કુંવરજીભાઇ બાવળીયાની ઉપસ્થિતિમાં સંમેલન સ્થળની રૂબરૂ મુલાકાત લઇ સંમેલનમાં આવનાર તમામ લોકોને કોઈ જ તકલીફ ન પડે તે માટે તમામ વ્યવસ્થાઓ અંગે કોળી સમાજના આગેવાનો સાથે બેઠક પણ યોજવામાં આવી હતી.