旅費・出張費は社内できちんと規定され、それがルールとして適正に運用されていることが重要です。では、なぜそれが重要なのでしょうか。
社内で旅費・出張費に関して規定が存在すると、ムダな経費を削減することができます。ルールがない状態で旅費や出張費の申請が可能になってしまっていると、本来必要な金額を上回っての経費申請が横行する危険があります。必要金額以上の出費が多くなり、ムダな経費がかかってしまう可能性があります。
経費というものは本来業務上必要なものに利用されるべきです。しかし、社内規定がなかったり、ルールが遵守されていなかったりする場合、経費が適切な目的とは異なったものに利用されてしまう可能性があります。例えば経費の私的利用がこれに当たります。このようなことを防ぐためにも経費申請、旅費・出張費申請の社内規定によるルールの統一が必要です。
旅費・出張費のルールがない場合、従業員同士の不公平感が大きくなる可能性があります。例えば、出張のたびにいつも経費を湯水のごとく利用している社員と、ぎりぎりまで節約して経費を抑えようとしている社員の間では不公平感が出てしまうでしょう。こういったことを防止するためにも旅費・出張費ではルールを設定することが必要です。
また、旅費・出張費のルールがあることで経理担当者の負担も軽減できます。ルールがない場合、それぞれの社員が自由に経費を利用するので、その利用が適正なものかどうかひとつひとつについて確認して判断しなければなりません。
しかしルールがあれば、それに照らして違反しているものだけを確認すればいいので、確認の手間が省けます。また、誤りを指摘するときにも社内規定に違反している点を指摘するだけでいいので、修正の依頼も簡単になります。
ここまで旅費・出張費の社内規定が存在することの重要性をご説明しました。次にその規定を作成するときのポイントについてご紹介します。
まず、出張の定義を決定する必要があります。これは企業毎に異なるものですが、例えば「宿泊を伴うもの」や、「会社からの直線距離が◯◯キロメートル以上の外出」といった定義が考えられます。
出張にともなって日当を支給する企業も多いでしょう。また、宿泊を伴う出張の場合には、宿泊費の上限を設定する必要もあります。これらは全社員で統一するのか、役職ごとに異なる金額にするのかということも事前に規定しておく必要があります。
出張時における食事代は会社負担か個人負担か、訪問先の担当者がいたときの扱いを規定しておく必要があるでしょう。また、交際費、接待費の上限金額や社内での申請ルールもここでしっかりと規定しておくといいでしょう。
長期の出張費となると宿泊費用などがかさみ、従業員の立て替えが大きな負担になる場合があります。そのときには仮払いを行い、事前に従業員に経費として現金を渡しておくのがいいでしょう。このときには、事前に何泊以上や金額がいくら以上の場合に仮払い対応をするか規定し、さらに、事前申請のときにどのようなフローで申請を行うかまでしっかりと明文化する必要があります。
出張をする場合にどのような手続きを取るかということも重要です。事前に出張申請を出す必要があるのか、事後の出張報告書だけでよいのか、それとも両方出す必要があるのかなど事前に規定しておかなければなりません。
出張時に万が一のことが起こった場合の取り決めも規定には盛り込む必要があります。出張先で被災したり事故に巻き込まれて怪我をしてしまったりするかもしれません。病気にかかって通院やひどいときには入院する必要がでてくることもあるでしょう。
予め規定で万が一の場合の対応を決めておかないとその場で関係各所と連絡を取りつつ判断を行わなければならず、スムーズに事態に対応する事ができません。このようなことにも対処できるよう事前に不測の事態に備えた規定を作成するようにしましょう。

カテゴリ: 社内規定
質問: 社内で旅費・出張費に関して規定が存在すると、何が可能になりますか。
回答: 社内で旅費・出張費に関して規定が存在することで可能になることは、ムダな経費と経理担当者の負担を削減することができます。

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質問: 旅費・出張費の社内規定を作成する際には、まず何を決定する必要がありますか。
回答: 旅費・出張費の社内規定を作成する際には、まず出張の定義を決定します。出張にともなって日当や宿泊費の上限、役職によって異なる金額にするのかということも事前に規定しておく必要があります。

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質問: 事前に従業員に経費として現金を渡しておくことを、何と言いますか。
回答: 事前に従業員に経費として現金を渡しておくことを、仮払いといいます。

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質問: 不適切な経費の使い方の例は、何がありますか。
回答: 不適切な経費の使い方の例には、経費の私的利用があります。

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質問: 事前に不測の事態に備えた規定を作成するメリットは何ですか。
回答: 事前に不測の事態に備えた規定を作成するメリットは、予め規定で万が一の場合の対応を決めておけば、その場で関係各所と連絡を取りつつ判断を行うことができ、スムーズに事態に対応する事ができます。