આ રીતે આધુનિક સમાજમાં દફતરની વ્યાખ્યા એ રીતે થઈ શકે છે કે, “દફતર અને ફાઈલો કે જે કોઈ માન્ય સંસ્થા દ્વારા તૈયાર કરેલ હોય છે.