લેખકને નિમંત્રણ મોકલતી વખતે પ્રથમ વાર અધિકરણ-લેખનના માળખા(format)ની છાપેલી એક નકલ મોકલવામાં આવે છે. તેમાં દર્શાવેલી સૂચના અનુસાર લેખકે અધિકરણ લખવાનું રહે છે. અધિકરણના પ્રકાર અને સ્‍વરૂપ પ્રમાણે લખાણના માળખાની રૂપરેખા માર્ગદર્શિકામાં દર્શાવેલી હોય છે. તેમાં વિશ્વકોશની શિસ્‍ત પ્રમાણે લખાણમાં એકરૂપતા (uniformity), તટસ્‍થતા, સંક્ષિ‍પ્‍તતા અને ભાષાશુદ્ધિ જાળવવા ઉપર ભાર મૂકવામાં આવ્‍યો છે.