ફોર્મેટ, સામગ્રી, અને અધિકૃત સંક્ષિપ્ત શબ્દોનો ઉપયોગ કરવા માટેનો પુરાવો પત્રવ્યવહાર સ્ટાફની પૂછપરછોના જવાબો અને વહીવટી અને કારકુની બાબતો પર કર્મચારીઓને સલાહ આપે છે.