જન્મ અથવા મૃત્યુના રેકોર્ડનો ઉલ્લેખ કરતી વખતે, રેકોર્ડ 1) વ્યક્તિ (ઓ) ના રેકોર્ડ અને નામ (ઓ) નો પ્રકાર, 2) ફાઇલ અથવા પ્રમાણપત્ર નંબર (અથવા પુસ્તક અને પૃષ્ઠ) અને 3) ઓફિસનું નામ અને સ્થાન તે નોંધાવવામાં આવે છે (અથવા રીપોઝીટરી જેમાં નકલ મળી હતી - દા. ત. આર્કાઇવ્સ)