Câu hỏi: Yêu_cầu chức_năng của Hệ_thống lưu_trữ điện_tử đối_với an_ninh thông_tin theo quy_định hiện_hành

Trả lời: Điều 20 . Yêu_cầu chức_năng của Hệ_thống 1 . Đối_với việc tạo_lập và theo_dõi văn_bản 
 a ) Cho_phép đính kèm các tệp_tin ; 
 b ) Cho phép tạo mã định_danh văn_bản đi ; 
 c ) Cho phép tạo mã cho hồ_sơ và số thứ tự văn_bản trong hồ_sơ ; 
 d ) Hiển_thị mức_độ khẩn của văn_bản ; 
 đ ) Cho phép tự_động cấp số , ngày , tháng , năm cho văn_bản đi sau khi văn_bản đã được người có thẩm_quyền ký số và số đến , ngày , tháng , năm đến cho văn_bản đến theo thứ_tự và trình_tự thời_gian trong năm ; 
 e ) Cho phép bên nhận tự_động thông_báo cho bên gửi đã nhận văn_bản ; 
 g ) Cho phép tự_động cập_nhật các Trường thông_tin số 1 , 2.1 , 
 2.2 , 3 , 11 , 
 13 , 14 Phụ_lục IV , Trường thông_tin số 1 , 2.1 , 2.2 , 3 , 5 , 7 , 11 , 14.1 Phụ_lục V , Trường thông_tin số 1.1 , 1.2 , 9 , 10 Phụ_lục VI Thông_tư này ; 
 h ) Thông_báo cho văn_thư cơ_quan khi có sự trùng_lặp mã định_danh văn_bản ; 
 i ) Cho phép thống_kê , theo_dõi , đôn_đốc việc giải_quyết văn_bản đến ; 
 k ) Cho phép người có thẩm_quyền phân_phối văn_bản đến , theo_dõi , đôn_đốc đơn_vị , cá_nhân giải_quyết văn_bản đúng thời_hạn ; 
 l ) Cho phép người có thẩm_quyền truy_cập , chỉnh_sửa , chuyển lại dự_thảo văn_bản , tài_liệu ; 
 m ) Cho phép thông_báo khi có văn_bản mới ; 
 n ) Cho phép cơ_quan , tổ_chức gửi văn_bản biết được tình_trạng nhận văn_bản tại cơ_quan , tổ_chức nhận văn_bản . 
 2 . Đối_với việc kết_nối , liên_thông 
 a ) Bảo_đảm kết_nối , liên_thông giữa các Hệ_thống quản_lý_tài_liệu điện_tử và Hệ_thống quản_lý_tài_liệu lưu_trữ điện_tử của Lưu_trữ lịch_sử mà cơ_quan , tổ_chức là nguồn nộp lưu ; 
 b ) Có khả_năng hoạt_động trên các thiết_bị di_động thông_minh trong điều_kiện bảo_đảm an_toàn thông_tin ; 
 c ) Có khả_năng kết_nối , liên_thông và tích_hợp với các hệ_thống chuyên_dụng khác đang được sử_dụng tại cơ_quan , tổ_chức . 
 3 . Đối_với an_ninh thông_tin 
 a ) Phân_quyền truy_cập đối_với từng hồ_sơ , văn_bản ; 
 b ) Cảnh_báo sự thay_đổi về quyền truy_cập đối_với từng hồ_sơ , văn_bản trong Hệ_thống cho đến khi có xác_nhận của người có thẩm_quyền . 
 4 . Đối_với việc bảo_quản và lưu_trữ văn_bản , hồ_sơ 
 a ) Lưu văn_bản và các thông_tin về quá_trình giải_quyết công_việc gồm : ý_kiến chỉ_đạo , phân_phối văn_bản đến của người có thẩm_quyền ; các dự_thảo văn_bản của công_chức , viên_chức được phân_công soạn_thảo ; ý_kiến góp_ý của cá_nhân , đơn_vị có liên_quan ; ý_kiến chỉ_đạo của lãnh_đạo ; ý_kiến phê_duyệt , chịu trách_nhiệm nội_dung của lãnh_đạo đơn_vị chủ_trì soạn_thảo ; ý_kiến phê_duyệt chịu trách_nhiệm về thể_thức , kỹ_thuật trình_bày văn_bản của người có thẩm_quyền ; lịch_sử truy_cập và xem văn_bản ; các tác_động khác vào văn_bản ; 
 b ) Liên_kết các văn_bản , tài_liệu có cùng mã hồ_sơ trong Hệ_thống để tạo thành hồ_sơ ; 
 c ) Cho phép tự_động thông_báo hồ_sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu_trữ cơ_quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu_trữ cơ_quan thông_báo_danh_mục hồ_sơ nộp lưu cho đơn_vị giao_nộp tài_liệu ; 
 d ) Bảo_đảm thực_hiện nộp lưu hồ_sơ vào Lưu_trữ cơ_quan ; 
 đ ) Bảo_đảm chuyển_giao hồ_sơ vào Hệ_thống quản_lý_tài_liệu lưu_trữ điện_tử của Lưu_trữ lịch_sử ; 
 e ) Cho phép gán một văn_bản , tài_liệu cho nhiều hồ_sơ mà không cần nhân_bản ; 
 g ) Bảo_đảm sự toàn_vẹn , tin_cậy , không thay_đổi của văn_bản , hồ_sơ ; 
 h ) Bảo_đảm khả_năng truy_cập và sử_dụng hồ_sơ , văn_bản theo thời_hạn bảo_quản ; 
 i ) Bảo_đảm khả_năng di_chuyển hồ_sơ , tài_liệu , dữ_liệu đặc_tả và thay_đổi định_dạng văn_bản khi có sự thay_đổi về công_nghệ ; 
 k ) Có khả_năng sao lưu định_kỳ , đột_xuất và phục_hồi dữ_liệu khi gặp sự_cố . 
 5 . Đối_với tài_liệu hết giá_trị 
 a ) Cho phép tự_động thông_báo hồ_sơ hết thời_hạn bảo_quản trước 30 ngày ; 
 b ) Cho phép đánh_giá lại giá_trị của hồ_sơ được thông_báo hết thời_hạn bảo_quản ; xác_định lại thời_hạn bảo_quản hoặc hủy tài_liệu hết giá_trị ; 
 c ) Khi thực_hiện lệnh_hủy tài_liệu hết giá_trị : Hệ_thống yêu_cầu nhập lý_do_hủy tài_liệu ; thông_báo những tài_liệu dự_kiến_hủy đang được gán với những hồ_sơ khác chưa hết thời_hạn bảo_quản ( nếu có ) và cho phép giữ lại văn_bản đã được gán vào hồ_sơ liên_quan chưa hết thời_hạn bảo_quản ; xác_nhận lại lệnh_hủy ; hủy tài_liệu sau khi xác_nhận ; 
 d ) Lưu dữ_liệu đặc_tả của quá_trình hủy tài_liệu ; 
 đ ) Thông_báo thông_tin về tài_liệu có định_dạng khác thuộc hồ_sơ được hủy . 
 6 . Đối_với thống_kê , tìm_kiếm và sử_dụng văn_bản , hồ_sơ 
 a ) Cho phép thống_kê số_lượng hồ_sơ , văn_bản , tài_liệu ; số lượt truy_cập vào từng hồ_sơ , văn_bản , tài_liệu ; 
 b ) Cho phép thống_kê số lượt truy_cập vào Hệ_thống theo yêu_cầu của người quản_lý , quản_trị ; 
 c ) Cấp quyền , kiểm_soát quyền truy_cập vào hồ_sơ lưu_trữ điện_tử và dữ_liệu đặc_tả của hồ_sơ lưu_trữ ; 
 d ) Cho phép tìm_kiếm văn_bản , hồ_sơ đối_với tất_cả các trường thông_tin đầu_vào của văn_bản , hồ_sơ và nội_dung của văn_bản , tài_liệu ; 
 đ ) Cho phép lựa_chọn hiển_thị các trường thông_tin của văn_bản , hồ_sơ trong kết_quả tìm_kiếm ; 
 e ) Cho phép lưu và sử_dụng lại các yêu_cầu tìm_kiếm ; 
 g ) Cho phép hiển_thị thứ tự kết_quả tìm_kiếm ; 
 h ) Cho phép kết xuất kết_quả tìm_kiếm ra các định_dạng tệp văn_bản phổ_biến : ( . doc ) , ( . docx ) , ( . pdf ) ; 
 i ) Cho phép tải hoặc in văn_bản , tài_liệu , dữ_liệu đặc_tả ; 
 k ) Cho phép đánh_dấu vào văn_bản , tài_liệu , dữ_liệu đặc_tả được in ra từ Hệ_thống ; 
 l ) Lưu lịch_sử truy_cập và sử_dụng văn_bản , tài_liệu . 
 7 . Đối_với việc quản_lý dữ_liệu đặc_tả 
 a ) Lưu các yếu_tố dữ_liệu đặc_tả liên_quan đến một văn_bản , hồ_sơ cụ_thể theo thời_hạn bảo_quản ; 
 b ) Hiển_thị toàn_bộ dữ_liệu đặc_tả của một văn_bản , hồ_sơ khi có yêu_cầu của người sử_dụng được cấp quyền ; 
 c ) Cho_phép nhập dữ_liệu đặc_tả bổ_sung cho văn_bản , hồ_sơ ; 
 d ) Lưu dữ_liệu đặc_tả của quá_trình kiểm_soát an_ninh văn_bản , hồ_sơ , hệ_thống ; 
 đ ) Lưu và cố_định sự liên_kết của một văn_bản , hồ_sơ với tất_cả các yếu_tố dữ_liệu đặc_tả liên_quan .