Bibliotekenes spesialsamlinger og deres møte med den digitale fremtiden
Authors: Paasche Marianne , Søndenå Ola , Tsakos Alexandros 
Published: November 2020

Spesialsamlingene ved Universitetsbiblioteket i Bergen tok i en workshop opp problemstillingen «Hvilke utfordringer vil bibliotekene møte i framtiden, og hvordan forholder vi oss til disse?». Fokuset var bibliotekenes spesialsamlinger og deres møte med den digitale fremtiden.
Det er «digitalisering», dvs. lagring av kopier av materialet og metadata i et digitalt format, som er nøkkelen til den digitale fremtiden. Hvordan den digitale fremtiden påvirker bibliotekenes samlingsforvaltning var derfor temaet for workshopen. Fokuset var rettet mot de norske bibliotekenes spesialsamlinger som har ansvar for et stort mangfold av materiale og materialtyper.
Workshopen inneholdt tre deler:

Hvordan velge hva som skal digitaliseres?
Formidling av det digitaliserte materialet.
Forholdet mellom det digitale og det fysiske materialet.

Hvert innlegg ble etterfulgt av spørsmål og diskusjoner blant deltagerne. Dette åpnet for at workshopen gav et nyttig innblikk i hva slags behov som eksisterer hos bibliotek med spesialsamlinger i hele landet.

Det første innlegget redegjorde for mengdeproblematikken ved digitalisering: Ofte har bibliotekene så store samlinger at prioriteringer må gjøres før digitalisering, både av prinsipielle og praktiske årsaker. Det må etableres prinsipielle kriterier som legges til grunn for digitalieringsutvalget og -strategien, samt at det må foretas en prioritering i forhold til hvilket materiale som er forskningsrelevant.

Samlinger kan nærmest være en godt bevart hemmelighet før man får formidlet dem på nett, og det var et mål og et ønske hos deltagerne på workshopen å tilgjengeliggjøre samlingene på nett, enten på samlingsnivå, men aller helst på dokumentnivå.

Det andre innlegget presenterte løsningene som Spesialsamlingene ved Universitetsbiblioteket i Bergen har valgt når det gjelder problemkomplekset: «Digital samlingsforvaltning».

I dag legger mange av biblioteksinstitusjonene sitt digitale materiale i egne «lukkede» baser og datasett, uten at basene har muligheten til å kommunisere med andre nasjonale og internasjonale baser. Hva er fremtiden her? Universitetsbiblioteket i Bergens digitale portal Marcus bruker en løsning basert på Linked Data. Dette gir muligheter for samhandling og lenking til andre baser. Andre institusjoner kan ha valgt andre løsninger, men mulighetene for en felles samarbeidsstrategi for fremgangsmåte og system med andre norske institusjoner bør utredes.
Det var et gjennomgående tema blant deltagerne at alle har et udekket behov for tekniske løsninger hvor man kan digitalt formidle materialet til brukerne. Mange spesialsamlinger har også materiale som ikke lar seg digitalisere på tradisjonell måte, spesielt i tilfeller hvor det klassiske bokformatet overskrides, for eksempel lange skriftruller eller kunstbøker.
Mindre bibliotek har ofte ikke tilgang på tekniske løsninger, og ved et velfungerende nasjonalt nettverk kan man legge til rette for at større institusjoner kan være støttespillere for de mindre institusjonene med hensyn til digital formidling.
Digital formidling er mer enn «digitalisering». Gjenfinnbarhet fordrer også at det er tilstrekkelig med ressurser til å kunne bygge opp gode metadata. I tillegg ble det fremhevet blant deltagerne viktigheten av å samarbeide med ulike fagmiljøer for å kunne produsere metadata og øke tilgjengeligheten.

Det tredje innlegget så nærmere på forholdet mellom det digitale og det fysiske materiale.

Hvis man ser bort fra de digitalt skapte gjenstandene finnes det bak hver digitale kopi et originalt objekt med en fysisk form og tilstedeværelse. Det fysiske objektet vil alltid kunne tilby forskningen ny innsikt, fordi det stadig finnes opp nyere teknologi og analysemetoder for å studere gjenstandene som forvaltes av spesialsamlingene.
Forholdet med de digitale kopiene ble da problematisert: Hva skal skje med det fysiske materialet etter at det er digitalisert? Skal det gjemmes bort i depotmagasin, eller kasseres? Denne utfordringen er viktig for ulike spesialsamlinger som forvalter unike manuskripter og sjeldne bøker, men den er også relevant for bibliotekene generelt.
Gjennom workshopen kom det frem at det også er ulik praksis rundt materialhåndtering. Noen har egne konservatorer, andre ikke. Rutinene for hvordan materialet gjøres tilgjengelig for brukerne varierer også nasjonalt. Det kan være nyttig å også her utveksle ytterligere erfaringer i tiden fremover.
I samtalen ble det lagt vekt på at den digitale versjonen og den materielle gjenstanden ikke må settes opp mot hverandre, for begge er viktige. Det er viktig å digitalisere for å kunne formidle objektet uavhengig av brukerens lokasjon, uavhengig om dokumenter som står i en relasjon til hverandre ligger plassert ulike steder, samt for å bevare en digital kopi som dokumentasjon og for digital preservering. Digitaliseringen vil også kunne skåne originalen og dermed fremme fysisk preservering.
Det kom frem at mange ønsket å ha et faglig nasjonalt nettverk hvor spesialsamlinger kan utveksle erfaringer. Spesialsamlingene ved Universitetsbiblioteket i Bergen inviterte deltagerne til videre diskusjon på konferansen «Spesialsamlinger i bibliotekene» avholdt i desember 2019 i Bergen.
I workshopen ble det diskutert digitaliseringsstrategier og utvalgskriterier, og utforskning av felles plattformer for å optimalisere den digitale samlingsforvaltning, og det ble lagt frem scenarioer og lagt vekt på mulighetene for sameksistens mellom de fysiske og de digitale samlingene. Workshop-formatet i en VIRAK-kontekst gir unike muligheter for å utveksle idéer og ulike innspill som kan lage synergier på tvers av spesialsamlinger og biblioteker i Norge.