Sistem Unit Kegiatan Mahasiswa Berbasis Web di Universitas Widya Kartika
Authors: Solika Rohani , D Alexandra Graciene Michaeline , Lee Michael , Trisno Indra Budi 
Published: May 2024

Abstrak - Dalam era digital, pengelolaan informasi di Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di Universitas Widya Kartika belum terorganisir dengan baik. Untuk mengatasi hal ini, perlu dikembangkan sistem informasi yang menggabungkan fungsi pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan pemberian informasi. Survei dilakukan kepada pengurus UKM sebagai langkah awal untuk memahami kebutuhan dan harapan mahasiswa terkait pengelolaan informasi di UKM. Hasil survei menjadi dasar untuk merancang sistem informasi yang efektif. Desain sistem mencakup Use Case Diagram dengan tiga aktor: user/mahasiswa, admin/pengurus UKM, dan super admin. Class Diagram menggambarkan hubungan antar class seperti user, admin, super admin, rekap absensi, surat peminjaman, dan lainnya. Penerapan sistem melibatkan halaman login, register, dan fitur-fitur untuk setiap aktor. Survey sebelum sistem menunjukkan kesulitan mahasiswa dalam mengakses informasi, terutama melalui grup WA, dan lupa jadwal kegiatan UKM. Setelah implementasi sistem, mahasiswa melihat peningkatan signifikan dalam mengingat jadwal dan mengakses informasi. Pengurus UKM juga melaporkan peningkatan efisiensi dalam manajemen kegiatan, peminjaman ruangan, dan komunikasi antar UKM. Kesimpulan ini menunjukkan kompleksitas interaksi dan ketergantungan antar peran dalam sistem, dari survei menunjukkan bahwa sistem informasi ini berhasil meningkatkan efektivitas pengelolaan UKM dan memenuhi kebutuhan mahasiswa terlihat dari hasil survey sebelum dan sudah. Pengembangan sistem dapat menjadi solusi dalam mengatasi tantangan pengelolaan informasi di lingkungan ormawa.Kata kunci: Sistem Informasi, Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Universitas Widya Kartika, Survei, Implementasi Sistem.Abstract - In the digital era, information management in the Student Activity Unit (UKM) at Universitas Widya Kartika is not well-organized. To address this, the development of an information system that combines functions of collection, management, storage, and dissemination of information is necessary. A survey was conducted with UKM administrators as an initial step to understand the needs and expectations of students regarding information management in UKM. The survey results serve as the basis for designing an effective information system. The system design includes a Use Case Diagram with three actors: user/student, admin/UKM administrator, and super admin. The Class Diagram illustrates the relationships between classes such as user, admin, super admin, attendance summary, loan request, and others. The system implementation involves login pages, registration, and features for each actor. The pre-system survey revealed difficulties for students in accessing information, especially through WhatsApp groups, and forgetting UKM activity schedules. After the system implementation, students reported a significant improvement in remembering schedules and accessing information. UKM administrators also noted increased efficiency in managing activities, room reservations, and communication among UKMs. This conclusion highlights the complexity of interactions and dependencies between roles in the system. The survey results indicate that the information system successfully enhances the effectiveness of UKM management and meets the needs of students, as evidenced by the pre- and post-system surveys. The development of this system can serve as a solution to address information management challenges within the student organization.Keywords : Information System, Student Activity Unit (UKM), Universitas Widya Kartika, Survey, System Implementation.