労働時間や賃金、服務規律など、従業員が働く上で守るべき労働条件や職場のルールを定めたものを就業規則といいます。就業規則は作成・労働基準監督署に届け出するだけではなく、常時見やすい場所へ掲示し、または備え付けること、書面で交付することその他の厚生労働省令で定める方法で労働者に周知させなければならないと労働基準法で定められています。
 この義務を怠ると、指導や是正勧告、場合によっては30万円以下の罰金が科せられることもあるので注意が必要です。
 作成した就業規則を「周知すること」は10人以上の従業員がいる事業主側の義務になるのです。
 内容を従業員に知ってもらって初めて就業規則が有効になります。
 就業規則とは別に作成した賃金規程なども併せて従業員がいつでも見られる状態にしなければなりません。就業規則は、労使間のトラブルを未然に防ぎ、円滑な職場環境を維持するために不可欠なものです。
 
 厚生労働省令で定める方法とは、次の➀から③の方法によることとされています。
 
 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備えつけること
 書面を労働者に交付すること
 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること
  
 １～３に関して1つずつ解説します。
 
 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備えつけること
 「常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備えつけること」は就業規則の周知をするときに、最もシンプルです。
 例えば、「休憩室の本棚に置いておく」「総務課のキャビネットに置いておく」などです。誰もが立ち入ることができる場所に配架するこのやり方なら、従業員から「就業規則がどこにあるのかわからない」との不満が出ることはないでしょう。
  
 大事なものだからと、社長室の社長のデスクの鍵付きの引き出しに収納しているような状況では、従業員が見たいときに見ることができないため、周知方法としては不十分です。
 ですが、就業規則が会社にとって大事なものであることに変わりありません。
 就業規則の保管を任されている課からの持ち出しを禁じたり、責任者が同席したうえでの閲覧とすることなどは問題ありません。
  
 また、周知場所としての「各作業場」は、本社・工場・営業所等の建物が分かれている場合は、個々の建物をいいます。
 本社には就業規則が備え付けられているけれど、工場にはないというようなケースでは周知義務を果たせていないことになります。就業規則は、従業員が容易にアクセスできる場所に常時備え置く必要があります。
 
 書面で交付する
 「書面で交付する」とは、就業規則をコピーしたものを労働者に配布するやり方です。
 労働者個人で確認できるため、とても親切な方法ですが、印刷代や配布コストなど事業主側に負担が大きくなります。
 また、コピーを労働者が外部へ持ち出してしまうことも可能になるので、外部持ち出しを制限する等の対応が必要になります。就業規則を書面で交付することは、従業員が内容を深く理解するための有効な手段です。
 
 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること
 「磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること」は、パソコンやタブレットなどの電子媒体で就業規則の内容を共有する方法です。
 この方法であれば、印刷や配布のコストを抑えられ、改訂があった場合でも速やかに最新の内容を周知できるというメリットがあります。
 各作業場に、従業員が自由に操作できる端末を設置することが求められます。
 例えば、社内ネットワーク上に就業規則のPDFファイルをアップロードし、各部署のパソコンからアクセスできるように設定したり、共有のタブレット端末を用意して閲覧できるようにする方法などが考えられます。
 重要なことは、従業員が知りたいときに手間なく就業規則の内容を確認できる環境を整備することです。就業規則を電子媒体で周知する場合は、従業員が容易に内容を確認できる環境整備が不可欠です。 就業規則の適切な周知は、事業主の法的義務であり、労使間の信頼関係を築く上で重要な要素です。

カテゴリ: 社内規定
質問: 労働時間や賃金、服務規律など、従業員が働く上で守るべき労働条件や職場のルールを定めたものは、どのように有効か。
回答: 労働時間や賃金、服務規律など、従業員が働く上で守るべき労働条件や職場のルールを定めたものを、書面で交付することは、従業員が内容を深く理解するための有効な手段である。