આ પદયાત્રીઓ માટે વહીવટીતંત્ર સાથે સુમેળભર્યું વાતાવરણ બનેલું રહે અને સાથે યાત્રીકોને પુરતી સગવડ મળી રહે તે માટે ભાદરવી પૂનમિયા સંઘ મહામંડળ અને બનાસકાંઠા જિલ્લા વહીવટીતંત્ર સાથે રવિવારે બેઠક ડેપ્યુટી કલેકટર એસ. જે. ચાવડાનાં અધ્યક્ષ સ્થાને યોજવામાં આવી હતી.