સરકારી કચેરીઓમાં આવતા બધા પત્ર વ્યવહાર તરફ પૂરતું ધ્યાન આપી તેનો સમયસર અને સકારાત્મક નિકાલ થાય તે દરેક અધીકારી તથા કર્મચારીની ફરજ છે. તેથી વિભાગ તથા તેના હસ્તકની ખાતાના વડાઓની કચેરીમાં આવતા પત્ર વ્યવહારનો વ્યાજબી સમયમાં નિકાલ થાય તે માટેની વ્યવસ્થા નાગરિક અધિકાર પત્રની બાબતો ઉપરાંત અન્ય પત્ર વ્યવહાર માટે પણ ગોઠવવામાં આવી છે. પ્રજાના પ્રતિનિધિઓ એવા સંસદસભ્યશ્રીઓ, વિધાનસભા સદસ્યશ્રીઓ અને પદાધિકારીઓ તરફથી પણ નગરીકો અને પ્રજાજનોના પ્રશ્નોની રજુઆતો થાય છે. આવી રજુઆતોનો સમયસર નિકાલ થાય તેવી વ્યવસ્થા પણ આ નગરિક અધિકાર પત્રમાં ગોઠવવામાં આવી છે. નાગરિકો, પદાધિકારીઓ અને અન્ય કચેરીઓ - વિભાગોમાંથી આવતા અગત્યના અને સમયમર્યાદાવાળા પત્ર વ્યવહારના નિકાલ માટે સંકલન, સમીક્ષા અને નિકાલ પર અંકુશની વ્યવસ્થા પણ વિભાગે ઉભી કરી છે.