આ કારણે બધા સહભાગીઓને પ્રસ્તુતિ ફાઇલોની નકલ અથવા મીટિંગ દરમિયાન ચર્ચા કરવામાં આવેલા કોઈપણ દસ્તાવેજોને ખાતરી કરવા માટે તે ખૂબ મહત્વનું છે.