કચેરીમાં ટપાલ કે રૂબરૂમાં આવતા નાગરિકોના પત્રોની નોંધણી કરી તેની પાવતી આપી તેમાં નિકાલની અંતિમ તારીખની જાણ નાગરિકોને કરવામાં આવશે. દરેક કામ માટે નાગરિકે રૂબરૂ આવવાની જરૂરી નથી.