તમે શા માટે લખો છો તે વિશે સ્પષ્ટ થાઓ તમારું ઇમેઇલ સંદેશ સ્પષ્ટપણે જણાવશે કે તમે કોણ છો, તમે શા માટે લખો છો અને વાચક તરફથી તમે શું વિનંતી કરી રહ્યા છો તમારા પરિચય માટે પહેલો ફકરોનો ઉપયોગ કરો, તમારી વિનંતિ માટેનો બીજો અને ત્રીજો, તેના અથવા તેણીના વિચાર માટે રીડરનો આભાર.