રાજ્ય ચૂંટણી પંચના કાર્યાલયમાં આવતી તમામ ટપાલો જેવી કે, સરકારીપત્રો, અધિકારી પત્રો, અન્‍ય રાજ્યોના પત્રો, લોકસભા, વિધાનસભાના સભ્‍યોના પત્રો, સચિવાલયના વિભાગોના પત્રો, રાજ્યના અરજદારોની રજૂઆતો આ તમામ પત્રોને કચેરી કાર્યપદ્ધતિ અનુસાર મા. સચિવશ્રીના વંચાણે મૂકવા, મા. સચિવશ્રી પાસેથી વંચાણે લઇ આવેલ તમામ પત્રો નાયબ સચિવશ્રી, નાયબ ચૂંટણી કમિશ્‍નરશ્રી ૧ તથા ર, વહીવટી અધિકારી પાસે વંચાણમાં મૂકવા વંચાણે લઇ આવેલ તમામ પત્રોને આવક રજીસ્‍ટરે નોંધ કરી સંબંધિત શાખામાં શાખા પહોચ પોથીમાં ચઢાવી સંબંધિત શાખા કલાર્કને આપવા.