ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА УЧЕТА, АНАЛИЗА И АУДИТА РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Аннотация: В статье рассмотрены основы учета, анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами. Основной результат, полученный в рамках сбора материала по теме и его обобщения: четко структурированная система учета, анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами обеспечивает структурированную работу с денежной наличностью и позволяет избежать ошибок. Цель статьи – представить основы  учета, анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами.

Ключевые слова: Аудит, денежные средства, подотчетное лицо, учет.

Методом сбора данных можно считать: - мониторинг материалов печатных и электронных деловых и специализированных изданий, аналитических обзоров рынка;  - мониторинг материалов маркетинговых и консалтинговых компаний; - систематизация и обобщение данных.

Основные результаты исследования. Подотчетными лицами называют работников предприятия, получивших авансом денежные суммы на предстоящие административные, хозяйственные или командировочные расходы. Размеры выдаваемых подотчетных сумм могут регламентироваться внутрипроизводственными нормами, определяться каждый раз индивидуально уполномоченным лицом или, как в случае с базовыми командировочными расходами, устанавливаться общегосударственными нормативными актами. Рекомендуется приказом руководителя утверждать перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги. Выдача наличных средств под отчет или на командировку осуществляется согласно законодательству РФ (в частности, согласно законодательству о командировках и нормам расходов). Денежная наличность выдается под отчет только при условии полного отчета данного работника по суммам, выданным ему ранее. Выдача подотчетных сумм оформляется приказом или распоряжением руководителя предприятия. В соответствии с таким приказом (распоряжением) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, по которому назначенное подотчетное лицо получает деньги у кассира предприятия. Расходный кассовый ордер обязательно подписывается разрешающим лицом и получателем денег. По исполнении поручения (или в случае невозможности его исполнения) работник, естественно, должен отчитаться перед предприятием. Подотчетными лицами могут быть сотрудники организации, постороннее лицо подотчетным быть не может. Рекомендуется приказом руководителя утверждать перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.

До 1 июня 2014 года выдавать наличные под отчет можно было исключительно штатным сотрудникам. Дело в том, что по общему правилу работником принято считать человека, с которым у фирмы заключен трудовой договор (ч. 2 ст. 20 ТК РФ). Однако в новом порядке ведения кассовых операций появилось более широкое определение работника. Теперь, «работник» - это лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 5 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У) . Это значит, что сейчас руководитель (ответственное лицо) может выдать деньги под отчет не только человеку, принятому по трудовому договору. А, к примеру, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданcко-правовому договору . Денежные средства под отчет выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно . Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок и какие суммы можно выдать. Тем не менее, здесь главным критерием должны быть здравый смысл и производственная необходимость. Выдать любому сотруднику деньги под отчет возможно только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У) . То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый. При отражении расчетов с подотчетными лицами первой операцией должна быть выдача денег, а второй - отчет за них, и никоим образом не наоборот. Часто организации для упрощения работы делают такую серьезную ошибку, когда сначала сотрудник что-то покупает: канцтовары или справочную литературу по бухгалтерскому учету, отчитывается о том, что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в указанном случае не является подотчетным лицом. Если организация ничего не поручала и денег не выдала, то получается, что работник тратит свои собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом предприятие приобретает у своего сотрудника какие-то материальные ценности.

Но такая сделка - это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица принадлежащего ему имущества . Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы предприятия. Для этого у бухгалтерии должны быть основания. Таким основанием может явиться приказ руководителя о выдаче денежных средств конкретному сотруднику регулярно или на разовую выдачу денег. Кроме того, это может быть его резолюция(«оплатить», «выдать») на каком-либо документе (служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на это уполномочены приказом руководителя. В учетной политике и в графике документооборота следует сразу четко определить перечень документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм. Основным документом при ведении операций с подотчетными суммами является авансовый отчет (№ АО-1). Кроме того, используется такой документ, как доверенность. Доверенность - документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ. Если предприятие выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру, что позволит предъявить НДС к зачету. Если сотрудник доверенности не имеет, для других предприятий он - частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, - это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты предприятием, но бухгалтерские проводки немного различаются. Эти различия будут показаны в таблице бухгалтерских проводок (табл. 1 и 2).