પત્રમાં, પ્રારંભિક સંપર્ક અને પદ્ધતિની તારીખનો ઉલ્લેખ કરો, ઉદાહરણ તરીકે, "18 ઓગસ્ટ, 2015 ના રોજ તમારી એજન્સી પાસેથી મળેલી એક ફોન કૉલ.