Stafrænt pósthólf í miðlægri þjónustugátt stjórnvalda Greinargerð/athugasemdir úr lagafrumvarpi, mál nr. 625

Frumvarp til laga um stafrænt pósthólf í miðlægri þjónustugátt stjórnvalda.

Frá fjármála- og efnahagsráðherra.

1. gr.

Markmið.

Markmið laga þessara er að stuðla að skilvirkri opinberri þjónustu, auka gagnsæi við meðferð mála og hagkvæmni í stjórnsýslu og tryggja örugga leið til að miðla gögnum til einstaklinga og lögaðila. Jafnframt er það markmið laganna að meginboðleið stjórnvalda við einstaklinga og lögaðila verði stafræn og miðlæg á einum stað.

2. gr.

Pósthólf.

Starfrækja skal stafrænt pósthólf í miðlægri þjónustugátt stjórnvalda í samræmi við ákvæði laga þessara.

Ráðherra ber ábyrgð á að starfrækt sé stafrænt pósthólf. Ráðherra er heimilt að ákveða með reglugerð að fela öðrum ríkisaðila að annast rekstur þess og umsjón.

Allir einstaklingar sem fá útgefna kennitölu samkvæmt lögum um skráningu einstaklinga og allir lögaðilar sem skráðir eru í fyrirtækjaskrá á hverjum tíma samkvæmt lögum um fyrirtækjaskrá, hafa aðgang að sínu eigin stafræna pósthólfi.

3. gr.

Aðgangur að pósthólfi.

Einstaklingur og fulltrúi lögaðila hefur aðgang að eigin pósthólfi í miðlægri þjónustugátt með rafrænni auðkenningu sem metin er fullnægjandi til sannvottunar samkvæmt lögum um rafræna auðkenningu og traustþjónustu fyrir rafræn viðskipti.

Einstaklingur og fulltrúi lögaðilans, sem hefur aðgang að pósthólfi í miðlægri þjónustugátt skv. 1. mgr., getur veitt öðrum aðila aðgang að gögnum sem pósthólfið inniheldur.

Forsjáraðilar barna skulu hafa aðgang að gögnum í pósthólfi þeirra fram til þess að þau ná 18 ára aldri nema annað leiði af sérákvæðum í lögum.

Aðili, sem falið er á grundvelli laga að gæta hagsmuna einstaklings eða lögaðila, skal hafa aðgang að pósthólfi viðkomandi.

4. gr.

Birting gagna.

Í stafrænu pósthólfi skal birta hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, sem verða til við meðferð máls hjá stjórnvöldum, svo sem tilkynningar, ákvarðanir, úrskurði, ákvaðir og aðrar yfirlýsingar.

Birtingaraðili ber ábyrgð á þeim gögnum sem hann birtir í pósthólfi viðtakanda.

Verði töf á birtingu gagna skal rekstraraðili pósthólfs gera birtingaraðila viðvart.

5. gr.

Gjaldtaka.

Óski einstaklingur eða lögaðili eftir því við birtingaraðila að fá gögn á annan hátt en í stafrænu pósthólfi er birtingaraðila heimilt að innheimta gjald vegna slíkrar þjónustu til að standa undir þeim viðbótarkostnaði sem hlýst af umbreytingu og afhendingu gagnanna. Gjald skal miðast við kostnað við að veita þjónustuna og skal það standa straum af launakostnaði, sérstökum efniskostnaði sem þjónustunni tengist og öðrum umsýslukostnaði.

6. gr.

Birtingaraðilar.

Opinberum aðilum, þ.e. ríki, sveitarfélögum, stofnunum þeirra og öðrum opinberum aðilum, er skylt að birta gögn í stafrænu pósthólfi.

Ráðherra skal með reglugerð ákveða hvaða öðrum aðilum er heimilt að birta gögn í stafrænu pósthólfi og hvaða skilyrði þeir þurfa að uppfylla.

7. gr.

Réttaráhrif.

Þegar gögn eru aðgengileg í pósthólfi teljast þau birt viðtakanda. Þar sem í lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum er kveðið á um að gögn skuli birt á ákveðinn hátt, svo sem með auglýsingu, símskeyti, ábyrgðarbréfi, stefnuvotti eða öðrum sannanlegum hætti, skal birting í stafrænu pósthólfi metin fullgild.

8. gr.

Meðferð persónuupplýsinga.

Meðferð og vinnsla persónuupplýsinga sem fylgir starfrækslu pósthólfsins skal hverju sinni uppfylla skilyrði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Kröfum um aðgang að upplýsingum á grundvelli annarra laga eða samkvæmt dómi skal beint til viðkomandi birtingaraðila.

9. gr.

Reglugerðarheimild.

Ráðherra er heimilt að setja í reglugerð nánari ákvæði um framkvæmd laga þessara, þar á meðal um:

1. Rekstur og umsjón með pósthólfi, sbr. 2. mgr. 2. gr.

2. Nánari útfærslu á aðgangi að pósthólfi, sbr. 3. gr.

3. Skilyrði og takmarkanir fyrir afhendingu gagna á annan hátt, sbr. 4. gr.

4. Aðra aðila en opinbera sem heimilt er að birta gögn í pósthólfinu, sbr. 2. mgr. 6. gr.

5. Nánari skilyrði um meðferð og vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 8. gr.

10. gr.

Gildistaka.

Lög þessi öðlast þegar gildi.

Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. 6. gr. er heimilt að innleiða skyldu til birtingar í áföngum. Ráðherra skal eigi síðar en fyrir lok árs 2021 gefa út áætlun um stafræna birtingu af hálfu ríkisaðila og sveitarfélaga, sem skal að fullu innleidd í síðasta lagi 1. janúar 2025. Listi yfir birtingaraðila og hvaða gögn eru birt af þeirra hálfu skal vera birtur í miðlægu þjónustugáttinni þar til innleiðingu er lokið.

Greinargerð.

1. Inngangur.

Frumvarp þetta er samið í fjármála- og efnahagsráðuneytinu í samvinnu við dómsmálaráðuneytið.

Í stefnuyfirlýsingu ríkisstjórnarinnar frá 30. nóvember 2017 kemur fram að byggja skuli upp stafræna þjónustugátt þar sem landsmenn geti á einum stað nálgast þjónustu hins opinbera og sinnt þeim erindum sem beinast að stjórnvöldum og er Ísland.is nú þegar vísir að slíkri gátt. Á fundi ríkisstjórnar í maí 2018 var staðfest sú stefna að árið 2020 skuli stafræn þjónusta verða meginleið samskipta á milli hins opinbera (ríkis og sveitarfélaga), almennings og fyrirtækja. Þá segir í þingsályktun nr. 22/150 frá 29. janúar 2020 (þingskjal 891, 15. mál á 150. löggjafarþingi) að fjármála- og efnahagsráðherra skuli stórefla vinnu er varðar gæði rafrænnar þjónustu hins opinbera gagnvart almenningi.

Frumvarp þetta er í samræmi við framangreinda stefnuyfirlýsingu og heimilar það stjórnvöldum að senda gögn til einstaklinga og lögaðila stafrænt í meiri mæli en nú er gert.

2. Tilefni og nauðsyn lagasetningar.

Samfélagið hefur tekið miklum breytingum undanfarna áratugi. Tækniþróun í fjarskipta- og upplýsingatækni hefur verið afar hröð og gert einstaklingum kleift að sækja sér upplýsingar og þjónustu hvar og hvenær sem er. Þá hefur tilkoma og útbreidd notkun rafrænna skilríkja meðal annars leitt til þeirra breytinga að fólk þarf síður að mæta í eigin persónu til að sækja sér gögn og þjónustu hjá stofnunum og fyrirtækjum.

Miðlæga þjónustugáttin á Ísland.is er grundvöllur þess að ná markmiði fyrrgreindrar stefnuyfirlýsingar um að opinber þjónusta verði að mestu leyti stafræn. Mikilvægt skref í þeirri vegferð er að tryggja stofnunum fullnægjandi lagaheimild til að geta sent einstaklingum og lögaðilum gögn stafrænt, þannig að birtingin hafi sömu réttaráhrif og þegar gögn eru send með öðrum hætti. Tugir stofnana nota nú þegar pósthólf á Ísland.is til að senda gögn til einstaklinga og lögaðila, án þess þó að sett hafi verið sérstök lög eða reglur um hina miðlægu þjónustugátt eða þau gögn sem berast í gegnum stafrænt pósthólf í gáttinni. Æskilegt er að eyða öllum vafa um réttaráhrif birtingar í pósthólfinu og er frumvarpinu ætlað að gera það.

Með því að setja sérstök lög um pósthólfið er tryggt að réttaráhrif þess að gera gögn aðgengileg í pósthólfinu verði þau sömu og þegar gögn berast með bréfpósti eða öðrum hætti. Þegar gögn hafa verið gerð aðgengileg í pósthólfi viðtakanda teljast þau þar með birt viðtakanda sjálfum. Frumvarpið tekur til allra gagna, þ.m.t. tilkynninga, ákvarðana og ákvaða sem viðtakandi er bundinn af, með tilliti til kærufrests og efni gagnanna að öðru leyti.

Markmið lagasetningarinnar er að auka gagnsæi, réttaröryggi og hagræði á mörgum sviðum samfélagsins, auk þess að styðja við frekari framþróun á stafrænni þjónustu fyrir almenning.

3. Meginefni frumvarpsins.

Með frumvarpinu er lagt til að starfrækja skuli stafrænt pósthólf í miðlægri þjónustugátt stjórnvalda til hagsbóta fyrir almenning. Í frumvarpinu er gerð grein fyrir markmiðum þessarar samskiptaleiðar, sem fram til þessa hefur verið starfrækt án sérstaks lagagrundvallar. Meginmarkmið frumvarpsins eru að stuðla að skilvirkri opinberri þjónustu, auka gagnsæi og hagkvæmni við meðferð mála og tryggja örugga leið til samskipta stjórnvalda við einstaklinga og lögaðila á einum stað.

Með frumvarpinu er gert ráð fyrir þeirri meginreglu að stjórnvöld sendi gögn til einstaklinga og lögaðila stafrænt. Lagt er til að einstaklingar sem hafa fengið útgefna kennitölu samkvæmt lögum um skráningu einstaklinga og lögaðilar sem skráðir eru með kennitölu í fyrirtækjaskrá eigi hver sitt pósthólf sem að jafnaði þeir einir hafa aðgang að. Sú aðferð að senda gögn á vegum hins opinbera rafrænt í pósthólfið mun hafa sömu réttaráhrif og þegar gögn berast með bréfpósti eða öðrum hætti. Í innleiðingaráætlun verður nánar útfært hvernig staðið verður að því að færa stafræn samskipti yfir í pósthólfið en miðað er við að það gerist í áföngum. Birtingaraðilar þurfa aðlögunartíma. Jafnvel þó að tæknilegar forsendur séu fyrir hendi og unnið sé að tengingu stofnana við stafræna pósthólfið sér ekki fyrir endann á því verkefni. Við samningu innleiðingaráætlana mun ráðherra hafa samráð við þá aðila sem málið snertir í ljósi þess að tækniinnviðir aðila eru misgóðir. Því þarf að aðlaga margs konar hugbúnað til að geta sent gögn stafrænt, rétt eins og þetta ferli mun fela í sér ýmsar breytingar á verkferlum og verklagsreglum fyrir starfsmenn viðkomandi aðila. Gert er ráð fyrir að sú áætlun liggi fyrir ekki síðar en í lok árs 2021 og að hún miði við að allir opinberir aðilar bjóði upp á stafrænar birtingar eigi síðar en 1. janúar 2025. Innleiðingaráætlun verður kynnt almenningi þegar hún liggur fyrir með sérstakri markaðssetningu með það að leiðarljósi að tilkoma pósthólfsins verði öllum kunnug. Þar til innleiðingu lýkur mun ráðherra birta lista yfir birtingaraðila og hvaða gögn verða birt af þeirra hálfu í miðlægu þjónustugáttinni. Verður það gert til þess að auðvelda innleiðingarferlið og auka yfirsýn fyrir einstaklinga og lögaðila.

Eftir tiltekinn tíma munu öll gögn frá ríkisaðilum verða send í pósthólf einstaklinga og lögaðila og munu einstaklingar og lögaðilar bera ábyrgð á því að kynna sér þau gögn sem berast í þeirra pósthólf rétt eins og þeir þurfa í dag að kynna sér upplýsingar sem berast sem dæmi með pósti eða stefnuvotti. Öllum verður gefinn kostur á aðgengi að pósthólfi, þeim sem á þurfa að halda verður veitt aðstoð eða þjónusta við hæfi en slík þörf getur verið mjög einstaklingsbundin. Kjósi einstaklingur að fá gögn með öðrum hætti er gert ráð fyrir að birtingaraðila sé heimilt að innheimta gjald vegna þeirrar þjónustu. Slíkt gjald verður þó ekki innheimt fyrr en lög þessi koma að fullu til framkvæmdar hinn 1. janúar 2025.

Í dag er miðlæga þjónustugáttin þekkt sem Ísland.is og með rafrænni auðkenningu getur hver og einn tengst sínu eigin stafræna pósthólfi í gáttinni. Til að auðvelda einstaklingum að fylgjast með nýjum gögnum má stilla gáttina þannig að hnippt sé í viðtakanda ef ný gögn berast. Í dag er hnippingin útfærð þannig að viðkomandi fær sendan tölvupóst en unnt er að fara fleiri leiðir í þeim efnum, t.d. með skilaboðum í farsíma. Rafræn auðkenning er notendum að kostnaðarlausu.

Heimild er í stjórnsýslulögum fyrir rafrænni málsmeðferð og rafrænni birtingu stjórnvaldsákvarðana. Fram til þessa hafa þó netföng ekki verið tengd viðtakanda með nægilega tryggum hætti, auk þess sem viðtakendur geta misst aðgang að netfangi sínu. Þá hefur birting gagna með tölvupósti ekki verið talin örugg leið fyrir miðlun sumra gagna, sérstaklega þegar um viðkvæmar persónuupplýsingar er að ræða. Úr þessu er bætt með stafrænu pósthólfi einstaklinga í umræddri miðlægri þjónustugátt stjórnvalda. Eins og fyrr greinir er um að ræða heimildarákvæði í stjórnsýslulögum fyrir rafrænni málsmeðferð og því eru stjórnvöld ekki skyldug til að fara þá leið við meðferð stjórnsýslumála. Sú leið sem hér er lögð til felur því í sér réttarbót fyrir almenning með því að mæla fyrir um skyldu stjórnvalda til þess að birta gögn stafrænt. Með því er horft til réttaröryggissjónarmiða þar sem almenningur getur gengið að því vísu að gögn frá þeim stjórnvöldum sem eru skyldug til stafrænna birtinga rati á persónulegt svæði viðtakanda.

Frumvarpið gerir ráð fyrir vinnslu persónuupplýsinga, þar á meðal vinnslu ákveðinna viðkvæmra persónuupplýsinga, í þágu þeirra verkefna sem frumvarpið mælir fyrir um. Vinnsla upplýsinga í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi er óheimil. Áhersla verður lögð á að tryggja öryggi, áreiðanleika og varðveislu upplýsinga og er miðað við að heimildarákvæðunum verði beitt af varfærni og í samræmi við ákvæði viðeigandi laga og reglna, þar á meðal um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Þá verða gerðir vinnslusamningar við hlutaðeigandi stofnanir sem teljast birtingaraðilar og ábyrgðaraðilar gagnanna. Birtingaraðilar bera sjálfir ábyrgð á þeim gögnum sem gerð eru aðgengileg í pósthólfi viðtakanda. Þrátt fyrir nýtt birtingarform þá ber eigandi upprunalegu gagnanna áfram ábyrgð á vörslu og meðferð þeirra, eins og áður hefur verið. Mun vinnsla persónuupplýsinga hjá þeim birtingaraðilum fara fram í málefnalegum tilgangi og að uppfylltum skilyrðum þeirra laga. Pósthólfið mun hverju sinni uppfylla kröfur um fullnægjandi öryggisráðstafanir þannig að tryggt verði að ekki sé hægt að breyta eða eyða gögnum ólöglega sem birt hafa verið í pósthólfinu.

Við gerð þessa frumvarps var framkvæmd annars staðar á Norðurlöndum höfð til hliðsjónar. Í Finnlandi, Noregi og Svíþjóð er framkvæmdin sú að ríkisstofnunum (og sveitarfélögum að vissu marki) er skylt að bjóða upp á gagnasendingar í stafrænt pósthólf einstaklinga og lögaðila, en þeim aðilum er hins vegar ekki skylt að vera með stafrænt pósthólf. Hefur sú útfærsla leitt til þess að notkun þessa úrræðis er tiltölulega lítið útbreidd í þeim löndum. Þessu er öfugt farið í Danmörku en þar er opinberum aðilum skylt að senda gögn í stafrænt pósthólf og einstaklingum og lögaðilum er skylt að hafa stafrænt pósthólf. Bera einstaklingar og lögaðilar ábyrgð á að kynna sér þau gögn sem berast í pósthólfið og bregðast við þeim gögnum eftir aðstæðum. Byggist frumvarp þetta á sambærilegri útfærslu og í Danmörku.

4. Samræmi við stjórnarskrá og alþjóðlegar skuldbindingar.

Efni frumvarpsins gefur ekki tilefni til að ætla að tillögur þess stangist á við stjórnarskrá eða alþjóðlegar skuldbindingar. Aðgangi að pósthólfinu er stýrt með rafrænni auðkenningu sem metin er fullnægjandi til sannvottunar. Fullnægjandi sannvottun er sú auðkenningarleið sem er í samræmi við reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) nr. 910/2014 sem tryggir hátt fullvissustig auðkenningar, sbr. lög um rafræna auðkenningu og traustþjónustu, nr. 55/2019.

5. Samráð.

Frumvarpið snertir almenning allan, fyrirtæki og opinbera aðila. Þá varðar efni þess málefni annarra ráðuneyta þar sem það leggur grundvöll að samskiptaleið sem stjórnvöldum er ætlað að nýta til að upplýsa, tilkynna og birta almenningi hvers kyns gögn. Samráð fór fram innan starfshóps um tæknióháð lög, þar sem sitja sérfræðingar frá öllum ráðuneytum. Auk þess voru áformaskjöl um lagasetningu kynnt í samráðsgátt stjórnvalda á vefnum Ísland.is (mál nr. S-196/2020) frá 24. september til 8. október 2020 og síðar drög að frumvarpi til laganna (mál nr. S-254/2020) sem birt var 23. nóvember – 7. desember 2020. Alls bárust tólf umsagnir, frá Hagsmunasamtökum heimilanna, Landssamtökunum Þroskahjálp, Sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu, Samtökum fjármálafyrirtækja, Sambandi íslenskra sveitarfélaga, Þjóðskrá Íslands, Viðskiptaráði Íslands og frá fimm einstaklingum. Helst snéru athugasemdirnar að rafrænni auðkenningu og aðgengi fatlaðra og aldraðra einstaklinga að pósthólfinu. Ráðuneytið hefur farið yfir þær umsagnir og ábendingar sem bárust og þau atriði sem þörfnuðust skýringa hafa verið skýrð betur í greinargerð.

6. Mat á áhrifum.

Verði frumvarpið samþykkt mun það hafa áhrif á almenning allan. Þessi samskiptaleið mun tryggja betra aðgengi að gögnum frá ríkisstofnunum þar sem unnt verður að nálgast gögn í pósthólfi á fleiri vegu en nú.

Gögn frá ríkisstofnunum verða birt án óþarfa tafa fyrir þá sem koma að máli og því mun heyra sögunni til að bíða að lágmarki í nokkra virka daga eftir að umslag berist inn um bréfalúgu. Þá er bréfpóstur gjarnan meðhöndlaður af nokkrum einstaklingum áður en hann skilar sér á lögheimili viðkomandi og telst því ekki fyllilega örugg meðferð gagna. Með því að senda gögn stafrænt verður hægt að tryggja að gögnin verði ekki aðgengileg óviðkomandi einstaklingum, enda verða þau send beint í pósthólf viðkomandi aðila sem er á aðgangsstýrðu svæði. Öryggi sendinga mun því aukast til muna.

Áhrif lagasetningarinnar á stjórnsýslu ríkisins verða töluverð þar sem sendingar gagna verða skilvirkari og öruggari en áður, enda verður pósthólf viðkomandi einstaklings eða lögaðila tengt við kennitölu en ekki heimilisfang. Af þeirri ástæðu mun það heyra sögunni til að heimilisfang einstaklinga standi í vegi fyrir því að gögn verði birt réttum viðtakanda á sem skemmstum tíma. Þar af leiðandi mun umsýsla póstsendinga vera töluvert einfaldari.

Að skylda opinbera aðila til að birta gögn stafrænt mun ótvírætt leiða til verulegs sparnaðar fyrir ríkissjóð til lengri tíma. Kostnaður við póstburðargjöld ríkisins er um 439 millj. kr. á ári. Sparnaður við póstsendingar er aðeins hluti af jákvæðum áhrifum á ríkissjóð því auk póstburðargjalda verður sparnaður við umsýslu starfsmanna, prentun og fleira. Má því ætla að breytt fyrirkomulag við birtingar hafi í för með sér hagræðingu fyrir ríkissjóð á bilinu 300–700 millj. kr. á ári. Ljóst er að umtalsverð hagræðing verður einnig hjá sveitarfélögum. Þá mun frumvarpið jafnframt hafa jákvæð áhrif á umferð, kolefnislosun og tímanotkun almennings. Minni pappírsnotkun minnkar magn pappírs í úrgangsþjónustu sem og afleiddan húsnæðiskostnað vegna pappírsskjalavistunar og tryggir einnig betri rekjanleika í upplýsingagjöf. Þrátt fyrir að ætla megi að í upphafi komi til aukins kostnaðar og aukinnar vinnu hjá stofnunum, sérstaklega á innleiðingartímabili, þá er ljóst að til lengri tíma verður töluverð hagræðing fyrir samfélagið allt.

Samfélagið hefur eins og áður segir tekið miklum breytingum undanfarna áratugi og þá sérstaklega síðustu mánuði og ár. Tækniþróun í fjarskipta- og upplýsingatækni hefur verið afar hröð og gert einstaklingum kleift að sækja sér upplýsingar og þjónustu hvar og hvenær sem er. Þá hefur tilkoma rafrænna skilríkja meðal annars leitt til þeirra breytinga að fólk þarf síður að mæta í eigin persónu til stofnana og lögaðila til að fá þjónustu. Samfélagslegur ávinningur fylgir því lagabreytingunni vegna hagræðis fyrir einstaklinga þar sem þeir munu geta nálgast gögn sín fleiri vegu en nú. Mun breytt fyrirkomulag við birtingar því verða til mikilla hagsbóta, jafnt fyrir almenning og hið opinbera.

Um einstakar greinar frumvarpsins.

Um 1. gr.

Markmið frumvarpsins er tilgreint í 1. gr. en það er að stuðla að skilvirkri opinberri þjónustu, auka gagnsæi við meðferð stjórnsýslumála og hagkvæmni í stjórnsýslu og tryggja örugga samskiptaleið á einum stað. Með frumvarpinu er að því stefnt að meginsamskiptaleið stjórnvalda við einstaklinga og lögaðila verði stafræn.

Um 2. gr.

Í 1. mgr. er mælt fyrir almennri heimild til að starfrækja pósthólf í miðlægri þjónustugátt á vegum stjórnvalda. Með ákvæðinu er kveðið á um lagalega stoð fyrir þeirri þjónustugátt sem nú þegar er til staðar á vegum stjórnvalda og undirbyggir ákvæðið áframhaldandi rekstur og þróun gáttarinnar.

Í 2. mgr. er ráðherra veitt heimild til að ákveða með reglugerð að fela öðrum ríkisaðila rekstur og almenna umsýslu pósthólfsins. Ábyrgðin á starfrækslu pósthólfsins verður áfram í höndum ráðherra þó hann feli öðrum rekstur þess.

Í samræmi við markmið frumvarpsins um að meginsamskipti stjórnvalda við almenning verði stafræn er í 3. mgr. gert ráð fyrir að allir sem hafa fengið útgefna kennitölu fái úthlutað aðgangi að eigin pósthólfi, hvort sem um er að ræða kennitölur eða kerfiskennitölur. Þá er einnig gert ráð fyrir að allir lögaðilar sem skráðir eru í fyrirtækjaskrá á hverjum tíma skv. 1.–4. tölul. 2. gr. laga um fyrirtækjaskrá, nr. 17/2003, eigi sitt eigið stafræna pósthólf.

Um 3. gr.

Samkvæmt 1. mgr. hafa allir einstaklingar og fulltrúar lögaðila, sem geta auðkennt sig rafrænt, aðgang að pósthólfi skv. 2. gr. Með fulltrúum lögaðila er fyrst og fremst átt við æðstu stjórnendur, framkvæmdastjóra og prókúruhafa. Aðgangi að pósthólfinu er stýrt með rafrænni auðkenningu sem metin er fullnægjandi til sannvottunar. Fullnægjandi sannvottun er sú auðkenningarleið sem er í samræmi við reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) nr. 910/2014 sem tryggir hátt fullvissustig auðkenningar, sbr. lög um rafræna auðkenningu og traustþjónustu, nr. 55/2019.

Samkvæmt 2. mgr. getur einstaklingur og fulltrúi lögaðila veitt öðrum einstaklingi aðgang að gögnum í pósthólfi sínu. Sá sem fær aðgang þarf rétt eins og aðilinn sjálfur að auðkenna sig rafrænt við innskráningu í pósthólfið. Það gæti nýst við ýmis tilefni, svo sem fyrir einstaklinga sem geta ekki gætt hagsmuna sinna og þurfa aðstoð við það, t.d. vegna fötlunar, veikinda, öldrunar eða annarra ástæðna. Sem dæmi um lögaðila má nefna tilvik þegar þörf er á aðgangi fyrir fleiri en einn starfsmann fyrirtækisins og fyrir endurskoðendur fyrirtækja.

Í 3. mgr. segir að forsjáraðilar barna skuli hafa aðgang að pósthólfi þeirra. Hver telst forsjáraðili barns fer eftir skráningu í þjóðskrá og lögum að öðru leyti. Mæli sérlög fyrir um takmarkanir á aðgangi forsjáraðila þá ganga slík ákvæði framar 3. mgr. 3. gr. Sem dæmi má nefna 25. gr. laga um réttindi sjúklinga, nr. 74/1997.

Í 4. mgr. segir að aðila, sem falið er á grundvelli laga að gæta hagsmuna einstaklings eða lögaðila, skuli veittur aðgangur að pósthólfi viðkomandi. Sem dæmi um einstakling má nefna yfirlögráðanda eða skipaðan lögráðamann einstaklings sem hefur verið sviptur fjárræði og/eða sjálfræði. Við þær aðstæður takmarkast aðgangurinn við þann tíma sem svipting varir. Hvað varðar lögaðila má nefna sem dæmi fyrirsvarsmann dánarbús og skiptastjóra við gjaldþrotaskipti.

Eftir að drög að frumvarpi voru birt í samráðsgátt stjórnvalda hinn 23. nóvember 2020 bárust umsagnir er vöktu athygli á þeim hópi fólks sem getur ekki veitt aðgang að pósthólfi sínu, fötlunar sinnar vegna. Þar sem það fer eftir sérlögum hverju sinni hverjir geta fallið undir ákvæðið var ákveðið að beina erindum viðkomandi umsagnaraðila til félagsmálaráðherra vegna endurskoðunar laga um réttindagæslu fyrir fatlað fólk. Í innleiðingaráætlun skv. 10. gr. verður sérstaklega tekið tillit til hóps fatlaðra einstaklinga. Þangað til sérlög hvað þann tiltekna hóp varðar verða endurskoðuð verður í þessum undantekningartilfellum unnt að veita aðgang að stafrænu pósthólfi með öðrum leiðum en í gegnum pósthólfið, til dæmis skriflega. Auk þess má nefna lögbókandagerðir samkvæmt lögum um lögbókandagerðir, nr. 86/1989, en það úrræði getur áfram nýst þeim einstaklingum sem geta ekki skrifað sjálfir, fötlunar sinnar vegna.

Um 4. gr.

Í 1. mgr. eru talin upp í dæmaskyni helstu gögn sem frumvarpið tekur til og er því ekki um tæmandi talningu að ræða. Gögnin geta því verið af öðrum meiði og/eða með önnur réttaráhrif en ákvæðið lýsir. Með því er tryggt að heimilt sé að birta hvers konar gögn á vegum opinberra aðila stafrænt, hvort sem þau stafa frá ríkisstofnunum eða sveitarfélögum. Þegar fram í sækir er stefnt að því að fleiri aðilar geti nýtt pósthólfið til birtingar, þar á meðal lögmenn í tengslum við mál sem falla undir réttarfarslög sem og aðrir einkaaðilar sem birta ýmsar tilkynningar sem byggjast á lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum.

Í 2. mgr. er áréttað að birtingaraðili beri sjálfur ábyrgð á þeim gögnum sem hann gerir aðgengileg í pósthólfi viðtakanda. Þrátt fyrir nýtt birtingarform þá fer um ábyrgð á vörslu og meðferð gagna áfram samkvæmt ákvæðum annarra laga.

Með 3. mgr. er lögð sú skylda á herðar rekstraraðila pósthólfsins að gera birtingaraðila viðvart ef upp koma tafir á birtingu, svo sem vegna bresta í framkvæmd.

Um 5. gr.

Allir einstaklingar og lögaðilar eiga sitt eigið stafrænt pósthólf. Með því verður unnt að tryggja að meginsamskiptaleið ríkisins verði stafræn. Viðkomandi getur kosið að fá gögnin send á annan hátt, til dæmis á pappír, en þá er birtingaraðila heimilt að innheimta gjald vegna þeirrar þjónustu. Slíkt gjald verður þó ekki innheimt fyrr en lög þessi verða að fullu komin til framkvæmdar þann 1. janúar 2025, verði frumvarpið óbreytt að lögum. Kostnaðurinn sem hlýst af þjónustunni skal ekki vera umfram þann viðbótarkostnað sem hlýst af umbreytingu og afhendingu gagnanna og skal fjárhæð gjaldsins miðast við almennan kostnað við að veita þjónustuna, svo sem stofn- og rekstrarkostnað eða í samræmi við gjaldskrá utanaðkomandi þjónustuaðila.

Um 6. gr.

Samkvæmt 1. mgr. er opinberum aðilum skylt að birta gögn í stafrænu pósthólfi. Með opinberum aðilum er átt við ríkisaðila og sveitarfélög. Skilgreining á ríkisaðila er í samræmi við 13. tölul. 3. gr. laga um opinber fjármál, nr. 123/2015.

Samkvæmt 2. mgr. hefur ráðherra heimild til að veita öðrum aðilum aðgang að stafrænum birtingum og mæla fyrir um skilyrði sem þeir þurfa að uppfylla til að geta birt gögn í stafrænu pósthólfi. Sem dæmi má nefna lögmenn í tengslum við mál sem falla undir réttarfarslög sem og aðra einkaaðila sem birta ýmsar tilkynningar sem byggjast á lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum.

Um 7. gr.

Samkvæmt 1. málsl. teljast gögn hafa verið birt viðtakanda sjálfum þegar gögnin hafa verið gerð aðgengileg í pósthólfi viðtakanda. Gögn pósthólfsins teljast hafa verið gerð aðgengileg í pósthólfi viðtakanda um leið og viðtakandi getur skoðað skilaboð í nettengdu tæki, svo sem tölvu eða snjallsíma, og haft þannig aðgang að gögnunum. Ekki er nauðsynlegt að viðkomandi hafi skráð sig inn í pósthólfið og kynnt sér gögnin, heldur teljast gögnin birt frá og með því tímamarki sem þau voru gerð aðgengileg í pósthólfinu og viðkomandi hefði þar með getað kynnt sér gögnin. Þeir einstaklingar og lögaðilar sem fá gögn send í sitt pósthólf bera ábyrgð á því að kynna sér þau og geta því ekki byggt á grandleysi um efni þeirra við meðferð mála.

Ef horft er til þess hvernig framkvæmdin er núna þá fær viðtakandi sendan póst á lögheimili sitt og sá sem sendir póstinn getur ekki haft neitt eftirlit með því hvort viðtakandi les póstinn eða ekki, hvort heldur um ábyrgðarbréf er að ræða eða ekki. Sama á við þegar gögn eru birt með stefnuvotti. Þá gefur stefnuvottur út birtingarvottorð. Á vottorðinu er staðfest að viðkomandi einstaklingur hafi tekið við umslagi en vottorðið ber ekki með sér hvort viðtakandi hafi kynnt sér efni gagnanna sem eru í umslaginu. Þá þykja aðrar birtingaraðferðir, svo sem þegar birt er fyrir einhverjum sem hittist fyrir á lögheimili viðkomandi, síður öruggar hvað þetta varðar. Með því að birta gögnin í stafrænu pósthólfi eru meiri líkur á því að gögnin berist viðtakanda og að hann eigi kost á að kynna sér efni þeirra, rétt eins og hann getur gert við móttöku í gegnum bréfalúgu eða frá stefnuvotti. Það er því ekki gerð krafa um að viðtakandi þurfi að hafa opnað gögnin og staðfest móttöku þeirra, enda fælu ríkari skyldur í sér frávik frá núverandi birtingaraðferðum. Það er því hvorki lögð meiri né minni ábyrgð á herðar viðtakanda gagnanna en gert er með gildandi réttarreglum um að fylgjast með þeim gögnum sem berast með hefðbundnum hætti og bregðast við þeim á viðeigandi hátt. Þá munu birtingaraðilar ekki fá upplýsingar um hvenær einstaklingar og lögaðilar lesa hvern og einn póst, enda væri það óhóflegt inngrip hvað persónuvernd varðar.

Samkvæmt 2. málsl. telst birting í pósthólfinu jafngild birtingu með auglýsingu, símskeyti, ábyrgðarbréfi, stefnuvotti eða með öðrum sannanlegum hætti. Talning þessi er ekki tæmandi heldur aðeins sett fram í dæmaskyni og því er stafræn birting jafnframt heimiluð þegar réttarreglur mæla fyrir um aðra birtingaraðferð. Með ákvæðinu er lögð áhersla á að stafræn birting gagna sé metin fullgild þrátt fyrir að ákvæði sérlaga tiltaki það ekki sérstaklega. Þannig þurfi lögin að skoðast samhliða sérlögum við mat á gildi birtingar.

Um 8. gr.

Í 1. mgr. er áréttað mikilvægi þess að skilyrðum laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sé fylgt í hvívetna við meðferð persónuupplýsinga sem birtast í stafrænu pósthólfi einstaklinga. Rekstraraðila pósthólfsins er eingöngu heimilt að vinna með þær persónuupplýsingar sem þörf er á til að tryggja virkni pósthólfsins. Við vinnsluna þarf að gæta meðalhófs. Ekki er heimilt að vinna upplýsingarnar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi. Lögð skal áhersla á að tryggja fyllsta öryggi við sendingu og meðferð upplýsinga. Þá þarf að auki að gera aðrar öryggisráðstafanir til samræmis við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglur sem settar hafa verið á grundvelli þeirra.

Með 2. mgr. er átt við að ef óskað er upplýsinga þá ber að beina slíkri ósk til eiganda gagnanna hverju sinni, en eigandi gagnanna er birtingaraðili.

Um 9. gr.

Með ákvæðinu er lagt til að ráðherra verði heimilt að setja reglugerð um nánari framkvæmd frumvarpsins, enda gera mörg ákvæði frumvarpsins ráð fyrir að framkvæmdin verði útfærð nánar í reglugerð.

Um 10. gr.

Í 2. mgr. er gert ráð fyrir aðlögunartíma fyrir birtingaraðila. Þó svo að tæknilegar forsendur séu fyrir hendi og unnið sé að tengingu stofnana við stafræna pósthólfið sér ekki fyrir endann á því verkefni. Við samningu innleiðingaráætlana mun ráðherra þurfa að hafa samráð við þá aðila sem málið snertir í ljósi þess að aðilar eru í misgóðri aðstöðu með tækniinnviði. Því þarf að aðlaga margs konar hugbúnað til að geta sent gögn stafrænt, rétt eins og þetta ferli mun fela í sér ýmsar breytingar á verkferlum og verklagsreglum fyrir starfsmenn viðkomandi aðila. Gert er ráð fyrir að sú áætlun liggi fyrir ekki síðar en í lok árs 2021 og að allir opinberir aðilar bjóði upp á stafrænar birtingar eigi síðar en 1. janúar 2025. Þar til innleiðingu lýkur mun ráðherra birta lista yfir birtingaraðila og hvaða gögn verða birt af þeirra hálfu í miðlægu þjónustugáttinni. Verður það gert til þess að auðvelda innleiðingarferlið og auka yfirsýn fyrir einstaklinga og lögaðila.