૨૦૧૨ની બાવીસ નવેમ્બરના સુધારિત પરિપત્રક તથા ૨૦૦૫ની ૩૦ નવેમ્બરના મૂળ પરિપત્રકના આધારે નિવૃત્તિ-વેતનના દાવાની ફાઇલ નિવૃત્તિ-તારીખથી નવ મહિના પહેલાં BMCના પ્રશાસકીય અધિકારી (શાળા)ના કાર્યાલયને સ્કૂલના હેડમાસ્તરે મોકલવાની રહે છે. આનો સીધોસાદો અર્થ એ થાય કે દાવાની ફાઇલ ૨૦૧૨ના ૩૦ નવેમ્બર પહેલાં મોકલાવવી જોઇતી હતી, જે ન થતાં જ્યોતિબહેને સ્કૂલના હેડમાસ્તરને ૨૦૧૩ની બીજી જાન્યુઆરીએ પત્ર લખી ફાઇલ મોકલી આપવાની વિનંતી કરી. સાથોસાથ ઉપર ઉલ્લેખ થયેલા બન્ને પરિપત્રકોની કૉપી પણ મોકલાવી જેથી ક્ષતિ કે ત્રુટિને અવકાશ ન રહે.