કર્મચારીઓએ તેનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો તે નક્કી કરવું આવશ્યક છે, તેમને મંજૂર કરાયેલા દાવાઓ મૂકવા જોઈએ, અને નાણાં સીધી ચૂકવણી કરવામાં આવે છે (પ્રબંધકો નહીં).