E-administracja, czyli cyfryzacja usług publicznych w Europie i w Polsce – nowa rola operatorów pocztowych?
Authors:   Instytut Pocztowy, Romejko-Borkowska Anna 
Published: January 2025

Rozwój e-administracji (e-government, e-państwo, e-urząd) to naturalny etap usprawniania komunikacji państwa z obywatelem w dobie Internetu, wiążący się ściśle z szeroką modernizacją istniejącej w danym państwie infrastruktury i standaryzacją stosowanych systemów, a także z ogólną poprawą jakości świadczonych w tym obszarze usług. To także źródło ogromnych oszczędności i sposób na ochronę środowiska naturalnego. Wejście w życie z początkiem 2016 roku rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania publicznego w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (tzw. rozporządzenie eIDAS) usprawnia sposób uwierzytelniania oraz podpisywania dokumentów elektronicznych, a tym samym otwiera drogę do stworzenia w Polsce sprawnego cyfrowego obiegu korespondencji urzędowej. W ostatnich latach w Europie w ramach cyfryzacji usług publicznych pojawiło się wiele systemów informatycznych mających stanowić nowoczesny odpowiednik tradycyjnej usługi pocztowej. Usługi te, znane jako „cyfrowe skrzynki pocztowe”, „cyfrowe skrytki” czy też „certyfikowana poczta elektroniczna”, są wykorzystywane przez rządy poszczególnych państw europejskich do prowadzenia korespondencji i wymiany dokumentów z obywatelami. „Cyfrowe skrzynki” – z założenia – oferują rozwiązanie tanie (tańsze niż tradycyjna korespondencja), bezpieczne (o wysokim stopniu bezpieczeństwa informacji przechowywanych w skrzynkach), łatwo dostępne (via Internet), użyteczne (w zależności od pojemności przestrzeni dyskowej danego systemu możliwe jest zarządzanie zawartością skrzynki) oraz prawnie wiążące (dostarcza bowiem dowodów na odbiór i wysyłkę dokumentów oraz zapewnia autentyczność ich pochodzenia). W wielu państwach Unii Europejskiej naturalnym partnerem dla administracji publicznej do obsługi poczty cyfrowej stali się pocztowi operatorzy narodowi lub wywodzący się ze struktur państwowych. Z perspektywy polskich uwarunkowań oraz potrzeb wytworzenia nowego, kompleksowego modelu e-administracji interesujący wydaje się model czeski jako przykład kooperacji pocztowego operatora narodowego z administracją państwową. W ramach tej współpracy powstał między innymi łatwy dostęp do usług administracji publicznej poprzez punkty kontaktowe w sieci Poczty Czeskiej. W punktach pocztowych można otrzymać uwierzytelnione wyciągi z wielu rejestrów administracji publicznej lub formularze, np. wyciąg z rejestru gruntów, z rejestru podmiotów gospodarczych czy z rejestru karnego. Aktualnie w Polsce coraz wyraźniejsza jest tendencja ze strony rządowej do zaangażowania polskiego operatora narodowego – Poczty Polskiej – w proceder krajowej cyfryzacji administracji publicznej. W ramach „pierwszego kroku” zawarte zostało porozumienie z Pocztą Polską i jej spółką zależną Pocztą Polską Usługi Cyfrowe o strategicznej współpracy w obszarze cyfryzacji państwa. Umowa dotyczyła integracji systemów informatycznych administracji, z których korzystają obywatele, z pocztową platformą Envelo, czyli stworzoną przez Pocztę Polską skrzynką do komunikacji elektronicznej. Adaptując rozwiązanie czeskie na grunt polski, platforma Envelo miałaby za zadanie umożliwić wdrożenie projektu e-skrzynki (na wzór czeskiej Datove Schranky), która przejęłaby na siebie znaczą część korespondencji między administracją a obywatelem (G2C), biznesem i administracją (G2B) oraz samą administracją (G2G), realizowanej dotychczas w formie tradycyjnej przesyłki listowej rejestrowanej. Docelowo, poprzez placówki pocztowe i doręczycieli oraz z użyciem urządzeń mobilnych, za pośrednictwem których ułatwiony miałby zostać dostęp do profilu zaufanego, korespondencja papierowa miałaby być doręczana elektronicznie (na komputer, telefon, laptop), bez konieczności odbierania jej w placówce pocztowej. Placówki pocztowe w takim modelu odgrywałyby rolę dopełniającą i byłyby miejscem uzyskania dostępu do różnego rodzaju dokumentów urzędowych, np. zaświadczeń. Niestety obecnie wynikająca w ww. porozumienia współpraca nie jest realizowana.