Judul: Pengembangan Sistem Pelatihan Melalui Analisis Kesenjangan Kompetensi (Studi Kasus Arsiparis di Kementerian Sekretariat Negara)
Abstrak: Kementerian Sekretariat Negara selaku instansi pemerintah pusat yang memiliki tugas dan fungsi memberikan dukungan teknis, administrasi, dan analisis kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara, menyimpan banyak arsip vital dan terjaga berkenaan dengan Presiden dan Wakil Presiden. Arsip vital dan terjaga tersebut tentunya membutuhkan pengelolaan yang baik dari sumber daya manusia aparatur sipil negara (ASN) yang kompeten sehingga tetap terjaga keutuhannya. Sumber daya manusia di bidang kearsipan, salah satunya adalah Arsiparis. Arsiparis dalam menjalankan tugas dan fungsinya memerlukan kompetensi yang sesuai. Mengingat banyaknya arsip-arsip vital dan terjaga mengenai Presiden dan Wakil Presiden yang membutuhkan penanganan khusus dan keahlian tertentu, maka diperlukan pelatihan yang komprehensif dan berkelanjutan bagi setiap Arsiparis untuk dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Upaya membentuk tenaga fungsional arsiparis yang kompeten di lingkungan Kemensetneg salah satunya dilakukan melalui program Pengembangan Kompetensi Aparatur Sipil Negara (PKASN). PKASN dilakukan dengan tujuan mengisi kesenjangan kompetensi ASN baik itu segi kompetensi teknis, manajerial dan sosial kultural. Penyelenggaraan program PKASN dilakukan salah satunya adalah penetapan kebutuhan dan rencana pengembangan kompetensi. Fase ini dimaksudkan untuk memetakan kebutuhan program PKASN sebagai dasar dalam merencanakan program pengembangan kompetensi yang ingin dicapai. Salah satu proses dalam tahapan ini adalah analisis kebutuhan pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan (AKP) dalam implementasinya, diketahui dapat memengaruhi hasil pelatihan. Hal tersebut sejalan dengan hasil wawancara awal dengan Kepala Subbagian Penyelenggaraan Pelatihan Fungsional Kemensetneg di mana pelaksanaan pelatihan kompetensi tenaga fungsional arsiparis belum optimal. Salah satu penyebabnya adalah rekomendasi pelatihan kompetensi tenaga fungsional arsiparis yang ada belum secara maksimal mengakomodasi kebutuhan kompetensi teknis, manajerial dan sosial kultural yang dibutuhkan, sehingga pelaksanaan program pelatihan kompetensi bagi tenaga fungsional arsiparis masih belum tepat sasaran. Oleh karena itu, perlu dilakukan AKP yang dapat mengakomodasi kebutuhan kompetensi teknis, manajerial dan sosial kultural yang dibutuhkan secara tepat. Salah satunya adalah dengan AKP melalui pendekatan analisis kesenjangan. Dengan pendekatan ini diharapkan penyusunan program pengembangan kompetensi terhadap tenaga fungsional arsiparis di Kemensetneg dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Adapun tujuan dari penelitian adalah (1) menganalisis level dan jenis kompetensi yang dibutuhkan arsiparis Kemensetneg, (2) menganalisis level dan jenis kompetensi yang dimiliki saat ini oleh arsiparis Kemensetneg, (3) menganalisis kesenjangan antara level dan jenis kompetensi yang dibutuhkan dengan level dan jenis kompetensi yang dimiliki saat ini oleh arsiparis Kemensetneg, dan (4) merancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan arsiparis Kemensetneg berdasarkan analisis kesenjangan dan prioritas pengembangan kompetensi. Penelitian dilakukan dengan pendekatan deskriptif kuantitatif. Pengambilan data menggunakan instrumen kuesioner dengan metode sensus kepada seluruh arsiparis Kemensetneg pada bulan Juli sampai dengan Agustus 2020. Teknik analisis data yang digunakan antara lain, pertama adalah analisis deskriptif, yang digunakan untuk menganalisa data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya. Analisis deskriptif digunakan untuk mengetahui karakteristik tenaga Arsiparis, dilihat dari jenis kelamin, usia, masa kerja dan tingkat pendidikan terakhir. Kedua, analisis kesenjangan kompetensi. Analisis kesenjangan kompetensi dilakukan dengan cara : (1) melakukan identifikasi kompetensi yang dibutuhkan melalui studi pustaka atau pendapat para pakar, (2) menyusun kuesioner penelitian yang digunakan untuk melakukan penilaian terhadap Required Competency Level (RCL), Current Competency Level (CCL) dan tingkat kepentingan kompetensi terhadap pekerjaan berdasarkan jenjang jabatan arsiparis, (3) melakukan penilaian
Keyword: arsiparis, kesenjangan, kompetensi, pelatihan, pengembangan