Organization of electronic document flow in the management accounting system in a telecommunications company
Authors: Кислая И.А. , Чечелова В.Г. 
Published: August 2024

Введение. Работа посвящена исследованию проблем развития системы электронного документооборота с помощью автоматизированных систем и расширения сферы его применения в системе управленческого учета в телекоммуникационной компании ПАО «ВымпелКом» под торговой маркой «билайн». Ввиду существенного повышения требований к скорости обмена документацией в современных реалиях поднимаются вопросы оптимизации электронного документооборота и повышения эффективности его влияния на деятельность компаний. Несмотря на наличие информации по данному вопросу, остается нерешенным множество аспектов одновременно с формированием новых в условиях импортозамещения, директивных требований и повышения потребности у хозяйствующих субъектов. Материалы и методы. В ходе проведения данного исследования использовался системный подход, который реализован на основе критического анализа монографических исследований и научных статей, обобщения, а также структурированного построения данных. Выводы и результаты исследования сформировались на основе критического анализа организации системы электронного оборота в системе управленческого учета компании ПАО «ВымпелКом». Результаты исследования. В статье приведена практика успешной трансформации документооборота в электронную форму на примере телекоммуникационной компании. Выделены четыре ключевые функции электронного документооборота, совершенствование которых необходимо для процесса трансформации системы электронного взаимодействия в управленческом учете. Отмечается, что процесс такой трансформации будет продолжаться достаточно длительное время по объективным причинам. Подчеркнуто, что в результате перехода на электронную систему обмена документами появляются положительные моменты ввиду того, что ряд органов государственной власти декларировали избавление от бумажного документооборота, а для банковской системы наблюдается экономия издержек за счет повышения электронной составляющей в процессе обмена информацией. Авторы предполагают, что ввиду значительной технической составляющей процесса, а также человеческого фактора в части разработки интерфейса, интерпретации и проверки результатов технических заданий итоговые технические решения могут не в полной мере отвечать потребностям максимизации эффективности документооборота и поддержки пользователей. Обсуждение и заключения. Проведенное исследование позволило сделать вывод о том, что успешная трансформация документооборота в электронную форму может быть достигнута с использованием графических инструментов, подсистем маршрутизации документов в рамках управления бизнес-процессами, а также с помощью роботизации процессов и реализации конструктора документации с распознаванием рукописной/сканированной формы документов. Использование вышеперечисленных методов позволит значительно снизить существенную часть затрат, а также минимизировать количество вводимой человеком информации в систему при формировании итогового результата (документа).

Introduction. The work is devoted to the study of the development of an electronic document management system using automated systems and the expansion of the scope of its application in the management accounting system in the telecommunications company PJSC VimpelCom under the Beeline trademark. Due to the significant increase in requirements for the speed of document exchange in modern realities, questions are being raised about optimizing electronic document flow and increasing the efficiency of its impact on the activities of companies. Despite the availability of information on this issue, many aspects remain unresolved along with the formation of new ones in the conditions of import substitution, policy requirements and increased needs among business entities. Materials and methods. When writing the article, a systematic approach was used based on the analysis of monographic studies and scientific articles, generalization, as well as structured construction of data. Results. The article discusses a successful example of transforming document flow into electronic form using the example of a telecommunications company. Four key functions of electronic document management are identified, the improvement of which is necessary for the process of transformation of the electronic interaction system in management accounting. It is noted that the process of such transformation will continue for quite a long time for objective reasons. It is emphasized that as a result of the transition to an electronic document exchange system, there are positive aspects, such as the fact that a number of government bodies have declared getting rid of paper document flow, and for the banking system there are cost savings due to an increase in the electronic component in the information exchange process. The author assumes that due to the significant technical component of the process, as well as the human factor in terms of interface development, interpretation and verification of the results of technical specifications, the final technical solutions may not fully meet the needs of maximizing the efficiency of document flow and user support. Discussion and conclusions. The conducted research allowed us to conclude that the successful transformation of document flow into electronic form can be achieved using graphical tools, document routing subsystems within the framework of business process management, as well as robotization of processes and the implementation of a documentation designer with recognition of handwritten/scanned forms of documents. Using the above methods will significantly reduce a significant part of the costs, as well as minimize the amount of information entered by a person into the system and the formation of the final result (document).