ઉદાહરણ તરીકે, માલિકો અથવા અન્ય જૂથો અને સંગઠનો પ્રતિનિધિઓની ભાડૂતો બેઠકમાં મિનિટ, દસ્તાવેજ અને સંસ્થાના નામ ઉપરાંત, ઘટના તારીખ અને કાર્યસૂચિ ચેરમેન, સચિવ, અને હાજરી પક્ષો માહિતી સૂચવ્યું હોવું જ જોઈએ.