તમારું પત્ર સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ અને કરારના ખંડને સંદર્ભ આપવો જોઈએ જે વિનંતીને મંજૂરી આપે છે, એક શેડ્યૂલ જે વિલંબના કારણો અને પ્રસ્તાવિત વસૂલાત યોજનાને સાબિત કરી શકે છે.