લાભાર્થી કે ફરિયાદી સાથે અધિકારી કે સરકારી કર્મચારીનું વર્તન કેવું હતું જેવી બાબત પૂછીને તેનો રેકોર્ડ રખાશે તેમ ટોચના સૂત્રોનું કહેવું છે.