જો કર્મચારી હ્યુમન રિસોર્સિસ કર્મચારી વ્યક્તિની હાજરીમાં તેના અથવા તેણીના કર્મચારી ફાઈલમાં દસ્તાવેજથી નાખુશ હોય, તો કર્મચારી સમજૂતી અથવા સ્પષ્ટતા લખી શકે છે અને તે વિવાદિત દસ્તાવેજ સાથે જોડી શકે છે.