Breyting á XXII. viðauka við EES-samninginn Stjórnartillaga - þingskjal nr. 642

131. löggjafarþing 2004–2005.

Þskj. 642 - 436. mál.

Tillaga til þingsályktunar um staðfestingu ákvörðunar sameiginlegu EES-nefndarinnar nr. 56/2004, um breytingu á XXII. viðauka (Félagaréttur) við EES-samninginn.

(Lögð fyrir Alþingi á 131. löggjafarþingi 2004–2005.)

Alþingi ályktar að heimila ríkisstjórninni að staðfesta fyrir Íslands hönd ákvörðun sameiginlegu EES-nefndarinnar nr. 56/2004 frá 23. apríl 2004, um breytingu á XXII. viðauka (Félagaréttur) við EES-samninginn frá 2. maí 1992, og fella inn í samninginn tilskipun Evrópuþingsins og ráðsins 2003/58/EB frá 15. júlí 2003 um breytingu á tilskipun ráðsins 68/151/EBE að því er varðar birtingarskyldu félaga af tiltekinni gerð.

Athugasemdir við þingsályktunartillögu þessa.

1. Inngangur.

Með þingsályktunartillögu þessari er leitað heimildar Alþingis til staðfestingar á ákvörðun sameiginlegu EES-nefndarinnar nr. 56/2004 frá 23. apríl 2004, um breytingu á XXII. viðauka (Félagaréttur) við EES-samninginn frá 2. maí 1992, og til að fella inn í samninginn tilskipun Evrópuþingsins og ráðsins 2003/58/EB frá 15. júlí 2003 um breytingu á tilskipun ráðsins 68/151/EBE að því er varðar birtingarskyldu félaga af tiltekinni gerð.

Ákvörðun þessi kallar á lagabreytingar hér á landi og var tekin af sameiginlegu EES- nefndinni með stjórnskipulegum fyrirvara af Íslands hálfu. Í tillögu þessari er gerð nánari grein fyrir því hvað felst í slíkum fyrirvara, sbr. 103. gr. EES-samningsins. Jafnframt er gerð grein fyrir efni þeirrar tilskipunar sem hér um ræðir. Gerð þessi felur ekki í sér breytingar á þeim meginreglum sem í EES-samningnum felast.

Ákvörðun sameiginlegu EES-nefndarinnar sem hér um ræðir er prentuð sem fylgiskjal með tillögu þessari ásamt gerðinni sjálfri.

2. Um stjórnskipulegan fyrirvara.

Ákvarðanir sameiginlegu EES-nefndarinnar um breytingar á viðaukum eða bókunum við EES-samninginn eru þjóðréttarsamningar. Samkvæmt samningnum er ekki gert ráð fyrir því að í ákvörðunum sé kveðið á um að gildistaka þeirra gagnvart aðildarríkjunum sé háð staðfestingu þeirra heima fyrir. Þær verða með öðrum orðum skuldbindandi fyrir aðildarríkin um leið og þær hafa verið teknar nema eitthvert aðildarríkjanna beiti heimild í 103. gr. EES- samningsins til að gera fyrirvara um að ákvörðun geti ekki orðið bindandi strax vegna stjórnskipulegra skilyrða heima fyrir. Hafa ríkin sex mánaða frest frá töku ákvörðunar í sameiginlegu nefndinni til að aflétta fyrirvaranum. Með þessu er vísað til nauðsynlegs atbeina þjóðþinga aðildarríkjanna og af hálfu Íslands hefur fyrirvara þessum því einungis verið beitt þegar ljóst er að ákvörðun kallar á lagabreytingar. Almennt hefur ekki verið leitað sérstaks samþykkis Alþingis áður en stjórnskipulegum fyrirvara er aflétt heldur látið við það sitja að Alþingi hafi samþykkt nauðsynlegar lagabreytingar vegna innleiðingar ákvarðana. Þetta felur í sér nokkurt frávik frá almennri meðferð vegna staðfestingar þjóðréttarsamninga þar sem atbeina Alþingis er krafist en á sér skýringar í sérstöðu ákvarðana sameiginlegu EES-nefndarinnar meðal þjóðréttarsamninga. Hins vegar hafa nokkrir ókostir fylgt þessu fyrirkomulagi. Má þar helst nefna annars vegar að nokkuð mismunandi er með hvaða hætti það hefur komið fram í lagafrumvörpum hvernig þau tengjast tilteknum ákvörðunum sameiginlegu EES-nefndarinnar og hins vegar að með þessari aðferð hefur skort á að Alþingi hafi verið gefinn kostur á að taka beina afstöðu til staðfestingar einstakra ákvarðana nefndarinnar. Í vissum tilvikum hafa ákvarðanir sameiginlegu EES-nefndarinnar kveðið á um að bætt sé við EES-samninginn tiltekinni EB-gerð sem ekki öðlast gildi innan Evrópusambandsins fyrr en einhverjum missirum eða jafnvel árum seinna. Samkvæmt EES-samningnum er Ísland skuldbundið til að taka endanlega afstöðu til þess hvort slík gerð verði hluti samningsins innan sex mánaða frá töku ákvörðunarinnar í sameiginlegu EES-nefndinni en hefur sama svigrúm og önnur aðildarríki samningsins til að innleiða viðkomandi gerð í landsrétt. Fram að þessu hefði eina leiðin verið sú að setja lög til innleiðingar þessara gerða innan sex mánaða frestsins en þau lög hefðu þá að sjálfsögðu ekki þurft að taka gildi fyrr en á ætluðum gildistökudegi gerðarinnar. Þetta er mjög óheppileg leið þar sem við undirbúning slíkrar lagasetningar er oft og tíðum horft til fordæma erlendis frá en þar er að jafnaði ekki hugað að slíkri lagasetningu fyrr en nær dregur gildistöku viðkomandi gerðar. Að þessari leið slepptri er eina leiðin til að virða samningsskuldbindingar Íslands að leita sérstaks samþykkis Alþingis í formi þingsályktunar.

Að öllu þessu virtu hefur almenn meðferð þeirra ákvarðana sameiginlegu EES-nefndarinnar þar sem Ísland hefur gert stjórnskipulegan fyrirvara verið færð til samræmis við meðferð þjóðréttarsamninga. Í því felst að almennt er leitað sérstaklega eftir samþykki Alþingis til staðfestingar sérhverri ákvörðun sameiginlegu EES-nefndarinnar sem stjórnskipulegur fyrirvari hefur verið gerður við. Slíks samþykkis er leitað í formi þingsályktunar en viðeigandi ráðuneyti munu samhliða undirbúa nauðsynleg frumvörp til lagabreytinga. Jafnframt hefur þeirri föstu vinnureglu verið komið á, með vísan til 24. gr. laga um þingsköp Alþingis, að haft verði samráð við utanríkismálanefnd um efni þessara ákvarðana meðan þær eru á undirbúningsstigi.

3. Tilskipun Evrópuþingsins og ráðsins 2003/58/EB frá 15. júlí 2003 um breytingu á tilskipun ráðsins 68/151/EBE að því er varðar birtingarskyldu félaga af tiltekinni gerð.

Með tilskipuninni eru gerðar breytingar á fyrstu félagaréttartilskipuninni frá 1968 varðandi skráningu félaga þannig að skrá megi upplýsingar rafrænt. Markmiðið með breytingunum er að auðvelda hagsmunaaðilum að hafa greiðan og skjótan aðgang að upplýsingum um félög og einnig að einfalda þau formsatriði um birtingu upplýsinga sem félög þurfa að fylgja.

Eigi síðar en 1. janúar 2007 skal vera unnt að senda skylduupplýsingar um hlutafélög, einkahlutafélög og samlagshlutafélög rafrænt til hlutafélagaskrár. Auk þess má krefjast þess að öll eða viss félög skuli senda tilteknar upplýsingar rafrænt. Frá sama tíma skal skrá upplýsingar rafrænt, jafnvel með skönnun. Pappírsskjölum, sem tekið hefur verið við fyrir þessi tímamörk, skal eftir þetta breyta í rafrænt form samkvæmt beiðni hverju sinni. Eftir tímamörkin geta aðilar sent skriflega eða rafrænt beiðni um að fá skjöl úr skránni. Miðað við tímamörkin skal unnt að fá eldri skjöl rafrænt a.m.k. tíu ár aftur í tímann enda sé kostnaður greiddur. Biðja þarf sérstaklega um staðfestingu rafrænna skjala samkvæmt reglum þar að lútandi. Lögbirtingablöð eða jafngilt kerfi í einstökum ríkjum mega vera í rafrænu formi og birting upplýsinga á fleiri tungumálum er leyfð. Ríki geta kveðið á um að lágmarksupplýsingar skuli birta á vefsíðu félaga.

Fylgiskjal I.

ÁKVÖRÐUN SAMEIGINLEGU EES-NEFNDARINNAR nr. 56/2004

frá 23. apríl 2004

um breytingu á XXII. viðauka (Félagaréttur) við EES-samninginn

SAMEIGINLEGA EES-NEFNDIN HEFUR,

með hliðsjón af samningnum um Evrópska efnahagssvæðið, með áorðnum breytingum samkvæmt bókun um breytingu á samningnum um Evrópska efnahagssvæðið, er nefnist hér á eftir „samningurinn“, einkum 98. gr.,

og að teknu tilliti til eftirfarandi:

1) XXII. viðauka við samninginn var breytt með ákvörðun sameiginlegu EES-nefndarinnar nr. 15/2004 frá 6. febrúar 2004 ( 1 ).

2) Tilskipun Evrópuþingsins og ráðsins 2003/58/EB frá 15. júlí 2003 um breytingu á tilskipun ráðsins 68/151/EBE að því er varðar birtingarskyldu félaga af tiltekinni gerð ( 2 ) skal felld inn í samninginn.

ÁKVEÐIÐ EFTIRFARANDI:

1. gr.

Eftirfarandi undirliður bætist við í 1. lið (tilskipun ráðsins 68/151/EBE) XXII. viðauka við samninginn:

„– 32003 L 0058: Tilskipun Evrópuþingsins og ráðsins 2003/58/EB frá 15. júlí 2003 um breytingu á tilskipun ráðsins 68/151/EBE að því er varðar birtingarskyldu félaga af tiltekinni gerð (Stjtíð. ESB L 221, 4.9.2003, bls. 13).“

2. gr.

Íslenskur og norskur texti tilskipunar 2003/58/EB, sem verður birtur í EES-viðbæti við Stjórnartíðindi Evrópusambandsins, telst fullgiltur.

3. gr.

Ákvörðun þessi öðlast gildi hinn 24. apríl 2004 að því tilskildu að allar tilkynningar samkvæmt 1. mgr. 103. gr. samningsins hafi borist sameiginlegu EES-nefndinni ( * ).

4. gr.

Ákvörðun þessi skal birt í EES-deild Stjórnartíðinda Evrópusambandsins og EES-viðbæti við þau.

Gjört í Brussel 23. apríl 2004.

Fyrir hönd sameiginlegu EES-nefndarinnar

Formaður

P. Westerlund

Ritarar

sameiginlegu EES-nefndarinnar

Ø. Hovdkinn M. Brinkmann

Fylgiskjal II.

TILSKIPUN EVRÓPUÞINGSINS OG RÁÐSINS 2003/58/EB

frá 15. júlí 2003

um breytingu á tilskipun ráðsins 68/151/EBE að því er varðar birtingarskyldu félaga af tiltekinni gerð

EVRÓPUÞINGIÐ OG RÁÐ EVRÓPUSAMBANDSINS HAFA,

með hliðsjón af stofnsáttmála Evrópubandalagsins, einkum g-lið 2. mgr. 44. gr.,

með hliðsjón af tillögu framkvæmdastjórnarinnar ( 1 ),

með hliðsjón af áliti efnahags- og félagsmálanefndar Evrópubandalaganna ( 2 ),

í samræmi við málsmeðferðina sem um getur í 251. gr. sáttmálans ( 3 ),

og að teknu tilliti til eftirfarandi:

1) Fyrsta tilskipun ráðsins 68/151/EBE frá 9. mars 1968 um samræmingu verndarráðstafana, sem ætlað er að vera jafngildar í bandalaginu og aðildarríki krefjast af félögum í skilningi annarrar málsgreinar 58. gr. sáttmálans, til að vernda hagsmuni félagsmanna og annarra ( 4 ) nær til skyldu hlutafélaga til að birta röð skjala og upplýsinga.

2) Í tengslum við fjórða áfanga vinnuferlisins „einfaldari löggjöf fyrir innri markaðinn (SLIM)“, sem framkvæmdastjórnin kom á í október 1998, gaf vinnuhópur um félagarétt út skýrslu í september 1999 um einföldun á fyrstu og annarri tilskipun um félagarétt þar sem sett voru fram sérstök tilmæli.

3) Endurnýjun tilskipunar 68/151/EBE, samkvæmt línunum sem lagðar voru í þessum tilmælum, á ekki aðeins að auðvelda það að því mikilvæga markmiði verði náð að hagsmunaaðilar hafi greiðan og skjótan aðgang að upplýsingum um félög, heldur einnig einfalda verulega formsatriði um birtingu sem félög þurfa að fylgja.

4) Skráin yfir félög, sem tilskipun 68/151/EBE gildir um, skal uppfærð með hliðsjón af þeim nýju félagagerðum, sem hefur verið komið á, eða þeim félagagerðum sem hafa verið lagðar niður innanlands síðan sú tilskipun var samþykkt.

5) Margar tilskipanir hafa verið samþykktar frá árinu 1968 með það að markmiði að samræma kröfur sem gilda um bókhaldsgögn sem félög þurfa að semja, nánar tiltekið fjórða tilskipun ráðsins 78/660/EBE frá 25. júlí 1978 um ársreikninga félaga af tiltekinni gerð ( 5 ), sjöunda tilskipun ráðsins 83/349/EBE frá 13. júní 1983 um samstæðureikninga ( 6 ), tilskipun ráðsins 86/635/EBE frá 8. desember 1986 um ársreikninga og samstæðureikninga banka og annarra fjármálastofnana ( 7 ) og tilskipun ráðsins 91/674/EBE frá 19. desember 1991 um ársreikninga og samstæðureikninga vátryggingafélaga ( 8 ). Tilvísununum í tilskipun 68/151/EBE í bókhaldsgögnin, sem ber að birta samkvæmt þessum tilskipunum, skal breyta til samræmis.

6) Í tengslum við fyrirhugaða endurnýjun og með fyrirvara um mikilvægar kröfur og formsatriði, sem aðildarríkin hafa komið á með landslögum, skulu félög geta valið hvort þau senda skyldubundin skjöl og upplýsingar á pappír eða með rafrænum hætti.

7) Hagsmunaaðilar skulu geta fengið endurrit af slíkum skjölum og upplýsingum úr skránni á pappír svo og með rafrænum hætti.

8) Aðildarríkjunum skal heimilt að ákveða að hafa lögbirtingablaðið, sem tilnefnt er til útgáfu á skyldubundnum skjölum og upplýsingum, á pappírsformi eða rafrænu formi eða að sjá um að það sé birt á jafnskilvirkan hátt.

9) Bæta skal aðgang yfir landamæri að upplýsingum um félög með því að leyfa, til viðbótar við lögbundna birtingarskyldu á einu þeirra tungumála sem leyfð eru í aðildarríki félagsins, að valfrjálst sé að skrá skjölin og upplýsingarnar á öðrum tungumálum. Þriðji aðili, sem starfar í góðri trú, á að geta reitt sig á þessar þýðingar.

10) Þess ber að geta að yfirlýsingin um skyldubundnar upplýsingar, sem um getur í 4. gr tilskipunar 68/151/EBE, skal koma fram í öllum bréfum og eyðublöðum fyrir pantanir félagsins, hvort sem þau eru á pappírsformi eða á öðrum miðli. Í ljósi tækniþróunar er einnig rétt að þessum yfirlýsingum verði komið fyrir á vefsetri félagsins.

11) Breyta ber tilskipun 68/151/EBE til samræmis við þetta.

SAMÞYKKT TILSKIPUN ÞESSA:

1. gr.

Tilskipun 68/151/EBE er breytt sem hér segir:

1. Ákvæðum 1. gr. er breytt sem hér segir:

a) í stað þriðja undirliðar komi eftirfarandi:

„- í Frakklandi:

la société anonyme, la société en commandite par actions, la société à responsabilité limitée, la société par actions simplifiée,“

b) í stað sjötta undirliðar komi eftirfarandi:

„- í Hollandi:

de naamloze vennootschap, de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid,“

c) í stað níunda undirliðar komi eftirfarandi:

„- í Danmörku:

aktieselskab, kommanditaktieselskab, anpartsselskab,“

d) í stað fjórtánda undirliðar komi eftirfarandi:

„- í Finnlandi:

yksityinen osakeyhtiö/privat aktiebolag, julkinen osakeyhtiö/publikt aktiebolag,“

2. 2. gr.

a) Í stað f-liðar 1. mgr. 2. gr. komi eftirfarandi:

„f) bókhaldsgögn fyrir hvert fjárhagsár sem ber að birta samkvæmt tilskipunum ráðsins 78/660 /EBE ( *), 83/349/EBE ( **), 86/635/EBE ( ***) og 91/674/EBE ( ****):

Hér er efni sem sést aðeins í pdf-skjalinu.

( *) Stjtíð. EB L 222, 14.8.1978, bls. 11. Tilskipuninni var síðast breytt með tilskipun ráðsins 2003/38/EB (Stjtíð. EB L 120, 15.5.2003, bls. 22).

( **) Stjtíð. EB L 193, 18.7.1983, bls. 1. Tilskipuninni var síðast breytt með tilskipun 2003/51/EB (Stjtíð. EB L 178, 17.7.2003, bls. 16).

( ***) Stjtíð. EB L 372, 31.12.1986, bls. 1. Tilskipuninni var síðast breytt með tilskipun 2003/51/EB.

( ****) Stjtíð. EB L 374, 31.12.1991, bls. 7.“,

b) 2. mgr. falli brott.

3. Í stað 3. gr. komi eftirfarandi:

„3. gr.

1. Í hverju aðildarríki skal geyma möppu í aðalskrá, verslanaskrá eða félagaskrá fyrir hvert félag sem þar er skráð.

2. Öll skjöl og upplýsingar, sem skylt er að birta skv. 2. gr., skal varðveita í möppunni eða færa í skrána. Efnisinnihald færslna í skrána skal í öllum tilvikum koma fram í möppunni.

Aðildarríkjunum ber að tryggja að fyrir 1. janúar 2007 gefist félögum, sem og öðrum einstaklingum og stofnunum, sem ber skylda til að senda tilkynningar eða standa að þeim, kostur á að senda inn skjöl og upplýsingar, sem skylt er að birta skv. 2. gr., með rafrænum hætti.

Að auki geta aðildarríkin krafið alla eða tiltekna flokka félaga um að senda inn allar eða tilteknar gerðir slíkra skjala og upplýsinga með rafrænum hætti.

Öll skjöl og upplýsingar, sem um getur í 2. gr. og eru send inn eigi síðar en 1. janúar 2007, hvort sem er á pappír eða með rafrænum hætti, skal varðveita í möppunni eða færa í skrána, á rafrænu formi. Aðildarríkin skulu í þessu skyni tryggja að öll slík skjöl og upplýsingar, sem eru send inn á pappír eigi síðar en 1. janúar 2007, verði færð yfir í rafrænt form í skránni.

Skjölin og upplýsingarnar, sem um getur í 2. gr. og hafa verið send inn á pappír fram til 31. desember 2006, þarf ekki að færa sjálfkrafa yfir á rafrænt form í skránni. Aðildarríkin skulu engu að síður tryggja að þau séu færð yfir á rafrænt form í skránni eftir að hafa tekið við umsókn um birtingu með rafrænum hætti í samræmi við reglurnar sem samþykktar voru til framkvæmdar 3. mgr.

3. Endurrit af skjölunum eða upplýsingunum, sem um getur í 2. gr., skulu vera fáanleg í heild eða að hluta við umsókn. Eigi síðar en 1. janúar 2007 getur umsækjandi lagt inn umsóknir í skrána á pappír eða með rafrænum hætti að eigin vali.

Frá og með degi sem hvert aðildarríki velur, sem skal vera eigi síðar en 1. janúar 2007, skulu endurrit, sem um getur í fyrstu undirgrein, vera fáanleg úr skránni á pappír eða með rafrænum hætti, að vali umsækjanda. Þetta gildir um öll skjöl og upplýsingar án tillits til þess hvort þau voru send inn fyrir eða eftir tiltekinn dag. Þó geta aðildarríkin ákveðið að allar eða tilteknar gerðir skjala og upplýsinga, sem send voru inn á pappír tiltekinn dag eða fyrir þann dag, sem má eigi vera síðar en 31. desember 2006, verði ekki fáanlegar úr skránni með rafrænum hætti ef tiltekinn tími hefur liðið frá því að þau voru send inn og þar til umsóknin er lögð inn í skrána. Þessi tiltekni tími má ekki vera skemmri en eitt ár.

Gjaldið fyrir að fá endurrit af skjölunum eða upplýsingunum, sem um getur í 2. gr, í heild eða að hluta, á pappír eða með rafrænum hætti, skal ekki vera hærra en sem nemur kostnaðinum við gerð þeirra.

Pappírsendurrit, sem látin eru í té, skulu vera staðfest sem „rétt endurrit“ nema umsækjandi telji slíka staðfestingu óþarfa. Rafræn endurrit, sem látin eru í té, skulu ekki vera staðfest sem „rétt endurrit“ nema umsækjandi óski eftir slíkri staðfestingu.

Aðildarríkin skulu gera nauðsynlegar ráðstafanir til að sjá til þess að staðfesting á rafrænum endurritum tryggi bæði að uppruni þeirra sé ósvikinn og sanngildi efnis þeirra, með því að nota a.m.k. þróaða, rafræna undirskrift í skilningi 2. mgr. 2. gr. tilskipunar Evrópuþingsins og ráðsins 1999/93/EB frá 13. desember 1999 um ramma bandalagsins varðandi rafrænar undirskriftir ( *).

4. Birting skjala og upplýsinga, sem um getur í 2. mgr., kemur til framkvæmda með útgáfu textans í heild eða að hluta í lögbirtingablaði, sem aðildarríkin tilnefna, eða með tilvísun til skjalsins sem hefur verið fært inn í möppuna eða skrána. Lögbirtingablaðið, sem tilnefnt er til þessa, getur verið á rafrænu formi.

Aðildarríkin geta ákveðið að í stað útgáfu í lögbirtingablaði komi jafnskilvirk úrræði, sem skulu fela í sér notkun á kerfi þar sem nálgast má upplýsingarnar, sem birtar eru, í tímaröð um miðlægan, rafrænan verkvang.

5. Félagið getur aðeins borið fyrir sig skjölin og upplýsingarnar gagnvart þriðja aðila eftir að þau hafa verið birt í samræmi við 4. mgr., nema félagið sýni fram á að þriðji aðili hafi haft vitneskju um þau.

Ef viðskipti eiga sér stað fyrir 16. dag eftir birtingu skal þó ekki bera fyrir sig skjöl og upplýsingar gagnvart þriðja aðila sem sannar að það hafi verið ómögulegt fyrir hann að vita um þau.

6. Aðildarríkjunum ber að gera nauðsynlegar ráðstafanir til að forðast misræmi milli upplýsinga sem eru birtar í samræmi við 4. mgr. og þeirra sem fram koma í skrá eða möppu.

Ef um misræmi er að ræða er þó óheimilt að bera fyrir sig upplýsingar sem birtar eru í samræmi við 4. mgr. gagnvart þriðja aðila; þriðji aðili getur engu að síður borið þær fyrir sig, nema félagið sýni fram á að hann hafi haft vitneskju um upplýsingarnar sem varðveittar eru í möppunni eða færðar í skrána.

7. Enn fremur getur þriðji aðili ávallt borið fyrir sig skjöl og upplýsingar þótt formsatriðum um birtingu hafi ekki enn verið fullnægt, nema ástæðan fyrir því að skjöl öðlast ekki gildi sé sú að þau hafi ekki verið birt.

8. Að því er snertir þessa grein merkir hugtakið „með rafrænum hætti“ að upplýsingarnar eru upphaflega sendar og tekið við þeim á ákvörðunarstað með rafrænum búnaði fyrir vinnslu (þ.m.t. stafræn samþjöppun) og geymslu gagna og eingöngu sendar, fluttar og mótteknar á þann hátt sem aðildarríkin ákveða, með rafþræði, þráðlaust, með ljóstæknilegum aðferðum eða með öðrum rafsegulaðferðum.

Hér er efni sem sést aðeins í pdf-skjalinu.

( *) Stjtíð. EB L 13, 19.1.2000, bls. 12.“

4. Eftirfarandi grein bætist við:

„3. gr. a

1. Skjöl og upplýsingar, sem ber að birta skv. 2. gr. skulu samin og send á einu af þeim tungumálum sem leyfð eru í reglum um tungumál í aðildarríkinu þar sem mappan, sem um getur í 1. mgr. 3. gr., er geymd.

2. Auk lögbundnu birtingarskyldunnar, sem um getur í 3. gr., skulu aðildarríkin leyfa valfrjálsa birtingu skjala og upplýsinga, sem um getur í 2. gr., í samræmi við 3. gr. á einhverju opinberu tungumáli eða tungumálum Bandalagsins.

Aðildarríkin geta fyrirskipað að þýðing slíkra skjala og upplýsinga verði löggilt. Aðildarríkin skulu gera nauðsynlegar ráðstafanir til að auðvelda þriðja aðila aðgang að þýðingum sem frjálst er að birta.

3. Auk lögbundnu birtingarskyldunnar, sem getið er í 3. gr., og valfrjálsu birtingarinnar, sem kveðið er á um í 2. mgr. þessarar greinar, geta aðildarríkin leyft að viðkomandi skjöl og upplýsingar séu birt á einhverju öðru tungumáli eða tungumálum í samræmi við 3. gr.

Aðildarríkin geta kveðið á um að þýðing slíkra skjala og upplýsinga verði löggilt.

4. Ef um misræmi er að ræða milli skjalanna og upplýsinganna, sem birt eru á opinberum tungumálum skrárinnar, og þýðingarinnar, sem valfrjálst er að birta, er ekki hægt að bera fyrir sig hið síðarnefnda gagnvart þriðja aðila. Þriðji aðili getur engu að síður borið fyrir sig þýðingarnar sem valfrjálst er að birta, nema félagið sýni fram á að þriðji aðilinn hafi haft vitneskju um þá útgáfu sem lögbundna birtingarskyldan gildir um.“

5. Í stað 4. gr. komi eftirfarandi:

„4. gr.

Aðildarríkin skulu mæla fyrir um að í bréfum og á eyðublöðum fyrir pantanir, hvort sem er á pappírsformi eða á öðrum miðli, komi fram eftirfarandi upplýsingar:

a) nauðsynlegar upplýsingar til að bera kennsl á skrána þar sem mappan, sem getið er í 3. gr. er geymd, ásamt númeri félagsins í þeirri skrá,

b) löglegt form félagsins, staðsetning skráðar skrifstofu þess og, þar sem við á, að verið sé að slíta félagi.

Þegar eigið fé félagsins er nefnt í þessum skjölum skal átt við skráð hlutafé sem greitt hefur verið að fullu.

Aðildarríkin skulu mæla fyrir um að á vefsetri félaga skuli vera a.m.k. upplýsingarnar sem getið er í fyrstu málsgrein og, ef við á, tilvísun til skráðs hlutafjár sem greitt hefur verið að fullu.“

6. Í stað 6. gr. komi eftirfarandi:

„6. gr.

Aðildarríkin skulu setja ákvæði um viðeigandi refsingu í eftirfarandi tilvikum:

a) ef vanrækt er að birta bókhaldsgögn svo sem mælt er fyrir um í f-lið 1. mgr. 2. gr.,

b) ef tilskildar upplýsingar, sem kveðið er á um í 4. gr., vantar í viðskiptaskjöl eða á vefsetur félags.“

2. gr.

1. Aðildarríkin skulu samþykkja nauðsynleg lög og stjórnsýslufyrirmæli til að fara að tilskipun þessari fyrir 31. desember 2006. Þau skulu tilkynna það framkvæmdastjórninni þegar í stað.

Þegar aðildarríkin samþykkja þessar ráðstafanir skal vera í þeim tilvísun í þessa tilskipun eða þeim fylgja slík tilvísun þegar þær eru birtar opinberlega. Aðildarríkin skulu setja nánari reglur um slíka tilvísun.

2. Aðildarríkin skulu senda framkvæmdastjórninni ákvæði úr landslögum sem þau samþykkja um málefni sem tilskipun þessi nær til.

3. Framkvæmdastjórnin skal, eigi síðar en 1. janúar 2012, leggja skýrslu fyrir Evrópuþingið og ráðið ásamt tillögu, ef við á, um breytingar á þessari tilskipun í ljósi þeirrar reynslu sem fæst við beitingu hennar, um markmið hennar og um þá tækniþróun sem hefur orðið á þeim tíma.

3. gr.

Tilskipun þessi öðlast gildi á þeim degi sem hún birtist í Stjórnartíðindum Evrópusambandsins.

4. gr.

Tilskipun þessari er beint til aðildarríkjanna.

Gjört í Brussel 15. júlí 2003.