જે તે કચેરીના વાહન ૪.૦ સોફ્ટવેરના એડમીનીસ્ટ્રેટરે દરેક કર્મચારીના ડેટામાં જે તે કર્મચારીના આઇપી એડ્રેસની વિગતો દર્શાવવાની રહેશે. જે તે કર્મચારી ફકત તે જ કોમ્પ્યુટર સિસ્ટમ ઉપર કામ કરી શકશે. ઉપરાંત, જે તે કર્મચારીનો યુઝર આઇડી કચેરી દ્વારા તૈયાર કરવામાં આવેલ હશે તો તે દરમિયાન જ તે મોબાઇલ નંબર વાહન ૪.૦ સોફ્ટવેરમાં દર્શાવેલ હશે તે મોબાઇલ નંબર ઉપર જ કર્મચારીના દરેક વખતનાં યુઝર લોગઇન વખતે ઓટીપી આવશે અને તેની મદદથી કર્મચારી પોતાનું યુઝર આઇ.ડી. લોગઇન કરી શકશે. જેથી દરેક કચેરીના અધિકારીએ અથવા વાહન ૪.૦ સોફ્ટવેરના એડમિનિસ્ટ્રેટરે દરેક કર્મચારીના મોબાઇલ નંબરની વિગત તથા અનુમતિ ફરજિયાત રીતે મેળવી લેવાની રહેશે અને તેજ મોબાઇલ નંબરની વિગત કર્મચારીના યુઝરની વિગત સાથે દર્શાવવાની રહેશે.