આ ઈન્ટરનેશનલ ઈવેન્ટની સફળતા માટે અને સુંદર આપે આપવ માટે દેવ ભૂમિ દ્વારકાના કલેકટર જે. આર. ડોડીયાના અધ્યક્ષ સ્થાને મીટીંગનું આયોજન કરવામાં આવ્યું હતુ જેમાં કાઈટ ફેસ્ટીવલ ને લગતા મુદાઓ જેવા કે આવનારા આંતરરાષ્ટ્રીય પતંગ પ્રેમીઓની સગવડતા, ઉપસ્થિત સ્થાનીકો માટે યોગ્ય આયોજન, સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમો, ક્રાઈટ માટેના સ્ટોલ, સ્વચ્છતા, પ્રાથમિક સુવિધા વગેરેની વિસ્તૃત ચર્ચા વિચારણાઓ કરવામાં આવી હતી.