તે માટે ગ્રાસરૂટ લેવલના તમામ કર્મચારીઓના સંપર્ક નંબરોની યાદી અદ્યતન કરવા તથા આ સમયગાળા દરમ્યાન તેમની ફરજના સ્થળ પર હાજર રહી જરૂરી કાર્યવાહી હાથ ધરવા તૈયાર રહેવા સુચનાઓ અપાઈ હતી.