આ સ્પષ્ટીકરણ મફત સ્વરૂપમાં લખાયેલું છે તેમાં, ગૌણ અધિકારીએ તમામ સંજોગોનું વર્ણન કરવું જોઈએ જેમાં તે 4 કલાકથી વધુ સમયથી ગેરહાજર હતા.