મેયર સ્થાયી સમિતિ ચેરમેન શાસક પક્ષના નેતાશ્રી, દંડકશ્રી, મહામંત્રીઓ તથા ઉપસ્થિત સદસ્યઓ દ્વારા સંકલનની બેઠક યોજી સમગ્ર આયોજન નક્કી કરવામાં આવેલ હતું.