પરંતુ જે રીતે દસ્તાવેજ દેખાશે તે માત્ર બિઝનેસ પ્રકારના પ્રકાર દ્વારા નહીં, પણ સંચારની સ્થિતિ દ્વારા પણ નક્કી કરવામાં આવશે: વ્યક્તિ અને સંસ્થા (મેમો, વ્યક્તિ અને સંસ્થા) વચ્ચે વ્યક્તિ અને સંગઠન (પત્ર, કરાર) વચ્ચે સંસ્થાઓ વચ્ચેના કાગળની હિલચાલ.