પ્રજાસત્તાક પર્વની ઉજવણના સુચારૂ આયોજન થઇ શકે તે માટે અધિક કલેક્ટરે દરેક કચેરી-વિભાગોના અધિકારીઓ સાથે પ્રજાસત્તાક પર્વની ઉજવણીની બેઠકમાં અધ્યક્ષ સ્થાનેથી આયોજનના ભાગરૂપે આમંત્રણ કાર્ડ તૈયાર કરીને વિતરણ વ્યવસ્થા કરવી, વનવિભાગ દ્વારા વૃક્ષારોપાણ કાર્યક્રમમાં ૧૦ જેટલા રોપા(છોડ) નામાવલી સાથે તૈયાર કરાવવા, સર્કિટ હાઉસ ખાતે આરક્ષણની જરૂરી વ્યવસ્થા કરાવવી, મંડપ સુશોભન, ગ્રાઉન્ડનું લેવલીંગ, વીજ કનેક્શન, સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમ, પીવાના પાણીની વ્યવસ્થા, આરોગ્ય ટીમની વ્યવસ્થા, વિભાગ વાઇઝ ટેબલો તૈયાર કરવા અંગેની વ્યવસ્થા, ઇનામ વિતરણ અંગેની જરૂરી યાદી તૈયાર કરવી, રમત ગમત ક્ષેત્રે શિક્ષણક્ષેત્રે, સુરક્ષાક્ષેત્રે સિઘ્ઘી મેળવનાર ખેલાડીઓના સન્માન કરવા અંગેની જરૂરી વ્યવસ્થા, મહાનુભાવોની બેઠક વ્યવસ્થા, તેમજ બેઠકમાં હાજર રહેલ તમામ વિભાગ-કચેરીઓના અધિકારીઓને વર્ષ ૨૦૧૭-૧૮માં થયેલ વિકાસ કામોની વિગતો મંત્રીની સ્પીચ માટે તૈયાર કરીને તાત્કાલિક માહિતી ખાતેને મોકલી આપવા અધ્યક્ષ સ્થાનેથી સુચના આપી હતી.