મિટીંગમાં કરાયેલા આયોજન મુજબ વી. આઈ. પી. ના સ્વાગત માટે રૂમાલની વ્યવસ્થા, સ્ટેજ પર 30 ખુરશી રાખવી, એલ.ઈ.ડી. લગાવવા, સ્ક્રીન 2, સાઉન્ડ સીસ્ટમ, બેકડ્રાેપ ડીઝાઈન તૈયાર કરવી, સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમ યોજવો, 10 મીનીટ ની 181 અભયમ હેલ્પ લાઈન સંદર્ભે ફીલ્મ દશાર્વવી, સ્ટોલ લગાવવા, બેનર, પોસ્ટર લગાવવા, કાર્યક્રમમાં તેમજ સ્ટોલ પર પીવાના પાણીની વ્યવસ્થા કરવી, કાર્યક્રમ દરમ્યાન લાઈટ સતત ચાલુ રહે તેની પી. જી. વી. સી. એલ. ના અધિકારીઆેએ કાળજી રાખવી, 181 અભયમ હેલ્પ લાઈન અંતર્ગત બે બહેનો એ પોતાના પ્રતિભાવો આપવાનું નક્કી કરાયું છે.