소통을 위하여 다음 각 호의 사항을 정기적으로 점검하여야 한다.1. 행정전화 및 국선의 소통상태 점검2. 구내 통신선로 관리상태 점검

제12조(공용공간의 적용범위) 공용공간의 범위에는 강당, 중회의실, 소회의실, TF실, 예비실 및 그밖에 실내외 공간으로 시설관리담당부서가 공용공간으로 관리가 필요하다고 인정하는 장소를 포함한다.

제13조(사용승인 신청대상) ① 공용공간의 사용은 대통령기록관 각 부서로 제한하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 국가행정기관 및 지자체 등에서 사용 신청 요청이 있는 경우에는 필요 시 관장의 승인 하에 사용을 허락할 수 있다.② 대통령기록관 내 두 개 이상의 부서가 동시에 사용 신청을 한 경우에는 행사, 사용목적 등의 중요도를 판단하여 사용 부서를 결정하며, 두 개 이상의 타 기관과 대통령기록관 내 부서가 동시에 사용 신청 시에는 대통령기록관 내 부서를 우선으로 사용 승인한다.

제14조(사용승인 신청 및 취소) ① 제13조 제1항의 사용승인 신청은 하모니시스템을 이용하여 신청하여야 하며, 하모니시스템을 통한 신청이 곤란한 경우에는 별지 제4호 서식에 따라 사용신청서를 메모보고 등을 통해 시설관리담당부서에 제출하여야 한다.② 사용승인 신청은 사용 개시일 2일전까지 신청하여야 하며, 사용시간은 실제로 이용하는 시간에 한하여 신청하여야 한다.③ 공용공간을 사용 신청한 후 취소 사유가 발생된 때에는 즉시 하모니시스템을 통하여 사용신청을 취소하거나, 사용승인 신청을 취소한다는 내용을 메모보고 등을 통하여 통보하여야 한다.④ 공용회의실 사용 승인 후 별도의 취소 통보 없이 사용하지 않는 경우가 3회 이상일 경우에는 해당 부서에 대해 1개월간 사용신청을 제한할 수 있다.

제15조(사용자 준수사항) ① 공용공간 사용자는 홍보물을 안전하게 설치ㆍ관리하여야 하며, 통행의 불편을 주지 않도록 홍보물을 설치하여야 한다.② 쾌적한 청사환경 조성을 위해 공용공간을 사용한 후에는 원상태로 복원시켜야 하고, 쓰레기 처리 등 정리정돈을 하여야 한다.

제16조(대관 승인기준) 관장은 대통령기록관 행사, 시설물 유지관리, 업무수행 등에 지장을 초래하지 않는 범위 내에서 다음 각 호에 해당하는 행사를 위하여 시설을 대관할 수 있다.1. 세종특별자치시 시민을 위한 전시회, 공연 등 문화예술 행사2. 기타 관장이 인정하는 행사

제17조(대관 적용범위) ① 대관할 수 있는 장소는 강당, 기획전시실 및 그밖에 실내외 공간으로 관장이 필요하다고 인정하는 장소를 포함한다.② 대강당, 중회의실, 영상회의실 등 회의공간은 필요시 별도의 규정으로 운영 할 수 있다.

제18조(대관 신청절차) ① 시설 대관을 받고자 하는 자는 별지 서식 제5호의 신청서를 행사일 60일 전까지 관장에게 제출하여야 한다. 다만, 시행이 시급한 행사로서 대관 일정이나 관리에 지장이 없을 때에는 예외로 할 수 있다.② 시설관리담당부서는 대관신청 내용이 제16조의 대관 승인기준에 부합하는지 그 여부를 검토하여야 한다.③ 관장은 제1항의 대관신청을 받은 날로부터 7일 이내에 대관허가에 대한 가부를 신청인에게 통지하여야 한다. 단, 제1항의 단서규정에 해당하는 경우에는 대관희망일 전까지 통지할 수 있다.④ 관장은 대관을 결정함에 있어 필요하다고 인정될 때에는 다음 각 호의 조건을 붙일 수 있다.1. 행사 차량의 출입통제2. 상거래행위의 금지3. 대통령기록관 전시관 관람객의 관람에 지장을 초래하는 행위금지4. 기타 업무수행에 지장을 초래하는 행위 금지 등⑤ 대관 승인을 받은 자가 승인된 내용을 변경하고자 할 때에는 사전에 관장의 승인을 받아야 한다.⑥ 대관신청이 중복된 경우에는 관장이 행사의 성격 등을 고려하여 대관 우선순위를 결정한다.

제19조(대관 허가제외 대상, 취소 등) ① 관장은 다음 각 호에 해당하는 경우에는 대관 신청을 허락하지 아니할 수 있다.1. 영리, 종교활동, 정치적 행위를 목적으로 하는 경우2. 기타 공공질서와 선량한 미풍양속을 해할 우려가 있다고 인정되는 경우3. 대통령기록관의 시설 및 설비를 훼손할 우려가 있거나 기타 시설유지관리상 부적절한 경우4. 기타 관장이 대관 제한이 필요하다고 인정하는 행사② 관장은 대관 받은 자가 다음 각 호에 해당할 때에는 대관을 취소하거나 행사중지를 명할 수 있다.1. 대관 내용과 상이한 행사를 할 때2. 대관 조건 및 준수사항을 위반한 때3. 천재지변, 테러, 폭동 또는 이에 준하는 사유로 대관 시설의 사용이 불가능하다고 인정될 때

제20조(대관자 준수사항) ① 대관 받은 자는 대관업무의 효율적 운영을 위해 준수할 사항은 별표 1과 같다.② 시설을 대관 받은 자가 내부에 별도의 시설물 또는 장식 등을 설치할 때에는 공인기관의 방염 성능검사를 필한 자재를 사용하여 화재예방에 최선을 다해야 하며, 방염대상 물품 등은 별표 2와 같다.

제22조(주차위반 기준) 대통령기록관 내 주차질서를 확립하기 위하여 주차 위반기준은 다음 각 호와 같이 정하여 관리할 수 있다.1. 주차구역으로 지정된 이외에 주차하는 경우2. 지정주차 구역(장애인, 경차, 관용주차장 등)에 지정되지 아니한 차량이 주차한 경우

제23조(주차위반 차량에 대한 조치) ① 주차위반 차량에 대해서는 시설관리담당부서에서 제작한 경고장을 부착하고, 이를 운행자에게 계도할 수 있다.② 3회 이상 주차를 위반할 경우에는 차량 출입등록을 취소하고 통보일부터 1개월간 청사 출입을 통제할 수 있다.

제25조(주차통제) ① 대통령기록관 내 주차장 사용은 당일 주차를 원칙으로 하되, 차량출입증을 발급받은 대통령기록관 내 부서 직원의 차량의 경우에는 필요 시 전일 주차할 수 있다.② 지하주차장은 차량출입증을 발급받은 차량만 주차가 가능하며, 외부 차량이 지하주차장에 주차하고자 하는 경우에는 방호담당부서장의 사전 승인을 득하여야 한다.

제26조(자전거 이용자의 책무) 대통령기록관 내 자전거 이용자는 다음 각 호의 책무를 진다.1. 자전거는 반드시 자전거보관소의 고정 장치에 안전하게 고정하여야 한다.2. 대통령기록관 내 보행자에게 위해를 주는 일이 없도록 보행자에 주의하면서 운전하여야 하며, 안전사고 예방을 위해 자전거 운전 시 안전장비를 구비하여야 한다.3. 자전거 이용 중 발생한 모든 사고에 대한 책임은 자전거 이용자가 진다.

제27조(무단방치 자전거 정비) ① 자전거를 자전거보관소 및 그 외의 장소에 무단방치하지 않도록 해야 한다.② 장기간 사용을 하지 않고 무단방치된 자전거에 대하여 시설관리담당부서는 「자전거이용 활성화에 관한 법률」 제20조에 따라 시장에게 처분을 요청한다.

제28조(청소 관리대상) ① 대통령기록관 청사 내 청소 관리대상은 다음 각 호와 같다.1. 대통령기록관 건물 내부 및 외곽2. 기타 관장이 특별히 지정하는 대상② 청사 내 입주한 구내식당, 카페 등 별도의 위탁관리 업체가 운영하는 내부 시설과 개인용 책상에 대하여는 청소관리 대상에서 제외한다.③ 제2항에도 불구하고 관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 별도의 위탁관리업체가 운영하는 공간에 대해서도 청소를 지원해 줄 수 있다.

제29조(시설 관리대상) ① 대통령기록관 시설관리 대상시설은 다음 각 호와 같다.1. 대통령기록관 청사 건물 및 설비2. 대통령기록관 부지 내 조경(9,010㎡)3. 기타 관장이 특별히 지정하는 대상② 대통령기록관 건축ㆍ조경, 기계설비, 전기설비, 정보ㆍ통신설비, 자동제어설비, 통합방범설비 등의 업무범위는 다음 각 호와 같다.1. 건축ㆍ조경분야가. 건물, 공작물 및 배수로 등 부대시설 전반의 간단한 조작, 부속물 교체, 소규모 도장작업 등 일상적인 유지보수 및 정기점검ㆍ검사 등나. 조경수목의 전정, 병충해 방제, 수목관리(관수), 잔디관리, 잔디 및 잡초깎기, 지피식물 및 초화류 관리, 외곽울타리, 배수로, 나대지, 비탈면 수목 주의 등에 대한 제초작업 등2. 기계설비분야 : 열원설비, 열원이송설비, 공조설비, 항온항습설비, 냉ㆍ난방설비, 소방기계설비, 위생설비, 가스설비, 지열설비, 태양열설비, 기타 기계계통 설비 전반의 운전, 유지보수 및 이설작업, 정기점검, 검사 등3. 전기설비분야 : 수ㆍ변전설비(변압기, 특고압차단기 등), 배전반ㆍ분전반설비, 보호계전설비, 전력설비(저압차단기 등), 동력제어반(MCC), 조명설비, 전열설비, 피뢰설비, 접지설비, 승강기설비, 소방전기설비, 기타 전기계통 설비 전반의 운전, 유지보수 및 이설작업, 정기점검, 검사 등4. 정보ㆍ통신설비분야 : 정보ㆍ통신설비, 주차관제설비, FMS시스템, 방송설비, 기타 정보ㆍ통신설비와 관련된 운전 및 유지보수, 이설작업, 정기점검, 검사 등5. 자동제어설비분야 : 방재시스템(소방수신기, 감지기 등), 전력제어시스템, 조명제어시스템, 공조제어시스템, 승강기운행 감시제어반 등 각종 자동제어설비의 운전 및 유지보수, 이설작업, 정기점검, 검사 등6. 통합방범설비분야 : CCTV, 출입통제(내ㆍ외부) 설비, 침입감시설비, 기타 방범설비와 관련된 운전 및 단순 유지보수, 이설작업, 정기점검, 검사 등

제30조(위탁관리) ① 관장은 필요하다고 인정하는 경우에는 외부업체에 위탁하여 시설관리를 할 수 있다.② 해당 사업부서는 제1항에 따라 외부업체에 위탁하여 시설관리를 할 경우에는 미흡하거나 보완하여야 할 사항에 대해서 시정요구 등을 할 수 있다.

제33조(운영담당 지정 및 인력관리 등) ① 구내식당ㆍ카페 및 매점(자판기 포함) 등의 효율적 운영을 위하여 시설관리담당부서에서는 담당자 1인을 지정하여 관련 업체 및 시설을 관리할 수 있도록 하여야 한다.② 제1항의 담당공무원은 위탁관리계약을 체결한 위탁관리업체의 직원 중 대통령기록관에서 상주하여 근무하는 인력에 대하여 「대통령기록관 청사 출입 및 출입증에 관한 규정」에 따라 신원조사를 의뢰하여야 하며, 그 결과에 따라 근무여부를 결정하여야 한다.③ 제2항의 결과로 대통령기록관에 상주하게 된 근무 인력에 대하여 제1항의 담당공무원은 보안교육을 실시하여야 한다.

제34조(운영시간) ① 운영시간(주중)은 다음 각 호와 같다.1. 구내식당 : 조식 08:30~09:00, 중식 11:30~13:30, 석식 17:30~19:00, 간식 15:00~17:002. 카 페 : 08:30~18:003. 매 점 : 08:30~18:00② 관장이 필요하다고 인정될 경우에는 위탁관리업체와 협의하여 제1항의 운영시간 이외의 시간 및 날짜(토ㆍ일요일 및 법정공휴일 등)에도 운영할 수 있다.

제35조(판매물품 및 가격 등 결정) ① 구내식당, 카페, 매점 등의 식단가 및 판매가격, 물품 등에 대하여 관장은 위탁관리업체와 사전에 협의하여 조정하여야 한다.② 자판기 판매요금은 전기요금의 미부과 등에서 오는 이익을 고려하여 관장과 협의하여 책정하고, 이를 자판기에 표시하여야 한다.

제36조(만족도 조사) 제33조에 따른 담당공무원은 대통령기록관 근무 직원(대통령기록관 입주부서 공무원, 용역업체 직원 등을 포함하며, 이하 "근무 직원"이라 한다.)을 대상으로 정기적으로 구내식당ㆍ매점ㆍ카페 등의 만족도를 조사하고 양질의 서비스가 제공될 수 있도록 조치하여야 한다.

제37조(이용제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 행위를 하는 자에 대해서는 구내식당ㆍ카페ㆍ매점 등의 이용을 제한할 수 있다.1. 식당 내에서 허가되지 아니한 주류를 반입하여 음주하는 행위2. 식사시 제공된 음식 이외에 식당 음식물(식자재)을 외부로 반출하는 행위3. 타인에게 불쾌한 언행ㆍ행동으로 정상적인 구내식당, 카페, 매점 등의 운영을 방해하는 행위

제38조(체력단련실 관리담당 지정) 시설관리담당부서에서는 체력단련실 관리를 위하여 담당자 1인을 두고 그 업무 범위는 다음 각 호와 같다.1. 시설사용허가2. 각종 운동기구 등 관리ㆍ점검3. 기타 관장이 필요하다고 판단하여 지시하는 사항

제39조(이용시간) ① 체력단련실은 07:00~09:00, 12:00~13:00, 18:00~21:00에 이용하는 것을 원칙으로 한다.② 근무 직원 중 제1항의 이용시간 이외에 체력단련실을 사용하고자 하는 경우에는 사전에 별지 서식 제6호로 신청하고 제38조에 따른 담당공무원에게 승인을 득하여야 한다.

제40조(외부인 사용절차) ① 외부인이 체력단련실을 사용하고자 할 때에는 근무 직원과 함께 사용하여야 한다.② 외부인과 체력단련실을 사용하고자 하는 직원은 사용 1주일 전에 별지 서식 제6호를 제출하고 관장의 승인을 득하여야 한다.

제41조(사용자 준수사항 등) ① 체력단련실 사용자는 다음 각 호의 의무를 이행하여야 한다.1. 체육시설물의 청결유지 및 제반 공용품의 선량한 유지ㆍ관리2. 허가지역 이외의 출입금지3. 사행행위ㆍ풍기문란 금지② 체력단련실 사용자가 보관한 유가증권 및 물품이 훼손, 분실된 경우 책임지지 아니하며, 사용자에게 개인소지품을 장기 보관하지 못하게 조치하여야 하고, 무단 보관된 개인 소지품은 공지 후 폐기 조치하여야 한다.

제46조(입주기간) 대통령기록관장은 임기(5년)내 사용할 수 있으며, 대통령기록관장이 입주를 포기한 경우 운영책임자가 선정한 자는 입주일로부터 2년을 초과하여 사용할 수 없다. 단, 제45조 2호의 입주자는 입주기간 중 관장의 입주 사유가 발생한 경우 관사를 비워야 한다.

제48조(관리비 등 부담) 관사를 사용하면서 발생하는 다음 각 호의 비용은 입주자가 부담한다.1. 전기료, 상ㆍ하수도 요금, 오물수거료, 전화료 등의 공공요금2. 입주자에게 부과되는 제세공과금(관리비 등)3. 연료비 및 난방비4. 입주자가 개별 신청한 서비스 요금(인터넷 등)

제49조(공용물품의 인수인계) ① 관사 운영 담당자는 별지 서식 제7호에 따라 공용물품을 관리 하여야 한다.② 관사 입주ㆍ퇴거자는 별지 서식 제7호, 별지 서식 제8호의 물품 인수ㆍ인계 내역을 확인하고 인수ㆍ인계 하여야 한다.③ 관사를 퇴거할 경우 공용물품을 확인한 후 인수ㆍ인계를 하고, 이용기간 중 관사 물품이 아닌 개인용도로 구매하여 설치한 경우에는 입주자가 반출한다.

제52조(용어의 정의) 이 장에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "일상용 열쇠"라 함은 사용부서의 일상적인 용도를 위하여 사용하는 열쇠를 말한다.2. "비상용 열쇠"라 함은 긴급사항에 대비하여 보관ㆍ관리하는 열쇠를 말한다.3. "전자카드"라 함은「대통령기록관 청사 출입 및 출입증에 관한 규정」에 따라 청사 내 특정한 시설과 장소 등에 출입할 수 있는 권한을 설정한 상시출입증을 말한다.

제54조(열쇠의 관리책임) 일상용 열쇠는 사용부서별로 보관ㆍ관리하고 비상용 열쇠는 방호담당부서에서 보관ㆍ관리한다. 다만, 대통령지정기록물서고 및 대통령전용열람실의 비상용 열쇠는 해당 과에서 별도로 보관ㆍ관리한다.

제55조(열쇠관리요령) ① 일상용 열쇠는 사용부서의 장이 따로 지명하는 열쇠관리자의 책임 하에 보관ㆍ관리한다.② 비상용 열쇠를 사용할 경우는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 사용 할 수 있다.1. 비상용 열쇠를 점검ㆍ관리하는 경우2. 화재ㆍ방호 등 긴급사태 발생 시 사용하는 경우3. 일상용 열쇠를 분실하여 예비열쇠가 없는 경우③ 일상용 열쇠를 분실 또는 훼손하였을 경우에는 사용부서장의 승인을 받아 비상용 열쇠를 복제할 수 있다.

제56조(열쇠관리부) ① 일상용 열쇠는 별지 서식 제9호에 의한 열쇠관리기록부를 비치하고 모든 열쇠의 불출ㆍ반납 및 기타 관리에 관한 제반 변동사항을 기록하여야 한다.② 비상용 열쇠를 사용할 경우에는 별지 서식 제10호에 따라 별도로 기록 유지하고 관리하여야 한다.

제57조(열쇠의 보관 및 사용) ① 열쇠는 반드시 사용부서의 열쇠관리자 단위로 열쇠보관함에 보관하여야 한다.② 각 열쇠보관함은 근무시간 중에는 열쇠관리자가, 근무시간 외에는 당직근무자가 보관ㆍ관리한다.③ 각과ㆍ실의 개ㆍ폐문을 위하여 일상용 열쇠를 사용하고자 하는 경우에는 열쇠관리자 또는 당직자로부터 사용자가 별지 서식 제 9호의 열쇠관리기록부에 기록한 후 인수하여 사용하고 다시 인계하여야 한다.④ 열쇠는 청사 밖으로 반출할 수 없다.

제58조(전자카드) ① 대통령기록관장은 청사의 상주근무자에게「대통령기록관 청사 출입 및 출입증에 관한 규정」에 따라 전자카드를 발급한다.② 전자카드를 발급받은 자는 전출, 휴직, 퇴직, 등 인사명령이나 유효기간 경과 등 변동사유가 발생한 때에는 대통령기록관장에게 이를 반납하여야 한다.

제59조(열쇠의 분실, 훼손보고) ① 열쇠관리자는 열쇠를 분실하거나 훼손하였을 때에는 즉시 사용부서의 장에게 보고하여야 한다.② 사용부서의 장은 제1항의 사유가 발생한 경우에는 지체 없이 대통령기록관장에게 별지 서식 제11호에 의한 열쇠(분실ㆍ훼손)신고서를 제출하여야 하며, 훼손의 경우에는 훼손된 열쇠를 동봉하여야 한다.

제60조(열쇠의 폐기 및 제작) ① 열쇠는 각 사용부서에서 자체적으로 폐기할 수 없다.② 각 호실 출입문의 열쇠는 일상용 열쇠 및 비상용 열쇠의 분실 훼손에 따른 제작 외에는 개별 제작할 수 없다.③ 사용 중인 사무실 및 창고 등을 이전할 경우 출입문 열쇠는 대통령기록관장에게 반납하여야 한다.

제61조(열쇠의 점검) ① 열쇠관리자는 정기(6월, 12월) 또는 수시로 열쇠의 보관ㆍ관리 상태를 점검하여야 한다.② 대통령기록관장은 특히 필요하다고 인정할 때에는 열쇠에 대한 일제점검을 행하거나 명할 수 있다.