બાહ્ય સંગઠનનું એક બિઝનેસ પત્ર લેટેથહેડ પર આપવામાં આવવું જોઈએ (ભલેને તેને ઇલેક્ટ્રોનિક અથવા કાગળ સ્વરૂપમાં મોકલવામાં આવશે નહીં).