સૌ પ્રથમ, અટક દ્વારા તમારી ફાઇલોને સૉર્ટ કરો, અને ત્યારબાદ દરેક રેકોર્ડ પ્રકારો માટે મનિલા ફોલ્ડર્સ બનાવો કે જેના માટે તમારી પાસે ફાઇલ ફોલ્ડર ટેબ પર રંગીન લેબલ મૂકીને, અટક માટે લેબલ રંગ સાથે મેળ ખાતા કાગળ પર કાગળ હોય.