Câu hỏi: Việc ghi sổ kế_toán của ngân_sách và tài_chính cấp xã được quy_định như thế_nào ?

Trả lời: Điều 5 . Quy_định về sổ kế_toán 1 . Các xã phải mở sổ kế_toán để ghi_chép , hệ_thống và lưu_giữ toàn_bộ các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính đã phát_sinh của xã . Việc bảo_quản , lưu_trữ sổ kế_toán thực_hiện theo quy_định của pháp_luật về kế_toán , các văn_bản có liên_quan và quy_định tại Thông_tư này . 
 2 . Các xã phải theo_dõi nguồn thu , nhiệm_vụ chi của xã theo mục_lục ngân_sách Nhà_nước và quy_định về tài_chính , ngân_sách phục_vụ cho việc lập báo_cáo quyết_toán với ngân_sách nhà_nước và các cơ_quan có thẩm_quyền . 
 3 . Các loại sổ kế_toán 
 a ) Các xã chỉ sử_dụng một hệ_thống sổ kế_toán cho một kỳ kế_toán năm , bao_gồm sổ kế_toán tổng_hợp và sổ kế_toán chi_tiết . Phải mở đầy_đủ các sổ kế_toán tổng_hợp , sổ kế_toán chi_tiết và thực_hiện đầy_đủ , đúng nội_dung , trình_tự và phương_pháp ghi_chép đối_với từng mẫu sổ kế_toán . 
 b ) Mẫu sổ kế_toán tổng_hợp : 
 - Nhật_ký - Sổ Cái áp_dụng cho các xã thực_hiện kế_toán theo hình_thức Nhật_ký - Sổ Cái , dùng để phản_ánh tất_cả các nghiệp_vụ kinh_tế tài_chính phát_sinh theo trình_tự thời_gian và hệ_thống_hóa theo nội_dung kinh_tế trên các tài_khoản kế_toán . Số_liệu trên Nhật_ký - Sổ Cái phản_ánh tổng_hợp theo trình_tự thời_gian tình_hình tài_sản , nguồn kinh_phí và tình_hình sử_dụng nguồn kinh_phí . 
 - Sổ Cái tập_hợp và hệ_thống_hóa các nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính phát_sinh theo nội_dung kinh_tế trên tài_khoản kế_toán . Số_liệu trên Sổ Cái phản_ánh tổng_hợp tình_hình tài_sản , nguồn kinh_phí và tình_hình sử_dụng nguồn kinh_phí . 
 c ) Mẫu sổ , thẻ kế_toán chi_tiết : 
 Sổ , thẻ kế_toán chi_tiết dùng để ghi_chép chi_tiết các nghiệp_vụ kinh_tế tài_chính phát_sinh liên_quan đến các đối_tượng kế_toán theo yêu_cầu quản_lý mà Sổ Cái chưa phản_ánh chi_tiết . Số_liệu trên sổ kế_toán chi_tiết cung_cấp các thông_tin cụ_thể phục_vụ cho việc quản_lý tại xã và việc tính , lập các chỉ_tiêu trong báo_cáo tài_chính và báo_cáo quyết_toán ngân_sách nhà_nước . 
 Căn_cứ vào yêu_cầu quản_lý và yêu_cầu hạch_toán của từng đối_tượng kế_toán riêng_biệt , xã được phép chi_tiết thêm các chỉ_tiêu trên sổ , thẻ kế_toán chi_tiết để phục_vụ lập báo_cáo tài_chính , báo_cáo quyết_toán theo yêu_cầu quản_lý . 
 4 . Trách_nhiệm của người giữ và ghi sổ kế_toán 
 a ) Sổ kế_toán phải được quản_lý chặt_chẽ , phân_công rõ_ràng trách_nhiệm cá_nhân giữ và ghi sổ . Nhân_viên phụ_trách việc giữ và ghi sổ kế_toán phải chịu trách_nhiệm về nội_dung ghi trong sổ trong suốt thời_gian giữ và ghi sổ . 
 b ) Khi có sự thay_đổi nhân_viên giữ và ghi sổ , phụ_trách kế_toán xã phải tổ_chức bàn_giao trách_nhiệm quản_lý và ghi sổ kế_toán giữa nhân_viên kế_toán cũ với nhân_viên kế_toán mới . Nhân_viên kế_toán cũ phải chịu trách_nhiệm về toàn_bộ những nội_dung ghi trong sổ trong suốt thời_gian giữ và ghi sổ kế_toán , nhân_viên kế_toán mới chịu trách_nhiệm từ ngày nhận bàn_giao . Biên_bản bàn_giao phải được phụ_trách kế_toán xã ký xác_nhận . 
 c ) Nhân_viên giữ và ghi sổ kế_toán phải ghi_chép kịp_thời sau khi nghiệp_vụ kinh_tế phát_sinh , phải đảm_bảo rõ_ràng , đầy_đủ theo các nội_dung của mẫu sổ kế_toán . Thông_tin , số_liệu được ghi vào sổ kế_toán phải đảm_bảo chính_xác , trung_thực , căn_cứ vào chứng từ kế_toán tương_ứng dùng để ghi sổ . 
 d ) Việc ghi sổ kế_toán phải thực_hiện theo trình_tự thời_gian phát_sinh của nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính . Thông_tin , số_liệu ghi trên sổ kế_toán của năm sau phải kế_tiếp thông_tin , số_liệu ghi trên sổ kế_toán của năm trước liền kề , đảm_bảo liên_tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ . 
 5 . Mở sổ kế_toán 
 a ) Nguyên_tắc mở sổ kế_toán 
 Sổ kế_toán phải được mở vào đầu kỳ kế_toán năm hoặc ngay sau khi có quyết_định thành_lập và bắt_đầu hoạt_động của xã . Sổ kế_toán được mở_đầu năm tài_chính , ngân_sách mới để chuyển số_dư từ sổ kế_toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp_vụ kinh_tế , tài_chính mới phát_sinh thuộc năm mới từ ngày 01 / 01 của năm tài_chính , ngân_sách mới . 
 Số_liệu thu , chi ngân_sách xã thuộc năm trước phát_sinh trong thời_gian chỉnh_lý quyết_toán được ghi vào các sổ kế_toán thu , chi ngân_sách xã trong thời_gian chỉnh_lý theo_dõi các tài_khoản thu , chi , chênh_lệch thu_chi ngân_sách xã trong thời_gian chỉnh_lý phục_vụ lập báo_cáo quyết_toán ngân_sách nhà_nước theo quy_định . Nếu nghiệp_vụ kinh_tế phát_sinh thuộc năm hiện_hành thì ghi sổ kế_toán năm nay . 
 b ) Trường_hợp ghi sổ kế_toán trên giấy ( thủ_công ) , xã phải hoàn_thiện thủ_tục pháp_lý của sổ kế_toán như sau : 
 - Đối_với sổ kế_toán đóng thành quyển : 
 + Ngoài bìa ( góc trên bên trái ) phải ghi tên xã , giữa bìa ghi tên sổ , ngày , tháng năm lập sổ , ngày , tháng , năm khóa sổ , họ tên và chữ_ký của người lập sổ , người phụ_trách kế_toán và Chủ_tịch Ủy_ban nhân_dân xã ký_tên , đóng_dấu ; ngày , tháng , năm kết_thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển_giao sổ cho người khác . 
 + Các trang sổ kế_toán phải đánh_số trang từ trang một ( 01 ) đến hết trang số cuối_cùng , giữa hai trang sổ phải đóng_dấu giáp_lai của xã . 
 - Đối_với sổ tờ rời : 
 + Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên xã , số thứ_tự của từng tờ sổ , tên sổ , tháng sử_dụng , họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế_toán . 
 + Các sổ tờ rời trước khi sử_dụng phải được Chủ_tịch Ủy_ban nhân_dân xã ký xác_nhận , đóng_dấu và ghi vào Sổ đăng_ký sử_dụng thẻ tờ rời . 
 + Các sổ tờ rời phải sắp_xếp theo thứ tự các tài_khoản kế_toán , phải đảm_bảo_an_toàn và dễ tra_cứu . 
 c ) Trường_hợp lập sổ kế_toán trên máy_vi_tính : 
 Các mẫu sổ kế_toán trên máy_vi_tính phải đảm_bảo các yếu_tố của sổ kế_toán theo quy_định của pháp_luật về kế_toán . Đối_với sổ kế_toán lưu_trữ trên các phương_tiện điện_tử , Chủ_tịch Ủy_ban nhân_dân xã phải chịu trách_nhiệm bảo_đảm an_toàn , bảo_mật thông_tin dữ_liệu và phải bảo_đảm tra_cứu được dữ_liệu trong thời_hạn lưu_trữ . Riêng đối_với sổ kế_toán tổng_hợp phải in ra giấy , đóng thành quyển và phải làm đầy_đủ các thủ_tục quy_định nêu tại điểm b , khoản 5 Điều này . 
 6 . Ghi sổ kế_toán 
 a ) Việc ghi sổ kế_toán phải căn_cứ vào chứng từ kế_toán , mọi số_liệu ghi trên sổ kế_toán phải có chứng từ kế_toán chứng_minh ; phải đảm_bảo số và chữ rõ_ràng , liên_tục có hệ_thống , không được viết tắt , không ghi chồng đè , không được bỏ cách dòng . 
 b ) Phải thực_hiện theo trình_tự ghi_chép và các mẫu sổ kế_toán quy_định tại Phụ_lục số 03 “ Hệ_thống sổ kế_toán ” kèm theo Thông_tư này . Khi ghi hết trang sổ phải cộng số_liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế_tiếp , không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới . 
 c ) Trường_hợp ghi sổ kế_toán trên giấy , phải dùng mực không phai , không dùng mực đỏ để ghi sổ kế_toán . Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi , không tẩy xóa , cấm dùng chất_hóa học để sửa_chữa . 
 7 . Khóa sổ kế_toán 
 Khóa sổ kế_toán là việc cộng sổ để tính ra tổng_số phát_sinh bên Nợ , bên Có và số_dư cuối kỳ của từng tài_khoản kế_toán hoặc tổng_số thu , chi , tồn_quỹ , nhập , xuất , tồn_kho . 
 a ) Kỳ khóa sổ kế_toán 
 - Sổ quỹ tiền_mặt phải được thực_hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày . Sau khi khóa sổ phải thực_hiện đối_chiếu giữa sổ tiền_mặt của kế_toán với sổ quỹ của thủ_quỹ và tiền_mặt có trong két đảm_bảo chính_xác , khớp đúng . Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm_kê quỹ tiền_mặt , sau khi kiểm_kê , Bảng kiểm_kê quỹ tiền_mặt được lưu cùng với sổ kế_toán tiền_mặt ngày cuối_cùng của tháng . 
 - Sổ tiền gửi ngân_hàng , kho_bạc phải được thực_hiện khóa sổ vào cuối tháng để đối_chiếu số_liệu với ngân_hàng , kho_bạc ; Bảng đối_chiếu số_liệu với ngân_hàng , kho_bạc ( có xác_nhận của ngân_hàng , kho_bạc ) được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân_hàng , kho_bạc hàng tháng . 
 - Xã phải khóa sổ kế_toán tại thời_điểm cuối kỳ kế_toán năm , trước khi lập báo_cáo tài_chính . Ngoài_ra , xã phải khóa sổ kế_toán trong các trường_hợp kiểm_kê đột_xuất hoặc các trường_hợp khác theo quy_định của pháp_luật . 
 b ) Trình_tự khóa sổ kế_toán 
 ( 1 ) Đối_với ghi sổ kế_toán trên giấy ( thủ_công ) : 
 Bước 1 : Kiểm_tra , đối_chiếu trước khi khóa sổ kế_toán 
 - Cuối kỳ kế_toán , sau khi đã phản_ánh hết các chứng từ kế_toán phát_sinh trong kỳ vào sổ kế_toán , kế_toán thực_hiện đối_chiếu giữa số_liệu trên chứng từ kế_toán ( nếu cần ) với số_liệu đã ghi sổ , giữa số_liệu của các sổ kế_toán có liên_quan , đảm_bảo sự khớp đúng giữa số_liệu trên chứng từ kế_toán với số_liệu trong một sổ kế_toán và giữa các sổ kế_toán với nhau . Thực_hiện cộng số phát_sinh trên Sổ Cái và các sổ kế_toán chi_tiết . 
 - Căn_cứ các sổ , thẻ kế_toán chi_tiết , lập Bảng tổng_hợp chi_tiết đối_với những tài_khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ . 
 - Thực_hiện cộng số phát_sinh Nợ , số phát_sinh Có của tất_cả các tài_khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật_ký - Sổ Cái đảm_bảo khớp đúng số_liệu tổng_hợp và chi_tiết . Sau đó thực_hiện đối_chiếu giữa số_liệu trên Sổ Cái với số_liệu trên sổ kế_toán chi_tiết hoặc Bảng tổng_hợp chi_tiết , giữa số_liệu của kế_toán với số_liệu của thủ_quỹ , thủ_kho . Sau khi xác_định khớp đúng số_liệu , thực_hiện khóa sổ kế_toán . Trường_hợp có chênh_lệch phải xác_định nguyên_nhân và xử_lý_số chênh_lệch cho đến khi số_liệu khớp đúng . 
 Bước 2 : Khóa_sổ 
 - Khi khóa sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp_vụ cuối_cùng của kỳ kế_toán . Sau đó ghi “ Cộng_số phát_sinh trong kỳ ” phía dưới dòng đã kẻ ; 
 - Ghi tiếp dòng “ Số_dư cuối kỳ ” ( tháng , quý , năm ) ; 
 Dòng “ Số_dư cuối kỳ ” tính như sau : 
 Sau khi tính được số_dư của từng tài_khoản , tài_khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ , tài_khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có . 
 - Ghi tiếp dòng “ Cộng_số phát_sinh lũy kế từ đầu năm ” ; 
 - Kẻ 2 đường kẻ liền nhau để kết_thúc việc khóa sổ . 
 - Đối_với sổ chi_tiết có kết_cấu các cột phát_sinh Nợ , phát_sinh Có và cột “ Số_dư ” ( hoặc nhập , xuất , “ còn lại ” hay thu , chi , “ tồn_quỹ ” ... ) , ghi số_liệu cột_số_dư ( còn lại hay tồn ) vào dòng “ Số_dư cuối kỳ ” của cột “ Số_dư ” hoặc cột “ Tồn_quỹ ” , hay cột “ Còn lại ” . 
 Sau khi khóa sổ kế_toán , người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ , người phụ_trách kế_toán kiểm_tra đảm_bảo sự chính_xác , cân_đối sẽ ký xác_nhận . Sau đó trình Chủ_tịch Ủy_ban nhân_dân xã kiểm_tra và ký duyệt để xác_nhận tính pháp_lý của số_liệu khóa sổ kế_toán . 
 ( 2 ) Đối_với ghi sổ trên máy_vi_tính : 
 Quy_trình khóa sổ kế_toán trên phần_mềm kế_toán cần được thiết_lập đảm_bảo và thể_hiện các nguyên_tắc khóa sổ đối_với trường_hợp ghi sổ kế_toán trên giấy ( thủ_công ) . 
 8 . Danh_mục sổ kế_toán , mẫu sổ , hướng_dẫn lập sổ kế_toán theo Phụ_lục số 03 “ Hệ_thống sổ kế_toán ” kèm theo Thông_tư này .