# Publicatieblad C 314/2009

| | ISSN 1725-2474
  doi:10.3000/17252474.C_2009.314.dut |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 314 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 52e jaargang22 december 2009 |

ISSN 1725-2474

doi:10.3000/17252474.C_2009.314.dut

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 314

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

52e jaargang22 december 2009

---

| Nummer | Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- | --- |
| | IV   Informatie |
| | INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN EN ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE |
| | Commissie |
| | Comité van toezicht van het OLAF |
| 2009/C 314/01 | Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF (Juni 2008 – mei 2009) | 1 |

Nummer

Inhoud

Bladzijde

IV   Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN EN ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE

Commissie

Comité van toezicht van het OLAF

2009/C 314/01

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF (Juni 2008 – mei 2009)

1

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

IV Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN EN ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE

Commissie

Comité van toezicht van het OLAF

| 22.12.2009 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 314/1 |
| --- | --- | --- | --- |

22.12.2009

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 314/1

---

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF

Juni 2008 – mei 2009

(2009/C 000/01)

Leden van het Comité van toezicht van OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZVoorzitterOpenbare aanklager bij het Hooggerechtshof, SpanjeKálmán GYÖRGYIHoofdadviseur van de minister van Justitie en Politie,procureur-generaal van Hongarije (gepensioneerd), HongarijePeter STRÖMBERGDirecteur van de Raad van toezicht voor accountants, ZwedenDiemut R. THEATOVoormalig lid van het Europees Parlement, voormalig voorzitter van de commissie Begrotingscontrole, DuitslandRosalind WRIGHTVoorzitter van het Fraud Advisory Panel, Verenigd Koninkrijk

INHOUD

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

INLEIDING

| I | WERKMETHODEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT |
| --- | --- |

I

| I – 1. | Vergaderingen |
| --- | --- |

I – 1.

| I – 2. | Rapporteurs |
| --- | --- |

I – 2.

| I – 3. | Secretariaat |
| --- | --- |

I – 3.

| II | DE ONDERZOEKSTAAK VAN OLAF |
| --- | --- |

II

| II – 1. | De controle van de onderzoekstaak van OLAF: het versterken van de onafhankelijkheid van OLAF |
| --- | --- |

II – 1.

| II – 1.1. | Geregeld toezicht op basis van informatie die de directeur-generaal van OLAF het Comité van toezicht toezendt (artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999) |
| --- | --- |

II – 1.1.

| II – 1.1.1. | Onderzoeken die langer dan negen maanden lopen |
| --- | --- |

II – 1.1.1.

| II – 1.1.2. | Aanbevelingen aan de instellingen |
| --- | --- |

II – 1.1.2.

| II – 1.1.3. | Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties: weerslag van de uitspraak van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-48/05 |
| --- | --- |

II – 1.1.3.

| II – 1.2. | Het de minimis-beleid van OLAF: geringe fouten kunnen heel goed door andere diensten worden afgehandeld |
| --- | --- |

II – 1.2.

| II – 1.3. | Geregelde controle op initiatief van het Comité van toezicht (artikel 11.1 van Verordening (EG) nr. 1073/1999) |
| --- | --- |

II – 1.3.

| II – 1.3.1. | Planning en strategische aansturing van onderzoeken |
| --- | --- |

II – 1.3.1.

| II – 2. | De procedurele onderzoeksregels van OLAF: OLAF-handboek – operationele procedures |
| --- | --- |

II – 2.

| II – 3. | Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF |
| --- | --- |

II – 3.

| III | BETREKKINGEN MET OLAF, DE INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF |
| --- | --- |

III

| III – 1. | Betrekkingen met OLAF |
| --- | --- |

III – 1.

| III – 2. | Betrekkingen met de communautaire instellingen en de partners en belanghebbenden van OLAF |
| --- | --- |

III – 2.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

BIJLAGE 1 Vergaderrooster van het Comité van Toezicht

BIJLAGE 2 Lijst van adviezen die tussen 1 juni 2008 en 31 mei 2009 door het Comité van Toezicht zijn aangenomen

BIJLAGE 3 Advies nr. 5/2008 OLAF de minimis beleid

BIJLAGE 4 Advies nr. 1/2009 Jaarlijks beheersplan van OLAF voor 2009

BIJLAGE 5 Advies nr. 2/2009 OLAF-verslagen van onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen

BIJLAGE 6 Advies nr. 3/2009 Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2010

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

Het doet mij genoegen het derde activiteitenverslag van het huidige Comité van toezicht van OLAF, dat de periode tussen juni 2008 tot en mei 2009 bestrijkt, voor te leggen.

Nu het Comité zijn eerste mandaat heeft volbracht en het kan putten uit de ervaring die het deze drie jaren heeft opgedaan, hopen wij ons krachtige streven naar verbetering van de doeltreffendheid van OLAF te kunnen voortzetten door de belangrijke taak die het Comité is toevertrouwd uit te voeren en intensief te werken aan de versterking van de onafhankelijkheid van OLAF.

Het Comité ziet het als zijn taak de onafhankelijkheid van OLAF te versterken en te waarborgen, en de directeur-generaal bij te staan in de vervulling van diens taken, zodanig dat OLAF optimaal wordt voorzien van de steun en het advies die het nodig heeft om doeltreffend te kunnen functioneren als een administratieve onderzoeksinstelling die volledig is gevrijwaard van ongepaste druk en inmenging van buitenaf. Hoe nauwgezetter en onpartijdiger OLAF te werk kan gaan, des te meer het in staat zal zijn zich te verdedigen tegen ongerechtvaardigde kritiek, van welke kant deze ook komt, en er aldus voor te zorgen dat het zijn werkzaamheden in volledige onafhankelijkheid kan uitvoeren.

Het Comité heeft zijn voornaamste werkzaamheden gericht op de regelmatige controle van de door OLAF verrichte onderzoeken. Een voorbeeld van ons werk op dit gebied kan worden gevonden in advies nr. 2/2009 over verslagen van onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen. Gebruikmakend van een nauwkeurige methode om afzonderlijke onderzoeksverslagen te bestuderen, wordt in dit advies gewezen op een aantal tekortkomingen bij de uitvoering van onderzoeken, waarvan sommige verband houden met operationele factoren en andere het gevolg zijn van gebreken in de planning of de interne organisatie. Het Comité heeft wijzigingen van de operationele methoden van OLAF aanbevolen en hoopt dat de problemen mede hierdoor kunnen worden verholpen.

Het Comité heeft steeds verkondigd dat duidelijke procedurele regels geboden zijn. Deze kunnen dienen als richtsnoer voor de OLAF-onderzoekers en zouden ook bekend moeten zijn bij degenen die aan deze onderzoeken worden onderworpen, ter bescherming van hun rechten. Vast staat dat het uit 2005 daterende procedurehandboek van OLAF dat op dit moment van kracht is, niet aan deze eisen voldoet. Het Comité weet van de inspanningen die OLAF zich heeft getroost om het handboek te actualiseren; deze inspanningen zijn nog ontoereikend en er is nog een flinke weg te gaan alvorens er een praktische, door onderzoekers te gebruiken handleiding klaar ligt.

De budgettaire beperkingen die alle Europese instellingen treffen, gaan ook aan OLAF niet voorbij. De begroting voor 2010 voorziet niet in aanvullende posten voor het Bureau. Er zijn daarom grotere inspanningen nodig om de planning, het beheer en het gebruik van bestaande middelen te verbeteren. Het Comité heeft er bij OLAF op aangedrongen het grootste deel van zijn personeel in te zetten voor zijn kernactiviteit, namelijk operationeel onderzoek.

Over de hervorming van de rechtsgrondslag voor OLAF - Verordening (EG) nr. 1073/1999 - is in de periode die door dit verslag wordt bestreken, zeer druk van gedachten gewisseld in de Commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement (COCOBU). Dit mondde uit in de aanneming van de Resolutie van het Europees Parlement van 18 December 2008 over de aanpak van de Raad van de herziening van de OLAF-Verordening (EG) nr. 1073/1999. Het Comité is zich bewust van het belang van deze hervorming en heeft zich op actieve en constructieve wijze in deze discussie willen mengen door ten overstaan van de COCOBU voorstellen te doen betreffende het bestuur van het Comité in de nieuwe verordening.

Het Comité heeft dringend gewezen op de noodzaak de regelmatige controle van onderzoeken als taak te handhaven, aangezien de onafhankelijkheid van OLAF op deze manier het beste kan worden gewaarborgd.

Het Comité vindt het bemoedigend dat OLAF stappen heeft genomen om veel aanbevelingen ten uitvoer te leggen. Er is in het bijzonder vooruitgang geboekt in de tenuitvoerlegging van het „de minimis”-beleid. Niettemin zijn er kwesties die verband houden met onderzoeksbeheer, met name inzake de langdurigheid van onderzoeken en controlestelsels en toezicht, die nog niet zijn opgelost.

Dit jaar is het ook de tiende verjaardag van OLAF. Dat is een geschikte gelegenheid om stil te staan bij de wijze waarop OLAF heeft beantwoord aan zijn taak: het bestrijden, aan de hand van onafhankelijk onderzoek, van fraude, corruptie en andere onwettige activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden - en hoe het verder wil gaan.

OLAF kan bogen op de uitzonderlijke ervaring die het heeft opgedaan in tien jaar intern en extern onderzoek. Dat onderzoek heeft ook een internationale dimensie. Het belang en de reputatie van het bureau groeien continu. Voortbouwend op zijn prestaties en ervaring, behoort OLAF een sleutelpositie in te nemen in de strijd tegen fraude en corruptie waartoe de EU zich heeft verplicht. Het Comité vindt ook dat OLAF een belangrijke rol moet spelen bij de vestiging van een Europees Openbaar Ministerie, zoals dat in het Verdrag van Lissabon wordt beoogd.

Het Comité staat klaar om OLAF te steunen in zijn inspanningen om de kwaliteit van zijn werk te verbeteren en zijn onafhankelijkheid veilig te stellen.

Ik bedank het secretariaat van het Comité hartelijk voor de arbeid die het in deze periode heeft verricht.

INLEIDING

Het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) is opgericht om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken en te waarborgen, alsmede om de directeur-generaal bij te staan bij de vervulling van diens taken. Het Comité stelt adviezen op voor de directeur-generaal van OLAF en dient de instellingen jaarlijks verslag uit te brengen van zijn activiteiten. Dit derde activiteitenverslag van het Comité van toezicht bestrijkt de activiteiten tussen juni 2008 en mei 2008.

In zijn tweede activiteitenverslag benadrukte het Comité de noodzaak dat OLAF de overdreven hoeveelheid tijd beteugelt die sommige onderzoeken vergen, en dat het duidelijke onderzoeksprocedures, termijnen en internecontroleprocedures instelt, ter voorkoming van mogelijke belangenconflicten bij zijn onderzoekswerkzaamheden. Daarnaast werd voorgesteld om de magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies in een vroeg stadium bij het onderzoek te betrekken, om te voorkomen dat er te weinig tijd zou overblijven voor de behandeling van een zaak en ervoor te zorgen dat vergaard bewijs van nut zal zijn voor nationale gerechtelijke autoriteiten.

Het verslag werd tijdens het Sloveense voorzitterschap besproken met de heer Siim Kallas, vicevoorzitter van de Commissie, mevrouw Catherine Day, secretaris-generaal van de Commissie, met de commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement (COCOBU) en de werkgroep van de Raad inzake fraudebestrijding, gedurende het Franse voorzitterschap. Het Comité is dankbaar voor de positieve feedback en steun die het mocht ontvangen. De heer Franz-Hermann Brüner, directeur-generaal van OLAF, had waardering voor de constructieve benadering die het Comité heeft betracht en verklaarde dat de meeste aanbevelingen die in de adviezen van het Comité staan vermeld ten uitvoer waren gelegd of in het stadium van tenuitvoerlegging verkeerden.

In deze periode was de heer Luis López Sanz-Aranguez voorzitter van het Comité.

I   WERKMETHODEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

I – 1.   Vergaderingen

Het Comité hield tien plenaire vergaderingen in Brussel (1). De vergaderingen van het Comité zijn niet openbaar en alle vergaderstukken zijn vertrouwelijk, hoewel de notulen ter beschikking worden gesteld aan OLAF en de secretariaten-generaal van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, ten behoeve van de doorzichtigheid en om deze partijen regelmatig te informeren over de activiteiten van het Comité.

Evenals in de vorige verslagperiode heeft het Comité de directeur-generaal en een aantal personeelsleden van OLAF voor zijn vergaderingen uitgenodigd om mee te praten en geïnformeerd te worden over alle zaken die relevant zijn voor het werk van het Comité, en ook om OLAF op de hoogte te brengen van de activiteiten van het Comité. Belanghebbenden bij het Comité, alsmede partners van OLAF namen af en toe ook deel aan de vergaderingen van het Comité, indien zij daarvoor door het Comité waren uitgenodigd.

I – 2.   Rapporteurs

De adviezen van het Comité aan de directeur-generaal van OLAF werden door de leden van het Comité bij eenparigheid van stemmen goedgekeurd en er zijn opnieuw rapporteurs (2) aangewezen om de voorbereiding en follow-up van specifieke aandachtspunten van het Comité doeltreffender te maken. Aldus wordt een lid van het Comité benoemd tot rapporteur voor een specifiek werkterrein van het Comité, bijvoorbeeld de analyse van verslagen van onderzoeken die meer dan negen maanden lopen, de uitvoering van het „de minimis”-beleid, de OLAF-begroting of het operationele handboek van OLAF, en stelt hij met het secretariaat van het Comité een ontwerpadvies op, waarvan de aanneming met het Comité wordt besproken.

I – 3.   Secretariaat

De verantwoordelijkheden van het secretariaat van het comité zijn vastgesteld in het Reglement van orde van het Comité (3); hierin staat dat het secretariaat een sleutelrol speelt door de uitvoering van alle taken die het Comité op zich neemt te vergemakkelijken en te ondersteunen, en door ervoor te zorgen dat het Comité zijn wettelijk mandaat in volstrekte onafhankelijkheid kan uitvoeren.

In deze periode heeft het Comité verzocht de post van secretariaatshoofd, die in juli vrij zou komen, op directeursniveau te publiceren, om te zorgen voor een onafhankelijke selectieprocedure. Na besprekingen met vicevoorzitter Siim Kallas werd de post als „afdelingshoofd” onder de aandacht gebracht, waarbij evenwel werd benadrukt dat het secretariaatshoofd verantwoording dient af te leggen aan de voorzitter van het Comité.

Benoemingen van leden van het Comitésecretariaat dienen te worden goedgekeurd door het Comité, opdat de volledige onafhankelijkheid van het Comité in de uitvoering van zijn taken is gewaarborgd (4). OLAF en de Commissie hebben aanvaard dat het Comité noodzakelijkerwijs betrokken moet zijn bij de wervingsprocedure voor deze belangrijke post.

Krachtens een arrest van het Gerecht van eerste aanleg (5) zal de controlerende rol van het Comité worden uitgebreid. Dit heeft gevolgen voor de personeelsbezetting van het secretariaat in 2010. Aangezien de nieuwe procedure nog niet in werking is getreden, ken het Comité nog niet vaststellen wat de specifieke behoefte aan aanvullend personeel is, maar zij zal dit begin 2010 doen.

Het Comité erkent dat het personeelsstatuut van de Europese Commissie en het daartoe behorende beoordelings- en bevorderingsstelsel de leden van het Comité op dit moment niet toestaat de prestaties van het secretariaatspersoneel te beoordelen. Het Comité acht het echter onbevredigend dat de directeur-generaal van OLAF jaarlijks beslist over het prestatieniveau van het secretariaatspersoneel en dat het Comité hierbij niet is betrokken, hoewel het secretariaat onder het directe gezag van het Comité valt.

II   DE ONDERZOEKSTAAK VAN OLAF

II – 1.   De controle van de onderzoekstaak van OLAF: het versterken van de onafhankelijkheid van OLAF

De kerntaak van het Comité is om de onderzoekstaak van OLAF te controleren teneinde de onafhankelijkheid van dit bureau te waarborgen.

Het Comité heeft de kwestie van de onafhankelijkheid en zijn taak hierin bestudeerd in een brede context. Het Comité beseft ten volle het risico van ongepaste invloed - die van velerlei herkomst kan zijn - bij de inleiding, uitvoering of afronding van een onderzoek. De bedreigingen kunnen komen van regeringen, instellingen, organen of agentschappen, maar ook van privépersonen of rechtspersonen tegen wie een onderzoek loopt, of ze kunnen een externe oorsprong hebben. De onafhankelijkheid van OLAF bij de uitvoering van zijn onderzoekstaak kan ook door subtiele druk worden aangetast. Enkele voorbeelden:

| — | Pogingen van instellingen, organen of organisaties om OLAF te hinderen wanneer een onderzoek in gang wordt gezet of wanneer het loopt; |
| --- | --- |

—

Pogingen van instellingen, organen of organisaties om OLAF te hinderen wanneer een onderzoek in gang wordt gezet of wanneer het loopt;

| — | Geen bewijs of documenten aan OLAF leveren, of dit uitstellen, om OLAF te hinderen in zijn onderzoeksactiviteiten; |
| --- | --- |

—

Geen bewijs of documenten aan OLAF leveren, of dit uitstellen, om OLAF te hinderen in zijn onderzoeksactiviteiten;

| — | Ongepaste beperkingen van financiële of menselijke middelen voor OLAF, waaronder het inperken van het aantal posten of de anciënniteit ervan. |
| --- | --- |

—

Ongepaste beperkingen van financiële of menselijke middelen voor OLAF, waaronder het inperken van het aantal posten of de anciënniteit ervan.

Alleen door voortdurend representatieve steekproeven uit een diversiteit aan dossiers uit te voeren en deze met onderzoekers, managers en directeuren van OLAF te bespreken, is het mogelijk vast te stellen of er zodanige ongepaste druk op OLAF is uitgeoefend dat de onafhankelijkheid van het bureau in gevaar kan worden gebracht.

Daarom zijn er besprekingen met OLAF gevoerd over de opzet van een module voor een Case Monitoring System (CMS) waarmee het Comité en zijn secretariaat toegang zouden kunnen krijgen tot een groot aantal relevante dossiers. Een dergelijke werkwijze zou echter wel gevolgen hebben voor de bescherming van persoonsgegevens. Hiermee verband houdende kwesties worden op dit moment besproken met de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming en met de juridische dienst van de Commissie.

Artikel 22bis van het Statuut verplicht de ambtenaar die kennis krijgt van feiten die het bestaan doen vermoeden van onwettige activiteiten dan wel van gedragingen bij de uitvoering van de werkzaamheden die een aanwijzing vormen voor ernstig plichtsverzuim door ambtenaren van de Gemeenschappen, dit te melden aan zijn chef of aan zijn directeur-generaal of aan het secretariaat-generaal of rechtstreeks aan OLAF (6).

Met instemming van het Comité heeft de directeur-generaal van OLAF het OLAF-personeel op de hoogte gesteld van de aanvullende mogelijkheid om bij de voorzitter van het Comité van toezicht melding te maken van feiten en aanwijzingen betreffende mogelijke onwettige activiteiten of ernstige misdragingen bij de uitvoering van beroepswerkzaamheden (7). Gedurende de verslagperiode werden dergelijke meldingen niet ontvangen.

Uit de controles die het heeft uitgevoerd inzake het zogeheten negen maanden-onderzoeksverslag, zijn het Comité geen bedreigingen van de operationele onafhankelijkheid van OLAF gebleken.

II – 1.1.   Geregeld toezicht op basis van informatie die de directeur-generaal van OLAF het Comité van toezicht toezendt (artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999)

II – 1.1.1.   Onderzoeken die langer dan negen maanden lopen

De directeur-generaal van OLAF brengt maandelijks verslag uit aan het Comité aan de hand van een samenvatting van elk onderzoek dat al meer dan negen maanden loopt (hierna „negen maanden-verslagen” genoemd). In het „negen maanden-verslag” wordt uiteengezet waarom de onderzoeken nog niet zijn afgerond en wanneer kan worden verwacht dat elk van deze zaken wordt gesloten.

Het Comité bracht een advies (8) uit, gebaseerd op 275 „negen maanden-verslagen” (terwijl er 424 actieve zaken waren) voor de periode januari 2007 tot december 2008 en op 115 „beoordelingen van eerste informatie”, opgesteld door OLAF-onderzoekers voordat de beslissing om een onderzoek in te stellen was genomen. Deze verslagen en beoordelingen bestrijken de periode maart-december 2008. De „beoordelingen van eerste informatie” bevatten ook „eerste voorstellen voor een werkplan”.

Het comité wilde duidelijkheid over de vraag of het hoge aantal onderzoeken dat nog na negen maanden liep (meer dan 78 % in december 2008) te wijten was aan objectieve en onoverkomelijke oorzaken. Bij de controle op de langdurigheid van OLAF-onderzoeken kan het Comité bemoeienis van buiten of bevooroordeelde beslissingen slechts uitsluiten indien er objectieve en controleerbare redenen voor vertragingen worden gegeven. Bijzondere aandacht werd ook geschonken aan de verwachte voltooiingstijd van onderzoeken en aan de vraag of de onderzoeken zonder onderbreking werden verricht gedurende een periode die in redelijke verhouding stond tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak (9).

Er werd een analyse uitgevoerd. Verslagen werden verdeeld aan de hand van de verschillende soorten werkzaamheden van OLAF. Een belangrijke bevinding in een groot aantal gevallen was dat de reden die in het verslag werd gegeven voor het feit dat het onderzoek na negen maanden nog altijd liep, vaak niet voortvloeide uit de omstandigheden die in het onderzoeksdossier of zelfs in het verslag uiteen werden gezet. De aangegeven redenen voor de vertraging zijn dientengevolge onbetrouwbaar en kunnen OLAF tot misleidende conclusies voeren. Onjuiste verklaringen over redenen voor vertragingen kunnen ondermijnend werken op de inspanningen van OLAF om ervoor te zorgen dat passende menselijke en budgettaire middelen voor een zaak worden aangewend en kunnen in het algemeen een doeltreffend onderzoeksbeheer belemmeren. Ze staan voorts geen deugdelijke beoordeling toe van de vraag of het hoge percentage vertragingen in onderzoeken gerechtvaardigd is of niet.

Ook werd geconstateerd dat zowel afdelingshoofden als directeuren onderzoeksverslagen veelvuldig hebben medeondertekend, terwijl daarin misleidende redenen voor het niet afronden van onderzoeken vermeld stonden. Dit wijst op een ontoereikend niveau van toezicht op en controle van het dagelijks onderzoeksbeheer.

Opgemerkt werd dat er sprake was van een gebrek aan specifieke objectieve en controleerbare redenen voor vertragingen in de onderzoeken. Het Comité heeft aanbevolen dat de gehele verslagleggingsprocedure in het negenmaandenstadium wordt herzien, zodat het Comité kan vaststellen wat de werkelijke redenen voor vertraging waren. Het Comité heeft specifiek advies gegeven over hoe dit moet worden gedaan (10).

Het Comité heeft vastgesteld dat er zich een ernstig kwaliteitsprobleem voordoet in de „negen maanden-verslagen” doordat een verwachte voltooiingstijd van onderzoeken vaak niet wordt vermeld. Een dergelijke indicatie door OLAF aan het Comité is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentieel instrument voor het beheer van onderzoeken en het vermijden van de negatieve gevolgen van excessieve duur. Het Comité beveelt aan, zoals het in eerdere adviezen heeft gedaan, dat het „negen maanden-verslag” wordt gebruikt als instrument voor doeltreffend onderzoeksbeheer.

Een sleutel tot succesvol en doelgericht onderzoek is een goede onderzoeksplanning. Het Comité beveelt daarom aan dat OLAF een systeem ontwikkelt dat gedetailleerde plannen voor elk ingesteld onderzoek bevat. OLAF heeft positief gereageerd op dit voorstel maar het Comité is nog in afwachting van een op schrift gesteld voorstel tot actie.

II – 1.1.2.   Aanbevelingen aan de instellingen

De directeur-generaal is gehouden het Comité van toezicht in kennis te stellen van gevallen waarin de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van OLAF (11). In de verslagperiode werd geen van dergelijke gevallen aan het Comité gemeld.

II – 1.1.3.   Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties: weerslag van de uitspraak van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-48/05

Gedurende de verslagperiode heeft het Comité 36 verslagen bestudeerd van onderzoeken die volgens OLAF aan nationale gerechtelijke instanties moeten worden toegezonden. De verslagen worden tijdens de vergaderingen van het Comité gepresenteerd door de magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies.

Het Comité voert een voorlopige analyse uit om een en ander met vertegenwoordigers van OLAF te bespreken en om de aspecten en procedurele kwesties die uit elk onderzoek naar voren komen te begrijpen. Het Comité schenkt bijzondere aandacht aan de kwaliteit van het verslag teneinde te kunnen vaststellen welke onderzoeken niet aan de nationale gerechtelijke instanties hoeven te worden toegezonden, vanwege verjaring, duidelijk gebrek aan bewijs, of om andere redenen. Het Comité heeft in het verleden bij verscheidene onderzoeken vastgesteld dat er een verjaringsprobleem was. In deze periode waren er aanzienlijk minder gevallen waarbij nationale gerechtelijke instanties ervan zouden zijn weerhouden op te treden in verband met verjaring. Het Comité heeft ook opgemerkt dat de verslagen betere informatie bieden. Dat geldt in het bijzonder voor de analyses van beweerde misdrijven en de toepasselijke wetgeving in de lidstaten waarnaar het verslag is gestuurd.

Gedurende de verslagperiode heeft het Comité met bezorgdheid vastgesteld dat de rol van de magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies is afgenomen. Deze magistraten hebben een unieke, waardevolle functie binnen OLAF, aangezien vooral zij het contact onderhouden met de nationale gerechtelijke instanties. Ook zorgen zij ervoor dat het bewijs in de dossiers wordt overgedragen aan nationale gerechtelijke instanties, overeenkomstig de wettelijke eisen van de respectieve lidstaten.

Het Comité dringt er daarom bij OLAF op aan om volledig en in een vroeg stadium van het onderzoek gebruik te maken van de diensten van de magistraten. Zij zouden ook aandacht moeten schenken aan mogelijke inbreuken op de grondrechten van de bij het onderzoek betrokken partijen en door de onderzoekers moeten worden geraadpleegd indien er zich een vraag voordoet over deze grondrechten. Deze bepalingen behoren duidelijk te worden vermeld in het nieuwe operationele handboek, zoals dit voorheen ook het geval was.

De weerslag van recente arresten en uitspraken

In veel gevallen werden de onderzoeksverslagen door het Comité bestudeerd nadat de zaken al onder de aandacht van nationale gerechtelijke instanties waren gebracht.

In een recent arrest heeft het Gerecht van Eerste Aanleg (12), echter beslist dat een gebrekkige informatieverstrekking aan het Comité, voorafgaand aan de overdracht van een onderzoeksverslag aan nationale gerechtelijke instanties, een inbreuk is op artikel 11, lid 7 van Verordening (EG) nr. 1073/1999. Het stelde ook dat voorafgaand aan de overdracht, het Comité dient te worden geraadpleegd, dit ter bescherming van de grondrechten.

De gevolgen van deze laatste overweging leken in beginsel verstrekkender dan de verantwoordelijkheden van het Comité, krachtens Verordening (EG) nr. 1073/1999. Het Comité maakte zich zorgen over de implicaties van dit arrest. Deze zorgen betroffen onder meer de wettelijke verplichting van het Comité om niet tussenbeide te komen in de lopende afhandeling van onderzoeken, de niet-bindende aard van de adviezen van het Comité, het niet bij machte zijn van het Comité om de overdracht van onderzoeksverslagen aan nationale gerechtelijke instanties te voorkomen, alsmede de noodzaak het volledige dossier van elk onderzoek te bestuderen, wat een zwaardere last zou leggen op het al druk bezette secretariaat van het Comité. Om al deze redenen heeft het Comité de Commissie aanbevolen beroep in te stellen tegen het arrest van het Gerecht van Eerste Aanleg (13). De Commissie heeft evenwel besloten dit niet te doen.

Onder deze omstandigheden heeft het Comité tot nieuwe werkmethoden met OLAF besloten om het arrest te kunnen uitvoeren. De bescherming van de grondrechten in een onderzoek is een continue verplichting. Tegen de tijd dat de zaak aan het Comité wordt gerapporteerd, is de rol van het Comité als beoordelaar van de vraag of de grondrechten zijn geëerbiedigd, louter een rol achteraf. Een advies van het Comité kan op dat moment geen praktisch nut hebben in een specifiek geval.

OLAF is voornemens om vijf dagen voor de overdracht aan nationale gerechtelijke instanties, onderzoeksverslagen voor te leggen aan het Comité. Het Comité stelt OLAF voor elk onderzoek vergezeld te doen gaan van een verslag waarin het uiteenzet hoe het heeft gehandeld met betrekking tot de grondrechten en de procedurele waarborgen. In die gevallen die aanleiding geven tot zorg over de eerbiediging van de grondrechten en procedurele rechten, zal het Comité toegang tot het gehele dossier eisen.

Het Comité wenst in dat verband op de hoogte te worden gesteld van alle klachten van betrokken partijen bij het onderzoek die OLAF heeft ontvangen of heeft onderzocht en mogelijk schending van grondrechten en procedurele waarborgen betreffen. Het Comité wenst door OLAF op de hoogte te worden gesteld van alle gevallen die aan de nationale gerechtelijke instanties zijn overgedragen waarbij er een klacht is ontvangen betreffende een beweerde schending van grondrechten en procedurele waarborgen.

De jongste bevindingen van het Gerecht voor ambtenarenzaken van de Europese Unie (14) en van de Europese Ombudsman (15) dienen ertoe de noodzaak te onderstrepen dat OLAF zich zeer bewust is van de eis de procedurele rechten van personen tegen wie een onderzoek loopt, te eerbiedigen.

II – 1.2.   Het de minimis-beleid van OLAF: geringe fouten kunnen heel goed door andere diensten worden afgehandeld

Het Comité heeft zijn beoordeling van het de minimis-beleid gebaseerd op de wijze waarop OLAF omgaat met de tegenstelling tussen enerzijds de noodzaak ook kleine onregelmatigheden aan te pakken en anderzijds een zo efficiënt mogelijk gebruik van de beperkte middelen die het bureau ter beschikking staan. In het bijzonder trachtte het Comité af te wegen of de huidige de minimis-praktijk doelmatig, doeltreffend en in overeenstemming is met de noden van dit moment van OLAF.

In totaal 45 zaken met een geschatte financiële impact van minder dan 50 000 EUR werden geselecteerd en bestudeerd (16). Het Comité stelde op grond hiervan het volgende vast:

| — | Het huidige handboek voor operationele procedures bevat geen nauwkeurige criteria voor de selectie en behandeling van de minimis-zaken in enig operationeel gebied van OLAF; |
| --- | --- |

—

Het huidige handboek voor operationele procedures bevat geen nauwkeurige criteria voor de selectie en behandeling van de minimis-zaken in enig operationeel gebied van OLAF;

| — | De toewijzing van middelen aan interne de minimis-onderzoeken getuigt niet van een optimaal gebruik van deze middelen. Het is nodig om op het gebied van interne onderzoeken, te bepalen wat voor rol OLAF speelt in het beleid van nultolerantie, om te beslissen hoe inkomende informatie over kleinere vergrijpen en/of zaken met een geringe impact worden behandeld en doorgestuurd naar andere diensten van de Commissie in plaats van dat wordt besloten tot een OLAF-onderzoek. OLAF is niet in staat alle inkomende informatie te verwerken en zou ernaar moeten streven de werklast te delen met andere diensten van de Commissie, waar dit mogelijk en wenselijk is; |
| --- | --- |

—

De toewijzing van middelen aan interne de minimis-onderzoeken getuigt niet van een optimaal gebruik van deze middelen. Het is nodig om op het gebied van interne onderzoeken, te bepalen wat voor rol OLAF speelt in het beleid van nultolerantie, om te beslissen hoe inkomende informatie over kleinere vergrijpen en/of zaken met een geringe impact worden behandeld en doorgestuurd naar andere diensten van de Commissie in plaats van dat wordt besloten tot een OLAF-onderzoek. OLAF is niet in staat alle inkomende informatie te verwerken en zou ernaar moeten streven de werklast te delen met andere diensten van de Commissie, waar dit mogelijk en wenselijk is;

| — | De Commissie voert een beleid van nultolerantie, maar dit betekent niet dat OLAF verplicht is kleine zaken - in het bijzonder interne zaken - te onderzoeken, zo lang andere organen deze kleinere onderzoeken zouden kunnen uitvoeren. OLAF zal in de toekomst wellicht niet altijd in de gelegenheid zijn alle inkomende informatie te onderzoeken, zelfs als dit wel onder de wettelijke bevoegdheid van OLAF valt; |
| --- | --- |

—

De Commissie voert een beleid van nultolerantie, maar dit betekent niet dat OLAF verplicht is kleine zaken - in het bijzonder interne zaken - te onderzoeken, zo lang andere organen deze kleinere onderzoeken zouden kunnen uitvoeren. OLAF zal in de toekomst wellicht niet altijd in de gelegenheid zijn alle inkomende informatie te onderzoeken, zelfs als dit wel onder de wettelijke bevoegdheid van OLAF valt;

| — | in sommige gebieden van extern onderzoek (en bijstand, toezicht en coördinatie), is overeenstemming bereikt over een de minimis-beleid gedurende het jaar van het beheersplan, maar dit blijft een grotendeels theoretische aangelegenheid en behoeft verdere ontwikkeling, overweging en doeltreffende tenuitvoerlegging. |
| --- | --- |

—

in sommige gebieden van extern onderzoek (en bijstand, toezicht en coördinatie), is overeenstemming bereikt over een de minimis-beleid gedurende het jaar van het beheersplan, maar dit blijft een grotendeels theoretische aangelegenheid en behoeft verdere ontwikkeling, overweging en doeltreffende tenuitvoerlegging.

In april 2009 kwam het Comité met het management van OLAF bijeen om het de minimis-beleid te bespreken. Het vond het bemoedigend dat er algemene overeenstemming bestond over de dringende noodzaak om op alle onderzoeksgebieden een doelmatiger en doeltreffender de minimis-beleid te voeren. Het Comité merkt met genoegen op dat er sprake is van een nauwere samenwerking tussen Directoraat A van Onderzoek en operationele taken en het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDOC), met als doel duidelijkheid te scheppen over de taakverdeling tussen de twee en ondubbelzinnige „de minimis-drempels” overeen te komen op het gebied van externe onderzoeken (douane en landbouwsectoren, SAPARD en structuurfondsen).

Gezien de zeer krappe onderzoeksbegroting van OLAF en de verplichting die het bureau heeft onderzoek te doen naar ernstige gevallen van fraude en onregelmatigheid, moedigt het Comité OLAF aan een manier te vinden om zich te richten op complexere en ernstigere zaken, opdat het de Gemeenschap zo veel mogelijk waar voor haar geld biedt.

II – 1.3.   Geregelde controle op initiatief van het Comité van toezicht (artikel 11.1 van Verordening (EG) nr. 1073/1999)

II – 1.3.1.   Planning en strategische aansturing van onderzoeken

Tijdens de verslagperiode is het Comité met een beoordeling begonnen waarbij wordt gekeken naar de wijze waarop onderzoeks- en operationele eenheden de „beoordeling van eerste informatie” evalueren en plannen voordat er onderzoek wordt ingesteld en er „definitieve onderzoeksverslagen” zijn. Het Comité voerde enkele nuttige gesprekken met OLAF-personeel en met het hogere management van zowel Directoraat A als B van Onderzoek en operationele taken. Het Comité was onder de indruk van de consequente efficiëntie en het professionalisme waarmee het Directoraat B - en in een aantal gevallen zeker ook door het Directoraat A - leiding hadden gegeven aan onderzoek. Het Comité is ermee ingenomen dat na een lange periode van onzekerheid, er uiteindelijk een directeur van Directoraat A „Onderzoek en operationele taken I” is benoemd. Het Comité rekent erop dat dit op de lange termijn zal leiden tot verbetering van het management en van de wijze waarop door dit directoraat leiding wordt gegeven aan onderzoek.

In deze verslagperiode heeft het Comité ongeveer veertig soorten „beoordelingen van eerste informatie”-formulieren en respectievelijke „definitieve onderzoeksverslagen” bestudeerd. Veel aandacht is besteed aan de redenen voor het openen van een zaak, de financiële weerslag, en aan de vraag of er tijdschema’s voor de onderzoeken werden vastgesteld. Het bestuderen van de onderzoeksplanning en van de strategische aansturing zijn een essentieel onderdeel van de toezichthoudende werkzaamheden van het Comité om te kunnen vaststellen of de beginselen van onafhankelijkheid, onpartijdigheid en wettigheid worden geëerbiedigd.

Het Comité vindt het bemoedigend dat er verbeteringen van het onderzoeksbeheer in gang zijn gezet.

Het Comité heeft het jaarbeheersplan van OLAF bestudeerd. De operationele prioriteiten van dit plan zijn nog steeds van theoretische aard. De toezichthoudende activiteiten die tot op heden zijn uitgevoerd wijzen erop dat deze prioriteiten in de praktijk geen rol spelen bij de beslissing om een zaak wel of niet te openen. OLAF maakt weinig of geen onderscheid tussen onderzoeken en andere zaken (zoals strafrechtelijke bijstand en coördinatiezaken) en behandelt alle zaken alsof zij gelijkwaardig zijn, hoewel OLAF op deze terreinen aanzienlijk verschillende taken vervult.

Dit gegeven en het feit dat de evaluaties van inkomende klachten en informatie worden behandeld door teams die daarop ook de onderzoeken uitvoeren, maken het tot een zware opgave om de toenemende hoeveelheid aan informatie en toewijzingen efficiënt te beheren. Het Comité vindt dat de maatregelen die het OLAF-management tot op heden heeft genomen met betrekking tot het openen van zaken, duidelijker moeten zijn.

De onderzoeksdoelstellingen blijven echter vaag en dat heeft zijn weerslag op de voortgang van het onderzoek, het tijdschema en de aanwending van middelen. Het Comité beveelt aan dat er voor elk stadium van de onderzoekscyclus - evaluaties en follow-up-activiteiten inbegrepen - termijnen en tijdschema’s worden overeengekomen en vastgesteld. Het systeem waarmee de resultaten worden beoordeeld en dat gebaseerd is op belangrijke prestatie-indicatoren, dient verder te worden aangescherpt.

Het onderzoeksteam zou aan het begin van elk onderzoek een gedetailleerd plan moeten uitwerken. Dat moet zo grondig zijn dat een verwachte datum voor de definitieve beslissing er deel van uitmaakt. Het plan moet elke voorgenomen onderzoeksstap omvatten, met een voorlopig tijdschema voor elke stap. Het Comité stelt voor een nader en vollediger advies over onderzoeksplanning af te leveren (10).

Het Comité heeft een advies over het jaarbeheersplan 2010 (17) van OLAF uitgebracht. Daarin staan voorstellen ter verbetering van onderzoeksdoelstellingen en meetbare prestatie-indicatoren. Het Comité hoopt dat zijn zienswijzen OLAF zullen helpen de planning en strategische ontwikkeling van onderzoeken te verbeteren.

II – 2.   De procedurele onderzoeksregels van OLAF: OLAF-handboek – operationele procedures

Tijdens de onderhavige periode is OLAF zijn handboek van procedurele onderzoeksregels blijven actualiseren. Het Comité heeft dit met grote belangstelling gevolgd. Nadat het vorige handboek bijna vijf jaar dienst had gedaan, was het het Comité duidelijk dat de inhoud nodig aan herziening toe was. Het Comité vreest met name dat de onderzoekseenheden zullen doorgaan te opereren op grond van een veelheid aan instructies en praktijken en dat duidelijke regels en instructies ontbreken. In augustus 2008 heeft OLAF het Comité een lange ontwerpversie van het nieuwe handboek voor operationele procedures voorgelegd, dat de basisregels en beginselen voor onderzoeksprocedures bevat.

Het Comité berichtte de directeur-generaal van OLAF (18) dat het handboek, naar het oordeel van het Comité, nog in een zeer vroeg stadium van ontwerp verkeerde en niet gereed was om te worden aangenomen. Net als in de korte versie is de voornaamste tekortkoming van het document het gebrek aan duidelijke richtlijnen en precieze voorschriften aangaande de onderzoeksprocedures. Het Comité heeft de indruk dat de algehele structuur, de opmaak, de gebruikersvriendelijkheid en de duidelijkheid dienen te worden verbeterd en dat een ingrijpende revisie nodig is om inconsistente onderdelen, herhalingen en onjuistheden te verhelpen.

Het Comité vreesde, in het algemeen, dat het ontwerphandboek niet aan de verwachtingen zou voldoen. Wat met name ontbreekt zijn een duidelijk richtsnoer met betrekking tot de criteria voor het openen van zaken en het daaropvolgende beheer, alsmede duidelijke termijnen voor onderzoeken en beoordelingen. Het Comité constateert vooral ook een geringe aandacht voor de noodzaak dat de magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies toezicht houden, dit in verband met de bescherming van grondrechten en de procedurele waarborgen die in de loop van een onderzoek moeten worden geboden.

Het Comité heeft OLAF aanbevolen door te gaan met het opzetten van een praktische handleiding die de wettigheid, doelmatigheid, doorzichtigheid en aansprakelijkheid van de activiteiten van het bureau zou bevorderen. Dat werk is nog niet af. Een tweede en verbeterd ontwerphandboek is het Comité na de verslagperiode toegestuurd.

II – 3.   Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF

Het Comité blijft groot belang hechten aan het personeelsbeleid van OLAF, aangezien dit bepalend is voor het welslagen van een onderzoek. Het heeft er bij het management van OLAF op aangedrongen zijn onderzoekscapaciteit en -bekwaamheden te versterken. Het Comité heeft de voorlopige begroting van OLAF voor 2010 beoordeeld en een advies afgegeven (4).

Het Comité heeft geconstateerd dat het reactieve onderzoeksbeleid van OLAF het moeilijk maakt een overzicht te krijgen van de toekomstige omvang van de werklast en van een toewijzing van middelen waar deze het hardst nodig zijn. Het Comité vindt dat het proces van toewijzing van middelen tussen de Directoraten A en B van Onderzoeken en operationele taken doorzichtiger moet en dat er continu dient te worden toegezien op de werklast. Een momentopname van personeelsstatistieken voor december 2008 laat zien dat 34 % van het OLAF-personeel was aangesteld voor onderzoekswerkzaamheden in de directoraten A en B.

In zijn advies over de begroting voor 2010 benadrukt het Comité het belang om de middelen van OLAF vooral te richten op onderzoeksactiviteiten (zijn kerntaak) en om aanvullende personeelsaanstellingen voor administratieve ondersteuning en coördinatiefuncties te vermijden. Volgens het Comité moet dringend prioriteit worden gegeven aan alle activiteiten die leiden tot een doelmatiger gebruik van menselijke en financiële middelen. Het Comité doet in het bijzonder de aanbeveling dat de uitgaven van OLAF voor wat betreft missies en reizen, die een aanzienlijk deel van de algemene begroting opeisen, worden verduidelijkt.

Het Comité heeft opgemerkt dat voor het welslagen van onderzoeken, er sprake moet zijn van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel, dat kan bogen op ervaring en dat specifieke vaardigheden en competenties bezit. Aan de basis hiervan liggen een deugdelijk personeelsbeleid en een goede personeelsstrategie. Het Comité waardeert de aanzienlijke vooruitgang die is geboekt, met name wat betreft het oplossen van de situatie van tijdelijk personeel. Het Comité dringt er bij OLAF op aan zijn inspanningen onverminderd voort te zetten met betrekking tot het opleiden van speciaal onderzoekspersoneel en hoopt dat enkele andere belangrijke personeelskwesties, zoals ontwikkeling en mobiliteit, op zo kort mogelijke termijn worden aangepakt.

Ten aanzien van administratieve en budgettaire kwesties, heeft het Comité opgemerkt dat het invoeren van een doeltreffend personeelsbeleid op praktische problemen stuit. De directeur-generaal van OLAF is niet volledig onafhankelijk met betrekking tot budgettaire en administratieve regelingen. Hij moet de regelgeving van de Commissie voor financiën en personeel volgen, in een geest van gedecentraliseerde uitoefening van functies. Het Comité meent hoe dan ook dat verdere inspanningen nodig zijn om de samenwerking tussen OLAF en de administratie van de Commissie te vergemakkelijken, zodat zij het eens kunnen worden over interne administratieve regelingen aan de hand waarvan OLAF zijn eigen personeelsbeleid ten volle kan uitvoeren.

Wat het tijdelijke OLAF-personeel betreft is het Comité ingenomen met de voltooiing van twee algemene vergelijkende onderzoeken en de bekendmaking van twee interne vergelijkende onderzoeken; maar hiermee zal het probleem slechts gedeeltelijk zijn opgelost. Meer maatregelen zijn dus vereist. Het Comité moedigt OLAF aan de mobiliteit van zijn tijdelijke personeel te verhogen en tegelijkertijd het algehele aanwervingsbeleid zorgvuldig te plannen na afronding van de vergelijkende onderzoeken die al gaande zijn en de onderzoeken die nog op het programma staan. Het Comité vindt het bemoedigend dat inmiddels wordt getracht het tijdelijke personeel de mogelijkheid tot herwaardering of promotie te bieden.

III   BETREKKINGEN MET OLAF, DE INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF

III – 1.   Betrekkingen met OLAF

De betrekkingen met OLAF hebben zich tijdens de verslagperiode op constructieve en wederzijds informatieve wijze ontwikkeld. Leden van het Comité en van OLAF hebben elkaar vele malen ontmoet, ook informeel, om zaken te bespreken die beide partijen ter harte gingen. De ontmoetingen waren ontspannen en hartelijk en de gesprekken werden in een open en eerlijke sfeer gevoerd.

In de verslagperiode hebben personeelsleden van OLAF, onder wie vaak ook de directeur-generaal, vergaderingen van het Comité bijgewoond. Gedurende de meeste van deze vergaderingen legden magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies zaken voor die aan gerechtelijke nationale instanties waren doorgegeven. Leden van het Comité konden om meer details omtrent bepaalde zaken verzoeken. Het Comité voerde in het bijzonder een diepgaande discussie met OLAF over de wijze waarop het arrest van het Gerecht in de zaak T-48/05 (5) ten uitvoer zou worden gelegd, vooral met betrekking tot het beginsel dat er overleg plaatsvindt met het Comité voordat informatie naar een nationale gerechtelijke instantie wordt gestuurd.

Voorts heeft het Comité tijdens de verslagperiode besprekingen gevoerd met de directeur-generaal, met directeuren, afdelingshoofden en de met gegevensbescherming belaste ambtenaar van OLAF. Aan de orde kwamen onder meer het laatste ontwerphandboek, de voorgestelde wijzigingen van Verordening (EG) nr. 1073/1999, de hierboven vermelde arresten van het Gerecht en het besluit van de Commissie geen beroep in te stellen tegen de uitspraak. Andere zaken die werden besproken waren het advies van het Comité betreffende de de minimis-onderzoeken van OLAF, het voorontwerp van de begroting voor 2010, de verlenging van het mandaat van de Comitéleden en de kwestie van de opvolging van het hoofd van OLAF-secretariaat.

Op uitnodiging van OLAF was het Comité waarnemer bij de beraadslagingen van het uitvoerend comité, die werden voorgezeten door Directeur A, om een nog beter begrip te krijgen van de werkwijzen inzake het instellen en verrichten van onderzoek.

Wat betreft kwesties die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens, is er nog geen overeenstemming bereikt over een gelijkwaardige toegang voor het Comité tot het CMS.

III – 2.   Betrekkingen met de communautaire instellingen en de partners en belanghebbenden van OLAF

Het Comité heeft altijd waarde gehecht aan goede betrekkingen met de communautaire instellingen en belanghebbenden van OLAF, aangezien OLAF van hen afhankelijk is voor een doeltreffende uitvoering van zijn uit onderzoek voorvloeiende aanbevelingen.

Gedurende de verslagperiode kwam het Comité bijeen met de heer Siim Kallas, vicevoorzitter van de Commissie (verscheidene keren), met mevrouw Catherine Day, secretaris-generaal van de Commissie; tweemaal met de commissie Begrotingscontrole van het Europees (COCOBU) en met de werkgroep van de Raad inzake fraudebestrijding tijdens het Franse voorzitterschap. Het Comité heeft nota genomen van de warme steun voor het werk van OLAF en het Comité en voelt zich daardoor gesterkt.

Het Comité nam de gelegenheid te baat om met vicevoorzitter Kallas en de secretaris-generaal van de Commissie de kwestie op te nemen van de verlenging van het mandaat van Comitéleden, dat in november 2008 afliep. De Commissie gaf blijk van haar steun om het mandaat van de huidige leden te verlengen.

Met de secretaris-generaal, mevrouw Catherine Day, bereikte het Comité overeenstemming over de noodzaak het toezicht op de duur van onderzoeken te versterken. Zij drukte het Comité op het hart al het mogelijke te doen om vertragingen in het onderzoeksproces op te heffen. Zij uitte met name haar zorg over het belang van vroege betrokkenheid van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies bij onderzoeken, vooral in verband met de verjaring van zaken. Het Comité zit in deze kwestie geheel op één lijn met de secretaris-generaal.

Het Comité kwam bijeen met de directeur van het IDOC, de heer Michel Magnier, om de betrekkingen tussen OLAF en het IDOC te bespreken. Het Comité deelde de zienswijze van de heer Magnier dat het belangrijk is dat de onderscheiden bevoegdheden van de twee diensten worden verduidelijkt en dat de betrekkingen en de dagelijkse operationele werkzaamheden worden verbeterd. Er is een betere uitwisseling van informatie vereist, zowel tijdens de initiëring van een onderzoek als tijdens het onderzoek zelf, wanneer er sprake is van follow up-activiteiten. Het Comité stelde verheugd vast dat de betrekkingen tussen OLAF en het IDOC waren verbeterd, maar meent dat een nog betere samenwerking mogelijk is als daartoe de politieke wil bestaat en het IDOC en OLAF zich beide inspannen voor betere en nauwere samenwerking.

Het Comité lichtte ook zijn standpunten toe ten overstaan van de COCOBU. In September 2008 nam het Comité actief deel aan het debat over het voorstel tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999, waarin de nadruk wordt gelegd op de taak van het Comité regelmatig toezicht te houden op onderzoeken, als passend mechanisme om de onafhankelijkheid van OLAF te waarborgen. Het standpunt van het Comité werd bekrachtigd in het uiteindelijke voorstel tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dat in december 2008 door het Europees Parlement werd ingediend, waarin niet alleen steun werd verleend aan de toezichthoudende rol van het Comité, maar dat ook het voorstel bevatte dat het Comité toegang krijgt tot het volledige dossier bij onderzoeken waarvan de duur de 24 maanden had overschreden (19).

Tijdens de verslagperiode had het Comité een ontmoeting met de openbare aanklager van Hongarije, de heer Tamás Kovács, om de kwaliteit en het nut te beoordelen van de OLAF-onderzoeksrapporten die aan de nationale gerechtelijke instanties waren overgedragen, en om een deugdelijke en proactieve informatiestroom tussen OLAF en de Hongaarse autoriteiten te stimuleren. De heer Tamás Kovács benadrukte dat de Hongaarse autoriteiten uitzien naar een versterkte samenwerking met andere lidstaten. De openbare aanklager wees in het bijzonder op de werkrelatie tussen zijn bureau en OLAF, die zo harmonieus was dat wordt overwogen een speciale eenheid binnen het bureau van de Hongaarse openbare aanklager te scheppen dat zich speciaal zal bezighouden met de activiteiten van OLAF. Het Comité vindt deze benadering bemoedigend, aangezien zij een effectieve follow-up van onderzoeken van OLAF in Hongarije zou vergemakkelijken. Uitgelegd werd wat de rol van de Hongaarse antifraude-coördinatiediensten zijn, wat hun relatie met OLAF betreft. Het Comité acht het van het grootste belang dat lidstaten ervoor zorgen dat het contactpunt voor OLAF de nationale gerechtelijke instanties zijn, waar deze bestaan.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

I.   Het Comité heeft van de gelegenheid gebruik gemaakt zich te buigen over de implicaties van onafhankelijkheid met betrekking tot de operationele activiteiten van OLAF. Het komt tot de conclusie dat er, naast de directe en voor de hand liggende bedreigingen, subtielere gevaren die de onafhankelijkheid van OLAF bedreigen bij het instellen en verrichten van onderzoek. Dit heeft ertoe geleid dat het Comité zijn inspanningen heeft verdubbeld om een diversiteit aan dossiers te onderzoeken en te bespreken met het OLAF-personeel, om vast te stellen waar sprake is van ongepaste druk op de operationele activiteiten van OLAF die de onafhankelijkheid van het bureau in gevaar zouden kunnen brengen.

II.   Het Comité heeft zich gebogen over 275 verslagen van onderzoeken die al meer dan maanden liepen („negen maanden-verslagen”) voor de periode januari 2007-december 2008, alsmede 115 „beoordelingen van eerste informatie”, die betrekking hadden op dezelfde periode. Het Comité merkte op dat een groot aantal (78 %) onderzoeken van OLAF de duur van negen maanden overschreden. Het Comité stelde vast dat er een gebrek aan objectieve en controleerbare redenen was voor de vertragingen. Het Comité kon daardoor niet vaststellen of de hoeveelheid tijd die was genomen om deze zaken te voltooien, gerechtvaardigd was. Het Comité beveelt OLAF aan nauwkeuriger en deugdelijker redenen te geven voor de ongewenste vertragingen die de onderzoeken hebben opgelopen en heeft hiertoe een raamwerk van aanbevelingen opgezet.

III.   Het Comité heeft vastgesteld dat de „negen maanden-verslagen” een ernstig gebrek aan kwaliteit vertonen vanwege de veelvuldig ontbrekende vermelding van een verwachte voltooiingstijd van een onderzoek. Een dergelijke indicatie door OLAF aan het Comité is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentieel instrument voor het beheer van onderzoeken en het vermijden van de negatieve gevolgen van excessieve duur. Net als in eerdere adviezen beveelt het Comité aan dat het „negen maanden-verslag” wordt gebruikt als instrument voor doeltreffend onderzoeksbeheer.

IV.   Het Comité heeft opgemerkt dat het toezicht op en de controle van het dagelijks onderzoeksbeheer tekort schieten. OLAF dient hierin verandering te brengen. Voor elk onderzoek moeten er nauwkeurige plannen worden opgesteld. Er moeten tijdschema’s en termijnen voor alle stadia van de onderzoekscyclus, waaronder evaluaties en follow up-activiteiten, worden overeengekomen en opgezet, alsmede een systeem om de uitkomsten te beoordelen, gebaseerd op belangrijke prestatie-indicatoren.

V.   Het Comité heeft zich gebogen over 155 „beoordelingen van eerste informatie” die vooraf gingen aan het openen van een zaak en is bezig deze te analyseren om te kunnen vaststellen hoe onderzoeken door de operationele- en onderzoekseenheden worden geëvalueerd en gepland. Een en ander maakt deel uit van het toezicht dat het Comité regelmatig houdt op de tenuitvoerlegging van onderzoek en dat tot doel heeft te kunnen vaststellen of de beginselen van onafhankelijkheid, onpartijdigheid en wettigheid worden geëerbiedigd.

VI.   Het Comité heeft zich over het de minimis-beleid van OLAF gebogen en 45 geselecteerde zaken met elk een financiële impact van minder dan 50 000 EUR onderzocht. Het Comité concludeerde dat toewijzing aan kleine interne onderzoeken niet de beste manier is om de middelen van OLAF te gebruiken. Het nultolerantiebeleid van de Commissie sluit niet uit dat andere organen (bijvoorbeeld het IDOC) deze zaken onderzoeken, in plaats van OLAF. Het Comité beveelt aan dat het handboek voor operationele procedures criteria bevat voor de selectie en verwerking van de minimis-zaken.

VII.   Het Comité is van oordeel dat een betere uitwisseling van informatie tussen OLAF en het IDOC nodig is, zowel tijdens de inleiding als de uitvoering van een onderzoek, wanneer er sprake is van follow up-activiteiten. Het Comité merkte weliswaar met genoegen op dat de betrekkingen tussen OLAF en het IDOC waren verbeterd, maar meent dat nog betere samenwerking kan worden bereikt indien de politieke wil hiervoor aanwezig is en OLAF en IDOC zich beide inspannen voor betere en nauwere coördinatie.

VIII.   Het Comité onderzocht 36 verslagen van zaken die door OLAF waren toegezonden aan nationale gerechtelijke instellingen. Het Comité merkt met genoegen op dat er minder zaken in deze verslagperiode waren dan in de vorige, waarbij verjaring een probleem was.

IX.   Het Gerecht van eerste aanleg heeft beslist dat het Comité vooraf op de hoogte moet worden gesteld van zaken die aan nationale gerechtelijke instanties dienen te worden toegezonden, ter bescherming van de grondrechten van de betrokken partijen in een onderzoek. Het Comité is bezig om samen met OLAF een nieuwe werkpraktijk te bedenken, waarbij er rekening mee wordt gehouden dat het Comité zich afzijdig dient te houden van lopende onderzoeken.

X.   Het Comité wil op de hoogte worden gehouden van alle klachten van betrokken partijen in een onderzoek die OLAF heeft ontvangen of bestudeerd en waarbij sprake is van een mogelijke schending van grondrechten en procedurele waarborgen. Het Comité wenst door OLAF op de hoogte te worden gehouden van alle zaken, niet alleen de zaken die zijn toegezonden aan nationale gerechtelijke instanties, waarbij een klacht is ontvangen over mogelijke schending van grondrechten en procedurele waarborgen.

XI.   Het Comité dringt er bij OLAF op aan volledig en in een vroege fase van het onderzoek gebruik te maken van de diensten van de magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies, bij zaken die moeten worden toegezonden aan nationale gerechtelijke autoriteiten. De magistraten zouden ook moeten kijken naar kwesties betreffende de grondrechten van partijen in een onderzoek en zouden daarom moeten worden geraadpleegd door de onderzoekers indien de grondrechten aan de orde komen. Deze bepalingen dienen duidelijk in het nieuwe OLAF-handboek – operationele procedures uiteen te worden gezet.

XII.   Het Comité heeft de voortgaande actualisering van het Handboek van operationele procedures gevolgd. Het Comité heeft de directeur-generaal zijn bezwaren te kennen gegeven ten aanzien van een aantal tekortkomingen in het ontwerpdocument. OLAF moet doorgaan met het opzetten van een praktische handleiding die de wettigheid, doelmatigheid, doorzichtigheid en aansprakelijkheid van de activiteiten van het bureau zou bevorderen.

XIII.   Het Comité benadrukt het belang om de middelen van OLAF te richten op onderzoeksactiviteiten (zijn kerntaak) en om aanvullende personeelsaanstellingen voor administratieve ondersteuning en coördinatiefuncties te vermijden. Volgens het Comité moet dringend prioriteit worden gegeven aan alle activiteiten die leiden tot een doelmatiger gebruik van menselijke en financiële middelen. Het Comité doet in het bijzonder de aanbeveling dat de uitgaven van OLAF voor wat betreft missies en reizen, die een aanzienlijk deel van de algemene begroting opeisen, worden verduidelijkt.

XIV.   Het Comité heeft opgemerkt dat voor het welslagen van onderzoeken er sprake moet zijn van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel dat kan bogen op ervaring en dat specifieke vaardigheden en competenties bezit. Het Comité waardeert de aanzienlijke vooruitgang die is geboekt, met name wat betreft het oplossen van de situatie van tijdelijk personeel. Het Comité dringt er bij OLAF op aan zijn inspanningen onverminderd voort te zetten met betrekking tot het opleiden van speciaal onderzoekspersoneel en hoopt dat enkele andere belangrijke personeelskwesties, zoals ontwikkeling en mobiliteit, op zo kort mogelijke termijn worden aangepakt.

XV.   Het Comité meent dat verdere inspanningen nodig zijn om de samenwerking tussen OLAF en de administratie van de Commissie te vergemakkelijken, zodat zij het eens kunnen worden over interne administratieve regelingen aan de hand waarvan OLAF zijn eigen personeelsbeleid ten volle kan uitvoeren.

---

(1)  Zie bijlage 1: Vergaderrooster van het Comité van Toezicht.

(2)  Artikel 8 van het Reglement van orde van het Comité van toezicht van het OLAF (PB L 33 van 7.2.2007).

(3)  Het Reglement is door het Comité vastgesteld in augustus 2006 en gepubliceerd in februari 2007 (Reglement van orde van het Comité van toezicht van het OLAF, PB L 33 van 7.2.2007).

(4)  Zie Bijlage 6: Advies nr. 3/2009 Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2010.

(5)  Zaak T-48/05 Yves Franchet en Daniel Byk tegen Commissie van de Europese Gemeenschappen.

(6)  Zie Artikel 22bis en Artikel 22ter van het Statuut.

(7)  Noot voor OLAF-personeel van 10 November 2008.

(8)  Zie bijlage 5: Advies nr. 2/2009 OLAF-verslagen van onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen.

(9)  Artikel 6, lid 5 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(10)  Zie advies 5: Advies nr. 2/2009 OLAF-verslagen van onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen, slotconclusies en aanbevelingen (bladzijdes 60 tot en met 63).

(11)  Artikel 11, lid 7 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(12)  Arrest van 8 juli 2008 van de Derde kamer van het Gerecht van Eerste Aanleg in Zaak T-48/05 Yves Franchet en Daniel Byk tegen Commissie van de Europese Gemeenschappen.

(13)  Opmerking: verwijzing D 53/02-09-08.

(14)  Zaak F-05/05 en F-07/05 Violetti en anderen tegen de Europese Commissie.

(15)  http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3831/html.bookmark

(16)  Zie bijlage: Advies nr. 5/2008 OLAF de minimis-beleid.

(17)  Zie Bijlage 4: Advies nr. 1/2009 Jaarlijks beheersplan van OLAF voor 2009.

(18)  Het Comité heft een op 25 februari 2009 een noot gestuurd, met daarin gedetailleerd commentaar op de algehele structuur van het Handboek en ook belangrijke suggesties met betrekkin g tot specifieke delen van het document.

(19)  Zie artikel 11, lid 3 en 14 van het definitieve ontwerpvoorstel van het EP tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

---

BIJLAGE 1

OVERZICHT BIJEENKOMSTEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

2008

| Maand | Datum bijeenkomst |
| --- | --- |
| JUNI | Dinsdag 24 - woensdag 25 |
| JULI | Dinsdag 8 – woensdag 9 |
| SEPTEMBER | Donderdag 18 |
| OKTOBER | Maandag 6 - dinsdag 7 |
| NOVEMBER | Dinsdag 11 – woensdag 12 |
| DECEMBER | Dinsdag 16 – woensdag 17 |

Maand

Datum bijeenkomst

JUNI

Dinsdag 24 - woensdag 25

JULI

Dinsdag 8 – woensdag 9

SEPTEMBER

Donderdag 18

OKTOBER

Maandag 6 - dinsdag 7

NOVEMBER

Dinsdag 11 – woensdag 12

DECEMBER

Dinsdag 16 – woensdag 17

2009

| Maand | Datum bijeenkomst |
| --- | --- |
| JANUARI | Dinsdag 20 – woensdag 21 |
| FEBRUARI | Dinsdag 17 – woensdag 18 |
| MAART | Dinsdag 24 – woensdag 25 |
| APRIL | Dinsdag 21 - woensdag 22 |

Maand

Datum bijeenkomst

JANUARI

Dinsdag 20 – woensdag 21

FEBRUARI

Dinsdag 17 – woensdag 18

MAART

Dinsdag 24 – woensdag 25

APRIL

Dinsdag 21 - woensdag 22

---

BIJLAGE 2

LIJST VAN ADVIEZEN DIE TUSSEN 1 JUNI 2008 EN 31 MEI 2009 DOOR HET COMITÉ VAN TOEZICHT ZIJN AANGENOMEN

2008

Advies nr. 5/2008 Het de minimis-beleid van OLAF

2009

Advies nr. 1/2009 Jaarlijks beheersplan van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) voor 2009

Advies nr. 2/2009 OLAF-verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen

Advies nr. 3/2009 Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2010

---

BIJLAGE 3

ADVIES Nr. 5/2008

Het de minimis-beleid van OLAF

2 december 2008

INLEIDING

OLAF heeft beperkte onderzoeksmiddelen in verhouding tot het aantal onderzoeken dat het verzocht wordt te verrichten. Om ernstige gevallen van fraude en onregelmatigheden die schadelijk zijn voor de financiële belangen van de EU zo snel en efficiënt mogelijk te kunnen onderzoeken, moeten de middelen die OLAF ter beschikking staan doeltreffend worden ingezet. Het Comité van toezicht (Cvt) heeft er herhaaldelijk zijn zorg (1) over uitgesproken dat OLAF nog niet voor meer duidelijkheid en samenhang in zijn onderzoeksbeleid en –strategie heeft gezorgd.

In de communautaire verordeningen en het besluit van de Commissie tot oprichting van OLAF (2) wordt niet uitdrukkelijk gesproken over prioritering van ontvangen informatie of klachten betreffende kleine bedragen („de minimis”-zaken). Hieruit volgt dat de door OLAF ontvangen informatie en verrichte gesproken over inbegrip van de minimis-zaken, in beginsel gelijk worden behandeld. OLAF's onderzoeksprioriteiten zijn vastgelegd in het handboek (3) en in het huidige jaarlijkse beheersplan. In zijn notitie aan het Cvt van juni 2007 (4) heeft OLAF zijn werkwijze inzake nultolerantie en de de minimis-regel voor interne onderzoeken uitgelegd.

Het Cvt heeft besloten te onderzoeken hoe OLAF de minimis-zaken behandelt, ter beoordeling van de werkwijze en de doeltreffendheid van OLAF's huidige de minimis-beleid.

1.   DE SELECTIE VAN ZAKEN

Voor de periode december 2005-novemer 2008 (36 maanden) had OLAF circa 2 000 afgesloten zaken in de gegevensbank. Uit deze lijst selecteerde het Cvt 45 zaken (zie voor meer gegevens bijlage I (5)) met een geschatte financiële impact van minder dan 50 000 EUR. De drempel van 50 000 EUR werd gekozen op basis van een kostenefficiëntieberekening van de minimale kosten van een gemiddeld onderzoek, rekening houdend met de duur van een gemiddeld OLAF-onderzoek (28 maanden) en de daarmee gemoeide middelen (twee onderzoekers met gemiddeld 15 zaken per persoon). De geselecteerde zaken werden als volgt uitgesplitst naar financiële impact:

| Financiële impact (in EUR) | Aantal zaken in de steekproef |
| --- | --- |
| 0- 500 | 6 |
| 501 – 25 000 | 20 |
| 25 001 – 50 000 | 19 |
| Totaal | 45 |

Financiële impact (in EUR)

Aantal zaken in de steekproef

0- 500

6

501 – 25 000

20

25 001 – 50 000

19

Totaal

45

De steekproef bestrijkt alle soorten OLAF-zaken, van interne en externe onderzoeken tot bijstands-, toezicht- en coördinatiezaken. Het Cvt heeft de betrokken beoordelings-, tussentijdse, eind- en follow-upverslagen geëvalueerd om vast te stellen:

| — | of elke zaak was ingeleid volgens de toepasselijke regels van het OLAF-handboek; |
| --- | --- |

—

of elke zaak was ingeleid volgens de toepasselijke regels van het OLAF-handboek;

| — | of OLAF de enige of meest aangewezen instantie was om de zaak te onderzoeken (met name voor interne zaken); |
| --- | --- |

—

of OLAF de enige of meest aangewezen instantie was om de zaak te onderzoeken (met name voor interne zaken);

| — | hoe lang het onderzoek duurde (in maanden) en om wat voor zaak het ging; |
| --- | --- |

—

hoe lang het onderzoek duurde (in maanden) en om wat voor zaak het ging;

| — | wat de impact van het onderzoek was en welke follow-upmaatregelen de nationale autoriteiten/EU-instellingen en -organen troffen nadat de zaak was afgesloten; |
| --- | --- |

—

wat de impact van het onderzoek was en welke follow-upmaatregelen de nationale autoriteiten/EU-instellingen en -organen troffen nadat de zaak was afgesloten;

| — | hoeveel middelen er bij benadering werden ingezet (aantal betrokkenen bij het onderzoek); |
| --- | --- |

—

hoeveel middelen er bij benadering werden ingezet (aantal betrokkenen bij het onderzoek);

| — | of ontvangen informatie of afgesloten zaken aan de toepasselijke diensten van de Commissie waren voorgelegd. |
| --- | --- |

—

of ontvangen informatie of afgesloten zaken aan de toepasselijke diensten van de Commissie waren voorgelegd.

2.   ANALYSE EN CONCLUSIES

2.1.   Algemene opmerkingen

OLAF deed gemiddeld vijf maanden over de beoordeling van de ontvangen informatie en 15 maanden over het onderzoek van de geselecteerde gevallen. Het overgrote deel van de zaken vergde twee onderzoekers en werd door de eerste beoordelaar aangemerkt als weinig prioritair. In zes gevallen werd er aan het eind van de onderzoeken geen follow-up aanbevolen.

Het Cvt onderzocht de reden voor het openen van een onderzoek in het licht van de in het handboek vastgestelde criteria; de conclusie was dat voor de meeste onderzoekszaken de rechtvaardiging slecht was omschreven en dat een duidelijke motivatie op de formulieren eerste beoordeling ontbrak. Het formulier eerste beoordeling bevat een beschrijving van de beweringen, de rechtsgrondslag van OLAF en de betrouwbaarheid van de bron, maar vermeldt niet op grond van welke in het handboek vervatte criteria de zaak wordt geopend. De „voldoende ernstige verdenking” (6) die als criterium voor het openen van zaken wordt gehanteerd, wordt nergens in het handboek omschreven. De interpretatie en toepassing van dit criterium lijken dan ook geheel afhankelijk te zijn van de beoordelaar. Tal van zaken werden geopend na een aanbeveling van de beoordelaar en goedkeuring door het afdelingshoofd, de directeur en het bestuur, hoewel het formulier eerste beoordeling hiervoor geen duidelijk criterium/reden vermeldde en de dossiers evenmin een rechtvaardiging bevatten.

In het momenteel door onderzoekers en beoordelaars gebruikte OLAF-handboek ontbreken duidelijke richtsnoeren op grond waarvan aan de ontvangen informatie een aanbeveling kan worden verbonden inzake het al dan niet openen van een onderzoek. Een betere omschrijving van de criteria voor het openen van een onderzoek zou de doorzichtigheid ten goede komen en het mogelijk maken ontvangen informatie op een consistentere en adequatere wijze te behandelen.

De huidige praktijk houdt in dat de persoon die de eerste beoordeling van de ontvangen informatie verricht, ook het onderzoek uitvoert. Deze werkwijze, die ook buiten OLAF wel wordt gevolgd, kan een neutrale en objectieve beoordeling van de informatie in de weg staan, tenzij er tegenwicht wordt geboden door duidelijke en doorzichtige criteria voor het openen van zaken en door een degelijke beheerscontrole.

Hoewel de prioriteit van een onderzoek wordt aangeduid als hoog, matig of gering, kon het Cvt geen verschil ontdekken in wijze waarop zaken met geringe, respectievelijk matige prioriteit werden behandeld. De behandeling van zaken met geringe prioriteit moet worden verduidelijkt voor het geval er aan andere zaken toegewezen middelen vrijkomen. Het lijkt erop dat de onderzoeken uit de steekproef op dezelfde wijze werden behandeld als alle andere onderzoeken, ook als de prioriteit ervan aanvankelijk als gering of matig was aangemerkt.

Blijkbaar is er over het algemeen bijzonder weinig informatie beschikbaar over de stappen die na het openingsbesluit worden genomen om een onderzoek te plannen. Een duidelijk en beknopt onderzoeksplan (met specifieke doelstellingen, beoogde resultaten, risicoanalyse, tijdschema's, ijkpunten en middelentoewijzing) is bij elk onderzoek van cruciaal belang voor het aansturen en structureren van het werk (dit plan dient zo nodig te worden bijgewerkt).

Aanbevelingen1.   Het deel „Operationele prioriteiten” van het handboek dient te worden uitgebreid met duidelijke de minimis-richtsnoeren en -beleidslijnen. Er moeten indicatieve de minimis-drempels voor verschillende soorten onderzoeken worden vastgesteld, alsmede criteria voor het al dan niet openen van een de minimis-zaak.2.   Er moet meer duidelijkheid worden geboden over de praktische implicaties van een geringe, matige of hoge onderzoeksprioriteit.3.   Voordat een onderzoek wordt geopend, dient een onderzoeksplan te worden opgesteld met een beschrijving van het oogmerk van het onderzoek.4.   OLAF dient te waarborgen dat de functies van beoordelaar en onderzoeker zo mogelijk (als de vereiste talenkennis beschikbaar is) gescheiden zijn.

2.2.   Interne onderzoeken

OLAF volgt in dezen het nultolerantiebeleid (7) van de Commissie en hecht, als communautair orgaan dat de financiële belangen van de Gemeenschap moet beschermen en waarborgen, aan alle interne zaken evenveel belang. OLAF moet niet alleen rekening houden met de potentiële financiële impact op de communautaire begroting, maar ook met andere factoren, zoals het politieke belang van de informatie, de reputatie van de Gemeenschap en/of de ernst van de zaak, met name wat betreft de beroepsmoraliteit van het personeel van de Gemeenschap (8). OLAF heeft dan ook verklaard (9) weinig keuze te hebben bij het besluit over het al dan niet openen van een onderzoek; het Bureau moet namelijk alle zaken onderzoeken die onder zijn bevoegdheid vallen, uitgezonderd zogenoemde kleine fouten, die kunnen worden voorgelegd aan andere diensten van de Commissie, zoals het Veiligheidsbureau van de Commissie of het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDOC).

Het is de belangrijkste taak van OLAF de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen. Informatie over het verlies of mogelijk verlies van betrekkelijk geringe bedragen van de Gemeenschap door onterechte of vervalste vergoedingsaanvragen, belangenconflicten, niet in aanmerking komende uitgaven of niet-aangemelde externe activiteiten, had volgens het Cvt direct aan het IDOC kunnen worden doorgezonden. Een uitzondering moet worden gemaakt wanneer het gaat om topambtenaren of beweringen betreffende ernstige en structurele onregelmatigheden of fraude, wanneer de zaak samenhangt met een ander OLAF-onderzoek en wanneer het een communautair agentschap betreft dat niet onder de bevoegdheden van het IDOC valt. Het Cvt is van mening dat duidelijker moet worden gemaakt bij welk soort informatie het om een „kleine fout” gaat en wanneer informatie aan andere diensten kan worden toegezonden.

Wat betreft de samenwerking met het IDOC, benadrukt het Cvt dat het belangrijk is dat OLAF informatie over kleine fouten en/of zaken met geringe financiële impact in een vroeg stadium aan het IDOC overdraagt, zodat er onverwijld een tuchtprocedure kan worden ingeleid. Zo zouden inbreuken doeltreffend en prompt kunnen worden bestraft. In 99 % van de zaken uit de onderzochte steekproef werd het onderzoek van OLAF gevolgd door administratief onderzoek door het IDOC en afgerond met tuchtmaatregelen.

Het Cvt is van mening dat tuchtmaatregelen in de regel onverwijld moeten worden genomen, conform de rechtspraak van het Europees Hof van Justitie (10). Hiertoe dient OLAF de betrokken informatie onmiddellijk aan het IDOC of een andere aangewezen dienst van de Commissie over te dragen; dubbel onderzoek dient te worden vermeden. Dit is met name van belang wanneer de betrokken personen geen ambtenaar zijn of het gevaar bestaat dat zij weldra uit dienst treden, hetgeen in een aantal van de onderzoeken uit de steekproef het geval was. Het Cvt is van mening dat de informatie in dergelijke gevallen onmiddellijk zou kunnen worden doorgezonden aan het IDOC, zonder eerst een OLAF-onderzoek te openen.

Het Cvt waardeert de pogingen van OLAF om de samenwerking met het IDOC en andere diensten van de Commissie te verbeteren en roept het Bureau op hier nog meer werk van te maken. Nauwere samenwerking zal ertoe leiden dat ontvangen informatie vaker rechtstreeks aan de aangewezen diensten wordt doorgezonden, zonder dat OLAF in actie hoeft te komen. OLAF dient met name te streven naar betere informatie-uitwisseling en samenwerking met deze diensten. De samenwerkingsovereenkomsten mogen echter geen afbreuk doen aan de belangrijkste bevoegdheden of de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Het Cvt is van mening dat OLAF door betere samenwerking meer middelen zou kunnen vrijmaken voor ernstige fraude en onregelmatigheden, waarvoor het Bureau het enige communautair orgaan met onderzoeksbevoegdheid is. Aangezien OLAF ernaar streeft de Gemeenschap waar voor haar geld te bieden, is het Cvt van mening dat het zowel OLAF als de andere diensten tot voordeel zou strekken om deskundigheid en kennis op het gebied van interne zaken te delen door regelmatig gegevens uit te wisselen en lopende zaken te bespreken, zonder daarvoor al te strikte en precieze regels vast te stellen.

Een laatste opmerking betreft de gerechtelijke follow-up van de interne onderzoeken. In de meeste zaken uit de steekproef werd om diverse redenen, zoals verjaring of het ontbreken van voldoende bewijs voor strafrechtelijk onderzoek, geen gerechtelijke follow-up aanbevolen of ondernomen. Het Cvt leidt hieruit af dat in veel van de gevallen uit de steekproef de nationale gerechtelijke autoriteiten de minimis-zaken niet konden behandelen vanwege hun werkdruk en vanwege andere prioriteiten. Volgens het Cvt moet zorgvuldiger worden nagegaan hoeveel kans van slagen gerechtelijke follow-up van de minimis-zaken heeft, voordat zaken worden geopend of aan de gerechtelijke autoriteiten worden doorgezonden. Ook is constructieve communicatie met de nationale gerechtelijke autoriteiten van groot belang voor de doeltreffende follow-up van afgesloten zaken.

Aanbevelingen1.   OLAF dient zijn nultolerantiebeleid inzake interne onderzoeken beter te omschrijven en bovenal te beslissen hoe moet worden omgegaan met informatie betreffende geringe financiële impact. Dit dient duidelijk in het handboek te worden vermeld.2.   OLAF dient ontvangen informatie over kleine fouten en/of zaken met geringe financiële impact aan andere diensten van de Commissie toe te zenden als er alternatieve onderzoeksmiddelen voor handen zijn, in plaats van een OLAF-onderzoek te openen. Er dient te worden toegelicht wanneer informatie aan het IDOC en andere diensten van de Commissie moet worden toegezonden en het begrip „kleine fout” behoeft nadere omschrijving.3.   OLAF dient de uitwisseling van informatie over interne de minimis-zaken tussen de betrokken diensten van de Commissie te verbeteren.4.   OLAF moet algehele operationele prioriteit schenken aan complexe en ernstige zaken, teneinde zijn beperkte middelen beter te besteden en de Gemeenschap waar voor haar geld te bieden.

2.3.   Externe onderzoeken

Bij externe onderzoeken is de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen een verantwoordelijkheid die wordt gedeeld met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten (11). Op dit gebied geniet OLAF bij zijn beslissing over het openen van een onderzoek over het algemeen meer vrijheid en flexibiliteit. Volgens het handboek (12) dient er bij het openen van een onderzoek rekening te worden gehouden met bepaalde criteria, zoals het subsidiariteits- en evenredigheidsbeginsel. Anderzijds is OLAF de enige organisatie met onderzoeksbevoegdheden, als er in een lidstaat geen enkele autoriteit bevoegd is een onderzoek te starten.

De zaken uit de steekproef hadden betrekking op kleine onregelmatigheden bij de tenuitvoerlegging van communautaire programma's; in de regel berustten zij op een verdenking van belangenconflicten, onterechte betalingen of wanbeheer van projectmiddelen. Bij de bestudering van deze zaken keek het Cvt met name naar de ernst van de zaken, de openingscriteria, de maatregelen van de nationale autoriteiten en de follow-up.

Het Cvt stelde vast dat over het openen van deze zaken evenmin op grond van duidelijke criteria werd besloten als bij interne de minimis-zaken. Het Cvt vindt de huidige strategie en prioritering van externe onderzoeken dan ook niet duidelijk. De criteria voor het openen van een extern onderzoek moeten worden uitgebreid (met onder meer indicatieve drempels), om opening van de minimis-zaken te voorkomen. Een strategie met duidelijke prioriteiten zou leiden tot betere besteding van de beperkte middelen van de Gemeenschap; zo zouden eventueel beschikbare middelen kunnen worden ingezet voor onderzoek van ernstiger zaken. Het Cvt is er niet van overtuigd dat OLAF zijn middelen optimaal gebruikt door regelmatig onderzoek in te stellen naar zaken waarvan de onderzoekskosten hoger zijn dan de zeer geringe financiële impact.

Het Cvt stelt vast dat bij veel zaken in de steekproef de betrokken dienst of het communautaire orgaan van de Commissie voor of tijdens het onderzoek van OLAF was overgegaan tot financiële follow-up of terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen en/of eventuele tuchtmaatregelen had getroffen (zoals registratie van een onderneming in het systeem voor vroegtijdige waarschuwing). Het Cvt kon niet uit de verslagen afleiden in welk opzicht het OLAF-onderzoek van deze kleine onregelmatigheden iets aan dit proces had toegevoegd (meerwaarde), met name wat betreft de financiële follow-up. De met de uitvoering van het programma belaste dienst had namelijk al een terugvorderingsopdracht afgegeven en had hiertoe kunnen overgaan zodra informatie over mogelijke fraude of onregelmatigheden bekend werd. Ook stelde het Cvt vast dat een eenmaal door het bestuur geopend OLAF-onderzoek ook dan geheel werd afgerond – zonder maatregelen om de zaak voortijdig af te sluiten – wanneer er gedurende het onderzoek anticiperende follow-upmaatregelen waren uitgevoerd.

Wat betreft de gerechtelijke follow-up, stelde het Cvt vast dat het – door oorzaken waaraan het Bureau niets kan veranderen – dikwijls lastig is voor OLAF om informatie over de stand van zaken te verkrijgen uit niet-lidstaten. Daarom wordt deze informatie hoofdzakelijk behandeld door de delegaties van de Commissie in de betrokken landen en is de input van OLAF beperkt.

Aanbeveling1.   Voor externe onderzoeken moeten een de minimis-strategie en drempelwaarden worden vastgesteld.

2.4.   Bijstands-, toezicht- en coördinatiezaken

In de steekproef ter controle van de de minimis-zaken is een aantal bijstands-, toezicht- en coördinatiezaken opgenomen. De algemene rechtsgrondslag voor deze activiteiten bestaat uit het EG-Verdrag en de toepasselijke verordeningen (13); uit hoofde hiervan moet OLAF de lidstaten bijstaan door samenwerking te organiseren en hun activiteiten ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen te coördineren.

Het Cvt concludeerde dat het – net als voor externe en interne de minimis-zaken – buitengewoon nuttig zou zijn om in het handboek richtsnoeren op te nemen voor de behandeling van ontvangen informatie over dit soort zaken, en met name voor prioritering en selectie (criteria voor het openen een zaak). Op grond van de steekproef concludeerde het Cvt dat de verantwoordelijkheid voor deze zaken (wat betreft onderzoek en follow-up) altijd werd genomen door de nationale autoriteiten en dat OLAF's rol bijgevolg zeer beperkt was in vergelijking met de externe en interne zaken, waarbij het Bureau eigenlijke onderzoeksactiviteiten als inspecties, controles en verificatie van informatie verrichte. Het werd het Cvt dan ook niet duidelijk welke meerwaarde OLAF op dit gebied leverde. OLAF doet er waarschijnlijk goed aan zich te bezinnen op de mate waarin het zijn middelen aan deze activiteiten besteedt, terwijl het voor externe en interne onderzoeken middelen tekort komt.

Aanbeveling1.   OLAF moet in zijn handboek prioriterings- en selectiecriteria voor bijstands-, toezicht- en coördinatiezaken opnemen.

---

(1)  Zie bijvoorbeeld de conclusies en aanbevelingen in de jaarlijkse activiteitenverslagen van het Cvt van december 2005-mei 2007 en juni 2007-mei 2008.

(2)  Verordeningen (EG) nr. 1073/1999 en (EG) nr. 1074/1999, Besluit van de Commissie van 28 april 1999 (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20).

(3)  OLAF-handboek van 25 februari 2005, punt 3.2. Operationele prioriteiten: op het gebied van interne onderzoeken wordt rekening gehouden met de volgende criteria: de ernst van de strafrechtelijke of tuchtrechtelijke inbreuk, het feit of er sprake is van een samenzwering of van een enkele actor, de betrokkenheid van topambtenaren, machtsmisbruik, negatieve impact voor de reputatie/geloofwaardigheid van de EU, en het feit of om een onderzoek is gevraagd door een dienst/instelling. Op het gebied van externe onderzoeken zijn er vijftien criteria, waaronder de financiële impact, het openbaar belang, enz.

(4)  Interne notitie van 18 juni 2007 over OLAF's werkwijze inzake nultolerantie en de de minimis-regel op het gebied van interne onderzoeken. De notitie schetst de algemene beginselen van het nultolerantiebeleid van de Commissie en de de minimisregel op het gebied van interne onderzoeken, zoals van toepassing bij het openen van onderzoeken en het doorzenden van eindverslagen aan de nationale autoriteiten. De conclusie van de notitie is dat OLAF bij het openen van een onderzoek binnen de grenzen van zijn bevoegdheden moet blijven, en dat kleine fouten die niet aan de financiële belangen van de Gemeenschappen raken door andere diensten dan OLAF moeten worden behandeld.

(5)  Bijlage 1: analyse (12 blz.) van informatie over specifieke zaken; wordt niet gepubliceerd.

(6)  Europees Hof van Justitie, zaak 11/00, Commissie/ECB - 10 juli 2003, punt 141, en zaak C-15/00 Commissie/EIB - 10 juli 2003, punt 164.

(7)  Interne notitie van 18 juni 2007 over OLAF's werkwijze inzake nultolerantie en de de minimis-regel op het gebied van interne onderzoeken.

(8)  Artikel 2, lid 1, van het Besluit van de Commissie van 28 april 1999 (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20).

(9)  Handboek, punt 3.2.1.1 over operationele prioriteiten bij interne onderzoeken.

(10)  Hof van Justitie in zaak C-270/99 van 27 november 2001, Gerecht van eerste aanleg in zaak T-307/01 van 10 juni 2004, conclusie van de advocaat-generaal in zaak C-270/99 van 22 maart 2001.

(11)  Artikel 280, lid 2, van het EG-Verdrag.

(12)  Punt 3.2.1.2. Externe onderzoeken – opportuniteitsbeginsel, blz. 63.

(13)  Artikel 280 van het EG-Verdrag, artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/99 en artikel 9, lid 1, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95.

---

BIJLAGE 4

ADVIES Nr. 1/2009

Jaarlijks beheersplan van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) voor 2009

Brussel, 19 maart 2008

Het Comité van Toezicht heeft zowel het openbare onderdeel als de interne bijlagen van het jaarlijkse beheersplan van OLAF voor 2009 onderzocht en daarbij bijzondere aandacht gehad voor de doelstellingen, indicatoren en verwachte onderzoeksresultaten en het verband onderling en met de andere activiteiten van het Bureau. In het algemeen feliciteert het Comité van Toezicht OLAF met zijn duidelijke, goed gestructureerde en precieze jaarlijkse beheersplan alsook met de toevoeging van een verwijzing naar de eigen aanbevelingen van het Comité. Het Comité van Toezicht wenst een aantal bedenkingen en opmerkingen bij het jaarlijkse beheersplan voor 2009 te formuleren.

1.   Openbaar onderdeel

Het Comité van Toezicht stelt vast dat in vergelijking met 2008 de indicator en het oogmerk van de algemene doelstelling werden veranderd van het minimaliseren van fraude om het belang van de feedback van klanten te benadrukken. Het Comité van Toezicht is het eens met deze aanpak en stelt vast dat deze overeenstemt met de aanbeveling van advies nr. 3 van 2006, waarin het Comité had gewezen op de noodzaak om de belanghebbenden van OLAF te betrekken bij het vaststellen van zowel kwalitatieve als kwantitatieve normen en ijkpunten voor de activiteiten van OLAF. In dit verband wenst het Comité van Toezicht te herhalen dat OLAF een systeem voor regelmatige feedback met zijn belangrijkste belanghebbenden moet instellen.

Met betrekking tot de indicator van de algemene doelstelling betreffende het doeltreffende gebruik van de resultaten van enquêtes onder belanghebbenden, heeft het Comité van Toezicht de resultaten en analysen (als verstrekt door het Bureau) van de Eurobarometer- en Commissie-enquêtes van 2007 en 2008 onderzocht. Daaruit is geconcludeerd dat de enquêtes geen informatie over de operationele doelmatigheid en doeltreffendheid van de diensten van OLAF behandelen of verstrekken. Om die reden twijfelt het Comité van Toezicht eraan of OLAF van deze resultaten gebruik kan maken om te beoordelen in hoeverre de activiteiten hebben bijgedragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het jaarlijkse beheersplan. Bovendien heeft het Comité van Toezicht bedenkingen bij deze enquêtes aangezien zij over het algemeen geen betrekking hebben op personen die rechtstreeks samenwerken met OLAF. Het Comité van Toezicht stelt derhalve voor dat OLAF een meer gerichte en pasklare enquête uitvoert teneinde de standpunten vast te stellen van de vertegenwoordigers, de autoriteiten van de lidstaten en de instellingen en agentschappen van de EU die dagelijks met OLAF samenwerken. Deze informatie zou van groter nut zijn voor het jaarlijkse beheersplan voor 2009.

De enquêtes hebben verder uitgewezen dat de algemene bekendheid met OLAF niet zeer groot was, een punt waarmee OLAF bij het ontwikkelen van zijn toekomstige activiteiten rekening zou moeten houden. De belangrijkste bevindingen van de Eurobarometer-enquête van 2008 (op basis van 25 000 willekeurig geselecteerde EU-burgers) waren bijvoorbeeld dat 59 % van de ondervraagden nooit van OLAF had gehoord en dat nog eens 20 % van hen die wel van OLAF hadden gehoord, niet kon of wilde zeggen dat zij vertrouwen hadden in OLAF. De resultaten waren gelijklopend in de Commissie-enquête indien het personeel geen ervaring had met OLAF en zich bijgevolg geen mening kon vormen over de activiteiten van het Bureau. Op basis van deze resultaten spoort het Comité van Toezicht OLAF aan hiermee in het jaarlijkse beheersplan voor 2010 rekening te houden.

Het Comité van Toezicht is zeer verheugd over specifieke doelstelling nr. 1 waarmee wordt beoogd de doelmatigheid en doeltreffendheid van de activiteiten van OLAF te meten. Voor 2009 is het de bedoeling ernstiger fraudezaken aan te pakken, hetgeen overeenstemt met de opmerkingen van het Comité van Toezicht over het jaarlijkse beheersplan voor 2008 en met advies nr. 3 over de zogenaamde „de minimis”-zaken. Het Comité van Toezicht is ingenomen met de verbeterde strategie met betrekking tot de „de minimis”-regel van de interne onderzoeken, zoals uitgelegd in de recente brief inzake het „de minimis”-beleid.

Het Comité van Toezicht wenst aanvullende informatie, meer bepaald betreffende de selectiecriteria voor de „ernstige” externe onderzoeken, en roept OLAF op tot het hanteren van duidelijkere en meer samenhangende strategieën en richtsnoeren wat betreft de soorten zaken die OLAF in 2009 van plan is aan een onderzoek te onderwerpen. Het Comité van Toezicht wijst er ook op dat het ontwerphandboek met operationele procedures (punt 2.3) een verklaring moet omvatten van de manier waarop operationele prioriteiten worden vastgesteld.

Het Comité van Toezicht is het eens met de opvatting van OLAF dat de doeltreffendheid van de activiteiten van OLAF een belangrijke factor is voor het bereiken van de algemene doelstelling en het wenst duidelijkheid te krijgen over de manier waarop indicator 1.1 (naleving van de richtsnoeren inzake drempels en criteria voor de instelling van nieuwe follow-upfasen) zal bijdragen tot de verwezenlijking daarvan in 2009.

Naast het afhandelingspercentage en de criteria voor de duur kan de doeltreffendheid van de onderzoeken volgens het Comité van Toezicht worden getoetst met behulp van een regelmatig controlemechanisme (inclusief kwaliteitscontrole) van de onderzoeken, teneinde vertragingen te verminderen en de problemen meteen na het opduiken ervan aan te pakken. Het Comité van Toezicht wenst meer informatie te ontvangen over het 18 maanden-waarschuwingssysteem dat in het jaarlijkse beheersplan wordt genoemd onder specifieke doelstelling nr. 1. Als aangegeven in het jaarlijkse beheersplan wordt ongeveer 25 % van de onderzoeken nog steeds niet afgehandeld binnen de nagestreefde termijn van 24 maanden. Aangezien deze tendens sinds een aantal jaren aanhoudt, vraagt het Comité van Toezicht zich af of de doeltreffendheidsindicatoren volstaan om deze vertragingen aan te pakken en te reduceren.

Als in het jaarlijkse beheersplan voor 2008 heeft het Comité van Toezicht vragen bij het feit dat het afhandelingspercentage (resultaatsindicator 2.2) bijna 1 bedraagt, indien het wordt berekend op basis van de nieuwe zaken die in de loop van een kalenderjaar worden geopend. Het bestuur van OLAF moet aanvullende maatregelen treffen om de bestaande achterstand (rond 440 zaken in december 2008) aan te pakken, aangezien het bereiken van dit oogmerk niet tot een vermindering van de achterstand zal bijdragen. Dit wordt ook bevestigd in de notulen van de directeursvergadering van oktober 2008 waarin wordt verklaard dat in de eerste helft van 2008 het afhandelingspercentage lager uitviel en een nieuwe achterstand is ontstaan.

Voorts noteert het Comité van Toezicht dat de doelmatigheid en doeltreffendheid van de activiteiten uitsluitend worden afgemeten aan de onderzoeken, terwijl andere operationele activiteiten en ondersteunende diensten er niet bij worden betrokken. Het Comité van Toezicht is echter van mening dat de ondersteunende diensten van OLAF (andere operationele activiteiten en administratieve diensten) ook in deze strategie moeten worden opgenomen, zodat OLAF een administratief onderzoeksorgaan van wereldklasse wordt. Het zou de moeite lonen om in de toekomst na te denken over de manier waarop andere activiteiten (buiten onderzoeken) kunnen bijdragen tot de onderzoeksactiviteiten van OLAF en hoe dit in het jaarlijkse beheersplan kan worden gemeten.

Het Comité van Toezicht noteert dat de doeltreffende communicatiestrategie van specifieke doelstelling nr. 2 (bevordering van een samenwerkingscultuur ter bestrijding van fraude en corruptie) geen duidelijk intern communicatiebeleid omvat. Uit de controle van het Comité van Toezicht op de zaken van OLAF blijkt dat de algemene coördinatie van de activiteiten tussen de eenheden en de afdelingen voor verbetering vatbaar is. Het Comité van Toezicht beveelt daarom aan een interne communicatiestrategie op te nemen in het jaarlijkse beheersplan teneinde de uitwisseling van kennis te verbeteren en het OLAF-personeel inzake zijn eigen activiteiten in het algemeen bewuster te maken.

2.   Interne bijlagen

Het Comité van Toezicht is ingenomen met de specifieke financiële impact-indicator voor onderzoeken op het gebied van handel en douane en de grotere aandacht voor zaken met een financiële impact die op meer dan 1 miljoen euro wordt geraamd.

Wat de doeltreffendheid betreft van de onderzoeken en activiteiten van directoraat A en directoraat B, wenst het Comité van Toezicht in het bijzonder te vernemen hoe de duur van de onderzoeken en de mogelijke vertragingen ervan momenteel worden gecontroleerd; het Comité is ingenomen met de systematische herziening van de zaken om de achttien maanden en nodigt OLAF tevens uit te overwegen of dit systeem volstaat om vertragingen tegen te gaan. Het Comité van Toezicht wenst een verduidelijking van het begrip „nieuw lopend stadium”. Over het algemeen wijst het Comité van Toezicht op de noodzaak van een strikt controlestelsel om de vertragingen terug te dringen en de kwaliteit van het beheer van de zaken te handhaven.

Als in het jaarlijkse beheersplan voor 2008, heeft het Comité van Toezicht bedenkingen bij de waarde en bruikbaarheid van de indicator betreffende het percentage zaken dat wordt afgesloten met een financiële/gerechtelijke/administratieve vervolgcontrole, in verhouding tot het totale aantal zaken; de afloop van de onderzoeken kan immers moeilijk bij aanvang worden voorspeld.

Het Comité van Toezicht herhaalt dat ook in 2008 de resultaatsindicator van 24 maanden voor de duur van de zaken niet werd gehaald, net zomin als in de afgelopen vier jaren. Volgens de notulen van de directeursvergadering van oktober 2008 werd in de eerste helft van 2008 slechts 49 % van de zaken gesloten in minder dan 24 maanden. De gemiddelde duur van een actieve zaak bedroeg in de eerste helft van 2008 27 maanden. Het Comité van Toezicht vraagt zich of het doel in 2009 haalbaar zal zijn, meer bepaald indien OLAF meer complexe zaken wil gaan aanpakken, terwijl er geen extra middelen beschikbaar worden gesteld.

Volgens het jaarlijkse beheersplan (punt 1.2 inzake doeltreffendheid) vertegenwoordigen de evaluaties of controles ongeveer 50 % van de werklast van de onderzoekers (48 % in directoraat A, 54 % in directoraat B). Het Comité van Toezicht merkt op dat er geen oogmerken of doelstellingen werden geformuleerd voor de niet-actieve stadia van de onderzoeken en dat in het jaarlijkse beheersplan geen informatie wordt verstrekt over de gemiddelde duur van de evaluaties. Het Comité van Toezicht stelt voor na te denken over de vraag hoe de niet-actieve fase van een onderzoek kan worden opgenomen in het jaarlijkse beheersplan, aangezien hiervoor slechts beperkte middelen nodig zijn en het een belangrijke factor is voor de vaststelling van onder meer verjaringstermijnen voor bewijsmateriaal en de follow-up van de eindrapporten van OLAF.

Ten slotte merkt het Comité van Toezicht op dat sommige resultaatsindicatoren van de ondersteunende activiteiten (bv. het aantal georganiseerde vergaderingen, vlotte samenwerking, ontvangen feedback) te algemeen en moeilijk meetbaar zijn, en dat het niet altijd duidelijk is hoe zij moeten worden afgemeten om als vergelijkingspunt te kunnen worden gebruikt met de gestelde doelstellingen. Het Comité vraagt zich af of deze indicatoren wel een goede en efficiënte methode zijn voor het evalueren van de prestaties.

---

BIJLAGE 5

ADVIES Nr. 2/2009

OLAF-verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen

Brussel, 28 mei 2009

DEEL I

INLEIDING

De directeur-generaal van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) bezorgt het Comité van toezicht maandelijks een verslag met samenvattingen van alle onderzoeken die langer dan negen maanden lopen. In de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, wordt voor elke zaak aangegeven waarom het onderzoek nog niet kon worden afgesloten en hoeveel tijd wellicht nog nodig is om het te voltooien.

De duur van de onderzoeken moet een aangelegenheid van gemeenschappelijk belang zijn van alle instellingen en OLAF zelf (1). Vertragingen kunnen immers negatieve gevolgen hebben voor de partijen die bij het onderzoek betrokken zijn alsook voor de administratieve, gerechtelijke en financiële follow-up die aan de door OLAF gevoerde onderzoeken moet worden gegeven.

De grote achterstand ingevolge het grote aantal zaken dat vertraging heeft opgelopen, is voorts nadelig voor de dagelijkse werkzaamheden van OLAF, omdat het loutere beheer van oude zaken heel wat middelen wegneemt van de primaire taken van het bureau.

OLAF beschikt over tien jaar buitengewone en aanzienlijke ervaring in Europese en internationale onderzoeken. Het bureau wint voortdurend aan belang en zijn reputatie groeit. Daarom is het van cruciaal belang dat de tijd die nodig is om een zaak te onderzoeken en te voltooien, zo kort mogelijk is.

De taak van het Comité van toezicht

In dit verslag controleert het Comité van toezicht de duur van de onderzoeken en de redenen voor mogelijke niet-gemotiveerde vertragingen, teneinde te garanderen dat onderzoeken zonder onderbreking worden verricht gedurende een periode die in redelijke verhouding staat tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak (2).

Deze regelmatige controle van het Comité van toezicht wil in de eerste plaats de onafhankelijkheid van OLAF versterken. Er wordt nagegaan of de onderzoeken in alle onafhankelijkheid zonder bemoeienissen van buitenaf worden verricht alsook of de vertragingen geen belemmering vormen voor het gewenste resultaat van een onderzoek, bijvoorbeeld doordat termijnen verstrijken.

Dit is het tweede advies van het Comité van toezicht in verband met de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen.

In april 2007 heeft het Comité van toezicht advies nr. 1/2007 uitgebracht, nadat het alle 150 verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen voor de periode januari-december 2006 had onderzocht. In dat advies werden twee verschillende aspecten beoordeeld: bevatten de verslagen passende informatie op basis waarvan het Comité van toezicht zijn controletaak kan uitvoeren en kunnen de verslagen door OLAF worden gebruikt als een beheersinstrument om het onderzoek binnen een redelijke termijn met succes te voltooien. De conclusies en aanbevelingen van dat advies werden door OLAF aanvaard en gevolgd (3).

In dat advies verklaarde het Comité van toezicht dat zijn toekomstige actie erin zou bestaan de redenen voor het feit dat onderzoeken niet binnen de door OLAF opgegeven termijn konden worden voltooid, verder te onderzoeken.

De verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen van OLAF

Dit advies is gebaseerd op de analyse van 275 verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen (terwijl er 424 actieve zaken zijn) voor de periode januari 2007 tot december 2008 en van 115 „beoordelingen van eerste informatie” van alle verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen die in de periode van maart-december 2008 door OLAF aan het Comité van toezicht werden toegezonden (4). Deze „beoordelingen”, die ook een „eerste voorstel voor een werkplan” bevatten, worden opgesteld door onderzoekers van OLAF alvorens het besluit om een onderzoek te openen wordt genomen. Ook werd het case management systeem (CMS) gecontroleerd om de status van de zaken te bepalen.

Per sector werden de volgende verslagen ontvangen (5):

| — | 47 interne onderzoeken: Europese instellingen: hierin speelt OLAF een leidende rol en heeft het duidelijke procedurele bevoegdheden (6); |
| --- | --- |

—

47 interne onderzoeken: Europese instellingen: hierin speelt OLAF een leidende rol en heeft het duidelijke procedurele bevoegdheden (6);

| — | 11 interne/externe onderzoeken: organen van de Europese Unie: hierin speelt OLAF een leidende rol (7); |
| --- | --- |

—

11 interne/externe onderzoeken: organen van de Europese Unie: hierin speelt OLAF een leidende rol (7);

| — | 51 directe uitgaven en externe steun: hierin speelt OLAF een leidende rol en zijn de regels voor het verrichten van onderzoeken ook gebaseerd op „samenwerkingsovereenkomsten in derde landen” (8); |
| --- | --- |

—

51 directe uitgaven en externe steun: hierin speelt OLAF een leidende rol en zijn de regels voor het verrichten van onderzoeken ook gebaseerd op „samenwerkingsovereenkomsten in derde landen” (8);

| — | 46 externe steun: hierin speelt OLAF een leidende rol en zijn de regels voor het verrichten van onderzoeken ook gebaseerd op „samenwerkingsovereenkomsten in derde landen” (9); |
| --- | --- |

—

46 externe steun: hierin speelt OLAF een leidende rol en zijn de regels voor het verrichten van onderzoeken ook gebaseerd op „samenwerkingsovereenkomsten in derde landen” (9);

| — | 43 landbouw: hierin beschikt OLAF over solide en goed omschreven rechtsbevoegdheden. Deze sector omvat echter ook douanezaken waarbij landbouwproducten zijn betrokken en waarin OLAF voornamelijk voor coördinatie en bijstand zorgt (10); |
| --- | --- |

—

43 landbouw: hierin beschikt OLAF over solide en goed omschreven rechtsbevoegdheden. Deze sector omvat echter ook douanezaken waarbij landbouwproducten zijn betrokken en waarin OLAF voornamelijk voor coördinatie en bijstand zorgt (10);

| — | 51 douane I en II: hierin zorgt OLAF voor coördinatie en bijstand en hangt de duur van de zaken in hoge mate af van het optreden van de betrokken lidstaten of derde landen (11); |
| --- | --- |

—

51 douane I en II: hierin zorgt OLAF voor coördinatie en bijstand en hangt de duur van de zaken in hoge mate af van het optreden van de betrokken lidstaten of derde landen (11);

| — | 26 structuurmaatregelen: hierin beschikt OLAF over een solide rechtsgrondslag voor het verrichten van onderzoeken (12). |
| --- | --- |

—

26 structuurmaatregelen: hierin beschikt OLAF over een solide rechtsgrondslag voor het verrichten van onderzoeken (12).

OLAF heeft een modelformulier opgesteld voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen. In dat modelformulier zijn een aantal redenen opgenomen waarom een zaak nog niet kon worden afgesloten en die redenen hebben de onderzoekers als volgt aangekruist (13):

| — | „toewijzing van aanzienlijke middelen doch de omvang van de onderzoekswerkzaamheden vereist meer tijd” in 133 verslagen (50 %); |
| --- | --- |

—

„toewijzing van aanzienlijke middelen doch de omvang van de onderzoekswerkzaamheden vereist meer tijd” in 133 verslagen (50 %);

| — | „tactische onderbreking van het onderzoek” in 16 verslagen (6 %); |
| --- | --- |

—

„tactische onderbreking van het onderzoek” in 16 verslagen (6 %);

| — | „gebrek aan middelen” in 30 verslagen (11 %); |
| --- | --- |

—

„gebrek aan middelen” in 30 verslagen (11 %);

| — | „lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen” in 12 verslagen (5 %); |
| --- | --- |

—

„lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen” in 12 verslagen (5 %);

| — | „gebrek aan medewerking: van de lidstaat; van de diensten van de Commissie; van een andere instelling;”van een persoon of een onderneming" in 43 verslagen (15 %) en |
| --- | --- |

—

„gebrek aan medewerking: van de lidstaat; van de diensten van de Commissie; van een andere instelling;”van een persoon of een onderneming" in 43 verslagen (15 %) en

| — | „overige: zie zaak” in 77 verslagen (27 %). |
| --- | --- |

—

„overige: zie zaak” in 77 verslagen (27 %).

De inhoud van deze verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, die door de onderzoekers van OLAF worden opgesteld, wordt formeel medeondertekend door het hoofd van de eenheid van de betrokken sector en door de directeur van elk van de respectieve directoraten onderzoeken en operaties („verlening van visum”).

Na de wijziging van het modelformulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen (14), werden met ingang van januari 2008 de redenen „tactische onderbreking van het onderzoek” en „lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen” uit de lijst geschrapt.

Het doel en de methodiek van dit verslag

Het is van fundamenteel belang dat een onderzoeksbureau duidelijk de redenen kan opgeven waarom een onderzoek vertraging heeft opgelopen en waardoor het wordt belemmerd. Alleen dan kunnen onderzoeken accuraat worden gepland en volgens een duidelijke strategie verlopen, kunnen de nodige personeelsleden worden toegewezen, kan de externe samenwerking worden geëvalueerd, kunnen bepaalde zaken prioriteit krijgen en kan het onderzoeksbeleid worden bepaald.

Het Comité van toezicht kan enkel toezien op de duur van de onderzoeken van OLAF om bemoeienissen van buitenaf of partijdige beslissingen te voorkomen, indien er voor de vertraging objectieve en controleerbare redenen worden opgegeven.

In december 2008 was 78 % van de onderzoeken van OLAF langer dan negen maanden aan de gang en 40 % langer dan twee jaar. Het Comité van toezicht verrichtte niet alleen een globale analyse van de informatie in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, maar ging ook na of de door de onderzoekers van OLAF aangekruiste redenen waarom een zaak nog niet kon worden afgesloten, overeenstemden met de redenen die in het eigenlijke verslag in detail werden uitgelegd.

Het Comité van toezicht ging ook na in welke mate de aangekruiste redenen voor vertraging bijdroegen tot inzicht in de werkelijke redenen of belangrijkste factoren die in lopende onderzoeken vertragingen veroorzaken. Hiervoor onderzocht het Comité van toezicht ook de „beoordelingen van eerste informatie”, en in het bijzonder de eerste voorstellen voor een werkplan.

Met deze analyse wou het Comité van toezicht ook nagaan of er objectieve en onontkoombare oorzaken zijn voor het feit dat een hoog percentage onderzoeken langer dan negen maanden loopt.

Voorts werd bijzondere aandacht besteed aan de tijd die wellicht nog nodig is om het onderzoek te voltooien en die door OLAF aan het Comité van toezicht moet worden medegedeeld in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen (15).

Methode

Omdat elke sector specifiek van aard is en er in elke sector verschillende bevoegdheden en procedurele regels van toepassing zijn, werd de analyse per sector verricht (16). Met het oog op het hoofddoel van dit advies zijn de OLAF-verslagen ook gegroepeerd per reden die op het modelformulier is aangekruist voor het feit dat een zaak niet binnen de vooropgestelde termijn is afgesloten.

Per sector zijn er specifieke conclusies en aanbevelingen. Er worden echter ook globale conclusies en aanbevelingen gegeven.

DEEL 2

ANALYSE VAN DE DOOR OLAF OPGEGEVEN REDENEN WAAROM ONDERZOEKEN NIET BINNEN DE NEGEN MAANDEN KONDEN WORDEN VOLTOOID

1.   „TOEWIJZING VAN AANZIENLIJKE MIDDELEN DOCH DE OMVANG VAN DE ONDERZOEKSWERKZAAMHEDEN VEREIST MEER TIJD”

Ongeveer 50 % van de onderzoeken waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden, had volgens OLAF op grond van deze reden vertraging opgelopen (17).

Interne onderzoeken: Europese instellingen

15 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (31 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Sommige zaken waren goed toegelicht en in de context van het verslag was „de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” eenvoudig te begrijpen (18). Niettemin liepen de onderliggende redenen voor de vertraging in veel van de onderzoeken uiteen: lange perioden van inactiviteit (tot zeven maanden) alvorens met het onderzoek werd gestart, vooruitgang in de zaak hing af van mogelijke informatie van bronnen van buitenaf terwijl OLAF in feite geen onderzoeksmaatregelen trof, en niet-toegelichte redenen voor vertraging (19). Ook gebrek aan samenwerking van personen, uitstel van afspraken voor interviews naar een latere datum en het wachten op antwoord van personen of instellingen werden vastgesteld (20).

Een belangrijke factor die kon worden vastgesteld was het feit dat onderzoekers aan andere zaken werken en aan zaken met hogere prioriteit (21).

Ten slotte werd in sommige zaken een groot aantal onderzoekers aan de zaak toegewezen, terwijl anderzijds „aanzienlijke middelen” en „gebrek aan middelen” als redenen voor de vertraging werden opgegeven (22). Misschien kan die contradictie worden verklaard door het feit dat er in de verschillende fasen van een onderzoek een verschillend aantal personeelsleden aan de zaak wordt toegewezen, doch bij lezing van het verslag doet dit alleen maar verwarring ontstaan.

Interne/externe onderzoeken: organen van de EU

Acht zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (72 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In een aantal zaken waren „de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” en de reden voor vertraging goed toegelicht en in de context van het verslag eenvoudig te begrijpen (23).

In andere zaken stelde het Comité van toezicht vast dat er zich lange perioden van inactiviteit voordeden tussen de datum van inleiding van de zaak en de aanwijzing van onderzoekers of de datum waarop het onderzoek van start ging (soms zelfs zes maanden). In sommige zaken was de onverklaarde en klaarblijkelijke verandering van leider van het onderzoek de onderliggende reden voor vertraging (24). In één zaak met een beperkte economische impact was de reden vertraagde samenwerking van personen (25). In twee verschillende verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, waren de beschrijvingen en resultaten van de zaak identiek, ook al werden er andere operationele handelingen verricht (26).

Directe uitgaven en externe steun

21 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (41 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Hoewel in bijna alle onderzoeken de opgegeven reden goed is toegelicht en met de werklast van de zaak overeenstemt (27), kon ook worden vastgesteld dat een derde van de zaken in feite strafrechtelijke bijstandszaken waren en dat OLAF geen operationele maatregelen had getroffen (28) of dat er nog op antwoord van andere organen werd gewacht (29).

Externe steun

20 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (43 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In sommige zaken is de planning goed, is het doel van het onderzoek duidelijk en gedetailleerd, wordt het onderzoek goed gevoerd en is er een duidelijke en gemotiveerde uitleg voor opgelopen vertraging (30).

In andere zaken slaat de reden „de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” niet op werkzaamheden die door OLAF worden verricht, maar op audits die door externe bedrijven of deskundigen worden verricht, en waaraan OLAF niet actief deelneemt of die OLAF niet op de voet volgt (31). Reeds in het eerste advies van het Comité van toezicht over deze aangelegenheid werd vastgesteld dat de meerwaarde van de werkzaamheden van OLAF op dit gebied niet werd aangetoond. Voorts werd het onderzoek na controlebezoeken in derde landen niet duidelijk gepland. Soms werd die planning pas maanden na het nemen van onderzoeksmaatregelen opgesteld (32).

Het Comité van toezicht stelde vast dat sommige controlebezoeken in derde landen onvoldoende waren gepland (33). Voor het verzamelen van stukken wordt geen gemeenschappelijke aanpak gevolgd: soms wordt bewijsmateriaal tijdens controlebezoeken verzameld en soms zorgt de delegatie van de EG (34) rechtstreeks voor de overlegging van stukken zonder voorafgaande contacten met het betrokken DG, waardoor de onderzoeken vertraging oplopen (35). Voorts zijn de evaluaties niet voldoende kosteneffectief.

Soms kunnen vertragingen worden verklaard op grond van het feit dat de nationale gerechtelijke autoriteiten te weinig aanvragen indienen (36). Ook bestond er soms contradictie tussen de redenen die werden aangevoerd om vertragingen te motiveren, bijvoorbeeld wanneer op het modelformulier zowel de reden „aanzienlijke middelen” als de reden „lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen” werd aangekruist (37).

Conclusies en aanbevelingen:


  In meer dan de helft van de geanalyseerde onderzoeken is de reden „toewijzing van aanzienlijke middelen doch de omvang van de onderzoekswerkzaamheden vereist meer tijd” niet de werkelijke reden voor vertraging.


  Het Comité van toezicht is bezorgd over het feit dat de onderzoekers deze reden op het modelformulier aankruisen, terwijl er in feite een andere reden is. Het Comité van toezicht heeft vastgesteld dat deze reden in uiteenlopende gevallen wordt aangevoerd (zonder onderscheid) en zelfs door onderzoekers die in dezelfde eenheid werken op een verschillende manier wordt geïnterpreteerd.


  Dat verslagen met tegenstrijdige redenen voor het niet-afsluiten van de zaak formeel worden ondertekend (verlening van visum) door het management (eenheidshoofd en directeur), wijst erop dat er onvoldoende aandacht wordt besteed aan de interne controle van onderzoeken.


  Dat OLAF deze reden voor vertragingen niet op een betrouwbare manier aanvoert, kan leiden tot misleidende conclusies in verband met personeelsbehoeften, verzoeken om middelen en de maatregelen die moeten worden genomen om vertragingen in onderzoeken te beperken.


  Deze verslagen moeten worden gebruikt als instrument om onderzoeken te beheren. Het Comité van toezicht beveelt aan dat OLAF de onderzoeken waarvoor deze reden op het modelformulier is aangekruist, opnieuw bekijkt en rekening houdend met de werkelijke reden voor het niet-afsluiten van de zaak de onderzoeksstrategie opnieuw evalueert.

Landbouw

28 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (65 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat alle zaken goed zijn uitgelegd en dat de onderzoekers van OLAF voortdurend actief waren (38). In de meeste coördinatiezaken waarmee deze sector te maken heeft, is de voornaamste reden voor vertragingen echter niet de omvang van de onderzoekswerkzaamheden van de onderzoekers van OLAF, maar veeleer het gebrek aan snelle (of enige) reactie van de nationale autoriteiten van de lidstaten. In die zaken wacht OLAF op antwoord van deze autoriteiten (39).

In sommige zaken waarin een extern onderzoek wordt gevoerd, deed zich hetzelfde probleem voor (40) en soms was een deel van de verstrekte informatie over de verschillende stappen in de onderzoeken duidelijk noch chronologisch, zodat het moeilijk was om de precieze reden voor de vertraging in te schatten (41).

Daarnaast werd vastgesteld dat soms lange perioden van inactiviteit in de „beoordeling van eerste informatie” resulteerden in weinig operationele werkzaamheden binnen de termijn van negen maanden (42).

Ook werd vastgesteld dat sommige van deze zaken strafrechtelijke bijstandszaken waren waarvoor in de betrokken lidstaat een gerechtelijk onderzoek werd gevoerd. In die zaken blijven de onderzoeken van OLAF opgeschort, omdat OLAF en de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten niet rechtstreeks informatie uitwisselen (43).

Douane I en II

28 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (55 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

De meeste van deze zaken hangen af van samenwerking met de autoriteiten van de lidstaten en, voor het grootste deel, ondersteunt OLAF de autoriteiten van de lidstaten bij het voeren van hun onderzoek. In andere zaken wacht OLAF op informatie die door de lidstaat of een derde land moet worden verstrekt (44).

Het Comité van toezicht aanvaardt de uitleg van OLAF in verband met de externe onderzoeken van antidumpingzaken, namelijk dat het door de aard en de omvang van die onderzoeken, het feit dat er via wederzijdse bijstand verschillende lidstaten betrokken zijn en dat er in derde landen controlebezoeken moeten worden afgelegd, niet mogelijk bleek om het onderzoek binnen een termijn van negen maanden te voltooien (45). Ook hogere werkprioriteiten werden als reden opgegeven en er kon worden vastgesteld dat sommige oude zaken waarin op antwoord van de lidstaten wordt gewacht, nog steeds aan de gang zijn (46).

Ook kon worden vastgesteld dat in coördinatiezaken de redenen voor het overschrijden van de termijn van negen maanden goed uitgelegd en gemotiveerd waren. Voorts werden er van bij aanvang gedetailleerde werkplannen voor het onderzoek opgesteld (47).

Sommige zaken waren strafrechtelijke bijstandszaken en daarin hing vooruitgang af van de werkzaamheden van de nationale gerechten of de reactie op verzoeken (48).

Het Comité van toezicht stelde met genoegen vast dat de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, uitdrukkelijk gebruikt worden als beheersinstrument om een zaak te herevalueren na een gedetailleerde analyse van de onontkoombare redenen voor vertragingen (49).

Structuurmaatregelen

13 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (50 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In sommige zaken slaat de reden „omvang van de onderzoekswerkzaamheden” op veranderingen van leider van het onderzoek (50). In andere zaken is de werkdruk van de leider van het onderzoek de onderliggende reden voor de vertraging (51). De reden „omvang van de onderzoekswerkzaamheden” lijkt niet bijzonder goed te worden gemotiveerd door de lijst van de genomen operationele maatregelen (52).

Het Comité van toezicht stelde vast dat zowel de perioden van „beoordeling van eerste informatie” (soms langer dan een jaar) als de tijd die aan operationele werkzaamheden (soms tot tien maanden per zaak) wordt besteed, overdreven lang zijn zonder duidelijke motivering in het verslag (53).

Conclusies en aanbevelingen:


  De reden „omvang van de onderzoekswerkzaamheden” is niet voldoende gedefinieerd en wordt niet precies gebruikt. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de omvang van de werkzaamheden die door OLAF worden verricht en die van de werkzaamheden waarvoor in de meeste bijstands- en coördinatiezaken de nationale autoriteiten verantwoordelijk zijn.


  Door dit gebrek aan precisie kunnen de bijstand van en de samenwerking met externe nationale autoriteiten niet duidelijk worden geschetst of gemeten, waardoor OLAF zijn prestaties moeilijk kan verbeteren.


  Bij de externe onderzoeken, met uitzondering van de onderzoeken in de douanesector, waren de werkelijke redenen voor vertraging andere en uiteenlopende redenen.


  De reden „omvang van de onderzoekswerkzaamheden” moet opnieuw worden gedefinieerd, zodat in alle zaken duidelijker kan worden vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de te nemen maatregelen.

2.   „TACTISCHE ONDERBREKING VAN HET ONDERZOEK”

Het Comité van toezicht heeft in zijn vorige advies dienaangaande verklaard dat het aanvoeren van de reden „tactische onderbreking van het onderzoek” in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, moet worden beperkt of weggelaten. Deze reden waarom een zaak nog niet kon worden afgesloten, mag slechts met terughoudendheid en in precieze omstandigheden worden aangevoerd.

Het Comité van toezicht stelt met genoegen vast dat het in 2008 geen enkel verslag heeft ontvangen waarin die reden voor vertragingen formeel wordt aangevoerd, hoewel kon worden vastgeteld dat de reden werd gebruikt in verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen waarvoor de reden „overige” was opgegeven (54). Voorts is er nog een aantal actieve zaken waarvoor deze reden is opgegeven (55).

Interne onderzoeken: Europese instellingen

Vier zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (8 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Er kon worden vastgesteld dat deze reden niet duidelijk werd uitgelegd of gemotiveerd. In sommige zaken werd de reden aangevoerd om twee samenhangende zaken stand-by (56) te plaatsen, zonder dat rekening werd gehouden met de procedurele rechten van de betrokken personen. Ook werd vastgesteld dat sommige onderzoeken geen economische impact hadden en op vage beweringen gebaseerd leken te zijn.

Uit sommige verslagen bleek dat er in derde landen controlebezoeken waren afgelegd, zonder dat er een duidelijke onderzoeksstrategie was bepaald. In sommige zaken werd de reden „tactische onderbreking” met andere redenen gecombineerd: „werklast van de leider van het onderzoek” en „gebrek aan samenwerking van andere personen” (57), terwijl de werkelijke reden waarom de zaak nog niet kon worden afgesloten, ligt in het feit dat OLAF niet bevoegd is om derden in een niet-lidstaat te ondervragen.

Directe uitgaven en externe steun

Zeven zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (13 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In sommige zaken is het gebruik van de reden „tactische onderbreking” goed uitgelegd (58). Er kon echter worden vastgesteld dat er soms geen verder onderzoek door OLAF werd gevoerd, dat informatie aan de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat werd overgemaakt en dat OLAF de zaken niet afsloot voor het geval die autoriteiten de bijstand van OLAF nodig zouden hebben (59).

Soms is de werkelijke reden voor vertraging de samenwerking met andere diensten van de Commissie (60).

Externe steun

Vijf zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (11 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In al deze zaken hield de reden „tactische onderbreking van het onderzoek” in dat OLAF wacht op de afronding van de audits die door externe bedrijven worden verricht of dat OLAF geen verdere onderzoekswerkzaamheden verricht (61).

Conclusies en aanbevelingen:


  De reden „tactische onderbreking” moet met terughoudendheid worden aangevoerd om een onderzoek aan de gang te houden en moet in detail worden toegelicht zodat de onderzoeksstrategie duidelijk is.


  De lopende onderzoeken waarvoor deze reden is opgegeven, moeten opnieuw worden bekeken en er moet bijzondere aandacht worden besteed aan de zaken die reeds aan bod kwamen in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen van 2007.

3.   „GEBREK AAN MIDDELEN”

Interne onderzoeken

Negen zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (19 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat de redenen voor vertragingen uiteenlopen en in verschillende zaken dezelfde zijn: er wordt prioriteit gegeven aan andere zaken die al eerder waren ingeleid, lange perioden van inactiviteit (van vier of vijf tot elf maanden) nadat tijdens controlebezoeken in derde landen bewijsmateriaal is verzameld, of het kopiëren van gegevens zonder verder onderzoek in zaken met slechts beperkte of niet-geraamde economische impact (62).

In al deze zaken stemde het aantal toegewezen onderzoekers overeen met of was het hoger dan de personeelstoewijzing die door de beoordelaar in de „beoordeling van eerste informatie” was voorgesteld.

In sommige zaken slaat de reden „gebrek aan middelen” op een gebrek aan personeel ingevolge de tijdelijke afwezigheid van de leider van het onderzoek (63).

Directe uitgaven en externe steun

Vier zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (7 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In die zaken is de reden „gebrek aan middelen” in detail toegelicht en slaat zij op de werklast van de leiders van het onderzoek in combinatie met de gemiddelde prioriteit van de betrokken zaak (64) of het gebrek aan onderzoekers bij OLAF met de vereiste talenkennis (65).

Soms kon worden vastgesteld dat het gebrek aan middelen niet werd toegelicht in zaken met hoge prioriteit waaraan in beginsel voldoende personeelsleden waren toegewezen (66).

Externe steun

Negen zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (19 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Het Comité van toezicht stelt met bezorgdheid vast dat er gedurende lange perioden na de datum van inleiding van de zaak (van negen tot 13 maanden) geen onderzoeksmaatregelen werden getroffen en dat er geen werkplan werd opgesteld, hoewel er zoveel onderzoekers werden toegewezen als in de „beoordeling van eerste informatie” werd voorgesteld (67).

In sommige zaken bestond er contradictie tussen de redenen die werden opgegeven in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen: „aanzienlijke middelen”, „complexiteit van de zaak” en „gebrek aan middelen” (68). Voorts stelde het Comité van toezicht vast dat OLAF in sommige zaken na het besluit tot inleiding ettelijke maanden op de afronding van externe audits wachtte zonder onderzoeksmaatregelen te treffen of, in andere zaken, naar andere prioritaire zaken verwees (69).

In andere zaken is de werkelijke reden de reden die uit andere vakken van het modelformulier blijkt, namelijk „de complexiteit van de zaak en de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” (70) of „gebrek aan tijd”, zonder verdere toelichting (71).

Conclusies en aanbevelingen:


  In de meeste geanalyseerde zaken wordt „gebrek aan middelen” niet terecht als reden opgegeven waarom het onderzoek niet binnen een termijn van negen maanden werd voltooid.


  Het Comité van toezicht is hierover uiterst bezorgd, aangezien het verzoek van OLAF om verhoging van het aantal personeelsleden in de jaarlijkse begrotingsronde in beginsel gebaseerd moet zijn op een analyse van het „gebrek aan middelen” op het gebied onderzoeken en operaties. Deze kwestie moet derhalve nauwkeurig worden onderzocht.


  Omdat het Comité van toezicht geraadpleegd wordt over de jaarlijkse ontwerpbegroting voor OLAF, is dit van het grootste belang. Wanneer deze reden niet nauwkeurig wordt opgegeven, kan dit leiden tot misleidende conclusies met betrekking tot de OLAF-begroting.


  In de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, moet deze reden nauwkeurig worden opgegeven. Voorts kunnen in elk verslag waarin deze reden wordt opgegeven, praktische oplossingen om de situatie te verhelpen, worden voorgesteld en toegelicht.

Douane I en II

Twee zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (3 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In een van de zaken werden hogere operationele prioriteiten aangevoerd (72) en de redenen waarom niet voltijds aan een zaak wordt gewerkt, worden duidelijk toegelicht, samen met voorstellen om het gebrek aan middelen op te lossen (73).

Structuurmaatregelen

Zes zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (23 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Voor alle zaken worden dezelfde redenen opgegeven waarom zij nog niet zijn afgesloten, namelijk „gebrek aan middelen” en „de omvang van de onderzoeksmaatregelen” (74). Met uitzondering van één zaak (75) wordt echter geen van beide redenen toegelicht.

Conclusies en aanbevelingen:


  Met uitzondering van de douanesector waarin de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, correct worden gebruikt als beheersinstrument om de onderzoeksbehoeften te herbekijken, moeten de redenen die voor het niet-afsluiten van zaken worden opgegeven, beter worden toegelicht.

4.   „LAGE PRIORITEIT IN COMBINATIE MET EEN BEPERKTE TOEWIJZING VAN MIDDELEN”

In zijn eerder advies over deze aangelegenheid heeft het Comité van toezicht reeds opgemerkt dat op het vlak van onderzoeksbeleid geen toelichting wordt verwacht voor het feit dat een zaak niet afgesloten is, maar eerder waarom ze na negen maanden nog als niet-afgehandeld wordt beschouwd, wanneer een dergelijke zaak een „lage prioriteit” heeft die gepaard gaat met een „beperkte toewijzing van middelen”.

Met tevredenheid stelt het Comité van toezicht vast dat in 2008 deze motivatie waarom een zaak nog niet is afgesloten uit het formulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, is geschrapt. Er zijn evenwel nog een aantal lopende zaken waarbij gebruik werd gemaakt van deze motivatie en die dringend moeten worden herzien.

Interne onderzoeken: EU-instellingen

Vijf verslagen werden onderzocht (10 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat sommige zaken gedurende langere periodes (zelfs na 10 maanden van „beoordeling van de eerste gegevens”) bleven lopen en dat er geen onderzoekswerkzaamheden werden ingeleid. Als relevante reden werd opgegeven dat de onderzoeker wachtte op de resultaten van een intern onderzoek (76).

In sommige zaken gingen deze redenen gepaard met „de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” of „gebrek aan medewerking vanwege een individu” (77). Soms wordt er geen melding gemaakt van economische gevolgen en worden er geen concrete resultaten bereikt. Er wordt alleen verwezen naar potentiële onregelmatigheden (78).

In al deze gevallen is het aantal met de dossiers belaste onderzoekers toereikend (hun aantal varieert van twee tot vier) en sommige onderzoeken lopen nog steeds, terwijl andere onderzoeken meer dan twee jaar duurden vooraleer ze konden worden afgesloten.

Externe steun

Vier zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (8 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde met bezorgdheid vast dat onderzoeken die in het verslag worden aangemerkt als onderzoeken „die geen financieel nadeel opleveren voor de middelen van de Europese Commissie” werden ingeleid en dat er dienstreizen naar derde landen zijn georganiseerd voor zaken met geringe economische gevolgen (79).

Voorts werd ook opgemerkt dat de in het formulier opgegeven redenen waarom sommige onderzoeken nog niet zijn afgerond tegenstrijdig zijn: bv. „toewijzing van aanzienlijke middelen” en „lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen”, waarbij in het laatste geval bezoeken ter plaatse in derde landen plaatsvonden (80).

In alle bovenvermelde zaken lijkt het aantal onderzoekers dat met de dossiers is belast, toereikend te zijn en staat het niet ter discussie.

Conclusies en aanbevelingen:


  „Beperkte toewijzing van middelen” is in geen enkel van de onderzochte onderzoeken die langer dan negen maanden lopen gerechtvaardigd. Wat de personele middelen betreft, lijkt het aantal onderzoekers toereikend te zijn met betrekking tot de omvang van de onderzoekswerkzaamheden en de in het werkprogramma opgenomen voorstellen. Het werd in geen enkele zaak ter discussie gesteld. Sommige van deze zaken hebben een zeer geringe of zelfs geen financiële gevolgen voor de middelen van de Europese Gemeenschap.


  Uit het feit dat deze verslagen formeel worden geparafeerd en medeondertekend – getekend voor gezien – door het management (eenheidshoofd en directeur) blijkt een ontoereikende mate van aandacht voor de interne controle van de onderzoeken.


  Wanneer wordt verwezen naar een „beperkte toewijzing van middelen”, dient hierbij een duidelijke toelichting te worden gegeven om foutieve conclusies met betrekking tot toewijzing van personeel en financiële middelen te voorkomen.


  In de evaluatie die bij de raad van bestuur wordt ingediend, moet een kosten/baten-analyse en een overzicht van de personele middelen van de eenheid zijn opgenomen. De toewijzing van deze onderzoekers voor andere zaken en het aantal nog lopende, als „zeer prioritair” aangemerkte zaken dat de toewijzing van de desbetreffende onderzoekers voor andere zaken zou kunnen vereisen, dienen ook te worden vermeld.

Douane I en II

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (5 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Deze zaken zijn welomschreven en goed toegelicht en de termijn voor het voltooien van de zaken is nageleefd. OLAF is accuraat opgetreden (81). Voor beide gevallen van „lage prioriteit en beperkte toewijzing van middelen” wordt binnen de inhoud van de verslagen een goede rechtvaardiging verstrekt.

Structurele maatregelen

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (3 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Er werden geen onderzoeken ingeleid, aangezien zij niet als kostenefficiënt werden beschouwd. Alleen „basisverificatietechnieken werden toegepast en lijken te wijzen op een risico op onregelmatigheden bij de toekenning van de projectfinanciering”. Indien aan de zaak een „lage prioriteit” is toegekend, is het misschien onnodig om een extern onderzoek in te leiden (82).

Conclusies:


  De reden waarom de zaak nog niet is afgesloten, was goed gemotiveerd en toegelicht en er is een kosten/baten-analyse uitgevoerd.

5.   „GEBREK AAN MEDEWERKING”

Gebrek aan medewerking door de lidstaat

In 2007 werden er zeven verslagen bij het Comité van toezicht ingediend en in 2008 zes.

Interne onderzoeken: Europese instellingen

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (2 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Er werd opgemerkt dat dit een extern onderzoek is waarbij twee eenheden zijn betrokken. Naar verluidt zou er zich gebrek aan medewerking van de diensten van de Commissie hebben voorgedaan. Met betrekking tot dit gebrek aan medewerking lijken er geen acties te zijn gepland (83).

Interne/externe onderzoeken: organen van de Europese Unie

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (9 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat de reden waarom deze zaak niet is afgehandeld, niet te wijten is aan het gebrek aan medewerking van een lidstaat, maar van een derde land waar een strafrechtelijk onderzoek is ingeleid. OLAF heeft geen onderzoekswerkzaamheden verricht in de loop van de periode van negen maanden en wacht op een verslag van een extern orgaan om „passende maatregelen” te nemen (84).

Externe steun

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (9 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde enige verwarring vast met betrekking tot de data van de beoordelingsperiode (tot maximaal een jaar en een maand door vier evaluatoren) en de datum voor het opstellen van de „beoordeling van de eerste gegevens” (slechts drie dagen vóór de datum van de inleiding van het onderzoek). Tijdens de periode van negen maanden werden geen onderzoekswerkzaamheden ten uitvoer gelegd omdat OLAF geen verzoek om bijstand van de nationale gerechtelijke autoriteiten van de lidstaat heeft ontvangen (85).

Het Comité van toezicht stelde ook vast dat OLAF de in het onderzoeksplan vermelde maatregelen niet ten uitvoer heeft gelegd in een zaak waar sprake is van een gebrek aan medewerking van de lidstaat met betrekking tot Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad (35).

Conclusies en aanbevelingen:


  Het gebrek aan medewerking van de lidstaat is onjuist gebruikt in de onderzochte zaken. Soms verwijst dit naar het gebrek aan samenwerking van de diensten van de Commissie, of de nationale autoriteiten van derde landen. In andere gevallen kan het verwijzen naar het feit dat de nationale autoriteiten van de lidstaat geen verzoek om bijstand tot OLAF hebben gericht.


  Voorts worden er geen oplossingen overwogen om het probleem inzake het gebrek aan medewerking op te lossen.


  Het Comité van toezicht beveelt aan dat de onderzoekers ernstig nadenken vooraleer wordt besloten gebruik te maken van deze reden als motivering voor een vertraging en pleit ervoor dat managers deze kwestie zorgvuldig opvolgen.

Landbouw

Zeven zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (16 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

De onderzochte zaken zijn externe onderzoeken en coördinatiezaken in landbouwaangelegenheden waar OLAF wacht op antwoorden van de autoriteiten van de lidstaten. Sommige van deze autoriteiten hebben blijk gegeven van een gebrekkige samenwerking met OLAF (86). Volgens de gegevens uit de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, lijkt OLAF geen bijzonder proactieve rol te spelen bij het verkrijgen van informatie waarom reeds werd verzocht (87).

Douane I en II

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (4 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Bij de onderzochte zaken gaat het om „coördinatie” en „strafrechtelijke bijstand”, waarbij de nationale autoriteiten om de bijstand van OLAF hebben verzocht (88).

Structurele maatregelen

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (7 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat langere periodes verstreken (acht maanden en vier maanden) zonder dat de nationale autoriteiten in het kader van de externe onderzoeken een antwoord verstrekten (89).

Conclusies en aanbevelingen:


  Het gebrek aan medewerking van de lidstaat is terecht aangehaald in alle onderzochte zaken; er is nood aan een meer doeltreffende samenwerking met en van de lidstaten.


  OLAF moet proactiever optreden.

Gebrek aan medewerking door de diensten van de Commissie

In 2007 werden er twee verslagen bij het Comité van toezicht ingediend en in 2008 drie.

Interne onderzoeken: Europese instellingen

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (16 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het „gebrek aan samenwerking van de diensten van de Commissie” is niet de enige reden die wordt vermeld als verklaring voor de vertragingen in deze drie zaken. Naast deze reden worden andere verklaringen gegeven, bv. tactische onderbreking, hogere prioriteiten van onderzoekers in andere zaken, samenwerking met nationale gerechtelijke autoriteiten (90).

Vastgesteld werd dat OLAF naar aanleiding van het in de verslagen vermelde „gebrek aan samenwerking van de diensten van de Commissie” niet proactief is opgetreden om de situatie te verhelpen.

Directe uitgaven en externe steun

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht.

Vastgesteld werd dat het gebrek aan samenwerking van de diensten van de Commissie een element was dat geen gevolgen had op het eigenlijke onderzoek van OLAF en enigszins verwarrend was (91).

Externe steun

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (4 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

In deze zaken is het „gebrek aan medewerking van de diensten van de Commissie” niet duidelijk. In een van de zaken wordt dit „gebrek aan medewerking” niet verder toegelicht, in de andere zaak lijken de diensten van de Commissie de vertraging te hebben gemotiveerd door redenen van buitenaf (92).

Conclusies en aanbevelingen:


  In de onderzochte zaken waarbij sprake was van een gebrek aan medewerking van de diensten van de Commissie, lijkt OLAF geen concrete maatregelen te hebben genomen om de situatie te verhelpen.


  Op dit vlak dient OLAF te streven naar snellere communicatiekanalen.

Gebrek aan medewerking van andere instellingen

In 2007 werden er drie verslagen bij het Comité van toezicht ingediend en in 2008 zes.

Directe uitgaven en externe steun

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (2 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

De reden wordt goed gemotiveerd en hangt samen met verscheidene andere redenen waarom het onderzoek niet kon worden afgerond (93).

Externe steun

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (4 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

In beide gevallen houdt de onderliggende reden verband met nationale gerechtelijke autoriteiten en niet met andere instellingen: het ontbreken van een verzoek om bijstand van OLAF door de nationale gerechtelijke autoriteiten (85) en het ontbreken van een antwoord van deze gerechtelijke nationale autoriteiten (94).

Conclusies en aanbevelingen:


  Onjuist gebruik van deze reden in sommige van de vermelde gevallen.


  Het Comité van toezicht beveelt aan om het gebruik van deze reden opnieuw te onderzoeken om elke verwarring te voorkomen.

Landbouw

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (2 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

De zaak wordt behoorlijk toegelicht en dankzij de actieve rol die OLAF heeft gespeeld, kon vooruitgang worden geboekt in de zaak en werd een positief antwoord verkregen van de nationale autoriteiten van een derde land in een extern onderzoek (95).

Douane I en II

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (10 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Al deze zaken zijn zeer goed voorgesteld en grondig toegelicht. De met de zaak belaste onderzoekers geven evenwel in het formulier systematisch „gebrek aan medewerking van andere instellingen” als reden op, maar vermelden tussen haakjes dat het een gebrek aan medewerking van nationale autoriteiten van derde landen is; het feit dat al deze coördinatiezaken niet konden worden afgehandeld, is inderdaad hieraan te wijten (96).

Conclusies en aanbevelingen:


  Deze zaken worden duidelijk uitgelegd. De reden waarom de zaken niet konden worden afgesloten is evenwel een „gebrek aan medewerking van nationale autoriteiten van derde landen”, hetgeen niet hetzelfde is als een „gebrek aan medewerking van andere instellingen”. In deze sectoren zijn geen „verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen” waarbij sprake is van een gebrek aan medewerking van andere instellingen bij het Comité van toezicht ingediend.


  Duidelijkheidshalve moet voor de reden „gebrek aan medewerking van derde landen” een afzonderlijk vakje in het formulier worden opgenomen.

Gebrek aan medewerking van een persoon/onderneming

In 2007 werden er dertien verslagen bij het Comité van toezicht ingediend en in 2008 drie.

Interne onderzoeken: Europese instellingen

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (6 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Voor twee van deze zaken wordt de reden duidelijk uitgelegd en gerechtvaardigd (97). In de derde zaak had OLAF evenwel niet de bevoegdheid om de desbetreffende persoon te ondervragen (57).

Directe uitgaven en externe steun

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (2 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

In de desbetreffende zaak is de reden behoorlijk uitgelegd (98).

Externe steun

Vijf zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (10 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

In al deze zaken gaat deze reden altijd gepaard met andere redenen die in feite de voornaamste oorzaken zijn waarom zaken niet zijn afgehandeld. Deze redenen zijn uiteenlopend en doen zich in verscheidene zaken voor: de verslagen van externe controleurs laten op zich wachten, complexiteit van zaken en verband met andere onderzoeken van OLAF, lage prioriteit en immateriële financiële schade (99).

Conclusies en aanbevelingen:


  De onderliggende redenen voor vertragingen in sommige van deze onderzochte zaken stemmen niet overeen met een „gebrek aan medewerking van een persoon/onderneming”.


  Er moet zorgvuldig aandacht worden besteed aan het correcte gebruik van deze reden.

Landbouw

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (7 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Deze zaken zijn duidelijk uitgelegd en als reden voor de vertraging wordt terecht vermeld: gebrek aan medewerking van een derde land.

Douane I en II

Vier zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (7 % van de zaken in deze sector die aan het Comité van toezicht werden toegezonden).

De zaken zijn behoorlijk en grondig toegelicht; de echte reden voor de vertragingen is evenwel het gebrek aan medewerking van een derde land (100).

De drie andere zaken zijn in feite zaken waarin om strafrechtelijke bijstand wordt verzocht zonder de deelname van een magistraat van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies (101).

Conclusies en aanbevelingen:


  De reden waarom deze zaken langer dan negen maanden lopen is het gebrek aan medewerking van een derde land en niet van een persoon/onderneming.


  Er moet worden voorzien in een nieuwe categorie om uiting te geven aan deze andere en daadwerkelijke reden voor de vertraging, namelijk het „gebrek aan medewerking van een derde land”.

6.   „ANDERE REDEN: ZIE ZAAK”

73 zaken waar „andere reden” werd vermeld als oorzaak voor vertragingen, werden onderzocht (27 %) (102).

Deze reden is vermeld in een aanzienlijk aantal verslagen: 16 en 2007 en 57 in 2008, waardoor het de op één na meest vermelde reden voor vertragingen in de onderzochte periode was.

Het aantal zaken waarvoor deze reden is vermeld, is ook significant gestegen in de tweede helft van 2008. Uit een algemene beoordeling blijkt bij de lectuur van het verslag dat in een aanzienlijk aantal (bijna de helft) van de zaken de reden „andere reden” geschikt blijkt (103).

In veel gevallen is de reden voor de vertraging dus: complexiteit van het onderzoek, verandering van onderzoeker, andere prioritaire zaken, zaak van strafrechtelijke bijstand (ontbreken van een verzoek van de nationale gerechtelijke autoriteiten), tactische onderbreking van het onderzoek, enz (104)..

Voorts was er ook sprake van „in afwachting van verificaties in de lidstaten”, „medewerking van een derde land” of onderzoeken „op lange termijn” (105).

In vele zaken stemt dit niet overeen met de echte reden voor de vertraging, terwijl de vooraf bepaalde lijst van redenen die in het formulier is opgenomen, toch nog steeds wordt benut (106).

In andere zaken stelde het Comité van toezicht vast dat de opgegeven reden waarom de zaak niet was afgehandeld, moeilijk te begrijpen was en in sommige gevallen nietszeggend of zelfs onaanvaardbaar was. Als voorbeelden van onaanvaardbare redenen wordt verwezen naar twee zaken waar als reden voor de vertraging wordt vermeld dat „het onderzoek nog lopende is” (107).

Het Comité van toezicht vindt het bijzonder zorgwekkend dat de „andere reden” voor vertraging wordt omschreven als het overleg in afwachting van het eindverslag wanneer het onderzoek is afgehandeld (lange periodes van vijf maanden tot meer dan een jaar) (108).

Conclusies en aanbevelingen:


  De keuze van de reden „andere reden” in een dergelijk aanzienlijk percentage onderzoeken wijst op de noodzaak om de lijst redenen waarom zaken niet zijn afgehandeld verder uit te breiden en te verfijnen.


  De onjuiste vermelding van de reden „andere reden” wanneer een reeds vooraf bepaalde reden moet worden gebruikt en het niet-verantwoorde gebruik ervan, wijzen op de noodzaak om de keuze van deze reden grondig te herzien en de desbetreffende zaken opnieuw te onderzoeken.

GEEN VERWACHTE TERMIJN WAARBINNEN HET ONDERZOEK KAN WORDEN AFGEROND: EEN KWALITEITSPROBLEEM

Het formulier voor de aanmelding bij het Comité van toezicht van zaken die langer dan negen maanden lopen voorziet in een onderdeel waar OLAF toelichting kan verstrekken bij de geschatte termijn voor de afronding van de zaak.

Het Comité van toezicht stelde vast dat in 64 gevallen van de 275 onderzochte gevallen een dergelijke inschatting helemaal niet werd vermeld. Er werd dus geen termijn voor afhandeling vastgesteld. Twintig zaken werden afgerond binnen de verwachte afhandelingstermijn; 105 zaken werden meer dan een maand later dan de verwachte afhandelingstermijn afgerond. In de grote meerderheid van deze gevallen was de termijn aanzienlijk langer dan een maand, in sommige gevallen overschreed de termijn een periode van 18 maanden en 72 gevallen zullen een of verscheidene maanden later dan gepland worden afgehandeld.

Conclusies en aanbevelingen:


  Op grond van deze louter statistische en beknopte beoordeling is het moeilijk om niet te concluderen dat zich in dit deel van de „verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen” een ernstig kwaliteitsprobleem voordoet. Om de verslagleggingsprocedure over de zaken die langer dan negen maanden lopen nuttig te maken voor OLAF en als beheersinstrument moeten de ramingen van de verwachte termijn voor de afhandeling van zaken veel preciezer en accurater worden.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Het Comité van toezicht hecht bijzonder grote waarde aan de gegevens die de onderzoekers van OLAF in de „verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen” hebben verstrekt. Het Comité van toezicht is ook verheugd te kunnen vaststellen dat met het nieuwe formulier dat na het advies nr. 1/2007 van het Comité van toezicht is goedgekeurd, duidelijkere gegevens worden verstrekt die het Comité van toezicht in staat stellen zijn opdracht te vervullen.

Uit de huidige beoordeling blijkt evenwel dat er drie types problemen zijn die negatieve gevolgen hebben op de adequate tenuitvoerlegging van de controleopdracht van het Comité van toezicht die tot doel heeft de onafhankelijkheid van OLAF te versterken:

| I | Een gebrek aan een samenhangende en zinvolle benadering in talrijke zaken waar twijfel bestaat over de rechtvaardiging van de opgegeven redenen voor de vertragingen. |
| --- | --- |

I

Aangezien de redenen die worden opgegeven in het formulier van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen voor de niet-afhandeling van de zaken binnen deze termijn, niet overeenstemmen met de echte redenen in de meeste van deze gevallen, is het Comité van toezicht niet in staat om te verklaren dat het hoge percentage van OLAF-onderzoeken met een langere looptijd dan de opgegeven periode gerechtvaardigd is.

Uit het onderzoek van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen is het duidelijk dat er belangrijke tekortkomingen zijn met betrekking tot de regels die het management van OLAF momenteel heeft vastgesteld voor het beheer en de controle van het onderzoeksproces.

Het management van OLAF en de onderzoekers moeten de „verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen”, gebruiken als een beheersinstrument om de strategie en de planning van de lopende onderzoeken te herzien.

II   Gebrek aan onderzoeksmethode en nauwkeurigheid en nood aan verbetering op het vlak van het interne beheer en controle van onderzoeken.

Voor succesvolle en gerichte onderzoeken is een goede onderzoeksplanning noodzakelijk.

Bij de aanvang van elk onderzoek moet het onderzoeksteam een gedetailleerd onderzoeksplan opstellen, dat grondig genoeg moet zijn om een raming te kunnen maken van een datum voor het eindbesluit. De vermelding van de „verwachte termijn voor afhandeling” is niet alleen een wettelijke verplichting van OLAF ten opzichte van het Comité van toezicht, maar ook een essentieel instrument voor het beheer van onderzoeken en het voorkomen van de negatieve gevolgen van een buitensporig lange termijn.

In dit plan moet elke beoogde stap in het onderzoek worden vermeld. Voor elke stap moet een voorafgaand tijdschema worden opgegeven. Deze planning moet schriftelijk zijn en systematisch worden opgenomen in het dossier, waardoor de herziening en raadpleging vlotter kunnen verlopen wanneer de onderzoekers geconfronteerd worden met verzoeken tot uitstel en andere vertragingen.

Het management op eenheidsniveau moet de onderzoeksplannen op gezette termijn raadplegen bij de opvolging en in voorkomend geval bij de sturing van het verloop van de zaken.

Het Comité van toezicht stelt voor om later op het jaar een aanvullend en uitgebreider advies over onderzoeksplanning op te stellen.

III   Een gebrek aan specifieke objectieve en controleerbare redenen voor vertragingen

Om het Comité van toezicht in staat te stellen zijn controleopdracht zo goed mogelijk te vervullen, moet OLAF nauwkeurigere en meer accurate redenen kunnen opgeven waarom de onderzoeken niet zonder onnodige vertragingen kunnen worden afgehandeld.

Naar aanleiding van een grondig onderzoek van het beoordelingsproces van de redenen die worden opgegeven waarom zaken niet binnen een periode van negen maanden zijn afgehandeld, beveelt het Comité van toezicht aan dat dit proces volledig wordt herzien.

Deze herziening moet ook OLAF helpen om de echte redenen voor de vertragingen vast te stellen en de passende maatregelen te nemen om de looptijd van onderzoeken te beperken.

Het Comité van toezicht doet de volgende aanbevelingen aan OLAF om de redenen te verfijnen waarom de onderzoeken niet binnen een periode van negen maanden kunnen worden afgehandeld.

1.   
  Volume van de operationele/onderzoekswerkzaamheden door OLAF/andere actoren of partners

Er moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen het werkvolume dat door OLAF wordt afgehandeld en het werkvolume dat door externe medewerkers of partners wordt uitgevoerd. Het Comité van toezicht beveelt aan dat „het volume operationele/onderzoekswerkzaamheden” in deze twee categorieën wordt opgesplitst. Gebaseerd op het onderzoeksplan moet een gedetailleerde toelichting worden verstrekt bij de oorzaken van de vertragingen of in voorkomend geval een toelichting waarom extra stappen waren vereist die oorspronkelijk niet waren gepland.

Elke grote zaak dient bij voltooiing door het team te worden beoordeeld om lessen te trekken uit de wijze waarop deze specifieke zaak is afgehandeld.

2.   
  Werklast van de onderzoekers

De algemene werklast moet worden toegelicht door gegevens te verstrekken over de andere lopende onderzoeken en de mate waarin deze onderzoeken een negatieve impact zullen hebben op het voorliggende onderzoek.

3.   
  Verandering van de onderzoeker die met de zaak is belast

Het Comité van toezicht is zich ervan bewust dat een verandering van de onderzoeker die met de zaak is belast soms tot gevolg kan hebben dat het onderzoek verscheidene maanden vertraging oploopt. Daarom moet op een dergelijke verandering altijd de aandacht worden gevestigd, in het bijzonder bij belangenconflicten.

4.   
  Andere zaken met hogere prioriteit

Het Comité van toezicht is zich ervan bewust dat de prioriteit die aan een zaak is toegekend, tijdens de looptijd van de zaak kan wijzigen. Er dient toelichting te worden verstrekt waarom aan andere onderzoeken een grotere prioriteit werd toegekend dan het voorliggende onderzoek en welke onderzoeksmaatregelen zijn genomen. Het onderzoeksbeleid moet continu worden herzien: het is essentieel dat op gezette tijden over de lopende onderzoeken gemeenschappelijk overleg plaatsvindt tussen beide directoraten operaties/onderzoeken.

5.   
  Inactiviteit gedurende meer dan drie maanden: de lijst van zaken met een inactiviteit van meer dan drie maanden

Elke onderzoeker moet tegen de eerste dag van elke maand van zijn haar/haar zaken een maandelijkse beoordeling hebben opgesteld; indien in een zaak gedurende drie maanden niets is ondernomen, moet de onderzoeker de zaak aanmelden bij het eenheidshoofd. In het verslag moet vervolgens worden uiteengezet welke de redenen zijn voor een dergelijke lange periode van inactiviteit en moet een gedetailleerd actieplan zijn opgenomen om de zaak opnieuw te hervatten. Er moeten precieze data worden vermeld voor elke voorgenomen maatregel en de actieplannen die voortvloeien uit deze lijst van zaken met een inactiviteit van meer dan drie maanden moeten zeer nauwkeurig worden opgevolgd.

6.   
  Gebrek aan middelen

Er moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen het gebrek aan middelen binnen de eenheid of binnen het specifieke onderzoeksteam. Indien zich in een specifiek onderzoeksteam een gebrek aan middelen voordoet, moet worden uiteengezet met welke maatregelen kan gezorgd worden voor extra personeel voor het desbetreffende onderzoek. Het Comité van toezicht is zich ervan bewust dat zaken complexer kunnen worden dan in eerste instantie werd ingeschat en dat er te weinig middelen kunnen zijn en dat er zich een overbelasting kan voordoen.

7.   
  Dienstreizen naar derde landen en inzameling van documenten: welke problemen doen zich voor?

Het internationale karakter van talrijke onderzoeken van OLAF heeft tot gevolg dat een grondig voorbereid actieplan voor een dienstreis schriftelijk moet worden ingediend vooraleer een dienstreis kan plaatsvinden.

8.   
  Gebrek aan medewerking: van de diensten van de Commissi; van de EU-instellingen; van de autoriteiten van de lidstaten; van de nationale autoriteiten van derde landen; van een persoon of een onderneming.

De aard van het gebrek aan medewerking moet uitdrukkelijk worden vermeld (bv. onvoldoende snelle reactie van de lidstaat) en in elke zaak moet een praktische oplossing om het specifiek probleem te verhelpen, worden toegelicht.

Het Comité van toezicht heeft verscheidene malen vastgesteld dat er een zeker gebrek aan proactiviteit is in zaken waar OLAF geconfronteerd wordt met een gebrek aan medewerking van de autoriteiten van de lidstaten, instellingen, diensten van de Commissie, derde landen of personen. Het Comité van toezicht beveelt OLAF aan zaken te herzien waar deze specifieke redenen worden vermeld om strategieën te ontwikkelen voor een meer proactief optreden ten opzichte van diegenen die blijk hebben gegeven niet bereid zijn tot samenwerking.

9.   
  Ontbreken van een verzoek voor bijstand van OLAF van de nationale autoriteiten van de lidstaten

Er moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen de zaken van bijstand op het verzoek van de nationale autoriteiten van de lidstaten, aangezien dit een verschillend onderdeel is van de bevoegdheden van OLAF.

10.   
  Externe audits: welke problemen doen zich voor?

Een verwijzing naar de follow-up en inbreng van OLAF bij audits die door externe ondernemingen worden uitgevoerd, moet in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen worden opgenomen.

TOEKOMSTIGE ACTIE

Het Comité van toezicht zal de door de directeur-generaal van OLAF voor het jaar 2009 toegezonden verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, blijven analyseren en zal aandacht besteden aan de „beoordelingen van de eerste gegevens” die samenhangen met de verslagen.

Rekening houdend met het ernstige kwaliteitsprobleem dat in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, werd vastgesteld als gevolg van het vaak voorkomende ontbreken van een verwachte termijn voor de afhandeling van onderzoeken, zal de wettelijke verplichting van OLAF op dit vlak in de toekomst nauwgezet worden opgevolgd.

---

(1)  Zie het jaarlijkse activiteitenverslag van OLAF van 2007.

(2)  Artikel 6, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(3)  Zie het jaarlijkse activiteitenverslag van het Comité van toezicht, blz. 28 (PB C 123 van 20.5.2008, blz. 22-23) en/of bijlage 1.

(4)  Zie in bijlage 2 modelformulier nr. 40.

(5)  Zie in bijlage 3 modelformulier nr. 20.

(6)  Eenheid A1 (88 actieve zaken). Artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(7)  Eenheid A2 (27 actieve zaken). Artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(8)  Eenheid A3 (79 actieve zaken). Artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en „overeenkomsten met derde landen”.

(9)  Eenheid A4 (54 actieve zaken). Artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en „overeenkomsten met derde landen”.

(10)  Eenheid B1 (68 actieve zaken). Onder meer artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999, Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95, Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 en Verordening (EG) nr. 515/97.

(11)  Eenheid B2 Douane I (38 actieve zaken). Eenheid B3 Douane II (27 actieve zaken).

(12)  Eenheid B4 (43 actieve zaken). Artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999, Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95, Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96.

(13)  Voor sommige zaken worden verschillende redenen voor de vertraging opgegeven, bijvoorbeeld gebrek aan middelen en gebrek aan medewerking.

(14)  Zie in bijlage 2B de vorige versie van modelformulier nr. 40.

(15)  Artikel 11, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999

(16)  Directoraat A, onderzoeken en operaties, bestrijkt vier sectoren: eenheid A1, interne onderzoeken: Europese instellingen, eenheid A2, interne/externe onderzoeken: organen van de Europese Unie, eenheid A3, directe uitgaven en externe steun, en eenheid A4, externe steun. Directoraat B, onderzoeken en operaties, bestrijkt ook vier sectoren: eenheid B1, landbouw, eenheid B2, douane I, eenheid B3, douane II, en eenheid B4, structuurmaatregelen.

(17)  48,36 %.

(18)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 31 en 44.

(19)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 17, 14, 19 en 5.

(20)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 3 en 19.

(21)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 22, 14, en 1.

(22)  Zie bijlage 4, zaak nr. 26.

(23)  Zie bijlage, zaak nr. 50.

(24)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 47, 40 en 48.

(25)  Zie bijlage 4, zaak nr. 49.

(26)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 53 en 54.

(27)  Zie bijlage 4, onder meer zaken nrs. 77 en 68.

(28)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 59, 61, 60, 62, 75 en 70.

(29)  Zie bijlage 4, zaak nr. 64.

(30)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 117, 15 en 135.

(31)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 112 en 115.

(32)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 120 en 123.

(33)  Zie bijlage 4, zaak nr. 128.

(34)  Zie bijlage 4, zaak nr. 130.

(35)  Zie bijlage 4, zaak nr. 147.

(36)  Zie bijlage 4, zaak nr. 145.

(37)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 126, 122, 121 en 150.

(38)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 181, 169, 178, 179, 176 en 194.

(39)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 159, 161, 162, 167, 165, 166, 175, 191 en 193.

(40)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 171 en 177.

(41)  Zie bijlage 4, zaak nr. 179.

(42)  Zie bijlage 4, zaak nr. 189.

(43)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 186 en 183.

(44)  Zie bijlage 4, onder meer zaken nrs. 201, 207 en 215.

(45)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 202, 208, 211, 212, 234, 214, 229 en 237.

(46)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 198 en 205.

(47)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 240, 241, 242, 245 en 246.

(48)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 244, 231 en 238.

(49)  Zie bijlage 4, zaak nr. 241.

(50)  Zie bijlage 4, zaak nr. 254.

(51)  Zie bijlage 4, zaak nr. 168.

(52)  Zie bijlage 4, zaak nr. 260.

(53)  Zie bijlage 4, zaak nr. 264.

(54)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 79, 38, en 76.

(55)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 18, 79, 76, 38 en 36.

(56)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 6 en 21.

(57)  Zie bijlage 4, zaak nr. 21.

(58)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 69 en 78.

(59)  Zie bijlage 4, zaak nr. 63.

(60)  Zie bijlage 4, zaak nr. 66.

(61)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 110, 111, 114, 115 en 125.

(62)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 7, 36, 9 en 8.

(63)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 45 en 41.

(64)  Zie bijlage 4, zaak nr. 72.

(65)  Zie bijlage 4, zaak nr. 94.

(66)  Zie bijlage 4, zaak nr. 104.

(67)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 140, 144, en 131.

(68)  Zie bijlage 4, zaak nr. 150.

(69)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 154 en 119.

(70)  Zie bijlage 4, zaak nr. 126.

(71)  Zie bijlage 4, zaak nr. 129.

(72)  Zie bijlage 4, zaak nr. 204.

(73)  Zie bijlage 4, zaak nr. 230.

(74)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 252, 253, 256, 257, 258 en 259.

(75)  Zie bijlage 4, zaak nr. 253.

(76)  Zie bijlage 4, zaak nr. 12.

(77)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 13 en 15.

(78)  Zie bijlage 4, zaak nrs. 16 en 18.

(79)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 116 en 118.

(80)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 121 en 122.

(81)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 206, 209 en 210.

(82)  Zie bijlage 4, zaak nr. 250.

(83)  Zie bijlage 4, zaak nr. 24.

(84)  Zie bijlage 4, zaak nr. 55.

(85)  Zie bijlage 4, zaak nr. 133.

(86)  Zie bijlage 4, zaak nr. 188.

(87)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 157, 163 en 180.

(88)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 224 en 225.

(89)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 262 en 255.

(90)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 2, 24 en 43.

(91)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 96 en 100.

(92)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 53 en 148.

(93)  Zie bijlage 4, zaak nr. 100.

(94)  Zie bijlage 4, zaak nr. 134.

(95)  Zie bijlage 4, zaak nr. 195.

(96)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 233, 235, 201, 203 en 207.

(97)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 1 en 15.

(98)  Zie bijlage 4, zaak nr. 98.

(99)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 116, 124 en 150.

(100)  Zie bijlage 4, zaak nr. 218.

(101)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 200, 199 en 217.

(102)  In 17 van deze verslagen ging deze „andere reden” gepaard met nog een andere reden.

(103)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 153, 106, 89, 86, 94, 139, 151, 42 en 39.

(104)  Zie bijlage 4, o.a. zaken nrs. 147, 152, 102, 100, 109, 80 en 93.

(105)  Zie bijlage 4, o.a. zaken nrs. 173, 174, 232, 243.

(106)  Zie bijlage 4, o.a. zaken nrs. 95, 100, 94, 137, 138, 140, 144, 148 en 43.

(107)  Zie bijlage 4, o.a. zaken nrs. 97, 82, 105, 25, 29 en 30.

(108)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 142, 146, 34 en 28.

BIJLAGE 1

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Advies nr. 1/2007

OLAF-verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen

Brussel, 25 april 2007

De informatie die momenteel is opgenomen in de aan het Comité van toezicht toegezonden verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, is relevant en nuttig. Elementen zoals de beschrijving van de zaak, de genomen maatregelen, de financiële gevolgen en de voorgestelde toekomstige maatregelen, blijven essentieel om inzicht te verkrijgen in het onderzoek dat onder de loep wordt genomen. Uit de analyse van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, is echter duidelijk gebleken dat er elementen ontbreken die voor het Comité van toezicht van cruciaal belang zijn om zijn taak in verband met de controle op de duur van onderzoeken te kunnen vervullen. Het Comité is tevens van mening dat het opnemen van die elementen in de verslagen ook het beheer van lopende onderzoek ten goede zou komen.

De controletaak van het Comité van toezicht

| — | Het huidige formulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, bevat niet alle relevante informatie die het Comité van toezicht nodig heeft om te kunnen controleren of onderzoeken zonder onderbreking worden verricht gedurende een periode die in verhouding staat tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak.


  Het formulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, zou moeten worden veranderd: er zouden aanvullende elementen moeten worden opgenomen aan de hand waarvan de vooruitgang van onderzoeken doeltreffend kan worden geëvalueerd, namelijk de juridische kwalificatie van de onregelmatigheid, de datum waarop of de periode waarbinnen de onderzochte feiten werden gepleegd, de duur van de „beoordelingsfase” voorafgaand aan het besluit tot opening van de zaak, de mogelijke sancties of rechtsgevolgen van de onderzochte feiten en de verjaringstermijnen van de onderzochte feiten. |
| --- | --- |

—

Het huidige formulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, bevat niet alle relevante informatie die het Comité van toezicht nodig heeft om te kunnen controleren of onderzoeken zonder onderbreking worden verricht gedurende een periode die in verhouding staat tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak.

Het formulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, zou moeten worden veranderd: er zouden aanvullende elementen moeten worden opgenomen aan de hand waarvan de vooruitgang van onderzoeken doeltreffend kan worden geëvalueerd, namelijk de juridische kwalificatie van de onregelmatigheid, de datum waarop of de periode waarbinnen de onderzochte feiten werden gepleegd, de duur van de „beoordelingsfase” voorafgaand aan het besluit tot opening van de zaak, de mogelijke sancties of rechtsgevolgen van de onderzochte feiten en de verjaringstermijnen van de onderzochte feiten.

| — | Doordat de verjaringstermijnen niet worden vermeld in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, kan het Comité van toezicht niet nagaan of de duur van de maatregelen die in de onderzoeken zijn genomen of worden voorgesteld, evenredig is.


  De verjaringstermijnen zouden specifiek moeten worden vermeld en geanalyseerd in de samenvattingen van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen. |
| --- | --- |

—

Doordat de verjaringstermijnen niet worden vermeld in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, kan het Comité van toezicht niet nagaan of de duur van de maatregelen die in de onderzoeken zijn genomen of worden voorgesteld, evenredig is.

De verjaringstermijnen zouden specifiek moeten worden vermeld en geanalyseerd in de samenvattingen van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen.

| — | In sommige sectoren is de informatie die is opgenomen in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, niet toereikend om een duidelijk beeld te krijgen van het doel van de onderzoeken, de redenen voor vertragingen en de rechtsgevolgen daarvan. Vooral een reden als „tactische onderbreking van het onderzoek” vormt in de meeste zaken geen goede rechtvaardiging of verklaring voor het feit dat het onderzoek nog niet is voltooid.
  Voorts zou het feit dat een reden als „lage prioriteit in combinatie met een gebrek aan middelen” frequent wordt opgegeven, erop kunnen wijzen dat een duidelijk onderzoeksbeleid ontbreekt.


  De reden „tactische onderbreking van het onderzoek” in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, moet ofwel duidelijk gedefinieerd worden of weggelaten worden. Deze reden mag slechts terughoudend en in precieze omstandigheden worden aangevoerd voor het feit dat een onderzoek nog niet kon worden voltooid.
  Voorts verdient het aanbeveling dat de implicaties van een reden als „lage prioriteit in combinatie met een gebrek aan middelen” in beschouwing worden genomen. |
| --- | --- |

—

In sommige sectoren is de informatie die is opgenomen in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, niet toereikend om een duidelijk beeld te krijgen van het doel van de onderzoeken, de redenen voor vertragingen en de rechtsgevolgen daarvan. Vooral een reden als „tactische onderbreking van het onderzoek” vormt in de meeste zaken geen goede rechtvaardiging of verklaring voor het feit dat het onderzoek nog niet is voltooid.

Voorts zou het feit dat een reden als „lage prioriteit in combinatie met een gebrek aan middelen” frequent wordt opgegeven, erop kunnen wijzen dat een duidelijk onderzoeksbeleid ontbreekt.

De reden „tactische onderbreking van het onderzoek” in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, moet ofwel duidelijk gedefinieerd worden of weggelaten worden. Deze reden mag slechts terughoudend en in precieze omstandigheden worden aangevoerd voor het feit dat een onderzoek nog niet kon worden voltooid.
  Voorts verdient het aanbeveling dat de implicaties van een reden als „lage prioriteit in combinatie met een gebrek aan middelen” in beschouwing worden genomen.

| — | De verwachte termijn waarbinnen het onderzoek wellicht kan worden voltooid, wordt niet accuraat vermeld in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen. In eenderde van de zaken wordt de termijn niet vermeld. Wordt de termijn vermeld, dan blijkt die achteraf niet te kloppen.


  De verwachte termijn waarbinnen het onderzoek wellicht kan worden voltooid, moet worden vermeld en gemotiveerd. Verdere onderzoeksmaatregelen moeten beter worden beschreven. |
| --- | --- |

—

De verwachte termijn waarbinnen het onderzoek wellicht kan worden voltooid, wordt niet accuraat vermeld in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen. In eenderde van de zaken wordt de termijn niet vermeld. Wordt de termijn vermeld, dan blijkt die achteraf niet te kloppen.

De verwachte termijn waarbinnen het onderzoek wellicht kan worden voltooid, moet worden vermeld en gemotiveerd. Verdere onderzoeksmaatregelen moeten beter worden beschreven.

Het beheer van de onderzoeken van het OLAF

| — | De aan het Comité van toezicht toegezonden verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, vormen niet langer een waarschuwingssysteem voor de controle van de duur van onderzoeken, doch veeleer een verslagleggingsmechanisme dat in dat stadium van een zaak in werking wordt gesteld. Een grote meerderheid van de onderzoeken van het OLAF heeft een langere duur. In vele zaken kunnen lange perioden van inactiviteit worden vastgesteld. Het Comité van toezicht is van oordeel dat de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen in hun huidige vorm voor het OLAF geen beheersinstrument zijn dat erop is gericht de strategie van het onderzoek opnieuw te bekijken en de doelstellingen te verduidelijken. Dat 75 % van de onderzoeken langer dan negen maanden loopt, wijst er sterk op dat het management dringend maatregelen moet treffen.


  Het verdient aanbeveling een beheerscontrolesysteem in te voeren waarmee doeltreffend wordt voorkomen dat onderzoeken vastlopen. De hoofden van de eenheden zouden dan van nabij moeten toezien op de continue voortgang van onderzoeken. |
| --- | --- |

—

De aan het Comité van toezicht toegezonden verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, vormen niet langer een waarschuwingssysteem voor de controle van de duur van onderzoeken, doch veeleer een verslagleggingsmechanisme dat in dat stadium van een zaak in werking wordt gesteld. Een grote meerderheid van de onderzoeken van het OLAF heeft een langere duur. In vele zaken kunnen lange perioden van inactiviteit worden vastgesteld. Het Comité van toezicht is van oordeel dat de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen in hun huidige vorm voor het OLAF geen beheersinstrument zijn dat erop is gericht de strategie van het onderzoek opnieuw te bekijken en de doelstellingen te verduidelijken. Dat 75 % van de onderzoeken langer dan negen maanden loopt, wijst er sterk op dat het management dringend maatregelen moet treffen.

Het verdient aanbeveling een beheerscontrolesysteem in te voeren waarmee doeltreffend wordt voorkomen dat onderzoeken vastlopen. De hoofden van de eenheden zouden dan van nabij moeten toezien op de continue voortgang van onderzoeken.

TOEKOMSTIGE ACTIE

Het Comité van toezicht zal de door de directeur-generaal voor het jaar 2007 toegezonden verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, blijven analyseren. De redenen voor het feit dat onderzoeken niet binnen de opgegeven termijnen konden worden voltooid, zullen verder worden onderzocht en er zal bijzondere aandacht worden besteed aan de medewerking van de lidstaten. Voorts zal het Comité nauwgezet blijven toezien op de ontwikkeling van een duidelijk onderzoeksbeleid en de verbetering van het beheerssysteem.

Gelet op het feit dat het OLAF na een bijeenkomst met het Comité van toezicht (1) snel verbeteringen heeft aangebracht in de inhoud van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, hoopt het Comité dat ook aan bovenstaande aanbevelingen snel gevolg zal worden gegeven. Indien de voorgestelde wijzigingen worden aangebracht, heeft het Comité van toezicht een goede basis voor zijn toekomstige analyses van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen.

---

(1)  Zie nota I/01068 van 5.2.2007.

BIJLAGE 2A

Image

Image

BIJLAGE 2B

Image

Image

BIJLAGE 3

Image

Image

---

BIJLAGE 6

ADVIES Nr. 3/2009

Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2010

Brussel, 28 mei 2009

Volgens artikel 11 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dient het Comité van toezicht van OLAF (Cvt) de onafhankelijkheid van OLAF bij de uitoefening van zijn onderzoekstaken te versterken. Om het Comité hiertoe in staat te stellen en te waarborgen dat OLAF doelmatig en doeltreffend kan functioneren, is binnen de begroting van de Commissie voor OLAF een specifiek begrotingsartikel gecreëerd. In dit kader, en gelet op de bevoegdheden die de Commissie aan het Cvt heeft verleend (1), heeft het Cvt het voorontwerp van begroting (VOB) van OLAF onderzocht en brengt het daarover het volgende advies uit.

I.   Toewijzing van middelen aan prioritaire activiteiten

Het Cvt stelt vast dat het aantal vacante posten (algemene bezettingsgraad van 94,5 % per 31 december 2008) sinds vorig jaar verder is afgenomen. Het Cvt is ingenomen met deze ontwikkeling, die ertoe zal bijdragen dat OLAF zijn activiteiten doelmatiger kan uitvoeren. Bovendien stemt het het Cvt tevreden dat een aantal van de tot op heden door „waarnemend” kaderpersoneel bezette posten is bekendgemaakt. Het Cvt gaat ervan uit dat OLAF de aanwerving van personeel voor deze posten zo spoedig mogelijk zal afronden en de personeelsselectie van de reservelijsten van de externe vergelijkende onderzoeken zal voltooien om de vacante permanente posten te bezetten.

Het VOB 2010 voorziet niet in een toename van het aantal posten, en de algehele begroting wordt in 2010 dan ook kleiner (–1,22 %). Uit de door OLAF aan het Cvt voorgelegde statistieken blijkt dat het personeel ultimo 2008 aldus was verdeeld over de diverse taken:

| Directoraat A (onderzoek en operationele taken): | 84 | (17 %) |
| --- | --- | --- |
| Directoraat B (onderzoek en operationele taken): | 84 | (17 %) |
| Directoraat C (operationele ondersteuning): | 125 | (25 %) |
| Directoraat D (administratie en algemene zaken): | 181 | (36 %) |
| Directeur-generaal en Cvt: | 25 | (5 %) |
| Totaal personeelsbestand | 499 | (100 %) |

Directoraat A (onderzoek en operationele taken):

84

(17 %)

Directoraat B (onderzoek en operationele taken):

84

(17 %)

Directoraat C (operationele ondersteuning):

125

(25 %)

Directoraat D (administratie en algemene zaken):

181

(36 %)

Directeur-generaal en Cvt:

25

(5 %)

Totaal personeelsbestand

499

(100 %)

Uit deze gegevens blijkt dat slechts een klein deel van de totale personele middelen (34 %) thans voor onderzoek wordt ingezet; voor elke onderzoeker zijn er twee ondersteunende en/of administratieve krachten. OLAF heeft uitgelegd dat het deel van het personeel dat onderzoeken verricht weliswaar klein is, maar dat ervan moet worden uitgegaan dat bijna al het personeel werkzaam is in de sector „operationele taken” van OLAF; dit kan ook zonder rechtstreeks verbonden te zijn aan een onderzoekseenheid.

Het door OLAF gemaakte onderscheid tussen onderzoek en operationele taken roept vragen op die aan de orde moeten komen in het kader van de toewijzing van middelen. Het is het Cvt niet duidelijk waarom bepaalde activiteiten tot de „operationele taken” worden gerekend, en of dit gebeurt op grond van de aard van de verrichte werkzaamheden of op grond van de toegevoegde waarde van OLAF's bijdrage op deze gebieden. Aangezien de activiteiten van OLAF steeds diverser en complexer worden (hetzij op initiatief van OLAF, hetzij op verzoek van de Commissie), is het de hoogste tijd om het belang van de tot dusver verrichte activiteiten vast te stellen en te wegen. Volgens het Cvt zou OLAF zijn activiteiten aan een algemene beoordeling moeten onderwerpen om de toewijzing en prioritering van zijn middelen te verbeteren, waarna activiteiten geleidelijk kunnen worden gestaakt of opgevoerd.

In de toelichting die OLAF het Cvt heeft verstrekt bij het VOB bevat evenmin als bij voorgaande begrotingen het geval was, uitleg over prioriteiten, middelenplanning of beleid. Er kan dan ook niet uit worden afgeleid wat de toekomstige koers van OLAF is en of OLAF zijn begroting met de verrichte activiteiten zo efficiënt mogelijk heeft gebruikt.

Het Cvt beveelt OLAF aan om met zijn toekomstige activiteiten voort te bouwen op zijn huidige troeven, kernkwaliteiten en expertise; succes is dan verzekerd. Het Cvt betwijfelt of OLAF zijn administratieve capaciteit moet versterken; deze werkzaamheden vereisen geen specialistische kennis of bekwaamheid op het gebied van fraudebestrijding, terwijl OLAF's bestaan op de lange termijn afhankelijk is van de expertise en efficiëntie van zijn onderzoeksteams.

Het Cvt benadrukt eens te meer dat het personeelsbeleid moet worden afgestemd op de vastgestelde en concrete behoeften en prioriteiten van de organisatie, zodat de bestaande middelen gericht en optimaal kunnen worden ingezet. Het Cvt vraagt zich af of de directoraten A en B het hoofd kunnen bieden aan de werkdruk, die de komende jaren waarschijnlijk zal oplopen (hierop wijzen ook de activiteitenverslagen van OLAF), nu duidelijk is dat de middelen niet zullen meegroeien. Het Cvt heeft deze punten aan de orde gesteld in zijn adviezen van 3/2008 en 2/2007 en in een aantal discussies met de directie van OLAF.

Voorts pleit het Cvt ervoor een praktische oplossing te vinden om de samenwerking tussen OLAF en DG ADMIN te verbeteren en te zorgen voor permanente opleiding van de onderzoekers. Ten tweede zou OLAF met het oog op de deskundigheidsontwikkeling van zijn personeel eens moeten nagaan hoe het zijn voordeel kan doen met interne mobiliteit en rotatie. Het is van belang te investeren in deskundigheidsontwikkeling, aangezien een deel van de onderzoekers langere tijd voor OLAF werkzaam blijft – dit geldt in het bijzonder voor tijdelijk personeel.

Verder acht het Cvt het zorgwekkend dat de invoering van een systeem voor de bevordering (of herindeling) van tijdelijk personeel zo moeilijk blijkt. Het is teleurstellend dat dit probleem vooralsnog niet is opgelost, ondanks een aantal discussies tussen het Cvt en OLAF.

Aanbevelingen:






  —

| — | OLAF dient de huidige verdeling van zijn personeel over onderzoeks- en andere operationele werkzaamheden te rechtvaardigen en te omschrijven wat er concreet onder „operationele” activiteiten wordt verstaan. |
| --- | --- |

OLAF dient de huidige verdeling van zijn personeel over onderzoeks- en andere operationele werkzaamheden te rechtvaardigen en te omschrijven wat er concreet onder „operationele” activiteiten wordt verstaan.

| — | OLAF dient zijn personeelsstrategie te baseren op een behoeftenevaluatie of een beoordeling van zijn huidige activiteiten, en meer aandacht besteden aan samenwerking met DG ADMIN, opleiding en mobiliteit van onderzoekers. |
| --- | --- |

—

OLAF dient zijn personeelsstrategie te baseren op een behoeftenevaluatie of een beoordeling van zijn huidige activiteiten, en meer aandacht besteden aan samenwerking met DG ADMIN, opleiding en mobiliteit van onderzoekers.

| — | Er dient zo spoedig mogelijk te worden overgegaan tot de bevordering van tijdelijk personeel. |
| --- | --- |

—

Er dient zo spoedig mogelijk te worden overgegaan tot de bevordering van tijdelijk personeel.

II.   Afzonderlijke uitgavenposten

De Cvt constateert dat OLAF's begroting 2010 over het geheel genomen 1,22 % lager uitvalt, door de geringere administratieve uitgaven in verband met diverse soorten personeelskosten. Het Cvt stelt tevens vast dat ondanks de algehele daling van het VOB bepaalde posten voor beheersuitgaven naar verwachting zullen groeien, met name op het gebied van „onderzoek en ontwikkeling van IT-systemen” (een toename van 35 % in twee jaar). Gelet op de bovenstaande opmerkingen over de nodige verbetering van de opleiding van onderzoekers, acht het Cvt het bovendien zorgelijk dat er voor „voortgezette beroepsopleiding, bijscholing en voorlichting van het personeel” 12 % minder lijkt te worden uitgetrokken.

Ten derde is het Cvt van mening dat het aandeel van de totale begroting dat wordt uitgetrokken voor algemene uitgaven voor dienstreizen, lokaal vervoer en andere bijkomende kosten (2,5 miljoen EUR), ondanks de afname van 2 % in 2010, nog altijd een aanzienlijk is, omdat het onderzoekspersoneel maar een klein deel uitmaakt van het totale personeelbestand. Bij toezichtactiviteiten zijn er aanwijzingen gevonden dat de beheerscontrole inzake de uitgaven voor dienstreizen voor verbetering vatbaar is.

Aanbevelingen:
  OLAF dient uitleg te verschaffen over:






  —

| — | de toegenomen uitgaven op het gebied van „onderzoek en ontwikkeling van IT-systemen”; |
| --- | --- |

de toegenomen uitgaven op het gebied van „onderzoek en ontwikkeling van IT-systemen”;

| — | de afgenomen uitgaven voor „voortgezette beroepsopleiding, bijscholing en voorlichting van het personeel”; |
| --- | --- |

—

de afgenomen uitgaven voor „voortgezette beroepsopleiding, bijscholing en voorlichting van het personeel”;

| — | de „algemene uitgaven voor dienstreizen, lokaal vervoer en andere bijkomende kosten”. |
| --- | --- |

—

de „algemene uitgaven voor dienstreizen, lokaal vervoer en andere bijkomende kosten”.

III.   Het secretariaat van het Cvt

Het Cvt blijft van mening dat de minimale vereiste van acht secretariaatsmedewerkers overeenkomt met de huidige behoeften van het Comité van toezicht, en benadrukt dat het aantal personeelsleden in OLAF's personeelsformatie voor het Cvt moet worden gereserveerd door middel van de „voetnoot” of op andere passende wijze, om deze posten specifiek voor het secretariaat te bestemmen.

Het Cvt heeft gevraagd de post van hoofd van het secretariaat en één AD-post bekend te maken. Het Cvt heeft bovendien kenbaar gemaakt graag nauw te worden betrokken bij beide selectieprocedures.

Door het arrest van het Gerecht van eerste aanleg (2) wordt de toezichthoudende taak van het Comité van toezicht ruimer, hetgeen de nodige gevolgen heeft voor de bezetting van het secretariaat in 2010. Aangezien het nieuwe mechanisme nog niet is ingevoerd, kan het Cvt de specifieke aanvullende personeelsbehoefte nog niet inschatten, maar het zal hier begin 2010 toe overgaan.

Het Cvt erkent dat het Statuut van de Europese Commissie en het daarin vervatte beoordelings- en bevorderingsstelsel momenteel niet voorzien in beoordeling van het secretariaatspersoneel door de leden van het Cvt. Het Cvt acht het echter onbevredigend dat het jaarlijkse prestatieniveau van het secretariaatspersoneel uiteindelijk wordt vastgesteld door de directeur-generaal van OLAF, zonder dat het Cvt hierbij wordt betrokken, terwijl het secretariaat onder zijn rechtstreeks gezag staat.

Aanbevelingen/opmerkingen:






  —

| — | OLAF dient acht personeelsleden voor het secretariaat te bestemmen; |
| --- | --- |

OLAF dient acht personeelsleden voor het secretariaat te bestemmen;

| — | om te waarborgen dat het Cvt zijn taken in volledige onafhankelijkheid verricht, dient het personeel van zijn secretariaat uitsluitend te worden aangesteld met toestemming van het Cvt; |
| --- | --- |

—

om te waarborgen dat het Cvt zijn taken in volledige onafhankelijkheid verricht, dient het personeel van zijn secretariaat uitsluitend te worden aangesteld met toestemming van het Cvt;

| — | het huidige beoordelings- en bevorderingsstelsel voor het personeel van het Cvt-secretariaat is niet adequaat. |
| --- | --- |

—

het huidige beoordelings- en bevorderingsstelsel voor het personeel van het Cvt-secretariaat is niet adequaat.

IV.   Conclusie

Het Cvt steunt OLAF's begrotingsvoorstel voor 2010, op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de hierboven gedane aanbevelingen.

Overeenkomstig artikel 6, lid 2, van het Besluit van de Commissie van 28 april 1999 dient dit advies door OLAF te worden voorgelegd aan de begrotingsautoriteit. Ook zou het Cvt graag regelmatig op de hoogte worden gehouden van de maatregelen die OLAF heeft getroffen ter uitvoering van de in dit advies opgenomen aanbevelingen.

---

(1)  Artikel 6 van het Besluit van de Commissie van 28 april 1999.

(2)  T-48/05 Francet en Byk/Europese Commissie.

---