હેડ ક્લાર્ક શૈલેષ ટી. રાવતે નોંધ કરી હતી અને નોંધેલા મુદ્દાઓની કાચી મિનિટ્સમાં વિસ્તૃત છણાવટ સ્વરૃપે ઉલ્લેખ કરી તે કાચી મિનિટ્સ સભાના અધ્યક્ષ પાસે મંજૂર કરાવી, પાકી મિનિટ્સ લખી, તેની નકલ પાલિકાના ચૂંટાયેલા તમામ સભ્યોને માહિતગાર કરવાના આશયથી મોકલવાની હોય છે તેમજ એક નકલ કલેકટર-વલસાડને પાઠવવાની હોય છે.