# Europeiska unionens C 314/2009

| | ISSN 1725-2504
  doi:10.3000/17252504.C_2009.314.swe |
| --- | --- |
| Europeiska unionens
  officiella tidning | C 314 |
| | |
| Svensk utgåva | Meddelanden och upplysningar | 52 årgången22 december 2009 |

ISSN 1725-2504

doi:10.3000/17252504.C_2009.314.swe

Europeiska unionens

officiella tidning

C 314

Svensk utgåva

Meddelanden och upplysningar

52 årgången22 december 2009

---

| Informationsnummer | Innehållsförteckning | Sida |
| --- | --- | --- |
| | IV   Upplysningar |
| | UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER OCH ORGAN |
| | Kommissionen |
| | OLAF:s övervakningskommitté |
| 2009/C 314/01 | Verksamhetsrapport från Olafs övervakningskommitté (juni 2008 – maj 2009) | 1 |

Informationsnummer

Innehållsförteckning

Sida

IV   Upplysningar

UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER OCH ORGAN

Kommissionen

OLAF:s övervakningskommitté

2009/C 314/01

Verksamhetsrapport från Olafs övervakningskommitté (juni 2008 – maj 2009)

1

| SV | |
| --- | --- |

SV

---

IV Upplysningar

UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER OCH ORGAN

Kommissionen

OLAF:s övervakningskommitté

| 22.12.2009 | SV | Europeiska unionens officiella tidning | C 314/1 |
| --- | --- | --- | --- |

22.12.2009

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 314/1

---

Verksamhetsrapport från Olafs övervakningskommitté

juni 2008 – maj 2009

(2009/C 000/01)

Ledamöterna i Olafs övervakningskommittéLuis López Sanz-AranguezOrdförandeAllmän åklagare vid Högsta domstolen i SpanienGyörgyi KálmánHuvudrådgivare till justitieministernPensionerad riksåklagare i UngernPeter StrömbergChef för revisorsnämnden i SverigeDiemut R. TheatoTidigare ledamot av Europaparlamentet, tidigare ordförande i budgetkontrollutskottet, TysklandRosalind WrightOrdförande för Fraud Advisory Panel, Förenade Kungariket

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

ORDFÖRANDENS FÖRORD TILL ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS VERKSAMHETSRAPPORT

INLEDNING

| I | ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS ARBETSMETODER |
| --- | --- |

I

| I – 1 | Sammanträden |
| --- | --- |

I – 1

| I – 2 | Föredragande |
| --- | --- |

I – 2

| I – 3 | Sekretariat |
| --- | --- |

I – 3

| II | OLAFS UTREDANDE VERKSAMHET |
| --- | --- |

II

| II – 1 | Kontroll av Olafs utredningar: stärkt oberoende för Olaf |
| --- | --- |

II – 1

| II – 1.1 | Regelbunden övervakning av uppgifter som överlämnats till övervakningskommittén av Olafs generaldirektör (artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999) |
| --- | --- |

II – 1.1

| II – 1.1.1 | Utredningar som pågått längre än nio månader |
| --- | --- |

II – 1.1.1

| II – 1.1.2 | Rekommendationer till institutionerna |
| --- | --- |

II – 1.1.2

| II – 1.1.3 | Ärenden som överlämnas till medlemsstaternas rättsliga myndigheter – effekterna av förstainstansrättens dom i mål T-48/05 |
| --- | --- |

II – 1.1.3

| II – 1.2 | Olafs de minimispolitik: mindre förseelser som kan hanteras på ett tillfredsställande sätt av andra tjänstegrenar |
| --- | --- |

II – 1.2

| II – 1.3 | Regelbunden kontroll av utredningsarbetet på kommitténs eget initiativ (artikel 11.1 i förordning (EG) nr 1073/1999) |
| --- | --- |

II – 1.3

| II – 1.3.1 | Planering och strategisk ledning av utredningarna |
| --- | --- |

II – 1.3.1

| II – 2 | Olafs utredningsregler: Olafhandboken - Operativa förfaranden |
| --- | --- |

II – 2

| II – 3 | Administration, budget och personalpolitik för Olafs utredande verksamhet |
| --- | --- |

II – 3

| III | FÖRBINDELSER MED OLAF, EU-INSTITUTIONERNA, OLAFS SAMARBETSPARTNERS OCH ÖVRIGA AKTÖRER |
| --- | --- |

III

| III – 1 | Förbindelser med Olaf |
| --- | --- |

III – 1

| III – 2 | Förbindelser med EU-institutionerna, Olafs samarbetspartners och övriga aktörer |
| --- | --- |

III – 2

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

BILAGA 1 Övervakningskommitténs sammanträdeskalender

BILAGA 2 Förteckning över yttranden som kommittén avgivigt mellan den 1 juni 2008 och den 31 maj 2009

BILAGA 3 Yttrande nr 5/2008 om OLAF:s politik för ärenden av mindre ekonomisk betydelse (de minimisärenden)

BILAGA 4 Yttrande nr 1/2009 om OLAF:s årliga förvaltningsplan 2009

BILAGA 5 Yttrande nr 2/2009 om OLAF:s rapport om utredningar som pågått längre tid än nio månader

BILAGA 6 Yttrande nr 3/2009 om Olafs preliminära budgetförslag för 2010

ORDFÖRANDENS FÖRORD TILL ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS VERKSAMHETSRAPPORT

Härmed har jag nöjet att lägga fram den tredje verksamhetsrapporten (för perioden juni 2008–maj 2009) från den sittande övervakningskommittén för Olaf.

Övervakningskommittén har nu fullgjort sin första mandatperiod och med tre års erfarenhet i ryggen hoppas vi kunna fortsätta vårt starka engagemang för att effektivisera Olaf, utföra de viktiga uppgifter som kommittén anförtrotts och arbeta intensivt för att stärka Olafs oberoende.

Kommittén tolkar sin uppgift som att stärka och garantera Olafs oberoende och hjälpa byråns generaldirektör att utföra sina uppgifter så att Olaf får det stöd och de råd som krävs för att göra effektiva administrativa utredningar, helt oberoende av otillbörlig yttre påverkan eller inblandning. Ju mer rigorös och opartisk Olaf är i sitt operativa arbete, desto bättre kan byrån försvara sig mot omotiverad kritik och därmed fullgöra sina uppgifter på ett helt oberoende sätt.

Övervakningskommitténs arbete bygger på en regelbunden kontroll av Olafs utredningar. Ett exempel på detta arbete finns i kommitténs yttrande nr 2/2009 om ärenden som pågått längre än nio månader. Yttrandet utgick från en strikt metod för att kontrollera enskilda ärenderapporter och ledde till att en rad brister i utredningarna upptäcktes. I vissa fall beror de på operativa faktorer och i andra fall på svag planering eller den interna organisationen. Kommittén rekommenderade ändringar av Olafs arbetsmetoder, som den hoppas ska bidra till att lösa problemen.

Kommittén har alltid hävdat att det behövs klara och tydliga procedurregler för att vägleda Olafs utredare och att dessa också bör stå till förfogande för de personer som är under utredning, så att de kan hävda sina rättigheter. Det är allmänt känt att Olafs handbok från 2005 inte uppfyller dessa krav. Övervakningskommittén är medveten om att Olaf under perioden bemödat sig om att uppdatera handboken, men trots förbättringar återstår mycket att göra innan utredarna förfogar över en praktisk handbok för den dagliga verksamheten.

De budgetnedskärningar som drabbat alla EU-institutioner påverkar också Olaf. Budgeten för 2010 medger inga ytterligare tjänster för byrån och därför krävs större ansträngningar för att förbättra planering och förvaltning och använda befintliga resurser på bästa sätt. Kommittén uppmanar återigen Olaf att allokera största delen av personalen till den kärnverksamhet som de operativa utredningarna utgör.

Översynen av Olafs rättsliga grund, förordning (EG) nr 1073/1999 gav upphov till intensiva diskussioner i Europaparlamentets budgetkontrollutskott under den period som den här rapporten avser. Diskussionerna utmynnade i Europaparlamentets resolution av den 18 december 2008 om rådets strategi inför översynen av Olaf-förordningen (EG) nr 1073/1999. Eftersom kommittén är medveten om hur viktig översynen är har den försökt att delta aktivt och konstruktivt i debatten genom att inför budgetkontrollutskottet lämna förslag om sina styrelseformer enligt den nya förordningen.

Kommittén betonar behovet att den regelbundna översynen av utredningarna bör fortsätta, eftersom det är det bästa sättet att garantera Olafs oberoende.

Kommittén välkomnar Olafs ansträngningar för att genomföra många av kommitténs rekommendationer. Särskilt goda framsteg har gjort med att införa en politik för ärenden av mindre betydelse (så kallade de minimisärenden). Frågor som avser hanteringen av utredningar, i synnerhet utredningarnas längd, kontroll och tillsyn har dock ännu inte lösts.

I år firar Olaf tioårsjubileum. Det är ett bra tillfälle att dels fundera över hur Olaf fyller sin uppgift i kampen mot bedrägerier, korruption och all annan olaglig verksamhet som skadar EU:s ekonomiska intressen med hjälp av sina oberoende utredningar, dels reflektera över hur byrån ska gå vidare.

Olaf har tio års unik erfarenhet av att göra interna och externa utredningar som också har internationella inslag. Byråns betydelse och renommé växer. Med avstamp i dessa resultat och erfarenheter förblir Olaf en av nyckelaktörerna i EU:s insatser mot bedrägerier och korruption. Kommittén anser att Olaf har en viktig roll att fylla i samband med inrättandet av den europeiska åklagarmyndighet som planeras i Lissabonfördraget.

Övervakningskommittén är redo att stödja Olafs insatser för att höja kvaliteten i arbetet och skydda byråns oberoende.

Kommittén vill rikta ett varmt tack till sitt sekretariat för det arbete som utförts under perioden.

INLEDNING

Olafs övervakningskommitté inrättades för att stärka och grantera Olafs oberoende och för att hjälpa generaldirektören i dennes uppgifter. Kommittén avger yttranden till Olafs generaldirektör och ska årligen rapportera till institutionerna om sin verksamhet. Denna tredje rapport avser den verksamhet som kommittén bedrivit från juni 2008 till maj 2009.

I den andra verksamhetsrapporten betonade kommittén att Olaf borde arbeta på att få ner den långa tid som vissa utredningar tog, inrätta tydliga utredningsmetoder, frister och system för intern kontroll för att undvika eventuella intressekonflikter i samband med utredningarna. Kommittén föreslog också att åklagarna vid enheten för rättslig och juridisk rådgivning borde delta i ett tidigt skede i utredningarna så att inte preskriptionsfristerna hann löpa ut och så att de utredningar som överlämnas till de rättsvårdande myndigheterna i medlemsstaterna kan användas för bevisning.

Rapporten diskuterades med kommissionens vice ordförande Siim Kallas, kommissionens generalsekreterare Catherine Day, Europaparlamentets budgetkontrollutskott och rådets arbetsgrupp för bedrägeribekämpning under det franska ordförandeskapet. Övervakningskommittén är glad över den positiva återkoppling och det stöd den fick. Olafs generaldirektör Franz-Hermann Brüner uppskattade kommitténs konstruktiva hållning och meddelade att de flesta av rekommendationerna i kommitténs yttranden hade genomförts eller höll på att genomföras.

Under denna period var Luis López Sanz-Aranguez ordförande i övervakningskommittén.

I   ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS ARBETSMETODER

I – 1   Sammanträden

Kommittén anordnade tio plenarsammanträden i Bryssel (1). Kommitténs sammanträden är inte offentliga och alla handlingar med anknytning till kommitténs arbete är sekretessbelagda. Däremot har Olaf och generalsekretariaten vid Europaparlamentet, rådet och kommissionen tillgång till protokollen från kommitténs sammanträden av öppenhetsskäl och för att de regelbundet ska få information om övervakningskommitténs verksamhet.

På samma sätt som under den föregående rapporteringsperioden fortsatte kommittén att bjuda in generaldirektören för Olaf och några av Olafs anställda till sina möten för diskussioner och för att få information om frågor med relevans för kommitténs arbete och också för att informera Olaf om kommitténs verksamhet. Övervakningskommitténs aktörer och Olafs samarbetspartners deltog också då och då i sammanträdena på inbjudan från kommittén.

I – 2   Föredragande

Kommitténs yttranden till Olafs generaldirektör antogs enhälligt av kommitténs ledamöter och man fortsatte med att utnämna föredragande (2) för att särskilda frågor av intresse för kommittén ska kunna förberedas och följas upp på ett effektivare sätt. En ledamot utses till föredragande för ett viss område av kommitténs verksamhet, till exempel analys av rapporter om ärenden som pågått längre än nio månader, hanteringen av de minimispolitiken, Olafs budget, Olafs handbok osv. och förbereder i samarbete med kommitténs sekretariat ett förslag till yttrande som diskuteras och antas av kommittén.

I – 3   Sekretariat

I övervakningskommitténs arbetsordning (3) anges vilka skyldigheter som åligger kommitténs sekretariat. Sekretariatet har en nyckelroll: att underlätta kommitténs arbete och bistå kommittén när den utför sina uppgifter och se till att den i fullt oberoende kan fullfölja sitt rättsliga mandat.

Under perioden begärde kommittén att få utlysa en tjänst som chef för sekretariatet, som blev ledig i juli, på direktörsnivå för att säkerställa oberoendet i rekryteringsförfarandet. Efter diskussioner med vice ordförande Siim Kallas utlystes tjänsten på en nivå för enhetschefer, men med betoning av att chefen för sekretariatet rapporterar direkt till och har ansvar inför kommitténs ordförande.

Personal till kommitténs sekretariat bör endast rekryteras med kommitténs godkännande, så att kommittén kan fullgöra sina uppgifter på ett fullständigt oberoende sätt (4). Olaf och kommissionen har godtagit att övervakningskommittén deltar i rekryteringen till denna viktiga tjänst.

Till följd av förstainstansrättens dom (5) kommer kommitténs roll att utökas, vilket får konsekvenser för bemanningen av sekretariatet 2010. Den nya mekanismen har ännu inte inrättats och kommittén kan därför inte specifikt bedöma de ytterligare personalbehoven, men kommer att göra detta i början av 2010.

Kommittén inser att Europeiska kommissionens personalbestämmelser och systemet för bedömning och befordran för närvarande inte tillåter att kommitténs medlemmar bedömer sekretariatets insatser. Övervakningskommittén anser dock att det är otillfredsställande att sekretariatspersonalens årliga insatser i sista hand bedöms av Olafs generaldirektör utan att kommittén deltar i processen, trots att sekretariatet arbetar under dess direkta kontroll.

II   OLAFS UTREDANDE VERKSAMHET

II – 1   Kontroll av Olafs utredningar: stärkt oberoende för Olaf

Övervakningskommitténs nyckelroll är att kontrollera Olafs utredningsfunktion och se till att byråns oberoende inte kränks.

Kommittén har utrett oberoendet i ett brett sammanhang med hänsyn till sin roll. Kommittén är medveten om risken för otillbörlig påverkan i samband med att utredningar inleds, utförs eller avslutats och att sådan påverkan kan komma från alla möjliga hål. Det kan vara regeringar, institutioner, organ eller byråer men även enskilda eller juridiska personer som är föremål för utredningarna, eller externa källor. Mer subtila påtryckningsmetoder kan också påverka Olafs oberoende i utredningsfunktionen. Sådant kan yttra sig till exempel i följande:

| — | Institutioner, byråer eller organisationer kan försöka hindra Olaf när utredningar inleds eller utförs. |
| --- | --- |

—

Institutioner, byråer eller organisationer kan försöka hindra Olaf när utredningar inleds eller utförs.

| — | För att försvåra utredningarna kan man avstå från eller försena översändandet av bevis eller övriga handlingar till Olaf. |
| --- | --- |

—

För att försvåra utredningarna kan man avstå från eller försena översändandet av bevis eller övriga handlingar till Olaf.

| — | Omotiverade begränsningar av Olafs ekonomiska eller mänskliga resurser, eller inskränkningar i antalet tjänster eller tjänster i högre grader. |
| --- | --- |

—

Omotiverade begränsningar av Olafs ekonomiska eller mänskliga resurser, eller inskränkningar i antalet tjänster eller tjänster i högre grader.

Det är bara genom att fortlöpande granska ett representativt urval av olika ärenden och diskutera dem med Olafs utredare, chefer och direktörer som man kan upptäcka eventuella otillbörliga påtryckningar på Olaf som skulle kunna innebära att byråns oberoende ställning kränkts.

Därför har diskussioner ägt rum med Olaf om en utformning av ärendehanteringssystemet som skulle ge övervakningskommittén och dess sekretariat tillgång till en lång lista relevanta ärendedokument. Frågor kring skyddet av personuppgifter uppkommer om kommittén och dess sekretariat ska beviljas tillgång till ärendehanteringssystemet av dessa skäl, och de därmed sammanhängande frågorna diskuteras med europeiska datatillsynsmannen och kommissionens rättstjänst.

Enligt artikel 22a i tjänsteföreskrifterna är tjänstemännen skyldiga att informera sin överordnade, generalsekretariatet eller Olaf direkt om de får kännedom om förhållanden som ger anledning att misstänka olaglig verksamhet eller om beteenden i samband med tjänsteutövningen som kan innebära ett allvarligt åsidosättande av de förpliktelser som åligger gemenskapernas tjänstemän (6).

I samarbete med övervakningskommittén har Olafs generaldirektör underrättat sin personal om att den därutöver har möjlighet att rapportera direkt till övervakningskommitténs ordförande om misstänkt olaglig verksamhet eller allvarliga tjänstefel inom Olaf som kommer till deras kännedom (7). Under rapporteringsperioden har inga sådana rapporter lämnats.

Den tillsyn som kommittén utövat med anledning av rapporterna om ärenden som pågått i över nio månader har inte visat på några faktiska hot mot Olafs operativa oberoende.

II – 1.1   Regelbunden övervakning av uppgifter som överlämnats till övervakningskommittén av Olafs generaldirektör (artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999)

II – 1.1.1   Utredningar som pågått längre än nio månader

Övervakningskommittén får månatliga sammanfattningar av utredningar som pågått längre än nio månader (en så kallad niomånadersrapport) från Olafs generaldirektör. Rapporten ger bakgrunden till varför utredningarna inte avslutats och anger ett ungefärligt datum för när man tror att ärendet ska kunna avslutas.

Kommittén avgav ett yttrande (8) som byggde på en genomgång av de 275 niomånadersrapporter (424 pågående ärenden) för perioden januari 2007 till december 2008 och av 115 inledande bedömningar som Olafs utredare gjort under perioden mars till december 2008 innan man beslutade att inleda en utredning. Dessa inledande bedömningar innehåller även ett förslag till inledande arbetsplan.

Kommittén ville fastställa om det fanns objektiva och ofrånkomliga skäl till de många utredningar som pågått längre än nio månader (över 78 % av utredningarna i december 2008). Övervakningskommittén kan bara kontrollera hur länge Olafs utredningar pågått för att försöka utesluta att det förekommit otillbörlig extern inblandning eller partiska beslut. Särskild uppmärksamhet ägnades åt bedömningarna av när utredningarna beräknades kunna slutföras och åt om utredningarna pågått fortlöpande under en period som stor i proportion till omständigheterna i ärendet och dess komplexitet (9).

En analys gjordes och rapporterna delades in i Olafs olika arbetskategorier. En viktig upptäckt genomgående i många ärenden var att de skäl som angivits i rapporten om varför utredningen pågått längre än nio månader ofta inte fick stöd i de omständigheter som framkom i utredningsakten eller ens i själva rapporten. De skäl till förseningar som uppgavs är därför i många fall inte tillförlitliga och kan göra att Olaf drar missvisande slutsatser. Felaktigt angivna skäl till förseningar kan hindra Olafs ansträngningar för att få lämplig personal och budgetmedel till ärendena och försvårar även allmänt effektiv förvaltning av utredningarna och en välgrundad bedömning av om de många förseningarna är välmotiverade.

Det framkom också att enhetschefer och direktörer ofta kontrasignerade ärenderapporter med felaktigt angivna skäl till att ärendet inte avslutats. Detta tyder på otillräcklig tillsyn och slapp kontroll av den dagliga utredningsverksamheten.

Det saknades också särskilda skäl och kontrollerbara orsaker till förseningar i utredningarna varför kommittén rekommenderade en allmän översyn av rapporteringen om ärenden som pågått nio månader så att kommittén kan fastställa de faktiska skälen till förseningar. Kommittén lämnade särskilda råd om hur man borde göra (10).

Kommittén upptäckte allvarliga kvalitetsproblem med niomånadersrapporterna eftersom det ofta inte fanns något utsatt tid för när utredningen beräknades vara avslutad. Att ange förväntat slutdatum är inte bara en lagstadgad skyldighet för Olaf i förhållande till kommittén utan också ett viktigt verktyg för att hantera utredningarna och undvika negativa följder av att de pågår alltför länge. Kommittén rekommenderar, liksom i tidigare yttranden, att niomånadersapporten används som ett verktyg för att effektivt hantera utredningar.

God planering är avgörande för framgångsrika och välinriktade utredningar. Därför rekommenderar kommittén att Olaf utvecklar detaljerade utredningsplaner för varje utredning som inleds. Förslaget har tagits väl emot av Olaf, men kommittén avvaktar fortfarande ett skriftligt förslag till åtgärd.

II – 1.1.2   Rekommendationer till institutionerna

Generaldirektören för Olaf är skyldig att informera kommittén om ärenden där en EU-institution, ett EU-organ eller en EU-myndighet inte följt Olafs rekommendationer (11). Under rapporteringsperioden har ingen sådan information lämnats.

II – 1.1.3   Ärenden som överlämnas till medlemsstaternas rättsliga myndigheter – effekterna av förstainstansrättens dom i mål T-48/05

Under rapporteringsperioden undersökte kommittén 36 ärenderapporter från Olaf som alla överlämnades till nationella rättliga myndigheter. Rapporterna presenterades vid kommitténs möten av åklagarna från enheten för rättslig och juridisk rådgivning.

Kommittén gör en preliminär analys för att kunna diskutera frågorna med Olafs företrädare och förstå innehållet och metoderna i varje ärende. Kommittén ägnar särskild uppmärksamhet åt kvaliteten på rapporten för att identifiera ärenden som kanske inte kan behandlas av de nationella rättsliga myndigheterna på grund av att preskriptionsfristen löpt ut, uppenbara brister i bevisning eller av andra skäl. Kommittén har tidigare identifierat flera ärenden där preskriptionsfristerna givit upphov till problem. Under denna rapporteringsperiod var väsentligt färre ärenden behäftade med preskription som skulle kunna hindra de nationella rättsliga myndigheterna från att vidta lämpliga åtgärder. Kommittén noterade också bättre kvalitet på upplysningarna i rapporterna, i synnerhet analysen av de påstådda brotten och de tillämpliga bestämmelserna i den medlemsstat till vilken ärendet överlämnades.

Under rapporteringsperioden noterade kommittén bekymrat att åklagarna i enheten för rättslig och juridisk rådgivning fått en allt mer kringskuren roll. Dessa åklagare har en unik och värdefull uppgift vid Olaf eftersom de är den huvudsakliga länken till de nationella rättstillämparna och också ska se till att bevisningen i de ärenden som överlämnas till de nationella rättsliga myndigheterna uppfyller de krav som lagstiftningen i landet ställer.

Kommittén uppmanar därför Olaf att fullt ut använda åklagarnas tjänster på områdena på ett tidigt stadium av utredningarna. Åklagarna bör även involveras om de utredda personernas grundläggande fri- och rättigheter kan ha kränkts och utredarna bör konsultera dem om frågor kring de grundläggande fri- och rättigheterna uppkommer. Dessa bestämmelser bör klart och tydligt fastställas i Olafs handbok, såsom tidigare.

Effekterna av de senaste domarna och avgörandena

I många ärenden undersökte kommittén ärenderapporterna efter det att ärendet överlämnats till nationella rättsliga myndigheter.

I en dom uttalade förstainstansrätten (12) nyligen att det utgör en överträdelse av artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999 att inte informera kommittén innan ärenden överlämnas till nationella rättsliga myndigheter. Domstolen uttalade även att kommittén måste höras innan ärendet överlämnats, med tanke på skyddet av de grundläggande friheterna.

I princip tycks omfattningen av det sitsnämnda uttalandet gå utöver övervakningskommitténs uppgifterna enligt förordning (EG) nr 1073/1999. Kommittén är bekymrad över konsekvenserna av denna dom. Kommittén har en rättslig skyldighet att inte ingripa i pågående utredningar, dess yttranden är inte bindande, kommittén har inga möjligheter att förhindra att ärenden överlämnas till nationella rättsliga myndigheter – något som helt ock hållet ligger inom Olafs ansvarsområde – och skulle i så fall behöva tillgång till alla handlingar i varje ärenden, vilket ytterligare skulle belasta dess redan hårt ansträngda sekretariat. Av alla dessa skäl rekommenderade övervakningskommittén kommissionen att överklaga förstainstansrättens dom (13). Kommissionen har dock inte fattat beslut om att överklaga domen.

Mot denna bakgrund beslutade kommittén att inrätta nya arbetsrutiner med Olaf för att tillämpa domstolens dom. Det är en fortlöpande skyldighet att bevaka de grundläggande friheterna i samband med utredningar. I det stadium då ärendet rapporteras till kommittén ser den endast retroaktivt över om de grundläggande fri- och rättigheterna har respekterats. Därför har kommitténs yttrande i detta stadium inget praktiskt värde i det enskilda ärendet.

Olaf har för avsikt att överlämna ärenderapporter till kommittén fem arbetsdagar innan ärendet överlämnas till nationella rättsliga myndigheter. Övervakningskommittén föreslår att den konsulterar Olaf i varje ärende för att få en rapport om hur de grundläggande rättigheterna och rättssäkerheten hanterats. I ärenden där det är problematiskt att avgöra om de grundläggande rättigheterna eller rättssäkerheten garanterats kommer kommittén att be att få tillgång till samtliga handlingar i ärendet.

Kommittén vill få information om alla klagomål som Olaf fått in eller har utrett från parter under utredning där grundläggande rättigheter eller rättssäkerheten kan ha komprometterats. Kommittén vill att Olaf informerar den om alla ärenden, inte bara sådana ärenden som överlämnas till nationella rättsliga myndigheter, där klagomål inkommit om påstådd kränkning av de grundläggande fri- och rättigheterna eller av rättssäkerheten.

De senaste uttalandena från Europeiska unionens personaldomstol (14) och europeiska ombudsmannen (15) framhåller behovet av att Olaf uppmärksammar rättssäkerhetsfrågorna för enskilda personer under utredning.

II – 1.2   Olafs de minimispolitik: mindre förseelser som kan hanteras på ett tillfredsställande sätt av andra tjänstegrenar

Kommittén såg över Olafs hantering av ärenden av mindre ekonomisk vikt (så kallade de minimisärenden) mot bakgrund av hur byrån hanterar motsättningen mellan att både behöva ta itu med mindre oegentligheter och samtidigt maximalt utnyttja sina begränsade tillgängliga resurser. Övervakningskommittén försökte särskilt bedöma om dagens hantering av de minimisärenden är effektiv och bra och motsvarar Olafs behov.

Efter undersökning av 45 utvalda ärenden med ekonomiska konsekvenser på under 50 000 euro (16) fann övervakningskommittén följande:

| — | Den gällande versionen av Olafhandboken - Operativa förfaranden – innehåller inga precisa kriterier för hur man väljer ut eller behandlar ärenden som de minimisärenden på Olafs verksamhetsområden. |
| --- | --- |

—

Den gällande versionen av Olafhandboken - Operativa förfaranden – innehåller inga precisa kriterier för hur man väljer ut eller behandlar ärenden som de minimisärenden på Olafs verksamhetsområden.

| — | Det utgör inte god resursanvändning att avsätta resurser på interna utredningar av mindre förseelser. Olafs roll i förhållande till nolltoleranspolicyn i fråga om interna utredningar bör definieras, man bör besluta om hur lämnade upplysningar ska behandlas och överlämna information om mindre förseelser eller ärenden med små ekonomiska konsekvenser till kommissionens andra avdelningar, hellre än att låta Olaf inleda en utredning. Olaf kan inte hantera alla lämnade upplysningar och bör hellre dela arbetsbördan med kommissionens andra avdelningar när det är lämpligt. |
| --- | --- |

—

Det utgör inte god resursanvändning att avsätta resurser på interna utredningar av mindre förseelser. Olafs roll i förhållande till nolltoleranspolicyn i fråga om interna utredningar bör definieras, man bör besluta om hur lämnade upplysningar ska behandlas och överlämna information om mindre förseelser eller ärenden med små ekonomiska konsekvenser till kommissionens andra avdelningar, hellre än att låta Olaf inleda en utredning. Olaf kan inte hantera alla lämnade upplysningar och bör hellre dela arbetsbördan med kommissionens andra avdelningar när det är lämpligt.

| — | Kommissionen tillämpar nolltolerans men detta innebär inte att Olaf måste utreda alla små ärenden, i synnerhet inte interna utredningar, om det finns andra organ som kan utföra dessa mindre utredningar. I framtiden kommer Olaf kanske att inte kunna utreda alla lämnade upplysningar, även om det ingår i byråns rättsliga behörighet. |
| --- | --- |

—

Kommissionen tillämpar nolltolerans men detta innebär inte att Olaf måste utreda alla små ärenden, i synnerhet inte interna utredningar, om det finns andra organ som kan utföra dessa mindre utredningar. I framtiden kommer Olaf kanske att inte kunna utreda alla lämnade upplysningar, även om det ingår i byråns rättsliga behörighet.

| — | I externa utredningar (och bistånds-, övervaknings- och samordningsärenden) på vissa områden har man utarbetat en hantering av de minimisärenden i den årliga verksamhetsplanen, men tillämpningen förblir i stora delar teoretisk och kräver ytterligare utveckling, eftertanke och faktisk tillämpning. |
| --- | --- |

—

I externa utredningar (och bistånds-, övervaknings- och samordningsärenden) på vissa områden har man utarbetat en hantering av de minimisärenden i den årliga verksamhetsplanen, men tillämpningen förblir i stora delar teoretisk och kräver ytterligare utveckling, eftertanke och faktisk tillämpning.

I april 2009 träffade övervakningskommittén Olafs ledning för att diskutera hanteringen av de minimisärenden. Kommittén upptäckte till sin glädje att det råder allmän enighet om att man snarast bör inrätta en mer effektiv och produktiv hantering av de minimisärenden på alla utredningsområden. Kommittén noterar med tillfredsställelse att direktorat A för utredningar och operationer nu inrättat ett närmre samarbete med kommissionens utrednings- och disciplinbyrå (IDOC), för att förtydliga arbetsfördelningen mellan de båda instanserna. Det föreligger också en tydlig överenskommelse om gränsvärdena för de minimisärenden i externa utredningar (tull och jordbruksområdet, Sapard och strukturfonderna).

Eftersom Olafs utredningsresurser är mycket begränsade och byrån måste utreda allvarliga fall av bedrägerier och oegentligheter uppmanar övervakningskommittén Olaf att försöka fokusera på de mer komplexa och allvarliga ärendena för att ge EU bästa valuta för pengarna.

II – 1.3   Regelbunden kontroll av utredningsarbetet på kommitténs eget initiativ (artikel 11.1 i förordning (EG) nr 1073/1999)

II – 1.3.1   Planering och strategisk ledning av utredningarna

Under rapporteringsperioden inledde övervakningskommittén en översyn av hur enheten för utredningar och operationer bedömer och planerar sina inledande bedömningar innan utredning inleds och slutlig rapport i ärendet utarbetas. Kommittén hade en rad givande diskussioner med Olafs personal och chefer från både direktorat A och B för utredningar och operationer. Kommittén är imponerade av den genomgående effektivitet och yrkeskunnighet som präglar de ärenden som utreds av direktorat B och även i flera ärenden i direktorat A. Kommittén är glad över att man efter en lång tid av osäkerhet slutligen utnämnt en direktör för direktorat A, Utredningar och operationer I. Kommittén tror att detta kommer att leda till långsiktiga förbättringar i förvaltningen och ledningen av utredningarna i direktoratet.

Under rapporteringsperioden undersökte kommittén cirka 40 inledande bedömningar och de motsvarande slutliga ärenderapporterna. Kontrollerna avser varför utredningen inletts, dess ekonomiska konsekvenser och vilka tidsramar som eventuellt fastställts för utredningarna. Undersökningen av ärendeplaneringen och den strategiska ledningen av ärendena är en viktig del av kommitténs tillsyn av utredningarna för att bedöma om principerna för oberoende, opartiskhet och legalitetsprincipen har följts.

Kommittén noterar med glädje att förbättringar pågår för att bättre hantera utredningar.

Kommittén granskade Olafs årliga förvaltningsplan. De operativa prioriteringarna i förvaltningsplanen är fortsatt teoretiska och de kontroller som hittills gjorts visar att prioriteringarna i praktiken inte används för att avgöra om en utredning ska inledas eller ej. Olaf gör liten eller ingen skillnad alls på utredningar och andra ärenden (t.ex. ömsesidigt rättsligt bistånd eller samordningsärenden) utan behandlar alla ärenden likadant, trots att Olaf har helt olika roller på dessa skilda områden.

Eftersom bedömningarna av inkommande upplysningar dessutom görs av samma grupper som därefter ska utföra utredningarna blir det svårt att hantera de allt större mängderna lämnade uppgifter och göra en effektiv arbetsfördelning. Kommittén anser att de åtgärder som Olafs ledning hittills vidtagit när det gäller inledande av utredningar bör förtydligas.

Målen för utredningarna är vaga och detta påverkar genomförandet av utredningen, tidsramen och resursanvändningen. Kommittén rekommenderar att tidsramar eller frister bör fastställas för alla etapper i utredningen, däribland utvärderingarna och uppföljningen. Samtidigt bör man ytterligare stärka systemet för resultatutvärdering med hjälp av resultatindikatorer.

En detaljerad utredningsplan bör tas fram av utredningsgruppen i början av alla utredningar och bör vara så ingående att man kan ange ett teoretiskt datum för det slutliga beslutet. Utredningsplanen bör ta upp varje planerad etapp i utredningen, tillsammans med en preliminär tidsplan för varje etapp. Kommittén kommer att lämna ett kompletterande och mer utförligt yttrande om utredningsplanering (10).

Kommittén har avgivit ett yttrande om Olafs årliga förvaltningsplan 2010 (17) i vilket den lade fram förslag rörande utredningsmål och resultatindikatorer. Kommittén hoppas att synpunkterna ska hjälpa Olaf att förbättra planeringen och den strategiska utvecklingen av utredningarna.

II – 2   Olafs utredningsregler: Olafhandboken - Operativa förfaranden

Under perioden fortsatte Olaf att arbeta med att uppdatera handboken med procedurregler för utredningarna. Kommittén följer framstegen i arbetet med stort intresse. Efter nästan fem år står det tydligt för kommittén att de flesta bestämmelserna i den äldre handboken bör omarbetas. Kommittén är särskilt bekymrad över att utredningsenheterna fortsätter arbeta utifrån en rad olika instruktioner och metoder och att tydliga bestämmelser och instruktioner saknas. I augusti 2008 tillställde Olaf kommittén ett utkast till en lång version av den nya Olafhandboken för operativa förfaranden, som omfattade grundläggande regler och principer för utredningarna.

Kommittén betonade i en not till Olafs generaldirektör (18) att den ansåg att handboken ännu befann sig i ett tidigt stadium och ännu inte kunde antas. Den huvudsakliga svagheten i handboken är, liksom i den korta versionen, avsaknaden av tydliga riktlinjer och klara regler om utredningarna. Kommittén fick ett intryck av att handboken kunde förbättras med avseende på den övergripande strukturen, layout, användarvändlighet och tydlighet och att det behövdes en grundlig omarbetning för att komma till rätta med inkonsekvenser, upprepningar och felaktigheter.

Kommittén var bekymrad över att utkastet till Olaf-handbok inte motsvarade dess förväntningar. Det saknas i synnerhet tydligare riktlinjer för enligt vilka kriterier utredningar ska inledas och hanteras och tydliga tidsfrister för utredningar och bedömningar. Kommittén noterar i synnerhet att det saknas hänvisningar till tillsyn från åklagarna i enheten för rättslig och juridisk rådgivning med avseende på garantierna för de grundläggande fri- och rättigheterna samt rättssäkerheten i samband med utredningar.

Kommittén rekommenderade att Olaf fortsätter med att utarbeta en praktiska handbok som kan öka legaliteten, effektiviteten, insynen och ansvaret för Olafs verksamhet. Skrivprocessen pågår fortfarande och en förbättrad version av handboken sändes till övervakningskommittén efter den period som denna rapport avser.

II – 3   Administration, budget och personalpolitik för Olafs utredande verksamhet

Kommittén fortsätter att uppmärksamt följa Olafs personalpolitik, eftersom den är viktig för goda utredningar. Olafs ledning har uppmanats att öka utredningskapaciteten och kunskaperna. Kommittén har gått igenom Olafs preliminära budgetförslag för 2010 och har lämnat ett yttrande i frågan (4).

Kommittén noterar att Olafs reaktiva utredningspolitik gör det svårt att få en överblick över kommande arbetsbörda och att tilldela resurser till de områden där de kommer att behövas mest. Kommittén anser att processen för att fördela resurserna mellan direktoraten och mellan enheterna i direktorat A och B för utredningar och operationer med fördel kunde bli öppnare och att arbetsbördan fortlöpande bör kontrolleras. En ögonblicksbild av personalstatistiken i december 2008 visar att 34 % av Olafs personal ägnade sig åt utredningsarbete i direktorat A och B.

I yttrandet om Olafs budget för 2010 framhåller kommittén vikten av att Olafs resurser koncentreras på utredningsverksamheten (kärnverksamheten) och att man inte tilldelar ytterligare personal till administrativt stöd och samordningsverksamhet. Kommittén anser att det är viktigt att göra prioriteringar för hela verksamheten för att använda det mänskliga och ekonomiska kapitalet på ett effektivt sätt. Kommittén rekommenderar i synnerhet ett förtydligande av Olafs utgifter för tjänsteresor och resekostnader, som står för en avsevärd del av den övergripande budgeten.

Kommittén noterade att framgångsrika utredningar förutsätter motiverad, kvalificerad och erfaren personal med särskilda kunskaper och kompetens som får stöd av en sund personalpolitik och strategi. Avsevärda har framsteg gjorts, i synnerhet för att lösa situationen i fråga om tillfällig personal. Kommittén uppmanar Olaf att fortsätta sina ansträngningar att utbilda specialiserad utredningspersonal och hoppas att andra viktiga personalfrågor, t.ex. avseende personalutveckling och personalrotation, snart kommer att lösas.

När det gäller administration och budget noterade kommittén att det förekommer praktiska svårigheter med att inrätta en effektiv personalpolitik. Olafs generaldirektör är inte helt oberoende när det gäller budgetfrågor och administrativa arrangemang, utan måste följa kommissionens budgetbestämmelser och tjänsteföreskrifter i den decentraliserade genomförandet av sina funktioner. Kommittén anser därför att ytterligare ansträngningar bör göras för att underlätta samarbetet mellan Olaf och kommissionens administration för att utarbeta interna administrativa arrangemang som ger Olaf möjlighet att genomföra sin egen personalpolitik.

När det gäller Olafs tillfälliga personal noterar kommittén med tillfredsställelse att man slutfört öppna uttagningsprov och utannonserat två interna uttagningar. Detta löser dock endast delvis problemet. Därför krävs också ytterligare ansträngningar. Kommittén uppmanar Olaf att öka den tillfälliga personalens tjänsterotation och samtidigt noggrant planera den övergripande rekryteringarna efter de pågående och planerade uttagningsproven. Kommittén ser med glädje att ansträngningarna lett till att Olafs tillfälliga anställda nu gradvis kan placeras om i lönegraderna eller befordras.

III   FÖRBINDELSER MED OLAF, EU-INSTITUTIONERNA, OLAFS SAMARBETSPARTNERS OCH ÖVRIGA AKTÖRER

III – 1   Förbindelser med Olaf

Förbindelserna med Olaf har utvecklats i konstruktiv och informativ riktning under rapporteringsperioden. Ledamöterna i kommittén har träffat tjänstemän och direktörer från Olaf vid flera tillfällen, både formellt och informellt, för att diskutera frågor av gemensamt intresse. Mötena är genomgående avslappnade och hjärtliga och frågorna har diskuterats öppet och uppriktigt.

Olafs personal, inte sällan även generaldirektören själv, har deltagit i kommitténs möten under rapporteringsperioden. Vid de flesta mötena presenterade åklagarna från enheten för rättslig och juridisk rådgivning ärenden som överlämnats till nationella rättsliga myndigheter för kommittén, vars ledamöter sedan kunde ställa fler frågor om ärendena. Kommittén hade bland annat en ingående diskussion med Olaf om hur domen i mål T-48/05 (5) skulle kunna genomföras, i synnerhet med tanke på principen om att kommittén ska höras innan information överlämnas till nationella rättsliga myndigheter.

Utöver dessa presentationer träffade kommittén under rapporteringsperioden generaldirektören, direktörerna, enhetscheferna och Olafs dataskyddsombud man för att diskutera olika frågor, däribland det senaste utkastet av Olafs handbok, den föreslagna omarbetningen av förordning (EG) nr 1073/1999, den ovannämnda domen och kommissionens beslut om att inte överklaga domen. Andra frågor som diskuterades var kommitténs yttrande on Olafs hantering av de minimisärenden, Olafs preliminära budgetförlag för 2010, det nya mandatet för övervakningskommitténs ledamöter och frågan om en efterträdare till chefen för kommitténs sekretariat.

På Olafs inbjudan deltog kommittén i direktoratsmötet A för att få en bättre förståelse av deras arbetsmetoder för hur utredningar inleds och genomförs.

När det gäller skydd av personuppgifter har ännu ingen överenskommelse nåtts om kommitténs tillgång till ärendehanteringssystemet.

III – 2   Förbindelser med EU-institutionerna, Olafs samarbetspartners och övriga aktörer

Övervakningskommittén har alltid värdesatt de goda relationerna med EU-institutionerna, Olafs samarbetsparter och aktörer eftersom Olaf är beroende av dem för att kunna genomföra kommitténs rekommendationer avseende utredningarna.

Under rapporteringsperioden träffade övervakningskommittén kommissionens vice ordförande Siim Kallas ett flertal gånger, kommissionens generalsekreterare Catherine Day två gånger, dels med Europaparlamentets budgetkontrollutskott, dels med rådets arbetsgrupp för bedrägeribekämpning under det franska ordförandeskapet. Kommittén ser med glädje det varma stöd dessa instanser ger Olafs och kommitténs arbete.

Kommittén tog tillfället i akt att med vice ordförande Siim Kallas och kommissionens generalsekreterare ta upp frågan om förnyandet av kommittéledamöternas mandat, som gick ut i slutet av november 2008. Kommissionen har uttalat sitt stöd för att förnya de sittande ledamöternas mandat.

Generalsekreteraren Catherine Day instämde med kommittén i behovet av förstärkningar för att kontrollera utredningarnas längd och uppmanade kommittén att göra vad den kunde för att undanröja förseningar i utredningsarbetet. Hon nämnde även särskilt vikten av att på ett tidigt stadium involvera åklagarna från Olafs enhet för rättslig och juridisk rådgivning, särskilt med tanke på preskriptionsfrågorna. Övervakningskommittén delar till fullo generalsekreterarens bedömning.

Kommittén träffade Michel Magnier, direktör för utrednings- och disciplinbyrån, för att diskutera relationerna mellan Olaf och utrednings- och disciplinbyrån. Kommittén delar Michel Magniers åsikter om vikten av att förtydliga de olika instansernas ansvarsområden och att förbättra relationerna och det dagliga operativa arbetet till bådas nytta. Ett bättre informationsutbyte krävs, såväl när utredningar inleds eller fullföljs som vid uppföljning. Kommittén noterade med tillfredsställelse förbättringarna i relationerna mellan Olaf och utrednings- och disciplinbyrån, men anser att ett ännu bättre samarbete kan åstadkommas i framtiden om den politiska viljan finns och både Olaf och utrednings- och disciplinbyrån anstränger sig att få ett bättre och närmare samordning.

Kommittén gjorde också flera presentationer för budgetkontrollutskottet. I september 2008 deltog kommittén aktivt i debatten om förslaget till ändring av förordning (EG) nr 1073/1999, och betonade att den löpande tillsynen över utredningar är ett lämpligt sätt att säkerställa Olafs oberoende. Övervakningskommitténs ställningstagande fick stöd i Europaparlamentets slutliga förslaget till ändring av förordning (EG) nr 1073/1999 som lades fram i december 2008. Förslaget inte bara stödde kommitténs roll i övervakningsärenden, utan föreslog att den bör få tillgång till samtliga handlingar i ärenden som utretts i över 24 månader (19).

Under rapporteringsperioden träffade kommittén Ungerns riksåklagare Tamás Kovács för att diskutera kvaliteten på och användbarheten hos Olafs slutliga utredningsrapporter om överlämnas till nationella rättsliga myndigheter har, och samtidigt verka för ett bra och proaktivt informationsflöde mellan Olaf och de ungerska rättsliga myndigheterna. Tamás Kovács betonade att ungerska myndigheter är mycket angelägna att stärka Ungerns samarbete med övriga medlemsstater och framhöll särskilt de goda arbetsförbindelser hans ämbete har med Olaf. Man överväger till och med att inrätta en särskild enhet vid det ungerska riksåklagarämbetet som ska arbeta med Olaf. Kommittén noterar med tillfredsställelse denna attityd som skulle underlätta effektiv uppföljning av Olafs utredningar i Ungern. Man förklarade vilken roll den ungerska enhet för samordning av bedrägeribekämpningen (AFCOS) har i förbindelserna med Olaf. Kommittén anser att det är mycket viktigt att medlemsstaterna ser till att Olafs kontaktpunkt är nationella rättsliga myndigheter när det är möjligt.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

I.   Övervakningskommittén tog tillfället i akt att undersöka konsekvenserna av den oberoende ställningen för Olafs operativa arbete. Kommittén anser att det, utöver uppenbara potentiella direkta hot även finns mer subtila problem som kan hindra Olafs oberoende när utredningar inleds och utförs. Därför har kommittén ökat sina ansträngningar för att undersöka en rad olika ärendefiler och diskutera dem med Olafs personal för att få fram eventuella otillbörliga påtryckningar som skulle kunna kompromettera Olafs operativa oberoende.

II.   Kommittén undersökte 275 rapporter om utredningar som pågått längre än nio månader (så kallade niomånadersrapporter) från perioden januari 2007 till december 2008 och 115 inledande bedömningar från perioden januari 2007 till december 2008. Kommittén noterade att en mycket stor andel (78 %) av Olafs utredningar pågått längre än nio månader. Kommittén upptäckte att det saknades objektiva och verifierbara skäl till förseningarna. Därför kunde kommittén inte avgöra om det var motiverat att det tagit sådan tid att avsluta ärendena. Kommittén rekommenderar Olaf att lämna mer precisa och korrekta skäl till förseningar i utredningsarbetet och kommittén har därför upprättat rekommendationer för detta.

III.   Kommittén upptäckte allvarliga kvalitetsproblem med niomånadersrapporterna eftersom det ofta inte fanns något utsatt tid för när utredningen beräknades vara avslutad. Att ange förväntat slutdatum är inte bara en lagstadgad skyldighet för Olaf i förhållande till kommittén utan också ett viktigt verktyg för att hantera utredningarna och undvika negativa följder av att de pågår alltför länge. Kommittén rekommenderar, liksom i tidigare yttranden, att niomånadersapporten används som ett verktyg för att effektivt hantera utredningar.

IV.   Kommittén noterade brister i tillsynen och kontrollen av det dagliga utredningsarbetet, som Olaf bör ta itu med. Detaljerade utredningsplaner bör utarbetas för varje utredning som inleds, med avtalad tidsplanering eller frister utsatta för alla etapper i utredningen, däribland utvärderingar och uppföljningar samt ett system för att bedöma resultatet med hjälp av resultatindikatorer.

V.   Kommittén undersökte 155 inledande bedömningar som gjorts innan utredningen inletts och håller nu på att analysera materialet för att försöka fastställa hur enheten för operationer och utredningar bedömer och planerar utredningar, som ett led i kommitténs regelbundna tillsyn över genomförandet av utredningsarbetet och för att se om oberoendet, objektivitet och legalitetsprinciperna följts.

VI.   Kommittén har sett över Olafs hantering av de minimisärenden och undersökte 45 utvalda ärenden med ekonomiska konsekvenser på under 50 000 euro var. Kommittén kom fram till att det inte utgör god resursanvändning att avsätta resurser på interna utredningar av mindre förseelser. Kommissionens nolltoleranspolicy utesluter inte att andra organ (till exempel utrednings- och disciplinbyrån) utreder dessa ärenden, istället för Olaf. Kommittén rekommenderar att Olaf i handboken för operativa metoder inarbetat kriterier för urvalet och behandlingen av de minimisärenden.

VII.   Kommittén anser att det behövs ett bättre informationsutbyte mellan Olaf och utrednings- och disciplinbyrån, både när en utredning inleds och under själva utredningen och under uppföljningen. Kommittén noterade med tillfredsställelse att Olafs förbindelser med utrednings- och disciplinbyrån förbättrats, men anser att ett ännu bättre framtida samarbete kan åstadkommas om den politiska viljan finns. Ansträngningar görs av såväl Olaf som utrednings- och disciplinbyrån för att inrätta en bättre och närmare samordning.

VIII.   Kommittén undersökte 36 rapporter om ärenden som överlämnats till nationella rättsliga myndigheter. Kommittén noterar med tillfredsställelse att preskriptionen under denna rapporteringsperiod givit upphov till problem i färre ärenden än tidigare.

IX.   Förstainstansrätten har i en dom uttalat att övervakningskommittén måste informeras innan ärenden överlämnas till nationella rättsliga myndigheter, för att skydda de utredda personernas grundläggande friheter. Övervakningskommittén samarbetar med Olaf för att utarbeta nya arbetsrutiner, eftersom kommittén inte får ingripa i pågående utredningar.

X.   Övervakningskommittén vill få information om alla klagomål som Olaf fått in eller har utrett från parter under utredning där grundläggande rättigheter eller rättssäkerheten kan ha komprometterats. Kommittén vill att Olaf informerar den om alla ärenden, inte bara sådana ärenden som överlämnas till nationella rättsliga myndigheter, där klagomål inkommit om påstådd kränkning av de grundläggande fri- och rättigheterna eller av rättssäkerheten.

XI.   Kommittén uppmanar Olaf att fullt ut använda åklagarnas tjänster på områdena på ett tidigt stadium av utredningar som kan komma att överlämnas till nationella rättsliga myndigheter. Åklagarna bör även involveras om de utredda personernas grundläggande fri- och rättigheter kan ha kränkts och utredarna bör konsultera dem om frågor kring de grundläggande fri- och rättigheterna uppkommer. Dessa bestämmelser bör klart och tydligt fastställas i Olafs handbok, såsom tidigare.

XII.   Kommittén har följt Olafs arbete med att aktualisera sin handbok för operativa förfaranden. Kommittén har delgivit generaldirektören sin besvikelse över ett antal svagheter i utkastet. Olaf bör fortsätta arbeta på att ta fram en praktisk handbok som kan öka legaliteten, effektiviteten, insynen och ansvaret för Olafs operativa insatser.

XIII.   Kommittén betonar vikten av att Olafs resurser koncentreras på utredningsverksamheten (kärnverksamheten) och att man inte tilldelar ytterligare personal till administrativt stöd och samordningsverksamhet. Kommittén anser att det är viktigt att göra prioriteringar för hela verksamheten för att använda det mänskliga och ekonomiska kapitalet på ett effektivt sätt. Kommittén rekommenderar i synnerhet ett förtydligande av Olafs utgifter för tjänsteresor och resekostnader, som står för en avsevärd del av den övergripande budgeten.

XIV.   Kommittén noterade att framgångsrika utredningar förutsätter motiverad, kvalificerad och erfaren personal med särskilda kunskaper och kompetens som får stöd av en sund personalpolitik och strategi. Kommittén noterar att avsevärda framsteg gjorts, i synnerhet för att lösa situationen i fråga om tillfällig personal. Olaf uppmanas att fortsätta sina ansträngningar att utbilda specialiserad utredningspersonal och kommittén hoppas att andra viktiga personalfrågor, t.ex. avseende personalutveckling och personalrotation, snart kommer att lösas.

XV.   Kommittén anser att ytterligare ansträngningar bör göras för att underlätta samarbetet mellan Olaf och kommissionens administration för att utarbeta interna administrativa arrangemang som ger Olaf möjlighet att utveckla och genomföra sin egen personalpolitik.

---

(1)  Se bilaga 1: Övervakningskommitténs sammanträdeskalender.

(2)  Artikel 8 i arbetsordningen för Olafs övervakningskommitté (EUT L 33, 7.2.2007).

(3)  Arbetsordningen antogs av övervakningskommittén i augusti 2006 och offentliggjordes i februari 2007 (Arbetsordning för Olafs övervakningskommitté (EUT L 33, 7.2.2007)).

(4)  Se bilaga 6: Yttrande nr 3/2009 om Olafs preliminära budgetförslag för 2010.

(5)  Mål T-48/05, Yves Franchet och Daniel Byk mot Europeiska gemenskaperna.

(6)  Se artikel 22a och artikel 22b i tjänsteföreskrifterna.

(7)  Not av den 10 november 2008 till Olafs personal.

(8)  Se bilaga 5: yttrande nr 2/2009 om Olafs rapport om utredningar som pågått längre tid än nio månader.

(9)  Artikel 6.5 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(10)  Se bilaga 5: slutsatser och rekommendationer (s. 60-63) i yttrande nr 2/2009 om Olafs rapport om utredningar som pågått längre tid än nio månader.

(11)  Artikel 11.7 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(12)  Förstainstansrättens (tredje avdelningen) dom av den 8 juli 2008 i mål T-48/05, Yves Franchet och Daniel Byk mot Europeiska gemenskapernas kommission.

(13)  Not D 53/02-09-08.

(14)  Mål F-05/05 och F-07/05, Violetti m.fl. mot Europeiska kommissionen.

(15)  http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3831/html.bookmark

(16)  Se bilaga 3: yttrande nr 5/2008 om Olafs politik för ärenden av mindre ekonomisk betydelse (de minimisärenden).

(17)  Se bilaga 4: yttrande nr 1/2009 om Olafs årliga förvaltningsplan 2009

(18)  Övervakningskommittén sände den 25 februari 2009 en not med detaljerade kommentarer till den övergripande strukturen på handboken och viktiga förslag avseende vissa delar av dokumentet.

(19)  Se artikel 11.3 och artikel 14 i det slutliga utkastet till Europaparlamentets förslag till ändring av förordning (EG) nr 1073/1999.

---

BILAGA 1

ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉNS SAMMANTRÄDESKALENDER

2008

| Månad | Mötesdatum |
| --- | --- |
| JUNI | Tisdag den 24 – onsdag den 25 |
| JULI | Tisdag den 8 – onsdag den 9 |
| SEPTEMBER | Torsdag den 18 |
| OKTOBER | Måndag den 6 – tisdag den 7 |
| NOVEMBER | Tisdag den 11 – onsdag den 12 |
| DECEMBER | Tisdag den 16 – onsdag den 17 |

Månad

Mötesdatum

JUNI

Tisdag den 24 – onsdag den 25

JULI

Tisdag den 8 – onsdag den 9

SEPTEMBER

Torsdag den 18

OKTOBER

Måndag den 6 – tisdag den 7

NOVEMBER

Tisdag den 11 – onsdag den 12

DECEMBER

Tisdag den 16 – onsdag den 17

2009

| Månad | Mötesdatum |
| --- | --- |
| JANUARI | Tisdag den 20 – onsdag den 21 |
| FEBRUARI | Tisdag den 17 – onsdag den 18 |
| MARS | Tisdag den 24 – onsdag den 25 |
| APRIL | Tisdag den 21 – onsdag den 22 |

Månad

Mötesdatum

JANUARI

Tisdag den 20 – onsdag den 21

FEBRUARI

Tisdag den 17 – onsdag den 18

MARS

Tisdag den 24 – onsdag den 25

APRIL

Tisdag den 21 – onsdag den 22

---

BILAGA 2

FÖRTECKNING ÖVER YTTRANDEN SOM KOMMITTÉN AVGIVIGT MELLAN DEN 1 JUNI 2008 OCH DEN 31 MAJ 2009

2008

Yttrande nr 5/2008 OLAF:s politik för ärenden av mindre ekonomisk betydelse (de minimisärenden)

2009

Yttrande nr 1/2009 OLAF:s årliga förvaltningsplan 2009

Yttrande nr 2/2009 om OLAF:s rapport om utredningar som pågått längre tid än nio månader

Yttrande nr 3/2009 Olafs preliminära budgetförslag för 2010

---

BILAGA 3

YTTRANDE nr 5/2008

OLAF:s politik för ärenden av mindre ekonomisk betydelse (de minimisärenden)

2 december 2008

INLEDNING

OLAF har begränsade utredningsresurser i förhållande till hur många utredningar som hänvisas till byrån. För att snabbt och effektivt utreda allvarliga bedrägerier och oegentligheter som skadat EU:s ekonomiska intressen är det viktigt att de resurser som står till förfogande används väl. Övervakningskommittén har tidigare uttryckt bekymmer (1) över att OLAF ännu inte utvecklat en tydlig och konsekvent utredningspolitik och arbetsstrategi.

I de EG-rättsliga förordningar och beslut från kommissionen varigenom OLAF inrättades (2) görs inga hänvisningar till prioriteringen mellan lämnade uppgifter, eller klagomål som avser små belopp (ärenden av mindre ekonomisk betydelse, även kallade de minimisärenden). Därför ska OLAF i princip ge samma behandling åt alla uppgifter som lämnas och alla ärenden som utreds, även de minimisärenden. OLAF:s utredningsprioriteter beskrivs i byråns handbok (3) och i den gällande årliga förvaltningsplanen. I en not till övervakningskommittén i juni 2007 (4) beskrev OLAF sina rutiner för nolltolerans och gränsvärden för interna utredningar.

Övervakningskommittén har därför beslutat att se över hur OLAF hanterar de minimisärenden, för att utvärdera rutinerna och effektiviteten i OLAF:s nuvarande policy för dessa ärenden.

1.   URVAL AV ÄRENDEN

Mellan december 2005 och november 2008 (36 månader) fanns cirka 2 000 avslutade ärenden i OLAF:s ärendehanteringssystem. Ur förteckningen valde övervakningskommittén ut 45 ärenden (närmare detaljer finns i bilaga 1 (5)) som beräknats ha ekonomiska konsekvenser på under 50 000 euro. Gränsvärdet på 50 000 euro valdes efter en analys av kostnadseffektiviteten för de genomsnittliga minimikostnaderna för en utredning, med hänsyn till den genomsnittliga utredningstiden (28 månader) och de resurser som krävs (två utredare med i snitt 15 ärenden per person). De ekonomiska konsekvenserna av de utvalda ärendena fördelades som följer:

| Ekonomiska konsekvenser i euro | Antal ärenden |
| --- | --- |
| 0- 500 | 6 |
| 501 – 25 000 | 20 |
| 25 001 – 50 000 | 19 |
| Totalt | 45 |

Ekonomiska konsekvenser i euro

Antal ärenden

0- 500

6

501 – 25 000

20

25 001 – 50 000

19

Totalt

45

De utvalda ärendena är representativa för alla olika sorters ärenden som utreds av OLAF, allt från interna och externa utredningar till bistånds-, övervaknings- och samordningsärenden. Övervakningskommittén har gått igenom dessa ärenden med hjälp av rapporterna om den inledande bedömningen, mellanliggande rapporter, slutliga rapporter och uppföljningsrapporter. Kommittén har särskilt uppmärksammat följande frågor:

| — | Inleddes ärendet i enlighet med bestämmelserna i OLAF:s handbok |
| --- | --- |

—

Inleddes ärendet i enlighet med bestämmelserna i OLAF:s handbok

| — | Var OLAF den enda eller den lämpligaste instansen för att utreda ärendet (i synnerhet interna ärenden) |
| --- | --- |

—

Var OLAF den enda eller den lämpligaste instansen för att utreda ärendet (i synnerhet interna ärenden)

| — | Hur länge pågick utredningen (i månader) och vilken typ av ärende var det |
| --- | --- |

—

Hur länge pågick utredningen (i månader) och vilken typ av ärende var det

| — | Vilka följder fick utredningen och uppföljning av nationella myndigheter eller EU-institutioner och organ efter det att utredningen avslutats |
| --- | --- |

—

Vilka följder fick utredningen och uppföljning av nationella myndigheter eller EU-institutioner och organ efter det att utredningen avslutats

| — | Vilka resurser användes (hur många deltog i utredningen) |
| --- | --- |

—

Vilka resurser användes (hur många deltog i utredningen)

| — | Hur lämnades inkommande uppgifter eller avslutade ärenden över till behöriga tjänstegrenar vid kommissionen |
| --- | --- |

—

Hur lämnades inkommande uppgifter eller avslutade ärenden över till behöriga tjänstegrenar vid kommissionen

2.   ANALYS OCH SLUTSATSER

2.1   Allmänna anmärkningar

OLAF tog i snitt fem månader på sig för att bedöma lämnade uppgifter och ytterligare femton månader för att utreda ärendena. De allra flesta ärendena utreddes av två personer och klassificerades som lågprioriterade vid den inledande bedömningen. I sex ärenden rekommenderades ingen uppföljning efter det att utredningen avslutats.

Övervakningskommittén undersökte varför utredningen inletts, mot bakgrund av de kriterier som fastställs i handboken och drog slutsatsen att skälen till att utreda ärendet i de flesta fall var illa definierade och inte tydligt motiverades på formuläret för den inledande bedömningen. Formuläret hänvisar till de påståenden som gjorts, OLAF:s rättsliga grund och källans tillförlitlighet men det saknas en förklaring av skälen till att utreda ett ärende med hänvisning till kriterierna i handboken. Kriteriet ”tillräckligt välgrundad misstanke” (6) används som ett skäl för att inleda ärenden men definieras inte alls i handboken. Det verkar därför helt och hållet bero på den som utför den inledande bedömningen att också besluta om hur begreppet ska tolkas och tillämpas. I många ärenden ledde den inledande bedömningen till en rekommendation att utreda, vilket godkändes av enhetschefen, direktören och styrelsen, trots att det på formuläret för den inledande bedömningen saknades tydliga kriterier och skäl till att utreda och att det inte heller fanns några andra skriftliga motiveringar till stöd för börja utreda ärendet.

Den gällande versionen av OLAF:s handbok används både av utredarna och de personer som gör inledande bedömningar, men handboken ger ingen tydlig vägledning för dem som ska göra en inledande bedömning av de lämnade uppgifterna och som ska tillråda eller avråda från utredning. Bättre definierade kriterier för när en utredning krävs skulle öka insynen och ge en mer konsekvent, lämplig och sammanhängande behandling av inkomna upplysningar.

Enligt dagens praxis ska den som gör en inledande bedömning av de lämnade uppgifterna sedan också utföra själva utredningen. Det är inte bara OLAF som arbetar på det viset, men arbetssättet kan försvåra en neutral och opartisk bedömning av uppgifterna, om det inte kompenseras av klara och insynsvänliga kriterier för när ärenden bör utredas samt en god kontroll från ledningen.

Utredningar klassificeras som högprioriterade, mellanprioriterade eller lågprioriterade, men övervakningskommittén kunde inte se att låg- eller mellanprioriterade ärenden behandlades på något annat sätt än övriga ärenden. Det behövs ett förtydligande av hur lågprioriterade ärenden ska behandlas om eller när resurser frigörs i andra ärenden. De undersökta ärendena tycks ha utretts som vanligt, trots att de klassificerats som låg- eller mellanprioriterade.

Det finns mycket knapphändig information om hur man gör för att planera utredningen, när man väl beslutat att inleda ärendet. En klar och koncis utredningsplan (t.ex. med särskilda mål, förväntade resultat, riskanalys, tidsplan, riktvärden och resurstilldelning) är viktig i alla utredningar, för att vägleda och strukturera arbetet. Planen kan uppdateras vid behov.

Rekommendationer1.   Avsnittet operativa prioriteringar i handboken bör utvecklas med en tydlig vägledning om hanteringen av de minimisärenden. Vägledande gränsvärden för de minimisärenden i olika typer av utredningar bör fastställas, tillsammans med kriterier för om sådana ärenden ska utredas eller ej.2.   De praktiska följderna av att man ger en utredning låg, mellan eller hög prioritet bör förtydligas.3.   Man bör utarbeta en utredningsplan för att förtydliga utredningens syfte innan den påbörjas.4.   OLAF bör så långt som möjligt (med tanke på utredarnas språkkunskaper) separera den inledande bedömningen från själva utredningen.

2.2   Interna utredningar

I egenskap av gemenskapsorgan med ansvar för att skydda och bevara gemenskapernas ekonomiska intressen följer OLAF kommissionens politik för nolltolerans (7) och anser därför att alla interna ärenden är av samma vikt. Utöver de eventuella ekonomiska följderna för gemenskapens budget måste OLAF också väga in andra faktorer, däribland upplysningarnas politiska sprängkraft, påverkan på gemenskapens renommé och ärendets betydelse, i synnerhet avseende EU-tjänstemännens uppträdande i tjänsten (8). Därför har OLAF uttalat (9) att byrån har mycket små möjligheter att avgöra om en utredning ska inledas eller inte, eftersom byrån i princip är skyldig att utreda alla ärenden som ingår i dess behörighetsområde utom så kallade mindre förseelser som kan hänvisas till andra instanser inom kommissionen, däribland kommissionens säkerhetsavdelning eller kommissionens utrednings- och disciplinbyrå (IDOC).

OLAF:s huvuduppdrag är att skydda Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen. I ärenden där anklagelserna avsåg förlust eller risk för förlust av relativt små belopp ur gemenskapens medel på grund av felaktiga eller falska ansökningar om ersättning, intressekonflikter, icke stödberättigande utgifter eller underlåtelse att anmäla externa uppdrag anser kommittén att de lämnade uppgifterna direkt kunde ha överlämnats till utrednings- och disciplinbyrån. Detta gäller dock inte sådana ärenden som involverar högt uppsatta tjänstemän, anklagelser om allvarliga och fortlöpande oegentligheter eller bedrägerier, ärenden som hör ihop med andra ärenden under utredning av OLAF eller ärenden som berör ett gemenskapsorgan där utrednings- och disciplinbyrån inte är behörig att ingripa. Övervakningskommittén anser att det behövs bättre vägledning för vad som kan anses utgöra mindre förseelser och vilka upplysningar som kan överlämnas till andra organ.

När det gäller samarbetet med utrednings- och disciplinbyrån vill övervakningskommittén framhålla vikten av att OLAF tidigt överlämnar upplysningar om mindre förseelser och ärenden med små ekonomiska konsekvenser till utrednings- och disciplinbyrån, så att ett disciplinärt förfarande kan inledas utan dröjsmål. Därmed kan eventuella överträdelser sanktioneras snabbt och effektivt. I 99 % av de undersökta ärendena följdes OLAF:s utredningar av administrativa förfrågningar från utrednings- och disciplinbyrån och därefter av disciplinära åtgärder.

Övervakningskommittén anser liksom EG-domstolen att disciplinära åtgärder bör vidtas utan dröjsmål (10). Detta förutsätter att OLAF utan dröjsmål överlämnar informationen till utrednings- och disciplinbyrån eller andra lämpliga instanser vid kommissionen och att dubbelutredningar undviks. Detta är särskilt viktigt när de berörda personerna inte är tjänstemän eller när de kan komma att lämna tjänsten inom kort, vilket skett i vissa av de utredningar som kommittén granskat. Övervakningskommittén kan inte se varför upplysningarna inte överlämnats till utrednings- och disciplinbyrån från början, utan någon utredning från OLAF:s sida.

Kommittén välkomnar de ansträngningar OLAF gjort på senare tid för att öka samarbetet både med utrednings- och disciplinbyrån och med andra instanser vid kommissionen och vill uppmuntra ytterligare insatser på detta område. Ett närmare samarbete skulle göra det lättare att direkt kanalisera inkommande upplysningar till lämpliga instanser, utan att OLAF behöver ingripa. I synnerhet bör informationsutbytet och samarbetet med sådana instanser förbättras. Samarbetet bör dock inte inskränka OLAF:s huvudansvar eller dess oberoende operativa ställning. Övervakningskommittén anser att ett intensifierat samarbete skulle ge OLAF möjlighet att frigöra resurser för att arbeta med sådana allvarliga bedrägerier och oegentligheter som bara kan utredas av OLAF. Eftersom själva syftet med byrån är att ge gemenskapen valuta för pengarna anser övervakningskommittén att det skulle gynna både OLAF och andra organ om man delade sina kunskaper och sin kännedom om de interna ärendena genom regelbundet informationsutbyte och diskussioner om pågående ärenden, utan alltför rigida bestämmelser om detta.

En slutlig iakttagelse avser den rättsliga uppföljningen av de interna utredningarna. I de allra flesta av de undersökta ärendena gjordes eller rekommenderades ingen rättslig uppföljning av olika skäl, såsom att preskription inträtt eller att bevisen inte räckte för att inleda en brottsutredning. Övervakningskommittén drar slutsatsen att nationella rättsliga myndigheter i många av de undersökta ärendena inte kunnat behandla de minimisärendena på grund av sin arbetsbelastning och andra prioriteringar. Kommittén anser därför att man, innan man börjar utreda eller försöker överlämna de minimisärenden, bör göra en noggrannare bedömning av om de överhuvudtaget kan väntas leda till en rimlig rättslig uppföljning. Konstruktiv kommunikation med nationella rättsliga myndigheter är också mycket viktigt för att säkra en effektiv uppföljning av avslutade ärenden.

Rekommendationer1.   OLAF bör bättre definiera nolltoleransen i interna utredningar och bör framför allt bestämma hur man bör behandla de minimisärenden. Detta bör klart och tydligt anges i handboken.2.   OLAF bör överlämna inkommande upplysningar om mindre förseelser eller de minimisärenden för utredning av kommissionens andra instanser när detta är möjligt, hellre än att själv utreda ärendet. Det bör klart och tydligt anges när upplysningar bör överlämnas till utrednings- och disciplinbyrån och andra organ vid kommissionen och man bör definiera begreppet ”mindre förseelse”.3.   OLAF bör förbättra informationsutbytet med relevanta instanser vid kommissionen om de minimisärenden.4.   OLAF:s övergripande operativa prioriteringar bör inriktas på komplicerade och grova ärenden för att bättre utnyttja de begränsade resurserna och därmed ge gemenskapen valuta för pengarna.

2.3   Externa utredningar

Vid externa utredningar delas ansvaret för att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen med behöriga myndigheter i medlemsstaterna (11). På detta område har OLAF vanligen större frihet och handlingsutrymme för att avgöra om en utredning ska inledas eller ej. Vissa kriterier i handboken (12), däribland subsidiaritets- och proportionalitetsprincipen, ska vägas in när man beslutar att inleda en utredning. När medlemsstaten saknar ansvarig myndighet som skulle kunna inleda en utredning är OLAF dock den enda instans som har rätt att göra utredningar.

De utvalda ärendena avsåg mindre felaktigheter i genomförandet av gemenskapsprogram och de flesta ärenden avsåg misstanke om intressekonflikt, felaktiga betalningar eller dålig förvaltning av projektmedel. I samband med genomgången av dessa ärenden tittade övervakningskommittén särskilt på hur allvarliga ärendena var, enligt vilka kriterier utredningarna inletts, vilka åtgärder som vidtagits av de nationella myndigheterna och hur ärendena följts upp.

Liksom i de interna de minimisärendena som undersöktes fann kommittén att det saknades tydliga kriterier för varför ärendena börjat utredas. Kommittén anser därför att dagens strategi och prioriteringar mellan de externa utredningarna är oklar. Man bör vidareutveckla kriterier för när externa ärenden bör utredas (och bland kriterierna bör vägledande gränsbelopp ingå). Därmed undviker man att utreda ärenden som ligger under gränsvärdena. Övervakningskommittén anser att en strategi och tydliga prioriteringar skulle leda till bättre användning av gemenskapens begränsade medel och skulle göra det lättare att fördela resurserna väl, så att allvarligare ärenden kan utredas istället. Kommittén är inte övertygad om att OLAF:s resurser används optimalt om man systematiskt utreder ärenden med mycket små ekonomiska konsekvenser, som understiger utredningskostnaderna.

I de undersökta ärendena noterade övervakningskommittén att den berörda gemenskapsinstansen eller byrån före eller under OLAF:s utredning redan vidtagit eller inlett ekonomisk uppföljning, återvinning av felaktiga utbetalningar eller disciplinära åtgärder (registrering av företaget i systemet för tidig varning) när det var lämpligt. Ur rapporterna kunde kommittén inte avgöra vilket mervärde OLAF:s utredningar av mindre förseelser tillförde, i synnerhet i fråga om ekonomisk uppföljning, eftersom den instans som ansvarade för genomförandet av programmet redan utfärdat ett betalningskrav och kunde göra detta så snart de fått tillgång till upplysningarna om misstänkta bedrägerier eller felaktigheter. Övervakningskommittén noterade också att när OLAF:s styrelse väl beslutat om att inleda utredningar så fullföljdes de också. Inga åtgärder vidtogs för att avsluta ärenden, inte ens om uppföljningen redan klarats av under pågående utredning.

Kommittén noterade vidare att den rättsliga uppföljningen ofta är betungande för OLAF eftersom det av skäl som ligger utanför byråns kontroll är svårt att samla uppgifter från länder utanför EU om hur långt uppföljningen kommit. Uppgifterna behandlas därför oftast av kommissionens beskickningar i de berörda länderna, varför OLAF:s insats är begränsad.

Rekommendation1.   Det behövs en strategi för externa utredningar av de minimisärenden och man bör fastställa gränsvärden för när sådana utredningar ska göras eller ej.

2.4   Bistånds-, övervaknings- och samordningsärenden

Vid översynen av de minimisärendena ingick ett antal bistånds-, övervaknings- och samordningsärenden i de undersökta ärendena. I allmänheten är det EG-fördraget och de relevanta förordningarna (13) som utgör den rättsliga grunden för detta arbete, vilket tvingar OLAF att bistå medlemsstaterna med samarbete och samordning av verksamheten för att skydda Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen mot bedrägerier.

Liksom i övriga de minimisärenden som avsåg externa eller interna utredningar fann övervakningskommittén att det vore mycket bra med vägledning i handboken om hur OLAF behandlar inkommande uppgifter om dessa typer av ärenden, i synnerhet hur ärendena prioriteras och väljs ut (dvs. enligt vilka kriterier ärendet öppnas eller ej). I de ärenden som gicks igenom konstaterade övervakningskommittén att det alltid var de nationella myndigheterna som tog ansvaret för ärendet (dvs. genomförde utredningen och uppföljningen) och att OLAF:s roll därför var mycket begränsad jämfört med de interna och externa ärendena där OLAF även stod för den faktiska utredningsverksamheten via t.ex. kontrollbesök, inspektioner och verifikation av uppgifterna. Därför kunde övervakningskommittén svårligen se vilket eventuellt mervärde OLAF tillförde på området. Det verkar därför klokt att fundera över i vilken mån OLAF:s resurser ska användas för denna verksamhet, om det råder resursbrist för de externa och interna utredningarna.

Rekommendation1.   OLAF:s handbok bör innehålla kriterier för hur bistånds-, övervaknings- och samordningsärenden prioriteras och väljs ut.

---

(1)  Se t.ex. slutsatserna och rekommendationerna i övervakningskommitténs årliga verksamhetsrapport från december 2005 till maj 2007 respektive juni 2007 till maj 2008.

(2)  Förordning (EG) nr 1073/1999 och förordning (EG) nr 1074/1999 samt kommissionens beslut av den 28 april 1999 (EGT L 136, 31.5.1999, s. 20).

(3)  I punkt 3.2 operativa prioriteringar i OLAF:s handbok av den 25 februari 2005 står det att man vid interna utredningar tar hänsyn till kriterier som hur allvarligt brottet eller disciplinöverträdelsen är, om det involverar en grupp eller en ensam person, om högt uppsatta tjänstemän berörs, om det omfattar missbruk av förtroende, haft negativa följder för EU:s renommé eller trovärdigheter och om en utredning begärts av en avdelning eller institution. Vid externa utredningar används femton kriterier, däribland handlingens ekonomiska konsekvenser och dess påverkan på allmänintresset.

(4)  Intern not av den 18 juni 2007 om OLAF:s nolltolerans och de minimisregeln vid interna utredningar. I noten beskrivs de allmänna principerna för kommissionens nolltolerans och de minimisregeln vid interna utredningar när utredningar inleds och när de slutliga rapporterna överlämnas till nationella myndigheter. I noten dras slutsatsen att OLAF måste hålla sig inom sitt behörighetsområde när utredningar inleds och att mindre förseelser utan koppling till gemenskapernas ekonomiska intressen bör hanteras av andra instanser än OLAF.

(5)  Bilaga 1: Ett tolvsidigt dokument med analys av ärenderelaterad information, kommer inte att offentliggöras.

(6)  Mål 11/00 av den 10 juli 2003, EG mot ECB, punkt 141 och mål C-15/00 av den 10 juli 2003, EG mot EIB, punkt 164.

(7)  Intern not av den 18 juni 2007 om OLAF:s nolltolerans och om de minimisregeln vid interna utredningar.

(8)  Artikel 2.1 i kommissionens beslut av den 28 april 1999 (EGT L 136, 31.5.1999, s. 20).

(9)  Handboken punkt 3.2.1.1. om operativa prioriteringar vid interna utredningar.

(10)  Mål C-270/99 av den 27 november 2001, mål T-307/01 av den 10 juni 2004 och generaladvokatens yttrande i mål C-270/99 av den 22 mars 2001.

(11)  EG-fördraget, artikel 280.2.

(12)  Punkt 3.2.1.2 Externa utredningar – lämplighetsprincipen, s. 63.

(13)  Artikel 280 i EG-fördraget, artikel 1.2 i förordning (EG) nr 1073/99 och artikel 9.1 i förordning (EG) nr 2988/95.

---

BILAGA 4

YTTRANDE nr 1/2009

OLAF:s årliga förvaltningsplan 2009

Bryssel den 19 mars 2008

Övervakningskommittén har gått igenom både den offentliga delen av och de interna bilagorna i OLAF:s årliga förvaltningsplan 2009 och har ägnat särskild uppmärksamhet åt mål, indikatorer och förväntade resultat av utredningarna samt hur de förhåller sig till byråns övriga verksamhet. Övervakningskommittén vill gratulera OLAF till en tydlig, välstrukturerad och detaljerad årlig förvaltningsplan som även innehåller hänvisningar till kommitténs rekommendationer. Övervakningskommittén vill bidra med några tankar och synpunkter på den årliga förvaltningsplanen 2009.

1.   Offentlig del

Övervakningskommittén har noterat att indikatorn för och beskrivningen av den allmänna målsättningen har ändrats från ”minska bedrägerier” år 2008 till att betona vikten av återkoppling från byråns användare. Övervakningskommittén välkomnar denna hållning och noterar att den överensstämmer med rekommendationen i yttrande nr 3 från 2006, där övervakningskommittén betonade att OLAF:s användare borde involveras i arbetet med att fastställa både kvalitativa och kvantitativa normer och resultatindikatorer för OLAF:s verksamhet. Därför upprepar övervakningskommittén att OLAF bör inrätta ett system för systematisk återkoppling från sina viktigaste användare.

När det gäller indikatorn för den allmänna målsättningen ”effektiv användning av användarenkäter” har övervakningskommittén sett över de resultat och analyser som gjorts för 2007 och 2008 i Eurobarometerundersökningar och kommissionens undersökningar (och som överlämnats av byrån). Kommittén konstaterar att utredningarna inte behandlar och inte heller innehåller några upplysningar om OLAF:s operativa effektivitet eller resultat. Därför ifrågasätter kommittén om OLAF kan använda dessa resultat för att utvärdera hur målen i den årliga förvaltningsplanen avseende den operativa verksamheten har genomförts. Kommittén reserverar sig även mot dessa undersökningar eftersom de vanligen inte riktar sig till enskilda som direkt samarbetar med OLAF. Därför föreslår kommittén att OLAF gör en mer målinriktad och skräddarsydd enkät för att få in åsikter från sådana företrädare från medlemsstaternas myndigheter och EU:s övriga institutioner och organ som dagligen samarbetar med OLAF. Dessa upplysningar skulle vara av värde för den årliga förvaltningsplanen 2009.

En annan sak som framgick av undersökningarna var att den allmänna kännedomen om OLAF inte var god, vilket borde inspirera OLAF när byrån utformar sin kommande verksamhet. Som exempel kan nämnas att enligt Eurobarometerundersökningen 2008 (bland 25 000 slumpvis utvalda EU-medborgare) hade 59 % av respondenterna aldrig hört talas om OLAF medan 20 % som hade hört talas om OLAF inte kunde eller ville säga om de litade på byrån. Liknande resultat framkom i kommissionens enkät som visade att personalen inte hade någon erfarenhet av att arbeta med OLAF och därför inte hade någon åsikt om byråns verksamhet. Övervakningskommittén uppmanar OLAF att låta dessa resultat påverka utformningen av den årliga förvaltningsplanen för 2010.

Övervakningskommittén noterar med glädje den ”särskilda målsättningen nr 1”, som framhåller vikten av att mäta effektiviteten och de faktiska resultaten av OLAF:s operativa verksamhet. Målet för 2009 är att inrikta sig på grövre bedrägerier, vilket ligger i linje med övervakningskommitténs kommentarer till den årliga förvaltningsplanen för 2008 och yttrande nr 3 om utredningar som ligger under tröskelvärdet. Övervakningskommittén välkomnar den förbättrade strategin med tröskelvärden för interna utredningar, som förklarades i skrivelsen om denna policy nyligen.

Övervakningskommittén vill få närmare upplysningar främst om vilka kriterier som används för att kategorisera ”allvarliga” externa utredningar och uppmanar OLAF att utarbeta en tydligare och mer konsekvent strategi och riktlinjer för de olika ärendetyper som OLAF har för avsikt att utreda under 2009. Övervakningskommittén vill också betona att utkastet till handbok för operativa förfaranden (punkt 2.3) bör innehålla en förklaring av hur de operativa prioriteringarna görs.

Övervakningskommittén instämmer med OLAF i att en effektiv operativ verksamhet är viktig för att uppnå den allmänna målsättningen, och efterlyser ett förtydligande av hur indikator 1.1 ”efterlevande av riktlinjer om tröskelvärden och kriterier för uppföljning” ska bidra till detta under 2009.

Förutom uppklarandegrad och löptid anser övervakningskommittén att utredningarnas effektivitet kan mätas även genom ett system för regelbunden kontroll (däribland kvalitetskontroll) av utredningarna för att minska förseningar och hantera problem så snart de uppkommer. Övervakningskommittén vill gärna få mer information om det 18-månaders varningssystem som nämns i den årliga förvaltningsplanen under den särskilda målsättningen nr 1. Enligt den årliga förvaltningsplanen avslutas cirka 25 % av utredningarna inte inom den tvåårsperiod som angivits av ledningen. Eftersom denna trend pågått i flera år ifrågasätter övervakningskommittén om effektivitetsindikatorerna är tillräckliga för att hantera och minska förseningarna.

Liksom i förvaltningsplanen för 2008 anser övervakningskommittén att det är problematiskt att uppklarandegraden (resultatindikator 2.2) sätts till nära ett om uppklarandegraden beräknas på de nya ärenden som inleds under kalenderåret. OLAF:s ledning bör vidta ytterligare åtgärder för att ta itu med de eftersläpande ärendena (cirka 440 ärenden i december 2008), eftersom det nämnda målet inte bidrar till att minska trycket från de eftersläpande ärendena. Detta bekräftas också i protokollet från direktörsmötet i oktober 2008 där det sägs att uppklarandegraden sjönk under första halvåret 2008, och att nya ärenden därför byggde på de eftersläpande ärendena.

Övervakningskommittén noterar vidare att insatsernas effektivitet mäts endast utifrån utredarnas synvinkel utan hänsyn till annan operativ verksamhet eller stödtjänster. Övervakningskommittén anser att OLAF:s stödtjänster (annan operativ verksamhet och administration) också bör tas med i strategin för att göra OLAF till ett ”administrativt utredningsorgan i världsklass”. I framtiden borde man överväga hur annan verksamhet än utredningarna bidrar till att hjälpa OLAF:s utredare och hur detta kan mätas i den årliga förvaltningsplanen.

Övervakningskommittén noterar att den effektiva kommunikationsstrategin i särskild målsättning nr 2 ”att främja en samarbetskultur för att motverka bedrägerier och korruption” inte innehåller någon klar och tydlig policy för internkommunikation. Utifrån övervakningskommitténs tillsyn av OLAF:s ärenden framgår tydligt att det finns utrymme för att förbättra den allmänna samordningen av enheternas och avdelningarnas verksamhet. Därför rekommenderar kommittén att OLAF tar in en strategi för internkommunikation i den årliga förvaltningsplanen för att förbättra kunskapsutbytet och öka den allmänna medvetenheten bland OLAF:s personal om den verksamhet den utför.

2.   Interna bilagor

Övervakningskommittén välkomnar den särskilda indikatorn för ekonomiska konsekvenser av utredningar som avser handel och tull och den ökade inriktningen på ärenden med ekonomiska konsekvenser på över 1 miljon euro.

I fråga om effektiviteten i utredningar och operativa insatser som gjorts av direktorat A och B är övervakningskommittén särskilt intresserad av att få veta hur man bevakar hur länge utredningarna pågått och eventuella förseningar. Kommittén välkomnar den systematiska genomgången av ärendena som ska göras efter 18 månader och uppmanar samtidigt OLAF att fundera över om detta system är tillräckligt för att kontrollera förseningarna. Övervakningskommittén skulle vilja få en förklaring till begreppet ”ny pågående etapp”. Rent generellt vill kommittén framhålla behovet av ett strikt kontrollsystem för att minska förseningarna och bevara kvaliteten i ärendehanteringen.

Liksom i fråga om den årliga förvaltningsplanen 2008 ifrågasätter övervakningskommittén värdet och nyttan med indikatorn ”procentandel av ärenden som avslutas med ekonomisk/rättslig/administrativ uppföljning” avseende samtliga ärenden eftersom utfallet av utredningarna i inledningsskedet är svårt att förutsäga.

Övervakningskommittén upprepar att målet för resultatindikatorn avseende ärenden som pågått längre tid än 24 månader inte nåddes 2008 och inte har nåtts under de fyra senaste åren. Protokollet från direktörsmötet i oktober 2008 uppger att bara 49 % av ärendena avslutades snabbare än 24 månader under första halvåret 2008. I genomsnitt var ärendena aktiva i 27 månader under första halvåret 2008. Övervakningskommittén ifrågasätter om målet kommer att uppnås under 2009, i synnerhet om OLAF inriktar sig på mer komplexa ärenden, samtidigt som inga extra resurser ställs till förfogande.

I den årliga förvaltningsplanen (punkt 1.2 effektivitet) sägs att bedömningarna (eller utvärderingar) står för cirka 50 % av utredarnas arbetsbörda (48 % i direktorat A och 54 % i direktorat B). Övervakningskommittén noterar att inga gränsvärden eller mål formulerats för denna passiva utredningsfas och att det saknas uppgifter i den årliga förvaltningsplanen om hur länge bedömningarna tar. Övervakningskommittén föreslår att OLAF överväger om den passiva utredningsfasen bör tas med i den årliga förvaltningsplanen, eftersom den tar knappa resurser i anspråk och är viktig bland annat för preskriptionstider för bevisupptagning och uppföljning av OLAF:s slutrapporter om ärendena.

Slutligen anser övervakningskommittén att vissa resultatindikatorer för stödtjänsterna (t.ex. ”antalet anordnade möten”, ”gott samarbete” och ”återkoppling erhållen”) är alltför allmänt hållna, svåra att mäta eller oprecisa i fråga om hur de ska följas upp jämfört med fastställda mål. Kommittén ifrågasätter om dessa indikatorer faktiskt är bra och effektiva medel för att bedöma prestationerna.

---

BILAGA 5

YTTRANDE nr 2/2009

om OLAF:s rapport om utredningar som pågått längre tid än nio månader

Bryssel den 28 maj 2009

DEL I

INLEDNING

Övervakningskommittén får månatliga sammanfattningar av utredningar som pågått längre än nio månader (en så kallad niomånadersrapport) från generaldirektören för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF). Rapporten ger bakgrunden till varför utredningarna inte avslutats och anger ett ungefärligt datum för när man tror att ärendet ska kunna avslutas.

Utredningarnas längd är ett gemensamt bekymmer för institutionerna och OLAF (1), eftersom förseningar kan få negativa följder både för de berörda parterna och för den administrativa, rättsliga eller ekonomiska uppföljningen av OLAF:s utredningar.

Den eftersläpning som beror på många försenade ärenden är också skadlig för OLAF:s dagliga verksamhet, eftersom bara förvaltningen av gamla ärenden stjäl viktiga resurser från byråns andra huvuduppgifter.

OLAF:s erfarenheter är avsevärda och unika, eftersom byrån under tio år lett europeiska och internationella utredningar. OLAF:s växande betydelse och renommé gör det ännu viktigare att byrån utreder och avslutar sina ärenden så snabbt som möjligt.

Övervakningskommitténs uppdrag

Det övergripande målet för övervakningskommitténs genomgång är att bedöma hur länge utredningarna pågått och varför eventuella onödiga förseningar uppkommit för att se till att utredningarna pågår kontinuerligt under en tidsperiod som är avpassad efter omständigheterna och ärendets komplexitet (2).

Via en regelbunden tillsyn vill kommittén framför allt värna OLAF:s oberoende, eftersom kommittén kontrollerar dels att utredningarna bedrivits självständigt utan otillbörlig extern inblandning, dels att förseningarna inte ska omintetgöra syftet med utredningen, t.ex. på grund av preskription.

Det här är övervakningskommitténs andra yttrande om niomånadersrapporten.

I april 2007 utarbetade kommittén yttrande nr 1/2007 efter att ha gått igenom alla 150 niomånadersrapporter för 2006, perioden januari–december. I yttrandet bedömdes två olika aspekter. För det första om rapporterna innehåller sådana uppgifter som gör att kommittén kan fullgöra sitt kontrolluppdrag och för det andra i vilken mån OLAF kan använda rapporterna som ett förvaltningsverktyg för att avsluta utredningen inom en tid som står i proportion till omständigheterna. OLAF godtog och följde de slutsatser och rekommendationer som lämnades i yttrandet (3).

Kommittén uttalade att den i framtiden ytterligare skulle granska skälen till att utredningarna inte avslutats inom utsatt tid.

OLAF:s rapportering

Det här yttrandet bygger på en genomgång av de 275 niomånadersrapporter (424 pågående ärenden) som avser perioden januari 2007 till december 2008 och av 115 inledande bedömningar av alla niomånadersrapporter som OLAF tillställt övervakningskommittén från mars till december 2008 (4). Inledande bedömningar görs av OLAF:s utredare innan man beslutar om att inleda en utredning och de innehåller också förslag till inledande arbetsplan. Samtidigt kontrollerades ärendenas status i ärendehanteringssystemet.

Följande rapporter lämnades, per sektor (5):

| — | 47 interna utredningar åt EU-institutionerna, utredningar där OLAF har huvudansvaret och en klar och tydlig behörighet (6). |
| --- | --- |

—

47 interna utredningar åt EU-institutionerna, utredningar där OLAF har huvudansvaret och en klar och tydlig behörighet (6).

| — | 11 interna och externa utredningar av EU-organ, utredningar där OLAF har huvudansvaret (7). |
| --- | --- |

—

11 interna och externa utredningar av EU-organ, utredningar där OLAF har huvudansvaret (7).

| — | 51 utredningar av direkta utgifter och bistånd till tredjeland, utredningar där OLAF har huvudansvaret och där bestämmelserna om utredningarna också bygger på avtal med tredjeland (8). |
| --- | --- |

—

51 utredningar av direkta utgifter och bistånd till tredjeland, utredningar där OLAF har huvudansvaret och där bestämmelserna om utredningarna också bygger på avtal med tredjeland (8).

| — | 46 utredningar av bistånd till tredjeland, utredningar där OLAF har huvudansvaret och där bestämmelserna om utredningarna också bygger på avtal med tredjeland (9). |
| --- | --- |

—

46 utredningar av bistånd till tredjeland, utredningar där OLAF har huvudansvaret och där bestämmelserna om utredningarna också bygger på avtal med tredjeland (9).

| — | 43 utredningar av jordbruk, ett område där OLAF har bred och väl etablerad rättslig behörighet. Sektorn omfattar dock även tullärenden där jordbruksprodukter berörs och där OLAF huvudsakligen samordnar eller bistår i utredningarna (10). |
| --- | --- |

—

43 utredningar av jordbruk, ett område där OLAF har bred och väl etablerad rättslig behörighet. Sektorn omfattar dock även tullärenden där jordbruksprodukter berörs och där OLAF huvudsakligen samordnar eller bistår i utredningarna (10).

| — | 51 utredningar av tull I och II, utredningar där OLAF samordnar och bistår andra och där ärendenas längd är kraftigt beroende av insatserna från berörda medlemsstater eller tredjeländer (11). |
| --- | --- |

—

51 utredningar av tull I och II, utredningar där OLAF samordnar och bistår andra och där ärendenas längd är kraftigt beroende av insatserna från berörda medlemsstater eller tredjeländer (11).

| — | 26 utredningar av strukturåtgärder, ett område där OLAF har en väletablerad rättslig grund för utredningarna (12). |
| --- | --- |

—

26 utredningar av strukturåtgärder, ett område där OLAF har en väletablerad rättslig grund för utredningarna (12).

OLAF har utarbetat en blankett för niomånadersrapporterna. På blanketten kryssade utredarna för följande skäl till att utredningarna inte avslutats (13):

| — | ”Väsentliga resurser avsattes men utredningens omfattning kräver mer tid” angavs som skäl i 133 rapporter (50 %). |
| --- | --- |

—

”Väsentliga resurser avsattes men utredningens omfattning kräver mer tid” angavs som skäl i 133 rapporter (50 %).

| — | ”Taktisk paus i utredningen” angavs som skäl i 16 rapporter (6 %). |
| --- | --- |

—

”Taktisk paus i utredningen” angavs som skäl i 16 rapporter (6 %).

| — | ”Resursbrist” angavs i 30 rapporter (11 %). |
| --- | --- |

—

”Resursbrist” angavs i 30 rapporter (11 %).

| — | ”Lågprioriterat ärende och begränsade resurser” angavs i 12 rapporter (5 %). |
| --- | --- |

—

”Lågprioriterat ärende och begränsade resurser” angavs i 12 rapporter (5 %).

| — | ”Bristande samarbete från medlemsstaten, från kommissionens avdelningar, från övriga institutioner, från enskilda eller näringsidkare” angavs i 43 rapporter (15 %). |
| --- | --- |

—

”Bristande samarbete från medlemsstaten, från kommissionens avdelningar, från övriga institutioner, från enskilda eller näringsidkare” angavs i 43 rapporter (15 %).

| — | ”Annat skäl – se ärendet” angavs i 77 rapporter (27 %). |
| --- | --- |

—

”Annat skäl – se ärendet” angavs i 77 rapporter (27 %).

Det är OLAF:s utredare som utformar innehållet i niomånadersrapporterna, som därefter kontrasigneras – ”viseras” – av enhetschefen för sektorn och av direktören vid direktoratet för utredningar och verksamhet.

Sedan januari 2008 ändrades blanketten för niomånadersrapporten (14) och då försvann skälen ”taktisk paus i utredningen” och ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser”.

Mål och metod för genomgången

Det är av grundläggande vikt att alla utredande organ kan ge klara och tydliga skäl till förseningar och problem med utredningarna. Detta gör det i sin tur möjligt att göra en ordentlig planering och upprätta en strategi för utredningsarbetet, avsätta tillräckliga personalresurser, utvärdera det externa samarbetet, prioritera mellan olika ärenden och utarbeta en policy för utredningsarbetet.

Övervakningskommittén behöver dessutom objektiva och kontrollerbara skäl till förseningarna för att via kontrollen av hur länge OLAF:s utredningar pågått försöka utesluta att det förekommit otillbörlig extern inblandning eller partiska beslut.

I december 2008 hade 78 % av OLAF:s utredningar pågått längre tid än nio månader och 40 % hade pågått i över två år. Förutom en övergripande analys av uppgifterna i niomånadersrapporterna ville övervakningskommittén också kontrollera om OLAF:s utredare var konsekventa när de i niomånadersrapporterna angav skäl till varför ärendena inte avslutats. Dessa skäl gås igenom närmare längre fram i rapporten.

Övervakningskommittén såg också över de skäl till förseningar som uppgivits för att se om de kunde ge några indikationer på bakomliggande orsaker eller andra faktorer som försenar pågående utredningar. Därför analyserade övervakningskommittén också de inledande bedömningarna och i synnerhet förslagen till inledande arbetsplan.

Genom denna analys ville kommittén dessutom få klart för sig om det fanns objektiva och ofrånkomliga skäl till att en stor andel av utredningarna pågått mer än nio månader.

Särskild uppmärksamhet ägnades också åt niomånadersrapporternas ungefärliga datum för när OLAF tror att ärendena ska kunna avslutas (15).

Metod

Med hänsyn till den särskilda karaktären på var och en av sektorerna och de olika förfaranderegler som gäller där har analysen skett per sektor (16). För att nå målen med yttrandet har OLAF:s rapporter också grupperats efter de förbestämda skäl som kryssats för i blanketterna för niomånadersrapporten.

Särskilda slutsatser och rekommendationer lämnas för de olika sektorerna tillsammans med övergripande slutsatser och rekommendationer.

DEL 2

ANALYS AV OLAF:S UPPGIVNA SKÄL TILL ATT UTREDNINGARNA PÅGÅTT MER ÄN NIO MÅNADER

1.   ”VÄSENTLIGA RESURSER AVSATTES MEN UTREDNINGENS OMFATTNING KRÄVER MER TID”

Cirka 50 % av de utredningar som OLAF rapporterade till övervakningskommittén uppgavs ha försenats av detta skäl (17).

Interna utredningar åt EU-institutioner

Kommittén tittade på 15 ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (31 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Vissa ärenden innehöll tydliga redogörelser och rapportens kontext gjorde skälet ”ärendets omfattning” lätt att förstå (18). I många av ärendena var dock de bakomliggande orsakerna till förseningar av många olika slag: utredningen var vilande i långa perioder (ibland hela 7 månader) innan utredningen inleddes, för att gå vidare i ärendet behövdes uppgifter från externa källor men OLAF vidtog inga faktiska utredningsåtgärder, och ibland förekom förseningar utan någon förklaring (19). Ibland noterades också bristande samarbete från enskilda, uppskjutna intervjuer och att man väntade på svar från enskilda eller institutioner (20).

Ett viktigt skäl som framgick var att utredarna var upptagna med andra ärenden eller ärenden med högre prioritet (21).

I vissa ärenden uppgavs både ”ärendets omfattning” och ”resursbrist” (22) som skäl trots att många utredare arbetade med ärendet. Det kan förstås finnas bakomliggande orsaker till att personaltilldelningen i olika stadier av utredningen tycks motstridig, men materialet är vid genomläsning förvirrande.

Interna och externa utredningar av EU-organ

Kommittén tittade på åtta ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (72 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I många fall lämnas tydliga redogörelser för varför ”ärendets omfattning” orsakat förseningar och kontexten gör skälet lätt att förstå (23).

I andra fall noterade kommittén att ärendet låg vilande i långa perioder från det att det inletts till dess att en utredare utsågs, eller till dess att utredningen startade (ibland hela 6 månader och att förseningen i vissa ärenden tycks bero på att den ansvariga utredaren av skäl som inte anges tydligen bytts ut (24). Förseningar i samarbetet med enskilda orsakade förseningar i ett ärende av liten ekonomisk vikt (25). Ett ärende och dess resultat beskrivs på samma sätt i två separata niomånadersrapporter, men med olika operativa insatser (26).

Direkta utgifter och bistånd till tredjeland

Kommittén tittade på 21 ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (41 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I de flesta utredningar lämnas tydliga redogörelser för skälet, som också motsvarar arbetsbelastningen (27), men kommittén noterade att en tredjedel av ärendena avsåg ömsesidigt bistånd i brottmål där inga operativa åtgärder vidtagits av OLAF (28) eller där svar ännu inte kommit från andra organ (29).

Bistånd till tredje land

Kommittén tittade på 20 ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (43 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I visas fall är planeringen god, syftet med utredningen är tydligt och noggrant angivet, utredningarna är väl genomförda och det finns en tydlig och välmotiverad förklaring till förseningar (30).

Men i andra fall motsvarar motiveringen ”ärendets omfattning” inte det arbete som utförts av OLAF, utan snarare av att OLAF inväntar resultaten av kontroller som externa uppdragstagare eller experter gjort, som inte krävt något aktivt deltagande eller någon närmare uppföljning från OLAF:s sida (31). Såsom övervakningskommittén framhöll i sitt första yttrande är det oklart vilket mervärde OLAF:s verksamhet inneburit. Kommittén noterar en oklar planering av utredningar efter tjänsteresor till tredjeland eller några månader efter vissa utredningsetapper (32).

Kommittén noterade bristande planering av vissa tjänsteresor till tredjeland (33). Sammanställningen av lämplig dokumentation tycks inte ske enligt några gemensamma riktlinjer. Ibland anordnas tjänsteresor för att inhämta bevishandlingar och ibland överlämnas handlingar direkt via gemenskapens delegation (34) utan inledande kontakter med det berörda generaldirektoratet, vilket försenar utredningarna (35). Detta tyder också på bristande utvärdering av kostnadseffektiviteten.

Förseningarna förklaras ibland med att de beror på uteblivna reaktioner från nationella rättsliga myndigheter (36). Ibland anges inbördes motstridiga skäl till försening, t.ex. kan både skälet ”väsentliga resurser” och skälet ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser” ha kryssats för i blanketten (37).

Slutsatser och rekommendationer:


  I över hälften av de utredningar som gåtts igenom motsvarar de faktiska skälen till förseningar inte det uppgivna skälet ”väsentliga resurser avsattes men utredningens omfattning kräver mer tid”.


  Det bekymrar övervakningskommittén att utredarna kryssat för detta skäl på blanketten trots att de bakomliggande orsakerna är något annat. Kommittén har noterat att skälet använts rakt av (utan urskiljning) och att det har tolkats olika av utredare som arbetar inom samma enhet.


  Att rapporter med motstridiga skäl till att ärendet inte avslutats formellt kontrasignerats – ”viserats” – av personer i ledande ställning (enhetschef och direktör) tyder på att de interna kontrollerna av utredningarna inte ägnas tillräcklig uppmärksamhet.


  Att detta skäl inte använts på ett tillförlitligt sätt kan göra att OLAF drar felaktiga slutsatser i fråga om personalbehov, budget och anpassning av åtgärder för att minska förseningarna i utredningarna.


  Rapporterna bör användas som ett förvaltningsverktyg för utredningarna. Övervakningskommittén rekommenderar att OLAF gör en inventering av utredningar där detta skäl kryssats för på blanketten för att på nytt bedöma utredningsstrategin med hänsyn till det verkliga skälet till att ärendet inte slutförts.

Jordbruk

Kommittén tittade på 28 ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (65 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Kommittén noterade att ärenden innehöll tydliga redogörelser och att OLAF:s utredare kontinuerligt arbetat på dem (38). I de flesta samordningsärendena på området var det huvudsakliga skälet till förseningar inte utredningens omfattning utan snarare sena eller uteblivna reaktioner från medlemsstatens nationella myndigheter. I dessa ärenden avvaktar OLAF svar från nationella myndigheter (39).

I vissa externa utredningar hade samma problem uppkommit (40) och ibland framgick det att vissa uppgifter om de olika etapperna i utredningarna varken var tydliga eller kronologiska, vilket gjorde det svårt att bedöma det faktiska skälet till förseningen (41).

Kommittén noterade också att ärendena ibland var vilande i långa perioder i samband med den inledande bedömningen av uppgifterna, vilket resulterade i mycket litet operativt arbete under niomånadersperioden (42).

Vissa av ärendena innehöll också brottsinslag som var föremål för förundersökning i den berörda medlemsstaten. I sådana ärenden lades OLAF:s utredningar på is i avsaknad av ett direkt informationsutbyte med medlemsstatens rättsliga myndigheter (43).

Tullar I och II

Kommittén tittade på 28 ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (55 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

De flesta av dessa ärenden är beroende av ett gott samarbete med myndigheter i någon av medlemsstaterna och OLAF stödjer vanligen medlemsstaternas myndigheter när de utför utredningar. I andra ärenden avvaktar OLAF information från medlemsstaten eller tredjeland (44).

Övervakningskommittén förstår OLAF:s förklaring avseende externa utredningar av antidumpningsärenden, nämligen att utredningen inte kunnat avslutas inom nio månader på grund av ärendenas art eller omfattning, på grund av att flera medlemsstater berörs av det ömsesidiga biståndet och behovet av tjänsteresor till tredjeland (45). Högre prioriterade ärenden nämndes också, och kommittén noterade att vissa gamla ärenden där man väntar på en reaktion från medlemsstaten fortfarande är pågående (46).

I samordningsärendena angavs tydliga och motiverade förklaringar till att niomånadersperioden överskridits. Detaljerade arbetsplaner för utredningarna upprättades också redan från början (47).

Vissa ärenden avsåg ömsesidigt bistånd i brottmål och där berodde ärendets fortskridande på arbetet i de nationella domstolarna eller på i vilken mån begäran om bistånd verkställdes (48).

Kommittén noterade med tillfredsställelse att niomånadersrapporten uttryckligen användes som ett förvaltningsverktyg för att bedöma ärenden efter en detaljerad analys av ofrånkomliga skäl till förseningar (49).

Strukturåtgärder

Kommittén tittade på 13 ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (50 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I vissa fall motsvarar skälet ”ärendets omfattning” egentligen ändringar av den ansvariga utredaren (50). I andra ärenden är den ansvariga utredarens arbetsbörda det egentliga skälet till förseningen (51). Skälet ”ärendets omfattning” tycks inte vara väl motiverat att döma av förteckningen över operativa insatser (52).

Kommittén noterade att både perioden av inledande bedömning och den tid som ägnades åt operativa insatser var överdrivet långa. Den inledande bedömningen tog över ett år och den operativa fasen ibland hela tio månader per ärende, utan någon tydlig motivering i rapporten (53).

Slutsatser och rekommendationer:


  Definitionerna och användningen av skälet ”ärendets omfattning” är allmänt oprecisa och man skiljer inte på det arbete som utförs av OLAF och det arbete som åligger nationella myndigheter i de flesta bistånds- och samordningsärenden.


  Bristande precision ger sämre överblick av graden av bistånd och samarbete med externa nationella myndigheter, och därför blir det svårt för OLAF att förbättra sina prestationer.


  I fråga om externa utredningar är de bakomliggande skälen andra och mycket varierande, utom i tullfrågor.


  Man bör se över hur skälet ”ärendets omfattning” använts i ärendena för att fastställa vem som har ansvar för de åtgärder som ska vidtas.

2.   ”TAKTISK PAUS I UTREDNINGEN”

Övervakningskommittén har redan i sitt tidigare yttrande i frågan uttalat att begreppet ”taktisk paus i utredningen” i niomånadersrapporten antingen bör definieras restriktivt eller avskaffas. Detta skäl bör användas med försiktighet och precision.

Kommittén noterar med tillfredsställelse att detta skäl inte alls förekommer i de ärenderapporter som tillställts kommittén under 2008, men begreppet användes i niomånadersrapporten tillsammans med skälet ”övrigt” (54). Det förekommer fortfarande ett antal pågående ärenden där man talar om taktisk paus (55).

Interna utredningar åt EU-institutioner

Kommittén tittade på fyra ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (8 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Skälet var inte tydligt förklarat eller motiverat. I vissa ärenden har skälet använts för att lägga två sammanhängande ärenden på is (56) utan hänsyn till de berörda personernas processuella rättigheter. Det förekom också utredningar utan ekonomiska konsekvenser som tycktes vila på vaga påståenden.

Det förekom ärenderapporter som nämnde tjänsteresor till tredjeland utan någon klar utredningsstrategi. Begreppet ”taktisk paus” används ibland tillsammans med andra skäl, såsom den ansvariga utredarens arbetsbörda eller ”bristande samarbete från enskild” (57), trots att den verkliga orsaken till att ärendet inte avslutas är att OLAF inte har behörighet att intervjua tredje man i ett land utanför gemenskapen.

Direkta utgifter och bistånd till tredjeland

Kommittén tittade på sju ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (13 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I vissa fall är användningen av skälet ”taktisk paus” tydligt förklarad (58). Men i andra fall utförde OLAF ingen fortsatt utredning men ärendet har hållits öppet sedan uppgifterna överlämnats till en rättslig myndighet i en medlemsstat om myndigheten skulle behöva vidare bistånd från OLAF (59).

De bakomliggande orsakerna till förseningar beror ibland på samarbetet med andra avdelningar vid kommissionen (60).

Bistånd till tredjeland

Kommittén tittade på fem ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (11 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I alla ärenden beskriver skälet ”taktisk paus i utredningen” en situation där OLAF väntar på att externa uppdragstagare ska avsluta revision eller en situation där OLAF inte gått vidare i utredningen (61).

Slutsatser och rekommendationer:


  Skälet ”taktisk paus” bör användas med försiktighet för situationer där en utredning hålls öppen och kräver en detaljerad förklaring för att ge en tydlig inblick i utredningsstrategin.


  Användningen av detta skäl i pågående utredningar bör ses över och särskild uppmärksamhet ägnas åt utredningar som fanns med i niomånadersrapporten för 2007.

3.   ”RESURSBRIST”

Interna utredningar

Kommittén tittade på nio ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (19 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Kommittén noterade att skälen till förseningarna är varierande och ofta desamma i flera ärenden: man prioriterar andra ärenden som inletts tidigare, ärendet är vilande under långa perioder (från fyra–fem månader upp till elva månader) efter det att handlingar inhämtats vid kontrollbesök i tredjeland eller efter det att upplysningar kopierats utan att undersökas vidare om de ekonomiska konsekvenserna är små (62).

I alla dessa ärenden hade man följt den inledande bedömningens rekommendationer om personalresurser och tilldelat lika många eller fler ansvariga utredare till ärendet.

I vissa fall har skälet ”resursbrist” använts synonymt med personalbrist därför att den ansvariga utredaren varit tillfälligt frånvarande (63).

Direkta utgifter och bistånd till tredjeland

Kommittén tittade på fyra ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (7 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Användningen av skälet ”resursbrist” förklaras ingående och avser antingen den ansvariga utredarens arbetsbörda i förening med hur prioriterat ärendet är (64) eller bristen på interna utredare med lämpliga språkkunskaper (65).

Ibland gavs ingen förklaring eller motivering till att ”resursbrist” förekommit i ett högprioriterat ärende trots att tillräcklig bemanning i princip var tillgänglig (66).

Bistånd till tredjeland

Kommittén tittade på nio ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (19 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Kommittén noterar bekymrat att inga utredningsåtgärder vidtagits under långa perioder från det att ärendet inletts (ibland under nio till tretton månader) och att arbetsplanen inte upprättats trots att antalet utredare motsvarade det föreslagna i den inledande bedömningen (67).

Ibland angavs inbördes motstridiga skäl i niomånadersrapporten, t.ex. ”väsentliga resurser”, ”ärendets omfattning” och samtidigt ”resursbrist” (68). Kommittén noterade vidare att OLAF efter beslut om att inleda ett ärende ibland inväntade resultaten av extern revision som ibland pågick i flera månader utan att själv företa några utredningsåtgärder eller hänvisa till andra prioriterade ärenden (69).

Ibland nämns andra orsaker på blanketten, t.ex. ärendets komplexitet och utredningens omfattning (70) eller ”tidsbrist”, utan några ytterligare förklaringar (71).

Slutsatser och rekommendationer:


  I de flesta av de ärenden som kommittén tittat på är skälet ”resursbrist” inte befogat.


  Detta bekymrar kommittén eftersom OLAF begärt mer personal i sin budget och denna begäran i princip bygger på en analys av denna ”resursbrist” i utredningarna och den operativa verksamheten. Stor uppmärksamhet bör därför ägnas åt denna fråga.


  Frågan påverkar också övervakningskommittén eftersom den ska yttra sig om OLAF:s förslag till årlig budget. Eventuell felaktig användning av skälet kan leda till felaktiga slutsatser för OLAF:s budget.


  Användningen av detta skäl bör förklaras i detalj i niomånadersrapporten. I varje rapport där detta skäl används bör man också i detalj förklara vilka praktiska lösningar som använts.

Tullar I och II

Kommittén tittade på två ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (3 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I ett fall nämns högre prioriteringar i den operativa verksamheten (72) och skälen till att man inte arbetat heltid med ärendet förklaras tydligt, tillsammans med förslag till lösningar på resursbristen (73).

Strukturåtgärder

Kommittén tittade på sex ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (23 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I alla ärenden nämns samma skäl, nämligen ”resursbrist och ärendets omfattning” (74). Utom i ett fall (75) lämnas dock inga förklaringar som gör det möjligt att förstå skälen.

Slutsatser och rekommendationer:


  Förklaringar krävs för att förstå de skäl som anges till att ärendena inte avslutats, utom på tullområdet där niomånadersrapporten använts korrekt som ett förvaltningsverktyg för att kontrollera utredningsbehoven.

4.   ”LÅGPRIORITERAT ÄRENDE OCH BEGRÄNSADE RESURSER”

Övervakningskommittén har redan i sitt tidigare yttrande i frågan uttalat att när skälet ”lågprioriterat ärende” kombineras med ”begränsade resurser” krävs ur utredningstaktisk synvinkeln inte en förklaring av varför ärendet försenats utan snarare av varför ärendet fortfarande hålls öppet nio månader senare.

Kommittén noterar med tillfredsställelse att detta skäl under 2008 togs bort från blanketten. I flera pågående ärenden har dock detta skäl angivits och därför bör de snarast ses över.

Interna utredningar åt EU-institutioner

Kommittén tittade närmare på fem rapporter (10 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Kommittén noterade att vissa ärenden hölls öppna under långa perioder (även efter tio månader av inledande bedömning) utan att några utredningsåtgärder vidtagits eftersom utredaren avvaktade resultaten av en internutredning (76).

I vissa fall kombinerades skälen med ”ärendets omfattning” eller ”bristande samarbete från enskilda” (77). Ibland nämns inga ekonomiska konsekvenser och inga påtagliga resultat har uppnåtts, utan man hänvisar bara till eventuella felaktigheter (78).

I alla dessa ärenden är antalet ansvariga utredare lämpligt (två till fyra) och vissa utredningar är fortfarande aktiva, medan andra tagit över två år att slutföra.

Bistånd till tredjeland

Kommittén tittade på fyra ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (8 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Kommittén noterade bekymrat att utredningar av ärenden som inte påverkar kommissionens medel inletts och att tjänsteresor till tredjeland förekommit i ärenden med små ekonomiska konsekvenser (79).

Kommittén noterade vidare att man på blanketten uppgivit motstridiga skäl till att vissa utredningar inte slutförts, t.ex. ”väsentliga resurser avsattes” tillsammans med ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser” och att man trots det sistnämnda skälet företagit tjänsteresor till tredjeland för att göra kontroller på platsen (80).

I alla de ovannämnda ärendena framstår det antal ansvariga utredare som avsatts som lämpligt och ifrågasätts inte.

Slutsatser och rekommendationer:


  Skälet ”begränsade resurser” är inte motiverat i någon av de niomånadersrapporter som gåtts igenom. När det gäller personalresurserna tycks antalet utredare lämpligt med tanke på utredningarnas omfattning och förslagen i arbetsplanen, och har inte heller ifrågasatts i något av fallen. Vissa ärenden har mycket små ekonomiska konsekvenser eller påverkar inte alls gemenskapens medel.


  Att dessa rapporter formellt kontrasignerats – ”viserats” – av personer i ledande ställning (enhetschef och direktör) tyder på att de interna kontrollerna av utredningarna inte ägnas tillräcklig uppmärksamhet.


  När man talar om ”begränsade resurser” bör det noggrant förklaras för att inte leda till felaktiga slutsatser om personaltilldelningen och OLAF:s ekonomiska resurser.


  Den bedömning som presenteras för styrelsen bör även innehålla en beräkning av kostnadseffektiviteten och en genomgång av personalresurserna i enheten. Man bör också nämna om utredarna samtidigt tilldelas andra ärenden och hur många högprioriterade ärenden som fortfarande pågår och kan kräva ytterligare utredare.

Tullar I och II

Kommittén tittade på tre ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (5 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Dessa ärenden är tydligt beskrivna och väl förklarade och tidsramen för att slutföra ärendet har hållits. OLAF:s insatser är välmotiverade (81). Skälet ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser” är väl motiverat med tanke på rapporternas innehåll.

Strukturåtgärder

Ett ärende som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (3 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Inga utredningar har inletts eftersom de inte ansågs kostnadseffektiva. Bara grundläggande verifiering har tillämpats och tycks indikera en risk för felaktig tilldelning av projektfinansiering. Om det rör sig om ett lågprioriterat ärende är det kanske onödigt att inleda en extern utredning (82).

Slutsatser:


  Skälet till att ärendet inte slutförts var väl motiverat och tydligt förklarat och en bedömning av kostnadseffektiviteten hade gjorts.

5.   ”BRISTANDE SAMARBETE”

Bristande samarbete från medlemsstaten

Övervakningskommittén fick in sju ärenderapporter under 2007 och sex rapporter under 2008.

Interna utredningar åt EU-institutioner

Ett ärende som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (2 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Det rör sig om en extern utredning där två enheter deltar och där man hänvisar till bristande samarbete från kommissionens avdelningar. Inga åtgärder tycks planeras för att komma tillrätta med det bristande samarbetet (83).

Interna och externa utredningar av EU-organ

Ett ärende som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (9 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Kommittén noterade att skälet till att ärendet inte slutförts inte var bristande samarbete från en medlemsstat utan att en brottsutredning inletts i tredjeland. OLAF har inte vidtagit några utredningsåtgärder under niomånadersperioden utan avvaktar en rapport från ett externt organ för att enligt uppgift ”vidta lämpliga åtgärder” (84).

Bistånd till tredjeland

Två ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (9 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Kommittén noterade någon sorts sammanblandning mellan datumen för utvärderingsperioderna (ett år och en månad för fyra bedömare) och det datum den ursprungliga bedömningen upprättats (endast tre dagar innan utredningen inleddes). Inga utredningsåtgärder har vidtagits under niomånadersperioden eftersom medlemsstatens nationella rättsliga myndigheter inte begärt något bistånd från OLAF (85).

Kommittén noterade också att OLAF inte genomfört åtgärderna i utredningsplanen i ett ärende som hänvisar till bristande samarbete från medlemsstaten i samband med förordning (EG) nr 2185/96 (35).

Slutsatser och rekommendationer:


  Hänvisningen till bristande samarbete från medlemsstaterna har använts på ett inkorrekt sätt i de undersökta ärendena. Ibland avses bristande samarbete från kommissionens avdelningar, eller nationella myndigheter i tredjeland. Ibland tycks det hänvisa till att medlemsstatens nationella myndigheter inte begärt bistånd från OLAF.


  Inga lösningar föreslås för att komma tillrätta med det bristande samarbetet.


  Övervakningskommittén rekommenderar utredarna att noggrant överväga saken innan de anger detta skäl till förseningar och att personer i ledande ställning kontrollerar detta noggrant.

Jordbruk

Sju ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (16 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

De undersökta ärendena är externa utredningar och samordningsärenden på jordbruksområdet där OLAF avvaktar svar från medlemsstaternas myndigheter, som ibland samarbetat dåligt med OLAF (86). Enligt uppgifterna i niomånadersrapporten tycks OLAF inte vara särskilt proaktiv för att få in de upplysningar som begärts (87).

Tullar I och II

Två ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (4 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

De undersökta ärendena är ”samordningsärenden och ärenden som avser bistånd i brottmål”, dvs. ärenden där de nationella myndigheterna begärt bistånd från OLAF (88).

Strukturåtgärder

Två ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (7 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Kommittén uppmärksammade att långa perioder gick (åtta respektive fyra månader) utan något svar från nationella myndigheter i ett ärende som avsåg en extern utredning (89).

Slutsatser och rekommendationer:


  Skälet bristande samarbete från medlemsstaten har angivits korrekt i alla de undersökta ärendena. Det behövs ett mer effektivt samarbete med medlemsstaterna.


  OLAF bör inta en mer proaktiv attityd.

Bristande samarbete från kommissionens avdelningar

Övervakningskommittén fick in två ärenderapporter 2007 och tre år 2008.

Interna utredningar åt EU-institutioner

Tre ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (16 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I dessa tre ärenden är ”bristande samarbete från kommissionens avdelningar” inte det enda uppgivna skälet till förseningar. Övriga förklaringar som lämnas är bl.a. taktisk paus, att utredaren ägnar sig åt mer högprioriterade ärenden, samt att samarbetet med nationella rättsliga myndigheter tagit tid (90).

Kommittén uppmärksammade att ”bristande samarbete från kommissionens avdelningar” inte ledde till några proaktiva åtgärder från OLAF:s sida för att komma till rätta med situationen.

Direkta utgifter och bistånd till tredjeland

Två ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes.

Skälet bristande samarbete från kommissionens avdelningar påverkade inte OLAF:s utredning i sig vilket verkade litet underligt (91).

Bistånd till tredjeland

Två ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (4 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I dessa ärenden är det inte klart varför skälet ”bristande samarbete från kommissionens avdelningar” uppgivits. I ett av ärendena förklaras inte skälet ”bristande samarbete” och i det andra tycks kommissionens avdelningar ha försenats av externa skäl (92).

Slutsatser och rekommendationer:


  I de undersökta ärenden som hänvisar till bristande samarbete från kommissionens avdelningar tycks OLAF inte ha vidtagit konkreta åtgärder för att avhjälpa situationen.


  OLAF bör försöka få fram snabbare kommunikationskanaler på området.

Bristande samarbete från övriga institutioner

Övervakningskommittén fick in tre ärenderapporter 2007 och sex stycken rapporter år 2008.

Direkta utgifter och bistånd till tredjeland

Ett ärende som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (2 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Skälet är tydligt förklarat och kombineras med flera andra skäl till att utredningen inte slutförts (93).

Bistånd till tredjeland

Två ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (4 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Den bakomliggande orsaken är i båda fallen kopplad till de nationella rättsliga myndigheterna och inte till övriga EU-institutioner. I det ena fallet begärde nationella rättsliga myndigheter inget bistånd från OLAF (85) och i de andra uteblev responsen från de nationella rättsliga myndigheterna (94).

Slutsatser och rekommendationer:


  Detta skäl har använts på ett inkorrekt sätt i några av de nämnda ärendena.


  Övervakningskommittén rekommenderar att man ser över användningen av detta skäl för att undvika förvirring.

Jordbruk

Ett ärende som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (2 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Ärendet är väl beskrivet och OLAF har drivit på för att gå vidare i ärendet och få svar från de nationella myndigheterna i tredjeland i samband med en extern utredning (95).

Tullar I och II

Kommittén tittade på fem ärenden som hänvisade till ovanstående skäl (10 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Alla ärenden är väl beskrivna och tydligt förklarade. De ansvariga utredarna kryssar dock systematiskt för skälet ”bristande samarbete från övriga institutioner” samtidigt som de inom parentes anger att det egentligen avser bristande samarbete från nationella myndigheter eller tredjeland. Det sistnämnda är det egentliga skälet till att alla dessa samordningsärenden inte slutförts (96).

Slutsatser och rekommendationer:


  Alla dessa ärenden är väl beskrivna. Men det egentliga skälet till att utredningarna inte avslutats är ”bristande samarbete from nationella myndigheter i tredjeland” vilket inte är detsamma som ”bristande samarbete från övriga institutioner”. Övervakningskommittén har inte fått in några niomånadersrapporter om bristande samarbete från andra institutioner i dessa frågor.


  För tydlighetens skull bör skälet ”bristande samarbete från tredjeland” få en egen ruta på blanketten.

Bristande samarbete från enskilda eller näringsidkare

Övervakningskommittén fick in 13 ärenderapporter 2007 och tre år 2008.

Interna utredningar åt EU-institutioner

Tre ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (6 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I två av ärendena är skälet tydligt förklarat och motiverat (97). Men i det tredje ärendet saknade OLAF behörighet att intervjua den berörda personen (57).

Direkta utgifter och bistånd till tredjeland

Ett ärende som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (2 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Det uppgivna skälet är väl motiverat i detta ärende (98).

Bistånd till tredjeland

Fem ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (10 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

I alla dessa ärenden kombineras skälet alltid med andra skäl som är de egentliga skälen till att ärendet inte kunnat avlutas. Skälen är varierande men ibland desamma i flera ärenden, t.ex. att man avvaktar rapport från externrevision, att ärendet är komplext eller sammanhänger med andra utredningar som OLAF gör, att ärendet är lågprioriterat eller att de ekonomiska konsekvenserna är försumliga (99).

Slutsatser och rekommendationer


  De bakomliggande orsakerna till förseningar i vissa av de undersökta ärendena är något annat än ”bristande samarbete från enskilda eller näringsidkare”.


  Man bör noggrant se till att skälet används korrekt.

Jordbruk

Tre ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (7 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Alla ärenden är tydligt beskrivna och skälet till försening är mycket riktigt bristande samarbete från tredjeland.

Tullar I och II

Fyra ärenden som hänvisade till ovanstående skäl undersöktes (7 % av ärendena i sektorn lämnades ut).

Ärendena är väl och noggrant beskrivna, men det verkliga skälet till försening är bristande samarbete från tredjeland (100).

De övriga tre ärendena avser rättsligt bistånd i brottmål utan deltagande från enheten för rättslig och juridisk rådgivning (101)..

Slutsatser och rekommendationer:


  Skälen till att ärendena pågått längre än nio månader är bristande samarbete från tredjeland och inte bristande samarbete från enskilda eller näringsidkare.


  En ny kategori för inrättas för att förtydliga denna skillnad och det verkliga skälet till förseningar, nämligen skälet ”bristande samarbete från tredjeland”.

6.   ”ANNAT SKÄL – SE ÄRENDET”

Kommittén tittade på 73 ärenden där ”annat” angivits som skäl till förseningar (27 %) (102).

Detta skäl har uppgivits i många ärenderapporter, nämligen i 16 av rapporterna för 2007 och i 57 rapporter för 2008, vilket gör det till det näst vanligaste skälet till förseningar under den undersökta perioden.

Antalet ärenden där detta skäl angivits ökade också väsentligt under andra halvåret 2008. En övergripande analys visar att i många fall (hälften av ärendena) framstår skälet ”annat” som motiverat när man läser igenom rapporten (103).

I många ärenden är skälet till försening t.ex. att utredningen är komplicerad, att utredaren bytts ut, att andra ärenden prioriterats, att ärendet avser rättsligt bistånd i brottmål (och att de nationella rättsliga myndigheterna inte begärt bistånd), taktisk paus i utredningen, osv (104).

I andra fall uppger OLAF ”avvaktan på resultatet av kontroller i medlemsstaten”, ”samarbete från tredjeland” eller ”långsiktiga utredningar” (105).

I många ärenden är dock det verkliga skälet till förseningar något annat, samtidigt som man försöker använda den förteckning över skäl som finns i blanketten (106).

I vissa fall hade kommittén svårt att förstå det uppgivna skälet till förseningar och i några fall framstod skälet som meningslöst eller oacceptabelt, t.ex. i två ärenden där skälet till försening uppges vara ”utredning pågår” (107).

Kommittén är också bekymrad över att skälet ”annat” ibland hänvisar till den diskussion som förs om den slutliga ärenderapport som upprättas när utredningarna avslutats (långa perioder från fem månader till över ett år) (108).

Slutsatser och rekommendationer:


  Att skälet ”annat” används i så många av utredningarna pekar på ett behov av att utvidga och precisera förteckningen över skäl på blanketten.


  Olämplig användning av skälet ”annat” när något av de övriga skälen hade passat bättre gör tillsammans med omotiverad användning att man noggrant bör se över varför detta skäl angivits och se över dessa ärenden.

INGET FÖRVÄNTAT SLUTDATUM FÖR UTREDNINGARNA: ETT KVALITETSPROBLEM

Förlagan för niomånadersrapporterna till övervakningskommittén innehåller ett avsnitt där OLAF kan ange det förväntade slutdatumet för ärendet.

I de 275 rapporter som undersöktes saknades detta i 64 rapporter, dvs. inget slutdatum hade satts ut. Av ärendena avslutades 20 på förväntat slutdatum medan 105 ärenden avslutades över en månad senare än väntat. De allra flesta ärenden avlutades mycket mer än en månad efter förväntat slutdatum. I vissa fall avslutades ärendena 18 månader senare än väntat och 72 ärenden kommer att avslutas en eller flera månader senare än väntat.

Slutsatser och rekommendationer:


  En flyktig och statistisk analys gör det enkelt att konstatera att denna del av niomånadersrapporten är behäftad med ett allvarligt kvalitetsproblem. För att rutinen med niomånadersrapportering ska bli användbar för OLAF och kunna användas som ett förvaltningsverktyg för ärendehanteringen bör precisa och korrekta prognoser för förväntat slutdatum utformas.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

Övervakningskommittén uppskattar mycket de uppgifter som OLAF:s utredare lämnar i niomånadersrapporterna. Kommittén noterar också med tillfredsställelse att den nya blankett som började användas efter övervakningskommittén yttrande nr 1/2007 ger tydligare information så att kommittén kan utföra sitt uppdrag.

Genomgången tyder dock på tre problem som negativt påverkar kommitténs tillsyn, som ska stärka OLAF:s oberoende.

| I | Bristande konsekvens och innebörder som undergräver de uppgivna skälen till förseningar |
| --- | --- |

I

Eftersom de förseningsskäl som uppgivits på blanketten för niomånadersrapporten ofta inte motsvarar de faktiska ärendena kan övervakningskommittén inte avgöra om det är motiverat att en så stor andel av OLAF:s utredning tagit längre än nio månader.

En genomgång av niomånadersrapporterna visar på stora brister i fråga om de rutiner som OLAF:s ledning fastställt för förvaltning och kontroll av utredningsarbetet.

OLAF:s ledning och utredare bör använda niomånadersrapporterna som ett förvaltningsverktyg för att se över strategin för och planeringen av pågående utredningar.

II   Bristande metodik och stringens i utredningarna och behov av förbättringar i den interna förvaltningen och kontrollen av utredningarna

Hemligheten bakom framgångsrika och målinriktade utredningar ligger i god arbetsplanering.

En detaljerad utredningsplan bör tas fram av utredningsgruppen i början av alla utredningar och bör vara så ingående att man kan ange ett teoretiskt datum för det slutliga beslutet. Att ange förväntat slutdatum är inte bara en lagstadgad skyldighet för OLAF i förhållande till övervakningskommittén utan också ett viktigt verktyg för att förvalta utredningarna och undvika negativa följder av att de pågår alltför länge.

Utredningsplanen bör ta upp varje planerad etapp i utredningen, tillsammans med en preliminär tidsplan för varje etapp. Planeringen bör vara skriftlig och systematiskt bifogas ärendet så att den enkelt kan ses över och tillgås om utredarna får ansökningar om uppskov eller andra typer av förseningar.

Förvaltningen på enhetsnivå bör regelbundet kontrollera utredningsplanerna för att följa upp och vid behov styra utvecklingen av ärendena.

Övervakningskommittén kommer att lämna ett kompletterande och mer utförligt yttrande om utredningsplanering senare under året.

III   Avsaknad av särskilda mål och verifierbara skäl till förseningar

För att övervakningskommittén ska kunna fullgöra sitt uppdrag bör OLAF kunna lämna mer precisa och korrekta skäl till att utredningarna inte avslutats utan onödiga förseningar.

Efter närmare genomgång av rutinerna för angivande av skäl till att ärendena inte avslutats inom nio månader rekommenderar kommittén att rutinerna ses över.

En sådan översyn skulle också hjälpa OLAF att fastställa de verkliga skälen till förseningar och därmed kunna vidta lämpliga åtgärder för att förkorta utredningstiden.

Kommittén lämnar följande rekommendationer så att OLAF ytterligare kan precisera skälen till att vissa utredningar inte slutförts inom nio månader.

1.   
  De operativa insatsernas omfattning eller omfattningen på utredningar som utförs av OLAF eller av andra

Man bör göra tydlig skillnad på omfattningen på det arbete som utförs av OLAF och omfattningen på det arbete som utförs av externa uppdragstagare eller samarbetsparter. Övervakningskommittén rekommenderar att skälet ”utredningens omfattning” separeras till två olika kategorier enligt ovan. OLAF bör förklara skälen till förseningarna närmare, med utgångspunkt i utredningsplanen eller vid behov förklara behovet av ytterligare steg som inte ursprungligen planerats.

Alla större ärenden bör när de avslutas gås igenom av utredningsgruppen för att dra erfarenheter av hanteringen av ärendet.

2.   
  Utredarnas arbetsbörda

Den generella arbetsbördan bör förklaras med närmare uppgifter om vilka andra utredningar som pågår och i vilken mån de negativt påverkat den pågående utredningen.

3.   
  Byte av ansvarig utredare

Övervakningskommittén är medveten om att byten av ansvariga utredare ibland kan leda till flera månaders förseningar. Därför bör skälen till sådana byten anges, i synnerhet om intressekonflikt förelegat.

4.   
  Andra ärenden har högre prioritet

Övervakningskommittén är medveten om att ett ärende kan prioriteras olika under utredningscykeln och därför behövs en förklaring av varför andra utredningar prioriterats framför den pågående utredningen och vilka utredningsåtgärder som vidtagits. Utredningspolicyn bör ses över kontinuerligt. Det är mycket viktigt att de båda direktorat som är ansvariga för den operativa verksamheten och för utredningarna regelbundet gemensamt diskuterar pågående utredningar.

5.   
  Ärenden som varit inaktiva i över tre månader tas upp på en tremånadersförteckning

Alla utredare bör se över sina ärenden i början av varje månad. Om inget hänt i ärendet under tre månader bör utredaren lämna en rapport om ärendet till enhetschefen. Rapporten bör ange varför ärendet varit inaktivt och lämna en ingående handlingsplan för återupptagandet av ärendet. Exakta datum behövs för alla planerade åtgärder som ska vidtas och handlingsplanerna i tremånadersförteckningen bör noggrant följas upp.

6.   
  Resursbrist

Man bör tydligt skilja resursbrist inom enheten från resursbrist i utredningsgruppen. Om det är gruppen som fått bristande resurser bör en förklaring lämnas av vilka åtgärder som krävs för att få fram extra personal för utredningen. Övervakningskommittén förstår att ärenden kan bli mer komplicerade än väntat och att det kan vara så att inga resurser finns eller att ärendemängden är för stor.

7.   
  Problem med tjänsteresor till tredjeland och inhämtande av handlingar

Eftersom många av OLAF:s utredningar är av internationell karaktär bör en detaljerad skriftlig handlingsplan upprättas innan tjänsteresor görs.

8.   
  Bristande samarbete från kommissionens avdelningar, från övriga EU-institutioner, från medlemsstaten, från nationella myndigheter i tredjeland, från enskilda eller näringsidkare

Man bör tydligt ange på vilket sätt samarbetet brustit (t.ex. att medlemsstaten inte reagerat i tid e.dyl.) och föreslå och förklara praktiska lösningar för att råda bot på de särskilda problemen i samtliga ärenden.

Övervakningskommittén har flera gånger noterat att OLAF:s hållning inte varit tillräckligt proaktiv när man mött bristande samarbete från medlemsstatens myndigheter, institutionerna, kommissionens avdelningar, tredjeland eller enskilda. Kommittén rekommenderar därför att OLAF går igenom de ärenden där detta skäl angetts för att utveckla strategier för en mer proaktiv hållning till icke samarbetsvilliga motparter.

9.   
  Medlemsstatens nationella myndigheter har inte begärt bistånd från OLAF

Man bör tydligt ange i vilka ärenden medlemsstatens nationella myndigheter begärt att OLAF ska bistå dem i utredningen, eftersom detta är ett annat behörighetsområde för OLAF.

10.   
  Problem med externa utredningar

Niomånadersrapporten bör innehålla hänvisningar till OLAF:s uppföljning och bidrag till revision som utförts av externa bolag.

FRAMTIDA ÅTGÄRDER

Övervakningskommittén kommer att fortsätta gå igenom niomånadersrapporterna från OLAF:s generaldirektör under 2009 och samtidigt undersöka de ”inledande bedömningar” som åtföljer rapporterna.

Med tanke på att niomånadersrapporterna uppvisar allvarliga kvalitetsproblem eftersom det ofta saknas uppgifter om utredningarnas förväntade slutdatum kommer OLAF:s rättsliga åligganden på området att noggrant kontrolleras i framtiden.

---

(1)  Se OLAF:s årliga verksamhetsrapport 2007.

(2)  Artikel 6.5 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(3)  Se övervakningskommitténs årliga verksamhetsrapport, s. 28 (EUT C 123, 20.5.2008, s. 22–23 och bilaga 1.

(4)  Se bilaga 2: blankett nr 40.

(5)  Se bilaga 3: blankett nr 20.

(6)  Enhet A1 (88 pågående ärenden); Artikel 4 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(7)  Enhet A2 (27 pågående ärenden); Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999.

(8)  Enhet A3 (79 pågående ärenden); Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999 och avtal med tredjeland.

(9)  Enhet A4 (54 pågående ärenden); Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999 och avtal med tredjeland.

(10)  Enhet B1 (68 pågående ärenden); Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999, förordning (EG, Euratom) nr 2988/95, förordning (EG, Euratom) nr 2185/96 och förordning (EG) nr 515/97 bl.a.

(11)  Enhet B2, tull I (38 pågående ärenden); Enhet B3, tull II (27 pågående ärenden).

(12)  Enhet B 4 (43 pågående ärenden). Artikel 3 i förordning (EG) nr 1073/1999, förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 och förordning (EG, Euratom) nr 2185/96.

(13)  I vissa ärenden anges flera olika skäl till förseningar, däribland resursbrist och bristande samarbete.

(14)  Se bilaga 2B: äldre version av blankett 40.

(15)  Artikel 11.4 i förordning (EG) nr 1073/99.

(16)  Direktorat A Utredningar och operationer omfattar fyra sektorer: Enhet A1 Interna utredningar åt EU-institutioner; Enhet A2 Interna och externa utredningar av EU-organ och byråer; Enhet A3 Direkta utgifter och bistånd till tredjeland; Enhet A4 Bistånd till tredjeland. Direktorat B Utredningar och verksamhet omfattar också fyra sektorer: Enhet B1 Jordbruk; Enhet B2 Tullar I; Enhet B3 Tullar II; Enhet B4 Strukturåtgärder.

(17)  48,36 %.

(18)  Se bilaga 4, ärende nr 31 och 44.

(19)  Se bilaga 4, ärende nr 17, 14, 19 och 5.

(20)  Se bilaga 4, ärende nr 3 och 19.

(21)  Se bilaga 4, ärende nr 22, 14 och 1.

(22)  Se bilaga 4, ärende nr 26.

(23)  Se bilaga 4, ärende nr 50.

(24)  Se bilaga 4, ärende nr 47, 40 och 48.

(25)  Se bilaga 4, ärende nr 49.

(26)  Se bilaga 4, ärende nr 53 och 54.

(27)  Se bilaga 4, ärende nr 77 och 68 bl.a.

(28)  Se bilaga 4, ärende nr 59, 61, 60, 62, 75 och 70.

(29)  Se bilaga 4, ärende nr 64.

(30)  Se bilaga 4, ärende nr 117, 15 och 135.

(31)  Se bilaga 4, ärende nr 112 och 115.

(32)  Se bilaga 4, ärende nr 120 och 123.

(33)  Se bilaga 4, ärende nr 128.

(34)  Se bilaga 4, ärende nr 130.

(35)  Se bilaga 4, ärende nr 147.

(36)  Se bilaga 4, ärende nr 145.

(37)  Se bilaga 4, ärende nr 126, 122, 121 och 150.

(38)  Se bilaga 4, ärende nr 181, 169, 178, 179, 176 och 194.

(39)  Se bilaga 4, ärende nr 159, 161, 162, 167, 165, 166, 175, 191 och 193.

(40)  Se bilaga 4, ärende nr 171 och 177.

(41)  Se bilaga 4, ärende nr 179.

(42)  Se bilaga 4, ärende nr 189.

(43)  Se bilaga 4, ärende nr 186 och 183.

(44)  Se bilaga 4, ärende nr 201, 207 och 215 bl.a.

(45)  Se bilaga 4, ärende nr 202, 208, 211, 212, 234, 214, 229 och 237.

(46)  Se bilaga 4, ärende nr 198 och 205.

(47)  Se bilaga 4, ärende nr 240, 241, 242, 245 och 246.

(48)  Se bilaga 4, ärende nr 244, 231 och 238.

(49)  Se bilaga 4, ärende nr 241.

(50)  Se bilaga 4, dvs. ärende nr 254.

(51)  Se bilaga 4, dvs. ärende nr 168.

(52)  Se bilaga 4, dvs. ärende nr 260.

(53)  Se bilaga 4, dvs. ärende nr 264.

(54)  Se bilaga 4, ärende nr 79, 38 och 76.

(55)  Se bilaga 4, ärende nr 18, 79, 76, 38 och 36.

(56)  Se bilaga 4, ärende nr 6 och 21.

(57)  Se bilaga 4, ärende nr 21.

(58)  Se bilaga 4, ärende nr 69 och 78.

(59)  Se bilaga 4, ärende nr 63.

(60)  Se bilaga 4, ärende nr 66.

(61)  Se bilaga 4, ärende nr 110, 111, 114, 115 och 125.

(62)  Se bilaga 4, ärende nr 7, 36, 9 och 8.

(63)  Se bilaga 4, ärende nr 45 och 41.

(64)  Se bilaga 4, ärende nr 72.

(65)  Se bilaga 4, ärende nr 94.

(66)  Se bilaga 4, ärende nr 104.

(67)  Se bilaga 4, ärende nr 140, 144 och 131.

(68)  Se bilaga 4, ärende nr 150.

(69)  Se bilaga 4, ärende nr 154 och 119.

(70)  Se bilaga 4, ärende nr 126.

(71)  Se bilaga 4, ärende nr 129.

(72)  Se bilaga 4, ärende nr 204.

(73)  Se bilaga 4, ärende nr 230.

(74)  Se bilaga 4, ärende nr 252, 253, 256, 257, 258 och 259.

(75)  Se bilaga 4, ärende nr 253.

(76)  Se bilaga 4, ärende nr 12.

(77)  Se bilaga 4, ärende nr 13 och 15.

(78)  Se bilaga 4, ärende nr 16 och 18.

(79)  Se bilaga 4, ärende nr 116 och 118.

(80)  Se bilaga 4, ärende nr 121 och 122.

(81)  Se bilaga 4, ärende nr 206, 209 och 210.

(82)  Se bilaga 4, ärende nr 250.

(83)  Se bilaga 4, ärende nr 24.

(84)  Se bilaga 4, ärende nr 55.

(85)  Se bilaga 4, ärende nr 133.

(86)  Se bilaga 4, ärende nr 188.

(87)  Se bilaga 4, ärende nr 157, 163 och 180.

(88)  Se bilaga 4, ärende nr 224 och 225.

(89)  Se bilaga 4, ärende nr 262 och 255.

(90)  Se bilaga 4, ärende nr 2, 24 och 43.

(91)  Se bilaga 4, ärende nr 96 och 100.

(92)  Se bilaga 4, ärende nr 53 och 148.

(93)  Se bilaga 4, ärende nr 100.

(94)  Se bilaga 4, ärende nr 134.

(95)  Se bilaga 4, ärende nr 195.

(96)  Se bilaga 4, ärende nr 233, 235, 201, 203 och 207.

(97)  Se bilaga 4, ärende nr 1 och 15.

(98)  Se bilaga 4, ärende nr 98.

(99)  Se bilaga 4, ärende nr 116, 124 och 150.

(100)  Se bilaga 4, ärende nr 218.

(101)  Se bilaga 4, ärende nr 200, 199 och 217.

(102)  I 17 av rapporterna kombinerades skälet ”annat” med ännu ett skäl.

(103)  Se bilaga 4, ärende nr 153, 106, 89, 86, 94, 139, 151, 42 och 39.

(104)  Se bilaga 4, ärende nr 147, 152, 102, 100, 109, 80 och 93 bl.a.

(105)  Se bilaga 4, ärende nr 173, 174, 232, 243 bl.a.

(106)  Se bilaga 4, ärende nr 95, 100, 94, 137, 138, 140, 144, 148 och 43 bl.a.

(107)  Se bilaga 4, ärende nr 97, 82, 105, 25, 29 och 30 bl.a.

(108)  Se bilaga 4, ärende nr 142, 146, 34 och 28.

BILAGA 1

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

Yttrande nr 1/2007

OLAF:s rapport om utredningar som pågått längre tid än nio månader

Bryssel den 25 april 2007

Uppgifterna i dagens niomånadersrapporter som överlämnats till övervakningskommittén är relevanta och användbara. Sådana upplysningar som t.ex. en beskrivning av ärendet, de åtgärder som vidtagits, de ekonomiska verkningarna och föreslagna framtida åtgärder är viktiga för att förstå den utredning som ska bedömas. Men en genomgång av niomånadersrapporterna visar att andra upplysningar som är viktiga för att övervakningskommittén ska kunna fullgöra sitt kontrolluppdrag när det gäller utredningarnas längd saknas. Övervakningskommittén anser att om dessa upplysningar finns med i niomånadersrapporterna kan det underlätta ledningen av de utredningar som pågår i det stadiet.

Övervakningskommitténs kontrolluppdrag

| — | Dagens uppställning av niomånadersrapporterna innehåller inte alla uppgifter som är relevanta för att övervakningskommittén ska kunna avgöra om utredningarna pågått kontinuerligt under en tidsperiod avpassad efter omständigheterna och ärendets komplexitet.


  Uppställningen av niomånadersrapporterna bör förändras och sammanfattningen bör innehålla ytterligare upplysningar som gör det möjligt att effektivt bedöma utredningarnas framsteg. Dessa upplysningar bör omfatta: en rättslig beskrivning av oegentligheten, den dag eller den period då de handlingar som utreds ägde rum, bedömningsperiodens längd innan utredningsstart, eventuella påföljder eller rättsliga följder av de handlingar som utreds och preskriptionstid för de handlingar som utreds. |
| --- | --- |

—

Dagens uppställning av niomånadersrapporterna innehåller inte alla uppgifter som är relevanta för att övervakningskommittén ska kunna avgöra om utredningarna pågått kontinuerligt under en tidsperiod avpassad efter omständigheterna och ärendets komplexitet.

Uppställningen av niomånadersrapporterna bör förändras och sammanfattningen bör innehålla ytterligare upplysningar som gör det möjligt att effektivt bedöma utredningarnas framsteg. Dessa upplysningar bör omfatta: en rättslig beskrivning av oegentligheten, den dag eller den period då de handlingar som utreds ägde rum, bedömningsperiodens längd innan utredningsstart, eventuella påföljder eller rättsliga följder av de handlingar som utreds och preskriptionstid för de handlingar som utreds.

| — | Avsaknaden av uppgifter om preskriptionstider i niomånadersrapporterna gör att övervakningskommittén inte kan bedöma om de åtgärder som vidtagits och planeras i utredningarna är proportionerliga.


  Preskriptionstider bör särskilt framhållas och analyseras i sammanfattningarna till niomånadersrapporterna. |
| --- | --- |

—

Avsaknaden av uppgifter om preskriptionstider i niomånadersrapporterna gör att övervakningskommittén inte kan bedöma om de åtgärder som vidtagits och planeras i utredningarna är proportionerliga.

Preskriptionstider bör särskilt framhållas och analyseras i sammanfattningarna till niomånadersrapporterna.

| — | De uppgifter som finns i niomånadersrapporterna på vissa områden är otillräckliga för att ge en tydlig uppfattning om utredningarnas mål, skälen till förseningarna och deras rättsliga konsekvenser. Ett sådant skäl som ”taktisk paus i utredningen” till att en utredning inte slutförts åtföljs vanligen varken av någon motivering eller förklaring.
  När skälet ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser” ofta återkommer kan detta tyda på avsaknad av en tydlig utredningspolicy.


  Uttrycket ”taktisk paus i utredningen” som förekommer i niomånadersrapporterna bör antingen definieras snävt eller strykas. Detta skäl till att utredningen inte avslutats bör användas med försiktighet och precision.
  Kommittén rekommenderar även att man överväger konsekvenserna av skälet ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser”. |
| --- | --- |

—

De uppgifter som finns i niomånadersrapporterna på vissa områden är otillräckliga för att ge en tydlig uppfattning om utredningarnas mål, skälen till förseningarna och deras rättsliga konsekvenser. Ett sådant skäl som ”taktisk paus i utredningen” till att en utredning inte slutförts åtföljs vanligen varken av någon motivering eller förklaring.

När skälet ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser” ofta återkommer kan detta tyda på avsaknad av en tydlig utredningspolicy.

Uttrycket ”taktisk paus i utredningen” som förekommer i niomånadersrapporterna bör antingen definieras snävt eller strykas. Detta skäl till att utredningen inte avslutats bör användas med försiktighet och precision.
  Kommittén rekommenderar även att man överväger konsekvenserna av skälet ”lågprioriterat ärende och begränsade resurser”.

| — | Förväntat slutdatum för utredningarna återspeglas inte korrekt i niomånadersrapporterna. I en tredjedel av fallen nämns inget datum och när datum sätts ut håller inte tidsfristen.


  Förväntat slutdatum måste anges och åtföljas av en motiverad förklaring. Planerade åtgärder i utredningen bör förtydligas. |
| --- | --- |

—

Förväntat slutdatum för utredningarna återspeglas inte korrekt i niomånadersrapporterna. I en tredjedel av fallen nämns inget datum och när datum sätts ut håller inte tidsfristen.

Förväntat slutdatum måste anges och åtföljas av en motiverad förklaring. Planerade åtgärder i utredningen bör förtydligas.

Ledningen av OLAF:s utredningar

| — | De niomånadersrapporter som överlämnas till övervakningskommittén är inte längre en varningsklocka för hur länge utredningarna tar utan snarare en rapportering som normalt sker efter nio månader. Flertalet av OLAF:s utredningar har pågått lägre än nio månader. I många fall uppkommer långa uppehåll. Övervakningskommittén anser att niomånadersrapporterna idag inte fungerar som ett förvaltningsverktyg för OLAF för att se över utredningsstrategin och förtydliga målsättningarna. Att 75 procent av utredningarna pågått över nio månader visar klart och tydligt att det finns ett trängande behov av ledning.


  Kommittén rekommenderar att man inför ett kontrollsystem för ledningen som effektivt kan förebygga att utredningarna stagnerar. Regelbundna och nära kontroller av enhetscheferna av pågående framsteg i utredningarna är då lämpliga. |
| --- | --- |

—

De niomånadersrapporter som överlämnas till övervakningskommittén är inte längre en varningsklocka för hur länge utredningarna tar utan snarare en rapportering som normalt sker efter nio månader. Flertalet av OLAF:s utredningar har pågått lägre än nio månader. I många fall uppkommer långa uppehåll. Övervakningskommittén anser att niomånadersrapporterna idag inte fungerar som ett förvaltningsverktyg för OLAF för att se över utredningsstrategin och förtydliga målsättningarna. Att 75 procent av utredningarna pågått över nio månader visar klart och tydligt att det finns ett trängande behov av ledning.

Kommittén rekommenderar att man inför ett kontrollsystem för ledningen som effektivt kan förebygga att utredningarna stagnerar. Regelbundna och nära kontroller av enhetscheferna av pågående framsteg i utredningarna är då lämpliga.

FRAMTIDA ÅTGÄRDER

Övervakningskommittén kommer att fortsätta gå igenom de niomånadersrapporter som generaldirektören överlämnat för perioden 2007. Ytterligare granskning kommer att göras av skälen till att utredningarna inte avslutats inom utsatt tid och särskild uppmärksamhet kommer att ägnas åt samarbetet med medlemsstaterna. Kommittén kommer också att följa utvecklingen av en klar och tydlig utredningspolicy och ett förbättrat ärendehanteringssystem.

Det bör framhållas att OLAF:s snabba respons för att förbättra uppgifterna i niomånadersrapporterna efter ett möte mellan byrån och övervakningskommittén (1) gör att kommittén väntar sig en lika snabb reaktion på de ovannämnda rekommendationerna. De ovanstående förslagen kan då ligga till grund för övervakningskommitténs framtida kontroller av niomånadersrapporterna.

---

(1)  Se not I/01068 av den 5 februari 2007.

BILAGA 2A

Image

Image

BILAGA 2B

Image

Image

BILAGA 3

Image

Image

---

BILAGA 6

YTTRANDE nr 3/2009

Olafs preliminära budgetförslag för 2010

Bryssel den 28 maj 2009

I enlighet med artikel 11 i förordning (EG) nr 1073/99 har övervakningskommittén till uppgift att stödja Olafs oberoende i dess utredningsarbete. I detta syfte och för att se till att Olaf kan fungera effektivt och ändamånsenligt har en särskild budgetpost i kommissionens budget inrättats för Olaf. Mot denna bakgrund och med tanke på de befogenheter som kommissionen har tilldelat övervakningskommittén (1), har övervakningskommittén beaktat Olafs preliminära budgetförslag och lämnar följande yttrande.

I.   Tilldelning av resurser för prioriterade verksamheter

Kommittén noterar att antalet lediga tjänster har fortsatt att minska sedan förra året (den generella andelen tillsatta tjänster var 94,5 % den 31 december 2008). Övervakningskommittén välkomnar denna utveckling, eftersom den gör att Olaf kan bedriva sin verksamhet mer effektivt. Övervakningskommittén välkomnar dessutom att vissa av de tjänster för personal i ledande ställning som hittills har besatts av tillförordnad personal, nu har utlysts. Kommittén utgår ifrån att Olaf kommer att slutföra rekryteringen av personal till dessa tjänster snarast möjligt och avsluta urvalet av personal från reservlistorna från de externa uttagningsproven för att tillsätta de utlysta fasta tjänsterna.

Det preliminära budgetförslaget för 2010 innebär ingen ökning av antalet tjänster, och följaktligen minskar den totala budgeten för 2010 (–1,22 %). Enligt den statistik som Olaf har lämnat till övervakningskommittén var personalen vid utgången av 2008 fördelad på följande sätt:

| Direktorat A (utredningar och operationer): | 84 | (17 %) |
| --- | --- | --- |
| Direktorat B (utredningar och operationer): | 84 | (17 %) |
| Direktorat C (operativt stöd): | 125 | (25 %) |
| Direktorat D (administration och allmänna frågor): | 181 | (36 %) |
| Generaldirektören och övervakningskommittén: | 25 | (5 %) |
| Totalt antal anställda | 499 | (100 %) |

Direktorat A (utredningar och operationer):

84

(17 %)

Direktorat B (utredningar och operationer):

84

(17 %)

Direktorat C (operativt stöd):

125

(25 %)

Direktorat D (administration och allmänna frågor):

181

(36 %)

Generaldirektören och övervakningskommittén:

25

(5 %)

Totalt antal anställda

499

(100 %)

Upplysningarna visar att en mindre del (34 %) av de totala resurserna för närvarande anslås till utredningar och att det finns två personer med stöduppgifter eller administrativa uppgifter för varje utredare. Olaf har förklarat att även om endast en mindre andel av personalen genomför utredningar, bör nästan all personal anses arbeta inom Olafs operativa sektor, även om de inte nödvändigtvis är direkt knutna till utredningsenheter.

Den skillnad som Olaf gör mellan utredningar och operativ verksamhet ger upphov till vissa frågor som bör beaktas i samband med resurstilldelningen. Övervakningskommittén är inte klar över orsaken till att vissa verksamheter inbegrips i Olafs operativa sektor, varken i fråga om den typ av arbete som utförs eller det mervärde som Olaf tillför på dessa områden. Olafs verksamhet präglas av en ökad mångfald och komplexitet (antingen till följd av initiativ från Olafs sida eller efter beslut av kommissionen) och man har nu nått en punkt där det är lämpligt att definiera och fastställa vikten av den verksamhet som hittills utförts. Enligt övervakningskommittén skulle Olaf kunna genomföra en allmän utvärdering av sin verksamhet för att bättre fördela och prioritera sina resurser, och därefter eventuellt gradvis upphöra med eller förstärka vissa verksamheter.

Liksom i föregående budgetar innehåller det meddelande om det preliminära budgetutkastet som Olaf lämnat till övervakningskommittén ingen förklaring om prioriteringarna för 2010, resursplaneringen eller Olafs personalpolitik. Det finns därför varken något underlag för att fastställa Olafs framtida inriktning eller några uppgifter om huruvida den verksamhet som utförts har inneburit att Olafs budget använts på effektivast möjliga sätt.

Övervakningskommittén rekommenderar att Olaf i sin framtida verksamhet bygger vidare på dagens starka sidor, specialkompentens och expertis, eftersom detta utgör en garanti för goda resultat i framtiden. Övervakningskommittén ifrågasätter om Olaf behöver förstärka sitt administrativa arbete, som inte kräver någon specialkunskap eller erfarenhet av bedrägeribekämpning, när Olafs existens på lång sikt beror på utredningsgruppernas expertis och effektivitet.

Övervakningskommittén betonar återigen betydelsen av en personalpolitik som bygger på organisationens faktiska behov och prioriteringar, som fungerar som vägledning för att de befintliga resurserna ska utnyttjas på bästa sätt. Övervakningskommittén hyser betänkligheter rörande förmågan hos direktorat A och B att hantera den växande arbetsbörda som väntas under de kommande åren (och som bekräftas i Olafs verksamhetsrapporter) med tanke på att resurserna inte kommer att öka. Övervakningskommittén har tagit upp dessa frågor i sina yttranden 3/2008 och 2/2007 och i ett antal diskussioner med Olafs ledning.

Övervakningskommittén understryker också betydelsen av att hitta en praktisk lösning för att förbättra samarbetet mellan Olaf och GD Admin och tillhandahålla fortbildning för utredare. Det skulle dessutom vara värt att överväga hur Olaf kan dra nytta av intern mobilitet och rotation, för att förbättra personalutvecklingen. Det är viktigt att investera i personalutveckling eftersom vissa utredare, särskilt tillfälligt anställda, kommer att bli kvar inom Olaf en längre tid.

Något annat som bekymrar övervakningskommittén är svårigheten att inrätta ett system (eller omklassificeringssystem) för befordran av anställda. Övervakningskommittén är besviken över att detta problem fortfarande inte har lösts trots ett antal diskussioner mellan övervakningskommittén och Olaf.

Rekommendationer






  —

| — | Olaf bör motivera den nuvarande uppdelningen av personal mellan utredningar och annat operativt arbete och fastställa vad den operativa verksamheten faktiskt innebär. |
| --- | --- |

Olaf bör motivera den nuvarande uppdelningen av personal mellan utredningar och annat operativt arbete och fastställa vad den operativa verksamheten faktiskt innebär.

| — | En personalpolitik baserad på en behovsbedömning eller en utvärdering av Olafs nuvarande verksamhet bör utarbetas. Strategin bör vara inriktad på samarbetet med GD Admin och på fortbildning, samt på utredarnas rörlighet. |
| --- | --- |

—

En personalpolitik baserad på en behovsbedömning eller en utvärdering av Olafs nuvarande verksamhet bör utarbetas. Strategin bör vara inriktad på samarbetet med GD Admin och på fortbildning, samt på utredarnas rörlighet.

| — | Befordran av tillfälligt anställda bör inledas snarast möjligt. |
| --- | --- |

—

Befordran av tillfälligt anställda bör inledas snarast möjligt.

II.   Enskilda utgiftsposter

Generellt noterar övervakningskommittén att Olafs budget för 2010 minskar med 1,22 % på grund av lägre administrativa utgifter för olika typer av personal. Trots att det preliminära budgetförslaget totalt sett innebär en minskning, noterar övervakningskommittén också att vissa förvaltningsutgifter förväntas öka under 2010, särskilt på området ”forskning och utveckling av IT-system” (en ökning med 35 % på två år). Med tanke på de ovanstående anmärkningarna om behovet av att stärka utredarnas fortbildning är övervakningskommittén bekymrad över att posten ”fortbildning, vidareutbildning och information till personalen” väntas minska med 12 %.

Slutligen anser övervakningskommittén att de sammanlagda utgifterna för tjänsteresor och resekostnader samt de tillfälliga utgifterna i samband därmed (2,5 miljoner euro), även om de minskar med 2 % 2010, fortfarande utgör en betydande andel av den totala budgeten, särskilt med tanke på att utredningspersonalen endast utgör en liten del av den samlade personalen. Denna anmärkning bygger på resultat från övervakningsverksamheten, som visar att ledningens kontroll över utgifterna vid tjänsteresor kan förbättras.

Rekommendationer
  Olaf bör närmare förklara






  —

| — | de ökade utgifterna på området ”forskning och utveckling av IT-system”, |
| --- | --- |

de ökade utgifterna på området ”forskning och utveckling av IT-system”,

| — | de minskade utgifterna för ”fortbildning, vidareutbildning och information till personal”, |
| --- | --- |

—

de minskade utgifterna för ”fortbildning, vidareutbildning och information till personal”,

| — | utgiftsposten ”sammanlagda utgifter vid tjänsteresa och resekostnader samt tillfälliga utgifter i samband därmed”. |
| --- | --- |

—

utgiftsposten ”sammanlagda utgifter vid tjänsteresa och resekostnader samt tillfälliga utgifter i samband därmed”.

III.   Sekretariatet för Olafs övervakningskommitté

Övervakningskommittén vidhåller att det krävs minst åtta anställda i sekretariatet, vilket motsvarar övervakningskommitténs nuvarande behov, och upprepar att antalet tjänster bör reserveras i Olafs tjänsteförteckning för övervakningskommittén med hjälp av en fotnot eller en annan lämplig metod för att specifikt öronmärka dessa tjänster för sekretariatet.

Övervakningskommittén har begärt att tjänsten som chef för sekretariatet och en AD-tjänst ska utlysas. Övervakningskommittén har dessutom uttryckt önskemål om att delta aktivt i båda rekryteringarna.

Till följd av förstainstansrättens dom (2) kommer övervakningskommitténs roll att utökas, vilket får konsekvenser för bemanningen av sekretariatet 2010. Den nya mekanismen har ännu inte inrättats och övervakningskommittén kan därför inte specifikt bedöma de ytterligare personalbehoven, men kommer att göra detta i början av 2010.

Övervakningskommittén inser att Europeiska kommissionens personalbestämmelser och systemet för bedömning och befordran för närvarande inte tillåter att kommitténs medlemmar bedömer sekretariatets insatser. Övervakningskommittén anser dock att det är otillfredsställande att sekretariatspersonalens årliga insatser i sista hand bedöms av Olafs generaldirektör utan att övervakningskommittén deltar i processen, trots att sekretariatet arbetar under dess direkta kontroll.

Rekommendationer/anmärkningar:






  —

| — | OLAF bör öronmärka åtta tjänster till sekretariatet. |
| --- | --- |

OLAF bör öronmärka åtta tjänster till sekretariatet.

| — | Personal till övervakningskommitténs sekretariat bör endast rekryteras med kommitténs godkännande, så att kommittén kan fullgöra sina uppgifter på ett fullständigt oberoende sätt. |
| --- | --- |

—

Personal till övervakningskommitténs sekretariat bör endast rekryteras med kommitténs godkännande, så att kommittén kan fullgöra sina uppgifter på ett fullständigt oberoende sätt.

| — | Det nuvarande systemet för bedömning och befordran av personalen vid kommitténs sekretariat är otillfredsställande. |
| --- | --- |

—

Det nuvarande systemet för bedömning och befordran av personalen vid kommitténs sekretariat är otillfredsställande.

IV.   Slutsats

OLAF:s övervakningskommitté stöder OLAF:s budgetförslag för 2010, under förutsättning att ovanstående rekommendationer beaktas.

I enlighet med artikel 7 (punkt 2) i kommissionens beslut av den 28 april 1999 ska Olaf översända yttrandet till budgetmyndigheten. Dessutom vill övervakningskommittén hållas underrättad om åtgärder som Olaf vidtar för att genomföra rekommendationerna i detta yttrande.

---

(1)  Artikel 6 i kommissionens beslut av den 28 april 1999.

(2)  Mål T-48/05 (Franchet och Byk mot kommissionen).

---