અગાઉના પરિપત્રો મુજબ સ્થાનીક પંચાયત સ્તરેથી ગ્રામસભા અથવા તો પંચાયતનો ઠરાવ અમલમાં કરી એજન્સીને સરકારી કામમાં કઇ તારીખથી કઇ તારીખ સુધી કેટલા મેટ્રીક ટન માટી સહિતની તમામ વિગતો મેળવવી અને જો તેમાં જવાબદાર સામે કાર્યવાહી કરવા આર. એલ. પરમાર ઐઠોરે મહેસાણા  જિલ્લા કલેકટરને રજુઆત કરી છે.