આયોજન મુજબ ૭મી તારીખની સાંજે પાંચ વાગ્યાથી ન્યૂજર્સીની ફેરબ્રીજ હોટેલના ‘કોન્ફરન્સ સેન્ટર’માં આમંત્રિતો અને સાહિત્યરસિકોની ચહલપહલ શરુ થઈ ચૂકી હતી. રજીસ્ટ્રેશનની પ્રારંભિક વિધિ અને ભોજન વગેરે પછી બરાબર ૮ વાગે એકેડેમીના પ્રમુખ શ્રી રામભાઈ ગઢવીએ સ્વાગત પ્રવચન શરુ કર્યું.