બીજી કેટલીક ફાઈલોમાં એવી નોંધ કરવામાં આવી હતી, કે મૃત્યુદંડની અરજીઓની નકલોને આઠ વિભાગોમાં ફાઈલ કરવી; અથવા તો ઇન્ડેક્સ કાર્ડમાં નોંધ થાય કે તરત જ માત્ર પત્ર દ્વારા જાણ કરીને જે તે કેદીની અંગત ફાઈલમાં માહિતીને સામેલ કરવા જેવી મહત્ત્વની બાબતોની ચર્ચાઓ પણ કરવામાં આવતી હતી.