વડાપ્રધાનના આગમનની તૈયારીમાં કોઇ કયાસ ન રહી જાય અને વડાપ્રધાનની મુલાકાત યાદગાર રહી જાય તે માટે વહીવટીતંત્ર દ્વારા આયોજન કરાયું છે.