સાર્કના બધા રાષ્ટ્રો દ્વારા સંમેલનની તારીખ અને સ્થાન નકકી થયા બાદ તેની વિવિધત જાહેરાત કરવામાં આવે છે અને પછી જ દરેક રાષ્ટ્રોના વડાને ઔપચારિક આમંત્રણો મોકલવામાં આવે છે.