૩. કારોબારીની સભાની ખબર મંત્રીએ લેખિત સુચના દ્રારા ઓછામાં ઓછા પાંચ દિવસ અગાઉ કરવી. બહારગામ રહેનાર સભ્યને પોસ્ટથી ખબર આપવી. જરૂર પડે તો પ્રમુખની સુચનાથી પણ કારોબારી બોલાવવી.