નાગરિક અધિકાર પત્ર તથા આવા અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો - સંદર્ભોનો યોગ્ય રીતે નિકાલ થાય તે માટે તેની માહિતી પત્રક - ૧, પત્રક - ૨, પત્રક - ૩, પત્રક - ૪, પત્રક - ૫, અને કોમ્પ્યુટરમાં થાય તે ખૂબ જ જરૂરી છે. આવા પત્રો - સંદર્ભોના નિકાલની સમીક્ષા દર પખવાડીયે કરવમાં આવશે. તેથી કોમ્પ્યુટર ઓપરેટરે તથા સંબંધિત નોંધકારે આવા કાગળોની વ્યવસ્થિત નોંધ રાખવાની રહેશે. આવા કાગળોના નીકાલની માહિતી જવાબની રવાનગી કરતી વખતે પત્રની મુળપ્રત પરના સિક્કામાં યોગ્ય જગ્યાએ કરવાની રહેશે. આ નોંધના આધારે રજીસ્ટ્રીમાંથી જાવક કર્યા બાદ આ પ્રતની નોંધ ઉપરથી કોમ્પ્યુટર ઓપરેટરે આવા પત્રો - સંદર્ભોના મુળ નોંધણી ક્રમાંક સામે કરવાની રહેશે. દા.ત. તા. ૦૫-૦૫-૨૦૦૧ના રોજ નોંધણી ક્રમાંક : રમત આગળ દર્શાવેલ પત્રનો અંતિમ નિકાલ તા. ૧૫-૦૬-૨૦૦૧ના રોજ કરવામાં આવે તો પત્રક - ૧ના ક્રમાંક : રમત ના કોલમ-૮ અને ૯માં કોમ્પ્યુટર દ્વારા નિકાલ કર્યાની તારીખ અને ફાઈલ ક્રમાંક નોંધવામાં આવશે. આવા પત્રો - સંદર્ભોના વચગાળાના નિકાલની વ્યવસ્થા પણ આજ રીતે કોમ્પ્યુટરમાં નોંધવામાં આવશે. જેથી આવ કાગળોની અદ્યતન માહિતી મળી શકે.