આ બેઠકમાં કાર્યક્રમની પૂર્વ તૈયારી માટે તમામ બાબતોની વિગતે જાણકારી અધિકારીઓને પ્રાંત અધિકારી પટેલ દ્વારા અપાઈ હતી, બેઠકમાં મેદાનની સફાઈ કરવી, માઈક વ્યવસ્થા ગોઠવવી, સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમનુ આયોજન કરવુ સહિતની સુચન અપાઈ હતી.