Analisis sistem pelaporan rekam medis pasien rawat jalan pada poli anak di rumah sakit X: Sebuah studi kualitatif
Authors: Sumantri Dimas Naufal , Yunengsih Yuyun 
Published: January 2025

Background: Facilities that provide comprehensive individual health services, including emergency, inpatient, and outpatient are called hospitals. In accordance with service standards, all hospitals are required to provide accurate information about their services to the general public and prioritize the needs of their patients, in order to provide safe, quality, and non-discriminatory health services. Medical records are defined as documents containing information about the patient's name, examination results, treatment, actions, and other services received. Medical records are used for patient health maintenance and treatment, data needs for academic research, the basis or reference for payment of medical bills, and health statistics data.
Purpose: To determine the reporting of outpatient medical record analysis in the children's polyclinic of hospital X.
Method: Descriptive qualitative research using data collection techniques by conducting direct field studies and interviews. The contributors of information in this study were 4 people who worked at hospital X in the fields of management, business development and IT, and medical records.
Results: The number of children's polyclinic patients in February-March was 1,610 people with details of outpatients in February as many as 802 people and March as many as 808 patients. It is known that the average number of daily visits to children's polyclinic patients in February 2024 was 29 people, while in March 2024 there were 26 people. The problems found were that the average number of outpatient visits to children's polyclinics in February to March was unstable and the reporting system for outpatient medical records was carried out using Ms. Excel, resulting in the reporting system being implemented being less effective and efficient.
Conclusion: The outpatient medical record reporting system at Hospital X is implemented using Ms. Excel which takes a long time and reduces the effectiveness of the reporting system implemented.
Suggestion: In order to increase patient visits so that there is no instability of visits to the children's polyclinic, the hospital must improve supporting service facilities. In addition, to be more effective and efficient, medical recorders should use digital medical record applications, such as hospital management information system applications.

Keywords: Outpatient Medical Record; Pediatric Clinic; Reporting System.

Pendahuluan: Fasilitas yang menawarkan layanan kesehatan swasta yang komprehensif, termasuk layanan darurat, rawat inap, dan rawat jalan disebut rumah sakit. Sesuai dengan standar pelayanan, semua rumah sakit wajib memberikan informasi yang akurat mengenai pelayanannya kepada masyarakat umum dan memprioritaskan kebutuhan pasiennya, agar dapat memberikan layanan kesehatan yang aman, bermutu, dan tidak diskriminatif. Rekam medis diartikan sebagai suatu dokumen yang memuat keterangan tentang nama pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tata cara, dan pelayanan lain yang diterima. Rekam medis digunakan untuk pemeliharaan dan pengobatan kesehatan pasien, keperluan data untuk penelitian akademis, dasar atau referensi pembayaran tagihan medis, dan data statistik kesehatan.
Tujuan: Untuk menentukan analisis pelaporan rekam medis rawat jalan di poliklinik anak rumah sakit X.
Metode: Penelitian kualitatif deskriptif menggunakan teknik mengumpulkan data dengan melakukan studi lapangan secara langsung dan wawancara. Kontributor informasi dalam penelitian ini berjumlah 4 orang yang bekerja di rumah sakit X di bagian bidang manajemen, pengembangan bisnis, dan IT, serta rekam medis.
Hasil: Jumlah pasien poliklinik anak pada bulan Februari-Maret sebanyak 1.610 orang, dengan rincian pasien rawat jalan pada bulan Februari sebanyak 802 orang dan bulan Maret sebanyak 808 pasien. Diketahui rata-rata jumlah kunjungan harian pasien poli anak pada bulan Februari 2024 sebanyak 29 orang, sedangkan pada bulan Maret 2024 sebanyak 26 orang. Permasalahan yang ditemukan adalah rata-rata jumlah kunjungan pasien rawat jalan poli anak dari bulan februari ke bulan maret mengalami ketidakstabilan dan sistem pelaporan rekam medis rawat jalan dilakukan dengan memakai Ms.Excel, mengakibatkan sistem pelaporan yang dilaksanakan kurang efektif dan efisien.
Simpulan: Sistem pelaporan rekam medis rawat jalan di rumah sakit X dilaksanakan dengan menggunakan Ms. Excel yang memakan waktu dan mengurangi efektivitas sistem pelaporan yang diterapkan.
Saran: Dalam meningkatkan kunjungan pasien untuk menghindari ketidakstabilan kunjungan pada poli anak, pihak rumah sakit harus meningkatkan fasilitas penunjang pelayanan. Selain itu, agar lebih efektif dan efisien sebaiknya perekam medis menggunakan aplikasi rekam medis digital, seperti aplikasi SIMRS.

Kata Kunci: Pasien Rawat Jalan; Poli Anak; Rekam Medis; Sistem Pelaporan.