આ ઉપરાંત પ્રજાજનોની કોઈપણ આધારની વિગતો હાર્ડ કોપીમાં રાખેલી હોય તો સુરક્ષિત જગ્યાએ, ચોક્કસ અધિકારીની કસ્ટડીમાં રાખવાની રહેશે.