એટલું જ નહીં આરટીઓને તંત્ર દ્વારા પરિપત્ર પણ મોકલવામાં આવ્યો હતો પરંતુ ત્રણ ત્રણ સ્થળોનો ચાર્જ સંભાળતા અને સુરત આરટીઓ કચેરીના ઇન્ચાર્જ આરટીઓ યુ. બી. પડયાને મેઇલ ચેક કરાવવાનો સમય સુદ્વાં મળ્યો ન હતો.