સન્દર્ભો જોવા પડે, કોઈને પત્રનો જવાબ આપવો હોય તો પણ જે પત્રનો જવાબ આપવાનો છે, એના સન્દર્ભ નંબર ટાંકવા પડે, એનો વીષય અને એની વીગત જોઈ જવી પડે, કવર બનાવવું પડે, એની ઉપર ટીકીટ ચોંટાડવી પડે.