ફાઈલ ક્લર્કસ ફાઈલના લોગને જાળવી શકે છે જે સમગ્ર કંપનીમાં ફાઇલોના સ્થાનને ટ્રૅક કરે છે અને ફાઇલોને સ્થગિત દસ્તાવેજ રીટેન્શન શેડ્યુલ્સ અનુસાર નિકાલ કરે છે.