એક ઔપચારિક પત્ર દ્વારા જવાબ આપો અથવા એનસીઆર દ્વારા જે કાર્યવાહી કરવામાં આવી તે પ્રક્રિયાને દસ્તાવેજ કરો, આ મુદ્દાને હલ કરવા માટે કાર્યવાહી કરો, આને અટકાવવા માટે લેવામાં આવતી પગલાંઓ સમજાવો અને છેલ્લામાં નહીં પરંતુ ઓછામાં ઓછા, ખાતરી કરો કે તમારા સમકક્ષ સંમત થાય છે અને ચિહ્નો તમારી ક્રિયા યોજના પર બંધ