# Europeiska unionens C 248/13 j

| | ISSN 1977-1061 |
| --- | --- |
| Europeiska unionens
  officiella tidning | C 248 |
| | |
| Svensk utgåva | Meddelanden och upplysningar | 66 årgången13 juli 2023 |

ISSN 1977-1061

Europeiska unionens

officiella tidning

C 248

Svensk utgåva

Meddelanden och upplysningar

66 årgången13 juli 2023

---

| Innehållsförteckning | Sida |
| --- | --- |
| | IV   Upplysningar |
| | UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER, BYRÅER OCH ORGAN |
| | Europeiska kommissionen |
| 2023/C 248/01 | Verksamhetsrapport från den tillsynsansvarige för rättssäkerhetsgarantier – 2022 | 1 |

Innehållsförteckning

Sida

IV   Upplysningar

UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER, BYRÅER OCH ORGAN

Europeiska kommissionen

2023/C 248/01

Verksamhetsrapport från den tillsynsansvarige för rättssäkerhetsgarantier – 2022

1

---

| SV | |
| --- | --- |

SV

---

IV Upplysningar

UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER, BYRÅER OCH ORGAN

Europeiska kommissionen

| 13.7.2023 | SV | Europeiska unionens officiella tidning | C 248/1 |
| --- | --- | --- | --- |

13.7.2023

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 248/1

---

VERKSAMHETSRAPPORT FRÅN DEN TILLSYNSANSVARIGE FÖR RÄTTSSÄKERHETSGARANTIER – 2022

(2023/C 248/01)

Förord

I dag är det viktigare än någonsin att skydda och bevara de mänskliga rättigheterna i Europa och se till att alla människor kan leva ett värdigt liv.

Grundläggande rättigheter omfattar även rättssäkerhetsgarantier, t.ex. rätten att bli hörd, oskuldspresumtion, rätten till försvar, rätten till oberoende, opartiskt, rättvist och effektivt rättsligt skydd inom rimlig tid samt principerna om laglighet och proportionalitet.

Dessa rättigheter och principer är inbyggda i medlemsstaternas konstitutionella ordningar, Europarådets och Europeiska unionens instrument, EU-stadgan om de grundläggande rättigheterna och domstolarnas rättspraxis.

Mot den bakgrunden har det varit en ära och ett enormt ansvar för mig att tillträda som tillsynsansvarig för rättssäkerhetsgarantier för utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf).

Den tillsynsansvarige hanterar klagomål om Olafs eventuella överträdelser av grundläggande rättigheter, rättssäkerhetsgarantier och regler som är tillämpliga på Olafs utredningar.

Utmaningen blir ännu större av att jag är den första på posten som tillsynsansvarig, eftersom den inrättades ganska nyligen (enligt de nya artiklarna 9a och 9b i Olaf-förordningen, som antogs den 23 december 2020).

Därför blev år 2022 en viktig milstolpe i att stärka skyddet av rättssäkerhetsgarantier. Det blev en milstolpe inte bara för Olaf utan även för EU-institutionerna i allmänhet, och i synnerhet för de personer som berörs av Olafs utredningar. Vare sig de är fysiska eller juridiska personer kan de berörda personerna nu vid behov söka hjälp från den tillsynsansvarige – vars specifika roll det är att skydda deras grundläggande rättigheter och rättssäkerhetsgarantier, och undersöka och lösa deras klagomål på ett fullständigt oberoende och lämpligt sätt.

Under mina nio år som domare vid Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna i Strasbourg, och som professor i europeisk rätt och numera ledamot av högsta domstolen i Estland, har jag alltid ägnat mig åt att upprätthålla grundläggande rättigheter, demokrati och rättsstatsprincipen.

Som tillsynsansvarig anser jag att det är viktigt att främja en kultur för grundläggande rättigheter som bygger på medborgarvänliga metoder för att lösa klagomål. Ett korrekt och effektivt skydd av EU:s ekonomiska intressen gynnar medlemsstaterna och EU:s skattebetalare. Samtidigt är det viktigt att Olafs undersökningar av eventuella bedrägerier sker i full överensstämmelse med skyddet av de grundläggande rättigheterna och rättssäkerhetsgarantier.

Jag ser det också som den tillsynsansvariges uppdrag att förhindra eventuella överträdelser av rättssäkerhetsgarantierna och att förbättra de regler och metoder som är tillämpliga för Olafs utredningar. Genom årsrapporten om min verksamhet hoppas jag kunna öka medvetenheten om den typ av allmänna problem och systemfrågor som Olaf kommer att behöva ta itu med för att undvika eventuella framtida klagomål samt öka kunskapen och medvetenheten hos alla som är oroade över deras rättigheter. Detta kommer också att bidra till att stärka allmänhetens förtroende för Olaf och EU.

Att tillträda tjänsten som den första tillsynsansvarige har inneburit att börja från grunden och införa nya arbetsmetoder, arrangemang och förfaranden. Något av det första som fick göras var att utarbeta och anta genomförandebestämmelser för hantering av klagomål i enlighet med artikel 9b.11 i Olaf-förordningen. Jag betraktar genomförandebestämmelserna som ett levande dokument som kommer att utvecklas med tiden. Under 2022 fick jag också behandla de många klagomål som hade lämnats in långt före min utnämning och undersöka dessa inom de stränga tidsfrister som fastställs i Olaf-förordningen.

Jag har glädjen att kunna meddela att ovannämnda utmaningar kunde lösas framgångsrikt och snabbt. Jag vill uttrycka min uppskattning för det ovärderliga administrativa och rättsliga stöd jag har fått från det utmärkta sekretariatet för Olafs övervakningskommitté.

I den här första årsrapporten beskrivs de insatser som gjorts och de resultat som uppnåtts under den inledande dynamiska tillämpningsfasen av den klagomålsmekanism som föreskrivs i artikel 9b i Olaf-förordningen.

Det här är naturligtvis bara början. Det är en lång väg att gå för att göra den tillsynsansvarige inte bara till en väletablerad funktion inom EU:s övergripande bedrägeribekämpningsstruktur utan även till en funktion som ytterligare stärker Olafs öppenhet och framför allt dess ansvarsskyldighet.

Låt denna årsrapport bli ett visitkort som presenterar den tillsynsansvariges arbete och visar hur viktigt det är att rättssäkerhetsgarantierna följs.

Med vänlig hälsning

Julia LAFFRANQUE

Tillsynsansvarig för rättssäkerhetsgarantier

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning

| Förord | 1 |
| --- | --- |

Förord

| 1. | Den tillsynsansvarige i korthet | 4 |
| --- | --- | --- |

1.

Den tillsynsansvarige i korthet

| 2. | Inrättande av den nya klagomålsmekanismen | 4 |
| --- | --- | --- |

2.

Inrättande av den nya klagomålsmekanismen

| 2.1 | Genomförandebestämmelser | 4 |
| --- | --- | --- |

2.1

Genomförandebestämmelser

| 2.2 | Tillgång till information | 5 |
| --- | --- | --- |

2.2

Tillgång till information

| 3. | En dynamisk start på lösningen av klagomål | 5 |
| --- | --- | --- |

3.

En dynamisk start på lösningen av klagomål

| 3.1 | Översikt över klagomål 2022 | 5 |
| --- | --- | --- |

3.1

Översikt över klagomål 2022

| 3.2 | Hur den tillsynsansvarige granskar klagomål | 8 |
| --- | --- | --- |

3.2

Hur den tillsynsansvarige granskar klagomål

| 3.3 | Steg ett: bedömning av tillåtlighet | 10 |
| --- | --- | --- |

3.3

Steg ett: bedömning av tillåtlighet

| 3.3.1 | De tidsfrister som fastställs i Olaf-förordningen | 10 |
| --- | --- | --- |

3.3.1

De tidsfrister som fastställs i Olaf-förordningen

| 3.3.2 | Klagomål i fråga om skydd av personuppgifter | 11 |
| --- | --- | --- |

3.3.2

Klagomål i fråga om skydd av personuppgifter

| 3.4 | Nästa steg: ett kontradiktoriskt förfarande | 11 |
| --- | --- | --- |

3.4

Nästa steg: ett kontradiktoriskt förfarande

| 3.5 | Resultat | 12 |
| --- | --- | --- |

3.5

Resultat

| 3.5.1 | Avslutade ärenden | 12 |
| --- | --- | --- |

3.5.1

Avslutade ärenden

| 3.5.2 | Förslag till lösningar | 13 |
| --- | --- | --- |

3.5.2

Förslag till lösningar

| 4. | Förbindelser med intressenter | 13 |
| --- | --- | --- |

4.

Förbindelser med intressenter

| 5. | Administrativt och rättsligt stöd | 14 |
| --- | --- | --- |

5.

Administrativt och rättsligt stöd

| 6. | Kommunikation med den tillsynsansvarige | 14 |
| --- | --- | --- |

6.

Kommunikation med den tillsynsansvarige

1.   Den tillsynsansvarige i korthet

Den tillsynsansvarige i korthet

Tillsynsansvarig för rättssäkerhetsgarantier är en funktion som inrättats genom den ändrade förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (Olaf-förordningen) i syfte att skydda rättssäkerhetsgarantier och grundläggande rättigheter för de personer som berörs av utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf).

Olaf-förordningen

En berörd person är en fysisk person eller ekonomisk aktör som misstänks för bedrägerier, korruption eller annan olaglig verksamhet som riktar sig mot unionens ekonomiska intressen och som därför är under utredning av Olaf. Klagomål från andra personer än berörda personer, inklusive vittnen och uppgiftslämnare, faller utanför den tillsynsansvariges mandat.

Den tillsynsansvarige granskar klagomål från berörda personer om Olafs efterlevnad av rättssäkerhetsgarantier och de regler som är tillämpliga på utredningar, särskilt förfarandekrav och grundläggande rättigheter. Hennes roll är inte att ersätta sin egen bedömning med Olafs av hur en utredning ska genomföras, hur bevis ska bedömas och vilka slutsatser som ska dras. Vid bedömningen av klagomål fäster den tillsynsansvarige särskilt avseende vid EU-stadgan (1) om de grundläggande rättigheterna, EU-rättens allmänna principer och EU-domstolarnas relevanta rättspraxis.

berörda personer

efterlevnad av rättssäkerhetsgarantier och de regler som är tillämpliga på utredningar

1

Den tillsynsansvarige utför sina uppgifter helt oberoende och tar inte emot instruktioner från någon under utförandet av uppgifterna. Med tanke på att berörda personer i princip inte kan söka rättslig prövning av Olafs handlingar eller försummelser under en utrednings gång, blir det faktum att de nu kan vända sig till den tillsynsansvarige särskilt viktigt. Klagandena kan kontakta den tillsynsansvarige inom de föreskrivna tidsfristerna för att söka en oberoende och grundlig granskning av sina klagomål. Om den tillsynsansvarige konstaterar att det inte har skett någon överträdelse är den tillsynsansvariges bedömning en försäkran om att Olaf har agerat i enlighet med reglerna. Om hon däremot kommer fram till att Olaf har brutit mot rättssäkerhetsgarantierna eller reglerna för utredningar kommer hon att uppmana Olaf att vidta åtgärder för att rätta till situationen. Med detta sagt kan den tillsynsansvarige bara utfärda en rekommendation till Olaf – hon kan inte påtvinga Olaf ett konkret tillvägagångssätt och inte heller lägga sig i den pågående Olaf-utredningen.

helt oberoende

en försäkran

Den 3 maj 2022 utsåg Europeiska kommissionen Julia Laffranque till den första tillsynsansvarige för en icke förnybar period på fem år. Julia Laffranque, domare vid Estlands högsta domstol och tidigare domare vid Europeiska domstolen för mänskliga rättigheter, tillträdde tjänsten i september 2022.

Julia Laffranque

Övervakningskommitténs sekretariat ska förse den tillsynsansvarige med det administrativa och rättsliga stöd som krävs.

2.   Inrättande av den nya klagomålsmekanismen

Inrättande av den nya klagomålsmekanismen

En av de första prioriteringarna för den tillsynsansvarige var att införa de rättsliga och administrativa arrangemang som krävs för att säkerställa att den klagomålsmekanism som föreskrivs i artikel 9b i Olaf-förordningen är fullt fungerande och underlätta en medborgarvänlig och optimal lösning på klagomål i enlighet med principerna om god förvaltning. Med stöd av sekretariatet kunde den tillsynsansvarige förekomma frågor som rörde dokumenthantering, efterlevnad av dataskyddsregler och kommunikation med klagandena. Två specifika frågor bör lyftas fram för att de var av särskild betydelse för inrättandet av den nya klagomålsmekanismen: a) antagandet av genomförandebestämmelser och b) tillgången till ärenderelaterad information.

medborgarvänlig och optimal lösning på klagomål

2.1   
  Genomförandebestämmelser

Genomförandebestämmelser

Olaf-förordningen utgör den allmänna ramen för inrättandet och driften av en ny klagomålsmekanism, men innehåller inga detaljerade bestämmelser för hanteringen av klagomål. Artikel 9b.11 ger den tillsynsansvarige befogenhet att anta genomförandebestämmelser för hanteringen av klagomål.

Den 16 november 2022 antog den tillsynsansvarige, efter samråd med Olaf och övervakningskommittén (2), genomförandebestämmelser (3). Genomförandebestämmelserna översattes till alla officiella EU-språk och offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning. De finns på den tillsynsansvariges webbsida (4).

2

3

Europeiska unionens officiella tidning

4

Genomförandebestämmelserna innehåller detaljerade regler för ingivande av klagomål, informationsutbyte mellan parterna, anordnande av utfrågningar, olika åtgärder som vidtagits för att lösa klagomålet samt den tillsynsansvariges förbindelser med Olaf och övervakningskommittén. Genomförandebestämmelserna klargör också ett antal frågor som inte uttryckligen tas upp i förordningen, t.ex. vad som händer i de fall där det pågår parallella rättsliga förfaranden eller när ett klagomål väcker frågor som rör skyddet av personuppgifter.

Dessa regler är ett första försök att förekomma de omedelbara behoven hos den nyskapade funktionen. Syftet är dubbelt: i) att ge de klagande insyn och rättslig säkerhet om klagomålsmekanismen och de förfaranden som den tillsynsansvarige följer och ii) att fastställa ett förfarande som gör det möjligt för den tillsynsansvarige att vara effektiv och ändamålsenlig samtidigt som en resultatstyrd strategi för klagomål anammas. I takt med att den tillsynsansvariges verksamhet utvecklas kan dessa regler ses över för att spegla de erfarenheter som gjorts och hantera frågor som uppstår till följd av själva klagomålsmekanismen.

insyn och rättslig säkerhet

effektiv och ändamålsenlig

2.2   
  Tillgång till information

Tillgång till information

Enligt Olaf-förordningen ska den tillsynsansvarige ha tillgång till all information som krävs för att fullgöra sina uppgifter. Där föreskrivs också att Olaf ska meddela den tillsynsansvarige all information som krävs för att denna ska kunna bedöma om klagomålet är berättigat, och all information som krävs för att lösa klagomålet och göra det möjligt för den tillsynsansvarige att utfärda en rekommendation.

I ett tidigt skede tillkännagav Olafs generaldirektör sin avsikt att underlätta den tillsynsansvariges arbete och ge henne och berörd personal vid sekretariatet elektronisk tillgång till ärendeakterna för de utredningar som är föremål för klagomål under en begränsad tidsperiod, vilket i princip motsvarar den längsta handläggningstiden för klagomål. Den lösning som Olaf tillhandahåller ger den tillsynsansvarige privilegierad, riktad tillgång och ger henne och sekretariatet möjlighet att fullgöra sina uppgifter. Närmare uppgifter kommer att fastställas i framtida konkreta överenskommelser mellan den tillsynsansvarige och Olafs generaldirektör.

privilegierad, riktad tillgång

För den tillsynsansvarige är en privilegierad tillgång till Olafs ärendeakter av yttersta vikt för att försäkra de klagande om att hon har kunnat undersöka ärendet grundligt, även i fall där en del av den relevanta informationen är konfidentiell och inte kan lämnas ut till klagande (5).

försäkra de klagande

5

3.   En dynamisk start på lösningen av klagomål

En dynamisk start på lösningen av klagomål

Möjligheten för berörda personer att lämna in klagomål till den tillsynsansvarige blev en realitet när den reviderade Olaf-förordningen trädde i kraft. När alla nödvändiga institutionella och administrativa arrangemang var på plats och den tillsynsansvarige tillträdde sin tjänst var ett betydande antal klagomål (13) redan pågående. Den tillsynsansvarige var noga med att snabbt hantera dessa klagomål på ett grundligt och professionellt sätt. Resultatet var mer än tillfredsställande. Den tillsynsansvarige gjorde en första bedömning av alla klagomål inom den föreskrivna tidsfristen. I slutet av året hade hon avslutat granskningen av 6 klagomål och bjudit in Olaf att lösa en del av ett klagomål. Under den mycket korta perioden på mindre än fyra månader fick den tillsynsansvarige möjlighet att hantera intressanta juridiska spörsmål och kunde börja lägga grunden för vissa principer som rör klagomålsmekanismen.

3.1   
  Översikt över klagomål 2022

Översikt över klagomål 2022

2022 mottog den tillsynsansvarige 14 klagomål: 13 vidarebefordrades till den tillsynsansvarige av Olaf och 1 lämnades direkt till henne. De klagande, både fysiska personer och juridiska personer (bild 1), var sådana som berördes av Olafs interna (6) och externa utredningar (7) (bild 3). Majoriteten av klagomålen lämnades in på engelska (bild 2) av advokater som agerar för de berörda personernas räkning (bild 1).

6

7

Bild 1

Bild 1

Vem har lämnat in klagomålen?

Vem har lämnat in klagomålen?

Image 1

Bild 2

Bild 2

Språk på vilka klagomål har lämnats in

Språk på vilka klagomål har lämnats in

Image 2

Bild 3

Bild 3

Typ av Olaf-utredning som klagomålet gäller

Typ av Olaf-utredning som klagomålet gäller

Image 3

De klagande åberopade till största delen överträdelser av sina rättssäkerhetsgarantier enligt artikel 9 i Olaf-förordningen och sina grundläggande rättigheter enligt stadgan om de grundläggande rättigheterna (bild 4). De klagade särskilt på i) rätten att bli hörd och det faktiska utövandet av sin rätt att yttra sig om omständigheter som gäller dem (artikel 9.4 i Olaf-förordningen) och ii) rätten att få sina angelägenheter behandlade inom rimlig tid (artikel 41 i stadgan om de grundläggande rättigheterna). Klagandena framförde också påståenden om rätten att bli informerade (artikel 9.3 i Olaf-förordningen) och påståenden om överträdelser av principerna om rättvisa och opartiskhet (bild 5). Klagomålen gällde i mindre utsträckning de regler som är tillämpliga på Olafs utredningar (8) (bild 6).

8

Bild 4

Bild 4

Fråga som omfattas av klagomålet

Fråga som omfattas av klagomålet

Image 4

Bild 5

Bild 5

Analys av de olika påståendena om rättssäkerhetsgarantier

Analys av de olika påståendena om rättssäkerhetsgarantier

Image 5

Bild 6

Bild 6

Analys av påståenden om de regler som är tillämpliga på utredningar

Analys av påståenden om de regler som är tillämpliga på utredningar

Image 6

3.2   
  Hur den tillsynsansvarige granskar klagomål

Hur den tillsynsansvarige granskar klagomål

Den tillsynsansvarige hanterar klagomål på ett rättvist, oberoende och opartiskt sätt. Förfarandet omfattar i huvudsak två steg, i linje med Olaf-förordningen och genomförandebestämmelserna: i) bedömning av tillåtlighet och ii) granskning av sakfrågan och, om möjligt, förslag till lösningar.

rättvist, oberoende och opartiskt

Följande flödesschema ger en översikt över livscykeln för ett klagomål inför tillsynsansvarig.

Image 7

3.3   
  Steg ett: bedömning av tillåtlighet

Steg ett: bedömning av tillåtlighet

Den tillsynsansvarige måste genomföra den preliminära bedömningen av klagomål inom tio arbetsdagar från dagen för mottagandet för att avgöra om klagomålet kan tas upp till prövning. Villkoren fastställs i artiklarna 9b.1 och 9b.2 i Olaf-förordningen och i artikel 5 i genomförandebestämmelserna. Under 2022 bedömde den tillsynsansvarige tillåtligheten för alla pågående klagomål inom den föreskrivna tidsfristen. Samtliga 3 otillåtliga klagomål uppfyllde inte de tidsfrister som anges i artikel 9b.2 (9). Av de 11 tillåtliga klagomålen var 3 delvis tillåtliga, eftersom de innehöll påståenden som lämnats in sent eller gällde dataskyddsfrågor (bilderna 7 och 8). I samtliga fall där klagomål eller påståenden inte kunde tas upp till prövning förklarade den tillsynsansvarige sitt beslut för den klagande.

tio arbetsdagar

9

Bild 7

Bild 7

Tillåtlighet

Tillåtlighet

Image 8

- inklusive delvis tillåtliga klagomål

Bild 8

Bild 8

Skäl för otillåtlighet (inklusive delvis tillåtliga klagomål)

Skäl för otillåtlighet (inklusive delvis tillåtliga klagomål)

Image 9

3.3.1   De tidsfrister som fastställs i Olaf-förordningen

De tidsfrister som fastställs i Olaf-förordningen

Ett av de första och återkommande problemen som den tillsynsansvarige fick ta itu med gällde tidsfristerna för att lämna in ett klagomål. Den tillsynsansvarige anammade en strategi som syftar till att respektera både ordalydelsen i och syftet med de relevanta bestämmelserna i Olaf-förordningen. Enligt artikel 9b.2 ska klagomål lämnas in inom en månad från det att klaganden får kännedom om de relevanta omständigheter som utgör en påstådd överträdelse av rättssäkerhetsgarantierna eller de regler som avses i punkt 1 i denna artikel. Det anges att klagomål under alla omständigheter ska lämnas in senast en månad efter det att utredningen avslutats.

Den tillsynsansvarige är medveten om att skälet till att förordningen föreskriver dessa korta tidsfrister är att värna om effektiviteten i den tillsynsansvariges roll samtidigt som Olafs utredningsverksamhet respekteras. Med andra ord måste den tillsynsansvarige informeras om påstådda överträdelser medan hon fortfarande kan agera och föreslå effektiva och meningsfulla lösningar som Olaf skulle kunna genomföra, utan att äventyra resultatet av pågående utredningar eller fortskridandet av eventuella uppföljningsförfaranden som har inletts på nationell nivå eller EU-nivå i syfte att genomföra Olafs rekommendationer. Från klagandens sida är det lika viktigt att söka upprättelse på ett tidigt stadium och undvika att förvärra effekterna av en potentiell överträdelse. Detta är skälen till att en berörd person måste lämna in ett klagomål en kort tid efter det att de fått kännedom om de omständigheter som lett till en viss överträdelse. Om till exempel en ekonomisk aktör vill klaga över påstådda oegentligheter under en kontroll på plats i dennes lokaler bör denne kontakta den tillsynsansvarige inom en månad efter det att utredningen har avslutats.

föreslå effektiva och meningsfulla lösningar

söka upprättelse på ett tidigt stadium

Vad gäller avslutade utredningar fastställs ytterligare ett striktare och tydligare villkor för tillåtlighet i Olaf-förordningen: Klagomål ska lämnas in senast en månad efter det att undersökningen avslutats, oavsett när klaganden får kännedom om de relevanta omständigheterna. Den tillsynsansvarige anser att detta ytterligare villkor för avslutade utredningar inte bara är till för att bevara effektiviteten hos eventuella uppföljningsförfaranden på nationell nivå eller EU-nivå, utan även effektiviteten hos tillsynsansvariges egna rekommendationer och förslag till lösningar på specifika klagomål. Den tillsynsansvarige kan inte föreslå någon tillämpbar lösning i de fall som inte längre är inom Olafs kontrollområde och i vilka det eventuellt pågår förfaranden inför nationella myndigheter eller andra EU-myndigheter. I sådana fall anser den tillsynsansvarige att berörda personer bör framföra sina klagomål till dessa myndigheter och utnyttja tillgängliga (rättsliga eller administrativa) utvägar.

effektiviteten hos eventuella uppföljningsförfaranden

3.3.2   Klagomål i fråga om skydd av personuppgifter

Klagomål i fråga om skydd av personuppgifter

Olafs dagliga arbete omfattar behandling av stora mängder personuppgifter, inklusive känsliga uppgifter. Olaf får också bedriva utredningsverksamhet som skulle kunna uppfattas som inkräktande för skyddet av personuppgifter, såsom digital kriminalteknisk verksamhet. Det är därför inte förvånande att klagande har tagit upp anklagelser som rör deras rätt till skydd av deras personuppgifter, vilken garanteras i artikel 8 i EU-stadgan om de grundläggande rättigheterna och förordning (EU) 2018/1725 (EU:s dataskyddsförordning) (10).

EU:s dataskyddsförordning

10

Förutom att den tillsynsansvariges mandat omfattar kontroll av Olafs efterlevnad av de grundläggande rättigheterna har EU en oberoende tillsynsmyndighet, Europeiska datatillsynsmannen (EDPS), som har ett antal ansvarsområden i fråga om rätten till integritet och dataskydd. Enligt artikel 52 i EU:s dataskyddsförordning är datatillsynsmannen ansvarig för att övervaka och säkerställa tillämpningen av denna förordning och av alla andra unionsakter som rör skyddet av fysiska personers grundläggande rättigheter och friheter med avseende på behandling av personuppgifter av en EU-institution eller ett EU-organ. Eftersom EU har inrättat ett specialiserat organ för att garantera den grundläggande rätten till skydd av personuppgifter är det upp till det organet, dvs. Europeiska datatillsynsmannen, snarare än den tillsynsansvarige att hantera klagomål om påstådda överträdelser av dataskyddsreglerna. Enligt dessa regler kan alla personer lämna in klagomål till Europeiska datatillsynsmannen inom två år från den dag de fick kännedom om de omständigheter som klagomålet grundar sig på. För öppenhetens skull inkluderade den tillsynsansvarige en motsvarande bestämmelse i genomförandebestämmelserna för att spegla behörighetsfördelningen (11).

ett specialiserat organ för att garantera den grundläggande rätten till skydd av personuppgifter

11

Den tillsynsansvarige kommer inte att hantera påståenden som enbart rör tolkningen och tillämpningen av EU:s dataskyddsförordning, men hon kommer att beakta aspekter som rör integritets- och uppgiftsskydd vid bedömningen av Olafs övergripande efterlevnad av rättssäkerhetsgarantier.

3.4   
  Nästa steg: ett kontradiktoriskt förfarande

Nästa steg: ett kontradiktoriskt förfarande

Efter att ha slutfört den preliminära bedömningen uppmanade den tillsynsansvarige Olaf att lämna synpunkter på de 11 klagomål som förklarats tillåtliga. I ett antal fall begärde den tillsynsansvarige ytterligare information från Olaf eller en kompletterande översättning av Olafs svar på klagomålets språk. Den tillsynsansvarige skickade sedan Olafs svar till de klagande och uppmanade dem att kommentera Olafs synpunkter.

Principiellt strävar den tillsynsansvarige efter att göra principen om kontradiktoriska förfaranden så effektiv som möjligt. Det innebar att både Olaf och de klagande fick möjlighet att redogöra för sina ståndpunkter och lämna in styrkande handlingar. De underrättades i princip också om varandras inlämnade uppgifter och fick lämna synpunkter på dem. Med detta sagt beslutade den tillsynsansvarige i tre vederbörligen motiverade fall att avvika från den principen och tillåta konfidentiell behandling av information som Olaf lämnat i enlighet med artikel 7.2 i genomförandebestämmelserna.

principen om kontradiktoriska förfaranden så effektiv som möjligt

I synnerhet tillämpade den tillsynsansvarige denna bestämmelse på klagomål om utredningarnas varaktighet. För att bedöma om utredningarnas längd var rimlig behövde den tillsynsansvarige i de fallen få specifik, omfattande och detaljerad information av Olaf om den utredningsverksamhet som bedrevs och de olika rättsliga och faktiska omständigheter som påverkade utredningarnas varaktighet. Eftersom klagomålen gällde pågående Olaf-utredningar var den tillsynsansvarige medveten om att Olafs synpunkter inte kunde vidarebefordras till de klagande, eftersom detta skulle kunna äventyra sekretessen och effektiviteten i utredningarna i fråga. I synnerhet skulle det riskera att Olafs arbetsmetoder avslöjades eller att Olaf hindrades från att samla in nödvändiga bevis. Det skulle till och med kunna äventyra den övergripande strategin i en viss utredning.

pågående

I dessa fall höll den tillsynsansvarige därför med Olaf om att den sistnämnde skulle tillhandahålla i) en icke-konfidentiell version av Olafs svar som skulle skickas till klaganden, så att denne kan förstå de skäl som ligger till grund för Olafs agerande och därmed kunna bestrida Olafs svar och komma med motargument, och ii) en konfidentiell, mer detaljerad version för att ytterligare förklara de skäl som Olaf lade fram i den icke-konfidentiella versionen. En sådan balanserad lösning gjorde det möjligt för den tillsynsansvarige att göra en grundlig bedömning av samtliga relevanta fall samtidigt som hon uppfyllde skyldigheten att säkerställa sekretessen vid Olafs utredningar. Även om de klagande inte har rätt att få all information kan de vara säkra på att den tillsynsansvarige utför en oberoende och grundlig undersökning av ärendet, särskilt mot bakgrund av hennes privilegierade tillgång till ärendeakten.

grundlig bedömning

sekretessen vid Olafs utredningar

säkra på

3.5   
  Resultat

Resultat

Av de 11 tillåtliga klagomålen bedömde den tillsynsansvarige under 2022 rimligheten i 4 (bild 9) och avslutade 3 av dem där den tillsynsansvarige inte hade konstaterat någon överträdelse av klagandenas processuella garantier och rättigheter. I det fjärde fallet kom hon fram till att Olaf hade brutit mot klagandens rätt att bli informerad enligt artikel 9.3 i Olaf-förordningen. Hon uppmanade därför Olaf att lösa den delen av klagomålet. Av de återstående 7 pågående tillåtliga klagomålen var 5 långt framskridna och avslutades i början av 2023.

Bild 9

Bild 9

Tillåtliga klagomål 2022

Tillåtliga klagomål 2022

Image 10

3.5.1   Avslutade ärenden

Avslutade ärenden

Under 2022 avslutade den tillsynsansvarige granskningen av 6 av de 14 klagomål som mottagits: 3 förklarades otillåtliga och 3 avslutades, efter att hon mottagit Olafs och klagandens synpunkter på de frågor som var föremål för granskning (bild 10). 2 av dessa ärenden gällde längden på de utredningar som var föremål för klagomål. Det tredje fallet gällde digital kriminalteknisk insamling av uppgifter och tillämpning av Olafs riktlinjer om digitala kriminaltekniska förfaranden. I samtliga tre fall kom den tillsynsansvarige fram till att Olaf hade agerat i enlighet med gällande regler och inte bröt mot de klagandes rättssäkerhetsgarantier.

Bild 10

Bild 10

Avslutade ärenden 2022

Avslutade ärenden 2022

Image 11

3.5.2   Förslag till lösningar

Förslag till lösningar

Den tillsynsansvarige gav en första inbjudan till Olaf att lösa ett klagomål. Ärendet gällde rätten att få information enligt artikel 9.3 i Olaf-förordningen. Den tillsynsansvarige konstaterade att klagandens rätt att omgående informeras hade överträtts, då det mejl som Olaf hade skickat för att informera klaganden om att denne var en berörd person aldrig nådde fram. Den tillsynsansvarige hänvisade till etablerad rättspraxis för att påpeka att Olaf, när det gäller viktiga meddelanden, bör ha ett förfarande för att säkerställa att de faktiskt har mottagits av de avsedda mottagarna.

Eftersom klaganden i slutändan informerades om sin ställning som berörd person och sina motsvarande rättigheter behövde den tillsynsansvarige endast uppmana Olaf att förbättra sin praxis och förhindra att liknande situationer uppstår i framtiden. Därför uppmanade hon Olaf att vidta alla nödvändiga åtgärder för att se till att de kommunikationsmedel som används i framtiden gör det möjligt för berörda personer att få kännedom om informationen enligt artikel 9.3 i Olaf-förordningen.

förbättra sin praxis och förhindra att liknande situationer uppstår i framtiden

I januari 2023 erkände Olafs generaldirektör i sitt svar till den tillsynsansvarige behovet av att förbättra Olafs praxis och se till att liknande problem inte uppstår i framtiden. Till den tillsynsansvariges belåtenhet åtog sig Olafs generaldirektör ovillkorligen att vidta åtgärder för att lösa problemet, och den 13 februari 2023 antog han ”Instruktioner för hur meddelanden ska användas i korrespondens med berörda personer”. Dessa instruktioner är obligatoriska för Olafs personal.

ovillkorligen att

Instruktioner för hur meddelanden ska användas i korrespondens med berörda personer

4.   Förbindelser med intressenter

Förbindelser med intressenter

Under de första månaderna av mandatet strävade den tillsynsansvarige efter att skapa fruktbara arbetsrelationer som bygger på ömsesidigt förtroende samt ett gott samarbete med hennes främsta samtalspartner, Olafs generaldirektör. Den 25 oktober 2022 träffade den tillsynsansvarige Ville Itälä. De hade en första diskussion om arbetsmetoder och kom överens om behovet av att anta formella arbetsformer.

Olafs generaldirektör

Den 15 november 2022 inbjöds den tillsynsansvarige till övervakningskommitténs plenarsammanträde, där hon tackade kommitténs ledamöter för produktiva utbyten inom ramen för antagandet av genomförandebestämmelserna. De diskuterade också frågor av gemensamt intresse.

övervakningskommitténs

Under 2023 kommer den tillsynsansvarige sträva efter att upprätthålla goda förbindelser med de olika parter som är verksamma i EU:s bedrägeri-, integritets- och ansvarslandskap och att träffa ytterligare intressenter.

Image 12

Artighetsmöte med Olafs generaldirektör Ville Itälä

5.   Administrativt och rättsligt stöd

Administrativt och rättsligt stöd

För att resurserna ska kunna användas effektivt har övervakningskommitténs sekretariat genom Olaf-förordningen anförtrotts uppgiften att ge den tillsynsansvarige rättsligt och administrativt stöd. Detta val motiveras ytterligare av att uppdragen och det gemensamma mål som den tillsynsansvarige och övervakningskommittén eftersträvar kompletterar varandra. Sekretariatets närvaro säkerställer kontinuitet, oavbruten kommunikation och ett smidigt samarbete med både de klagande och Olaf. En särskild grupp med högt kvalificerad personal vid sekretariatet, under ledning av dess chef, tillhandahöll värdefull rådgivning och hjälp till den tillsynsansvarige samtidigt som tystnadsplikten och sekretessen respekterades.

6.   Kommunikation med den tillsynsansvarige

Kommunikation med den tillsynsansvarige

Via e-post:

Via e-post:

OLAF-FMB-Controller-Procedural-Guarantees@ec.europa.eu

Via post:

Via post

| Controller of Procedural Guarantees / Secretariat of the Supervisory Committee of Olaf |
| --- |
| Rue Joseph II, 30 |
| B - 1049 – Bruxelles/Brussel |
| BELGIQUE/BELGIË |

Controller of Procedural Guarantees / Secretariat of the Supervisory Committee of Olaf

Rue Joseph II, 30

B - 1049 – Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

På nätet:

På nätet:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

---

(1)  EUT C 326, 26.10.2012, s. 391.

1

(2)  Enligt artikel 9b.11 ska den tillsynsansvarige formellt samråda med övervakningskommittén innan genomförandebestämmelser antas. Den tillsynsansvarige rådfrågade också Olaf, även om hon inte juridiskt sett var skyldig att göra det, i en anda av ömsesidigt förtroende och gott samarbete.

2

(3)  Beslut av den tillsynsansvarige för rättssäkerhetsgarantier om antagande av genomförandebestämmelser för handläggning av klagomål 2022/C 494/07 (EUT C 494, 28.12.2022, s. 17).

3

(4)  https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees/about-controller/legal-framework_en

4

(5)  Se punkt 3.4.

5

(6)  Artikel 4 i Olaf-förordningen.

6

(7)  Artikel 3 i Olaf-förordningen.

7

(8)  Dessa omfattar regler om hur Olaf genomför utredningsverksamheten. De ingår i olika texter, däribland Olaf-förordningen, rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om de kontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter (EGT L 292, 15.11.1996, s. 2), riktlinjerna för utredningar av Olafs personal och riktlinjerna för digitala kriminaltekniska förfaranden för Olafs personal.

8

(9)  De tidsfrister som anges i artikel 9b.2 förklaras i punkt 3.3.1.

9

(10)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39).

10

(11)  I artikel 5.3 i genomförandebestämmelserna föreskrivs följande: ”Den tillsynsansvarige ska också avvisa alla klagomål rörande sakfrågor som omfattas av Europeiska datatillsynsmannens behörighet, dvs. klagomål som rör tillämpningen av förordning (EU) 2018/1725 (6) och respekten för den grundläggande rätten till skydd av personuppgifter.”

11

---