લોકપ્રિય વ્યાખ્યા અનુસાર, તેઓ એકાઉન્ટ્સ અને જાણ પ્રતિબિંબિત ક્રમ અને પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં સમાયેલ માહિતી સંગ્રહ માટે વપરાતુ સાધન છે.