આ બીજું એ ત્રીજું પગલું બહુ અગત્યનું છે કારણ કે ઇમેઇલ્સ આપણી વર્ડ કે ઇમેજ ફાઇલ જેવા હોતા નથી. આપણે વર્ડ કે એક્સેલ ડોક્યુમેન્ટસ કે ઇમેજ ફાઇલ્સને કોપી કરીને પેન ડ્રાઇવમાં તેનો બેકઅપ લઈએ તો એ પેનડ્રાઇવ બીજા કોઈ પણ કમ્પ્યુટરમાં નાખીને, એ કમ્પ્યુટરમાં વર્ડ કે એક્સેલ જેવી સુવિધાઓ હોય તો સહેલાઇથી એ ડોક્યુમેન્ટસ ઓપન કરી શકીએ છીએ.