# Jornal Oficial C 248/13 d

| | ISSN 1977-1010 |
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| Jornal Oficial
  da União Europeia | C 248 |
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| Edição em língua portuguesa | Comunicações e Informações | 66.° ano13 de julho de 2023 |

ISSN 1977-1010

Jornal Oficial

da União Europeia

C 248

Edição em língua portuguesa

Comunicações e Informações

66.° ano13 de julho de 2023

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| Índice | Página |
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| | IV   Informações |
| | INFORMAÇÕES DAS INSTITUIÇÕES, ÓRGÃOS E ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA |
| | Comissão Europeia |
| 2023/C 248/01 | Relatório de Atividade do Comité de Fiscalização do OLAF — 2022 | 1 |

Índice

Página

IV   Informações

INFORMAÇÕES DAS INSTITUIÇÕES, ÓRGÃOS E ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA

Comissão Europeia

2023/C 248/01

Relatório de Atividade do Comité de Fiscalização do OLAF — 2022

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IV Informações

INFORMAÇÕES DAS INSTITUIÇÕES, ÓRGÃOS E ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA

Comissão Europeia

| 13.7.2023 | PT | Jornal Oficial da União Europeia | C 248/1 |
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13.7.2023

PT

Jornal Oficial da União Europeia

C 248/1

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RELATÓRIO DE ATIVIDADE DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO DO OLAF — 2022

(2023/C 248/01)

Prefácio

Hoje, mais do que nunca, é essencial proteger e preservar os direitos humanos na Europa e garantir que todas as pessoas possam viver uma vida digna.

Os direitos fundamentais incluem garantias processuais como, por exemplo, o direito de ser ouvido, a presunção de inocência, os direitos de defesa, o direito a uma proteção jurisdicional independente, imparcial, justa e eficaz num prazo razoável e os princípios da legalidade e da proporcionalidade.

Estes direitos e princípios são inerentes às ordens constitucionais dos Estados-Membros, aos instrumentos do Conselho da Europa e da União Europeia (UE), à Carta dos Direitos Fundamentais da UE e à jurisprudência dos tribunais.

Neste contexto, foi para mim uma honra e uma enorme responsabilidade assumir as funções de controladora das garantias processuais no âmbito dos inquéritos efetuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF).

Como controladora, trato as reclamações relativas a eventuais violações, por parte do OLAF, dos direitos fundamentais, das garantias processuais e das regras aplicáveis aos seus inquéritos.

O desafio é ainda maior por ser a primeira a ocupar este cargo, que foi apenas muito recentemente criado (ao abrigo dos novos artigos 9.o-A e 9.o-B do Regulamento OLAF, adotado em 23 de dezembro de 2020).

O ano de 2022 foi, por conseguinte, um marco importante no reforço da proteção das garantias processuais; não só para o OLAF, mas também para as instituições da UE em geral e, em especial, para as pessoas em causa nos inquéritos do OLAF. Quer se trate de pessoas singulares ou de entidades jurídicas, as pessoas em causa podem agora, quando necessário, solicitar a ajuda da controladora — alguém cuja função específica é proteger os seus direitos fundamentais e as suas garantias processuais, bem como examinar e resolver as suas reclamações de forma totalmente independente e atempada.

Tendo exercido durante nove anos o cargo de juíza no Tribunal Europeu dos Direitos Humanos, em Estrasburgo, e como professora de Direito Europeu e membro atual do Supremo Tribunal da Estónia, sempre me dediquei à defesa dos direitos fundamentais, da democracia e do Estado de direito.

Na minha qualidade de controladora, considero que é primordial fomentar uma cultura dos direitos fundamentais baseada em meios de resolução de reclamações acessíveis aos cidadãos. A proteção adequada e eficiente dos interesses financeiros da UE beneficia os Estados-Membros e os contribuintes da UE; ao mesmo tempo, é essencial que os inquéritos do OLAF sobre eventuais fraudes sejam realizados no pleno respeito da proteção dos direitos fundamentais e das garantias processuais.

Considero igualmente que, ao exercer este cargo, tenho como missão prevenir eventuais violações das garantias processuais e melhorar as regras e práticas aplicáveis aos inquéritos do OLAF. Espero que, através do relatório anual sobre as minhas atividades, possa sensibilizar para o tipo de problemas gerais e sistémicos que o OLAF terá de abordar para evitar eventuais reclamações futuras e aumentar o conhecimento e a sensibilização de todas as pessoas envolvidas sobre os seus direitos. Tal contribuirá igualmente para reforçar a confiança do público no OLAF e na UE.

Assumir o cargo de primeira controladora significou começar do zero e pôr em prática novos métodos de trabalho, acordos e práticas. Uma das primeiras tarefas foi elaborar e adotar disposições de execução para o tratamento das reclamações, conforme exigido pelo artigo 9.o-B, n.o 11, do Regulamento OLAF. Considero que as disposições de execução são um documento dinâmico que continuará a evoluir com o tempo. Em 2022, tive igualmente de tratar as numerosas reclamações que tinham sido apresentadas muito antes da minha nomeação e de examiná-las dentro dos prazos estritos estabelecidos pelo Regulamento OLAF.

Tenho o prazer de informar que todos os desafios acima referidos foram enfrentados com êxito e com prontidão, o que não teria sido possível sem o inestimável apoio administrativo e jurídico que recebi do excelente secretariado do Comité de Fiscalização do OLAF.

Este primeiro relatório anual descreve pormenorizadamente os esforços envidados e os resultados alcançados na fase dinâmica inicial de aplicação do mecanismo de apresentação de reclamações previsto no artigo 9.o-B do Regulamento OLAF.

Como é óbvio, trata-se apenas do início. Há um longo caminho a percorrer para consolidar a função de controlador no âmbito da arquitetura antifraude global da UE, mas também para que esta reforce ainda mais a transparência do OLAF e, sobretudo, a sua responsabilização.

Este relatório anual é um cartão de visita que apresenta o trabalho desenvolvido e mostra a importância do cumprimento das garantias processuais.

Com os melhores cumprimentos,

Prof. Dr. Julia LAFFRANQUE

A controladora

Índice

Índice

| Prefácio | 1 |
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Prefácio

| 1. | A função de controlador em síntese | 4 |
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1.

A função de controlador em síntese

| 2. | Criação do novo mecanismo de apresentação de reclamações | 4 |
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2.

Criação do novo mecanismo de apresentação de reclamações

| 2.1. | Disposições de execução | 4 |
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2.1.

Disposições de execução

| 2.2. | Acesso às informações | 5 |
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2.2.

Acesso às informações

| 3. | Um início dinâmico para a resolução de reclamações | 5 |
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3.

Um início dinâmico para a resolução de reclamações

| 3.1. | Panorâmica das reclamações recebidas em 2022 | 5 |
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3.1.

Panorâmica das reclamações recebidas em 2022

| 3.2. | A forma como o controlador examina as reclamações | 8 |
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3.2.

A forma como o controlador examina as reclamações

| 3.3. | Primeira fase: avaliação da admissibilidade | 10 |
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3.3.

Primeira fase: avaliação da admissibilidade

| 3.3.1. | Prazos estabelecidos pelo Regulamento OLAF | 10 |
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3.3.1.

Prazos estabelecidos pelo Regulamento OLAF

| 3.3.2. | Reclamações relativas à proteção de dados pessoais | 11 |
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3.3.2.

Reclamações relativas à proteção de dados pessoais

| 3.4. | Fase seguinte: procedimento contraditório | 11 |
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3.4.

Fase seguinte: procedimento contraditório

| 3.5. | Resultados alcançados | 12 |
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3.5.

Resultados alcançados

| 3.5.1. | Processos encerrados | 12 |
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3.5.1.

Processos encerrados

| 3.5.2 | Proposta de soluções | 13 |
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3.5.2

Proposta de soluções

| 4. | Relações com as partes interessadas | 13 |
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4.

Relações com as partes interessadas

| 5. | Apoio administrativo e jurídico | 14 |
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5.

Apoio administrativo e jurídico

| 6. | Comunicação com o controlador | 14 |
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6.

Comunicação com o controlador

1.   A função de controlador em síntese

A função de controlador em síntese

O controlador das garantias processuais é uma função criada pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 alterado (a seguir designado por «Regulamento OLAF») com o objetivo de assegurar a proteção das garantias processuais e dos direitos fundamentais das pessoas em causa nos inquéritos efetuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF).

o

Por «pessoa em causa» entende-se uma pessoa ou um operador económico suspeito de ter praticado fraude, corrupção ou quaisquer outras atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros da União, sendo, por conseguinte, objeto de inquérito pelo OLAF. As reclamações apresentadas por pessoas que não as pessoas em causa, incluindo testemunhas e informadores, não são abrangidas pelo mandato do controlador.

O controlador analisa as reclamações apresentadas pelas pessoas em causa no que diz respeito ao cumprimento pelo OLAF das garantias processuais e das regras aplicáveis aos inquéritos, em especial os requisitos processuais e os direitos fundamentais; no entanto, o seu papel não consiste em substituir a apreciação do OLAF pela sua própria apreciação sobre como conduzir um inquérito, como avaliar os elementos de prova e quais as conclusões a tirar. Ao avaliar as reclamações, o controlador presta especial atenção à Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia (1), aos princípios gerais do direito da UE e à jurisprudência pertinente dos tribunais europeus.

pelas pessoas em causa

cumprimento pelo OLAF das garantias processuais e das regras aplicáveis aos inquéritos

1

O controlador desempenha as suas funções com total independência e não aceita instruções de ninguém no exercício das suas funções. Uma vez que as pessoas em causa não podem, em princípio, interpor recurso judicial contra os atos ou omissões do OLAF no decurso de um inquérito, o facto de poderem agora recorrer ao controlador é de extrema importância. Os autores das reclamações podem contactar o controlador dentro dos prazos fixados para solicitar uma análise independente e exaustiva das suas reclamações. Se o controlador verificar que não ocorreu qualquer violação, a sua avaliação serve de garantia de que o OLAF agiu em conformidade com as regras. Em contrapartida, se concluir que o OLAF violou as garantias processuais ou as regras que regem os inquéritos, convidará o OLAF a tomar medidas corretivas. Dito isto, o controlador só pode emitir uma recomendação ao OLAF — não lhe pode impor uma linha de ação concreta, nem pode interferir com o inquérito em curso do OLAF.

total independência

serve de garantia

Em 3 de maio de 2022, a Comissão Europeia nomeou Julia Laffranque como primeira controladora por um período não renovável de cinco anos. Julia Laffranque, juíza do Supremo Tribunal da Estónia e antiga juíza do Tribunal Europeu dos Direitos Humanos, assumiu funções em setembro de 2022.

Julia Laffranque

O secretariado do Comité de Fiscalização (a seguir designado por «secretariado») presta todo o apoio administrativo e jurídico necessário à controladora.

2.   Criação do novo mecanismo de apresentação de reclamações

Criação do novo mecanismo de apresentação de reclamações

Uma das primeiras prioridades da controladora consistia em estabelecer todas as disposições jurídicas e administrativas necessárias para assegurar que o mecanismo de apresentação de reclamações previsto no artigo 9.o-B do Regulamento OLAF está plenamente operacional e para facilitar a resolução das reclamações de uma forma otimizada e acessível aos cidadãos, em conformidade com os princípios da boa administração. Com o apoio do secretariado, a controladora antecipou questões relacionadas com a gestão de documentos, o cumprimento das regras em matéria de proteção de dados e a comunicação com os autores das reclamações. Devem ser salientadas duas questões específicas, uma vez que se revestem de especial importância para a criação do novo mecanismo de apresentação de reclamações: a) a adoção de disposições de execução e b) o acesso a informações relacionadas com os processos.

o

facilitar a resolução das reclamações de uma forma otimizada e acessível aos cidadãos

2.1.   
  Disposições de execução

Disposições de execução

Embora o Regulamento OLAF estabeleça o quadro geral para a criação e o funcionamento de um novo mecanismo de apresentação de reclamações, não estabelece regras pormenorizadas para o tratamento das mesmas. Em vez disso, o artigo 9.o-B, n.o 11, habilita o controlador a adotar disposições de execução para o tratamento das reclamações.

o

o

Em 16 de novembro de 2022, a controladora, após consulta do OLAF e do Comité de Fiscalização (2), adotou disposições de execução (3), que foram traduzidas para todas as línguas oficiais da UE e publicadas no Jornal Oficial, estando disponíveis na página Web do controlador (4).

2

3

4

As disposições de execução incluem regras pormenorizadas relativas à apresentação de uma reclamação, ao intercâmbio de informações entre as partes, à organização de audições, às diferentes medidas tomadas para resolver a reclamação e às relações do controlador com o OLAF e com o Comité de Fiscalização. As disposições de execução também clarificam uma série de questões não explicitamente abordadas pelo regulamento, nomeadamente o que acontece nos casos em que existem processos judiciais paralelos ou quando uma reclamação suscita questões relacionadas com a proteção de dados pessoais.

Estas regras constituem uma primeira tentativa para antecipar as necessidades imediatas da função recém-criada, prosseguindo um duplo objetivo: i) proporcionar aos autores das reclamações transparência e segurança jurídica quanto ao mecanismo de apresentação de reclamações e aos procedimentos que o controlador segue; e ii) estabelecer um procedimento que permita ao controlador ser eficiente e eficaz, adotando simultaneamente uma abordagem orientada para os resultados no que respeita às reclamações. À medida que a prática desta função for evoluindo, as regras poderão ser revistas a fim de refletir a experiência adquirida e abordar questões decorrentes do próprio mecanismo de apresentação de reclamações.

transparência e segurança jurídica

eficiente e eficaz

2.2.   
  Acesso às informações

Acesso às informações

O Regulamento OLAF prevê que o controlador tenha acesso a todas as informações necessárias ao desempenho das suas funções. Prevê igualmente que o OLAF deve transmitir ao controlador todas as informações necessárias para que este possa avaliar se a reclamação se justifica, bem como todas as informações necessárias para resolver a reclamação e permitir ao controlador emitir uma recomendação.

Desde cedo, o diretor-geral do OLAF manifestou a sua intenção de facilitar o trabalho da controladora em exercício e de lhe conceder, bem como aos membros do pessoal do secretariado competentes, acesso eletrónico aos processos dos inquéritos objeto de reclamações por um período limitado, correspondente, em princípio, à duração máxima do tratamento das reclamações. A solução proporcionada pelo OLAF confere à controladora em exercício um acesso privilegiado e direcionado e permite-lhe, assim como ao secretariado, desempenhar as suas funções. Os pormenores serão estabelecidos em futuros acordos de trabalho que serão acordados e assinados pela controladora e pelo diretor-geral do OLAF.

um acesso privilegiado e direcionado

Para a controladora em exercício, o acesso privilegiado aos processos dos inquéritos do OLAF é da maior importância para garantir aos autores das reclamações que pôde analisar exaustivamente o processo em causa, mesmo nos casos em que parte das informações pertinentes é confidencial e não lhes pode ser divulgada (5).

garantir aos autores das reclamações

5

3.   Um início dinâmico para a resolução de reclamações

Um início dinâmico para a resolução de reclamações

A possibilidade de as pessoas em causa apresentarem reclamações ao controlador tornou-se uma realidade com a entrada em vigor do Regulamento OLAF revisto. No entanto, quando entraram em vigor todas as disposições institucionais e administrativas necessárias e a controladora assumiu as suas funções, já se encontrava pendente um número significativo de reclamações (13). A controladora teve o cuidado de tratar rapidamente essas reclamações, de forma exaustiva e profissional. O resultado foi mais que satisfatório. A controladora efetuou uma avaliação inicial de todas as reclamações dentro do prazo fixado. No final do ano, tinha concluído a análise de seis reclamações e dirigido um convite ao OLAF para que resolvesse parte de uma reclamação. Nesse período muito curto, de menos de quatro meses, a controladora teve a oportunidade de tratar questões jurídicas interessantes e de começar a lançar as bases para alguns princípios relacionados com o mecanismo de apresentação de reclamações.

3.1.   
  Panorâmica das reclamações recebidas em 2022

Panorâmica das reclamações recebidas em 2022

Em 2022, a controladora recebeu 14 reclamações: 13 foram-lhe transmitidas pelo OLAF e uma foi-lhe apresentada diretamente. Os autores das reclamações, tanto pessoas singulares como entidades jurídicas (figura 1), eram pessoas em causa em inquéritos internos (6) e externos (7) do OLAF (figura 3). A maioria das reclamações foi apresentada em inglês (figura 2) por advogados que representavam as pessoas em causa (figura 1).

6

7

Figura 1

Figura 1

Quem apresentou reclamações?

Quem apresentou reclamações?

Image 1

Figura 2

Figura 2

Línguas em que as reclamações foram apresentadas

Línguas em que as reclamações foram apresentadas

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Figura 3

Figura 3

Tipos de inquéritos do OLAF objeto de reclamação

Tipos de inquéritos do OLAF objeto de reclamação

Image 3

Na sua maioria, os autores das reclamações invocaram violações das suas garantias processuais ao abrigo do artigo 9.o do Regulamento OLAF e dos seus direitos fundamentais ao abrigo da Carta dos Direitos Fundamentais (figura 4). Em especial, reclamaram sobre i) o direito de ser ouvido e o exercício efetivo do seu direito de apresentar observações sobre os factos que lhes dizem respeito (artigo 9.o, n.o 4, do Regulamento OLAF) e ii) o direito a que os seus assuntos sejam tratados num prazo razoável (artigo 41.o da Carta dos Direitos Fundamentais). Os autores das reclamações também apresentaram alegações sobre o direito de ser informado (artigo 9.o, n.o 3, do Regulamento OLAF) e alegações de violações dos princípios da equidade e da imparcialidade (figura 5). Reclamaram ainda, em menor medida, sobre as regras aplicáveis aos inquéritos do OLAF (8) (figura 6).

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8

Figura 4

Figura 4

Objeto das reclamações

Objeto das reclamações

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Figura 5

Figura 5

Análise das diferentes alegações relativas às garantias processuais

Análise das diferentes alegações relativas às garantias processuais

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Figura 6

Figura 6

Análise das alegações relativas às regras aplicáveis aos inquéritos

Análise das alegações relativas às regras aplicáveis aos inquéritos

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3.2.   
  A forma como o controlador examina as reclamações

A forma como o controlador examina as reclamações

O controlador trata as reclamações de forma justa, independente e imparcial. O procedimento, em conformidade com o Regulamento OLAF e as disposições de execução, compreende, no essencial, duas fases: i) avaliação da admissibilidade e ii) análise do mérito e, se possível, proposta de soluções.

justa, independente e imparcial

O fluxograma seguinte apresenta um resumo do ciclo de uma reclamação apresentada ao controlador.

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3.3.   
  Primeira fase: avaliação da admissibilidade

Primeira fase: avaliação da admissibilidade

O controlador deve realizar a avaliação preliminar das reclamações no prazo de dez dias úteis a contar da data de receção, a fim de decidir da sua admissibilidade. As condições são estabelecidas no artigo 9.o-B, n.os 1 e 2, do Regulamento OLAF, e no artigo 5.o das disposições de execução. Em 2022, a controladora em exercício avaliou a admissibilidade de todas as reclamações pendentes dentro do prazo fixado. As três reclamações não admissíveis não respeitavam os prazos estabelecidos no artigo 9.o-B, n.o 2 (9). Das 11 reclamações admissíveis, três eram parcialmente admissíveis, uma vez que incluíam alegações apresentadas tardiamente ou diziam respeito a questões de proteção de dados (figuras 7 e 8). Em todos os casos em que as reclamações ou alegações foram consideradas não admissíveis, a controladora explicou a sua decisão ao autor da reclamação.

dez dias úteis

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os

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Figura 7

Figura 7

Admissibilidade

Admissibilidade

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- incluindo reclamações parcialmente admissíveis

Figura 8

Figura 8

Motivos de inadmissibilidade (incluindo 2 queixas parcialmente admissíveis)

Motivos de inadmissibilidade (incluindo 2 queixas parcialmente admissíveis)

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3.3.1.   Prazos estabelecidos pelo Regulamento OLAF

Prazos estabelecidos pelo Regulamento OLAF

Uma das primeiras e recorrentes questões que a controladora teve de tratar dizia respeito aos prazos para a apresentação de uma reclamação. A controladora adotou uma abordagem que pretende respeitar tanto a redação como a finalidade das disposições pertinentes do Regulamento OLAF. O artigo 9.o-B, n.o 2, prevê que as reclamações devem ser apresentadas no prazo de um mês após o autor da reclamação tomar conhecimento dos factos pertinentes que constituem a alegada infração das garantias processuais ou das regras a que se refere o n.o 1 do mesmo artigo, e precisa que, em todo o caso, as reclamações devem ser apresentadas no prazo máximo de um mês após a conclusão do inquérito.

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A controladora entende que a razão pela qual o regulamento prevê estes prazos curtos é preservar a eficácia do papel do controlador, respeitando simultaneamente as atividades de inquérito do OLAF. Por outras palavras, a controladora deve ser informada sobre as alegadas violações quando ainda pode agir e propor soluções eficazes e significativas que possam ser aplicadas pelo OLAF sem comprometer o resultado dos inquéritos em curso ou a evolução de qualquer procedimento de seguimento que tenha sido iniciado a nível nacional ou da UE para aplicar as recomendações emitidas pelo OLAF. Para o autor da reclamação, é igualmente importante procurar obter reparação numa fase precoce e evitar agravar o impacto de uma potencial violação. São estas as razões pelas quais as pessoas em causa devem apresentar uma reclamação pouco depois de tomarem conhecimento dos factos que conduziram a uma infração específica. Por exemplo, se um operador económico pretender apresentar uma reclamação sobre alegadas irregularidades durante uma verificação no local efetuada nas suas instalações, deve contactar a controladora no prazo de um mês a contar do termo dessa atividade de inquérito.

propor soluções eficazes e significativas

procurar obter reparação numa fase precoce

No que diz respeito aos inquéritos encerrados, o Regulamento OLAF estabelece uma condição de admissibilidade adicional mais rigorosa e clara: as reclamações devem ser apresentadas no prazo máximo de um mês após a conclusão do inquérito, independentemente do momento em que o autor da reclamação tome conhecimento dos factos pertinentes. A controladora considera que esta condição adicional para os inquéritos encerrados visa preservar não só a eficácia de qualquer procedimento de seguimento a nível nacional ou da UE, mas também a eficácia das suas próprias recomendações e sugestões de soluções para as reclamações específicas. A controladora não pode propor qualquer solução útil para os casos que tenham deixado a esfera de controlo do OLAF e para os quais possam existir procedimentos em curso perante as autoridades nacionais ou outras autoridades da UE; nesses casos, considera que as pessoas em causa podem apresentar as suas reclamações junto dessas autoridades e usar as vias de recurso (judiciais ou administrativas) disponíveis.

eficácia de qualquer procedimento de seguimento

3.3.2.   Reclamações relativas à proteção de dados pessoais

Reclamações relativas à proteção de dados pessoais

O trabalho diário do OLAF envolve o tratamento de grandes quantidades de dados pessoais, incluindo dados sensíveis. O OLAF pode igualmente realizar atividades de inquérito suscetíveis de ser consideradas intrusivas para a proteção de dados pessoais, como as operações forenses digitais. Por conseguinte, não é surpreendente que os autores das reclamações tenham apresentado alegações relativas ao direito à proteção dos seus dados pessoais, garantido pelo artigo 8.o da Carta dos Direitos Fundamentais da UE e pelo Regulamento (UE) 2018/1725 («Regulamento da UE sobre a Proteção de Dados») (10).

o

10

Embora as funções do controlador incluam a verificação de que o OLAF respeita os direitos fundamentais, a UE dispõe de uma autoridade de controlo independente, a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD), que tem uma série de responsabilidades relacionadas com os direitos à privacidade e à proteção de dados. O artigo 52.o do Regulamento da UE sobre a Proteção de Dados estabelece que a AEPD é encarregada do controlo e da aplicação do referido regulamento e de qualquer outro ato da União relativo à proteção dos direitos e das liberdades fundamentais das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais por uma instituição ou um órgão da União. Uma vez que a UE criou um organismo especializado para garantir o direito fundamental à proteção dos dados pessoais, cabe a esse organismo, ou seja, à AEPD, e não ao controlador, tratar as reclamações relativas a alegadas violações das regras em matéria de proteção de dados. Ao abrigo dessas regras, qualquer pessoa pode apresentar uma reclamação à AEPD no prazo de dois anos a contar da data em que tomou conhecimento dos factos em que a reclamação se baseia. Com o objetivo de aumentar a transparência, a controladora em exercício incluiu uma disposição correspondente nas disposições de execução para refletir esta repartição de competências (11).

o

um organismo especializado para garantir o direito fundamental à proteção dos dados pessoais

11

Embora a controladora não trate as alegações que dizem exclusivamente respeito à interpretação e aplicação do Regulamento da UE sobre a Proteção de Dados, terá em conta aspetos relacionados com a privacidade e a proteção de dados ao avaliar se o OLAF cumpre globalmente as garantias processuais.

3.4.   
  Fase seguinte: procedimento contraditório

Fase seguinte: procedimento contraditório

Após ter concluído a avaliação preliminar, a controladora convidou o OLAF a apresentar os seus pontos de vista sobre as 11 reclamações declaradas admissíveis, tendo solicitado, em vários casos, informações adicionais ao OLAF ou uma tradução complementar das suas respostas para a língua da reclamação. Em seguida, a controladora enviou as respostas do OLAF aos autores das reclamações e convidou-os a comentar esses pontos de vista.

Por uma questão de princípio, a controladora esforça-se por dar o máximo efeito possível ao princípio do contraditório. Assim, tanto o OLAF como os autores das reclamações tiveram a oportunidade de expor os seus argumentos e de apresentar documentação justificativa. Em princípio, foram igualmente informados das observações da outra parte e puderam formular observações sobre as mesmas. Contudo, em três casos devidamente justificados, a controladora decidiu derrogar este princípio e permitir o tratamento confidencial das informações apresentadas pelo OLAF, em conformidade com o artigo 7.o, n.o 2, das disposições de execução.

máximo efeito possível ao princípio do contraditório

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Em especial, a controladora aplicou esta disposição às reclamações relativas à duração dos inquéritos. Nestes casos, para avaliar se a duração dos inquéritos era razoável, a controladora teve de receber do OLAF informações específicas, completas e pormenorizadas sobre as atividades de inquérito realizadas e os vários elementos de direito e de facto que tiveram impacto na duração dos inquéritos. Ao mesmo tempo, uma vez que as reclamações diziam respeito a inquéritos do OLAF em curso, a controladora estava ciente de que os pontos de vista do OLAF não podiam ser simplesmente transmitidos aos autores das reclamações, já que tal poderia comprometer a confidencialidade e a eficiência dos inquéritos em causa. Concretamente, correria o risco de revelar os métodos de trabalho do OLAF ou de o impedir de recolher os elementos de prova necessários, ou mesmo de comprometer a estratégia global de inquérito num determinado inquérito.

em curso

Nesses casos, a controladora acordou, por conseguinte, com o OLAF que este forneceria i) uma versão não confidencial das suas respostas a enviar ao autor da reclamação para que este pudesse compreender as razões subjacentes ao comportamento do OLAF e, por conseguinte, estar em condições de contestar a resposta do OLAF e de apresentar contra-argumentos; e ii) uma versão confidencial mais pormenorizada para explicar melhor as razões apresentadas pelo OLAF na versão não confidencial. Esta solução equilibrada permitiu à controladora realizar uma avaliação exaustiva de todos os processos relevantes, cumprindo simultaneamente a sua obrigação de assegurar a confidencialidade dos inquéritos do OLAF. Embora os autores das reclamações não tenham direito a receber todos os elementos de informação, podem estar seguros de que a controladora procede a uma análise independente e aprofundada do processo, em especial tendo em conta o seu acesso privilegiado ao processo.

avaliação exaustiva

confidencialidade dos inquéritos do OLAF

seguros

3.5.   
  Resultados alcançados

Resultados alcançados

Em 2022, das 11 reclamações admissíveis, a controladora avaliou o mérito de quatro (figura 9) e encerrou três delas, não tendo constatado qualquer violação das garantias processuais e dos direitos dos autores das reclamações. No quarto caso, considerou que o OLAF tinha violado o direito do autor da reclamação de ser informado nos termos do artigo 9.o, n.o 3, do Regulamento OLAF. Convidou, assim, o OLAF a resolver esta parte da reclamação. Das restantes sete reclamações admissíveis pendentes, cinco encontravam-se numa fase avançada e foram concluídas no início de 2023.

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Figura 9

Figura 9

Reclamações admissíveis em 2022

Reclamações admissíveis em 2022

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3.5.1.   Processos encerrados

Processos encerrados

Em 2022, a controladora concluiu o exame de seis das 14 reclamações recebidas: três foram declaradas não admissíveis e três foram encerradas, após receção dos pontos de vista do OLAF e do autor da reclamação sobre as questões em análise (figura 10). Dois destes processos diziam respeito à duração dos inquéritos objeto das reclamações. O terceiro processo dizia respeito à aquisição forense digital de dados e à aplicação das orientações do OLAF sobre os procedimentos forenses digitais. Nos três processos, a controladora chegou à conclusão de que o OLAF tinha agido em conformidade com as regras em vigor e não tinha violado as garantias processuais dos autores das reclamações.

Figura 10

Figura 10

Processos encerrados em 2022

Processos encerrados em 2022

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3.5.2   Proposta de soluções

Proposta de soluções

A controladora dirigiu o seu primeiro convite ao OLAF para resolver uma reclamação. O processo dizia respeito ao direito de ser informado nos termos do artigo 9.o, n.o 3, do Regulamento OLAF. A controladora concluiu que tinha havido uma violação do direito do autor da reclamação a ser prontamente informado, uma vez que a mensagem de correio eletrónico que o OLAF tinha enviado para o informar de que era uma pessoa em causa nunca foi recebida. A controladora remeteu para a jurisprudência constante para salientar que, no que diz respeito às notificações importantes, o OLAF deve dispor de um procedimento que garanta que as mesmas são efetivamente recebidas pelos destinatários previstos.

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No entanto, uma vez que o autor da reclamação foi, em última análise, informado do seu estatuto de pessoa em causa e dos seus direitos correspondentes, a controladora só pôde convidar o OLAF a melhorar a sua prática e a evitar que tais situações ocorram no futuro. Assim, convidou o OLAF a tomar todas as medidas necessárias para assegurar que os meios de comunicação utilizados no futuro permitam às pessoas em causa tomar conhecimento das informações, em conformidade com o artigo 9.o, n.o 3, do Regulamento OLAF.

melhorar a sua prática e a evitar que tais situações ocorram no futuro

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Em janeiro de 2023, na sua resposta à controladora, o diretor-geral do OLAF reconheceu a necessidade de melhorar as práticas do OLAF e de assegurar que não ocorram problemas semelhantes no futuro. A contento da controladora, o Diretor-Geral do OLAF assumiu o compromisso incondicional de tomar medidas para resolver o problema e, em 13 de fevereiro de 2023, adotou «Instruções sobre os meios de notificação a utilizar na correspondência com as pessoas em causa». Estas instruções são obrigatórias para o pessoal do OLAF.

compromisso incondicional

Instruções sobre os meios de notificação a utilizar na correspondência com as pessoas em causa

4.   Relações com as partes interessadas

Relações com as partes interessadas

Durante os primeiros meses do seu mandato, a controladora procurou estabelecer relações de trabalho frutuosas baseadas na confiança mútua e numa boa cooperação com o seu principal interlocutor, o diretor-geral do OLAF. Assim, em 25 de outubro de 2022, reuniu-se com Ville Itälä. Realizaram um debate preliminar sobre os métodos de trabalho e concordaram com a necessidade de adotar acordos de trabalho formais.

o diretor-geral do OLAF

Em 15 de novembro de 2022, a controladora foi convidada a participar na reunião plenária do Comité de Fiscalização, onde agradeceu aos membros do Comité os intercâmbios produtivos no âmbito da adoção das suas disposições de execução. Foram igualmente debatidas questões de interesse comum.

Comité de Fiscalização

Em 2023, a controladora procurará manter boas relações com as várias partes que operam no domínio da luta contra a fraude, a integridade e a responsabilização na UE e reunir-se com outras partes interessadas.

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Reunião de cortesia com o diretor-geral do OLAF, Ville Itälä

5.   Apoio administrativo e jurídico

Apoio administrativo e jurídico

Com vista a uma utilização eficiente dos recursos, o Regulamento OLAF confiou ao secretariado do Comité de Fiscalização a tarefa de prestar apoio jurídico e administrativo ao controlador. Esta escolha justifica-se ainda pela complementaridade das missões e pelo objetivo comum prosseguido pelo controlador e pelo Comité de Fiscalização. A presença do secretariado assegura a continuidade, a comunicação sem perturbações e a boa cooperação com os autores das reclamações e o OLAF. Uma equipa específica de pessoal altamente qualificado do secretariado, que atua sob a direção do seu chefe, prestou aconselhamento e assistência valiosos à controladora em exercício, respeitando simultaneamente o sigilo profissional e a confidencialidade.

6.   Comunicação com o controlador

Comunicação com o controlador

Por correio eletrónico:

Por correio eletrónico:

OLAF-FMB-Controller-Procedural-Guarantees@ec.europa.eu

Por correio:

Por correio

| Controller of Procedural Guarantees/Secretariat of the Supervisory Committee of OLAF |
| --- |
| Rue Joseph II, 30 |
| 1049 Bruxelles/Brussel |
| BELGIQUE/BELGIË |

Controller of Procedural Guarantees/Secretariat of the Supervisory Committee of OLAF

Rue Joseph II, 30

1049 Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

Em linha:

Em linha:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

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(1)  JO C 326 de 26.10.2012, p. 391.

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(2)  O artigo 9.o-B, n.o 11, exige que o controlador consulte formalmente o Comité de Fiscalização antes de adotar disposições de execução. A controladora em exercício consultou igualmente o OLAF, embora não estivesse legalmente obrigada a fazê-lo, num espírito de confiança mútua e de boa cooperação.

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(3)  Decisão do controlador das garantias processuais que adota disposições de execução para o tratamento das reclamações (2022/C 494/07) (JO C 494 de 28.12.2022, p. 17).

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(4)  https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees/about-controller/legal-framework_en

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(5)  Ver o ponto 3.4 infra.

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infra.

(6)  Artigo 4.o do Regulamento OLAF.

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(7)  Artigo 3.o do Regulamento OLAF.

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(8)  Estas incluem regras sobre a forma como o OLAF conduz as suas várias atividades de inquérito. Constam de vários textos, nomeadamente o Regulamento OLAF, o Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho, de 11 de novembro de 1996, relativo às inspeções e verificações no local efetuadas pela Comissão para proteger os interesses financeiros das Comunidades Europeias contra a fraude e outras irregularidades (JO L 292 de 15.11.1996, p. 2), as Orientações sobre os procedimentos de inquérito dirigidas ao pessoal do OLAF e as Orientações sobre as operações forenses digitais dirigidas ao pessoal do OLAF.

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(9)  Os prazos previstos no artigo 9.o-B, n.o 2, são explicados no ponto 3.3.1.

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(10)  Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e a Decisão n.o 1247/2002/CE (JO L 295 de 21.11.2018, p. 39).

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(11)  O artigo 5.o, n.o 3, das disposições de execução dispõe: «O controlador deve declarar igualmente não admissível qualquer reclamação que suscite questões da competência da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, nomeadamente as relacionadas com a aplicação do Regulamento (UE) 2018/1725 e com o respeito do direito fundamental à proteção dos dados pessoais».

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