બે તબક્કામાં ફાઇલિંગ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરવા વિશે અન્ય મહાન વસ્તુ જેમ કે મેં ઉપર વર્ણવ્યું છે કે તમારી ફાઇલિંગ સિસ્ટમના પ્રથમ તબક્કા (માસિક ફોલ્ડર્સ) તમારા કાર્યસ્થાનની શારીરિક નજીક રહેવાનું વધુ સરળ બને છે.