Digital transformation in the processes of the Curricular Integration Unit of the Faculty of Administrative Sciences of the Technical University of Ambato
Authors: Medina-Chicaiza Patricio , Carrasco-Morales Cynthia , Moreno-Lalama Lizeth 
Published: October 2023

Introducción

La tecnología hoy en día juega un rol muy importante en la manera en que las empresas se manejan para conseguir una ventaja competitiva en el mercado a corto plazo, las mismas deben adaptarse a los cambios económicos, competencia, nuevas regulaciones y los cambios tecnológicos para sobrevivir al mundo digital empresarial. El Business Process Management (BPM o gestión de procesos) ofrece capacidades de intercambio de conocimientos, colaboración integrada, información accesible para todos los miembros de la empresa para una toma de decisiones, además, es una solución tecnológica que permite a las empresas diseñar, analizar, ejecutar, monitorear y optimizar procesos importantes, generar indicadores de rendimiento para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.

Objetivos

Es analizar la transformación digital en la Unidad de Integración Curricular de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Técnica de Ambato-Ecuador.

Método

Para diagnosticar la transformación digital en los procesos de la Unidad de Integración Curricular se utilizó observación directa, la encuesta aplicada a los estudiantes que terminaron su formación académica de los tres últimos periodos correspondientes a abril - septiembre 2021, octubre 2021 – marzo 2022, abril– septiembre 2022, la entrevista al personal administrativo como Secretaría General, responsables de titulación de la Facultad. En validez de contenido se utilizó V de Aiken (0.95), Alfa de Cronbach (0.827).

Principales resultados

Primer resultado es la definición de transformación digital como un proceso de reconversión y adaptación de tecnologías digitales indispensable para la supervivencia de las empresas. La gestión de procesos por su parte busca el mejoramiento continuo de las actividades en una organización para lograr grandes índices de calidad, productividad, excelencia en los resultados, reduce costos, mejora el rendimiento y la rentabilidad. Segundo resultado es el diagnóstico de la situación actual de la Unidad de Integración Curricular donde se identificó que los estudiantes no tienen una plataforma informatizada en la cual les permita revisar el estado de la documentación y dé seguimiento personalizado a su proceso de titulación. Tercer resultado es el diseño de los elementos necesarios para la integración de la gestión de procesos apoyados en la trasformación digital en el cual se propone dos herramientas para la automatización de procesos. La primera herramienta es Bizagi que ofrece múltiples funcionalidades misma que permite diseñar, automatizar y monitorear los procesos a través de un flujograma o KissFlow. La segunda herramienta es Microsoft Planner el cual crea un plan para clasificar las actividades, coordina proyectos, promueve el trabajo en equipo, da seguimiento a los usuarios y reduce los tiempos de respuesta para lograr la satisfacción de los estudiantes que cursan el proceso de titulación. El 98% de los encuestados consideran que mejorar la gestión de procesos en la unidad con la ayuda de herramientas digitales optimizaría los tiempos de respuesta y aprobación de documentos para titulación.

Conclusiones

La transformación digital impulsa nuevos modelos organizativos adaptándose a escenarios digitales con la incorporación de nuevas tecnologías que alineen las funciones internas con las necesidades de los estudiantes y personal administrativo, además con el apoyo de tecnologías basadas en gestión de procesos se automatice las actividades, mejore los tiempos de respuesta, rendimiento de la unidad y se disminuya los posibles errores a fin de lograr la satisfacción del personal involucrado