# Diario Oficial C 248/13 d

| | ISSN 1977-0928 |
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| Diario Oficial
  de la Unión Europea | C 248 |
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| Edición en lengua española | Comunicaciones e informaciones | 66.° año13 de julio de 2023 |

ISSN 1977-0928

Diario Oficial

de la Unión Europea

C 248

Edición en lengua española

Comunicaciones e informaciones

66.° año13 de julio de 2023

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| Sumario | Página |
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| | IV   Información |
| | INFORMACIÓN PROCEDENTE DE LAS INSTITUCIONES, ÓRGANOS Y ORGANISMOS DE LA UNIÓN EUROPEA |
| | Comisión Europea |
| 2023/C 248/01 | Informe de actividad del Comité de Vigilancia de la OLAF — 2022 | 1 |

Sumario

Página

IV   Información

INFORMACIÓN PROCEDENTE DE LAS INSTITUCIONES, ÓRGANOS Y ORGANISMOS DE LA UNIÓN EUROPEA

Comisión Europea

2023/C 248/01

Informe de actividad del Comité de Vigilancia de la OLAF — 2022

1

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| ES | |
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ES

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IV Información

INFORMACIÓN PROCEDENTE DE LAS INSTITUCIONES, ÓRGANOS Y ORGANISMOS DE LA UNIÓN EUROPEA

Comisión Europea

| 13.7.2023 | ES | Diario Oficial de la Unión Europea | C 248/1 |
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13.7.2023

ES

Diario Oficial de la Unión Europea

C 248/1

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INFORME DE ACTIVIDAD DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF — 2022

(2023/C 248/01)

Prefacio

Hoy más que nunca, es fundamental proteger y preservar los derechos humanos en Europa y garantizar que todas las personas puedan vivir una vida digna.

Las garantías procedimentales forman parte de los derechos fundamentales: por ejemplo, el derecho a ser oído, la presunción de inocencia, el derecho de defensa, el derecho a una tutela judicial independiente, imparcial, justa y efectiva durante un plazo razonable y los principios de legalidad y proporcionalidad.

Estos derechos y principios son inherentes a los ordenamientos constitucionales de los Estados miembros, a los instrumentos del Consejo de Europa y de la Unión Europea (UE), a la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea y a la jurisprudencia de los tribunales.

En este contexto, ha sido un honor y una inmensa responsabilidad para mí asumir el cargo de controladora de las garantías procedimentales de las investigaciones que lleva a cabo la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).

La controladora se ocupa de las reclamaciones relativas a posibles infracciones, por parte de la OLAF, de los derechos fundamentales, las garantías procedimentales y las normas aplicables a las investigaciones de la OLAF.

El desafío es aún mayor porque soy la primera persona en ocupar el puesto de controladora, cargo creado recientemente (en virtud de los nuevos artículos 9 bis y 9 ter del Reglamento OLAF, adoptado el 23 de diciembre de 2020).

El año 2022 supuso, por lo tanto, un hito importante en el fortalecimiento de la protección de las garantías procedimentales. Marcó un hito no solo para la OLAF, sino también para las instituciones de la UE en general y, de manera especial, para las personas implicadas en las investigaciones de la OLAF. Tanto si se trata de personas físicas como de entidades jurídicas, las personas implicadas ahora pueden, en caso necesario, solicitar ayuda a la controladora, una persona cuya función específica es proteger sus derechos fundamentales y sus garantías procedimentales, así como examinar y resolver sus reclamaciones de manera totalmente independiente y oportuna.

Tras haber ejercido como jueza durante nueve años en el Tribunal Europeo de Derechos Humanos de Estrasburgo, y como catedrática de Derecho comunitario y actual miembro del Tribunal Supremo de Estonia, siempre me he dedicado a defender los derechos fundamentales, la democracia y el Estado de Derecho.

Como controladora, considero primordial fomentar una cultura de los derechos fundamentales basada en medios que se adapten a la ciudadanía para resolver las reclamaciones. La protección adecuada y eficaz de los intereses financieros de la UE beneficia a los Estados miembros y a los contribuyentes de la UE; al mismo tiempo, es esencial que las investigaciones de la OLAF sobre posibles fraudes se lleven a cabo respetando plenamente la protección de los derechos fundamentales y las garantías procedimentales.

También considero que la misión de la controladora es prevenir posibles violaciones de las garantías procedimentales y mejorar las normas y prácticas aplicables a las investigaciones de la OLAF. Espero que, a través del informe anual sobre mis actividades, pueda sensibilizar sobre el tipo de problemas generales y sistémicos que deberá abordar la OLAF para evitar posibles reclamaciones futuras y aumentar el conocimiento y la sensibilización de cualquier persona interesada por sus derechos. Esto también contribuirá a reforzar la confianza de los ciudadanos en la OLAF y en la UE.

Asumir el cargo como primera controladora ha supuesto empezar desde cero y poner en marcha nuevos métodos de trabajo, acuerdos y prácticas. Una de las primeras medidas adoptadas fue elaborar y adoptar disposiciones de aplicación para la tramitación de las reclamaciones, tal como exige el artículo 9 ter, apartado 11, del Reglamento OLAF. Considero que las disposiciones de aplicación son documentos dinámicos que evolucionarán con el tiempo. En 2022 también tuve que ocuparme de las numerosas reclamaciones presentadas mucho antes de mi nombramiento y examinarlas dentro de los estrictos plazos establecidos por el Reglamento OLAF.

Me complace informarles de que todos los retos antes mencionados se alcanzaron con éxito y prontitud. Quisiera destacar el inestimable apoyo administrativo y jurídico que recibí de la excelente Secretaría del Comité de Vigilancia de la OLAF.

Este primer informe anual detalla los esfuerzos realizados y los resultados obtenidos en la fase dinámica inicial de aplicación del mecanismo de reclamación previsto en el artículo 9 ter del Reglamento OLAF.

Por supuesto, esto es solo el principio. Queda mucho camino por recorrer para que la controladora no solo desarrolle una función bien establecida dentro de la arquitectura general de la UE en materia de lucha contra el fraude, sino que refuerce aún más la transparencia de la OLAF y, sobre todo, su obligación de rendir cuentas.

Que este informe anual sea una tarjeta de visita en la que se exponga el trabajo de la controladora y se demuestre la importancia del cumplimiento de las garantías procedimentales.

Le saluda atentamente,

Prof. Dra. Julia LAFFRANQUE

La controladora

Índice

Índice

| Prefacio | 1 |
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Prefacio

| 1. | La controladora en síntesis | 4 |
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1.

La controladora en síntesis

| 2. | Creación del nuevo mecanismo de reclamaciones | 4 |
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2.

Creación del nuevo mecanismo de reclamaciones

| 2.1. | Disposiciones de aplicación | 4 |
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2.1.

Disposiciones de aplicación

| 2.2. | Acceso a la información | 5 |
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2.2.

Acceso a la información

| 3. | Un comienzo dinámico en la resolución de reclamaciones | 5 |
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3.

Un comienzo dinámico en la resolución de reclamaciones

| 3.1. | Resumen de las reclamaciones de 2022 | 5 |
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3.1.

Resumen de las reclamaciones de 2022

| 3.2. | Cómo examina la controladora las reclamaciones | 8 |
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3.2.

Cómo examina la controladora las reclamaciones

| 3.3. | Primera fase: evaluación de la admisibilidad | 10 |
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3.3.

Primera fase: evaluación de la admisibilidad

| 3.3.1. | Plazos establecidos en el Reglamento OLAF | 10 |
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3.3.1.

Plazos establecidos en el Reglamento OLAF

| 3.3.2. | Reclamaciones relativas a la protección de datos personales | 11 |
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3.3.2.

Reclamaciones relativas a la protección de datos personales

| 3.4. | Siguiente fase: procedimiento contradictorio | 11 |
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3.4.

Siguiente fase: procedimiento contradictorio

| 3.5. | Resultados obtenidos | 12 |
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3.5.

Resultados obtenidos

| 3.5.1. | Casos cerrados | 12 |
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3.5.1.

Casos cerrados

| 3.5.2. | Propuesta de soluciones | 13 |
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3.5.2.

Propuesta de soluciones

| 4. | Relaciones con las partes interesadas | 13 |
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4.

Relaciones con las partes interesadas

| 5. | Apoyo administrativo y jurídico | 14 |
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5.

Apoyo administrativo y jurídico

| 6. | Comunicación con la controladora | 14 |
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6.

Comunicación con la controladora

1.   La controladora en síntesis

La controladora en síntesis

La función de la controladora de las garantías procedimentales se establece en el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, modificado, (en lo sucesivo, «Reglamento OLAF») con el fin de proteger las garantías procedimentales y los derechos fundamentales de las personas implicadas en las investigaciones llevadas a cabo por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).

o

Se entenderá por «persona implicada» toda persona u operador económico sospechoso de haber incurrido en fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que vaya en detrimento de los intereses financieros de la Unión y que, por tanto, esté siendo investigada por la OLAF. Las reclamaciones presentadas por personas distintas de las personas implicadas, incluidos testigos e informadores, no están incluidas en las competencias de la controladora.

La controladora examina las reclamaciones que presentan las personas implicadas, relativas al cumplimiento por parte de la OLAF de las garantías procedimentales y las normas aplicables a las investigaciones, de manera especial, los requisitos procedimentales y los derechos fundamentales. Su función no consiste en sustituir la evaluación de la OLAF por la suya propia sobre cómo llevar a cabo una investigación, cómo evaluar las pruebas y qué conclusiones deben extraerse. Al evaluar las reclamaciones, la controladora presta especial atención a la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (1), a los principios generales del Derecho de la Unión y a la jurisprudencia pertinente de los tribunales europeos.

las personas implicadas

cumplimiento

de las garantías procedimentales y las normas aplicables a las investigaciones

1

La controladora lleva a cabo sus tareas con total independencia y no recibe instrucciones de nadie en el ejercicio de sus funciones. Dado que las personas implicadas no pueden, en principio, recurrir judicialmente contra los actos u omisiones de la OLAF durante una investigación, el hecho de que ahora puedan dirigirse a la controladora reviste una gran importancia. Los reclamantes pueden ponerse en contacto con la controladora en los plazos establecidos para solicitar un examen independiente y exhaustivo de sus quejas. Si la controladora considera que no se ha producido ninguna infracción, su evaluación servirá como garantía de que la OLAF ha actuado de conformidad con las normas. Por el contrario, si considera que la OLAF ha infringido las garantías procedimentales o las normas que rigen las investigaciones, la invitará a tomar medidas para corregir la situación. Dicho esto, la controladora solo podrá formular una recomendación a la OLAF: no podrá imponerle una línea de actuación concreta ni interferir en la investigación en curso de la OLAF.

total independencia

servirá como garantía

El 3 de mayo de 2022, la Comisión Europea nombró a la Dra. Julia Laffranque primera controladora por un período de cinco años no renovable. La Dra. Laffranque, jueza del Tribunal Supremo de Estonia y antigua jueza del Tribunal Europeo de Derechos Humanos, asumió el cargo en septiembre de 2022.

Dra. Julia Laffranque

La Secretaría del Comité de Vigilancia («Secretaría») facilita a la controladora toda la asistencia administrativa y jurídica necesaria.

2.   Creación del nuevo mecanismo de reclamaciones

Creación del nuevo mecanismo de reclamaciones

Una de las primeras prioridades de la controladora era establecer todas las disposiciones legales y administrativas necesarias para garantizar que el mecanismo de reclamaciones previsto en el artículo 9 ter del Reglamento OLAF estuviese plenamente operativo y facilitar una resolución de las reclamaciones óptima y adaptada a la ciudadanía, en consonancia con los principios de buena administración. Con el apoyo de la Secretaría, la controladora anticipó cuestiones relacionadas con la gestión de documentos, el cumplimiento de las normas de protección de datos y la comunicación con los reclamantes. Cabe destacar dos cuestiones concretas, que revestían especial importancia para la creación del nuevo mecanismo de reclamaciones: a) la adopción de disposiciones de aplicación, y b) el acceso a la información relacionada con los casos.

ter

resolución de las reclamaciones óptima y adaptada a la ciudadanía

2.1.   
  Disposiciones de aplicación

Disposiciones de aplicación

Si bien el Reglamento de la OLAF establece el marco general para la creación y el funcionamiento de un nuevo mecanismo de reclamaciones, no establece normas detalladas para la tramitación de las reclamaciones. En su lugar, el artículo 9 ter, apartado 11, faculta a la controladora a adoptar disposiciones de aplicación para la tramitación de las reclamaciones.

ter

El 16 de noviembre de 2022, la controladora, previa consulta tanto a la OLAF como al Comité de Vigilancia (2), adoptó las disposiciones de aplicación (3). Estas se tradujeron a todas las lenguas oficiales de la UE y se publicaron en el Diario Oficial. Están disponibles en la página web de la controladora (4).

2

3

4

Las disposiciones de aplicación incluyen normas detalladas sobre la presentación de una reclamación, el intercambio de información entre las partes, la organización de audiencias, las diferentes medidas adoptadas para resolver la reclamación y las relaciones de la controladora con la OLAF y el Comité de Vigilancia. Las disposiciones de aplicación también aclaran una serie de cuestiones que no se abordan explícitamente en el Reglamento, como lo que ocurre en los casos en que hay procedimientos judiciales paralelos o cuando una reclamación plantea cuestiones relacionadas con la protección de datos personales.

Estas normas constituyen un primer intento de anticipar las necesidades inmediatas del cargo de nueva creación. Tiene un doble objetivo: i) proporcionar a los reclamantes transparencia y seguridad jurídica sobre el mecanismo de reclamaciones y los procedimientos que sigue la controladora, y ii) establecer un procedimiento que permita a la controladora ser eficiente y eficaz, al tiempo que adopta un enfoque de las reclamaciones basado en los resultados. A medida que la controladora vaya ganando práctica, estas normas pueden revisarse para que reflejen la experiencia adquirida y se aborden las cuestiones derivadas del propio mecanismo de reclamaciones.

transparencia y seguridad jurídica

eficiente y eficaz

2.2.   
  Acceso a la información

Acceso a la información

El Reglamento de la OLAF establece que la controladora debe tener acceso a toda la información necesaria para el desempeño de sus funciones. También establece que la OLAF debe comunicar a la controladora toda la información necesaria para que pueda evaluar si la reclamación está justificada, así como toda la información necesaria para resolver la reclamación y permitir a la controladora formular una recomendación.

Desde una fase temprana, el director general de la OLAF expresó su intención de facilitar el trabajo de la controladora y de concederle, tanto a ella como a los miembros pertinentes de la Secretaría, acceso electrónico a los expedientes de las investigaciones objeto de reclamaciones durante un período de tiempo limitado que se corresponda, en principio, a la duración máxima de la tramitación de las reclamaciones. La solución proporcionada por la OLAF otorga a la controladora un acceso privilegiado y específico y le permite a ella y a la Secretaría desempeñar sus funciones. Los detalles se establecerán en futuros acuerdos de trabajo que acordarán y firmarán la controladora y el director general de la OLAF.

acceso privilegiado y específico

Para la controladora, el acceso privilegiado al expediente de la OLAF es de vital importancia para asegurar a los reclamantes que puede examinar a fondo el expediente, incluso en los casos en los que parte de la información pertinente sea confidencial y no pueda divulgarse (5).

asegurar a los reclamantes

5

3.   Un comienzo dinámico en la resolución de reclamaciones

Un comienzo dinámico en la resolución de reclamaciones

Con la entrada en vigor del Reglamento revisado de la OLAF, la posibilidad de que las personas implicadas presentasen reclamaciones a la controladora se hizo realidad. No obstante, en el momento en que se adoptaron todas las disposiciones institucionales y administrativas necesarias y la controladora asumió sus funciones, un número significativo de reclamaciones (trece) ya estaban pendientes. La controladora se ocupó de tramitar rápidamente estas reclamaciones de manera exhaustiva y profesional. El resultado fue más que satisfactorio. La controladora realizó una evaluación inicial de todas las reclamaciones dentro del plazo establecido. A finales de año, había concluido el examen de seis reclamaciones y había enviado una invitación a la OLAF para que resolviera parte de una reclamación. En este breve período de menos de cuatro meses, la controladora tuvo la oportunidad de abordar cuestiones jurídicas interesantes y de empezar a sentar las bases de algunos principios relativos al mecanismo de reclamaciones.

3.1.   
  Resumen de las reclamaciones de 2022

Resumen de las reclamaciones de 2022

En 2022, la controladora recibió catorce reclamaciones: La OLAF remitió trece de ellas a la controladora y una la recibió ella misma directamente. Los reclamantes, tanto personas físicas como personas jurídicas (gráfico 1), eran personas afectadas por las investigaciones internas (6) y externas (7) de la OLAF (gráfico 3). La mayoría de las reclamaciones las presentaron en inglés (gráfico 2) abogados que actuaban en nombre de las personas implicadas (gráfico 1).

6

7

Gráfico 1

Gráfico 1

¿Quién presentó las reclamaciones?

¿Quién presentó las reclamaciones?

Image 1

Gráfico 2

Gráfico 2

Lenguas en las que se presentaron las reclamaciones

Lenguas en las que se presentaron las reclamaciones

Image 2

Gráfico 3

Gráfico 3

Tipos de investigaciones de la OLAF reclamadas

Tipos de investigaciones de la OLAF reclamadas

Image 3

En su mayor parte, los reclamantes impugnaron incumplimientos de sus garantías procedimentales en virtud del artículo 9 del Reglamento OLAF y de sus derechos fundamentales en el marco de la Carta de los Derechos Fundamentales (gráfico 4). En concreto, se quejaron i) del derecho a ser oído y del ejercicio efectivo de su derecho a presentar observaciones sobre los hechos que les conciernen (artículo 9, apartado 4, del Reglamento OLAF), y ii) del derecho a que sus asuntos reciban tratamiento en un plazo razonable (artículo 41 de la Carta de los Derechos Fundamentales). Los reclamantes también presentaron alegaciones sobre su derecho a ser informados (artículo 9, apartado 3, del Reglamento OLAF) y alegaciones de incumplimiento de los principios de equidad e imparcialidad (gráfico 5). Los reclamantes reclamaron, en menor medida, en relación con las normas aplicables a las investigaciones de la OLAF (8) (gráfico 6).

8

Gráfico 4

Gráfico 4

Objeto de las reclamaciones

Objeto de las reclamaciones

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Gráfico 5

Gráfico 5

Análisis de las diferentes alegaciones relativas a las garantías procedimentales

Análisis de las diferentes alegaciones relativas a las garantías procedimentales

Image 5

Gráfico 6

Gráfico 6

Análisis de las alegaciones relativas a las normas aplicables a las investigaciones

Análisis de las alegaciones relativas a las normas aplicables a las investigaciones

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3.2.   
  Cómo examina la controladora las reclamaciones

Cómo examina la controladora las reclamaciones

La controladora se ocupa de las reclamaciones de manera justa, independiente e imparcial. El procedimiento, de conformidad con el Reglamento de la OLAF y las disposiciones de aplicación, consta, en esencia, de dos fases: i) la evaluación de la admisibilidad, y ii) el examen del fondo y, si es posible, la propuesta de soluciones.

justa, independiente e imparcial

El siguiente diagrama ofrece un resumen del ciclo que recorre una reclamación que llega a la controladora.

Image 7

3.3   
  Primera fase: evaluación de la admisibilidad

Primera fase: evaluación de la admisibilidad

La controladora debe realizar una evaluación preliminar de las reclamaciones en un plazo de diez días hábiles desde la fecha de su recepción para decidir su admisibilidad. Las condiciones se establecen en los apartados 1 y 2 del artículo 9 ter del Reglamento OLAF y en el artículo 5 de las disposiciones de aplicación. En 2022, la controladora evaluó la admisibilidad de todas las reclamaciones pendientes dentro del plazo establecido. Las tres reclamaciones inadmisibles no respetaban los plazos establecidos en el artículo 9 ter, apartado 2 (9). De las once reclamaciones admisibles, tres eran parcialmente admisibles, ya que incluían alegaciones presentadas fuera de plazo o relativas a cuestiones de protección de datos (gráficos 7 y 8). En todos los casos en los que las reclamaciones o alegaciones se consideraron inadmisibles, la controladora explicó su decisión al reclamante.

diez días hábiles

ter

ter

9

Gráfico 7

Gráfico 7

Admisibilidad

Admisibilidad

Image 8

*incluidas las reclamaciones parcialmente admisibles

Gráfico 8

Gráfico 8

Motivos de inadmisibilidad (incluidas 2 reclamaciones parcialmente admisibles)

Motivos de inadmisibilidad (incluidas 2 reclamaciones parcialmente admisibles)

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3.3.1.   Plazos establecidos en el Reglamento OLAF

Plazos establecidos en el Reglamento OLAF

Una de las primeras cuestiones, y además recurrentes, que la controladora tuvo que tratar estaba relacionada con los plazos para presentar una reclamación. La controladora adoptó un enfoque que pretende respetar tanto la redacción como la finalidad de las disposiciones pertinentes del Reglamento OLAF. El artículo 9 ter, apartado 2, dispone que las reclamaciones deberán presentarse en el plazo de un mes a partir del momento en que el reclamante tenga conocimiento de los hechos pertinentes que constituyan una supuesta infracción de las garantías o normas procedimentales a que se refiere el apartado 1 de dicho artículo, y precisa que, en cualquier caso, las reclamaciones deberán presentarse en un plazo máximo de un mes tras el cierre de la investigación.

ter

La controladora entiende que la razón por la que el Reglamento prevé estos plazos breves es preservar la eficacia de su papel, al tiempo que respeta las actividades de investigación de la OLAF. En otras palabras, la controladora debe ser informada de las presuntas infracciones cuando aún pueda actuar y proponer soluciones eficaces y significativas que pueda aplicar la OLAF sin comprometer el resultado de las investigaciones en curso ni el avance de cualquier procedimiento de seguimiento que se haya iniciado a escala nacional o de la UE para aplicar las recomendaciones formuladas por la OLAF. Por parte del reclamante, resulta igual de importante buscar reparación en una fase temprana y evitar que se agrave el efecto de una posible infracción. Estas son las razones por las que una persona implicada debe presentar una reclamación en cuanto tenga conocimiento de los hechos que dieron lugar a una infracción concreta. Por ejemplo, si un operador económico desea reclamar por presuntas irregularidades durante un control sobre el terreno en sus instalaciones, debe ponerse en contacto con la controladora en el plazo de un mes desde que finalice dicha actividad de investigación.

proponer soluciones eficaces y significativas

buscar reparación en una fase temprana

En lo que respecta a las investigaciones cerradas, el Reglamento OLAF establece una condición de admisibilidad adicional más estricta y clara: las reclamaciones deberán presentarse a más tardar un mes tras el cierre de la investigación, independientemente del momento en que el reclamante tenga conocimiento de los hechos pertinentes. La controladora considera que esta condición adicional para las investigaciones cerradas existe con el fin de preservar, no solo la eficacia de cualquier procedimiento de seguimiento a escala nacional o de la UE, sino también la eficacia de sus propias recomendaciones y sugerencias de soluciones a las reclamaciones específicas. La controladora no puede proponer ninguna solución útil para los casos que han abandonado el ámbito de control de la OLAF y para los que pueden existir procedimientos en curso ante las autoridades nacionales o de la UE. En tales casos, la controladora considera que las personas implicadas pueden presentar sus quejas ante estas autoridades y hacer uso de las vías de recurso (judiciales o administrativas) disponibles.

eficacia de cualquier procedimiento de seguimiento

3.3.2.   Reclamaciones relativas a la protección de datos personales

Reclamaciones relativas a la protección de datos personales

El trabajo diario de la OLAF implica el tratamiento de grandes cantidades de datos personales, como los datos sensibles. La OLAF también puede llevar a cabo actividades de investigación que podrían percibirse como intrusivas para la protección de datos personales, como las operaciones forenses digitales. Por lo tanto, no sorprende que los reclamantes presentaran alegaciones relativas a su derecho a la protección de sus datos personales, garantizado por el artículo 8 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea y el Reglamento (UE) 2018/1725 («Reglamento de protección de datos de la UE») (10).

10

Aunque entre las competencias de la controladora está comprobar que la OLAF respeta los derechos fundamentales, la UE cuenta con una autoridad de supervisión independiente, el Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), que tiene una serie de responsabilidades relacionadas con los derechos a la intimidad y a la protección de datos. El artículo 52 del Reglamento de protección de datos de la UE establece que el SEPD es responsable de supervisar y garantizar la aplicación del presente Reglamento y de cualquier otro acto de la Unión relativo a la protección de los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de una institución u organismo de la UE. Dado que la UE ha creado un organismo especializado para garantizar el derecho fundamental a la protección de los datos personales, corresponde a dicho organismo, es decir, el SEPD, y no a la controladora, tramitar las reclamaciones relativas a presuntas infracciones de las normas de protección de datos. Con arreglo a dichas normas, cualquier persona puede presentar una reclamación ante el SEPD en un plazo de dos años a partir de la fecha en que tuvo conocimiento de los hechos sobre los que se basa la reclamación. En aras de la transparencia, la controladora incluyó una disposición correspondiente en las disposiciones de aplicación para reflejar este reparto de competencias (11).

un organismo especializado para garantizar el derecho fundamental a la protección de los datos personales

11

Aunque la controladora no tratará las alegaciones que se refieran únicamente a la interpretación y aplicación del Reglamento de protección de datos de la UE, tendrá en cuenta aspectos relacionados con la privacidad y la protección de datos a la hora de evaluar si la OLAF cumple, en general, las garantías procedimentales.

3.4.   
  Siguiente fase: procedimiento contradictorio

Siguiente fase: procedimiento contradictorio

Tras completar la evaluación preliminar, la controladora invitó a la OLAF a presentar sus puntos de vista sobre las once reclamaciones que se declararon admisibles. En varias ocasiones, la controladora solicitó información adicional a la OLAF o una traducción complementaria de las respuestas de la OLAF al idioma de la reclamación. A continuación, la controladora envió las respuestas de la OLAF a los reclamantes y les invitó a formular observaciones sobre las opiniones de la OLAF.

Por principio, la controladora se esfuerza por dar el mayor efecto posible al principio del procedimiento contradictorio. Así, tanto la OLAF como los reclamantes tuvieron la oportunidad de exponer su caso y presentar documentación justificativa. En principio, también se les informó de las comunicaciones de la otra parte y pudieron formular observaciones al respecto. Dicho esto, en tres casos debidamente justificados, la controladora decidió establecer una excepción a este principio y permitir el tratamiento confidencial de la información presentada por la OLAF de conformidad con el artículo 7, apartado 2, de las disposiciones de aplicación.

mayor efecto posible al principio del procedimiento contradictorio

En particular, la controladora aplicó esta disposición a las reclamaciones relativas a la duración de las investigaciones. En estos casos, con el fin de evaluar si la duración de las investigaciones era razonable, la controladora tuvo que recibir de la OLAF información específica, completa y detallada sobre las actividades de investigación llevadas a cabo y los diversos elementos de hecho y de Derecho, que influyeron en la duración de las investigaciones. Al mismo tiempo, dado que las reclamaciones se referían a investigaciones en curso de la OLAF, la controladora era consciente de que los puntos de vista de la OLAF no podían transmitirse simplemente a los reclamantes, ya que esto podría comprometer la confidencialidad y la eficiencia de las investigaciones pertinentes. En concreto, corría el riesgo de revelar los métodos de trabajo de la OLAF, impedirle reunir las pruebas necesarias o incluso poner en peligro la estrategia general de investigación en una investigación determinada.

en curso

Por lo tanto, en esos casos, la controladora convino con la OLAF en que esta proporcionaría i) una versión no confidencial de las respuestas de la OLAF que se enviaría al reclamante para que este pudiera comprender las razones en las que se basa el comportamiento de la OLAF y, por tanto, estar en condiciones de impugnar la respuesta de la OLAF y presentar argumentos en contra; y ii) una versión confidencial y más detallada para explicar mejor las razones aducidas por la OLAF en la versión no confidencial. Esta solución equilibrada permitió a la controladora llevar a cabo una evaluación exhaustiva de todos los casos pertinentes, al tiempo que cumplía con su obligación de garantizar la confidencialidad de las investigaciones de la OLAF. Aunque los reclamantes no tienen derecho a recibir toda la información, pueden estar seguros de que la controladora lleva a cabo un examen independiente y exhaustivo del caso, especialmente a la luz de su acceso privilegiado al expediente.

evaluación exhaustiva

confidencialidad de las investigaciones de la OLAF

seguros

3.5.   
  Resultados obtenidos

Resultados obtenidos

En 2022, de las once reclamaciones admisibles, la controladora evaluó los méritos de cuatro (gráfico 9) y cerró tres de ellas, al no haber constatado ningún incumplimiento de las garantías y derechos procedimentales de los reclamantes. En el cuarto caso, constató que la OLAF había vulnerado el derecho del reclamante a ser informado, en virtud del artículo 9, apartado 3, del Reglamento OLAF. Por lo tanto, invitó a la OLAF a resolver esta parte de la reclamación. De las siete reclamaciones pendientes admisibles, cinco se encontraban en una fase avanzada y se concluyeron a principios de 2023.

Gráfico 9

Gráfico 9

Reclamaciones admisibles en 2022

Reclamaciones admisibles en 2022

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3.5.1.   Casos cerrados

Casos cerrados

En 2022, la controladora concluyó el examen de seis de las catorce reclamaciones recibidas: Tres fueron declaradas inadmisibles y tres se cerraron tras recibir las opiniones de la OLAF y del reclamante sobre los asuntos examinados (gráfico 10). Dos de estos asuntos se referían a la duración de las investigaciones objeto de las reclamaciones. El tercer caso se refería a la adquisición forense digital de datos y a la aplicación de las Directrices de la OLAF sobre procedimientos forenses digitales. En los tres casos, la controladora llegó a la conclusión de que la OLAF había actuado de conformidad con las normas en vigor y no había infringido las garantías procedimentales de los reclamantes.

Gráfico 10

Gráfico 10

Casos cerrados en 2022

Casos cerrados en 2022

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3.5.2.   Propuesta de soluciones

Propuesta de soluciones

La controladora envió su primera invitación a la OLAF para resolver una reclamación. El asunto se refería al derecho a ser informado, de conformidad con el artículo 9, apartado 3, del Reglamento OLAF. La controladora constató que se había vulnerado el derecho del reclamante a ser informado con prontitud, ya que el correo electrónico que la OLAF envió al reclamante para informarle de que era una persona implicada nunca le llegó. La controladora se refirió a la jurisprudencia reiterada para señalar que, cuando se trata de notificaciones importantes, la OLAF debe disponer de un procedimiento que garantice que los destinatarios previstos las reciban realmente.

Sin embargo, dado que el reclamante fue informado en última instancia de su condición de persona implicada y de sus correspondientes derechos, la controladora solo pudo invitar a la OLAF a mejorar su práctica y evitar que tales situaciones se produjeran en el futuro. De este modo, invitó a la OLAF a adoptar todas las medidas necesarias para garantizar que los medios de comunicación utilizados en el futuro permitan a las personas implicadas conocer la información a que se refiere el artículo 9, apartado 3, del Reglamento OLAF.

mejorar su práctica y evitar que tales situaciones se produjeran en el futuro.

En enero de 2023, en su respuesta a la controladora, el director general de la OLAF reconoció la necesidad de mejorar las prácticas de la OLAF y de garantizar que no se produzcan problemas similares en el futuro. Para la satisfacción de la controladora, el Director General de la OLAF se comprometió incondicionalmente a tomar medidas para resolver el problema y, el 13 de febrero de 2023, adoptó «Instrucciones sobre los medios de notificación que deben utilizarse en la correspondencia con las personas afectadas». Estas instrucciones son obligatorias para el personal de la OLAF.

comprometió incondicionalmente

Instrucciones sobre los medios de notificación que deben utilizarse en la correspondencia con las personas afectadas

4.   Relaciones con las partes interesadas

Relaciones con las partes interesadas

Durante los primeros meses de su mandato, la controladora intentó establecer relaciones de trabajo fructíferas basadas en la confianza mutua y la buena cooperación con su principal interlocutor, el director general de la OLAF. El 25 de octubre de 2022, la controladora se reunió con el Sr. Ville Itälä. Mantuvieron un debate preliminar sobre los métodos de trabajo y convinieron en la necesidad de adoptar acuerdos de trabajo formales.

el director general de la OLAF

El 15 de noviembre de 2022, la controladora fue invitada a la reunión plenaria del Comité de Vigilancia, donde agradeció a los miembros del Comité los intercambios productivos en el marco de la adopción de sus disposiciones de aplicación. También debatieron cuestiones de interés común.

Comité de Vigilancia

En 2023, la controladora se esforzará por mantener buenas relaciones con las distintas partes que operan en el panorama de la lucha contra el fraude, la integridad y la rendición de cuentas de la UE y por reunirse con otras partes interesadas.

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Reunión de cortesía con el Sr. Ville Itälä, director general de la OLAF

5.   Apoyo administrativo y jurídico

Apoyo administrativo y jurídico

Con vistas a un uso eficiente de los recursos, el Reglamento de la OLAF encomendó a la Secretaría del Comité de Vigilancia la tarea de prestar apoyo jurídico y administrativo a la controladora. Esta elección se justifica, además, por la complementariedad de las misiones y el objetivo común que persiguen la controladora y el Comité de Vigilancia. La presencia de la Secretaría garantiza la continuidad, una comunicación ininterrumpida y una cooperación fluida tanto con los reclamantes como con la OLAF. Un equipo específico de personal altamente cualificado de la Secretaría, que actúa bajo la dirección de su superior, prestó asesoramiento y asistencia de mucho valor a la controladora, respetando, al mismo tiempo, el secreto profesional y la confidencialidad.

6.   Comunicación con la controladora

Comunicación con la controladora

Por correo electrónico:

Por correo electrónico:

OLAF-FMB-Controller-Procedural-Guarantees@ec.europa.eu

Por correo ordinario:

Por correo ordinario

| Controladora de las garantías procedimentales/Secretaría del Comité de Vigilancia de la OLAF |
| --- |
| Rue Joseph II, 30 |
| 1049-Bruxelles/Brussel |
| BELGIQUE/BELGIË |

Controladora de las garantías procedimentales/Secretaría del Comité de Vigilancia de la OLAF

Rue Joseph II, 30

1049-Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

En línea:

En línea:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

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(1)  DO C 326 de 26.10.2012, p. 391.

1

(2)  El artículo 9 ter, apartado 11, exige a la controladora que consulte formalmente al Comité de Vigilancia antes de adoptar las disposiciones de aplicación. La controladora también consultó a la OLAF, aunque no estaba legalmente obligada a hacerlo, con la voluntad de consolidar la confianza mutua y la buena cooperación.

2

ter

(3)  Decisión del controlador de las garantías procedimentales por la que se adoptan disposiciones de aplicación para la tramitación de reclamaciones 2022/C 494/07 (DO C 494 de 28.12.2022, p. 17).

3

(4)  https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees/about-controller/legal-framework_en

4

(5)  Véase el punto 3.4 a continuación.

5

(6)  Artículo 4 del Reglamento OLAF.

6

(7)  Artículo 3 del Reglamento OLAF.

7

(8)  Entre ellas figuran normas sobre el modo en que la OLAF lleva a cabo sus diversas actividades de investigación. Figuran en diversos textos, entre los que se encuentra el Reglamento OLAF, el Reglamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades (DO L 292 de 15.11.1996, p. 2), las Directrices sobre las investigaciones dirigidas al personal de la OLAF (directrices sobre los procedimientos de investigación) y las Directrices sobre procedimientos forenses digitales dirigidas al personal de la OLAF.

8

o

in situ

(9)  Los plazos establecidos en el artículo 9 ter, apartado 2, se explican en el apartado 3.3.1.

9

ter

(10)  Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39).

10

o

o

(11)  El artículo 5, apartado 3, de las disposiciones de aplicación establece que «El controlador también declarará inadmisible toda reclamación que plantee cuestiones que sean competencia del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), es decir, reclamaciones relativas a la aplicación del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1725 y al respeto del derecho fundamental a la protección de los datos personales».

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