# Uradni list C 248/13.

| | ISSN 1977-1045 |
| --- | --- |
| Uradni list
  Evropske unije | C 248 |
| | |
| Slovenska izdaja | Informacije in objave | Letnik 6613. julij 2023 |

ISSN 1977-1045

Uradni list

Evropske unije

C 248

Slovenska izdaja

Informacije in objave

Letnik 6613. julij 2023

---

| Vsebina | Stran |
| --- | --- |
| | IV   Informacije |
| | INFORMACIJE INSTITUCIJ, ORGANOV, URADOV IN AGENCIJ EVROPSKE UNIJE |
| | Evropska komisija |
| 2023/C 248/01 | Letno poročilo nadzornika za procesna jamstva – 2022 | 1 |

Vsebina

Stran

IV   Informacije

INFORMACIJE INSTITUCIJ, ORGANOV, URADOV IN AGENCIJ EVROPSKE UNIJE

Evropska komisija

2023/C 248/01

Letno poročilo nadzornika za procesna jamstva – 2022

1

---

| SL | |
| --- | --- |

SL

---

IV Informacije

INFORMACIJE INSTITUCIJ, ORGANOV, URADOV IN AGENCIJ EVROPSKE UNIJE

Evropska komisija

| 13.7.2023 | SL | Uradni list Evropske unije | C 248/1 |
| --- | --- | --- | --- |

13.7.2023

SL

Uradni list Evropske unije

C 248/1

---

LETNO POROČILO NADZORNIKA ZA PROCESNA JAMSTVA – 2022

(2023/C 248/01)

Predgovor

Danes je bolj kot kdaj koli prej pomembno, da v Evropi zaščitimo in ohranimo človekove pravice ter vsakemu posamezniku omogočimo dostojno življenje.

Temeljne pravice vključujejo procesna jamstva: npr. pravico do zaslišanja, domnevo nedolžnosti, pravico do obrambe, pravico do neodvisnega, nepristranskega, poštenega in učinkovitega sodnega varstva v razumnem roku ter načeli zakonitosti in sorazmernosti.

Te pravice in načela so vgrajeni v ustavni red držav članic, instrumente Sveta Evrope in Evropske unije (EU), Listino EU o temeljnih pravicah ter sodno prakso sodišč.

Glede na navedeno mi je bilo v čast in ogromno odgovornost prevzeti funkcijo nadzornice za procesna jamstva za preiskave, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF).

Nadzornica obravnava pritožbe v zvezi z morebitnimi kršitvami temeljnih pravic, procesnih jamstev in pravil, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF, s strani tega urada.

Izziv je še toliko večji, ker sem prva, ki opravlja funkcijo nadzornice, saj je bila ta vzpostavljena pred kratkim (v skladu z novima členoma 9a in 9b uredbe o uradu OLAF, sprejetima 23. decembra 2020).

Leto 2022 je bilo torej prelomno za krepitev varstva procesnih jamstev. To je bil mejnik ne le za urad OLAF, temveč tudi za institucije EU na splošno, zlasti pa za preiskovance urada OLAF. Preiskovanci lahko zdaj ne glede na svoj status posameznikov ali pravnih subjektov po potrebi poiščejo pomoč pri nadzornici – osebi, katere specifična naloga je zaščititi njihove temeljne pravice in procesna jamstva ter popolnoma neodvisno in pravočasno obravnavati in rešiti njihove pritožbe.

Kot sodnica na Evropskem sodišču za človekove pravice v Strasbourgu, kar sem bila devet let, profesorica evropskega prava in trenutna članica estonskega vrhovnega sodišča sem se vedno zavzemala za spoštovanje temeljnih pravic, demokracije in pravne države.

Kot nadzornica menim, da je bistveno gojiti kulturo temeljnih pravic, ki temelji na državljanom prijaznih načinih reševanja pritožb. Ustrezno in učinkovito varovanje finančnih interesov EU koristi državam članicam in davkoplačevalcem EU, obenem pa je bistveno, da se preiskave urada OLAF v zvezi z morebitnimi goljufijami izvajajo popolnoma v skladu z varstvom temeljnih pravic in procesnih jamstev.

Menim tudi, da je naloga nadzornice, da prepreči morebitne kršitve procesnih jamstev ter izboljša pravila in prakse, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF. Upam, da bom z letnim poročilom o svojih dejavnostih lahko povečala ozaveščenost o vrsti splošnih težav in sistemskih vprašanj, ki jih bo moral urad OLAF obravnavati, da bi se izognil morebitnim pritožbam v prihodnosti ter izboljšal znanje in ozaveščenost vseh, ki jih skrbi za svoje pravice. To bo prispevalo tudi h krepitvi zaupanja javnosti v urad OLAF in EU.

Prevzem funkcije prve nadzornice je pomenil, da je bilo treba začeti od začetka ter uvesti nove delovne metode, ureditve in prakse. Med prvimi stvarmi, ki jih je bilo treba opraviti, sta bila priprava in sprejetje izvedbenih določb za obravnavo pritožb, kot se zahteva s členom 9b(11) uredbe o uradu OLAF. Na izvedbene določbe gledam kot na živ dokument, ki se bo sčasoma razvijal. Leta 2022 sem morala obravnavati tudi številne pritožbe, ki so bile vložene veliko pred mojim imenovanjem, in jih preučiti v strogih rokih, določenih v uredbi o uradu OLAF.

Z veseljem poročam, da smo se z vsemi omenjenimi izzivi spopadli uspešno in hitro. Rada bi se zahvalila za neprecenljivo upravno in pravno podporo, ki sem jo prejela od izjemnega sekretariata nadzornega odbora urada OLAF.

To prvo letno poročilo vsebuje podrobnosti o prizadevanjih in rezultatih, doseženih v začetni dinamični fazi uporabe pritožbenega mehanizma iz člena 9b uredbe o uradu OLAF.

Seveda je to šele začetek. Pred nami je še dolga pot, da bo nadzornica postala ne le dobro uveljavljena funkcija v celotni strukturi EU za boj proti goljufijam, temveč tudi funkcija, ki bo še dodatno okrepila preglednost urada OLAF, predvsem pa njegovo odgovornost.

Naj bo to letno poročilo vizitka, ki predstavlja delo nadzornice in kaže, kako pomembno je spoštovati procesna jamstva.

S spoštovanjem,

prof. dr. Julia LAFFRANQUE

nadzornica

Kazalo

Kazalo

| Predgovor | 1 |
| --- | --- |

Predgovor

| 1. | O nadzornici na kratko | 4 |
| --- | --- | --- |

1.

O nadzornici na kratko

| 2. | Vzpostavitev novega pritožbenega mehanizma | 4 |
| --- | --- | --- |

2.

Vzpostavitev novega pritožbenega mehanizma

| 2.1 | Izvedbene določbe | 4 |
| --- | --- | --- |

2.1

Izvedbene določbe

| 2.2 | Dostop do informacij | 5 |
| --- | --- | --- |

2.2

Dostop do informacij

| 3. | Dinamičen začetek reševanja pritožb | 5 |
| --- | --- | --- |

3.

Dinamičen začetek reševanja pritožb

| 3.1 | Pregled pritožb v letu 2022 | 5 |
| --- | --- | --- |

3.1

Pregled pritožb v letu 2022

| 3.2 | Kako nadzornica obravnava pritožbe | 8 |
| --- | --- | --- |

3.2

Kako nadzornica obravnava pritožbe

| 3.3 | Prvi korak: ocena dopustnosti | 10 |
| --- | --- | --- |

3.3

Prvi korak: ocena dopustnosti

| 3.3.1 | Roki, določeni v uredbi o uradu OLAF | 10 |
| --- | --- | --- |

3.3.1

Roki, določeni v uredbi o uradu OLAF

| 3.3.2 | Pritožbe v zvezi z varstvom osebnih podatkov | 11 |
| --- | --- | --- |

3.3.2

Pritožbe v zvezi z varstvom osebnih podatkov

| 3.4 | Naslednji korak: kontradiktorni postopek | 11 |
| --- | --- | --- |

3.4

Naslednji korak: kontradiktorni postopek

| 3.5 | Doseženi rezultati | 12 |
| --- | --- | --- |

3.5

Doseženi rezultati

| 3.5.1 | Zaključene zadeve | 12 |
| --- | --- | --- |

3.5.1

Zaključene zadeve

| 3.5.2 | Predlagane rešitve | 13 |
| --- | --- | --- |

3.5.2

Predlagane rešitve

| 4. | Odnosi z deležniki | 13 |
| --- | --- | --- |

4.

Odnosi z deležniki

| 5. | Upravna in pravna podpora | 14 |
| --- | --- | --- |

5.

Upravna in pravna podpora

| 6. | Komuniciranje z nadzornico | 14 |
| --- | --- | --- |

6.

Komuniciranje z nadzornico

1.   O nadzornici na kratko

O nadzornici na kratko

Nadzornica za procesna jamstva je funkcija, ki je bila vzpostavljena s spremembo Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 (v nadaljnjem besedilu: uredba o uradu OLAF) z namenom zaščite pravnih jamstev in temeljnih pravic preiskovancev v preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF).

Preiskovanec je vsaka fizična oseba ali gospodarski subjekt, osumljen storitve dejanja goljufije, korupcije ali katerega koli drugega nezakonitega dejanja, ki škodi finančnim interesom Unije, in ga urad OLAF zato preiskuje. Pritožbe, ki jih vložijo osebe, ki niso preiskovanci, vključno s pričami in informatorji, ne spadajo v pristojnost nadzornice.

Nadzornica obravnava pritožbe, ki jih preiskovanci vložijo glede tega, kako urad OLAF spoštuje procesna jamstva in pravila, ki se uporabljajo za preiskave, zlasti postopkovne zahteve in temeljne pravice. Njena naloga ni, da bi z lastno oceno nadomestila oceno urada OLAF o tem, kako izvesti preiskavo, kako oceniti dokaze in do kakšnih sklepov priti. Pri ocenjevanju pritožb nadzornica upošteva zlasti Listino Evropske unije o temeljnih pravicah (1), splošna načela prava EU in ustrezno sodno prakso evropskih sodišč.

preiskovanci

spoštuje procesna jamstva in pravila, ki se uporabljajo za preiskave

1

Nadzornica svoje naloge opravlja popolnoma neodvisno in pri tem ne sprejema navodil od nikogar. Glede na to, da preiskovanci med preiskavo načeloma ne morejo sodno izpodbijati dejanj ali opustitev dejanj urada OLAF, je dejstvo, da se lahko zdaj obrnejo na nadzornico, izjemnega pomena. Pritožniki se lahko v predpisanih rokih obrnejo na nadzornico in zahtevajo neodvisno in temeljito preučitev svojih pritožb. Če nadzornica ugotovi, da ni prišlo do kršitve, je njena ocena zagotovilo, da je urad OLAF deloval v skladu s pravili. Če pa ugotovi, da je urad OLAF kršil procesna jamstva ali pravila, ki urejajo preiskave, ga pozove, naj sprejme ukrepe za odpravo nepravilnosti. Vendar pa lahko nadzornica uradu OLAF izda le priporočilo – ne more mu naložiti konkretnih ukrepov niti ne more poseči v tekočo preiskavo urada OLAF.

popolnoma neodvisno

zagotovilo

Evropska komisija je 3. maja 2022 za prvo nadzornico za neobnovljiv mandat petih let imenovala dr. Julio Laffranque. Dr. Laffranque, sodnica estonskega vrhovnega sodišča in nekdanja sodnica Evropskega sodišča za človekove pravice, je položaj nastopila septembra 2022.

dr. Julio Laffranque

Sekretariat nadzornega odbora (v nadaljnjem besedilu: sekretariat) nadzornici zagotavlja vso potrebno upravno in pravno podporo.

2.   Vzpostavitev novega pritožbenega mehanizma

Vzpostavitev novega pritožbenega mehanizma

Ena od prvih prednostnih nalog nadzornice je bila vzpostaviti vse potrebne pravne in upravne ureditve za zagotovitev, da pritožbeni mehanizem iz člena 9b uredbe o uradu OLAF v celoti deluje, ter spodbuditi državljanom prijazno in optimalno reševanje pritožb v skladu z načeli dobrega upravljanja. Ob podpori sekretariata je nadzornica predvidela vprašanja, povezana z upravljanjem dokumentov, skladnostjo s pravili o varstvu podatkov in komunikacijo s pritožniki. Izpostaviti je treba dve posebni vprašanji, saj sta bili še posebno pomembni za vzpostavitev novega pritožbenega mehanizma: (a) sprejetje izvedbenih določb in (b) dostop do informacij, povezanih z zadevami.

državljanom prijazno in optimalno reševanje pritožb

2.1   
  Izvedbene določbe

Izvedbene določbe

V uredbi o uradu OLAF je sicer določen splošni okvir za vzpostavitev in delovanje novega pritožbenega mehanizma, niso pa določena podrobna pravila za obravnavo pritožb. Namesto tega je nadzornica s členom 9b(11) pooblaščena, da sprejme izvedbene določbe za obravnavo pritožb.

Nadzornica je 16. novembra 2022 po posvetovanju z uradom OLAF in nadzornim odborom (2) sprejela izvedbene določbe (3). Te so bile prevedene v vse uradne jezike EU in objavljene v Uradnem listu. Na voljo so na spletnem mestu nadzornice (4).

2

3

4

V izvedbene določbe so vključena podrobna pravila o vložitvi pritožbe, izmenjavi informacij med pogodbenicami, organizaciji zaslišanj, različnih ukrepih, sprejetih za rešitev pritožbe, ter odnosih nadzornice z uradom OLAF in nadzornim odborom. V izvedbenih določbah je tudi pojasnjenih več vprašanj, ki v Uredbi niso izrecno obravnavana, na primer, kaj se zgodi v primerih, ko potekajo vzporedni sodni postopki ali ko pritožba odpira vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov.

Ta pravila so prvi poskus predvidevanja takojšnjih potreb novoustanovljene funkcije. Imajo dva cilja: (i) pritožnikom zagotoviti preglednost in pravno varnost glede pritožbenega mehanizma in postopkov, ki jim sledi nadzornica, ter (ii) vzpostaviti postopek, ki nadzornici omogoča, da je učinkovita in uspešna, hkrati pa uporablja na rezultatih temelječ pristop k pritožbam. Z razvojem prakse nadzornice se lahko ta pravila pregledajo, da se upoštevajo pridobljene izkušnje in obravnavajo vprašanja, ki izhajajo iz samega pritožbenega mehanizma.

preglednost in pravno varnost

učinkovita in uspešna

2.2   
  Dostop do informacij

Dostop do informacij

V uredbi o uradu OLAF je določeno, da mora imeti nadzornica dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog. Določeno je tudi, da mora urad OLAF nadzornici sporočiti vse informacije, ki jih ta potrebuje, da oceni, ali je pritožba upravičena, in vse informacije, ki so potrebne za reševanje pritožbe in ki nadzornici omogočajo, da izda priporočilo.

Generalni direktor urada OLAF je že na začetku izrazil namero, da bo olajšal delo nadzornice ter njej in ustreznim uslužbencem sekretariata omogočil elektronski dostop do spisov preiskav, ki so predmet pritožb, za omejeno obdobje, ki načeloma ustreza najdaljšemu trajanju obravnave pritožb. Rešitev, ki jo je zagotovil urad OLAF, nadzornici daje privilegiran, ciljno usmerjen dostop ter njej in sekretariatu omogoča izvajanje nalog. Podrobnosti bodo določene v prihodnjih delovnih dogovorih, ki jih bosta sprejela in podpisala nadzornica in generalni direktor urada OLAF.

privilegiran, ciljno usmerjen dostop

Za nadzornico je privilegiran dostop do spisa zadeve urada OLAF izjemnega pomena, saj s tem pritožnikom zagotavlja, da je lahko temeljito pregledala spis, tudi v primerih, ko je del zadevnih informacij zaupen in jim ga ni mogoče razkriti (5).

pritožnikom zagotavlja

5

3.   Dinamičen začetek reševanja pritožb

Dinamičen začetek reševanja pritožb

Z začetkom veljavnosti revidirane uredbe o uradu OLAF se je uresničila možnost, da preiskovanci vložijo pritožbe pri nadzornici. Toda še preden so bile vzpostavljene vse potrebne institucionalne in upravne ureditve ter je nadzornica začela opravljati svoje naloge, je bilo že v obravnavi precejšnje število pritožb (13). Nadzornica je poskrbela za hitro, temeljito in strokovno obravnavo teh pritožb. Rezultat je bil več kot zadovoljiv. V predpisanem roku je opravila začetno oceno vseh pritožb. Do konca leta je zaključila pregled šestih pritožb in urad OLAF pozvala, naj reši del pritožbe. V tem zelo kratkem obdobju, ki je trajalo manj kot štiri mesece, je imela nadzornica priložnost obravnavati zanimiva pravna vprašanja in začeti oblikovati nekatera načela v zvezi s pritožbenim mehanizmom.

3.1   
  Pregled pritožb v letu 2022

Pregled pritožb v letu 2022

Leta 2022 je nadzornica prejela 14 pritožb: 13 pritožb ji je posredoval urad OLAF, ena pa ji je bila predložena neposredno. Pritožniki, tako posamezniki kot pravne osebe (slika 1), so bili preiskovanci v notranjih (6) in zunanjih (7) preiskavah urada OLAF (slika 3). Večino pritožb so v angleščini (slika 2) vložili odvetniki, ki so delovali v imenu preiskovancev (slika 1).

6

7

Slika 1

Slika 1

Kdo je vložil pritožbe?

Kdo je vložil pritožbe?

Image 1

Slika 2

Slika 2

Jeziki, v katerih so bile vložene pritožbe

Jeziki, v katerih so bile vložene pritožbe

Image 2

Slika 3

Slika 3

Vrste preiskav urada OLAF, zoper katere so bile vložene pritožbe

Vrste preiskav urada OLAF, zoper katere so bile vložene pritožbe

Image 3

Pritožniki so se večinoma sklicevali na kršitve svojih procesnih jamstev iz člena 9 uredbe o uradu OLAF in svojih temeljnih pravic iz Listine o temeljnih pravicah (slika 4). Natančneje, pritožili so se glede (i) pravice do zaslišanja in učinkovitega uveljavljanja pravice do predložitve pripomb o dejstvih, ki se nanašajo nanje (člen 9(4) uredbe o uradu OLAF), ter (ii) pravice, da se preiskave v zvezi z njimi izvedejo v razumnem roku (člen 41 Listine o temeljnih pravicah). Navajali so tudi očitke v zvezi s svojo pravico do obveščenosti (člen 9(3) uredbe o uradu OLAF) ter očitke glede kršitev načel poštenosti in nepristranskosti (slika 5). V manjši meri so se pritožbe nanašale na pravila, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF (8) (slika 6).

8

Slika 4

Slika 4

Predmet pritožb

Predmet pritožb

Image 4

Slika 5

Slika 5

Analiza različnih očitkov glede procesnih jamstev

Analiza različnih očitkov glede procesnih jamstev

Image 5

Slika 6

Slika 6

Analiza očitkov glede pravil, ki se uporabljajo za preiskave

Analiza očitkov glede pravil, ki se uporabljajo za preiskave

Image 6

3.2   
  Kako nadzornica obravnava pritožbe

Kako nadzornica obravnava pritožbe

Nadzornica pritožbe obravnava pošteno, neodvisno in nepristransko. Postopek je v skladu z uredbo o uradu OLAF in izvedbenim določbami v bistvu sestavljen iz dveh faz: (i) ocene dopustnosti in (ii) preučitve vsebine, ter če je mogoče, predloga rešitev.

pošteno, neodvisno in nepristransko

V spodnjem diagramu je prikazan življenjski cikel pritožbe pri nadzornici.

Image 7

3.3   
  Prvi korak: ocena dopustnosti

Prvi korak: ocena dopustnosti

Nadzornica mora v desetih delovnih dneh po prejemu pritožb izvesti njihovo predhodno oceno, da lahko odloči o njihovi dopustnosti. Pogoji so določeni v odstavkih 1 in 2 člena 9b uredbe o uradu OLAF ter členu 5 izvedbenih določb. Nadzornica je leta 2022 dopustnost vseh še nerešenih pritožb ocenila v predpisanem roku. Pri vseh treh nedopustnih pritožbah niso bili upoštevani roki, določeni v členu 9b(2) (9). Od 11 dopustnih pritožb so bile tri delno dopustne, saj so vključevale očitke, ki so bili predloženi prepozno ali so se nanašali na vprašanja glede varstva podatkov (sliki 7 in 8). V vseh primerih, ko je bilo ugotovljeno, da so pritožbe ali očitki nedopustni, je nadzornica pritožniku pojasnila svojo odločitev.

desetih delovnih dneh

9

Slika 7

Slika 7

Dopustnost

Dopustnost

Image 8

* vključno z delno dopustnimi pritožbami

Slika 8

Slika 8

Razlogi za nedopustnost (vključno z 2 delno dopustnimi pritožbami)

Razlogi za nedopustnost (vključno z 2 delno dopustnimi pritožbami)

Image 9

3.3.1   Roki, določeni v uredbi o uradu OLAF

Roki, določeni v uredbi o uradu OLAF

Eno od prvih in ponavljajočih se vprašanj, s katerimi se je morala ukvarjati nadzornica, se je nanašalo na roke za vložitev pritožbe. Nadzornica je sprejela pristop, ki si prizadeva upoštevati besedilo in namen zadevnih določb uredbe o uradu OLAF. Člen 9b(2) določa, da je treba pritožbe vložiti v enem mesecu, odkar se je pritožnik seznanil z relevantnimi dejstvi, ki pomenijo domnevno kršitev procesnih jamstev ali pravil iz odstavka 1 navedenega člena, ter da je treba pritožbe v vsakem primeru vložiti najpozneje en mesec po zaključku preiskave.

Nadzornica razume, da so ti kratki roki v uredbi določeni zato, da se ohrani učinkovitost vloge nadzornice in hkrati spoštujejo preiskovalne dejavnosti urada OLAF. Povedano drugače, nadzornica mora biti obveščena o domnevnih kršitvah, ko še lahko ukrepa ter predlaga učinkovite in smiselne rešitve, ki bi jih lahko uvedel urad OLAF, ne da bi to ogrozilo izid tekočih preiskav ali napredek katerega koli nadaljnjega postopka, ki je bil na nacionalni ravni ali ravni EU uveden za izvajanje priporočil, ki jih je izdal urad OLAF. Za pritožnika je prav tako pomembno, da pravno varstvo zahteva v zgodnji fazi in se izogne povečanju vpliva potencialne kršitve. Iz teh razlogov mora preiskovanec pritožbo vložiti kmalu po tem, ko se seznani z dejstvi, ki so privedla do določene kršitve. Na primer, če se želi gospodarski subjekt pritožiti zaradi domnevnih nepravilnosti med pregledom na kraju samem, ki je potekal v njegovih prostorih, se mora na nadzornico obrniti v enem mesecu po zaključku te preiskovalne dejavnosti.

predlaga učinkovite in smiselne rešitve

pravno varstvo zahteva v zgodnji fazi

Kar zadeva zaključene preiskave, je v uredbi o uradu OLAF določen dodaten strožji in jasen pogoj za dopustnost: pritožbe je treba vložiti najpozneje en mesec po zaključku preiskave, ne glede na to, kdaj se je pritožnik seznanil z relevantnimi dejstvi. Nadzornica meni, da je ta dodatni pogoj za zaključene preiskave postavljen zato, da se ohrani ne le učinkovitost morebitnega nadaljnjega postopka na nacionalni ravni ali ravni EU, temveč tudi učinkovitost njenih priporočil in predlogov rešitev za konkretne pritožbe. Nadzornica ne more predlagati nobene koristne rešitve za zadeve, ki so že zunaj nadzora urada OLAF ali v zvezi s katerimi morda potekajo postopki pred nacionalnimi organi ali drugimi organi EU. Meni, da lahko preiskovanci v takih primerih pritožbe vložijo pri teh organih in uporabijo razpoložljiva (sodna ali upravna) pravna sredstva.

učinkovitost morebitnega nadaljnjega postopka

3.3.2   Pritožbe v zvezi z varstvom osebnih podatkov

Pritožbe v zvezi z varstvom osebnih podatkov

Vsakodnevno delo urada OLAF vključuje obdelavo velikih količin osebnih podatkov, vključno z občutljivimi podatki. Urad OLAF lahko izvaja tudi preiskovalne dejavnosti, ki se lahko dojemajo kot poseganje v varstvo osebnih podatkov, kot so digitalne forenzične operacije. Zato ni presenetljivo, da so pritožniki navedli očitke v zvezi s pravico do varstva osebnih podatkov, ki jo zagotavljata člen 8 Listine EU o temeljnih pravicah in Uredba (EU) 2018/1725 (v nadaljnjem besedilu: uredba EU o varstvu podatkov) (10).

10

Čeprav funkcija nadzornice vključuje preverjanje skladnosti urada OLAF s temeljnimi pravicami, pa ima EU neodvisen nadzorni organ, tj. Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP), ki ima številne pristojnosti v zvezi s pravicama do zasebnosti in varstva podatkov. Člen 52 uredbe EU o varstvu podatkov določa, da je Evropski nadzornik za varstvo podatkov odgovoren za spremljanje in zagotavljanje uporabe te uredbe in vseh drugih aktov Unije v zvezi z varstvom temeljnih pravic in svoboščin posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v instituciji ali organu EU. Ker je EU ustanovila specializiran organ za zagotavljanje temeljne pravice do varstva osebnih podatkov, je za obravnavo pritožb v zvezi z domnevnimi kršitvami pravil o varstvu podatkov pristojen ta organ, tj. ENVP, in ne nadzornica. V skladu s temi pravili lahko vsaka oseba vloži pritožbo pri ENVP, in sicer v dveh letih po seznanitvi z dejstvi, na katerih temelji pritožba. Nadzornica je zaradi preglednosti v izvedbene določbe vključila ustrezno določbo, ki odraža to delitev pristojnosti (11).

specializiran organ za zagotavljanje temeljne pravice do varstva osebnih podatkov

11

Nadzornica sicer ne bo obravnavala očitkov, ki se nanašajo izključno na razlago in uporabo uredbe EU o varstvu podatkov, vendar bo pri ocenjevanju splošne skladnosti urada OLAF s procesnimi jamstvi upoštevala vidike v zvezi z zasebnostjo in varstvom podatkov.

3.4   
  Naslednji korak: kontradiktorni postopek

Naslednji korak: kontradiktorni postopek

Po tem, ko je nadzornica zaključila predhodno oceno, je urad OLAF pozvala, naj predloži svoje mnenje o 11 pritožbah, ki so bile razglašene za dopustne. V več primerih je od urada zahtevala dodatne informacije ali dopolnilni prevod njegovih odgovorov v jezik pritožbe. Nato je odgovore poslala pritožnikom in jih pozvala, naj predložijo pripombe na stališča urada OLAF.

Nadzornica si načeloma prizadeva, da bi bilo načelo kontradiktornega postopka čim bolj upoštevano. Tako so imeli urad OLAF in pritožniki možnost, da izrazijo svoje stališče in predložijo dokazila. Načeloma so bili tudi seznanjeni z vlogami, ki so jih predložili drugi pritožniki, in so lahko podali svoje mnenje o njih. Vendar pa se je nadzornica v treh ustrezno utemeljenih primerih odločila, da bo v skladu s členom 7(2) izvedbenih določb odstopila od tega načela in dovolila zaupno obravnavo informacij, ki jih je predložil urad OLAF.

načelo kontradiktornega postopka čim bolj upoštevano

Natančneje, nadzornica je to določbo uporabila za pritožbe v zvezi s trajanjem preiskav. V teh primerih je morala za oceno, ali so preiskave trajale razumno dolgo, od urada OLAF prejeti specifične, celovite in podrobne informacije o izvedenih preiskovalnih dejavnostih ter različnih pravnih in dejanskih elementih, ki so vplivali na trajanje preiskav. Ker so se pritožbe nanašale na tekoče preiskave urada OLAF, se je nadzornica hkrati zavedala, da stališč urada OLAF ni mogoče preprosto posredovati pritožnikom, saj bi to lahko ogrozilo zaupnost in učinkovitost zadevnih preiskav. S tem bi zlasti tvegali razkritje delovnih metod urada OLAF, mu preprečili zbiranje potrebnih dokazov ali celo ogrozili splošno preiskovalno strategijo v določeni preiskavi.

tekoče

Nadzornica se je v teh primerih zato z uradom OLAF dogovorila, da bo ta zagotovil (i) nezaupno različico svojih odgovorov, ki bo poslana pritožniku, da bo ta lahko razumel razloge, na katerih temelji ravnanje urada OLAF, ter bo tako lahko te odgovore izpodbijal in predložil protiargumente, ter (ii) zaupno, podrobnejšo različico, v kateri bodo dodatno pojasnjeni razlogi, ki jih je urad OLAF navedel v nezaupni različici. Ta uravnotežena rešitev je nadzornici omogočila, da je temeljito ocenila vse ustrezne zadeve in hkrati izpolnila svojo obveznost zagotavljanja zaupnosti preiskav urada OLAF. Čeprav pritožniki niso upravičeni do prejema vseh informacij, so lahko prepričani, da nadzornica zadevo preuči neodvisno in temeljito, zlasti glede na to, da ima privilegiran dostop do spisa.

temeljito ocenila

zaupnosti preiskav urada OLAF

prepričani

3.5   
  Doseženi rezultati

Doseženi rezultati

Leta 2022 je nadzornica od 11 dopustnih pritožb vsebinsko obravnavala štiri (slika 9) in tri od teh zaključila, saj ni ugotovila kršitev procesnih jamstev in pravic pritožnikov. V četrti zadevi je ugotovila, da je urad OLAF kršil pritožnikovo pravico do obveščenosti iz člena 9(3) uredbe o uradu OLAF. Zato je urad OLAF pozvala, naj reši ta del pritožbe. Od preostalih sedmih še nerešenih dopustnih pritožb jih je bilo pet v napredni fazi in so bile zaključene v začetku leta 2023.

Slika 9

Slika 9

Dopustne pritožbe v letu 2022

Dopustne pritožbe v letu 2022

Image 10

3.5.1   Zaključene zadeve

Zaključene zadeve

Leta 2022 je nadzornica zaključila obravnavo šestih od 14 prejetih pritožb: po prejemu stališč urada OLAF in pritožnika o obravnavanih zadevah so bile tri razglašene za nedopustne, tri pa zaključene (slika 10). Dve od teh zadev sta se nanašali na trajanje preiskav, ki so bile predmet pritožb. Tretja zadeva se je nanašala na digitalno forenzično pridobivanje podatkov in uporabo smernic urada OLAF za postopke digitalne forenzike. Nadzornica je v vseh treh zadevah ugotovila, da je urad OLAF ravnal v skladu z veljavnimi pravili in ni kršil procesnih jamstev pritožnikov.

Slika 10

Slika 10

Zadeve, zaključene v letu 2022

Zadeve, zaključene v letu 2022

Image 11

3.5.2   Predlagane rešitve

Predlagane rešitve

Nadzornica je urad OLAF prvič pozvala k reševanju pritožbe. Zadeva se je nanašala na pravico do obveščenosti v skladu s členom 9(3) uredbe o uradu OLAF. Nadzornica je ugotovila, da je bila kršena pritožnikova pravica do takojšnje obveščenosti, saj elektronsko sporočilo, ki ga je urad OLAF poslal pritožniku, da bi ga obvestil o njegovem statusu preiskovanca, do tega nikoli ni prispelo. Nadzornica se je sklicevala na ustaljeno sodno prakso in poudarila, da bi moral urad OLAF v zvezi s pomembnimi obvestili vzpostaviti postopek, s katerim bi zagotovil, da predvideni prejemniki ta obvestila dejansko prejmejo.

Ker pa je bil pritožnik na koncu obveščen o svojem statusu preiskovanca in ustreznih pravicah, je lahko nadzornica urad OLAF le pozvala, naj izboljša svojo prakso in prepreči takšne primere v prihodnosti. Zato ga je pozvala, naj sprejme vse potrebne ukrepe in tako zagotovi, da bodo komunikacijska sredstva, ki se bodo uporabljala v prihodnosti, preiskovancem omogočala, da se seznanijo z informacijami iz člena 9(3) uredbe o uradu OLAF.

izboljša svojo prakso in prepreči takšne primere v prihodnosti.

Generalni direktor urada OLAF je januarja 2023 v svojem odgovoru nadzornici priznal, da je treba izboljšati prakse urada OLAF in zagotoviti, da se podobni primeri v prihodnosti ne bodo več ponavljali. V zadovoljstvo nadzornika se je generalni direktor urada OLAF brezpogojno zavezal, da bo sprejel ukrepe za rešitev tega vprašanja, 13. februarja 2023 pa je sprejel „Navodila o načinih obveščanja, ki se uporabljajo v korespondenci z zadevnimi osebami“. Ta navodila so obvezna za osebje urada OLAF.

brezpogojno zavezal, da bo

Navodila o načinih obveščanja, ki se uporabljajo v korespondenci z zadevnimi osebami

4.   Odnosi z deležniki

Odnosi z deležniki

Nadzornica si je v prvih mesecih svojega mandata prizadevala vzpostaviti plodne delovne odnose, ki temeljijo na medsebojnem zaupanju in dobrem sodelovanju, s svojim glavnim sogovornikom, generalnim direktorjem urada OLAF. Tako se je 25. oktobra 2022 sestala z Villejem Itälo. Opravila sta predhodno razpravo o delovnih metodah in se strinjala, da je treba sprejeti formalne delovne dogovore.

generalnim direktorjem urada OLAF

Nadzornica je bila 15. novembra 2022 povabljena na plenarni sestanek nadzornega odbora, na katerem se je članom odbora zahvalila za produktivne izmenjave mnenj v okviru sprejemanja njenih izvedbenih določb. Razpravljali so tudi o vprašanjih skupnega interesa.

nadzornega odbora

Nadzornica si bo v letu 2023 prizadevala ohranjati dobre odnose z različnimi stranmi, ki delujejo na področju boja proti goljufijam, integritete in odgovornosti v EU, ter se srečevati še z drugimi deležniki.

Image 12

Vljudnostno srečanje z generalnim direktorjem urada OLAF Villejem Itälo

5.   Upravna in pravna podpora

Upravna in pravna podpora

Sekretariatu nadzornega odbora so bile zaradi učinkovite rabe virov z uredbo o uradu OLAF zaupane naloge zagotavljanja pravne in upravne podpore nadzornici. To izbiro nadalje upravičujeta dopolnjevanje nalog in skupni cilj, ki ga uresničujeta nadzornica in nadzorni odbor. Prisotnost sekretariata zagotavlja kontinuiteto, nemoteno komunikacijo ter dobro sodelovanje s pritožniki in uradom OLAF. Prizadevna skupina visoko usposobljenih uslužbencev v sekretariatu je pod vodstvom njegovega vodje nadzornici zagotovila dragocene nasvete in pomoč, pri tem pa spoštovala poklicno skrivnost in zaupnost.

6.   Komuniciranje z nadzornico

Komuniciranje z nadzornico

Po elektronski pošti:

Po elektronski pošti:

OLAF-FMB-Controller-Procedural-Guarantees@ec.europa.eu

Po pošti:

Po pošti

| Nadzornica za procesna jamstva / Sekretariat nadzornega odbora urada OLAF |
| --- |
| Rue Joseph II, 30 |
| 1049 Bruxelles/Brussel |
| BELGIQUE/BELGIË |

Nadzornica za procesna jamstva / Sekretariat nadzornega odbora urada OLAF

Rue Joseph II, 30

1049 Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

Prek spleta:

Prek spleta:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

---

(1)  UL C 326, 26.10.2012, str. 391.

1

(2)  S členom 9b(11) se zahteva, da se nadzornica pred sprejetjem izvedbenih določb uradno posvetuje z nadzornim odborom. Nadzornica se je posvetovala tudi z uradom OLAF, čeprav ji to ni bilo zakonsko naloženo, in sicer v duhu medsebojnega zaupanja in dobrega sodelovanja.

2

(3)  Sklep nadzornika za procesna jamstva o sprejetju izvedbenih določb za obravnavo pritožb, 2022/C 494/07, UL C 494, 28.12.2022, str. 17.

3

(4)  https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees/about-controller/legal-framework_en

4

(5)  Glej točko 3.4 spodaj.

5

(6)  Člen 4 uredbe o uradu OLAF.

6

(7)  Člen 3 uredbe o uradu OLAF.

7

(8)  Ta vključujejo pravila o tem, kako urad OLAF izvaja različne preiskovalne dejavnosti. Vsebujejo jih različna besedila, med drugim uredba o uradu OLAF, Uredba Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi (UL L 292, 15.11.1996, str. 2), smernice za preiskovalne postopke za uslužbence urada OLAF in smernice za postopke digitalne forenzike za uslužbence urada OLAF.

8

(9)  Roki, določeni v členu 9b(2), so pojasnjeni v odstavku 3.3.1.

9

(10)  Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).

10

(11)  Člen 5(3) izvedbenih določb določa: „Nadzornik za nedopustne razglasi tudi vse pritožbe v zvezi z vprašanji, ki spadajo v pristojnost Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP), tj. pritožbe v zvezi z uporabo Uredbe (EU) 2018/1725 (EU, Euratom) in spoštovanjem temeljne pravice do varstva osebnih podatkov.“

11

---