તે દરમિયાન હોટલના સંચાલકે કુલ આઠ રૂમ પૈકી ચાર રૂમ પ્રવાસીઓને ફાળવ્યા હતા, જે પ્રવાસી રજીસ્ટર ચેક કરતા કોઇ પ્રવાસીઓની રજીસ્ટરમાં નોંધ તેમજ ચેકીંગ ઇન તથા ચેકઆઉટની એન્ટ્રી વિગેરે માહિતી રજીસ્ટરમાં ન હતી તેમજ હોટલના સંચાલકે પ્રવાસીઓના આધાર પુરાવા, કોઇ આઇ. ડી. પ્રૂફ પણ મેળવ્યા ન હતા.