Þjóðskjalasafn Íslands Greinargerð/athugasemdir úr lagafrumvarpi, mál nr. 544

Frumvarp til laga um breytingu á lögum nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands.

(Lagt fyrir Alþingi á 135. löggjafarþingi 2007–2008.)

1. gr.

2. mgr. 3. gr. laganna orðast svo:

Þegar talað er um skjöl og skráðar heimildir í lögum þessum er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.

2. gr.

Eftirtaldar breytingar verða á 4. gr. laganna:

a. Orðin „gefa út leiðbeiningar um skjalavörslu og tölvuskráningu og ákveða ónýtingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar“ í 2. tölul. falla brott.

b. Á eftir 2. tölul. koma tveir nýir töluliðir og breytist röð annarra liða samkvæmt því:

3. gefa út reglur um myndun, frágang og afhendingu skjala- og gagnasafna (sbr. 3. gr.) afhendingarskyldra aðila,

4. ákveða ónýtingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala.

3. gr.

Á eftir 1. málsl. 1. mgr. 6. gr. laganna kemur nýr málsliður, svohljóðandi: Þó skulu skjöl á rafrænu formi afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri.

4. gr.

Í stað orðsins „ljósrit“ í 1. mgr. 8. gr. laganna kemur: afrit.

5. gr.

Á eftir 1. málsl. 1. mgr. 9. gr. laganna kemur nýr málsliður, svohljóðandi: Aðgangur að rafrænum skjala- og gagnasöfnum er þó fyrst veittur í Þjóðskjalasafni Íslands 20 árum eftir afhendingu þeirra til safnsins, enda hafi þau verið aðgengileg hjá umræddu stjórnvaldi til þess tíma.

6. gr.

Á eftir orðinu „filmum“ í 10. gr. laganna koma orðin: eða í rafrænu afriti.

7. gr.

Lög þessi öðlast þegar gildi.

Athugasemdir við lagafrumvarp þetta.

Á miðjum síðasta áratug mörkuðu stjórnvöld framsækna stefnu um málefni upplýsingasamfélagsins undir því metnaðarfulla formerki að „Íslendingar verði í fararbroddi þjóða heims við nýtingu upplýsingatækni í þágu bætts mannlífs og aukinnar hagsældar“. Var af hálfu stjórnvalda efnt til víðtæks samráðs um stefnumótun á þessu sviði, sem m.a. kom fram í útgáfu ritsins „Framtíðarsýn ríkisstjórnar Íslands um málefni upplýsingasamfélagsins“ í október 1996. Meðal markmiða sem þar er lýst var að endurskoða löggjöf, reglur og vinnubrögð stjórnsýslunnar með tilliti til upplýsingatækni í því skyni að örva tæknilegar framfarir og gera upplýsingar aðgengilegar almenningi án tillits til efnahags og búsetu.

Frá þeim tíma hafa ýmsar breytingar verið gerðar á lögum til að greiða fyrir notkun upplýsingatækni í stjórnsýslunni. Með lögum nr. 51/2003 var nýjum kafla bætt við stjórnsýslulög nr. 37/1993, IX kafla, um rafræna meðferð stjórnsýslumála. Í athugasemdum við frumvarp það er varð að lögum nr. 51/2003 kom fram að í kaflanum væri lýst þeim lágmarkskröfum, sem einhugur var í undirbúningsnefnd, er vann að gerð frumvarpsins, um að gera yrði til rafrænnar málsmeðferðar í stjórnsýslunni. Jafnframt var bent á að frekari lagabreytingar kynnu að vera nauðsynlegar á einstökum sviðum stjórnsýslunnar í kjölfar þessara breytinga á stjórnsýslulögum.

Allt frá 1996 hefur Þjóðskjalasafn Íslands unnið með ýmsum hætti að undirbúningi móttöku rafrænna gagna frá skilaskyldum aðilum. Í júlí 1998 kom út skýrsla nefndar um varðveislu tölvugagna sem verða til í stjórnsýslunni, í maí 2005 kom út önnur skýrsla um könnun safnsins á skjalavörslu ríkisstofnana ( Rafræn skjala- og gagnavarsla ríkisstofnana) og í nóvember 2005 lagði safnið fram drög að reglum Þjóðskjalasafns Íslands um rafræn gagna- og skjalasöfn opinberra aðila. Árið 2005 fékk Þjóðskjalasafn Íslands styrk frá verkefnisstjórn um upplýsingasamfélagið til þess að vinna að tveimur tilraunaverkefnum í því skyni að prófa að færa rafræn gögn frá menntamálaráðuneyti og ríkisskattstjóra til langtímavörslu í Þjóðskjalasafn, sbr. skýrslu frá nóvember 2007 ( Tilraunaverkefni Þjóðskjalasafns Íslands og ríkisskattstjóra um skil á rafrænum gögnum til langtímavörslu í Þjóðskjalasafni. Nóvember 2007). Verkefnið um skil rafrænna skjala menntamálaráðuneytis til Þjóðskjalasafns er á lokastigi. Styttist því óðum í að Þjóðskjalasafn þurfi að setja reglur um rafæna skjalavörslu opinberra aðila.

Í almennum athugasemdum er fylgja frumvarpi því er varð að lögum nr. 51/2003 var m.a. bent á að í kjölfar þeirra þyrfti mögulega að breyta lögum um Þjóðskjalasafn Íslands, nr. 66/1985. Meðal þeirra atriða sem talið var að huga þyrfti að í þeim lögum væru skilgreiningar 3. gr. á skjölum og ákvæði 6. gr. um hvenær bæri að skila skjölum til safnsins. Jafnframt er ljóst að í lögin vantar skýrari heimild en nú er fyrir hendi í 2. tölul. 4. gr. til að safnið geti sett reglur um rafræn gagna- og skjalasöfn opinberra aðila sem ber að afhenda safninu skjöl sín til varðveislu skv. 5. gr.

Með þeirri breytingu sem lögð er til með 3. gr. frumvarpsins um að rafræn skjöl skuli afhent eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri kann að vera tilefni til þess að huga að endurskoðun á ákvæðum 20. gr. upplýsingalaga, nr. 50/1996. Í 1. mgr. þess ákvæðis er gert ráð fyrir því að hafi gögn verið afhent Þjóðskjalasafni Íslands eða öðru opinberu skjalasafni skuli hlutaðeigandi safn taka ákvörðun um hvort umbeðin gögn verði sýnd eða hvort ljósrit skuli veitt af skjölum eða afrit af öðrum gögnum sé þess kostur. Sú aðferðafræði sem tíðkast við langtímavörslu rafrænna gagna og Þjóðskjalasafn leggur til byggist á því að varðveita rafræn skjöl/gögn kerfisóháð og þar með ekki eins og þau eru í skjalakerfum og gagnagrunnum skilaskyldra aðila. Þetta og að gögnum er skilað mjög ungum til Þjóðskjalasafns leggur áfram þær skyldur á stjórnvöld að veita borgurunum aðgang að gögnum sínum eins og stjórnsýslulög og góðir stjórnsýsluhættir gera ráð fyrir. Þannig þurfa skilaskyldir aðilar að varðveita rafræn skjöl sín með tryggum hætti í a.m.k. 20 ár eða þar til aðgangur að þeim er veittur í Þjóðskjalasafni skv. 5. gr. frumvarpsins. Opinberir skjalamyndarar þurfa að líkindum að varðveita önnur ræfræn skjöl en þau sem afhent eru Þjóðskjalasafni í 20 ár meðan þeirra er þörf í samfélaginu. Þjóðskjalasöfn og héraðsskjalasöfnin taka ekki öll skjöl opinberra aðila til vörslu, sumum er eytt samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns.

Athugasemdir við einstakar greinar frumvarpsins.

Um 1. gr.

Hér er lagt til að 2. mgr. 3. gr. gildandi laga sé breytt að tvennu leyti. Í fyrsta lagi er talið eðlilegt að bæta orðunum „borist eða verið viðhaldið“ inn í skilgreiningu þeirra gagna sem átt er við, en þau orð eru sótt í skilgeiningu alþjóðaskjalaráðsins. Þá fylgir þessari skilgreiningu upptalning gagna og varðveisluforma sem eru talin takmarkandi (hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, uppdrætti, ljósmyndir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segulbönd eða önnur hliðstæð gögn). Slík upptalning er óþörf og kann að vera túlkuð takmarkandi og því talið rétt að nefna aðeins gögn, jafnt rituð sem í öðru formi.

Um 2. gr.

Í 2. tölul. 4. gr. gildandi laga eru víðtækari atriði, m.a. um leiðbeiningar varðandi tölvuskráningu og ónýtingu skjala. Er talið rétt að takmarka þennan tölulið við eftirlit, ráðgjöf og útgáfu leiðbeininga um skjalavörslu, en nefna áðurnefnd atriði sérstaklega í nýjum liðum.

Þá er lagt til að tveir nýir töluliðir komi á eftir 2. tölul. og númer annarra liða breytist til samræmis. Í stað þess sem stendur í 2. tölul. gildandi laga um að safnið skuli gefa út leiðbeiningar um tölvuskráningu er talið rétt að setja sérstakan lið, 3. tölul., þar sem safninu er gert skylt að sinna víðtækara hlutverki á þessu sviði með því að gefa út reglur um rafræn gagna- og skjalasöfn opinberra aðila. Einnig er talið rétt að skilgreina betur í sérstökum tölulið skyldur safnsins til að ákveða ónýtingu skjala og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala.

Um 3. gr.

Í 6. gr. gildandi laga kemur fram að ekki er skylt að afhenda Þjóðskjalasafni Íslands skilaskyld skjöl fyrr en þau eru að jafnaði 30 ára gömul. Vegna örrar tækniþróunar í formum rafrænna gagna er talið að slík regla ónýti markmið laganna um varðveislu þeirra vegn úreldingar tæknibúnaðar og þurfi að setja skilum þeirra mun þrengri tímamörk. Hér er lagt til að þau verði fimm ár að jafnaði, en miðað við tækniþróun síðustu tveggja áratuga ættu slík tímamörk að tryggja möguleika á að umrædd gögn verði ætíð yfirfærð á aðgengilegt form á hverjum tíma.

Um 4. gr.

Í 8. gr. gildandi laga er fjallað um rétt afhendingarskyldra aðila til að fá skjöl lánuð eða ljósrit af þeim. Í ljósi tækniþróunar er talið eðlilegra að hér sé talað um afrit skjala sem getur þá verið í því formi sem hentar hverju sinni.

Um 5. gr.

Í 9. gr. gildandi laga er fjallað um aðgang að skjölum og gögnum sem varðveitt eru í Þjóðskjalasafni. Rafræn gögn eru tekin til varðveislu í skjalasöfnum meðan þau eru ung (á 1–5 ára fresti) til þess að tryggja að þau úreldist ekki eða glatist ekki vegna tæknibreytinga, bilana eða annars hjá hinum skilaskylda aðila. Þeirra er engu síður þörf hjá þeim aðila þar sem nota þarf þau í daglegu starfi og samskiptum við borgarana, auk þess sem eðlilegt er talið að viðkomandi stjórnvald eða stofnun afgreiði úr rafrænum söfnum með sambærilegum reglum og um pappírsskjöl væri að ræða, þar til 20 ár eru liðin frá myndun gagnanna, en eftir það verði aðgangur veittur í Þjóðskjalasafni Íslands. Við ákvörðun þess tímamarks er stuðst við fyrirmynd í dönskum lögum um sama efni.

Um 6. gr.

Í 10. gr. gildandi laga er mælt fyrir um að mikilvægustu skjöl safnsins skuli vera til á filmum. Hér er lagt til að hægt sé að velja hvort öryggisafrit sé á filmum eða að gerð verði afrit á stafrænu formi í samræmi við tækniþróun á hverjum tíma.

Um 7. gr.

Greinin þarfnast ekki skýringa.

Fylgiskjal.

Fjármálaráðuneyti, fjárlagaskrifstofa:

Umsögn um frumvarp til laga um breytingar á lögum nr. 66/1985, um Þjóðskjalasafn Íslands.

Með frumvarpinu er lögð til breyting á núgildandi lögum til að veita Þjóðskjalasafni Íslands skýrari heimild en nú er fyrir hendi til að safnið geti sett reglur um rafræn gagna- og skjalasöfn opinberra aðila sem ber að afhenda safninu skjöl sín til varðveislu.

Frumvarpið felur í sér breytingar sem leiða af sér aukin útgjöld fyrir ríkissjóð. Felst það í kostnaði vegna móttöku og varðveislu á rafrænum skjölum og gögnum. Gert er ráð fyrir að safnið þurfi að ráða til sín fimm starfsmenn, þar af tvo sérfræðinga vegna viðtöku rafrænna skjala, tvo sérfræðinga til að fara með eftirlit og einn sérfræðing í tölvumálum. Samtals er áætlað að það muni auka útgjöld um 26,2 m.kr. á ári. Auk þess er gert ráð fyrir 7,3 m.kr. tímabundnum kostnaði vegna búnaðarkaupa. Gert er ráð fyrir að kostnaður ráðuneytanna og stofnana vegna skila gagna á rafrænu formi sé óverulegur og rúmist innan ramma fjárlaga. Ekki er gert ráð fyrir neinum kostnaði fyrr en á árinu 2009.

Verði frumvarpið óbreytt að lögum er áætlað að útgjöld ríkissjóðs muni aukast samtals um 33,5 m.kr og þarf af eru 26,2 m.kr. varanleg aukning á árlegum útgjöldum.