# Il-Ġurnal Uffiċjali C 32/2010

| | ISSN 1725-5198
  doi:10.3000/17255198.C_2010.032.mlt |
| --- | --- |
| Il-Ġurnal Uffiċjali
  tal-Unjoni Ewropea | C 32 |
| | |
| Edizzjoni bil-Malti | Informazzjoni u Avviżi | Volum 539 ta' Frar 2010 |

ISSN 1725-5198

doi:10.3000/17255198.C_2010.032.mlt

Il-Ġurnal Uffiċjali

tal-Unjoni Ewropea

C 32

Edizzjoni bil-Malti

Informazzjoni u Avviżi

Volum 539 ta' Frar 2010

---

| Avviż Nru | Werrej | Paġna |
| --- | --- | --- |
| | IV   Avviżi |
| | AVVIŻI MINN ISTITUZZJONIJIET, KORPI, UFFIĊĊJI U AĠENZIJI TAL-UNJONI EWROPEA |
| | Il-Qorti tal-Awdituri |
| 2010/C 032/01 | Rapport dwar il-verifika tal-effiċjenza operazzjonali tal-ġestjoni tal-Bank Ċentrali Ewropew għas-sena finanzjarja 2007 flimkien mar-risposti tal-Bank Ċentrali Ewropew | 1 |

Avviż Nru

Werrej

Paġna

IV   Avviżi

AVVIŻI MINN ISTITUZZJONIJIET, KORPI, UFFIĊĊJI U AĠENZIJI TAL-UNJONI EWROPEA

Il-Qorti tal-Awdituri

2010/C 032/01

Rapport dwar il-verifika tal-effiċjenza operazzjonali tal-ġestjoni tal-Bank Ċentrali Ewropew għas-sena finanzjarja 2007 flimkien mar-risposti tal-Bank Ċentrali Ewropew

1

| MT | |
| --- | --- |

MT

---

IV Avviżi

AVVIŻI MINN ISTITUZZJONIJIET, KORPI, UFFIĊĊJI U AĠENZIJI TAL-UNJONI EWROPEA

Il-Qorti tal-Awdituri

| 9.2.2010 | MT | Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea | C 32/1 |
| --- | --- | --- | --- |

9.2.2010

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

C 32/1

---

Rapport dwar il-verifika tal-effiċjenza operazzjonali tal-ġestjoni tal-Bank Ċentrali Ewropew għas-sena finanzjarja 2007 flimkien mar-risposti tal-Bank Ċentrali Ewropew

2010/C 32/01

WERREJ

Lista ta’ taqsiriet u glossarju

Introduzzjoni

Ambitu u approċċ tal-verifika

Osservazzjonijiet

Il-BĊE kellu qafas ta’ tmexxija xieraq għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu fis-seħħ?

Il-BĊE kellu strateġija tal-IT multiannwali li hija allinjata mal-għanijiet u l-objettivi organizzattivi ġenerali?

Il-BĊE ppjana l-attivitajiet relatati mal-proġetti tal-IT fuq bażi annwali?

Il-proċess tal-għażla tal-proġetti tal-IT għall-implimentazzjoni kien ibbażat fuq kriterji sodi?

Kienu stabbiliti proċeduri xierqa għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT?

Il-qafas ta’ tmexxija stabbilit għall-ġestjoni ta’ proġetti tal-IT kien applikat kif intenzjonat?

Il-proġetti individwali kienu ppjanati b’mod xieraq?

Il-proġetti kienu implimentati sewwa?

Il-proġetti kienu ssorveljati b’mod xieraq?

Twettqet evalwazzjoni formali tal-proġetti meta tlestew?

Konklużjonijiet u Rakkomandazzjonijiet

Il-BĊE kellu qafas ta’ tmexxija xieraq għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu fis-seħħ?

Il-qafas ta’ tmexxija stabbilit għall-ġestjoni ta’ proġetti tal-IT kien applikat kif kien intenzjonat?

Anness - Ħarsa ġenerali lejn il-proġetti eżaminati mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri

LISTA TA’ TAQSIRIET U GLOSSARJU

| BĊE | Bank Ċentrali Ewropew |
| --- | --- |
| COBIT | Objettivi tal-Kontroll għall-Informazzjoni u t-Teknoloġija relatata |
| DĠ-H | Direttorat Ġenerali Riżorsi Umani, Baġit u Organizzazzjoni |
| DĠ-IS | Direttorat Ġenerali Sistemi tal-Informazzjoni |
| EER | ECBLAN Eurotower Refresh |
| IT | Teknoloġija tal-Informazzjoni |
| KPI | Indikatur Prinċipali tal-Prestazzjoni |
| MAU | Titjib taż-Żona tal-kmamar tal-kompjuters prinċipali fil-bini Eurotower |
| MDP | Proviżjoni tad-Data tas-Suq |
| MPIDS | Sistema ta’ appoġġ għad-Deċiżjoni dwar l-Implimentazzjoni tal-Politika Monetarja |
| PCR | Rapport tal-Għeluq ta' Proġett |
| PMBOK | Korp ta’ Tagħrif dwar il-Ġestjoni ta’ Proġett |
| PMI | Istitut tal-Ġestjoni ta’ Proġett |
| POCP | Proċeduri ta’ Organizzazzjoni u ta’ Kontroll ta’ Proġett |
| PSD | Dokument tal-Preżentazzjoni ta’ Proġett |
| PSG | Grupp ta’ Tmexxija ta' Proġett |
| PSR | Rapport dwar l-Istat ta’ Proġett |
| SEBĊ | Sistema Ewropea tal-Banek Ċentrali |
| SLA | Ftehim dwar il-Livell tas-Servizz |
| Target 2 SSP | Target 2 Single Shared Platform (Mira 2 Pjattaforma Unika Maqsuma) |
| TCERTO | Telekonferenza, CoreNet, tkabbir tas-SEBĊ-Net għall-Bulgarija u r-Rumanija |

BĊE

Bank Ċentrali Ewropew

COBIT

Objettivi tal-Kontroll għall-Informazzjoni u t-Teknoloġija relatata

DĠ-H

Direttorat Ġenerali Riżorsi Umani, Baġit u Organizzazzjoni

DĠ-IS

Direttorat Ġenerali Sistemi tal-Informazzjoni

EER

ECBLAN Eurotower Refresh

IT

Teknoloġija tal-Informazzjoni

KPI

Indikatur Prinċipali tal-Prestazzjoni

MAU

Titjib taż-Żona tal-kmamar tal-kompjuters prinċipali fil-bini Eurotower

MDP

Proviżjoni tad-Data tas-Suq

MPIDS

Sistema ta’ appoġġ għad-Deċiżjoni dwar l-Implimentazzjoni tal-Politika Monetarja

PCR

Rapport tal-Għeluq ta' Proġett

PMBOK

Korp ta’ Tagħrif dwar il-Ġestjoni ta’ Proġett

PMI

Istitut tal-Ġestjoni ta’ Proġett

POCP

Proċeduri ta’ Organizzazzjoni u ta’ Kontroll ta’ Proġett

PSD

Dokument tal-Preżentazzjoni ta’ Proġett

PSG

Grupp ta’ Tmexxija ta' Proġett

PSR

Rapport dwar l-Istat ta’ Proġett

SEBĊ

Sistema Ewropea tal-Banek Ċentrali

SLA

Ftehim dwar il-Livell tas-Servizz

Target 2 SSP

Target 2 Single Shared Platform (Mira 2 Pjattaforma Unika Maqsuma)

TCERTO

Telekonferenza, CoreNet, tkabbir tas-SEBĊ-Net għall-Bulgarija u r-Rumanija

INTRODUZZJONI

| 1. | Il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE-“il-bank”) u l-banek ċentrali nazzjonali tal-Istati Membri kollha tal-UE flimkien jagħmlu s-Sistema Ewropea tal-Banek Ċentrali (SEBĊ). L-iskop primarju tas-SEBĊ huwa li żżomm l-istabbiltà fil-prezzijiet. Is-SEBĊ tappoġġa wkoll il-politika ekonomika ġenerali fl-Unjoni bl-iskop li tikkontribwixxi għall-ksib tal-objettivi tal-Unjoni (1). Għal dan il-għan, il-BĊE jwettaq il-kompiti speċifikati fl-Istatut tiegħu (2) u huwa responsabbli mill-ġestjoni tal-attivitajiet u l-finanzi tiegħu. |
| --- | --- |

1.

Il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE-“il-bank”) u l-banek ċentrali nazzjonali tal-Istati Membri kollha tal-UE flimkien jagħmlu s-Sistema Ewropea tal-Banek Ċentrali (SEBĊ). L-iskop primarju tas-SEBĊ huwa li żżomm l-istabbiltà fil-prezzijiet. Is-SEBĊ tappoġġa wkoll il-politika ekonomika ġenerali fl-Unjoni bl-iskop li tikkontribwixxi għall-ksib tal-objettivi tal-Unjoni (1). Għal dan il-għan, il-BĊE jwettaq il-kompiti speċifikati fl-Istatut tiegħu (2) u huwa responsabbli mill-ġestjoni tal-attivitajiet u l-finanzi tiegħu.

| 2. | Il-verifika tal-Qorti dwar l-effiċjenza operazzjonali tal-BĊE hija bbażata fuq l-Artikolu 27.2 tal-Protokoll dwar l-Istatut tas-SEBĊ u tal-BĊE (3). Is-suġġett tal-verifika kien il-ġestjoni tal-BĊE tal-proġetti tal-IT għas-snin finanzjarji 2007 u 2008. Żviluppi fil-prattiċi tal-BĊE fl-ewwel tliet xhur tal-2009 kienu kkunsidrati wkoll. |
| --- | --- |

2.

Il-verifika tal-Qorti dwar l-effiċjenza operazzjonali tal-BĊE hija bbażata fuq l-Artikolu 27.2 tal-Protokoll dwar l-Istatut tas-SEBĊ u tal-BĊE (3). Is-suġġett tal-verifika kien il-ġestjoni tal-BĊE tal-proġetti tal-IT għas-snin finanzjarji 2007 u 2008. Żviluppi fil-prattiċi tal-BĊE fl-ewwel tliet xhur tal-2009 kienu kkunsidrati wkoll.

| 3. | Il-baġit tal-BĊE huwa maqsum f’żewġ partijiet prinċipali: attivitajiet immirati lejn l-“amministrazzjoni tal-bank” (in-nefqa operazzjonali tal-Oqsma tax-Xogħol tal-BĊE (4) u attivitajiet immirati lejn it-“tibdil/bini tal-bank”. Il-parti tal-aħħar hija magħmula minn żewġ gruppi ta’ attivitajiet prinċipali:






  i) | attivitajiet ta’ proġetti, li jikkonsistu fi proġetti kbar tal-BĊE u tas-SEBĊ, proġetti oħrajn, żviluppi żgħar u investimenti ċentralizzati tal-IT; u |
| --- | --- | --- |

3.

Il-baġit tal-BĊE huwa maqsum f’żewġ partijiet prinċipali: attivitajiet immirati lejn l-“amministrazzjoni tal-bank” (in-nefqa operazzjonali tal-Oqsma tax-Xogħol tal-BĊE (4) u attivitajiet immirati lejn it-“tibdil/bini tal-bank”. Il-parti tal-aħħar hija magħmula minn żewġ gruppi ta’ attivitajiet prinċipali:

i)

attivitajiet ta’ proġetti, li jikkonsistu fi proġetti kbar tal-BĊE u tas-SEBĊ, proġetti oħrajn, żviluppi żgħar u investimenti ċentralizzati tal-IT; u

| ii) | attivitajiet tal-karti tal-flus, li jikkonsistu prinċipalment minn riċerka u żvilupp tal-karti tal-flus. |
| --- | --- |

ii)

attivitajiet tal-karti tal-flus, li jikkonsistu prinċipalment minn riċerka u żvilupp tal-karti tal-flus.

| 4. | In-nefqa tal-BĊE fuq proġetti tal-IT (5) fl-2007 ammontat għal madwar 20 miljun euro minn total ta’ 31 miljun euro minfuqa mill-BĊE fuq l-attivitajiet tal-proġetti kollha. |
| --- | --- |

4.

In-nefqa tal-BĊE fuq proġetti tal-IT (5) fl-2007 ammontat għal madwar 20 miljun euro minn total ta’ 31 miljun euro minfuqa mill-BĊE fuq l-attivitajiet tal-proġetti kollha.

AMBITU U APPROĊĊ TAL-VERIFIKA

| 5. | L-objettiv prinċipali tal-verifika tal-Qorti kien li tevalwa l-ġestjoni tal-BĊE tal-proġetti tal-IT billi tindirizza ż-żewġ mistoqsijiet tal-verifika li ġejjin:






  — | Il-BĊE kellu qafas ta’ tmexxija xieraq għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu fis-seħħ? |
| --- | --- | --- |

5.

L-objettiv prinċipali tal-verifika tal-Qorti kien li tevalwa l-ġestjoni tal-BĊE tal-proġetti tal-IT billi tindirizza ż-żewġ mistoqsijiet tal-verifika li ġejjin:

—

Il-BĊE kellu qafas ta’ tmexxija xieraq għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu fis-seħħ?

| — | Il-qafas ta’ tmexxija stabbilit għall-ġestjoni ta’ proġetti tal-IT kien applikat kif kien intenzjonat? |
| --- | --- |

—

Il-qafas ta’ tmexxija stabbilit għall-ġestjoni ta’ proġetti tal-IT kien applikat kif kien intenzjonat?

| 6. | Il-verifika inkludiet evalwazzjoni tar-regoli u l-proċeduri tal-BĊE applikabbli għall-istadji differenti tal-ġestjoni tal-proġetti tal-IT, u kif ukoll eżami tal-applikazzjoni tagħhom. |
| --- | --- |

6.

Il-verifika inkludiet evalwazzjoni tar-regoli u l-proċeduri tal-BĊE applikabbli għall-istadji differenti tal-ġestjoni tal-proġetti tal-IT, u kif ukoll eżami tal-applikazzjoni tagħhom.

| 7. | L-evalwazzjoni tal-Qorti dwar jekk il-BĊE kienx stabbilixxa qafas ta’ tmexxija xieraq kienet tinkludi konsiderazzjoni tad-dokumenti u l-proċeduri prinċipali kollha li għandhom x’jaqsmu mal-ġestjoni tal-proġetti tal-IT. Id-dokument prinċipali użat fil-ġestjoni tal-proġetti huwa l-Proċeduri ta’ Organizzazzjoni u Kontroll ta’ Proġett (POCP) (6). Sabiex jiġi evalwat kemm huwa xieraq il-qafas ta’ tmexxija tal-IT, standards rikonoxxuti internazzjonalment u l-aqwa prattika, bħall-Korp ta’ Tagħrif dwar il-Ġestjoni ta’ Proġett (PMBOK (7) tal-Istitut tal-Ġestjoni ta’ Proġett (PMI) u l-Objettivi ta’ Kontroll għall-Informazzjoni u t-Teknoloġija relatata (COBIT) tal-Istitut ta’ Tmexxija tal-IT kienu wkoll ikkunsidrati. |
| --- | --- |

7.

L-evalwazzjoni tal-Qorti dwar jekk il-BĊE kienx stabbilixxa qafas ta’ tmexxija xieraq kienet tinkludi konsiderazzjoni tad-dokumenti u l-proċeduri prinċipali kollha li għandhom x’jaqsmu mal-ġestjoni tal-proġetti tal-IT. Id-dokument prinċipali użat fil-ġestjoni tal-proġetti huwa l-Proċeduri ta’ Organizzazzjoni u Kontroll ta’ Proġett (POCP) (6). Sabiex jiġi evalwat kemm huwa xieraq il-qafas ta’ tmexxija tal-IT, standards rikonoxxuti internazzjonalment u l-aqwa prattika, bħall-Korp ta’ Tagħrif dwar il-Ġestjoni ta’ Proġett (PMBOK (7) tal-Istitut tal-Ġestjoni ta’ Proġett (PMI) u l-Objettivi ta’ Kontroll għall-Informazzjoni u t-Teknoloġija relatata (COBIT) tal-Istitut ta’ Tmexxija tal-IT kienu wkoll ikkunsidrati.

| 8. | Sabiex jiġi evalwat jekk ir-regoli u l-proċeduri kinux qegħdin jiġu applikati kif kien intenzjonat fuq il-livell tal-proġett, sitt proġetti tal-IT kienu vverifikati fid-dettall. Il-verifika tal-proġetti magħżula kienet ibbażata fuq intervisti ma’ maniġers ta' proġett, ma' timijiet ta' proġett u mal-utenti finali u fuq eżami tad-dokumentazzjoni tal-proġett rilevanti. |
| --- | --- |

8.

Sabiex jiġi evalwat jekk ir-regoli u l-proċeduri kinux qegħdin jiġu applikati kif kien intenzjonat fuq il-livell tal-proġett, sitt proġetti tal-IT kienu vverifikati fid-dettall. Il-verifika tal-proġetti magħżula kienet ibbażata fuq intervisti ma’ maniġers ta' proġett, ma' timijiet ta' proġett u mal-utenti finali u fuq eżami tad-dokumentazzjoni tal-proġett rilevanti.

| 9. | Il-bażi għall-kampjun kienet il-linja tal-baġit tal-BĊE dwar “proġetti kbar tal-BĊE”. Għas-sena finanzjarja 2007, din kienet tinkludi 16-il proġett kbir, fejn 14 minnhom kienu relatati mal-IT. L-għażla kienet ibbażata fuq il-kriterji li ġejjin: i) it-tip ta’ proġett, ii) il-baġit tiegħu u iii) l-istadju ta’ tlestija tiegħu. Deskrizzjoni qasira ta’ kull proġett flimkien ma’ informazzjoni dwar it-tul tal-proġett u l-ispejjeż qiegħda fl-
  Anness
  . |
| --- | --- |

9.

Il-bażi għall-kampjun kienet il-linja tal-baġit tal-BĊE dwar “proġetti kbar tal-BĊE”. Għas-sena finanzjarja 2007, din kienet tinkludi 16-il proġett kbir, fejn 14 minnhom kienu relatati mal-IT. L-għażla kienet ibbażata fuq il-kriterji li ġejjin: i) it-tip ta’ proġett, ii) il-baġit tiegħu u iii) l-istadju ta’ tlestija tiegħu. Deskrizzjoni qasira ta’ kull proġett flimkien ma’ informazzjoni dwar it-tul tal-proġett u l-ispejjeż qiegħda fl-
  Anness
  .

OSSERVAZZJONIJIET

Il-BĊE kellu qafas ta’ tmexxija xieraq għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu fis-seħħ?

| 10. | Meta vverifikat il-qafas ta’ tmexxija għall-proġetti tal-IT, il-Qorti eżaminat jekk il-BĊE:






  — | kellux strateġija tal-IT multiannwali li kienet allinjata mal-għanijiet u l-objettivi organizzattivi ġenerali; |
| --- | --- | --- |

10.

Meta vverifikat il-qafas ta’ tmexxija għall-proġetti tal-IT, il-Qorti eżaminat jekk il-BĊE:

—

kellux strateġija tal-IT multiannwali li kienet allinjata mal-għanijiet u l-objettivi organizzattivi ġenerali;

| — | ippjanax l-attivitajiet relatati mal-proġetti tal-IT b’mod effettiv fuq bażi annwali; |
| --- | --- |

—

ippjanax l-attivitajiet relatati mal-proġetti tal-IT b’mod effettiv fuq bażi annwali;

| — | użax kriterji tajba biex jagħżel proġetti tal-IT għall-implimentazzjoni; u |
| --- | --- |

—

użax kriterji tajba biex jagħżel proġetti tal-IT għall-implimentazzjoni; u

| — | stabbilixxiex proċeduri xierqa għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu. |
| --- | --- |

—

stabbilixxiex proċeduri xierqa għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu.

Il-BĊE kellu strateġija tal-IT multiannwali li hija allinjata mal-għanijiet u l-objettivi organizzattivi ġenerali?

| 11. | Sabiex isir użu effettiv tar-riżorsi, għandha tkun stabbilita strateġija tal-IT multiannwali allinjata ma’ għanijiet u objettivi organizzattivi ġenerali. Din l-istrateġija għandha tkun ifformulata b’mod li tipprovdi gwida għall-ippjanar u t-twettiq ta’ attivitajiet tal-IT fuq għadd ta’ snin, li tippermetti li n-nefqa tal-IT tkun iffissata f’livell xieraq u tkun ikkonċentrata fejn hemm l-aktar bżonn. Għandha tkun ibbażata fuq evalwazzjoni globali tal-bżonnijiet tal-IT li twassal għal teħid infurmat ta’ deċiżjonijiet dwar l-għoti ta’ prijorità lill-oqsma ta’ intervent. |
| --- | --- |

11.

Sabiex isir użu effettiv tar-riżorsi, għandha tkun stabbilita strateġija tal-IT multiannwali allinjata ma’ għanijiet u objettivi organizzattivi ġenerali. Din l-istrateġija għandha tkun ifformulata b’mod li tipprovdi gwida għall-ippjanar u t-twettiq ta’ attivitajiet tal-IT fuq għadd ta’ snin, li tippermetti li n-nefqa tal-IT tkun iffissata f’livell xieraq u tkun ikkonċentrata fejn hemm l-aktar bżonn. Għandha tkun ibbażata fuq evalwazzjoni globali tal-bżonnijiet tal-IT li twassal għal teħid infurmat ta’ deċiżjonijiet dwar l-għoti ta’ prijorità lill-oqsma ta’ intervent.

| 12. | Il-Qorti sabet li l-BĊE ma kellux fis-seħħ strateġija tal-IT multiannwali li fiha huwa kien jiddefinixxi u jippreżenta l-għanijiet strateġiċi u l-objettivi ta’ terminu medju għall-IT. Barra dan, ma twettqet l-ebda evalwazzjoni globali formalizzata tal-bżonnijiet sabiex tingħata prijorità lil oqsma ta’ intervent b’perspettiva ta’ terminu medju. Minkejja dan t’hawn fuq, kemm l-ittra tal-President u kif ukoll il-’pjan strateġiku/operazzjonali’ tal-Oqsma ta’ Xogħol jintużaw bħala bażi biex jidentifikaw proġetti ġodda tal-IT li mbagħad jingħataw prijorità fl-aġġornament annwali tal-portafoll tal-proġetti (ara l-paragrafi 19-21). |
| --- | --- |

12.

Il-Qorti sabet li l-BĊE ma kellux fis-seħħ strateġija tal-IT multiannwali li fiha huwa kien jiddefinixxi u jippreżenta l-għanijiet strateġiċi u l-objettivi ta’ terminu medju għall-IT. Barra dan, ma twettqet l-ebda evalwazzjoni globali formalizzata tal-bżonnijiet sabiex tingħata prijorità lil oqsma ta’ intervent b’perspettiva ta’ terminu medju. Minkejja dan t’hawn fuq, kemm l-ittra tal-President u kif ukoll il-’pjan strateġiku/operazzjonali’ tal-Oqsma ta’ Xogħol jintużaw bħala bażi biex jidentifikaw proġetti ġodda tal-IT li mbagħad jingħataw prijorità fl-aġġornament annwali tal-portafoll tal-proġetti (ara l-paragrafi 19-21).

| 13. | Fl-2008, id-Direttorat Ġenerali Sistemi tal-Informazzjoni (DĠ-IS) u d-Direttorat Ġenerali Riżorsi Umani, Baġit u Organizzazzjoni (DĠ-H) bdew reviżjoni strateġika tal-attivitajiet tal-IT tal-BĊE b’koperazzjoni mill-qrib ma’ Oqsma ta’ Xogħol oħrajn tal-BĊE. Ir-reviżjoni kienet għadha mhix lesta meta saret il-verifika tal-Qorti (l-ewwel tliet xhur tal-2009). L-ewwel fażi tar-reviżjoni mmirat li tħares fid-dettall lejn l-għanijiet u l-objettivi tal-Oqsma ta’ Xogħol u li tidentifIka r-rekwiżiti tax-xogħol strateġiku tagħhom f’termini ta’ sistemi tal-IT, proġetti u servizzi ġodda tul il-ħames snin li ġejjin (2009-2013). Kienet finalizzata f’Diċembru 2008. Din mistennija li tirriżulta fil-formulazzjoni ta’ strateġija tal-IT għall-funzjonijiet tad-DĠ-IS kollha (inklużi proġetti tal-IT). |
| --- | --- |

13.

Fl-2008, id-Direttorat Ġenerali Sistemi tal-Informazzjoni (DĠ-IS) u d-Direttorat Ġenerali Riżorsi Umani, Baġit u Organizzazzjoni (DĠ-H) bdew reviżjoni strateġika tal-attivitajiet tal-IT tal-BĊE b’koperazzjoni mill-qrib ma’ Oqsma ta’ Xogħol oħrajn tal-BĊE. Ir-reviżjoni kienet għadha mhix lesta meta saret il-verifika tal-Qorti (l-ewwel tliet xhur tal-2009). L-ewwel fażi tar-reviżjoni mmirat li tħares fid-dettall lejn l-għanijiet u l-objettivi tal-Oqsma ta’ Xogħol u li tidentifIka r-rekwiżiti tax-xogħol strateġiku tagħhom f’termini ta’ sistemi tal-IT, proġetti u servizzi ġodda tul il-ħames snin li ġejjin (2009-2013). Kienet finalizzata f’Diċembru 2008. Din mistennija li tirriżulta fil-formulazzjoni ta’ strateġija tal-IT għall-funzjonijiet tad-DĠ-IS kollha (inklużi proġetti tal-IT).

Il-BĊE ppjana l-attivitajiet relatati mal-proġetti tal-IT fuq bażi annwali?

| 14. | Ċiklu ta’ ppjanar annwali għall-proġetti tal-IT jeħtieġ l-iffissar ta’ objettivi annwali, id-definizzjoni ta’ azzjonijiet li għandhom ikunu implimentati biex jiksbu dawn l-objettivi u l-iffissar ta’ Indikaturi tal-Prestazzjoni Prinċipali (KPIs) biex ikejlu l-prestazzjoni. |
| --- | --- |

14.

Ċiklu ta’ ppjanar annwali għall-proġetti tal-IT jeħtieġ l-iffissar ta’ objettivi annwali, id-definizzjoni ta’ azzjonijiet li għandhom ikunu implimentati biex jiksbu dawn l-objettivi u l-iffissar ta’ Indikaturi tal-Prestazzjoni Prinċipali (KPIs) biex ikejlu l-prestazzjoni.

| 15. | Fl-2007, id-DĠ-IS ipprepara dokument “2007 strategic/operational outline” (pjan strateġiku/operazzjonali 2007) li elenka għadd ta’ miri wesgħin, xi wħud minnhom relatati mal-ġestjoni tal-proġetti tal-IT (8). Iżda, dawn ma tpoġġewx f’objettivi u azzjonijiet speċifiċi, u lanqas ir-riżultati mistennija ma kienu definiti. |
| --- | --- |

15.

Fl-2007, id-DĠ-IS ipprepara dokument “2007 strategic/operational outline” (pjan strateġiku/operazzjonali 2007) li elenka għadd ta’ miri wesgħin, xi wħud minnhom relatati mal-ġestjoni tal-proġetti tal-IT (8). Iżda, dawn ma tpoġġewx f’objettivi u azzjonijiet speċifiċi, u lanqas ir-riżultati mistennija ma kienu definiti.

| 16. | Fl-2008, żewġ dokumenti tal-ippjanar kienu ppreparati mid-DĠ-IS ta’ livell għoli: “2008 strategic/operational outline” (pjan strateġiku/operazzjonali 2008); u “2008 work programme” (programm ta’ xogħol 2008). Il-pjan strateġiku/operazzjonali 2008 kien jinkludi taqsima qasira dwar l-isfidi prinċipali ffaċċjati mid-DĠ-IS fl-2008 u ħarsa ġenerali lejn l-objettivi, u l-KPIs għall-2008. Xi wħud minn dawn l-objettivi kellhom x’jaqsmu mal-ġestjoni ta’ proġetti tal-IT (9). Il-kisba ta’ dawn l-objettivi kellha titkejjel minn KPIs kwantifikabbli speċifiċi li għalihom ġew iffissati miri għat-tieni u r-raba’ tliet xhur tal-2008. |
| --- | --- |

16.

Fl-2008, żewġ dokumenti tal-ippjanar kienu ppreparati mid-DĠ-IS ta’ livell għoli: “2008 strategic/operational outline” (pjan strateġiku/operazzjonali 2008); u “2008 work programme” (programm ta’ xogħol 2008). Il-pjan strateġiku/operazzjonali 2008 kien jinkludi taqsima qasira dwar l-isfidi prinċipali ffaċċjati mid-DĠ-IS fl-2008 u ħarsa ġenerali lejn l-objettivi, u l-KPIs għall-2008. Xi wħud minn dawn l-objettivi kellhom x’jaqsmu mal-ġestjoni ta’ proġetti tal-IT (9). Il-kisba ta’ dawn l-objettivi kellha titkejjel minn KPIs kwantifikabbli speċifiċi li għalihom ġew iffissati miri għat-tieni u r-raba’ tliet xhur tal-2008.

| 17. | Il-programm ta’ xogħol tal-2008 ta aktar dettalji billi ddefinixxa l-azzjonijiet li mistennija jitwettqu għall-kisba ta’ kull wieħed minnhom. Dan kien jirrappreżenta titjib fuq is-sitwazzjoni tal-2007 u huwa żvilupp pożittiv li jtejjeb il-kwalità tal-proċess tal-ippjanar. Iżda kien innutat, li l-programm ta’ xogħol 2008 kien fih ħafna aktar objettivi mid-dokument tal-pjan operazzjonali/strateġiku 2008 msemmi qabel. Il-programm ta’ xogħol ma kienx iffissat biex jiżviluppa u jagħti dettalji dwar kif l-objettivi magħżula fil-‘pjan strateġiku/operazzjonali’ setgħu jinkisbu u biex ma jiġux introdotti oħrajn ġodda. |
| --- | --- |

17.

Il-programm ta’ xogħol tal-2008 ta aktar dettalji billi ddefinixxa l-azzjonijiet li mistennija jitwettqu għall-kisba ta’ kull wieħed minnhom. Dan kien jirrappreżenta titjib fuq is-sitwazzjoni tal-2007 u huwa żvilupp pożittiv li jtejjeb il-kwalità tal-proċess tal-ippjanar. Iżda kien innutat, li l-programm ta’ xogħol 2008 kien fih ħafna aktar objettivi mid-dokument tal-pjan operazzjonali/strateġiku 2008 msemmi qabel. Il-programm ta’ xogħol ma kienx iffissat biex jiżviluppa u jagħti dettalji dwar kif l-objettivi magħżula fil-‘pjan strateġiku/operazzjonali’ setgħu jinkisbu u biex ma jiġux introdotti oħrajn ġodda.

| 18. | Fl-aħħar, l-ebda wieħed mid-dokumenti ta’ ppjanar 2008 mhu dettaljat biżżejjed biex jintuża bħala dokument effettiv tal-ippjanar. Barra dan, m’hemm l-ebda indikazzjoni tar-riżorsi finanzjarji meħtieġa għall-kisba ta’ kull objettiv u għall-implimentazzjoni ta’ kull azzjoni magħżula. |
| --- | --- |

18.

Fl-aħħar, l-ebda wieħed mid-dokumenti ta’ ppjanar 2008 mhu dettaljat biżżejjed biex jintuża bħala dokument effettiv tal-ippjanar. Barra dan, m’hemm l-ebda indikazzjoni tar-riżorsi finanzjarji meħtieġa għall-kisba ta’ kull objettiv u għall-implimentazzjoni ta’ kull azzjoni magħżula.

Il-proċess tal-għażla tal-proġetti tal-IT għall-implimentazzjoni kien ibbażat fuq kriterji sodi?

| 19. | M’hemmx riżorsi biżżejjed disponibbli biex jiġu ffinanzjati l-proġetti kollha possibbli kull sena. Proċess huwa għaldaqstant meħtieg biex issir għażla tal-proġetti bl-ogħla prijorità u b’hekk isir l-aqwa użu mir-riżorsi disponibbli. |
| --- | --- |

19.

M’hemmx riżorsi biżżejjed disponibbli biex jiġu ffinanzjati l-proġetti kollha possibbli kull sena. Proċess huwa għaldaqstant meħtieg biex issir għażla tal-proġetti bl-ogħla prijorità u b’hekk isir l-aqwa użu mir-riżorsi disponibbli.

| 20. | Il-proċess ta’ għoti tal-prijorità u l-għażla tal-proġetti tal-2007 kien ibbażat fuq pjan ta’ tliet snin ta’ terminu medju ta’ portafoll ta’ proġetti. Kull sena, il-BĊE jevalwa mill-ġdid il-proġetti kollha (dawk li għadhom għaddejjin, dawk li huma diġà rreġistrati fis-sistema tal-proġett imma mhux mibdija u dawk irreġistrati riċentement) fid-dawl tal-objettivi ġenerali tal-BĊE. Dan il-pjan ta’ terminu medju huwa aġġornat darbtejn fis-sena sabiex jieħu inkonsiderazzjoni proġetti rreġistrati ġodda u żviluppi oħrajn. L-evalwazzjoni tal-proġett hija bbażata fuq il-każijet tax-xogħol tal-proġett ippreżentati u l-konsum previst tar-riżorsi tagħhom. Ma ġewx iffissati kriterji ċari għall-għoti tal-prijorità. Dan għamel l-għażla tal-proġetti inqas oġġettiva, u b’hekk żdied ir-riskju li jista’ ma jsirx l-aqwa użu mir-riżorsi disponibbli. |
| --- | --- |

20.

Il-proċess ta’ għoti tal-prijorità u l-għażla tal-proġetti tal-2007 kien ibbażat fuq pjan ta’ tliet snin ta’ terminu medju ta’ portafoll ta’ proġetti. Kull sena, il-BĊE jevalwa mill-ġdid il-proġetti kollha (dawk li għadhom għaddejjin, dawk li huma diġà rreġistrati fis-sistema tal-proġett imma mhux mibdija u dawk irreġistrati riċentement) fid-dawl tal-objettivi ġenerali tal-BĊE. Dan il-pjan ta’ terminu medju huwa aġġornat darbtejn fis-sena sabiex jieħu inkonsiderazzjoni proġetti rreġistrati ġodda u żviluppi oħrajn. L-evalwazzjoni tal-proġett hija bbażata fuq il-każijet tax-xogħol tal-proġett ippreżentati u l-konsum previst tar-riżorsi tagħhom. Ma ġewx iffissati kriterji ċari għall-għoti tal-prijorità. Dan għamel l-għażla tal-proġetti inqas oġġettiva, u b’hekk żdied ir-riskju li jista’ ma jsirx l-aqwa użu mir-riżorsi disponibbli.

| 21. | Fl-2008 kienet introdotta metodoloġija mtejba ta’ għoti ta’ prijorità lill-proġetti. Din kienet ibbażata fuq il-kunċett tat-tliet pilastri (10). Il-metodoloġija kienet tikkonsisti f’evalwazzjonijiet speċifiċi tal-oqsma (11), segwiti minn konsolidazzjoni ta’ dawn l-evalwazzjonijiet fuq livell tal-BĊE. Is-sistema ta’ ġestjoni tal-proġetti tal-IT stabbilita fl-2008 kienet tagħti biżżejjed informazzjoni biex jittieħdu deċiżjonijiet. |
| --- | --- |

21.

Fl-2008 kienet introdotta metodoloġija mtejba ta’ għoti ta’ prijorità lill-proġetti. Din kienet ibbażata fuq il-kunċett tat-tliet pilastri (10). Il-metodoloġija kienet tikkonsisti f’evalwazzjonijiet speċifiċi tal-oqsma (11), segwiti minn konsolidazzjoni ta’ dawn l-evalwazzjonijiet fuq livell tal-BĊE. Is-sistema ta’ ġestjoni tal-proġetti tal-IT stabbilita fl-2008 kienet tagħti biżżejjed informazzjoni biex jittieħdu deċiżjonijiet.

Kienu stabbiliti proċeduri xierqa għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT?

Proċeduri għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT

| 22. | Il-BĊE stabbilixxa d-dokument Proċeduri ta’ Organizzazzjoni u ta’ Kontroll ta’ Proġett (POCP) li l-ġestjoni tal-proġetti kollha, inklużi dawk tal-IT, għandha tikkonforma miegħu (12). Il-POCP jinkludi definizzjoni dettaljata ta’ x’jikkostitwixxi proġett u juri biċ-ċar il-qasam ta’ applikazzjoni tiegħu. Huwa jiddetermina wkoll l-istruttura organizzattiva li għandha tiġi stabbilita għall-proġetti, inklużi l-irwoli u r-responsabbiltajiet tal-entitajiet rilevant li jipparteċipaw. |
| --- | --- |

22.

Il-BĊE stabbilixxa d-dokument Proċeduri ta’ Organizzazzjoni u ta’ Kontroll ta’ Proġett (POCP) li l-ġestjoni tal-proġetti kollha, inklużi dawk tal-IT, għandha tikkonforma miegħu (12). Il-POCP jinkludi definizzjoni dettaljata ta’ x’jikkostitwixxi proġett u juri biċ-ċar il-qasam ta’ applikazzjoni tiegħu. Huwa jiddetermina wkoll l-istruttura organizzattiva li għandha tiġi stabbilita għall-proġetti, inklużi l-irwoli u r-responsabbiltajiet tal-entitajiet rilevant li jipparteċipaw.

| 23. | Ċiklu tal-ħajja ta’ proġett, kif definit fil-POCP, jistabbilixxi l-istruttura għal kontroll effettiv fuq proġetti billi wieħed jaqsam iċ-ċiklu tal-ħajja ta’ proġett f’fażijiet loġiċi u billi jistabbilixxi punti preċiżi għat-teħid tad-deċiżjonijiet (ara d-
  Dijagramma 1
  ). Paragun tal-POCP mal-PMBOK wera li l-POCP kien fil-biċċa l-kbira konformi ma’ din l-aqwa prattika. Żewġ oqsma li fihom l-POCP jista’ jittejjeb jinkludu: l-analiżi tal-partijiet interessati u postevalwazzjoni tal-impatt tal-proġett. In-nuqqasijiet ta' bħalissa u l-impatt tagħhom huma ddettaljati fil-paragrafi li ġejjin. |
| --- | --- |

23.

Ċiklu tal-ħajja ta’ proġett, kif definit fil-POCP, jistabbilixxi l-istruttura għal kontroll effettiv fuq proġetti billi wieħed jaqsam iċ-ċiklu tal-ħajja ta’ proġett f’fażijiet loġiċi u billi jistabbilixxi punti preċiżi għat-teħid tad-deċiżjonijiet (ara d-
  Dijagramma 1
  ). Paragun tal-POCP mal-PMBOK wera li l-POCP kien fil-biċċa l-kbira konformi ma’ din l-aqwa prattika. Żewġ oqsma li fihom l-POCP jista’ jittejjeb jinkludu: l-analiżi tal-partijiet interessati u postevalwazzjoni tal-impatt tal-proġett. In-nuqqasijiet ta' bħalissa u l-impatt tagħhom huma ddettaljati fil-paragrafi li ġejjin.

Id-Dijagramma 1 -   Fażijiet taċ-ċiklu tal-ħajja ta’ proġett

Image

Sors: Il-Bank Ċentrali Ewropew.

| 24. | Il-POCP ma jitlobx il-preparazzjoni formali u d-dokumentazzjoni ta’ analiżi tal-partijiet interessati. Dan ifisser li t-tim tal-proġett m’għandux għalfejn jidentifika formalment il-partijiet interessati u jiddetermina l-ħtiġijiet speċifiċi tal-proġett tagħhom (13). In-nuqqas ta’ identifikazzjoni formali tal-partijiet interessati kollha u l-bżonnijiet tagħhom jista’ jkollu impatt negattiv fuq is-suċċess ta’ proġett. Wieħed għandu jinnota li fil-każ tal-proġetti speċifiċi eżaminati, il-bżonnijiet tal-utenti kienu kkunsidrati (ara l-paragrafi 33 u 36). |
| --- | --- |

24.

Il-POCP ma jitlobx il-preparazzjoni formali u d-dokumentazzjoni ta’ analiżi tal-partijiet interessati. Dan ifisser li t-tim tal-proġett m’għandux għalfejn jidentifika formalment il-partijiet interessati u jiddetermina l-ħtiġijiet speċifiċi tal-proġett tagħhom (13). In-nuqqas ta’ identifikazzjoni formali tal-partijiet interessati kollha u l-bżonnijiet tagħhom jista’ jkollu impatt negattiv fuq is-suċċess ta’ proġett. Wieħed għandu jinnota li fil-każ tal-proġetti speċifiċi eżaminati, il-bżonnijiet tal-utenti kienu kkunsidrati (ara l-paragrafi 33 u 36).

| 25. | Mhi prevista l-ebda postevalwazzjoni tar-riżultati u l-impatt tal-proġett meta proġett ikun qiegħed jopera għal ċertu perijodu ta’ żmien. Evalwazzjoni bħal din, fost affarijiet oħrajn, tipprovdi ġudizzju formali dwar il-kisba tal-benefiċċji kwalitattivi u kwantitattivi mistennija ffissati fid-dokumenti ta’ approvazzjoni tal-proġett u b’dan il-mod tgħin l-ippjanar ta’ proġetti futuri (ara l-paragrafu 53). Żvilupp riċenti pożittiv f’dan il-qasam kien il-mudell il-ġdid li jeħtieġ reazzjoni annwali mingħand il-klijent dwar proġetti tal-IT bil-għan li jkun mistħarreġ is-sodisfazzjon tal-utenti finali dwar il-kwalità tas-servizz mogħti. |
| --- | --- |

25.

Mhi prevista l-ebda postevalwazzjoni tar-riżultati u l-impatt tal-proġett meta proġett ikun qiegħed jopera għal ċertu perijodu ta’ żmien. Evalwazzjoni bħal din, fost affarijiet oħrajn, tipprovdi ġudizzju formali dwar il-kisba tal-benefiċċji kwalitattivi u kwantitattivi mistennija ffissati fid-dokumenti ta’ approvazzjoni tal-proġett u b’dan il-mod tgħin l-ippjanar ta’ proġetti futuri (ara l-paragrafu 53). Żvilupp riċenti pożittiv f’dan il-qasam kien il-mudell il-ġdid li jeħtieġ reazzjoni annwali mingħand il-klijent dwar proġetti tal-IT bil-għan li jkun mistħarreġ is-sodisfazzjon tal-utenti finali dwar il-kwalità tas-servizz mogħti.

Allokazzjoni tar-responsabbiltajiet u l-istruttura tat-teħid tad-deċiżjonijiet

| 26. | Sabiex ikun żgurat li l-proġetti huma implimentati b’mod effiċjenti u effettiv huwa neċessarju li jkun stabbilit qafas biex iġestihom li jistabbilixxi linji ta’ rappurtar u responsabbiltajiet ċari tal-korpi u l-funzjonijiet involuti fil-proċess. |
| --- | --- |

26.

Sabiex ikun żgurat li l-proġetti huma implimentati b’mod effiċjenti u effettiv huwa neċessarju li jkun stabbilit qafas biex iġestihom li jistabbilixxi linji ta’ rappurtar u responsabbiltajiet ċari tal-korpi u l-funzjonijiet involuti fil-proċess.

| 27. | Id-dokument tal-POCP stabbilixxa l-istruttura organizzattiva li għandha tiġi stabbilita għall-ġestjoni tal-proġetti tal-BĊE, inklużi l-irwoli u r-responsabbiltajiet u kif ukoll il-kompożizzjoni tal-entitajiet parteċipanti rilevanti (ara d-
  Dijagramma 2). |
| --- | --- |

27.

Id-dokument tal-POCP stabbilixxa l-istruttura organizzattiva li għandha tiġi stabbilita għall-ġestjoni tal-proġetti tal-BĊE, inklużi l-irwoli u r-responsabbiltajiet u kif ukoll il-kompożizzjoni tal-entitajiet parteċipanti rilevanti (ara d-
  Dijagramma 2).

Id-Dijagramma 2 –   Ħarsa ġenerali lejn il-qafas ta’ ġestjoni tal-proġett tal-BĊE

Image

Sors: Il-Bank Ċentrali Ewropew.

| 28. | Linji ċari ta’ rappurtar huma ffissati fil-POCP bejn il-korpi u l-funzjonijiet li qegħdin fil-proċess ta’ ġestjoni tal-proġett. Il-Kumitat ta’ Tmexxija tal-Proġetti huwa l-korp intern prinċipali tal-BĊE li jieħu d-deċiżjonijiet dwar l-għoti ta’ prijorità, l-ippjanar, l-approvazzjoni u l-monitoraġġ tal-proġett. L-istruttura maħluqa mill-POCP tkopri l-funzjonijiet kollha neċessarji u tagħti proċeduri ċari għat-teħid tad-deċiżjonijiet bi rwoli u responsabbiltajiet definiti minn qabel. |
| --- | --- |

28.

Linji ċari ta’ rappurtar huma ffissati fil-POCP bejn il-korpi u l-funzjonijiet li qegħdin fil-proċess ta’ ġestjoni tal-proġett. Il-Kumitat ta’ Tmexxija tal-Proġetti huwa l-korp intern prinċipali tal-BĊE li jieħu d-deċiżjonijiet dwar l-għoti ta’ prijorità, l-ippjanar, l-approvazzjoni u l-monitoraġġ tal-proġett. L-istruttura maħluqa mill-POCP tkopri l-funzjonijiet kollha neċessarji u tagħti proċeduri ċari għat-teħid tad-deċiżjonijiet bi rwoli u responsabbiltajiet definiti minn qabel.

Il-qafas ta’ tmexxija stabbilit għall-ġestjoni ta’ proġetti tal-IT kien applikat kif intenzjonat?

| 29. | Meta vverifikat l-applikazzjoni tal-qafas ta’ tmexxija għall-proġetti tal-IT, il-Qorti eżaminat jekk il-BĊE kienx:






  — | ippjana proġetti individwali b’mod xieraq billi evalwa l-objettivi tal-proġett u s-soluzzjoni proposta u billi kkunsidra r-riżorsi meħtieġa; |
| --- | --- | --- |

29.

Meta vverifikat l-applikazzjoni tal-qafas ta’ tmexxija għall-proġetti tal-IT, il-Qorti eżaminat jekk il-BĊE kienx:

—

ippjana proġetti individwali b’mod xieraq billi evalwa l-objettivi tal-proġett u s-soluzzjoni proposta u billi kkunsidra r-riżorsi meħtieġa;

| — | implimenta proġetti individwali sewwa billi żgura li r-riżorsi kienu disponibbli fil-ħin u li kull prodott li kellu jitwassal mill-proġett kien ittestjat biżżejjed; |
| --- | --- |

—

implimenta proġetti individwali sewwa billi żgura li r-riżorsi kienu disponibbli fil-ħin u li kull prodott li kellu jitwassal mill-proġett kien ittestjat biżżejjed;

| — | immonitorja l-implimentazzjoni tal-proġett billi stabbilixxa sistemi li jipproduċu rapporti ta’ sikwit li jagħtu sommarju tad-data tal-proġett kollha rilevanti sabiex jittieħdu deċiżjonijiet infurmati; u |
| --- | --- |

—

immonitorja l-implimentazzjoni tal-proġett billi stabbilixxa sistemi li jipproduċu rapporti ta’ sikwit li jagħtu sommarju tad-data tal-proġett kollha rilevanti sabiex jittieħdu deċiżjonijiet infurmati; u

| — | evalwa formalment kull prodott li kellu jitwassal mill-proġett u r-riżorsi użati meta tlesta l-proġett. |
| --- | --- |

—

evalwa formalment kull prodott li kellu jitwassal mill-proġett u r-riżorsi użati meta tlesta l-proġett.

Il-proġetti individwali kienu ppjanati b’mod xieraq?

Id-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett (PSD)

| 30. | L-ippjanar ta’ proġett huwa xieraq meta jkunu dawn li ġejjin: i) l-objettivi u l-ambitu tal-proġett inġenerali, ii) is-soluzzjoni proposta, iii) il-kisbiet prinċipali tal-proġett u l-prodotti li jrid iwassal il-proġett, iv) ir-riżorsi finanzjarji u umani u v) it-tim tal-proġett. |
| --- | --- |

30.

L-ippjanar ta’ proġett huwa xieraq meta jkunu dawn li ġejjin: i) l-objettivi u l-ambitu tal-proġett inġenerali, ii) is-soluzzjoni proposta, iii) il-kisbiet prinċipali tal-proġett u l-prodotti li jrid iwassal il-proġett, iv) ir-riżorsi finanzjarji u umani u v) it-tim tal-proġett.

| 31. | Id-dokument prinċipali tal-ippjanar huwa d-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett (PSD) (ara d-
  Dijagramma 1
  ). Dan id-dokument iservi bħala l-bażi għal deċiżjoni dwar jekk is-soluzzjoni ta’ proġett magħżula għandhiex tkun implimentata. Fil-każ tas-sitt proġetti kollha eżaminati, il-kontenut ta’ dan id-dokument kien komprensiv u indirizza l-kwestjonijiet prinċipali kollha li għandhom ikunu kkunsidrati fiż-żmien meta proġett ikun approvat. |
| --- | --- |

31.

Id-dokument prinċipali tal-ippjanar huwa d-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett (PSD) (ara d-
  Dijagramma 1
  ). Dan id-dokument iservi bħala l-bażi għal deċiżjoni dwar jekk is-soluzzjoni ta’ proġett magħżula għandhiex tkun implimentata. Fil-każ tas-sitt proġetti kollha eżaminati, il-kontenut ta’ dan id-dokument kien komprensiv u indirizza l-kwestjonijiet prinċipali kollha li għandhom ikunu kkunsidrati fiż-żmien meta proġett ikun approvat.

Awtorizzazzjoni u għażla ta’ proġett

| 32. | Il-proġetti kollha kienu awtorizzati skont il-proċeduri previsti fil-POCP. Qabel kull waħda mit-tliet fażijiet tal-proġett (14), ittieħdet deċiżjoni formali ta’ approvazzjoni mill-Kumitat ta’ Tmexxija tal-Proġetti. Tliet proġetti (15) kienu meqjusa bħala proġetti li “jridu jsiru bilfors” biex ikun hemm konformità mal-istandards tas-SEBĊ jew standards oħrajn meħtieġa. L-oħrajn (16) kienu magħżula abbażi tal-metodoloġija ta’ għoti ta’ prijorità lil proġett. Il-proġetti kollha kienu konsistenti jew mal-pjan strateġiku/operazzjonali tad-DĠ-IS jew mal-istrateġiji ġenerali tal-Qasam ta’ Xogħol ikkonċernat. |
| --- | --- |

32.

Il-proġetti kollha kienu awtorizzati skont il-proċeduri previsti fil-POCP. Qabel kull waħda mit-tliet fażijiet tal-proġett (14), ittieħdet deċiżjoni formali ta’ approvazzjoni mill-Kumitat ta’ Tmexxija tal-Proġetti. Tliet proġetti (15) kienu meqjusa bħala proġetti li “jridu jsiru bilfors” biex ikun hemm konformità mal-istandards tas-SEBĊ jew standards oħrajn meħtieġa. L-oħrajn (16) kienu magħżula abbażi tal-metodoloġija ta’ għoti ta’ prijorità lil proġett. Il-proġetti kollha kienu konsistenti jew mal-pjan strateġiku/operazzjonali tad-DĠ-IS jew mal-istrateġiji ġenerali tal-Qasam ta’ Xogħol ikkonċernat.

Ħtiġijiet tal-utent u speċifikazzjonijiet tal-proġett

| 33. | Fil-każ ta’ tlieta mill-proġetti (17) eżaminati, il-ħtiġijiet tal-utenti kienu evalwati u ddokumentati fil-fażi tal-ippjanar. Peress li t-tlieta l-oħra kienu biss estensjoni ta’ netwerk eżistenti (TCERTO) jew aġġornament tal-infrastruttura eżistenti (EER u MAU), l-utenti ma kinux involuti fl-istadju tal-ippjanar. Fil-każ ta’ MPIDS, l-ispeċifikazzjonijiet tal-proġett kienu żviluppati bl-użu ta’ approċċ ta’ ttestjar iterattiv. Dan l-approċċ ma kienx applikat bl-aqwa mod possibbli. Dan irriżulta f’dewmien u l-verżjonijiet tal-prova ma kinux żviluppati biżżejjed daqs kemm kien mistenni. |
| --- | --- |

33.

Fil-każ ta’ tlieta mill-proġetti (17) eżaminati, il-ħtiġijiet tal-utenti kienu evalwati u ddokumentati fil-fażi tal-ippjanar. Peress li t-tlieta l-oħra kienu biss estensjoni ta’ netwerk eżistenti (TCERTO) jew aġġornament tal-infrastruttura eżistenti (EER u MAU), l-utenti ma kinux involuti fl-istadju tal-ippjanar. Fil-każ ta’ MPIDS, l-ispeċifikazzjonijiet tal-proġett kienu żviluppati bl-użu ta’ approċċ ta’ ttestjar iterattiv. Dan l-approċċ ma kienx applikat bl-aqwa mod possibbli. Dan irriżulta f’dewmien u l-verżjonijiet tal-prova ma kinux żviluppati biżżejjed daqs kemm kien mistenni.

Evalwazzjoni tar-riskju

| 34. | Ir-riskji li ma jinkisbux l-objettivi ta’ proġett għandhom ikunu identifikati f’livell ta’ dettall suffiċjenti, u għandhom ikunu strutturati u evalwati fil-fond matul il-fażi ta’ ppjanar f’termini tal-probabbiltà tagħhom u l-impatt potenzjali tagħhom fuq il-kisba tal-objettivi tal-proġett. |
| --- | --- |

34.

Ir-riskji li ma jinkisbux l-objettivi ta’ proġett għandhom ikunu identifikati f’livell ta’ dettall suffiċjenti, u għandhom ikunu strutturati u evalwati fil-fond matul il-fażi ta’ ppjanar f’termini tal-probabbiltà tagħhom u l-impatt potenzjali tagħhom fuq il-kisba tal-objettivi tal-proġett.

| 35. | Hemm taqsima speċifika dwar l-analiżi tar-riskju fil-mudelli għal kull wieħed mit-tliet dokumenti ta’ ppjanar (18). Din it-taqsima tlestiet għall-proġetti PSDs kollha. Minkejja dan, ma kien hemm ebda approċċ komuni għall-identifikazzjoni tar-riskji ffaċċjati mill-proġetti, u għall-evalwazzjoni tal-probabbiltà u l-impatt tagħhom. L-evalwazzjoni kienet ibbażata fuq l-esperjenza proprja ta’ kull maniġer tal-proġett. L-evalwazzjoni tar-riskju tal-MDP tal-bidu kkunsidrat biss riskji marbuta mal-kuntratturi esterni. Waqt l-implimentazzjoni tal-proġett, immaterjalizzaw ukoll riskji interni, bħal limitazzjonijiet ta’ riżorsi. Peress li dawn il-kwestjonijiet ma kinux rikonoxxuti bħala riskji, l-ebda azzjoni korrettiva ma kienet prevista fl-istadju tal-ippjanar. Fil-każ ta’ MPIDS riskji oħrajn setgħu kienu ġew previsti wkoll imma ma kinux imsemmija fil-PSD, bħall-kumplessità tal-proċessi tal-Oqsma ta' Xogħol fi ħdan l-ambitu tal-proġett. |
| --- | --- |

35.

Hemm taqsima speċifika dwar l-analiżi tar-riskju fil-mudelli għal kull wieħed mit-tliet dokumenti ta’ ppjanar (18). Din it-taqsima tlestiet għall-proġetti PSDs kollha. Minkejja dan, ma kien hemm ebda approċċ komuni għall-identifikazzjoni tar-riskji ffaċċjati mill-proġetti, u għall-evalwazzjoni tal-probabbiltà u l-impatt tagħhom. L-evalwazzjoni kienet ibbażata fuq l-esperjenza proprja ta’ kull maniġer tal-proġett. L-evalwazzjoni tar-riskju tal-MDP tal-bidu kkunsidrat biss riskji marbuta mal-kuntratturi esterni. Waqt l-implimentazzjoni tal-proġett, immaterjalizzaw ukoll riskji interni, bħal limitazzjonijiet ta’ riżorsi. Peress li dawn il-kwestjonijiet ma kinux rikonoxxuti bħala riskji, l-ebda azzjoni korrettiva ma kienet prevista fl-istadju tal-ippjanar. Fil-każ ta’ MPIDS riskji oħrajn setgħu kienu ġew previsti wkoll imma ma kinux imsemmija fil-PSD, bħall-kumplessità tal-proċessi tal-Oqsma ta' Xogħol fi ħdan l-ambitu tal-proġett.

Il-proġetti kienu implimentati sewwa?

Ġestjoni tar-riżorsi u parteċipazzjoni tal-utent

| 36. | Għal tlieta mill-proġetti (19) eżaminati, ir-riżorsi u l-kapaċitajiet allokati biex ikun implimentat il-proġett kienu biżżejjed. It-tlieta l-oħra ffaċċjaw problema ta’ riżorsi speċjalizzati, li ma kienx hemm biżżejjed minnhom disponibbli fil-ħin. Għall-MDP l-utenti ma kinux dejjem disponibbli peress li proġett simili kellu jkun iffinalizzat fl-istess ħin. Dan wassal għal dewmien fl-implimentazzjoni tal-proġett. Fl-MPIDS, ma kien assenjat l-ebda analista tax-xogħol lit-tim u l-persunal mid-DĠ-IS mhux dejjem kien disponibbli meta meħtieġa. L-akkwist ta’ żviluppatur estern ikkawża dewmien ta’ tliet xhur. Wara li kien ikkuntrattat, l-iżviluppatur kien jinbidel ta’ sikwit, li kkawża problemi fl-implimentazzjoni tal-proġett. Minħabba l-kumplessità tiegħu l-proġett kien implimentat f'fażijiet differenti (20). It-trasferiment tal-konoxxenza mill-fażi 2 għall-fażi 3 ma seħħx kif kien ippjanat, peress li l-parti l-kbira tal-membri tat-tim tal-proġett ta’ qabel inkluż il-maniġer tal-proġett ma komplewx fil-fażi 3. |
| --- | --- |

36.

Għal tlieta mill-proġetti (19) eżaminati, ir-riżorsi u l-kapaċitajiet allokati biex ikun implimentat il-proġett kienu biżżejjed. It-tlieta l-oħra ffaċċjaw problema ta’ riżorsi speċjalizzati, li ma kienx hemm biżżejjed minnhom disponibbli fil-ħin. Għall-MDP l-utenti ma kinux dejjem disponibbli peress li proġett simili kellu jkun iffinalizzat fl-istess ħin. Dan wassal għal dewmien fl-implimentazzjoni tal-proġett. Fl-MPIDS, ma kien assenjat l-ebda analista tax-xogħol lit-tim u l-persunal mid-DĠ-IS mhux dejjem kien disponibbli meta meħtieġa. L-akkwist ta’ żviluppatur estern ikkawża dewmien ta’ tliet xhur. Wara li kien ikkuntrattat, l-iżviluppatur kien jinbidel ta’ sikwit, li kkawża problemi fl-implimentazzjoni tal-proġett. Minħabba l-kumplessità tiegħu l-proġett kien implimentat f'fażijiet differenti (20). It-trasferiment tal-konoxxenza mill-fażi 2 għall-fażi 3 ma seħħx kif kien ippjanat, peress li l-parti l-kbira tal-membri tat-tim tal-proġett ta’ qabel inkluż il-maniġer tal-proġett ma komplewx fil-fażi 3.

| 37. | Għall-proġetti kollha magħżula, l-utenti kienu infurmati regolarment matul l-implimentazzjoni tal-proġett. Għall-parti l-kbira tal-proġetti, l-utenti kienu rrappreżentati fil-PSG u/jew fil-laqgħat tat-tim tal-proġett u kienu wkoll infurmati mir-rapporti ta’ kull xahar dwar l-istat ta’ kull proġett. |
| --- | --- |

37.

Għall-proġetti kollha magħżula, l-utenti kienu infurmati regolarment matul l-implimentazzjoni tal-proġett. Għall-parti l-kbira tal-proġetti, l-utenti kienu rrappreżentati fil-PSG u/jew fil-laqgħat tat-tim tal-proġett u kienu wkoll infurmati mir-rapporti ta’ kull xahar dwar l-istat ta’ kull proġett.

Kuntratturi esterni

| 38. | Għall-proġett tal-MDP ingħatat eżenzjoni mir-regoli tal-akkwist tal-BĊE fuq il-bażi li l-akkwist ma setax ġie mifrud mill-għażla preċedenti ta’ fornitur tad-data. Iżda, l-iżvilupp u s-sostenn tas-softwer ma kinux in-negozju prinċipali ta’ dan il-fornitur. Għalhekk il-parti tal-iżvilupp tar-rilaxx tal-manutenzjoni kienet aktar għalja milli mistenni. |
| --- | --- |

38.

Għall-proġett tal-MDP ingħatat eżenzjoni mir-regoli tal-akkwist tal-BĊE fuq il-bażi li l-akkwist ma setax ġie mifrud mill-għażla preċedenti ta’ fornitur tad-data. Iżda, l-iżvilupp u s-sostenn tas-softwer ma kinux in-negozju prinċipali ta’ dan il-fornitur. Għalhekk il-parti tal-iżvilupp tar-rilaxx tal-manutenzjoni kienet aktar għalja milli mistenni.

Ittestjar u aċċettazzjoni tal-prodotti li l-proġett kellu jwassal waqt l-implimentazzjoni

| 39. | L-ittestjar ta’ prodott tal-IT li kellu jitwassal ġdid jew mibdul jagħmel parti mill-proċeduri tal-BĊE, li jridu jitwettqu qabel ma kull prodott li kellu jitwassal isir operazzjonali. Is-sitt proġetti kollha kienu ttestjati qabel ma kienu rrilaxxati. It-testijiet kienu mfassla mit-tim tal-proġett. Iżda, l-utenti finali mhux dejjem kienu involuti fl-iżviluppi tat-testijiet bil-konsegwenza li t-titjib meħtieġ ma kienx identifikat fil-ħin. |
| --- | --- |

39.

L-ittestjar ta’ prodott tal-IT li kellu jitwassal ġdid jew mibdul jagħmel parti mill-proċeduri tal-BĊE, li jridu jitwettqu qabel ma kull prodott li kellu jitwassal isir operazzjonali. Is-sitt proġetti kollha kienu ttestjati qabel ma kienu rrilaxxati. It-testijiet kienu mfassla mit-tim tal-proġett. Iżda, l-utenti finali mhux dejjem kienu involuti fl-iżviluppi tat-testijiet bil-konsegwenza li t-titjib meħtieġ ma kienx identifikat fil-ħin.

Il-proġetti kienu ssorveljati b’mod xieraq?

Sistemi ta’ informazzjoni tal-maniġment u rapporti ta’ monitoraġġ

| 40. | Il-maniġers tal-proġett għandhom ikollhom informazzjoni biżżejjed u affidabbli biex jissorveljaw il-proġetti b’mod effettiv matul l-implimentazzjoni sabiex problemi jistgħu jkunu identifikati kmieni biżżejjed u solvuti. |
| --- | --- |

40.

Il-maniġers tal-proġett għandhom ikollhom informazzjoni biżżejjed u affidabbli biex jissorveljaw il-proġetti b’mod effettiv matul l-implimentazzjoni sabiex problemi jistgħu jkunu identifikati kmieni biżżejjed u solvuti.

| 41. | Il-BĊE juża bosta għodod fis-sorveljanza tiegħu tal-proġetti tal-IT tiegħu. Il-ħin iddedikat lil proġetti flimkien mad-data u l-informazzjoni finanzjara dwar il-kisbiet prinċipali tal-proġett u l-progress li sar huwa rifless fir-Rapport tal-Istat tal-Proġett (PSR) ta’ kull xahar. PSRs li fihom biżżejjed informazzjoni kienu prodotti regolarment għas-sitt proġetti kollha matul l-implimentazzjoni tagħhom. Kien innutat, iżda, li fil-każ ta’ Target 2 SSP xi rapporti ma kinux ippreparati minħabba nuqqas ta’ riżorsi umani. |
| --- | --- |

41.

Il-BĊE juża bosta għodod fis-sorveljanza tiegħu tal-proġetti tal-IT tiegħu. Il-ħin iddedikat lil proġetti flimkien mad-data u l-informazzjoni finanzjara dwar il-kisbiet prinċipali tal-proġett u l-progress li sar huwa rifless fir-Rapport tal-Istat tal-Proġett (PSR) ta’ kull xahar. PSRs li fihom biżżejjed informazzjoni kienu prodotti regolarment għas-sitt proġetti kollha matul l-implimentazzjoni tagħhom. Kien innutat, iżda, li fil-każ ta’ Target 2 SSP xi rapporti ma kinux ippreparati minħabba nuqqas ta’ riżorsi umani.

| 42. | Minkejja dan t’hawn fuq, il-ħin iddedikat fuq il-proġetti huwa rreġistrat biss għall-persunal tad-DĠ-IS. Il-ħin iddedikat mill-persunal mill-Qasam ta’ Xogħol u l-banek ċentrali nazzjonali huwa biss stmat. Barra dan, is-sahra ġeneralment mhix irreġistrata b’mod konsistenti, jew xejn affattu. Għalhekk, is-sorveljanza mhix ibbażata fuq informazzjoni kompleta u preċiża dwar il-ħin. |
| --- | --- |

42.

Minkejja dan t’hawn fuq, il-ħin iddedikat fuq il-proġetti huwa rreġistrat biss għall-persunal tad-DĠ-IS. Il-ħin iddedikat mill-persunal mill-Qasam ta’ Xogħol u l-banek ċentrali nazzjonali huwa biss stmat. Barra dan, is-sahra ġeneralment mhix irreġistrata b’mod konsistenti, jew xejn affattu. Għalhekk, is-sorveljanza mhix ibbażata fuq informazzjoni kompleta u preċiża dwar il-ħin.

Twettqet evalwazzjoni formali tal-proġetti meta tlestew?

| 43. | Fl-għeluq tal-proġett għandha titwettaq evalwazzjoni formali tal-kisba tal-objettivi u r-riżorsi kkunsmati tal-proġett. Il-POCP jiddisponi għall-produzzjoni ta’ Rapport ta’ Għeluq ta’ Proġett (PCR) ladarba l-prodotti tal-fażi ta’ implimentazzjoni kollha li kellhom jitwasslu, inkisbu b’suċċess u l-prodott finali tal-proġett kien aċċettat mill-Qasam/Oqsma ta’ Xogħol ikkonċernat(i), mill-proprjetarju tas-sistema u mid-DĠ-IS/Operazzjonijiet. Il-PCR għalhekk iservi bħala d-dokument li permezz tiegħu tingħata l-approvazzjoni formali biex jingħalaq proġett. |
| --- | --- |

43.

Fl-għeluq tal-proġett għandha titwettaq evalwazzjoni formali tal-kisba tal-objettivi u r-riżorsi kkunsmati tal-proġett. Il-POCP jiddisponi għall-produzzjoni ta’ Rapport ta’ Għeluq ta’ Proġett (PCR) ladarba l-prodotti tal-fażi ta’ implimentazzjoni kollha li kellhom jitwasslu, inkisbu b’suċċess u l-prodott finali tal-proġett kien aċċettat mill-Qasam/Oqsma ta’ Xogħol ikkonċernat(i), mill-proprjetarju tas-sistema u mid-DĠ-IS/Operazzjonijiet. Il-PCR għalhekk iservi bħala d-dokument li permezz tiegħu tingħata l-approvazzjoni formali biex jingħalaq proġett.

| 44. | Dan id-dokument huwa komprensiv peress li huwa jindirizza l-kwestjonijiet prinċipali kollha li għandhom jiġu kkunsidrati fiż-żmien meta jingħalaq il-proġett. It-taqsimiet prinċipali tiegħu huma:






  i) | evalwazzjoni tal-kisba tal-ambitu u l-objettivi tal-proġetti approvati; |
| --- | --- | --- |

44.

Dan id-dokument huwa komprensiv peress li huwa jindirizza l-kwestjonijiet prinċipali kollha li għandhom jiġu kkunsidrati fiż-żmien meta jingħalaq il-proġett. It-taqsimiet prinċipali tiegħu huma:

i)

evalwazzjoni tal-kisba tal-ambitu u l-objettivi tal-proġetti approvati;

| ii) | evalwazzjoni tal-użu tar-riżorsi umani u finanzjarji; |
| --- | --- |

ii)

evalwazzjoni tal-użu tar-riżorsi umani u finanzjarji;

| iii) | evalwazzjoni tal-benefiċċji kwantitattivi u kwalitattivi; u |
| --- | --- |

iii)

evalwazzjoni tal-benefiċċji kwantitattivi u kwalitattivi; u

| iv) | rapport tal-lezzjonijiet mitgħallma. |
| --- | --- |

iv)

rapport tal-lezzjonijiet mitgħallma.

| 45. | Sal-15 ta’ April 2009 nħareġ u kien approvat PCR għal ħamsa mis-sitt proġetti eżaminati (ara l-
  Anness
  ). Bħala regola ġenerali, il-POCP jiddisponi li proġett għandu jingħalaq fi żmien tliet xhur mill-aċċettazzjoni finali tal-prodotti li l-proġett kellu jwassal. Fil-każ ta’ Target 2 SSP, l-operazzjonijiet bdew f’Mejju 2008 u l-proġett ingħalaq fil-15 ta’ April 2009. Dan kien minħabba li d-DĠ-IS u l-proprjetarju tas-sistema ma setgħux jilħqu qbil dwar il-kontenut tal-Ftehim tal-Livell tas-Servizz (SLA). Fil-laqgħa tal-PSG f’Ottubru 2007 kien issemma li SLA kellu jkun fis-seħħ qabel ma t-Target 2 SSP jibda jaħdem. Dan jeħtieġ li jibda kmieni peress li preżentazzjoni ċara tal-aspettattivi/servizzi u komunikazzjoni bejn l-operazzjonjiet u l-utenti differenti huma importanti ħafna. Bl-istess mod, fil-każ tal-MPIDS, dan il-proġett ma ngħalaqx minħabba li l-firma tas-SLA kienet imdewma ħafna. |
| --- | --- |

45.

Sal-15 ta’ April 2009 nħareġ u kien approvat PCR għal ħamsa mis-sitt proġetti eżaminati (ara l-
  Anness
  ). Bħala regola ġenerali, il-POCP jiddisponi li proġett għandu jingħalaq fi żmien tliet xhur mill-aċċettazzjoni finali tal-prodotti li l-proġett kellu jwassal. Fil-każ ta’ Target 2 SSP, l-operazzjonijiet bdew f’Mejju 2008 u l-proġett ingħalaq fil-15 ta’ April 2009. Dan kien minħabba li d-DĠ-IS u l-proprjetarju tas-sistema ma setgħux jilħqu qbil dwar il-kontenut tal-Ftehim tal-Livell tas-Servizz (SLA). Fil-laqgħa tal-PSG f’Ottubru 2007 kien issemma li SLA kellu jkun fis-seħħ qabel ma t-Target 2 SSP jibda jaħdem. Dan jeħtieġ li jibda kmieni peress li preżentazzjoni ċara tal-aspettattivi/servizzi u komunikazzjoni bejn l-operazzjonjiet u l-utenti differenti huma importanti ħafna. Bl-istess mod, fil-każ tal-MPIDS, dan il-proġett ma ngħalaqx minħabba li l-firma tas-SLA kienet imdewma ħafna.

Evalwazzjoni tal-kisba tal-ambitu u tal-objettivi tal-proġetti approvati

| 46. | Fl-għeluq tal-proġett, għandha ssir evalwazzjoni tar-riżultati reali tal-proġett meta mqabbla mal-ambitu u l-objettivi approvati tiegħu. L-evalwazzjoni għandha tikkunsidra l-kisbiet u l-prodotti prinċipali li l-proġett għandu jwassal u għandha tipprovdi ġustifikazzjoni għal kwalunkwe devjazzjoni sinifikanti. |
| --- | --- |

46.

Fl-għeluq tal-proġett, għandha ssir evalwazzjoni tar-riżultati reali tal-proġett meta mqabbla mal-ambitu u l-objettivi approvati tiegħu. L-evalwazzjoni għandha tikkunsidra l-kisbiet u l-prodotti prinċipali li l-proġett għandu jwassal u għandha tipprovdi ġustifikazzjoni għal kwalunkwe devjazzjoni sinifikanti.

| 47. | Il-Qorti eżaminat l-evalwazzjonijiet li twettqu f’kull wieħed mill-erba’ proġetti li għalihom kien approvat PCR sal-aħħar ta’ Marzu 2009. L-evalwazzjonijiet imwettqa pparagunaw il-pjan inizjali fid-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett ma’ dak li nkiseb. Huma indirizzaw kull kisba u prodott ippjanat li kellu jitwassal u pprovdew spejgazzjonijiet għad-devjazzjonijiet prinċipali kollha. Madanakollu, kien innutat li tnejn mill-proġetti (21) ffaċċjaw dewmien fuq il-pjan inizjali (ara l-
  Anness
  ). Iż-żewġ raġunijiet prinċipali mogħtija kienu:






  i) | iż-żieda fl-ambitu tax-xogħol; u |
| --- | --- | --- |

47.

Il-Qorti eżaminat l-evalwazzjonijiet li twettqu f’kull wieħed mill-erba’ proġetti li għalihom kien approvat PCR sal-aħħar ta’ Marzu 2009. L-evalwazzjonijiet imwettqa pparagunaw il-pjan inizjali fid-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett ma’ dak li nkiseb. Huma indirizzaw kull kisba u prodott ippjanat li kellu jitwassal u pprovdew spejgazzjonijiet għad-devjazzjonijiet prinċipali kollha. Madanakollu, kien innutat li tnejn mill-proġetti (21) ffaċċjaw dewmien fuq il-pjan inizjali (ara l-
  Anness
  ). Iż-żewġ raġunijiet prinċipali mogħtija kienu:

i)

iż-żieda fl-ambitu tax-xogħol; u

| ii) | l-indisponibbiltà tar-riżorsi umani. |
| --- | --- |

ii)

l-indisponibbiltà tar-riżorsi umani.

| 48. | Fil-każ tal-MAU, minkejja li l-infrastruttura teknika milli jidher kienet disponibbli u kienet qed tintuża aktar kmieni milli indikat fil-PCR, l-aċċettazzjoni formali u t-trasferiment iffaċċjaw dewmien ta’ sitt xhur. |
| --- | --- |

48.

Fil-każ tal-MAU, minkejja li l-infrastruttura teknika milli jidher kienet disponibbli u kienet qed tintuża aktar kmieni milli indikat fil-PCR, l-aċċettazzjoni formali u t-trasferiment iffaċċjaw dewmien ta’ sitt xhur.

Evalwazzjoni tal-użu tar-riżorsi umani u finanzjarji

| 49. | Il-PCR ippreskriva li għandu jitwettaq paragun bejn ir-riżorsi umani u finanzjarji ppjanati u reali. Il-PCR tal-erba’ proġetti kollha inkluda tali paragun u pprovda spjegazzjonijiet tal-varjazzjonijiet l-aktar sinifikanti. |
| --- | --- |

49.

Il-PCR ippreskriva li għandu jitwettaq paragun bejn ir-riżorsi umani u finanzjarji ppjanati u reali. Il-PCR tal-erba’ proġetti kollha inkluda tali paragun u pprovda spjegazzjonijiet tal-varjazzjonijiet l-aktar sinifikanti.

| 50. | Ir-riżorsi umani u finanzjarji reali użati għal kull wieħed mill-erba’ proġetti kienu inqas minn dawk ibbaġitjati. In-nefqa reali varjat minn 3 % sa 23 % inqas mill-baġit (ara l-
  Anness
  ). Għadd ta’ raġunijiet speċifiċi għall-proġett ingħataw biex jiġġustifikaw dan in-nuqqas fin-nefqa. |
| --- | --- |

50.

Ir-riżorsi umani u finanzjarji reali użati għal kull wieħed mill-erba’ proġetti kienu inqas minn dawk ibbaġitjati. In-nefqa reali varjat minn 3 % sa 23 % inqas mill-baġit (ara l-
  Anness
  ). Għadd ta’ raġunijiet speċifiċi għall-proġett ingħataw biex jiġġustifikaw dan in-nuqqas fin-nefqa.

| 51. | Il-kwestjoni ta’ nefqa inqas minn dik ibbaġitjata fil-proġetti tqajmet ukoll mill-Kumitat tal-Baġit tal-BĊE fir-rapport ta’ evalwazzjoni tiegħu dwar ir-rapport ta’ sorveljanza tal-baġit ta’ tmiem is-sena 2008 tal-BĊE. Hemm issemma li l-Kumitat innota nefqa inqas ta’ 18-il miljun euro (28,8 %). Il-Kumitat ikkunsidra li dan kien prinċipalment minħabba dewmien f’xi proġetti u li kien hemm lok għal titjib fl-ippjanar u l-ġestjoni tal-proġetti. Il-Qorti nnutat li jeżisti dewmien fl-eżekuzzjoni tal-proġett (ara l-
  Anness
  ) u li tassew għandu effett fuq l-implimentazzjoni tal-baġit. Iżda, meta wieħed jikkunsidra li r-riżorsi pprovduti fil-pjanijiet inizjali kienu aktar milli kien meħtieġ, dan jindika li l-baġits inizjali mhumiex iffissati b’mod daqstant preċiż kemm għandu jkun. Dan iwassal biex riżorsi baġitarji jiġu impenjati u b’hekk, ma jkunux disponibbli għal proġetti aktar maturi. |
| --- | --- |

51.

Il-kwestjoni ta’ nefqa inqas minn dik ibbaġitjata fil-proġetti tqajmet ukoll mill-Kumitat tal-Baġit tal-BĊE fir-rapport ta’ evalwazzjoni tiegħu dwar ir-rapport ta’ sorveljanza tal-baġit ta’ tmiem is-sena 2008 tal-BĊE. Hemm issemma li l-Kumitat innota nefqa inqas ta’ 18-il miljun euro (28,8 %). Il-Kumitat ikkunsidra li dan kien prinċipalment minħabba dewmien f’xi proġetti u li kien hemm lok għal titjib fl-ippjanar u l-ġestjoni tal-proġetti. Il-Qorti nnutat li jeżisti dewmien fl-eżekuzzjoni tal-proġett (ara l-
  Anness
  ) u li tassew għandu effett fuq l-implimentazzjoni tal-baġit. Iżda, meta wieħed jikkunsidra li r-riżorsi pprovduti fil-pjanijiet inizjali kienu aktar milli kien meħtieġ, dan jindika li l-baġits inizjali mhumiex iffissati b’mod daqstant preċiż kemm għandu jkun. Dan iwassal biex riżorsi baġitarji jiġu impenjati u b’hekk, ma jkunux disponibbli għal proġetti aktar maturi.

Evalwazzjoni tal-benefiċċji kwalitattivi u kwantitattivi

| 52. | Fl-għeluq tal-proġett titwettaq evalwazzjoni tal-benefiċċji kwalitattivi u kwantitattivi li għandhom jinkisbu waqt l-operazzjoni tal-prodott finali. Devjazzjonjiet mill-informazzjoni mogħtija fid-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett u għalhekk użati fil-proċedura ta’ għoti ta’ prijorità u tal-għażla tal-proġett għandhom ikunu spjegati. |
| --- | --- |

52.

Fl-għeluq tal-proġett titwettaq evalwazzjoni tal-benefiċċji kwalitattivi u kwantitattivi li għandhom jinkisbu waqt l-operazzjoni tal-prodott finali. Devjazzjonjiet mill-informazzjoni mogħtija fid-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett u għalhekk użati fil-proċedura ta’ għoti ta’ prijorità u tal-għażla tal-proġett għandhom ikunu spjegati.

| 53. | Fil-każ tal-erba’ proġetti kollha, fil-PCR intqal li l-benefiċċji ppreżentati fil-PSD jew baqgħu validi jew kienu nkisbu. Iżda, għadd minn dawn il-benefiċċji jistgħu jiġu evalwati b’mod xieraq biss wara perijodu ta’ operazzjoni (ara l-paragrafu 25). |
| --- | --- |

53.

Fil-każ tal-erba’ proġetti kollha, fil-PCR intqal li l-benefiċċji ppreżentati fil-PSD jew baqgħu validi jew kienu nkisbu. Iżda, għadd minn dawn il-benefiċċji jistgħu jiġu evalwati b’mod xieraq biss wara perijodu ta’ operazzjoni (ara l-paragrafu 25).

| 54. | Fil-każ tal-MDP, il-proġett mar lil hinn milli jikkonferma biss l-evalwazzjoni inizjali inkluża fil-PSD. Twettqet evalwazzjoni oħra bl-użu ta’ metodoloġija differenti. Hija evalwat il-benefiċċji tal-prodott finali kontra l-erba’ dimensjonjiet iffissati fl-iscorecard ibbilanċjata, li kienet tinkludi indikaturi pożittivi u negattivi. Hija għalhekk immirat li tagħti evalwazzjoni ġusta tal-eżitu tal-proġett. Din kienet inizjattiva pożittiva u tista' tkun ikkunsidrata bħala prattika tajba fi proġetti futuri oħrajn. Siltiet minn din l-evalwazzjoni huma ppreżentati fil-Kaxxa 1: |
| --- | --- |

54.

Fil-każ tal-MDP, il-proġett mar lil hinn milli jikkonferma biss l-evalwazzjoni inizjali inkluża fil-PSD. Twettqet evalwazzjoni oħra bl-użu ta’ metodoloġija differenti. Hija evalwat il-benefiċċji tal-prodott finali kontra l-erba’ dimensjonjiet iffissati fl-iscorecard ibbilanċjata, li kienet tinkludi indikaturi pożittivi u negattivi. Hija għalhekk immirat li tagħti evalwazzjoni ġusta tal-eżitu tal-proġett. Din kienet inizjattiva pożittiva u tista' tkun ikkunsidrata bħala prattika tajba fi proġetti futuri oħrajn. Siltiet minn din l-evalwazzjoni huma ppreżentati fil-Kaxxa 1:

Kaxxa 1 –   Evalwazzjoni tal-benefiċċji kwalitattivi u kwantitattivi tal-MDP fl-għeluq ta’ proġett (siltiet)

| — | Finanzjarju: (pożittiv) il-proġett kien implimentat skont il-baġit; (negattiv) l-ispiża tal-onorarji ta’ konsulenza mħallsa għall-iżvilupp tas-soluzzjoni hija meqjusa bħala ’l fuq mir-rata tas-suq. |
| --- | --- |

—

Finanzjarju: (pożittiv) il-proġett kien implimentat skont il-baġit; (negattiv) l-ispiża tal-onorarji ta’ konsulenza mħallsa għall-iżvilupp tas-soluzzjoni hija meqjusa bħala ’l fuq mir-rata tas-suq.

| — | Innovazzjoni: (pożittiv) il-proġett ikkontribwixxa għall-iżvilupp ta’ sistema ta’ sorveljanza li ssostni l-Ftehim tal-Livell tas-Servizz; (negattiv) il-proġett introduċa għodda ta’ database patentata ġdida, li kienet kemmxejn kumplessa biex tintuża u ma kinitx flessibbli bħal dawk li diġà qegħdin jintużaw. |
| --- | --- |

—

Innovazzjoni: (pożittiv) il-proġett ikkontribwixxa għall-iżvilupp ta’ sistema ta’ sorveljanza li ssostni l-Ftehim tal-Livell tas-Servizz; (negattiv) il-proġett introduċa għodda ta’ database patentata ġdida, li kienet kemmxejn kumplessa biex tintuża u ma kinitx flessibbli bħal dawk li diġà qegħdin jintużaw.

| — | Organizzazzjoni: (pożittiv) il-proġett ikkontribwixxa għall-istabbiliment ta’ politika fuq l-użu ta’ data tas-suq. |
| --- | --- |

—

Organizzazzjoni: (pożittiv) il-proġett ikkontribwixxa għall-istabbiliment ta’ politika fuq l-użu ta’ data tas-suq.

| — | Klijent: (pożittiv) il-proġett ippermetta l-integrazzjoni ta’ data Bloomberg; (negattiv) kemm tista’ tintuża s-soluzzjoni ġie kkunsidrat li kien inqas mill-aspettattivi. |
| --- | --- |

—

Klijent: (pożittiv) il-proġett ippermetta l-integrazzjoni ta’ data Bloomberg; (negattiv) kemm tista’ tintuża s-soluzzjoni ġie kkunsidrat li kien inqas mill-aspettattivi.

Rapport dwar il-lezzjonijiet mitgħallma

| 55. | Fil-POCP hemm dispożizzjoni li rapport dwar il-lezzjonijiet mitgħallma għandu jkun prodott bħala anness għall-PCR. L-għan huwa li jkun żgurat li esperjenzi fl-implimentazzjoni ta’ proġett speċifiku jsiru disponibbli għall-organizzazzjoni sħiħa bil-għan li tittejjeb il-ġestjoni ta’ proġetti futuri. |
| --- | --- |

55.

Fil-POCP hemm dispożizzjoni li rapport dwar il-lezzjonijiet mitgħallma għandu jkun prodott bħala anness għall-PCR. L-għan huwa li jkun żgurat li esperjenzi fl-implimentazzjoni ta’ proġett speċifiku jsiru disponibbli għall-organizzazzjoni sħiħa bil-għan li tittejjeb il-ġestjoni ta’ proġetti futuri.

| 56. | Għalkemm fl-erba’ PCRs kollha kien provdut rapport tal-lezzjonijiet mitgħallma, l-istandard tal-kontenut kien ivarja. Fil-każ tal-EER, kwestjonijiet imqajma bħala lezzjonijiet mitgħallma taw l-impressjoni li kienu inklużi sabiex jintwera li huma kienu ġestiti b’suċċess u mhux biex jintwera kif l-affarijiet imisshom ikunu trattati aħjar fil-futur. Fil-każ tal-MAU ngħataw wisq dettalji li ċajpru l-messaġġ tal-lezzjonijiet mitgħallma għal proġetti futuri. |
| --- | --- |

56.

Għalkemm fl-erba’ PCRs kollha kien provdut rapport tal-lezzjonijiet mitgħallma, l-istandard tal-kontenut kien ivarja. Fil-każ tal-EER, kwestjonijiet imqajma bħala lezzjonijiet mitgħallma taw l-impressjoni li kienu inklużi sabiex jintwera li huma kienu ġestiti b’suċċess u mhux biex jintwera kif l-affarijiet imisshom ikunu trattati aħjar fil-futur. Fil-każ tal-MAU ngħataw wisq dettalji li ċajpru l-messaġġ tal-lezzjonijiet mitgħallma għal proġetti futuri.

| 57. | Kemm fil-każ tal-proġetti MDP u kif ukoll fil-każ tal-proġett TCERTO, kienu identifikati kwestjonjiet li fil-fatt kienu ta’ rilevanza għall-proċeduri ta’ ġestjoni ta’ proġett tal-BĊE. Siltiet mill-kwestjonijiet imsemmija fir-rapport MDP huma ppreżentati fil-Kaxxa 2: |
| --- | --- |

57.

Kemm fil-każ tal-proġetti MDP u kif ukoll fil-każ tal-proġett TCERTO, kienu identifikati kwestjonjiet li fil-fatt kienu ta’ rilevanza għall-proċeduri ta’ ġestjoni ta’ proġett tal-BĊE. Siltiet mill-kwestjonijiet imsemmija fir-rapport MDP huma ppreżentati fil-Kaxxa 2:

Kaxxa 2 –   Lezzjonijiet mitgħallma fir-Rapport ta’ Għeluq tal-Proġett tal-MDP (siltiet)

| — | Enfasizza l-importanza tal-fażi ta’ preparazzjoni, b’mod partikolari dwar id-definizzjoni tal-ħtiġijiet tal-utent. Għall-futur huwa ssuġġerit li tingħata aktar setgħa lill-utent finali fid-deċiżjoni tal-għażla tas-soluzzjoni. |
| --- | --- |

—

Enfasizza l-importanza tal-fażi ta’ preparazzjoni, b’mod partikolari dwar id-definizzjoni tal-ħtiġijiet tal-utent. Għall-futur huwa ssuġġerit li tingħata aktar setgħa lill-utent finali fid-deċiżjoni tal-għażla tas-soluzzjoni.

| — | Enfasizza l-importanza tal-involviment u r-responsabbiltà tal-utent: mingħajr responsabbiltà ċara l-utent ma jistax ikun konxju kompletament tal-importanza tal-involviment tiegħu fit-tfassil u l-ittestjar tas-soluzzjoni. |
| --- | --- |

—

Enfasizza l-importanza tal-involviment u r-responsabbiltà tal-utent: mingħajr responsabbiltà ċara l-utent ma jistax ikun konxju kompletament tal-importanza tal-involviment tiegħu fit-tfassil u l-ittestjar tas-soluzzjoni.

| — | Enfasizza l-importanza li jkunu ttestjati l-prodotti li għandhom jitwasslu f’kull fażi. |
| --- | --- |

—

Enfasizza l-importanza li jkunu ttestjati l-prodotti li għandhom jitwasslu f’kull fażi.

| — | Ippjana r-riżorsi skont l-għoti ta’ prijorità tal-proġetti: il-proġett bata minn nuqqas ta’ riżorsi matul kull fażi ta’ ttestjar, minħabba li ma kinux jaqblu ma’ prodott ieħor li kellu jitwassal għall-istess Qasam ta’ Xogħol. |
| --- | --- |

—

Ippjana r-riżorsi skont l-għoti ta’ prijorità tal-proġetti: il-proġett bata minn nuqqas ta’ riżorsi matul kull fażi ta’ ttestjar, minħabba li ma kinux jaqblu ma’ prodott ieħor li kellu jitwassal għall-istess Qasam ta’ Xogħol.

| — | Ikkunsidra portal ta’ proġett bħala għodda effettiva ta’ qsim ta’ tagħrif: punt ta’ aċċess ċentrali u faċli għall-utent għall-informazzjoni kollha tal-proġett għen ħafna. |
| --- | --- |

—

Ikkunsidra portal ta’ proġett bħala għodda effettiva ta’ qsim ta’ tagħrif: punt ta’ aċċess ċentrali u faċli għall-utent għall-informazzjoni kollha tal-proġett għen ħafna.

| 58. | Fl-aħħar, għalkemm il-lezzjonijiet mitgħallma huma disponibbli għal maniġers ta’ proġetti oħrajn billi jaċċessaw il-PCR, kwestjonijiet li huma meqjusa li huma ta’ interess għall-organizzazzjoni kollha u li jistgħu jtejbu l-qsim ta’ esperjenza fost il-maniġers tal-proġett ma kinux identifikati u ma kinux imxerrda b’mod attiv. |
| --- | --- |

58.

Fl-aħħar, għalkemm il-lezzjonijiet mitgħallma huma disponibbli għal maniġers ta’ proġetti oħrajn billi jaċċessaw il-PCR, kwestjonijiet li huma meqjusa li huma ta’ interess għall-organizzazzjoni kollha u li jistgħu jtejbu l-qsim ta’ esperjenza fost il-maniġers tal-proġett ma kinux identifikati u ma kinux imxerrda b’mod attiv.

KONKLUŻJONIJIET U RAKKOMANDAZZJONIJIET

Il-BĊE kellu qafas ta’ tmexxija xieraq għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu fis-seħħ?

| 59. | Il-BĊE stabbilixxa qafas ta’ tmexxija għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu; minkejja dan, hemm xi opportunitajiet għal titjib. |
| --- | --- |

59.

Il-BĊE stabbilixxa qafas ta’ tmexxija għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT tiegħu; minkejja dan, hemm xi opportunitajiet għal titjib.

| 60. | Il-BĊE ma poġġiex fis-seħħ strateġija tal-IT multiannwali li tiffissa formalment l-għanijet strateġiċi u l-objettivi ta’ terminu medju tiegħu. Fl-2008, il-BĊE ta bidu għal reviżjoni strateġika tal-attivitajiet tal-IT tiegħu. Dan mistenni li jirriżulta fil-formulazzjoni ta’ strateġija tal-IT. |
| --- | --- |

60.

Il-BĊE ma poġġiex fis-seħħ strateġija tal-IT multiannwali li tiffissa formalment l-għanijet strateġiċi u l-objettivi ta’ terminu medju tiegħu. Fl-2008, il-BĊE ta bidu għal reviżjoni strateġika tal-attivitajiet tal-IT tiegħu. Dan mistenni li jirriżulta fil-formulazzjoni ta’ strateġija tal-IT.

| 61. | Bil-kontra tal-proġetti tal-IT tal-BĊE li għalihom kienu stmati riżorsi finanzjarji, id-dokumenti tal-ippjanar annwali tad-Direttorat Ġenerali għas-Sistemi tal-Informazzjoni ma taw l-ebda dettall dwar ir-riżorsi finanzjarji meħtieġa biex jikseb l-objettivi tiegħu u jimplimenta l-azzjonijiet magħżula. |
| --- | --- |

61.

Bil-kontra tal-proġetti tal-IT tal-BĊE li għalihom kienu stmati riżorsi finanzjarji, id-dokumenti tal-ippjanar annwali tad-Direttorat Ġenerali għas-Sistemi tal-Informazzjoni ma taw l-ebda dettall dwar ir-riżorsi finanzjarji meħtieġa biex jikseb l-objettivi tiegħu u jimplimenta l-azzjonijiet magħżula.

| 62. | Il-BĊE tassew tejjeb il-proċess ta’ għażla tal-proġett tiegħu fl-2008 billi ta biżżejjed informazzjoni biex jittieħdu deċiżjonijiet. |
| --- | --- |

62.

Il-BĊE tassew tejjeb il-proċess ta’ għażla tal-proġett tiegħu fl-2008 billi ta biżżejjed informazzjoni biex jittieħdu deċiżjonijiet.

| 63. | Il-proċeduri tal-BĊE biex iġesti l-proġetti tal-IT kienu fil-biċċa l-kbira konformi mal-aqwa prattika. Instabu dgħufijiet fl-oqsma tal-analiżi tal-partijiet interessati u l-postevalwazzjoni tal-impatt ta’ proġett. |
| --- | --- |

63.

Il-proċeduri tal-BĊE biex iġesti l-proġetti tal-IT kienu fil-biċċa l-kbira konformi mal-aqwa prattika. Instabu dgħufijiet fl-oqsma tal-analiżi tal-partijiet interessati u l-postevalwazzjoni tal-impatt ta’ proġett.

Rakkomandazzjonijiet (l-ewwel mistoqsija tal-verifika)

| 1. | Il-BĊE għandu formalment iwaqqaf strateġija tal-IT multiannwali li għandha tintuża bħala għodda effettiva tal-ġestjoni għall-attivitajiet tal-IT tiegħu; |
| --- | --- |

1.

Il-BĊE għandu formalment iwaqqaf strateġija tal-IT multiannwali li għandha tintuża bħala għodda effettiva tal-ġestjoni għall-attivitajiet tal-IT tiegħu;

| 2. | Il-BĊE għandu jkompli jtejjeb l-ippjanar tal-IT annwali tiegħu billi jistabbilixxi dokument komprensiv li jiffissa objettivi u jiddefinixxi indikaturi tal-prestazzjoni biex ikejlu l-kisba tagħhom. L-objettivi għandhom ikunu maqsuma f’azzjonijiet speċifiċi, li jindikaw ir-riżorsi finanzjarji meħtieġa biex jinkisbu; u |
| --- | --- |

2.

Il-BĊE għandu jkompli jtejjeb l-ippjanar tal-IT annwali tiegħu billi jistabbilixxi dokument komprensiv li jiffissa objettivi u jiddefinixxi indikaturi tal-prestazzjoni biex ikejlu l-kisba tagħhom. L-objettivi għandhom ikunu maqsuma f’azzjonijiet speċifiċi, li jindikaw ir-riżorsi finanzjarji meħtieġa biex jinkisbu; u

| 3. | Il-BĊE għandu jinkludi l-oqsma ta’ analiżi tal-partijiet interessati u postevalwazzjoni ta’ impatt ta’ proġett fil-proċeduri tal-ġestjoni ta’ proġett tiegħu. |
| --- | --- |

3.

Il-BĊE għandu jinkludi l-oqsma ta’ analiżi tal-partijiet interessati u postevalwazzjoni ta’ impatt ta’ proġett fil-proċeduri tal-ġestjoni ta’ proġett tiegħu.

Il-qafas ta’ tmexxija stabbilit għall-ġestjoni ta’ proġetti tal-IT kien applikat kif kien intenzjonat?

| 64. | B’mod ġenerali, il-BĊE ma applikax kif intenzjonat il-qafas ta’ tmexxija stabbilit għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT. Il-proġetti vverifikati kollha kienu awtorizzati b’mod xieraq fl-istadju tal-ippjanar permezz tal-approvazzjoni tad-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett. Iżda, instabu dgħufijiet fil-qasam tal-evalwazzjoni tar-riskju ta’ proġett dwar nuqqas ta’ dettalji fl-evalwazzjoni u n-nuqqas ta’ approċċ ta’ evalwazzjoni komuni. Barra dan, baġits iffissati fil-pjanijiet inizjali ma kinux iffissati b’mod daqstant preċiż kemm setgħu jkunu. |
| --- | --- |

64.

B’mod ġenerali, il-BĊE ma applikax kif intenzjonat il-qafas ta’ tmexxija stabbilit għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT. Il-proġetti vverifikati kollha kienu awtorizzati b’mod xieraq fl-istadju tal-ippjanar permezz tal-approvazzjoni tad-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett. Iżda, instabu dgħufijiet fil-qasam tal-evalwazzjoni tar-riskju ta’ proġett dwar nuqqas ta’ dettalji fl-evalwazzjoni u n-nuqqas ta’ approċċ ta’ evalwazzjoni komuni. Barra dan, baġits iffissati fil-pjanijiet inizjali ma kinux iffissati b’mod daqstant preċiż kemm setgħu jkunu.

| 65. | Il-Qorti sabet li matul l-implimentazzjoni tliet proġetti ffaċċjaw nuqqas ta’ riżorsi speċjalizzati li wassal għal dewmien. |
| --- | --- |

65.

Il-Qorti sabet li matul l-implimentazzjoni tliet proġetti ffaċċjaw nuqqas ta’ riżorsi speċjalizzati li wassal għal dewmien.

| 66. | B’mod ġenerali, il-BĊE stabbilixxa għodod xierqa u sistemi tal-informazzjoni tal-ġestjoni għas-sorveljanza tal-proġetti tal-IT tiegħu. Iżda, ir-riżorsi umani kkunsmati għall-proġetti tal-IT kienu biss parzjalment issorveljati. |
| --- | --- |

66.

B’mod ġenerali, il-BĊE stabbilixxa għodod xierqa u sistemi tal-informazzjoni tal-ġestjoni għas-sorveljanza tal-proġetti tal-IT tiegħu. Iżda, ir-riżorsi umani kkunsmati għall-proġetti tal-IT kienu biss parzjalment issorveljati.

| 67. | Evalwazzjoni formali hija mwettqa fil-fażi ta’ tlestija fir-Rapport ta’ Għeluq tal-Proġett li fiha l-kwestjonijiet prinċipali kollha li għandhom ikunu indirizzati f’dan l-istadju. Iżda, wieħed biss mis-sitt proġetti għalqu fit-terminu ta’ żmien ippjanat fid-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett. |
| --- | --- |

67.

Evalwazzjoni formali hija mwettqa fil-fażi ta’ tlestija fir-Rapport ta’ Għeluq tal-Proġett li fiha l-kwestjonijiet prinċipali kollha li għandhom ikunu indirizzati f’dan l-istadju. Iżda, wieħed biss mis-sitt proġetti għalqu fit-terminu ta’ żmien ippjanat fid-Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett.

| 68. | Il-Qorti tirrakkomanda dan li ġej:

  Rakkomandazzjonijiet (it-tieni mistoqsija tal-verifika)







  4. | L-ippjanar tar-riżorsi għandu jittejjeb sabiex jiżgura li r-riżorsi speċjalizzati li huma meħtieġa matul l-implimentazzjoni tal-attivitajiet/proġetti magħżula huma disponibbli fil-ħin u li l-baġits huma stabbiliti b’mod aktar rigoruż; |
| --- | --- | --- |

68.

Il-Qorti tirrakkomanda dan li ġej:

Rakkomandazzjonijiet (it-tieni mistoqsija tal-verifika)

4.

L-ippjanar tar-riżorsi għandu jittejjeb sabiex jiżgura li r-riżorsi speċjalizzati li huma meħtieġa matul l-implimentazzjoni tal-attivitajiet/proġetti magħżula huma disponibbli fil-ħin u li l-baġits huma stabbiliti b’mod aktar rigoruż;

| 5. | Il-koordinazzjoni bejn id-DĠ-IS u l-Oqsma ta’ Xogħol għandha tkompli tittejjeb u timmira li jintlaħaq ftehim dwar is-SLA aktar fil-ħin; u |
| --- | --- |

5.

Il-koordinazzjoni bejn id-DĠ-IS u l-Oqsma ta’ Xogħol għandha tkompli tittejjeb u timmira li jintlaħaq ftehim dwar is-SLA aktar fil-ħin; u

| 6. | Ir-rapport tal-lezzjonijiet mitgħallma għandu jimmira li jidentifika opportunitajiet għal proġetti futuri u dawn għandhom ikunu mxerrda b’mod attiv lill-maniġers tal-proġetti kollha. |
| --- | --- |

6.

Ir-rapport tal-lezzjonijiet mitgħallma għandu jimmira li jidentifika opportunitajiet għal proġetti futuri u dawn għandhom ikunu mxerrda b’mod attiv lill-maniġers tal-proġetti kollha.

Dan ir-rapport ġie adottat mill-Qorti tal-Awdituri fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tal-10 ta’ Diċembru 2009.

Għall-Qorti tal-Awdituri

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Il-President

---

(1)  L-Artikolu 105(1) tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, issa l-artikolu 127(1) tat-Trattat dwar il-funzjonament tal-Unjoni Ewropea.

1

(2)  L-Istatut tas-SEBĊ u tal-BĊE huwa protokoll anness mat-Trattat.

2

(3)  L-Artikolu 27(2) jistipula: “Id-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 248 ta’ dan it-Trattat ikunu japplikaw biss għal eżami tal-effiċjenza operattiva tat-tmexxija tal-BĊE”. Id-dispożizzjonijiet istituzzjonali dwar il-Bank Ċentrali Ewropew huma inklużi fl-Artikoli 112-115 tat-Trattat tal-KE, issa l-artikoli 283, 294, 134 u 135 tat-Trattat dwar il-funzjonament tal-Unjoni Ewropea.

3

(4)  Il-BĊE huwa maqsum fi 17-il Qasam ta’ Xogħol li jirriflettu l-wisa’ tal-funzjonijiet tal-BĊE. Kull Qasam ta’ Xogħol bl-eċċezzjoni tal-Avukat tal-Bord Eżekuttiv u r-rappreżentazzjoni tal-BĊE f’Washington, hija mmexxija minn maniġer superjuri (Direttur Ġenerali jew Direttur) li jirrapporta lil membru tal-Bord Eżekuttiv.

4

(5)  Dawn huma proġetti tal-BĊE li jinvolvu riżorsi tal-IT u li għalihom il-ġestjoni tal-proġetti tagħhom titwettaq kemm mill-Qasam ta’ Xogħol ikkonċernat u kif ukoll mid-Direttorat Ġenerali tas-Sistemi tal-Informazzjoni.

5

(6)  Il-POCP kien aġġornat l-aħħar fl-2006.

6

(7)  Il-PMBOK jiffissa l-istandards u l-linji gwida li huma ferm rikonoxxuti bħala l-aqwa prattika u li l-BĊE juża wkoll bħala standard għall-proċeduri tal-ġestjoni tal-proġett tiegħu.

7

(8)  Pereżempju: allinjament aħjar bejn ix-Xogħol prinċipali u l-IT u xaqliba minn approċċ ta' dominju tal-proġett għal approċċ ta' dominju tal-programm.

8

(9)  Pereżempju: l-adozzjoni tal-aqwa prattiċi għat-twassil tal-proġett u l-proċess tal-ġestjoni u t-twassil ta' proġetti tal-IT skont l-ispejjeż miftehma, iż-żmien u l-kwalità, inkluża l-faċilità tal-użu għall-utent.

9

(10)  L-ewwel pilastru: mistoqisjiet standardizzati (22 parametru), it-tieni pilastru: analiżi aggregata fi gruppi, u t-tielet pilastru: kriterji aggregati ta’ għoti ta’ prijorità fil-livell tal-BĊE għat-teħid tad-deċiżjonijiet finali.

10

(11)  Id-Direttorat tal-Proġetti tal-IT huwa organizzat f’ħames oqsma. Kull qasam huwa responsabbli minn proġetti mibdija minn Oqsma ta’ Xogħol differenti.

11

(12)  Esklużi mill-POCP hemm kompiti żgħar, proġetti li jew jitwettqu f’Qasam ta’ Xogħol wieħed jew li ma jeħtiġux soluzzjonijiet tal-IT, jew kompiti tal-infrastruttura tal-IT b’volum baxx ta’ ttestjar, grad baxx ta’ innovazzjoni, impatt organizzattiv baxx li ma jżidu l-ebda servizz ġdid. Il-proġetti magħżula għal verifika dettaljata mill-Qorti kienu kollha jaqgħu taħt l-awtorità tal-POCP.

12

(13)  Skont it-taqsima 2.2 tal-PMBOK, dan huwa meħtieġ sabiex jiżgura proġett ta’ suċċess. Il-PMBOK ikompli jistipula li n-nuqqas li jiġu identifikati partijiet interessati prinċipali jista’ jkollu influwenza negattiva fuq il-proġett. It-taqsima 10.1 tal-ippjanar tal-komunikazzjonijiet tal-proġett tal-PMBOK kienet tgħid li l-identifikazzjoni tal-partijiet interessati u d-determinazzjoni ta’ mezzi xierqa biex jissodisfaw dawk il-bżonnijiet huwa fattur importanti għas-suċċess ta’ proġett.

13

(14)  Il-fażi ta’ bidu, ta' preparazzjoni u ta' implimentazzjoni ta’ proġett.

14

(15)  TCERTO, Target 2 SSP u EER.

15

(16)  MDP, MPIDS u MAU.

16

(17)  MDP, MPIDS u Target 2 SSP.

17

(18)  Dokument ta’ Bidu ta’ Proġett, Dokument ta’ Preparazzjoni ta’ Proġett u Dokument ta’ Preżentazzjoni ta’ Proġett.

18

(19)  TCERTO, MAU u EER.

19

(20)  Il-fażi 3 ntgħażlet għall-verifika mill-Qorti.

20

(21)  MDP u TCERTO.

21

---

ANNESS

Ħarsa ġenerali lejn il-proġetti eżaminati mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri

| Proġett | Tul tal-proġett | Spejjeż tal-proġett (f’euro) | |
| --- | --- | --- | --- |
| Data ta’ meta bdiet l-implimentazzjoni | Data ppjanata għat-twassil | Data ppjanata li jispiċċa l-proġett | Data reali ta’ twassil | Data reali ta’ meta spiċċa l-proġett | Total tar-riżorsi bbaġitjati | Total tar-riżorsi reali | Varjazzjoni |
| 1) | Titjib taż-Żona tal-kmamar tal-kompjuters prinċipali fil-bini Eurotower (MAU) |

Proġett

Tul tal-proġett

Spejjeż tal-proġett (f’euro)

Data ta’ meta bdiet l-implimentazzjoni

Data ppjanata għat-twassil

Data ppjanata li jispiċċa l-proġett

Data reali ta’ twassil

Data reali ta’ meta spiċċa l-proġett

Total tar-riżorsi bbaġitjati

Total tar-riżorsi reali

Varjazzjoni

1)

Titjib taż-Żona tal-kmamar tal-kompjuters prinċipali fil-bini Eurotower (MAU)

28.6.2007

3.3.2008

18.4.2008

4.9.2008

2.12.2008

1 406 644

1 363 336

–43 308

–3,1 %

| 2) | ECBLAN Eurotower Refresh (EER) |
| --- | --- |

2)

ECBLAN Eurotower Refresh (EER)

1.7.2006

13.4.2007

25.5.2007

15.2.2007

30.3.2007

1 158 692

1 014 359

– 144 333

–12,5 %

| 3) | Telekonferenza, CoreNet, tkabbir tas-SEBĊ-Net għall-Bulgarija u r-Rumanija (TCERTO) |
| --- | --- |

3)

Telekonferenza, CoreNet, tkabbir tas-SEBĊ-Net għall-Bulgarija u r-Rumanija (TCERTO)

1.3.2006

16.10.2006

19.1.2007

28.3.2007

27.6.2007

2 060 927

1 594 595

– 466 332

–22,6 %

| 4) | It-Tielet Fażi tas-Sistema ta’ appoġġ għad-Deċiżjoni dwar l-Implimentazzjoni tal-Politika Monetarja (MPIDS) |
| --- | --- |

4)

It-Tielet Fażi tas-Sistema ta’ appoġġ għad-Deċiżjoni dwar l-Implimentazzjoni tal-Politika Monetarja (MPIDS)

1.3.2007

20.11.2007

29.2.2008

għandha tingħata mill-BĊE

għandha tingħata mill-BĊE

790 192

għandha tingħata mill-BĊE

—

—

| 5) | Proviżjoni tad-Data tas-Suq (MDP) |
| --- | --- |

5)

Proviżjoni tad-Data tas-Suq (MDP)

2.1.2007

30.9.2007

30.11.2007

31.12.2007

14.2.2008

1 859 379

1 458 105

- 401 274

-21,6 %

| 6) | Integrazzjoni tal-BĊE mat-Target 2 Single Shared Platform (Mira 2 Pjattaforma Unika Maqsuma) (Target 2 SSP) |
| --- | --- |

6)

Integrazzjoni tal-BĊE mat-Target 2 Single Shared Platform (Mira 2 Pjattaforma Unika Maqsuma) (Target 2 SSP)

15.5.2006

20.5.2008

8.8.2008

18.5.2008

15.4.2009

508 387

540 339

+31 952

+6,3 %

---

TWEĠIBA TAL-BANK ĊENTRALI EWROPEW

Il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE) jilqa’ r-rapport tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri (ECA) għas-sena finanzjarja 2007, u jesprimi l-apprezzament tiegħu għall-osservazzjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għal titjib. Il-BĊE jinnota wkoll l-għarfien tal-ECA: i) li l-BĊE stabbilixxa qafas ta’ governanza għall-maniġġ tal-proġetti tal-IT; ii) li l-proċeduri tal-BĊE għall-maniġġ tal-proġetti tal-IT huma fil-biċċa l-kbira konformi mal-aħjar prassi; u iii) li, b’mod ġenerali, il-BĊE applika l-qafas tal-governanza stabbilit għall-maniġġ tal-proġetti tal-IT, kif maħsub.

Il-BĊE jieħu nota tal-osservazzjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għal titjib magħmula mill-ECA. Hawn taħt jidhru wħud mill-kummenti tal-BĊE fir-rigward ta’ paragrafi speċifiċi u tas-sitt rakkomandazzjonijiet.

Paragrafi 12, 13 u 60

Il-BĊE hu tal-fehma li l-portafoll multiannwali tiegħu għall-proġetti tal-IT hu konformi mal-għanijiet strateġiċi tal-BĊE u l-oqsma individwali tal-ħidma. Il-Prijoritajiet ta’ Livell Għoli tal-BĊE – kif elenkati fl-ittra tal-President u fil-Proposti Strateġiċi tal-oqsma individwali tal-ħidma – jintużaw bħala bażi biex jiġu identifikati proġetti ġodda. Kull proġett jeħtieġ deskrizzjoni tal-ġustifikazzjoni strateġika tiegħu, inklużi dettalji tal-konformità tiegħu mal-għanijiet strateġiċi tal-BĊE fuq żmien medju, u tal-qasam tal-ħidma kkonċernat. Imbagħad, b’mod sistematiku, il-proġetti tal-IT jingħataw punteġġ u prijorità fl-aġġornament annwali tal-portafoll tal-proġetti.

Fir-rigward tal-istrateġija multiannwali tal-IT, li hi ħafna usa’ mill-portafoll tal-proġetti tal-IT, il-BĊE jixtieq jiġbed l-attenzjoni fuq il-fatt li l-Analiżi Strateġika tal-IS (ISR) tnediet f’Lulju 2008. Ir-rekwiżiti strateġiċi operazzjonali kkunsinjati tul il-Fażi 1 tal-ISR ġew approvati f’Diċembru 2008. Barra dan, nota dwar l-Orjentament Strateġiku tal-IS ġiet approvata f’Jannar 2009. L-Orjentament Strateġiku tal-IS u r-rekwiżiti strateġiċi operazzjonali mbagħad intużaw bħala kontribut għat-twaqqif tal-Pjan Strateġiku tal-IT 2009-13. L-Għanijiet Strateġiċi tal-IT tal-pjan u l-inizjattivi assoċjati tal-IT ġew approvati f’Mejju 2009 (Fażi 2 tal-ISR). Il-Pjan Strateġiku tal-IT 2009-13 ġie approvat f’Awwissu 2009 (bħala parti mill-Fażi 3 tal-ISR).

Paragrafi 18 u 61

Il-Proposti Strateġiċi jipprovdu orjentament strateġiku multiannwali. Il-programm tal-ħidma ta’ kull sena hu iżjed dettaljat u jintuża biex jiddefinixxi attivitajiet li jimplimentaw l-għanijiet strateġiċi, iżda jelenka wkoll l-attivitajiet operazzjonali. Id-dettalji finanzjarji għall-proġetti kollha huma pprovduti f’diversi dokumenti ta’ approvazzjoni tal-proġetti, u l-ewwel document hu l-formola tar-reġistrazzjoni tal-proġett. Iżjed dettalji tal-ippjanar jiġu pprovduti għal kull attività tal-proġett biex ikun jista’ jsir ippjanar u kontroll effettiv.

Dwar l-attivitajiet li mhumiex relatati mal-proġetti (p.e. attivitajiet operazzjonali tal-IT), ir-riżorsi finanzjarji u umani jiġu ppjanati u allokati fl-eżerċizzju annwali tal-baġit. Barra dan, ir-riżorsi umani assenjati għad-DĠ/IS jiġu ppjanati u allokati għall-attivitajiet kemm tal-proġett kif ukoll dawk operazzjonali fis-sistema għall-allokazzjoni tar-riżorsi (iRACT).

Paragrafu 24

Il-BĊE jaqbel li l-Organizzazzjoni u l-Proċeduri tal-Kontroll tal-Proġett (POCP) ma jippreskrivux il-provvediment ta’ dokument formali msejjaħ “analiżi tal-partijiet interessati”. Madankollu, analiżi tal-partijiet interessati qeda ssir. Il-partijiet interessati jiġu identifikati waqt il-fażi tal-bidu tal-proġett, u dan jipproduċi d-Dokument tal-Bidu tal-Proġett (PID). L-għan ewlieni tal-fażi tal-bidu tal-proġett hu li tiffoka fuq il-problema/ħtieġa tax-xogħol, kif ukoll fuq soluzzjonijiet potenzjali, u b’hekk tidentifika lill-partijiet interessati (p.e. oqsma tal-ħidma milquta) u l-fornituri potenzjali tas-servizzi. Bħala parti mill-eżerċizzju ta’ tħejjija PID, jitwaqqaf il-Grupp għat-Tmexxija tal-Proġett (PSG), fejn huma inklużi jew rappreżentati l-partijiet interessati kollha.

Paragrafu 38

Hu ċar li l-BĊE kien qiegħed jipprova jnaqqas l-ispejjeż u r-riskji totali operazzjonali u tal-iżvilupp – iżjed milli biss parti minnhom (jiġifieri l-ispejjeż tal-iżvilupp) – meta kien qed jaħseb biex juża l-fornitur kemm għall-fażi tal-iżvilupp tal-proġett MDP kif ukoll għall-forniment ta’ servizzi elettroniċi. Ir-riżultati miksuba wasslu kemm għall-iżjed prezz vantaġġuż (bħala stima finanzjarja tal-ispejjeż kollha) kif ukoll għal tnaqqis tar-riskji tal-proġett (jiġifieri tnaqqis tar-riskji relatati mal-fornitur, għax ir-riskji relatati mal-maniġġ ta' fornituri diversi tas-softwer u dejtasets ġew evitati).

Il-BĊE jaqbel li l-iżvilupp tas-softwer ma kienx il-qasam ewlieni tax-xogħol tal-fornitur. Għalhekk, l-iżvilupp li ngħata biex isir barra (mill-BĊE) kien limitat għall-funzonalitajiet minimi meħtieġa biex tiġi integrata s-soluzzjoni ċentrali, u t-testijiet ġew intensifikati tul iċ-ċiklu tal-proġett biex tiġi żgurata kwalità għolja ta’ dak li kellu jiġi kkunsinjat.

Rakkomandazzjoni 1

Il-BĊE hu tal-fehma li fil-fatt kellu qafas ta’ governanza xieraq għall-maniġġ tal-proġetti tal-IT tiegħu, inkluż l-iffissar tal-għanijiet strateġiċi multiannwali u l-konformità mal-portafoll tal-proġetti tal-IT. Il-BĊE jaqbel li strateġija multiannwali tal-IT – li tkopri mhux biss proġetti tal-IT, iżda l-funzjoni tal-IT kollha kemm hi – hi importanti. Dan ifisser it-twaqqif , min-naħa tal-BĊE, tal-Pjan Strateġiku tal-IT tiegħu, li beda fl-2009. L-Analiżi Strateġika tal-IS, li tnediet f’Lulju 2008, waqqfet il-Pjan Strateġiku tal-IT 2009-13. L-Għanijiet Strateġiċi tal-IT u l-inizjattivi assoċjati tal-IT ġew approvati f’Mejju 2009 (Fażi 2 tal-ISR), u l-Pjan Strateġiku tal-IT 2009-13 ġie approvat f’Awwissu 2009 (bħala parti mill-Fażi 3 tal-ISR).

Rakkomandazzjoni 2

B’konformità mal-kummenti tal-BĊE dwar il-paragrafi 18 u 61 tar-rapport tal-ECA, il-BĊE hu tal-fehma li l-qafas għall-governanza tal-IT ta’ bħalissa għall-ippjanar, l-allokazzjoni tar-riżorsi u l-monitoraġġ tal-proġetti tal-IT hu xieraq. Għat-tħaddim totali tal-IT, inklużi attivitajiet mhux relatati mal-proġetti, jeżisti dokument komprensiv li jkopri għanijiet, miri, indikaturi tal-prestazzjoni u azzjonijiet; il-qasam għat-titjib hu dak tat-titjib tal-links bejn fatturi ta’ azzjoni individwali u l-ispejjeż finanzjarji relatati, fejn xieraq.

Rakkomandazzjonijiet 3, 4 u 5

Il-BĊE jaċċetta r-Rakkomandazzjonijiet 3, 4 u 5.

Rakkomandazzjoni 6

Il-BĊE diġà beda jwaqqaf dejtabejż/lista ta’ esperjenzi miksuba, li se titqiegħed għad-dispożizzjoni tal-maniġers tal-proġett u tal-PSGs. Din se tintuża wkoll mid-DĠ/H meta dan jagħmel stimi tal-proġetti għall-PSC.

Implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet

Ir-rakkomandazzjoni 1 diġà ġiet implimentata. Ir-rakkomandazzjoni 2 ġiet, fil-biċċa l-kbira, implimentata fl-2008, u l-element l-ieħor (kif indikat hawn fuq fit-tweġiba tagħna) se jiġi implimentat bis-sħiħ sa tmiem l-2010. Ir-rakkomandazzjonijiet 3-6 se jiġu implimentati sa tmiem l-2010.

---