આ બન્ને કાર્યક્રમમાં આયોજન, સંચાલન, મેદાનની સાફ-સફાઇ, મંડપની વ્યવસ્થા, સ્ટેજની વ્યવસ્થા, આમંત્રણ પત્રિકાની વ્યવસ્થા, પ્રચાર-પ્રસારની કામગીરી, સ્ટીકરો સાથે બેઠક વ્યવસ્થા, સ્વાગતની વ્યવસ્થા, સાઉન્ડ સીસ્ટમ, એનાઉન્સમેન્ટ તેમજ વિજળી વ્યવસ્થા વગેરે મુદ્દાઓ ઉપર અધિકારીઓ સાથે ચર્ચા કરવામાં આવી હતી.