સભાઓ કે જે કાનૂની અથવા સરકારી સંબંધિત કાર્યવાહી, વિભાગીકરણ અથવા સુનાવણી, આવશ્યક કોર્પોરેટ બોર્ડની બેઠકો અથવા જુબાની જેવી આવશ્યકતાઓ ધરાવે છે, બિન ભાગ લેનાર વ્યકિત અધિકૃત મિનિટો લે છે અને ઘણી વાર કાર્યવાહી નોંધે છે