આ બન્ને કાર્યક્રમના આયોજન, સંચાલન,મેદાનની સાફ-સફાઇ, મંડપની વ્યવસ્થા,સ્ટેજની વ્યવસ્થા, આમંત્રણ પત્રિકાની વ્યવસ્થા,પ્રચાર-પ્રસારની કામગીરી, સ્ટીકરો સાથેબેઠક વ્યવસ્થા, સ્વાગતની વ્યવસ્થા, સાઉન્ડ સીસ્ટમ, એનાઉન્સમેન્ટ તેમજ વિજળીવ્યવસ્થા વગેરે મુદ્દાઓ ઉપર અધિકારીઓ સાથે ચર્ચા કરવામાં આવી હતી.