આ સંજોગોમાં અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો - સંદર્ભો તથા નાગરિક અધિકારી પત્રના સંદર્ભોના સમયસર નિકાલ થાય તે માટે ઝડપી અને અસરકારક સંકલન અને સમીક્ષા માટેની કોમ્પ્યુટરાઈઝેશન પધ્ધતિ (કોમ્પ્યુટરાઈઝેશન સીસ્ટમ ફોર કોઓર્ડીનેશન એન્ડ મોનીટરીંગ) અમલમાં મૂકવી જરૂરી છે. તેથી વિભાગ તથા તેના હસ્તકની ખાતાની વડાઓની કચેરીઓમાં આ પધ્ધતિ (સી.એસ.સી.એમ.) અમલમાં મુકવાનું નક્કી કર્યુ છે. આ અંગેનો ખર્ચ નાગરિક અધિકાર પત્રની મળવાપાત્ર ગ્રાન્ટ તથા વિભાગ - કચેરી હસ્તકની અન્ય ગ્રાન્ટમાંથી કરવામાં આવશે. આ પધ્ધતિ હેઠળ નીચે દર્શાવેલા પત્રો - સંદર્ભોને આવરી લઈ વિભાગના અધિકારીઓ તથા ખાતાના વડાઓ દ્વારા સમયાંતરે સંકલન અને સમીક્ષા કરવામાં આવશે.