Fjarfundir á vegum ráðuneyta og notkun fjarfundabúnaðar Þingsályktunartillaga - þingskjal nr. 63

147. löggjafarþing 2017–2018.

Þingskjal 63 - 63. mál.

Tillaga til þingsályktunar um fjarfundi á vegum ráðuneyta og notkun fjarfundabúnaðar.

Flm.: Silja Dögg Gunnarsdóttir, Bjarkey Olsen Gunnarsdóttir, Elsa Lára Arnardóttir.

Alþingi ályktar að fela forsætisráðherra að beita sér fyrir innleiðingu sameiginlegra verklagsreglna fyrir öll ráðuneyti Stjórnarráðsins um fjarfundi og notkun fjarfundabúnaðar á slíkum fundum í því skyni að auðvelda stofnunum, sveitarstjórnum og öðrum aðilum um allt land samskipti við ráðuneytin. Ráðherra skipi í þessu skyni starfshóp sem geri tillögur að verklagsreglum og vinni áætlun um innleiðingu nýs verklags. Ráðherra kynni Alþingi niðurstöður starfshópsins eigi síðar en í mars 2018.

Greinargerð.

Mál þetta var áður flutt á 146. löggjafarþingi (273. mál).

Á 145. löggjafarþingi voru lagðar fram átta fyrirspurnir til ráðherra þáverandi ríkisstjórnar (693.–700. mál) sem vörðuðu fundahald ráðuneytanna með þeim starfsmönnum þeirra og undirstofnana þeirra sem staðsettir eru á landsbyggðinni, notkun fjarfundabúnaðar á slíkum fundum, tæknilega þjálfun starfsmanna á slíkan búnað og fleiri tengd atriði. Af svörum við fyrirspurnunum má ráða að sinn er siður í hverju ráðuneyti þegar kemur að fjarfundum og notkun búnaðar til slíkra funda. Í fæstum tilvikum hefur starfsfólk hlotið þjálfun í notkun fjarfundabúnaðar og aðeins í einu tilviki hefur ráðuneyti mótað og kynnt stefnu í þessum málum. Almennt virðist mega ætla að mjög sé á reiki í ráðuneytunum hvort fjarfundir standi til boða þeim aðilum utan höfuðborgarsvæðisins sem þurfa að funda með ráðuneytum, hvort viðeigandi og ásættanlegur búnaður sé til staðar í ráðuneytum og hvort starfsfólk ráðuneyta hafi nauðsynlega tækniþekkingu til notkunar slíks búnaðar.

Þær fyrirspurnir sem vísað er til hér að framan vörðuðu eingöngu fundi ráðuneyta með þeirra eigin starfsfólki og starfsfólki undirstofnana þeirra sem aðsetur hafa á landsbyggðinni. Því má hins vegar ekki gleyma að fjöldinn allur af öðrum aðilum, jafnt einstaklingum og fyrirtækjum sem opinberum aðilum, hefur aðsetur á landsbyggðinni og getur þurft að leita funda hjá ráðuneytum, engu síður en aðilar innan höfuðborgarsvæðisins. Nægir í þessu samhengi að nefna sveitarstjórnir vítt og breytt um landið og mennta- og heilbrigðisstofnanir á landsbyggðinni, auk þess sem fjöldi fyrirtækja, mikilvægra fyrir atvinnulífið á landsvísu, hefur aðsetur utan borgarmarka.

Framkvæmdarvaldinu, með Stjórnarráð Íslands í broddi fylkingar, ber að vera til staðar fyrir alla landsmenn og þjónusta einstaklinga og lögaðila jafnt, óháð búsetu. Ekki er forsvaranlegt að aðilar með aðsetur á suðvesturhorni landsins hafi greiðara aðgengi að stjórnsýslunni en aðilar af landsbyggðinni þar sem þeir síðartöldu eiga erfiðara um vik að sækja fundi í húsakynni ráðuneyta, sem öll hafa aðsetur í Reykjavík, t.d. vegna ófærðar og kostnaðarsamra ferðalaga. Sterk jafnræðissjónarmið mæla með því að aðilum sem þurfa að sækja fundi hjá ráðuneytum bjóðist að gera það í formi fjarfunda og að tilskilinn búnaður og þekking á notkun hans sé til staðar hjá ráðuneytum.

Að mati flutningsmanna þessarar tillögu er mikilvægt að skýrar og samræmdar reglur gildi um fjarfundi ráðuneyta og atriði tengdum slíkum fundum, svo sem um nauðsynlegan búnað og þjálfun starfsfólks, svo tryggja megi gagnsæi og fyrirsjáanleika varðandi fundahald. Flutningsmenn telja að með tiltölulega litlum tilkostnaði, sem einkum felst í kaupum á búnaði og þjálfun starfsfólks, megi ná fram miklum sparnaði á ferðakostnaði vegna fundahalda og bættum stjórnsýsluháttum. Í því skyni er lagt til að forsætisráðherra verði falið að hafa forgöngu um að mótaðar verði verklagsreglur varðandi fjarfundi sem innleiddar verði með samræmdum hætti í hverju ráðuneyti. Samhliða verklagsreglunum verði unnin skýr áætlun um innleiðingu reglnanna. Í reglunum er eðlilegt að m.a. verði fjallað um í hvaða tilfellum ráðuneyti skuli bjóða aðilum sem það fundar með að fundur fari fram í gegnum fjarfundabúnað og hvert verklag í kringum slíka fundi skuli vera. Í innleiðingaráætlun verði m.a. tilgreindur tímarammi og skref í upptöku nýs verklags, fjallað um þjálfun starfsfólks og hvernig aflað skuli nauðsynlegs tæknibúnaðar og tryggt að hann og notkun hans verði samræmd milli ráðuneyta. Lagt er til að ráðherra skipi starfshóp sem vinni drög að verklagsreglum og innleiðingaráætlun og að ráðherra kynni Alþingi niðurstöður starfshópsins eigi síðar en í mars 2018.