જેની તડામાર તૈયારીના ભાગ રુપે જીલ્લા કલેકટરે આરએસ નીનામાએ રાજપીપળા ખાતેકલેકટર કચેરીખાતે જિલ્લાના વરીષ્ઠ અધીકારીઓની બ્ીઠક બોલાવી હતી, તે માટે જરુરી સૂચના અને માર્ગદર્શન પણ આપ્યુ હતુ.