HR Compliance w zarządzaniu ryzykiem personalnym
Authors:   Katedra Zarządzania Organizacjami, Wydział Ekonomii, Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, Polska, Winnicka-Wejs Alicja 
Published: October 2023

Zarządzanie zgodnością staje się obecnie powszechnie uznanym standar- dem prowadzenia działalności gospodarczej bez względu na branżę. Coraz więk- sze zainteresowanie zagadnieniami compliance ze strony różnych organizacji (nie tylko regulowanych rynkiem finansowo-ubezpieczeniowym) ukazuje trend, iż compliance to nie tylko „nice to have”, a wręcz „must have”, w centrum niego zaś znajdują się człowiek i jego wartości [Makowicz, 2020, s. 26; Makowicz, Jagura, 2020, s. 23]. Rozwijając dalej tę myśl: człowiek w organizacji może stanowić źródło ryzyka niezgodności, gdyż od jego decyzji i zachowania zależy, czy będzie działał zgodnie lub nie z obowiązującymi regułami prawnymi i etycz- nymi. Wobec tego znaczenia nabierają takie organizacje i struktury przedsiębiorstw, które uniemożliwiają zaistnienie w nich nieprawidłowości, gdzie compliance stanowi całokształt środków zmierzających do zapewnienia przestrzegania praw- nych nakazów i niewykraczania poza ustawowe zakazy przez przedsiębiorstwa, członków organów oraz pracowników [zob. Makowicz, 2011, s. 16]. Liczne, stale pojawiające się regulacje prawne sprawiają, że istotne okazuje się zapewnienie zgodności w różnych obszarach funkcjonowania organizacji, w tym także w obszarze HR (Human Resources). W ostatnim czasie rośnie świadomość pracowników z zakresu przestrzegania określonych standardów, co determinuje odpowiednie działania pracodawców w tym zakresie. Dla przykła- du, analizując realizację stosunków pracy w polskich warunkach gospodarowa- nia w latach 2010-2020, dostrzeżono zmianę z biernej postawy pracodawców na początku tego okresu na coraz częściej aktywną czy proaktywną postawę doty- czącą rozpoznawania i respektowania interesów osób świadczących pracę. I tak w latach 2010-2014 zdiagnozowano przypadki deklaratywności pracodaw- ców, a pracobiorcy przejawiali bierną postawę w zakresie egzekucji interesów (np. zapewnienia wynagrodzenia, bezpiecznych i higienicznych warunków pra- cy, ochrony zatrudnienia). W latach 2015-2017 pojawiły się nie tylko deklara- tywne, ale również reaktywne postawy pracodawców względem rozpoznawania i respektowania interesów osób świadczących pracę, jak również reaktywne po- stawy pracobiorców względem egzekucji tych interesów. W okresie 2018-2020 nastąpiło aktywizowanie się postaw i zachowań pracobiorców związanych ze świadomością konieczności respektowania ich interesów, co przyczyniło się do aktywnych i proaktywnych postaw pracodawców [więcej w: Cierniak-Emerych, Gableta, 2022]. Temat HR Compliance jest aktualny ze względu na megatrend związany ze standaryzacją – ze stosowaniem procedur, jednolitych przejrzystych i możliwych do zastosowania w odniesieniu do zróżnicowanych problemów, w tym także procesów pracy. Na konieczność stosowania procedur personalnych duży wpływ ma prawo Unii Europejskiej, które coraz częściej odnosi się do najważniejszych kwestii zarządzania obszarem społecznym w przedsiębiorstwach [Szejniuk, 2018, s. 186-187]. Ostatnio nastąpiły duże zmiany w Kodeksie pracy, w życie weszły m.in. przepisy dyrektywy work-life balance oraz dyrektywy ws. przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy, co implikuje potrzebę dostosowania okre- ślonych procedur personalnych i ich weryfikację pod kątem zgodności. Co prawda wątek standardów w zarządzaniu zasobami ludzkimi nie jest tematem nowym [zob. Juchnowicz (red.), 2004], jednakże w świetle rosnącej liczby różnorodnych regulacji, wzrastającej świadomości menedżerów i pracowników z zakresu z prze- strzegania określonych standardów [zob. Cierniak-Emerych, Gableta, 2022] wy- maga ponownego przeanalizowania w kontekście HR Compliance. Temat HR Compliance wydaje się istotny nie tylko ze względu na naukową wartość poznawczą, ale także z uwagi na dostrzeżoną potrzebę praktyczną. Oka- zuje się bowiem, że firmy najrzadziej prowadzą procesy HR związane z etyką i compliance [Morawiec-Bartosik, 2022, s. 14]. Compliance nie jest jeszcze czymś powszechnym w polskiej rzeczywistości społeczno-gospodarczej, najczę- ściej pojawia się w firmach – spółkach z USA lub Europy Zachodniej, na ryn- kach regulowanych (w branży finansowej) i wybranych sektorach gospodarki (farmacja, telekomunikacja, transport) [zob. Eleryk, Piskorz-Szpytka, Szpytka, 2019, s. 31], chociaż w ostatnim czasie widać postępujące zmiany w tym zakre- sie [zob. Makowicz (oprac.), 2018]. Świadomi menedżerowie i specjaliści do- strzegają fakt, iż dzisiejsze relacje biznesowe, pracownicze są w coraz większym stopniu obarczone ryzykiem regulacyjnym i reputacyjnym, a stale zwiększająca się liczba norm prawnych i regulacji pozaprawnych wiąże się ze wzrostem ryzy- ka braku zgodności, także w obszarze HR [Sikorski, Kolmus (red.), 2019; TrendCamp HR Influencers, 2021; Warchał, 2021a]. HR Compliance ściśle wiąże się z jednej strony z ładem organizacyjnym, a z drugiej z zarządzaniem ryzykiem organizacyjnym. Tego ryzyka można sys- tematycznie unikać poprzez przestrzeganie wewnętrznych i zewnętrznych zasad, przepisów i polityk. Organizacje wykazują zgodne zachowanie, jeśli wszyscy pracownicy przestrzegają tych regulacji [Wald, Winterfeldt, 2012, s. 258-263]. To właśnie compliance umożliwia dopilnowanie, aby obowiązujące prawo, re- gulacje, zasady i standardy były adekwatnie odzwierciedlane w jasno i precyzyj- nie sformułowanych instrukcjach i procedurach wewnętrznych organizacji oraz aby te instrukcje i procedury były prawidłowo wdrażane [Marciniak, 2015, s. 200]. Analizując polski dorobek literaturowy z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi / zarządzania kapitałem ludzkim, dostrzeżono lukę badawczą wymaga- jącą uzupełnienia o treści dotyczące HR Compliance. Kategoria ta jest rzadko przywoływana, a jeśli już się pojawia, to najczęściej w kontekście audytu i con- trollingu funkcji personalnej w organizacjach [Marciniak, 2015; 2018]. W in- deksach rzeczowych podręczników z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi nie znaleziono haseł: „HR Compliance”, „ryzyko braku zgodności”, „zarządzanie zgodnością” [por. Pocztowski, 2018; Oczkowska (red.), 2019; Król, Ludwiczyń- ski (red.), 2023]. W zagranicznych podręcznikach tematykę tę ujmuje się w kontekście for- malnych mechanizmów kontrolnych i zarządzania wydajnością [Dowling, Festing, Engle, 2023, s. 154]. Analiza anglojęzycznych publikacji zawartych w akade- mickiej bazie ProQuest (stan na maj 2023 r.) wykazała różnice w realizacji ce- lów HR Compliance w zależności od lokalizacji geograficznej firm i krajowych regulacji. W publikacjach tych pojawiły się terminy: Compliance – Achieving HR Practices (CAHP), odnoszący się do zestawu praktyk HR, które wyraźnie kładą nacisk na zgodność z zasadami, regulacjami i standardowymi procedurami operacyjnymi [zob. Papadakis, 2018], Employment – Practices Compliance Sys- tem (EPCS) – system zgodności praktyk zatrudnienia, który pomaga korpora- cjom w integracji informacji i śledzeniu potrzeb szkoleń, zasobów ludzkich, zarządzania ryzykiem i działów prawnych [Thrasher, 2003, s. 64]. W zagranicznej literaturze przedmiotu zwraca się uwagę na związki HR Com- pliance z HR Governance. Wiele działań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi (a zwłaszcza zgodnością) w organizacjach ma charakter reaktywny, ustalony w celu zapobiegania, ograniczania lub łagodzenia ryzyka i zobowiązań związanych z niezgodnością. Jest zatem konieczne, żeby każda organizacja przeznaczała zasoby na proaktywne środki zgodności, takie jak polityka HR i procedury, a dział HR odchodził od tradycyjnych ról menedżera, aby stać się partnerem biznesowym i HR regulatorem poprzez instytucjonalizację ram zarzą- dzania zasobami ludzkimi [Grobler, Bezuidenhout, Hyra, 2014, s. 164]. Trzeba podkreślić, że w polskiej literaturze przedmiotu generalnie proble- matyka ryzyka związanego z zarządzaniem kapitałem ludzkim w organizacji pozostaje nadal słabo rozpoznana, chociaż w ostatnim czasie widać większe zainteresowanie tym tematem, o czym świadczą m.in. prace naukowe z ostatnich lat: Zarządzanie ryzykiem personalnym w jednostkach organizacyjnych sektora ubezpieczeń społecznych [Beściak, 2015], Ryzyko personalne w ZZL służb mar- ketingowych przedsiębiorstw farmaceutycznych [Wróblewski, 2016], Efektyw- ność metod diagnozy ryzyka personalnego i jej percepcja [Dudek, 2018], Zarzą- dzanie ryzykiem kadrowym w uczelniach publicznych (na przykładzie regionu łódzkiego) [Kapuścińska, 2018], Zarządzanie ryzykiem personalnym w przedsię- biorstwach sektora energetycznego [Pietruszewski, 2018], Ryzyko zarządzania zasobami ludzkimi w powiatowych szpitalach publicznych [Pawelec, 2023]. Na ryn- ku dostępne są również książki o ryzyku motywacyjnym w gospodarowaniu kapita- łem ludzkim w hotelarstwie [Tokarz-Kocik, 2017] czy zarządzaniu ryzykiem perso- nalnym w korporacjach energetycznych [Bylok, Kucęba, Pietruszewski, 2021]. W kontekście podjętego problemu badawczego na uwagę zasługują prace naukowe z ekonomii oraz nauk o zarządzaniu i jakości dotyczące nadużyć pra- cowniczych: Instrumenty ograniczania ryzyka nadużyć w przedsiębiorstwie [Pauch, 2014], Narzędzia kształtowania zachowań etycznych pracowników w za- rządzaniu organizacją [Michniak, 2015], Narzędzia kontrolingu wspomagające zarządzanie ryzykiem nadużyć pracowniczych [Śmiałek-Liszczyńska, 2022], definiowanych jako wykorzystanie zajmowanego stanowiska do osiągnięcia osobistej korzyści w drodze świadomego lub niewłaściwego wykorzystania za- sobów albo aktywów organizacji, a także do celowego bądź nieumyślnego działa- nia na szkodę organizacji bez względu na osiągnięcie korzyści przez pracownika [Śmiałek-Liszczyńska, 2022]. Nadużycia popełniane przez pracowników na szko- dę pracodawców [Pauch, Pawłowski, 2012, s. 823-829; Pauch, 2012a, s. 89-101] oraz działania nieetyczne [Lewicka, 2011, s. 101-118] mogą być źródłem dzia- łań non-compliance w organizacjach [por. Bogucka, 2022, s. 124-142]. Dokonana analiza piśmiennictwa wykazała, że problematyka compliance jest obecna w prawniczych opracowaniach, m.in. Compliance w przedsiębiorstwie [Makowicz, 2011], Unormowania compliance w korporacjach [Braun, 2017], Rola organów spółki kapitałowej w realizacji funkcji compliance [Jagura, 2017], Compliance w przedsiębiorstwie. Tworzenie i wdrożenie systemu compliance. Wybrane zagadnienia [Orlik i in., 2017], Systemy zarządzania zgodnością com- pliance w praktyce [Makowicz, Jagura (red.), 2020], Whistleblowing. Zgłaszanie nieprawidłowości w stosunkach zatrudnienia [Szewczyk, 2020b], Ochrona sygna- listów. Regulacje dotyczące osób zgłaszających nieprawidłowości [Baran, Ożóg (red.), 2021], Przewodnik po HR compliance [Bodziony i in., 2021], HR Com- pliance. Skuteczne wykrywanie nadużyć i zachowań niepożądanych [Barszczew- ska, Kibil, Żyłka (red.), 2022]. Prawne aspekty zarządzania zgodnością pojawia- ją się m.in. w procesach konstytuowania doskonałości systemów społecznej odpowiedzialności organizacji [Barcik, 2019; zob. Barcik, 2016; 2017; 2018]. Na gruncie nauk o zarządzaniu compliance jest relatywnie nowym i słabo zbadanym instrumentem [Barcik, 2019, s. 87]. Uznano zatem, że warto dokonać transferu zagadnień prawniczych do nomenklatury zarządzania zasobami ludz- kimi i dowiedzieć się, jaki jest poziom świadomości menedżerów i specjalistów ds. HR w tym zakresie. W świetle obecnego stanu wiedzy w zakresie podjętej problematyki mamy do czynienia z istotnym polem do eksploracji naukowej, a niniejsza praca dotyczy słabo rozpoznanego obszaru badawczego, który nie jest wystarczająco zbadany teoretycznie i empirycznie. Przedmiotem badania uczyniono więc HR Compliance. Ogólnym celem teoretycznym monografii jest próba usystematyzowania dotychczasowego dorobku naukowo-badawczego dotyczącego HR Compliance. Jego pochodną stanowią trzy zasadnicze szczegółowe cele. Wiązka celów teo- riopoznawczych zawiera: – przegląd i systematyzację literatury przedmiotu w kierunku eksplikacji poję- cia HR Compliance, – wskazanie powiązania HR Compliance z ryzykiem personalnym i innymi ryzykami związanymi z działalnością organizacyjną, – określenie uwarunkowań wprowadzenia HR Compliance w organizacjach, – przedstawienie HR Compliance jako narzędzia zarządzania ryzykiem perso- nalnym oraz etapów zarządzania ryzykiem braku zgodności w obszarze HR. Cele empiryczne wiążą się: – ze zidentyfikowaniem dominujących postaw zarządzających wobec ryzyka, – z określeniem źródeł ryzyka personalnego po stronie pracodawcy (członków zarządu, kadry kierowniczej) i zatrudnionych pracowników, – z oceną systemu HR Compliance w organizacji, w tym systemu zgłaszania nieprawidłowości, – z ustaleniem występujących strat w wyniku ryzyka związanego z czynnikiem ludzkim, – z oceną znajomości problematyki zarządzania ryzykiem personalnym i HR Compliance. Cele utylitarne z kolei obejmują: – sformułowanie propozycji i zaleceń dotyczących HR Compliance w organi- zacjach, – upublicznienie wyników badań mających na celu wzrost wiedzy z zakresu zarządzania ryzykiem personalnym. Opracowanie powstało z wykorzystaniem następujących metod badaw- czych: – krytycznej analizy literatury przedmiotu, dostępnych badań dotyczących ryzy- ka personalnego, – sondażu diagnostycznego przeprowadzonego wśród specjalistów i menedże- rów ds. personalnych zatrudnionych w różnych branżach w Polsce (z wyko- rzystaniem wspomaganej komputerowo ankietowej techniki gromadzenia da- nych – CAWI, oraz wspomaganego komputerowo wywiadu telefonicznego – CATI), – metod statystycznych służących analizie uzyskanych wyników badania empi- rycznego. Na podstawie zidentyfikowanych przesłanek i na potrzeby badania posta- wiono następujące pytania badawcze: 1. Jakie dominują postawy zarządzających wobec ryzyka? 2. Jakie są główne źródła ryzyka personalnego w obszarze HR Compliance po stronie pracodawcy i zatrudnionych pracowników? 3. Jaka jest ocena HR Compliance oraz systemu zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach? 4. Czy badani różnią się w ocenach HR Compliance przy wzięciu pod uwagę wielkości zatrudnienia w firmie, formy własności i branży, w której pracują? 5. Jaka jest znajomość problematyki zarządzania ryzykiem personalnym, w tym HR Compliance, wśród specjalistów, menedżerów i dyrektorów personalnych? Podjęta w niniejszej pracy tematyka mieści się w jednej z subdyscyplin nauk o zarządzaniu i jakości, a mianowicie w zarządzaniu zasobami ludzki- mi, i swoim zakresem teoretycznych rozważań i wyników badania empiryczne- go nawiązuje do poziomu strategicznego (nadzór korporacyjny), poziomu opera- cyjnego (zachowania organizacyjne) i poziomu funkcjonalnego (zarządzanie zasobami ludzkimi). Z uwagi na kryterium typów organizacji osadzona jest za- równo w zarządzaniu organizacjami gospodarczymi, jak i w zarządzaniu pu- blicznym i organizacjami pozarządowymi (NGO) [por. Cyfert i in., 2014, s. 37-48]. Podjęty temat wpisuje się w nurt badań Katedry Zarządzania Organizacjami Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, gdzie rozwijany jest kierunek rozwa- żań związany z czynnikami ryzyka personalnego – szansami i zagrożeniami zarzą- dzania zasobami ludzkimi, skutkującymi kreacją bądź deprecjacją kapitału ludz- kiego. Prekursorem tej idei jest Profesor Anna Lipka [2002], która od początku pierwszej dekady XX w. konsekwentnie rozwija szkołę ryzyka personalnego [zob. Lipka, Zbierowski, Waligóra, 2021, s. 39]. Dotychczasowe wyniki badań z tego obszaru [np. Lipka i in., 2014; Lipka, Waszczak, 2017] zostają wzboga- cone o kwestie HR Compliance. Monografia stanowi aktualne kompendium wiedzy na temat ryzyka perso- nalnego, wnosząc wkład do nurtu badań związanych z szansami i zagrożeniami zarządzania zasobami ludzkimi. Książka wypełnia lukę na rynku wydawniczym, bowiem brakuje publikacji zwartej, łączącej zagadnienia z zakresu HR Com- pliance i zarządzania ryzykiem personalnym. Literatura przedmiotu z zakresu HR Compliance w Polsce jest uboga i dominuje w niej perspektywa prawna. W niniejszej monografii podjęto próbę spojrzenia na tę tematykę z perspektywy zarządczej oraz nauk o zarządzaniu i jakości. Przedmiot rozważań ujęto w czterech rozdziałach. W rozdziale pierwszym dokonano eksplikacji pojęcia ryzyka, charakteryzując je w kontekście indywidu- alnym, społecznym i organizacyjnym, ze szczególnym uwzględnieniem zagad- nienia globalnego ryzyka w popandemicznej rzeczywistości. Ujęto w nim wnioski dotyczące konieczności wprowadzania w organizacjach HR Compliance i rozwi- jania koncepcji Governance Risk Compliance. W rozdziale drugim scharakte- ryzowano ryzyko personalne i przedstawiono relacje: ryzyko braku zgodności – ryzyko osobowe – ryzyko personalne – ryzyko zawodowe w modelu ryzyka związanego z czynnikiem ludzkim. W rozdziale tym dokładnie zdefiniowano pojęcie Compliance Risk. Rozdział trzeci dotyczy znaczenia HR Compliance, rozwiązań organizacyjnych systemu zarządzania zgodnością, procesu zgłaszania nadużyć i zachowań niepożądanych oraz etapów zarządzania ryzykiem braku zgodności w obszarze HR. W rozdziale czwartym przedstawiono wyniki wła- snego badania empirycznego dotyczącego współczesnych generatorów ryzyka personalnego, praktyk HR Compliance oraz systemu zarządzania ryzykiem bra- ku zgodności w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim z perspektywy osób zatrudnionych w działach personalnych. Książka skierowana jest do kadry zarządzającej w działach personalnych oraz specjalistów zajmujących się zarządzaniem ryzykiem braku zgodności w procesach zarządzania zasobami ludzkimi / kapitałem ludzkim. Mogą do niej sięgnąć zarówno praktycy (np. konsultanci biznesu), jak i teoretycy zaintereso- wani zarządzaniem ryzykiem personalnym. Profil czytelniczy odbiorców może być także poszerzony o studentów studiów z zakresu zarządzania, ekonomii, socjologii, prawa. Serdeczne podziękowania Autorka składa recenzentce wydawniczej Pani Profesor dr hab. Dagmarze Lewickiej z Wydziału Zarządzania Akademii Górni- czo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie, której cenne rekomendacje i konstruktywne uwagi pozwoliły na udoskonalenie wersji monografii i osta- teczny jej kształt. Szczególne podziękowanie Autorka kieruje również do Pani Profesor zw. dr hab. Anny Lipki, której naukowa fascynacja ryzykiem personal- nym i umiejętność jej zaszczepienia u innych zainspirowały Autorkę do opraco- wania niniejszej książki.