રૂબરૂ કે ટપાલમાં મળેલા નાગરિક અધિકાર પત્રને સ્‍પર્શતા બધા પત્રો - કાગળો કે અરજીઓની નોંધણી પત્રક-૧ના નમૂનામાં નોંધી પત્રક-૨ના નમૂનામાં ઉતારવાની રહેશે. આ પત્રક-૨ મુજબ આવા સંદર્ભોના નિકાલની સમીક્ષા કરવામાં આવશે. રૂબરૂ કે ટપાલમાં આવેલા બધા પત્રો કે અરજીઓની પહોંચ જનસંપર્ક અને સંકલન અધિકારીની સહીથી રજીસ્‍ટ્રી દ્વારા પાઠવવામાં આવશે. આ પહોંચનો નમૂનો પરિશિષ્‍ઠ-ખ મુજબનો રહેશે.