વિદેશ મંત્રાલય આના પર કામ કરે છે, તેઓ ભારત અને તેની નજીક દેશ વચ્ચે સંબંધોને ધ્યાનમાં રાખી કેટલાય પહેલુઓ પર વિચાર કરે છે, પછી તે અતિથિ વિશે નિર્ણય લે છે અને પીએમની મંજૂરી લે છે.