જે અગાઉ મેયર સ્થાયી સમીતી ચેરમેન દંડક શહેર પ્રમુખ મહામંત્રીઓ તથા ઉપસ્થિત સદસ્યશ્રીઓ દ્વારા સંકલનની બેઠક યોજી સમગ્ર આયોજન નક્કી કરવામાં આવેલ હતું.