ખાસ સંજોગોમાં જો તેમ કરવું જરૂરી જણાય તો આવા પત્ર તેમજ સામેલ વિગતો ફાઈલ કર્યા અંગેની પહોંચ આકારણી અધિકારી પાસેથી અથવા તેની ઓફિસના ‘ટપાલ સેક્શન’માંથી પણ મેળવી શકાય.