જ્યારે દસ્તાવેજ માળખું એક અધિકૃત પ્રતિનિધિ હાથમાં છે, તે તેની નોંધણી, અને દૃષ્ટિ પર ઘેરી છાપ મૂકી, તારીખ અને નોંધણી નંબર સ્પષ્ટ કરવા માટે બંધાયેલા છે.