આના માટે ખાસ માણસો દ્વારા એજન્ડાની નકલ જે તે સભ્ય સુધી રૂબરૂ પહોંચાડવામાં આવે છે જેના કારણે પાલિકાનો સ્ટાફ પણ આમાં રોકાયેલો રહે છે.