# Den Europæiske Unions C 248/13.

| | ISSN 1977-0871 |
| --- | --- |
| Den Europæiske Unions
  Tidende | C 248 |
| | |
| Dansk udgave | Meddelelser og oplysninger | 66. årgang13. juli 2023 |

ISSN 1977-0871

Den Europæiske Unions

Tidende

C 248

Dansk udgave

Meddelelser og oplysninger

66. årgang13. juli 2023

---

| Indhold | Side |
| --- | --- |
| | IV   Oplysninger |
| | OPLYSNINGER FRA DEN EUROPÆISKE UNIONS INSTITUTIONER, ORGANER, KONTORER OG AGENTURER |
| | Europa-Kommissionen |
| 2023/C 248/01 | Den kontrolansvarlige for processuelle garantiers årsrapport for 2022 | 1 |

Indhold

Side

IV   Oplysninger

OPLYSNINGER FRA DEN EUROPÆISKE UNIONS INSTITUTIONER, ORGANER, KONTORER OG AGENTURER

Europa-Kommissionen

2023/C 248/01

Den kontrolansvarlige for processuelle garantiers årsrapport for 2022

1

---

| DA | |
| --- | --- |

DA

---

IV Oplysninger

OPLYSNINGER FRA DEN EUROPÆISKE UNIONS INSTITUTIONER, ORGANER, KONTORER OG AGENTURER

Europa-Kommissionen

| 13.7.2023 | DA | Den Europæiske Unions Tidende | C 248/1 |
| --- | --- | --- | --- |

13.7.2023

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 248/1

---

DEN KONTROLANSVARLIGE FOR PROCESSUELLE GARANTIERS ÅRSRAPPORT FOR 2022

(2023/C 248/01)

Forord

I dag er det mere end nogensinde afgørende at beskytte og bevare menneskerettighederne i Europa og at sikre, at ethvert menneske kan leve et værdigt liv.

Grundlæggende rettigheder omfatter processuelle garantier: f.eks. retten til at blive hørt, uskyldsformodningen, retten til forsvar, retten til uafhængig, upartisk, retfærdig og effektiv retsbeskyttelse inden for en rimelig frist samt legalitetsprincippet og proportionalitetsprincippet.

Disse rettigheder og principper er iboende i medlemsstaternes forfatningsordener, Europarådets og Den Europæiske Unions (EU) instrumenter, EU's charter om grundlæggende rettigheder og domstolenes retspraksis.

På denne baggrund har det været en ære og et enormt ansvar for mig at tiltræde som kontrolansvarlig for processuelle garantier for undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).

Den kontrolansvarlige behandler klager over OLAF's eventuelle overtrædelser af grundlæggende rettigheder, processuelle garantier og regler, der gælder for OLAF's undersøgelser.

Udfordringen er endnu større, fordi jeg er den første til at beklæde posten som kontrolansvarlig, da den blev oprettet for ganske nylig (i henhold til den nye artikel 9a og den nye artikel 9b i OLAF-forordningen, der blev vedtaget den 23. december 2020).

Året 2022 var således et vigtig fremskridt i styrkelsen af beskyttelsen af processuelle garantier. Det markerede en milepæl ikke kun for OLAF, men for EU-institutionerne generelt og i særdeleshed for de personer, der er berørt af OLAF's undersøgelser. Uanset om de er enkeltpersoner eller juridiske enheder, kan de berørte personer nu om nødvendigt søge hjælp fra den kontrolansvarlige — en person, hvis specifikke rolle det er at beskytte deres grundlæggende rettigheder og processuelle garantier og undersøge og løse deres klager på en fuldstændig uafhængig og rettidig måde.

Efter at have tjent som dommer i ni år ved Den Europæiske Menneskerettighedsdomstol i Strasbourg og som professor i europæisk ret og nuværende medlem af Estlands højesteret har jeg altid beskæftiget mig med at værne om de grundlæggende rettigheder, demokratiet og retsstatsprincippet.

Som kontrolansvarlig anser jeg det for altafgørende at pleje en kultur for grundlæggende rettigheder baseret på borgervenlige måder at løse klager på. En korrekt og effektiv beskyttelse af EU's finansielle interesser er til gavn for medlemsstaterne og EU's skatteydere. Samtidig er det vigtigt, at OLAF's undersøgelser af mulig svig gennemføres i fuld overensstemmelse med beskyttelsen af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier.

Jeg ser det også som den kontrolansvarliges mission at forhindre mulige overtrædelser af processuelle garantier og at forbedre de regler og den praksis, der gælder for OLAF-undersøgelser. Jeg håber, at jeg med den årlige rapport om mine aktiviteter kan øge bevidstheden om den slags generelle problemer og systemiske spørgsmål, som OLAF skal løse for at undgå mulige fremtidige klager, og øge kendskabet og bevidstheden hos alle, der er bekymret for deres rettigheder. Dette vil også bidrage til at styrke offentlighedens tillid til OLAF og EU.

Min tiltrædelse som den første kontrolansvarlige indebar, at man starter fra bunden, og at der skal indføres nye arbejdsmetoder, ordninger og praksis. En af de første ting, der skulle gøres, var at udarbejde og vedtage gennemførelsesbestemmelser med henblik på behandling af klager som krævet i OLAF-forordningens artikel 9b, stk. 11. Jeg ser gennemførelsesbestemmelserne som et levende dokument, der ændrer sig med tiden. I 2022 skulle jeg også behandle de mange klager, der var blevet indgivet i god tid før min udnævnelse, og behandle dem inden for de strenge frister, der er fastsat i OLAF-forordningen.

Jeg er glad for at kunne rapportere, at alle ovenstående udfordringer blev løst med succes og hurtigt. Jeg vil gerne anerkende den uvurderlige administrative og juridiske støtte, jeg modtog fra det fremragende sekretariat for OLAF's overvågningsudvalg.

I denne første årsrapport beskrives den indsats og de resultater, der er opnået i den indledende dynamiske fase af anvendelsen af klagemekanismen i henhold til OLAF-forordningens artikel 9b.

Dette er selvfølgelig kun begyndelsen. Der er lang vej at gå for at gøre den kontrolansvarlige til ikke kun en veletableret funktion inden for EU's overordnede bekæmpelse af svig, men en funktion, der yderligere styrker OLAF's gennemsigtighed og frem for alt dets ansvarlighed.

Lad denne årsrapport være et visitkort, der præsenterer den kontrolansvarliges arbejde og viser vigtigheden af overholdelse af processuelle garantier.

Med venlig hilsen

Prof. Dr Julia LAFFRANQUE

Kontrolansvarlig

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse

| Forord | 1 |
| --- | --- |

Forord

| 1. | Den kontrolansvarlige kort fortalt | 4 |
| --- | --- | --- |

1.

Den kontrolansvarlige kort fortalt

| 2. | Oprettelse af den nye klagemekanisme | 4 |
| --- | --- | --- |

2.

Oprettelse af den nye klagemekanisme

| 2.1. | Gennemførelsesbestemmelser | 4 |
| --- | --- | --- |

2.1.

Gennemførelsesbestemmelser

| 2.2. | Adgang til oplysninger | 5 |
| --- | --- | --- |

2.2.

Adgang til oplysninger

| 3. | En dynamisk start på løsning af klager | 5 |
| --- | --- | --- |

3.

En dynamisk start på løsning af klager

| 3.1. | Oversigt over klager i 2022 | 5 |
| --- | --- | --- |

3.1.

Oversigt over klager i 2022

| 3.2. | Måden, hvorpå den kontrolansvarlige behandler klagerne | 8 |
| --- | --- | --- |

3.2.

Måden, hvorpå den kontrolansvarlige behandler klagerne

| 3.3. | Første skridt: formalitetsvurdering | 10 |
| --- | --- | --- |

3.3.

Første skridt: formalitetsvurdering

| 3.3.1. | De i OLAF-forordningen fastsatte tidsfrister | 10 |
| --- | --- | --- |

3.3.1.

De i OLAF-forordningen fastsatte tidsfrister

| 3.3.2. | Klager vedrørende beskyttelsen af personoplysninger | 11 |
| --- | --- | --- |

3.3.2.

Klager vedrørende beskyttelsen af personoplysninger

| 3.4. | Næste skridt: en kontradiktorisk procedure | 11 |
| --- | --- | --- |

3.4.

Næste skridt: en kontradiktorisk procedure

| 3.5. | Opnåede resultater | 12 |
| --- | --- | --- |

3.5.

Opnåede resultater

| 3.5.1. | Afsluttede sager | 12 |
| --- | --- | --- |

3.5.1.

Afsluttede sager

| 3.5.2 | Løsningsforslag | 13 |
| --- | --- | --- |

3.5.2

Løsningsforslag

| 4. | Forbindelser med interessenter | 13 |
| --- | --- | --- |

4.

Forbindelser med interessenter

| 5. | Administrativ og juridisk støtte | 14 |
| --- | --- | --- |

5.

Administrativ og juridisk støtte

| 6. | Kommunikation med den kontrolansvarlige | 14 |
| --- | --- | --- |

6.

Kommunikation med den kontrolansvarlige

1.   Den kontrolansvarlige kort fortalt

Den kontrolansvarlige kort fortalt

Den kontrolansvarlige for processuelle garantier er en funktion oprettet ved en ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (herefter »OLAF-forordningen«) med det formål at beskytte de processuelle garantier og grundlæggende rettigheder for de personer, der er berørt af undersøgelser udført af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).

En berørt person er enhver fysisk person eller økonomisk beslutningstager, der er mistænkt for at have begået svig, korruption eller enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Unionens finansielle interesser, og som derfor er genstand for OLAF's undersøgelse. Klager indgivet af andre end berørte personer, herunder vidner og informanter, falder uden for den kontrolansvarliges mandat.

Den kontrolansvarlige undersøger klager indgivet af berørte personer vedrørende OLAF's overholdelse af processuelle garantier og reglerne for undersøgelser, især procedurekrav og grundlæggende rettigheder. Hendes rolle er ikke at erstatte OLAF's egen vurdering af, hvordan man foretager en undersøgelse, hvordan man vurderer beviser, og hvilke konklusioner man skal nå. Den kontrolansvarlige er ved vurderingen af klager særlig opmærksom på Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (1), de generelle principper i EU-retten og de europæiske domstoles relevante retspraksis.

af berørte personer

overholdelse af processuelle garantier og reglerne for undersøgelser

1

Den kontrolansvarlige udfører sine opgaver i fuld uafhængighed og modtager ikke instruktioner fra nogen under udførelsen af sine opgaver. I betragtning af at de berørte personer i princippet ikke kan klage over OLAF's handlinger eller undladelser i løbet af en undersøgelse, får det stor betydning, at de nu kan henvende sig til den kontrolansvarlige. Klagere kan kontakte den kontrolansvarlige inden for de fastsatte frister for at søge en uafhængig og grundig undersøgelse af deres klager. Hvis den kontrolansvarlige konstaterer, at der ikke er sket en overtrædelse, tjener den kontrolansvarliges vurdering som sikkerhed for, at OLAF har handlet i overensstemmelse med reglerne. Hvis hun omvendt konstaterer, at OLAF har overtrådt processuelle garantier eller reglerne for undersøgelser, vil hun opfordre kontoret til at tage skridt til at rette op på tingene. Når dette er sagt, kan den kontrolansvarlige kun fremsætte en henstilling til OLAF — hun kan ikke påtvinge kontoret en konkret handling, og hun kan heller ikke blande sig i den igangværende OLAF-undersøgelse.

fuld uafhængighed

tjener den kontrolansvarliges vurdering som sikkerhed for

Den 3. maj 2022 udnævnte Europa-Kommissionen Dr. Julia Laffranque som den første kontrolansvarlige for en periode på fem år, der ikke kan forlænges. Dr. Laffranque, dommer ved Estlands højesteret og tidligere dommer ved Den Europæiske Menneskerettighedsdomstol, tiltrådte i september 2022.

Dr. Julia Laffranque

Overvågningsudvalgets sekretariat (herefter »sekretariatet«) giver den kontrolansvarlige al nødvendig administrativ og juridisk støtte.

2.   Oprettelse af den nye klagemekanisme

Oprettelse af den nye klagemekanisme

En af den kontrolansvarliges førsteprioriteter var at indføre alle de nødvendige juridiske og administrative ordninger for at sikre, at klagemekanismen i henhold til OLAF-forordningens artikel 9b er fuldt funktionsdygtig og for at fremme borgervenlig og optimal løsning af klager i overensstemmelse med principperne for god forvaltning. Med støtte fra sekretariatet forudså den kontrolansvarlige spørgsmål om dokumenthåndtering, overholdelse af databeskyttelsesregler og kommunikation med klagerne. To specifikke spørgsmål bør fremhæves, da de var af særlig betydning for oprettelsen af den nye klagemekanisme: a) vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser og b) adgang til sagsrelaterede oplysninger.

borgervenlig og optimal løsning af klager

2.1.   
  Gennemførelsesbestemmelser

Gennemførelsesbestemmelser

Selv om OLAF-forordningen udgør den generelle ramme for oprettelse og drift af en ny klagemekanisme, fastsætter den ikke detaljerede regler for behandlingen af klager. I stedet giver artikel 9b, stk. 11, den kontrolansvarlige beføjelse til at vedtage gennemførelsesbestemmelser for behandling af klager.

Den 16. november 2022 vedtog den kontrolansvarlige efter høring af både OLAF og overvågningsudvalget (2) gennemførelsesbestemmelser (3). Gennemførelsesbestemmelserne blev oversat til alle officielle EU-sprog og offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende. De er tilgængelige på den kontrolansvarliges hjemmeside (4).

2

3

Den Europæiske Unions Tidende

4

Gennemførelsesbestemmelserne omfatter detaljerede regler for indgivelse af en klage, udveksling af oplysninger mellem parterne, tilrettelæggelse af høringer, de forskellige foranstaltninger, der er truffet for at løse klagen, og den kontrolansvarliges forhold til OLAF og overvågningsudvalget. Gennemførelsesbestemmelserne giver også en afklaring af en række spørgsmål, der ikke udtrykkeligt er behandlet i forordningen, såsom hvad der sker i sager, hvor der er parallelle retssager, eller når en klage rejser spørgsmål vedrørende beskyttelse af personoplysninger.

Disse regler er et første forsøg på at forudse de umiddelbare behov for den nyoprettede funktion. Deres mål er todelt: i) at give klagere gennemsigtighed og retssikkerhed om klagemekanismen og de procedurer, som den kontrolansvarlige følger og ii) at etablere en procedure, der gør den kontrolansvarlige i stand til at være effektiv, samtidig med at denne anvender en resultatorienteret tilgang til klager. Efterhånden som den kontrolansvarliges praksis udvikler sig, kan disse regler blive gennemgået for at afspejle den opnåede erfaring og for at løse problemer, der opstår fra selve klagemekanismen.

gennemsigtighed og retssikkerhed

effektiv

2.2.   
  Adgang til oplysninger

Adgang til oplysninger

OLAF-forordningen bestemmer, at den kontrolansvarlige skal have adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for at udføre sine opgaver. Den bestemmer også, at OLAF skal meddele den kontrolansvarlige alle oplysninger, der er nødvendige for, at den kontrolansvarlige kan vurdere, om klagen er berettiget, samt alle oplysninger, der er nødvendige for at løse det rejste problem og sætte den kontrolansvarlige i stand til at fremsætte en henstilling.

Fra et tidligt tidspunkt erklærede generaldirektøren for OLAF, at han havde til hensigt at lette den kontrolansvarliges arbejde og give hende og de relevante medarbejdere i sekretariatet elektronisk adgang til sagens akter tilhørende de undersøgelser, der er genstand for klager, i en begrænset periode, som i princippet svarer til den maksimale varighed for behandling af klager. OLAF's løsning giver den kontrolansvarlige privilegeret, målrettet adgang og giver hende og sekretariatet mulighed for at udføre deres opgaver. Nærmere oplysninger vil blive fastlagt i fremtidige arbejdsaftaler, der skal aftales og indgås mellem den kontrolansvarlige og OLAF's generaldirektør.

privilegeret, målrettet adgang

For den kontrolansvarlige er privilegeret adgang til OLAF's sagsakter af afgørende betydning for at forsikre klagerne om, at hun har kunnet se sagens akter grundigt igennem, selv i tilfælde, hvor en del af de relevante oplysninger er fortrolige og ikke kan videregives til dem (5).

forsikre klagerne om

5

3.   En dynamisk start på løsning af klager

En dynamisk start på løsning af klager

Berørte personers mulighed for at indgive klager til den kontrolansvarlige blev en realitet med ikrafttrædelsen af den reviderede OLAF-forordning. På det tidspunkt, hvor alle de nødvendige institutionelle og administrative ordninger var på plads, og den kontrolansvarlige tiltrådte, var der imidlertid allerede et betydeligt antal (13) verserende klager. Den kontrolansvarlige sørgede for at behandle disse klager hurtigt på en grundig og professionel måde. Resultatet var mere end tilfredsstillende. Den kontrolansvarlige foretog en indledende vurdering af alle klagerne inden for den fastsatte frist. Ved årets udgang havde hun afsluttet behandlingen af seks klager og fremsat en opfordring til OLAF om at løse en del af en klage. I denne meget korte periode på mindre end fire måneder havde den kontrolansvarlige mulighed for at behandle interessante juridiske spørgsmål og begynde at danne grundlaget for nogle principper vedrørende klagemekanismen.

3.1.   
  Oversigt over klager i 2022

Oversigt over klager i 2022

I 2022 modtog den kontrolansvarlige 14 klager: 13 fremsendt til den kontrolansvarlige af OLAF, og en indsendt direkte til hende. Klagerne, både enkeltpersoner og juridiske enheder (figur 1), var personer involveret i OLAF's interne (6) og eksterne undersøgelser (7) (figur 3). Størstedelen af klagerne blev indgivet på engelsk (figur 2) af advokater, der handlede på vegne af de berørte personer (figur 1).

6

7

Figur 1

Figur 1

Hvem indgav klagerne?

Hvem indgav klagerne?

Image 1

Figur 2

Figur 2

Sprog, hvorpå klagerne blev indgivet

Sprog, hvorpå klagerne blev indgivet

Image 2

Figur 3

Figur 3

Typer af OLAF-undersøgelser, der klages over

Typer af OLAF-undersøgelser, der klages over

Image 3

For det meste påberåbte klagerne sig brud på deres processuelle garantier i henhold til OLAF-forordningens artikel 9 og deres grundlæggende rettigheder i henhold til chartret om grundlæggende rettigheder (figur 4). De klagede navnlig over i) retten til at blive hørt og den effektive udøvelse af deres ret til at fremsætte bemærkninger vedrørende forhold, der vedrører dem (OLAF-forordningens artikel 9, stk. 4) og ii) retten til at få deres sag behandlet inden for en rimelig frist (artikel 41 i chartret om grundlæggende rettigheder). Klagerne fremsætter også påstande om deres ret til at blive underrettet (OLAF-forordningens artikel 9, stk. 3) og påstande om brud på rimelighedsprincippet og princippet om upartiskhed (figur 5). Klagerne klagede i mindre omfang over de regler, der gælder for OLAF's undersøgelser (8) (figur 6).

8

Figur 4

Figur 4

Genstand for klagerne

Genstand for klagerne

Image 4

Figur 5

Figur 5

Analyse af de forskellige påstande vedrørende processuelle garantier

Analyse af de forskellige påstande vedrørende processuelle garantier

Image 5

Figur 6

Figur 6

Analyse af påstande vedrørende de regler, der gælder for undersøgelser

Analyse af påstande vedrørende de regler, der gælder for undersøgelser

Image 6

3.2.   
  Måden, hvorpå den kontrolansvarlige behandler klagerne

Måden, hvorpå den kontrolansvarlige behandler klagerne

Den kontrolansvarlige behandler klager på en retfærdig, uafhængig og upartisk måde. Proceduren omfatter i overensstemmelse med OLAF-forordningen og gennemførelsesbestemmelserne i det væsentlige to faser: i) formalitetsvurdering og ii) realitetsbehandling og, hvis muligt, forslag til løsninger.

retfærdig, uafhængig og upartisk

Følgende procesdiagram giver en oversigt over livscyklussen for en klage til den kontrolansvarlige.

Image 7

3.3.   
  Første skridt: formalitetsvurdering

Første skridt: formalitetsvurdering

Den kontrolansvarlige skal foretage den foreløbige vurdering af klager inden for 10 arbejdsdage efter modtagelsesdatoen for at afgøre, om klagen kan antages til realitetsbehandling. Betingelserne er fastsat i OLAF-forordningens artikel 9b, stk. 1 og 2, og i gennemførelsesbestemmelsernes artikel 5. I 2022 foretog den kontrolansvarlige vurderingen af, om klagen kan antages til realitetsbehandling af alle verserende sager inden for den foreskrevne tidsfrist. Alle tre afviste klager overholdt ikke fristerne i artikel 9b, stk. 2 (9). Ud af de 11 klager, som kunne antages til realitetsbehandling, kunne tre delvist antages til realitetsbehandling, da de omfattede påstande, der blev indgivet for sent eller vedrørte databeskyttelsesspørgsmål (figur 7 og 8). I alle tilfælde, hvor klager eller påstande blev afvist, forklarede den kontrolansvarlige sin afgørelse til klageren.

10 arbejdsdage

9

Figur 7

Figur 7

Antagelighed

Antagelighed

Image 8

- Herunder delvist afviste klager.

Figur 8

Figur 8

Afvisningsgrunde (herunder 2 delvist afviste klager)

Afvisningsgrunde (herunder 2 delvist afviste klager)

Image 9

3.3.1.   De i OLAF-forordningen fastsatte tidsfrister

De i OLAF-forordningen fastsatte tidsfrister

Et af de første og tilbagevendende spørgsmål, som den kontrolansvarlige skulle forholde sig til, vedrørte fristerne for at indgive en klage. Den kontrolansvarlige valgte en tilgang, der forsøger at respektere både ordlyden og formålet med de relevante bestemmelser i OLAF-forordningen. Artikel 9b, stk. 2, bestemmer, at klager skal indgives inden for en måned efter, at klageren er blevet bekendt med de relevante faktiske omstændigheder, der udgør en påstået tilsidesættelse af de i denne artikels stk. 1 omhandlede processuelle garantier, og fastsætter, at under alle omstændigheder skal klager indgives senest én måned efter en undersøgelses afslutning.

Det er den kontrolansvarliges opfattelse, at grunden til, at forordningen indeholder disse korte frister, er at bevare effektiviteten af den kontrolansvarliges rolle, samtidig med at OLAF's undersøgelsesaktiviteter respekteres. Med andre ord skal den kontrolansvarlige underrettes om påståede overtrædelser, når hun stadig kan handle og foreslå effektive og meningsfulde løsninger, der kan gennemføres af OLAF uden at kompromittere resultatet af igangværende undersøgelser eller fremskridtene af en eventuel opfølgningsprocedure, der er blevet indledt på nationalt plan eller EU-plan for at gennemføre henstillinger fremsat af OLAF. Fra klagerens side er det lige så vigtigt at gøre indsigelse på et tidligt tidspunkt og undgå at forværre virkningen af en potentiel overtrædelse. Dette er grundene til, at en berørt person skal indgive en klage kort efter, at vedkommende er blevet bekendt med de faktiske omstændigheder, der fører til en specifik overtrædelse. Hvis f.eks. en økonomisk aktør ønsker at klage over påståede uregelmæssigheder under en kontrol på stedet i sine lokaler, skal denne kontakte den kontrolansvarlige inden for en måned efter afslutningen af denne undersøgelsesaktivitet.

foreslå effektive og meningsfulde løsninger

gøre indsigelse på et tidligt tidspunkt

Når det drejer sig om lukkede undersøgelser, opstiller OLAF-forordningen en yderligere strengere og klar betingelse for antagelighed: Klager skal indgives senest en måned efter undersøgelsens afslutning, uanset hvornår klageren får kendskab til de relevante faktiske omstændigheder. Det er den kontrolansvarliges opfattelse, at denne yderligere betingelse for lukkede undersøgelser er til for ikke blot at bevare effektiviteten af enhver opfølgningsprocedure på nationalt plan eller EU-plan, men også effektiviteten af hendes egne henstillinger og forslag til løsninger på de specifikke klager. Den kontrolansvarlige kan ikke foreslå nogen brugbar løsning for sager, der har forladt OLAF’s kontrolsfære, og for hvilke der kan være igangværende procedurer ved nationale myndigheder eller andre EU-myndigheder. I sådanne tilfælde vurderer den kontrolansvarlige, at de berørte personer kan rejse deres klagepunkter ved disse myndigheder og gøre brug af de tilgængelige (retlige eller administrative) retsmidler.

effektiviteten af enhver opfølgningsprocedure

3.3.2.   Klager vedrørende beskyttelsen af personoplysninger

Klager vedrørende beskyttelsen af personoplysninger

OLAF’s daglige arbejde omfatter behandling af store mængder personoplysninger, herunder følsomme oplysninger. OLAF kan også udføre undersøgelsesaktiviteter, der kan opfattes som indgribende for beskyttelsen af personoplysninger, såsom digitale kriminaltekniske foranstaltninger. Det er derfor ikke overraskende, at klagere rejste påstande vedrørende deres ret til beskyttelse af deres personoplysninger, som garanteret af artikel 8 i EU's charter om grundlæggende rettigheder og forordning (EU) 2018/1725 (herefter »EU's databeskyttelsesforordning«) (10).

10

Selv om den kontrolansvarliges mandat omfatter kontrol af OLAF’s overholdelse af grundlæggende rettigheder, har EU en uafhængig tilsynsmyndighed, Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS), som har en række ansvarsområder vedrørende retten til privatliv og databeskyttelse. Artikel 52 i EU's databeskyttelsesforordning bestemmer, at EDPS er ansvarlig for at føre tilsyn med og sikre anvendelsen af denne forordning og enhver anden EU-retsakt, der vedrører beskyttelsen af fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder i forbindelse med en af Unionens institutioners eller et af Unionens organers behandling af personoplysninger. Da EU har oprettet et specialiseret organ til at garantere den grundlæggende ret til beskyttelse af personoplysninger, tilkommer det dette organ, dvs. EDPS, og ikke den kontrolansvarlige at behandle klager vedrørende påståede brud på databeskyttelsesreglerne. I henhold til disse regler kan enhver person indgive en klage til EDPS inden for to år efter den dato, hvor de fik kendskab til de forhold, som klagen er baseret på. Af hensyn til gennemsigtigheden har den kontrolansvarlige medtaget en tilsvarende bestemmelse i gennemførelsesbestemmelserne for at afspejle denne kompetencefordeling (11).

specialiseret organ til at garantere den grundlæggende ret til beskyttelse af personoplysninger

11

Selv om den kontrolansvarlige ikke vil behandle påstande, der udelukkende vedrører fortolkningen og anvendelsen af EU's databeskyttelsesforordning, vil hun tage aspekter vedrørende privatlivets fred og databeskyttelse i betragtning, når hun vurderer OLAF's overordnede overholdelse af processuelle garantier.

3.4.   
  Næste skridt: en kontradiktorisk procedure

Næste skridt: en kontradiktorisk procedure

Efter at have afsluttet den foreløbige vurdering opfordrede den kontrolansvarlige OLAF til at fremkomme med kontorets synspunkter vedrørende de 11 klager, der blev antaget til realitetsbehandling. I en række sager anmodede den kontrolansvarlige om yderligere oplysninger fra OLAF eller en supplerende oversættelse af OLAF’s svar til klagens sprog. Den kontrolansvarlige sendte derefter OLAF's svar til klagerne og opfordrede dem til at fremsætte bemærkninger til OLAF's synspunkter.

Den kontrolansvarlige bestræber sig principielt på at give princippet om kontradiktorisk sagsbehandling den størst mulige virkning. Således fik både OLAF og klagerne mulighed for at fremføre deres synspunkter og fremlægge dokumentation. I princippet blev de også underrettet om hinandens indlæg og kunne fremsætte bemærkninger hertil. Når dette er sagt, besluttede den kontrolansvarlige i tre behørigt begrundede tilfælde at fravige dette princip og tillade fortrolig behandling af oplysninger indgivet af OLAF i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelsernes artikel 7, stk. 2.

princippet om kontradiktorisk sagsbehandling den størst mulige virkning

Den kontrolansvarlige anvendte navnlig denne bestemmelse på klager vedrørende undersøgelsernes varighed. I disse tilfælde var den kontrolansvarlige nødt til at modtage specifikke, omfattende og detaljerede oplysninger fra OLAF om de udførte undersøgelsesaktiviteter og de forskellige juridiske og faktuelle elementer, der havde indflydelse på undersøgelsernes varighed, for at vurdere, om undersøgelsernes varighed var rimelig, Da klagerne vedrørte igangværende OLAF-undersøgelser, var den kontrolansvarlige samtidig bevidst om, at OLAF's synspunkter ikke blot kunne videregives til klagerne, da dette kunne kompromittere de relevante undersøgelsers fortrolighed og effektivitet. Dette ville især risikere at afsløre OLAF's arbejdsmetoder eller forhindre kontoret i at indsamle de nødvendige beviser eller endda bringe den overordnede undersøgelsesstrategi i fare i en given undersøgelse.

igangværende

I disse tilfælde var den kontrolansvarlige derfor enig med OLAF i, at sidstnævnte fremlægger i) en ikke-fortrolig version af OLAF's svar, der kan sendes til klageren, så denne kan forstå årsagerne til OLAF's adfærd og dermed være i stand til at anfægte OLAF's svar og fremsætte modargumenter og ii) en fortrolig, mere detaljeret version for yderligere at forklare de grunde, som OLAF har fremført i den ikke-fortrolige version. Denne afbalancerede løsning gjorde det muligt for den kontrolansvarlige at foretage en grundig vurdering af alle relevante sager og samtidig overholde sin forpligtelse til at sikre fortroligheden af OLAF's undersøgelser. Selv om klagerne ikke har ret til at modtage alle oplysninger, kan de være sikre på, at den kontrolansvarlige foretager en uafhængig og grundig undersøgelse af sagen, især i lyset af hendes privilegerede adgang til sagens akter.

grundig vurdering

fortroligheden af OLAF's undersøgelser

sikre på

3.5.   
  Opnåede resultater

Opnåede resultater

I 2022 vurderede den kontrolansvarlige berettigelsen af fire ud af de 11 klager, der er antaget til realitetsbehandling (figur 9), og afsluttede tre af dem uden at have fundet nogen overtrædelse af klagernes processuelle garantier og rettigheder. I den fjerde sag fandt hun, at OLAF havde tilsidesat klagerens ret til at blive underrettet i henhold til OLAF-forordningens artikel 9, stk. 3. Hun opfordrede derfor OLAF til at løse denne del af klagen. Af de resterende syv verserende sager, der er antaget til realitetsbehandling, var fem på et fremskredent stadium og blev afsluttet i begyndelsen af 2023.

Figur 9

Figur 9

Sager antaget til realitetsbehandling i 2022

Sager antaget til realitetsbehandling i 2022

Image 10

3.5.1.   Afsluttede sager

Afsluttede sager

I 2022 afsluttede den kontrolansvarlige undersøgelsen af seks ud af de 14 modtagne klager: Tre blev afvist, og tre blev blev afsluttet efter at have modtaget OLAF's og klagerens synspunkter om de undersøgte spørgsmål (figur 10). To af disse sager vedrørte varigheden af de undersøgelser, der var omfattet af klagerne. Den tredje sag vedrørte den digitale kriminaltekniske indsamling af oplysninger og anvendelsen af OLAF's retningslinjer vedrørende digitale kriminaltekniske procedurer. I alle tre sager konkluderede den kontrolansvarlige, at OLAF havde handlet i overensstemmelse med de gældende regler og ikke havde overtrådt klagernes processuelle garantier.

Figur 10

Figur 10

Afsluttede sager i 2022

Afsluttede sager i 2022

Image 11

3.5.2   Løsningsforslag

Løsningsforslag

Den kontrolansvarlige fremsatte sin første opfordring til OLAF om at løse en klage. Sagen vedrørte retten til at blive underrettet i henhold til OLAF-forordningens artikel 9, stk. 3. Den kontrolansvarlige fastslog, at der forelå en tilsidesættelse af klagerens ret til straks at blive underrettet, fordi den e-mail, som OLAF havde sendt for at underrette klageren om, at denne var en berørt person, aldrig nåede frem til klageren. Den kontrolansvarlige henviste til fast retspraksis for at påpege, at når det drejer sig om vigtige meddelelser, bør OLAF have en procedure på plads for at sikre, at de faktisk modtages af de påtænkte modtagere.

Da klageren i sidste ende blev underrettet om sin status som berørt person og om sine tilsvarende rettigheder, kunne den kontrolansvarlige imidlertid kun opfordre OLAF til at forbedre sin praksis og forhindre sådanne situationer i at opstå i fremtiden. Hun opfordrede således OLAF til at tage alle nødvendige skridt til at sikre, at de kommunikationsmidler, der anvendes i fremtiden, gør det muligt for de berørte personer at blive bekendt med oplysningerne i henhold til OLAF-forordningens artikel 9, stk. 3.

forbedre sin praksis og forhindre sådanne situationer i at opstå i fremtiden

I januar 2023 anerkendte generaldirektøren for OLAF i sit svar til den kontrolansvarlige behovet for at forbedre OLAF's praksis og sikre, at lignende problemer ikke opstår i fremtiden. Til den kontrolansvarliges tilfredshed gav OLAF's generaldirektør et ubetinget tilsagn om at træffe foranstaltninger for at løse problemet, og den 13. februar 2023 vedtog han »Instrukser vedrørende de anmeldelsesmåder, der skal anvendes i korrespondancen med de berørte personer«. Disse instrukser er obligatoriske for OLAF’s personale.

ubetinget tilsagn om

»Instrukser vedrørende de anmeldelsesmåder, der skal anvendes i korrespondancen med de berørte personer«

4.   Forbindelser med interessenter

Forbindelser med interessenter

Den kontrolansvarlige forsøgte i løbet af de første måneder af sit mandat at etablere frugtbare arbejdsrelationer baseret på gensidig tillid og godt samarbejde med hendes vigtigste samarbejdspartner, OLAF's generaldirektør. Den 25. oktober 2022 mødtes den kontrolansvarlige med Ville Itälä. De havde en indledende drøftelse om arbejdsmetoder og blev enige om behovet for at vedtage formelle arbejdsordninger.

OLAF's generaldirektør

Den 15. november 2022 blev den kontrolansvarlige inviteret til plenarmødet i overvågningsudvalget, hvor hun takkede medlemmerne af udvalget for de produktive udvekslinger inden for rammerne af vedtagelsen af hendes gennemførelsesbestemmelser. De drøftede også spørgsmål af fælles interesse.

overvågningsudvalget

I 2023 vil den kontrolansvarlige bestræbe sig på at opretholde gode relationer med de forskellige parter, der opererer i EU's landskab for bekæmpelse af svig samt integritet og ansvarlighed, og på at møde yderligere interessenter.

Image 12

Høflighedsvisit med OLAF's generaldirektør Ville Itälä

5.   Administrativ og juridisk støtte

Administrativ og juridisk støtte

Med henblik på en effektiv udnyttelse af ressourcerne pålagde OLAF-forordningen overvågningsudvalgets sekretariat at yde juridisk og administrativ støtte til den kontrolansvarlige. Dette valg er yderligere begrundet i missionernes komplementaritet og det fælles mål, som den kontrolansvarlige og overvågningsudvalget forfølger. Sekretariatets tilstedeværelse sikrer kontinuitet, uafbrudt kommunikation og gnidningsløst samarbejde med både klagerne og OLAF. Et dedikeret team af højt kvalificeret personale i sekretariatet, der handlede under ledelse af dets leder, ydede værdifuld rådgivning og bistand til den kontrolansvarlige under hensyntagen til tavshedspligt og fortrolighed.

6.   Kommunikation med den kontrolansvarlige

Kommunikation med den kontrolansvarlige

Pr. e-mail:

Pr. e-mail:

OLAF-FMB-Controller-Procedural-Guarantees@ec.europa.eu

Pr. post:

Pr. post

| Kontrolansvarlig for processuelle garantier/Sekretariatet for OLAF's overvågningsudvalg |
| --- |
| Rue Joseph II, 30 |
| 1049 Bruxelles/Brussel |
| BELGIQUE/BELGIË |

Kontrolansvarlig for processuelle garantier/Sekretariatet for OLAF's overvågningsudvalg

Rue Joseph II, 30

1049 Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

Online:

Online:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

---

(1)  EUT C 326 af 26.10.2012, s. 391.

1

(2)  I henhold til artikel 9b, stk. 11, skal den kontrolansvarlige formelt høre overvågningsudvalget, før denne vedtager gennemførelsesbestemmelser. Den kontrolansvarlige hørte også OLAF, selv om hun ikke var retligt forpligtet hertil, men gjorde dette i en ånd af gensidig tillid og godt samarbejde.

2

(3)  Afgørelse fra den kontrolansvarlige for processuelle garantier om fastlæggelse af gennemførelsesbestemmelser med henblik på behandlingen af klager 2022/C 494/07 (EUT C 494 af 28.12.2022, s. 17).

3

(4)  https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees/about-controller/legal-framework_en.

4

(5)  Jf. nedenfor i punkt 3.4.

5

(6)  OLAF-forordningens artikel 4.

6

(7)  OLAF-forordningens artikel 3.

7

(8)  Disse omfatter regler om, hvordan OLAF udøver sine forskellige undersøgelsesaktiviteter. De er indeholdt i forskellige tekster, herunder OLAF-forordningen, Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2), OLAF's retningslinjer til ansatte vedrørende undersøgelser og OLAF's retningslinjer til ansatte vedrørende digitale kriminaltekniske procedurer.

8

(9)  De frister, der er fastsat i artikel 9b, stk. 2, er forklaret i afsnit 3.3.1.

9

(10)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri bevægelighed for sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39).

10

(11)  Gennemførelsesbestemmelsernes artikel 5, stk. 3, fastsætter, at »[d]en kontrolansvarlige afviser endvidere enhver klage over forhold, som er omfattet af Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelses kompetence, dvs. klager vedrørende anvendelsen af forordning (EU) 2018/1725 og respekten for den grundlæggende ret til beskyttelse af personoplysninger«.

11

---