退職時の書類発行はリモートワークの普及によって以前にも増してペーパーレ
ス化が進む中、人事労務担当者のペーパーレス化に待ったをかける存在でした。
これらの書類を渡すときには既に従業員は退職しているわけですから、郵送が
一般的で、なかには退職後に従業員が受け取りに来るケースもあるでしょう。
いずれにしても人事労務担当者の方が書面で用意する必要があることに変わり
はありません。また、先日郵送料金が改定されたことで、従業員の入退社が多
い会社ほど、退職時の書類発行のペーパーレス化に試行錯誤していることかと
思います。

＜主な退職書類＞
・給与明細・源泉徴収票
クラウド明細やメール・チャットツールなどを通じて渡すことが可能ですので
ペーパーレス化のハードルは比較的低いと言えます。

・退職証明書
一方で、国民健康保険への切り替え、家族の扶養親族となる場合に必要な退職
証明書は事業主印の押印が必要です。マイナ保険証が導入され、昨年12月には
保険証の発行が廃止されたものの、国民健康保険への切り替えの際は従来と変
わらず原則として退職証明書が必要で、家族の扶養親族となる場合にも、重複
加入を避けるため引き続き退職証明書を求めることになります。

この点、市区町村の国民健康保険担当課、年金事務所でもマイナンバーから健
康保険の加入状況を確認できる仕組みが整い、退職証明書が不要となることに
期待したいところです。

・離職票
失業保険を受給するために必要な離職票ですが、電子申請を導入していない場
合は様式が複写式となっているため書面での発行が大前提となっており、電子
申請を導入している場合でも手続き完了後に印刷し書面で渡しているケースが
大半です。

そんな中、離職票についても郵送以外の選択肢が出来たことは非常に画期的な
ことであると感じています。電子申請の導入が前提にはなりますが、これまで
電子申請完了後の離職票を印刷して郵送する、もしくは離職票の電子データを
メールなどで送付する、いずれにしても社内の担当者の作業はゼロではなかっ
たはずです。あくまで退職する従業員の希望に応じてではありますが、郵送や
手続き担当者による電子申請完了確認の時間をショートカットできるわけです
から、会社・従業員の双方にメリットがあります。そのため、強制するのは望
ましくありませんが、社内で時期を見てマイナ保険証の利用促進と併せて退職
時のマイナポータルでの離職票受け取りの普及も進めていくことをおすすめし
ます。

カテゴリ: 社内規定
質問: 退職時に発行する書類は主に何種類ありますか。
回答: 退職時に発行する書類は主に3種類あります。給与明細・源泉徴収票、退職証明書、離職票の3種類です。