તથા વર્ષોથી ચાલી આવતી પ્રણાલિ મુજબ જે તે કમીટી મળે તે પહેલા તમામ ફાઈલો લઈને  કોર્પોરેશનના “માર્ગદર્શક” ને મળવા જવાનું ફરજીયાત છે.