Bókhald Greinargerð/athugasemdir úr lagafrumvarpi, mál nr. 612

1049. Frumvarp til laga um bókhald.

(Lagt fyrir Alþingi á 117. löggjafarþingi 1993–94.)

I. KAFLI

Bókhaldsskylda.

1. gr.

Eftirtaldir aðilar eru bókhaldsskyldir:

hlutafélög og önnur félög með takmarkaðri ábyrgð félagsaðila; samvinnufélög og samvinnusambönd, gagnkvæm vátrygginga- og ábyrgðarfélög og önnur félög með breytilegan höfuðstól og breytilega félagatölu; sameignarfélög og önnur félög með ótakmarkaðri ábyrgð félagsmanna; bankar, sparisjóðir, verðbréfasjóðir og -fyrirtæki sem falla ekki undir aðra töluliði þessarar greinar; hvers konar fyrirtæki og stofnanir í eigu ríkis eða sveitarfélaga sem stunda atvinnurekstur; þrotabú og önnur bú sem eru undir skiptum ef þau stunda atvinnurekstur; hvers konar önnur félög, sjóðir og stofnanir sem stunda atvinnurekstur eða hafa á hendi fjáröflun eða fjárvörslu; hver sá einstaklingur sem stundar atvinnurekstur eða sjálfstæða starfsemi.

Þegar tveir eða fleiri aðilar standa saman að afmörkuðum rekstri í tengslum við eigin atvinnurekstur eða sjálfstæða starfsemi er heimilt að færa sameiginlegt bókhald um samreksturinn. Niðurstöður sameiginlega bókhaldsins skulu færðar sundurliðaðar á viðeigandi reikninga í bókhaldi hvers samrekstraraðila að réttri tiltölu svo oft sem þurfa þykir.

2. gr.

Þeir sem skyldir eru að færa bókhald skv. 1. gr. skulu halda tvíhliða bókhald, sbr. þó 3. gr.

3. gr.

Undanþegnir skyldu til að færa tvíhliða bókhald eru þeir einstaklingar sem nota ekki meira aðkeypt vinnuafl við starfsemi sína en sem svarar einum starfsmanni að jafnaði og stunda eftirtalda starfsemi:

útgerð á bátum undir 10 rúmlestum; verkun sjávarafla ef meiri hluti sölu hans fer fram fyrir milligöngu afurðasölufyrirtækis; búrekstur ef meiri hluti sölu afurða fer fram fyrir milligöngu afurðasölufyrirtækis; akstur leigu-, sendi-, vöru- og fólksflutningabifreiða, svo og rekstur vinnuvéla; iðnað, þar með talda viðgerðarstarfsemi; þjónustu þar sem fyrst og fremst er seld vinna eða fagleg þekking og ekki er um fjárvörslu að ræða í tengslum við selda þjónustu.

Undanþegin skyldu til að færa tvíhliða bókhald eru enn fremur félög, sjóðir og stofnanir, sbr. 7. tölul. 1. gr., sem stunda ekki atvinnurekstur ef tekjur þeirra eru eingöngu framlög sem innheimt eru hjá félagsaðilum og ganga til greiðslu á sameiginlegum útgjöldum, þar með töldu aðkeyptu vinnuafli sem svarar til allt að einum starfsmanni að jafnaði.

Ef aðili er skyldur til að halda tvíhliða bókhald vegna einhvers þáttar starfsemi sinnar skal það eiga við um allan atvinnurekstur hans.

4. gr.

Bókhaldsskyldir aðilar skulu haga bókhaldi sínu á skýran og aðgengilegan hátt og semja ársreikninga í samræmi við lög, reglugerðir og góða bókhalds- og reikningsskilavenju.

5. gr.

Stjórnendur þeirra félaga, sjóða og stofnana, sem um ræðir í 1.–7. tölul. 1. gr., og þeir sem ábyrgð bera á starfsemi skv. 8. tölul. 1. mgr. 1. gr., sbr. og 2. mgr. 1. gr., skulu sjá um og bera ábyrgð á að ákvæðum laga þessara og reglugerða samkvæmt þeim verði fullnægt.

II. KAFLI

Bókhald.

Almenn ákvæði um bókhald.

6. gr.

Bókhaldi skal haga þannig að á skýran og aðgengilegan hátt megi rekja viðskipti og notkun fjármuna. Það skal veita svo sundurliðaðar upplýsingar um rekstur og efnahag sem þarfir eigenda, lánardrottna og hins opinbera krefjast og nauðsynlegar eru til að meta megi tekjur og gjöld, eignir og skuldir.

Bókhaldið skal með tilliti til umfangs rekstrar og eðlis starfseminnar vera í samræmi við góða bókhalds- og reikningsskilavenju eins og hún er á hverjum tíma, svo og ákvæði laga og reglugerða.

7. gr.

Tvíhliða bókhald skal skipuleggja með tilliti til umfangs rekstrar og eðlis starfsemi.

Skrifleg lýsing á skipulagi og uppbyggingu bókhaldskerfis skal liggja fyrir og m.a. veita upplýsingar um tölvukerfi og tölvubúnað, tengsl við aðrar tölvur og hlutverk þeirra. Ef sjálfvirkri tölvuúrvinnslu er beitt í bókhaldi skal á sama hátt liggja fyrir lýsing á henni á þann hátt að unnt sé án erfiðleika að fylgja eftir og hafa eftirlit með meðferð hvers liðar. Reikningar bókhaldsins skulu sérstaklega tilgreindir og notkun þeirra greinilega afmörkuð, svo og lýsing á tekjuskráningu.

Skipulag og stjórnun bókhaldsins skal við það miðuð að tryggja vörslu bókhaldsgagna og koma í veg fyrir villur og misnotkun.

Bókhaldið skal þannig skipulagt að eðlilegt innra eftirlit skapist og auðvelt sé að rekja sig frá frumgögnum til færslna í bókhaldi, svo og frá færslum í bókhaldi til frumgagna, og milli niðurstöðu úr bókhaldi og ársreiknings.

Ráðherra getur sett reglur um lágmarkskröfur sem gerðar eru til bókhaldskerfa fyrir tölvur og mælt fyrir um að þau skuli hljóta opinbera viðurkenningu áður en notkun þeirra er heimiluð.

8. gr.

Sérhver færsla í bókhaldi skal byggð á áreiðanlegum og fullnægjandi gögnum sem rekja má til viðskiptanna. Ytri sem innri gögn skulu fela í sér upplýsingar sem nægja til réttmætrar skráningar í bókhaldið.

Með ytri frumgögnum er átt við gögn frá þeim sem viðskipti eru gerð við, svo sem reikning, afreikning, greiðsluseðil, gíróseðil, greiðslukvittun, samning, myndrit, skeyti eða önnur jafngild frumgögn. Þessi gögn skulu bera með sér, eftir því sem við á, auðkenni útgefanda og viðtakanda og aðrar þær upplýsingar sem nauðsynlegar kunna að vera til þess að sannreyna megi viðskiptin.

Með innri frumgögnum er átt við gögn sem verða til hjá hinum bókhaldsskylda sjálfum, svo sem samrit reikninga, afreikninga, greiðsluseðla, gíróseðla, greiðslukvittana, samninga eða skeyta, svo og öll önnur gögn sem gerð eru til að skrá hreyfingar eða millifærslur innan bókhaldsins sjálfs.

Ávallt skal vera unnt að kalla fram og prenta þau skjöl sem liggja til grundvallar færslum í bókhaldi þegar um er að ræða sendingar milli tölva.

9. gr.

Í bókhaldi skal skrá viðskipti jafnskjótt og þau fara fram enda sé það í samræmi við góða bókhaldsvenju. Önnur atvik skulu skráð svo fljótt sem unnt er eftir að þau eiga sér stað.

Færslur, sem eingöngu byggjast á skjölum sem flutt eru milli tölvukerfa, skulu skráðar í bókhaldið jafntryggilega og aðrar færslur.

Færslur í bókhaldi skulu vera í skipulegri númeraröð, endurspegla að jafnaði rétta tímaröð viðskipta og annarra færslutilefna og gefa skýra mynd af því sem þeim er ætlað að lýsa.

Færslurnar skulu vísa til viðeigandi frumgagna og geyma skýrar upplýsingar um efni viðskipta eða annarra atvika, reikningsheiti og dagsetningu.

Bókhaldsbækur og reikningaskipan.

10. gr.

Bókhaldsbækur skulu færðar á varanlegan hátt í skipulögðu og öruggu bóka-, korta-, lausblaða- eða tölvukerfi.

Bókhald þeirra aðila, sem skyldir eru til að halda tvíhliða bókhald, skal samanstanda af:

dagbók þar sem allar færslur koma fram í færsluröð; hreyfingalista þar sem allar færslur dagbókar hafa verið flokkaðar á viðeigandi bókhaldsreikninga, sbr. þó 5. mgr.; aðalbók þar sem fram kemur staða hvers einstaks bókhaldsreiknings, sbr. 12. gr.; ársreikningi, sbr. 22. gr.

Bækur skv. 1.–3. tölul. 2. mgr. nefnast einu nafni fjárhagsbókhald.

Í bókhaldi aðila skv. 2. mgr. skulu vera eftir því sem við á:

sjóðbók fyrir innborganir í sjóð og útborganir úr honum, sbr. 13. gr.; viðskiptamannabókhald, sbr. 15. gr.

Í bókhaldi þeirra aðila, sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald skv. 3. gr., skulu vera:

sjóðbók fyrir innborganir í sjóð og útborganir úr honum, sbr. 13. gr.; sundurliðunarbók, sbr. 14. gr.; ársreikningur, sbr. 22. gr.

Í handfærðu bókhaldi eru kröfur skv. 2. tölul. 2. mgr. uppfylltar með færslu á viðeigandi bókhaldsreikninga í dagbók, sbr. 1. tölul. 2. mgr. Heimilt er að sameina sjóðbók og dagbók sem nefnist þá sjóðsdagbók. Sjóðbók og sjóðsdagbók skulu vera fyrir fram innbundnar og blaðsíðurnar tölusettar en færi aðili bæði sjóðbók og sjóðsdagbók má hin síðarnefnda vera lausblaðabók. Í handfærðu bókhaldi skal aðalbók vera fyrir fram innbundin og blaðsíðurnar tölusettar og færa má ársreikninginn í aðalbókina.

Bókhaldsbækurnar skulu vera til staðar hér á landi. Skal texti þeirra vera á íslensku og fjárhæðir í íslenskum krónum.

11. gr.

Að jafnaði skal haga reikningaskipan í bókhaldinu þannig að færðir séu hreinir eigna- og skulda-, gjalda- og teknareikningar. Færa skal þá reikninga í bókhaldinu sem nauðsynlegt er til að eðlileg sundurliðun náist með tilliti til tegundar og stærðar starfseminnar.

Í stað sundurliðunar á skylda reikninga er heimilt að halda einn eða fáa reikninga í fjárhagsbókhaldinu en sundurliða þá í sérstöku undirkerfi. Slík undirkerfi skulu tengjast fjárhagsbókhaldinu á skýran og öruggan hátt um tiltekna reikninga sem eru ekki nýttir í öðrum tilgangi. Færslur, sem eiga uppruna sinn í slíkum undirkerfum, skulu færast í sérstaka dagbók og berast til fjárhagsbókhalds með reglubundnum og öruggum hætti. Við færslu í undirkerfi skal ætíð vísað til grunngagna.

Eftir því sem aðstæður leyfa skal haga reikningaskipan þannig að nægilegt innra eftirlit skapist.

12. gr.

Í aðalbók skal koma fram staða hvers einstaks bókhaldsreiknings í lok hvers bókhaldstímabils í samræmi við hreyfingalista eða dagbók í handfærðu bókhaldi. Samtölur aðalbókar skulu hverju sinni innifela allar færslur sem fram að því hafa verið gerðar á reikningsárinu.

13. gr.

Í sjóðbók skal færa allar innborganir í sjóð og útborganir úr honum á þann hátt að auðvelt sé að bera saman sjóðseign og niðurstöðu sjóðbókar í lok starfsdags eða vinnulotu, allt eftir tegund starfsemi.

Hver greiðsla færist sérstaklega. Þó er leyfilegt að færa í einu lagi fjárhæðir þær er inn koma daglega vegna sölu gegn staðgreiðslu. Enn fremur er leyfilegt að færa undirbækur yfir sjóðgreiðslur enda sé færslu þeirra hagað á sama hátt og færslu sjálfrar sjóðbókarinnar. Skylt er að færa niðurstöðutölur undirbókanna daglega í sjálfa sjóðbókina og skal í henni vísað til undirbókanna til sönnunar færslum. Undirbækur sjóðbókar mega vera lausblaðabækur.

Falla má frá færslu í sjóðbók þegar fyrir liggur annað jafnöruggt skráningarkerfi innborgana og útborgana.

14. gr.

Þeir sem eru undanþegnir skyldu til að halda tvíhliða bókhald skulu sundurliða viðskipti sín í sérstaka bók, sundurliðunarbók, þar sem hreyfingar ársins á eignum og skuldum, tekjum og gjöldum eru flokkaðar eftir tegundum. Heimilt er að færa í einu lagi niðurstöðutölur undirbóka bókhaldsins, þar með taldar samanlagðar niðurstöður af útgefnum reikningum á bókhaldstímabilinu. Í lok hvers bókhaldstímabils skal stemma færslur í sjóðbók á tímabilinu af við færslur í sundurliðunarbókina með því að taka tillit til útistandandi reikninga og ógreiddra krafna við upphaf og lok bókhaldstímabilsins.

Niðurstöður sundurliðunarbókar skal vera unnt að rekja til ársreiknings.

15. gr.

Í fjárhagsbókhaldi eða sérstöku viðskiptamannabókhaldi, sem tengist fjárhagsbókhaldinu, skal hafa reikninga yfir viðskipti við hvern viðskiptamann, önnur en þau sem hönd selur hendi. Þó er heimilt að sameina óveruleg viðskipti á einn eða fáa reikninga.

Ef notað er sérstakt viðskiptamannabókhald sem undirkerfi fjárhagsbókhalds skal það uppfylla eftirtalin skilyrði:

Viðskiptamannabókhald skal tengjast fjárhagsbókhaldinu á skýran hátt um sérstaka tiltekna reikninga sem eru ekki nýttir í öðrum tilgangi.

Í viðskiptamannabókhaldi skal á hverjum tíma vera unnt að kalla fram stöðu viðskiptamannareikninga hvers um sig og í heild. Samtöluna skal vera unnt að rekja til tiltekinna reikninga í fjárhagsbókhaldi, sbr. 1. tölul.

Færslur á viðskiptamannareikninga skulu berast milli fjárhagsbókhalds og viðskiptamannabókhalds með reglulegum og öruggum hætti.

Þegar færslur eiga uppruna sinn í viðskiptamannabókhaldi skal færð dagbók um þær færslur með sama hætti og í fjárhagsbókhaldi.

Við færslur í viðskiptamannabókhald skal ætíð vísað til grunngagna.

16. gr.

Í lok hvers reikningsárs skal telja vörubirgðir og reikna út verðmæti þeirra. Á vörutalningarlistum eða í vörutalningarbókum skal koma fram magn, einingarverð og útreiknað verðmæti hverrar einstakrar vörutegundar ásamt samtölu. Vörutalningarlista og vörutalningarbækur skulu talningarmenn undirrita.

Þeir sem nota stöðugt birgðabókhald eru ekki bundnir af ákvæðum 1. mgr. enda er þá gert ráð fyrir skipulegum talningum og að birgðaskrár séu leiðréttar með reglubundnum hætti.

Ef birgðir eru verðlagðar á söluverði skal á skýran og aðgengilegan hátt koma fram hvernig kostnaðarverð er reiknað.

17. gr.

Tekjuskráning bókhaldsskyldra aðila skal byggjast á skýru og öruggu kerfi sem tryggir að unnt sé að sannreyna að allar tekjur komi fram. Öruggt kerfi í þessu sambandi teljast m.a. reikningar, afreikningar og gíróseðlar, enda séu þessi gögn í öruggu skipulegu númerakerfi, og sjóðvélar sem notaðar eru við sölu á vörum og þjónustu í smásölu, svo og önnur sambærileg og örugg kerfi til tekjuskráningar, enda sé ekki öðruvísi fyrir mælt í öðrum lögum.

18. gr.

Sjóðbók, sjóðsdagbók og dagbók í handfærðu bókhaldi skal lokað reglulega og eigi sjaldnar en á tveggja mánaða fresti. Niðurstöður einstakra reikninga skulu þá færðar í aðalbók. Færslu í aðalbók skal að jafnaði vera lokið eigi síðar en einum mánuði eftir lok hvers bókhaldstímabils.

Þeir sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald skulu sundurliða færslur sínar í sundurliðunarbók eftir því sem þörf er á og eigi sjaldnar en í lok reikningsárs.

Við gerð ársreikninga skal fara fram nákvæm og fullkomin lokun á öllum bókhaldsbókum.

Samræmi skal vera milli fjárhæðanna í ársreikningi og í aðalbókinni.

Fylgiskjöl og geymsla bókhaldsgagna.

19. gr.

Fylgiskjöl með bókhaldinu skal tölusetja á reglubundinn hátt og til þeirra vísa við innfærslur í bækurnar. Þau skulu geymd í samfelldri töluröð.

Hverjum bókhaldsskyldum aðila er skylt að geyma með skipulögðum hætti öll bréf, myndrit og skeyti er honum berast og hafa þýðingu í rekstri hans. Enn fremur skal halda eftir samritum af öllum þeim bréfum, myndritum og skeytum er hann sendir öðrum og hafa þýðingu í rekstri hans.

20. gr.

Allar bækur, sem fyrirskipaðar eru í lögum þessum, ásamt bókhaldsgögnum og fylgiskjölum, svo og bréf, myndrit og skeyti eða samrit þeirra, þar með talin gögn sem varðveitt eru í tölvutæku formi, á örfilmu eða annan sambærilegan hátt, skulu varðveittar hér á landi á tryggan og öruggan hátt í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Þeim sem nota sjóðvélar er þó ekki skylt að varðveita sjóðvélastrimla lengur en þrjú ár frá lokum viðkomandi reikningsárs enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur.

Ef tölvubúnaði, sem nauðsynlegur er til að kalla fram bókhaldsgögn, er breytt eða fargað ber að prenta gögnin í upprunalegu formi eða yfirfæra á nýjan miðil þannig að áfram verði unnt að kalla þau fram.

Ársreikning skal ætíð varðveita í 25 ár.

21. gr.

Allt, sem fært er í bækur eða á reikninga, skal vera skýrt og læsilegt með varanlegu letri. Eigi má eyða eða gera á annan hátt ólæsilegt það sem eitt sinn hefur verið í þær fært þótt fyrst hafi verið misfært af vangá. Þurfi að gera breytingu á færslu skal það gert með annarri færslu eða þannig að hin ranga færsla verði læsileg að leiðréttingu lokinni.

Leiðrétting á rangri færslu skal gerð með sérstöku fylgiskjali þar sem fram komi hvaða færslu er verið að leiðrétta og hvers vegna.

III. KAFLI

Ársreikningur og skýringar.

Reikningsár og undirritun.

22. gr.

Þeir sem bókhaldsskyldir eru skulu semja ársreikning fyrir hvert reikningsár samkvæmt lögum þessum enda séu ekki gerðar strangari kröfur í öðrum lögum. Ársreikningurinn skal a.m.k. hafa að geyma rekstrarreikning og efnahagsreikning, svo og skýringar eftir því sem við á. Reikningsskilin skulu mynda eina heild.

Reikningsárið skal vera tólf mánuðir. Við upphaf rekstrar eða breytingu á reikningsári getur tímabilið verið skemmra eða lengra, þó aldrei lengra en átján mánuðir. Reikningsári verður því aðeins breytt síðar að sérstakar aðstæður gefi tilefni til. Breytingin skal tilgreind og rökstudd í skýringum.

Ársreikningurinn skal fullgerður og undirritaður eigi síðar en sex mánuðum eftir lok reikningsársins. Hann skal undirritaður af þeim sem ábyrgð bera á bókhaldinu, sbr. 5. gr.

Hafi einhver, sem skyldur er til að undirrita ársreikninginn, mótbárur fram að færa gegn honum skal hann undirrita reikninginn með árituðum fyrirvara. Koma skal fram hvers eðlis fyrirvarinn er.

Efnahagsreikningar og rekstrarreikningar.

23. gr.

Í efnahagsreikningi skal á kerfisbundinn hátt tilgreina eignir, skuldir og eigið fé hlutaðeiganda í lok reikningsársins. Reikningurinn skal þannig sundurliðaður að hann gefi skýra mynd af eignum, skuldum og eigin fé í árslok í samræmi við góða reikningsskilavenju.

Í rekstrarreikningi skal á kerfisbundinn hátt sýna heildartekjur og heildargjöld þannig sundurliðað að reikningurinn gefi skýra mynd af rekstrarafkomunni á reikningsárinu í samræmi við góða reikningsskilavenju.

24. gr.

Rekstrarreikningar og efnahagsreikningar skulu settir upp með hliðstæðum hætti frá ári til árs nema sérstakar aðstæður gefi tilefni til annars. Ef gerðar eru breytingar skulu þær tilgreindar í skýringum.

Óheimilt er að jafna saman eignum og skuldum eða tekjum og gjöldum.

Í ársreikningi skulu fjárhæðir tilgreindar í íslenskum krónum.

25. gr.

Tekjur og gjöld skulu að jafnaði færð í rekstrarreikning þess árs þegar þeirra er aflað eða til þeirra stofnað.

26. gr.

Óefnisleg réttindi skal aðeins telja til eignar ef þeirra er aflað gegn greiðslu. Sama á við um rannsóknar- og þróunarkostnað.

27. gr.

Gerð skal grein fyrir ráðstöfun hagnaðar eða jöfnun taps á reikningsárinu í ársreikningnum eða skýringum.

Mat eigna.

28. gr.

Í efnahagsreikningi ber að tilgreina peningalegar eignir og skuldir með þeirri fjárhæð er raunverulega svarar til verðmætis þeirra. Varanlegir rekstrarfjármunir skulu að jafnaði tilgreindir á kostnaðarverði að frádregnum hæfilegum árlegum afskriftum. Sé frá þessu vikið skal ársreikningurinn bera það greinilega með sér.

Kostnaðarverð varanlegra rekstrarfjármuna samanstendur af kaupverði þeirra og þeim kostnaði, sem hlýst af öflun og endurbótum á þeim, fram til þess tíma að þeir eru teknir í notkun.

Vörubirgðir má eigi telja til eignar á hærra verði en kostnaðarverði eða dagverði ef það er lægra.

Ef gerðar eru verulegar breytingar á mati eigna eða skulda frá síðasta efnahagsreikningi skal ársreikningurinn bera það greinilega með sér.

29. gr.

Ef raunvirði fastafjármuna er lægra en bókfært verð þeirra og ástæður þess verða ekki taldar skammvinnar ber að færa verð þeirra niður að því marki sem telja verður nauðsynlegt samkvæmt góðri reikningsskilavenju.

Heimilt er að meta áhættufjármuni og langtímakröfur til markaðsverðs á reikningsskiladegi ef það er lægra en bókfært verð. Slíkar eignir skulu sæta niðurfærslu ef þess gerist sérstök þörf, svo sem vegna hættu á að kröfur muni ekki innheimtast eða af öðrum ástæðum.

Matsbreytingar samkvæmt þessari grein skal færa í rekstrarreikning.

30. gr.

Taka má tillit til áhrifa almennra verðlagsbreytinga á rekstur og efnahag starfseminnar í samræmi við góða reikningsskilavenju.

Ef beitt er ákvæðum 1. mgr. skal í skýringum gera nákvæma grein fyrir þeim aðferðum sem viðhafðar eru.

Skýringar.

31. gr.

Í skýringum í ársreikningi skal gefa upplýsingar um eftirfarandi atriði með vísan til viðeigandi liða í efnahagsreikningi og rekstrarreikningi komi þau ekki greinilega fram þar:

breytingar á varanlegum rekstrarfjármunum á árinu; opinbert mat á eignunum ef það liggur fyrir; nafnverð eignarhluta í félögum; hreyfingar á eiginfjárreikningum; veðsetningu eigna og ábyrgðir; önnur þau atriði sem máli skipta við mat á rekstri og efnahag og ekki koma annars staðar fram.

Skoðun reikninga.

32. gr.

Bókhaldsskyldir aðilar, sem falla ekki undir ákvæði laga um ársreikninga, geta á aðalfundi eða félagsfundi kosið einn eða fleiri skoðunarmenn ársreikninga og varamenn þeirra. Skoðunarmenn geta verið úr hópi félagsmanna en mega ekki sitja í stjórn félagsins eða gegna stjórnunarstörfum fyrir það.

Skoðunarmenn skulu uppfylla hæfisskilyrði 11. gr. laga nr. 67/1976, um löggilta endurskoðendur. Uppfylli skoðunarmaður ekki lengur skilyrði til starfans og enginn varamaður er til að koma í hans stað skal stjórn félagsins annast um að valinn verði nýr skoðunarmaður eins fljótt og unnt er og skal hann gegna því starfi þar til kosning getur farið fram.

Ef félag kýs löggiltan endurskoðanda sem skoðunarmann skulu ákvæði laga um löggilta endurskoðendur eiga við um starf hans.

33. gr.

Skoðunarmenn skulu hafa aðgang að bókhaldi hvenær sem er á reikningsárinu til að gera þær athuganir og kannanir sem þeir telja nauðsynlegar. Þá skal stjórn sjá til þess að skoðunarmenn fái þau gögn, upplýsingar og aðstoð sem þeir álíta nauðsynlega.

34. gr.

Með áritun sinni á ársreikning skulu skoðunarmenn staðfesta að þeir hafi yfirfarið hann. Þar skal koma fram að eignir þær og skuldir, sem tilgreindar eru í efnahagsreikningi, séu fyrir hendi og að breytingar á eigin fé séu í samræmi við bókhaldið. Þá skulu skoðunarmenn ganga úr skugga um að á reikningsárinu hafi verið farið eftir ákvörðunum félagsfunda og stjórnar um öflun, ráðstöfun og ávöxtun fjármuna og önnur atriði í rekstrinum. Telji skoðunarmaður að svo hafi ekki verið skal hann árita ársreikninginn með viðeigandi athugasemdum.

Ef skoðunarmaður telur að nauðsynlegar upplýsingar vanti í ársreikninginn eða skýrslu stjórnar eða upplýsingar séu villandi og enn fremur ef hann telur að fyrir liggi atvik sem varðað geti stjórnendur ábyrgð skal hann vekja athygli á því í áritun sinni. Áritun skoðunarmanns telst hluti ársreiknings og skal varðveitt ásamt honum.

35. gr.

Skoðunarmenn eiga rétt á að sitja fundi þar sem fjallað er um ársreikninga.

Skoðunarmönnum er óheimilt að gefa einstökum félagsaðilum eða öðrum upplýsingar um hag félags.

IV. KAFLI

Ýmis ákvæði.

36. gr.

Fjármálaráðherra getur með reglugerð sett nánari ákvæði um framkvæmd laga þessara, svo sem um bókhaldsskyldu, undanþágu frá færslu tvíhliða bókhalds, skipulag bókhalds, bókhaldsgögn og notkun tölva við færslu bókhalds og geymslu gagna.

37. gr.

Brot gegn lögum þessum varða sektum nema þyngri viðurlög liggi við samkvæmt öðrum lögum.

38. gr.

Lög þessi öðlast gildi 1. janúar 1995. Við gildistöku laga þessara falla úr gildi lög nr. 51/1968, um bókhald, með síðari breytingum. Hjá þeim sem hafa annað reikningsár en almanaksárið koma lög þessi þó ekki til framkvæmda fyrr en við upphaf fyrsta reikningsárs sem hefst eftir 1. janúar 1995.

Athugasemdir við lagafrumvarp þetta.

Inngangur.

Frumvarp það sem hér liggur fyrir er samið af nefnd sem fjármálaráðherra skipaði með bréfi, dags. 23. desember 1992. Nefndin hóf störf í ársbyrjun 1993 og er hún þannig skipuð: Guðmundur Guðbjarnason viðskiptafræðingur, formaður nefndarinnar, Bragi Gunnarsson, lögfræðingur í fjármálaráðuneyti, Jón Ögmundur Þormóðsson, skrifstofustjóri í viðskiptaráðuneyti, Lárus Ögmundsson, lögfræðingur hjá Ríkisendurskoðun, Sigurður H. Pálsson, löggiltur endurskoðandi, tilnefndur af Félagi löggiltra endurskoðenda, og Alexander G. Eðvardsson, löggiltur endurskoðandi, tilnefndur af viðskipta- og hagfræðideild Háskóla Íslands.

Hlutverk nefndarinnar samkvæmt bréfi ráðherra er að endurskoða lög um bókhald, en núgildandi lög eru frá árinu 1968 og hafa litlum breytingum tekið. Löngu er orðið tímabært að taka þau til gagngerrar endurskoðunar þar eð miklar breytingar hafa orðið á viðskiptaháttum frá árinu 1968 og ör þróun orðið í notkun tölva, svo sem við færslu bókhalds og geymslu bókhaldsgagna, frá því að lögin voru samþykkt. Núgildandi lög byggjast á því að bókhald sé handfært en með breytingum frá árinu 1978 var heimilað að færa lausblaðabókhald með vélum. Þróun viðskipta á undanförnum árum er æ meir í þá átt að þau fari um tölvur og jafnvel án þess að pappír eða skjöl í almennum skilningi liggi til grundvallar. Að þessu leyti má halda því fram að núgildandi bókhaldslög standi íslensku viðskiptalífi og þróun þess fyrir þrifum og hamli gegn því að viðskiptalífið geti tileinkað sér þá kosti sem erlendir viðskipta- og samkeppnisaðilar geta nýtt sér. Enn fremur hafa orðið umtalsverðar breytingar á framsetningu ársreikninga enda er svo komið að ýmis almenn ákvæði um þá eru útfærð í sérlögum, t.d. í hlutafélagalögum nr. 32/1978, með síðari breytingum, og lögum um samvinnufélög, nr. 22/1991. Þótt telja verði að þessi þróun hafi gert það löngu tímabært að endurskoða lögin knýr það þó mest á um endurskoðun þeirra að samningurinn um Evrópska efnahagssvæðið, EES, gerir beinlínis ráð fyrir að íslenskri löggjöf um bókhald og ársreikninga verði breytt. Þannig er í 77. gr. samningsins um EES kveðið á um samræmingu ákveðinna atriða í löggjöf er varða félagarétt og eru þessi atriði talin upp í XXII. viðauka. Í honum er að finna níu tilskipanir en þar af fjalla fjórar um bókhald, ársreikninga og skyld atriði. Fjórða tilskipun fjallar um ársreikninga félaga af tiltekinni gerð, svo sem hlutafélaga og tiltekinna sameignarfélaga og samlagsfélaga í eigu hlutafélaga, 7. tilskipun um samstæðureikninga, 8. um löggildingu endurskoðenda og sú 11. um ársreikninga útibúa.

Að athuguðu máli taldi nefndin heppilegast að semja tvö lagafrumvörp og fylgja þar með fordæmi Dana. Annars vegar er samið frumvarp til laga um bókhald, sem hefur að geyma ákvæði um bókhaldsskyldu, bókfærslu, bókhaldsskjöl og geymslu þessara gagna, auk almennra ákvæða um ársreikninga og endurskoðun þeirra, og hins vegar frumvarp til laga um ársreikninga sem hefur að geyma ákvæði um ársreikninga tiltekinna lögaðila, svo sem hlutafélaga og annarra félaga með takmarkaðri ábyrgð, samvinnufélaga, samlaga og tiltekinna sameignarfélaga og samlagsfélaga sem eru eingöngu í eigu fyrrnefndra aðila eða fara yfir tiltekna stærð. Um sameignarfélög og samlagsfélög, sem falla utan gildissviðs væntanlegra ársreikningalaga, munu þá gilda ákvæði laga um bókhald að því er gerð ársreikninga varðar.

Við samningu þessa frumvarps var höfð til hliðsjónar samsvarandi löggjöf á Norðurlöndum.

Nefndin gerir ekki tillögur um breytingar á viðurlagaákvæðum enda er til umræðu að samræma refsingar við efnahagsbrotum.

Um I. kafla.

Í I. kafla er kveðið á um það hverjir skuli vera bókhaldsskyldir, svo og hverjir skulu bera ábyrgð á því að ákvæðum laganna sé fylgt. Einnig eru ákvæði um færslu tvíhliða bókhalds sem aðalreglu og undanþágu frá því fyrir minni háttar starfsemi. Eðlilegt er að í lögum um bókhald sé kveðið á um almenna skyldu til að halda bókhald og færa eða skrá í bókhaldsbækur allar upplýsingar um viðskipti og aðrar fjárreiður sem eðli máls samkvæmt ber að gera eigendum, félagsaðilum, lánardrottnum og/eða hinu opinbera grein fyrir í einu eða öðru formi. Í sérlögum er einnig að finna ýmis ákvæði um bókhald sem ætlað er að skýra nánar sérstakar aðstæður tiltekinna aðila. Þannig er t.d. sérstaklega kveðið á um bókhald ríkisins í sérstökum lögum og í skattalögum er einnig að finna ýmis ákvæði er lúta að bókhaldi.

Um II. kafla.

Í II. kafla er kveðið á um færslu bókhalds, bókhaldsbækur, bókhaldsgögn og fylgiskjöl og geymslu þeirra hvort sem handfært er eða fært á tölvu eða á annan hátt. Fram kemur almenn umsögn um bókhaldið, tilgang þess og markmið. Settar eru kröfur til þeirra sem halda tvíhliða bókhald um skipulag og uppbyggingu þess, svo og um notkun á tölvum og tengingar og skjalasendingar milli þeirra. Samkvæmt frumvarpinu er notkun tölva og annarra hliðstæðra tækja jafnrétthá handfærðu bókhaldi. Í 6. gr. gildandi laga, eins og henni var breytt með lögum nr. 47/1978, er veitt heimild til að nota laus kort og blöð eða önnur hjálpargögn í stað innbundinna og löggiltra bóka með því skilyrði að gögn þessi séu hluti af skipulegu og öruggu kerfi. Notkun tölva við færslu bókhalds var að hefjast á þessum árum en er nú hin almenna regla. Frumvarpið felur ekki í sér breytingar á meginreglum bókhalds heldur er því ætlað að taka mið af þeirri þróun og möguleikum sem opnast hafa með tölvunotkun og settar eru fram kröfur til tölva og hugbúnaðar.

Mælt er fyrir um bókhaldsgögn en sérhver færsla í bókhaldi skal byggð á áreiðanlegum og fullnægjandi gögnum sem rekja má til viðskiptanna. Færslur skulu vera í skipulagðri númeraröð og endurspegla að jafnaði rétta tímaröð viðskipta og annarra færslutilefna. Í 2. mgr. 9. gr. er nýmæli er varðar skjalasendingar milli tölva sem nefnt er pappírslaus viðskipti og er nýjasta þróunin í viðskiptum. Átt er við skjalasendingar milli tölva, SMT, sem er þýðing á enska heitinu Electronic Data Interchange, EDI. Hugtakið er notað um sendingar á stöðluðum og forsniðnum upplýsingum milli tölvukerfa tveggja aðila sem eiga í viðskiptum án þess að mannshöndin þurfi að koma þar nálægt, eða a.m.k. mjög lítið, eins og fram kemur í handbók ICEPRO, nefndar um verklag í viðskiptum, en upplýsingar úr þeirri handbók eru notaðar hér í þessari greinargerð.

Skjalasendingar milli tölva felast í því að sameina tölvu- og símatækni. Þær leysa af hólmi hefðbundin viðskiptaskjöl af ýmsu tagi sem venjulega eru á pappír og geyma alls kyns upplýsingar um viðskiptin sem þeim tengjast. Byggt er á fyrir fram ákveðnum og stöðluðum rammaskeytum í samskiptum milli þeirra sem eiga í viðskiptum. Um er að ræða skipulögð upplýsingaskipti milli tölva sem gera þeim kleift að vinna og nýta upplýsingar sem þeim berast. Þessi skjalaskipti fara því aðeins fram að báðir aðilar samþykki þau fyrir fram. Jafnframt því sem viðskipti eiga sér stað á þennan hátt getur farið fram bókun þeirra beint á viðeigandi reikninga í bókhaldi beggja aðila án frekari aðgerða og engin önnur skjöl liggja fyrir en þau sem tölvurnar geyma.

Í þessu kemur fram ný skilgreining á hugtakinu skjal. Fjallað er um pappírslaus viðskipti og skjalasendingar milli tölva þótt engin skjöl í eiginlegri merkingu þess orðs fari á milli þeirra. Að vísu er hægt að prenta skjalið bæði hjá sendanda og viðtakanda. Skjalið er í tölvunni, óáþreifanlegt en sjáanlegt. Útprentunin er þá aðeins afrit af frumskjalinu.

Til fróðleiks er bent á 2. mgr. 3. gr. laga nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands, en þar segir:

„Þegar talað er um skjöl og skráðar heimildir í lögum þessum er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og orðið hafa til við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, uppdrætti, ljósmyndir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segulbönd eða önnur hliðstæð gögn.“

Lagt er til að bókhaldsfærslur, sem byggjast á skjalasendingum milli tölva, verði jafnréttháar öðrum færslum enda uppfylli þær allar kröfur um öryggi og áreiðanleika sem gerðar eru til pappírsskjala. Gert er ráð fyrir að ráðherra setji með reglugerð nánari ákvæði um pappírslaus viðskipti og geymslu gagna á rafrænu formi.

Í reglugerð verður væntanlega kveðið nánar á um frágang bóka og prentaðra lista sem koma í stað innbundinna bóka í handfærðu bókhaldi, sbr. reglugerð nr. 417/ 1982 um bókhald.

Í 13. gr. er fjallað um sjóðbók. Reglubundin færsla hennar hefur verið talin grundvallaratriði í öryggi bókhalds. Lagt er til að falla megi frá því að færa sjóðbók þegar sýnt er fram á að annað jafnöruggt kerfi sé notað.

Lagt er til að geymsluskylda bókhaldsbóka og -gagna verði óbreytt. Sama gildir um gögn sem varðveitt eru með rafrænu sniði. Þó er lagt til að geyma skuli sjóðvélastrimla í þrjú ár í stað sjö áður. Jafnframt er gerð sú krafa til þeirra sem nota tölvur við færslu bókhalds að prenta öll gögn í upprunalegt form eða yfirfæra þau á nýjan miðil ef tækjum, sem nauðsynleg eru til að kalla þau fram, er breytt eða fargað.

Um III. kafla.

Í III. kafla eru ákvæði um ársreikninginn og skýringar með honum, svo og um skoðunarmenn ársreikninga og hlutverk þeirra.

Samhliða frumvarpinu er lagt fram frumvarp til laga um ársreikninga. Það er samið með hliðsjón af tilskipunum Evrópubandalagsins (Evrópusambandsins) og fjallar um ársreikningagerð tiltekinna lögaðila, þ.e. hlutafélaga og annarra félaga með takmarkaðri ábyrgð, samlaga, samvinnufélaga og einnig tiltekinna sameignarfélaga og samlagsfélaga. Þau félög, sjóðir og stofnanir, svo og bókhaldsskyldir einstaklingar sem ekki falla undir ákvæði væntanlegra ársreikningalaga, skulu gera ársreikninga sína í samræmi við ákvæði þessa frumvarps en þeim er þó heimilt að fara eftir væntanlegum ársreikningalögum.

Bókhaldsskyldir aðilar skulu semja ársreikning fyrir hvert reikningsár og undirrita hann. Lagt er til að lengdur verði frestur til að fullgera og undirrita ársreikninga, úr fimm mánuðum í sex eftir lok reikningsárs. Með hliðsjón af ákvæðum skattalaga um skilafrest á skattframtölum er þó ljóst að ársreikningar skattskyldra aðila þurfa að vera tilbúnir fyrr.

Í 30. gr. er lagt til að áfram verði heimilt að taka tillit til áhrifa almennra verðlagsbreytinga á rekstur og efnahag. Er það í samræmi við ákvæði 25. gr. frumvarps til laga um ársreikninga. Þar er heimilað að leiðrétta liði ársreiknings, þar með talið eigið fé, vegna áhrifa verðbólgu og skulu þá slíkar leiðréttingar bæði taka til rekstrarreiknings og efnahagsreiknings.

Í 31. gr. eru ákvæði þess efnis að veita skuli upplýsingar um tiltekna liði í efnahagsreikningi og rekstrarreikningi í skýringum en ákvæðið á sér fyrirmyndir í lögum um hlutafélög og samvinnufélög.

Í 32.–35. gr. er að finna ákvæði sem ekki hafa hingað til verið í bókhaldslögum þótt sambærileg ákvæði sé að finna í öðrum lögum, svo sem hlutafélagalögum. Þau fjalla um kosningu eða ráðningu skoðunarmanna ársreikninga ef þeir eru á annað borð kosnir eða ráðnir samkvæmt samþykktum félaga en það er ekki gert að lagaskyldu. Hlutverk þeirra er skilgreint í 34. gr. Yfirleitt má segja að starfssvið skoðunarmanna eða endurskoðenda, eins og þeir eru nefndir í samþykktum félaga, sé ekki skilgreint þar. Með skoðunarmanni er átt við þann sem ekki hefur hlotið löggildingu til endurskoðunarstarfa en valinn er af félagsmönnum eða stjórn félags til að yfirfara bókhald og ársreikning þess og árita hann. Ekki er gerð krafa um sérstaka bókhaldskunnáttu skoðunarmanns.

Um IV. kafla.

Í IV. kafla eru ákvæði um heimild ráðherra til að setja reglugerð um margvísleg framkvæmdaratriði, svo og um brot á lögunum og gildistöku þeirra.

Athugasemdir við einstakar greinar frumvarpsins.

Um 1. gr.

Í greininni eru ákvæði um það hverjir skuli vera bókhaldsskyldir og er hún efnislega óbreytt frá gildandi lögum. Segja má að allur atvinnurekstur sé bókhaldsskyldur án tillits til þess í hvaða formi hann er rekinn. Einnig eru þeir bókhaldsskyldir sem hafa með höndum eða fara með fé annarra. Hér hefur verið farin sama leið og í gildandi lögum, þ.e. að telja upp helstu flokka bókhaldsskyldra aðila. Hafa verður í huga að slík upptalning verður aldrei tæmandi. Hugsanleg vafatilvik ber að skýra út frá þeim meginsjónarmiðum sem liggja að baki efni greinarinnar.

Samkvæmt 1. tölul. 1. mgr. eru öll þau félög bókhaldsskyld sem rekin eru með takmarkaðri ábyrgð félagsaðila án tillits til þess hvort þau hafa með höndum atvinnurekstur eða ekki. Hér er m.a. um að ræða hlutafélög og félög með takmarkaðri ábyrgð félagsaðila sem um er fjallað í c-lið 33. gr. laga nr. 42/1903, um verzlanaskrár, firmu og prókúruumboð. Samkvæmt því ákvæði skal hvert það félag, er hefur breytilega félagatölu eða breytilegan höfuðstól, talið félag með takmarkaðri ábyrgð þótt félagsmenn hafi ótakmarkaða ábyrgð.

Samkvæmt 2. tölul. eru m.a. bókhaldsskyld hvers konar félög sem stofnuð eru og rekin á samvinnugrundvelli samkvæmt lögum nr. 22/1991, um samvinnufélög, svo og hvers konar gagnkvæm vátrygginga- og ábyrgðarfélög.

Samkvæmt 3. tölul. eru öll félög tveggja eða fleiri aðila, sem stofnuð eru og rekin með ótakmarkaðri ábyrgð félagsaðila, bókhaldsskyld án tillits til þess hvort þau stunda atvinnurekstur eða eru skráð í verslanaskrár eða og án tillits til skattalegrar stöðu þeirra. Hér er um að ræða sameignarfélög, sem er félagsskapur tveggja eða fleiri manna eða félagsaðila um atvinnustarfsemi eða önnur áhugamál, þar sem félagsaðilar bera persónulega ábyrgð á skuldbindingum félagsins, einn fyrir alla og allir fyrir einn, hvort sem þau hafa fjárhagsleg markmið eða önnur markmið. Hér með teljast t.d. félagsbú bænda sem stofnuð eru skv. 2. mgr. 25. gr. jarðalaga, nr. 90/1984, með síðari breytingum. Einnig teljast hér með samlagsfélög sem um er fjallað í a-lið 33. gr. fyrrnefndra laga nr. 42/1903, um verzlanaskrár, firmu og prókúruumboð. Samkvæmt því ákvæði er félag talið samlagsfélag þegar einn eða fleiri félagsmenn þess bera ótakmarkaða ábyrgð á skuldbindingum félagsins en einn eða fleiri félagsmenn takmarka ábyrgð sína við tillög sín eða hlutafé sem tilkynnt hefur verið í verslanaskrá.

Samkvæmt 4. tölul. eru ríkisbankar bókhaldsskyldir eins og í gildandi lögum en hlutafélagsbankar eru bókhaldsskyldir skv. 1. tölul. greinarinnar. Sama á við um sparisjóði og aðrar fjármálastofnanir sem ekki falla undir aðra töluliði greinarinnar, svo sem verðbréfasjóði og verðbréfafyrirtæki.

Í 5. tölul. er lagt til að öll fyrirtæki og stofnanir í eigu ríkis eða sveitarfélaga, sem hafa með höndum atvinnurekstur, séu bókhaldsskyld. Með ríkisfyrirtækjum er átt við fyrirtæki í eigu ríkisins sem standa að öllu eða nokkru leyti undir kostnaði af starfsemi sinni með tekjum af sölu á vörum og þjónustu eða stunda starfsemi sem í meginatriðum er hliðstæð starfsemi einkaaðila. Eðlilegt er að sömu lög og reglur gildi um bókhald og ársreikninga fyrirtækja í eigu opinberra aðila og gilda mundu ef viðkomandi rekstur væri á vegum einkaaðila. Lög nr. 52/1966 gilda um ríkisbókhald, gerð ríkisreiknings og fjárlaga.

Samkvæmt 6. tölul. eru þrotabú og önnur bú, sem eru undir skiptum, t.d. dánarbú, bókhaldsskyld ef þau stunda atvinnurekstur. Þetta ákvæði er ekki í gildandi lögum en þessi bú hafa þó verið talin bókhaldsskyld samkvæmt almennum reglum um bókhaldsskyldu. Eðlilegt er að greina sérstaklega þennan flokk lögaðila.

Samkvæmt 7. tölul. eru hvers konar félög, sjóðir og stofnanir, sem ekki eru annars staðar talin, bókhaldsskyld hvort sem þau stunda atvinnurekstur eða ekki. Mörg þessara félaga, sjóða og stofnana hafa með höndum fjármuni og þurfa að gera öðrum grein fyrir öflun og ráðstöfun þeirra. Telja verður eðlilegt að hagsmunir félaga í slíkum félagsskap séu tryggðir með bókhaldsskyldu og gerð ársreiknings. Undir þetta falla margvísleg félög og hagsmunasambönd sem stofnsett eru og starfrækt um ýmis áhugamál, svo sem stéttar- og fagfélög og sambönd þeirra, lífeyrissjóðir, íþróttafélög og sambönd þeirra, kvenfélög, kirkju- og safnaðarsjóðir, minningarsjóðir, menningar- og styrktarsjóðir, stjórnmálafélög og -samtök, líknarfélög, sjálfseignarstofnanir, húsfélög og veiðifélög.

Samkvæmt 8. tölul. eru allir einstaklingar, sem stunda atvinnurekstur eða sjálfstæða starfsemi, bókhaldsskyldir. Ekki er talin ástæða til að telja upp hinar ýmsu atvinnugreinar eins og gert er í gildandi lögum. Með þessu ákvæði verða allir bændur bókhaldsskyldir en samkvæmt gildandi lögum um bókhald eru þeir undanþegnir færslu bókhalds nema þeir selji meiri hluta afurða beint til smásala eða neytenda. Samkvæmt lögum um virðisaukaskatt nr. 50/1988 eru allir, sem skattskyldir eru samkvæmt þeim lögum, þar á meðal bændur, skyldir að haga bókhaldi sínu og uppgjöri til virðisaukaskatts þannig að skattyfirvöld geti jafnan gengið úr skugga um réttmæti virðisaukaskattskila. Bændur eru því í reynd bókhaldsskyldir og eðlilegast að það komi fram í bókhaldslögum.

Í 2. mgr. er fjallað um samrekstur tveggja eða fleiri aðila, hvort sem það eru einstaklingar eða lögaðilar, í tengslum við annan atvinnurekstur þeirra. Dæmi um þetta eru sameiginlegur rekstur á skrifstofu, sameiginleg innkaup rekstrarvara eða rekstrareigna og sameiginleg afnot þeirra við atvinnurekstur hvers um sig. Hér er ekki átt við eiginlegt sameignarfélag, sbr. 3. tölul. 1. mgr. Sem dæmi má nefna að algengt er að læknar, lögfræðingar eða endurskoðendur sameinist um sameiginlega skrifstofuþjónustu o.þ.h. eða tvö eða fleiri félög sameinist um kaup og rekstur á atvinnutæki eða fasteign. Hvort sem samrekstraraðilarnir deila einstökum reikningum milli sín að réttri tiltölu eða safna þeim saman á einn stað og færa sérstakt bókhald um samreksturinn veldur það vanda hvernig með skuli fara í bókhaldi samrekstraraðilanna sjálfra. Í þessu tilviki er hver samrekstraraðili um sig bókhaldsskyldur en ekki samreksturinn sjálfur. Við færslu í bókhaldi hvers samrekstraraðila um sig skapast sá vandi að seljandi gefur aðeins út einn sölureikning þannig að samrekstraraðilarnir geta ekki hver um sig bókað kostnað eftir fullnægjandi gögnum, þ.e. frumriti reiknings.

Með 2. mgr. er lagt til að slíkir samrekstraraðilar hafi heimild til að færa sameiginlegt bókhald yfir samreksturinn. Niðurstöðutölur sameiginlega bókhaldsins skulu færðar sundurliðaðar á viðeigandi reikninga í bókhaldi hvers samrekstraraðila, að réttri tiltölu, svo oft sem þurfa þykir. Fylgiskjöl að baki færslunum í hinu sameiginlega bókhaldi varðveitast þá þar með skipulegum hætti.

Ákvæði 2. mgr. geta á sama hátt átt við sameiginlegar tekjur samrekstraraðila. Hér getur t.d. verið um að ræða svo kölluð sameiginleg fyrirtæki eða samstarfsfyrirtæki (joint venture) sem eru stofnuð af tveimur eða fleirum aðilum til að leysa tiltekin samstarfsverkefni og er síðan slitið þegar verkefninu lýkur. Það fer eftir eðli samstarfsins hverju sinni hvort líta skuli á það sem rekstur sameignarfélags eða samrekstur.

Um 2. gr.

Í þessari grein er mælt fyrir um þá meginreglu, sem er óbreytt frá gildandi lögum, að allir bókhaldsskyldir aðilar skuli halda tvíhliða bókhald nema undantekning sé gerð frá því, sbr. 3. gr.

Um 3. gr.

Í 1. mgr. er með sama hætti og í gildandi lögum gert ráð fyrir að áfram verði heimiluð undanþága frá færslu tvíhliða bókhalds hjá einstaklingum í tilteknum atvinnugreinum. Heimildin er þó þrengd nokkuð þannig að allmargir, sem nú eru undanþegnir færslu tvíhliða bókhalds, skulu framvegis færa tvíhliða bókhald. Kröfur sem hið opinbera gerir til þeirra sem stunda atvinnurekstur eða sjálfstæða starfsemi eru miklar, bæði hvað varðar skýrslugerð og skráningu viðskiptanna. Það þykir þó ekki þjóna neinum tilgangi að skylda t.d. einyrkja, sem reka minni háttar starfsemi sem fyrst og fremst byggist á eigin vinnuframlagi, til færslu tvíhliða bókhalds. Krafan til þessara manna er fyrst og fremst sú að þeir skrái hjá sér í ákveðnu formi tekjur sínar og gjöld, eignir og skuldir og færslugögn séu í skipulegri röð og uppfylli formkröfur. Bent er á að nú þegar eru gerðar tiltölulega nákvæmar kröfur til bókhalds þeirra aðila sem falla undir ákvæði laga um virðisaukaskatt og eru ákvæði greinarinnar í samræmi við þessar kröfur. Þetta eru í reynd lágmarkskröfur um bókhald þeirra sem kunna að vera undanþegnir færslu tvíhliða bókhalds. Aukin tölvunotkun í atvinnurekstri auðveldar færslu tvíhliða bókhalds og margir þeirra sem hafa heimild til færslu einhliða bókhalds notfæra sér þegar tölvutæknina og færa tvíhliða bókhald. Engu að síður er raunhæft að veita undanþáguna vegna þess að einstaklingar með minni háttar atvinnurekstur eru fjölmargir.

Undanþágan er bundin sömu skilyrðum og í gildandi lögum, þ.e. að viðkomandi starfi einn eða með maka sínum og börnum innan 16 ára aldurs og noti ekki meira aðkeypt vinnuafl en sem svarar einum starfsmanni að jafnaði á ári. Í gildandi lögum er undanþágan miðuð við að aðkeypt vinnuafl fari ekki fram úr 52 vinnuvikum á ári og er því ekki um efnisbreytingu að ræða. Með aðkeyptu vinnuafli er einnig átt við aðkeypta þjónustu verktaka.

Samkvæmt 1. tölul. 1. mgr. eru þeir sem stunda útgerð á bátum undir 10 rúmlestum undanþegnir skyldu til að færa tvíhliða bókhald. Algengast er að þeir selji afla sinn á fiskmarkaði, til fiskverkenda eða fisksala. Selji útgerðarmaður verkaðan afla þarf hann einnig að uppfylla skilyrði 2. tölul.

Samkvæmt 2. tölul. eru þeir sem verka sjávarafla og selja meiri hluta afurða sinna um afurða- eða fisksölufyrirtæki undanþegnir skyldu til að færa tvíhliða bókhald.

Samkvæmt 3. tölul. eru bændur undanþegnir skyldu til að færa tvíhliða bókhald ef þeir selja meiri hluta afurða sinna um afurða- eða sölufyrirtæki. Þessi undanþága nær þó ekki til bænda sem stofnað hafa til félagsbúa skv. 2. mgr. 25. gr. jarðalaga, nr. 90/1984, þar sem þau teljast bókhaldsskyld skv. 3. tölul. 1. gr. laganna.

Samkvæmt 4. tölul. eru þeir sem reka leigu-, sendi-, vöru- og fólksflutningabifreiðar, svo og vinnuvélar, undanþegnir skyldu til að færa tvíhliða bókhald. Þetta er tiltölulega einföld starfsemi sem byggist á vinnuframlagi eiganda á umræddum bifreiðum og tækjum.

Samkvæmt 5. tölul. eru þeir sem stunda viðgerðir eða aðra iðnstarfsemi undanþegnir skyldu til að færa tvíhliða bókhald vegna starfs síns.

Samkvæmt 6. tölul. eru þeir undanþegnir skyldu til að færa tvíhliða bókhald sem fyrst og fremst selja vinnu sína og faglega þekkingu. Undir þetta fellur margvísleg starfsemi, svo sem starfsemi lækna, tannlækna, arkitekta og ráðgjafa hvers konar. Lögfræðingar og aðrir þeir sem stunda fjárvörslu eru þó skyldir að halda tvíhliða bókhald.

Í 2. mgr. er dregið úr skyldu tiltekinna félaga, sjóða og stofnana til að færa tvíhliða bókhald. Undanþágan í gildandi lögum nær eingöngu til manna þannig að nú skulu öll félög, sjóðir og stofnanir færa tvíhliða bókhald án tillits til umfangs starfseminnar. Umsvif margra slíkra félaga eru svo lítil að það þjónar engum tilgangi að leggja slíka kvöð á þau. Einkum er hér horft til lítilla húsfélaga og ýmissa áhugamannafélaga. Óþarft er að íþyngja almennum félagsmönnum meira í þessu efni en nauðsynlegt er og má segja að þessi tilhögun sé fremur í samræmi við það sem nú tíðkast hjá hinum ýmsu félögum þar sem haldið er utan um fjárreiður á fullnægjandi hátt.

Í 3. mgr. er lagt til að sú regla verði óbreytt frá gildandi lögum að ef aðili er skyldur til að færa tvíhliða bókhald vegna einhvers þáttar starfsemi sinnar skuli það eiga við um allan atvinnurekstur hans.

Um 4. gr.

Í þessari grein er mælt fyrir um almennar reglur um færslu á bókhaldi og samningu ársreiknings.

Í gildandi lögum er notað hugtakið „góð bókhalds- og reikningsskilavenja“. Vegna þess hve félög eru fjölbreytt og þróun ör er þess ekki að vænta að unnt sé að setja í lög og reglur ákvæði sem taka á öllum atriðum um bókhald og gerð ársreikninga. Í hugtakinu góð bókhalds-og reikningsskilavenja felst einkum það að bókhald sé fært og reikningsskil séu gerð í samræmi við þau sjónarmið sem á hverjum tíma eru almennt ráðandi hjá sérhæfðu og samviskusömu fólki sem vinnur við bókhald og reikningsskil.

Um 5. gr.

Ákvæði þessarar greinar um ábyrgð stjórnenda eru óbreytt frá gildandi lögum og þarfnast því ekki sérstakra skýringa.

Um 6. gr.

Þessi grein felur í sér almenna lýsingu á bókhaldi, tilgangi þess og markmiðum. Bókhaldinu er ætlað að gefa upplýsingar fyrst og fremst til eigenda og stjórnenda til að þeir geti innt af hendi skyldur sínar í samræmi við markmið starfseminnar og gagnvart öðrum aðilum, svo sem lánardrottnum og viðskiptamönnum. Þá er krafan ekki síst fram komin vegna víðtækrar upplýsingaskyldu til opinberra aðila, svo sem til greiðslu ýmissa skatta og gjalda til þjóðfélagsins og margvíslegra annarra upplýsinga um starfsemina til yfirvalda til að unnt sé að sannprófa að farið sé að réttum leikreglum í viðskiptum. Í greininni eru settar fram tvær reglur. Sú fyrri mælir fyrir um við hvaða þarfir skuli miða bókhaldið en hin síðari kveður á um hvaða kröfur skuli gera til skýrleika þess. Lúta þessar reglur að meginatriðum í sambandi við bókhaldið. Vísað er til góðrar bókhalds-og reikningsskilavenju sem leiðarljóss að þessum tilgangi og markmiði laga um bókhald.

Um 7. gr.

Í þessari grein eru settar fram kröfur um skipulag og uppbyggingu bókhaldsins til þeirra sem halda tvíhliða bókhald hvort sem þeim ber skylda til þess samkvæmt lögum eða hafa undanþágu frá þeim en halda engu að síður tvíhliða bókhald. Á þetta bæði við handfært sem tölvufært bókhald, svo og notkun á rafrænum tækjum, m.a. til nettengingar og skjalasendinga milli tölva. Skrifleg lýsing á skipulagi og uppbyggingu bókhaldsins skal liggja fyrir og veita m.a. upplýsingar um skipulag bókhaldskerfisins, tölvubúnaðinn og þann hugbúnað sem notaður er við bókhaldið. Þegar sjálfvirkri tölvuvinnslu er beitt í bókhaldi, eins og t.d. við vaxtaútreikning á viðskiptakröfum við mánaðamót, skal liggja fyrir í gögnum bókhaldsins greinargóð lýsing á þeirri vinnslu. Ákvæði um skriflega lýsingu á bókhaldskerfum er ekki að finna í gildandi lögum. Í frumvarpinu er notkun tölva jafnrétthá handfærðu bókhaldi og af því leiðir að gera verður þær kröfur til tölvukerfanna að fyrir liggi skýrar upplýsingar um þau. Þá skal liggja fyrir listi yfir reikningslykla og skulu heiti þeirra vera lýsandi fyrir tilgang þeirra í bókhaldinu.

Vel skipulagt bókhald felur í sér gott innra eftirlit og gerir það eðlilegt og sjálfsagt að rekja megi færslur frá færslugögnum til bókhaldsins og frá bókhaldinu til færslugagna, svo og frá niðurstöðu bókhaldsins til ársreiknings og öfugt.

Í 5. mgr. eru nýmæli þess efnis að ráðherra geti sett reglur um tiltekin lágmarksskilyrði sem sett eru um bókhaldskerfi fyrir tölvur. Jafnframt er gert ráð fyrir að hann geti mælt fyrir um að þau skuli hljóta opinbera viðurkenningu áður en notkun þeirra er heimiluð. Með þessu er tryggt að unnt sé að bregðast á skjótan hátt við ef brögð verða að því að boðin séu til sölu bókhaldskerfi sem ekki uppfylla þær kröfur um bókhald sem sett eru í frumvarpi þessu.

Um 8. gr.

Greinin fjallar um bókhaldsgögn. Með bókhaldsgögnum er átt við þau gögn er liggja skulu til grundvallar færslum í bókhaldið. Um er að ræða tvenns konar gögn að uppruna til.

Svonefnd ytri gögn eru þau sem verða til hjá utanaðkomandi aðilum í viðskiptum við þá. Þessi gögn geta t.d. verið reikningur, afreikningur eða kvittun fyrir mótteknum verðmætum, greiðsluseðill eða gíróseðill. Einnig getur verið um að ræða samninga milli aðila, símskeyti eða myndrit sem bókað er eftir. Gerðar eru þær kröfur til þessara gagna að þau séu áreiðanleg og fullnægjandi til sönnunar þess að viðskiptin hafi farið fram og varði starfsemina og réttlæti þar með færsluna. Telja verður eðlilegt þegar um viðskipti er að ræða milli bókhaldsskyldra aðila hérlendis að þessi gögn séu sýnilegur hluti af bókhaldskerfi útgefanda skjalsins þannig að t.d. reikningar, afreikningar eða greiðslukvittanir uppfylli tiltekin ákvæði um form og innihald. Ekki skiptir máli hvort um er að ræða einstaklingsfyrirtæki, lögaðila eða félagasamtök enda gegna gögnin þýðingarmiklu hlutverki í bókhaldi útgefandans. Í viðskiptum við erlenda eða óbókhaldsskylda aðila er að sjálfsögðu ekki unnt að gera slíkar kröfur til þeirra um frágang bókhaldsskjals en það þarf þó að uppfylla lágmarksskilyrði um áreiðanleika í bókhaldi þess er það færir. Þetta eru ekki eingöngu hagsmunir hins opinbera heldur fara saman almennir hagsmunir eigenda í atvinnurekstri svo og almennings í margvíslegum félagasamtökum sem fara með fjármuni félagsmanna. Þessum ákvæðum er ætlað að tryggja að bókhald og ársreikningur, sem gerður er eftir því, byggist á trúverðugum og áreiðanlegum gögnum sem jafnframt eru hluti af bókhaldskerfi mótaðilans.

Innri gögn eru þau sem verða til hjá hinum bókhaldsskylda aðila sjálfum. Þar má nefna samrit reikninga, afreikninga, greiðslukvittana, samninga og skeyta sem viðkomandi gefur út vegna viðskipta sinna. Þá má nefna útsláttarseðil sjóðvélar þegar hún er notuð til skráningar tekna. Einnig má nefna fylgiskjöl sem útbúin eru af hinum bókhaldsskylda aðila, svo sem launaseðla, fylgiskjöl til skýringar á millifærslum, færslum milli deilda og leiðréttingum, svo og vegna sjálfvirkra færslna í tölvufærðu bókhaldi, t.d. mánaðarlegs vaxtaútreiknings. Gerð er krafa til þess að þessi bókhaldsgögn beri greinilega með sér, hvaða tilgangi þau þjóna og að þau séu hluti af öruggu kerfi fylgiskjala sem við á hverju sinni.

Í 4. mgr. er gerð krafa til þess að ávallt skuli vera unnt að sýna á tölvuskjá og prenta þau skjöl sem send eru milli tölva og liggja til grundvallar færslum í bókhaldi í pappírslausum viðskiptum.

Um 9. gr.

Í þessari grein er fjallað um sjálfa skráningu viðskiptanna í bókhaldið. Meginreglan er að bóka skal viðskiptin svo fljótt sem verða má. Þrátt fyrir breytt orðalag er hér ekki um efnisbreytingu að ræða frá 10. gr. gildandi bókhaldslaga. Lögð er áhersla á að bókunin fari fram þegar reikningur eða bókhaldsskjal hefur verið útbúið eða eigi síðar en slík gögn hefðu átt að liggja fyrir samkvæmt góðri viðskipta- og reikningsskilavenju. Þetta kallar þannig á að bókhaldsskjöl séu útbúin hið fyrsta eftir að viðskipti eiga sér stað og dráttur á slíku getur ekki talist í samræmi við góða viðskiptahætti. Þá eru ákvæði um að bókunin skuli að jafnaði vera í réttri tímaröð og gefa rétta og skýra mynd af viðskiptunum þegar þau fóru fram. Texti bókunarinnar skal lýsa innihaldi færslunnar á skýran hátt og skal vísa til viðeigandi fylgiskjals sem skal vera númerað í kerfisbundinni röð, svo og dagsetningar þess. Það að skrá nafn viðkomandi reiknings í texta færslu telst ekki nægilega skýr færslumáti.

Í 2. mgr. er að finna nýmæli er varða skjalasendingar milli tölva, pappírslaus viðskipti öðru nafni. Í frumvarpi þessu er lagt til að bókhaldsfærslur, sem byggjast á slíku kerfi pappírslausra viðskipta, verði jafnréttháar öðrum færslum enda uppfylli viðkomandi aðilar allar kröfur um öryggi og áreiðanleika og þar með talda samfellda númeraröð skjala og færslna, sbr. 3. mgr.

Ákvæði 3. og 4. mgr. eru efnislega í samræmi við 15. gr. gildandi laga. Bókhaldsfærslur skulu vera í skipulegri númeraröð í réttri tímaröð viðskiptanna og annarra færslutilefna og færslurnar skulu vísa til frumgagna.

Um 10. gr.

Í þessari grein er kveðið á um þær bókhaldsbækur sem lögskipað er að færa, bæði bækur þeirra sem halda tvíhliða bókhald sem er aðalreglan og þeirra sem heimild hafa til að færa einhliða bókhald sem er undanþága frá aðalreglunni. Litið er svo á að þeim sem heldur tvíhliða bókhald, þrátt fyrir heimild til að halda einhliða bókhald, beri að fara að öllu leyti eftir sömu ákvæðum og gilda um tvíhliða bókhald. Enn fremur tekur ákvæðið bæði til þeirra sem nota tölvur við að færa bókhaldið og þeirra sem handfæra það.

Í 1. mgr. er sú aðalregla að bókhaldsbækur skuli færðar á varanlegan hátt í skipulögðu og öruggu kerfi og skiptir þá ekki máli hvort bókhaldið er tölvufært eða handfært eða fært á annan hliðstæðan hátt svo fremi það uppfylli öll öryggisskilyrði.

Í 2. mgr. eru taldar upp þær bækur og listar sem skylt er að færa í tvíhliða bókhaldi. Í gildandi lögum er getið nokkurra bóka sem skylt er að færa. Lagt er til að viðhalda þeim heitum sem tíðkast hafa um þessar bókhaldsbækur og skilgreina að nýju þannig að tölvulistar teljist til bóka í þessu sambandi og er þá gert ráð fyrir að þeir séu varðveittir í samfelldu formi. Handfærsla hefðbundinna bóka hefur að mestu lagst af en tölvulistar komið í staðinn. Listunum hafa verið gefin mismunandi heiti í einstökum tölvukerfum en með greininni er ætlunin að stuðla að samræmdum heitum þeirra.

Í 1. tölul. 2. mgr. er lýst dagbók en í henni koma færslurnar fram í samfelldri númeraröð fylgiskjala eins og þau voru bókuð. Í tölvufærðu bókhaldi skal koma fram dagsetning, texti færslunnar, fylgiskjalsnúmer og númer reikninga sem fært er á ásamt fjárhæðum í debet eða kredit á viðkomandi reikningslykil. Í handfærðu bókhaldi skulu koma fram sömu upplýsingar en þá þannig að fjárhæðirnar eru færðar beint á viðkomandi reikninga.

Í 2. tölul. 2. mgr. er fjallað um hreyfingalista sem er listi í tölvubókhaldi sem flokkar allar færslur dagbókar á bókhaldsreikninga, hvern eftir annan, og leggur þær saman. Þar koma fram allar sömu upplýsingar og í dagbókinni. Í handfærðu bókhaldi á hvort tveggja sér stað við færslu dagbókar að færslurnar eru í réttri færsluröð og jafnframt færðar á bókhaldsreikninga, sbr. 1. málsl. 5. mgr. greinarinnar.

Í 3. tölul. 2. mgr. er lýst aðalbók sem hefur að geyma niðurstöðutölur einstakra bókhaldsreikninga hverju sinni. Niðurstöður bókhaldsreikninga samkvæmt dagbók í handfærðu bókhaldi skulu færðar reglulega í aðalbók í lok tiltekins bókhaldstímabils sem getur verið að hámarki tveir mánuðir samkvæmt ákvæðum 18. gr. frumvarpsins. Í tölvufærðu bókhaldi er jafnan unnt að kalla fram aðalbók hvenær sem ástæða þykir til. Ekki er gerð krafa um að slík aðalbók sé prentuð reglulega innan reikningsársins en aðalbók í árslok skal þó prentuð og geymd eftir sömu reglum og aðrar bókhaldsbækur.

Í 4. tölul. 2. mgr. er áskilið að gerður skuli ársreikningur. Í 5. gr. gildandi laga er kveðið á um að halda skuli efnahagsbók og í 18. gr. þeirra segir að í hana skuli færa ársreikning og skuli hann a.m.k. hafa að geyma efnahagsreikning og rekstrarreikning. Efnahagsbókar er ekki getið í frumvarpinu og kemur ársreikningur í hennar stað. Sérstaklega er fjallað um ársreikning í III. kafla frumvarpsins.

Í 3. mgr. er áréttað að dagbók, hreyfingalisti og aðalbók myndi eina heild sem kallast fjárhagsbókhald.

Í 4. mgr. eru nefndar sjóðbók og viðskiptamannabók sem færa skal í tvíhliða bókhaldi þegar þess er þörf.

Í 5. mgr. eru taldar upp þær bækur sem þeim bókhaldsskyldu aðilum sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald er skylt er að færa. Samkvæmt 1. tölul. eru þeir skyldir til að færa sjóðbók eins og aðrir ef á annað borð er um sjóðshreyfingar að ræða hjá þeim. Auk þess geta þessir aðilar uppfyllt bókhaldsskyldu sína frekar með því að færa þau viðskipti sem fara um bankareikninga í sömu bók aðskilið frá sjóðreikningi. Samkvæmt 2. tölul. skulu þeir í stað færslu dagbókar, viðskiptamannabókar og aðalbókar færa í sérstaka bók, sundurliðunarbók, sundurliðaðar færslur úr sjóðbók og/eða sölureikningum eftir tegundum viðskipta. Í stað viðskiptamannabókar er útskrift sölureikninga og geymsla á afriti þeirra í samfelldri númeraröð fullnægjandi. Samkvæmt 3. tölul. skulu þeir einnig gera ársreikning.

Í 6. mgr. er lagt til að áfram verði heimilt, eins og í gildandi lögum, að sameina í handfærðu bókhaldi sjóðbók og dagbók sem þá er heitir sjóðsdagbók enda uppfylli hún form sjóðbókar um fyrir fram innbundnar og tölusettar blaðsíður. Enn fremur má sameina hjá þeim, sem handfæra bókhald, aðalbók og efnahagsbók sem nú er nefnd ársreikningur. Aðalbók í handfærðu bókhaldi á að vera fyrir fram innbundin og blaðsíður hennar tölusettar en í tölvufærðu bókhaldi er fullnægjandi að lokaeintak ársins sé innbundið eða heft eftir á eða geymt í skipulagðri röð í geymslubindi. Fallið er frá kröfu gildandi laga um að ársreikningur (áður efnahagsbók) sé í formi innbundinnar og löggiltrar bókar.

Í 7. mgr. er að finna nýmæli. Þar er lagt til að bókhaldsbækur skuli varðveittar á Íslandi, texti þeirra sé á íslensku og fjárhæðir tilgreindar í íslenskum krónum. Þetta ákvæði tryggir að bókhaldsgögnin séu hér á landi þótt hinn bókhaldskyldi aðili sé búsettur erlendis eða hafi starfsstöð þar og að gögnin séu ávallt til taks. Ákvæðið um færslu bókhalds í íslenskum krónum kemur ekki í veg fyrir að í tölvufærðu bókhaldi séu færðar fjárhæðir í erlendum gjaldmiðlum, umreiknaðar í íslenskar krónur í bókhaldsbókunum.

Um 11. gr.

Í 1. mgr. eru settar fram almennar reglur um það hvernig reikningaskipan skuli háttað og er ákvæðið efnislega óbreytt frá 9. gr. gildandi laga. Í bókhaldsgögnum skal liggja fyrir lýsing á bókhaldsreikningum, sbr. 7. gr. frumvarpsins. Hver yfirlitsreikningur skal að jafnaði vera hreinn eigna- eða skulda-, gjalda- eða teknareikningur.

Í stað þess að færa einstaka skylda reikninga í fjárhagsbókhaldi er heimilað í 2. mgr. að færa þá í undirkerfi fjárhagsbókhalds. Þeir skulu þá tengjast yfirlitsreikningum í fjárhagsbókhaldinu.

Upptalningu á lágmarki þeirra yfirlitsreikninga, sem er að finna í 9. gr. gildandi laga, er sleppt en slík upptalning á frekar heima í reglugerð.

Um 12. gr.

Í greininni er fjallað nánar um aðalbók. Í lok hvers bókhaldstímabils á rekstrarárinu færast niðurstöðutölur einstakra bókhaldsreikninga í aðalbók í handfærðu bókhaldi. Um lokun einstakra bókhaldsbóka og bókhaldstímabil er fjallað í 18. gr. Í tölvufærðu bókhaldi skulu fjárhæðir í aðalbók samanstanda af öllum þeim færslum sem gerðar hafa verið og miðaðar eru við dagsetningar fyrir viðmiðunardag aðalbókarinnar.

Um 13. gr.

Í þessari grein er nánar fjallað um sjóðbókina. Allar greiðslur, sem bókhaldsskyldur aðili tekur við, hvort sem það er í reiðufé eða ávísunum, ber að færa í sjóðbók svo fljótt sem við verður komið og sama á við um allar greiðslur sem hann innir af hendi með reiðufé. Gerðar eru kröfur til þess að færslum í sjóðbókina sé hagað þannig að unnt sé að bera saman sjóðseign og niðurstöðu sjóðbókar í lok starfsdags eða vinnulotu eftir aðstæðum.

Í 3. mgr. eru nýmæli frá gildandi lögum, en þar er lagt til að linað sé á kröfunni um að færa sjóðbók þegar viðkomandi getur sýnt fram á að fyrirkomulag hans sé jafnöruggt eða öruggara. Með jafnöruggu fyrirkomulagi er fyrst og fremst átt við að allar inn- og útborganir séu látnar fara um bankareikning eða bankareikninga, hver um sig, með þeirri einu undantekningu að heimilt er að leggja innkomu hvers dags inn í einu lagi.

Felld eru niður ákvæði 2. mgr. 7. gr. gildandi laga um að í sjóðbók sé vísað til mótfærslna eða tilsvarandi færslna í öðrum bókum. Í 19. gr. frumvarpsins er að finna almennt ákvæði um tölusetningu fylgiskjala og tilvísanir til þeirra í bókhaldsbókum og því óþarft að taka slíkt fram annars staðar.

Eins og fram kemur í 1. tölul. 5. mgr. 10. gr. frumvarpsins er gert ráð fyrir því að þeir sem undanþegnir eru skyldu til að færa tvíhliða bókhald skuli færa sjóðbók og gilda þá sömu reglur um færslu sjóðbókar og hjá þeim sem halda tvíhliða bókhald.

Um 14. gr.

Þeir sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald eiga, í stað þess að færa dagbók og aðalbók, að sundurliða í sérstaka bók, sundurliðunarbók, viðskipti sín eftir færslum í sjóðbókina, bæði sjóðsfærslur og bankaviðskipti. Þá skal taka tillit til viðskiptakrafna og ógreidds kostnaðar í lok bókhaldstímabils. Sundurliða skal eftir rekstrarþáttum og einstökum eigna- og skuldaliðum. Í sundurliðunarbókina skal færa sérhver viðskipti á sama veg og færð væri dagbók nema hér er ekki um tvíhliða færslur að ræða. Á sama hátt og í tvíhliða bókhaldi er heimilt að færa í einu lagi niðurstöðutölur undirbóka eins og t.d. niðurstöðu útskrifaðra reikninga eða niðurstöðu sjóðvélar samkvæmt útsláttarseðli.

Um 15. gr.

Greinin er efnislega samhljóða 8. gr. gildandi laga en hér er kveðið á um að halda skuli sérstaka reikninga í fjárhagsbókhaldi eða sérstöku viðskiptamannabókhaldi yfir viðskipti við hvern viðskiptamann, önnur en þau er hönd selur hendi, eða með öðrum orðum að færa skuli á viðskiptamannareikninga viðskipti sem eru ekki staðgreidd.

Í 2. mgr. er veitt heimild til að nota sérstakt viðskiptamannabókhald sem undirkerfi fjárhagsbókhalds að uppfylltum tilteknum skilyrðum sem fram koma í greininni. Að öðru leyti þarfnast greinin ekki skýringa.

Um 16. gr.

Efnislega er 1. mgr. óbreytt frá 14. gr. gildandi laga en fallið er frá því að bækur þessar séu fyrir fram innbundnar eða heftar og blaðsíðurnar tölusettar.

Þeir sem nota tölvufært birgðabókhald, sem tengt er sölukerfi, eru ekki bundnir af ákvæðum um vörutalningu í lok reikningsárs. Hins vegar er gert ráð fyrir að vörutalningar á einstökum hlutum vörubirgða fari fram með reglubundnum hætti og nauðsynlegar leiðréttingar gerðar.

Um 17. gr.

Í þessari grein frumvarpsins er fjallað um tekjuskráningu bókhaldsskyldra aðila. Hún skal byggjast á skýru og öruggu kerfi sem tryggir að unnt sé að sannreyna að allar tekjur komi fram. Með öruggu kerfi er fyrst og fremst átt við reikninga, afreikninga og gíróseðla sem eru í fyrir fram númeruðu kerfi, svo og sjóðvélar. Enn fremur skal bent á að ýmis tölvukerfi uppfylla kröfur um öruggt og skipulagt númerakerfi sem ekki á að vera unnt að breyta þótt ekki sé það á sama veg fyrir fram númerað og á prentuðum eyðublöðum.

Bent skal á að skv. 1. mgr. 20. gr. laga um virðisaukaskatt skulu reikningseyðublöð vera fyrir fram tölusett í samfelldri töluröð. Samkvæmt 21. gr. sömu laga er ráðherra heimilað að mæla svo fyrir í reglugerð þegar sérstakar aðstæður eru fyrir hendi að taka megi upp aðrar aðferðir við tekjuskráningu en kveðið er á um í fyrrnefndri 1. mgr. 20. gr. enda sé í stað reiknings notað annað jafnöruggt skráningar- og eftirlitskerfi. Með þessari heimild getur ráðherra þannig aðlagað framkvæmd virðisaukaskattslaganna að frumvarpi þessu að þessu leyti.

Um 18. gr.

Í þessari grein er lagt til að bókhaldstímabil í tvíhliða bókhaldi skuli eigi vera lengra en tveir mánuðir en bókhaldstímabil er að hámarki þrír mánuðir skv. 11. gr. gildandi laga. Er breytingin gerð til samræmis við lög um virðisaukaskatt sem kveður á um tveggja mánaða virðisaukaskattstímabil með viðeigandi uppgjöri og lokun bóka. Þá skal loka sjóðbók, sjóðsdagbók og dagbók í handfærðu bókhaldi og færa niðurstöðutölur í aðalbók. Færslu í aðalbók skal hafa verið lokið eigi síðar en mánuði eftir lok bókhaldstímabilsins.

Þeir sem undanþegnir eru færslu tvíhliða bókhalds skulu a.m.k. í lok reikningsársins sundurliða viðskipti sín í sundurliðunarbók.

Við gerð ársreiknings skal fara fram nákvæm og fullkomin lokun á öllum bókhaldsbókum og gæta skal þess að samræmi sé milli fjárhæða í ársreikningi og aðalbók eða sundurliðunarbók þannig að rekja megi fjárhæðirnar saman.

Um 19. gr.

Samkvæmt 1. mgr. skal tölusetja fylgiskjöl á reglubundinn hátt eins og áskilið er í 15. gr. gildandi laga og vísa til tölusetningarinnar í færslunum. Fylgiskjölin skal geyma í samfelldri töluröð. Heimilt er að nota fleiri en eina töluröð ef þær eru aðgreindar hver frá annarri á skýran og öruggan hátt.

Ákvæði 2. mgr. er óbreytt frá 2. mgr. 15. gr. gildandi laga um skipulagða geymslu bókhaldsgagna og annarra gagna sem þýðingu hafa í rekstrinum og á það jafnt við um geymslu gagna á pappír sem tölvugögn.

Um 20. gr.

Í 1. mgr. er kveðið á um geymsluskyldu bókhaldsbóka og bókhaldsgagna og er greinin sambærileg við 1. mgr. 16. gr. gildandi laga. Lagt er til að halda óbreyttri sjö ára geymsluskyldu þessara gagna, sbr. þó lokamálslið málsgreinarinnar en þar eru nýmæli. Samkvæmt þeim er linað á geymslukröfu sjóðvélastrimla hjá þeim sem nota sjóðvélar úr sjö árum í þrjú ár eftir lok reikningsárs enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur fyrir viðkomandi ár. Í bókhaldinu skulu áfram liggja fyrir útsláttarseðlar með samtölu fyrir sölu hvers dags og skulu þeir geymdir í sjö ár.

Geymsla gagna á tölvum hefur tíðkast um nokkurt skeið og fer vaxandi. Áríðandi er að hún verði örugg á geymslutímanum. Í 2. mgr. er að finna nýmæli um geymslu í tölvutæku formi og skilyrði hennar.

Í 3. mgr. er óbreytt ákvæði um geymslu ársreikninga í 25 ár.

Um 21. gr.

Efnislega er þessi grein óbreytt frá 17. gr. gildandi laga um leiðréttingar og breytingar á þegar gerðum færslum í bókhaldi. Þegar fært hefur verið til bókar má hvorki eyða færslum né gera ólæsilegar. Í tölvubókhaldi falla breytingar og leiðréttingar, sem gerðar eru á færslum áður en þær eru uppfærðar, ekki undir þetta.

Um 22. gr.

Í þessari grein eru samsvarandi ákvæði og í 18. gr. gildandi laga. Ársreikningur skal a.m.k. hafa að geyma rekstrarreikning og efnahagsreikning, svo og skýringar eftir því sem við á. Fer það eftir því hverjir eiga að lesa ársreikninginn að hvaða marki þörf er á skýringum. Ársreikning skal gera fyrir hvert reikningsár sem er tólf mánuðir. Reikningsárið er ekki bundið almanaksárinu. Við upphaf rekstrar getur reikningsárið verið skemmra fyrsta árið og er það í samræmi við viðtekna venju. Einnig er heimilað að við upphaf rekstrar geti reikningsárið verið lengra en tólf mánuðir en þó að hámarki átján mánuðir. Sama á við ef reikningsári er breytt síðar. Breytingin skal þá tilgreind og rökstudd í skýringum. Ákvæðið um afbrigðilegt reikningsár við upphaf rekstrar eða breytingu á reikningsári er nýtt í bókhaldslögunum en á sér fyrirmynd í hlutafélagalögum og lögum um samvinnufélög.

Lagt er til að lengdur verði frestur til að fullgera og undirrita ársreikning úr fimm mánuðum í sex mánuði eftir lok reikningsárs. Með hliðsjón af ákvæðum skattalaga um skilafrest á framtali og ársreikningi er þó ljóst að ársreikningur verður að vera fyrr tilbúinn hjá skattskyldum aðilum.

Ákvæði um undirritun ársreikninga eru óbreytt og hvernig skuli með fara ef mótbárur koma fram.

Um 23. gr.

Í greininni er fjallað um innihald efnahags- og rekstrarreiknings en felld niður upptalning um lágmarkssundurliðun sem er að finna í 19. og 20. gr. gildandi laga. Gert er ráð fyrir að kveðið verði á um slíka sundurliðun í reglugerð.

Um 24. gr.

Greinin skýrir sig sjálf.

Um 25. gr.

Hér er áréttuð sú regla að tekjur skuli að jafnaði tekjufæra á því ári sem þeirra er aflað, án tillits til innheimtu. Gjöld skal á sama hátt gjaldfæra á því ári sem til þeirra er stofnað, án tillits til greiðslu.

Um 26. gr.

Þessi grein er nýmæli en styðst við viðtekna venju. Hún felur í sér að því aðeins skuli telja óefnisleg réttindi, svo sem viðskiptavild, vörumerki, einkaleyfi, framleiðslurétt í landbúnaði og fiskveiðiheimildir, til eignar að þeirra hafi verið aflað gegn greiðslu. Sama á við um rannsóknar- og þróunarkostnað.

Um 27. gr.

Þessi grein er nýmæli og styðst við viðtekna venju í reikningsskilum en þarfnast ekki frekari skýringa.

Um 28. gr.

Þessi grein fjallar um mat eigna og er efnislega í samræmi við 21. gr. gildandi laga. Peningalegar eignir og skuldir ber að tilgreina með þeirri fjárhæð sem svarar til verðmætis þeirra. Varanlegir rekstrarfjármunir skulu tilgreindir á kostnaðarverði að frádregnum hæfilegum árlegum afskriftum. Afskriftahlutföll eru ekki tilgreind í frumvarpinu fremur en í gildandi lögum.

Að öðru leyti skýrir greinin sig sjálf.

Um 29. gr.

Í 1. mgr er fjallað um það þegar verðmæti fastafjármuna er lægra en bókfært verð þeirra og slíkt ástand verður talið langvarandi. Þá ber að lækka bókfærða verðið að því marki sem telja verður nauðsynlegt samkvæmt góðri reikningsskilavenju. Þegar um skammvinn áhrif er að ræða ber ekki að lækka bókfært verð.

Í 2. mgr. er fjallað um mat áhættufjármuna og langtímakrafna. Þegar markaðsverð þeirra er lægra en bókfært verð er heimilað að færa bókfært verð niður um þann mismun. Þessar eignir skulu einnig sæta niðurfærslu þegar fyrir liggur að hætta sé á því að þær innheimtist ekki.

Matsbreytingar samkvæmt þessari grein skulu færðar á rekstrarreikning og er áréttað að slíkar færslur séu ekki færðar beint á eiginfjárreikninga.

Um 30. gr.

Samkvæmt þessari grein er heimilað að taka tillit til áhrifa almennra verðlagsbreytinga á rekstur og efnahag starfseminnar enda sé gerð rækileg grein fyrir þeim aðferðum sem viðhafðar eru. Ákvæði greinarinnar eru í samræmi við þau reikningsskil sem tíðkast hafa hér á landi á undanförnum árum.

Um 31. gr.

Veita skal upplýsingar um a.m.k. tiltekna liði í efnahagsreikningi og rekstrarreikningi komi þær upplýsingar ekki greinilega fram í ársreikningi.

Að öðru leyti þarfnast greinin ekki skýringa.

Um 32. gr.

Ákvæði þessarar greinar fela í sér nýmæli um kosningu skoðunarmanna eða ráðningu löggiltra endurskoðenda og hlutverk þeirra. Yfirleitt er í samþykktum félaga, sjóða og stofnana ákvæði um kosningu endurskoðenda en engin frekari ákvæði um hlutverk þeirra og verksvið. Í lögum um hlutafélög og lögum um samvinnufélög eru á hinn bóginn almenn ákvæði um hlutverk og verksvið þeirra. Í frumvarpi þessu er hlutverk skoðunarmanna skilgreint. Kosning endurskoðenda eða skoðunarmanna er ekki gerð að lagaskyldu í frumvarpi þessu enda er ekki talin þörf á slíku hjá aðilum sem stunda óverulegan atvinnurekstur eða ef um fámenn félagasamtök er að ræða.

Gerður er greinarmunur á skoðunarmanni og endurskoðanda að því er varðar þær skyldur sem þeim eru lagðar á herðar. Um starfsskyldur endurskoðenda er vísað til laga um löggilta endurskoðendur en engar sérstakar hæfniskröfur eru gerðar til skoðunarmanna. Nefna má að í lögum nr. 22/1991, um samvinnufélög, er notað orðið skoðunarmaður reikninga til aðgreiningar frá löggiltum endurskoðanda sem kosinn er til starfans. Hæfisskilyrði beggja eru bundin við ákvæði laga um löggilta endurskoðendur en þau eru eftirfarandi:

Viðkomandi er óheimilt að yfirfara og árita ársreikning hjá félagi þar sem hann er að öllu leyti eða að hluta ábyrgur fyrir skuldbindingum þess; hann má ekki sitja í stjórn eða fulltrúanefnd né vera framkvæmdastjóri eða starfsmaður félagsins; hann má ekki heldur vera undir stjórn eða á annan hátt háður stjórnarmönnum, framkvæmdastjóra, prókúruhafa eða þeim starfsmönnum sem annast eða hafa eftirlit með bókhaldi eða fjármunum; hann má ekki vera maki þessara aðila, skyldur þeim eða tengdur að feðgatali eða niðja, fyrsta lið til hliðar, kjörforeldri, fósturforeldri eða fósturbarn og að lokum má hann ekki vera fjárhagslega háður viðkomandi félagi.

Félag getur í stað þess að kjósa skoðunarmann, annaðhvort úr hópi félagsmanna eða utan hans, eða samhliða kosningu skoðunarmanns, valið að kjósa eða ráða löggiltan endurskoðanda og gilda þá ákvæði laga um löggilta endurskoðendur um starf hans.

Um 33. gr.

Í 33. gr. eru almenn ákvæði um aðgang skoðunarmanna að bókhaldi og bókhaldsgögnum og þarfnast hún ekki frekari skýringa.

Um 34. gr.

Í 34. gr. er gerð grein fyrir hlutverki skoðunarmanna. Skoðunarmaður er í reynd fulltrúi félagsmanna sem ekki hafa aðgang að bókhaldi félagsins. Með áritun sinni á ársreikninginn gefur hann félagsmönnum skýrslu um athugun sína á bókhaldi og bókhaldsgögnum og hvort ársreikningur gefi skýra mynd af starfsemi félagsins. Ekki er gerð krafa til sérstakrar bókhaldskunnáttu en áður en skoðunarmaður áritar ársreikninginn ber honum að yfirfara hann og fullvissa sig um að eignir þær sem þar eru tilgreindar séu raunverulega fyrir hendi og farið hafi verið eftir ákvörðunum félagsfunda og stjórnar. Þannig getur skoðunarmaður til dæmis sannreynt bankainnstæður, verðbréfaeign og tilvist varanlegra eigna. Sama á við um tilgreindar skuldir. Að öðru leyti þarfnast greinin ekki skýringa.

Um 35. gr.

Greinin þarfnast ekki sérstakra skýringa.

Um 36. gr.

Í grein þessari er fjármálaráðherra heimilað að gefa út reglugerð um ýmis atriði bókhaldsins, svo sem um uppsetningu efnahagsreiknings og rekstrarreiknings.

Um 37. gr.

Ekki eru gerðar tillögur um breytingar á viðurlagaákvæðum enda er til umræðu að samræma refsingar við efnahagsbrotum.

Um 38. gr.

Gert er ráð fyrir að lögin öðlist gildi 1. janúar 1995 og falli þá jafnframt niður eldri lög um bókhald. Hjá þeim sem hafa annað reikningsár en almanaksárið koma lög þessi til framkvæmda við upphaf fyrsta reikningsárs sem hefst eftir 1. janúar 1995.

Fylgiskjal.

Fjármálaráðuneyti, fjárlagaskrifstofa:

Umsögn um frumvarp til laga um bókhald.

Með frumvarpi þessu er lagt til að felld verði út gildi eldri lög um bókhald, nr. 51/1968. Ekki er gert ráð fyrir að frumvarp þetta, ef að lögum verður, muni hafa í för með sér útgjaldaauka fyrir ríkissjóð.