社内規程の一般的な作成手順は次のとおりです。

1. 社内規程の作成目的を明確化する
何のために規程を作成するのか、その目的や背景を明確にして方向性を定め、効率的に作成ができるようにする。
2. 情報の収集
関連する法令や業界の商慣習、当該社内規程の影響が及ぶ関係者など、情報を収集する。
3. 草案の作成
集めた情報を基に社内規程の草案を作成する。その際、担当者は関係者や専門家の意見も取り入れながらブラッシュアップしていく。
4. 社内規程の制定を決定する
規程内容の最終確認を行い、取締役会決議などで決定する。
5. 社内規程の周知
作成された社内規程の内容を、担当者は従業員に対して周知させる。特に関連の深い部署にはしっかりと説明し、必要に応じて研修を行い、質疑応答に対応する。
6. 社内規程に基づく運用の開始
作成した社内規程に基づく実務運用を始める。運用開始後も定期的な見直しを実施する。担当者は、従業員からのフィードバックを収集し、より良いものへと更新していく。

社内規程の変更が必要になったときの手順も、社内規程を作成するときの流れと大差はありません。変更内容に関して、法令の情報や社内の状況を把握し、変更案を作成しましょう。変更内容が確定したら、取締役会決議などによって決定し、従業員に周知した上で施行します。

社内規程を変更する際には、特に注意すべき点が2つあります。

1つは従業員の理解を得ることです。現場の実情や意向を踏まえずに、一方的に不合理な形で社内規程を変更すると、従業員に不満がたまるおそれがあります。担当者は、現場の従業員と十分なコミュニケーションを取り、適切な変更内容を検討すべきです。

また、ルールの変更前後で混乱が生じないようにすべきです。実務に直接影響を及ぼすような内容であれば、担当者は、変更点に関して親切な情報提供を行う必要があります。何が変更され、何は変わっていないのかを明確にすることが大切です。

カテゴリ: 社内規定
質問: 社内規定の変更内容を検討する際に、担当者は従業員と何を取るべきですか？
回答: 担当者は、現場の従業員と十分なコミュニケーションを取るべきです。