હ્યુમન રિસોર્સિસ, ઉપર જણાવેલ કોઈપણ હેતુઓ માટે, નવા કર્મચારીનું સ્વાગત પત્ર મોકલી શકે છે, પરંતુ એચઆર પત્ર પદના સુપરવાઇઝર પાસેથી અક્ષર ઉપરાંત હોવું જોઈએ.