પછી તે માન્ય સંસ્થા જાહેર હોય, અર્ધજાહેર હોય કે ખાનગી હોય અને તે દફતરો જે-તે સંસ્થા દ્વારા સચવાતા હોય એવા દફતરોને દફતરની વ્યાખ્યામાં સમાવી શકાય.