Samræming verklags um fjarfundi á vegum ráðuneyta Þingsályktunartillaga - þingskjal nr. 45

148. löggjafarþing 2017–2018.

Þingskjal 45 - 45. mál.

Tillaga til þingsályktunar um samræmingu verklags um fjarfundi á vegum ráðuneyta.

Flm.: Silja Dögg Gunnarsdóttir, Björn Leví Gunnarsson, Helgi Hrafn Gunnarsson, Guðjón S. Brjánsson, Halla Signý Kristjánsdóttir, Njáll Trausti Friðbertsson, Ólafur Þór Gunnarsson.

Alþingi ályktar að fela forsætisráðherra að innleiða verklagsreglur fyrir ráðuneyti Stjórnarráðsins um fjarfundi í því skyni að auðvelda stofnunum, sveitarstjórnum og öðrum aðilum um allt land samskipti við ráðuneytin. Ráðherra skipi starfshóp sem geri tillögur að verklagsreglum og vinni áætlun um innleiðingu nýs verklags þar að lútandi. Ráðherra kynni Alþingi niðurstöður starfshópsins eigi síðar en í september 2018.

Greinargerð.

Mál þetta var áður flutt á 146. löggjafarþingi (273. mál) og 147. löggjafarþingi (63. mál) en náði ekki afgreiðslu.

Á 145. löggjafarþingi voru lagðar fram átta fyrirspurnir til ráðherra þáverandi ríkisstjórnar (693.–700. mál) um fundarhald ráðuneytanna með starfsmönnum undirstofnana þeirra á landsbyggðinni, m.a. um notkun fjarfundabúnaðar og tæknilega þjálfun starfsmanna í notkun hans. Svörin gefa til kynna að sinn er siður í hverju ráðuneyti. Í fæstum tilvikum hefur starfsfólk hlotið nægilega þjálfun til að nýta sér tæknina og aðeins í einu tilviki hefur ráðuneyti mótað og kynnt stefnu þar að lútandi.

Þær fyrirspurnir sem vísað er til hér að framan vörðuðu eingöngu fundi ráðuneyta með þeirra eigin starfsfólki og starfsfólki undirstofnana þeirra sem aðsetur hafa á landsbyggðinni. Fjöldinn allur af öðrum aðilum, jafnt einstaklingar sem fyrirtæki sem hafa aðsetur á landsbyggðinni, geta þurft að leita funda hjá ráðuneytum til jafns við aðila innan höfuðborgarsvæðisins. Nægir í þessu samhengi að nefna sveitarstjórnir vítt og breytt um landið, mennta- og heilbrigðisstofnanir á landsbyggðinni, auk þess sem fjöldi fyrirtækja sem eru mikilvæg fyrir atvinnulífið á landsvísu hefur aðsetur utan höfuðborgarsvæðisins.

Framkvæmdarvaldinu, með Stjórnarráði Íslands í broddi fylkingar, ber að vera aðgengilegt fyrir alla landsmenn og þjónusta einstaklinga og lögaðila jafnt, óháð búsetu. Ekki er forsvaranlegt að aðilar með aðsetur á suðvesturhorni landsins hafi greiðara aðgengi að stjórnsýslunni en aðilar af landsbyggðinni, þar sem þeir síðartöldu eiga erfiðara um vik að sækja fundi í húsakynnum ráðuneyta, sem öll hafa aðsetur í Reykjavík, t.d. vegna ófærðar og kostnaðarsamra ferðalaga. Sterk jafnræðissjónarmið mæla með því að aðilum sem þurfa að sækja fundi hjá ráðuneytum bjóðist fjarfundir og að tilskilin vél- og hugbúnaður sé til staðar og þekking til að nota hann. Hér gæti verið um ræða hugbúnað á borð við Skype for Business, Zoom, eða og GoToMeeting.

Flutningsmenn þessarar tillögu telja mikilvægt að skýrar og samræmdar reglur gildi um fjarfundi ráðuneyta og þjálfun starfsfólks, svo tryggja megi gagnsæi og fyrirsjáanleika í kringum fundahald. Flutningsmenn telja að með því að innleiða fjarfundi í ráðuneytum megi bæta stjórnsýslu og spara ferðakostnað vegna fundahalda. Í því skyni er lagt til að forsætisráðherra verði falið að hafa forgöngu um að mótaðar verði verklagsreglur um fjarfundi sem innleiddar verði með samræmdum hætti í öll ráðuneyti. Samhliða verklagsreglunum verði unnin skýr áætlun um innleiðingu reglnanna. Í reglunum er eðlilegt að m.a. verði fjallað um í hvaða tilfellum ráðuneyti skuli bjóða upp á fjarfund og hvernig verklagið í kringum slíka fundi skuli vera. Í innleiðingaráætlun verði m.a. tilgreindur tímarammi og skref í upptöku nýs verklags, fjallað um þjálfun starfsfólks og kröfur til tæknibúnaðar svo tryggt sé að notkun verði samræmd milli ráðuneyta. Lagt er til að ráðherra skipi starfshóp sem vinni drög að verklagsreglum og innleiðingaráætlun sem Alþingi verði kynnt eigi síðar en í september 2018.