જો કોન્ફરન્સ એક સ્થળે સમાવવા માટે ખૂબ મોટું છે, તો તે સ્થળની શોધ કરો કે જે બહારના હોટલો અથવા કેટરિંગ સાઇટ્સની નિકટતામાં હોય, જેથી કોન્ફરન્સ હાજરીમાં એક કોન્ફરન્સ ઇવેન્ટથી બીજી શૉટ સુધી પહોંચવા માટે ખૂબ દૂર મુસાફરી ન કરવી પડે.