શાળા સંચાલકો દ્વારા સાયક્લોથોનનો કાર્યક્રમ નવલખી મેદાન ખાતે રાખ્યો હતો અને તેના રૂટ સાથેની શાળા સંચાલકો દ્વારા પોલીસ સહીતની તમામ પરવાનગીઓ લેવામાં આવી હતી.