Electronic document management in the quality and safety management systems of food factories
Authors: Тулякова Т.В. , Горячева Е.Д. , Коптелов К.И. , Кудинов Д.В. , Деревсков К.А. 
Published: January 2024

Реализация требований ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции» и других нормативно-правовых документов о качестве и безопасности пищевых продуктов невозможна без внедрения современных систем менеджмента. Это приводит к увеличению количества ведущихся на производстве записей и документов. Анализ информационных материалов и результаты опроса менеджеров по качеству промышленных предприятий по производству пищевых продуктов и производственных цехов при предприятиях торговли показали, что в настоящий момент в основном используется традиционная система документооборота с использованием бумажных носителей. Традиционная система документооборота не исключает риски утери и несвоевременного заполнения документов и не гарантирует конфиденциальность и защиту документов и содержащейся в них информации. Анализ рынка информационных технологий показал, что в настоящий момент отсутствуют автоматизированные системы ведения документации по контролю качества и безопасности на пищевых предприятиях. Альтернативой ведения записей на производстве являются Excel, 1С, SAP и другие учетные программы, но они не позволяют перевести весь учет и контроль в электронный вид из-за сложности внедрения, дороговизны процесса или невозможности использования в расширенном варианте. Опыт работы в области пищевых и информационных технологий позволил сформулировать 4 основополагающих требования к системам электронного документооборота на предприятиях пищевой промышленности разного уровня технической оснащенности и квалификации производственного персонала. С учетом этих требований предложена модель системы электронного документооборота, включающая 24 подсистемы. Перспективой дальнейшего развития данного исследования является техническая реализация модели и создание IT-приложения, отвечающего всем 4 сформулированным основополагающим требованиям. При дальнейшем детальном рассмотрении функционала модели, руководствуясь запросами предприятий пищевой промышленности различных производственных направлений и учитывая специфику осуществляемых технологических процессов, будет создана база форм записей для создания перечня необходимых журналов и чек-листов мониторинга широкого спектра процессов, осуществляемых системами менеджмента качества и безопасности, для различных предприятий.

The implementation of the requirements of Technical regulations of the Customs Union TR CU 021/2011 Food safety and other regulatory documents on the quality and safety of food products is impossible without the implementation of modern management systems. This leads to an increase in the number of records and documents kept in factories. The analysis of information materials and the results of a survey of quality managers of industrial food factories and production departments at trade enterprises showed that at this moment the traditional document management system using paper media is mainly used. The traditional document management system does not exclude the risks of loss and late completion of documents and does not guarantee the confidentiality and protection of documents and the information. The analysis of the information technology market has shown that now there are no automated systems for maintaining documentation on quality control and safety at food factories. An alternative method of keeping records in production is Excel, 1C, SAP and other accounting programs, but they do not allow you to transfer all accounting and control to electronic form due to the complexity of implementation, the high cost of the process or the inability to use an extended version. Experience in the field of food and information technologies has allowed us to formulate four fundamental requirements for electronic document management systems at food industry factories of different levels of technical equipment and qualification of production personnel. Taking into account these requirements, a model of an electronic document management system, which includes twenty-four subsystems, is proposed. The perspective of further development of this research is the technical implementation of the model and the creation of an IT application that meets four fundamental requirements. With further detailed consideration of the functionality of the model, guided by the requests of food industry factories of various production areas and taking into account the specifics of the technological processes, a database of record forms will be made to create a list of necessary logs and checklists for monitoring a wide range of processes carried out by quality and safety management systems for various factories.