સહભાગીઓને આમંત્રિત કરે છે અને સોંપણીઓ અને પૂર્વ-કાર્ય વહેંચે છે જેથી શક્ય તેટલી સમયની પરવાનગી આપે છે જેથી સહભાગીઓ બેઠકમાં તૈયાર થાય.