હેડક્લાર્ક દરેક ક્લાર્કને તેની ડાયરી સાથે બોલાવી તેમાં રજીસ્ટર કરાવે છે. જનરલ રજીસ્ટર હેડક્લાર્ક પાસે રહેતું હોય છે. ક્લાર્ક પાસે પોતાની ડાયરી રહેતી હોય છે.