કાર્યક્રમની તૈયારીના ભાગરૂપે ક્રાર્યક્રમના સ્થળે મુખ્ય સ્ટેજ, પેટા સ્ટેજ, મંડપ, બેઠક વ્યવસ્થા, માઇક સિસ્ટમ, પીવાના પાણીની વ્યવસ્થા, રાસ ગરબા સહિત સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમ, કાર્યક્રમના સ્થળે સફાઇની વ્યવસ્થા, પાર્કિંગ, વૃક્ષારોપણ સહિતની વ્યવસ્થાઓ સુચારુ રૂપે થાય તે માટે સંબંધિત અધિકારીઓને સુચના આપી કામગીરી પણ સોંપવામાં આવી છે.