જેના ભાગરૂપે મીટિંગ અંગેની નોટિસ, એજન્ડા, સર્ક્યુલર્સ, પત્રો અને મીટિંગની મિનિટ્સ સંબંધિત વ્યક્તિને ઇ-મેઇલ દ્વારા પહોંચાડવામાં આવે છે.