METHOD AND DEVICE FOR COMPUTER-CONTROLLED GENERATION OF DOCUMENTS

Abstract: 1. A method for the computer controlled prepration of documents from primary data, employing a reading device, a data processing device, a priting device, and a data carrier in the form of a sheet or a card which is divided into two sections, which comprises the document which is to be prepared and on which in addition to in part machine-readable and in part other primary data, further items of new data which can be derived from the machine-readable primary data are machine-recorded, characterized by the following features : a) a data carrier is used which additionally has in the two sections a zone for the accommodation similar handwritten marks, graphic patterns or images, where the primary data are entered in machine-readable optical characters in the first section which is assigned exclusively to the primary data, and where the second section is provided as the document which is to be prepared, b) the machine-readable primary data are machine-read in the reading device in the form of an optical character recognition device, c) the new data items, which are obtained from the read primary data following their checking, processing and possibly supplementation by means of the data processing device, are printed in optical characters in the printing device on the second section of the data carrier which serves as document, where the reading operation and printing operation are carried out in consecutive steps in the same data carrier run, and reading device an printing device are commonly positioned relative to the data carrier.

Description: Verfahren und Einrichtung zur rechnergesteuerten Erstellung von Belegen, Dokumenten oder dergleichen Die Erfindung bezieht sich auf ein Verfahren zur rechnergesteuerten Erstellung von Belegen, Dokumenten oder dergleichen gemäss den Merkmalen des Oberbegriffes des Hauptanspruches sowie auf eine Einrichtung zur Durchführung dieses Verfahrens. Die rechnergesteuerte Erstellung von Dokumenten, beispielsweise von Ausweispapieren, geschieht gemäss einer bekannten Verfahrensweise so, dass alpha-numerische Daten, die auf einem Antragsformular in Hand- oder Maschinenschrift vorliegen, von einer Bedienungsperson mit Hilfe einer Tastatur in den Rechner eingegeben, dort auf Richtigkeit, Plausibilität und Vollständigkeit geprüft und schliesslich, durch weitere Angaben ergänzt, als neue Daten auf dem Dokument, Ausweis oder dergleichen ausgedruckt werden. Eine derartige Verfahrensweise ist sehr zeitraubend und erfordert deshalb einen hohen Personalaufwand. Sie ist auch aufgrund der Tatsache, dass die im Antragsformular festgelegten Daten manuell eingetastet werden müssen, zwangsläufig mit einer hohen Fehlerrate, bedingt durch Tippfehler, Verwechslungen, Vertauschungen usw." belastet. Bei der Erstellung von z.B. Ausweispapieren kann es darüber hinaus zu einer Verwechslung bzw. Vertauschung der den Antragsformularen beigefügten Lichtbilder und Unterschriftsproben und damit zu einer fehler- haften Zuordnung der Lichtbilder und Unterschriften zu den Ausweisdokumenten kommen. Ähnliche Probleme ergeben sich auch bei der Erstellung von Rechnungen auf der Grundlage von Bestellscheinen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen oder dergleichen, da auch hier eine manuelle Eintastung der Ursprungsdaten erforderlich ist. Fehlerhafte Angaben auf dem Rechnungsbeleg, z.B. bei der Anschrift, bei der Mengenangabe oder beim Preis, die im Regelfall nie ganz auszuschliessen sind, führen dann zu zeitraubenden Reklamationen oder-Mahnungen, die die gegenseitigen Geschäftsbeziehungen unnötig belasten. Der vorliegenden Erfindung liegt nun die Aufgabe zugrunde, einen Weg aufzuzeigen, wie die rechnergesteuerte Erstellung von Dokumenten und Belegen unter Vermeidung der aufgezeigten Schwierigkeiten möglichst schnell und sicher sowie mit möglichst. geringem Personalaufwand durchgeführt werden kann. Die Lösung dieser Aufgabe ergibt sich erfindungsgemäss aus den kennzeichnenden Merkmalen des Hauptanspruches. Der Vorteil dieses Verfahrens liegt in der Verwendung eines gemeinsamen Formularblattes für Antrag bzw. Auftrag einerseits und Dokument bzw. Beleg andererseits, so dass Verwechslungen zwischen Ursprungs- und Enddaten praktisch ausgeschlossen werden können. Vorteilhafte Weiterbildungen des Erfindungsgedankens sind in den Unteransprüchen angegeben.. Im folgenden wird ein Ausführungsbeispiel der Erfindung anhand der Zeichnung näher erläutert. Sie zeigt in Fig. 1 den prinzipiellen Aufbau einer erfindungsgemässen Einrichtung zur rechnergesteuerten Erstellung von Dokumenten, Belegen oder dergleichen, Fig. 2 ein Formularblatt zur Verwendung in einer Einrich tung gemäss Fig. 1, Fig. 3 eine für die Verwendung in der Einrichtung gemäss Fig. 1 bestimmte Lese-/Druckvorrichtung in schema tischer Darstellung. Die Fig. 1 zeigt im einzelnen mehrere Lese-/Druckvorrichtungen LD1. ..LDn, denen eine gemeinsame Datenverarbeitungseinrichtung DVE zugeordnet ist. Die Dateneingabe erfolgt über in der Zeichnung nicht dargestellte Formularblätter, die den-Lese-/Druckvorrichtungen LD1...LDn zugeführt werden. Die Lese-/Druckvorrichtungen enthalten deshalb eine optische Leseeinrichtung, mittels der die in einem bestimmten Bereich des Formularblattes in maschinenlesbarer Klarschrift bereitgestellten alpha-numerischen Daten gelesen werden. Diese gelesenen Daten werden zunächst in der Datenverarbeitungseinrichtung DVE auf Richtigkeit, Plausibilität und Vollständigkeit geprüft und gegebenenfalls durch zusätzliche Angaben ergänzt. Die daraus gewonnenen neuen Daten werden schliesslich in einem weiteren Bereich des inzwischen weitertransportierten Formularblattes mit Hilfe einer Druckvorrichtung ausgedruckt. Wenn die Uberprüfung der gelesenen Information negativ ausfällt, z.B. wenn einzelne Zeichen unleserlich sind oder wenn ein Formular mit nicht maschinenlesbarer Schrift vorliegt, ist eine manuelle Korrektur erforderlich, bevor die auszugebenden Daten gedruckt werden können. In diesem Fall wird der fehlerhaft gelesene Datensatz an einen freien Korrekturplatz KP1 bzw. KP2 übertragen und dort unter Angabe der Nummer der Lese-/Druckvorrichtung LD1...LDn, in der das Formular gelesen wurde, in einer dem Aufbau des Formulares entsprechenden Form auf dem Datensichtgerät DSi bzw. DS2 dargestellt. Die zu korrigierenden Stellen sind dabei besonders gekennzeichnet. Die am Korrekturplatz anwesende Bedienungsperson überprüft nun die gelesenen Daten anhand der Ursprungsdaten auf dem Formularblatt. Zu diesem Zweck ist jeder Lese-/Druckvorrichtung je eine Fernsehkamera FK1...FKn zugeordnet, die so auf das eingelegte Formularblatt ausgerichtet ist, dass der maschinell zu lesende Teil des Formularblattes erfasst wird. Über eine Umschalteinrichtung Ul bzw. U2 wird das Fernsehbild in üblicher Weise an einen Fernsehmonitor 'EM1 bzw. FM2 übertragen, der im Bereich des Datensichtgerätes DS1 bzw. DS2 des mit der auszuführenden Korrektur belegten Korrekturplatzes KP1 bzw. KP2 angeordnet ist. Anhand des Monitorbildes erfolgt dann eine manuelle Korrektur der relevanten Stellen über die Tastatur T1 bzw. T2 des Korrekturplatzes und anschliessend die Rückübertragung des somit korrigierten Datensatzes an die Datenverarbeitungseinrichtung, die nunmehr ihrerseits den Druck der auszugebenden Daten veranlasst. Ein zur Verwendung in einer Einrichtung gemäss Fig. 1 geeignetes Formularblatt ist in Fig. 2 dargestellt. Es besteht aus zwei Feldern Fi und F2, diijeweils etwa die Hälfte des gesamten Formularblattes belegen. Im dargestellten Beispiel dient das obere Feld F1 als Antragsformular für einen Personalausweis, während im unteren Feld F2 die Ausweisvorlage aufgedruckt ist. Die Antragsstellung erfolgt nun in der Weise, dass zunächst im Feld F1 des Formularblattes die jeweils erforderlichen Daten in maschinenlesbarer Klarschrift, z.B. in Schreibmaschinenschrift, eingetragen werden und in Feld F2 im Bereich LB ein Lichtbild des Antragstellers befestigt wird. Der jeweilige Antragsteller bestätigt daraufhin die Richtig kei;L der eingetragenen Daten und des Lichtbildes mit Unterschriften im Bereich UF1 des Feldes F7 und UF2 des der Ausweisvorlage zugeordneten Feldes F2. Mit Hilfe eines derart vorbereiteten Antragsformulares und einer Einrichtung gemäss Fig. 1 wird eine automatische Erstellung des Ausweises ermöglicht, wobei aufgrund der Tatsache, da8 für Antragsformular und Ausweisvorlage ein gemeinsames Formularblatt verwendet wird und bereits bei der Antragstellung das Lichtbild als auch die Unterschriften aufgebracht werden, eine Verwechslung der personenbezogenen Daten auf dem Ausweis des Antragstellers mit Unterschrift und Lichtbild eines anderen Antragstellers völlig ausgeschlossen wird. Ein Formularblatt gemäss Fig. 2 lässt sich mit entsprechend geändertem Aufdruck beispielsweise auch im Rechnungswesen verwenden. Hier empfiehlt es sich darüber hinaus, im Bereich des oberen Feldes F1 zusätzlich ein bezüglich des Formularaufdruckes identisches Deckblatt vorzusehen. In dieses Feld F1 werden die den Auftrag betreffenden Daten eingetragen und vom Auftraggeber unterschrieben. Die Erstellung der Rechnung erfolgt dann analog zum ersten Beispiel (das die Erstellung eines Personalausweises betrifft), in der Weise, dass die Antragsdaten zunächst vom Formularblatt maschinell abgelesen und dann die Rechnungsdaten auf demselben Formularblatt im unteren Feld ausgedruckt werden. Der Auftraggeber kann sich somit anhand (der Kopie) seiner Unterschrift sowie durch Vergleich der Auftrags daten mit den Rechnungsdaten von der Richtigkeit der Rechnungsstellung überzeugen. Die Unter schrift auf dem Deckblatt gibt andererseits auch dem Auftragnehmer eine gewisse Sicherheit für den Fall, dass der Auftraggeber die Existenz eines von ihm erteilten Auftrages bestreiten sollte. In Fig. 3 ist der schematische Aufbau für eine Lese-/ Druckvorrichtung LD1...LDn gemäss Fig. 1 dargestellt. Sie zeigt im einzelnen ein Eingabefach 1, in dem die einzelnen Formulare 2 stapelweise bereitgestellt werden Mit Hilfe einer nicht dargestellten Vereinzelungseinrichtung werden die Formulare einzeln nacheinander aus dem Stapel abgezogen. Über Transport- bzw. Andruckrollen 3 gelangt ein Formular zunächst in eine Leseposition 4, in der es zeilenweise mit Hilfe eines Lesekopfes 5 abgetastet wird. Die vom Lesekopf 5 und einer Leseelektronik LE gelesenen Daten werden in der Datenverarbeitungseinrichtung DVE entsprechend aufbereitet und gelangen als neue Daten über eine Druckelektronik DE an den Druckkopf 6, der sie auf dem Formular, das inzwischen in die Druckposition 4' weitertransportiert worden ist, in dessen unterem Feld ausdruckt. Lesekopf 5 und Druckkopf 6 sind zweckmässig mechanisch fest gekoppelt, so dass sie nur einen gemeinsamen mechanischen Antrieb zur Positionierung relativ zum Formularblatt und nur eine gemeinsame Positioniersteuerung PS benötigen. Nach Druck der Ausgabedaten folgt die Ablage des Formulars im Ablagefach 7 und die Freigabe für die Bearbeitung des nächsten Formulars. 10 Patentansprüche 3 Figuren Bezugszeichenliste LD1...LDn Lese-/Druckvorrichtung DVE Datenverarbeitungseinrichtung KP1, KP2 Korrekturplatz FKI .. .FKn Fernsehkamera U1, U2 Umschalteinrichtung FM1, FM2 Fernsehmonitor DS1, DS2 Datensichtgerät T1, T2 Tastatur F1, F2 Formularfeld LB Formularbereich für Lichtbild UF1, UF2 Formularfeld für Unterschrift 1 Eingabefach 2 Formular 3 Transport- bzw. Andruckrolle 4 Formular-Leseposition 4' Formular-Druckposition 5 Lesekopf 6 Druckkopf 7 Ablagefach LE Leseelektronik DE Druckelektronik PS Positioniersteuerung

Claims: PatentansPrüche 1. Verfahren zur rechnergesteuerten Erstellung von Belegen, Dokumenten oder dergleichen unter Verwendung einer Dateneingabestation, einer Datenverarbeitungseinrichtung sowie einer Druckvorrichtung als Datenausgabestation, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t , dass die einzugebenden Daten in maschinenlesbarer Klarschrift auf einem Formularblatt bereitgestellt werden, dass dieses Formularblatt einer Dateneingabestation zugeführt wird, in der die Klarschriftdaten zunächst maschinell gelesen werden, und dass aus den gelesenen Daten nach deren Prüfung, Aufbereitung und gegebenenfalls Ergänzung neue Daten gewonnen werden, die an geeigneter Stelle desselben Formblattes in einer Datenausgabestation ausgedruckt werden. 2. Verfahren nach Anspruch 1, d a d u r c h g e k e n nz e i c h n e t , dass das Formblatt vor dem Einlesen der Klarschriftdaten mit handschriftlichen Eintragungen, vorzugsweise einer oder mehreren Unterschriften, und/oder Bildern versehen ist, denen sowohl die Klarschriftdaten als auch die ausgedruckten Daten eindeutig zugeordnet sind. 3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t , dass das Formularblatt in wenigstens zwei Bereiche unterteilt ist, von denen ein erster Bereich zur Aufnahme der maschinenlesbaren Eingabedaten und ein zweiter Bereich zum Abdruck der Ausgabedaten reserviert ist. 4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, da d u r c h g e k e n n z e i c h n e t , dass die einzugebenden Daten in magnetisch und/oder optisch maschinenlesbarer Klarschrift auf dem Formularblatt auf gebracht sind. 5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t ; dass die auszugebenden Daten in magnetisch und/oder optisch maschinenlesbarer Schrift ausgedruckt werden. 6. Einrichtung zur Durchführung des Verfahrens nach einem der Ansprüche 1 bis 5, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t , dass Dateneingabe- und -ausgabestation in einer eine bauliche Einheit bildenden Lese-/Druckeinrichtung (LD1...LDn) so zusammengefasst sind, dass bei einmaligem Durchlauf des Formularblattes (2, 4, 4') unter Steuerung der mit dieser verbundenen Datenverarbeitungseinrichtung (DVE) sowohl das vielzeilige Lesen der Eingabedaten als auch der Druck der Ausgabedaten erfolgt. 7. Einrichtung nach Anspruch 6, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t , dass der Lesekopf (5) der Lesevorrichtung und der Druckkopf (6) der Druckvorrichtung getrennt steuerbar sind. 8. Einrichtung nach Anspruch 6, da durch g e k e n n z e i c h n e t , dass der Lesekopf und der Druckkopf mechanisch fest gekoppelt sind und gemeinsam relativ zum Formularblatt (2, 4, 4') gesteuert werden können. 9. Einrichtung nach einem der Ansprüche 6 bis 8, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t , dass eine oder mehrere Lese-/Druckeinrichtungen (LD1.. .LDn) mit einer Datenverarbeitungseinrichtung (DVE) verbunden sind. 10. Einrichtung nach einem der Ansprüche 6 bis 9, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t , dass zur manuellen Korrektur maschinell nicht vollständig lesbarer Formblätter ein oder mehrere Korrekturplätze (KP1, KP2), be stehend aus je einer Tastatur (T1, T2) und je einem Datensichtgerät (DS1, DS2), an die Datenverarbeitungseinrichtung (DVE) angeschlossen sind, dass ferner jeder Korrekturplatz (KPi, KP2) einen Fernsehmonitor (FM1, FM2) enthält, dass jeder Lese-/Druckeinrichtung (LD1. . .LDn) eine auf das eingelegte Formularblatt ausgerichtete Fernsehkamera (FK1...FKn) zugeordnet ist und dass die Signale jeden Fernsehkamera (FK1...FKn) auf Abruf auf jeden Fernsehmonitor (FM1, FM2) übertragbar sind.

Inventors: HELD, HANS-JOACHIM, DR.ING., NEIDHART, ERICH
Applicants: COMPUTER GESELLSCHAFT KONSTANZ MBH
Application year: 1980
Main classification: G06K19
IPC codes: G06K19