Implementation of a Synoptic Operative Report for Rectal Cancer: A Mixed-Methods Study
Authors: Bidwell Serena S. , Merrell Sylvia Bereknyei , Poles Gabriela , Morris Arden M. 
Published: January 2020

BACKGROUND:
The National Accreditation Program for Rectal Cancer is a collaborative effort to improve the quality of rectal cancer care, including multidisciplinary assessment, treatment planning, and documentation using synoptic radiology, pathology, and operative reports.

OBJECTIVE:
The purpose of this study was to examine the implementation and use of a synoptic operative report for rectal cancer.

DESIGN:
This was a convergent mixed-methods implementation study of electronic medical record data, surveys, and qualitative interviews.

SETTINGS:
The study was conducted at US medical centers.

PARTICIPANTS:
Colorectal surgeons were included.

INTERVENTION:
After development, the synoptic operative report was iteratively revised and ultimately approved by the American Society of Colon and Rectal Surgeons Executive Council and the National Accreditation Program for Rectal Cancer and then implemented into participants’ institutional electronic medical record systems.

MAIN OUTCOME MEASURES:
Change in fidelity to documentation of 19 critical items after implementation of synoptic reports and in-depth details and perspectives about the synoptic operative report were measured.

RESULTS:
Thirty-seven surgeons from 14 institutions submitted preimplementation operative reports (n = 180); 32 of 37 surgeons submitted postimplementation reports (n = 118). The operation type, approach, and formation of a stoma were present in >70% of preimplementation reports; however, the location of the tumor, the type of reconstruction, and the distal margin were reported in <50%. Each item was present in ≥89% of postimplementation reports. Twenty eight of 37 participants completed the survey, and 21 of 37 participants completed qualitative interviews. Emergent themes included concerns for additional burden and time constraints using the synoptic report themselves, as well as errors or absent information in traditional narrative operative reports of other surgeons.

LIMITATIONS:
The study was limited by its sample size, cross-sectional nature, specialized centers, and inclusion of colorectal surgeons only.

CONCLUSIONS:
Although fidelity to the 19 items substantially increased after implementation of the synoptic report, reactions to the synoptic report varied among surgeons. Many indicated concerns that it would hinder workflow or add extra time burden. Others felt the synoptic report could indirectly improve rectal cancer quality of care and provide useful data for quality improvement and research. More work is needed to update and improve the synoptic operative report and streamline the workflow. See Video Abstract at http://links.lww.com/DCR/B100.

IMPLEMENTACIÓN DE UN INFORME OPERATIVO SINÓPTICO PARA EL CÁNCER DE RECTO: UN ESTUDIO UTILIZANDO MÉTODOS MIXTOS

ANTECEDENTES:

El Programa Nacional de Acreditación para el Cáncer Rectal es una iniciativa de colaboración para mejorar la calidad de la atención del cáncer rectal, utilizando evaluación multidisciplinaria, planificación del tratamiento y documentación mediante radiología sinóptica, patología e informes quirúrgicos.

OBJETIVO:

Examinar la implementación y el uso de un informe operativo sinóptico para el cáncer de recto.

DISEÑO:

Estudio de implementación de métodos mixtos convergentes de datos de registros médicos electrónicos, encuestas y entrevistas cualitativas.

CONFIGURACIÓN:

Centros médicos de los Estados Unidos.

PARTICIPANTES:

Cirujanos colorrectales.

INTERVENCIÓN:

Después de su formulación, el informe operativo sinóptico fue revisado de forma iterativa y finalmente aprobado por el Consejo Ejecutivo de la Sociedad Americana de Cirujanos de Colon y Rectal y el Programa Nacional de Acreditación para el Cáncer Rectal. Posteriormente, se implementó en los sistemas de registros médicos electrónicos institucionales de los participantes.

PRINCIPALES MEDIDAS DE VALORACIÓN:

Cambios en la precisión de documentación de 19 ítems críticos después de la implementación de informes sinópticos; Revisión de detalles y perspectivas en a profundidad sobre el informe operativo sinóptico.

RESULTADOS:

Treinta y siete cirujanos de 14 instituciones presentaron informes operativos previos a la implementación (n = 180); 32/37 cirujanos presentaron informes posteriores a la implementación (n = 118). El tipo de operación, el enfoque y la formación de un estoma estuvieron presentes en > 70% de los informes previos a la implementación; sin embargo, la ubicación del tumor, el tipo de reconstrucción y el margen distal se informaron en <50%. Cada ítem estuvo presente en > 89% de los informes posteriores a la implementación. 28/37 participantes completaron la encuesta y 21/37 participantes completaron entrevistas cualitativas. Los temas emergentes incluyeron preocupaciones por la carga adicional y las limitaciones de tiempo usando el informe sinóptico en sí, y errores o información ausente en los informes operativos narrativos tradicionales de otros cirujanos.

LIMITACIONES:

Tamaño de la muestra, estudio transversal, centros especializados, cirujanos colorrectales solamente.

CONCLUSIONES:

Aunque la fidelidad a los 19 ítems aumentó sustancialmente después de la implementación del informe sinóptico, las reacciones al informe sinóptico variaron entre los cirujanos. Muchos indicaron preocupaciones de que obstaculizaría el flujo de trabajo o agregaría una carga de tiempo adicional. Otros consideraron que el informe sinóptico podría mejorar indirectamente la calidad de la atención del cáncer de recto y proporcionar datos útiles para la mejora de la calidad y la investigación. Se necesita más trabajo para actualizar y mejorar el informe operativo sinóptico y agilizar el flujo de trabajo. Consulte Video Resumen en http://links.lww.com/DCR/B100. (Traducción—Dr. Adrian E. Ortega)