કારણકે જો ચીફ ઓફિસર રજા ઉપર હોય તો તેમનો રજા રિપોર્ટ કલેક્ટર સમક્ષ મંજૂર કરાવી તેમની ગેરહાજરીમાં ડેપ્યુટી કલેક્ટર કક્ષાના અધિકારી અગર તો તેઓએ નિયુક્ત કરેલ સમકક્ષ અધિકારીની હાજરીમાં નગરપાલિકાની સામાન્ય સભા કે ખાસ સભા પ્રમુખના અધ્યક્ષસ્થાને યોજી શકાય.