経費精算を行う際に、経費精算のルールを明文化する重要さを実感する経理担当者は多いのではないでしょうか。経費精算のルールが明文化されていないと、ルールが守られなかったり、意思統一が図れなかったりといったさまざまな問題が生じます。
ここでは、経費精算のルールの必要性と規定に欠かせない項目、スムーズな運用の方法、科目別のルール設定のポイントについて詳しく解説します。
経費精算のルール（規定）とは
企業内で経費の取り扱いを明確にするための社内規定のひとつです。この規定には、経費として認められる項目や上限金額、申請手続きの方法、承認フローなどが明文化されています。
経費精算のルールによって、従業員と会社双方にとって透明性が高く、公正な経費精算の実現が期待できます。

経費精算ルールが必要な理由
経費精算ルールの設置は法律で義務づけられたものではありませんが、社内の業務を運営していくうえで重要な役割があります。まずは、経費精算ルールが必要な理由を解説しましょう。
社員の業務効率化
ルールに沿った形式で経費が申請されるようになることで、申請時の迷いややり直しが減少するため、経理担当者の負担軽減だけでなく、社員全体の業務効率化につながります。
申請可能な経費の範囲や上限金額が明確になると、不要な問い合わせや修正作業が削減されます。さらに、統一されたフォーマットを使用すると、申請作業の時間短縮にもつながります。
結果として、社内全体の生産性向上に役立つといえるでしょう。
ムダな経費の削減
明確な基準があれば、社員は経費として認められる範囲を理解し、不必要な支出を抑えられるようになります。
例えば、出張時の宿泊費の上限設定や、交通費は原則として最安ルートにする、といったルールがあれば、過剰な支出の抑制が可能です。また、接待費や備品購入の基準が明確であれば、業務に直接関係のない経費の申請も防止できます。
適切なルールが明確化されていれば、会社全体の経費削減につながり、結果として利益率の向上にも寄与するでしょう。
不正受給の防止
領収書の提出を義務づけたり、一定金額以上の経費に対して上司の承認を必要としたりといったしくみの導入は、架空の経費請求や水増し請求といった不正防止に有効といえるでしょう。
このように、策定した経費精算ルールを運用することで、経費の不正受給リスクを大幅に軽減し、会社の財務健全性を保てます。
法的リスクの軽減
ルールがなかったばかりに不適切な経費を支払った結果、会社が脱税などの疑いをかけられ、追徴課税や重加算税の対象となるリスクがあります。
経費精算のルールを遵守していくと、ルール外の項目を経費として支払ったり、実際の金額を水増しして請求したりするようなケースを防止できます。
経費精算のルールは、会社が法令遵守を徹底するうえで重要な役割を果たすのです。
節税対策の実現
例えば、交際費は基本的に法人税の課税対象ですが、飲食にかかる費用の一部については非課税です。そこで、交際費規定によって非課税対象となる部分を明確にできると、節税につながります。また、出張費規定で日当を定額支給とすれば、実費精算よりも税務上有利になる場合があります。
このように、適切な経費精算ルールの設定は、会社の税負担の軽減と経費の適正化の両立が期待できるのです。
社員間の公平性維持
ルールによって経費精算の基準が統一され、部署や役職、承認者によって差が生まれないため、社員間の公平性維持にも役立つでしょう。
もしも営業部だけが交際費を自由に使えたり、上司の判断で経費の承認基準が変わったりしたら、社員は不公平感や不満を感じてしまうでしょう。
すべての社員が同じルールによって経費精算することで、不公平感を解消できるだけでなくモチベーションアップにもつなげられるのです。

経費精算ルールに必要な項目
経費精算のルールの作成には、過不足のない項目の設定が大切です。ここからは、経費精算のルールに盛り込む項目について確認していきましょう。
経費の基準
経費精算ルールには「何が経費として認められるのか」を明確に定義する必要があります。社員が経費精算をする際に、適切に判断できるようにするためです。
例えば「会議費」として認められる範囲を、会議中の飲食代や会場費に限定するのか、会議前後の移動費や資料作成費なども含めるのかを具体的に定める必要があります。
また、「交際費」についても、接待の目的や相手先との関係性、上限額などを明確に規定すると、不適切な経費申請がなくなり、スムーズな経費精算を実現できます。
経費の上限金額や適用範囲
経費精算ルールでは、それぞれの経費項目における上限金額を明確に設定する必要があります。経費の使い過ぎを防ぎ、予算内での適切な支出を促すためです。
日当や宿泊費、交際費などに上限額を設けると、過剰な支出を抑制し、財務管理を効率化できます。
また同時に、適用範囲についても明確に定める必要があります。正社員のほか、アルバイトや契約社員にも適用するのかだけでなく、交通費や出張費など、どの種類の経費が対象となるのかも具体的に示す必要があるでしょう。
このように、経費の上限金額と適用範囲を詳細に規定すると、経費管理の透明性が高まり、社員の理解も得やすくなります。
申請期限
経費精算業務をスムーズに進め、締め処理を遅延させないために、明確な申請期限を設定することも重要です。
例えば「経費発生月の翌月5日まで」や「出張終了後2週間以内」といった具体的な期限を設けると、従業員の申請漏れを防止できるでしょう。
さらに、申請期限を過ぎた場合の対応も明確にしておくべきです。「期限超過の場合は上長の承認が必要」などのようなルールを設けておくと、例外的な状況にも対応できます。
適切な申請期限と例外対応の設定をすることで、円滑な経費精算プロセスを実現できます。
領収書がない場合の対策
経費精算のルールには、領収書がない場合の対策も忘れずに入れておきましょう。領収書は経費精算の際の重要な証拠書類となりますが、電車やバスといった交通費など、領収書を取得できないケースや紛失してしまうケースも考えられるためです。このような場合に備え、ルール内で代替可能な書類や対応を明確化しておくことが重要です。
例として、交通費については利用区間や金額を記載した申請書の提出を義務づけたり、慶弔費は社内で定めた金額表に基づいて処理したりするなどの方法が考えられます。
また、領収書を紛失した場合は使用日時や目的、金額などを記載した書面を作成し、上長の承認を得るといったルールの策定などが対策となるでしょう。

カテゴリ: 社内規定
質問: 経費の基準、申請期限、領収書がない場合の対策を設定することにより、何が期待できますか。
回答: 経経費の基準、申請期限、領収書がない場合の対策を設定することにより、従業員と会社双方にとって透明性が高く、公正な経費精算の実現が期待できます。