જો તમારો ફોન સિસ્ટમ બાહ્ય કૉલ્સને તમારા કર્મચારીઓના ડેસ્ક પર સીધી રીતે રિંગ કરવાની પરવાનગી આપે છે, તો તમારે તે ખાતરી કરવાની જરૂર છે કે તેઓ કામચલાઉ અથવા "આઉટ ઓફ ઓફિસ" વૉઈસમેઇલ શુભેચ્છાનો ઉપયોગ કરે છે જે કૉલરને જાણ કરે છે કે તેઓ ઓફિસમાં નથી.