Using Alma Digital to Provide Access to Digital Scores: One Music Library’s Experience
Authors: Jones Michael , Rich Robert , Schaub Jacob , Smith-Borne Holling 
Published: October 2024

English Abstract: The staff of the Anne Potter Wilson Library at Vanderbilt University has faced the challenge of providing digital scores to our users since 2016. This article describes procedures developed for acquiring, cataloguing, storing, seeking out usage permissions, and making accessible digital scores. Our collections of scores, whether print or electronic, have traditionally focused on contemporary works and more recently, scores of underrepresented composers. The only way to be responsive to the needs of our users in the Blair School of Music at Vanderbilt University has been to establish a workflow for purchasing self-published scores for our collections, often only available in digital format. It takes more time and effort to locate, purchase, seek out appropriate licensing permissions, and make accessible digital scores, but if we, as music information professionals, are to continue our efforts in advocating for new music and encouraging our users to explore the repertoire of diverse composers, then we must find solutions in our libraries. This article is a description of our digital scores acquisition and cataloguing workflow, and how it has evolved over a seven-year period. Alma Digital, a hosting and access tool for digital files, is described as one way a library can provide access to digital scores. French Abstract: Le personnel de la bibliothèque Anne Potter Wilson de l’Université Vanderbilt a relevé le défi de proposer des partitions numériques à ses usagers depuis 2016. Cet article décrit les procédures mises en place pour l’acquisition, le catalogage, le stockage, l’obtention des autorisations d’utilisation et la mise à disposition des partitions numériques. Nos collections de partitions, qu’elles soient imprimées ou électroniques, se sont traditionnellement concentrées sur les œuvres contemporaines et, plus récemment, sur les partitions de compositeurs sous-représentés. La seule façon de répondre aux besoins des utilisateurs de la Blair School of Music de l’université Vanderbilt a été d’établir un flux de travail permettant d’acquérir des partitions auto-publiées pour nos collections, souvent disponibles uniquement en format numérique. Il faut plus de temps et d’efforts pour localiser, acheter, rechercher les autorisations de licence appropriées et rendre accessibles les partitions numériques. Mais si nous, en tant que professionnels de l’information musicale, voulons poursuivre nos efforts pour promouvoir la musique nouvelle et encourager nos utilisateurs à explorer le répertoire de compositeurs les plus divers, nous devons trouver les solutions au sein de nos bibliothèques. Cet article décrit notre processus d’acquisition et de catalogage des partitions numériques et comment il a évolué sur une période de sept ans. Alma Digital, un outil d’hébergement et d’accès aux fichiers numériques, est présenté comme un exemple de la manière dont une bibliothèque peut fournir un accès aux partitions numériques. German Abstract: Die Mitarbeiter der Anne Potter Wilson Library an der Vanderbilt University stehen seit 2016 vor der Herausforderung, ihren Benutzern digitale Notenausgaben zur Verfügung zu stellen. Dieser Artikel beschreibt die Verfahren, die für den Erwerb, die Katalogisierung, die Speicherung, die Einholung von Nutzungsberechtigungen und die Bereitstellung digitaler Noten entwickelt wurden. Unsere Notenbestände – ob gedruckt oder elektronisch – konzentrieren sich traditionell auf zeitgenössische Werke und in jüngerer Zeit auf Werke unterrepräsentierter Komponistinnen und Komponisten. Die einzige Möglichkeit, auf die Bedürfnisse unserer Benutzer von der Blair School of Music an der Vanderbilt University einzugehen, besteht darin, einen Workflow für den Erwerb von Eigenveröffentlichungen einzurichten, die oft nur in digitalem Format verfügbar sind. Recherche, Erwerbung, Einholen geeigneter Lizenzberechtigungen und die Bereitstellung digitaler Noten erfordern mehr Zeit und Aufwand. Aber wenn wir als Fachleute für Musikinformation unser Bestreben fortsetzen wollen, für Neue Musik einzutreten und unsere Benutzer zu ermutigen, das Repertoire verschiedenster Komponistinnen und Komponisten zu erkunden, müssen wir Lösungen in unseren Bibliotheken finden. Dieser Artikel beschreibt unseren Workflow für Erwerbung und Katalogisierung digitaler Notenausgaben sowie dessen Entwicklung innerhalb eines Zeitraums von sieben Jahren. Alma Digital, ein Hosting- und Zugriffstool für digitale Dateien, wird als eine Möglichkeit beschrieben, wie eine Bibliothek Zugriff auf digitale Noten ermöglichen kann.