અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો અને સંદર્ભો જેવા કે, રાજભવનના સંદર્ભો, મુખ્યમંત્રીશ્રી અને તેમના કાર્યાલયના સંદર્ભો, મંત્રીશ્રીઓના સંદર્ભો, સંસદસભ્યો અને વિધાનસભાના સદસ્યશ્રીઓના સંદર્ભો, ભારત સરકારના સંદર્ભો, તકેદારી આયોગના સંદર્ભો વગેરેના આવક અને નિકાલની વ્યવસ્થિત નોંધણીના અભાવે આવ સંદર્ભોના નિકાલના સંકલન અને સમીક્ષા કરવામાં હાલમાં ખૂબ જ મુશ્કેલ પડે છે. સમય અને શક્તિનો વ્યય થવા છતાં આવ સંદર્ભોના નિકાલ ઉપર જોઈએ તેટલું ધ્યાન આપી શકાતું નથી. એટલું જ નહીં તેના નિકાલની પૂરતી માહિતી પણ વિભાગ અને કચેરીઓમાંથી સમય સર મળતી નથી. તેથી આવા સંદર્ભોના નિકાલ માટે સતત સમીક્ષા ઉચ્ચ કક્ષાએ થવી જરૂરી છે.