ประกาศกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ เรื่อง การดำเนินการตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ

ประกาศกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ

ประกาศกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ
เรื่อง
การดำเนินการตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐
เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ[๑]

เพื่อให้เป็นไปตามมาตรา ๒๓ (๑) (๒) (๓)
แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐
ที่กำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล โดยจัดให้มีการพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษา
และตรวจสอบแก้ไขให้ถูกต้องโดยเสมอ นั้น

กรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศเป็นส่วนราชการระดับกรมในสังกัดกระทรวงพาณิชย์
มีหน่วยงานในสังกัดระดับสำนักที่ทำหน้าที่จัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ
พ.ศ. ๒๕๔๐ คือ สำนักบริหารกลาง ส่วนการเจ้าหน้าที่
โดยการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ มีดังนี้

๑. ข้อมูลอัตรากำลังและระบบงาน
(ก) ข้อมูลประเภทบุคคลที่มีการจัดเก็บไว้
- ตำแหน่งประเภทบริหาร
- ตำแหน่งประเภทอำนวยการ
- ตำแหน่งประเภทวิชาการ
- ตำแหน่งประเภททั่วไป
- ลูกจ้างประจำ พนักงานราชการ
- ข้าราชการบำนาญ
(ข)
ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลที่จัดเก็บไว้ ได้แก่
- สมุดประวัติ/แฟ้มประวัติ/ก.พ. ๗
(ค) ลักษณะการใช้ข้อมูลตามปกติ
-
ใช้ในการบริหารงานบุคคลของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ
(ง)
วิธีการขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารของเจ้าของข้อมูล
- กรอกแบบขอตรวจสอบ ก.พ. ๗ แฟ้มประวัติ
หรือสมุดประวัติที่กำหนด
- เลขานุการกรม ผู้อำนวยการส่วนการเจ้าหน้าที่
หรือข้าราชการในส่วนการเจ้าหน้าที่ สำนักบริหารกลาง ที่ได้รับมอบหมาย
เป็นผู้พิจารณาอนุมัติ
(จ) วิธีการขอให้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล
- การขอแก้ไขวัน เดือน ปีเกิด
ให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการขอแก้ไข วัน เดือน ปีเกิด
ในทะเบียนประวัติราชการ พ.ศ. ๒๕๒๗
- การแก้ไขเพิ่มเติมรายการใน ก.พ. ๗ แฟ้มประวัติ
หรือสมุดประวัติ มีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้
(๑)
รายการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมที่จะต้องแจ้งให้ส่วนการเจ้าหน้าที่ทราบ เพื่อบันทึกหรือจัดเก็บลงใน
ก.พ. ๗ แฟ้มประวัติ หรือสมุดประวัติ
(๑.๑) การผ่านการอบรม ดูงาน
และการได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์แจ้งการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมรายการดังกล่าว
โดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องให้ส่วนการเจ้าหน้าที่ จำนวน ๑ ชุด
(๑.๒) การเพิ่มวุฒิบัตรการศึกษา
ส่งหลักฐานประกาศนียบัตร ปริญญาบัตรและสำเนาใบแสดงการศึกษา (Transcript)
จำนวน ๕ ชุด
(๑.๓) การเปลี่ยนชื่อตัว - ชื่อสกุล
ให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงโดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อตัว -
ชื่อสกุล สำเนาบัตรประจำตัว พร้อมแบบ ทร. ๑๔ (สำเนาทะเบียนบ้าน) จำนวน ๕ ชุด
(๑.๔) การเปลี่ยนแปลงตัวผู้รับบำเหน็จตกทอด
หรือตัวผู้รับเงินช่วยเหลือพิเศษ (เงินช่วยเหลือค่าจัดการศพ ๓ เท่าของเงินเดือน
หรือเงินบำนาญ)
ให้แจ้งส่วนการเจ้าหน้าที่และกรอกแบบหนังสือแสดงเจตนาระบุตัวผู้รับบำเหน็จตกทอด
หรือแบบหนังสือแสดงเจตนาระบุตัวผู้รับเงินช่วยพิเศษฉบับใหม่มาเปลี่ยนแทน
(๑.๕) การเพิ่มเติมรายการอื่นๆ เช่น
การได้รับการคัดเลือกให้เป็นข้าราชการดีเด่น, การได้รับการคัดเลือกให้เป็นครอบครัวอบอุ่นกระทรวงพาณิชย์
เป็นต้น ให้ส่งสำเนาใบประกาศ หรือหลักฐานอื่นๆ จำนวน ๑ ชุด
(๒) เอกสารหลักฐานที่ส่งให้ส่วนการเจ้าหน้าที่
ต้องรับรองสำเนาถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
ข้อ ๓๑ ทุกครั้ง
(๓) ข้าราชการที่เคยรับราชการทหาร
และได้รับยศทางทหารซึ่งต่อมาไม่ประสงค์ใช้ชื่อยศนำหน้าชื่อตัว
กรณีเช่นนี้สามารถกระทำได้ตามคำชี้แจงของกระทรวงกลาโหม ลงวันที่ ๓๐ มิถุนายน ๒๕๑๗
(ฉ) แหล่งที่มาของข้อมูล
- เจ้าของประวัติ/คำสั่งแต่งตั้ง ย้าย โอน
เลื่อนขั้นเงินเดือน ฯลฯ

๒. ข้อมูลการพัฒนาบุคลากร
(ก) ข้อมูลประเภทบุคคลที่มีการจัดเก็บข้อมูลไว้
-
รายชื่อผู้เข้ารับการฝึกอบรมในหลักสูตรที่กรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศจัดขึ้น/ผู้ที่กรมฯ
ส่งไปเข้าร่วมสัมมนาและฝึกอบรมที่จัดขึ้นโดยหน่วยงานอื่นๆ ทั้งในประเทศ
และต่างประเทศ
(ข)
ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลที่จัดเก็บไว้ คือ
- เก็บบันทึกในเครื่องคอมพิวเตอร์
(ค) ลักษณะการใช้ข้อมูลตามปกติ
-
ใช้เป็นข้อมูลประกอบการวางแผนเพื่อการพัฒนาบุคลากรของกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ
(ง) วิธีการตรวจค้นข้อมูลตามแบบที่กำหนด
- กรอกคำขอตรวจค้นข้อมูลตามแบบที่กำหนด
- เลขานุการกรม ผู้อำนวยการส่วนการเจ้าหน้าที่
หรือข้าราชการในส่วนการเจ้าหน้าที่ สำนักบริหารกลาง ที่ได้รับมอบหมาย
เป็นผู้พิจารณาอนุมัติ
(จ) วิธีการขอให้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล
- แสดงความจำนงขอแก้ไขข้อมูล
พร้อมหลักฐานที่เกี่ยวข้อง โดยให้รับรองสำเนาถูกต้องในเอกสารหลักฐาน
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๓๑ ทุกครั้ง
(ฉ) แหล่งที่มาของข้อมูล
-
จากหน่วยงานผู้จัดการอบรม/ผู้เข้ารับการฝึกอบรม/ประกาศนียบัตรผู้ผ่านการอบรม

ประกาศ
ณ วันที่ ๙ มกราคม พ.ศ. ๒๕๕๑
ชุติมา
บุณยประภัศร
อธิบดีกรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ

ปริยานุช/ผู้จัดทำ
๒๐
กุมภาพันธ์ ๒๕๕๑

[๑]
ราชกิจจานุเบกษา เล่ม ๑๒๕/ตอนพิเศษ ๓๐ ง/หน้า ๓๓/๑๑ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๑