મહાનગર પાલિકાના તમામ ખાતા અધિકારીઓની બેઠક કમિશનરે બોલાવી હતી, જેમાં રેકર્ડ વર્ગીકરણ કરવાની સુચના આપી હતી, જોકે આરંભમાં ખાતા અધિકારીઓને સંભવિત પોટલાની યાદી આપી હતી, પરંતુ કમિશનરે ચોક્કસાઈ પૂર્વક માહિતી, ફાઈલો, પોટલાની ગણતરી કરીને તમામ જૂનું રેકર્ડ વર્ગીકરણ કરવાની સુચના આપી હતી.