વધુમાં, દરેક દસ્તાવેજ સંસ્થા વિગતો સાથે હોવા આવશ્યક છે, કાયદેસર નોંધપાત્ર: તેના નામ અને  ડિક્રિપ્શન, સહીઓ  અને નેતૃત્વ અથવા કંપની, તારીખ અને નોંધણી પુસ્તક નંબર, ગીધ મંજૂરી, વગેરે ચોક્કસ વિભાગ સીલ છેલ્લે, દસ્તાવેજ સંચાલન પ્રવૃત્તિ કડક તેના પોતાના સામર્થ્ય અંદર દસ્તાવેજો પેદા જ જોઈએ.