부산광역시 서구 기록관 운영 규칙 (규칙, 부산광역시 서구)
공포일: 20130801 / 시행일: 20130801

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 설치하는 부산광역시 서구 기록관의 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록물”이란 부산광역시 서구와 그 소속기관(이하 "처리과”라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다) 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(기록관의 운영)① 부산광역시 서구 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 민원봉사과에 설치하고, 민원봉사과장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장에게 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제4조(기록관의 분장업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록관 서고 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제5조(기록물의 생산)① 기록관장은 처리과에서 수행하는 업무과정에서 생산 또는 접수된 모든 기록물이 등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산·등록 관리 기준을 마련하여야 한다.

제6조(기록물의 등록)① 생산 또는 접수된 모든 기록물은 전자문서시스템 또는 업무관리시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 관리 하여야 한다.② 기록관에서 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하며, 비전자기록물 중 장기보존 및 활용이 필요한 기록물에 대해서는 전자화하여 관리되도록 해야 한다.

제7조(기록물의 정리)① 기록관장은 처리과에서 생산된 기록물의 정리를 위해 매년 2월말까지 공개여부·기록물편철·편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 1항에 따라 전년도에 생산이 완료된 기록물을 정리하여 생산현황을 매년 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과에서 통보한 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제8조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물에 대하여 보존기간 기산일부터 2년의 범위에서 이관 받아야 한다.② 제1항에 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 보존기간 기산일부터 최대 10년 또는 해당 기록물의 보존기간을 초과하지 않는 범위 내에서 연장을 할 수 있다.③ 기록물의 이관을 연장하는 경우에는 사전에 별지 제1호 서식의 기록물이관시기 연장신청서 및 별지 제2호 서식의 기록물 미이관 사유서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.④ 이관을 실시하는 연도를 기준으로 이관대상 기록물이 이미 보존기간이 만료되었거나 업무참고 등의 필요가 달성된 경우에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.⑤ 직제개편, 한시조직의 폐지 등의 경우 기록관장은 업무를 인수인계하는 부서 간에 기록물인수인계서를 작성하여 관리하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우 해당 기록물을 기록관으로 이관하여 관리하여야 한다.

제9조(행정박물의 관리)① 기록관장은 처리과의 업무와 관련하여 생산 및 접수한 형상기록물(이하 “행정박물”이라 한다)에 대하여 매년 조사를 실시하고, 행정박물로 지정할 수 있다.② 처리과에서는 행정박물로 지정된 기록물에 대하여 별지 제3호 서식의 행정박물관리대장을 작성하여 관리하여야 한다.③ 기록관장은 장기적인 보존가치 및 활용을 필요로 하는 행정박물에 대하여 기록관으로 이관하여 관리할 수 있다.④ 기록관장은 기록관으로 이관된 행정박물 중 행정박물 등의 파손으로 인하여 보존이 불가능한 경우 기록물평가심의회를 통하여 행정박물의 폐기를 결정할 수 있다.

제10조(비밀기록물의 관리)① 기록관장은 처리과에서 생산하는 1급, 2급, 3급, 대외비 기록물(이하 “비밀기록물”이라 한다)에 대하여 매년 전수조사를 실시하여야 한다.② 「보안업무규정」에 따라 처리과에서 일반문서로 재분류되거나 보호기간이 만료된 비밀기록물은 재분류 또는 보호기간 만료 다음해 중에 기록관으로 이관하여야 한다.③ 일반문서로 재분류된 비밀기록물은 기록관의 일반서고에서 관리한다.단, 처리과에서 보호조치를 요청한 경우 별도의 서고에서 관리할 수 있다.④ 기록관으로 이관된 비밀기록물 중 보존기간이 경과된 기록물에 대해서는 기록물평가심의회를 통하여 평가를 실시한다.

제11조(기록물의 보존)① 기록관장은 처리과로부터 인수한 기록물을 기록물의 형태, 처리과, 보존기간, 생산연도 등으로 구분하여 보존 서고에 배치하여야 한다.② 보존서고 기록물의 구체적인 배열방법은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 보존·활용·열람 등을 위하여 적정한 공간을 확보 하여야 한다.④ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록물의 정수점검, 상태점검 실시 및 항온항습 환경구축을 위한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 공개 재분류)① 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제 35조 1항 및 2항, 같은 법 시행령 제 72조에 의하여 공개 재분류를 실시한다.② 1항에 따라 기록물 공개 재분류를 실시할 때 필요한 경우 전문요원이 검토 하여 정보공개심의회에서 공개여부를 결정할 수 있다.

제13조(기록물의 평가 및 폐기)① 기록관장은 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간 10년 이하의 기록물에 대하여 보존기간이 경과한 경우 기록물의 평가를 실시해야 한다.② 기록물의 평가결과에 따라 기록물을 폐기할 때 비전자기록물은 파쇄 또는 용해를 실시하며, 전자기록물은 하드디스크 파괴 또는 영구삭제 프로그램을 활용하여 복구가 불가능한 방법으로 기록물을 폐기한다.③ 기록물 폐기과정에는 관계공무원이 입회하여 보안사고가 발생하지 않도록 노력해야 한다.

제14조(기록물의 평가 심사)① 각 처리과의 장은 기록물 평가 계획에 따라 소관 보존 기록물을 착오 없이 평가하기 위하여 각 처리과의 장을 포함한 3명 이내의 소속 공무원을 기록물 평가 심사관(이하 “심사관”이라 한다)으로 지정하여야 한다.② 제1항에 따라 지정된 심사관의 업무는 다음 각 호와 같다.1. 보존 기간이 경과한 기록물에 대한 대사와 보존 기간 재 책정, 폐기 여부 등 심사2. 별지 제4호 서식에 의한 소관 처리과별 기록물 평가 심의서 확정③ 각 처리과의 장은 기록물 평가 심사에서 확정된 기록물 평가 심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 기록관에 제출하여야 한다.

제15조(설치 및 기능)① 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조에 따라 부산광역시 서구청장(이하 “구청장”이라 한다) 소속하에 부산광역시 서구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존 기간 경과 기록물의 보존 기간 재 책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 소장 기록물 평가제도 운영과 관련하여 기록관장이 요청한 사항

제16조(구성 및 임기)① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 10명 이내의 위원으로 구성하며, 민간전문가는 2명 이상으로 한다. 위원장은 행정지원국장으로 하고, 위원은 기록물의 보존 가치 평가에 적합하다고 인정되는 구 소속 공무원 및 민간전문가 중에서 구청장이 임명 또는 위촉한다.② 1항에 따라 임명된 민간전문가의 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다. 위원으로 임명된 구 소속 공무원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 다만, 보궐 위원의 임기는 전임자의 남은 기간으로 한다.

제17조(운영 등)① 심의회는 위원장 및 기록관장이 필요하다고 인정되는 경우 개최한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.④ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 민원담당으로 한다.⑥ 심의회 위원으로 위촉된 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.⑦ 간사는 별지 제4호 서식 기록물 평가 심의서, 별지 제5호 서식 기록물 평가심의회 심의 의결서, 별지 제6호 서식 부산광역시 서구 기록물평가심의회 회의록을 작성·관리하여야 한다.⑧ 심의회 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사실이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 안 되며, 그 직책에서 물러난 이후도 또한 같다.

제18조(회의 결과 공표 및 적용)① 기록관장은 심의회의 결정에 따라 보존기간 재 책정 및 폐기결정이 내려진 기록물의 목록을 부산광역시 서구청 홈페이지 등을 통하여 공표하여야 한다.② 기록관장은 심의회의 의결 결과를 기록물관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등의 변경내역은 이력으로 관리하여야 한다.

제19조(기록물관리시스템 및 장비의 구축)① 기록관장은 기록물을 안전하게 보존하고 효율적으로 활용할 수 있도록 기록물관리시스템과 관련 장비를 갖추어야 한다.② 기록물관리시스템은 각 처리과의 전자문서시스템 또는 업무관리시스템, 영구 기록물 관리 기관의 기록 관리 시스템과 연결하여 기록물의 생산 현황 보고, 이관 목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색·활용, 전자문서의 이관 및 보존포맷 변환을 통한 장기보존 등이 가능하도록 운영하여야 한다.

제20조(주요 기록물의 전자화 등) 기록관장은 문서·간행물·시청각 기록물 등 처리과의 보관 기록물 중 활용 가치가 높은 기록물에 대해서는 전자화를 추진하여 기록물 정보가 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(정기 점검 및 보수)① 기록관장은 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 기록물관리시스템 및 관련 장비에 대한 정기 점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지·보수가 전문성을 요할 경우에는 공급 업체 또는 생산 업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제22조(자료의 백업 등)① 기록관장은 긴급 사태에 대비하여 중요 전산 자료를 백업하여 안전한 장소에 보관하여야 한다.② 보존서고에는 화재 또는 비상사태 등에 대비하여 소화 시설 및 필요 장비를 확보하여야 한다.

제23조(보안 관리)① 기록관장은 보존 서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀 취급 인가를 받은 자를 배치하는 등 보안 관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관장은 기록관리 업무 수행 등을 위해 보존서고 상시출입자를 지정해야 하며, 보존서고 상시출입자를 제외한 인원이 보존서고를 출입할 경우 별지 제7호 서식의 기록관 서고 출입자 통제대장을 작성해야 한다.

제25조(열람 및 대출)① 보존 기록물의 열람 및 대출 시간은 공무원의 근무 시간과 같이 한다.② 보존 기록물의 열람은 기록관에서 하여야 하며, 담당 직원의 안내에 따라야 한다. 기록물 열람 중에는 다음과 같은 행위를 하여서는 안 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 기록관 시설물의 훼손 또는 파괴4. 열람실 내 음식물 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위③ 보존 기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 의한 보존 기록물 열람 대장에, 대출하고자 하는 자는 별지 제9호 서식에 의한 보존 기록물의 대출 및 반납 대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다.④ 보존 기록물의 대출 기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 7일을 초과할 수 있다.⑤ 보존 기록물을 대출받은 공무원이 해외 출장·국내 장기 출장·전출·전보·휴직·정직 또는 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

제26조(열람 및 대출의 제한)① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존 기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀 또는 대외비로 분류되는 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정 업무의 추진이 곤란하다고 판단되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 대출할 수 없다.

제27조(기록물 관리 실태 점검 및 교육)① 기록관장은 각 처리과의 기록물 관리 실태를 매년 1회 이상 점검함을 원칙으로 한다.② 기록관장은 기록물 정리 등 기록물 관리 업무와 관련하여 각 처리과의 기록물 관리 책임자를 대상으로 교육을 실시할 수 있다.

부칙 <제590호, 2008.3.3> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(경과 조치) 이 규칙은 시행 당시 종전의 「부산광역시 서구 자료관 운영 규칙」에 따라 설치된 부산광역시 서구 자료관은 이 규칙에 의하여 부산광역시 서구 기록관이 설치된 것으로 본다.부칙 <제694호, 2013.5.1> 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.부칙 (행정기구 설치 조례 시행규칙)<제698호, 2013.8.1> 제1조(시행일) 이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.제2조(다른 규칙의 개정) ①~⑥ (생략)⑦ 부산광역시 서구 기록관 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.제16조제1항 중 “총무국장”을 “행정지원국장”으로 한다.⑧ (생략)