કાર્યક્રમના સ્થળે તમામ તૈયારીઓ સમય મર્યાદામાં પૂર્ણ થાય એ માટે વહીવટી તંત્રના અધિકારીઓ ખડે પગે કામગીરી બજાવી રહ્યા છે.