موضوع مقاله: ممیزی اطلاعات | مخاطب: عمومی | لحن: دانشنامه‌ای | ساختار: عنوان، مقدمه، 3 بخش، جمع‌بندی | مقاله: | # ممیزی اطلاعات | مقدمه: با این حال در فرهنگ کسب و کار ممیزی اطلاعات اینگونه تعریف شده‌است که: تجزیه و تحلیل و ارزیابی نظام اطلاعاتی سازمان (دستی یا کامپیوتری) برای تشخیص و اصلاح موانع، تکرارپذیری و کمبود اطلاعات است. | ## بخش 1: ممیزی اطلاعات | تاریخچه ممیزی اطلاعات، مفاهیم کلی‌نگر ممیزی را از یک محدوده سنتی در حسابرسی و امور مالی به نظام مدیریت اطلاعات سازمانی گسترش داد. اطلاعات به منزله منبعی است که نیازمند مدیریت مؤثر است و این مسئله منجر به پیشرفت علاقه در استفاده از ممیزی اطلاعات شده‌است. ممیزی اطلاعات که ریشه در ممیزی‌های مالی دارد، مدت طولانی است که به عنوان ابزاری مهم در زمینه مدیریت اطلاعات دیده می‌شود. این پدیده به‌طور وسیعی در کتابخانه ها و سایر سازمان‌هابه عنوان یک ابزار برای پیشرفت کاربرد دارد و اگر چه افراد بسیاری همچون گای اس. کلایر (۱۹۹۷)، اُرنا (۱۹۹۹) و هنسل (۲۰۰۱) سعی کرده‌اند تا آن را تعریف کنند ولی همانطور که در تعریف ممیزی اطلاعات بیان شد هنوز توافق کلی روی یک تعریف وجود ندارد. قبل از اینکه یک سازمان بتواند به‌طور مؤثر و کارآمد اطلاعاتی را که ایجاد می‌کند یا در اختیار دارد یا اشاعه می‌دهد را مدیریت کند، باید ابتدا ممیزی فعالیت‌های اطلاعاتی جاری خود را تکمیل کند. ممیزی اطلاعات به عنوان ابزاری که می‌تواند برای کمک به آن‌ها در این فرایند، مورد استفاده قرار گیرد، در نظر گرفته شود.. آنچه که در صورت عدم انجام ممیزی اطلاعات رخ می‌دهد قبل از پرداختن به بحث در مورد فوایدی که از انجام ممیزی اطلاعات بدست می‌آید، جالب است به استانات (۱۹۹۰) که در بوتا (۲۰۰۱) نقل شده است نگاهی بیندازیم. | ## بخش 2: ممیزی اطلاعات | ممیزی اطلاعات نیازمند ترکیبی از افراد و فناوری‌ها است که تضمین می‌کنند اطلاعات مناسب، در زمان مناسب و در مکان مناسب در اختیار افراد مناسب قرار خواهند گرفت. در مطالعه پیشینه پژوهش، پژوهشگر بیان می‌کند که این فواید شبیه به خروجی‌های ممیزی اطلاعات است. این فوایدها مزیت اعتبار، مزیت تشخیصی، مزیت بازخورد، مزیت اطلاع رسانی، و مزیت آموزشی هستند. مزیت اعتبار: یکی از نتایج حاصل از ممیزی اطلاعات، اطلاعات صحیح و معتبر در مورد وضعیت اطلاعات به عنوان یک منبع سازمانی است؛ بنابراین کیفیت برنامه‌ریزی و مدیریت، باید اطلاعات دقیق، مرتبط و معتبر که به راحتی در دسترس است را بهبود ببخشد. مزیت تشخیصی: پژوهشگران عقیده دارند که مزیت تشخیصی، چیزی است که ویژگی عمده ممیزی است. این اطلاعات را می‌توان به کار گرفت تا نقاط قوت را ایجاد کنیم و نقاط ضعف را از بین ببریم. ممیزی اطلاعات برای تعیین این موضوع به کار می‌رود که آیا اطلاعات ورودی، اطلاعات مطلوب را به دست می‌دهد یا خیر؛ بنابراین ممیزی اطلاعات ابزاری برای ارزیابی و فرآهم آوری اطلاعاتی است که می‌تواند برای برنامه‌ریزی و اجرای اقدامات اصلاحی به کار گرفته شود. مزیت اطلاع رسانی: ممیزی ارتباط توجه به فرایند ارتباط در یک سازمان و بهبود آن را هدف قرار می‌دهد. | ## بخش 3: ممیزی اطلاعات | در شیوه‌ای مشابه ممیزی اطلاعات می‌تواند کمک کند تا توجه کارمندان روی ارزش و مزیت‌های کاربرد اطلاعات به عنوان منبع سازمانی، معطوف باشد. مزیت آموزشی: طبق اظهارات بوتا و بون (۲۰۰۳) به نقل از داونز (۱۹۸۸) این مزیت اغلب نادیده گرفته شده‌است. ممیزی اطلاعات فرصت ایده‌آلی برای درگیرکردن کارمندان در فرایند ممیزی فرآهم می‌آورد. به این ترتیب با تکمیل شدن ممیزی اطلاعات، کارکنان درک و تصور بهتری از اطلاعات و نقش خود در سازمان دارند. محققان بیان می‌کنند که ممیزی اطلاعات فرصتی را ایجاد می‌کند تا کارمندانی که مدیران اطلاعات خواهند شد، یا کسانی که در فرایند مدیریت سازمان در آینده دخیل خواهند بود، آموزش ببینند.Botha, H. نقش ممیزی اطلاعات در مدیریت دانش بوتا و بون (۲۰۰۳) نقش ممیزی اطلاعات در مدیریت دانش را به چهار سطح زیر ترسیم می‌کنند: سطح ۱. مدیریت اطلاعات شخصی: کاربرد اطلاعات؛ ذخیره و امحای اطلاعات؛ بازاریابی اطلاعات؛ اشاعه و بازتولید اطلاعات سطح ۲. مدیریت اطلاعات عملیاتی: شناسایی نیازهای اطلاعاتی؛ تولید اطلاعات یا تولید اطلاعات مورد نیاز، اشاعه اطلاعات؛ شناسایی اطلاعات مرتبط سطح ۳. | ## جمع‌بندی | مدیریت اطلاعات سازمانی: توسعه و بهبود زیرساخت‌های فناوری اطلاعات؛ تعیین ارزش و بهای اطلاعات؛ گردآوری سیاهه مدخل‌های اطلاعاتی؛ هماهنگی و اجرای سیاست اطلاعاتی سازمانی؛ سازماندهی اطلاعات در یک نظام اطلاعاتی؛ آموزش اطلاعات؛ مشاوره اطلاعاتی؛ برنامه‌ریزی، توسعه و ارزیابی مداوم نظام‌های اطلاعاتی سطح ۴.