શક્ય હોય ત્યાં સુધી આ સંબંધી કાગળો અધિકારીને ઉદ્દેશીને લખાયેલા ‘ફોરર્વિંડગ લેટર’માં તેનો સ્પષ્ટ ઉલ્લેખ કરીને તેની સમક્ષ રજૂ કરવાનું સલાહભર્યું ગણાય.