Hlutafélög Greinargerð/athugasemdir úr lagafrumvarpi, mál nr. 444

Frumvarp til laga um breytingu á lögum nr. 2/1995, um hlutafélög, með síðari breytingum.

(Lagt fyrir Alþingi á 132. löggjafarþingi 2005–2006.)

1. gr.

Á eftir 63. gr. laganna kemur ný grein, 63. gr. a, er orðast svo:

Tilkynna skal skriflega um framboð til stjórnar hlutafélags skemmst fimm dögum fyrir hluthafafund þar sem kjósa á félagsstjórn.

Í tilkynningu um framboð til stjórnar skal gefa, auk nafns frambjóðanda, kennitölu og heimilisfangs, upplýsingar um aðalstarf, önnur stjórnarstörf, menntun, reynslu og hlutafjáreign í félaginu. Þá skal einnig upplýsa um hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila og samkeppnisaðila félagsins, sem og hluthafa sem eiga meira en 10% hlut í félaginu.

Félagsstjórn skal fara yfir framboðstilkynningar og gefa hlutaðeigandi kost á því að bæta úr þeim göllum sem eru á tilkynningunni innan tiltekins frests. Ef ekki er bætt úr göllum á framboðstilkynningunni innan tilsetts frests úrskurðar félagsstjórn um gildi framboðs. Unnt er að skjóta niðurstöðu félagsstjórnar til hluthafafundar sem fer með endanlegt úrskurðarvald um gildi framboðs.

Upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar hlutafélags skulu lagðar fram hluthöfum til sýnis á skrifstofu félagsins eigi síðar en tveimur dögum fyrir hluthafafund.

2. gr.

Eftirfarandi breytingar verða á 70. gr. laganna:

a. Við 2. mgr. bætist nýr málsliður sem orðast svo: Þó getur félagsstjórn haldið stjórnarfundi án þess að framkvæmdastjóri eigi rétt til setu á þeim.

b. Á eftir 2. mgr. kemur ný málsgrein sem orðast svo:

Unnt er að halda stjórnarfundi með aðstoð rafrænna miðla að svo miklu leyti sem það samræmist framkvæmd verkefna félagsstjórnar. Þrátt fyrir ákvæði 1. málsl. þessarar málsgreinar getur stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri krafist þess að stjórnarfundur verði haldinn með hefðbundnum hætti. Að öðru leyti gilda ákvæði laganna um stjórnarfundi og notkun rafrænna skjala eftir því sem við á um rafræna stjórnarfundi og samskipti í tengslum við þá.

3. gr.

Á eftir 79. gr. laganna kemur ný grein, 79. gr. a, sem orðast svo:

Félagsstjórn í félagi, sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. laga nr. 144/1994, um ársreikninga, eða hlutafélagi sem ríkissjóður á helmingshlut eða meira í og lýtur endurskoðun skv. 2. mgr. 6. gr. laga nr. 86/1997, um Ríkisendurskoðun, skal samþykkja stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna þess. Í stefnumiðunum skulu koma fram grundvallaratriði varðandi starfskjarastefnu stjórnenda og stjórnarmanna og stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur og stjórnarmenn. Jafnframt skal koma þar fram hvort og þá við hvaða aðstæður og innan hvaða ramma heimilt sé að umbuna stjórnendum og stjórnarmönnum til viðbótar grunnlaunum í formi:

1. Afhendingar hluta.

2. Árangurstengdra greiðslna.

3. Hlutabréfa, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutabréfum í félaginu eða þróun verðs á hlutabréfum í félaginu.

4. Lífeyrissamninga.

5. Starfslokasamninga.

Stefnumiðin eru bindandi fyrir félagsstjórnina að því er varðar greiðslur skv. 3. tölul. 1. mgr. Að öðru leyti eru stefnumiðin leiðbeinandi fyrir félagsstjórnina nema ákveðið hafi verið í samþykktum félagsins að þau skuli vera bindandi. Félagsstjórnin skal birta stefnumiðin í tengslum við aðalfund félagsins. Félagsstjórnin skal jafnframt upplýsa viðsemjendur sína um það hvað felist í stefnumiðunum, þar á meðal að hvaða leyti þau séu bindandi.

Stefnumiðin skulu samþykkt á aðalfundi félagsins. Þar skal félagsstjórn jafnframt gera grein fyrir kjörum stjórnenda og stjórnarmanna félags og áætluðum kostnaði vegna kaupréttaráætlana.

Ef félagsstjórn víkur frá stefnumiðunum skal það rökstutt í hverju tilviki fyrir sig í gerðabók félagsstjórnar.

4. gr.

Á eftir 80. gr. laganna koma tvær nýjar greinar, 80. gr. a og 80. gr. b, sem orðast svo:

a. (80. gr. a.)

Ef ekki er kveðið á um annað í samþykktum félags getur félagsstjórn ákveðið að hluthafar geti tekið þátt í hluthafafundum rafrænt, þ.m.t. greitt atkvæði, án þess að vera á staðnum. Félögum, sem skráð eru á skipulegum verðbréfamarkaði, er þó skylt að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði um mál, sem eru á dagskrá hluthafafundar, bréflega eða rafrænt.

Hluthafafundur getur ákveðið að hluthafafundur verði aðeins haldinn rafrænt. Í ákvörðuninni skal koma fram hvernig nota á rafræna miðla í tengslum við þátttöku í hluthafafundinum. Ákvörðunina skal taka upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 93. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.

Félagsstjórn ákveður hvaða kröfur skuli gerðar til tæknibúnaðar til nota á hluthafafundum sem haldnir eru rafrænt, að hluta eða öllu leyti. Í fundarboði til hluthafafundar skulu koma fram upplýsingar um tæknibúnað auk upplýsinga um það hvernig hluthafar geta tilkynnt um rafræna þátttöku sína og hvar þeir geta nálgast upplýsingar um framkvæmd rafrænnar þátttöku í hluthafafundi.

Skilyrði þess að haldinn verði rafrænn hluthafafundur er að félagsstjórn sjái til þess að fundurinn geti farið fram á öruggan hátt. Skulu þau tæki, sem notuð eru, vera þannig gerð að tryggt sé að uppfyllt séu lagaskilyrði sem gerð eru til hluthafafundar, þ.m.t. réttur hluthafa til að sækja hluthafafund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Tæknibúnaðurinn skal jafnframt gera það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða hluthafar sækja fundinn og hvaða atkvæðisrétt þeir hafa auk niðurstöðu atkvæðagreiðslna.

Hluthafafundur getur ákveðið að hluthafar, sem taka þátt í rafrænum hluthafafundi, skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða framlögð skjöl o.fl., sem tengjast hluthafafundinum, innan frests sem ákveðinn skal í samþykktum. Ákvörðun hluthafafundar skal tekin upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 93. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.

Að öðru leyti gilda ákvæði laga þessara um hluthafafundi eftir því sem við á um rafræna hluthafafundi.

b. (80. gr. b.)

Hluthafafundur getur tekið ákvörðun um notkun rafrænna skjalasamskipta og rafpósts í samskiptum milli félagsins og hluthafa þess í stað þess að senda eða leggja fram skjöl, rituð á pappír. Unnt er að nota rafræn samskipti milli félagsins og hluthafa þess þrátt fyrir formkröfur sem gerðar hafa verið í ákvörðunum varðandi viðkomandi skjöl og tilkynningar.

Í ákvörðun á grundvelli 1. mgr. skal koma fram til hvaða tilkynninga og samskipta ákvörðunin nær og hvernig heimilt eða skylt er að nota rafræn samskipti. Einnig skal koma fram í ákvörðuninni hvar hluthafar geta fundið upplýsingar um framkvæmd rafrænna samskipta og þær kröfur sem gerðar eru til tæknibúnaðar.

Ákvörðun hluthafafundar á grundvelli 1. og 2. mgr. skal tekin upp í samþykktir félagsins. Ákvæði 93. gr. gilda um ákvörðunina og breytingar á henni.

Þótt hluthafafundur hafi ekki tekið ákvörðun um að taka upp rafræn samskipti milli félagsins og hluthafa á grundvelli 1. mgr. er heimilt að nota rafræn samskipti á milli félagsins og þeirra hluthafa sem samið hafa um það.

Þar sem lög kveða á um að tilkynningar félagsins, m.a. til hluthafa, skuli vera með opinberri innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði geta rafrænar tilkynningar á grundvelli 1. mgr. ekki komið í stað þess.

5. gr.

Á eftir b-lið 2. mgr. 84. gr. laganna kemur nýr stafliður er orðast svo: Tillögu félagsstjórnar um stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna, ef félaginu ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. laga um ársreikninga.

6. gr.

Við 87. gr. laganna bætist ný málsgrein er orðast svo:

Þrátt fyrir ákvæði 80. gr. a getur ráðherra ákveðið að halda skuli hluthafafund, sem ráðherra boðar til skv. 2. mgr., á hefðbundinn hátt.

7. gr.

Eftirfarandi breytingar verða á 88. gr. laganna:

a. Í stað orðsins „viku“ í 1. málsl. 1. mgr. kemur: tveimur vikum.

b. Á eftir 1. málsl. 1. mgr. kemur nýr málsliður er orðast svo: Þó má halda hluthafafund sem boðaður er með skemmst einnar viku fyrirvara ef hluthafar, sem ráða yfir a.m.k. 90% af hlutafé, samþykkja það fyrir fram skriflega.

c. Í stað orðanna „Viku fyrir hluthafafund hið skemmsta“ í 4. mgr. kemur: Tveimur vikum fyrir hluthafafund hið skemmsta, nema boðunarfrestur sé skemmri, sbr. 1. mgr.

d. Á eftir orðunum „eða skoðunarmanna“ í 4. mgr. kemur: auk tillagna félagsstjórnar um starfskjarastefnu í félögum sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. laga um ársreikninga.

8. gr.

Á eftir 2. málsl. 1. mgr. 93. gr. laganna kemur nýr málsliður er orðast svo: Í þeim tilvikum, sem fjallað er um í 2. mgr. 80. gr. a og 3. mgr. 80. gr. b, er það einnig skilyrði fyrir breytingum félagssamþykkta að hluthafar, sem ráða yfir

1/ 4hlutafjárins, greiði ekki atkvæði gegn ákvörðuninni.

9. gr.

Í stað „

1/ 4“ í 2. málsl. 1. mgr. 97. gr. laganna kemur: 1/ 10.

10. gr.

2. málsl. 1. mgr. 123. gr. laganna orðast svo: Einnig skal samtímis senda hlutafélagaskrá yfirlýsingu matsmanna skv. 4. mgr. 122. gr., sbr. 124. gr.

11. gr.

Í stað „

1/ 5“ í 1. málsl. 2. mgr. 135. gr. laganna kemur: 1/ 10.

12. gr.

Við 153. gr. laganna bætast tveir nýir töluliðir er orðast svo:

3. Að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða rafrænum hluthafafundi, þ.m.t. greiða atkvæði.

4. Að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð o.fl. sem fellur undir ákvæði laganna um rafræn samskipti.

13. gr.

Á eftir 159. gr. laganna kemur ný grein er orðast svo:

Þar sem lög þessi mæla fyrir um eða gera ráð fyrir að skjal sé undirritað verður skilyrði þetta uppfyllt með notkun rafrænnar undirskriftar.

14. gr.

Lög þessi byggjast að hluta til á tilmælum framkvæmdastjórnarinnar 2004/913/EB frá 14. desember 2004 um að stuðla að viðeigandi fyrirkomulagi að því er varðar starfskjör stjórnenda í markaðsskráðum félögum.

15. gr.

Lög þessi öðlast gildi 1. október 2006.

Ákvæði 2. málsl. 1. mgr. 80. gr. a laganna um skyldu hlutafélaga, sem skráð eru á skipulegum verðbréfamarkaði, til að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði um mál, sem eru á dagskrá hluthafafundar, bréflega eða rafrænt skulu þó koma til framkvæmdar í síðasta lagi 1. júlí 2007.

Athugasemdir við lagafrumvarp þetta.

Frumvarp þetta er samið með hliðsjón af niðurstöðum nefndar um stefnumótun íslensks viðskiptaumhverfis sem viðskiptaráðherra skipaði með bréfi, dags. 27. janúar 2004. Í nefndinni áttu sæti Gylfi Magnússon, dósent við Háskóla Íslands, formaður, Guðrún Helga Brynleifsdóttir, hdl. og rekstrarhagfræðingur, Illugi Gunnarsson, aðstoðarmaður forsætisráðherra, Orri Hauksson framkvæmdastjóri, Páll Magnússon, aðstoðarmaður iðnaðar- og viðskiptaráðherra, Stefán Svavarsson, löggiltur endurskoðandi, og Þórdís Sigurðardóttir, framkvæmdastjóri stjórnendaskóla Háskólans í Reykjavík. Starfsmenn nefndarinnar voru Áslaug Árnadóttir lögfræðingur og Hreinn Hrafnkelsson, stjórnmála- og viðskiptafræðingur. Þá starfaði Benedikt Árnason, skrifstofustjóri í viðskiptaráðuneytinu, með nefndinni.

Samkvæmt skipunarbréfi var nefndinni meðal annars ætlað að taka fyrir hvernig bregðast mætti við aukinni samþjöppun í íslensku viðskiptalífi og með hvaða hætti þróa ætti reglur þannig að viðskiptalífið væri skilvirkt og nyti trausts.

Nefndin fjallaði um stjórnhætti fyrirtækja og ýmis atriði þeim tengd, m.a. stjórnir og stjórnendur fyrirtækja, starfskjör stjórnenda og ákvörðun þeirra, starf stjórnarformanna og starfsreglur stjórna. Nefndin fjallaði einnig um ársreikninga og endurskoðendur eða vottun áreiðanleika þeirra og samkeppnislög og samkeppnisyfirvöld.

Samhliða frumvarpi þessu er lagt fram frumvarp til breytinga á lögum um einkahlutafélög.

Helstu niðurstöður nefndarinnar.

Helstu niðurstöður nefndarinnar að því er varðar stjórnhætti fyrirtækja voru eftirfarandi:

– Að lengja beri lágmarksfrest stjórnar hlutafélags til að boða til hluthafafundar og leggja fram tilskilin gögn fyrir fundinn úr sjö dögum í fjórtán daga.

– Að skylda eigi frambjóðendur til stjórnar til að skila inn tilkynningu um framboð, ásamt upplýsingum um sjálfa sig, eigi síðar en fimm dögum fyrir hluthafafund, þar sem stjórnarkjör er á dagskrá, og að upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar verði lagðar fram hluthöfum til sýnis á skrifstofu félags minnst tveimur dögum fyrir hluthafafund, þar sem stjórnarkjör er á dagskrá, og félög, sem skráð eru á skipulegan verðbréfamarkað, sendi upplýsingarnar til viðkomandi markaðar.

– Að skráðum félögum verði skylt að gefa hluthöfum sínum kost á að greiða atkvæði bréflega eða rafrænt um mál sem eru á dagskrá hluthafafundar.

– Að settar verði reglur sem heimili öllum hlutafélögum og einkahlutafélögum að halda rafræna hluthafafundi og stjórnarfundi, sem og að eiga rafræn samskipti við hluthafa sína.

– Að stjórnum hlutafélaga og einkahlutafélaga, með fleiri en fjóra hluthafa, verði skylt að fá samþykki hluthafafundar á starfskjarastefnu fyrir stjórnendur, þar á meðal varðandi kaupréttarsamninga, árangurstengdar greiðslur, hlunnindi, uppsagnarfrest og starfslokasamninga. Þá mælir nefndin með því að starfskjarastefnan verði leiðbeinandi fyrir stjórnir en þeim verði skylt að greina frá því ef vikið er frá stefnunni og rökstyðja ástæður þess. Þó er lagt til að stefna varðandi kaupréttarsamninga verði bindandi fyrir stjórnir félaga. Lagt er til að starfskjarastefnan verði rædd á aðalfundi ár hvert og fyrir fundinn skuli hluthafar upplýstir um stefnuna eða helstu atriði hennar, sem og áætlaðan kostnað vegna kaupréttaráætlana sem samþykkja á á fundinum. Loks er gert ráð fyrir að á aðalfundi geri stjórn hluthöfum grein fyrir starfskjörum þeirra stjórnenda sem hún ræður.

– Að skýrt verði tekið fram í lögum að stjórnir megi funda án framkvæmdastjóra.

– Að lífeyrissjóðir og verðbréfasjóðir verði skyldugir til að gera eigendum sínum grein fyrir nýtingu atkvæðisréttar í þeim félögum sem þeir fjárfesta í.

– Að skylt verði að upplýsa stjórn um öll viðskipti félagsins við tengda aðila ef viðskiptin teljast veruleg. Þá er einnig lagt til að stjórn verði gert skylt að gera grein fyrir öllum slíkum viðskiptum sem farið hafa fram á árinu á aðalfundi félagsins.

– Að hluthöfum í hlutafélögum og einkahlutafélögum verði auðveldað að fara fram á sérstaka rannsókn á starfsemi félags og að nægilegt sé að tillaga um rannsókn hljóti fylgi hluthafa sem ráða yfir 1/ 10hlutafjárins.

– Að hluthafar í hlutafélögum og einkahlutafélögum, sem ráða yfir 1/ 10hlutafjár, geti höfðað skaðabótamál í nafni félags, en á eigin kostnað, gegn stofnendum, stjórnarmönnum, framkvæmdastjórum, endurskoðendum og skoðunarmönnum hlutafélags, svo og matsmönnum og rannsóknarmönnum, sem taldir eru hafa valdið félaginu tjóni í störfum sínum.

– Nefndin mælir með því að í starfsreglum stjórna verði fjallað um tiltekin atriði og vekur athygli á tillögum Verslunarráðs Íslands, Kauphallar Íslands og Samtaka atvinnulífsins um starfsreglur stjórna í leiðbeiningum þessara aðila um stjórnhætti fyrirtækja.

– Nefndin mælir með því að stjórnir hlutafélaga og einkahlutafélaga taki afstöðu til þess í starfsreglum sínum hvort stjórnarmenn, sem eru ekki starfandi hjá viðkomandi félagi eða tengdir því, skuli halda sérstaka fundi án framkvæmdastjóra eða annarra starfsmanna félagsins sem sitja í stjórn.

– Nefndin mælir með því að í starfsreglum stjórna hlutafélaga og einkahlutafélaga skuli tekin afstaða til þess hvort þörf sé á því að skipa sérstakar undirnefndir, t.d. til að fylgjast með, fjalla um og gera tillögur varðandi innra eftirlit, bókhald og endurskoðun, kjaramál æðstu stjórnenda, tilnefningar í stjórn og stjórnhætti félagsins.

– Að viðskiptaráðuneytið hafi forgöngu um gerð fræðsluefnis um hlutverk og skyldur stjórnarmanna í íslenskum fyrirtækjum.

– Að viðskiptaráðuneytið láti gera bækling eða setji upp vefsíðu með upplýsingum um réttindi hluthafa, t.d. varðandi þátttöku á fundum, rétt til að spyrja spurninga og leggja fram tillögur, nýtingu atkvæðisréttar og rétt til að fá fundargögn send til sín.

– Nefndin mælir með því að löggjöf um yfirtökur og yfirtökutilboð verði endurskoðuð sem fyrst til að tryggja jafna meðferð hluthafa í yfirtökum og aukna vernd fyrir eigendur minni hluta hlutafjár.

– Nefndin telur að láta eigi reyna á ákvæði leiðbeininga Verslunarráðs Íslands, Kauphallar Íslands og Samtaka atvinnulífsins um óháða stjórnarmenn og leggur því ekki til breytingar á lagaákvæðum um stjórnarkjör.

– Nefndin telur tímabært að lagt verði í vinnu við að skoða laga- og rekstrarumhverfi annarra fyrirtækja- og félagaforma. Sérstaklega virðist í mörgum tilfellum ástæða til að huga sérstaklega að því hverjir eiga eigið fé þessara fyrirtækja og hvort og þá hvernig þeir geta framselt þá kröfu.

– Þá lagði meiri hluti nefndarinnar til að stjórnarformanni hlutafélags verði ekki heimilt að taka að sér önnur störf fyrir félagið en þau sem falla undir eðlileg störf stjórnarformanns. Þó er lagt til að stjórn félagsins geti falið formanni að vinna einstök verkefni fyrir stjórnina. Skilaði einn nefndarmaður, Þórdís Sigurðardóttir, séráliti þar sem hún taldi ekki rétt að festa slíkt ákvæði í lög.

Stjórnhættir fyrirtækja.

Mikil umræða hefur verið um stjórnhætti fyrirtækja að undanförnu, sérstaklega um hlutverk og störf stjórnarmanna og stjórnenda í fyrirtækjum. Umræðuna má að nokkru leyti rekja til mikilla sviptinga á verðbréfamarkaði en fjölmörg hneykslismál tengd stjórnháttum fyrirtækja víða erlendis hafa einnig átt þátt í að vekja menn til umhugsunar um það hvernig fyrirtækjum er stjórnað og hvernig koma megi í veg fyrir að svipuð mál komi upp hérlendis. Þykja þessi hneykslismál hafa dregið úr trausti almennings og fjárfesta á viðskiptalífinu og fjármálamörkuðum.

Með stjórnháttum fyrirtækja er almennt átt við það kerfi sem notað er til að stjórna og hafa eftirlit með rekstri fyrirtækja. Í því felst einnig að skilgreind eru réttindi og skyldur hlutaðeigandi aðila, þ.e. stjórnar, stjórnenda, hluthafa, endurskoðenda og annarra hagsmunaaðila.

Segja má að stjórnhættir fyrirtækja snúist að stórum hluta um reglur varðandi töku ákvarðana í fyrirtækjum og vernd hluthafa gegn því að stjórnendur og ráðandi hluthafar fyrirtækja misnoti aðstöðu sína til að hagnast á kostnað fyrirtækisins og hluthafa þess. Reglum um stjórnhætti er t.d. ætlað að veita hluthöfum vernd gegn því að stjórnendur og ráðandi hluthafar stingi undan fjármunum fyrirtækisins, selji tengdum aðilum framleiðslu, þjónustu, eignir eða fjármálagerninga á undirverði eða kaupi þá af þeim á yfirverði, nýti sjálfir viðskiptatækifæri fyrirtækisins, skipi í stjórnunarstöður á öðrum forsendum en viðskiptalegum eða útdeili sjálfum sér og tengdum aðilum óeðlilega háum launum eða hlunnindum.

Hérlendis, líkt og í nágrannalöndum okkar, er nú þegar tekið á stjórnháttum fyrirtækja með ýmsum hætti í löggjöf, t.d. í lögum um hlutafélög, ársreikninga og fjármálamarkað, auk þess sem Kauphöll Íslands gerir ákveðnar kröfur til stjórnhátta félaga sem þar eru skráð.

Ýmsir aðrir aðilar hérlendis hafa einnig látið stjórnhætti fyrirtækja til sín taka. Í mars 2004 kynntu Verslunarráð Íslands, Kauphöll Íslands og Samtök atvinnulífsins leiðbeiningar um stjórnhætti fyrirtækja. Leiðbeiningunum er skipt í tvo meginkafla þar sem annars vegar er fjallað um stjórnir hlutafélaga og hins vegar um undirnefndir stjórna. Í kaflanum um stjórnir eru leiðbeiningar um skyldur og hæfi stjórnarmanna, starfsreglur stjórnar, árangursmat og upplýsingagjöf frá framkvæmdastjóra til stjórnar. Samkvæmt leiðbeiningunum er talið æskilegt að meiri hluti stjórnar sé óháður viðkomandi félagi og þar af séu að minnsta kosti tveir stjórnarmanna óháðir stórum hluthöfum (þ.e. hluthöfum sem eiga a.m.k. 10% af heildarhlutafé í félaginu, einir eða í samstarfi við tengda aðila). Þá segir í leiðbeiningunum að það geti hentað að setja upp undirnefndir til að gera störf stjórnar markvissari. Sérstaklega geti hentað að setja upp endurskoðunarnefnd til að fjalla nánar um fjárhagslegar upplýsingar og eftirlit, svo og starfskjaranefnd til að fjalla um umbun til framkvæmdastjóra og umbunarkerfi æðstu stjórnenda. Stjórnin kýs nefndarmenn og formenn undirnefnda úr sínum hópi en meiri hluti undirnefnda skal skipaður aðilum sem eru óháðir félaginu.

Í apríl 2004 lagði iðnaðar- og viðskiptaráðherra fram á Alþingi skýrslu um stjórnhætti fyrirtækja en þeirri skýrslu fylgdi margvíslegt ítarefni um málið. Þar á meðal var skýrsla um stjórnhætti fyrirtækja sem unnin var af lögfræðistofunni LEX að beiðni iðnaðar- og viðskiptaráðuneytisins. Í henni var meðal annars að finna yfirlit um alþjóðlega umræðu um stjórnhætti og samantekt um ýmis álitaefni varðandi stjórnhætti hérlendis. Skýrslu ráðherra fylgdu einnig fyrrnefndar leiðbeiningar Verslunarráðs Íslands, Samtaka atvinnulífsins og Kauphallar Íslands um stjórnarhætti fyrirtækja, sem og yfirlit um aðgerðir kauphallarinnar og Fjármálaeftirlitsins á þessu sviði.

Hluthafar eru eigendur hlutafélaga og ágæti stjórnhátta félaganna hlýtur, þegar upp er staðið, að vera metið eftir því hve miklum verðmætum fyrirtækin skila þessum eigendum sínum og jafnframt verður að líta til annarra haghafa. Eitt af því sem góðir stjórnhættir fela í sér eru ákveðin réttindi og vernd fyrir hluthafa til að draga úr hættu á því að stjórnendur taki eigin hagsmuni fram yfir hagsmuni félagsins og hluthafa þess eða sumir hluthafar hagnist á kostnað annarra hluthafa. Núgildandi hlutafélagalög tryggja hluthöfum mikilvæg réttindi og vernd en þó eru í frumvarpinu lagðar fram tillögur sem ætlað er að auka réttindi hluthafa enn frekar.

Meginefni frumvarpsins.

Í frumvarpi þessu er lagðar til breytingar á lögum um hlutafélög og taka tillögurnar mið af niðurstöðum nefndar um stefnumótun íslensks viðskiptaumhverfis sem sendi frá sér álit í september 2004. Þó eru aðeins lagðar til breytingar á hluta þeirra ákvæða sem nefndin lagði til að yrði breytt.

Í kjölfar nefndarálitsins voru unnin drög að frumvörpum um breytingar á lögum um hlutafélög og einkahlutafélög í samræmi við álitið. Drög þessi voru kynnt hagsmunaaðilum og á vefsíðu ráðuneytisins í september 2004.

Helstu atriði fyrstu frumvarpsdraganna voru þessi:

1. Boðun hluthafafundar í hlutafélögum:

Lagt var til að lágmarksfrestur stjórnar hlutafélags til að boða til hluthafafundar og leggja fram tilskilin gögn fyrir fundinn yrði lengdur í fjórtán daga.

2. Framboð til stjórnar í hlutafélögum:

Lagt var til að frambjóðendur til stjórnar hlutafélaga yrðu skyldugir til að skila inn tilkynningu um framboð, ásamt upplýsingum um sjálfa sig, eigi síðar en fimm dögum fyrir hluthafafund þar sem stjórnarkjör er á dagskrá. Upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar skyldu lagðar fram hluthöfum til sýnis á skrifstofu félags minnst tveimur dögum fyrir hluthafafund þar sem stjórnarkjör er á dagskrá.

3. Nýting atkvæðisréttar:

Lagt var til að markaðsskráðum hlutafélögum yrði skylt að gefa hluthöfum sínum kost á að greiða atkvæði bréflega eða rafrænt um mál sem eru á dagskrá hluthafafundar. Öðrum hlutafélögum, svo og einkahlutafélögum, væri slíkt heimilt.

4. Rafrænir hluthafa- og stjórnarfundir og rafræn samskipti:

Lagt var til að öllum hlutafélögum og einkahlutafélögum yrði heimilt að halda rafræna hluthafafundi og stjórnarfundi, sem og að eiga rafræn samskipti við hluthafa sína. Í því felst meðal annars að hluthafar eiga að geta tekið þátt í hluthafafundi og greitt atkvæði rafrænt þótt þeir séu ekki á staðnum.

5. Starfskjör stjórnenda:

Lagt var til að stjórnum hlutafélaga og einkahlutafélaga með fleiri en fjóra hluthafa yrði skylt að fá samþykki hluthafafundar á starfskjarastefnu fyrir stjórnendur, þar á meðal varðandi kaupréttarsamninga, árangurstengdar greiðslur, hlunnindi, uppsagnarfrest og starfslokasamninga. Mælt var með því að starfskjarastefnan yrði leiðbeinandi fyrir stjórnir en þeim yrði skylt að greina frá því ef vikið væri frá stefnunni og rökstyðja ástæður þess. Stefna varðandi kaupréttarsamninga átti þó að vera bindandi fyrir stjórnir félaga. Starfskjarastefnuna skyldi ræða á aðalfundi ár hvert og upplýsa hluthafa um stefnuna eða helstu atriði hennar, sem og áætlaðan kostnað vegna kaupréttaráætlana sem samþykkja skyldi á fundinum. Á aðalfundi skyldi stjórn einnig gera hluthöfum grein fyrir starfskjörum þeirra stjórnenda sem hún ræður.

6. Störf stjórnarformanns í hlutafélögum:

Lagt var til að stjórnarformanni hlutafélags yrði ekki heimilt að taka að sér önnur störf fyrir félagið en þau sem féllu undir eðlileg störf stjórnarformanns. Stjórn félagsins gæti þó falið formanni að vinna einstök verkefni fyrir stjórnina.

7. Fundir stjórnarmanna án framkvæmdastjóra í hlutafélögum:

Lagt var til að skýrt yrði tekið fram í hlutafélagalögum að stjórnir megi funda án framkvæmdastjóra.

8. Viðskipti við tengda aðila í hlutafélögum:

Til að minnka líkur á hagsmunaárekstrum var lagt til að skylt yrði að upplýsa stjórn um öll viðskipti félagsins við tengda aðila ef viðskiptin teldust veruleg. Þá var einnig lagt til að stjórn yrði gert skylt að gera grein fyrir öllum slíkum viðskiptum sem farið hefðu fram á árinu á aðalfundi félagsins.

9. Rannsóknir á starfsemi félags:

Lagt var til að hluthöfum í hlutafélögum og einkahlutafélögum yrði auðveldað að fara fram á sérstaka rannsókn á starfsemi félags, og að nægilegt væri að tillaga um rannsókn hlyti fylgi hluthafa sem ráða yfir 1/ 10hlutafjárins.

10. Skaðabætur:

Lagt var til að hluthafar í hlutafélögum og einkahlutafélögum, sem ráða yfir 1/ 10hlutafjár, gætu höfðað skaðabótamál í nafni félags, en á eigin kostnað, gegn stofnendum, stjórnarmönnum, framkvæmdastjórum, endurskoðendum og skoðunarmönnum hlutafélags, svo og matsmönnum og rannsóknarmönnum, sem taldir eru hafa valdið félaginu tjóni í störfum sínum.

Í kjölfar umsagna veturinn 2004–2005 var ákveðið að gera nokkrar breytingar á frumvörpunum. Felld hafa verið niður ákvæði um störf stjórnarformanns í hlutafélögum og ákvæði um viðskipti við tengda aðila í hlutafélögum. Viss ákvæði í hlutafélagalögunum snerta eftir sem áður þessi atriði. Þá hefur verið breytt ákvæðum um gildissvið frumvarpanna, þ.e. til hvaða hlutafélaga og einkahlutafélaga þeim er ætlað að ná. Upphaflega var á nokkrum stöðum miðað við það í tillögum nefndarinnar að reglur næðu til allra hlutafélaga og þeirra einkahlutafélaga sem hefðu fleiri en fjóra hluthafa. Nú er í megindráttum gert ráð fyrir að miðað verði við þau hlutafélög og einkahlutafélög þar sem skylt er að hafa löggiltan endurskoðanda samkvæmt ákvæðum ársreikningalaga, þ.e. stærri félög, t.d. þar sem ársverk eru minnst fimmtíu. Einnig hafa verið gerðar nokkrar breytingar á ákvæðum um starfskjarastefnu í hlutafélögum og einkahlutafélögum. Snerta þau ákvæði nú ekki aðeins stjórnendur heldur og stjórnarmenn þannig að samræmi sé með ákvæðunum að þessu leyti og tilmælum framkvæmdastjórnarinnar 2004/913/EB frá 14. desember 2004 um að stuðla að viðeigandi fyrirkomulagi að því er varðar starfskjör stjórnenda í markaðsskráðum félögum.

Tillögunum er ætlað að skýra og styrkja lagaákvæði varðandi hlutverk, ábyrgð og störf stjórna, ákvörðun launakjara stjórnenda og stjórnarmanna og samskipti við hluthafa. Þá er það markmiðið með tillögunum að styrkja íslenskt efnahagslíf en erlendar rannsóknir hafa sýnt fram á að fyrirtæki, sem fylgja vönduðum reglum um stjórnhætti, skila að jafnaði betri árangri en fyrirtæki sem fylgja ekki slíkum reglum, og fagfjárfestar eru til að mynda tilbúnir að greiða hærra verð fyrir slík fyrirtæki.

Því skal bætt við að ákvæðin í frumvarpinu um einkahlutafélög ganga að sumu leyti skemmra en ákvæði frumvarpsins um hlutafélög. Má þar nefna að ekki er varðandi einkahlutafélögin mælt fyrir um lengri lágmarksfrest til að boða til hluthafafundar, þ.e. tvær vikur í stað viku frests sem nú er kveðið á um. Ekki er heldur skylt í einkahlutafélagi að skila tilkynningum um framboð til stjórnar ásamt upplýsingum um frambjóðendur innan tiltekins frests fyrir hluthafafund. Heimilt er í einkahlutafélögum, en ekki skylt eins og í markaðsskráðum hlutafélögum, að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði bréflega eða rafrænt um mál sem eru á dagskrá hluthafafundar. Ekki er gert ráð fyrir að kveðið verði skýrt á um það í lögum um einkahlutafélög að stjórnir megi funda án framkvæmdastjóra.

Athugasemdir við einstakar greinar frumvarpsins.

Um 1. gr.

Í 63. gr. hlutafélagalaganna er kveðið á um kosningu félagsstjórnar. Upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar eru nauðsynlegar til að hluthafar geti lagt mat á hæfi frambjóðenda og tekið upplýsta ákvörðun við atkvæðagreiðslu til stjórnar. Skv. 1. mgr. 67. gr. hlutafélagalaga skulu stjórnarmenn, þegar þeir taka sæti í félagsstjórn, upplýsa félagsstjórnina um hlutaeign sína í félaginu og félögum innan sömu samstæðu. Þeim ber einnig síðar að gefa skýrslu um kaup og sölu á slíkum hlutum. Það þykir hins vegar eðlilegt að upplýst sé um slík tengsl áður en kosið er í stjórn og að þær upplýsingar verði aðgengilegar hluthöfum. Því er lagt til að nýrri grein, 63. gr. a, verði bætt við lögin þar sem kveðið verði nánar á um reglur um framboð til stjórna hlutafélaga.

Lagt er til að í 1. mgr. verði kveðið á um að tilkynna skuli skriflega um framboð til stjórnar eigi síðar en fimm dögum fyrir hluthafafund þar sem ákveðið hefur verið að kjósa skuli félagsstjórn.

Í 2. mgr. eru ákvæði um hvað skuli koma fram í framboðstilkynningu. Lagt er til að þar skuli gefa, auk nafns frambjóðanda, kennitölu og heimilisfangs, upplýsingar um aðalstarf, önnur stjórnarstörf, menntun, reynslu og hlutafjáreign. Þá er lagt til að í framboðstilkynningu komi fram upplýsingar um hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila og samkeppnisaðila félagsins, sem og hluthafa sem eiga meira en 10% hlut í félaginu.

Lagt er til það fyrirkomulag að félagsstjórn fari yfir allar framboðstilkynningar með tilliti til kjörgengis og þess hvort þær upplýsingar, sem koma þar fram, séu fullnægjandi. Ef vankantar eru á tilkynningunni skal félagsstjórn gefa frambjóðendum kost á að bæta úr þeim göllum innan tiltekins frests. Ef ekki er bætt úr göllunum innan frestsins skal félagsstjórn úrskurða um gildi framboðs. Gert er ráð fyrir að unnt verði að skjóta niðurstöðu félagsstjórnar til hluthafafundar sem fer með endanlegt úrskurðarvald um gildi framboðs.

Loks er lagt til að kveðið verði á um það í hlutafélagalögum að upplýsingar þær um frambjóðendur, sem koma fram í framboðstilkynningum, skuli lagðar fram á skrifstofu félagsins til sýnis fyrir hluthafa eigi síðar en tveimur dögum fyrir hluthafafund þar sem stjórnarkjör er á dagskrá.

Um 2. gr.

Í 2. gr. eru lagðar til breytingar á 70. gr. hlutafélagalaga í tveimur liðum.

Í fyrsta lagi er lagt til að bætt verði við 2. mgr. 70. gr. nýjum málslið þar sem kveðið er á um að félagsstjórn sé heimilt að halda stjórnarfundi sem framkvæmdastjóri hefur ekki rétt til að sitja. Skv. 2. mgr. 70. gr. gildandi hlutafélagalaga á framkvæmdastjóri sæti á fundum félagsstjórnar, þó að hann sé ekki stjórnarmaður, og hefur þar umræðu- og tillögurétt nema félagsstjórn ákveði annað í einstökum tilvikum. Ákvæðið þykir ekki nægilega skýrt um það hvort félagsstjórn geti á grundvelli þess haldið fundi án framkvæmdastjóra eða haldið fundi þar sem framkvæmdastjóri hefur hvorki umræðu- né tillögurétt. Er breytingartillagan lögð fram til að taka allan vafa af um heimildir félagsstjórnar til að funda án framkvæmdastjóra.

Tillagan miðar að því að tryggja skilvirkt og óháð eftirlit félagsstjórnar með félaginu og stjórnendum þess en æskilegt er að félagsstjórn haldi fundi án framkvæmdastjóra reglulega og samkvæmt fyrirframákveðnum reglum til að fundahöld veki síður tortryggni þeirra sem ekki eru boðaðir til stjórnarfundarins.

Í öðru lagi er lagt til að bætt verði við 70. gr. nýrri málsgrein, á eftir 2. mgr., sem heimilar að stjórnarfundir séu haldnir með aðstoð rafrænna miðla án þess að þátttakendur séu á staðnum. Það er gert að skilyrði fyrir því að unnt sé að halda rafræna stjórnarfundi að slíkt fundarform samræmist framkvæmd verkefna stjórnarinnar og hefur ákvæðið því ekki í för með sér neinar breytingar á verkefnum og ábyrgð félagsstjórnar.

Með tillögunni er félagsstjórn falið að ákveða hvort og hvenær rafrænir miðlar eru notaðir við stjórnarstörf. Gert er ráð fyrir að ákvörðun um að halda rafrænan stjórnarfund verði tekin með einföldum meiri hluta nema annað sé ákveðið í samþykktum félagsins. Þó er lagt til að einn stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri geti krafist þess að stjórnarfundur verði haldinn með hefðbundnum hætti. Ástæðan fyrir því að þetta er lagt til er sú að stjórnarmenn og framkvæmdastjórar geta borið persónulega skaðabótaábyrgð vegna stjórnarstarfa sinna og því er talið eðlilegt að þeir geti krafist þess að stjórnin hittist þegar mikilvæg málefni eru til umræðu. Ákvæðið er í samræmi við ákvæði 2. mgr. 70. gr. þar sem kveðið er á um að stjórnarmenn og framkvæmdastjórar geti krafist þess að haldnir séu stjórnarfundir. Gert er ráð fyrir að félagsstjórnir setji nánari ákvæði í fundarsköp um það hvernig staðið skuli að því að halda rafræna stjórnarfundi.

Ákvæðið tengist þeim breytingum sem jafnframt eru lagðar til í frumvarpinu um heimild til rafrænna hluthafafunda og notkunar á rafrænum skjölum og rafrænum pósti og er ætlunin að þau ákvæði gildi um stjórnarfundi og notkun rafrænna skjala eftir því sem við á um rafræna stjórnarfundi og samskipti í tengslum við þá. Þetta hefur m.a. í för með sér að framkvæmdastjóri, sem á rétt til setu á fundum félagsstjórnar og hefur þar umræðu- og tillögurétt, sbr. 2. mgr. 70. gr., hefur sama rétt á rafrænum stjórnarfundi. Jafnframt hefur þetta í för með sér að unnt verður að vinna og undirrita fundargerð stjórnarfundar rafrænt.

Lagt er til að ákvæðið um rafræna stjórnarfundi gildi einnig um fundi fulltrúanefndar, sbr. 73. gr. hlutafélagalaga. Á grundvelli þessa getur fulltrúanefnd ákveðið að halda rafræna fulltrúanefndarfundi í samræmi við ákvæði þetta, sbr. 4. mgr. 73. gr. hlutafélagalaga en þar er kveðið á um að tiltekin ákvæði laganna eigi einnig við um fulltrúanefnd og fulltrúanefndarmenn eftir því sem við á.

Um 3. gr.

Í ákvæðinu er lagt til að ný grein, 79. gr. a, bætist við lögin þar sem kveðið verði á um að félagsstjórn í félagi, sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. ársreikningalaga, skuli árlega setja fram starfskjarastefnu fyrir framkvæmdastjóra og aðra stjórnendur félagsins, svo og stjórnarmenn, sem samþykkt skuli á hluthafafundi. Lagt er til að stefnumiðin verði að meginhluta til leiðbeinandi, að undanteknum ákvæðum um umbun í formi hlutabréfa, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem byggjast á verði hlutabréfa í félaginu. Markmiðið með breytingunni er að setja málsmeðferðarreglur sem veiti hluthöfum í þeim hlutafélögum, sem ákvæðið nær til, aukin áhrif yfir og innsýn í stefnu félagsins varðandi starfskjör stjórnenda og stjórnarmanna. Með því má ætla að traust til fjármálaupplýsinga frá félögunum aukist en slíkt traust er mikilvægt fyrir viðskipti með hlutabréf. Áhrif á starfskjarastefnu og yfirsýn yfir starfskjör stjórnenda og stjórnarmanna er einnig mikilvægur liður í minnihlutavernd og er slíkt ekki síður mikilvægt í félögum sem eru ekki skráð á hlutabréfamarkað en í skráðum félögum. Samkvæmt gildandi lögum er ekkert því til fyrirstöðu að hluthafafundur samþykki almenn stefnumið um starfskjör en í lögunum eru engar kröfur um slíkt. Í ákvæðinu er aðallega miðað við að aðeins þau félög, sem skulu kjósa sér endurskoðanda skv. 1.–3. mgr. 59. gr. ársreikningalaga, verði skylduð til að setja fram starfskjarastefnu í samræmi við ákvæðið. Lagt er til að sambærilegar breytingar verði gerðar á lögum um einkahlutafélög þannig að skylda til að setja fram starfskjarastefnu stjórnenda og stjórnarmanna fari ekki eftir félagaformi heldur umsvifum félaganna og öðrum þeim þáttum sem skv. 59. gr. ársreikningalaga ráða því hvort félagi beri að kjósa sér endurskoðanda. Skv. 1.–3. mgr. 59. gr. ársreikningalaganna, nr. 144/1994, með síðari breytingum, skulu þau félög, sem fara fram úr tvennum af eftirfarandi stærðarmörkum tvö ár í röð, kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda: Í fyrsta lagi félög þar sem eignir nema 120 milljónum króna, rekstrartekjur nema 240 milljónum króna eða fjöldi ársverka á reikningsári er 50. Í öðru lagi skulu félög, sem hafa hlutabréf eða skuldabréf skráð á skipulegum verðbréfamarkaði í ríki innan Evrópska efnahagssvæðisins, kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda. Í þriðja lagi ber félögum, þar sem ekki eru lagðar hömlur á viðskipti með eignarhluta, að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda. Ákvæðin í 59. gr. ársreikningalaganna eiga sér fyrirmynd í 51. gr., sbr. 11. gr., fjórðu tilskipunar ráðsins frá 25. júlí 1978, um ársreikninga félaga af tiltekinni gerð, sem er byggð á g-lið 3. mgr. 54. gr. sáttmálans. Tilvísun í lög um Ríkisendurskoðun merkir að hlutafélög, sem ríkissjóður á helmingshlut eða meira í en ná ekki viðmiðunum laga um ársreikninga, t.d. um fimmtíu ársverk, þurfa samt að fylgja ákvæðunum um starfskjarastefnu. Þannig eru gerðar nokkru strangari kröfur til þeirra en annarra hlutafélaga.

Í kjölfar hneykslismála, sem komið hafa upp erlendis vegna óhóflegra starfskjarasamninga stjórnenda, hefur umræðan um lagasetningu varðandi starfskjör stjórnenda aukist. Víðast hvar er nú lögð áhersla á það að ítarlegar upplýsingar séu gefnar um starfskjör stjórnenda félaga á hlutabréfamarkaði, þar á meðal um kaupréttarsamninga og kostnað við þá, jafnframt því sem hvatt er til þess að ekki séu gerðir óhóflegir eða óeðlilegir kaupréttarsamningar. Þá hafa kauphallir víða, þar á meðal hér á landi, sett reglur um upplýsingaskyldu félaga varðandi starfskjör stjórnenda.

Í Noregi hefur að undanförnu verið unnið að undirbúningi lagasetningar um starfskjör stjórnenda og hafa verið lögð þar fram til kynningar og umsagnar drög að frumvarpi þar sem m.a. er lagt til að árlega skuli sett fram starfskjarastefna fyrir stjórnendur félaga. Breytingar þær sem lagðar eru til hér eru að nokkru leyti sambærilegar tillögum Norðmanna.

Þá hafa nýlega verið lagðar fram til kynningar í Svíþjóð tillögur að lagabreytingum þess efnis að hluthafafundur í félögum, sem svara til hlutafélaga og einkahlutafélaga samkvæmt íslenskri löggjöf, skuli alltaf ákveða laun og aðrar greiðslur til stjórnar félaga, auk þess sem hluthafafundur í félögum, sem að flestu leyti svara til hlutafélaga samkvæmt íslenskri löggjöf, skuli samþykkja stefnumið varðandi laun og aðrar greiðslur til stjórnenda félagsins. Skulu endurskoðendur félagsins sjá til þess að stefnumiðunum sé fylgt.

Í dönskum hlutafélagalögum er kveðið á um að launagreiðslur til stjórnar og stjórnenda megi ekki vera hærri en eðlilegt getur talist út frá eðli og umfangi starfa þeirra, auk þess sem greiðslurnar skuli vera réttlætanlegar með hliðsjón af fjárhagslegri stöðu viðkomandi félags, eða samstæðu þess ef um móðurfélag er að ræða.

Í Bretlandi hefur verið sett reglugerð um skyldu stjórnenda skráðra félaga til að gera sérstaka starfskjaraskýrslu með ítarlegum upplýsingum um starfskjör stjórnenda og þarf hluthafafundur að samþykkja skýrsluna.

Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins gaf út tilmæli 14. desember 2004, nr. 2004/913, um að stuðla að viðeigandi fyrirkomulagi að því er varðar starfskjör stjórnenda í markaðsskráðum félögum, þar sem mælst er til að aðildarríki sambandsins geri viðeigandi ráðstafanir til að tryggja að félög, sem skráð eru á skipulegan verðbréfamarkað, framfylgi ákvæðum tilmælanna. Hefur verið tekið tillit til tilmælanna við vinnslu frumvarpsins, þó þannig að hér er lagt til að sú skylda, sem kveðið er á um þar varðandi starfskjör stjórnenda og stjórnarmanna, nái ekki einungis til skráðra félaga heldur allra félaga sem ber að kjósa sér endurskoðanda á grundvelli 59. gr. ársreikningalaga. Frestur til að innleiða tilmæli Evrópusambandsins er til 30. júní 2006.

Í 1. mgr. er lagt til að lögð verði sú skylda á stjórn félags, sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga, að setja fram stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna. Stefnumiðin ná einnig til stjórnar félagsins í samræmi við tilmæli ESB. Í málsgreininni er síðan nánar kveðið á um það hvað skuli koma fram í stefnumiðunum. Um er að ræða lágmarkskröfur en einstökum félögum er að sjálfsögðu heimilt að gera ítarlegri stefnumið sem ná til fleiri aðila en kveðið er á um hér.

Samkvæmt greininni skal í stefnumiðunum kveða á um grundvallaratriði varðandi starfskjarastefnu stjórnenda félagsins og stjórnarmanna og stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur og stjórnarmenn. Hvað teljist til grundvallaratriða í þessu sambandi er nokkuð opið og er að mestu leyti komið undir mati hluthafafundar og félagsstjórnar í hverju tilviki. Ekki er gert ráð fyrir að í stefnumiðum komi fram nein efri og neðri fjárhagsmörk fyrir grunnlaun. Atriði, sem snerta stefnu félags varðandi samninga við stjórnendur, geta t.d. verið upplýsingar um lengd samninga, uppsagnarfrest og skilyrði uppsagnar auk ákvæða um greiðslur við starfslok. Auk grundvallaratriðanna skal koma fram í stefnumiðunum hvort og þá við hvaða aðstæður og innan hvaða ramma heimilt sé að umbuna stjórnendum og stjórnarmönnum til viðbótar grunnlaunum í formi afhendingar hluta, árangurstengdra greiðslna, hlutabréfa, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutabréfum í félaginu eða þróun verðs á hlutabréfum í félaginu, lífeyrissamninga, t.d. vegna viðbótarlífeyris, og starfslokasamninga. Ákvæðinu er að þessu leyti ætlað að ná til hvers konar umbunar og skal skýrt kveðið á um það í stefnumiðunum hvort slíkar greiðslur séu heimilar eða ekki. Ef ákveðið er að umbun sé heimil skal kveða á um það í stefnumiðunum hvaða skilyrði skuli vera uppfyllt og innan hvaða ramma hún skuli vera. Ekki er gert ráð fyrir að í stefnumiðunum komi fram nein efri og neðri fjárhagsmörk fyrir umrædda umbun.

Í 2. mgr. er kveðið á um það að hvaða leyti stefnumiðin séu bindandi. Lagt er til að stefnumiðin verði einungis bindandi að því er varðar umbun í formi hlutabréfa eða umbun sem byggist á verði hlutabréfa í félaginu. Að öðru leyti er lagt til að stefnumiðin verði leiðbeinandi. Þykir eðlilegt að félagsstjórn hafi svigrúm til að víkja frá stefnumiðunum án þess að fá fyrir fram samþykki hluthafafundar fyrir því. Hins vegar kemur fram að heimilt sé að kveða á um það í samþykktum félagsins að stefnumiðin séu bindandi um fleiri atriði en skylt er samkvæmt ákvæðinu. Loks er kveðið á um það í 2. mgr. að félagsstjórnin skuli birta stefnumiðin í tengslum við aðalfund félagsins, t.d. í ársskýrslu eða með ársreikningum og á vefsíðu félags, og að félagsstjórn beri að upplýsa viðsemjendur sína um það hvað felist í stefnumiðunum, þar á meðal að hvaða leyti þau séu bindandi.

Í 3. mgr. er kveðið á um það að stefnumiðin skuli rædd og samþykkt á aðalfundi félagsins ár hvert og fyrir fundinn skulu hluthafar upplýstir um stefnuna eða helstu atriði hennar, sem og áætlaðan kostnað vegna kaupréttaráætlana sem samþykkja á á fundinum. Ekki eru lagðar til sérstakar málsmeðferðarreglur og gildir þá meginregla laganna um einfaldan meiri hluta. Í ákvæðinu er einnig kveðið á um það að félagsstjórn skuli á aðalfundi gera grein fyrir kjörum stjórnenda félags, þar á meðal kjörum forstjóra, aðalframkvæmdastjóra og annarra forstjóra eða framkvæmdastjóra, svo og stjórnarmanna. Til upplýsinga um kjör stjórnenda og stjórnarmanna í þessu sambandi teljast m.a. upplýsingar um heildarfjárhæð greiddra launa á árinu, greiðslur frá öðrum félögum í sömu fyrirtækjasamsteypu, fjárhæð árangurstengdra greiðslna, starfslokagreiðslur til þeirra sem látið hafa af störfum á reikningsárinu auk heildarfjárhæðar annarra greiðslna. Undir ákvæðið fellur enn fremur skylda til að gera grein fyrir greiðslum til einstakra stjórnenda og stjórnarmanna í formi hlutabréfa, kaupréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutabréfum í félaginu eða þróun verðs á hlutabréfum í félaginu.

Í 4. mgr. er kveðið á um það að félagsstjórn skuli rökstyðja það í hverju tilviki fyrir sig ef vikið er frá stefnumiðunum. Skal rökstuðningurinn koma fram í gerðabók stjórnar.

Um 4. gr.

Í 80. gr. gildandi laga um hlutafélög er kveðið á um að hluthafafundur fari með æðsta vald í málefnum félagsins. Þar er jafnframt kveðið á um að hluthafar fari með ákvörðunarvald sitt í málefnum félagsins á hluthafafundum og að öllum hluthöfum sé heimilt að sækja hluthafafund og taka þar til máls. Skv. 81. gr. laganna getur hluthafi látið umboðsmann sækja hluthafafund og greiða atkvæði fyrir sína hönd en hluthafar, sem ekki eiga kost á því að sækja sjálfir fundinn, geta ekki greitt atkvæði með öðrum hætti. Í 83. gr. laganna er kveðið á um að hluthafafund skuli halda á heimili félags nema félagssamþykktir ákveði að hluthafafundi megi eða skuli halda annars staðar. Þessi ákvæði voru sett í lög áður en rafrænir samskiptamiðlar urðu jafnalmennir og þeir eru í dag og gera þau því ráð fyrir að hluthafafundur sé haldinn þannig að menn mæti á ákveðinn stað og séu viðstaddir fundinn í eigin persónu. Til að aðlaga lögin að tækniframförum er lagt til að tveimur nýjum ákvæðum verði bætt við þau þar sem annars vegar sé kveðið á um rafræna hluthafafundi og hins vegar um notkun rafrænna skjala og tölvupósts í samskiptum milli félagsins og hluthafa. Svipuð ákvæði hafa nú verið lögfest í Danmörku.

Í a-lið (80. gr. a) er lagt til að settar verði reglur um rafræna hluthafafundi þar sem heimilað verði að hluthafafundur verði haldinn á rafrænan hátt að hluta til eða öllu leyti. Jafnframt er lögð sú skylda á félög, sem skráð eru á skipulegan verðbréfamarkað, að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði um mál, sem eru á dagskrá hluthafafundar, bréflega eða rafrænt.

Með rafrænum hluthafafundi er átt við að hluthafar nýti sér stjórnunarlegar heimildir sínar á hluthafafundi, þ.e. réttinn til að sækja fund, taka til máls og greiða atkvæði, með hjálp rafrænna miðla án þess að vera staddir á fundinum. Gert er ráð fyrir að þetta gerist með aðstoð síma, netsins eða annarra miðla með svipað notagildi en ekki er lagt til að kveðið verði á um það í lögunum hvaða miðla megi nota eða á hvaða hátt þeir verði notaðir. Er þetta gert með tilliti til örrar þróunar í fjarskiptatækni og þess að eðlilegt þykir að veita hluthöfum nokkurt svigrúm að þessu leyti þar eð ætla má að þarfir einstakra hluthafa og félaga séu mismunandi.

Í ákvæðinu er gert ráð fyrir tvenns konar rafrænum hluthafafundum, annars vegar hluthafafundi sem er að hluta rafrænn, þ.e. haldinn er venjulegur hluthafafundur en hluthöfum gefinn kostur á að taka þátt í honum án þess að vera á staðnum, en hins vegar hluthafafundi sem eingöngu er rafrænn. Ákvæðið nær ekki til hluthafafunda þar sem rafrænir miðlar eru notaðir sem hjálpartæki en allir þátttakendur eru samt á staðnum, t.d. hluthafafundur sem haldinn er á sama tíma í mörgum sölum sem eru innbyrðis tengdir með stórum sjónvarpsskjám þar sem hluthafar eða fulltrúar þeirra verða að vera á staðnum til að geta tekið þátt í fundinum.

Í tillögunni eru gerðar mismunandi kröfur til ákvarðanaferlisins eftir því hvort að um er að ræða hluthafafundi sem eru rafrænir að öllu leyti eða að hluta. Rökin að baki þessu eru að ákvörðun um að hafa hluthafafund að hluta til rafrænan hefur mun minni áhrif á hluthafa almennt en ákvörðunin um að halda hluthafafund sem er einungis rafrænn en slíkir fundir eru mjög frábrugðnir hefðbundnum hluthafafundum. Er líklegt að ákvörðun um algjörlega rafrænan hluthafafund geti verið mjög til hagsbóta fyrir suma hluthafa á meðan slík ákvörðun er væntanlega íþyngjandi fyrir aðra.

Í 1. mgr. er fjallað um hluthafafundi sem eru að hluta til rafrænir. Í ákvæðinu er lagt til að félagsstjórn geti heimilað hluthöfum að taka þátt í hluthafafundum með rafrænum hætti ef ekki er kveðið á um annað í samþykktum. Samkvæmt þessu er hinn hefðbundni hluthafafundur enn grundvöllurinn en jafnframt hafa hluthafar möguleika á að taka þátt í hluthafafundinum, taka til máls og greiða atkvæði með aðstoð rafrænna miðla án þess að vera á staðnum. Lagt er til að nánari reglur um framkvæmd hluthafafundar, sem er að hluta til rafrænn, verði settar í samþykktir félagsins.

Jafnframt þessu er lagt til að í 1. mgr. verði kveðið á um þá skyldu félaga, sem skráð eru á skipulegum verðbréfamarkaði, að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði um mál, sem eru á dagskrá hluthafafundar, bréflega eða rafrænt. Með lögfestingu slíkrar skyldu er ætlunin að veita hluthöfum tækifæri til að hafa áhrif í félaginu og nýta réttindi sín á auðveldan og ódýran hátt og gæti það t.d. haft jákvæð áhrif á fjárfestingar milli landa.

Í 2. mgr. er kveðið á um hluthafafundi sem eru einungis rafrænir. Þar er lagt til að hluthafafundur geti ákveðið að hluthafafundir verði framvegis aðeins haldnir með rafrænum hætti. Þá fer hluthafafundur ekki fram á neinum stað og ekki er mögulegt að taka þátt í fundinum í eigin persónu heldur aðeins með rafrænum hætti með tengingu fyrir alla hluthafa sem taka þátt í fundinum. Atkvæðagreiðsla fer einnig fram rafrænt. Í ákvörðun hluthafafundarins skal kveðið á um það hvernig nota á rafræna miðla í tengslum við þátttöku hluthafa í fundinum. Með þessu er ætlunin að gefa félögunum möguleika á að haga þessum málum í samræmi við þarfir hvers félags fyrir sig en slíkar þarfir geta verið mjög ólíkar eftir stærð félaga og fjölda hluthafa. Þá veitir ákvæðið einnig svigrúm fyrir tæknilegar framfarir.

Ákvörðun hluthafafundar um að hluthafafundir skuli framvegis aðeins vera rafrænir skal taka upp í félagssamþykktir og gilda ákvæði 93. gr. hlutafélagalaga um ákvörðunina og breytingar á henni. Það þýðir að ákvörðunin verður aðeins gild ef hún hlýtur samþykki 2/ 3hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundi. Auk þessa er í 8. gr. frumvarpsins lögð til breyting á 93. gr. laganna sem miðar að aukinni minnihlutavernd þannig að hluthafar, sem ráða yfir minnst 25% hlutafjárins, geta komið í veg fyrir að tillaga um algjörlega rafrænan hluthafafund verði samþykkt með því að greiða atkvæði gegn henni.

Ákvæðum 3. mgr. er ætlað að gilda bæði um hluthafafundi, sem eru að hluta til rafrænir, og hluthafafundi sem eru einungis rafrænir. Lagt er til að í ákvæðinu verði kveðið á um að félagsstjórn ákveði hvaða kröfur skuli gerðar til tæknibúnaðar sem notaður er við rafræna hluthafafundi. Þá er kveðið á um að í fundarboði til rafræns hluthafafundar skuli gefa upplýsingar um tæknibúnað auk upplýsinga um það hvernig hluthafar geti tilkynnt um rafræna þátttöku sína og hvar þeir geti nálgast upplýsingar um framkvæmd rafrænnar þátttöku í hluthafafundi en slíkar upplýsingar gæti félag t.d. birt á heimasíðu sinni.

Í 4. mgr. kemur fram það skilyrði fyrir því að haldinn verði rafrænn hluthafafundur að félagsstjórn sjái til þess að fundurinn geti farið fram á öruggan hátt. Ákvæðið á bæði við hluthafafundi, sem eru að hluta til rafrænir, og hluthafafundi sem eru einungis haldnir með rafrænum hætti. Með ákvæðinu er það staðfest að gera skuli jafnstrangar kröfur til rafræns hluthafafundar og hefðbundins hluthafafundar. Þannig skulu tæki, sem notuð eru, vera þannig úr garði gerð að tryggt sé að lagaskilyrði, sem gerð eru til hluthafafundar, séu uppfyllt. Hluthafar skulu eiga möguleika á að nýta sér þann rétt, sem þeim er tryggður í hlutafélagalögum, til að sækja hluthafafund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Þá eru einnig gerðar kröfur til þess að tæknibúnaðurinn geri það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða hluthafar sækja fundinn, hvaða atkvæðisrétt þeir hafa og hverjar niðurstöður atkvæðagreiðslna verða.

Tryggt verður að vera að búnaðurinn, sem er notaður, geti borið kennsl á hvern einstakan þátttakanda í hluthafafundinum, t.d. með notkun aðgangsorða eða annarra sambærilegra aðferða. Til að geta tekið þátt í rafrænum hluthafafundi verður hluthafinn að vera tengdur við upphaf fundarins, t.d. í gegnum netið eða annan miðil með svipaða virkni.

Samkvæmt gildandi lögum er félagsstjórn ábyrg fyrir framkvæmd hluthafafundar. Það er því hlutverk stjórnarinnar að tryggja að rafrænn hluthafafundur fari fram á öruggan hátt. Það er hins vegar eftirlátið einstökum félögum að ákveða nánar miðað við þarfir félagsins hvaða tæknikröfur eru gerðar til þess búnaðar sem notaður er.

Í 90. gr. hlutafélagalaga er mælt fyrir um það að hluthafafundi sé stýrt af fundarstjóra. Það er hlutverk fundarstjóra að sjá til þess að fundurinn fari fram í samræmi við ákvæði laga. Það er hlutverk fundarstjóra rafræns hluthafafundar að sjá til þess að tækjabúnaður, sem er notaður, standist kröfur þessa ákvæðis. Með ákvæðinu er ekki ætlunin að fjölga verkefnum fundarstjóra en útfærsla verkefnanna breytist nokkuð vegna notkunar á rafrænum miðlum. Þannig þarf fundarstjóri að taka afstöðu til vafaatriða sem upp kunna að koma í tengslum við hluthafafundinn, t.d. ef upp koma tæknileg vandamál sem leiða til þess að hluti hluthafanna missir samband við fundinn. Þegar fundarstjóri ákveður hvernig bregðast skuli við aðstæðum sem upp kunna að koma skal hann m.a. hafa til hliðsjónar hvaða þýðingu það kann að hafa fyrir meðferð einstakra dagskráratriða og atkvæðagreiðslna að hluthafar hafi misst sambandið við fundinn vegna tæknilegra vandkvæða. Einnig geta komið upp spurningar um gildi þeirra ákvarðana sem teknar voru á fundinum. Þegar afstaða er tekin til gildis ákvarðana ber m.a. að hafa hliðsjón af því hvort rekja má hin tæknilegu vandamál til hluthafans eða félagsins eða fjölda hluthafa sem ekki gátu tekið þátt og auk þess hvort atkvæði þeirra sem gátu ekki greitt atkvæði hefðu getað haft úrslitaáhrif á niðurstöðu atkvæðagreiðslunnar.

Í 5. mgr. er gerð tillaga um ákvæði sem hefur það að markmiði að tryggja að rafrænn hluthafafundur geti farið fram innan eðlilegs tímaramma. Á ákvæðið bæði við um hluthafafundi, sem eru að hluta rafrænir, og hluthafafundi sem eru að öllu leyti rafrænir.

Eins og á hefðbundnum hluthafafundum er það hlutverk fundarstjóra að sjá til þess að framvinda rafrænna hluthafafunda sé eðlileg. Þannig getur fundarstjóri rafræns hluthafafundar lokað mælendaskrá á ákveðnum tímapunkti eins og gert er á hefðbundnum hluthafafundum ef hann telur dagskrárefnið fullrætt. Hins vegar er ljóst að þátttaka í rafrænum hluthafafundi getur í ákveðnum tilvikum leitt til þess að viðkomandi hluthafar spyrji fleiri spurninga. Að auki getur verið erfiðara fyrir fundarstjóra að meta hvenær efni er fullrætt þegar spurningar og umræður eru á rafrænu formi, t.d. sendar í tölvupósti. Getur þetta leitt til þess að erfitt verði að halda rafrænum hluthafafundum innan venjulegra tímamarka. Því er lagt til að kveðið verði á um það í 5. mgr. að hluthafafundur geti ákveðið að hluthafar, sem taka þátt í rafrænum hluthafafundi, skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða framlögð skjöl o.fl., sem tengist hluthafafundinum, fyrir fundinn, innan frests sem ákveðinn skal í samþykktum. Skal ákvörðunin tekin upp í samþykktir félagsins og um ákvarðanatökuna gilda almennar reglur um breytingar á samþykktum.

Reglunni er einungis ætlað að gilda um hluthafa sem taka þátt í hluthafafundi á rafrænan hátt. Þannig gildir hún um alla hluthafa ef hluthafafundur er einungis rafrænn en aðeins um þá sem tengjast fundinum í gegnum rafræna miðla þegar hluthafafundur er að hluta til rafrænn.

Þær spurningar, sem fjallað er um í málsgreininni, eru helst spurningar sem unnt er að spyrja fyrir fram á grundvelli fundarboðs og þeirra gagna sem hluthafar hafa haft aðgang að fyrir hluthafafund. Spurningar og svör eiga að vera aðgengileg öllum hluthöfum í síðasta lagi við upphaf fundarins. Ef nýjar upplýsingar koma fram í svörum við spurningunum fyrir hluthafafundinn eða á honum er ekki unnt að útiloka slíkar spurningar með vísan til þess að þær hefðu átt að koma fram fyrr. Að öðru leyti breytir slík breyting á samþykktunum ekki rétti hluthafa til að setja fram aðrar spurningar á hluthafafundinum.

Lagt er til að í 6. mgr. verði kveðið á um það að ákvæði hlutafélagalaga um hluthafafundi gildi að öðru leyti eftir því sem við á um rafræna hluthafafundi hvort sem þeir eru að öllu leyti eða aðeins að hluta til rafrænir.

Í b-lið (80. gr. b) er lagt til að lögfest verði heimild til að nota rafræna miðla auk rafpósts til samskipta milli félagsins og hluthafa þess. Ákvæðið gildir aðeins um samskipti á milli hluthafa og félagsins en ekki um samskipti við þriðja mann. Gildandi lög gera ekki ráð fyrir slíkum rafrænum samskiptum enda voru þau ekki orðin jafnalmenn og nú þegar lögin voru sett. Því eru í gildandi lögum ýmis ákvæði sem gera formkröfur sem aðeins er unnt að uppfylla með því að senda eða leggja fram gögn, rituð á pappír.

Lagt er til að félögunum sjálfum verði eftirlátið að ákveða út frá þörfum hvers félags hvaða kröfur eru gerðar til þess tæknibúnaðar sem nota á til að nægilegt öryggi sé tryggt við rafræn samskipti. Tæknibúnaðurinn verður að veita nægjanlegt öryggi til að unnt sé að staðfesta hver sendi skjalið, til að sendandi geti ekki eftir á neitað að hafa sent skilaboð eða skjal og að skilaboðin eða skjalið hafi ekki verið lesið eða breytt því á leiðinni frá sendanda til viðtakanda.

Lagt er til í 1. mgr. að kveðið verði á um almenna heimild fyrir félagið og hluthafa þess til að hafa samskipti með notkun rafrænna skjala og rafpósts í stað framsendingar eða framlagningar á skjölum sem rituð eru á pappír. Bæði félagsstjórn og hluthafar geta lagt fram tillögu um þetta en tekin skal ákvörðun um hana á hluthafafundi. Ákvörðunin tekur til rafrænna skjala sem geta komið í staðinn fyrir skjöl sem eru rituð á pappír og er það skilyrði að unnt sé að prenta rafrænu skjölin út án vandkvæða. Því er ekki gert ráð fyrir að hljóð- og myndskjöl uppfylli formkröfur laganna um að vera skrifleg gögn.

Lagt er til að ákvæðið gildi um öll samskipti á milli félagsins og hluthafa þess hvað sem formkröfur laganna segja, að undanskildu því sem segir í 5. mgr. um opinbera innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði. Ákvörðun um notkun rafrænna samskipta getur tekið til allra eða hluta þeirra skilaboða og skjala sem fara á milli hluthafa og félagsins. Sem dæmi um rafræn samskipti má nefna útsendingu fundarboðs til skráðra hluthafa, t.d. í formi tölvupósts með rafrænni undirskrift, og á sama hátt geta hluthafar tilkynnt um þátttöku í hluthafafundi.

Kveðið er á um það í 2. mgr. að í ákvörðun hluthafafundar um notkun rafrænna samskipta skuli koma fram til hvaða tilkynninga og samskipta ákvörðunin nær og hvernig rafræn samskipti má eða skal nota. Einnig skal koma fram í ákvörðuninni hvar hluthafar geta fundið upplýsingar um kröfur sem gerðar eru til tæknibúnaðar og framkvæmdar rafrænna samskipta. Rökstuðningur fyrir þessu er m.a. sá að nauðsynlegt sé að hluthafar viti nákvæmlega hvar og hvernig þeir geta aflað sér upplýsinga um þetta og hvernig þeir geta komist í samband við félagið.

Í 3. mgr. 80. gr. b er kveðið á um að ákvörðunin skuli tekin upp í samþykktir félagsins og eins og um ákvörðun um algjörlega rafræna hluthafafundi gilda ákvæði 93. gr. hlutafélagalaga um ákvörðunina og breytingar á henni, þ.e. ákvörðunin verður aðeins gild ef hún hlýtur samþykki minnst 2/ 3hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundinum. Auk þessa er í 8. gr. frumvarpsins lögð til breyting á 93. gr. sem miðar að aukinni minnihlutavernd þannig að hluthafar, sem ráða yfir minnst 1/ 4hlutafjárins, geti komið í veg fyrir að tillaga um notkun rafpósts og rafrænna miðla til samskipta á milli félags og hluthafa verði samþykkt með því að greiða atkvæði gegn henni.

Ákvæði 4. mgr. er ætlað að taka af allan vafa um það að heimilt sé að nota rafræna miðla til samskipta á milli félagsins og þeirra hluthafa sem samið hafa um það þrátt fyrir að hluthafafundur hafi ekki ákveðið að taka upp rafræn samskipti. Ekki eru gerðar sérstakar formkröfur til slíks samnings en ljóst er að hann má ekki vera í andstöðu við lög eða samþykktir félags.

Í 5. mgr. koma fram takmarkanir á möguleikum til að koma á rafrænum samskiptum á milli félagsins og hluthafanna þar sem lög kveða á um að tilkynningar félagsins, m.a. til hluthafa, skuli vera með opinberri innköllun eða tilkynningu í Lögbirtingablaði. Í slíkum tilvikum geta rafrænar tilkynningar frá félaginu ekki komið í staðinn. Ákvæðið kemur þó ekki í veg fyrir að félagið birti slíkar tilkynningar einnig með rafrænum hætti, t.d. á heimasíðu félagsins.

Um 5. gr.

Hér er lögð til breyting á 84. gr. Tengist hún þeim breytingum sem lagðar eru til í 3. gr. frumvarpsins um nýja 79. gr. a.

Lagt er til að kveðið verði á um að á aðalfundi félags, sem ber skylda til að kjósa sér a.m.k. einn endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga, skuli taka ákvörðun um tillögu félagsstjórnar um stefnumið félagsins varðandi laun og aðrar greiðslur til framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna. Samkvæmt því munu stefnumið félagsstjórnarinnar gilda frá einum aðalfundi til þess næsta og því ekki miðast við almanaksárið.

Um 6. gr.

Í ákvæðinu er lögð til breyting á 87. gr. þar sem fram koma reglur um boðun hluthafafundar. Í 2. mgr. 87. gr. er kveðið á um það að ráðherra geti látið boða til hluthafafundar í ákveðnum tilvikum þegar engin starfandi stjórn er í félaginu eða félagsstjórn lætur hjá líða að boða til hluthafafundar.

Hér er lagt til að í slíkum tilvikum geti ráðherra ákveðið að hluthafafundur skuli haldinn á hefðbundinn hátt þrátt fyrir að kveðið sé á um það í samþykktum félagsins að hluthafafundur skuli haldinn á rafrænan hátt að hluta eða öllu leyti. Ákvæðið á einnig við í þeim tilvikum þar sem hluthafar hafa samið um það að þessi tiltekni hluthafafundur skuli haldinn rafrænt.

Rökstuðningurinn fyrir þessu ákvæði er að það geti verið bæði dýrt og tímafrekt ef ráðherra þarf að þróa og útvega sérstakan tæknibúnað fyrir þau örfáu tilvik þar sem ráðherra þarf að boða til hluthafafundar. Þar eð félagið ber endanlega kostnaðinn af hluthafafundum sem ráðherra boðar til eru það einnig hagsmunir félagsins að kostnaði við slíka fundi sé haldið í lágmarki.

Um 7. gr.

Í ákvæðinu eru lagðar til breytingar á 88. gr. Í fyrsta lagi er lögð til breyting á 1. málsl. 1. mgr. þar sem fjallað er um boðun hluthafafundar. Lagt er til að skemmsti frestur til boðunar hluthafafundar verði lengdur úr einni viku í tvær.

Breytingin er lögð til þar eð frestur núgildandi laga þykir of stuttur til að hluthafar geti kynnt sér þau mál sem taka á fyrir á fundinum en það hlýtur að vera æskilegt að hluthafar hafi nægan tíma til að afla gagna og kynna sér þau mál sem til umfjöllunar verða á hluthafafundi. Til samanburðar má geta þess að í dönskum hlutafélagalögum er kveðið á um að skemmsti frestur til boðunar hluthafafundar sé vika en í öðrum ríkjum Evrópusambandsins er slíkur lágmarksfrestur fjórtán til þrjátíu dagar.

Í öðru lagi er lagt til að lögfest verði undantekning frá reglunni þess efnis að boða megi hluthafafund með skemmst einnar viku fyrirvara ef hluthafar, sem ráða yfir minnst 90% af hlutafé félagsins, samþykkja það fyrir fram skriflega. Líklegt er að heimildin verði helst notuð af félögum með fáa hluthafa en í slíkum tilvikum er fjórtán daga boðunarfrestur e.t.v. óþarflega langur.

Í þriðja lagi eru í tveimur liðum lagðar til breyting á 4. mgr. ákvæðisins þar sem kveðið er á um framlagningu og útsendingu gagna fyrir hluthafafund. Fyrri breytingin tengist breytingu þeirri sem lögð er til í 1. tölul. þessarar greinar og miðar að því að gefa hluthöfum nægan tíma til að afla nauðsynlegra gagna og kynna sér þau fyrir hluthafafund. Lagt er til að þau gögn, sem talin eru upp í ákvæðinu, skuli leggja fram í síðasta lagi tveimur vikum fyrir hluthafafund nema í þeim tilvikum þar sem hluthafar, sem ráða yfir minnst 90% af hlutafé félagsins, samþykkja styttri boðunarfrest. Í slíkum tilvikum gildir sami frestur varðandi framlagningu gagna. Síðari breytingartillagan tengist tillögunum í 3. gr. frumvarpsins þar sem lagt er til að bætt verði inn ákvæði um að félagsstjórn í félögum, sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda á grundvelli ársreikningalaga, skuli setja fram stefnumið um laun og greiðslur til stjórnenda félagsins. Felur ákvæðið í sér að bætt verði við upptalningu málsgreinarinnar um þau gögn sem leggja skal fram með tillögum félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins.

Um 8. gr.

Hér er lögð til breyting á 93. gr. hlutafélagalaganna þar sem kveðið er á um hvernig skuli fara með breytingu félagssamþykkta. Þar kemur fram sú meginregla að ákvörðun um breytingu félagssamþykkta verði aðeins gild ef hún hlýtur samþykki minnst 2/ 3hluta greiddra atkvæða, svo og samþykki hluthafa sem ráða yfir minnst 2/ 3hlutum þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á hluthafafundinum.

Í greininni er lagt til að bætt verði við 1. mgr. nýjum málslið þar sem fram komi sérstök regla sem gildi um breytingu félagssamþykkta, annars vegar þegar ákveðið er að hluthafafundur skuli aðeins haldinn með rafrænum hætti og hins vegar þegar ákveðið er að nota rafræn skjalasamskipti og rafpóst í samskiptum milli félags og hluthafa þess í stað pappírssamskipta. Er lagt til að auk framangreindra skilyrða um aukinn meiri hluta verði það gert að skilyrði að hluthafar, sem ráða yfir 1/ 4hlutafjárins, greiði ekki atkvæði gegn ákvörðuninni. Samkvæmt ákvæðinu verða þeir hluthafar, sem eru andsnúnir því að teknir verði upp rafrænir hluthafafundir og rafræn samskipti, að koma mótmælum sínum á framfæri með því að greiða atkvæði gegn tillögunni. Það er ekki nægilegt að þeir taki ekki þátt í hluthafafundinum eða sitji hjá við atkvæðagreiðsluna.

Þykir þessi aukna minnihlutavernd sjálfsögð þar eð miklar breytingar fylgja ákvörðunum um að halda algjörlega rafræna hluthafafundi og taka upp rafræn samskipti á milli hluthafa og hlutafélags. Geta slíkar breytingar verið mjög til hagræðis fyrir suma hluthafa á meðan þær eru mjög íþyngjandi fyrir aðra.

Um 9. gr.

Í ákvæðinu er lögð til breyting á 97. gr. laganna en þar er kveðið á um sérstakar rannsóknir á stofnun félags, tilgreindum atriðum varðandi starfsemi þess eða ákveðnum þáttum varðandi bókhald eða ársreikning. Samkvæmt núgildandi ákvæði getur hluthafi sett fram tillögu á hluthafafundi um að slík rannsókn skuli fara fram og fer rannsóknin fram í samræmi við samþykktina sé tillagan samþykkt. Ef sú staða kemur hins vegar upp að tillagan er felld en hlýtur samt fylgi hluthafahóps, sem ræður yfir minnst 25% hlutafjárins, getur hluthafi farið þess á leit við ráðherra að hann tilnefni rannsóknarmenn. Örfá dæmi eru um að þessi heimild hafi verið nýtt undanfarin ár.

Hér er lagt til að ákvæðið standi óbreytt að öðru leyti en því að lagt er til að tillagan þurfi aðeins stuðning hluthafa sem ráða yfir 10% hlutafjárins til að hluthafi geti óskað eftir því að ráðherra tilnefni rannsóknarmenn. Tilgangurinn með breytingunni er að veita stjórnendum félaga aukið aðhald og auka minnihlutavernd og möguleika minni hluthafa til að bregðast við aðstæðum sem upp kunna að koma, t.d. ef grunur leikur á að stjórn, stjórnendur eða stærri hluthafar hafi nýtt sér stöðu sína til að hagnast á kostnað félagsins eða talið er að stjórn eða stjórnendur sinni ekki skyldum sínum. Breytingin er í samræmi við umræðu sem orðið hefur um möguleika hluthafa á að láta rannsaka tiltekin atriði í starfsemi félags. Má t.d. nefna að í skýrslu, sem sérfræðinefnd um félagarétt gerði fyrir framkvæmdastjórn ESB, er mælt með því að hluthafar, sem ráða yfir 5–10% af atkvæðisrétti í félagi, geti farið fram á slíka rannsókn.

Um 10. gr.

Í ákvæðinu er gerð tillaga um breytingu á 1. mgr. 123. gr. laganna en þar segir að í síðasta lagi einum mánuði eftir undirritun samrunaáætlunar skuli hvert samrunafélaganna senda hlutafélagaskrá endurrit af áætluninni, staðfest af félagsstjórn. Einnig skuli þá eða síðar senda skránni yfirlýsingu matsmanna skv. 4. mgr. 122. gr., sbr. 124. gr. Lagt er til að orðin „þá eða síðar“ falli niður en í staðinn komi orðið „samtímis“.

Tilgangur með yfirlýsingu matsmanna er að upplýsa hvort samruni rýri möguleika lánardrottna til þess að leita fullnustu í eignum hlutafélags. Verði yfirlýsingin birt seinna en samrunaáætlunin er möguleiki á því að yfirlýsingin nái ekki tilgangi sínum. Til að tryggja að yfirlýsingin nýtist lánardrottnum sem skyldi er talið æskilegra að hún sé birt samtímis samrunaáætluninni. Er því lagt til að lögunum verði breytt til að tryggja slíkt.

Um 11. gr.

Í ákvæðinu er lögð til breyting á 135. gr. laganna en þar er kveðið á um hvernig skuli fara með skaðabótakröfur skv. 134. gr. Skv. 134. gr. eru stofnendur, stjórnarmenn, framkvæmdastjórar, endurskoðendur og skoðunarmenn hlutafélags, svo og matsmenn og rannsóknarmenn, skyldir til að bæta hlutafélagi það tjón er þeir hafa valdið félaginu í störfum sínum hvort sem er af ásetningi eða gáleysi. Sama gildir þegar hluthafi eða aðrir verða fyrir tjóni vegna brota á ákvæðum hlutafélagalaga eða samþykktum félags. Þá er einnig kveðið á um það að hluthafi sé skyldur til að bæta tjón sem hann af ásetningi eða stórfelldu gáleysi hefur valdið félaginu, öðrum hluthöfum eða þriðja aðila með broti á lögunum eða samþykktum félagsins. Það þarf samþykki hluthafa, sem ráða yfir meiri hluta atkvæða, til að félag höfði skaðabótamál á hendur fyrrgreindum aðilum ef talið er að þeir hafi valdið félaginu tjóni og er ekki lögð til breyting á því ákvæði.

Samkvæmt 135. gr. geta hluthafahópar, sem ráða yfir minnst 1/ 5af heildarhlutafé félagsins, gert skaðabótakröfu skv. 134. gr. vegna félagsins og í nafni þess þrátt fyrir að hluthafafundur hafi gert samþykkt um ábyrgðarleysi manns eða fellt tillögur um að beita fébótaábyrgð. Kostnaður af slíku máli er félaginu óviðkomandi en þó geta málshefjendur krafist þess að kostnaður sé greiddur af félaginu, allt að þeirri fjárhæð sem félagið fengi greidda í skaðabætur.

Í greininni er lagt til að þær breytingar verði gerðar á ákvæðinu að hluthafahópur þurfi aðeins að ráða yfir minnst 10% af hlutafénu til að geta haft uppi skaðabótakröfu skv. 134. gr. laganna.

Tilgangurinn með breytingunni er að auka minnihlutavernd og möguleika minni hluthafa til að bregðast við aðstæðum sem upp kunna að koma, t.d. til málshöfðunar gagnvart einstökum stjórnarmönnum, sem meiri hluti hluthafa heldur hlífiskildi yfir, sem taldir eru hafa nýtt sér stöðu sína til tjóns fyrir félagið.

Um 12. gr.

Lagt er til að gerð verði breyting á refsiákvæðum í 153. gr. hlutafélagalaganna þannig að bætt verði við greinina tveimur nýjum töluliðum þar sem kveðið verði á um refsingu við því annars vegar að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða rafrænum hluthafafundi, þ.m.t. greiða atkvæði, og hins vegar að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð o.fl. sem fellur undir ákvæði laganna um rafræn samskipti. Brot á 153. gr. varða sektum eða fangelsi allt að tveimur árum.

Gengið er út frá því sem meginreglu að sérhver afhending á aðgangsorði til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða hluthafafundi sé án heimildar. Í sérstökum tilvikum má þó hugsa sér að unnt sé að semja við félagsstjórn eða félag um að félagið skuli afhenda aðgangsorðið varamanni stjórnarmanns eða umboðsmanni hluthafa.

Hvað varðar notkun aðgangsorðs er sérhver notkun þess af öðrum en stjórnarmönnum eða hluthöfum sem það er afhent óheimil nema um sé að ræða varamann stjórnarmanns eða umboðsmann hluthafa, sbr. hér að framan. Með notkun er bæði átt við það ef menn fylgjast með fundinum og ef þeir taka þátt í honum.

Það sama á við um afhendingu aðgangsorðs vegna rafrænna samskipta á milli félags og stjórnar. Til notkunar á slíku aðgangsorði telst m.a. að lesa, breyta eða senda rafræn skilaboð.

Um 13. gr.

Í 13. gr. er lagt til að bætt verði við lögin nýrri grein þar sem kveðið verði á um að unnt sé að nota rafrænar undirskriftir þar sem hlutafélagalögin mæla fyrir um að skjal sé undirritað.

Um 14. gr.

Í greininni er greint frá tilmælum framkvæmdastjórnarinnar varðandi starfskjör stjórnarmanna og æðsta stjórnanda í félögum sem eru skráð á skipulegum verðbréfamarkaði en á tilmælunum er aðallega byggt í 3. gr. frumvarps þessa.

Um 15. gr.

Í greininni er lagt til að lögin öðlist gildi 1. október 2006.

Ákvæði 2. málsl. 1. mgr. a-liðar 4. gr. (80. gr. a) um skyldu hlutafélaga, sem skráð eru á skipulegum verðbréfamarkaði, til að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði um mál, sem eru á dagskrá hluthafafundar, bréflega eða rafrænt skulu þó koma til framkvæmdar í síðasta lagi 1. júlí 2007.

Æskilegt er að hlutafélög, sem skráð eru á skipulegum verðbréfamarkaði, fari að ákvæðunum um starfskjarastefnu í síðasta lagi 1. júlí 2006 í samræmi við tilmæli framkvæmdastjórnar EB þar að lútandi.

Fylgiskjal.

Fjármálaráðuneyti, fjárlagaskrifstofa:

Umsögn um frumvarp til laga um breytingu á lögum nr. 2/1995, um hlutafélög, með síðari breytingum.

Í frumvarpi þessu eru lagðar til breytingar á lögum um hlutfélög og taka tillögurnar mið af niðurstöðum nefndar um stefnumótun íslensks viðskiptaumhverfis. Í frumvarpinu er meðal annars fjallað um framboð til stjórnar hlutafélags, þátttöku á hluthafafundum rafrænt og rafræn skjalasamskipti.

Verði frumvarpið óbreytt að lögum verður ekki séð að það hafi aukinn kostnað í för með sér fyrir ríkissjóð.