કાર્યક્રમના સ્થળે બેઠક વ્યવસ્થા, લાઈટીંગ, પાર્કીંગ વ્યવસ્થા સહિતની કામગીરી સુપેરે થાય તે સુનિશ્વિત કરવા સંલગ્ન વિભાગના અધિકારીઓ સાથે સ્થળ પર બેઠક યોજી દિશાસુચનો કર્યા હતા.