ટીમની પસંદગી અથવા તો એમાં બદલાવની જાહેરાત બાદ તેમણે એ રિપોર્ટ સાઇન કરીને સેક્રેટરીને આપવાનો રહેશે જેથી તેઓ મીટિંગના તમામ રેકૉર્ડ્સ મેન્ટેઇન કરી શકે.