નાગરિકોના પત્રો - સંદર્ભો તથા અગત્યના કાગળોનો નિકાલ કરતી વખતે કેટલીક વાર ખાતાના વડાઓ તથા અન્ય કચેરીઓમાંથી અહેવાલ, અભિપ્રાય કે માહિતી મંગાવવી પડતી હોય છે. આવા કાગળો પ્રત્યુત્તરની રાહ જોવા અવેઈટ કેસીસ તરીકે રાખવામાં આવે છે. આવા અવેઈટ કેસોની પણ ૧૫ દિવસે સમીક્ષા કરી તેના આખરી નિકાલ માટે સંબંધકર્તા કર્મચારી તથા અધિકારીએ કાળજી રાખવી જોઈએ. કચેરીના વડાએ પણ આ કાળજી રાખવી જોઈએ. આવ બાકી તુમારો (અવેઈટ કેસીસ)ની દર પખવાડીયે સમીક્ષા થાય તે માટે પત્રક-૫માં કાર્યપત્રકની તારીજમાં આવી માહિતી નોંધકારે આપવી જોઈએ. શાખાધિકારી તથા સંબંધિત અધિકારીએ આવા કેસોની સમીક્ષા કરી ઉપરી અધીકારીના ધ્યાન ઉપર લાવી તેના સમયસર નિકાલ માટે વ્યવસ્થા કરવી જોઈએ.