સચિવાલયની કમનસીબી એ છે કે નવી ભરતી થયેલા યંગ કર્મચારીઓને સરકારી ફાઇલ સિસ્ટમની પુરતી જાણકારી નથી તેથી ફાઇલો અટવાઇ જાય છે. વળી ઘણાં કેસોમાં એવું પણ બન્યું છે કે અરજદારે મોકલેવા ડોક્યુમેન્ટ ગૂમ થઇ ગયેલા જોવા મળે છે. સરકાર જે અધિકારીને એક્સટેન્શન આપે છે તેની ફરજ બને છે કે નવા કર્મચારીને તે ટ્રેઇન કરે પરંતુ હકીકતમાં એવું થતું નથી. નિવૃત્ત અધિકારીને એક્સટેન્શન આપવાનું મુખ્ય કારણ પેન્ડીંગ કામોની પતાવટ હોય છે. સચિવાલયમાં હાલ 170થી વધુ કર્મચારીઓ એક્સટેન્શનનો લાભ લઇ રહ્યાં છે. સરકારની દલીલ છે કે અનુભવી ઓફિસરો જૂનિયરોને તૈયાર કરે છે. તેમના અનુભવનું જ્ઞાન આપે છે પરંતુ હકીકતમાં તેવું જોવામાં આવ્યું નથી. કેટલાક કિસ્સામાં અનુભવી ઓફિસર કે કર્મચારી નવા ભરતી થયેલા જૂનિયરને શિખવતો નથી પણ તેને ઇગ્નોર કરે છે. એવાં પણ કેટલાક અધિકારીઓ છે કે જેમણે સાચા અર્થમાં અનેક જૂનિયરોને સરકારી કામગીરીમાં તૈયાર કર્યા છે. આ સ્થિતિને સેકન્ડ કેડર કહેવામાં આવે છે. કોઇપણ સિસ્ટમમાં જો સેકન્ડ કેડર ન હોય તો તેની અસર વહીવટ પર અવશ્ય થતી હોય છે. કર્મયોગી તાલીમનો મુખ્ય ઉદ્દેશ આવો હતો પરંતુ હવે તો તે ભૂતકાળ બની ગયો છે.