Judul: Strategi Optimalisasi Beban Kerja Tenaga Kependidikan Sekolah Bisnis IPB (SB-IPB) Melalui Analisis Beban Kerja
Abstrak: Beban kerja seorang pegawai telah ditentukan dalam bentuk standar kerja organisasi/perusahaan dan sesuai dengan jenis pekerjaan yang dilakukannya. Beban kerja yang sesuai tentunya akan membuat pegawai bekerja dengan produktif dan mendapatkan kepuasan atas apa yang dikerjakannya. Beban kerja yang dibebankan kepada pegawai dapat berupa beban kerja yang standar, terlalu tinggi (overload), dan beban kerja yang terlalu rendah (underload). Kondisi pegawai dengan beban kerja yang tinggi maupun rendah justru menimbulkan ketidakefisienan dalam penyelesaian pekerjaan dan menyebabkan tidak produktifnya pegawai. Sekolah Bisnis IPB (SB-IPB) merupakan salah satu organisasi pendidikan bagian dari IPB University. Organisasi ini belum pernah melakukan perhitungan beban kerja pegawai masing-masing unit. Dengan adanya kondisi ini, dirasa perlu untuk melakukan perhitungan beban kerja masing-masing unit untuk menghindari adanya overload dan underload bagi pegawai unit di SB-IPB.Tujuan penelitian ini adalah (1) menganalisis beban kerja tenaga kependidikan di SB-IPB dan (2) merumuskan strategi optimalisasi beban kerja tenaga kependidikan di SB-IPB. Data dari penelitian ini terkait analisis beban kerja pegawai diolah dengan menggunakan metode Full Time Equivalent (FTE). FTE merupakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk melakukan atau menyelesaikan serangkaian kegiatan tertentu pada periode tertentu. Pendekatan ini dijadikan dasar perhitungan dikarenakan aktivitas utama dari SB-IPB merupakan pengelolaan administrasi dan tata usaha yang tidak dapat diukur targetnya, tetapi pekerjaannya tetap ada. Artinya beban kerja ada dan dapat dilakukan pengukuran. Perhitungan FTE melibatkan seluruh tenaga kependidikan/pegawai administrasi sebanyak 46 orang. Selain menggunakan FTE, penulis juga menggunakan Analytical Hierarchy Process (AHP) untuk membantu merumuskan strategi pengoptimalan beban kerja. Analisis ini melibatkan 7 pakar dari internal maupun eksternal SB-IPB. Hasil analisis beban kerja menggunakan perhitungan FTE menunjukkan bahwa sebagian besar beban kerja tendik SB-IPB telah sesuai dengan pembagian pekerjaannya di unit masing-masing. Namun, untuk beban kerja tendik yang berlebih (overload) juga masih lebih besar persentasenya jika dibandingkan dengan tendik yang kekurangan beban kerja (underload). Tendik yang masuk dalam kategori overload atau nilai FTE tinggi, diantaranya Kepala Tata Usaha (KTU) dengan nilai FTE sebesar 1,71, Sekretaris Dekanat yang memiliki nilai FTE 1,53, satu orang dari unit Admisi dan Humas (FTE sebesar 2,08), tiga orang unit Akademik dan Kemahasiswaan dengan masing-masing nilai FTE sebesar 1,68; 1,41; dan sebesar 1,67, serta dua orang dari unit Kerjasama dan Penjaminan Mutu dengan nilai FTE 1,47 dan 1,36. Tendik dengan kategori beban kerja underload, diantaranya tiga orang dari unit Akademik dan Kemahasiswaan dengan masing- masing nilai FTE sebesar 0,28; 0,99; dan 0,95, satu orang dari unit Layanan Sistem Informasi (Labkom) dengan FTE sebesar 0,89, dan satu orang pramu kantor (FTE sebesar 0,91). Hasil AHP menunjukkan bahwa faktor yang paling berpengaruh terhadap optimalisasi beban kerja pegawai adalah komitmen pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan (waktu kerja) dengan nilai 0,51365. Faktor lainnya berdasarkan urutan nilai yaitu disiplin kerja (0,26938), ketersediaan SDM (0,12831) dan jobdes yang jelas dan lengkap (0,08866). Tujuan yang menjadi prioritas dalam pengoptimalan beban kerja adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai dengan nilai 0,35728. Beban kerja berpengaruh terhadap produktivitas kerja, pegawai yang memiliki beban kerja yang terlampau besar maupun kecil akan menimbulkan inefisiensi kerja bagi organisasi. Urutan prioritas tujuan setelah meningkakan produktivitas berdasarkan hasil analisis AHP yaitu meningkatkan kinerja pegawai (0,27446), meningkatkan engagement organisasi (0,22593), dan menyempurnakan
Keyword: AHP, strategi optimalisasi beban kerja, sumber daya manusia, Words: AHP, human resource, workload optimization strategy