# Jurnalul Oficial C 314/2009

| | ISSN 1830-3668
  doi:10.3000/18303668.C_2009.314.rum |
| --- | --- |
| Jurnalul Oficial
  al Uniunii Europene | C 314 |
| | |
| Ediţia în limba română | Comunicări şi informări | Anul 5222 decembrie 2009 |

ISSN 1830-3668

doi:10.3000/18303668.C_2009.314.rum

Jurnalul Oficial

al Uniunii Europene

C 314

Ediţia în limba română

Comunicări şi informări

Anul 5222 decembrie 2009

---

| Informarea nr. | Cuprins | Pagina |
| --- | --- | --- |
| | IV   Informări |
| | INFORMĂRI PROVENIND DE LA INSTITUȚIILE ȘI ORGANELE UNIUNII EUROPENE |
| | Comisie |
| | Comitetul de supraveghere a OLAF |
| 2009/C 314/01 | Raportul de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF (iunie 2008 – mai 2009) | 1 |

Informarea nr.

Cuprins

Pagina

IV   Informări

INFORMĂRI PROVENIND DE LA INSTITUȚIILE ȘI ORGANELE UNIUNII EUROPENE

Comisie

Comitetul de supraveghere a OLAF

2009/C 314/01

Raportul de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF (iunie 2008 – mai 2009)

1

| RO | |
| --- | --- |

RO

---

IV Informări

INFORMĂRI PROVENIND DE LA INSTITUȚIILE ȘI ORGANELE UNIUNII EUROPENE

Comisie

Comitetul de supraveghere a OLAF

| 22.12.2009 | RO | Jurnalul Oficial al Uniunii Europene | C 314/1 |
| --- | --- | --- | --- |

22.12.2009

RO

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

C 314/1

---

Raportul de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF

iunie 2008 – mai 2009

(2009/C 000/01)

Membrii Comitetului de supraveghere a OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZPreședinteProcuror la Curtea Supremă, SpaniaKálmán GYÖRGYIConsilier-șef al ministrului justiției și aplicării legii,Procuror General al Republicii Ungaria (pensionat), UngariaPeter STRÖMBERGDirector al Comisiei de supraveghere a contabililor publici, SuediaDiemut R. THEATOFost parlamentar european, fost președinte al Comisiei pentru control bugetar, GermaniaRosalind WRIGHTPreședinte al Grupului consultativ privind frauda, Regatul Unit

CUPRINS

CUVÂNT ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI LA RAPORTUL DE ACTIVITATE AL COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

INTRODUCERE

| I | METODELE DE LUCRU ALE COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE |
| --- | --- |

I

| I – 1. | Reuniuni |
| --- | --- |

I – 1.

| I – 2. | Raportori |
| --- | --- |

I – 2.

| I – 3. | Secretariatul |
| --- | --- |

I – 3.

| II | FUNCȚIA DE INVESTIGARE A OLAF |
| --- | --- |

II

| II – 1. | Monitorizarea funcției de investigare a OLAF: consolidarea independenței OLAF |
| --- | --- |

II – 1.

| II – 1.1. | Monitorizarea regulată, pe baza informațiilor trimise Comitetului de supraveghere de către directorul general al OLAF [articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999] |
| --- | --- |

II – 1.1.

| II – 1.1.1. | Investigații aflate în curs de peste nouă luni |
| --- | --- |

II – 1.1.1.

| II – 1.1.2. | Recomandări adresate instituțiilor |
| --- | --- |

II – 1.1.2.

| II – 1.1.3. | Cazuri care necesită transmiterea informațiilor către autoritățile judiciare naționale: efectul hotărârii Tribunalului de Primă Instanță în cauza T-48/05 |
| --- | --- |

II – 1.1.3.

| II – 1.2. | Politica „de minimis” a OLAF: nereguli minore care pot fi soluționate în mod satisfăcător de alte servicii |
| --- | --- |

II – 1.2.

| II – 1.3. | Monitorizarea regulată la inițiativa Comitetului de supraveghere [articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999] |
| --- | --- |

II – 1.3.

| II – 1.3.1. | Planificarea și conducerea strategică a investigațiilor |
| --- | --- |

II – 1.3.1.

| II – 2. | Normele procedurale de investigare ale OLAF: Manualul OLAF – Proceduri operaționale |
| --- | --- |

II – 2.

| II – 3. | Organizarea administrativă, politica bugetară și de personal în raport cu funcția de investigare a OLAF |
| --- | --- |

II – 3.

| III | RELAȚIILE CU OLAF, INSTITUȚIILE UNIUNII EUROPENE, PARTENERII OLAF ȘI PĂRȚILE INTERESATE |
| --- | --- |

III

| III – 1. | Relațiile cu OLAF |
| --- | --- |

III – 1.

| III – 2. | Relațiile cu instituțiile comunitare, cu partenerii OLAF și cu părțile interesate |
| --- | --- |

III – 2.

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

ANEXA 1 Calendarul şedinţelor Comitetului de supraveghere

ANEXA 2 Lista avizelor adoptate de CS între 1 iunie 2008 şi 31 mai 2009

ANEXA 3 Avizul nr. 5/2008 - Politica de minimis a OLAF

ANEXA 4 Avizul nr. 1/2009 - Planul anual de gestionare al OLAF pentru anul 2009

ANEXA 5 Avizul nr. 2/2009 - Rapoartele OLAF privind investigațiile aflate în curs de peste nouă luni

ANEXA 6 Avizul nr. 3/2009 - Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru anul 2010

CUVÂNT ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI LA RAPORTUL DE ACTIVITATE AL COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

Am plăcerea de a prezenta cel de-al treilea Raport de activitate al actualului Comitet de supraveghere (CS) a OLAF pentru perioada iunie 2008 – mai 2009.

Odată cu încheierea primului mandat al CS și pe baza experienței dobândite pe parcursul acestor trei ani, sperăm să ne menținem angajamentul ferm de îmbunătățire a eficacității OLAF în îndeplinirea importantei sarcini care a fost atribuită Comitetului de supraveghere și să desfășurăm o activitate intensă pentru consolidarea independenței OLAF.

CS are rolul de a consolida și garanta independența OLAF și de a-l sprijini pe directorul general al OLAF în îndeplinirea mandatului acestuia într-un mod în care îi poate oferi Oficiului European de Luptă Antifraudă asistența și consilierea necesară pentru a-i permite să funcționeze eficient ca investigator administrativ, pe deplin independent de presiuni și intervenții externe nejustificate. Cu cât OLAF este mai riguros și mai imparțial în rolul său operațional, cu atât va putea să se protejeze mai bine în fața criticilor nejustificate din orice sursă și astfel să se asigure că poate să își îndeplinească funcțiile în deplină independență.

CS și-a bazat activitatea principală pe monitorizarea regulată a investigațiilor OLAF. Un exemplu al activității noastre în acest sens este avizul CS nr. 2/2009 privind cazurile deschise de peste nouă luni. Utilizând o metodologie riguroasă în analiza rapoartelor de caz individuale, acest aviz scoate în evidență o serie de neajunsuri în desfășurarea investigațiilor, unele dintre acestea având legătură cu factorii operaționali, iar altele fiind rezultatul deficiențelor de planificare sau de organizare la nivel intern. CS a recomandat modificarea metodelor operaționale ale OLAF, în speranța că acestea vor contribui la depășirea acestor probleme.

CS a susținut în permanență că este necesar să existe norme procedurale clare care să fie folosite pentru ghidarea investigatorilor OLAF și cu care ar trebui să fie familiarizate și persoanele care fac obiectul investigațiilor, pentru a-și putea proteja drepturile. Este de necontestat faptul că Manualul de proceduri din 2005 al OLAF în vigoare în prezent, nu îndeplinește aceste cerințe. CS a păstrat confidențialitatea asupra activității desfășurate de OLAF în această perioadă în vederea actualizării Manualului; deși s-au înregistrat progrese, această activitate nu s-a încheiat încă, rămânând multe de făcut până la finalizarea unui ghid practic pentru investigatori.

Restricțiile bugetare care afectează toate instituțiile europene au același impact și asupra OLAF. Bugetul pe 2010 nu include posturi suplimentare în cadrul oficiului, motiv pentru care trebuie depuse și mai multe eforturi pentru a îmbunătăți planificarea, gestionarea și utilizarea satisfăcătoare a resurselor existente. CS a solicitat încă o dată Oficiului European de Luptă Antifraudă să aloce majoritatea resurselor de personal activității sale de bază, respectiv investigațiilor operaționale.

Reforma temeiului juridic pentru OLAF, Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, a făcut obiectul unor intense dezbateri pe parcursul perioadei vizate de prezentul raport, în cadrul Comisiei pentru control bugetar a Parlamentului European (COCOBU), care au culminat cu aprobarea rezoluției Parlamentului European din 18 decembrie 2008 referitoare la opinia Consiliului în privința revizuirii Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 (Regulamentul OLAF). Deoarece cunoaște importanța acestei reforme, CS a urmărit să participe la dezbatere în mod activ și constructiv, înaintând propuneri către COCOBU cu privire la guvernanța CS în noul Regulament.

CS a insistat asupra necesității de a se menține funcția de monitorizare regulată a investigațiilor, aceasta fiind cea mai bună metodă de garantare a independenței OLAF.

CS constată cu satisfacție că OLAF a luat măsuri pentru a pune în aplicare numeroase recomandări ale CS. S-au înregistrat progrese în special în punerea în aplicare a unei politici „de minimis”. Cu toate acestea, aspectele legate de conducerea investigațiilor, în special cu privire la durata investigațiilor și la sistemele de control și supraveghere, nu au fost soluționate încă.

Anul acesta, OLAF își sărbătorește, de asemenea, a zecea aniversare. Această aniversare este o bună oportunitate de a reflecta asupra modului în care OLAF și-a îndeplinit rolul - combaterea fraudei, a corupției și a altor activități ilegale care dăunează intereselor financiare ale UE, prin desfășurarea unor investigații independente, precum și asupra modului în care intenționează să procedeze în viitor.

OLAF se bucură de o experiență excepțională, de 10 ani, în desfășurarea de investigații interne și externe, care au și o dimensiune internațională. Importanța și reputația acestuia sunt în continuă creștere. Pe baza realizărilor și experienței sale, OLAF trebuie să rămână un actor-cheie în angajamentul european de combatere a fraudei și a corupției. CS consideră că OLAF trebuie să joace un rol semnificativ în instituirea unui Parchet European, așa cum se prevede în Tratatul de la Lisabona.

CS este pregătit să susțină OLAF în eforturile sale de a-și îmbunătăți calitatea muncii și de a-și proteja independența.

Aș dori să mulțumesc secretariatului CS pentru munca pe care a depus-o în această perioadă.

INTRODUCERE

CS al OLAF a fost înființat pentru a consolida și garanta independența OLAF și pentru a oferi asistență directorului general în îndeplinirea atribuțiilor acestuia. CS emite avize în atenția directorului general al OLAF și trebuie să prezinte instituțiilor un raport anual privind activitățile sale. Acest al treilea raport se referă la activitățile întreprinse de CS în perioada iunie 2008 – mai 2009.

În cel de-al doilea raport de activitate, CS a subliniat necesitatea ca OLAF să restrângă durata excesivă a anumitor investigații, să stabilească proceduri de investigare, termene și mecanisme interne de control precise, pentru a evita posibile conflicte de interese în cursul investigațiilor. În plus, s-a sugerat ca magistrații din cadrul Unității pentru consiliere juridică și judiciară să fie pe deplin implicați în investigații încă de la început, pentru ca timpul atribuit cazurilor să nu fie depășit și pentru a asigura colectarea probelor utile pentru autoritățile judiciare naționale.

Raportul a fost discutat cu vicepreședintele Comisiei, dl. Siim Kallas, secretarul-general al Comisiei, dna. Catherine Day, Comisia pentru control bugetar a Parlamentului European (COCOBU) și Grupul de lucru al Consiliului pentru combaterea fraudei, în timpul președinției franceze. CS și-a exprimat mulțumirea cu privire la feedback-ul pozitiv și sprijinul primit. Dl. Franz-Hermann Brüner, directorul general OLAF, a apreciat abordarea constructivă a CS și a afirmat că majoritatea recomandărilor cuprinse în avizele CS au fost puse în aplicare sau sunt în curs de punere în aplicare.

În această perioadă, președintele CS a fost dl Luis López Sanz-Aranguez.

I   METODELE DE LUCRU ALE COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

I – 1.   Reuniuni

Au avut loc zece reuniuni plenare ale CS la Bruxelles (1). Reuniunile CS nu sunt deschise publicului și toate documentele aferente sunt confidențiale, cu toate că procesele-verbale ale ședințelor sunt puse la dispoziția OLAF și a secretariatelor generale ale Parlamentului European, Consiliului și Comisiei Europene din motive de transparență și pentru a informa aceste instituții, în mod regulat, cu privire la activitățile CS.

La fel cum s-a procedat și în cursul perioadei precedente de raportare, CS a continuat practica de a invita directorul general al OLAF și mai mulți membri ai personalului OLAF la ședințele sale, pentru a discuta și a se informa cu privire la orice aspecte relevante pentru activitățile CS și pentru a informa OLAF cu privire la activitățile CS. Părțile interesate ale CS și partenerii OLAF au participat, de asemenea, uneori, la ședințele CS, la invitația acestuia din urmă.

I – 2.   Raportori

Avizele CS transmise directorului general al OLAF au fost adoptate în unanimitate de către membrii CS și au fost în continuare desemnați raportori
   (2), pentru a crește eficiența pregătirii și urmăririi anumitor aspecte de interes pentru CS. Astfel, un membru al CS este desemnat ca raportor pentru un anumit domeniu de activitate al CS - de exemplu, examinarea rapoartelor de caz privind investigațiile aflate în curs de peste nouă luni, desfășurarea politicii „de minimis”, bugetul OLAF, Manualul operațional al OLAF etc. și lucrează împreună cu secretariatul CS pentru pregătirea unui proiect de aviz care urmează a fi discutat cu CS în vederea adoptării.

I – 3.   Secretariatul

Responsabilitățile secretariatului CS sunt definite în Regulamentul de procedură al CS (3), care stipulează că secretariatul are un rol esențial, facilitând și contribuind la îndeplinirea tuturor sarcinilor întreprinse de CS și asigurând independența deplină a CS în îndeplinirea mandatului său legal.

În această perioadă, CS a solicitat publicarea unui anunț privind postul de șef al secretariatului, care urma să devină vacant în iulie, la nivel de director, pentru a asigura independența procedurii de selecție. În urma discuțiilor cu vicepreședintele, dl. Siim Kallas, anunțul a fost publicat pentru șef de unitate, specificându-se însă faptul că șeful secretariatului se află în subordinea președintelui CS și este responsabil înaintea acestuia.

Numirile membrilor secretariatului CS ar trebui să se facă numai în acord cu CS, asigurând astfel independența CS în îndeplinirea sarcinilor sale (4). OLAF și Comisia au acceptat necesitatea implicării CS în procesul de recrutare pentru acest post important.

Ca urmare a hotărârii Tribunalului de Primă Instanță (5), rolul de monitorizare al CS va fi extins, ceea ce va avea implicații pentru personalul secretariatului în 2010. Deoarece noul mecanism nu funcționează încă, CS nu poate evalua nevoile suplimentare specifice de personal, însă le va evalua la începutul anului 2010.

CS constată că normele Comisiei Europene privind personalul și sistemul de evaluare și de promovare nu le permit, în prezent, membrilor CS să evalueze performanța personalului secretariatului. Cu toate acestea, CS consideră nesatisfăcător faptul că nivelul anual de performanță al personalului secretariatului este decis în ultimă instanță de către directorul general al OLAF și că CS nu are nicio implicare în acest exercițiu, în pofida faptului că secretariatul se află sub autoritatea sa directă.

II   FUNCȚIA DE INVESTIGARE A OLAF

II – 1.   Monitorizarea funcției de investigare a OLAF: consolidarea independenței OLAF

Funcția principală a CS este de a monitoriza funcția de investigare a OLAF, pentru a se asigura că independența acestuia nu este compromisă.

CS a examinat problema independenței într-un context larg, ținând seama de rolul său. CS cunoaște riscul unei influențe nejustificate în momentul inițierii unei investigații, pe parcursul sau la încheierea acesteia, care poate proveni din orice sursă. Există potențiale pericole care vin din partea guvernelor, instituțiilor, organismelor sau agențiilor, dar și din partea persoanelor fizice sau juridice, care fac obiectul investigației, sau din surse externe. Există presiuni mai subtile, care ar putea afecta independența OLAF în îndeplinirea funcției sale de investigare. Acestea pot include:

| — | eforturile instituțiilor, organismelor sau organizațiilor de a împiedica OLAF să inițieze o investigație sau de a împiedica desfășurarea acesteia; |
| --- | --- |

—

eforturile instituțiilor, organismelor sau organizațiilor de a împiedica OLAF să inițieze o investigație sau de a împiedica desfășurarea acesteia;

| — | oprirea sau întârzierea transmiterii de probe sau de documente către OLAF, pentru a îngreuna activitatea de investigare a acestuia; |
| --- | --- |

—

oprirea sau întârzierea transmiterii de probe sau de documente către OLAF, pentru a îngreuna activitatea de investigare a acestuia;

| — | restricționarea nejustificată a resurselor financiare sau umane ale OLAF, inclusiv restricțiile privind numărul sau vechimea posturilor. |
| --- | --- |

—

restricționarea nejustificată a resurselor financiare sau umane ale OLAF, inclusiv restricțiile privind numărul sau vechimea posturilor.

Identificarea unei presiuni nejustificate asupra OLAF, care ar putea duce la compromiterea independenței acestei instituții, se poate face numai prin eforturi susținute în vederea examinării unui eșantion reprezentativ de cazuri diferite și discutării acestora cu investigatorii, administratorii și directorii OLAF.

În consecință, s-au purtat discuții în acest sens cu OLAF, în vederea definirii unui proiect de modul pentru un Sistem de monitorizare a cazurilor (SMC), pentru a permite CS și secretariatului accesul la o listă lungă de cazuri relevante. Implicațiile privind protecția datelor cu caracter personal, rezultate ca urmare a acordării accesului CS și secretariatului său la SMC și aspectele legate de acestea fac în prezent obiectul discuțiilor cu Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD) și cu serviciul juridic al Comisiei.

Articolul 22a din Statutul funcționarilor obligă orice funcționar să își informeze superiorii, Secretariatul general sau direct OLAF dacă i se aduc la cunoștință fapte din care se poate presupune existența unei posibile activități ilegale sau a unei conduite, în raport cu exercitarea atribuțiilor profesionale, care poate constitui o gravă neîndeplinire a obligațiilor funcționarilor Comunităților (6).

În acord cu CS, directorul general al OLAF a informat personalul OLAF cu privire la posibilitatea alternativă ca membrii personalului OLAF să raporteze președintelui Comitetului de supraveghere orice informații faptice și dovezi privind posibile activități ilegale sau abateri profesionale grave în cadrul OLAF de care aceștia au cunoștință (7). În cursul perioadei de raportare nu s-au primit astfel de rapoarte.

În exercițiile de monitorizare efectuate de CS, legate de raportul privind cazurile deschise de peste nouă luni, acesta nu a identificat nicio amenințare efectivă asupra independenței operaționale a OLAF.

II – 1.1.   Monitorizarea regulată, pe baza informațiilor trimise Comitetului de supraveghere de către directorul general al OLAF [articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999]

II – 1.1.1.   Investigații aflate în curs de peste nouă luni

Directorul general al OLAF prezintă Comitetului de supraveghere un raport lunar cuprinzând un rezumat al fiecărei investigații aflate în curs de peste nouă luni (denumite în continuare „rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni”). „Rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” prezintă motivele pentru care investigațiile nu au fost încheiate și termenul preconizat pentru încheierea fiecărui caz.

CS a emis un aviz (8) pe baza a 275 de „rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni” (din 424 cazuri active), pentru perioada ianuarie 2007 – decembrie 2008 și pe baza a 115 „evaluări ale informațiilor inițiale” redactate de investigatorii OLAF înainte de luarea unei decizii de deschidere a unei investigații, pe perioada martie – decembrie 2008. Aceste „evaluări ale informațiilor inițiale” cuprind și „sugestiile de acțiune inițiale”.

CS a dorit să clarifice dacă procentul mare de investigații aflate în curs timp de peste nouă luni (peste 78 % în decembrie 2008) se datorează unor cauze obiective și inevitabile. CS poate monitoriza numai durata investigațiilor OLAF, în vederea excluderii interferențelor externe sau a deciziilor părtinitoare în cazul în care întârzierile se datorează unor cauze obiective și verificabile. S-a acordat o atenție deosebită duratei preconizate pentru încheierea investigațiilor și stabilirii dacă investigațiile au fost desfășurate continuu, pe o perioadă proporțională cu circumstanțele și complexitatea cazului (9).

S-a efectuat o analiză, iar rapoartele au fost clasificate în funcție de tipurile de activități realizate de OLAF. O constatare importantă într-un mare număr de cazuri a fost că motivul declarat în raport, pentru care investigația se afla în curs de peste nouă luni, nu era adesea susținut de circumstanțele prezentate în dosarul de investigații sau chiar în raportul în sine. Astfel, motivele declarate ale întârzierilor sunt adesea nesigure și pot determina OLAF să formuleze concluzii care induc în eroare. Declararea unor motive false privind întârzierile poate îngreuna eforturile OLAF de asigurare a unor resurse de personal și a unor resurse bugetare adecvate cazurilor și, în general, poate îngreuna gestionarea eficientă a investigațiilor și nu permite evaluarea corectă a măsurii în care procentul mare de întârzieri în investigații este justificat.

S-a observat, de asemenea, că șefii de unitate și directorii au contrasemnat adesea rapoarte de caz care indicau motive false pentru nefinalizarea cazurilor. Aceasta indică faptul că supravegherea și controlul gestionării zilnice a investigațiilor sunt inadecvate.

S-a observat absența unor motive obiective și verificabile specifice pentru întârzierea investigațiilor, iar CS a recomandat reexaminarea întregului proces de raportare la nouă luni, pentru a-i permite acestuia să stabilească motivele reale ale acestor întârzieri. În acest sens, CS a făcut recomandări specifice cu privire la modul de acțiune (10).

CS a identificat o gravă problemă de calitate în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni”, și anume faptul că adesea nu se face referire la perioada de timp preconizată pentru finalizarea investigațiilor. Indicarea „perioadei de timp preconizate pentru finalizare” nu este numai o obligație legală a OLAF față de CS, ci și un instrument esențial pentru gestionarea investigațiilor și evitarea consecințelor negative ale duratei excesive a acestora. CS recomandă, la fel ca în avizele sale anterioare, ca rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni să fie utilizate ca un instrument pentru gestionarea eficientă a investigațiilor.

Buna planificare a investigațiilor este esențială pentru realizarea unor investigații direcționate și de succes. Astfel, CS recomandă ca OLAF să dezvolte un sistem care să cuprindă planuri detaliate de investigare pentru fiecare investigație deschisă. OLAF a răspuns favorabil la această sugestie, însă CS așteaptă să primească propunerea sa de acțiune în scris.

II – 1.1.2.   Recomandări adresate instituțiilor

Directorul general al OLAF are obligația să informeze CS cu privire la cazurile în care o instituție, un organism sau o agenție vizată nu au acționat în conformitate cu recomandările formulate de OLAF (11). În perioada de raportare, nu s-au raportat astfel de cazuri către CS.

II – 1.1.3.   Cazuri care necesită transmiterea informațiilor către autoritățile judiciare naționale: efectul hotărârii Tribunalului de Primă Instanță în cauza T-48/05

În perioada de raportare, CS a analizat 36 de rapoarte de cazuri prezentate de OLAF, care trebuiau transmise către autoritățile judiciare naționale. Rapoartele sunt prezentate în cadrul ședințelor CS de către magistrații unității pentru consiliere juridică și judiciară.

CS face o analiză preliminară care îi permite să discute problemele cu reprezentanții OLAF și să înțeleagă aspectele de fond și de procedură ale fiecărui caz. CS acordă o atenție deosebită calității raportului, în vederea identificării cazurilor care nu pot fi preluate de autoritățile judiciare naționale pe motive de prescripție, din cauza lipsei evidente de probe sau din alte motive. În trecut, CS a identificat mai multe cazuri în care prescripția a constituit o problemă. În această perioadă, au existat semnificativ mai puține cazuri în care autoritățile judiciare naționale au fost împiedicate să ia măsuri pe motive de prescripție. CS a remarcat, de asemenea, o îmbunătățire a calității informațiilor furnizate în rapoarte, în special a analizei presupuselor infracțiuni și a normelor aplicabile în statul membru în care este transmis raportul.

Pe perioada acestui raport, CS a constatat cu îngrijorare că magistrații au un rol din ce în ce mai puțin semnificativ în cadrul unității pentru consiliere juridică și judiciară. Magistrații au un rol unic și valoros în cadrul OLAF ca principal punct de contact cu autoritățile judiciare naționale, asigurându-se că probele din dosarele transmise autorităților judiciare naționale sunt conforme cu cerințele legale ale statului membru în cauză.

În consecință, CS solicită OLAF să utilizeze pe deplin serviciile magistraților în aceste domenii, încă de la începutul procesului de investigare. Magistrații ar trebui, de asemenea, să aibă în vedere eventuala încălcare a drepturilor fundamentale ale părților implicate în investigație și ar trebui consultați de investigatori în cazul în care apare o problemă legată de drepturile fundamentale. Aceste dispoziții ar trebui precizate în mod clar în noul manual operațional, așa cum au fost precizate și anterior.

Efectul hotărârilor și deciziilor recente

În multe cazuri, rapoartele de caz au fost analizate de CS după transmiterea acestora către autoritățile judiciare naționale.

Cu toate acestea, într-o recentă hotărâre a Tribunalului de Primă Instanță (12), Curtea a decis că lipsa de informare a CS înainte de transmiterea rapoartelor de caz către autoritățile judiciare naționale constituie o încălcare a articolului 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999. Această hotărâre prevedea, de asemenea, necesitatea consultării CS înainte de transmiterea rapoartelor, în vederea protejării drepturilor fundamentale.

Consecințele acestui ultim considerent al hotărârii păreau, în principiu, să depășească responsabilitățile CS, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1073/1999. CS și-a manifestat îngrijorarea față de implicațiile acestei decizii. Acestea includeau obligația juridică a CS de a nu interveni în desfășurarea investigațiilor în curs, caracterul neobligatoriu al avizelor CS, incapacitatea CS de a împiedica transmiterea rapoartelor de caz către autoritățile judiciare naționale, care este responsabilitatea exclusivă a OLAF, precum și necesitatea de a examina întreaga documentație pentru fiecare caz, fapt ce îngreunează și mai mult munca secretariatului CS, deja suprasolicitat. Din toate aceste motive, CS a recomandat Comisiei să introducă un recurs împotriva hotărârii Tribunalului de Primă Instanță (13). Cu toate acestea, Comisia a decis să nu introducă un recurs împotriva acestei hotărâri.

În aceste condiții, CS a hotărât să stabilească noi metode de lucru împreună cu OLAF, pentru a pune în aplicare decizia Tribunalului. Protejarea drepturilor fundamentale în cadrul unei investigații este o obligație permanentă. Până la raportarea cazului către CS, rolul CS de a stabili dacă drepturile fundamentale au fost respectate este doar retroactiv. Avizele pe care CS le poate emite în această etapă nu au nicio valoare practică într-un caz anume.

OLAF intenționează să transmită rapoartele de caz către CS cu cinci zile lucrătoare înainte de a le transmite autorităților judiciare naționale. CS propune să solicite OLAF furnizarea unui raport cu privire la fiecare caz, care să prezinte în detaliu modul de abordare a drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale. În cazurile în care par să existe motive de îngrijorare cu privire la respectarea drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale, CS va solicita accesul la întregul dosar.

În această privință, CS dorește să fie informat cu privire la toate plângerile primite sau examinate de OLAF, provenind de la părțile implicate într-o investigație în care par a fi fost încălcate drepturile fundamentale și garanțiile procedurale. Într-adevăr, CS dorește să primească informații de la OLAF cu privire la toate cazurile, nu doar cu privire la cazurile transmise autorităților judiciare naționale în care s-a primit o plângere legată de un presupus abuz al drepturilor fundamentale și al garanțiilor procedurale.

Cele mai recente constatări ale Tribunalului Funcției Publice al Uniunii Europene (14) și ale Ombudsmanului European (15) subliniază necesitatea ca OLAF să țină seama de obligația respectării drepturilor procedurale ale indivizilor care fac obiectul unei investigații.

II – 1.2.   Politica „de minimis” a OLAF: nereguli minore care pot fi soluționate în mod satisfăcător de alte servicii

CS a analizat politica „de minimis” a OLAF în contextul examinării modului în care OLAF gestionează conflictul dintre necesitatea de a aborda problema neregulilor la limita inferioară a scalei delictelor și maximizarea resurselor limitate ale OLAF. CS a urmărit în special să evalueze dacă metoda „de minimis” utilizată în prezent este eficace și eficientă și corespunde nevoilor actuale ale OLAF.

Pe baza unui exercițiu în care au fost analizate 45 de cazuri selectate (16), cu un impact financiar estimat la mai puțin de 50 000 EUR, CS a constatat următoarele:

| — | actualul manual de proceduri operaționale nu include criterii exacte „de minimis” pentru selectarea și prelucrarea unor cazuri „de minimis” în oricare dintre domeniile în care OLAF desfășoară operațiuni; |
| --- | --- |

—

actualul manual de proceduri operaționale nu include criterii exacte „de minimis” pentru selectarea și prelucrarea unor cazuri „de minimis” în oricare dintre domeniile în care OLAF desfășoară operațiuni;

| — | alocarea resurselor pentru investigațiile interne „de minimis” nu reflectă cea mai bună utilizare a resurselor. Este necesar nu atât să se decidă deschiderea unei investigații OLAF, cât să se precizeze rolul OLAF în raport cu politica de toleranță zero în cadrul investigațiilor interne, să se decidă modul în care trebuie tratate informațiile primite și modul în care trebuie transmise informațiile primite cu privire la delictele minore și/sau la cazurile cu un impact redus către alte servicii ale Comisiei. OLAF nu poate să prelucreze toate informațiile primite și ar trebui să își împartă atribuțiile cu alte servicii ale Comisiei, dacă este cazul; |
| --- | --- |

—

alocarea resurselor pentru investigațiile interne „de minimis” nu reflectă cea mai bună utilizare a resurselor. Este necesar nu atât să se decidă deschiderea unei investigații OLAF, cât să se precizeze rolul OLAF în raport cu politica de toleranță zero în cadrul investigațiilor interne, să se decidă modul în care trebuie tratate informațiile primite și modul în care trebuie transmise informațiile primite cu privire la delictele minore și/sau la cazurile cu un impact redus către alte servicii ale Comisiei. OLAF nu poate să prelucreze toate informațiile primite și ar trebui să își împartă atribuțiile cu alte servicii ale Comisiei, dacă este cazul;

| — | Comisia a adoptat o politică de toleranță zero, însă aceasta nu obligă OLAF să ancheteze cazurile de mici dimensiuni, în special investigațiile interne, atâta timp cât există alte organisme care pot prelua aceste investigații de dimensiuni mici. În viitor, OLAF nu va trebui să investigheze toate informațiile primite, chiar dacă acestea sunt de competența sa juridică; |
| --- | --- |

—

Comisia a adoptat o politică de toleranță zero, însă aceasta nu obligă OLAF să ancheteze cazurile de mici dimensiuni, în special investigațiile interne, atâta timp cât există alte organisme care pot prelua aceste investigații de dimensiuni mici. În viitor, OLAF nu va trebui să investigheze toate informațiile primite, chiar dacă acestea sunt de competența sa juridică;

| — | în anumite domenii ale investigațiilor externe (și ale asistenței, monitorizării și coordonării), s-a convenit asupra unei politici „de minimis” în cadrul planului anual de gestionare, însă aceasta rămâne în mare parte teoretică și trebuie să fie dezvoltată în continuare, analizată și pusă efectiv în practică. |
| --- | --- |

—

în anumite domenii ale investigațiilor externe (și ale asistenței, monitorizării și coordonării), s-a convenit asupra unei politici „de minimis” în cadrul planului anual de gestionare, însă aceasta rămâne în mare parte teoretică și trebuie să fie dezvoltată în continuare, analizată și pusă efectiv în practică.

În aprilie 2009, a avut loc o reuniune între CS și conducerea OLAF pentru a discuta asupra politicii „de minimis”, iar CS constată cu satisfacție că există un consens general cu privire la necesitatea urgentă de instituire a unei politici „de minimis” mai eficace și mai eficiente, în toate domeniile de investigare. CS constată cu satisfacție o mai strânsă colaborare între Direcția A - Investigații și operațiuni - și Oficiul de investigație și de disciplină al Comisiei (IDOC), pentru a clarifica repartizarea sarcinilor între cele două și a convenit asupra unor praguri „de minimis” în ceea ce privește investigațiile externe (sectorul vamal și cel agricol, SAPARD și fondurile structurale).

Având în vedere că OLAF dispune de resurse extrem de limitate pentru investigații și că acesta trebuie să efectueze investigații privind cazuri grave de fraudă și nereguli, CS încurajează OLAF să găsească o cale pentru a se concentra asupra unor cazuri mai complexe și mai grave, astfel încât să se asigure cel mai bun raport cost/eficiență pentru Comunitate.

II – 1.3.   Monitorizarea regulată la inițiativa Comitetului de supraveghere [articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999]

II – 1.3.1.   Planificarea și conducerea strategică a investigațiilor

În cursul perioadei de raportare, CS a început un exercițiu de revizuire, analizând modul în care unitățile de investigare și de operare apreciază și planifică „evaluările informațiilor inițiale” înainte de deschiderea investigațiilor și „rapoartele finale de caz” și a purtat o serie de discuții utile cu personalul OLAF și cu membrii conducerii, atât din cadrul Direcției A, cât și al Direcției B de Investigații și operațiuni. CS a fost impresionat de eficiența și profesionalismul cu care au fost tratate cazurile în Direcția B și o serie de cazuri din Direcția A. CS constată cu satisfacție că după o lungă perioadă de incertitudine, a fost în cele din urmă numit un director pentru Direcția A „Investigații și operațiuni I”. CS anticipează că aceasta va conduce la îmbunătățirea pe termen lung a modului de gestionare și de conducere a investigațiilor din această direcție.

În această perioadă de raportare, CS a examinat aproximativ 40 de formulare de „evaluare a informațiilor inițiale” și rapoartele „finale de caz” aferente. Sunt examinate motivele pentru care au fost deschise cazurile, impactul financiar și dacă s-au stabilit anumite calendare pentru investigații. Examinarea modului în care sunt planificate cazurile și conducerea strategică a cazurilor reprezintă o parte esențială a activității CS de monitorizare a investigațiilor, pentru a stabili dacă principiile independenței, imparțialității și legalității sunt respectate.

CS constată cu satisfacție că se iau măsuri de îmbunătățire a gestionării investigațiilor.

CS a examinat Planul anual de gestionare al OLAF. Prioritățile operaționale ale acestui plan sunt în continuare teoretice, iar exercițiile de monitorizare efectuate până în prezent indică faptul că, în practică, aceste priorități nu sunt utilizate pentru a se stabili dacă au fost deschise cazuri sau nu. Pentru OLAF, nu există sau există o diferență foarte mică între investigații și alte cazuri (precum cazurile de asistență penală sau cazurile de coordonare) și tratează toate cazurile în mod egal, deși OLAF joacă roluri foarte diferite în aceste domenii.

Din această cauză și a deoarece evaluarea plângerilor și a informațiilor este efectuată de către echipele care realizează ulterior investigațiile, este foarte dificil să se gestioneze volumul tot mai mare de informații primite și să se realizeze o alocare eficientă a sarcinilor. În opinia CS, măsurile luate până în prezent de către conducerea OLAF în legătură cu deschiderea cazurilor ar trebui să fie mai clare.

Obiectivele investigației rămân vagi, iar acest fapt afectează evoluția investigației, durata acesteia și utilizarea resurselor. CS recomandă ajungerea la un consens și stabilirea unor intervale sau termene limită pentru toate etapele ciclului de investigații, inclusiv pentru activitățile de evaluare și de urmărire, iar sistemul de evaluare a rezultatelor pe baza indicatorilor cheie de performanță trebuie consolidat în continuare.

La începutul fiecărei investigații, echipa de investigații ar trebui să elaboreze un plan detaliat al investigației, astfel încât să poată fi previzionată data la care va fi luată decizia finală. Acest plan ar trebui să cuprindă fiecare etapă prevăzută a investigației și să fie însoțit de un calendar preliminar pentru fiecare etapă. CS își propune să formuleze un aviz suplimentar, mai complet, cu privire la planificarea investigației (10).

CS a emis un aviz cu privire la Planul anual de gestionare al OLAF pentru 2010 (17), în care se fac o serie de sugestii pentru îmbunătățirea obiectivelor investigației și a indicatorilor de performanță măsurabili. CS speră că opiniile sale vor ajuta OLAF să îmbunătățească planificarea și dezvoltarea strategică a investigațiilor.

II – 2.   Normele procedurale de investigare ale OLAF: Manualul OLAF – Proceduri operaționale

În perioada în cauză, OLAF a continuat actualizarea Manualului de norme procedurale de investigare. CS a urmărit acest proces cu mare interes. Având în vedere faptul că majoritatea dispozițiilor din manualul anterior erau în vigoare de aproape cinci ani, a devenit evident pentru CS că era necesară reformularea acestora. Preocuparea Comitetului de supraveghere se referă în special la faptul că unitățile de investigare continuă să opereze pe baza unor instrucțiuni și practici diverse și că nu există norme și instrucțiuni precise. În august 2008, OLAF a transmis Comitetului de supraveghere o versiune detaliată a proiectului pentru noul Manual de proceduri operaționale, care cuprinde normele și principiile de bază cu privire la procedurile de investigare.

CS i-a trimis directorului general OLAF o notă (18), subliniind faptul că, în opinia sa, proiectul de manual se află în stadiu incipient și nu este gata să fie adoptat. Principalul neajuns al documentului, la fel ca și în versiunea scurtă, este lipsa unor îndrumări clare și a unor reguli precise privind procedurile de investigare. CS a considerat că documentul trebuia îmbunătățit în privința structurii sale globale, a prezentării, ușurinței în utilizare și clarității și revizuit radical, pentru eliminarea inconsecvențelor, repetițiilor și inadvertențelor.

În ansamblu, CS și-a exprimat preocuparea că proiectul de manual nu a răspuns așteptărilor. În special, lipsesc îndrumări clare privind criteriile de deschidere a cazurilor și gestionarea ulterioară a acestora, precum și termenele precise privind investigațiile și evaluările. CS observă în special că nu se face referire la necesitatea supravegherii magistraților din cadrul unității pentru consiliere juridică și judiciară cu privire la protejarea drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale în cursul investigațiilor.

CS a recomandat ca OLAF să continue elaborarea unui ghid practic care ar spori legalitatea, eficiența, transparența și responsabilitatea operațiunilor OLAF. Exercițiul de redactare nu a fost încă finalizat și un nou proiect de manual, îmbunătățit, a fost trimis către CS după încheierea perioadei la care se referă prezentul raport.

II – 3.   Organizarea administrativă, politica bugetară și de personal în raport cu funcția de investigare a OLAF

CS manifestă în continuare un interes deosebit pentru politica de personal a OLAF, deoarece este esențială pentru succesul investigațiilor și a solicitat conducerii OLAF să își consolideze capacitatea și posibilitățile de investigare. CS a examinat bugetul preliminar al OLAF pentru 2010 și a emis un aviz (4).

CS a observat că politica reactivă de investigare a OLAF face dificilă formarea unei imagini de ansamblu asupra volumului viitor de muncă și alocării resurselor în domeniile în care sunt cel mai solicitate. În opinia CS, procesul de alocare a resurselor între direcții și între unitățile din cadrul Direcțiilor A și B de investigații și operațiuni ar putea fi mai transparent, iar volumul de muncă ar trebui monitorizat în permanență. Statisticile privind personalul pentru decembrie 2008 indică faptul că 34 % din personalul OLAF a fost alocat activităților de investigare din Direcțiile A și B.

În avizul său cu privire la bugetul pe 2010, CS subliniază importanța concentrării resurselor OLAF asupra activităților de investigare (activitatea sa principală), evitând angajarea de noi resurse în domeniul administrativ și pentru funcțiile de coordonare. În opinia CS, trebuie să se stabilească urgent prioritățile în toate activitățile, în vederea utilizării mai eficiente a resurselor umane și financiare. CS recomandă în special clarificarea cheltuielilor efectuate de OLAF pentru misiuni și deplasări, care reprezintă o parte considerabilă din bugetul total.

CS a observat că succesul investigațiilor necesită un personal motivat și calificat, cu experiență și calificări specifice, precum și competențe dezvoltate printr-o politică și o strategie solidă privind resursele umane. CS apreciază că s-au înregistrat progrese semnificative, în special în ceea ce privește soluționarea situației personalului temporar. CS face un apel către OLAF ca acesta să nu își diminueze eforturile în vederea instruirii unui personal specializat în investigații și își manifestă speranța că vor fi abordate fără întârziere și alte aspecte esențiale legate de personal, precum dezvoltarea și mobilitatea acestuia.

În ceea ce privește aspectele administrative și bugetare, CS a observat că există dificultăți practice în punerea în aplicare a unei politici eficiente de personal. Directorul general al OLAF nu are independență deplină în ce privește acordurile bugetare și administrative, fiind nevoit să urmeze normele financiare și de personal ale Comisiei, în spiritul exercitării descentralizate a funcțiilor. În aceste circumstanțe, CS consideră că trebuie făcute eforturi suplimentare pentru a facilita cooperarea dintre OLAF și administrația Comisiei, pentru a se conveni asupra unor măsuri administrative interne care să permită punerea în aplicare integrală de către OLAF a propriei sale politici de personal.

În ceea ce privește personalul temporar al OLAF, CS salută încheierea concursurilor deschise și publicarea a două concursuri interne; totuși, aceasta reprezintă doar o soluționare parțială a problemei. În consecință, se impun măsuri suplimentare. CS încurajează OLAF să sporească mobilitatea personalului său temporar, planificându-și în același timp, cu atenție, politica globală de recrutare, în urma încheierii concursurilor aflate în desfășurare și a celor planificate. CS constată cu satisfacție că s-au luat deja măsuri în vederea reevaluării sau promovării personalului temporar al OLAF.

III   RELAȚIILE CU OLAF, INSTITUȚIILE UNIUNII EUROPENE, PARTENERII OLAF ȘI PĂRȚILE INTERESATE

III – 1.   Relațiile cu OLAF

În cursul perioadei de raportare, relațiile cu OLAF au avut un caracter constructiv și de informare reciprocă. Membrii CS s-au întâlnit de mai multe ori cu funcționarii și cu directorii OLAF, în cadrul unor reuniuni oficiale sau în afara acestora, pentru a discuta probleme de interes comun. Întâlnirile au avut întotdeauna un caracter relaxat și cordial, iar problemele au fost discutate în mod deschis și sincer.

Membrii personalului OLAF, de multe ori inclusiv directorul general, au luat parte la reuniunile CS în cursul perioadei de raportare. La majoritatea reuniunilor CS din timpul anului, magistrații din cadrul unității pentru consiliere juridică și judiciară au prezentat Comitetului de supraveghere cazurile transmise autorităților judiciare naționale, iar membrii CS au putut solicita detalii suplimentare cu privire la aceste cazuri. CS a avut în special o amplă discuție cu OLAF, cu privire la modalitatea de punere în aplicare a hotărârii Tribunalului în cauza T-48/05 (5), în special în ceea ce privește principiul consultării cu CS înainte de transmiterea informațiilor către o autoritate judiciară națională.

Pe lângă aceste prezentări, CS s-a întâlnit în cursul perioadei de raportare cu directorul general, cu directori, șefi de unitate, precum și cu responsabilul pentru protecția datelor al OLAF, în vederea discutării unor aspecte, inclusiv ultimul proiect al manualului operațional, revizuirea propusă a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999, hotărârile tribunalului menționate mai sus și decizia Comisiei de a nu face recurs. Alte probleme discutate au inclus avizul CS cu privire la cazurile „de minimis” ale OLAF, proiectul preliminar de buget al OLAF pe 2010, reînnoirea mandatului membrilor CS și problema unui succesor pentru postul de șef al secretariatului CS.

La invitația OLAF, CS a analizat deliberările Comitetului executiv prezidat de directorul Direcției A, pentru a înțelege mai bine metodele acestuia de lucru cu privire la deschiderea și desfășurarea investigațiilor.

În ce privește aspectele legate de protecția datelor cu caracter personal, se așteaptă încă aprobarea accesului egal al CS la SGC.

III – 2.   Relațiile cu instituțiile comunitare, cu partenerii OLAF și cu părțile interesate

CS a considerat întotdeauna importantă menținerea unor bune relații cu instituțiile comunitare, cu partenerii OLAF și cu părțile interesate, întrucât OLAF se bazează pe acestea pentru o aplicare eficace a recomandărilor sale, în urma finalizării investigațiilor.

În cursul perioadei de raportare, CS a avut întâlniri cu: vicepreședintele Comisiei, dl. Siim Kallas, în mai multe rânduri, cu secretarul general al Comisiei, dna. Catherine Day, de două ori cu Comisia pentru control bugetar din cadrul Parlamentului European (COCOBU) și cu Grupul de lucru pentru combaterea fraudei al Consiliului European în timpul președinției franceze. CS constată cu satisfacție sprijinul acordat de toate aceste instituții pentru activitatea desfășurată de OLAF și de CS.

CS a folosit acest prilej pentru a aborda, împreună cu vicepreședintele Kallas și cu secretarul general al Comisiei, problema reînnoirii mandatului membrilor CS, care a expirat la sfârșitul lunii noiembrie 2008. Comisia și-a manifestat acordul pentru reînnoirea mandatului actualilor membri.

Secretarul general, dna. Catherine Day, a fost de acord cu CS cu privire la necesitatea de a consolida monitorizarea duratei investigațiilor și a solicitat CS să depună toate eforturile în vederea eliminării întârzierilor din cadrul procesului de investigare. De asemenea și-a manifestat îndeosebi îngrijorarea cu privire la importanța implicării încă de la început a magistraților din cadrul unității OLAF pentru consiliere juridică și judiciară, în special avându-se în vedere problemele legate de prescripție. CS împărtășește pe deplin îngrijorarea secretarului general.

CS s-a întâlnit cu directorul IDOC, dl. Michel Magnier, pentru a discuta relațiile dintre OLAF și IDOC. CS a împărtășit opiniile dlui. Magnier cu privire la importanța clarificării competențelor respective ale celor două servicii și a îmbunătățirii relațiilor și a activității operaționale zilnice; în acest fel, ambele servicii vor avea de câștigat. Se impune realizarea unui mai bun schimb de informații, atât la începerea unei investigații, cât și în timpul investigației, atunci când se desfășoară activități de monitorizare. Deși CS a constatat cu satisfacție o îmbunătățire a relației dintre OLAF și IDOC, acesta consideră că se poate realiza o și mai bună cooperare pe viitor, dacă există voință politică, atât OLAF, cât și IDOC făcând eforturi în vederea realizării unei coordonări mai bune și mai strânse.

CS a făcut de asemenea câteva prezentări în fața COCOBU. În septembrie 2008, CS a participat în mod activ la dezbaterea privind propunerea de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999, subliniind rolul CS în monitorizarea regulată a investigațiilor, ca fiind mecanismul adecvat de garantare a independenței OLAF. Poziția CS a fost susținută în ultima propunere de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999, prezentată de Parlamentul European în decembrie 2008, care nu numai că susținea rolul CS în cazurile de monitorizare, ci și propunea ca CS să aibă acces la întregul dosar în cazurile în care investigația depășise 24 de luni (19).

În cursul perioadei de raportare, CS s-a întâlnit cu procurorul general al Ungariei, dl Tamás Kovács, cu scopul de a evalua calitatea și utilitatea rapoartelor de investigație ale OLAF transmise autorităților judiciare naționale și de a încuraja un flux corespunzător și proactiv de informații între OLAF și autoritățile judiciare ungare. Dl. Tamás Kovács a subliniat dorința autorităților ungare de a consolida cooperarea dintre Ungaria și alte state membre și a făcut în special referire la bunele relații de lucru dintre cabinetul său și OLAF, astfel încât se preconizează înființarea unei unități separate în cadrul Biroului Procurorului General al Ungariei, care să se ocupe în mod specific de activitatea OLAF. CS este încurajat de această abordare, care ar facilita și mai mult urmărirea eficace a investigațiilor OLAF în Ungaria. A fost explicat rolul Serviciului de Coordonare a Luptei Antifraudă (AFCOS) din Ungaria, în ce privește relațiile cu OLAF. CS consideră că este extrem de important ca statele membre să se asigure că punctele de contact pentru OLAF sunt autoritățile judiciare naționale, dacă acestea există.

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

I.   CS a utilizat acest prilej pentru a examina implicațiile independenței în contextul activității operaționale a OLAF. Acesta concluzionează că, pe lângă evidentele pericole directe posibile, există pericole mai subtile care ar putea aduce prejudicii independenței OLAF în momentul deschiderii și pe parcursul desfășurării investigațiilor. Acest fapt a determinat CS să își dubleze eforturile în examinarea unei game variate de dosare de caz și discutarea acestora cu personalul OLAF, pentru a identifica orice presiuni abuzive care ar putea compromite independența OLAF în domeniul operațional.

II.   CS a analizat 275 de rapoarte ale unor investigații aflate în curs de peste nouă luni („rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni”), acoperind perioada ianuarie 2007 – decembrie 2008, și 115 „evaluări ale informațiilor inițiale”, acoperind perioada ianuarie 2007 – decembrie 2008. CS a observat că un procent foarte mare (78 %) din investigațiile OLAF au depășit durata de nouă luni. CS a constatat că nu existau motive obiective și verificabile pentru aceste întârzieri. În consecință, CS nu a putut stabili dacă timpul necesar pentru finalizarea acestor cazuri este justificat. CS recomandă ca OLAF să furnizeze motive mai precise și mai exacte cu privire la întârzierile excesive în finalizarea investigațiilor și a stabilit anumite recomandări cadru.

III.   CS a identificat o gravă problemă de calitate în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni”, anume faptul că adesea nu se face referire la perioada de timp preconizată pentru finalizarea investigațiilor. Indicarea „timpului preconizat până la finalizare” nu este doar o obligație legală a OLAF față de CS, ci și un instrument esențial pentru gestionarea investigațiilor și a duratei excesive a acestora. CS recomandă, la fel ca în avizele sale anterioare, ca „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” să fie utilizate ca un instrument pentru gestionarea eficientă a investigațiilor.

IV.   CS a observat un grad necorespunzător de supraveghere și de control al gestionării zilnice a investigațiilor, problemă pe care ar trebui să o remedieze OLAF. Pentru fiecare investigație deschisă, ar trebui stabilite planuri detaliate de investigare, incluzând intervalele sau termenele limită convenite și stabilite pentru toate etapele ciclului de investigație, inclusiv pentru activitățile de evaluare și de urmărire și un sistem de evaluare a rezultatelor, pe baza unor indicatori cheie de performanță.

V.   CS a examinat 155 de „evaluări ale informațiilor inițiale” realizate înainte de deschiderea unui caz și le analizează în prezent, pentru a stabili modul în care unitățile operaționale și de investigare evaluează și planifică investigațiile, ca parte a monitorizării regulate de către CS a punerii în aplicare a activității de investigare și pentru a stabili dacă principiile independenței, imparțialității și legalității sunt respectate.

VI.   CS a revizuit politica „de minimis” a OLAF și a examinat 45 de cazuri selectate, cu un impact financiar estimat la mai puțin de 50 000 EUR pentru fiecare. CS a concluzionat că alocarea resurselor OLAF pentru investigațiile interne de mici dimensiuni nu reprezintă cea mai bună utilizare a resurselor. Politica de toleranță zero adoptată de Comisie nu împiedică alte organisme (de exemplu IDOC) să investigheze aceste cazuri, în locul OLAF. CS recomandă ca Manualul de proceduri operaționale să conțină criterii de selectare și de prelucrare a cazurilor „de minimis”.

VII.   CS consideră că realizarea unui mai bun schimb de informații între OLAF și IDOC este necesară, atât la începerea unei investigații, cât și în timpul investigației, atunci când se desfășoară activități de urmărire. Deși CS a constatat cu satisfacție o îmbunătățire a relației dintre OLAF și IDOC, acesta consideră că se poate realiza o și mai bună cooperare pe viitor, dacă există voință politică, atât OLAF, cât și IDOC făcând eforturi în vederea unei coordonări mai bune și mai strânse.

VIII.   CS a analizat 36 de rapoarte de cazuri transmise de OLAF autorităților judiciare naționale. CS constată cu satisfacție că în această perioadă de raportare au existat mai puține cazuri decât în cea precedentă, în care prescripția constituia o problemă.

IX.   Tribunalul de Primă Instanță a decis că CS trebuie să fie informat cu privire la cazurile care trebuie transmise autorităților judiciare naționale, înainte de transmiterea acestora, pentru a garanta drepturile fundamentale ale părților implicate în investigație. CS lucrează împreună cu OLAF în vederea elaborării unei noi proceduri de lucru, ținând seama de faptul că CS nu are dreptul să intervină în desfășurarea investigațiilor în curs.

X.   CS dorește să fie informat cu privire la toate plângerile pe care OLAF le-a primit sau le-a analizat, înaintate de părțile implicate într-o investigație în care drepturile fundamentale și garanțiile procedurale par a fi fost compromise. Într-adevăr, CS dorește să primească de la OLAF informații cu privire la toate cazurile, nu doar cu privire la cele transmise autorităților judiciare naționale, pentru care s-a primit o plângere referitoare la un presupus abuz al drepturilor fundamentale și al garanțiilor procedurale.

XI.   CS îi solicită Oficiului European de Luptă Antifraudă să utilizeze integral serviciile magistraților din cadrul unității pentru consiliere juridică și judiciară încă de la începutul procesului de investigare, în cazurile care trebuie transmise autorităților judiciare naționale. Magistrații ar trebui de asemenea să ia în considerare problemele legate de drepturile fundamentale ale părților implicate într-o investigație și să fie consultați de investigatori în cazul unei probleme legate de drepturile fundamentale. Aceste dispoziții ar trebui să fie stabilite în mod clar în noul manual al OLAF– Procedurile operaționale.

XII.   CS a urmărit progresul activității OLAF de actualizare a Manualului de proceduri operaționale. CS și-a exprimat înaintea directorului general îndoielile cu privire la o serie de deficiențe constatate în proiectul de document. OLAF ar trebui să elaboreze în continuare un ghid practic care va mări legalitatea, eficiența, transparența și responsabilitatea pentru operațiunile OLAF.

XIII.   CS subliniază importanța concentrării resurselor OLAF pentru activitățile de investigare (activitatea sa principală), evitând angajarea de noi resurse în domeniul administrativ și în cel al funcțiilor de coordonare. În opinia CS, trebuie să se stabilească urgent prioritățile în toate activitățile, în vederea utilizării mai eficiente a resurselor umane și financiare. CS recomandă în special clarificarea cheltuielilor OLAF privind misiunile și deplasările, care reprezintă o parte considerabilă din bugetul total.

XIV.   CS a observat că succesul investigațiilor necesită un personal motivat și calificat, care are experiență și calificări specifice, precum și competențe dezvoltate printr-o politică și o strategie solidă privind resursele umane. CS apreciază că au fost înregistrate progrese semnificative, în special în ceea ce privește soluționarea situației personalului temporar. CS face un apel către OLAF să nu își reducă eforturile în vederea instruirii unui personal specializat în investigații și își manifestă speranța că vor fi abordate fără întârziere și alte aspecte esențiale legate de personal, precum dezvoltarea și mobilitatea acestuia.

XV.   CS consideră că trebuie făcute eforturi suplimentare pentru a facilita cooperarea dintre OLAF și administrația Comisiei, pentru a se conveni asupra unor măsuri administrative interne care să permită OLAF să își dezvolte pe deplin și să pună în aplicare propria sa politică de personal.

---

(1)  A se vedea anexa 1: Calendarul ședințelor Comitetului de supraveghere.

(2)  Articolul 8 din Regulamentul de procedură al Comitetului de supraveghere a OLAF (JO L 33, 7.2.2007).

(3)  Regulamentul a fost adoptat de CS în august 2006 și publicat în februarie 2007 [Regulamentul de procedură al Comitetului de supraveghere a OLAF (JO L 33, 7.2.2007)].

(4)  A se vedea anexa 6: Avizul nr. 3/2009 – Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru 2010

(5)  Cauza T-48/05 Yves Franchet și Daniel Byk / Comisia Comunităților Europene.

(6)  A se vedea articolul 22a și articolul 22b din Statutul personalului.

(7)  Notă adresată membrilor personalului OLAF la 10 noiembrie 2008.

(8)  A se vedea anexa 5: Avizul nr. 2/2009 Rapoartele OLAF privind investigațiile aflate în curs de peste nouă luni.

(9)  Articolul 6 alineatul (5) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.

(10)  A se vedea anexa 5: Avizul nr. 2/2009 Rapoartele OLAF privind investigațiile aflate în curs de peste nouă luni, Concluziile și recomandările finale (paginile 60 - 63).

(11)  Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.

(12)  Hotărârea emisă la 8 iulie 2008 de către a treia Cameră a Tribunalului de Primă Instanță al Comunităților Europene în Cauza T-48/05 Yves Franchet și Daniel Byk / Comisia Comunităților Europene.

(13)  Referința notei: D 53/02-09-08.

(14)  Cazul F-05/05 și F-07/05 Violetti și alții / Comisia Europeană.

(15)  http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3831/html.bookmark

(16)  A se vedea anexa 3: Avizul nr. 5/2008 – politica de minimis a OLAF.

(17)  A se vedea anexa 4: Avizul nr. 1/2009 – Planul anual de gestionare al OLAF pentru 2009.

(18)  CS a trimis o notă la 25 februarie 2009, care cuprindea observații detaliate cu privire la structura generală a Manualului și sugestii esențiale cu privire la anumite părți ale documentului.

(19)  A se vedea articolul 11 alineatul (3) și articolul 14 din proiectul final al propunerii PE de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999.

---

ANEXA 1

CALENDARUL ȘEDINȚELOR COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

2008

| Luna | Data ședinței |
| --- | --- |
| IUNIE | Marți, 24 – Miercuri, 25 |
| IULIE | Marți, 8 – Miercuri, 9 |
| SEPTEMBRIE | Joi, 18 |
| OCTOMBRIE | Luni, 6 – Marți, 7 |
| NOIEMBRIE | Marți, 11 – Miercuri, 12 |
| DECEMBRIE | Marți, 16 – Miercuri, 17 |

Luna

Data ședinței

IUNIE

Marți, 24 – Miercuri, 25

IULIE

Marți, 8 – Miercuri, 9

SEPTEMBRIE

Joi, 18

OCTOMBRIE

Luni, 6 – Marți, 7

NOIEMBRIE

Marți, 11 – Miercuri, 12

DECEMBRIE

Marți, 16 – Miercuri, 17

2009

| Luna | Data ședinței |
| --- | --- |
| IANUARIE | Marți, 20 – Miercuri, 21 |
| FEBRUARIE | Marți, 17 – Miercuri, 18 |
| MARTIE | Marți, 24 – Miercuri, 25 |
| APRILIE | Marți, 21 – Miercuri, 22 |

Luna

Data ședinței

IANUARIE

Marți, 20 – Miercuri, 21

FEBRUARIE

Marți, 17 – Miercuri, 18

MARTIE

Marți, 24 – Miercuri, 25

APRILIE

Marți, 21 – Miercuri, 22

---

ANEXA 2

LISTA AVIZELOR ADOPTATE DE CS ÎNTRE 1 IUNIE 2008 ŞI 31 MAI 2009

2008

Avizul nr. 5/2008 - Politica de minimis a OLAF

2009

Avizul nr. 1/2009 - Planul anual de gestionare al OLAF pentru anul 2009

Avizul nr. 2/2009 - Rapoartele OLAF privind investigațiile aflate în curs de peste nouă luni

Avizul nr. 3/2009 - Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru anul 2010

---

ANEXA 3

AVIZUL NR. 5/2008

Politica de minimis a OLAF

2 decembrie 2008

INTRODUCERE

Resursele OLAF pentru investigații sunt limitate, comparativ cu numărul de investigații pe care trebuie să le întreprindă. Pentru efectuarea cu celeritatea și eficiența necesare a investigațiilor privind cazurile grave de fraudă și nereguli care aduc atingere intereselor financiare ale UE, este imperativ să se utilizeze în mod eficient resursele puse la dispoziția OLAF. Comitetul de supraveghere (CS) și-a exprimat în anii precedenți preocuparea (1) cu privire la faptul că OLAF nu a elaborat încă o politică și o strategie clare în materie de investigații.

Regulamentele CE, precum și Decizia Comisiei de instituire a OLAF (2), nu fac nicio trimitere specială la ordinea de prioritate a informațiilor sau a plângerilor primite în care sunt implicate sume mici de bani (cazuri de minimis). Prin urmare, informațiile primite și investigațiile întreprinse de OLAF, inclusiv cu privire la cazurile de minimis, vor fi tratate de OLAF, în principiu, în condiții egale. Prioritățile OLAF în materie de investigații sunt prevăzute în Manual (3) și în actualul plan anual de gestionare. În nota OLAF adresată CS în iunie 2007 (4) se descrie practica OLAF privind „toleranța zero”, precum și regula de minimis aplicată în cursul investigațiilor interne.

Prin urmare, CS a decis să examineze modul în care OLAF tratează cazurile de minimis, în vederea evaluării atât a practicii, cât și a eficacității actualei politici de minimis pusă în aplicare de OLAF.

1.   SELECTAREA CAZURILOR

În perioada decembrie 2005 - noiembrie 2008 (36 de luni), OLAF avea înregistrate în baza de date CMS aproximativ 2 000 de cazuri închise. Din această listă, CS a selectat 45 de cazuri (a se vedea mai multe detalii în anexa 1 (5)), impactul financiar estimat fiind sub 50 000 EUR. Plafonul de 50 000 EUR a fost ales pe baza calculării rentabilității costului minim al unei investigații medii, ținând seama de durata unei investigații medii întreprinse de OLAF (28 de luni) și de resursele utilizate (doi investigatori, cu o medie de 15 cazuri de persoană). Impactul financiar al cazurilor selectate a fost evaluat astfel:

| Impact financiar, în EUR | Numărul de cazuri din eșantion |
| --- | --- |
| 0 – 500 | 6 |
| 501 – 25 000 | 20 |
| 25 001 – 50 000 | 19 |
| Total | 45 |

Impact financiar, în EUR

Numărul de cazuri din eșantion

0 – 500

6

501 – 25 000

20

25 001 – 50 000

19

Total

45

Eșantionul de cazuri analizate reprezintă toate tipurile de cazuri tratate de OLAF, de la investigații interne și externe, la cazuri de asistență, monitorizare și coordonare. CS a monitorizat aceste cazuri prin revizuirea rapoartelor de evaluare, intermediare, finale și de urmărire, pentru a stabili:

| — | dacă deschiderea fiecărui caz a avut loc în conformitate cu normele prevăzute în Manualul OLAF; |
| --- | --- |

—

dacă deschiderea fiecărui caz a avut loc în conformitate cu normele prevăzute în Manualul OLAF;

| — | dacă OLAF a fost singurul sau cel mai adecvat organ de investigare a cazului (în special în ceea ce privește cazurile interne); |
| --- | --- |

—

dacă OLAF a fost singurul sau cel mai adecvat organ de investigare a cazului (în special în ceea ce privește cazurile interne);

| — | durata investigației (în luni) și tipul de caz; |
| --- | --- |

—

durata investigației (în luni) și tipul de caz;

| — | impactul investigației și acțiunile de urmărire adoptate de autoritățile naționale/instituțiile și organismele UE după închiderea unei investigații; |
| --- | --- |

—

impactul investigației și acțiunile de urmărire adoptate de autoritățile naționale/instituțiile și organismele UE după închiderea unei investigații;

| — | resursele utilizate, în raport cu cele estimate (numărul de persoane participante la investigație); |
| --- | --- |

—

resursele utilizate, în raport cu cele estimate (numărul de persoane participante la investigație);

| — | transmiterea informațiilor primite sau a cazurilor închise către serviciile corespunzătoare ale Comisiei. |
| --- | --- |

—

transmiterea informațiilor primite sau a cazurilor închise către serviciile corespunzătoare ale Comisiei.

2.   ANALIZĂ ȘI CONCLUZII

2.1.   Observații generale

În medie, evaluarea informațiilor primite a fost efectuată de OLAF în cinci luni, iar investigarea cazurilor selectate în 15 luni. Pentru marea majoritate a cazurilor au fost necesari doi investigatori, cazurile fiind clasificate de către evaluatorul inițial drept cazuri cu prioritate scăzută. În șase cazuri, la încheierea investigațiilor nu a fost recomandată o acțiune de urmărire.

CS a examinat, din perspectiva criteriilor prevăzute în Manual, motivele care au stat la baza inițierii unei investigații și a ajuns la concluzia că, în majoritatea cazurilor, justificarea inițierii unei investigații a fost insuficient definită și au lipsit din formele de evaluare inițială motivele clare care au susținut inițierea investigației. Formularul de evaluare inițială descrie afirmațiile, temeiul juridic al OLAF și fiabilitatea sursei, însă nu explică motivul pentru care se deschide un caz, pe baza criteriilor din Manual. „Suspiciunea suficient de serioasă” (6) este utilizată drept criteriu de deschidere a cazurilor, însă acest criteriu nu este definit nicăieri în Manual. Prin urmare, acest criteriu pare să depindă în întregime de decizia evaluatorului privind metoda aleasă pentru interpretare și punere în aplicare. Evaluatorul a recomandat deschiderea multor cazuri, aprobată ulterior de către șeful de unitate, director și consiliul de administrație, chiar dacă în formularul de evaluare inițială nu au fost menționate criterii clare de deschidere sau motive clare și nici nu au existat în dosarele cazurilor alte justificări scrise, de natură să susțină deschiderea lor.

Manualul OLAF actualmente în vigoare, destinat a fi utilizat de către investigatori și evaluatori, nu oferă orientarea clară, pe baza căreia evaluatorii care efectuează o evaluare inițială a informațiilor primite să poată recomanda sau nu inițierea unei investigații. În cazul în care ar exista criterii mai bine definite pe care să se întemeieze inițierea unei investigații, transparența ar spori și ar permite tratarea mai consecventă, mai adecvată și mai coerentă a informațiilor primite.

Conform practicii actuale, persoana care efectuează evaluarea inițială a informațiilor primite este cea care întreprinde investigația propriu-zisă. Această practică, deși nu este unică pentru OLAF, poate împiedica o evaluare neutră și imparțială a informațiilor, dacă nu este compensată de criterii clare și transparente de deschidere a cazurilor și, de asemenea, de un control aprofundat al gestionării.

Din punct de vedere al priorității, investigațiile sunt clasificate drept investigații cu un nivel ridicat, mediu ori scăzut, însă CS nu a reușit să identifice o tratare specifică pentru cazurile cu prioritate scăzută sau medie. Sunt necesare clarificări în ceea ce privește tratarea cazurilor cu prioritate scăzută, dacă și atunci când sunt puse la dispoziție resurse provenite de la alte cazuri. Se poate presupune că investigațiile incluse în eșantionul de cazuri analizate au fost tratate ca orice alte investigații, chiar dacă inițial au fost clasificate la un nivel scăzut sau mediu de prioritate.

Rezultă că, în general, există foarte puține informații disponibile cu privire la măsurile adoptate pentru planificarea unei investigații după ce s-a adoptat decizia de deschidere. Este esențial să existe un plan clar și concis de investigație (și anume, cu obiective specifice, rezultate scontate, analiza riscului, termene, criterii de referință și alocarea resurselor) pentru fiecare investigație în parte, întrucât acesta orientează și structurează activitatea, fiind necesară actualizarea lui ori de câte ori se impune acest lucru.

Recomandări1.   Să se dezvolte secțiunea din Manual denumită „Priorități operaționale”, pentru a fi incluse orientări clare de minimis și o politică bine definită în domeniu. Praguri indicative de minimis pentru diferitele tipuri de investigații ce urmează a fi stabilite, împreună cu criteriile privind deschiderea sau nu a unui caz de minimis.2.   Este necesar să se clarifice implicațiile practice ale definițiilor referitoare la prioritatea scăzută, medie sau ridicată a investigațiilor.3.   Înainte de lansarea unei investigații trebuie să se întocmească un plan de investigație, în care să se evidențieze obiectivul investigației.4.   Atunci când este posibil, OLAF trebuie să asigure separarea rolului evaluatorului și al investigatorului (dacă acest lucru este permis de competențele lingvistice).

2.2.   Investigațiile interne

OLAF pune în aplicare politica de toleranță zero a Comisiei în acest domeniu (7) și, în capacitatea sa de organism comunitar a cărui misiune este de a proteja și salvgarda interesele financiare ale Comunității, consideră că toate cazurile interne au aceeași importanță. Pe lângă impactul financiar potențial asupra bugetului Comunității, OLAF are obligația, de asemenea, de a lua în considerare alți factori, inclusiv importanța politică a informațiilor, reputația Comisiei și/sau gravitatea cazului, în special din perspectiva comportamentului profesional al personalului Comunității (8). În consecință, OLAF a declarat (9) că dispune de o marjă limitată de a decide dacă să inițieze sau nu o investigație, rolul său fiind, mai degrabă, de a investiga toate cazurile care țin de competența sa, cu excepția așa-numitelor delicte minore, care pot fi trimise altor servicii ale Comisiei, cum ar fi Oficiul de securitate al Comisiei sau IDOC (Oficiul de investigație și de disciplină al Comisiei).

Principala misiune a OLAF este de a proteja interesele financiare ale Comunității. Cu privire la cazurile în care afirmațiile au făcut referire la pierderea sau riscul de a se pierde sume relativ mici din fondurile comunitare din cauza unor cereri de rambursare nejustificate sau falsificate, conflicte de interese, cheltuieli neeligibile sau activități externe care nu au fost divulgate, CS consideră că informațiile primite puteau fi trimise imediat la IDOC. Excepție fac cazurile în care au fost implicați înalții funcționari, cazurile de nereguli grave și continue, afirmațiile referitoare la fraude ori situațiile în care un caz era legat de altă investigație OLAF sau de o agenție a Comunității în care IDOC nu are competența de a acționa. CS consideră că sunt necesare în continuare orientări cu privire la tipul de informații care ar putea fi clasificate drept „delicte minore” și la situațiile în care informațiile ar putea fi transmise altor servicii.

În ceea ce privește cooperarea cu IDOC, CS subliniază că este important pentru OLAF să transmită din timp la IDOC informații privind delictele minore și/sau cazuri cu un impact financiar foarte redus, astfel încât să poată fi inițiată fără întârziere o procedură disciplinară. Acest lucru ar asigura sancționarea eficientă și promptă a oricărei încălcări. În 99 % din cazurile analizate, investigațiile OLAF au fost urmate de anchete administrative ale IDOC și, ulterior, de măsuri disciplinare.

În general, CS consideră că măsurile disciplinare ar trebui întreprinse fără întârziere, în conformitate cu hotărârea Curții Europene de Justiție (10). Pentru aceasta este necesară transmiterea promptă a informațiilor de la OLAF la IDOC sau la alte servicii corespunzătoare ale Comisiei, însă trebuie evitată repetarea investigației. Acest lucru este deosebit de important atunci când persoanele în cauză nu sunt funcționari sau atunci când există pericolul ca aceștia să părăsească în scurt timp locul de muncă, ceea ce s-a întâmplat în câteva investigații din cazurile analizate. În opinia CS, nu a existat niciun motiv pentru care, în astfel de cazuri, informația nu ar fi trebuit să fie transmisă în primul rând la IDOC, fără să se inițieze o investigație OLAF.

CS salută eforturile recente depuse de OLAF pentru a consolida cooperarea atât cu IDOC, cât și cu alte servicii ale Comisiei, și încurajează intensificarea activităților în acest domeniu. O cooperare mai strânsă va avea drept efect o mai bună direcționare, direct către serviciile corespunzătoare, fără să mai fie nevoie de intervenția OLAF. În special, OLAF ar trebui să acționeze pentru ameliorarea schimbului de informații și a cooperării cu aceste servicii. Cu toate acestea, acordurile de cooperare nu ar trebui să limiteze principalele competențe ale OLAF, nici independența acestuia de a acționa. CS consideră că OLAF ar reuși, prin consolidarea cooperării, să elibereze mai multe resurse pentru cazuri mai grave de fraudă și nereguli, întrucât este în mod evident singurul organism comunitar care poate investiga aceste cazuri. Având în vedere că obiectivul OLAF este de a oferi Comunității o rentabilitate maximă din punct de vedere al costurilor și beneficiilor, CS consideră că ar fi avantajos pentru OLAF, ca și pentru alte servicii, să facă schimb de expertiză și de cunoștințe cu privire la cazurile interne, pe baza unui schimb periodic de informații și prin discuții cu privire la cazurile în derulare, fără stabilirea unor reguli excesiv de stricte și detaliate.

O ultimă observație se referă la etapa judiciară a investigațiilor interne. În majoritatea cazurilor analizate nu a fost recomandată urmărirea judiciară și nici nu s-a recurs la aceasta din diferite motive, cum ar fi termenele de prescripție sau insuficiența dovezilor necesare pentru lansarea unei investigații penale. Concluzia CS este aceea că, în multe din cazurile analizate, autoritățile judiciare naționale nu au reușit să prelucreze cazurile de minimis din cauza volumului de lucru și a priorităților concurente. În opinia CS, înainte de deschiderea cazurilor sau înainte ca acestea să le fie transmise, este necesară o examinare mai atentă a posibilității de a se institui cu succes etapa de urmărire judiciară privind cazurile de minimis; în mod similar, pentru a se asigura, la închiderea cazurilor, o etapă de urmărire eficientă, comunicarea constructivă cu autoritățile judiciare naționale este deosebit de importantă.

Recomandări1.   OLAF ar trebui să definească mai bine politica sa privind toleranța zero în ceea ce privește investigațiile interne și, cel mai important, să decidă cu privire la modul de tratare a informațiilor referitoare la investigațiile cu un impact financiar redus. Acest lucru trebuie menționat cu claritate în Manual.2.   Atunci când există alte mijloace de investigație, OLAF ar trebui să transmită celorlalte servicii ale Comisiei informațiile primite referitoare la delicte minore și/sau cazuri cu impact financiar redus, mai degrabă decât să decidă inițierea unei investigații OLAF. Este necesar să se clarifice situațiile în care informațiile ar trebui transmise la IDOC și la alte servicii ale Comisiei și să se definească termenul „delicte minore”.3.   OLAF ar trebui să perfecționeze schimbul de informații între serviciile relevante ale Comisiei cu privire la cazurile interne de minimis.4.   OLAF ar trebui să-și concentreze prioritățile operaționale generale pe cazurile complexe și grave, pentru mai buna utilizare a resurselor insuficiente de care dispune, în acest fel oferind Comunității o rentabilitate maximă din punct de vedere al costurilor și beneficiilor.

2.3.   Investigațiile externe

În ceea ce privește investigațiile externe, protejarea intereselor financiare ale Comunităților este o responsabilitate partajată cu autoritățile competente ale statelor membre (11). În acest domeniu, OLAF dispune, în general, de o mai mare libertate și flexibilitate de a decide dacă să inițieze sau nu o investigație. În conformitate cu Manualul (12), atunci când se inițiază o investigație, ar trebui să se țină seama de anumite criterii, cum ar fi principiul subsidiarității și al proporționalității. Pe de altă parte, OLAF este singura organizație învestită cu competențe de investigare atunci când într-un stat membru nu există o autoritate responsabilă cu inițierea unei investigații.

Cazurile analizate aveau drept obiect nereguli minore în ceea ce privește implementarea programelor comunitare și, în mod caracteristic, reprezentau cazuri asupra cărora plana suspiciunea că ar exista un conflict de interese, o plată necuvenită sau o gestionare defectuoasă a fondurilor alocate proiectelor. În timpul monitorizării acestor cazuri, CS a analizat în special gravitatea cazurilor, criteriile care au stat la baza deschiderii acestora, acțiunile adoptate de autoritățile naționale și etapa de urmărire.

La fel ca în cazurile interne de minimis analizate, CS a constatat că nu au fost aplicate criterii clare atunci când s-a decis deschiderea acestor cazuri. Prin urmare, CS consideră că strategia actuală și stabilirea unei ordini de priorități a investigațiilor externe nu sunt clare. Este necesar să se dezvolte în continuare criteriile pentru deschiderea (inclusiv pragurile minime indicative) unui caz extern și astfel să se evite deschiderea cazurilor de minimis. În opinia CS, o strategie și priorități clare ar asigura o mai bună utilizare a resurselor reduse ale Comunității și ar permite o mai bună alocare a resurselor ori de câte ori este posibil, în vederea investigării mai multor cazuri grave. CS nu are convingerea că resursele OLAF sunt utilizate optim dacă se deschid cu regularitate cazuri cu un impact financiar foarte scăzut, care nu depășește costurile investigației.

Pe baza cazurilor analizate, CS a constatat că, de foarte multe ori, urmărirea financiară sau recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit și/sau măsurile disciplinare (de exemplu, înregistrarea numelui întreprinderii în sistemul de avertizare timpurie), după caz, au fost bine executate ori au fost bine derulate de către serviciul relevant al Comunității sau de către o agenție a Comunității, atât în timpul, cât și înainte de investigația OLAF. În urma examinării rapoartelor, CS nu a reușit să tragă o concluzie clară cu privire la valoarea adăugată care a reprezentat contribuția investigației OLAF la acest proces, în special cu privire la urmărirea financiară, întrucât fusese emis deja un ordin de recuperare de către serviciul responsabil de implementarea programului, serviciul respectiv fiind în măsură să întreprindă acest lucru de îndată ce dispunea de informații privind o eventuală fraudă sau neregulă. CS a constatat, de asemenea, practica de a se prelucra până la capăt o investigație OLAF de îndată ce era inițiată de către Consiliu, fără a se lua măsuri de închidere a cazului, chiar dacă acțiunile de urmărire preconizate fuseseră închise în timpul investigației.

În ceea ce privește urmărirea judiciară, CS a constatat că adeseori este dificil pentru OLAF, din motive independente de acesta, să obțină informații de la țările terțe cu privire la stadiul acțiunilor de urmărire. Din aceste motive, informațiile sunt prelucrate, în cea mai mare parte, de către delegațiile Comisiei din țările în cauză și, prin urmare, OLAF primește un număr restrâns de informații.

Recomandare1.   Este necesar să se elaboreze/stabilească o strategie de minimis pentru investigațiile externe și să se fixeze pragurile minime pentru astfel de investigații.

2.4.   Cazurile de asistență, monitorizare și coordonare

La monitorizarea cazurilor de minimis, printre cazurile analizate au fost incluse câteva cazuri de asistență, monitorizare și coordonare. În general, temeiul juridic al acestor activități îl constituie Tratatul CE și regulamentele în domeniu (13), care obligă OLAF să asiste statele membre la organizarea cooperării și la coordonarea activităților lor în vederea protejării intereselor financiare ale Comunităților împotriva fraudei.

Ca și în cazurile externe și interne de minimis, CS a concluzionat că ar fi extrem de util să se includă în Manual orientări cu privire la modul în care OLAF tratează informațiile primite referitoare la aceste tipuri de cazuri, în special cu privire la stabilirea ordinii de prioritate și la selectarea cazurilor (criterii cu privire la deschiderea sau nu a unui caz). Pe baza cazurilor analizate, CS a concluzionat că proprietatea asupra dosarelor cazurilor (desfășurarea investigației și a acțiunilor de urmărire) a fost asumată întotdeauna de autoritățile naționale, prin urmare rolul OLAF a fost foarte limitat, prin comparație cu rolul acestuia în cazurile externe și interne, în care activitățile efective de investigații, cum ar fi inspecțiile, controalele și verificarea informațiilor, erau îndeplinite de OLAF. Din acest motiv, a fost foarte dificil pentru CS să identifice valoarea adăugată potențială a contribuției OLAF în acest domeniu și ar fi util să se analizeze în ce măsură ar trebui utilizate resursele OLAF în aceste activități, în contextul unei lipse de resurse atât în domeniul investigațiilor externe, cât și al celor interne.

Recomandare1.   Includerea în Manualul OLAF a criteriilor de stabilire a priorităților și a criteriilor de selectare a cazurilor de asistență, monitorizare și coordonare.

---

(1)  A se vedea, de exemplu, concluziile și recomandările CS exprimate în rapoartele anuale de activitate din perioada decembrie 2005 – mai 2007 și din perioada iunie 2007 – mai 2008.

(2)  Regulamentele (CE) nr. 1073/1999 și (CE) nr. 1074/1999; Decizia Comisiei din 28 aprilie 1999 (JO L 136/20, 31.5.1999).

(3)  Manualul OLAF din 25 februarie 2005, punctul 3.2 - Priorități operaționale: în ceea ce privește investigațiile interne se ține seama de următoarele criterii: gravitatea unei infracțiuni sau a unei abateri disciplinare, participarea la o conspirație sau implicarea unui singure persoane ori a înalților funcționari, cazuri de abuz de putere cu impact negativ asupra reputației/credibilității UE sau cazuri în care o investigație a fost solicitată de un serviciu/o instituție. În ceea ce privește investigațiile externe există cincisprezece criterii, cum ar fi importanța impactului financiar, interesul public etc.

(4)  Nota internă din 18 iunie 2007 referitoare la practica OLAF privind toleranța zero și normele de minimis din 18 iunie 2007 în domeniul investigațiilor interne. În notă se subliniază principiile generale în domeniul politicii de toleranță zero a Comisiei, precum și normele de minimis în domeniul investigațiilor interne privind inițierea investigațiilor și transmiterea către autoritățile naționale a rapoartelor finale. În notă se conchide că OLAF trebuie să se mențină în limitele propriilor competențe atunci când inițiază o investigație și că delictele minore care nu aduc atingere intereselor financiare ale Comunităților ar trebui tratate de către alte servicii, și nu de către OLAF.

(5)  Anexa 1: document de 12 pagini în care sunt analizate informații legate de caz; documentul nu va fi dat publicității.

(6)  EJC-11/00 EC/ECB - 10 iulie 2003, punctul 141 și C-15/00 EC/EIB - 10 iulie 2003, punctul 164.

(7)  Nota internă din 18 iunie 2007 referitoare la practica OLAF privind toleranța zero și normele de minimis din 18 iunie 2007 în domeniul investigațiilor interne.

(8)  Articolul 2 alineatul (1) din decizia Comisiei din 28 aprilie 1999 (JO L 136/20, 31.5.1999).

(9)  Punctul 3.2.1.1. din Manual privind prioritățile operaționale ale investigațiilor interne.

(10)  Hotărârea CJCE C-270/99, 27 noiembrie 2001; CFI T-307/01, 10 iunie 2004; concluziile avocatului general în cauza C-270/99, 22 martie 2001.

(11)  Articolul 280 alineatul (2) din Tratatul CE.

(12)  Punctul 3.2.1.2 Investigații externe – principiul discreției, p.63

(13)  Articolul 280 din Tratatul CE, articolul 1 alineatul (2) din Regulamentul 1073/99 și articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul 2988/95.

---

ANEXA 4

AVIZUL NR. 1/2009

Planul anual de gestionare al OLAF pentru 2009

Bruxelles, 19 martie 2008

Comitetul de supraveghere (CS) a analizat partea publică, precum și anexele interne ale Planului anual de gestionare al OLAF (PAG) pentru 2009, acordând o atenție deosebită obiectivelor, indicatorilor și rezultatelor preconizate ale investigațiilor, precum și raportului dintre acestea și celelalte activități ale Oficiului. În ansamblu, CS ar dori să felicite OLAF pentru elaborarea unui Plan de gestionare clar, bine-structurat și riguros, precum și pentru includerea unei trimiteri la propriile sale recomandări. CS ar dori să prezinte câteva gânduri și observații legate de PAG 2009.

1.   Partea publică

CS observă că, spre deosebire de 2008, indicatorul și scopul obiectivului general au fost modificate de la „reducerea la minimum a fraudei” la „evidențierea importanței feedback-ului din partea clienților”. CS este de acord cu această abordare și remarcă faptul că aceasta este conformă cu recomandarea sa din Avizul nr. 3 din 2006, în care CS sublinia necesitatea implicării părților interesate ale OLAF în definirea standardelor calitative și cantitative și a obiectivelor de referință pentru activitățile OLAF. În lumina acestor considerente, CS ar dori să reafirme necesitatea ca OLAF să instituie un sistem periodic de feedback cu principale părți interesate de activitatea sa.

În ceea ce privește indicatorul obiectivului general „utilizarea eficace a rezultatelor sondajelor realizate de părțile interesate”, CS a examinat rezultatele și analiza Eurobarometrului și a sondajelor Comisiei pentru 2007 și 2008 (furnizate de Oficiu). Concluzia a fost că aceste sondaje nu privesc și nici nu oferă informații privind eficiența și eficacitatea operațională a serviciilor OLAF. Prin urmare, CS este sceptic cu privire la capacitatea OLAF de a utiliza aceste rezultate pentru a evalua realizarea obiectivelor PAG din punctul de vedere al operațiunilor desfășurate. În plus, CS are rezerve cu privire la aceste sondaje, întrucât acestea nu vizează în general persoanele care cooperează direct cu OLAF. Prin urmare CS sugerează OLAF să desfășoare un sondaj mai punctual și adaptat specificului activității sale pentru a afla punctul de vedere al acestor reprezentanți, al autorităților statelor membre și al instituțiilor și agențiilor UE care interacționează zi de zi cu OLAF. Aceste informații ar fi mai utile pentru PAG 2009.

O altă observație legată de rezultatele sondajelor a fost că activitatea OLAF nu este bine cunoscută, lucru care ar trebui să constituie pentru OLAF subiect de reflecție atunci când își planifică activitățile viitoare. De exemplu principalele concluzii ale sondajului Eurobarometru din 2008(25 000 de cetățeni UE selectați aleatoriu) au fost că 59 % dintre respondenți nu auziseră niciodată despre OLAF, iar alți 20 % care auziseră de acesta nu au putut sau nu au dorit să spună dacă au sau nu încredere în organizația respectivă. Rezultatele au fost similare în cazul sondajului Comisiei, care a indicat faptul că membrii personalului nu au putut să-și formeze o opinie privind activitățile Oficiului, neavând nicio experiență de lucru cu acesta. Pe baza acestor rezultate, CS ar dori să încurajeze OLAF să reflecteze la aceste rezultate în PAG 2010.

CS consideră binevenită includerea „obiectivului specific nr. 1”, care pune accentul pe măsurarea eficienței și eficacității operațiunilor OLAF. Obiectivul pentru 2009 va fi vizarea cazurilor mai grave de fraudă, ceea ce este conform cu observațiile formulate de CS pentru PAG 2008 și în Avizul nr. 3 privind cazurile de minimis. CS salută strategia îmbunătățită cu privire la regula de minimis aplicată investigațiilor interne, care a fost explicată în scrisoarea recentă privind politica de minimis.

CS ar dori mai multe informații, în special privind criteriile de selectare a investigațiilor externe „grave” și încurajează OLAF să propună o strategie și linii directoare mai clare și mai coerente cu privire la tipurile de cazuri pe care OLAF intenționează să le investigheze în 2009. CS ar dori, de asemenea, să sublinieze faptul că proiectul de Manual de proceduri operaționale (punctul 2.3) ar trebui să includă o explicație privind maniera în care sunt formulate prioritățile operaționale.

CS împărtășește punctul de vedere al OLAF conform căruia eficacitatea operațiunilor OLAF este un factor important în realizarea obiectivului general și ar dori să obțină precizări suplimentare privind modul în care „Respectarea liniilor directoare privind pragurile și criteriile aplicate pentru deschiderea de căi de monitorizare (Indicatorul 1.1)” va contribui la obținerea acestui rezultat în 2009.

În plus față de rata de închidere și criteriile de durată, CS consideră că eficiența investigațiilor ar putea fi măsurată prin instituirea unui sistem sau a unui mecanism de control periodic (inclusiv control al calității) al investigațiilor, pentru a reduce întârzierile și a rezolva problemele la scurt timp după apariția lor. CS ar dori să aibă mai multe informații despre „sistemul de avertizare de 18 luni”, menționat în PAG la obiectivul specific nr. 1. Astfel cum se indică în PAG, aproximativ 25 % dintre investigații nu respectă în continuare perioada de gestionare de 24 de luni stabilită ca obiectiv. Întrucât aceasta este o tendință care continuă din anii anteriori, CS se întreabă dacă indicatorii de eficiență sunt suficienți pentru a răspunde acestor întârzieri și pentru a le reduce.

Ca și în PAG 2008, CS consideră problematic faptul că rata de închidere a cazurilor (indicatorul de rezultat 2.2) ar trebui să fie aproape de 1 dacă se calculează pe baza noilor cazuri deschise în timpul unui an calendaristic. Conducerea OLAF cere să se ia măsuri suplimentare pentru a soluționa numărul actual de cazuri (în jur de 440 în decembrie 2008), deoarece atingerea acestui obiectiv nu va contribui la reducerea numărului de cazuri. Acest lucru este de asemenea confirmat în procesul-verbal al reuniunii Directorilor din octombrie 2008, care precizează că, în prima jumătate a anului 2008, rata de închidere a cazurilor a scăzut, iar numărul cazurilor care așteaptă să fie soluționate a crescut.

În plus, CS observă că eficacitatea și eficiența operațiunilor este măsurată exclusiv din punctul de vedere al investigațiilor și nu include nicio altă activitate operațională sau servicii auxiliare. Cu toate acestea, CS consideră că serviciile auxiliare ale OLAF (alte activități operaționale și servicii administrative) ar trebui, de asemenea, încorporate în această strategie pentru a transforma OLAF într-un „organism de investigație administrativă de nivel mondial”. Pe viitor, ar merita să existe o reflecție privind modul în care alte activități, în afara investigațiilor, contribuie în mod pozitiv la investigațiile OLAF și cum poate fi măsurat acest lucru în PAG.

CS constată că strategia eficace de comunicare a obiectivului specific nr. 2 - „promovarea unei culturi a cooperării pentru combaterea fraudei și corupției” nu include nicio politică de comunicare internă clară. În urma unei reflecții privind monitorizarea de către CS a cazurilor OLAF, este evident că ar putea fi îmbunătățită coordonarea generală a activităților între unități și departamente. Prin urmare, CS recomandă încorporarea unei strategii de comunicare internă în PAG pentru a îmbunătăți schimbul de cunoștințe și pentru a spori gradul de cunoaștere de către personalul OLAF a activităților Oficiului.

2.   Anexele interne

CS consideră binevenite indicatorul specific pentru impact financiar în cazul investigațiilor în domeniul comercial și vamal și importanța sporită acordată cazurilor cu un impact financiar estimat la peste 1 MEUR.

În ceea ce privește eficiența investigațiilor și operațiunilor direcțiilor A și B, CS este deosebit de interesat de felul în care sunt monitorizate durata investigațiilor și eventualele întârzieri ale acestora și consideră binevenită analiza sistematică a cazurilor la fiecare 18 luni, invitând totodată OLAF să reflecte în ce măsură acest sistem este suficient pentru a controla întârzierile. CS ar dori să primească unele clarificări privind „noua etapă de așteptare a soluționării”. În general, CS subliniază necesitatea unui sistem strict de control pentru a reduce întârzierile și a menține calitatea investigării cazurilor.

Ca și în PAG 2008, CS pune sub semnul întrebării valoarea și utilitatea unui indicator „% de cazuri închise cu luarea de măsuri financiare/judiciare/administrative” cu privire la numărul total de cazuri, întrucât, la început, rezultatul investigațiilor este dificil de prevăzut.

CS ar dori să reitereze faptul că, încă o dată, indicatorul de rezultat al duratei cazurilor de 24 de luni nu a fost atins în 2008 și nici în ultimii 4 ani. Procesul-verbal al reuniunii directorilor din octombrie 2008 indică faptul că numai 49 % din cazuri au fost închise în termen de mai puțin de 24 de luni în prima jumătate a anului 2008. Durata medie a unui caz activ în prima jumătate a anului 2008 a fost de 27 de luni. CS se întreabă dacă acest obiectiv va putea fi atins în 2009, în special în cazul în care OLAF își propune să vizeze cazuri mai complexe, în condițiile în care nu vor exista resurse suplimentare disponibile.

PAG precizează (la punctul 1.2 eficiența) că evaluările (sau aprecierile) reprezintă aproximativ 50 % din volumul de muncă al investigatorilor (48 % în Direcția A, 54 % în Direcția B). CS constată că nu au fost formulate nici ținte, nici obiective pentru „etapa inactivă” a investigațiilor, iar în PAG nu sunt disponibile informații privind durata media a evaluărilor. CS sugerează că ar trebui reflectat la maniera în care ar putea fi inclusă etapa inactivă a unei investigații în PAG, întrucât consumă puține resurse și este un factor important atunci când se stabilește, de exemplu, termenul de prescripție al probelor și măsurile luate în urma rapoartelor finale de caz ale OLAF.

În cele din urmă, CS ar dori să remarce faptul că unii dintre indicatorii de rezultat ai activităților auxiliare (de ex. „numărul de reuniuni organizate”, „cooperarea armonioasă” și „feedbackul primit”) sunt prea generali, prea dificili de măsurat și/sau sunt impreciși în ceea ce privește modul în care trebuie monitorizați în comparație cu obiectivele stabilite și se întreabă dacă într-adevăr reprezintă o metodă potrivită și eficientă de a evalua performanțele.

---

ANEXA 5

AVIZ NR. 2/2009

Rapoartele OLAF privind investigațiile aflate în curs de peste nouă luni

Bruxelles, 28 mai 2009

PARTEA I

INTRODUCERE

Directorul general al Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) furnizează Comitetului de supraveghere un raport lunar care cuprinde un rezumat al fiecărei investigații aflate în curs de peste nouă luni (denumite în continuare „rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni”). „Rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” prezintă motivele nefinalizării investigațiilor și prevăd un termen pentru închiderea fiecărui caz.

Durata investigațiilor este o problemă de interes comun pentru instituții și chiar pentru OLAF (1), ținând cont de consecințele negative pe care le pot avea întârzierile asupra părților implicate în investigație și, de asemenea, asupra monitorizării administrative, judiciare și financiare a acelor investigații efectuate de OLAF.

Multitudinea de cazuri nesoluționate, care decurge din numărul mare de cazuri amânate, aduce prejudicii și activității zilnice a OLAF, având în vedere faptul că simpla gestionare a cazurilor vechi consumă resurse semnificative necesare îndeplinirii sarcinilor principale ale oficiului.

OLAF se bucură de o vastă și remarcabilă experiență de 10 ani în efectuarea investigațiilor la nivel european și internațional. Importanța și reputația sa sunt în continuă creștere. Prin urmare, este esențial ca timpul alocat investigării și finalizării cazurilor să fie cât mai scurt posibil.

Sarcina Comitetului de supraveghere

Obiectivul general al acestei examinări desfășurate de către Comitetul de supraveghere (CS) îl reprezintă evaluarea duratei investigațiilor și a motivelor potențialelor întârzieri nejustificate în vederea asigurării desfășurării fără întrerupere a investigațiilor pe o perioadă proporțională cu împrejurările și complexitatea cazului (2).

Prin această procedură periodică de monitorizare, CS consolidează, în primul rând, independența OLAF prin asigurarea faptului că imparțialitatea investigației nu este influențată de factori externi și a faptului că întârzierile nu împiedică rezultatul preconizat al unei investigații, spre exemplu, întâmpinarea termenului de prescripție.

Prezentul aviz este cel de al doilea emis de CS cu privire la „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni”.

În aprilie 2007, CS a emis Avizul nr. 1/2007 în urma examinării tuturor celor 150 de „rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni” care acopereau perioada ianuarie-decembrie 2006. Scopul avizului a fost evaluarea a două aspecte diferite: măsura în care acele rapoarte conțineau informații adecvate care să permită CS să își îndeplinească funcția de monitorizare și evaluarea măsurii în care acele rapoarte puteau fi utilizate ca instrument de gestionare de către OLAF pentru asigurarea finalizării cu succes a investigației într-o perioadă proporțională. Concluziile și recomandările incluse în acel aviz au fost acceptate și urmate de OLAF (3).

În acel aviz CS a precizat, ca o măsură viitoare, faptul că se vor analiza motivele invocate pentru nefinalizarea investigațiilor în termenul precizat conform indicațiilor OLAF.

„Rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” ale OLAF

Prezentul aviz se bazează pe examinarea a 275 de „rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni” (din 424 de cazuri în curs de desfășurare) care acoperă perioada ianuarie 2007 – decembrie 2008 și 115 „evaluări ale informațiilor inițiale” referitoare la fiecare „raport privind cazurile deschise de peste nouă luni” pe care OLAF le-a înaintat CS în perioada martie-decembrie 2008 (4). Aceste „evaluări” sunt întocmite de investigatorii OLAF înainte de adoptarea deciziei de a deschide o investigație și conțin, de asemenea, „sugestii privind planul de lucru inițial”. În plus, s-a desfășurat un control în cadrul Sistemului de gestionare a cazurilor (SGC) în vederea stabilirii situației cazurilor.

Rapoartele primite, în funcție de sector, au fost următoarele (5):

| — | 47 de investigații interne privind instituțiile europene, în cadrul cărora OLAF joacă rolul principal și beneficiază de competențe procedurale clare (6). |
| --- | --- |

—

47 de investigații interne privind instituțiile europene, în cadrul cărora OLAF joacă rolul principal și beneficiază de competențe procedurale clare (6).

| — | 11 investigații interne/externe privind organisme ale UE, în cadrul cărora OLAF deține rolul principal (7). |
| --- | --- |

—

11 investigații interne/externe privind organisme ale UE, în cadrul cărora OLAF deține rolul principal (7).

| — | 51 referitoare la cheltuieli directe și ajutor extern, în cadrul cărora OLAF deține rolul principal, iar normele de desfășurare a investigațiilor se bazează și pe „acordurile cu țările terțe” (8). |
| --- | --- |

—

51 referitoare la cheltuieli directe și ajutor extern, în cadrul cărora OLAF deține rolul principal, iar normele de desfășurare a investigațiilor se bazează și pe „acordurile cu țările terțe” (8).

| — | 46 referitoare la ajutor extern, în cadrul cărora OLAF deține rolul principal, iar normele de desfășurare a investigațiilor se bazează și pe „acordurile cu țările terțe” (9). |
| --- | --- |

—

46 referitoare la ajutor extern, în cadrul cărora OLAF deține rolul principal, iar normele de desfășurare a investigațiilor se bazează și pe „acordurile cu țările terțe” (9).

| — | 43 privind agricultura, în cadrul cărora OLAF are atribuții juridice solide și bine stabilite. Totuși, acest sector acoperă, de asemenea, cazurile vamale în care sunt implicate produse agricole și în cadrul cărora OLAF deține în principal un rol de coordonare și asistență (10). |
| --- | --- |

—

43 privind agricultura, în cadrul cărora OLAF are atribuții juridice solide și bine stabilite. Totuși, acest sector acoperă, de asemenea, cazurile vamale în care sunt implicate produse agricole și în cadrul cărora OLAF deține în principal un rol de coordonare și asistență (10).

| — | 51 în domeniul vamal I și II, în cadrul cărora OLAF joacă un rol de coordonare și asistență, iar durata cazurilor depinde foarte mult de acțiunile statelor membre (SM) sau țărilor terțe implicate (11). |
| --- | --- |

—

51 în domeniul vamal I și II, în cadrul cărora OLAF joacă un rol de coordonare și asistență, iar durata cazurilor depinde foarte mult de acțiunile statelor membre (SM) sau țărilor terțe implicate (11).

| — | 26 referitoare la măsuri structurale, în cadrul cărora OLAF beneficiază de un temei juridic solid pentru efectuarea investigațiilor (12). |
| --- | --- |

—

26 referitoare la măsuri structurale, în cadrul cărora OLAF beneficiază de un temei juridic solid pentru efectuarea investigațiilor (12).

OLAF a stabilit un model de formular pentru „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni”. Motivele invocate pentru nefinalizarea cazurilor, prestabilite în modelul de formular pentru rapoartele OLAF privind cazurile deschise de peste nouă luni, au fost bifate de investigatori după cum urmează (13):

| — | „Au fost alocate resurse semnificative, cu toate acestea, volumul activităților operaționale/de investigație necesită mai mult timp.” în 133 de rapoarte, (50 %); |
| --- | --- |

—

„Au fost alocate resurse semnificative, cu toate acestea, volumul activităților operaționale/de investigație necesită mai mult timp.” în 133 de rapoarte, (50 %);

| — | „Suspendarea strategică a investigației” în 16 rapoarte, (6 %); |
| --- | --- |

—

„Suspendarea strategică a investigației” în 16 rapoarte, (6 %);

| — | „Lipsa resurselor” în 30 de rapoarte, (11 %); |
| --- | --- |

—

„Lipsa resurselor” în 30 de rapoarte, (11 %);

| — | „Prioritate scăzută combinată cu alocarea de resurse limitate” în 12 rapoarte, (5 %); |
| --- | --- |

—

„Prioritate scăzută combinată cu alocarea de resurse limitate” în 12 rapoarte, (5 %);

| — | „Lipsa de cooperare a statului membru, a serviciilor Comisiei, a altei instituții, a persoanelor fizice/juridice” în 43 de rapoarte, (15 %) și |
| --- | --- |

—

„Lipsa de cooperare a statului membru, a serviciilor Comisiei, a altei instituții, a persoanelor fizice/juridice” în 43 de rapoarte, (15 %) și

| — | „Altele: a se vedea cazul” în 77 de rapoarte, (27 %). |
| --- | --- |

—

„Altele: a se vedea cazul” în 77 de rapoarte, (27 %).

Conținutul acestor „rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni” întocmite de investigatorii OLAF este contrasemnat – „vizat” – de către șeful de unitate al sectorului în cauză și de directorul fiecărei Direcții Investigații și Operațiuni în parte.

Din ianuarie 2008 și în urma modificării modelului de formular de raport privind cazurile deschise de peste nouă luni (14), motivele „suspendarea strategică a investigației” și „prioritate scăzută combinată cu alocarea de resurse limitate” au fost eliminate de pe listă.

Obiectivul și metodologia actualei revizuiri

Pentru orice birou de investigații este foarte important să poată oferi motive clare pentru întârzierile și obstacolele survenite în procesul de investigație. Aceasta permite planificarea și stabilirea corectă a strategiei investigațiilor, alocarea personalului adecvat, evaluarea exactă a cooperării externe, stabilirea priorității cazurilor și elaborarea politicii de investigare.

Mai mult decât atât, CS poate monitoriza durata investigațiilor OLAF numai în vederea excluderii factorilor externi sau a deciziilor părtinitoare în cazul în care se aduc motive obiective și verificabile pentru întârzieri.

În decembrie 2008, 78 % dintre investigațiile OLAF se aflau în curs de peste nouă luni, iar 40 % se aflau în curs de peste doi ani. În plus față de efectuarea unei analize globale a informațiilor furnizate în „raportul privind cazurile deschise de peste nouă luni”, CS a decis să verifice consecvența motivelor bifate de investigatorii OLAF în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” pentru nefinalizarea cazurilor cu cele descrise în detaliu în cuprinsul raportului.

CS a examinat, de asemenea, motivele invocate pentru întârziere în vederea analizării măsurii în care acestea au contribuit la înțelegerea motivului real sau a celor mai importanți factori care au determinat întârzierea investigațiilor în curs. În acest scop, CS a analizat, de asemenea, „evaluările informațiilor inițiale”, în special, sugestiile privind planul de lucru inițial.

Prin efectuarea acestei analize, CS a urmărit și clarificarea măsurii în care procentul ridicat de investigații aflate în curs de peste nouă luni s-a datorat unor factori obiectivi și inevitabili.

O atenție deosebită s-a acordat și momentului estimat al finalizării investigațiilor, pe care OLAF are obligația să îl comunice CS în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” (15).

Metodologie

Având în vedere natura specifică a fiecărui sector și diversele atribuții și norme de procedură aplicabile fiecăruia, analiza a fost efectuată pentru fiecare sector (16). Cu toate acestea, în vederea atingerii obiectivului principal al prezentului aviz, am grupat rapoartele OLAF și în funcție de motivele prestabilite bifate în modelul de „raport privind cazurile deschise de peste nouă luni” pentru nefinalizarea cazurilor în termenul precizat.

Concluziile și recomandările specifice se formulează la nivel sectorial; cu toate acestea, se vor oferi concluzii și recomandări globale.

PARTEA 2

ANALIZA MOTIVELOR OLAF PENTRU NEFINALIZAREA INVESTIGAȚIILOR ÎN TERMENUL DE NOUĂ LUNI

1.   „AU FOST ALOCATE RESURSE SEMNIFICATIVE, CU TOATE ACESTEA, VOLUMUL ACTIVITĂȚILOR OPERAȚIONALE/DE INVESTIGAȚIE NECESITĂ MAI MULT TIMP”

Aproximativ 50 % dintre investigațiile înaintate CS au fost declarate de către OLAF ca fiind întârziate din acest motiv (17).

Investigații interne privind instituțiile europene

Au fost examinate 15 cazuri în care s-a invocat acest motiv (31 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Unele dintre cazuri au fost justificate corespunzător, iar „volumul activităților de investigație” a fost ușor de înțeles în contextul raportului (18). Cu toate acestea, motivele care au stat la baza întârzierii în multe dintre investigații au fost divergente: perioade lungi de inactivitate (până la 7 luni) înainte de inițierea investigației; avansarea cazului care depinde de potențialele informații obținute din surse externe în situațiile în care OLAF nu a întreprins niciun demers investigativ, precum și motive inexplicabile pentru întârzieri (19). S-a remarcat, de asemenea, lipsa cooperării din partea persoanelor fizice, amânarea programărilor pentru interviuri pentru o dată ulterioară și răspunsurile în așteptare de la persoane fizice sau instituții (20).

Un factor major identificat a fost acela al investigatorilor care lucrează la alte cazuri și la cazuri cu un grad mai ridicat de prioritate (21).

În final, în anumite cazuri, în ciuda unui număr considerabil de investigatori alocați unui caz, motivele invocate pentru întârziere au inclus atât „resursele semnificative”, cât și „lipsa resurselor” (22). Deși ar putea exista motive care să stea la baza acestei contradicții legate de alocarea diferită a personalului în diversele etape ale unei investigații, în momentul consultării acestea creează doar o impresie neclară.

Investigații interne/externe privind organisme ale UE

Au fost examinate opt cazuri în care s-a invocat acest motiv (72 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Într-un număr de cazuri, motivul „volumului activităților de investigație” este prezentat corespunzător și poate fi înțeles cu ușurință în contextul raportului (23).

În alte cazuri, CS a remarcat faptul că motivul care stă la baza întârzierii îl reprezintă perioadele lungi de inactivitate care s-au scurs de la data deschiderii cazului și până la numirea investigatorilor sau până la data inițierii investigației (până la 6 luni) și schimbarea nejustificată și aparentă a investigatorului responsabil (24). Întârzierea cooperării persoanelor fizice a fost, de asemenea, invocată într-un caz cu un impact economic foarte scăzut (25). Descrieri identice ale cazului și ale rezultatelor cazului sunt raportate în două „rapoarte privind cazurile deschise de peste nouă luni” în care s-au adoptat diferite măsuri operaționale (26).

Cheltuieli directe și ajutor extern

Au fost examinate 21 de cazuri în care s-a invocat acest motiv (41 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Deși, în majoritatea investigațiilor motivul invocat este bine justificat și corespunde volumului de cazuri (27), s-a constatat, de asemenea, faptul că o treime dintre cazuri sunt în materie de asistență de natură penală, iar OLAF nu a adoptat niciun fel măsuri operaționale (28) sau că încă se mai așteaptă un răspuns din partea altor organisme (29).

Ajutor extern

Au fost examinate 20 de cazuri în care s-a invocat acest motiv (43 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

În anumite cazuri există o planificare corespunzătoare, obiectivul investigației este clar și detaliat, investigațiile sunt efectuate corespunzător și există o explicație clară și justificată pentru întârzieri (30).

Cu toate acestea, în alte cazuri, „volumul activităților de investigație” nu corespunde activității desfășurate de OLAF, ci, mai degrabă, faptului că OLAF aștepta finalizarea auditurilor efectuate de firme sau experți externi, fără niciun fel de participare activă sau monitorizare atentă din partea OLAF (31). Așa cum s-a evidențiat în primul aviz al CS pe această temă, valoarea adăugată a activității OLAF în acest domeniu nu este dovedită. CS a remarcat o oarecare lipsă de claritate în ceea ce privește planificarea investigațiilor în urma misiunilor în țările terțe și la câteva luni după efectuarea demersurilor investigative (32).

CS a observat lipsa planificării adecvate în unele misiuni în țările terțe (33). Întocmirea documentelor corespunzătoare nu respectă o metodă comună; uneori, misiunile au drept scop obținerea de dovezi documentare, iar alteori transferul documentelor este aranjat direct prin intermediul delegației CE (34) fără a stabili contacte prealabile cu direcția generală vizată, fapt care duce la întârzieri în executarea investigațiilor (35). În plus, acest fapt indică absența evaluării raportului cost-eficiență.

Întârzierile sunt explicate, în unele cazuri, ca fiind datorate nesolicitării din partea autorităților judiciare naționale (36). S-a remarcat, de asemenea, faptul că s-au invocat motive contradictorii pentru justificarea întârzierii, și anume în modelul de raport sunt bifate atât „resurse semnificative”, cât și „prioritate scăzută combinată cu alocarea de resurse limitate” (37).

Concluzii și recomandări:


  Motivul „au fost alocate resurse semnificative, cu toate acestea, volumul activităților operaționale/de investigație necesită mai mult timp” nu corespunde cauzei reale de întârziere în mai mult de jumătate dintre investigațiile examinate.


  Faptul că investigatorii bifează acest motiv în modelul de raport în locul motivului real reprezintă o problemă pentru CS. Acesta a remarcat faptul că motivul a fost utilizat în toate tipurile de cazuri (aleatoriu) și a fost interpretat diferit de investigatorii din cadrul aceleiași unități.


  Faptul că rapoartele care invocă motive contradictorii pentru nefinalizarea cazurilor sunt contrasemnate – „vizate” – în mod oficial de conducere (șeful unității și directorul) denotă un nivel nesatisfăcător al atenției acordate controlului intern al investigațiilor.


  Din cauza neutilizării adecvate a acestui motiv pentru întârzieri, OLAF poate trage concluzii eronate în ceea ce privește nevoile personalului, cererile bugetare și adoptarea de măsuri pentru reducerea întârzierii investigațiilor.


  Aceste rapoarte trebuie utilizate ca un instrument de gestionare a investigațiilor. CS recomandă ca OLAF să revizuiască investigațiile în care s-a bifat această cauză în modelul de raport pentru a reevalua strategia de investigare, luând în considerare adevăratul motiv pentru care finalizarea cazurilor nu a fost posibilă.

Agricultură

Au fost examinate 28 de cazuri în care s-a invocat acest motiv (65 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

În opinia CS, cazurile sunt justificate corespunzător, iar investigatorii OLAF au avut activitate permanentă (38). Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor de coordonare cu care se confruntă acest sector, principalul motiv de întârziere nu este volumul activităților de investigație al investigatorilor OLAF, ci, mai degrabă, reacția întârziată (sau lipsa oricărei reacții) a autorităților naționale din statul membru. În aceste cazuri, OLAF așteaptă reacții din partea acestor autorități (39).

În unele cazuri de investigații externe, s-a identificat aceeași problemă (40) și, ocazional, s-a remarcat faptul că unele dintre informațiile furnizate în diferitele etape ale investigațiilor nu au fost nici clare, nici cronologice, îngreunând, astfel, evaluarea motivului exact de întârziere (41).

În plus, s-a remarcat faptul că, uneori, perioadele lungi de inactivitate din cadrul „evaluării informațiilor inițiale” au avut drept consecință o activitate operațională redusă pe parcursul celor nouă luni (42).

De asemenea, s-a luat notă de faptul că unele dintre aceste cazuri au implicat elemente penale care au făcut obiectul unor investigații judiciare în statul membru în cauză. În astfel de cazuri, investigațiile OLAF au fost suspendate în absența unui schimb direct de informații cu autoritățile judiciare din statul membru (43).

Vamă I și II

Au fost examinate 28 de cazuri în care s-a invocat acest motiv (55 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Majoritatea cazurilor depind de cooperarea cu autoritățile statului membru și, în cazul celor mai multe dintre acestea, OLAF sprijină autoritățile statului membru în derularea investigațiilor lor. În alte cazuri, OLAF așteaptă să primească informații din partea statului membru sau a unei țări terțe (44).

CS aprobă explicația oferită de OLAF cu privire la investigațiile externe în cazurile antidumping, și anume că investigația nu a putut fi finalizată în termen de nouă luni din cauza naturii și amplorii acestora, precum și din cauza implicării mai multor state membre prin asistență reciprocă și misiuni în țări terțe (45). S-au menționat, de asemenea, prioritățile de lucru mai ridicate și s-a remarcat faptul că unele cazuri vechi, care așteaptă reacția statului membru, sunt încă în curs de desfășurare (46).

De asemenea, s-a remarcat faptul că, în cazurile de coordonare, motivele pentru depășirea perioadei de nouă luni au fost explicate și justificate corespunzător. În plus, au fost elaborate de la început planuri detaliate de lucru pentru desfășurarea investigațiilor (47).

Au fost identificate unele cazuri în materie de asistență penală, a căror avansare depinde de activitatea instanțelor naționale sau de executarea cererii de comisie rogatorie (48).

CS a constatat cu satisfacție faptul că „raportul privind cazurile deschise de peste nouă luni” a fost utilizat în mod clar ca un instrument de gestionare pentru reevaluarea cazurilor în urma unei analize detaliate a motivelor inevitabile ale întârzierilor (49).

Măsuri structurale

Au fost examinate 13 cazuri în care s-a invocat acest motiv (50 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

În anumite cazuri, „volumul activităților de investigație” corespunde schimbării investigatorului responsabil (50). În alte cazuri, volumul de lucru al investigatorului responsabil constituie principalul motiv al întârzierii (51). „Volumul activităților de investigație” nu pare să fie bine justificat de lista activităților operaționale (52).

CS a remarcat faptul că atât termenele de „evaluare a informațiilor inițiale”, cât și timpul alocat activităților operaționale au fost extrem de lungi, primele durând peste un an, iar cel din urmă până la zece luni pentru fiecare caz fără a fi identificată nicio justificare clară în raport (53).

Concluzii și recomandări:


  Există o lipsă generală de precizie în definirea și utilizarea motivului „volumul activităților operaționale/de investigație” care nu face distincție între volumul activităților efectuate de OLAF și volumul activităților care constituie responsabilitatea autorităților naționale în majoritatea cazurilor de asistență și coordonare.


  Această lipsă de precizie nu permite formarea unei perspective sau dimensiuni clare asupra nivelului de asistență și cooperare cu autoritățile naționale externe, făcând astfel dificilă îmbunătățirea performanței OLAF.


  În ceea ce privește investigațiile externe, cu excepția sectoarelor vamale, motivele reale ale întârzierilor au fost diferite și de altă natură.


  Se recomandă revizuirea definiției „volumului de activitate”, în funcție de modul în care se aplică fiecărui caz, în vederea identificării mai exacte a părții responsabile pentru adoptarea măsurilor.

2.   „SUSPENDAREA STRATEGICĂ A INVESTIGAȚIEI”

CS a afirmat deja în avizul său anterior pe această temă faptul că termenul „suspendare strategică a investigației” utilizat în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” trebuie fie restricționat, fie omis. Mai mult decât atât, utilizarea acestui motiv pentru nefinalizarea unei investigații trebuie să fie atentă și precisă.

Constatăm cu satisfacție faptul că, în 2008, niciun raport de caz înaintat CS nu a invocat oficial acest motiv pentru întârzieri, deși s-a remarcat faptul că a fost utilizat în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” în care s-a invocat motivul „Altele” (54). Există, de asemenea, o serie de cazuri în curs de desfășurare în care s-a invocat acest motiv (55):

Investigații interne privind instituțiile europene

Au fost examinate patru cazuri în care s-a invocat acest motiv (8 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

S-a remarcat faptul că acest motiv nu a fost explicat sau justificat clar. În unele cazuri, acesta a fost utilizat pentru a suspenda două cazuri conexe (56) fără a acorda atenție drepturilor procedurale ale persoanelor implicate. Au fost identificate, de asemenea, investigații fără impact economic și care par să se bazeze pe afirmații vagi.

S-a luat, de asemenea, notă de faptul că rapoarte de caz în care erau prezentate misiuni în țări terțe nu conțineau o strategie clară de investigare. Termenul „suspendare strategică” este combinat, în unele cazuri, cu alte motive: volumul de lucru al investigatorilor responsabili și „lipsa de cooperare a altei persoane fizice” (57), atunci când motivul real pentru nefinalizarea cazului este incapacitatea OLAF de a intervieva părți terțe într-un stat nemembru.

Cheltuieli directe și ajutor extern

Au fost examinate șapte cazuri în care s-a invocat acest motiv (13 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

În anumite cazuri, utilizarea „suspendării strategice” este justificată corespunzător (58). Cu toate acestea, s-a constatat că, uneori, OLAF nu a mai efectuat investigații suplimentare, informațiile au fost transmise autorităților judiciare ale unui stat membru, iar OLAF a păstrat cazurile în suspendare pentru situațiile în care acele autorități ar fi avut nevoie de asistență din partea OLAF (59).

Ocazional, motivul care a stat la baza întârzierii corespunde cooperării cu alte servicii ale Comisiei (60).

Ajutor extern

Au fost examinate cinci cazuri în care s-a invocat acest motiv (11 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

S-a observat că în toate acele cazuri, „suspendarea strategică a investigației” a corespuns perioadei în care OLAF a așteptat finalizarea auditurilor efectuate de firmele externe sau neefectuării de activități suplimentare de investigație de către OLAF (61).

Concluzii și recomandări:


  Pentru a menține deschisă o investigație, motivul „suspendare strategică” trebuie utilizat în mod prudent și trebuie explicat în detaliu pentru a avea o perspectivă clară asupra strategiei de investigare.


  Investigațiile în curs de desfășurare în care s-a invocat acest motiv trebuie revizuite și trebuie să se acorde o atenție deosebită celor incluse în rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni primite în 2007.

3.   „LIPSA RESURSELOR”

Investigații interne

Au fost examinate nouă cazuri în care s-a invocat acest motiv (19 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

CS a constatat faptul că motivele pentru întârzieri sunt divergente și comune mai multor cazuri: s-a acordat prioritate altor cazuri deschise cu mai mult timp în urmă; s-au înregistrat perioade lungi de inactivitate (de la 4 sau 5 până la 11 luni) ulterior colectării documentelor în cadrul misiunilor din țările terțe sau datele au fost copiate, fără o examinare suplimentară a cazurilor în care s-a constatat un impact economic redus sau neestimat (62).

În toate aceste cazuri numărul investigatorilor responsabili a fost conform cu sau a depășit propunerea de alocare a personalului indicată de evaluator în „evaluarea informațiilor inițiale”.

În unele cazuri, motivul „lipsa resurselor” este explicat printr-o lipsă a resurselor umane datorată absenței temporare a investigatorului responsabil (63).

Cheltuieli directe și ajutor extern

Au fost examinate patru cazuri în care s-a invocat acest motiv (7 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

În acele cazuri, motivul „lipsa resurselor” este explicat în detaliu și se referă la volumul de lucru al investigatorilor responsabili împreună cu prioritatea medie a cazului în discuție (64) sau este legat de lipsa investigatorilor în cadrul OLAF care să dețină competențele lingvistice necesare (65).

Ocazional, s-a constatat că nu s-a oferit nicio explicație pentru motivarea lipsei resurselor într-un caz cu prioritate ridicată pentru care s-a alocat, în principiu, personalul adecvat (66).

Ajutor extern

Au fost examinate nouă cazuri în care s-a invocat acest motiv (19 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

CS a constatat cu îngrijorare faptul că nu s-au întreprins activități de investigație pe perioade lungi de timp de la data deschiderii cazului (de la 9 până la 13 luni), iar planul de lucru nu a fost inițiat în ciuda faptului că numărul investigatorilor corespunde numărului sugerat în evaluarea informațiilor inițiale (67).

În unele cazuri, au fost bifate motive contradictorii în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni”: „resurse semnificative”, „complexitatea cazului” și „lipsa resurselor” (68). În plus, CS a remarcat faptul că, în unele cazuri, în urma deciziei de deschidere a unui caz, OLAF fie a așteptat finalizarea auditurilor externe timp de mai multe luni fără a întreprinde nicio acțiune de investigație, fie, în alte cazuri, a făcut referire la alte priorități ale cazurilor (69).

În alte cazuri, motivul real invocat în alte secțiuni ale modelului de formular este complexitatea cazului și volumul activităților de investigație (70) sau „lipsa de timp” fără alte explicații (71).

Concluzii și recomandări:


  Invocarea motivului „lipsa resurselor” pentru nefinalizarea investigației într-o perioadă de nouă luni nu este justificată în majoritatea cazurilor examinate.


  Acest aspect reprezintă un motiv de îngrijorare pentru CS, având în vedere faptul că cererile OLAF privind creșterea numărului de angajați în bugetul anual s-ar baza, în principiu, și pe o analiză a „lipsei resurselor” în domeniul investigațiilor și operațiunilor. Prin urmare, această problemă trebuie tratată cu deosebită atenție.


  Acest aspect este relevant și pentru CS, având în vedere faptul că CS este consultat cu privire la proiectul anual de buget al OLAF. Orice inexactitate în evidențierea acestui motiv ar putea conduce la concluzii eronate în ceea ce privește bugetul OLAF.


  Invocarea acestui motiv trebuie explicată în detaliu în raportul privind cazurile deschise de peste nouă luni. Mai mult decât atât, este necesar să se găsească soluții practice pentru remedierea acestei situații, soluții care să fie explicate în fiecare raport în care este invocat acest motiv.

Vamă I și II

Au fost examinate două cazuri în care s-a invocat acest motiv (3 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Într-unul dintre cazuri sunt invocate priorități operaționale mai ridicate (72) și sunt explicate clar motivele pentru care nu s-a lucrat fără întrerupere la un caz, inclusiv soluțiile pentru remedierea situației privind lipsa resurselor (73).

Măsuri structurale

Au fost examinate șase cazuri în care s-a invocat acest motiv (23 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Toate cazurile invocă același motiv pentru nefinalizare: „lipsa resurselor și volumul important al activităților de investigație” (74); cu toate acestea, cu excepția unuia dintre acestea (75), nu se oferă niciun fel de explicații care să permită înțelegerea oricăruia dintre cele două motive.

Concluzii și recomandări:


  Cu excepția sectorului vamal în care rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni au fost utilizate corect ca instrument de gestionare pentru revizuirea necesităților de investigație, sunt necesare explicații pentru înțelegerea motivelor invocate pentru nefinalizarea cazurilor.

4.   „PRIORITATE SCĂZUTĂ COMBINATĂ CU ALOCAREA DE RESURSE LIMITATE”

CS a afirmat deja în avizul anterior pe această temă faptul că, în ceea ce privește politica de investigare, atunci când un caz prezintă „prioritate scăzută” combinată cu „alocarea de resurse limitate”, nu se așteaptă o explicație pentru nefinalizare, ci, mai degrabă, pentru menținerea cazului deschis nouă luni mai târziu.

Am constatat cu satisfacție faptul că, în 2008, acest motiv pentru nefinalizarea cazului a fost eliminat din modelul de raport privind cazurile deschise de peste nouă luni. Cu toate acestea, încă există o serie de cazuri în curs de desfășurare care au invocat acest motiv și care trebuie revizuite urgent.

Investigații privind instituțiile UE

Au fost examinate cinci rapoarte (10 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

CS a constatat faptul că unele cazuri au rămas deschise pe parcursul unor perioade prelungite (chiar și după 10 luni de la „evaluarea informațiilor inițiale”) și nu s-au întreprins activități de investigație, motivul pertinent fiind acela că investigatorul a așteptat rezultatele unei investigații interne (76).

În unele cazuri, acest motive se combină cu „volumul activităților de investigație” sau cu „lipsa de cooperare a unei persoane fizice” (77). Uneori nu se menționează niciun impact economic și nu se obțin niciun fel de rezultate clare, ci doar se face referire la potențiale nereguli (78).

În toate acele cazuri, numărul investigatorilor responsabili este adecvat (variază de la doi la patru), iar unele investigații sunt încă în curs de desfășurare, în timp ce pentru finalizarea altora a fost necesară o perioadă de peste doi ani.

Ajutor extern

Au fost examinate patru cazuri în care s-a invocat acest motiv (8 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

CS a constatat cu îngrijorare faptul că au fost deschise investigații care „nu aduc prejudicii financiare fondurilor Comisiei Europene” conform descrierii din raport și că s-au desfășurat misiuni în țări terțe în cazuri cu impact economic scăzut (79).

S-a remarcat, de asemenea, faptul că, pentru anumite investigații nefinalizate, au fost bifate în modelul de raport motive contradictorii: de exemplu, „au fost alocate resurse semnificative” și „prioritate scăzută combinată cu alocarea de resurse limitate”, cu toate acestea, în cazul acestuia din urmă, s-au desfășurat misiuni la fața locului în țări terțe (80).

În toate cazurile la care se face referire mai sus, numărul investigatorilor responsabili pare să fie adecvat și nu este luat în discuție.

Concluzii și recomandări:


  „Alocarea de resurse limitate” nu este justificată în niciunul dintre „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni”. În ceea ce privește resursele umane, numărul investigatorilor pare să fie adecvat în raport cu volumul activităților de investigație și cu sugestiile privind planul de lucru și nu a fost pus la îndoială în niciunul dintre cazuri. Unele dintre aceste cazuri au un impact financiar foarte scăzut sau chiar nu au niciun impact asupra fondurilor Comunității Europene.


  Faptul că aceste rapoarte sunt contrasemnate– „vizate” – în mod oficial de conducere (șeful unității și directorul) denotă un nivel nesatisfăcător de atenție acordată controlului intern al investigațiilor.


  Atunci când se face referire la „alocarea de resurse limitate” trebuie să se ofere explicații clare pentru a nu se formula concluzii eronate cu privire la alocarea personalului și resursele financiare ale OLAF.


  Evaluarea prezentată consiliului trebuie să includă o evaluare a raportului cost-eficiență și o prezentare generală a resurselor umane ale unității. Trebuie menționate, de asemenea, alocarea investigatorilor la alte cazuri și numărul cazurilor încă în așteptare, clasificate ca având „prioritate ridicată” și care ar putea necesita alocarea investigatorilor implicați la alte cazuri.

Vamă I și II

Au fost examinate trei cazuri în care s-a invocat acest motiv (5 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Acesta cazuri sunt descrise și explicate corespunzător, iar termenul de finalizare a cazurilor a fost respectat. Intervenția OLAF este întemeiată (81). Atât „prioritatea scăzută”, cât și „alocarea de resurse limitate” sunt bine justificate în cadrul rapoartelor.

Măsuri structurale

A fost examinat un caz în care s-a invocat acest motiv (3 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Nu au fost inițiate investigații deoarece s-a constatat faptul că acestea nu sunt eficiente din punct de vedere al costului. „S-au aplicat doar tehnicile de verificare de bază, care par să indice un risc de nereguli în acordarea finanțărilor pentru proiecte”. În situația în care cazul are „prioritate scăzută”, deschiderea unei investigații externe se poate dovedi inutilă (82).

Concluzii:


  Motivul invocat pentru nefinalizarea cazului a fost bine justificat și explicat și s-a efectuat evaluarea raportului cost-eficiență.

5.   „LIPSA DE COOPERARE”

Lipsa de cooperare a statului membru (SM)

CS a primit șapte rapoarte de caz în 2007 și șase în 2008.

Investigații interne privind instituțiile europene

A fost examinat un caz în care s-a invocat acest motiv (2 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

S-a constatat că acesta este o investigație externă în care sunt implicate două unități și se reclamă lipsa cooperării serviciilor Comisiei. Nu sunt planificate acțiuni în ceea ce privește lipsa de cooperare (83).

Investigații interne/externe privind organisme ale UE

A fost examinat un caz în care s-a invocat acest motiv (9 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

CS a constatat că motivul pentru care acest caz nu a fost finalizat îl reprezintă lipsa de cooperare, însă nu a unui stat membru, ci a unei țări terțe în care s-a inițiat o procedură de cercetare penală. OLAF nu a întreprins nicio acțiune de investigație pe parcursul perioadei de nouă luni și așteaptă un raport din partea unui organism extern pentru a lua „măsurile corespunzătoare” (84).

Ajutor extern

Au fost examinate două cazuri în care s-a invocat acest motiv (9 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

CS a constatat o anumită confuzie în ceea ce privește datele perioadei de evaluare (până la un an și o lună de către patru evaluatori) și data întocmirii „evaluării informațiilor inițiale” (întocmită cu doar trei zile înaintea deschiderii investigației). Nu au fost întreprinse acțiuni investigative pe parcursul perioadei de nouă luni din cauza faptului că autoritățile judiciare naționale ale statului membru nu au solicitat asistență din partea OLAF (85).

CS a remarcat, de asemenea, faptul că OLAF nu a pus în aplicare măsurile prevăzute în planul de investigație într-un caz în care este invocată lipsa de cooperare a statului membru prin referirea la Regulamentul (CE) nr. 2185/96 (35).

Concluzii și recomandări:


  Lipsa de cooperare a statului membru a fost utilizată în mod incorect în cazurile examinate. Uneori, aceasta se referă la lipsa de cooperare a serviciilor Comisiei sau a autorităților naționale din țările terțe. În alte situații, aceasta se referă la faptul că autoritățile naționale ale statului membru nu au solicitat asistență din partea OLAF.


  Mai mult decât atât, nu sunt prevăzute soluții pentru remedierea problemei lipsei de cooperare.


  CS recomandă ca investigatorii să reflecteze intens înainte de a aplica acest motiv pentru întârziere și se declară în favoarea efectuării unei analize amănunțite de către responsabilii ierarhici.

Agricultură

Au fost examinate șapte cazuri în care s-a invocat acest motiv (16 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Cazurile examinate sunt investigații externe și cazuri de coordonare pe probleme agricole pentru care OLAF așteaptă răspunsuri din partea unora dintre autoritățile statului membru care au stabilit o cooperare slabă cu OLAF (86). Conform informațiilor furnizate în rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni, OLAF nu pare să joace un rol proactiv în obținerea informațiilor deja solicitate (87).

Vamă I și II

Au fost examinate două cazuri în care s-a invocat acest motiv (4 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Cazurile studiate sunt cazuri de „coordonare” și „asistență penală”, în care autoritățile naționale au solicitat asistența OLAF (88).

Măsuri structurale

Au fost examinate două cazuri în care s-a invocat acest motiv (7 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

CS a confirmat faptul că s-au scurs perioade lungi de timp (opt luni și patru luni) fără niciun răspuns din partea autorităților naționale în cazurile de investigații externe (89).

Concluzii și recomandări:


  Lipsa de cooperare a statului membru a fost identificată corect în toate cazurile examinate; este necesară o cooperare mai eficientă cu și din partea statului membru.


  OLAF trebuie să adopte o metodă mai proactivă.

Lipsa de cooperare a serviciilor Comisiei

CS a primit două rapoarte de caz în 2007 și trei în 2008.

Investigații interne privind instituțiile europene

Au fost examinate trei cazuri în care s-a invocat acest motiv (16 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

„Lipsa de cooperare a serviciilor Comisiei” nu este singurul motiv invocat pentru întârzieri în acele trei cazuri. Acest motiv se combină cu alte explicații, de exemplu, suspendarea strategică, prioritățile ridicate ale investigatorilor în alte cazuri, demersurile de cooperare cu autoritățile judiciare naționale (90).

S-a remarcat faptul că „lipsa de cooperare a serviciilor Comisiei” menționată în rapoarte nu este urmată de măsuri proactive din partea OLAF pentru remedierea situației.

Cheltuieli directe și ajutor extern

Au fost examinate două cazuri în care s-a invocat acest motiv.

S-a remarcat faptul că noțiunea de lipsă de cooperare a serviciilor Comisiei a fost un element oarecum neclar care nu a avut niciun impact asupra investigației propriu-zise a OLAF (91).

Ajutor extern

Au fost examinate două cazuri în care s-a invocat acest motiv (4 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

În aceste cazuri, „lipsa de cooperare a serviciilor Comisiei” este neclară. Într-unul dintre ele, acest tip de „lipsă de cooperare” nu este explicat, iar în celălalt serviciile Comisiei par să fi justificat întârzierea prin motive externe (92).

Concluzii și recomandări:


  În cazurile examinate în care s-a identificat lipsa de cooperare a serviciilor Comisiei, OLAF nu pare să fi adoptat măsuri concrete pentru remedierea situației.


  OLAF trebuie să găsească o modalitate de accelerare a canalelor de comunicații din acest domeniu.

Lipsa de cooperare a altor instituții

CS a primit trei rapoarte de caz în 2007 și șase în 2008.

Cheltuieli directe și ajutor extern

A fost examinat un caz în care s-a invocat acest motiv (2 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Motivul este bine explicat și se combină cu o serie de alte motive pentru nefinalizarea investigației (93).

Ajutor extern

Au fost examinate două cazuri în care s-a invocat acest motiv (4 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Motivul care stă la baza ambelor cazuri este legat de autoritățile judiciare naționale și nu de alte instituții: nesolicitarea asistenței OLAF de către autoritățile judiciare naționale (85) și lipsa unui răspuns din partea acelor autorități judiciare naționale (94).

Concluzii și recomandări:


  Invocarea incorectă a acestui motiv în unele dintre cazurile menționate.


  CS recomandă reexaminarea invocării acestui motiv pentru evitarea oricăror neînțelegeri.

Agricultură

A fost examinat un caz în care s-a invocat acest motiv (2 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Cazul este bine explicat, iar OLAF a jucat un rol activ în avansarea cazului și în obținerea unui răspuns pozitiv din partea autorităților naționale dintr-o țară terță în cadrul unei investigații externe (95).

Vamă I și II

Au fost examinate cinci cazuri în care s-a invocat acest motiv (10 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Toate cazurile sunt foarte bine prezentate și explicate amănunțit. Cu toate acestea, investigatorii responsabili bifează sistematic caseta „lipsa de cooperare a altei instituții”, însă precizează în paranteză faptul că lipsa de cooperare vine din partea autorităților naționale din țări terțe, acesta fiind motivul real al nefinalizării tuturor acelor cazuri de coordonare (96).

Concluzii și recomandări:


  Toate aceste cazuri sunt explicate clar. Cu toate acestea, motivul nefinalizării este „lipsa de cooperare a autorităților naționale din țările terțe” care este diferit de „lipsa de cooperare a altor instituții”. CS nu a primit niciun „raport privind cazurile deschise de peste nouă luni” în care să fie invocată lipsa de cooperare a altor instituții în aceste domenii.


  Din motive de claritate, „lipsei de cooperare a țărilor terțe” trebuie să i se atribuie o casetă separată.

Lipsa de cooperare a persoanelor fizice/juridice

CS a primit 13 rapoarte de caz în 2007 și trei în 2008.

Investigații interne privind instituțiile europene

Au fost examinate trei cazuri în care s-a invocat acest motiv (6 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

În două dintre aceste cazuri, motivul este bine explicat și justificat (97). Cu toate acestea, în cel de al treilea caz, OLAF nu a avut autoritatea de a intervieva persoana fizică în cauză (57).

Cheltuieli directe și ajutor extern

A fost examinat un caz în care s-a invocat acest motiv (2 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Motivul este bine justificat în cazul în discuție (98).

Ajutor extern

Au fost examinate cinci cazuri în care s-a invocat acest motiv (10 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

În toate cele cinci cazuri, acest motiv se combină întotdeauna cu alte motive care sunt, în realitate, motivele principale pentru care cazurile nu au fost finalizate. Aceste motive sunt divergente și comune mai multor cazuri: așteptarea rapoartelor auditorilor externi, complexitatea cazurilor și legătura cu alte investigații OLAF, prioritatea scăzută și prejudiciul financiar imposibil de apreciat (99).

Concluzii și recomandări:


  Motivele care stau la baza întârzierilor în unele dintre aceste cazuri examinate sunt de altă natură decât „lipsa de cooperare a persoanelor fizice/juridice”.


  Invocarea corectă a acestui motiv trebuie tratată cu deosebită atenție.

Agricultură

Au fost examinate trei cazuri în care s-a invocat acest motiv (7 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Toate aceste cazuri sunt bine explicate, iar motivul întârzierii este evidențiat corespunzător: lipsa de cooperare a țării terțe.

Vamă I și II

Au fost examinate patru cazuri în care s-a invocat acest motiv (7 % dintre cazurile din acest sector înaintate CS).

Cazurile sunt explicate adecvat și amănunțit; cu toate acestea, motivul real al întârzierilor îl reprezintă lipsa de cooperare a unei țări terțe (100).

Celelalte trei cazuri sunt, de fapt, cazuri de asistență penală fără participarea unui magistrat din partea unității pentru consiliere juridică și judiciară (101).

Concluzii și recomandări:


  Motivul pentru care cazurile au depășit perioada de nouă luni este lipsa de cooperare a unei țări terțe și nu a unei persoane fizice/juridice.


  Trebuie înființată o nouă categorie care să reflecte motivul diferit și real al întârzierii, și anume „lipsa de cooperare a unei țări terțe”.

6.   „ALTELE: A SE VEDEA CAZUL”

Au fost examinate 73 de cazuri în care se invocă motivul „altele” ca fiind cauza întârzierilor (27 %) (102).

Acest motiv a fost invocat într-un număr mare de rapoarte de caz: 16 în 2007 și 57 în 2008, devenind al doilea cel mai invocat motiv pentru întârziere în perioada examinată.

Numărul cazurilor în care este invocat acest motiv a crescut, de asemenea, în mod semnificativ în ultima jumătate a anului 2008. O analiză generală arată că într-un număr mare de cazuri (aproape jumătate) motivul „altele” pare a fi corespunzător în momentul consultării raportului (103).

Astfel, în numeroase cazuri, motivul întârzierii este: complexitatea investigației, schimbarea investigatorului, alte priorități ale cazurilor, cazuri de asistență penală (lipsa solicitării din partea autorităților judiciare naționale), suspendarea strategică a investigației etc (104).

În plus, s-au remarcat și motive precum: OLAF „așteaptă confirmările din statul membru”, „cooperarea unei țări terțe” sau investigațiile „pe termen lung” (105).

Cu toate acestea, în multe cazuri, motivul real pentru întârziere pare să fie de altă natură, în ciuda raportării la aceeași listă prestabilită de motive furnizată în modelul de formular de raportare (106).

În alte cazuri, am constatat că motivul declarat pentru nefinalizarea cazului este dificil de înțeles și, în unele cazuri, lipsit de sens sau chiar inacceptabil. Spre exemplu, se pot remarca două cazuri în care motivul invocat pentru întârziere este „investigația se află în plină desfășurare” (107).

CS consideră, de asemenea, foarte îngrijorător faptul că motivul „altele” pentru întârziere este definit ca fiind discuția încă în derulare privind raportul de caz final atunci când investigația a fost finalizată (intervale lungi, de la cinci luni până la peste un an) (108).

Concluzii și recomandări:


  Alegerea motivului „altele” într-un număr atât de mare de investigații indică necesitatea extinderii și perfecționării listei de motive pentru nefinalizarea cazurilor.


  Invocarea inadecvată a motivului „altele” în locul unui motiv deja stabilit, împreună cu invocarea nejustificată a acestuia, denotă necesitatea revizuirii complete a alegerii acestui motiv și a reexaminării cazurilor în discuție.

ABSENȚA TERMENULUI PREVĂZUT PENTRU FINALIZARE: O PROBLEMĂ DE CALITATE

Formularul de raportare a cazurilor deschise de peste nouă luni către CS conține o secțiune în care OLAF trebuie să informeze termenul aproximativ pentru finalizarea cazului.

Din cele 275 de rapoarte examinate, am constatat că în 64 din cele 275 de cazuri nu s-a făcut niciun fel de aproximare de acest gen, respectiv nu s-a prevăzut niciun termen pentru finalizare. 20 de cazuri au fost închise la termenul prevăzut pentru finalizare; 105 cazuri au fost închise cu peste o lună întârziere față de termenul prevăzut pentru finalizare. În majoritatea covârșitoare a cazurilor, întârzierea a fost mult mai lungă de o lună, în unele cazuri depășind chiar 18 luni, iar 72 de cazuri vor fi închise cu una sau mai multe luni întârziere față de termenul prevăzut.

Concluzii și recomandări:


  Această analiză statistică și succintă duce inevitabil la concluzia că această parte a „rapoartelor privind cazurile deschise de peste nouă luni” prezintă o problemă gravă de calitate. Pentru ca procedura de raportare privind cazurile deschise de peste nouă luni să fie utilă pentru OLAF și pentru a fi utilizată ca instrument de gestionare a cazurilor, estimările termenului prevăzut pentru finalizarea cazurilor trebuie realizate cu mai multă precizie și corectitudine.

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

CS apreciază în mod deosebit informațiile furnizate de investigatorii OLAF în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni”. De asemenea, constatăm cu satisfacție faptul că noul model de formular de raportare adoptat în conformitate cu Avizul nr. 1/2007 al CS oferă informații mai clare necesare îndeplinirii sarcinilor CS.

Cu toate acestea, prezenta analiză identifică trei niveluri de probleme cu un impact negativ asupra aplicării adecvate a sarcinii de monitorizare a CS pentru consolidarea independenței OLAF:

| I | Lipsa unei metode consecvente și semnificative în multe cazuri care suscită îndoieli cu privire la justificarea motivelor invocate pentru întârzieri. |
| --- | --- |

I

Având în vedere faptul că motivele bifate în modelul de formular de „raport privind cazurile deschise de peste nouă luni” pentru nefinalizarea cazurilor în termenul respectiv nu corespund cauzelor reale în majoritatea dintre acestea, CS nu este în măsură să declare că procentul ridicat de investigații OLAF cu o durată mai mare decât termenul prevăzut este justificat.

Din examinarea „rapoartelor privind cazurile deschise de peste nouă luni” reiese clar faptul că există deficiențe majore în ceea ce privește normele actuale prevăzute de administrația OLAF cu privire la gestionarea și controlul procesului de investigație.

Conducerea și investigatorii OLAF trebuie să utilizeze „raportul privind cazurile deschise de peste nouă luni” drept instrument de gestionare pentru revizuirea strategiei și planificării investigației aflate în curs.

II   Lipsa metodologiei de investigație și a rigurozității și necesitatea îmbunătățirii nivelurilor interne de gestionare și control al investigațiilor.

Cheia investigațiilor reușite și focalizate o reprezintă buna planificare a investigațiilor.

Echipa de investigație trebuie să elaboreze un plan detaliat de investigație în momentul inițierii fiecărei investigații, care să fie suficient de amănunțit pentru a putea estima data adoptării deciziei finale. Indicarea „termenului prevăzut pentru finalizare” nu reprezintă doar o obligație legală a OLAF față de CS, ci și un instrument esențial pentru gestionarea investigațiilor și evitarea consecințelor negative ale duratei excesive a acestora.

Planul trebuie să acopere fiecare demers de investigație preconizat și trebuie asociat unui program preliminar pentru fiecare demers. Această planificare trebuie întocmită în scris și anexată sistematic dosarului cazului pentru a înlesni revizuirea și consultarea acestuia în cazul în care investigatorii se confruntă cu cereri de amânare sau alte tipuri de întârzieri.

Conducerea, la nivel de unitate, trebuie să examineze periodic planurile de investigație pentru a monitoriza și pentru a ghida, acolo unde este necesar, evoluția cazurilor.

CS propune elaborarea unui aviz adăugit privind planificarea investigațiilor ulterior în cursul anului.

III   Lipsa unui obiectiv specific și a unor motive verificabile pentru întârzieri.

Pentru ca CS să se afle în cea mai bună poziție pentru îndeplinirea sarcinilor sale de monitorizare, OLAF trebuie să poată oferi motive mai clare și mai exacte pentru nefinalizarea investigațiilor în termenele prevăzute.

La o inspecție mai atentă a procesului de evaluare a motivelor invocate pentru cazurile nefinalizate în perioada de nouă luni, CS recomandă revizuirea întregului proces.

Revizuirea ar contribui și la identificarea de către OLAF a motivelor reale pentru întârzieri și i-ar permite adoptarea unor măsuri adecvate pentru reducerea duratei investigațiilor.

CS face următoarele recomandări către OLAF pentru perfecționarea motivelor pentru care investigațiile nu au fost finalizate în perioada de nouă luni.

1.   
  Volumul activităților operaționale/de investigație ale OLAF/ale altor actori sau parteneri.

Trebuie să se facă o distincție clară între volumul activităților finalizate de OLAF și volumul activităților efectuate de agenții sau partenerii externi. CS recomandă ca „volumul activităților operaționale/de investigație” să se împartă în funcție de aceste două categorii. Pe baza planului de investigație, trebuie să se ofere o explicație detaliată cu privire la cauzele întârzierilor sau, acolo unde este cazul, o explicație cu privire la motivul pentru care au fost necesare demersuri suplimentare care nu au fost prevăzute inițial.

Fiecare caz amplu trebuie revizuit de echipă în momentul finalizării, pentru a acumula experiență din procedura de soluționare utilizată în acel caz.

2.   
  Volumul de lucru al investigatorilor.

Volumul general de lucru trebuie explicat prin furnizarea detaliilor cu privire la alte investigații aflate în curs și măsura în care acestea vor avea un impact negativ asupra investigației curente.

3.   
  Schimbarea investigatorului responsabil.

CS este conștient de faptul că schimbarea investigatorului responsabil poate duce, uneori, la o întârziere de câteva luni. De aceea trebuie subliniate motivele pentru o astfel de schimbare, în special în cazurile de conflicte de interese.

4.   
  Alte priorități ridicate ale cazurilor.

CS este conștient de faptul că prioritatea unui caz poate varia de-a lungul ciclului său de viață și trebuie oferite explicații în ceea ce privește motivul pentru care altor investigații li s-a acordat prioritate în fața investigației curente și măsurile de investigație adoptate. Politica de investigare trebuie permanent revizuită, fiind esențiale discuțiile comune și periodice între ambele Direcții Investigații și Operațiuni cu privire la investigațiile aflate în curs.

5.   
  Inactivitate de peste trei luni: lista cazurilor deschise de trei luni.

Fiecare investigator trebuie să își revizuiască lunar cazurile, în prima zi a fiecărei luni; în cazul în care nu s-a produs nicio schimbare într-un caz timp de trei luni, investigatorul trebuie să raporteze cazul Șefului de unitate. În acest raport trebuie să se precizeze motivele unei perioade atât de lungi de inactivitate și să se prezinte un plan de acțiune detaliat pentru reluarea cazului. Sunt necesare date precise pentru fiecare măsură anticipată care urmează a fi adoptată, iar planurile de acțiune incluse în aceste „liste ale cazurilor deschise de trei luni” trebuie monitorizate îndeaproape.

6.   
  Lipsa resurselor.

Trebuie să se facă o distincție clară între lipsa resurselor din cadrul unității și lipsa resurselor din cadrul unei anumite echipe de investigație. În cazul în care lipsa resurselor se înregistrează în cadrul echipei, trebuie furnizată o explicație cu privire la măsurile care trebuie adoptate pentru a asigura personal suplimentar în cadrul investigației în discuție. CS admite că este posibil ca unele cazuri să devină mai complicate decât s-a prevăzut anterior și nu înlătură posibilitatea unei lipse a resurselor sau a unui număr prea mare de cazuri.

7.   
  Misiunile în țările terțe și colectarea documentelor: probleme care pot apărea.

Dimensiunea internațională a multor investigații OLAF atrage după sine elaborarea în scris a unui plan detaliat de acțiune pentru o misiune anterior desfășurării acesteia.

8.   
  Lipsa de cooperare: a serviciilor Comisiei; a instituțiilor UE; a autorităților statului membru; a autorităților naționale din țările terțe; a persoanelor fizice/juridice.

Caracterul lipsei de cooperare trebuie să fie explicit (de exemplu, reacția insuficient de promptă a statului membru etc.) și, în fiecare caz, trebuie furnizată o soluție practică pentru remedierea obstacolelor respective.

În câteva situații, CS a constatat o anumită lipsă de proactivitate în cazurile în care OLAF se confruntă cu o lipsă de cooperare a autorităților statului membru, a instituțiilor, a serviciilor Comisiei, a țărilor terțe sau a persoanelor fizice. Prin urmare, CS recomandă OLAF să verifice cazurile în care sunt invocate aceste motive în vederea elaborării de strategii pentru abordarea unei atitudini mai proactive față de persoanele sau instituțiile care se dovedesc a fi necooperante.

9.   
  Nesolicitarea asistenței OLAF de către autoritățile naționale ale statului membru.

Trebuie să se facă o distincție clară între cazurile de asistență la cererea autorităților naționale ale statului membru deoarece acesta este un alt domeniu de competență al OLAF.

10.   
  Auditurile externe: probleme care pot apărea.

În „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” trebuie să se facă referire la monitorizarea și contribuția OLAF la auditurile efectuate de firmele externe.

ACȚIUNI VIITOARE

CS va continua examinarea „rapoartelor privind cazurile deschise de peste nouă luni” primite de la directorul general al OLAF pentru perioada 2009 împreună cu un studiu al „evaluărilor informațiilor inițiale” care însoțește rapoartele.

Având în vedere problema majoră de calitate identificată în „rapoartele privind cazurile deschise de peste nouă luni” datorată omiterii frecvente a termenului prevăzut pentru finalizarea investigațiilor, obligația legală a OLAF în acest domeniu va fi analizată cu atenție pe viitor.

---

(1)  A se vedea Raportul anual de activitate al OLAF pe 2007

(2)  Articolul 6 alineatul (5) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999

(3)  A se vedea Raportul anual de activitate al CS, pagina 28 (JO C 123, 20.5.2008, p. 22-23 și/sau anexa 1

(4)  A se vedea anexa 2: modelul de formular nr. 40

(5)  A se vedea anexa 3: modelul de formular nr. 20

(6)  Unitatea A1 (88 de cazuri în curs de desfășurare); Articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999

(7)  Unitatea A2 (27 de cazuri în curs de desfășurare); Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999

(8)  Unitatea A3 (79 de cazuri în curs de desfășurare); Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 și „acordurile cu țările terțe”

(9)  Unitatea A4 (54 de cazuri în curs de desfășurare); Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 și „acordurile cu țările terțe”

(10)  Unitatea B1 (68 de cazuri în curs de desfășurare); Articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2988/95, Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96 și Regulamentul (CE) nr. 515/97 inter alia

(11)  Unitatea B2 Vamă I (38 de cazuri în curs de desfășurare); Unitatea B3 Vamă II (27 de cazuri în curs de desfășurare)

(12)  Unitatea B 4 (43 de cazuri în curs de desfășurare). Articolul 3 din Regulamentul (CE) 1073/1999, Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2988/95, Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96

(13)  Unele cazuri invocă mai multe motive pentru întârziere, de exemplu, lipsa resurselor și lipsa de cooperare

(14)  A se vedea anexa 2B: versiunea anterioară a modelului de formular nr. 40

(15)  Articolul 11 alineatul (4) din Regulamentul (CE) nr. 1073/99

(16)  Direcția A Investigații și Operațiuni acoperă patru sectoare: Unitatea A1 Investigații interne privind instituțiile europene; Unitatea A2 Investigații interne/externe privind organisme ale UE; Unitatea A3 Cheltuieli directe și ajutor extern; Unitatea A4 Ajutor extern. Direcția B Investigații și Operațiuni acoperă, la rândul său, patru sectoare: Unitatea B1 Agricultură; Unitatea B2 Vamă I; Unitatea B3 Vamă II; Unitatea B4 Măsuri structurale

(17)  48,36 %

(18)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 31 și 44

(19)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 17, 14, 19 și 5

(20)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 3 și 19

(21)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 22, 14 și 1

(22)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 26

(23)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 50

(24)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 47, 40 și 48

(25)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 49

(26)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 53 și 54

(27)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 77 și 68 inter alia

(28)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 59, 61, 60, 62, 75 și 70

(29)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 64

(30)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 117, 15 și 135

(31)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 112 și 115

(32)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 120 și 123

(33)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 128

(34)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 130

(35)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 147

(36)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 145

(37)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 126, 122, 121 și 150

(38)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 181, 169, 178, 179, 176 și 194

(39)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 159, 161, 162, 167, 165, 166, 175, 191 și 193

(40)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 171 și 177

(41)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 179

(42)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 189

(43)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 186 și 183

(44)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 201, 207 și 215, inter alia.

(45)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 202, 208, 211, 212, 234, 214, 229 și 237

(46)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 198 și 205

(47)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 240, 241, 242, 245 și 246

(48)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 244, 231 și 238

(49)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 241

(50)  A se vedea anexa 4, de exemplu cazul nr. 254

(51)  A se vedea anexa 4, de exemplu cazul nr. 168

(52)  A se vedea anexa 4, de exemplu cazul nr. 260

(53)  A se vedea anexa 4, de exemplu cazul nr. 264

(54)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 79, 38 și 76

(55)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 18, 79, 76, 38 și 36

(56)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 6 și 21

(57)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 21

(58)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 69 și 78

(59)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 63

(60)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 66

(61)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 110, 111, 114, 115 și 125

(62)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 7, 36, 9 și 8

(63)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 45 și 41

(64)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 72

(65)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 94

(66)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 104

(67)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 140, 144 și 131

(68)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 150

(69)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 154 și 119

(70)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 126

(71)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 129

(72)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 204

(73)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 230

(74)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 252, 253, 256, 257, 258 și 259

(75)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 253

(76)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 12

(77)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 13 și 15

(78)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 16 și 18

(79)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 116 și 118

(80)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 121 și 122

(81)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 206, 209 și 210

(82)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 250

(83)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 24

(84)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 55

(85)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 133

(86)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 188

(87)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 157, 163 și 180

(88)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 224 și 225

(89)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 262 și 255

(90)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 2, 24 și 43

(91)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 96 și 100

(92)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 53 și 148

(93)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 100

(94)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 134

(95)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 195

(96)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 233, 235, 201, 203 și 207

(97)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 1 și 15

(98)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 98

(99)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 116, 124 și 150

(100)  A se vedea anexa 4, cazul nr. 218

(101)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 200, 199 și 217

(102)  În 17 dintre aceste rapoarte, motivul „altele” a fost combinat și cu motive de altă natură.

(103)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 153, 106, 89, 86, 94, 139, 151, 42 și 39

(104)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 147, 152, 102, 100, 109, 80 și 93 inter alia

(105)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 173, 174, 232, 243, inter alia

(106)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 95, 100, 94, 137, 138, 140, 144, 148 și 43 inter alia

(107)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 97, 82, 105, 25, 29 și 30 inter alia

(108)  A se vedea anexa 4, cazurile nr. 142, 146, 34 și 28

ANEXA 1

CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

Avizul nr. 1/2007

Rapoartele OLAF cu privire la investigaţiile aflate în curs de peste 9 luni

Bruxelles, 25 aprilie 2007

Informaţiile conţinute, în prezent, în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” trimise Comitetului de supraveghere sunt pertinente şi utile. Elemente cum sunt descrierea cazului, măsurile adoptate, impactul financiar şi măsuri ulterioare propuse sunt esenţiale pentru înţelegerea investigaţiei care face obiectul evaluării. Cu toate acestea, la momentul examinării „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni”, a devenit clar că lipsesc elemente esenţiale necesare pentru exercitarea de către Comitetul de supravegherea funcţiei de monitorizare cu privire la durata investigaţiilor. Mai mult, Comitetul de supraveghere crede că încorporarea acestor elemente în cadrul „rapoartelor la 9 luni” va fi, de asemenea, utilă pentru îmbunătăţirea gestionării investigaţiilor care se află în derulare la stadiul respectiv de evoluţie a cazului.

Funcţia de monitorizare a Comitetului de supraveghere

| — | Formatul actual al „rapoartelor privind cazurile deschise de peste9 luni” nu conţine toate informaţiile relevante necesare pentru a permite Comitetului de supraveghere să determine dacă investigaţiile se desfăşoară fără întrerupere şi pentru o perioadă care este proporţională cu circumstanţele şi complexitatea cazului.


  Formatul rezumatului „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” ar trebui modificat pentru a încorpora elemente suplimentare care să permită o evaluare eficientă a evoluţiei investigaţiilor. Aceste elemente ar trebui să includă: descrierea juridică a neregulii, data sau perioada când au fost săvârşite actele investigate, durata „etapei de evaluare” anterior luării deciziei de deschidere a cazului, potenţiale sancţiuni sau consecinţe juridice ale actelor investigate şi termenele de prescripţie asociate actelor investigate. |
| --- | --- |

—

Formatul actual al „rapoartelor privind cazurile deschise de peste9 luni” nu conţine toate informaţiile relevante necesare pentru a permite Comitetului de supraveghere să determine dacă investigaţiile se desfăşoară fără întrerupere şi pentru o perioadă care este proporţională cu circumstanţele şi complexitatea cazului.

Formatul rezumatului „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” ar trebui modificat pentru a încorpora elemente suplimentare care să permită o evaluare eficientă a evoluţiei investigaţiilor. Aceste elemente ar trebui să includă: descrierea juridică a neregulii, data sau perioada când au fost săvârşite actele investigate, durata „etapei de evaluare” anterior luării deciziei de deschidere a cazului, potenţiale sancţiuni sau consecinţe juridice ale actelor investigate şi termenele de prescripţie asociate actelor investigate.

| — | Lipsa de precizare a termenelor de prescripţie din cadrul „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” nu permite Comitetului de supraveghere să evalueze durata proporţională a măsurilor adoptate şi propuse pentru desfăşurarea investigaţiilor.


  Termenele de prescripţie ar trebui subliniate în mod specific şi analizate în rezumatele „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni”. |
| --- | --- |

—

Lipsa de precizare a termenelor de prescripţie din cadrul „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” nu permite Comitetului de supraveghere să evalueze durata proporţională a măsurilor adoptate şi propuse pentru desfăşurarea investigaţiilor.

Termenele de prescripţie ar trebui subliniate în mod specific şi analizate în rezumatele „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni”.

| — | Informaţiile conţinute în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” pentru anumite sectoare nu sunt suficiente pentru a avea o imagine clară de ansamblu asupra scopului investigaţiilor, motivelor pentru întârzieri şi consecinţelor lor juridice. În special, un motiv precum „suspendarea strategică a investigaţiei” în cazul în care o investigaţie nu a fost finalizată nu este nici justificat şi nici explicat în majoritatea cazurilor.
  Mai mult, utilizarea frecventă a motivelor cum ar fi „prioritate scăzută combinată cu lipsa resurselor” ar putea presupune lipsa unei strategii de investigaţie clare.


  Sintagma „suspendarea strategică a investigaţiei” utilizată în „rapoartele privind cazurile deschise de peste la 9 luni” ar trebui fie definită clar, fie eliminată. Utilizarea acestui motiv pentru nefinalizarea unei investigaţii ar trebui să se facă cu precauţie şi să fie precisă.
  De asemenea, se recomandă o analiză a implicaţiilor invocării unei justificări precum caracterul „prioritar scăzut combinat cu lipsa resurselor”. |
| --- | --- |

—

Informaţiile conţinute în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” pentru anumite sectoare nu sunt suficiente pentru a avea o imagine clară de ansamblu asupra scopului investigaţiilor, motivelor pentru întârzieri şi consecinţelor lor juridice. În special, un motiv precum „suspendarea strategică a investigaţiei” în cazul în care o investigaţie nu a fost finalizată nu este nici justificat şi nici explicat în majoritatea cazurilor.

Mai mult, utilizarea frecventă a motivelor cum ar fi „prioritate scăzută combinată cu lipsa resurselor” ar putea presupune lipsa unei strategii de investigaţie clare.

Sintagma „suspendarea strategică a investigaţiei” utilizată în „rapoartele privind cazurile deschise de peste la 9 luni” ar trebui fie definită clar, fie eliminată. Utilizarea acestui motiv pentru nefinalizarea unei investigaţii ar trebui să se facă cu precauţie şi să fie precisă.
  De asemenea, se recomandă o analiză a implicaţiilor invocării unei justificări precum caracterul „prioritar scăzut combinat cu lipsa resurselor”.

| — | Momentul estimat al finalizării investigaţiilor nu se reflectă cu acurateţe în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni”. Nu este menţionat decât într-o treime dintre cazuri şi, atunci când este menţionat, nu este niciodată respectat.


  Sunt necesare indicaţii, precum şi explicaţii circumstanţiate cu privire la momentul estimat al finalizării cazurilor. Măsurile investigative ulterioare ar trebui precizare mai cu claritate.. |
| --- | --- |

—

Momentul estimat al finalizării investigaţiilor nu se reflectă cu acurateţe în „rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni”. Nu este menţionat decât într-o treime dintre cazuri şi, atunci când este menţionat, nu este niciodată respectat.

Sunt necesare indicaţii, precum şi explicaţii circumstanţiate cu privire la momentul estimat al finalizării cazurilor. Măsurile investigative ulterioare ar trebui precizare mai cu claritate..

Gestionarea investigaţiilor OLAF

| — | „Rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” transmise Comitetului de supraveghere nu mai reprezintă un sistem de prevenire cu privire la durata investigaţiilor ci, mai curând un exerciţiu de raportare desfăşurat în această etapă a cazului. O mare majoritate a investigaţiilor OLAF s-au derulat pe o perioadă de timp mai îndelungată. În multe cazuri au fost detectate perioade lungi de inactivitate. Comitetul de supraveghere consideră că actualele „rapoarte privind cazurile deschise de peste 9 luni” nu constituie pentru OLAF un instrument de gestionare care să urmărească re-analizarea strategiei de investigare şi să clarifice obiectivele acesteia. Faptul că 75 % din investigaţii sunt deschise de peste 9 luni reprezintă un indiciu clar al necesităţii adoptării de acţiuni de gestionare urgente.


  Se recomandă punerea în aplicare a unui sistem de control al gestionării care să prevină în mod eficient stagnarea investigaţiilor. Ar fi adecvată o monitorizare atentă periodică de către şefii de unitate a progresului continuu al investigaţiei. |
| --- | --- |

—

„Rapoartele privind cazurile deschise de peste 9 luni” transmise Comitetului de supraveghere nu mai reprezintă un sistem de prevenire cu privire la durata investigaţiilor ci, mai curând un exerciţiu de raportare desfăşurat în această etapă a cazului. O mare majoritate a investigaţiilor OLAF s-au derulat pe o perioadă de timp mai îndelungată. În multe cazuri au fost detectate perioade lungi de inactivitate. Comitetul de supraveghere consideră că actualele „rapoarte privind cazurile deschise de peste 9 luni” nu constituie pentru OLAF un instrument de gestionare care să urmărească re-analizarea strategiei de investigare şi să clarifice obiectivele acesteia. Faptul că 75 % din investigaţii sunt deschise de peste 9 luni reprezintă un indiciu clar al necesităţii adoptării de acţiuni de gestionare urgente.

Se recomandă punerea în aplicare a unui sistem de control al gestionării care să prevină în mod eficient stagnarea investigaţiilor. Ar fi adecvată o monitorizare atentă periodică de către şefii de unitate a progresului continuu al investigaţiei.

ACŢIUNI VIITOARE

Comitetul de supraveghere va efectua examinarea continuă a „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” primite de la directorul general pentru perioada 2007. Un control suplimentar va fi efectuat asupra motivelor invocate pentru nefinalizarea investigaţiilor în termenul precizat şi se va acorda o atenţie deosebită cooperării cu statele membre. Dezvoltarea unei strategii investigative clare şi a unui sistem îmbunătăţit de gestionare a cazurilor vor fi, de asemenea, urmărite atent de către comitet.

Trebuie subliniat faptul că reacţia rapidă a OLAF pentru a îmbunătăţi conţinutul „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” ca urmare a unei întâlniri dintre acesta şi Comitetul de supraveghere (1) determină Comitetul să anticipeze un răspuns la fel de rapid la recomandările menţionate anterior. Încorporarea modificărilor sugerate astfel cum au fost ele subliniate ar stabili cadrul pentru toate examinările viitoare ale „rapoartelor privind cazurile deschise de peste 9 luni” efectuate de către Comitetul de supraveghere.

---

(1)  A se vedea Nota I/01068 5.2.2007

ANEXA 2A

Image

Image

ANEXA 2B

Image

Image

ANEXA 3

Image

Image

---

ANEXA 6

AVIZUL NR. 3/2009

Proiectul preliminar de buget al OLAF pentru 2010

Bruxelles, 28 mai 2009

În conformitate cu articolul 11 din Regulamentul nr. 1073/99, misiunea Comitetului de supraveghere a OLAF (CS) este de a consolida independența OLAF în exercitarea funcției de investigare a OLAF. În acest scop și pentru a asigura că OLAF poate funcționa în mod eficient și eficace, a fost creat un articol bugetar specific pentru OLAF în cadrul bugetului comunitar. În acest context, și în vederea puterilor conferite CS de către Comisie (1), CS a analizat proiectul preliminar de buget (PPB) al OLAF și emite următorul aviz.

I.   Alocarea de resurse activităților prioritare

CS observă că numărul de posturi vacante (rata generală de ocupare era de 94,5 % la 31 decembrie 2008) a continuat să se reducă începând de anul trecut. CS salută această tendință, care va spori capacitatea OLAF de a-și desfășura activitățile mai eficient. De asemenea, CS este mulțumit că o parte din posturile ocupate până în prezent de personal de conducere „interimar” au fost publicate. CS speră că OLAF va finaliza procesul de recrutare a personalului pentru aceste posturi cât mai repede posibil și va încheia selecția personalului de pe listele de rezervă ale concursurilor externe pentru ocuparea posturilor permanente vacante.

PPB pentru 2010 nu include o majorare a numărului de posturi și, drept urmare, bugetul general va scădea (–1,22 %) în 2010. Din statisticile prezentate către CS de către OLAF, rezultă că personalul a fost alocat în modul următor la sfârșitul lui 2008:

| Direcția A (investigații și operațiuni): | 84 | (17 %) |
| --- | --- | --- |
| Direcția B (investigații și operațiuni): | 84 | (17 %) |
| Direcția C (sprijin operațional): | 125 | (25 %) |
| Direcția D (administrație și afaceri generale): | 181 | (36 %) |
| Director General și CS: | 25 | (5 %) |
| Total personal | 499 | (100 %) |

Direcția A (investigații și operațiuni):

84

(17 %)

Direcția B (investigații și operațiuni):

84

(17 %)

Direcția C (sprijin operațional):

125

(25 %)

Direcția D (administrație și afaceri generale):

181

(36 %)

Director General și CS:

25

(5 %)

Total personal

499

(100 %)

Aceste informații arată că o mică parte din resursele totale (34 %) este alocată în prezent investigațiilor, cu două cadre de sprijin și/sau administrative pentru fiecare investigator. OLAF a explicat că, în timp ce o mai mică proporție a personalului derulează investigații, aproape întregul personal trebuie considerat a lucra în carul sectorului de „operațiuni” al OLAF, cu toate că nu este în mod necesar atașat direct unităților de investigație.

Distincția realizată de OLAF între investigații și operațiuni ridică unele probleme care trebuie avute în vedere în contextul alocării resurselor. Pentru CS nu este clar motivul includerii anumitor acțiuni în cadrul sferei de „operațiuni” a activității OLAF, în ceea ce privește fie natura activității desfășurate, fie valoarea adăugată a contribuției OLAF în aceste domenii. Având în vedere diversitatea și complexitatea crescânde ale activităților OLAF (fie la inițiativa OLAF, fie impuse acestuia de către Comisie), s-a atins acum un punct în care este pertinent să se definească și să se evalueze importanța acestor activități desfășurate până în prezent. În opinia CS, OLAF ar putea realiza o evaluare generală a activităților sale în scopul unei mai bune alocări și prioritizări a resurselor de care dispune, urmată, în cele din urmă, de o eliminare sau consolidare treptată a activităților.

Ca și în cadrul bugetelor precedente, nota furnizată de OLAF pentru CS cu privire la PPB nu include o explicație privind prioritățile pentru 2010, planificarea resurselor sau politica referitoare la personalul OLAF. Prin urmare, nu sunt disponibile dovezi pentru a determina direcția viitoare a OLAF și nici indicații privind eventualitatea în care aceste activități desfășurate au utilizat în cel mai eficient mod bugetul OLAF.

CS recomandă ca activitățile viitoare ale OLAF să se bazeze pe punctele forte, competențele de bază și domeniile sale de expertiză din prezent care vor garanta succesul său pe viitor. CS pune sub semnul întrebării necesitatea OLAF de a consolida sferele de activitate administrativă, care nu necesită cunoștințe specializate sau competențe de vârf în domeniul luptei anti-fraudă, având în vedere că existența sa pe termen lung depinde de expertiza și eficiența echipelor sale de investigație.

CS reiterează importanța unei strategii de resurse umane bazate pe necesitățile identificate și reale ale organizației și pe prioritățile sale, cu scopul de a oferi îndrumare și de a maximiza utilizarea resurselor existente. CS este preocupat de capacitatea Direcțiilor A și B de a face față volumului crescut de muncă prevăzut pentru anii viitori (și confirmat în rapoartele de activitate ale OLAF) când este clar că resursele nu vor fi majorate. CS a făcut trimitere la aceste puncte în avizele sale din 3/2008 și 2/2007 și într-o serie de discuții cu conducerea OLAF.

CS subliniază, de asemenea, importanța găsirii unei soluții practice de îmbunătățire a cooperării dintre OLAF și Direcția Generală pentru Personal și Administrație și a asigurării unei formări profesionale continue pentru investigatori. În al doilea rând, ar fi util să se reflecteze asupra modului în care OLAF ar putea beneficia de mobilitate internă și rotație a cadrelor, în scopul unei dezvoltări îmbunătățite a personalului. Este important să se investească în dezvoltarea personalului deoarece unii investigatori, în special agenți temporari, vor rămâne în cadrul OLAF pe termen lung.

Un alt motiv de îngrijorare pentru CS îl reprezintă dificultatea instituirii unui sistem de promovare (sau reclasificare) a personalului temporar. CS consideră dezamăgitor faptul că nu s-a găsit încă nicio soluție la această problemă în pofida unei serii de discuții dintre CS și OLAF.

Recomandări:






  —

| — | OLAF trebuie să ofere o justificare privind repartizarea actuală a personalului între activitatea de investigație și alte activități operaționale și să definească ce înseamnă „operațiuni” în termeni practici. |
| --- | --- |

OLAF trebuie să ofere o justificare privind repartizarea actuală a personalului între activitatea de investigație și alte activități operaționale și să definească ce înseamnă „operațiuni” în termeni practici.

| — | Trebuie elaborată o strategie de resurse umane bazată pe o evaluare a necesităților sau o evaluare a activităților actuale ale OLAF și trebuie să se acorde atenție cooperării cu Direcția Generală pentru Personal și Administrație și formării profesionale, precum și mobilității investigatorilor. |
| --- | --- |

—

Trebuie elaborată o strategie de resurse umane bazată pe o evaluare a necesităților sau o evaluare a activităților actuale ale OLAF și trebuie să se acorde atenție cooperării cu Direcția Generală pentru Personal și Administrație și formării profesionale, precum și mobilității investigatorilor.

| — | Promovarea agenților temporari trebuie demarată cât mai repede. |
| --- | --- |

—

Promovarea agenților temporari trebuie demarată cât mai repede.

II.   Articole de cheltuieli individuale

În general, CS remarcă scăderea cu 1,22 % a bugetului OLAF pentru 2010, datorită reducerii cheltuielilor administrative aferente diverselor tipuri de costuri de personal. CS remarcă, de asemenea, că în pofida scăderii generale a PPB, este de așteptat ca unele articole de cheltuieli de gestionare să se majoreze în 2010, în special în domeniul „sistemelor informaționale pentru cercetare și dezvoltare” (o majorare de 35 % în decurs de doi ani). De asemenea, pe baza observațiilor de mai sus privind necesitatea de a intensifica formarea profesională a investigatorilor, CS este preocupat de faptul că pare să existe o reducere estimată (12 %) a „formării profesionale, reciclării și informării viitoare a personalului”.

În al treilea rând, CS consideră că, în pofida scăderii de 2 % în 2010, cheltuielile generale de misiune și de deplasare și cheltuielile ocazionale (2,5 milioane euro) reprezintă în continuare o proporție considerabilă din bugetul total, în special având în vedere că personalul de investigație formează doar o mică parte din totalul angajaților. Această observație este obținută pe baza dovezilor din exercițiile de monitorizare, potrivit cărora controlul de gestionare asupra cheltuielilor de misiune necesită în continuare îmbunătățiri.

Recomandări:
  OLAF trebuie să clarifice






  —

| — | creșterea cheltuielilor în domeniul „sistemelor informaționale pentru cercetare și dezvoltare”. |
| --- | --- |

creșterea cheltuielilor în domeniul „sistemelor informaționale pentru cercetare și dezvoltare”.

| — | reducerea cheltuielilor reduse în domeniul „formării profesionale, reciclării și informării viitoare a personalului”. |
| --- | --- |

—

reducerea cheltuielilor reduse în domeniul „formării profesionale, reciclării și informării viitoare a personalului”.

| — | „cheltuielile generale de misiune și deplasare și cheltuielile ocazionale”. |
| --- | --- |

—

„cheltuielile generale de misiune și deplasare și cheltuielile ocazionale”.

III.   Secretariatul CS

CS își menține poziția cu privire la cerința minimă de opt angajați alocați secretariatului, ceea ce echivalează cu necesitățile actuale ale CS, și reiterează că numărul de angajați trebuie rezervat în planul de constituire al OLAF pentru Consiliul de Administrație, utilizând „nota de subsol” sau altă metodă adecvată de afectare a acestor posturi în mod expres pentru Secretariat.

CS a solicitat publicarea postului de șef al secretariatului și a unui post la nivelul AD. De asemenea, CS și-a exprimat dorința de a fi implicat îndeaproape în ambele procese de selecție.

Ca urmare a hotărârii Tribunalului de Primă Instanță (2), rolul de monitorizare al CS se va extinde cu implicațiile ce rezultă din aceasta privind angajarea personalului pentru secretariat în 2010. Întrucât noul mecanism nu este încă instituit, CS nu se află în poziția de a evalua necesitățile specifice de personal suplimentar, dar va face acest lucru la începutul lui 2010.

CS recunoaște că normele privind personalul ale Comisiei Europene și sistemul de evaluare și promovare prevăzut de acestea nu permit membrilor CS să evalueze performanța personalului secretariatului. Cu toate acestea, CS consideră nesatisfăcător faptul că nivelul anual de performanță al personalului secretariatului este, în ultimă instanță, decis de Directorul General al OLAF și că nu există nicio implicare a CS în acest exercițiu în pofida faptului că secretariatul își desfășoară activitatea sub autoritatea sa directă.

Recomandări/observații:






  —

| — | OLAF trebuie să afecteze opt membri ai personalului pentru secretariat. |
| --- | --- |

OLAF trebuie să afecteze opt membri ai personalului pentru secretariat.

| — | Numirile personalului secretariatului CS trebuie să se facă în urma aprobării CS, asigurându-se astfel independența deplină a CS în îndeplinirea atribuțiilor sale. |
| --- | --- |

—

Numirile personalului secretariatului CS trebuie să se facă în urma aprobării CS, asigurându-se astfel independența deplină a CS în îndeplinirea atribuțiilor sale.

| — | Sistemul actual de evaluare și promovare a personalului secretariatului CS nu este adecvat. |
| --- | --- |

—

Sistemul actual de evaluare și promovare a personalului secretariatului CS nu este adecvat.

IV.   Concluzii

CS sprijină propunerea de buget a OLAF pentru 2010 sub rezerva luării în considerare a recomandărilor de mai sus.

În conformitate cu articolul 6 (alineatul 2) din Decizia Comisiei din 28 aprilie 1999, avizul trebuie transmis Autorității bugetare de către OLAF. De asemenea, CS dorește să fie informat cu regularitate în legătură cu măsurile adoptate de OLAF în direcția punerii în aplicare a recomandărilor exprimate în aviz.

---

(1)  Articolul 6 din Decizia Comisiei din 28 aprilie 1999.

(2)  T-48/05 Francet și Byk/Comisia Europeană.

---