TAX COURT OPINION

Case: Michael R. & Sheila Olsen
Docket Number: 5422-00
Judge: Dinan
Opinion Type: memo
Filed: 02/12/2002
Pages: 7

T . C . M e m o . 2 0 0 2 - 4 2 U N I T E D S T A T E S T A X C O U R T M I C H A E L R . O L S E N A N D S H E I L A O L S E N , P e t i t i o n e r s v . C O M M I S S I O N E R O F I N T E R N A L R E V E N U E , R e s p o n d e n t D o c k e t N o . 5 4 2 2 - 0 0 . F i l e d F e b r u a r y 1 2 , 2 0 0 2 . M i c h a e l R . O l s e n a n d S h e i l a O l s e n , p r o s e s e . C h r i s t i a n A . S p e c k , f o r r e s p o n d e n t . M E M O R A N D U M O P I N I O N D I N A N , S p e c i a l T r i a l J u d g e : R e s p o n d e n t d e t e r m i n e d a d e f i c i e n c y i n p e t i t i o n e r s ' F e d e r a l i n c o m e t a x o f $ 2 , 6 5 8 , a n d a n a d d i t i o n t o t a x u n d e r s e c t i o n 6 6 5 1 ( a ) ( 1 ) o f $ 4 9 5 . 2 5 , f o r t h e t a x a b l e y e a r 1 9 9 6 . U n l e s s o t h e r w i s e i n d i c a t e d , s e c t i o n r e f e r e n c e s a r e t o t h e I n t e r n a l R e v e n u e C o d e i n e f f e c t f o r t h e - 2 - 1 R e s p o n d e n t c o n c e d e s t h e d i s a l l o w a n c e o f a $ 5 , 5 8 9 i t e m i z e d d e d u c t i o n f o r c a s u a l t y a n d t h e f t l o s s e s . T h e a p p l i c a b i l i t y o f t h e s e c . 6 6 5 1 ( a ) ( 1 ) a d d i t i o n t o t a x f o r f a i l u r e t o t i m e l y f i l e a r e t u r n w a s n o t r a i s e d b y p e t i t i o n e r s a s a n i s s u e e i t h e r i n t h e p e t i t i o n o r a t t r i a l . W e n o t e , h o w e v e r , t h a t t h e r e c o r d s u p p o r t s r e s p o n d e n t ' s a s s e r t i o n o f t h e a d d i t i o n t o t a x b e c a u s e t h e r e t u r n w a s s i g n e d o n A p r i l 1 0 , 1 9 9 8 , a n d s t a m p e d r e c e i v e d b y t h e I R S o n M a y 8 , 1 9 9 8 . A l l o f t h e a d j u s t m e n t s o t h e r w i s e u n a d d r e s s e d ( i n c l u d i n g t h e c o r r e c t a m o u n t o f t h e a d d i t i o n t o t a x ) a r e c o m p u t a t i o n a l a n d w i l l b e r e s o l v e d b y t h e C o u r t ' s h o l d i n g o n t h e i s s u e i n t h i s c a s e . y e a r i n i s s u e , a n d a l l R u l e r e f e r e n c e s a r e t o t h e T a x C o u r t R u l e s o f P r a c t i c e a n d P r o c e d u r e . T h e s o l e i s s u e f o r d e c i s i o n i s w h e t h e r p e t i t i o n e r s a r e e n t i t l e d t o v a r i o u s b u s i n e s s e x p e n s e d e d u c t i o n s d i s a l l o w e d b y r e s p o n d e n t . 1 P e t i t i o n e r s r e s i d e d i n S a c r a m e n t o , C a l i f o r n i a , o n t h e d a t e t h e p e t i t i o n w a s f i l e d i n t h i s c a s e . D u r i n g t h e y e a r i n i s s u e , p e t i t i o n e r h u s b a n d ( p e t i t i o n e r ) r e c e i v e d c o m p e n s a t i o n o f $ 3 1 , 3 5 8 f r o m t h e U n i t e d S t a t e s P o s t a l S e r v i c e a n d $ 8 0 0 f r o m Z e a r s P a i n t i n g & D e c o r a t i n g , I n c . H e a l s o r e c e i v e d n o n e m p l o y e e c o m p e n s a t i o n o f $ 9 , 4 4 5 f r o m Z e a r s . P e t i t i o n e r w i f e r e c e i v e d n o n e m p l o y e e c o m p e n s a t i o n o f $ 1 , 2 0 0 f r o m J o e l l ' s G r a p h i c s . A l s o d u r i n g t h i s y e a r , p e t i t i o n e r s w e r e i n v o l v e d w i t h O l r a y C o r p o r a t i o n , w h i c h w a s e n g a g e d i n m o t o r c y c l e r e p a i r . A F e d e r a l i n c o m e t a x r e t u r n w a s f i l e d f o r t h i s c o r p o r a t i o n f o r t a x a b l e y e a r 1 9 9 6 , r e p o r t i n g g r o s s r e c e i p t s o r s a l e s o f $ 5 0 , 2 6 2 a n d a l o s s o f $ 2 8 , 8 6 1 . N o c o m p e n s a t i o n w a s r e p o r t e d a s p a i d t o o f f i c e r s o r e m p l o y e e s o n t h e c o r p o r a t i o n ' s r e t u r n . - 3 - P e t i t i o n e r s f i l e d a j o i n t F e d e r a l i n c o m e t a x r e t u r n f o r t a x a b l e y e a r 1 9 9 6 . W i t h t h i s r e t u r n , p e t i t i o n e r s f i l e d a S c h e d u l e C , P r o f i t o r L o s s F r o m B u s i n e s s . T h i s s c h e d u l e n a m e d p e t i t i o n e r s a s p r o p r i e t o r s o f a b u s i n e s s ( " t h e S c h e d u l e C b u s i n e s s " ) e n g a g e d i n " M g t , C o n s u l t i n g , E s t i m a t i n g , B k p r " . P e t i t i o n e r s r e p o r t e d t h e f o l l o w i n g a m o u n t s o n t h i s s c h e d u l e : G r o s s r e c e i p t s o r s a l e s $ 1 0 , 6 4 5 C o s t o f g o o d s s o l d ( 5 0 0 ) E x p e n s e s A d v e r t i s i n g $ 5 0 0 B a d d e b t s 5 0 0 C a r a n d t r u c k 3 , 0 5 3 D e p r e c i a t i o n 2 , 4 4 6 I n s u r a n c e 2 5 0 O f f i c e 2 5 0 R e n t o r l e a s e 1 , 5 0 0 R e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e 2 , 0 0 0 S u p p l i e s 2 5 0 U t i l i t i e s 2 4 0 T o t a l e x p e n s e s ( 1 0 , 9 8 9 ) L o s s ( 8 4 4 ) N o i n c o m e w a s r e p o r t e d o n t h e S c h e d u l e C a s h a v i n g b e e n r e c e i v e d f r o m O l r a y C o r p o r a t i o n f o r s e r v i c e s r e n d e r e d b y p e t i t i o n e r s . I n t h e s t a t u t o r y n o t i c e o f d e f i c i e n c y , r e s p o n d e n t d i s a l l o w e d t h e d e d u c t i o n s f o r t h e c a r a n d t r u c k , d e p r e c i a t i o n , a n d r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e e x p e n s e s . P e t i t i o n e r s a r g u e t h a t t h e S c h e d u l e C b u s i n e s s w a s e n g a g e d i n a v a r i e t y o f b u s i n e s s a c t i v i t i e s , o n e o f w h i c h w a s m a k i n g d e l i v e r i e s f o r O l r a y C o r p o r a t i o n . P e t i t i o n e r s t e s t i f i e d t h a t t h e y m a i n t a i n e d s e p a r a t e o f f i c e s p a c e o n t h e p r e m i s e s o f O l r a y C o r p o r a t i o n f o r c o n d u c t i n g t h e a c t i v i t i e s o f t h e S c h e d u l e C b u s i n e s s , a n d t h a t t h e b u s i n e s s v e n t u r e s w e r e s e p a r a t e a n d - 4 - d i s t i n c t . T h e o n l y e v i d e n t i a r y s u p p o r t p r o v i d e d b y p e t i t i o n e r s f o r t h e d i s a l l o w e d d e d u c t i o n s r e l a t e s t o t h e a c t i v i t i e s c o n d u c t e d f o r O l r a y C o r p o r a t i o n . O r d i n a r y a n d n e c e s s a r y e x p e n s e s i n c u r r e d i n c a r r y i n g o n a t r a d e o r b u s i n e s s g e n e r a l l y a r e d e d u c t i b l e b y t h e i n d i v i d u a l e n g a g e d i n t h e t r a d e o r b u s i n e s s . S e c . 1 6 2 ( a ) . A t a x p a y e r g e n e r a l l y m u s t k e e p r e c o r d s s u f f i c i e n t t o e s t a b l i s h t h e a m o u n t s o f t h e i t e m s r e p o r t e d o n h i s F e d e r a l i n c o m e t a x r e t u r n . S e c . 6 0 0 1 ; s e c . 1 . 6 0 0 1 - 1 ( a ) , ( e ) , I n c o m e T a x R e g s . H o w e v e r , i n t h e e v e n t t h a t a t a x p a y e r e s t a b l i s h e s t h a t a d e d u c t i b l e e x p e n s e h a s b e e n p a i d b u t t h a t h e i s u n a b l e t o s u b s t a n t i a t e t h e p r e c i s e a m o u n t , w e g e n e r a l l y m a y e s t i m a t e t h e a m o u n t o f t h e d e d u c t i b l e e x p e n s e b e a r i n g h e a v i l y a g a i n s t t h e t a x p a y e r w h o s e i n e x a c t i t u d e i n s u b s t a n t i a t i n g t h e a m o u n t o f t h e e x p e n s e i s o f h i s o w n m a k i n g . C o h a n v . C o m m i s s i o n e r , 3 9 F . 2 d 5 4 0 , 5 4 3 - 5 4 4 ( 2 d C i r . 1 9 3 0 ) . W e c a n n o t e s t i m a t e a d e d u c t i b l e e x p e n s e , h o w e v e r , u n l e s s t h e t a x p a y e r p r e s e n t s e v i d e n c e s u f f i c i e n t t o p r o v i d e s o m e b a s i s u p o n w h i c h a n e s t i m a t e m a y b e m a d e . V a n i c e k v . C o m m i s s i o n e r , 8 5 T . C . 7 3 1 , 7 4 3 ( 1 9 8 5 ) . S e c t i o n 2 7 4 ( d ) s u p e r s e d e s t h e C o h a n d o c t r i n e . S a n f o r d v . C o m m i s s i o n e r , 5 0 T . C . 8 2 3 , 8 2 7 ( 1 9 6 8 ) , a f f d . 4 1 2 F . 2 d 2 0 1 ( 2 d C i r . 1 9 6 9 ) . A s r e l e v a n t h e r e , s e c t i o n 2 7 4 ( d ) p r o v i d e s t h a t , u n l e s s t h e t a x p a y e r c o m p l i e s w i t h c e r t a i n s t r i c t s u b s t a n t i a t i o n r u l e s , n o d e d u c t i o n i s a l l o w a b l e f o r e x p e n s e s w i t h r e s p e c t t o - 5 - a u t o m o b i l e s o r o t h e r p r o p e r t y u s e d a s a m e a n s o f t r a n s p o r t a t i o n . S e c . 2 7 4 ( d ) ( 4 ) . T o m e e t t h e s t r i c t s u b s t a n t i a t i o n r e q u i r e m e n t s , t h e t a x p a y e r m u s t s u b s t a n t i a t e t h e a m o u n t , t i m e , p l a c e , a n d b u s i n e s s p u r p o s e o f t h e e x p e n s e s . S e c . 2 7 4 ( d ) ; s e c . 1 . 2 7 4 - 5 T , T e m p o r a r y I n c o m e T a x R e g s . , 5 0 F e d . R e g . 4 6 0 1 4 ( N o v . 6 , 1 9 8 5 ) . W i t h r e s p e c t t o t h e u s e o f a u t o m o b i l e s , i n o r d e r t o e s t a b l i s h t h e a m o u n t o f a n e x p e n s e t h e t a x p a y e r m u s t e s t a b l i s h t h e a m o u n t o f b u s i n e s s m i l e a g e a n d t h e a m o u n t o f t o t a l m i l e a g e f o r w h i c h t h e a u t o m o b i l e w a s u s e d . S e c . 1 . 2 7 4 - 5 T ( b ) ( 6 ) ( i ) ( B ) , T e m p o r a r y I n c o m e T a x R e g s . , 5 0 F e d . R e g . 4 6 0 1 6 ( N o v . 6 , 1 9 8 5 ) . T h e t a x p a y e r m a y s u b s t a n t i a t e t h e a m o u n t o f m i l e a g e b y a d e q u a t e r e c o r d s o r b y s u f f i c i e n t e v i d e n c e c o r r o b o r a t i n g h i s o w n s t a t e m e n t . S e c . 2 7 4 ( d ) . A r e c o r d o f t h e m i l e a g e m a d e a t o r n e a r t h e t i m e t h e a u t o m o b i l e w a s u s e d , s u p p o r t e d b y d o c u m e n t a r y e v i d e n c e , h a s a h i g h d e g r e e o f c r e d i b i l i t y n o t p r e s e n t w i t h a s u b s e q u e n t l y p r e p a r e d s t a t e m e n t . S e c . 1 . 2 7 4 - 5 T ( c ) ( 1 ) , ( 2 ) , a n d ( 3 ) , T e m p o r a r y I n c o m e T a x R e g s . , 5 0 F e d . R e g . 4 6 0 1 6 ( N o v . 6 , 1 9 8 5 ) . P e t i t i o n e r s ' e x a c t r e l a t i o n s h i p t o t h e O l r a y c o r p o r a t i o n i s u n c l e a r : A l t h o u g h p e t i t i o n e r t e s t i f i e d t h a t h e i s t h e p r e s i d e n t o f t h e c o r p o r a t i o n , n o t h i n g i n d i c a t e s a n e m p l o y m e n t r o l e f o r p e t i t i o n e r w i f e , n o r w a s t h e o w n e r s h i p o f t h e c o r p o r a t i o n e x p l a i n e d . T h e e x p e n s e s a t i s s u e s e e m i n t r i c a t e l y t i e d t o t h e c o r p o r a t i o n ; t h u s , i t i s u n c l e a r w h y p e t i t i o n e r s c l a i m e d t h e e x p e n s e s a s d e d u c t i o n s o n t h e i r i n d i v i d u a l i n c o m e t a x r e t u r n - 6 - 2 P e t i t i o n e r s f i l e d a n a m e n d e d F e d e r a l i n c o m e t a x r e t u r n f o r t a x a b l e y e a r 1 9 9 6 , b u t t h e r e t u r n w a s n o t a c c e p t e d b y r e s p o n d e n t . T h i s r e t u r n , w h i c h w a s i n t r o d u c e d a s e v i d e n c e , m e r e l y c o n t a i n s u n c o r r o b o r a t e d a s s e r t i o n s b y p e t i t i o n e r s a n d d o e s n o t p r o v i d e s u b s t a n t i a t i o n f o r a n y o f t h e a m o u n t s i n i s s u e . r a t h e r t h a n o n t h e c o r p o r a t i o n ' s r e t u r n . W e n o t e t h a t a c o r p o r a t i o n i s a s e p a r a t e l e g a l e n t i t y , a n d a n i n d i v i d u a l g e n e r a l l y m a y n o t c l a i m d e d u c t i o n s f o r e x p e n s e s i n c u r r e d b y a c o r p o r a t i o n . S e e G a n t n e r v . C o m m i s s i o n e r , 9 1 T . C . 7 1 3 , 7 2 5 ( 1 9 8 8 ) , a f f d . 9 0 5 F . 2 d 2 4 1 ( 8 t h C i r . 1 9 9 0 ) . H o w e v e r , w e n e e d n o t d e c i d e w h e t h e r t h e d e d u c t i o n s w e r e t h o s e o f t h e c o r p o r a t i o n ( o r p o s s i b l y e m p l o y e e b u s i n e s s e x p e n s e s ) b e c a u s e w e h o l d t h a t p e t i t i o n e r s h a v e n o t s u b s t a n t i a t e d t h e e x p e n s e s . T h e e v i d e n c e p r o v i d e d t o s u p p o r t t h e d e d u c t i o n s f o r t h e e x p e n s e s i n i s s u e i s c o m p r i s e d o f a s u m m a r y s h o w i n g m i l e a g e f o r p i c k u p a n d d e l i v e r y o f m o t o r c y c l e s , a s u m m a r y o f r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e o n a t r u c k , a n d a s u m m a r y s h o w i n g t h e c o s t s a s s o c i a t e d w i t h a m o t o r c y c l e f o r w h i c h p e t i t i o n e r s c l a i m e d d e p r e c i a t i o n e x p e n s e s . A l l o f t h e o t h e r e v i d e n c e p r o v i d e d b y p e t i t i o n e r s , a s w e l l a s t h e i r t e s t i m o n y , h e l p s t o e s t a b l i s h t h a t t h e y w e r e i n v o l v e d i n t h e b u s i n e s s o f O l r a y C o r p o r a t i o n b u t d o e s n o t p r o v i d e a d e q u a t e s u b s t a n t i a t i o n o f a n y s p e c i f i c e x p e n s e s . 2 W e f i n d t h e m i l e a g e s u m m a r y t o b e i n s u f f i c i e n t s u b s t a n t i a t i o n u n d e r s e c t i o n 2 7 4 ( d ) b e c a u s e t h e m i l e a g e a m o u n t s w e r e n o t e n t e r e d a t t h e t i m e t h e v e h i c l e w a s u s e d a n d b e c a u s e t h e y w e r e b a s e d o n f i g u r e s i n a c o m p u t e r a t l a s d a t a b a s e r a t h e r - 7 - t h a n a c t u a l o d o m e t e r r e a d i n g s . W e f i n d t h e s u m m a r y o f t r u c k r e p a i r s a n d m a i n t e n a n c e t o b e i n s u f f i c i e n t s u b s t a n t i a t i o n b e c a u s e t h e u n d e r l y i n g r e c o r d s w e r e n o t p r o d u c e d a n d b e c a u s e p e t i t i o n e r s h a v e n o t s h o w n t h e p e r c e n t a g e o f b u s i n e s s v e r s u s p e r s o n a l u s e o f t h e t r u c k a s r e q u i r e d b y s e c t i o n 2 7 4 ( d ) . F i n a l l y , w e f i n d t h e s u m m a r y o f m o t o r c y c l e c o s t s t o b e i n s u f f i c i e n t s u b s t a n t i a t i o n b e c a u s e i t w a s b a s e d s o l e l y u p o n r e c o l l e c t i o n a n d w a s n o t s u p p o r t e d b y o t h e r r e l i a b l e e v i d e n c e . B e c a u s e p e t i t i o n e r s h a v e n o t s u b s t a n t i a t e d t h e a m o u n t s o f t h e e x p e n s e s i n i s s u e , w e s u s t a i n r e s p o n d e n t ' s d i s a l l o w a n c e o f t h e d e d u c t i o n s t h e r e f o r . T o r e f l e c t t h e f o r e g o i n g , D e c i s i o n w i l l b e e n t e r e d u n d e r R u l e 1 5 5 .