Uso de Dashboards para otimização da gestão da cadeia de suprimentos de equipamentos odontológicos da Rede Orgânica de Saúde da Polícia Militar de Minas Gerais
Authors: Silva Fernando Costa da , Narciso Robson Silva , Seabra Rodrigo Costa , Simões Aires Fernando Moreira , Gomes Igor Kaiser Garcia 
Published: January 2024

Introdução: A gestão da cadeia de suprimentos e equipamentos médico/odontológicos desempenha um papel crucial na eficiência e funcionalidade de qualquer serviço de saúde. Garantir a estrutura logística e a disponibilidade oportuna e constante de equipamentos essenciais é fundamental para o bom funcionamento das unidades de atenção, permitindo que os profissionais possam propiciar serviços de qualidade aos usuários. À medida que ocorre a obsolescência na vida útil principalmente dos equipamentos odontológicos, observa-se o aumento da frequência da necessidade de manutenções corretivas, na sua indisponibilidade e até mesmo na paralisação de alguns serviços de saúde levando à redução da produtividade potencial dos profissionais  e consequente aumento dos custos. O relato de experiência que se segue mostra como foram utilizados dashboards para otimizar a gestão da cadeia de suprimentos de equipamentos odontológicos na rede orgânica de saúde da PMMG. Descrição do Caso: Em estudo da situação dos equipamentos em uso na rede orgânica da PMMG, foi possível identificar que, há cerca de 17 anos, foi realizado um significativo investimento na infraestrutura da rede orgânica da PMMG, que implicou na aquisição de vários equipamentos médicos e odontológicos em um curto período. Tal investimento trouxe um reflexo presente: a grande maioria dos equipamentos odontológicos adquiridos nesse período estão atingindo a obsolescência concomitante, vez que a vida útil desses equipamentos, segundo critérios definidos na tabela de vida útil e valor residual da Secretaria do Tesouro Nacional (BRASIL, 2020), utilizada como referência em nosso estudo, é de 15 anos. Com o atingimento da obsolescência desses equipamentos, foi observado o aumento da frequência da necessidade de manutenções corretivas, o que implicou na indisponibilidade de alguns equipamentos até que sejam manutenidos, paralisação de alguns serviços de saúde devido à indisponibilidade de equipamentos, redução da produtividade potencial dos profissionais das UAPS e aumento das despesas de manutenção de equipamentos. Segundo dados levantados do SIAFI/MG, no curto período de 2019 a 2021 foi observado um aumento de 55,7% no custo anual de manutenção de equipamentos das UAPS. Outro levantamento realizado com base no banco de dados do Sistema de Gestão de Saúde da PMMG (SIGS) apontou uma projeção de aumento na quantidade de horas de paralisação profissionais de saúde devido à indisponibilidade dos equipamentos em um único ano, de 34%, do ano de 2021 para 2022. A identificação do aumento da paralisação dos profissionais de saúde se tornou um dado relevante. O estudo de GOMES (2023), focado na gestão de custo das UAPS da PMMG, apontou que 94% do custo dos serviços prestados pelas UAPS constitui-se no custo de pessoal. O que se conclui do estudo é que os profissionais de saúde são o nosso principal ativo e proporcionar condições adequadas para que esses profissionais possam trabalhar e produzir tornou-se o objetivo principal das iniciativas de gestão que se seguiram. Diante dos desafios enfrentados, preocupou-se não apenas em renovar os equipamentos odontológicos obsoletos, como também, atuar dentro do conceito de cadeia de suprimentos de forma a garantir uma otimização da aquisição, distribuição, manutenção e destinação final dos equipamentos obsoletos. Segundo Ballou (2006, p. 67), “a estratégia logística normalmente se desenvolve em torno de três objetivos principais: redução de custos, redução de capital e melhoria de serviços.” As iniciativas de gestão implementadas no Sistema de Saúde da PMMG visam melhorias de desempenho nessas três frentes. Desta forma, foi realizado um estudo, que utilizou-se  de dados dos Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços (SIAD) para criar uma metodologia de acompanhamento da vida útil dos bens patrimoniais para fins de planejamento da substituição desses bens antes que a sua manutenção se torne demasiadamente dispendiosa para o Estado e antes que o equipamento comece a baixar com frequência ou baixe definitivamente, dando causa à paralisação dos trabalhos dos profissionais de saúde. Após estabelecerem-se critérios técnicos da quantidade ideal de equipamentos necessários para o funcionamento de cada UAPS, de acordo com o efetivo existente em cada uma delas, foi possível identificar quantos são e onde estão os equipamentos obsoletos e ainda o déficit de equipamentos a serem adquiridos. Com base em dados do sistema foi também identificado onde estavam os equipamentos em bom estado que estavam ociosos, que foram remanejados para outras unidades onde eram necessários, reduzindo a necessidade de investimentos na aquisição de equipamentos. Após o levantamento desses dados, foi criado um dashboard que é atualizado automaticamente com o banco de dados extraído do SIAD, que fornece ao gestor dados em tempo real de quantidade de equipamentos em uso, idade média dos equipamentos, quantidade de equipamentos em uso obsoletos, e a quantidade de equipamentos que irão se tornar obsoletos no curto prazo (2 anos). O objetivo é auxiliar o gestor a acompanhar a vida útil desses equipamentos e planejar a necessidade de aquisição de equipamentos a cada exercício financeiro, substituindo os equipamentos obsoletos antes que eles tenham o seu custo de manutenção elevado e dêem causa à paralisação dos profissionais de saúde. Considerações Finais: O trabalho realizado visou apresentar uma série de iniciativas de gestão realizadas na rede orgânica de saúde da PMMG, dentro de uma visão mais holística da gestão, calcado no conceito de gestão de cadeia de suprimentos (BALLOU, 2006). As iniciativas se preocuparam não só em renovar os equipamentos obsoletos existentes, como também em padronizar a qualidade dos equipamentos a serem adquiridos, em estabelecer rotinas e fluxos para a manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos em uso e a destinação final dos equipamentos após o fim de sua vida útil. Pode-se concluir que este trabalho resultou em expressiva melhoria na gestão de processos, culminando na criação de uma ferramenta importante para a sustentabilidade e economicidade do Sistema de Saúde da PMMG proporcionando uma gestão cada vez mais moderna, eficaz e eficiente. A coordenação eficiente dessa cadeia de suprimentos assegura que os equipamentos necessários estejam prontamente disponíveis, contribuindo para a manutenção da saúde e bem-estar dos policiais e, por extensão, para o cumprimento eficiente das responsabilidades da PMMG em relação à segurança pública.