કોઈપણ સરકારી કચેરી હોય કે સ્થાનિક સ્વરાજ્યની સંસ્થા હોય એમાં સત્તાવાર રીતે જાવક નંબર પાડીને જ જે તે પત્ર વ્યવહાર થતો હોય છે કે મંજૂરી અપાતી હોય છે.