આ પદયાત્રીઓ માટે વહીવટીતંત્ર સાથે સુમેળભર્યુ વાતાવરણ બનેલું રહે અને સાથે યાત્રીકોને પુરતી સગવડ મળી રહે તે માટે ભાદરવી પુનમીયા સંઘ મહામંડળ અને બનાસકાંઠા જીલ્લા વહીવટીતંત્ર સાથે એક બેઠક ડેપ્યુટી કલેકટર તથા વિભાગીય નાયબ પોલીસ અધીકક્ષકનાં અધ્યક્ષ સ્થાને યોજવામાં આવી હતી.