જોકે પ્રાંત અધિકારીએ પરવાનગી આપી હોય તો પણ મામલતદાર કચેરી તરફથી પ્રાંત કચેરીને ભલામણ થઇ હોય કે પછી પ્રાંત અધિકારીએ બારોબાર સીધી મંજૂરી આપી હોય તો પણ તે મંજૂરીની જાણ કરતો પત્ર મામલતદાર કચેરીને ચોક્કસ પાઠવવો પડે તેવી પ્રણાલીકા છે.