નિવાસી અધિક કલેકટર હર્ષદ વોરાની અધ્યક્ષતામાં સંબધિત અધિકારીઓ સાથે બેઠક યોજાયેલી બેઠકમાં વિશેષ તૈયારીઓ, મહાનુભાવોના પ્રોટોકોલ, કલાકારોની વ્યવસ્થા સહિતની વિવિધ વ્યવસ્થાઓ પર ચર્ચા કરાઇ હતી.