Câu hỏi: Việc bàn_giao khi kế_toán dự_án nghỉ như thế_nào ?

Trả lời: Điều 18 . Hệ_thống sổ kế_toán I - Quy_định chung 
 1 - Sổ kế_toán 
 Sổ kế_toán dùng để ghi_chép , hệ_thống và lưu_giữ toàn_bộ các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính đã phát_sinh theo nội_dung kinh_tế và theo trình_tự thời_gian có liên_quan đến đơn_vị chủ đầu_tư . 
 Các đơn_vị chủ đầu_tư đều phải mở sổ kế_toán , ghi_chép , quản_lý , bảo_quản , lưu_trữ sổ kế_toán theo đúng quy_định của Luật Kế_toán , Nghị_định số 128 / 2004 / NĐ - CP ngày 31 / 5 / 2004 của Chính_phủ quy_định chi_tiết và hướng_dẫn thi_hành một_số điều của Luật Kế_toán áp_dụng trong lĩnh_vực kế_toán nhà_nước và Chế_độ kế_toán này . 
 Đối_với các đơn_vị kế_toán cấp I và cấp II ( Gọi tắt là cấp trên ) ngoài việc mở sổ kế_toán theo_dõi tài_sản và sử_dụng kinh_phí trực_tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế_toán theo_dõi việc phân_bổ dự_toán , tổng_hợp việc sử_dụng kinh_phí và quyết_toán kinh_phí của các đơn_vị trực_thuộc ( đơn_vị kế_toán cấp II và cấp III ) để tổng_hợp báo_cáo tài_chính về tình_hình sử_dụng kinh_phí và quyết_toán với cơ_quan quản_lý cấp trên và cơ_quan_tài_chính đồng cấp . 
 2 - Các loại sổ kế_toán 
 Mỗi đơn_vị kế_toán chỉ có một hệ_thống sổ kế_toán cho một kỳ kế_toán năm . Sổ kế_toán gồm : Sổ kế_toán tổng_hợp và sổ kế_toán chi_tiết . 
 Tuỳ theo hình_thức kế_toán đơn_vị áp_dụng , đơn_vị phải mở đầy_đủ các sổ kế_toán tổng_hợp , sổ kế_toán chi_tiết và thực_hiện đầy_đủ , đúng các quy_định của hình_thức kế_toán về nội_dung , trình_tự và phương_pháp ghi_chép đối_với từng mẫu sổ kế_toán . Nhà_nước qui_định bắt_buộc về mẫu sổ , nội_dung và phương_pháp ghi_chép đối_với các loại sổ tổng_hợp ( Sổ Cái , Sổ Nhật_ký ) qui_định mang tính_hướng_dẫn đối_với các loại sổ kế_toán chi_tiết , thẻ kế_toán chi_tiết . 
 2.1 - Sổ kế_toán tổng_hợp 
 ( 1 ) Sổ Nhật_ký dùng để ghi_chép các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh theo trình_tự thời_gian . Trường_hợp cần_thiết có_thể kết_hợp việc ghi_chép theo trình_tự thời_gian với việc phân_loại , hệ_thống_hoá các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính đã phát_sinh theo nội_dung kinh_tế . 
 Số_liệu trên Sổ Nhật_ký phản_ảnh tổng_số các hoạt_động_kinh_tế , tài_chính phát_sinh trong một kỳ kế_toán . 
 Sổ Nhật_ký phải có đầy_đủ các nội_dung sau : 
 + Ngày , tháng ghi sổ ; 
 + Số_hiệu và ngày , tháng của chứng từ kế_toán dùng làm căn_cứ ghi sổ ; 
 + Tóm_tắt nội_dung của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh ; 
 + Số tiền_của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh . 
 ( 2 ) 
 Sổ Cái dùng để ghi_chép các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh theo nội_dung kinh_tế ( theo tài_khoản kế_toán ) . Số_liệu trên Sổ Cái phản_ánh tổng_hợp tình_hình tài_sản , nguồn kinh_phí và tình_hình sử_dụng nguồn kinh_phí . Trên Sổ Cái có_thể kết_hợp việc ghi_chép theo trình_tự thời_gian phát_sinh và nội_dung kinh_tế của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính . 
 Sổ Cái phải phản_ánh đầy_đủ các nội_dung sau : 
 + Ngày , tháng ghi sổ ; 
 + Số_hiệu và ngày , tháng của chứng từ kế_toán dùng làm căn_cứ ghi sổ ; 
 + Tóm_tắt nội_dung chủ_yếu của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh ; 
 + Số tiền_của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh theo từng nội_dung kinh_tế ( ghi vào bên Nợ , bên Có các tài_khoản ) . 
 2.2 . Sổ , thẻ kế_toán chi_tiết 
 Sổ , thẻ kế_toán chi_tiết dùng để ghi chi_tiết các nghiệp_vụ kinh_tế tài_chính phát_sinh liên_quan đến các đối_tượng kế_toán theo yêu_cầu quản_lý mà Sổ Cái chưa phản_ánh được . Số_liệu trên sổ kế_toán chi_tiết cung_cấp các thông_tin chi_tiết phục_vụ cho việc quản_lý trong nội_bộ đơn_vị và việc tính , lập các chỉ_tiêu trong báo_cáo tài_chính và báo_cáo quyết_toán . 
 Sổ kế_toán chi_tiết có các nội_dung sau : 
 + Tên sổ ; 
 + Ngày , tháng ghi sổ ; 
 + Số_hiệu và ngày , tháng của chứng từ kế_toán dùng làm căn_cứ ghi sổ ; 
 + Tóm_tắt nội_dung nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh ; 
 + Số tiền_của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh ; 
 + Các chỉ_tiêu khác căn_cứ vào yêu_cầu quản_lý và yêu_cầu hạch_toán của từng đối_tượng kế_toán riêng_biệt mà mỗi mẫu sổ kế_toán có những chỉ_tiêu quản_lý và kết_cấu riêng . 
 3 - Hệ_thống sổ kế_toán 
 Mỗi đơn_vị có một hệ_thống sổ kế_toán cho một kỳ kế_toán năm . Đối_với đơn_vị tiếp_nhận kinh_phí viện_trợ của các tổ_chức , cá_nhân nước_ngoài , theo yêu_cầu của nhà tài_trợ , thì đơn_vị nhận viện_trợ phải mở thêm sổ kế_toán chi_tiết theo_dõi quá_trình tiếp_nhận và sử_dụng nguồn kinh_phí viện_trợ để làm cơ_sở lập báo_cáo tài_chính theo yêu_cầu của nhà tài_trợ . 
 4 - Trách_nhiệm của người giữ và ghi sổ kế_toán 
 Sổ kế_toán phải được quản_lý chặt_chẽ , phân_công rõ_ràng trách_nhiệm cá_nhân giữ và ghi sổ . Sổ kế_toán giao cho nhân_viên nào thì nhân_viên đó phải chịu trách_nhiệm về những điều ghi trong sổ trong suốt thời_gian giữ và ghi sổ . 
 Khi có sự thay_đổi nhân_viên giữ và ghi sổ , kế_toán_trưởng hoặc phụ_trách kế_toán phải tổ_chức bàn_giao trách_nhiệm quản_lý và ghi sổ kế_toán giữa nhân_viên kế_toán cũ với nhân_viên kế_toán mới . Nhân_viên kế_toán cũ phải chịu trách_nhiệm về toàn_bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời_gian giữ và ghi sổ . Nhân_viên kế_toán mới chịu trách_nhiệm từ ngày nhận bàn_giao . Biên_bản bàn_giao phải được kế_toán_trưởng hoặc phụ_trách kế_toán xác_nhận . 
 Sổ kế_toán phải ghi kịp_thời , rõ_ràng , đầy_đủ theo các nội_dung của sổ . Thông_tin , số_liệu ghi vào sổ kế_toán phải chính_xác , trung_thực , đúng với chứng từ kế_toán . 
 Việc ghi sổ kế_toán phải theo trình_tự thời_gian phát_sinh của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính . Thông_tin , số_liệu ghi trên sổ kế_toán của năm sau phải kế_tiếp thông_tin , số_liệu ghi trên sổ kế_toán của năm trước liền kề . Sổ kế_toán phải ghi liên_tục từ khi mở sổ đến khi khoá_sổ . 
 5 - Mở sổ kế_toán 
 Sổ kế_toán phải được mở vào đầu kỳ kế_toán năm hoặc ngay sau khi có quyết_định thành_lập và bắt_đầu hoạt_động của đơn_vị kế_toán . 
 5.1 - Trước khi mở sổ kế_toán bằng tay để sử_dụng , phải hoàn_thiện thủ_tục pháp_lý của sổ kế_toán như sau : 
 - Đối_với sổ kế_toán đóng thành quyển : 
 + Ngoài bìa ( Góc trên bên trái ) phải ghi tên đơn_vị kế_toán , giữa bìa ghi tên sổ , ngày , tháng năm lập sổ , ngày , tháng , năm khoá_sổ , họ tên và chữ_ký của người lập sổ , kế_toán_trưởng hoặc người phụ_trách kế_toán và thủ_trưởng đơn_vị , ngày , tháng , năm kết_thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển_giao sổ cho người khác . 
 + Các trang sổ kế_toán phải đánh_số trang từ một ( 01 ) đến hết trang cuối sổ và giữa hai trang sổ phải đóng_dấu giáp_lai của đơn_vị kế_toán . 
 + Sổ kế_toán sau khi làm đầy_đủ các thủ_tục trên mới được coi là hợp_pháp . 
 - Đối_với sổ tờ rời : 
 + Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn_vị , số thứ_tự của từng tờ sổ , tên sổ , tháng sử_dụng , họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế_toán . 
 + Các sổ tờ rời trước khi sử_dụng phải được Thủ_trưởng đơn_vị ký xác_nhận , đóng_dấu và ghi vào Sổ đăng_ký sử_dụng thẻ tờ rời . 
 + Các sổ tờ rời phải sắp_xếp theo thứ tự các tài_khoản kế_toán và phải đảm_bảo_an_toàn và dễ tìm . 
 5.2 - Mở sổ kế_toán 
 Đầu năm phải mở sổ kế_toán cho năm ngân_sách mới để tiếp_nhận số_dư từ sổ kế_toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính mới phát_sinh thuộc năm ngân_sách mới từ ngày 1 / 1 . 
 - Đối_với sổ kế_toán tổng_hợp : 
 Đầu năm phải chuyển toàn_bộ số_dư của các tài_khoản trên Sổ Nhật_ký - Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang sổ Nhật_ký - Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm mới . 
 - Đối_với sổ kế_toán chi_tiết : Sổ kế_toán chi_tiết ghi tay có_thể sử_dụng cho nhiều năm , cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt_đầu theo_dõi cho năm mới . Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế_toán chi_tiết mới . 
 6 - Ghi sổ kế_toán 
 Việc ghi sổ kế_toán nhất_thiết phải căn_cứ vào chứng từ kế_toán hợp_pháp . Mọi số_liệu ghi trên sổ kế_toán bắt_buộc phải có chứng từ kế_toán hợp_pháp , hợp_lý chứng_minh . Việc ghi sổ kế_toán phải dùng bút mực , không dùng mực đỏ và bút_chì để ghi sổ kế_toán . Số và chữ_viết phải rõ_ràng , liên_tục có hệ_thống , khi ghi hết trang phải cộng số_liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế_tiếp . Sổ kế_toán không được viết tắt , không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới , không ghi chồng đè , không được bỏ cách dòng . Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi . Cấm tẩy_xoá , cấm dùng chất hoá_học để sửa_chữa . Khi sửa_chữa sổ phải sử_dụng các phương_pháp sửa_chữa theo quy_định trong Luật Kế_toán và Chế_độ kế_toán này . 
 7 - Ghi sổ kế_toán bằng tay hoặc bằng máy_vi_tính 
 Các đơn_vị chủ đầu_tư được mở và ghi sổ kế_toán bằng tay hoặc bằng máy_vi_tính . 
 Trường_hợp ghi sổ kế_toán bằng tay phải theo một trong các hình_thức kế_toán và các mẫu sổ kế_toán quy_định tại mục 10 . Đơn_vị được mở thêm các sổ kế_toán chi_tiết theo yêu_cầu quản_lý của đơn_vị . 
 Trường_hợp ghi sổ kế_toán bằng máy_vi_tính thì đơn_vị được lựa_chọn mua hoặc tự xây_dựng phần_mềm kế_toán phù_hợp các tiêu_chuẩn , điều_kiện quy_định của Bộ Tài_chính và thể_hiện đầy_đủ các chỉ_tiêu quy_định cho từng mẫu sổ . Cuối kỳ kế_toán sau khi đã hoàn_tất việc khoá_sổ theo quy_định cho từng loại sổ , phải tiến_hành in ra giấy toàn_bộ sổ kế_toán tổng_hợp và sổ kế_toán chi_tiết và phải đóng thành từng quyển . Sau đó mới làm thủ_tục pháp_lý như sổ ghi bằng tay để sử_dụng vào lưu_trữ . 
 Các sổ kế_toán bằng máy_vi_tính sau khi in ra , đóng thành quyển xong cũng phải làm các thủ_tục quy_định như điểm 5.1 trên đây . 
 8 - Khoá_sổ kế_toán 
 8.1 - Cuối kỳ kế_toán ( Cuối quý và cuối năm ) trước khi lập báo_cáo tài_chính , đơn_vị phải khoá_sổ kế_toán . Riêng sổ quỹ tiền_mặt phải khoá_sổ vào cuối mỗi ngày . Ngoài_ra phải khoá_sổ kế_toán trong các trường_hợp kiểm_kê đột_xuất hoặc các trường_hợp khác theo quy_định của pháp_luật . 
 Khoá_sổ kế_toán là việc cộng sổ để tính ra tổng_số phát_sinh bên Nợ , bên Có và số_dư cuối kỳ của từng tài_khoản kế_toán hoặc tổng_số thu , chi , tồn_quỹ , nhập , xuất , tồn_kho . 
 8.2 - Trình_tự khoá_sổ kế_toán 
 Bước 1 : Kiểm_tra , đối_chiếu trước khi khoá_sổ kế_toán 
 - Cuối kỳ kế_toán , sau khi đã phản_ánh hết các chứng từ kế_toán phát_sinh trong kỳ vào sổ kế_toán , tiến_hành đối_chiếu giữa số_liệu trên chứng từ kế_toán ( nếu cần ) với số_liệu đã ghi sổ , giữa số_liệu của các sổ kế_toán có liên_quan với nhau để đảm_bảo sự khớp đúng giữa số_liệu trên chứng từ kế_toán với số_liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế_toán với nhau . Tiến_hành cộng số phát_sinh trên Sổ Cái và các sổ kế_toán chi_tiết . 
 - Từ các sổ , thẻ kế_toán chi_tiết lập Bảng tổng_hợp chi_tiết cho những tài_khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ . 
 - Tiến_hành cộng số phát_sinh Nợ , số phát_sinh Có của tất_cả các tài_khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật_ký - Sổ Cái đảm_bảo số_liệu khớp đúng và bằng tổng_số phát_sinh ở Sổ Đăng_ký chứng_từ ghi sổ ( Đối_với đơn_vị áp_dụng hình_thức kế_toán chứng_từ ghi sổ ) hoặc số Tổng_cộng ở cột_số phát_sinh trên Nhật_ký - Sổ Cái ( Đối_với đơn_vị áp_dụng hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ Cái ) . Sau đó tiến_hành đối_chiếu giữa số_liệu trên Sổ Cái với số_liệu trên sổ kế_toán chi_tiết hoặc Bảng tổng_hợp chi_tiết , giữa số_liệu của kế_toán với số_liệu của thủ_quỹ , thủ_kho . Sau khi đảm_bảo sự khớp đúng sẽ tiến_hành khoá_sổ kế_toán . Trường_hợp có chênh_lệch phải xác_định nguyên_nhân và xử_lý_số chênh_lệch cho đến khi khớp đúng . 
 Bước 2 : Khoá_sổ 
 - Khi khoá_sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp_vụ cuối_cùng của kỳ kế_toán . Sau đó ghi “ Cộng_số phát_sinh trong tháng ” phía dưới dòng đã kẻ ; 
 - Ghi tiếp dòng “ Số_dư cuối kỳ ” ( tháng , quí , năm ) ; 
 - Ghi tiếp dòng “ Cộng_số phát_sinh lũy kế các tháng trước ” từ đầu quý ; 
 - Sau đó ghi tiếp dòng “ Tổng_cộng số phát_sinh lũy kế từ đầu năm ” . 
 * Dòng “ Số_dư cuối kỳ ” tính như sau : 
 Sau khi tính được số_dư của từng tài_khoản , tài_khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ , tài_khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có . 
 - Cuối_cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết_thúc việc khoá_sổ . 
 - Riêng một_số sổ chi_tiết có kết_cấu các cột phát_sinh Nợ , phát_sinh Có và cột “ Số_dư ” ( hoặc nhập , xuất , “ còn lại ” hay thu , chi , “ tồn_quỹ ” ... ) thì số_liệu cột_số_dư ( còn lại hay tồn ) ghi vào dòng “ Số_dư cuối kỳ ” của cột “ Số_dư ” hoặc cột “ Tồn_quỹ ” , hay cột “ Còn lại ” . 
 Sau khi khoá_sổ kế_toán , người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ , kế_toán_trưởng hoặc người phụ_trách kế_toán kiểm_tra đảm_bảo sự chính_xác , cân_đối sẽ ký xác_nhận . Sau đó trình Thủ_trưởng đơn_vị kiểm_tra và ký duyệt để xác_nhận tính pháp_lý của số_liệu khoá_sổ kế_toán . 
 9 - Sửa_chữa sổ kế_toán 
 9.1 - Khi phát_hiện sổ kế_toán ghi bằng tay có sai_sót trong quá_trình ghi sổ kế_toán thì không được tẩy_xoá làm mất dấu_vết thông_tin , số_liệu ghi sai mà phải sửa_chữa theo một trong các phương_pháp sau : 
 ( 1 ) Phương_pháp cải_chính : 
 Phương_pháp này dùng để đính_chính những sai_sót bằng cách gạch một đường_thẳng xoá_bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm_bảo nhìn rõ nội_dung_sai . Trên chỗ bị xoá_bỏ ghi con_số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ_ký của kế_toán_trưởng hoặc phụ_trách kế_toán bên cạnh chỗ sửa . 
 Phương_pháp này áp_dụng cho các trường_hợp : 
 - Sai_sót trong diễn_giải , không liên_quan đến quan_hệ đối_ứng của các tài_khoản ; 
 - Sai_sót không ảnh_hưởng đến số tiền tổng_cộng . 
 ( 2 ) Phương_pháp ghi số_âm ( còn gọi phương_pháp ghi đỏ ) : 
 Phương_pháp này dùng để điều_chỉnh những sai_sót bằng cách : Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc_đơn bút_toán đã ghi sai để huỷ bút_toán đã ghi sai . Ghi lại bút_toán đúng bằng mực thường để thay_thế . 
 Phương_pháp này áp_dụng cho các trường_hợp : 
 - Sai về quan_hệ đối_ứng giữa các tài_khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế_toán mà không_thể sửa lại bằng phương_pháp cải_chính ; 
 - Phát_hiện ra sai_sót sau khi đã nộp báo_cáo tài_chính cho cơ_quan có thẩm_quyền ; 
 - Sai_sót trong đó bút_toán ở tài_khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con_số ghi sai lớn hơn con_số ghi đúng . 
 Khi dùng phương_pháp ghi số_âm để đính_chính chỗ sai thì phải lập một “ Chứng_từ ghi sổ đính_chính ” do kế_toán_trưởng ( hoặc phụ_trách kế_toán ) ký xác_nhận . 
 ( 3 ) Phương_pháp ghi bổ_sung : 
 Phương_pháp này áp_dụng cho trường_hợp ghi đúng về quan_hệ đối_ứng tài_khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng_từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng_từ . Sửa_chữa theo phương_pháp này phải lập “ Chứng_từ ghi sổ bổ_sung " để ghi bổ_sung bằng mực thường số tiền chênh_lệch còn thiếu so với chứng_từ . 
 9.2 - Sửa_chữa trong trường_hợp ghi sổ kế_toán bằng máy_vi_tính 
 ( 1 ) Trường_hợp phát_hiện sai_sót trước khi báo_cáo tài_chính năm nộp cho cơ_quan nhà_nước có thẩm_quyền thì phải sửa_chữa trực_tiếp vào sổ kế_toán của năm đó trên máy_vi_tính ; 
 ( 2 ) Trường_hợp phát_hiện sai_sót sau khi báo_cáo tài_chính năm đã nộp cho cơ_quan nhà_nước có thẩm_quyền thì phải sửa_chữa trực_tiếp vào sổ kế_toán của năm đã phát_hiện sai_sót trên máy_vi_tính và ghi_chú vào dòng cuối của sổ kế_toán năm có sai_sót ; 
 ( 3 ) Các trường_hợp sửa_chữa khi ghi sổ kế_toán bằng máy_vi_tính đều được thực_hiện theo “ Phương_pháp ghi số_âm ” hoặc “ Phương_pháp ghi bổ_sung ” . 
 9.3 - Khi báo_cáo quyết_toán được duyệt hoặc khi công_việc thanh_tra , kiểm_tra , kiểm_toán kết_thúc và có kết_luận chính_thức , nếu có quyết_định phải sửa_chữa lại số_liệu trên báo_cáo tài_chính liên_quan đến số_liệu đã ghi sổ kế_toán thì đơn_vị phải sửa lại sổ kế_toán và số_dư của những tài_khoản kế_toán có liên_quan theo phương_pháp quy_định . Việc sửa_chữa được thực_hiện trực_tiếp trên sổ kế_toán của năm đã phát_hiện sai_sót , đồng_thời phải ghi_chú vào trang cuối ( dòng cuối ) của sổ kế_toán năm trước có sai_sót ( Nếu phát_hiện sai_sót sau khi báo_cáo tài_chính đã nộp cho cơ_quan nhà_nước có thẩm_quyền ) để tiện đối_chiếu , kiểm_tra . 
 10 - Các hình_thức kế_toán áp_dụng cho các đơn_vị hành_chính sự_nghiệp , gồm : 
 - Hình_thức kế_toán Nhật_ký chung ; 
 - Hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ Cái ; 
 - Hình_thức kế_toán Chứng_từ ghi sổ ; 
 - Hình_thức kế_toán trên máy_vi_tính . 
 Đơn_vị kế_toán được phép lựa_chọn một trong bốn hình_thức sổ kế_toán phù_hợp và nhất_thiết phải tuân_thủ mọi nguyên_tắc cơ_bản quy_định cho hình_thức sổ kế_toán đã lựa_chọn về : Loại sổ , số_lượng , kết_cấu các loại sổ , mối quan_hệ giữa các loại sổ , trình_tự và kỹ_thuật ghi_chép các loại sổ kế_toán . 
 II - Hình_thức kế_toán 
 1 - Hình_thức kế_toán Nhật_ký chung 
 1.1 - Đặc_trưng cơ_bản của hình_thức kế_toán Nhật_ký chung 
 Đặc_trưng cơ_bản của hình_thức kế_toán Nhật_ký chung là tất_cả các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh đều được ghi vào sổ Nhật_ký chung theo trình_tự thời_gian phát_sinh và nội_dung nghiệp_vụ kinh_tế đó . Sau đó lấy số_liệu trên Sổ Nhật_ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp_vụ kinh_tế phát_sinh . 
 1.2 - Các loại sổ của hình_thức kế_toán Nhật_ký chung 
 - Nhật_ký chung ; 
 - Sổ Cái ; 
 - Các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết . 
 1.3 - Nội_dung và trình_tự ghi sổ theo hình_thức kế_toán Nhật_ký chung 
 - Hàng ngày , căn_cứ vào chứng từ kế_toán đã được kiểm_tra để ghi vào Sổ Nhật_ký chung theo trình_tự thời_gian . Đồng_thời căn_cứ vào các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh hoặc tổng_hợp các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật_ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài_khoản kế_toán phù_hợp . Trường_hợp đơn_vị có mở Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết thì đồng_thời với việc ghi vào Sổ Nhật_ký chung , các nghiệp_vụ kinh_tế được ghi vào các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết có liên_quan . 
 - Cuối tháng ( cuối quý , cuối năm ) khoá Sổ Cái và các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết . Từ các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết lập “ Bảng tổng_hợp chi_tiết " cho từng tài_khoản . Số_liệu trên Bảng tổng_hợp chi_tiết được đối_chiếu với số phát_sinh Nợ , số phát_sinh Có và số_dư cuối tháng của từng tài_khoản trên Sổ Cái . Sau khi kiểm_tra , đối_chiếu nếu đảm_bảo khớp đúng thì số_liệu khoá_sổ trên Sổ Cái được sử_dụng để lập “ Bảng Cân_đối_số phát_sinh " và báo_cáo tài_chính . 
 Về nguyên_tắc “ Tổng_số phát_sinh Nợ ” và “ Tổng_số phát_sinh Có ” trên Bảng Cân_đối_số phát_sinh phải bằng “ Tổng_số phát_sinh Nợ ” và “ Tổng_số phát_sinh Có ” trên Sổ Nhật_ký chung cùng kỳ . 
 Trình_tự ghi sổ kế_toán theo hình_thức kế_toán Nhật_ký chung được thể_hiện trên Sơ_đồ số 01 . 
 Sơ_đồ số 01 
 TRÌNH_TỰ GHI SỔ KẾ_TOÁN 
 THEO HÌNH_THỨC KẾ_TOÁN NHẬT_KÝ CHUNG 
 2 - Hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ_Cái 
 2.1 - Đặc_trưng cơ_bản của hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ_Cái 
 Đặc_trưng cơ_bản của hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ Cái là các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh được ghi_chép kết_hợp theo trình_tự thời_gian và được phân_loại , hệ_thống_hoá theo nội_dung kinh_tế ( theo tài_khoản kế_toán ) trên cùng 1 quyển sổ kế_toán tổng_hợp là Sổ Nhật_ký - Sổ Cái và trong cùng một quá_trình ghi_chép . 
 Căn_cứ để ghi vào Sổ Nhật_ký - Sổ Cái là các chứng từ kế_toán hoặc Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại . 
 2.2 - Các loại sổ kế_toán theo hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ_Cái 
 Hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế_toán chủ_yếu sau : 
 - Sổ Nhật_ký - Sổ Cái ; 
 - Các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết . 
 2.3 - Nội_dung và trình_tự ghi sổ kế_toán theo hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ_Cái 
 - Hàng ngày , kế_toán căn_cứ vào chứng từ kế_toán ( hoặc Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại ) đã được kiểm_tra , xác_định tài_khoản ghi Nợ , tài_khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật_ký - Sổ Cái . Số_liệu của mỗi chứng từ kế_toán ( hoặc Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại ) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật_ký và phần Sổ Cái . Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại được lập cho những chứng_từ cùng loại ( Phiếu thu , Phiếu chi , Phiếu xuất kho , Phiếu_nhập kho ) phát_sinh nhiều lần trong một ngày . 
 Chứng_từ kế_toán và Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật_ký - Sổ Cái , được dùng để ghi vào Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết có liên_quan . 
 - Cuối tháng , sau khi đã phản_ánh toàn_bộ chứng từ kế_toán phát_sinh trong tháng vào Sổ Nhật_ký - Sổ Cái và các sổ , thẻ kế_toán chi_tiết , kế_toán tiến_hành cộng số_liệu của cột_số phát_sinh ở phần Nhật_ký và các cột Nợ , cột Có của từng tài_khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát_sinh trong tháng . Căn_cứ vào số phát_sinh các tháng trước và số phát_sinh tháng này tính ra số phát_sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này . Căn_cứ vào số_dư đầu tháng và số phát_sinh trong tháng kế_toán tính ra số_dư cuối tháng của từng tài_khoản trên Sổ Nhật_ký - Sổ Cái . 
 Khi kiểm_tra , đối_chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật_ký - Sổ Cái phải đảm_bảo các yêu_cầu sau : 
 - Các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết cũng phải được khoá_sổ để cộng số phát_sinh Nợ , số phát_sinh Có và tính ra số_dư cuối tháng của từng đối_tượng . Căn_cứ vào số_liệu khoá_sổ của các đối_tượng chi_tiết lập “ Bảng tổng_hợp chi_tiết " cho từng tài_khoản . Số_liệu trên “ Bảng tổng_hợp chi_tiết ” được đối_chiếu với số phát_sinh Nợ , số phát_sinh Có và Số_dư cuối tháng của từng tài_khoản trên Sổ Nhật_ký - Sổ Cái . 
 - Số_liệu trên Sổ Nhật_ký - Sổ Cái , trên Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết và “ Bảng tổng_hợp chi_tiết ” sau khi khóa sổ được kiểm_tra , đối_chiếu nếu khớp , đúng sẽ được sử_dụng để lập Bảng cân_đối tài_khoản và các báo_cáo tài_chính khác . 
 Trình_tự ghi sổ kế_toán theo hình_thức kế_toán Nhật_ký - Sổ Cái , được thể_hiện trên Sơ_đồ số 02 . 
 Sơ_đồ số 02 
 TRÌNH_TỰ GHI SỔ KẾ_TOÁN 
 THEO HÌNH_THỨC KẾ_TOÁN NHẬT_KÝ - SỔ CÁI 
 3 - Hình_thức kế_toán Chứng_từ ghi sổ 
 3.1 - Đặc_trưng cơ_bản của hình_thức kế_toán Chứng_từ ghi sổ 
 Đặc_trưng cơ_bản của hình_thức kế_toán Chứng_từ ghi sổ là việc ghi sổ kế_toán tổng_hợp được căn_cứ trực_tiếp từ “ Chứng_từ ghi sổ " . Chứng_từ ghi sổ dùng để phân_loại , hệ_thống_hoá và xác_định nội_dung ghi Nợ , ghi Có_của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính đã phát_sinh . Việc ghi sổ kế_toán dựa trên cơ_sở Chứng_từ ghi sổ sẽ được tách_biệt thành hai quá_trình riêng_biệt : 
 + Ghi theo trình_tự thời_gian nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh trên Sổ đăng_ký Chứng_từ ghi sổ . 
 + Ghi theo nội_dung kinh_tế của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh trên Sổ Cái . 
 3.2 - Các loại sổ kế_toán : 
 + Chứng_từ ghi sổ ; 
 + Sổ đăng_ký Chứng_từ ghi sổ ; 
 + Sổ Cái ; 
 + Các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết . 
 3.3 - Nội_dung và trình_tự ghi sổ theo hình_thức kế_toán Chứng_từ ghi sổ : 
 - Hàng ngày hoặc định_kỳ , căn_cứ vào chứng từ kế_toán đã được kiểm_tra để lập Chứng_từ ghi sổ . Đối_với nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh thường_xuyên , có nội_dung kinh_tế giống nhau được sử_dụng để lập “ Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại ” . Từ số_liệu cộng trên “ Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại ” để lập Chứng_từ ghi sổ . Chứng_từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế_toán_trưởng hoặc người phụ_trách kế_toán hoặc người được kế_toán_trưởng uỷ_quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ_phận kế_toán tổng_hợp vào Sổ đăng_ký Chứng_từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái . 
 - Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng_từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng_ký chứng_từ ghi sổ và Sổ Cái , kế_toán tiến_hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát_sinh Nợ , số phát_sinh Có và số_dư cuối tháng của từng tài_khoản . Trên Sổ Cái , tính tổng_số tiền các nghiệp_vụ kinh_tế phát_sinh trong tháng . Căn_cứ vào Sổ đăng_ký Chứng_từ ghi sổ và Sổ Cái , sau khi kiểm_tra , đối_chiếu khớp , đúng số_liệu thì sử_dụng để lập “ Bảng cân_đối_số phát_sinh " và báo_cáo tài_chính . 
 Các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết : Căn_cứ vào các chứng từ kế_toán hoặc các Chứng_từ kế_toán kèm theo “ Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại ” được sử_dụng để ghi vào các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết theo yêu_cầu của từng tài_khoản . Cuối tháng khoá các Sổ , Thẻ kế_toán chi_tiết , lấy số_liệu sau khi khoá_sổ để lập “ Bảng tổng_hợp chi_tiết " theo từng tài_khoản . Số_liệu trên “ Bảng tổng_hợp chi_tiết ” được đối_chiếu với số phát_sinh Nợ , số phát_sinh Có và số_dư cuối tháng của từng tài_khoản trên Sổ Cái . Sau khi kiểm_tra , đối_chiếu khớp , đúng các số_liệu trên “ Bảng tổng_hợp chi_tiết " của các tài_khoản được sử_dụng để lập báo_cáo tài_chính . 
 Trình_tự ghi sổ kế_toán theo hình_thức kế_toán Chứng_từ ghi sổ được thể_hiện trên Sơ_đồ số 03 . 
 Sơ_đồ số 03 
 TRÌNH_TỰ GHI SỔ KẾ_TOÁN 
 THEO HÌNH_THỨC KẾ_TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ 
 4 - Hình_thức kế_toán trên máy_vi_tính 
 4.1 - Đặc_trưng cơ_bản của Hình_thức kế_toán trên máy_vi_tính 
 Đặc_trưng cơ_bản của Hình_thức kế_toán trên máy_vi_tính là công_việc kế_toán được thực_hiện theo một chương_trình phần_mềm kế_toán trên máy_vi_tính . Có nhiều chương_trình phần_mềm kế_toán khác nhau về tính_năng kỹ_thuật và tiêu_chuẩn , điều_kiện áp_dụng . Phần_mềm kế_toán được thiết_kế theo nguyên_tắc của một trong ba hình_thức kế_toán hoặc kết_hợp các hình_thức kế_toán quy_định trên đây . Phần_mềm kế_toán tuy không hiển_thị đầy_đủ quy_trình ghi sổ kế_toán nhưng phải đảm_bảo in được đầy_đủ sổ kế_toán và báo_cáo tài_chính theo quy_định . 
 Khi ghi sổ kế_toán bằng máy_vi_tính thì đơn_vị được lựa_chọn mua hoặc tự xây_dựng phần_mềm kế_toán phù_hợp . Hình_thức kế_toán trên máy_vi_tính áp_dụng tại đơn_vị phải đảm_bảo các yêu_cầu sau : 
 - Có đủ các sổ kế_toán tổng_hợp và sổ kế_toán chi_tiết cần_thiết để đáp_ứng yêu_cầu kế_toán theo quy_định . Các sổ kế_toán tổng_hợp phải có đầy_đủ các yếu_tố theo quy_định của chế_độ sổ kế_toán . 
 - Thực_hiện đúng các quy_định về mở sổ , ghi sổ , khóa sổ và sửa_chữa sổ kế_toán theo quy_định của Luật Kế_toán , các văn_bản hướng_dẫn thi_hành Luật Kế_toán và của Chế_độ kế_toán này . 
 - Đơn_vị phải căn_cứ vào các tiêu_chuẩn , điều_kiện của phần_mềm kế_toán do Bộ Tài_chính quy_định tại Thông_tư số 103 / 2005 / TT - BTC ngày 24 / 11 / 2005 để lựa_chọn phần_mềm kế_toán phù_hợp với yêu_cầu quản_lý và điều_kiện của đơn_vị . 
 4.2 - Các loại sổ của Hình_thức kế_toán trên máy_vi_tính 
 Phần_mềm kế_toán được thiết_kế theo Hình_thức kế_toán nào sẽ có các loại sổ của hình_thức kế_toán đó . Đơn_vị có_thể thiết_kế mẫu sổ không hoàn_toàn giống sổ kế_toán ghi bằng tay , tuy_nhiên phải đảm_bảo các nội_dung theo quy_định . 
 4.3 - Trình_tự ghi sổ kế_toán theo Hình_thức kế_toán trên máy_vi_tính 
 - Hàng ngày , kế_toán căn_cứ vào chứng từ kế_toán hoặc Bảng tổng_hợp chứng từ kế_toán cùng loại đã được kiểm_tra , xác_định tài_khoản ghi Nợ , tài_khoản ghi Có để nhập dữ_liệu vào máy_vi_tính theo các bảng , biểu được thiết_kế sẵn trên phầm mềm kế_toán . 
 Theo quy_trình của phần_mềm kế_toán , các thông_tin được nhập vào máy theo từng chứng_từ và tự_động nhập vào sổ kế_toán tổng_hợp ( Sổ Cái hoặc Nhật_ký - Sổ Cái ... ) và các sổ , thẻ kế_toán chi_tiết có liên_quan . 
 - Cuối tháng ( hoặc vào bất_kỳ thời_điểm cần_thiết nào ) , kế_toán thực_hiện các thao_tác khoá_sổ và lập báo_cáo tài_chính . Việc đối_chiếu giữa số_liệu tổng_hợp với số_liệu chi_tiết được thực_hiện tự_động và luôn đảm_bảo chính_xác , trung_thực theo thông_tin đã được nhập trong kỳ . Người_làm kế_toán có_thể kiểm_tra , đối_chiếu số_liệu giữa sổ kế_toán với báo_cáo tài_chính sau khi đã in ra giấy . 
 Cuối kỳ kế_toán , sổ kế_toán được in ra giấy , đóng thành quyển và thực_hiện các thủ_tục pháp_lý theo quy_định về sổ kế_toán ghi bằng tay . 
 Trình_tự ghi sổ kế_toán theo Hình_thức kế_toán trên máy_vi_tính được thể_hiện trên Sơ_đồ số 04 . 
 Sơ_đồ số 04 
 TRÌNH_TỰ GHI SỔ KẾ_TOÁN 
 THEO HÌNH_THỨC KẾ_TOÁN TRÊN MÁY VI_TÍNH 
 III. Danh_mục , mẫu sổ kế_toán : xem phụ_lục số 04b 
 Phần_III 
 TỔ_CHỨC THỰC_HIỆN