આ બેઠકમાં કાર્યક્રમની પુર્વ તૈયારી માટે તમામ બાબતોની વિગતે જાણકારી ઉપસ્થિત અધિકારીઓને પ્રાંત અધિકારી પટેલ દ્વારા અપાઈ હતી જેવી કે-  નિમંત્રણ કાર્ડ છપાવી અને વિતરણ કરવુ, સ્વાતંત્ર્ય સેનાનીઓની માહિતી તૈયાર કરી દિન ૦૭ મા પ્રાંત અધિકારી પાલીતાણા ને સંબંધિત તાલુકાના મામલતદાર પહોંચતી કરશે તેમજ તેમને સ્થળ પર લાવશે  તથા પરત લઈ જશે, ગ્રાઉન્ડ ની સફાઈ લેવલીંગ કરવુ, એનાઉન્સર તરીકે  મિતુલભાઈ રાવલ ફરજ બજાવશે, માઈક બેઠક વ્યવસ્થા ગોઠવવી, સાંસ્ક્રુતિક કાર્યક્રમ નુ આયોજન કરવુ, ખાસ કલા કારીગરી સ્કીલ દર્શાવતા કાર્યક્રમો યુવાનો દ્વારા કરાશે, કાર્યક્રમ સ્થળે તેમજ અન્ય સ્થળોએ રંગોળી કરવામા આવશે, પ્રાથમિક શાળાઓમાં નિબંધ, ચિત્ર સ્પર્ધા યોજાશે, પોલીસ બેન્ડ દ્વારા રાષ્ટ્રગીત સુરાવલીમા વગાડવામા આવશે, રાષ્ટ્રધ્વજ કલેકટર કચેરીની હિસાબી શાખા માંથી મેળવી લઈ દોરી, ગરગડી રાષ્ટ્રધ્વજની ચકાસણી કરવામા આવશે, વી. આઈ. પી. પત્રકારો સહિતની બેઠક વ્યવસ્થા ગોઠવવામા આવશે,સરકારી, બિન સરકારી કચેરીઓમા રોશની કરાશે, સ્વછતા અંતર્ગત લોક જાગ્રુતિ સહિત શેરી સફાઈ ના કાર્યક્રમો થશે, તબીબી સુવિધા દવા સાથે ઉપલબ્ધ કરાશે, આ કાર્યક્રમ લોક ભાગીદારીથી કરવામા આવશે જેથી લોકોનો દેશપ્રેમ બળવત્તર બને.