(૪) કાર્યક્રમની તરીખ અને સમય અંગે અત્રેની કચેરીને અગાઉથી લેખિતમા જાણ કરવાની રહેશે જેથી અત્રેની કચેરીના પ્રતિનિધિ કાર્યક્રમમા ઉપસ્થિત રહી શકે.