# Amtsblatt C 210/2009

| | ISSN 1725-2407
  doi:10.3000/17252407.C_2009.210.deu |
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| Amtsblatt
  der Europäischen Union | C 210 |
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| Ausgabe in deutscher Sprache | Mitteilungen und Bekanntmachungen | 52. Jahrgang4. September 2009 |

ISSN 1725-2407

doi:10.3000/17252407.C_2009.210.deu

Amtsblatt

der Europäischen Union

C 210

Ausgabe in deutscher Sprache

Mitteilungen und Bekanntmachungen

52. Jahrgang4. September 2009

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| Informationsnummer | Inhalt | Seite |
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| | IV   Informationen |
| | INFORMATIONEN DER ORGANE UND EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION |
| | Rechnungshof |
| 2009/C 210/01 | Bericht betreffend die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank im Haushaltsjahr 2006 zusammen mit den Antworten der Europäischen Zentralbank | 1 |

Informationsnummer

Inhalt

Seite

IV   Informationen

INFORMATIONEN DER ORGANE UND EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION

Rechnungshof

2009/C 210/01

Bericht betreffend die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank im Haushaltsjahr 2006 zusammen mit den Antworten der Europäischen Zentralbank

1

| DE | |
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DE

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IV Informationen

INFORMATIONEN DER ORGANE UND EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION

Rechnungshof

| 4.9.2009 | DE | Amtsblatt der Europäischen Union | C 210/1 |
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4.9.2009

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

C 210/1

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Bericht betreffend die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank im Haushaltsjahr 2006 zusammen mit den Antworten der Europäischen Zentralbank

2009/C 210/01

INHALT

Einleitung

Prüfungsumfang und Prüfungsansatz

Bemerkungen

Waren die Haushaltsvorausschätzungen der EZB realistisch?

Hat die EZB angemessene Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung geschaffen?

Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung

IT-Systeme für Haushalt und Planung

Wurden die Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung ordnungsgemäß angewandt?

Haushaltsregeln

Haushaltsplanung

Mittelübertragungen

Berichterstattung

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Waren die Haushaltsvorausschätzungen der EZB realistisch?

Hat die EZB angemessene Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung geschaffen?

Wurden die Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung ordnungsgemäß angewandt?

EINLEITUNG

| 1. | Die Europäische Zentralbank (EZB bzw. „die Bank“) und die nationalen Zentralbanken der EU-Mitgliedstaaten bilden zusammen das Europäische System der Zentralbanken (ESZB). Vorrangiges Ziel des ESZB ist es, die Preisstabilität zu gewährleisten (1). Zu diesem Zweck nimmt die EZB die in ihrer Satzung (2) festgelegten Aufgaben wahr, wobei sie für die Verwaltung ihrer Tätigkeiten und Finanzen verantwortlich ist. Grundlage für die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank (EZB) durch den Hof ist Artikel 27 Absatz 2 des Protokolls über die Satzung des Europäischen Systems der Zentralbanken (ESZB) und der Europäischen Zentralbank (3). Als Prüfungsthema für das Haushaltsjahr 2006 wurde die Haushaltsführung der EZB ausgewählt, wobei die wichtigen Entwicklungen in diesem Bereich im Zeitraum 2006-2008 berücksichtigt wurden. Der Hof ist außerdem dabei, Prüfungen zu anderen damit zusammenhängenden Aspekten der Effizienz der Verwaltung der EZB durchzuführen, deren Ergebnisse wahrscheinlich ebenfalls im Jahr 2009 veröffentlicht werden. |
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1.

Die Europäische Zentralbank (EZB bzw. „die Bank“) und die nationalen Zentralbanken der EU-Mitgliedstaaten bilden zusammen das Europäische System der Zentralbanken (ESZB). Vorrangiges Ziel des ESZB ist es, die Preisstabilität zu gewährleisten (1). Zu diesem Zweck nimmt die EZB die in ihrer Satzung (2) festgelegten Aufgaben wahr, wobei sie für die Verwaltung ihrer Tätigkeiten und Finanzen verantwortlich ist. Grundlage für die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank (EZB) durch den Hof ist Artikel 27 Absatz 2 des Protokolls über die Satzung des Europäischen Systems der Zentralbanken (ESZB) und der Europäischen Zentralbank (3). Als Prüfungsthema für das Haushaltsjahr 2006 wurde die Haushaltsführung der EZB ausgewählt, wobei die wichtigen Entwicklungen in diesem Bereich im Zeitraum 2006-2008 berücksichtigt wurden. Der Hof ist außerdem dabei, Prüfungen zu anderen damit zusammenhängenden Aspekten der Effizienz der Verwaltung der EZB durchzuführen, deren Ergebnisse wahrscheinlich ebenfalls im Jahr 2009 veröffentlicht werden.

| 2. | In den Jahren 2006 bzw. 2007 beliefen sich Haushaltsausgaben der EZB auf 326 Millionen Euro bzw. 355 Millionen Euro (siehe Tabelle 1). Die für die Feststellung des Haushaltsplans zuständige Stelle ist der EZB-Rat, der den jährlichen Haushalt der EZB auf der Grundlage eines vom Direktorium erstellten Vorschlags verabschiedet (4). Das Direktorium hat die Gesamtverantwortung für die Verwaltung aller EZB-Ressourcen. Auf operativer Ebene sind die Kostenstellenleiter (5) ermächtigt, ihre Kostenstellen im Einklang mit den Regeln und Verfahren der Bank zu verwalten. Die zur Generaldirektion Personal, Budget und Organisation gehörende Abteilung Budget und Projekte (BUP) hat eine zentrale Überwachungsfunktion und berät und unterstützt die Kostenstellenverwalter im Hinblick auf die wirksame und wirtschaftliche Planung und Kontrolle ihrer Ressourcen. Abbildung 1 vermittelt einen Überblick über die Hauptakteure innerhalb des Haushaltsprozesses.

  Abbildung 1 —   Zuständigkeiten der Hauptakteure der EZB innerhalb des Haushaltsprozesses





  Quelle: Europäischer Rechnungshof. |
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2.

In den Jahren 2006 bzw. 2007 beliefen sich Haushaltsausgaben der EZB auf 326 Millionen Euro bzw. 355 Millionen Euro (siehe Tabelle 1). Die für die Feststellung des Haushaltsplans zuständige Stelle ist der EZB-Rat, der den jährlichen Haushalt der EZB auf der Grundlage eines vom Direktorium erstellten Vorschlags verabschiedet (4). Das Direktorium hat die Gesamtverantwortung für die Verwaltung aller EZB-Ressourcen. Auf operativer Ebene sind die Kostenstellenleiter (5) ermächtigt, ihre Kostenstellen im Einklang mit den Regeln und Verfahren der Bank zu verwalten. Die zur Generaldirektion Personal, Budget und Organisation gehörende Abteilung Budget und Projekte (BUP) hat eine zentrale Überwachungsfunktion und berät und unterstützt die Kostenstellenverwalter im Hinblick auf die wirksame und wirtschaftliche Planung und Kontrolle ihrer Ressourcen. Abbildung 1 vermittelt einen Überblick über die Hauptakteure innerhalb des Haushaltsprozesses.

Abbildung 1 —   Zuständigkeiten der Hauptakteure der EZB innerhalb des Haushaltsprozesses

Image

Quelle: Europäischer Rechnungshof.

PRÜFUNGSUMFANG UND PRÜFUNGSANSATZ

| 3. | Hauptziel der Prüfung durch den Hof war es, die Effizienz der Haushaltsführung der EZB auf der Grundlage von drei Fragen zu beurteilen:






  — | Waren die Haushaltsvorausschätzungen der EZB realistisch? |
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3.

Hauptziel der Prüfung durch den Hof war es, die Effizienz der Haushaltsführung der EZB auf der Grundlage von drei Fragen zu beurteilen:

—

Waren die Haushaltsvorausschätzungen der EZB realistisch?

| — | Hat die EZB angemessene Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung geschaffen? |
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—

Hat die EZB angemessene Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung geschaffen?

| — | Wurden die Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung ordnungsgemäß angewandt? |
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—

Wurden die Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung ordnungsgemäß angewandt?

| 4. | Im Zuge der Prüfung wurden die Regeln und Verfahren der EZB für die verschiedenen Etappen ihres Haushaltsprozesses bewertet und deren Anwendung in den Haushaltsjahren 2006 und 2007 untersucht. Außerdem wurden die Entwicklungen bei der Haushaltspraxis der EZB im ersten Halbjahr 2008 analysiert. Um die Haushaltsvorausschätzungen der EZB beurteilen zu können, wurde zudem die Ausführung des Haushaltsplans bei den wiederkehrenden Ausgaben und den Projektausgaben in den Haushaltsjahren 2006 und 2007 analysiert. |
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4.

Im Zuge der Prüfung wurden die Regeln und Verfahren der EZB für die verschiedenen Etappen ihres Haushaltsprozesses bewertet und deren Anwendung in den Haushaltsjahren 2006 und 2007 untersucht. Außerdem wurden die Entwicklungen bei der Haushaltspraxis der EZB im ersten Halbjahr 2008 analysiert. Um die Haushaltsvorausschätzungen der EZB beurteilen zu können, wurde zudem die Ausführung des Haushaltsplans bei den wiederkehrenden Ausgaben und den Projektausgaben in den Haushaltsjahren 2006 und 2007 analysiert.

| 5. | Die Beurteilung der ordnungsgemäßen Anwendung der Regeln und Verfahren erfolgte auf der Grundlage einer Überprüfung von 10 repräsentativen Kostenstellen, die 5 der 17 Geschäftsbereiche abdecken und aus den mehr als 100 Kostenstellen ausgewählt wurden (6). Dabei wurden folgende Aspekte des Haushaltsprozesses beleuchtet: Haushaltsplanung, Mittelübertragungen und Berichterstattung. |
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5.

Die Beurteilung der ordnungsgemäßen Anwendung der Regeln und Verfahren erfolgte auf der Grundlage einer Überprüfung von 10 repräsentativen Kostenstellen, die 5 der 17 Geschäftsbereiche abdecken und aus den mehr als 100 Kostenstellen ausgewählt wurden (6). Dabei wurden folgende Aspekte des Haushaltsprozesses beleuchtet: Haushaltsplanung, Mittelübertragungen und Berichterstattung.

BEMERKUNGEN

Waren die Haushaltsvorausschätzungen der EZB realistisch?

| 6. | Die Ausführungsrate des Haushaltsplans ist ein Indikator, der Auskunft darüber gibt, ob der Prozess der Aufstellung des Haushaltsplans angemessen funktioniert. Der Hof untersuchte die Ausführungsrate des Haushaltsplans für die Jahre 2006 und 2007 (7) und analysierte die Gründe für die deutlich unzulängliche Mittelausschöpfung, um festzustellen, ob die Haushaltsvorausschätzungen realistisch waren. Sowohl im Haushaltsjahr 2006 als auch im Haushaltsjahr 2007 belief sich die Ausführungsrate des Haushaltsplans auf insgesamt 92 % des berichtigten Haushaltsplans (siehe Tabelle 1). Bei den wiederkehrenden Ausgaben der Geschäftsbereiche (also im Bereich „Gewährleistung des Bankbetriebs“) waren die Haushaltsvorausschätzungen relativ realistisch. Dagegen wurden die Haushaltsmittel im Bereich „Projekte“ nur zu 65 % und im Bereich „Änderung/Entwicklung der Bank“ nur zu 82 % ausgeschöpft. Hauptursache für diese unzulängliche Mittelausschöpfung waren Verzögerungen bei der Projektdurchführung. Bei 43 % der 14 im Jahr 2006 abgeschlossenen Großprojekte und bei 40 % der 15 im Jahr 2007 abgeschlossenen Großprojekte kam es zu Verzögerungen. Wie der Hof bereits in seinen Berichten zu den Haushaltsjahren 2000 (8) und 2003 (9) hervorgehoben hat, liegt die Ursache für das anhaltende, relativ häufige Auftreten von Verzögerungen bei den Projekten in der unrealistischen ursprünglichen Projektplanung.

  Tabelle 1 —   Ausführung des Haushaltsplans der EZB in den Jahren 2006 und 2007


  Quelle: Europäische Zentralbank und Europäischer Rechnungshof.

  2006











  Haushaltstätigkeiten | Ursprünglicher Haushaltsplan
  (Millionen Euro) | Haushaltsplan nach Überprüfung zur Jahresmitte
  (Millionen Euro) | Tatsächliche Ausgaben am Jahresende
  (Millionen Euro) | Ausführung des Haushaltsplans
  (ursprünglicher Haushaltsplan) | Ausführung des Haushaltsplans
  (Haushaltsplan zur Jahresmitte) |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Geschäftsbereiche | 311 | 300 | 283 | 91 % | 94 % |
| Projekte | 35 | 30 | 20 | 56 % | 65 % |
| Besondere Tätigkeiten | 25 | 25 | 23 | 90 % | 89 % |
| Insgesamt | 371 | 355 | 326 | 88 % | 92 % |

6.

Die Ausführungsrate des Haushaltsplans ist ein Indikator, der Auskunft darüber gibt, ob der Prozess der Aufstellung des Haushaltsplans angemessen funktioniert. Der Hof untersuchte die Ausführungsrate des Haushaltsplans für die Jahre 2006 und 2007 (7) und analysierte die Gründe für die deutlich unzulängliche Mittelausschöpfung, um festzustellen, ob die Haushaltsvorausschätzungen realistisch waren. Sowohl im Haushaltsjahr 2006 als auch im Haushaltsjahr 2007 belief sich die Ausführungsrate des Haushaltsplans auf insgesamt 92 % des berichtigten Haushaltsplans (siehe Tabelle 1). Bei den wiederkehrenden Ausgaben der Geschäftsbereiche (also im Bereich „Gewährleistung des Bankbetriebs“) waren die Haushaltsvorausschätzungen relativ realistisch. Dagegen wurden die Haushaltsmittel im Bereich „Projekte“ nur zu 65 % und im Bereich „Änderung/Entwicklung der Bank“ nur zu 82 % ausgeschöpft. Hauptursache für diese unzulängliche Mittelausschöpfung waren Verzögerungen bei der Projektdurchführung. Bei 43 % der 14 im Jahr 2006 abgeschlossenen Großprojekte und bei 40 % der 15 im Jahr 2007 abgeschlossenen Großprojekte kam es zu Verzögerungen. Wie der Hof bereits in seinen Berichten zu den Haushaltsjahren 2000 (8) und 2003 (9) hervorgehoben hat, liegt die Ursache für das anhaltende, relativ häufige Auftreten von Verzögerungen bei den Projekten in der unrealistischen ursprünglichen Projektplanung.

Tabelle 1 —   Ausführung des Haushaltsplans der EZB in den Jahren 2006 und 2007

Quelle: Europäische Zentralbank und Europäischer Rechnungshof.

2006

Haushaltstätigkeiten

Ursprünglicher Haushaltsplan

(Millionen Euro)

Haushaltsplan nach Überprüfung zur Jahresmitte

(Millionen Euro)

Tatsächliche Ausgaben am Jahresende

(Millionen Euro)

Ausführung des Haushaltsplans

(ursprünglicher Haushaltsplan)

Ausführung des Haushaltsplans

(Haushaltsplan zur Jahresmitte)

Geschäftsbereiche

311

300

283

91 %

94 %

Projekte

35

30

20

56 %

65 %

Besondere Tätigkeiten

25

25

23

90 %

89 %

Insgesamt

371

355

326

88 %

92 %

2007

| Haushaltstätigkeiten | Ursprünglicher Haushaltsplan
  (Millionen Euro) | Berichtigter Haushaltsplan
  (Millionen Euro) | Tatsächliche Ausgaben am Jahresende
  (Millionen Euro) | Ausführung des Haushaltsplans
  (ursprünglicher Haushaltsplan) | Ausführung des Haushaltsplans
  (berichtigter Haushaltsplan) |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Gewährleistung des Bankbetriebs | 317 | 317 | 298 | 94 % | 94 % |
| Änderung/Entwicklung der Bank | 58 | 69 | 57 | 97 % | 82 % |
| Insgesamt | 375 | 386 | 355 | 95 % | 92 % |

Haushaltstätigkeiten

Ursprünglicher Haushaltsplan

(Millionen Euro)

Berichtigter Haushaltsplan

(Millionen Euro)

Tatsächliche Ausgaben am Jahresende

(Millionen Euro)

Ausführung des Haushaltsplans

(ursprünglicher Haushaltsplan)

Ausführung des Haushaltsplans

(berichtigter Haushaltsplan)

Gewährleistung des Bankbetriebs

317

317

298

94 %

94 %

Änderung/Entwicklung der Bank

58

69

57

97 %

82 %

Insgesamt

375

386

355

95 %

92 %

Hat die EZB angemessene Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung geschaffen?

Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung

| 7. | Der Hof beurteilte die Angemessenheit der Regeln und Verfahren der EZB für die Haushaltsführung, indem er die Vollständigkeit und Klarheit der für die Haushaltsplanung, -kontrolle und -berichterstattung geltenden Regeln und Verfahren der Bank analysierte. Obwohl der Hof der EZB in seinem Bericht zum Haushaltsjahr 2002 (10) empfohlen hatte, ihre Bemühungen fortzusetzen, die Haushaltsführungs- und Haushaltskontrollverfahren in einem einzigen aktualisierten Dokument zusammenzufassen, waren die diversen Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung bis Mitte 2007 weiterhin in verschiedenen Verwaltungsrundschreiben und -vermerken enthalten, wodurch sich das Risiko mangelnder Kohärenz erhöhte. Im Jahr 2007 wurde ein Teil dieser Rundschreiben und Vermerke zu den Verfahren und Politiken im Handbuch für die Praxis (Business Practice Handbook, BPH) (11) zusammengefasst, das im Juli 2007 offiziell vom Direktorium angenommen wurde. |
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7.

Der Hof beurteilte die Angemessenheit der Regeln und Verfahren der EZB für die Haushaltsführung, indem er die Vollständigkeit und Klarheit der für die Haushaltsplanung, -kontrolle und -berichterstattung geltenden Regeln und Verfahren der Bank analysierte. Obwohl der Hof der EZB in seinem Bericht zum Haushaltsjahr 2002 (10) empfohlen hatte, ihre Bemühungen fortzusetzen, die Haushaltsführungs- und Haushaltskontrollverfahren in einem einzigen aktualisierten Dokument zusammenzufassen, waren die diversen Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung bis Mitte 2007 weiterhin in verschiedenen Verwaltungsrundschreiben und -vermerken enthalten, wodurch sich das Risiko mangelnder Kohärenz erhöhte. Im Jahr 2007 wurde ein Teil dieser Rundschreiben und Vermerke zu den Verfahren und Politiken im Handbuch für die Praxis (Business Practice Handbook, BPH) (11) zusammengefasst, das im Juli 2007 offiziell vom Direktorium angenommen wurde.

| 8. | Gleichzeitig erstellte die Generaldirektion Personal, Budget und Organisation das Dokument Haushaltszyklus der EZB: Grundsätze und Verfahren für die Haushaltsplanung, -kontrolle und -vorausschätzung (12). Die Konsolidierung der verschiedenen Verwaltungsrundschreiben und -vermerke in zwei Hauptdokumenten war eine positive Entwicklung. Damit verfügt die Bank über Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung, in denen die Zuständigkeiten der für den Haushalt zuständigen Beschlussfassungsorgane der EZB, der Abteilung Budget und Projekte und der Kostenstellenleiter klar getrennt sind. Außerdem enthalten diese Dokumente eine klare Beschreibung der Haushaltsverfahren der EZB und der mit den einzelnen Etappen des Haushaltszyklus verbundenen Schritte. Trotz dieser Fortschritte besteht weiterhin das Risiko mangelnder Kohärenz, da die Regeln und Verfahren noch immer nicht in einem einzigen Gesamtdokument zusammengefasst wurden (13). |
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8.

Gleichzeitig erstellte die Generaldirektion Personal, Budget und Organisation das Dokument Haushaltszyklus der EZB: Grundsätze und Verfahren für die Haushaltsplanung, -kontrolle und -vorausschätzung (12). Die Konsolidierung der verschiedenen Verwaltungsrundschreiben und -vermerke in zwei Hauptdokumenten war eine positive Entwicklung. Damit verfügt die Bank über Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung, in denen die Zuständigkeiten der für den Haushalt zuständigen Beschlussfassungsorgane der EZB, der Abteilung Budget und Projekte und der Kostenstellenleiter klar getrennt sind. Außerdem enthalten diese Dokumente eine klare Beschreibung der Haushaltsverfahren der EZB und der mit den einzelnen Etappen des Haushaltszyklus verbundenen Schritte. Trotz dieser Fortschritte besteht weiterhin das Risiko mangelnder Kohärenz, da die Regeln und Verfahren noch immer nicht in einem einzigen Gesamtdokument zusammengefasst wurden (13).

IT-Systeme für Haushalt und Planung

| 9. | Im Juni 2006 wurde beschlossen, das intern entwickelte IT-System für Haushalt und Planung durch ein neues System zur Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning, ERP) zu ersetzen. Das neue System, das im September 2006 eingeführt wurde, sollte die für die verschiedenen Etappen des Haushaltszyklus jeweils benötigten Informationen bereitstellen. Allerdings lieferte der Service Provider einen Teil der vereinbarten Funktionen nicht und obwohl er sich verpflichtet hatte, diese Funktionen so rasch wie möglich nachzuliefern, wurden bis Mitte 2008 keine wesentlichen Fortschritte erzielt. |
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9.

Im Juni 2006 wurde beschlossen, das intern entwickelte IT-System für Haushalt und Planung durch ein neues System zur Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning, ERP) zu ersetzen. Das neue System, das im September 2006 eingeführt wurde, sollte die für die verschiedenen Etappen des Haushaltszyklus jeweils benötigten Informationen bereitstellen. Allerdings lieferte der Service Provider einen Teil der vereinbarten Funktionen nicht und obwohl er sich verpflichtet hatte, diese Funktionen so rasch wie möglich nachzuliefern, wurden bis Mitte 2008 keine wesentlichen Fortschritte erzielt.

| 10. | Dies hatte zur Folge, dass sowohl im Haushaltsjahr 2007 als auch im Haushaltsjahr 2008 in einigen Fällen nicht alle Haushaltsregeln und -verfahren der Bank, insbesondere zur Datenverarbeitung (14), Kontrolle und Berichterstattung, angewendet werden konnten. Die erheblichen Probleme in Bezug auf die haushaltsrelevanten Funktionen hatten auch deutliche Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung der Abteilung Budget und Projekte, die Zusatzarbeit leisten musste, um die Systemmängel abzumildern. Die Tatsache, dass die vereinbarten Funktionen nicht bereitgestellt wurden, wirkte sich nachteilig auf die administrative Effizienz aus (15). |
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10.

Dies hatte zur Folge, dass sowohl im Haushaltsjahr 2007 als auch im Haushaltsjahr 2008 in einigen Fällen nicht alle Haushaltsregeln und -verfahren der Bank, insbesondere zur Datenverarbeitung (14), Kontrolle und Berichterstattung, angewendet werden konnten. Die erheblichen Probleme in Bezug auf die haushaltsrelevanten Funktionen hatten auch deutliche Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung der Abteilung Budget und Projekte, die Zusatzarbeit leisten musste, um die Systemmängel abzumildern. Die Tatsache, dass die vereinbarten Funktionen nicht bereitgestellt wurden, wirkte sich nachteilig auf die administrative Effizienz aus (15).

Wurden die Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung ordnungsgemäß angewandt?

Haushaltsregeln

| 11. | In den vom Hof geprüften Bereichen (siehe Ziffer 5) wurden die Haushaltsregeln sowohl auf zentraler Ebene (Abteilung Budget und Projekte) als auch auf operativer Ebene (Kostenstellen) wie vorgesehen angewandt. Nur bei einer der 10 geprüften Kostenstellen wurden die Haushaltregeln für die Haushaltsüberwachung und -kontrolle nicht richtig angewandt. Dies führte dazu, dass bei dieser Kostenstelle falsche Haushaltsbuchungen nicht erkannt wurden. |
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11.

In den vom Hof geprüften Bereichen (siehe Ziffer 5) wurden die Haushaltsregeln sowohl auf zentraler Ebene (Abteilung Budget und Projekte) als auch auf operativer Ebene (Kostenstellen) wie vorgesehen angewandt. Nur bei einer der 10 geprüften Kostenstellen wurden die Haushaltregeln für die Haushaltsüberwachung und -kontrolle nicht richtig angewandt. Dies führte dazu, dass bei dieser Kostenstelle falsche Haushaltsbuchungen nicht erkannt wurden.

Haushaltsplanung

| 12. | Während der Phase der Haushaltsplanung legen die Kostenstellenleiter ihre Mittelanforderungen vor, die von der Abteilung Budget und Projekte bewertet werden. In den Haushaltsjahren 2006 und 2007 wurden für alle Kostenstellen ausgewählte Ausgabenposten pauschal gekürzt. Die Tatsache, dass diese Kürzungen pauschal vorgenommen wurden, bedeutete, dass die von den Geschäftsbereichen zur Durchführung ausgewählten Tätigkeiten und festgelegten Ziele nicht berücksichtigt wurden. |
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12.

Während der Phase der Haushaltsplanung legen die Kostenstellenleiter ihre Mittelanforderungen vor, die von der Abteilung Budget und Projekte bewertet werden. In den Haushaltsjahren 2006 und 2007 wurden für alle Kostenstellen ausgewählte Ausgabenposten pauschal gekürzt. Die Tatsache, dass diese Kürzungen pauschal vorgenommen wurden, bedeutete, dass die von den Geschäftsbereichen zur Durchführung ausgewählten Tätigkeiten und festgelegten Ziele nicht berücksichtigt wurden.

Mittelübertragungen

| 13. | Im Rahmen ihrer monatlichen Verfahren müssen die Kostenstellenleiter sicherstellen, dass der für die einzelnen Tätigkeiten jeweils bereitgestellte Finanzrahmen nicht überschritten wird. Falls zusätzliche Finanzmittel benötigt werden, können Mittelübertragungen vorgenommen werden. Mit diesen Mittelübertragungen sollen entweder






  — | zusätzliche, nicht im ursprünglichen, genehmigten Haushaltsplan enthaltene Finanzmittel zur Verfügung gestellt werden oder |
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13.

Im Rahmen ihrer monatlichen Verfahren müssen die Kostenstellenleiter sicherstellen, dass der für die einzelnen Tätigkeiten jeweils bereitgestellte Finanzrahmen nicht überschritten wird. Falls zusätzliche Finanzmittel benötigt werden, können Mittelübertragungen vorgenommen werden. Mit diesen Mittelübertragungen sollen entweder

—

zusätzliche, nicht im ursprünglichen, genehmigten Haushaltsplan enthaltene Finanzmittel zur Verfügung gestellt werden oder

| — | Mittel zwischen den Kostenstellen umverteilt werden als Reaktion auf Veränderungen bei den geplanten Tätigkeiten. |
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—

Mittel zwischen den Kostenstellen umverteilt werden als Reaktion auf Veränderungen bei den geplanten Tätigkeiten.

| 14. | Die Anträge auf Mittelübertragungen werden auf verschiedenen Verwaltungsebenen genehmigt, je nach Art und Höhe der entsprechenden Beträge. Der Hof hat 30 Mittelübertragungen (16) geprüft, welche die Haushaltsjahre 2006 und 2007 betrafen. Dabei wurde festgestellt, dass drei Mittelübertragungsanträge nicht auf der richtigen Ebene bewilligt wurden, was bedeutet, dass die erforderliche Genehmigung fehlte. In einem dieser drei Fälle wurde der Antrag vom Projektlenkungsausschuss genehmigt statt vom Direktorium. |
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14.

Die Anträge auf Mittelübertragungen werden auf verschiedenen Verwaltungsebenen genehmigt, je nach Art und Höhe der entsprechenden Beträge. Der Hof hat 30 Mittelübertragungen (16) geprüft, welche die Haushaltsjahre 2006 und 2007 betrafen. Dabei wurde festgestellt, dass drei Mittelübertragungsanträge nicht auf der richtigen Ebene bewilligt wurden, was bedeutet, dass die erforderliche Genehmigung fehlte. In einem dieser drei Fälle wurde der Antrag vom Projektlenkungsausschuss genehmigt statt vom Direktorium.

Berichterstattung

| 15. | Die Abteilung Budget und Projekte erstattet den Kostenstellenleitern in Form monatlicher Tabellen Bericht über den Haushalt. In diesen Tabellen werden auf der Ebene der Geschäftsbereiche die wichtigsten Informationen über die Haushalts- und Personalressourcen für den Vormonat zusammengefasst. Die Qualität der in diesen monatlichen Berichten enthaltenen Informationen war insgesamt zufriedenstellend. Allerdings wurde festgestellt, dass diese Informationen mit großer Verzögerung an die Kostenstellen weitergeleitet wurden, sodass das Management nicht rechtzeitig über aktuelle Informationen verfügte. |
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15.

Die Abteilung Budget und Projekte erstattet den Kostenstellenleitern in Form monatlicher Tabellen Bericht über den Haushalt. In diesen Tabellen werden auf der Ebene der Geschäftsbereiche die wichtigsten Informationen über die Haushalts- und Personalressourcen für den Vormonat zusammengefasst. Die Qualität der in diesen monatlichen Berichten enthaltenen Informationen war insgesamt zufriedenstellend. Allerdings wurde festgestellt, dass diese Informationen mit großer Verzögerung an die Kostenstellen weitergeleitet wurden, sodass das Management nicht rechtzeitig über aktuelle Informationen verfügte.

| 16. | Die Abteilung Budget und Projekte ist auch dafür zuständig, den EZB-Rat und das Direktorium mit Haushaltsinformationen zu versorgen. Im Laufe des Jahres werden drei wichtige Haushaltsberichte (17) erstellt, außerdem werden auf Anfrage Ad-hoc-Informationen zum Haushalt vorgelegt. Obwohl sich die Gesamtstruktur nicht verändert hat, haben sich Quantität und Qualität der vorgelegten Informationen im Zeitraum 2006-2008 deutlich verbessert. |
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16.

Die Abteilung Budget und Projekte ist auch dafür zuständig, den EZB-Rat und das Direktorium mit Haushaltsinformationen zu versorgen. Im Laufe des Jahres werden drei wichtige Haushaltsberichte (17) erstellt, außerdem werden auf Anfrage Ad-hoc-Informationen zum Haushalt vorgelegt. Obwohl sich die Gesamtstruktur nicht verändert hat, haben sich Quantität und Qualität der vorgelegten Informationen im Zeitraum 2006-2008 deutlich verbessert.

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

Waren die Haushaltsvorausschätzungen der EZB realistisch?

| 17. | In Bezug auf die wiederkehrenden Ausgaben der Geschäftsbereiche hat die EZB den Bedarf an Haushaltsmitteln ziemlich realistisch eingeschätzt und in den Haushaltsjahren 2006 und 2007 eine relativ hohe Ausschöpfungsrate des Haushaltsplans erreicht. Allerdings erwiesen sich die Haushaltsvorausschätzungen für Tätigkeiten wie „Projekte“ und „Änderung/Entwicklung der Bank“ als unrealistisch angesichts der im Jahr 2006 und in etwas geringerem Maße im Jahr 2007 verzeichneten erheblichen Verzögerungen bei der Projektdurchführung. |
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17.

In Bezug auf die wiederkehrenden Ausgaben der Geschäftsbereiche hat die EZB den Bedarf an Haushaltsmitteln ziemlich realistisch eingeschätzt und in den Haushaltsjahren 2006 und 2007 eine relativ hohe Ausschöpfungsrate des Haushaltsplans erreicht. Allerdings erwiesen sich die Haushaltsvorausschätzungen für Tätigkeiten wie „Projekte“ und „Änderung/Entwicklung der Bank“ als unrealistisch angesichts der im Jahr 2006 und in etwas geringerem Maße im Jahr 2007 verzeichneten erheblichen Verzögerungen bei der Projektdurchführung.

Hat die EZB angemessene Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung geschaffen?

| 18. | Die Konzeption der Regeln und Verfahren der EZB für die Haushaltsführung war insgesamt angemessen. Sie bilden den Rahmen für den Haushaltsvollzug der Bank und enthalten eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten und der zu erbringenden Leistungen für jede Etappe des Haushaltsprozesses. Die Konsolidierung der verschiedenen Verwaltungsrundschreiben und -vermerke in zwei Hauptdokumenten im Jahr 2007 stellte eine positive Entwicklung dar. Allerdings kann die Tatsache, dass es zwei Dokumente gibt, zu mangelnder Kohärenz führen. |
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18.

Die Konzeption der Regeln und Verfahren der EZB für die Haushaltsführung war insgesamt angemessen. Sie bilden den Rahmen für den Haushaltsvollzug der Bank und enthalten eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten und der zu erbringenden Leistungen für jede Etappe des Haushaltsprozesses. Die Konsolidierung der verschiedenen Verwaltungsrundschreiben und -vermerke in zwei Hauptdokumenten im Jahr 2007 stellte eine positive Entwicklung dar. Allerdings kann die Tatsache, dass es zwei Dokumente gibt, zu mangelnder Kohärenz führen.

| 19. | Da der Service Provider einen Teil der vereinbarten Funktionen des zur Unterstützung des Haushaltsprozesses dienenden ERP-Systems nicht lieferte, war dessen Anwendung mit erheblichen Mängeln und Verzögerungen verbunden. Dadurch wurde die Effizienz der Verwaltung beeinträchtigt, da erheblicher zusätzlicher Arbeitsaufwand erforderlich war, um diese fehlenden Funktionen auszugleichen. |
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19.

Da der Service Provider einen Teil der vereinbarten Funktionen des zur Unterstützung des Haushaltsprozesses dienenden ERP-Systems nicht lieferte, war dessen Anwendung mit erheblichen Mängeln und Verzögerungen verbunden. Dadurch wurde die Effizienz der Verwaltung beeinträchtigt, da erheblicher zusätzlicher Arbeitsaufwand erforderlich war, um diese fehlenden Funktionen auszugleichen.

Wurden die Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung ordnungsgemäß angewandt?

| 20. | Die Anwendung der Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung war im Allgemeinen zufriedenstellend, außer bei den Mittelübertragungen, wo Fehler in Bezug auf die Genehmigungsebene festgestellt wurden. Die Verfahren für die Haushaltsplanung und die Berichterstattung über den Haushalt waren angemessen. Die Qualität der in den Haushaltsberichten der EZB bereitgestellten Informationen hat sich im Zeitraum 2006-2008 erheblich verbessert. |
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20.

Die Anwendung der Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung war im Allgemeinen zufriedenstellend, außer bei den Mittelübertragungen, wo Fehler in Bezug auf die Genehmigungsebene festgestellt wurden. Die Verfahren für die Haushaltsplanung und die Berichterstattung über den Haushalt waren angemessen. Die Qualität der in den Haushaltsberichten der EZB bereitgestellten Informationen hat sich im Zeitraum 2006-2008 erheblich verbessert.

| 21. | Der Hof empfiehlt der EZB






  — | die Gründe für Verzögerungen bei den Projekten zu analysieren und Maßnahmen vorzuschlagen, wie die Haushaltsansätze für Projekte verbessert werden können, |
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21.

Der Hof empfiehlt der EZB

—

die Gründe für Verzögerungen bei den Projekten zu analysieren und Maßnahmen vorzuschlagen, wie die Haushaltsansätze für Projekte verbessert werden können,

| — | die Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung in einem einzigen Dokument zusammenzufassen, |
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—

die Regeln und Verfahren für die Haushaltsführung in einem einzigen Dokument zusammenzufassen,

| — | einen Aktionsplan auszuarbeiten, der Wege zur Lösung der bei der Anwendung des ERP-Systems aufgetretenen Probleme aufzeigt, |
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—

einen Aktionsplan auszuarbeiten, der Wege zur Lösung der bei der Anwendung des ERP-Systems aufgetretenen Probleme aufzeigt,

| — | die Kontrollverfahren im Bereich der Mittelübertragungen zu verstärken. |
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—

die Kontrollverfahren im Bereich der Mittelübertragungen zu verstärken.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Juli 2009 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Vítor Manuel DA SILVA CALDEIRA

Präsident

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(1)  Artikel 105 Absatz 1 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft.

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(2)  Die Satzung des ESZB und der EZB ist in einem Protokoll zum Vertrag enthalten.

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(3)  In Artikel 27 Absatz 2 heißt es: „Artikel 248 dieses Vertrags ist nur auf eine Prüfung der Effizienz der Verwaltung der EZB anwendbar“. Die institutionellen Vorschriften für die Europäische Zentralbank sind in den Artikeln 112 bis 115 des EG-Vertrags enthalten.

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(4)  Artikel 15 Absatz 1 des Beschlusses der Europäischen Zentralbank vom 19. Februar 2004 zur Verabschiedung der Geschäftsordnung der Europäischen Zentralbank (EZB/2004/2) (ABl. L 80 vom 18.3.2004, S. 33).

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(5)  Bei den Kostenstellenleitern handelt es sich um Leiter von Geschäftsbereichen, Abteilungsleiter und/oder Projektmanager.

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(6)  Die 5 Geschäftsbereiche und 10 Kostenstellen wurden auf der Grundlage ihrer finanziellen Bedeutung ausgewählt.

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(7)  Vom Haushaltsjahr 2007 an hat die EZB ihre drei Säulen — nämlich Geschäftsbereiche (Business Units), Projekte (Projects) und besondere Aktivitäten (Special Activities) — in zwei Säulen zusammengefasst — nämlich Gewährleistung des Bankbetriebs und Änderung/Entwicklung der Bank. Der Teil Geschäftsbereiche des Haushaltsplans 2006 wurde in die Säule Gewährleistung des Bankbetriebs eingegliedert und der Teil Projekte in die Säule Änderung/Entwicklung der Bank. Der Teil Besondere Tätigkeiten des Haushaltsplans 2006 wurde je nach Art der Tätigkeiten auf die beiden neuen Säulen verteilt.

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Business Units

Projects

Special Activities

(8)  ABl. C 341 vom 4.12.2001, S. 3.

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(9)  ABl. C 286 vom 23.11.2004, S. 13.

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(10)  ABl. C 45 vom 20.2.2004, S. 27.

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(11)  Das Handbuch für die Praxis (Business Practice Handbook) enthält Regeln und Verfahren zu folgenden Bereichen: Dokumentenverwaltung, Genehmigungsebenen, Haushaltsfragen, Auftragsvergabe, Geschäftsreisen, Informationssicherheit usw.

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Business Practice Handbook

(12)  Im Dokument Haushaltszyklus der EZB: Grundsätze und Verfahren für die Haushaltsplanung, -kontrolle und -vorausschätzung werden alle Haushaltsgrundsätze und -prozesse sowie die Rolle und Zuständigkeiten der wichtigsten Akteure ausführlich beschrieben.

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(13)  So heißt es beispielsweise im BPH, dass Mittelübertragungen im Betrag von mehr als 211 000 Euro vom Direktorium zu genehmigen sind, während diese Obergrenze im Dokument Haushaltszyklus der EZB auf 200 000 Euro festgesetzt wird.

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(14)  Beispielsweise war mithilfe des Systems keine Überwachung der Mittelbindungen mehr möglich, wodurch das Risiko von Doppelzahlungen stieg.

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(15)  So mussten IT-Kontrollen, die eigentlich automatisiert werden sollten, manuell durchgeführt werden, um die korrekte Verarbeitung der Daten zu gewährleisten. Außerdem mussten die Berichte über den Haushaltsvollzug ohne Hilfe der Systemfunktionen erstellt werden, um sicherzustellen, dass den Kostenstellenleitern korrekte Daten zur Verfügung gestellt wurden.

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(16)  Diese betrafen die 10 in Ziffer 5 erwähnten Kostenstellen.

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(17)  Bei den drei wichtigsten Haushaltsberichten handelt es sich um den Bericht zur Vorlage des Haushaltsentwurfs, den Bericht über die Haushaltsvorausschätzungen zur Jahresmitte und den Bericht über die Überwachung des Haushaltsplans zum Jahresende.

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ANTWORT DER EUROPÄISCHEN ZENTRALBANK

Die Europäische Zentralbank (EZB) begrüßt den Bericht des Europäischen Rechnungshofs für das Haushaltsjahr 2006 und dankt ihm für seine Feststellungen und Verbesserungsvorschläge. Zudem konstatiert die EZB, dass der Europäische Rechnungshof anerkennt, dass die Regeln und Verfahren der EZB für die Haushaltsführung insgesamt angemessen waren und dass ihre Anwendung im Allgemeinen zufriedenstellend war.

Die EZB nimmt die Feststellungen und Verbesserungsvorschläge des Rechnungshofs zur Kenntnis. In Bezug auf einzelne Absätze sowie die vier Empfehlungen hat die EZB folgende Anmerkungen:

Absatz 9: Die EZB weist auf die Komplexität eines organisationsweiten Programms wie des Systems zur Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning System, ERP-System) hin und möchte den Europäischen Rechnungshof darüber informieren, dass die ausstehenden Budgetfunktionen vor Ende des Jahres 2008 zu ihrer Zufriedenheit geliefert wurden.

Absatz 12: Die EZB möchte betonen, dass die von ihr vorgenommenen pauschalen Budgetkürzungen im Einklang mit einer Effizienzmaßnahme standen, die ihr eine bessere Kontrolle ihres Budgets ermöglicht hat. Diese pauschalen Budgetkürzungen wurden den Rückstellungen für unvorhergesehene Ausgaben zugeführt. Aus diesen Rückstellungen wurden Mittel freigesetzt, wenn es aus wirtschaftlicher Sicht gerechtfertigt war. Diese Maßnahme wurde von den für den EZB-Haushalt Verantwortlichen — d. h. dem Haushaltsausschuss, dem Direktorium und dem EZB-Rat — unterstützt.

Empfehlung 1: Die EZB nimmt die Empfehlung zur Kenntnis und wird 2009 ihren Prozess für die Budgetplanung von Projekten überprüfen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Die EZB möchte zudem hervorheben, dass Projektbudgets auf zahlreichen Annahmen beruhen und im Vergleich zu gewöhnlichen Verwaltungsbudgets mit einem hohen Maß an Unsicherheit behaftet sind. Außerdem werden Verzögerungen bei Projekten häufig durch exogene Faktoren verursacht, die sich auf die Projektdurchführung auswirken.

Empfehlung 2: Die EZB nimmt die Empfehlung zur Kenntnis und wird die Verfahren sachgerecht zusammenführen.

Empfehlung 3: Die EZB erkennt die Feststellungen an und hat bereits Maßnahmen ergriffen, um Probleme, die bei der Anwendung des ERP-Systems auftreten, rechtzeitig zu erkennen und zu lösen.

Empfehlung 4: Die Anwendung des ERP-Systems hat dazu geführt, dass der Prozess der Mittelübertragungen durch eine bedarfsorientierte vorausschauende Budgetanpassung („on-demand forecasting exercise“) ersetzt wurde, die jeden Monat durchgeführt wird.

Alle Empfehlungen werden bis Ende 2009 umgesetzt.

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