社内ルールの策定は法的に定められていないため、企業によっては明文化されていないケースも多くあります。ですが、ルールが定められていないと企業理念に反する行為を行う社員が出てくる可能性も考えられますし、予期せぬトラブルの原因や生産性の低下につながり、ルールに沿って働く社員の士気も下がりかねません。
 
 今回は社内ルールの基本的な考え方や、ルールを設けることで得られるメリットをご紹介します。併せて従業員の業務意識を高めるルール策定のコツも解説します。
 
 社内ルールとは
 社内ルールとはそもそも「社員全員が守るべき決まり事」を意味します。社内ルールは業界や企業の風土に合わせて独自に策定されるのが一般的です。就業規則や業務マニュアルのように明文化されていない企業も多く、暗黙のルールや、経営層が従業員だけに強いるルールとして存在しているケースも少なくありません。
 
 社内ルールを設ける理由
 社内ルールを設けることで社員全員の業務意識が向上します。社員全員が同じルールで業務を行うことで、一つのチームとして業務に集中することができるでしょう。
 また、ルールに反した従業員に罰則を与えることは社内の不正を防ぐ抑止力になります。明確なルールを設けることによって企業内の統制を図れるのが大きなメリットといえるでしょう。
 
 就業規則との違い
 社内ルールと混同されがちなものに就業規則があります。
 
 就業規則とは、従業員の給与や労働条件、順守すべきルールなどを定めたものです。就業規則に記載すべき内容は労働基準法に基づいており、労使間の合意がないと運用はできません。また、従業員が10人を超える企業は就業規則の作成と労働基準監督署への届け出が義務付けられています。
 それに対して、社内ルールは企業独自で決めるものを意味するのが一般的です。社内ルールの内容は企業の方針に沿った内容であることが多く、労使間の合意や労働基準監督署への届け出も必要ありません。
 
 
 
 社内ルールを設けるメリット一覧
 ここでは社内ルールを設ける代表的なメリット3点について詳しく解説します。
 
 生産性の向上
 社内ルールには、業務を安全かつ効率的に進めるために欠かせない約束事が含まれているのが一般的です。これらを守ることで、労働環境の整備や従業員の業務スキルの均一化が図れます。
 例えば、製造業などで広く知られている「5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）活動」は、工場内での環境改善の基本的な考えをルール化したものです。現場の環境を整えることで物の配置や作業工程が把握しやすくなります。5S活動を積極的に行うことで生産性の向上はもちろん、社会的信用度の向上も期待できるでしょう。
 また、作業手順をまとめたマニュアルやハンドブックを活用することで、社歴の浅い社員でも他の社員と同様の水準で業務を進めることができます。
 
 社内外のトラブル防止
 全社統一のルールを設けることで、経営陣・従業員の不正防止にもつながります。明確なルールのない状態では、社員の行動が把握できず大きなトラブルにつながる危険性が高くなるでしょう。
 例えば、取引先や社内の機密情報を取り扱う際のルールがない場合、機密情報を不正に社外へ持ち出すことや誤って流出させてしまう可能性が高くなるでしょう。過去にも機密文書の持ち出しや情報漏えいによる事件は多数生じていますが、その後、再発防止策として情報管理に関するルールを設けるといった対策が行われています。
 万が一ルールに違反した場合の罰則を設けることで、不正の抑止にも役立ちます。
 
 従業員のモチベーションアップ
 社内ルールは従業員のモチベーションアップにも有効です。一般的に社内ルールは「社内トラブル防止」「社内秩序の維持」を目的としていますが、昇給や査定の基準にも活用できるのです。
 社内ルールに昇進や昇給の基準を取り入れることで、「規律を守り成果を出した従業員には報酬を与える」といった制度運用も可能になり、従業員のモチベーションアップにつながります。反対に、社内ルールを故意に逸脱するなどした社員に対して罰則を設けることで社内の規律が保たれ、生産性向上も期待できるでしょう。

カテゴリ: 社内規定
質問: 社内ルールを設けるメリットとしての「社内外のトラブル防止」と「従業員のモチベーションアップ」の説明をしてください。
回答: 「社内外のトラブル防止」としては、全社統一のルールを設けることで、経営陣・従業員の不正防止にもつながります。明確なルールのない状態では、社員の行動が把握できず大きなトラブルにつながる危険性が高くなるでしょう。
 「従業員のモチベーションアップ」としては、社内ルール昇給や査定の基準にも活用できるので、従業員のモチベーションアップにも有効です。