Samræming verklags um fjarfundi á vegum ráðuneyta Nefndarálit - þingskjal nr. 825

148. löggjafarþing 2017–2018.

Þingskjal 825 - 45. mál.

Síðari umræða.

Nefndarálit með breytingartillögu um tillögu til þingsályktunar um samræmingu verklags um fjarfundi á vegum ráðuneyta.

Frá stjórnskipunar- og eftirlitsnefnd.

Nefndin hefur fjallað um málið og fengið á sinn fund Ágúst Geir Ágústsson frá forsætisráðuneytinu, Eydísi Eyjólfsdóttur frá rekstrarfélagi Stjórnarráðsins, Helgu Guðrúnu Jónasdóttur og Önnu G. Björnsdóttur frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga og Gunnar Þorgeirsson frá Samtökum sunnlenskra sveitarfélaga.

Umsagnir bárust frá Eyþingi – sambandi sveitarfélaga á Norðurlandi eystra, Fjórðungssambandi Vestfirðinga, Sambandi íslenskra sveitarfélaga og Samtökum sunnlenskra sveitarfélaga.

Með tillögunni er lagt til að Alþingi álykti að fela forsætisráðherra að innleiða verklagsreglur fyrir ráðuneyti Stjórnarráðsins um fjarfundi til að auðvelda stofnunum, sveitarstjórnum og öðrum aðilum um allt land samskipti við ráðuneytin. Lagt er til að ráðherra skipi starfshóp sem geri tillögur að verklagsreglum og vinni áætlun um innleiðingu nýs verklags. Fram kemur að ráðherra skuli kynna Alþingi niðurstöður starfshópsins eigi síðar en 2018.

Samskipti við stjórnvöld.

Á fundum nefndarinnar var rætt um mikilvægi þess að tryggja aðgengi að stjórnsýslunni, þ.e. ráðuneytum Stjórnarráðs Íslands, sem öll hafa aðsetur í Reykjavík, auk fjölda annarra stofnana. Bent var á að fjöldi fólks þurfi reglulega að eiga í samskiptum við framkvæmdarvaldið, m.a. á fundum, og það geti verið bæði tímafrekt og kostnaðarsamt að þurfa að fara langar vegalengdir allt árið um kring vegna funda í höfuðborginni, hvort sem um ræði einstaklinga, fyrirtæki, sveitarstjórnir eða stofnanir. Í ljósi mikilla tækniframfara á síðustu árum sé því nauðsynlegt að leggja frekari áherslu á fjarfundi. Rætt var um að algengt sé að boðið sé upp á símafundi en að æskilegt væri að hægt væri að eiga fjarfundi í mynd, þar sem það skipti máli að geta tjáð sig og átt samskipti augliti til auglitis. Myndfundir krefjist ekki lengur sérstaks búnaðar, heldur þurfi að tryggja að sá vélbúnaður og hugbúnaður sem til staðar sé á hefðbundnum skrifstofum og fundarherbergjum vinni saman þannig að hann nýtist til myndfunda.

Nefndin tekur undir þessi sjónarmið og telur mikilvægt að nýta tækni til að tryggja aðgengi að stjórnvöldum og samskipti við þau, óháð búsetu.

Samræmt verklag og búnaður.

Við meðferð málsins í nefndinni var rætt um stöðu mála að því er varðar nauðsynlegan búnað og þekkingu til að halda fjarfundi. Bent var á að hjá stjórnvöldum geti tæknibúnaður til að halda fjarfundi verið til staðar en þörf sé á bæta kennslu og þjálfun starfsfólks í notkun búnaðarins til að hann nýtist sem skyldi. Bæði er þar um að ræða tæknilega þekkingu og þekkingu á vinnulagi við stjórnun og þátttöku í fjarfundum. Fram kom að hjá rekstrarfélagi Stjórnarráðsins sé unnið að því að kanna hver staðan sé með búnað og lausnir til að halda fjarfundi. Þá komu fram sjónarmið um að gæta þurfi að öryggissjónarmiðum þegar um er að ræða samskipti í stjórnsýslunni á fjarfundum og við miðlun gagna og skjalavörslu í tengslum við þá.

Á fundum nefndarinnar var einnig rætt um inntak samræmdra verklagsreglna fyrir ráðuneyti Stjórnarráðs Íslands, t.d. hvort setja ætti tiltekin skilyrði fyrir því að halda fjarfundi eða undanskilja tiltekna fundi.

Fyrir nefndinni komu jafnframt fram sjónarmið um að til viðbótar við verklagsreglur sé mikilvægt að mótuð verði stefna um fjarfundi af hálfu Stjórnarráðs Íslands, sem gæti verið hluti af frekari stefnumótun um samskipti og aðgengi að stjórnsýslunni.

Nefndin telur mikilvægt að hugað verði að samræmdum kröfum til nýtingar tæknibúnaðar og eftir atvikum þekkingar og þjálfunar starfsfólks ráðuneyta til að fjarfundir verði raunhæfur kostur. Samkvæmt þingsályktunartillögunni er gert ráð fyrir að forsætisráðherra skipi starfshóp sem geri tillögur að verklagsreglum og vinni áætlun um innleiðingu nýs verklags. Nefndin telur nauðsynlegt að mótuð verði stefna um fjarfundi sem taki til Stjórnarráðs Íslands og leggur því til breytingartillögu þess efnis. Í framhaldi af mótun stefnunnar geri starfshópurinn tillögur um inntak samræmdra verklagsreglna. Nefndin telur eðlilegt að starfshópurinn fari yfir verklag ráðuneytanna og hverjar kröfur þurfi að gera til öryggis fjarfunda og hafi svigrúm til að móta tillögur sínar.

Viðburðir á vegum stjórnvalda.

Á fundum nefndarinnar komu fram sjónarmið um að æskilegt sé að notkun fjarfunda hjá ráðuneytum og stofnunum nái til fleiri viðburða en hefðbundinna funda. Á vegum stjórnvalda eru oft skipulagðar ráðstefnur eða aðrir þekkingar- og samráðsviðburðir sem mikilvægt er að sem flestir geti fylgst með eða tekið þátt í, óháð staðsetningu. Hægt er að auðvelda fólki þátttöku í slíkum viðburðum með því að t.d. senda dagskrá þeirra út í beinni útsendingu eða með því að gera upptökur slíkra viðburða aðgengilegar með rafrænum hætti. Nefndin tekur undir þessi sjónarmið og hvetur stjórnvöld til að huga að því að gera ráðstefnur og aðra viðburði aðgengilegri með aukinni tækni.

Alþingi.

Fyrir nefndinni var rætt um að þrátt fyrir að tillagan varði einkum Stjórnarráð Íslands og ráðuneytin þyrfti að auka notkun fjarfunda hjá öðrum stofnunum til að auðvelda aðgengi þeirra sem búa utan höfuðborgarsvæðisins að samskiptum og þjónustu við þær. Í því sambandi var m.a. rætt um fundi þingnefnda Alþingis og hvernig megi auka og bæta notkun fjarfunda í samskiptum þingnefnda við fundargesti.

Nefndin telur mikilvægt að stofnanir ríkisins leggi sig fram um að stuðla að góðum samskiptum, m.a. með því að bjóða upp á fjarfund þegar við á. Nefndin leggur sérstaka áherslu á að Alþingi taki til skoðunar verklag við fjarfundi þingnefnda þar sem sömu sjónarmið eiga við um samskipti þingnefnda við einstaklinga, fyrirtæki, stofnanir og sveitarfélög og rakin hafa verið um Stjórnarráðið.

Nefndin leggur til að tillagan verði samþykkt með eftirfarandi

BREYTINGU:

Tillögugreinin orðist svo:

Alþingi ályktar að fela forsætisráðherra að móta stefnu og innleiða verklagsreglur fyrir ráðuneyti Stjórnarráðsins um fjarfundi í því skyni að auðvelda stofnunum, sveitarstjórnum og öðrum aðilum um allt land samskipti við ráðuneytin. Ráðherra skipi starfshóp sem geri tillögur að stefnu og verklagsreglum og vinni áætlun um innleiðingu nýs verklags þar að lútandi. Ráðherra kynni Alþingi niðurstöður starfshópsins eigi síðar en í 1. nóvember 2018.

Þórunn Egilsdóttir ritar undir álitið með heimild í 4. mgr. 18. gr. starfsreglna fastanefnda.

Brynjar Níelsson og Þorsteinn Sæmundsson voru fjarverandi.

Alþingi, 20. apríl 2018.