અક્ષર ટૂંકા અને સરળ રાખવા માટે તે સારું છે - માત્ર તેની ગેરહાજરીની ચોક્કસ તારીખ અને તેની પાછળનો પ્રાથમિક કારણ જણાવવું જરૂરી છે.