દરેક સંસ્થા વધતા જતા કેસોને યોગ્ય રચના, સંગ્રહ અને રેકોર્ડિંગ માટે વાર્ષિક ઘટક નામકરણ અફેર્સ, જે દસ્તાવેજો ઝડપી શોધ માટે જરૂરી છે (બાહ્ય અને આંતરિક પર્યાવરણમાં ફેરફારો ધ્યાનમાં લેતી) જ જોઈએ.