તે પણ નોંધવું જોઇએ કે આવા દસ્તાવેજનું લેખન સૌથી સામાન્ય સ્વરૂપ અને ઉપરી અધિકારીઓ અને નીચલા વચ્ચે સત્તાવાર સંવાદ છે.