આ માટે જિલ્લા કલેક્ટર રેમ્યા મોહનના અધ્યક્ષપદે એક બેઠક મળી હતી, જેમાં દર વર્ષની જેમ રણોત્સવની આનુષાંગિક કામગીરી અને સંકલન માટે જુદાં-જુદાં વિભાગોના સહયોગથી સમગ્ર આયોજન ઘડી કાઢવા વિવિધ તંત્રોને નિર્દેશ આપવામાં આવ્યા હતા, જેમાં ગુજરાત પ્રવાસન નિગમ, પોલીસ, પાણી પુરવઠા, માર્ગ-મકાન વિભાગ, પીજીવીસીએલ, બીએસએનએલ, પ્રાંત અને મામલતદાર ભુજ સહિતના વિભાગોનો સમાવેશ થાય છે.