ประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม เรื่อง การจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540

ประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม

ประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม
เรื่อง
การจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล
ตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ
พ.ศ.
๒๕๔๐[๑]

เพื่อให้การปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลเป็นไปตามมาตรา
๒๓ (๓) แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐
ที่กำหนดให้หน่วยงานของรัฐปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล
โดยจัดให้มีการลงพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษา และตรวจสอบให้ถูกต้องอยู่เสมอ

สำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรมจึงได้ทำการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้อง
และจำเป็นในการปฏิบัติงาน ดังนี้
๑. ประเภทของบุคคลที่มีการจัดเก็บข้อมูล
๑.๑ ข้าราชการพลเรือน
๑.๒ พนักงานราชการ
๑.๓ ลูกจ้างชั่วคราว
๒. ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล
๒.๑ สมุดประวัติ และ ก.พ. ๗
๒.๒ แฟ้มประวัติ
๒.๓ บันทึกในระบบคอมพิวเตอร์
๓. ลักษณะการใช้ข้อมูลตามปกติ
๓.๑ ใช้เพื่อการบริหารงานบุคคล ในการแต่งตั้ง โอน
ย้าย เลื่อนระดับ เลื่อนขั้นเงินเดือน ดำเนินการทางวินัย ลาออก ฯลฯ
๓.๒
ใช้เพื่อประกอบการเสนอชื่อขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์
๓.๓ ใช้เพื่อบริการแก่หน่วยงานหรือบุคคลภายนอก
๓.๔
ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ตามที่เจ้าของข้อมูลร้องขอ
๔. วิธีการขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารของเจ้าของข้อมูล
๔.๑
กรณีเจ้าของข้อมูลเป็นผู้ร้องขอตรวจดูข้อมูลของตนเอง ให้ดำเนินการ ดังนี้
๔.๑.๑ กรณีแสดงตนเพื่อขอตรวจสอบข้อมูล
ให้หน่วยงานที่เก็บรักษาข้อมูลนั้นเปิดเผยข้อมูลข่าวสารตามที่เจ้าของข้อมูลร้องขอ
๔.๑.๒ กรณีที่ไม่ได้ขอตรวจดูข้อมูลด้วยตนเอง
ให้ส่งคำร้องเป็นหนังสือต่อหน่วยงานที่เก็บรักษาข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล
หรือมอบอำนาจให้บุคคลอื่นขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารของตนเอง ให้หน่วยงานดังกล่าวเปิดเผยข้อมูลข่าวสารตามที่เจ้าของข้อมูลร้องขอ
๔.๒ กรณีที่หน่วยงานของสำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรมซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงาน
หรือมีอำนาจหน้าที่ในการนำข้อมูลไปดำเนินการใดๆ
ในกิจการของสำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรมมีความประสงค์ขอใช้ข้อมูล
ให้หน่วยงานที่เก็บรักษาข่าวสารข้อมูลบุคคลให้บริการข้อมูลแก่หน่วยงานนั้นๆ
๔.๓ กรณีเป็นหน่วยงานหรือบุคคลภายนอก
มีความประสงค์ขอใช้ข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลให้ดำเนินการ ดังนี้
๔.๓.๑ กรณีเป็นหมายศาล
ให้หน่วยงานที่เก็บรักษาข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลให้ข้อมูลข่าวสารตามที่ศาลร้องขอ
๔.๓.๒ กรณีเป็นหน่วยงานของรัฐหรือเอกชน
ให้หน่วยงานที่เก็บรักษาข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล ให้ข้อมูลข่าวสารเฉพาะที่ไม่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อเจ้าของข้อมูล
เช่น ชื่อนามสกุล สังกัด
๔.๔ กรณีที่มีการขอใช้ข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล
นอกเหนือจากการใช้ข้อมูลข่าวสารตามปกติ
หน่วยงานที่เก็บรักษาข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลจะให้ข้อมูลได้เมื่อได้รับความยินยอมเป็นหนังสือจากเจ้าของข้อมูล
๔.๕
กรณีมีปัญหาในทางปฏิบัติให้ปลัดกระทรวงวัฒนธรรมหรือรองปลัดกระทรวงวัฒนธรรมที่ปลัดกระทรวงวัฒนธรรมมอบหมาย
เป็นผู้พิจารณาชี้ขาด
๕. วิธีการขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล
๕.๑ เจ้าของข้อมูลเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูล เช่น
เปลี่ยนชื่อตัว ชื่อสกุล เพิ่มวุฒิการศึกษา
โดยส่งสำเนาหลักฐานเอกสารและแจ้งความประสงค์ผ่านส่วนราชการที่สังกัด
๕.๒ หน่วยงานที่เก็บรักษาข้อมูล
(กลุ่มบริหารงานบุคคล สำนักบริหารกลาง) เปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูล เช่น
ในการบันทึกรายการแต่งตั้ง โยกย้าย เลื่อนระดับ ฯลฯ
ตามคำสั่งสำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม
๖. แหล่งที่มาของข้อมูล
๖.๑ เจ้าของข้อมูล
๖.๒ จากคำสั่งสำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม เช่น
คำสั่งแต่งตั้ง โอน ย้าย เลื่อนระดับและคำสั่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ประกาศ
ณ วันที่ ๓๐ พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕๔๙
วีระ
โรจน์พจนรัตน์
รองปลัดกระทรวงวัฒนธรรม
รักษาราชการแทน
ปลัดกระทรวงวัฒนธรรม

โสรศ/ผู้จัดทำ
๒
กุมภาพันธ์ ๒๕๕๐

[๑] ราชกิจจานุเบกษา
เล่ม ๑๒๔/ตอนที่ ๙ ง/หน้า ๗๒/๒๕ มกราคม ๒๕๕๐