ઉદાહરણ તરીકે, જો આ પ્રોત્સાહન યાત્રા અથવા બહુ-દિવસીય પરિષદ છે, તો તમે નીચેનો સમાવેશ કરવા માંગો છો: ગંતવ્ય, મુખ્ય હોટેલ / કોન્ફરન્સ સ્થળ, મુખ્ય મુદ્દો, સ્પીકર્સ (બાયસ સહિત), શેડ્યૂલ, પ્રવૃત્તિઓ, લોજિસ્ટિક્સ, અને વિગતો નોંધણી વિશે આમંત્રણ પત્ર અને સામગ્રીઓમાં હાજરી આપવાના કારણો સાથે મહેમાનો પૂરું પાડવું જોઈએ, અને હંમેશા કૉલ ટુ એક્શન સામેલ છે.