ક્રમમાં અનિચ્છનીય બનાવો ટાળવા વડા લેખિતમાં હોવી જોઈએ, અને અરજી નકલો કર્મચારીઓ વિભાગના સહી હોવી જોઈએ, મૂળ દસ્તાવેજ તેમના રસીદ પ્રમાણિત અટકે છે.