વેસ્ટ મિડલેન્ડ્સ કમ્બાઈન્ડ ઓથોરિટી (ડબ્લ્યુએમસીએ) અને ભારતના કોન્સ્યુલેટ જનરલ દ્વારા આ પ્રસંગના આયોજન માટે અગાઉથી જ બર્મિંગહામની વેબસાઇટ્સ, સોશિયલ મીડિયા પ્લેટફોર્મ, શહેરના વ્યસ્ત સ્ટેન્ડ્સ પર હોર્ડિંગ્સ, પોસ્ટરો, પત્રિકાઓ અને રેડિયો દ્વારા કાર્યક્રમની ઘોષણાઓ કરવામાં આવી હતી.