મંજૂરી માટેની દરખાસ્તમાં દરખાસ્તમાં પૂરતી વિગતો જે શાળાઓએ ભરવાની હોય છે તેમાં શાળાનું નામ અને પ્રવાસનું સ્થળ, શાળા મંડળનો પ્રવાસ અંગેનો ઠરાવ, શૈક્ષણિક પ્રવાસ અંગેનો કાર્યક્રમ અને રૂટ, પ્રવાસમાં જનાર શિક્ષક, વિદ્યાર્થીઓની યાદી, તમામ વાલીઓના સંમતિ પત્ર, પ્રવાસમાં જનાર વાહનોના પ્રકાર, ખાનગી ટ્રાવેલ્સ હોય તો આરટીઓ માન્યતા પત્ર, ડ્રાઈવરનું લાઇસન્સ, વીમા પોલીસી, આધારકાર્ડ, સ્થાનિક પોલીસને જાણ કરી છે કે નહીં, પ્રવાસમાં સાથે આવનાર પોલીસકર્મીનું નામ હોદ્દો અને બક્કલ નંબર, પ્રવાસના વાહનમાં જીપીએસ ટ્રેકિંગ સિસ્ટમ છે કે નહીં તે તમામ વિગતો દરખાસ્તમાં મોકલવા આદેશ કરાયો છે.