સાઇકલોથોનના આયોજન માટે સ્કૂલના જવાબદારો દ્વારા પોલીસ અને નવલખી મેદાનની મંજૂરી લેવાઈ, પરંતુ સૌથી મહત્ત્વની એવી ડીઇઓ ઓફિસની મંજૂરી લીધી ન હતી.