ટૂંકમાં એમ કહી શકાય કે “દફતર એ બિન ચાલુ રેકર્ડ જે વ્યક્તિ, સંસ્થા અને સરકારે તેઓની કામગીરી અંગે તૈયાર કરેલ હોય અને તેઓના કબજામાં રાખેલ હોય તેવા રેકર્ડની ભવિષ્યના ઉપયોગ માટે કાયમી સાચવણી કરતી સંસ્થા છે.