બેઠકમાં અધિકારીઓને અપાયેલી સૂચના પ્રમાણે કાઇટિસ્ટો માટેના સ્ટોલ, બેરીકેટિંગ, મંડપ, સાઉન્ડ સિસ્ટમ, બેઠક વ્યવસ્થા, ગ્રીન નેટ ફ્લોરિંગ, કાર્યક્રમ સ્થળે વેલકમ બેનર્સ, જરૃરી સાફસફાઇ થાય તે માટેની વ્યવસ્થા કરવા સહિત બેઠકમાં તમામ કામગીરી તંત્ર દ્વારા જરૃરી સૂચનાઓ આપી દેવામાં આવી છે.