ક્લાર્ક જો કેસ નવો હોય તો હેડક્લાર્કની સૂચના પ્રમાણે નવી ફાઈલ ખોલે છે અને તેને ઓફીસની સીસ્ટમ પ્રમાણે નામ અને નંબર આપે છે. ફાઈલ રજીસ્ટરમાં તેના નામ અને નંબરની નોંધણી થાય છે. ફાઈલ રજીસ્ટર હેડક્લાર્ક પાસે રહે છે.