# Gazzetta ufficiale C 383/23 o

| | ISSN 1977-0944 |
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| Gazzetta ufficiale
  dell’Unione europea | C 383 |
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| Edizione in lingua italiana | Comunicazioni e informazioni | 61° anno23 ottobre 2018 |

ISSN 1977-0944

Gazzetta ufficiale

dell’Unione europea

C 383

Edizione in lingua italiana

Comunicazioni e informazioni

61° anno23 ottobre 2018

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| Sommario | pagina |
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| | IV   Informazioni |
| | INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA |
| | Comitato di vigilanza dell'OLAF |
| 2018/C 383/01 | Relazione di attività del Comitato di vigilanza dell’OLAF — 2014 | 1 |

Sommario

pagina

IV   Informazioni

INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

Comitato di vigilanza dell'OLAF

2018/C 383/01

Relazione di attività del Comitato di vigilanza dell’OLAF — 2014

1

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| IT | |
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IT

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IV Informazioni

INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

Comitato di vigilanza dell'OLAF

| 23.10.2018 | IT | Gazzetta ufficiale dell’Unione europea | C 383/1 |
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23.10.2018

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

C 383/1

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RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF — 2014

(2018/C 383/01)

Membri del comitato di vigilanza dell'OLAF

Sig. Herbert Bösch, sig. Tuomas Pöysti (Presidente), sig. Johan Denolf, sig.ra Catherine Pignon, sig. Dimitrios Zimianitis

Tuomas PÖYSTI (Presidente)

| | Auditor generale della Finlandia, presidente della Corte dei conti, Finlandia |
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Auditor generale della Finlandia, presidente della Corte dei conti, Finlandia

Herbert BÖSCH

| | Ex deputato del Parlamento europeo |
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Ex deputato del Parlamento europeo

| | Ex presidente della commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo, |
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Ex presidente della commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo,

| | Austria |
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Austria

Johan DENOLF

| | Commissario capo della Polizia federale belga e membro dell’unità di informazione finanziaria (UIF), Belgio |
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Commissario capo della Polizia federale belga e membro dell’unità di informazione finanziaria (UIF), Belgio

Catherine PIGNON

| | Procuratore generale della Corte d’appello di Angers, Francia |
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Procuratore generale della Corte d’appello di Angers, Francia

Dimitrios ZIMIANITIS

| | Alto procuratore presso il Tribunale di primo grado di Atene, Grecia |
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Alto procuratore presso il Tribunale di primo grado di Atene, Grecia

INDICE

| MISSIONE | 3 |
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| PREFAZIONE DEL PRESIDENTE | 4 |
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| CONTESTO | 5 |
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| 1. | CONTROLLO | 6 |
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1.

| 1.1. | ESECUZIONE DELLA FUNZIONE DI INDAGINE DELL'OLAF | 6 |
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1.1.

| Politica dell’OLAF in merito all’apertura di casi | 6 |
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| Apertura di casi presso l'OLAF nel 2012 | 6 |
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| Priorità della politica investigativa per il 2015 | 6 |
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| Indipendenza investigativa dell’OLAF | 7 |
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| Osservazioni del comitato di vigilanza in merito all’indipendenza dell’OLAF | 7 |
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| Richieste al comitato di vigilanza di difendere l’indipendenza dell’OLAF | 7 |
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| Applicazione delle garanzie procedurali da parte dell’OLAF | 8 |
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| Controllo di legalità dell’OLAF | 8 |
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| Reclami e richieste trasmessi al comitato di vigilanza | 8 |
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| Competenza dell’OLAF a raccogliere elementi di prova mediante la registrazione di conversazioni telefoniche private | 9 |
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| Decisioni di differire la comunicazione delle informazioni all’istituzione, all’organo o all’organismo | 9 |
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| Durata delle indagini dell'OLAF | 9 |
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| Raccomandazioni formulate dal direttore generale dell’OLAF | 10 |
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| 1.2. | GESTIONE DELLA FUNZIONE DI INDAGINE DELL'OLAF | 10 |
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1.2.

| Progetto preliminare di bilancio per l'esercizio 2015 | 10 |
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| Relazioni annuali dell’OLAF — Statistiche e strumenti di comunicazione | 11 |
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| 2 | COOPERAZIONE | 11 |
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2

| 2.1 | COOPERAZIONE CON L'OLAF | 11 |
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2.1

| Attuazione da parte dell’OLAF delle raccomandazioni del comitato di vigilanza | 11 |
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| Attuazione delle modalità di lavoro con l’OLAF | 11 |
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| 2.2 | COOPERAZIONE CON LE PARTI INTERESSATE | 12 |
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2.2

| Riunioni con le istituzioni dell’Unione | 12 |
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| Incontri con le altre parti interessate | 12 |
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| 3 | GOVERNANCE | 13 |
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3

| 3.1 | COMITATO DI VIGILANZA | 13 |
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3.1

| Metodi di lavoro | 13 |
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| Indipendenza finanziaria | 13 |
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| Strategia di comunicazione e trasparenza | 13 |
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| 3.2 | SEGRETARIATO DEL COMITATO DI VIGILANZA | 14 |
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3.2

| ALLEGATI | 15 |
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MISSIONE

| Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento n. 883/2013:



  Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine da parte dell’Ufficio al fine di rafforzare l’indipendenza dell’Ufficio nell’esercizio effettivo delle competenze conferitegli in virtù del presente regolamento.


  Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce delle informazioni fornite dal direttore generale conformemente all’articolo 7, paragrafo 8. |
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Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento n. 883/2013:

Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine da parte dell’Ufficio al fine di rafforzare l’indipendenza dell’Ufficio nell’esercizio effettivo delle competenze conferitegli in virtù del presente regolamento.

Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce delle informazioni fornite dal direttore generale conformemente all’articolo 7, paragrafo 8.

La missione del comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), delineata nel regolamento n. 883/2013 (1), consiste nel rafforzare l’indipendenza dell’Ufficio nell’esercizio effettivo delle competenze conferitegli (2). Per consentirgli di assolvere tale missione, il legislatore dell’Unione ha affidato al comitato di vigilanza un triplice ruolo:

1

2

| — | Il comitato di vigilanza è l’organo di vigilanza dell’OLAF e il garante dell’indipendenza dell’OLAF; esso controlla regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine da parte dell’Ufficio e sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini; |
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—

Il comitato di vigilanza è l’organo di vigilanza dell’OLAF e il garante dell’indipendenza dell’OLAF; esso controlla regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine da parte dell’Ufficio e sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini;

organo di vigilanza

| — | il comitato di vigilanza svolge un ruolo consultivo nei confronti del direttore generale dell’OLAF, al quale fornisce assistenza nello svolgimento dei suoi compiti:






  — | comunicandogli i risultati delle attività di controllo dell’esecuzione della funzione di indagine dell’OLAF, dell’applicazione delle garanzie procedurali e della durata delle indagini e, ove necessario, formulando opportune raccomandazioni; |
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—

il comitato di vigilanza svolge un ruolo consultivo nei confronti del direttore generale dell’OLAF, al quale fornisce assistenza nello svolgimento dei suoi compiti:

ruolo consultivo

—

comunicandogli i risultati delle attività di controllo dell’esecuzione della funzione di indagine dell’OLAF, dell’applicazione delle garanzie procedurali e della durata delle indagini e, ove necessario, formulando opportune raccomandazioni;

| — | sottoponendogli pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l’altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell’Ufficio, alle priorità in materia di indagini e alla durata delle indagini; |
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—

sottoponendogli pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l’altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell’Ufficio, alle priorità in materia di indagini e alla durata delle indagini;

| — | presentando le proprie osservazioni (comprese raccomandazioni, ove opportuno) in merito agli orientamenti sulle procedure di indagine (nonché su eventuali loro modifiche) adottati dal direttore generale a norma dell’articolo 17, paragrafo 8, del regolamento. |
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presentando le proprie osservazioni (comprese raccomandazioni, ove opportuno) in merito agli orientamenti sulle procedure di indagine (nonché su eventuali loro modifiche) adottati dal direttore generale a norma dell’articolo 17, paragrafo 8, del regolamento.

| — | Il comitato di vigilanza agisce in qualità di partner nel dialogo con le istituzioni dell’Unione, alle quali trasmette relazioni sulle sue attività. Esso può inoltre emanare pareri su richiesta delle istituzioni dell’UE, con le quali procede a uno scambio di opinioni a livello politico, mettendo a loro disposizione competenze uniche che si fondano sull'esperienza acquisita nell'attività di controllo. |
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—

Il comitato di vigilanza agisce in qualità di partner nel dialogo con le istituzioni dell’Unione, alle quali trasmette relazioni sulle sue attività. Esso può inoltre emanare pareri su richiesta delle istituzioni dell’UE, con le quali procede a uno scambio di opinioni a livello politico, mettendo a loro disposizione competenze uniche che si fondano sull'esperienza acquisita nell'attività di controllo.

partner nel dialogo

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE

In veste di presidente del comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode, ho l’onore di presentare la relazione annuale di attività del nostro comitato, conformemente all’articolo 15, paragrafo 9, del regolamento n. 883/2013.

L’Ufficio europeo per la lotta antifrode gode di una posizione unica quale servizio interistituzionale della Commissione europea. L’Ufficio esercita le proprie funzioni di indagine nella più completa indipendenza e il comitato di vigilanza ha il compito di garantire gli aspetti essenziali della buona amministrazione e della buona governance delle attività d’indagine dell’Ufficio. Vengono così assicurate la legittimità e l’affidabilità dell’Ufficio nello svolgimento della sua missione di indagine e, in ultima analisi, la fiducia nei confronti dell’Unione europea quale comunità fondata sullo Stato di diritto.

La presente relazione di attività offre una panoramica delle attività di controllo svolte dal Comitato di vigilanza nel corso del 2014. I risultati sono stati presentati in vari documenti adottati dal comitato tra febbraio 2014 e marzo 2015. Il capitolo 1 presenta un resoconto dell’attuazione e della gestione della funzione di indagine dell’OLAF, mentre il capitolo 2 verte sulla cooperazione con l’OLAF e con le parti interessate e, in particolare, sul seguito dato dall’OLAF alle raccomandazioni del comitato di vigilanza. Il capitolo 3 illustra la governance del comitato di vigilanza alla luce del principio di responsabilità in senso lato.

capitolo 1

capitolo 2

capitolo 3

Nel 2014 l'attività del comitato di sorveglianza si è concentrata sulla comunicazione di informazioni in materia di durata delle indagini e di indipendenza dell’OLAF. Un’altra importante questione affrontata durante il periodo di riferimento riguarda il quadro di vigilanza dell’Ufficio: il comitato di vigilanza si è adoperato per migliorarne le condizioni onde consentire un controllo efficace, indipendente e professionale conformemente ai principi di buona amministrazione e di buona governance applicabili nell’Unione europea. Gran parte delle attività del comitato di vigilanza è stata dedicata al miglioramento delle relazioni e delle modalità di lavoro con l’Ufficio. Il comitato di vigilanza ritiene che l’indipendenza dell’OLAF sia accompagnata da un elevato livello di responsabilità e, pertanto, il suo messaggio di fondo consiste nell'esortare le istituzioni a migliorare le procedure che garantiscono la responsabilità dell’OLAF e dei suoi alti dirigenti nell’esercizio delle loro funzioni.

Bruxelles, 25 marzo 2015

Tuomas PÖYSTI

Presidente del comitato di vigilanza

CONTESTO

CONTESTO

Attività di controllo

Attività di controllo

Analisi e valutazione di:

| — | 658 relazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi; |
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658 relazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi;

| — | 92 pareri su relazioni finali e raccomandazioni; |
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92 pareri su relazioni finali e raccomandazioni;

| — | 39 reclami e richieste di persone fisiche; |
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39 reclami e richieste di persone fisiche;

| — | 2 richieste di accesso pubblico ai documenti del comitato di vigilanza; |
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2 richieste di accesso pubblico ai documenti del comitato di vigilanza;

| — | 1 richiesta di collaborazione presentata da un’autorità giudiziaria nazionale; |
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1 richiesta di collaborazione presentata da un’autorità giudiziaria nazionale;

| — | 94 fascicoli OLAF. |
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94 fascicoli OLAF.

Pareri e relazioni

Pareri e relazioni

| — | 3 pareri riguardanti l’esecuzione e la gestione della funzione di indagine dell’OLAF:






  — | Parere n. 3/2014: Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2015 |
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3 pareri riguardanti l’esecuzione e la gestione della funzione di indagine dell’OLAF:

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Parere n. 3/2014: Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2015

| — | Parere n. 4/2014: Controllo della durata delle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode |
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Parere n. 4/2014: Controllo della durata delle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode

| — | Parere n. 5/2014: Relazione esterna dell’OLAF sulla durata delle indagini. |
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Parere n. 5/2014: Relazione esterna dell’OLAF sulla durata delle indagini.

| — | 3 relazioni speciali alle istituzioni dell’UE:






  — | Relazione n. 1/2014: Tutelare l’indipendenza investigativa dell’OLAF; |
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3 relazioni speciali alle istituzioni dell’UE:

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Relazione n. 1/2014: Tutelare l’indipendenza investigativa dell’OLAF;

| — | Relazione n. 2/2014: Attuazione da parte dell’OLAF delle raccomandazioni del comitato di vigilanza; |
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Relazione n. 2/2014: Attuazione da parte dell’OLAF delle raccomandazioni del comitato di vigilanza;

| — | Relazione n. 3/2014: Apertura di casi presso l'OLAF nel 2012. |
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Relazione n. 3/2014: Apertura di casi presso l'OLAF nel 2012.

| — | Relazione di attività 2013. |
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Relazione di attività 2013.

Posizione e documenti programmatici

Posizione e documenti programmatici

| — | Decisione sulla trasparenza delle attività del comitato di vigilanza |
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Decisione sulla trasparenza delle attività del comitato di vigilanza

| — | Nota sull’analisi da parte del comitato di vigilanza del progetto di priorità della politica investigativa dell’OLAF per il 2015 |
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Nota sull’analisi da parte del comitato di vigilanza del progetto di priorità della politica investigativa dell’OLAF per il 2015

1.   CONTROLLO

CONTROLLO

| Articolo 15, paragrafo 1, terzo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:


  Il comitato di vigilanza sottopone al direttore generale pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l’altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell’Ufficio, alle priorità dell’Ufficio in materia di indagini e alla durata delle indagini. Tali pareri possono essere presentati di propria iniziativa, su richiesta del direttore generale o su richiesta di un’istituzione, organo o organismo, senza tuttavia interferire con lo svolgimento delle indagini in corso. |
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Articolo 15, paragrafo 1, terzo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:

Articolo 15, paragrafo 1, terzo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:

Il comitato di vigilanza sottopone al direttore generale pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l’altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell’Ufficio, alle priorità dell’Ufficio in materia di indagini e alla durata delle indagini. Tali pareri possono essere presentati di propria iniziativa, su richiesta del direttore generale o su richiesta di un’istituzione, organo o organismo, senza tuttavia interferire con lo svolgimento delle indagini in corso.

Il comitato di vigilanza sottopone al direttore generale pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l’altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell’Ufficio, alle priorità dell’Ufficio in materia di indagini e alla durata delle indagini. Tali pareri possono essere presentati di propria iniziativa, su richiesta del direttore generale o su richiesta di un’istituzione, organo o organismo, senza tuttavia interferire con lo svolgimento delle indagini in corso.

1.1.   ESECUZIONE DELLA FUNZIONE DI INDAGINE DELL'OLAF

ESECUZIONE DELLA FUNZIONE DI INDAGINE DELL'OLAF

Politica dell’OLAF in merito all’apertura di casi

Politica dell’OLAF in merito all’apertura di casi

Apertura di casi presso l'OLAF nel 2012

| 1. | Il comitato di vigilanza ha rilevato che, al momento della riorganizzazione dell’OLAF (1o febbraio 2012), erano stati aperti 423 casi lo stesso giorno con un’unica decisione del direttore generale dell’Ufficio. Il comitato di vigilanza ha esaminato in quale misura tale decisione unica fosse conforme ai criteri stabiliti dalla giurisprudenza della Corte di giustizia europea, secondo la quale una decisione del direttore generale dell’OLAF di aprire un’indagine non può intervenire in assenza di «sospetti sufficientemente gravi» riguardo a fatti di frode, di corruzione o altre attività illecite lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea. |
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1.

Il comitato di vigilanza ha rilevato che, al momento della riorganizzazione dell’OLAF (1o

| 2. | Il comitato di vigilanza ha presentato l'esito del suo esame nella relazione n. 3/2014 sull'apertura di casi presso l'OLAF nel 2012 (3) presentata al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione europea e alla Corte dei conti europea. In base all'esame delle informazioni fornite dall’OLAF, ivi compreso un campione di indagini, il comitato di vigilanza ha concluso che i) l'OLAF non aveva eseguito una valutazione adeguata delle informazioni ricevute per nessuno dei casi analizzati dal comitato di vigilanza, ii) per gran parte dei casi non vi era alcuna traccia di qualsivoglia attività di valutazione, e iii) il direttore generale dell'OLAF aveva aperto tutti i casi in questione senza aver determinato in precedenza se vi fossero sospetti sufficientemente gravi in merito alla presenza di frodi, corruzione o altre attività illecite lesive degli interessi finanziari dell'Unione, il che è in contraddizione con l'allora vigente requisito giuridico per l'avvio di un'indagine da parte dell'OLAF. |
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2.

Il comitato di vigilanza ha presentato l'esito del suo esame nella relazione n. 3/2014

apertura di casi presso l'OLAF nel 2012

3

| 3. | Su richiesta del comitato di vigilanza e prima che la relazione fosse trasmessa alle istituzioni, l’OLAF ha presentato le proprie osservazioni esprimendo disaccordo con le conclusioni del comitato. Il comitato di vigilanza ha preso atto della posizione dell’OLAF e ha deciso di trasmettere la relazione alle istituzioni senza modificarla. |
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3.

Su richiesta del comitato di vigilanza e prima che la relazione fosse trasmessa alle istituzioni, l’OLAF ha presentato le proprie osservazioni esprimendo disaccordo con le conclusioni del comitato. Il comitato di vigilanza ha preso atto della posizione dell’OLAF e ha deciso di trasmettere la relazione alle istituzioni senza modificarla.

Priorità della politica investigativa per il 2015

| 4. | A seguito della trasmissione, da parte del direttore generale dell’Ufficio, del progetto di priorità della politica investigativa dell’OLAF per il 2015, il comitato di vigilanza ha esaminato il documento alla luce del proprio parere n. 1/2014 sulle priorità della politica investigativa dell'OLAF (4). Nella sua Nota sulle priorità della politica investigativa per il 2015 il comitato di vigilanza ha rilevato che, per quanto gli constava al momento dell'adozione della nota, l'OLAF non aveva tenuto conto delle tre raccomandazioni formulate nel parere n. 1/2014: i) il direttore generale dell'OLAF non ha emanato orientamenti sull'applicazione dei principi di selezione stabiliti dal regolamento n. 883/2013 (utilizzo efficiente delle risorse, proporzionalità, sussidiarietà/valore aggiunto) e, invece di rivedere gli indicatori finanziari per adeguarli alla realtà dei programmi di spesa, li ha aboliti completamente; ii) il progetto di priorità della politica investigativa per il 2015 sembrava tener conto di diversi documenti provenienti dalle parti interessate, tuttavia non sembra essere stato avviato alcun dialogo con le parti interessate in relazione agli indicatori finanziari e ad un eventuale controllo dei casi in merito ai quali vi era un sufficiente sospetto di frode, ma che erano stati archiviati sulla base delle priorità della politica investigativa o dei principi di selezione; iii) il direttore generale dell'OLAF non ha trasmesso al comitato di vigilanza una valutazione dell'attuazione delle priorità della politica investigativa precedenti o una sintesi del feedback fornito dalle parti interessate, nonostante si fosse precedentemente impegnato a farlo (5). |
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4.

A seguito della trasmissione, da parte del direttore generale dell’Ufficio, del progetto di priorità della politica investigativa dell’OLAF per il 2015, il comitato di vigilanza ha esaminato il documento alla luce del proprio parere n. 1/2014 sulle priorità della politica investigativa dell'OLAF (4

Nota sulle priorità della politica investigativa per il 2015

5

| 5. | Di conseguenza, il comitato di vigilanza osserva che è impossibile stabilire se le priorità della politica investigativa siano state correttamente individuate e se la loro applicazione incida positivamente o negativamente sulla lotta contro la frode e la corruzione. |
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5.

Di conseguenza, il comitato di vigilanza osserva che è impossibile stabilire se le priorità della politica investigativa siano state correttamente individuate e se la loro applicazione incida positivamente o negativamente sulla lotta contro la frode e la corruzione.

Indipendenza investigativa dell’OLAF

Indipendenza investigativa dell’OLAF

Osservazioni del comitato di vigilanza in merito all’indipendenza dell’OLAF

| 6. | Il 2 luglio 2014 il comitato di vigilanza ha adottato la sua relazione n. 1/2014 sulla tutela dell'indipendenza dell'OLAF (6) presentata al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione europea e alla Corte dei conti europea. La relazione verte sull’indipendenza investigativa dell’OLAF, nonché sulla capacità del comitato di vigilanza di rafforzarla. |
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6.

Il 2 luglio 2014 il comitato di vigilanza ha adottato la sua relazione n. 1/2014

tutela dell'indipendenza dell'OLAF

6

| 7. | Il comitato di vigilanza si è detto del parere che la proposta legislativa della Commissione di istituire la figura di controllore delle garanzie procedurali dell’OLAF contenga disposizioni che potrebbero compromettere l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF e l’equilibrio interistituzionale. Il comitato di vigilanza ha quindi invitato il legislatore a modificare la proposta legislativa, affinché i) il controllo del rispetto delle garanzie procedurali nei casi in corso, chiusi o archiviati sia esercitato all'interno del comitato di vigilanza e/o sotto la sua supervisione e ii) venga rafforzato e formalizzato il controllo di legalità presso l’OLAF, in particolare per quanto riguarda misure investigative invasive. |
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7.

Il comitato di vigilanza si è detto del parere che la proposta legislativa della Commissione di istituire la figura di controllore delle garanzie procedurali

| 8. | Inoltre, il comitato di vigilanza ha espresso preoccupazione riguardo alla mancanza di trasparenza in relazione alla partecipazione dell'OLAF alle riunioni di scambio di informazioni della Commissione e ai rischi inerenti per quanto concerne l'indipendenza investigativa dell'OLAF. Il comitato di vigilanza ha chiesto altresì di chiarire il ruolo dell’OLAF nell’attuazione della politica antifrode della Commissione nel settore delle sigarette. |
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8.

Inoltre, il comitato di vigilanza ha espresso preoccupazione riguardo alla mancanza di trasparenza in relazione alla partecipazione dell'OLAF alle riunioni di scambio di informazioni della Commissione e ai rischi inerenti per quanto concerne l'indipendenza investigativa dell'OLAF. Il comitato di vigilanza ha chiesto altresì di chiarire il ruolo dell’OLAF nell’attuazione della politica antifrode della Commissione nel settore delle sigarette.

| 9. | Il comitato di vigilanza ha espresso diverse preoccupazioni circa la propria capacità di rafforzare l’indipendenza dell’OLAF. La mancanza di chiarezza in merito al ruolo e al mandato del comitato di vigilanza, soprattutto per quanto riguarda il controllo dei singoli casi, e le difficoltà incontrate per accedere ai fascicoli hanno messo seriamente in discussione la sorveglianza dell’OLAF. L'assenza di un’effettiva sorveglianza, unita all'indipendenza della funzione di indagine, può quindi determinare una mancanza di responsabilità dell’OLAF. Il comitato di vigilanza ha pertanto invitato le istituzioni dell’UE a rafforzare le sue competenze, concedendogli in particolare pieno accesso ai fascicoli delle indagini dell’OLAF, o ad adottare altre misure per garantire la responsabilità dell’OLAF. |
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9.

Il comitato di vigilanza ha espresso diverse preoccupazioni circa la propria capacità di rafforzare l’indipendenza dell’OLAF. La mancanza di chiarezza in merito al ruolo e al mandato del comitato di vigilanza, soprattutto per quanto riguarda il controllo dei singoli casi, e le difficoltà incontrate per accedere ai fascicoli hanno messo seriamente in discussione la sorveglianza dell’OLAF. L'assenza di un’effettiva sorveglianza, unita all'indipendenza della funzione di indagine, può quindi determinare una mancanza di responsabilità dell’OLAF.

| 10. | Inoltre, il comitato di vigilanza ha richiamato l’attenzione delle istituzioni sulla necessità di attuare le disposizioni del regolamento n. 883/2013 riguardanti il funzionamento indipendente del suo segretariato, che rimane tuttora sotto l’esclusivo controllo amministrativo del direttore generale dell’OLAF. |
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10.

Inoltre, il comitato di vigilanza ha richiamato l’attenzione delle istituzioni sulla necessità di attuare le disposizioni del regolamento n. 883/2013 riguardanti il funzionamento indipendente del suo segretariato, che rimane tuttora sotto l’esclusivo controllo amministrativo del direttore generale dell’OLAF.

Richieste al comitato di vigilanza di difendere l’indipendenza dell’OLAF

| 11. | A seguito della presentazione al Parlamento europeo della relazione n. 1/2014 del comitato di vigilanza e della divulgazione del suo parere n. 2/2012, il direttore generale dell’OLAF ha preso atto di tale divulgazione e ha espresso l’auspicio che essa possa porre fine a tutte le speculazioni sul contenuto del parere. Insieme a due suoi collaboratori, ha chiesto quindi al comitato di vigilanza di tutelare la loro indipendenza e quella di tutto l’OLAF da ciò che essi considerano «attacchi di parte e illegittimi» e «ingerenza politica indebita» da parte di deputati del Parlamento europeo e della stampa. |
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11.

A seguito della presentazione al Parlamento europeo della relazione n. 1/2014

parere n. 2/2012

| 12. | Il comitato di vigilanza ha risposto che: a) il comitato di vigilanza non conferma elementi fattuali diversi da quelli contenuti nel parere divulgato; b) sebbene indipendente nell'esercizio della sua funzione di indagine, l’OLAF deve rispondere, per legge, delle proprie azioni e il suo direttore generale resta responsabile della gestione e dell’esecuzione delle missioni dell’Ufficio conformemente alla legislazione dell’Unione e ai principi di buona governance. c) il controllo imparziale e indipendente, da parte del comitato di vigilanza, della funzione di indagine dell'OLAF e le critiche eventualmente mosse dal comitato nella sua veste di garante dell’indipendenza dell’OLAF intendono migliorare il funzionamento dell'Ufficio. |
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12.

Il comitato di vigilanza ha risposto che: a) il comitato di vigilanza non conferma elementi fattuali diversi da quelli contenuti nel parere divulgato; b) sebbene indipendente nell'esercizio della sua funzione di indagine, l’OLAF deve rispondere, per legge, delle proprie azioni e il suo direttore generale resta responsabile della gestione e dell’esecuzione delle missioni dell’Ufficio conformemente alla legislazione dell’Unione e ai principi di buona governance. c) il controllo imparziale e indipendente, da parte del comitato di vigilanza, della funzione di indagine dell'OLAF e le critiche eventualmente mosse dal comitato nella sua veste di garante dell’indipendenza dell’OLAF intendono migliorare il funzionamento dell'Ufficio.

Applicazione delle garanzie procedurali da parte dell’OLAF

Applicazione delle garanzie procedurali da parte dell’OLAF

| Articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:


  Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali (...).


  Articolo 17, paragrafo 7, del regolamento n. 883/2013:


  Il direttore generale predispone una procedura consultiva e di controllo interna, compreso un controllo di legalità, riguardante tra l’altro il rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali delle persone interessate (...). |
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Articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:

Articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:

Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali (...).

Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali (...).

Articolo 17, paragrafo 7, del regolamento n. 883/2013:

Articolo 17, paragrafo 7, del regolamento n. 883/2013:

Il direttore generale predispone una procedura consultiva e di controllo interna, compreso un controllo di legalità, riguardante tra l’altro il rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali delle persone interessate (...).

Il direttore generale predispone una procedura consultiva e di controllo interna, compreso un controllo di legalità, riguardante tra l’altro il rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali delle persone interessate (...).

| 13. | Il regolamento n. 883/2013 non contiene espressamente uno strumento specifico che consenta al comitato di vigilanza di sorvegliare l’applicazione delle garanzie procedurali da parte dell’OLAF. La valutazione del comitato di vigilanza in questo settore resta quindi fondata unicamente sulle informazioni ottenute su richiesta e solo in «situazioni debitamente motivate», come previsto dal regolamento. Poiché anche i reclami presentati da persone fisiche possono costituire un indicatore di problemi sistemici, il comitato di vigilanza può tenerne conto a titolo informativo nel quadro delle sue attività di controllo. Andrebbero ulteriormente chiarite le competenze del comitato di vigilanza in questo ambito, fornendo i necessari strumenti di controllo e assicurando la cooperazione attiva dell’OLAF. |
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13.

Il regolamento n. 883/2013 non contiene espressamente uno strumento specifico che consenta al comitato di vigilanza di sorvegliare l’applicazione delle garanzie procedurali da parte dell’OLAF. La valutazione del comitato di vigilanza in questo settore resta quindi fondata unicamente sulle informazioni ottenute su richiesta e solo in «situazioni debitamente motivate», come previsto dal regolamento. Poiché anche i reclami presentati da persone fisiche possono costituire un indicatore di problemi sistemici, il comitato di vigilanza può tenerne conto a titolo informativo nel quadro delle sue attività di controllo. Andrebbero ulteriormente chiarite le competenze del comitato di vigilanza in questo ambito, fornendo i necessari strumenti di controllo e assicurando la cooperazione attiva dell’OLAF.

Controllo di legalità dell’OLAF

| 14. | L’unità dell’OLAF «Indagini — selezione e revisione» svolge un ruolo di primissimo piano nelle attività di indagine dell'Ufficio, occupandosi sia della selezione delle informazioni che del riesame dei casi. Essa partecipa quindi all’intero ciclo di vita di un’indagine o di un caso di coordinamento, dato che la maggior parte delle decisioni adottate dal direttore generale dell’OLAF in materia di indagini si basa sui suoi pareri. Le attività della suddetta unità incidono pertanto sostanzialmente e direttamente sull’esecuzione della funzione di indagine dell’OLAF nel suo insieme. |
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14.

L’unità dell’OLAF «Indagini — selezione e revisione» svolge un ruolo di primissimo piano nelle attività di indagine dell'Ufficio, occupandosi sia della selezione delle informazioni che del riesame dei casi. Essa partecipa quindi all’intero ciclo di vita di un’indagine o di un caso di coordinamento, dato che la maggior parte delle decisioni adottate dal direttore generale dell’OLAF in materia di indagini si basa sui suoi pareri. Le attività della suddetta unità incidono pertanto sostanzialmente e direttamente sull’esecuzione della funzione di indagine dell’OLAF nel suo insieme.

| 15. | L'unità svolge altresì un ruolo fondamentale nel garantire la legalità delle attività di indagine dell’OLAF e nel verificare il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali. Di conseguenza, il comitato di vigilanza ha deciso di proseguire l’esame delle attività dell'unità «Indagini — selezione e revisione» procedendo a una valutazione approfondita della sua funzione di revisione (7). A tal fine, il comitato di vigilanza ha chiesto e ottenuto l’accesso a un campione di 32 casi dell’OLAF. Inoltre, il comitato di vigilanza ha ricevuto copie di 244 documenti relativi a un campione di altri 60 casi chiusi (vale a dire richieste di autorizzazione a svolgere specifiche attività d’indagine presentate dalle unità investigative, pareri dell'unità sulle attività di indagine proposte, decisioni adottate dal direttore generale dell’OLAF sulla base dei pareri dell'unità). |
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15.

L'unità svolge altresì un ruolo fondamentale nel garantire la legalità delle attività di indagine dell’OLAF e nel verificare il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali. Di conseguenza, il comitato di vigilanza ha deciso di proseguire l’esame delle attività dell'unità «Indagini — selezione e revisione» procedendo a una valutazione approfondita della sua funzione di revisione (7

| 16. | I fascicoli e i documenti relativi ai vari casi sono attualmente all'esame del comitato di vigilanza; i risultati di tale esame saranno pubblicati in un futuro parere che dovrebbe essere adottato entro l’anno. |
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16.

I fascicoli e i documenti relativi ai vari casi sono attualmente all'esame del comitato di vigilanza; i risultati di tale esame saranno pubblicati in un futuro parere che dovrebbe essere adottato entro l’anno.

Reclami e richieste trasmessi al comitato di vigilanza

| 17. | Durante il periodo di riferimento, il comitato di vigilanza ha ricevuto due reclami riguardanti la durata delle indagini OLAF in corso, il rispetto delle garanzie procedurali e/o presunti conflitti d'interesse degli investigatori incaricati. I ricorrenti sono stati informati del fatto che finché erano in corso le indagini dell’OLAF il comitato di vigilanza non era competente a interferire in alcun modo con il loro svolgimento. Inoltre, è stato comunicato loro che mentre è competente a esaminare le domande relative alla durata delle indagini e/o al rispetto delle garanzie procedurali, il comitato di vigilanza può fornire una risposta definitiva al riguardo, se del caso, soltanto dopo la chiusura delle indagini. Il comitato di vigilanza ha informato i ricorrenti in merito alla procedura di reclamo messa in atto presso l’OLAF e ha chiesto di essere tenuto al corrente dell’esito degli eventuali reclami presentati all’OLAF. Il comitato non ha ancora ricevuto informazioni al riguardo. |
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17.

Durante il periodo di riferimento, il comitato di vigilanza ha ricevuto due reclami riguardanti la durata delle indagini OLAF in corso, il rispetto delle garanzie procedurali e/o presunti conflitti d'interesse degli investigatori incaricati. I ricorrenti sono stati informati del fatto che finché erano in corso le indagini dell’OLAF il comitato di vigilanza non era competente a interferire in alcun modo con il loro svolgimento. Inoltre, è stato comunicato loro che mentre è competente a esaminare le domande relative alla durata delle indagini e/o al rispetto delle garanzie procedurali, il comitato di vigilanza può fornire una risposta definitiva al riguardo, se del caso, soltanto dopo la chiusura delle indagini. Il comitato di vigilanza ha informato i ricorrenti in merito alla procedura di reclamo messa in atto presso l’OLAF e ha chiesto di essere tenuto al corrente dell’esito degli eventuali reclami presentati all’OLAF. Il comitato non ha ancora ricevuto informazioni al riguardo.

| 18. | Altri due reclami presentati da informatori riguardavano decisioni dell’OLAF di archiviare i casi in seguito alle informazioni da essi fornite. Essi sono stati informati del fatto che il comitato di vigilanza non disponeva di strumenti per trattare reclami di questo tipo su base individuale. È stata inoltre segnalata loro la possibilità di utilizzare la procedura di reclamo istituita dall’OLAF. |
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18.

Altri due reclami presentati da informatori riguardavano decisioni dell’OLAF di archiviare i casi in seguito alle informazioni da essi fornite. Essi sono stati informati del fatto che il comitato di vigilanza non disponeva di strumenti per trattare reclami di questo tipo su base individuale. È stata inoltre segnalata loro la possibilità di utilizzare la procedura di reclamo istituita dall’OLAF.

| 19. | Inoltre, il comitato di vigilanza ha ricevuto copie di 32 reclami (8) o richieste presentati da singoli cittadini e da un’istituzione dell’UE, indirizzate all’OLAF e/o ad altre istituzioni dell’UE, che non richiedevano alcuna azione diretta del comitato di vigilanza. Altre tre lettere inviate al comitato di vigilanza da un’ONG e da singoli contenevano accuse di corruzione/irregolarità riguardanti i fondi dell'UE o richiedevano l’accesso a documenti relativi a un’indagine OLAF e, pertanto, sono state inoltrate all’OLAF affinché adottasse le misure del caso. |
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19.

Inoltre, il comitato di vigilanza ha ricevuto copie di 32 reclami (8

| 20. | Nel corso della riunione plenaria del comitato di vigilanza dei giorni 11-12 marzo 2014, il direttore generale dell'OLAF si era impegnato a riferire al comitato di vigilanza una volta all'anno in merito al numero di reclami ricevuti, alle tempistiche del loro trattamento e alla loro classificazione come giustificati o meno. Finora, il comitato di vigilanza non ha ricevuto tali informazioni. |
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20.

Nel corso della riunione plenaria del comitato di vigilanza dei giorni 11-12 marzo 2014, il direttore generale dell'OLAF si era impegnato a riferire al comitato di vigilanza una volta all'anno in merito al numero di reclami ricevuti, alle tempistiche del loro trattamento e alla loro classificazione come giustificati o meno. Finora, il comitato di vigilanza non ha ricevuto tali informazioni.

Competenza dell’OLAF a raccogliere elementi di prova mediante la registrazione di conversazioni telefoniche private

Competenza dell’OLAF a raccogliere elementi di prova mediante la registrazione di conversazioni telefoniche private

| 21. | Nel parere n. 2/2012 del dicembre 2012, il comitato di vigilanza metteva in dubbio la competenza dell’OLAF a raccogliere elementi di prova mediante la registrazione di conversazioni telefoniche private che, vista la mancanza di una base giuridica, costituiva un’ingiustificata lesione del diritto al rispetto della vita privata. Il comitato di vigilanza ha pertanto raccomandato all’OLAF di effettuare, tra l’altro, l'opportuna analisi giuridica. |
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21.

Nel parere n. 2/2012

| 22. | L’OLAF ha trasmesso la propria analisi (apparentemente ancora incompleta) al comitato di vigilanza il 12 giugno 2014. Essa si basa principalmente su un riesame della legislazione nazionale degli Stati membri e della Corte europea dei diritti dell’uomo. Secondo il comitato di vigilanza, l’analisi sembra confermare che l’OLAF non è competente a registrare conversazioni telefoniche private con l’assistenza di un pubblico funzionario senza il consenso di tutte le parti interessate e senza autorizzazione giudiziaria. Finora il comitato di vigilanza non ha ricevuto alcuna informazione in merito alle procedure avviate per dare un seguito a tali conclusioni. |
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22.

L’OLAF ha trasmesso la propria analisi (apparentemente ancora incompleta) al comitato di vigilanza il 12 giugno 2014. Essa si basa principalmente su un riesame della legislazione nazionale degli Stati membri e della Corte europea dei diritti dell’uomo. Secondo il comitato di vigilanza, l’analisi sembra confermare che l’OLAF non è competente a registrare conversazioni telefoniche private con l’assistenza di un pubblico funzionario senza il consenso di tutte le parti interessate e senza autorizzazione giudiziaria. Finora il comitato di vigilanza non ha ricevuto alcuna informazione in merito alle procedure avviate per dare un seguito a tali conclusioni.

Decisioni di differire la comunicazione delle informazioni all’istituzione, all’organo o all’organismo

Decisioni di differire la comunicazione delle informazioni all’istituzione, all’organo o all’organismo

| Articolo 4, paragrafo 6, del regolamento n. 883/2013:



  Qualora dalle indagini interne emerga la possibilità che un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale sia una persona interessata, l’istituzione, l’organo o l’organismo al quale tale persona appartiene ne è informato. (...)


  In casi eccezionali, la comunicazione di tali informazioni può essere differita sulla base di una decisione motivata del direttore generale, che è trasmessa al comitato di vigilanza dopo la chiusura dell’indagine. |
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Articolo 4, paragrafo 6, del regolamento n. 883/2013:

Articolo 4, paragrafo 6, del regolamento n. 883/2013:

Qualora dalle indagini interne emerga la possibilità che un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale sia una persona interessata, l’istituzione, l’organo o l’organismo al quale tale persona appartiene ne è informato. (...)

In casi eccezionali, la comunicazione di tali informazioni può essere differita sulla base di una decisione motivata del direttore generale, che è trasmessa al comitato di vigilanza dopo la chiusura dell’indagine.

| 23. | Il direttore generale dell’OLAF ha l'obbligo di trasmettere al comitato di vigilanza, dopo la chiusura di un’indagine, una decisione motivata con cui viene differita la comunicazione delle informazioni a un’istituzione, a un organo o a un organismo a cui appartiene la persona che è oggetto di un’indagine interna. L’OLAF ha riferito al comitato di vigilanza che durante il periodo di riferimento non vi è stato alcun differimento. |
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23.

Il direttore generale dell’OLAF ha l'obbligo di trasmettere al comitato di vigilanza, dopo la chiusura di un’indagine, una decisione motivata con cui viene differita la comunicazione delle informazioni a un’istituzione, a un organo o a un organismo a cui appartiene la persona che è oggetto di un’indagine interna. L’OLAF ha riferito al comitato di vigilanza che durante il periodo di riferimento non vi è stato alcun differimento.

Durata delle indagini dell'OLAF

Durata delle indagini dell'OLAF

| Articolo 7, paragrafo 8, del regolamento n. 883/2013:



  Se un’indagine non può essere chiusa entro dodici mesi dal suo avvio, il direttore generale, allo scadere di tale periodo di dodici mesi e successivamente ogni sei mesi, riferisce al comitato di vigilanza, indicando i motivi e le misure correttive previste al fine di accelerare l’indagine. |
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Articolo 7, paragrafo 8, del regolamento n. 883/2013:

Articolo 7, paragrafo 8, del regolamento n. 883/2013:

Se un’indagine non può essere chiusa entro dodici mesi dal suo avvio, il direttore generale, allo scadere di tale periodo di dodici mesi e successivamente ogni sei mesi, riferisce al comitato di vigilanza, indicando i motivi e le misure correttive previste al fine di accelerare l’indagine.

| 24. | La durata delle indagini rappresenta un elemento fondamentale del mandato del comitato di vigilanza. Da un lato, essa è direttamente collegata al diritto fondamentale delle persone interessate dall’indagine che le questioni che le riguardano siano trattate in tempi ragionevoli, senza inutili ritardi o periodi di inattività ingiustificata (principio di proporzionalità). D’altro canto, si tratta di un importante indicatore di risultato dell'efficienza dell’OLAF. Pertanto, nel periodo 2014-2016 il comitato di vigilanza si sta concentrando su diversi aspetti della durata delle indagini dell’OLAF. |
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24.

La durata delle indagini rappresenta un elemento fondamentale del mandato del comitato di vigilanza. Da un lato, essa è direttamente collegata al diritto fondamentale delle persone interessate dall’indagine che le questioni che le riguardano siano trattate in tempi ragionevoli, senza inutili ritardi o periodi di inattività ingiustificata (principio di proporzionalità). D’altro canto, si tratta di un importante indicatore di risultato dell'efficienza dell’OLAF. Pertanto, nel periodo 2014-2016 il comitato di vigilanza si sta concentrando su diversi aspetti della durata delle indagini dell’OLAF.

| 25. | Le indagini dell’OLAF costituiscono soltanto la fase preparatoria di procedure giudiziarie, amministrative o disciplinari per l'adozione di una decisione o di una sentenza definitive. Pertanto, la durata delle indagini dell’OLAF dev'essere considerata nella più ampia prospettiva dell’intera procedura e, di conseguenza, le indagini dovrebbero essere condotte rapidamente e senza indebiti ritardi. Il termine di riferimento previsto dal legislatore dell’UE è di 12 mesi. |
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25.

Le indagini dell’OLAF costituiscono soltanto la fase preparatoria di procedure giudiziarie, amministrative o disciplinari per l'adozione di una decisione o di una sentenza definitive. Pertanto, la durata delle indagini dell’OLAF dev'essere considerata nella più ampia prospettiva dell’intera procedura e, di conseguenza, le indagini dovrebbero essere condotte rapidamente e senza indebiti ritardi. Il termine di riferimento previsto dal legislatore dell’UE è di 12 mesi.

| 26. | Nel 2014 l’OLAF ha trasmesso al comitato di vigilanza 658 relazioni in cui spiega per quali motivi le indagini siano durate più di 12 mesi («relazioni sulle indagini in corso da oltre 12 mesi») e illustra le misure correttive previste per accelerare i tempi. Vista la mancanza di contenuto di fondo di numerose relazioni, il comitato di vigilanza non è stato in grado di trarre conclusioni sostanziali, di stabilire cioè se le indagini si siano svolte senza soluzione di continuità e senza indebiti ritardi e se la loro durata sia stata proporzionata alle circostanze ed alla complessità dei casi. |
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26.

Nel 2014 l’OLAF ha trasmesso al comitato di vigilanza 658 relazioni in cui spiega per quali motivi le indagini siano durate più di 12 mesi («relazioni sulle indagini in corso da oltre 12 mesi») e illustra le misure correttive previste per accelerare i tempi. Vista la mancanza di contenuto di fondo di numerose relazioni, il comitato di vigilanza non è stato in grado di trarre conclusioni sostanziali, di stabilire cioè se le indagini si siano svolte senza soluzione di continuità e senza indebiti ritardi e se la loro durata sia stata proporzionata alle circostanze ed alla complessità dei casi.

| 27. | Mentre il regolamento n. 888/2013 ha rafforzato il ruolo del comitato di vigilanza in materia di controllo della durata delle indagini dell’OLAF, paradossalmente, di propria iniziativa, l’OLAF ha nettamente ridotto la quantità di informazioni fornite rispetto a quelle comunicate nei periodi precedenti. Nonostante il rispetto formale, da parte dell’OLAF, dell'obbligo di riferire periodicamente al comitato di vigilanza in merito alle indagini di durata superiore a 12 mesi, il comitato di vigilanza ha concluso, nel suo parere n. 4/2014 sul controllo della durata delle indagini condotte dall’OLAF, che le informazioni fornitegli non erano sufficienti a consentirgli di controllare in modo adeguato ed efficace la durata delle indagini dell'OLAF. |
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27.

Mentre il regolamento n. 888/2013 ha rafforzato il ruolo del comitato di vigilanza in materia di controllo della durata delle indagini dell’OLAF, paradossalmente, di propria iniziativa, l’OLAF ha nettamente ridotto la quantità di informazioni fornite rispetto a quelle comunicate nei periodi precedenti. Nonostante il rispetto formale, da parte dell’OLAF, dell'obbligo di riferire periodicamente al comitato di vigilanza in merito alle indagini di durata superiore a 12 mesi, il comitato di vigilanza ha concluso, nel suo parere n. 4/2014

controllo della durata delle indagini condotte dall’OLAF

| 28. | Il comitato di vigilanza ha quindi raccomandato all’OLAF di migliorare sensibilmente le informazioni fornite e, in particolare, ad arricchire il contenuto delle relazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi, conformemente alle sue raccomandazioni e ai suoi suggerimenti. Il comitato di vigilanza e l’OLAF hanno già iniziato a collaborare su tale questione. Sulla base delle informazioni fornitegli, il comitato di vigilanza ha inoltre osservato che l’OLAF si concentra principalmente sul controllo interno della durata delle indagini e ha predisposto una serie di strumenti e procedure pertinenti, il cui uso potrebbe tuttavia essere ottimizzato. |
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28.

Il comitato di vigilanza ha quindi raccomandato all’OLAF di migliorare sensibilmente le informazioni fornite e, in particolare, ad arricchire il contenuto delle relazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi, conformemente alle sue raccomandazioni e ai suoi suggerimenti. Il comitato di vigilanza e l’OLAF hanno già iniziato a collaborare su tale questione. Sulla base delle informazioni fornitegli, il comitato di vigilanza ha inoltre osservato che l’OLAF si concentra principalmente sul controllo interno della durata delle indagini e ha predisposto una serie di strumenti e procedure pertinenti, il cui uso potrebbe tuttavia essere ottimizzato.

Raccomandazioni formulate dal direttore generale dell’OLAF

Raccomandazioni formulate dal direttore generale dell’OLAF

| Articolo 17, paragrafo 5, terzo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:


  Il direttore generale informa periodicamente il comitato di vigilanza:







  a) | dei casi in cui le raccomandazioni formulate dal direttore generale non siano state seguite (...). |
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Articolo 17, paragrafo 5, terzo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:

Articolo 17, paragrafo 5, terzo comma, del regolamento (UE) n. 883/2013:

Il direttore generale informa periodicamente il comitato di vigilanza:

Il direttore generale informa periodicamente il comitato di vigilanza:

a)

dei casi in cui le raccomandazioni formulate dal direttore generale non siano state seguite (...).

dei casi in cui le raccomandazioni formulate dal direttore generale non siano state seguite (...).

| 29. | Come negli anni precedenti, nonostante il chiaro obbligo di cui all’articolo 17, paragrafo 5, del regolamento n. 883/2013, nel 2014 il direttore generale dell’OLAF non ha riferito al comitato di vigilanza in merito alle raccomandazioni dell'OLAF che non erano state attuate. Nel 2012 e nel 2013 l’OLAF aveva annunciato al comitato di vigilanza l'introduzione imminente di adeguati strumenti di controllo al riguardo. Il 23 maggio 2014 l’OLAF ha trasmesso al comitato di vigilanza gli orientamenti in materia di controllo giudiziario, disciplinare e finanziario adottati per garantire un follow-up coerente e tempestivo delle raccomandazioni dell’OLAF. Il comitato di vigilanza ha preso atto dell’adozione di tali orientamenti e intende esaminare la questione in maniera più approfondita e alla fonte. |
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29.

Come negli anni precedenti, nonostante il chiaro obbligo di cui all’articolo 17, paragrafo 5, del regolamento n. 883/2013, nel 2014 il direttore generale dell’OLAF non ha riferito al comitato di vigilanza in merito alle raccomandazioni dell'OLAF che non erano state attuate. Nel 2012 e nel 2013 l’OLAF aveva annunciato al comitato di vigilanza l'introduzione imminente di adeguati strumenti di controllo al riguardo. Il 23 maggio 2014 l’OLAF ha trasmesso al comitato di vigilanza gli orientamenti in materia di controllo giudiziario, disciplinare e finanziario adottati per garantire un follow-up coerente e tempestivo delle raccomandazioni dell’OLAF. Il comitato di vigilanza ha preso atto dell’adozione di tali orientamenti e intende esaminare la questione in maniera più approfondita e alla fonte.

1.2.   GESTIONE DELLA FUNZIONE DI INDAGINE DELL'OLAF

GESTIONE DELLA FUNZIONE DI INDAGINE DELL'OLAF

Progetto preliminare di bilancio per l'esercizio 2015

Progetto preliminare di bilancio per l'esercizio 2015

| 30. | Nel suo parere n. 3/2014 relativo al progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l'esercizio 2015, il comitato di vigilanza si è rallegrato della priorità accordata dall’OLAF alla lotta contro la frode e ha raccomandato all’Ufficio di i) presentare informazioni più dettagliate sull’assegnazione di risorse ai settori prioritari, ii) elaborare una strategia in materia di risorse umane e informare regolarmente il comitato di vigilanza dei progressi compiuti nel settore e iii) adottare norme interne per garantire il funzionamento indipendente del segretariato del comitato di vigilanza in conformità delle disposizioni del regolamento n. 883/2013. Il direttore generale dell’OLAF si è detto disposto ad attuare le raccomandazioni del comitato in futuro. |
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30.

Nel suo parere n. 3/2014

progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l'esercizio 2015

Relazioni annuali dell’OLAF — Statistiche e strumenti di comunicazione

Relazioni annuali dell’OLAF — Statistiche e strumenti di comunicazione

| 31. | Per quanto riguarda il controllo della durata delle indagini dell’OLAF, il comitato di vigilanza ha rilevato alcune discrepanze nelle comunicazioni dell’OLAF e ha pertanto deciso di esaminare a fondo la questione. Nel suo parere n. 5/2014 dal titolo Relazione esterna dell'OLAF sulla durata delle indagini, il comitato di vigilanza ha concluso che le informazioni comunicate dall’OLAF sulla durata delle indagini non hanno fornito un quadro complessivo delle sue attività di indagine. Sebbene nella sua relazione annuale l’OLAF abbia segnalato che le indagini vengono portate a termine in tempi più brevi, il comitato di vigilanza è giunto alla conclusione che il miglioramento dei risultati conseguiti dalle indagini dell’OLAF è dovuto all’introduzione di nuovi metodi di calcolo. Pertanto, il comitato ha raccomandato all’OLAF di calcolare la durata delle indagini sulla base di casi chiusi nel periodo di riferimento. Il comitato di vigilanza ha inoltre sottolineato che l’OLAF dovrebbe altresì riferire in modo trasparente sulla durata delle indagini più lunghe. |
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31.

Per quanto riguarda il controllo della durata delle indagini dell’OLAF, il comitato di vigilanza ha rilevato alcune discrepanze nelle comunicazioni dell’OLAF e ha pertanto deciso di esaminare a fondo la questione. Nel suo parere n. 5/2014

Relazione esterna dell'OLAF sulla durata delle indagini

2   COOPERAZIONE

COOPERAZIONE

2.1   COOPERAZIONE CON L'OLAF

COOPERAZIONE CON L'OLAF

| 32. | Il comitato di vigilanza e il direttore generale dell’OLAF hanno avuto contatti regolari nel corso delle riunioni plenarie del comitato e nelle riunioni bilaterali tra il suo presidente e il direttore generale dell’OLAF. Inoltre, i relatori incaricati dal comitato di vigilanza di svolgere mansioni di controllo specifiche e il personale dell’OLAF si sono incontrati in diverse riunioni di lavoro. |
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32.

Il comitato di vigilanza e il direttore generale dell’OLAF hanno avuto contatti regolari nel corso delle riunioni plenarie del comitato e nelle riunioni bilaterali tra il suo presidente e il direttore generale dell’OLAF. Inoltre, i relatori incaricati dal comitato di vigilanza di svolgere mansioni di controllo specifiche e il personale dell’OLAF si sono incontrati in diverse riunioni di lavoro.

Attuazione da parte dell’OLAF delle raccomandazioni del comitato di vigilanza

Attuazione da parte dell’OLAF delle raccomandazioni del comitato di vigilanza

| 33. | Giunto a metà del suo mandato quinquennale, il comitato di vigilanza ha presentato al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione europea e alla Corte dei conti europea una relazione intermedia, la relazione n. 2/2014 sull’attuazione da parte dell’OLAF delle raccomandazioni del comitato di vigilanza, elaborata sulla base dell’autovalutazione dell'OLAF e delle attività di controllo del comitato stesso. Per la prima volta, il comitato di vigilanza ha valutato in quale misura l’OLAF abbia attuato le raccomandazioni del comitato. |
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33.

Giunto a metà del suo mandato quinquennale, il comitato di vigilanza ha presentato al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione europea e alla Corte dei conti europea una relazione intermedia, la relazione n. 2/2014

attuazione da parte dell’OLAF delle raccomandazioni del comitato di vigilanza

| 34. | Il comitato ha rilevato con preoccupazione che il 72 % delle sue raccomandazioni non era stato attuato: non erano state avviate azioni soddisfacenti nel caso di 20 raccomandazioni su 50 e non è stato possibile verificare l'attuazione di altre 15 raccomandazioni poiché l’OLAF non ha fornito informazioni sufficientemente concrete. Il direttore generale dell’OLAF ha espresso il proprio disaccordo con le conclusioni del comitato di vigilanza. |
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34.

Il comitato ha rilevato con preoccupazione che il 72 % delle sue raccomandazioni non era stato attuato: non erano state avviate azioni soddisfacenti nel caso di 20 raccomandazioni su 50 e non è stato possibile verificare l'attuazione di altre 15 raccomandazioni poiché l’OLAF non ha fornito informazioni sufficientemente concrete. Il direttore generale dell’OLAF ha espresso il proprio disaccordo con le conclusioni del comitato di vigilanza.

| 35. | Il comitato di vigilanza ha deciso di proseguire l’esercizio e di riferire periodicamente alle istituzioni dell’UE in merito all’attuazione delle sue raccomandazioni da parte dell’OLAF. Esso intende fornire all’OLAF orientamenti di attuazione, elencando altresì le raccomandazioni in ordine di priorità e offrendo consulenze sui possibili metodi di attuazione. Il comitato di vigilanza si rammarica del fatto che nel piano di gestione annuale 2015 l’OLAF non abbia previsto alcun piano d'azione per l’attuazione delle sue raccomandazioni. Non è tuttora chiaro, pertanto, se l’OLAF abbia intenzione di attuare le raccomandazioni del comitato. |
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35.

Il comitato di vigilanza ha deciso di proseguire l’esercizio e di riferire periodicamente alle istituzioni dell’UE in merito all’attuazione delle sue raccomandazioni da parte dell’OLAF. Esso intende fornire all’OLAF orientamenti di attuazione, elencando altresì le raccomandazioni in ordine di priorità e offrendo consulenze sui possibili metodi di attuazione. Il comitato di vigilanza si rammarica del fatto che nel piano di gestione annuale 2015 l’OLAF non abbia previsto alcun piano d'azione per l’attuazione delle sue raccomandazioni. Non è tuttora chiaro, pertanto, se l’OLAF abbia intenzione di attuare le raccomandazioni del comitato.

Attuazione delle modalità di lavoro con l’OLAF

Attuazione delle modalità di lavoro con l’OLAF

| 36. | Nel periodo di riferimento il comitato di vigilanza ha continuato a discutere a lungo e in maniera approfondita con il direttore generale dell'OLAF la questione dell'accesso del comitato alle informazioni sui casi e all’attuazione delle modalità di lavoro sottoscritte il 14 gennaio 2014. |
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36.

Nel periodo di riferimento il comitato di vigilanza ha continuato a discutere a lungo e in maniera approfondita con il direttore generale dell'OLAF la questione dell'accesso del comitato alle informazioni sui casi e all’attuazione delle modalità di lavoro sottoscritte il 14 gennaio 2014.

| 37. | Nonostante il rispetto formale da parte dell'OLAF del suo obbligo di riferire regolarmente al comitato di vigilanza in merito alle indagini di durata superiore a 12 mesi, le informazioni fornite dall'Ufficio non sono state sufficienti per consentire al comitato di controllare in modo adeguato ed efficace la sua funzione di indagine. L’esperienza degli ultimi anni ha dimostrato che le modalità di lavoro sono state attuate in modo tale da ridurre la portata delle informazioni fornite al comitato di vigilanza, dato che l’OLAF si è limitato a fornire elenchi, statistiche e relazioni di sintesi contenenti pochissime o nessuna informazione concreta sui casi dell’OLAF. Inoltre, l’accesso ai fascicoli dell’OLAF è stato ottenuto soltanto dopo numerose richieste, visto che in diverse occasioni l’OLAF ha messo in discussione la motivazione fornita dal comitato e ha chiesto ulteriori motivazioni e/o spiegazioni. |
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37.

Nonostante il rispetto formale da parte dell'OLAF del suo obbligo di riferire regolarmente al comitato di vigilanza in merito alle indagini di durata superiore a 12 mesi, le informazioni fornite dall'Ufficio non sono state sufficienti per consentire al comitato di controllare in modo adeguato ed efficace la sua funzione di indagine. L’esperienza degli ultimi anni ha dimostrato che le modalità di lavoro sono state attuate in modo tale da ridurre la portata delle informazioni fornite al comitato di vigilanza, dato che l’OLAF si è limitato a fornire elenchi, statistiche e relazioni di sintesi contenenti pochissime o nessuna informazione concreta sui casi dell’OLAF. Inoltre, l’accesso ai fascicoli dell’OLAF è stato ottenuto soltanto dopo numerose richieste, visto che in diverse occasioni l’OLAF ha messo in discussione la motivazione fornita dal comitato e ha chiesto ulteriori motivazioni e/o spiegazioni.

| 38. | Il comitato di vigilanza sottolinea che la garanzia dell’indipendenza dell’OLAF presuppone che siano individuati eventuali casi di influenza indebita sulle sue indagini. Questo aspetto non può essere definitivamente accertato in mancanza di un accesso adeguato ai fascicoli di indagine e di informazioni complete sui casi dell’OLAF. |
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38.

Il comitato di vigilanza sottolinea che la garanzia dell’indipendenza dell’OLAF presuppone che siano individuati eventuali casi di influenza indebita sulle sue indagini. Questo aspetto non può essere definitivamente accertato in mancanza di un accesso adeguato ai fascicoli di indagine e di informazioni complete sui casi dell’OLAF.

| 39. | Come sottolineato dal comitato di vigilanza nella relazione n. 1/2014, sulla tutela dell’indipendenza dell’OLAF (9), le difficoltà incontrate per ottenere informazioni relative ai casi e accedere ai fascicoli hanno compromesso l’efficacia del suo ruolo di supervisione. Il problema centrale non risiede nella scorretta attuazione delle modalità di lavoro, quanto nella fondamentale divergenza di vedute tra il comitato di vigilanza e il direttore generale dell'OLAF in termini di percezione del ruolo del comitato. Il direttore generale dell’OLAF ritiene che il ruolo principale del comitato dovrebbe essere quello di difendere la sua indipendenza e controllare i dati statistici in linea molto generale. Il comitato insiste sul proprio ruolo di supervisione, essendo il solo organismo in grado di garantire la responsabilità dell’OLAF nello svolgimento della sua funzione di indagine. Secondo il punto di vista del direttore generale dell’OLAF, il comitato di vigilanza dovrebbe agire sulla base delle informazioni che egli stesso decide di fornirgli. Il comitato di vigilanza ritiene invece che un accesso indipendente alle informazioni sia indispensabile per poter garantire un controllo obiettivo. |
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39.

Come sottolineato dal comitato di vigilanza nella relazione n. 1/2014

tutela dell’indipendenza dell’OLAF

9

Il problema centrale non risiede nella scorretta attuazione delle modalità di lavoro, quanto nella fondamentale divergenza di vedute tra il comitato di vigilanza e il direttore generale dell'OLAF in termini di percezione del ruolo del comitato.

| 40. | Questa divergenza fondamentale ha inciso molto negativamente sugli ultimi tre anni di attività del comitato di vigilanza. Alla luce di queste divergenze di interpretazione del diritto e delle intenzioni del legislatore, è ben difficile che il comitato di vigilanza e l'attuale direttore generale dell’OLAF possano pervenire a un’intesa comune su tali questioni. Il comitato di vigilanza ritiene quindi che sia ormai necessario l’intervento delle autorità che hanno il potere di nomina per confermare il suo ruolo preciso. |
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40.

Questa divergenza fondamentale ha inciso molto negativamente sugli ultimi tre anni di attività del comitato di vigilanza. Alla luce di queste divergenze di interpretazione del diritto e delle intenzioni del legislatore, è ben difficile che il comitato di vigilanza e l'attuale direttore generale dell’OLAF possano pervenire a un’intesa comune su tali questioni. Il comitato di vigilanza ritiene quindi che sia ormai necessario l’intervento delle autorità che hanno il potere di nomina per confermare il suo ruolo preciso.

2.2   COOPERAZIONE CON LE PARTI INTERESSATE

COOPERAZIONE CON LE PARTI INTERESSATE

Riunioni con le istituzioni dell’Unione

Riunioni con le istituzioni dell’Unione

| 41. | Nell'aprile 2014 i rappresentanti del comitato di vigilanza hanno partecipato al primo scambio di opinioni sulle attività dell’OLAF con le istituzioni dell’UE, come previsto dall’articolo 16 del regolamento n. 883/2013. La riunione ha riguardato i) le nuove procedure di indagine dell'OLAF, comprese le garanzie procedurali, ii) le priorità della politica investigativa dell'OLAF, iii) le modalità di lavoro tra l'OLAF e il comitato di vigilanza e iv) l'istituzione di servizi di coordinamento antifrode (AFCOS) negli Stati membri. |
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41.

Nell'aprile 2014 i rappresentanti del comitato di vigilanza hanno partecipato al primo scambio di opinioni sulle attività dell’OLAF con le istituzioni dell’UE, come previsto dall’articolo 16 del regolamento n. 883/2013. La riunione ha riguardato i) le nuove procedure di indagine dell'OLAF, comprese le garanzie procedurali, ii) le priorità della politica investigativa dell'OLAF, iii) le modalità di lavoro tra l'OLAF e il comitato di vigilanza e iv) l'istituzione di servizi di coordinamento antifrode (AFCOS) negli Stati membri.

| 42. | Tra aprile e luglio 2014, il comitato di vigilanza ha presentato la sua relazione di attività 2013 alle istituzioni e agli organi dell’UE. |
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42.

Tra aprile e luglio 2014, il comitato di vigilanza ha presentato la sua relazione di attività 2013 alle istituzioni e agli organi dell’UE.

| 43. | Nel giugno 2014 il comitato di vigilanza ha incontrato il commissario Šemeta per discutere la proposta legislativa della Commissione riguardante il controllore delle garanzie procedurali, la partecipazione dell’OLAF a riunioni di scambio di informazioni, l’accesso del comitato di vigilanza ai fascicoli dell’OLAF e l’attuazione delle modalità di lavoro con l’OLAF. |
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43.

Nel giugno 2014 il comitato di vigilanza ha incontrato il commissario Šemeta per discutere la proposta legislativa della Commissione riguardante il controllore delle garanzie procedurali

| 44. | Nei mesi di luglio, settembre e novembre 2014, la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (commissione CONT) ha invitato il comitato di vigilanza a uno scambio di opinioni sulla relazione n. 1/2014 relativa alla tutela dell'indipendenza dell'OLAF e sulla proposta legislativa della Commissione riguardante il controllore delle garanzie procedurali. Inoltre, il presidente del comitato di vigilanza ha incontrato il presidente e i membri della commissione CONT, il presidente della Corte dei conti europea, il vicepresidente della Commissione e il Mediatore europeo nell'ambito di discussioni preliminari riguardanti il ruolo, lo status e le responsabilità del comitato di vigilanza ai sensi del diritto dell’UE. |
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44.

Nei mesi di luglio, settembre e novembre 2014, la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (commissione CONT) ha invitato il comitato di vigilanza a uno scambio di opinioni sulla relazione n. 1/2014

tutela dell'indipendenza dell'OLAF

controllore delle garanzie procedurali

Incontri con le altre parti interessate

Incontri con le altre parti interessate

| 45. | Nel corso di una riunione plenaria, il comitato di vigilanza ha incontrato il mediatore parlamentare della Finlandia e il presidente del consiglio di direzione dell’Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali per discutere il rispetto delle garanzie procedurali nelle indagini svolte a livello di UE. Un membro del comitato di vigilanza ha visitato l’Agenzia per i diritti fondamentali al fine di individuare possibili settori di cooperazione tra, da un lato, l’OLAF e l’Agenzia per i diritti fondamentali e, dall’altro, il comitato di vigilanza e l’Agenzia. In seguito a tale visita, il comitato di vigilanza ha formalmente invitato il direttore generale dell’OLAF a instaurare una cooperazione con l’Agenzia per i diritti fondamentali, a sottoporre le procedure dell’OLAF a un controllo, da parte dell’Agenzia, del rispetto dei diritti fondamentali e a integrare le competenze dell’Agenzia nei processi legislativi di responsabilità dell’OLAF. Il comitato di vigilanza ha chiesto all’OLAF di elaborare un piano d’azione che precisi i settori in cui sarà instaurata e attuata la cooperazione. |
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45.

Nel corso di una riunione plenaria, il comitato di vigilanza ha incontrato il mediatore parlamentare della Finlandia e il presidente del consiglio di direzione dell’Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali per discutere il rispetto delle garanzie procedurali nelle indagini svolte a livello di UE. Un membro del comitato di vigilanza ha visitato l’Agenzia per i diritti fondamentali al fine di individuare possibili settori di cooperazione tra, da un lato, l’OLAF e l’Agenzia per i diritti fondamentali e, dall’altro, il comitato di vigilanza e l’Agenzia. In seguito a tale visita, il comitato di vigilanza ha formalmente invitato il direttore generale dell’OLAF a instaurare una cooperazione con l’Agenzia per i diritti fondamentali, a sottoporre le procedure dell’OLAF a un controllo, da parte dell’Agenzia, del rispetto dei diritti fondamentali e a integrare le competenze dell’Agenzia nei processi legislativi di responsabilità dell’OLAF. Il comitato di vigilanza ha chiesto all’OLAF di elaborare un piano d’azione che precisi i settori in cui sarà instaurata e attuata la cooperazione.

| 46. | Nel corso di due riunioni plenarie il comitato di vigilanza ha incontrato innanzitutto 30 magistrati provenienti da 15 Stati membri dell’UE, ai quali ha presentato il proprio mandato, e successivamente alcuni alti rappresentanti della magistratura francese al fine di discutere la cooperazione con gli organi dell’UE. Singoli membri del comitato di vigilanza hanno partecipato a quattro conferenze e seminari sulla lotta contro la frode e la corruzione. Il comitato di vigilanza è stato rappresentato dal suo segretariato in occasione di un altro evento. |
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46.

Nel corso di due riunioni plenarie il comitato di vigilanza ha incontrato innanzitutto 30 magistrati provenienti da 15 Stati membri dell’UE, ai quali ha presentato il proprio mandato, e successivamente alcuni alti rappresentanti della magistratura francese al fine di discutere la cooperazione con gli organi dell’UE. Singoli membri del comitato di vigilanza hanno partecipato a quattro conferenze e seminari sulla lotta contro la frode e la corruzione. Il comitato di vigilanza è stato rappresentato dal suo segretariato in occasione di un altro evento.

3   GOVERNANCE

GOVERNANCE

3.1   COMITATO DI VIGILANZA

COMITATO DI VIGILANZA

Metodi di lavoro

Metodi di lavoro

| 47. | Nel 2014 il comitato di vigilanza ha tenuto 10 riunioni plenarie a Bruxelles, a Helsinki e a Parigi. Il presidente, i relatori e alcuni membri del segretariato si sono inoltre incontrati regolarmente per occuparsi di questioni specifiche e per preparare le riunioni plenarie e darvi seguito. |
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47.

Nel 2014 il comitato di vigilanza ha tenuto 10 riunioni plenarie a Bruxelles, a Helsinki e a Parigi. Il presidente, i relatori e alcuni membri del segretariato si sono inoltre incontrati regolarmente per occuparsi di questioni specifiche e per preparare le riunioni plenarie e darvi seguito.

| 48. | Il comitato di vigilanza ha nominato un relatore per ciascuna delle principali questioni esaminate, in particolare per le relazioni trasmesse dal comitato di vigilanza alle istituzioni dell’UE e per i pareri destinati al direttore generale dell’OLAF. I relatori hanno collaborato con il segretariato del comitato di vigilanza alla stesura dei progetti di relazioni, pareri o documenti da discutere nel corso delle riunioni plenarie. Sono state inoltre organizzate riunioni di lavoro tra i relatori del comitato e dirigenti di livello superiore e intermedio, nonché il personale dell’OLAF, nell’ambito dell'elaborazione dei pareri e delle relazioni del comitato di vigilanza. |
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48.

Il comitato di vigilanza ha nominato un relatore per ciascuna delle principali questioni esaminate, in particolare per le relazioni trasmesse dal comitato di vigilanza alle istituzioni dell’UE e per i pareri destinati al direttore generale dell’OLAF. I relatori hanno collaborato con il segretariato del comitato di vigilanza alla stesura dei progetti di relazioni, pareri o documenti da discutere nel corso delle riunioni plenarie. Sono state inoltre organizzate riunioni di lavoro tra i relatori del comitato e dirigenti di livello superiore e intermedio, nonché il personale dell’OLAF, nell’ambito dell'elaborazione dei pareri e delle relazioni del comitato di vigilanza.

| 49. | Il comitato di vigilanza ha applicato il principio di consultazione dell’OLAF, inviando relazioni e pareri al direttore generale dell’Ufficio affinché presentasse le proprie osservazioni prima della pubblicazione. |
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49.

Il comitato di vigilanza ha applicato il principio di consultazione dell’OLAF, inviando relazioni e pareri al direttore generale dell’Ufficio affinché presentasse le proprie osservazioni prima della pubblicazione.

Indipendenza finanziaria

Indipendenza finanziaria

| 50. | Sebbene il bilancio dell’OLAF contenga una linea di bilancio distinta per le spese relative ai membri del comitato di vigilanza, le spese riguardanti il segretariato del comitato sono iscritte in varie voci di tale bilancio. Il regolamento n. 883/2013, entrato in vigore il 1o ottobre 2013, ha introdotto per la prima volta un riferimento distinto al comitato di vigilanza e al suo segretariato nell’articolo 18 riguardante il finanziamento dell’OLAF. Nel corso delle discussioni sul bilancio 2014, il Parlamento europeo ha interpretato tale disposizione come un obbligo a specificare il bilancio combinato del comitato di vigilanza e del suo segretariato in una linea distinta del bilancio dell’OLAF. Il Consiglio non si è opposto a tale proposta relativa al bilancio 2014 che però la Commissione, che presiedeva il dibattito, ha ritirato dall'ordine del giorno nell’ultima fase dei negoziati. |
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50.

Sebbene il bilancio dell’OLAF contenga una linea di bilancio distinta per le spese relative ai membri del comitato di vigilanza, le spese riguardanti il segretariato del comitato sono iscritte in varie voci di tale bilancio. Il regolamento n. 883/2013, entrato in vigore il 1o

| 51. | In tali circostanze, e tenuto conto del fatto che l’estrazione delle spese relative al segretariato del comitato di vigilanza da diverse voci del bilancio generale dell’OLAF e la loro presentazione distinta nel capitolo sulle spese del comitato offrirebbe una visione chiara del costo totale della sorveglianza dell’OLAF, e al fine di evitare il rischio di un potenziale conflitto di interessi (nella situazione attuale, il direttore generale dell’OLAF può liberamente aumentare o diminuire le spese relative alla supervisione delle proprie attività), il 25 febbraio 2014 il comitato di vigilanza ha inviato al Consiglio una lettera chiedendogli di appoggiare la proposta di estrarre dal bilancio generale dell’OLAF le spese relative al segretariato del comitato di vigilanza e di includerle come voce distinta nel capitolo dedicato alle spese del comitato. |
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51.

In tali circostanze, e tenuto conto del fatto che l’estrazione delle spese relative al segretariato del comitato di vigilanza da diverse voci del bilancio generale dell’OLAF e la loro presentazione distinta nel capitolo sulle spese del comitato offrirebbe una visione chiara del costo totale della sorveglianza dell’OLAF, e al fine di evitare il rischio di un potenziale conflitto di interessi (nella situazione attuale, il direttore generale dell’OLAF può liberamente aumentare o diminuire le spese relative alla supervisione delle proprie attività), il 25 febbraio 2014 il comitato di vigilanza ha inviato al Consiglio una lettera chiedendogli di appoggiare la proposta di estrarre dal bilancio generale dell’OLAF le spese relative al segretariato del comitato di vigilanza e di includerle come voce distinta nel capitolo dedicato alle spese del comitato.

| 52. | Il comitato di vigilanza si rallegra dell'impegno assunto dal direttore generale dell’OLAF di inserire nel progetto di bilancio per l'esercizio 2015 una giustificazione in merito a una linea di bilancio distinta per il segretariato del comitato di vigilanza. Nel frattempo, come soluzione temporanea, il 28 maggio 2014 il direttore generale dell’OLAF ha trasmesso al comitato di vigilanza una proposta di esecuzione del bilancio stanziato per il comitato di vigilanza e per il suo segretariato, che chiarisce le responsabilità del capo del segretariato del comitato e il suo potere discrezionale nell’esecuzione del bilancio. Al tempo stesso, ha sottolineato il fatto che, in quanto autorità che ha il potere di nomina e ordinatore delegato, avrebbe continuato a consultare il comitato di vigilanza su decisioni in materia di personale e di bilancio aventi un'incidenza sul segretariato. Purtroppo, gli elementi riguardanti il segretariato del comitato di vigilanza non figurano nel progetto preliminare di bilancio per l'esercizio 2016. |
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52.

Il comitato di vigilanza si rallegra dell'impegno assunto dal direttore generale dell’OLAF di inserire nel progetto di bilancio per l'esercizio 2015 una giustificazione in merito a una linea di bilancio distinta per il segretariato del comitato di vigilanza. Nel frattempo, come soluzione temporanea, il 28 maggio 2014 il direttore generale dell’OLAF ha trasmesso al comitato di vigilanza una proposta di esecuzione del bilancio stanziato per il comitato di vigilanza e per il suo segretariato, che chiarisce le responsabilità del capo del segretariato del comitato e il suo potere discrezionale nell’esecuzione del bilancio. Al tempo stesso, ha sottolineato il fatto che, in quanto autorità che ha il potere di nomina e ordinatore delegato, avrebbe continuato a consultare il comitato di vigilanza su decisioni in materia di personale e di bilancio aventi un'incidenza sul segretariato. Purtroppo, gli elementi riguardanti il segretariato del comitato di vigilanza non figurano nel progetto preliminare di bilancio per l'esercizio 2016.

Strategia di comunicazione e trasparenza

Strategia di comunicazione e trasparenza

| 53. | Il comitato di vigilanza è un organismo interistituzionale indipendente nominato direttamente dal Parlamento europeo, dal Consiglio e dalla Commissione europea, che riferisce a tali istituzioni e informa l'opinione pubblica, la società civile e le autorità nazionali competenti in merito al proprio ruolo e alle proprie attività. Per garantire la trasparenza e la comunicazione con l'opinione pubblica e i soggetti interessati, e per esprimere la propria indipendenza, con decisione del 5 novembre 2014 sulla trasparenza delle sue attività indipendenti il comitato di vigilanza ha voluto creare il proprio sito web nel dominio europa.eu, indipendente dal sito web dell’OLAF e parallelo ad esso. |
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53.

Il comitato di vigilanza è un organismo interistituzionale indipendente nominato direttamente dal Parlamento europeo, dal Consiglio e dalla Commissione europea, che riferisce a tali istituzioni e informa l'opinione pubblica, la società civile e le autorità nazionali competenti in merito al proprio ruolo e alle proprie attività. Per garantire la trasparenza e la comunicazione con l'opinione pubblica e i soggetti interessati, e per esprimere la propria indipendenza, con decisione

trasparenza delle sue attività indipendenti

europa.eu

3.2   SEGRETARIATO DEL COMITATO DI VIGILANZA

SEGRETARIATO DEL COMITATO DI VIGILANZA

| 54. | Il segretariato del comitato di vigilanza è composto da avvocati, ex investigatori e assistenti che provvedono a controllare quotidianamente le attività di indagine dell’OLAF e assistono i membri del comitato nell’esecuzione dei loro compiti. Il segretariato riceve le informazioni fornite al comitato di vigilanza e svolge un esame iniziale. Ha inoltre il compito di elaborare pareri giuridici per i membri del comitato. Nel 2014 il Segretariato disponeva di otto posti, assegnati a cinque amministratori (quattro avvocati, compreso un dirigente), due assistenti e un agente contrattuale. |
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54.

Il segretariato del comitato di vigilanza è composto da avvocati, ex investigatori e assistenti che provvedono a controllare quotidianamente le attività di indagine dell’OLAF e assistono i membri del comitato nell’esecuzione dei loro compiti. Il segretariato riceve le informazioni fornite al comitato di vigilanza e svolge un esame iniziale. Ha inoltre il compito di elaborare pareri giuridici per i membri del comitato. Nel 2014 il Segretariato disponeva di otto posti, assegnati a cinque amministratori (quattro avvocati, compreso un dirigente), due assistenti e un agente contrattuale.

| 55. | A norma del regolamento n. 883/2013 (10), il funzionamento indipendente del segretariato del comitato di vigilanza dovrebbe essere garantito dall’OLAF. Il segretariato deve essere in grado di assistere il comitato di vigilanza affinché esso possa svolgere con lealtà ed efficienza le sue funzioni di controllo, senza incorrere in potenziali conflitti di interesse dato che il personale dell’OLAF dipende dal direttore generale dell’Ufficio. Il comitato di vigilanza ha continuato a sottolineare, nel corso degli ultimi anni, l’importanza del proprio funzionamento indipendente ed efficace, che presuppone un segretariato indipendente dotato di personale sufficiente. |
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55.

A norma del regolamento n. 883/2013 (10

| 56. | Si osservi tuttavia che mentre dipende dal comitato per le sue funzioni, sotto il profilo amministrativo il segretariato del comitato di vigilanza risponde completamente al direttore generale dell’OLAF. Di conseguenza, il segretariato dell’organismo di sorveglianza è soggetto al controllo (amministrativo) dell’organismo controllato (11). Il direttore generale dell’OLAF esercita il potere di nomina e prende tra l'altro decisioni discrezionali in materia di promozioni e trasferimenti. Tale situazione provoca conflitti di interesse ed espone il personale del segretariato a istruzioni contraddittorie, come ad esempio nel caso della divulgazione del parere n. 2/2012 del comitato di vigilanza. |
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56.

Si osservi tuttavia che mentre dipende dal comitato per le sue funzioni, sotto il profilo amministrativo il segretariato del comitato di vigilanza risponde completamente al direttore generale dell’OLAF. Di conseguenza, il segretariato dell’organismo di sorveglianza è soggetto al controllo (amministrativo) dell’organismo controllato (11

| 57. | Il comitato di vigilanza ha individuato quattro condizioni di base per garantire il funzionamento indipendente del segretariato: i) assunzione, valutazione e promozione del capo del segretariato sulla base delle decisioni del comitato di vigilanza; ii) riclassificazione del capo del segretariato come «senior manager» (quadro di livello superiore); iii) assunzione, valutazione e promozione del personale del segretariato da parte del capo del segretariato; iv) delega dell’esecuzione del bilancio del segretariato al capo del segretariato. Le disposizioni in materia dovrebbero essere attuate quanto prima, come previsto dal regolamento n. 883/2013. |
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57.

Il comitato di vigilanza ha individuato quattro condizioni di base per garantire il funzionamento indipendente del segretariato: i) assunzione, valutazione e promozione del capo del segretariato sulla base delle decisioni del comitato di vigilanza; ii) riclassificazione del capo del segretariato come «senior manager» (quadro di livello superiore); iii) assunzione, valutazione e promozione del personale del segretariato da parte del capo del segretariato; iv) delega dell’esecuzione del bilancio del segretariato al capo del segretariato. Le disposizioni in materia dovrebbero essere attuate quanto prima, come previsto dal regolamento n. 883/2013.

Come contattare il comitato di vigilanza

Come contattare il comitato di vigilanza

Attraverso il segretariato del comitato di vigilanza:

Attraverso il segretariato del comitato di vigilanza:

Per posta

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J30 13/62 — Rue Joseph II, 30 — B — 1049 Bruxelles/Brussels, BELGIQUE/BELGIË

Per e-mail

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| OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu |
| --- |
| Per fax |
| + 32 22959776 |

OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu

OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu

Per fax

Per fax

- 32 22959776

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(1)  Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell’11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1).

1

(2)  Articolo 15.

2

(3)  http://ec.europa.eu/anti_fraud/documents/reports-sup_comm/2014/report_opening_cases_2012_en.pdf

3

(4)  http://ec.europa.eu/anti_fraud/documents/reports-sup_comm/2014/3_opinion_on_ipps_en.pdf.

4

(5)  Nella sua nota al presidente della commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (rif. Ares(2014)2878354 del 3 settembre 2014), il direttore generale dell’OLAF aveva affermato che l’OLAF avrebbe proceduto a una valutazione dell’attuazione delle priorità della politica investigativa precedenti, compreso il periodo 2012-2013, in vista della preparazione delle priorità della politica investigativa per il 2015. Esse sarebbero state prima inviate al comitato di vigilanza per dargli il tempo di reagire.

5

(6)  http://ec.europa.eu/anti_fraud/documents/reports-sup_comm/2014/special_report_2014_supcom_en.pdf

6

(7)  L'esito della valutazione, da parte del comitato di vigilanza, della funzione di selezione dell'unità «Indagini — selezione e revisione» è stato illustrato nel parere n. 2/2014 del comitato di vigilanza relativo alla selezione di casi presso l'OLAF, presentato nella precedente relazione di attività.

7

(8)  28 di questi reclami sono stati presentati dalla stessa persona. Il ricorrente è stato informato della possibilità di utilizzare la procedura di reclamo dell’OLAF o di presentare ricorso al Mediatore europeo; si è quindi interrotto lo scambio di corrispondenza a norma dell’articolo 14, paragrafo 3, del codice europeo di buona condotta amministrativa.

8

(9)  http://ec.europa.eu/anti_fraud/documents/reports-sup_comm/2014/special_report_2014_supcom_en.pdf. Si vedano i punti da 25 a 30.

9

(10)  Considerando 40.

10

(11)  La questione è stata sollevata altresì da Transparency International (si veda http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/).

11

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ALLEGATI

Parere n. 3/2014: Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2015

Parere n. 4/2014: Controllo della durata delle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode

Parere n. 5/2014: Relazione esterna dell’OLAF sulla durata delle indagini

Relazione n. 1/2014: Tutelare l’indipendenza investigativa dell’OLAF

Relazione n. 2/2014: Attuazione da parte dell’OLAF delle raccomandazioni del comitato di vigilanza

Relazione n. 3/2014: Apertura di casi presso l’OLAF nel 2012

Nota sull’analisi da parte del comitato di vigilanza del progetto di priorità della politica investigativa dell’OLAF per il 2015

Decisione sulla trasparenza delle attività del comitato di vigilanza

(Le osservazioni e le risposte dell’OLAF ai pareri e alle relazioni del comitato di vigilanza sono disponibili sul sito web dell’OLAF: http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/reports/index_en.htm).

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