# Gazzetta ufficiale C 248/13 l

| | ISSN 1977-0944 |
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| Gazzetta ufficiale
  dell’Unione europea | C 248 |
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| Edizione in lingua italiana | Comunicazioni e informazioni | 66° anno13 luglio 2023 |

ISSN 1977-0944

Gazzetta ufficiale

dell’Unione europea

C 248

Edizione in lingua italiana

Comunicazioni e informazioni

66° anno13 luglio 2023

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| Sommario | pagina |
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| | IV   Informazioni |
| | INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA |
| | Commissione europea |
| 2023/C 248/01 | Relazione di attività del controllore delle garanzie procedurali — 2022 | 1 |

Sommario

pagina

IV   Informazioni

INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

Commissione europea

2023/C 248/01

Relazione di attività del controllore delle garanzie procedurali — 2022

1

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| IT | |
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IT

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IV Informazioni

INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

Commissione europea

| 13.7.2023 | IT | Gazzetta ufficiale dell’Unione europea | C 248/1 |
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13.7.2023

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

C 248/1

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RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL CONTROLLORE DELLE GARANZIE PROCEDURALI — 2022

(2023/C 248/01)

Prefazione

Oggi più che mai è fondamentale proteggere e preservare i diritti umani in Europa e garantire che tutte le persone possano condurre una vita dignitosa.

Tra i diritti fondamentali rientrano anche le garanzie procedurali: ad esempio, il diritto di essere ascoltati, la presunzione di innocenza, i diritti della difesa, il diritto a una tutela giurisdizionale indipendente, imparziale, equa ed effettiva per un periodo di tempo ragionevole e i principi di legalità e proporzionalità.

Tali diritti e principi sono insiti negli ordinamenti costituzionali degli Stati membri, negli strumenti del Consiglio d’Europa e dell’Unione europea (UE), nella Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea e nella giurisprudenza degli organi giurisdizionali.

In tale contesto, assumere le funzioni di controllore delle garanzie procedurali nelle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) è stato per me un onore e un’enorme responsabilità.

Il controllore si occupa dei reclami relativi a possibili violazioni da parte dell’OLAF dei diritti fondamentali, delle garanzie procedurali e delle norme applicabili alle indagini condotte dall’Ufficio stesso.

La sfida è ancora maggiore alla luce del fatto che sono la prima persona a ricoprire questa funzione, che è stata istituita solo di recente (a norma dei nuovi articoli 9 bis e 9 ter del regolamento OLAF, adottato il 23 dicembre 2020).

Il 2022 ha rappresentato quindi una tappa importante nel rafforzamento della tutela delle garanzie procedurali, non solo per l’OLAF, ma anche per le istituzioni dell’UE in generale e in particolare per le persone interessate dalle indagini svolte dall’OLAF. Indipendentemente dal fatto che si tratti di persone fisiche o giuridiche, le persone interessate dalle indagini hanno ora la possibilità, in caso di bisogno, di chiedere aiuto al controllore, il cui ruolo specifico consiste nel tutelare i loro diritti fondamentali e le garanzie procedurali, nonché nell’esaminare e risolvere i loro reclami in modo tempestivo e del tutto indipendente.

Avendo esercitato la funzione di giudice presso la Corte europea dei diritti dell’uomo di Strasburgo per nove anni e di professoressa universitaria di diritto europeo, nonché in qualità di attuale membro della Corte suprema estone, mi sono sempre dedicata alla difesa dei diritti fondamentali, della democrazia e dello Stato di diritto.

Ritengo essenziale, in qualità di controllore, promuovere una cultura dei diritti fondamentali fondata su strumenti di risoluzione dei reclami che siano rispettosi delle esigenze dei cittadini. La tutela adeguata ed efficiente degli interessi finanziari dell’UE apporta benefici agli Stati membri e ai contribuenti dell’Unione; al tempo stesso, però, è essenziale che le indagini svolte dall’OLAF in merito a possibili frodi siano condotte nel pieno rispetto della tutela dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali.

Ritengo inoltre che il controllore abbia il compito di prevenire eventuali violazioni delle garanzie procedurali e migliorare le norme e le prassi applicabili alle indagini dell’OLAF. con la relazione annuale sulle mie attività, mi auguro di riuscire a sensibilizzare in merito al tipo di problemi generali e sistemici che dovranno essere affrontati dall’OLAF al fine di evitare eventuali reclami in futuro e aumentare la conoscenza e la consapevolezza delle persone interessate per quanto riguarda i loro diritti. Ciò contribuirà anche a rafforzare la fiducia dei cittadini nell’OLAF e nell’UE.

Assumere la mia funzione come primo controllore ha significato iniziare da zero e adottare nuovi metodi, modalità e pratiche di lavoro. Uno dei primi passi da compiere è stato quello di elaborare e adottare le disposizioni di attuazione per la gestione dei reclami, come previsto dall’articolo 9 ter, paragrafo 11, del regolamento OLAF. Ritengo che le disposizioni di attuazione siano un documento in evoluzione, soggetto a cambiamenti nel tempo. Nel corso del 2022 ho avuto il compito di gestire anche i numerosi reclami presentati ben prima della mia nomina ed esaminarli entro i termini rigorosi previsti dal regolamento OLAF.

Sono lieta di riferire che tutti i problemi sono stati risolti con successo e in tempi brevi. Desidero riconoscere l’inestimabile sostegno amministrativo e legale che ho ricevuto dall’eccellente segretariato del comitato di vigilanza dell’OLAF.

Questa prima relazione annuale illustra in dettaglio gli sforzi compiuti e i risultati conseguiti nella dinamica fase iniziale di applicazione del meccanismo di reclamo di cui all’articolo 9 ter del regolamento OLAF.

Naturalmente siamo solo all’inizio. Occorre percorrere ancora molta strada per far sì che la funzione del controllore possa non solo consolidarsi nell’ambito della strategia generale della lotta contro la frode nell’UE, ma anche rafforzare ulteriormente la trasparenza dell’OLAF e, soprattutto, la sua responsabilità.

Mi auguro che questa relazione annuale possa rappresentare un biglietto da visita del controllore, che ne presenti il lavoro e dimostri l’importanza del rispetto delle garanzie procedurali.

Cordiali saluti,

Prof. Dr Julia LAFFRANQUE

Controllore

Indice

Indice

| Prefazione | 1 |
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Prefazione

| 1. | Il controllore in breve | 4 |
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1.

Il controllore in breve

| 2. | Istituzione del nuovo meccanismo di reclamo | 4 |
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2.

Istituzione del nuovo meccanismo di reclamo

| 2.1. | Disposizioni di attuazione | 4 |
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2.1.

Disposizioni di attuazione

| 2.2. | Accesso alle informazioni | 5 |
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2.2.

Accesso alle informazioni

| 3. | Un avvio dinamico della risoluzione dei reclami | 5 |
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3.

Un avvio dinamico della risoluzione dei reclami

| 3.1. | Panoramica dei reclami presentati nel 2022 | 5 |
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3.1.

Panoramica dei reclami presentati nel 2022

| 3.2. | Modalità di esame dei reclami da parte del controllore | 8 |
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3.2.

Modalità di esame dei reclami da parte del controllore

| 3.3. | Prima fase: valutazione della ricevibilità | 10 |
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3.3.

Prima fase: valutazione della ricevibilità

| 3.3.1. | Termini stabiliti dal regolamento OLAF | 10 |
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3.3.1.

Termini stabiliti dal regolamento OLAF

| 3.3.2. | Reclami relativi alla protezione dei dati personali | 11 |
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3.3.2.

Reclami relativi alla protezione dei dati personali

| 3.4. | Fase successiva: procedimento in contraddittorio | 11 |
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3.4.

Fase successiva: procedimento in contraddittorio

| 3.5. | Risultati raggiunti | 12 |
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3.5.

Risultati raggiunti

| 3.5.1. | Casi chiusi | 12 |
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3.5.1.

Casi chiusi

| 3.5.2 | Proposte di soluzioni | 13 |
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3.5.2

Proposte di soluzioni

| 4. | Relazioni con i portatori di interessi | 13 |
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4.

Relazioni con i portatori di interessi

| 5. | Sostegno amministrativo e legale | 14 |
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5.

Sostegno amministrativo e legale

| 6. | Comunicazioni con il controllore | 14 |
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6.

Comunicazioni con il controllore

1.   Il controllore in breve

Il controllore in breve

La funzione del controllore delle garanzie procedurali è stata istituita dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 («regolamento OLAF»), come modificato, al fine di tutelare le garanzie procedurali e i diritti fondamentali delle persone interessate dalle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

Per persona interessata si intende ogni persona fisica o operatore economico sospettati di aver commesso frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione e che sono pertanto oggetto di indagine da parte dell’OLAF. I reclami presentati da persone diverse dalle persone interessate, compresi testimoni e informatori, non rientrano nel mandato del controllore.

Il controllore esamina i reclami presentati dalle persone interessate per quanto riguarda il rispetto, da parte dell’OLAF, delle garanzie procedurali e delle norme applicabili alle indagini condotte dall’Ufficio, in particolare in merito ai requisiti procedurali e ai diritti fondamentali. Il suo ruolo non consiste nel sostituire la propria valutazione a quella dell’OLAF in merito a come condurre un’indagine e valutare le prove e a quali conclusioni giungere. Nel valutare i reclami, il controllore presta particolare attenzione alla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea (1), ai principi generali del diritto dell’Unione e alla pertinente giurisprudenza degli organi giurisdizionali europei.

dalle persone interessate

rispetto

delle garanzie procedurali e delle norme applicabili alle indagini

1

Il controllore svolge i propri compiti in piena indipendenza e non riceve istruzioni da terzi nell’esercizio delle sue funzioni. Poiché nel corso di un’indagine le persone interessate non possono, in linea di principio, proporre ricorso giurisdizionale contro gli atti o le omissioni dell’OLAF, il fatto che adesso abbiano la possibilità di rivolgersi al controllore assume grande importanza. I reclamanti possono contattare il controllore entro i termini prescritti per chiedere un esame indipendente e approfondito dei loro reclami. Se il controllore constata che non vi sono state violazioni, la sua valutazione offre una rassicurazione sul fatto che l’OLAF abbia agito conformemente alle norme prescritte. Al contrario, se il controllore ritiene che l’OLAF abbia violato le garanzie procedurali o le norme che disciplinano le indagini, inviterà quest’ultimo ad adoperarsi per porre rimedio a tale situazione. Ciò premesso, il controllore può solo rivolgere una raccomandazione all’OLAF, ma non può imporgli azioni concrete né può interferire con le sue indagini in corso.

piena indipendenza

offre una rassicurazione sul fatto

Il 3 maggio 2022 la Commissione europea ha nominato per la prima volta alla carica di controllore Julia Laffranque per un mandato non rinnovabile di 5 anni. La dott.ssa Laffranque, giudice presso la Corte suprema estone ed ex giudice presso la Corte europea dei diritti dell’uomo, ha assunto la carica nel settembre 2022.

Julia Laffranque

Il segretariato del comitato di vigilanza («segretariato») fornisce al controllore tutto il sostegno amministrativo e legale necessario.

2.   Istituzione del nuovo meccanismo di reclamo

Istituzione del nuovo meccanismo di reclamo

Una delle prime priorità del controllore è stata quella di adottare tutte le disposizioni giuridiche e amministrative necessarie per garantire che il meccanismo di reclamo di cui all’articolo 9 ter del regolamento OLAF fosse pienamente operativo e per facilitare una risoluzione dei reclami ottimale e rispettosa delle esigenze dei cittadini, in linea con i principi di buona amministrazione. Con il sostegno del segretariato, il controllore ha potuto prevenire possibili questioni relative alla gestione dei documenti, al rispetto delle norme in materia di protezione dei dati e alla comunicazione con i reclamanti. È opportuno sottolineare a questo proposito due questioni specifiche che hanno rivestito particolare importanza nell’istituzione del nuovo meccanismo di reclamo: a) l’adozione di disposizioni di attuazione e b) l’accesso alle informazioni relative ai casi.

ter

risoluzione dei reclami ottimale e rispettosa delle esigenze dei cittadini

2.1.   
  Disposizioni di attuazione

Disposizioni di attuazione

Il regolamento OLAF fornisce il quadro generale per la creazione e il funzionamento di un nuovo meccanismo di reclamo, ma non stabilisce norme dettagliate per la gestione dei reclami. L’articolo 9 ter, paragrafo 11, conferisce invece al controllore il potere di adottare disposizioni di attuazione per la gestione dei reclami.

ter

Il 16 novembre 2022 il controllore, previa consultazione dell’OLAF e del comitato di vigilanza (2), ha adottato tali disposizioni di attuazione (3). Le disposizioni di attuazione sono state tradotte in tutte le lingue ufficiali dell’UE e pubblicate nella Gazzetta ufficiale. Possono essere inoltre consultate sulla pagina web del controllore (4).

2

3

Gazzetta ufficiale

4

Le disposizioni di attuazione comprendono norme dettagliate concernenti la presentazione dei reclami, lo scambio di informazioni tra le parti, l’organizzazione di audizioni, le diverse misure intraprese per risolvere i reclami e le relazioni del controllore con l’OLAF e il comitato di vigilanza. Le disposizioni di attuazione forniscono inoltre chiarimenti in merito a una serie di questioni non esplicitamente affrontate dal regolamento, ad esempio su quanto avviene nel caso di procedimenti giudiziari paralleli o quando un reclamo solleva questioni relative alla protezione dei dati personali.

Tali norme rappresentano un primo tentativo di prepararsi alle esigenze immediate della funzione appena istituita. Il loro obiettivo è duplice: i) garantire ai reclamanti trasparenza e certezza del diritto in merito al meccanismo di reclamo e alle procedure seguite dal controllore; e ii) stabilire una procedura che consenta al controllore di agire in modo efficiente ed efficace, adottando nel contempo un approccio ai reclami orientato ai risultati. Via via che la prassi del controllore andrà evolvendosi, tali norme potranno essere riesaminate in modo tale che tengano conto dell’esperienza acquisita e affrontino le questioni derivanti dal meccanismo di reclamo stesso.

trasparenza e certezza del diritto

efficiente ed efficace

2.2.   
  Accesso alle informazioni

Accesso alle informazioni

Secondo il regolamento OLAF, il controllore dovrebbe avere accesso a tutte le informazioni necessarie allo svolgimento dei propri compiti. Il regolamento prevede inoltre che l’OLAF trasmetta al controllore tutte le informazioni necessarie per consentirgli di valutare se il reclamo sia giustificato, come pure le informazioni necessarie per risolvere il reclamo e consentirgli di formulare una raccomandazione.

Fin dall’inizio, il direttore generale dell’OLAF ha espresso l’intenzione di agevolare il lavoro del controllore e di consentire a quest’ultimo e al personale competente del segretariato di accedere elettronicamente ai fascicoli delle indagini oggetto di reclamo per un periodo di tempo limitato, corrispondente in linea di principio alla durata massima della gestione dei reclami. La soluzione fornita dall’OLAF conferisce al controllore un accesso privilegiato e mirato e consente a quest’ultimo e al segretariato di svolgere i loro compiti. I dettagli di tale accesso saranno definiti in futuri accordi di lavoro che dovranno essere concordati e sottoscritti dal controllore e dal direttore generale dell’OLAF.

accesso privilegiato e mirato

Per il controllore l’accesso privilegiato ai fascicoli dell’OLAF è fondamentale per poter rassicurare i reclamanti sul fatto che ne abbia potuto effettuare un esame approfondito, anche nei casi in cui una parte delle informazioni pertinenti è riservata e non può essere divulgata (5).

rassicurare i reclamanti

5

3.   Un avvio dinamico della risoluzione dei reclami

Un avvio dinamico della risoluzione dei reclami

Con l’entrata in vigore del regolamento OLAF, quale riveduto, la possibilità per le persone interessate di presentare reclami al controllore è diventata realtà. Tuttavia, quando tutte le necessarie disposizioni istituzionali e amministrative sono state finalmente adottate e il controllore ha assunto le sue funzioni, vi era già un numero significativo di reclami pendenti (13) in attesa di esame. Il controllore si è adoperato per gestire rapidamente tali reclami in modo approfondito e professionale e il risultato è stato più che soddisfacente. Il controllore ha effettuato una prima valutazione di tutti i reclami entro il termine prescritto. Entro la fine dell’anno ha portato a termine l’esame di sei reclami e invitato l’OLAF a risolvere parte di un reclamo. In questo brevissimo periodo di neppure quattro mesi, il controllore ha avuto l’opportunità di affrontare questioni giuridiche interessanti e di iniziare a gettare le basi per l’elaborazione di alcuni principi relativi al meccanismo di reclamo.

3.1.   
  Panoramica dei reclami presentati nel 2022

Panoramica dei reclami presentati nel 2022

Durante il 2022 il controllore ha ricevuto 14 reclami: 13 sono stati trasmessi al controllore dall’OLAF, mentre uno gli è stato presentato direttamente. I reclamanti, sia persone fisiche che persone giuridiche (figura 1), erano persone interessate da indagini interne (6) ed esterne dell’OLAF (7) (figura 3). La maggior parte dei reclami è stata presentata in inglese (figura 2) da avvocati che agivano per conto delle persone interessate (figura 1).

6

7

Figura 1

Figura 1

Chi ha presentato i reclami?

Chi ha presentato i reclami?

Image 1

Figura 2

Figura 2

Lingue in cui sono stati presentati i reclami

Lingue in cui sono stati presentati i reclami

Image 2

Figura 3

Figura 3

Tipi di indagini dell’OLAF contro cui sono stati presentati reclami

Tipi di indagini dell’OLAF contro cui sono stati presentati reclami

Image 3

Nella maggior parte dei casi, i reclamanti hanno denunciato violazioni delle loro garanzie procedurali a norma dell’articolo 9 del regolamento OLAF e dei loro diritti fondamentali sanciti dalla Carta dei diritti fondamentali (figura 4). In particolare, i reclami riguardavano i) il diritto dei reclamanti di essere ascoltati e l’esercizio effettivo del loro diritto di presentare osservazioni sui fatti che li riguardano (articolo 9, paragrafo 4, del regolamento OLAF) e ii) il diritto a che le questioni che li riguardano siano trattate entro un termine ragionevole (articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali). I reclamanti hanno inoltre presentato accuse relative a violazioni del loro diritto di essere informati (articolo 9, paragrafo 3, del regolamento OLAF) e dei principi di equità e imparzialità (figura 5). I reclami riguardavano in misura minore le norme applicabili alle indagini dell’OLAF (8) (figura 6).

8

Figura 4

Figura 4

Oggetto dei reclami

Oggetto dei reclami

Image 4

Figura 5

Figura 5

Analisi delle diverse accuse relative alle garanzie procedurali

Analisi delle diverse accuse relative alle garanzie procedurali

Image 5

Figura 6

Figura 6

Analisi delle accuse relative alle norme applicabili alle indagini

Analisi delle accuse relative alle norme applicabili alle indagini

Image 6

3.2.   
  Modalità di esame dei reclami da parte del controllore

Modalità di esame dei reclami da parte del controllore

Il controllore gestisce i reclami in modo equo, indipendente e imparziale. In linea con il regolamento OLAF e le disposizioni di attuazione, la procedura comprende sostanzialmente due fasi: i) valutazione della ricevibilità e ii) esame del merito e, se possibile, formulazione di proposte di soluzioni.

equo, indipendente e imparziale

Il seguente diagramma fornisce una panoramica del ciclo di vita di un reclamo dinanzi al controllore.

Image 7

3.3.   
  Prima fase: valutazione della ricevibilità

Prima fase: valutazione della ricevibilità

Il controllore è tenuto a effettuare la valutazione preliminare dei reclami entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricevimento per decidere in merito alla loro ricevibilità. Le condizioni di ricevibilità sono stabilite all’articolo 9 ter, paragrafi 1 e 2, del regolamento OLAF e all’articolo 5 delle disposizioni di attuazione. Nel 2022 il controllore ha valutato la ricevibilità di tutti i reclami pendenti entro il termine prescritto. Tutti e tre i reclami irricevibili non rispettavano i termini di cui all’articolo 9 ter, paragrafo 2 (9). Degli 11 reclami ricevibili, 3 erano solo parzialmente ricevibili, in quanto comprendevano accuse presentate tardivamente o riguardanti questioni relative alla protezione dei dati (figure 7 e 8). In tutti i casi in cui i reclami o le accuse sono stati giudicati irricevibili, il controllore ha spiegato le ragioni di tale scelta al reclamante.

10 giorni lavorativi

ter

ter

9

Figura 7

Figura 7

Ricevibilità

Ricevibilità

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- compresi i reclami parzialmente ricevibili

Figura 8

Figura 8

Motivi di irricevibilità (comprese 2 denuncia parzialmente ricevibili)

Motivi di irricevibilità (comprese 2 denuncia parzialmente ricevibili)

Image 9

3.3.1.   Termini stabiliti dal regolamento OLAF

Termini stabiliti dal regolamento OLAF

Uno dei primi e ricorrenti problemi che il controllore ha dovuto affrontare riguardava i termini per la presentazione di un reclamo. Il controllore ha adottato un approccio che mira a rispettare sia la lettera che la finalità delle pertinenti disposizioni del regolamento OLAF. L’articolo 9 ter, paragrafo 2, stabilisce che i reclami devono essere presentati entro un mese dal momento in cui il reclamante è venuto a conoscenza dei fatti che costituiscono una presunta violazione delle garanzie procedurali o delle norme di cui al paragrafo 1 di tale articolo e stabilisce che, in ogni caso, i reclami devono essere presentati non oltre un mese dalla conclusione dell’indagine.

ter

Il controllore comprende che il regolamento prevede termini tanto brevi al fine di preservare l’efficacia del suo ruolo, rispettando nel contempo le attività investigative dell’OLAF. In altre parole, il controllore deve essere informato delle presunte violazioni quando può ancora agire e proporre soluzioni efficaci e significative che potrebbero essere attuate dall’OLAF senza compromettere l’esito delle indagini in corso o i progressi compiuti in un’eventuale procedura di seguito avviata a livello nazionale o dell’UE per attuare le raccomandazioni formulate dall’OLAF. È altrettanto importante che il reclamante, dal canto suo, presenti ricorso in modo tempestivo per evitare di esacerbare l’impatto di una potenziale violazione. È per questi motivi che una persona interessata deve presentare un reclamo poco dopo essere venuta a conoscenza dei fatti che hanno portato a una specifica violazione. Ad esempio, se un operatore economico desidera presentare un reclamo in merito a presunte irregolarità commesse nel corso di un controllo in loco presso i suoi locali, deve contattare il controllore entro un mese dalla fine di tale attività investigativa.

proporre soluzioni efficaci e significative

presenti ricorso in modo tempestivo

Per quanto riguarda le indagini già concluse, il regolamento OLAF stabilisce un’ulteriore condizione di ricevibilità, più rigorosa e chiara: i reclami devono essere presentati non oltre un mese dalla conclusione dell’indagine, indipendentemente da quando il reclamante viene a conoscenza dei fatti in questione. Il controllore ritiene che questa condizione supplementare per le indagini concluse sia mirata a preservare non solo l’efficacia di qualsiasi procedura di seguito avviata a livello nazionale o dell’UE, ma anche l’efficacia delle proprie raccomandazioni e dei propri suggerimenti in merito a possibili soluzioni a reclami specifici. Il controllore non può proporre soluzioni utili per i casi che hanno lasciato la sfera di controllo dell’OLAF e in relazione ai quali possono essere in corso procedure dinanzi alle autorità nazionali o ad altre autorità dell’UE. In tali casi, il controllore ritiene che le persone interessate possano presentare reclamo dinanzi a tali autorità e avvalersi dei mezzi di ricorso (giurisdizionale o amministrativo) disponibili.

l’efficacia di qualsiasi procedura di seguito

3.3.2.   Reclami relativi alla protezione dei dati personali

Reclami relativi alla protezione dei dati personali

Il lavoro quotidiano svolto dall’OLAF comporta il trattamento di grandi quantità di dati personali, compresi i dati sensibili. L’OLAF può inoltre svolgere attività investigative che potrebbero essere percepite come intrusive dal punto di vista della protezione dei dati personali, come le operazioni di informatica forense. Non sorprende pertanto che i reclamanti abbiano avanzato accuse relative alla violazione del diritto alla protezione dei loro dati di carattere personale, quale garantito dall’articolo 8 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea e dal regolamento (UE) 2018/1725 («regolamento UE sulla protezione dei dati») (10).

10

Sebbene il mandato del controllore comprenda la verifica del rispetto dei diritti fondamentali da parte dell’OLAF, l’UE dispone di un’autorità di controllo indipendente, il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD), titolare di una serie di responsabilità per quanto riguarda il diritto alla riservatezza e il diritto alla protezione dei dati. L’articolo 52 del regolamento UE sulla protezione dei dati stabilisce che il GEPD ha il compito di sorvegliare e assicurare l’applicazione di tale regolamento e di qualunque altro atto dell’Unione relativo alla tutela dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte di un’istituzione o di un organo dell’Unione. Poiché l’UE ha istituito un apposito organo per garantire il diritto fondamentale alla protezione dei dati personali, vale a dire il GEPD, è a quest’ultimo, e non al controllore, che compete la gestione dei reclami relativi a presunte violazioni delle norme in materia di protezione dei dati. In base a tali norme, chiunque può presentare un reclamo al GEPD entro due anni dalla data in cui è venuto a conoscenza dei fatti su cui si basa il reclamo. Ai fini della trasparenza, nelle disposizioni di attuazione il controllore ha incluso una disposizione corrispondente che tiene conto di tale ripartizione delle competenze (11).

un apposito organo per garantire il diritto fondamentale alla protezione dei dati personali

11

Nel valutare il rispetto generale delle garanzie procedurali da parte dell’OLAF, il controllore, pur non trattando le accuse riguardanti esclusivamente l’interpretazione e l’applicazione del regolamento UE sulla protezione dei dati, terrà comunque conto degli aspetti relativi alla riservatezza e alla protezione dei dati.

3.4.   
  Fase successiva: procedimento in contraddittorio

Fase successiva: procedimento in contraddittorio

Dopo aver completato la valutazione preliminare, il controllore ha invitato l’OLAF a esprimere il proprio parere sugli 11 reclami dichiarati ricevibili. In diversi casi, il controllore ha chiesto all’OLAF informazioni supplementari o una traduzione gratuita delle sue risposte nella lingua del reclamo. Il controllore ha quindi inviato le risposte dell’OLAF ai reclamanti e li ha invitati a presentare osservazioni sul parere da esso formulato.

Per principio, il controllore s’impegna a dare la massima attuazione possibile al principio del contraddittorio. Pertanto sia l’OLAF che i reclamanti hanno avuto la possibilità di esporre le proprie ragioni e di presentare i pertinenti documenti giustificativi. In linea di principio, essi sono stati altresì informati delle rispettive dichiarazioni e hanno potuto formulare osservazioni al riguardo. Ciò premesso, in tre casi debitamente giustificati il controllore ha deciso di derogare a tale principio e consentire il trattamento riservato delle informazioni trasmesse dall’OLAF, in linea con l’articolo 7, paragrafo 2, delle disposizioni di attuazione.

massima attuazione possibile al principio del contraddittorio

In particolare, il controllore ha applicato tale disposizione ai reclami relativi alla durata delle indagini. In tali casi, per valutare se la durata delle indagini fosse ragionevole, il controllore ha dovuto richiedere all’OLAF informazioni specifiche, complete e dettagliate sulle attività investigative svolte e sui diversi elementi di diritto e di fatto che hanno inciso sulla durata delle indagini. Allo stesso tempo, poiché i reclami riguardavano indagini dell’OLAF ancora in corso, il controllore era consapevole del fatto che il parere dell’OLAF non poteva essere semplicemente trasmesso ai reclamanti, in quanto ciò avrebbe potuto compromettere la riservatezza e l’efficienza delle indagini in questione. In particolare, ciò avrebbe rischiato di rivelare i metodi di lavoro dell’OLAF o di impedirgli di raccogliere le prove necessarie o addirittura compromettere la strategia investigativa generale nell’ambito di una determinata indagine.

in corso

In tali casi, il controllore ha pertanto convenuto con l’OLAF che quest’ultimo avrebbe fornito: i) una versione non riservata delle risposte dell’OLAF da inviare al reclamante, affinché quest’ultimo potesse comprendere le ragioni alla base della posizione dell’Ufficio e fosse quindi in grado di contestarne la risposta e di fornire controargomentazioni; e ii) una versione riservata e più dettagliata per spiegare ulteriormente le ragioni addotte dall’OLAF nella versione non riservata. Questa soluzione equilibrata ha consentito al controllore di effettuare una valutazione approfondita di tutti i casi in questione, rispettando nel contempo l’obbligo di garantire la riservatezza delle indagini dell’OLAF. Sebbene i reclamanti non abbiano il diritto di ricevere tutte le informazioni pertinenti, essi possono avere la certezza che il controllore effettui un esame indipendente e approfondito del caso, in particolare grazie al suo accesso privilegiato al fascicolo.

valutazione approfondita

riservatezza delle indagini dell’OLAF

certezza

3.5.   
  Risultati raggiunti

Risultati raggiunti

Nel 2022, su 11 reclami ricevibili il controllore ha valutato il merito di quattro reclami (grafico 9) e ne ha chiusi tre, non avendo riscontrato alcuna violazione delle garanzie procedurali e dei diritti dei reclamanti. Nel quarto caso il controllore ha constatato che l’OLAF aveva violato il diritto del reclamante di essere informato ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 3, del regolamento OLAF. Ha quindi invitato l’OLAF a risolvere la relativa parte del reclamo. Dei sette reclami pendenti ricevibili, cinque si trovavano in fase avanzata e si sono conclusi all’inizio del 2023.

Figura 9

Figura 9

Reclami ricevibili nel 2022

Reclami ricevibili nel 2022

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3.5.1.   Casi chiusi

Casi chiusi

Nel 2022 il controllore ha concluso l’esame di sei dei 14 reclami ricevuti: dopo aver ricevuto il parere dell’OLAF e quello del reclamante sulle questioni in esame, tre reclami sono stati dichiarati irricevibili e tre sono stati chiusi (figura 10). Due di questi casi riguardavano la durata delle indagini oggetto dei reclami. Il terzo caso riguardava l’acquisizione di dati con l’informatica forense e l’applicazione degli orientamenti dell’OLAF sulle procedure di informatica forense. In tutti e tre i casi, il controllore è giunto alla conclusione che l’OLAF ha agito conformemente alle norme in vigore e non ha violato le garanzie procedurali dei reclamanti.

Figura 10

Figura 10

Casi chiusi nel 2022

Casi chiusi nel 2022

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3.5.2   Proposte di soluzioni

Proposte di soluzioni

Il controllore ha inviato il suo primo invito all’OLAF a risolvere un reclamo. Il caso riguardava il diritto di essere informato a norma dell’articolo 9, paragrafo 3, del regolamento OLAF. Il controllore ha constatato che vi era stata una violazione del diritto del reclamante di essere immediatamente informato, in quanto l’e-mail che l’OLAF aveva inviato per informare il reclamante del fatto di essere una persona interessata non è mai arrivata a destinazione. Il controllore ha fatto riferimento alla giurisprudenza consolidata per sottolineare che, quando si tratta di notifiche importanti, l’OLAF dovrebbe prevedere una procedura per garantire che tali notifiche siano effettivamente ricevute dai destinatari interessati.

Tuttavia, poiché alla fine il reclamante è stato informato del suo status di persona interessata e dei diritti a esso associati, il controllore ha potuto solo invitare l’OLAF a migliorare le proprie pratiche di notifica ed evitare che tali situazioni si verifichino in futuro. Il controllore ha quindi invitato l’OLAF ad adottare tutte le misure necessarie per garantire che i mezzi di comunicazione utilizzati in futuro consentano alle persone interessate di venire a conoscenza delle informazioni di cui all’articolo 9, paragrafo 3, del regolamento OLAF.

migliorare le proprie pratiche di notifica ed evitare che tali situazioni si verifichino in futuro

Nel gennaio 2023, nella sua risposta al controllore, il direttore generale dell’OLAF ha riconosciuto la necessità di migliorare le pratiche dell’OLAF e di garantire che problemi analoghi non si verifichino in futuro. Con soddisfazione del controllore, il direttore generale dell’OLAF si è impegnato incondizionatamente ad agire per risolvere la questione e il 13 febbraio 2023 ha adottato «Istruzioni sui mezzi di notifica da utilizzare nella corrispondenza con le persone interessate». Tali istruzioni sono obbligatorie per il personale dell’OLAF.

si è

Istruzioni sui mezzi di notifica da utilizzare nella corrispondenza con le persone interessate

4.   Relazioni con i portatori di interessi

Relazioni con i portatori di interessi

Durante i primi mesi del suo mandato, il controllore ha cercato di instaurare rapporti di lavoro proficui e basati sulla fiducia reciproca e sulla buona cooperazione con il suo principale interlocutore, il direttore generale dell’OLAF. Il 25 ottobre 2022 il controllore ha incontrato il direttore generale Ville Itälä. Durante tale incontro si è tenuta una discussione preliminare sui metodi di lavoro ed è stata convenuta la necessità di adottare accordi operativi formali.

il direttore generale dell’OLAF

Il 15 novembre 2022 il controllore è stato invitato alla riunione plenaria del comitato di vigilanza, durante la quale ha ringraziato i membri del comitato per gli scambi proficui avvenuti nel quadro dell’adozione delle sue disposizioni di attuazione. Sono state inoltre discusse questioni di interesse comune.

comitato di vigilanza

Nel 2023 il controllore si adopererà per mantenere buone relazioni con i diversi soggetti che operano nel panorama dell’UE in materia di lotta contro le frodi, integrità e responsabilità, nonché per incontrare altri portatori di interessi in tali settori.

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Incontro di cortesia con Ville Itälä, direttore generale dell’OLAF

5.   Sostegno amministrativo e legale

Sostegno amministrativo e legale

Ai fini di un uso efficiente delle risorse, il regolamento OLAF ha affidato al segretariato del comitato di vigilanza il compito di fornire sostegno amministrativo e legale al controllore. Tale scelta è giustificata anche dalla complementarità delle missioni del controllore e dal comitato di vigilanza e dall’obiettivo comune da essi perseguito. La presenza del segretariato garantisce che vi siano continuità, comunicazione regolare e senza interruzioni e cooperazione sia con i reclamanti che con l’OLAF. Il controllore ha ricevuto una consulenza e un’assistenza preziose, nel rispetto del segreto professionale e della riservatezza, da un gruppo dedicato di personale altamente qualificato in seno al segretariato che agisce sotto la guida del suo direttore.

6.   Comunicazioni con il controllore

Comunicazioni con il controllore

Per e-mail:

Per e-mail:

OLAF-FMB-Controller-Procedural-Guarantees@ec.europa.eu

Per posta:

Per posta

| Controllore delle garanzie procedurali/segretariato del comitato di vigilanza dell’OLAF |
| --- |
| Rue Joseph II, 30 |
| 1049 Bruxelles/Brussel |
| BELGIQUE/BELGIË |

Controllore delle garanzie procedurali/segretariato del comitato di vigilanza dell’OLAF

Rue Joseph II, 30

1049 Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

Via web:

Via web:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

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(1)  GU C 326 del 26.10.2012, pag. 391.

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(2)  L’articolo 9 ter, paragrafo 11, impone al controllore di consultare formalmente il comitato di vigilanza prima di adottare le disposizioni di attuazione. Pur non essendovi giuridicamente obbligato, il controllore ha consultato anche l’OLAF, in uno spirito di fiducia reciproca e di buona cooperazione.

2

ter

(3)  Decisione del controllore delle garanzie procedurali che adotta disposizioni di attuazione per la gestione dei reclami 2022/C 494/07 (GU C 494 del 28.12.2022, pag. 17).

3

(4)  https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees/about-controller/legal-framework_en

4

(5)  Cfr. il paragrafo 3.4.

5

(6)  articolo 4 del regolamento OLAF.

6

(7)  articolo 3 del regolamento OLAF.

7

(8)  Tra queste rientrano le norme sulle modalità di svolgimento delle diverse attività investigative dell’OLAF. Tali norme sono contenute in vari testi, tra cui il regolamento OLAF, il regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell’11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità (GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2), gli orientamenti in merito alle procedure di indagine per il personale dell’OLAF e gli orientamenti in merito alle procedure di informatica forense per il personale dell’OLAF.

8

(9)  I termini di cui all’articolo 9 ter, paragrafo 2, sono spiegati al paragrafo 3.3.1.

9

ter

(10)  Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39).

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(11)  L’articolo 5, paragrafo 3, delle disposizioni di attuazione stabilisce che «Il controllore dichiara inoltre irricevibili i reclami che sollevano questioni che rientrano nelle competenze del garante europeo della protezione dei dati (GEPD), ovvero reclami relativi all’applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 e al rispetto del diritto fondamentale alla protezione dei dati personali».

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