광양시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례 시행규칙 (규칙, 전라남도 광양시)
공포일: 20241127 / 시행일: 20241127

제2조(회의소집)① 「광양시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제4조에 따라 광양시 시민고충처리위원회(이하 “위원회”라 한다) 회의를 개최하는 때에는 회의 개최일 5일 전까지 일시·장소 및 의안의 제목을 기재하여 서면으로 알려야 한다.② 제1항에도 불구하고 서면으로 알리는 것이 어려운 긴급한 회의의 경우에는 전화·구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.

제3조(위원의 제척·기피·회피)① 위원회 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 심의·의결에서 제척된다.1. 위원 또는 그 배우자나 배우자였던 사람이 해당 사안의 당사자이거나 공동권리자 또는 공동의무자인 경우2. 위원이 해당 사안의 신청인과 친족관계에 있거나 있었던 경우3. 위원이 해당 사안에 관하여 증언, 감정, 법률자문 또는 손해사정을 한 경우4. 위원이 되기 전에 해당 사안을 감사, 수사 또는 조사에 관여한 경우5. 위원이 해당 사안에 관하여 신청인의 대리인으로 관여하거나 관여하였던 경우② 위원회 심의·의결의 이해 당사자는 위원에게 공정을 기대하기 어려운 사정이 있는 경우에는 기피신청을 할 수 있다.③ 위원 본인이 제1항 또는 제2항의 사유에 해당하는 경우에는 스스로 그 사안의 심의·의결을 회피할 수 있다.④ 제1항부터 제3항까지에 따라 회의의 심의·의결에 관여하지 못한 위원은 재적위원 수의 계산에서 제외한다.

제4조(회의 보고사항) 소관 부서장은 다음 각 호의 사항을 위원회 회의에 보고안건으로 상정해야 한다.1. 위원의 위촉 또는 위촉 해제에 관한 사항2. 위원회 운영상황의 보고 및 공표3. 고충민원의 조사·처리 과정에서 성립한 화해, 조정 등 중요사항4. 위원회에서 의결한 고충민원의 사후 처리결과5. 고충민원 처리의 실태조사와 자체평가 계획 및 결과6. 그 밖에 위원회 회의에 보고할 필요가 인정되는 사항

제5조(의안 작성·배부 등)① 소관 부서장은 위원회 회의에 상정할 의안을 작성하여 위원장에게 보고하고, 회의 개최일 3일 전까지 모든 위원에게 배부해야 한다. 다만, 긴급한 의안의 경우에는 예외로 한다.② 소관 부서장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록·관리해야 한다.

제6조(회의의 진행)① 위원회 회의는 제안 설명, 질문과 토론, 의결의 순서로 진행한다.② 의안의 제안 설명은 소관 부서장이 하고, 필요한 경우에는 조사에 참여한 위원 또는 소관 부서 직원이 보충하여 설명할 수 있다.③ 위원장이 필요하다고 인정하는 때에는 관련 부서의 공무원·신청인·이해관계인·참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면자료를 제출하게 할 수 있다.④ 제3항의 경우에는 관련 부서·신청인·이해관계인·참고인에게 그 사실을 미리 알려야 한다.

제7조(의결서 작성)① 위원회는 의결내용에 따라 다음 각 호와 같이 의결서를 작성한다.1. 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우 : 별지 제2호서식2. 제도개선 권고에 해당하는 경우 : 별지 제3호서식② 위원회 의결에 참여한 위원은 의결서에 서명 또는 날인해야 한다.

제8조(회의록의 작성) 소관 부서장은 다음 각 호의 사항이 포함된 회의록을 기록·관리해야 한다.1. 회의의 일시·장소 및 공개 여부2. 참석 위원 및 배석자3. 상정된 의안 및 심의 결과4. 그 밖의 주요 논의사항

제9조(결정의 통지) 위원장은 조례 제8조에 따라 위원회의 결정내용을 알릴 때에는 서면으로 신청인과 관계 부서의 장 등 관계인에게 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.

제10조(권고 등 이행실태의 확인·점검) 위원회는 권고 등의 이행실태를 다음 각 호의 방법으로 확인·점검할 수 있다. 이 경우, 관련 부서의 장은 정당한 사유가 없는 경우에는 이에 따라야 한다.1. 관계 서류의 제출2. 경위서 또는 확인서 등의 제출3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석·진술4. 그 밖에 위원회가 확인·점검에 필요하다고 인정하는 방법

제11조(신청 및 접수)① 위원회에 고충민원을 신청하려는 개인이나 법인 또는 단체(이하 “신청인”이라 한다)는 별지 제4호서식의 고충민원 신청서를 제출해야 한다.② 제1항에도 불구하고 방문하여 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 접수 공무원이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 날인하게 해야 한다.③ 위원회는 신청서의 보완이 필요하면 상당한 기간을 정하여 신청인에게 보완할 것을 요청할 수 있다.④ 위원회는 고충민원을 접수한 때에는 별지 제5호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하고, 신청인이 원하면 별지 제6호서식의 고충민원 접수증을 교부해야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체 없이 소관기관에 이송하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.

제12조(신청의 대리 등)① 고충민원의 신청은 법정대리인 외에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람을 대리인으로 선임하여 신청할 수 있다. 이 경우, 대리인은 별지 제7호서식의 대리인 선임허가 신청서와 대리인의 자격을 증명하는 서류를 함께 제출해야 한다.1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원3. 다른 법률에 따라 고충민원신청의 대리를 할 수 있는 자② 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 별지 제8호서식의 대표자 선정 통지서를 제출해야 한다.

제13조(신청의 보완·취하 등)① 위원회는 접수한 민원문서에 보완이 필요한 경우에는 상당한 기간을 정하여 지체 없이 민원인에게 보완을 요구해야 한다.② 민원인은 해당 민원의 처리가 종결되기 전에는 그 신청의 내용을 보완하거나 변경 또는 취하할 수 있다. 다만, 다른 법률에 특별한 규정이 있거나 그 민원의 성질상 보완·변경 또는 취하할 수 없는 경우에는 그렇지 않다.

제16조(조사의 방법)① 위원회는 조사받는 사람에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고, 방문·서면(공문 포함)·구술·녹취의 방법으로 조사해야 한다.② 위원회는 피조사자가 여성인 경우에는 피조사자 외 성년여성 입회하에, 미성년자인 경우에는 대리인의 입회하에 조사를 할 수 있다.

제17조(조사의 중지 등)① 위원회는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 조사를 하지 않거나 중지할 수 있다.1. 광양시의회에 관한 사항2. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조에 따라 공개할 수 없는 정보에 관한 사항3. 판결, 재결 등에 따라 확정된 권리관계에 관한 사항4. 행정심판, 행정소송이나 감사원의 심사청구 그 밖에 다른 법률에 따른 불복구제절차가 진행 중인 사항5. 법령에 따라 화해·알선·조정·중재 등 당사자 간의 이해조정을 목적으로 행하는 절차가 진행 중인 사항6. 감사원의 감사가 착수된 사항이거나 감사원이 처분을 요구한 사항7. 사인 간의 권리관계 또는 개인의 사생활에 관한 사항8. 광양시 직원에 관한 인사행정상의 행위에 관한 사항9. 고충민원의 내용이 명백히 거짓이거나 정당한 사유가 없다고 인정되는 경우10. 신청인이 고충민원을 취하한 경우11. 신청인의 민원이 조사기간 내에 실현된 경우12. 그 밖에 위원회가 조사하기에 합당하지 않다고 판단되는 사항② 제1항의 경우에는 관련 부서와 신청인에게 조사중지 등의 사유를 명시한 서면으로 즉시 알려야 한다.

제18조(반복 고충민원 등의 처리)① 위원회는 동일한 내용의 고충민원 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 같은 사람이 고충민원을 신청한 경우에는 종결 처리하고, 동일·유사한 내용의 고충민원을 다른 사람이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.② 위원장은 성명·주소 등이 분명하지 않은 사람이 신청한 고충민원에 대해서는 종결 처리할 수 있다.

제19조(합의)① 위원회가 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다) 간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다)에는 당사자는 별지 제9호서식의 합의서를 작성하여 서명 또는 날인해야 하며 위원회는 이를 확인해야 한다.② 위원회는 제1항에 따른 당사자 간의 합의가 성립된 경우는 민원이 종결된 것으로 본다.

제20조(조사결과의 보고 등)① 위원회 등이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제10호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 위원장에게 보고해야 한다.② 위원장은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 위원회 회의에 부쳐야 한다. 다만, 위원회 회의에 부치기에 적당하지 않다고 인정되는 경우에는 이송 등의 방법으로 종결 처리한 후 위원회 회의에 보고할 수 있다.③ 제2항에도 불구하고 고충민원 조사 결과에 대하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 규정에 따른다.

제21조(수당과 여비) 「광양시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 공무원이 아닌 위원에게는 예산의 범위에서 회의 참석, 안건 심사, 민원현장 확인·조사 등에 따른 수당 및 여비 등을 지급할 수 있다.

제23조(기록의 관리)① 위원회의 모든 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하고, 고충민원 기록은 건별로 관리해야 한다.② 고충민원 기록물의 보존기간은 다음 각 호와 같다.1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구2. 심의·의결 관련 문서 : 10년3. 일반문서 : 5년

제24조(문서 및 공인)① 공문서의 작성 및 그 밖의 행정업무처리는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」에 따른다.② 위원회 운영과 관련하여 발송 또는 교부하는 문서에는 별도의 공인을 조각하여 사용할 수 있다.③ 제2항에 따른 공인에 관한 사항은 「광양시 공인 조례」를 준용한다.