Model Agile Scrum untuk Pengembangan Sistem Pencarian Dokumen Surat Digital Berbasis Konten Terklasifikasi dengan Ontologi
Authors: Arief Rifiana , Widodo Suryarini , Kurniawan Ary Bima , Hustinawaty Hustinawaty , Arkan Faisal 
Published: February 2024

Berbagai lembaga pemerintah di Indonesia memodernisasi dokumen persuratan secara digital. Pada sistem pencarian yang ada saat ini, pengarsipan dengan melakukan pengunggahan dokumen hasil pindaian surat, pengklasifikasian surat dan penamaan file surat/pembuatan anotasi masih dilakukan secara manual oleh operator, pencarian masih berdasar nama file/anotasi surat belum berdasar isi konten sehingga sulit menemukan surat sesuai konten teks yang diinginkan. Hasil pencarian juga tidak dapat langsung memperlihatkan informasi spesifik tentang kriteria klasifikasi dari dokumen surat yang diketemukan sehingga membutuhkan penelusuran lebih lama untuk betul-betul menemukan dokumen yang diinginkan. Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan sistem pencarian surat berbasis konten terklasifikasi dengan ontologi guna meningkatkan kualitas hasil pencarian surat digital secara lebih efisien (spesifik, akurat dan cepat). Metode pengembangan sistem menggunakan model Agile Scrum. Mencakup pre-game (mengumpulkan user stories, product backlog, sprint backlog), game (pengembangan (5 sprint)), post-game (implementasi, penerimaan pengguna dan dokumentasi). Hasil uji coba sistem terhadap dokumen surat Biro Umum Kemdikbud menunjukkan bahwa dalam pengarsipan surat, sistem ini berhasil mengklasifikasikan surat (jenis, asal dan subjek surat) menurut prosedur persuratan yang valid, secara otomatis dengan bantuan kecerdasan artifisial, dan dalam proses pencarian surat, sistem ini berhasil menemukan dokumen surat dengan berdasarkan nama file, konten, kriteria klasifikasi dan menampilkan informasi ontologis rinci yang ditemukan. Kedepannya, sistem ini juga dapat dikembangkan untuk digunakan oleh institusi lain dengan mengubah klasifikasi sesuai dengan prosedur persuratan yang berlaku.

Abstract
Various government institutions in Indonesia have modernized digital correspondence documents. Archiving is done by uploading scanned letters, classifying letters, and naming mail files/annotations by the operator, searches are not based on content, so it is difficult to find letters that have the desired content, search results also cannot immediately show information of classification criteria of the found mailing documents, so it requires a longer search actually to find the desired document. Research objectives develop a classified content-based mail search system with ontology to improve the quality of electronic correspondence search results more efficiently. The system development method uses the Agile Scrum model. Includes pre-game (collecting user stories, product backlog, sprint backlog), game (development (5 sprints)), and post-game (implementation, user acceptance and documentation).The results of the system trial on the Ministry of Education and Culture's General Bureau of Letter Documents show that during the archiving of the letter, this system succeeded in classifying the letter (type, origin and subject of the letter) according to valid comprehension procedures, automatically with the assistance of artificial intelligence, and in the process of searching for letters, the system This managed to find a letter document based on the file name, content, classification criteria and display detailed ontological information found. In the future, this system can also be developed for use by other institutions by changing the classification in accordance with the comprehension procedures.