# Publicatieblad C 161/13 a

| | ISSN 1977-0995 |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 161 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 65e jaargang13 april 2022 |

ISSN 1977-0995

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 161

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

65e jaargang13 april 2022

---

| Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- |
| | IV   Informatie |
| | INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE |
| | Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) |
| 2022/C 161/01 | Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF — 2021 | 1 |

Inhoud

Bladzijde

IV   Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)

2022/C 161/01

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF — 2021

1

---

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

IV Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)

| 13.4.2022 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 161/1 |
| --- | --- | --- | --- |

13.4.2022

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 161/1

---

ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF — 2021

(2022/C 161/01)

Leden van het Comité van toezicht van OLAF

De heer Jan MULDER

Voorzitter van het Comité van toezicht van OLAF

Lid van het Comité sinds 23 januari 2017, voorzitter sinds 1 maart 2017

Voormalig lid van het Europees Parlement, Nederland

Mevrouw Maria Helena FAZENDA

Lid van het Comité sinds 23 januari 2017

Rechter van het Hooggerechtshof, Portugal

Mevrouw Grażyna STRONIKOWSKA

Lid van het Comité sinds 13 juli 2016

Landelijk parket, Warschau, Polen

Openbaar aanklager

De heer Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Lid van het Comité sinds 1 december 2017

Voormalig hoofd van de ondersteunende eenheid van de algemene rekenkamer van de staat bij het speciaal parket tegen corruptie en georganiseerde misdaad, Spanje

Auditeur, advocaat, econoom

Mevrouw Dobrinka MIHAYLOVA

Lid van het Comité sinds 18 november 2020

Uitvoerend Agentschap voor de audit van fondsen van de Europese Unie, Bulgarije

Directeur van het directoraat voor de audit van regionale beleidsfondsen

INHOUDSOPGAVE

| Inhoudsopgave | 2 |
| --- | --- |

| Voorwoord | 3 |
| --- | --- |

| 1. | Het Comité in het kort | 4 |
| --- | --- | --- |

1.

| 2. | Een nieuw, versterkt rechtskader | 4 |
| --- | --- | --- |

2.

| 2.1. | Verbeterde toegang tot met zaken verband houdende informatie | 4 |
| --- | --- | --- |

2.1.

| 2.1.1. | Het herziene artikel 15 van de OLAF-verordening | 5 |
| --- | --- | --- |

2.1.1.

| 2.1.2. | Nieuwe werkafspraken tussen het Comité van toezicht en OLAF | 5 |
| --- | --- | --- |

2.1.2.

| 2.2. | Herziene interne reglement van orde | 5 |
| --- | --- | --- |

2.2.

| 3. | Een productief toezichtsjaar | 6 |
| --- | --- | --- |

3.

| 3.1. | De aanbevelingen van OLAF die niet werden opgevolgd door de desbetreffende autoriteiten — Advies nr. 1/2021 | 6 |
| --- | --- | --- |

3.1.

| 3.2. | Werkafspraken tussen OLAF en het EOM — Advies nr. 2/2021 | 7 |
| --- | --- | --- |

3.2.

| 3.3. | Toezicht op interne onderzoeken: strategische conclusies en beste praktijken — Advies nr. 3/2021 | 8 |
| --- | --- | --- |

3.3.

| 3.4. | Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2022 — Advies nr. 4/2021 | 9 |
| --- | --- | --- |

3.4.

| 3.5. | Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken | 10 |
| --- | --- | --- |

3.5.

| 3.5.1. | Analyse van OLAF-onderzoeken die langer dan 36 maanden duurden — Advies nr. 5/2021 | 10 |
| --- | --- | --- |

3.5.1.

| 3.5.2. | Door het Comité in 2021 ontvangen meldingen van onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren | 11 |
| --- | --- | --- |

3.5.2.

| 3.6. | Herziening van de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) van OLAF | 12 |
| --- | --- | --- |

3.6.

| 3.7. | Toepassing van de procedurewaarborgen | 13 |
| --- | --- | --- |

3.7.

| 4. | Samenwerking | 15 |
| --- | --- | --- |

4.

| 4.1. | Samenwerking met OLAF | 15 |
| --- | --- | --- |

4.1.

| 4.2. | Betrekkingen met belanghebbenden | 15 |
| --- | --- | --- |

4.2.

| 5. | Administratie en middelen | 15 |
| --- | --- | --- |

5.

| 5.1. | Werkmethoden Comité van toezicht | 15 |
| --- | --- | --- |

5.1.

| 5.2. | Het secretariaat | 15 |
| --- | --- | --- |

5.2.

| 5.3. | Begrotingsvraagstukken | 16 |
| --- | --- | --- |

5.3.

VOORWOORD

Het mandaat van de leden van het huidige Comité eindigde in 2021. Hun laatste jaar was zonder twijfel zeer productief en succesvol. Het was een bevredigende afronding van de lange, slepende en vaak moeilijke discussies die de afgelopen jaren met OLAF werden gevoerd over het recht op toegang van het Comité tot met zaken verband houdende informatie. Het Comité heeft zijn vijfjarige mandaat dus afgesloten in de overtuiging het wederzijds vertrouwen en respect te hebben hersteld dat eerder ontbrak in zijn relatie met OLAF.

Vanaf het begin van hun mandaat werden de leden van het Comité geconfronteerd met een zeer lastige situatie, die werd gekenmerkt door een gebrek aan loyale samenwerking van de kant van OLAF en de voortdurende weigering van OLAF om het Comité zinvolle toegang te geven tot informatie die noodzakelijk was voor de uitvoering van de controletaken. Deze aanhoudende context van conflicten waarin het Comité tijdens de eerste jaren van zijn mandaat moest werken, heeft een bittere nasmaak achtergelaten. Pas na de benoeming van een nieuwe directeur-generaal van OLAF in augustus 2018, en de goedkeuring van de herziene OLAF-verordening, veranderde de situatie drastisch. Deze verordening versterkte het recht op toegang van het Comité tot alle informatie en documenten die het noodzakelijk acht voor de uitvoering van zijn taken. In de afgelopen twee jaar, naarmate de relatie met OLAF beter werd, kon het Comité een reeks adviezen goedkeuren die grondige en gedetailleerde beoordelingen van de onderzoekstaak van OLAF bevatten. Dankzij de nieuwe werkafspraken die in 2021 met OLAF overeen werden gekomen, hebben het Comité en zijn secretariaat nu gedeeltelijk rechtstreekse toegang tot het casemanagementsysteem van OLAF. Dit zal het Comité hopelijk in staat stellen om zijn werkzaamheden zonder onnodige afleidingen uit te voeren, in een gezamenlijke geest van wederzijds vertrouwen en loyale samenwerking.

Het jaar 2021 was ook een belangrijk jaar voor de fraudebestrijding in de EU. In januari trad de nieuwe herziene OLAF-verordening in werking en in juni gingen de werkzaamheden van het Europees Openbaar Ministerie (EOM) van start.

Ook 2021 werd gekenmerkt door de pandemie en de voortdurende gevolgen ervan voor de werkomstandigheden van bijna alle EU-instellingen. Dit betekende onder meer dat alle vergaderingen van het Comité, alsook vergaderingen met belanghebbenden, online plaatsvonden. Ondanks de beperkingen voor het Comité als gevolg van COVID-19 werden de werkzaamheden echter voortgezet en deed de pandemie geen afbreuk aan zijn vastberadenheid om zijn toezichthoudende en controlerende taken uit te voeren en zijn mandaat te vervullen. Het Comité slaagde erin zijn toezichthoudende taken met een hoge mate van efficiëntie en toewijding uit te voeren. In 2021, een zeer druk jaar, bracht het Comité vijf gedetailleerde adviezen uit aan de directeur-generaal van OLAF, waaronder een advies over de nieuwe werkafspraken tussen OLAF en het EOM. Het Comité werd ook geraadpleegd en maakte opmerkingen over de eerste fase van de herziening van de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) van OLAF. Namens de leden wil ik de directeur-generaal van OLAF bedanken voor zijn open en constructieve samenwerking. De leden van het secretariaat, die handelden onder het gezag van het hoofd van het secretariaat en vaak onder moeilijke omstandigheden, voorzagen het Comité van waardevolle steun. Tot slot wens ik de nieuwe leden van het Comité van toezicht een succesvolle samenwerking met OLAF en de EU-instellingen tijdens hun mandaat.

Jan MULDER

Voorzitter van het Comité van toezicht van OLAF

1.   Het Comité in het kort

Het Comité in het kort

| 1. | Het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (“het Comité”) is een onafhankelijk orgaan dat is opgericht bij Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (1) (“de OLAF-verordening”) ter versterking en waarborging van de onafhankelijkheid van OLAF door middel van een regelmatige controle van de uitvoering van zijn onderzoekstaak. |
| --- | --- |

1.

Het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (“het Comité”) is een onafhankelijk orgaan dat is opgericht bij Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (1

| 2. | Het Comité is samengesteld uit vijf onafhankelijke, externe deskundigen (“de leden”), die in onderlinge overeenstemming door het Europees Parlement, de Raad en de Europese Commissie voor een periode van vijf jaar worden benoemd (2). De leden vervullen hun rol volledig onafhankelijk en vragen noch aanvaarden instructies van welke regering of welk(e) instelling, orgaan of instantie van de EU dan ook. Het Comité wordt in zijn werkzaamheden permanent bijgestaan door een secretariaat, dat onder rechtstreeks gezag van het Comité staat en los van de Commissie, OLAF of enig ander orgaan opereert. Het secretariaat speelt een belangrijke rol in het faciliteren van en het bijdragen tot de prestaties van de toezichthoudende taken die het Comité vervult. |
| --- | --- |

2.

Het Comité is samengesteld uit vijf onafhankelijke, externe deskundigen (“de leden”), die in onderlinge overeenstemming door het Europees Parlement, de Raad en de Europese Commissie voor een periode van vijf jaar worden benoemd (2

| 3. | Gezien de aard van de onderzoeken van OLAF kan geen beroep voor een EU-rechter worden aangetekend tegen een besluit van de directeur-generaal van OLAF om een onderzoek te openen of te sluiten. Hierdoor is het Comité de facto het enige orgaan dat toezicht kan houden op OLAF en kan controleren hoe de onderzoeken worden uitgevoerd. Het Comité verkeert derhalve in een bevoorrechte positie. Enerzijds biedt het de EU-instellingen inzicht in het functioneren van OLAF op basis van zijn toezichthoudende taak en anderzijds biedt het de zekerheid dat OLAF binnen de grenzen van zijn wettelijke bevoegdheid en in overeenstemming met de toepasselijke procedurewaarborgen optreedt. |
| --- | --- |

3.

Gezien de aard van de onderzoeken van OLAF kan geen beroep voor een EU-rechter worden aangetekend tegen een besluit van de directeur-generaal van OLAF om een onderzoek te openen of te sluiten. Hierdoor is het Comité de facto het enige orgaan dat toezicht kan houden op OLAF en kan controleren hoe de onderzoeken worden uitgevoerd. Het Comité verkeert derhalve in een bevoorrechte positie. Enerzijds biedt het de EU-instellingen inzicht in het functioneren van OLAF op basis van zijn toezichthoudende taak en anderzijds biedt het de zekerheid dat OLAF binnen de grenzen van zijn wettelijke bevoegdheid en in overeenstemming met de toepasselijke procedurewaarborgen optreedt.

| 4. | Het Comité heeft op grond van de OLAF-verordening een drieledige rol: het regelmatige toezicht op de onderzoekstaak van OLAF; de ondersteuning van de directeur-generaal van OLAF bij de uitvoering van zijn verantwoordelijkheden, en het uitbrengen van verslag aan de EU-instellingen. |
| --- | --- |

4.

Het Comité heeft op grond van de OLAF-verordening een drieledige rol: het regelmatige toezicht op de onderzoekstaak van OLAF; de ondersteuning van de directeur-generaal van OLAF bij de uitvoering van zijn verantwoordelijkheden, en het uitbrengen van verslag aan de EU-instellingen.

| 5. | Meer bepaald moet het Comité er door middel van het regelmatige toezicht op de onderzoeken van OLAF voor zorgen dat:






  i) | er geen sprake is van externe inmenging in de onderzoekstaken van OLAF, en |
| --- | --- | --- |

5.

Meer bepaald moet het Comité er door middel van het regelmatige toezicht op de onderzoeken van OLAF voor zorgen dat:

i)

er geen sprake is van externe inmenging in de onderzoekstaken van OLAF, en

| ii) | alle relevante besluiten van de directeur-generaal worden genomen in overeenstemming met de beginselen van wettigheid en onpartijdigheid en met zowel het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (3) als de procedurewaarborgen. |
| --- | --- |

ii)

alle relevante besluiten van de directeur-generaal worden genomen in overeenstemming met de beginselen van wettigheid en onpartijdigheid en met zowel het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (3) als de procedurewaarborgen.

3

| 6. | Hierbij richt het Comité adviezen tot de directeur-generaal van OLAF en doet zij, waar passend, aanbevelingen inzake de onderzoeksactiviteiten van OLAF, de duur van zijn onderzoeken en de middelen die OLAF nodig heeft om zijn onderzoeken uit te voeren. Het Comité maakt ook opmerkingen over ontwerpen van richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures van OLAF (GIP’s). Bij het uitbrengen van adviezen en het doen van aanbevelingen mengt het Comité zich niet in de uitvoering van lopende onderzoeken. |
| --- | --- |

6.

Hierbij richt het Comité adviezen

aanbevelingen

opmerkingen

2.   Een nieuw, versterkt rechtskader

Een nieuw, versterkt rechtskader

| 7. | In 2021 werden de belangrijkste wetsteksten inzake de bevoegdheden en het functioneren van het Comité herzien, waarmee het in staat werd gesteld zijn taken op efficiëntere wijze uit te voeren. Naast de herziening van de OLAF-verordening en de ondertekening van nieuwe werkafspraken tussen OLAF en het Comité van toezicht, waarin onder andere de kwestie van de toegang van het Comité tot specifieke, met zaken verband houdende informatie van OLAF werd verduidelijkt, herzag het Comité ook zijn eigen interne reglement van orde. |
| --- | --- |

7.

In 2021 werden de belangrijkste wetsteksten inzake de bevoegdheden en het functioneren van het Comité herzien, waarmee het in staat werd gesteld zijn taken op efficiëntere wijze uit te voeren. Naast de herziening van de OLAF-verordening en de ondertekening van nieuwe werkafspraken tussen OLAF en het Comité van toezicht, waarin onder andere de kwestie van de toegang van het Comité tot specifieke, met zaken verband houdende informatie van OLAF werd verduidelijkt, herzag het Comité ook zijn eigen interne reglement van orde.

2.1.   
  Verbeterde toegang tot met zaken verband houdende informatie

Verbeterde toegang tot met zaken verband houdende informatie

| 8. | Om de toezichthoudende taken die bij de OLAF-verordening aan het Comité zijn toevertrouwd naar behoren uit te voeren, moet het Comité toegang hebben tot betekenisvolle, uitgebreide, toereikende en tijdige informatie. |
| --- | --- |

8.

Om de toezichthoudende taken die bij de OLAF-verordening aan het Comité zijn toevertrouwd naar behoren uit te voeren, moet het Comité toegang hebben tot betekenisvolle, uitgebreide, toereikende en tijdige informatie

| 9. | De inhoud en de kwaliteit van de informatie die door de directeur-generaal aan het Comité wordt verstrekt, was in de afgelopen paar jaar steeds een punt van onenigheid en van intensieve, langdurige discussies tussen het Comité en OLAF. Dit was met name het geval voor informatie die door OLAF werd verstrekt over zaken die langer dan 36 maanden duurden. In zijn eerdere jaarverslagen wees het Comité herhaaldelijk op het dringende probleem van zijn beperkte toegang tot met zaken verband houdende informatie van OLAF, en het feit dat het Comité zijn rol daardoor niet naar behoren kon uitoefenen (4). |
| --- | --- |

9.

De inhoud en de kwaliteit van de informatie die door de directeur-generaal aan het Comité wordt verstrekt, was in de afgelopen paar jaar steeds een punt van onenigheid en van intensieve, langdurige discussies tussen het Comité en OLAF. Dit was met name het geval voor informatie die door OLAF werd verstrekt over zaken die langer dan 36 maanden duurden. In zijn eerdere jaarverslagen wees het Comité herhaaldelijk op het dringende probleem van zijn beperkte toegang tot met zaken verband houdende informatie van OLAF, en het feit dat het Comité zijn rol daardoor niet naar behoren kon uitoefenen (4

2.1.1.   Het herziene artikel 15 van de OLAF-verordening

Het herziene artikel 15 van de OLAF-verordening

| 10. | De bovenstaande situatie werd uiteindelijk opgelost met de goedkeuring van de nieuwe OLAF-wijzigingsverordening (EU, Euratom) 2020/2223 van het Europees Parlement en de Raad (5). In artikel 15, lid 1, van de verordening is nu duidelijk bepaald dat het Comité
  toegang moet krijgen tot alle informatie en documenten van OLAF die het nodig acht om zijn toezichthoudende en controlerende taken uit te voeren
  . |
| --- | --- |

10.

De bovenstaande situatie werd uiteindelijk opgelost met de goedkeuring van de nieuwe OLAF-wijzigingsverordening (EU, Euratom) 2020/2223 van het Europees Parlement en de Raad (5

toegang moet krijgen tot alle informatie en documenten van OLAF die het nodig acht om zijn toezichthoudende en controlerende taken uit te voeren

| 11. | Het Comité had er in het verleden herhaaldelijk voor gepleit dat het aan het toezichthoudend orgaan is om, op basis van een beoordeling van de noodzaak, te besluiten welke informatie door het orgaan waarop toezicht wordt uitgeoefend, moet worden verstrekt of welke informatie toereikend is voor de uitvoering van zijn toezichthoudende taak. Zonder rechtstreekse en onbelemmerde toegang tot informatie in het bezit van OLAF kan het Comité geen betekenisvol en serieus toezicht uitoefenen zoals oorspronkelijk beoogd in de OLAF-verordening. |
| --- | --- |

11.

Het Comité had er in het verleden herhaaldelijk voor gepleit dat het aan het toezichthoudend orgaan is om, op basis van een beoordeling van de noodzaak, te besluiten welke informatie door het orgaan

moet worden verstrekt

toereikend

2.1.2.   Nieuwe werkafspraken tussen het Comité van toezicht en OLAF

Nieuwe werkafspraken tussen het Comité van toezicht en OLAF

| 12. | In verband met de belangrijke wijzigingen van de herziene OLAF-verordening voerden het Comité, vertegenwoordigd door het secretariaat, en OLAF in 2021 intensief overleg. Het doel was om nieuwe werkafspraken vast te stellen teneinde het Comité gedeeltelijk rechtstreekse toegang te bieden tot met zaken verband houdende en in het casemanagementsysteem van OLAF (OCM) geregistreerde informatie. De nieuwe werkafspraken werden uiteindelijk op 21 oktober 2021 overeengekomen en ondertekend (6). Met deze afspraken wordt een systeem vastgesteld waarbij OLAF het Comité zal voorzien van volledige toegang tot met zaken verband houdende dossiers van gesloten onderzoeken, lopende onderzoeken die al langer dan twaalf maanden duren en zaken waarin geen onderzoek is geopend. Het Comité krijgt ook toegang tot alle besluiten om geen onderzoek uit te voeren en gerelateerde adviezen van eenheid 01 aan de directeur-generaal en alle openingsbesluiten en gerelateerde adviezen van eenheid 01 in niet-onderzoeksdossiers, ook wel coördinatiezaken genoemd. In een technische bijlage, die een integrerend deel van de werkafspraken vormt, worden de modaliteiten uiteengezet voor de toegang van het Comité en het secretariaat tot het OCM. |
| --- | --- |

12.

In verband met de belangrijke wijzigingen van de herziene OLAF-verordening voerden het Comité, vertegenwoordigd door het secretariaat, en OLAF in 2021 intensief overleg. Het doel was om nieuwe werkafspraken vast te stellen teneinde het Comité gedeeltelijk rechtstreekse toegang te bieden tot met zaken verband houdende en in het casemanagementsysteem van OLAF (OCM) geregistreerde informatie. De nieuwe werkafspraken

6

| 13. | Het Comité is er stellig van overtuigd dat de nieuwe werkafspraken bevorderlijk zullen zijn voor het herstellen van het wederzijdse vertrouwen tussen OLAF en zijn Comité van toezicht; vertrouwen dat in de afgelopen jaren ontbrak. |
| --- | --- |

13.

Het Comité is er stellig van overtuigd dat de nieuwe werkafspraken bevorderlijk zullen zijn voor het herstellen van het wederzijdse vertrouwen tussen OLAF en zijn Comité van toezicht; vertrouwen dat in de afgelopen jaren ontbrak.

2.2.   
  Herziene interne reglement van orde

Herziene interne reglement van orde

| 14. | Het interne reglement van orde van het Comité bevat de regels voor de samenstelling, de werkwijze en de werkmethoden van het Comité (de procedures volgens welke het zijn toezichthoudende rol uit hoofde van de OLAF-verordening vervult), alsook de inhoudelijke voorwaarden volgens welke zijn werkzaamheden moeten worden verricht. Het reglement van orde moet de organisatie van de werkzaamheden van het Comité vereenvoudigen. Het reglement omvat beginselen voor de activiteiten van het Comité, de uitoefening van zijn bevoegdheden, het voorzitterschap, de procedures voor het goedkeuren van adviezen, de toegang tot de documenten van OLAF en de rol van het secretariaat. |
| --- | --- |

14.

Het interne reglement van orde van het Comité bevat de regels voor de samenstelling, de werkwijze en de werkmethoden van het Comité (de procedures volgens welke het zijn toezichthoudende rol uit hoofde van de OLAF-verordening vervult), alsook de inhoudelijke voorwaarden volgens welke zijn werkzaamheden moeten worden verricht. Het reglement van orde moet de organisatie van de werkzaamheden van het Comité vereenvoudigen. Het reglement omvat beginselen voor de activiteiten van het Comité, de uitoefening van zijn bevoegdheden, het voorzitterschap, de procedures voor het goedkeuren van adviezen, de toegang tot de documenten van OLAF en de rol van het secretariaat.

| 15. | Op basis van de ervaring die het Comité in de afgelopen vier jaar heeft opgedaan, alsook de herziene OLAF-verordening, heeft het Comité besloten zijn reglement van orde bij te werken. Het nieuwe reglement van orde is in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen uit hoofde van de nieuwe verordening gegevensbescherming (7) en weerspiegelt enkele bepalingen van de werkafspraken tussen OLAF en het Comité van toezicht. Het reglement werd in juni 2021 goedgekeurd door het Comité. Het kan in het komende jaar worden herzien om rekening te houden met de benoeming van de toezichthouder op de procedurewaarborgen, gezien de rapportageverplichtingen van de toezichthouder ten opzichte van het Comité van toezicht. |
| --- | --- |

15.

Op basis van de ervaring die het Comité in de afgelopen vier jaar heeft opgedaan, alsook de herziene OLAF-verordening, heeft het Comité besloten zijn reglement van orde bij te werken. Het nieuwe reglement van orde is in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen uit hoofde van de nieuwe verordening gegevensbescherming (7

3.   Een productief toezichtsjaar

Een productief toezichtsjaar

| 16. | Tijdens het rapportagejaar richtte het Comité vijf adviezen (8) tot de directeur-generaal van OLAF, waarin het verschillende aanbevelingen deed. Het Comité werd ook geraadpleegd en maakte opmerkingen over de eerste fase van de herziening van de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) van OLAF (9). Het Comité zette bovendien de controle voort van de duur van de onderzoeken van OLAF en de toepassing van procedurewaarborgen. |
| --- | --- |

16.

Tijdens het rapportagejaar richtte het Comité vijf adviezen (8

9

3.1.   
  De aanbevelingen van OLAF die niet werden opgevolgd door de desbetreffende autoriteiten — Advies nr. 1/2021

De aanbevelingen van OLAF die niet werden opgevolgd door de desbetreffende autoriteiten — Advies nr. 1/2021

| 17. | Het Comité besteedt in zijn jaarlijkse activiteitenverslagen bijzondere aandacht aan de follow-up van de onderzoeken van OLAF. In februari 2021 keurde het Comité Advies nr. 1/2021 goed, waarin het alle aanbevelingen van OLAF tussen 1 maart 2016 en 28 februari 2018 die niet werden opgevolgd door de bevoegde autoriteiten, grondig analyseerde (10). |
| --- | --- |

17.

Het Comité besteedt in zijn jaarlijkse activiteitenverslagen bijzondere aandacht aan de follow-up van de onderzoeken van OLAF. In februari 2021 keurde het Comité Advies nr. 1/2021 goed, waarin het alle aanbevelingen van OLAF tussen 1 maart 2016 en 28 februari 2018 die niet werden opgevolgd door de bevoegde autoriteiten, grondig analyseerde (10

| 18. | Het Comité erkende dat de aanbevelingen van OLAF, en met name de financiële en disciplinaire aanbevelingen, gewoonlijk worden opgevolgd door de ontvangende autoriteiten en instellingen. De belangrijkste bevinding van het Comité betrof gerechtelijke aanbevelingen, ten aanzien waarvan het drie belangrijkste tekortkomingen vaststelde die het lage percentage tenlasteleggingen (11) van de afgelopen jaren konden verklaren.






  i) | De huidige controleprocedures van OLAF zijn ontoereikend. |
| --- | --- | --- |

18.

Het Comité erkende dat de aanbevelingen van OLAF, en met name de financiële en disciplinaire aanbevelingen, gewoonlijk worden opgevolgd door de ontvangende autoriteiten en instellingen. De belangrijkste bevinding van het Comité betrof gerechtelijke aanbevelingen, ten aanzien waarvan het drie belangrijkste tekortkomingen vaststelde die het lage percentage tenlasteleggingen (11

i)

De huidige controleprocedures van OLAF zijn ontoereikend.

| ii) | Na ontvangst van eindverslagen van OLAF verrichten de desbetreffende autoriteiten zelden verdere activiteiten. De kwaliteit van de verslagen, het verzamelde bewijs en de kracht van de aanbevelingen zijn derhalve essentieel voor het beoordelen van de zaak op nationaal niveau. |
| --- | --- |

ii)

Na ontvangst van eindverslagen van OLAF verrichten de desbetreffende autoriteiten zelden verdere activiteiten. De kwaliteit van de verslagen, het verzamelde bewijs en de kracht van de aanbevelingen zijn derhalve essentieel voor het beoordelen van de zaak op nationaal niveau.

| iii) | Het door OLAF verzamelde bewijs voldoet niet altijd aan de normen inzake bewijs die door de ontvangende autoriteiten worden verwacht met het oog op de beoordeling van de strafrechtelijke aansprakelijkheid op nationaal niveau. |
| --- | --- |

iii)

Het door OLAF verzamelde bewijs voldoet niet altijd aan de normen inzake bewijs die door de ontvangende autoriteiten worden verwacht met het oog op de beoordeling van de strafrechtelijke aansprakelijkheid op nationaal niveau.

| 19. | Het Comité adviseerde OLAF om:






  — | de controleprocedures te evalueren door te voorzien in speciale teams voor de follow-up, waardoor onderzoekers deze taak niet langer hoeven uit te voeren; |
| --- | --- | --- |

19.

Het Comité adviseerde OLAF om:

—

de controleprocedures te evalueren door te voorzien in speciale teams voor de follow-up, waardoor onderzoekers deze taak niet langer hoeven uit te voeren;

| — | de rapportage aan het Comité over niet opgevolgde aanbevelingen te verbeteren; |
| --- | --- |

—

de rapportage aan het Comité over niet opgevolgde aanbevelingen te verbeteren;

| — | ervoor te zorgen dat in de dossiers die naar de gerechtelijke autoriteiten worden doorgestuurd:






  a) | het verzamelde bewijs duidelijk wordt genoemd, evenals de overwegingen die leiden tot de conclusie dat mogelijk een strafbaar feit is gepleegd, en |
| --- | --- | --- |

—

ervoor te zorgen dat in de dossiers die naar de gerechtelijke autoriteiten worden doorgestuurd:

a)

het verzamelde bewijs duidelijk wordt genoemd, evenals de overwegingen die leiden tot de conclusie dat mogelijk een strafbaar feit is gepleegd, en

| b) | een analyse wordt opgenomen van de nationale procedurevereisten voor strafrechtelijke procedures; |
| --- | --- |

b)

een analyse wordt opgenomen van de nationale procedurevereisten voor strafrechtelijke procedures;

| — | te zorgen voor een tijdige samenwerking met de gerechtelijke autoriteiten; |
| --- | --- |

—

te zorgen voor een tijdige samenwerking met de gerechtelijke autoriteiten;

| — | jaarlijks verslag uit te brengen over de naar aanleiding van de financiële aanbevelingen van OLAF teruggevorderde bedragen; |
| --- | --- |

—

jaarlijks verslag uit te brengen over de naar aanleiding van de financiële aanbevelingen van OLAF teruggevorderde bedragen;

| — | te waarborgen dat de financiële aanbevelingen evenredig zijn, en |
| --- | --- |

—

te waarborgen dat de financiële aanbevelingen evenredig zijn, en

| — | uniforme normen vast te stellen om de grondrechten en procedurewaarborgen van betrokken personen te beschermen en de ontvankelijkheid van bewijs te versterken. |
| --- | --- |

—

uniforme normen vast te stellen om de grondrechten en procedurewaarborgen van betrokken personen te beschermen en de ontvankelijkheid van bewijs te versterken.

| 20. | In zijn advies erkende het Comité dat de directeur-generaal van OLAF reeds stappen had genomen om de follow-up van financiële aanbevelingen te verbeteren. Het Comité was ook verheugd over de oprichting van de Monitoring Task Force, een speciaal team dat de taak heeft zowel specifieke als systemische problemen bij de uitvoering van de EU-begroting te identificeren, op basis van door OLAF ontdekte onregelmatigheden of fraude. De Task Force wil zijn activiteiten in verband met administratieve en gerechtelijke aanbevelingen uitbreiden. Het Comité is het ermee eens dat de doeltreffende uitvoering van deze taak aanvullende middelen vereist. |
| --- | --- |

20.

In zijn advies erkende het Comité dat de directeur-generaal van OLAF reeds stappen had genomen om de follow-up van financiële aanbevelingen te verbeteren. Het Comité was ook verheugd over de oprichting van de Monitoring Task Force, een speciaal team dat de taak heeft zowel specifieke als systemische problemen bij de uitvoering van de EU-begroting te identificeren, op basis van door OLAF ontdekte onregelmatigheden of fraude. De Task Force wil zijn activiteiten in verband met administratieve en gerechtelijke aanbevelingen uitbreiden. Het Comité is het ermee eens dat de doeltreffende uitvoering van deze taak aanvullende middelen vereist.

3.2.   
  Werkafspraken tussen OLAF en het EOM — Advies nr. 2/2021

Werkafspraken tussen OLAF en het EOM — Advies nr. 2/2021

| 21. | In het licht van hun gemeenschappelijke doel om de integriteit van de begroting van de Unie te bewaren, moeten OLAF en het EOM een nauwe band ontwikkelen en onderhouden, gebaseerd op het beginsel van loyale samenwerking. |
| --- | --- |

21.

In het licht van hun gemeenschappelijke doel om de integriteit van de begroting van de Unie te bewaren, moeten OLAF en het EOM een nauwe band ontwikkelen en onderhouden, gebaseerd op het beginsel van loyale samenwerking.

| 22. | Op 3 december 2020 stuurde de directeur-generaal van OLAF het ontwerp van administratieve werkafspraken dat was overeengekomen tussen OLAF en het EOM ter advies naar het Comité (12). In zijn Advies nr. 2/2021 van 31 mei 2021 (13) toonde het Comité zich verheugd over de werkafspraken, met name met betrekking tot de vaststelling van bindende termijnen, de regelmatige uitwisseling van informatie tussen de partijen, het gebruik van sjablonen voor de wederzijdse rapportage en het doorsturen van potentiële zaken en de mogelijkheid om een tussentijdse rapportage overeen te komen, waarbij OLAF de onderzoeken van het EOM ondersteunt, en in het geval van aanvullende onderzoeken die door OLAF worden uitgevoerd. |
| --- | --- |

22.

Op 3 december 2020 stuurde de directeur-generaal van OLAF het ontwerp van administratieve werkafspraken dat was overeengekomen tussen OLAF en het EOM ter advies naar het Comité (12

13

| 23. | Het Comité maakte een aantal specifieke opmerkingen en deed suggesties aan de partijen om het volgende beter te verduidelijken:






  i) | praktische samenwerkingsvoorwaarden met betrekking tot de wederzijdse rapportage en het doorsturen van potentiële zaken (14); |
| --- | --- | --- |

23.

Het Comité maakte een aantal specifieke opmerkingen en deed suggesties aan de partijen om het volgende beter te verduidelijken:

i)

praktische samenwerkingsvoorwaarden met betrekking tot de wederzijdse rapportage en het doorsturen van potentiële zaken (14);

14

| ii) | criteria en modaliteiten van de wederzijdse indirecte toegang tot hun respectievelijke elektronische casemanagementsystemen (15); |
| --- | --- |

ii)

criteria en modaliteiten van de wederzijdse indirecte toegang tot hun respectievelijke elektronische casemanagementsystemen (15);

15

| iii) | het gebruik van technische instrumenten, zoals sjablonen (16). In dit verband stelde het Comité, op basis van zijn eigen ervaringen met eerdere langdurige en vaak vergeefse uitwisselingen met OLAF over de inhoud van de jaarverslagen en de definitie van relevante en nuttige informatie, voor om vooraf zorgvuldig na te denken over de inhoud van dergelijke sjablonen en onnodige uitwisselingen en aanvullende verzoeken om ontbrekende informatie of nadere verduidelijking te voorkomen; |
| --- | --- |

iii)

het gebruik van technische instrumenten, zoals sjablonen (16). In dit verband stelde het Comité, op basis van zijn eigen ervaringen met eerdere langdurige en vaak vergeefse uitwisselingen met OLAF over de inhoud van de jaarverslagen en de definitie van relevante en nuttige informatie, voor om vooraf zorgvuldig na te denken over de inhoud van dergelijke sjablonen en onnodige uitwisselingen en aanvullende verzoeken om ontbrekende informatie of nadere verduidelijking te voorkomen;

16

| iv) | de tekst van de werkafspraken teneinde onnodige verwarring en onzekerheid te voorkomen met betrekking tot steun van OLAF in het kader van onderzoeken van het EOM en verzoeken van OLAF om bijstand van het EOM (17); |
| --- | --- |

iv)

de tekst van de werkafspraken teneinde onnodige verwarring en onzekerheid te voorkomen met betrekking tot steun van OLAF in het kader van onderzoeken van het EOM en verzoeken van OLAF om bijstand van het EOM (17);

17

| v) | specifieke regelingen die moeten worden overeengekomen door de partijen om OLAF in staat te stellen interne onderzoeken uit te voeren naar de leiding en het personeel van het EOM; |
| --- | --- |

v)

specifieke regelingen die moeten worden overeengekomen door de partijen om OLAF in staat te stellen interne onderzoeken uit te voeren naar de leiding en het personeel van het EOM;

| vi) | een systeem dat door de partijen moet worden overeengekomen voor een regelmatige dialoog tussen de directeur-generaal van OLAF en de Europese hoofdaanklager, en voor het evalueren van de werkafspraken door de partijen zodra aanzienlijke ervaring is opgedaan en ten minste één jaar na de inwerkingtreding hiervan (18). |
| --- | --- |

vi)

een systeem dat door de partijen moet worden overeengekomen voor een regelmatige dialoog tussen de directeur-generaal van OLAF en de Europese hoofdaanklager, en voor het evalueren van de werkafspraken door de partijen zodra aanzienlijke ervaring is opgedaan en ten minste één jaar na de inwerkingtreding hiervan (18).

18

| 24. | OLAF en het EOM hielden rekening met de meeste opmerkingen van het Comité en stemden ermee in de desbetreffende bepalingen dienovereenkomstig te wijzigen (19). De definitieve tekst van de werkafspraken werd op 5 juli 2021 ondertekend. Het Comité is ingenomen met de uitkomst van zijn raadpleging met betrekking tot dit belangrijke onderdeel dat de betrekkingen tussen deze twee organen regelt. |
| --- | --- |

24.

OLAF en het EOM hielden rekening met de meeste opmerkingen van het Comité en stemden ermee in de desbetreffende bepalingen dienovereenkomstig te wijzigen (19

3.3.   
  Toezicht op interne onderzoeken: strategische conclusies en beste praktijken — Advies nr. 3/2021

Toezicht op interne onderzoeken: strategische conclusies en beste praktijken — Advies nr. 3/2021

| 25. | In oktober 2021 keurde het Comité Advies nr. 3/2021 over het toezicht op interne onderzoeken goed (20). Het Comité beoordeelde de wijze waarop OLAF vier interne onderzoeken uitvoerde naar ernstige beschuldigingen met betrekking tot de uitvoering van professionele taken of ernstig wangedrag van leden en ambtenaren met een leidinggevende functie binnen de EU-instellingen, -organen en -agentschappen. |
| --- | --- |

25.

In oktober 2021 keurde het Comité Advies nr. 3/2021 over het toezicht op interne onderzoeken goed (20

| 26. | Het Comité had toegang tot de zaakdossiers die door OLAF beschikbaar werden gesteld en analyseerde alle relevante documenten grondig in het licht van het toepasselijke OLAF-rechtskader. Het verrichte een vergelijkende analyse van de vier onderzoeken, waarbij de nadruk lag op de belangrijkste procedurefasen van een onderzoek. Het onderzocht met name: i) de eis van een voldoende ernstige verdenking om het openen van de onderzoeken te rechtvaardigen; ii) de omvang van de onderzoeken; iii) het gebruik van de onderzoeksinstrumenten waarover OLAF beschikt, en iv) het definitieve onderzoeksverslag en de juridische analyse van de onderzoeken. |
| --- | --- |

26.

Het Comité had toegang tot de zaakdossiers die door OLAF beschikbaar werden gesteld en analyseerde alle relevante documenten grondig in het licht van het toepasselijke OLAF-rechtskader. Het verrichte een vergelijkende analyse van de vier onderzoeken, waarbij de nadruk lag op de belangrijkste procedurefasen van een onderzoek. Het onderzocht met name: i) de eis van een voldoende ernstige verdenking om het openen van de onderzoeken te rechtvaardigen; ii) de omvang van de onderzoeken; iii) het gebruik van de onderzoeksinstrumenten waarover OLAF beschikt, en iv) het definitieve onderzoeksverslag en de juridische analyse van de onderzoeken.

| 27. | Het Comité constateerde discrepanties in alle vier de zaken en in alle bovengenoemde fasen. Het trok vervolgens conclusies en deed aanbevelingen, waarvan de meest relevante hieronder zijn samengevat:






  i) | Bij de beoordeling van de eis van een “voldoende ernstige verdenking” voor het openen van een onderzoek moet OLAF alle noodzakelijke informatie van de EU-instellingen verzamelen, met name in gevallen waarin de instellingen eerder onderzoeken hebben verricht naar dezelfde beschuldigingen. Dit is nog relevanter wanneer beschuldigingen worden beoordeeld die anoniem zijn geuit. |
| --- | --- | --- |

27.

Het Comité constateerde discrepanties in alle vier de zaken en in alle bovengenoemde fasen. Het trok vervolgens conclusies en deed aanbevelingen, waarvan de meest relevante hieronder zijn samengevat:

i)

Bij de beoordeling van de eis van een “voldoende ernstige verdenking” voor het openen van een onderzoek moet OLAF alle noodzakelijke informatie van de EU-instellingen verzamelen, met name in gevallen waarin de instellingen eerder onderzoeken hebben verricht naar dezelfde beschuldigingen. Dit is nog relevanter wanneer beschuldigingen worden beoordeeld die anoniem zijn geuit.

| ii) | De ondersteunende eenheid voor operationele analyses moet het selectieproces ondersteunen door informatie van anonieme bronnen te analyseren. |
| --- | --- |

ii)

De ondersteunende eenheid voor operationele analyses moet het selectieproces ondersteunen door informatie van anonieme bronnen te analyseren.

| iii) | De richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) moeten een definitie bevatten van de notie van een “voldoende ernstige verdenking”. |
| --- | --- |

iii)

De richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) moeten een definitie bevatten van de notie van een “voldoende ernstige verdenking”.

| iv) | OLAF moet het Comité op de hoogte stellen wanneer het gevoelige zaken opent waarbij de reputatie van de EU op het spel kan staan. |
| --- | --- |

iv)

OLAF moet het Comité op de hoogte stellen wanneer het gevoelige zaken opent waarbij de reputatie van de EU op het spel kan staan.

| v) | OLAF moet voorzien in doeltreffende mechanismen om situaties te voorkomen waarin het de omvang van het onderzoek te breed definieert en/of de omvang van het onderzoek uitbreidt zonder de toepasselijke procedure te volgen. |
| --- | --- |

v)

OLAF moet voorzien in doeltreffende mechanismen om situaties te voorkomen waarin het de omvang van het onderzoek te breed definieert en/of de omvang van het onderzoek uitbreidt zonder de toepasselijke procedure te volgen.

| vi) | OLAF moet de wettigheidstoetsing die door eenheid 01 — de eenheid die ook de adviezen inzake het openen van onderzoeken opstelt — wordt verricht aan een andere entiteit toevertrouwen om een onafhankelijke wettigheidstoetsing te waarborgen. Daarnaast moet de directeur-generaal van OLAF de toewijzing van taken aan de verschillende eenheden en directoraten evalueren om te voorzien in een doeltreffend systeem van onafhankelijke, onpartijdige en objectieve controles voor de wettigheidstoetsing en -evaluatie. |
| --- | --- |

vi)

OLAF moet de wettigheidstoetsing die door eenheid 01 — de eenheid die ook de adviezen inzake het openen van onderzoeken opstelt — wordt verricht aan een andere entiteit toevertrouwen om een onafhankelijke wettigheidstoetsing te waarborgen. Daarnaast moet de directeur-generaal van OLAF de toewijzing van taken aan de verschillende eenheden en directoraten evalueren om te voorzien in een doeltreffend systeem van onafhankelijke, onpartijdige en objectieve controles voor de wettigheidstoetsing en -evaluatie.

| vii) | Het Comité legt veel nadruk op de noodzaak om een behoorlijk werkplan voor onderzoeken op te stellen. Daarnaast moet OLAF in gevoelige onderzoeken, wanneer het gebruikmaakt van zijn beoordelingsvrijheid om te besluiten welke onderzoeksmaatregelen het neemt en wanneer, in het zaakdossier de redenen voor zijn besluit vastleggen. |
| --- | --- |

vii)

Het Comité legt veel nadruk op de noodzaak om een behoorlijk werkplan voor onderzoeken op te stellen. Daarnaast moet OLAF in gevoelige onderzoeken, wanneer het gebruikmaakt van zijn beoordelingsvrijheid om te besluiten welke onderzoeksmaatregelen het neemt en wanneer, in het zaakdossier de redenen voor zijn besluit vastleggen.

| viii) | Het Comité constateerde dat sprake was van een algemeen gebrek aan een rigoureuze en systematische organisatie van de zaakdossiers in de vier zaken en vroeg OLAF te voorzien in bepalingen om deze situatie te verhelpen. Het Comité vertrouwt erop dat OLAF deze zorgen zal aanpakken via zijn casemanagementsysteem en zal voorzien in nieuwe relevante regels. |
| --- | --- |

viii)

Het Comité constateerde dat sprake was van een algemeen gebrek aan een rigoureuze en systematische organisatie van de zaakdossiers in de vier zaken en vroeg OLAF te voorzien in bepalingen om deze situatie te verhelpen. Het Comité vertrouwt erop dat OLAF deze zorgen zal aanpakken via zijn casemanagementsysteem en zal voorzien in nieuwe relevante regels.

| ix) | OLAF moet overwegen een speciale dienst op te richten voor het ontwerp van methoden voor het onderzoeken van potentiële corruptie waarbij lobbyisten betrokken zijn, het draaideurprobleem, belangenconflicten en inbreuken op de integriteits- en transparantieplicht. |
| --- | --- |

ix)

OLAF moet overwegen een speciale dienst op te richten voor het ontwerp van methoden voor het onderzoeken van potentiële corruptie waarbij lobbyisten betrokken zijn, het draaideurprobleem, belangenconflicten en inbreuken op de integriteits- en transparantieplicht.

| 28. | Het Comité merkt op dat de herziene GIP’s bepalingen bevatten waarmee twee van de bovenstaande aanbevelingen worden uitgevoerd. Het Comité is met name verheugd over: i) de oprichting van het evaluatieteam, onder direct gezag van de adjunct-directeur-generaal, en ii) de eis voor de onderzoekseenheden om een initieel werkplan uit te stippelen. Het Comité verwacht dat onderzoekers nadere interne richtlijnen zullen krijgen voor het opstellen en regelmatig bijwerken van een werkplan. Over het algemeen erkent het Comité de inspanningen van OLAF om de aanbevelingen van het Comité uit te voeren. Om zijn zorgen weg te nemen, is echter sterke en voortdurende waakzaamheid nodig om de tekortkomingen en/of fouten aan te pakken die het Comité in zijn advies heeft geconstateerd met betrekking tot de taken die zijn toegekend aan en worden uitgevoerd door het personeel van OLAF. Het is belangrijk dat lessen worden getrokken uit deze onderzoeken met het oog op het toekomstige personeelsbeheer van OLAF. |
| --- | --- |

28.

Het Comité merkt op dat de herziene GIP’s bepalingen bevatten waarmee twee van de bovenstaande aanbevelingen worden uitgevoerd. Het Comité is met name verheugd over: i) de oprichting van het evaluatieteam, onder direct gezag van de adjunct-directeur-generaal, en ii) de eis voor de onderzoekseenheden om een initieel werkplan uit te stippelen. Het Comité verwacht dat onderzoekers nadere interne richtlijnen zullen krijgen voor het opstellen en regelmatig bijwerken van een werkplan. Over het algemeen erkent het Comité de inspanningen van OLAF om de aanbevelingen van het Comité uit te voeren. Om zijn zorgen weg te nemen, is echter sterke en voortdurende waakzaamheid nodig om de tekortkomingen en/of fouten aan te pakken die het Comité in zijn advies heeft geconstateerd met betrekking tot de taken die zijn toegekend aan en worden uitgevoerd door het personeel van OLAF. Het is belangrijk dat lessen worden getrokken uit deze onderzoeken met het oog op het toekomstige personeelsbeheer van OLAF.

3.4.   
  Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2022 — Advies nr. 4/2021

Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2022 — Advies nr. 4/2021

| 29. | Het Comité van toezicht van OLAF keurt elk jaar een advies goed over het voorontwerp van begroting van OLAF om de EU-instellingen zekerheid te bieden dat in de ontwerpbegroting rekening is gehouden met de onafhankelijkheid van de onderzoekstaak van OLAF. Het advies biedt daarnaast zekerheid dat OLAF beschikt over voldoende middelen om een effectieve en efficiënte interinstitutionele dienst ter bestrijding van fraude te verlenen. De directeur-generaal van OLAF kan dit advies vervolgens gebruiken ten aanzien van de begrotings- en kwijtingsautoriteiten van de EU. |
| --- | --- |

29.

Het Comité van toezicht van OLAF keurt elk jaar een advies goed over het voorontwerp van begroting van OLAF om de EU-instellingen zekerheid te bieden dat in de ontwerpbegroting rekening is gehouden met de onafhankelijkheid van de onderzoekstaak van OLAF. Het advies biedt daarnaast zekerheid dat OLAF beschikt over voldoende middelen om een effectieve en efficiënte interinstitutionele dienst ter bestrijding van fraude te verlenen. De directeur-generaal van OLAF kan dit advies vervolgens gebruiken ten aanzien van de begrotings- en kwijtingsautoriteiten van de EU.

| 30. | Op 18 oktober 2021 publiceerde het Comité Advies nr. 4/2021 over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2022 (21). Zijn analyse was met name gericht op: i) de personeelsstrategie van OLAF, ook rekening houdend met de impact van de oprichting van het EOM en de instelling van de herstel- en veerkrachtfaciliteit, en ii) de financiële en operationele effecten van de uitvoering van het casemanagementsysteem van OLAF (“OCM”). |
| --- | --- |

30.

Op 18 oktober 2021 publiceerde het Comité Advies nr. 4/2021 over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2022 (21

| 31. | Het Comité was van mening dat het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2022 in overeenstemming was met de benodigde middelen om de onderzoeken op efficiënte wijze uit te voeren. Het Comité stond volledig achter het verzoek van OLAF om extra posten. Het Comité achtte het contraproductief om enerzijds elk jaar nieuwe verantwoordelijkheden en taken aan OLAF toe te kennen (het EOM, de herstel- en veerkrachtfaciliteit) en anderzijds elk jaar zijn personele en financiële middelen geleidelijk te beperken. Het Comité was het ook eens met OLAF dat een verdere beperking van zijn begroting met 20 % voor reiskosten zijn vermogen in gevaar zou kunnen brengen om zijn onderzoekstaak uit te voeren. |
| --- | --- |

31.

Het Comité was van mening dat het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2022 in overeenstemming was met de benodigde middelen om de onderzoeken op efficiënte wijze uit te voeren. Het Comité stond volledig achter het verzoek van OLAF om extra posten. Het Comité achtte het contraproductief om enerzijds elk jaar nieuwe verantwoordelijkheden en taken aan OLAF toe te kennen (het EOM, de herstel- en veerkrachtfaciliteit) en anderzijds elk jaar zijn personele en financiële middelen geleidelijk te beperken. Het Comité was het ook eens met OLAF dat een verdere beperking van zijn begroting met 20 % voor reiskosten zijn vermogen in gevaar zou kunnen brengen om zijn onderzoekstaak uit te voeren.

| 32. | Tot slot merkte het Comité op dat de ontwikkeling en goedkeuring van het OCM een erg duur project was (22) dat tot nu toe, binnen de vastgestelde termijn, nog niet tot een betrouwbaar en vooral gebruiksvriendelijk, flexibel en efficiënt casemanagementsysteem heeft geleid. |
| --- | --- |

32.

Tot slot merkte het Comité op dat de ontwikkeling en goedkeuring van het OCM een erg duur project was (22

| 33. | In de afgelopen jaren uitte het Comité steeds weer ernstige zorgen over de stijgende kosten van het OCM (23), dat gebaseerd leek te zijn op foute interne aannames en besluiten (24) en in eerste instantie was ontworpen zonder rekening te houden met de noodzaak van toezicht (25). Deze zorgen werden verergerd door de tot nu toe beperkte gebruiksvriendelijkheid volgens de onderzoekers van OLAF en de parallel lopende ontwikkeling van een nieuw casemanagementsysteem door een aantal directoraten-generaal van de Commissie, waaraan OLAF ook deelneemt. |
| --- | --- |

33.

In de afgelopen jaren uitte het Comité steeds weer ernstige zorgen over de stijgende kosten van het OCM (23

24

25

| 34. | Het Comité nodigde de directeur-generaal van OLAF daarom uit om zo snel mogelijk een gedetailleerde, op kosten gebaseerde analyse van de voor- en nadelen van het behoud van het OCM of de overgang op het CASE@EC, het casemanagementsysteem van de Commissie, uit te voeren. In deze context en gezien het feit dat het EOM heeft besloten het CASE@EC te gebruiken, herhaalde het Comité het standpunt dat het in zijn advies over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2021 uitte dat, aangezien het EOM en OLAF verschillende casemanagementsystemen zullen gebruiken, in de toekomst aanvullende begrotingsmiddelen nodig kunnen zijn om de noodzakelijke interoperabiliteit en synergieën tussen de twee systemen te waarborgen. |
| --- | --- |

34.

Het Comité nodigde de directeur-generaal van OLAF daarom uit om zo snel mogelijk een gedetailleerde, op kosten gebaseerde analyse van de voor- en nadelen van het behoud van het OCM of de overgang op het CASE@EC, het casemanagementsysteem van de Commissie, uit te voeren. In deze context en gezien het feit dat het EOM heeft besloten het CASE@EC te gebruiken, herhaalde het Comité het standpunt dat het in zijn advies over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2021 uitte dat, aangezien het EOM en OLAF verschillende casemanagementsystemen zullen gebruiken, in de toekomst aanvullende begrotingsmiddelen nodig kunnen zijn om de noodzakelijke interoperabiliteit en synergieën tussen de twee systemen te waarborgen.

3.5.   
  Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken

Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken

| 35. | Artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening verplicht het Comité ertoe een analyse per zaak te verrichten van elk onderzoek dat ouder is dan twaalf maanden om te waarborgen dat de onderzoeken van OLAF op continue wijze worden uitgevoerd en gedurende een periode die in verhouding staat tot de omstandigheden en complexiteit ervan. |
| --- | --- |

35.

Artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening verplicht het Comité ertoe een analyse per zaak te verrichten van elk onderzoek dat ouder is dan twaalf maanden om te waarborgen dat de onderzoeken van OLAF op continue wijze worden uitgevoerd en gedurende een periode die in verhouding staat tot de omstandigheden en complexiteit ervan.

| 36. | Ten eerste streeft het Comité er door middel van de regelmatige controle van de duur van de onderzoeken van OLAF en van de redenen voor eventuele onnodige vertragingen naar te verifiëren dat geen sprake is van externe of interne inmenging in de onpartijdige uitvoering van een onderzoek. Ten tweede kan een lang onderzoek dat niet kan worden gerechtvaardigd ernstige negatieve gevolgen hebben voor: i) de rechten van verdediging van de betrokken personen, en/of ii) de follow-up van het onderzoek. Tot slot verifieert het Comité aan de hand van het toezicht op de duur van onderzoeken dat de aan OLAF toegewezen personele en financiële middelen op efficiënte wijze zijn gebruikt. |
| --- | --- |

36.

Ten eerste streeft het Comité er door middel van de regelmatige controle van de duur van de onderzoeken van OLAF en van de redenen voor eventuele onnodige vertragingen naar te verifiëren dat geen sprake is van externe of interne inmenging in de onpartijdige uitvoering van een onderzoek. Ten tweede kan een lang onderzoek dat niet kan worden gerechtvaardigd ernstige negatieve gevolgen hebben voor: i) de rechten van verdediging van de betrokken personen, en/of ii) de follow-up van het onderzoek. Tot slot verifieert het Comité aan de hand van het toezicht op de duur van onderzoeken dat de aan OLAF toegewezen personele en financiële middelen op efficiënte wijze zijn gebruikt.

| 37. | Het Comité heeft in de loop der jaren bijzondere aandacht besteed aan het probleem met de “duur” van OLAF-onderzoeken en heeft in de afgelopen jaren zorgen geuit over het gebrek aan duidelijke en gedetailleerde bepalingen in de GIP’s die verband houden met het beheer van de duur van onderzoeken. Dergelijke regels versterken de rechtszekerheid; het ontbreken hiervan kan schadelijk zijn voor het waarborgen van de transparantie van OLAF-procedures, met name ten opzichte van de “betrokken personen”. |
| --- | --- |

37.

Het Comité heeft in de loop der jaren bijzondere aandacht besteed aan het probleem met de “duur” van OLAF-onderzoeken en heeft in de afgelopen jaren zorgen geuit over het gebrek aan duidelijke en gedetailleerde bepalingen in de GIP’s die verband houden met het beheer van de duur van onderzoeken. Dergelijke regels versterken de rechtszekerheid; het ontbreken hiervan kan schadelijk zijn voor het waarborgen van de transparantie van OLAF-procedures, met name ten opzichte van de “betrokken personen”.

| 38. | In 2021 bracht het Comité een advies uit waarin veertig OLAF-zaken werden onderzocht die langer dan 36 maanden duurden. Zoals elk jaar ontving het ook informatie over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duurden. |
| --- | --- |

38.

In 2021 bracht het Comité een advies uit waarin veertig OLAF-zaken werden onderzocht die langer dan 36 maanden duurden. Zoals elk jaar ontving het ook informatie over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duurden.

3.5.1   Analyse van OLAF-onderzoeken die langer dan 36 maanden duurden — Advies nr. 5/2021

Analyse van OLAF-onderzoeken die langer dan 36 maanden duurden — Advies nr. 5/2021

| 39. | In zijn activiteitenverslag van 2019 (26) constateerde het Comité dat bijna 40 % van de afzonderlijke in 2019 gerapporteerde zaken langer duurde dan 24 maanden, waarvan 10 % langer dan 36 maanden. Om beter te begrijpen hoe OLAF de duur van zijn onderzoeken beheert en controleert, besloot het Comité een diepgaande analyse uit te voeren van veertig onderzoeken van 2019 die langer dan 36 maanden duurden. Het Comité was bijzonder tevreden over het feit dat het voor het eerst volledige toegang kreeg tot de relevante zaakdossiers. |
| --- | --- |

39.

In zijn activiteitenverslag van 2019 (26

| 40. | In zijn advies (27) stelde het Comité vast dat sprake was van bepaalde tekortkomingen in de procedures van OLAF die van invloed konden zijn geweest op de duur van de onderzoeken. Het stelde met name een hoge mate van variatie vast in de onderzoekspraktijken van OLAF en de vastlegging van activiteiten in de zaakdossiers. Het Comité stelde ook vast dat OLAF niet beschikt over: i) een formele en goed gedefinieerde interne procedure voor het toezicht op de duur van zijn onderzoeken; ii) een werk- of onderzoeksplan, of iii) interne regels voor de definitie en toekenning van “operationele prioriteit”. Het Comité is van mening dat deze tekortkomingen voornamelijk het gevolg zijn van het feit dat OLAF niet beschikt over specifieke en gedetailleerde bepalingen in de GIP’s inzake de kwesties “continuïteit en duur” van onderzoeken. |
| --- | --- |

40.

In zijn advies (27

| 41. | Het Comité deed de volgende aanbevelingen aan OLAF:






  — | Voorzie in een automatisch waarschuwingssysteem binnen het OCM om ervoor te zorgen dat perioden van inactiviteit van langer dan drie maanden onmiddellijk zichtbaar zijn voor het bestuur van OLAF. |
| --- | --- | --- |

41.

Het Comité deed de volgende aanbevelingen aan OLAF:

—

Voorzie in een automatisch waarschuwingssysteem binnen het OCM om ervoor te zorgen dat perioden van inactiviteit van langer dan drie maanden onmiddellijk zichtbaar zijn voor het bestuur van OLAF.

| — | Zorg ervoor dat belemmeringen die een impact hebben of kunnen hebben op de duur van een onderzoek, alsook alle besluiten die daartoe strekken, naar behoren worden gedocumenteerd en geregistreerd in het zaakdossier van elk onderzoek. |
| --- | --- |

—

Zorg ervoor dat belemmeringen die een impact hebben of kunnen hebben op de duur van een onderzoek, alsook alle besluiten die daartoe strekken, naar behoren worden gedocumenteerd en geregistreerd in het zaakdossier van elk onderzoek.

| — | Stel in de GIP’s duidelijke interne procedures vast voor de aanpak van de duur van een onderzoek. Met name voor zaken die langer duren dan 24 maanden moet OLAF een specifieke evaluatieprocedure creëren om de directeur-generaal in staat te stellen te besluiten hoe de behandeling van dergelijke onderzoeken het beste kan worden versneld, evenals een speciale procedure voor zaken die langer lopen dan 36 maanden. |
| --- | --- |

—

Stel in de GIP’s duidelijke interne procedures vast voor de aanpak van de duur van een onderzoek. Met name voor zaken die langer duren dan 24 maanden moet OLAF een specifieke evaluatieprocedure creëren om de directeur-generaal in staat te stellen te besluiten hoe de behandeling van dergelijke onderzoeken het beste kan worden versneld, evenals een speciale procedure voor zaken die langer lopen dan 36 maanden.

| — | Zorg ervoor dat alle adviezen van het evaluatieteam een evaluatie van de duur van de onderzoeken bevatten. |
| --- | --- |

—

Zorg ervoor dat alle adviezen van het evaluatieteam een evaluatie van de duur van de onderzoeken bevatten.

| — | Zorg ervoor dat een gedetailleerd onderzoeksplan wordt opgesteld voor elk geopend onderzoek en dat dit regelmatig wordt bijgewerkt en bij het zaakdossier van elk onderzoek wordt gevoegd. |
| --- | --- |

—

Zorg ervoor dat een gedetailleerd onderzoeksplan wordt opgesteld voor elk geopend onderzoek en dat dit regelmatig wordt bijgewerkt en bij het zaakdossier van elk onderzoek wordt gevoegd.

| — | Neem duidelijke regels in de GIP’s op over de toekenning van “operationele prioriteit” aan een zaak. |
| --- | --- |

—

Neem duidelijke regels in de GIP’s op over de toekenning van “operationele prioriteit” aan een zaak.

| — | Zorg ervoor dat cruciale beslissingen die een aanzienlijke impact hebben op de duur van een onderzoek altijd op directeursniveau moeten worden genomen en systematisch moeten worden vastgelegd in het OCM. |
| --- | --- |

—

Zorg ervoor dat cruciale beslissingen die een aanzienlijke impact hebben op de duur van een onderzoek altijd op directeursniveau moeten worden genomen en systematisch moeten worden vastgelegd in het OCM.

| — | Zorg ervoor dat elke keer dat een lid van het onderzoeksteam het kantoor verlaat, hij een overdrachtsnota opstelt waarin alle verrichte activiteiten en het reeds verzamelde bewijs staan en waarin de activiteiten en het tijdsschema uiteengezet zijn die door het volgende teamlid dat de zaak behandelt, moeten worden uitgevoerd. |
| --- | --- |

—

Zorg ervoor dat elke keer dat een lid van het onderzoeksteam het kantoor verlaat, hij een overdrachtsnota opstelt waarin alle verrichte activiteiten en het reeds verzamelde bewijs staan en waarin de activiteiten en het tijdsschema uiteengezet zijn die door het volgende teamlid dat de zaak behandelt, moeten worden uitgevoerd.

| 42. | Het Comité is van mening dat zijn aanbevelingen in aanmerking moeten worden genomen bij de lopende herziening van de GIP’s (28). Uitgebreide en betekenisvolle GIP’s zullen de toekomstige toezichthouder op de procedurewaarborgen (29) ook helpen bij het afhandelen van klachten tegen OLAF vanwege procedurele onregelmatigheden. |
| --- | --- |

42.

Het Comité is van mening dat zijn aanbevelingen in aanmerking moeten worden genomen bij de lopende herziening van de GIP’s (28

29

3.5.2   Door het Comité in 2021 ontvangen meldingen van onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren

Door het Comité in 2021 ontvangen meldingen van onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren

| 43. | Artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening (30) vereist dat indien een onderzoek niet binnen twaalf maanden na opening kan worden afgesloten, de directeur-generaal van OLAF na het verstrijken van die twaalf maanden en vervolgens om de zes maanden formeel verslag uitbrengt aan het Comité. In deze verslagen zet OLAF de redenen voor de niet-afronding uiteen, evenals, waar passend (31), de corrigerende maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen en de verwachte termijn voor de afronding. |
| --- | --- |

43.

Artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening (30

31

| 44. | In 2021 ontving het Comité 761 verslagen van OLAF over 482 afzonderlijke onderzoeken die langer dan twaalf maanden duurden. Van deze afzonderlijke zaken duurde 29,25 % langer dan 12 maanden en 27,18 % langer dan 18 maanden. 43,57 % van alle gerapporteerde zaken duurde langer dan 24 maanden (figuur 1). De sectorale uitsplitsing van de OLAF-onderzoeken wordt in figuur 2 weergegeven.

  Figuur 1


  482 afzonderlijk onderzoeken — 2021







  Figuur 2


  482 individuele zaken — 2021 |
| --- | --- |

44.

In 2021 ontving het Comité 761 verslagen van OLAF over 482 afzonderlijke onderzoeken die langer dan twaalf maanden duurden. Van deze afzonderlijke zaken duurde 29,25 % langer dan 12 maanden en 27,18 % langer dan 18 maanden. 43,57 % van alle gerapporteerde zaken duurde langer dan 24 maanden (figuur 1). De sectorale uitsplitsing van de OLAF-onderzoeken wordt in figuur 2 weergegeven.

Figuur 1

Figuur 1

482 afzonderlijk onderzoeken — 2021

482 afzonderlijk onderzoeken — 2021

Image 1

Figuur 2

Figuur 2

482 individuele zaken — 2021

482 individuele zaken — 2021

Image 2

3.6.   
  Herziening van de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) van OLAF

Herziening van de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) van OLAF

| 45. | Naar aanleiding van de herziening van de OLAF-verordening heeft OLAF de bestaande GIP’s gewijzigd om de nieuwe bepalingen van de OLAF-verordening te verwerken in de nieuwe interne richtsnoeren en om een duidelijk en samenhangend kader vast te stellen voor alle onderzoeks-, steun- en coördinatieactiviteiten. OLAF heeft aan het Comité uitgelegd dat dit herzieningsproces in twee afzonderlijke fasen zal worden uitgevoerd. |
| --- | --- |

45.

Naar aanleiding van de herziening van de OLAF-verordening heeft OLAF de bestaande GIP’s gewijzigd om de nieuwe bepalingen van de OLAF-verordening te verwerken in de nieuwe interne richtsnoeren en om een duidelijk en samenhangend kader vast te stellen voor alle onderzoeks-, steun- en coördinatieactiviteiten. OLAF heeft aan het Comité uitgelegd dat dit herzieningsproces in twee afzonderlijke fasen zal worden uitgevoerd.

| 46. | Tijdens de eerste fase zal de herziening worden beperkt tot wat strikt noodzakelijk is om de GIP’s af te stemmen op Verordening (EU Euratom) 2020/2223 en het begin van de werkzaamheden van het EOM. De tweede fase zal een uitgebreidere herziening inhouden. Deze fase zal aspecten omvatten die momenteel worden behandeld in andere interne instructies en richtsnoeren van OLAF, alsook de praktijken die zullen worden vastgesteld als onderdeel van de samenwerking van OLAF met het EOM, de aanbevelingen van belanghebbenden van OLAF en de problemen die in de loop der jaren door OLAF-personeel zijn vastgesteld. |
| --- | --- |

46.

Tijdens de eerste fase zal de herziening worden beperkt tot wat strikt noodzakelijk is om de GIP’s af te stemmen op Verordening (EU Euratom) 2020/2223 en het begin van de werkzaamheden van het EOM. De tweede fase zal een uitgebreidere herziening inhouden. Deze fase zal aspecten omvatten die momenteel worden behandeld in andere interne instructies en richtsnoeren van OLAF, alsook de praktijken die zullen worden vastgesteld als onderdeel van de samenwerking van OLAF met het EOM, de aanbevelingen van belanghebbenden van OLAF en de problemen die in de loop der jaren door OLAF-personeel zijn vastgesteld.

| 47. | Overeenkomstig de OLAF-verordening (32) moet het Comité van toezicht zijn oordeel geven voordat de directeur-generaal van OLAF wijzigingen van de GIP’s vaststelt. |
| --- | --- |

47.

Overeenkomstig de OLAF-verordening (32

| 48. | Op 28 mei 2021 stuurde OLAF een ontwerp van de herziene GIP’s voor de eerste fase naar het Comité. Het ontwerp werd besproken met personeel van OLAF en het secretariaat tijdens een technische vergadering op 6 juni 2021 en tijdens de plenaire vergadering van 22 juni 2021. Het Comité diende zijn opmerkingen op 17 augustus 2021 in bij de directeur-generaal van OLAF. De nieuwe GIP’s werden op 11 oktober 2021 van toepassing. |
| --- | --- |

48.

Op 28 mei 2021 stuurde OLAF een ontwerp van de herziene GIP’s voor de eerste fase naar het Comité. Het ontwerp werd besproken met personeel van OLAF en het secretariaat tijdens een technische vergadering op 6 juni 2021 en tijdens de plenaire vergadering van 22 juni 2021. Het Comité diende zijn opmerkingen op 17 augustus 2021 in bij de directeur-generaal van OLAF. De nieuwe GIP’s werden op 11 oktober 2021 van toepassing.

| 49. | In zijn opmerkingen herinnerde het Comité eraan dat het OLAF reeds had aanbevolen een volledige herziening van de GIP’s door te voeren (Advies nr. 2/2017 over de evaluatie van de OLAF-verordening). Het heeft reeds een aantal specifieke aanbevelingen in dat opzicht gedaan met betrekking tot zowel de organisatie van OLAF als zijn onderzoekspraktijken (Advies nr. 3/2021 over beste praktijken in interne onderzoeken). Het Comité is dus verheugd over het besluit van OLAF om de herziening van de GIP’s voort te zetten. Voor het Comité is het uiterst belangrijk dat de toekomstige tekst van de GIP’s, na de tweede fase van de herziening, gebaseerd is op een diepgaande, uitgebreide evaluatie van alle andere bestaande interne richtsnoeren en instructies van OLAF. Sommige hiervan, zo niet alle, zullen moeten worden opgenomen in de GIP’s. Dit is belangrijk, omdat de GIP’s de enige richtsnoeren, instructies of handleiding zijn die volgens de OLAF-verordening openbaar moeten worden gemaakt (33). Zo wordt de vereiste mate van transparantie en rechtszekerheid ten opzichte van de onderzochte personen gewaarborgd. Uitgebreide en betekenisvolle GIP’s zullen de toekomstige toezichthouder op de procedurewaarborgen (34) ook helpen bij het afhandelen van klachten tegen OLAF vanwege procedurele onregelmatigheden. |
| --- | --- |

49.

In zijn opmerkingen herinnerde het Comité eraan dat het OLAF reeds had aanbevolen een volledige herziening van de GIP’s door te voeren (Advies nr. 2/2017 over de evaluatie van de OLAF-verordening). Het heeft reeds een aantal specifieke aanbevelingen in dat opzicht gedaan met betrekking tot zowel de organisatie van OLAF als zijn onderzoekspraktijken (Advies nr. 3/2021 over beste praktijken in interne onderzoeken). Het Comité is dus verheugd over het besluit van OLAF om de herziening van de GIP’s voort te zetten. Voor het Comité is het uiterst belangrijk dat de toekomstige tekst van de GIP’s, na de tweede fase van de herziening, gebaseerd is op een diepgaande, uitgebreide evaluatie van alle andere bestaande interne richtsnoeren en instructies van OLAF. Sommige hiervan, zo niet alle, zullen moeten worden opgenomen in de GIP’s. Dit is belangrijk, omdat de GIP’s de enige richtsnoeren, instructies of handleiding zijn die volgens de OLAF-verordening openbaar moeten worden gemaakt (33

34

| 50. | Derhalve heeft het Comité zich het recht voorbehouden om aan het einde van de tweede fase van de herziening een uitgebreid advies over de GIP’s te verstrekken. |
| --- | --- |

50.

Derhalve heeft het Comité zich het recht voorbehouden om aan het einde van de tweede fase van de herziening een uitgebreid advies over de GIP’s te verstrekken.

| 51. | OLAF heeft het Comité en de EU-instellingen geïnformeerd dat het met de tweede fase van de herziening van de GIP’s is begonnen. De tweede fase zal naar verwachting in de loop van 2022 worden afgerond. Het Comité kijkt uit naar de definitieve versie van de GIP’s en verwacht dat de aanbevelingen die het Comité in zijn recente adviezen heeft gedaan in aanmerking zullen worden genomen door de directeur-generaal van OLAF. |
| --- | --- |

51.

OLAF heeft het Comité en de EU-instellingen geïnformeerd dat het met de tweede fase van de herziening van de GIP’s is begonnen. De tweede fase zal naar verwachting in de loop van 2022 worden afgerond. Het Comité kijkt uit naar de definitieve versie van de GIP’s en verwacht dat de aanbevelingen die het Comité in zijn recente adviezen heeft gedaan in aanmerking zullen worden genomen door de directeur-generaal van OLAF.

3.7.   
  Toepassing van de procedurewaarborgen

Toepassing van de procedurewaarborgen

| 52. | In artikel 9 van de OLAF-verordening zijn de beginselen opgenomen die OLAF moet toepassen bij het uitvoeren van een onderzoek, evenals de procedurewaarborgen die de bij een OLAF-onderzoek betrokken personen moeten genieten. |
| --- | --- |

52.

In artikel 9 van de OLAF-verordening zijn de beginselen opgenomen die OLAF moet toepassen bij het uitvoeren van een onderzoek, evenals de procedurewaarborgen die de bij een OLAF-onderzoek betrokken personen moeten genieten.

| 53. | De verordening geeft het Comité de opdracht toezicht te houden op ontwikkelingen in verband met de toepassing van deze procedurewaarborgen. Het Comité vervult deze rol aan de hand van diverse acties: het houdt toezicht op de manier waarop OLAF procedurele klachten behandelt; het beoordeelt hoe OLAF de procedurerechten in zijn onderzoeken eerbiedigt; het stelt systemische of structurele problemen vast, en het verstrekt adviezen over kwesties die verband houden met de toepassing van de procedurewaarborgen. Er moet worden benadrukt dat het Comité niet bevoegd is om individuele klachten tegen OLAF te behandelen en geen beroepsinstantie is die de besluiten van OLAF kan toetsen (35). |
| --- | --- |

53.

De verordening geeft het Comité de opdracht toezicht te houden op ontwikkelingen in verband met de toepassing van deze procedurewaarborgen. Het Comité vervult deze rol aan de hand van diverse acties: het houdt toezicht op de manier waarop OLAF procedurele klachten behandelt; het beoordeelt hoe OLAF de procedurerechten in zijn onderzoeken eerbiedigt; het stelt systemische of structurele problemen vast, en het verstrekt adviezen over kwesties die verband houden met de toepassing van de procedurewaarborgen. Er moet worden benadrukt dat het Comité niet bevoegd is om individuele klachten tegen OLAF te behandelen

35

| 54. | In 2021 wijdde het Comité ook een deel van zijn werkzaamheden aan het controleren van de naleving van de procedurewaarborgen door OLAF. |
| --- | --- |

54.

In 2021 wijdde het Comité ook een deel van zijn werkzaamheden aan het controleren van de naleving van de procedurewaarborgen door OLAF.

i)   Het Comité werd geraadpleegd over een oplossing met betrekking tot het nieuwe door OLAF ingestelde klachtenmechanisme

Het Comité werd geraadpleegd over een oplossing met betrekking tot het nieuwe door OLAF ingestelde klachtenmechanisme

| 55. | Tot de inwerkingtreding van de herziene OLAF-verordening hadden natuurlijke of rechtspersonen die werden getroffen door een OLAF-onderzoek de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de directeur-generaal van OLAF. OLAF behandelde de klacht in overeenstemming met zijn vastgestelde procedure. In de herziene OLAF-verordening is de functie van toezichthouder op de procedurewaarborgen (de “toezichthouder”) in het leven geroepen, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van klachten die worden ingediend door personen op wie OLAF-onderzoeken betrekking hebben (36). |
| --- | --- |

55.

Tot de inwerkingtreding van de herziene OLAF-verordening hadden natuurlijke of rechtspersonen die werden getroffen door een OLAF-onderzoek de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de directeur-generaal van OLAF. OLAF behandelde de klacht in overeenstemming met zijn vastgestelde procedure. In de herziene OLAF-verordening is de functie van toezichthouder op de procedurewaarborgen (de “toezichthouder”) in het leven geroepen, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van klachten die worden ingediend door personen op wie OLAF-onderzoeken betrekking hebben (36

| 56. | Zelfs na de inwerkingtreding van de nieuwe verordening en in afwachting van de benoeming van de toezichthouder door de Commissie bleef OLAF echter klachten ontvangen, ook van betrokken personen. In het begin van 2021 raadpleegde OLAF het Comité (37) over een tijdelijke oplossing voor de uitvoering van het klachtenmechanisme tijdens de overgangsperiode tussen de inwerkingtreding van de verordening en de benoeming van de toezichthouder. OLAF informeerde het Comité dat het klagers de mogelijkheid wilde bieden om: i) te wachten tot de benoeming van de toezichthouder, zodat hij hun klacht zou kunnen afhandelen, of ii) hun klacht te laten afhandelen door OLAF volgens de bestaande OLAF-procedure. In het laatste geval zouden klagers afstand moeten doen van hun recht op behandeling van hun klacht volgens de nieuwe regels. |
| --- | --- |

56.

Zelfs na de inwerkingtreding van de nieuwe verordening en in afwachting van de benoeming van de toezichthouder door de Commissie bleef OLAF echter klachten ontvangen, ook van betrokken personen. In het begin van 2021 raadpleegde OLAF het Comité (37

| 57. | Het Comité was van oordeel dat dit een passende oplossing was en vroeg OLAF het Comité op de hoogte te houden van de afhandeling van alle klachten door OLAF volgens deze twee opties. OLAF verstrekte de informatie waarom werd verzocht. |
| --- | --- |

57.

Het Comité was van oordeel dat dit een passende oplossing was en vroeg OLAF het Comité op de hoogte te houden van de afhandeling van alle klachten door OLAF volgens deze twee opties. OLAF verstrekte de informatie waarom werd verzocht.

ii)   Het Comité beoordeelde hoe OLAF procedurewaarborgen in specifieke onderzoeken toepaste

Het Comité beoordeelde hoe OLAF procedurewaarborgen in specifieke onderzoeken toepaste

| 58. | In het kader van de opstelling van zijn Advies nr. 3/2021 over interne onderzoeken en Advies nr. 5/2021 over de duur van onderzoeken had het Comité toegang tot zaakdossiers en beoordeelde het hoe OLAF de procedurewaarborgen in de gecontroleerde onderzoeken had toegepast. In zijn Advies nr. 3/2021 besteedde het Comité bijzondere aandacht aan de onafhankelijkheid van de toetsingsfunctie, het interne controlemechanisme van OLAF voor het waarborgen van de eerbiediging van de procedurewaarborgen. Het deed een dienovereenkomstige aanbeveling die door OLAF werd uitgevoerd. |
| --- | --- |

58.

In het kader van de opstelling van zijn Advies nr. 3/2021 over interne onderzoeken en Advies nr. 5/2021 over de duur van onderzoeken had het Comité toegang tot zaakdossiers en beoordeelde het hoe OLAF de procedurewaarborgen in de gecontroleerde onderzoeken had toegepast. In zijn Advies nr. 3/2021 besteedde het Comité bijzondere aandacht aan de onafhankelijkheid van de toetsingsfunctie, het interne controlemechanisme van OLAF voor het waarborgen van de eerbiediging van de procedurewaarborgen. Het deed een dienovereenkomstige aanbeveling die door OLAF werd uitgevoerd.

| 59. | In zijn Advies nr. 5/2021 besloot het Comité zijn analyse te richten op de naleving door OLAF van het recht van een ambtenaar om te worden geïnformeerd over het openen van een OLAF-onderzoek en het recht van de betrokken persoon om zijn oordeel te geven over alle feiten die op hem betrekking hebben voordat OLAF zijn conclusies opstelt (38) en met name op het gebruik door OLAF van de uitzonderingen om dergelijke rechten uit te stellen, zoals voorzien in de wetgeving. |
| --- | --- |

59.

In zijn Advies nr. 5/2021 besloot het Comité zijn analyse te richten op de naleving door OLAF van het recht van een ambtenaar om te worden geïnformeerd over het openen van een OLAF-onderzoek en het recht van de betrokken persoon om zijn oordeel te geven over alle feiten die op hem betrekking hebben voordat OLAF zijn conclusies opstelt (38

| 60. | Uit de analyse bleek dat, wat de procedure voor het uitstel van het verstrekken van informatie over het openen van het onderzoek betreft, OLAF de toepasselijke procedurevereisten en -waarborgen had nageleefd. Daarnaast beschikt het sinds 2019 over een veel rigoureuzer evaluatiesysteem dat nu systematisch in alle gevallen van uitstel wordt toegepast. Wat betreft het uitstel van de mogelijkheid om een oordeel te geven, constateerde het Comité dat het systeem waarin OLAF heeft voorzien voldoende waarborgen biedt om de grondrechten van onderzochte personen te beschermen en een arbitraire behandeling te voorkomen. |
| --- | --- |

60.

Uit de analyse bleek dat, wat de procedure voor het uitstel van het verstrekken van informatie over het openen van het onderzoek betreft, OLAF de toepasselijke procedurevereisten en -waarborgen had nageleefd. Daarnaast beschikt het sinds 2019 over een veel rigoureuzer evaluatiesysteem dat nu systematisch in alle gevallen van uitstel wordt toegepast. Wat betreft het uitstel van de mogelijkheid om een oordeel te geven, constateerde het Comité dat het systeem waarin OLAF heeft voorzien voldoende waarborgen biedt om de grondrechten van onderzochte personen te beschermen en een arbitraire behandeling te voorkomen.

iii)   Het Comité beoordeelde de individuele klachten die bij OLAF werden ingediend

Het Comité beoordeelde de individuele klachten die bij OLAF werden ingediend

| 61. | Net zoals elk jaar ontving het Comité halfjaarlijkse verslagen en relevante documenten over individuele klachten die door OLAF werden behandeld (39). In 2021 ontving OLAF in totaal vier klachten van betrokken personen over de toepassing van de procedurewaarborgen, waarvan drie klachten hetzelfde interne onderzoek betroffen. Alle klagers, op één na, wilden dat hun klacht door de toezichthouder werd afgehandeld. In de enige door OLAF in 2021 afgehandelde klacht stelde de betrokken persoon dat: i) OLAF hem niet tijdig informeerde dat hij een betrokken persoon was, en ii) het onderzoek niet binnen een redelijke termijn was afgerond. Het Comité neemt nota van het antwoord van OLAF aan de klager dat geen sprake was van een inbreuk op de toepasselijke regels. Vanwege in behandeling zijnde klachten die door de toezichthouder moeten worden behandeld en die vergelijkbare kwesties in hetzelfde onderzoek betreffen, zal het Comité echter geen verdere opmerkingen maken. |
| --- | --- |

61.

Net zoals elk jaar ontving het Comité halfjaarlijkse verslagen en relevante documenten over individuele klachten die door OLAF werden behandeld (39

| 62. | Het Comité kijkt uit naar de samenwerking met de toezichthouder met het oog op het versterken van de toepassing van de procedurewaarborgen en grondrechten. |
| --- | --- |

62.

Het Comité kijkt uit naar de samenwerking met de toezichthouder met het oog op het versterken van de toepassing van de procedurewaarborgen en grondrechten.

4.   Samenwerking

Samenwerking

4.1.   
  Samenwerking met OLAF

Samenwerking met OLAF

| 63. | In 2021 consolideerde het Comité zijn succesvolle samenwerking met OLAF. Naast de afronding van de besprekingen over het recht van toegang van het Comité tot met zaken verband houdende informatie en de ondertekening van de nieuwe werkafspraken, voerde het Comité een open en nuttige dialoog met OLAF. |
| --- | --- |

63.

In 2021 consolideerde het Comité zijn succesvolle samenwerking met OLAF. Naast de afronding van de besprekingen over het recht van toegang van het Comité tot met zaken verband houdende informatie en de ondertekening van de nieuwe werkafspraken, voerde het Comité een open en nuttige dialoog met OLAF.

| 64. | Het Comité zette de praktijk voort van het uitnodigen van de directeur-generaal van OLAF en diens medewerkers voor zijn regelmatige maandelijkse vergaderingen om onderwerpen die voor het Comité en de werkzaamheden van OLAF belangrijk zijn, te bespreken en hierover te worden geïnformeerd. De leden van het Comité en het secretariaat hielden ook formele en informele vergaderingen met het bestuur en personeel van OLAF in het kader van het opstellen van de adviezen en verslagen van het Comité. |
| --- | --- |

64.

Het Comité zette de praktijk voort van het uitnodigen van de directeur-generaal van OLAF en diens medewerkers voor zijn regelmatige maandelijkse vergaderingen om onderwerpen die voor het Comité en de werkzaamheden van OLAF belangrijk zijn, te bespreken en hierover te worden geïnformeerd. De leden van het Comité en het secretariaat hielden ook formele en informele vergaderingen met het bestuur en personeel van OLAF in het kader van het opstellen van de adviezen en verslagen van het Comité.

| 65. | Het Comité ontving de volgende verslagen van OLAF, in lijn met de bepalingen van de OLAF-verordening en de vastgestelde werkpraktijken: i) verslagen over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duurden; ii) verslagen over OLAF-aanbevelingen die sinds 1 oktober 2013 waren gedaan, maar niet werden opgevolgd, waarop OLAF tussen 1 januari 2020 en 31 december 2020 een reactie van de betrokken autoriteiten ontving; iii) verslagen over klachten met betrekking tot de procedurewaarborgen; iv) verslagen over zaken waarin informatie werd doorgestuurd naar de nationale gerechtelijke autoriteiten, en v) verslagen over uitstel op grond van artikel 4, lid 6, van de OLAF-verordening. |
| --- | --- |

65.

Het Comité ontving de volgende verslagen van OLAF, in lijn met de bepalingen van de OLAF-verordening en de vastgestelde werkpraktijken: i) verslagen over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duurden; ii) verslagen over OLAF-aanbevelingen die sinds 1 oktober 2013 waren gedaan, maar niet werden opgevolgd, waarop OLAF tussen 1 januari 2020 en 31 december 2020 een reactie van de betrokken autoriteiten ontving; iii) verslagen over klachten met betrekking tot de procedurewaarborgen; iv) verslagen over zaken waarin informatie werd doorgestuurd naar de nationale gerechtelijke autoriteiten, en v) verslagen over uitstel op grond van artikel 4, lid 6, van de OLAF-verordening.

4.2.   
  Betrekkingen met belanghebbenden

Betrekkingen met belanghebbenden

| 66. | Het Comité moet verantwoording afleggen aan de EU-instellingen die zijn leden hebben benoemd en is tegelijkertijd een dialoogpartner van de EU-instellingen. Het Comité brengt verslag uit aan de EU-instellingen over zijn activiteiten, kan op verzoek van de instellingen adviezen uitbrengen, stelt verslagen op inzake onderzoeksaangelegenheden en wisselt op politiek niveau van gedachten met de instellingen (40). |
| --- | --- |

66.

Het Comité moet verantwoording afleggen aan de EU-instellingen die zijn leden hebben benoemd en is tegelijkertijd een dialoogpartner van de EU-instellingen. Het Comité brengt verslag uit aan de EU-instellingen over zijn activiteiten, kan op verzoek van de instellingen adviezen uitbrengen, stelt verslagen op inzake onderzoeksaangelegenheden en wisselt op politiek niveau van gedachten met de instellingen (40

| 67. | Het Comité acht het van belang om regelmatig contact te onderhouden met de EU-instellingen en de partners en belanghebbenden van OLAF teneinde de informatiestroom te verbeteren en feedback te verkrijgen over de prestaties van OLAF. Het Comité en zijn secretariaat hadden regelmatig contact met de secretaris-generaal van de Commissie, de Commissie begrotingscontrole (CONT) van het Europees Parlement en de Groep fraudebestrijding (GAF) en de Groep justitiële samenwerking in strafzaken (Copen) van de Raad. Vanwege de huidige pandemie kon het Comité geen fysieke vergaderingen met belanghebbenden organiseren en werden alle vergaderingen online gehouden. In december 2021 (41) nam het Comité ook deel aan de jaarlijkse interinstitutionele gedachtewisseling over de prestaties van OLAF, waar het zijn standpunten over de rol van OLAF binnen de herstel- en veerkrachtfaciliteit en de praktische ervaring met de betrekkingen tussen OLAF en het EOM uitte. |
| --- | --- |

67.

Het Comité acht het van belang om regelmatig contact te onderhouden met de EU-instellingen en de partners en belanghebbenden van OLAF teneinde de informatiestroom te verbeteren en feedback te verkrijgen over de prestaties van OLAF. Het Comité en zijn secretariaat hadden regelmatig contact met de secretaris-generaal van de Commissie, de Commissie begrotingscontrole (CONT) van het Europees Parlement en de Groep fraudebestrijding (GAF) en de Groep justitiële samenwerking in strafzaken (Copen) van de Raad. Vanwege de huidige pandemie kon het Comité geen fysieke vergaderingen met belanghebbenden organiseren en werden alle vergaderingen online gehouden. In december 2021 (41

| 68. | Het Comité stond de Commissie verder bij in de selectieprocedures voor de benoeming van hogere leidinggevenden binnen OLAF. Leden van het Comité namen ook deel aan vergaderingen van het Raadgevend Comité voor benoemingen van hogere leidinggevenden van de Commissie. |
| --- | --- |

68.

Het Comité stond de Commissie verder bij in de selectieprocedures voor de benoeming van hogere leidinggevenden binnen OLAF. Leden van het Comité namen ook deel aan vergaderingen van het Raadgevend Comité voor benoemingen van hogere leidinggevenden van de Commissie.

5.   Administratie en middelen

Administratie en middelen

5.1.   
  Werkmethoden Comité van toezicht

Werkmethoden Comité van toezicht

| 69. | In 2021 hield het Comité twaalf plenaire vergaderingen, in hybride vorm of volledig online (42). Voor elk belangrijk onderzocht onderwerp werd een rapporteur aangewezen. De rapporteurs werkten samen met het secretariaat om de ontwerpverslagen, -adviezen of -documenten voor te bereiden die tijdens de plenaire vergaderingen zouden worden besproken. Ook de voorzitter, de rapporteurs en de leden van het secretariaat kwamen regelmatig bijeen om aan bepaalde punten te werken. |
| --- | --- |

69.

In 2021 hield het Comité twaalf plenaire vergaderingen, in hybride vorm of volledig online (42

5.2.   
  Het secretariaat

Het secretariaat

| 70. | Tijdens 2021 bleef het secretariaat de leden van het Comité ondersteunen bij de efficiënte uitvoering van hun taken, waarmee werd bijgedragen tot de verbetering van de onafhankelijkheid van OLAF. Het secretariaat bleef in 2021, net zoals de rest van de Commissie, voor een groot deel online werken. Het voerde het werkprogramma uit zoals overeengekomen tussen zijn hoofd en het Comité van toezicht (43). |
| --- | --- |

70.

Tijdens 2021 bleef het secretariaat de leden van het Comité ondersteunen bij de efficiënte uitvoering van hun taken, waarmee werd bijgedragen tot de verbetering van de onafhankelijkheid van OLAF. Het secretariaat bleef in 2021, net zoals de rest van de Commissie, voor een groot deel online werken. Het voerde het werkprogramma uit zoals overeengekomen tussen zijn hoofd en het Comité van toezicht (43

| 71. | Het secretariaat is sinds maart 2016 administratief verbonden met het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten (PMO) van de Europese Commissie, hoewel het zich in een andere beveiligingszone op het terrein van OLAF bevindt. Het Comité van toezicht heeft bij veel gelegenheden zorgen geuit over de vraag of de “hybride” band tussen zijn secretariaat en het PMO de best passende optie is. |
| --- | --- |

71.

Het secretariaat is sinds maart 2016 administratief verbonden met het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten (PMO) van de Europese Commissie, hoewel het zich in een andere beveiligingszone op het terrein van OLAF bevindt. Het Comité van toezicht heeft bij veel gelegenheden zorgen geuit over de vraag of de “hybride” band tussen zijn secretariaat en het PMO de best passende optie is.

| 72. | Het Comité herhaalt zijn standpunt dat een geschikte plek binnen de beveiligingszone van OLAF het secretariaat, gezien de dagelijkse interacties van het secretariaat met het personeel van OLAF met het oog op de lopende toezichthoudende taken van het Comité, in staat zou stellen efficiënter te werken. |
| --- | --- |

72.

Het Comité herhaalt zijn standpunt dat een geschikte plek binnen de beveiligingszone van OLAF het secretariaat, gezien de dagelijkse interacties van het secretariaat met het personeel van OLAF met het oog op de lopende toezichthoudende taken van het Comité, in staat zou stellen efficiënter te werken.

| 73. | Het vinden van een goede locatie voor het secretariaat is nog belangrijker na de instelling van een toezichthouder op de procedurewaarborgen. Op grond van de nieuwe verordening zal de toezichthouder administratief verbonden zijn met het Comité van toezicht, waarbij het secretariaat de toezichthouder voorziet van alle noodzakelijke juridische en administratieve steun. |
| --- | --- |

73.

Het vinden van een goede locatie voor het secretariaat is nog belangrijker na de instelling van een toezichthouder op de procedurewaarborgen. Op grond van de nieuwe verordening zal de toezichthouder administratief verbonden zijn met het Comité van toezicht, waarbij het secretariaat de toezichthouder voorziet van alle noodzakelijke juridische en administratieve steun.

5.3.   
  Begrotingsvraagstukken

Begrotingsvraagstukken

| 74. | De begroting van het Comité voor 2021 was 200 000 EUR. Omdat de vergaderingen van het Comité vanwege COVID-19 online werden gehouden, beliep het aan het einde van 2021 daadwerkelijk uitbetaalde bedrag slechts 74 577,28 EUR. |
| --- | --- |

74.

De begroting van het Comité voor 2021 was 200 000 EUR. Omdat de vergaderingen van het Comité vanwege COVID-19 online werden gehouden, beliep het aan het einde van 2021 daadwerkelijk uitbetaalde bedrag slechts 74 577,28 EUR.

| 75. | De gesubdelegeerd ordonnateur die verantwoordelijk is voor de uitgaven, is de directeur van het PMO. |
| --- | --- |

75.

De gesubdelegeerd ordonnateur die verantwoordelijk is voor de uitgaven, is de directeur van het PMO.

---

(1)  Artikel 15, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1), zoals gewijzigd bij Verordening (EU, Euratom) 2016/2030 en Verordening (EU, Euratom) 2020/2223 (ook beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

1

(2)  Overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 worden de leden beurtelings vervangen om ervoor te zorgen dat de binnen het Comité opgebouwde ervaring behouden blijft.

2

(3)  Op https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_nl.pdf

3

(4)  Zie de volgende verslagen en adviezen van het Comité van toezicht — Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2020, paragrafen 28 en 29; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2019, paragrafen 38-51; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2018, paragrafen 7 en 45-49; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2017, paragrafen 24-29; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2016, paragrafen 30-33; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2016, paragrafen 30-33; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2015, paragrafen 30-33 en 1-9; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2014, paragrafen 26-28; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2013, paragrafen 18 en 19; Jaarverslag van het Comité van toezicht over het begrotingsjaar 2012, paragraaf 36; Advies nr. 2/2017 van het Comité van toezicht bij het evaluatieverslag van de Commissie over de toepassing van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (artikel 19), paragrafen 30 en 31; Advies nr. 4/2014 van het Comité van toezicht over de controle van de duur van onderzoeken door OLAF, paragrafen 18-20 en 45-49.

4

(5)  Verordening (EU, Euratom) 2020/2223 van het Europees Parlement en de Raad van 23 december 2020 tot wijziging van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 wat betreft samenwerking met het Europees Openbaar Ministerie en de doeltreffendheid van de door het Europees Bureau voor fraudebestrijding uitgevoerde onderzoeken (PB L 437 van 28.12.2020, blz. 49).

5

(6)  De nieuwe werkafspraken tussen OLAF en het Comité van toezicht van OLAF zijn beschikbaar op https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf

6

(7)  Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39), op http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj

7

(8)  Advies nr. 1/2021 over de aanbevelingen van OLAF die niet werden opgevolgd door de desbetreffende autoriteiten; Advies nr. 2/2021 over werkafspraken tussen OLAF en het EOM; Advies nr. 3/2021 over het toezicht op interne onderzoeken: strategische conclusies en beste praktijken; Advies nr. 4/2021 over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2022; Advies nr. 5/2021 over de analyse van OLAF-onderzoeken die langer dan 36 maanden duurden in 2019.

8

(9)  De voorlopige opmerkingen van het Comité over de eerste fase van de herziening van de GIP’s werden per brief van 17 augustus 2021 verstrekt aan de directeur-generaal van OLAF (Ares(2021)5153587).

9

(10)  De volledige tekst van Advies nr. 1/2021 is beschikbaar op https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en

10

(11)  Uit cijfers van de laatste vijf jaarverslagen van OLAF (2013-2018) met betrekking tot aanbevelingen om strafrechtelijke onderzoeken op nationaal niveau te openen, bleek dat het percentage tenlasteleggingen was gedaald van 53 tot 36 %.

11

(12)  Op grond van artikel 12 octies, lid 1, laatste zin, van de OLAF-verordening is de directeur-generaal van OLAF verplicht om voorafgaand aan de vaststelling ervan de werkafspraken ter informatie toe te zenden aan het Comité van toezicht.

12

(13)  Advies nr. 2/2021 is beschikbaar op: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en

13

(14)  Deel 5 van de werkafspraken tussen OLAF en het EOM.

14

(15)  Artikel 4.6 van de werkafspraken tussen OLAF en het EOM.

15

(16)  Artikel 4.2 van de werkafspraken tussen OLAF en het EOM.

16

(17)  Artikel 6, leden 1 en 4, van de werkafspraken tussen OLAF en het EOM.

17

(18)  Artikel 12 van de werkafspraken tussen OLAF en het EOM.

18

(19)  Artikel 4, lid 2, artikel 6, lid 1, punt 1, d), artikel 6, lid 4, en artikel 14 van de werkafspraken tussen OLAF en het EOM.

19

(20)  Rekening houdend met de regels van Besluit (EU, Euratom) 2015/443 van de Commissie en Besluit (EU, Euratom) 2015/444 van de Commissie en “Security Notice — Marking and handling of sensitive non-classified information”, C(2019) 1904 final, Brussel van 5 maart 2019, heeft het Comité besloten zijn advies niet in zijn volledigheid te publiceren met het oog op de bescherming van de privacy en integriteit van de personen die betrokken zijn bij de onderzoeken. Met het oog op de transparantie publiceerde het Comité echter een niet-vertrouwelijke versie van zijn advies, die de conclusies en aanbevelingen aan de directeur-generaal van OLAF bevatte. De niet-vertrouwelijke versie van het advies is beschikbaar op https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-12/NC%20OPINION%203_2021-EXTRACT%20%20for%20Institutions.pdf. Deze niet-vertrouwelijke versie werd ook verstrekt aan de EU-instellingen, in overeenstemming met artikel 15, lid 1, van de OLAF-verordening.

20

(21)  Advies nr. 4/2021 is beschikbaar op https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en

21

(22)  Sinds 2012 liep de begroting voor de ontwikkeling van het OCM-systeem op tot bijna 29 miljoen EUR.

22

(23)  Zie activiteitenverslag 2017, paragraaf 23; activiteitenverslag 2018, paragraaf 13; activiteitenverslag 2019, paragraaf 20; advies over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2019, paragraaf 27; advies over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2020, paragraaf 29, en advies over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2021, paragraaf 25. Alle adviezen en verslagen van het Comité zijn beschikbaar op https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en

23

(24)  Reeds in juni 2019 stelde de dienst Interne Audit van de Commissie in haar Final audit report on IT project management practices in OLAF een aantal aanzienlijke tekortkomingen vast in de vroege stadia van het OCM, waaronder het gebrek aan een duidelijke en houdbare structuur voor projectbeheer en het gebrek aan een toereikende controle van hogere leidinggevenden. OLAF pakte deze zwakte punten aan, zoals de dienst Interne Audit van de Commissie in februari 2020 bevestigde.

24

Final audit report on IT project management practices in OLAF

(25)  Zie activiteitenverslag 2017 van het Comité van toezicht, paragraaf 25.

25

(26)  Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF — 2019, paragraaf 52 en verder.

26

(27)  De niet-vertrouwelijke versie van Advies nr. 5/2021 is beschikbaar op https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en

27

(28)  Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de wijziging van de OLAF-verordening bij Verordening (EU Euratom) 2020/2223 voert OLAF de herziening van de GIP’s in twee stappen uit. De eerste fase is voornamelijk gericht op de omzetting van de bepalingen van de herziene OLAF-verordening in verband met het EOM. Deze fase is afgerond en de nieuwe GIP’s werden op 11 oktober 2021 van toepassing. OLAF voert momenteel de tweede fase van de herziening uit, een uitgebreidere herziening, die de kwesties zal omvatten die momenteel worden behandeld in andere interne instructies en richtsnoeren, alsook de praktijken die zullen worden vastgesteld in het kader van de samenwerking van OLAF met het EOM, de aanbevelingen van belanghebbenden van OLAF en de problemen die in de loop der jaren door OLAF-personeel zijn vastgesteld. De tweede fase zal naar verwachting in de loop van 2022 worden afgerond.

28

(29)  Bij de artikelen 9 bis en 9 ter van de OLAF-verordening zijn de “toezichthouder op de procedurewaarborgen” en het “klachtenmechanisme” in het leven geroepen, met de opdracht toekomstige klachten tegen OLAF van een betrokken persoon bij een OLAF-onderzoek af te handelen.

29

(30)  Artikel 7, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 luidt als volgt: “Indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden nadat het is geopend, brengt de directeur-generaal, na het verstrijken van die twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verslag uit aan het Comité van toezicht, onder vermelding van de redenen die het oponthoud veroorzaken en, waar passend, de beoogde maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen.”

30

(31)  De woorden “waar passend” werden bij wijzigingsverordening (EU, Euratom) 2020/2223 toegevoegd aan de tekst van artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening.

31

(32)  Artikel 17, lid 8, laatste zin, van de OLAF-verordening.

32

(33)  In artikel 17, lid 8, laatste zin, van de OLAF-verordening is bepaald dat de richtsnoeren “op de website van het Bureau [worden] gepubliceerd in de officiële talen van de instellingen van de Unie”.

33

(34)  Bij de artikelen 9 bis en 9 ter van de OLAF-verordening zijn de “toezichthouder op de procedurewaarborgen” en het “klachtenmechanisme” in het leven geroepen, met de opdracht toekomstige klachten tegen OLAF van een betrokken persoon van een OLAF-onderzoek af te handelen.

34

(35)  Het Comité ontvangt vaak klachten over lopende OLAF-onderzoeken of vermeende frauduleuze activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden. In de praktijk stuurt het Comité alle relevante informatie door naar OLAF en informeert het de zender dienovereenkomstig.

35

(36)  De artikelen 9 bis en 9 ter van de OLAF-verordening.

36

(37)  Brief van de directeur-generaal van OLAF aan de voorzitter van het Comité van toezicht van 18 maart 2021 (Ref. Ares(2021)1954695).

37

(38)  Artikel 9, leden 3 en 4, van de OLAF-verordening.

38

(39)  Op grond van artikel 6 van de nieuwe werkafspraken tussen OLAF en het Comité van toezicht zal OLAF voor elke door hem behandelde klacht automatische toegang tot de oorspronkelijke klacht verlenen, alsook tot het antwoord van OLAF, met inbegrip van alle andere relevante documenten.

39

(40)  Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: “Het Comité van toezicht voorziet de directeur-generaal van adviezen, die in voorkomend geval vergezeld gaan van aanbevelingen, onder meer betreffende de middelen die nodig zijn om de onderzoekstaak van het Bureau uit te voeren, alsook betreffende onderzoeksprioriteiten van het Bureau en betreffende de duur van de onderzoeken. Die adviezen kunnen worden uitgebracht op eigen initiatief, op verzoek van de directeur-generaal of op verzoek van een instelling, orgaan of instantie, maar mogen geen inmenging in de verrichting van lopende onderzoeken vormen. [...] De instellingen, organen of instanties ontvangen een kopie van de overeenkomstig de derde alinea gegeven adviezen.”

40

op verzoek van een instelling, orgaan of instantie

(41)  De interinstitutionele gedachtewisseling vond op 2 december 2021 plaats.

41

(42)  Van januari tot en met december 2021.

42

(43)  Het secretariaat, beheerd door zijn hoofd, heeft momenteel zeven personeelsleden.

43

---