ઓફિસના હેડ સાહેબની હાજરીમાં બધી ટપાલોના પરબીડીયા (કવર) ખોલી, ટપાલને પરબીડીયા સાથે સ્ટીચ કરી ફોલ્ડરમાં મુકી સૌ પ્રથમ ટપાલ ઉપર જે તે ઓફિસનો ગોળાકાર રબરસ્ટેમ્પ મારવામાં આવે છે. બધી ટપાલોને એક રજીસ્ટરમાં અનુક્રમ આપી નોંધવામાં આવે છે. એક ફોલ્ડર ફાઈલમાં આ બધી જ ટપાલ રજીસ્ટર સાથે જે તે ઓફીસના હેડ સમક્ષ મુકવામાં આવે છે. ક્યાંક સાહેબ બધી જ ટપાલો, રજીસ્ટર થાય તે પહેલાં સહુ પ્રથમ પોતાની પાસે મુકવામાં આવે તેવો આગ્રહ રાખે છે. તે હેતુ ઉમદા હોઈ શકે અથવા તે હેતુ ઉમદા ન પણ હોઈ શકે. ઉમદા હેતુ એ માટે કે સાહેબ બહુ મહત્વ ધરાવતી ટપાલ પોતાની પાસે રાખી શકે અથવા તાત્કાલિક ઉત્તર આપી શકે. અથવા તો તેને ફાડીને કચરા ટોપલીમાં ફેંકી શકે. જો કે આવું બહુ ઓછું બનતું હોય છે.