A R I Z O N A D E P AR T M E N T O F E N VI R O N M E N T A L Q U A L I T Y

A M B I E N T A I R M O NI T O RI N G P R O G RA M

T E C H N IC A L S Y S TE M A U D I T

D E C E M B E R 6 - 8, 20 0 4

F I N A L

R E PO R T O N F I ND IN GS

Oc t o b e r , 2005A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 2

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

I N D E X

P A G E

I N T R O D U C T I ON

........ . ................ . ................ . .......... . .................. . ................ . .. . 3

E X E C U T I V E SU MM A RY

........ . ................ . ........ . ......... . ................ . ................ .. 4

G L O SSA RY O F ACR O N Y MS

........ . ................ . ................ . ................ . ........... .. 7

A

. G E N E R A L F I N DI N GS

........ . ................ . ................ . ................ . ................ . ......... 8

B. N E TW O R K M AN A G E M E NT

........ . ................ . ................ . ................ . ............ 12

C

. F I E L D O P E R A T I O NS

........ . ................ . ..................... . ................ . ................ . ... 15

D

. L A B O R A T O R Y O P E RA T I O NS

........ . ................ . ................ . ................ . ........ 1 9

E. D A T A AND D A T A M AN A G E M E NT

........ . ................ . ................ . ................. 23

F

. Q U A L I T Y AS SU RAN C E A N D Q U A L I T Y C O N T R OL

........ . ............. . . . ..... 26

A P P E ND IX A

, Su m m a r y o f R e c o m m e n d e d C o r re c t i v e A c t i o ns

........ . ........ 3 2A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 3

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

I N T R O D U C T I ON

T h e A r iz o n a D e p a r tm e n t of E nv i ron me n tal Q u a li t y ( AD E Q ) i s t h e S t a te l e v e l

a g e n c y c h a r g e d w i t h im p l e m e n t i ng e n v i ron m e n tal p rogr a m s t hro u g h o u t t h e S t at e

. I n t h e

S t a t e o f A r i z on a t h e r e a r e four g ov e rn me n t al a g e n c i e s r e s p on s i b le f o r c o l l e c ti n g a m b i e n t

a i r qu a l i t y d a t a

. T h e M a r ic op a Co u n t y E nv i ron me n ta l S e r v i c e s D e p a r t me n t op e r a te s t h e

a m b ie n t a i r qu a l i t y n e t w ork i n t h e P ho e n i x M e t r o po lit a n A r ea

, P im a C oun t y D e p a r tme n t

of E nv i ron m e n tal Q u a li t y op e r at e s t h e a m b ie n t m on it or i ng n e t w ork i n t h e T u c s on

M e t ropo lit a n A r ea

, P i n a l C oun t y A i r P o ll u ti on Con t ro l D i s t r i c t op e r a t e s t h e a m b i e n t

m on it or i n g n e t w ork i n P i n a l C oun t y

, a nd AD E Q op e r a te s t h e a m b i e n t m on it or i n g

n e t w ork i n t h e r e s t of t h e S t a t e a s w e ll a s s upp l e m e n tal s it e s i n t h e ur b a n a r ea s of P ho e n i x

a n d T u c s on

.

r e s pon s i b ili t y

, t h a t o f c o l l e c t i ng a n d a n a l y z i n g a m b i e n t ai r qu a li t y d a ta

. T h e t a s k of

c o lle c ti n g

, v a li d a t i n g

, a n d s ub mitti n g a m b ie n t a i r qu a li t y d at a t o E P A i s t h e r e s p on s i b ili t y

of t h e A i r As s e s s me n t S e c ti on of t h e AD E Q A i r Q u a l i t y D i v i s i on. W it h i n t h e A i r

qu a l i t y d a t a

.

T h e A i r M on it or i n g U n i t i s r e s p on s i b le f o r o p e r a ti n g t h e e qu i p m e n t t h at c o lle c t s

g a s e ou s , p a r t ic u l a t e mat t e r, a nd a i r t o x ic po ll u t a n t s

. T h e A i r M on it or i n g U n it i n s t a ll s a nd

ma i n tai n s a ll m on it or i n g e q u i p m e n t a nd p e r for m s b a s i c qu a li t y c on t ro l c h e c k s

. T h e A i r

M on i t o r i n g U n it i s a l s o i n c h a r g e o f t h e p a r tic u l a t e ma t te r f ilt e r w ei gh i n g l a

bor a t o r y

. T h e

S p e c i al P ro

j ec t s U n it i s r e s pon s i b l e for p e rfor mi n g qu a li t y a ss u r a n ce a ud it s , d e v e l op i n g

a n d i m p l em e n ti ng t h e q u a l i t y a s s u r a n c e p rogr a m

, p e rfor m i n g m on it or i n g n e t w ork

r e v ie ws

, a nd t h e r e v i e w a n d pr e p a r a ti on of d at a for s ub mitta l t o E P A

.

U

. S

. E P A R e g i on 9 c on d u c t e d a T S A of t h e AD E Q a m b i e n t a i r m on it or i ng

progr a m on D e c em b e r 6 t hrou g h D e c e m b e r 8, 20 0 4. T h e r e g i on al s t a f f w h o c ondu ct e d

T ec h n i c a l S upp o r t O ff

i c e a nd M a t h e w P l a t e o f t h e R e g i on al Q u a li t y A s s ur a n ce O ff i c e

.

T h i s r e p or t i s d i v i d e d i n t o e i g h t s e c ti on s

. T h e f i r s t s e c ti on i s a n i n t r o du c ti on t h a t

E P A a u d i t te a m

, a nd t h e r e po r t o r g a n i z a ti on. T h e n e x t s e c ti on i s a n e x e c u t i v e s u mma r y

t h a t d e s c r i b e s t h e p u rpo s e of t h e T S A a nd a s u mm a r y of t h e m o s t s i gn i f ic a n t f i nd i n g s

. T h e t h i rd s ec ti on d i s c u ss e s our g e n e r a l f i nd i n g s o n t h e A D E Q a i r m on it or i n g pr o gr a m a s

a w ho l e

. T h e r em ai n i n g f i v e s e c t i o n s a d dr e s s s p e c i f i c a s p ec t s of t h e a i r m on it o r i ng

progr a m: n e t w ork ma n a g e m e n t

, f i e l d op e r a t i on s

, la bor a t o r y op e r a ti on s , d ata

ma n a g e me n t a nd qu a lit y a s s ur a n c e / qu a l i t y c on t ro l

. A pp e n d i x A i s a li s ti n g o f t h e

r ec o m m e nd e d ac ti on s c o n tai n e d i n t h i s r e por t

. T h e f i nd i n g s a n d r e c o mme n d a ti on s i n t h i s

r e por t a r e

, f

or t h e m o s t p a r t

, l i s t e d i n pr i or i t y or d e r. R e c o mme nd a ti on s a r e prov i d e d t o

A D E Q h a s o t h e r a ppr o a c h e s or a lt e r n a ti v e s t o a d d r e s s t h e c on c e r n s i d e n ti f i e d, t h e R e g i o n

w ill c o n s i d e r t h em , prov i d e d t h e c o r r ec ti v e a c ti on a d e qu a te l y a ddr e s s e s t h e f i nd i n g

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 4

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

E X E C U T I VE S U M M A RY

T h i s do c u m e n t i s a r e por t o n t h e f i nd i n g s m a d e b y t h e U

. S

. E P A R e g i on 9 a f t e r

c o n du c ti n g a T ec hn ic al S y s te m s A u d i t ( T S A ) on t h e ai r m on i t o r i ng p r o g r am of t h e

A r iz on a D e p a r tm e n t

T S A i s a n ona s s e s s it s c o m p li a n c e w i t h e s t a b l i s h e d r e gu l ati on s gov e rn i n g t h e c o ll ec ti on

, a n a l y s i s

,

v a li d a t i on, a nd r e por ti n g of a m b ie n t ai r qu a li t y d ata

.

T h e T S A w a s c ond u c te d b y U

. S

. E P A R e g i on 9 s t a ff i n D ec e m b e r 2004. T h e

a u d i t te a m i n te r v ie w e d t h e m a n a g e m e n t a nd s t a ff o n v a r i ou s a s p e c t s o f t h e a i r m on it or i n g

progr a m i n c l u d i n g s u c h a r e a s a s n e t w ork d e s i g n, f i e l d op e r a ti on s

, l a

bo r a t o r y op e r a ti on s

, d a ta h a n d l i n g

, a nd qu alit y a s s u r a n ce a nd q u alit y c on t ro l pro c e dur e s

. T h e a ud it te a m a l s o

i n s p e c te d a

n u m b e r of t h e m on it or i n g s i t e s o p e r a t e d b y A D E Q

. T h e s i t e i n s p e c ti on s

c o n s i s te d of a n i n te rv ie w w it h t h e s it e o p e r a t or, r e v i e w i ng s tat i o n a nd i n s t r u m e n t

l o g bo o k s

, a nd e v a l u a ti n g t h e s ta t i on s iti n g w i t h r e s p e c t t o E P A r e qu i r e m e n t s for prob e

s iti ng 1

.

T h e T S A i s on e of t h e w a y s t h a t E P A p rov i d e s o v e r s i g h t t o e n s u r e t h a t d a t a

c o lle c t e d b y s ta t e a nd l o c a l a g e n c i e s m e e t s ce r t a i n mi n im u m d at a qu a l i t y ob

j e c ti v e s

. O t h e r a s s e s s me n t s s u c h a s n et w ork r e v i e w s a nd p e rfor m a n ce e v a l u at i o n s a r e a l s o u s e d t o

c o lle c t i nfor m ati on on t h e ov e r a ll q u a li t y of a m b i e n t ai r d a t a

. T h e s e a s s e ss m e n t s a l s o

e n a b l e a g e n c ie s t o i d e n ti f y a nd c or r ec t t ho s e p r o gr am e le m e n t s w h i c h m a y b e a dv e r s e l y

a ff e c ti n g t h e qu a li t y o f am b ie n t a i r d a ta

.

T h e T S A un c ov e r e d s o m e d e f i c i e n c i e s w i t h i n t h e a g e n c y w h i c h a r e d i s c u s s e d i n

d e tai l i n t h i s r e p o r t

. O u t d a te d Q u a li t y A s s ur a n c e p l a n s a nd S t a n d a rd O p e r a ti n g

P ro ce d u r e s an

m o s t s e r i ou s w e a kn e ss e s i n t h e A D E Q progr a m

.

P r og r a m s t r e n g t hs

G E N E R AL F I N DI N GS

1. A D E Q s p o n s or s a nd lea d s t r a i n i n g e v e n t s fo r n e w m on it or i n g met hod s fo r t h e i r

o w n s ta f f, a s w e ll a s for Coun t y a nd T r i b al a i r a g e n c i e s.

2. A D E Q h a s a

po li c y s t a teme n t w h i c h c la r i f i e s ho w t h e S ta t e w ill s u p por t T r i b a l

m on it or i n g

.

3. A D E Q p l a y s a

v ita l r o le i n prov i d i n g l e a d e r s h i p a m on g t h e v a r i ou s l o c a l a n d

t r i b a l a g e n c ie s i n A r i z o n a t h a t i m p l em e n t ai r m on it or i n g pr o g r a m s

.

1A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 5

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

N E TW O RK M AN A G E M E NT

4. A D E Q i s pro ac t i v e i n a s s e s s i n g po ll u ta n t m o n i t o r i n g n e t w o rk s i n t h e S ta t e i n

a n tic i p ati on of c h a n g i n g progr a m n e e d s

. S p e c i f ica l l y

, A D E Q

, i n c oop e r a t i on w it h

M a r i c op a Coun t y a nd T r i b al a i r a g e n c i e s

, r ec e n t l y e v a l u at e d t h e P h o e n i x a r e a

Q u a lit y S ta nd a rd fro m a on e -hour t o a n e i g h t -ho u r s t a nd a r d

. A D E Q a l s o r ec e n t l y

e v al u a te d t h e S t a te w i d e P M n e t w ork.

5. s a robu s t v i s i b ili t y m on it or i n g n e t w o r k t h a t

g r ea t l y e nh a n c e s t h e f

e d e r a l l y r u n I MP R OV E n e t w ork.

F I E LD O P E R A T I O NS

6. A D E Q vo l un t e e r s a nd p a r t i ci p a te s i n n a t i o n a l pr o g r a m s t o a s s e ss n e w m on i t or i n g

me t h o do l o g ie s

. T h i s e n a b le s t h e S ta t e t o s t a y c ur r e n t w it h n e w t ec h no l o g ie s a s

t h e y a r e b e i n g d e v e l op e d

. T h e J L G S u p e r s ite i n P ho e n i x i s r ou ti n e l y s e lecte d a s a

t e s t i n g p la t for m f

o r E PA d u e t o it s r e p r e s e n t a ti v e n e ss a s w e ll a s t h e e x p e r ti s e a nd

c o o p e r a ti v e n at ur e o f A D E Q s t a ff.

L A B O R A T O RY O P E RA T I O NS

7. A D E Q h a s i nv e s te d i n a n a u t o mat e d w e i g h i n g s y s te m fo r it s P M f ilt e r w e i g h i ng

l a b o r a t o r y

. T h i s s y s t e m h a s s im p li f i e d t h e w e i g h i n g p ro c e s s a nd p ro m o t e s b e tt e r

e le c t ron i c d o c u m e n t a t i on a nd d a t a c o n s i s te n c y.

8. P M f

ilt e r s a m p l e s a r e b a r c od e d a nd s a m p li n g l o cat i on s a nd d a t e s a r e p r e -p l a n n e d

w e l l i n a dv a n c e b y t h e la bor a t o r y

. T h e b a r c o d e s a r e u s e d t o t r a c k f ilt e r s t h ro u g h

t h i s p ro ce s s

. T h i s s y s t e m r e du c e s t h e li k e li ho o d o f f ilte r mi x -up s

.

D A TA A ND D A TA M A NA G E M E NT

9. A D E Q prov i d e s t h e pub l i c w it h a c ce ss t o a m b i e n t ai r qu a li t y d a ta , v i s i b i li t y d a t a

a n d a i r po ll u ti on for e ca s t i n g t hro u g h t h ei r w e b s it e h tt p :// w w w

. a z d e q. g ov/

.

10

. A D E Q p e r fo r m s e x te n s i v e d a ta a n a l y s i s i n or d e r t o g ai n g r ea te r und e r s t a n d i ng of

t h e i r a m b i e n t m on it or i n g a n d w h a t t h e me a s ur e d l e v el s me a n t o ai r qu a lit y i n

A r iz on a

.

Q U A L I TY A SS U R AN CE A ND Q U A L I TY C O N T R OL

11. T h e A D E Q A i r P rog r am h a s a n i n d e p e n d e n t s ta f f p e r s on t h a t o v e r s e e s g e n e r a l

Q A m a n a g e m e n t a nd ov e r s ee s QA a ud it s

. T h i s i nd i v i du a l r e por t s t o a ma n a g e r

t h a t i s i nd e p e nd e n t

o f t h e pr im a r y m on it or i n g fu n cti on s

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 6

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

12. A D E Q h a s a n o v e r a l l Q A ma n a g e me n t p l a n

, a Q A P ro g r a m P la n f or PM 10 (dr a f

t )

a n d g a s e ou s po ll u t a n t s ( d r a f t ), a Q A P ro

j ec t P la n for PM 2 .5 , a n d a Q A P ro je c t P l a n

for a i r t o x i c s ( d r a f

t ). T h e s e p l a n s g e n e r al l y c ov e r t h e m a j or i t y o f E P A f

u n d e d

a m b ie n t a i r m on it or i n g o p e r at i on s

.

13. T h e le a d Q A s t a ff p e r s o n und e r s t a nd s t h e c o n ce p t s of Q u a l i t y M a n a g e me n t a nd

h a s a n e x c e l le n t p l a n t o f or c o n t i n u e d qu a l i t y s y s tem m a i n te n a n c e a nd

im prov e me n t

, i f g i v e n t h e prop e r r e s o ur c e s a nd m a n a g e me n t s u ppor t

.

14

. T h e A D E Q a i r m on it or i n g a u d i t progr a m i s s et up t o pro v i d e t h e r e qu i r e d

p e r f or m a n c e a ud it s w it h i nd e p e nd e n t s t a f f a n d i n s t ru m e n tat i o n.

P r og r a m W e ak n e s s es

G E N E R AL F I N DI N GS

1. O v e r a ll

, t h e r e i s i n s uff i c i e n t do c u m e n t at i o n for t r ac k i n g a g e n c y o p e r a ti on s

.

2. S t a ff

i n g l e v e l s i n s o m e a r e a s

, s u c h a s t h e i n D a t a M a n a g e m e n t T ea m s hou l d b e

i n c r e a s e d a nd e x i s ti n g v a ca n t p o s iti on s

, s u c h a s i n t h e G a s M on it or i n g T e am

,

s h ou l d b e f

ill e d

.

L A B O R A T O RY O P E RA T I O NS

3.

a d v e r s e l y i m p a c ti n g e ff e c ti v e n e s s

, e ff

i c ie n c y

, a nd d e f

e n s i b i l i t y

. M a n y s te p s of

t h e a n a l y ti c a l pr o ce s s a r e no t do c u m e n te d

.

Q U A L I TY A SS U R AN CE A ND Q U A L I TY C O N T R OL

4. Q A P r o g r a m a nd po ll u t a n t s p e c i f i c P ro j e c t P la n s n e e d t o b e

upd a t e d

.

A s a fo ll o w up t o t h i s T S A

, U

. S

. E P A R e g i on 9 a n d A D E Q w ill n e g o t ia t e a n

a p p ropr i a t e s c h e du le t o f

i n a liz e a nd im p l e me n t t h e c o r r ec t i v e ac t i o n s r e q u i r e d or

r ec o m m e nd e d i n t h i s r e p or t

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 7

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

G L O SSA RY O F ACR O N Y MS

A D E Q

............... . ............ . ...... A r i z on a D e p a r t me n t of E n v i ro n m e n t a l Q u a li t y

A Q S

.. . ................ . ................ . . A i r Q u alit y S y s t e m

C O

.......... . ................ . ............ C a rbon M o no x i d e

C F R

........ . ................ . ............ Co d e of F e d e r a l R e g u la t i o n s

D C S / A AA D

.......... . ............... D a t a C o l l e c ti on S y s t e m/ A i r A s s e s s m e n t A m b i e n t D at a b a s e

G M T

........... . ................ . ........ G a s M on it or i n g T e a m

I M P R OV E

........ . ............ . ...... I n te r a g e n c y M on it or i n g of P ro te c te d V i s u al E n v i r on m e n t s

N A AQ S

......... . ................ . . . ... N a t i o n a l A m b ie n t A i r Q u a li t y S ta nd a r d

N A M S

........ . ................ . ........ N a t i o n a l A i r M on it or i ng S t ati on

N M H C

............... . ................ . . N o n

- M e t h a n a t e d H y d r o ca rb on

N O x / NO y

...... . ................ . . . .... N it ro g e n O x i d e s

O 3

........ . ................ . ............... . O z o n e

P M

.. . ................ . ................ . ... P a r ti c u l a t e m a tt e r

PM 2 .5

........ . ................ . .... . ..... . P a r ti c u l a t e m a tt e r 2.5 m i c ron s or l e s s i n ae ro d y n ami c

d ia m et e r

PM 10

........ . ................ . ..... . ...... P a r ti c u l a t e m a tt e r 10 m i c ron s o r le s s i n a e ro d y n a mi c

d ia m et e r

P M T

..... . ................ . ............... P a r t ic u l a te M on it or i n g Te a m

Q A

............... . ................ . . . ..... Q u a lit y A s s u r a n c e

Q C

.............. . ................ . ........ Q u a lit y Con t ro l

Q A P P

..... . ................ . ........... . Q u a lit y A s s u r a n ce P ro j ect P l a n

SP M

...... . ................ . ....... . .... . S p e c i al P urpo s e M o n i t o r

S O P

............ . ................ . ........ S t a n d a rd O p e r a ti n g P r o ce dur e

S L A M S

... . ................ . ..... . ..... S t a t e o r L o c a l A i r M o n i t or i n g S tat i o n

SO 2

........ . ................ . ....... . ..... S u l fu r D i o x i d e

T S A

............ . ................ . ........ T ec h n i c a l S y s t em A ud i t

U

. S

. E P A

.. . ....................... . ... U n i te d S t a t e s E nv i r o n m e n t a l P ro t e cti on A g e n c yA r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 8

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

A. G E N E R AL F I N DI N GS

T h e A D E Q i s t h e a i r po ll u ti on c o n t r o l a g e n c y pr i m a r i l y r e s pon s i b le f or t h e

d e v e l op m e n t a nd im p l e me n t a ti on o f t h e S t a t e I m p l e me n t a ti on P l a n r e qu i r e d b y t h e

F e d e r al C le a n A i r A c t

. W i t h i n A D E Q

, t h e A i r A s s e s s m e n t S e c t i o n of t h e A D E Q A i r

m on it or i n g a c ti v it i e s i n t h e P ho e n i x met ropo lit a n a r ea

, t h e T u c s on met rop o l i t a n a r e a a nd

i n P i n a l C oun t y a r e t h e r e s pon s i b ili t y of t h e M a r i c op a

, P ima

, a nd P i n al c o un t y a i r

po ll u ti on c on t ro l a g e n cie s r e s p e c ti v e l y

. A D E Q d o e s h a v e a n ov e r s i g h t ro l e i n t h e s e

a g e n c ie s a c t i v i tie s a nd p e rfor m s qu alit y a s s ur a n c e a ud it s of t h e t h e i r m on it or i n g

i n s t r u m e n t a ti on.

A DE

for t h e s e p a r a ti on o f

rou t i n e m on it or a nd la bor a t o r y op e r a ti on s a n d qu a li t y c on t ro l c h ec k s

fro m t h e qu a l i t y a s s ur a n ce a nd a ud it f u n c ti on s

. T h e rou ti n e op e r a t i on s a r e p e rfor m e d b y

t h e A i r M o n i t or i n g U n i t

, m a n a g e d b y M i c h ael S undb l o m

. T h i s u n i t i s fur t h e r d i v i d e d

i n t o a P a r t ic u l a te M on it or i n g T ea m

, a G a s M on it or i n g T ea m

, a nd a n A i r T ox ic s a n d F i lte r

La b o r a t o r y T ea m

.

T h e S p e ci a l P ro

j ec t s U n i t

, ma n a g e d b y S h a w n K e nd a l l

, i n cl ud e s a n Q A / A u d it

T ea m

, a D a ta M a n a g e m e n t T ea m a nd a D a t a C o ll ec ti on / Q A T ea m

. T h e U n it M a n a g e r s

r e por t s e p a r a te l y t o t h e A i r A s s e s s m e n t S e cti on M a n a g e r, S te v e n P e p la u

.

Fi nd i n g A 1:

A D E Q n e e d s t o b e tte r d o c u me n t a ll a s p ec t s of t h e m on it or i n g p r o g r a m

.

D i s c u s s i o n:

O v e r a ll

, w e fo u nd AD E Q s t a f f t o b e w e l l v e r s e d i n ho w t o ru n a m on it or i n g

progr a m

. T h e l a r g e s t d e f ici e n c y w e found w a s a l ac k of upd a t e d Q u a li t y

A s s ur a n c e / Q u a li t y Con t r o l do c u m e n tat i o n

. M o s t S O P s

, w h e n a v a ila b l e

, w e r e

ou t d at e d. T h e r e w e r e n o t c o n t ro lle d c op ie s of QA P Ps k e p t at t h e m on it or i ng

s ite s

. W h il e s tat i o n do c u m e n t a ti o n w a s up t o d a t e a nd c o m p l e te

, t h e r e w a s no

for m a l pro ce ss fo r a r c h i v i n g s tat i o n a n d i n s t ru m e n t l o g s

.

R e c o mm e nd at i o n:

A s w ill b e d i s c u ss e d i n d e t ail l a te r i n t h i s r e por t

, A D E Q s h o u l d d e v e l op a tim e

li n e for upd a t i n g i t s S O P s

, c r ea t e QA PP s for ea c h of t h e a i r po ll u t a n t s fo r w h i c h it

c o lle c t s d ata

, a nd d e v el o p a s y s tem fo r e n s ur i n g t h a t all m on it or i n g p e r s o n a l h a v e

t h e m o s t r e c e n t c op ie s o f Q A do c u me n t a ti on. W h il e m on i t or i n g s t ati on r e c ord s

a r e a r c h i v e d i n a c e n t

r al l o c a ti on, a

for m a l pro c e d ur e s hou l d b e i n p l a ce f o r

a r c h i v i n g of r e c ord s s u c h a s i n s t ru m e n t a nd s tat i o n l o g book s

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 9

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

Fi nd i n g A 2:

W h ile AD E Q h a s s t a ff a s s i g n e d t o p e rfo r m all a s p ec t s of t h e m o n i t or i n g p ro gr a m

, i

. e . n e t w ork d e s i g n a nd m a n a g e me n t

, s t a ti on o p e r a ti on s , d a ta p r o c e s s i n g a nd

ma n a g e me n t

, a nd qu a li t y c on t ro l/ qu a li t y a s s u r a n ce

, t h e c urr e n t s t a ff i n g l e v e l

l e a v e s l ittle r o o m fo r

f l u ct u ati on s i n w ork l o a d o r a b s e n ce s

.

D i s c u s s i o n:

A s d i s c u s s e d pr e v i ou sl

progr a m a d e qu a t e l y a d d r e ss e s a ll of t h e e lem e n t s n ee d e d i n a m on it o r i n g

progr a m

. H o w e v e r, i n i n t e rv i e w i n g s ta f f a n d m a n a g em e n t it w a s ma d e cle a r t h a t

t h e c urr e n t s t a f

f i n g le v e l m a k e s it d i ff

i c u lt for A D E Q t o d ea l w i t h v a r i a ti o n s i n

w o r k l o a d w h ic h c ou l d o c c ur fro m t i me t o tim e

. F or e x a m p l e

, t h e r e a r e o n l y t w o

w h o m i s t h e g a s e ou s po l l u t a n t t e a m l ea d e r. T h i s n e t w o r k c on s i s t s of 20

i n s t r u m e n t s at 10 m on it o r i n g s i t e s l o c a t e d t hr o ug h ou t t h e S ta t e

. I f on e of t h e s e

t e c hn i c i a n s w e r e t o b ec o m e un a v a il a b le

, i t w ou l d pu t a n e x t r e me burd e n on t h e

r e ma i n i ng t ec h n i ci a n t o op e r a t e a nd m a i n tai n t h e e n t i r e g a s e ou s n e t w o rk

. S im i l a r l y

, t h e r e i s on l y o n e s t a ff te c hn ici a n t o p e rfor m qu al i t y a s s u r a n ce a u d it s

a n d on e s t a ff p e r s o n r e s p on s i b l e for m a n a g i n g a ll of t h e d a t a prod u c e d b y t h e

A D E Q m on it or i ng n e t w o r k s

.

H a v i n g a mi n ima l n u m b e r of s ta ff a l s o ma k e s i t d i ff ic u l t for t h e a g e n c y t o r e s po n d

t o s p ec ial m on it or i n g s t u d ie s o r d a t a a n a l y s i s pro

j ec t s w h i c h m a y a r i s e fro m time

t o tim e

.

R e c o mm e nd at i o n:

A D E Q s h o u l d c on s i d e r h i r i n g m or e s t a f f s o t h a t t h e r e i s b ett e r b ac k -up c a p a b ili t y

for t h o s e a r ea s of t h e pr o g r a m t h a t r e l y on a s i n g le p e r s o n t o s t a f f t h a t por t i on of

t h e p r o g r a m

. A t a m i n i m u m

, t ec h n i c a l s t a f f s hou l d b e c ro s s t r a i n e d s o t h e y c a n

prov i d e b ac k up t o ea c h o t h e r

.

Fi nd i n g A 3:

A D E Q h a s h a d c on ti nu i n g prob lem s i n s ub mit t i n g P M d at a t o t h e E P A A Q S

d a ta b a s e on time

.

D i s c u s s i o n :

Cr ite r ia p o ll u t a n t

d at a m u s t b e s ub mitt e d t o t h e E P A A Q S d at a b a s e w i t h i n 90

d a y s o f t h e e nd o f t h e c a l e nd a r qu a r t er 2

. I n it s r e v i s i on t o t h e m on it or i n g

2 40 C F R 58. 3 5, p a r a gr a p h ( c ) ( 2)A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 10

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

r e g u la t i on s , du e t o b e p r o p o s e d i n D e c e m b e r 2005

, E P A i s prop o s i n g t o c h a n g e

t h i s t o w it h i n 60 d a y s o f t h e e nd o f t h e c al e n d a r qu a r t e r. F ro m p a s t d i s c u ss i o n s of

t h i s i s s u e w it h A D E Q m a n a g e me n t a nd s ta f f

, AD E Q i nd ic a t e d t h a t t h e r ea s o n s fo r

t h e d e l a y i n d at a s ub mitt a l w a s i n iti a l l y a t t r i b u t e d t o a t urnov e r i n s ta f f a n d a n e e d

t o r e v ie w m u c h of t h e P M d at a t h at h a d b ee n pr e v i ou s l y s ub mitte d. M o r e

r ec e n t l y , d e la y s w e r e a tt r i b u t e d t o t hrou g h p u t pr o b l em s i n t h e PM w e i g h i n g

l a b o r a t o r y a nd w o r

k l o a d i s s u e s on t h e p a r t o f d a t a r e v ie w e r s

. T h i s i s o n e o f t h e

s t 2 0 05,

A D E Q h a s no t s ub m i tte d P M d at a t o t h e AQ S d at a b a s e

. A t a mi n im u m , d at a

fro m J a n u a r y t h ro u g h M a r c h 2 0 05 s h o u l d h a v e b e e n i n t h e d a ta b a s e b y J un e 30

, 2005.

R e c o mm e nd at i o n:

A D E Q n e e d s t o c lea r l y i d e n ti f y t h e o b s t ac le s w h i c h pr e v e n t t h e s ub mitt a l o f P M

d a ta t o E P A b y t h e a ppr o pr i at e d e a d li n e s

. U n l e s s r e s o l v e d, t h i s p rob l e m w i ll on l y

s u b m i t t al fo l l o w i n g t h e e nd of t h e ca le n d a r q u a r ter 3

.

Fi nd i n g A 4:

T h e A D E Q o rg a n izati on a l c h a r t i s n o t c u r r e n t

.

D i s c u s s i o n:

T h e r e s pon s i b i l i t y f

o r v a r i ou s a s p e c t s of t h e d a t a ma n a g e me n t s y s t e m s h o u l d b e

c le a r l y d e s c r i b e d i n a n u p- t o-d a te o r g a n iza t i o n c h a r t

, w h i c h i s a n e f f ec t i v e w a y t o

d e li n e a te t h e d i v i s i on o f r e s pon s i b li t ie s

.

R e c o mm e nd at i o n:

Cr e at e a n up d a te d or g a n iza t i o n a l c h a r t

.

G OOD P RA C T I C ES

Fi nd i n g A 5:

A D E Q p l a y s a

v ita l r o le i n prov i d i n g l e a d e r s h i p a m on g t h e v a r i ou s l o c a l a n d

t r i b a l a g e n c ie s i n A r i z o n a t h a t i m p l em e n t ai r m o n i t o r i ng pr o g r am s

.

3 E P A i s d e v e l op i ng a

pr o po s e d ru le t o r e v i s e t h e m on it or i n g r e qu i r e me n t s a t 4 0 C F R 58.

O n e of t h e propo s e d c h a n g e s w ill r e qu i r e s u b mit t al of a i r qu a l i t y d at a w it h i n 6 0 d a y s

fro m t h e e n d of t h e c a l e n d a r qu a r te r. T h i s propo s e d ru l e i s s c h e du le d t o b e p u b l i s h e d i n

t h e F e d e r a l R e g i s te r i n D ec em b e r 2005.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 11

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

D i s c u s s i o n:

T h e s t a ff at A D E Q c oor d i n a te s ma n y m on it or i n g a c ti v itie s i n A r iz o n a t h a t r e q u i r e

t h e c oop e r a ti o n a nd p a r t i c i p ati on of t h e m a n y l o ca l a n d t r i b a l a g e n cie s i n t h e S t at e

of A r iz on a

. T h e m on it o r i n g s t a ff p r o v i d e t h e i r s u ppor t a nd e x p e r ti s e t o t h e c oun t y

a n d t r i b al a i r a g e n c ie s b y s h a r i n g e qu i p m e n t , pr o v i d i ng t r a i n i n g fo r

u m s a n d

, w h e n

n e c e s s a r y

, a s s i s ti n g o t h e r a g e n c i e s i n Q A a cti v i ti e s

. T h e S tat e a l s o a s s i s t s o t h e r

a g e n c ie s i n r e p a i r i n g i n s t ru m e n tat i o n a s w e ll a s p r ov i d i n g s urp l u s e qu i p me n t

w h e n a v a i l a

b l e

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 12

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

B. N E T W O R K M A NA G E M E NT

A D E Q op e r a te s a n et w o r k of m on it or s d e s i gn a t e d a s S t a t e a nd l o c a l a i r

m on it or i n g s t ati on s ( S L AMS ) a nd s p ec ial purpo s e m o n i t o r s ( S P M ). A ll N a ti on a l A i r

M on i t o r i n g S t ati on s ( NA M S ) a r e op e r a te d b y t h e l o c al a g e n ci e s i n M a r i c o p a a nd P im a

Co u n t i e s

. T h e fo ll o w i ng t a b l e s ho w s t h e t y p e a n d n u m b e r of m on it or s o p e r a t e d b y

A D E Q :

P o l l u t a nt SL A MS NA MS P A MS S PM O t h er T o t al

CO 1

- - - - 1

NO x* 2

- - 1

- 3

O z on e* 6

- - 1

- 7

P M10 13

- - 5

- 18

P M1 0

- C on t i n u ous

- - 3

- 3

P M2.5 ( F R M ) 1 1

7

- A D E Q

4

- C ou n t i es - - - - 1 1

P M2.5

- S p e c i a t ed

- 1

- 2

- 3

P M2.5

- C o n t i n u ous

- - - 2

- 2

S O2 2

- - 1

- 3

T r a c e N O y*

- - - 3

- 3

Ur b a n H a ze / N e p h.

- - - 7

- 7

T r a n s mi sso m e t er

- - - 3

- 3

C a m era

- - - 5

- 5

Cl a s s I

- - - 16

- 16

P A MS

- - 3

- - 3

NA T TS 1

- - - - 1

S u r f a c e M e t e o r o l o gy 1

- - 16 8 ( s t u d y) 25

T o t al 36 1 3 64 8 1 14

* O z on e

, NO x, a nd T r a c e N O y a re o p e r a t e d y e a r r ou n d a t t h e JL G S u p er s i t e

. O z on e

, NO x, a n d T r a ce NO y a re o p er a t e d s e a son a l l y

( A p r il

- O c t o b er) a t a l l o t h er s it e s.

A ll t h e g a s e ou s po ll u ta n t m o n i t o r s ( t h i s i n cl ud e s C O

, N O x, O 3, S O 2, a nd T r ac e

N O y ) a r e op e r a te d b y t h e G a s M on it or i n g T e a m

. T h e G a s M on it or i n g T e am ( G M T )

c o n s i s t s of t w o te c hn ic i a n s

. T h e r e i s t h i rd te c hn icia n po s iti on i n t h e G M T bu t i t i s

c urr e n t l y v a ca n t

. A t t h e t i me of t h i s a ud it t h e G M T w a s r e s pon s i b le f o r t h e m on it or s a t

t e n m on it o r i ng s ta t i o n s

. S i n c e t h e n o n e s ite h a s b ee n d i s c on t i n u e d. O f t h e c urr e n t n i n e

m on it or i n g s i t e s o p e r a t e d b y t h e G M T

, f i v e a r e o p e r a t e d on a s e a s o n a l b a s i s ( A p r il

t hrou g h O c t ob e r) a nd t h e r e ma i n i ng fou r a r e o p e r ate d y e a r round

.

T h e p a r t ic u l a te ma t t e r a n d v i s i b i l i t y n e t w ork s a r e op e r a t e d b y t h e P a r ti c u late

a b o u t 40 m on it or i n g s t ati on s e qu i pp e d w it h e it h e r P M m on it or i ng i n s t ru me n t s , v i s i b il i t y

m on it or i n g i n s t ru m e n t s o r bo t h. T h e r e a r e fou r t e c hn ic i a n s i n t h e P M T

. T h eA r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 13

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

P M / v i s i b i lit y n e t w o r k i s pr im a r i l y o p e r a te d b y t h e PM T te c hn ici a n s w it h s o me a s s i s t a n c e

fro m c o n t r ac t o r s

. C on t

r a c t s ta f f i s u s e d f o r f ilt e r c h a n g i n g a t s o m e of t h e m or e r e m o t e

P M m o n i t o r i ng s it e s a n d a t s o m e of t h e v i s i b il i t y m o n i t o r i n g s ite s

.

M on i t o r s for t h e P ho t o c h e mi c al A s s e s s m e n t M on it or i n g ( P AM S ) N e t w ork

, t h r ee

s ite s

, a nd t h e N a ti on a l A i r T o x ic T r e n d s ( N A T T S ) s it e a r e t h e r e s p on s i b il i t y of t h e A i r

T o x i c s a nd F ilte r La

bor a t o r y T ea m

. W h il e t h e N A TT S s it e i s op e r a te d y e a r round, t h e

P A MS s it e s a r e o p e r a t e d on l y dur i ng t h e o z o n e s e a s on, A p r il t hro u g h O c t o b e r.

A D E Q prov i d e s a

d e s c r i p ti on of it s m o n i t o r i ng n e t w o r k s t o t h e p ub li c i n t h e for m

of it s A nnu a l A i r Q u alit y R e p o r t

. A s im p li e d b y t h e titl e

, t h i s d o c u me n t i s up d a t e d

a n n u a l l y a nd i s a v ail a

b le t o v ie w or do w n l o a d on t h e AD E Q w e b s i te or it c a n b e ma i le d

upon r e qu e s t

. T h e A n nu al A i r Q u alit y R e p o r t i n cl ud e s d i s c u s s i o n s on e a c h of t h e

po ll u ta n t m o n i t o r i ng n e t w or k s op e r a t e d b y A D E Q

, m on it or i d e n t i f i c a t i o n c od e s

,

s am p li n g met hod s

, a d i s c u s s i on on m on i t or i ng ob j ec ti v e s a nd s p a ti a l s c a le o f

r e pr e s e n ta t i v e n e s s a nd i n d ic at e s p a s t a nd fu t u r e c h a ng e s t o t h e n e t w ork

.

A n o t h e r do c u me n t p r e p a r e d b y A D E Q a nd s ub mitt e d a nnu a l l y t o E P A i s t h e

A n nu a l M o n it o r i ng N e t w ork R e v ie w

. T h i s d o c u m e n t c on t a i n s m or e d e t a il e d i nfor ma t i o n

on t h e m on it or l o c a t i o n s a nd t h e i r c o m p lia n c e w i t h s iti n g c r i te r ia i n E P A r e g u l a ti on.

B a s e d on t h i s r e por t a nd i nd i v i du al s it e v i s it s ma d e dur i n g t h e a ud it ( s ee s e c ti on C o f t h i s

s t o m e et a ll of t h e n e t w ork

d e s i g n a n d prob e s i t i ng r e qu i r e me n t s i n E P A r e g u la t i on s a t 40 C F R 5 8, A p p e nd i c e s D &

E

.

W h ile t h e A n nu a l M o n i t or i n g N e t w ork R e por t i n cl ud e s i nfor m ati on on w h i c h

i n s t r u m e n t s o p e r a t e on a s e a s on a l b a s i s

, t h e r e i s n o d i s c u s s i on on t h e op e r a ti ng s c h e du le

of t h e i n s t ru m e n ta t i on w h e n i t i s i n u s e a s t h e r e i s i n t h e A nnu a l A i r Q u a li t y R e por t s ( e

. g

.

s am p li n g f

r e qu e n c y o f PM m on it or s

, i

. e . on e i n s i x d a y s

, c o n t i n u ou s

, et c

. )

. B a s e d on

i nfor m a ti on a v a il a

b le t o E P A i n i t s A i r Q u alit y S y s te m D a t a b a s e

, AD E Q do e s i n f

a ct

op e r at e a ll e q u i p m e n t i n c o m p l i a n c e w it h E P A o p e r at i n g s c h e du l e r e g u l at i on s at 40 C F R

58.1 3

. T h e i n s t r u m e n t s t h a t d o r u n s e a s on a l l y op e r a t e fro m A p r i l t h r o u g h S e p te m b e r

.

10 a n d PM 2 .5 n e t w ork s bo t h m e e t t h e c o ll o c a t i o n r e qu i r e me n t s for

pr e c i s i on i n 40 C F R 5 8

, A pp e nd i x A

, s ec ti on 3.3 a nd 3.5.2

.

F I N D IN GS

Fi nd i n g B 1 :

T h e A nnu a l M on it or i n g N e t w ork R e v i e w s u b m i t t e d t o E P A (40 C F R 58.20)

s h ou l d i n c l ud e a

d i s c u s s i o n on t h e d a y t o d a y a nd s e a s on a l s a m p li ng fr e q u e n c y o f

it s m o n i t o r i n g s t a ti on s

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 14

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

R e c o mm e nd at i o n:

I n c l ud e i nfo r mati on on m on it or i n g s c h e du l e s a n d s a m p li n g f r e qu e n c y i n t h e n e x t

A n nu a l M o n it o r i ng N e t w o r k R e v i e w

.

G OO D P R AC T I C ES

Fi nd i n g B 2:

A D E Q h a s r ec e n t l y c on d u c te d a s s e s s m e n t s o f t h e o z on e m on it or i n g n e t w or k i n

t h e P ho e n i x a n d t h e S t a te w i d e p a r t i c u l a te m on it o r i ng n e t w o rk

.

D i s c u s s i o n :

T h e la r g e s t a nd m o s t c r i tic a l o z on e m on it or i n g n et w ork i n A r iz on a i s t h e P ho e n i x

me t ropo lita n a r e a o z on e n e t w ork. W h e n t h e on e ho u r o z on e N AAQ S w a s r e v i s e d

t o a n e i g h t hour s t a nd a rd, m a n y of t h e S ta t e a nd l o c a l o z o n e n e t w ork s n e e d e d t o

b e r e a s s e s s e d t o e n s u r e t h a t t h e y w e r e pr o p e r l y c h a r ac t e r i z i ng t h e e x t e n t a n d

s e v e r i t y of o z o n e a i r po l l u ti on a s me a s u r e d b y a n ei g h t hour s t a n d a r d. AD E Q

w o r k e d w it h t h e M a r i c op a

Co u n t y E nv i ron m e n ta l S e r v i c e s D e p a r t me n t a n d ma n y

t r i b a l a g e n c ie s t o e x p a nd t h e boun d a r i e s of t h e o z o n e n e t w ork w h i l e a l s o r e du c i ng

t h e nu m b e r of s ite s i n t h e urb a n c o r e

.

T h e S ta t e w i d e PM 10 n et w ork w a s a s s e ss e d u s i n g du a l pr o ce s s e s

. O n e r e v i e w

, t h e

A D E Q 2001 P h a s e I I N e t w o r k R e v i e w

, w a s p e rfo r m e d w i t h i n pu t fro m a ll of t h e

l o c a l a n d t

r i b a l a g e n c i e s

. T h e s e c ond r e v ie w w a s a n a s s e ss me n t c on du c t e d b y

S ono ma T e c hno l o g y i n 2 003. T h e s e a ss e s s me n t s prov i d e d i nfo r mat i o n on w h i c h

PM 10 s ite s pro v i d e d d a ta of l o w v a l u e y e t r e q u i r e d r e s ou r c e s t o o p e r a te a nd

ma i n tai n. L o w v a l u e s i te s w e r e d i s c on ti nu e d

, r e s u lti n g i n a m or e r e s o ur c e

e ff i c i e n t n e t w ork of m o n it or s t h at prov i d e d a d e q u a t e i nfor ma t i on o n PM 10 a i r

qu a l i t y i n A r i z on a

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 15

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

C

. F I E L D O P E RA T I O NS

r e g u lat i on s

, e x a mi n e d t h e i n s t r u m e n t a ti on at t h e s i te , r e v ie w e d on s it e d o c u m e n t a ti on, a nd

i n t e rv i e w e d t h e s it e op e r at or s

. T h e s it e s w e u s e d i n t h i s e v a l u a ti on w e r e l o c a t e d at T o n t o

N a t i o n a l M o n u me n t

, Q u e e n V a ll e y

, H a y d e n, a nd t h e J L G S up e r s it e.

A ll m on it or i n g s ite s e v a l u a te d i n t h i s a ud it me t t h e r e qu i r e me n t s of E P A

c o n s i s te n t l y e v a l u at e s a po r ti on of it s m o n i t o r i ng s it e s t o d e m on s t r a te t h a t t h e y m e e t t h e

r e qu i r e me n t s o f t h i s a p p e nd i x

.

T h e m on it or i n g t e c hn ic i a n s i n te r v ie w e d

, F r e d S t r a s s e r ( te a m lea d e r ) a nd H a r o l d

M on t e it h, fro m t h e g a s e o u s m on it or i n g te a m

, a nd B r a n t E n g l und, fr o m t h e p a r ti c u l a te

m on it or i n g te a m

, a l l e x h i b i t e d e x t e n s i v e a nd t h o rou g h kno w l e d g e o f i n s t r u m e n t op e r a ti on

a n d qu a li t y c o n t

ro l pr o ce dur e s

. A ll s tat i o n a nd i n s t ru m e n t l o g b ook s o n s ite w e r e

c o m p let e a nd up t o d at e

. A l l c e r ti f i c a ti on g a s e s w e r e c u r r e n t

. T h e s tat i o n s w e r e a ll c l e a n

a n d w e ll k e p t

. S t ati on s w e r e a l l mai n t a i n e d a t t h e a ppropr i a t e t e m p e r a t u r e

.

A ll c r it e r i a po ll u t a n t m on it or i n g u s e s i n s t r u m e n t s d e s i g n a t e d a s e i t h e r E PA

r e f e r e n ce or e qu i v al e n t me t h o d s

. I n s t r u m e n t c e r ti f

i c a t i o n s t a n d a rd s a r e m a i n t a i n e d b y t h e

m on it or i n g te a m l e a d e r s

. A l l mai n t e n a n ce i s p e rf o r m e d e it h e r i n t h e f

i e l d or, i f

n e c e s s a r y

, e qu i p m e n t i s brou g h t b a c k t o t h e w or k s hop at t h e A D E Q o f f i c e

. S o me

i n s t r u m e n t s h a v e e x t e nd e d w a r r a n ti e s bu t A D E Q d o e s no t h a v e a n y for ma l s e rv i c e

a gr e e m e n t s w it h i n s t ru m e n t m a n u f ac t u r e r s

. AD E Q m a i n ta i n s a n a d e q u a t e s upp l y of

c o n s u ma b l e s a nd s p a r e p a r t s for a ll e qu i p me n t

.

T ec h n i c a l s ta f

f d o no t a t t e n d a n y for m a l t r a i n i n g i n m on it or o p e r a ti on s

. N e w

t e c hn i c i a n s a r e t

r a i n e d b y e xp e r i e n c e d s ta ff. A D E Q do e s ho s t p e r i od ic t r a i n i n g e v e n t s

w it h s p e c i f

ic e qu i p me n t m a nuf

a c t u r e r s

. T h e s e e v e n t s a r e a tt e n d e d b y AD E Q s ta f f

,

c o u n t y a nd t r i b a l a g e n c y s t a ff

.

F or g a s e ou s e qu i p me n t

, z e r o

- s p a n c h e c k s a r e c o n d u c te d e v e r y t w o w e e k s

. W h i le

+ 10% c r i te r ia a s a n a c t i o n l e v e l , un o f f ici a l l y t h e t e c hn i c i a n s w i ll

ma k e do c u m e n t e d a d

j u s tme n t s t o t h e i n s t r u m e n t s i f t h e i n s t ru m e n t s dr i f t b e y o nd + 5 %.

Z e ro- s p a n r e por t s a r e c o m p le t e d for e a c h p r ec i s i o n c h e c k of a n i n s t ru m e n t a n d f i l e d a t

A D E Q m on it or i ng o f

f ice s

.

F or t h e PM 10 a n d P M 2.5 n e t w ork s

, AD E Q me e t s t h e pr e c i s i on r e qu i r e me n t s b y

h a v i ng t w o o f t h e i r 1 3 PM 10 s i te s a nd t w o of t h e s e v e n PM 2.5 m on it or s a r e c o ll o c a t e d

w it h a s e c on dA r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 16

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

m on it or. T h e o p e r a t or s p e r f or m f l o w c h e c k s of P M m o n i t o r s e v e r y f o ur w ee k s a t n e a r b y

s ite s a nd e v e r y s i x w ee k s a t m or e d i s t a n t s i t e s

. T h e s e f l o w r a t e c h e c k s a r e i n a dd i t i o n t o

t h e a nnu a l f

l o w r a t e a u d it s p e r for m e d b y t h e Q A te a m

.

Fi nd i n g C 1:

S t a n d a rd op e r a ti n g pr o c e dur e s fo r g a s e ou s i n s t ru m e n t s a r e ou t d at e d.

D i s c u s s i o n:

A s s ta

upd a t e d. T h i s i s a p r o g r a m w e a kn e s s w h i c h w o u l d b ec o m e e v i d e n t i n t h e e v e n t

t h a t n e w te c hn ic i a n s w e r e h i r e d w ho d i d no t h a v e a cc e s s t o t h e s e n i or t e c h n i ci a n s

e x p e r t i s e a nd e x p e r i e n c e

. A s s tat e d i n t h e i n t rodu c ti on t o t h i s s e c ti on, t h e c urr e n t

t e c hn i c a l s t a f

f h a v e c l e a r l y d e m o n s t r a t e d t h ei r a b i li t y t o o p e r at e a nd mai n tai n t h e

e q u i p m e n t for w h i c h t h e y a r e r e s pon s i b l e

. H o w e v e r, t h i s kno w l e d g e a nd t h e

pro c e du r e s t h e y u s e n e e d s t o b e do c u m e n t e d i n o r d e r t o e n s ur e t h a t n e w s t a f f a r e

p e r f or mi n g op e r a t i o n s i n a c on s i s t e n t ma nn e r

.

R e c o mm e nd at i o n :

S O P s for a l l i n s t ru m e n t op e r a ti on s

, qu a li t y c o n t ro l pr o ce du r e s

, e q u i p me n t

ma i n te n a n c e

, a n d s t a ti on o p e r a ti on s s hou l d b e up d at e d u s i n g t h e f o l l o w i n g

h ea d i n g t y p e :

Pr o j e c t n o. o r n a m e

E le m e n t o r s e c t i o n n o.

R e v i s i o n n o

. R e v i s i o n d at e

S ec t i o n / E le m e n t P a g e

_ __ o f

___ ( t h i s c o mm e n t i s a p p l ic a b le f or a ll SO Ps

(n e w / r e v i s e d )

U p d a t e d S O P s s ho u l d b e d i s t r i bu t e d t o al l o p e r a t o r s

, w it h t r a i n i n g prov i d e d w h e r e

n e e d e d

.

Fi nd i n g C 2:

Co n t r o l le d c op ie s of QA P Ps a n d SO P s a r e n o t m a i n t a i n e d a t al l m o n i t o r i ng s it e s

.

D i s c u s s i o n:

W h ile t h e t e c hn i c a l s t a ff h a v e a c c e s s t o e x i s ti n g QA do c u me n t a ti on, c on t r o l le d

c o p i e s o f p o l l u t a n t s p ec i f i c Q A P Ps a nd i n s t ru m e n t a nd s t a ti on SO P s , on c e

upd a t e d, s hou l d b e m a i n t a i n e d a t e ac h m o n i t or i ng s it e

. T h i s e n s ur e s t h at s ta t i o nA r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 17

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

op e r at o r s or a n y o n e e l s e v i s iti n g t h e m on it or i n g s t ati on c a n h a v e a cc e s s t o a ll

r e le v a n t do c u m e n t s w i t h ou t h a v i ng t o br i n g s ai d do c u m e n t a ti on t o t h e s ite

.

R e c o mm e nd at i o n :

O n ce Q A d o c u me n t a ti o n i s u p d a te d, prov i d e c on t r o l le d c o p i e s o f p o l l u ta n t

s p ec i f ic QA PP s a nd i n s t r u me n t a nd s t a ti on S O P s a t e ac h m on it or i n g s t a ti on.

Fi nd i n g C 3:

G a s e ou s i n s t

r u m e n t s v e n t i n s i d e m on it or i n g s t a ti on s

.

R e c o mm e nd at i o n:

F o r h ea l t h a nd s a f

e t y r ea s on s

, o u t l et f

l o w fro m g a s e ou s i n s t ru me n t s s hou l d b e

v e n t e d ou t s i d e of t h e m o n i t o r i ng s ta t i on

. W h il e v e n ti n g t o t h e ou t d oor s i s no t a n

a b s o l u te r e qu i r e m e n t

, it i s s t ron g l y s u g g e s t e d e s p ec i al l y f o r m on it o r i ng s tati on s

w it h o z on e i n s t r

u me n t s

, s i n c e o z on e i s a v e r y s t ro n g o x i d a n t

. E P A r ec o m m e nd s

v e n t i ng a n y o z on e or c a l i b r a t i o n g a s t o t h e a t m o s ph e r e r a t h e r t h a t i n t o t h e s h e lt e r

or o t h e r imme d i a t e s a m p li n g a r e a

. I f t h i s i s i m p o s s i b l e

, it i s r e c o mm e n d e d t h a t

op e r at o r s limit t h e i r e x po s ur e t o o z on e y g e tt i n g f r e s h ai r e v e r y 10 t o 15 m i n u t e s

. ( S ee t h e d r a f

t do c u me n t " D E T E R M I NA T I O N O F O Z O N E B Y

U L T R AV I O LE T AN A L Y S IS

, A N e w M e t hod f o r V o l u me I I

, A m b i e n t A i r

S p e c i f ic M e t h od s

, Q u a lit y A s s u r a n ce H a n d book f or A i r P o l l u ti on M e a s u r e m e n t

S y s tem s "

, F i n a l D r a f

t

, M a y 1, 1997, s ec ti on 4.0, a v a i la b l e o n t h e w e b a t

h tt p :// w w w

. e p a

. g ov /tt n /amti c / f il e s /am b i e n t/ q a q c / o z o n e 4.pdf

.

Fi nd i n g C 4:

D u r i n g a r e v i e w o f A D E Q ' s d a t a b a s e

, t h e r e w a s a 2

- w e e k d a ta g a p a t H il l s i d e f or

o z o n e dur i n g t h e o z on e s e a s on

.

D i s c u s s i o n:

T h e r e v i e w of d a ta f

r o m t h e H il l s i d e s t a ti on f o r o z on e s ea s on 200 4 s ho w e d a d a t a

g a p f r o m 7 / 24 t hr o ugh 8 / 3. T h i s p e r i o d r e p r e s e n t s a p e r i od w h e n e le v a t e d l e v e l s

of o z on e c ou l d o cc u r

. W i t h t h e m on it or no t op e r a ti n g

, E P A c on s i d e r s t h i s a

s e r i ou s la p s e i n d at a c o ll e c t i on, b e c a u s e H ill s i d e w a s a n i m p or t a n t m on it or i n t h e

o z o n e n e t w ork f

o r a ss e ss i n g t r a n s p o r t a nd b ac k g r ound le v e l s o f o z on e

. S i n c e

A D E Q m on it or s o z on e s ea s on al l y

, w it h t h e e x ce p ti on of t h e J L G S up e r s it e

, E P A ' s

e x p e c ta t i on i s t h a t A D E Q w o u l d h a v e b ac k

- up m on it or s on h a n d t h a t c ou l d

r e p lac e a m al fu n c ti on i n g i n s t ru m e n t i n a m o r e tim e l y f a s h i o n. W h ile w e

und e r s t a n d t h at t h e H ill s i d e s i te w a s i n a r u r a l a r ea a n d d i ff

ic u l t t o t r a v e l t o

, A D E Q h a s no t e x p lai n e d w h y a r e p lac e m e n t m on i t or c ou l d no t h a v e b ee n

i n s tall e d, or t h e e x i s ti n g m o n i t o r r e p a i r e d, i n a s h o r te r p e r i od o f t i m e t h a n t w oA r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 18

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

w e e k s

. S ee a l s o f

i nd i n g E 5.

R e c o mm e nd at i o n:

M on i t o r s w h i c h f

a il , or a r e i n n e e d o f ma i n t e n a n c e

, s h ou l d b e r e s t o r e d t o f u ll

op e r at i o n a s a p r i or i t y a n d a s s o o n a s p o s s i b l e , p a r ti c u l a r l y d u r i n g t h e s ea s o n of

po s s i b le h i g h v a l u e s

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 19

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

D

. L A B O RA T O R Y OP E R A T I O NS

T h e A D E Q l a

b o r a t o r y i s u s e d pr i m a r il y fo r t h e p r e a nd p o s t w e i g h i n g o f P M

f il t e r s for bo t h PM 10 a n d P M 2.5. T h e L a bor a t o r y t ea m le a d e r i s B r i d g e t G on z a lez

. T h e

l a b o r a t o r y p e r f

o r m s a ll p r e a nd po s t w e i g h i n g o f f il t e r s for it s PM m on it or i n g n e t w o rk a s

w e l l a s PM 2 .5 f

il t e r s for t h e M a r i c op a

Co u n t y A i r Q u a li t y D e p a r tme n t

. T h e y h a v e

i nv e s te d i n a n a u t o m a t e d w e i g h i n g s y s tem

. T h i s s y s tem h a s s im p li f i e d t h e w e i g h i ng

pro c e s s a n d pr o m o t e s b e t t e r e le c t ron i c do c u m e n t a t i on a nd d a t a c on s i s te n c y

. S a m p le s a r e

b a r c od e d a nd s am p li n g l o c at i o n s a nd d a te s a r e p r e -p la nn e d w e l l i n a dv a n c e b y t h e

l a b o r a t o r y

. T h e b a r c od e s a r e u s e d t o t r ac k f ilt e r s t hro u g h t h i s pr o c e s s

. T h i s s y s t e m

r e du c e s t h e li k e li hood o f

f ilt e r mi x -up s

.

A s w it h o t h e r a c ti v iti e s

, t h e Q A P rogr a m P l a n a nd PM 2 .5 Q A pro j ec t do n o t r e f

le c t

c urr e n t la b o r a t o r y o p e r a t i on s ( s e e f i n d i n g F 2 ). T h e r e a r e s e v e r a l i nfor ma l do c u me n t s t h a t

do h el p t o f

i l l t h i s vo i d t h a t c ou l d b e i n c orp o r a t e d a s p a r t of r e v i s e d s ta nd a r d op e r a ti n g

pro c e du r e s ( S O Ps )

.

Fi nd i n g D 1:

T h e t r a n s f

e r of d a t a b e t w e e n d a ta c o ll ec ti on s y s t e m s a nd d a ta b a s e s i s i n e f f i c i e n t

a n d i n c r e a s e s t h e o c c urr e n ce of r e p or t i n g e r r o r s

.

D i s c u s s i o n:

A t a mi n i m u m

, t hr ee s e p a r a te d a ta s y s tem s a r e u s e d for r o u t i n e w e i g h i ng. F i r s t

d a ta i s c o ll ec te d a nd pro ce s s e d b y t h e a u t o m a t e d w e i g h i n g s y s tem

. T h e d a ta f r o m

t h i s s y s tem i s t h e n t r a n s f

e r r e d b y m a nu a l e n t r y i n t o a s pr e a d s h e et t h a t pr o ce ss e s

a n d s t or e s w e i g h i n g l a b o r a t o r y d a t a

. T h e s pr e a d s h e e t d at a i s t h e n t r a n s f

e r r e d t o

T h e s pr ea d s h e e t d e v e l o p e d b y t h e l a bor a t o r y i s n o t a v a l i d at e d s of t w a r e pr o g r a m

. T h e a ud it t e a m fou n d e rror s i n s o me of t h e e n t r i e s i n t o t h e s y s t e m

. T h e

c a l c u l a ti on s i n th

pro t e c t e d. E v e n w i t h t h e p a s s w ord pro te c ti on, t h e c a l c u l a ti on s s h o u l d b e l o c k e d

s o t h e r e i s n o c h a n ce f

o r po te n t ial l y mi s c a l c u late d a nd mi s r e por t e d d a t a

. F i n a l l y

,

a r c h i v e d l a

b d a t a i s no t s e c ure

.

R e c o mm e nd at i o n:

T a k e s t e p s t o ma k e t h e c u r r e n t t r a n s f

e r pr o c e ss m or e s e c u r e a nd c on s i s te n t

. T h i s

c o u l d b e d on e b y im p leme n ti n g a p r o ce s s t o v a l i d a t e s p r e a d s h e e t s

, l o c k v a l i d a te d

c a l c u l a ti on s

, s e c u r e a nd l o c k c o m p l e te d d a t a

, a nd h a v e a ll e n t r ie s a n d s o m e

c a l c u l a ti on s doub le c h e c k e d b y a s e c o nd p e r s on. A S OP s hou l d b e d e v e l op e d t h a t

a d d r e s s e s t h e s e i s s u e s a n d w ou l d e n s ur e c on s i s t e n c y o f t h e p r o c e s s i n t h e fu t ur e

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 20

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

R e v i e w all d a ta p r o du ce d b y t h e c ur r e n t s y s tem t o e n s ur e t h a t a l l d a t a r e p o r t e d t o

A Q S i s c orr ec t

.

W ork t o e s ta b li s h a s y s tem t h a t el ec t ro n i c a l l y t r a n s f e r s d a ta t o im prov e e f

f i c ie n c y

,

c o n s i s te n c y

, a nd mi n imi z e e rro r s a s s o ci a t e d w i t h d a t a e n t r y

.

Fi nd i n g D 2:

T h e l ogg i n g of m a nu a l w e i g h i n g d a t a i s n o t b e i n g d o n e e le c t ron i ca l l y o r b e i n g

r ec o r d e d i n a d e f

e n s i b l e m a n n e r

.

D i s c u s s i o n:

O c ca s i on a l l y f

ilt e r s a r e w e i gh e d u s i ng a ma nu a l mi c r o -b a la n ce

. T h e d a ta

c o lle c t e d fro m t h i s s y s t e m i s r e c ord e d i n t o a l o g b ook. T h e b a la n c e d a t a c o u l d b e

l og g e d i n t o a c o m pu t e r s y s t e m a s a d e f e n s i b l e e lect ron i c r e c o rd, ho w e v e r

, t h i s i s

no t b ei n g don e

. A dd iti on a l l y

, t h e i nf o r m a ti on i n cl ud e d i n t h e m a n u al b a la n c e

l o g bo o k, t h e t y p e of l o g b ook b e i n g u s e d, a n d t h e ma nn e r i n w h ic h t h e l o g b o o k i s

k e p t u p a r e n o t c on s i s t e n t w i t h t h e c o l le c ti on of d e f e n s i b l e a nd r e produ c i b le d a ta

.

R e c o mm e nd at i o n:

T h e ma nu a l b al a n c e d o c u me n t a ti on a n d pro ce d ur e s n e e d t o b e i m p ro v e d

.

Fi nd i n g D 3:

D i s c u s s i o n:

S o me e v e n t s a r e n o t l og g e d i n cl ud i n g f il t e r l o t r e c e i p t

, pr e

- c o n d i ti on i n g , f i lte r

d i s p o s a l

, a nd ou t o f t h e ord i n a r y e v e n t s

. T h i s l a c k of do c u me n t a ti on for ou t of t h e

ord i n a r y e v e n t s w a s e v i d e n t b ec a u s e s upp o r t i ng d a ta f or s o m e o f t h e d at a p o i n t s

t h a t E A t r a c k e d c ou l d n o t b e ea s i l y r e c ov e r e d b y l a b o r a t or y s ta ff

.

R e c o mm e nd at i o n:

no t b e i ng t

r a c k e d.

Fi nd i n g D 4:

T h e s a m p le c on t ro l pr o c e s s n e e d s t o b e i m p r o v e d

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 21

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

D i s c u s s i o n:

S o me s a m p le s w e r e h e l d i n t h e f i el d for a n e x t e nd e d t ime b e f o r e b e i n g s u b mitt e d

t o t h e la bor a t o r y

. T h e s am p l e l ogbook for P M f il t e r s n ee d s t o h a v e m or e

i nfor m a ti on s u c h a s i n iti a l s of p e r s on r e c e i v i n g s am p le s a nd r e ce i p t t em p e r a t ur e

. T h e c a n i s te r s s t o r e d fo r a i r t o x ic s a m p l i ng n e e d t o b e h a nd le d i n a m o r e o rg a n i z e d

ma nn e r.

R e c o mm e nd at i o n:

I m pro v e c o mm un i c a t i o n w it h f i e l d p e r s onn e l a nd off

i ce s

. I m pr o v e t h e s a m p le

c o n t ro l l ogbook a n d b e tt e r o r g a n ize t h e s a m p le c o n t ro l a r e a

.

Fi nd i n g D 5:

La b o r a t o r y ta s k s a r e s o m e w h a t c o m p a r t me n t a lize d w it hou t s uf f ici e n t c r o ss

t r a i n i n g a nd kn o w l e d g e

. A s a r e s u lt t h e r e i s i n s u ff

ic i e n t kno w le d g e of t h e

l a b o r a t o r y pro c e du r e s b y t h e l a b s ta f f

.

D i s c u s s i o n:

T h e s t a ff pr e s e n t dur i n g t h e f i r s t d a y of t h e a u d i t w e r e no t a w a r e of m a n y of t h e

t a s k s c o m p l e te d b y t h e mai n w ei g h roo m t ec h n i c i a n

. T h i s w a s s o m e w h a t

t roub li n g b ec a u s e w e i g h i n g a n d p ro ce s s i n g o f f ilt e r s i s pr im a r i l y don e b y a p a r ttim e i n te r n

. T h e r e s h ou l d b e s uff i ci e n t c r o ss t

r a i n i ng a nd i n te rn a l Q C r e v i e w of

w o r k a r e a s s o t h a t la bo r at o r y p e r s onn e l a r e f a milia r w i t h e a c h o t h e r s ta s k a r ea s

.

R e c o mm e nd at i o n:

D e v e l op a pr o g r am of c r o s s t r a i n i n g a n d r e g u l a r c o mm un ic a ti on ( e

. g

. w ee k l y o r

m on t h l y m e e ti n g s ) a nd Q C c h e c k s w i t h i n t h e la bor a t o r y

.

Fi nd i n g D 6:

T h e tem p e r a t ur e of t h e r e f r i g e r a t o r s a nd f

r ee z e r s u s e d f

o r s a m p le s t or a g e a r e no t

r e g u la r l y c h e c k e d a nd r e c ord e d

.

D i s c u s s i o n:

I n o rd e r t o ma i n tai n s a m p l e i n te g r i t y

, s am p l e s m a y b e r e q u i r e d t o b e s t or e d a t

s p ec i f ie d t em p e r a t ur e s

. Wit ho u t r e g u l a r c h e c k s a nd do c u me n t a t i on of s a m p l e

s t or a g e c ond it i o n s

, t h e r e i s no p r o of t h a t s am p l e i n te g r i t y h a s b e e n mai n t a i n e d.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 22

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

R e c o mm e nd at i o n:

A t a mi n i m u m

, t h e tem p e r a t u r e o f e a c h r e fr i g e r a t or a n d fr e ez e r s hou l d b e c h e c k e d

w it h a t r a c ea b l e t h e r m o met e r a nd r e c o rd e d i n a l o gbook d ai l y

. A lte r n a t i v e l y

, a n

a u t o mat e d s y s t e m c ou l d l og t h e s e t e m p e r at ur e s a n d a le r t la bo r a t o r y s ta f f t o

t e m p e r a t u r e v i o l a ti on s

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 23

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

E. D A T A A N D DA T A M A N A G E M E NT

-d e s i g n e d t o a c c o m p li s h t h e t a s k s of

a c qu i r i n g , v a li d a t i n g

, s t or i n g , q u a li t y a s s ur i n g a n d r e por t i n g a m b i e n t m o n i t o r i ng d at a t o

E P A a n d t o t h e pub lic und e r t h e r e qu i r e m e n t s of t h e C l e a n A i r A c t a n d E PA r e gu l ati on s

.

r e la t e d s y s t e m s , bo t h pu r c h a s e d a n d d e v e l op e d i n -hou s e

, a r e d e s i g n e d t o al l o w s t ati o n

op e r at o r s r e m o t e a cc e s s t o t h e i r s ite s

, t o p o l l s t a ti o n s for c on ti nuo u s d a t a

, t o c o n du c t d at a

v a li d a t i on e le c t ron ic a l l y t hrou g h r e v i e w Le v e l s I

, I I a nd I II

, t o a l l o w fo r d at a

v i s u aliz a ti on a s p a r t o f t h e Le v e l s I I a nd I II v a l i d a t i o n s te p s

, a nd prov i d e b a c kup t o a vo i d

l o s s of d a ta du e t o p o w e r i n t e rrup ti on s

.

I n g e n e r a l

, w it h t h e c on t i nu i n g a nd gro w i n g r e lia n ce o n e le c t ron ic r e c or d

- k e e p i n g

b y s t at e a nd l o c al a i r m on it or i ng d i s t r i c t s

, E PA a c k n o w l e d g e s t h e n ee d t o e s t a b li s h

a u t hor i t y f

o r d a ta b a s e i n t e gr i t y o v e r t im e

. W h il e n o e x p li c it g u i d a n ce e x i s t s

, E P A

e n c our a g e s m on it or i n g a g e n c ie s t o c o n t i n u e t o mai n ta i n h a rd c o p y l o g book s of rou t i n e

op e r at i o n s a nd ma i n te n a n c e

,

-

e s ti onn a i r e

, i s n o t fu l l y a p p l ic a b l e t o a t h orou g h r e v ie w o f t h e c u rr e n t g e n e r a ti on

E P A c o mme nd s AD E Q for m a k i ng m u c h o f t h e am b i e n t ai r d at a c o l l e c t e d i n t h e

s tat e r e a d i l y a v a ila b l e t o t h e pub l i c t hrou g h li n k s a t t h e i r w e b s it e

. E P A al s o c o mm e nd s

A D E Q f o r t h e i r e x t e n s i v e d a t a a n a l y s i s e f f or t s t o g a i n g r e a t e r und e r s ta nd i n g of t h e i r

a m b ie n t m on it or i n g d a ta a nd w h a t t h e m e a s u r e d le v e l s m e a n t o a i r qu ali t y i n A r iz on a

. i c s D a t a 1994-199 8 "

, AD E Q h a s s e t a

h i g h s t a nd a rd f

or m on it o r i n g a g e n c ie s t o mi n e t h e a m b i e n t d a t a c o ll e c t e d

.

Fi nd i n g E 1:

D o c u m e n t a t i o n of s of

t w a r e d e v e l op e d i n-hou s e or pur c h a s e d i s n o t c o m p lete

.

D i s c u s s i o n:

I n a c o m p l e x d a t a m a n a g e me n t s y s t em , o p e r a ti on of t h e s of t w a r e s hou l d b e

do c u m e n te d fo r c u r

r e n t a nd fu t ur e u s e r s

. S o f t w a r e i n s t ru c ti on s or m a n u a l s u s e d

b y op e r a t or s s hou l d b e r e a d i l y a v a i la b l e

. D o c u me n tat i o n of d a ta b a s e v e r s i o n,

s t ru c t u r e a nd f

u n c ti on s h o u l d b e p a r t o f t h e e le ct r o n i c r ec o rd k ee p i n g of a

c o m p u t e r -b a s e d d at a ma n a g e me n t s y s t e m

.

R e c o mm e nd at i o n :

do c u m e n te d t o s ho w h o w t h e s y s t e m w o rk s a n d ho w t o op e r a t e it s u c c e s s fu ll y

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 24

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

Fi nd i n g E 2:

i n e s for d a ta m a n a g e m e n t a n d d a ta v a li d a ti on a r e

no t c o m p l e t e

.

D i s c u s s i o n:

pro c e du r e s a r e c on du c t e d i n t h e s am e w a y b y a ll o p e r at o r s

. SO Ps a n d c u rr e n t l yu l d r e f l e c t a ll pro ce dur e s

.

R e c o mm e nd at i o n :

m on it or i n g d a t a u s i n g t h e fo ll o w i n g h ea d i n g t y p e :

P ro j ec t no. o r n a me

El e m e n t or s e c t i o n no

. R e v i s i on n o.

R e v i s i on d a t e

S ec ti o n / El e m e n t P a g e

_

_ _ o f ___

Fi nd i ng E3:

T h e Q A P P s

, i n c l u d i n g t h e PM 2 .5 Q A P P , h a v e n o t b e e n u pd a te d fo r act u a l d a t a

v a li d a t i on pro ce d ur e s a n d fo r e x i s ti n g c o m pu t e r s y s tem s

.

D i s c u s s i o n:

h e s e

s e c ti on s w e r e no t i n c l ud e d i n t h e Q AP P v e r s i on s ub mitt e d t o E P A

. D ur i ng t h e

a u d i t

, it b e ca me c lea r t h at s o m e of t h e d at a v a l i d a t i o n pro c e dur e s h a v e b e e n

d e v e l op e d s i n c e t h e n e w ( O r a c le a nd A cc e s s d at a b a s e ) d a t a s y s t e m w a s p u t i n

p la ce i n 200 2

. T h e Q A PP for d a ta a s s e s s me n t a n d v a l i d a ti on s h ou l d i n c l u d e

pro c e du r e s f

o r o p e r at o r s t o fo ll o w i n v ali d a ti n g d a t a

.

R e c o mm e nd at i o n :

U p d a t e t h e QA PP t o i n c l ud e c ur r e n t d at a v a li d a t i o n a nd d at a a s s e s s m e n t

pro c e du r e s

.

Fi nd i ng E4:

T h e d a t a r e v ie w e x e r c i s e fou n d a 2

- w e e k d a t a g a p a t H i l l s i d e for o z o n e dur i n g t h eA r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 25

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

o z o n e s e a s on.

D i s c u s s i o n:

T h e r e v i e w of d a ta f

r o m t h e H il l s i d e s t a ti on f o r o z on e s ea s on 200 4 s ho w e d a d a t a

g a p f r o m 7 / 24 t hr o ugh 8 / 3. T h i s p e r i o d r e p r e s e n t s a p e r i od w h e n e le v a t e d l e v e l s

of o z on e c ou l d o c c ur. W it h t h e m on it or no t op e r ati n g

, E P A c on s i d e r s t h i s a

s e r i ou s la p s e i n d a t a c o ll ec ti o n , b e ca u s e H ill s i d e w a s a n i m por ta n t m on it or i n t h e

o z o n e n e t w ork f

o r a ss e ss i n g t r a n s p o r t a nd b ac k g r ound le v e l s o f o z on e

. S i n c e

A D E Q m on it or s o z on e s ea s on al l y

, w it h t h e e x c e p t i on of t h e J L G S u p e r s i te

, E PA ' s

e x p e c ta t i on i s t h a t A D E Q w o u l d h a v e b a c k

- up m on it or s on h a n d t h a t c ou l d

r e p lac e a m al fu n c ti on i n g i n s t ru m e n t i n a m o r e tim e l y f a s h i o n. W h ile w e

und e r s t a n d t h at t h e H i l l s i d e s it e w a s i n a r u r al a r e a a nd d i f f ic u lt t o t r a v e l t o

, A D E Q h a s no t e x p lai n e d w h y a r e p lac e m e n t m on i t or c ou l d no t h a v e b e e n

i n s tall e d, or t h e e x i s ti n g m o n i t o r r e p a i r e d, i n a s h o r te r p e r i od o f t i m e t h a n t w o

w e e k s

. S ee a l s o F i nd i n g C 4.

R e c o mm e nd at i o n:

M on i t o r s w h i c h f

a il , or a r e i n n e e d o f ma i n te n a n ce

, s h o u l d b e r e s t o r e d t o f u ll

op e r at i o n a s a p r i or i t y a n d a s s o o n a s po s s i b le , p a r t ic u l a r l y d u r i n g t h e s e a s o n o f

po s s i b le h i g h v a l u e s

. W h ile w e u n d e r s t a nd t h a t t h i s i s no t a n i s s u e t o b e

a d d r e s s e d b y t h e D a ta M a n a g e me n t T ea m

, it i s i n cl ud e d i n t h i s s e ct i on of t h e

r e por t b ec a u s e t h e p rob lem w a s d i s c ov e r e d w h ile r e v ie w i n g t h e d a ta ma n a g e m e n t

pro c e s s

.

Fi nd i ng E5:

Le v e l I d ata r e v ie w i s no t b e i n g do n e b y s it e op e r at or s

, i

. e

. t h e te c hn ic i a n s w ho

op e r at e t h e a i r po l l u t i o n m ea s ur e me n t i n s t ru m e n t s

.

D i s c u s s i o n:

D a t a r e v i e w i s a n o n g o i n g pr o c e s s t h a t s hou l d b e p e rfo r me d b y t h e s it e op e r a t or s

. R e v i e w i ng ca li br a ti on i n f or ma t i on, h o ur l y d a ta a n d a p p l y i n g f l a g s i s op tim a l l y

don e b y t h e p e r s o n w o rk i ng m o s t c l o s e l y t o t h e m e a s ur i n g i n s t ru m e n t

.

R e c o mm e nd at i o n :

S it e op e r at o r s s hou l d b e t r a i n e d t o c o ndu c t L e v e l I d at a r e v ie w

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 26

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

F

. Q U A L I T Y C O N T R O L A N D Q UA L I T Y A SSU RAN CE

Q u a lit y c on t ro l a nd qu a l it y a s s u r a n ce a r e t h e t w o c o m pon e n t s of a m o n i t o r i ng

progr a m w h i c h a ll o w a g e n c i e s t o h a v e c o n f i d e n c e t h a t t h e d a ta t h e y c o lle c t r e p r e s e n t t h e

t ru e a i r q u a li t y of t h e a r ea

. T h e y a r e t h e mea n s b y w h i c h a n org a n iz a ti on ma n a g e s it s

qu a l i t y a s p e c t s i n a s y s temat i c , org a n i z e d ma nn e r a nd p r ov i d e s a f r a m e w o r k for p l a n n i n g,

im p le m e n ti n g

, a n d a s s e s s i n g w ork p e rf o r m e d b y a n org a n iza t i o n. A prop e r l y d e v e l op e d

Q A / Q C pr o g r a m e n c o m p a s s e s a v a r i e t y of t ec hn i ca l a n d a d mi n i s t r a ti v e e leme n t s

, i n c l u d i ng po li c ie s a n d o b j ec ti v e s , o r g a n iz a ti on a l a u t hor i t y , r e s pon s i b ilitie s

,

a c c oun ta b i l i t y

, a nd pr o c e dur e s a nd p r a c t ic e s

.

Q u a lit y a s s u r a n ce i s a m a n a g e m e n t or ov e r s i g h t f u n c ti on ; it d e a l s w i t h s e t t i ng

po lic y a nd runn i n g a n a d mi n i s t r at i v e s y s t e m of ma n a g e me n t c on t ro l s t h a t c ov e r p l a nn i n g,

im p le m e n t a ti on, r e v i e w of d a ta c o llec t i o n ac ti v itie s

, a n d t h e u s e o f d a ta i n d e c i s i on

ma k i n g

. Q u a li t y c on t ro l i s a t ec h n i c a l fun c t i o n t h a t i n c l ud e s a l l t h e s c i e n ti f i c pr e c a u ti on s

,

s u c h a s c a li br a t i o n s a nd dup li c a t i o n s

, t h a t a r e n e e d e d t o a c qu i r e d at a of k n o w n a nd

a d e qu a te q u a li t y

.

A D E Q h a s a Q A P r o g r am S up e rv i s or t h a t ma n a g e s t h e AD E Q QA U n it a nd

ov e r s e e s a ll

S up e r v i s or po s iti on w a s v ac a n t a t t h e t i m e of t h e a u d i t

. T h e AD E Q A i r Q u a li t y D i v i s i o n

h a s a n i nd e p e n d e n t s t a f

f p e r s on t h a t ov e r s e e s g e n e r a l Q A ma n a g e me n t a n d ov e r s e e s Q A

a u d i t s

. T h i s i n d i v i du a l r e por t s t o a m a n a g e r t h a t i s i nd e p e nd e n t of t h e pr ima r y

m on it or i n g fun c t i o n s

. AD E Q a l s o h a s a n o v e r a ll QA ma n a g eme n t p l a n, a QA P rogr a m

P l a n for PM 10 a n d g a s e o u s po ll u t a n t s

, a Q A P r o j e c t P l a n f

or PM 2 .5 , a n d a Q A P ro

j ec t P l a n

for A i r T ox i c s

. T h e s e p la n s g e n e r a l l y c o v e r t h e ma j o r i t y of E P A fun d e d am b i e n t ai r

m on it or i n g op e r ati on s

.

T h e le a d Q A s t a ff p e r s o n und e r s t a nd s t h e c o n ce p t s of Q u a l i t y M a n a g e me n t a nd

h a s a n e x c e l le n t p l a n for c on ti n u e d qu a l i t y s y s te m m a i n te n a n c e a nd im pro v em e n t

, i f

g i v e n t h e p rop e r r e s our ce s a nd ma n a g e m e n t s u pp o r t

. A dd iti on all y

, t h e a ud i t p r o g r am i s

s et up t o prov i d e t h e r e q u i r e d p e rf o r m a n c e a ud it s w i t h i nd e p e nd e n t s t a ff a n d

i n s t r u m e n t a ti on.

Q A M a n ag e m e nt

Fi nd i n g F 1:

T h e A D E Q Q A / Q C U n i t h a s h a d v e r y littl e i n te r a cti on s w it h t h e A D E Q A i r

Q u a lit y D i v i s i on, i n c l ud i n g rou ti n e o v e r s i g h t

, QA me e ti n g s

, Q A t r a i n i n g

, a n d

p e r i od ic a ud it s

.

D i s c u s s i o n :

A c c ord i n g t o t h e A D E Q Q u al i t y As s u r a n ce P rogr a m P la n for A i r M o n i t or i n g

, t h eA r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 27

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

A D E Q QA P r o g r a m S up e rv i s or s ho u l d prov i d e m a n a g e me n t o v e r s i g h t (p la n

r e v ie ws

, Q A m a n a g e m e n t a ud it s

, a nd i nvo l v em e n t i n ma j o r c orr e c ti v e a c ti on s ) t o

t h e AD E Q a i r p r o g r a m s

. A d d i ti on a l l y t h e A i r QA s ta f f p e r s on s hou l d h a v e a n

un im p e d e d li n e of c o m m un ic a ti on t o t h e A D E Q QA M a n a g e r. T h i s i s s u e w a s

a l r e a d y i d e n t i f

i e d b y AD E Q a nd t h e a g e n c y h a s b e e n w o r k i n g t o w a rd im p r ov i n g

t h e i n t e r ac ti on s a nd c o mm un ic a ti on s b et w e e n t h e Q A pr o g r a m s u p e rv i s o r a nd t h e

A i r Q u alit y D i v i s i on 's Q A s t a f f

.

R e c o mm e nd at i o n:

T h e A D E Q s hou l d c on t i nu e t o fo s te r a l e v e l of o v e r s i g h t a nd c oo p e r a ti on b e t w e e n

A g e n c y a nd P ro g r am Q A w h i c h me e t s a nd i s c on s i s t e n t w i t h t h e i r Q u a l i t y

M a n a g em e n t P la n

.

Fi nd i n g F 2:

T h e s t a nd a rd o p e r a ti n g p ro c e dur e s ( S O Ps ), w h e r e a v a il a b le

, a r e g e n e r a l l y

ou t d at e d a n d of

t e n n o t c o n s u lte d b y m on it or i n g s t a f f

.

D i s c u s s i o n:

A s d i s c u s s e d pr e v i ou s l y i n t h i s r e po r t

, A D E Q n ee d s t o up d a t e ma n y o f t h e

e x i s t i n g S O P s a nd d e v e l op o t h e r s t h a t a r e c ur r e n tl y no t i n p la ce

. I n s o m e c a s e s

t h e r e a r e pr o ce d ur a l o u tli n e s t h at a r e u s e d t o a i d s t a f f

. H o w e v e r, t h e s e h a v e no t

und e r g o n e f

o r m a l Q A a n d ma n a g e me n t r e v i e w a n d a p p rov a l

.

R e c o mm e nd at i o n:

A D E Q s h o u l d upd a te a n d / or for m a l l y r e v ie w a nd a p prov e a ll SO P s t h a t a r e

e x i s t

, t h e s e s hou l d b e f

or mall y a dop te d a n d i n c l u d e d i n S O P s

.

Fi nd i n g F 3:

T h e A i r Q u a li t y D i v i s i o n Q A P rogr a m P la n a nd Q A P ro j ec t P la n s for PM 2 .5 a n d

A i r T o x i c s M o n i t o r i ng n ee d t o b e u pd a t e d.

D i s c u s s i o n:

W h ile t h e s e p la n s a r e p e r i o d i ca l l y u p d a t e d a nd a r e no t m u c h ou t s i d e of w h a t

w o u l d b e c on s i d e r e d a r e g u la r up d a t e c y c l e

, t h e y d o no t r e f l ec t c urr e n t AD E Q

org a n i z a ti on a n d qu a li t y pr a c t ic e s i n m a n y c a s e s

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 28

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

R e c o mm e nd at i o n:

A D E Q s h o u l d prov i d e u pd at e d a i r m o n i t or i n g Q u a li t y P ro j ec t a nd P r o g r a m p l a n s

a s s o o n a s po s s i b le

. E PA a nd A D E Q w ill n e g o t ia t e a n a ppro p r i a t e du e d a te

, t o b e

i n c l u d e d i n t h e Corr ec ti v e A c ti on P l a n

, f or t h e s e d o c u me n t s

.

Fi nd i n g F 4:

l e v e l

, a u d i te d qu a li t y o p e r at i o n s . ( N o t e r e qu i r e d i n s t r u m e n t p e r for m a n c e a ud it s

h a v e b ee n im p l e me n t e d. )

D i s c u s s i o n:

I n te rn a l tec hn i c a l s y s t e m a u d i t s ( T SA s ) a nd d a t a q u a l i t y a ud it s a r e r e qu i r e d i n t h e

A D E Q A i r M o n i t or i n g P rogr a m P la n a nd a r e s ta n d a rd Q A pr a c tic e s t o e n s ur e t h a t

Q A pro c e dur e s a r e e ff

e c t i v e

, e ff i c i e n t

, a nd h a v e b e e n prop e r l y im p le m e n te d.

T h e s e a u d i t s s h ou l d a l s o i n c l ud e fo r mal e v a l u ati on s of t h e qu a l i t y s y s tem s a nd

d a ta qu a li t y o f A D E Q a i r m o n i t o r i ng s up p or t c on t r ac t or s ( e s p e c i a l l y la b o r a t o r i e s ).

R e c o mm e nd at i o n:

A D E Q s h o u l d d e v e l o p a nd s ub mit t o E P A a s c h e du l e for c on du c ti n g d a ta qu a li t y

s u ppor t c ond u c t e d b y t h e AD E Q N or t h e rn a nd S o u t h e rn r e g i on a l o ff i c e s

.

Fi nd i n g F 5:

T h e A D E Q A i r Q u a l i t y D i v i s i on do e s n o t p rov i d e s uff i c i e n t QA ov e r s i g h t of

o t h e r A g e n c i e s t h a t op e r a te e qu i p m e n t t h a t e it h e r d i r e ct l y s up po r t s a n d / or i s

fund e d t h ro u g h AD E Q gr a n t f u nd s

.

D i s c u s s i o n:

E P A g r a n t r e g u lat i o n s s p e c i f ic a l l y r e qu i r e e a c h g r a n te e t o prov i d e fo r Q A

a c t i v i tie s (40 C F R P a r t 31.4 5 )

. A s t h e E P A f u nd e d a g e n c y

, A D E Q i s r e s p o n s i b l e

for e n s ur i ng t h a t Q u a l i t y A s s ur a n ce ac ti v itie s a r e u n d e r t a k e n fo r w o r k f u nd e d

t hrou g h it s g r a n t

. T h i s i n c l u d e s m on it or i n g ac t i v itie s c ondu c te d b y P i n a l C oun t y

,

a s t h e C oun t y d o e s n o t h a v e a n i nd e p e nd e n t Q A s y s t e m

. A D E Q s t a ff a l s o

i nd i c a t e d t h a t P ima Coun t y a nd M a r i c op a Coun t y m a y b e a c ti n g a s o p e r a t o r s f o r

c e r t a i n A D E Q m on i t o r i ng pro g r am s

. O v e r s i g h t s hou l d s imil a r l y b e p e rfo r m e d on

t h e s e c oun t y pr o g r a m s i f t h e y a r e p ro v i d i ng s upp o r t t o A D E Q i n it s d a t a

c o lle c ti on a c t i v i tie s

. B y ov e r s i g h t w e m e a n t h a t A D E Q n e e d s t o e n s ur e t h a t o t h e r

a g e n c ie s a n d c on t r ac t or s w ho p e r f o r m a c ti v it i e s t h at c o n t

r i bu te t o t h e d a t a

c o lle c ti on e ff

o r t s of t h e S ta t e a r e me e ti n g t h e Q u a l i t y A s s u r a n ce a nd Q u al i t yA r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 29

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

Co n t r o l s t a nd a r d s t h a t A D E Q h a s e s t a b li s h e d fo r it s pro g r a m

. A D E Q s h o u l d

e n s ur e t h at c on t r a c t s it e o r i n s t r u m e n t op e r a t o r s

, w h et h e r pr i v a t e o r c oun t y

, h a v e

c o n t ro lle d c op ie s of a ll a p p l ic a b le QA PP s a nd S O P s

. A n y la bor a t o r i e s

p e r f or mi n g a n al y s e s for AD E Q a l s o n ee d t o h a v e Q A p la n s t h at a r e d e v el o p e d

a n d prov i d e d b y AD E Q or AD E Q c a n a dop t t h e l a b or at or y 's Q A p l a n i f t h e y

d e te r m i n e t h a t it me e t s t h ei r r e qu i r em e n t s

. A D E Q' s Q A P rogr a m s h o u l d a l s o

c o n du c t a ud i t s of a g e n c ie s or l a bor a t or ie s t h a t a r e p e rfor mi n g t a s k s f o r t h em

.

R e c o mm e nd at i o n:

T h e A D E Q A i r P rog r am s ho u l d do c u me n t a nd p r o v i d e Q A ov e r s i g h t w h e r e o t h e r

a g e n c ie s o r c o n t

r act or s a r e op e r a ti n g e q u i p m e n t f or t h e A D E Q p r o g r a m

. In s o m e

c a s e s

, E P A or o t h e r a g e n c ie s m a y b e a l r e a d y do i n g p a r al lel ov e r s i g h t of t h e s e

c o n t r ac t or s a nd m a y b e a b l e t o s u ppor t AD E Q i n t h i s t a s k

.

Fi nd i n g F 6:

T h e r e s hou l d b e a s i ng l e

, c on s i s te n t c orr e c ti v e a c ti on pro c e du r e i n p lac e t o

a d d r e s s Q A / Q C f

i nd i n g s

.

R e c o mm e nd at i o n :

T h e Q A a ud it or h a s a c o rr e c ti v e acti on s h e e t a nd t h e r e i s a l s o a s e p a r a t e

c orr ec t i v e a c ti on p r o c e s s b e t w e e n t h e Q A / D a ta g rou p a nd t h e M o n i t or i n g grou p

. T h e s e pro ce s s e s s ho u l d b e c o m b i n e d a nd f o r m a l i z e d w i t h Q A a nd M a n a g eme n t

s i g n -o f f. A dd iti on a l l y

, t h e r e s h ou l d b e c r i te r ia e s ta b l i s h e d fo r w h e n c o r r e c t i v e

a c t i o n s w i ll b e e l e v a t e d t o t h e A g e n c y QA M a n a g e r ( i

. e

. s i g n i f i c a n t am ou n t of

d a ta im p a c t e d, f

r a udu le n t d a t a d i s c ov e r e d, a n d un r e s o l v a b l e d i s a g r eem e n t s

b e t w ee n A i r P r o gr a m Q A a n d M on it or i n g grou p s ).

Fi nd i n g F 7:

T h e Q A g roup d i d no t p rov i d e or t r ac k Q A r e l a t e d t r a i n i n g

.

D i s c u s s i o n / R e c omm e nd a t i o n:

T h e Q A g roup s h ou l d a t t e n d g e n e r a l Q A t r a i n i n g g i v e n b y E P A QA s t a f f o r

a tt e n d t h e n a ti on al E PA QA c onf e r e n c e

. T h e t y p e s of t r ai n i n g w o u l d i n c l ud e

, b u t

a r e no t l i m i te d t o, t r a i n i n g on Q A s y s te m s

, Q u ali t y A s s u r a n ce P ro j ec t P l a n s

, Q u a lit y M a n a g e me n t S y s te m s

, a n d prop e r d o c u m e n t a ti on te c hn i qu e s

. B e tte r

kno w l e dg e of t h e s p e c i f

i c r e qu i r e me n t s of t h e E PA QA s y s tem w ou l d b e n e f it

A D E Q QA s ta f

f i n m ee t i n g E P A r e g u lat o r y r e qu i r em e n t s

. T h e r e g u l a r t r a i n i ng

a n d a nnu a l c o n f

e r e n c e p u t on b y t h e E P A QA s ta ff a r e t h e b e s t op p or t u n i t ie s t o

g e t t h i s t y p e o f t

r a i n i n g

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 30

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

Q A A u d i ts

Fi nd i n g F 8:

W h ile t h e A D E Q h a s e s ta b li s h e d a n ac c e p t a n c e c r i te r i on fo r i nd i v i d u a l a ud i t s a nd

a u d i t p o i n t s

, t h e s ta t i s ti ca l c r ite r i o n f or R e p o r ti n g O r g a n i z a ti on a c c e p ta n c e

d e f i n e d i n 40 C F R P a r t 5 8 A p p e nd i x A S e c ti on 5.2 i s no t b ei n g e v a l u a t e d.

D i s c u s s i o n:

T h e r e q u i r e d F e d e r a l Q C c r ite r i on 4 for QA a ud it s i s s ta t i s ti ca l l y d e r i v e d f ro m al l

a u d i t s p e r for m e d i n a g i v e n qu a r te r. T h i s s t ati s tic i s a v a il a b le i n AQ S fro m a n

a g e n c ie s d e v e l op a s im p l e Q C c r i te r i on f o r i nd i v i du a l a u d i t s

. AD E Q u s e s + /

- 5%

bu t do e s no t b a s e t h i s o n t h e F e d e r a l c r it e r i on. A d d i ti on al l y

, AD E Q do e s n o t

c a l c u l a te a nd t r a c k t h e f

e d e r a l c r ite r i on a nd i s s u e q u a r t e r l y a ud it r e por t s

. T h e s e

w o u l d b e i n t e r n al r e por t s t o s p ec i f y c o rr e c t i v e a c t i o n t o r e m ov e s y s t em b i a s

. B e c a u s e t h e 2 0 % of t h e 9 5 % c onf i d e n c e l e v e l i s t h e a ud it c r it e r i on s p e c i f ie d b y

f e d e r a l r e gu l a ti on, t h i s c r it e r i on m u s t b e e v a l u a t e d a nd s hou l d b e c lea r l y

s p ec i f ie d. T h i s i s s i g n i f

i ca n t b ec a u s e

, i f t h e f

e d e r a l c r it e r i a a r e e x c e e d e d t h e r e

m u s t b e d a t a c or r ec ti v e a c ti on. T h e 5% a ud it c r i te r i on u s e d b y AD E Q s eem s t o

b e s uff i ci e n t t o me e t t h e 2 0% o f 95% c o n f i d e n c e i n t e r v a l b u t s hou l d b e

c o n s i d e r e d a s a w a r n i n g limit

.

R e c o mm e nd at i o n :

Cr e at e a ud it w a rn i n g a nd c on t ro l limit s b a s e d on t h e f e d e r a l c r it e r i a a nd t r a c k

a u d i t r e s u lt s q u a r t e r l y f

o r c o m p li a n c e w i t h t h e f

e d e r a l c r ite r ia

.

Fi nd i n g F 9:

T h e ze ro a i r c y li nd e r u s e d b y t h e a ud it progr a m h a s no t b ee n c e r t i f i e d f o r t h e

g a s e ou s po ll u t a n t s a ud i te d.

D i s c u s s i o n:

A lt hough z e r o s t a nd a rd s a r e n o t r e qu i r e d t o b e t r a ce a b l e t o a p r i ma r y s t a n d a rd,

c a r e s h o u l d b e e x e r c i s e d t o e n s ur e t h at z e ro s t a nd a r d s a r e i nd e e d a d e qu a te l y fr ee

of a ll s u b s ta n ce s li k e l y t o c a u s e a d e t e c t a b l e r e s po n s e f

r o m t h e a n al y ze r.

P e r i od i c a l l y

, s e v e r a l d i ff

e r e n t a n d i n d e p e n d e n t s o u r c e s of z e ro s t a n d a r d s s h o u l d

b e c o m p a r e d

. T h e o n e t h at y i e l d s t h e l o w e s t r e s p o n s e c a n u s u a l l y (bu t no t al w a y s )

b e a s s u m e d t o b e th i nd e p e nd e n t z e ro s t a n d a r d s

produ c e e x a c t l y t h e s a m e r e s pon s e

, i t i s li k e l y t h at all t h e s t a nd a rd s a r e a d e qu a te

.

4 4 0 CFR Par t 5 8 S e c t i o n s 3 .2 a n d 5.2

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 31

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

R e c o mm e nd at i o n:

D e v e l op a pr o ce d u r e t o e n s u r e a nd c e r ti f y t h at t h e ze ro a i r u s e d i n i n s t ru m e n t

a u d i t s i s fr e e of c on ta m i n a n t s

.

Fi nd i n g F 10:

T h e A ud i t o r do e s no t br i n g c op i e s of t h e a ud it g a s a nd i n s t ru m e n tat i o n

c e r t i f ica t i o n i n t h e f

i e l d

.

D i s c u s s i o n:

e q u i p m e n t s h o u l d b e k e p t w it h t h e e qu i p m e n t

R e c o mm e nd at i o n:

A c o p y , or o t h e r v e r i f

icati on, of t r a n s f

e r s t a nd a rd c e r ti f

i c a ti on ( i n c l ud i n g d a t e

c e r t i f i e d) s hou l d b e k e p t i n t h e s am e l o c a t i o n a s t h e s ta nd a r d.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 32

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

A pp e nd i x A

Su mm a r y o f R ec o m m e n d e d C o rr e c t i v e A c t i o ns

A

. G E N E RA L F I ND IN GS

Fi nd i n g A 1 : A D E Q s h o u l d d e v e l op a tim e li n e for up d a ti n g it s SO P s

, c r ea t e Q A P Ps fo r

e a c h of t h e ai r po ll u t a n t s fo r w h i c h it c o lle c t s d a t a

, a n d d e v e l o p a s y s tem fo r e n s ur i n g t h at

a ll m on it or i n g p e r s o n a l h a v e t h e m o s t r e ce n t c op ie s of Q A do c u me n t a ti on. W h il e

m on it or i n g s t ati on r e c o rd s a r e a r c h i v e d i n a c e n t r al l o c a ti on, a f

or mal pr o c e dur e s hou l d

b e i n p l ac e f

o r a r c h i v i n g of r e c o rd s s u c h a s i n s t r u me n t a nd s t ati on l o g bo ok s

.

Fi nd i n g A 2 : A D E Q s h o u l d c on s i d e r h i r i n g m o r e s ta ff s o t h a t t h e r e i s b e tte r b ac k

- u p

c a p a b ili t y for t h o s e a r e a s of t h e pr o g r a m t h at r e l y on a s i n g le p e r s o n t o s t a f f t h a t por ti on

of t h e p r o g r a m

. A t a mi n im u m

, te c hn ic a l s ta f f s h o u l d b e c ro s s t r a i n e d s o t h e y ca n

prov i d e b ac k up t o ea c h o t h e r

.

Fi nd i n g A 3 : A D E Q n ee d s t o c le a r l y i d e n ti f y t h e ob s t ac le s w h i c h p r e v e n t t h e s u b mit t al

of P M d at a t o E P A b y t h e a ppr o p r i a te d e a d li n e s

. U n l e s s r e s o l v e d

, t h i s pr o b le m w i l l on l y

s u b m i t t al fo l l o w i n g t h e e nd of t h e ca le n d a r q u a r te r.

Fi nd i n g A 4: Cr e at e a n u pd a te d org a n iza t i o n a l c h a r t.

B. N E T W O R K M AN A G E M E NT

Fi nd i n g B 1 : I n c l ud e i n f

o r mat i o n on m on it or i n g s c h e du l e s a nd s a m p li n g fr e qu e n c y i n t h e

n e x t A nnu a l M on it or i n g N e t w ork R e v i e w

.

C

. F I E L D O P E RA T I O NS

Fi nd i n g C 1 : S O P s for all i n s t ru me n t op e r a t i o n s , qu alit y c on t ro l pr o c e dur e s

, e qu i p m e n t

ma i n te n a n c e

, a n d s t a ti on o p e r a ti on s s hou l d b e up d at e d u s i n g t h e f o l l o w i n g h e a d i n g t y p e :

Pr o j e c t n o. o r n a m e

E le m e n t o r s e c t i o n n o.

R e v i s i o n n o

. R e v i s i o n d at e

S ec t i o n / E le m e n t P a g e

_ __ o f

___ ( t h i s c o mm e n t i s a pp li ca b le f o r a l l SO P s (n e w /

r e v i s e d)

U p d a t e d S O P s s ho u l d b e d i s t r i bu t e d t o al l o p e r a t o r s

, w it h t r a i n i n g prov i d e d w h e r e

n e e d e d

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 33

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

Fi nd i n g C 2 : O n ce QA d o c u me n t a ti on i s upd a te d

, prov i d e c on t ro l le d c o p i e s of po ll u ta n t

s p ec i f ic QA PP s a nd i n s t ru me n t a nd s t a ti on S O P s a t e a c h m on it or i n g s t ati on.

Fi nd i n g C 3 : F or h ea l t h a nd s a f e t y r ea s on s , ou tl e t f

l o w fro m g a s e o u s i n s t

r u me n t s s hou l d

b e v e n te d ou t s i d e of t h e m on it or i n g s t ati on. W h i l e v e n t i ng t o t h e ou t do o r s i s no t a n

a b s o l u te r e qu i r e m e n t

, it i s s t ron g l y s u g g e s t e d e s p e c i a l l y f o r m on it or i n g s ta t i o n s w i t h

o z o n e i n s t r u m e n t s

, s i n c e o z on e i s a v e r y s t ro n g ox i d a n t

. E P A r ec o m m e nd s v e n ti n g a n y

o z o n e or c a l i br a t i o n g a s t o t h e a tm o s ph e r e r a t h e r t h a t i n t o t h e s h el t e r or o t h e r imm e d iat e

s am p li n g a r e a

. I f t h i s i s im po ss i b l e

, it i s r e c o mm e n d e d t h a t op e r a t o r s l imit t h ei r e x po s u r e

t o o z o n e y g e t ti ng f

r e s h ai r e v e r y 10 t o 15 mi nu te s . ( S e e t h e d r a f t do c u m e n t

" D E T E R M I NA T I O N O F O Z O N E B Y U L T RA V I O L ET A N A L Y S I S

, A N e w M e t hod

for V o l u me I I

, A m b i e n t A i r S p e c i f i c M e t hod s

, Q u a li t y A s s ur a n ce H a ndb o o k for A i r

P o ll u ti on M e a s ur e me n t S y s t e m s "

, F i n al D r a f t

, M a y 1, 199 7

, s ecti on 4.0, a v a il a b le on t h e

w e b a t h tt p :// w w w

. e p a

. g ov /t t n /amti c / f il e s /am b i e n t/ q a q c / o z o n e 4.pdf

.

Fi nd i n g C 4: M on i t o r s w h i c h f a il , or a r e i n n e e d of ma i n te n a n c e

, s h ou l d b e r e s t or e d t o

fu ll op e r a t i o n a s a p r i o r it y a nd a s s oo n a s po s s i b le , p a r t i c u l a r l y dur i n g t h e s e a s on of

po s s i b le h i g h v a l u e s

.

D

. L A B O RA T O R Y OP E R A T I O NS

Fi nd i n g D 1 : T a k e s t e p s t o m a k e t h e c ur r e n t t r a n s f e r pr o c e ss m or e s e c u r e a n d c on s i s te n t

. T h i s c ou l d b e don e b y i m p l em e n ti ng a p ro c e ss t o v a li d a te s pr ea d s h e e t s

, l o c k v a li d a t e d

c a l c u l a ti on s

, s e c u r e a nd l o c k c o m p l e te d d a t a

, a nd h a v e a ll e n t r ie s a n d s o m e ca lc u l a ti on s

doub le c h e c k e d b y a s e c o nd p e r s o n

. A S O P s h ou l d b e d e v e l op e d t h a t a dd r e s s e s t h e s e

i s s u e s a n d w ou l d e n s ur e c on s i s t e n c y of t h e pr o c e ss i n t h e fu t ur e

. R e v i e w all d a ta p r o du ce d b y t h e c ur r e n t s y s tem t o e n s ur e t h a t a l l d a t a r e p o r t e d t o

A Q S i s c o r

r e c t

. W ork t o e s ta b li s h a s y s tem t h a t el ec t ro n i c a l l y t r a n s f e r s d a ta t o im prov e e f

f i c ie n c y

,

c o n s i s te n c y

, a nd mi n imi z e e r r o r s a s s o ci a t e d w i t h d a t a e n t r y.

Fi nd i n g D 2 : T h e ma nu al b a l a n c e d o c u me n t a ti on a nd pro ce du r e s n e e d t o b e i m p r o v e d

.

Fi nd i n g D 3 :

c urr e n t l y n o t b e i n g t r ac k e d

.

Fi nd i n g D 4: I m pro v e c o m m un i c a t i o n w it h f i e l d p e r s onn e l a nd o ff

i c e s

. I m prov e t h e

s am p l e c on t ro l l o g book a n d b e tt e r o r g a n i z e t h e s am p le c on t ro l a r ea

.

Fi nd i n g D 5 : D e v e l op a p r o gr a m of c ro s s t r a i n i n g a nd r e g u la r c o m m un i ca t i on ( e

. g

.

w e e k l y or m on t h l y m e e t i n g s ) a nd Q C c h e c k s w it h i n t h e la bor a t o r y

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 34

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

Fi nd i n g D 6 : A t a mi n i m u m

, t h e tem p e r a t u r e of e a c h r e fr i g e r a t or a n d f r eez e r s hou l d b e

c h e c k e d w it h a t

r ac ea b l e t h e r m o m e te r a nd r ec o rd e d i n a l o g bo o k d a i l y

. A lte rn a ti v e l y

, a n

a u t o mat e d s y s t e m c ou l d l og t h e s e t e m p e r a t u r e s a nd a le r t la bor at o r y s ta f f t o te m p e r a t u r e

v i o l a ti on s

.

E. D A T A A N D DA T A M A N A G E M E NT

Fi nd i n g E 1 :

a d e qu a te l y d o c u me n t e d t o s ho w h o w t h e s y s t em w ork s a nd h o w t o op e r a te it

s u cc e s s fu l l y

. Fi nd i n g E 2 : U

m on it or i n g d a t a u s i n g t h e fo ll o w i n g h ea d i n g t y p e :

P ro j ec t no. o r n a me

El e m e n t or s e c t i o n no

. R e v i s i on n o.

R e v i s i on d a t e

S ec ti o n / El e me n t P a g e

_

_ _ of ___

Fi nd i ng E3: U p d a t e t h e QA PP t o i n c l ud e c u r r e n t d at a v a l i d a ti on a n d d a ta a s s e s s me n t

pro c e du r e s

.

Fi nd i ng E4: M on i t o r s w h i c h f a il , or a r e i n n e e d of m a i n t e n a n c e

, s hou l d b e r e s t or e d t o

fu ll op e r a t i o n a s a p r i o r it y a nd a s s oo n a s po s s i b le , p a r t i c u l a r l y dur i n g t h e s e a s on of

po s s i b le h i g h v a l u e s

. W h ile w e u n d e r s t a nd t h a t t h i s i s no t a n i s s u e t o b e a ddr e ss e d b y t h e

D a t a M a n a g em e n t Tea m

, i t i s i n c l ud e d i n t h i s s e c t i on of t h e r e p o r t b ec a u s e t h e prob l e m

w a s d i s c ov e r e d w h ile r e v ie w i n g t h e d a ta m a n a g eme n t pro c e ss

.

Fi nd i ng E5: S it e op e r a t or s s hou l d b e t r a i n e d t o c ondu c t L e v e l I d a ta r e v i e w

.

F

. Q U A L I T Y C O N T R O L A N D Q UA L I T Y A SSU RAN CE

Fi nd i n g F 1: T h e A D E Q s hou l d c on ti nu e t o f o s te r a le v e l of ov e r s i g h t a n d c oop e r at i o n

b e t w ee n A g e n c y a nd P r o g r a m Q A w h ic h me e t s a n d i s c on s i s te n t w it h t h e i r Q u a li t y

M a n a g em e n t P la n

.

Fi nd i n g F 2: A D E Q s h o u l d up d a t e a nd / or for mall y r e v i e w a nd a pp r ov e a ll S O P s t h a t a r e

s h ou l d b e for ma l l y a dop t e d a nd i n c l u d e d i n SO Ps

.

F i nd i n g F 3: A D E Q s h o u l d pro v i d e upd a t e d a i r m on it or i n g Q u a li t y P ro j e c t a nd P r o g r a m

p la n s a s s o on a s po s s i b le

. E PA a nd A D E Q w ill n e g o tia t e a n a ppro p r i a t e d u e d a te

, t o b e

i n c l u d e d i n t h e Corr ec ti v e A c ti on P l a n

, f or t h e s e d o c u me n t s

.A r i z o n a D e p a r t m e n t o f En v i r o n m e n t a l Q u a l it y 35

T e c h n i c a l S y s t e m A ud it

, U

. S

. E P A R e g i on 9

O c t o b er 200 5

Fi nd i n g F 4: A D E Q s h o u l d d e v e l op a nd s u b m i t t o E P A a s c h e du le fo r c o n du c ti n g d a t a

s u ppor t c ond u c t e d b y t h e AD E Q N or t h e rn a nd S o u t h e rn r e g i on a l o ff i c e s

.

Fi nd i n g F 5: T h e A D E Q A i r P r o g r a m s ho u l d do c u m e n t a n d prov i d e Q A o v e r s i g h t w h e r e

o t h e r a g e n c ie s or c on t r a ct or s a r e op e r a ti n g e qu i p m e n t for t h e AD E Q pr o gr a m

. I n s o m e

c a s e s

, E P A or o t h e r a g e n c ie s m a y b e a l r e a d y do i n g p a r al lel ov e r s i g h t of t h e s e c o n t r a ct or s

a n d m a y b e a

b l e t o s uppor t A D E Q i n t h i s t a s k.

Fi nd i n g F 6: T h e Q A a u d it or h a s a c orr e c ti v e a ct i on s h e e t a nd t h e r e i s al s o a s e p a r a te

c orr ec t i v e a c ti on p r o c e s s b e t w e e n t h e Q A / D a ta g rou p a nd t h e M o n i t or i n g grou p

. T h e s e

pro c e s s e s s ho u l d b e c o m b i n e d a nd for m a liz e d w it h QA a nd M a n a g e m e n t s i g n -o f f.

A d d i ti o n a l l y

, t h e r e s hou l d b e c r it e r i a e s t a b l i s h e d f or w h e n c o rr e c ti v e ac ti o n s w ill b e

e le v a te d t o t h e A g e n c y QA M a n a g e r ( i

. e

. s i g n i f i c a n t am oun t of d a t a im p a c t e d, fr a udu l e n t

d a ta d i s c ov e r e d, a nd un r e s o l v a b l e d i s a gr ee m e n t s b e t w e e n A i r P rogr a m Q A a nd

M on it or i n g g rou p s ).

Fi nd i n g F 7: T h e Q A g ro u p s ho u l d a tt e nd g e n e r al Q A t r ai n i n g g i v e n b y E PA QA s t a f f o r

a tt e n d t h e n at i o n a l E P A QA c on f e r e n c e

. T h e t y p e s of t r a i n i n g w ou l d i n c l ud e , bu t a r e n o t

limi t e d t o, t r a i n i ng on Q A s y s t em s

, Q u a li t y A s s ur a n ce P ro jec t P l a n s

, Q u a l i t y

M a n a g em e n t S y s t em s

, a nd prop e r do c u m e n t ati on t e c hn i qu e s . B ett e r kno w l e dg e o f t h e

s p ec i f ic r e q u i r em e n t s of t h e E P A QA s y s t em w o u l d b e n e f i t A D E Q QA s t a f

f i n m ee ti ng

E P A r e g u la t or y r e q u i r e m e n t s

. T h e r e g u la r t r a i n i n g a nd a nnu al c o n f e r e n c e pu t on b y t h e

E P A Q A s t a ff a r e t h e b e s t o p por t un iti e s t o g e t t h i s t y p e of t r a i n i n g

.

Fi nd i n g F 8: Cr ea t e a u d it w a rn i ng a nd c on t ro l li m it s b a s e d on t h e f e d e r a l c r ite r ia a nd

t r ac k a ud it r e s u l t s qu a r t e r l y for c o m p lia n ce w i t h t h e f e d e r al c r i t e r i a

.

Fi nd i n g F 9: D e v e l op a p r o ce du r e t o e n s ur e a nd c e r ti f y t h at t h e z e ro a i r u s e d i n

i n s t r u m e n t a u d i t s i s fr e e o f c on t a mi n a n t s

.

Fi nd i n g F 10: A c o p y

, o r o t h e r v e r i f i ca ti o n , of t

r a n s f e r s t a nd a rd c e r t i f

i c a t i o n ( i n c l ud i n g

d a te c e r ti f

i e d) s h ou l d b e k e p t i n t h e s a me l o ca ti o n a s t h e s ta nd a r d

.