社内規定の作り方と改定する場合の流れ
実際に、社内規定を作成・改定するときには、どのような流れで行えばよいのでしょうか。
近年、ペーパーレス化やテレワークの推進、働き方改革といった社会情勢の変化や、関連法律の改正も多くあります。そのため、企業側もさまざまな制度を見直さなければなりません。代表的なものが「文書管理規定」の改定です。



「文書管理規定」とは、文書管理を適切に行うために定められた社内の統一ルールです。文書管理規定のポイントを知ることにより、各種の自社規定に応用できます。
社内規定を改定するときには、まずはこの「文書管理規定」の流れを参考にして行うとよいでしょう。具体的な流れについては、以下で詳しく解説します。

項目を策定する・見直す
文書管理規定の改定における主な作業は、以下の項目の策定です。策定した後は、社内外の環境の変化に応じて適時見直すとよいでしょう。

・適用範囲に関する項目
規定がどのぐらいの範囲にまで及ぶのかを決定します。たとえば紙文書だけなのか電子記録も含むのかといった具体的な範囲を設定しましょう。

・保管、参照、編集に関する項目
保管期限や保管場所、ファイル命名のルール、複製物の取り扱いについて記載します。

・廃棄に関する項目
不要となったものをどのように廃棄するのか、具体的な方法や廃棄手順などを決めましょう。
紙文書と電子文書では、特に大きく異なる内容になるはずです。文書形態に応じた規定を策定する必要があります。

・罰則や改廃に関する項目
もしも規定を破ったときには、どのような対処や罰則が必要となるのか、規定の改廃方法に関するルールなどを明確に決めましょう。

改定案の作成
社内規定の大きな目的は、業務を円滑に遂行することです。
そのため、現在の社内規定では業務が円滑に遂行できないときには、社内規定を改正しなければなりません。社内規定を改正するためには、まずは改正案を作成します。

改正案を作成するためには、以下のような手順で行うとよいでしょう。

1)解決策の検討
まずは現在の社内規定において、何が問題となっているのかという課題を抽出して解決策を検討します。解決策についてはできるだけ具体的に示しましょう。解決策を検討する際には、他社の規定や各種ガイドライン、書籍などを参考にします。

調査しても解決しないときや、法律上の不明点があるときには、弁護士などの専門家に相談するのも一つの方法です。

2)内容の調整
社内規定に関わる部署に改定案を提示して内容を調整してもらいましょう。

3)改正案の提出
取締役会に改正案を提出して承認をうけます。

改定案の運用が決まったときには、作成時に気がつかなかったような問題に直面することがあります。その場合には、問題が大きくならないうちにできる限り速やかに改定案を見直しましょう。

従業員へ改定を通知
社内規定を改正した後は、必ず従業員へ改定した旨を通知します。これを怠ってしまうと、従業員が社内規定の存在を認識していない、または内容をよく知らない、といった事態になりかねません。時間をかけて作成した規定であっても、うまく機能しなくなってしまいます。

個人情報保護やセキュリティポリシーなどと絡めて、社内規定を守る重要性について周知することも必要です。

社内規定を改定するときに知っておきたいポイント・注意点
ここでは、社内規定を改定するときに特に大切なポイントを押さえておきましょう。

従業員に対してヒアリング
社内規定のうち、就業規則は労働基準法で定められている項目です。変更内容によっては、賃金水準の引き下げや休暇の削減といった労働者にとって不利な内容になってしまう可能性も考えられます。

労働基準法第90条第1項によると、以下のように定められています。

使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。
（引用：労働基準法第90条第1項）


ここで注意したいポイントは、「意見を聴かなければならない」という記載です。この法律においては従業員に対してヒアリングをすると定められています。
しかし、労働者側との話し合いや同意に関しては義務づけられてはいないのです。そのため、もし労働者側から強い反対意見が出たとしても、使用者側はこの意見を無視して改定を行なえます。



また労働基準法第90条第2項によると、以下のように定められています。

使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。
（引用：労働基準法第90条第2項）


手続き上は、反対や賛成に関わらずどのような意見であっても、労働者の意見を意見書として取り扱えます。意見書を添付してから、変更後の就業規則、就業規則変更届を所轄労働基準監督署に提出することにより、就業規則の変更手続きを済ませることができるのです。

社内規定を定期的に精査する
社内規定は、定期的に精査して改定を行うか判断しましょう。なぜなら、社内外の環境変化により、社内規定を設定しなければならない場面もあるためです。

たとえば、社内規定の作成時に参考とした法律が改定された場合には、改定後の法律を遵守した社内規定に設定すべきといえます。社内規定に関わる法律には、会社法、労働基準法、個人情報保護法などがあります。社内規定は各種法令に反しないように作成しなければなりません。もし法令に違反した場合には、当該規定が無効となるだけではなく、会社が行政処分を受けるおそれもあります。

また近年では、テレワークや在宅勤務の急増などにより、働く環境にも大きな変化が起こっています。労働環境に変化が起こったときには、社内規定の中でも就業規則の改定が必要となります。
正社員の場合には、規定が改定される度に労働契約を再度終結することは手続きが煩雑なため通常は行われません。このようなときには、就業規則（及び付随する諸規定）の変更によって、ルールの変更を労働者に適用しています。

およそ1年に1度の頻度で定期的に社内規定を精査し、必要が認められた場合は改定を行うのが望ましいでしょう。会社の方針や変更する度合いに応じて、新しく別個の規定（付随規定）を作成するか、既存の規定を変更するかを選びます。

社員がいつでも確認できる場所に保管
すべての社内規定は、従業員が最新版を確認できるように管理しましょう。
社内規定で文書の保管場所も定めておくと、文書の保管場所が散在せず、従業員が文書を探す手間も減ります。また社内規定の保存先は、常時確認できる場所を選びましょう。

具体的な方法としては、たとえば「社内規定集を作成して各職場に設置する」、「社内システムの目立つ場所に掲載しておく」などの方法があります。紙媒体と電子媒体のどちらでもわかりやすいような場所に保管しておくとよいでしょう。社員が社内規定の内容に通じることができるように、社内規定が活用しやすい環境を整えてください。

カテゴリ: 社内規定
質問: 社内規定を改正する場合、どこに承認を取らないといけないですか。
回答: 取締役会に改正案を提出して承認をうけなければならない。