Hlutafélög og einkahlutafélög Greinargerð/athugasemdir úr lagafrumvarpi, mál nr. 410

Frumvarp til laga um breytingu á lögum um hlutafélög og lögum um einkahlutafélög (rafræn fyrirtækjaskrá o.fl.).

Frá ferðamála-, iðnaðar- og nýsköpunarráðherra.

I. KAFLI

Breyting á lögum um hlutafélög, nr.

2/1995, með síðari breytingum.

1. gr.

Eftirfarandi breytingar verða á 84. gr. laganna:

a. Á eftir orðinu „ársreikning“ í 1. mgr. kemur: sem saminn er samkvæmt lögum um ársreikninga.

b. Við bætist ný málsgrein, svohljóðandi:

Undanþegin skyldu til að leggja fram á aðalfundi skýrslu endurskoðenda eða skoðunarmanna eru örfélög samkvæmt skilgreiningu laga um ársreikninga sem nýta sér heimild þeirra laga til að semja rekstraryfirlit og efnahagsyfirlit byggð á skattframtali félagsins.

2. gr.

Á eftir orðinu „skoðunarmanna“ í 4. mgr. 88. gr. laganna kemur: þegar við á.

3. gr.

Í stað 3. mgr. 147. gr. laganna koma tvær nýjar málsgreinar, 3. og 4. mgr., svohljóðandi:

Tilkynningar til hlutafélagaskrár ásamt fylgiskjölum og tilskildum skráningar- og birtingargjöldum skal senda beint til hlutafélagaskrár á því formi sem hlutafélagaskrá ákveður.

Tilkynningar og gögn sem skylt er að senda hlutafélagaskrá skulu vera á íslensku.

II. KAFLI

Breyting á lögum um einkahlutafélög, nr.

138/1994, með síðari breytingum.

4. gr.

Eftirfarandi breytingar verða á 59. gr. laganna:

a. Á eftir orðinu „ársreikning“ í 1. mgr. kemur: sem saminn er samkvæmt lögum um ársreikninga.

b. Við bætist ný málsgrein, svohljóðandi:

Undanþegin skyldu til að leggja fram á aðalfundi skýrslu endurskoðenda eða skoðunarmanna eru örfélög samkvæmt skilgreiningu laga um ársreikninga sem nýta sér heimild þeirra laga til að semja rekstraryfirlit og efnahagsyfirlit byggð á skattframtali félagsins.

5. gr.

Á eftir orðinu „skoðunarmanna“ í 4. mgr. 63. gr. laganna kemur: þegar við á.

6. gr.

Í stað 3. mgr. 121. gr. laganna koma tvær nýjar málsgreinar, 3. og 4. mgr., svohljóðandi:

Tilkynningar til hlutafélagaskrár ásamt fylgiskjölum og tilskildum skráningar- og birtingargjöldum skal senda beint til hlutafélagaskrár á því formi sem hlutafélagaskrá ákveður. Skal málsmeðferðin vera rafræn sé þess kostur.

Tilkynningar og gögn sem skylt er að senda hlutafélagaskrá skulu vera á íslensku.

7. gr.

Lög þessi öðlast þegar gildi.

Greinargerð.

1. Inngangur.

Frumvarp þetta er samið í atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytinu. Breytingar samkvæmt frumvarpi þessu til undirbúnings rafrænni fyrirtækjaskrá voru áður lagðar til í frumvarpi á 145. löggjafarþingi (þskj. 1092, 664. mál), en gerðar hafa verið breytingar frá fyrri framlagningu.

2. Tilefni og nauðsyn lagasetningar.

Tilefni lagasetningarinnar er einföldun á lagaumhverfi hlutafélaga og einkahlutafélaga. Þannig miða breytingarnar sem lagðar eru til í frumvarpinu að því að einfalda lagaumhverfi vegna skráningar einkahlutafélaga. Lagðar eru til breytingar vegna undirbúnings rafrænnar fyrirtækjaskrár sem gera mun einstaklingum og lögaðilum kleift að skrá einkahlutafélag með rafrænum hætti. Í framhaldinu verður bætt við fleiri félagaformum. Iðnaðar- og viðskiptaráðherra lagði á árinu 2014 fram frumvarp til laga um breytingar á lögum um hlutafélög og lögum um einkahlutafélög, sbr. lög nr. 132/2014, vegna undirbúnings rafrænnar fyrirtækjaskrár og varðar breyting sú sem lögð er til í frumvarpi þessu vegna rafrænnar fyrirtækjaskrár innsendingu tilkynninga og gagna til hlutafélagaskrár. Gert er ráð fyrir að rafræn fyrirtækjaskrá verði tekin í gagnið seinni hluta árs 2017.

Í frumvarpinu eru einnig lagðar til breytingar vegna breytinga sem gerðar voru á lögum um ársreikninga í júní 2016.

3. Meginefni frumvarpsins.

Breytingarnar sem lagðar eru til í frumvarpinu eru tvíþættar. Í fyrsta lagi er lögð til breyting á ákvæðum laganna um tilkynningar til hlutfélagaskrár þannig að hlutafélagaskrá ákveði á hvaða formi tilkynningarnar og fylgiskjölin skuli vera og að málsmeðferðin skuli vera rafræn sé þess kostur.

Í öðru lagi eru í frumvarpinu lagðar til breytingar í framhaldi af breytingum sem gerðar voru á lögum um ársreikninga í júní 2016 en með þeim var örfélögum, eins og þau eru skilgreind í lögum um ársreikninga, sem nýta sér heimild 7. mgr. 3. gr. þeirra laga, heimilað að semja rekstraryfirlit og efnahagsyfirlit byggð á skattframtali félagsins sem telst fullgildur ársreikningur til framlagningar á aðalfundi. Ekki er skylt að endurskoðandi eða skoðunarmaður yfirfari slík reikningsyfirlit.

4. Samræmi við stjórnarskrá og alþjóðlegar skuldbindingar.

Frumvarpið þótti ekki kalla á sérstaka skoðun á samræmi við stjórnarskrá. Tillögurnar eru í samræmi við skuldbindingar Íslands samkvæmt EES-samningnum.

5. Samráð.

Frumvarp þetta er unnið í atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytinu í samstarfi við fyrirtækjaskrá og ársreikningaskrá ríkisskattstjóra. Eins og fyrr segir voru breytingar frumvarpsins til undirbúnings rafrænni fyrirtækjaskrá áður lagðar til í frumvarpi á 145. löggjafarþingi (þskj. 1092, 664. mál), og voru umsagnir um breytingarnar jákvæðar.

6. Mat á áhrifum.

Verði frumvarpið að lögum mun það einfalda tiltekin atriði við skráningu einkahlutafélaga. Í frumvarpinu er lagt til að hlutafélagaskrá skuli ákveða á hvaða formi tilkynningar ásamt fylgiskjölum skuli sendar skránni. Jafnframt er lagt til að skráin skuli vera rafræn sé þess kostur. Breytingin er liður í undirbúningi rafrænnar fyrirtækjaskrár sem gera mun einstaklingum og lögaðilum kleift að skrá hlutafélag og einkahlutafélag með rafrænum hætti en undirbúningur rafrænu skrárinnar hófst á árinu 2013. Ekki er gert ráð fyrir að breytingarnar kalli á sérstaka innleiðingu eða undirbúning hjá ráðuneytinu eða ríkisskattstjóra utan þeirrar vinnu sem hefur verið í gangi frá árinu 2013 við undirbúning rafrænnar fyrirtækjaskrár. Um er að ræða einföldun regluverks fyrir atvinnulífið sem snýr að skráningu hlutafélaga og einkahlutafélaga. Breytingarnar hafa áhrif á samskipti ríkisskattstjóra við framangreinda aðila en ekki er gert ráð fyrir að frumvarpið hafi áhrif á rekstur stofnunarinnar svo nokkru nemi þar sem hagræðing sú sem næst með rafrænni fyrirtækjaskrá gerir henni kleift að sinna öðrum verkefnum sem setið hafa á hakanum. Verði frumvarpið óbreytt að lögum er ekki gert ráð fyrir að það muni hafa áhrif á útgjöld ríkissjóðs.

Breytingarnar sem lagðar eru til í frumvarpinu hafa áhrif á afmarkaðan hóp aðila í samfélaginu, þ.e. félögin sem lögin taka til og eigendur þeirra. Markmið breytinganna er einföldun regluverks fyrir atvinnulífið. Breytingarnar taka jafnt til allra hlutafélaga og einkahlutafélaga. Frumvarpið hefur ekki áhrif á stöðu kynjanna á sviði hlutafélaga og einkahlutafélaga.

Um einstakar greinar frumvarpsins.

Um 1. gr.

Breytingarnar sem lagðar eru til í a- og b-lið 1. gr. eru tilkomnar vegna breytinga sem gerðar voru á lögum um ársreikninga í júní 2016. Með breytingum á lögum um ársreikninga var örfélögum, eins og þau eru skilgreind í lögum um ársreikninga, sem nýta sér heimild 7. mgr. 3. gr. þeirra laga, heimilað að semja rekstraryfirlit og efnahagsyfirlit byggð á skattframtali félagsins sem telst fullgildur ársreikningur samkvæmt lögum um ársreikninga til framlagningar á aðalfundi. Ekki er skylt að endurskoðandi eða skoðunarmaður yfirfari slík reikningsyfirlit. Teljast slík rekstraryfirlit og efnahagsyfirlit gefa glögga mynd af afkomu og efnahag félagsins í skilningi 20. tölul. 2. gr. laga um ársreikninga. Ekki er skylt að endurskoðandi eða skoðunarmaður yfirfari slík reikningsyfirlit. Í samræmi við framangreinda breytingu á lögum um ársreikninga eru lagðar til breytingar á 84. gr. laga um hlutafélög þannig að á aðalfundi hlutafélaga sem teljast örfélög í skilningi laga um ársreikninga þurfi ekki að leggja fram skýrslu endurskoðenda eða skoðunarmanna ef félögin nýta sér heimild ársreikningslaga til að semja rekstraryfirlit og efnahagsyfirlit byggð á skattframtali félagsins og skila til ársreikningaskrár til opinberrar birtingar.

Um 2. gr.

Breytingin er lögð til vegna breytinga sem gerðar voru á lögum um ársreikninga í júní 2016. Er vísað til umfjöllunar um ákvæði 1. gr. frumvarpsins.

Um 3. gr.

Lagt er til að hlutafélagaskrá ákveði á hvaða formi tilkynningar ásamt fylgiskjölum skuli sendar skránni. Breytingin er liður í undirbúningi rafrænnar fyrirtækjaskrár sem gera mun einstaklingum og lögaðilum kleift að skrá einkahlutafélag, og síðar einnig önnur félagaform, með rafrænum hætti en undirbúningur rafrænu skrárinnar hófst á árinu 2013. Ekki er gert ráð fyrir að breytingarnar kalli á sérstaka innleiðingu eða undirbúning hjá ráðuneytinu eða fyrirtækjaskrá utan þeirrar vinnu sem hefur verið í gangi frá árinu 2013 við undirbúning rafrænnar fyrirtækjaskrár.

Í fyrri málsgreininni er lögð til breyting vegna rafrænnar fyrirtækjaskrár. Lagt er til að hlutafélagaskrá ákveði á hvaða formi skuli senda tilkynningar og fylgiskjöl sem senda skal skránni. Eins og fram hefur komið hefur ríkisskattstjóri um nokkurt skeið unnið að uppsetningu á rafrænni fyrirtækjaskrá með það að markmiði að einfalda stofnun félaga og breyta skráningu félaga. Gert er ráð fyrir að rafræn fyrirtækjaskrá verði tekin í gagnið síðari hluta 2017 og þá fyrst um sinn eingöngu fyrir einkahlutafélög en í framhaldinu einnig fyrir hlutafélög sem og fleiri félagaform. Hugmyndafræðin að baki rafrænnar stjórnsýslu er að veita betri þjónustu við atvinnulífið, einfalda stofnun félaga og skráningu breytinga ásamt því að hraða allri þjónustu. Gert er ráð fyrir að rafræn fyrirtækjaskrá geti útbúið helstu stofnskjöl og tilkynningar um breytingar ásamt því að skrifað verði undir allar tilkynningar með rafrænum skilríkjum þegar þess gefst kostur. Einu undantekningarnar væru væntanlega aðilar búsettir erlendis.

Kostir rafrænnar fyrirtækjaskrár eru talsverðir og þar ber helst að nefna eftirfarandi:

a. Hægt er að nýta sér þjónustu og aðstoð rafrænnar fyrirtækjaskrár óháð tíma og stað sem leiðir til betri þjónustu fyrir atvinnulífið.

b. Með rafrænum undirskriftum dregur úr líkum á fölsun undirskrifta.

c. Rafræn fyrirtækjaskrá nýtir kosti tölvukerfa við yfirferð og villuprófun og þannig er hægt að leiðbeina atvinnulífinu strax og koma að miklu leyti í veg fyrir að ófullnægjandi tilkynningar séu sendar til ríkisskattstjóra, sbr. það sem þekkist þegar skattframtöl eru fyllt út.

d. Með rafrænni fyrirtækjaskrá er hægt að nýta sér kosti tækninnar til að fara yfir tilkynningar að miklu leyti. Það þýðir að þegar einstaklingar eða félög nýta sér stofnskjöl eða tilkynningarform ríkisskattstjóra þá þurfa sérfræðingar ríkisskattstjóra eingöngu að lesa yfir örfá atriði þegar tilkynnt er um nýtt félag og þegar tilkynnt er um breytingar geta sumar breytingar verið skráðar beint í kerfið án yfirlesturs sérfræðings og aðrar þurfa mun minni yfirlestur en í dag. Kerfið býður þó upp á að aðilar geti notað sín eigin skjöl og samþykktir en það krefst þá nánari yfirlesturs sérfræðinga. Þetta þýðir að í staðinn fyrir að það taki 7–10 virka daga að stofna félög og skrá breytingar væri hægt að skrá félög og breytingar samdægurs eða innan 1–2 virkra daga (fer eftir tegund breytinga). Sem dæmi má nefna að þegar einkahlutafélag er stofnað þar sem notuð eru stofnskjöl sem ríkisskattstjóri útbýr fækkar mjög verulega þeim atriðum sem sérfræðingur ríkisskattstjóra þarf að lesa yfir. Líkur á mannlegum mistökum minnka þar sem færri hendur þurfa að fara yfir hvert skjal. Í dag berast skjöl til fyrirtækjaskrár sem lesin eru yfir af sérfræðingum, síðan skrá almennir starfsmenn breytingarnar og að lokum eru gögnin skönnuð inn af þriðja aðilanum innan fyrirtækjaskrár. Þetta er bæði tímafrekt og eykur líkur á mannlegum mistökum. Með rafrænni fyrirtækjaskrá munu upplýsingarnar sem viðskiptavinurinn slær inn til að búa til gögn vera notaðar til að senda upplýsingarnar beint í fyrirtækjaskrá og þannig minnkar tvíverknaður ásamt því að ekki þarf að skila inn gögnum á pappír sem síðan er skannaður inn. Þetta er því bæði umhverfisvænni og öruggari aðferð en notast er við í dag.

e. Rafræn fyrirtækjaskrá á að skila aukinni hagkvæmni í ríkisrekstri þar sem aukin sjálfvirkni sparar bæði tíma og fé.

Ljóst er að rafræn fyrirtækjaskrá mun skila mikilli hagkvæmni og skilvirkni fyrir atvinnulífið sem og fyrir ríkisskattstjóra en forsenda fyrir því að slík hagkvæmni og skilvirkni náist er sú að allir aðilar nýti sér rafræna fyrirtækjaskrá sem þess eiga kost. Ljóst er að á þessu stigi geta einstaklingar og lögaðilar sem búsettir eru erlendis ekki notað rafrænar undirskriftir og geta þar af leiðandi ekki nýtt sér rafræna fyrirtækjaskrá. Óhjákvæmilega fylgir því kostnaður að halda uppi tvöföldu kerfi þar sem sumir aðilar nýta sér rafræna þjónustu en aðrir halda áfram að skila inn gögnum á pappír. Stefnt er að því að taka fleiri félagaform inn í rafrænu skrána þegar nokkur reynsla er komin og næst þannig stöðugt aukin hagræðing eftir því sem verkefninu vindur fram. Ríkisskattstjóri hefur mikla reynslu af rafrænni stjórnsýslu og skil á skattframtölum og ársreikningum í gegnum rafræna þjónustu sýna að almenningur sem og atvinnulífið kann og vill nýta sér rafræna þjónustu. Leiðrétting á verðtryggðum fasteignalánum var einnig að fullu rafræn sem þýðir að stór hluti Íslendinga er nú kominn með rafræn skilríki og því er ekkert því til fyrirstöðu að taka næsta skref í rafrænni þjónustu.

Í síðari málsgreininni er kveðið á um að tilkynningar og gögn sem skylt er að senda hlutafélagaskrá skuli vera á íslensku. Er þetta eingöngu til skýringar á framkvæmd sem nú þegar er við lýði í samræmi við íslenska málstefnu.

Um 4. gr.

Lagt er til að gerð verði sambærileg breyting á ákvæðum laga um einkahlutafélög og lögð er til í 1. gr. frumvarpsins og lýtur að hlutafélögum. Er því vísað til umfjöllunar um ákvæði 1. gr. frumvarpsins.

Um 5. gr.

Lagt er til að gerð verði sambærileg breyting á ákvæðum laga um einkahlutafélög og lögð er til í 2. gr. frumvarpsins og lýtur að hlutafélögum. Er því vísað til umfjöllunar um ákvæði 2. gr. frumvarpsins.

Um 6. gr.

Lagt er til að gerð verði sambærileg breyting á ákvæðum laga um einkahlutafélög og lögð er til í 3. gr. frumvarpsins og lýtur að hlutafélögum. Er því vísað til umfjöllunar um ákvæði 3. gr. frumvarpsins. Jafnframt er lagt til að kveðið sé á um það í lögum um einkahlutafélög að skráning einkahlutafélaga skuli vera rafræn sé þess kostur.

Um 7. gr.

Greinin þarfnast ekki skýringa.