Access to historic census data in Canada: a comparative analysis
Authors: Flaherty David H. 
Published: January 2008

Abstract. Statistical agencies are vitally concerned with protection of confidentiality in order to maintain high response rates to national surveys. Researchers are thus confronted with restrictions when seeking access to historic census records which are seventy‐five to one hundred years or more old. A bill passed by the House of Representatives in 1976 represents the leading American effort to come to grips with this basic problem. Its purpose was to make census schedules available for medical, genealogical, and historical research after the passage of fifty to seventy‐five years. Despite the defeat of this bill in the Senate, the 1952 agreement, whereby the National Archives agreed with the Bureau of the Census to release census information after the lapse of seventy‐two years, remains in effect. Access to census schedules occurs under controlled conditions.

Statistics Canada has adopted a policy of strict confidentiality for censuses after 1871. The Canadian Statistics Act of 1918 contained a strict secrecy clause prohibiting the use of information outside the statistical organization, which Statistics Canada applies retroactively. Opposition to this position has arisen from a variety of sources. A system is needed whereby historic census data can be released for research and statistical purposes, while maintaining the right to individual privacy. The availability of U.S. census records has illustrated that this can be done without negative results. The type of controls exercised by the National Archives in the United States would seem to be a useful model.

Statistics Canada should be willing to follow the lead of other Western nations in permitting access to census records after a period of seventy‐five years. Some types of research require access to individual census returns in identifiable form. An amendment to the secrecy clause of the 1971 Statistics Act may be necessary for censuses taken after 1918. At any rate, action must be taken by Statistics Canada or the research community will have to take strong initiatives towards a reasonable solution. This would be in line with the increasing trend in English‐speaking countries towards freedom of information, as well as a reduction in absolute secrecy.

Sommaire. Pour les organismes chargés des statistiques, la protection du caractère confidentiel des données est une préoccupation vitale s'ils veulent mainte nir un pourcentage élevé de réponses à des enquětes nationales. Les chercheurs se heurtent done à des restrictions měme lorsqu'ils demandent l'accès à des recensements vieux de soixante‐quinze à cent ans. En 1976, la Chambre des Représentants vota un projet de loi qui représente le principal effort des Etats‐Unis pour trouver une solution à ce problème fondamental. Son but était de rendre accessibles pour les fins de la recherche médicale, généalogique et historique tous les recensements après une période de cinquante à soixante‐quinze ans. Ce projet de loi fut rejeté par le Sénat, mais, néanmoins, l'accord conclu en 1952 entre les Archives nationales et le Bureau des recensements rendant publics ces renseignements après une période de soixante‐douze ans reste en vigueur. L'accès à ces recensements est soumis à des conditions strides.

Statistique Canada a adopté une politique qui protège strictement le caractère confidentiel des recensements effectués après 1871. La loi canadienne sur la Statistique de 1918 contenait une clause assurant le secret et qui interdisait l'usage de l'information en dehors de l'organisatìon de la Statistique, clause que Statistique Canada applique rétroactivement. L'opposition à cette politique a surgi de différents c&#x006f;&#x030c;tés. Il faudrait un système qui permette l'accès aux données statistiques historiques à des fins de recherche et de Statistique, tout en maintenant le droit des individus au caractère confidentìel des renseignements fournis. L'accessibilité aux dossiers de recensement américains a prouvé que cela était possible, sans consequences défavorables. Le genre de contr&#x006f;&#x030c;le exercé par les Archives nationales aux Etats‐Unis semblerait un modèle utile, en particulier pour protéger les données des recensements.

Statistique Canada devrait ětre prět à suivre l'exemple d'autres nations occidentales et permettre l'accès aux recensements après une période de soixante‐quinze ans. Certains types de recherche nécessitent l'accès aux déclarations individuelles sous une forme identifiable. Un amendement à la clause sur le secret de la loi de 1971 serait peut‐ětre nécessaire pour les recensements d'après 1918. Dans tous les cas, Statistique Canada devra agir ou bien les chercheurs se verront forcés de faire des démarches énergiques en vue d'une solution raisonnable. Cette évolution serait conforme aux tendances actuelles, dans les pays anglophones, en faveur de la liberté de l'information ainsi et de la reduction du secret absolu.