국립대학 통합 기록관리시스템(cRMS) 등 구축 및 운영 규정 (훈령, 교육부)
공포일: 20260313 / 시행일: 20260313

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제6조 및 같은 법 시행령 제4조, 제34조의3에 따라 국립대학 기록물의 체계적이고 안정적인 관리를 위한 국립대학 통합 기록관리시스템(cRMS) 등의 구축 및 운영 등에 관한 사항을 규정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "국립대학 통합 기록관리시스템(cloud Record Management System; 이하 ‘cRMS’라 한다)"이란 국립대학의 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.2. "국립대학자원관리시스템(Korean University Resource United System; KORUS, 이하 ‘코러스’라 한다)"이란 대학의 자원을 통합한 정보 서비스를 제공함으로써 대학 내ㆍ외의 서로 조화와 협력을 이루는 시스템을 말한다.3. "행정정보데이터세트 관리시스템"(이하 ‘행정관리시스템’이라 한다)이란 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 관리하고 평가 및 보존할 수 있는 시스템을 말한다.4. "국립대학"이라 함은 「고등교육법」 제2조 각 호에 해당하는 학교 중 코러스를 사용하는 학교(이하 "대학"이라 한다)를 말한다.5. "운영센터"라 함은 cRMS 및 행정관리시스템의 관리 및 운영 업무를 수행하는 조직을 말한다.

제3조(운영원칙) ① 교육부장관은 cRMS 및 행정관리시스템(이하 ‘cRMS 등 시스템’이라 한다.) 운영자의 전문성 강화와 운영 조직의 효율성 및 운영비의 투명성ㆍ건전성 향상을 도모한다.② 교육부장관은 개별 대학의 시스템 운영에 대하여 독립성과 자율성을 보장하여야 한다.③ 대학 기록물 및 데이터의 소유권은 개별 대학에 있으며, 해당 대학만이 기록물ㆍ데이터 관리와 보안 업무를 수행할 수 있다.

제5조(운영기관의 지정) ① 교육부장관은 cRMS 등 시스템의 구축ㆍ운영에 관한 업무를 총괄ㆍ관리한다.② cRMS 등 시스템의 효율적 운영을 위하여 운영센터의 운영기관은「한국사학진흥재단법」에 따라 설립된 한국사학진흥재단으로 지정한다.

제7조(cRMS 주요 기능) cRMS는 다음 각 호의 기능을 수행하여야 한다.1. 기록물 검색(열람) 및 등록2. 기록물 기준관리 및 이관3. 기록물 재분류 및 평가ㆍ폐기4. 기록물 보존 및 통계5. 그 밖의 기록관리에 필요한 사항

제8조(행정관리시스템 주요 기능) 행정관리시스템은 다음 각 호의 기능을 수행하여야 한다.1. 데이터 검색 및 열람2. 데이터 기준관리 및 이관3. 데이터 평가ㆍ폐기4. 데이터 보존 및 통계5. 그 밖의 데이터관리에 필요한 사항

제9조(접속방법) cRMS 등 시스템에 접근하고자 하는 자는 행정전자서명인증서로 접속하여야 한다. 다만, 코러스 접속 후 Single Sign On(SSO)을 통해 접속할 수 있다.

제10조(cRMS 등 시스템의 사용권한 관리) ① cRMS 등 시스템의 사용권한은 다음 각 호로 구분하여 부여한다.1. 일반사용자 : 소속 대학의 cRMS 등 시스템에서 보유한 기록물 및 데이터를 열람 등의 목적으로 사용하는 교원 또는 직원2. 처리과담당자 : 처리과 기록물 및 데이터의 이관, 평가 등 관련 업무 수행을 담당하는 교원 또는 직원3. 기록관담당자 : 대학 기록관에서 기록관리 업무를 수행하는 직원4. 시스템관리자 : 시스템 운영에 관한 업무를 수행하는 직원② 기록관담당자는 처리과담당자의 업무변경, 인사이동 등으로 업무분장에 변동이 있을 경우 즉시 사용권한을 변경하거나 회수하여야 한다.③ 시스템관리자는 일반사용자의 인사이동, 퇴직 등의 조정이 있는 경우 즉시 적용 처리해 주어야 한다.

제11조(운영위원회) ① cRMS 등 시스템의 운영과 관련하여 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결하기 위하여 교육부장관 소속으로 운영위원회를 둘 수 있다.1. 운영센터 관련 규정 및 제도2. 운영센터 운영의 주요 의사결정 사항3. 업무프로세스 등 표준화에 관한 사항4. 그 밖에 위원장이 필요하다고 판단하는 사항② 운영위원회는 위원장을 포함하여 12인 이내로 구성하며, 운영위원은 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 교육부장관이 임명하거나 위촉한다. 다만, 제4호와 제5호에 따른 위원은 당연직으로 한다.1. 대학 사무국장 3명 이내2. 대학의 정보화 관련 기관장 또는 부서장 3명 이내3. 대학의 기록관리 관련 부서장 3명 이내4. 소관 업무를 담당하는 교육부 공무원 2명5. 운영센터 운영기관의 관리자 1명③ 위원장은 위원 중에서 호선한다. 다만, 최초 회의 소집 또는 위원장 호선을 위한 회의 소집은 교육부 담당 공무원이 위원장의 직무를 대행한다.④ 위촉위원의 임기는 최대 2년으로 하며, 해당 직위에 재직하는 기간으로 한다. 이 경우, 인사발령 등으로 직위가 변경되는 경우 후임자는 해당 직위의 후임자를 자동으로 위촉하되 후임자의 임기는 남은 기간으로 한다.⑤ 운영위원회의 실무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 제5조제2항의 운영기관의 운영센터장(이하 "운영센터장"이라 한다)이 정한다.⑥ 운영위원회 회의는 위원장이 필요하다고 인정하거나 재적위원 1/3 이상의 요청이 있는 경우 위원장이 소집하고, 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 동의를 받아 의결한다. 다만, 소집이 곤란하거나 긴급한 경우에는 서면 또는 영상회의로 의결할 수 있다.

제12조(실무협의회) 운영위원회를 실무적으로 보좌하고 운영센터 운영에 관한 세부사항을 검토하기 위하여 실무협의회를 둘 수 있고, 구성과 운영에 관한 사항은 운영센터장이 별도로 정한다.

제13조(관계 기관 등 협조요청) ① 교육부장관은 업무수행을 위하여 필요할 때에는 관계 행정기관 또는 관련 기관ㆍ단체의 장에게 소속 공무원이나 직원의 파견 및 근무지원을 요청할 수 있으며, 요청을 받은 기관은 적극적으로 지원한다.② 교육부장관은 업무수행을 위하여 필요할 때에는 전문지식과 경험이 있는 관계 공무원 또는 전문가의 의견을 듣거나 관련 기관ㆍ단체 등에 자료 또는 의견의 제출 등 필요한 협조를 요청할 수 있다.

제14조(자료의 백업) ① 대학의 장은 재해 또는 재난 등에 대비하기 위하여 cRMS 등 시스템의 백업시스템을 구축하고, cRMS 등 시스템에 저장된 전산자료에 대하여 정기적인 백업을 실시한 후 백업된 전산자료를 대학의 장이 정하는 기간 동안 보관하여야 한다.② 자료의 백업에 관한 업무는 운영센터 운영기관에 위탁할 수 있다

제15조(비밀엄수) cRMS 등 시스템의 업무종사자(이전 업무종사자 포함)는 업무수행 상 취득한 관련 정보 및 자료 등을 시스템 관리 목적 외에 사용하거나 누설하여서는 아니 된다.

제16조(보안 담당자 지정 및 보안 관리) ① 교육부장관은 cRMS 등 시스템에 대한 보안 및 정보보호를 위하여 보안 담당자를 지정ㆍ운영 하여야 한다.② 보안 담당자는 cRMS 등 시스템의 설치공간을 「보안업무규정 시행규칙」 제53조에 따른 보호지역으로 설정하고 관계자 외 외부인의 출입을 통제하여야 한다.③ 보안 담당자는 cRMS 등 시스템의 장비 파손, 분실, 화재, 도난 및 낙뢰 등으로부터 보호할 수 있는 조치를 취하고 장애를 예방하기 위하여 정기점검을 실시하여야 한다.④ 보안 담당자는 대학의 cRMS 등 시스템 운영자에 대한 보안교육과 정기적인 자체 보안점검을 통하여 정보시스템 및 전산자료의 보안 관리에 노력하여야 한다.

제18조(근무지원에 따른 불이익 금지) 교육부장관 및 관계기관의 장은 소속직원 등이 운영센터의 파견 및 근무지원을 이유로 교육훈련, 인사, 성과평가, 포상 등에서 불리한 처분을 받지 않도록 노력하여야 한다.

제19조(전담인력 배치 및 교육) ① 교육부 장관은 국립대학 기록관리 관련 시스템 운영을 위한 전담인력을 배치하여야 한다.② 운영센터의 장은 시스템 운영 전담인력과 대학 기록관리담당자에게 매년 cRMS 등 시스템에 관한 교육을 실시하여야 한다.

제20조(구축 및 운영 예산) ① cRMS 등 시스템의 구축 및 운영은 대학의 분담금으로 한다.② 분담금은 대학의 기본경비, 대학 재정지원사업 등의 예산을 사용할 수 있다.③ 각 시스템별 대학 분담금은 구축 사업 추진 시 교육부장관이 정하고 이후 운영에 관한 사항은 운영위원회에서 정한다.