આ આયોજન માટે તમામ ફેકલ્ટીના ડીન, ઇન્સ્ટિટયૂટના હેડ, ડાયરેક્ટર, પ્રીન્સીપાલ, કો-ઓર્ડિનેટર, ચીફ વોર્ડન અને ચીફ મેડિકલ ઓફિસરની એક બેઠક તા.