ઉપરાંત વ્યકિતગત કાળજી સાથે ફોન કરીને, તેમની ફરિયાદો કે ગ્રિવાન્સિસનું ફોલોઅપ અપાય છે અને સમગ્ર સિસ્ટમમાં તેમની રજુઆતની પુરતી તકેદારી લેવાઈ છે કે નહીં તેની પણ ખાતરી કરી લેવામાં આવે છે.