----

----

II Retsakter, hvis offentliggørelse ikke er obligatorisk

Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur

----

AFGØRELSE TRUFFET AF BESTYRELSEN FOR DET EUROPÆISKE ARBEJDSMILJØAGENTUR

af 4. marts 2004

om gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter

(2004/508/EF)

BESTYRELSEN HAR —

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1654/2003 om ændring af forordning (EF) nr. 2062/94 om oprettelse af et europæisk arbejdsmiljøagentur (1), og

ud fra følgende betragtninger:

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

Personer, der kan få aktindsigt

1.   Retten til aktindsigt vedrører de dokumenter, agenturet ligger inde med, dvs. som det har udarbejdet eller modtaget, og som det råder over.

2.   I henhold til artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (herefter »forordning (EF) nr. 1049/2001«) udøver unionsborgerne og juridiske eller fysiske personer, der har bopæl eller registreret agentur i en medlemsstat, deres ret til aktindsigt i Det Europæiske Arbejdsmiljøagenturs dokumenter (herefter kaldet »agenturet«) i overensstemmelse med disse detaljerede bestemmelser.

3.   I medfør af artikel 2, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 har tredjelandsstatsborgere, der ikke har deres bopæl i en medlemsstat, samt juridiske personer, der ikke har deres agentur i en medlemsstat, ret til aktindsigt i agenturets dokumenter på samme betingelser som de personer, der er omhandlet i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 2, stk. 1.

Artikel 2

Begæringer om aktindsigt

1.   Begæringer om aktindsigt i agenturets dokumenter, der ikke er offentligt tilgængelige, skal udformes skriftligt og sendes til agenturet med elektronisk post (docrequest@osha.eu.int), med post (European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Via, 33, E-48009 Bilbao) eller pr. fax ((34) 944794383). Agenturet besvarer oprindelige og genfremsatte begæringer senest 15 arbejdsdage efter datoen for registreringen af begæringen. I tilfælde af komplekse eller omfangsrige begæringer kan denne frist forlænges med 15 arbejdsdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og på forhånd meddeles den person, der har fremsat begæringen.

2.   I tilfælde af upræcise begæringer, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordrer agenturet den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter; svarfristen begynder først at løbe fra det tidspunkt, hvor agenturet råder over disse oplysninger.

3.   Enhver hel eller delvis negativ beslutning skal indeholde en begrundelse for afslaget, der er baseret på en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, og beslutningen skal oplyse den person, der har fremsat begæringen, om dennes klagemuligheder.

Artikel 3

Behandling af oprindelige begæringer

1.   Når en begæring registreres, sendes der en bekræftelse for modtagelsen til den person, der har fremsat begæringen, medmindre svaret kan sendes med det samme, jf. dog artikel 8.

Bekræftelsen for modtagelsen og svaret sendes skriftligt, eventuelt med e-mail.

2.   Den person, der har fremsat begæringen, skal have svar på sin begæring fra den relevante afdelingschef.

3.   I alle helt eller delvis negative svar skal den person, der har fremsat begæringen, informeres om sin ret til senest 15 arbejdsdage efter modtagelsen af svaret at genfremsætte sin begæring for agenturet og anmode agenturet om at tage beslutningen op til fornyet overvejelse.

4.   Hvis agenturet ikke svarer inden for den fastsatte tidsfrist, berettiger dette ansøgeren til at genfremsætte sin begæring.

Artikel 4

Behandling af genfremsatte begæringer

1.   Agenturets direktør træffer afgørelse om afslag på genfremsatte begæringer om aktindsigt. Direktøren informerer agenturets bestyrelse om sådanne handlinger.

2.   Den person, der har fremsat begæringen, underrettes skriftligt, eventuelt med e-mail, om beslutningen og om sin ret til at klage ved Retten i Første Instans eller indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Artikel 5

Konsultationer

1.   Når agenturet modtager en begæring om aktindsigt i et dokument, som den råder over, men som hidrører fra tredjemand, kontrollerer det, om en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, finder anvendelse.

2.   Hvis agenturet efter at have gennemført undersøgelsen vurderer, at det er nødvendigt at give afslag på aktindsigt i det ønskede dokument i henhold til en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, sendes afslaget til den person, der har fremsat begæringen, uden at ophavsmanden konsulteres.

3.   Agenturet efterkommer begæringen om aktindsigt uden at konsultere ophavsmanden, når:

4.   I alle andre tilfælde konsulteres ophavsmanden. Særligt hvis en begæring om aktindsigt vedrører et dokument, der kommer fra en medlemsstat, konsulterer agenturet den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører, når:

5.   En ophavsmand, der konsulteres, har en svarfrist, der ikke kan være på mindre end fem arbejdsdage, men som skal gøre det muligt for agenturet at overholde sine egne svarfrister. Hvis ophavsmanden ikke svarer inden udløbet af den fastsatte frist eller ikke kan findes eller identificeres, træffer agenturet afgørelse i overensstemmelse med undtagelsesordningen i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, idet den tager hensyn til ophavsmandens berettigede interesser på grundlag af de elementer, den råder over.

6.   Hvis agenturet agter at give aktindsigt i et dokument mod ophavsmandens udtrykkelige ønske, underretter det ophavsmanden om, at det agter at offentliggøre dokumentet efter ti arbejdsdage og henleder ophavsmandens opmærksomhed på de klagemuligheder, den pågældende råder over for at modsætte sig denne offentliggørelse.

Artikel 6

Udøvelse af retten til aktindsigt

1.   Dokumenterne sendes pr. post, fax eller, hvis de foreligger i elektronisk form, e-mail. I tilfælde af omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at komme og konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsultation er gratis.

2.   Hvis dokumentet har været offentliggjort, består svaret i publikationshenvisninger og/eller oplysninger om det sted, hvor dokumentet er til rådighed, samt eventuelt dokumentets internetadresse på agenturets websted www.agency.osha.eu.int

3.   Hvis de ønskede dokumenter er på mere end 20 sider, kan der af den person, der har fremsat begæringen, opkræves et gebyr på 0,10 EUR pr. side plus forsendelsesomkostninger. Bruges der anden forsendelsesform, besluttes det i hvert enkelt tilfælde, hvilke udgifter der har været i den forbindelse, idet det opkrævede beløb dog skal være rimeligt.

Artikel 7

Foranstaltninger for at lette aktindsigt i dokumenter

1.   For at gøre borgernes udnyttelse af deres rettigheder i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 effektiv, giver agenturet adgang til et register over dokumenter. Registeret vil være tilgængeligt i elektronisk form.

2.   Registeret indeholder dokumentets titel (på de sprog, det foreligger på) og andre nyttige referencer til identificering af dokumentet.

3.   På en hjælpeside (på alle officielle sprog) informeres borgerne om, hvorledes de kan få fat i dokumentet. Hvis dokumentet er offentliggjort, etableres der et link til den originale tekst.

Artikel 8

Dokumenter, offentligheden automatisk har ret til aktindsigt i

1.   Bestemmelserne i denne artikel gælder kun for dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget efter den dato, fra hvilken forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse.

2.   Følgende dokumenter udleveres automatisk på begæring herom og stilles så vidt muligt direkte til rådighed i elektronisk form:

Artikel 9

Rapporter

Agenturet offentliggør hvert år, som del af årsberetningen, oplysninger vedrørende gennemførelsen af denne afgørelse, især statistikker for antallet af begæringer om aktindsigt i agenturets dokumenter, antallet af afslag og begrundelser for sådanne afslag i overensstemmelse med artikel 17, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 10

Ikrafttrædelse

Denne afgørelse træder i kraft den dag, den vedtages, og offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

Udfærdiget i Bilbao, den 4. marts 2004.

For bestyrelsen

Christa SCHWENG

Formand

----

(1)EFT L 245 af 29.9.2003, s. 38.

(2)EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

----