કાર્યસૂચિ સહભાગીઓને એક બેઠક અગાઉ ઘણા દિવસો વહેંચવામાં આવવી જોઈએ, ઓછામાં ઓછા 24 કલાક અગાઉથી જેથી સહભાગીઓને મીટિંગની તૈયારી કરવાની તક મળે.