경기도교육청 기록물 관리에 관한 조례 (조례, 경기도교육청)
공포일: 20251010 / 시행일: 20251010

제1조(목적) 이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」및 같은 법 시행령에 따라 기록물관리 업무를 효율적으로 처리하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2025.10.10>

제3조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "기관"이란 본청, 교육지원청, 직속기관, 각급 학교를 말한다. <개정 2020.3.17.>2. "각급 학교"란 「유아교육법」 제2조 및 「초·중등교육법」 제2조에 따라 설립된 학교를 말한다. <개정 2020.3.17.>3. "기록물"이란 경기도교육청 소속기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장 ·카드·도면 ·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.<개정 2025.05.02>4. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존· 공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.6. "기록관"이란 경기도교육감 소속 경기도교육청기록관과 교육지원청기록관을 말한다.7. "처리과"란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "시행령"이라 한다) 제10조에 따라 본청 및 교육지원청 소속 과·담당관·관(이하 "부서"라 한다)·직속기관·관할 각급 학교를 말한다. <개정 2020.3.17.>8. "보존서고"란 기록물을 소장하고 관리하는 장소를 말한다.9. “폐지기관”이란 시행령 제58조에 따라 경기도교육청 소속 기관에서 폐지된 기관을 말한다. <신설 2020.3.17.>

제3조의2(교육감 등의 책무) ① 경기도교육감(이하 “교육감”이라 한다)과 교육지원청 교육장은 기록물이 안전하게 보존·관리될 수 있는 시책을 수립·시행하여야 한다. <신설 2025.05.02>② 학교의 장은 학교 기록물을 체계적이고 안전하게 관리하여야 한다.<신설 2025.05.02>

제4조(기록관의 설치 및 관할) ① 경기도교육청기록관은 경기도교육정보기록원(이하 "교육정보기록원"이라 한다) 기록운영지원부에 설치하고 기록관의 장은 기록운영지원부장이 되며, 본청 및 직속기관의 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다.② 교육지원청기록관은 각 교육지원청 기획경영과 또는 행정과에 설치하고 기록관의 장은 기획경영과장 또는 행정과장이 되며, 교육지원청 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다. <개정 2023.04.07>③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 해당 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적절한 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

제5조(기능) 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 소관 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용3. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 생산현황 통보4. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리5. 기록물 서고·행정자료실 관리6. 소관 기록물관리에 대한 지도·감독·지원 및 교육7. 기록관리시스템 설치와 운영8. 주요 기록물의 디지털화 및 검색·열람 서비스 제공9. 소관 비공개기록물의 공개여부 재분류10. 기록관리기준표 관리11. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항

제6조(기록관리시스템 구축 및 운영) ① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축·운영하여야 한다.② 기록관리시스템은 소속기관의 전자기록생산시스템과 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

제7조 (기록물관리 위임) 기록관이 설치된 기관의 장은 시행령 제35조에 따라 직속기관과 관할 각급 학교에 기록물 인수·관리·검수 절차를 위임하여 해당 기관의 보존 서고에 보관하도록 한다. <개정 2020.3.17.>

제8조(기록물평가심의회 구성과 운영) ① 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 기록관이 설치된 기관의 장이 구성·운영하되, 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하며, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다. <개정 2020.3.17.>② 심의회 위원장은 경기도교육청기록관의 경우 기록운영지원부장으로 하고, 교육지원청기록관의 경우 기획경영과장 또는 행정과장으로 한다. <개정 2023.04.07>③ 내부위원은 경기도교육청기록관의 경우 교육과정정책과장과 사립학교지원과장으로 하고, 교육지원청기록관의 경우 위원장이 정하는 사람으로 한다. 외부위원은 기록물 평가에 관한 지식을 가진 전문가 중에서 기록관이 설치된 기관의 장이 위촉한다.<개정 2022.12.28.> <개정 2023.04.07>④ 내부위원의 임기는 그 직위 재직기간으로 하며, 위촉위원의 임기는 2년으로 하고 한 차례 연임할 수 있다. <개정 2020.3.17.>⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수이상 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다. 경기도교육청기록관은 기록물관리 업무 담당 사무관이 간사가 되고, 교육지원청기록관은 기록물관리업무 담당이 간사가 된다. 경기도교육청기록관 및 교육지원청기록관의 서기는 전문요원이 한다.

제9조(심의사항) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정 여부2. 기록물에 대한 보존기간의 조정3. 그 밖에 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항

제10조(영구기록물관리기관의 설치·운영) ①“교육감”은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제11조에 따라 영구기록물관리기관을 설치할 수 있다. <개정 2025.05.02><개정 2025.10.10>② 영구기록물관리기관의 장은 영구기록물관리기관의 사무를 총괄하며 소속 직원을 지휘·감독한다.<신설 2021.07.14.>

제11조(영구기록물관리기관의 기능) 영구기록물관리기관은 기관의 기록물에 관하여 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성·관리3. 기록물관리에 관한 지도·감독 및 지원4. 기록물관리에 관한 교육·훈련5. 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담6. 다른 기록물 관리기관과의 연계·협조7. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항<신설 2021.07.14.>

제12조(관리대상 기록물) 영구기록물관리기관은 다음 각 호의 기록물을 이관받아 관리한다.1. 기관에서 생산한 보존기간 30년 이상 중요기록물2. 기록관에서 보존하고 있는 기록물 중 보존기간 30년 이상 기록물3. 폐지기관의 중요 기록물 이관 및 관리 <신설 2025.05.02>4. 그 밖에 법령에 따라 영구기록물관리기관에서 관리하여야 하는 기록물<신설 2021.07.14.><개정 2025.05.02>

제13조(보안관리) ① 기관의 장은「보안업무규정」에 따라 전산실은 통제구역으로, 보존서고를 제한구역으로 지정·관리하여야 한다.② 전산실 및 보존서고를 출입하고자 하는 자는 기관의 장이 정하는 바에 따라 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

제14조(기록물 보존환경 점검) ① 기관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 보존서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 확인2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검② 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

제15조(열람과 대출) ① 보존기록물의 열람과 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.② 보존기록물의 열람은 기록물 서고에서 하여야 하며, 보존서고 관리책임자의 지시에 따라야 한다.③ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.④ 보존기록물을 대출받은 공무원(교육공무직원을 포함한다)이 휴직· 정직 ·퇴직 ·다른 부처 전출이나 대출기간을 초과하는 휴가· 병가· 장기 출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다. <개정 2020.3.17.>⑤ 누구든지 보존서고 내에서는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 기록물의 무단 외부 반출 <개정 2020.3.17.>3. 보존서고의 복사기 등 시설·장비의 훼손 또는 파괴4. 그 밖에 보존서고 유지 운영에 방해가 되는 행위

제16조(열람과 대출의 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우 <개정 2020.3.17.>2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람·대출로 인하여 정상적인 행정업무 처리가 곤란한 경우 <개정 2020.3.17.>5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 경우 <개정 2020.3.17.>6. 망실이나 훼손되기 쉬운 기록물인 경우7. 열람과 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 열람과 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다. <개정 2020.3.17.>

제17조(기록물의 전산화) 기록관의 장은 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 전산화를 추진하여 정보가 검색·활용 될 수 있도록 하여야 한다.1. 기록물 중 활용 가치가 높은 기록물2. 사료적 가치가 높은 건축물이나 각종 형태의 구조물 등의 기록물3. 증명적 가치가 높아 현장 또는 형상 등의 확인을 위해 보존할 필요가 있는 기록물4. 폐지기관의 기록물 중 교육사적 가치가 높은 기록물[본조 신설 2020.3.17.]

부칙 <제5654호,2017.7.17.>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제6520호,2020.3.17>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제7063호,2021.07.14>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제7500호,2022.12.28>(경기도교육청 행정기구 설치조례)제1조(시행일) 이 조례는 2023년 3월 1일부터 시행한다. 다만, 제33조제2항 및 제36조제2항 관련 별표2의 개정규정은 2023년 7월 1일부터 시행한다.제2조(다른 조례의 개정)① ~ ⑲ (생 략)⑳ 경기도교육청 기록물 관리에 관한 조례 일부를 다음과 같이 개정한다.제8조제3항 전단 중 “학교지원과장”을 “사립학교지원과장”으로 한다.
부칙 <제7600호,2023.4.7>(경기도교육청 조직개편에 따른 직위명칭 등 일괄개정조례)이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제8408호,2025.05.02>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.
부칙 <제8715호,2025.10.10>이 조례는 공포한 날부터 시행한다.