બેઠકના પ્રારંભે જિલ્લા યુવા વિકાસ અધિકારી હિરલ વ્યાસે કલા મહાકુંભ અંગેની વિવિધ માહિતી આપી હતી જેમાં આગામી ૧૧/૧ થી ૨૦/૧ સુધી તાલુકા કક્ષાએ, ૨૧/૧ થી ૯/૨ સુધી જિલ્લા કક્ષાએ, ૧૦/૨ થી ૧૯/૨ સુધી પ્રદેશ કક્ષાએ, ૨૦/૨ થી ૨૮/૨ સુધી રાજ્ય કક્ષાએ અને ત્યાર બાદ ૨૯/૨ના રોજ વડનગર ખાતે પૂર્ણાહુતી કાર્યક્રમ યોજાશે તેવી બેઠકમાં માહિતી આપી હતી.