આ પ્રસંગે હેલિપેડ,પાર્કીંગ સ્થળ, કાર્યક્રમના સ્થળે મંડપ, સ્ટેજ, બેઠક વ્યવસ્થા, પીવાનુ પાણી, આરોગ્ય, મોબાઈલ શૌચાલય, વીજળી ,કાયદો-વ્યવસ્થા, પ્રચાર-પ્રસાર, મીડીયા બેઠક વ્યવસ્થા સહિતની જરૂરી તમામ વ્યવસ્થાઓ અંગે વિગતવાર જાણકારી મેળવી જરૂરી સુચનો કર્યા હતા.