જો ખેડૂત કોઈપણ ફેરફાર નોંધ માટે નિયત ફોર્મમાં જરૂરી દસ્તાવેજો સાથે અરજી કરે તો રેકર્ડમાં તે બાબતે કાચી નોંધ કરવામાં આવે છે, અને ૩૦ દિવસ બાદ તેની પાકી નોંધ કરાય છે. આ દરમ્યાન જો ફેરફાર અંગે જરૂરી હોય તો સંબંધિત વ્યક્તિનો નોટિસ પાઠવાય છે જે જમીન મહેસુલની ભાષામાં કા.ક. ૧૩૫-ડી મુજબ નોટીસ કહેવાય છે. નોટિસ બાદ કોઈ જ વાંધો ૩૦ દિવસ દરમ્યાન લેખિતમાં ન આવે તો કાચ ફેરફાર નોંધને પાકી નોંધ કરવામાં આવે છે.