કોઈ વિષય અથવા દરેક વ્યક્તિની માહિતી જેવી માહિતી - ભાગ નંબર અથવા વ્યક્તિનું સરનામું - એક અલગ કાર્યપત્રક કોષમાં સંગ્રહિત થાય છે અને તેને ક્ષેત્ર તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.