આ દસ્તાવેજો સંસ્થાની ઓફિસે જે તે સ્થિતિમાં જમા કરવા માટે નવી ચૂંટાયને આવેલી બોર્ડના સભ્યો વતી સંસ્થાના પ્રમુખે સુરત જિલ્લા સહકાર રજિસ્ટ્રારની લેખિત સૂચના અને આદેશો પ્રમાણે નોટિસો અપાઈ હતી.