આ પદયાત્રીઓ માટે વહીવટીતંત્ર સાથે સુમેળભર્યુ વાતાવરણ બનેલું રહે અને સાથે જ યાત્રીકોને પુરતી સગવડ મળી રહે તે માટે ભાદરવી પુનમીયા સંઘ મહામંડળ અને બનાસકાંઠા જીલ્લા વહીવટીતંત્ર અને જીલ્લા કલેકટર સાથે એક બેઠક અંબાજી ખાતે યોજવામાં આવી હતી.