ટપાલને નોટ-શીટમાં નોંધ્યા પછી જો તેને અગાઉની કોઈ ટપાલ સાથે સંબંધ હોય તો નોટ-શીટની નોંધમાં તે દર્શાવવામાં આવે છે. તે માટે તે સંદર્ભ ફાઈલનું નામ, અને સંદર્ભ ફાઈલમાં તે કાગળનો ફાઈલમાંનો ક્રમ નંબર લખવામાં આવે છે. જો તે ફાઈલ એક અલગ ફાઈલ હોય તો તેને પ્રસ્તુત કરતી વખતે સાથે જોડવામાં આવે છે. હાલ જે ટપાલ ફાઈલમાં જોડી તેનના ફાઈલમાં રહેલા જે તે સંદર્ભો પણ ટપાલ ઉપર લખવામાં આવે છે. આ બધું સ્પષ્ટ રીતે નોટ શીટમાં લખવામાં આવે છે. આ બધું કામ ક્લાર્ક કરે છે. તેમાં તે હેડક્લાર્કના સલાહ સૂચન લે છે. દરેક સંદર્ભ કાગળને ફ્લેગ કરવામાં આવે છે અને ફ્લેગ ઉપર તેનો ફાઈલમાં રહેલો તેનો ક્રમનંબર લખવામાં આવે છે.