СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ПОДБОРА И ОТБОРА ПЕРСОНАЛА НА ПРИМЕРЕ ЗАКРЫТИЯ ВАКАНСИИ

Аннотация: Приведены теоретические аспекты системы подбора и отбора персонала. Рассмотрен процесс подбора и отбора персонала в одном из Обществ с ограниченной ответственностью «ХХХ» на примере закрытия вакансии «Ведущего инженера по расчетам». Выявлены проблемы в системе подбора и отбора персонала в ООО «ХХХ». Предложены мероприятия для решения выявленных проблем. Разработан усовершенствованный процесс подбора и отбора персонала для ООО «ХХХ». Графически представлено сравнение усовершенствования процесса подбора и отбора персонала с существующим в ООО «ХХХ».

Ключевые слова: подбор персонала, отбор персонала, система подбора и отбора, вакансия, закрытие вакансии.

Эффективное использование ресурсов, находящихся в распоряжении организации, экономические показатели и конкурентоспособность, и конечно же конечный результа во многом зависит от слаженной работы людей, специально подобранных для достижения поставленных целей и закладывающих фундамент будущего успеха организации в целом. В связи с этим, функцию подбора и отбора персонала выделяют как одну их важнейших функций в области управление персоналом. Неудачно организованная система подбора и отбора персонала может стать причиной возникновения многих нежелательных последствий, таких как высокая текучесть кадров, неблагоприятный социально-психологический климат в организации (склоки, конфликты, халатное отношение к порученному делу и т.п.), низкая трудовая дисциплина (низкое качество работы, прогулы, опоздания на работу и преждевременные уходы с работы, низкая эффективность рабочего времени, невыполнение распоряжений руководства и др.).  Для руководителей и организации в целом важно, чтобы работа по подбору и отбору персонала была поставлена эффективно. От нее зависит как само качество человеческих ресурсов, так и их вклад в достижение целей организации и качество производимой продукции (предоставляемых работ, услуг). Стоить отметит, что процесс подбора и отбора, а впоследствии и найма на работу двусторонний, так как не только организация выбирает кандидатов на вакантные места, но и люди, пришедшие в организацию, оценивают ее с точки зрения привлекательности.

Далее остановимся на теоретических аспектах темы. Необходимым является рассмотрение таких понятий, как «подбор» и «отбор». «Подбор персонала есть привлечение человеческого капитала с целью получения эффективных результатов, формирования социального и организационного капитала, как источников будущих достижений и снижения рисков деятельности» пишет В. Солдатов в своей работе о технологиях подбора персонала. Говоря о подборе персонала в организацию нельзя не затронуть такое понятие, как отбор. Эти процедуры ни одна организация не разделяет, так как при приеме персонала на вакантную должность следует выбор из множества кандидатов тех, кто по всем требованиям, предъявляемым к вакансии, наиболее привлекателен для организации. Часто подбор отождествляют с отбором, что, по мнению А.Я. Кибанова невозможно с точки зрения русского языка. «Отбор – это выделение кого-либо из общего числа… при подборе же сравниваются деловые и другие качества работника с требованиями рабочего места» [1, С. 330]. Так, В.А. Спивак под отбором персонала предлагает понимать «процесс выбора из группы кандидатов индивидуума лучше других подходящего на определенную должность и для организации» [3, С. 79].

Для подтверждения теоретических изложений, рассмотрим процесс подбора персонала на примере закрытия вакансии на должность «Ведущего инженера по расчетам» согласно регламенту «Подбор персонала» одного из Обществ с ограниченной ответственностью «ХХХ».

Согласно существующей системе подбора и отбора персонала в Обществе на закрытие должности затрачивалось 6 недель, то есть 42 дня. В процессе работы в соответствии с регламентом «Подбор персонала» Общества были выявлены следующие проблемы:  на втором этапе проверки правильности заполнения Заявки на соответствие критериям точности, полноты выявлены затраты лишнего времени в связи с данной проверкой;  на третьем этапе согласования Заявки с директором по персоналу/начальником отдела подбора, оценки и развития персонала выявлены затраты лишнего времени специалиста по подбору персонала в связи с данной операцией;  не активное использование собственного банка резюме;  не активная работа со специализированными интернет-сайтами;  дублирование рабочей операции на этапе четвертом при поиске, отборе резюме кандидатов в соответствии с заявленными требованиями между специалистом по подбору персонала и руководителем структурного подразделения;  затрата лишнего времени при подборе и отборе персонала на этапе четвертом при поиске, отборе резюме кандидатов в соответствии с заявленными требованиями;  на восьмом этапе не предусмотрена операция для дальнейшего отбора при возможно большем количеством кандидатов, чем 1.

В качестве рекомендаций и мероприятий по решению отмеченных выше проблем можно предложить следующее:

1. На втором этапе проверки правильности заполнения Заявки на соответствие критериям точности, полноты исключить проверку правильности заполнения Заявки с помощью внедрения в Общество профилирования должностей, что позволит руководителям структурных подразделений самостоятельно заполнять Заявку на подбор персонала, не прибегая к проверке. Заполнение профилей должностей следует поручить руководителям структурных подразделений, что в свою очередь позволит не обращаться к финансовым ресурсам Общества. В течение двух месяцев они в обязательном порядке должны предоставить заполненные профили должностей на каждую из своих подчиненных.

2. На третьем этапе согласования Заявки с директором по персоналу/начальником отдела подбора, оценки и развития персонала исключить процедуру согласования Заявки из обязанностей специалиста по подбору персонала. Для этого предлагается внедрить в Общество электронную форму Заявки на подбор персонала позволит обозначить обязательные поля заполнения, что в свою очередь даст возможность исключить процедуру проверки правильности заполнения Заявки на подбор персонала. Для разработки данной Заявки требуется пригласить стороннего специалиста, на это потребуются финансовые затраты (3000 рублей) и временные – 3 дня.

3.  Руководитель структурного подразделения должен самостоятельно согласовать Заявку с директором по персоналу/начальником отдела подбора, оценки и развития персонала в электронном виде или на бумажном носителе, после чего согласованная Заявка передается специалисту по подбору персонала директором по персоналу/начальником отдела подбора, оценки и развития персонала для ее закрытия.

4. Наладить работу с собственным банком резюме с помощью установки конфигурации «1С: Предприятие 8. Кадровое агентство», которая в свою очередь автоматизирует процесс подбора персонала, в том числе и внутренним методом поиска кандидатов. Для этой процедуры потребуется 5 рабочих дней и затраты в количестве 22 500 руб. В стоимость входит: демонстрация, доставка, установка, обучение, часы, программиста, обновления, техподдержка.

5. Наладить работу со специализированными интернет-сайтами с помощью заключения договора с одним или несколькими специализированными интернет-сайтами, что позволит без лишних затрат на подбор персонала пользоваться банком резюме того или иного сайта и размещать на нем объявления о вакансии. К примеру, услуги сайта Superjob.ru на 1 год – 60 000 руб.

6. Исключить дублирование рабочей операции между специалистом по подбору персонала и руководителем структурного подразделения. Функцию контроля соответствия кандидатов требованиям должности снять с обязанностей руководителя структурного подразделения, и закрепить ее за специалистом по подбору персонала, который в свою очередь знакомится с резюме и документами кандидатов, соотносит их знания и опыт с функциональными задачами, отбирая наиболее подходящих кандидатов.

7. Сократить время подбора и отбора персонала можно так же с помощью внедрения автоматизированной конфигурации «1С: Предприятие 8. Кадровое агентство». Эта программа позволит значительно (предполагается в 3 раза) сократить время на поиск, отбор резюме в соответствии с заявленными требованиями. Конфигурация решает следующие задачи:  Автоматизирует бизнес-процессы кадровых служб компании;  Автоматизирует процесс оценки знаний, навыков и личностных характеристик кандидатов, обратившихся в компанию для поиска работы;  Создает единую информационную базу кандидатов на вакантные должности, позволяющую автоматически сопоставлять требования, предъявляемые к конкретной должности с резюме кандидатов, обратившихся в компанию для трудоустройства;  Повышает производительность труда специалистов по подбору персонала за счет значительного сокращения времени на обработку информации;  Составляет отчеты о работе персонала.

8. Разработать операцию для отбора при возможно большем количестве кандидатов, чем 1. Для этого назначить испытательный срок в течение двух рабочих недель, по окончании которого методом опроса коллег выбрать одного кандидата для дальнейшего трудоустройства. Испытательный срок установить оплачиваемый исходя из минимального размера оплаты труда 2 982,5 рублей (на человека)

С целью решения всех выявленных проблем, мероприятия предлагается использовать в комплексе. Рекомендации по усовершенствованию процесса подбора и отбора персонала в Обществе, позволят сократить такие ограничивающие факторы, как время и финансовые ресурсы, требуемые для закрытия вакантных должностей.

Итак, по итогу предложенных мероприятий, процесс подбора и отбора персонала сократился на два этапа, при этом, предложенные этапы при подборе также сократились и по временному фактору. В целом процесс подбора и отбора персонала предлагается сократить на 12 рабочих дней, по предложенному варианту процесс закрытия вакантной/ных должности/тей длится 30 рабочих дней.