મીટિંગ અને ઇવેન્ટ આયોજકોએ હોટેલ્સ, કોન્ફરન્સની સવલતો, સંમેલન કેન્દ્રો અને સુનિશ્ચિત કોન્ફરન્સ પહેલાં કોન્ફરન્સ સર્વિસ મેનેજર સાથે "પ્રિ-કૉન" મીટિંગ યોજવાની ધારણા છે.