એકવાર આયોજક સભાગૃહ માટે હાજરી અને લક્ષ્ય જરૂરિયાતોની લક્ષિત સંખ્યાને જાણે છે, તેને ઇવેન્ટની જગ્યા અને સંબંધિત જરૂરિયાતોને સુરક્ષિત કરવી જોઈએ.