અત્રેની કચેરીના પરિપત્રો, હુકમો, અરજદારોની રજૂઆતના જવાબ વિગેરે પત્રો જાવક રજીસ્‍ટરે નોંધ કરી બહારગામના પત્રો પોસ્‍ટ મારફત મોકલવા જ્યારે સ્‍થાનિક પત્રવ્‍યવહાર માટે સ્‍થાનિક જાવક ટપાલ બુકમાં સરનામાં વિગેરેની નોંધ કરી કવર કરી વર્ગ-૪ ના કર્મચારી દ્વારા મોકલી આપવી.