બેઠક વિશે પહેલેથી જ સંમત થયા પછી, કોઈકને અથવા કર્મચારીઓને ક્લાઈન્ટને કૉલ કરવા માટે પૂછો અને તેને ચેતવણી આપો કે  વિભાગના વડા  પોતે તેમની સાથે સંપર્ક કરશે  .