TAX COURT OPINION

Case: Stanley D. & Rosemary A. Clough
Docket Number: 6836-02
Judge: Dawson
Opinion Type: reported
Filed: 10/18/2002
Pages: 14

1 1 9 T . C . N o . 1 0 U N I T E D S T A T E S T A X C O U R T S T A N L E Y D . C L O U G H A N D R O S E M A R Y A . C L O U G H , P e t i t i o n e r s v . C O M M I S S I O N E R O F I N T E R N A L R E V E N U E , R e s p o n d e n t D o c k e t N o . 6 8 3 6 - 0 2 . F i l e d O c t o b e r 1 8 , 2 0 0 2 . R f i l e d a m o t i o n t o d i s m i s s f o r l a c k o f j u r i s d i c t i o n o n t h e g r o u n d t h a t P s ' p e t i t i o n w a s n o t t i m e l y f i l e d . R a t t a c h e d a c o p y o f t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t s h o w i n g t h a t t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y w a s m a i l e d o n D e c . 4 , 2 0 0 1 . T h e U . S . P o s t a l S e r v i c e p o s t m a r k o n t h e e n v e l o p e i n w h i c h t h e p e t i t i o n w a s m a i l e d w a s d a t e d M a r . 2 1 , 2 0 0 2 , a d a t e m o r e t h a n 9 0 d a y s a f t e r t h e m a i l i n g o f t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y . R f i l e d s w o r n d e c l a r a t i o n s o f t h e m a n a g e r o f t h e o f f i c e t h a t m a i n t a i n e d t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t s t a t i n g t h a t t h e l i s t w a s o b t a i n e d f r o m r e c o r d s o f t h a t o f f i c e . R a l s o f i l e d a d e c l a r a t i o n o f a p r o c e s s i n g c l e r k o f t h e U . S . P o s t a l S e r v i c e o u t l i n i n g t h e p r o c e d u r e t h a t h e f o l l o w s i n p r o c e s s i n g c e r t i f i e d m a i l a n d s t a t i n g t h a t o n D e c . 4 , 2 0 0 1 , h e p l a c e d a p o s t a l s t a m p o n t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t a t t a c h e d t o R ' s m o t i o n . P s o b j e c t t o t h e i n t r o d u c t i o n i n t o e v i d e n c e o f t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t a n d t h e d e c l a r a t i o n s o n t h e g r o u n d s t h a t t h e s e d o c u m e n t s c o n s t i t u t e i n a d m i s s i b l e h e a r s a y . - 2 - 1 U n l e s s o t h e r w i s e i n d i c a t e d , s e c t i o n r e f e r e n c e s a r e t o t h e I n t e r n a l R e v e n u e C o d e , a s a m e n d e d , a n d R u l e r e f e r e n c e s a r e t o t h e T a x C o u r t R u l e s o f P r a c t i c e a n d P r o c e d u r e . H e l d : T h e c e r t i f i e d m a i l l i s t i s a r e c o r d o f r e g u l a r l y c o n d u c t e d a c t i v i t y u n d e r F e d . R . E v i d . 8 0 2 ( 6 ) a n d i s s e l f - a u t h e n t i c a t e d b y t h e a c c o m p a n y i n g d e c l a r a t i o n s u n d e r F e d . R . E v i d . 9 0 2 ( 1 1 ) . S t a n l e y D . C l o u g h a n d R o s e m a r y A . C l o u g h , p r o s e . K a r e n N . S o m m e r s , M e l i n d a G . W i l l i a m s , a n d D o n n a F . H e r b e r t , f o r r e s p o n d e n t . O P I N I O N D A W S O N , J u d g e : T h i s c a s e w a s a s s i g n e d t o S p e c i a l T r i a l J u d g e C a r l e t o n D . P o w e l l p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f s e c t i o n 7 4 4 3 A ( b ) ( 5 ) a n d R u l e s 1 8 0 , 1 8 1 , a n d 1 8 3 . 1 T h e C o u r t a g r e e s w i t h a n d a d o p t s t h e o p i n i o n o f t h e S p e c i a l T r i a l J u d g e , w h i c h i s s e t f o r t h b e l o w . O P I N I O N O F T H E S P E C I A L T R I A L J U D G E P O W E L L , S p e c i a l T r i a l J u d g e : T h i s m a t t e r i s b e f o r e t h e C o u r t o n r e s p o n d e n t ' s m o t i o n t o d i s m i s s f o r l a c k o f j u r i s d i c t i o n , a s s u p p l e m e n t e d . R e s p o n d e n t c o n t e n d s t h a t t h e C o u r t l a c k s j u r i s d i c t i o n i n t h i s c a s e o n t h e g r o u n d t h a t t h e p e t i t i o n w a s n o t f i l e d w i t h i n t h e t i m e p r e s c r i b e d i n s e c t i o n s 6 2 1 3 ( a ) a n d 7 5 0 2 ( a ) . P e t i t i o n e r s r e s i d e d i n S y l m a r , C a l i f o r n i a , a t t h e t i m e t h e p e t i t i o n w a s f i l e d . - 3 - 2 S e c . 3 4 6 3 o f t h e I n t e r n a l R e v e n u e S e r v i c e R e s t r u c t u r i n g a n d R e f o r m A c t o f 1 9 9 8 , P u b . L . 1 0 5 - 2 0 6 , 1 1 2 S t a t . 6 8 5 , 7 6 7 , d i r e c t s t h e S e c r e t a r y t o i n c l u d e o n e a c h n o t i c e o f d e f i c i e n c y i s s u e d u n d e r s e c . 6 2 1 2 t h e d a t e o f t h e l a s t d a y o n w h i c h t h e t a x p a y e r m a y f i l e a p e t i t i o n w i t h t h e T a x C o u r t . S e e R o c h e l l e v . C o m m i s s i o n e r , 1 1 6 T . C . 3 5 6 , 3 5 9 ( 2 0 0 1 ) , a f f d . 2 9 3 F . 3 d 7 4 0 ( 5 t h C i r . 2 0 0 2 ) . B a c k g r o u n d O n o r a b o u t D e c e m b e r 2 8 , 2 0 0 1 , p e t i t i o n e r s r e c e i v e d a n o t i c e o f d e f i c i e n c y t h a t r e s p o n d e n t s e n t b y c e r t i f i e d m a i l . I n t h e n o t i c e , r e s p o n d e n t d e t e r m i n e d a d e f i c i e n c y o f $ 5 1 , 4 4 0 i n p e t i t i o n e r s ' 1 9 9 9 F e d e r a l i n c o m e t a x a n d a n a c c u r a c y - r e l a t e d p e n a l t y u n d e r s e c t i o n 6 6 6 2 ( a ) o f $ 1 0 , 2 8 8 . T h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y w a s a d d r e s s e d t o p e t i t i o n e r s a t 1 3 5 5 0 F o o t h i l l B l v d . U n i t , S y l m a r , C a l i f o r n i a . P e t i t i o n e r s d o n o t d i s p u t e t h a t t h e S y l m a r a d d r e s s w a s t h e i r c o r r e c t a d d r e s s . T h e c o v e r p a g e o f t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y c o n t a i n e d t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : ( 1 ) T h e d a t e o f t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y ( D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 ) ; ( 2 ) p e t i t i o n e r s ' p r i m a r y t a x p a y e r i d e n t i f i c a t i o n n u m b e r ; ( 3 ) t h e t y p e o f t a x , t h e t a x a b l e y e a r , a n d t h e a m o u n t o f t h e d e f i c i e n c y a n d p e n a l t y ; ( 4 ) t h e n a m e o f a n I n t e r n a l R e v e n u e S e r v i c e c o n t a c t p e r s o n , a s w e l l a s a p h o n e n u m b e r , f a x n u m b e r , a n d h o u r s t o c a l l ; a n d ( 5 ) t h e l a s t d a t e t o f i l e a p e t i t i o n w i t h t h e C o u r t ( M a r c h 4 , 2 0 0 2 ) . 2 T h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y w a s i s s u e d b y t h e I n t e r n a l R e v e n u e S e r v i c e C e n t e r i n O g d e n , U t a h ( t h e O g d e n S e r v i c e C e n t e r ) . O n A p r i l 1 , 2 0 0 2 , t h e C o u r t r e c e i v e d a n d f i l e d a j o i n t - 4 - 3 T h e C o u r t h a s r e c o g n i z e d t h a t a c e r t i f i e d m a i l l i s t i s t h e e q u i v a l e n t o f a P o s t a l S e r v i c e F o r m 3 8 7 7 , A c c e p t a n c e o f R e g i s t e r e d , I n s u r e d , C . O . D . a n d C e r t i f i e d M a i l . S e e S t e i n v . C o m m i s s i o n e r , T . C . M e m o . 1 9 9 0 - 3 7 8 . p e t i t i o n f o r r e d e t e r m i n a t i o n c h a l l e n g i n g t h e a b o v e - d e s c r i b e d n o t i c e o f d e f i c i e n c y . T h e p e t i t i o n a r r i v e d a t t h e C o u r t i n a n e n v e l o p e b e a r i n g a U . S . P o s t a l S e r v i c e p o s t m a r k d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 0 2 . R e s p o n d e n t f i l e d a m o t i o n t o d i s m i s s f o r l a c k o f j u r i s d i c t i o n o n t h e g r o u n d t h a t t h e p e t i t i o n w a s n o t t i m e l y f i l e d . A t t a c h e d t o r e s p o n d e n t ' s m o t i o n t o d i s m i s s i s a c o p y o f a c e r t i f i e d m a i l l i s t . 3 T h e c e r t i f i e d m a i l l i s t i n d i c a t e s t h a t o n D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 , d u p l i c a t e o r i g i n a l n o t i c e s o f d e f i c i e n c y f o r t h e t a x a b l e y e a r 1 9 9 9 w e r e m a i l e d t o p e t i t i o n e r s . P e t i t i o n e r s a r e i d e n t i f i e d o n t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t b y n a m e , a d d r e s s , a n d p r i m a r y t a x p a y e r i d e n t i f i c a t i o n n u m b e r . A U . S . P o s t a l S e r v i c e p o s t m a r k d a t e d D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 , a p p e a r s i n t h e l o w e r r i g h t - h a n d c o r n e r o f t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t . T h e p o s t m a r k , w h i c h i s r e c t a n g u l a r , i d e n t i f i e s t h e U . S . P o s t O f f i c e a s " I R S O G D E N U T U S P S - 8 4 2 0 1 " a n d i n c l u d e s t h e f a c s i m i l e s i g n a t u r e o f G r e g L . H o l t . P e t i t i o n e r s o b j e c t t o r e s p o n d e n t ' s r e l i a n c e o n t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t o n t h e g r o u n d t h e d o c u m e n t c o n s t i t u t e s i n a d m i s s a b l e h e a r s a y . T h e m a t t e r w a s c a l l e d f o r h e a r i n g a t t h e C o u r t ' s m o t i o n s s e s s i o n i n W a s h i n g t o n , D . C . , o n J u n e 1 9 , 2 0 0 2 . C o u n s e l f o r r e s p o n d e n t a p p e a r e d . R e s p o n d e n t s u b m i t t e d a d e c l a r a t i o n e x e c u t e d - 5 - b y S u s a n D . P e t e r s e n ( M s . P e t e r s e n ) , t h e m a n a g e r o f t h e C o r r e s p o n d e n c e / P r o c e s s i n g E x a m i n a t i o n D e p a r t m e n t a t t h e O g d e n S e r v i c e C e n t e r . M s . P e t e r s e n ' s d e c l a r a t i o n s t a t e s t h a t s h e i s a c u s t o d i a n o f v a r i o u s r e c o r d s , i n c l u d i n g c e r t i f i e d m a i l l i s t s . M s . P e t e r s e n ' s d e c l a r a t i o n d e s c r i b e s i n g e n e r a l t e r m s t h e p r o c e d u r e s t h a t a r e u s e d i n m a i l i n g n o t i c e s o f d e f i c i e n c y , i n c l u d i n g t h e t r a n s f e r o f n o t i c e s o f d e f i c i e n c y t o t h e U . S . P o s t a l S e r v i c e a n d t h e O g d e n S e r v i c e C e n t e r ' s p r a c t i c e o f r e t a i n i n g c e r t i f i e d m a i l l i s t s . M s . P e t e r s e n ' s d e c l a r a t i o n s t a t e s t h a t t h e c o p y o f t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t a t t a c h e d t o r e s p o n d e n t ' s m o t i o n t o d i s m i s s w a s o b t a i n e d f r o m r e c o r d s m a i n t a i n e d a t t h e O g d e n S e r v i c e C e n t e r . P e t i t i o n e r s d i d n o t a p p e a r , b u t t h e y f i l e d a r e q u e s t t o c h a n g e t h e p l a c e o f h e a r i n g . T h e C o u r t c o n t i n u e d t h e m a t t e r f o r f u r t h e r h e a r i n g t o t h e C o u r t ' s t r i a l c a l e n d a r i n S a n D i e g o , C a l i f o r n i a , o n J u n e 2 8 , 2 0 0 2 . P e t i t i o n e r S t a n l e y D . C l o u g h a n d c o u n s e l f o r r e s p o n d e n t a p p e a r e d a t t h e s e c o n d h e a r i n g a n d w e r e h e a r d . D u r i n g t h e s e c o n d h e a r i n g , r e s p o n d e n t f i l e d w i t h t h e C o u r t a s u p p l e m e n t t o t h e m o t i o n t o d i s m i s s a n d s u b m i t t e d a d e c l a r a t i o n e x e c u t e d b y G r e g L . H o l t ( M r . H o l t ) , a U . S . P o s t a l S e r v i c e m a i l p r o c e s s i n g c l e r k a s s i g n e d t o t h e O g d e n S e r v i c e C e n t e r . M r . H o l t ' s d e c l a r a t i o n s t a t e s t h a t h i s d u t i e s a s a m a i l p r o c e s s i n g c l e r k i n c l u d e p r o c e s s i n g c e r t i f i e d m a i l i t e m s - 6 - d e l i v e r e d t o h i m b y O g d e n S e r v i c e C e n t e r p e r s o n n e l . M r . H o l t ' s d e c l a r a t i o n o u t l i n e s t h e p r o c e d u r e s t h a t h e f o l l o w s i n p r o c e s s i n g c e r t i f i e d m a i l , i n c l u d i n g h i s p r a c t i c e o f v e r i f y i n g t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h e C o m m i s s i o n e r ' s c e r t i f i e d m a i l l i s t s , a n d , t h e r e a f t e r , p l a c i n g a p o s t m a r k s t a m p o n e a c h s u c h l i s t . M r . H o l t ' s d e c l a r a t i o n s t a t e s t h a t , o n D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 , h e p l a c e d a p o s t m a r k s t a m p o n t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t t h a t w a s a t t a c h e d a s a n e x h i b i t t o r e s p o n d e n t ' s m o t i o n t o d i s m i s s . P e t i t i o n e r s a l s o o b j e c t t o t h e a d m i s s i o n o f M r . H o l t ' s d e c l a r a t i o n o n t h e g r o u n d t h a t t h e d o c u m e n t c o n s t i t u t e s i n a d m i s s i b l e h e a r s a y . D i s c u s s i o n T h e T a x C o u r t i s a c o u r t o f l i m i t e d j u r i s d i c t i o n , a n d w e m a y e x e r c i s e o u r j u r i s d i c t i o n o n l y t o t h e e x t e n t a u t h o r i z e d b y C o n g r e s s . S e c . 7 4 4 2 ; J u d g e v . C o m m i s s i o n e r , 8 8 T . C . 1 1 7 5 , 1 1 8 0 - 1 1 8 1 ( 1 9 8 7 ) ; N a f t e l v . C o m m i s s i o n e r , 8 5 T . C . 5 2 7 , 5 2 9 ( 1 9 8 5 ) . T h e C o u r t ' s j u r i s d i c t i o n t o r e d e t e r m i n e a d e f i c i e n c y d e p e n d s u p o n t h e i s s u a n c e o f a v a l i d n o t i c e o f d e f i c i e n c y a n d a t i m e l y f i l e d p e t i t i o n . R u l e 1 3 ( a ) , ( c ) ; M o n g e v . C o m m i s s i o n e r , 9 3 T . C . 2 2 , 2 7 ( 1 9 8 9 ) ; N o r m a c , I n c . v . C o m m i s s i o n e r , 9 0 T . C . 1 4 2 , 1 4 7 ( 1 9 8 8 ) . S e c t i o n 6 2 1 2 ( a ) e x p r e s s l y a u t h o r i z e s t h e C o m m i s s i o n e r , a f t e r d e t e r m i n i n g a d e f i c i e n c y , t o s e n d a n o t i c e o f d e f i c i e n c y t o a t a x p a y e r b y c e r t i f i e d o r r e g i s t e r e d m a i l . P u r s u a n t t o s e c t i o n 6 2 1 3 ( a ) , a t a x p a y e r h a s 9 0 d a y s ( o r 1 5 0 d a y s i f t h e n o t i c e i s a d d r e s s e d t o a p e r s o n o u t s i d e o f t h e U n i t e d S t a t e s ) f r o m t h e d a t e - 7 - t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y i s m a i l e d t o f i l e a p e t i t i o n w i t h t h e C o u r t f o r a r e d e t e r m i n a t i o n o f t h e d e f i c i e n c y . T h e C o m m i s s i o n e r b e a r s t h e b u r d e n o f p r o v i n g b y c o m p e t e n t a n d p e r s u a s i v e e v i d e n c e t h a t a n o t i c e o f d e f i c i e n c y w a s p r o p e r l y m a i l e d t o a t a x p a y e r . C a t a l d o v . C o m m i s s i o n e r , 6 0 T . C . 5 2 2 , 5 2 4 ( 1 9 7 3 ) , a f f d . p e r c u r i a m 4 9 9 F . 2 d 5 5 0 ( 2 d C i r . 1 9 7 4 ) . W e r e q u i r e t h e C o m m i s s i o n e r t o i n t r o d u c e e v i d e n c e s h o w i n g t h a t t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y w a s p r o p e r l y d e l i v e r e d t o t h e U . S . P o s t a l S e r v i c e f o r m a i l i n g . C o l e m a n v . C o m m i s s i o n e r , 9 4 T . C . 8 2 , 9 0 ( 1 9 9 0 ) . T h e a c t o f m a i l i n g m a y b e p r o v e n b y e v i d e n c e o f t h e C o m m i s s i o n e r ' s m a i l i n g p r a c t i c e s c o r r o b o r a t e d b y d i r e c t t e s t i m o n y o r d o c u m e n t a r y e v i d e n c e . I d . T h e C o m m i s s i o n e r i s n o t r e q u i r e d t o p r o d u c e e m p l o y e e s w h o p e r s o n a l l y r e c a l l e a c h o f t h e m a n y n o t i c e s o f d e f i c i e n c y w h i c h a r e m a i l e d a n n u a l l y . C a t a l d o v . C o m m i s s i o n e r , s u p r a a t 5 2 4 . T h e r e i s n o d i s p u t e i n t h i s c a s e r e g a r d i n g t h e e x i s t e n c e o f t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y d a t e d D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 . P e t i t i o n e r s a c k n o w l e d g e r e c e i v i n g t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y i n l a t e D e c e m b e r 2 0 0 1 . R e s p o n d e n t a s s e r t s t h a t t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y w a s m a i l e d t o p e t i t i o n e r s o n D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 , a n d , t h e r e f o r e , t h e 9 0 - d a y p e r i o d f o r f i l i n g a t i m e l y p e t i t i o n w i t h t h e C o u r t e x p i r e d o n M a r c h 4 , 2 0 0 2 - - m o r e t h a n 2 w e e k s b e f o r e p e t i t i o n e r s m a i l e d t h e i r p e t i t i o n t o t h e C o u r t . P e t i t i o n e r s c o n c e d e t h a t , i f t h e n o t i c e - 8 - o f d e f i c i e n c y w a s m a i l e d t o t h e m o n D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 , t h e i r p e t i t i o n w a s n o t f i l e d w i t h i n t h e 9 0 - d a y p e r i o d p r e s c r i b e d i n s e c t i o n 6 2 1 3 ( a ) . T h e o n l y d i s p u t e , t h e r e f o r e , i s t h e d a t e t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y w a s m a i l e d . W h e r e t h e e x i s t e n c e o f a n o t i c e o f d e f i c i e n c y i s n o t d i s p u t e d , a P o s t a l S e r v i c e F o r m 3 8 7 7 , A c c e p t a n c e o f R e g i s t e r e d , I n s u r e d , C . O . D . a n d C e r t i f i e d M a i l , o r i t s e q u i v a l e n t - - a c e r t i f i e d m a i l l i s t - - r e p r e s e n t s d i r e c t d o c u m e n t a r y e v i d e n c e o f t h e d a t e a n d t h e f a c t o f m a i l i n g . C o l e m a n v . C o m m i s s i o n e r , s u p r a a t 9 0 - 9 1 ; s e e M a g a z i n e v . C o m m i s s i o n e r , 8 9 T . C . 3 2 1 , 3 2 4 , 3 2 7 ( 1 9 8 7 ) . A p r o p e r l y c o m p l e t e d c e r t i f i e d m a i l l i s t r e f l e c t s c o m p l i a n c e w i t h I n t e r n a l R e v e n u e S e r v i c e p r o c e d u r e s f o r m a i l i n g d e f i c i e n c y n o t i c e s . C o l e m a n v . C o m m i s s i o n e r , s u p r a a t 9 0 . E x a c t c o m p l i a n c e w i t h c e r t i f i e d m a i l l i s t p r o c e d u r e s r a i s e s a p r e s u m p t i o n o f o f f i c i a l r e g u l a r i t y i n f a v o r o f t h e C o m m i s s i o n e r . U n i t e d S t a t e s v . Z o l l a , 7 2 4 F . 2 d 8 0 8 , 8 1 0 ( 9 t h C i r . 1 9 8 4 ) . A f a i l u r e t o c o m p l y p r e c i s e l y w i t h t h e c e r t i f i e d m a i l i n g l i s t p r o c e d u r e s m a y n o t b e f a t a l i f t h e e v i d e n c e a d d u c e d i s o t h e r w i s e s u f f i c i e n t t o p r o v e m a i l i n g . C o l e m a n v . C o m m i s s i o n e r , s u p r a a t 9 1 . P e t i t i o n e r s c o n t e n d , h o w e v e r , t h a t b o t h t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t a n d t h e d e c l a r a t i o n e x e c u t e d b y M r . H o l t c o n s t i t u t e i n a d m i s s i b l e h e a r s a y , a n d r e s p o n d e n t h a s o t h e r w i s e f a i l e d t o p r o v e t h e d a t e t h a t t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y w a s m a i l e d . - 9 - 4 P e t i t i o n e r s ' e x e g e s i s o n C a l i f o r n i a l a w i s b e s i d e t h e p o i n t . I n g e n e r a l , s e c t i o n 7 4 5 3 a n d R u l e 1 4 3 ( a ) p r o v i d e t h a t T a x C o u r t p r o c e e d i n g s a r e t o b e c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r u l e s o f e v i d e n c e a p p l i c a b l e i n t r i a l s w i t h o u t a j u r y i n t h e U . S . D i s t r i c t C o u r t f o r t h e D i s t r i c t o f C o l u m b i a . C o n s i s t e n t w i t h t h i s d i r e c t i v e , w e o b s e r v e t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e . 4 R u l e 8 0 1 ( c ) o f t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e d e f i n e s " h e a r s a y " a s " a s t a t e m e n t , o t h e r t h a n o n e m a d e b y t h e d e c l a r a n t w h i l e t e s t i f y i n g a t t h e t r i a l o r h e a r i n g , o f f e r e d i n e v i d e n c e t o p r o v e t h e t r u t h o f t h e m a t t e r a s s e r t e d . " R u l e 8 0 2 o f t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e p r o v i d e s t h a t h e a r s a y g e n e r a l l y i s n o t a d m i s s i b l e e x c e p t a s o t h e r w i s e p r o v i d e d . R u l e 8 0 3 ( 6 ) o f t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e p r o v i d e s a n e x c e p t i o n t o t h e h e a r s a y r u l e a s f o l l o w s : R u l e 8 0 3 . H e a r s a y E x c e p t i o n s ; A v a i l a b i l i t y o f D e c l a r a n t I m m a t e r i a l T h e f o l l o w i n g a r e n o t e x c l u d e d b y t h e h e a r s a y r u l e , e v e n t h o u g h t h e d e c l a r a n t i s a v a i l a b l e a s a w i t n e s s : * * * * * * * ( 6 ) R e c o r d s o f R e g u l a r l y C o n d u c t e d A c t i v i t y . - - A m e m o r a n d u m , r e p o r t , r e c o r d , o r d a t a c o m p i l a t i o n , i n a n y f o r m , o f a c t s , e v e n t s , c o n d i t i o n s , o p i n i o n s , o r d i a g n o s e s , m a d e a t o r n e a r t h e t i m e b y , o r f r o m i n f o r m a t i o n t r a n s m i t t e d b y , a p e r s o n w i t h k n o w l e d g e , i f k e p t i n t h e c o u r s e o f a r e g u l a r l y c o n d u c t e d b u s i n e s s a c t i v i t y , a n d i f i t w a s t h e r e g u l a r p r a c t i c e o f t h a t b u s i n e s s a c t i v i t y t o m a k e t h e m e m o r a n d u m , r e p o r t , r e c o r d o r d a t a c o m p i l a t i o n , a l l a s s h o w n b y t h e t e s t i m o n y o f t h e c u s t o d i a n o r o t h e r q u a l i f i e d w i t n e s s , o r b y c e r t i f i c a t i o n t h a t c o m p l i e s w i t h R u l e - 1 0 - 5 T h e A d v i s o r y C o m m i t t e e N o t e s p e r t a i n i n g t o F e d . R . E v i d . 9 0 2 ( 1 1 ) s t a t e i n p e r t i n e n t p a r t : ( c o n t i n u e d . . . ) 9 0 2 ( 1 1 ) , R u l e 9 0 2 ( 1 2 ) , o r a s t a t u t e p e r m i t t i n g c e r t i f i c a t i o n , u n l e s s t h e s o u r c e o f i n f o r m a t i o n o r t h e m e t h o d o r c i r c u m s t a n c e s o f p r e p a r a t i o n i n d i c a t e l a c k o f t r u s t w o r t h i n e s s . T h e t e r m " b u s i n e s s " a s u s e d i n t h i s p a r a g r a p h i n c l u d e s b u s i n e s s , i n s t i t u t i o n , a s s o c i a t i o n , p r o f e s s i o n , o c c u p a t i o n , a n d c a l l i n g o f e v e r y k i n d , w h e t h e r o r n o t c o n d u c t e d f o r p r o f i t . R u l e 9 0 2 o f t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e , i n t e r a l i a , p r o v i d e s : R u l e 9 0 2 . S e l f - a u t h e n t i c a t i o n E x t r i n s i c e v i d e n c e o f a u t h e n t i c i t y a s a c o n d i t i o n p r e c e d e n t t o a d m i s s i b i l i t y i s n o t r e q u i r e d w i t h r e s p e c t t o t h e f o l l o w i n g : * * * * * * * ( 1 1 ) C e r t i f i e d D o m e s t i c R e c o r d s o f R e g u l a r l y C o n d u c t e d A c t i v i t y . - - T h e o r i g i n a l o r a d u p l i c a t e o f a d o m e s t i c r e c o r d o f r e g u l a r l y c o n d u c t e d a c t i v i t y t h a t w o u l d b e a d m i s s i b l e u n d e r R u l e 8 0 3 ( 6 ) i f a c c o m p a n i e d b y a w r i t t e n d e c l a r a t i o n o f i t s c u s t o d i a n o r o t h e r q u a l i f i e d p e r s o n , i n a m a n n e r c o m p l y i n g w i t h a n y A c t o f C o n g r e s s o r r u l e p r e s c r i b e d b y t h e S u p r e m e C o u r t p u r s u a n t t o s t a t u t o r y a u t h o r i t y , c e r t i f y i n g t h a t t h e r e c o r d - - ( A ) w a s m a d e a t o r n e a r t h e t i m e o f t h e o c c u r r e n c e o f t h e m a t t e r s s e t f o r t h b y , o r f r o m i n f o r m a t i o n t r a n s m i t t e d b y , a p e r s o n w i t h k n o w l e d g e o f t h o s e m a t t e r s ; ( B ) w a s k e p t i n t h e c o u r s e o f t h e r e g u l a r l y c o n d u c t e d a c t i v i t y ; a n d ( C ) w a s m a d e b y t h e r e g u l a r l y c o n d u c t e d a c t i v i t y a s a r e g u l a r p r a c t i c e . A p a r t y i n t e n d i n g t o o f f e r a r e c o r d i n t o e v i d e n c e u n d e r t h i s p a r a g r a p h m u s t p r o v i d e w r i t t e n n o t i c e o f t h a t i n t e n t i o n t o a l l a d v e r s e p a r t i e s , a n d m u s t m a k e t h e r e c o r d a n d d e c l a r a t i o n a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n s u f f i c i e n t l y i n a d v a n c e o f t h e i r o f f e r i n t o e v i d e n c e t o p r o v i d e a n a d v e r s e p a r t y w i t h a f a i r o p p o r t u n i t y t o c h a l l e n g e t h e m . [ 5 ] - 1 1 - 5 ( . . . c o n t i n u e d ) 2 0 0 0 A m e n d m e n t s T h e a m e n d m e n t a d d s t w o n e w p a r a g r a p h s t o t h e r u l e o n s e l f - a u t h e n t i c a t i o n . I t s e t s f o r t h a p r o c e d u r e b y w h i c h p a r t i e s c a n a u t h e n t i c a t e c e r t a i n r e c o r d s o f r e g u l a r l y c o n d u c t e d a c t i v i t y , o t h e r t h a n t h r o u g h t h e t e s t i m o n y o f a f o u n d a t i o n w i t n e s s . S e e t h e a m e n d m e n t t o R u l e 8 0 3 ( 6 ) . * * * A d e c l a r a t i o n t h a t s a t i s f i e s 2 8 U . S . C . § 1 7 4 6 w o u l d s a t i s f y t h e d e c l a r a t i o n r e q u i r e m e n t o f R u l e 9 0 2 ( 1 1 ) , a s w o u l d a n y c o m p a r a b l e c e r t i f i c a t i o n u n d e r o a t h . T h e n o t i c e r e q u i r e m e n t i n R u l e s 9 0 2 ( 1 1 ) a n d ( 1 2 ) i s i n t e n d e d t o g i v e t h e o p p o n e n t o f t h e e v i d e n c e a f u l l o p p o r t u n i t y t o t e s t t h e a d e q u a c y o f t h e f o u n d a t i o n s e t f o r t h i n t h e d e c l a r a t i o n . 2 8 U . S . C . s e c . 1 7 4 6 ( 1 9 9 4 ) p r o v i d e s i n p e r t i n e n t p a r t t h a t a n y m a t t e r t h a t i s p e r m i t t e d t o b e p r o v e d b y s w o r n d e c l a r a t i o n m a y b e p r o v e d b y a n u n s w o r n d e c l a r a t i o n i n w r i t i n g w h i c h i s d a t e d a n d s t a t e s t h a t t h e d e c l a r a t i o n i s m a d e u n d e r t h e p e n a l t y o f p e r j u r y a n d i s t r u e a n d c o r r e c t . R e s p o n d e n t a r g u e s t h a t t h e c o p y o f t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t a t t a c h e d t o t h e m o t i o n t o d i s m i s s s h o u l d b e a d m i t t e d a s e v i d e n c e o f t h e d a t e o f m a i l i n g o f t h e n o t i c e o f d e f i c i e n c y u n d e r t h e e x c e p t i o n t o t h e h e a r s a y r u l e s e t f o r t h i n r u l e 8 0 3 ( 6 ) o f t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e . R e s p o n d e n t f u r t h e r a r g u e s t h a t t h e d e c l a r a t i o n s e x e c u t e d b y M s . P e t e r s e n ( O g d e n S e r v i c e C e n t e r c u s t o d i a n o f r e c o r d s ) a n d M r . H o l t ( U . S . P o s t a l S e r v i c e m a i l p r o c e s s i n g c l e r k ) a r e s u f f i c i e n t t o s e l f - a u t h e n t i c a t e t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t f o r p u r p o s e s o f a d m i s s i o n i n t o t h e r e c o r d i n t h i s c a s e u n d e r r u l e 9 0 2 ( 1 1 ) o f t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e . P e t i t i o n e r s a r g u e , h o w e v e r , t h a t t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t a n d - 1 2 - 6 A l t h o u g h p e t i t i o n e r s d o n o t c h a l l e n g e t h e d e c l a r a t i o n e x e c u t e d b y M s . P e t e r s e n , o u r a n a l y s i s i s e q u a l l y a p p l i c a b l e t o h e r d e c l a r a t i o n . t h e d e c l a r a t i o n e x e c u t e d b y M r . H o l t 6 d o n o t q u a l i f y u n d e r a n e x c e p t i o n t o t h e h e a r s a y r u l e b e c a u s e t h o s e d o c u m e n t s w e r e p r e p a r e d i n a n t i c i p a t i o n o f l i t i g a t i o n a n d , t h e r e f o r e , t h e y a r e i n h e r e n t l y u n r e l i a b l e . S e e P a l m e r v . H o f f m a n , 3 1 8 U . S . 1 0 9 , 1 1 3 - 1 1 4 ( 1 9 4 3 ) . A s p r e v i o u s l y n o t e d , t h e C o m m i s s i o n e r i s a u t h o r i z e d t o s e n d n o t i c e s o f d e f i c i e n c y t o t a x p a y e r s b y c e r t i f i e d o r r e g i s t e r e d m a i l . S e c . 6 2 1 2 ( a ) . C o n s i s t e n t w i t h t h e m a n d a t e o f s e c t i o n 6 2 1 2 ( a ) , a n d i n o r d e r t o p r o v i d e a m e a n s f o r d e t e r m i n i n g t h e d a t e s r e g a r d i n g t h e i s s u a n c e o f n o t i c e s o f d e f i c i e n c y , i t i s n e c e s s a r y a n d p r o p e r f o r t h e C o m m i s s i o n e r t o p r e p a r e a n d r e t a i n c e r t i f i e d m a i l l i s t s i n t h e n o r m a l c o u r s e o f o p e r a t i o n s . I t i s , t h e r e f o r e , i n c o r r e c t t o s t a t e t h a t t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t w a s p r e p a r e d i n a n t i c i p a t i o n o f l i t i g a t i o n . R a t h e r , i t i s a r e c o r d o f r e g u l a r l y c o n d u c t e d a c t i v i t i e s a d d r e s s e d b y r u l e 8 0 3 ( 6 ) o f t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e . T h e d e c l a r a t i o n s e x e c u t e d b y M s . P e t e r s e n a n d M r . H o l t w e r e p r e p a r e d i n t h e c o u r s e o f l i t i g a t i o n i n o r d e r t o s a t i s f y t h e r e q u i r e m e n t s o f r u l e 9 0 2 ( 1 1 ) o f t h e F e d e r a l R u l e s o f E v i d e n c e . T h e p u r p o s e o f t h e d e c l a r a t i o n s i s t o a u t h e n t i c a t e t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t . I n s h o r t , t h e d e c l a r a t i o n s s h o w t h a t : ( 1 ) T h e c e r t i f i e d m a i l l i s t w a s p r e p a r e d a n d r e t a i n e d b y r e s p o n d e n t i n - 1 3 - 7 P e t i t i o n e r s h a v e n o t a r g u e d t h a t r e s p o n d e n t f a i l e d t o c o m p l y w i t h t h e f i n a l s e n t e n c e o f F e d . R . E v i d . 9 0 2 . 8 A l t h o u g h w e l a c k j u r i s d i c t i o n i n t h i s c a s e , p e t i t i o n e r s a r e n o t w i t h o u t a r e m e d y . I n s h o r t , p e t i t i o n e r s m a y p a y t h e t a x , f i l e a c l a i m f o r r e f u n d w i t h t h e I n t e r n a l R e v e n u e S e r v i c e , a n d i f t h e c l a i m i s d e n i e d , s u e f o r a r e f u n d i n t h e F e d e r a l D i s t r i c t C o u r t o r t h e C o u r t o f F e d e r a l C l a i m s . S e e M c C o r m i c k v . C o m m i s s i o n e r , 5 5 T . C . 1 3 8 , 1 4 2 n . 5 ( 1 9 7 0 ) . t h e n o r m a l c o u r s e o f o p e r a t i o n s ; a n d ( 2 ) t h e p o s t m a r k s t a m p w a s p l a c e d o n t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t b y M r . H o l t , a U . S . P o s t a l S e r v i c e m a i l p r o c e s s i n g c l e r k , c o n s i s t e n t w i t h n o r m a l p r a c t i c e s . 7 P e t i t i o n e r s h a v e o f f e r e d n o e v i d e n c e t h a t t h e d i s p u t e d d o c u m e n t s a r e s o m e h o w u n r e l i a b l e . I n t h e a b s e n c e o f a n y s u c h e v i d e n c e , w e s h a l l a d m i t t h e c e r t i f i e d m a i l l i s t a n d t h e d e c l a r a t i o n s i n t o e v i d e n c e . I n s u m , r e s p o n d e n t h a s p r o d u c e d c o m p e t e n t a n d p e r s u a s i v e e v i d e n c e t h a t d u p l i c a t e o r i g i n a l n o t i c e s o f d e f i c i e n c y w e r e m a i l e d t o p e t i t i o n e r s o n D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 . S e e C a t a l d o v . C o m m i s s i o n e r , 6 0 T . C . a t 5 2 4 . P e t i t i o n e r s h a v e n o t p r e s e n t e d a n y e v i d e n c e t h a t t h e n o t i c e s o f d e f i c i e n c y w e r e m a i l e d o n a n y d a t e o t h e r t h a n D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 . B e c a u s e w e c o n c l u d e t h a t t h e n o t i c e s o f d e f i c i e n c y w e r e m a i l e d t o p e t i t i o n e r s o n D e c e m b e r 4 , 2 0 0 1 , i t f o l l o w s t h a t t h e p e t i t i o n w a s n o t f i l e d w i t h i n t h e s t a t u t o r y 9 0 - d a y p e r i o d . C o n s e q u e n t l y , w e s h a l l g r a n t r e s p o n d e n t ' s m o t i o n a n d d i s m i s s t h i s c a s e f o r l a c k o f j u r i s d i c t i o n . 8 - 1 4 - T o r e f l e c t t h e f o r e g o i n g , A n o r d e r o f d i s m i s s a l f o r l a c k o f j u r i s d i c t i o n w i l l b e e n t e r e d g r a n t i n g r e s p o n d e n t ' s m o t i o n t o d i s m i s s f o r l a c k o f j u r i s d i c t i o n , a s s u p p l e m e n t e d .