ઇવેન્ટ અને  મીટીંગ આયોજકોએ  બેઠકો, પ્રોત્સાહન પ્રવાસો અને અન્ય કાર્યક્રમો જે તેઓ ગોઠવે છે તે માટે ઔપચારિક આમંત્રણનાં પત્રો અને સામગ્રીમાં યોગદાન અથવા લખવાનું અપેક્ષિત છે.