આવા અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો તથા સંદર્ભોના નિકાલ માટે પરિશિષ્ઠ - ગ માં દર્શાવ્યા પ્રમાણે સમયમર્યાદા નક્કી કરવામાં આવી છે. આવા પત્રવ્યવહાર માટે પરિશિષ્ઠમાં દર્શાવ્યા મુજબના કોડ નંબરો આપ્વામાં આવ્યા છે. કોમ્પ્યુટરમાં પણ આવ કોડ નંબરો મુજબ આવા પત્રો - સંદર્ભોની માહિતી એકત્રિત થાય તેવી વ્યવસ્થા ગોઠવવામાં આવી છે.