આ અંગેના આગોતરા આયોજન માટેની બેઠક જીલ્લા કલેકટર આર. જે. માંકડીયાના અધ્યક્ષ સ્થાને કલેકટર કચેરીના સભાખંડમાં યોજાઈ હતી.