# Europos Sąjungos C 32/2010

| | ISSN 1725-521X
  doi:10.3000/1725521X.C_2010.032.lit |
| --- | --- |
| Europos Sąjungos
  oficialusis leidinys | C 32 |
| | |
| Leidimas lietuvių kalba | Informacija ir prane_imai | 53 tomas2010m. vasario 9d. |

ISSN 1725-521X

doi:10.3000/1725521X.C_2010.032.lit

Europos Sąjungos

oficialusis leidinys

C 32

Leidimas lietuvių kalba

Informacija ir prane_imai

53 tomas2010m. vasario 9d.

---

| Prane_imo Nr. | Turinys | Puslapis |
| --- | --- | --- |
| | IV   Pranešimai |
| | EUROPOS SĄJUNGOS INSTITUCIJŲ, ORGANŲ, TARNYBŲ IR AGENTŪRŲ PRANEŠIMAI |
| | Audito Rūmai |
| 2010/C 032/01 | Ataskaita dėl Europos centrinio banko valdymo veiklos efektyvumo 2007 finansiniais metais audito su Europos centrinio banko atsakymais | 1 |

Prane_imo Nr.

Turinys

Puslapis

IV   Pranešimai

EUROPOS SĄJUNGOS INSTITUCIJŲ, ORGANŲ, TARNYBŲ IR AGENTŪRŲ PRANEŠIMAI

Audito Rūmai

2010/C 032/01

Ataskaita dėl Europos centrinio banko valdymo veiklos efektyvumo 2007 finansiniais metais audito su Europos centrinio banko atsakymais

1

| LT | |
| --- | --- |

LT

---

IV Pranešimai

EUROPOS SĄJUNGOS INSTITUCIJŲ, ORGANŲ, TARNYBŲ IR AGENTŪRŲ PRANEŠIMAI

Audito Rūmai

| 9.2.2010 | LT | Europos Sąjungos oficialusis leidinys | C 32/1 |
| --- | --- | --- | --- |

9.2.2010

LT

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

C 32/1

---

Ataskaita dėl Europos centrinio banko valdymo veiklos efektyvumo 2007 finansiniais metais audito su Europos centrinio banko atsakymais

2010/C 32/01

TURINYS

Santrumpų sąrašas ir terminų žodynėlis

Įvadas

Audito apimtis ir metodas

Pastabos

Ar ECB turėjo įdiegęs tinkamą valdymo sistemą, skirtą IT projektams valdyti?

Ar ECB turėjo su jo bendraisiais organizaciniais tikslais ir siekiais suderintą daugiametę IT strategiją?

Ar ECB kasmet planavo savo su IT projektais susijusią veiklą?

Ar vykdytinų IT projektų atrankos procesas buvo pagrįstas patikimais kriterijais?

Ar buvo nustatytos tinkamos IT projektų valdymo procedūros?

Ar įdiegta valdymo sistema, skirta IT projektams valdyti, buvo taikoma taip, kaip numatyta?

Ar atskiri projektai buvo tinkamai planuojami?

Ar projektai buvo tinkamai įgyvendinti?

Ar projektai buvo tinkamai prižiūrimi?

Ar buvo atliktas oficialus projektų įvertinimas juos užbaigiant?

Išvados ir rekomendacijos

Ar ECB turėjo įdiegęs tinkamą valdymo sistemą, skirtą IT projektams valdyti?

Ar įdiegta valdymo sistema, skirta IT projektams valdyti, buvo taikoma taip, kaip numatyta?

Priedas - Europos Audito Rūmų patikrintų projektų apžvalga

SANTRUMPŲ SĄRAŠAS IR TERMINŲ ŽODYNĖLIS

| COBIT | Informacinių ir susijusių technologijų kontrolės tikslai (Control Objectives for Information and related Technology) |
| --- | --- |
| DG H | Žmogiškųjų išteklių, biudžeto ir organizavimo generalinis direktoratas |
| DG IS | Informacinių sistemų generalinis direktoratas |
| ECB | Europos centrinis bankas |
| EER | ECBLAN Eurotower pastato atnaujinimas (ECBLAN Eurotower Refresh) |
| ECBS | Europos centrinių bankų sistema |
| IT | Informacinės technologijos |
| MAU | Eurotower pastato pagrindinių kompiuterių salių zonos modernizavimas (Main computer rooms Area Upgrade) |
| MDP | Rinkos duomenų rengimas (Market Data Provision) |
| MPIDS | Sistema, padedanti priimti pinigų politikos įgyvendinimo sprendimus (Monetary Policy Implementation Decision support System) |
| PMBOK | Su projektų valdymu susijusių žinių visuma (Project Management Body of Knowledge) |
| POCP | Projektų organizavimo ir kontrolės procedūros (Project Organisation and Control Procedures) |
| PVI | Projektų valdymo institutas |
| Target 2 SSP | Target 2 viena bendra platforma (Target 2 Single Shared Platform) |
| TCERTO | Telekonferencijos, CoreNet ir ECBS tinklo naudojimo išplėtimas apimant Bulgariją ir Rumuniją |

COBIT

Informacinių ir susijusių technologijų kontrolės tikslai (Control Objectives for Information and related Technology)

DG H

Žmogiškųjų išteklių, biudžeto ir organizavimo generalinis direktoratas

DG IS

Informacinių sistemų generalinis direktoratas

ECB

Europos centrinis bankas

EER

ECBLAN Eurotower pastato atnaujinimas (ECBLAN Eurotower Refresh)

ECBS

Europos centrinių bankų sistema

IT

Informacinės technologijos

MAU

Eurotower pastato pagrindinių kompiuterių salių zonos modernizavimas (Main computer rooms Area Upgrade)

MDP

Rinkos duomenų rengimas (Market Data Provision)

MPIDS

Sistema, padedanti priimti pinigų politikos įgyvendinimo sprendimus (Monetary Policy Implementation Decision support System)

PMBOK

Su projektų valdymu susijusių žinių visuma (Project Management Body of Knowledge)

POCP

Projektų organizavimo ir kontrolės procedūros (Project Organisation and Control Procedures)

PVI

Projektų valdymo institutas

Target 2 SSP

Target 2 viena bendra platforma (Target 2 Single Shared Platform)

TCERTO

Telekonferencijos, CoreNet ir ECBS tinklo naudojimo išplėtimas apimant Bulgariją ir Rumuniją

ĮVADAS

| 1. | Europos centrinis bankas (ECB – „Bankas“) ir visų ES valstybių narių nacionaliniai centriniai bankai sudaro Europos centrinių bankų sistemą (ECBS). Pagrindinis ECBS tikslas – palaikyti kainų stabilumą. ECBS taip pat remia Sąjungos bendrąsias ekonominės politikos kryptis, kad padėtų siekti Sąjungos tikslų (1). Siekdamas šio tikslo, ECB atlieka savo statute (2) nustatytas užduotis ir yra atsakingas už savo veiklos ir finansų valdymą. |
| --- | --- |

1.

Europos centrinis bankas (ECB – „Bankas“) ir visų ES valstybių narių nacionaliniai centriniai bankai sudaro Europos centrinių bankų sistemą (ECBS). Pagrindinis ECBS tikslas – palaikyti kainų stabilumą. ECBS taip pat remia Sąjungos bendrąsias ekonominės politikos kryptis, kad padėtų siekti Sąjungos tikslų (1). Siekdamas šio tikslo, ECB atlieka savo statute (2) nustatytas užduotis ir yra atsakingas už savo veiklos ir finansų valdymą.

| 2. | Audito Rūmų atliekamas ECB veiklos efektyvumo auditas pagrįstas protokolo dėl ECBS ir ECB statuto 27 straipsnio 2 dalimi (3). Audito tema buvo 2007 ir 2008 finansiniais metais ECB vykdytas IT projektų valdymas. Taip pat buvo atsižvelgta į 2009 m. pirmojo ketvirčio ECB taikomos praktikos pokyčius. |
| --- | --- |

2.

Audito Rūmų atliekamas ECB veiklos efektyvumo auditas pagrįstas protokolo dėl ECBS ir ECB statuto 27 straipsnio 2 dalimi (3). Audito tema buvo 2007 ir 2008 finansiniais metais ECB vykdytas IT projektų valdymas. Taip pat buvo atsižvelgta į 2009 m. pirmojo ketvirčio ECB taikomos praktikos pokyčius.

| 3. | ECB biudžetas skirstomas į dvi pagrindines dalis: „banko veiklos vykdymo“ (ECB veiklos sričių veiklos išlaidos (4) ir „banko pertvarkos/statybos“ veiklą. Pastarąją sudaro dvi pagrindinės veiklos grupės:






  i) | su projektais susijusi veikla, apimanti svarbiausius ECB ir ECBS projektus, kitus projektus, nedidelius pokyčius ir centralizuotas IT investicijas; |
| --- | --- | --- |

3.

ECB biudžetas skirstomas į dvi pagrindines dalis: „banko veiklos vykdymo“ (ECB veiklos sričių veiklos išlaidos (4) ir „banko pertvarkos/statybos“ veiklą. Pastarąją sudaro dvi pagrindinės veiklos grupės:

i)

su projektais susijusi veikla, apimanti svarbiausius ECB ir ECBS projektus, kitus projektus, nedidelius pokyčius ir centralizuotas IT investicijas;

| ii) | su banknotais susijusi veikla, iš esmės apimanti su banknotais susijusius mokslinius tyrimus ir plėtrą. |
| --- | --- |

ii)

su banknotais susijusi veikla, iš esmės apimanti su banknotais susijusius mokslinius tyrimus ir plėtrą.

| 4. | 2007 m. su IT projektais (5) susijusios ECB išlaidos sudarė apie 20 milijonų eurų bendros 31 milijono eurų sumos, kuri buvo išleista visoms su projektais susijusios veiklos sritims finansuoti. |
| --- | --- |

4.

2007 m. su IT projektais (5) susijusios ECB išlaidos sudarė apie 20 milijonų eurų bendros 31 milijono eurų sumos, kuri buvo išleista visoms su projektais susijusios veiklos sritims finansuoti.

AUDITO APIMTIS IR METODAS

| 5. | Pagrindinis Audito Rūmų audito tikslas buvo įvertinti ECB vykdomą IT projektų valdymą atsakant į šiuos du audito klausimus:






  — | ar ECB turėjo įdiegęs tinkamą valdymo sistemą, skirtą IT projektams valdyti? |
| --- | --- | --- |

5.

Pagrindinis Audito Rūmų audito tikslas buvo įvertinti ECB vykdomą IT projektų valdymą atsakant į šiuos du audito klausimus:

—

ar ECB turėjo įdiegęs tinkamą valdymo sistemą, skirtą IT projektams valdyti?

| — | ar įdiegta valdymo sistema, skirta IT projektams valdyti, buvo taikoma taip, kaip numatyta? |
| --- | --- |

—

ar įdiegta valdymo sistema, skirta IT projektams valdyti, buvo taikoma taip, kaip numatyta?

| 6. | Audito metu buvo įvertintos įvairiuose IT projektų valdymo etapuose taikomos ECB taisyklės ir procedūros bei išnagrinėtas jų taikymas. |
| --- | --- |

6.

Audito metu buvo įvertintos įvairiuose IT projektų valdymo etapuose taikomos ECB taisyklės ir procedūros bei išnagrinėtas jų taikymas.

| 7. | Audito Rūmams vertinant, ar ECB buvo įdiegęs tinkamą valdymo sistemą, buvo nagrinėjami visi pagrindiniai su IT projektų valdymu susiję dokumentai ir procedūros. Pagrindinis dokumentas, naudojamas valdant projektus, yra Projektų organizavimo ir kontrolės procedūrų (POCP) dokumentas (6). Vertinant IT valdymo sistemos tinkamumą taip pat buvo vadovaujamasi tarptautiniu mastu pripažintais standartais ir geriausia praktika, kaip antai Projektų valdymo instituto (PVI) su projektų valdymu susijusių žinių visuma (PMBOK) (7) ir IT valdymo instituto informacinių ir susijusių technologijų kontrolės tikslais (COBIT). |
| --- | --- |

7.

Audito Rūmams vertinant, ar ECB buvo įdiegęs tinkamą valdymo sistemą, buvo nagrinėjami visi pagrindiniai su IT projektų valdymu susiję dokumentai ir procedūros. Pagrindinis dokumentas, naudojamas valdant projektus, yra Projektų organizavimo ir kontrolės procedūrų (POCP) dokumentas (6). Vertinant IT valdymo sistemos tinkamumą taip pat buvo vadovaujamasi tarptautiniu mastu pripažintais standartais ir geriausia praktika, kaip antai Projektų valdymo instituto (PVI) su projektų valdymu susijusių žinių visuma (PMBOK) (7) ir IT valdymo instituto informacinių ir susijusių technologijų kontrolės tikslais (COBIT).

| 8. | Buvo atliktas išsamus šešių IT projektų auditas siekiant įvertinti, ar taisyklės ir procedūros projektų lygmeniu buvo taikomos taip, kaip numatyta. Atrinktų projektų auditas buvo pagrįstas pokalbiais su projektų vadovais, projektų grupėmis ir galutiniais vartotojais bei atitinkamos projektų dokumentacijos analize. |
| --- | --- |

8.

Buvo atliktas išsamus šešių IT projektų auditas siekiant įvertinti, ar taisyklės ir procedūros projektų lygmeniu buvo taikomos taip, kaip numatyta. Atrinktų projektų auditas buvo pagrįstas pokalbiais su projektų vadovais, projektų grupėmis ir galutiniais vartotojais bei atitinkamos projektų dokumentacijos analize.

| 9. | Sudarant imtį buvo remiamasi ECB biudžeto eilute „svarbiausi ECB projektai“. 2007 finansiniais metais ją sudarė 16 svarbiausių projektų, iš kurių keturiolika buvo susiję su informacinėmis technologijomis. Atranka buvo pagrįsta šiais kriterijais: i) projekto tipu, ii) projektui skirtu biudžetu ir iii) projekto užbaigimo etapu.
  Priede
  pateikta kiekvieno projekto aprašymo santrauka kartu su informacija apie projekto trukmę ir išlaidas. |
| --- | --- |

9.

Sudarant imtį buvo remiamasi ECB biudžeto eilute „svarbiausi ECB projektai“. 2007 finansiniais metais ją sudarė 16 svarbiausių projektų, iš kurių keturiolika buvo susiję su informacinėmis technologijomis. Atranka buvo pagrįsta šiais kriterijais: i) projekto tipu, ii) projektui skirtu biudžetu ir iii) projekto užbaigimo etapu.
  Priede
  pateikta kiekvieno projekto aprašymo santrauka kartu su informacija apie projekto trukmę ir išlaidas.

PASTABOS

Ar ECB turėjo įdiegęs tinkamą valdymo sistemą, skirtą IT projektams valdyti?

| 10. | Atlikdami IT projektų valdymo sistemos auditą, Audito Rūmai nagrinėjo, ar ECB:






  — | turėjo su jo bendraisiais organizaciniais tikslais ir siekiais suderintą daugiametę IT strategiją, |
| --- | --- | --- |

10.

Atlikdami IT projektų valdymo sistemos auditą, Audito Rūmai nagrinėjo, ar ECB:

—

turėjo su jo bendraisiais organizaciniais tikslais ir siekiais suderintą daugiametę IT strategiją,

| — | kasmet veiksmingai planavo savo su IT projektais susijusią veiklą, |
| --- | --- |

—

kasmet veiksmingai planavo savo su IT projektais susijusią veiklą,

| — | taikė patikimus kriterijus atrinkdamas vykdytinus IT projektus, |
| --- | --- |

—

taikė patikimus kriterijus atrinkdamas vykdytinus IT projektus,

| — | nustatė tinkamas IT projektų valdymo procedūras. |
| --- | --- |

—

nustatė tinkamas IT projektų valdymo procedūras.

Ar ECB turėjo su jo bendraisiais organizaciniais tikslais ir siekiais suderintą daugiametę IT strategiją?

| 11. | Tam, kad ištekliai būtų veiksmingai panaudojami, turėtų būti nustatyta daugiametė su bendraisiais organizaciniais tikslais ir siekiais suderinta IT strategija. Ši strategija turėtų būti suformuluota pateikiant ilgamečio IT veiklos planavimo ir vykdymo gaires, kurios leistų nustatyti tinkamą IT išlaidų lygį jas sutelkiant tose srityse, kuriose jų labiausiai reikia. Ji turėtų būti grindžiama bendruoju IT poreikių įvertinimu, kuris sudarytų sąlygas priimti pagrįstus sprendimus, susijusius su intervencijos sričių prioritetų nustatymu. |
| --- | --- |

11.

Tam, kad ištekliai būtų veiksmingai panaudojami, turėtų būti nustatyta daugiametė su bendraisiais organizaciniais tikslais ir siekiais suderinta IT strategija. Ši strategija turėtų būti suformuluota pateikiant ilgamečio IT veiklos planavimo ir vykdymo gaires, kurios leistų nustatyti tinkamą IT išlaidų lygį jas sutelkiant tose srityse, kuriose jų labiausiai reikia. Ji turėtų būti grindžiama bendruoju IT poreikių įvertinimu, kuris sudarytų sąlygas priimti pagrįstus sprendimus, susijusius su intervencijos sričių prioritetų nustatymu.

| 12. | Audito Rūmai nustatė, kad ECB neturėjo daugiametės IT strategijos, kurioje būtų apibrėžti ir pateikti jo strateginiai tikslai ir IT vidutinės trukmės siekiai. Taip pat nebuvo atliktas oficialus bendrasis poreikių įvertinimas siekiant nustatyti intervencijos sričių prioritetus vidutinės trukmės laikotarpiu. Tačiau tiek Pirmininko raštas, tiek veiklos sričių strateginiai/veiklos metmenys yra naudojami kaip pagrindas nustatant naujus IT projektus, kurie tuomet yra išdėstomi pagal svarbą kasmet atnaujinant projektų paketą (žr. 19–21 dalis). |
| --- | --- |

12.

Audito Rūmai nustatė, kad ECB neturėjo daugiametės IT strategijos, kurioje būtų apibrėžti ir pateikti jo strateginiai tikslai ir IT vidutinės trukmės siekiai. Taip pat nebuvo atliktas oficialus bendrasis poreikių įvertinimas siekiant nustatyti intervencijos sričių prioritetus vidutinės trukmės laikotarpiu. Tačiau tiek Pirmininko raštas, tiek veiklos sričių strateginiai/veiklos metmenys yra naudojami kaip pagrindas nustatant naujus IT projektus, kurie tuomet yra išdėstomi pagal svarbą kasmet atnaujinant projektų paketą (žr. 19–21 dalis).

| 13. | 2008 m. Informacinių sistemų generalinis direktoratas (DG IS) ir Žmogiškųjų išteklių, biudžeto ir organizavimo generalinis direktoratas (DG H), glaudžiai bendradarbiaudami su kitomis už ECB veiklos sritis atsakingomis tarnybomis, inicijavo strateginę ECB IT veiklos peržiūrą. Ši peržiūra Audito Rūmų audito atlikimo metu (2009 m. pirmąjį ketvirtį) dar nebuvo baigta. Pirmajame peržiūros etape buvo siekiama išsamiai išnagrinėti veiklos sričių tikslus ir siekius bei nustatyti jų strateginius veiklos poreikius, susijusius su ateinančių penkerių metų (2009–2013 m.) laikotarpio naujomis IT sistemomis, projektais ir paslaugomis. Šis etapas buvo užbaigtas 2008 m. gruodžio mėn. Tikimasi, kad užbaigus šį etapą bus suformuluota visas DG IS funkcijas (įskaitant IT projektus) apimanti IT strategija. |
| --- | --- |

13.

2008 m. Informacinių sistemų generalinis direktoratas (DG IS) ir Žmogiškųjų išteklių, biudžeto ir organizavimo generalinis direktoratas (DG H), glaudžiai bendradarbiaudami su kitomis už ECB veiklos sritis atsakingomis tarnybomis, inicijavo strateginę ECB IT veiklos peržiūrą. Ši peržiūra Audito Rūmų audito atlikimo metu (2009 m. pirmąjį ketvirtį) dar nebuvo baigta. Pirmajame peržiūros etape buvo siekiama išsamiai išnagrinėti veiklos sričių tikslus ir siekius bei nustatyti jų strateginius veiklos poreikius, susijusius su ateinančių penkerių metų (2009–2013 m.) laikotarpio naujomis IT sistemomis, projektais ir paslaugomis. Šis etapas buvo užbaigtas 2008 m. gruodžio mėn. Tikimasi, kad užbaigus šį etapą bus suformuluota visas DG IS funkcijas (įskaitant IT projektus) apimanti IT strategija.

Ar ECB kasmet planavo savo su IT projektais susijusią veiklą?

| 14. | Sudarant metinį IT projektų planavimo ciklą būtina nustatyti metinius tikslus, apibrėžti šiems tikslams pasiekti skirtus vykdytinus veiksmus bei nustatyti pagrindinius veiklos rezultatų įvertinimo rodiklius. |
| --- | --- |

14.

Sudarant metinį IT projektų planavimo ciklą būtina nustatyti metinius tikslus, apibrėžti šiems tikslams pasiekti skirtus vykdytinus veiksmus bei nustatyti pagrindinius veiklos rezultatų įvertinimo rodiklius.

| 15. | 2007 m. DG IS parengė 2007 m. skirtų strateginių/veiklos metmenų dokumentą, kuriame buvo išdėstyta nemažai plataus pobūdžio tikslų, kurių keletas buvo susiję su IT projektų valdymu (8). Tačiau jais remiantis nebuvo nustatyti konkretūs tikslai ir veiksmai bei nebuvo apibrėžti numatomi rezultatai. |
| --- | --- |

15.

2007 m. DG IS parengė 2007 m. skirtų strateginių/veiklos metmenų dokumentą, kuriame buvo išdėstyta nemažai plataus pobūdžio tikslų, kurių keletas buvo susiję su IT projektų valdymu (8). Tačiau jais remiantis nebuvo nustatyti konkretūs tikslai ir veiksmai bei nebuvo apibrėžti numatomi rezultatai.

| 16. | 2008 m. DG IS parengė du planavimo dokumentus: bendruosius „2008 m. strateginius/veiklos metmenis“ ir „2008 m. darbo programą“. 2008 m. strateginiai/veiklos metmenys apėmė pagrindinių iššūkių, su kuriais DG IS susidūrė 2008 m., santrauką, tikslų apžvalgą ir 2008 m. pagrindinius veiklos rezultatų rodiklius. Kai kurie šių tikslų buvo susiję su IT projektų valdymu (9). Šių tikslų pasiekimas turėjo būti vertinamas taikant konkrečius kiekybinius pagrindinius veiklos rezultatų rodiklius, kuriems buvo nustatyti 2008 m. antrąjį ir ketvirtąjį ketvirtį siektini rezultatai. |
| --- | --- |

16.

2008 m. DG IS parengė du planavimo dokumentus: bendruosius „2008 m. strateginius/veiklos metmenis“ ir „2008 m. darbo programą“. 2008 m. strateginiai/veiklos metmenys apėmė pagrindinių iššūkių, su kuriais DG IS susidūrė 2008 m., santrauką, tikslų apžvalgą ir 2008 m. pagrindinius veiklos rezultatų rodiklius. Kai kurie šių tikslų buvo susiję su IT projektų valdymu (9). Šių tikslų pasiekimas turėjo būti vertinamas taikant konkrečius kiekybinius pagrindinius veiklos rezultatų rodiklius, kuriems buvo nustatyti 2008 m. antrąjį ir ketvirtąjį ketvirtį siektini rezultatai.

| 17. | 2008 m. darbo programoje buvo pateikta išsamesnė informacija apibrėžiant vykdytinus veiksmus, skirtus kiekvienam iš šių tikslų pasiekti. Tai – teigiamas pokytis palyginus su padėtimi 2007 m., kuris padidina planavimo proceso kokybę. Tačiau buvo pažymėta, kad 2008 m. darbo programoje buvo pateikta žymiai daugiau tikslų nei pirmiau minėtame 2008 m. strateginių/veiklos metmenų dokumente. Darbo programa nebuvo sudaryta taip, kad galima būtų plėtoti strateginių/veiklos metmenų dokumente nustatytus tikslus, konkrečiai įvardyti, kaip šie tikslai galėtų būti pasiekti ar įtraukti naujus tikslus. |
| --- | --- |

17.

2008 m. darbo programoje buvo pateikta išsamesnė informacija apibrėžiant vykdytinus veiksmus, skirtus kiekvienam iš šių tikslų pasiekti. Tai – teigiamas pokytis palyginus su padėtimi 2007 m., kuris padidina planavimo proceso kokybę. Tačiau buvo pažymėta, kad 2008 m. darbo programoje buvo pateikta žymiai daugiau tikslų nei pirmiau minėtame 2008 m. strateginių/veiklos metmenų dokumente. Darbo programa nebuvo sudaryta taip, kad galima būtų plėtoti strateginių/veiklos metmenų dokumente nustatytus tikslus, konkrečiai įvardyti, kaip šie tikslai galėtų būti pasiekti ar įtraukti naujus tikslus.

| 18. | Galiausiai, nė vienas 2008 m. planavimo dokumentas nėra pakankamai išsamus, kad pasitarnautų kaip veiksminga planavimo priemonė. Be to, nėra nurodyta, kokių finansinių išteklių reikia kiekvienam tikslui pasiekti ir kiekvienam atrinktam veiksmui įgyvendinti. |
| --- | --- |

18.

Galiausiai, nė vienas 2008 m. planavimo dokumentas nėra pakankamai išsamus, kad pasitarnautų kaip veiksminga planavimo priemonė. Be to, nėra nurodyta, kokių finansinių išteklių reikia kiekvienam tikslui pasiekti ir kiekvienam atrinktam veiksmui įgyvendinti.

Ar vykdytinų IT projektų atrankos procesas buvo pagrįstas patikimais kriterijais?

| 19. | Esamų išteklių nepakanka visiems galimiems projektams kiekvienais metais finansuoti, todėl būtina nustatyti didžiausio prioriteto projektų atrankos procesą ir tokiu būdu optimaliausiai panaudoti esamus išteklius. |
| --- | --- |

19.

Esamų išteklių nepakanka visiems galimiems projektams kiekvienais metais finansuoti, todėl būtina nustatyti didžiausio prioriteto projektų atrankos procesą ir tokiu būdu optimaliausiai panaudoti esamus išteklius.

| 20. | 2007 m. projektų suskirstymo pagal svarbą ir atrankos procesas buvo grindžiamas trejų metų vidutinės trukmės projektų paketo planu. Kiekvienais metais ECB, atsižvelgdamas į savo bendruosius tikslus, iš naujo įvertina visus projektus (tebevykdomus projektus, projektų sistemoje užregistruotus, bet dar nepradėtus vykdyti bei naujai užregistruotus projektus). Šis vidutinės trukmės planas atnaujinamas dukart per metus siekiant įtraukti naujai užregistruotus projektus ir atsižvelgti į kitus pokyčius. Projektų įvertinimas yra pagrįstas siūlomais projektų veiklos modeliais ir numatomu jiems skirtų išteklių panaudojimu. Nebuvo apibrėžti aiškūs prioritetų nustatymo kriterijai. Dėl šios priežasties projektų atranka buvo ne tokia objektyvi, o tai padidina riziką, kad esami ištekliai nebus optimaliausiai panaudoti. |
| --- | --- |

20.

2007 m. projektų suskirstymo pagal svarbą ir atrankos procesas buvo grindžiamas trejų metų vidutinės trukmės projektų paketo planu. Kiekvienais metais ECB, atsižvelgdamas į savo bendruosius tikslus, iš naujo įvertina visus projektus (tebevykdomus projektus, projektų sistemoje užregistruotus, bet dar nepradėtus vykdyti bei naujai užregistruotus projektus). Šis vidutinės trukmės planas atnaujinamas dukart per metus siekiant įtraukti naujai užregistruotus projektus ir atsižvelgti į kitus pokyčius. Projektų įvertinimas yra pagrįstas siūlomais projektų veiklos modeliais ir numatomu jiems skirtų išteklių panaudojimu. Nebuvo apibrėžti aiškūs prioritetų nustatymo kriterijai. Dėl šios priežasties projektų atranka buvo ne tokia objektyvi, o tai padidina riziką, kad esami ištekliai nebus optimaliausiai panaudoti.

| 21. | 2008 m. buvo sukurta pagerinta projektų suskirstymo pagal svarbą metodika. Šią metodiką, pagrįstą „trijų ramsčių sąvoka“ (10), sudarė specialieji sričių (11) įvertinimai, kurie vėliau buvo konsoliduojami ECB lygmeniu. 2008 m. įdiegta IT projektų valdymo sistema suteikė pakankamai informacijos sprendimams priimti. |
| --- | --- |

21.

2008 m. buvo sukurta pagerinta projektų suskirstymo pagal svarbą metodika. Šią metodiką, pagrįstą „trijų ramsčių sąvoka“ (10), sudarė specialieji sričių (11) įvertinimai, kurie vėliau buvo konsoliduojami ECB lygmeniu. 2008 m. įdiegta IT projektų valdymo sistema suteikė pakankamai informacijos sprendimams priimti.

Ar buvo nustatytos tinkamos IT projektų valdymo procedūros?

IT projektų valdymo procedūros

| 22. | ECB parengė Projektų organizavimo ir kontrolės procedūrų (POCP) dokumentą, kuriuo turi būti vadovaujamasi valdant visus projektus, įskaitant IT projektus (12). POCP dokumente pateikta išsami projekto apibrėžtis ir aiškiai nustatyta jo taikymo sritis. Jame taip pat nustatyta projektams taikoma organizacinė struktūra, įskaitant atitinkamų dalyvaujančių subjektų funkcijas ir atsakomybę. |
| --- | --- |

22.

ECB parengė Projektų organizavimo ir kontrolės procedūrų (POCP) dokumentą, kuriuo turi būti vadovaujamasi valdant visus projektus, įskaitant IT projektus (12). POCP dokumente pateikta išsami projekto apibrėžtis ir aiškiai nustatyta jo taikymo sritis. Jame taip pat nustatyta projektams taikoma organizacinė struktūra, įskaitant atitinkamų dalyvaujančių subjektų funkcijas ir atsakomybę.

| 23. | POCP dokumente apibrėžta projekto gyvavimo ciklo sąvoka leidžia nustatyti veiksmingą projektų kontrolės struktūrą, projektus suskirstant į loginius etapus ir nustatant tikslius sprendimų priėmimo tarpsnius (žr. 
  1 diagramą
  ). Atlikus POCP ir PMBOK lyginamąją analizę, paaiškėjo, kad POCP dokumentas didžia dalimi atitiko šią geriausią praktiką. Dvi sritys, kuriose POCP dokumentas galėtų būti patobulintas, tai – suinteresuotųjų šalių analizė ir projekto poveikio ex post įvertinimas. Esami trūkumai ir jų poveikis išsamiai apibūdinami tolesnėse dalyse. |
| --- | --- |

23.

POCP dokumente apibrėžta projekto gyvavimo ciklo sąvoka leidžia nustatyti veiksmingą projektų kontrolės struktūrą, projektus suskirstant į loginius etapus ir nustatant tikslius sprendimų priėmimo tarpsnius (žr. 
  1 diagramą
  ). Atlikus POCP ir PMBOK lyginamąją analizę, paaiškėjo, kad POCP dokumentas didžia dalimi atitiko šią geriausią praktiką. Dvi sritys, kuriose POCP dokumentas galėtų būti patobulintas, tai – suinteresuotųjų šalių analizė ir projekto poveikio ex post įvertinimas. Esami trūkumai ir jų poveikis išsamiai apibūdinami tolesnėse dalyse.

1 diagrama –   Projekto gyvavimo ciklo etapai

Image

Šaltinis: Europos centrinis bankas.

| 24. | POCP dokumente nereikalaujama atlikti oficialios dokumentais paremtos suinteresuotųjų šalių analizės. Tai reiškia, kad projekto grupė neturi oficialiai nustatyti suinteresuotųjų šalių ir jų konkrečių su projektais susijusių poreikių (13). Tai, kad nėra oficialiai nustatomos visos suinteresuotosios šalys ir jų poreikiai, gali turėti neigiamos įtakos projekto sėkmei. Reikia pažymėti, kad patikrintų konkrečių projektų atveju buvo atsižvelgta į vartotojų poreikius (žr. 33 ir 36 dalis). |
| --- | --- |

24.

POCP dokumente nereikalaujama atlikti oficialios dokumentais paremtos suinteresuotųjų šalių analizės. Tai reiškia, kad projekto grupė neturi oficialiai nustatyti suinteresuotųjų šalių ir jų konkrečių su projektais susijusių poreikių (13). Tai, kad nėra oficialiai nustatomos visos suinteresuotosios šalys ir jų poreikiai, gali turėti neigiamos įtakos projekto sėkmei. Reikia pažymėti, kad patikrintų konkrečių projektų atveju buvo atsižvelgta į vartotojų poreikius (žr. 33 ir 36 dalis).

| 25. | Nėra numatytas projekto rezultatų ir poveikio ex post įvertinimas praėjus tam tikram projekto vykdymo laikotarpiui. Toks įvertinimas, be kita ko, leistų pareikšti oficialią nuomonę dėl gautos kokybinės ir kiekybinės naudos, kuri buvo numatyta projekto patvirtinimo dokumentuose, ir tokiu būdu padėtų planuoti būsimus projektus (žr. 53 dalį). Naujausias teigiamas pokytis šioje srityje buvo tai, kad buvo sukurtas naujas šablonas, pagal kurį reikalaujama kasmet pateikti galutinių vartotojų atsiliepimus apie IT projektus siekiant sužinoti, kiek jie yra patenkinti suteiktos paslaugos kokybe. |
| --- | --- |

25.

Nėra numatytas projekto rezultatų ir poveikio ex post įvertinimas praėjus tam tikram projekto vykdymo laikotarpiui. Toks įvertinimas, be kita ko, leistų pareikšti oficialią nuomonę dėl gautos kokybinės ir kiekybinės naudos, kuri buvo numatyta projekto patvirtinimo dokumentuose, ir tokiu būdu padėtų planuoti būsimus projektus (žr. 53 dalį). Naujausias teigiamas pokytis šioje srityje buvo tai, kad buvo sukurtas naujas šablonas, pagal kurį reikalaujama kasmet pateikti galutinių vartotojų atsiliepimus apie IT projektus siekiant sužinoti, kiek jie yra patenkinti suteiktos paslaugos kokybe.

Atsakomybės pasiskirstymas ir sprendimų priėmimo struktūra

| 26. | Siekiant užtikrinti efektyvų ir rezultatyvų projektų įgyvendinimą būtina nustatyti jų valdymo sistemą, nurodant aiškius atskaitomybės santykius bei procese dalyvaujančių organizacinių darinių pareigas ir funkcijas. |
| --- | --- |

26.

Siekiant užtikrinti efektyvų ir rezultatyvų projektų įgyvendinimą būtina nustatyti jų valdymo sistemą, nurodant aiškius atskaitomybės santykius bei procese dalyvaujančių organizacinių darinių pareigas ir funkcijas.

| 27. | POCP dokumente nustatyta ECB projektų valdymui taikytina organizacinė struktūra, įskaitant atitinkamų dalyvaujančių subjektų funkcijas ir atsakomybę bei sandarą (žr. 
  2 diagramą
  ). |
| --- | --- |

27.

POCP dokumente nustatyta ECB projektų valdymui taikytina organizacinė struktūra, įskaitant atitinkamų dalyvaujančių subjektų funkcijas ir atsakomybę bei sandarą (žr. 
  2 diagramą
  ).

2 diagrama –   ECB projektų valdymo sistemos apžvalga

Image

Šaltinis: Europos centrinis bankas.

| 28. | POCP dokumente nustatyti aiškūs su projektų valdymo procesu susijusių organizacinių darinių atskaitomybės santykiai ir funkcijos. Projektų iniciatyvinis komitetas yra pagrindinis ECB vidaus sprendimų, susijusių su projektų suskirstymu pagal svarbą, planavimu, tvirtinimu ir priežiūra, priėmimo organas. POCP dokumente sukurta struktūra apima visas būtinas funkcijas; joje pateikiamos aiškios sprendimų priėmimo procedūros nurodant iš anksto apibrėžtas funkcijas ir atsakomybę. |
| --- | --- |

28.

POCP dokumente nustatyti aiškūs su projektų valdymo procesu susijusių organizacinių darinių atskaitomybės santykiai ir funkcijos. Projektų iniciatyvinis komitetas yra pagrindinis ECB vidaus sprendimų, susijusių su projektų suskirstymu pagal svarbą, planavimu, tvirtinimu ir priežiūra, priėmimo organas. POCP dokumente sukurta struktūra apima visas būtinas funkcijas; joje pateikiamos aiškios sprendimų priėmimo procedūros nurodant iš anksto apibrėžtas funkcijas ir atsakomybę.

Ar įdiegta valdymo sistema, skirta IT projektams valdyti, buvo taikoma taip, kaip numatyta?

| 29. | Tikrindami, kaip taikoma IT projektų valdymo sistema, Audito Rūmai nagrinėjo, ar ECB:






  — | tinkamai planavo atskirus projektus įvertindamas projekto tikslus ir siūlomą su jų pasiekimu susijusį sprendimą bei atsižvelgdamas į reikiamus išteklius, |
| --- | --- | --- |

29.

Tikrindami, kaip taikoma IT projektų valdymo sistema, Audito Rūmai nagrinėjo, ar ECB:

—

tinkamai planavo atskirus projektus įvertindamas projekto tikslus ir siūlomą su jų pasiekimu susijusį sprendimą bei atsižvelgdamas į reikiamus išteklius,

| — | tinkamai įgyvendino atskirus projektus užtikrindamas, kad galima būtų laiku pasinaudoti ištekliais ir kiekvienam siektinam projekto rezultatui taikydamas pakankamą testų skaičių, |
| --- | --- |

—

tinkamai įgyvendino atskirus projektus užtikrindamas, kad galima būtų laiku pasinaudoti ištekliais ir kiekvienam siektinam projekto rezultatui taikydamas pakankamą testų skaičių,

| — | prižiūrėjo projektų įgyvendinimą nustatydamas sistemas, kurios užtikrina dažną ataskaitų, apibendrinančių visus svarbius su projektais susijusius duomenis ir leidžiančių priimti pagrįstus sprendimus, teikimą, |
| --- | --- |

—

prižiūrėjo projektų įgyvendinimą nustatydamas sistemas, kurios užtikrina dažną ataskaitų, apibendrinančių visus svarbius su projektais susijusius duomenis ir leidžiančių priimti pagrįstus sprendimus, teikimą,

| — | atliko oficialų siektinų projekto rezultatų ir išteklių, naudotų užbaigiant projektą, įvertinimą. |
| --- | --- |

—

atliko oficialų siektinų projekto rezultatų ir išteklių, naudotų užbaigiant projektą, įvertinimą.

Ar atskiri projektai buvo tinkamai planuojami?

Projekto teikimo dokumentas

| 30. | Projektų planavimas yra tinkamas, kai atsižvelgiama į šiuos aspektus: i) bendruosius projekto tikslus ir apimtį, ii) siūlomą sprendimą, iii) pagrindinius projekto etapus ir siektinus rezultatus, iv) finansinius ir žmogiškuosius išteklius ir v) projekto grupę. |
| --- | --- |

30.

Projektų planavimas yra tinkamas, kai atsižvelgiama į šiuos aspektus: i) bendruosius projekto tikslus ir apimtį, ii) siūlomą sprendimą, iii) pagrindinius projekto etapus ir siektinus rezultatus, iv) finansinius ir žmogiškuosius išteklius ir v) projekto grupę.

| 31. | Projekto teikimo dokumentas yra pagrindinis planavimo dokumentas (žr. 
  1 diagramą
  ). Šiuo dokumentu remiamasi priimant sprendimą, ar turėtų būti įgyvendintas su projektu susijęs pasirinktas sprendimas. Visų šešių patikrintų projektų atveju šis dokumentas buvo išsamus; jame buvo analizuojami visi pagrindiniai klausimai, kurie turi būti išnagrinėti tvirtinant projektą. |
| --- | --- |

31.

Projekto teikimo dokumentas yra pagrindinis planavimo dokumentas (žr. 
  1 diagramą
  ). Šiuo dokumentu remiamasi priimant sprendimą, ar turėtų būti įgyvendintas su projektu susijęs pasirinktas sprendimas. Visų šešių patikrintų projektų atveju šis dokumentas buvo išsamus; jame buvo analizuojami visi pagrindiniai klausimai, kurie turi būti išnagrinėti tvirtinant projektą.

Leidimo projektui suteikimas ir atranka

| 32. | Visiems projektams leidimai buvo suteikti laikantis POCP dokumente numatytų procedūrų. Prieš prasidedant kiekvienam iš trijų projekto etapų (14), oficialų sprendimą dėl tolesnės veiklos priėmė projektų iniciatyvinis komitetas. Trys projektai (15) buvo laikomi būtinais siekiant atitikti ECBS ar kitas taikomas normas. Kiti projektai (16) buvo atrinkti remiantis projektų suskirstymo pagal svarbą metodika. Visi projektai atitiko DG IS strateginius/veiklos metmenis arba bendrąsias atitinkamų veiklos sričių strategijas. |
| --- | --- |

32.

Visiems projektams leidimai buvo suteikti laikantis POCP dokumente numatytų procedūrų. Prieš prasidedant kiekvienam iš trijų projekto etapų (14), oficialų sprendimą dėl tolesnės veiklos priėmė projektų iniciatyvinis komitetas. Trys projektai (15) buvo laikomi būtinais siekiant atitikti ECBS ar kitas taikomas normas. Kiti projektai (16) buvo atrinkti remiantis projektų suskirstymo pagal svarbą metodika. Visi projektai atitiko DG IS strateginius/veiklos metmenis arba bendrąsias atitinkamų veiklos sričių strategijas.

Vartotojų poreikiai ir projektų specifikacijos

| 33. | Trijų patikrintų projektų atveju (17) planavimo etape vartotojų poreikiai buvo įvertinti ir paremti dokumentais. Kadangi kiti trys projektai buvo tik esamo tinklo išplėtimo (TCERTO) arba esamos infrastruktūros modernizavimo (EER ir MAU) dalis, vartotojai į planavimo etapą nebuvo įtraukti. MPIDS atveju projekto specifikacijos buvo parengtos taikant pakartotinai atliekamų testų metodą. Kadangi šis metodas nebuvo taikomas kiek įmanoma geriau, buvo vėlavimo atvejų, o testų variantai nebuvo pakankamai išsamiai parengti, kaip buvo tikėtasi. |
| --- | --- |

33.

Trijų patikrintų projektų atveju (17) planavimo etape vartotojų poreikiai buvo įvertinti ir paremti dokumentais. Kadangi kiti trys projektai buvo tik esamo tinklo išplėtimo (TCERTO) arba esamos infrastruktūros modernizavimo (EER ir MAU) dalis, vartotojai į planavimo etapą nebuvo įtraukti. MPIDS atveju projekto specifikacijos buvo parengtos taikant pakartotinai atliekamų testų metodą. Kadangi šis metodas nebuvo taikomas kiek įmanoma geriau, buvo vėlavimo atvejų, o testų variantai nebuvo pakankamai išsamiai parengti, kaip buvo tikėtasi.

Rizikos įvertinimas

| 34. | Rizika, kad nebus pasiekti projekto tikslai, turėtų būti pakankamai išsamiai nustatyta, o planavimo etape – struktūrizuota ir nuodugniai įvertinta atsižvelgiant į jos tikimybę bei galimą poveikį projekto tikslų pasiekimui. |
| --- | --- |

34.

Rizika, kad nebus pasiekti projekto tikslai, turėtų būti pakankamai išsamiai nustatyta, o planavimo etape – struktūrizuota ir nuodugniai įvertinta atsižvelgiant į jos tikimybę bei galimą poveikį projekto tikslų pasiekimui.

| 35. | Į visų trijų planavimo dokumentų (18) šablonus įtraukta konkreti rizikos analizei skirta dalis. Ši dalis buvo užpildyta visuose projekto teikimo dokumentuose. Tačiau nebuvo taikomas bendras rizikos, su kuria galėjo būti susidurta vykdant projektus, nustatymo ir jos tikimybės bei poveikio vertinimo metodas. Atliekant įvertinimą buvo vadovaujamasi kiekvieno projekto vadovo patirtimi. Į MDP pradinį rizikos įvertinimą buvo įtraukta tik su išorės rangovais susijusi rizika. Vykdant projektus taip pat iškilo vidaus rizika, pavyzdžiui, su ištekliais susiję apribojimai. Kadangi šie veiksniai nebuvo pripažinti kaip rizika, planavimo etape nebuvo numatyti taisomieji veiksmai. MPIDS atveju projekto teikimo dokumente taip pat galėjo būti numatyti kiti rizikos veiksniai, kaip antai su projekto taikymo sritimi susijusių veiklos procesų sudėtingumas, tačiau šiame dokumente jie nebuvo paminėti. |
| --- | --- |

35.

Į visų trijų planavimo dokumentų (18) šablonus įtraukta konkreti rizikos analizei skirta dalis. Ši dalis buvo užpildyta visuose projekto teikimo dokumentuose. Tačiau nebuvo taikomas bendras rizikos, su kuria galėjo būti susidurta vykdant projektus, nustatymo ir jos tikimybės bei poveikio vertinimo metodas. Atliekant įvertinimą buvo vadovaujamasi kiekvieno projekto vadovo patirtimi. Į MDP pradinį rizikos įvertinimą buvo įtraukta tik su išorės rangovais susijusi rizika. Vykdant projektus taip pat iškilo vidaus rizika, pavyzdžiui, su ištekliais susiję apribojimai. Kadangi šie veiksniai nebuvo pripažinti kaip rizika, planavimo etape nebuvo numatyti taisomieji veiksmai. MPIDS atveju projekto teikimo dokumente taip pat galėjo būti numatyti kiti rizikos veiksniai, kaip antai su projekto taikymo sritimi susijusių veiklos procesų sudėtingumas, tačiau šiame dokumente jie nebuvo paminėti.

Ar projektai buvo tinkamai įgyvendinti?

Išteklių valdymas ir vartotojų dalyvavimas

| 36. | Trijų patikrintų projektų (19) atveju projektui įgyvendinti skirti ištekliai ir sukaupti įgūdžiai buvo pakankami. Kitų trijų projektų atveju buvo susidurta su specializuotų išteklių problema, nes jų nebuvo pakankamai skirta laiku. MDP atveju vartotojų paslaugomis ne visuomet buvo galima pasinaudoti, nes tuo pačiu metu turėjo būti užbaigtas kitas panašus projektas. Dėl to buvo projekto įgyvendinimo vėlavimo atvejų. MPIDS atveju projekto grupei nebuvo priskirtas verslo analitikas, o DG IS darbuotojai ne visuomet būdavo pasiekiami, kai to prireikdavo. Tris mėnesius buvo vėluojama vykdyti projektą dėl išorės vykdytojo paslaugų pirkimo. Vykdytoją pasamdžius, jis dažnai keitėsi, tokiu būdu iškilo su projekto įgyvendinimu susijusių problemų. Dėl savo sudėtingumo projektas buvo vykdomas skirtingais etapais (20). Nepavyko perduoti žinių iš antrojo etapo į trečiąjį etapą, kaip buvo planuota, nes daugelis pagrindinių ankstesnės projekto grupės narių, įskaitant projekto vadovą, trečiajame etape nebedirbo. |
| --- | --- |

36.

Trijų patikrintų projektų (19) atveju projektui įgyvendinti skirti ištekliai ir sukaupti įgūdžiai buvo pakankami. Kitų trijų projektų atveju buvo susidurta su specializuotų išteklių problema, nes jų nebuvo pakankamai skirta laiku. MDP atveju vartotojų paslaugomis ne visuomet buvo galima pasinaudoti, nes tuo pačiu metu turėjo būti užbaigtas kitas panašus projektas. Dėl to buvo projekto įgyvendinimo vėlavimo atvejų. MPIDS atveju projekto grupei nebuvo priskirtas verslo analitikas, o DG IS darbuotojai ne visuomet būdavo pasiekiami, kai to prireikdavo. Tris mėnesius buvo vėluojama vykdyti projektą dėl išorės vykdytojo paslaugų pirkimo. Vykdytoją pasamdžius, jis dažnai keitėsi, tokiu būdu iškilo su projekto įgyvendinimu susijusių problemų. Dėl savo sudėtingumo projektas buvo vykdomas skirtingais etapais (20). Nepavyko perduoti žinių iš antrojo etapo į trečiąjį etapą, kaip buvo planuota, nes daugelis pagrindinių ankstesnės projekto grupės narių, įskaitant projekto vadovą, trečiajame etape nebedirbo.

| 37. | Visų atrinktų projektų įgyvendinimo metu vartotojams buvo reguliariai suteikiama informacija. Daugelio projektų atveju vartotojai būdavo atstovaujami projekto iniciatyvinės grupės ir (arba) projekto grupės susitikimuose. Jiems taip pat būdavo teikiamos mėnesinės projekto padėties ataskaitos. |
| --- | --- |

37.

Visų atrinktų projektų įgyvendinimo metu vartotojams buvo reguliariai suteikiama informacija. Daugelio projektų atveju vartotojai būdavo atstovaujami projekto iniciatyvinės grupės ir (arba) projekto grupės susitikimuose. Jiems taip pat būdavo teikiamos mėnesinės projekto padėties ataskaitos.

Išorės rangovai

| 38. | MDP projekto atveju buvo suteiktas leidimas netaikyti ECB viešųjų pirkimų taisyklių remiantis tuo, kad šie viešieji pirkimai negalėjo būti atskirti nuo ankstesnio duomenų tiekėjo pasirinkimo. Tačiau programinės įrangos kūrimas ir palaikymas nebuvo šio tiekėjo pagrindinės veiklos dalis, todėl techninio aptarnavimo plėtra buvo brangesnė nei numatyta. |
| --- | --- |

38.

MDP projekto atveju buvo suteiktas leidimas netaikyti ECB viešųjų pirkimų taisyklių remiantis tuo, kad šie viešieji pirkimai negalėjo būti atskirti nuo ankstesnio duomenų tiekėjo pasirinkimo. Tačiau programinės įrangos kūrimas ir palaikymas nebuvo šio tiekėjo pagrindinės veiklos dalis, todėl techninio aptarnavimo plėtra buvo brangesnė nei numatyta.

Projekto įgyvendinimo metu gautų siektinų rezultatų testavimas ir tvirtinimas

| 39. | Naujo ar pakeisto siektino IT elemento testavimas yra ECB procedūrų dalis ir turi būti atliktas prieš pradedant taikyti kiekvieną iš šių elementų. Visi šeši projektai buvo testuojami prieš pradedant juos vykdyti. Testus parengė projekto grupė, tačiau galutiniai vartotojai ne visuomet dalyvavo rengiant testus, dėl to nebuvo laiku įvardyti būtini patobulinimai. |
| --- | --- |

39.

Naujo ar pakeisto siektino IT elemento testavimas yra ECB procedūrų dalis ir turi būti atliktas prieš pradedant taikyti kiekvieną iš šių elementų. Visi šeši projektai buvo testuojami prieš pradedant juos vykdyti. Testus parengė projekto grupė, tačiau galutiniai vartotojai ne visuomet dalyvavo rengiant testus, dėl to nebuvo laiku įvardyti būtini patobulinimai.

Ar projektai buvo tinkamai prižiūrimi?

Valdymo informacinės sistemos ir priežiūros ataskaitos

| 40. | Projektų vadovai turėtų disponuoti pakankama ir patikima informacija, kad galėtų veiksmingai prižiūrėti įgyvendinamus projektus siekiant laiku aptikti ir išspręsti problemas. |
| --- | --- |

40.

Projektų vadovai turėtų disponuoti pakankama ir patikima informacija, kad galėtų veiksmingai prižiūrėti įgyvendinamus projektus siekiant laiku aptikti ir išspręsti problemas.

| 41. | ECB savo IT projektams prižiūrėti naudoja keletą priemonių. Projektams skirtas laikas kartu su finansiniais duomenimis ir informacija apie pagrindinius projekto pasiekimus bei pasiektą pažangą atspindimi mėnesinėje projekto padėties ataskaitoje. Šios ataskaitos, kuriose buvo pateikta pakankamai informacijos, buvo reguliariai teikiamos visų šešių projektų įgyvendinimo metu. Tačiau buvo pažymėta, jog Target 2 SSP atveju kai kurios ataskaitos nebuvo parengtos dėl žmogiškųjų išteklių stygiaus. |
| --- | --- |

41.

ECB savo IT projektams prižiūrėti naudoja keletą priemonių. Projektams skirtas laikas kartu su finansiniais duomenimis ir informacija apie pagrindinius projekto pasiekimus bei pasiektą pažangą atspindimi mėnesinėje projekto padėties ataskaitoje. Šios ataskaitos, kuriose buvo pateikta pakankamai informacijos, buvo reguliariai teikiamos visų šešių projektų įgyvendinimo metu. Tačiau buvo pažymėta, jog Target 2 SSP atveju kai kurios ataskaitos nebuvo parengtos dėl žmogiškųjų išteklių stygiaus.

| 42. | Vis dėlto pažymėtina, kad buvo registruojamas tik DG IS darbuotojų projektams skirtas laikas. Laikas, kurį projektams skyrė už veiklos sritis atsakingi darbuotojai ir nacionalinių centrinių bankų tarnautojai, yra tik apytikriai apskaičiuotas. Be to, paprastai viršvalandžiai nėra nuosekliai fiksuojami ar išvis neregistruojami, todėl priežiūra nėra pagrįsta išsamia ir tikslia su laiku susijusia informacija. |
| --- | --- |

42.

Vis dėlto pažymėtina, kad buvo registruojamas tik DG IS darbuotojų projektams skirtas laikas. Laikas, kurį projektams skyrė už veiklos sritis atsakingi darbuotojai ir nacionalinių centrinių bankų tarnautojai, yra tik apytikriai apskaičiuotas. Be to, paprastai viršvalandžiai nėra nuosekliai fiksuojami ar išvis neregistruojami, todėl priežiūra nėra pagrįsta išsamia ir tikslia su laiku susijusia informacija.

Ar buvo atliktas oficialus projektų įvertinimas juos užbaigiant?

| 43. | Baigiant projektą turėtų būti atliktas oficialus projekto tikslų pasiekimo ir panaudotų išteklių įvertinimas. POCP dokumente numatyta, kad projekto užbaigimo ataskaita turi būti pateikta po to, kai sėkmingai pasiekiami visi įgyvendinimo etape numatyti rezultatai ir galutinį projekto produktą patvirtina už atitinkamą(-as) veiklos sritį(-is) atsakingos tarnybos, sistemos valdytojas ir DG IS operacijų skyrius. Tokiu būdu projekto užbaigimo ataskaita yra dokumentas, kuriuo remiantis suteikiamas oficialaus projekto užbaigimo patvirtinimas. |
| --- | --- |

43.

Baigiant projektą turėtų būti atliktas oficialus projekto tikslų pasiekimo ir panaudotų išteklių įvertinimas. POCP dokumente numatyta, kad projekto užbaigimo ataskaita turi būti pateikta po to, kai sėkmingai pasiekiami visi įgyvendinimo etape numatyti rezultatai ir galutinį projekto produktą patvirtina už atitinkamą(-as) veiklos sritį(-is) atsakingos tarnybos, sistemos valdytojas ir DG IS operacijų skyrius. Tokiu būdu projekto užbaigimo ataskaita yra dokumentas, kuriuo remiantis suteikiamas oficialaus projekto užbaigimo patvirtinimas.

| 44. | Šis dokumentas yra išsamus, nes jame analizuojami visi svarbiausi klausimai, kurie turi būti išnagrinėti projekto užbaigimo metu. Jo pagrindinės dalys yra šios:






  i) | patvirtintos projekto apimties laikymosi ir nustatytų tikslų pasiekimo įvertinimas; |
| --- | --- | --- |

44.

Šis dokumentas yra išsamus, nes jame analizuojami visi svarbiausi klausimai, kurie turi būti išnagrinėti projekto užbaigimo metu. Jo pagrindinės dalys yra šios:

i)

patvirtintos projekto apimties laikymosi ir nustatytų tikslų pasiekimo įvertinimas;

| ii) | žmogiškųjų ir finansinių išteklių panaudojimo įvertinimas; |
| --- | --- |

ii)

žmogiškųjų ir finansinių išteklių panaudojimo įvertinimas;

| iii) | kiekybinės ir kokybinės naudos įvertinimas; |
| --- | --- |

iii)

kiekybinės ir kokybinės naudos įvertinimas;

| iv) | ataskaita apie įgytą patirtį. |
| --- | --- |

iv)

ataskaita apie įgytą patirtį.

| 45. | Iki 2009 m. balandžio 15 d. buvo parengtos ir patvirtintos penkios iš šešių patikrintų projektų užbaigimo ataskaitos (žr. 
  Priedą
  ). POCP dokumente numatyta, kad paprastai projektas turi būti užbaigtas per tris mėnesius nuo galutinių projekto rezultatų patvirtinimo. Target 2 SSP projekto atveju veikla buvo pradėta vykdyti 2008 m. gegužės mėn., o projektas buvo užbaigtas 2009 m. balandžio 15 d. Taip buvo todėl, kad DG IS ir sistemos valdytojas negalėjo susitarti dėl paslaugų lygio susitarimo turinio. 2007 m. spalio mėn. įvykusiame projekto iniciatyvinės grupės susitikime buvo paminėta, kad paslaugų lygio susitarimas turi būti pasirašytas prieš pradedant eksploatuoti Target 2 SSP ir kad tai turi būti padaryta kiek įmanoma greičiau, kadangi aiškus lūkesčių ir paslaugų pateikimas bei komunikacija tarp operacijų skyriaus ir skirtingų vartotojų yra labai svarbūs. Taip pat ir MPIDS atveju projektas nebuvo užbaigtas, nes buvo labai vėluojama pasirašyti paslaugų lygio susitarimą. |
| --- | --- |

45.

Iki 2009 m. balandžio 15 d. buvo parengtos ir patvirtintos penkios iš šešių patikrintų projektų užbaigimo ataskaitos (žr. 
  Priedą
  ). POCP dokumente numatyta, kad paprastai projektas turi būti užbaigtas per tris mėnesius nuo galutinių projekto rezultatų patvirtinimo. Target 2 SSP projekto atveju veikla buvo pradėta vykdyti 2008 m. gegužės mėn., o projektas buvo užbaigtas 2009 m. balandžio 15 d. Taip buvo todėl, kad DG IS ir sistemos valdytojas negalėjo susitarti dėl paslaugų lygio susitarimo turinio. 2007 m. spalio mėn. įvykusiame projekto iniciatyvinės grupės susitikime buvo paminėta, kad paslaugų lygio susitarimas turi būti pasirašytas prieš pradedant eksploatuoti Target 2 SSP ir kad tai turi būti padaryta kiek įmanoma greičiau, kadangi aiškus lūkesčių ir paslaugų pateikimas bei komunikacija tarp operacijų skyriaus ir skirtingų vartotojų yra labai svarbūs. Taip pat ir MPIDS atveju projektas nebuvo užbaigtas, nes buvo labai vėluojama pasirašyti paslaugų lygio susitarimą.

Patvirtintos projekto apimties laikymosi ir nustatytų tikslų pasiekimo įvertinimas

| 46. | Baigiant projektą turėtų būti atliktas faktinių projekto rezultatų įvertinimas juos lyginant su patvirtinta jo apimtimi bei nustatytais tikslais. Įvertinime turėtų būti nagrinėjami pagrindiniai projekto etapai ir siektini rezultatai pagrindžiant bet kokius ženklius nukrypimus. |
| --- | --- |

46.

Baigiant projektą turėtų būti atliktas faktinių projekto rezultatų įvertinimas juos lyginant su patvirtinta jo apimtimi bei nustatytais tikslais. Įvertinime turėtų būti nagrinėjami pagrindiniai projekto etapai ir siektini rezultatai pagrindžiant bet kokius ženklius nukrypimus.

| 47. | Audito Rūmai išnagrinėjo visų keturių projektų, kurių projekto užbaigimo ataskaitos buvo patvirtintos iki 2009 m. kovo mėn. pabaigos, įvertinimus. Atliktuose įvertinimuose gauti rezultatai buvo lyginami su projekto teikimo dokumento pradiniu planu. Juose buvo nagrinėjamas kiekvienas suplanuotas pagrindinis etapas ir siektinas rezultatas, pateikiant visų svarbiausių plano nukrypimų paaiškinimus. Tačiau buvo nustatyta su dviem projektais (21) susijusių vėlavimo lyginant su pradiniu planu atvejų (žr. 
  Priedą
  ). Pagrindinės pateiktos priežastys buvo šios:






  i) | darbo apimties padidėjimas; |
| --- | --- | --- |

47.

Audito Rūmai išnagrinėjo visų keturių projektų, kurių projekto užbaigimo ataskaitos buvo patvirtintos iki 2009 m. kovo mėn. pabaigos, įvertinimus. Atliktuose įvertinimuose gauti rezultatai buvo lyginami su projekto teikimo dokumento pradiniu planu. Juose buvo nagrinėjamas kiekvienas suplanuotas pagrindinis etapas ir siektinas rezultatas, pateikiant visų svarbiausių plano nukrypimų paaiškinimus. Tačiau buvo nustatyta su dviem projektais (21) susijusių vėlavimo lyginant su pradiniu planu atvejų (žr. 
  Priedą
  ). Pagrindinės pateiktos priežastys buvo šios:

i)

darbo apimties padidėjimas;

| ii) | žmogiškųjų išteklių trūkumas. |
| --- | --- |

ii)

žmogiškųjų išteklių trūkumas.

| 48. | MAU projekto atveju, nors akivaizdu, kad technine infrastruktūra buvo galima naudotis ir ji veikė daug anksčiau nei nurodyta projekto užbaigimo ataskaitoje, ją oficialiai patvirtinti ir perduoti buvo vėluojama šešis mėnesius. |
| --- | --- |

48.

MAU projekto atveju, nors akivaizdu, kad technine infrastruktūra buvo galima naudotis ir ji veikė daug anksčiau nei nurodyta projekto užbaigimo ataskaitoje, ją oficialiai patvirtinti ir perduoti buvo vėluojama šešis mėnesius.

Žmogiškųjų ir finansinių išteklių panaudojimo įvertinimas

| 49. | Projekto užbaigimo ataskaitoje nustatyta, kad turi būti atlikta planuojamų ir faktinių žmogiškųjų ir finansinių išteklių lyginamoji analizė. Visų keturių projektų užbaigimo ataskaitose tokia analizė buvo pateikta; jose buvo pateikti ir svarbiausių nukrypimų nuo plano paaiškinimai. |
| --- | --- |

49.

Projekto užbaigimo ataskaitoje nustatyta, kad turi būti atlikta planuojamų ir faktinių žmogiškųjų ir finansinių išteklių lyginamoji analizė. Visų keturių projektų užbaigimo ataskaitose tokia analizė buvo pateikta; jose buvo pateikti ir svarbiausių nukrypimų nuo plano paaiškinimai.

| 50. | Kiekvienam iš keturių projektų panaudoti faktiniai žmogiškieji ir finansiniai ištekliai buvo mažesni nei biudžete numatyti ištekliai. Faktinės išlaidos buvo 3 %–23 % mažesnės nei biudžete numatytos išlaidos (žr. 
  Priedą
  ). Buvo pateiktos kelios su konkrečiais projektais susijusios nepakankamą išlaidų lygį pagrindžiančios priežastys. |
| --- | --- |

50.

Kiekvienam iš keturių projektų panaudoti faktiniai žmogiškieji ir finansiniai ištekliai buvo mažesni nei biudžete numatyti ištekliai. Faktinės išlaidos buvo 3 %–23 % mažesnės nei biudžete numatytos išlaidos (žr. 
  Priedą
  ). Buvo pateiktos kelios su konkrečiais projektais susijusios nepakankamą išlaidų lygį pagrindžiančios priežastys.

| 51. | Nepakankamo biudžete projektams numatytų lėšų panaudojimo klausimą taip pat iškėlė ECB biudžeto komitetas savo teikiamoje su ECB 2008 metų pabaigos biudžeto priežiūros ataskaita susijusioje įvertinimo ataskaitoje. Joje nurodyta, kad komitetas pažymėjo, jog liko nepanaudota 18 milijonų eurų (28,8 %). Komitetas manė, kad tai daugiausia lėmė su kai kuriais projektais susiję vėlavimo atvejai ir pareiškė, kad yra galimybių gerinti projektų planavimą ir įgyvendinimą. Audito Rūmai pažymėjo, kad yra projekto įgyvendinimo vėlavimo atvejų (žr. 
  Priedą
  ) ir kad jie išties turi įtakos biudžeto vykdymui. Tačiau tai, kad pradiniuose planuose numatyti ištekliai viršijo reikiamus išteklius, rodo, kad pradiniai biudžetai nesudaromi taip tiksliai, kaip turėtų būti sudaryti. Todėl prisiimami įsipareigojimai dėl biudžeto išteklių, kurių negalima panaudoti geriau parengtiems projektams vykdyti. |
| --- | --- |

51.

Nepakankamo biudžete projektams numatytų lėšų panaudojimo klausimą taip pat iškėlė ECB biudžeto komitetas savo teikiamoje su ECB 2008 metų pabaigos biudžeto priežiūros ataskaita susijusioje įvertinimo ataskaitoje. Joje nurodyta, kad komitetas pažymėjo, jog liko nepanaudota 18 milijonų eurų (28,8 %). Komitetas manė, kad tai daugiausia lėmė su kai kuriais projektais susiję vėlavimo atvejai ir pareiškė, kad yra galimybių gerinti projektų planavimą ir įgyvendinimą. Audito Rūmai pažymėjo, kad yra projekto įgyvendinimo vėlavimo atvejų (žr. 
  Priedą
  ) ir kad jie išties turi įtakos biudžeto vykdymui. Tačiau tai, kad pradiniuose planuose numatyti ištekliai viršijo reikiamus išteklius, rodo, kad pradiniai biudžetai nesudaromi taip tiksliai, kaip turėtų būti sudaryti. Todėl prisiimami įsipareigojimai dėl biudžeto išteklių, kurių negalima panaudoti geriau parengtiems projektams vykdyti.

Kokybinės ir kiekybinės naudos įvertinimas

| 52. | Baigiant projektą atliekamas kokybinės ir kiekybinės naudos, kuri turi būti gauta galutinio produkto naudojimo metu, įvertinimas. Turėtų būti paaiškinti nukrypimai nuo projekto teikimo dokumente pateiktos informacijos, naudotos projektų suskirstymo pagal svarbą ir jų atrankos procedūros metu. |
| --- | --- |

52.

Baigiant projektą atliekamas kokybinės ir kiekybinės naudos, kuri turi būti gauta galutinio produkto naudojimo metu, įvertinimas. Turėtų būti paaiškinti nukrypimai nuo projekto teikimo dokumente pateiktos informacijos, naudotos projektų suskirstymo pagal svarbą ir jų atrankos procedūros metu.

| 53. | Visų keturių projektų užbaigimo ataskaitose buvo nurodyta, kad projekto teikimo dokumente pateikta nauda liko galioti arba buvo gauta. Tačiau nemaža šios naudos dalis gali būti tinkamai įvertinta tik praėjus tam tikram veiklos laikotarpiui (žr. 25 dalį). |
| --- | --- |

53.

Visų keturių projektų užbaigimo ataskaitose buvo nurodyta, kad projekto teikimo dokumente pateikta nauda liko galioti arba buvo gauta. Tačiau nemaža šios naudos dalis gali būti tinkamai įvertinta tik praėjus tam tikram veiklos laikotarpiui (žr. 25 dalį).

| 54. | MDP projekto atveju buvo ne vien tik patvirtintas į projekto teikimo dokumentą įtrauktas pradinis įvertinimas. Buvo atliktas kitas įvertinimas taikant skirtingą metodiką. Jame buvo vertinama galutinio produkto nauda ją lyginant su keturiomis dimensijomis, pateiktomis subalansuoto vertinimo lentelėse, apimančiose teigiamus ir neigiamus rodiklius. Tokiu būdu juo buvo siekiama teisingai įvertinti projekto išdavas. Tai buvo teigiama iniciatyva, kuri galėtų būti laikoma geros praktikos pavyzdžiu įgyvendinant būsimus projektus. 1 langelyje pateiktos šio įvertinimo ištraukos: |
| --- | --- |

54.

MDP projekto atveju buvo ne vien tik patvirtintas į projekto teikimo dokumentą įtrauktas pradinis įvertinimas. Buvo atliktas kitas įvertinimas taikant skirtingą metodiką. Jame buvo vertinama galutinio produkto nauda ją lyginant su keturiomis dimensijomis, pateiktomis subalansuoto vertinimo lentelėse, apimančiose teigiamus ir neigiamus rodiklius. Tokiu būdu juo buvo siekiama teisingai įvertinti projekto išdavas. Tai buvo teigiama iniciatyva, kuri galėtų būti laikoma geros praktikos pavyzdžiu įgyvendinant būsimus projektus. 1 langelyje pateiktos šio įvertinimo ištraukos:

1 langelis –   MDP projektui baigiantis atliktas kokybinės ir kiekybinės naudos įvertinimas (ištraukos)

| — | Finansai: projektas buvo įgyvendintas neviršijant skirto biudžeto ribų (teigiamas aspektas); laikoma, kad konsultavimo mokesčiai, sumokėti už sprendimo plėtojimą, yra didesni nei rinkos kaina (neigiamas aspektas). |
| --- | --- |

—

Finansai: projektas buvo įgyvendintas neviršijant skirto biudžeto ribų (teigiamas aspektas); laikoma, kad konsultavimo mokesčiai, sumokėti už sprendimo plėtojimą, yra didesni nei rinkos kaina (neigiamas aspektas).

| — | Naujovės: projektas prisidėjo plėtojant paslaugų lygio susitarimo priežiūros sistemą (teigiamas aspektas); projektą įgyvendinus buvo įdiegta nauja patentuota duomenų bazė, kuria buvo gana sudėtinga naudotis ir kuri nėra tokia lanksti kaip jau naudotos sistemos (neigiamas aspektas). |
| --- | --- |

—

Naujovės: projektas prisidėjo plėtojant paslaugų lygio susitarimo priežiūros sistemą (teigiamas aspektas); projektą įgyvendinus buvo įdiegta nauja patentuota duomenų bazė, kuria buvo gana sudėtinga naudotis ir kuri nėra tokia lanksti kaip jau naudotos sistemos (neigiamas aspektas).

| — | Organizavimas: projektas prisidėjo nustatant rinkos duomenų naudojimo politiką (teigiamas aspektas). |
| --- | --- |

—

Organizavimas: projektas prisidėjo nustatant rinkos duomenų naudojimo politiką (teigiamas aspektas).

| — | Vartotojai: projektas sudarė sąlygas „Bloomberg“ duomenų integravimui (teigiamas aspektas); manoma, kad sprendimo pritaikymo galimybės neatitiko lūkesčių (neigiamas aspektas). |
| --- | --- |

—

Vartotojai: projektas sudarė sąlygas „Bloomberg“ duomenų integravimui (teigiamas aspektas); manoma, kad sprendimo pritaikymo galimybės neatitiko lūkesčių (neigiamas aspektas).

Ataskaita apie įgytą patirtį

| 55. | POCP dokumente numatyta, kad ataskaita apie įgytą patirtį turėtų būti teikiama kaip projekto užbaigimo ataskaitos priedas. Tikslas – užtikrinti, kad visa organizacija galėtų pasinaudoti įgyvendinant konkrečius projektus įgyta patirtimi siekiant pagerinti būsimų projektų valdymą. |
| --- | --- |

55.

POCP dokumente numatyta, kad ataskaita apie įgytą patirtį turėtų būti teikiama kaip projekto užbaigimo ataskaitos priedas. Tikslas – užtikrinti, kad visa organizacija galėtų pasinaudoti įgyvendinant konkrečius projektus įgyta patirtimi siekiant pagerinti būsimų projektų valdymą.

| 56. | Nors visose keturiose projekto užbaigimo ataskaitose buvo pateikta ataskaita apie įgytą patirtį, skyrėsi jos turinio lygis. Susidarė įspūdis, kad EER projekto atveju problemos, nagrinėtos kaip įgytos patirties dalis, į ataskaitą buvo įtrauktos tam, kad būtų įrodyta, jog jos buvo sėkmingai išspręstos, o ne siekiant nurodyti, kaip jos galėtų būti geriau sprendžiamos ateityje. MAU projekto atveju buvo pateikta pernelyg daug paaiškinimų, dėl to tapo neaiški įgytos patirties idėja, kurią būtų galima pritaikyti įgyvendinant būsimus projektus. |
| --- | --- |

56.

Nors visose keturiose projekto užbaigimo ataskaitose buvo pateikta ataskaita apie įgytą patirtį, skyrėsi jos turinio lygis. Susidarė įspūdis, kad EER projekto atveju problemos, nagrinėtos kaip įgytos patirties dalis, į ataskaitą buvo įtrauktos tam, kad būtų įrodyta, jog jos buvo sėkmingai išspręstos, o ne siekiant nurodyti, kaip jos galėtų būti geriau sprendžiamos ateityje. MAU projekto atveju buvo pateikta pernelyg daug paaiškinimų, dėl to tapo neaiški įgytos patirties idėja, kurią būtų galima pritaikyti įgyvendinant būsimus projektus.

| 57. | MDP ir TCERTO projektų atveju buvo iškelti klausimai, turintys tiesioginės svarbos ateityje taikant ECB projektų valdymo procedūras. 2 langelyje pateiktos MDP projekto ataskaitoje paminėtų klausimų ištraukos: |
| --- | --- |

57.

MDP ir TCERTO projektų atveju buvo iškelti klausimai, turintys tiesioginės svarbos ateityje taikant ECB projektų valdymo procedūras. 2 langelyje pateiktos MDP projekto ataskaitoje paminėtų klausimų ištraukos:

2 langelis –   MDP projekto užbaigimo ataskaitoje pateikti įgytos patirties pavyzdžiai (ištraukos)

| — | Akcentuoti rengimo etapo svarbą, ypač vartotojų poreikių nustatymą. Siūloma ateityje galutiniams vartotojams suteikti daugiau galių nusprendžiant, koks sprendimas turėtų būti pasirinktas. |
| --- | --- |

—

Akcentuoti rengimo etapo svarbą, ypač vartotojų poreikių nustatymą. Siūloma ateityje galutiniams vartotojams suteikti daugiau galių nusprendžiant, koks sprendimas turėtų būti pasirinktas.

| — | Akcentuoti vartotojo dalyvavimo ir atskaitomybės svarbą: neapibrėžus aiškios atsakomybės vartotojas gali ne visiškai suvokti savo dalyvavimo rengiant sprendimo koncepciją ir jį testuojant svarbos. |
| --- | --- |

—

Akcentuoti vartotojo dalyvavimo ir atskaitomybės svarbą: neapibrėžus aiškios atsakomybės vartotojas gali ne visiškai suvokti savo dalyvavimo rengiant sprendimo koncepciją ir jį testuojant svarbos.

| — | Akcentuoti siektinų rezultatų kiekviename etape testavimo svarbą. |
| --- | --- |

—

Akcentuoti siektinų rezultatų kiekviename etape testavimo svarbą.

| — | Planuoti išteklius atsižvelgiant į projektų svarbą: vykdant projektą kiekviename testavimo etape buvo susidurta su išteklių trūkumu, kadangi tuo pačiu metu buvo siekiama kito tos pačios veiklos srities numatyto rezultato. |
| --- | --- |

—

Planuoti išteklius atsižvelgiant į projektų svarbą: vykdant projektą kiekviename testavimo etape buvo susidurta su išteklių trūkumu, kadangi tuo pačiu metu buvo siekiama kito tos pačios veiklos srities numatyto rezultato.

| — | Traktuoti projekto portalą kaip veiksmingą žinių mainų priemonę: centrinis ir patogus vartotojui prieigos prie visos su projektu susijusios informacijos punktas buvo labai naudingas. |
| --- | --- |

—

Traktuoti projekto portalą kaip veiksmingą žinių mainų priemonę: centrinis ir patogus vartotojui prieigos prie visos su projektu susijusios informacijos punktas buvo labai naudingas.

| 58. | Galiausiai, nors kiti projektų vadovai gali pasinaudoti įgyta patirtimi pasitelkę projektų užbaigimo ataskaitas, nebuvo įvardyti visos organizacijos mastu rūpimi klausimai, kurie galėtų pagerinti projektų vadovų patirties mainus, be to, informacija apie šiuos klausimus nebuvo aktyviai skleidžiama. |
| --- | --- |

58.

Galiausiai, nors kiti projektų vadovai gali pasinaudoti įgyta patirtimi pasitelkę projektų užbaigimo ataskaitas, nebuvo įvardyti visos organizacijos mastu rūpimi klausimai, kurie galėtų pagerinti projektų vadovų patirties mainus, be to, informacija apie šiuos klausimus nebuvo aktyviai skleidžiama.

IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

Ar ECB turėjo įdiegęs tinkamą valdymo sistemą, skirtą IT projektams valdyti?

| 59. | ECB įdiegė savo IT projektams valdyti skirtą valdymo sistemą, tačiau yra galimybių ją tobulinti. |
| --- | --- |

59.

ECB įdiegė savo IT projektams valdyti skirtą valdymo sistemą, tačiau yra galimybių ją tobulinti.

| 60. | ECB nenustatė daugiametės IT strategijos, kuri oficialiai apibrėžtų jo strateginius tikslus ir vidutinės trukmės siekius. 2008 m. ECB inicijavo strateginę savo IT veiklos peržiūrą. Tikimasi, kad ją užbaigus IT strategija bus suformuluota. |
| --- | --- |

60.

ECB nenustatė daugiametės IT strategijos, kuri oficialiai apibrėžtų jo strateginius tikslus ir vidutinės trukmės siekius. 2008 m. ECB inicijavo strateginę savo IT veiklos peržiūrą. Tikimasi, kad ją užbaigus IT strategija bus suformuluota.

| 61. | Skirtingai nei ECB IT projektai, kuriems numatyti finansiniai ištekliai buvo apskaičiuoti, Informacinių sistemų generalinio direktorato metiniuose planavimo dokumentuose nebuvo pateikta išsami informacija, kokių finansinių išteklių reikia tikslams pasiekti ir atrinktiems veiksmams įgyvendinti. |
| --- | --- |

61.

Skirtingai nei ECB IT projektai, kuriems numatyti finansiniai ištekliai buvo apskaičiuoti, Informacinių sistemų generalinio direktorato metiniuose planavimo dokumentuose nebuvo pateikta išsami informacija, kokių finansinių išteklių reikia tikslams pasiekti ir atrinktiems veiksmams įgyvendinti.

| 62. | 2008 m. ECB pagerino savo projektų atrankos procesą suteikdamas pakankamos informacijos sprendimams priimti. |
| --- | --- |

62.

2008 m. ECB pagerino savo projektų atrankos procesą suteikdamas pakankamos informacijos sprendimams priimti.

| 63. | IT projektams valdyti skirtos ECB procedūros iš esmės atitinka geriausią praktiką. Buvo nustatyta su suinteresuotųjų šalių analize ir projekto poveikio ex post įvertinimu susijusių trūkumų. |
| --- | --- |

63.

IT projektams valdyti skirtos ECB procedūros iš esmės atitinka geriausią praktiką. Buvo nustatyta su suinteresuotųjų šalių analize ir projekto poveikio ex post įvertinimu susijusių trūkumų.

Rekomendacijos (pirmasis audito klausimas)

| 1. | ECB turėtų oficialiai nustatyti daugiametę IT strategiją, kuri būtų naudojama kaip veiksminga IT veiklos valdymo priemonė; |
| --- | --- |

1.

ECB turėtų oficialiai nustatyti daugiametę IT strategiją, kuri būtų naudojama kaip veiksminga IT veiklos valdymo priemonė;

| 2. | ECB ir toliau turėtų gerinti savo metinį IT planavimą sudarydamas išsamų dokumentą, kuriame būtų nustatyti tikslai ir apibrėžti šių tikslų pasiekimui vertinti skirti veiklos rezultatų rodikliai. Tikslai turėtų būti suskirstyti į konkrečius veiksmus nurodant finansinius išteklius, būtinus jiems pasiekti; |
| --- | --- |

2.

ECB ir toliau turėtų gerinti savo metinį IT planavimą sudarydamas išsamų dokumentą, kuriame būtų nustatyti tikslai ir apibrėžti šių tikslų pasiekimui vertinti skirti veiklos rezultatų rodikliai. Tikslai turėtų būti suskirstyti į konkrečius veiksmus nurodant finansinius išteklius, būtinus jiems pasiekti;

| 3. | ECB į savo projektų valdymo procedūras turėtų įtraukti suinteresuotųjų šalių analizę ir projekto poveikio ex post įvertinimą. |
| --- | --- |

3.

ECB į savo projektų valdymo procedūras turėtų įtraukti suinteresuotųjų šalių analizę ir projekto poveikio ex post įvertinimą.

Ar įdiegta valdymo sistema, skirta IT projektams valdyti, buvo taikoma taip, kaip numatyta?

| 64. | Apskritai ECB taikė įdiegtą IT projektams valdyti skirtą valdymo sistemą taip, kaip buvo numatyta. Visiems tikrintiems projektams planavimo etape buvo suteikti tinkami leidimai juos vykdyti patvirtinant projekto teikimo dokumentą. Tačiau projekto rizikos įvertinimo srityje buvo nustatyta trūkumų, susijusių su atliekant įvertinimą teikiama nepakankamai išsamia informacija ir bendro vertinimo metodo nebuvimu. Be to, pradiniuose planuose nustatyti biudžetai nebuvo sudaryti taip tiksliai, kaip galėtų būti sudaryti. |
| --- | --- |

64.

Apskritai ECB taikė įdiegtą IT projektams valdyti skirtą valdymo sistemą taip, kaip buvo numatyta. Visiems tikrintiems projektams planavimo etape buvo suteikti tinkami leidimai juos vykdyti patvirtinant projekto teikimo dokumentą. Tačiau projekto rizikos įvertinimo srityje buvo nustatyta trūkumų, susijusių su atliekant įvertinimą teikiama nepakankamai išsamia informacija ir bendro vertinimo metodo nebuvimu. Be to, pradiniuose planuose nustatyti biudžetai nebuvo sudaryti taip tiksliai, kaip galėtų būti sudaryti.

| 65. | Audito Rūmai nustatė, kad trijų projektų įgyvendinimo metu buvo susidurta su specializuotų išteklių trūkumu, dėl to buvo vėlavimo atvejų. |
| --- | --- |

65.

Audito Rūmai nustatė, kad trijų projektų įgyvendinimo metu buvo susidurta su specializuotų išteklių trūkumu, dėl to buvo vėlavimo atvejų.

| 66. | Apskritai ECB įdiegė tinkamas savo IT projektams prižiūrėti skirtas priemones ir valdymo informacines sistemas. Tačiau IT projektams naudojami žmogiškieji ištekliai yra tik iš dalies prižiūrimi. |
| --- | --- |

66.

Apskritai ECB įdiegė tinkamas savo IT projektams prižiūrėti skirtas priemones ir valdymo informacines sistemas. Tačiau IT projektams naudojami žmogiškieji ištekliai yra tik iš dalies prižiūrimi.

| 67. | Projekto užbaigimo etape atliktas oficialus įvertinimas yra pateikiamas projekto užbaigimo ataskaitoje, į kurią įtraukti visi svarbiausi šiame etape nagrinėtini klausimai. Tačiau tik vienas projektas iš šešių buvo užbaigtas laikantis projekto teikimo dokumente numatytų terminų. |
| --- | --- |

67.

Projekto užbaigimo etape atliktas oficialus įvertinimas yra pateikiamas projekto užbaigimo ataskaitoje, į kurią įtraukti visi svarbiausi šiame etape nagrinėtini klausimai. Tačiau tik vienas projektas iš šešių buvo užbaigtas laikantis projekto teikimo dokumente numatytų terminų.

| 68. | Audito Rūmai rekomenduoja:

  Rekomendacijos (antrasis audito klausimas)







  4. | Išteklių planavimas turėtų būti pagerintas, kad būtų užtikrinta galimybė laiku pasinaudoti atrinktų veiksmų/projektų įgyvendinimo etape reikalingais specializuotais ištekliais ir kad biudžetai būtų sudaromi tiksliau; |
| --- | --- | --- |

68.

Audito Rūmai rekomenduoja:

Rekomendacijos (antrasis audito klausimas)

4.

Išteklių planavimas turėtų būti pagerintas, kad būtų užtikrinta galimybė laiku pasinaudoti atrinktų veiksmų/projektų įgyvendinimo etape reikalingais specializuotais ištekliais ir kad biudžetai būtų sudaromi tiksliau;

| 5. | DG IS ir už atitinkamas veiklos sritis atsakingų tarnybų darbo koordinavimas turėtų būti dar labiau pagerintas, kad paslaugų lygio susitarimas būtų greičiau sudarytas; |
| --- | --- |

5.

DG IS ir už atitinkamas veiklos sritis atsakingų tarnybų darbo koordinavimas turėtų būti dar labiau pagerintas, kad paslaugų lygio susitarimas būtų greičiau sudarytas;

| 6. | Rengiant ataskaitą apie įgytą patirtį turėtų būti siekiama nurodyti būsimų projektų tobulinimo galimybes bei užtikrinti aktyvią visiems projektų vadovams skirtos informacijos apie jas sklaidą. |
| --- | --- |

6.

Rengiant ataskaitą apie įgytą patirtį turėtų būti siekiama nurodyti būsimų projektų tobulinimo galimybes bei užtikrinti aktyvią visiems projektų vadovams skirtos informacijos apie jas sklaidą.

Šią ataskaitą Audito Rūmai priėmė Liuksemburge 2009 m. gruodžio 10 d. įvykusiame Audito Rūmų posėdyje.

Audito Rūmų vardu

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Pirmininkas

---

(1)  Europos bendrijos steigimo sutarties 105 straipsnio 1 dalis, o dabar – Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 127 straipsnio 1 dalis.

1

(2)  ECBS ir ECB statutas yra prie Sutarties pridėtas protokolas.

2

(3)  27 straipsnio 2 dalyje nustatyta: „Sutarties 248 straipsnio nuostatos taikomos tik ECB vadovybės veiklos efektyvumui tirti“. Europos centriniam bankui taikomos institucinės nuostatos pateiktos EB sutarties 112–115 straipsniuose, o dabar – Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 283, 294, 134 ir 135 straipsniuose.

3

(4)  ECB veikla suskirstyta į 17 veiklos sričių (angl. Business Areas), atspindinčių ECB funkcijų įvairovę. Kiekvienai veiklos sričiai, išskyrus vykdomosios valdybos patarėjus ir ECB atstovavimą Vašingtone, vadovauja vyresnysis vadovas (generalinis direktorius arba direktorius), kuris yra atskaitingas atitinkamam vykdomosios valdybos nariui.

4

Business Areas

(5)  Tai – ECB projektai, kuriems yra skiriami IT ištekliai ir kuriuos valdo už atitinkamą veiklos sritį atsakinga tarnyba ir Informacinių sistemų generalinis direktoratas.

5

(6)  POCP dokumentas paskutinį kartą buvo atnaujintas 2006 m.

6

(7)  PMBOK dokumente nustatyti standartai ir gairės, kurie yra visuotinai pripažinti geriausios praktikos pavyzdžiai ir kuriuos ECB taip pat naudoja kaip standartą vykdydamas projektų valdymo procedūras.

7

(8)  Pavyzdžiui, geresnis pagrindinės veiklos ir IT derinimas bei perėjimas nuo projektų prie programų srities metodo.

8

(9)  Pavyzdžiui, nustatyti su projektų įgyvendinimo ir valdymo procesu susijusią geriausią praktiką bei įgyvendinti IT projektus neviršijant išlaidų, dėl kurių buvo susitarta, laikantis terminų bei kokybės reikalavimų, įskaitant patogumą vartotojui.

9

(10)  Pirmasis ramstis: standartizuoti klausimai (22 parametrai), antrasis ramstis: visuminė analizė pagal grupes, trečiasis ramstis: galutiniams sprendimams priimti skirti bendrieji prioritetų nustatymo kriterijai ECB lygmeniu.

10

(11)  IT projektų direktorato veikla suskirstyta į penkias sritis (angl. domains). Kiekvienai sričiai patikėti projektai, kuriuos inicijuoja skirtingos už atitinkamas veiklos sritis (angl. Business Areas) atsakingos tarnybos.

11

domains

Business Are

(12)  POCP dokumentas neapima nedidelių užduočių ir projektų, kurie vykdomi vienoje veiklos srityje arba kuriuos vykdant nepriimami IT sprendimai, IT infrastruktūros užduočių, kurioms taikomas nedidelis testų skaičius, kurių inovacijos laipsnis nedidelis arba organizacinis poveikis nežymus, ir visa tai nesukuria jokios naujos paslaugos. Visi Audito Rūmų išsamiam auditui atlikti atrinkti projektai priklausė POCP dokumento taikymo sričiai.

12

(13)  PMBOK dokumento 2.2 skirsnyje nurodyta, jog tai yra būtina siekiant užtikrinti, kad projektas būtų sėkmingas. PMBOK dokumente taip pat nustatyta, kad nesugebėjimas nustatyti pagrindinės suinteresuotosios šalies gali turėti neigiamos įtakos projektui. PMBOK dokumento 10.1 skirsnyje dėl su projektais susijusios komunikacijos planavimo išdėstyta, kad suinteresuotųjų šalių poreikių įvardijimas ir tinkamo būdo, kaip patenkinti šiuos poreikius, nustatymas yra svarbus projekto sėkmės veiksnys.

13

(14)  Projekto pradžios, rengimo ir įgyvendinimo etapai.

14

(15)  TCERTO, Target 2 SSP ir EER.

15

(16)  MDP, MPIDS ir MAU.

16

(17)  MDP, MPIDS ir Target 2 SSP.

17

(18)  Projekto pradžios dokumento, projekto rengimo dokumento ir projekto teikimo dokumento.

18

(19)  TCERTO, MAU ir EER.

19

(20)  Auditui atlikti Audito Rūmai pasirinko trečiąjį etapą.

20

(21)  MDP ir TCERTO.

21

---

PRIEDAS

Europos Audito Rūmų patikrintų projektų apžvalga

| Projektas | Projekto trukmė | Projekto išlaidos (eurais) | |
| --- | --- | --- | --- |
| Įgyvendinimo pradžios data | Planuojama rezultatų pateikimo data | Planuojama projekto pabaigos data | Faktinė rezultatų pateikimo data | Faktinė projekto pabaigos data | Visi biudžete numatyti ištekliai | Visi faktiniai ištekliai | Skirtumas |
| 1) | Eurotower pastato pagrindinių kompiuterių salių zonos modernizavimas (MAU) |

Projektas

Projekto trukmė

Projekto išlaidos (eurais)

Įgyvendinimo pradžios data

Planuojama rezultatų pateikimo data

Planuojama projekto pabaigos data

Faktinė rezultatų pateikimo data

Faktinė projekto pabaigos data

Visi biudžete numatyti ištekliai

Visi faktiniai ištekliai

Skirtumas

1)

Eurotower pastato pagrindinių kompiuterių salių zonos modernizavimas (MAU)

2007 6 28

2008 3 3

2008 4 18

2008 9 4

2008 12 2

1 406 644

1 363 336

–43 308

–3,1 %

| 2) | ECBLAN Eurotower pastato atnaujinimas (EER) |
| --- | --- |

2)

ECBLAN Eurotower pastato atnaujinimas (EER)

2006 7 1

2007 4 13

2007 5 25

2007 2 15

2007 3 30

1 158 692

1 014 359

– 144 333

–12,5 %

| 3) | Telekonferencijos, CoreNet ir ECBS tinklo naudojimo išplėtimas apimant Bulgariją ir Rumuniją (TCERTO) |
| --- | --- |

3)

Telekonferencijos, CoreNet ir ECBS tinklo naudojimo išplėtimas apimant Bulgariją ir Rumuniją (TCERTO)

2006 3 1

2006 10 16

2007 1 19

2007 3 28

2007 6 27

2 060 927

1 594 595

– 466 332

–22,6 %

| 4) | Sistemos, padedančios priimti pinigų politikos įgyvendinimo sprendimus (MPIDS), projekto 3-as etapas |
| --- | --- |

4)

Sistemos, padedančios priimti pinigų politikos įgyvendinimo sprendimus (MPIDS), projekto 3-as etapas

2007 3 1

2007 11 20

2008 2 29

šiuos duomenis turi pateikti ECB

šiuos duomenis turi pateikti ECB

790 192

šiuos duomenis turi pateikti ECB

—

—

| 5) | Rinkos duomenų rengimas (MDP) |
| --- | --- |

5)

Rinkos duomenų rengimas (MDP)

2007 1 2

2007 9 30

2007 11 30

2007 12 31

2008 2 14

1 859 379

1 458 105

- 401 274

-21,6 %

| 6) | ECB susiejimas su Target 2 viena bendra platforma (Target 2 SSP) |
| --- | --- |

6)

ECB susiejimas su Target 2 viena bendra platforma (Target 2 SSP)

2006 5 15

2008 5 20

2008 8 8

2008 5 18

2009 4 15

508 387

540 339

+31 952

+6,3 %

---

EUROPOS CENTRINIO BANKO ATSAKYMAS

Europos centrinis bankas (ECB) palankiai vertina Europos Audito Rūmų parengtą ataskaitą dėl 2007 finansinių metų ir reiškia padėką už pastabas bei rekomendacijas, ką reikia patobulinti. Be to, ECB pažymi, kad Europos Audito Rūmai pripažino: i) kad ECB įdiegė savo IT projektams valdyti skirtą valdymo sistemą; ii) kad IT projektams valdyti skirtos ECB procedūros iš esmės atitinka geriausią praktiką; ir iii) kad apskritai ECB taikė įdiegtą IT projektams valdyti skirtą valdymo sistemą taip, kaip buvo numačiusi.

ECB atsižvelgia į Europos Audito Rūmų pastabas ir rekomendacijas, ką reikėtų patobulinti. Toliau pateikiami ECB komentarai dėl konkrečių ataskaitos dalių ir šešių rekomendacijų.

12, 13 ir 60 dalys

ECB yra tos nuomonės, kad jo daugiametis IT projektų paketas yra suderintas su strateginiais ECB tikslais ir atskiromis veiklos sritimis. ECB aukšto lygio prioritetai, kaip nustatyta Pirmininko rašte ir atskirų veiklos sričių strateginiuose metmenyse, naudojami kaip pagrindas nustatant naujus projektus. Kiekvieno projekto atveju būtina aprašyti strateginį veiklos aspektą, įskaitant informaciją apie tai, kaip jis atitinka ECB ir atitinkamos veiklos srities strateginius tikslus vidutinės trukmės laikotarpiu. Tada visi IT projektai sistemingai įvertinami ir išdėstomi pagal svarbą kasmet atnaujinant projektų paketą.

Kalbant apie daugiametę IT strategiją, aprėpiančią žymiai daugiau nei IT projektų paketas, ECB norėtų, kad būtų pažymėta, jog 2008 m. liepos 8 d. buvo pradėta IS strateginė peržiūra. IS peržiūros pirmajame etape pasiūlyti strateginiai veiklos reikalavimai buvo patvirtinti 2008 m. gruodžio 8 d. Be to, 2009 m. sausio mėn. buvo patvirtintas raštas dėl IS strateginės orientacijos. Tada IS strateginė orientacija ir strateginiai veiklos reikalavimai buvo panaudoti rengiant Strateginį IT planą 2009-2013 m. Plano Strateginiai IT tikslai ir jiems įgyvendinti skirtos IT iniciatyvos buvo patvirtintos 2009 m. gegužės mėn. (IS peržiūros antrasis etapas). Strateginis IT planas 2009-2013 m. buvo patvirtintas 2009 m. rugpjūčio mėn. (kaip IS peržiūros trečiojo etapo dalis).

18 ir 61 dalys

Strateginiuose metmenyse nustatyta daugiametė strategijos kryptis. Metinė darbo programa yra detalesnė; ji naudojama apibrėžti veiklą, įgyvendinančią strateginius tikslus, be to, joje išvardytos ir veiklos rūšys. Finansinė informacija apie visus projektus pateikiama įvairiuose projektą patvirtinančiuose dokumentuose, pradedant projekto registravimo forma. Vėliau detaliai planuojama kiekviena projekto veikla atskirai, kad planavimas ir kontrolė būti veiksmingi.

Kalbant apie su projektais nesusijusią veiklą (pvz., operacinė IT veikla), finansiniai ir žmogiškieji ištekliai planuojami ir paskirstomi rengiant metų biudžetą. Be to, DG/IS skirti žmogiškieji ištekliai išteklių paskirstymo sistemoje (iRACT) planuojami ir paskirstomi tiek projektams, tiek operacinei veiklai.

24 dalis

ECB sutinka, kad dokumente „Projektų organizavimo ir kontrolės procedūros“ nereikalaujama pateikti oficialų „suinteresuotųjų šalių analizės“ dokumentą. Vis dėlto, suinteresuotųjų šalių analizė yra atliekama. Suinteresuotosios šalys nustatomos projekto inicijavimo etape, kuriame parengiamas Projekto inicijavimo dokumentas. Pagrindinis projekto inicijavimo tikslas yra sutelkti dėmesį į veiklos problemą ir (arba) poreikį, taip pat į galimus sprendimus, todėl nustatomos ir suinteresuotosios šalys (pvz., jo poveikį patirsiančios veiklos sritys), ir galimi paslaugų teikėjai. Rengiant Projekto inicijavimo dokumentą sudaroma Projekto valdymo grupė, kurioje dalyvauja arba yra atstovaujamos visos suinteresuotosios šalys.

38 dalis

ECB, svarstydamas pasinaudojimo tiekėjų paslaugomis tiek rinkos duomenų rinkimo (MDP) projektų kūrimo etape, tiek duomenų teikimo paslaugomis galimybę tikrai siekė mažinti bendras kūrimo ir palaikymo išlaidas bei riziką, o ne tik jų dalį (t. y. kūrimo išlaidas). Pasiektas rezultatas – palankiausias visų tiesioginių ir netiesioginių sąnaudų santykis bei sumažėjusi projektų rizika (t. y. sumažėjusi dėl tiekėjų atsirandanti rizika, nes buvo išvengta rizikos, susijusios su skirtingų programinės įrangos kūrėjų ir duomenų palaikymo paslaugos teikėjų valdymu).

ECB sutinka, kad programinės įrangos kūrimas nebuvo šio paslaugų teikėjo pagrindinė veikla. Todėl užsakymai sukurti programinę įrangą buvo teikiami tik minimalioms funkcijoms, kurios buvo būtinos pagrindiniam sprendimui įdiegti; be to, siekiant užtikrinti aukštos kokybės galutinį produktą, buvo sustiprinti patikrinimo testai per visą projekto gyvavimo ciklą.

Pirmoji rekomendacija

ECB yra tos nuomonės, kad jis jau turėjo tinkamą valdymo sistemą, skirtą IT projektams valdyti, įskaitant ir daugiametę tikslų nustatymo ir suderinimo su IT projektų paketu strategiją. ECB sutinka, kad daugiametė IT strategija, apimanti ne tik IT projektus, bet visą IT sritį, yra svarbi. Tai paaiškina, kodėl ECB parengė Strateginį IT planą, kurio įgyvendinimas pradėtas 2009 m. Atlikus IS strateginę peržiūrą, pradėtą 2008 m. liepos mėn., parengtas Strateginis IT planas 2009-2013 m.. Jo Strateginiai IT tikslai ir susijusios IT iniciatyvos buvo patvirtintos 2009 m. gegužės mėn. (IS peržiūros antrasis etapas), o Strateginis IT planas 2009-2013 m. buvo patvirtintos 2009 m. rugpjūčio mėn. (kaip IS peržiūros trečiasis etapas).

Antroji rekomendacija

Kaip nurodyta ir ECB komentaruose dėl Audito Rūmų ataskaitos 18 ir 61 dalies, ECB nuomone, šiuo metu parengta IT valdymo sistema, skirta IT projektų planavimui, lėšų paskirstymui ir stebėsenai vykdyti yra tinkama. Kalbant apie visą IT sritį, įskaitant su projektais nesusijusią veiklą, yra parengtas išsamus dokumentas, kuriame išdėstyti tikslai, siekiai, veiklos rezultatų rodikliai ir veiksmai; tobulintina sritis – sąsajų tarp atskirų veiksmų dalių ir susijusių finansinių išlaidų, jei reikia, stiprinimas.

Trečioji, ketvirtoji ir penktoji rekomendacijos

ECB sutinka su trečiąja, ketvirtąja ir penktąja rekomendacijomis.

Šeštoji rekomendacija

ECB jau pradėjo kurti duomenų bazę, arba „išmoktų pamokų“ žurnalą, kuriuo galės naudotis projektų vadovai ir Projektų valdymo grupės. Juo naudosis ir DG/H, rengdami projekto vertinimo dokumentus Projektų iniciatyviniam komitetui.

Rekomendacijų įgyvendinimas

Pirmoji rekomendacija jau įgyvendinta. Antroji rekomendacija buvo beveik įgyvendinta 2008 m., o likusioji jos dalis (kaip nurodėme savo ankstesniame atsakyme) bus visiškai įgyvendinta iki 2010 m. pabaigos. Trečioji ir šeštoji rekomendacijos bus įgyvendintos iki 2010 m. pabaigos.

---