અન્ય ઇવેન્ટ આયોજકોની જેમ, તેને ઓરડાના કદ, ઑડિઓ અને વિડિયો સેટઅપ, અને સ્લીપિંગ રૂમ પ્રાપ્યતા વિશેની માહિતીની જરૂર પડશે.