Quyết định 14/2005/QĐ-BNV
Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV Về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ
Ngày hiệu lực: 2005-02-04
Tình trạng: Hết hiệu lực toàn bộ

BỘ NỘI VỤ


	

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc





Số: 14/2005/QĐ-BNV

	

Hà Nội, ngày 06 tháng 1 năm 2005

 

QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ 

Về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Căn cứ Luật Thống kê ngày 17 tháng 6 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Sau khi có ý kiến thẩm định của Tổng cục Thống kê tại Văn bản số 910/TCTK-PPCĐ ngày 20 tháng 12 năm 2004;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ áp dụng đối với các cơ quan tổng hợp số liệu từ báo cáo thống kê cơ sở, biểu mẫu và bản hướng dẫn đính kèm.

Điều 2. Nội dung báo cáo thống kê tổng hợp

Nội dung báo cáo thống kê tổng hợp thực hiện theo biểu mẫu và bản hướng dẫn kèm theo Quyết định này.

Điều 3. Đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp

Đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp bao gồm:

1. Phòng Lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (Sau đây gọi chung là Bộ);

2. Lưu trữ các Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện.... thuộc Bộ;

3. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Sau đây gọi chung là tỉnh);

4. Lưu trữ UBND các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Sau đây gọi chung là huyện);

Điều 4. Kỳ hạn báo cáo, ngày báo cáo và chế độ gửi báo cáo;

- Kỳ hạn báo cáo: NĂM.

- Ngày gửi báo cáo và chế độ gửi báo cáo:

1. Lưu trữ các Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện... thuộc Bộ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Phòng Lưu trữ Bộ vào ngày 31 tháng 01 năm sau;

2. Phòng Lưu trữ các Bộ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau;

3. Lưu trữ UBND các huyện tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Trung tâm Lưu trữ tỉnh vào ngày 31 tháng 01 năm sau;

4. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau.

Điều 5. Tổ chức thực hiện

1. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp quy định tại Điều 1. In ấn, phát hành tài liệu, biểu mẫu đến các Bộ, các doanh nghiệp Nhà nước và UBND các tỉnh.

Điều 6. Quyết định này thay thế Quyết định Liên Bộ số 149/QĐ-CLT-TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước - Tổng cục Thống kê về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Điều 7. Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

 

	

BỘ TRƯỞNG

(Đã ký)

Đỗ Quang Trung

Biểu số: 01/TH

Ban hành kèm theo Quyết định
số 14/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

	

BÁO CÁO THỐNG KÊ
TỔNG HỢP CÔNG TÁC
VĂN THƯ

Kỳ báo cáo: Năm...............

	

Đơn vị báo cáo:

..................................

..................................

Đơn vị nhận báo cáo

..................................

...................................

 

Nội dung báo cáo

	

Đơn vị tính

	

Số lượng




A

	

B

	

01




Tổng số đơn vị trực thuộc

	

Đơn vị

	

 




Tổng số đơn vị báo cáo

	

Đơn vị

	

 




I. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




1. Tổ chức văn thư cơ quan

	

 

	

 




- Phòng văn thư

	

Phòng

	

 




- Tổ văn thư

	

Tổ

	

 




- Bộ phận văn thư

	

Bộ phận

	

 




2. Nhân sự làm công tác văn thư

	

 

	

 




- Tổng số:

	

Người

	

 




Trong đó: + Nữ

	

Người

	

 




+ Kiêm nhiệm các công tác khác

	

Người

	

 




- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ

	

 

	

 




+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

	

Người

	

 




+ Trên Đại học khác

	

Người

	

 




+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

	

Người

	

 




+ Đại học khác

	

Người

	

 




+ Trung cấp văn thư, lưu trữ

	

Người

	

 




+ Trung cấp khác

	

Người

	

 




+ Sơ cấp

	

Người

	

 




- Ngạch CCVC văn thư

	

 

	

 




+ Nhân viên văn thư

	

Người

	

 




+ Cán sự văn thư

	

Người

	

 




+ Chuyên viên văn thư

	

Người

	

 




+ Chuyên viên chính văn thư

	

Người

	

 




+ Chuyên viên cao cấp văn thư

	

Người

	

 




- Độ tuổi

	

 

	

 




+ Dưới 25

	

Người

	

 




+ Từ 25 đến 35

	

Người

	

 




+ Từ 36 đến 45

	

Người

	

 




+ Từ 46 đến 55

	

Người

	

 




+ Trên 55

	

Người

	

 




II. Quản lý văn bản đi, đến

	

 

	

 




1. Tổng số văn bản đi (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

Văn bản

	

 




Trong đó: Văn bản quy phạm pháp luật

	

Văn bản

	

 




2. Tổng số văn bản đến (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

Văn bản

	

 




3. Hình thức quản lý văn bản đi, đến (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Tổng số cơ quan, đơn vị quản lý văn bản bằng sổ

	

Cơ quan, đơn vị

	

 




- Tổng số cơ quan, đơn vị ứng dụng CNTT để quản lý văn bản

	

Cơ quan, đơn vị

	

 




III. Lập hồ sơ hiện hành

	

 

	

 




- Tổng số hồ sơ đã lập trong năm (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

Hồ sơ

	

 




- Tổng số cơ quan, đơn vị có Danh mục hồ sơ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

Cơ quan, đơn vị

	

 




IV. Trang thiết bị dùng cho văn thư cơ quan (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




1. Máy vi tính

	

Chiếc

	

 




2. Máy in

	

Chiếc

	

 




3. Máy photocopy

	

Chiếc

	

 




4. Máy FAX

	

Chiếc

	

 

 

Người lập biểu

(Ký, họ và tên)

	

Ngày......tháng......năm........

Thủ trưởng cơ quan

(Ký, họ và tên, đóng dấu)

Biểu số: 02/TH

Ban hành kèm theo
Quyết định
số 14/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

	

BÁO CÁO THỐNG KÊ
TỔNG HỢP CÔNG TÁC
LƯU TRỮ

Kỳ báo cáo: Năm...............

	

Đơn vị báo cáo:

...................................

...................................

Đơn vị nhận báo cáo

...................................

...................................

 

Nội dung báo cáo

	

Đơn vị tính

	

Số lượng




A

	

B

	

01




Tổng số đơn vị trực thuộc

	

Đơn vị

	

 




Tổng số đơn vị báo cáo

	

Đơn vị

	

 




I. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




1. Tổ chức lưu trữ

	

 

	

 




- Tổng số Trung tâm lưu trữ

	

Trung tâm

	

 




- Tổng số Trung tâm Thông tin - Lưu trữ

	

Trung tâm

	

 




- Tổng số Phòng lưu trữ

	

Phòng

	

 




- Tổng số Tổ lưu trữ

	

Tổ

	

 




- Tổng số Bộ phận lưu trữ

	

Bộ phận

	

 




2. Nhân sự làm công tác lưu trữ

	

 

	

 




- Tổng số:

	

Người

	

 




Trong đó: + Nữ

	

Người

	

 




+ Kiêm nhiệm các công tác khác

	

Người

	

 




- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ

	

 

	

 




+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

	

Người

	

 




+ Trên Đại học khác

	

Người

	

 




+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

	

Người

	

 




+ Đại học khác

	

Người

	

 




+ Trung cấp văn thư, lưu trữ

	

Người

	

 




+ Trung cấp khác

	

Người

	

 




+ Sơ cấp

	

Người

	

 




- Ngạch CCVC lưu trữ

	

 

	

 




+ Kỹ thuật viên lưu trữ

	

Người

	

 




+ Lưu trữ viên trung cấp

	

Người

	

 




+ Lưu trữ viên

	

Người

	

 




+ Lưu trữ viên chính

	

Người

	

 




+ Lưu trữ viên cao cấp

	

Người

	

 




- Độ tuổi

	

 

	

 




+ Dưới 25

	

Người

	

 




+ Từ 25 đến 35

	

Người

	

 




+ Từ 36 đến 45

	

Người

	

 




+ Từ 46 đến 55

	

Người

	

 




+ Trên 55

	

Người

	

 




II. Tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




1. Tài liệu hành chính

	

 

	

 




- Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ

	

Phông/sưu tập

	

 




Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh

	

Phông/sưu tập

	

 




- Tổng số mét giá tài liệu

	

Mét

	

 




Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

	

Hồ sơ/đvbq

	

 




+ Quy ra mét giá tài liệu

	

Mét

	

 




2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật

	

 

	

 




- Tổng số công trình/đề tài

	

Công trình/đề tài

	

 




Trong đó: Tổng số công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh

	

Công trình/đề tài

	

 




- Tổng số mét giá tài liệu

	

Mét

	

 




Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

	

Hồ sơ/đvbq

	

 




+ Quy ra mét giá

	

Mét

	

 




3. Tài liệu chuyên môn

	

 

	

 




4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

	

 

	

 




- Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ

	

Phông/sưu tập

	

 




Trong đó: Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh

	

Phông/sưu tập

	

 




- Tổng số mét giá tài liệu

	

Mét

	

 




Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

	

Hồ sơ/đvbq

	

 




+ Quy ra mét giá tài liệu

	

Mét

	

 




5. Tài liệu nghe nhìn

	

 

	

 




a) Tài liệu ghi hình

	

 

	

 




- Tổng số bộ phim / đoạn phim

	

Bộ/đoạn

	

 




- Tổng số cuộn phim

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng Video

	

Cuộn

	

 




- Tổng số đĩa

	

Đĩa

	

 




- Quy ra giờ chiếu

	

Giờ

	

 




Trong đó: + Đã thống kê biên mục

	

Giờ

	

 




b) Tài liệu ghi âm

	

 

	

 




- Tổng số cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)

	

Cuộn

	

 




- Tổng số đĩa

	

Đĩa

	

 




- Quay ra giờ nghe

	

Giờ

	

 




Trong đó: + Đã thống kê biên mục

	

Giờ

	

 




c) Tài liệu ảnh

	

 

	

 




- Tổng số phim (gốc hoặc sao thay gốc)

	

Chiếc

	

 




Trong đó: + Đã thống kê biên mục

	

Chiếc

	

 




- Tổng số ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)

	

Chiếc

	

 




Trong đó: + Đã thống kê biên mục

	

Chiếc

	

 




6. Tài liệu điện tử

	

 

	

 




- Dữ liệu phi cấu trúc

	

MB

	

 




Trong đó: + Dạng văn bản

	

MB

	

 




+ Dạng ảnh

	

MB

	

 




+ Dạng ghi âm/ghi hình

	

MB

	

 




- Dữ liệu có cấu trúc

	

MB

	

 




III. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu

	

 

	

 




- Lưu trữ hiện hành

	

 

	

 




1. Tài liệu giấy

	

 

	

 




a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

Mét

	

 




Trong đó: + Đã lập hồ sơ

	

Hồ sơ

	

 




+ Quy ra mét giá

	

Mét

	

 




b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

Mét

	

 




c) Tổng số mét giá tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

Mét

	

 




Trong đó: + Đã lập hồ sơ

	

Hồ sơ

	

 




+ Quy ra mét giá

	

Mét

	

 




d) Tổng số mét giá tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

Mét

	

 




2. Tài liệu nghe, nhìn

	

 

	

 




a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Tổng số cuộn phim

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng Video

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng ghi âm

	

Cuộn

	

 




- Tổng số đĩa ghi hình

	

Đĩa

	

 




- Tổng số đĩa ghi âm

	

Đĩa

	

 




- Tổng số phim âm bản

	

Chiếc

	

 




- Tổng số ảnh

	

Chiếc

	

 




b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập vào (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Tổng số cuộn phim

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng Video

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng ghi âm

	

Cuộn

	

 




- Tổng số đĩa ghi hình

	

Đĩa

	

 




- Tổng số đĩa ghi âm

	

Đĩa

	

 




- Tổng số phim âm bản

	

Chiếc

	

 




- Tổng số ảnh

	

Chiếc

	

 




c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Tổng số cuộn phim

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng Video

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng ghi âm

	

Cuộn

	

 




- Tổng số đĩa ghi hình

	

Đĩa

	

 




- Tổng số đĩa ghi âm

	

Đĩa

	

 




- Tổng số phim âm bản

	

Chiếc

	

 




- Tổng số ảnh

	

Chiếc

	

 




d) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Tổng số cuộn phim

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng Video

	

Cuộn

	

 




- Tổng số cuộn băng ghi âm

	

Cuộn

	

 




- Tổng số đĩa ghi hình

	

Đĩa

	

 




- Tổng số đĩa ghi âm

	

Đĩa

	

 




- Tổng số phim âm bản

	

Chiếc

	

 




- Tổng số ảnh

	

Chiếc

	

 




3. Tài liệu điện tử

	

 

	

 




a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Dữ liệu phi cấu trúc

	

MB

	

 




Trong đó: + Dạng văn bản

	

MB

	

 




+ Dạng ảnh

	

MB

	

 




+ Dạng ghi âm/ghi hình

	

MB

	

 




- Dữ liệu có cấu trúc

	

MB

	

 




b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Dữ liệu phi cấu trúc

	

MB

	

 




Trong đó: + Dạng văn bản

	

MB

	

 




+ Dạng ảnh

	

MB

	

 




+ Dạng ghi âm/ghi hình

	

MB

	

 




- Dữ liệu có cấu trúc

	

MB

	

 




c) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Dữ liệu phi cấu trúc

	

MB

	

 




Trong đó: + Dạng văn bản

	

MB

	

 




+ Dạng ảnh

	

MB

	

 




+ Dạng ghi âm/ghi hình

	

MB

	

 




- Dữ liệu có cấu trúc

	

MB

	

 




IV. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

	

 

	

 




1. Công tác phòng đọc (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu

	

Lượt người

	

 




- Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng:

	

 

	

 




+ Hồ sơ/đvbq

	

Hồ sơ/đvbq

	

 




+ Văn bản

	

Văn bản

	

 




- Tổng số tài liệu được sao chụp

	

Trang

	

 




- Cấp chứng thực Lưu trữ

	

Văn bản

	

 




- Tổng số yêu cầu của độc giả trong năm

	

Yêu cầu

	

 




Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời

	

Yêu cầu

	

 




2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Công bố, giới thiệu

	

Bài viết

	

 




- Trưng bày, triển lãm

	

Lần

	

 




3. Công cụ tra cứu ( tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Tổng số phông/sưu tập tài liệu có mục lục hồ sơ

	

Phông/sưu tập

	

 




- Tổng số công trình /đề tài có mục lục hồ sơ

	

Công trình /đề tài

	

 




- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục

	

Giờ

	

 




- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục

	

Chiếc

	

 




- Tổng số ảnh có thống kê biên mục

	

Chiếc

	

 




- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục lục chuyên đề

	

Cơ quan, đơn vị

	

 




- Tổng số cơ quan, đơn vị có sách chỉ dẫn phông lưu trữ

	

cơ quan, đơn vị

	

 




- Thẻ tra tìm

	

Phiếu

	

 




- CSDL phông

	

Phông

	

 




- CSDL hồ sơ

	

Hồ sơ

	

 




- CSDL văn bản

	

Văn bản

	

 




- CSDL tài liệu nghe, nhìn

	

Bài phát biểu/ảnh/phim âm bản/bộ phim

	

 




- CSDL khác

	

 

	

 




V. Nghiên cứu khoa học (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




- Tổng số đề tài NCKH đã nghiệm thu

	

Đề tài

	

 




Trong đó: + Cấp Nhà nước

	

Đề tài

	

 




+ Cấp Bộ/ngành

	

Đề tài

	

 




+ Cấp cơ sở

	

Đề tài

	

 




- Tổng số đề tài NCKH nghiệm thu đã đưa vào ứng dụng

	

Đề tài

	

 




Trong đó: + Cấp Nhà nước

	

Đề tài

	

 




+ Cấp Bộ/ngành

	

Đề tài

	

 




+ Cấp cơ sở

	

Đề tài

	

 




VI. Kho bảo quản tài liệu, máy móc, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

	

 

	

 




1. Kho bảo quản tài liệu

	

 

	

 




- Diện tích kho chuyên dụng

	

m2

	

 




- Diện tích kho không chuyên dụng

	

m2

	

 




- Diện tích kho tạm

	

m2

	

 




2. Giá bảo quản tài liệu

	

 

	

 




- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu

	

Mét

	

 




Trong đó: + Giá cố định

	

Mét

	

 




+ Giá di động

	

Mét

	

 




3. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ

	

 

	

 




- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống báo đột nhập tự động

	

 

	

 




- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống báo cháy tự động

	

Cơ quan, đơn vị

	

 




- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống điều hòa trung tâm

	

Cơ quan, đơn vị

	

 




- Máy điều hòa không khí

	

Chiếc

	

 




- Máy vi tính

	

Chiếc

	

 




- Máy photocopy

	

Chiếc

	

 




- Máy hút ẩm

	

Chiếc

	

 




- Máy hút bụi

	

Chiếc

	

 




- Quạt thông gió

	

Chiếc

	

 




- Bình chữa cháy

	

Chiếc

	

 

 

Người lập biểu

(Ký, họ và tên)

	

Ngày......tháng......năm........

Thủ trưởng cơ quan

(Ký, họ và tên, đóng dấu)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG, TỔNG HỢP SỐ LIỆU
BIỂU SỐ 01/TH, 02/TH

BIỂU SỐ 01/TH

1. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư

1.1. Tổ chức

- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận văn thư

Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận văn thư đã được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Tên tổ chức văn thư cơ quan" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi tên tổ chức văn thư cơ quan ở cột "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

1.2 Nhân sự làm công tác văn thư

Bao gồm: Tổng số người được bố trí làm chuyên trách văn thư và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác khác tại cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 01/CS.

2. Quản lý văn bản đi, đến

2.1. Hình thức đăng ký, quản lý văn bản đi, đến

- Tổng số cơ quan, đơn vị đăng ký, quản lý bằng sổ: Tổng hợp từ mục "Bằng sổ" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị ứng dụng CNTT để đăng ký, quản lý văn bản: áp dụng đối với cơ quan, đơn vị có ứng dụng CNTT để đăng ký, quản lý văn bản đi, đến. Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Ứng dụng CNTT" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị có Danh mục hồ sơ: Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Danh mục hồ sơ" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

BIỂU SỐ 02/TH

1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

1.1. Tổ chức

- Tổng số Trung tâm lưu trữ, Trung tâm Thông tin - Lưu trữ: Chỉ tiêu này áp dụng đối với UBND tỉnh và một số Bộ thành lập Trung tâm Lưu trữ hoặc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tiêu này được tổng hợp mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS . Cách tính như sau: Mỗi tên Trung tâm ở cột "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu trữ

Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu trữ được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ tiêu này được tổng hợp từ mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS. Cách tính như sau: Mỗi tên Phòng, Tổ, Bộ phận ở "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

1.2 Nhân sự làm công tác lưu trữ

Bao gồm: Tổng số người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác tại cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS. (Trừ những người kiêm nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính ở mục người làm công tác văn thư).

2. Tài liệu lưu trữ

2.1. Tài liệu hành chính; khoa học - kỹ thuật; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử; Tổng hợp số liệu từ báo cáo của các cơ quan, đơn vị tại biểu số 02/CS.

2.2. Tài liệu chuyên môn: Tổng hợp theo báo cáo thực tế về số lượng và đơn vị tính của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

3. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

3.1. Công cụ tra cứu

- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục lục chuyên đề: Tổng hợp từ mục "Mục lục chuyên đề" tại biểu 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị có sách chỉ dẫn phông lưu trữ: Tổng hợp từ mục "Sách chỉ dẫn phông lưu trữ" tại biểu số 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột số lượng được tính là 01.

- Cách tổng hợp chỉ tiêu "CSDL" như sau:

+ CSDL phông: Bao gồm tổng số phông lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL văn bản: Bao gồm tổng số văn bản lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL tài liệu nghe, nhìn: Bao gồm tổng số bài phát biểu, ảnh, phim âm bản, bộ phim... được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

4. Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ

- Trang thiết bị: Chỉ tiêu "Hệ thống báo đột nhập tự động", "Hệ thống báo cháy tự động", "Hệ thống điều hòa trung tâm" được tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" tại biểu số 02/CS được tính là 01 vào các mục tương ứng.