કોઠારી પૂજ્ય ભગવદચરણસ્વામીના માર્ગદર્શન હેઠળ પૂજ્ય સંતો, અગ્રેસરો, કાર્યકરો અને સ્વયંસેવકો વહેલી સવારે ૩ વાગ્યાથી સ્ટેજ વ્યવસ્થા, વાહન પાર્કિંગ, સભા વ્યવસ્થા વગેરે વિભાગોમાં તૈનાત હતા.