국토교통부 기록관운영규정 (훈령, 국토교통부)
공포일: 20230213 / 시행일: 20230213

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 의하여 국토교통부기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.1. "소속기관"이라 함은 국토교통부와 그 소속기관의 직제 제2조의 규정에 의한 소속기관을 말한다.2. "기록물"이란 국토교통부와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 도면, 카드, 시청각물, 간행물, 행정박물, 도서, 전자문서 등 모든형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.3. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. "기록물관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집 및 보존, 보존포맷변환(장기보존포맷변환을 포함한다) 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리가 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다.6. "기록관장"이란 기록관을 운영하는 처리부서의 장을 말한다.

제3조(적용범위) ① 이 규정은 국토교통부(이하 "본부"라 한다) 및 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.② 소속기관은「공공기록물관리에 관한 법률 시행령」제10조에 따라 이 규정이 정한 범위에서 기록관의 운영에 필요한 지침을 수립하여 시행하여야 한다.

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록물관리시스템 운영 등 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련업무를 수행하도록 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자 및 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.⑤ 별관청사 기록관에 대한 기록물 열람ㆍ대출 등의 업무는 별관청사에 소속된 부서 중 직제상 선임부서에서 담당한다.

제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 국토교통부 장관이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다.③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고 관리11. 기록물관리실태조사 및 정수점검12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공21. 정보공개 청구의 접수22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리24. 임시조직의 기록물관리 감독25. 기록관의 홈페이지 개발 및 유지관리26. 기록물관시스템의 유지 및 보수27. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 본부 각처리과 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다③ 국가기록원에서 지정회의로 지정된 "국가교통위원회, 국가스마트도시위원회, 도시재생특별위원회, 철도산업위원회, 항공정책위원회"는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용이 포함된 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 하며, 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산하여야 한다.④ 처리과의 장은 처리과에서 운영ㆍ관리하는 시스템의 관리정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함한 행정정보 데이터세트 기록관리기준표를 작성하여 한다.⑤ 처리과의 장은 처리과에서 운영 중인 행정정보데이터세트의 기능개선 및 신규 시스템 구축 추진 시 기록관과 협의하여 기록관리 기능이 구현될 수 있도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 본부 각 처리과 및 소속기관의 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 3월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 본부 각 처리과 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 1년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록법」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.② 기록관에서 기록물 평가 및 폐기하고자 할 때에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별지 제10호의 서식에 따라 기록물평가심의서를 작성하고 생산부서의견조회, 전문요원심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.③ 기록물의 평가심의회를 거쳐 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임 하에 이를 행한다

제13조(기록물평가심의회 설 치) ①기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.② 심의회는 위원장 1인과 위원 4인으로 구성한다.③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 혁신행정담당관 조직담당(4급 또는 5급) 규제개혁법무담당관 법제담당(4급 또는 5급) 및 관련분야 외부전문가 2인으로 구성한다.④ 외부위원은 제5조 제1항의 업무 및 국토교통부 업무의 관련분야에 전문성을 갖춘 자로서 국토교통부장관이 위촉하며, 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다.⑤ 기록관장은 위촉된 심의위원에 대하여 예산의 범위안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 전문요원 또는 위원장이 지정하는 담당자가 된다.

제14조(심의회의 소집 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 처리과의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다.④ 간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지ㆍ관리하여야 한다.

제15조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 통할한다.② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.

제16조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록법 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제17조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 본부 처리과 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제18조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제19조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 본부 처리과 또는 기록관 및 소속기관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제22조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 하고, 별지 제1호의 서식에 의한 기록관 출입대장을 작성하여야 한다.③ 소속기관의 장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때에는 이관시 보안업무규정에 의하여 필요한 보안조치를 하여야 한다.

제24조(점검) ① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리② 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제25조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제26조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 국토교통부 및 소속기관의 직원 및 산하기관 업무관련자2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자3. 국토교통부 본부 및 소속기관에 파견된 직원② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지하고, 열람하는 경우에는 처리과 담당자가 동반하여야 한다.

제27조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제28조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되면 1회에 한하여 10일 범위에서 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 2의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제29조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제31조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제33조(기록물관리 지도ㆍ점검) ① 기록관장은 본부 및 소속기관ㆍ산하기관 기록물 관리실태 지도ㆍ점검을 연1회 이상 실시하여야 한다.② 점검결과 「공공기록물관리에 관한 법률」에 대한 사항에 위배되거나 부당한 사실이 발견된 때에는 당해 기관의 장 및 업무담당자에게 시정조치 및 행정조치를 취할 수 있다③ 기록관장은 기록물의 무단폐기ㆍ유출ㆍ훼손 등「공공기록물관리에 관한 법률」을 심각하게 위반하였을 경우에는 감사담당관에게 감사 및 징계 등을 요구할 수 있다.