TAX COURT OPINION

Case: Frederick J. & Kim T. Marquardt
Docket Number: 727-00S
Judge: Dinan
Opinion Type: summary
Filed: 04/17/2001
Pages: 6

T . C . S u m m a r y O p i n i o n 2 0 0 1 - 5 9 U N I T E D S T A T E S T A X C O U R T F R E D R I C K J . & K I M T . M A R Q U A R D T , P e t i t i o n e r s v . C O M M I S S I O N E R O F I N T E R N A L R E V E N U E , R e s p o n d e n t D o c k e t N o . 7 2 7 - 0 0 S . F i l e d A p r i l 1 7 , 2 0 0 1 . F r e d r i c k J . a n d K i m T . M a r q u a r d t , p r o s e s e . F r e d e r i c J . F e r n a n d e z , f o r r e s p o n d e n t . D I N A N , S p e c i a l T r i a l J u d g e : T h i s c a s e w a s h e a r d p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f s e c t i o n 7 4 6 3 o f t h e I n t e r n a l R e v e n u e C o d e i n e f f e c t a t t h e t i m e t h e p e t i t i o n w a s f i l e d . T h e d e c i s i o n t o b e e n t e r e d i s n o t r e v i e w a b l e b y a n y o t h e r c o u r t , a n d t h i s o p i n i o n s h o u l d n o t b e c i t e d a s a u t h o r i t y . U n l e s s o t h e r w i s e i n d i c a t e d , s u b s e q u e n t s e c t i o n r e f e r e n c e s a r e t o t h e I n t e r n a l R e v e n u e C o d e i n e f f e c t f o r t h e y e a r s i n i s s u e . - 2 - R e s p o n d e n t d e t e r m i n e d d e f i c i e n c i e s i n p e t i t i o n e r s ' F e d e r a l i n c o m e t a x e s o f $ 6 , 0 0 4 . 0 2 , $ 8 , 5 6 1 . 1 8 , a n d $ 7 , 7 0 1 f o r t h e t a x a b l e y e a r s 1 9 9 5 , 1 9 9 6 , a n d 1 9 9 7 . T h e s o l e i s s u e f o r d e c i s i o n i s w h e t h e r p e t i t i o n e r s h a v e m e t t h e s t r i c t s u b s t a n t i a t i o n r e q u i r e m e n t s o f s e c t i o n 2 7 4 ( d ) w i t h r e s p e c t t o c e r t a i n a u t o m o b i l e e x p e n s e s . S o m e o f t h e f a c t s h a v e b e e n s t i p u l a t e d a n d a r e s o f o u n d . T h e s t i p u l a t i o n s o f f a c t a n d t h e a t t a c h e d e x h i b i t s a r e i n c o r p o r a t e d h e r e i n b y t h i s r e f e r e n c e . P e t i t i o n e r s r e s i d e d i n O c o n t o F a l l s , W i s c o n s i n , o n t h e d a t e t h e p e t i t i o n w a s f i l e d i n t h i s c a s e . F r e d r i c k J . M a r q u a r d t ( p e t i t i o n e r ) i s i n t h e b u s i n e s s o f s e l l i n g h e a l t h a n d l i f e i n s u r a n c e p o l i c i e s d o o r - t o - d o o r i n r u r a l a r e a s o f W i s c o n s i n . W i t h r e s p e c t t o t h i s b u s i n e s s , d u r i n g 1 9 9 5 , 1 9 9 6 , a n d 1 9 9 7 , p e t i t i o n e r d i d n o t r e c o r d o n a d a i l y b a s i s e i t h e r h i s m i l e a g e o r t h e n a m e s o f c u s t o m e r s h e v i s i t e d , n o r d i d h e r e c o r d t h e s p e c i f i c b u s i n e s s p u r p o s e f o r e a c h o f h i s t r i p s . P e t i t i o n e r s r e p o r t e d t h e f o l l o w i n g a m o u n t s o f m i l e a g e o n S c h e d u l e s C , P r o f i t o r L o s s F r o m B u s i n e s s , i n e a c h r e s p e c t i v e y e a r : 1 9 9 5 1 9 9 6 1 9 9 7 B u s i n e s s 5 4 , 2 3 8 7 8 , 9 8 5 6 4 , 6 3 8 C o m m u t i n g 3 , 7 9 0 8 , 1 2 8 7 , 9 6 0 O t h e r 3 , 2 1 4 1 , 1 0 4 1 , 7 0 8 - 3 - U s i n g t h e s t a n d a r d m i l e a g e r a t e s , p e t i t i o n e r s c l a i m e d d e d u c t i o n s f o r c a r a n d t r u c k e x p e n s e s o n t h e S c h e d u l e s C i n t h e a m o u n t s o f $ 1 6 , 2 7 1 i n 1 9 9 5 , $ 2 4 , 4 8 5 . 3 5 i n 1 9 9 6 , a n d $ 2 0 , 3 6 1 i n 1 9 9 7 . R e s p o n d e n t d i s a l l o w e d t h e s e d e d u c t i o n s i n t h e i r e n t i r e t y w i t h t h e e x c e p t i o n o f $ 3 0 4 a l l o w e d f o r 1 9 9 7 . T a x p a y e r s g e n e r a l l y m u s t k e e p r e c o r d s s u f f i c i e n t t o e s t a b l i s h t h e a m o u n t o f a c l a i m e d d e d u c t i o n . S e e s e c . 6 0 0 1 ; s e c . 1 . 6 0 0 1 - 1 ( a ) a n d ( e ) , I n c o m e T a x R e g s . I n t h e e v e n t t h a t a t a x p a y e r e s t a b l i s h e s t h a t a d e d u c t i b l e e x p e n s e h a s b e e n p a i d b u t i s u n a b l e t o s u b s t a n t i a t e t h e p r e c i s e a m o u n t , w e g e n e r a l l y m a y e s t i m a t e t h e a m o u n t o f t h e d e d u c t i b l e e x p e n s e b e a r i n g h e a v i l y a g a i n s t t h e t a x p a y e r w h o s e i n e x a c t i t u d e i n s u b s t a n t i a t i n g t h e a m o u n t o f t h e e x p e n s e i s o f h i s o w n m a k i n g . S e e C o h a n v . C o m m i s s i o n e r , 3 9 F . 2 d 5 4 0 , 5 4 3 - 5 4 4 ( 2 d C i r . 1 9 3 0 ) . W e c a n n o t e s t i m a t e a d e d u c t i b l e e x p e n s e , h o w e v e r , u n l e s s t h e t a x p a y e r p r e s e n t s e v i d e n c e s u f f i c i e n t t o p r o v i d e s o m e b a s i s u p o n w h i c h a n e s t i m a t e m a y b e m a d e . S e e V a n i c e k v . C o m m i s s i o n e r , 8 5 T . C . 7 3 1 , 7 4 3 ( 1 9 8 5 ) . S e c t i o n 2 7 4 ( d ) i m p o s e s s t r i c t e r r e q u i r e m e n t s a n d s u p e r s e d e s t h e C o h a n d o c t r i n e . S e e S a n f o r d v . C o m m i s s i o n e r , 5 0 T . C . 8 2 3 , 8 2 7 ( 1 9 6 8 ) , a f f d . 4 1 2 F . 2 d 2 0 1 ( 2 d C i r . 1 9 6 9 ) . S e c t i o n 2 7 4 ( d ) p r o v i d e s t h a t , u n l e s s t h e t a x p a y e r c o m p l i e s w i t h c e r t a i n s t r i c t s u b s t a n t i a t i o n r u l e s , n o d e d u c t i o n i s a l l o w a b l e t o t h e t a x p a y e r ( 1 ) f o r t r a v e l i n g e x p e n s e s , ( 2 ) f o r e n t e r t a i n m e n t e x p e n s e s , ( 3 ) - 4 - f o r e x p e n s e s f o r g i f t s , o r ( 4 ) w i t h r e s p e c t t o l i s t e d p r o p e r t y . L i s t e d p r o p e r t y i s d e f i n e d u n d e r s e c t i o n 2 8 0 F ( d ) ( 4 ) t o i n c l u d e p a s s e n g e r a u t o m o b i l e s a n d a n y o t h e r p r o p e r t y u s e d a s a m e a n s o f t r a n s p o r t a t i o n . T o m e e t t h e s t r i c t s u b s t a n t i a t i o n r e q u i r e m e n t s , t h e t a x p a y e r m u s t s u b s t a n t i a t e t h e a m o u n t , t i m e , p l a c e , a n d b u s i n e s s p u r p o s e o f t h e e x p e n s e s . S e e s e c . 2 7 4 ( d ) . W i t h r e s p e c t t o t h e u s e o f a u t o m o b i l e s , i n o r d e r t o e s t a b l i s h t h e a m o u n t o f a n e x p e n s e t h e t a x p a y e r m u s t e s t a b l i s h t h e a m o u n t o f b u s i n e s s m i l e a g e a n d t h e a m o u n t o f t o t a l m i l e a g e f o r w h i c h t h e a u t o m o b i l e w a s u s e d . S e e s e c . 1 . 2 7 4 - 5 T ( b ) ( 6 ) ( i ) ( B ) , T e m p o r a r y I n c o m e T a x R e g s . , 5 0 F e d . R e g . 4 6 0 1 6 ( N o v . 6 , 1 9 8 5 ) . T h e t a x p a y e r m a y s u b s t a n t i a t e t h e a m o u n t o f m i l e a g e b y a d e q u a t e r e c o r d s o r b y s u f f i c i e n t e v i d e n c e c o r r o b o r a t i n g h i s o w n s t a t e m e n t . S e e s e c . 2 7 4 ( d ) . A r e c o r d o f t h e m i l e a g e m a d e a t o r n e a r t h e t i m e t h e a u t o m o b i l e w a s u s e d , s u p p o r t e d b y d o c u m e n t a r y e v i d e n c e , h a s a h i g h d e g r e e o f c r e d i b i l i t y n o t p r e s e n t w i t h a s u b s e q u e n t l y p r e p a r e d s t a t e m e n t . S e e s e c . 1 . 2 7 4 - 5 T ( c ) ( 1 ) , ( 2 ) , a n d ( 3 ) , T e m p o r a r y I n c o m e T a x R e g s . , 5 0 F e d . R e g . 4 6 0 1 6 ( N o v . 6 , 1 9 8 5 ) E a c h t a x a b l e y e a r s t a n d s a l o n e , a n d r e s p o n d e n t m a y c h a l l e n g e i n a s u c c e e d i n g y e a r w h a t w a s c o n d o n e d o r a g r e e d t o i n a f o r m e r y e a r . S e e B o a t n e r v . C o m m i s s i o n e r , T . C . M e m o . 1 9 9 7 - 3 7 9 , a f f d . 1 6 4 F . 3 d 6 2 9 ( 9 t h C i r . 1 9 9 8 ) ( c i t i n g A u t o m o b i l e C l u b v . C o m m i s s i o n e r , 3 5 3 U . S . 1 8 0 ( 1 9 5 7 ) ) . T h u s , t a x p a y e r s m u s t m e e t t h e r e q u i r e m e n t s o f s e c t i o n 2 7 4 ( d ) a n d t h e r e g u l a t i o n s - 5 - p r o m u l g a t e d t h e r e u n d e r i n e a c h t a x a b l e y e a r ; a t a x p a y e r ' s m e t h o d o f s u b s t a n t i a t i o n w h i c h d o e s n o t m e e t t h e s t a t u t o r y a n d r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s d o e s n o t e n t i t l e a t a x p a y e r t o a d e d u c t i o n , e v e n i f r e s p o n d e n t p r e v i o u s l y a c c e p t e d s i m i l a r s u b s t a n t i a t i o n . S e e i d . ; R o s e v . C o m m i s s i o n e r , 5 5 T . C . 2 8 , 3 2 ( 1 9 7 0 ) . P e t i t i o n e r p r o v i d e d a p p o i n t m e n t c a l e n d a r s f o r e a c h o f t h e y e a r s i n i s s u e a s p u r p o r t e d s u b s t a n t i a t i o n o f t h e m i l e a g e e x p e n s e s . T h e 1 9 9 7 c a l e n d a r c o n t a i n s n a m e s o f c i t i e s w r i t t e n a t t h e b e g i n n i n g o f m o s t w e e k d a y s w h i c h a r e m e a n t t o r e c o r d t h e c i t i e s v i s i t e d b y p e t i t i o n e r i n c o n n e c t i o n w i t h h i s b u s i n e s s . T h e c a l e n d a r a l s o c o n t a i n s n a m e s o f i n d i v i d u a l s w h o m h e p u r p o r t e d l y v i s i t e d w h i l e o n s o m e o f t h e s e t r i p s . H o w e v e r , t h e s e n a m e s w e r e a d d e d b y p e t i t i o n e r d u r i n g t h e a u d i t o f p e t i t i o n e r s ' r e t u r n . W e e k l y t o t a l s o f b u s i n e s s m i l e s w e r e r e c o r d e d i n t h e c a l e n d a r , b u t w e d o n o t a c c e p t t h e s e f i g u r e s a s c r e d i b l e e v i d e n c e o f t h e m i l e a g e p e t i t i o n e r a c t u a l l y i n c u r r e d . H o w p e t i t i o n e r d e r i v e d t h e s e n u m b e r s w a s n o t e x p l a i n e d a t t r i a l ; t h e r e i s n o e v i d e n c e t h a t a l o g w a s m a i n t a i n e d a l l o c a t i n g b u s i n e s s a n d p e r s o n a l m i l e a g e o n t h e v e h i c l e . M o s t i m p o r t a n t l y , t h e a m o u n t s a r e n o t c r e d i b l e . I n 1 9 9 7 , p e t i t i o n e r s r e p o r t e d 6 4 , 6 3 8 b u s i n e s s m i l e s . T h e c a l e n d a r r e f l e c t s t h a t p e t i t i o n e r w o r k e d 2 4 7 d a y s i n 1 9 9 7 , w h i c h w o u l d i m p l y t h a t p e t i t i o n e r d r o v e t h e a u t o m o b i l e a n a v e r a g e o f 2 6 2 m i l e s e a c h b u s i n e s s d a y . F u r t h e r m o r e , t a k i n g a s - 6 - a n e x a m p l e t h e w e e k o f M a r c h 1 0 , 1 9 9 7 , t h e c a l e n d a r r e f l e c t s v i s i t s t o C r i v i t z , W i s c o n s i n , e v e r y d a y f r o m M o n d a y t h r o u g h F r i d a y , a n d t h a t h i s b u s i n e s s m i l e a g e f o r t h a t w e e k w a s 1 , 4 6 9 m i l e s . H o w e v e r , C r i v i t z i s a p p r o x i m a t e l y 3 2 m i l e s f r o m p e t i t i o n e r ' s h o m e i n O c o n t o F a l l s . W e f i n d i t h i g h l y u n l i k e l y , a t b e s t , t h a t p e t i t i o n e r w a s a b l e t o a c c u m u l a t e s u c h a l a r g e n u m b e r o f m i l e s w i t h i n a n d a r o u n d C r i v i t z - - t h e r o u n d - t r i p m i l e a g e f o r t h e w e e k w o u l d b e a p p r o x i m a t e l y 3 2 0 m i l e s , l e a v i n g 1 , 1 4 9 m i l e s u n e x p l a i n e d . T h e 1 9 9 5 a n d 1 9 9 6 c a l e n d a r s c o n t a i n m i l e a g e i n f o r m a t i o n s i m i l a r t o t h a t i n t h e 1 9 9 7 c a l e n d a r . P e t i t i o n e r t e s t i f i e d t h a t , u n l i k e 1 9 9 7 , h e k e p t a d a i l y r e c o r d o f t h e n a m e s o f h i s c o n t a c t s i n 1 9 9 5 a n d 1 9 9 6 . E v e n i f w e w e r e t o a c c e p t t h i s t e s t i m o n y , h o w e v e r , f o r r e a s o n s s i m i l a r t o t h o s e d i s c u s s e d a b o v e , w e d o n o t f i n d t h e w e e k l y b u s i n e s s m i l e a g e a m o u n t s t o b e c r e d i b l e . B e c a u s e p e t i t i o n e r s h a v e f a i l e d t o p r o v i d e a n y c r e d i b l e s u b s t a n t i a t i o n t o m e e t t h e r e q u i r e m e n t s o f s e c t i o n 2 7 4 ( d ) , w e u p h o l d r e s p o n d e n t ' s d i s a l l o w a n c e o f t h e c l a i m e d c a r a n d t r u c k e x p e n s e s i n e a c h o f t h e y e a r s i n i s s u e . R e v i e w e d a n d a d o p t e d a s t h e r e p o r t o f t h e S m a l l T a x C a s e D i v i s i o n . T o r e f l e c t t h e f o r e g o i n g , D e c i s i o n w i l l b e e n t e r e d f o r r e s p o n d e n t .