社内規程を設けるメリット
社内規程を設ける主なメリットは業務の効率化や、不祥事・トラブルなどのリスク回避です。従業員全員が同じルールに従うことで業務の無駄が省かれ、効率化が図れます。業務に関するルールがあることによって新入社員でも一定の成果を出すことができ、生産性の向上にもつながるでしょう。

また、従業員の独自の判断で業務を行うことがなくなるため、それに伴う不祥事を未然に防ぐこともできます。自社の健全な業務遂行のためにはもちろんのこと、従業員を守るためにも社内規程は重要な役割を果たしています。

社内規程の作成手順とポイント
社内規程の作成方法は以下の四つの手順に沿って行います。

①社内規程の作成責任者を選出する
②社内規程に必要な情報を集め、草案を作成する
③社内規程の草案の内容について関係各所や専門家に確認を取る
④作成した社内規程を社員に周知する

それぞれの手順について詳しく解説します。

社内規程の作成責任者を選出する:
社内規程の作成を行う際は規程を管轄する所轄部署と、規程の改訂や廃止の決定権を持つ経営陣の中から責任者を選出するようにしましょう。例えば、テレワークに関する規程を作成する場合、PCなどの備品管理や各部署の取りまとめなどを行う総務部と、規程の改訂や廃止などの決定権を持つ取締役会や代表取締役の両者から作成責任者を選出します。

社内規程に必要な情報を集め、草案を作成する:
草案を作成する際は、既に存在する規程やルールなどに加え、新たに追加作成する規程に必要な情報を収集します。現状の規程の中には、現在の業務内容や状況に合わないものも存在するかもしれません。また、法令の改正や社会の流れに応じて、必要になった項目があれば新たに追加する必要もあるでしょう。規程に必要なこうした情報をもとに、草案を作成していきます。

草案に必要な情報は、社内の各部門の担当者にヒアリングを行いながら収集していくとよいでしょう。現在の業務に必要なルールや、逆に作業効率を下げているルールなどのヒアリングを行うことで、自社にとって必要な情報の洗い出しが可能になります。また、自社の規程以外にビジネス情報サイトで公開されている文例や専門書籍などを参考にすることもスムーズな作成に役立ちます。

社内規程の草案の内容について関係各所や専門家に確認を取る:
作成した草案に法的な問題がないか・草案に社員の意見が反映されているかなど、専門家や関係部署の担当者に確認を行います。
社内規程には、個人情報の取り扱いを定めたものや従業員の労働環境に関わる就業規則など、法律に関連する規程も多くあります。規程に各種法令の規程違反がないか、弁護士などの専門家に確認を忘れずに行いましょう。

作成した社内規程を社員に周知する:
社内規程は作成後、従業員全員に周知徹底することではじめてスムーズな運用が可能になります。そのためにも運用開始日や運用内容について、従業員の誰もがいつでも確認できる体制を整えておくことが重要になるでしょう。
また、運用後も時代や業務状況に応じて定期的な見直しを行うようにしましょう。就業規則など、たびたび関連法令の改正が行われる規程に関しては、常に最新の法律に基づいて適正な内容に改正しておかなければなりません。

カテゴリ: 社内規定
質問: 法令の改正はどうしたら起こりますか？
回答: 法令の改正は、時の経過とともに、社会的・環境的な変化や過去の失敗例をもとに起こる。