જેમ કે, પોટલા ઉપર ક હોય તો કાયમી ધોરણે તે ફાઈલ રાખવી, ખ હોય તો વધુમાં વધુ ૩૦ વર્ષ તેનો સંગ્રહ કરવો, ખ(૧) હોય તો ૧૫ વર્ષ તેમજ ગ હોય તો ૫ વર્ષ અને છેલ્લે ઘ હોય તો ૧ વર્ષ ફાઈલનો સંગ્રહ કરવાનો નિયમ હોય છે.