આ માટે ગામના મિલકત ઘારકોએ પોતાની મિલકતના હક્ક પુરાવાઓ જેવા કે દસ્તાવેજ, લેખ સક્ષમ અધિકારીના હુકમ, ઘરભેણી પત્રક, ભાડા પટ્ટાના દસ્તાવેજ, સનદ વગેરે પ્રકારના પુરાવાઓની નકલો એજન્સીના કર્મચારીઓને આપવાની રહેશે.