કર્મચારી જાળવણી વિભાગના અન્ય માળખાકીય વિભાગો કર્મચારીઓ પાસેથી જરૂરી વસ્તુઓ ખરીદી (ઓફિસ સાધનો, સ્ટેશનરી, વગેરે), તેમજ મિલકતને નુકસાન, નિષ્ફળતા માટેના કારણો લેખિત સમજૂતી અહેવાલો અરજીઓ મેળવે છે.