જયારે શક્ય હોય ત્યારે, "ડિયર સર અથવા મૅમ" અથવા " ટુ કોન ઇટ મેન્સ કન્સર્ન " જેવા સામાન્ય શુભેચ્છાને બદલે કોઈ વિશિષ્ટ વ્યક્તિની પૂછપરછને સંબોધવા માટે શ્રેષ્ઠ છે.