રિપોર્ટમાં ઓબ્ઝર્વરે જણાવ્યું છે કે, બીસીએના લેટર પેડ પર સંસ્થાના પ્રમુખ સમરજીતસિંહ ગાયકવાડે અંગ્રેજીમાં લખાયેલો પત્ર બપોરે ૧૨ વાગ્યે રજૂ કરી, કહ્યું હતું કે મીટિંગની પક્રિયા પૂર્ણ (કન્ક્લૂડ) થઇ ગઈ છે.