ประกาศกรมทะเบียนการค้า ฉบับที่ 18 (พ.ศ. 2538) เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี

ประกาศกรมทะเบียนการค้า

ประกาศกรมทะเบียนการค้า
ฉบับที่
๑๘ (พ.ศ. ๒๕๓๘)
เรื่อง 
กำหนดชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำ
ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี
ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี เอกสาร
ที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี
และการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบ
การลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจของบริษัทมหาชนจำกัด
-----------

                        โดยที่บริษัทมหาชนจำกัดต้องจัดให้มีการทำและเก็บรักษาบัญชีตามประกาศ
ของคณะปฏิวัติ ฉบับที่ ๒๘๕ ลงวันที่ ๒๔ พฤศจิกายน
พุทธศักราช ๒๕๑๕ แต่ปัจจุบันยังมิได้มี
การกำหนดรายละเอียดและวิธีการในการจัดทำบัญชีไว้ ดังนั้น
เพื่อให้การจัดทำบัญชีและการเก็บ
รักษาบัญชีของบริษัทมหาชนจำกัดเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
อาศัยอำนาจตามความในมาตรา 
๑๐๙ แห่งพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. ๒๕๓๕
และความในข้อ ๘ (๑) (๒) (๓) 
(๔) และข้อ ๑๓ แห่งประกาศของคณะปฏิวัติ ฉบับที่ ๒๘๕ ลงวันที่
๒๔ พฤศจิกายน พุทธศักราช 
๒๕๑๕ อธิบดีกรมทะเบียนการค้า จึงออกประกาศไว้ดังต่อไปนี้

                                                                 หมวด ๑
                                    ชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำ
                        ข้อ
๑  ให้บริษัทมหาชนจำกัด
จัดทำบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทดังต่อไปนี้
                        ๑.๑
ธุรกิจขายสินค้าหรือซื้อขายที่ดิน ต้องจัดทำบัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย 
บัญชีแยกประเภททรัพย์สิน บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย
                        ๑.๒
ธุรกิจอื่นนอกจาก ๑.๑ ต้องจัดทำบัญชีแยกประเภททรัพย์สิน บัญชี
แยกประเภทรายได้ รายจ่าย
                        กรณีที่มีความจำเป็นเพื่อให้การบันทึกรายการของธุรกิจนั้นครบถ้วนและถูกต้อง
ตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
ให้จัดทำบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทอื่นเพิ่มเติมด้วย

                                                                 หมวด ๒

ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี
                        ข้อ
๒  บัญชีทุกประเภทและทุกชนิด
                        ๒.๑
ปกด้านหน้าของสมุดบัญชี หรือใบปะหน้าของบัญชี กรณีที่บัญชีเป็น
แผ่นปลิวหรือแผ่นบัตร ต้องมีข้อความดังต่อไปนี้
                        (๑)
ชื่อนิติบุคคล
                        (๒)
ประเภทหรือชนิดของบัญชี
                        (๓)
ตัวเลขไทยหรืออารบิคหรืออักษรไทย ลำดับเล่มบัญชีแต่ละประเภทหรือ
ชนิด ถ้ามีมากกว่าหนึ่งเล่ม ต้องเรียงลำดับเล่มต่อเนื่องกัน
                        ๒.๒
หน้าบัญชีต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค หรืออักษรไทยเรียงลำดับทุกหน้า
                        ข้อ
๓  บัญชีทุกประเภทและทุกชนิด
ต้องมีข้อความและรายการในบัญชี
ดังต่อไปนี้
                        ๓.๑
บัญชีเงินสด ให้มีวันเดือนปี เลขที่ใบสำคัญ รายละเอียดแสดงการได้มาหรือ
จ่ายไปซึ่งเงินสด เงินฝากธนาคาร และจำนวนเงินนั้น
แต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในใบสำคัญหรือ
บัญชีรายวันชนิดหนึ่งชนิดใดแล้ว
จะลงรายการรับหรือจ่ายเงินประเภทเดียวกันเป็นยอดรวมก็ได้
                        ๓.๒
บัญชีรายวันซื้อหรือบัญชีรายวันขาย ให้มีวันเดือนปี เลขที่ใบสำคัญ และ
รายการแสดงรายละเอียด ชนิด ประเภท จำนวน
และราคาของสินค้าที่ซื้อขาย แต่ถ้ามีรายละเอียด
ดังกล่าวในใบสำคัญหรือสมุดทะเบียนใดแล้ว
จะลงรายการซื้อหรือขายสินค้านั้นเป็นยอดรวมก็ได้
                        ๓.๓
บัญชีรายวันชนิดอื่น ๆ หรือบัญชีรายวันทั่วไป ให้มีวันเดือนปีรายการบัญชี 
และจำนวนเงินแต่ละรายการ
ในกรณีเป็นบัญชีรายวันทั่วไปให้มีคำอธิบายรายการบัญชีด้วย
                        ๓.๔
บัญชีแยกประเภทลูกหนี้และเจ้าหน้าที่ ให้มีชื่อลูกหนี้หรือเจ้าหนี้วันเดือนปี 
และรายการแสดงการก่อหนี้หรือระงับหนี้และจำนวนเงินนั้น
การลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชี
และหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้
                        ๓.๕
บัญชีแยกประเภททรัพย์สิน ให้มีชื่อบัญชี วันเดือนปี รายการแสดงการได้มา
หรือจำหน่ายไปซึ่งทรัพย์สิน
จำนวนและหน่วยนับของทรัพย์สินแต่ละชนิดและจำนวนเงินนั้น 
การลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้
                        ๓.๖
บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย ให้มีชื่อบัญชี วันเดือนปี รายการแสดง
ที่มาแห่งรายได้หรือรายจ่ายและจำนวนเงินนั้น
การลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้า
ของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้
                        ๓.๗
บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ให้มีชื่อ ชนิดและหน่วยนับของสินค้า 
วันเดือนปี
และรายการแสดงการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินค้าและจำนวนสินค้านั้น
                        ข้อ
๔ 
รายการในบัญชีที่เป็นจำนวนเงินตามข้อ ๓ ต้องเป็นหน่วยเงินตราไทย

                                                                 หมวด ๓
                                                ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี
                        ข้อ
๕  การลงรายการในบัญชี
ต้องลงรายการให้แล้วเสร็จภายในกำหนด
ระยะเวลา ดังต่อไปนี้
                        ๕.๑
บัญชีเงินสดและบัญชีรายวันทุกชนิด ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่รายการนั้น
เกิดขึ้น
                        ในกรณีลงบัญชีเงินสดและบัญชีรายวันด้วยเครื่องจักรทำบัญชี
ภายในสิบห้าวัน
นับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น
                        ๕.๒
บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือน
ที่รายการนั้นเกิดขึ้น
                        ๕.๓
บัญชีแยกประเภท ต้องผ่านรายการจากบัญชีเงินสดและบัญชีรายวันทุกชนิด 
ภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น
                        ข้อ
๖ 
การลงรายการยอดคงเหลือในบัญชีเงินสด บัญชีแยกประเภททุกชนิดและ
บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ณ วันปิดบัญชีแต่ละงวด
ต้องลงให้แล้วเสร็จภายในหกสิบวัน
นับแต่วันปิดบัญชี

                                                                 หมวด ๔

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี
                        ข้อ
๗  การลงรายการในบัญชีเงินสด
บัญชีรายวันและบัญชีสินค้าซึ่งอยู่ใน
ครอบครองจะต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถแสดงความครบถ้วนและถูกต้อง
ของรายการบัญชีและเป็นที่เชื่อถือได้
                        ข้อ
๘  เอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึง
บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ 
ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกออกได้เป็น ๓
ประเภท คือ
                        (๑)
เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
                        (๒)
เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทมหาชนจำกัด เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
                        (๓)
เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทมหาชนจำกัด เพื่อใช้ในกิจการ
                        การลงรายการในบัญชีจะต้องใช้เอกสารจากลำดับที่
(๑) หรือ (๒) แล้วแต่กรณี
ก่อน เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าว จึงให้ใช้เอกสารลำดับถัดไป
                        ข้อ
๙  เอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการดังต่อไปนี้
                        (๑)
ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร
                        (๒)
ชื่อของเอกสาร
                        (๓)
เลขที่ของเอกสารและเล่มที่ (ถ้ามี)
                        (๔)
วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร
                        (๕)
จำนวนเงินรวม
                        ข้อ
๑๐ 
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออก
ให้แก่บุคคลภายนอกตามข้อ ๘ (๒)
เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระ รับฝาก หรือรับเงิน หรือตั๋วเงิน 
นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้ว
จะต้องมีรายการต่อไปนี้เพิ่มขึ้นอีก คือ
                        (๑)
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร
                        (๒)
สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร
                        (๓)
รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน
                        (๔)
ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วยและราคาของสินค้าหรือบริการ
แต่ละรายการ
เว้นแต่ได้ระบุรายละเอียดดังกล่าวไว้ในเอกสารตามข้อ ๑๑ (๓) แล้ว
                        (๕)
ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน
                        ข้อ
๑๑ 
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออก
ให้แก่บุคคลภายนอกตามข้อ ๘ (๒)
เพื่อเป็นหลักฐานในการจำหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินค้า
หรือบริการ โดยยังมิได้มีการชำระเงินหรือตั๋วเงิน
นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้ว 
จะต้องมีรายการต่อไปนี้เพิ่มขึ้นอีก คือ
                        (๑)
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร
                        (๒)
สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร
                        (๓)
ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วยและราคาของสินค้าหรือบริการ
แต่ละรายการ
                        (๔)
ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือ
บริการ
                        (๕)
ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือบริการ
                        ข้อ
๑๒ 
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออก
ให้แก่บุคคลภายนอก จะต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย ๑ ชุด
                        ข้อ
๑๓ 
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อใช้
ในกิจการตามข้อ ๘ (๓) นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้ว
จะต้องมีคำอธิบายรายการ
และมีกรรมการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากกรรมการลงลายมือชื่ออนุมัติรายการนั้นด้วย

                                                                 หมวด ๕

การเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจ
                        ข้อ
๑๔  บริษัทมหาชนจำกัด
ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี
ไว้ ณ สถานที่ประกอบธุรกิจ
เว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากสารวัตรบัญชี หรือสารวัตรใหญ่บัญชี
ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ
สถานที่อื่นแล้ว
                        สถานที่ประกอบธุรกิจ
หมายถึง สถานที่ซึ่งบริษัทมหาชนจำกัดใช้ประกอบธุรกิจ
เป็นประจำ
และให้หมายความรวมถึงสถานที่ซึ่งใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำด้วย
                        ข้อ
๑๕ 
การขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอก
สถานที่ประกอบธุรกิจให้ยื่นคำขอตามแบบที่อธิบดีกำหนดต่อสำนักงานบัญชีที่สถานที่ประกอบ
ธุรกิจนั้นตั้งอยู่หรือต่อสำนักงานกลางบัญชีที่กองบัญชีธุรกิจกรมทะเบียนการค้า
ก็ได้
                        ข้อ
๑๖ 
ในกรณีที่สารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชีไม่อนุญาตตามคำขอให้แจ้ง
ปฏิเสธการอนุญาตไปยังผู้ขอพร้อมเหตุผล
                        ข้อ
๑๗ 
การเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการใด ๆ ที่ได้แจ้งไว้แล้ว ให้บริษัท
มหาชนจำกัด ยื่นคำขอตามแบบที่อธิบดีกำหนดต่อสารวัตรบัญชี
หรือสารวัตรใหญ่บัญชี ภายใน
สิบห้าวันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการนั้น
ๆ
                        ข้อ
๑๘ 
สำหรับบริษัทมหาชนจำกัดที่ได้รับอนุญาตให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสาร
ประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจ
หากมีพฤติการณ์เป็นที่ปรากฏว่า บริษัทมหาชน
จำกัดนั้นไม่ปฏิบัติตามข้อความหรือรายการที่ได้แจ้งไว้ให้สารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชี
เพิกถอนการอนุญาตดังกล่าวได้
                        ข้อ
๑๙ 
ประกาศนี้ให้ใช้บังคับเมื่อพ้นกำหนดหกสิบวันนับแต่วันประกาศ
ในราชกิจจานุเบกษา

                                                            ประกาศ
ณ วันที่ ๒ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๓๘

สุปรีชา  แพ่งสภา
                                                                        รองอธิบดี
รักษาราชการแทน

อธิบดีกรมทะเบียนการค้า

[รก.๒๕๓๘/๓๙ง/๓๐/๑๖ พฤษภาคม ๒๕๓๘]