Life cycle document management system for construction
Authors:   , Forcada Matheu Núria 
Published: July 2023

La industria de la construcción está fragmentada debido a la gran cantidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PYMEs) y la multitud de fases que forman parte de un proyecto. Desde siempre, esta situación ha provocado una serie de problemas en la gestión de proyectos y concretamente en la gestión de los procesos de comunicación e información.<br/><br/>La mayoría de PYMEs a nivel de gestión de proyectos necesitan poder gestionar y compartir los documentos de la empresa. Esto se consigue trasladando las aplicaciones básicas del PC y utilizando un servidor como pueden ser los Sistemas de Gestión Documental Electrónicos (SGDE). Estas herramientas centralizan la información específica de una empresa en un entorno cómodo y accesible, permitiendo a los usuarios que almacenen, accedan y modifiquen la información.<br/><br/>Además, las grandes empresas, que frecuentemente adoptan las Tecnologías de la Información (TI) precozmente, piden a las PYMEs que trabajan con ellas que adopten sus mismos sistemas de gestión. Actualmente, las opciones más utilizadas por las grandes empresas para la gestión de proyectos son las herramientas web como los entornos colaborativos, herramientas diseñadas para almacenar y gestionar la información de los proyectos. Aplicaciones relativamente sencillas permiten que un grupo de gente como ingenieros, arquitectos y clientes controle el acceso a la información y automaticen su diseminación. El desarrollo y uso de estas herramientas requiere unos recursos técnicos, financieros y humanos mínimos.<br/><br/>El punto de partida de esta tesis es una encuesta realizada a varias PYMEs del sector de la construcción en España, con el objetivo de obtener una idea general de la metodología de trabajo de estas empresas y de sus posibles problemas o deficiencias en relación a la gestión documental.<br/><br/>Desde el punto de vista de las PYMES, el principal reto de los entornos colaborativos sigue estando en la falta de estandarización en la organización de los documentos y la ineficiencia en el flujo de información entre las distintas fuentes (documentos almacenados en los sistemas de gestión documental de cada una de las empresas y aquellos almacenados en el entorno colaborativo).<br/><br/>La solución propuesta para esta ineficiencia y el objetivo de esta tesis es crear una herramienta para mejorar tanto la gestión documental interna de las empresas como la externa. Este Sistema de Gestión Documental para la construcción crea automáticamente la estructura de carpetas para cada proyecto específico para poderlo descargar en el servidor de cada una de las empresa y en el entorno colaborativo que es esté usando para la gestión del proyecto con su consiguiente mejora del almacenaje de documentos e interacción e intercambio de la información.<br/><br/>Para ello, inicialmente se define el flujo de información entre las distintas partes involucradas en un proyecto y se genera un Modelo Conceptual para el Flujo de Información. El objetivo es obtener toda la información relacionada con cualquier documento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.<br/><br/>Además, cuando se trabaja con entornos colaborativos compartiendo documentos e información, todos los participantes deben usar los mismos estándares de trabajo. Esta tesis proporciona también una Guía para la Gestión Documental a través de Entornos Colaborativos para unificar los distintos procesos de trabajo de todas las empresas involucradas en el proyecto. Esta guía es aplicable a cualquier proyecto de cualquier magnitud, complejidad y duración. La codificación, organización y control de documentos, y fechas de publicación son algunos de los aspectos que trata esta guía.<br/><br/>Finalmente, se evalúa el sistema a través de distintos académicos que verifican su contenido y consistencia. Se valida también el sistema mediante una encuesta.<br/><br/>Este sistema servirá para demostrar a todos los participantes en un proyecto de construcción que una buena gestión documental es imprescindible para conseguir los objetivos del proyecto.

The construction industry is fragmented due to the many Small and Medium Enterprises (SMEs) and phases involved in a construction project. This fact has led to well documented problems with project management and concretely communication and information processing. <br/><br/>What most SMEs require in terms of project management is the ability to manage and share the company's documents. This is achieved by removing certain core applications from individual PCs and running them on a server such as an Electronic Document Management System (EDMS). Such tools should centralise the information specific to the organisation in an easily accessible environment, allowing users to store, access and modify information quickly and easily.<br/><br/>On the other hand, large companies, often early adopters of IT, demand that SMEs that work with them adopt the same management systems. Currently, the most popular option used by larger companies for the project management is web based tools such as Web based Project Management Systems (WPMS) that are applications designed to store and manage project information. Quite simply project collaboration applications allow disparate groups of people such as engineers, architects and clients to control access and automate dissemination of information. The most WPMS used in the construction sector is to rent a completely developed WPMS from an Application Service Provider (ASP) for a usage fee. The development and operation of this option require a minimum of technical, financial and human resources.<br/><br/>The start point of the thesis is survey carried out in several SMEs in the construction sector in Spain in order to acquire a general idea of their working methodologies and the deficiencies on document management.<br/><br/>From the SMEs standpoint, the main challenge of WPMS still lies within the lack of a standardized document organization and the inefficiency of the information flow from different sources (Documents stored in their EDMS and those stored in the WPMS).<br/><br/>The suggested remedy for this inefficiency and the aim of this thesis is to create a tool to improve both internal and external document organization. This Life cycle Document Management System for Construction automatically creates a folder structure for each specific project to be download into each company's server and into the WPMS which is being used for the project management. This folder structure will be the same to the folder structure of the WPMS with the consequent improvement of document storage, interaction and exchange of information between all the actors working in the same construction project. <br/><br/>To do this, the flow of information between the different parties involved in a construction project is mapped out and a Concept Model for Information Flow is designed to store all the documentation of a construction project and its metadata throughout the life cycle of the project. Different approaches are analyzed to obtain the most accurate solution.<br/><br/>Moreover, when these actors are working with WPMS sharing documents all the stakeholders should have the same working standards. This thesis also provides a Guidelines for Document Management through WPMS to unify the different working processes of all the companies involved in the project. These guidelines are applicable to projects of varying complexity, size and duration. Document codification, organization of folders and documents, publication dates, documentation control, and so on, are some of the aspects that these guidelines are oriented to. <br/><br/>Finally, the system is submitted for criticism and evaluation by several academics with the aim to verify its contents and consistency. A survey is also carried out in 30 SMEs out of a variety of project types, sizes, values, and Project Management utilized to validate the system.<br/><br/>The system will serve as a demonstration for all the participants in a construction project that a good document management is basic for the fulfilment of the project objectives.