વધુમાં વિદ્યાર્થીનું મૃત્‍યું, કાયમી અપંગ, અથવા અંશતઃ અપંગ થવાનાં, પ્રસંગે, સંબંધિત શાળાનાં આચાર્યરીએ સાદા પત્રથી તબક્કે સીધી વિમા નિયામકની કચેરીને જાણ કરવાની રહેશે. ત્‍યારબાદ, લાભાર્થી / વારસદાર તરફથી નિયત સમય અને નમૂનામાં કચેરીને જાણ કરવાની રહેશે. ત્‍યારબાદ, લાભાર્થી / વારસદાર તરફથી નિયત સમય અને નમૂનામાં જરૂરી આધારો સહિતની દરખાસ્‍ત મેળવી લઇ, આવી દરખાસ્‍ત તાલુકા કક્ષાએ નહીં મોકલતાં, સીધી જિલ્‍લા પ્રાથમિક શિક્ષણાધિકારી / શાસનાધિકારીની કચેરીએ મોકલવાની સંબંધિતોને સૂચના આપી, આવી દરખાસ્‍તો જિલ્‍લા પ્રાથમિક શિક્ષણાધિકારી / શાસનાધિકારીશ્રીએ સીધી મેળવી લઇ, દરખાસ્‍તની સંપૂર્ણ ચકાસણી, નિયત નમૂનામાં પ્રમાણપત્ર આપી, વિમા નિયામકની કચેરીને મોકલી આપવાની રહેશે. તેમજ આ યોજનાને લગતી માહિતી સરકારશ્રી દ્વારા માંગવામાં આવે ત્‍યારે, ત્‍વરીત અને સચોટ રીતે પૂરી પાડી શકાય તે માટે, તા. ૧-૪-૨૦૦૮ થી આ સાથે સામેલ પત્રક-૧ મુજબનું જિલ્‍લા કક્ષાએ રજીસ્‍ટર નિભાવી, માસનાં અંતે પત્રકઃર મુજબની તારીજ તૈયાર કરી વડી કચેરી ખા તે દર માસની ૧૦ મી તારીખ સુધીમાં રૂબરૂ રજૂ કરી, વડી કચેરી ખાતે નિભાવવામાં આવનાર રજીસ્‍ટરમાં જાતે જ નોંધ કરવાની રહેશે.