જે બેઠકમાં મુખ્ય તબક્કામાં બોલનારા દરખાસ્તો અને નિર્ણયો ધંધા બેઠકમાં એક આવશ્યક ઘટક નામો રેકોર્ડ સત્તાવાર દસ્તાવેજ, ચિત્રકામ છે.