આ પત્રમા જણાવ્યા અનુસાર, આવા દરેક નિવૃત પ્રાધ્યાપકે પોતાની પેન્શનબુકની ઝેરોક્ષ નકલ લઈ, પોતાની કોલેજમાં જઈ, આપેલા ફોર્મ નંબર, એક તથા બેમાં વિગતો ભરી, પોતાની કોલેજના આચાર્યની સહી સિક્કા કરાવી આચાર્ય મારફત ઉચ્ચ શિક્ષણ કમિશનરની કચેરીમાં બે નકલમાં મોકલી આપવાની હતી.